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UNIKOMM
Individuell
Benutzerhandbuch
Planung Kontrolle Abrechnung
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
1
Benutzerhandbuch
UNIKOMM
Individuell
Inhaltsverzeichnis
Willkommen bei UNIKOMM...
Ihre Persönliche Datenbank...
Installation & Inbetriebnahme
Installation UNIKOMM Project
Systemparameter
Integration Datenbanken
Initialisierung der Datenbank
Applikationsparameter
Titel, Logos und Grafik
Integrierter Texteditor
Navigation mit QuickLink
Applikationen
Modul Kundeninformation
Verwaltung Kontaktpersonen
Berichte und Statistiken
Modul Mitarbeiterinformation
Rapportierung
Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung
Übersicht
Modulsteuerung
Arbeitsablauf einfache Aufträge
Arbeitsablauf komplexe Aufträge
Modul Quick-Mail
Übersicht
Beispiel Kurzbrief
Beispiel Serienbrief
Bearbeitung Standardtexte
Modul Projekte
Übersicht
Modulsteuerung
Arbeitsablauf Kopfdaten
Arbeitsablauf Rapportierung
Wichtiger Hinweis !
Die vorliegende Dokumentation ist aus der gesamten
Applikation mit einem Mausklick erreichbar. Der hierfür gültige Referenzpunkt ist immer das Wort
Project
im jeweiligen Titelfeld.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Telefon 079 439 75 68 E-Mail [email protected] www.cttools.ch
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Seite
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UNIKOMM
O-Fit
Mausklick
Benutzerhandbuch
UNIKOMM
Individuell
Inhaltsverzeichnis
Fortsetzung
Modul Projekte
Arbeitsablauf Planung und Kontrolle
Modul Debitorenkontrolle
Übersicht
Manuelle Buchungen
Automatische Buchungen
Modul Artikelinformation
Übersicht
Berichte und Statistiken
Modul Lieferanteninformation
Übersicht
Modulsteuerung
Berichte Statistiken
Modul Lieferanten-Bestellungen
Übersicht
Modulsteuerung
Arbeitsablauf
Modul Kreditorenkontrolle
Übersicht
Modulsteuerung
Arbeitsablauf Erfassung Kreditoren
Arbeitsablauf Selektion Zahlungen
Arbeitsablauf Verbuchung Zahlungen
Modul Werbetexte
Modulsteuerung
Fallbeispiel
Standardformulare
Terminkalender
Verzeichnisse
Ordnerbeschriftung
Einzahlungsschein
Hilfsprogramme
Reorganisation Kundeninformation
Reorganisation Lieferanteninformation
Kundenumsätze verbuchen
Lieferantenumsätze verbuchen
Seite 74
Seite 75
Seite 77
Seite 78
Seite 79
Seite 80
Seite 81
Seite 83
Seite 85
Seite 86
Seite 88
Seite 89
Seite 90
Seite 91
Seite 92
Seite 56
Seite 58
Seite 60
Seite 61
Seite 62
Seite 63
Seite 65
Seite 65
Seite 67
Seite 68
Seite 68
Seite 70
MCP
Letzte Aktualisierung von project_dok, 28.03.2008
Telefon 079 439 75 68 E-Mail [email protected] www.cttools.ch
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Benutzerhandbuch
Inhaltsverzeichnis
Fortsetzung
Anhang A
Modul Berichte, Rapporte, Protokolle
Anhang B
Reinitialisierung der Datendatenbank
Anhang C
Modul Versionenkontrolle
Anhang D
Integrierte Tabellen
Anhang E
Auftragsbearbeitung Version Paul Krebs
UNIKOMM
Individuell
Seite 93
Seite 97
Seite 99
Seite 102
Seite 103
MCP
Telefon 079 439 75 68 E-Mail [email protected] www.cttools.ch
4
Willkommen bei UNIKOMM ...
UNIKOMM
Individuell
Wir freuen uns, dass Sie sich für den Kauf oder für die Zusammenstellung einer UNIKOMM Datenbank entschieden haben. Sie sind nun Besitzer und Anwender einer modernen und flexiblen Applikation auf der Basis von Microsoft Access. Access ist weltweit eines der führenden Datenbankentwicklungssysteme. Das bedeutet für Sie auch Garantie für ein bewährtes Produkt, Sicherheit in der Anwendung und
Kontinuität für die Zukunft. Die Basisentwicklung von UNIKOMM liegt schon 15 Jahre zurück. Wir haben damals einen unkonventionellen Weg beschritten und bezeichnen deshalb die Produkte bzw. die
Datenbanken mit:
Die etwas andere Software....
Was wir damit konkret meinen erfahren Sie in den nachfolgenden Einführungstexten.
Modulbauweise...
Der Kern von UNIKOMM besteht aus einer hierarchischen Datenstruktur, die je nach Anwendung individuell zusammengestellt wird. Im Kern ebenfalls enthalten ist die generelle Menüstruktur, die notwendigen Hilfstabellen und die Ablaufsteuerung. Die Module sind die konkreten Bausteine der Datenbank wie zum Beispiel Adressen, Artikel, Kunden, Lieferanten u.a.m. Die Module sind funktionsfähige, eigenständige
Mini-Applikationen
abgelegt in der Modulbibliothek. Sie werden je nach anstehender Problemlösung wie beim
Dominospiel
in der richtigen Reihenfolge zusammengebaut. Das Spiel ist dann beendet, wenn keine Steine mehr verfügbar sind. Die Grenze einer spezifischen UNIKOMMDatenbank wäre dann erreicht, wenn die Modulbibliothek erschöpft ist. Im Vergleich zum Spiel ist die Grenze unseres
Konzeptes fliessend, da wir ständig an neuen Modulen (für andere Anwendungen) arbeiten. Fragen sie einfach, wenn Sie zusätzliche Bausteine benötigen.
Offenes System...
Verglichen mit anderen Softwareprodukten auf dem Markt sind die UNIKOMM -Datenbanken
offene Sy
-
steme
. Sie haben keine Runtimeversion erworben, sondern die Originaldatenbank. Sie enthält keine
Beschränkungen im Bereich der technischen Spezifikationen (Anzahl Tabellen, Anzahl Datensätze etc.), keine logischen Sperrungen in Abfragen. Formularen, Prozeduren und ist frei von irgendwelchen sog.
Folgelizenzen und/oder Wartungsgebühren. Sie verfügen also über den vollen Leistungsumfang. Die
totale Freiheit
bringt auch Gefahren mit sich, appelliert an die Verantwortung der Anwender. So ist es beispielsweise möglich mit wenigen Manipulationen - auch aus Versehen - Datenbankkriterien so zu verändern, dass das Ablaufverhalten gestört wird, die Applikation nicht mehr richtig funktioniert. Andererseits ist das Risiko klein, wenn Sie dem Personal eine angemessene Einweisung und Schulung zugestehen.
Flexibilität...
Wie bereits unter Modulbauweise erwähnt, kann eine UNIKOMMDatenbank horizontal und vertikal verändert werden. Sie können zusätzliche Module integrieren, aber auch problemlos wieder entfernen.
Neben dieser Modularität gibt es noch die
innere Flexibilität
. Darunter verstehen wir modulinterne Modifikationen wie zum Beispiel die Ergänzung eines Formulars mit zusätzlichen Datenfeldern, die Ver-
änderung von Abfragekriterien oder das Hinzufügen eines neuen Berichtes. Es versteht sich, dass für diese Art von Änderungen gute Kenntnisse über die Access-Entwicklungswerkzeuge erforderlich sind. Wir organisieren für Sie nach Bedarf Einführungskurse und Seminare für Fortgeschrittene .
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 5
Willkommen bei UNIKOMM ...
UNIKOMM
Individuell
Transparenz...
UNIKOMM -Datenbanken sind transparent in der Bedienung und in der Ablaufsteuerung. Transparenz in der Bedienung heisst, dass wir weitgehend auf Icons als Befehlsschaltflächen verzichten und an Stelle
beschriftete Knöpfe
verwenden. Knöpfe, die in der Regel aussagen, welche Aktionen damit ausgelöst werden. Für arbeitsintensive Vorgänge wie zum Beispiel die Erfassung von Artikel - oder Kundendaten ist die Steuerung optimal auf Tastaturbedienung ausgelegt und umgekehrt auf die Maus für selektive
Operationen. Die gesamte interne und externe Ablaufsteuerung ist zu einem wesentlichen Teil mit allgemein verständlichen Makros realisiert. Makros öffnen und schliessen Formulare und Berichte, treffen
Auswahlentscheidungen, geben Meldungen aus und steuern die Druckausgabe. Makros sind lesbar, leicht verständlich und können relativ einfach verändert werden. Sie können, sofern genügend Sachkompetenz vorhanden ist, die Datenbank sukzessive für Ihre Bedürfnisse optimieren.
Sicherheit...
Alle UNIKOMM -Datenbanken bestehen aus zwei Teildatenbanken. Die Teildatenbank mit der Endung
APL ist die Applikation enthaltend die Abfragen, Berichte, Formulare, Hilfstabellen, VBA-Module und die E-Prozeduren für die Ablaufsteuerung. Die Zweite mit der Endung DAT ist die Datendatenbank mit allen Tabellen. Durch die konsequente Trennung können Korrekturen und Ergänzungen in der
Applikation jederzeit vorgenommen werden. Die Daten sind dabei nie in Gefahr! Zudem ist die Aufteilung eine Sicherheitsvorkehrung. Im Klartext: Sie können Ihre Anwendungsdaten in regelmässigen
Abständen in einem unabhängigen Arbeitsgang auf eine CD oder externe Festplatte auslagern. Ferner besteht die Möglichkeit, beim Abschalten der Applikation automatisch eine Datensicherung zu erstellen (Schalter Backup in den Systemparametern = Ja). Die Verbindung der Daten mit der Applikation erfolgt durch die sog.
Integration.
Die Integration selbst ist ein automatisierter Prozess enthalten in den Hilfsprogrammen.
Einplatz- oder Netzbetrieb...
Die Datenbank Access von Microsoft ist grundsätzlich für den Einsatz als Einplatz- oder Netzsystem geeignet. Die Wahl der Betriebsart ist kein Kriterium der Entwicklung, sondern der verfügbaren technischen Infrastruktur (Hardwareprofil, Betriebssystem) und der organisatorischen Rahmenbedingungen.
Für den Einsatz der UNIKOMM -Datenbanken gelten die gleichen Regeln. Sie können beispielsweise mit einem Einplatzsystem beginnen und zu einem späteren Zeitpunkt auf Netzbetrieb umstellen.
Wichtig dabei ist lediglich die Datenorganisation. Das heisst, die Datendatenbank DAT wird auf dem
Server installiert und die Applikation APL auf den einzelnen Arbeitsstationen. Für die Verbindung von
Daten und Applikation stehen zwei Integrationsmodi,
Lokal
und
Netz
, zur Verfügung. Die adäquaten
Pfadangaben werden in den Systemparametern vorgenommen.
Garantie...
Wir sind bemüht die UNIKOMM -Datenbanken, ob als fertiges Produkt oder als individuelle Problemlösung, so stabil und so sauber wie möglich zu entwickeln. Trotzdem, auch uns können Fehler unterlaufen. Wenn Sie einen Fehler entdecken oder sonst wie auf Probleme stossen, rufen Sie uns umgehend an, oder senden Sie uns ein E-Mail mit einer entsprechenden Beschreibung. Wir werden den
Sachverhalt prüfen und Sie rasch möglichst über allfällige Massnahmen orientieren. Sollte sich eine
Datenbank absolut instabil verhalten, ersetzen wir diese ohne Kostenfolge. Von dieser Garantie ausgeschlossen sind Fälle, wo nachweisbar unsachgemässe Behandlung, fehlerhafte Korrekturen und
Ergänzungen oder falsche Datenmanipulationen durch den (die) Anwender vorliegen.
MCP
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Seite 6
Ihre persönliche Datenbank...
UNIKOMM
Übersicht
UNIKOMM
Project
ist das Resultat langjähriger Projektarbeit in unterschiedlichen Geschäftsbereichen und Branchen. Es wurde in Zusammenarbeit mit Anwendern laufend weiterentwickelt und kann je nach Verwendungszweck in differenzierten Modulkombinationen – an die individuellen Bedürfnisse angepasst – eingesetzt werden.
Ziel der Anwendung ist die schnelle und effiziente Bearbeitung der täglich anfallenden planerischen und administrativen Tätigkeiten
.
Weiter soll die Transparenz und der Überblick über die Projektarbeit – auch bei vielen gleichzeitig laufenden Projekten – jederzeit gewährleistet sein.
UNIKOMM
Project
ist kein „Universalgenie“, kein Alleskönner, sondern eine Zusammenstellung von nützlichen Werkzeugen bzw. Modulen. Alle Module funktionieren eigenständig und haben – sofern nützlich und/oder sinnvoll – direkte Verbindungen (Links) zu Nachbarmodulen.
Die Anzahl der Module ist grundsätzlich nicht beschränkt. Das bedeutet für die vorliegende Anwendung, dass diese
jederzeit horizontal
und
vertikal
erweitert werden kann.
UNIKOMM
Project
besteht wie bereits im Vorspann erwähnt, aus zwei Teildatenbanken. Der Applikation mit der Bezeichnung
xxxx_apl.mdb
und dem Datenteil bezeichnet mit
xxxx_dat.mdb
. Die gewollte Trennung ist einmal ein Sicherheitsaspekt (Datensicherung), andererseits hat sie den Vorteil, dass Änderungen und/oder Ergänzungen in der Applikation problemlos – und ohne Gefahr für den
Datenteil – vorgenommen werden können. Nach der Installation der Teildatenbanken werden diese mit dem Hilfsmodul
Integration
automatisch verbunden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen lokalen PC oder ein Netzwerk betreiben.
Die nachstehende Darstellung zeigt das Hauptmenü von
UNIKOMM
Project
gestartet ab dem Desktop von Windows
Von Windows
Desktop...
Hauptmenü
Project
1. Menüebene
MCP
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Zurück nach
Desktop
Seite 7
Ihre persönliche Datenbank...
UNIKOMM
Übersicht
UNIKOMM
Project
gibt es in der Praxis in unterschiedlichen Versionen. Entsprechend haben auch die
Untermenüs differenzierte Erscheinungsbilder bzw. Gruppierungen. Diese sind primär vom Verwendungszweck der Applikation abhängig. Mit anderen Worten: Sie entsprechen der Art und Weise der
Abwicklung der Geschäftsvorfälle. Im Gegensatz dazu hat das vorliegende Handbuch eine „normierte“ Form und ist dementsprechend für alle Einsatzvarianten identisch. Wir sind der Meinung, dass dies kein Nachteil für den Anwender ist.
Verlassen Sie sich einfach auf das Inhaltsverzeichnis, wenn
Sie Hilfe benötigen
. Die jeweils gültige Menüstruktur ist auf dieser Seite dargestellt.
Project
MCP
MC+Partner
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Seite 8
Ihre persönliche Datenbank...
UNIKOMM
Project
Generelle Struktur
Die nachstehende Grafik zeigt den aktuellen Stand der Datenbank. Die grün bezeichneten Module sind installiert, rot sind mögliche Erweiterungen.
UNIKOMM
Project
Datenbankkern
1. Menü
Aufträge
Artikelinfo
Kundeninfo
Mitarbeiterinfo
Aufträge
Debitoren
QuickMails
2. Menü
Projekte
Kundeninfo
Projekte
Berichte
Kreditoren
QuickMails
Verträge
3. Menü
Einkauf
Artikeinfo
Lieferanteninfo
Bestellungen
Kreditoren
QuickMails
Aufträge
Zusatz-
Funktionen
Formtitel, Logos
Formulare
Werbetexte
Systemparameter
Appli-Parameter
Reorganisation
Versionenkontrolle
Vertikal
Erweiterung
Horizontale Erweiterung
Generelle Bedienung
Die Bedienung der Datenbank bzw. der einzelnen Module ist soweit wie möglich standardisiert. Die Auslösung von Aktionen erfolgt über sog.
Schaltflächen
. Diese sind - sofern es die Platzverhältnisse (Layout) erlauben - signifikant bezeichnet. So zum Beispiel mit [Erfassen], [Berichte], [Menü] usw. Zum Teil kommen auch Icons zum Einsatz, deren Aktionen nachstehend erklärt ist. Wir verzichten in der weiteren Abfolge auf die Wiederholung der Beschreibung.
Erfassen, anlegen neuer Datensatz
Löschen des markierten Datensatzes
Aktuelles Formular schliessen
Ansicht eines Berichtes
Direktdruck eines Berichtes
Übernahme aus einer Auswahlliste
Automatischer Nummernwähler
Suchen in (anderem) Modul
Zurück nach Menü
Suchen Kontaktperson
Generierung, Versand E-Mail
Generierung PDF als Datei, E-Mail
Datensatz-Navigation
Erster, Vorheriger, Nächster, Letzter
Wichtiger Hinweis !!
Beim Verbleib des Mauszeigers auf einer
Schaltfläche (2-3 Sekunden) wird die jeweils gültige Aktion angezeigt.
MCP
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Seite 9
Installation & Inbetriebnahme
UNIKOMM
Voraussetzung
UNIKOMM Project benötigt für den Betrieb Microsoft Access 2003 , XP und folgende. Die Applikation ist im Paket Microsoft Office Professional enthalten. Alle notwendigen Dateien für UNIKOMM Project befinden sich auf der beiliegenden CD.
2)
3)
Installation
1) Legen Sie die CD
UNIKOMM
Project in das CD-Laufwerk ein.
Klicken Sie die Schalfläche an und anschliessend die Option Ausführen .
Erfassen Sie im Fenster Ausführen die Befehlszeile LW:\project\setup.exe
.
LW
ist Ihr persönliches CD-Laufwerk, also D, E, F ....
Project
4)
5)
Betätigen Sie die Schalfläche. Das Setup-Programm wird gestartet.
Verfolgen Sie den weiteren Ablauf der Installation und machen Sie die geforderten
Angaben, bis das nachstehende Fenster erscheint.
UNIKOMM
Project
Project erfolgreich
6) Nach der Betätigung der Taste ist
UNIKOMM
Project auf Ihrem System installiert und auf dem Desktop steht ein neues Icon zur Verfügung.
Ein Doppelklick auf die Verknüpfung Project startet die Applikation.
Wichtiger Hinweis..!!
Befolgen Sie die weiteren Instruktionen der Inbetriebnahme ab Seite 8, um
Datenbank Ihren Bedürfnissen anzupassen.
MCP
MC+Partner
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Seite 10
Installation & Inbetriebnahme
UNIKOMM
Project
Inbetriebnahme
UNIKOMM
Project
ist nun betriebsbereit. Was noch fehlt ist die Einstellung der Systemparameter und die
Durchführung der Integration. Die Systemparameter steuern die Applikation, sorgen für den Transport
(Export und Import) von Daten, regeln die automatische Sicherung und die Integration allfälliger externer
Programme. Weiter wird das Benutzerhandbuch (Dokumentation) direkt auf die Oberfläche (Formulare) gelegt.
Systemparameter
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
1
2
Pfad für den Export von Datentabellen (z. Beispiel Export von Adressen).
Pfad für den Import von Daten (z. Beispiel von TwixTel).
3
4
Pfad der Datendatenbank.
Name (Bezeichnung) der Datendatenbank.
5
6
Vollständiger Pfad für die lokale Integration von Applikation und Daten.
13
Vollständiger Pfad für die NetzIntegration von Applikation und Daten.
7
8
Reservepfad für die Integration externer Anwendungen (Datenbank, Programm)
Pfad für die automatische Datensicherung beim Verlassen der Applikation.
9
Pfad für die automatische Wiedererstellung der Systemparameter.
10
Pfad für den Export von Zahlungsdaten nach DTA-Spezifikation
11
Vollständige Pfadangabe für Applikation und Standort (Ordner) der Dokumentation).
12
Pfad für die Speicherung von PDF-Dateien
Pfadangabe für die Integration der Exploreralternative TotalCommander
MCP
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Seite
11
Installation & Inbetriebnahme
Inbetriebnahme
Systemparameter
(Fortsetzung)
UNIKOMM
Project
14
15
16
17
18
19
20
14
15
16
Wird dieser Schalter auf
J
gesetzt, werden bei der PDF-Konvertierung die Zwischenergebnisse
(xxx.snp, xxx.tmp, xxx.pdf) angezeigt. Standardwert = N .
Ein- bzw. abschalten der automatischen Lagerverbuchung, sofern das Modul Lager integriert ist
Standardwert = N .
Sicherung der Systemparameter beim Abschalten der Applikation (Datenbank). Standardwert =
J
.
17
Erstellt beim Abschalten der Applikation (Datenbank) eine automatischen Sicherung der Daten
(xxx_dat) im festgelegten Ordner. Standardwert für lokale Installationen =
J
, für Netzwerke = N .
Bei Netzwerken erfolgt die Datensicherung in der Regel auf dem Server automatisch.
18
Die Datensicherungsdatei (xxx_dat) wird im Normalfall beim Abschalten überschrieben. Schalterstellung =
J
. Beim Vorliegen besonderer Rahmenbedingungen kann der Schalter auf N gestellt werden. Das heisst, es wird beim Herunterfahren jedes Mal eine neue Sicherungsdatei erstellt.
19
Ein Mausklick auf die Schaltfläche Recovery kopiert die Systemparameter aus der Sicherungsdatei (Wiederherstellung des Originalzustandes).
20
Die Originalversion einer Datenbank ist nicht zwingend in der gleichen Ordnerstruktur, wie beim
Anwender abgelegt (installiert). Mit der Funktion Update (passwortgeschützt) kann der anwenderspezifische Zustand nach erfolgten Änderungen / Korrekturen wieder hergestellt werden.
Wichtiger Hinweis !!
Die Funktionen { 19 } und ( 20 ) sind nur dann sichergestellt, wenn die Applikation vor der Vornahme von Updates einmal abgeschaltet bzw. heruntergefahren wird.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
12
Installation & Inbetriebnahme
UNIKOMM
Project
Integration Datenbanken
Wie bereits in der Einführung unter Sicherheit erwähnt, besteht UNIKOMM Project aus zwei Teildatenbanken. Der Applikation mit der Bezeichnung xxxx_apl.mdb
(Beispiel) und dem Datenteil bezeichnet mit xxxx_dat.mdb
. Die Trennung erlaubt die zeitlich unabhängige
Vornahme von Updates
der Applikation. Wichtigste Voraussetzung für die Integration ist die richtige Einstellung der Zugriffspfade. Eingebaute Prüfungen verhindern zwar weitgehend eine falsche Integration. Trotzdem sind Fehler möglich !! Also gilt der Grundsatz: Kontrollieren ist besser als reparieren..!
Arbeitsablauf
Vom Menü Systemparameter,
Option
Integration Datenbanken
Gleiche Arbeitsschritte für eine Netzwerk-
Integration.
Achtung !!
An Stelle von Dateipfad Integr. Lokal muss der
Dateipfad Integr. Netz
eingestellt sein.
Bricht die Integration ab und kehrt zum
Menü Systemparameter zurück.
Bricht die Integration ab und öffnet zwecks Überprüfung automatisch das Formular
System-Parameter
.
Hinweis !
Nicht für alle Versionen gültig.
Fortschrittskontrolle der Integration
(unterer Bildschirmrand links)
MCP
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Die Integration wurde
erfolgreich
durchgeführt. Rückkehr zum Menü
Systemparameter.
Seite
13
Installation & Inbetriebnahme
Integration Datenbanken
(Fortsetzung)
Fehlermeldungen
UNIKOMM
Project
Vom Menü Systemparameter,
Option
Integration Datenbanken
Wichtiger Hinweis !!
Die Fehlerbehandlung hat nur dann Gültigkeit, wenn das entsprechende Linkmodul integriert ist.
Für die
Integration Netz
gelten die gleichen Bedingungen wie unten beschrieben.
Gravierender Fehler..!!
Deinstallieren
Sie die Datenbanken und führen Sie das
Setup
erneut aus. Siehe unter Fehlerbehandlung auf Seite …
Die Laufwerksangaben (C, D, E...) von:
•
Dateipfad Daten
und
•
Dateipfad Integr. Lokal
sind nicht identisch
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Die Daten-Datenbank hat eine
falsche
oder
unvollständige
Bezeichnung. Der
Fehler kann sich im
•
Dateipfad Daten
oder
•
Dateipfad Integr. Lokal
befinden. Richtig ist
•
Ihre individuelle Bezeichnung
Seite
14
Initialisierung
UNIKOMM
Initialisierung der Datenbank
Applikationsparameter
Um das richtige Funktionieren der Datenbank gleich von Beginn an zu gewährleisten, ist die Bearbeitung der Applikations-Parameter wichtig. Sie dienen einerseits der Steuerung der Anwendung, andererseits zum Beispiel der Gruppierung von Datensätzen. Am Beispiel der
Kunden-Gruppen
wird das
Erstellen der Applikationsparameter (Hilfstabellen) erklärt.
Project
1
3
4
1
Ein Mausklick auf
Gruppen
öffnet das
Formular.
2
Zur ersten Zeile.
Zur letzten Zeile.
Löscht die markierte
Zeile.
5
Schliesst das Formular
Gruppen.
Rohzustand der Tabelle
Kunden-Gruppen
Initialisierter Zustand der
Tabelle
2 3 4 5
Hinweise !!
• Das Prozedere ist für alle Tabellen identisch.
• Sie können beliebig viele Einträge vornehmen.
• Tabellen können nach Bedarf auch zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.
• Jeder neue Eintrag ist in der Applikation sofort wirksam.
Man bedenke: Oft ist weniger mehr...
MCP
MC+Partner
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Seite
15
Initialisierung
UNIKOMM
Initialisierung der Datenbank
UNIKOMM
Project
sorgt für einen individuellen Auftritt ihres Betriebes. Dazu steht das Modul Formulartitel zur Verfügung. Individueller Auftritt bedeutet, dass alle Formulare, Berichte und Listen mit Ihrer Anschrift bezeichnet werden. Das nachstehende Beispiel erklärt die Funktionsweise. Sie erreichen das
Formular über das Menü
Zusatzmodule
, Auswahl
Formulartitel
,
Logos
.
Project
1
2
3
Logo
5
4
Ein Beispiel
1 Überschrift
für
Berichte.
2
Unterschrift
Berichte
3
Kurzbezeichnung
4
5
Vollständige Adresse mit Telefon- und Fax-
Nummer
Gestaltungselemente.
MCP
MC+Partner
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Seite
16
Initialisierung
UNIKOMM
Project
Der integrierte Texteditor
In vielen Modulen bzw. Formularen von
UNIKOMM
Project
sind Notizfelder und Textfelder integriert. Vom
Datentyp her handelt es sich dabei um
Memofelder
. Die maximale Länge eines Textes (String) beträgt
32 KB. Sie dienen der Hinterlegung von Notizen, Memos, Texten u.a.m. Es sind auch nützliche Helfer für die Verhinderung der „Zettelwirtschaft“ und sparen erst noch viel Zeit ! Die in einem Memofeld gültigen
Tastaturfunktionen
sind nachstehend aufgeführt.
Auszug Kundeninformation Seite 2
Enter
Ctrl
Insert
Delete
+
Enter
Home
End
Ctrl
Ctrl
+
Home
+
End
Textfeld
verlassen
Zeilenumbruch,
neue Zeile
Überschreibmodus
Zeichen
rechts
vom Cursor löschen
Zeichen
links
vom Cursor löschen
Sprung nach
Zeilenanfang
Sprung nach
Zeilenende
Sprung nach
Textanfang
Sprung nach
Textende
PgUp
PgDn
Eine Zeile nach
oben
Eine Zeile nach
unten
Sprung nach
oberste
Zeile
Sprung nach
unterste
Zeile
MCP
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Seite
17
Initialisierung UNIKOMM
Gastro
Navigation mit QuickLink
UNIKOMM
Gastro
beinhaltet ein Hilfsmittel, um schnell und direkt in andere – weiter entfernte – Module zu navigieren. Nehmen wir an, wir befinden uns im Modul Kundeninformation. Ein Kunde ruft an und möchte rasch eine Auskunft über eine eingereichte Offerte. An Stelle der schrittweisen Rückwärtsnavigation starten Sie einfach
QuickLink
.
Ein
Doppelklick
in eine leere Zone
öffnet
QuickLink
Wichtiger Hinweis !!
QuickLink
ist von jedem beliebigen Bildschirm (Formular) erreichbar. Beim Verlassen des mit QuickLink ge-
öffneten Formulars, kehrt das System positionsgenau an die Herkunft (Quelle) zurück.
MCP
MC+Partner
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Seite
18
Modul Kundeninformation
UNIKOMM
Project
Übersicht
Mit dem Modul Kundeninformation können beliebige Adressen, nach beliebigen Gruppen und Kategorien verwaltet werden. Die Zuteilung der Adressen-Nummer erfolgt sequentiell und automatisch, ab dem voreingestellten Index (Präfix). Bei der Neuanlage einer privaten Anschrift ist wichtig, dass die Reihenfolge
Name, Vorname
eingehalten wird. Es erleichtert die gezielte Suche nach Name. Sofern bekannt, sollte die E-Mail-Adresse immer erfasst werden. Der Eintrag automatisiert die direkte Generierung von Mails.
Mit der Schaltfläche
Erfassen
wird das Anlegen einer neuen Adresse initialisiert. Im gleichen Modul werden
Hystorydaten
geführt. Sie erlauben die Registrierung von wichtigen Eckdaten und/oder Vorgängen, die Sie aufbewahren möchten.
Modulsteuerung
Formular Seite 1
Von Hauptmenü
7
Suchfenster
Selektions-
Merkmale
8
6
9
10
MCP
1 2 3
4
11
4
5
6
1
Erfassen einer
neuen Adresse
. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.
2
Erfassen von beliebigen
Hauptadresse.
Zusatzadressen
zu einer
3
Öffnet das Formular
Kunden-Historydaten
.
Löscht
die aktuelle Gästeinformation.
Öffnet das Formular
Selektion Berichte
.
Erfassung von beliebigen
Kontaktpersonen
zu einer
Hauptadresse.
5
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Pendenzenverwaltung
Zurück nach
Hauptmenü
Nach Seite 2
Hilfsfunktionen:
7
Öffnet das Suchfenster
PLZ
. Bei der
Eingabe der PLZ oder des Ortes wird das Äquivalent automatisch eingesetzt.
8
9
10
11
Automatische
Telefonwähler
. Ein entsprechendes Hilfsprogramm muss installiert sein.
Initialisiert die Erfassung und den Versand von
E-Mails
mit Microsoft Outlook.
Öffnet das Formular
Import Adressen
aus der Anwendung TwixTel.
Zeigt die
Projekte
des referenzierten
Kunden an.
Seite
19
Modul Kundeninformation
Modulsteuerung
Fortsetzung
UNIKOMM
Project
Von Seite 1
11
12
11
12
Die Datenelemente
•
MwSt-Satz %
•
Gen. Rabatt %
•
Zahlungskondition
werden automatisch in das Modul Aufträge übernommen.
Vermerk welcher Kunde welches
Werbegeschenk
erhalten hat bzw. erhalten soll.
5
10
TwixTel Adressen-Import
13
14
Wichtige Empfehlung !!
15
16
17
18
19
Zurück nach
Seite 1
13
14
15
16
17
18
19
Zugriffpfade
für den
Adresse-Import TwixTel
Kategorie
und
Gruppe
für den Adressen-Import.
Hinweis !
Verwenden Sie für temporäre Importe auch temporäre Merkmale .
Import-
Referenzen
.
Öffnet die Applikation
TwixTe
l für die Selektion von Adressen.
Importiert
die ausgewählten Adressen.
Anzeige
/
Druck
einer
Kontrollliste.
Löscht
die Tabelle des letzten Importes.
Vor dem Aufbau der Kundeninformationen (Adressen) sollten nachstehende Applikations-Parameter vorbereitet werden.
Sie erreichen die Parameter vom
Hauptmenü
aus über die Option
Systemparameter
und Auswahl
Applikations-Parameter
.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
20
Modul Kundeninformation
UNIKOMM
Verwaltung Kontaktpersonen
Wie bereits früher erwähnt, können im Modul Kundeninformation beliebige Kontaktpersonen verwaltet werden. Diese Option ist besonders interessant für Kunden, wo unterschiedliche Personen und oder Abteilungen relevant sind. Die gespeicherten Informationen stehen auch im Modul Quick-Mail zur Verfügung. Das heisst, Sie können zu einer Hauptadresse je nach Verwendungszweck, die entsprechende Kontaktperson als Referenz einfügen.
Auszug Formular Kundeninformation
1
Project
2 3 4
Hinweis !
An Stelle von Name, Vorname können auch Abteilungen
(Bereiche) als Hauptreferenz eingetragen werden. Eine
Mischform ist nicht zu empfehlen.
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
1
2
3
4
Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet das Formular
Kontaktpersonen
.
Initialisiert und eröffnet einen
neuen Eintrag
.
Löscht
einen bestehenden
(den aktuellen) Eintrag.
Schliesst
das Formuar
Kontaktpersonen.
Seite
21
Modul Kundeninformation
UNIKOMM
Project
Berichte und Statistiken
Das umfangreiche Berichtswesen erlaubt die Dokumentation und die statistische Auswertung der Kunden-Informationen. Eingebaut sind Selektionen nach
Kategorie
,
Gruppe
und
Status
. Die Bereitstellung von Adressenklebern, sowie statistische Auswertungen nach
Umsatz
und
ABC-Klassifikation
.
Auszug Formular Kundeninformation
5
Kundenstammblatt
mit History
Verzeichnis aller
Kunden
Verzeichnis nach
Kategorie
.
Verzeichnis nach
Gruppen
.
Adressenkleber nach
Gruppe
.
Einzelne
Adresse
.
Öffnet die Selektion
Statistik
.
Hinweis !
Die Selektionen nach Kategorie oder Gruppe erlauben die Wahl eines Merkmales oder eines Bereiches
von
...
bis
...
Startet die
ABC-Analyse
auf der Basis der Umsätze LJ.
Seitenansicht
oder
Direktdruck
der ABC-Analyse.
Umsatzstatistik
(Umsatzvergleich) VJ <> LJ.
Hinweis !
Sowohl die ABC-Analyse, wie auch die Umsatzstatistik können wertvolle Helfer sein, wenn es um Gutscheine,
Werbegeschenke oder Einladungen geht.
MCP
MC+Partner
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Seite
22
Modul Mitarbeiterinformation
UNIKOMM
Project
Übersicht
Mit dem Modul Mitarbeiter können beliebige Personen erfasst werden. Die Informationen dienen einerseits der Erstellung von Arbeitsrapporten (neutral ohne Projektbezug), oder der direkten Integration mit dem Modul Projekte. Im letztgenannten Fall werden die Mitarbeiter-Stunden projektspezifisch erfasst
(Schaltfläche Rapport) und können anschliessend – am Ende einer Abrechnungsperiode oder eines
Projektes –
automatisch in das (die) entsprechenden Projekte
übernommen werden. Eine Vielzahl von
Berichten – sowohl auf Niveau Mitarbeiter, wie auch im Bereich Rapporte – geben jederzeit einen optimalen Überblick über geleistete und abgerechnete Stunden.
Modulsteuerung
Formular Seite 1
Von Hauptmenü
Suchfenster
6
Std. und Umsatz-
Information
6
7
1 2
3 4
5
4
5
1
Erfassen eines
neuen Mitarbeiters
. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.
2
Öffnet das Formular
Stunden-Erfassung
In Kombination mit dem Modul Projekte
.
3
Startet die
automatische Übergabe
von Rapport-Daten
In die aktuellen Projekte.
Löscht
die aktuelle Mitarbeiter-Information
Öffnet das Formular
Selektion Berichte
.
Zurück nach
Hauptmenü
Nach Seite 2
Hilfsfunktionen:
6
Automatische
Telefonwähler
. Ein entsprechendes Hilfsprogramm muss installiert sein.
7
Anzeigen der Tabellenwerte aus
Den Applikations-Parametern
•
Abteilungen
•
Funktion
•
Stundenansätze
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
23
Modul Mitarbeiterinformation
Modulsteuerung
Fortsetzung
Individuelle Notizen zu einem Mitarbeiter
Wichtiger Hinweis !!
Sind extern (Berichte) nicht sichtbar
9
5
UNIKOMM
Project
Von Seite 1
8
8
Die Angaben wie
•
Datum Erfassung
•
Sachbearbeiter
•
Datum l. Mutation
sind wichtige Informationen für die Rückverfolgung von Dateneinträgen (Differenzbereinigung) und sollten immer erfasst werden.
Hinweis !!
Dieser Sachverhalt gilt für alle eingesetzten
Module.
Zurück nach
Seite 1
10
11
12
13
9
10
11
12
13
Selektion von
Abteilung
bis
Abteilung
.
Neutrales Erfassungs-
Formular für neue Mitarbeiter
Neutraler
Stundenrapport
Verzeichnis der Miarbeiter,
selektiv
oder
gesamt
.
Adressenkleber der Mitar-
Beiter,
selektiv
oder
gesamt
.
Beispiel
Auszug Stundenrapport
MCP
MC+Partner
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Seite
24
Modul Mitarbeiterinformation
UNIKOMM
Project
Übersicht Rapportierung
Pro Mitarbeiter können beliebige Projekte rapportiert werden. Die Erfassungsreihenfolge ist dabei unwesentlich. Im Klartext: Sie erfassen nnn Stunden für Projekt
A
, nnn Stunden für Projekt
B
, nnn Stunden für Projekt
A
usw. Die Sortierung nach Projektnummer wird im Hintergrund bzw. bei der Übernahme in die spezifischen Projekte vorgenommen. Bei der Erfassung selbst, werden die aktuellen Projekte angezeigt und können mit einem Mausklick ausgewählt werden. Der Stunden-Ansatz des jeweiligen Mitarbeiters wird aus den Projektdaten übernommen. Er kann nach Bedarf verändert (mutiert) werden.
Modulsteuerung
Ausschnitt Seite 1
2
7
3
8
4
9
5 6
3
4
5
6
Initialisiert eine
neue Erfassungszeile. Der
Cursor wird in das Feld Datum gesetzt.
Öffnet das Formular
Selektion Berichte
.
Löscht
die aktuelle Zeile. Eine Warnmeldung
Wird vorgängig angezeigt (Abbruch möglich).
Schliesst
das Formular Stundenrapport und
Kehrt zur Mitarbeiterinformation zurück.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
7
8
9
Hilfsfunktionen:
Zeigt das Formular (Tabelle)
Abteilungen
an.
Öffnet das Formular
Projekte
.
Das gültige kann ausgewählt werden.
Zeigt das Formular (Tabelle)
Stunden-Ansätze
.
Seite
25
Modul Mitarbeiterinformation
UNIKOMM
Rapportierung
(Fortsetzung)
Wie bereits vorgängig erwähnt, können die rapportierten Stunden – egal für welche Anzahl von Projekten – automatisch und periodengenau übernommen werden. Dafür steht die Funktion
Update
zur
Verfügung.
Wichtiger Hinweis !!
Die relevanten Projekte müssen vorhanden bzw. eröffnet sein.
Modulsteuerung
Ausschnitt Seite 1
Project
3
4
5
6
7
Eingabe des
Übernahme-Datums
. In der Regel das
Monatsende oder das Abschlussdatum eines Projektes.
Eingabe des
Übernahme-Textes
(Titel). Er soll kurz aber signifikant (klar bezeichnend) sein.
Eingabe
Kommentar
. Er kann ein- oder mehrzeilig sein. Der Zeilenvorschub erfolgt über die Tastenkombination
Ctrl
+
Enter
.
Startet das Programm bzw. die Übernahme.
8
9
Abbruch der
Programmausführung
. Rückkehr zur
Mitarbeiter-Information
Startet
die Stunden-Übernahme.
MCP
Automatisch übernommene Rapport-Daten
MC+Partner
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Seite
26
Modul Mitarbeiterinformation
Rapportierung
(Fortsetzung)
Modulsteuerung
Ausschnitt Formular
UNIKOMM
Project
4
11
10
Beispiel
12
13
14
15
10
11
12
13
14
15
Einstellung Datumbereich
Von
Datum
…bis
Datum
Selektion einer oder mehrerer
Abteilungen
.
Zeigt das
Stundenjournal
des referenzierten Mitarbeiters.
Zeigt eine
Rekapitulation
des referenzierten Mitarbeiters über
alle
Projekte.
Zeigt eine
Rekapitulation aller
Mitarbeiter über
alle
Projekte.
Zeigt eine
Rekapitulation aller
Mitarbeiter differenziert nach
Abteilungen
.
Hinweis !!
Der Druckvorgang für alle
Berichte wird ab der Ansicht ausgelöst.
MCP
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Seite
27
Modul Offerten Aufträge Fakturierung
UNIKOMM
Übersicht
Das Modul Offerten , Aufträge und Fakturierung ist eines der zentralen Elemente von UNIKOMM Project. Es lässt grundsätzlich zwei verschiedene Arbeitsmodi zu. Einmal die zweckneutrale Bearbeitung von Aufträgen ohne
direkte Verknüpfung
zu individuellen Projekten (nur ein internes Projekt ist aktiv).
Andererseits die
differenzierte Bearbeitung
von Aufträgen mit den dazugehörigen Projekten. Die minimalen Voraussetzungen sind: Die entsprechende
Kunden-Information
(Adresse) und ein
internes Projekt
– zum Beispiel Kleinaufträge - müssen vorhanden sein. Ein neuer Auftrag (Offerte) wird über die
Schaltfläche
Kunden
initialisiert. Die verfügbaren Adressen werden angezeigt bzw. die gewünschte
Kunden-Information kann ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche
Neu
werden die relevanten Informationen eingefügt und der Cursor auf das Feld
Auftrag-Nr.
positioniert. Die Auftrag-Nr. ist nicht aumomatisiert. Dass heisst, Sie geben die Nummer manuell – zum Beispiel 2005-1 – ein. Für die weiteren Erfassungsdetails verweisen wir auf die nachfolgende Beschreibung der Formularsteuerung.
Innerhalb des Moduls stehen zwei unterschiedliche Verarbeitungsarten zur Verfügung. Wir bezeichnen sie als
einfach
und
komplex
. Nehmen wir an, Sie möchten schnell eine Offerte für einen „Kleinauftrag“ erstellen. Sie eröffnen dazu einen neuen Auftrag (wie oben beschrieben) und stellen den
Formulartitel auf
Offerte
ein. In der weiteren Abfolge erfassen Sie die Referenzen und die notwendigen Arbeitspositionen. Schliessen die Offerte mit den Konditionen (Rabatt, Skonto, MwSt) ab und drucken das Dokument. Der Kunde erteilt den Auftrag und verlangt eine Bestätigung. Sie wechseln lediglich den Formulartitel von Offerte nach
Auftragsbestätigung
. Sobald der Auftrag ausgeführt ist, erstellen Sie die Abrechnung (inkl. zwischenzeitliche Mutationen), indem Sie den Formulartitel von Auftragsbestätigung nach
Rechnung
wechseln.
Von der Offerte bis hin zur Rechnung wird immer ein und derselbe Datensatz verwendet!
Die zweite Methode beginnt wie oben bezeichnet mit einer Offerte. Kommt es zur Arbeitsausführung wird auf der Basis der Offerte eine
neue
Auftragsbestätigung erstellt. Für die Abrechnung wird auf der Basis der Auftragsbestätigung eine
neue
Rechnung erstellt. Hierfür steht selbstverständlich eine
Funktion mit der Bezeichnung
Copy
zur Verfügung. Sie ändern lediglich die Referenzen –
Auftrag-Nr
,
Auftrag-Datum
und
Erfassungs-Datum
– und betätigen anschliessend die Schaltfläche
Kopieren
.
Sämtliche Daten – sowohl Kopf- wie auch die Positionsdaten – werden automatisch in ein neues
Dokument überführt. Im Klartext:
Sie haben am Ende des entsprechenden Auftrages je eine separate Offerte, eine Auftragsbestätigung und eine Rechnung
. Sie haben jederzeit Zugriff und Einblick in die spezifischen Dokumente. Diese Methode eignet sich besonders für umfangreiche Aufträge in Kombination mit entsprechenden Projekten. Sie sorgt auch für die notwendige Transparenz im
Falle von Differenzbereinigungen zusammen mit Auftraggebern.
Mit der einfachen und der komplexen Verarbeitungsart lassen sich schnell und effizient auch
Konto
-
auszüge
, einfache
Mahnungen
und
Gutschriften
erstellen. Bei der Anwendung der komplexen Art, sind zudem die Vereinbahrung und Erstellung von
Akontorechnungen
mit Nachweis in der Schlussabrechnung möglich.
Project
MCP
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Seite
28
Modul Offerten Aufträge Fakturierung
UNIKOMM
Project
Modulsteuerung
Voraussetzung für das Bearbeiten eines Auftrages (Offerte, Rechnung) sind eine gültige
Kunden-Infor
-
mation
(Adresse) und mindestens ein
Projekt
(zum Beispiel interne Aufträge). Erklärt werden primär die Grundfunktionen.
Von Hauptmenü
Auftrag-Kopfdaten
1
Auftrags-Abschlussdaten
12
2 3
8
4
13
5
9
10
Suchfenster
6
11
16
11
7
8
Zurück nach
Hauptmenü
9
14
15
1
2
3
4
5
6
7
10
11
12
13
14
15
16
Zeigt die gespeicherten
Kunden-Adressen.
Initialisierungspunkt
Zeigt die gespeicherten
Lieferanten-Adressen
Initialisierungspunkt
Kopierfunktion
für Offerte
> Auftrag > Rechnung.
Öffnet das Formular
Aufträge suchen
.
Öffnet die Selektion für das
Fakturajourna
l.
Zeigt den aktuellen Stand der abzurechnenden
MwSt
.
Löscht
den aktuellen Auftrag (Kopf- und Positions-
Daten).
Zeigt gespeicherte
Zusatz
-
Adressen
eines Haupteintrages (z.B. Filialen).
Öffnet eine Übersicht erfasster
Kreditoren
(projektspezifisch).
Schnellerfassung
eines neuen Kunden.
Anzeige und Steuerung der
Druckausgabe
.
Öffnet das Formular
Auftrags-Positionen.
Zeigt verfügbare
Standard
-
Texte
(Konserven) an.
Zeigt allfällige
Akontorech
-
nugen
des referenzierten
Auftrages.
Anzeige der
internen Notizen
von Kunden und
Lieferanten (mutierbar).
Aktualisiert
die Rekapitulation ab Subtotale der Auftragspositionen.
MCP
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Seite
29
Modul Offerten Aufträge Fakturierung
Modulsteuerung
(Fortsetzung)
Formularauszug Abschlussdaten
UNIKOMM
Project
12
25
25
Vortext
Arbeitsausführung
24
24
22
23
26 27
16
17 18 19 20 21
16 Initialisiert
eine
neue
Positionszeile . Der Cursor wird in das Feld Positions-Nummer gesetzt.
17
Anzeige und Auswahl eines
Untertitels
.
18
Fügt eine
Leerzeile
ein. Der Cursor wird wieder auf die Schaltfläche
Erfassen
gesetzt.
19
Öffnet ein Hilfsformular, das erlaubt, projektrelevante
Aktivitäten
zu quittieren bzw. passiv zu setzen (Status = abgerechnet).
20
21
Öffnet das Formular
Artikel suchen
. Artikel aus dem Modul Artikel-Information können so direkt
(mit allen Angaben) in den Auftrag übernommen werden.
Löscht
die aktuelle (referenzierte) Auftrags-Position. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.
22
23
24
25
Hilfsfunktionen:
Erlaubt die Bildung von beliebigen
Subtotalen
. Vor der Addition von
Positionszeilen muss vorgängig eine neue Zeile eröffnet werden (sein).
Zeigt eine
Übersicht
aller gebildeten
Subtotale (für umfangreiche Aufträge).
Ein
Doppelklick
vergrössert das Feld
Positionstext
für die Erfassung beliebiger Zeilen.
Ein
Doppelklick
aktiviert eine Funktion für die
Berechnung
vom Ausmassen.
26
Springt von Zeile zu Zeile, um allfällige
Positions-Nummern
einzutragen.
27 Löscht
gesetzte Positions-Nummern vollständig.
MCP
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Seite
30
Modul Offerten Aufträge Fakturierung
UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf
(einfache Methode)
Wir gehen von der Annahme aus, dass eine
Offerte
, eine
Auftragsbestätigung
und abschliessend eine
Rechnung
erstellt werden soll. Wie unter Übersicht bezeichnet arbeiten wir dabei mit der Methode
ein
-
fach
bzw. mit dem gleichen Datensatz (fortlaufende Mutation).
Von Hauptmenü
Auftrags-Kopfdaten
4
1
5
7
9
3
6
8
2
10
Zurück nach
Hauptmenü
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Mit der Schaltfläche
Kunde
wird das Formular Kunde suchen geöffnet.
Ein Mausklick auf oder die Taste
F4
öffnet die Auswahlliste. Der gewünschte
Kunde wird markiert und mit {
Enter
} angezeigt.
Mit der Schaltfläche
Neu
werden die Kundendaten in die entsprechenden
Felder eingefügt. Alternativ kann mit
Ändern
eine bestehende Adresse ersetzt werden.
Manuelle Eingabe
der
Auftrag-Nummer. Das
Feld ist alphanumerisch
(Zahlen und Buchstaben).
Suchen des zutreffenden
Projektes
über die Auswahlliste.
Hinweis !!
Die Auftrags- und eine Projekt-Nr. sind zwingend.
Auswahl des
Formular
-
Titels
(Dokument). Für
Das vorliegende Beispiel
Offerte
.
Obligatorische Eingabe von
-
Auftrag-Datum
-
Datum Erfassung
Kontrolle oder Änderung der
Zahlungskondition
.
Erfassung der
Referenzen
.
Mindestens eine Zeile (Referenz 1) muss vorhanden sein.
Fakultative Felder für
- Terminangabe
- Lieferadresse-Nummer
- Versandart
MCP
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Seite
31
Modul Offerten Aufträge Fakturierung
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
Formularauszug Abschlussdaten
Von Seite 1
UNIKOMM
Project
14
12
15
13
11
16
Vortext Arbeitsausführung als Positionen erfasst
17
18
30
19
11
12
13
14
15
16
17
18
Erfassung eines Vortextes, der die auszuführende Arbeit und / oder Rahmenbedingungen bezeichnet.
Maximal 2 Zeilen !
Öffnet das Formular
Auf
-
tragspositionen
. Der Cursor wird auf die Taste
Erfassen
positioniert.
Initialisiert (eröffnet) eine
neue Positionszeile
. Der
Cursor steht im Feld Pos-
Nr.
Eingabe
(fakultativ) der
Positions-Nummer. Erhöhen bei umfangreichen
Aufgaben die Übersichtlichkeit.
Erfassung des
Positions
-
textes
. Häufig verwendete
Texte können über die Auswahlliste {
F4
} abgerufen werden.
Auswahl
{F4
} oder Erfassung der
Einheit
.
Erfassung oder Berechnung der
Anzahl
.
Auswahl {
F4
} oder Eingabe
Von
Preis
/
Std-Ansatz
.
Der Positions-Betrag wird automatisch berechnet und die nachstehende Meldung erscheint. Bestätigen Sie
Mit
OK
.
Wichtige Hinweise !!
Der Vorgang
13
bis
18
wird solange wiederholt, bis alle Auftrags-
Positionen (Offerte) erfasst sind.
Die Auswahllisten
15
, und
17
sind zugänglich und können nach Bedarf laufend ergänzt werden. Benutzen Sie dazu das Menü
Hilfs
-
programme
, Option
Applikationsparameter
bzw. die Formulare
A-Texte
und
Std-Ans
.
Beim Verlassen der Auftrags-Positionen (
19
) wird die nebenstehende Meldung angezeigt. Ignorieren Sie diese mit einem Mausklick auf die Taste
Ja
. Die Option wird nur bei umfangreichen, verknüpften Projekten benötigt.
30
13
Steuert den
MwSt-Satz
.
Code 1 = 7.60 %
Code 2 = 2.40 %
Code 1 ist Standardwert.
MCP
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Seite
32
Modul Offerten Aufträge Fakturierung
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
Auftrags-Abschlussdaten
22
23
24
20
21
UNIKOMM
Project
25
28
27
29
26
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
Eingabe eines individuellen
Nachtextes
.
Häufig verwendete Texte können über das Formular
Standardtexte
abgerufen und eingefügt werden. Die
Anzahl der Texte ist nicht beschränkt.
Eingabe allfälliger
Rabatt
in
%
oder
CHF
.
Eingabe allfälliger Skonto in
%
oder
CHF
.
Hinweis !
Die Felder Ra-Spesen und
Pr-Spesen werden bei einfachen Aufträgen nicht benutzt.
Bestätigung oder Veränderung des
MwSt-Satzes
.
Beim Verlassen des Feldes wird die Totalsumme berechnet und die Meldung gespeichert… angezeigt.
Bestätigen Sie die Meldung mit
OK
.
Die Offerte ist nun abgeschlossen. Mutationen sind jederzeit möglich
.
Mit der Taste
Berichte
öffnet sich die Ansicht bzw.
Drucksteuerung.
Ein Mauklick auf die Brille zeigt die Offerte in der
Seitenansicht
. Ein Klick auf den Drucker löst den
Druckvorgang direkt aus.
Startet im Falle einer Rechnung den automatischen
Druck des
EZ-Scheines.
Schaltet die Kopf- und Fusszeilen (Logos) ab für die Verwendung von
Vordrucken
.
MCP
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Seite
33
Modul Offerten Aufträge Fakturierung
UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
Wie bereits zu Beginn der Beschreibung des Arbeitsablaufes bezeichnet, erstellen wir eine Offerte – nun abgeschlossen – eine
Auftragsbestätigung
und eine
Rechnung
.
Umwandlung Offerte in Auftragsbestätigung
Auftrags-Kopfdaten
1
2
1
2
Wir ändern über die Auswahlliste den Formular-
Titel in
Auftragsbestätigung
. Mutieren das
Auf
-
trags-Datum
und sofern anders vereinbart, die
Zahlungskondition
.
Eventuelle Anpassung des
Termins
.
Fertig ist der Auftrag!
Wichtiger Hinweis !!
Denken Sie daran, allfällige
Änderungen und Ergänzungen der Auftragspositionen vorgängig vorzunehmen.
Das hat in der Regel auch zur Folge, dass sich das
Auftragstotal verändert.
Alle Manipulationen sind mit der Offerte identisch.
Umwandlung Offerte in eine Rechnung
1
1
Wir ändern über die Auswahlliste den Formular-
Titel in
Rechnung
und mutieren das
Auftrags-
Datum
.
Wichtiger Hinweis !!
Für die Umwandlung in eine Rechnung gelten die gleichen Bedingungen wie oben beschrieben.
Ferner ist es zwingend, die
Formularseite 2
, ab dem Feld Nachtext nochmals abzuarbeiten (zu durchlaufen).
Ohne diese Nachbearbeitung ist die Rechnung unvollständig.
MCP
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Seite
34
Modul Offerten Aufträge Fakturierung
UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
Wie bereits zu Beginn der Beschreibung des Arbeitsablaufes bezeichnet, erstellen wir eine Offerte – nun abgeschlossen – eine
Auftragsbestätigung
und eine
Rechnung
.
Umwandlung Offerte in Rechnung
Auftrags-Abschlussdaten
2
1
1
2
3
4
5
Wiedereinstiegspunkt (nur bei Rechnungen) nach erfolgter Mutation der Kopf-
Daten.
Bestätigen Sie alle Felder mit {
Enter
] bis hin zur Position MwSt.
Beim Verlassen der MwSt erscheint erneut die Meldung „Datensatz gespeichert“.
Bestätigen Sie die Meldung mit
OK
. Das Formular
Um
-
satzinfo
wird automatisch geöffnet.
Die Betätigung der Schaltfläche
Buchen
, addiert das Rechnungstotal zum
Umsatz LJ
des referenzierten Kunden. Gleichzeitig erfolgt der Übertrag in die
Debitorenkontrolle.
Ein Klick auf
Schliessen
beendet die Umsatzverbuchung.
Die Rechnung ist nun abgeschlossen!
3
5
4
MCP
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Seite
35
Modul Offerten Aufträge Fakturierung
UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
Nach dem gleichen Verfahren – mit ein und demselben Datensatz – können weitere Dokumente erstellt werden.
Umwandlung Rechnung in Kontoauszug
Auftrags-Kopfdaten
1
Umwandlung Rechnung in Mahnung
Wichtige Hinweise !!
Bei der Umwandlung einer
Rechnung in einen
Konto
-
Auszug
oder in eine einfache
Mahnung
(Kopie der
Rechnung) wird lediglich der Formular-Titel verändert. Nach dem Ausdruck des Dokumentes wird der
Formular-Titel automatisch auf
Rechnung
zurückgesetzt.
Die Umwandlung in eine
Gutschrift
soll nur in Ausnahmefällen benutzt werden. Besser ist die Generierung einer
neutralen
Gutschrift (neuer Daten-
Satz) mit der Funktion
Copy
. Siehe auch nachfolgende Beschreibung der komplexen Methode.
Umwandlung Rechnung in Gutschrift
MCP
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Seite
36
Modul Offerten Aufträge Fakturierung
UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf
(komplexe Methode)
Im Gegensatz zu der beschriebenen einfachen Methode – Statusänderung (Formular-Titel) des gleichen
Datensatzes – werden bei der
komplexen Methode
immer neue Datensätze generiert. Das heisst, Offerte,
Auftragsbestätigung, Akontorechnung, Rechnung u.a.m. sind eigene Elemente bestehend aus Kopf-, Positions- und Abschlussdaten. Das Dokument als Grundlage für eine Kopie bestimmen Sie selbst. Eigenständige Datensätze (Dokumente) haben den Vorteil des lückenlosen Nachvollzuges eines Auftrages.
Der generelle Arbeitsablauf für die Erstellung eines Auftrages (Offerte) ist mit der einfachen Methode identisch. Nehmen wir an, Sie möchten auf der Basis einer Offerte eine separate Auftragsbestätigung erstellen, hat nachstehender Ablauf Gültigkeit.
Auftrags-Kopfdaten
1
Ba sis do ku me nt
5
6
7
1
2
3
4
8
Öffnet das Formular
Kopieren
.
Markieren Sie die gewünschte
Dokumentart
.
Ändern Sie
- Auftrag-Nummer
- Auftrag-Datum
- Erfassungs-Datum
Startet
das Kopierprogramm.
Bestätigen Sie mit
OK
.
Bricht
den Vorgang ab.
Abschlussmeldung
des
Kopiervorganges.
Bestätigen Sie mit
OK
.
Aufforderung
betreffend vorzunehmender bzw.
gewünschter Mutationen.
2
7
3
5
4
MCP
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6
8
Seite
37
Modul Offerten Aufträge Fakturierung
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
Auftrags-Kopfdaten
Ne ue s D ok um en t
UNIKOMM
Project
Wichtige Hinweise !!
Je nach Dokumentart müssen die spezifischen Mutationen vorgenommen werden. Insbesondere beim Kopieren in eine Rechnung sind die Ab-
Schlussdaten, ab Auftrags-
Nachtext, vollständig abzuarbeiten.
Auch mit der komplexen
Methode erstellte Dokumente können einfach und effizeint in Kontoauszüge oder
Mahnungen umgewandelt werden.
MCP
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Seite
38
Modul Quick- Mail
UNIKOMM
Übersicht
Das Modul
Quick-Mail
hat wie das Präfix Quick bezeichnet, etwas mit „ schnell “ zu tun. Das ist effektiv auch so, denn mit diesem Hilfsmittel wird eine Vielzahl von Schreibarbeiten erledigt. Angefangen bei
Faxen, Kurzbriefen, Lieferscheinen und Mitteilungen in einer einfachen und schnellen Art, bis hin zu qualifizierter Korrespondenz als Einzeldokumente oder Serienbriefen. Das Modul Quick-Mail hat zudem eine zentrale Funktion, denn es ist in allen Menüs in der gleichen Form vorhanden und ist auch aus Modulen direkt ansprechbar.
Sämtliche Quick-Mail Dokumente werden
automatisch archiviert
. Das heisst, sie können jederzeit eingesehen und auch wieder verwendet (kopiert) werden. Die Suche eines bestehenden Dokumentes geht einmal global (über alle) oder selektiv nach einem Kunden oder einer allgemein abgelegten
Adresse.
Direkt im Zugriff sind die
Kunden-Informationen
(Adressen) und die
Lieferanten-Informationen
.
Mit anderen Worten: Die gewünschten Dateien werden per Mausklick geöffnet und zur Auswahl bereitgestellt. Die gleiche Kondition gilt auch für gespeicherte
Kontaktpersonen
, die wahlweise mit ihren individuellen Daten (Telefon, Fax, E-Mail) eingefügt werden können. Weiter werden beliebige
Absender
verwaltet, wie zum Beispiel Stammadresse, private Adresse, Adresse einer Funktion,
Adresse einer Mitgliedschaft (Verein, Verband) u.a.m.
Ein zusätzliches Hilfsmittel sind die
Standardtexte
. Also Textkonserven, die häufig verwendet und nur geringfügig verändert werden. Warum neu schreiben, wenn der Kerntext bereits vorhanden ist?
Die Anzahl der Standardtexte ist unbeschränkt. Sie können über ein Suchfenster mit signifikanten
Begriffen (Kürzeln) schnell und sicher gefunden werden.
Wie bereits oben erwähnt beinhaltet das Modul Quick-Mail zwei Versionen. Einmall die
Schnellkorrespondenz
, andererseits die
Standardkorrespondenz
(wie Word). In den nachfolgenden Ausführungen werden wir die beiden Erscheinungsformen getrennt beschrieben.
Wichtige Empfehlung !!
Vor der Bearbeitung von Quick-Mails sollten nachstehende Applikations-
Parameter vorbereitet werden.
Project
MCP
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Seite
39
Modul Quick- Mail
UNIKOMM
Übersicht
Ein neues Quick-Mail (Textdokument) wird mit der Schaltfläche
Erfassen
initialisiert (eröffnet). Die
Nummer wird sequentiell aufsteigend automatisch zugeteilt. Ebenso das Datum (Tagesdatum), das
überschrieben werden kann. Die Auswahllisten
Titel
und
Aktionen
erlauben eine einfache und rasche Beschreibung bzw. Zweckbestimmung des Dokumentes. Wir empfehlen diese Rubriken in jedem Dokument – auch wenn es sich um einen „echten Brief“ handelt – zu verwenden. Sie erleichtern zu einem späteren Zeitpunkt die Suche und Zuordnung. Ein
Absender
und eine
Anschrift
(Kunde, Lieferant) müssen immer eingefügt werden, damit die im Hintergrund ablaufenden Verknüpfungen (Dokumentgenerierung) richtig funktionieren.
Modulsteuerung
Vom Hauptmenü
Formular Seite 1
Project
8
9
10
Telefon Wähler
E-Mail-senden
(Outlook) aktivieren
E-Mail im PDF-Format senden.
1 2
3
4 5 6
7
Zurück nach
Hauptmenü
4
5
6
1
Erfassen eines
neuen Dokumentes
(Quick-Mail).
Die Nummer wird automatisch zugeteilt.
2
Öffnet das Formular
Übersicht
. Ein bestehendes Quick-
Mail kann gesucht werden (global, nach Name, Projekt).
3
Öffnet das
Notizfeld
des referenzierten Kunden.
Eine Bemerkung, Mitteilung.... kann hinterlegt werden.
Löscht
das aktuelle Quick-Mail.
Öffnet das Formular für die
unformatierte
Textbearbeitung.
Öffnet das Formular für die
unformatierte
Textbearbeitung.
7
Öffnet das Formular
Selektion Berichte
.
Hilfsfunktionen:
8
Auswahllisten für die
Schnellselektion
von
Aktionen
. Speziell für Begleit- und
Kurzbriefe.
9
10
Verwaltung und Verwendung von beliebigen
Absendern
(Geschäft, Privat...)
Schaltflächen für das Einfügen von:
•
Kunden-Adresse
•
Kunden-Kontaktperson(en)
•
Lieferanten-Adresse
•
Lieferanten-Kontaktperson(en)
•
Historydaten
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
40
Modul Quick- Mail
UNIKOMM
Beispiel Kurzbrief
Wir erstellen einen Kurzbrief. Ziel ist die
schnelle Zustellung
einer Dokumentation über den Betrieb, als Folge einer telefonischen Anfrage. Wir verwenden „fast“ ausschliesslich die integrierten Optionen und Funktionen.
Arbeitsablauf
1
Project
2
1
Ein Mausklick auf die Schaltfläche
Erfassen
setzt den Cursor auf das Datum (Vorschlag
= Tagesdatum). Der Titel
Kurzbrief
wird ausgewählt und die
Referenz
eingetragen. Wir wählen weiter:
Aktion 1
Aktion 2
Zu Ihrer Information
Zu Ihrer Verfügung
Die
Beilage
wird eingetragen. Fertig sind die Referenzen!
2
3
4
Die Betätigung der Schaltfläche öffnet das
Formular
Absender
. Der erste verfügbare
Eintrag wird angezeigt. Mit den Navigationspfeilen können Sie vor- bzw. rückwärts blättern.
Übernimmt
den angezeigten Absender in das Quick-Mail (im Hintergrund).
Schliesst
das Formular Absender.
4
3
MCP
5
5
Die
Bezugsperson
(Visa) wird ausgewählt und mit {Enter} bestätigt. Der Cursor positioniert sich auf die Schaltfläche
Kunden
.
Fortsetzung nächste Seite.
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
41
Modul Quick- Mail
Beispiel Kurzbrief
(Fortsetzung)
Arbeitsablauf
UNIKOMM
7
5
6
8
9
11
12
6
7
8
9
10
Ein Mausklick auf die Schaltfläche
Kunden
(Feldstecher) öffnet das Formular Gast /
Kunde suchen.
Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche wird eine
Auswahlliste
geöffnet. Der gewünschte Gast / Kunde kann gesucht werden. Mit {Enter] wird das Suchresultat angezeigt.
Mit der Schaltfläche
NEU
werden die Angaben der Firma Muster AG in die Rubrik Empfänger des Quick-Mails übernommen.
Hinweis !
Ein fehlerhafter Suchvorgang (falsche Adresse) kann wiederholt werden. An Stelle der Schaltfläche NEU wird abschliessend
Ändern
gedrückt. Die bestehende Adresse wird überschrieben.
Nach dem Einfügen der Empfänger-Adresse wird der Cursor auf die Schaltfläche
Unformatiert
gesetzt. Die richtige Option für einen Kurzbrief !
11
Optionen
:
Analog dem beschriebenen Vorgang (6-10) kann eine alternative
Kontaktperson
eingefügt werden.
12
Analog den Arbeitsschritten 6-10 kann an
Stelle einer Kundenadresse ein
Lieferant
gesucht, angezeigt und übernommen werden.
Fortsetzung nächste Seite.
Project
10
MCP
MC+Partner
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Seite
42
Modul Quick- Mail
Beispiel Kurzbrief
(Fortsetzung)
Arbeitsablauf
10
Grussformel
Unterschrift...?
14
UNIKOMM
Project
10
Öffnet das Formular für die
Texterfassung
.
Wichtiger Hinweis !!
Das Textfeld ist in Access ein sog.
Memofeld
.
Das heisst, die Editorfunktionen sind unterschiedlich zu den Gewohnheiten wie z.B. im im Word. Wir verweisen auf die Ausführungen im Abschnitt
integrierter Texteditor
.
15 16
17
13 Erfasster Text
. Standard-
Schriftart ist Arial 10 Punkt.
13
14
Die
Grussformel
und die
Unterschrift
sind bereits in den Kopfdaten erfasst worden. Kann bei Bedarf geändert werden!
15
Zeigt eine
Seitenansicht
(Kontrollansicht) an, ohne
Formularwechsel.
16
Öffnet das Unterformular
Selektion Berichte
.
In der Regel wird die gleiche Schaltfläche auf Seite 1 verwendet!
17
Kehrt zur
Seite 1
(Kopfdaten zurück.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
43
Modul Quick- Mail
Beispiel Kurzbrief
(Fortsetzung)
Arbeitsablauf
UNIKOMM
Project
17
18
19
20
Wichtiger Hinweise !!
Für Kurzbriefe stehen grundsätzlich zwei
Berichte zur Verfügung. Das
Fax-Formular
und der
Fax-Brief
.
Alternativ kann ein Kurzbrief direkt als
zugestellt werden. Der Text (Brief) wird dabei als
Anlage
beigefügt.
18
Öffnet das Fax-Formular als
Seitenansicht
oder löst den
Direktdruck
aus.
19
Öffnet den Fax-Brief als
Seitenansicht
oder löst den
Direktdruck
aus.
20
Erlaubt das Drucken einer
einzelnen Adresse
über den integrierten Etiketten.Saver
(Ausnutzung der Etiketten-Bogen).
U
steht für unformatierter Text.
MCP
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Seite
44
Modul Quick- Mail
UNIKOMM
Project
Beispiel Serienbrief
Das nächste Fallbeispiel behandelt den Serienbrief. Wir verwenden dazu das gleiche Fallbeispiel bzw.
den gleichen Text. Der gesamte Vorspann der Brieferstellung, also die
Initialisierung
, die Festlegung der
Referenzen
, die Einfügung des
Absenders
und die Selektion einer
Adresse
erfolgen analog der
Beschreibung von Seite 39 bis 40. Zur Adresse ist zu bemerken, dass es irgend eine Anschrift aus der
Kategorie Kunden sein kann .
Arbeitsablauf
10
10
Öffnet das Formular für die
Texterfassung
.
Wichtiger Hinweis !!
Das formatierte Textfeld gestattet die individuelle Gestaltung von Dokumenten.
15
11 12 13 14
11
Öffnet die Erfassung und
Verwaltung von
Standard-
Texten
(Konserven)
12
Zeigt eine
Seitenansicht
(Kontrollansicht) an, ohne
Formularwechsel.
13
Öffnet das Unterformular
Selektion Berichte
.
In der Regel wird die gleiche Schaltfläche auf Seite 1 verwendet!
14
Kehrt zur
Seite 1
(Kopfdaten zurück.
15
Hilfsformular, positioniert neben dem Textfenster rechts, mit den
Formatie
-
rungsbefehlen
(Icons).
Editierfunktionen:
•
Alle Schriftarten
(Windows Fonts)
•
Schriftgrösse bis 72 Punkt
•
Fett, kursiv, unterstrichen
•
Schriftfarbe
•
Hintergrundfarbe
•
Ausrichtung links, zentriert, rechts
•
Blocksatz
•
Hoch- und tiefgestellt
•
Tabulator
•
Zeilenabstand
MCP
MC+Partner
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Seite
45
Modul Quick- Mail
Beispiel Serienbrief
(Fortsetzung)
Arbeitsablauf
15
16
14
UNIKOMM
Project
14
15
Öffnet das Formular
Selektion Berichte
.
Öffnet das Formular Selektion
Serienbriefe
.
16
Wir wählen die Option
von Kategorie
Kunden
bis Kategorie
Kunden.
17
Ein Klick auf die Schaltfläche (Brille) zeigt die selektierten Briefe in sequentieller Reihenfolge an.
18
19
Gleiche Funktion für eine Auswahl nach
Gruppen
.
Gleiche Funktion für eine Auswahl von
Adressen nach
Gruppe
.
20
21
Einzelselektionen
von Adressen (Briefen) aus der
Gesamtmenge
von Kunden oder
Lieferanten.
Erstellt Dateien oder E-Mails im
-Format.
17
18
19
20
21
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
46
Modul Quick- Mail
UNIKOMM
Project
Bearbeitung von Standardtexten
Standardtexte sind nützliche Helfer für die Bearbeitung häufig wiederkehrender Brieftexte. Je universeller sie gestaltet werden, desto grösser ist die Einsatzmöglichkeit und der daraus resultierende Nutzen.
Arbeitsablauf
1 6
9
2
1
Öffnet das Formular
Standardtexte
.
2
3
4
Der erste verfügbare
Text wird angezeigt.
Öffnet das Unterformular
Übersicht
.
Der geeignete Text wird gesucht und
markiert
.
5
6
7
8
9
Die Betätigung der Taste
(Hand) übernimmt den
Text in das Anzeigefenster.
Mit der Schaltfläche
Insert
wird der Text in das obere Fenster übertragen. Im Bedarfsfalle kann er ergänzt werden.
Initialisiert die
Erfassung
eines neuen Textes.
Löscht
den aktuellen Text.
Hilfsformular, positioniert neben dem Textfenster rechts, mit den
Formatie
-
rungsbefehlen
(Icons).
4
5
7 3 6 8
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
47
Modul Projekte
UNIKOMM
Project
Übersicht
Das Modul Projekte ist das zweite zentrale Modul und gleichzeitig auch das umfangreichste. Eigentlich nahe liegend, da das Ziel von
UNIKOMM
Project
die Planung und Kontrolle von Projekten unterschiedlichster Art und Ausprägung ist. Projekte hat direkte oder indirekte Verbindungen zu den Modulen
Artikel
,
Kunden
,
Lieferanten
,
Mitarbeiter
,
Aufträgen
,
Kreditoren
und
Quick-Mails
. Grundsätzlich beinhaltet das
Modul zwei Verarbeitungsarten (Modi), nämlich die
Projektplanung
und die
Projektrapportierung
. Die
Verarbeitungsarten können einzeln (allein) oder in Kombination eingesetzt werden. Der Anwender einerseits, die Komplexität und der Umfang einer zu lösenden Aufgabe andererseits, entscheiden über die Einsatzart.
Die Anzahl der gleichzeitig laufenden Projekte, sowie die dabei eingeplanten Ressourcen (Mitarbeiter,
Material) ist nicht beschränkt. Ein Projekt kann in bis zu 99 Projektabschnitte (Unterprojekte) aufgeteilt werden. Dabei wird jeder Projektabschnitt einzeln geplant, kontrolliert und abgerechnet. Eine integrierte Projektanalyse (Soll-Ist-Vergleich) gibt jederzeit – auf „Knopfdruck“ – Auskunft über den Stand des
Projektes. Im Detail über die geleisteten Arbeitsstunden, über fakturierte Teilleistungen, über bezahlte
Fremdleistungen und aufgelaufene Nebenkosten. Eine umfangreiche Auswahl von Berichten erlauben zudem jederzeit eine gesamtheitliche oder selektive Auswertung von Arbeitszeit und Kosten.
Der effizienten und zeitsparenden Bearbeitung und Verarbeitung wurde grossen Wert beigemessen.
Langjährige Erfahrungen mit
UNIKOMM
Project
zeigen, dass wenige Minuten täglich ausreichen, um ein komplexes Projekt zu kontrollieren. Dies ist möglich dank der optimalen Gestaltung der Bildschirmasken (Formulare), der einfachen Arbeitsabläufe und der integrierten Hilfsmittel. So werden beispielsweise bei der Zeiterfassung (Rapportierung) gleichzeitig allfällige Spesen und Nebenkosten erfasst.
Bis zur nächsten Abrechnung können Sie diese Details vergessen. Ganze Projekte oder Projektabschnitte können auf Tastendruck mit neuen (veränderten) Ansätzen berechnet werden. Sofern erforderlich können alle Detailzeilen (Positionen) eines Projektabschnittes automatisch in eine Teil- oder
Schlussabrechnung übernommen werden. Nicht zu vergessen die permanent mitlaufende Pendenzenkontrolle.
UNIKOMM Datenbanken sind von der Anlage her netzwerkfähig. Für die Projektarbeit, insbesondere bei umfangreicheren Aufgaben und Teams, ein unbedingter Vorteil. So können alle Mitarbeiter und / oder Abteilungen unabhängig von einander mit den gleichen Projektdaten kommunizieren bzw. arbeiten. Eine Zentralisierung der Planung und Kontrolle entfällt. Das erhöht die Flexibilität, fördert die Effizienz und spart Zeit und Kosten. Die Transparenz – zum Beispiel für die Projektleitung – ist jederzeit gewährleistet.
Gemessen am Funktionsumfang des Moduls Projekte, ist es relativ schwierig, eine alles umfassende
Anleitung / Beschreibung vorzulegen. Wir beschränken uns in den nachfolgenden Ausführungen auf wesentliche Kernbestandteile. Es sind dies die
Projekt-Kopfdaten
, also die Grundlage für eine erfolgreiche Projektarbeit, die
Planungs
- und
Kontrollelemente
. Weiter empfehlen wir den Anwendern in eigener Regie mit einfacheren Aufgaben zu beginnen. Für den Einstieg in komplexere Projekte ist ein zeitlich begrenztes Coaching sicher von Vorteil.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
48
Modul Projekte
UNIKOMM
Modulsteuerung
(Projekt-Kopfdaten)
Wir beginnen mit einem Fallbeispiel aus der Praxis. Die Aufgabe war die Analyse und Planung eines
Erweiterungsbaues – aufgeteilt in mehrere Etappen – für einen Galvanobetrieb in der Region Bern.
Die Projekteröffnung erfolgte auf der Basis einer detaillierten Offerte. Als Erstes erklären wir Ihnen die Elemente (Schaltflächen) der Modulsteuerung
Formular Seite 1
Von Hauptmenü
Project
Kunde suchen
12
11
Lieferant suchen
7
12
8
9
13
1 2 3
4 5
6
10
1
Erfassen (eröffnen) eines
neuen Projektes
. Der Cursor wird in das Feld Projekt-Nummer positioniert.
2
Öffnet das Formular
Übersicht
. Alle Projekte (aktive und passive) werden in absteigender Reihenfolge angezeigt.
3
4
5
Direkte Verbindungen zu den Modulen
Kunden
und
Liefe
-
ranten
, um wichtige Notizen ( Informationen) zu hinterlegen.
Öffnet das Formular
Planung
für den Arbeitsmodus Planung und Kontrolle.
Öffnet das Formular
Rapportierung
. Modus ohne Planung.
6
10
Löscht
das aktuelle Projekt. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.
Öffnet das Formular
Selektion Berichte
.
Hilfsfunktionen:
7
Direkte Verbindung zum Modul
Mitarbeiter
-
Information
.
8
9
11
12
13
Initialisiert ein neues
Quick-Mai
l. Alle releranten Daten werden direkt eingefügt.
Zeigt eine
Übersicht
aller Rechnungen, die das referenzierte Projekt betreffen.
Öffnet das Formular
Projekt
-
Mitarbeiter
.
Automatische
Telefonwähler
und direkter
-Ausgang.
Schaltflächen für die Anzeige / Suche von
Kunden
- und
Lieferanten
, sowie deren
Kontaktpersonen
.
MCP
MC+Partner
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Seite
49
Modul Projekte
Modulsteuerung
(Projekt-Kopfdaten Fortsetzung)
Formular Seite 2
UNIKOMM
Project
Von Seite 1
14
15
16
18
17
Nach Seite 1
14
Öffnet das Formular
Teilprojekte
. Die Festlegung von bis zu 99 Teilprojekten ist möglich.
15
Individuelle rend der Projektarbeit oder nach Bedarf ergänzt werden.
Projektbeschreibung
. Diese kann wäh-
16
17
Öffnet den Bericht
Projekt-Analyse
(Soll-Ist-Vergleich).
Direkte Verbindung zum Modul
Mitarbeiter-Information
.
18
Direkte Verbindung zum Modul Kreditoren. Projektbezogene Lieferanten-Rechnung können erfasst werden.
Löschen Zeile
Neue Zeile
Hinweis !
Teilprojekte werden wie folgt bezeichnet:
E1
bis
E99
für erledigte
P1
bis
P99
für pendente
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
50
Modul Projekte
Modulsteuerung
(Projektaktivitäten Rapportierung)
25
24
22
UNIKOMM
Project
Formular Seite 1
5
23
19
20
21
19
20
21
22
23
24
25
Initialisiert (eröffnet) eine neue
Positionszeile
.Der
Cursor wird in das Feld
Datum gesetzt.
Öffnet das Formular Selektion
Berichte
.
Löscht
die aktuelle Zeile.
Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.
Ein Doppelklick auf das
Feld Aktivität / Kommentar öffnet ein erweitertes
Textfeld
. Es können beliebige Zeilen erfasst werden.
Ein Doppelklick auf das
Feld Aufwand öffnet das
Formular
Spesen
.
Öffnet das Formular Spesen der aktuellen Zeile zur Vornahme von
Kor
-
rekturen
.
Öffnet die Parameter für die Durchführung von
Ansatzkorrekturen
, global oder selektiv.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
51
Modul Projekte
UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf
(Projekt-Kopfdaten)
Die Projektdaten haben wie bereits vorgängig erwähnt, eine zentrale Bedeutung. In diesem Sinne ist die lückenlose Erfassung ein „muss“. Je besser der Informationsgehalt, desto kleiner der Zeitaufwand für die Verwaltung bzw. für die tägliche (periodische) Nachführung.
Formular Seite 1
1
5
5
8
2
3
4
7
8
6
Von Hauptmenü
1
2
3
4
5
6
7
8
Initialisiert (eröffnet) eine neue
Positionszeile
.Der
Cursor wird in das Feld
Datum gesetzt.
Manuelle Eingabe der
Projekt-Nummer
. Das
Projektdatum (Tagesdatum) wird vorgeschlagen.
Erfassung von:
-
Projektbezeichnung
-
Projektart
Auswahl der
Kontrollart
.
Für das vorliegende Beispiel
Rapportierung
.
Als nächster Schritt werden die
Projekt
-
Miarbei
-
ter
erfasst. Die Anzahl ist nicht beschränkt.
Hinweis !
Der gleiche Mitarbeiter kann mehrere Einträge kaben. Zum Beispiel für unterschiedliche Funktionen.
Beim Schliessen des Formulares Mitarbeiter wird der erste Eintrag als
Pro
-
jektleiter
gesetzt.
Eingabe
des Startdatums
(Arbeitsbeginn).
Auswahl des
Kunden
(Lieferanten). Änderung der
Kontaktperson nach Bedarf.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
52
Modul Projekte
UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf
(Projekt-Kopfdaten Fortsetzung)
Formular Seite 2
12
16
9
10
11
13
Zeile löschen
Zeile erfassen
Wichtige Hinweise !!
Mit dem
Korrektur-Faktor
wird bestimmt, welcher Anteil der verfügbaren Gesamtkapazität
(Anzahl Personen x 8 Std./ Tag) für das spezifizierte Projekt zur Verfügung steht bzw. eingesetzt wird. Das approximative Enddatum des Projektes (siehe Formular-Seite 1) wird mit diesem Faktor berechnet.
Wir unterscheiden grundsätzlich zwischen
produktiven
und
unproduktiven
Projekten.
Unproduktive sind beispielsweise
Administration
,
interne Entwicklung
,
Promotion
u.a.m.
Die konsequente Erfassung und Kontrolle der letztgenannten gibt jederzeit Auskunft über die Produktivität.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
14
15
Von Seite 1
9
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11
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16
Eingabe
CHF Budget
aus der Kalkulation
(Offerte).
Eingabe
Std. Budget
aus der Kalkulation.
Der Ansatz CHF wird berechnet.
Eingabe
Korrektur
-
Fak
-
tor
(Erklärung siehe unter Hinweise).
Auswahl
Produktions
-
Code
(Erklärung siehe unter Hinweise)
Die
Effektiv-Werte
werden aus den Projektaktivitäten simultan (laufend) übernommen und die Abweichungen berechnet.
Frei definierbarer
Formu
-
lartitel
. Er wird als Überschrift in alle Berichte
übernommen.
Öffnet das Formular
Teil
-
projekte
. Es können bis zu 99
- Abschnitte
- Etappen
- Unterprojekte etc.
festgelegt werden.
Kurzbeschreibung
des
Projektes (mutierbar).
Seite
53
Modul Projekte
Arbeitsablauf
(Projektaktivitäten Rapportierung)
UNIKOMM
Project
Formular Seite 1
18
19
5
20
22
17
21
23
Hinweis !
Ein Doppelklick auf das Feld Std./
Zeit öffnet das Formular Spesen.
Betätigen Sie anschliessend die
Taste um die entsprechennen Einträge vorzunehmen. Bei der nächsten Abrechnung können Sie die aufgelaufenen Spesen abrufen und quittieren.
17
18
19
20
21
22
23
Eingabe
Ausführungs
-
Datum
. Die Felder
Jahr
,
Woche-Nr
. und
Wochentag
werden automatisch eingefügt.
Erfassung
Arbeitsort
.
Erfassung (Auswahl) der
Arbeitszeit.
Von Zeit… bis Zeit. Die Zeit wird in
100 / Std. angegeben und berechnet.
Erfassung oder Auswahl der
Aktivität.
Die hinterlegte Auswahlliste kann laufend ergänzt werden.
(Applikations-Parameter)
Auswahl
Projektabschnitt
(in der Regel P1, P2, P,,n)
Erfassung
Kommentare
.
Hinweis !
Je präziser die Kommentare, desto einfacher die Rückverfolgung und/oder Differenzbereinigung.
Auswahl
Mitarbeiter
. Der
Cursor wird in das Feld
Std. (Zeit) gesetzt. Die
Zeit ist mutierbar. Beim
Verlassen des Feldes wird die Meldung „Datensatz wurde gespeichert“ angezeigt.
Mit dieser Schaltfläche können erfasste Spesen wieder angezeigt werden, um allfällige Korrekturen vorzunehmen.
MCP
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Seite
54
Modul Projekte
UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf
(Projektaktivitäten Fortsetzung)
Es kann sich die Situation einstellen, dass über ein gesamtes Projekt oder über einen Projektabschnitt die Stunden-Ansätze verändert werden sollen (müssen). Für diesen Fall steht die Funktion „Korrektur
Ansatz“ zur Verfügung. Diese Neuberechnung kann beliebig wiederholt werden. In diesem Sinne ist sie auch für die Berechnung von Varianten / Vergleiche einsetzbar. Im nachstehenden Beispiel wird das gesamte Projekt mit einem Ansatz von CHF 120.– neu berechnet.
Neu berechnete
- Positionszeilen
- Gesamttotal
Eingabe der Parameter
MCP
MC+Partner
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Seite
55
Modul Projekte
UNIKOMM
Project
Übersicht Projektplanung
Als Fallbeispiel für die
Projektplanung
und
Kontrolle
zeigen wir Ihnen die Kalkulation einer Projekterweiterung. Der betreffende Kunde betreibt seit längerer Zeit eine UNIKOMM Datenbank mit Schwergewicht in den Bereichen Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung. Neu sind Bedürfnisse für die Artikelbewirtschaftung und für die Kontrolle der Mitarbeiterausbildung dazu gekommen. Es geht als konkret darum, die bestehende Datenbank mit neuen Modulen zu erweitern. Wie bereits in der Übersicht erklärt, ist die Art der Tätigkeiten, die geplant und kalkuliert werden sollen, unwesentlich. Es können Dienstleistungen, Arbeitsausführungen, Materiallieferungen oder deren Kombinationen sein.
Modulsteuerung
(Projekt-Kopfdaten)
Die Steuerung und der Arbeitsablauf für die Erfassung der Projekt-Kopfdaten ist mit kleinen Abweichungen mit der vorgängigen Beschreibung identisch. Was ändert ist die Kontrollart, die in diesem Falle auf
Planung + Kontrolle
eingestellt werden muss. Andererseits werden die kalkulierten Aufwendungen
(Stunden und CHF) automatisch in das Projektbudget (Kostenvoranschlag, Offerte) übernommen. Wir beschränken uns in diesem Sinne auf eine auszugsweise Darstellung der Kopfdaten.
Die Option
Planung
und
Kontrolle
ist initialisiert.
Die Schaltfläche Planung ist
aktiv
, diejenige der
Rapportierung ist gesperrt.
Die Felder
Budget Fr
,
Budget Std
. und
Ansatz Fr
. Werden nach Abschluss der Planung (Kalkulation) automatisch eingesetzt. Der resultierende Std-Ansatz von Fr. 268.03 ist im vorliegenden Fall (zu)hoch. Der Grund sind kalkulierte Module zu Pauschalpreisen ohne berechneten Aufwand!
MCP
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Seite
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Modul Projekte
Modulsteuerung
(Planung + Kontrolle)
UNIKOMM
Project
Formular Seite 1
4
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5
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9
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11
12
13
Initialisiert (eröffnet) eine neue Positionszeile für
Aktivitäten
.
Initialisiert (eröffnet) eine neue Positionszeile für
Materialpositionen
.
Einblenden
Mo-Kalender
.
Das ausgewählte Datum wird in das Feld Datum Beginn kopiert.
Öffnet das Formular Selektion
Berichte
.
Öffnet das Formular
Akti
-
vitätenkontrolle
.
Öffnet das Formular
Wo
-
chenplan
(e).
Löscht
die aktuelle Positionszeile. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.
Ein Doppelklick auf das
Feld Kommentar öffnet eine erweitertes
Textfeld
.
Öffnet einen
Hilfsrechner
für Materialpositionen.
7
Spezielle Selektion für Offerten
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
13
Seite
57
Modul Debitorenkontrolle
UNIKOMM
Project
Übersicht
Das Modul Debitorenkontrolle ist nicht zu verwechseln mit einer Debitorenbuchhaltung. Wie der Name sagt, handelt es sich grundsätzlich um eine Kontrolle der offenen bzw. bezahlten Rechnungen abgelegt und sortiert nach Gast / Kunde-Nummer. Das Verarbeitungsprinzip ist einfach, in dem die spezifischen
Datenfelder dem Verwendungszweck entsprechend ausgefiltert werden.
Debitoren – offene Posten oder bezahlte – können nach
Rechnungs-Nr
.,
Name
oder
Ort
gesucht werden. In einem Unterformular werden alle Rechnungen absteigend nach Datum sortiert angezeigt und
Sie können beim Vorliegen einer Zahlung den entsprechenden Eintrag (Positionszeile) schnell und sicher finden. Ein spezielles Suchfenster mit der Bezeichnung „Debitoren Alle“ sucht auch Kunden, die
über ein Gästekonto verfügen. Im Gegensatz zu den „normalen Debitoren“ werden für diesen Fall kei-
Detailzeilen angezeigt. Sie haben aber die Möglichkeit die Detailbuchungen und den Saldo mit der
Schaltfläche
Konto
abzurufen.
Für die Erfassung der Zahlungen stehen zwei Methoden zur Verfügung. Wie schon oben erwähnt, die manuelle Erfassung. Die entsprechende Rechnung wird gesucht und der Buchungsvorgang mit der
Schaltfläche
Zahlungen
initialisiert. Nach der Festlegung der Zahlungsart (Bank, Bar, Post..) werden die Referenzen automatisch übernommen und das System prüft, ob die Zahlung <> Rechnungsbetrag ausglichen ist. Wenn nein, wird die Differenz als OP-Saldo, Code
OS
deklariert. Die zweite Methode ist der automatische Import (DTA) von Bank und/oder Postzahlungen. Die entsprechende(n) Datei(en) werden vorgängig abgeholt (alternativ mittels Datenträger) und in einem vordefinierten Ordner abgelegt. Nach der Betätigung der Schaltfläche
DTA-Import
und nach der Bestätigung einer Sicherheitsmeldung erfolgt der Import und die Verbuchung der Zahlungen automatisch. Als Quittung erhalten Sie ein Journal mit den getätigten Buchungen.
Integriert ist auch ein 3-stufiges Mahnwesen. Die Fristen für die 1., 2., und 3. Mahnung können individuell eingestellt werden. Vor dem effektiven Mahnlauf besteht die Möglichkeit ein
Mahncheck
laufen zu lassen. Dabei werden alle Mahnungen im Hintergrund bearbeitet (Dummymahnungen) und in einem speziellen Formular angezeigt. Mit dieser Übersicht können Sie die anstehenden Mahnungen kontrollieren und „spezielle Kunden“ vom diesem Mahnlauf ausschliessen. Als Standardlösung entsprechen die Mahnungen – egal welche Stufe – einer Kopie der Originalrechnung mit zusätzlichem
Kommentar.
Neu ist die Funktion zur Archivierung der Debitoren OP-Liste. So können Sie beispielsweise die OP‘s am Ende jedes Quartals, mindestens aber am Ende der Geschäftsperiode archivieren und zu jedem beliebigen Zeitpunkt (zu Kontrollzwecken) wieder einsehen.
Wichtige Empfehlung !!
Vor der Bearbeitung der Debitoren sollten nachstehende Applikations-
Parameter vorbereitet werden.
Zahlungskonten Bank, Post, Bar
MwSt-Nummer
Buchungsperioden
Aktuelle Buchungsperiode
MCP
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Seite
58
Modul Debitorenkontrolle UNIKOMM
Project
Übersicht
Die Erfassung einer Zahlung – oder von Zahlungen – beginnt immer mit der Suche des gewünschten
Kunden. In der Regel wird die Suchliste nach
Firma
(Name) verwendet. Ein kleiner Hinweis: Auswahllisten können auch mit der Taste
F4
geöffnet werden! Ist das Suchergebnis positiv, wird in der linken
Formularhälfte die vollständige Adresse, der Umsatzvergleich VJ <> LF und die Kontoinformation angezeigt. Im unteren Teil stehen die Detailzeilen der vorhandenen Rechnungen sortiert in absteigender
Reihenfolge und gruppiert nach Zahlungscode.
Modulsteuerung
Von Menü
Administration
Suchfenster nur OP‘s
Suchfenster alle
1 2
Zurück nach Menü
Aufträge
3 4 5 6
9
7
8
5
6
1
Initialisiert die
Erfassung
einer manuellen Zahlung(en).
2
Die Schaltfläche
Rechnungen
ermöglicht die direkte
Ansicht der markierten Rechnung.
3
Öffnet das
Zahlungsjournal
über einen Datum-Zoom.
4
Öffnet die
OP-Liste
über einen Datum-Zoom.
Öffnet die
Mahnliste
über einen Datum-Zoom.
Startet den
automatischen Mahnlauf
über eine Sicherheitsabfrage.
Startet den
Startet den
Mahncheck
und zeigt die Mahnungen an.
automatischen Import
von Zahlungen.
7
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
8
Selektion + Anzeige Archiv
Standard
OP-Liste
Seite
59
Modul Debitorenkontrolle
Manuelle Buchungen
Arbeitsablauf
UNIKOMM
Project
3
6 7 8
4
2
1
5 9
10
Wichtige Hinweise !!
Als Alternativen zum beschriebenen Ablauf (
1-10
) sind nachstehende Vorgänge möglich:
• Erfassung von Teilzahlungen
• Erfassung von gemischten Zahlungen, CHF und WIR
• Löschung einer Teilzahlung, CHF und WIR
• Buchung von Zahlungsdifferenzen, CHF und WIR
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Auswahlliste nach
Name
.
Der gewünschte Kunde wird gesucht.
Anzeige
der Detailzeilen
(Rechnungen].
Die offene Rechnung
OP
wird
markiert
.
Ein Mausklick auf die
Schaltfläche öffnet das
Formular
Zahlungskontrolle
.
Aktiviert eine
neue Zeile
in der Zahlungskontrolle.
Das Tagesdatum wird eingesetzt. Kann überschrieben werden.
Auswahl der zutreffenden
Konto-Nummer
.
Der entsprechende Text wird eingesetzt.
Eingabe
des bezahlten
Betrages. Mit {Enter] wird die Zahlung übernommen. Gesetzt wird:
• Zahlungs-Datum
• OP-Saldo
• Zahlungs-Code
Setzt eine verbuchte
Zahlung
vollständig zurück
(Roll-Back)
10
Schnellsuche
einer Zahlung mit der Rechnungs-
Nummer.
Seite
60
Modul Debitorenkontrolle UNIKOMM
Project
Automatische Buchungen
Voraussetzung für automatische Zahlungen sind spezifische
Datenfiles
von Banken oder der Post. Diese können über das Internet (Telebanking) oder mittels Datenträger zur Verfügung stehen. Die Datei(en) werden zur weiteren Verarbeitung in einen vordefinierten Ordner (siehe Systemparameter) abgelegt (kopiert). Der weitere Ablauf – Import, Prüfung und Verarbeitung – erfolgt automatisch.
Arbeitsablauf
2
7
4
6
8
5
3
1
3
4
5
6
1
Startet den
Datenimport
. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.
2
Mit
OK
wird das Programm fortgesetzt.
7
8
9
Mit
Abbrechen
wird der Datenimport abgebrochen.
Der Import hat eine
Bankdatei
gefunden.
Die Originaldatei wurde in eine
Textdatei
umgewandelt.
Der interne Check meldet, dass die
Summe
der einzelnen Zahlungsrecords mit der
Prüfsumme
der Bank übereinstimmt.
Hinweis !
Sind Summe und Prüfsumme ungleich wird der Import abgebrochen. Ein Kontrolljournal wird gedruckt.
Mit
OK
wird die
Zahlungskontrolle
(Tabelle Bankzah-
Lungen) nachgeführt.
Mit
Abbrechen
wird der Buchungsvorgang übersprungen.
Diese Massnahme hat dann Gültigkeit, wenn die gleiche
Datei zwecks Kontrolle ein 2. Mal eingelesen wird.
Der
Import
und die
Verarbeitung
wurden erfolgreich abgeschlossen.
Hinweis !
Als Quittung der erfolgreichen Verarbeitung wird ein
Journal
der gebuchten Zahlungen gedruckt.
9
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
61
Modul Artikelinformation UNIKOMM
Project
Übersicht
Mit dem Modul Artikelinformation können beliebige Artikel, nach beliebigen Gruppen und Kategorien verwaltet werden. Die Zuteilung der Artikel-Nummer erfolgt sequentiell und automatisch, ab dem voreingestellten Index (Präfix). Fakultative oder nicht benutzte Felder können über eine Meldung (Info-
Check) übersprungen werden. Mit der Schaltfläche
Erfassen
wird das Anlegen eines neuen Artikels
Initialisiert. Für ähnliche (wiederkehrende) Artikel wie zum Beispiel bei Getränken ist Funktion
Copy
gedacht. Sie kopiert alle Felder des referenzierten Artikels und setzt den Cursor in die Auswahlliste
LF-Name zur weiteren Bearbeitung (Mutation). Die Schaltfläche
Lagerinfo
zeigt – sofern das Lager geführt wird – alle relevanten Bestände wie
Lager
,
Bestellung
,
Verfügbarkeit
u.a.m. an.
Modulsteuerung
Von Menü
Aufträge
7
Suchfenster
9
8
10
2 1
3
4
5
1
Erfassen eines
neuen Artikels
. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.
2
Reicht eine Zeile für die Beschreibung eines Artikel nicht aus, können
zusätzliche Zeilen
(Text) generiert werden.
3
4
Dient der Erfassung von technischen
Spezifikationen
wie zum Beispiel mechanische, elektrische Werte u.a.m.
Zeigt die
Lagerinformation
an, sofern der Artikel bewirtschaftet wird (Modul Lager).
5
6
Kopiert
den aktuellen Artikel in einen neuen Datensatz. Anschliessend werden die entsprechenden Mutationen vorgenommen.
Löscht
den aktuellen Artikel.
6
Hilfsfunktionen:
Zurück nach Menü
Aufträge
Enthält zusätzliche Info-
Felder zum jedem Artikel.
7
Auswahlliste
Lieferanten
für die Zuordnung des Hauptlieferanten. Die Nummer wird automatisch übernommen.
8
9
Auswahllisten für die statistischen Felder
Artikelkategorie
und
Gruppe
. Die Merkmale sind individuell einstellbar.
Felder für die
Preisgestaltung
:
•
• blau = Preiseingaben rot = berechnete Faktoren
10
Kopierfunktionen
für Zusatztexte und technische Werte.
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
62
Modul Artikelinformation UNIKOMM
Project
Berichte und Statistiken
Das umfangreiche Berichtswesen erlaubt die Dokumentation und die statistische Auswertung der Artikel-
Informationen. Eingebaut sind Selektionen nach
Kategorien
und
Gruppen
. Mit der
ABC-Analyse
und der
Mengenstatistik
können wertvolle Informationen für Preisverhandlungen gewonnen werden.
Auszug Formular Artikelinformation
Gesamtinformation
eines Artikels.
Gesamtverzeichnis
aller Artikel
.
Verzeichnis nach
Gruppe
.
Verzeichnis nach
Kategorie
.
Artikeletiketten nach
Gruppe
.
.
Öffnet die Selektion
Statistik
.
Hinweis !
Die Selektionen nach Kategorie oder Gruppe erlauben die Wahl eines Merkmales oder eines Bereiches
von
...
bis
...
Startet die
ABC-Analyse
auf der Basis der Umsätze LJ.
Seitenansicht
oder
Direktdruck
der ABC-Analyse.
Mengenstatistik
(Vergleich) VJ <> LJ.
Hinweis !
Sowohl die ABC-Analyse, wie auch die Mengenstatistik können wertvolle Helfer sein, wenn es um die Verhandlung von Rabatten und Sonderkonditionen geht.
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
63
Modul Artikelinformation UNIKOMM
Project
Lagerinformation
Wichtiger Hinweis !!
Die Lagerinformation mit Bestandesangaben wird nur nachgeführt , wenn eine
Lagerbewirtschaftung
praktiziert wird. Das heisst, die Lieferantenbestellungen werden mit dem Modul Bestellungen bearbeitet, Lagerein- und Lagerausgänge verbucht, sowie Inventarkontrollen und Differenzbereinigungen vorgenommen.
4
Auszug Formular Artikelinformation
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
64
Modul Lieferanteninformation UNIKOMM
Project
Übersicht
Mit dem Modul Lieferanteninformation können beliebige Lieferanten erfasst und verwaltet werden . Ein neuer Lieferant wird über die Schaltfläche
Erfassen
eröffnet. Die Nummer wird vom System sequentiell automatisch zugeteilt. Zwecks selektiver und statistischer Auswertungen kann jeder Lieferant einer
Kategorie
und einer
Gruppe
zugeteilt werden. Über die Schaltfläche
Kontaktpersonen
sind beliebige Mitarbeiter / Abteilungen mit Direktwahlnummern erfassbar. Die
LF-Artinfo
zeigt in einem separaten Fenster (Formular) alle Artikel an, die normalerweise beim angezeigten Lieferanten bezogen werden. Die entsprechenden Artikelinformationen (VollInfo) können direkt angezeigt werden. Telefon-,Telefax- und E-Mail-Knöpfe sorgen für eine schnelle Kommunikation. Mit der Schaltfläche
KKonti
wird ein Formular geöffnet, das die Eingabe der entsprechenden Kreditorenkonti für die spätere Bearbeitung der Rechnungen, erlaubt.
Modulsteuerung
Formular Seite 1
Von Menü
Einkauf
Suchfenster
8
Selektions-
Merkmale
9
11
10
6
7
1
2
3 4 5
Zurück nach Menü
Einkauf
Nach Seite 2
5
6
7
1
Erfassen eines
neuen Lieferanten
. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.
2
Zeigt eine
Angaben.
Übersicht
aller Lieferanten mit Adressen-
3
4
Öffnet das Formular
Bankverbindungen
speziell geeignet bei vielen ausländischen Lieferanten.
Lieferanten-Artikelinformation
. Zeigt alle Artikel die beim referenzierten Lieferanten bezogen werden.
History-Einträge
für wichtige Informationen.
Löscht
die aktuelle Lieferanteninformation
Öffnet das Formular
Selektion Berichte
.
Erfassung von beliebigen
Kontaktpersonen
zu einer
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Hilfsfunktionen:
8
Öffnet das Suchfenster
PLZ
. Bei der
Eingabe der PLZ oder des Ortes wird das Äquivalent automatisch eingesetzt.
9
10
11
Automatische
Telefonwähler
. Ein entsprechendes Hilfsprogramm muss installiert sein.
Initialisiert die Erfassung und den Versand von
E-Mails
mit Microsoft Outlook.
Erfassung beliebiger
Kontaktpersonen
.
Seite
65
Modul Lieferanteninformation
Modulsteuerung
(Fortsetzung)
Formular Seite 2
12
13
14
UNIKOMM
Project
Von Seite 1
12
13
14
Auswahllisten für die Registrierung der
Konditio
-
nen
. Es sind dies:
• MwSt-Satz %
• MwSt-Nummer
• Währung (CHF)
• Rabatt %, Skonto %
• Zahlungskondition
Umsatzfelder
, Umsatz-
Vergleich. Die Werte werden automatisch nachgeführt.
Individuelle, interne
Notizen
.
Zurück nach
Seite 1
15 15 15
15
Initialisiert einen neuen
History-Eintrag
.
16
17
Löscht
den aktuellen (markierten) Eintrag.
Öffnet
das referenzierte QuickMail Dokument.
Wichtiger Hinweis !!
QuickMail Dokumente können per Knopfdruck direkt in die Historydaten übertragen werden. Diese Option gilt sowohl für die Lieferanten-, wie auch für Kundeninformation.
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
66
Modul Lieferanteninformation UNIKOMM
Project
Berichte und Statistiken
Das umfangreiche Berichtswesen erlaubt die Dokumentation und die statistische Auswertung der Lieferanten-Informationen. Eingebaut sind Selektionen nach
Kategorien, Gruppen
oder
Klasse
. Mit der
ABC-Analyse
und der
Umsatzstatistik
können wertvolle Informationen für Preisverhandlungen gewonnen werden.
Auszug Formular
Aktiv-, Passiv.Code
Gesamtverzeichnis
Lieferanten.
Verzeichnis nach
Kategorie
.
Verzeichnis nach
Gruppe
.
Artikeletiketten nach
Klasse.
Adressenkleber nach
Kategorie
.
Öffnet die Selektion
Statistik
.
Hinweis !
Die Selektionen nach Kategorie oder Gruppe erlauben die Wahl eines Merkmales oder eines Bereiches
von
...
bis
...
Startet die
ABC-Analyse
auf der Basis der Umsätze LJ.
Seitenansicht
oder
Direktdruck
der ABC-Analyse.
Umsatzstatistik
(Vergleich) VJ <> LJ.
Hinweis !
Sowohl die ABC-Analyse, wie auch die Umsatzstatistik können wertvolle Helfer sein, wenn es um die Verhandlung von Rabatten und Sonderkonditionen geht.
MCP
MC+Partner
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Seite
67
Modul Lieferanten-Bestellungen UNIKOMM
Project
Übersicht
Das Modul Lieferanten-Bestellungen erlaubt die Erfassung und Verwaltungen beliebiger Bestellungen.
Es kann allein, oder in Kombination mit dem Lager verwendet werden.Der letztgenannte Anwendungsmodus hat den Vorteil, dass auch die Bestände automatisch nachgeführt werden und so eine präzisere und transparentere Kontrolle gewährleistet ist. Eine neue Bestellung wird mit der Schaltfläche
Erfassen
über das Formular
Lieferant suchen
, initialisiert. Das System teilt die Bestell-Nummer automatisch zu.
Für eilige Bestellungen (2- max. 5 Positionen) ist eine sog.
Schnellerfassung
integriert. Diese macht aber nur Sinn, wenn der Benutzer die entsprechenden Artikel-Nummern kennt. Über die Funktion
Suchen
können die pendenten Bestellungen jederzeit eingesehen werden. Die Bestellungen können gedruckt (Briefform) oder direkt mittels E-Mail dem Lieferanten zugestellt werden.
Modulsteuerung
Von Menü
Einkauf
Formular Seite 1
8
6
9
10
Lieferanten-
Angaben (kopiert)
1 2
3 4
1
Initialisierung
einer neuen Bestellung. Das Formular
Lieferant suchen
wird automatisch geöffnet.
2 Suchen
einer pendenten / abgeschlossenen Bestellung.
Über selektive Filter von...bis Lieferant oder von... bis
Datum kann die Auswahl eingeschränkt werden.
3
Schnellansicht
der Bestellung. Kann auch als interne
Kopie verwendet werden.
4
5
Löscht
die aktuelle Bestellung gesamtheitlich (inkl. Positionen) oder nur die Kopfdaten über eine Löschabfrage (Bestätigung)
Öffnet das Formular
Selektion Berichte
.
5
Interne Referenzen
7
Zurück nach Menü
Einkauf
Nach Seite 2
Hilfsfunktionen:
6
Auswahllisten für
Bestellungsart
,
Liefe
-
rungsart
und
Zahlungskondition
.
7
Anzeige
Bestellungs-Status
.
8
Anzeige der vollständigen
Lieferanten
-
Information
.
9
10
Anzeige und / oder Auswechslung der zuständigen
Kontaktperson
.
Erstellt ein
der referenzierten
Bestellung.
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
68
Modul Lieferanten-Bestellungen
Modulsteuerung
(Fortsetzung)
Formular Seite 2
11
12
13
15
16
UNIKOMM
Project
14
Von Seite 1
17
5
Nach Seite 1
11
Individueller
Vortext.
z.B. gemäss unserer tel. Vereinbarung.
12
13
14
15
Öffnet das Formular
Bestellpositionen
(siehe Arbeitsablauf).
Individueller
Nachtext.
z.B. Zeitpunkt der Anlieferung.
Auswahlliste
Unterschrift
.
(Berechtigte Personen)
Rabattzeile
. Der Rabatt
Kann in
%
oder als
CHF-
Betrag
eingegeben werden.
16
Individuelle Zeile für
Zu-
oder
Abschläge
, oder sonstige Vereinbarungen.
17
Interne Notizen.
Ansicht / Direktdruck
Bestellung
.
Ansicht / Direktdruck
Adresse
.
Ein
- bzw.
Abschalten
neutraler Bericht
(mit / ohne Logo).
Beispiel
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
69
Modul Lieferanten-Bestellungen UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf
Das nachfolgende Beispiel zeigt den Arbeitsablauf einer Lieferanten-Bestellung bis und mit
Umsatzupdate
. Wir gehen dabei von der Annahme aus, dass die Kopfdaten Seite 1 gemäss Modulsteuerung erfasst worden sind. Das Schwergewicht liegt also auf der Bearbeitung der Bestellpositionen und dem Abschluss der Bestellung. Wichtiger Hinweis !!
Für eine problemlose und schnelle Bearbeitung muss sichergestellt sein, dass der gewünschte Lieferant vorhanden (vollständig erfasst) ist und die entsprechenden Artikel mit Artikel-Nummer, Mengen-Einheit und Preisangaben vorhanden sind.
Ausschnitt Formular Seite 2
2
3
1
Obligatorische
Felder sind:
• Datum Bestellung
• Bestellungsart
• Zahlung(s-Kondition)
• Sprache
• Währung
• Preisfaktor
• Ausarbeitung
Hinweis !
Die Mehrheit der Daten werden vom Lieferanten automatisch übernommen.
Fakultative
Eingaben sind:
• Liefertermin
• Lieferungsart
• Referenz 1 und n2
• Bankverbindung 1 und 2
Grundsatz !
Je mehr Information, um so einfacher sind allfällige Abklärungen.
1
2
3
Das Formular
Bestellung-
Kopfdaten 2
wird geöffnet und der Cursor in das Feld
Vortext gesetzt.
Eingabe
Vortext
, sofern notwendig (fakultativ).
Öffnet das Formular
Bestellung-Positionen
. Der Cursor wird auf die Schaltfläche
Erfassen
positioniert.
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
70
Modul Lieferanten-Bestellungen UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
Beim vorliegenden Beispiel werden
Mineralwasser
bestellt. Um aus dem gesamten Artikelsortiment einen schnelleren Zugriff auf Mineralwasser zu haben, kann diese Artikelgruppe über des Formular
Vorselektion
eingestellt werden. Ein Mausklick auf die Schaltfläche
Erfassen
öffnet in diesem Sinne nur die Auswahlliste Mineralwasser. Bei umfangreichen Bestellungen können zur besseren Gestaltung (Übersichtlichkeit) mit den Schaltflächen
U-Titel
(Untertitel) oder
L-Zeile
(Leerzeilen) eingefügt werden.
5
4
6
7 9 10
8
Wichtiger Hinweis !!
Eine Bestellung kann aus Artikeln aus unterschiedlichen Artikelgruppen bestehen. Ändern Sie in diesem Falle bei jedem
Gruppenwechsel
die
Vorselektion
gemäss Punkt 4.
7
8
4
5
6
9
Öffnet das Formular
Vor-
Selektion
. Die Kategorie
A
Wird über die Auswahlliste eingestellt.
Initialisiert eine neue
Positionszeile
. Das Auswahlfenster Mineralwasser wird automatisch geöffnet.
Wählen Sie den gewünschten Artikel aus und klicken die linke Maustaste. Der Artikel wird mit allen Angaben
übernommen und der Cursor in das Feld
Menge
gesetzt. Geben Sie die Bestellmenge ein und drücken 3mal die Taste
Enter
. Der
Fokus hat erneut die Taste
Erfassen.
Hinweis !
Der Vorgang wird solange wiederholt, bis alle Positionen erfasst sind.
Fügt den ausgewählten (mar-
Kierten)
Untertitel
ein.
Fügt eine
Leerzeile
ein.
Öffnet das Formular
Lager-
Information
und zeigt die
Aktuellen Bestände an. Hat nur Gültigkeit, wenn das
Lager bewirtschaftet wird .
Löscht
die aktuelle (markierte) Positionszeile.
10
Schliesst das Formular Bestell-Positionen. Der Cursor wird in das Feld
Nachtext
gesetzt.
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
71
Modul Lieferanten-Bestellungen
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
UNIKOMM
Project
11
13
14
15
12
10
18
17
16
11
Eingabe
Nachtext
.
(fakultativ)
12
Auswahl oder Erfassung
Unterschrift
.
13
Erfassung
Rabattzeile
(fakultativ). Der Rabatt kann als
%-Satz
oder
CHF-Betrag
erfasst werden. Besteht eine Rabattvereinbarung mit dem Lieferanten, wird der Rabattsatz automatisch übernommen.
14
Individuelle Erfassungszeile für
Zu
- oder
Abschläge
(fakultativ).
15
Beim Verlassen des Feldes
Subtotal 3 wird das Formular Umsatz-Info geöffnet.
16
Mit der Schaltfläche
Buchen
wird der Bestellwert zum Umsatz LJ addiert. Der Bestell-
Code wird auf
Bev
gesetzt.
Vorsicht !!
Wird die Kreditorenkontrolle geführt, darf die Schaltfläche
Buchen
nicht benutzt werden!
17
Aktualisiert die
Lagerbestän
-
de
der bestellten Artikel.
Hinweis !
Die Schaltfläche ist nur bei integrierter Lagerbewirtschaftung wirksam (angeschaltet).
18
Schliesst
das Formular Umsatz-Info. Der Cursor wird auf die Schaltfläche
Seite 1
gesetzt. Bestätigen Sie mit
Enter.
MCP
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Seite
72
Modul Lieferanten-Bestellungen
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
UNIKOMM
22
Hinweis !
Eine Bestellung kann dem Lieferanten auch direkt als E-Mail zugestellt werden.
19
21
20
19
20
21
Öffnet
das Formular Ansicht / Druck Bestellungen.
Der Cursor ist auf Ansicht Dokument positioniert.
Druckt
die Adresse der referenzierten Bestellung.
Etikettenformat 70 x 42 mm.
Ein
- bzw.
Abschalten
neutraler Bericht
(mit / ohne Logo).
Project
MCP
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Seite
73
Modul Kreditorenkontrolle
UNIKOMM
Project
Übersicht
Das Modul Kreditorenkontrolle - nicht zu verwechseln mit einer Kreditorenbuchhaltung – ist ein einfaches und handliches Instrument für die Erfassung der Lieferantenrechnungen, deren Kontrolle und Überwachung, sowie der Bearbeitung der Zahlungen. Ziel ist die unmittelbare (sofortige) Erfassung der
Rechnungen. Damit haben Sie jederzeit auf Knopfdruck den Überblick über die Verbindlichkeiten. Mit der Schaltfläche
Erfassen
wird ein neuer Eintrag initialisiert. Nach der Eingabe von Rechnungsdatum und Nummer (kann) der Kreditor direkt einem Projekt zugeordnet werden. Über das Auswahlformular
Lieferanten suchen
wird der entsprechende Lieferant gesucht und eingesetzt. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch (Datum Rechnung + 30 Tage) eingesetzt, kann aber nach Bedarf verändert werden.
Die Anzeigereihenfolge der Kreditoren entspricht der Erfassungsreihenfolge.
Über die Schaltfläche
Zahlungen
wird das Formular
Selektion
geöffnet. Dabei haben Sie die Möglichkeit alle offenen Rechnungen (Sel-Code = 0), oder bis zu einem festgelegten Datum (Fälligkeit) anzuzeigen. Die Taste ZA-Auftr-Nr öffnet das Formular Auftragsnummer. Angezeigt wird immer die zuletzt verwendete Nummer (Nummerierung beginnend ab 1). Nach der Festlegung der neue Auftragsnummer können Sie mit der Selektion der Kreditoren beginnen. Ein Info-Formular zeigt die jeweils aktuelle
Zwischensumme an. Selbstverständlich können zur Zahlung markierte Rechnungen auch rückgängig gemacht werden. Ist die Selektion abgeschlossen kann über die Schaltfläche
Aktualisierung
der Inhalt des Zahlungsauftrages (neutral) eingesehen werden.
Als letzter Arbeitsschritt folgt die
Verbuchung
des Zahlungsauftrages. Das heisst, die eingeschlossenen Rechnungen (Kreditoren) werden mit dem Zahlungsdatum versehen und der Zahlungscode wird von OP auf
BZ
(bezahlt) gesetzt. Eine mehrfache Verbuchung des gleichen Zahlungsauftrages ist abgesichert. Ebenso können verbuchte Zahlungen nicht mehr rückgängig gemacht werden. Alle ausgeführten (erledigten) Zahlungsaufträge können jederzeit über das Suchformular
Zahlungsaufträge
wieder eingesehen werden.
Der eingebaute Berichtsgenerator gestattet die Anzeige oder den Direktdruck von Journalen von
Datum Erfassung
bis
Datum Erfassung
, nach
Fälligkeitsdatum
, nach
Lieferanten
oder nach
Projektnummer
.
MCP
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Seite
74
Modul Kreditorenkontrolle
Modulsteuerung
9
10
9
1 2 3 4 5 6 7 8
8
5
UNIKOMM
Project
Von Menü
Einkauf
1
2
3
4
5
6
7
8
Initialisiert
eine neue
Erfassugnszeile.
Öffnet das Formular
Kredito
-
ren suchen
in Kombination mit dem Begriff (Name) der
Schnellsuche [ 9 ].
Zeigt eine
Übersicht
(Rekapitulation aller erfassten Kreditoren (Summen).
Schnellerfassung
für einen nicht vorhandenen Lieferanten.
Öffnet
das Formular Selektion aller offenen Kreditoren oder wahlweise nach Datum.
Startet
das Programm Kreditoren in Projekte verbuchen.
Löscht
die aktuelle (markierte)
Zeile.
Öffnet
das Formular Selektion
Berichte.
10 Selektion
eines ausgeführten
Zahlungsauftrages.
11
12
13
14
15
16
Löscht
eine vorgenommene
Selektion vollständig (Fehlerkorrektur).
Festlegung
der Zahlungsauftrag-Nummer (Sel-Code).
Markiert
die Kreditoren sequentiell nacheinander.
Überspringt
Zeilen die nicht in die Zahlung (Auftrag) eingeschlossen werden sollen.
Setzt
die Selektion einer Zahlung zurück (Fehlerkorrektur).
Öffnet
das Formular Zahlungen.
11 12 13 14 15 16
MCP
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Seite
75
Modul Kreditorenkontrolle
Modulsteuerung
(Fortsetzung)
17
UNIKOMM
Project
17
Zur Zahlung markierte Rechnungen ( Zahlungsauftrag-
Nummer 1 ).
18
19
Startet
das Programm Zahlungen verbuchen.
Zeigt
den Bericht Zahlungs-
Borderaux in der Ansicht.
20
Direktdruck Zahlungs-
Borderaux.
18 19 20
MCP
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Seite
76
Modul Kreditorenkontrolle
UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf Erfassung Kreditoren
Für die Beschreibung des Arbeitsablaufes erfassen wir eine Rechnung des Lieferanten
Muster AG
(Testlieferant) über CHF 1850.50. Im Anschluss daran bereiten wir einen Zahlungsauftrag vor. Das heisst, einige offene Kreditoren werden zur Zahlung markiert (selektiert) und abschliessend verbuchen wir den
Zahlungsauftrag. Hinweis! Das Erfassen von Lieferantenrechnungen erfolgt immer nach dem gleichen
Muster. Wie bereits erwähnt, ist es sinnvoll die Rechnungen unmittelbar zu erfassen, damit die Transparenz (Verbindlichkeiten) jederzeit gewährleistet ist.
1
2 3
4 5
6 7
Wichtiger Hinweis !!
Die Arbeitsschritte
1
bis
11
sind für jede
Erfassungszeile identisch.
8
9
11
10
1 Initialisiert
eine neue Erfassungszeile. Das Datum (Tagesdatum) wird automatisch eingesetzt. Kann überschrieben werden.
2
3
4
5
6
7
8
Erfassung von:
•
Rechnungsdatum
•
Rechnungsnummer
Auswahl (Eingabe) von:
•
Projektnummer
•
Kontonumme
r (ZA-Art)
Hinweis!
Diese Eingaben sind fakultativ, können aber wichtige
Querinformationen liefern .
Beim Verlassen des Feldes
Kontonummer wird das Formular
Lieferant suchen
automatisch geöffnet. Wir wählen die Firma Muster AG.
Die Bestätigung mit
OK
setzt die
•
Lieferantennummer
•
Firmaname
und
•
Ort
(Adresse) ein.
Eingabe des
Betrages
.
Eingabe eines allfälligen
Skontoabzuges
.
Der
Nettobetrag
und das
Fälligkeitsdatum
werden automatisch bestimmt (mutierbar).
9
Beim Verlassen des Feldes
Datum Fälligkeit wird das
Formular
Umsatz-Info
geöffnet. Muster AG ist angezeigt.
10
Mit der Taste
Buchen
wird der Betrag zum Umsatz LJ dazu addiert.
11
Schliesst das Formular Umsatz-Info. Der Cursor wird auf
Erfassen
gesetzt.
MCP
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Seite
77
Modul Kreditorenkontrolle
Arbeitsablauf Selektion Zahlungen
(Fortsetzung)
UNIKOMM
Project
6 5
7
4
2
3
1
Zeigt alle offenen Kreditoren
bis Datum
an.
Manuelle Eingabe
Kreditoren bis Datum .
6 7 8
8
8
1
Öffnet das Formular
Fällig
-
keit
.
2
Öffnet das Formular
Selek
-
tion
.
3
Öffnet das Formular
Auftrag
-
nummer
(Zahlungsauftrag).
4
5
6
7
8
Hinweis!
Angezeigt wird immer die zuletzt verwendete Nummer.
Schliesst das Formular. Die
Auftragsnummer (Sel-Code) ist
gespeichert
.
Der Cursor wird auf die erste
Position gesetzt.
Die erste Rechnung wird mit
1
(Auftrag-Nr.)
markiert
. Der
Vorgang wird solange fortgesetzt, bis alle gewünschten
Kreditoren markiert sind.
Überspringt
eine
oder mehrere Zeilen.
Zeigt die
laufende Summe
der markierten Rechnungen an. Wird eine Markierung zurückgenommen (gelöscht) wird der Betrag subtrahiert.
Mit der Schaltfläche
Aktuali
-
sieren
, wird die Anzeige umgeschaltet. Das heisst, die markierten (selektierten) Datensätze werden von den offenen (
0
) getrennt. Siehe
Fortsetzung auf der nächsten
Seite.
9
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
78
Modul Kreditorenkontrolle
Arbeitsablauf Verbuchung Zahlungen
(Fortsetzung)
9
10
UNIKOMM
Project
11
13
12
14
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
9
Öffnet das Formular
Zahlungsaufräge
sequentiell nach Datum in absteigender Reihenfolge.
10
12
Öffnet das Formular
Zah
-
lungen
. Nur noch die selektierten Datensätze (
11
) sind angezeigt.
Öffnet das Formular
Datum
Zahlung
. Der gültige Auftrag
(Sel-Code) ist angezeigt. Wir erfassen das Datum.
13
Startet das Programm
Zah
-
lungen verbuchen
. Mit
Nein
kann der Start unterbrochen werden.
14
Nach der Meldung „Verbuchung abgeschlossen“, werden die Datensätze aktualisiert. Das
Zahlungsdatum
ist eingetragen, der ZA-Cd steht auf
BZ
(bezahlt).
Wichtige Hinweise !!
Beachten Sie, dass das Zahlungsdatum richtig festgelegt wird. Denn einmal verbuchte Zahlungen können automatisch nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Ein erneutes Verbuchen des gleichen Auftrages ist nicht möglich. Eine Meldung wird angezeigt.
Seite
79
Modul Werbetexte UNIKOMM
Project
Modulsteuerung
In der Fakturierung - sowohl bei Einzelrechnungen, wie auch bei Monatsrechnungen – können Einzahlungsscheine mit den entsprechenden Referenzzeilen (OCR-B) gedruckt werden. Verwendet wird ein neutrales Formular Grösse A4, was zur Folge hat, dass der obere Teil des Blattes leer (unbeschriftet) bleibt. Die Idee ist nun die, den leeren Teil mit Werbetexten unterschiedlicher Art zu füllen. Es können beliebige Werbetexte verwaltet und pro Zeitabschnitt – z.B. für Monatsaktionen – für alle Rechnungen
(vor)selektiert werden. Ebenso kann eine einzelne Rechnung mit einem individuellen Werbetext versehen werden.
8
1
6
7
10
9
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Öffnet das Formular für
Werbetexte
.
Initialisiert
einen neuen
Text. Der Cursor wird in das Feld Titel gesetzt.
Öffnet das Formular Werbetexte
Übersicht
. Ein bestehender Text kann ausgewählt werden.
Öffnet das Formular
Titel
,
Logos
,
Grafik
für die Interation eines Werbetextes in die Fakturierung.
Löscht
den aktuellen Werbetext.
Auswahl einer
Überschrift
.
Diese werden in den Applikations-Parametern Administartion, Option
Werbung
verwaltet.
Erfassung eines
individuel
-
len Textes
von max. 13
Zeilen.
Freie Eingabe der
Spalten
-
überschriften
.
Freie Eingabe von
Text
-, oder
Artikelzeilen
.
10
Erfassung eines
individuel
-
len Nachtextes
.
2
3
4
5
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 80
Modul Werbetexte UNIKOMM
Project
Fallbeispiel
Der auf der vorhergehenden Seite dargestellte Werbetext soll für die nächste Zeit auf die Einzahlungs-
Scheine gedruckt werden.
Formularausschnitt
1
2
Aufträge Seite 2
3
1
2
3
Öffnet das Formular Titel,
Logos, Grafik
.
Der Werbetext „ Werbetext 1 “ wird in der Auswahlliste selektiert.
Der Werbetext wird im Formular Fakturierung, Seite 2, angezeigt und bleibt bis zur nächsten Selektion unver-
ändert.
Hinweis !
Der Werbetext kann für eine einzelne Rechnung bzw. deren EZ-Schein individuell zugeordnet werden . Nach dem
Ausdruck muss (kann) er zurücktgesetzt werden .
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 81
Modul Werbetexte
Fallbeispiel
(Fortsetzung)
Das Beispiel wird aus der Fakturierung gedruckt.
Formularausschnitt Aufträge
4
UNIKOMM
Project
5
4
5
Öffnet das Formular
Selektion
Berichte
.
Startet
den Druck des
Einzahlungsscheines
Werbetext
EZ-Schein
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 82
Modul Standardformulare
UNIKOMM
Project
Übersicht
Das Modul Standardformulare beinhaltet praktische Arbeitshilfsmittel. Es erleichtert oft wiederkehrende
Arbeiten wie die Erstellung von Terminkalendern aller Art, Teilnehmer- und Unterschriftenlisten, Ordnerregister und Rückenschilder, sowie die Voreinstellung der EZ-Scheine. Wer die Ordnung liebt, wird diese „kleinen Helfer“ schätzen!
Terminkalender
2
3
4
5
1 6 7
4
5
6
1
Initialisierung neuer
Terminkalender.
2
Erfassung einer
Dokument-Nr.
3
Eingabe
Datum Erfassung.
7
Eingabe oder Auswahl
Titel / Zweck
.
Optionale Bemerkung.
Öffnet den aktuellen Terminkalender.
Löscht den aktuellen Terminkalender.
Hinweis.!
Es können beliebig viele Kalender verwaltet werden.
MCP
MC+Partner
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Seite 83
Modul Standardformulare
Terminkalender
Fortsetzung
UNIKOMM
Project
8 9 10 11 12 13
8
9
Erfassen
einer neuen
Terminzeile.
Kopieren
einer markierten Terminzeile.
10
Löschen
der aktuellen
(markierten) Zeile.
11 Seitenansicht
des
Dokumentes.
12
Direktdruck
des
Dokumentes.
13
Zurück nach Menü.
MCP
MC+Partner
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Seite 84
Modul Standardformulare
Verzeichnisse
UNIKOMM
Project
1 2
3 4 5
1
2
3
4
5
Initialisierung
neues
Verzeichnis.
Löschen
aktuelles
Verzeichnis
Seitenansicht
Verzeichnis.
Direktdruck
Verzeichnis.
Zurück nach Menü.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 85
Modul Standardformulare
Ordner beschriften
Sauber beschriftete Ordner schaffen Klarheit und Übersicht !
UNIKOMM
Project
Register-
Bezeichnungen
1
1
2
3
4
5
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
1
2
3
4
5
Initialisierung
neue
Ordnerbeschriftung
Formular
Seite 2
öffnen.
Register Unterbezeichnungen
Seitenansicht / Direktdruck
Ordnerbeschriftung
Löscht
die aktuelle
Ordnerbeschriftung
Zurück nach Menü.
Seite 86
Modul Standardformulare
Ordner beschriften
(Fortsetzung)
Formularausschnitt
UNIKOMM
Project
De ck bla tt
Or dn er rü ck en
MCP
MC+Partner
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Seite 87
Modul Standardformulare
Einzahlungsschein
UNIKOMM
Project
4
5
6
1
2
3
7
Aktiviert
die Erfassung
.
Löscht
den Inhalt.
Adresse
der Bank.
Adresse
Begünstigte(r).
Konto-Nummer.
OCR-Refernz
der Konto-Nummer.
Die Felder werden bei der Erfassung automatisch Kopiert.
4
3
7
5
6
MCP
1 2
Wichtiger Hinweis !!
Damit die EZ-Scheine bzw. deren Referenzzeilen richtig gedruckt werden können, muss die Schrift
OCR-B-10 BIT
im Ordner
LW:\Windows\Fonts
vorhanden sein. Ein Ordner mit der Bezeichnung
OcrFonts befindet sich auf der Installations-CD.
Kopieren Sie nötigenfalls die Datei
Tt0646z
in das oben bezeichnete Verzeichnis (Ordner).
MC+Partner
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Seite 88
Menü Hilfsprogramme
UNIKOMM
Project
Reorganisation Kundeninformation
Die Kundeninformationen nehmen mit zunehmender Betriebsdauer stetig zu. Das ist grundsätzlich gut, könnte sich aber auch störend auswirken. Man denke beispielsweise an Adressenmaterial, das via Twix-
Tel zu Werbezwecken mit klar definierten Kategorie- und Gruppenmerkmalen übernommen wurde. Mit dem vorliegenden Programm können Sie nicht mehr – oder nur noch selten verwendete – Adressen aus dem System entfernen. Die goldene Regel dabei:
Erstellen Sie vor dem Löschvorgang mit dem identischen Merkmal (Kategorie oder Gruppe) eine Liste zu Archivzwecken
. Als Beispiel löschen wir die Kundenkategorie Aktion X .
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 89
Menü Hilfsprogramme
UNIKOMM
Project
Reorganisation Lieferanten-Information
Analog der Aussage unter Kundeninformation nimmt auch die Datei Lieferanteninformation mit zunehmender Verwendung zu. Denken Sie beispielsweise an Lieferantenwechsel für spezifische Artikel. Es ist eher unwahrscheinlich, dass nach einer gewissen Übergangsfrist die Adressen weiter benötigt werden und in diesem Sinne störend wirken. Mit dem vorliegenden Programm können Sie die Adressen aus dem System entfernen. Auch hierbei die goldene Regel:
Erstellen Sie vor dem Löschvorgang mit dem identischen Merkmal (Kategorie oder Gruppe) eine Liste zu Archivzwecken
. Als Beispiel löschen wir die Lieferantengruppe Muster .
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 90
Menü Hilfsprogramme
UNIKOMM
Project
Kundenumsätze verbuchen (LJ > VJ)
Beim Erstellen von Rechnungen werden die entsprechenden Beträge (Umsatz) im Feld Umsatz LJ verbucht bzw. kumuliert. Am Ende des Geschäftsjahres können diese Umsätze vom laufenden Jahr
(LJ) ins Vorjahr (VJ) umgebucht werden. Sie erhalten so automatisch den Vergleich der Umsätze bzw. deren Entwicklung. Wichtiger Hinweis ! Bevor Sie diese Umbuchungen vornehmen sollten Sie die Kunden-Umsatzstatistik und die Kunden-ABC-Analyse generieren und drucken . Es handelt sich dabei um wertvolle Instrumente, um den Kundenstamm zu analysieren und zu pflegen.
Auszug Kundeninformation
Umsatzfelder
vor
der
Reorganisation (Update)
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Umsatzfelder
nach
der
Reorganisation (Update)
Seite 91
Menü Hilfsprogramme
UNIKOMM
Project
Lieferantenumsätze verbuchen (LJ > VJ)
Beim Erfassen der Lieferantenrechnungen –
Einzel
- oder
Sammelrechnungen
– werden die entsprechenden Beträge (Umsatz) im Feld Umsatz LJ verbucht bzw. kumuliert. Am Ende des Geschäftsjahres können diese Umsätze vom laufenden Jahr (LJ) ins Vorjahr (VJ) umgebucht werden. Sie erhalten so automatisch den Vergleich der Umsätze bzw. deren Entwicklung. Wichtiger Hinweis ! Bevor Sie diese Umbuchungen vornehmen sollten Sie die Lieferanten-Umsatzstatistik und die Lieferanten-ABC-
Analyse generieren und drucken . Es handelt sich dabei um wertvolle Instrumente, die bei Preis- und
Vertragsverhandlungen herangezogen werden können.
Auszug Lieferanteninformation
Umsatzfelder
vor
der
Reorganisation (Update)
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Umsatzfelder
nach
der
Reorganisation (Update)
Seite 92
Anhang A
UNIKOMM
Project
Modul Berichte, Rapporte, Protokolle
Übersicht
Während der Projektarbeit, insbesondere beim umfangreichen Aufgaben, stehen wir immer wieder vor dem Sachverhalt, dass schriftliche Statusberichte, Rapporte oder Protokolle erstellt werden müssen. Für diese Arbeiten ist das Modul Protokolle gedacht. Es erlaubt die schnelle und übersichtliche Erfassung und Bearbeitung (Mutationen), beginnend mit den Referenzen wie Datum, Dokumentart, Zeit und Ort.
Standardmässig stehen 9 Traktanden (Auswahlliste) zur Verfügung, die jeweils über ein eigenes Texterfassungsformular verfügen. Die Statuskontrolle wie
P
für pendent oder
E
für erledigt, zeigt den Stattus bzw. den Arbeitsforschritt an. Die Nummerierung der Dokumente ist individuell und alphanumerisch.
Die Dokumente können direkt mit Projekten referenziert werden. Ferner stehen die Anschriften (Adressen) der Teilnehmer in einem separaten Fenster zur Verfügung. Mit der Funktion
Kopieren
können Sie bestehende Dokumente
vollständig
, ohne
Text
und / oder ohne
Teilnehmer
duplizieren. Als Ausgabeoptionen stehen
Normalbericht
, Zustellung als
Serienbrief
(alle Teilnehmer), Zustellung als
im RTFoder PDF-Format zur Verfügung
Modulsteuerung
Formular Seite 1
6
8
7
9
1 2
3 4
5
4
5
1
Erfassen eines
neuen Protokolls.
Die Nummer wird
Individuell festgelegt.
2
Öffnet das Formular
Protokolle
(Dokumente) suchen.
Die Sortierreihenfolge kann verändert werden.
3
Startet das Kopierprogramm für bestehende Dokumente
über eine Selektionsbox (Alternativen)
Löscht
das aktuelle Dokument (Protokoll)
Öffnet das Formular
Selektion Berichte
.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Hilfsfunktionen:
6
Referenziertes
Projekt
suchen.
7
Auswählen und Einfügen der
Teilnehmer
Aus der Kunden (Adressen) Datenbank.
8
9
Kontrollkästchen zeigt an, ob der Teilnehmer eine
E-Mail-Adresse
hat.
Statuskontrolle
der erfassten Texte.
P
= Pendent,
E
= Erledigt.
Seite 93
Anhang A
Modul Berichte, Rapporte, Protokolle
Modulsteuerung
(Fortsetzung)
10
12
11
Formular Seite 2
UNIKOMM
Project
13
10
Festlegen von
Beilagen
.
11
Festlegen des
Verteilers
.
12
Erfassung der
Vorinformation
für eine
Nächste Sitzung.
13
Öffnet das Formular
Selektion
Berichte.
Auszug Protokolldeckblatt
Auszug Protokolltextseiten
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 94
Anhang A
Modul Berichte, Rapporte, Protokolle
Arbeitsablauf
3
1
2
5
UNIKOMM
Project
Formular Seite 1
4
1
1
2
3
4
5
6
Erfassung der Referenzen wie
•
Titel
•
Zweck
•
Datum und Zeit
•
Nummer (individuell)
•
Ort
Suchen des
Referenzprojektes
, sofern vorhanden.
Auswahl
und/oder
Erfassung
der Traktanden.
Teilnehmer
suchen. Die vollständige Adresse wird im Hintergrund gespeichert.
Schaltflächen zum Öffnen der
Texterfassung
der festgelegten Traktanden.
Textmuster von Traktandum 3.
6
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 95
Anhang A
UNIKOMM
Project
Modul Berichte, Rapporte, Protokolle
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
7
7 8
12
9
Formular Seite 1
10
11
7
8
Initialisiert
die Texterfassung
ür beispielsweise Traktandum 3. Die Referenzen werden automatisch übernommen.
Änderung
eines bestehenden
Textes. Der Cursor wird ins
Textfeld gesetzt.
9 Löscht
das Traktandum vollständig inklusive Referenzen.
(Neubeginn).
10
Beim Verlassen des Textes mit {Enter}, wird die Schaltfläche
aktiv
. Ein Mausklick bewirkt, dass der Status von
Traktandum 3 von
P
auf
E
gesetzt wird.
11
Schliesst
das Formular von
Traktandum 3.
12
Wichtige Hinweise !!
Der Arbeitsablauf für die Traktanden
1
bis
9
ist absolut identisch.
Der Texteditor funktioniert wie auf
Seite 16
beschrieben.
Beispiel der der Protokollausgabe (E-Mail) im
PDF-Format
.
Das Protokoll wird als Attachment eingefügt.
Protokoll öffnen mit
Adobe Reader
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 96
Anhang B
UNIKOMM
Project
Modul Reinitialisierung Datendatenbank
Die Reinitialisierung der Datendatenbank ist eher eine seltene Massnahme, aber als Werkzeug trotzdem erforderlich. Im wesentlichen geht es darum, wichtige Dateien (Tabellen) zu löschen bzw. den Anfangszustand (Ausgangslage) wieder herzustellen. Wieso ist das überhaupt notwendig? Es kann sich beispielsweise die Situation einstellen, dass die Artikeldaten – in der Regel eine grosse Datei – Probleme mit der
Indexierung (Primärschlüssel) hat und den Programmablauf stört. Oder es besteht grundsätzlich das Bedürfnis die Gästeinformationen zu löschen und mit der Erfassung neu (besser) zu beginnen. Für solche
Sachverhalte ist die ReInitialisierung gedacht.
Ein Eingriff dieser Art ist zweifelsohne gravierend und mit besonderer Vorsicht anzugehen. Als wichtigste
Vorsichtsmassnahme ist sicherzustellen, dass eine aktuelle Sicherheitskopie der Datendatenbank (xxxx_ dat) verfügbar ist . Weiter ist zu bemerken, dass das Löschen einer Datei (Tabelle) die Indexierung bzw.
die Neunummerierung nicht zurücksetzt. Hierzu ein Beispiel: Die Datei Quick-Mails hat vor dem Löschen eine aktuelle Laufnummer von 475. Nach der Reinitialisierung beginnt das erste, neue Quick-Mail mit der
Nummer 476. Ist das ein Nachteil oder soll das verhindert werden? Grundsätzlich nein! Andernfalls muss die Datendatenbank komprimiert werden. Denn nur diese Massnahme setzt alle Zähler von gelöschten
Dateien auf Null (0).
Bei Unsicherheit wenden Sie sich besser an den Support!
Zur Erklärung und als Beispiel löschen wir die Datei Quick-Mails.
MCP
4
MC+Partner
1
2 3
Engineering Informatik CH-3600 Thun
1
2
3
4
Hinweis !
Die wichtigen Dateien der gesamten Applikation sind wie das nebenstehende Formular zeigt, nach Bereichen aufgelistet. Das erhöht die Sicherheit betreffend Falschmarkierungen.
Markiert
alle Dateien
, was einer vollumfänglichen ReInitialisierung entsprechen würde.
Setzt alle getroffenen Markierungen
zurück
.
Startet
das Programm. Eine
Sicherheitsmeldung (Abbruch) wird vorgängig angezeigt.
Anzeige (Anzahl) der gelöschten Datensätze.
Seite 97
Anhang B
Modul Reinitialisierung Datendatenbank
(Fortsetzung)
UNIKOMM
Project
1
2
1
2
3
4
Die Datei
Quick-Mail
ist markiert. Ebenfalls die Hilfsdatei
Absender
im Hintergrund.
Startet das Programm Reinitialisierung Datendatenbank.
Ja
=
Fortsetzung
Nein = Abbruch
Anzeige der Sicherheitsmeldung.
Ja
=
Fortsetzung
Nein = Abbruch
3
4
5
OK
OK
475
6
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
5
6
Die Datei
Quick-Mail
und die Datei
Absender
sind mit
OK
als erledigt gekennzeichnet.
Hinweis !
Im Falle, wenn keine Daten gefunden werden, steht an
Stelle von OK das Kennzeichen
X
.
Gesamthaft wurden 475 Datensätze gelöscht.
Seite 98
Anhang C
UNIKOMM
Project
Modul Versionenkontrolle
Übersicht
Während der Laufzeit einer UNIKOMM Datenbank im praktischen Einsatz – das kann eine beliebige Anzahl Jahre sein – ist es in der Regel Sachverhalt, dass zwischenzeitliche Änderungen und / oder Ergänzungen vorgenommen werden. Das können Veränderungen innerhalb eines bestehenden Moduls, oder die Integration eines oder mehrerer zusätzlicher Module, sein. Dabei kann der Überblick (Transparenz)
über die vorgenommenen Veränderungen leicht verloren gehen. Für die lückenlose Dokumentation der
Evolution einer Datenbank ist das Modul Versionenkontrolle gedacht. Jede Änderung bzw. Ergänzung erhält eine neue
Versions-Nr
, das
Datum
und die
verantwortliche Person
der Ausführung, eine
Kurzbeschreibung
der vorgenommenen Veränderungen, sowie das
Datum
und die
Kontaktperson
beim Kunden (Anwender). Dabei gilt der Grundsatz: Geringfügige Veränderungen erhalten einen Index zur letzten Versions-Nr., zum Beispiel 2.1, 2.2, 2.3, etc. Umfangreiche Ergänzungen erhalten eine neue Versions-Nr. beginnend bei 1.0, 2.0, 3.0 usw. Die Versionenkontrolle ist über das Formular Systeminformationen im Menü Parameter zu erreichen.
Modulsteuerung
1
2
3
2
3
1
Öffnet das Formular
Systeminformationen
.
Anzeige des aktuellen
Datums
und der
Uhrzeit
(Systemuhr).
Anzeige von:
• Aktuelle, installierte
Version
.
•
Datum
der Installation
4
5
Öffnet das Hauptformular der
Versionenkontrolle
.
Zeigt eine Liste der in der Applikation integrierten
Hilfstabellen
.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
4
5
Seite 99
Anhang C
Modul Versionenkontrolle
Modulsteuerung
(Fortsetzung)
UNIKOMM
Project
5
7
6
8 9 10
5
6
7
8
9
Erfassung der
Referenzdaten
der Kundenapplikation.
Hinweis !
Es ist grundsätzlich nur ein Datensatz (Record) vorhanden .
Erfassung der
Referenzdaten
der Erstinstallation (Basis).
Öffnet das Formular
History
für die Vornahme der Versionsbeschreibungen.
Löscht die aktuellen Versionsbeschreibungen
vollständig
, aber nur den
Inhalt
der Referenzdaten ( 1 Recordprinzip).
Um Fehlmanipulationen zu verhindern, werden Sicherheitsmeldungen angezeigt.
Öffnet den
Bericht
Versionenkontrolle in der Ansicht.
10
Schliesst das Formular.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 100
Anhang C
UNIKOMM
Project
Modul Versionenkontrolle
Modulsteuerung
(Fortsetzung)
7
12
13
14
15
16
11 17 18
19
Wichtige Anmerkung !!
Es ist durchaus denkbar ( zum Teil üblich), dass insbesondere versierte Anwender, selbständig Ergänzungen und / oder Korrekturen vornehmen. Sei es im Bereich von
Tabellen ( xxx_dat.mdb
), oder in Formularen oder Berichten ( xxx_apl.mdb
). In diesen
Fällen muss die Versionenkontrolle – einmal eröffnet - ebenfalls nachgeführt werden, ansonst nicht mehr rekonstruierbare Lücken entstehen.
11
Initialisiert
einen neuen Eintrag.
der Cursor wird ins Feld Version-
Nr. gesetzt.
12
Eingabe
der neuen Versions-
Nummer.
13
Eingabe
der gültigen Dateibezeichnungen für:
• die
Applikation
und
• die
Datendatenbank
14 Eingabe
von:
•
Installationsdatum
und
•
Ausführung
(Person)
15
Kurzbeschreibung der
neuen
Version (protokollartig).
Hinweis !
Es ist wichtig, dass die bezeichneten Elemente zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar sind.
16
Eingabe von:
•
Abnahmedatum
(Übergabe)
•
Kontaktperson
(Kunde)
17 Sortiert
die Einträge absteigend neu (Letzter Eintrag oben).
18
Löscht
den aktuellen Eintrag.
Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.
19
Schliesst
das Formular.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 101
Anhang D
UNIKOMM
Project
Integrierte Tabellen
Übersicht
Die Applikation der Datenbank UNIKOMM Project ( pro_apl.mdb
) beinhaltet eine Vielzahl kleiner, interner Hilfstabellen. Diese dienen der Übernahme und Speicherung von Parametern für den Betrieb, der
Festlegung von aktuellen Selektionen u.a.m. Damit beim Umkopieren in einen anderen Verwendungszweck (Modulkombination) oder beim Neugenerieren einer gegebenen Lösung sichergestellt ist, dass die Hilfstabellen mitgenommen werden, ist diese Kontrollfunktion gedacht.
Steuerung
1
5
Auszug Bericht
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite 102
Anhang E
UNIKOMM
Project
Benutzerhandbuch
Paul Krebs Inneneinrichtungen GmbH
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
103
Anhang E
UNIKOMM
Project
Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung
(Version Paul Krebs GmbH)
Übersicht
Die Applikation Paul Krebs entspricht im Wesentlichen dem Standardmodul gemäss Beschreibung ab
Seite 28. Da wir den Arbeitsablauf, insbesondere bei der Neuerfassung, etwas verändert haben, folgt nachstehend die entsprechende Beschreibung.
Von Hauptmenü
Modulsteuerung
Auftrag-Kopfdaten
1
Eröffnet einen
neuen Auftrag.
Die Adresse kann direkt
In die grün hinterlegten Felder aufgenommen werden ( Erste
Erfassungsart)
1
Auftrags-Abschlussdaten
12
2
3
1
4
13
13
11
5
8
Suchfenster
6
9
9
7
10
15
Zurück nach
Hauptmenü
14
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Zeigt die gespeicherten Kunden-Adressen für die
Neuer-
öffnung
eines Auftrges.
( Zweite Erfassungsart ).
Kopierfunktion
für Offerte
> Auftrag > Rechnung.
Öffnet das Formular
Aufträge suchen
.
Öffnet die Selektion für das
Fakturajourna
l.
Zeigt den aktuellen Stand der abzurechnenden
MwSt
.
Löscht
den aktuellen Auftrag (Kopf- und Positions-
Daten).
Eine mit der Funktion
1
eröffnete Adresse kann mit weiteren Informationen
ergänzt
werden.
Anzeige und Steuerung der
Druckausgabe.
Versand von Dokumenten im
RTF
oder
-Format
.
Suchen und Anzeigen von
Postleitzahlen
(PLZ).
Öffnet das Formular
Auftrags-Positionen.
Zeigt verfügbare
Standard
-
Vor – und Nachtexte
(Konserven) an.
Zeigt allfällige
Akontorech
-
nugen
des referenzierten
Auftrages.
Anzeige der
internen Notizen
von Kunden und
Lieferanten (mutierbar).
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
MCP
Seite
104
Anhang E
Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung
Modulsteuerung
(Fortsetzung)
Formularauszug Abschlussdaten
UNIKOMM
Project
12
25
24
25
24
22
16
17 18 19
16 Initialisiert
eine
neue
Positionszeile . Der Cursor wird in das Feld Positions-Nummer gesetzt.
17
Anzeige und Auswahl eines
Untertitels
.
18
Fügt eine
Leerzeile
ein. Der Cursor wird wieder auf die Schaltfläche
Erfassen
gesetzt.
19
Öffnet ein Hilfsformular, das erlaubt, projektrelevante
Aktivitäten
zu quittieren bzw. passiv zu setzen ( nicht relevant ).
20
21
Öffnet das Formular
Artikel suchen
. Artikel aus dem Modul Artikel-Information können so direkt
(mit allen Angaben) in den Auftrag übernommen werden.
Löscht
die aktuelle (referenzierte) Auftrags-Position. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.
20
21
23
22
23
24
25
Hilfsfunktionen:
Erlaubt die Bildung von beliebigen
Subtotalen
. Vor der Addition von
Positionszeilen muss vorgängig eine neue Zeile eröffnet werden (sein).
Zeigt eine
Übersicht
aller gebildeten
Subtotale (für umfangreiche Aufträge).
Ein
Doppelklick
vergrössert das Feld
Positionstext
für die Erfassung beliebiger Zeilen.
Ein
Doppelklick
aktiviert eine Funktion für die
Berechnung
vom Ausmassen.
MCP
MC+Partner
Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
105
Anhang E
UNIKOMM
Project
Arbeitsablauf
(Erste Erfassungsart)
Wir gehen von der Annahme aus, dass eine
Offerte
, eine
Auftragsbestätigung
und abschliessend eine
Rechnung
erstellt werden soll. Wie unter Übersicht bezeichnet arbeiten wir dabei mit der Methode
ein
-
fach
bzw. mit dem gleichen Datensatz (fortlaufende Mutation).
Von Hauptmenü
Auftrags-Kopfdaten
2
1
5
3
4
8
1
2
3
4
5
Zurück nach
Hauptmenü
6
7
8
Mit der Schaltfläche
Neu
wird ein neuer Auftrag inilialisiert (gelöst). Der Cursor wird in das Feld Auftrag-Nr. gesetzt.
Die Auftrag-Nr. ist nicht
au
-
tomatisiert
. Das heisst, sie wird individuell erfasst. In der
Regel: Letzte Auftrag-Nr.
und Index + 1
Erfassen der
Adresse
. Diese wird beim Verlassen (Ort) automatisch im Modul Kunden gespeichert.
Auswahl des
Formular
-
Titels
(Dokument). Für
Das vorliegende Beispiel
offerte
.
Obligatorische Eingabe von
-
Auftrag-Datum
-
Datum Erfassung
Erfassung der
Zahlungskondition
.
Erfassung der
Referenzen
.
Mindestens eine Zeile (Referenz 1) muss vorhanden sein.
Fakultative Felder für
- Terminangabe
- Lieferadresse-Nummer
- Versandart
Wichtiger Hinweis !!
Die Formularsteuerung ist so festgelegt, dass alle Textfelder
automatisch
in Kleinschrift umgewandelt werden .
6
7
MCP
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Engineering Informatik CH-3600 Thun
Seite
106
Anhang E
Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
Von Seite 1
Formularauszug Abschlussdaten
10
9
12 13
14
15
16
11
Wichtige Hinweise
Der Vorgang
11
bis
16
wird solange wiederholt, bis alle Auftragspositionen (Offerte) erfasst sind.
Die Auswahllisten
13
,
14
und
16
sind zugänglich und können nach
Bedarf laufend ergänzt werden. Benutzen Sie dazu das Menü
Hilfs-
Programme
, Option
Applikationsparameter
bzw. die Formulare
A-Texte
,
Einheiten
und
Std-Ans
.
UNIKOMM
Project
9
10
11
12
13
14
15
16
Erfassung
oder
Übernahme
eines Vortextes, der die auszuführende Arbeit und / oder
Rahmenbedingungen bezeichnet.
Öffnet das Formular
Auf
-
tragspositionen
. Der Cursor wird auf die Taste
Erfassen
positioniert.
Initialisiert (eröffnet) eine
neue Positionszeile
. Der
Cursor steht im Feld Pos-
Nr.
Eingabe
(fakultativ) der
Positions-Nummer. Erhöhen bei umfangreichen
Aufgaben die Übersichtlichkeit.
Erfassung des
Positions
-
textes
. Häufig verwendete
Texte können über die Auswahlliste {
F4
} abgerufen werden.
Auswahl
{F4
} oder Erfassung der
Einheit
.
Erfassung oder Berechnung der
Anzahl
.
Auswahl {
F4
} oder Eingabe
Von
Preis
/
Std-Ansatz
.
Der Positions-Betrag wird automatisch berechnet und die nachstehende Meldung erscheint. Bestätigen Sie
Mit
OK
.
MCP
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Seite
107
Anhang E
Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
Auftrags-Abschlussdaten
UNIKOMM
Project
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20
21
17
18
22
24
25
23
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Eingabe eines individuellen
Nachtextes
.
Häufig verwendete Texte können über das Formular
Standardtexte
abgerufen und eingefügt werden. Die
Anzahl der Texte ist nicht beschränkt.
Eingabe allfälliger
Rabatt
in
%
oder
CHF
.
Eingabe allfälliger Skonto in
%
oder
CHF
.
Hinweis !
Die Felder Ra-Spesen und
Pr-Spesen werden bei einfachen Aufträgen nicht benutzt.
Bestätigung oder Veränderung des
MwSt-Satzes
.
Beim Verlassen des Feldes wird die Totalsumme berechnet und die Meldung gespeichert… angezeigt.
Bestätigen Sie die Meldung mit
OK
.
Die Offerte ist nun abgeschlossen. Mutationen sind jederzeit möglich
.
Mit der Taste
Berichte
öffnet sich die Ansicht bzw.
Drucksteuerung.
Ein Mauklick auf die Brille zeigt die Offerte in der
Seitenansicht
. Ein Klick auf den Drucker löst den
Druckvorgang direkt aus.
Schaltet die Kopf- und Fusszeilen (Logos) ab für die Verwendung von
Vordrucken
.
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108
Anhang E
UNIKOMM
Project
Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
Wie bereits zu Beginn der Beschreibung des Arbeitsablaufes bezeichnet, erstellen wir eine Offerte – nun abgeschlossen – eine
Auftragsbestätigung
und eine
Rechnung
.
Umwandlung Offerte in Auftragsbestätigung
Auftrags-Kopfdaten
1
2
1
2
Wir ändern über die Auswahlliste den Formular-
Titel in
Auftragsbestätigung
. Mutieren das
Auf
-
trags-Datum
und sofern anders vereinbart, die
Zahlungskondition
.
Eventuelle Anpassung oder
Eingabe des
Termins
.
Fertig ist der Auftrag!
Wichtiger Hinweis !!
Denken Sie daran, allfällige
Änderungen und Ergänzungen der Auftragspositionen vorgängig vorzunehmen.
Das hat in der Regel auch zur Folge, dass sich das
Auftragstotal verändert.
Alle Manipulationen sind mit der Offerte identisch.
Umwandlung Offerte in eine Rechnung
1
1
Wir ändern über die Auswahlliste den Formular-
Titel in
Rechnung
und mutieren das
Auftrags-
Datum
.
Wichtiger Hinweis !!
Für die Umwandlung in eine Rechnung gelten die gleichen Bedingungen wie oben beschrieben.
Ferner ist es zwingend, die
Formularseite 2
, ab dem Feld Nachtext nochmals abzuarbeiten (zu durchlaufen).
Ohne diese Nachbearbeitung ist die Rechnung unvollständig.
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Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung
Arbeitsablauf
(Fortsetzung)
Wie bereits zu Beginn der Beschreibung des Arbeitsablaufes bezeichnet, erstellen wir eine Offerte – nun abgeschlossen – eine
Auftragsbestätigung
und eine
Rechnung
.
Umwandlung Offerte in Rechnung
Auftrags-Abschlussdaten
2
1
1
2
3
4
5
Wiedereinstiegspunkt (nur bei Rechnungen) nach erfolgter Mutation der Kopf-
Daten.
Bestätigen Sie alle Felder mit {
Enter
] bis hin zur Position MwSt.
Beim Verlassen der MwSt erscheint erneut die Meldung „Datensatz gespeichert“.
Bestätigen Sie die Meldung mit
OK
. Das Formular
Um
-
satzinfo
wird automatisch geöffnet.
Die Betätigung der Schaltfläche
Buchen
, addiert das Rechnungstotal zum
Umsatz LJ
des referenzierten Kunden. Gleichzeitig erfolgt der Übertrag in die
Debitorenkontrolle.
Ein Klick auf
Schliessen
beendet die Umsatzverbuchung.
Die Rechnung ist nun abgeschlossen!
3
5
4
Wichtiger Hinweis !!
Im Gegensatz zu der beschriebenen einfachen Methode
-Statusänderung (Formulartitel) des gleichen Datensatzes - werden bei der
komplexen Methode
immer neue
Datensätze generiert. Das heisst Offerte, Auftragsbestätigung, Akontorechnung, Rechnung u.a.m. sind eigene
Elemente bestehend aus Kopf, Positions- und Abschlussdaten.
Die Beschreibung der entsprechenden Arbeitsabläufe finden Sie in der Dokumentation ab
Seite 37
.
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