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ActiveFax Server
Benutzerhandbuch
6. erweiterte Ausgabe
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Dieses Produkt oder Teile davon dürfen lediglich entsprechend den Bestimmungen der Lizenzvereinbarung kopiert und eingesetzt werden. Jede andere Nutzung ist untersagt. Kein Teil
dieses Handbuchs darf ohne die ausdrückliche sc hriftliche Zustimmung von ActiveFax
reproduziert, übertragen, übersetzt, abrufbar in einem Medium gespeichert oder in eine
gesprochene Sprache oder Computersprache übersetzt werden. Änderungen des Inhalts dieses
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von Seiten des Käufers.
Laut Gesetz ist es Ihnen gestattet, eine Sicherungskopie des Programms zum Zwecke der Archivierung anzufertigen. Jede weitere Kopie dieser Software – gleich zu welchem Zweck – ist
gesetzwidrig und wird strafrechtlich und zivilrechtlich verfolgt.
Warenzeichen
Microsoft® und Windows® sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation.
UNIX® ist ein eingetragenes Warenzeichen der American Telephone and Telegraph Company.
Pentium® ist in den USA ein eingetragenes Warenzeichen der Intel Corporation.
Hewlett-Packard® ist ein eingetragenes Warenzeichen der Hewlett-Packard Company.
IBM® ist ein eingetragenes Warenzeichen der International Business Machine Corporation.
ZyXEL™ ist ein eingetragenes Warenzeichen der ZyXEL Communication Corporation.
Die Verwendung eines hier nicht explizit aufgeführten Waren- oder Firmenzeichens ist kein
Hinweis auf die freie Verwendbarkeit desselben.
Part.No. 2511-S02-G
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ActiveFax Benutzerhandbuch
Software Lizenzvereinbarung
SOFTWARE NUTZUNGS- UND GEWÄHRLEISTUNGSBEDINGUNGEN
BITTE LESEN SIE DIE FOLGENDEN SOFTWARE-NUTZUNGSBEDINGUNGEN VOR
DEM EINSATZ DER SOFTWARE SORGFÄLTIG DURCH. DAS RECHT ZUR NUTZUNG DER SOFTWARE WIRD IHNEN NUR ÜBERTRAGEN, WENN SIE DEN NACHFOLGENDEN NUTZUNGSBEDINGUNGEN ZUSTIMMEN. DURCH DEN EINSATZ
DER SOFTWARE ERKLÄREN SIE SICH MIT DIESEN BEDINGUNGEN EINVERSTANDEN.
FALLS SIE MIT DEN NUTZUNGSBEDINGUNGEN NICHT EINVERSTANDEN SEIN
SOLLTEN, MÜSSEN SIE ENTWEDER DIE SOFTWARE VON IHRER FESTPLATTE
LÖSCHEN ODER DIE SOFTWARE KOMPLETT GEGEN EINE VOLLE ERSTATTUNG
DES KAUFPREISES ZURÜCKGEBEN.
SOFTWARE-NUTZUNGSBEDINGUNGEN
Gegen Zahlung der entsprechenden Lizenzgebühr erhält der Lizenznehmer ein Nutzungsrecht
an der Software zu folgenden Bedingungen:
VERWENDUNG: Die Software darf lediglich auf der dem Lizenzvertrag zugrunde liegenden
Anzahl von Computern benutzt werden. Es ist nicht gestattet, die Software zu zerlegen, zu
dekompilieren oder eine Rückübersetzung vorzunehmen, es sein denn, dies ist durch den Gesetzgeber ausdrücklich gestattet.
KOPIEN UND ANPASSUNGEN: Kopien und Anpassungen der Software dürfen vom Kunden für Archivzwecke angefertigt werden oder aber wenn das Kopieren bzw. Anpassen einen
für den Einsatz der Software auf einem Computer notwendigen Arbeitsschritt darstellt. Die
Kopien bzw. Anpassungen dürfen zu keinem anderen Zweck angefertigt werden.
EIGENTUM: Der Kunde erklärt, dass er keine Rechte oder Eigentumsansprüche an der Software hat, die über das Nutzungs- und Eigentumsrecht an dem physischen Datenträger hinausgehen. Der Kunde weiß und akzeptiert, dass die Software urheberrechtlich geschützt ist. Bei
einer Verletzung des Urheberrechts kann der Kunde vom Hersteller haftbar gemacht werden.
ÜBERTRAGUNG DER SOFTWARENUTZUNGSRECHTE: Der Kunde darf das Nutzungsrecht an der Software an einen Dritten übertragen, wenn jener die Nutzungsbedingungen anerkennt. Mit der Übertragung erlöschen alle Nutzungsrechte des Kunden, und zwar auch an
etwaigen Kopien und Anpassungen. Diese sind dem Dritten zu übergeben; soweit der Kunde
Kopien dem Dritten nicht übergibt, hat er sie zu vernichten.
UNTERLIZENZEN UND WEITERGABE: Der Kunde darf die Software nicht verleihen, an
Dritte lizenzieren oder Kopien und Anpassungen der Software auf Datenträger oder anderen
Medien verteilen. Jede Weiterverteilung der Software oder Anpassungen davon bedürfen der
vorherigen schriftlichen Zustimmung des Herstellers.
ERLÖSCHEN DER VEREINBARUNG: Bei einem Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen kann der Hersteller den Kunden auffordern, den Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen
ActiveFax Benutzerhandbuch
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rückgängig zu machen. Kommt der Kunde dieser Aufforderung nicht innerhalb von 30 Tagen
nach, kann der Hersteller dem Kunden das Nutzungsrecht entziehen.
AKTUALISIERUNGEN UND ERWEITERUNGEN: Der Kunde erkennt an, dass kein Recht
auf den Erhalt von Aktualisierungen und Erweiterungen besteht, die der Hersteller eventuell
im Rahmen separater Unterstützungsvereinbarungen zur Verfügung stellt.
SOFTWARE-GEWÄHRLEISTUNGSBEDINGUNGEN
GEWÄHRLEISTUNGSFRIST: Der Hersteller gewährleistet für einen Zeitraum von 6 Monaten ab Kauf, dass die Software ihre Programmfunktionen erfüllt, sofern alle Dateien ordnungsgemäß installiert wurden. Dennoch ist nach dem jetzigen Stand der Technik der völlige
Ausschluss von Fehlern in der Software nicht möglich. Falls die Software innerhalb der Gewährleistungsfrist ihre Programmfunktionen nicht erfüllt, kann der Kunde Ersatz oder Reparatur fordern. Kann der Hersteller innerhalb eines angemessenen Zeitraums keine Ersatzlieferung leisten, kann der Kunde gegen Rückgabe der Software und aller eventuell angefertigter
Kopien kostenfrei vom Vertrag zurücktreten.
DATENTRÄGER: Der Hersteller gewährleistet für einen Zeitraum von 6 Monaten ab Kauf,
dass eventuell mitgelieferte auswechselbare Datenträger frei von Material- und Fabrikationsfehlern sind. Sollten innerhalb des Gewährleistungszeitraums Fehler am Datenträger auftreten, kann der Kunde Ersatz fordern. Kann der Hersteller innerhalb eines angemessenen Zeitraums keine Ersatzlieferung leisten, kann der Kunde gegen Rückgabe der Software und Zerstörung aller eventuell angefertigter Kopien auf nicht auswechselbaren Datenträgern kostenfrei vom Kauf zurücktreten.
ANMELDUNG VON GEWÄHRLEISTUNGSANSPRÜCHEN: Der Kunde muss den Hersteller spätestens 30 Tage nach Ablauf des Gewährleistungszeitraums schriftlich von seinen
Gewährleistungsansprüchen in Kenntnis setzen.
EINSCHRÄNKUNG DER GEWÄHRLEISTUNG: Gewährleistungsansprüche gegen den
Hersteller, die über die oben genannten Gewährleistungen hinausgehen, sind ausgeschlossen.
Mündliche oder schriftliche Absprachen bestehen nicht. Gewährleistungsansprüche sind auf
den Gewährleistungszeitraum von 6 Monaten begrenzt, sofern diese Begrenzung gesetzlich
zulässig ist. Neben der hier beschriebenen Gewährleistung gelten die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Gewährleistungsansprüche.
SCHADENERSATZANSPRÜCHE UND HAFTUNGSBESCHRÄNKUNG: SCHADENERSATZANSPRÜCHE GEGEN DEN HERSTELLER SOWIE DESSEN ERFÜLLUNGS- ODER VERRICHTUNGSGEHILFEN, GLEICH AUS WELCHEM RECHTSGRUND (Z.B.
AUS BERATUNG, POSITIVER VERTRAGSVERLETZUNG ODER UNERLAUBTER
HANDLUNG), INSBESONDERE AUCH FÜR INDIREKTE UND FOLGESCHÄDEN,
SIND AUSGESCHLOSSEN.
Diese Lizenzvereinbarungen und die Gewährleistungsbedingungen regeln abschließend die
Bedingungen zwischen dem Hersteller und dem Kunden. Eventuell in der Verpackung mitgelieferte Vereinbarungen und Gewährleistungsbedingungen anderer Softwarehersteller kommen nicht zur Anwendung.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
9
1.1. Benutzung dieses Handbuchs.........................................................9
1.1.1. Hilfesystem ......................................................................................... 9
1.1.2. Hinweissymbole................................................................................ 10
1.2. Was ist ActiveFax? ......................................................................10
1.3. Systemanforderungen ..................................................................11
1.3.1. Hardwareanforderung Fax Server..................................................... 11
1.3.2. Hardwareanforderung Fax Client ..................................................... 11
1.4. Konzeption...................................................................................12
1.4.1. Faxversand ........................................................................................ 13
1.4.2. E-Mail Versand ................................................................................. 13
1.4.3. Faxempfang....................................................................................... 14
1.4.4. Faxabruf (Fax-On-Demand) ............................................................. 14
1.5. Bildschirmerklärung ....................................................................15
2. ActiveFax installieren
17
2.1. Programmübersicht ......................................................................17
2.2. Installation durchführen ...............................................................18
2.3. Einstellungen anpassen ................................................................21
2.4. Client Verbindung herstellen .......................................................21
3. Wie kann ich ...
23
3.1. eine neue Faxnachricht erstellen ..................................................23
3.1.1. Faxen aus Windows Anwendungen.................................................. 23
3.1.2. Kurz-Faxnachrichten......................................................................... 24
3.1.3. Dateisystem ....................................................................................... 25
3.1.4. Named Pipes...................................................................................... 25
3.1.4.1. Beispiel in der Programmiersprache C................................................... 26
3.2. eine Faxnachricht im Netzwerk abfragen ....................................28
3.2.1. Fax Client installieren ....................................................................... 28
ActiveFax Benutzerhandbuch
5
3.2.2. Client Verbindung herstellen ............................................................ 28
3.3. eine Faxnachricht von UNIX / Linux senden ............................. 30
3.3.1. LPD Drucker in UNIX einrichten ..................................................... 30
3.3.1.1. IBM RS/6000 (AIX) ...............................................................................30
3.3.1.2. HP-9000 (HP/UX) ..................................................................................30
3.3.1.3. Andere UNIX Derivate...........................................................................31
3.3.2. Faxnachrichten über LPD/LPR senden............................................. 31
3.3.3. Alternativen zu LPD/LPR ................................................................. 31
3.3.3.1. FTP, TFTP und RAW Sockets ...............................................................32
3.3.3.2. Serielle Verbindung ................................................................................32
3.3.3.3. Dateisystem (NFS, Samba).....................................................................32
3.3.3.4. Formatierung (HP-LaserJet PCL, Epson-LQ, Postscript, PDF) .............32
3.3.3.5. Datenfelder .............................................................................................33
3.4. eine Faxnummer korrekt eingeben.............................................. 34
3.4.1. Beispiele für Faxnummern................................................................ 34
3.5. einen Eintrag in der Faxliste auswählen...................................... 35
3.5.1. Markieren .......................................................................................... 35
3.5.2. Sortieren ............................................................................................ 35
3.5.3. Suchen ............................................................................................... 36
3.6. eine Faxnachricht automatisch drucken ...................................... 37
3.6.1. Sendebericht drucken ........................................................................ 37
3.6.2. Komprimierter Druck........................................................................ 37
3.6.3. Allgemeine Einstellungen ................................................................. 38
3.6.4. Benutzerbezogene Einstellungen ...................................................... 38
3.7. die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen ............................... 40
3.7.1. Benutzerverwaltung .......................................................................... 40
3.7.2. Sicherheitseinstellungen.................................................................... 41
3.8. einen Faxabruf durchführen ........................................................ 42
3.8.1. Faxabruf durchführen (Polling)......................................................... 42
3.8.2. Faxabruf Dokument erstellen............................................................ 43
3.9. ein Deckblatt oder Overlay erstellen........................................... 45
3.9.1. Was ist ein Deckblatt / Overlay?....................................................... 45
3.9.2. Deckblatt / Overlay erstellen............................................................. 45
3.9.3. Deckblatt / Overlay verwenden......................................................... 46
4. Einstellungen
47
4.1. Benutzerverwaltung .................................................................... 47
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ActiveFax Benutzerhandbuch
4.1.1. Benutzer Berechtigungen.................................................................. 48
4.1.2. Alias Namen...................................................................................... 49
4.1.3. Voreinstellungen ............................................................................... 50
4.1.4. Automatischer Druck ........................................................................ 51
4.1.5. Faxweiterleitung................................................................................ 51
4.1.6. Benutzerzuordnung für Faxempfang ................................................ 52
4.1.6.1. Zuordnung über Durchwahl (MSN, DDI, DID, DTMF)........................ 52
4.1.6.2. Zuordnung über CSID (Absender ID).................................................... 53
4.1.6.3. Zuordnung über Modem......................................................................... 54
4.1.6.4. Manuelle Benutzerzuordnung ................................................................ 54
4.1.6.5. Reihenfolge der Benutzerzuordnung...................................................... 55
4.2. Telefonbuchverwaltung ...............................................................56
4.2.1. Telefonbuch importieren................................................................... 57
4.2.1.1. Import aus ASCII Datei.......................................................................... 57
4.2.1.2. Import von Datenbank über ODBC ....................................................... 58
4.2.2. Telefonbuch exportieren ................................................................... 58
4.3. Sende-/Empfangsprotokoll ..........................................................59
4.3.1. Protokoll drucken .............................................................................. 59
4.3.1.1. Layout..................................................................................................... 60
4.3.1.2. Automatischer Druck ............................................................................. 60
4.3.1.3. Sendebericht drucken ............................................................................. 60
4.3.2. Protokoll exportieren......................................................................... 61
4.3.3. Protokoll archivieren......................................................................... 61
4.4. Kostenoptimierung.......................................................................62
4.4.1. Zeitversetzter Versand ...................................................................... 62
4.4.2. Least Cost Routing............................................................................ 63
4.5. Modem & ISDN...........................................................................65
4.5.1. Vorzüge eines ISDN Adapters.......................................................... 66
4.5.2. Modem konfigurieren ....................................................................... 66
4.5.3. Statusanzeige..................................................................................... 68
4.6. E-Mail ..........................................................................................70
4.6.1. SMTP Server (Mail Server) einrichten ............................................. 70
4.6.2. E-Mail Optionen ............................................................................... 71
4.7. ODBC Datenbank ........................................................................73
4.7.1. Datenquelle wählen........................................................................... 73
4.7.2. Telefonbuch importieren................................................................... 74
4.7.3. Sende-/Empfangsprotokoll exportieren ............................................ 75
4.8. Netzwerk Scanner ........................................................................77
4.8.1. Installation......................................................................................... 77
ActiveFax Benutzerhandbuch
7
5. Datenfelder
79
5.1. Wozu werden Datenfelder benötigt?........................................... 79
5.2. Wie sind Datenfelder aufgebaut? ................................................ 79
5.2.1. Maskieren von Datenfeldern ............................................................. 80
5.3. Übersicht der Datenfelder ........................................................... 80
5.3.1. Absenderfelder .................................................................................. 81
5.3.2. Empfängerfelder................................................................................ 81
5.3.3. Allgemeine Felder ............................................................................. 82
5.3.4. Spezielle Datenfelder ........................................................................ 86
5.4. Beispiele für Datenfelder ............................................................ 86
5.5. Grafiken in ein Dokument einbinden.......................................... 87
5.6. Datenfelder in eine Anwendung einbinden................................. 89
5.6.1. Windows Anwendungen ................................................................... 89
5.6.1.1. Datenfelder in externer Datei übergeben ................................................89
5.6.1.2. Druckauftrag aufteilen (Seriendrucke) ...................................................90
5.6.1.3. Beispiel in der Programmiersprache C ...................................................90
5.6.2. UNIX, Linux und andere Betriebssysteme ....................................... 91
5.6.2.1. Beispiel in der Programmiersprache C ...................................................91
5.6.2.2. Beispiel in der Programmiersprache INFORMIX 4GL..........................91
6. Anhang
93
6.1. Glossar ........................................................................................ 93
6.2. Tastenkombinationen - Hotkeys ................................................. 99
6.3. Häufig gestellte Fragen - FAQ.................................................. 101
6.4. Problemlösungen....................................................................... 105
6.5. Programmbeispiele ................................................................... 109
6.5.1. Windows Applikation (WinApp.exe) ............................................. 109
6.5.1.1. Programmablauf ...................................................................................110
6.5.1.2. Programmcode ......................................................................................110
6.5.2. Socket Applikation (Socket.exe)..................................................... 112
6.5.2.1. Programmablauf ...................................................................................113
6.5.2.2. Programmcode ......................................................................................113
6.6. Index ......................................................................................... 117
8
ActiveFax Benutzerhandbuch
1. Einführung
1.1. Benutzung dieses Handbuchs
Dieses Handbuch beschreibt die Installation, Konfiguration und Benutzung
von ActiveFax. Der Inhalt des Handbuchs ist in mehrere Kapitel unterteilt.
Die ersten beiden Kapitel beschäftigen sich mit einem allgemeinen Überblick sowie der Installation der Software. Die weiteren Kapitel enthalten
Informationen über Konfigurationseinstellungen und alltägliche Fallbeispiele. Der Anhang am Ende dieses Handbuchs wird aus dem Glossar, einer Übersicht der verfügbaren Tastenkombinationen, häufig gestellten Fragen (FAQ), sowie häufigen Fehlerbehandlungen, Programmbeispielen und
dem Index gebildet.
1.1.1. Hilfesystem
Zusätzlich zu den in diesem Handbuch enthaltenen Informationen kann das
Hilfesystem von ActiveFax verwendet werden. Über die integrierte Online
Hilfe wird zu allen Themenbereichen eine kontextbezogene Hilfestellung
angezeigt. Der Aufruf dieses Hilfesystems erfolgt entweder über den Menüpunkt Hilfe / Inhalt und Index oder über die Schaltfläche Hilfe.
ActiveFax Benutzerhandbuch
9
1.1.2. Hinweissymbole
In diesem Handbuch werden grafische Symbole eingesetzt, um Textstellen
hervorzuheben. Im Allgemeinen weisen diese Hinweissymbole auf weiterführende Informationen, kritische Einstellungen oder andere Besonderheiten hin.
Das „Information“ Symbol wird verwendet, um auf weiterführende
Informationen oder artverwandte Themen, sowie auf nützliche
Tipps für den täglichen Gebrauch der Software hinzuweisen.
Das „Achtung“ Symbol wird verwendet, um auf häufige Irrtümer
oder kritische Einstellungen aufmerksam zu machen.
1.2. Was ist ActiveFax?
ActiveFax ist eine der leistungsfähigsten derzeit am Markt erhältlichen
Netzwerk Faxlösungen. Mit ActiveFax erwerben Sie eine Software, die es
Ihnen ermöglicht, Ihr gesamtes Faxaufkommen übersichtlich und ohne
großen administrativen Aufwand zu bewältigen. Der Versand einer Nachricht erfolgt wahlweise als Fax oder als E-Mail. Ein ausgeklügeltes Benutzer- und Sicherheitskonzept gewährleistet die übersichtliche Verwaltung
der Faxaufträge und schützt die Daten vor unauthorisiertem Zugriff. Der
netzwerkweite Zugang zu den einzelnen Faxnachrichten wird über den Fax
Client durchgeführt.
Selbstverständlich verfügt ActiveFax über alle Leistungsmerkmale, die von
einer professionellen Netzwerk Faxlösung erwartet werden können. Dazu
zählen unter anderem ein detailliertes Sendeprotokoll, zentrale und private
Telefonbücher, Deckblätter und Overlays, sowie eine automatische Sendezeitoptimierung und Least Cost Routing. Weiters kann ActiveFax auch als
Faxabruf Server (Fax-On-Demand) eingesetzt werden.
Neben der Möglichkeit, Faxnachrichten mit Windows Anwendungen zu
erstellen, eignet sich ActiveFax darüber hinaus hervorragend für die Integration in Nicht-Windows-Betriebssysteme, wie beispielsweise UNIX oder
Linux. Die Unterstützung des Netzwerk Druckerprotokolls LPD/LPR sowie der Druckersteuerzeichen von HP-LaserJet (PCL), Epson-LQ und optional Postscript und PDF erlauben eine rasche und einfache Einbindung
des Faxdienstes in UNIX und Linux.
10
ActiveFax Benutzerhandbuch
1.3. Systemanforderungen
Um ActiveFax ausführen zu können, müssen zumindest folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Sie benötigen einen Computer mit Windows 95 / 98
/ ME, Windows NT (Server oder Workstation) oder Windows 2000 / XP /
2003 / Vista / 2008 (32-bit oder 64-bit), sowie ein Faxmodem, einen
ISDN Adapter, oder eine Faxkarte von Brooktrout oder Intel/Dialogic.
Für den sinnvollen Betrieb des Fax Servers sollte außerdem ein Netzwerk
zur Verfügung stehen. Der verwendete Rechner sollte mindestens ein
80486 Modell mit 66 MHz und 64 MB Arbeitsspeicher sein. Die Grafikanzeige sollte auf mindestens 800x600 und 256 Farben eingestellt werden.
Bitte beachten Sie, dass diese Angaben lediglich Richtwerte sind. ActiveFax lässt sich auch bei geringerer Hardwareausstattung ausführen – die
Performance der Anwendung sinkt hierbei jedoch unter ein vertretbares
Maß.
1.3.1. Hardwareanforderung Fax Server
Ressource
Mindestausstattung
Empfohlene Ausstattung
Prozessor (CPU)
Arbeitsspeicher (RAM)
Festplattenspeicher
Grafikanzeige
Betriebssystem
80486 / 66 MHz
64 MB
80 MB
640x480, 16 Farben
Windows 95
Pentium / 300 MHz
512 MB
1000 MB
1024x768, 65536 Farben
Netzwerk
TCP/IP oder NetBeui
TCP/IP
Windows 98/ME,
2000/XP/2003/Vista/2008
1.3.2. Hardwareanforderung Fax Client
Ressource
Mindestausstattung
Empfohlene Ausstattung
Prozessor (CPU)
Arbeitsspeicher (RAM)
Festplattenspeicher
Grafikanzeige
Betriebssystem
80846 / 33MHz
32 MB
10 MB
640x480, 16 Farben
Windows 95
80486/ 66 MHz
256 MB
100 MB
800x600, 256 Farben
Netzwerk
TCP/IP oder NetBeui
TCP/IP
ActiveFax Benutzerhandbuch
Windows 95/98/ME,
NT/2000/XP/2003/Vista/2008
11
1.4. Konzeption
Dem Grundgedanken von ActiveFax, einer weitestgehenden Automatisierung aller Vorgänge, wird konsequent Rechnung getragen. Dies beginnt
bereits bei der Installation der Software. Frei nach dem Motto „Auspacken
und loslegen“ wird die angeschlossene Hardware automatisch erkannt und
konfiguriert. Im laufenden Betrieb reduziert sich der administrative Aufwand daher gegen Null. Um eine größtmögliche Flexibilität zu gewährleisten, können alle Bereiche der Software bei Bedarf mittels übersichtlicher
Menüs individuell konfiguriert und an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.
Das Kernstück von ActiveFax, der Fax Server, ist für die Speicherung der
Faxdaten und sämtliche Kommunikationsaufgaben (sei es nach außen über
Modems oder nach innen über das Netzwerk) zuständig. Für die netzwerkweite Verwaltung der einzelnen Faxnachrichten wird der Fax Client
verwendet. Im Wesentlichen lassen sich die von ActiveFax bereitgestellten
Dienste in drei Gruppen unterteilen: den Faxversand, den Faxempfang und
den Faxabruf (Fax-On-Demand).
12
ActiveFax Benutzerhandbuch
1.4.1. Faxversand
Dokumente für den Faxversand können unter ActiveFax auf vielfältige
Weise erstellt werden. Die einfachste Methode ist sicher der Druck aus einer Windows Anwendung (z.B. WinWord). Dank zahlreicher Kommunikationsserver gestattet ActiveFax aber auch den Faxversand aus UNIX und
Linux und anderen Betriebssystemen. Speziell unter UNIX und Linux bietet sich der Einsatz von LPD/LPR an, da hier der Fax Server in der gleichen Art und Weise wie ein normaler Netzwerkdrucker angesteuert werden
kann.
Speziell beim Faxversand aus internen Anwendungen, von denen Sie den
Programmcode kennen (z.B. Bestellprogramm) bietet sich die Möglichkeit,
den Empfänger einer Faxnachricht bereits direkt in der Anwendung zu definieren. Auf diese Weise erfolgt der Faxversand voll automatisch, ohne
dass der Anwender den Empfänger der Faxnachricht händisch einzugeben
braucht. Bei dieser Methode werden die einzelnen Daten über so genannte
Datenfelder an den Fax Server übergeben. Da diese Datenfelder direkt in
den Text der Faxnachricht oder in den Dokumentennamen eingefügt werden können, besteht keine Notwendigkeit sich mit komplizierten Programmierverfahren, wie DDE oder ähnlichem, zu beschäftigen.
Der Faxversand selbst wird vom Fax Server voll automatisch durchgeführt.
Abhängig vom gewünschten Sendezeitpunkt und der Priorität einer Faxnachricht werden die einzelnen Faxaufträge entsprechend ihrer Reihung
versendet. Bei nicht erreichbaren Empfängern (z.B. Besetztzeichen) wird
der Faxversand in regelmäßigen - frei definierbaren - Abständen wiederholt. Sollte das Fax nach einer bestimmten Anzahl von Wahlversuchen
nicht zugestellt werden können, wird das Fax als „unzustellbar“ gekennzeichnet. Solcherart markierte Faxnachrichten werden von ActiveFax getrennt ausgewiesen. Der Fax Server kann ferner derart konfiguriert werden,
dass abhängig von Berechtigung eines Benutzers die Zustimmung eines
Vorgesetzten für den Faxversand notwendig ist.
1.4.2. E-Mail Versand
Der Versand von E-Mails erfolgt auf die gleiche Weise wie der Versand
von Faxnachrichten. Es wird lediglich anstelle der Faxnummer die E-Mail
Adresse des gewünschten Empfängers angegeben. Je nach Konfiguration
des Fax Servers wird versucht, das Dokument in das Textformat zu konvertieren. Sollte die Konvertierung einer Nachricht in das Textformat nicht
ActiveFax Benutzerhandbuch
13
möglich sein, wird das Dokument als Dateianhang der E-Mail im PDF,
TIFF oder GIF Format übertragen. Die Übermittlung über das Internet erfolgt vollautomatisch entweder über eine direkte Verbindung zu einem
SMTP Server (Mail Server) oder über eine Wählverbindung mittels RAS
(DFÜ-Netzwerk).
1.4.3. Faxempfang
Eine der Hauptaufgaben des Fax Servers beim Empfang von Faxnachrichten ist die Verteilung an die betreffenden Benutzer. ActiveFax bietet hierzu
mehrere unterschiedliche Methoden. Die zuverlässigste Methode ist die
Verwendung einer eigenen Durchwahl pro Benutzer. Auf diese Weise
können die Faxnachrichten direkt an einen Benutzer gesendet werden - die
Wahrscheinlichkeit von Irrtümern und fehlgeleiteten Faxnachrichten wird
dadurch weitestgehend ausgeschlossen. Aus technischen Gründen steht
dieses Verfahren jedoch nur bei der Verwendung eines ISDN Adapters oder durchwahlfähiger Modems und Faxkarten zur Verfügung. Eine weitere
Möglichkeit der Benutzerzuordnung besteht über die so genannte CSID
(Absender Kennung). Hierbei wird jedem Absender über das Telefonbuch
ein Benutzer zugeordnet. Die dritte Variante der Benutzerzuordnung besteht über die Modemkonfiguration. Bei diesem Verfahren wird jedem
Modem (Faxnummer) ein Benutzer zugeordnet.
Die Benachrichtigung über neue Faxnachrichten erfolgt in ActiveFax auf
mehrere Arten. Über den Fax Client kann der Empfang neuer Faxnachrichten durch Anzeige eines Hinweisfensters signalisiert werden. Weiters besteht die Möglichkeit, empfangene Faxnachrichten automatisch auszudrucken. Hierbei kann pro Benutzer ein unterschiedlicher Drucker konfiguriert werden, so dass das betreffende Fax direkt am Arbeitsplatz des
Empfängers gedruckt wird. ActiveFax bietet zusätzlich die Möglichkeit,
Faxnachrichten in komprimierter Form auszudrucken. Bei dieser Druckvariante werden mehrere Seiten einer Faxnachricht auf einem Blatt Papier
gedruckt. Weiters besteht die Möglichkeit, die Faxnachrichten automatisch
per E-Mail an eine oder mehrere E-Mail Adressen weiterzuleiten oder in
ein vordefiniertes Verzeichnis zu exportieren.
1.4.4. Faxabruf (Fax-On-Demand)
Im Lieferumfang von ActiveFax ist ein so genannter Faxabruf Server, auch
Fax-On-Demand Server genannt, enthalten. Unter Faxabruf versteht man
das Bereitstellen von Dokumenten für den Abruf durch andere Faxgeräte.
14
ActiveFax Benutzerhandbuch
Auf diese Weise können beliebige Dokumente (z.B. Preislisten, Technische Daten, usw.) für den Abruf zur Verfügung gestellt werden. Ein Faxabruf Dokument kann hierbei entweder einem bestimmten Modem, oder bei
der Verwendung eines ISDN Adapters einer bestimmten Durchwahl zugeordnet werden. Die Erstellung von Faxabruf Dokumenten erfolgt in der
gleichen Art und Weise wie die Erstellung einer normalen Faxnachricht.
Neben der Möglichkeit, Dokumente für den Faxabruf bereitzustellen, kann
ActiveFax auch zum Abrufen von Faxabruf Dokumenten verwendet werden. Hierbei wird eine Faxnachricht durch Anwahl eines Faxabruf Servers
empfangen.
1.5. Bildschirmerklärung
Die Faxliste zeigt eine Liste aller verfügbaren Faxnachrichten. Durch
Auswahl eines Eintrags der Faxliste, wird das Dokument automatisch
angezeigt. Durch einen Doppelklick bzw. über das Menü Faxliste können die Einstellungen des Eintrags geändert werden.
ActiveFax Benutzerhandbuch
15
Das Faxauswahlfenster wird verwendet, um die Art der Faxnachrichten in der Faxliste einzuschränken. Über das Faxauswahlfenster wird
außerdem der Papierkorb und das Archiv verwaltet.
Das Benutzerauswahlfenster wird verwendet, um die Faxnachrichten
in der Faxliste auf einen bestimmten Benutzer oder eine Benutzergruppe einzuschränken.
Das Kommunikationsfenster zeigt den Status aller von ActiveFax
verwalteten Kommunikationsdienste. Durch einen Doppelklick auf ein
Symbol bzw. über das Menü Kommunikation lassen sich die Einstellungen der einzelnen Dienste konfigurieren.
Die Faxanzeige zeigt die aktuell ausgewählte Faxnachricht an. Die
Größe der Darstellung kann über die linke bzw. rechte Maustaste und
über die Zoom-Auswahl in der Symbolleiste angepasst werden.
Das Seitenauswahlfenster wird verwendet, um zwischen den einzelnen Seiten einer Faxnachricht zu blättern.
Die Symbolleiste enthält für alle wichtigen Funktionen eine eigene
Schaltfläche. Dadurch können häufig benötigte Funktionen rasch angewählt werden.
Die Statusleiste enthält neben dem aktuellen Datum und der Uhrzeit
Statusinformationen zum Programm.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
2. ActiveFax installieren
2.1. Programmübersicht
ActiveFax besteht im Wesentlichen aus zwei Programmteilen, dem Fax
Server und dem Fax Client. Die Installation des Fax Servers braucht in der
Regel nur einmal durchgeführt zu werden, da alle anderen Computer über
den Fax Client auf die Daten des Fax Servers zugreifen. Der Fax Client
sollte auf all jenen Arbeitsplätzen installiert werden, auf denen Faxnachrichten verwaltet oder erstellt werden sollen.
Es wird empfohlen, den Fax Server auf einem möglichst leistungsstarken
Rechner zu installieren. Speziell bei der Nutzung des zeitversetzten Faxversands ist außerdem darauf zu achten, dass der Rechner auch in der
Nacht nicht abgeschaltet wird.
Den typischen Aufbau einer Installation mit ActiveFax zeigt die oben abgebildete Musterkonfiguration. Diese Konfiguration besteht im Wesentlichen aus einem zentral installierten Fax Server und mehreren Fax Clients.
Zusätzlich wurde ein UNIX Server über das UNIX Druckprotokoll
LPD/LPR an ActiveFax gekoppelt. Die Verarbeitung von Vorlagen in Papierform wird in diesem Beispiel von einem Netzwerkscanner HP Digital
Sender durchgeführt.
ActiveFax Benutzerhandbuch
17
2.2. Installation durchführen
Bevor Sie mit der Installation von
ActiveFax beginnen, sollten Sie sich
überlegen, auf welchen Rechnern
der Faxdienst zur Verfügung stehen
soll und welcher Rechner als Fax
Server verwendet wird. Installieren
Sie zuerst den Fax Server und danach die einzelnen Fax Clients. Um
die Installation der Software durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen
vor:
1) Legen Sie die Programm CD in
den Computer ein und führen Sie
das Setup Programm aus. Bitte
beachten Sie, dass das Setup Programm bei vielen Computern
durch das Einlegen der CD automatisch gestartet wird. Folgen Sie
den Anweisungen des Setup Programms um Schritt für Schritt die
Installation der Software durchzuführen.
2) Geben Sie Ihren Namen und die
Seriennummer ein. Sollten Sie
über keine gültige Seriennummer
verfügen, kann über die Seriennummer 00000-00000 eine voll
funktionsfähige
Demoversion
von ActiveFax registriert werden.
Bitte beachten Sie, dass die Demoversion im Funktionsumfang
keinerlei Einschränkungen unterliegt.
3) Wählen Sie das Verzeichnis für
die Installation der Software aus.
Als Vorgabewert wird hier das
Standard Programmverzeichnis
18
ActiveFax Benutzerhandbuch
von Windows vorgeschlagen.
Über die Schaltfläche „Durchsuchen“ wird bei Bedarf ein anderes
Verzeichnis oder Laufwerk eingestellt.
4) Wählen Sie das gewünschte Installationsverfahren aus. Entscheiden Sie hier zwischen einer
kompletten Installation (Server
und Client), einer Server Installation oder einer Client Installation.
Bitte beachten Sie, dass der Fax
Server üblicherweise nur einmal
im Netzwerk installiert werden
muss. In allen anderen Fällen
reicht die Installation des Fax
Clients aus.
5) Wählen Sie die zu installierenden
Programmkomponenten aus. Entsprechend dem zuvor gewählten
Installationsverfahren ist hier bereits die korrekte Auswahl voreingestellt. Bitte achten Sie darauf, dass auf dem Installationslaufwerk noch ausreichend Festplattenkapazität zur Verfügung
steht.
6) Wählen Sie die Programmgruppe,
die für die Erstellung der Programmsymbole (Icons) verwendet werden soll.
7) Definieren Sie, ob der Fax Server
bzw. Fax Client beim Booten des
Rechners automatisch gestartet
werden soll. Speziell unter Windows NT / 2000 / XP / 2003 /
Vista / 2008 empfiehlt sich der
automatische Start des Fax Servers, da in diesem Fall der Fax
Server als eigener Dienst (ServiActiveFax Benutzerhandbuch
19
ce) gestartet wird und dadurch sofort nach dem Hochstarten des
Computers aktiv ist.
8) Schalten Sie alle angeschlossenen
Modems ein und starten Sie den
Fax Server. ActiveFax durchsucht nun das System nach verfügbaren Modems und ISDN Adaptern und konfiguriert diese.
9) Geben Sie den Absendernamen
(Firmennamen) und die Absender-Faxnummer, sowie die für
Ihren Standort gültige Vorwahl
ein. Diese Daten werden für die
Kopfleiste der Faxnachrichten
benötigt. Sollten Sie vorhaben, EMail zu verwenden, tragen Sie
auch Ihre eigene E-Mail Adresse
ein. Stellen Sie weiters ein, ob
bzw. welche Amtskennzahl zum
Wählen erforderlich ist. Speziell
beim Betrieb an einer Telefonanlage ist üblicherweise eine
Amtskennzahl zu verwenden.
Nachdem das Setup Programm erfolgreich ausgeführt wurde, ist ActiveFax
fertig installiert und steht für ein erstes Testfax zur Verfügung. Um ein
Testfax zu erstellen, starten Sie eine beliebige Windows Anwendung (z.B.
WinWord oder WordPad) und drucken ein Dokument auf dem ActiveFax
Drucker aus. Nachdem das Dialogfenster zur Eingabe des Empfängers erscheint, geben Sie die Faxnummer des Empfängers (gelbes Eingabefeld)
ein und bestätigen die Eingabe. Das Fax wird daraufhin umgehend vom
Fax Server versendet.
Bitte beachten Sie, dass nach der Installation von ActiveFax kein Neustart
des Computers erforderlich ist. Alle Einstellungen sind sofort nach dem
Beenden des Setup Programms aktiv.
Bei der Verwendung von Brooktrout Faxkarten (z.B. Modelle TR114,
TR1034 oder Trufax), sollten die entsprechenden Treiber vor der Installa20
ActiveFax Benutzerhandbuch
tion von ActiveFax installiert werden. Da Brooktrout selbst keine Treibersoftware anbietet, stehen die Treiber für Brooktrout Faxkarten auf
www.activefax-distribution.com für den freien Download zur Verfügung.
2.3. Einstellungen anpassen
Viele Parameter des Fax Servers werden durch das Setup Programm mit
Standardwerten belegt. Diese Voreinstellungen entsprechen den üblicherweise verwendeten Einstellungen und brauchen in der Regel auch nicht
geändert werden. Sollte es dennoch erforderlich sein, einige dieser voreingestellten Werte zu ändern, kann dies jederzeit am Fax Server über die entsprechenden Menüpunkte durchgeführt werden. Die folgende Aufstellung
zeigt einen kurzen Überblick der am häufigsten benötigten Einstellungen:
Einstellung
Menüpunkt
Modemkonfiguration
E-Mail Konfiguration
Absender
Faxauflösung
Archiveinstellungen
Automatischer Druck
Fax Titelleiste
Nächste Fax ID-Nummer
Automatischer Programmstart
Kommunikation – Modem
Kommunikation – E-Mail
Extras – Voreinstellungen
Extras – Optionen – Modem
Extras – Optionen – Archiv
Extras – Optionen – Druck
Extras – Optionen – Fax Titelleiste
Extras – Optionen – Allgemein
Datei – Automatischer Start
Bitte beachten Sie, dass diese Aufstellung nur einen kleinen Auszug der
am häufigsten benötigten Konfigurationsmöglichkeiten von ActiveFax widerspiegelt. Eine detaillierte Beschreibung aller Einstellungsmöglichkeiten
kann in den entsprechenden Kapiteln dieses Handbuchs bzw. in der integrierten Online Hilfe von ActiveFax nachgelesen werden.
2.4. Client Verbindung herstellen
Beim ersten Start des Fax Clients bzw. des ActiveFax Druckertreibers wird
versucht, eine Verbindung zum Fax Server herzustellen. ActiveFax bietet
mehrere Möglichkeiten, eine Verbindung zum Fax Server herzustellen.
ActiveFax Benutzerhandbuch
21
Üblicherweise wird die Verbindung zwischen dem Fax Server und dem
Fax Client über eines der Netzwerkprotokolle TCP/IP oder NetBeui (Windows Netzwerk) aufgebaut. Sollten der Fax Server und der Fax Client auf
dem gleichen Rechner installiert sein, kann auch eine Direktverbindung
(ohne Netzwerk) gewählt werden. Da der Fax Client das Netzwerk automatisch nach allen verfügbaren Fax Servern durchsucht, brauchen Sie sich
keine Netzwerkadressen zu merken. Wurde beim Durchsuchen des Netzwerkes ein Fax Server gefunden, wird dieser automatisch vorgeschlagen.
22
ActiveFax Benutzerhandbuch
3. Wie kann ich ...
3.1. eine neue Faxnachricht erstellen
ActiveFax bietet mehrere Möglichkeiten, um Faxnachrichten zu erstellen.
Die einfachste Variante zur Erstellung einer Faxnachricht besteht über die
Druckfunktion einer Windows Anwendung. Darüber hinaus können auch
so genannte Kurz-Faxnachrichten verwendet werden.
Über Named Pipes oder RAW Sockets werden Faxnachrichten unter Umgehung des Windows Druckertreibers (ohne GDI Interface) direkt aus einer Anwendung erstellt.
3.1.1. Faxen aus Windows Anwendungen
Starten Sie die Windows Anwendung, mit der die Faxnachricht erstellt
wird (z.B. WinWord) .
Wählen Sie die Druckfunktion der Anwendung und geben Sie das Dokument auf dem ActiveFax Drucker aus.
Es erscheint ein Dialogfenster zur Eingabe des Empfängers. Geben Sie
hier die Faxnummer des Empfängers (gelbes Eingabefeld) ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
ActiveFax Benutzerhandbuch
23
Nachdem das Dokument auf diese Weise „gedruckt“ wurde, wird die Faxnachricht an den Fax Server weitergeleitet. Dieser sorgt in Abhängigkeit
vom gewünschten Sendezeitpunkt und der Priorität für den automatischen
Versand der Faxnachricht.
3.1.2. Kurz-Faxnachrichten
Häufig bestehen Faxnachrichten nur aus einigen wenigen Textzeilen. Um
für solche Faxnachrichten nicht jedes Mal eine externe Textverarbeitung
starten zu müssen, bietet ActiveFax für diesen Zweck so genannte KurzFaxnachrichten. Eine Kurz-Faxnachricht besteht aus einem optionalen
Deckblatt und dem eigentlichen Text der Nachricht.
Nicht geeignet sind Kurz-Faxnachrichten, wenn der Text mehr als eine
Seite umfasst oder wenn gehobene Ansprüche an die Formatierung des
Textes gestellt werden. In diesem Fall sollte das Fax mit einer konventionellen Textverarbeitung verfasst und dann über den ActiveFax Drucker erstellt werden.
Die Formatierung von Kurz-Faxnachrichten beschränkt sich im Wesentlichen auf die Wahl der zu verwendeten Schriftart. Über ein Vorschaufenster
wird bereits beim Schreiben die Seitenaufteilung der Faxnachricht in verkleinerter Form angezeigt.
Zum Erstellen einer neuen Kurz-Faxnachricht, gehen Sie nach folgendem
Schema vor:
Wählen Sie den Menüpunkt Datei / Neue Kurz-Faxnachricht erstellen.
Wählen Sie optional ein Deckblatt.
Schreiben Sie den Text der Faxnachricht.
Geben Sie den Empfänger der Faxnachricht ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Ein weiterer Vorteil von Kurz-Faxnachrichten ist, dass der Text der Faxnachricht jederzeit nachträglich über den Fax Dialog geändert werden
kann. Dadurch muss das Fax nicht neu erstellt werden, wenn nachträglich
ein Fehler im Text entdeckt wird.
24
ActiveFax Benutzerhandbuch
3.1.3. Dateisystem
Eine sehr einfache Möglichkeit um Faxaufträge an ActiveFax zu übergeben, besteht auch über das Dateisystem. Auf diese Weise müssen die Faxdateien lediglich in einem vordefinierten Verzeichnis gespeichert werden
und ActiveFax liest diese automatische für die weitere Verarbeitung ein.
Bei der Verwendung der Datei-System-Methode besteht auch die Möglichkeit, Datenfelder direkt um Dateinamen zu verwenden. Auf diese Weise kann die Empfänger-Faxnummer sehr einfach übermittelt werden. Die
Datei System Methode kann über das Menü Kommunikation / Dateisystem
am Fax Server konfiguriert werden.
3.1.4. Named Pipes
Über so genannte „Named Pipes“ lassen sich Faxnachrichten auf einfache
Weise direkt aus einer Applikation unter Umgehung des Windows Druckertreibers erstellen. Im Gegensatz zum Windows Druckertreiber wird
hier die Faxnachricht in Textform und nicht im Grafikformat gesendet.
Ähnlich wie beim Faxversand aus UNIX und Linux Systemen können
hierbei Druckersteuerzeichen von HP-LaserJet (PCL), Epson-LQ und optional Postscript zur Formatierung verwendet werden. Die Einbindung von
Datenfeldern erfolgt - auf die gleiche Weise wie die Verwendung von Druckersteuerzeichen - direkt im Dokument. Die Erstellung von Fax Dokumenten über Named Pipes wird vor allem dann eingesetzt, wenn das Grafiksubsystem (GDI) von Windows nicht verwendet werden soll.
ActiveFax Benutzerhandbuch
25
Bitte beachten Sie, dass der Einsatz von Named Pipes die Installation des
Fax Servers unter Windows NT / 2000 / XP / 2003 / Vista / 2008 voraussetzt.
Um eine Faxnachricht über eine Named Pipe zu erstellen, ist es erforderlich, die Anwendung entsprechend anzupassen. Gehen Sie hierbei nach
folgendem Schema vor:
Konfigurieren Sie zuerst am Fax Server eine Named Pipe. Wählen Sie
hierzu den Menüpunkt Kommunikation / RAW Server und erstellen einen neuen Eintrag für eine NetBeui Verbindung. Der Name der Named
Pipe kann frei gewählt werden (z.B. ActiveFax).
Öffnen Sie in Ihrer Anwendung die Named Pipe zum Schreiben. Dies
kann mit den üblichen Dateifunktionen durchgeführt werden. Der Dateiname wird im Format „\\servername\pipe\pipename“ angegeben (z.B.
\\pcjoe\pipe\activefax). Verwenden Sie beispielsweise die API-Funktion
CreateHandle() um eine Named Pipe zu öffnen.
Senden Sie nun die Faxnachricht direkt an die zuvor geöffnete Datei.
Verwenden Sie beispielsweise die API-Funktion WriteFile() um die
Daten zu schreiben. Bitte beachten Sie, dass auch Druckersteuerzeichen
und Datenfelder verwendet werden dürfen.
Schließen Sie die Named Pipe. Verwenden Sie hierzu beispielsweise die
API-Funktion CloseHandle(). Durch das Schließen der Datei wird dem
Fax Server signalisiert, dass die Faxnachricht komplett ist.
Bitte beachten Sie, dass die Funktionen zum Öffnen, Schreiben und
Schließen von Dateien je nach verwendeter Programmiersprache unterschiedliche Bezeichnungen tragen. Zusätzliche Informationen über den
Umgang mit Dateien und Named Pipes entnehmen Sie bitte der Dokumentation des von Ihnen verwendeten Entwicklungswerkzeugs (z.B. Visual-C,
Visual Basic, Delphi, Power Builder, ...).
3.1.4.1. Beispiel in der Programmiersprache C
#include <windows.h>
HANDLE
DWORD
BYTE
BYTE
DWORD
26
hFile;
dwError;
szText[1024];
szFax[128];
dwWritten;
ActiveFax Benutzerhandbuch
int main(void)
{
hFile = CreateFile("\\\\pcjoe\\pipe\\activefax",
GENERIC_READ | GENERIC_WRITE,
FILE_SHARE_READ | FILE_SHARE_WRITE,
NULL,
OPEN_EXISTING,
0,
NULL);
if (hFile == INVALID_HANDLE_VALUE) {
dwError = GetLastError();
return 1;
}
lstrcpy(szFax, "+49 89 1234567");
wsprintf(szText, "Das ist ein Testfax@F211 %s@", szFax);
WriteFile(hFile, szText, lstrlen(szText),
&dwWritten, NULL);
CloseHandle(hFile);
}
return 0;
ActiveFax Benutzerhandbuch
27
3.2. eine Faxnachricht im Netzwerk abfragen
Um Faxnachrichten von einem beliebigen Computer im Netzwerk abzufragen, wird der Fax Client verwendet. Über eine Verbindung mit dem Fax
Server können auf diese Weise sämtliche Faxnachrichten von jedem Arbeitsplatz im Netzwerk eingesehen und verwaltet werden.
3.2.1. Fax Client installieren
Installieren Sie den Fax Client auf allen Computern, auf denen die Verwaltung von Faxnachrichten durchgeführt werden soll. Die Installation des
Fax Clients erfolgt mit dem gleichen Setup Programm wie die Installation
des Fax Servers. Achten Sie bei der Installation darauf, dass Sie nur die
Client Installation auswählen, da eine komplette Installation nur unnötig
Speicher verbrauchen würde.
3.2.2. Client Verbindung herstellen
Beim ersten Start des Fax Clients wird das Netzwerk automatisch nach allen verfügbaren Fax Servern durchsucht. Wählen Sie den gewünschten Fax
Server (üblicherweise existiert ohnehin nur ein einziger Fax Server) aus,
um die Verbindung zum Fax Server herzustellen.
Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung eines Routers unter Umständen nicht alle Fax Server automatisch erkannt werden, da Router häufig
28
ActiveFax Benutzerhandbuch
Broadcast Daten filtern. In diesem Fall muss die Server Adresse manuell
eingetragen werden.
Die Verbindung zwischen dem Fax Server und einem Fax Client kann über
eines der beiden Netzwerkprotokolle TCP/IP oder NetBeui (Windows
Netzwerk) hergestellt werden. Bitte beachten Sie, dass eine Verbindung
über NetBeui nur möglich ist, wenn der Fax Server unter Windows NT /
2000 / XP / 2003 / Vista / 2008 installiert wurde. Sollten Sie beide Netzwerkprotokolle zur freien Auswahl haben, sollten Sie das TCP/IP Protokoll
bevorzugen, da TCP/IP sparsamer mit den Systemressourcen umgeht und
auch etwas schneller arbeitet.
Bitte beachten Sie, dass die Verbindungsparameter nachträglich jederzeit
über den Menüpunkt Kommunikation / Netzwerk Einstellungen geändert
werden können.
Die Aktualisierung der Faxdaten erfolgt automatisch. Sobald die Konfiguration des Fax Servers geändert oder eine Faxnachricht modifiziert bzw.
erstellt wird, werden diese Änderungen sofort auf den einzelnen Fax Clients aktualisiert. Die Anzeige der einzelnen Fax Clients ist dadurch immer
auf dem aktuellsten Stand.
Bitte beachten Sie, dass die Anzahl der Fax Clients die gleichzeitig mit
dem Fax Server verbunden sein dürfen, von der registrierten Lizenz abhängig ist. ActiveFax erlaubt zwar das Überschreiten des Benutzerlimits,
Sie würden dadurch jedoch gegen den Lizenzvertrag verstoßen und sich
strafbar machen. Das Überschreiten des Benutzerlimits wird am Fax Server
durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt.
ActiveFax Benutzerhandbuch
29
3.3. eine Faxnachricht von UNIX / Linux senden
Neben der Möglichkeit, Faxnachrichten über den ActiveFax Druckertreiber
von beliebigen Windows Anwendungen zu erstellen, bietet ActiveFax eine
einfache Methode, um Faxnachrichten auch von UNIX Systemen zu
versenden. Üblicherweise wird die Anbindung des Fax Servers an den UNIX Rechner über das Protokoll LPD/LPR (Line Printer Daemon) durchgeführt. Da dieses Protokoll auf dem TCP/IP Standard basiert und Bestandteil aller UNIX Derivate ist, eignet sich LPD/LPR hervorragend für
den Faxversand.
Bei der Verwendung von LPD/LPR wird ActiveFax in der gleichen Weise
wie ein ganz normaler Netzwerkdrucker angesteuert. Die Konfiguration
des UNIX Servers erfolgt hier nach exakt demselben Schema wie die Konfiguration eines Printer Servers (z.B. Extended Systems, AXIS, Emulex,
usw.). Als Hostname wird bei der Einrichtung des Netzwerkdruckers die
Adresse jenes Computers angegeben, auf dem der ActiveFax Server installiert wurde. Der Queue-Name des Netzwerkdruckers ist, sofern nicht die
Druckweiterleitung von ActiveFax verwendet wird, ohne Bedeutung. Üblicherweise wird der Queue-Name „fax“ verwendet.
3.3.1. LPD Drucker in UNIX einrichten
3.3.1.1. IBM RS/6000 (AIX)
Loggen Sie sich als Benutzer „root“ ein.
Starten Sie den Systemadministrator „smit“ .
Wählen Sie die Menüoptionen Devices, Printer/Plotter, Manage Remote Printer, Client Services, Remote Printer Queues und Add a Remote
Queue.
Füllen Sie das Dialogfenster aus. Tragen Sie bei Destination Host den
Hostnamen jenes Rechners ein, auf dem der ActiveFax Server installiert
wurde. Im Feld Queue Name tragen Sie einen beliebigen Namen (z.B.
„fax“) ein.
3.3.1.2. HP-9000 (HP/UX)
Loggen Sie sich als Benutzer „root“ ein.
Starten Sie den Systemadministrator „sam“.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
Wählen Sie die Menüoptionen Printers and Plotters, Actions und Add
Remote Printer.
Füllen Sie das Dialogfenster aus. Tragen Sie bei Remote Printer Name
den Hostnamen jenes Rechners ein, auf dem der ActiveFax Server installiert wurde. Im Feld Queue Name tragen Sie einen beliebigen Namen (z.B. „fax“) ein. Aktivieren Sie zusätzlich die Option Remote Printer is on a BSD System.
3.3.1.3. Andere UNIX Derivate
Schlagen Sie in diesem Fall in der UNIX Dokumentation nach. In der Regel wird ein LPD/LPR Drucker durch einen Eintrag in der Datei
„/etc/printcap“ generiert. Druckereinträge in /etc/printcap sind nach folgendem Schema aufgebaut:
druckername:\
:rm=hostname:\
:rp=queuename:
fax:\
:rm=89.1.0.1:\
:rp=fax:
Bei einigen UNIX Derivaten (z.B. SCO UNIX) kann es zusätzlich erforderlich sein, dass Sie das LPD/LPR Protokoll zuvor aktivieren müssen. Im
Falle von SCO UNIX wird dies über das Kommando „mkdev rlp“ durchgeführt.
3.3.2. Faxnachrichten über LPD/LPR senden
Nachdem der Netzwerkdrucker unter UNIX konfiguriert wurde, können
über das „lp“ Kommando Druckaufträge an ActiveFax gesendet werden.
Um einen Druckauftrag mit „lp“ zu erstellen, verwenden Sie eines der folgenden Kommandos:
lp –ddruckername dateiname
cat dateiname | lp –ddruckername
Über das UNIX Kommando „lpstat –t“ bzw. „lpstat –odruckername“ läßt
sich der aktuelle Status des Druckers abfragen.
3.3.3. Alternativen zu LPD/LPR
Um Faxnachrichten von UNIX Systemen zu senden, ist LPD/LPR sicher
die am besten geeignetste Methode. Sollte aus irgendeinem Grund dieses
ActiveFax Benutzerhandbuch
31
Protokoll nicht verwendet werden können, unterstützt ActiveFax zahlreiche Alternativen zum LPD/LPR Protokoll.
3.3.3.1. FTP, TFTP und RAW Sockets
Über das TCP/IP Netzwerk können Faxnachrichten über FTP bzw. TFTP
und über so genannte RAW Sockets gesendet werden. Beim FTP bzw.
TFTP Protokoll wird die Faxdatei einfach an den entsprechenden Server
von ActiveFax übertragen. Der Vorgang ist dabei exakt der gleiche wie
beim Kopieren einer Datei. Weitere Informationen bezüglich FTP und
TFTP finden Sie in der Online Hilfe von ActiveFax und in der Dokumentation des Betriebssystems. Bei der Verwendung von RAW Sockets wird
mittels TCP/IP über einen zuvor definierten Port eine direkte Verbindung
zum Fax Server aufgebaut. Die Faxdaten werden hierbei direkt, also ohne
spezielles Protokoll, an den Fax Server gesendet. Das Ende einer Faxnachricht wird durch das Schließen der Verbindung signalisiert.
3.3.3.2. Serielle Verbindung
Sollte keine Netzwerkverbindung zur Verfügung stehen, kann der Datenaustausch mit ActiveFax auch über die Serielle Schnittstelle erfolgen.
Hierbei werden der UNIX Rechner und der Rechner auf dem ActiveFax
installiert ist, über ein serielles Kabel verbunden. Unter UNIX muss bei
dieser Methode lediglich ein Drucker für die serielle Schnittstelle konfiguriert werden.
3.3.3.3. Dateisystem (NFS, Samba)
Eine weitere Methode, die Faxdaten an ActiveFax zu übergeben, besteht
über das Dateisystem. Hierbei wird ein bestimmtes Verzeichnis des UNIX
Rechners auf dem ActiveFax Rechner „gemountet“ (freigegeben), was über NFS bzw. mittels Samba auf relativ einfache Weise zu bewerkstelligen
ist. Dieses Verzeichnis wird von ActiveFax in regelmäßigen Abständen
nach neuen Faxaufträgen durchsucht.
3.3.3.4. Formatierung (HP-LaserJet PCL, Epson-LQ, Postscript, PDF)
Bitte beachten Sie, dass Faxaufträge die über UNIX erstellt werden, mit
den Druckersteuerzeichen von HP-LaserJet (inklusive HPGL), Epson-LQ
und optional Postscript und PDF formatiert werden können. Dadurch muss
die Druckausgabe nicht speziell für die Faxausgabe angepasst werden und
die Formatierung der Faxnachricht bleibt dadurch erhalten. Für die direkte
32
ActiveFax Benutzerhandbuch
Verarbeitung von Postscript und PDF Daten, ist es erforderlich, dass die
Zusatzsoftware Ghostscript am Fax Server installiert ist.
3.3.3.5. Datenfelder
Um den Empfänger oder andere Daten der Faxnachricht (z.B. Betreff)
gleich direkt innerhalb der Anwendung definieren zu können, empfiehlt
sich der Einsatz von Datenfeldern. Ähnlich wie Druckersteuerzeichen,
werden Datenfelder direkt in die Faxnachricht eingebunden.
Weitere Informationen über die Verwendung von Datenfeldern und deren
Einbindung in eigene Anwendung können in diesem Handbuch im Kapitel
Datenfelder, sowie in der integrierten Online Hilfe von ActiveFax gefunden werden.
ActiveFax Benutzerhandbuch
33
3.4. eine Faxnummer korrekt eingeben
ActiveFax ist bei der Eingabe von Faxnummern sehr tolerant. Faxnummern dürfen in ActiveFax zur optischen Trennung beliebige Sonderzeichen
(Leerzeichen, Schrägstriche, usw.) enthalten, da diese beim Wählen ignoriert werden. Generell können Faxnummern sowohl im internationalen
Format als auch im nationalen Format eingegeben werden. Anhand der
für Ihren Standort gültigen Landesvorwahl und Ortsvorwahl optimiert der
Fax Server beim Wählen automatisch die zu wählende Faxnummer. Es
spielt daher keine Rolle, ob Sie bei Faxnummern im eigenen Ortsnetz die
komplette Nummer (mit Landes- und Ortsvorwahl) oder nur die Rufnummer selbst eingeben. Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten, wird empfohlen die Faxnummern immer im gleichen Format einzugeben.
Bitte beachten Sie, dass ActiveFax auch die Verwendung von internen
Faxnummern unterstützt. Bei internen Faxnummern wird keine Amtsholung durchgeführt. Standardmäßig werden interne Faxnummern durch ein
„X“ am Beginn der Nummer gekennzeichnet. Bitte beachten Sie, dass über
die Modemkonfiguration die Kennzeichnung für Internrufnummern individuell geändert werden kann.
3.4.1. Beispiele für Faxnummern
Eigene Landesvorwahl: 0049
Eigene Ortsvorwahl:
089
Eingegebene Faxnummer
Gewählte Faxnummer
+49 40 102030-40
+43 1 98765
0043/1/987-65
0049 89 102030-40
089/102030-40
07250/31520
102030-40
+43-89-102030-40
X125
04010203040
0043198765
0043198765
10203040
10203040
0725031520
10203040
00438910203040
125 (keine Amtsholung!)
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ActiveFax Benutzerhandbuch
3.5. einen Eintrag in der Faxliste auswählen
3.5.1. Markieren
Einträge in der Faxliste können entweder mit der linken Maustaste oder
über die Tastatur mit den Cursor Tasten ausgewählt werden. Um eine bestimmte Funktion (z.B. Sperren oder Löschen) gleichzeitig für mehrere
Einträge der Faxliste auszuführen, besteht die Möglichkeit, mehrere Einträge auf einmal zu markieren. Hierzu können die Strg-Taste und die
Shift-Taste verwendet werden. Bei der Verwendung von Strg werden gezielt einzelne Einträge markiert, während mit Shift immer ein Von/Bis Bereich ausgewählt wird. Zum Markieren aller Faxlisteneinträge steht die
Menüoption Faxliste / Alle Faxeinträge markieren zu Verfügung.
3.5.2. Sortieren
Standardmäßig wird die Faxliste nach dem Erstellungsdatum und der Erstellungszeit in absteigender Reihenfolge sortiert. Diese Sortierung kann
individuell an die jeweiligen Erfordernisse angepasst werden. Sowohl die
Feldauswahl als auch die Reihenfolge (absteigend oder aufsteigend) lassen
sich hierbei frei definieren, so dass jede denkbare Sortierreihenfolge realisiert werden kann. Um die bestehende Sortierung der Faxliste zu ändern,
gehen Sie nach folgendem Schema vor:
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Spaltenüberschrift in der
Faxliste. Die Faxliste wird daraufhin nach dieser Spalte sortiert.
Durch nochmaliges Klicken auf die Spaltenüberschrift wird die Sortierung in umgekehrter Reihenfolge vorgenommen.
Um ein weiteres Sortierkriterium hinzuzufügen (z.B. zuerst nach Datum, danach nach Uhrzeit sortieren), halten Sie die Shift-Taste gedrückt
und wählen die nächste Spalte für die Sortierung aus.
Bitte beachten Sie, dass die Anzahl der Felder, die für die Sortierung verwendet werden, nicht limitiert ist. Die aktuelle Sortierreihenfolge wird
durch entsprechende Symbole in den betreffenden Spaltenüberschriften
angezeigt. Die zuletzt eingestellte Sortierung wird beim Beenden des Programms automatisch gespeichert.
ActiveFax Benutzerhandbuch
35
3.5.3. Suchen
Das Wiederfinden einer bestimmten Faxnachricht kann bei einem Faxvolumen von mehreren tausend Faxnachrichten problematisch werden. ActiveFax bietet daher zahlreiche Funktionen, um Faxnachrichten rasch wieder
finden zu können. Um ein bestimmtes Fax rasch zu finden, gehen Sie nach
folgendem Schema vor:
Geben Sie in der Suchzeile einen Ihnen bekannten Suchbegriff (z.B.
Betreff, Name, Faxnummer, ...) ein. Es ist auch möglich, mehrere Suchbegriffe, getrennt durch ein Pipe-Zeichen (|), einzugeben.
Grenzen Sie die Anzeige durch Auswahl des Benutzers ein.
Grenzen Sie die Anzeige durch Auswahl des Faxstatus (Versendet, Unversendet, ...) ein.
Ändern Sie durch Klicken auf die Spaltenüberschriften die Sortierreihenfolge der Faxliste.
In der Regel wird durch die Eingabe eines Suchbegriffs die Anzeige auf
einige wenige Treffer eingeschränkt. Diese Methode ist daher sicher die
schnellste Art, um ein Fax wieder zu finden.
Bitte beachten Sie, dass in der Suchzeile nicht der komplette Suchbegriff
eingegeben werden muss. In der Regel ist die Eingabe eines Bruchteils des
Suchbegriffes ausreichend. Um beispielsweise eine Faxnachricht mit dem
Empfänger „Georg Schmidt“ zu suchen, reicht die Eingabe von „Schmi“
oder „org schm“. Es wird keine Unterscheidung zwischen Groß- und
Kleinschreibung vorgenommen. Außerdem besteht die Möglichkeit nach
mehreren Wörtern in unterschiedlichen Feldern zu suchen. Hierfür müssen
die einzelnen Suchbegriffe durch ein so genanntes Pipe Zeichen (|) getrennt werden. Um beispielsweise nach den Wörtern „Schmidt“ und
„Hamburg“ zu suchen geben Sie „Schmidt|Hamburg“ ein.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
3.6. eine Faxnachricht automatisch drucken
ActiveFax bietet die Möglichkeit, Faxnachrichten nach dem Empfang bzw.
nach dem Versand automatisch zu drucken. Der Ausdruck kann hierbei
entweder fix auf einem bestimmten Drucker erfolgen oder in Abhängigkeit
vom Benutzer auf unterschiedlichen Druckern durchgeführt werden.
3.6.1. Sendebericht drucken
Bei der automatischen Druckfunktion kann eingestellt werden, ob die
komplette Faxnachricht in Originaldarstellung oder nur ein Sendebericht
gedruckt werden soll. Der Sendebericht enthält den Status der FaxÜbertragung sowie die ersten Seiten der Faxnachricht in verkleinerter
Form, auf einem einzelnen Blatt Papier gedruckt. Die Anzahl der Seiten,
die auf dem Sendebericht gedruckt werden sollen, kann über den Menüpunkt Extras / Optionen und die Karteikarte Drucken eingestellt werden.
3.6.2. Komprimierter Druck
Der komprimierte Druck von Faxnachrichten ist ein aktiver Beitrag zum
Umweltschutz und hilft darüber hinaus Kosten zu sparen. Hierbei werden
mehrere Seiten einer Faxnachricht in verkleinerter Form auf einem einzigen Blatt Papier ausgegeben. Die Anzahl der Seiten, die auf einem Blatt
Papier gedruckt werden sollen, kann frei definiert werden.
ActiveFax Benutzerhandbuch
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3.6.3. Allgemeine Einstellungen
Um die automatische Druckfunktion von ActiveFax zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie den Menüpunkt Extras / Optionen.
Wählen Sie das Karteiblatt Drucken.
Aktivieren Sie die Option Faxnachricht nach dem Empfang automatisch drucken und geben den gewünschten Drucker an.
Stellen Sie optional die Komprimierung für den Ausdruck ein, um Papier zu sparen.
Aktivieren Sie optional die Auswahl Bericht drucken um einen Sendebericht anstelle der kompletten Faxnachricht auszudrucken.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Bitte beachten Sie, dass über diese Karteikarte auch der automatische
Druck des Sende-/Empfangsprotokolls konfiguriert werden kann.
3.6.4. Benutzerbezogene Einstellungen
Die automatische Druckfunktion kann auch in Abhängigkeit des Besitzers
einer Faxnachricht erfolgen. Gehen Sie nach folgendem Schema vor, um
die benutzerabhängige Druckfunktion zu konfigurieren:
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ActiveFax Benutzerhandbuch
Wählen Sie den Menüpunkt Extras / Benutzerverwaltung oder verwenden Sie die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste.
Markieren Sie den gewünschten Benutzer und wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten.
Wählen Sie das Karteiblatt Automatischer Druck.
Aktivieren Sie die Benutzerdefinierten Einstellungen und geben den
gewünschten Drucker an.
Stellen Sie optional die Komprimierung für den Ausdruck ein, um Papier zu sparen.
Aktivieren Sie optional die Auswahl Bericht drucken um einen Sendebericht anstelle der kompletten Faxnachricht auszudrucken.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Bitte beachten Sie, dass die Zuordnung von Benutzern zu empfangenen
Faxnachrichten in ActiveFax auf mehrere Arten durchgeführt werden
kann. Weitere Informationen zu diesem Thema können in diesem Handbuch im Kapitel Benutzerverwaltung nachgelesen werden.
ActiveFax Benutzerhandbuch
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3.7. die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen
Faxnachrichten enthalten mitunter sensible Daten, die nicht von jedermann
gelesen werden sollten. ActiveFax bietet zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten, um den Zugriff auf die Faxnachricht und die Programmkonfiguration wirkungsvoll gegen unbefugte Zugriffe zu schützen.
3.7.1. Benutzerverwaltung
Die Basis eines wirkungsvollen Zugriffsschutzes sollte eine gut durchdachte Benutzerverwaltung sein. Legen Sie für jede Person, die Zugriff auf den
Fax Server erhalten soll, ein eigenes Benutzerkonto an. Vergeben Sie hierbei nur jene Berechtigungen, die für den tatsächlichen Aufgabenbereich
notwendig sind. Versehen Sie zusätzlich jedes Benutzerkonto mit einem
Kennwort, das nur der jeweiligen Person selbst bekannt sein sollte.
Üblicherweise bilden mehrere Personen eine Arbeitsgruppe. Ordnen Sie
die einzelnen Benutzerkonten daher einer Benutzergruppe (z.B. Einkauf,
Verkauf, ...) zu. Dadurch kann ein Benutzer auch auf die Faxnachrichten
der anderen Mitglieder der Gruppe zugreifen. Bitte beachten Sie, dass eine
Person durchaus Mitglied mehrerer Gruppen sein darf.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
3.7.2. Sicherheitseinstellungen
Um die Zugangskontrolle zu aktivieren, müssen die Sicherheitseinstellungen von ActiveFax aktiviert werden. Gehen Sie hierzu nach folgendem
Schema vor:
Wählen Sie den Menüpunkt Extras / Sicherheitseinstellungen oder verwenden Sie die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste.
Stellen Sie die gewünschte Sicherheitsstufe sowohl für den Fax Server,
als auch für die Fax Clients ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Bitte beachten Sie, dass die Sicherheitseinstellungen für den Fax Server
und den Fax Client getrennt eingestellt werden können. Um ein höchst
mögliches Maß an Sicherheit zu garantieren, wird empfohlen, den Zugriff
auf den Fax Server nur für Benutzer mit Administrator Berechtigung und
den Client Zugang nur für angelegte Benutzer zu erlauben. Dadurch wird
gewährleistet, dass der Zugriff auf die Faxdaten ohne die Kenntnis des entsprechenden Kennworts unmöglich ist.
ActiveFax Benutzerhandbuch
41
3.8. einen Faxabruf durchführen
ActiveFax bietet zwei Möglichkeiten, den Faxabruf (Fax-On-Demand) zu
nutzen. Zum einen kann ActiveFax dazu verwendet werden, um Faxnachrichten von einem Faxabruf Server zu empfangen, zum anderen besteht die
Möglichkeit, ActiveFax selbst als Faxabruf Server zu verwenden und dadurch Dokumente für den Abruf bereit zu stellen.
3.8.1. Faxabruf durchführen (Polling)
Um einen Faxabruf durchzuführen, also eine Faxnachricht von einem Faxabruf Server zu empfangen, gehen Sie nach folgendem Schema vor:
Wählen Sie Menüpunkt Kommunikation / Faxabruf durchführen (Polling).
Geben Sie die Faxnummer des Faxabruf Servers ein oder verwenden
Sie das Telefonbuch um eine bestehende Faxnummer zu übernehmen.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Der Faxabruf wird durchgeführt, sobald ein Modem verfügbar ist. Nachdem der Faxabruf erfolgreich ausgeführt wurde, steht das abgerufene Dokument als empfangene Faxnachricht zur Verfügung.
42
ActiveFax Benutzerhandbuch
3.8.2. Faxabruf Dokument erstellen
ActiveFax bietet die Möglichkeit, Dokumente für den Faxabruf bereitzustellen. Hierbei kann ein Dokument entweder einem bestimmten Faxmodem oder bei der Verwendung eines ISDN Adapters einer bestimmten
Durchwahl (MSN) zugeordnet werden. Speziell bei der Verwendung eines
ISDN Adapters ist die Anzahl der für den Abruf zur Verfügung gestellten
Faxabruf Dokumente nicht begrenzt, da hier jedes Dokument durch eine
eigene Faxdurchwahl identifiziert werden kann. Um ein neues Faxabruf
Dokument zu erstellen, gehen Sie nach folgendem Schema vor:
Erstellen Sie das Faxabruf Dokument mit einer Windows Anwendung
Ihrer Wahl.
Wählen Sie die Druckfunktion der Anwendung (z.B. in WinWord den
Menüpunkt Datei / Drucken).
Wählen Sie den Drucker ActiveFax aus und starten Sie den Druck.
Wählen Sie die Karteikarte Weitere Einstellungen und aktivieren Sie die
Option Faxabruf Dokument erstellen.
Tragen Sie in der Karteikarte Einstellungen das gewünschte Modem
ein, bzw. geben Sie bei der Verwendung eines ISDN Adapters die
Durchwahlnummer (MSN) für den Abruf des Dokuments ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Nachdem das Dokument auf diese Weise „gedruckt“ wurde, wird die Faxnachricht an den Fax Server übergeben und steht ab nun für den Abruf bereit. Bitte beachten Sie, dass ein eventuell zuvor vorhandenes Faxabruf
Dokument für dasselbe Modem bzw. die selbe Faxdurchwahl (MSN) durch
das Erstellen eines neues Faxabruf Dokuments automatisch archiviert wird.
ActiveFax Benutzerhandbuch
43
Wie oft ein Faxabruf Dokument bereits abgerufen wurde bzw. von wem
das Dokument abgerufen wurde kann über den Faxdialog bzw. über das
Sende-/Empfangsprotokoll festgestellt werden.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
3.9. ein Deckblatt oder Overlay erstellen
3.9.1. Was ist ein Deckblatt / Overlay?
Deckblätter und Overlays werden in ActiveFax grundsätzlich gleich behandelt. Unter einen Deckblatt versteht man eine eigene Seite am Beginn
einer Faxnachricht. Deckblätter enthalten in der Regel den Absender und
Empfänger einer Faxnachricht, sowie zusätzliche Daten wie Datum und
Uhrzeit, Betreff und Seitenanzahl.
Im Gegensatz zu Deckblättern wird ein Overlay nicht am Beginn einer
Faxnachricht angezeigt, sondern direkt auf die einzelnen Seiten eines Faxes projiziert. Das Overlay überlagert also eine Faxseite. Auf diese Weise
lassen sich auf einfache und elegante Weise Grafiken (z.B. Firmenlogos) in
eine Faxnachricht einbinden.
3.9.2. Deckblatt / Overlay erstellen
Prinzipiell wird bei der Erstellung nicht zwischen Deckblättern und Overlays unterschieden. Beide Arten werden mit dem Deckblatt Designer von
ActiveFax erstellt. Einzig die Art, wie ein Deckblatt bzw. Overlay in eine
Faxnachricht eingebunden wird, entscheidet darüber ob es als Deckblatt
oder als Overlay angezeigt wird. Zum Erstellen eines neuen Deckblatts
bzw. Overlays gehen Sie nach folgendem Schema vor:
Starten Sie den Deckblatt Designer über den Menüpunkt Extras / Deckblattdesigner oder die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste.
Wählen Sie aus den zur Verfügung stehenden Werkzeugen (z.B. Text,
Grafik, Datenfeld, usw.) und gestalten Sie das Deckblatt bzw. Overlay.
Speichern Sie das Deckblatt und verlassen Sie den Deckblatt Designer
über den Menüpunkt Datei / Deckblattdesigner beenden.
Bitte beachten Sie, dass bei Overlays über den Menüpunkt Extras / Seitenformat zusätzlich eingestellt werden kann, auf welchen Seiten einer Faxnachricht das Overlay eingeblendet werden soll. Auf diese Weise lassen
sich Overlays beispielsweise nur auf der ersten oder nur auf der letzten Seite einer Faxnachricht einblenden.
ActiveFax Benutzerhandbuch
45
3.9.3. Deckblatt / Overlay verwenden
ActiveFax bietet mehrere Möglichkeiten, wie ein Deckblatt oder Overlay
einer Faxnachricht zugeordnet werden kann. Sie können Deckblätter bzw.
Overlays über den Faxdialog eingeben, über den Menüpunkt Extras / Voreinstellungen bzw. Extras / Benutzerverwaltung konfigurieren oder über
eigene Datenfelder definieren. Weitere Informationen über Deckblätter,
Overlays und Datenfelder können in der integrierten Online Hilfe von ActiveFax bzw. in einem eigenen Kapitel dieses Handbuchs nachgelesen
werden.
46
ActiveFax Benutzerhandbuch
4. Einstellungen
4.1. Benutzerverwaltung
Die Benutzerverwaltung dient der Zuordnung einzelner Faxnachrichten zu
einem Benutzer, sowie zur gezielten Vergabe von Berechtigungen. Mehrere Benutzer können dabei zu einer Benutzergruppe zusammengefasst werden, wobei ein Benutzer durchaus auch Mitglied mehrerer Gruppen sein
darf. ActiveFax verwaltet zwei vordefinierte Benutzer (Administrator und
Unbekannt), welche nicht gelöscht werden können.
Jeder Eintrag in der Benutzerverwaltung wird durch einen eindeutigen Benutzernamen identifiziert. Um den Benutzernamen möglichst kurz zu halten, wird üblicherweise der Vorname oder ein Spitzname verwendet.
Jedem Benutzereintrag kann optional eine eigene Faxdurchwahl (MSN)
zugeordnet werden. Über diese Faxdurchwahl können eingehende Faxnachrichten direkt einer Person zugeordnet werden. Bitte beachten Sie,
dass die Möglichkeit einer Faxdurchwahl nur mit einem ISDN Adapter
oder durchwahlfähigen Modem und Faxkarten zur Verfügung steht. Bei
der Verwendung von „normalen“ Faxmodems ist aus technischen Gründen
keine Durchwahlinformation verfügbar.
ActiveFax Benutzerhandbuch
47
Damit die Faxnachrichten eines Benutzers bei längerer Abwesenheit nicht
unerledigt bleiben, besteht die Möglichkeit, eine Urlaubsvertretung zu
bestimmen. Die Urlaubsvertretung erhält dadurch Zugriff auf alle Faxnachrichten des zu vertretenden Benutzers. Die Berechtigungen werden durch
die Urlaubsvertretung jedoch nicht übertragen.
Um bei umfangreichen Installation die Kompetenzen klar verteilen zu
können und um die Datensicherheit zu steigern, wird empfohlen, den einzelnen Benutzern nur jene Berechtigungen einzuräumen, die für die Erledigung der jeweiligen Aufgaben auch tatsächlich erforderlich sind.
4.1.1. Benutzer Berechtigungen
Berechtigung
Beschreibung
Administrator Berechtigung
Berechtigung zum Ändern aller
Systemeinstellungen.
Zugriff auf Benutzer der eigenen Gruppe
Berechtigung zum Zugriff auf
Faxnachrichten von Benutzern
der eigenen Gruppe (Ausnahme: Private Faxnachrichten).
Zugriff auf alle Benutzer
Berechtigung zum Zugriff auf
alle Faxnachrichten (Ausnahme: Private Faxnachrichten).
Zugriff auf Zentrales Telefonbuch
Zugriffsberechtigung auf das
Zentrale Telefonbuch.
Änderungsrecht auf Zentrales Telefonbuch
Änderungsberechtigung auf das
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ActiveFax Benutzerhandbuch
Zentrale Telefonbuch.
Zugriff auf Sende-/Empfangsprotokoll
Zugriffsberechtigung auf das
Sende-/Empfangsprotokoll.
Eigenständiger Faxversand (ohne Freigabe)
Berechtigung zum eigenständigen Faxversand ohne die Zustimmung eines Vorgesetzten.
Sendefreigabe für andere Benutzer erteilen
Berechtigung zur Erteilung der
Sendefreigabe für andere Benutzer.
Faxversand an Internationale Empfänger
Berechtigung zum Versand von
Faxnachrichten an Empfänger
mit Internationaler (ausländischer) Faxnummer.
Faxabruf durchführen
Berechtigung zur Durchführung
von Faxabrufen.
Faxabruf Dokumente verwalten
Berechtigung zum Verwalten
(Erstellen) von Faxabrufdokumenten.
Berechtigung zur Ordnerverwaltung
Berechtigung zum Erstellen,
Umbenennen und Löschen von
individuellen Benutzerordnern.
4.1.2. Alias Namen
Viele Benutzer sind unter verschiedenen Namen bekannt oder haben mehrere unterschiedliche Logins (UNIX). In diesem Fall können die einzelnen
Namen des Benutzers über die Karteikarte Alias Namen eingetragen werden. ActiveFax erkennt dadurch automatisch den richtigen Benutzer, egal
welcher der Alias Namen verwendet wird.
ActiveFax Benutzerhandbuch
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4.1.3. Voreinstellungen
Über die Karteikarte Voreinstellungen besteht die Möglichkeit, jedem Benutzer unterschiedliche Absenderdaten zuzuordnen. Entscheiden Sie hierbei, ob der Standardabsender oder der benutzerdefinierte Absender verwendet werden soll. Zusätzlich zu den Absenderdaten lassen sich ein Standard Deckblatt und Overlay definieren.
Die Standardeinstellungen für die Absenderdaten (ohne Benutzerbezug)
können über den Menüpunkt Extras / Voreinstellungen konfiguriert werden.
50
ActiveFax Benutzerhandbuch
4.1.4. Automatischer Druck
Die automatische Druckfunktion lässt sich in ActiveFax benutzerbezogen
konfigurieren. Auf diese Weise lassen sich Faxnachrichten bzw. ein Sendebericht direkt am Arbeitsplatzdrucker des jeweiligen Benutzers ausgeben. Stellen Sie hierbei ein, ob Sie die Standardeinstellungen für den automatischen Druck verwenden sollen, oder ob die benutzerdefinierten Einstellungen zum Einsatz kommen sollen.
Die Standardeinstellungen für den automatischen Druck (ohne Benutzerbezug) können über den Menüpunkt Extras / Optionen über die Karteikarte
Drucken konfiguriert werden.
4.1.5. Faxweiterleitung
Die Faxweiterleitung wird benutzt, um empfangene Faxnachrichten für einen Benutzer automatisch an ein anderes Faxgeräte oder eine E-Mail Adresse weiterzusenden. Auf diese Weise können bei längerer Abwesenheit
die Faxnachrichten automatisch an eine bestimmte Faxnummer oder EMail Mailbox nachgesendet werden.
Um eine Kosten sparende Nachsendung der Faxnachrichten zu erreichen,
kann die Priorität der Faxweiterleitung auf Unwichtig eingestellt werden.
Dadurch werden bei entsprechender Konfiguration der Kostenoptimierung
die Faxnachrichten erst zum günstigen Nachttarif weitergeleitet.
ActiveFax Benutzerhandbuch
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4.1.6. Benutzerzuordnung für Faxempfang
Die Zuordnung von Benutzernamen zu empfangenen Faxnachrichten kann
in ActiveFax auf mehrere Arten durchgeführt werden. Abhängig von der
technischen Ausstattung des Modems oder ISDN Adapters stehen allerdings nicht immer alle Methoden der Benutzerzuordnung zur Verfügung.
Die Anwendung der einzelnen Verfahren wird von ActiveFax in der hier
genannten Reihenfolge geprüft.
4.1.6.1. Zuordnung über Durchwahl (MSN, DDI, DID, DTMF)
Diese Methode der Benutzerzuordnung ist die zuverlässigste, da hier jedem
Benutzer eine eigene eindeutige Durchwahlnummer zugeordnet wird. Aus
technischen Gründen steht das Durchwahlverfahren allerdings nur bei der
Verwendung eines ISDN Adapters oder durchwahlfähiger Modems und
Faxkarten zur Verfügung. Für normale Faxmodems ist keine Durchwahlinformation verfügbar. Um die Durchwahlfunktionalität des ISDN Adapters
nutzen zu können, muss für den ISDN Anschluss außerdem einer der
Dienste MSN (Multiple Subscriber Number) oder DDI (Direct Dial In) aktiviert sein. Die Aktivierung dieser Dienste wird üblicherweise direkt vom
Netzbetreiber durchgeführt.
Die Durchwahl des Benutzers wird direkt in der Benutzerverwaltung eingetragen. Geben Sie im Feld Faxdurchwahl (MSN) die entsprechende
Nummer ein. Bitte beachten Sie, dass in diesem Feld nur die Durchwahl
(nicht die komplette Rufnummer) eingegeben werden muss.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
Bei der Verwendung einer Telefonanlage, kann es je nach Konfiguration
des ISDN Anschlusses (S0 Bus) erforderlich sein, dass die Telefonanlage
für die Verwendung von Durchwahlnummern entsprechend konfiguriert
werden muss. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie vom Betreuer Ihrer Telefonanlage.
4.1.6.2. Zuordnung über CSID (Absender ID)
Diese Methode der Benutzerzuordnung verwendet die Absender ID (CSID)
um eine eingegangene Faxnachricht einem Benutzer zuzuordnen. Bei dieser Variante der Benutzerzuordnung wird einem Telefonbucheintrag ein
bestimmter Benutzer fix zugeordnet. Um die Zuordnung eines Benutzers
zu einem Telefonbucheintrag durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie das Telefonbuch über den Menüpunkt Extras / Telefonbuch
oder die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste.
Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Telefonbuch oder wählen Sie einen bereits bestehenden Eintrag aus.
Bearbeiten Sie den Telefonbucheintrag über die Schaltfläche Bearbeiten
oder durch einen Doppelklick.
Tragen Sie im Feld CSID die Absender ID ein. Bitte beachten Sie, dass
die CSID nicht eingetragen werden muss, wenn sie mit der Faxnummer
identisch ist. Sonderzeichen die zur Formatierung der Faxnummer verwendet wurden, werden hierbei ignoriert.
Wählen Sie den Benutzer für den Telefonbucheintrag aus.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
ActiveFax Benutzerhandbuch
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4.1.6.3. Zuordnung über Modem
Bei dieser Art der Benutzerzuordnung wird jedem Modem (Faxnummer)
ein bestimmter Benutzer zugeordnet. Diese Variante eignet sich daher nur
für die Zuordnung einer begrenzten Anzahl von Benutzern. Um die Benutzerzuordnung für ein Modem festzulegen, gehen Sie nach folgendem
Schema vor:
Wählen Sie den Menüpunkt Kommunikation / Modem oder doppelklicken Sie auf das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster.
Selektieren Sie das gewünschte Modem und bearbeiten Sie den Eintrag
über die Schaltfläche Bearbeiten oder durch einen Doppelklick.
Tragen Sie den Benutzernamen im Feld Standard Benutzer für Faxempfang ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
4.1.6.4. Manuelle Benutzerzuordnung
Die manuelle Benutzerzuordnung wird verwendet, wenn keine der anderen
Methoden zur Benutzerbestimmung anwendbar ist. Hierbei wird anhand
des Inhalts oder des Absenders einer Faxnachricht der Benutzer einer Faxnachricht manuell eingetragen. Gehen Sie hierbei wie folgt vor:
Markieren Sie die gewünschte Faxnachricht mit der Maus und versuchen Sie anhand des Inhalts oder des Absenders den Benutzer herauszufinden.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
Doppelklicken Sie auf den Faxlisteneintrag und geben Sie im Fax Dialog den Benutzernamen ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
4.1.6.5. Reihenfolge der Benutzerzuordnung
ActiveFax versucht den Benutzer einer empfangenen Faxnachricht nach
folgender Reihenfolge zu bestimmen:
Prüfung ob für die Durchwahl (falls vorhanden) ein Benutzer eingetragen ist.
Konnte anhand der Durchwahl keine Zuordnung durchgeführt werden,
wird über die Faxnummer bzw. CSID (Absender ID) geprüft, ob ein Telefonbucheintrag mit einer Benutzerzuordnung vorhanden ist.
Konnte über das Telefonbuch keine Zuordnung durchgeführt werden,
wird der Standardbenutzer des Modems verwendet (üblicherweise Administrator).
ActiveFax Benutzerhandbuch
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4.2. Telefonbuchverwaltung
Die Telefonbuchdaten werden in ActiveFax in zwei Bereiche unterteilt.
Das Zentrale Telefonbuch steht allen Benutzern zur Verfügung und wird
zentral am Fax Server gespeichert. Das Private Telefonbuch steht nur auf
dem eigenen Computer zur Verfügung und wird lokal gespeichert. Je
nachdem, ob ein Eintrag im Telefonbuch für alle Benutzer interessant ist
oder nicht, können Sie wahlweise das zentrale oder das private Telefonbuch verwenden.
Um die Übersichtlichkeit der einzelnen Einträge im Telefonbuch zu gewährleisten, wird empfohlen, die Einträge in unterschiedlichen Gruppen zu
organisieren. Auf diese Weise lassen sich bestimmte Faxnummern später
rasch wieder finden. Über einen Suchbegriff kann zusätzlich gezielt nach
Stichwörtern gesucht werden.
Bitte beachten Sie, dass unter Zuhilfenahme der Tasten Strg und Shift
mehrere Telefonbucheinträge gleichzeitig ausgewählt werden können.
Speziell bei Massensendungen (Mailings) können auf diese Weise komplette Gruppen übernommen werden. Über das Kontextmenü, welches mit
der rechten Maustaste aktiviert werden kann, besteht die Möglichkeit alle
Einträge des Telefonbuchs auszuwählen.
56
ActiveFax Benutzerhandbuch
4.2.1. Telefonbuch importieren
ActiveFax bietet zwei Möglichkeiten, um die Daten des Telefonbuchs zu
importieren. Zum einen können die Telefonbuchdaten aus einer beliebigen
ASCII Datei übernommen werden, zum anderen besteht die Möglichkeit,
die Telefonbuchdaten automatisch über ODBC aus einer externen Datenbank zu übernehmen.
4.2.1.1. Import aus ASCII Datei
Um die Telefonbuchdaten aus einer ASCII Datei zu importieren, gehen Sie
nach folgendem Schema vor:
Wählen Sie die Schaltfläche Importieren.
Geben Sie den Dateinamen der Importdatei an oder wählen Sie die
Schaltfläche Durchsuchen.
Konfigurieren Sie den Zeichensatz und den Feldtrenner für die Importdatei.
Legen Sie die Reihenfolge der Felder in der Importdatei fest. Felder, die
in der Datei nicht enthalten sind, werden von ActiveFax leer übernommen.
Prüfen Sie die Eingaben - vor allem die Feldreihenfolge - über das Vorschaufenster und starten Sie den Datenimport.
Beim Importieren der Telefonbuchdaten werden das Feld ID-Nummer
(üblicherweise Kunden- oder Lieferantennummer), sowie die Felder NaActiveFax Benutzerhandbuch
57
me 1 und Faxnummer verglichen. Ist bereits ein Telefonbucheintrag mit
einem dieser Werte vorhanden, wird der Eintrag aktualisiert. Andernfalls
wird ein neuer Eintrag im Telefonbuch erstellt.
4.2.1.2. Import von Datenbank über ODBC
Eine weitere Möglichkeit um Telefonbuchdaten zu importieren, besteht
über die ODBC Schnittstelle. Hierbei wird das Telefonbuch in regelmäßigen Abständen von einer externen Datenbank übernommen. Die Konfiguration des Datenimports über ODBC ist in einem eigenen Kapitel dieses
Handbuchs beschrieben.
4.2.2. Telefonbuch exportieren
Der Export der Telefonbuchdaten kann über die Schaltfläche Exportieren
durchgeführt werden. Hierbei werden alle Telefonbucheinträge in eine
ASCII Datei geschrieben. Der Dateiname sowie der Feldtrenner für den
Export können hierbei individuell angepasst werden.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
4.3. Sende-/Empfangsprotokoll
Das Sende-/Empfangsprotokoll enthält alle Einträge über den Versand und
Empfang von Faxnachrichten, sowie über den Faxabruf. Im Sendeprotokoll
werden alle Einträge, also auch fehlerhafte oder unvollständige Übertragungen protokolliert. Bei der Verwendung eines ISDN Adapters und des
ISDN Dienstes AOC (Advice of Charge), steht zusätzlich die Gebühreninformation der einzelnen Übertragungen zur Verfügung. Bei der Verwendung von Kostenstellen lassen sich auf diese Weise die aufgelaufenen Kosten genau zuordnen.
Durch Doppelklicken auf einen Protokolleintrag bzw. über die Schaltfläche
Details können die Einzelheiten zu einem Eintrag auf übersichtliche Weise
angezeigt werden.
4.3.1. Protokoll drucken
Der Druck des Sende-/Empfangsprotokolls kann mit ActiveFax auf mehrere Arten durchgeführt werden.
ActiveFax Benutzerhandbuch
59
Druckoption
Bemerkung
Alle Einträge drucken
Es werden alle aktuell in der Liste angezeigten
Protokolleinträge gedruckt.
Es werden nur jene Protokolleinträge gedruckt,
die bisher noch nicht gedruckt wurden.
Es werden nur die ausgewählten Protokolleinträge gedruckt.
Nur neue Einträge drucken
Nur Auswahl drucken
4.3.1.1. Layout
Über die Karteikarte Optionen lassen sich die Sortierung und das Layout
des Sende-/Empfangsprotokolls einstellen. Es stehen zwei Layouts - einzeilig und zweizeilig - zur Auswahl.
4.3.1.2. Automatischer Druck
Das Sende-/Empfangsprotokoll kann auch automatisch gedruckt werden.
Über den Menüpunkt Extras / Optionen und die Karteikarte Drucken können die Einstellungen für den automatischen Druck konfiguriert werden.
4.3.1.3. Sendebericht drucken
Zusätzlich zum Druck des Sende-/Empfangsprotokoll besteht auch die
Möglichkeit zum automatischen Druck eines eigenen Sendeberichts. Hierbei wird pro Faxnachricht ein eigener Bericht ausgegeben. Die Konfiguration des Sendeberichts erfolgt über den Menüpunkt Extras / Optionen und
die Karteikarte Drucken bzw. über die Benutzerverwaltung.
60
ActiveFax Benutzerhandbuch
4.3.2. Protokoll exportieren
Die Daten des Sende-/Empfangsprotokolls können auf mehrere Arten exportiert werden. Je nach Anforderung verwenden Sie eine der folgenden
Methoden:
Verwenden Sie die Schaltfläche Exportieren um die aktuellen Einträge
des Protokolls in eine ASCII Datei zu exportieren.
Verwenden Sie den Datenaustausch über ODBC, um die Protokolldaten
automatisch an eine externe Datenbank zu exportieren.
Verwenden Sie den FTP Server, um die Protokolldaten von einem anderen Computer im Netzwerk (UNIX) zu empfangen.
4.3.3. Protokoll archivieren
Um zu verhindern, dass das Sende-/Empfangsprotokoll im Laufe der Zeit
zu umfangreich wird, kann über den Menüpunkt Extras / Optionen und die
Karteikarte Archiv die automatische Archivierung konfiguriert werden.
Standardmäßig werden Protokolleinträge nach 14 Tagen archiviert.
ActiveFax Benutzerhandbuch
61
4.4. Kostenoptimierung
4.4.1. Zeitversetzter Versand
Abhängig vom Volumen und der geographischen Lage der einzelnen Empfänger, werden durch den Versand von Faxnachrichten mitunter erhebliche
Kosten verursacht. Der zeitversetzte Versand birgt hier ein großes Potential
zur Kostensenkung. Hierbei wird in Abhängigkeit von der Priorität einer
Faxnachricht und dem Tarifmodell des Telefonanbieters automatisch der
günstigste Sendetermin berechnet.
Um die automatische Kostensenkung zu aktivieren, gehen Sie nach folgendem Schema vor:
Wählen Sie den Menüpunkt Extras / Kostenoptimierung oder verwenden Sie die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste.
Aktivieren Sie die Automatische Kostenoptimierung.
Passen Sie die maximalen Verzögerungszeiten für die einzelnen Prioritäten an Ihre Erfordernisse an.
Tragen Sie über der Karteikarte Tarife die Kosten für die jeweilige Tageszeit bzw. die einzelnen Wochentage ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
62
ActiveFax Benutzerhandbuch
Bitte beachten Sie, dass die Kostenoptimierung primär über die Priorität
einer Faxnachricht gesteuert wird. Es ist daher unbedingt erforderlich, dass
„unwichtige“ Faxnachrichten auch tatsächlich mit einer niedrigen Priorität
versendet werden. Neben der Möglichkeit der automatischen Sendeverzögerung kann der Sendetermin für jede Faxnachricht selbstverständlich auch
individuell festgelegt werden. So wäre es beispielsweise denkbar, dass eine
umfangreiche Massensendung erst zu einer bestimmten Uhrzeit in der
Nacht oder am Wochenende versendet wird.
4.4.2. Least Cost Routing
Eine weitere Möglichkeit der Kostenreduktion ist das sogenannte „Least
Cost Routing“. Hierbei wird je nach Tageszeit und Vorwahlnummer automatisch zwischen verschiedenen Netzanbietern ausgewählt.
Um das Least Cost Routing zu aktivieren, gehen Sie nach folgendem
Schema vor:
Wählen Sie den Menüpunkt Extras / Modem oder doppelklicken Sie auf
das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster.
Wählen Sie die Karteikarte Least Cost Routing.
Aktivieren Sie die Auswahl Least Cost Routing beim Wählen verwenden.
Erstellen Sie für jede Vorwahl/Zeit Kombination einen neuen Eintrag.
Geben Sie die Vorwahlnummer, den Wochentag, die Uhrzeit und die
Netzzugangsnummer ein.
ActiveFax Benutzerhandbuch
63
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Bitte beachten Sie, dass bei der Eingabe der Vorwahlnummern nicht die
komplette Vorwahlnummer eingegeben werden muss. Die Eingabe „08“
deckt beispielsweise alle Nummern die mit „08“ beginnen ab (z.B. 089,
08771, ...).
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ActiveFax Benutzerhandbuch
4.5. Modem & ISDN
ActiveFax unterstützt Faxmodems aller derzeit standardisierten Modemklassen, sowie aktive und passive ISDN Adapter die dem CAPI 2.0 Standard entsprechen und Brooktrout und Dialogic Faxkarten. Die folgende
Tabelle zeigt eine Übersicht der Modemklassen und der korrespondierenden Standards:
Modemklasse
Standard
Beschreibung
Fax Class 1
TIA/EIA 578
Fax Class 2
SP-2388, TR-29.2
Fax Class 2.0
TIA/EIA 592
ISDN
CAPI 2.0
BFAX
Brooktrout Fax and
Voice API (BfvAPI)
Intel/Dialogic Gammalink API
Wird von nahezu allen Modemherstellern unterstützt.
Wird vor allem von älteren Modems
unterstützt. Wurde von Fax Class 2.0
abgelöst.
Wird vor allem von modernen Modems
unterstützt.
Wird von nahezu allen ISDN-Adapter
Herstellern unterstützt. Achtung: Der
ISDN-Adapter muss zusätzlich den
Dienst Fax Gruppe 3 (T.30) unterstützen.
Dieser Standard unterstützt Brooktrout
TR114 und Trufax Faxkarten.
Dieser Standard unterstützt Intel / Dialogic Faxkarten der CPi Serie.
GFAX
Die Anzahl der Modems, ISDN Adapter bzw. Faxkarten, die von ActiveFax unterstützt werden, ist nicht begrenzt. Es ist außerdem möglich, Faxmodems, ISDN Adapter und Faxkarten gleichzeitig (gemischt) zu betreiben.
Bitte beachten Sie, dass in diesem Handbuch der Begriff „Modem“ im
allgemeinen als Sammelbegriff sowohl für Faxmodems also auch für ISDN
Adapter und Faxkarten verwendet wird. Wird nicht ausdrücklich zwischen
Faxmodems und ISDN Adaptern bzw. Faxkaten unterschieden, bezeichnet
der Begriff „Modem“ alle diese Gerätearten.
ActiveFax Benutzerhandbuch
65
4.5.1. Vorzüge eines ISDN Adapters
Ein ISDN Adapter bietet im Vergleich zu herkömmlichen Faxmodems einige wesentliche Vorzüge. Zudem ist ein ISDN Adapter (speziell in passiver Technologie) oft günstiger in der Anschaffung als ein Faxmodem.
Möglichkeit der direkten Faxdurchwahl (eigene Faxnummer pro Benutzer). Erforderlicher ISDN Dienst: MSN (Multiple Subscriber Number)
oder DDI (Direct Dial In).
Möglichkeit zur Aufzeichnung der Übertragungskosten. Erforderlicher
ISDN Dienst: AOC (Advice of Charge).
Gleichzeitiges Senden und Empfangen auf mehreren Telefonleitungen
(B-Kanälen). Bei BRI (Basic Rate Interface) 2 Leitungen, bei PRI (Primary Rate Interface) bis zu 30 Leitungen.
4.5.2. Modem konfigurieren
Während der Installation von ActiveFax werden alle angeschlossenen Modems und ISDN Adapter automatisch erkannt und konfiguriert. Um nachträglich neue Modems anzulegen oder bestehende Modems zu konfigurieren, wählen Sie den Menüpunkt Kommunikation / Modem oder doppelklicken auf das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster.
Verwenden Sie die Schaltflächen Neu oder Bearbeiten, um ein neues
Modem anzulegen oder einen bestehenden Eintrag zu ändern.
66
ActiveFax Benutzerhandbuch
Stellen Sie den COM-Port (Schnittstelle) des Modems ein (z.B.
COM01, COM02, ISDN, usw.). Verwenden Sie gegebenenfalls die
Schaltfläche Einstellungen um die Konfiguration der Schnittstelle anzupassen.
Stellen Sie die Modemtype ein oder verwenden Sie die Schaltfläche Automatische Erkennung um die Modemtype automatisch von ActiveFax
ermitteln zu lassen.
Bei ISDN Adaptern sollten Sie im Feld MSN die gewünschte MSN
(Durchwahl) eintragen. Pro ISDN Adapter können bis zu drei unterschiedliche MSN definiert werden. Zusätzliche MSN können in der Benutzerverwaltung pro Benutzer angelegt werden. Bitte beachten Sie,
dass ActiveFax alle Anrufe (auch Global Calls) entgegennimmt, wenn
weder in der Modemkonfiguration, noch in der Benutzerverwaltung eine MSN eingetragen wurde.
Je nach Anforderung kann die Konfiguration weiterer Parameter (z.B.
Amtskennzahl, Wahlverfahren, usw.) erforderlich sein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Bei älteren Telefonanschlüssen, sowie bei manchen älteren Telefonanlagen
kann die Verwendung des Pulswahlverfahrens erforderlich sein. Bitte
achten Sie darauf, dass in diesem Fall die entsprechende Auswahl in der
Modemkonfiguration korrekt eingestellt wird, da anderenfalls der Versand
von Faxnachrichten nicht möglich ist.
Bitte achten Sie darauf, dass Sie bei der Verwendung eines ISDN Adapters
eine MSN (Durchwahl) entweder in der Modemkonfiguration oder in der
ActiveFax Benutzerhandbuch
67
Benutzerverwaltung bei zumindest einem Benutzer eintragen. Wird ein
ISDN Adapter ohne MSN konfiguriert, werden alle Anrufe (auch Global
Calls) entgegengenommen.
Über die Karteikarte Least Cost Routing besteht die Möglichkeit, in Abhängigkeit der Vorwahl einer Faxnummer und der aktuellen Uhrzeit, automatisch den günstigsten Netzanbieter zu ermitteln. Nähere Informationen
zum Thema „Least Cost Routing“ können in diesem Handbuch im Kapitel
Kostenoptimierung gefunden werden.
Über ISDN stehen üblicherweise mehrere Leitungen (B-Kanäle) pro
Adapter zur Verfügung. Um zu vermeiden, dass ActiveFax alle Leitungen
für den Faxversand verwendet, kann die Schaltfläche Einstellungen verwendet werden. Tragen Sie hierbei ein, wie viele Leitungen insgesamt,
bzw. wie viele Leitungen für der Faxversand verwendet werden sollen. Auf
diese Weise können Leitungen für andere Zwecke (z.B. Telefon, Internet,
usw.) freigehalten werden.
4.5.3. Statusanzeige
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Modemsymbol im Kommunikationsfenster, um den aktuellen Status eines Modems anzuzeigen. Folgende Daten werden unter anderem im Statusfenster angezeigt:
Aktueller Status (Warten, Senden, Empfangen, Fehler, usw.).
Aktuelle Gegenstelle (Faxnummer und Name).
Sendeparameter (Datenrate, Auflösung, Komprimierung).
Zusatzinformationen (Durchwahl, Gebühr).
Fortschritt der aktuellen Seite (Wert zwischen 0 und 100 Prozent).
Startzeit und Dauer der Übertragung.
68
ActiveFax Benutzerhandbuch
ActiveFax Benutzerhandbuch
69
4.6. E-Mail
Zusätzlich zum Versand von Nachrichten über Fax ermöglicht ActiveFax
auch den Versand von Nachrichten über E-Mail. Abhängig von der Konfiguration des Fax Servers wird versucht, ein Dokument nach Möglichkeit in
das Textformat zu konvertieren. Sollte eine Konvertierung nicht möglich
sein, wird das Dokument als Dateianhang der E-Mail im PDF, TIFF oder
GIF Format versendet.
4.6.1. SMTP Server (Mail Server) einrichten
Der Versand von E-Mails erfolgt über einen so genannten SMTP Server
(Simple Mail Transfer Protocol). Um den E-Mail Versand zu konfigurieren, geben Sie die Adresse des SMTP Servers an und legen die Art der Internet Anbindung fest. Sollten Sie die Adresse des SMTP Servers nicht
wissen, können Sie diese beim Administrator Ihres Mail Dienstes oder Ihrem Internet Service Provider (ISP) erfragen.
Geben Sie den Hostnamen bzw. die IP-Adresse des SMTP Servers ein.
Stellen Sie ein, ob der SMTP Server über eine direkte Verbindung oder
über eine Wählverbindung zu erreichen ist.
Sollte die Verbindung zum SMTP Server über eine Wählverbindung
aufgebaut werden, konfigurieren Sie die entsprechenden RAS Einstellungen (DFÜ-Netzwerk).
70
ActiveFax Benutzerhandbuch
4.6.2. E-Mail Optionen
Um den Versand der einzelnen E-Mails an Ihre Bedürfnisse anzupassen,
besteht die Möglichkeit, für den E-Mail Dienst zahlreiche Parameter zu
konfigurieren.
Die Option Individuelle Benutzernamen als E-Mail Absender verwenden legt fest, dass als Absender Adresse immer der vollständige Name
des Benutzers angegeben wird. Andernfalls wird das Feld Name (Firmenname) verwendet.
Die Option Faxnachrichten nach Möglichkeit in Textformat konvertieren gibt an, dass ActiveFax versucht ein Dokument in das Textformat
zu konvertieren. Sollte die Konvertierung nicht möglich sein, wird die
Nachricht als Dateianhang der E-Mail im PDF, TIFF oder GIF Format
übertragen.
Die Option Fax-Titelleiste für E-Mails im Grafikformat aktivieren definiert, ob die Kopfzeile der Faxnachricht in der E-Mail angezeigt werden
soll oder nicht.
Das Grafikformat für Faxnachrichten legt das Format von E-Mails fest,
die nicht in das Textformat konvertiert werden konnten. Üblicherweise
wird hier das PDF Format verwendet.
Die Auswahl E-Mails immer sofort versenden kann genutzt werden, um
einzustellen, ob E-Mails sofort gesendet werden, oder ob gewartet werden soll, bis eine gewisse Anzahl von Mails zum Versand bereitsteht.
Speziell bei der Verwendung von Wählverbindungen kann so verhindert
werden, dass wegen jeder einzelnen E-Mail eine Verbindung zum Internet aufgebaut wird.
ActiveFax Benutzerhandbuch
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Die Einstellung Gemeinsamer Kommunikationsport für Fax und E-Mail
muss dann verwendet werden, wenn sowohl der Faxversand als auch die
Wählverbindung über RAS mit demselben Modem durchgeführt werden. Auf diese Weise gibt der Fax Server die Schnittstelle für das Modem kurzzeitig frei, um die Verbindung über RAS zu ermöglichen.
72
ActiveFax Benutzerhandbuch
4.7. ODBC Datenbank
ActiveFax ermöglicht über den genormten ODBC Standard den Datenaustausch mit externen Datenbanken. Alle namhaften Datenbankhersteller
stellen mittlerweile ODBC Treiber für Windows zur Verfügung. ActiveFax
unterstützt den Import des Telefonbuchs und den Export des Sende/Empfangsprotokolls über ODBC.
4.7.1. Datenquelle wählen
Um eine Verbindung zu einer ODBC Datenbank herzustellen, muss zunächst die Datenquelle ausgewählt werden. Gehen Sie hierzu nach folgendem Schema vor:
Wählen Sie den Menüpunkt Kommunikation / ODBC Datenbank oder
doppelklicken Sie auf das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster.
Wählen Sie die gewünschte Datenquelle aus der Liste aus.
Tragen Sie den Benutzernamen und das Kennwort für die Datenbankverbindung ein. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Datenbanken einen
Benutzernamen und ein Kennwort erfordern.
Testen Sie die Verbindung über die Schaltfläche Verbindung testen.
ActiveFax Benutzerhandbuch
73
Bitte beachten Sie, dass die Datenquelle zuerst unter Windows in der
Systemsteuerung eingerichtet werden muss. Dieser Vorgang ist in der Regel im Handbuch des Datenbankherstellers genau beschrieben.
Einige ODBC Treiber (z.B. manche Versionen von INFORMIX CLI)
geben beim Beenden einer Datenbankverbindung die belegten Ressourcen
nicht wieder vollständig frei. Um die Systemressourcen zu schonen, sollte
in solchen Fällen die Option Automatische Trennung der Datenbankverbindung nicht aktiviert werden.
Viele Datenbankhersteller setzen den ODBC Standard in ihren Treibern
fehlerhaft oder nur teilweise um, wodurch es zu Problemen beim Datenaustausch mit der Datenbank kommen kann. Versuchen Sie in diesem Fall
eine aktuellere Version des ODBC Treibers vom Hersteller zu bekommen.
4.7.2. Telefonbuch importieren
Der Import des Telefonbuchs wird von ActiveFax automatisch in regelmäßigen Abständen durchgeführt. Es werden das Feld ID-Nummer (üblicherweise Kunden- oder Lieferantennummer) sowie die Felder Name 1
und Faxnummer verglichen. Ist im Telefonbuch bereits ein Eintrag mit
diesen Daten vorhanden, wird der Eintrag aktualisiert, andernfalls wird ein
neuer Telefonbucheintrag erstellt.
Bitte beachten Sie, dass der Telefonbuchimport über ODBC immer auf das
Zentrale Telefonbuch bezogen ist.
Um den Datenimport des Telefonbuchs über ODBC zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie die Karteikarte Telefonbuch.
Definieren Sie das Intervall für die Aktualisierung des Telefonbuchs als
Minutenwert.
Wählen Sie die Tabelle, in der die Telefonbuchdaten gespeichert sind,
aus der Liste aus. Über die Schaltfläche Standardtabelle verwenden erzeugt ActiveFax eine neue Tabelle in der Datenbank, die alle Felder des
Telefonbuchs enthält. In diesem Fall muss diese Tabelle von Ihnen mit
Daten gefüllt werden.
Legen Sie die Zuordnung zwischen die Feldern des Telefonbuchs und
den Feldern der Datenbanktabelle fest. Felder die in der Datenbanktabelle nicht enthalten sind, werden von ActiveFax mit Standardwerten
74
ActiveFax Benutzerhandbuch
oder leer übernommen. Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung der
Standardtabelle diese Zuordnung automatisch durchgeführt wird.
Bestätigen Sie die Eingaben mit OK.
Bitte beachten Sie, dass sämtliche Datentypen - soweit möglich - von
ActiveFax automatisch konvertiert werden.
Eine weitere Möglichkeit, um die Daten des Telefonbuchs zu importieren,
besteht über ASCII Dateien. Weitere Informationen zu diesem Thema
können in diesem Handbuch im Kapitel Telefonbuch gefunden werden.
4.7.3. Sende-/Empfangsprotokoll exportieren
Der Export des Sende-/Empfangsprotokoll wird permanent durchgeführt.
Sobald ein neuer Eintrag im Sende-/Empfangsprotokoll vorhanden ist,
wird die Verbindung zur Datenbank hergestellt und der Eintrag als neuer
Datensatz in der Datenbank gespeichert.
Sollte die Verbindung zur Datenbank unterbrochen sein, werden die
Protokolleinträge zu einem späteren Zeitpunkt automatisch in die Datenbank übertragen.
Um den Datenexport des Sende-/Empfangsprotokolls über ODBC zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:
ActiveFax Benutzerhandbuch
75
Wählen Sie die Karteikarte Sende-/Empfangsprotokoll.
Wählen Sie die Tabelle, die zum Speichern der Protokolleinträge verwendet werden soll, aus der Liste aus. Über die Schaltfläche Standardtabelle verwenden erzeugt ActiveFax eine neue Tabelle in der Datenbank, die alle Felder des Sende-/Empfangsprotokolls enthält.
Legen Sie die Zuordnung zwischen die Feldern des Telefonbuchs und
den Feldern der Datenbanktabelle fest. Felder die in der Datenbanktabelle nicht enthalten sind, werden von ActiveFax ignoriert. Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung der Standardtabelle diese Zuordnung
automatisch durchgeführt wird.
Bestätigen Sie die Eingaben mit OK.
Bitte beachten Sie, dass sämtliche Datentypen - soweit möglich - von
ActiveFax automatisch konvertiert werden.
Eine weitere Möglichkeit, um die Daten des Sende-/Empfangsprotokolls
zu exportieren, besteht über ASCII Dateien. Weitere Informationen zu diesem Thema können in diesem Handbuch im Kapitel Sende/Empfangsprotokoll gefunden werden.
76
ActiveFax Benutzerhandbuch
4.8. Netzwerk Scanner
Dokumente die nur in Papierform vorliegen, können mit ActiveFax über
spezielle Netzwerkscanner auf einfache Weise versendet werden. Aktuell
werden die Scanner Modelle HP Digital Sender 9100C, HP Network ScanJet 5, sowie Xerox Workcentre direkt unterstützt. Alternativ besteht ferner
die Möglichkeit, jeden beliebigen Scanner (z.B. TWAIN kompatible Scanner) zu verwenden, indem die Dokumente über eine Grafiksoftware eingescannt und auf den ActiveFax Drucker ausdruckt werden.
4.8.1. Installation
ActiveFax ist standardmäßig bereits vollständig für den Betrieb eines
Netzwerkscanners konfiguriert. Die Installation beschränkt sich daher auf
die Installation und Konfiguration des Scanners. Aus technischen Gründen
kann der Faxdienst des HP Netzwerkscanners nur genutzt werden, wenn
das Programm HP Digital Sender Service unter Windows NT / 2000 / XP /
2003 / Vista / 2008 installiert wurde. Dieser Vorgang wird im Administrationshandbuch des Scanners im Kapitel LAN Fax-Produkte ausführlich beschrieben.
Bitte achten Sie während der Installation bzw. Konfiguration des Netzwerk
Scanners besonders auf folgende Einstellungen:
Die Berechtigung Anmelden als Dienst muss in der Benutzerverwaltung von Windows NT / 2000 / XP / 2003 / Vista / 2008 aktiviert werden, da sonst das Programm HP Digital Sender Service nicht ausgeführt
ActiveFax Benutzerhandbuch
77
werden kann. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung standardmäßig
nicht aktiv ist.
Das Verzeichnis für den Datenaustausch mit dem Scanner wird bei der
Installation von ActiveFax automatisch im Programmverzeichnis erstellt und lautet hpfscan (z.B. C:\Programme\ActiveFax\hpfscan). Dieses Verzeichnis muss bei der Installation der Scanner Software eingetragen werden.
Bei der Konfiguration der Fax-Einstellungen muss das Datenformat für
den Datenaustausch auf PCL5 Packbits eingestellt werden.
Weitere Informationen über den HP Digital Sender 9100C können auf der
Web Seite von Hewlett Packard unter http://www.hp.com gefunden werden.
78
ActiveFax Benutzerhandbuch
5. Datenfelder
5.1. Wozu werden Datenfelder benötigt?
ActiveFax ist intern derart organisiert, dass jeder Eintrag einer Faxnachricht (z.B. Faxnummer, Priorität, Betreff, usw.) in einem eigenen Datenfeld
mit einer eindeutigen Feldnummer gespeichert wird. Dadurch besteht die
Möglichkeit, dass die einzelnen Felder (z.B. der Empfänger einer Faxnachricht) bereits innerhalb einer Anwendung übergeben werden und der Benutzer dadurch den Empfänger oder Betreff nicht doppelt einzugeben
braucht.
Datenfelder können nur bei Anwendungen angewendet werden, von denen
Sie den Programmcode besitzen, da der Einsatz von Datenfeldern eine
kleine Änderung im Source Code der jeweiligen Applikation erfordert.
Standard Windows Anwendungen, wie beispielsweise WinWord, eignen
sich für die Verwendung von Datenfeldern nicht oder nur eingeschränkt. In
der Regel ist für die Einbindung von Datenfeldern in eine bestehende Anwendung nur die Anpassung einiger weniger Zeilen Programmcode erforderlich.
5.2. Wie sind Datenfelder aufgebaut?
Der Aufbau eines Datenfeldes ist relativ einfach und im Wesentlichen auch
immer gleich. Im folgenden Abschnitt ist der Aufbau von Datenfeldern detailliert beschrieben.
Syntax:
Beispiele:
@Fnnn xxxxxx@
@F307 Bestellung Nummer 123456@
@F211 +49 89 1234567@
Jedes Datenfeld beginnt mit der fix definierten Zeichenfolge @F. Danach
folgt die dreistellige Feldnummer (nnn). Nach der Feldnummer folgt,
durch ein optionales Leerzeichen getrennt, der Inhalt des Datenfeldes
(xxxxxx). Das Ende des Datenfeldes wird mit der fix definierten Endekennung @ gekennzeichnet. Der Zeichensatz eines Datenfeldes hängt im Wesentlichen vom Zeichensatz der Faxnachricht ab und wird von ActiveFax
automatisch angepasst.
ActiveFax Benutzerhandbuch
79
5.2.1. Maskieren von Datenfeldern
Sollte der Inhalt eines Datenfeldes selbst das Zeichen @ enthalten, muss
das @ Zeichen mit einem Backslash Zeichen (\) „maskiert“ werden. Andernfalls würde das @ Zeichen als Endekennung des Datenfeldes interpretiert werden und der Inhalt wäre verstümmelt. Die Email Datenfelder
@F111 und @F212 bieten hierbei eine Ausnahme. Das @ Zeichen in der
Email Adresse muss in diesem Fall nicht zwingend „maskiert“ werden, da
es von ActiveFax automatisch erkannt wird.
Beispiel:
@F203 john.gates\@aol.com@
Bitte beachten Sie, dass nur das @ Zeichen einer „Maskierung“ bedarf. Alle anderen Zeichen (auch das Backslash Zeichen selbst) brauchen nicht
maskiert werden und können ganz normal in einem Datenfeld verwendet
werden.
5.3. Übersicht der Datenfelder
Da ActiveFax insgesamt zirka fünfzig verschiedene Datenfelder verwaltet,
wurden diese der Übersichtlichkeit halber in drei verschiedene Gruppen
unterteilt. Im Wesentlichen lassen sich die Daten in Absender-, Empfänger- und Allgemeine Felder unterteilen. In Abhängigkeit von der Gruppenzugehörigkeit beginnen die einzelnen Datenfelder mit jeweils verschiedenen Feldnummern.
Bitte beachten Sie, dass Sie nur jene Datenfelder in Ihre Anwendung
einzubinden brauchen, die auch tatsächlich von Nutzen für Sie sind. Felder
die nicht übergeben werden, werden von ActiveFax automatisch mit Standardwerten ergänzt. Im Minimalfall reicht die Übergabe eines einzigen Datenfeldes, nämlich der Faxnummer des Empfängers (Feld @F211) aus.
Diese Information reicht aus, um eine Faxnachricht versenden zu können.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit, sollten Sie aber zusätzlich zumindest
den Namen des Empfängers (Feld @F201) und den Betreff (Feld @F307) sofern vorhanden - übergeben.
In den folgenden Abschnitten finden Sie eine Auflistung der von ActiveFax verwalteten Datenfelder. Eine vollständige Liste aller Felder finden
Sie in der Online Hilfe von ActiveFax.
80
ActiveFax Benutzerhandbuch
5.3.1. Absenderfelder
Diese Gruppe von Datenfeldern enthält im Wesentlichen alle Daten, die
den Absender einer Faxnachricht betreffen. Hier sollten vor allem die Felder Name 1 und Faxnummer ausgefüllt werden, da diese Daten in der Titelleiste der Faxnachricht aufscheinen. Bitte beachten Sie, dass die Absenderdaten auch über den Menüpunkt Extras / Voreinstellungen bzw. über
die Benutzerverwaltung fix definiert werden können.
Feldnummer
Feldname
Beschreibung
@F101
Name 1
Name 1 des Absenders
@F102
Name 2
Name 2 des Absenders
@F103
Name 3
Name 3 des Absenders
@F104
@F105
Name 4
Name 5
Name 4 des Absenders
Name 5 des Absenders
@F106
Abteilung
Abteilung des Absenders
@F107
Verteiler
Verteiler des Absenders
@F108
Telefonnummer 1
Telefonnummer 1 des Absenders
@F109
@F110
Telefonnummer 2
Faxnummer
Telefonnummer 2 des Absenders
Faxnummer des Absenders
@F111
E-Mail
E-Mail Adresse des Absenders
5.3.2. Empfängerfelder
Diese Gruppe von Datenfeldern enthält im Wesentlichen alle Daten, die
den Empfänger einer Faxnachricht betreffen. Hier sollte vor allem das Feld
Faxnummer ausgefüllt werden, da ohne die Faxnummer das Fax nicht versendet werden kann.
Feldnummer
Feldname
Beschreibung
@F201
Name 1
Name 1 des Empfängers
@F202
Name 2
Name 2 des Empfängers
@F203
Name 3
Name 3 des Empfängers
@F204
@F205
Name 4
Name 5
Name 4 des Empfängers
Name 5 des Empfängers
@F206
Abteilung
Abteilung des Empfängers
@F207
Zu Handen
Zu Handen für Empfänger
@F208
Verteiler
Verteiler des Empfängers
@F209
Telefonnummer 1
Telefonnummer 1 des Empfängers
@F210
Telefonnummer 2
Telefonnummer 2 des Empfängers
ActiveFax Benutzerhandbuch
81
@F211
Faxnummer
Faxnummer des Empfängers
@F212
E-Mail
@F213
Kommunikationsdienst
@F299
Nächster Empfänger
E-Mail Adresse des Empfängers
Auswahl des Kommunikationsdienstes
(Fax oder E-Mail). Nur erforderlich,
wenn sowohl @F211 als auch @F212
Daten enthalten (F=Fax, E=E-Mail)
Trennzeichen zur Kennzeichnung eines
neuen Empfängers.
5.3.3. Allgemeine Felder
Diese Gruppe von Datenfeldern enthält im Wesentlichen alle Daten, die
weder den Absender noch den Empfänger einer Faxnachricht betreffen.
Feldnummer
Feldname
Beschreibung
@F301
Priorität
@F302
Wahlwiederholungen
@F303
Sendedatum
@F304
Sendezeit
Priorität der Faxnachricht (1=Sehr hoch,
25=Hoch, 50=Normal, 99=Niedrig)
Anzahl der bisher durchgeführten Wahlversuche (dieses Feld wird von ActiveFax automatisch gefüllt)
Gewünschtes Sendedatum der Faxnachricht im Format DD.MM.YYYY
Gewünschte Sendezeit der Faxnachricht
im Format HH:MM
@F305
Deckblatt
Deckblatt für die Faxnachricht
@F306
Overlay
Overlay für die Faxnachricht
@F307
@F308
Betreff
Freier Text 1
Betreff der Faxnachricht
Text zur freien Verwendung
@F309
Freier Text 2
Text zur freien Verwendung
@F310
Freier Text 3
Text zur freien Verwendung
@F311
Benutzername
@F312
Modem
@F313
Auflösung
@F314
Sperre
Benutzername für die Faxnachricht
Gewünschtes Modem (z.B. COM1,
COM2, ISDN)
Gewünschte Auflösung (0=Standard,
1=Normal, 2=Fein)
Faxnachricht sperren (0=Nicht gesperrt,
1=Gesperrt)
@F315
Kostenstelle
@F316
Deckblatt Text
@F317
Deckblatt Text (forts.)
82
Kostenstelle der Faxnachricht
Text auf Deckblatt. Zeilenumbrüche
können mit \n eingefügt werden
Dieses Feld wird in Kombination mit
@F316 verwendet, um lange Texte auf
mehrere Datenfelder aufzuteilen. Der
ActiveFax Benutzerhandbuch
@F320
ID-Nummer Telefonbuch
@F350
@F351
Von Seite
Bis Seite
@F360
Private Faxnachricht
@F370
Faxabrufdokument
@F500
Referenz Datei
@F501
Automatischer Druck
@F502
Seiten ignorieren
@F503
Fax drucken
ActiveFax Benutzerhandbuch
Inhalt des Datenfeldes @F317 wird immer an das Ende des bereits bestehenden Textes angefügt. Dieses Datenfeld
kann so oft wie benötigt hintereinander
verwendet werden
Empfängerdaten durch den Telefonbucheintrag mit der angegebenen IDNummer ergänzen
Senden von Seite n
Senden bis Seite n
Faxnachricht als Privat kennzeichnen
(0=Öffentlich, 1=Privat)
Dokument ist ein Faxabrufdokument
(0=Normales Fax, 1=Faxabrufdokument)
Die hier genannte Datei wird nach weiteren Datenfeldern ausgewertet und danach gelöscht. Wird dieses Datenfeld
nicht verwendet, versucht ActiveFax die
Datei Fields.dat im ActiveFax Installationsverzeichnis (üblicherweise
C:\Programme\ActiveFax) nach Datenfeldern zu durchsuchen
Der Faxdruck erfolgt immer automatisch,
also ohne Benutzerdialog (nur Windows). Optionaler Parameter (0=Dialog
nie anzeigen, 1=Dialog nur für ungültige
Empfänger anzeigen, 2=Dialog immer
anzeigen)
Dieses Datenfeld wird verwendet, um
Seiten am Ende eines Faxes zu ignorieren. Eine positive Seitenanzahl als Parameter gibt die Gesamtanzahl der Seiten (ohne Deckblatt) an, welche berücksichtigt werden sollen. Eine negativer
Parameter bestimmt die Anzahl der Seiten, welche ignoriert werden sollen
Dieses Datenfeld kann verwendet werden, um das Dokument automatisch zu
drucken, nachdem es an den Server
gesendet wurde. Als Parameter kann
optional der Druckername übergeben
werden, sowie durch Komma getrennt,
die Option D, um das Fax nach dem
Druck zu löschen und die Option H, um
die Titelleiste (Header) zu ignorieren.
Beispiel: @F503 Laserjet,D@
83
@F504
Anzahl Kopien
@F505
Fax exportieren
@F555
Steuerkommando
@F599
Neuer Faxauftrag
@F600
E-Mail als Grafik senden
@F601
E-Mail Zeilenumbruch
@F602
E-Mail als Dateianhang
84
Dieses Datenfeld legt die Anzahl der
Kopien beim automatischen Druck einer
Faxnachricht fest
Dieses Datenfeld kann verwendet werden, um das Dokument automatisch zu
exportieren, nachdem es an den Server
gesendet wurde. Als Parameter kann
optional der Dateiname der Exportdatei
übergeben werden, sowie durch Komma
getrennt, die Option D, um das Fax nach
dem Export zu löschen und die Option
H, um die Titelleiste (Header) zu ignorieren. Beispiel: @F505
c:\export\test.tif,D@
Steuerkommando an ActiveFax übermitteln.
@F555 DELETE Fax-ID@
@F555 RESEND Fax-ID@
@F555 LOCK Fax-ID@
@F555 UNLOCK Fax-ID@
@F555 PRINT Fax-ID [Druckername]@
@F555 EXPORT Fax-ID [Dateiname]@
Beispiel: @F555 DELETE 1234@
Ein neuer Faxauftrag wird innerhalb des
Dokuments begonnen. Dieses Datenfeld
findet vor allem bei Serienbriefen Verwendung, wenn einzelne Seiten eines
Dokuments an unterschiedliche Empfänger gesendet werden soll. Immer
wenn dieses Datenfeld auf einer Seite
verwendet wird, wird beginnend mit dieser Seite ein neuer Faxauftrag gestartet
Die E-Mail wird auf jeden Fall als Grafikdatei gesendet. Es erfolgt keine Konvertierung in das Textformat
Anzahl der Zeichen, nach denen bei der
Konvertierung einer E-Mail in das Textformat ein automatischer Zeilenumbruch
erfolgt (20-999). Standardmäßig orientiert sich der automatische Zeilenumbruch an der Seitenbreite
Die E-Mail wird in jeden Fall als Dateianhang (Attachment) gesendet, auch
wenn die Mail im Text-Format vorliegt.
Optional kann mit diesem Datenfeld
auch der Dateiname für den Dateianhang angegeben werden
ActiveFax Benutzerhandbuch
@F603
E-Mail Text
@F604
E-Mail Text (forts.)
@F605
E-Mail Format
@F606
E-Mail Dateianhang
@F700
Sammeldokument
@F701
Sammeldokument Ende
@F702
Dateianhang
ActiveFax Benutzerhandbuch
Einleitungstext für E-Mails die im Grafikformat geschickt werden. Wird dieses
Feld nicht angegeben, wird der Standardtext verwendet. Zeilenumbrüche
können mit \n eingefügt werden
Dieses Feld wird in Kombination mit
@F603 verwendet, um lange Texte auf
mehrere Datenfelder aufzuteilen. Der
Inhalt des Datenfeldes @F604 wird immer an das Ende des bereits bestehenden Textes angefügt. Dieses Datenfeld
kann so oft wie benötigt hintereinander
verwendet werden
E-Mail Dateiformat (tif, gif, bmp, pdf)
und/oder Auflösung festlegen. Beispiel:
@F605 gif,150@
Externe Datei an die Email als Originaldatei anfügen. Mehrere Dateien können
durch ein Komma (,) getrennt werden.
Die Datei muss am Fax Server verfügbar sein. Als optionale Parameter können D (Delete = Datei nach dem Versand löschen) und R (Required = Email
nur senden, wenn die Datei vorhanden
ist) verwendet werden. Beispiel: @F606
c:\data\liste.pdf, c:\word\mailing.doc,
D@
Dieses Datenfeld erzeugt ein Sammeldokument mit der angegebenen Referenznummer. Existiert das Sammeldokument mit der entsprechenden Referenznummer bereits, wird der Druckjob
angefügt. Als optionaler Parameter kann
durch Komma getrennt auch ein Timeout in Sekunden angegeben werden,
nachdem das Sammeldokument automatisch abgeschlossen wird. Beispiele:
@F700 1234@, @F700 1234,60@
Dieses Datenfeld beendet ein Sammeldokument mit der angegebenen Referenznummer. Beispiel: @F701 1234@
Externe Datei an das Fax anfügen. Das
Format der Datei muss entweder Textformat oder eine über den ActiveFax
Drucker erstellte Datei sein. Mehrere
Dateien können durch ein Komma (,)
getrennt werden. Die Datei muss am
Fax Server verfügbar sein. Beispiel:
85
@F703
Overlay ein-/ausschalten
@F000
Grafik importieren
@F702 c:\data\agb.prn@
Overlay ein- bzw. ausschalten (0 = ausschalten, 1 = einschalten). Bei Verwendung von 0+ bzw. 1+ wird das Overlay
erst ab der folgenden Seite ein- bzw.
ausgeschaltet
Grafikdatei in das Dokument einbinden
5.3.4. Spezielle Datenfelder
Bitte beachten Sie, dass nicht alle zuvor angeführte Felder Datenfelder im
eigentlichen Sinne sind. Eine Ausnahme bilden hier beispielsweise die
Felder @F299, @F500, @F501, @F599 und @F000. Die besonderen
Einsatzgebiete dieser Datenfelder werden in den nächsten Abschnitten dieses Kapitels ausführlich beschrieben.
5.4. Beispiele für Datenfelder
Bitte beachten Sie die beiliegende Musterdatei „muster.txt“. Diese Datei
wird bei der Installation von ActiveFax automatisch in das Installationsverzeichnis kopiert. Diese Datei enthält Beispiele zum Einbinden von Datenfeldern und Grafiken, sowie für die Faxformatierung von Faxnachrichten mittels HP-LaserJet (PCL) Druckersequenzen. Vor allem beim Faxversand aus UNIX und Linux Systemen kann diese Beispieldatei als Basis für
eigene Vorhaben verwendet werden.
5.4.1. Beispiel 1
Empfänger ............... +43 1 1122 3344-12
Betreff...................... Bestellung Nummer 123456
@F211 +43 1 1122 3344-12@
@F307 Bestellung Nummer 123456@
5.4.2. Beispiel 2
Absender.................. Huber GmbH, +49 222 708090
Empfänger ............... Mayer AG, 089 203040
@F101 Huber GmbH@@F110 +49 222 708090@
86
ActiveFax Benutzerhandbuch
@F201 Mayer AG@@F211 089 203040@
5.4.3. Beispiel 3
Absender ..................Huber GmbH, +49 222 708090
Empfänger 1.............Berger GmbH, Fax: 040 102030
Empfänger 2.............Müller & Co, Fax: 050 607080
Empfänger 3.............Schmidt GmbH, E-Mail: [email protected]
Betreff ......................Musterkatalog
Sendedatum..............31.08.1999
Sendezeit..................20:15
Priorität ....................Niedrig
@F101
@F201
@F201
@F201
@F307
@F301
Huber GmbH@@F110 +49 222 708090@
Berger GmbH@@F211 040 102030@@F299@
Müller & Co@@F211 050 607080@@F299@
Schmidt GmbH@@F212 office\@schmidt.com@
Musterkatalog@@F303 31.08.1999@@F304 20:15@
99@
Beachten Sie in diesem Beispiel das Datenfeld @F299, das zur Trennung der einzelnen Empfänger verwendet wurde. Dieses Datenfeld ist
kein Datenfeld im eigentlichen Sinn und benötigt daher keinen Feldinhalt, da es lediglich zur Trennung der einzelnen Empfänger verwendet
wird.
5.4.4. Beispiel 4
In diesem Beispiel wird über das spezielle Datenfeld @F000 eine Grafik
in die Faxdatei eingefügt. Weitergehende Informationen über den Import
von Grafiken in ein Faxdokument finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Kapitels.
Mit freundlichen Grüßen
@F000 unterschrift.bmp@
5.5. Grafiken in ein Dokument einbinden
ActiveFax bietet die Möglichkeit, Grafikdateien an einer beliebigen Stelle
in einem Fax Dokument einzufügen. Auf diese Weise lassen sich beiActiveFax Benutzerhandbuch
87
spielsweise variable Logos und automatische Unterschriften sehr elegant
und auf einfache Weise realisieren. Das Einbinden von Grafiken eignet
sich vor allem für Faxnachrichten, die von einem UNIX Rechner erstellt
wurden.
Ähnlich wie ein Datenfeld kann eine Grafikdatei nach folgender Syntax in
ein Dokument eingebunden werden:
Syntax:
Beispiel:
@F000 Dateiname[,Breite-mm[,Höhe-mm]]@
@F000 Unterschrift.bmp,50@
Die Parameter Breite-mm und Höhe-mm sind optional. Werden diese beiden Parameter (oder einer davon) weggelassen, wird die Größe der Datei
automatisch berechnet. Als Berechnungsbasis geht ActiveFax dabei von
einer Auflösung von 300 dpi aus. Als Grafikdateien dürfen ausschließlich
unkomprimierte Grafiken vom Typ Windows Bitmap (.bmp) verwendet
werden. Sollte der Dateiname keine Pfadangaben enthalten, wird die Datei
im Installationsverzeichnis des Fax Servers gesucht.
5.5.1. Beispiel 1
Grafik in der Standardauflösung 300 dpi einfügen.
Mit freundlichen Grüßen
@F000 mike.bmp@
5.5.2. Beispiel 2
Grafik aus dem Verzeichnis C:\SCAN mit 50 mm Breite einfügen. Die
Höhe wird in diesem Beispiel automatisch berechnet.
Mit freundlichen Grüßen
@F000 c:\scan\mike.bmp,50@
5.5.3. Beispiel 3
Grafik mit 50 mm Breite und 30 mm Höhe einfügen.
Mit freundlichen Grüßen
@F000 mike.bmp,50,30@
88
ActiveFax Benutzerhandbuch
Die Anzahl der Grafiken, die pro Faxdokument importiert werden dürfen
ist nicht limitiert. Bitte beachten Sie die beiliegende Beispieldatei „muster.txt“. Diese Datei wird bei der Installation von ActiveFax automatisch
in das Installationsverzeichnis kopiert und kann als Vorlage zum Einbinden von Grafikdateien in ein Faxdokument verwendet werden.
5.6. Datenfelder in eine Anwendung einbinden
5.6.1. Windows Anwendungen
Die einfachste Möglichkeit um Datenfelder aus einer Windows Anwendung zu übergeben, besteht über den Dokumentennamen beim Drucken.
Hierbei werden zusätzlich zum eigentlichen Dokumentennamen entweder
vorher oder nachher die gewünschten Felder angegeben.
Beispiel:
Dokumentenname ....Bestellung
Empfänger................Huber GmbH
Faxnummer ..............+49 222 102030
Bestellung@F201 Huber GmbH@@F211 +49 222 102030@
Zusätzlich können Datenfelder auch direkt in einem Windows Dokument
(z.B. WinWord) eingebettet werden. Hierbei ist es unbedingt erforderlich,
dass das Datenfeld mit der Schriftart „ActiveFax“ formatiert wird, da das
Datenfeld andernfalls ignoriert und als sichtbarer Text gedruckt werden
würde. Bitte beachten Sie, dass die Schriftart „ActiveFax“ nur dann in der
Schriftauswahl angezeigt wird, wenn als aktiver Drucker ebenfalls „ActiveFax“ ausgewählt wurde.
5.6.1.1. Datenfelder in externer Datei übergeben
Um nicht alle Datenfelder direkt in den Dokumentennamen schreiben zu
müssen, besteht weiters die Möglichkeit, sämtliche Datenfelder in eine externe Datei zu stellen und im Dokumentennamen nur einen Verweis auf
diese Datei einzufügen. Der Verweis auf diese externe Datei kann in diesem Fall über das Datenfeld @F500 Dateiname@ vorgenommen werden.
Bitte achten Sie darauf, dass diese Datei einen eindeutigen Dateinamen
ActiveFax Benutzerhandbuch
89
trägt, um Überlagerungen zu vermeiden. Nach der Abarbeitung des Druckauftrags wird diese Datei automatisch gelöscht.
Beispiel:
Dokumentenname.... Bestellung
Referenzdatei........... c:\tmp\xy251173.dat
Bestellung@F500 c:\tmp\xy251173.dat@
Die eigentlichen Datenfelder werden in diesem Beispiel in der Datei
c:\tmp\xy251173.dat eingetragen. In welchem Format die Datenfelder in
die Datei geschrieben werden ist hierbei unerheblich. Sie können sowohl
alle Datenfelder in einer einzigen Zeile formatieren oder für jedes Datenfeld eine eigene Zeile verwenden.
5.6.1.2. Druckauftrag aufteilen (Seriendrucke)
Mitunter kann es erforderlich sein, dass in einem einzelnen Druckauftrag
mehrere Faxaufträge übermittelt werden müssen (beispielsweise bei Seriendrucken aus WinWord). In diesem Fall kann das Datenfeld @F599@
verwendet werden, um innerhalb eines Druckauftrages einen neuen Faxauftrag zu beginnen. Bei der Verwendung des Datenfeldes @F599@ auf
einer Seite, wird ab der aktuellen Seite ein neuer Faxauftrag begonnen.
Dieses Datenfeld ist beispielsweise bei Seriendrucken aus WinWord unbedingt zu verwenden, da WinWord alle Seiten im Seriendruck als einen einzigen großen Druckauftrag aufbereitet.
5.6.1.3. Beispiel in der Programmiersprache C
DOCINFO
BYTE
BYTE
BYTE
DocInfo;
szText[1024];
szName[128];
szFax[128];
lstrcpy(szName, "Mayer GmbH");
lstrcpy(szFax, "+49 89 1234567");
wsprintf(szText, "Bestellung@F201 %s@@F211 %s@",
szName, szFax);
DocInfo.cbSize = sizeof(DOCINFO);
DocInfo.lpszDocName = szText;
DocInfo.lpszDatatype = NULL;
.....
90
ActiveFax Benutzerhandbuch
5.6.2. UNIX, Linux und andere Betriebssysteme
Das Einbinden von Datenfeldern in eine UNIX oder Linux Anwendung
oder eine Anwendung eines anderen Betriebssystems erfolgt, indem die
gewünschten Felder direkt in das Dokument, also den zu druckenden Text,
eingefügt werden. Der Fax Server filtert dabei die Datenfelder, so dass diese auf dem Fax selbst nicht sichtbar sind. Es spielt hierbei keine Rolle, an
welcher Stelle des Dokuments Sie die Datenfelder einfügen.
Bitte beachten Sie die beiliegende Datei „muster.txt“. Diese Datei wird
bei der Installation von ActiveFax automatisch in das Installationsverzeichnis kopiert und kann als Muster für das Einbinden von Datenfeldern
verwendet werden. Zur Formatierung der Faxnachrichten können Druckersteuerzeichen von HP-LaserJet (PCL), Epson-LQ und optional Postscript
verwendet werden.
5.6.2.1. Beispiel in der Programmiersprache C
char
char
int
char
char
szName[128];
szFax[128];
nPrioritaet;
szBetreff[128];
szText[1024];
lstrcpy(szName, "Mayer GmbH");
lstrcpy(szFax, "+49 89 1234567");
nPrioritaet = 1;
lstrcpy(szBetreff, "Bestellung");
wsprintf(szText, "@F201 %s@@F211 %s@@F301 %d@@F307 %s@",
szName, szFax, nPrioritaet, szBetreff);
.....
5.6.2.2. Beispiel in der Programmiersprache INFORMIX 4GL
DEFINE faxdaten RECORD
name
fax
prioritaet
betreff
END RECORD
CHAR(128),
CHAR(128),
SMALLINT,
CHAR(128)
faxdaten.name = "Mayer GmbH"
faxdaten.fax = "+49 89 1234567"
faxdaten.prioritaet = 1
faxdaten.betreff = "Bestellung"
PAGE HEADER
ActiveFax Benutzerhandbuch
91
PRINT
PRINT
PRINT
PRINT
.....
92
"@F201
"@F211
"@F301
"@F307
",
",
",
",
faxdaten.name CLIPPED, "@";
faxdaten.fax CLIPPED, "@";
faxdaten.prioritaet USING "#&", "@";
faxdaten.betreff CLIPPED, "@"
ActiveFax Benutzerhandbuch
6. Anhang
6.1. Glossar
16-bit: Als 16-bit werden Anwendungen bezeichnet, die vor allem für das veraltete Betriebssystem Windows 3.x entwickelt wurden. 16-bit Anwendungen sind
zwar auch auf aktuellen Windows Versionen lauffähig, nutzen deren Möglichkeiten aber nicht aus
32-bit: Als 32-bit werden Anwendungen bezeichnet, die für Windows 95 / 98 /
ME oder Windows NT / 2000 / XP / 2003 / Vista / 2008 entwickelt wurden. 32bit Anwendungen nutzen die Möglichkeiten dieser Betriebssysteme besser als
16-bit Anwendungen und laufen daher stabiler und zumeist auch schneller ab.
32-bit Anwendungen können unter Windows 3.x nicht ausgeführt werden.
Analog: Gegenteil von „Digital“. Analoge Größen können beliebige Werte annehmen, während digitale Größen nur Werte einer definierten Teilung annehmen können. Für Faxübertragungen wird der Begriff „analog“ in der Regel für
das normale Telefonnetz verwendet, während „digital“ als Synonym für ISDN
eingesetzt wird.
ANSI: Abkürzung für „American National Standard Institute“. Durch ANSI
wurde unter anderem der ANSI Zeichensatz oder die Programmiersprache ANSI
C definiert.
API: Abkürzung für „Application Programming Interface“. Das API definiert
eine Gruppe von Funktionen die zur Erledigung bestimmter Aufgaben verwendet werden können.
ASCII: Abkürzung für „American Standard Code for Information Interchange“.
Dieser Code weist Buchstaben, Zahlen und diversen Sonder- und Steuerzeichen
einen Zahlenwert zwischen 0 und 255 (bei 7-bit zwischen 0 und 127) zu.
Baudrate: Einheit der Schrittgeschwindigkeit. Baudot, nach dem diese Einheit
benannt ist, war ein französischer Ingenieur, der den Baudot-Code, den Vorgänger des ASCII-Code, entwickelte. Beachten Sie, dass Baudrate und Bitrate nicht
dieselbe Maßeinheit sind.
Bit. Ein Bit ist die kleinste Informationseinheit. Ein Bit kann zwei Zustände (0
oder 1) annehmen. Durch die Zusammenfassung mehrerer Bits kann man jede
beliebige Information darstellen. Im normalen Umgang mit Computern werden
je 8 Bits zu einem Byte zusammengefasst. Ein Byte kann somit 256 verschiedene Zustände annehmen.
ActiveFax Benutzerhandbuch
93
Bitrate: Einheit der übertragenen Datenbits pro Zeiteinheit. Dieser Wert gibt
üblicherweise die Anzahl der übertragenen Bits pro Sekunde an. Beachten Sie,
dass Baudrate und Bitrate nicht dieselbe Maßeinheit sind.
Broadcast: Als Broadcast bezeichnet man ein Sendeverfahren, bei dem alle Geräte in einem Netzwerk angesprochen werden. Broadcast Übertragungen eignen
sich vor allem zum Auffinden von Netzwerk Ressourcen.
CAPI: Abkürzung für „Common ISDN API“. Dieser defacto Standard der Firma AVM definiert eine genormte Schnittstelle zur Programmierung von ISDN
Adaptern verschiedener Hersteller. ISDN Adapter, welche zumindest CAPI Version 2.0 unterstützen, können für die Übertragung von Faxnachrichten eingesetzt
werden.
CCITT: Abkürzung für „Comité Consultatif International Téléphonique et
Télégraphique“. Dieses Gremium ist für die Normung von Telekommunikationsstandards verantwortlich. Siehe auch ITU.
Class 1/2/2.0: Standard für Faxübertragungen. Je nach Modemtype wird zumindest einer dieser Standards unterstützt.
Client: Als Client bezeichnet man jene Programme, die Daten von einem so genannten Server abrufen und weiterverarbeiten.
COM-Port: Andere Bezeichnung für die Serielle Schnittstelle (Communication
Port) eines PCs.
CSID: Als CSID bezeichnet man die Absender Kennung einer Faxnachricht.
Die CSID wird bei jeder Fax-Übertragung übermittelt und enthält im Normalfall
die Faxnummer im internationalen Format.
DCE: Abkürzung für „Data Communication Equipment“. Als DCE wird üblicherweise ein Modem bezeichnet.
DLL: Abkürzung für „Dynamic Link Library“. Eine DLL kann im Gegensatz zu
EXE Dateien nicht direkt ausgeführt werden und enthält üblicherweise Programmcode, der bei Bedarf von anderen Anwendungen dynamisch geladen
wird.
DTE: Abkürzung für „Data Terminal Equipment“. Als DTE wird üblicherweise
ein Computer bezeichnet.
Digital: Gegenteil von „Analog“. Digitale Größen können nur Werte einer definierten Teilung annehmen, während analoge Größen beliebige Werte annehmen
können. Für Faxübertragungen wird der Begriff „digital“ in der Regel für ISDN
Verbindungen verwendet, während das normale Telefonnetz als „analog“ bezeichnet wird.
94
ActiveFax Benutzerhandbuch
EIA: Abkürzung für „Electrical Industry Association“, dem Verband der amerikanischen Elektroindustrie. Über EIA wird unter anderem die Ausführung von
Seriellen Schnittstellen (RS-232) definiert.
Fax: Ein Fax oder auch Fernkopie genannt dient zum Austausch von Bilddaten
zwischen zwei Faxgeräten. Die Bilddaten werden in der Regel nach dem Komprimierungsverfahren „G3“ übertragen.
Faxabruf: Als Faxabruf bezeichnet man das Bereitstellen von Dokumenten für
den Abruf durch ein Faxgerät.
Fax-On-Demand: siehe „Faxabruf“.
FTP: Abkürzung für „File Transfer Protocol“. Dieses Protokoll wird hauptsächlich zum Kopieren von Dateien verwendet. Das FTP Protokoll, das ursprünglich
nur unter UNIX verwendet wurde, wird heutzutage vor allem auch im Internet
stark genutzt. Das FTP Protokoll wird in ActiveFax für das Übertragen von Faxaufträgen verwendet.
G3 Faxbetrieb: Für die Fax-Übertragung verwendete Betriebsgruppe. Über
„G3“ wird unter anderem das Komprimierungsverfahren und die Übertragungsgeschwindigkeit (maximal 14.400 bps) definiert.
GDI: Abkürzung für „Graphics Device Interface“. Das GDI wird unter Windows zur Bildschirmanzeige und bei der Erstellung von Druckaufträgen verwendet.
Gegenstelle: Als Gegenstelle wird das andere Faxgerät oder Modem bezeichnet.
Handshake: Am Beginn jeder Fax-Übertragung wird von beiden Faxgeräten
(Modems) die Übertragungsgeschwindigkeit und das Übertragungsverfahren
„ausgehandelt“. Diese Verhandlungsphase wird als Handshake-Phase bezeichnet.
HDLC: Abkürzung für „High Level Data Link Control“, dem Protokoll für synchrone Datenübertragung.
ISDN: Abkürzung für „Integrated Services Digital Network“. Über ISDN werden alle Daten und auch Sprache in digitaler Form übertragen. Durch die im
Vergleich zu analogen Übertragungen bessere und zuverlässigere Datenübertragung, eignet sich ISDN hervorragend für den Datenaustausch. Im Gegensatz
zum „normalen“ Telefonnetz bietet ISDN zahlreiche Zusatzdienste, wie beispielsweise Durchwahlinformationen oder Gebührenanzeige.
ITU: Neue Bezeichnung für das Normungsgremium CCITT.
Least Cost Routing: Als Least Cost Routing bezeichnet man die automatische
Verwendung der günstigsten Verbindung.
ActiveFax Benutzerhandbuch
95
LPD: Abkürzung für „Line Printer Daemon“. Dieses Protokoll wird vor allem in
UNIX verwendet und definiert die Übertragung von Druckaufträgen an Netzwerkdrucker.
Modem: Abkürzung aus den beiden Wörtern MOdulator und DEModulator.
Ein Modem wandelt die digitalen Signale eines Computers zur Übertragung in
analoge Signale (Töne) um. Die Gegenstelle wandelt diese Töne wieder zurück
in digitale Signale.
MSN: Abkürzung für „Multiple Subscriber Number“. Eine MSN wird bei ISDN
verwendet und weist einem einzelnen Anschluss mehrere unterschiedliche
Nummern zu.
Named Pipe: Eine Named Pipe wird im Netzwerkprotokoll NetBeui zum Austausch von Daten verwendet. Named Pipes können in ActiveFax dazu verwendet
werden, um Faxaufträge direkt an den Fax Server zu senden. Named Pipes werden im Format „\\server\pipe\pipename“ angegeben.
NetBeui: Das NetBeui Protokoll oder auch Windows Netzwerk genannt, dient
dem Austausch von Daten zwischen zwei Computern. Das NetBeui Protokoll ist
nur mit dem Betriebssystem Microsoft Windows kompatibel und kann nur verwendet werden, wenn der Fax Server unter Windows NT / 2000 / XP / 2003 /
Vista / 2008 installiert wurde.
ODBC: Abkürzung für „Open Database Connectivity“. Dieser Standard definiert den Datenaustausch zwischen Anwendungen und Datenbanken.
Offline: Der Zustand eines Modems oder anderen Gerätes, welches keine Verbindung mit einem anderen Gerät hat.
Online: Der Zustand eines Modems oder anderen Gerätes, welches eine aktive
Verbindung mit einem anderen Gerät hat.
Overlay: Ein Overlay wird in ActiveFax zum Einblenden von fixen Texten und
Grafiken (z.B. Firmenlogos) in eine Faxnachricht verwendet.
PC: Abkürzung für „Personal Computer“. Allgemeine Bezeichnung für Computer, die mit dem IBM Personal Computern kompatibel sind.
Polling: Als Polling bezeichnet man das Empfangen eines Dokumentes von einem Faxabruf Server.
Prozessor: Als Prozessor wird das Gehirn eines Computers bezeichnet. Alle
wesentlichen Rechenoperationen werden vom Prozessor eines Computers gesteuert.
Queue: Als Queue wird eine Druckerbezeichnung beim LPD Protokoll bezeichnet. Jeder Drucker erhält hierbei seinen eigenen (eindeutigen) Queue Namen.
96
ActiveFax Benutzerhandbuch
RAM: Abkürzung für „Random Access Memory“. Als RAM bezeichnet man
den Arbeitsspeicher eines Computers. Der Inhalt des RAM geht nach dem Abschalten des Computers verloren und wird daher nur zur kurzfristigen Speicherung verwendet.
Serielle Schnittstelle: Kommunikationsweg, über den die Daten bitweise nacheinander übertragen werden. Für die serielle Datenübertragung wird jeweils nur
eine Datenleitung zum Senden und Empfangen benötigt.
Server: Als Server bezeichnet man Programme, die Daten für andere Anwendungen - den so genannten Clients - zur Verfügung stellen.
Service: Als Service wird unter Windows NT / 2000 / XP / 2003 / Vista / 2008
eine Applikation bezeichnet, die bereits beim Starten des Computers ausgeführt
wird. Der Vorteil eines Service liegt darin, dass die Anwendung auch ohne Anmeldung eines Benutzers aktiv ist.
SMTP: Abkürzung für „Simple Mail Transfer Protocol“. Dieses Protokoll wird
im Internet zum Übertragen von E-Mails verwendet.
Stream Socket: Auf dem Netzwerkprotokoll TCP/IP basierende Datenverbindung.
T.4: Norm für die Komprimierung von Faxdaten.
T.30: Norm für die Übertragung von Faxdaten.
TCP/IP: Das TCP/IP Protokoll ist ein Netzwerkstandard der vor allem in UNIX
und dem Internet aber auch unter Windows verwendet wird. Dieser Standard
regelt den Datenaustausch zwischen zwei Computern.
TFTP: Abkürzung für „Trivial File Transfer Protocol“. Dieses Protokoll wird
vor allem im Betriebssystem UNIX für das Kopieren von Daten verwendet und
wird heutzutage nur noch in Sonderfällen eingesetzt. Über TFTP lassen sich mit
ActiveFax Faxaufträge übermitteln.
Thread: Ein Teil einer Anwendung der selbständig eine bestimmte Teilaufgabe
abarbeitet.
Timeout: Als Timeout bezeichnet man eine definierte Zeitspanne, in der ein bestimmtes Ereignis eintreten muss. Üblicherweise wird nach dem Verstreichen
des Timeouts eine Funktion abgebrochen.
UNC: Das Standardformat für Pfade, die einen Dateiserver im LAN beinhalten,
wie in „\\server\freigabe\pfad\dateiname“.
Unicode: Ein 16-Bit-Zeichensatz, der die Verschlüsselung aller bekannten Zeichen ermöglicht und als weltweiter Standard zur Zeichenverschlüsselung genutzt wird. Windows NT verwendet Unicode ausschließlich auf Systemebene.
ActiveFax Benutzerhandbuch
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UNIX: Ein von AT&T entwickeltes Betriebssystem. UNIX wird vor allem bei
Mehrplatzsystemen eingesetzt. Mittlerweile existieren zahlreiche Unterarten von
UNIX, wobei LINUX hier in letzter Zeit sicherlich stark an Einfluss gewonnen
hat. Weitere stark verbreitete UNIX Varianten sind HP/UX, AIX und SCOUNIX.
Web Browser: Software, die Webseiten auf einem lokalen Computer darstellt
(z.B. Netscape, Internet Explorer, ...).
Windows: Als Windows wird das Betriebssystem von Microsoft bezeichnet.
Mittlerweile sind zahlreiche verschiedene Windows Varianten erhältlich. Die
wichtigsten Windows Varianten sind Windows 3.x, Windows 95 / 98 / ME, sowie Windows NT / 2000 / XP / 2003 / Vista / 2008.
World Wide Web: Auch „das Web“ genannt. Der Teil des globalen Internet,
bei dem Seiten und Ressourcen über Hypertext-Links miteinander verknüpft
werden, so dass von einer beliebigen Seite aus jede andere Seite erreicht werden
kann. Web Browser ermöglichen die Navigation im Web.
WWW: Abkürzung für „World Wide Web“.
WYSIWYG: Abkürzung für „What you see is what you get“. Ein Verfahren
zum Anzeigen von Dokumenten und Grafiken in derselben Form, in der sie auch
auf einem Drucker ausgegeben werden.
XON/XOFF: Software Verfahren für die Flusskontrolle bei der Übertragung
von Daten über die Serielle Schnittstelle. Hierbei werden die ASCII-Codes 17
und 19 zur Steuerung des Datenflusses verwendet.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
6.2. Tastenkombinationen - Hotkeys
Tastenkombination
Funktion
F3
F4
F5
F6
F7
F10
Benutzerverwaltung
Telefonbuch
Sende-/Empfangsprotokoll
Kostenoptimierung
Faxabruf durchführen (Polling)
Deckblatt Designer
Strg 1
Strg 2
Strg 3
Strg A
Strg F
Strg K
Strg N
Strg O
Strg P
Strg S
Strg Z
Empfangene Faxnachricht um 90° drehen
Empfangene Faxnachricht um 180° drehen
Empfangene Faxnachricht um 270° drehen
Alle Einträge der Faxliste markieren
Faxliste anzeigen oder ausblenden
Kommunikationsfenster anzeigen oder ausblenden
Neue Kurz-Faxnachricht erstellen
Neue Faxnachricht aus Datei erstellen
Drucken
Speichern
Faxversand vorübergehend unterbinden
Strg Bild-nach-unten
Strg Bild-nach-oben
Nächste Seite anzeigen
Vorherige Seite anzeigen
Alt Enter
Alt F4
Fax Dialog anzeigen
Fenster oder Programm schließen
Cursor nach unten
Cursor nach oben
Cursor nach links
Cursor nach rechts
Bild nach unten
Bild nach oben
Faxanzeige zeilenweise nach unten scrollen
Faxanzeige zeilenweise nach oben scrollen
Faxanzeige nach links scrollen
Faxanzeige nach rechts scrollen
Faxanzeige seitenweise nach unten scrollen
Faxanzeige seitenweise nach oben scrollen
Strg & Linke Maustaste
Shift & Linke Maustaste
Mehrere Einträge einer Liste auswählen
Von/Bis Bereich einer Liste auswählen
ActiveFax Benutzerhandbuch
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ActiveFax Benutzerhandbuch
6.3. Häufig gestellte Fragen - FAQ
Dieser Abschnitt enthält Antworten zu häufig gestellten Fragen. Die Antworten sind bewusst kurz gehalten, da eine detaillierte Erklärung des jeweiligen Themas in diesem Handbuch oder in der Online Hilfe von ActiveFax ausführlich behandelt wird.
Frage:
Wie kann ich ActiveFax beim Booten des Computers automatisch starten?
Antwort: Über den Menüpunkt Datei / Automatischer Start kann ActiveFax automatisch gestartet werden.
Frage:
Wie kann ich gleichzeitig mehrere Einträge in der Faxliste
auswählen?
Antwort: Mit der Strg-Taste und der Shift-Taste können mehrere Faxnachrichten auf einmal ausgewählt werden.
Frage:
Wie kann ich die Sortierung der Faxliste ändern?
Antwort: Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf die jeweilige
Spaltenüberschrift wird die Sortierung der Faxliste angepasst.
Verwenden Sie zusätzlich die Shift-Taste, um mehrere Spalten
als Sortierkriterium auszuwählen.
Frage:
Wie kann ich eine Faxnachricht rasch wieder finden?
Antwort: Die schnellste Methode um eine Faxnachricht zu finden, ist über die Eingabe eines Suchbegriffs in der Faxliste.
Frage:
Wie kann eine Faxnachricht von UNIX versendet werden?
Antwort: Der einfachste Weg, um Faxnachrichten aus UNIX zu versenden, besteht über das LPD/LPR Protokoll. Hierbei wird ActiveFax wie ein normaler Netzwerkdrucker angesteuert.
Frage:
Wie kann die Standardauflösung für den Faxversand eingestellt
werden?
Antwort: Über den Menüpunkt Extras / Optionen und die Karteikarte
Modem kann die bevorzugte Auflösung (Fein oder Normal) für
den Faxversand eingestellt werden.
ActiveFax Benutzerhandbuch
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Frage:
Wie kann das Intervall der Wahlwiederholung eingestellt werden?
Antwort: Über den Menüpunkt Extras / Optionen und die Karteikarte
Wahlwiederholung kann die Wartepause pro Fehlversuch individuell eingestellt werden.
Frage:
Wie können Faxnachrichten archiviert werden?
Antwort: Faxnachrichten werden in ActiveFax automatisch archiviert.
Über den Menüpunkt Extras / Optionen kann die automatische
Archivierung konfiguriert werden. Bei Bedarf können einzelne
Faxnachrichten auch manuell archiviert werden.
Frage:
Wie können empfangene Faxnachrichten oder ein Sendebericht
automatisch ausgedruckt werden?
Antwort: Über den Menüpunkt Extras / Optionen und die Karteikarte
Drucken kann der automatische Druck bzw. der Sendebericht
von Faxnachrichten konfiguriert werden. Ein benutzerabhängiger Druck lässt sich über die Benutzerverwaltung realisieren.
Frage:
Wie kann das Sende-/Empfangsprotokoll automatisch ausgedruckt werden?
Antwort: Über den Menüpunkt Extras / Optionen und die Karteikarte
Drucken kann der automatische Druck des Sende/Empfangsprotokolls konfiguriert werden.
Frage:
Wie kann das Aussehen der Fax Titelzeile geändert werden?
Antwort: Über den Menüpunkt Extras / Optionen und die Karteikarte
Fax Titelleiste lässt sich das Aussehen der Titelzeile anpassen.
Frage:
Wie kann ich eine Benachrichtigungsfenster bei Eintreffen von
neuen Faxnachrichten anzeigen lassen?
Antwort: Über den Menüpunkt Extras / Optionen und die Karteikarte
Allgemein kann die Benachrichtigung beim Eintreffen von neuen Faxnachrichten aktiviert werden.
Frage:
102
Wie kann der beste Sendezeitpunkt einer Faxnachricht automatisch berechnet werden?
ActiveFax Benutzerhandbuch
Antwort: Über den Menüpunkt Extras / Kostenoptimierung kann die automatische Optimierung des Sendezeitpunkts konfiguriert werden.
Frage:
Wo kann der Absender für neue Faxnachrichten eingegeben
werden?
Antwort: Über den Menüpunkt Extras / Voreinstellungen kann der Standardabsender für neue Faxnachrichten eingestellt werden. Benutzerabhängige Absenderdaten können über die Benutzerverwaltung eingegeben werden.
Frage:
Wie können die Faxnachrichten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden?
Antwort: Über den Menüpunkt Extras / Sicherheitseinstellungen kann
der Zugriff auf die Faxdaten geschützt werden.
Frage:
Wie kann ich persönliche Faxnachrichten, die nur für mich
selbst sichtbar sein sollen, erstellen?
Antwort: Im Fax Dialog kann über die Karteikarte Weitere Einstellungen
die Option Private Faxnachricht verwendet werden.
ActiveFax Benutzerhandbuch
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ActiveFax Benutzerhandbuch
6.4. Problemlösungen
Problem: Das Modem wählt, es kommt aber keine Verbindung mit der
Gegenstelle zustande.
Lösung: Überprüfen Sie, ob das Modem mit Tonwahl oder mit Pulswahl
betrieben werden muss und ob eine Amtskennzahl zum Wählen
erforderlich ist. Stellen Sie sicher, dass die Option Vor dem
Wählen auf Freizeichen warten bei Telefonanlagen nicht aktiviert ist. Versuchen Sie die Nummer mit einem Kommunikationsprogramm (z.B. Hyperterminal) manuell zu wählen, um andere Fehlerquellen aufzuspüren.
Problem: Beim Senden oder Empfangen von Faxnachrichten treten häufig Übertragungsfehler auf.
Lösung: Wählen Sie die Modemkonfiguration (Menü Kommunikation /
Modem) und ändern Sie über die Schaltfläche Erweitert die
Einstellungen des Modems. Deaktivieren Sie die Optionen MRKomprimierung, Fehler-Korrektur und Übertragungsraten
größer als 9.600 bps zulassen.
Problem: Die Verbindung zwischen dem Fax Server und dem Fax Client
kann über TCP/IP nicht hergestellt werden.
Lösung: Prüfen Sie mit dem PING Kommando, ob eine Netzwerkverbindung zwischen den beiden Computern hergestellt werden
kann. Stellen Sie sicher, dass WinSock Version 1.1 auf dem
Computer installiert ist. Starten Sie eventuell den Computer
neu.
Problem: Die Verbindung zwischen dem Fax Server und dem Fax Client
kann über NetBeui (Windows Netzwerk) nicht hergestellt werden.
Lösung: Prüfen Sie, ober der Computer in der Netzwerkliste von Windows angezeigt wird, bzw. verwenden Sie den Suchdienst von
Windows, um zu prüfen ob der Computer im Netz gefunden
wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie über die Berechtigung verfügen, sich auf dem Computer anzumelden. Starten Sie eventuell den Computer neu.
ActiveFax Benutzerhandbuch
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Problem: Der TCP/IP Port für den LPD Server wird bereits von einer anderen Anwendung belegt.
Lösung: Beenden Sie die andere Anwendung bzw. stoppen Sie den entsprechenden Dienst. Bitte beachten Sie, dass ActiveFax auch
für die Weiterleitung von Druckaufträgen an lokale Drucker
verwendet werden kann.
Problem: Der Druck einer Faxnachricht dauert auf einem Laserdrucker
ungewöhnlich lange.
Lösung: Drucken Sie das Fax mit einer maximalen Auflösung von 300
dpi aus. Bei HP Laserdruckern mit wenig Speicher sollte die
Option Ganzseitendruck in der Druckereinstellung deaktiviert
werden, um Speicher zu sparen.
Problem: In der Modemkonfiguration werden nicht alle Schnittstellen
angezeigt.
Lösung: Die automatische Schnittstellenauswahl von Windows funktioniert in diesem Fall nicht korrekt. Deaktivieren Sie diese Funktion über den Menüpunkt Extras / Optionen und die Karteikarte
Allgemein.
Problem: Die Anzeige von Windows Faxnachrichten und von empfangenen Faxnachrichten ist nicht komplett.
Lösung: Wählen Sie den Menüpunkt Extras / Optionen und deaktivieren
Sie in der Karteikarte Allgemein die Option Darstellung von
Bitmaps über dem 64K-Bereich aktivieren.
Problem: Der Computer ist während Übertragung einer Faxnachricht
sehr langsam.
Lösung: Wählen Sie den Menüpunkt Extras / Optionen und deaktivieren
Sie in der Karteikarte Allgemein die Option Kommunikation
mit dem Modem in Echtzeit durchführen (Realtime-Priority).
Problem: Der Datenaustausch über ODBC funktioniert nicht korrekt
bzw. das Programm bricht mit einer Schutzverletzung ab.
Lösung: Häufig sind in den ODBC Treibern gewisser Datenbankhersteller manche Funktionen des ODBC Standards nicht oder nur
fehlerhaft umgesetzt worden. Versuchen Sie in diesem Fall eine neuere Version des ODBC Treibers zu erhalten.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
Problem: Beim Faxversand über einen ISDN Adapter wird das Fax in
doppelter Länge übertragen.
Lösung: Der ISDN Adapter ignoriert in diesem Fall die Synchronisationsparameter der Gegenstelle. Versuchen Sie, eine neuere Version des ISDN Treibers (CAPI Treiber) zu bekommen.
Problem: Ich habe das Administrator Kennwort vergessen und bekomme
keinen Zugriff auf den Fax Server mehr.
Lösung: Wenden Sie sich in diesem Fall an den Hersteller von ActiveFax, um einen speziellen Zugangscode zur Deaktivierung der
Kennwortsperre zu erhalten.
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ActiveFax Benutzerhandbuch
6.5. Programmbeispiele
ActiveFax kann auf einfache Weise in bestehende Anwendungen integriert
werden. Über sogenannte Datenfelder werden die Faxdaten (z.B. Empfänger, Betreff, Priorität, usw.) bereits innerhalb der Anwendung definiert.
Speziell bei Applikationen die nicht auf Windows basieren (z.B. UNIX,
DOS, usw.) kann durch die Verwendung von Druckersteuerzeichen die
Formatierung der Faxnachricht gesteuert werden.
Dieses Kapitel zeigt Beispiele für die Einbindung von ActiveFax anhand
von zwei konkreten Musterprogrammen. Um die Übersichtlichkeit des
Programmcodes zu gewährleisten, wurde in beiden Beispielen auf eine umfangreiche Oberfläche verzichtet.
Bitte beachten Sie, dass der Programmcode, sowie eine ausführbare EXEDatei der Beispiele auch auf der Programm-CD enthalten sind. Bei der Installation des Fax Servers werden die entsprechenden Dateien automatisch
im Verzeichnis Server\Samples installiert.
6.5.1. Windows Applikation (WinApp.exe)
Dieses Beispiel in der Programmiersprache C veranschaulicht die Einbindung von Datenfeldern in Windows Anwendungen. Die Druckausgabe erfolgt hierbei, wie in Windows üblich, über den Windows Druckertreiber.
ActiveFax Benutzerhandbuch
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6.5.1.1. Programmablauf
Programmstart bei WinMain()
Dialogbox IDD_MAIN mit DialogBox() öffnen
Dialogfenster in WM_INITDIALOG mit Startwerten initialisieren
Funktion DokumentDrucken() in WM_COMMAND aufrufen
Dialogbox Felder mit SendDlgItemMessage() auswerten
Dokumentennamen für Druck generieren (Datenfelder einfügen)
Automatische Faxfunktion (ohne Fax Dialog) prüfen
Drucker „ActiveFax“ mit CreateDC() öffnen
Neues Dokument mit StartDoc() und StartPage() erzeugen
Text der Faxnachricht mit DrawText() drucken
Dokument mit EndPage() und EndDoc() schließen
Drucker mit DeleteDC() schließen
6.5.1.2. Programmcode
#include <windows.h>
#include "resource.h"
// Diese Schrift wird für den Faxtext verwendet
LOGFONT LogFontText = {150, 0, 0, 0, FW_NORMAL, 0, 0, 0, DEFAULT_CHARSET,
OUT_DEFAULT_PRECIS, CLIP_DEFAULT_PRECIS, DEFAULT_QUALITY,
DEFAULT_PITCH | FF_DONTCARE, "Times New Roman"};
// Funktionsprototypen
LRESULT WINAPI DialogProcMain(HWND, UINT, WPARAM, LPARAM);
BOOL DokumentDrucken(HWND);
//-----------------------------------------------------------------------------------------// Windows Hauptfunktion
//-----------------------------------------------------------------------------------------int WINAPI WinMain(HINSTANCE
hInstance,
HINSTANCE
hPrevInstance,
LPSTR
lpCmdLine,
int
nCmdShow)
{
// Startfenster erzeugen
DialogBox(hInstance, MAKEINTRESOURCE(IDD_MAIN), NULL, DialogProcMain);
return 0;
}
//-----------------------------------------------------------------------------------------// Nachrichtenbehandlung des Dialogfensters
//-----------------------------------------------------------------------------------------LRESULT WINAPI DialogProcMain(HWND
hWnd,
UINT
uMsg,
WPARAM
wParam,
LPARAM
lParam)
{
switch (uMsg) {
case WM_INITDIALOG:
// Dialogfenster mit Startwerten füllen
SendDlgItemMessage(hWnd, ID_PRIOR_NORMAL, BM_SETCHECK, BST_CHECKED, 0);
SendDlgItemMessage(hWnd, ID_FAXNACHRICHT, WM_SETTEXT, 0,
(LPARAM) "Geben Sie hier den Text der Faxnachricht ein!");
return TRUE;
break;
case WM_COMMAND:
switch (LOWORD(wParam)) {
case ID_DRUCKEN:
// Druckfunktion ausführen
110
ActiveFax Benutzerhandbuch
DokumentDrucken(hWnd);
break;
case ID_ENDE:
// Programm beenden
EndDialog(hWnd, FALSE);
break;
}
break;
}
return FALSE;
}
//-----------------------------------------------------------------------------------------// Druckfunktion (faxen)
//-----------------------------------------------------------------------------------------BOOL DokumentDrucken(HWND hWnd)
{
BYTE
szFaxnachricht[1024];
BYTE
szDokumentname[512];
BYTE
szFaxnummer[128];
BYTE
szBetreff[128];
int
nPrioritaet;
BOOL
bAuto;
RECT
rRectText;
DOCINFO
DocInfo;
HDC
hDC;
HANDLE
hFontText;
HANDLE
hFontOrig;
// Faxnachricht in Variable laden
SendDlgItemMessage(hWnd, ID_FAXNACHRICHT, WM_GETTEXT, sizeof(szFaxnachricht),
(LPARAM) szFaxnachricht);
// Faxnummer in Variable laden
SendDlgItemMessage(hWnd, ID_FAXNUMMER, WM_GETTEXT, sizeof(szFaxnummer),
(LPARAM) szFaxnummer);
// Betreff in Variable laden
SendDlgItemMessage(hWnd, ID_BETREFF, WM_GETTEXT, sizeof(szBetreff), (LPARAM) szBetreff);
// Priorität auswerten und Wert entsprechend setzen (1, 25, 50 oder 99)
if (SendDlgItemMessage(hWnd, ID_PRIOR_GERING, BM_GETCHECK, 0, 0) == BST_CHECKED) {
nPrioritaet = 99;
}
if (SendDlgItemMessage(hWnd, ID_PRIOR_NORMAL, BM_GETCHECK, 0, 0) == BST_CHECKED) {
nPrioritaet = 50;
}
if (SendDlgItemMessage(hWnd, ID_PRIOR_HOCH, BM_GETCHECK, 0, 0) == BST_CHECKED) {
nPrioritaet = 25;
}
if (SendDlgItemMessage(hWnd, ID_PRIOR_SEHR_HOCH, BM_GETCHECK, 0, 0) == BST_CHECKED) {
nPrioritaet = 1;
}
// Optionen auswerten
bAuto = (BOOL) (SendDlgItemMessage(hWnd, ID_AUTO, BM_GETCHECK, 0, 0) == BST_CHECKED);
// Dokumentnamen erstellen. Der eigentliche Dokumentname ist "Testfax",
// der Rest sind Datenfelder
wsprintf(szDokumentname, "Testfax@F211 %s@@F307 %s@@F301 %d@",
szFaxnummer, szBetreff, nPrioritaet);
// Automatische Faxfunktion prüfen
if (! bAuto) {
lstrcat(szDokumentname, "@F501 2@");
}
// Drucker öffnen
hDC = CreateDC(NULL, "ActiveFax", NULL, NULL); // Der Druckername ist immer ActiveFax
if (hDC == NULL) {
MessageBox(hWnd, "Der Drucker 'ActiveFax' kann nicht gefunden werden!", "Fehler",
MB_OK | MB_ICONSTOP);
return FALSE;
}
// DOCINFO Struktur ausfüllen
ZeroMemory(&DocInfo, sizeof(DocInfo));
DocInfo.cbSize = sizeof(DOCINFO);
DocInfo.lpszDocName = szDokumentname;
ActiveFax Benutzerhandbuch
111
// Ein neues Dokument starten
StartDoc(hDC, &DocInfo);
// Eine neue Seite beginnen
StartPage(hDC);
// Schrift für die Textausgabe erstellen und laden
hFontText = CreateFontIndirect(&LogFontText);
hFontOrig = SelectObject(hDC, hFontText);
// Faxnachricht ausgeben
SetRect(&rRectText, 50, 100, 2300, 3000);
DrawText(hDC, szFaxnachricht, lstrlen(szFaxnachricht), &rRectText,
DT_NOPREFIX | DT_WORDBREAK);
// Schrift freigeben und löschen
SelectObject(hDC, hFontOrig);
DeleteObject(hFontText);
// Seite schließen
EndPage(hDC);
// Dokument beenden
EndDoc(hDC);
// Drucker schließen
DeleteDC(hDC);
return TRUE;
}
6.5.2. Socket Applikation (Socket.exe)
Dieses Beispiel in der Programmiersprache C veranschaulicht die Einbindung von Datenfeldern über sogenannte Sockets. Sockets sind in den meisten Programmiersprachen und Betriebssystemen (Windows, DOS, OS/2,
UNIX, usw.) verfügbar und eignen sich daher hervorragend, falls keine
andere Möglichkeit der Server Anbindung besteht.
Die Verbindung mit dem Fax Server erfolgt in diesem Beispiel über
sogenannte Stream Sockets. Bitte beachten Sie, dass am Fax Server zuvor
ein RAW Socket mit der Portnummer 3000 konfiguriert werden muss, da-
112
ActiveFax Benutzerhandbuch
mit eine Verbindung zum Fax Server hergestellt werden kann. Gehen Sie
hierbei nach folgendem Schema vor:
Wählen Sie den Menüpunkt Kommunikation / RAW Server oder doppelklicken Sie auf das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster.
Wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wählen Sie die Option TCP/IP Verbindung über Stream Socket und geben Sie die Portnummer 3000 ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
6.5.2.1. Programmablauf
Programmstart bei main()
Eingabe der Daten mit gets()
Zusammenstellen der Faxnachricht mit sprintf()
Initialisieren der Socket Library WinSock mit WSAStartup()
Neuen Socket mit socket() erzeugen
Verbindung zum Fax Server (IP-Adresse 89.1.0.1, Port 3000) mit connect() herstellen
Faxnachricht mit send() senden
Socket mit shutdown() und closesocket() schließen
Socket Library mit WSACleanup() freigeben
6.5.2.2. Programmcode
#include <stdio.h>
#include <winsock.h>
// Funktionsprototypen
int SendFax(char *);
//-----------------------------------------------------------------------------------------// Hauptfunktion des Programms
//-----------------------------------------------------------------------------------------int main(void)
{
ActiveFax Benutzerhandbuch
113
char
char
char
char
szFaxNumber[128];
szSubject[128];
szMessageText[512];
szData[1024];
// Daten eingeben
printf("Geben Sie die Faxnummer ein: ");
gets(szFaxNumber);
printf("Geben Sie den Betreff ein
gets(szSubject);
: ");
printf("Text der Faxnachricht
gets(szMessageText);
printf("\n");
: ");
// Faxnachricht zusammenstellen
sprintf(szData, "\033(s5H"
"\033&d0D"
"%s\n\n"
"\033(s10H"
"\033&d@"
"%s"
"@F211 %s@@F307 %s@",
szSubject, szMessageText, szFaxNumber, szSubject);
// Faxnachricht senden
return SendFax(szData);
}
//-----------------------------------------------------------------------------------------// Faxnachricht senden
//-----------------------------------------------------------------------------------------int SendFax(char *MessageData)
{
SOCKET
Socket;
WSADATA
WSAData;
SOCKADDR_IN
NetAddress;
int
nResult;
// Windows Sockets initialisieren
nResult = WSAStartup(0x0101, &WSAData);
if (nResult != 0) {
printf("Fehler %d beim Aufruf von WSAStartup()\n", nResult);
return 0;
}
// Neuen Socket erstellen
Socket = socket(PF_INET, SOCK_STREAM, IPPROTO_TCP);
if (Socket == INVALID_SOCKET) {
printf("Fehler %d beim Aufruf von socket()\n", WSAGetLastError());
return 0;
}
NetAddress.sin_family = AF_INET;
NetAddress.sin_port = htons(3000); // Portnummer 3000
NetAddress.sin_addr.s_addr = inet_addr("89.1.0.1"); // IP Adresse 89.1.0.1
// Verbindung herstellen
nResult = connect(Socket, (LPSOCKADDR) &NetAddress, sizeof(NetAddress));
if (nResult == SOCKET_ERROR) {
printf("Fehler %d beim Aufruf von connect()\n", WSAGetLastError());
return 0;
}
// Faxnachricht senden
nResult = send(Socket, MessageData, strlen(MessageData), 0);
if (nResult == SOCKET_ERROR) {
printf("Fehler %d beim Aufruf von send()\n", WSAGetLastError());
return 0;
}
// Socket schließen
shutdown(Socket, 1);
114
ActiveFax Benutzerhandbuch
closesocket(Socket);
WSACleanup();
printf("Die Faxnachricht konnte erfolgreich erstellt werden\n");
return 1;
}
ActiveFax Benutzerhandbuch
115
116
ActiveFax Benutzerhandbuch
6.6. Index
A
ActiveFax installieren........................................... 17
Client Verbindung herstellen.......................... 21
Einstellungen anpassen................................... 21
Installation durchführen.................................. 18
Programmübersicht ........................................ 17
ActiveFax konfigurieren....................................... 47
Alias Namen ......................................................... 49
Alternativen zu LPD/LPR .................................... 31
Anhang ................................................................. 93
Automatischer Druck ........................................... 51
Allgemeine Einstellungen .............................. 38
Benutzerbezogene Einstellungen.................... 38
B
Beispiele für Faxnummern ................................... 34
Beispielkonfiguration ........................................... 17
Benutzerprüfung................................................... 41
Benutzerverwaltung................ 39, 40, 47, 52, 67, 81
Alias Namen ................................................... 49
Automatischer Druck...................................... 51
Berechtigungen............................................... 48
Faxweiterleitung............................................. 51
Voreinstellungen ............................................ 50
Benutzerzuordnung für Faxempfang .................... 52
Benutzung dieses Handbuchs ................................. 9
Berechtigungen..................................................... 48
Bericht drucken .................................................... 37
Bildschirmerklärung............................................. 15
C
Client Verbindung herstellen.......................... 21, 28
Copyright................................................................ 2
CSID......................................................... 14, 53, 55
D
Dateisystem (NFS, Samba) .................................. 32
Datenfelder ........................................................... 33
Beispiele für Datenfelder................................ 86
Maskieren von Datenfeldern .......................... 80
Übersicht der Datenfelder............................... 80
Wie sind Datenfelder aufgebaut? ................... 79
Wozu werden Datenfelder benötigt? .............. 79
Datenfelder in eine Anwendung einbinden .......... 89
DDE...................................................................... 13
DDI....................................................................... 52
Deckblatt Designer ............................................... 45
Deckblatt / Overlay erstellen .......................... 45
Deckblatt / Overlay verwenden ...................... 46
Was ist ein Deckblatt / Overlay? .................... 45
Demoversion ........................................................ 18
DFÜ Netzwerk ..................................................... 70
Digital Sender 9100C ........................................... 77
Direktverbindung.................................................. 22
DTMF................................................................... 52
ActiveFax Benutzerhandbuch
Durchwahl .................................... 14, 43, 52, 55, 67
E
Einführung.............................................................. 9
Einstellungen anpassen ........................................ 21
E-Mail .................................................................. 70
Epson-LQ ............................................................. 32
F
FAQ.................................................................... 101
Fax Client installieren .......................................... 28
Faxabruf ............................................................... 42
Faxabruf Dokument erstellen ......................... 43
Faxabruf durchführen (Polling)...................... 42
Faxabruf (Fax-On-Demand)................................. 14
Faxempfang.......................................................... 14
Faxen aus Windows Anwendungen ..................... 23
Faxliste ................................................................. 35
Markieren ....................................................... 35
Sortieren ......................................................... 35
Suchen ............................................................ 36
Faxnachrichten über LPD/LPR senden ................ 31
Faxnummern ........................................................ 34
Beispiele ......................................................... 34
Format ............................................................ 34
Fax-On-Demand................................. 10, 12, 14, 42
Faxversand ........................................................... 13
Faxweiterleitung................................................... 51
Formatierung ........................................................ 32
Frequently Asked Questions .............................. 101
FTP................................................................. 32, 61
FTP, TFTP und RAW Sockets ............................. 32
G
Glossar.................................................................. 93
Grafiken in ein Dokument einbinden ................... 87
H
Hardwareanforderung........................................... 11
Fax Client ....................................................... 11
Fax Server ...................................................... 11
Häufig gestellte Fragen ...................................... 101
Hilfesystem ............................................................ 9
Hinweissymbole ................................................... 10
Hotkeys ................................................................ 99
HP Digital Sender 9100C ..................................... 77
HP LaserJet .......................................................... 32
HP Network ScanJet 5.......................................... 77
HP-9000 (HP/UX)................................................ 30
HPGL ................................................................... 32
I
IBM RS/6000 (AIX)............................................. 30
Inhaltsverzeichnis................................................... 5
Installation durchführen ....................................... 18
Installation von ActiveFax ................................... 17
117
Installationsverfahren ...........................................18
Internrufnummern.................................................34
K
Komprimierter Druck ...........................................37
Konzeption ...........................................................12
Faxabruf (Fax-On-Demand) ...........................14
Faxempfang ....................................................14
Faxversand......................................................13
Kostenoptimierung ...............................................62
Kurz-Faxnachrichten ............................................24
L
Least Cost Routing ...................................10, 63, 68
Lizenzvereinbarung ................................................3
LPD Drucker in UNIX einrichten.........................30
Andere UNIX Derivate...................................31
HP-9000 (HP/UX) ..........................................30
IBM RS/6000 (AIX) .......................................30
LPD/LPR ......................................10, 13, 17, 30, 31
M
Mail Server ...........................................................70
MSN .........................................................43, 47, 52
Musterkonfiguration .............................................17
N
Scanner .................................................................77
SCO UNIX ...........................................................31
Sendebericht drucken ...........................................37
Serielle Verbindung..............................................32
Seriennummer.......................................................18
Service ..................................................................18
Setup Programm ...................................................18
Sicherheitseinstellungen .......................................41
SMTP Server ........................................................70
Software Lizenzvereinbarung.................................3
Sortieren der Faxliste............................................35
Systemanforderungen ...........................................11
T
Tastenkombinationen............................................99
TCP/IP .......................................... 11, 22, 29, 30, 32
TFTP.....................................................................32
TWAIN.................................................................77
U
UNIX .................................................. 10, 17, 30, 91
V
Voreinstellungen...................................................50
W
Papierkorb.............................................................16
Postscript ..............................................................32
Problemlösungen ................................................105
Programmbeispiele .............................................109
Programmübersicht...............................................17
Warenzeichen .........................................................2
Was ist ActiveFax?...............................................10
Wie kann ich ........................................................23
die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen? .40
ein Deckblatt oder Overlay erstellen?.............45
eine Faxnachricht automatisch drucken? ........37
eine Faxnachricht im Netzwerk abfragen? .....28
eine Faxnachricht von UNIX senden? ............30
eine Faxnummer eingeben? ............................34
eine neue Faxnachricht erstellen? ...................23
einen Eintrag in der Faxliste auswählen? .......35
einen Faxabruf durchführen? ..........................42
R
X
RAS ......................................................................70
RAW Sockets .......................................................32
Remote Access Service (RAS) .............................70
RS/232 Verbindung ..............................................32
Xerox Workcentre ................................................77
Named Pipes .........................................................25
NetBeui...............................................11, 22, 26, 29
NFS.......................................................................32
Nutzungsbedingungen ............................................3
P
S
Z
Zeitversetzter Versand..........................................62
Zugangsprüfung....................................................41
Samba ...................................................................32
118
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Notizen
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Notizen
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