Handbuch

Handbuch
InsoMACS
Sankt-Salvator-Weg 7 • 91207 Lauf a.d. Pegnitz • Tel. 09123/18 30-0 • Fax 09123/18 30-183 • [email protected] • www.rummel-ag.de
© 1996-2015 Rummel AG. Alle Rechte vorbehalten.
InsoMACS, Version 6.0 (Juli 2015)
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Dok.-Vers. 6.0.2
Inhaltsverzeichnis
Inhalt
Konventionen
....................................................................................................................................
und Begriffe dieser Hilfe
7
InsoMACS
....................................................................................................................................
im Überblick
8
Vor dem
....................................................................................................................................
ersten Start
9
Systemvoraussetzungen
................................................................................................................................... 9
Weitere Hilfe................................................................................................................................... 11
Installation und
...................................................................................................................................
Anpassung
11
Datensicherung
................................................................................................................................... 12
....................................................................................................................................
13
Integration
von WinMACS
InsoMACS
....................................................................................................................................
starten
14
Anmeldung ...................................................................................................................................
als Benutzer
14
Grundsätzliches
....................................................................................................................................
zur Bedienung
15
Bildschirmaufbau
...................................................................................................................................
Exit-Button ...................................................................................................................................
Telefon-Button
...................................................................................................................................
Datumsfeld ...................................................................................................................................
Schlüsselfeld
...................................................................................................................................
Registerseiten
...................................................................................................................................
Datenbankfeld
...................................................................................................................................
und Suchfenster für Daten
Drucken und...................................................................................................................................
Druckvorschau
15
16
16
16
17
19
19
21
Daten
....................................................................................................................................
verwalten - allgemeine Abläufe
23
Neue Daten...................................................................................................................................
anlegen
Vorhandene...................................................................................................................................
Daten bearbeiten
Der Suchbegriff
...................................................................................................................................
einer Adresse
Datenlisten ...................................................................................................................................
24
26
27
29
....................................................................................................................................
31
Datenstruktur
in InsoMACS
Die Akte als...................................................................................................................................
Zentrum zusammengehörender Daten
31
Besonderheit
...................................................................................................................................
bei Datenstruktur Adressen/ Akten
31
Die Aktenverwaltung
....................................................................................................................................
- Zentrum von InsoMACS
33
Die Registernummer
...................................................................................................................................
- eindeutige Kennung einer Akte
Anlegen einer
...................................................................................................................................
neuen Akte
Die Stammdaten
...................................................................................................................................
der Akte
Registerseite
...................................................................................................................................
"Schuldner"
33
34
35
38
Unterebene
"Anschrift"
......................................................................................................................................................
Unterebene
"Hinterlegungskonto"
......................................................................................................................................................
Unterebene
"Rechtsform"
......................................................................................................................................................
Unterebene
"Vertreter"
......................................................................................................................................................
38
40
41
42
Registerseiten
...................................................................................................................................
"Ereignisse" und "Termine/Fristen"
43
Zuordnung der
...................................................................................................................................
Beteiligten
44
Registerseite
...................................................................................................................................
"Gläubiger"
46
Gläubigerverzeichnis
(§ 152 InsO)
......................................................................................................................................................
47
1
Inhaltsverzeichnis
Tabelle......................................................................................................................................................
Registerseite
................................................................................................................................................
"Tabelle"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Export/ Nummern"
Verteilungsverzeichnis
......................................................................................................................................................
Ratenzahlung/Zahlungsplan
......................................................................................................................................................
Gläubiger-Optionen
......................................................................................................................................................
Abstimmungsgruppen
......................................................................................................................................................
Gläubigerliste
......................................................................................................................................................
48
49
52
54
58
58
59
59
Registerseite
...................................................................................................................................
"Gläubiger-Ausschuss"
Registerseite
...................................................................................................................................
"Massegläubiger"
Registerseite
...................................................................................................................................
"Debitoren"
Registerseite
...................................................................................................................................
"Aus-/Absonderer"
Registerseite
...................................................................................................................................
"Arbeitnehmer"
Registerseite
...................................................................................................................................
"Drittbeteiligte"
Registerseite
...................................................................................................................................
"Anfechtungsgegner"
Registerseite
...................................................................................................................................
"Notiz"
Registerseite
...................................................................................................................................
"Buchhaltung"
Registerseite
...................................................................................................................................
"Insolvenzstatistik"
Registerseite
...................................................................................................................................
"OLGA"
60
60
61
64
65
65
65
66
67
68
69
OLGA-Webportal
nutzen
......................................................................................................................................................
71
Adressen suchen
...................................................................................................................................
innerhalb der Akte
72
Die Symbolleiste
....................................................................................................................................
einer geöffneten Akte
74
Druck des Handaktenbogens
................................................................................................................................... 74
Textprozessor:
...................................................................................................................................
Dokumente erstellen
75
Rohtext-Liste
strukturieren
......................................................................................................................................................
78
Serienbrief zur
...................................................................................................................................
Akte
81
Textbestand:...................................................................................................................................
Dokumente verwalten
83
Bestehende
Dokumente einsehen/bearbeiten
......................................................................................................................................................
85
Historie
................................................................................................................................... 88
Historie......................................................................................................................................................
strukturieren
90
Terminliste ................................................................................................................................... 92
Wiedervorlagen
................................................................................................................................... 94
Fristen
................................................................................................................................... 95
Beteiligte WinMACS-Akten
................................................................................................................................... 96
Zeiterfassung
................................................................................................................................... 97
Job
................................................................................................................................... 99
Auslagen ................................................................................................................................... 100
Import von...................................................................................................................................
Verfahrensbeteiligten
101
Vermögensverwaltung
................................................................................................................................... 104
Übersicht
und Ermittlung der freien Masse
......................................................................................................................................................
106
Buchen
...................................................................................................................................................... 107
Verzeichnisse
...................................................................................................................................
eStat.
...................................................................................................................................
PDF-Akte ...................................................................................................................................
WM Doku: ...................................................................................................................................
Die digitale Akte
WM Voice:...................................................................................................................................
Digitales Diktieren
108
110
111
112
112
Unterakten
....................................................................................................................................
der Beteiligten
113
2
Inhaltsverzeichnis
Anlegen und
...................................................................................................................................
Verwalten von Unterakten
Allgemeine...................................................................................................................................
Angaben (Registerseite "Allgemein")
Vertreter des
...................................................................................................................................
Beteiligten
Historien in...................................................................................................................................
den Unterakten
Unterakte von
...................................................................................................................................
Gläubigern
113
114
115
119
119
Registerseite
"Allgemein"
......................................................................................................................................................
Registerseite
"Gläubigermehrheit"
......................................................................................................................................................
Registerseite
"Vertreter"
......................................................................................................................................................
Registerseite
"Bankverbindung"
......................................................................................................................................................
Registerseite
"Forderungen"
......................................................................................................................................................
120
121
122
122
122
128
129
130
Forderungsprüfung
................................................................................................................................................
Forderungshistorie
................................................................................................................................................
Zahlungen
................................................................................................................................................
und Ausschüttungen
Unterakte von
...................................................................................................................................
Massegläubigern (Masseverbindlichkeiten)
131
Forderungen
...................................................................................................................................
gegen Debitoren
133
Buchen
der Forderungen
......................................................................................................................................................
Auswirkung
auf die Vermögensübersicht
......................................................................................................................................................
Zahlungen
einsehen/Wertberichtigungen buchen
......................................................................................................................................................
OP-Verwaltung
......................................................................................................................................................
133
135
136
137
Unterakte von
...................................................................................................................................
Aus-/Absonderern
138
Buchen
der Forderungen
......................................................................................................................................................
138
Buchen
einer Globalzession
......................................................................................................................................................
140
Unterakte von
...................................................................................................................................
Arbeitnehmern
141
Unterakte von
...................................................................................................................................
Anfechtungsgegnern
142
....................................................................................................................................
143
Akten
suchen
Suchen nach
...................................................................................................................................
Registernummer
Suchen nach
...................................................................................................................................
Bezeichnung oder Gerichtsaktenzeichen
Suche nach
...................................................................................................................................
Name einer beteiligten Person
Suche über...................................................................................................................................
ein externes Aktenzeichen
Zuletzt geöffnete
...................................................................................................................................
Akten
143
143
144
146
147
Adressen-Verwaltung
.................................................................................................................................... 148
Personen-Adressen
................................................................................................................................... 148
Schaltflächen
im Adressfenster
......................................................................................................................................................
Registerseite
"Anschrift"
......................................................................................................................................................
Registerseite
"Notiz"
......................................................................................................................................................
Registerseite
"Bank/RSV"
......................................................................................................................................................
Registerseite
"Rechtsform/Vertreter"
......................................................................................................................................................
Registerseite
"sonstiges"
......................................................................................................................................................
Registerseite
"Arbeitsverhältnis"
......................................................................................................................................................
Registerseite
"Kontakt": Korrespondenz-Anschriften
......................................................................................................................................................
Registerseite
"verbundene Adressen"
......................................................................................................................................................
Registerseite
"CRM-Info"
......................................................................................................................................................
149
151
153
154
155
156
157
158
159
160
Finanzämter
...................................................................................................................................
Gerichte ...................................................................................................................................
Kanzleien ...................................................................................................................................
Telefonbuch
...................................................................................................................................
161
161
166
167
Auswertungen
.................................................................................................................................... 168
3
Inhaltsverzeichnis
Wiedervorlagen
...................................................................................................................................
Termine ...................................................................................................................................
Fristenliste...................................................................................................................................
Korrekturtexte
...................................................................................................................................
Adressen ...................................................................................................................................
Reportgenerator
...................................................................................................................................
168
169
170
171
172
174
Abfrage
gestalten
......................................................................................................................................................
177
Insolvenzstatistik
................................................................................................................................... 180
Jobliste ................................................................................................................................... 181
Neuen
Job anlegen
......................................................................................................................................................
183
Recherche................................................................................................................................... 185
Änderungen
...................................................................................................................................
nachvollziehen
186
Buchhaltung
.................................................................................................................................... 187
Öffnen und...................................................................................................................................
Schließen der Buchhaltung
187
Zahlungen...................................................................................................................................
buchen
190
Einzug
einer Debitorenforderung
......................................................................................................................................................
Ausschüttung
an Gläubiger/ Massegläubiger
......................................................................................................................................................
Liquidierung
......................................................................................................................................................
Anfangsbestände
auf Geschäfts- bzw. Hinterlegungskonten
......................................................................................................................................................
Geldtransit:
Von Bank zu Bank oder Bank zu Kasse
......................................................................................................................................................
193
195
197
199
201
Umbuchungen
................................................................................................................................... 202
Auswertungen
...................................................................................................................................
in der Buchhaltung
202
Sachkonten-Saldenliste
......................................................................................................................................................
Buchungsjournal
......................................................................................................................................................
Kontoblatt
......................................................................................................................................................
Kassenbuch
......................................................................................................................................................
Modelle
......................................................................................................................................................
203
206
207
208
209
Definition
................................................................................................................................................
eines Modells
210
Syntax
................................................................................................................................................
der Modellzeilen
217
Auswertungsmodus
................................................................................................................................................ 218
Beispiel:
................................................................................................................................................
Vermögensübersicht
220
Schlussrechnung
...................................................................................................................................................... 220
Zubehör in...................................................................................................................................
der Buchhaltung
221
Sammeldruck
Konten
......................................................................................................................................................
222
Umsatzsteuer-Voranmeldung
...................................................................................................................................................... 223
USt.-Voranmeldung
................................................................................................................................................
per ELSTER
224
Optionen der
...................................................................................................................................
Buchhaltung
225
Parameter
...................................................................................................................................................... 226
Steuerschlüssel
verwalten
......................................................................................................................................................
227
Kontenrahmen
...................................................................................................................................................... 228
InsoMACS-Struktur
................................................................................................................................................ 231
.................................................................................................................................... 234
Zubehör
Rechner ...................................................................................................................................
Zinsrechner
...................................................................................................................................
Euro-Umrechner
...................................................................................................................................
Vergütungsrechner
...................................................................................................................................
Stoppuhr ...................................................................................................................................
4
234
234
235
236
236
Inhaltsverzeichnis
Zahlungsträger
...................................................................................................................................
drucken/ Datenaustausch mit der Bank
237
Zahlungsaufträge
erfassen
......................................................................................................................................................
239
Zahlungsaufträge
weiterleiten
......................................................................................................................................................
239
Nachricht senden
................................................................................................................................... 241
Aktive Nutzer
................................................................................................................................... 242
Akte senden
................................................................................................................................... 243
Kalender
.................................................................................................................................... 244
Termin
................................................................................................................................... 247
Tagesübersicht
.................................................................................................................................... 250
Outlook-Synchronizer
.................................................................................................................................... 251
Einstellungen
....................................................................................................................................
des Programms
254
Rohtexte und
...................................................................................................................................
Word-Integration
254
Rohtexte
verwalten
......................................................................................................................................................
254
Integration
von Microsoft Word
......................................................................................................................................................
255
Änderung
................................................................................................................................................
der Dokumentvorlage
256
Briefkopf
................................................................................................................................................ 256
System-Parameter
................................................................................................................................... 258
Arbeitsplatz-spezifische
Einstellungen
......................................................................................................................................................
Registerseite
................................................................................................................................................
"Zusatzmodule"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Outlook"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Druckersteuerung"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Sonstiges"
Benutzerverwaltung
......................................................................................................................................................
Registerseite
................................................................................................................................................
"persönliches"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Organisation"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Einstellung"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Rechte"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Zeiterfassung"
Programm-Parameter
......................................................................................................................................................
Akten-Eigenschaften
................................................................................................................................................
Adress-Eigenschaften
................................................................................................................................................
Kalender
................................................................................................................................................
Steuerung
................................................................................................................................................
Textprogramm
................................................................................................................................................
Insolvenzstatistik-Parameter
................................................................................................................................................
Globale
Einstellungen
......................................................................................................................................................
Registerseite
................................................................................................................................................
"Verzeichnisse"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Textsteuerung"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Parameter"
258
258
259
262
264
265
266
267
269
271
275
276
276
278
279
280
281
282
283
283
284
285
EZB-Basiszins
................................................................................................................................... 286
Kanzlei-Einstellungen
................................................................................................................................... 287
Kanzlei-Stammdaten
......................................................................................................................................................
Registerseite
................................................................................................................................................
"Nummern"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Parameter"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Bankverbindung"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Tabelle"
287
287
288
289
289
5
Inhaltsverzeichnis
Registerseite
................................................................................................................................................
"Proxy"
Registerseite
................................................................................................................................................
"Elster/ERIC"
Standorte
......................................................................................................................................................
Kostenart
Auslagen
......................................................................................................................................................
Ausgenommene
Forderungen
......................................................................................................................................................
Feste......................................................................................................................................................
Termine
290
290
291
291
292
293
Buchhaltungs-Einstellungen
................................................................................................................................... 294
Programm-Parameter
für die Buchhaltung
......................................................................................................................................................
Alle Kontenrahmen
......................................................................................................................................................
Standardkontenrahmen
bearbeiten
......................................................................................................................................................
Standardsteuerschlüssel
bearbeiten
......................................................................................................................................................
Eigene
Konten
......................................................................................................................................................
294
295
295
295
296
OLGA-Einstellungen
................................................................................................................................... 297
Service-Einstellungen
.................................................................................................................................... 298
Datenbank-Pflege
...................................................................................................................................
Bankleitzahlen
...................................................................................................................................
Alttexte löschen
...................................................................................................................................
Abgleich Gerichtsdaten
...................................................................................................................................
Weitere Befehle
...................................................................................................................................
298
299
299
300
302
Informationen
....................................................................................................................................
zu Programm und Hersteller
303
Index
........................................................................................................................................ 304
6
Konventionen und Begriffe dieser Hilfe
Konventionen und Begriffe dieser Hilfe
In dieser Dokumentation werden folgende Hervorhebungen und Formatierungen verwendet:
Formatierung
Erläuterung
Suchbegriff
Eingabefeld
Eingabezeilen, Kontrollkästchen u.ä., also alle Bildschirmelemente, in die Sie etwas
eintragen oder markieren können, werden in grauer, kursiver Schrift dargestellt.
Exit
Schaltflächen (neudeutsch "Buttons")
Sie werden in der Regel per Mausklick bedient. Schaltflächen sind im Handbuch weiß
und farbig unterlegt dargestellt. Das Beispiel bezeichnet die Schaltfläche mit der Beschriftung "EXIT".
"Kanzleidaten" >
"Akten"
Klickreihenfolge
Wird eine Reihenfolge von Mausklick-Abfolgen beschrieben, stehen die anzuklickenden Begriffe fett und sind durch einen Pfeil verbunden. Meistens handelt es sich um
das Aufrufe von Menü-Befehlen.
[Strg]
Taste
Soll eine Taste gedrückt werden, wird diese durch eckige Klammern bezeichnet.
[Strg]+[M]
Tastenkombination
Diejenige Taste, die zuerst gedrückt und dann gehalten werden muss, steht an erster
Stelle.
[+], [Enter]
Tastenabfolge
Sind nacheinander mehrere Tasten zu drücken, werden diese durch Kommata verbunden.
vgl. Tagesübersicht
Querverweise innerhalb der Dokumentation
Wird auf einen anderen Abschnitt dieses Handbuches verwiesen, steht der zu verweisende Teil fett und kursiv geschrieben. In der PDF-Fassung des Handbuchs können
Sie direkt mit der Maus auf diesen Link klicken, um an die beschriebene Stelle zu
springen.
Hinweis: Sie sollten dieser Anmerkung besondere Beachtung schenken.
Tipp: Anmerkungen, die Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtern können.
Hier handelt es sich um eine wichtige Anmerkung zur Vermeidung von Fehlbedienungen und zur
Vermeidung von schwerwiegenden Schäden.
7
InsoMACS im Überblick
InsoMACS im Überblick
InsoMACS ist eine Software für Insolvenzverwalter, die dabei hilft, sämtliche Arbeiten zu vereinfachen und
so weit wie sinnvoll zu automatisieren. Ein besonderes Highlight ist die Zusammenarbeit mit der Kanzleisoftware WinMACS.
Mit InsoMACS können Sie
· Insolvenz-Akten verwalten
· Adressen verwalten
· Dokumente erstellen
· Buchhaltung durchführen
· Auswertungen durchführen
· und vieles mehr
Ausgangspunkt ist dabei in der Regel die jeweilige Akte, für welche die Arbeiten durchgeführt werden sollen.
8
Vor dem ersten Start
Vor dem ersten Start
Bevor Sie die Arbeit mit InsoMACS beginnen, raten wir raten Ihnen, die folgenden Kapitel durchlesen, um
die allgemeinen Grundlagen kennen zu lernen.
Systemvoraussetzungen
InsoMACS läuft sowohl auf einem Einzelplatz als auch im Netzwerk mit mehreren Arbeitsplätzen.
Um InsoMACS betreiben zu können, müssen folgende technische Voraussetzungen vorliegen:
1. Arbeitsplatz-PCs
Prozessor:
Minimum:
Pentium IV
Empfohlen:
Dual Core oder höher
Arbeitsspeicher:
Minimum:
1 GB
Empfohlen:
4 GB und mehr
Festplatte (je PC):
Lokal ist keine nennenswerte Festplattenkapazität für Rummel-AG-Software erforderlich. Für einen reibungslosen Betrieb sollte aber etwa 1 GB freie Festplattenkapazität vorhanden sein.
Grafikkarte / Bildschirm:
Minimum:
1280 × 1024 Pixel mit 16 Bit Farbtiefe
Empfohlen: 1600 × 900 Pixel mit 24 Bit Farbtiefe
Hinweis: Wird InsoMACS zusammen mit dem Dokumenten-Management-Systems WM Doku eingesetzt, ist
der Einsatz eines zweiten Bildschirms pro Arbeitsplatz für ein komfortableres Arbeiten zu empfehlen.
Betriebssystem:
Minimum:
Windows Vista Professional
Empfohlen: Windows 7 Professional (jeweils als 32-Bit- oder 64-Bit-Version möglich)
Es können sowohl 32-Bit- als auch 64-bit-Versionen verwendet werden. Vom Einsatz von Home-Editionen
wird abgeraten.
Einige Module der RAG-Software benötigen auf den Arbeitsplätzen zudem das Microsoft .NET Framework.
Textprogramm:
Minimum:
Word 2003
Empfohlen: Word 2010 (32-Bit)
Hinweis: Es wird dringend empfohlen, dass alle Arbeitsplätze mit der gleichen Word-Version ausgestattet
sind. Der Einsatz der 64-bit-Version von Microsoft Office wird nicht empfohlen. Von der Verwendung der
Works-Suite oder einer, eventuell vorinstallierten, Microsoft-Word-Testversion wird dringend abgeraten. Eine
ordnungsgemäße Funktion kann hier nicht gewährleistet werden.
9
Vor dem ersten Start
Weitere Software:
E-Mail-Client: Minimum ist Microsoft Outlook 2003; empfohlen wird Outlook 2007 (32-Bit). Achtung:
Outlook ist in der 64-Bit-Version fehlerhaft und wird nicht vollständig unterstützt.
Andere Systeme, die den MAPI-Standard unterstützen (z. B. Mozilla Thunderbird), sind mit
Einschränkungen nutzbar.
PDF-Erzeugung:
Für die Erzeugung von PDF-Dokumenten (auch in Verbindung mit der E-Mail-Integration)
muss der kostenlose PDF-Creator (pdfforge.org) am Arbeitsplatz installiert sein.
2. Terminalserver
Grundsätzlich sind die Programme der Rummel AG – ausgenommen WM Voice/VoiceMACS – für den Einsatz über Terminalserver geeignet.
3. Server
Betriebssystem:
Minimum:
Windows Server 2003
Empfohlen: Windows Server 2008 oder neuer
Hinweis: Der Einsatz von virtuellen Servern ist grundsätzlich möglich. Vor dem Einsatz unserer Software
"OCR-Server" in Verbindung mit WM Doku/ScanMACS ist bei virtuellen Servern die Lizenzierung über einen
USB-Dongle zu klären.
Der Einsatz eines Servers mit einem echten Server-Betriebssystem wird empfohlen, ist bei kleinen Netzwerken aber nicht zwingend erforderlich. Eine sogenannte "Peer-to-peer"-Vernetzung ist ggf. ausreichend.
Prozessor:
Minimum:
Pentium IV
Empfohlen:
Dual Core oder höher
Arbeitsspeicher:
Minimum:
2 GB
Empfohlen:
ab 4 GB
Weiterer Hinweis:
Die Dimensionierung des Servers hängt von der Anzahl der betriebenen Arbeitsplätze (Prozessorleistung, Arbeitsspeicher) und dem zu erwartenden Aufkommen an z.B. Akten, Adressen, selbst gefertigten Word-Dokumenten und gescannten Dokumenten ab (Festplattensystem, Storage) und kann nicht allgemeingültig empfohlen werden.
4. Weitere Voraussetzungen
Datenbankserver und Benutzerverwaltung
Sie benötigen zudem die Service-Tools der Rummel AG einmal pro Netzwerk-Installation: RAG Data (als zentraler Datenbankserver) ab Version 4.0 und RAG User (Benutzerverwaltung) ab Version 6.0.
Die Kommunikation der Arbeitsplätze mit der RAG-Datenbank erfolgt üblicherweise über die Ports 16000
bis 16002. Ein Ausweichen auf andere Ports ist in Abstimmung mit der Rummel AG möglich.
Datensicherung
Es ist systemseitig für die Durchführung von Datensicherungen zu sorgen – dies ist nicht Leistungsmerkmal
der Rummel-AG-Software.
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Vor dem ersten Start
Weitere Hilfe
Programm-Hilfe
Dieses Handbuch ist inhaltlich identisch und vollständig auch direkt im Programm integriert. Sie öffnen die
Programm-Hilfe über das Menü "?", oder indem Sie die Taste [F1] drücken.
Die Programm-Hilfe bietet viele Vorteile:
· Kontextsensitiv: Öffnen Sie mit der Taste [F1] direkt die Hilfeseite, die zur konkreten Situation passt.
· Jederzeit an jedem Arbeitsplatz verfügbar.
· Links: Querverweise auf andere Kapitel sind verlinkt, d.h. nur einen Mausklick entfernt - Blättern entfällt!
· Umfangreichere und bequemere Such-Funktionen als im gedruckten Handbuch.
Falls Sie die Programmhilfe zwar öffnen können, aber kein Inhalt angezeigt wird, muss eine Systemeinstellungen von Windows geändert werden, so dass Remotecode ausgeführt werden darf. Wenden Sie sich an
Ihren Systemadministrator und weisen Sie ihn auf folgende Artikel hin:
· http://support.microsoft.com/?kbid=896358
· http://www.microsoft.com/technet/security/bulletin/ms05-026.mspx (engl.)
Telefon-Hotline
Wenn Sie einen Wartungsvertrag abgeschlossen haben, können Sie den Telefon-Support der Rummel AG
nutzen.
Installation und Anpassung
InsoMACS muss nach der Installation auf die individuellen Gegebenheiten in Ihrer Kanzlei eingestellt
werden. Diese Anpassungen werden üblicherweise von Ihrem Service-Partner vorgenommen, der Ihnen InsoMACS "schlüsselfertig" übergibt.
Sollten Sie das System selbst installieren und konfigurieren, dann verwenden Sie bitte für die Installation
die separate Installationsanleitung und lesen Sie für die Konfiguration insbesondere das Kapitel SystemKonfiguration und Wartung am Ende dieses Handbuchs durch.
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Vor dem ersten Start
Datensicherung
InsoMACS wird sich zu einer unverzichtbaren Grundlage Ihres Kanzleiablaufes entwickeln. Sie werden mehr
und mehr Daten in Ihr System eingeben, die zentral auf Ihrem Festplattensystem gespeichert werden.
Jede Technik birgt die Gefahr, dass sie einen Defekt erleidet. Bei einem EDV-System ist einer der schlimmsten Defekte, wenn dessen Festplattensystem einen irreparablen Totalschaden hat. Alle Daten sind dann unwiederbringbar verloren – es sei denn, dass sie zuvor auf einem anderen Datenträger gesichert wurden.
Gesichert werden sollte der gesamte InsoMACS-Ordner auf dem Arbeitsplatz (bei einem Einzelplatz) bzw.
dem Server (bei einem Mehrplatzsystem). Für eine eventuelle Wiederherstellung genügt es, die Sicherung
auf die selbe Stelle der Festplatte zurückzuspielen.
Für eine Datensicherung gibt es ganz unterschiedliche Techniken, z.B. externe Festplatten oder Magnetbänder (Tape-Streamer) usw. Sie sollten dies mit Ihrem Hardware-Administrator / Hardware-Lieferanten abklären.
Sorgen Sie bitte dafür, dass die Datensicherung in kurzen Abständen, z.B. jede Nacht, wirklich
durchgeführt wird!
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie kontrollieren können, ob die Datensicherung auch wirklich funktioniert hat – beispielsweise über ein ausgedrucktes Sicherungsprotokoll, das regelmäßig kontrolliert wird.
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Integration von WinMACS
Integration von WinMACS
WinMACS ist eine – ebenfalls von der Rummel AG entwickelte – Software für Rechtsanwaltskanzleien bzw.
Anwaltsnotariate, die praktisch die gleiche Bedienungsoberfläche hat wie InsoMACS. Beide Programme
können integriert werden.
Das bietet für Sie folgende Vorteile:
Beide Programme können die gleichen Adressen verwenden, wodurch der Datenpflege-Aufwand deutlich reduziert wird. In der Adressverwaltung erhalten Sie per Knopfdruck eine Übersicht, an welchen Insolvenzverfahren, Anwaltsakten und ggf. auch Notarakten eine Adresse beteiligt ist.
In WinMACS wird für jedes Verfahren auch eine Akte im Anwaltsbereich angelegt. Diese dient z.B. der
Abrechnung des Verwalterhonorars und damit der Integration mit der hauseigenen Buchhaltung. Diese mit
der Verfahrensakte in InsoMACS korrespondierende Anwaltsakte kann in InsoMACS der Verfahrensakte zugeordnet und direkt aus ihr aufgerufen werden.
Gegen Debitoren muss gegebenenfalls die Mahn- und Zwangsvollstreckung betrieben werden. Sinnvollerweise wird dazu in WinMACS eine korrespondierende Akte angelegt, aus der heraus die Beitreibung automatisiert bearbeitet wird. Diese Akte kann ebenfalls der InsoMACS-Akte zugeordnet und direkt aufgerufen
werden.
Sie erhalten per Mausklick in der InsoMACS-Akte eine Übersicht, welche WinMACS-Akten dem Verfahren zugeordnet sind.
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InsoMACS starten
InsoMACS starten
Nach der Standard-Installation finden Sie im "Start"-Menü die Programm-Gruppe "Rummel AG" mit dem Eintrag "InsoMACS".
Über "Start" > "Programme" > "Rummel AG" > "InsoMACS" wird das Programm InsoMACS gestartet. Es erscheint das Anmeldefenster, in dem Sie Ihre Anmeldung als Benutzer vornehmen müssen, um in das
Hauptfenster von InsoMACS zu gelangen.
Anmeldung als Benutzer
Nach dem Starten von InsoMACS erscheint folgendes Anmeldefenster:
Jeder Benutzer muss sich nach dem Programmaufruf mit seinen individuellen Daten anmelden. Dies dient
einerseits dem Schutz vor unberechtigtem Zugriff, andererseits der Zuordnung der Tätigkeiten im Programm zu dem ausführenden Bearbeiter (wie dies beispielsweise in Logdateien gespeichert wird).
Geben Sie in die Zeile Benutzer Ihren InsoMACS-Benutzernamen ein, der Ihnen vom Administrator zugewiesen wurde.
Darunter tragen Sie Passwort ein, sofern eines vergeben wurde. Dabei werden aus Sicherheitsgründen statt
Buchstaben nur Sternchen angezeigt – ähnlich wie Sie dies von den Geldautomaten bei der Eingabe der
Geheimnummer kennen.
Bevor Sie InsoMACS das erste Mal nach der Installation starten, legen Sie zuerst Benutzer an.
Starten Sie dazu das separate Programm für die Benutzerverwaltung, RAG User.
Solange Sie dies nicht getan haben, können Sie InsoMACS nur mit dem Benutzer "SYS" und ohne
Passwort starten. Weisen Sie daher dem Benutzer "SYS" unbedingt ein Passwort in der Benutzerverwaltung zu (vgl. auch Kapitel Kanzlei-Einstellungen, Personenverwaltung).
Achten Sie bei der Eingabe des Passwortes auf die Groß-/ Kleinschreibung!
Bitte verwenden Sie immer nur Ihr eigenes Benutzerkürzel, nicht das von Kollegen, und halten Sie Ihr Passwort geheim! Nur dann kann mit den Einstellungen aus der Benutzerverwaltung effektiv gearbeitet und die
IT-Sicherheit in diesem Punkt gewährleistet werden.
Die Schaltfläche Ok lässt sich erst dann anklicken, wenn Sie mindestens einen Benutzernamen eingegeben
haben. Alternativ können Sie zur Bestätigung auch die Eingabetaste [Enter] drücken. Wenn beide Angaben
korrekt sind, öffnet sich das InsoMACS-Hauptfenster.
Die Einstellungen für Benutzername und Passwort sind im Benutzerprofil hinterlegt (Menüband "Einstellungen" > im Bereich "System-Parameter" der Button "Benutzer") und können durch berechtigte Benutzer geändert, angelegt und gelöscht werden (vgl. Kapitel Personenverwaltung).
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Grundsätzliches zur Bedienung
Grundsätzliches zur Bedienung
In diesem Kapitel erläutern wir Ihnen die generelle, für InsoMACS generell geltende Bedienung.
Wenn Sie bereits mit anderen Programmen der Rummel AG arbeiten, kennen Sie diese Grundsätze bereits.
Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie sich mit den hier behandelten Grundlagen der Bedienung vertraut
machen.
Sie werden feststellen, dass InsoMACS eine einheitliche Oberfläche und Bedienung bietet, das heißt dass
gleiche Arbeitsabläufe immer wiederkehren und die Bildschirm-Elemente mit gleichem Aussehen auch immer gleichbleibende Funktionalität haben.
Bildschirmaufbau
Der Hauptbildschirm (Desktop) Ihres Systems setzt sich aus den typischen Bereichen eines Windows-Fensters zusammen.
Menüband
Das Menüband listet alle Befehle und Funktionen auf. Wenn Sie auf die Bezeichnung eines Menüs klicken,
klappt das Band aus und präsentiert alle Funktionen, die in diesem Zusammenhang zur Verfügung stehen.
Das Menüband besteht aus Bereichen (die Bereichsnamen stehen am unteren Rand in grau) und aus Buttons (Schaltflächen).
Button-Schnellzugriff über die Titelleiste
Sie können häufig benötigte Buttons in der Titelleiste ganz oben einbinden, so dass sie immer sichtbar sind (wie es dem Windows-Standard entspricht). Führen Sie dazu auf dem Button, der (auch)
oben erscheinen soll, mit der Maus einen Rechtsklick aus und wählen Sie aus dem Kontextmenü
"Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen".
Um einen Button aus dem Schnellzugriff wieder zu entfernen, führen Sie über ihm einen Rechtsklick
aus und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen".
Arbeitsfläche
Bei dieser Fläche, die nach dem Start des Programms noch leer ist, handelt es sich um eine Art Schreibtisch. Auf ihr werden die unterschiedlichsten Fenster und Formulare zur Bearbeitung angezeigt.
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Grundsätzliches zur Bedienung
Über die Benutzereinstellungen können Sie es einrichten, dass die zuletzt geöffneten Fenster auf der
Arbeitsfläche bei einem Neustart von WinMACS wieder automatisch geöffnet werden (Menüband
"Einstellungen" > im Bereich "System-Parameter" der Button "Benutzer" > Registerseite "Einstellungen").
Statuszeile (zur Information)
Am unteren Bildschirm-Rand werden Information angezeigt über:
· angemeldeter Benutzer (Benutzerkürzel)
· die aktuelle InsoMACS-Versionsnummer
· Anzahl der gerade geöffneten Datenbankfenster (also der Akten- und Adressfenster)
· und ggf. weitere Angaben
Exit-Button
Jedes Fenster in InsoMACS besitzt oben links den Button Exit. Darüber schließen Sie das
Fenster.
Wenn Sie vorher Änderungen vorgenommen haben, werden Sie automatisch gefragt, ob Sie
diese Änderungen speichern möchten.
Statt eines Mausklicks auf Exit können Sie auch die Escape-Taste [Esc] auf der Tastatur drücken.
Telefon-Button
Wenn in einem Formular eine Telefonnummer eingetragen werden kann, befindet sich hier der Eingabezeile
ein Telefonhörer-Button:
Ein Klick auf den Telefon-Button wählt die angegebene Rufnummer an, so dass zum Telefonieren nur noch
der Hörer abgenommen werden muss. Alternativ können Sie stattdessen auch die Taste [F2] drücken, wenn
das Eingabefeld fokussiert ist.
Voraussetzungen sind:
· Die Telefonanlage besitzt eine TAPI-Schnittstelle, so dass CTI-Funktionen (Computer-Telefon-Integration)
genutzt werden können.
· Sie setzen das Zusatzmodul WM Phone ein. In InsoMACS muss einmalig WM Phone aktiviert werden (vgl.
Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Zusatzmodule").
Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren Service-Partner.
Datumsfeld
Wenn in einer Eingabezeile ein Datum eingetragen wird, stehen verschiedene Erleichterungen zur Verfügung.
Eine spezielle Form einer Eingabezeile ist das Datumsfeld. Darin wird ein
Ein Datum wird in der Form tt.mm.yyyy gespichert. Sie müssen es jedoch nicht zwangsläufig in dieser Form
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Grundsätzliches zur Bedienung
eingeben, sondern können auch folgendermaßen vorgehen:
· Berechungsautomatik:
Lassen Sie das Datum berechnen. Geben Sie z.B. für gestern ein: -1. Oder für übermorgen: +2. Mit dem
Verlassen des Felder wird das Datum automatisch eingetragen.
[Ziffer 0]
gefolgt von der Eingabetaste [Enter] trägt das aktuelle Tagesdatum ein
[+] oder [-]
gefolgt von einer Zahl und der Eingabetaste [Enter], um ein Datum zu berechnen: Berechnet wird das Datum, das ausgehend vom aktuellen Tagesdatum die angegebene Anzahl
von Tagen in der Zukunft [+] bzw. Vergangenheit [-] liegt.
Beispiel: -2 berechnet das Datum von vorgestern und trägt es ein.
Liegt der berechnete Termin auf einem Wochenende oder Feiertag, fragt WinMACS Sie, ob
es stattdessen den letzten davor liegenden Arbeitstag eintragen soll.
[W]
Wochen. Zum Beispiel berechnet +2W das Datum für heute in 2 Wochen und trägt es ein.
Gerade für das Erfassen von Wiedervorlagen ist die Berechnungsautomatik eine wertvolle Hilfe.
· Ergänzungsautomatik:
InsoMACS ergänzt und korrigiert automatisch alle eingetippten Eingaben, so dass sie letztlich in der Form
TT.MM.JJJJ erscheinen. Mit dem Verlassen des Datumsfelds werden beispielsweise führende Nullen oder
das aktuelle Jahr ergänzt.
Beispiel: Die Eingaben 6.10., 06.10. oder 6.10.15 werden jeweils automatisch umgewandelt in das
Standard-Format 06.10.2015, sobald das Feld verlassen oder die Eingabetaste [Enter] gedrückt wird.
Achten Sie bitte darauf, Punkte nach den Tages- und Monatsziffern zu setzen. Wenn Sie diese weglassen
möchten, müssen Sie Tag und Monat immer zweistellig eingeben (z.B. 0505 für den 05.05.) – ansonsten
werden Sie eine Fehlermeldung erhalten.
Um eine komfortable Eingabe zu ermöglichen, ist das Komma im Nummernblock der Tastatur umprogrammiert: Es erzeugt kein Komma, sondern einen Punkt.
Damit kann das gesamte Datum mit einer Hand am Nummernblock der Tastatur eingegeben
werden.
· Datumswahl per Mausklick:
Mit einem Doppelklick direkt in die Eingabezeile öffnet sich ein kleines Kalenderfenster, in dem ein Tag
per Doppelklick ausgewählt werden kann.
Schlüsselfeld
Hinter einigen Eingabezeilen sind Schlüssel-Buttons zu sehen:
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Grundsätzliches zur Bedienung
Diese dienen dazu, typische Eingaben zu speichern und schnell auswählbar zu machen. Schlüsselfelder
stehen dort zur Verfügung, wo typischerweise immer wieder dieselben Inhalte eingetragen werden.
Um einen bereits gespeicherten Inhalt auszuwählen und eintragen zu lassen, gibt es zwei Möglichkeiten:
a) Entweder Sie klicken mit der Maus auf das Schlüsselsymbol (oder Sie drücken die Taste [F2]), markieren
den Eintrag in der Liste und klicken auf Ja, diesen.
b) Oder Sie kennen den Schlüssel. Das ist eine kurze Buchstabenkombination, die für einen längeren Text
steht (beispielsweise F für Frau, H für Herr oder RA für Rechtsanwalt). Tippen Sie den Schlüssel in das
Feld ein – mit dem Verlassen des Feldes wird der Schlüssel dann durch den längeren Text ersetzt.
Um einen neuen Schlüssel zu definieren, gehen Sie so vor:
· Öffnen Sie das Schlüssel-Fenster, indem Sie auf das Schlüssel-Symbol klicken (oder die Taste [F2]
drücken).
· Wählen Sie dann entweder mit Bearbeiten einen bestehenden Datensatz aus oder legen Sie über Einfügen einen neuen an:
In Key geben Sie den neuen Schlüssel (Abkürzung) und in Ergebnis den Text ein, der zurückgegeben
werden soll. Mit OK bzw. der Eingabetaste [Enter] wird der neue Schlüssel abgespeichert und erscheint
im oberen Fenster in der Liste.
Um Schlüssel anzulegen oder zu verändern, müssen Sie das entsprechende Benutzerrecht besitzen
(vgl. Benutzerverwaltung).
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Grundsätzliches zur Bedienung
Registerseiten
In einigen Formularen werden sehr viele Eingabefelder benötigt. Würde man alle diese Felder nebeneinander anordnen, wäre der Platzbedarf des Formulars sehr groß und der Bildschirm mit einem einzigen solchen
Formular ausgefüllt.
Daher werden in diesem Fall die jeweils inhaltlich zusammengehörenden Daten auf Registerseiten angeordnet.
Datenbankfeld und Suchfenster für Daten
Ein Datenbankfeld erkennen Sie an dem Lupen-Symbol dahinter. Mit ihm wird ein Datensatz, also beispielsweise die Daten einer Akte oder Adresse, geladen, neu erfasst oder gelöscht. Im Datenbankfeld steht dabei
ein eindeutiger Begriff (in der Regel ist dies der Suchbegriff), unter dem der Datensatz gespeichert ist.
Solange ein Formularfenster leer ist, ist das Datenbankfeld oft das einzige aktive Feld, über das Daten neu
eingegeben oder geladen werden können.
Wie gehen Sie vor?
· Um einen bestimmten Datensatz (Akte oder Adresse) zu öffnen, tippen Sie in die Eingabezeile dessen
Suchbegriff ein und bestätigen mit der Taste [Enter]. Es erscheint das Suchfenster.
· Oder Sie öffnen gleich das Suchfenster, indem Sie die Taste [F2] drücken, oder indem Sie auf das Datenbankfeld-Symbol mit der Lupe
klicken.
Suchfenster
Das Suchfenster zeigt eine Liste aller bereits vorhandenen Datensätze (z.B. für Akten, Adressen o.ä.) an.
Beispiel für ein Adressen-Suchfenster:
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Grundsätzliches zur Bedienung
In der Liste erscheinen alle Datensätze (hier: Adressen), die bereits angelegt wurden, und zwar in alphabetischer bzw. aufsteigender Reihenfolge. Wählen Sie hier den gewünschten Datensatz aus.
Zu dem Datensatz, der gerade markiert ist, wird im rechten Info-Bereich eine Vorschau auf seinen Inhalt angezeigt. So lässt sich besser beurteilen, ob der markierte Datensatz wirklich dem gesuchten entspricht.
Für die Positionierung des Auswahlbalkens haben Sie mehrere Möglichkeiten, die auch ergänzend angewendet werden können:
· Im Suchbegriff können Sie einen gesuchten Begriff eingeben. Dabei wird der Auswahlbalken immer auf
dem gerade noch übereinstimmenden nächsten Datensatz positioniert.
· Mit den Pfeil-Tasten [ ] und [ ] kann der Auswahlbalken um jeweils einen Datensatz in die entsprechende Richtung verschoben werden. Mit [Bild ] bzw. [Bild ] können Sie seitenweise zurück und vor blättern.
Oft ist es nicht nötig, den Suchbegriff vollständig einzugeben, da der Auswahlbalken schon nach wenigen
eingegebenen Zeichen auf dem gewünschten Eintrag steht oder die Feinpositionierung mittels Pfeil-Tasten
schneller erfolgen kann!
Bei manchen Suchfenstern ist ein Listenfeld mit der Bezeichnung Kriterium vorhanden, in dem eingestellt
werden kann, wonach die Liste sortiert wird (statt nach dem Namen z.B. nach dem Ort oder der PLZ). Nach
dem Ändern des Kriteriums wird die Liste neu aufgebaut. Bitte beachten Sie, dass Sie dann ggf. auch den
Suchbegriff abändern müssen, z.B. wenn Sie vorher nach "Meier" gesucht haben und dann auf "Ort" als Kriterium gewechselt haben.
Ziel der Suche ist, dass der Auswahlbalken letztlich auf dem Datensatz steht, der die von Ihnen benötigten
Daten enthält. Dann laden Sie diesen mit Ja, diesen, oder mittels der Eingabetaste [Enter] oder per Doppelklick auf den Eintrag im Formular.
Die Bedeutung der Schaltflächen Ja, diesen, Nein, zurück und Einfügen wird im folgenden Kapitel Daten
verwalten - allgemeine Abläufe genauer erklärt. Falls Sie die entsprechenden Benutzer-Rechte besitzen
(vgl. System-Konfiguration, Kanzlei-Einstellungen, Personenverwaltung, Registerseite "Rechte"), können Sie
mit Löschen auch einen Datensatz aus der Datei entfernen.
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Grundsätzliches zur Bedienung
Drucken und Druckvorschau
An vielen Stellen sind Ausdrucke direkt aus InsoMACS heraus möglich. Der Drucken-Dialog ist folgendermaßen aufgebaut:
Kopien
Anzahl der Ausdrucke
Sortieren
Wenn mehr als eine Kopie ausgedruckt wird, ist standardmäßig markiert, dass die Ausdrucke sortiert ausgegeben werden (Beispiel: nicht 2x Seite 1 und dann 2x Seite 2, sondern Seite 1, dann Seite 2 und dann erneut in dieser Reihenfolge).
Drucker
Im Listenfeld stehen diejenigen Drucker zur Auswahl, die im Betriebssystem installiert
wurden.
Einzug
Bestimmt das Fach, aus dem der gewählte Drucker das Papier einziehen soll.
Duplex
Bestimmt ob der Ausdruck einseitig ("simplex") oder auf Vorder- und Rückseite des Papiers ("duplex") erfolgen soll.
Papierausrichtung Soll der Ausdruck im Hochformat oder im Querformat erfolgen?
ab Seite ... bis Seite
Druckt nur den angegebenen Bereich der Seiten aus, so wie er über die
Druckvorschau sichtbar ist. Bleibt im Feld bis Seite die Voreinstellung "0" stehen,
dann wird bis zur letzten Seite ausgedruckt.
Drucken
Startet den Ausdruck.
Vorschau
Öffnet ein Vorschaufenster, um den geplanten Ausdruck vorab auf dem Bildschirm ansehen zu können:
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Grundsätzliches zur Bedienung
Im Vorschaufenster kann der geplante Druck begutachtet werden (dazu stehen verschiedene Zoomstufen zur Verfügung) und der endgültige Druck initiiert werden.
startet den Ausdruck
vergrößert den dargestellten Ausschnitt
verkleinert den dargestellten Ausdruck
zeigt die komplette Seite an
zeigt die Seite so an, dass eine volle Seitenbreite sichtbar ist
Ein Klick auf eine der klein dargestellten Seiten (links) wechselt die Anzeige zu dieser.
Der dargestellte Bereich ist blau umrandet; er kann mit gedrückter Maustaste verschoben oder vergrößert/verkleinert werden.
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Daten verwalten - allgemeine Abläufe
Daten verwalten - allgemeine Abläufe
Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie Adressdaten bearbeiten. Diese Vorgehensweise ist für alle anderen
Datenbereiche mit Adress-Charakter identisch, also Versicherungen, Gerichte, Anwaltskanzleien usw.
Im wesentlichen gilt dies auch für die Akten – hier ist die Registernummer wie der Suchbegriff der Adresse
zu verstehen. Auf die Besonderheiten bei der Aktenverwaltung wird an der entsprechenden Stelle näher eingegangen.
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Daten verwalten - allgemeine Abläufe
Neue Daten anlegen
1. Schritt: Leeres Datenbank-Formular öffnen
Zunächst benötigen Sie ein neues, leeres Adressfenster. Öffnen Sie eines, indem Sie im Menüband "Start" auf den Button "Adressen" klicken.
Alternativ können Sie auch die Tastenkombination [Strg]+[A] drücken.
Sie sehen nun ein leeres Fenster für Adressen:
2. Schritt: Eingabe des neuen Suchbegriffes
Geben Sie in die (einzige aktive) Eingabezeile Suchb. den Suchbegriff für die neuen Daten (d.h. die Adresse)
ein. Das kann der Nachname der Person sein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie die Eingabetaste [Enter] drücken oder indem Sie auf das Lupen-Symbol hinter der Eingabezeile klicken.
Je nachdem, ob exakt dieser Suchbegriff bereits vorhanden ist, können zwei Dinge passieren:
· Existiert Ihr eingegebener Suchbegriff bereits in InsoMACS, wird der passende Datensatz direkt in das
Adressfenster geladen und angezeigt.
· Existiert der eingegebene Suchbegriff dagegen nicht in exakt der eingegebenen Schreibweise, dann erscheint zunächst das Suchfenster.
Wir gehen nun von dem zweiten Fall aus. Das Suchfenster zeigt die Liste aller bereits vorhandenen Datensätze an. Darin ist derjenige Suchbegriff markiert, der dem gerade eingegebenen Begriff am ähnlichsten ist.
Prüfen Sie hier zunächst, ob die neu anzulegenden Daten nicht doch bereits vorhanden sind.
3. Schritt: Einen neuen Datensatz anlegen
Im geöffneten Suchfenster haben Sie nun mehrere Möglichkeiten. In unserem Beispiel müssten Sie auf die
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Daten verwalten - allgemeine Abläufe
Schaltfläche Neu klicken.
Zur Erläuterung hier noch eine kurze Beschreibung der (anderen) Schaltflächen:
Ja, diesen
Entgegen unserer obigen Annahme stellen Sie fest, dass die vermeintlich neuen Daten
doch schon angelegt sind – ggf. mit einem geringfügig abweichenden Suchbegriff. Der
mit dem Auswahlbalken markierte Datensatz wird geladen und angezeigt.
Abbruch
Das Suchfenster wird geschlossen und die Suche oder Neuanlage einer Adresse wird abgebrochen. Alternativ hierzu können Sie auch die Taste [Esc] drücken.
Neu
Sie möchten einen neuen Datensatz anlegen, und zwar unter dem Suchbegriff, der gerade in der Zeile Suche eingetragen ist.
Alternativ können Sie auf Ihrer Tastatur auch die Taste [Einfg] drücken.
Entf.
Löscht den gerade in der Liste markierten Datensatz (vorausgesetzt wird ein entsprechendes Benutzerrecht).
Suche
Ermöglicht die Suche nach einem Namensbestandteil oder eine Volltextsuche.
Letzte Ausw.
Springt zu dem Datensatz, der zuletzt geöffnet wurde.
4. Schritt: Erfassung und anschließende Speicherung der neuen Daten
Wenn Sie wie oben beschrieben einen neuen Datensatz angelegt haben, sehen Sie ein leeres Adressenfenster, das Sie nun ausfüllen können. Es müssen jedoch nicht alle Felder ausgefüllt werden.
Vielleicht wundern Sie sich, dass Sie nirgends einen "Speichern"-Knopf finden. In InsoMACS werden die Daten immer zusammen mit dem Verlassen des Fensters gespeichert – so können Daten nicht aus Versehen
verloren gehen.
Verlassen Sie also das Fenster über die Schaltfläche
te auf der Tastatur verwenden.
oben rechts. Alternativ können Sie die [Esc]-Tas-
Es erscheint automatisch der Speichern-Dialog:
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Daten verwalten - allgemeine Abläufe
Ja
Die Daten werden gespeichert und das Fenster anschließend geschlossen.
Nein
Die Daten werden nicht gespeichert, sondern verworfen. Anschließend wird das Fenster
geschlossen.
Abbrechen
Der Speicher-Vorgang wird abgebrochen, Sie gelangen zum Formularfenster zurück und
können die Daten weiter bearbeiten (beispielsweise wenn Sie in letzter Sekunde noch
eine Stelle im Formular entdeckt haben, die unvollständig oder falsch ausgefüllt ist).
Vorhandene Daten bearbeiten
Öffnen Sie zunächst ein neues Adressfenster (im Menüband "Start" über den Button "Adressen").
Wenn Ihnen der Suchbegriff bekannt ist (hier: der Name), dann geben Sie diesen jetzt in die Eingabezeile
Suchb. ein. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste [Enter] oder klicken Sie mit der Maus auf das Lupen-Symbol hinter der Eingabezeile.
Der weitere Verlauf hängt davon ab, ob der eingegebene Suchbegriff tatsächlich exakt mit dem einer gespeicherten Adresse übereinstimmt oder nicht.
· Möglichkeit 1: Daten mit exakt diesem Suchbegriff sind bereits vorhanden.
Klicken Sie auf Ja, diesen oder drücken Sie die Eingabetaste [Enter]. Der Datensatz wird in das Formular
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Daten verwalten - allgemeine Abläufe
geladen und angezeigt. Fertig!
· Möglichkeit 2: Daten mit exakt diesem Suchbegriff sind doch nicht vorhanden.
Da keine Daten gefunden werden, deren Suchbegriff exakt mit dem eingegebenen Suchbegriff übereinstimmt, wird das Suchfenster geöffnet.
Der Auswahlbalken steht auf dem Suchbegriff, welcher der Vorgabe am ähnlichsten ist. Wählen Sie die
passende Zeile aus und laden Sie den Datensatz durch einen Klick auf Ja, diesen oder durch Doppelklick
auf den Auswahlbalken oder durch Drücken der Eingabetaste [Enter].
Um den zuletzt geöffneten Datensatz erneut zu öffnen, klicken Sie irgendwo innerhalb des Listenbereichs einmal auf die rechte Maustaste und wählen "Letzte Auswahl". Der Fokus springt dann auf
den entsprechenden Eintrag.
Der Suchbegriff einer Adresse
Der Suchbegriff ist ein Name, unter der ein Datensatz abgelegt und später wieder gefunden wird.
Stellen Sie sich die Adresse als eine Karteikarte vor. Diese steckt zusammen mit allen anderen Adressen
des gleichen Typs in einem Karteikasten und ist dort gut einsortiert. Das ist das gedankliche Modell für Datensatz (Karteikarte) und Datei (Karteikasten).
Die Sortierung erfolgt üblicherweise alphabetisch – im klassischen Karteikasten ebenso wie in WinMACS.
Dazu dient in WinMACS der Suchbegriff, der (im Fall einer Adresse) aus dem Namen der Person besteht.
Der Suchbegriff ist eine Angabe, die nur innerhalb Ihres Computers existiert. Er dringt üblicherweise nicht
nach außen und wird dort auch nicht benötigt.
Folgende Regeln sollten für die Vergabe von Suchbegriffen beachtet werden:
Einheitliche Konventionen
Da ein Suchbegriff frei wählbar ist, ist es wichtig, dass sich alle Personen, die in der Kanzlei arbeiten, an
dieselben Regeln halten. Nur dadurch kann ein sauberer Datenbestand erreicht werden. Es ist beispielsweise nicht günstig, wenn einige Benutzer nach dem Komma ein Leerzeichen und andere eben kein Leerzeichen machen. Es besteht dann die Gefahr, dass Adressen mit beiden Schreibweisen doppelt angelegt
werden.
Aufbau
Bei natürlichen Personen sollte der Aufbau unbedingt so aussehen:
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Daten verwalten - allgemeine Abläufe
Nachname, [ggf. Titel] Vorname
also z.B. MÜLLER, DR. HEINZ
Bei Firmen sollte eine Kurzform der Firmenbezeichnung verwendet werden. Lassen Sie überflüssige Angaben im internen Suchbegriff weg – diese kommen in die Anschriften-Felder. Es geht hier nur darum, eine
Adresse eindeutig wieder finden zu können.
Verwenden Sie die bei Ihnen in der Kanzlei gebräuchliche Bezeichnungen als Suchbegriff!
Was Sie unbedingt vermeiden sollten:
DR. MÜLLER, HEINZ
FA. ERDBAU GMBH
Ungeeignet, da die Adresse dann unter "D" einsortiert werden würde.
Besser: MÜLLER, DR. HEINZ
Ungeeignet, da die Adresse dann unter "F" einsortiert werden würde.
Besser: ERDBAU GMBH
Eindeutigkeit
Der Suchbegriff einer Adresse ist eine eindeutige Bezeichnung einer Adresse. In jeder Adressrubrik (Adressen, Versicherung, Anwälte sind z.B. jeweils eine Rubrik) kann es keine zwei Adressen mit exakt dem gleichem Suchbegriff geben.
Wenn es aber ausnahmsweise doch einmal mehr als eine Person mit genau gleichem Namen gibt, dann
müssen Sie den Suchbegriff um eine Angabe ergänzen, mit der Sie – und eben auch WinMACS – die beiden
Adressen auseinander halten können. Oft eignet sich das Autokennzeichen des Wohnortes oder eine persönliche Eigenschaft als eine den Namen ergänzende Angabe. Wie gesagt, der Suchbegriff existiert nur in
Ihrer EDV!
Beispiele:
MEIER, PETER NM
MEIER, PETER LAU
MEIER, PETER (SEN)
weil dieser in Neumarkt wohnt
weil er in Lauf wohnt
weil er der ältere Peter Meier ist ("senior")
Speziell für Versicherungen gilt:
Einige Versicherungen sind in nahezu jedem größeren Ort vertreten. Manche haben für unterschiedliche Bereiche auch unterschiedliche Adressen. Der Suchbegriff sollte nur die wichtigen Informationen enthalten,
um sie auf den ersten Blick unterscheiden zu können. Dass es sich bei dieser Adresse um eine Versicherung handelt, ist sicherlich eine im Suchbegriff überflüssige Information – alle Adressen in der Adressrubrik
"Versicherung" sind schließlich Versicherungen.
Bewährt hat sich die Vergabe des Suchbegriffes wie in folgenden Beispielen
Beispiele:
ALLIANZ MÜNCHEN
die Allianz - Allgemeine in München
ALLIANZ NÜRNBERG die Allianz - Allgemeine in Nürnberg
ALLIANZ RS MÜNCHEN die Allianz-Rechtsschutz in München
Auch bei dem Suchbegriff von Anwaltskanzleien ist der Hinweis darauf, dass es sich um einen Rechtsanwalt bzw. eine Anwaltskanzlei handelt, sicher überflüssig. Daher sind nicht sinnvoll Suchbegriffe wie
KANZLEI MÜLLER
RA MÜLLER
Sinnvoll und ausreichend ist es, einfach MÜLLER zu verwenden.
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Daten verwalten - allgemeine Abläufe
Datenlisten
Datenlisten enthalten in der Regel solche Daten, die zu einem primären, übergeordneten Datensatz gehören (z.B. der Akte oder Adresse). In Dateilisten können alle diese Daten gleichzeitig eingesehen werden.
Ein gutes Beispiel dafür ist die Aktenhistorie, die alle wichtigen Ereignisse zu einer bestimmten Akte – dem
übergeordneten primären Datensatz – in Listenform darstellt:
Selbstverständlich sind die Daten, die in den unterschiedlichen Datenlisten verwaltet werden, auch ihrer Art
nach unterschiedlich. Die grundsätzliche Methode bei der Verwaltung ist jedoch immer dieselbe – egal, ob
Sie Wiedervorlagen, Fristen, Historie oder das Unfallkonto bearbeiten.
Wird eine solche Liste aufgerufen, sind die zum primären Datensatz gehörenden Einträge in der Datensatzliste zu sehen. Die Eingabefelder im Bearbeitungsbereich sind gesperrt.
Neu bzw. Taste [Einfg]
Mit dieser Schaltfläche wird das Anlegen eines neuen Eintrages ausgelöst.
Solange die Datensatzliste leer ist, ist sie – außer EXIT – die einzige aktive
Schaltfläche. Nach einem Mausklick hierauf werden im Bearbeitungsbereich die Eingabefelder freigegeben, um die Angaben für den neuen Eintrag
erfassen zu können. Auch ist die Schaltfläche natürlich nur aktiv, wenn
nicht gerade ein Eintrag bearbeitet oder neu angelegt wird.
Bearbeiten bzw. [Enter]
Über diese Schaltfläche werden diejenigen Daten in den Bearbeitungsbereich geladen, die in der Datensatzliste mit dem Auswahlbalken markiert
sind. Daraufhin können sie geändert werden.
Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn sich mindestens ein Eintrag in der
Datensatzliste befindet und nicht gerade ein Eintrag bearbeitet oder neu
angelegt wird.
Löschen bzw. Taste [Entf]
Der mit dem Auswahlbalken in der Datensatzliste markierte Eintrag wird gelöscht.
Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn sich mindestens ein Eintrag in der
Datensatzliste befindet und nicht gerade ein Eintrag bearbeitet oder neu
angelegt wird.
29
Daten verwalten - allgemeine Abläufe
OK bzw. Taste [Enter]
Der neu angelegte oder bearbeitete Datensatz wird gespeichert und die Datensatzliste entsprechend aktualisiert.
Die Schaltfläche OK ist nur dann aktiv, wenn gerade ein neuer Eintrag
nach Neu erfasst oder ein vorhandener Eintrag mit Bearbeiten bearbeitet
wird
Die Schaltfläche ist außerdem nur dann aktiv, wenn in den Eingabefeldern alle unbedingt erforderlichen Einträge vorgenommen wurden.
Abbruch
Die mit Neu bzw. Bearbeiten eingeleitete Aktion wird abgebrochen, d.h. es
wird kein neuer Eintrag angelegt bzw. der alte Datenbestand bleibt erhalten.
EXIT bzw. Taste [Esc]
Solange kein Datensatz neu angelegt oder bearbeitet wird, schließen Sie
mit EXIT das Formular. Wird jedoch gerade ein neuer Datensatz angelegt
bzw. ein vorhandener Datensatz bearbeitet, dann erscheint zunächst sicherheitshalber die Abfrage, ob Sie den Datensatz abspeichern möchten
oder nicht. Die Beantwortung mit "Ja" oder "Nein" entspricht dann dem
Drücken von OK bzw. Abbruch.
Drucken
Der Inhalt der Datensatzliste wird ausgedruckt. Diese Schaltfläche ist nicht
in jeder Datenliste vorhanden.
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Datenstruktur in InsoMACS
Datenstruktur in InsoMACS
Um InsoMACS wirklich zu verstehen, muss man verstehen, mit welcher Datenstruktur es arbeitet.
Die Akte als Zentrum zusammengehörender Daten
Das absolute Zentrum der Datenstruktur von InsoMACS ist die Akte. Fast alle anderen Daten sind einer
Akte zugeordnet und aus der Akte heraus zu bearbeiten.
Für die hier beispielhaft dargestellten Daten gibt es jeweils eine eindeutige Zuordnung zu einer bestimmten
Akte.
Bei keiner der oben beispielhaft dargestellten Datenarten ist es möglich, dass Daten zu mehreren Akten gehören können.
Besonderheit bei Datenstruktur Adressen/ Akten
Adressen sind zunächst ein eigenständiger - von den Akten unabhängiger - Datenbestand, das heißt, eine
Adresse ist nicht starr einer bestimmten Akte zugeordnet. Insoweit unterscheidet sich die Adresse von den
anderen, auf der vorherigen Seite dargestellten Datenstrukturen ganz erheblich.
Vielmehr kann die selbe Adresse, beispielsweise die eines Standard-Gläubigers wie etwa das örtliche
Finanzamt, beliebig vielen Akten zugeordnet worden sein.
Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Ändert sich beispielsweise die Anschrift, dann muss nur eine einzige
Adresse geändert werden. In allen Akten, denen die Adresse zugeordnet wurde, ist damit die Anschrift aktuell. Gleichzeitig bietet dies einen anderen wichtigen Vorteil:
Sie erhalten im Adressformular über die Schaltfläche Akten eine Übersicht, in welchen Akten die Adresse
beteiligt ist. Bei WinMACS-Anwendern erstreckt sich diese Übersicht sogar auch auf die Anwalts- und ggf.
auch Notariats-Akten.
Konsequenzen dieser Struktur:
1. In der Dateneinheit "Adresse" darf direkt keine Information enthalten sein, die nur für ein bestimmtes
Verfahren (=Akte) zutreffend ist, da diese Adresse auch für alle übrigen Verfahren gültig sein muss, an
denen sie ggf. beteiligt ist.
2. In der Dateneinheit "Akte" dürfen direkt keine Informationen enthalten sein, die nur für einen bestimm-
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Datenstruktur in InsoMACS
ten Beteiligten, z.B. Gläubiger, gültig sind, da es ja in der Regel eine Vielzahl solcher Beteiligten gibt.
Beispiele:
1. Aktenzeichen Gläubiger
In der Adresse des Gläubigers kann dessen Aktenzeichen nicht enthalten sein, da sich dieses sicher von
Verfahren zu Verfahren ändert. In der InsO-Akte kann es aber kein "Aktenzeichen Gläubiger" geben, da es
mehrere Gläubiger mit jeweils unterschiedlichen eigenen Aktenzeichen gibt.
2. Gläubiger-Forderungen
Die Forderungen eines Gläubigers können nicht der Adresse fest zugeordnet werden. Gerade Finanzämter
und Krankenkassen sind in vielen Verfahren als Gläubiger beteiligt, so dass auch eine Abhängigkeit von der
Akte besteht. In der Akte jedoch können nicht alle Forderungen ohne Bezug zu einer Gläubiger-Adresse verwaltet werden
Die Lösung: Adress- und aktenspezifische Unterakten
Um diese Daten, die also sowohl von der Akte als auch von der Adresse abhängig sind, eindeutig und sicher
verwalten zu können, ist in InsoMACS das Datengebilde "Unterakte" eingeführt worden.
Bei jeder Zuordnung einer Adresse zu einer Akte - in obigem Bild also für jeden Pfeil - wird automatisch eine
solche Unterakte angelegt, die solche Daten enthält, die genau für diese Adresse in genau dieser Akte gültig sind. Dies gilt für alle Zuordnungen (Gläubiger, Debitoren, Massegläubiger, Arbeitnehmer, usw.) gleichermaßen.
Die Unterakten unterscheiden sich jedoch in ihrem Inhalt und Aussehen abhängig davon, ob eine Zuordnung als Gläubiger, Debitoren, Arbeitnehmer, usw. besteht.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Dieses Formular ist das eigentliche Zentrum einer Insolvenzakte insgesamt.
Hier werden neue Akten angelegt, die Daten bestehender Akten gepflegt und vor allem: Praktisch alle Arbeiten um die Akte herum finden hier statt.
Es gibt verschiedene Arten, ein Aktenfenster zu öffnen:
· über das Menüband "Start" > Button "Akten"
· über die Tastenkombination [Strg]+[K]
Grundsätzlich gelten die im Kapitel Daten verwalten - allgemein Abläufe beschriebenen Vorgänge.
Daher sollen hier im folgenden nur die speziellen Funktionen behandelt werden.
Die Registernummer - eindeutige Kennung einer Akte
Die eindeutige Kennung einer Akte ist die Registernummer. Es kann nicht mehr als eine Akte mit einer bestimmten Registernummer geben. Insoweit entspricht die Registernummer dem Suchbegriff, wie er im Kapitel Daten verwalten - allgemeine Abläufe bezüglich der Adressen besprochen wird.
Die Registernummern in InsoMACS besitzen das Standard-Format JJ/NUMMER
Das bedeutet: voranstehendes Jahr ("JJ"), Trennzeichen ("/"), laufende Nummer.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Sie sollten dieses Standard-Format der Registernummer verwenden, obwohl theoretisch auch der
"klassische" Aufbau mit voranstehender laufender Nummer und Jahreszahl hinten möglich ist. Viele
Listen werden nach Registernummern sortiert. Steht die laufende Nummer vorn und das Jahr hinten,
dann werden die Listen nicht jahrgangsweise aufgebaut!
Bei der Gestaltung des Aktenzeichens, das in Ihren Dokumenten erscheint, spielt diese Registernummer
sicher eine zentrale Rolle. Das Aktenzeichen insgesamt kann jedoch aus der Kombination von Registernummer und Sachbearbeiter-Kennzeichen bestehen.
Anlegen einer neuen Akte
Am einfachsten und schnellsten legen Sie ein neues Mandat folgendermaßen an:
Klicken Sie im Menüband "Start" unter dem Button Mandate auf den kleinen Pfeil, so dass ein Menü aufklappt. Wählen Sie dort den obersten Eintrag "Neu". Daraufhin öffnet sich ein neues, leeres Aktenfenster.
Es besitzt bereits eine neue Registernummer und kann jetzt von Ihnen ausgefüllt werden.
Daneben stehen noch weitere Möglichkeiten zum Anlegen einer neuen Akte zur Verfügung. Ausgangssituation hierfür ist immer ein leeres Akten-Formular. Soweit sich kein Akten-Formular auf der Arbeitsfläche von InsoMACS befindet, rufen Sie dieses über eine der nachfolgenden Möglichkeiten auf:
1. über das Menüband "Start" > Button "Akten", oder
2. über die Tastenkombination [Strg]+[K].
Vergabe der neuen Registernummer
Um eine neue Akte anzulegen, müssen Sie eine neue Registernummer (Eingabezeile RegNr.) vergeben lassen.
Dazu stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
1. Sie klicken hinter der Eingabezeile RegNr. auf das Lupen-Symbol. Dadurch öffnet sich das Suchfenster
für die Akten (hier können Sie sich ggf. vergewissern, dass es die Akte nicht doch schon gibt).
Klicken Sie dann im Suchfenster auf Neu. Dadurch wird eine neue Akte unter der nächsten freien Registernummer angelegt.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Die Nummer, die als nächste Registernummer verwendet wird, kann im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > Button "Stammdaten" > Registerseite "Nummern" definiert werden.
2. Alternativ können Sie, nachdem Sie in die Eingabezeile RegNr. gesprungen sind, die Funktionstaste [F4]
drücken. Damit wird eine neue Akte mit einer eindeutigen Nummer angelegt.
3. Oder (ausnahmsweise): Sie selbst vergeben eine Registernummer. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn
Sie einen bereits bestehenden Aktenbestand in InsoMACS einpflegen. Dabei sollten Sie jedoch darauf
achten, die bestehenden Aktennummern in das ggf. abweichende Standard-Format von InsoMACS zu
transformieren (also mit vorangestellter Jahrgangsnummer).
Sobald Sie die Registernummer in die Zeile RegNr. eingeben und mit der Eingabetaste [Enter] bestätigen, öffnet sich das Suchfenster für die Akten. Drücken Sie dort Nein, zurück bzw. [Esc], um das Suchfenster zu schließen. Beantworten Sie die nachfolgende Frage, ob (unter der eingegeben Registernummer) neue Daten angelegt werden sollen, mit Ja.
Unabhängig von der gewählten Methode ist jetzt eine neue Akte mit der neuen Registernummer angelegt.
Die neue Akte ist geöffnet und kann gefüllt werden.
Nachfolgend erhalten Sie eine Beschreibung, wie Sie die Einzelangaben in die Akte eintragen. Diese Beschreibung gilt gleichermaßen für neue Akten und für die Bearbeitung von bereits bestehenden Akten.
Abgesehen von der Registernummer können jederzeit alle Daten der Akte geändert und ergänzt
werden (z.B. zugeordnete Adressen).
Sie können eine Akte löschen, indem Sie die entsprechende Zeile im Akten-Suchfenster markieren
und dann auf den Button Entf. klicken.
Der Button kann jedoch nur betätigt werden, wenn der Benutzer die dazu erforderlichen Rechte besitzt (vgl. Kapitel Benutzerrechte).
Die Stammdaten der Akte
Die Stammdaten einer Akte befinden sich in dem oberen Block im Aktenfenster.
Reg.-Nr.
Die Registernummer der Akte in InsoMACS (kann nach dem Anlegen der Akte
nicht mehr geändert werden).
Den generellen Aufbau von Registernummern stellen Sie in den Optionen ein
(Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > Button "Stammdaten").
Adresse
Dient dem schnellen und einfachen Aufrufen der Akte/Aktenstelle, mit der eine
Adresse verknüpft ist.
· Wird die Schaltfläche in einer leeren Akte betätigt, erscheinen in einem Suchfenster sämtliche Adressen. Wenn Sie eine davon auswählen, wird die mit ihr
verknüpfte Akte geöffnet (bei mehreren Aktenbeteiligungen werden diese zur
Auswahl angeboten) und dann die Registerseite geöffnet, an der die gewählte
Adresse hinterlegt ist.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
· Wird die Schaltfläche in einer geöffneten Akte betätigt, werden nur Adressen
aufgelistet, die in der Akte vorhanden sind. Wenn Sie eine davon auswählen,
springen Sie in der Akte an die Stelle, an der die gewählte Adresse hinterlegt
ist.
Gericht
Zuordnung des zuständigen Gerichts aus der Gerichtsdatenbank.
AZ Gericht
Aktenzeichen des Insolvenzgerichts
Verf.-ID
Verfahrens-ID des Gerichts für die Insolvenzstatistik
Rechtspfl.
Name des zuständigen Rechtspflegers (automatischer Zugriff auf die Gerichtsadresse, Registerseite "Rechtspfleger")
Richter
Name des zuständigen Richters (greift zurück auf Gerichtsadresse, Registerseite "Richter")
Sache
Bezeichnung des Verfahrens, meist der Name des insolventen Unternehmens
oder Verbrauchers.
wegen
Gegenstand der Akte
Anlage
Anlagedatum der Akte (Pflichtfeld, d.h. muss ausgefüllt werden). Bei Neuanlage
wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen.
Wenn Sie Ihren alten Aktenbestand nach InsoMACS überführen, müssen Sie
das hier vorgeschlagene Datum durch das tatsächliche frühere Anlagedatum laut Handakte ersetzen.
Verwalter
Verwalter des Verfahrens. Zur Auswahl stehen alle InsoMACS-Nutzer.
Int. Sachb.
Das Kürzel des internen Sachbearbeiters, der das Verfahren in der Kanzlei bearbeitet.
Verw. Bez.
In Ausdrucken der Verzeichnisse zu §§ 151-153 wird standardmäßig die Bezeichnung "Insolvenzverwalter" ausgegeben. Wenn stattdessen ein anderer Begriff gewünscht wird (z.B. "vorläufiger Insolvenzverwalter" oder "Gutachter"), kann
dieser hier eingegeben und über den Platzhalter ^FAkte.VerwalterBezeichner^ ausgegeben werden.
Standort
Falls die Kanzlei mehrere Standorte besitzt und diese in InsoMACS angelegt sind
(Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > Button "Standorte"), kann der
Akte einer dieser Standorte zugewiesen werden. Ansonsten ist dieses Feld nicht
sichtbar.
Status
Der Status einer Akte kann zwei verschiedene Einstellung besitzen:
"aktiv": die Akte läuft, Grundeinstellung nach Anlage der Akte
"ruht": die Akte ist abgelegt und erhält Ablagenummer und Datum
Abl.-Dat.
Ablagedatum
Feld ist nur aktiv, wenn Status auf "ruht" oder "löschen" steht.
Gerade hier bietet sich die Berechnungsfunktion der Datumsfelder an. Mit
[Ziffer 0], [Enter] erhalten Sie das aktuelle Tagesdatum.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Abl.-Nr.
Die Ablagenummer ist nur aktiv, wenn Status auf "ruht" oder "löschen" steht.
Mit der Schaltfläche dieses Aktionsfeldes wird - ähnlich der Registernummer die nächste laufende Ablagenummer abgerufen.
MACS-Akte
Das Insolvenzverwalter-Honorar kann nicht in InsoMACS selbst verwaltet werden,
aber zum Beispiel in WinMACS. Hier tragen Sie die zugehörige Registernummer
der entsprechenden WinMACS-Abrechnungsakte ein. Über die Schaltfläche dahinter können Sie eine WinMACS-Akte zuordnen bzw. eine zugeordnete Akte in
WinMACS öffnen.
Aachener Modell
Ermöglicht Excel-Exporte der Verzeichnisse zum "Fortgeschriebenen Standardisierten (Zwischen-) Bericht (ForStaB)".
Ford. Prüfungshistorie
Wenn markiert, werden Änderungen bei Gläubiger-Forderungen protokolliert. Sie
werden im Einzelfall danach gefragt; bei einem Bejahen wird die Forderungshistorie automatisch ergänzt (vgl. Unterakte Gläubiger, Registerseite "Forderungen").
schriftl. Verfahren
Zu markieren, wenn ein schriftliches Verfahren stattfindet. In der Folge werden
auf der Akten-Registerseite "Ereignisse" die Uhrzeit-Felder ausgeblendet.
Verbraucherinsolvenz
Kontrollkästchen: Wenn das Häkchen gesetzt ist, handelt es sich in diesem Fall
um eine Verbraucherinsolvenz, sonst um eine Unternehmensinsolvenz.
Dies ist entscheidend für den Textprozessor: Bei allen erstellten Texten wird sowohl im Zeichenbereich als auch überall, wo auf die Verfahrensart hingewiesen
wird, "Verbraucherinsolvenzverfahren" ausgegeben.
Befugnis
Kontrollkästchen, ob Verfügungs- und Verwalterbefugnis erteilt wurde oder nicht.
Kleinverfahren
Kennzeichnet ein sonstiges Kleinverfahren einer natürlichen Person für die "Meldung VB" der Insolvenzstatistik.
Gläubigerausschuss
Gibt es einen Gläubigerausschuss gibt oder nicht? (dient nur der Information)
Verfahrenskostenstundung Zu markieren, wenn die Kosten des Verfahrens gestundet werden (dient nur
zur Information.)
Währung
Hier ist die Verfahrenswährung auszuwählen. Standardmäßig wird Euro ("EUR")
vorgeschlagen.
Es ist zu beachten, dass die hier eingestellte Währung für alle Betragsfelder innerhalb der Akte und in der Buchhaltung zur Akte gilt. Eine gemischte Darstellung von DM- und Euro-Beträgen ist nicht möglich!
Verfahren
Auswahl der Verfahrensart, Standard ist "InsO". Alternativ kann auch "KO" oder
"GesO" für ältere, noch laufende Verfahren gewählt werden. Diese Einstellung
steuert den Aufbau und die Verarbeitung der Gläubigertabelle/ Forderungen.
Verfahrensstand
Darunter befindet sich das Listenfeld für die Verfahrensart. Zur Verfügung steht
hier Hauptverfahren, Antragsverfahren, Restschuldbefreiungsverfahren, vorläufiges Verfahren, Zwangsverwaltung und Gutachten. Der Verfahrensstand muss mit
dem Fortschreiten des Verfahrens angepasst werden.
über
In dem Listenfeld wird die Formulierung eingestellt, wessen Vermögen oder
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Nachlass die Insolvenz betrifft. Dies dient der korrekten Angabe bei der Dokumentenerstellung.
WM Doku-Format
Nur von Bedeutung, wenn mit dem Dokumenten-Management-System WM Doku
gearbeitet wird. Wenn in WM Doku eine Unterakte angelegt wird, die die Struktur
der InsoMACS-Akte erhalten soll, wird auf diese Einstellung zurückgegriffen.
· Format "1": Oberzweige als Beteiligungsart (z.B. "Debitor") > Unterzweige als
Adressen-Suchbegriff
· Format "2": Oberzweige als Adressen-Suchbegriff > Unterzweige als Beteiligungsart (z.B.: "Gläubiger")
Ein nachträgliches Ändern dieser Einstellung ist nicht möglich (außer im DebugModus). Eine Voreinstellung für neu angelegte InsoMACS-Akten treffen Sie im
Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > Registerseite
"Steuerung".
Registerseite "Schuldner"
Auf der Registerseite "Schuldner" in der Akte erfassen Sie Angaben über den Gemeinschuldner, also über
das insolvente Unternehmen bzw. den Verbraucher.
Die Angaben hier sind in Unterebenen aufgeteilt, nämlich in "Anschrift", "Hinterlegungskonto", "Rechtsform" und "Vertreter".
Unterebene "Anschrift"
Auf der Unterseite "Anschrift" der Registerseite "Schulder" in der Akte, die standardmäßig zuerst angezeigt
wird, wird im Wesentlichen die Anschrift des Schulders erfasst. Dabei kann nicht auf die allgemeine Adressverwaltung zurückgegriffen werden, denn die Adresse des Schulders ist bei Gericht hinterlegt und darf nicht
geändert werden.
Geschlecht
Einstellung, ob weibliche ("die Schuldnerin") oder männliche ("der Schuldner")
Formulierungen verwendet werden sollen. Bei Gesellschaften (z.B. GmbH oder
AG) ist die weibliche Form zu verwenden. Diese Einstellung wird für die Erstellung von Dokumenten mittels Textprozessor benötigt.
Anrede A
Anrede z.B. im Anschriftenfenster bei Dokumenten ("Herr", "Frau", "Firma" u.a.)
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Vorname
Vorname des Schuldners
Titel
Titel des Schuldners (z.B. "Dr.")
Name1, Name2
bei natürlichen Personen wird der Nachname in Name1, bei Firmen mit langen
Namen wird dieser auf die Zeilen Name1 und Name2 verteilt. Bei Eheleuten/
Partnern können Vorname und Nachname jeweils in eine der Zeilen Name1 und
Name2 eingegeben werden und Vorname freigelassen werden.
In einem Brief tauchen die Feldinhalte in folgender Anordnung auf:
Anrede A
Titel Vorname Name1
Name2
Strasse oder Postfach
PLZ Ort
Straße
Straße und Hausnummer
PLZ
Postleitzahl.
Ein Klick auf das Karteikasten-Symbol dahinter öffnet das Suchfenster für Postleitzahlen. Wenn Sie in dieses Suchfenster Ortsnamen und ggf. Straße eingeben,
erhalten Sie die gesuchte Postleitzahl.
Wenn Sie die Postleitzahl eingegeben, wird der Ort automatisch ausgefüllt. Gibt
es mehrere Orte mit gleicher PLZ, werden diese zur Auswahl angezeigt.
Ort
Name des Orts oder der Stadt.
AL
Auslandskennzeichen, z.B. "A" für Österreich
Anrede T
Briefanrede, z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren" oder "Sehr geehrte Frau Müller" usw. (vgl. Schüsselfeld)
Es muss immer die vollständige Anrede - bis auf das Komma - eingegeben
werden. Der Name muss bei persönlichen Anreden in jedem Fall Bestandteil von Anrede T sein!
Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass auch persönliche Anreden, wie z.B. "Lieber Klaus" ohne Probleme verarbeitet werden. Würde im Text der Standard "Sehr
geehrte" lediglich durch z.B. "r Herr Müller" ergänzt werden, funktionierte dies
nämlich nicht.
Eine mehrzeilige Anrede wird durch ein Komma an der Zeilenumbruchstelle
automatisch erzeugt.
Geben Sie z.B. "Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Müller" ein, dann
macht der Textprozessor automatisch im Dokument
Sehr geehrte Frau Müller,
sehr geehrter Herr Müller,
daraus.
Telefon, privat, Fax, mobil und E-Mail Diese Felder erklären sich selbst. Bei Aktionsfeldern mit einem Telefonsymbol ist es möglich, dass Sie per Mausklick auf die Schaltfläche den PC die
Rufnummer wählen lassen. Voraussetzung ist jedoch, dass Ihr System in die Te-
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
lefonanlage integriert ist (vgl. Telefon-Schaltflächen).
Geb.-Datum und Geb.-Ort Wenn der Schuldner eine natürliche Person ist, werden diese beiden Felder angezeigt, um sein Geburtsdatum und den Geburtsort zu hinterlegen. Diese Angaben werden dann immer mit ausgedruckt, wenn im Einzelfall "Überschrift erweitert" gewählt wird.
Im Bereich "nächste Wiedervorlage" wird Ihnen die chronologisch nächste Wiedervorlage angezeigt. Die Daten, die hier angezeigt werden, stammen aus dem Wiedervorlagen-Bereich der Akte.
Reg.-Art
Art des Registers, an dem die Firma registriert ist
Gericht
zuständiges Registergericht
Reg.-Nr.
Registernummer beim Registergericht
Betrieb-Nr.
Betriebsnummer
Lohnstelle
abweichende Adresse der Lohnabrechnungsstelle
Grundstück
Bezeichnung für das Grundstück
Im Bereich "Verfahrensdaten im Internet" können Sie die Zugangsdaten hinterlegen, wenn Sie Informationen zum Insolvenzverfahren auf Ihrer Homepage hinterlegt haben (insbesondere die Gläubigertabelle; vgl.
Kapitel Export der Gläubigertabelle).
Beide Felder können Sie übrigens auch im Textprozessor für die Gläubigeranschreiben nutzen (Platzhalter
für die Internet-Adresse: ^FAkte.WWWAdresse^; für das Passwort: ^FAkte.WWWPasswort^).
Unterebene "Hinterlegungskonto"
Auf der Unterseite "Hinterlegungskonto" der Registerseite "Schulder" in der Akte werden Angaben zum
Hinterlegungskonto des Verwalters eingetragen.
Es handelt sich hier um das Hinterlegungskonto des Verwalters für diesen Insolvenzfall – nicht um
die Bankverbindung des Schuldners.
Dieses Konto wird ggf. auf erzeugten Dokumenten als Bankverbindung ausgegeben, beispielsweise bei Serienbriefen an alle Debitoren.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Eigene Konten
Öffnet die Übersicht der Eigenen Konten. Dort können Sie ein eigenes Konto einrichten oder ein vorhandenes auswählen, das als Standardkonto für diese Akte
herangezogen werden soll.
Unterebene "Rechtsform"
Auf der Unterseite "Rechtsform" der Registerseite "Schulder" in der Akte stehen Ihnen folgende Eingabemöglichkeiten zur Verfügung:
Stellung
Beschreibung der Vertretungsart, z.B. "Geschäftsführer" oder "persönlich haftender Gesellschafter" usw.
Name
Name des Vertreters
Straße, PLZ, Ort, AL, Anrede T Die Angaben zur Anschrift sind optional und können in der Regel weggelassen werden.
Bei mehrstufigen Vertretungsverhältnissen wie z.B. bei der GmbH & Co KG wird als primäre Anschrift auf
der ersten Registerseite "Anschrift" die GmbH & Co KG eingetragen. Hier auf der Registerseite "Rechtsform" erfassen Sie im oberen Teil ("wird gesetzlich vertreten durch") die GmbH und im unteren Teil ("diese(r)
vertreten durch") den oder die Geschäftsführer.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Rechtsform
Rechtsform des Schuldners
Finanzamt
Der Adressdatensatz des Finanzamts kann hier eingefügt werden. Dies ist z.B.
notwendig, wenn Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung von InsoMACS erledigen
lassen möchten.
Vorsteuerabzug
wenn markiert: Der Schuldner ist zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Sollversteuerung
Buchungen in der Akte werden nicht nach Ist-Versteuerung, sondern nach SollVersteuerung abgerechnet (das heißt, es werden nicht die tatsächlichen Einnahmen versteuert, sondern die vereinbarten Entgelte).
Alte Steuer-Nr.
ehemalige Steuernummer des Schulders bis zur Insolvenz
Inso-Steuer-Nr.
neue Steuernummer
Unterebene "Vertreter"
Auf der Unterseite "Vertreter" der Registerseite "Schulder" in der Akte legen Sie bei Bedarf einen oder mehrere Vertreter des Schuldners an.
Einen neuen Vertreter fügen Sie über Neu hinzu. Tragen Sie Detailangaben über ihn in die Felder rechts ein:
Der Vertreter muss bereits als Adresse in InsoMACS hinterlegt ein, und zwar entweder als Kanzlei-Adresse
oder als (Standard-) Adresse. Verknüpfen Sie diese Adresse im oberen Bereich "Vertreter".
Im Bereich "Zusatzangaben" stehen folgende weitere Felder zur Verfügung:
Stellung
Welchen Status hat der Vertreter? (z.B. Betreuer, Geschäftsführer, Gesellschafter, Liquidator, Eltern)
AP
Name des Ansprechpartners beim Vertreter
AZ
Aktenzeichen des Vertreters
Anrede T
Briefanrede für den Vertreter, z.B. "Sehr geehrter Herr Müller"
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Telefon und Fax
Nummern für Telefon und Fax
Postempfänger
Handelt es sich bei dem Vertreter um den Postempfänger? Dann werden Schriftsätze
an ihn statt an den Schuldner selbst adressiert.
Vollmacht
Besitzt der Vertreter Vollmacht?
Untervollmacht
(nur wenn eine Vollmacht besteht:) Handelt der Vertreter aufgrund einer Untervollmacht?
Zustellung
Wie soll die Zustellung erfolgen?
Registerseiten "Ereignisse" und "Termine/Fristen"
Auf den Registerseiten "Ereignisse" und "Termine/Fristen" in der Akte werden Datum und ggf. auch Uhrzeit
aller wesentlichen Ereignisse verwaltet. Dies dient einerseits der Information über das Verfahren, andererseits können über die Textprozessor-Funktion und den entsprechenden Platzhaltern in Rohtexten schnell
Dokumente und Serienbriefe erstellt werden, die diese Daten enthalten.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Die meisten Felder erklären sich von selbst. Außerdem erhalten Sie Hilfe in Popop-Fenstern, wenn Sie mit
dem Mauszeiger länger über einem Feld stehen bleiben (vorausgesetzt, diese Funktion ist in der Benutzerverwaltung nicht deaktiviert worden).
In der Rubrik "Antrag" wird Datum und der Steller des Antrags auf Insolvenzeröffnung vermerkt.
In der Rubrik "Vorläufiges Verfahren" werden die Daten für die Anordnung des vorläufigen Verfahrens und
die Erteilung des Gutachterauftrags eingetragen.
In der Rubrik "Hauptverfahren" wird Datum und Uhrzeit der Eröffnung des Hauptverfahrens erfasst.
Es folgen Angaben über die Gläubigerversammlungen (jeweils mit Datum und Uhrzeit über Berichtstermin
und die Versammlungen), Prüfungstermine und den Schlusstermin.
Die Eingabefelder für Uhrzeiten sind nicht sichtbar, wenn es sich um ein schriftliches Verfahren handelt (vgl. Stammdaten der InsO-Akte).
Auf der Seite "Fristen" werden die Fristen zur Gutachtenerstellung, Anfechtung, für den Bericht über die vorläufige Insolvenzverwaltung, über den Bericht zur ersten Gläubigerversammlung, für die Forderungsanmeldung durch die Gläubiger, zur Einreichung der Forderungsanmeldungen und zu ihrer Höhe. Außerdem kann
angegeben werden das Datum der Veröffentlichung gemäß § 188 InsO, die Frist zum Nachweis der Verteilung gegenüber dem Insolvenzgericht und die Frist zum Nachweis der Nullstellung des Hinterlegungskontos
gegenüber dem Insolvenzgericht erfasst.
Die Termine können Sie sich auch im Terminkalender anzeigen lassen, wenn Sie im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Programm" auf die Registerseite "Kalender" wechseln und dort Aktentermine (InsoMACS) markieren. Soweit es sich nicht um ein schriftliches Verfahren handelt, werden Prüfungs- und Schlusstermin als Termine der Klasse 1 ("Gericht mit Anwesenheit") und Gläubigerversammlungen der Klasse 3 ("Auswärtstermin") angelegt.
Zuordnung der Beteiligten
Nachfolgend wird beschrieben, wie in einer InsoMACS-Akte Beteiligte eingefügt und verwaltet werden. Der
Ablauf ist für alle Beteiligungsarten identisch, das heißt für
· Gläubiger
· Debitoren
· Aus-/Absonderer
· Gläubigerausschuss
· Arbeitnehmer
· Drittbeteiligte
· Anfechtungsgegner
· Massegläubiger
Um einen neuen Beteiligten zuzuordnen, öffnen Sie zuerst in der Akte und dort die entsprechende Registerseite. Im Beispielbild ist dies die Seite "Gläubiger".
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
· Klicken Sie auf Neu, um einen Beteiligten anzufügen.
· Dadurch wird ein zunächst leeres Formular für Adressen aufgerufen und über das Akten-Formular gelegt.
Rufen Sie in diesem Adressfenster eine vorhandene Adresse auf oder legen Sie erforderlichenfalls die
neue Adresse an (vgl. Kapitel Daten verwalten - allgemeine Abläufe).
· Speichern Sie dann diese Adresse mit Exit ab.
· Direkt danach erscheint automatisch eine leere Unterakte für den neuen Beteiligten. Die Unterakte ist je
nach Beteiligungsart verschieden gestaltet (vgl. Kapitel Unterakten der Beteiligten).
· Sobald Sie mit Exit auch die Unterakte schließen, ist der Vorgang abgeschlossen. Die Beteiligten-Liste auf
der Registertafel der Akte wird um die neu hinzugefügte Adresse ergänzt.
Weitere Beteiligte werden auf die gleiche Weise angelegt. Es können beliebig viele Gläubiger, Debitoren
usw. zugeordnet werden.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Leichtes Austauschen eines Beteiligten:
Sie können einen Beteiligten leicht durch eine andere (vorhandene) Adresse austauschen, beispielsweise wenn eine Rechtsnachfolge angetreten wurde. Ausgetauscht wird dann nur die Adresse, alle
anderen Angaben aus der Unterakte wie Forderungen oder Vertreter bleiben unverändert (das heißt,
so wie mit der ursprünglichen Adresse erfasst).
Um einen Beteiligten auszutauschen gehen Sie so vor:
· Markieren Sie den Beteiligten auf der jeweiligen Registerseite der Akte (Gläubiger, Gläubiger-Ausschuss, Massegläubiger, Debitoren, Aus-/Absonderer, Arbeitnehmer oder Drittbeteiligter).
· Halten Sie die Taste [Alt] gedrückt, während Sie auf Neu klicken.
· Bestätigen Sie den Hinweis im Dialogfenster und wählen Sie eine andere Adresse aus dem Suchfenster aus.
· Die Kontaktdaten in der Unterakte werden nicht automatisch aktualisiert; bitte überprüfen Sie
diese.
Schnelles Kopieren der Beteiligten über die Zwischenablage:
Um Namen und Anschriften der Beteiligten, die auf einer Registerseite gelistet sind, einfach zu kopieren, können Sie auf die Windows-Zwischenablage zurückgreifen: Ein Rechtsklick auf einen Beteiligtennamen öffnet das Kontextmenü. Darüber können Sie die Daten des markierten oder aller Beteiligten kopieren.
Standardmäßig werden die Angaben mehrzeilig ausgegeben. Nur bei „Adressliste...“ werden sie so
zusammengefasst, dass pro Beteiligtem nur eine Zeile in die Zwischenablage geschrieben wird.
Registerseite "Gläubiger"
Die Registerseite "Gläubiger" der geöffneten Akte enthält die Liste aller Gläubiger.
Neben der Auflistung der Gläubigernamen und Adressen wird hier auch der festgestellte Forderungsbetrag
angezeigt.
Eine neue Gläubiger-Adresse fügen Sie mit Neu ein. Eine früher eingefügte und in der Liste markierte Adres-
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
se ändern Sie über die Schaltfläche Adresse. Entf. bewirkt, dass der markierte Gläubiger aus der Liste gelöscht wird.
Details zu den Unterakten von Gläubiger-Adressen finden Sie im Kapitel Unterakten > Unterakte "Gläubiger".
Beteiligte tauschen:
Es ist auch möglich, einen Gläubiger auszutauschen. Dabei wird dessen Adresse durch eine andere (vorhandene) Adresse ausgetauscht.Forderungen, Vertreter und weitere Zuordnungen der bisherigen Adresse
bleiben dabei erhalten. Um einen Gläubigertausch durchzuführen, markieren Sie zuerst den bisherigen
Gläubiger in der Liste. Klicken Sie dann bei gedrückter [Alt]-Taste auf die Schaltfläche Neu. Sie werden nun
gefragt, ob Sie die Adresse wirklich durch eine andere ersetzen möchten und durch welche.
Der Adressenaustausch funktioniert ebenso für Gläubiger-Ausschuss, Massegläubiger, Debitoren, Aus-/Absonderer, Arbeitnehmer und Drittbeteiligte.
Gläubigerverzeichnis (§ 152 InsO)
Sie erstellen ein Gläubigerverzeichnis gem. § 152 InsO, indem Sie in der Akte die Registerseite "Gläubiger"
öffnen und auf die Schaltfläche Verzeichnis am unteren Fensterrand klicken.
Diese Auswertung ist besonders für die Erstellung des Gutachtens und den Anfang des Hauptverfahrens gedacht, wenn noch gar keine oder nur wenige echte Forderungsanmeldungen vorliegen.
Das Verzeichnis kommt ohne Nummerierung aus und orientiert sich an § 152 InsO. Deshalb werden neben
den reinen Insolvenzgläubigern die absonderungsberechtigten Gläubiger und die Massegläubiger gesondert
aufgelistet.
Darüber hinaus werden Forderungen, die mit Rangklasse "nicht-angemeldet" erfasst wurden, im Rang § 38
InsO angezeigt, so dass man sich einen schönen Überblick über die zu erwartende Tabelle machen kann.
Mit Unterakte (oder einem Doppelklick auf die betreffende Tabellenzeile) wird die passende Unterakte zu
der in der Liste markierten Forderung geöffnet.
Über die Druckoption Verzeichnis (ausführlich) am oberen Fensterrand wird das Gläubigerverzeichnis im
Querformat mit zusätzlicher Ausgabe der Vertreter gedruckt.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Tabelle
Sie öffnen die Tabelle der Gläubigerforderungen (§ 175 InsO), indem Sie in der Akten-Registerseite "Gläubiger" auf die Schaltfläche Tabelle klicken.
Grundlage für die Erstellung der Tabelle sind die in den Unterakten der Gläubiger gebuchten Forderungen.
Für die Auswertung dieser Forderungen haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
a) Übersichten in Tabellenform
- kompakt,
- ausführlich oder
- alphabetische Sortierung nach Gläubigernamen
b) Erstellung der eigentlichen Tabelle auf DIN-A4-Blättern, die bei Gericht abgegeben werden können
c) Export der Tabelle auf Disketten zur Verarbeitung bei Gericht
Die ordnungsgemäße Verarbeitung setzt voraus, dass die Nummerierung der Forderungen durchgeführt wurde. Solange die endgültige Nummerierung nicht erfolgte, wird eine temporär gültige Nummerierung vorgenommen, die automatisch von InsoMACS wieder entfernt wird, sobald die Tabellenauswertung erfolgt ist. Auf diesen Vorgang werden Sie hingewiesen. Bis zur endgültigen Nummerierung erscheint – um Missverständnisse zu vermeiden – die temporäre Nummer nicht auf den Ausdrucken. Der Datenexport ist nur nach der endgültigen Nummerierung möglich.
Bei der Nummerierung wird für jede Forderung eine nicht mehr abänderbare und eindeutige, laufende Nummer vergeben, über die das Gericht die Forderungen identifiziert.
Werden nach einer bereits erfolgten Nummerierung weitere Forderungen angemeldet und die Nummerierung erneut ausgeführt, werden diese Forderungen an die bereits nummerierten Forderungen
angehängt. Die übliche alphabetische Sortierung ist dann für diese nachträglich eingebuchten Forderungen folgerichtig nicht mehr gegeben. Daher sollte die Nummerierung erst unmittelbar vor Abgabe
der Tabelle erfolgen.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Registerseite "Tabelle"
Für die Tabelle der Gläubigerforderungen ist folgendermaßen aufgebaut:
Im ersten Bereich "Anzeige-/Druckoptionen" finden Sie folgende Felder:
Darstellung
Bestimmt, wie die Gläubigertabelle aufgebaut ist. Zur Verfügung stehen diese Optionen:
· "Tabelle (kompakt)": erzeugt eine kompakte Fassung der Gläubigertabelle
· "Tabelle (ausführlich)": stellt die komplette Gläubigertabelle dar
· "Alphabetische Liste": kann während der Gutachtensphase benutzt werden, um die
vollständigen Gläubigeradressen und die insgesamt zu erwartenden Forderungen
auszugeben und an das Gericht weiterzugeben
· "Gläubigerindex (A-Z)": gibt nur die Namen aller Gläubiger, alphabetisch sortiert, mit
Vertreter und laufender Nummer aus
· "Gläubigerindex (lfd. Nr.)": gibt nur die Namen aller Gläubiger aus, sortiert nach laufender Nummer
Je nach gewählter Option verändern sich die Einstellmöglichkeiten rechts daneben.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Forderungen
Welche Forderungen sollen angezeigt und ausgedruckt werden? Zur Auswahl stehen
diese Optionen:
· "alle": Standardeinstellung. Es wird die Überschrift verwendet, die hinterlegt ist im
Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Stammdaten" > Registerseite "Tabelle" unter Überschrift Tabelle (standardmäßig Tabelle gemäß § 175 InsO). In den
anderen Fällen lautet die Überschrift Gläubigertabelle.
· "nur festgestellte": gibt nur Forderungen aus, deren Betrag festgestellt wurde und deren Wert nicht 0,00 € beträgt
· "nur bestrittene"
· "nur für den Ausfall"
· "nur titulierte"
· "nur aus unerlaubter Handlung"
· "nur ausgenommene"
· "nur nachträglich angemeldete": gibt nur Forderungen aus, deren Anmeldedatum
nach der Frist zur Forderungsanmeldung liegt
Diese Einstellung wirkt sich nicht nur auf die Anzeige aus, sondern auch auf den Ausdrucken und den Excel-Export.
Nicht-anmeldende Gläubiger ausblenden Diese Option ist standardmäßig aktiviert und bewirkt, dass Gläubiger, die keine Forderung angemeldet haben, bzw. Forderungen, deren Rangklasse auf
"nicht angemeldet" gestellt sind, nicht mehr angezeigt und gedruckt werden. Auch bei
der Erstellung der Tabellenblätter werden für diese Gläubiger dann keine Blätter mehr
ausgegeben. Beim HTML-Export werden solche Gläubiger bzw. Forderungen nicht exportiert.
kleine Schriftart
Falls aktiviert, werden die Bildschirmanzeige und der Ausdruck der Listen auf eine kleine Schriftart umgestellt, so dass die Darstellung kompakter und kürzer wirkt. Diese
Option hat keine Auswirkung auf die Tabellenblätter oder den HTML-Export.
Überschrift erweitert Druckt Überschriftenzeilen über der Tabelle aus
Details (Zi/Ko)
Gibt auch Details zu Zinsen und Kosten einer Forderung aus.
AZ (Gläubiger/Vertr.) Gibt auch das Aktenzeichen des Gläubigers oder Vertreters aus.
Überschrift
Die Überschrift für den Ausdruck der Gläubigertabelle kann individuell geändert
werden, indem hier eine andere Überschrift erfasst wird.
Im Bereich "Ein-/Ausblenden der Spalten" können (je nach gewählter Darstellung) einzelne Spalten der Tabelle über Häkchen aus- oder eingeblendet werden. Die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch gespeichert.
Im Bereich "Teilbereich" haben Sie die Möglichkeit, die Anzeige detaillierter zu begrenzen (steht nur zur Verfügung bei einer Tabellen-Darstellung). Das kann insbesondere bei langen Listen hilfreich sein. Markieren
Sie dazu zuerst das Kontrollkästchen Teilbereich aktivieren und wählen Sie eine Rang-Klasse aus, deren
Forderungen alleinig angezeigt werden sollen.
Es stehen dann folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
· mit von ... bis ... können Sie die laufenden Nummern eines zusammenhängenden Blocks angeben
· unter Nummern können Sie beliebige Nummern mit Semikolon getrennt angeben. Beispiel: Die Angabe
2;6;7;23-29 gibt die laufenden Nummern 2, 6 und 7 sowie 23 bis 29 aus. Falls Nummer doppelt eingegeben sein sollten, wird die Forderung dennoch nur einmal angezeigt.
· unter Gläubiger kann einer der Gläubiger ausgewählt werden. Nur dessen Forderungen werden dann auf-
50
Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
gelistet.
Wenn alle Einstellungen getroffen sind, erfolgt die Ausgabe über die Schaltflächen am oberen Fensterrand:
Drucken
Die jeweils sichtbare Tabelle wird auf dem Drucker ausgegeben.
Tabelle A4
Erstellung der Tabelle (DIN-A4-Blätter)
Die Tabelle wird als ein Gesamtdokument, das heißt bezüglich aller Forderungen und
aller Gläubiger, an die Textverarbeitung übergeben. Pro Gläubiger wird mindestens ein
DIN-A4–Blatt gefertigt.
Soweit früher exportierte Gläubigerforderungen als "versendet" gekennzeichnet sind,
werden diese nicht erneut exportiert (das "versendet"-Kennzeichen kann durch Benutzer mit dem entsprechenden Benutzerrecht zurückgesetzt werden).
Beim Export wird auch der angezeigte Teilbereich der laufenden Nummern von … bis …
bzw. Nummern berücksichtigt.
Gerichtssoftware Winsolvenz: Hat ein Gläubiger mit gleichem Anmeldedatum im gleichen Rang mehrere
Forderungen angemeldet, erscheinen diese Forderungen zusammen auf einem Blatt. Sind Rang oder Anmeldedatum unterschiedlich, werden entsprechend mehrere Blätter pro Gläubiger gefertigt.
Gerichtssoftware IT-Inso: Jede Hauptforderung eines Gläubigers erscheint auf einem einzelnen Tabellenblatt. Als Rohtext wird dabei GLB TABELLE vorgegeben – wählen Sie bitte je nach Erfordernis GLB TABELLE
HOCHFORMAT oder GLB-TABELLE QUERFORMAT.
Die Gestaltung der Tabellenblätter (Hoch-/Querformat, sonstige Aufteilungen) ist regional unterschiedlich. Bitte wenden Sie sich an Ihren ServicePartner, wenn bei Ihnen der formale Aufbau des Tabellenblattes nicht den
Anforderungen des Gerichts entspricht!
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Export
Die gerade angezeigte Tabelle wird in eine Textdatei geschrieben (tabelle.txt)
und kann beispielsweise in Microsoft Excel weiterverwendet werden.
Unterakte
Öffnet die passende Unterakte zu der in der Liste markierten Forderung.
Registerseite "Export/ Nummern"
Auf der Registerseite "Export/Nummern" der Forderungstabelle treffen Sie Detail-Einstellungen.
Nummerieren
Beim Einbuchen der Forderungen erhalten diese eine vorläufige, interne Nummer. Diese Nummer ist nicht die für das Gericht relevante laufende Nummer, sondern dient nur
der vorläufigen Verarbeitung innerhalb von InsoMACS.
Die endgültige laufende und für das Gericht maßgebliche Nummer wird von InsoMACS
erst vergeben, wenn Sie hier auf Nummerieren klicken.
Bei der Nummerierung wird für jede Forderung eine nicht mehr abänderbare und
eindeutige laufende Nummer vergeben, über die das Gericht die Forderungen
identifiziert.
Verfügt das Gericht über die Software IT-InsO, erhält jede Hauptforderung eine eigene laufende Nummer. Falls Ihr Gericht WinSolvenz verwendet, werden Hauptforderungen eines Gläubigers, die an einem Tag und im selben Rang angemeldet
wurden, mit einer laufenden Nummer versehen.
Werden nach einer bereits erfolgten Nummerierung weitere Forderungen angemeldet und die Nummerierung erneut ausgeführt, werden diese Forderungen an
die bereits nummerierten Forderungen angehängt. Die übliche alphabetische Sortierung ist dann für diese nachträglich eingebuchten Forderungen folgerichtig
nicht mehr gegeben. Daher sollte die Nummerierung erst unmittelbar vor Abgabe der Tabelle bei Gericht erfolgen.
HTML-Export
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Erstellt die Gläubigertabelle in einer im Internet publizierbaren HTML-Datei. Damit können Sie Ihren Gläubigern einmalig die zugehörige Adresse (z.B. www.kanzlei-muster-
Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
mann.de/insolvenzen/30IN299.html) mitteilen, worauf diese sich selbst über ihre Forderungen informieren können.
Export zu Gericht
Einige Gerichte sind in der Lage, die bei Ihnen erfassten Daten der Tabelle per EGVP
oder Datenträger-Austausch einzulesen und weiter zu verarbeiten. In diesem Fall müssen Sie zuvor mit dieser Funktion die Gläubigertabelle für das Gericht exportieren.
Wenn in der Adresse des zuständigen Gerichts eine X-Justiz- oder Govello-ID hinterlegt
ist, wird die Exportdatei an den Fachdatenordner das lokalen EGVP-Clients übergeben
(im Übergabedialog können dann weitere Angaben gemacht bzw. ergänzt werden).
Bei einer Verbraucherinsolvenz mit dem Verfahrensstand "Antragsverfahren" wird die
Datei für das gerichtliche Schuldenbereinigungsplanverfahren (.str-Datei) exportiert.
· Vorbereitung:
Für das Gericht, das in der Insolvenzakte eingetragen ist, muss das Export-Format
definiert worden sein ("Kanzleidaten" > "Gerichte" > Registerseite "Export").
· Ablauf:
Nach einem Klick auf Export öffnet sich das Export-Fenster:
In diesem Fenster sind folgende Felder vorhanden:
Datum und Uhrzeit
Dateiname
Ordner
das aktuelle Tagesdatum
wird automatisch vergeben
Zielverzeichnis für die Exportdatei
Protokoll
Druckt das Protokoll aus, das während der Erstellung der
Exportdatei erstellt wurde und evtl. Fehler aufzeigt
Export
Die Erstellung des Exports wird gestartet.
Alle Adressen exportieren Adressen alle Gläubiger und Debitoren werden zusammen exportiert. Dies ermöglicht es Ihnen, z. B. zu einem
frühen Stand des Verfahrens die Adressen aller, d. h. sowohl anmeldender wie auch nicht-anmeldender, Gläubiger
zu Gericht zu exportieren. Das Gericht kann so z. B. ein
Rundschreiben verschicken, ohne alle Adressen doppelt zu
erfassen.
Versendet
Falls die Gläubigertabelle in Papierform an das Gericht übermittelt wurde, kann das
Kennzeichen "versendet" auch ohne Export an das Gericht gesetzt werden. In allen an-
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
deren Fällen wird das Kennzeichen automatisch gesetzt.
Zurücksetzen
Nimmt für die Gläubigertabelle das Kennzeichen "versendet ans Gericht" zurück.
Export (VoteMACS) VoteMACS ist ein separates Programm, um Abstimmungen bei Gläubigerversammlungen erfassen zu können. Um die Daten der Gläubiger in VoteMACS nutzen zu können,
müssen sie zunächst exportiert werden.
Verteilungsverzeichnis
In der geöffneten Akte, Registerseite "Gläubiger", öffnet ein Klick auf Verteilung das Verteilungsverzeichnis.
Wurde bereits früher ein Verteilungsverzeichnis angelegt, öffnet sich zuvor das Suchfenster, in dem die gewünschte Verteilung zum Öffnen ausgewählt, eine angelegte Verteilung gelöscht oder eine neue Verteilung
angelegt werden kann.
Zum Anlegen und Löschen von Verteilungsverzeichnissen benötigt der Benutzer jeweils das entsprechende Benutzerrecht (vgl. Benutzerverwaltung > Registerseite "Rechte").
Das Fenster für das Verteilungsverzeichnis besteht aus zwei Registerseiten: "Verzeichnis" enthält das eigentliche Verteilungsverzeichnis, welches auch für die Ausschüttung von Quotenzahlungen verantwortlich
ist. Über "Zahlungsträger" werden im Anschluss die Auszahlungen vorbereitet.
Registerseite "Verzeichnis"
Hier legen Sie die Verteilung an, das heißt, welche Forderungen mit welcher Quote befriedigt werden.
Zum Berechnen der Quote stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
· Entweder Sie tragen in Masse den Betrag der zu verteilende Masse ein. Nach einem Klick auf >>Berechnen>> bestimmt InsoMACS die Quote und zeigt im Verzeichnis darunter für jede festgestellte Forderung
den quotal auszuschüttenden Betrag an.
· Alternativ können Sie die Quote auch händisch berechnen und in das Feld Quote in % eintragen.
· Falls Sie den kompletten Betrag (Gesamtforderung abzüglich Ausgezahlt und Zurückgehalten) an alle
Gläubiger quotal verteilen möchten, klicken Sie auf 100%-Verteilung. Die Ges.Quote in % wird auf
100,00 % gesetzt und Rundungsfehler vermieden.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Zuvor müssen Sie sie Angaben für die Berechnung der Quote erfassen:
Masse €
die zur Verfügung stehende Masse
Rabatt
Von der Masse wird während der Wohlverhaltensperiode im 5. und 6. Jahr der
Motivationsrabatt abgezogen.
Vergüt.
Von der Masse wird während der Wohlverhaltensperiode im 5. und 6. Jahr die
Treuhändervergütung abgezogen.
Rückstellung €
Rückstellungen für Verfahrenskosten, die in der Wohlverhaltensperiode entstehen
zu verteilen €
berechnet die zu verteilende Masse
Ein Klick auf >>Berechnen>> berechnet die Quote.
Bei vielen (kleinen) Forderungen kann es zu einer Abweichung des in der Summe auf alle einzelnen Forderungen auszuschüttenden Betrages von der zu verteilenden Masse kommen. Diese Differenz wird im Feld
Abweichung angezeigt. Durch manuelles Anpassen der Quote (z. B. über die beiden kleinen Pfeile neben
dem Feld Quote in %) können Sie diese Abweichung vom zu verteilenden Betrag minimieren bzw. so anpassen, dass noch ein gewisser Betrag für den Abschluss des Verfahrens zur Verfügung steht.
In den Bereichen dahinter, die mit "Gesamtforderung" und "Anzeige" überschrieben sind, können Sie bestimmen, welche Angaben in der Tabelle enthalten sein sollen. Jedes Merkmal entspricht einer Tabellenspalte, die ein- oder ausgeblendet wird.
Darunter befindet sich die Tabelle (Registerseite "Verzeichnis"). Diese zeigt das Ergebnis an, nämlich die
Gläubiger mit ihren Forderungen (samt laufender Nummer) an.
Darin ist eine Spalte "Q" vorhanden: Wenn sie eine Markierung enthält ("X"), wird diese Forderung quotal berücksichtigt. Ein Mausklick in die Zelle entfernt die Markierung und lässt die Forderung damit unberücksichtigt. Ein Klick auf Quote ohne Arbeitnehmer entfernt die Markierung in der Spalte "Z" bei allen Arbeitnehmern.
Eine Markierung in der Spalte "Z" besagt, dass eine tatsächliche Auszahlung erfolgt (über die Registerseite
"Zahlungsträger") – entfernen Sie das "Z" mit einem Mausklick, wenn Sie die Zahlung noch zurückhalten
möchten.
Haben Sie die Quote endgültig ermittelt, können Sie sich zunächst das eigentliche Verteilungsverzeichnis
durch Klick auf Druck ausgeben lassen. Die Auszahlung durchführen können Sie im gleichen Fenster auf
der zweiten Registerseite "Zahlungsträger".
Am oberen Fensterrand haben Sie Im Fensterbereich "Anzeige-/ Druckoptionen" die Möglichkeit, Darstellungsoptionen einzustellen:
Bezeichnung
Wählen Sie die Überschrift für den Ausdruck, beispielsweise "Verteilungsverzeichnis", "Schlussverzeichnis" oder "Abschlagsverteilung".
Kleine Schriftart
Es wird eine kleinere Schriftart verwendet
Sortierung nach Nummern Das Verzeichnis wird nicht alphabetisch, sondern nach laufenden Nummern
sortiert.
Überschrift erweitert
Druckt Überschriftenzeilen über der Tabelle aus
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Druck nur Auszahlung
Es werden nur diejenigen Forderungen aus Papier ausgegeben, die auch für die
Auszahlung markiert sind.
Überschrift groß
Druckt die Überschriftenzeile in einer größeren Schriftgröße aus.
Gläubiger inkl. Adresse
Gibt nicht nur die Gläubigernamen, sondern jeweils darunter auch deren Anschriften aus.
Datum "Erstellt am"
Druckt das Erstellungsdatum des Drucks aus. Damit ist es möglich, zwischen
Druckdatum und Datum der Erstellung der Verteilung zu differenzieren. Dieses
Feld steht nur zur Verfügung, wenn vorher entweder Überschrift erweitert oder
Überschrift groß gewählt wird.
Zwischensummen
Es werden für jeden Gläubiger Zwischensummen angezeigt.
Registerseite "Zahlungsträger" im Verteilungsverzeichnis:
Nachdem das Verteilungsverzeichnis festgelegt wurde, wird die Auszahlung der Summen vorbereitet.
Um zwischen der Darstellung IBAN/BIC und Kontonr./BLZ zu wechseln, treffen Sie Ihre Einstellung
oben im Fenster über das Listenfeld Bank.
Hier wird zunächst noch einmal ein Verteilungsverzeichnis in Kurzform angezeigt, welches zu jedem Gläubiger dessen Bankverbindung und den ihm insgesamt auszuschüttenden Betrag anzeigt. Gehen Sie die Liste
kurz durch, um evtl. fehlende Bankverbindungen nachzutragen.
Um die eigentlichen Zahlungsträger zu erstellen, wählen Sie zunächst im linken Fensterbereich "Zahlungsträgeraustausch" das Eigenes Konto aus, von dem die Auszahlung vorgenommen wird (dieses muss man
bereits im Vorfeld erfasst haben im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" > "Eigene Konten") und füllen die Eingabezeile Zweck aus.
Ein Klick auf Übertragen übergibt dann die Zahlungsaufträge an das Zahlungsträgeraustauschmodul. Anschließend wechselt man ins Zahlungsträgeraustauschmodul (Menüband "Start" > Bereich "Zubehör" >
"Zahlungsträgeraustausch"), wo der eigentliche Zahlungsträger erstellt wird.
Abschließend ist die Ausschüttung zu verbuchen. Im Fensterbereich "Verbuchen" tragen Sie das Buchungsdatum ein (den Tag ein, an dem die Bank die eigentlichen Überweisungen tätigt) und den Buchungstext
(eine kennzeichnende Beschreibung). Durch Klick auf Verbuchen werden den jeweiligen Forderungen der
Gläubiger die quotal auf sie entfallenden Ausschüttungen gutgeschrieben.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Wenn die Erstellung von Zahlungsträgern oder das Verbuchen nicht für alle Gläubiger gleichzeitig
erfolgen kann (beispielsweise weil sich Bankverbindungen als falsch herausstellen), können Sie diese
Tätigkeiten auch nur für einen Teil der Gläubiger durchführen: Markieren Sie die entsprechenden
Gläubiger in der ersten Spalte per Mausklick mit einem "X", bevor Sie auf Übertragen oder Verbuchen
klicken.
Führen Sie diesen Programmpunkt nicht mehrfach aus, da sonst mehrfache Verbuchungen erstellt
werden.
Serienbrief
Aus der angezeigten Liste heraus kann ein Serienbrief erstellt werden, um die Empfänger der Ausschüttung anzuschreiben. Zur Auswahl angeboten werden Rohtexte der
Klasse "Verteilung". Für diese Rohtextklasse stehen die Platzhalter ^FVerteilung.ZuVerteilendeMasse^, ^FVerteilung.Quote^ und ^FVerteilung.Auszahlung^ zur Verfügung.
Export
Die angezeigte Tabelle wird in die Datei Verteilung.txt geschrieben und kann anschließend in Excel angezeigt werden.
Registerseite "Erstellte Auszahlungen" im Verteilungsverzeichnis:
Bereits erstellte Auszahlungen können gelöscht werden, soweit die Zahlungen noch nicht durchgeführt
wurden (über den Zahlungsträgeraustausch). Dazu dient die dritte Registerseite "Erstellte Auszahlungen",
die nur sichtbar ist, wenn für das Verteilungsverzeichnis bereits eine Auszahlung durchgeführt wurde.
Die Auszahlungen können nur insgesamt für die Verteilung gelöscht werden, nicht in Bezug auf einzelne
Forderungen. Für eine neue Verteilung muss anschließend ein neues Verteilungsverzeichnis angelegt
werden.
Zum Löschen von Auszahlungen benötigt der Benutzer jeweils das Benutzerrecht (vgl. Benutzerverwaltung > Registerseite "Rechte").
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Ratenzahlung/Zahlungsplan
Mittels der Schaltfläche Raten in der geöffneten Hauptakte, Registerseite "Gläubiger", finden Sie die neue
Verbraucherinsolvenz-Auswertung "Zahlungsplan".
Hier können Sie sich für die außergerichtliche Schuldenbereinigung Zahlungspläne erstellen lassen, wobei
Sie sowohl die Möglichkeit haben, eine Einmal-Zahlung einzugeben, als auch einen "echten" Zahlungsplan
mit monatlichen Raten und einer Gesamtlaufzeit zu erfassen.
Gläubiger-Optionen
Über die Schaltfläche Optionen in auf der Akten-Registerseite "Gläubiger" legen Sie einerseits fest, wie im
vorläufig bestrittenen Gläubiger-Forderungen umgegangen werden soll und welche Rangklasse andererseits
bei neu eingegebenen Forderungen vorgeschlagen werden soll.
· Bereich "Gläubiger-Forderungen":
Sie können bestrittene Forderungen entweder wie festgestellte oder wie bestrittene Forderungen behandeln lassen. Dies wirkt sich in der Vermögensübersicht und damit in der Buchhaltung aus.
Wenn Sie hier eine neue Einstellung getroffen haben, müssen Sie die Buchhaltung und die Akte
schließen. Erst beim erneuten Öffnen wirken sich die Änderungen aus.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
· Bereich "Rang-Vorschlag":
Ebenfalls hier können Sie zu eine Rangklasse definieren, die nur für diese Akte gilt. Klicken Sie im Fensterbereich "Rang-Vorschlag" auf Spezieller Vorschlag für dieses Verfahren und stellen Sie die zutreffende
Rangklasse ein.
· Bereich "Forderung aus vorsätzlich begangener unerlaubter Handlung":
Wenn Sie einer Hauptforderung das Kennzeichen „Forderung aus vorsätzlich begangener unerlaubter
Handlung“ zuweisen, kann es auch allen Nebenforderungen automatisch zugewiesen werden. Eine Markierung hier wirkt als Standard-Vorgabe (vgl. Gläubiger-Unterakte: Registerseite "Forderungen"), die im
Einzelfall aber auch wieder ausgeschaltet werden kann.
Abstimmungsgruppen
Für die Gläubiger in jeder Akte kann eine individuelle Zahl von Abstimmungsgruppen definiert werden. Klicken Sie dazu auf Abst. auf der Registerseite "Gläubiger" in der Akte.
Als Ausgangspunkt bietet sich dabei die Funktion Standard an. Automatisch werden so die drei Gruppen
"Arbeitnehmer", "Großgläubiger" und "Kleingläubiger" angelegt. Die Gruppen können Sie individuell verändern.
Bezeichnung
bestehende Gruppen können hier umbenannt oder neu erfasst werden
Gläubigerliste
Auf der Registerseite "Gläubiger" in der Akte können über die Schaltfläche Listen (am unteren Fensterrand)
Auswertungen über alle Gläubiger der Akte durchgeführt werden.
Sie haben die Möglichkeit, sich Gläubiger anzeigen zu lassen mit Forderungen aus unerlaubter Handlung
oder mit titulierten Forderungen.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Überschrift erweitert
Die Kopfzeilen auf dem Ausdruck enthalten eine Überschriftenzeile und darunter
Angaben zum Gericht, Insolvenzverwalter und Eröffnungsdatum.
Registerseite "Gläubiger-Ausschuss"
Falls ein Gläuber-Ausschuss eingesetzt wird, werden dessen Mitglieder in der Akte auf der Registerseite
"Gläubiger-Ausschuss" erfasst.
Bezüglich der Behandlung der Adressen gibt es keine Besonderheiten zu anderen Registerseiten.
Setzen Sie in diesem Fall auch das Häkchen in den Stammdaten der Akte vor Gläubigerausschuss, um
einen schnelleren Überblick zu erhalten.
Registerseite "Massegläubiger"
Massegläubiger werden in der Akte auf der gleichnamigen Registerseite erfasst.
Unterakte
öffnet die Unterakte des markierten Massegläubigers
Eine Übersichtstabelle über die einzelnen Masseansprüche kann mit der Schaltfläche Übersicht unten links
im Fenster geöffnet werden:
Druck
Druckt die Liste aus.
Unterakte
Es wird zu dem in der Liste markierten Anspruch die Unterakte des Beteiligten
geöffnet.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
nach Kategorien
Die Ansprüche werden gruppiert nach Rechtsgrundlage dargestellt.
nach Masseglb.
Die Ansprüche werden alphabetisch nach dem Namen der Massegläubiger dargestellt.
Nur offene Verbindlichkeiten Die bereits bezahlten Masseverbindlichkeiten werden ausgeblendet. So erhalten Sie eine Übersicht der noch ausstehenden Verbindlichkeiten.
Kleine Schriftart
Ermöglicht beim Ausdruck auf Papier mehr Information auf kleinem Raum.
Die Spalte "Wertber. €" (Wertberichtigungen) enthält die in der Buchhaltung eingebuchten oder in den Zahlungen zu einem Massegläubiger erfassten Wertberichtigungen. Eine als "unberechtigt" eingestufte Masseverbindlichkeit wird ebenfalls in voller Höhe als "ausgebucht" angezeigt.
Registerseite "Debitoren"
Auf der Registerseite "Debitoren" in der Akte sind in einer Liste alle Schuldner verzeichnet.
Druck
Druckt eine Liste mit Namen und Anschriften aller Debitoren.
Übersicht
Öffnet ein Fenster mit einer Übersicht aller Debitoren und den Forderungen gegen sie, sowie eine Zusammenfassung.
In dem Fenster "Übersicht Debitoren" öffnet ein Klick auf Unterakte die Unterakte des gerade in der Liste markierten Debitors.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Die Darstellung kann erfolgen nach Forderungen oder Alphabetisch oder in der
Darstellungsart Mahnlauf:
Nur offene Forderungen blendet alle beglichenen Forderungen aus
Aus-/Absonderung
Aus- und Absonderungen werden in der Liste angezeigt
(nicht sichtbar in der Darstellung "Alphabetisch")
Kleine Schriftart
verwendet eine kleinere Schriftart für Anzeige und Ausdruck
Nicht pfändbar
auch nicht-pfändbare Forderungen werden in der Liste
angezeigt (nicht sichtbar in der Darstellung "Alphabetisch")
Überschrift erweitert
im Ausdruck wird eine erweiterte Überschrift ausgegeben
Am unteren Rand der Übersicht erhalten Sie folgende Summen als Übersicht:
"Forderungen gesamt" Summe aller eingebuchten Forderungen ohne Abzug
"Geschätzt gesamt"
Summe aller Forderungen unter Berücksichtigung der
Schätzung der Realisierbarkeit.
"Zahlungen gesamt" nur in Auswertung "Alle Forderungen"
"Ausgebucht gesamt" Summe aller Forderungen (nur in Auswertung "Alle Forderungen"), die ausgebucht wurden, d.h. nicht mehr weiter
verfolgt werden. In der Spalte "Ausg." der Tabelle erfolgt
bei den ausgebuchten Forderungen eine entsprechende
Markierung.
Neu
legt einen neuen Debitor in der Akte an
Unterakte
öffnet die Unterakte des markierten Debitoren
Adresse
ruft den Adressdatensatz eines Debitors auf
Entf.
löscht einen Namen aus der Liste
Mahnung der Debitoren per Serienbrief
In der Registerseite "Debitoren" in der Akte, Schaltfläche Übersicht, Optionsfeld Mahnlauf werden alle Debitoren angezeigt, gegen die noch offene Forderungen bestehen.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Es ist möglich, direkt aus dieser Übersicht heraus einen Serienbrief an alle angezeigten Debitoren mit einer
Mahnung schreiben.
Standardmäßig sind alle Debitoren als Empfänger eines Serienbriefes markiert durch den Doppelpfeil in der
Spalte "SB" (für Serienbrief). Soll ein Debitor keinen Serienbrief erhalten, entfernen Sie die Markierung
durch einen Doppelklick darauf.
Über Datum vermerken lässt sich automatisch das Datum dieses Mahnschreibens in den Debitoren-Unterakten vermerken.
Insgesamt können drei gestaffelte Mahnläufe durchgeführt werden, je nachdem welche Mahnung die Debitoren bereits erhalten haben. Hierzu finden sich in der Unterakte die drei neuen Eingabefelder mit dem Datum für Mahnung 1, Mahnung 2 und Mahnbescheid. In der Übersicht wird der Mahnstatus durch die Kürzel
M1 für Mahnung1, M2 für Mahnung 2 und MB für Mahnbescheid abgekürzt. Das Kürzel GS steht für Gemeinschuldner und verweist auf die letzte Mahnung, die der Gemeinschuldner selbst durchgeführt hat. Dieses Datum vermerkt man direkt bei der Eingabe der Forderungen.
Ein Klick auf Erstellen startet mit der Erstellung der Mahnungen und ruft den Textprozessor sowie Word
auf.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Registerseite "Aus-/Absonderer"
Hier werden in der Akte die Aussonderer und Absonderer erfasst.
Übersicht
Öffnet in einem neuen Fenster die Übersicht über alle Aus- und Absonderungen.
Diese Übersicht wird mit den vollständigen Adressen gedruckt und kann somit
zu Vervollständigung einer Vermögensübersicht nach § 152 InsO verwendet
werden
Zusätzlich werden in der Vermögensübersicht (vgl. Verzeichnisse) zu den einzelnen Vermögensgegenständen die Aus-/ Absonderungsbeträge pro Vermögensgegenstand getrennt dargestellt.
Mit Unterakte springt man direkt aus der Übersicht in die Unterakte des markierten Aus-/ Absonderers.
Wenn Erledigte Ausblenden markiert ist, werden als erledigt markierte Aus-/ Absonderungen nicht mehr in der Vermögensübersicht angezeigt.
Die Druckoptionen Kleine Schriftart verwendet für den Ausdruck eine kleinere
Schriftart.
Unterakte
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öffnet die Unterakte des markierten Aus-/Absonderers
Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Registerseite "Arbeitnehmer"
Arbeitnehmer werden in der Akte auf der Registerseite "Arbeitnehmer" erfasst.
Bezüglich der Behandlung der Adressen gibt es keine Besonderheiten zu anderen Registerseiten.
Falls jedoch Forderungen der Arbeitnehmer bestehen, müssen die Arbeitnehmer parallel auch als Gläubiger
angelegt werden. Forderungen können nur in einer Gläubiger-Unterakte angelegt werden, denn nur auf
diese Weise kann InsoMACS alle Forderungen zu einer einheitlichen Tabelle verarbeiten und exportieren.
V-Insg4
Erzeugt eine PDF-Datei für die Insolvenzgeldbescheinigung für den Arbeitnehmer. Dabei wird auf die Textprozessor-Funktion zurückgegriffen. Welcher Rohtext
vorgeschlagen wird, ist eingestellt im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Programm" > Registerseite "Steuerung" eingestellt.
Registerseite "Drittbeteiligte"
Drittbeteiligte jeglicher Art (z.B. Reinigungsfirma, Entsorgungsunternehmen u.a.) werden in der Akte auf der
Registerseite "Drittbeteiligte" angelegt.
Bezüglich der Behandlung der Adressen gibt es keine Besonderheiten zu anderen Registerseiten.
Registerseite "Anfechtungsgegner"
Anfechtungsgegner werden in der Akte auf der gleichnamigen Registerseite gespeichert.
Die Bedienung dieser Registerseite erfolgt analog zu den anderen Registerseiten in der Akte:
· Die Schaltfläche Druck gibt eine Liste mit Namen und Anschriften aller Anfechtungsgegner aus, so wie
sie auf der Registerseite angezeigt werden.
· Die Schaltfläche Übersicht öffnet ein Fenster mit einer Übersicht aller Anfechtungsgegner samt Forderungen.
Der zweite Schaltflächen-Block dient der Verwaltung der einzelnen Anfechtungsgegner:
· Über Neu wird eine weitere Adresse hinzugefügt.
65
Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
· In Unterakte werden die aktenspezifische Angaben des Anfechtungsgegners verwaltet (vgl. Kapitel Unterakte).
· Adresse öffnet die verknüpfte Adresse.
· Entf. entfernt die Adresse aus den Anfechtungsgegnern.
Registerseite "Notiz"
Auf dieser Registerseite "Notiz" einer geöffneten Akte können Sie im großen, weißen Bereich allgemeine
Notizen vermerken, die an anderen Stellen keinen Platz haben.
Hinweis
dient der Möglichkeit, einen kurzen, aber wichtigen Bearbeitungshinweis für die
betreffende Akte einzugeben
Hinweis einblenden
Ist dieses Kontrollkästchen angehakt, wird der Hinweis bei jedem Öffnen der
Akte in einem Dialogfenster eingeblendet, so dass er nicht übersehen werden
kann.
Memo
Platz für längere, frei formulierte Anmerkungen zur Akte
Bereich "Freie Felder":
Hier haben Sie die Möglichkeit, bis zu zehn Felder mit Ihrer individuellen Beschriftung zu versehen und so
deren Inhalt frei zu definieren. Die Felder können sowohl Ihrer Information dienen, als auch in Rohtexten für
automatisierte Schreiben verwendet werden.
Da es sich um Schlüsselfelder handelt, können typische Antwortmöglichkeiten vordefiniert werden.
Die Beschriftung der Felder erfolgt über das Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" >
"Programm" > Registerseite "Akten-Eigenschaften".
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Registerseite "Buchhaltung"
Auf der Registerseite "Buchhaltung" in einer geöffneten Akte können Sie die Buchhaltung zu dieser Akte
verwalten. Den Gesamtzusammenhang entnehmen Sie bitte dem Kapitel Buchhaltung.
Um die Buchhaltung öffnen und nutzen zu können, müssen Sie die entsprechenden Benutzerrechte
besitzen (Benutzerverwaltung > Registerseite "Rechte").
Hier erhalten Sie eine Zusammenstellung der angebotenen Schaltflächen und der Kapitel, in denen diese
erläutert sind.
Aktualisierungen
Immer dann, wenn bei geöffneter Buchhaltung eine Änderung an einer Forderung (sei es Gläubiger-, Debitorenforderung oder Masseverbindlichkeit) durchgeführt oder eine neue Forderung erfasst wurde, muss die Buchhaltung aktualisiert
werden, um die Änderung wirksam werden zu lassen.
Zahlungen
Aufruf des Buchungsformulars, in dem alle Zahlungsvorgänge gebucht werden.
Neg. F-Konten
Eröffnet Finanzkonten mit einem negativen Saldo. Die Angaben, die einzutragen
sind, orientieren sich am Zahlungs-Fenster.
Im Bereich "Auswertungen":
Vorgabe, Monat und Jahr Stellt den Zeitraum ein, für den die nachfolgenden Auswertungen gefahren
werden sollen.
SuSa-Liste
Öffnet die Sachkonten-Saldenliste
Journal
Öffnet das Buchungsjournal.
Kontoblatt
Öffnet das Kontoblatt.
Kassenbuch
Öffnet das Kassenbuch.
Modell
Öffnet die Modellauswertungen zum frei definierbaren Auswerten der Buchhaltung.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Schlussrechnung
Öffnet das Fenster zur Erstellung der Schlussrechnung.
Im Bereich "Zubehör":
Sammeldruck Konten
Öffnet das Fenster zum gesammelten Ausdruck von Kontenblättern (Sammeldruck Konten).
USt.-Voranmeldung
Erstellt die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Im Bereich "Optionen":
Parameter
Einstellen der Parameter wie Buchungsperiode und diverser Vorschlagswerte.
Steuerschlüssel
Zum Einstellen des Steuerschlüssels.
Kontenrahmen
Verwalten des Kontenrahmens.
Registerseite "Insolvenzstatistik"
Auf der Registerseite "Insolvenzstatistik" einer geöffneten Akte können Sie die benötigten Daten über die
Beendigung des Verfahrens erfassen.
Sichtbar ist diese Registerseite nur, wenn das Eröffnungsdatum des Verfahrens nach dem 1.1.2009 liegt
(einzugeben auf der Akten-Registerseite "Ereignisse").
Wählen Sie zuerst am unteren Fensterrand die Unter-Registerseite "Allgemeine Daten". Tragen Sie dort die
bei der Eröffnung des Verfahrens gültigen Kontaktdaten des Schuldners ein. Über Aktualisieren kann die
aktuelle Schuldneradresse übernommen werden.
Wählen Sie dann, ob es sich um eine "Meldung über das Ergebnis" oder um eine "Meldung für die Erteilung der Restschuldbefreiung" handelt, indem Sie die entsprechende Unter-Registerseite aufrufen.
68
Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Stellen Sie dort im Listenfeld Art der erfolgten Beendigung bzw. Entscheidung über die Restschuldbefreiung den zutreffenden Grund ein. Je nachdem, welcher Grund ausgewählt wird, können weitere Angaben erforderlich werden. Soweit finanzielle Ergebnisse abgefragt werden, können diese über die Schaltfläche
Übernehmen direkt aus dem Buchhaltungsbereich übertragen werden.
Überprüfen Sie die Angaben und setzen Sie zum Schluss die Markierung in das Kontrollkästchen Meldung
RB geprüft bzw. Meldung X geprüft. Erst jetzt wird die Schaltfläche eStat. in der Akten Symbolleiste aktiv geschaltet. Über diese Schaltfläche nehmen Sie die Übermittlung der Meldung vor:
Es wird ein Fenster geöffnet, in dem der Inhalt der Meldung in XML-Struktur angezeigt wird. Mit Senden erfolgt das Abschicken an das Statistische Bundesamt (dies ist erst möglich, nachdem die Absenderinformationen hinterlegt wurden, vgl. unten). Über E-Mail und/oder EGVP wird eine Mitteilung an das Insolvenzgericht geschickt, dass die Meldung vorgenommen wurde.
Zum Versenden der Insolvenzstatistik müssen die Absenderinformationen eingetragen (Menüband
"Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Programm" > Registerseite "Insolvenzstatistik")
und das entsprechende Benutzerrecht zugewiesen sein (vgl. Benutzerverwaltung > Registerseite
"Rechte").
Die Vollzähligkeitsmitteilung an das Gericht kann auch einzeln aus der Akte erstellt werden (Schaltfläche
eStat. in der Akten-Symbolleiste mit Ansicht "Protokoll") und per E-Mail oder EGVP an das Gericht gesendet
werden.
Zum Abschicken der Meldungen und für eine Übersicht der beendeten Verfahren klicken Sie im Menüband
"Start" > Bereich "Auswertungen" > auf "Insolvenzstatistik".
Registerseite "OLGA"
Über die Registerseite "OLGA" in einer geöffneten Akte können Daten für die Online-Gläubiger-Auskunft im
Internet veröffentlicht werden.
Die OLGA-Funktionen stehen nur dann zur Verfügung, wenn Sie eine Lizenz für das Zusatzmodul
IM OLGA ("Online-Gläubiger-Auskunft") besitzen. Ansonsten sind die Funktionen ausgegraut.
Was ist OLGA?
Über OLGA veröffentlichen Sie Informationen zum Insolvenzverfahren, so dass sich Gläubiger auf einer zugangsgeschützten Internetseite selbst einen Überblick über den Verfahrensstand verschaffen können (wie
Gläubiger dazu vorgehen, ist im nachfolgenden Unterkapitel OLGA-Webportal nutzen beschrieben).
Folgende Daten des Insolvenzverfahrens werden im OLGA-Webportal des Insolvenzverwalters veröffentlicht:
· Schuldername und -anschrift
· Gericht mit Anschrift und Aktenzeichen
· Insolvenzverwalter mit Anschrift
· PDF-Dokumente, soweit diese in den öffentlichen Bereich eingestellt wurden, beispielsweise den Eröffnungsbeschluss
Wenn sich der Gläubiger identifiziert, erhält er darüber hinaus auch Zugriff auf:
· Prüfungsergebnisse für seine angemeldeten Forderungen
· Termine des Verfahrens (z.B. Datum des Insolvenzantrags, der Verfahrenseröffnung etc.)
· PDF-Dokumente, die im geschützten Bereich eingestellt wurden, beispielsweise das Verteilungsverzeichnis
Voraussetzung
Zunächst müssen Sie die neue Lizenz für InsoMACS mit IM OLGA einspielen (über die Benutzerverwaltung
RAG User). Anschließend müssen Sie einmalig die Zugangsdaten für Ihr OLGA-Webportal erfassen (Men-
69
Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
üband "Einstellungen" > Bereich "Schnittstellen" > "OLGA").
Daten veröffentlichen
Um die Daten eines Insolvenzverfahrens zu veröffentlichen, öffnen Sie die entsprechende Akte in InsoMACS
und rufen dort die Registerseite "OLGA" auf:
Akte in Online-Gläubiger-Auskunft veröffentlichen Hiermit wird OLGA für die InsoMACS-Akte aktiviert. Die
Daten des Insolvenzverfahrens werden automatisch im OLGA-Webportal bereit gestellt
und können dort abgerufen werden, wenn der Seitenbesucher den Schuldner-Namen
kennt (öffentlicher Bereich: Schuldername und -anschrift, Gericht und Aktenzeichen,
Insolvenzverwalter sowie PDF-Dokumente, soweit diese in den öffentlichen Bereich eingestellt wurden, beispielsweise den Eröffnungsbeschluss).
Wenn der Seitenbesucher (Gläubiger) zusätzlich seinen Nachnamen oder Firmennamen
und die Höhe der insgesamt von ihm angemeldeten Forderungen eingibt, erhält er Zugriff auf weitere Daten (geschützter Bereich: Prüfungsergebnisse für seine angemeldeten Forderungen, Verfahrenstermine sowie PDF-Dokumente, die im geschützten Bereich eingestellt wurden, beispielsweise das Verteilungsverzeichnis).
Diese Angaben werden automatisch in OLGA bereit gestellt und aktuell gehalten, ohne dass dies separat autorisiert werden muss. Lediglich die PDF-Dokumente des öffentlichen und des geschützten Bereichs müssen noch manuell hinzugefügt werden. Dies
geschieht mit Hilfe des anschließenden Bereichs.
Das Kontrollkästchen Akte in Online-Gläubiger-Auskunft veröffentlichen kann nur
bedient werden durch Nutzer, die das Benutzerrecht "OLGA-Akte veröffentlichen"
besitzen.
PIN
Über das Schlüssel-Icon hinter der Zeile wird eine 8-stellige, numerische PIN erzeugt.
Diese PIN können Gericht, Schuldner und Verwalter verwenden, um sich im OLGA-Webportal anzumelden. Über Platzhalter ^FAkte.OLGA_PIN^ wird die PIN über den Textprozessor ausgegeben.
Authentifizierung Wie sollen sich Gläubiger im Onlinebereich anmelden können: Mit ihrem Namen und der
Forderungssumme oder mit der PIN?
Das Listenfeld Authentifizierung kann nur bedient werden durch Nutzer, die das
Benutzerrecht "OLGA-Authentifizierung" besitzen.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
Registerseiten "Geschützter Bereich" und "Öffentlicher Bereich"
Den Hauptbereich der Registerseite "OLGA" machen die beiden Registerseiten "Geschützter Bereich" und
"Öffentlicher Bereich" aus.
· Dateien im "öffentlichen Bereich" können abgerufen werden von allen Internetnutzern, die die genaue
Internetadresse und den Namen des Schulders kennen.
· Dateien im "geschützten Bereich" können nur Gläubiger abrufen, die zusätzlich ihren Namen und ihre
gesamte Forderungshöhe eingeben.
Das Hinzufügen von Dokumenten zu einem dieser beiden Bereiche erfolgt jeweils auf die gleiche Weise:
1. Legen Sie mit Neu ein neuen Datensatz an.
2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Dokumente zur Akte dargestellt sind: Texte aus dem Textbestand,
aus WM Doku und aus der Aktenhistorie. Markieren Sie das Dokument, das veröffentlicht werden soll,
und bestätigen Sie mit Ok. Das Fenster schließt sich.
3. Tragen Sie eine Bezeichnung ein. Das ist der Name des Links, der im OLGA-Portal erscheint (z.B. "Bericht" oder "Beschluss").
4. Daraufhin wird eine PDF-Version des Dokuments erzeugt und in OLGA bereitgestellt.
Sie können Dokumente auch direkt aus dem Textbestand oder der Akten-Historie über die Schaltfläche OLGA hinzufügen.
Die Reihenfolge, in der die Dokumente im OLGA-Webportal dargestellt werden, kann über die Pfeilschaltflächen angepasst werden.
Das Hinzufügen, Editieren, Löschen und Verschieben von OLGA-Dokumenten ist nur möglich für Benutzer, die das Benutzerrecht "OLGA-Dokumente verwalten" besitzen.
OLGA-Webportal nutzen
Wenn das Zusatzmodul IM OLGA im Einsatz ist, können Gläubiger schnell und einfach die für sie relevanten
Informationen über eine geschützte Internetseite selbst abrufen.
So gehen Gläubiger dazu vor:
1. Internetseite aufrufen:
Der Gläubiger öffnet eine bestimmte Internetseite, deren Adresse er vom Insolvenzverwalter erhalten hat
(dieser erhält sie wiederum von der Rummel AG). Die Internetadresse gilt für alle OLGA-Fälle eines Insolvenzverwalters.
2. Suche nach Schuldner:
Im Suchfeld wird der Name oder ein Namensbestandteil des Schuldners eingetragen (= Name des Insolvenzverfahrens; im Bild a). Ein Klick auf den Button Suche (b) zeigt die Trefferliste. In der Trefferliste
muss dann der Link "Details" (c) angeklickt werden, um den Insolvenzfall zu öffnen.
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
3. Öffentliche Verfahrensinformationen werden angezeigt:
Zu dem gewählten Verfahren werden Schuldner, Insolvenzverwalter und Gericht angezeigt sowie ggf. öffentliche Dokumente (z.B. der Eröffnungsbeschluss).
4. Aufruf der geschützten Informationen:
Um Zugang zum geschützten Bereich zu erhalten, muss der Gläubiger in die Zeile Name seinen Nachnamen bzw. Firmennamen und in die Zeile Forderung die Gesamthöhe aller seiner Forderungen (ohne CentBeträge) eintragen und auf Anmelden klicken.
Nun werden auf der Seite zusätzlich eingeblendet: weitere (geschützte) Dokumente zum Herunterladen,
Termine des Verfahrens, Forderungen (nur) des angemeldeten Gläubigers mit Prüfungsergebnis.
Adressen suchen innerhalb der Akte
Gerade in Verfahren mit sehr vielen Beteiligten kann das Auffinden eines Beteiligten mit der Suche über die
Schaltfläche Adresse sehr beschleunigt werden.
· Öffnen Sie zunächst die Akte:
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Die Aktenverwaltung - Zentrum von InsoMACS
· Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Adresse.
Sie erhalten dann eine Auflistung aller an dieser Akte beteiligten Adressen.
· Wählen Sie den gesuchten Beteiligten aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf Ja, diesen oder durch
Drücken der Taste [Enter]. In der Folge wird in der Akte diejenigen Stelle angezeigt und mit dem Fokus
markiert, die den gesuchten Beteiligten enthält.
Diese Vorgehensweise funktioniert auch im leeren Aktenfenster. Sie werden dann zu Beginn automatisch aufgefordert, zuerst eine Akte auszuwählen. Das weitere Vorgehen ist identisch.
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Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
In der geöffneten Akte befindet sich die Symbolleiste am oberen Formularrand und besteht aus den unterschiedlichen Schaltflächen, die auf den folgenden Seiten beschrieben werden.
Von wenigen Ausnahmen abgesehen besitzen Sie hier alle Möglichkeiten, mit der Akte und den hierzu angelegten Daten zu arbeiten. Nachfolgend die Beschreibungen der einzelnen Funktionen.
Druck des Handaktenbogens
Über die erste Schaltfläche Drucken in der geöffneten Akte rufen Sie den Druck-Dialog auf, um den
Handaktenbogen auszudrucken.
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Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Textprozessor: Dokumente erstellen
Wenn Sie ein Dokument an einen einzelnen Empfänger verfassen möchten, starten Sie in der Insolvenzakte den Textprozessor über die Schaltfläche Textpr..
Der Textprozessor ist eine der wichtigsten Funktionalitäten in InsoMACS. Praktisch jedes Dokument wird ganz oder teilweise vom Textprozessor erstellt.
Tatsächlich arbeiten Sie ja mit zwei verschiedenen Programmen, nämlich InsoMACS, in dem alle Daten verwaltet werden, und Microsoft Word bzw. Microsoft Outlook, in dem Dokumente geschrieben und gedruckt
bzw. versendet werden können. Der Textprozessor ist zusammen mit den Rohtexten das Bindeglied zwischen InsoMACS und dem Textverarbeitungs-/E-Mail-Programm.
Rohtexte sind – sehr vereinfacht dargestellt – Textvorlagen, die aus normalem Text und Platzhaltern bestehen. Die Platzhalter werden durch die jeweiligen Daten der Akte ersetzt, so dass ein für diese Akte passendes Dokument gefertigt wird.
Die Möglichkeiten des Textprozessors gehen jedoch viel weiter. So kann er auf bestimmte Sachverhalte in
der Akte selbstständig reagieren und Formulierungen anpassen. Er kann Ihnen bei der Erstellung des Dokuments Fragen stellen und auf Ihre Antworten mit unterschiedlichen Formulierungen reagieren usw.
Eine Reihe solcher Rohtexte wird mitgeliefert. Diese und Ihre eigenen Rohtexte werden in Word/Outlook
und mit Hilfe eines weiteren Programms erstellt und verändert, nämlich dem Textgenerator, zu dem es eine
gesonderte Beschreibung gibt. Er ist im Lieferumfang Ihres InsoMACS-Systems enthalten.
Wird der Textprozessor gestartet, erscheint zunächst das Suchfenster für die Rohtexte.
Zu dem jeweils markierten Suchbegriff des Textes sehen Sie rechts im Display eine kurze Zusammenfassung zu diesem Text.
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Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Sie können eine Liste aller eingebundener Rohtexte inkl. Kurzbeschreibung ausdrucken: Menüband
"Einstellungen" > Bereich "Rohtexte" > Button "Katalog drucken".
Um Rohtexte hinzuzufügen oder anzupassen verwenden Sie: Menüband "Einstellungen" > Bereich
"Rohtexte" > Button "Verwalten" (vgl. Kapitel Rohtexte verwalten).
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass möglichst alle Personen in der Kanzlei - insbesondere die
Verwalter/ Anwälte - den Fundus an Rohtexten kennen. Ansonsten nutzt die ganze Sache nichts, wenn
nach wie vor das diktiert und individuell geschrieben wird, was man per Knopfdruck auch den Textprozessor hätte schreiben lassen können!
Der weitere Verlauf hängt ganz vom gewählten Rohtext ab, d.h. es werden möglicherweise Fragen auftauchen, Texteingaben angefordert usw.
Nachdem das neue Dokument erstellt wurde, wird es automatisch in das Textverarbeitungsprogramm Word
übergeben (das ggf. selbstständig gestartet wird). Dort können Sie das Dokument erforderlichenfalls ergänzen und dann ausdrucken.
Beispielablauf für den Rohtext "Brief Standard"
Öffnen Sie die Akte, und klicken Sie dort auf Textpr.. Der Textprozessor startet mit dem Auswahlfenster der
Rohtexte.
Wählen Sie "Brief Standard" aus.
Anschließend müssen Sie bei diesem Rohtext den Empfänger auswählen, da dieser sich nicht zwangsläufig
aus dem Inhalt des gewählten Rohtextes ergibt:
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Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Hier haben Sie Zugriff auf Adressen, die der Akte irgendwie zugeordnet sind. Über die letzte Zeile haben Sie
Zugriff auf die Adressdatenbanken und damit zu Adressen, die keine Verbindung zur Akte haben.
Sind bei der gewählten Beteiligungsart mehrere Adressen zugeordnet, werden diese zur Auswahl des konkreten Empfängers angezeigt:
Ist in der jeweiligen Unterakte der gewählten Adresse ein Vertreter zugeordnet und das Kontrollkästchen
"Korrespondenz mit Vertreter" markiert, dann wird dieser Vertreter angeschrieben. Nur der Gläubiger wird
immer direkt angeschrieben.
Nach dem Sie Ihre Auswahl getroffen und bestätigt haben, wird Word gestartet und der - abhängig vom gewählten Rohtext mehr oder weniger - fertige Text erscheint am Bildschirm:
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Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Hier kann jedes auf diese Weise erzeugte Dokument individuell abgeändert, ergänzt und schließlich gedruckt werden.
In Word wird bei Aufruf über InsoMACS automatisch die Schaltfläche InsoMACS im Menüband "Add-Ins" eingefügt.
Sobald Sie das Dokument abgeschlossen und gedruckt haben, brauchen Sie lediglich auf diese Schaltfläche zu klicken. Dadurch wird das Dokument gespeichert und geschlossen sowie zurück zu InsoMACS gewechselt.
Speichern Sie das Dokument und verlassen Sie Word ausschließlich auf diese Weise. Speichern
Sie das Dokument nie über eine andere Methode von Word ab. Denn sonst kann InsoMACS nicht
mehr auf dieses Dokument zugreifen und der Textbestand nicht aktualisiert werden.
Bezüglich des Dateinamens des Dokuments brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen, die Verwaltung des Dokuments wird von InsoMACS übernommen.
Es soll an dieser Stelle nochmals der eindringliche Hinweis darauf erfolgen, dass durch eine intensive Nutzung des Textprozessors und der Verwendung möglichst vieler Rohtexte die Effektivität Ihrer
Kanzlei bezüglich der Schreibleistung ganz erheblich gesteigert werden kann.
Dies kann und wird aber nur dann geschehen, wenn Sie den folgenden Punkten hinreichende Wichtigkeit und Zeit beimessen:
· Die mitgelieferten Rohtexte sollten Sie an Ihren Stil anpassen.
· Es sollten neue, Ihrem individuellen Bedarf entsprechende Rohtexte erstellt werden.
· Es müssen alle Personen über den Bestand an Rohtexten informiert sein und diese auch benutzen.
Rohtext-Liste strukturieren
Wenn Sie möchten, können Sie die Rohtexte des Textprozessors in einer Baumstruktur übersichtlicher zusammenfassen. Dabei kann ein Rohtext immer nur einem Zweig oder Unterzweig zugeordnet werden.
Beispiel: Sie können in der Baumstruktur einen Zweig "Gerichte" mit den Unterzweigen "Berichte", "Rechnungen" und "anderes" einrichten. Unter dem Zweig "Berichte" sortieren Sie beispielsweise den Rohtext
"GER BERICHT" ein und unter "Rechnungen" den Rohtext "GER SCHLUSSRECHNUNG". Dadurch können Sie
die Rohtexte später schnell nach Themen sortiert wiederfinden.
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Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Verwaltet werden die Zuordnungen über das Suchfenster der Rohtexte, das Sie über die Akte, Schaltfläche
Textpr. öffnen. Dort befindet sich in der rechten oberen Ecke ein Bereich, der aus zwei Registerseiten besteht:
Registerseite „Zuordnung“
Hierüber können alle zugeordneten Rohtexte eines Zweigs angezeigt werden. Auch die Zuordnung von Rohtexten zu einem Zweig erfolgt hier.
Im Einzelnen:
Filter
Zeigt nur noch diejenigen Rohtexte an, die dem markierten Zweig der Baumstruktur zugewiesen sind. Alle anderen Rohtexte werden ausgeblendet. Als sichtbares Zeichen,
dass nicht alle Rohtexte angezeigt werden, erhält die Baumstruktur einen roten Hintergrund.
Hinzu
Fügt den aktuell markierten Rohtext (links) dem aktuell markierten Zweig (rechts) hinzu. Setzen Sie zuerst beide Markierungen und klicken Sie danach auf die Schaltfläche.
entf.
Entfernt die Verknüpfung eines Rohtexts von dem markierten Zweig. Die Schaltfläche
ist nur verfügbar, wenn der markierte Rohtext (links) auch tatsächlich mit dem markierten Zweig (rechts) verknüpft ist.
Sie können einen Rohtext immer nur einem Zweig oder Unterzweig zuordnen. Sie können dies umgehen, indem Sie die Rohtextdatei kopieren und unter einem anderen Rohtextnamen neu hinzufügen.
Registerseite „Struktur ändern“
Auf dieser Registerseite können Sie eine Baumstruktur anlegen oder die vorhandene anpassen.
Neu
Fügt einen neuen Zweig in die Baumstruktur ein.
Bearb.
Der Name eines vorhandenen, markierten Zweigs kann geändert werden.
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Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Entf.
Ein vorhandener, markierter Zweig wird gelöscht.
Ok und Abbruch
Speichert den jeweiligen Vorgang ab oder bricht ihn ab.
Bezeichnung
Name des Zweigs
Untereintrag von
Um einen Unterzweig zu erzeugen ist der darüber liegende Zweig per Mausklick zu markieren. Über Neu wird der Name des neuen Unterzweigs eingegeben. Dann ist die
Option Unterzweig zu markieren (im Feld von wird der übergeordnete Zweig bereits angezeigt).
Anpassen der Baumstruktur von bereits vorhandenen Zweigen per Drag & Drop:
Um einen vorhandenen Zweig einfach an eine andere Stelle innerhalb der Baumstruktur zu verschieben,
können Sie auch mit der Maus arbeiten: Halten Sie die Taste [Strg] gedrückt. Fahren Sie gleichzeitig mit der
Maus auf einen Zweignamen, drücken Sie die Maustaste und halten sie diese solange gedrückt, bis der
Mauszeiger über dem neuen Zielort steht. Lassen Sie die Maustaste los und damit den Zweig "fallen".
Um einen Unterzweig wieder zu einem Zweig erster Ordnung machen möchten, lassen Sie ihn auf eine freie
Stelle unterhalb des letzten Zweigs fallen.
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Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Serienbrief zur Akte
In einem InsO-Verfahren müssen häufig gleich lautende Dokumente für mehrere Empfänger gefertigt werden – ein Serienbrief.
Sie starten die Erstellung eines Serienbriefs an Beteiligte einer bestimmten Akte über die Schaltfläche Serienbrief in der Akten-Symbolleiste. (Serienbriefe an aktenübergreifende Adressen erstellen
Sie über den Reportgenerator.)
Stellen Sie dazu zunächst in Beteiligungsart die Gruppe ein, an die der Serienbrief gehen soll. Alle Beteiligten dieser Beteiligungsart werden dann in der darunter befindlichen Liste ("Vorhandene Adressen") aufgelistet.
Je nach Beteiligungsart sehen Sie im Bereich rechts daneben weitere Kästen mit Zusatzkriterien.
Falls Sie die Beteiligungsart "Gläubiger" wählen, steht Ihnen ein Filter zur Verfügung, um die jeweiligen "Vorhandenen Adressen" einzuschränken:
· "Alle Gläubiger" (Standard)
· "Nur Gläubiger mit Forderungsanmeldungen": Es werden unter "Vorhandene Adressen" nur Gläubiger
angezeigt, die eine Forderung angemeldet haben. Nicht gewählt werden also Gläubiger, die Sie lediglich
aus der Kreditorenlisten erfasst haben, die aber nie Forderungen angemeldet haben.
· "Nur Gläubiger mit festgestellten Forderungen": Angezeigt werden Anmeldegläubiger, bei denen mindestens eine Forderung in irgendeiner Form festgestellt wurde.
Über den Kasten "Druck/Export für Empfänger" stellen Sie ein, ob beim Ausdruck bzw. Export der Adressliste der Beteiligte selbst oder der für ihn hinterlegte Postempfänger (Vertreter aus der Unterakte) ausgegeben
werden soll.
Die letztlich für die Erstellung des Serienbriefes gewünschten Adressen müssen in die rechte Spalte "Gewählte Adressen" übernommen werden. Dabei können Sie über die jeweilige Pfeil-Schaltfläche
- eine einzelne Adresse übernehmen,
- alle vorhandenen Adressen übernehmen,
- eine markierte einzelne Adresse aus den gewählten Adressen entfernen,
- alle Adressen aus den gewählten Adressen wieder entfernen.
Serienbr.
Erzeugt einen Serienbrief mit dem Textprozessor (Sie müssen einen Rohtext auswählen). Adressaten sind alle Personen, die unter "Gewählte Adressen" aufgelistet sind.
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Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Ein Muster für einen Serienbrief erhalten Sie mit dem Rohtext "Serienbrief Adressen",
aus dem Sie individuelle Serienbrief-Rohtexte für diese Anwendung im (separaten) Textgenerator erstellen können.
Export
Alle unter "Gewählte Adressen" aufgelistete Adressen werden samt ihren Feldern in
eine Datei geschrieben, die Sie beispielsweise mit einem Tabellenkalkulationsprogramm weiter verwerten können.
Als weitere Spalte wird zusätzlich das Aktenzeichen des Gläubigers ausgegeben. Somit
können Sie z.B. beim Etikettendruck in Microsoft Word auch auf das Seriendruckfeld AZ
zurückgreifen.
Abbruch
Falls der Aufbau einer Adressliste zu lange dauert, kann der Vorgang abgebrochen
werden.
Liste
Dient dem Erstellen einer Postempfangsliste.
Die Schaltfläche ist erst nach dem erfolgreichen Erzeugen eines Serienbriefs aktiv.
Über sie wird mit Hilfe des Textprozessors in Word ein Dokument erzeugt, in dem eine
Tabelle aller Empfänger und abweichender tatsächlicher Postempfänger samt jeweiliger Anschrift ausgegeben wird.
Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist, dass sich im Rohtextbestand ein Sekundär-Rohtext mit dem Namen EMPFÄNGERLISTE befindet.
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Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Textbestand: Dokumente verwalten
Der Textbestand (auch Textmanager genannt) verwaltet alle selbst verfassten Dokumente zu jeweils einer Akte. Sie öffnen den Textbestand über die Schaltfläche Bestand in der Symbolleiste der
Akte.
Außerdem zeigt sich der Textmanager immer dann, wenn Sie nach einer Dokumenterstellung (über
den Textprozessor) im Textprogramm über die Schaltfläche InsoMACS zu InsoMACS zurückkehren. In diesem Fall ist das aktuell fertig gestellte Dokument bereits darin eingetragen und Sie müssen entscheiden,
ob Sie das Dokument archivieren (also speichern) oder gleich löschen möchten (wie z.B. bei einem Übersendungszettel).
sofort löschen
Löscht das markierte Dokument unwiderruflich von der Festplatte. (Sie können eine Sicherheitsabfrage dazwischenschalten über das Menüband "Einstellungen" > Bereich
"System-Parameter" > Button "Global" > Registerseite "Textsteuerung" > Kontrollkästchen Sicherheitsabfrage bei Löschen).
Speichern
Voreinstellung – belässt das Dokument auf der Festplatte, wobei die übrigen Angaben
im Formular beachtet werden müssen.
Wird das Dokument gespeichert, dann wird dieses Dokument dem Textmanager zur Verwaltung übergeben.
Kommentar
Hier sollte eine kurze, aussagekräftige Inhaltsangabe erfolgen, damit im Textbestand
zur Akte die diversen Dokumente unterscheidbar sind. Automatisch – damit überhaupt
schon etwas dort steht – wird der Name des zugrundeliegenden Rohtextes eingesetzt.
Empfänger
Wenn bei der Dokumenterzeugung einer von mehreren möglichen Empfängern ausgewählt werden musste, wird dessen Name hier angezeigt. Eine Abänderung ist nicht
möglich.
Status
Es stehen drei Möglichkeiten zur Auswahl. (Im Menüband "Einstellungen" > Bereich
"System-Parameter" > Button "Global" > Registerseite "Textsteuerung" kann in Standard-Status eingestellt werden, was hier als Vorschlag eingetragen sein soll.)
"Löschautomatik":
Das Dokument bleibt zunächst gespeichert, erhält jedoch eine Art "Haltbarkeitsdatum",
83
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
das im Feld löschen ab vorgegeben wird.
Ist das "Haltbarkeitsdatum" bei solchen Dokumenten abgelaufen, die mit "Löschautomatik" versehen sind, können all diese Alttexte auf einen Schlag gelöscht werden. Dies
geschieht jedoch nicht automatisch, sondern muss von den dazu berechtigen Benutzern veranlasst werden über das Menüband "Service" > Bereich "Datenpflege" > "Alttexte löschen". Damit erreichen Sie, dass Ihre zentrale Festplatte nicht überlastet wird
und auch, dass Sie diese sehr lästigen Löschaktionen – jede der zigtausend Dateien
einzeln bewerten und ggf. löschen – nicht selbst ausführen müssen. Allerdings besitzen
Festplatten mittlerweile eine so große Speicherkapazität, dass Sie aus Platzgründen eigentlich keine Dateien löschen müssen. Sinnvoller ist deshalb meistens der Status "Aufbewahrung".
"Korrekturvorlage":
Das Dokument soll dem Sachbearbeiter zur Korrektur vorgelegt werden. Es kann z.B.
sehr papiersparend sein, wenn Dokumente nicht sofort gedruckt, sondern erst dem
Sachbearbeiter zur Korrektur vorgelegt werden.
Jeder Sachbearbeiter kann die für ihn vorgesehenen Texte öffnen über das Menüband
"Kanzlei" > Bereich "Auswertungen" > "Korrekturtexte".
Vorschlag: Nach der Korrektur speichert der Korrektor das Dokument wiederum als Korrekturvorlage ab, adressiert es aber "zurück" an den entsprechenden Sachbearbeiter.
Dieser ändert ggf. den Text und finalisiert es dann aus.
"Aufbewahrung":
Solche Texte, bei denen nicht klar ist, wie lange sie noch benötigt werden – z.B. Klageentwürfe u.ä. – sollten nicht mit dem Status "Löschautomatik" versehen werden, sondern mit Status "Aufbewahrung". Sie werden dann von dem Löschmechanismus nicht
erfasst und bleiben so lange erhalten, bis der Status geändert oder die ganze Akte gelöscht wird.
SB
Soweit in Status "Korrekturvorlage" eingestellt ist, wird hier der Sachbearbeiter eingetragen, der die Korrektur vornehmen soll.
Dateiname
Unter diesem Namen – Aktennummer und eine dreistellige, fortlaufende Nummer –
wurde das Dokument automatisch gespeichert. Ändern Sie nicht den Dateinamen!
Sonst kann das Dokument über den Textbestand zur Akte nicht mehr gefunden
werden!
erstellt am
Information, wann das Dokument erstellt wurde.
von
Information, welcher Benutzer das Dokument erstellt hat.
löschen ab
Das ist das "Haltbarkeitsdatum" der Texte, deren Status auf "Löschautomatik" gestellt
wurde. Die Anzahl der Wochen, die bei der Berechnung des Löschdatums vorgegeben
wird, kann eingestellt werden über das Menüband "Einstellungen" > Bereich "SystemParameter" > "Global" > Registerseite "Textsteuerung" in der Zeile Löschintervall.
Weiterer Ablauf nach Erstellung eines Dokuments:
Unabhängig von der Entscheidung, ob das Dokument gespeichert oder sofort gelöscht werden soll, können
anschließend die Fragen erscheinen, ob zum Schriftsatz eine Wiedervorlage eingetragen und/oder ein Historieneintrag aufgenommen werden soll.
84
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Wenn ein Historieneintrag erfolgt, kann das erstellte Dokument später auch direkt über die Historie der
Akte geöffnet werden.
Auch wenn ein Dokument sofort gelöscht wird, kann es durchaus Sinn ergeben, es als Eintrag in die
Historie aufzunehmen: Es lässt sich zwar naturgemäß nicht mehr bearbeiten, jedoch erhalten Sie
einen Hinweis, dass es erstellt wurde.
Bestehende Dokumente einsehen/bearbeiten
Um den Textbestand (Textmanager) zu öffnen, klicken Sie in der geöffneten Akte auf die Schaltfläche
Bestand.
In dieser Liste sehen Sie dann alle Dokumente, die zu dieser Akte (noch) vorhanden sind. Anhand des Kommentars können Sie die einzelnen Dokumente unterscheiden.
Druck
Druckt die dargestellt Liste aus.
Neu
Dient der manuellen Aufnahme eines nicht über den Textprozessor erzeugten Dokuments in den Textmanager.
Bearb.
("Bearbeiten") Ermöglicht Ihnen, die Angaben – insbesondere den Status (Löschautomatik) – zum Dokument zu ändern.
Entf.
("Entfernen") Das Dokument und sein entsprechender Eintrag im Textbestand werden
sofort unwiderruflich gelöscht.
85
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Text
Öffnet das markierte Dokument im entsprechenden Programm, um es einsehen und/
oder bearbeiten zu können.
Wenn Sie ein verknüpftes Dokument auch per Doppelklick öffnen möchten,
setzen Sie in Ihren Benutzereinstellungen auf der Registerseite "Einstellungen"
ein Häkchen vor die Option Doppelklick Textbestand/Historie öffnet Dokument.
Version
Erstellen Sie eine neue Version eines bereits bestehenden Dokuments (z.B. bei Vertragsüberarbeitungen).
Markieren Sie das zu überarbeitende Dokument in der Liste und klicken Sie auf Version. Das Dokument wird in Word geladen und angezeigt. Speichern Sie es nach der
Überarbeitung wie gewohnt ab (also über die InsoMACS-Schaltfläche in Word). In der
Dokumentliste wird daraufhin ein neuer Eintrag erzeugt (das ursprüngliche Dokument
wird also nicht überschrieben), und die Zahl in der Spalte "Ver." (Version) wurde um eins
erhöht (also: 2. Version, 3. Version etc.).
Hinweis: Legen Sie eine neue, weitere Version vom gleichen Ursprungsdokument an, erhalten beide zweiten Versionen die identische Versionsnummer – denn beide sind
gleichwertig aus der Ursprungsversion hervorgegangen.
E-Mail
Ein Dokument aus der Liste kann direkt an eine Partei gemailt werden, wenn Microsoft
Outlook auf dem Rechner eingerichtet ist. Markieren Sie dazu zunächst das zu verschickende Dokument, klicken Sie auf E-Mail und wählen Sie aus einer Liste der an der
Akte Beteiligter den Empfänger aus (welche Arten von Akten-Beteiligten an dieser Stelle
aufgelistet werden, definieren Sie im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Programm" > Registerseite "Steuerung"). Dazu markieren Sie die Empfänger, indem Sie entweder in der Spalte "an" (Hauptempfänger) oder in "cc" (Empfänger
erhält Kopie) klicken.
Der Name des zu verschickenden Dokuments kann frei definiert werden.
E-Mail
Ein oder mehrere Dokumente aus der Liste können direkt per E-Mail verschickt werden.
Voraussetzung ist, dass auf dem Rechner ein E-Mail-Programm eingerichtet ist.
Zum Verschicken von Dokumenten aus dem Textbestand gehen Sie folgendermaßen
vor:
1. Dokumente auswählen:
Markieren Sie dazu zunächst das zu verschickende Dokument.
Falls Sie mehrere Dokumente gleichzeitig in einer E-Mail verschicken möchten, fügen
Sie diese über den Button hinzu in das obere kleinere Feld ein. Alle Dokumente, die
in diesem Anhang-Feld angezeigt werden, werden dann der Mail angehängt.
2. Empfänger auswählen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail. Sie sehen eine Liste aller Beteiligter an der
Akte. Markieren Sie einen davon und klicken auf Ja, diese.
Um mehrere Empfänger aus der Liste auszuwählen, setzen Sie in die erste Spalte vor
der E-Mail-Adresse mit einem Doppelklick ein "X".
3. Namen des Dokuments ändern:
Anschließend haben Sie die Möglichkeit, den Namen des zu verschickenden Dokuments abzuändern (wenn Sie mehrere Dokumente ausgewählt haben, ist dies bereits
unter Schritt 1 erfolgt).
Im gleichen Fenster wird per Kontrollkästchen abgefragt, ob das Dokument in eine
PDF-Datei umgewandelt werden soll. Dazu ist allerdings Voraussetzung, dass auf
dem Rechner das kostenlose Programm PDFCreator installiert ist (http://de.pdfforge.org/pdfcreator) – InsoMACS erkennt dies dann automatisch (ob die automatische
86
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Erkennung richtig funktioniert, kann überprüft werden über das Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Sonstiges").
4. E-Mail fertigstellen und abschicken:
Schließlich wird ein E-Mail-Formular Ihres E-Mail-Programms angezeigt, in das Empfänger und Dateianhang eingetragen sind. Tragen Sie wie gewohnt einen Begleittext
ein uns verschicken Sie die E-Mail.
Zum E-Mail-Programm:
Standardmäßig wird zum Mail-Versand auf Microsoft Outlook zurückgegriffen. Wenn Sie
ein anderes Mail-Programm einsetzen (z.B. Thunderbird), dann öffnen Sie das Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitplatz" > Registerseite
"Outlook" und deaktivieren dort die Funktion E-Mail aus Textbestand über Outlook.
OLGA
Nur aktiviert, wenn das Zusatzmodul IM OLGA lizenziert ist und wenn OLGA (OnlineGläubiger-Auskunft) für diese Akte aktiviert ist (vgl. Kapitel Aktenverwaltung > Registerseite "OLGA"). Das markierte Dokument wird hierüber im OLGA-Webportal veröffentlicht, nachdem folgende Angaben getroffen wurden: Bezeichnung, Datum und ob es im
öffentlichen Bereich (ansonsten: im geschützten Bereich) eingestellt werden soll.
EGVP
Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn auf dem Rechner das EGVP-Programm installiert ist und ein gültiges Fachdatenverzeichnis existiert. Dann können Dokumente aus
dem Textbestand per EGVP an Gerichte versendet werden. Weitere Voraussetzung ist,
dass in der Gerichtsadresse des Empfängers die XJustiz-ID oder Govello-ID eingetragen
ist (vgl. Kapitel Verwaltung von Adressen: Gerichte).
Das Vorgehen zum Verschicken von Dokumenten ist identisch zum Vorgehen bei E-Mail
(s.o.).
hinzu und entf.
Fügt Dokumente aus dem Textbestand einer Mail-Anhangliste hinzu bzw. entfernt sie
von dort. Alle Dokumente, die dort aufgelistet sind, werden einer E-Mail angehängt,
wenn die gleichnamige Funktion im Fenster gestartet wird.
Dokumente per Drag & Drop herauskopieren:
Eine einfache Methode, um ein bestehendes Dokument als Datei zu erhalten, besteht in dem Drag & DropVerfahren.
Klicken Sie dazu auf die entsprechende Zeile im Bestandsfenster, halten Sie die Maustaste gedrückt und
schieben Sie den Zeiger auf eine Position außerhalb des InsoMACS-Fensters. Mit dem Loslassen der
Maustaste wird eine Kopie des Dokuments an diesem Ort angelegt.
Ansicht der Einträge filtern
Wenn der Dokumentbestand viele Einträge enthält und Sie einen bestimmten davon suchen, dann hilft die
Filtermöglichkeit am unteren Fensterrand.
Kommentar bzw. Empfänger Stellen Sie ein, welchen Kriterien der gesuchte Text innerhalb des Kommentar- bzw. Empfänger-Felds entsprechen muss: Muss er am Anfang des -Felds stehen
(beginnt mit), kann er an einer beliebigen Stelle innerhalb des Felds stehen (enthält)
oder muss der Suchtext exakt mit dem Feldeintrag übereinstimmen, ohne dass davor
oder dahinter noch anderer Text stehen darf (genau)?
Filter
Tragen Sie in diese Zeile das Wort ein, nach dem Sie suchen.
Um die Filterung durchzuführen, klicken Sie auf
. Es werden dann nur noch solche Dokumenteinträge
87
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
angezeigt, die der eingestellten Suche entsprechen.
Um wieder alle Dokumenteinträge anzuzeigen, entfernen Sie den Suchtext aus Filter und klicken Sie erneut
auf
.
Historie
Die Historie einer Akte liefert einen tabellarischen Überblick über wichtige Ereignisse über alle wesentlichen
Vorkommnisse in der Vergangenheit.
Es bleibt jeder Kanzlei selbst überlassen, welche Ereignisse sie registrieren will.
Automatisch wird jedoch im Verlauf der Erstellung eines Dokuments der Eintrag in die Historie zumindest
vorgeschlagen, wie dies im Kapitel Textprozessor erläutert wurde.
Jede Zeile der Historien-Tabelle steht für ein Ereignis und/oder Dokument. Sie enthält jeweils das Datum
des Ereignisses, die weitere Spalte "Text" sowie die Beschreibung des eigentlichen Ereignisses.
An dem Symbol in der Spalte "Text" erkennen Sie, ob mit dem Eintrag ein Dokument verknüpft ist:
· Ist die Spalte "Text" leer, gab es von Anfang an kein Dokument zu dem Eintrag.
·
: Es handelt es sich um ein Word-Dokument zur Akte, das mit dem Textprozessor erzeugt wurde (erkennbar auch an dem vorangestellten "Text:" in der Ereignis-Spalte).
: Wenn Sie das Dokumenten-Management-System WM Doku (ScanMACS) einsetzen, wird für jedes
gescannte Dokument automatisch ein Historieneintrag vorgenommen (z.B. Schriftsätze der Gegenseite
oder des Gerichts).
· andere Symbole: Es ist jeweils eine Datei im Format des angezeigten Symbols verknüpft (beispielsweise
·
88
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
für PDF-Dokumente,
für Word-Dokumente oder
für Excel-Tabellen).
Während in Textbestand diejenigen Dokumente nicht mehr erscheinen, die bereits gelöscht wurden,
bleibt in der Historie zumindest der Hinweis erhalten, dass seinerzeit ein Dokument erstellt wurde.
Über die Schaltflächen am oberen Fensterrand werden folgende Funktionen aufgerufen:
Text
Sind in der Historie Word-Texte oder andere Dokumente hinterlegt (etwa PDF, Excel
o.a.), werden diese angezeigt. Das entsprechende Betrachtungsprogramm wird gestartet und das Dokument dort geladen
Wenn Sie ein verknüpftes Dokument auch per Doppelklick öffnen möchten, setzen
Sie im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Personen" >
Registerseite "Einstellungen" ein Häkchen vor die Option Doppelklick Textbestand/Historie öffnet Dokument.
Version
Die Schaltfläche dient dazu, eine neue Version eines bereits bestehenden Word-Dokuments zu erzeugen (z.B. bei Vertragsüberarbeitungen). Die Vorgehensweise ist identisch wie bei der gleichnamigen Schaltfläche im Textbestand.
OLGA
Nur aktiviert, wenn das Zusatzmodul IM OLGA lizenziert ist und wenn OLGA (OnlineGläubiger-Auskunft) für diese Akte aktiviert ist (vgl. Kapitel Aktenverwaltung > Registerseite "OLGA"). Das markierte Dokument wird hierüber im OLGA-Webportal veröffentlicht, nachdem folgende Angaben getroffen wurden: Bezeichnung, Datum und ob es im
öffentlichen Bereich (ansonsten: im geschützten Bereich) eingestellt werden soll.
Eintrag vornehmen
Um ein Ereignis einzutragen, verfahren Sie so wie immer: Klicken Sie auf Neu und füllen Sie die Felder Datum und Ereignis aus – anschließend bestätigen Sie mit Ok.
Wollen Sie mit dem Eintrag ein ein Dokument verknüpfen (beispielsweise die Word-Gesprächsnotiz nach einem wichtigen Telefonat), klicken Sie vor der Bestätigung auf die Schaltfläche Dok: Es erscheinen zwei zusätzliche Eingabefelder:
In dem Listenfeld Typ stellen Sie die Art des zu verknüpfenden Dokuments ein. In der Zeile Datei geben Sie
Pfad und Dateiname des Dokuments ein. Dabei hilft Ihnen die Schaltfläche am rechten Rand – mit Ihr öffnen Sie ein Fenster, mit der Sie die Datei wie im Windows-Explorer auswählen können.
Dokumente per Drag & Drop einfügen oder herauskopieren
Eine andere (und einfacherer) Methode, ein Dokument einzufügen, besteht in dem Drag & Drop-Verfahren.
Dazu klicken Sie auf die gewünschte Datei (außerhalb des InsoMACS-Fensters, zum Beispiel auf dem
Windows-Desktop oder im Windows-Explorer) und lassen Sie sie mit gedrückt gehaltener Maustaste einfach
in das InsoMACS-Historienfenster fallen.
89
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Auf diese Weise wird im Historienfenster automatisch ein neuer Eintrag erstellt, der das aktuelle Tagesdatum erhält, als Historientext den Dateinamen anzeigt und eine Verknüpfung zur Datei enthält. Die Originaldatei wird übrigens kopiert und die Kopie im InsoMACS-Unterordner "Dokumente" gespeichert (das bedeutet, dass die Originaldatei unangetastet bleibt).
Auf die gleiche Art und Weise kann eine Datei, die mit einem Historien-Eintrag verbunden ist, auch wieder
hergestellt werden. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste das Dateisymbol aus der Historie auf eine Stelle
außerhalb von InsoMACS – dort wird dann eine Kopie bereit gestellt. (Dies funktioniert jedoch nicht, wenn
es sich nicht um eine eigene Datei handelt, also bei WM-Doku-Dokumenten.)
Ansicht der Einträge filtern
Wenn die Historie viele Einträge enthält und Sie einen bestimmten davon suchen, dann hilft die Filtermöglichkeit am unteren Fensterrand.
Ereignis
Stellen Sie ein, welchen Kriterien der gesuchte Text innerhalb des Ereignis-Felds entsprechen muss: Muss er am Anfang des Ereignis-Felds stehen (beginnt mit), kann er an
einer beliebigen Stelle innerhalb dieses Felds stehen (enthält) oder muss der Suchtext
exakt mit dem Feldinhalt übereinstimmen, ohne dass davor oder dahinter noch anderer
Text stehen darf (genau)?
Filter
Tragen Sie in diese Zeile das Wort ein, nach dem Sie suchen.
Um die Filterung durchzuführen, klicken Sie auf
. Es werden dann nur noch solche Historieneinträge angezeigt, die der eingestellten Suche entsprechen.
Um wieder alle Historieneinträge anzuzeigen, entfernen Sie den Suchtext aus Filter und klicken Sie erneut
auf
.
Historie strukturieren
Wenn die Historie einer Akte viele Einträge enthält, kann es sinnvoll sein, diese Einträge zu strukturieren.
Dazu dient das rechte Fensterdrittel im Historienfenster.
90
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Um die Historieneinträge zu strukturieren, kann eine Baumstruktur frei definiert werden. Deren Zweigen
und Unterzweigen können einzelne Historieneinträge zugewiesen werden können.
Beispiel: Sie legen in der Baumstruktur die Kategorien "eingehende Kommunikation" und "ausgehende
Kommunikation" an. In beiden Zweigen können Sie jeweils die Unterkategorien "per Mail", "per Telefon" etc.
anlegen. Einen Historieneintrag, der auf einem eingehenden Telefonanruf beruht, weisen Sie dann der Kategorie eingehende Kommunikation / per Telefon zu.
Um beispielsweise alle Historieneinträge zu sehen, die auf eingehenden Telefonaten beruhen, filtern Sie die
Liste nach diesem Kriterium.
Registerseite "Zuordnung"
Hier wird die vorhandene Baumstruktur angezeigt.
· Zuordnung von einem Historieneintrag zu einem Zweig der Baumstruktur:
Markieren Sie 1. den entsprechenden Historieneintrag und 2. den ensprechenden Zweig in der Baumstruktur. Klicken Sie dann 3. auf die Schaltfläche Hinzu.
· Ansehen aller zugeordneten Historieneinträge zu einem Zweig der Baumstruktur:
Markieren Sie den Zweig und klicken Sie dann auf Filtern (oder doppelklicken Sie auf den Zweig).
Als weitere Optionen stehen zur Verfügung:
auch untergeordnete anzeigen Es werden auch alle Historieneinträge angezeigt, die einem Unterzweig zugewiesen sind.
nur nicht zugeordnete zeigen Es werden nur solche Historieneinträge angezeigt, keinem Zweig zugeordnet
sind.
Ausblend-Automatik Dokumente, die bestimmten Strukturzweigen zugeordnet sind, werden bei Bedarf
ausgeblendet. Damit können beispielsweise regelmäßig wiederkehrende Einträge wie
Rechnungen unsichtbar gemacht machen, um die wesentlichen Einträge leichter erkennen zu können.
Voraussetzung ist, dass bei der Definition eines Strukturzweigs (auf der Registerseite
"Struktur ändern") die Ausblenden-Funktion markiert ist.
Die Registerseite "Struktur ändern"
Auf der zweiten Registerseite wird die Struktur des Baums definiert – und zwar individuell für jede Akte.
Über Neu, Bearb. und Entf. werden die Zweige angelegt, bearbeitet oder gelöscht. Bezeichnung enthält dabei den Namen des Zweigs.
Weitere Hinweise:
· Unterzweige: Wenn ein Unterzweig zu einem bereits bestehenden Zweig angelegt werden soll, ist 1. der
bestehende Zweig zu markieren und 2. Untereintrag von zu markieren.
· Zweige verschieben: Bereits angelegte Zweige können verschoben werden, allerdings nur hier auf der
Registerseite "Struktur ändern": Dazu ist die Taste [Strg] gedrückt zu halten und der Zweig dann mit gedrückter Maustaste an seine neue Position zu verschieben. Die zugeordneten Historieneintäge bleiben
dabei am Zweig "kleben".
· Ausblend-Automatik vorbereiten: Wenn Sie die Ausblend-Automatik nutzen möchten, müssen Sie für die
Strukturzweige, deren Dokumente Sie bei Bedarf unsichtbar machen wollen, das Kontrollkästchen ausblenden markieren.
91
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Terminliste
Ein Klick auf die Schaltfläche Termine in der Akte öffnet die Liste aller Termine, die zur Akte hinterlegt sind.
Es können pro Akte beliebig viele Termine eingetragen werden. Im unteren Bereich des Aktenformulars wird
der chronologisch nächste Termin jeweils angezeigt.
Klasse
Über dieses Listenfeld wird die Kategorie des Termins gewählt:
- Besprechung
- Gericht mit Anwesenheit (des Anwalts)
- Gericht ohne Anwesenheit (z.B. EV, Termine des Koanwalts)
- Auswärtstermin
- Notariat
Diese Klassifizierung bewirkt die Darstellung in unterschiedlichen Farben im übergeordneten Kanzleikalender (der über das Menü "Zubehör" >"Terminkalender" aufgerufen
werden kann).
RA
Kürzel des Sachbearbeiter, der den Termin wahrnimmt – übernommen wird zunächst
der Sachbearbeiter der Akte.
wegen
Thema des Termins
Öffnet den Kalender, um den Termin mit anderen Terminen abgleichen zu können.
Beginn und Uhrzeit Tagesdatum und Uhrzeit, an dem der Termin beginnt
Ende und Uhrzeit Datum und Uhrzeit, an dem der Termin endet. Als Ende-Datum wird automatisch das Beginn-Datum eingetragen; es muss nur geändert werden bei mehrtägigen Terminen. Die
Ende-Uhrzeit muss nicht eingetragen werden, wenn stattdessen eine Dauer eingetragen wird.
92
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
ganztägiges Ereignis Der Termin dauert den gesamten Kalendertag (von 0 bis 24 Uhr). Deshalb werden
auch die Eingaben zu Beginn und Dauer deaktiviert.
Dauer
Geschätzte Dauer in Stunden/ Minuten (im Format hh:mm) – abhängig davon wird im
Terminkalender der Termin über mehr oder weniger Zeitblöcke ausgedehnt dargestellt.
Dies soll die Terminplanung erleichtern.
Sperre vorher und Sperre nachher Zeitraum in Stunden und Minuten, der im Kalender vor und nach dem
Termin mit "Sperre" gekennzeichnet werden soll (z.B. für Anfahrtszeiten, mögliche Terminüberziehungen).
Erinnerung
Erinnert an den Termin rechtzeitig zur eingestellten Zeit.
Die Erinnerung erfolgt bei einer Outlook-Synchronisation des Termins in Outlook. Wenn
die Erinnerung in InsoMACS erfolgen soll, ist diese Funktion vorher für jeden Benutzer
einzeln freizuschalten, und zwar in der Benutzerverwaltung auf der Registerseite "Einstellungen" durch Markieren des Felds Terminerinnerungen.
Falls Termine nach Outlook synchronisiert werden, macht es keinen Sinn, dass
der Anwender von Outlook und gleichzeitig von InsoMACS erinnert wird.
Verzichten Sie in diesem Fall darauf, die Terminerinnerungen für den InsoMACSBenutzer zu aktivieren. Stellen Sie stattdessen im InsoMACS-Termin eine Erinnerung ein und synchronisieren Sie ihn dann nach Outlook.
Gericht
Soweit es sich um einen Gerichtstermin handelt, wird hier das entsprechende Gericht
benannt. Normalerweise wird das in der Akte eingetragene Gericht der aktuellen Instanz übernommen.
Ort/Zi.
Genaue Bezeichnung des Ortes in der Kanzlei/ bei Gericht oder einem Auswärtstermin
auch Terminhistorie Wenn markiert lässt sich nachvollziehen, welche Termine wann von wem verschoben
wurden. Verschobene oder gelöschte Termin werden in Rot im Kalender angezeigt.
Wenn Sie mit der Maus über einen Termin fahren, sehen Sie im Popup-Fenster neben
dem Mauspfeil nähere Einzelheiten zur Terminhistorie.
Das rechte, weiße Eingabefeld ist der Notizzettel zum Termin.
Der Bereich "vorher" und "danach" zeigt Termine an, die am selben Tag stattfinden.
Um den erfassten oder geänderten Termin letztendlich zu speichern, klicken Sie auf Ok oder drücken Sie
die [Enter]-Taste.
93
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Wiedervorlagen
Die Wiedervorlagen werden innerhalb der jeweiligen Akte verwaltet. Klicken Sie dort auf WV.
Es können beliebig viele Wiedervorlagen pro Akte eingetragen werden.
Datum
Tagesdatum der Wiedervorlage
Insbesondere hier ist die Berechnungsfunktion der Datumsfelder nützlich – die
Eingabe von
[+], [1], [4], [Enter] berechnet z.B. die Wiedervorlage in 14 Tagen – die übliche Art
der Verfügung. Sie ersparen sich das Nachsehen im Kalender!
SB
Sachbearbeiter, dem die Akte vorgelegt werden soll. Der Sachbearbeiter der Akte wird
als Vorschlag übernommen.
Grund
Grund der Wiedervorlage.
Die jeweils nächste in der Zukunft liegende Wiedervorlage wird automatisch direkt in der Akte auf der Registerseite "Schuldner" angezeigt, ist also immer bei Aufruf der Akte erkennbar.
94
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Fristen
Die Fristen- und Vorfristenverwaltung zur Akte öffnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Fristen in der
Akten-Symbolleiste.
Es können beliebig viele Fristen zu einer Akte eingetragen werden.
Über die Schaltfläche Erledigt kann die markierte Frist direkt in der Akte auf erledigt gesetzt werden. Sie
wird dann hier nicht mehr angezeigt.
Zu den Datensätzen einer Frist:
Ablauf
Datum des Fristablaufs
Grund
Bezeichnung der ablaufenden Frist. In diesem Schlüsselfeld gibt es eine Besonderheit:
Zu jedem Schlüssel für "Grund" kann auch eine Vorfrist angegeben werden. Aus dieser
Anzahl der Tage errechnet sich – ausgehend vom Fristablaufdatum – rückwärts die Vorfrist.
Vorfrist
Datum, wann die ablaufende Frist in der Vorfristenliste auftreten soll (enthält das Datum als Vorschlag, das sich aus den vorgegebenen Vorfrist-Tagen errechnet).
für
Zuständiger Sachbearbeiter
Kontrolle durch
Zuständiger Personal-Sachbearbeiter
Status
"läuft" = noch nicht erledigt; "erledigt" = abgeschlossen
(nur änderbar von berechtigten Benutzer)
Um die Frist zu speichern, klicken Sie auf Ok oder drücken Sie die [Enter]-Taste.
Wir empfehlen Ihnen nachdrücklich, die Fristenkontrolle nicht ausschließlich EDV-gestützt vorzunehmen, sondern die Notfristen in jedem Fall auf herkömmliche Art zu kontrollieren.
Die Verwaltung der Fristen auch in InsoMACS lohnt sich dennoch, da jeder Benutzer beim Aufruf einer Akte sofort die Fristen erkennen kann und auch das Abarbeiten der Fristen deutlich erleichtert
wird.
Fristen-Listen erhalten Sie übrigens über das Menüband "Start" > Bereich "Ereignisse" > "Auswertungen" >
"Fristen" bzw. "Vorfristen".
95
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Um Fristen
· anzulegen und verändern zu können
· auf "erledigt" zu setzen
· zu löschen
benötigen Sie die entsprechenden Benutzerrechte (vgl. Benutzerverwaltung > Registerseite "Rechte").
Beteiligte WinMACS-Akten
Diese Funktion ist relevant, wenn eine integrierte Installation von InsoMACS und WinMACS vorliegt.
Über die Schaltfläche Akte öffnen Sie die WinMACS-Anwaltsakten, die der InsoMACS-Verfahrensakte zugeordnet werden; so z.B. die generelle Verfahrensakte/Hauptakte oder auch Beitreibungsakten bei Schuldnern.
Ein Klick auf Akte zeigt eine Übersicht, welche WinMACS-Akten der Verfahrensakte in InsoMACS zugeordnet
sind:
Zur WinMACS-Akte Sofern WinMACS als Anwendung gestartet wurde und Sie sich auch dort ordnungsgemäß angemeldet haben, wird WinMACS in den Vordergrund geholt und dort die gewählte Akte aufgerufen und angezeigt.
Druck
96
Ausdruck der angezeigten Liste
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Zeiterfassung
Um ein Zeitkonto zur Akte zu führen, klicken Sie auf Zeit in der Akten-Symbolleiste.
Zu jeder Akte kann ein Zeitkonto geführt werden, in dem jede Tätigkeit in der Akte registriert wird. Die Zeiterfassung stammt aus WinMACS und dient dort vorrangig der Abrechnung nach Zeithonorar.
In InsoMACS soll die Zeiterfassung als Kontrollinstrument für die Nachkalkulation bzw. die Beurteilung von
Aufwand/ Ertrag der Akte dienen.
Neuerfassung eines Eintrages
Zunächst wird gemäß der Standard-Bedienung mit Neu die Erfassung einer neuen Tätigkeit begonnen.
Datum
Tagesdatum, an dem die folgende Tätigkeit durchgeführt wurde (vorgeschlagen wird
das Tagesdatum).
SB
Sachbearbeiter, der der Arbeit tatsächlich durchführt.
Ausw. Stundensatz Über diese Schaltfläche erhalten Sie für den angegebenen Sachbearbeiter eine Liste
von vordefinierten Tätigkeiten mit vordefinierten Stundensätzen (vgl. Benutzerverwaltung). Wenn Sie eine davon auswählen, werden die Zeilen Stichwort und Preis/h entsprechend ausgefüllt.
Stichwort
Tätigkeitsbeschreibung in kurzen Schlagworten.
Auflösung
Auf welches Zeitintervall soll die Tätigkeitsdauer aufgerundet werden? Zur Verfügung
stehen "1 Min.", "5 Min.", "15 Min.".
Beginn
Uhrzeit, zu der mit der Tätigkeit begonnen wurde, im Format hh:mm. Die Eingabe ist optional und dient lediglich der Berechnung der Dauer.
97
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Ende
Uhrzeit, zu der die Tätigkeit abgeschlossen ist, im Format hh:mm. Die Eingabe ist optional und dient lediglich der Berechnung der Dauer.
Abr.-Dauer
Abrechenbare Dauer der Tätigkeit im Format hh:MM. Die Dauer kann auf zwei Wegen
eingetragen werden:
· Automatisch: Sobald Sie die Beginn- und Ende-Uhrzeit eingetragen haben (oder nachdem Sie die Stoppuhr verwendet haben), wird die Dauer automatisch berechnet. Dabei wird die eingestellte Auflösung berücksichtigt.
· Manuell: Sie können die benötigte Dauer auch direkt in das Feld eintippen. Die eingestellte Auflösung wird dabei standardmäßig nicht beachtet (außer in den Optionen
(Benutzerverwaltung: Registerseite "Zeiterfassung") ist eingestellt, dass auch in diesem Fall die Auflösung berücksichtigt wird).
Preis/h
Stundensatz für dieser konkrete Tätigkeit. Haben Sie über Ausw. Stundensatz eine Auswahl getroffen, wird der definierte Stundensatz hier eingetragen.
SB offiziell
Hier stellen Sie das Kürzel desjenigen Sachbearbeiters ein, der offiziell tätig geworden
ist und der in der Rechnung genannt wird.
abger.
Abrechnungs-Datum. Bei bereits abgerechneten Positionen des Zeitkontos kann erforderlichenfalls das Abrechnungsdatum geändert werden. Dies ist jedoch üblicherweise
nicht erforderlich. Das Abrechnungsdatum wird beim Fertigen der Honorarrechnung automatisch gesetzt.
Alternativ können Sie die Zeit, die Sie für die Erledigung benötigen, auch über die Stoppuhr erfassen:
Start und weiter
Startet die Zeitmessung. Wird die Zeitmessung mit Stop angehalten, ändert sich die
Schaltflächen-Beschriftung in weiter. So kann die Zeitmessung unterbrochen und fortgesetzt werden.
Stop
Hält die Zeitmessung an.
Reset
Wurde die Zeitmessung angehalten, dann kann mit Reset die Uhr auf "00:00:00" zurückgestellt werden.
Die in der Stoppuhr angezeigte Dauer wird automatisch und fortlaufend unter Berücksichtigung der eingestellten Auflösung in die Zeile Dauer übertragen.
Im Bereich darunter werden bereits erfasste Tätigkeiten aufgelistet. Standardmäßig werden sämtliche,
noch nicht abgerechnete Tätigkeiten der Akte gezeigt. Sie können die Auswahl jedoch verändern:
auch abgerechnete Blendet diejenigen Tätigkeiten ein, die bereits abgerechnet wurden.
nur in der Zeit von ... bis ... Lässt Sie ein Anfangs- und Enddatum wählen, innerhalb deren die anzuzeigenden Tätigkeiten liegen müssen (wenn Sie das Enddatum leer lassen, wird hierfür das
Tagesdatum verwendet).
In der untersten Zeile des Fensters werden zur Information die addierten Summen der Dauer, der Beträge
und der noch nicht abgerechneten Beträge angezeigt. Dazu werden nur die Tätigkeiten herangezogen, die
aktuell aufgelistet ist.
98
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Job
Über die Jobs-Schaltfläche in der Akte sehen Sie alle Jobs, die zur Akte gehören. Es handelt sich
um einen Teilbereich aller Jobs (die in der aktenübergreifenden Jobliste angezeigt werden).
In der aktenbezogenen Jobliste werden alle unerledigten Jobs zur Akte angezeigt, egal welchem Sachbearbeiter sie zugewiesen sind. Werden Jobs erledigt, verschwinden sie aus dieser Liste (über die aktenübergreifende Jobliste sind sie jedoch noch verfügbar).
Die Bedienung und Eingabefelder sind im Kapitel Zubehör: Jobs und dem Unterkapitel Neuen Job anlegen
beschrieben.
99
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Auslagen
Die Auslagen erfassen Sie über die Schaltfläche Auslagen in der geöffneten Akte.
Hier verwalten Sie den Einzelnachweis für die bei Ihnen angefallenen Kosten für die Abrechnung.
Datum
Datum, wann die Kosten angefallen sind
Art
Wählen Sie die entsprechende Art der Auslage aus. Definieren Sie die Kostenarten zuvor einmalig im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Kostenart Auslagen".
Text
Bezeichnung der Kosten, z.B. "Telefonkosten" oder "Porto".
Einzelpreis
Kosten pro Einheit (z.B. pro Brief, pro Telefon-Minute, pro gefahrenem Kilometer)
Menge
Anzahl der Einheiten
Gesamt
Gesamtkosten (berechnet aus Einzelpreis mal Menge)
Kategorie
Definiert die Art der Auslage und ist in der Kostenart hinterlegt.
Am unteren Formular-Rand wird die bereits aufgelaufene Summe angezeigt.
100
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Import von Verfahrensbeteiligten
Die Adressen von Verfahrensbeteiligten können in eine InsoMACS-Akte importiert werden. Dazu
dient die Schaltfläche Import in der Akten-Symbolleiste.
Auf diese Weise können eventuell beim Schuldner vorhandene Daten (Kreditoren-/ Debitorenliste!)
genutzt oder Mitarbeiter des Schuldners damit beauftragt werden, Excel-Tabellen mit bestimmten Adressen
anzufertigen, um diese dann schnell und bequem in Ihre Akte einzulesen.
1. Importdatei bereithalten
Diejenige Datei, welche die zu importierenden Daten (Verfahrensbeteiligte) enthält, muss in einem bestimmten Format vorliegen:
a) TXT zum Import von Adressen (und deren Vertretern) zu einer Beteiligtenart
b) XML (nur) zum Import von Gläubigern samt Forderungen, Vertreter und Bankverbindung
Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Einzelheiten für beide Dateiformate:
zu a) TXT
Benötigt wird eine reine Textdatei mit der Dateiendung TXT. Jeder Datensatz muss in einer neuen Zeile stehen und die Felder Tab-getrennt sein.
Es ist möglich, eine solche Datei mit Hilfe von Microsoft Excel zu erzeugen. Beachten Sie dabei dabei folgende Vorgaben:
· Die Excel-Datei (=Arbeitsmappe) sollte nur aus einem Blatt (=Arbeitsblatt) bestehen (vgl. Bild unten).
· Die Erfassung beginnt in Zeile 1, es sind also keine Spaltenüberschriften zugelassen.
· Alle Daten zu einer Adresse müssen in einer Zeile und in folgender Spalten-Reihenfolge eingegeben
werden:
Vorname | Name1 | Name2 | Titel | Geschlecht | Straße | PLZ | Ort | AnredeA | AnredeT | Telefon |
Ansprechpartner | Aktenzeichen | Bemerkung
Außerdem können Angaben über bis zu zwei gesetzliche Vertreter (Stufe 1 oder 2) angehängt werden.
Diese Daten sind der obigen Zeile am Ende anzufügen (jeweils pro Vertreter):
| Funktion | Vorname | Name1 | Name2 | Straße | PLZ | Ort
Sind Daten für ein Feld nicht vorhanden, so muss diese Zelle angelegt sein, aber leer bleiben. Beachten
Sie bitte die Besonderheiten für einzelne Felder:
° Das Feld "Name1" muss immer ausgefüllt sein.
° Sollte das Feld "Vorname" leer sein, muss in Excel in der ersten Spalte und ersten Zeile ein Leerzeichen
eingetippt werden, da sonst in Excel diese Spalte nicht exportiert wird und die weiteren Felder dann
falsch interpretiert werden.
° Im Feld "Geschlecht" ist für weiblich ein "W" bzw. für männlich ein "M" einzutragen. Hierbei ist zu beachten, dass auch bei Firmen das Geschlecht angegeben werden muss, und zwar ein "W" ("die" Firma).
° Das Feld "AnredeT" (Briefanrede) kann leer bleiben, wenn beim Import AnredeT füllen, falls leer markiert wird. Mit "AnredeA" ist die Anschriften-Anrede ("Frau", "Herr") gemeint.
Hier ein Beispiel für eine Excel-Tabelle, die einige Kreditoren enthält:
101
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Speichern Sie diese Tabelle (Excel-Menüpunkt "Speichern unter...") mit dem Dateityp "Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt)" und beenden Sie Excel.
zu b) XML-Datei
Die XML-Datei muss eine Gläubigerliste enthalten, die aus einem oder mehreren Gläubigern besteht. Pro
Gläubiger muss eine Adresse enthalten sein. Zusätzlich können Angaben vorhanden sein zu seiner Bankverbindung, zu seinen Vertretern und/oder zu seinen Forderungen.
Eine genaue Liste der importfähigen Einzelangaben sowie der diesbezüglichen Tags und den generellen
Aufbau der XML-Datei erhalten Sie bei der Rummel AG.
2. Importdatei in InsoMACS einlesen
Öffnen Sie in InsoMACS die Akte, zu der die Beteiligten hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie in der AktenSymbolleiste auf die Schaltfläche Import, der den Dialog zum Import von Verfahrensbeteiligten aufruft:
102
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Dort wählen Sie zunächst im Bereich "Textdatei" die entsprechende Importdatei aus. Falls es sich um den
Import von Gläubigern durch eine XML-Datei handelt, dann markieren Sie zusätzlich die Option GläubigerXML-Import am oberen Fensterrand.
Stellen Sie anschließend im rechten Fensterbereich Importieren als ein, als welche Art von Beteiligten Sie
die in der Tabelle enthaltenen Adressen importieren möchten.
AnredeT füllen, falls leer füllt das Andressfeld "AnredeT" aufgrund der Vorgaben aus den Feldern Geschlecht und Nachnamen (z.B. "Sehr geehrte Frau Schmid").
Mit einem Klick auf Importieren starten Sie den Einlesevorgang.
Nach erfolgtem Import können Sie im Bereich "Status" unten rechts ablesen, wie viele der Adressen erfolgreich importiert wurden und ob Fehler aufgetreten sind:
Wenn Sie jetzt das Import-Fenster durch Exit schließen, finden Sie auf der entsprechenden Registerseite
der Akte die gerade importieren Adressen:
Wichtiger Hinweis:
InsoMACS kann nicht überprüfen, ob die aus einer Excel-Tabelle übernommenen Adressen sich nicht
schon vorher in Ihrem Adress-Bestand befunden haben.
Sollte also eine dem Namen und der Anschrift nach bereits in Ihrem Adressbestand vorhandene
Adresse importiert werden, wird diese als weitere (zusätzliche) Adresse Ihrem Adressbestand hinzugefügt. Lediglich der Suchbegriff der hinzugefügten Adresse erhält eine fortlaufende Nummer als Zusatz (z. B. "Braun 1", "Huber 7", etc.). Es liegt dann an Ihnen zu überprüfen, ob eine Übereinstimmung
besteht.
Es ist also nicht sinnvoll, einen Teil der Verfahrensbeteiligten zu erfassen und zu importieren,
dann die Excel-Tabelle weiterzuführen und diese erneut zu importieren. Die bereits importierten
Daten werden dann nochmals importiert, gegebenenfalls mit einer Ziffer im Suchbegriff versehen
und befinden sich doppelt oder mehrfach in Ihrer Akte.
103
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Vermögensverwaltung
Um das Vermögen einzusehen und zu verwalten, klicken Sie in der Akte auf die Schaltfläche Vermögen.
Es öffnet sich dann das Verzeichnis des Massegegenstände:
Die Symbolleiste am oberen Fensterrand:
Lfd. Nr.
Die Vermögensübersicht wird sortiert nach laufender Nummer gedruckt.
Kategorie
Die Vermögensübersicht wird sortiert nach Kategorien gedruckt.
§ 151
Ein Verzeichnis des Massegegenstände nach § 151 InsO (Mobilien, Immobilien und Anfechtungsansprüche) wird gedruckt.
Wenn Sie darüber hinaus alle Datensätze nach Kategorie ausdrucken möchten, entfernen Sie die Markierung vor der Option § 151 nur Mobilien/Immobilien/Anfechtungsansprüche (was hier voreingestellt ist, bestimmen Sie im Menüband "Einstellungen" >
Bereich "System-Parameter" > "Programm" > Registerseite "Akten-Eigenschaften".
Zahlungen
Aufgerufen wird nachfolgende Übersicht, aus der hervorgeht, welche – ursprünglich eingebuchten – Vermögenspositionen tatsächlich noch vorhanden sind bzw. zwischenzeitlich liquidiert wurden und welche Wertberichtigung ggf. erforderlich war.
104
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
In diesem Fenster liefert Zahlungen den Überblick über alle einzelnen Zahlungs-/ Wertberichtigungsbuchungen, die bezüglich des markierten Vermögenspostens gebucht
wurden.
Hier können erforderlichenfalls auch manuelle Wertberichtigungen mit Einfügen gebucht werden.
EVI
Ein Vermögensbestand, der mit dem separaten Programm "IM EVI" erfasst wurde, kann
importiert werden.
Import
Inventarlisten, die im Format von Perlick & Partner erstellt wurden, können importiert
werden. So können Sie die Verwertung einfach vergeben und sich die Ergebnisse als
Datei übermitteln lassen. Eine Beschreibung der Schnittstelle erhalten Sie auf Anfrage
von der Rummel AG.
Um einen Vermögensbestand zu importieren, klicken Sie auf Import, wählen Sie die erhaltene Datei aus und starten Sie den Import über Importieren. Danach stehen Ihnen
die Vermögensposten im Vermögensbestand und – soweit sie von Perlick bereits vorkontiert wurden – auch direkt in der Vermögensübersicht zur Verfügung.
105
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Export
Die Liste der Vermögensverwaltung wird als Datei Vermoegen.txt in einem zu wählenden Verzeichnis gespeichert. Danach wird gefragt, ob diese Datei in Microsoft Excel geöffnet und angezeigt werden soll.
WM Doku
Öffnet das Dokumenten-Management-System WM Doku und zeigt dort die Dokumente
zur InsoMACS-Akte an.
Die Schaltflächen Neu, Bearb. und Entf. dienen zum Verwalten der einzelnen Vermögensgegenstände und
werden im Kapitel Buchen (s.u.) beschrieben.
Übersicht und Ermittlung der freien Masse
Alle Gegenstände und sonstiges Vermögen des Schuldners werden im Vermögensbestand der Akte erfasst
und bilden zusammen mit den Gläubigerforderungen die Grundlage für die Vermögensübersicht in der
Buchhaltung.
In der Tabelle der Vermögenspositionen werden jeweils Liquidationswert ("L.-Wert") und Fortführungswert
("F.-Wert") getrennt dargestellt. Unter Berücksichtigung ggf. angemeldeter Aus-/ Absonderungsrechte ist die
sich jeweils ergebende Freie Masse ausgewiesen – ebenfalls sowohl für den Fall der Liquidation ("L.-Fr.
Masse") und Fortführung ("F.-Fr. Masse") getrennt.
Anzeige-/ Druckoptionen
Beim Ausdruck können Sie zwischen den einzelnen Positionen Trennlinien drucken. Darüber hinaus können
Sie für den Ausdruck alle Preise und Werte unterdrücken, so dass Sie Listen für eventuelle Angebote erstellen können.
Die Anzeige und dementsprechend der Ausdruck lässt sich sowohl auf eine bestimmte Einteilung wie auch
auf bestimmte laufende Nummern einschränken. Die Angabe 3;5;10-15 im Feld Nr.-Bereich druckt beispielsweise nur die Positionen mit den laufenden Nummern 3, 5 und 10 bis 15 aus.
106
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Buchen
Um den Vermögensbestand zu verändern stehen Ihnen in der Vermögensverwaltung folgende Eingabezeilen zur Verfügung:
In der linken, größeren Spalte:
Laufende Nr.
automatisch vergebene, fortlaufende Nummer.
Kategorie
Hier stehen sechs feste Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
- "Sonstige Massezuflüsse"
- "Mobilien"
- "Immobilien"
- "Anfechtungsansprüche"
- "Geschäftskonten"
- "Hinterlegungskonten"
Bezeichnung
Bezeichnung der Position
Einteilung
frei wählbare Einteilung der Positionen in verschiedene Kategorien (freiwillige Angabe)
Standort
Standort eines Vermögensposten, wenn der Schuldner mehrere Geschäftsstellen oder
Lager unterhält
Bemerkung
für Vermerke
Intern
weitere Informationen, die nicht veröffentlicht werden
107
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Käufer
für den Veräußerungsfall: Name des Käufers
Beteiligte
Tragen Sie hier weitere Beteiligte zu dem Vermögensgegenstand ein. Ein Klick auf die
Schaltfläche dahinter öffnet ein Fenster, in dem aus dem vorhandenen Adressenbestand ein Beteiligter ausgewählt werden kann, sowie dessen Ansprechpartner und Aktenzeichen.
Hinw. Fremdr.
Hinweis auf Fremdrechte
In der rechten Spalte:
Konto-Nr.
Ordnen Sie das Konto aus dem Kontenrahmen zu, auf das dieser Vermögensposten gebucht werden soll. In der Regel wird es sich um Konto aus dem Bereich Anlagevermögen (z.B. 0300) handeln.
Liquidationswert Geschätzter zu erzielender Erlös bei Verkauf des Vermögenspostens für den Fall der Liquidation.
Fortführungswert Geschätzter, fiktiver Wert für die Fortführung des Gegenstandes (ggf. den Wiederbeschaffungswert als Anhaltspunkt verwenden).
Buchwert
Buchwert des Gegenstandes lt. Buchhaltung
Verkaufsdatum
für den Veräußerungsfall: Datum des Verkaufs
Verzeichnisse
Um Verzeichnisse nach §§ 151 bis 153 InsO und die Schlussrechnung aufzurufen, klicken Sie auf Verz. in
der Symbolleiste einer Akte.
Dort ist es möglich, folgende Dokumente zu erstellen:
· Verzeichnis der Massegegenstände (§ 151 InsO)
· Gläubigerverzeichnis (§ 152 InsO)
· Vermögensübersicht (§ 153 InsO)
Die Untergliederung der Verzeichnisse können aktenbezogen angepasst werden: vgl. Kapitel Buchhaltung
> InsoMACS-Struktur.
Falls die Schaltfläche Verz. noch ausgegraut ist und nicht betätigt werden kann, müssen Sie zuerst
die Verzeichnisstruktur anlegen bzw. für die Akte übernehmen.
1. Öffnen Sie dazu die Buchhaltung der Akte (Registerseite "Buchhaltung" in der Akte, dann Klick
auf Öffnen).
2. Öffnen Sie dort den Kontenrahmen über die gleichnamige Schaltfläche.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche IM Struktur und anschließend auf Erzeugen.
108
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
Das Fenster liefert einen Überblick über die Aktiva (Vermögen und Debitorenforderungen) und Passiva
(Aus-/Absonderungen, Masseforderungen und Gläubigerforderungen.)
Um ein Verzeichnis auszudrucken, markieren Sie zunächst die entsprechende Option:
· § 151 für das Verzeichnis der Massegegenstände
· § 152 für das Gläubigerverzeichnis
· § 153 für die Vermögensübersicht
Druck
druckt das entsprechende Verzeichnis aus
Aktual.
aktualisiert die Ansicht und baut sie neu auf
Unterakte
öffnet direkt die entsprechende Unterakte
Export
Exportiert die aktuelle Ansicht (Aktiva oder Passiva) in eine TXT-Datei, die mit Microsoft
Excel oder einem anderen Programm weiterverarbeitet werden kann.
E-Mail
Zum Verschicken des Verzeichnisses per E-Mail an das zuständige Gericht. Dazu wird
ein Outlook-E-Mail-Fenster geöffnet und als Empfänger-Anschrift die Mail-Adresse der
zuständigen Gerichts eingetragen. Das Verzeichnis wird als PDF-Datei angehängt.
Einzel-Buchungen anzeigen Zeigt in der Tabelle nicht nur die Zusammenfassungen an, sondern fügt
weitere Tabellenzeilen ein, in der einzelne Buchungen nachvollzogen werden können.
Aktiva-Werte
Stellt ein, welche Werte für die Aktiva-Seite herangezogen werden: "Gesamt (Liqudation/Fortführung)" (Standard), nur die Liquidations- bzw. Fortführungswerte
oder die Buchwerte.
Passiva-Fremdrechte Es findet eine Begrenzung der Fremdrechte (Aus-/Absonderungsrechte) statt
auf entweder den Liquidations-, den Fortführungs- oder den Buchwert.
§ 153 mit voraussichtlichem wirtschaftlichem Ergebnis Fügt dem Ausdruck nach § 153 InsO eine Seite an, in der das wirtschaftliche Gesamtergebnis bei Liquidation und bei Fortführung
samt Quoten gegenübergestellt werden.
§ 153 bis Stichtag Wenn die Tabelle nur Zahlungen berücksichtigen soll, die bis zu einem Stichtag
109
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
eingegangen sind, markieren Sie das Kontrollkästchen und geben Sie den Stichtag
ein.
eStat.
Zum Senden der Insolvenzstatistik an das Statistische Bundesamt klicken Sie auf die Schaltfläche
eStat. in der Akten-Symbolleiste.
Sichtbar ist diese Schaltfläche nur, wenn das Eröffnungsdatum des Verfahrens nach dem 1.1.2009
liegt (einzugeben auf der Akten-Registerseite "Ereignisse").
Aktiv geschaltet wird die Schaltfläche, wenn auf der Akten-Registerseite "Insolvenzstatistik" das Kontrollkästchen Meldung ... geprüft markiert ist.
Mehr zur Insolvenzstatistik erfahren Sie im Kapitel Aktenverwaltung: Registerseite "Insolvenzstatistik".
110
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
PDF-Akte
Die Schaltfläche Akte in der Akten-Symbolleiste ist nur dann sichtbar, wenn der Benutzer das Benutzerrecht "Allgemein > PDF-Akte" oder "Super-Admin" besitzt. Ein Klick darauf exportiert die
wichtigsten Inhalte der InsO-Akte in ein PDF-Dokument.
Betätigt man auf diesen Button, öffnet sich in Fenster, in dem die zu exportierenden Bereiche aufgelistet
sind. Einzelne Bereiche können hier abgewählt werden (z.B. Handaktenbogen, Mandantenkonto, Dokumente aus dem Textbestand, WM Doku, Historie), indem das Kreuz vor der Tabellenzeile durch einen Doppelklick entfernt wird.
Ein Klick auf Ok wandelt die mit einem "X" markierten Bereiche um und fügt diese zu einer einheitlichen
PDF-Datei zusammen.
Die PDF-Datei, die auf diese Weise erzeugt wird, enthält die Dokumente nach Datum sortiert. Die PDF-Datei
enthält auch Lesezeichen, die um ein Kennzeichen für den Bereich Textbestand "(T)", WM Doku "(S)" und
Historie "(H)" ergänzt sind.
Speicherort der PDF-Datei ist das Verzeichnis, das im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Sonstiges" im Abschnitt "PDF-Creator Info" angegeben ist. Wenn
dort nichts angegeben ist, wird das PDF im InsoMACS-Programmverzeichnis gespeichert.
Technische Voraussetzung ist ein auf dem Arbeitsplatz installiertes ".NET-Framework" 2.0 sowie PDF-Creator (zu letzterem vgl. Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Sonstiges").
111
Die Symbolleiste einer geöffneten Akte
WM Doku: Die digitale Akte
Wenn Sie InsoMACS zusammen mit WM Doku, dem Dokumenten-Management-System der
Rummel AG einsetzen, ist die gleichnamige Schaltfläche WM Doku in der Akten-Symbolleiste aktiv.
Ein Klick darauf (oder die Tastenkombination [Strg]+[S]) wechselt zu WM Doku und zeigt dort die
eingescannten Dokumente an, die der (InsoMACS-) Akte zugeordnet sind.
Beispiel: Sie erhalten einen Schriftsatz der Gegenseite. Um ihn Ihrer digitalen Akte hinzuzufügen, öffnen Sie
zunächst die InsoMACS-Akte und klicken dann auf WM Doku. Es öffnet sich das Programm WM Doku. In der
Dokumentauswahl ist bereits die Aktennummer eingetragen. Fügen Sie das neue Dokument dort wie gewohnt hinzu.
Zurück in InsoMACS sehen Sie zum Beispiel in der Historie jedes Dokument dieser Akte – egal, ob es selbst
erzeugt wurde (mit dem Textprozessor), oder ob es ein fremdes ist und in WM Doku eingescannt wurde.
Um diese Funktion zu nutzen, muss WM Doku auf dem Rechner verfügbar und InsoMACS entsprechend
konfiguriert worden sein (Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Zusatzmodule").
WM Voice: Digitales Diktieren
Wenn Sie InsoMACS zusammen mit WM Voice, dem digitalen Diktiersystem der Rummel AG einsetzen, ist die Schaltfläche WM Voice in der Akten-Symbolleiste aktiv.
Wenn ein Benutzer darauf klickt, der den Status eines Diktanten besitzt, wird ein neues Diktat
vorbereitet. Ein fertig ausgefülltes Fenster der Diktateigenschaften wird geöffnet, so dass es mit
einem weiteren Mausklick mit dem Diktieren losgehen kann.
Um diese Funktion zu nutzen, muss WM Voice auf dem Rechner verfügbar und InsoMACS entsprechend
konfiguriert worden sein (Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Zusatzmodule").
112
Unterakten der Beteiligten
Unterakten der Beteiligten
Wie bereits in Datenstruktur von InsoMACS dargestellt, gibt es pro Adresse in einer Akte eine Unterakte. In
dieser werden alle Daten verwaltetet, die nur für genau diese Adresse in genau diesem Verfahren gültig
sind.
Die grundsätzliche Vorgehensweise bei der Bearbeitung von Unterakten ist bei allen Beteiligungsarten
gleich.
Der Aufbau der Unterakten unterscheidet sich je nach Beteiligungsart. Alle besitzen jedoch die Registerseiten "Allgemein" und "Memo" (mit Ausnahme der Gläubiger-Ausschuss-Mitglieder und der Drittbeteiligten,
die aus nur wenigen Eingabezeilen bestehen).
Arbeitnehmer müssen gleichzeitig als Gläubiger angelegt werden, damit deren Forderungen gebucht
werden können. Die zusätzliche Registrierung als Arbeitnehmer erfolgt zum Zwecke der SerienbriefErstellung.
Anlegen und Verwalten von Unterakten
Eine Unterakte wird automatisch angelegt und angerufen, wenn eine Adresse als neuer Beteiligter zu einer
InsoMACS-Akte hinzugefügt wird.
Später einsehen können Sie eine Unterakte, indem Sie den Beteiligten auf der entsprechenden Registerseite der InsoMACS-Akte markieren und auf Unterakte klicken.
113
Unterakten der Beteiligten
Entfernt und gelöscht wird eine Unterakte automatisch, wenn die Adresse aus der Akte entfernt wird.
Allgemeine Angaben (Registerseite "Allgemein")
Allgemeine Angaben werden in einer Unterakte auf der ersten Registerseite "Allgemein" angegeben.
Die abgefragten Inhalte unterscheiden sich je nach Beteiligungsart, sind aber in der Regel selbsterklärend.
Nachfolgend das Beispiel für eine Gläubiger-Unterakte:
Die wichtigsten Schaltflächen und Eingabemöglichkeiten sind:
WM Doku
Sofern das Dokumenten-Management-System WM Doku eingerichtet wird, zeigt
ein Klick auf den Button alle Dokumente an, die dort zur aktuellen Unterakte vorhanden sind. Die Dokumentliste in WM Doku wird mit dem Filter auf die gewählte Akte und Unterakte gesetzt.
Historie
Für jeden Beteiligten steht eine Historie zur Verfügung (vgl. Kapitel Historie in
den Unterakten).
AP
Zuständiger Ansprechpartner in dieser Angelegenheit (insbesondere bei größeren Unternehmen).
AZ
Aktenzeichen, das der Beteiligte für sich selbst vergeben hat (Banken, Versicherungen, Rechtsabteilungen, usw.)
Anrede T
persönliche Briefanrede für den Ansprechpartner. Bei der Erstellung eines Dokuments wird diese gegenüber der "Anrede T" in der Adresse selbst bevorzugt behandelt, d.h. ist hier in der Unterakte die Anrede Brief vorhanden, wird diese verwendet, andernfalls die "Anrede T" in der Adresse.
Handelnd
evtl. Eintrag, für wen der Gläubiger handelt
114
Unterakten der Beteiligten
Telefon
Telefon-Durchwahl des Ansprechpartners
Fax
direktes Fax/ Abteilungsfax
E-Mail
E-Mail-Adresse
Postempfänger
siehe "Vertreter" > "Zusatzangaben" > "Postempfänger"
Zustellung (nur bei Gläubigerunterakte)
Dieses Feld steuert auf Gerichtsseite die förmliche Zustellung von Sendungen.
Allgemein üblich ist dabei die "Zustellungsurkunde (ZU)". Das "Empfangsbekenntnis (EB)" findet in der Regel nur Anwendung, wenn der/ die Empfänger/in
ein/e Rechtsanwalt/ Rechtsanwältin ist.
Der Bereich "Zusatzdaten" dient dem Zusammenspiel von InsoMACS mit der Kanzleisoftware WinMACS:
MACS-Akte
Registernummer der zugehörigen WinMACS-Akte, sofern vorhanden. Ein Klick
auf die kleine Schaltfläche dahinter öffnet diese Akte in WinMACS und zeigt sie
an.
Stamm-Nr.
Die interne Nummer zur eindeutigen Identifizierung des Gläubigers/ Massegläubigers/ Debitoren/ Aus- oder Absonderers/ Arbeitnehmers, welche die Buchhaltung des insolventen Unternehmens vergeben hat. Beim Buchen von Zahlungen
über den Zahlungsverkehr hilft diese Stamm-Nr bei der Auswahl des Beteiligten,
wenn als Zahlungstext lediglich die Stamm-Nr. angegeben wurde.
Vertreter des Beteiligten
Auf der Unterseite "Vertreter" der Unterakte wird in der Liste je ein Eintrag angezeigt
· für den Gläubiger
· bzw. bei einer Gläubigermehrheit sowohl ein Eintrag für die Mehrheit selbst als auch für jedes ihrer Mitglieder
· und für den/ die bereits erfassten Vertreter.
115
Unterakten der Beteiligten
Für den Fall, dass der in der Liste benannte Beteiligte
- nicht für sich selbst handeln möchte, sondern eine andere Person wie z.B. einen Anwalt damit beauftragt
- oder handeln kann, wie z.B. bei juristischen Personen
werden im Kasten "Vertreter" die entsprechenden Vertretungsverhältnisse benannt.
Bereich "Vertreter"
Um einen neuen Vertreter zu erfassen, klicken Sie oben auf Einfügen. Wählen Sie dann aus, aus welchem
Adressbereich Sie den Vertreter bestimmen möchten:
Verknüpfte Kanzlei
Eine eigenständige Adresse aus dem Datenbereich "Kanzleien" wird als Vertreter
zugeordnet. Es lassen sich nur bereits angelegte Anwaltskanzleien auswählen.
Sie erhalten die Kanzleiliste durch einen Klick auf das Karteikasten-Symbol hinter Zuordnung. Die gewählte Adresse lässt sich anschließend durch einen Doppelklick auf ihren Suchbegriff öffnen, falls gewünscht.
Verknüpfte Adresse
Analog zu oben, jedoch hier Zugriff auf die Datenbank "Adressen" statt auf
"Kanzleien", z.B. ein Bevollmächtigter, wird als Vertreter zugeordnet.
Gesetzlicher Vertreter der Adresse Der Vertreter im Verfahren ist der allgemeine, gesetzliche Vertreter, der
im Adressfenster auf der Registerseite "Vertreter" definiert wurde (etwa der Geschäftsführer einer GmbH).
Eine anwaltliche Vertretung wird nicht in der Adresse auf der Registerseite "Vertreter" oder auf der
Registerseite "Korre-Adresse", sondern stets hier in der Unterakte deklariert.
Denn: Die anwaltliche Vertretung ist aktenspezifisch – im Gegensatz zum gesetzlichen Vertreter, der
immer fest der selben Adresse zugeordnet sein muss.
116
Unterakten der Beteiligten
Bereich "Zusatzangaben"
Es sollten auf jeden Fall die Felder Stellung, AP und Anrede T ausgefüllt werden.
Stellung
(Vgl. Schlüsselfeld) Beim Export zu Gericht kommt diesem Feld eine besondere
Bedeutung zu, da es zur Identifizierung der Vertreterart herangezogen wird. Individuelle Eingaben sind hier nicht erlaubt! Sollte kein vordefinierter Text richtig
passen, wählen Sie den Text "Sonstige".
AP
Name des Ansprechpartners, z.B. bei einer verknüpften Anwaltskanzlei der Name des zuständigen Sachbearbeiters.
AZ
Aktenzeichen des Vertreters, z.B. bei einer verknüpften Anwaltskanzlei deren Aktenzeichen.
Anrede T
Persönliche Briefanrede, die bei der Erstellung von Dokumenten mit dem Textprozessor gegenüber der allgemeinen Briefanrede in der verknüpften Adresse /
Kanzleiadresse bevorzugt verwendet werden soll.
Durchwahl
Durchwahl zum Ansprechpartner/ Sachbearbeiter
Fax
direktes Fax/ Abteilungsfax des Ansprechpartners
Vollmacht
Kontrollkästchen zur reinen Information, ob Vollmacht vorliegt (z.B. bei Vertretung durch Anwalt)
Untervollmacht
Kontrollkästchen zur reinen Information
Zustellung
Dieses Feld steuert auf Gerichtsseite die förmliche Zustellung von Sendungen.
Allgemein üblich ist dabei die "Zustellungsurkunde (ZU)". Das "Empfangsbekenntnis (EB)" findet in der Regel nur Anwendung, wenn der Empfänger Rechtsanwalt ist.
Postempfänger
Dieses Kontrollkästchen steuert, ob beim Erstellen von Dokumenten mit dem
Textprozessor (Textpr in der Akte) automatisch die Vertreter-Anschrift statt die
des Beteiligten selbst verwendet werden soll.
Das Kontrollkästchen muss auch markiert sein, wenn der Vertreter in der Gläubigertabelle (DIN-A4 Hochformat) als Adressat erscheinen soll!
Dabei ist zu beachten:
Im Auswahldialog für Adressen gibt es unter anderem eine Schaltfläche Gläubiger und rechts daneben eine für Gläubiger/Vertreter.
117
Unterakten der Beteiligten
Wenn Sie hier Gläubiger wählen, dann wird die Adresse des Gläubigers verwendet – unabhängig von etwa bestehenden Vertretungsverhältnissen.
Wählen Sie hingegen Gläubiger/ Vertreter, dann wird – wenn das oben erwähnte Kontrollkästchen Postempfang markiert ist – der Vertreter angeschrieben. Ist
es nicht markiert, dann wird – trotz angelegtem Vertretungsverhältnis – der
Gläubiger angeschrieben.
Sinngemäß gilt dies für die übrigen Beteiligungsarten.
Außerdem regelt das Kontrollkästchen Postempfänger den Postempfang bei
den Gerichten: Ist es markiert, wird der ausgewählte Vertreter zum Postempfänger, andernfalls wird der Gläubiger als solcher gekennzeichnet.
Regelung des Postempfangs:
Innerhalb des Gläubigers kann nur ein einziger Vertreter (oder eben der Gläubiger selbst) Postempfänger sein. Soll stets der Gläubiger als Adressat erscheinen, klickt man das Feld Postempfänger des Gläubigers auf der Registerseite
"Allgemein" an. Soll ein Vertreter die Post erhalten, deaktiviert man das Feld Postempfänger auf der Registerseite "Allgemein" und aktiviert dieses dafür beim
Vertreter.
Obwohl man auch bei Mitgliedern einer Gläubigermehrheit oder bei Vertretern,
die diesen Mitgliedern zugeordnet wurden, das Feld Postempfang ankreuzen
kann, hat dies keine Auswirkung auf InsoMACS, sondern stellt lediglich die Kompatibilität mit der Gerichts-Schnittstelle zur Verfügung. Aus Sicht von InsoMACS
kann nur der Gläubiger selbst oder einer seiner Vertreter (alleiniger) Postempfänger sein (als Postempfänger markierte Mitglieder einer Gläubigermehrheit
werden nicht beachtet).
Sie können auch weitere direkte Vertreter des Gläubiges erfassen, wie z. B. den Geschäftsführer einer GmbH, indem Sie in der Liste den Eintrag des Gläubigers markieren und auf Einfügen klicken.
Die Gesellschafter einer GbR beispielsweise erfassen Sie nacheinander auf die gleiche Weise.
Wichtig: Im Feld Stellung ist die korrekte Vertreterart "Gesellschafter(in)" oder "Persönlich haftende(r)
Gesellschafter(in)" einzutragen.
118
Unterakten der Beteiligten
Bei den Beteiligungsarten "Gläubigerausschuss-Mitglied" und "Drittbeteiligter" handelt es sich um die Zuordnungen von Adressen, ohne dass es auf ein Vertretungsverhältnis oder eine Forderung ankommt. Vielmehr
geht es um die konkrete Benennung eines Ansprechpartners, seiner Kontaktdaten und Funktion.
Unter Funktion kann ein Hinweis aufgenommen werden, in welcher Eigenschaft der Drittbeteiligte oder das
Gläubigerausschuss-Mitglied der Akte zugeordnet ist (bei Mitgliedern des Gläubigerausschusses zum Beispiel Vertreter der Banken, Vertreter der Arbeitnehmer usw.).
Historien in den Unterakten
In jeder Unterakte von Beteiligten steht eine Historie zur Verfügung, die über die gleichnamige Schaltfläche
Unterakte geöffnet wird.
Darin können Ereignisse und Dokumente eingetragen werden, die mit dem Beteiligten in Zusammenhang
stehen. Insofern besitzt die Unterakten-Historie die gleiche Funktion wie in der (Haupt-) Akte selbst (vgl. Kapitel Symbolleiste: Historie). Auch die Bedienung orientiert sich an ihr.
Die (Haupt-) Historie enthält immer alle Einträge – auch die der Unterakten. Einträge in die Unterakten-Historie werden deshalb automatisch auch in der (Haupt-) Historie gelistet.
Über den Textprozessor erstellte Dokumente werden automatisch richtig zugeordnet.
Um einen Eintrag in der (Haupt-) Historie nachträglich einer Unterakten-Historie zuzuweisen, können Sie ihn
mit gedrückter Taste [Strg] und per Drag & drop von einem Fenster in das andere schieben.
Unterakte von Gläubigern
In der Unterakte eines Gläubigers werden alle seine Angaben verwaltet, die nur für ihn in genau diesem
einen Verfahren gültig sind.
119
Unterakten der Beteiligten
Registerseite "Allgemein"
Zusätzlich zu den bereits oben unter Unterakte: Allgemeine Angaben aufgeführten Eingaben befindet sich
in der Unterakte "Gläubiger" folgende zusätzlichen Eingabemöglichkeiten:
keine Verteilung
Der Gläubiger kann von der Verteilung ausgeschlossen werden.
keine Auszahlung
Wenn eine Verteilung vorgenommen, aber noch nicht ausbezahlt wurde, kann
die Auszahlung im Einzelfall verhindert werden.
Im Bereich "Gläubiger-Art":
Gläubigermehrheit
Handelt es sich bei der Partei um mehrere Gläubiger, markieren Sie das Feld
und geben Sie darunter an, wie diese Gläubiger zueinander stehen: in "Gläubigergemeinschaft" oder als "Gesamtgläubiger".
Die Adresse der Registerseite "Gläubiger" "summiert" quasi die Gläubigermehrheit wie z.B. ein Ehepaar. Folglich legen Sie die Adresse des Gläubigers als "Ehepaar ..." an. Alle einzelnen Mitglieder der Gläubigergemeinschaft fügen Sie auf der Registerseite "Gläubigermehrheit" hinzu.
Geldempfänger
120
Ähnlich dem Kontrollkästchen Postempfänger, mit dem Sie festlegen, ob Dokumente direkt an den Gläubiger oder an einen seiner Vertreter geschickt werden,
stellen Sie hier ein, ob ein im Rahmen einer Verteilung auszuschüttender Betrag
an den Gläubiger direkt oder an seinen Vertreter ausbezahlt werden soll.
Standardmäßig ist das Kästchen markiert, das heißt, der Gläubiger selbst ist
Geldempfänger. Soll hingegen der Vertreter des Gläubigers, z.B. sein Anwalt, den
Unterakten der Beteiligten
auszuschüttenden Betrag erhalten, entfernen Sie das Häkchen hier, wechseln
zur Registerseite" Vertreter" und markieren dort beim gewünschten Vertreter das
gleichnamige Kästchen.
Im Verteilungsverzeichnis wird die Geldempfänger-Option automatisch berücksichtigt. Bei der Erstellung der Datenträger oder dem Ausdruck der Scheck- oder
Überweisungsformulare wird dann automatisch auf die Bankverbindung des Geldempfängers zurückgegriffen. Hierzu müssen natürlich bei allen Geldempfängern die korrekten Bankverbindungen hinterlegt sein.
aktualisieren
Zum Zeitpunkt der Anlage einer Gläubiger-Unterakte werden aus der Adresse
(als zentraler Adressdatenbank) die Angaben für Name1 bis Name4, Titel, Vorname, Straße, PLZ, Ort und Land übernommen und in der Unterakte gespeichert. Wenn die Anschrift sich ändert und im Adressfenster korrigiert wird, kann
diese Korrektur mit aktualisieren in die Unterakte übernommen werden.
Registerseite "Gläubigermehrheit"
In der Unterakte "Gläubiger", Registerseite "Gläubigermehrheit", kann eine Mehrheit von Gläubigern erfasst werden:
Mitglied
Jedes einzelne Mitglied der Gläubigermehrheit wird hier erfasst. Dazu muss die
Adresse bereits im InsoMACS-Adressbestand vorhanden sein.
Postempfänger
Welches Mitglied der Gläubervertreter soll Post empfangen?
Zustellung
Art der Zustellung: "Aufgabe zur Post", "Zustellungsurkunde" oder "Empfangsbekenntnis"
Ansprechpartner und Aktenzeichen selbsterklärend
121
Unterakten der Beteiligten
Registerseite "Vertreter"
Die Funktionen dieser Registerseite sind oben bei Unterakten: Allgemein, Vertreter des Beteiligten beschrieben.
Zusätzlich befindet sich hier allerdings bei Gläubigern das zusätzliche Kontrollkästchen Geldempfänger.
Dies ist zu markieren, wenn der Gläubiger-Vertreter auch der Empfänger von auszuschüttendem Geld sein
soll (achten Sie dann darauf, das Häkchen vor Geldempfänger auf der Registerseite "Allgemein" zu entfernen).
Registerseite "Bankverbindung"
Geben Sie hier explizit die Bankverbindung des Gläubiger-Geldempfängers in diesem Verfahren ein, soweit
sie von der allgemeinen Bankverbindung, so wie sie in der Adresse hinterlegt ist, abweicht.
Zudem kann ein abweichender Verwendungszweck hinterlegt werden. Ist in der Unterakte ein Aktenzeichen
hinterlegt, so wird dieses dem Zweck vorangestellt.
Beispiel: AZ 1234/2012, Verteilung für xy
Über die Schaltfläche
wird die angezeigte Bankverbindung als "explizite Bankverbindung des Geldempfängers in diesem Verfahren" übernommen.
Registerseite "Forderungen"
Forderungen der Gläubiger gegen den Gemeinschuldner werden auf der vierten Registerseite, "Forderungen", in der Unterakte der Gläubiger gebucht bzw. verwaltet.
Die Buchungen der Gläubigerforderungen sind Grundlage für die Gläubigertabelle, die gesondert beschrieben ist.
122
Unterakten der Beteiligten
Die Symbolleiste am oberen Fensterrand enthält unter anderem folgende Elemente:
Historie
Öffnet die Historie für den Beteiligten.
Zinsen
Diese Schaltfläche ruft den Zinsrechner auf (vgl. Kapitel Zinsrechner). Ist als Forderungsart "Zins- oder allg. Nebenforderung" eingestellt, dann wird in den Rechner automatisch die Höhe der zugehörigen Hauptforderung, als Datum der Tag
vor Verfahrenseröffnung sowie ein evtl. im Feld Fälligkeit erfasstes Datum übergeben. Damit ist das Überprüfen von angemeldeten Zinsen als Nebenforderung
sehr einfach und komfortabel.
Zahlungen
vgl. nachfolgendes Unterkapitel Zahlungen und Ausschüttungen
P-Historie
Eine Übersicht über frühere Prüfungsergebnisse der gewählten Forderung erhalten Sie über die Schaltfläche der Prüfungsergebnisse-Historie (Forderungshistorie) am oberen Fensterrand.
Sie können die Prüfungsergebnisse entweder manuell führen (=jeweils dort eintragen). Oder Sie markieren im Hauptfenster der Akte in den Stammdaten die
Option Ford. Prüfungshistorie, um jeweils bei Änderungen gefragt zu werden, ob
die Forderungshistorie (automatisch) ergänzt werden soll. Bejahen Sie, werden
die Änderungen vermerkt.
Die weiteren Schaltflächen Neu, Bearb., Entf., Ok und Abbruch beziehen sich auf die Forderungen in der
Liste auf der unteren Fensterhälfte.
Prüfen
Zum Prüfen der Summen einer bereits angelegten Forderung, bevor die Forderungen an das Gericht exportiert wurden. Dadurch werden die Eingabefelder
oben rechts freigegeben, in denen die tatsächlich zustehenden, die bestrittenen,
ausgefallenen etc. Beträge erfasst werden. Nach dem Export können die Angaben nur über Berichtigen geändert werden.
123
Unterakten der Beteiligten
Berichtigen
Zum Prüfen der Summen einer bereits angelegten Forderung, nachdem die Forderungen an das Gericht exportiert wurden. Dadurch werden die Eingabefelder
oben rechts freigegeben. Die Prüfungshistorie wird automatisch aktualisiert.
Aus-/Abs.
Erzeugt aus der in der Liste markierten Gläubigerforderung ein Aus-/Absonderungsrecht, das auf der entsprechenden Registerseite der Akte angelegt wird.
Masse-Glb.
Erzeugt aus der in der Liste markierten Gläubigerforderung einen Massegläubiger.
Die linke Spalte darunter umfasst folgende Eingabezeilen zur gerade gewählten oder zu erfassenden Forderung:
Rangklasse
Auswahl, für welchen Rang die Forderung angemeldet wurde. Nebenforderungen
können nur im gleichen Rang wie die zugehörige Hauptforderung gebucht
werden. Ist dies sachlich falsch, z.B. bei Zinsen ab Verfahrenseröffnung, müssen
sie als eigenständige Hauptforderung in einer anderen Rangklasse gebucht
werden.
Wird eine nicht angemeldete Forderung lediglich aus den vorliegenden Unterlagen des Schuldners heraus im Rahmen des Gutachtens erfasst, dann wird hier
als Rang "nicht angemeldet" eingestellt. Dadurch ändert sich die Bezeichnung
des folgenden Eingabefeldes von "Anmeldung" zu "Erfassung".
Anmeldung
Tag der Anmeldung. Ist in vorstehendem Feld als Rang "nicht angemeldet" eingestellt, dann wird hier das Datum eingegeben, an dem die Forderung erfasst wurde, in der Regel also das aktuelle Tagesdatum.
Laufende Nr.
Laufende Nummer, unter der schlussendlich diese Forderung bei Gericht geführt
wird. Diese Nummer wird normalerweise automatisch von InsoMACS erzeugt,
und zwar unmittelbar vor Abgabe der Tabelle bei Gericht (vgl. Gläubigertabelle).
Zur manuellen Vergabe der laufenden Nummer klicken Sie auf den #-Button
hinter der Zeile. In diesem Fall wird die Nummer auch automatisch für neu angelegte und zugeordnete Nebenforderungen übernommen und um einen Buchstaben (a,b,c, ...) erweitert.
Interne Nr.
Eine rein interne, von InsoMACS vergebene, laufende Nummer. Der Feldinhalt ist
nicht änderbar. Diese Nummer wird automatisch vergeben, wobei maßgebend
die Reihenfolge der Eingabe ist. Diese Nummer hat keine Auswirkung auf die
spätere Zuweisung der Laufenden Nummern für das Gericht.
Jede neue Hauptforderung erhält die nächste laufende Nummer zugewiesen.
Die einer Hauptforderung zugeordneten Nebenforderungen erhalten die Nummer der Hauptforderung ergänzt durch einen fortlaufenden Buchstaben, wie in
folgendem Beispiel:
Hauptford.
= 000001
Zinsen
= 000001a
Kosten
= 000001b etc.
FiBu-Wert
Der Buchwert der Forderung.
Darunter erfassen Sie jeweils für die verschiedenen Forderungsarten den Betrag (Höhe der angemeldeten
Brutto-Forderung), den USt.-Satz % und eine Bezeichnung (Beschreibung der Forderung als Buchungstext
und für die Tabelle).
Diese Angaben können Sie jeweils treffen für
124
Unterakten der Beteiligten
·
·
·
·
·
Hauptforderung
Zinsen
Kosten I
Kosten II
Kosten III
angemeldet
berechnet aus den Forderungen darüber die Summe, die anzumelden ist
tituliert
Gibt es bezüglich der Forderung einen Titel?
bei den Akten
Wurde der Titel bei Gericht eingereicht? (nur aktiv, wenn tituliert markiert wurde)
Titel
Bezeichnung des Titels (nur aktiv, wenn tituliert markiert wurde).
RSB ausgen.
Stellen Sie ein, ob es sich um eine von der Restschuldbefreiung ausgenommene
Forderung handelt, beispielsweise eine Forderung aufgrund einer unerlaubten
Handlung.
Die Punkte, die im Listenfeld zur Auswahl angeboten werden, können Sie im
Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Ausgenommene Forderungen" verwalten. Der Text wird inklusive Trennzeichen in der Gläubigertabelle als
Erweiterung der Forderungsbezeichnung ausgegeben. Nach den "ausgenommenen Forderungen" kann auch gefiltert werden in der Gläubigertabelle und in Listen (Gläubigerauswertungen).
ausg. Betrag
Betrag, der von der Restschuldbefreiung ausgenommen wird.
Fälligkeit
Hier kann das ursprüngliche Datum der Fälligkeit der Forderung beim Gläubiger
eingetragen werden.
Abstimm.-Gr.
Hier ordnet man den einzelnen Gläubigerforderungen eine vorher in der Akte definierte Abstimmungsgruppe zu.
Blatt-Nr.
Nach dem Ausdruck und Abheften der Tabelle für das Gericht können Sie hier
die Seitennummer eintragen, auf der die Forderung steht (Beispiel: Bd. II, S. 1318). Dieses Feld ist insbesondere dann wichtig, falls Ihr Gericht WinSolvenz einsetzt. Das Gericht kann damit eine Anmeldung schnell wiederfinden.
Konto Nr.
Das Feld ist nur aktiv, wenn die Buchhaltung zur Akte geöffnet ist. Ordnen Sie
dann diesem Aktionsfeld per Auswahlliste das entsprechende Konto des Kontenrahmens zu. Die richtige Kontonummer wird abhängig vom Rang der angemeldeten Forderung ermittelt.
· Rang "nicht angemeldet"
Einer Forderung mit Rang "nicht angemeldet" wird keine Konto-Nr. zugewiesen, damit diese Forderung gerade nicht in der Vermögensübersicht erscheint.
· Rang "§ 264"
Diese Forderungen werden i.d.R über das Konto 5400 "Kreditrahmenforderungen gem. §§ 264, 266" gebucht
· Rang "§ 38"
Forderungen dieses Ranges sind "Insolvenzforderungen".
Für diese stehen 10 Konten (Konten 5500 – 5590) im Kontenrahmen zur
Verfügung, deren Bezeichnung jeweils mit IF beginnt. Je nach sachlichem
Grund der Forderung muss einer vom Gläubiger angemeldeten Hauptforde-
125
Unterakten der Beteiligten
rung das entsprechende IF-Konto zugewiesen werden. Nebenforderungen zu
§ 38 Hauptforderungen müssen immer auf das selbe Konto wie die zugehörige Hauptforderung gebucht werden (zugewiesene Nebenforderungen haben
auch immer den gleichen Rang und das gleiche Anmeldedatum wie die
Hauptforderung).
· Rang "§ 39"
Forderungen nach § 39 InsO, z.B. Zinsforderungen nach Verfahrenseröffnung
müssen in InsoMACS als Hauptforderung angemeldet werden. Für diese
nachrangigen Forderungen stehen im Kontenrahmen sechs Konten (Konten
5600–5650) zur Verfügung, deren Bezeichnung jeweils mit NF beginnt (NF
steht für "Nachrangige Forderung" – nicht etwa für "Nebenforderung"!).
· Rang "N VI A” bis "N IX A”
Forderungen bei Nachlass-Insolvenzen
Andere Konten als die vorstehend beschriebenen dürfen für Gläubigerforderungen nicht verwendet werden. Diese Konten entsprechen genau den Passiva-Positionen der Vermögensübersicht. Sie reichen aus, müssen also nicht
durch weitere Konten ergänzt werden.
Bei der Eingabe von Nebenforderungen wird die Kontonummer der Hauptforderung übernommen. Beim Ändern der Kontonummer einer Hauptforderung,
werden die Kontonummern aller zugehörigen Nebenforderungen mitgeändert.
in Quote
im Verteilungsverzeichnis wird diese Forderung so markiert, dass sie quotal berücksichtigt wird
in Auszahlung
im Verteilungsverzeichnis wird diese Forderung so markiert, dass sie quotal ausbezahlt wird
versendet (Export ans Gericht) Zeigt an, ob die Forderung bereits an das Gericht übermittelt wurde.
Die rechte Spalte setzt die Eingaben zur gerade gewählten oder zu erfassenden Forderung fort. Hier
werden im oberen Bereich die Prüfungsergebnisse dokumentiert. Die Felder können bearbeitet werden, indem Sie die entsprechende Forderung in der Tabelle markieren und dann auf die Schaltfläche Prüfen klicken (soweit die Forderung noch nicht an das Gericht exportiert wurde) bzw. auf Berichtigen (nach dem Tabellenexport).
Ungeprüft
Diese Zeile enthält zunächst den ganzen Betrag der Forderung, so wie Sie ihn in
der linken Spalte erfasst haben. Der Inhalt dieses Feldes wird automatisch berechnet und kann nicht manuell geändert werden.
Zurück
Teilbetrag, der vom Gläubiger zurückgenommen wurde.
Festgestellt
Diese Zeile enthält den Betrag, der nach der Prüfung dem Gläubiger tatsächlich
zusteht.
Ausfall
Die Forderung fällt in der hier angegebenen Höhe aus.
Aufschiebend
Dieser Betrag steht dem Gläubiger erst zu, wenn die aufschiebende Bedingung
eingetreten ist.
Auflösend
Dieser Betrag steht dem Gläubiger zu, solange die auflösende Bedingung nicht
eingetreten ist.
Bestritten
Summe, die vom Gläubiger bestritten wird. Einen Grund für das Bestreiten können Sie unten bei Bestritten wg. erfassen.
126
Unterakten der Beteiligten
nur vorläufig
Falls die Forderung nur vorläufig bestritten wird, markieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Vorrecht bestritten
Wenn das Vorrecht bestritten ist, kann unter Neuer Rang der geänderte Rang
der Forderung angegeben werden.
Zusatz
Platz für eine Anmerkung (bis zu 200 Zeichen). Der hier eingetragene Kommentar wird an den "Status" der Forderung angehängt (auf Tabellenübersichten und blättern), nicht aber zu Gericht exportiert.
Bestritten wg.
Soweit eine Forderung bestritten wird, können Sie hier den Grund angeben (z.B.
falsche Zinsberechnung oder nur vorläufige Angaben) oder sonstige Hinweise
hinterlegen (z. B. Hinweis auf eine andere Forderung). Diese Angabe wird exportiert bzw. gedruckt.
Wie Sie die Summen hier schnell in die einzelnen Felder verteilen, lesen Sie im folgenden Kapitel Forderungsprüfung.
Falls Sie die Forderungshistorie führen (Stammdaten der Akte), werden Sie beim Speichern einer
nachträglichen Umverteilung gefragt, ob Sie die Änderung in der Historie erfassen möchten, um sie
jederzeit nachvollziehen zu können.
Bemerkung
Feld für interne Bemerkungen. Ein Export dieses Feldes erfolgt – im Gegensatz
zu Bestritten wegen – nicht.
intern
weitere Informationen, die nicht veröffentlicht werden
Die Liste im unteren Fensterbereich enthält alle bereits erfassten Forderungen.
In der Spalte "Pr" findet sich die Abkürzung für den aktuellen Status der Forderung. Folgende Kürzel kommen dabei zur Anwendung:
·
·
·
·
·
·
·
"?" ungeprüft
"F": festgestellt
"A": festgestellt für den Ausfall
"s": aufschiebend bedingt festgestellt
"I": auflösend bedingt festgestellt
"Vb": (vorläufig) bestritten
"z": vom Gläubiger zurückgenommen
Hat eine Forderung z. B. das Kürzel ZF, dann hat der Gläubiger einen Teil der Forderung zurück genommen,
der andere Teil wurde festgestellt.
Am unteren Fensterrand können Sie außerdem einstellen, ob und welche Summen angezeigt werden: Standardmäßig wird die "Gesamt"-Summe über sämtliche angemeldeten Forderungen des Gläubigers angezeigt.
Da die Berechnung der Summen bei sehr großen Konten während der Massenerfassung zu Leistungseinbrüchen führen kann, kann die Anzeige über "keine" im Einzelfall abgeschaltet werden.
Zudem können Sie sich nur die Summen der markierten "Hauptforderung" anzeigen lassen, inklusiv der zugehörigen Nebenforderungen (Kosten und Zinsen).
127
Unterakten der Beteiligten
Forderungsprüfung
Nachdem die Anmeldung des Gläubigers in dessen Unterakte, Registerseite "Forderungen", in der linken
Hälfte des Fensters erfasst wurde, befindet sich der komplette angemeldet Betrag im Feld Ungeprüft.
Um diesen Betrag nach der rechtlichen Prüfung in die entsprechenden Eingabezeilen darunter zu verteilen,
verfahren Sie so:
Markieren Sie die entsprechende Forderung in der Tabelle und klicken Sie entweder auf die Schaltfläche
Prüfen (wenn der Tabellenexport zu Gericht noch nicht erfolgt ist) oder auf Berichtigen (wenn der Export bereits durchgeführt wurde). Dadurch werden die betreffenden Eingabezeilen oben rechts freigegeben.
Nun stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
a) Per Maus und "Drag & Drop"
Mit dieser Methode verteilen Sie den Betrag zwischen den einzelnen Feldern mit der Maus.
Klicken Sie hierzu mit der (linken) Maustaste auf den Betrag, der in Ungeprüft steht, und halten Sie die
Maustaste gedrückt. Fahren Sie dann mit der Maus auf das entsprechende Betragsfeld, in das der ungeprüfte Betrag "umverteilt" werden soll. Lassen Sie die Maustaste los.
Jetzt werden Sie gefragt, wie viel des ungeprüften Betrages Sie umverteilen möchten. Um hier den kompletten Betrag umzuverteilen, bestätigen Sie einfach mit [Enter]. Ansonsten ändern Sie den Betrag (in die
Summe, die umverteilt werden soll) und klicken auf Ok. Auf die gleiche Weise können Sie (Teil-) Beträge
der Felder untereinander umschichten.
b) Per Tastatur
Ungeprüft stellt den insgesamt zu verteilenden Betrag dar. Wenn Sie nun z. B. im Feld Festgestellt direkt
den festzustellenden Betrag eingeben und mit [Tab] weiterspringen, wird der nun festgestellte Betrag
vom ursprünglich ungeprüften abgezogen. Haben Sie hierbei lediglich einen Teilbetrag festgestellt, so
verbleibt der noch ungeprüfte Rest in Ungeprüft. Um diesen Rest nun z. B. vorläufig zu bestreiten, springen Sie mit [Tab] weiter bis in Bestritten und geben dort den Restbetrag ein. Nachdem Sie nochmals mit
[Tab] weitergesprungen sind, steht der Betrag Ungeprüft auf 0,00 Euro.
Am unteren Fensterrand werden folgende Daten angezeigt: die Gesamtsumme aller erfassten Forderungen
und die Summe aller angemeldeten Forderungen. Da es bei sehr großen Konten zu Performance-Problemen
während der Massenerfassung kommen kann, gibt es die Möglichkeit, diese Funktion abzuschalten (Häkchen setzen vor keine Summen anzeigen).
128
Unterakten der Beteiligten
Forderungshistorie
Über die Forderungshistorie können Sie nachvollziehen, wie Sie bestimmte Gläubigerforderungen früher geprüft und bewertet haben.
Öffnen Sie dazu die Gläubiger-Unterakte, wechseln Sie auf die Registerseite "Forderungen" und öffnen Sie
dort die Bearbeitung einer Forderung (indem Sie eine Forderung markieren und auf Bearb. klicken). Dann
wird die Schaltfläche P-Historie (Prüfungshistorie) aktiv geschaltet, über die Sie das Fenster der Forderungshistorie öffnen können.
Hier können Sie sämtliche Änderungen der ausgewählten Forderung in chronologischer Reihenfolge nachvollziehen. Jede Änderung erzeugt eine neue Zeile in der Tabelle.
Nachträgliche Änderungen bei der Prüfung von Forderungen werden hier automatisch eingetragen – aber
nur, wenn in den Stammdaten der Akte markiert ist, dass eine Forderungshistorie geführt werden soll, und
wenn Sie nach der Änderung im Einzelfall bestätigen, dass diese in die Prüfungshistorie übernommen
werden soll.
Das Feld ohne Standardtext steuert die Anzeige in der Gläubigertabelle: Ist dieses Kennzeichen gesetzt,
wird nicht der von InsoMACS aus der Forderungshistorie generierte Standardtext in der Spalte "Berichtigung" ausgegeben, sondern nur der Text aus dem Feld Bemerkung 2. Dieses Feld muss ausgefüllt werden,
wenn das Kennzeichen ohne Standardtext markiert ist.
129
Unterakten der Beteiligten
Zahlungen und Ausschüttungen
In der Gläubiger-Unterakte, Registerseite "Forderungen", können Sie Zahlungen eintragen und sichten,
wann welche Zahlungen geflossen sind.
Mit einem Klick auf Zahlungen erhalten Sie folgende zusammenfassende Darstellung über die Gläubigerforderungen unter Berücksichtigung bereits geleisteter Ausschüttungen und der sich hieraus ergebenden
Restforderung. Dabei werden Teilzahlungen addiert.
Wünschen Sie eine detaillierte Darstellung der einzelnen Zahlungen, dann markieren Sie zunächst die entsprechende Forderung. Mit Zahlungen können Sie nun folgende Detailübersicht aufrufen:
130
Unterakten der Beteiligten
Unterakte von Massegläubigern (Masseverbindlichkeiten)
In der Unterakte eines Massegläubigers werden alle seine Angaben verwaltet, die nur für ihn in genau diesem einen Verfahren gültig sind.
Die Erfassung der Masseverbindlichkeiten erfolgt auf der zweiten Ebene "Forderungen".
Laufende Nr.
Automatisch vergebene laufende Nummer der Buchung.
Anmeldung
Datum der Forderungsanmeldung.
Kategorie
Auswahl der Verbindlichkeitsart aus:
- Massekosten § 54 InsO
- Masseschulden § 55 InsO
- sonstige Masseschulden nach InsO
- Kosten des Insolvenzverfahrens
- Neumasseschulden
- Altmasseverbindlichkeiten
131
Unterakten der Beteiligten
- Unterhaltsansprüche
Betrag
Höhe der Forderung
Bezeichnung
Genaue Bezeichnung der Forderung
Konto-Nr.
Konto, über das diese Forderung gebucht wird.
In der Massegläubiger-Unterakte werden sowohl Masseverbindlichkeiten als
auch Verfahrenskosten erfasst. Deshalb gehören Gericht und Verwalter auch als
Massegläubiger in diese Unterakte.
Bei "echten" Massegläubigern müssen die Masseverbindlichkeiten solchen Konten zugewiesen werden, deren Bezeichnung mit MV beginnt (Konten 5300 –
5340).
Die Verfahrenskosten als Forderungen des Gerichts und des Verwalters werden
über Konten gebucht, deren Bezeichnung mit VK beginnt (Konten 5200 - 5230).
Andere Konten als die vorstehend beschriebenen dürfen für Masseverbindlichkeiten nicht verwendet werden. Diese Konten entsprechen genau den PassivaPositionen der Vermögensübersicht (vgl. Verzeichnisse). Sie reichen aus, müssen also nicht durch weitere Konten ergänzt werden.
tituliert
Kontrollkästchen zur Information, ob bezüglich der Forderung ein Titel vorhanden ist.
bei den Akten
Kontrollkästchen zur Information, ob der Titel zu Gericht gereicht wurde. Dieses
Kästchen kann logischerweise nur dann angeklickt werden, wenn tituliert markiert ist.
in Quote
Die Masseverbindlichkeit wird bei der Berechnung der Quote berücksichtigt
(standardmäßig markiert).
Auszahlung
Die Masseverbindlichkeit wird bei der Auszahlung berücksichtigt (standardmäßig
markiert).
Titel
Bezeichnung des Titels. Dieses Feld ist ebenfalls nur dann aktiv, wenn tituliert
markiert ist.
Status
Bewertung der Forderung mit den Einstellmöglichkeiten:
- ungeprüft
- berechtigt
- unberechtigt
- bezahlt
Unberechtigt wg.
Grund des Bestreitens – nur aktiv, wenn Status auf "unberechtigt" steht
Bemerkung
Anmerkung
Intern
weitere Informationen, die nicht veröffentlicht werden
MACS-Akte
Falls zu der Forderung eine Akte in der Kanzleisoftware WinMACS existiert, kann
diese hier verlinkt werden.
132
Unterakten der Beteiligten
Forderungen gegen Debitoren
Forderungen gegen Debitoren werden in der Unterakte des jeweiligen Debitors verwaltet.
Wenn Sie InsoMACS zusammen mit der Kanzleisoftware WinMACS einsetzen, können Sie per Tastendruck
eine neue Forderungsakte in WinMACS anlegen, in der die Forderung verwaltet wird.
Klicken Sie dazu in das Feld WinMACS-Akte und drücken Sie die Taste [F4]. In WinMACS wird daraufhin
eine neue (WinMACS-) Akte mit dem Betreff „Forderungssache“ erzeugt. Der Debitor ist dort als Gegner angelegt und im Forderungsbereich ist die Debitorenforderung eingetragen.
Buchen der Forderungen
Die Forderungen, die gegenüber den Debitoren bestehen, werden auf der dritten Ebene (unter "Forderungen") der Unterakte Debitoren gebucht.
Insbesondere bei diesen Unterakten bietet sich die Integration mit WinMACS an. Für jeden zahlungsunwilligen Debitor wird dort eine Forderungsakte zum Zweck der Beitreibung angelegt und auf der
erste Ebene der Unterakte zugeordnet.
133
Unterakten der Beteiligten
Forderungsart
Auswahl der Art der Forderung. Mögliche Einstellungen sind:
- "Geldforderung"
- "Herausgabe"
- "Anfechtung"
Datum
z.B. Rechnungsdatum
Betrag
Summe in Euro
Bezeichnung
namentliche Bezeichnung der Forderung, ggf. auch Rechnungsnummer.
Konto-Nr.
Insolvenzkonto, über das diese Forderung gebucht wird. Das Feld ist nur aktiv,
wenn die zur Akte gehörende Buchhaltung geöffnet ist. Die hier erfassten Forderungen gegen Debitoren sind aus der Vermögensverwaltung ausgelagerte Vermögensposten. Folglich müssen ihnen Konten des Anlagevermögens zugewiesen
werden, d.h. Konten, die sich auf der Aktiva-Seite der Vermögensübersicht wiederfinden.
In der Regel dürften dies Konten sein, deren Bezeichnung mit "VR" für Vorräte,
"SV" für Sonstige Vermögenswerte bzw. "AG" für Andere Vermögensgegenstände
beginnt, z.B. "Forderung aus Lieferung und Leistungen".
Diese Eingabe ist zwingend erforderlich, wenn die Forderung in der Vermögensübersicht berücksichtigt werden soll.
USt. %
Angabe der fälligen Umsatzsteuer in Prozent.
Bemerkung
für weitere Hinweise
Intern
weitere Informationen, die nicht veröffentlicht werden
Schätzung in %
Anteil der Forderung, der vermutlich realisiert werden kann. Damit kann verhindert werden, dass eine Überbewertung der Forderung in der Überschuldungsbilanz erfolgt.
134
Unterakten der Beteiligten
Schätzung in €
Alternativ zu einem Prozentsatz können Sie den wahrscheinlich zu realisierenden
Betrag auch direkt eingeben. Dazu müssen Sie zuvor das Optionsfeld vor der Eingabezeile markieren.
nicht pfändbar
Anteil, der nicht pfändbar ist, in Euro
Datum
Datum des zuletzt gefertigten Mahnschreibens.
Nicht mahnen
(reine Info) Markieren, wenn diese Forderung nicht gemahnt werden soll, da z.B.
die Sache als aussichtslos anzusehen ist.
Ausgebucht
Eine Forderung, die als "ausgebucht" markiert ist, erscheint nicht mehr in den
Übersichten.
Beachten Sie bitte den Unterschied: Eine ausgebuchte Forderung bleibt hier
sichtbar erfasst, erscheint jedoch nicht mehr in den Auswertungen. Demgegenüber erscheint eine nicht ausgebuchte, aber hier mit "Schätzung" 0%
eingetragene Forderung auch weiterhin in den Auswertungen.
Rechtsstreit anhängig
Markieren, wenn bereits ein Rechtsstreit anhängig.
MACS-Akte
Falls zu der Forderung eine Akte in der Kanzleisoftware WinMACS existiert, kann
diese hier verlinkt werden.
Bei Gericht
Zuordnung des Gerichts, bei dem der Rechtsstreit anhängig ist. Dieses Feld ist
nur aktiv, wenn Rechtsstreit anhängig markiert ist.
AZ
Aktenzeichen des Gerichts, unter dem der Rechtsstreit geführt wird. Dieses Feld
ist nur aktiv, wenn Rechtsstreit anhängig markiert ist.
USt. bereits abgeführt
Wenn es sich um einen Schuldner mit Soll-Versteuerung handelt und die Umsatzsteuer zur Debitorenforderung bereits abgeführt wurde, ist dieses Feld zu markieren, um eine erneute Versteuerung zu verhindern.
Auswirkung auf die Vermögensübersicht
Forderungen gegen Debitoren fließen auf der Aktiva-Seite in die Vermögensübersicht ein, die als Modellauswertung der Buchhaltung zur Verfügung steht. In dieser Vermögensübersicht werden immer drei verschiedene Werte betrachtet, nämlich
- Liquidationswert
- Fortführungswert
- Buchwert
Bezüglich der Forderungen gegen Debitoren ermitteln sich diese Werte wie folgt:
Liquidationswert und Fortführungswert ergeben sich unter Berücksichtigung der Schätzung, während
sich der Buchwert aus dem Gesamtbetrag ergibt.
Beispiel: Eine Forderung über den Rechnungsbetrag von 1.200,00 € wird eingebucht. Da abzusehen ist,
dass ein Teil der Rechnung möglicherweise ungerechtfertigt ist, wird als Schätzung 60% angenommen. Damit ergeben sich bezüglich dieser Forderung:
- Buchwert :
1.200,00 €
- Fortführungswert:
720,00 €
135
Unterakten der Beteiligten
- Liquidationswert:
720,00 €
Zahlungen einsehen/Wertberichtigungen buchen
Zahlungen der Debitoren auf die hier erfassten Forderungen werden in der Regel über die Buchhaltung eingebucht. Hier in der Unterakte des Debitors, Registerseite "Forderungen", können Sie sichten, wann welche
Zahlungen geflossen sind.
Mit Zahlungen erhalten Sie folgende zusammenfassende Darstellung über die gegen den Debitor bestehenden Forderungen unter Berücksichtigung bereits geleisteter Zahlungen oder Wertberichtigungen und der
sich hieraus ergebenden Restforderung. Dabei werden Teilzahlungen und ggf. mehrere Wertberichtigungen
addiert.
Wünschen Sie eine detaillierte Darstellung der einzelnen Zahlungen, dann können Sie in dieser Übersicht
mit Zahlungen folgende Detailübersicht aufrufen:
136
Unterakten der Beteiligten
Hier wird jede einzelne Zahlung auf die in der vorherigen Liste markierte Forderung dargestellt.
OP-Verwaltung
Möchten Sie Zahlungen von Debitoren zuordnen, die bereits vor Verfahrenseröffnung geleistet wurden, öffnen Sie in der Unterakte des Debitors die Registerseite "Forderungen" und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Zahlungen am oberen Fensterrand. Klicken Sie im neuen Fenster erneut auf Zahlung.
Über das Eingabefeld Bu.-Nr. (Buchungsnummer) können Zahlungen von Debitoren zugeordnet werden, die
bereits vor der Verfahrenseröffnung geleistet wurden. Solch manuell erfasste Verrechnungen werden sowohl in der Offene-Posten-Verwaltung als auch in der Vermögensübersicht berücksichtigt.
Geldeingänge, die über Zahlungsverkehr eingebucht und verrechnet wurden, erkennt man an der Buchungsnummer, welche auf den Buchungsvorgang im Journal verweist.
Über Bu.-Nr. können Sie eine evtl. vorhandene korrespondierende Buchungsnummer mit eingeben. Dann
erscheint die eigentliche Offene-Posten-Verrechnung nicht in der Buchhaltung, da die korrespondierende
Journal-Buchung ja bereits für die korrekte Darstellung sorgt.
Wird dagegen keine korrespondierende Buchungsnummer eingegeben, so wird die Offene-Posten-Verrechnung in die Buchhaltung und damit auch in die Vermögensübersicht übernommen. So lassen sich einzelne
Positionen wie z. B. Debitorenforderungen manuell ausbuchen.
137
Unterakten der Beteiligten
Unterakte von Aus-/Absonderern
In der Unterakte eines Aus- oder Absonderers werden alle seine Angaben verwaltet, die nur für ihn in genau
diesem einen Verfahren gültig sind.
Buchen der Forderungen
Die Erfassung der einzelnen Aus- und Absonderungen erfolgt getrennt für jeden Aus-/ Absonderer in dessen Unterakte auf der zweiten Ebene "Aus-/ Absonderungen".
Laufende Nr.
automatisch vergebene laufende Nummer der Buchung
Anmeldung
Datum der Anmeldung
Betrag
Höhe des angemeldeten Rechts
Enth. MwSt
im Betrag enthaltene MwSt. als Betrag
Bezeichnung
Genaue Bezeichnung
Status
Bewertung der Forderung mit den Einstellmöglichkeiten:
- ungeprüft
- festgestellt
- festgestellt i.H.v.
- bestritten
Anerk.
Nur aktiv, wenn Status auf "festgestellt i.H.v." – dann wird hier der festgestellte/
anerkannte Betrag eingegeben.
Bestritten wg.
Grund des Bestreitens – nur aktiv, wenn Status auf "bestritten" steht.
Im Abschnitt "Kostenbeiträge (§ 171 InsO)" kann ein prozentualer Anteil oder ein fester Betrag als Kostenbeitrag erfasst werden. Durch Kostenbeiträge reduziert sich das effektive Fremdrecht zur Berechnung der
138
Unterakten der Beteiligten
"freien Masse". Dadurch ergibt sich für die betroffenen Vermögensposten eine größere "freie Masse" und
für die Gläubigerforderungen ein größerer ungesicherter Betrag.
Aktiva-Art
Auswahl der Aktiva-Position, auf die sich das angemeldete Fremdrecht bezieht.
Die möglichen Einstellungen lauten:
· Vermögensposten, z.B. Grundschuld an einem Grundstück
· Debitorforderung, z.B. abgetretene Forderung
· Globalzession
Aktiva-Posten
Abhängig von der in Aktiva gewählten Einstellung erfolgt hier die Zuordnung
· bei "Vermögensposten": der in "Vermögen" erfassten Vermögensgegenstände
· bei "Debitorforderung": der bei den Debitoren gebuchten Forderung (mit dem
möglichen Kennzeichen Aufrechnung, wenn bei der Absonderung einer Debitorenforderung der Gläubiger und der Debitor identisch sind)
· bei "Globalzessionen": Auswahl der Vermögensposten/Debitorenforderungen
Forderung
Zuordnung der Gläubigerforderung, für die ein Absonderungsrecht angemeldet
wird.
Wird im Feld Forderung eine Gläubigerforderung zugeordnet, dann handelt
es sich um eine Absonderung – bei einer Aussonderung bleibt das Feld
leer.
Aussonderung
Vorhandene Gläubigerforderungen (Vermögensposten) können mit dem Kennzeichen "Aussonderung" markiert werden (z.B. bei Eigentumsvorbehalt).
Bemerkung
Anmerkung
Intern
weitere Informationen, die nicht veröffentlicht werden
MACS-Akte
Falls zu der Forderung eine Akte in der Kanzleisoftware WinMACS existiert, kann
diese hier verlinkt werden.
Kto.-Nr.
Soweit die Aus-/Absonderung noch nicht ausbezahlt wird, wird das Fremdrecht
auf dieses Hinterlegungskonto (Finanzkonto) gebucht.
Beispiele:
· Aussonderung: Ein vorgefundenes Fahrzeug wurde in den Vermögensbestand aufgenommen. Ein Kunde
des Schuldners meldet ein Aussonderungsrecht an, da angeblich das auf dem Firmengelände geparkte
Fahrzeug ihm gehört.
In Aktiva wird "Vermögensposten" gewählt, in Aktiva-Posten das Fahrzeug. Das Feld Forderung bleibt
leer, da der Fahrzeugbesitzer keine Gläubigerforderung hat, sondern Aussonderung seines Eigentums fordert.
· Absonderung: Eine Bank hat eine Forderung aus Kontokorrent abgesichert durch eine Grundschuld an
einem Gebäude und macht demzufolge ein Absonderungsrecht geltend.
In Aktiva wird "Vermögensposten" gewählt, in Aktiva-Posten dann das Gebäude und in Forderung die
Gläubigerforderung zugeordnet.
139
Unterakten der Beteiligten
Buchen einer Globalzession
Das Buchen einer Globalzession erfolgt in der Unterakte "Aus-/Absonderer" auf der Registerseite "Aus-/ Absonderungen".
Tragen Sie die notwendigen Angaben in der linken Fensterhälfte ein, insbesondere den Gesamthöhe der
Globalzession unter Betrag.
Dass es sich um eine Globalzession handeln soll, stellen Sie dann im Listenfeld Aktiva-Art ein. Daraufhin
erscheint direkt unter dieser Zeile die neue Schaltfläche Zuordnen. Bevor Sie diese Schaltfläche nutzen
können, müssen Sie zuerst mit OK diese Aus-/Absonderung abspeichern, so dass sie in der Liste erscheint.
Markieren Sie die Globalzession in der Liste, klicken Sie auf Bearbeiten und erst dann auf Zuordnen.
Nun erscheint folgendes Fenster:
Dort fügen Sie alle von der Globalzession betroffenen Vermögensposten bzw. Debitorenforderungen durch
Neu ein. Im Fensterbereich "Aktiva-Art" wählen Sie dabei jeweils, ob es sich um einen Vermögensposten aus
dem Vermögensbestand der Akte oder um eine Forderung gegen einen Debitor handelt (eingegeben in den
Unterakten zu den Debitoren). In den Auswahlfeldern wählen Sie den mit Fremdrechten belasteten Posten
140
Unterakten der Beteiligten
dann jeweils aus.
Im Fensterabschnitt "Verteilung" tragen Sie schließlich unter Fremdrecht ein, wie viel von der gesamten Globalzession auf genau diese Position entfällt. Hierbei wird Ihnen der Wert bei Debitorenforderungen bzw. der
Liquidationswert bei Vermögensposten vorgeschlagen. Bezeichnung und Bemerkung dienen lediglich zu Ihrer Information und können auch leer bleiben.
Wichtig ist, dass der Gesamtwert der Globalzession komplett auf alle hier eingetragenen Posten verteilt
wird, so dass schließlich der Betrag bei "noch nicht verteilt" auf 0,00 steht.
Nachdem alle mit Fremdrechten belasteten Posten hier eingetragen sind, verlassen Sie das Fenster mit
Exit. Speichern Sie anschließend die eigentliche Globalzession in der Unterakte mit Ok.
Unterakte von Arbeitnehmern
In der Unterakte eines Arbeitnehmers werden Angaben zum Arbeitsverhältnis und zum Insolvenzgeld erfasst.
Auf der ersten Registerseite "Ansprechpartner" kann unter anderem auch die Steuerklasse eingegeben
werden.
Auf der zweiten Registerseite "Arbeitsverhältnis" kann unter anderem die Insolvenzgeld-Nummer und Angaben zum Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses hinterlegt werden.
141
Unterakten der Beteiligten
Die Insolvenzgeldbescheinigung kann als PDF-Datei über die Schaltfläche V-Insg4 erstellt werden. Das Dokument wird über den Textprozessor ausgegeben.
Forderungen des Arbeitnehmers können müssen als Gläubiger auf der gleichnamigen Registerseite erfasst
werden – nur dadurch können alle Forderungen einheitlich verarbeitet werden.
Unterakte von Anfechtungsgegnern
In der Unterakte eines Anfechtungsgegners werden alle seine Angaben verwaltet, die nur für ihn in genau
diesem einen Verfahren gültig sind.
Eine Übersicht über Forderungen kann auf der gleichnamigen Unterebene erfasst werden.
War die Anfechtung erfolgreich, kann aus dem Anfechtungsgegner ein Debitor erzeugt werden, indem auf
die Schaltfläche Debitor geklickt wird. Die Forderungen werden übernommen, müssen aber geprüft und es
muss eine Kontonummer zugewiesen werden. Der Anfechtungsgegner wird dabei nicht gelöscht, da es sein
kann, dass nicht alle Anfechtungsansprüche durchgesetzt wurden. Ist der Anfechtungsgegner schon als Debitor vorhanden, können nur Forderungen übernommen werden.
142
Akten suchen
Akten suchen
Eine bereits angelegte Akte können Sie nach unterschiedlichen Methoden suchen und finden – je nachdem, welche Informationen vorliegen.
Zunächst benötigen Sie ein leeres Akten-Formular auf der Arbeitsfläche.
Suchen nach Registernummer
Vorausgesetzt, Sie haben die Registernummer der Akte vorliegen, dann ist das die schnellste Möglichkeit,
die Akte aufzurufen. Geben Sie einfach die Registernummer im entsprechenden Feld Reg.Nr. ein und bestätigen Sie mit [Enter] oder der Tabulatortaste [Tab].
Die gesuchte Akte wird sofort geladen.
Die führenden Nullen der laufenden Nummer nach dem Trennzeichen brauchen Sie nicht einzugeben. Statt "02/000023" genügt auch "02/23". Die fehlenden Nullen werden automatisch ergänzt!
Im Nummernblock der Tastatur liefert die Divisions-Taste trotz anderer Beschriftung das TrennstrichZeichen "/". Somit können Sie die Registernummer komfortabel mit einer Hand am Nummernblock
eingeben!
Suchen nach Bezeichnung oder Gerichtsaktenzeichen
Kennen Sie die Kurzbezeichnung der Akte, den Feldinhalt von Sache also, dann gehen Sie wie folgt vor:
Aktivieren Sie in der Akte im Eingabefeld Reg.-Nr. mit der Taste [F2] oder per Mausklick auf das Lupen-Symbol hinter dem Feld das Suchfenster für die Akten.
143
Akten suchen
Im Listenfeld Kriterium ist standardmäßig die Sortierung der Aktenliste nach der "Sache" eingestellt. Geben
Sie nun in Suche die Bezeichnung der Akte ein.
Als alternative Sortierung können Sie in Kriterium auch "AZ Gericht" (für das Aktenzeichen des Gerichts)
oder "Registernummer" (für die InsoMACS-Registernummer) einstellen. Letzteres ist jedoch kaum sinnvoll,
da man eine bekannte Registernummer ja auch gleich im leeren Aktenformular hätte eingeben können.
Suche nach Name einer beteiligten Person
Bei dieser Suchmethode spielt es keine Rolle, ob die beteiligte Person, zu der Sie eine Akte suchen, ein
Gläubiger, Schuldner, o.ä. ist.
Rufen Sie zunächst ein leeres Aktenformular auf.
Im leeren Aktenformular bietet die Schaltfläche Adresse die Möglichkeit, das Suchfenster für die Adressen
zu öffnen.
144
Akten suchen
In einer geöffneten Akte hat die Schaltfläche Adresse eine andere Funktion. Sie bietet dann eine
Möglichkeit zur Suche, nämlich zur Suche einer Person innerhalb der Akte.
Hier wird zunächst die Adresse der Person ausgewählt, die an der gesuchten Akte beteiligt ist.
Sobald Sie die richtige Adresse in der Suchliste gefunden und diese ausgewählt haben, öffnet InsoMACS
diejenige Akte, an denen diese Person beteiligt ist.
Falls die gewählte Person an mehreren Akten beteiligt ist, werden Sie gefragt, welche der betroffenen Akten
sie öffnen möchten:
In dieser Auswahlliste werden auch Registernummer und Bezeichnung der Beteiligung angezeigt. Dabei
kann eine Adresse auch innerhalb einer Akte mehrfach, z.B. als Gläubiger und Massegläubiger wie in obigem Beispiel, beteiligt sein.
Mit der Eingabetaste [Enter], einem Doppelklick auf den Listeneintrag oder einem Mausklick auf Ja, diesen
öffnen Sie die Akte.
Wird nur eine einzige Beteiligung an einer Akte zu dieser Person gefunden, wird diese Akte sofort geöffnet. Die Auswahlliste erscheint dann nicht.
Sobald die mit dieser Methode gewählte Akte geöffnet ist, wird auf der entsprechenden Registerseite die
zur Suche der Akte verwendete Adresse automatisch ausgewählt.
145
Akten suchen
Suche über ein externes Aktenzeichen
Diese Funktion von InsoMACS ist dann sehr hilfreich, wenn keine der vorgenannten Möglichkeiten greift,
weil Ihnen nur ein externes Aktenzeichen vorliegt.
Mit externen Aktenzeichen sind gemeint
· AZ Gericht
· AZ Gläubiger
· AZ Gläubigervertreter
· AZ Schuldner
· AZ Schuldnervertreter
· AZ Aus-/Absonderer
· AZ Vertreter Aus-/Absonderer
· AZ Gläubigerausschuss-Mitglied
· AZ Arbeitnehmer
· AZ Arbeitnehmervertreter
· AZ Drittbeteiligte
· AZ Massegläubiger
· AZ Massegläubigervertreter
Rufen Sie im leeren Aktenformular wie vorstehend beschrieben das Suchfenster für Akten auf (also über die
Lupen-Schaltfläche oder über [F2]).
Mit der Schaltfläche Suche AZ rufen Sie aus diesem Suchfenster ein weiteres Suchfenster auf, das sämtliche in InsoMACS enthaltenen eigene und fremde Aktenzeichen enthält.
146
Akten suchen
Geben Sie in diesem Suchfenster einfach das Ihnen vorliegende Aktenzeichen ein, um die Akte zu finden.
Dabei muss Ihnen noch nicht einmal bekannt sein, welchen Bezug das gesuchte Aktenzeichen zur Akte hat,
also ob es das Aktenzeichen eines Gläubigers, eines Drittbeteiligten oder eines Gläubigervertreters ist.
Der Bezug zur Akte steht neben jedem Eintrag in der Liste. Im Display rechts werden Informationen zur Akte
des gerade markierten Aktenzeichen.
Lassen Sie beim Suchen der Aktenzeichen alle Leerzeichen weg. Diese werden - obwohl im entsprechenden Feld beim Erfassen der Akte eingegeben - in der Suchliste unterdrückt.
Beispiel:
99 7898 - 838 oder
99 7898- 838
sind im entsprechenden Feld in der Akte eingegeben worden, Sie suchen aber nach 997898838 - und finden es trotzdem.
Wie Sie im vorstehenden Beispiel selbst sehen können, kann man unter Windows sehr schlecht erkennen,
ob ein oder zwei Leerzeichen eingegeben wurden. Bei der Suche ist dies aber sehr hinderlich, wenn jemand
versehentlich zwei Leerzeichen eingegeben hat und Sie nach dem Aktenzeichen mit einem Leerzeichen suchen, denn für den Computer ist das Leerzeichen ein ganz normales Zeichen wie jedes andere auch.
Zuletzt geöffnete Akten
Es ist leicht möglich, auf die zuletzt verwendeten Akten erneut zurückzugreifen: Dazu können Sie unter
dem Akten-Button auf den Pfeil klicken. Sie sehen dann eine Liste der zuletzt geöffneten Akten. Ein Klick
darauf öffnet die Akte erneut.
Ob und wie viele Akten in dieser Auflistung angezeigt werden, kann jeder Benutzer für dich selbst einstellen
(Benutzerverwaltung, Registerseite "Einstellung" > Unterregister "Anzeige und Steuerung" in der Zeile
Menü "zuletzt geöffnet" – der Standardwert lautet "6").
147
Adressen-Verwaltung
Adressen-Verwaltung
InsoMACS enthält verschiedene Adress-Datenbanken: In der "normalen" Adressdatenbank erfassen Sie die
Adressen von Personen (Mandanten, Gegnern oder Drittbeteiligten).
Außerdem stehen noch Adressbereiche für Anwaltskanzleien und Gerichte zur Verfügung, die teilweise spezielle Eingabemöglichkeiten besitzen.
Personen-Adressen
Wie unter Datenstruktur beschrieben, werden Adressen immer separat von Akten gespeichert und verwaltet. In der Akte werden lediglich Verknüpfungen zu den beteiligten Adressen hinterlegt.
Der Aufruf der Adressen kann bedarfsabhängig aus der Akte heraus erfolgen, oder direkt über das Menüband "Start" > Button Adressen.
Einige Felder sind vorrangig für die Anwender der Kanzleiverwaltung WinMACS von Bedeutung.
WinMACS greift auf den gleichen Adressenbestand wie InsoMACS zu.
Die Neuanlage, das Speichern sowie das Suchen/ Laden erfolgt genau so, wie dies im Abschnitt Daten verwalten - allgemeine Abläufe beschrieben ist. Nachfolgend werden also nur die Feldinhalte erörtert.
Im Adressfenster befinden sich über jeder der Registerseiten die folgende beiden Eingabezeilen:
Suchbegriff
148
Suchbegriff der Adresse, also die eindeutige Kennung eines Adressdatensatzes.
Übrigens: Mit den Tasten [Bild ] oder [Bild ] blättern Sie jeweils einen Adressendatensatz vor oder zurück – ohne das Suchfenster schließen und öffnen zu
müssen.
Adressen-Verwaltung
Code
Dient der Sortierung und Codierung der Adressen, z.B. um über den Reportgenerator bestimmte Adressen filtern zu lassen, für die etwa ein Serienbrief erstellt
werden soll.
Beispielsweise könnte das erste Zeichen des Codes für die Art der Adresse stehen ("P" für Privat-Person, "F" für Firma), das zweite für die "Wichtigkeit" der
Adresse ("0" für Laufkundschaft bis "9" für VIP-Mandant).
Sie könnten dann beispielsweise im Reportgenerator mit der Bedingung wobei
Code = ?9 alle VIP-Mandanten oder mit wobei Code = F9 alle VIP-Firmenadressen herausfiltern.
Schaltflächen im Adressfenster
Am oberen Formularrand des Adressfensters befindet sich die Symbolleiste in Form von Schaltflächen.
Die Schaltflächen am oberen Fensterrand besitzen die gleiche Funktion wie die gleichnamigen Schaltflächen im Aktenfenster, nur dass sie sich auf die Adresse beziehen:
Öffnet den Textprozessor zur Adresse
149
Adressen-Verwaltung
Zeigt den Textbestand zur Adresse an (alle mit dem Textprozessor erzeugten Dokumente).
Zeigt die Historie zur Adresse an.
Gezeigt wird die Liste mit den Akten, an denen die Adresse beteiligt ist:
auch abgelegte Akten Es werden nicht nur die aktive Akten angezeigt (d.h. Akten, deren Status auf
"aktiv" steht), sondern auch ruhende Akten.
Sortierung
Die gefundenen Akten werden alphabetisch nach Sache oder nach Registernummer sortiert angezeigt.
Die erste Spalte "Ber." zeigt an, welchem Bereich die Akte zugeordnet ist: "I" steht für Insolvenzakten, "A" steht für Anwalt und "N" für Notar (beides als WinMACS-Akten).
Akte
Öffnet die markierte Akte (alternativ können Sie einen Doppelklick auf der betreffenden Zeile ausführen). Handelt es sich um eine WinMACS-Akte, wird das
Anwaltsprogramm WinMACS in den Vordergrund geholt und die Akte dort geöffnet.
Export
Exportiert die Liste so, so wie sie aktuell dargestellt wird. Sie werden nach einem Speicherort gefragt. Dort legt InsoMACS die Tab-getrennte Datei
AKTENBET.TXT ab, die mit Excel oder einem anderen Programm weiterverarbeitet werden kann.
Zeigt die Liste von Jobs an, die dieser Adresse zugeordnet sind. Es handelt sich um einen Teilbereich aller vorhandenen Jobs (vgl. Jobliste). In dieser adressbezogenen Jobliste werden alle unerledigten Jobs zur Adresse angezeigt, egal welchem Sachbearbeiter sie zugewiesen sind. Werden
Jobs erledigt, verschwinden sie aus dieser Liste.
Im Übrigen sind die Bedienung und Eingabefelder im Kapitel Jobliste und dem Unterkapitel Neuen
Job anlegen beschrieben.
Diese Schaltfläche dient zum Synchronisieren der Adresse mit dem Datenbestand von Microsoft
Outlook. Sie kann nur dann betätigt werden, nachdem auf dem Rechner einmalig die notwendigen
Einstellungen getroffen wurden (Menü "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Outlook").
Ein Klick darauf synchronisiert sofort die geöffnete Adresse mit dem entsprechenden Outlook-Kon-
150
Adressen-Verwaltung
takt bzw. legt sofort eine neue Adresse in Outlook an.
Bei Änderungskonflikten (ein Datensatz wurde gleichzeitig in InsoMACS und Outlook geändert) fragt
InsoMACS nach, ob die Outlook-Daten nach InsoMACS übernommen werden sollen, ob die InsoMACS-Daten nach Outlook übernommen werden sollen oder ob gar keine Synchronisation dieses
Datensatzes stattfinden soll.
Um alle Adressen auf einen Schlag zu synchronisieren, klicken Sie im Menüband "Start" >
Bereich "Zubehör" > auf "Outlook".
Zeigt die Adresse auf einer Karte von Google Maps an und berechnet die Fahrroute und Fahrdauer
von Ihrem Standort aus dorthin. Dazu wird eine Internetverbindung und ein Internetbrowser benötigt.
Hinweis: Alle Rechte an den Daten, die im Internetbrowser angezeigt werden, und dem Routenplaner besitzt Google. Die Rummel AG besitzt keinerlei Einfluss auf sie.
Registerseite "Anschrift"
Auf der Registerseite "Anschrift" in einer Adresse wird im Wesentlichen Namen, Anschrift und Kontaktdaten
des Kontakts gespeichert.
Geschlecht
Dieses Merkmal ist vorrangig für die Steuerung der Rohtexte im Textprozessor
wichtig. Viele Formulierungen sind abhängig vom Geschlecht der Person. Anhand
der hier vorgenommenen Einstellung kann der Textprozessor die richtige Formulierung einsetzen.
Bei natürlichen Personen ist die Entscheidung relativ eindeutig - ansonsten überlegen Sie einfach, ob Sie im Text z.B. "Gläubiger" oder "Gläubigerin" verwenden
würden. Fast alle juristische Personen, also Firmen, erhalten das - deshalb auch
als Vorgabe eingestellte - Merkmal "weiblich".
erweiterte Adresse
Mit dem Kontrollfeld kann zwischen der 2-zeiligen- (Standard) und der 4-zeiligen(erweiterten) Namenszeile für die jeweilige Adresse gewählt werden.
In der erweiterten Adressansicht erhalten Sie lediglich mehr Platz, um den Namen einzugeben. Weitere Unterschiede bestehen nicht.
Über die Schaltfläche
wird die Postanschrift in die Zwischenablage kopiert (Anrede, Name, Straße und
Ort). Von dort kann sie für andere Zwecke verwendet werden.
Anrede A
Hier tragen Sie ein, welche Anrede in der Anschrift eines Briefes stehen muss, also "Herrn", "Frau", "Firma", usw. (vgl. Schlüsselfeld)
151
Adressen-Verwaltung
Bei diesem Feld - und nur bei diesem Feld - gibt es eine erweiterte Funktion,
die insbesondere bei der Eingabe der Anschrift von natürlichen Personen
sehr nützlich ist. Voraussetzung ist, dass der Suchbegriff folgendermaßen
aufgebaut ist
Nachname, [Titel] Vorname
und dass das Geschlecht richtig eingestellt ist.
Es genügt dann - in Anlehnung an die Berechnungsfunktion der Datumsfelder - die Eingabe von [+], [Enter] in Anschrift A, damit der Suchbegriff zerlegt wird und die Felder
Anrede A
Vorname
Titel
Name1
Anrede T
automatisch ausgefüllt werden!
Vorname
Vorname der Person. Bei Firmen u.ä. bleibt dieses Feld leer.
Titel
Titel wie z.B. "Dr."
Name1, Name2
Bei natürlichen Personen wird der Nachname in Name1 eingetragen, bei Firmen
mit langen Namen dieser auf Name1 und Name2 verteilt (bei einer erweiterten
Adresse, s.o., auch auf Name3 und Name4). Bei Eheleuten/ Partnern können
Vorname und Nachname jeweils zusammen in eine der Zeilen Name1 und Name2 eingegeben werden und stattdessen der Vorname freigelassen werden.
In einem Brief tauchen die Feldinhalte in folgender Anordnung auf:
Anrede A
Titel Vorname Name1
Name2
Strasse oder Postfach
PLZ Ort
Straße
Straße mit Hausnummer
PLZ PF, Postfach
Postleitzahl Postfach und Postfach-Nummer (ohne dem Wort "Postfach" davor)
Sind sowohl Strasse als auch die Postfach-Angaben eingetragen, dann wird
bei der Erstellung von Dokumenten mit Brief-Charakter vom Textprozessor
immer die Postfach-Anschrift bevorzugt.
PLZ Zust., Ort
Postleitzahl und Ort für die direkte Post-Zustellung. Im Datenbank-Feld der PLZ
kann eine unbekannte Postleitzahl über den Ortsnamen und ggf. die Strasse gesucht werden. Wird die Postleitzahl eingegeben, wird automatisch Ort ausgefüllt.
Gibt es mehrere Orte mit gleicher PLZ, werden diese zur Auswahl angezeigt.
Ausland
Name des Landes. Sie können hier entweder das Auslandskürzel verwenden ("A"
für Österreich, "CH" für Schweiz, ...) oder den Ländernamen ausschreiben.
Briefe an
Über das Listenfeld wird eingestellt, ob als Anschrift die "Zustelladresse" (mit
Straße und PLZ) oder das "Postfach" verwendet werden soll. Die gewählte Adresse wird in Dokumenten, die mit dem Textprozessor erstellt werden, ausgegeben.
152
Adressen-Verwaltung
Voraussetzung ist, dass die verwendeten Rohtexte dies unterstützen.
Anrede T
Briefanrede, z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren" oder "Sehr geehrte Frau Müller" usw. (vgl. Schüsselfeld).
Es muss immer die vollständige Anrede – bis auf das abschließende Komma – eingegeben werden.
Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass auch persönliche Anreden, wie z.B. "Lieber Klaus" ohne Probleme verarbeitet werden. Würde im Text der Standard "Sehr
geehrte" lediglich mit z.B. "r Herr Müller" ergänzt werden, funktionierte dies nämlich nicht.
Wenn Sie eine mehrzeilige Briefanrede benötigen, dann geben Sie an der
Stelle, an welcher der Zeilenumbruch stattfinden soll, ein Komma ein.
Geben Sie z.B. "Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Müller" ein, dann
macht der Textprozessor automatisch im Dokument
Sehr geehrte Frau Müller,
sehr geehrter Herr Müller,
daraus.
Kommunikationsnummern
Telefon, privat, Fax, mobil, E-Mail, Internet
Selbsterklärend bezüglich Inhalt. Bei einem Telefonsymbol hinter den Aktionsfeldern ist es möglich, per Mausklick den PC die Rufnummer wählen lassen.
Voraussetzung ist jedoch, dass Ihr System in die Telefonanlage integriert ist (vgl.
Telefon-Schaltfläche).
AG-Bezirk
Hier wird das Amtsgericht eingetragen, in dessen Zuständigkeitsbereich der
Wohnort dieser Person liegt.
Wird auf der Registerseite "Anschrift" der Ort über die Postleitzahl identifiziert,
dann erfolgt die Eintragung des AG-Bezirks hier automatisch.
Registerseite "Notiz"
Auf der Registerseite "Notiz" in einer Adresse haben Sie die Möglichkeit, freie Anmerkungen zu verfassen.
Wenn Sie einen Text in die Eingabezeile Hinweis eingeben und Hinweis einblenden markieren, wird dieser
Hinweistext automatisch eingeblendet -und zwar erstens immer beim Öffnen dieser Adresse oder zweitens
beim Öffnen einer Akte, an der diese Adresse in irgendeiner Form beteiligt ist.
153
Adressen-Verwaltung
Registerseite "Bank/RSV"
Auf der Registerseite "Bank/RSV" in der Adresse tragen Sie Angaben zur Bankverbindung und Rechtsschutzversicherung der Person ein.
154
Adressen-Verwaltung
Auf die Daten des oberen Bereichs "Bankverbindung" wird zum Beispiel im Zahlungsmodul zurückgegriffen:
Wenn Sie hier etwas eingetragen haben, sind dort die Felder bereits entsprechend ausgefüllt.
Bank
Name der Bank
Ort
Sitz der Bank
BLZ
Bankleitzahl. Über die Schaltfläche dahinter kann nach der richtigen Bankleitzahl gesucht werden.
BIC
Internationaler Bankencode
Konto-Nr.
Kontonummer
IBAN
Internationale Kontonummer
Inhaber
Inhaber des Kontos
Im unteren Bereich können Angaben zur Rechtsschutzversicherung erfasst werden. Diese Angaben sind
vorrangig für die Verarbeitung in der Kanzleisoftware WinMACS von Bedeutung.
Registerseite "Rechtsform/Vertreter"
Auf der Registerseite "Rechtsform/Vertreter" in der Adresse werden die gesetzlichen Vertretungsverhältnisse benannt.
155
Adressen-Verwaltung
Fügen Sie mit Neu beliebig viele Vertreter hinzu.
Geben Sie in dem neu geöffneten Fenster jeweils zunächst die Funktion ein (beispielsweise Vorstand, Mutter, Geschäftsführer) und dann die Adressdaten. Ein Häkchen bei Nicht als Kontakt zeigen bewirkt, dass
diese Person nicht auf der Adress-Registerseite "Kontakt" angelegt wird (z.B. sinnvoll bei der Erfassung der
Mutter als gesetzliche Vertreterin des Kindes).
Wenn Sie eine oder alle Adressen auf dieser Registerseite in einer anderen Anwendung benötigen,
können Sie diese leicht über die Zwischenablage kopieren. Führen Sie einen Rechtsklick aus und
wählen Sie dann im Kontextmenü den entsprechenden Befehl.
Registerseite "sonstiges"
Die Registerseite "Sonstiges" im Adressfenster:
Auf dieser Registerseite werden weitere persönliche Daten erfasst. Alle Daten können selbstverständlich
über den Reportgenerator ausgewertet und über den Textprozessor angesprochen werden.
Mit den Angaben auf der Unter-Registerseite "Ausweisdaten" kann der Identitätsnachweis, zum Beispiel für
das Notariat, dokumentiert werden.
Auf der Unter-Registerseite "definierbare Felder" können bis zu sechs Eingabezeilen eingefügt und individuell beschriftet werden, soweit sie benötigt werden. Die Beschriftung kann angepasst werden im Menüband
"Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > Button "Programm" > Registerseite "Adress-Eigenschaften". Es erscheint dann in jedem Adressfenster anstelle von Frei1 (etc.) die gewählte Bezeichnung.
156
Adressen-Verwaltung
Registerseite "Arbeitsverhältnis"
Wenn in der Adresse eine natürliche Person erfasst wird, können auf der Registerseite "Arbeitsverhältnis"
die Kontaktdaten des Arbeitgebers sowie Einzelheiten zum Arbeitsverhältnis und einer Kündigung erfasst
werden.
Falls Sie die Angaben generell nicht benötigen, können Sie diese Registerseite ausblenden im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Programm", Registerseite "Steuerung" im
Bereich "Aufbau Adresse".
Die Eingabefelder sind selbsterklärend (und zeigen Hinweistexte, wenn der Mauszeiger etwas länger über
einem Feld verweilt).
Der Rohtext ARB STAMMBLATT ermöglicht übrigens den Ausdruck aller arbeitnehmerspezifischen Daten
auf einer Seite. Über die Serienbrieffunktion der Akte kann bequem für alle Arbeitnehmer auf einmal das
Stammblatt ausgegeben werden.
157
Adressen-Verwaltung
Registerseite "Kontakt": Korrespondenz-Anschriften
Diese Registerseite in der Adressverwaltung dient dazu, eine oder mehrere Korrespondenz-Anschriften festzulegen.
Jeder Adresse können beliebig viele Kontaktadressen und/oder Ansprechpartner zugeordnet werden, die
von der primären Anschrift abweichen.
Wenn eine Kontakt-Anschrift vorhanden ist, erzeugt der Textprozessor eine Anschrift mit der ursprünglichen
Adresse, aber "zu Händen" der Korrespondenz-Person (Ausnahme: Std ist markiert, siehe unten). Bei mehreren Korrespondenz-Anschriften fragt der Textprozessor, welche der Korrespondenz-Anschriften verwendet
werden soll.
Um nicht nur den Namen, sondern die komplette Anschrift aus der Korrespondenzadresse zu verwenden,
benutzen Sie die Spalte
Std
Alle Dokumente mit Brief-Charakter werden automatisch an diejenige Person und Korrespondenzanschrift adressiert, welche hier durch Mausklick mit einem "X" in der Spalte "Std." (für "Standard") gekennzeichnet ist.
Bei mehreren Kontaktadressen lässt sich nur eine Adresse durch "X" markieren.
Die restlichen Felder der Anschrift sind selbsterklärend.
Anwendungsbeispiele:
- Person ist minderjährig: Mutter als gesetzliche Vertreterin erhält die Post
- Person ist langfristig in Kur oder Urlaub: Urlaubsanschrift
- Person möchte die Post bei neuer/m Lebensgefährte/in erhalten
Wenn Sie eine oder alle Adressen auf dieser Registerseite in einer anderen Anwendung benötigen,
können Sie diese leicht über die Zwischenablage kopieren. Führen Sie einen Rechtsklick aus und
wählen Sie dann im Kontextmenü den entsprechenden Befehl.
158
Adressen-Verwaltung
Registerseite "verbundene Adressen"
Um die Beziehungen einer Adresse zu einer anderen Adresse aufzuzeigen, dient die Registerseite "verbundene Adressen".
Hier können Sie anzeigen, mit welchen anderen Adressen Beziehungen bestehen und in einem Stichwort
die Art der Beziehung (Funktion) beschreiben.
Diese Registerseite ist nur sichtbar, wenn Sie dies eingestellt haben im Menüband "Einstellungen" >
Bereich "System-Parameter" > "Programm", Registerseite "Steuerung" im Bereich "Aufbau Adresse".
Die Funktion muss nicht eingetragen werden, könnte aber beispielsweise folgende Begriffspaare enthalten:
· Arbeitgeber/Arbeitnehmer
· Auftraggeber/Auftragnehmer
· Hersteller/Zulieferer
· Kooperationspartner
· Verkäufer/Kunde
Eine Verbindung kann immer nur zwischen zwei Adressen eingerichtet werden. Es ist aber möglich, mehrere
Verbindungen getrennt voneinander anzulegen.
Um eine neue verbundene Adresse einzufügen, klicken Sie auf Neu und wählen Sie aus dem Suchfenster
eine (bereits angelegte) Adresse aus.
Danach werden Sie aufgefordert, die Art der Verbindung anzugeben, und zwar sowohl aus Sicht der aktuellen Adresse als auch aus Sicht der verbundenen Adresse. Diese wechselseitigen Bezeichnungen dienen der
Übersichtlichkeit und werden auch in der verbundenen Adresse eingetragen.
Postempfänger
Zudem können Sie im selben Dialogfenster einstellen, ob die eine Adresse der Postempfänger der anderen
Adresse sein soll (ähnlich einer Kontaktadresse).
Um sofort erkennen zu können, dass eine verbundene Adresse als Postempfänger dient, zeigt die Spalte
159
Adressen-Verwaltung
"PE" (vor dem Suchbegriff der verbundenen Adresse) eine Markierung.
Registerseite "CRM-Info"
Auf der Registerseite "CRM-Info" in der Adresse können Sie Angaben zur Kundenpflege hinterlegen (CRM =
Customer Relationship Management). Mit diesen Angaben können Sie beispielsweise leichter ein Gespräch
beginnen und Interesse am Gegenüber zeigen.
Diese Registerseite ist nur sichtbar, wenn Sie dies eingestellt haben im Menüband "Einstellungen" >
Bereich "System-Parameter" > "Programm", Registerseite "Steuerung" im Bereich "Aufbau Adresse".
Achtung: Erfassen Sie die personenbezogenen Daten hier nur sparsam. Für die Speicherung dieser
Daten muss zudem eine Rechtsgrundlage nach dem Bundesdatenschutzgesetz (§ 4 BDSG) vorliegen.
Beachten Sie bitte:
· Insbesondere für die Speicherung von personenbezogenen Daten, die nicht direkt für das Mandatsverhältnis erforderlich sind, ist in der Regel eine Einwilligung des Betroffenen erforderlich.
· Die Rummel AG empfiehlt, bereits zusammen mit der Mandatsbeauftragung eine schriftliche Einwilligung nach § 4a BDSG einzuholen. Im Einzelfall kann die Speicherung auch nach § 28 BDSG
gedeckt sein.
· Bei Verstößen können Bußgelder drohen (§ 43 BDSG).
Die einzelnen Eingabefelder lauten:
Herkunft
Listenfeld, in dem das Zustandekommen des Kontakts dokumentiert werden kann. Zur
Auswahl stehen Kategorien wie "Empfehlung Mandant", "Internet", "Werbung" oder "Verein/Verband".
Erläuterung Herk. Platz für nähere Ausführungen zur Herkunft
160
Adressen-Verwaltung
Getränk Hinweis
Welches Getränk bevorzugt die Person bei einem Besuch in der Kanzlei?
persönliches
Platz für Hinweise zur Person
Hobbies/Sport
Anmerkungen zum Freizeitverhalten
Verbände u.ä.
Mitgliedschaft in Vereinen und Verbänden
(Ehren-) Ämter
ausgeübte Ehrenämter
Finanzämter
Die Adressen aller bundesdeutschen Finanzämter erhalten Sie im Menüband "Start" > Button "Adressen"
aufklappen > Button "Finanzämter".
Die Eingabemöglichkeiten sind identisch zu denen der Personen-Adressen. Auf der zweiten Registerseite
"Kontakte" können Sie die Daten von Ansprechpartnern hinterlegen (vgl. Personen-Adressen: Registerseite
"Kontakte").
In jeder Insolvenzakte kann bei der Schuldner-Rechtsform das zuständige Finanzamt ausgewählt und hinterlegt werden.
Eine Aktualisierung der Finanzamts-Adressen ist im Debug-Modus möglich:
Laden Sie auf der Internetseite des Bundeszentralamtes für Steuern die "Liste der Finanzämter als
txt-Datei" herunter. Starten Sie in InsoMACS den Debug-Modus und öffnen Sie das Fenster der
Finanzamt-Adressen. Dort ist nun die Schaltfläche Fremddaten sichtbar. Klicken Sie darauf und spielen Sie die Datei ein. Dadurch werden geänderte Adressen aktualisiert, aufgelöste Finanzämter gelöscht und neue angelegt.
Gerichte
Zum Lieferumfang der Programme der Rummel AG gehört eine Datenbank, welche die Adressen der meisten deutschen Gerichte enthält. Darauf greifen InsoMACS und auch WinMACS zu. Öffnen Sie diese Adressen über das Menüband "Start", indem Sie den Button "Adressen" aufklappen und dort "Gerichte" wählen.
161
Adressen-Verwaltung
Für die Richtigkeit der mitgelieferten Daten kann die Rummel AG wir keine Gewähr übernehmen. Sie sollten
daher die Daten selbstständig weiter pflegen und anpassen.
Entfernung
(für WinMACS) Sie können hier – z.B. für die Fahrtkostenabrechnung – die Entfernung zwischen Kanzlei und Gericht eintragen.
Fahrzeit
Dauer der Fahrt von der Kanzlei zum Gericht. Diese können Sie leicht über die
Schaltfläche Map ermitteln (s.u.).
Koanwalt
(für WinMACS) Soweit Sie einen "Stamm"-Kollegen vor Ort haben, können Sie
diesen hier benennen.
Sollte das InsO-Gericht eine vom "normalen" Gericht abweichende Anschrift haben, legen Sie es bitte
mit einem entsprechenden Suchbegriff (z.B. INSO NÜRNBERG) zusätzlich an.
Geschäftsst.
162
Öffnet die Verwaltung der Geschäftsstellen.
Adressen-Verwaltung
Kennziffern
ruft die Verwaltung der Parteivertreter-Kennziffer (PV-KEZI) auf
Rechtspfleger
Sucht das zuständige Gericht, wenn man nur den Namen des Rechtspflegers
kennt (die Schaltfläche ist nur aktiv, solange noch keine Gerichtsadresse geöffnet ist). Ein Klick darauf öffnet ein Suchfenster, das sämtliche bereits erfassten
Rechtspfleger in alphabetischer Reihenfolge auflistet. Mit der Auswahl von einem öffnet sich die entsprechende Gerichtsadresse.
Verwaltet werden die Namen der Rechtspfleger in der entsprechenden Gerichtsadresse auf der Registerseite "Rechtspfleger".
Richter
Sucht das zuständige Gericht, wenn man nur den Namen des Richters kennt (die
Schaltfläche ist nur aktiv, solange noch keine Gerichtsadresse geöffnet ist). Ein
Klick darauf öffnet ein Suchfenster, das sämtliche bereits erfassten Richter in alphabetischer Reihenfolge auflistet. Mit der Auswahl von einem öffnet sich die
entsprechende Gerichtsadresse.
Verwaltet werden die Namen der Richter in der entsprechenden Gerichtsadresse
auf der Registerseite "Richter".
Map
Zeigt die Gerichtsadresse auf einer Karte von Google Maps an und berechnet
Fahrroute und Fahrdauer dorthin. Dazu wird eine Internetverbindung und ein Internetbrowser benötigt. Auf der Karte wird Ihr eigener Standort angezeigt, so wie
er in den Lizenzdaten hinterlegt ist, sowie der Standort der geöffneten Adresse.
Auf diese Weise erhalten Sie die genaue Entfernung und ungefähre Fahrdauer
zum Gericht mit nur einem Mausklick. Diese Angaben können Sie in Ihre Fahrtkostenabrechnung übernehmen.
Hinweis: Alle Rechte an den Daten, die im Internetbrowser angezeigt werden,
und dem Routenplaner besitzt Google. Die Rummel AG hat keinerlei Einfluss auf
sie.
Registerseite "Bank"
Hier kann die Bankverbindung des Gerichts eingegeben werden.
163
Adressen-Verwaltung
Registerseite "Zuständigkeit"
Die jeweils übergeordneten, zuständigen Gerichte (Mahngericht, LG, OLG, ArbG, SozG, VerwG) sollten hier
erfasst werden.
Registerseite "Export/EGVP"
Hier treffen Sie die Einstellungen für den Datenaustausch mit dem Gericht. Bei Unklarheiten, welches Format mit welchen Optionen akzeptiert wird, fragen Sie direkt bei Gericht nach.
Im oberen Bereich geht es um Einstellungen, wie Daten mit dem Gericht ausgetauscht werden können:
Export-Format
Die Gerichte, bei denen die Tabelle per Daten-Austausch verarbeitet werden kann, arbeiten mit unterschiedlichen Datenformaten: Wird bei Gericht die Software "Heureka
Winsolvenz" eingesetzt, muss hier die Option "WinSolvenz", in allen anderen Fällen die
Option "IT-InsO" eingestellt werden.
Absenderkennung Falls Sie vom Gericht eine persönliche Absenderkennung für den Tabellenexport zugeteilt bekommen, so tragen Sie diese hier ein. Ansonsten lassen Sie das Feld leer.
Nicht-anmeldende Gläubiger exportieren Ist diese Option angeklickt, so werden beim Tabellenexport auch
die Adressen von Gläubigern, die bisher noch keine Forderungen angemeldet haben,
exportiert. Der Übersichtlichkeit halber bevorzugen die meisten Gerichte allerdings, die
nicht-anmeldenden Gläubiger nicht mitzuexportieren.
Export ohne "Bestritten wegen" Wenn eine Gläubiger Tabelle exportiert wird, wird das Feld "Bestritten wegen" nicht ausgegeben.
mit Unterziffern
In der Gläubigertabelle erhalten die laufenden Nummern für die Gläubigerforderungen
jeweils eine Unterziffer pro Hauptforderung.
vergeben nach
Hier ist die Vergabe der laufenden Nummer alphabetisch nach dem "Gläubiger-Namen" voreingestellt, was Sie normalerweise nicht ändern müssen. Sollte das Gericht allerdings explizit eine Nummerierung der Tabelle nach Anmeldedatum wünschen, so
164
Adressen-Verwaltung
können Sie hier die Option "Datum der Anmeldung" wählen. Die laufenden Nummern
werden dann, wenn Sie auf "Nummerieren" klicken, nach dem Datum der Anmeldung
vergeben.
Übermittlung per E-Mail Wenn das Gericht kein EGVP unterstützt und deshalb die Tabelle nach ihrem Export per E-Mail übersendet werden soll, markieren Sie diese Option. Dadurch können
Sie nach dem Datenexport der Tabelle per Knopfdruck eine E-Mail erstellen, in der Betreff (Registernummer, Sache und AZ des Gerichts), Empfänger (E-Mail-Adresse des Gerichts) und Anhang (Exportdatei) voreingestellt sind.
Im Bereich darunter geht es um die Nachrichtenübermittlung per EGVP. Die Daten werden benötigt, wenn
Dokumente aus dem Akten-Textbestand per EGVP verschickt werden sollen. Bei Verwendung des Zusatzmoduls WM AuGeMa werden die Daten auch dorthin übernommen.
XJustiz-ID
XJustiz-Identifikationsnummer, unter der das Gericht erreichbar ist. Die aktuelle XJustizID kann ermittelt werden über www.justiz.de > Menüpunkt "Orts-/Gerichtsverzeichnis".
Govello-ID
Govello-Identifikationsnummer, unter der das Gericht erreichbar ist. Die aktuelle Govello-ID kann über das EGVP-Adressbuch ermittelt werden.
Verwenden
Stellt ein, welche der beiden Varianten verwendet werden soll.
unterstützt EGVP
Zeigt an, dass das Gericht EGVP einsetzt. Wenn das nicht der Fall ist und der Nutzer
eine EGVP-Nachricht an dieses Gericht erstellt, wird er darauf hingewiesen.
Im Bereich "eStatistik" geben Sie die Daten für die Insolvenzstatistikmeldungen an.
Gerichtsnummer
Jedem Gericht ist eine Nummer zugeordnet. Diese muss hier hinterlegt sein, um die Insolvenzstatistikmeldung absenden zu können. Sie erfahren die Nummer, indem Sie auf
auf den Internet-Button hinter der Zeile klicken. Es wird dann eine PDF-Datei aus dem
Internet angezeigt, die eine Übersicht enthält.
Berichtsempfänger Wählen Sie aus dem Listenfeld den zutreffenden Empfänger für Insolvenzstatistikmeldungen aus.
Registerseite "Rechtspfleger"
Es lässt sich eine Tabelle der Rechtspfleger an diesem Gericht anlegen. Zu jeder Verfahrensakte können
Sie gleich nach dem Zuweisen des Gerichts den zuständigen Rechtspfleger erfassen – entweder, indem Sie
einen Rechtpfleger aus dieser Liste auswählen, oder indem Sie dort direkt einen neuen Rechtspfleger anlegen (der natürlich auch in die Liste hier übernommen wird).
Später können Sie, wenn Sie später nur den Namen des Rechtspflegers kennen, diesen direkt suchen: Öffnen Sie die das Fenster der Gerichtsadressen und klicken Sie auf Rechtspfleger (ohne zuvor ein Gericht
ausgewählt zu haben). Sie erhalten dann eine tabellarische Auflistung aller erfassten Rechtspfleger und
können den gesuchten auswählen.
Registerseite "Memo"
Die letzte Registerseite bietet Platz für allgemeine Anmerkungen zum Gericht.
165
Adressen-Verwaltung
Kanzleien
Die Adressen von Anwälten und Kanzleien werden über das Menüband "Start" geöffnet, indem Sie den Button "Adressen" aufklappen und dort "Kanzleien" aufrufen.
Die meisten Felder sind selbsterklärend. Auch auf diese Daten greifen InsoMACS und WinMACS gemeinsam
zu. Einige Felder sind wiederum nur für WinMACS von Bedeutung.
Spezielle Felder in Kanzlei-Adressen sind folgende:
Fach
Gerichtsfach-Nummer
Ist Korrespondenzkanzlei (für WinMACS) Dient der Unterscheidung zwischen Gegenanwälten und Korrespondenzkanzleien. Dies kann z.B. für eine Auswertung im Reportgenerator
nützlich sein
EWIV
(für WinMACS) Reine Information. EWIV's sind Kanzlei-Organisationen, die intern
oft andere Abrechnungen bei Korrespondenzmandaten haben. Deshalb haben
Sie hier die Möglichkeit, dies zu kennzeichnen.
Anwälte
Diese Schaltfläche ist nur in einem leeren Kanzlei-Adressfenster aktiv. Mit ihr
lässt sich eine Ihnen namentlich nicht bekannte Kanzlei über den Namen eines
Kollegen suchen.
Voraussetzung: Sie haben den Namen vorher auf der Registerseite "Anwälte" (s.u.) erfasst.
Akten
Öffnet ein Fenster, das alle Aktenbeteiligung der Kanzlei aufzeigt. Die in der Liste
markierte Akte wird über die Schaltfläche Akte geöffnet.
166
Adressen-Verwaltung
Außerdem kann die Aktenliste auch gedruckt oder exportiert werden.
Registerseite "Anwälte"
Zu jeder Kanzlei können Sie alle dort tätigen Sachbearbeiter gesondert erfassen und individuelle Daten wie
Abteilungs-Fax oder persönliche E-Mail-Adresse hinterlegen.
Telefonbuch
Allgemeine Adressen und Telefonnummern, die nicht Akten oder anderen Adressbereichen zuzuordnen sind
(z.B. Taxi, Pizza-Homeservice, Hotline der Rummel AG), werden im Telefonbuch gespeichert. Dieses wird geöffnet über die Menüleiste "Start", indem Sie den Button "Adressen" aufklappen und dort "Telefonbuch"
aufrufen.
167
Auswertungen
Auswertungen
In diesem Teil des InsoMACS-Hauptmenüs können Sie unterschiedlichste Auswertungen erhalten. Neben
den fest programmierten Auswertungen für Adressen, Wiedervorlagen und Korrekturtexte ist ein besonderes Leistungsmerkmal der Reportgenerator, der Ihnen die Möglichkeit für die Gestaltung eigener Abfragen
und Listen bezüglich der Akten, Adressen und Kanzleien bietet.
Wiedervorlagen
Die Wiedervorlagen-Liste zeigt einen aktenübergreifenden Überblick über alle anstehenden Wiedervorlagen
in einem bestimmten Zeitraum an. Sie öffnen die Liste über das Menüband "Start" > Bereich "Ereignisse" >
"Wiedervorlagen".
In diesem Formular werden die Wiedervorlagen gesammelt für alle Akten dargestellt und ggf. auch als Liste
gedruckt. Neben dem Datum und der Akte wird auch der Grund der Wiedervorlage angezeigt.
von, bis
Der Zeitraum, für den die Wiedervorlagen gezeigt werden sollen. Als Standardeinstellung ist in beiden Feldern der aktuelle Tag vorgegeben.
Sachbearbeiter
Es kann ausgewählt werden, ob die Wiedervorlagen für alle Sachbearbeiter oder
nur für einen bestimmten Sachbearbeiter gezeigt werden sollen.
Druck Liste
Die aktuell angezeigte Liste wird in der dargestellten Reihenfolge gedruckt.
Druck je SB
Die Wiedervorlagen werden für jeden Sachbearbeiter (SB) auf einem getrennten
Blatt gedruckt. Dies dürfte eine der Standard-Anwendungen sein.
Abbruch
Wenn die Liste neu aufgebaut wird und dies zu lange dauert, kann der Vorgang
abgebrochen werden.
Aktualisieren
Die Liste wird neu aufgebaut und zeigt dann beispielsweise auch in der Zwischenzeit neu eingetragenen Wiedervorlagen an.
WV ändern
Häufig kann schon aufgrund der Angabe in "Grund" entschieden werden, dass
diese Akte noch nicht benötigt wird, sondern dass eine erneute Wiedervorlage zu
einem späteren Datum sinnvoll ist.
168
Auswertungen
Um einer Wiedervorlage ein neues WV-Datum zuzuweisen, markieren Sie sie und
klicken auf WV ändern. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste
auf eine Wiedervorlage klicken. Es öffnet sich dann folgendes Fenster:
Mehrere Wiedervorlagen auf einmal ändern:
Sie können auch mehreren Wiedervorlagen gemeinsam ein neues Datum zuweisen. Dazu setzen Sie zuerst vor jede betreffende Wiedervorlage (d.h. Zeile) eine
Markierung, indem Sie in die Spalte "Mark." klicken (jeweils am Zeilenbeginn).
Geben Sie dann mittels WV ändern für alle gewählten Einträge ein neues, einheitliches Datum ein (Achtung: die Felder für wen und Grund stehen hier für Änderungen nicht zur Verfügung).
Erledigt
Die gewählte(n) Wiedervorlage(n) werden als abgearbeitet gekennzeichnet und
aus der Liste entfernt (außer auch erledigte ist markiert).
Um eine Wiedervorlage als erledigt zu kennzeichnen, markieren Sie die Zeile und
klicken auf Erledigt.
Um dasselbe mit mehreren Wiedervorlagen gleichzeitig zu tun, setzen Sie per
Mausklick in alle betroffenen Zeilen eine Markierung in die Spalte "Mark." (jeweils am Zeilenbeginn).
Akte
(oder alternativ Doppelklick auf die Akte)
Ruft die Akte zur markierten Wiedervorlage auf.
WM Doku
Falls Sie InsoMACS zusammen mit dem Dokumenten-Management-System WM
Doku einsetzen, springen Sie direkt zu WM Doku. Dort wird die InsoMACS-Akte,
die der gewählten Wiedervorlage zugeordnet ist, geöffnet und alle ihre Dokumente angezeigt.
Termine
Sämtliche Termine, die Sie in den Akten auf der Registerseite "Ereignisse" eingetragen haben, können Sie
über das Menüband "Start" > Bereich "Kalender" > "Termine" aktenübergreifend auswerten.
Inwieweit Sie Termine einsehen und verändern dürfen, ist in den Benutzerrechte eingestellt (vgl. Benutzerverwaltung > Registerseite "Rechte").
169
Auswertungen
Welche der Ereignisse in der Liste aufgeführt werden sollen, erfassen Sie in diesen Eingabezeilen:
von, bis
Alle in sämtlichen Akten eingetragenen Ereignisse lassen sich hier für einen beliebigen Zeitraum anzeigen.
Sachbearbeiter
Eine Selektion der Liste nach Sachbearbeitern ist möglich.
extra Seite pro Tag
Betrifft nur den Ausdruck: Für jeden Tag wird ein neues Blatt Papier verwendet.
Druckoption
Hier stellen Sie ein, ob im Ausdruck die Termine aller Sachbearbeiter in einer gemeinsamen Liste ("gemeinsame Übersicht") oder nach Sachbearbeitern getrennt ("je Sachbearbeiter eigenes Blatt") ausgegeben werden soll.
Mit einem Doppelklick auf eine Zeile öffnen Sie wie gewohnt den Eintrag, hier also das Terminfenster, von
wo aus Sie auch die zugeordnete Akte öffnen können.
Über Druck starten Sie zum Schluss Ausdruck der in der Liste angezeigten Termine.
Fristenliste
Die Fristen- und Vorfristen-Listen zeigen aktenübergreifend und für einen bestimmten Zeitraum an, welche
Fristen bzw. Vorfristen anstehen. Sie werden geöffnet über das Menüband "Start" > Bereich "Ereignisse" >
"Vorfristen" bzw. "Fristen".
Da sich die Bedienung der Vorfristen-Liste nicht von der Fristen-Liste unterscheidet, werden beide Fenster
hier gemeinsam erläutert.
170
Auswertungen
von und bis
Einstellung des Zeitraums (Datumsfelder), für den die Fristen gezeigt werden.
Das aktuelle Tagesdatum wird vorgegeben.
Listenfeld der Sachbearbeiter Im Listenfeld stellen Sie ein, für welchen Sachbearbeiter die Fristenliste angezeigt werden soll. Mit "Alle" werden die Fristen aller Sachbearbeiter angezeigt.
Falls der Name eines Sachbearbeiters hier wider Erwarten nicht auftaucht oder
bewusst nicht erscheinen soll (um die Liste kürzer zu halten), ist dies in seiner
Benutzereinstellung so definiert (vgl. System-Konfiguration: Kanzlei-Parameter,
Personenverwaltung, Registerseite "Einstellungen").
Mit der Einstellung "Alle" werden jedoch immer wirklich alle Fristen angezeigt –
auch solche von Sachbearbeitern, die nicht in der Liste stehen.
nur laufende
Standardmäßig werden nur Fristen angezeigt, deren Status noch nicht auf "erledigt" steht.
Wenn Sie alle Fristen angezeigt bekommen möchten, entfernen Sie den Haken
dieses Kontrollkästchens.
nur belegte Tage drucken Bei einem Ausdruck werden diejenigen Tage weggelassen, an denen keine Fristen enden. Dadurch wird der Ausdruck übersichtlicher und kürzer.
Druckoption
Hier stellen Sie ein, ob im Ausdruck die Fristen aller Sachbearbeiter in einer gemeinsamen Liste ("gemeinsame Übersicht") oder nach Sachbearbeitern getrennt ("je Sachbearbeiter eigenes Blatt") ausgegeben werden soll.
Druck
Ausdruck der Fristenliste.
Akte
Die Akte, die zu der in der Liste markierten Frist gehört, wird zur Bearbeitung geöffnet. Wahlweise können Sie – wie immer – auch einen Doppelklick auf den Listeneintrag ausführen.
Erledigt
Die in der Liste markierte Frist wird als erledigt gekennzeichnet.
Korrekturtexte
Wenn zu einer Akte ein neues Dokument gefertigt wird, öffnet sich nach dessen Bearbeitung im Textprogramm Word und der Rückkehr zu InsoMACS der Textbestand. Dort gibt es die Option, den Status des Dokuments auf "Korrekturvorlage" zu setzten und einen Sachbearbeiter anzugeben.
Die organisatorische Idee ist, dass die Texte vom Schreibpersonal zunächst geschrieben, jedoch (noch)
171
Auswertungen
nicht gedruckt werden. Anschließend sieht der inhaltlich verantwortliche Sachbearbeiter den Text am Bildschirm durch und korrigiert ihn gegebenenfalls. Erst danach wird das Dokument ausgedruckt. Dies ist eine
Möglichkeit, Papier einzusparen. Allerdings sei auch darauf hingewiesen, dass prüfendes Lesen am Bildschirm manchal als schwerer empfunden wird als auf bedrucktem Papier.
Im Menüband "Kanzlei" > Bereich "Auswertungen" > "Korrekturtexte" werden alle Dokumente aufgelistet,
die den Status "Korrekturtext" besitzen, die also bereits geschrieben sind und auf Korrektur warten.
Texte für
Wahlweise können die Korrekturtexte für alle oder nur für einen bestimmten
Sachbearbeiter angezeigt werden.
Text bearbeiten
Ruft den gewählten Text im Textprogramm auf. Anschließend kann im automatisch aufgerufenen Textmanager der Status neu gesetzt werden.
Akte
Öffnet die Akte, welche der Text zugeordnet ist. Dazu muss ein Korrekturtext in
der Liste markiert sein.
Adressen
Um aktenübergreifend Adressen für einen Serienbrief zusammenzustellen, verwenden im Menüband
"Start" > Bereich "Auswertungen" > "Adressen".
Serienbriefe zu einer speziellen Akte sollten nicht hier, sondern direkt in der Akte über Serienbrief erstellt werden. Dies gestattet nämlich das Verarbeiten von Akten-Daten im Serienbrief, während dies
hier nicht möglich ist, da keinerlei Bezug zu einer Akte hergestellt werden kann.
172
Auswertungen
In diesem Auswertungsformular werden sämtliche Adressen, die in InsoMACS und WinMACS gespeichert
sind, in der unteren Adressliste gezeigt. Fügen Sie die Adressen, an die der Serienbrief geschrieben werden
soll, in die obere Liste ("Gewählte Adressen") ein. Dazu dienen die Pfeil-Schaltflächen (von oben nach unten):
· Übernahme einer einzelne Adresse, nämlich der unten markierten
· Übernahme sämtlicher Adressen aus der Adressliste
· Entfernen der markierte einzelne Adresse aus "Gewählte Adressen"
· Entfernen aller Adressen aus "Gewählte Adressen"
Filter
Wird der Filter eingeschaltet (er ist dann rot beschriftet), kann sowohl über Code
als auch Suchbegriff eine Auswahl der Adressen getroffen werden. Nur noch solche Adressen, in denen das Code- und auch das Suchbegriff-Feld mit den hier
eingegebenen Inhalten übereinstimmen, werden nach der Aktualisierung der
Liste in der Adressliste gezeigt.
Aktualisieren
Sobald Sie in Code und/oder Suchbegriff die Selektionskriterien eingegeben haben, wird mit dieser Schaltfläche der Neuaufbau der Adressliste ausgelöst.
Abbruch
Der Filtervorgang, den Sie mit Aktualisieren ausgelöst haben, kann einige Zeit
dauern.Abbruch bricht diesen Filtervorgang vorzeitig ab.
Serienbrief
An alle im Memofeld (oberes Feld) stehenden Adressen wird ein Serienbrief erstellt. Der Textprozessor startet; wählen Sie dann den gewünschten Rohtext aus.
Ein Muster für einen Serienbrief ist der Rohtext "Serienbrief Adressen", aus dem
Sie eigene, sinnvolle Serienbrief-Rohtexte für diese Anwendung im separaten
Textgenerator erstellen können.
Drucken
Ausdruck der Adressliste
173
Auswertungen
Reportgenerator
Der Reportgenerator ist ein mächtiges Auswertungsinstrument (Menüband "Start" > Bereich "Suche" > Pfeil
unter "Recherche" > "Reportgenerator"). Er ist nur zugänglich für InsoMACS-Nutzer, für die der Zugang
nicht in den Benutzerrechten gesperrt ist (vgl. Benutzerverwaltung, Registerseite "Rechte").
Mit ihm können Sie über die Datenbestände der
· Akten
· Adressen
· Kanzleien
selbstdefinierte Abfragen erstellen, abspeichern und wieder verwenden.
In diesen Abfragen wird festgelegt, welche Felder in der Ergebnisliste erscheinen sollen und auch die Kriterien für die Auswahl von bestimmten Datensätzen. Eine wesentliche Möglichkeit ist auch, dass bestimmte
Adressen herausgefiltert werden, für die dann ein Serienbrief erstellt werden kann.
Jede Abfrage erhält einen Suchbegriff. Die Verwaltung der Abfragen erfolgt wie unter Daten verwalten – allgemeine Abläufe beschrieben. Zusätzlich erhalten Sie die Möglichkeit, die einzelnen Abfragen im Suchfenster mit Hilfe einer Baumstruktur zu gruppieren (vgl. Struktur in Abfragen bringen für Rohtexte).
Ein wichtiger Anwendungsfall ist die Erstellung von Serienbriefen.
Beschr.
Beschreibung dieser Abfrage als Info für andere Anwender.
Typ
Nur sichtbar, wenn der Benutzer das Benutzerrecht "SQL-Report bearbeiten" besitzt (einzustellen über die Benutzerverwaltung RAG User).
Damit ist es möglich, eine Abfrage nicht wie nachfolgend beschrieben, sondern
174
Auswertungen
direkt über die Datenbanksprache SQL zu definieren. Dazu muss die SQL-Syntax
verwendet werden, die sich je nach zugrunde liegender SQL-Datenbank unterscheiden kann.
Oberhalb des SQL-Statements werden Datenbank-Tabelle und AutoRel hinterlegt. Dadurch steht die gesamte Funktionalität des Reportgenerators auch bei
SQL-Abfragen zur Verfügung.
Datenb.
Datenbereich, mit dem diese Abfrage arbeiten soll. Dabei gibt es derzeit die
Möglichkeit, den Datenbestand der Adressen, Akten und Kanzleien auszuwählen. Achten Sie darauf, immer den richtigen Datenbereich für Ihre Suchabfrage einzugeben! Sonst wird u.U. eine Fehlermeldung angezeigt.
Sortiert
Für jeden Datenbereich sind hier unterschiedliche Einstellungen möglich, in welcher Reihenfolge die gefundenen Datensätze erscheinen sollen. So kann z.B. bei
einer Auswertung über Adressen gewählt werden, ob nach "Suchbegriff" oder
nach "Postleitzahl" sortiert werden soll.
Titel
Wenn die Liste ausgedruckt wird, erscheint der "Titel" als Überschrift. Oft kann
hier der Feldinhalt von Beschreibung übernommen werden.
Im großen weißen Bereich darunter wird die eigentliche Abfrage eingetragen. Die Syntax, mit der die komplexen Abfragen gestaltet werden können, wird im nachfolgenden Kapitel Abfrage gestalten erläutert.
Sie können den Abfragetext entweder direkt über die Tastatur eingeben, ohne auf die drei folgend beschriebenen Erleichterungen zurückzugreifen - für geübte Anwender sicher die schnellere Methode. Die Groß-/
Kleinschreibung muss dabei nicht beachtet werden.
Oder Sie lassen sich helfen und setzen den Abfragetext mit Mausklicken zusammen:
Feld
Hier sind die zu jedem Datenbereich verfügbaren Felder (Datensatzelemente)
aufgeführt, die für Abfragen zur Verfügung stehen.
Einfügen
Hiermit wird die Bezeichnung des in Feld ausgewählten Datenelementes in den
Definitionstext eingefügt.
Jede dieser Schaltflächen fügt seine Beschriftung in den Definitionstext ein.
Auswertung durchführen
Druck
Die Ergebnisliste wird gedruckt.
Filtern
Sobald Sie den Abfragetext erstellt haben, wird mit dieser Schaltfläche die Auswertung gestartet. Dieser Vorgang kann bei großen Datenmengen einige Zeit benötigen.
Abbruch
Sie können den Filtervorgang, d.h. den Aufbau der Ergebnisliste, vorzeitig abbrechen.
Das Ergebnis einer Abfrage wird in der unteren Fensterhälfte angezeigt - jeder Datensatz (Adresse oder
Akte), welche die eingegeben Kriterien erfüllt, wird aufgelistet.
Mit einem Doppelklick in eine der Ergebniszeilen wird der entsprechende Datensatz geöffnet.
175
Auswertungen
Serienbrief erstellen
Bei Datenbereichen mit Adress-Charakter kann für die in der Ergebnisliste stehenden Adressen im Reportgenerator ein Serienbrief erstellt und mit Hilfe von Word ausgedruckt werden.
1. Definitionstext (Abfrage) erstellen
Erstellen Sie dazu zunächst eine "normale" Reportgenerator-Abfrage, so dass Sie die Empfänger-Adressen in einer Ergebnisliste erhalten.
Dabei ist es an dieser Stelle nicht entscheidend, dass alle Felder, auf die der Serienbrief zugreift, in der
Liste als Feldwert dargestellt werden. Es ist nur wichtig, dass die notwendigen Datensätze (Adressen) in
der Liste repräsentiert sind – ggf. nur durch das Feld "Suchbegriff".
2. Feinauswahl der Empfänger
Eine Feinauswahl der Empfänger ist über die Spalte "SerBr." in der Ergebnisliste möglich: Nur solche Datensätze (Zeilen), die hier mit einem Pfeil ("»") markiert sind, werden bei der Erstellung des Serienbriefes
berücksichtigt (standardmäßig sind alle gefundenen Datensätze so markiert).
Damit ist möglich, dass Sie mit den normalen Filterbedingungen zunächst eine Vorauswahl treffen und
dann bei jeder einzelnen Adresse noch entscheiden können, ob diese tatsächlich verarbeitet werden soll
oder nicht. Nach dem Filtervorgang sind zunächst alle Zeilen markiert, d.h. alle würden beim Serienbrief
berücksichtigt werden.
Sie schalten die Markierung durch Mausklick auf das Markierungssymbol ein und aus.
3. Serienbrief an Word übergeben
Klicken Sie auf die Schaltfläche Serienbrief, die sich am oberen Fensterrand befindet.
Wählen Sie dann aus der angebotenen Liste den Rohtext aus, der – mit den individuellen Adressdaten
versehen – an jeden der Empfänger verschickt werden soll.
Im Lieferumfang ist ein Rohtext Serienbrief-Muster enthalten, aus dem ein von Ihnen gewünschter
und sinnvoller Serienbrief abgeleitet werden kann.
In diesen Serienbrief-Rohtexten darf kein Bezug zu einer Akte als Platzhalter enthalten sein, da hier
keine Verbindung zu Akten, sondern nur zu Adressen verfügbar ist!
Es öffnet sich darauf hin Word, und es wird ein einziges Dokument erzeugt, in dem die individualisierten Anschreiben direkt hintereinander folgen. Drucken Sie dieses Dokument aus.
Exportdatei erzeugen
Sie können die über den Reportgenerator ausgefilterten Daten in eine Datei schreiben lassen, und diese
Datei einem anderen Programm zur Weiterverarbeitung übergeben.
Beispielsweise können so Buchhaltungsdaten an Excel übergeben werden oder Adressdaten an Word.
1. Erstellen Sie einen Definitionstext (Abfrage) und treffen Sie ggf. eine Feinauswahl, wie oben für den Serienbrief erklärt.
2. Steuerdatei ausgeben
Klicken Sie auf die Schaltfläche Export am oberen Fensterrand und wählen Sie Speicherpfad aus. InsoMACS erzeugt nun eine Datei, die folgendermaßen aufgebaut ist:
· Als erster Datensatz werden die Spaltenüberschriften ausgegeben (entsprechend dem Standard der
176
Auswertungen
Word-Steuerdatei).
· Als Trennzeichen zwischen Feldern wird eine Tabulator-Schaltung verwendet, als Trennzeichen zwischen Datensätzen eine Zeilenschaltung.
Diese Datei wird unter dem Namen ExportResult.txt in dem definierten Pfad gespeichert. Direkt im Anschluss fragt InsoMACS Sie, ob Sie diese Datei in Excel öffnen möchten.
Etiketten erzeugen
Sie können die über den Reportgenerator ausgefilterten Adressen auf Adress-Etiketten ausdrucken lassen.
Die Adressen werden dabei pro DIN-A4-Blatt in zwei Spalten mit je fünf Reihen ausgegeben. Dies ergibt pro
Adresse eine Fläche von 96 x 50,8 mm und ist beispielsweise geeignet für Zweckform 4744-Etiketten.
1. Erstellen Sie einen Definitionstext (Abfrage) und treffen Sie ggf. eine Feinauswahl, wie oben für den Serienbrief erklärt.
2. Etiketten erstellen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Etiketten. Sie sehen dann eine Zusammenfassung des Ausdrucks in einem neuen Fenster mit einer Übersicht aller Adressen, die auf Etiketten gedruckt werden.
Sie können eine weitere Adresse hinzufügen, indem Sie auf
klicken. Tragen Sie die Adressdaten
dann direkt in der Tabelle ein. Es lässt sich auch eine Adresse aus der Tabelle entfernen: Markieren Sie
diese und betätigen Sie
.
3. Kontrollieren Sie zum Schluss die Angaben, legen Sie die Vorlage in den Drucker ein und klicken Sie
dann auf Druck.
Abfrage gestalten
Kernstück des Reportgenerators ist der Abfragetext. Mit ihm definieren Sie, welche Datensätze gefunden
werden sollen.
Der Abfragetext besteht zwei Teilen:
· Gestaltungsteil: Welche Felder eines Datensatzes sollen aufgelistet werden, und wie? (Spalten in der Ergebnistabelle)
· Filterteil: Welche Datensätze (Adressen, Akten) sollen überhaupt aufgelistet werden? Fehlt der Filterteil,
werden jeweils alle Datensätze gelistet.
177
Auswertungen
Gestaltungsteil
Dieser Teil beginnt immer mit dem Schlüsselwort Zeige. Danach werden alle Bezeichnungen für die Felder
aufgelistet, die in der Ergebnisliste erscheinen sollen. Die einzelnen Bezeichnungen werden mit dem
Schlüsselwort und verkettet.
Die dabei erlaubten Bezeichnungen können im Listenfeld Feld ausgewählt und über die Schaltfläche Einfügen in den Definitionstext eingefügt werden.
Möchten Sie beispielsweise eine Adressenliste haben, welche die Felder
- Vorname
- Name1
- Name2
- Strasse
- PLZ
- Ort
enthält, dann müsste der Gestaltungsteil des Definitionstextes lauten:
Zeige Vorname und Name1 und Name2 und Strasse und PLZ und Ort
Zuvor müssen Sie natürlich das Listenfeld Datenb. auf "Adressen" gesetzt haben. Die Ergebnisliste erhalten
Sie über Filtern (s.u.).
Spaltenbreite ändern/ definieren
Für jedes Feld wird in der Ergebnisliste eine Spalte eingerichtet, die eine bestimmte, konstante Breite hat.
Später, wenn die Ergebnisliste aufgebaut ist, können die Spalten mit der Maus schmaler oder breiter ziehen, indem Sie die Maus auf den Grenzbereich zwischen den Spaltenüberschriften ziehen und – während
die linke Maustaste gehalten wird – die Grenze nach links oder rechts verschieben.
Soll dieselbe Abfrage wieder verwendet werden, ist es ratsam, im Definitionstext die Breite bereits zu definieren. Dann muss die Justierung nicht jedes Mal neu vorgenommen werden, wenn die Auswertung erneut
aufgerufen wird.
Dies kann auf einfache Weise dadurch erfolgen, dass hinter die jeweilige Feldbezeichnung, mit einem Komma getrennt, die Anzahl der Zeichen geschrieben wird, der die Spaltenbreite entsprechen soll.
Beispiel:
Zeige Vorname und Name1 und Name2 und Strasse und PLZ,6 und Ort
Hier wird die – ansonsten übertriebene – Breite der Spalte für die Postleitzahl auf 6 Zeichen gestellt und
damit die Spalte schmaler gemacht.
Ausrichtung der Spalten
Eine weitere Gestaltungsmöglichkeit besteht darin, die Ausrichtung der Spalteninhalte zu definieren. Die
Standardeinstellung ist linksbündig.
Handelt es sich beim Spalteninhalt um Zahlenbeträge, dann ist eine rechtsbündige Ausrichtung übersichtlicher. Dies wird dadurch erreicht, dass an die Feldbezeichnung, durch ein Komma getrennt, der Buchstabe
"R" angehängt wird.
Beispiel (für den Datenbereich "Insolvenzakten"):
Zeige Regnr, 10 Und Sache, 59 Und EroeffDatum,15,r
Bei dieser Abfrage über die Akten wird von allen Akten mit einem Fremdgeldbestand neben der Registernummer und dem Kurzrubrum (Sache) der Saldo Fremdgeld rechtsbündig und mit 15-stelliger Breite
dargestellt.
178
Auswertungen
Filterteil
Der Filterteil beginnt stets mit dem Schlüsselwort wobei. Während der Gestaltungsteil immer erforderlich
ist, muss der Filterteil nicht notwendigerweise Bestandteil des Definitionstextes sein – es werden dann
eben alle Datensätze des entsprechenden Datenbereiches in die Ergebnisliste aufgenommen.
Im Filterteil wird eine Einschränkung der zu berücksichtigenden Datensätze dadurch vorgenommen, dass
Vergleichsoperationen definiert werden.
Jeder Datensatz des Datenbereiches wird daraufhin untersucht, ob er den Filterkriterien entspricht, er also
in die Ergebnisliste aufgenommen wird oder nicht.
Verglichen wird stets ein Feldinhalt mit einem Referenzwert, wobei durch den Operator dazwischen die Art
des Vergleichs festgelegt wird.
Beispiel:
GlbAusschuss=J
Hierbei ist "GlbAusschuss" der Bezeichner für das Kontrollkästchen "Gläubiger-Ausschuss". Dieser Bezeichner liefert ein "J" (ja), wenn das Kontrollkästchen markiert ist und ein "N" (nein), wenn dies nicht
der Fall ist. Es werden also nur die Akten berücksichtigt, bei denen es einen Gläubigerausschuss gibt.
Es ist möglich, mehrere Filterbedingungen zu kombinieren. Nur solche Datensätze, die allen Filterbedingungen entsprechen, erscheinen dann in der Ergebnisliste.
Mögliche Filterbedingungen sind:
=
Einfacher Vergleich auf Übereinstimmung.
Bei Textfeldern (z.B. "Name1", "Vorname") wird nur überprüft, ob der Referenzwert am Anfang des
Feldinhalts vorkommt.
Beispiel: ... wobei Name1 = Müller
Hier werden neben "Müller" auch Datensätze akzeptiert, die mit "Müller" beginnen, also beispielsweise auch "Müllermann" und "Müllermeier".
==
Erweiterter Vergleich auf Übereinstimmung. Der Feldinhalt des Datensatzes muss exakt dem Referenzwert entsprechen.
Beispiel: ... wobei Name1 == Müller
Hier werden nur alle Adressen mit Name1 "Müller" akzeptiert. Die Datensätze mit "Müllermann",
"Müllermeier" werden damit nicht gefunden.
>
Vergleich auf "größer als".
Beispiel: ... wobei PLZ > 8999
Sucht alle Adressen mit Postleitzahlen von 9000 und höher.
<
Vergleich auf "kleiner als".
Beispiel: ... wobei PLZ < 1000
sucht alle Adressen mit Postleitzahlen, die mit 0 beginnen.
Joker
In einigen Fällen ist ein Vergleich nur bestimmter Teile einer Zeichenfolge sinnvoll. Dasjenige Zeichen, das
beim Vergleich nicht ausgewertet werden soll, wird durch ein ? ersetzt.
Beispiel:
179
Auswertungen
Angenommen, Sie haben Ihre Adressen mit einem Eintrag in der Zeile Code wie folgt kodiert:
1. Stelle: "M" für Mandanten, "G" für Gegner, "D" für Drittbeteiligte usw.
2. Stelle: bei Mandanten "P" für private Mandanten, "F" für Firmenmandanten
3. Stelle: "Qualität" der Mandanten, z.B. "0" für wenig wichtige ... bis "9" für VIPs
Setzen Sie den Datenbereich auf "Adressen" und geben Sie als Text ein:
Zeige Vorname und Name1 und Name2 wobei Code = M?9
Diese Beispiel-Abfrage filtert dann die Adressen aller VIP-Mandanten heraus, unabhängig von der Frage,
ob es sich um einen Privat- oder Firmenmandanten handelt.
Aktuelles Tagesdatum
Mit dem Vergleichswert "@heute" ist das jeweils aktuelle Tagesdatum (Systemdatum des PC) als variabler
Vergleichswert gemeint. Ansonsten müsste bei jedem Auswertungslauf das Tagesdatum neu eingegeben/
aktualisiert werden.
Beispiel:
Zeige Vorname und Name wobei Code = M und Geburtstag=@heute
Diese Abfrage liefert die Liste aller Mandanten, die heute Geburtstag haben.
Insolvenzstatistik
Über die Insolvenzstatistik (Menüband "Start" > Bereich "Auswertungen" > "Insolvenzstatistik") werden Zusammenfassungen erzeugt und Meldung an das zuständige Amtsgericht zur Vollzähligkeitsprüfung erstellt.
Zum Öffnen wie zum Versenden der Insolvenzstatistik muss jeweils das entsprechende Benutzerrecht
zugewiesen sein (vgl. Benutzerverwaltung > Registerseite "Rechte").
Stellen Sie ein, welche Insolvenzen in der Liste dargestellt werden sollen:
Verwalter
Ausgewertet werden Meldungen zu Akten, für die der eingestellte Verwalter zuständig
ist. Mit der Auswahl "alle" werden die Meldungen von allen Verwalten ausgegeben.
Art der Meldung
Welche Meldungen sollen angezeigt werden?
· "Meldung RB": Regel- und Nachlass-Insolvenzverfahren
· "Meldung VB": Verbraucher-Insolvenzverfahren oder sonstige Kleinverfahren von natürlichen Personen
· "Meldung X": Meldungen der Restschuldbefreiung
Berichtszeitraum
Stellen Sie ein, über welchen Zeitraum berichtet wird: vor 2013 oder in einem Jahr da-
180
Auswertungen
nach.
Sortierung
Die Ergebnisliste kann sortiert werden: nach der Registernummer der InsoMACS-Akte,
alphabetisch nach der Sache oder nach dem Datum der Eröffnung.
Die in der Liste dargestellten Meldungen können anschließend an das zuständige Amtsgericht zur Vollzähligkeitsprüfung übermittelt werden – dazu dient die Schaltfläche Voll.Prüf.. Es öffnet sich ein weiteres
Fenster, in dem für den gewählten Verwalter die Meldungen RB, VB und X pro Gericht (auf verschiedenen
Registern) angezeigt werden und im XJustiz Standard, als Tab-getrennter ASCII-Export (TXT) oder über die
Excel-Vorlage exportiert bzw. per E-Mail oder EGVP versendet werden können.
Meldungen, die in der Vollzähligkeitsprüfung bereits als "erledigt" gekennzeichnet sind, werden nicht
erneut berücksichtigt.
Voreinstellungen und die Absenderkennung erfassen Sie im Menüband "Einstellungen" > Bereich "SystemParameter" > "Programm" > Registerseite "Insolvenzstatistik".
Jobliste
Die Jobliste öffnen Sie über das Menüband "Start" > Bereich "Jobs" > "Jobliste".
Bei Jobs handelt es sich um Aufgaben, die für den jeweiligen Nutzer vorliegen. Im Gegensatz zu Wiedervorlagen sind Jobs nicht zwingend mit einer Akte gebunden, sondern können auch unabhängig sein.
Es ist möglich, direkt nach jedem Starten von InsoMACS das Fenster "anstehende Jobs" anzuzeigen. Dies
können Sie in der Benutzerverwaltung, Registerseite "Einstellungen" > Unterregisterseite "Programmstart"
einstellen.
Die Jobliste besteht aus drei Registerseiten:
· "Terminierte Jobs" ist die Standardansicht und zeigt alle Jobs an, die ein Erledigungsdatum besitzen.
· "Nicht-terminierte Jobs" listet Jobs ohne ein Datum auf.
· "Nachverfolgung" enthält alle Jobs, die man selber an andere Benutzer vergeben hat.
181
Auswertungen
Die Seiten enthalten die folgenden Elemente:
Anzeige für
Die Person, für welche die Jobs angezeigt werden.
Ein Klick auf die Lupe dahinter öffnet das Suchfenster der InsoMACS-Nutzer und Sie können ein anderes Benutzerkürzel auswählen.
Jobs ab
Erledigungsdatum, ab dem Jobs in der Liste angezeigt werden sollen. Davor liegende Jobs
werden ausgeblendet. Mit dem Eintrag "00.00.0000" werden alle Jobs angezeigt.
Jobs bis
Enthält standardmäßig das Tagesdatum. Die Liste zeigt alle Jobs, die bis zum hier eingegebenen Datum erledigt sein sollen.
Auswahl
"aktuell" zeigt alle Jobs an, welche die zuvor eingestellten Kriterien erfüllen.
"ungelesen" zeigt nur diejenige Jobs davon an, die noch als ungelesen dargestellt sind (also in Fettdruck).
Priorität
Listet nur solche Jobs auf, die in der eingestellten Priorität klassifiziert sind.
In der Liste darunter sind alle Jobs aufgeführt, die den oben eingestellten Kriterien entsprechen. Jobs (=
Zeilen) in Fettdruck bedeuten, dass sie von einem anderen Nutzer eingetragen wurden und noch als "ungelesen" markiert sind. Nach der Kenntnisnahme eines fett gedruckten Job klicken Sie auf gelesen; dadurch
wird er in Normalschrift dargestellt.
Die Schriftfarben stehen dabei für folgendes:
· schwarz: niedrige Priorität
· blau: mittlere Priorität
· rot: hohe Priorität
Die Spalten der Liste bedeuten im Einzelnen:
"erl. von am/um" erscheint nur, wenn auch erledigte Jobs angezeigt werden (Feld Auswahl)
"für Datum"
Datum, an dem der Job erledigt sein soll. Ein angehängtes "(e)" bedeutet, dass der Job bereits als erledigt gekennzeichnet wurde.
"um/ab"
Uhrzeit, um die oder ab der mit der Erledigung begonnen werden soll. Wurde keine Uhrzeit
eingetragen, erscheint standardmäßig "00:00"
"Eingetragen von" Benutzerkürzel desjenigen, der den Job eingetragen hat, nebst Datum und Uhrzeit der
Eintragung.
"Kategorie"
Art des Jobs: "Kenntnis", "Rückruf" oder "sonstiges"
"Status"
Prozentzahl, zu der der Job bereits erledigt ist (vgl. Einstellmöglichkeit unter Neuen Job anlegen). Die Hintergrundfarbe richtet sich nach dem Prozentsatz: unter 40% ist sie rot, ab
40% gelb und ab 70% grün.
"Telefon"
Die Telefonnummer desjenigen, der zurückgerufen werden soll
"Akte"
Wenn der Job einer WinMACS-Akte zugewiesen ist, erscheint hier deren Registernummer.
"Hinweis"
Allgemeine Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe.
182
Auswertungen
Das Feld am untersten Fensterrand enthält gegebenenfalls die längere Job-Beschreibung zu dem Job, der
gerade in der Liste markiert ist.
Mit den Schaltflächen am oberen Rand dienen zu Folgendem:
Druck
Liste der Jobs, so wie sie am Bildschirm angezeigt wird, ausdrucken.
Neu
Neuen Job erzeugen. Nähere Erklärung folgt unten.
Bearbeiten
Den markierten Job bearbeiten (Alternative: Doppelklick direkt auf den Job). Das unter
Neuen Job anlegen (s.u.) beschriebene Fenster öffnet sich, und Sie können die Daten ändern.
Entf.
Entfernt und löscht den Job ersatzlos von der Liste (setzt das entsprechende Benutzerrecht voraus).
Wählen
Bei Verwendung des Zusatzmoduls WM Phone genügt ein Klick auf diese Schaltfläche, um
die Telefonnummer des Ansprechpartners wählen zu lassen.
gelesen
Nach der Kenntnisnahme eines neuen Jobs ändern Sie mit dieser Schaltfläche den Status
von "ungelesen" (fett geschrieben) zu "gelesen".
Erledigt
Nach der Erledigung und einem Klick hierauf wird der Job von der Liste entfernt. Es wird
gefragt, ob der Job in der Historie der zugeordneten Akte vermerkt werden soll.
Neuen Job anlegen
Um einen neuen Job für sich oder einen anderen zu erstellen gibt es folgende Möglichkeiten:
· Wenn die Jobliste geöffnet ist, klicken Sie dort auf Neu
· oder Sie klicken im Menüband "Start" im Bereich "Jobs" auf "Neuer Job".
183
Auswertungen
Geben Sie die erforderlichen Daten ein, um einen neuen Job zu erzeugen:
für
Das Benutzerkürzel, das den Empfänger des Jobs repräsentiert. Sie können ein fremdes oder Ihr eigenes Benutzerkürzel eintragen.
Stichwort
Beschreibung der Aufgabe in Kurzform.
In dem Feld darunter können Sie die Aufgabe etwas detaillierter beschreiben. Diese längere Beschreibung
erscheint dann im Fenster "anstehende Jobs" – wenn der Job in der Liste markiert ist – am unteren Fensterrand.
Priorität
Wie wichtig ist die Erledigung dieses Jobs? Zur Auswahl steht "niedrig", "mittel" und
"hoch".
privat
Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, wird dieser Job nur beim Jobempfänger angezeigt.
Andere Benutzer sehen den Job nicht, auch wenn Sie sich die Jobliste des Jobempfängers anzeigen lassen.
Aktion
Bestimmen Sie die Art des Jobs: "Kenntnis", "Rückruf" oder "sonstiges".
am
Datum, an dem der Job erledigt werden soll.
um
Uhrzeit als Ergänzung für das Datum.
PopUp
Wenn das Kästchen markiert ist, wird der Benutzer zu dem angegebenen Tag und der
Uhrzeit an den anstehenden Job erinnert, indem das Jobfenster eingeblendet wird.
Wenn Sie InsoMACS zusammen mit der Kanzleisoftware WinMACS einsetzen, erhalten
Sie den Job dort angezeigt, falls InsoMACS zum gegebenen Zeitpunkt nicht geöffnet
sein sollte.
Adressart
Falls sich der Job auf eine Person bezieht, können Sie deren Adressdatensatz mit dem
Job verknüpfen. Geben Sie zunächst hier an, aus welcher Adress-Datenbank die Adresse stammt: "Adresse" (für Mandanten, Gegner, Drittbeteiligte), "Kanzlei", "Versicherung"
oder "Gericht".
Adresse
Mit einem Klick auf das Lupensymbol öffnen Sie das Suchfenster des jeweiligen
Adressbereichs. Wählen Sie dort die Adresse, mit der Sie den Job verbinden möchten.
Ansprechp.
Handelt es sich um eine Adresse mit mehreren Personen, wählen über das Lupensymbol den zuständigen Ansprechpartner aus.
Telefon
Ist in der Adresse oder bei dem Ansprechpartner eine Telefonnummer gespeichert, wird
diese hier automatisch eingetragen. Natürlich können Sie auch manuell eine Telefonnummer eintragen. Das Telefon-Symbol hinter der Zeile
Druck
Druckt den aktuellen Fensterinhalt aus.
Erledigt
Der Job wurde mittlerweile erledigt und kann das der Jobliste entfernt werden. (Identische Funktion zu Erledigt in der Jobliste.) Es wird gefragt, ob der Job in der Historie der
zugeordneten Akte vermerkt werden soll.
in 15 Min. nochmal Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn das Fenster zum Termin per PopUp erscheint.
Damit wird die Erledigungs-Uhrzeit um 15 Minuten nach hinten verschoben. Nach
Ablauf der 15 Minuten wird das Fenster erneut aufgehen und Sie an den Termin erin-
184
Auswertungen
nern.
Historie eintragen Überträgt den Text des Jobs ohne weitere Rückfrage an die Historie der zugeordneten
Akte.
Protokollierung aller Ereignisse: Alle Ereignisse rund um einen Job werden protokolliert (z.B. Anlage, Öffnen, Weiterleitung). Das Protokoll kann über die Taste [F12] eingesehen werden.
Recherche
Über die Recherche finden Sie Akten oder Adressen, in denen bestimmte Wörter oder Aussagen an beliebigen Stellen enthalten sind.
Sie öffnen die Recherche über das Menüband "Start" > Bereich "Suche" > "Recherche".
Nach dem Öffnen des Suchfensters stehen Ihnen zwei Registerseiten zur Verfügung, um nach Akten oder
Adressen zu suchen.
Die Suche läuft jeweils nach dem gleichen Schema ab, egal ob Sie nach Akten, Adressen oder Notarakten
suchen: Sie können jeweils suchen nach
Standard
Suche nach Eintragungen in bestimmten Feldern/Eingabezeilen (die anschließend zu definieren sind)
Volltext
Suche nach Eintragungen in beliebigen Feldern
In allen Textfeldern können Sie mit Platzhaltern arbeiten:
· Der Unterstrich _ steht für ein beliebiges anderes Zeichen
185
Auswertungen
(Beispiel: "_aus" findet "Haus", "Maus" und "raus")
· Das Prozentzeichen % steht für beliebig viele Zeichen
(Beispiel: "%aus" findet neben den oben genannten auch "Musterhaus")
Bei der Standard-Suche nach Eintragungen in bestimmten Feldern (etwa Sache oder wegen) können Sie
über das Listenfeld dahinter einstellen, in welcher Weise der Suchbegriff mit der Eintragung übereinstimmen muss:
· bei "beginnt mit" muss der Suchbegriff mit dem Anfang einer Eintragung übereinstimmen
(Beispiel: "ehe" findet "Ehescheidung" und "Eheversprechen", aber nicht "sehen")
· bei "genau" muss der Suchbegriff mit der Eintragung in voller Länge übereinstimmen
(Beispiel: "Schrank 1" findet immer nur "Schrank 1", nicht "Schrank 10")
· bei "enthält" kann der Suchbegriff am Anfang, in der Mitte oder am Ende in der Eintragung vorkommen
(Beispiel: "aus" findet "Hausbau", "Ausstellung" und "Maus")
Klicken Sie zum Schluss auf die Schaltfläche Start, um die Suche zu beginnen.
Ergebnisse werden in der Tabelle im unteren Fensterdrittel angezeigt. Die gefundenen Akten oder Adressen
können entweder direkt per Doppelklick geöffnet werden oder über die entsprechenden Schaltflächen am
oberen Fensterrand. Außerdem lässt sich die Ergebnisliste mittels Export in eine csv-Datei exportieren, die
von einem anderen Programm (beispielsweise Microsoft Excel) weiterverarbeitet werden kann.
Bei der Suche nach Adressen besteht außerdem die Möglichkeit, an die gefundenen Adressen einen Serienbrief zu schreiben: Nach der Auswahl eines Rohtexts wird für jede gelistete Adresse ein Dokument in
Microsoft Word erzeugt, das im Anschluss ausgedruckt werden kann.
Wenn Sie öfter nach bestimmten Stichwörtern in Akten suchen, können Sie Vorlagen erstellen und abspeichern. Dazu dient der Bereich "Vorlagen für Recherche" im rechten Fensterbereich (steht nicht für AdressSuchen zur Verfügung). Es werden dann alle Eintragungen auf der Seite unter einem Suchbegriff gespeichert und können später schnell wieder hergestellt werden.
Änderungen nachvollziehen
Wenn Sie in der geöffneten Akte oder Adresse die Taste [F12] drücken, erhalten Sie eine Übersicht, wer
wann von welchem Rechner aus Änderungen am Inhalt vorgenommen hat (bezüglich der ersten Anlage und
späteren Änderungen).
Die selben Daten über gelöschte Akten erhalten Sie, wenn Sie die Textdatei Loschpr.TXT im InsoMACS-Programmverzeichnis öffnen.
Damit können Sie auch den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) nachkommen, das
eine Eingabekontrolle verlangt (Anlage zu § 9 BDSG, Nr. 5).
186
Buchhaltung
Buchhaltung
Mit InsoMACS sind Sie in der Lage, die jeweils komplette Buchhaltung getrennt nach Insolvenzfällen zu erledigen. Für jedes Insolvenzverfahren kann eine eigene Buchhaltung eingerichtet werden, die unabhängig von
den anderen Akten ist. Es handelt sich um integrierte InsO- und Finanzbuchhaltungen. Das bedeutet, dass
mit einer einzigen Buchung alle betroffenen Bereiche der jeweiligen Buchhaltung angesprochen werden.
Darüber hinaus wirken sich die Buchungen auch auf die in der Akte geführten Verzeichnisse wie z.B. Vermögensbestand, Gläubiger- bzw. Debitorenforderung aus.
Für jede Akte können individuelle Anpassungen an die Buchhaltung vorgenommen werden, ohne dass dies
Auswirkungen auf andere Buchhaltungen hat. Beispielsweise kann der mitgelieferte Standard-Kontenrahmen auf jedes Insolvenzverfahren individuell zugeschnitten werden.
Eine Kanzleibuchhaltung für den Insolvenzverwalter selbst ist mit der Kanzleisoftware WinMACS, nicht in InsoMACS selbst möglich.
Um die nachfolgenden Buchhaltungs-Funktionen nutzen zu können, müssen die entsprechenden Benutzerrechte vergeben worden sein (Benutzerverwaltung > Registerseite "Rechte").
Öffnen und Schließen der Buchhaltung
Um in der Buchhaltung einer Akte arbeiten zu können, muss sie zuvor geöffnet werden. Öffnen Sie dazu zunächst die Akte, wechseln Sie dort auf die Registerseite "Buchhaltung" und klicken auf Öffnen.
Erstmaliges Öffnen
Beim erstmaligen Öffnen des Buchhaltungsbereichs wird dieser eingerichtet. Dazu erscheint folgende Abfrage, über die ein Kontenrahmen auszuwählen ist:
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Buchhaltung
Standard-Parameter
Bei der Installation wurde eine Standard-Buchhaltung als Vorgabe mitgeliefert,
die z.B. bereits über einen Standard-Kontenrahmen verfügt, der den DATEV-Normen weitgehend entspricht. Mit Standard-Parameter erzeugen Sie eine Kopie
dieses Standards für die neu einzurichtende Buchhaltung.
Übernehmen
Möglicherweise haben Sie in einer anderen Akte Anpassungen in deren Buchhaltung vorgenommen, die Sie auch für die vorliegende Akte verwenden wollen. Sie
haben die Möglichkeit, diese speziellen Einstellungen zu übernehmen (Buchhaltungsparameter wie z.B. Kontenrahmen als Kopie). Eine Übernahme von Buchungen oder dergleichen findet selbstverständlich nicht statt!
SKR InsO
Verwendet den Kontenrahmen SKR InsO des Gravenbrucher Kreises. Dieser ist
deutlich umfangreicher als der Standard-Kontenrahmen und enthält 6-stellige
Kontonummern. Die letzten beiden Stellen bilden den Verfahrensabschnitt ab.
Der jeweilige Verfahrensabschnitt kann dann in der Akten-Buchhaltung über den
Button Parameter voreingestellt, jedoch auch vor jeder Buchung individuell geändert werden. Es werden dann nur die für diesen Verfahrensabschnitt in Frage
kommenden Konten zur Auswahl angeboten. Mit der Nutzung dieses Kontenrahmens erfüllen Sie die Erfordernisse der Grundsätze Ordnungsgemäßer Insolvenzverwaltung (GOI) des Verbandes der Insolvenzverwalter Deutschlands e.V. (VID).
ZEFIS
Wie SKR InsO, aber mit ZEFIS-Schlussrechnung. Diese enthält, der eigentlichen
Schlussrechnung vorgeschaltet, eine Verwertungsübersicht, die von einigen Gerichten gefordert wird. Sie können die ZEFIS-Option auch nachträglich noch über
die Buchhaltungs-Parameter ein- oder ausschalten, sofern der Kontenrahmen
"SKR InsO" verwendet wird.
Abbruch
Schließt das Dialogfenster, ohne einen Kontenrahmen auszuwählen.
Öffnen
Wurde die Buchhaltung für die Akte bereits angelegt, werden Sie beim Klick auf Öffnen gefragt, ob Sie die
gesamte Buchhaltung laden wollen oder nur einen Teil davon (was dann schneller erfolgt, gerade bei sehr
großen Datenbeständen).
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Buchhaltung
Sie haben folgende Möglichkeiten:
· Laden der kompletten Buchhaltung: Belassen Sie die Voreinstellungen im von- und bis-Feld bei
00.00.0000 und bestätigen Sie direkt mit Ok.
· Laden nur eines Teils der Buchhaltung: Tragen Sie in das von- und bis-Feld einen Zeitraum ein. Nur Buchungen, die innerhalb dieses Zeitraums liegen, werden geladen. Alle anderen Buchungen stehen dann
nicht zur Verfügung (beispielsweise auch nicht für Auswertungen).
Diese Abfrage kann abgeschaltet werden. Es wird dann immer ohne Rückfrage die komplette Buchhaltung ohne Einschränkung geladen (Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" > "Programm-Parameter").
Schließen
Eine geöffnete Buchhaltung schließt sich automatisch mit dem Schließen der Akte.
Löschen von Buchhaltungsdaten
Wenn der InsoMACS-Nutzer die entsprechenden Benutzerrechte besitzt, kann er die Buchhaltung zu einer
Akte auch löschen (Schaltfläche Löschen in der geöffneten Akten-Buchhaltung; nur sichtbar im Debug-Modus). Es werden dann die Buchhaltungsparameter für die Akte, alle Datensätze des Kontenrahmens, die
Steuerschlüssel und die Datensätze im Buchungsjournal (d.h. Zahlungen) gelöscht.
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Buchhaltung
Zahlungen buchen
Um Zahlungsbuchungen zu erfassen, öffnen Sie das Zahlungsfenster. Dazu öffnen Sie die Buchhaltung in
der Akte und klicken auf die Schaltfläche Zahlungen.
Allgemeine Hinweise, die Ihnen die Übersicht beim Buchen erleichern:
· Saldenkontrolle: Für jedes ausgewählte Konto wird am rechten Fensterrand dessen Saldo vor der Buchung ("Saldo € alt") und nach der geplanten Buchung ("Saldo € neu" als Vorausschau) angezeigt. Somit
können Sie kontrollieren, wie sich die Buchung auswirken wird, noch bevor Sie sie durchgeführt haben.
· Eingabekontrolle: Während der Erfassung prüft InsoMACS automatisch, ob alle erforderlichen Angaben
gemacht wurden. Erst wenn dies der Fall ist, können Sie die Schaltfläche Buchen betätigen.
· Tagesjournal: Im oberen (weißen) Fensterbereich ist das Tagesjournal sichtbar. So können Sie, insbesondere nach Unterbrechungen, stets prüfen, welche Buchung als letzte ausgeführt wurde und dann entsprechend fortfahren.
Zu den Eingabefeldern für eine Buchung im Einzelnen:
Verfahren SKR Inso
Nur sichtbar, wenn beim Anlegen der Buchhaltung der Kontenrahmen "SKR
InsO" des Gravenbrucher Kreis ausgewählt wurde. Voreingestellt ist der Verfahrensstand, der in den Buchhaltungsparametern hinterlegt ist (vgl. Kapitel
Optionen der Buchhaltung > Parameter). Er kann hier für den Einzelfall angepasst werden.
Die Einstellung des Verfahrensstands dient dazu, dass im Folgenden nur die zutreffenden Konten dargestellt und ausgewählt werden können.
Buchungstag
Der Tag, an dem die Buchung von Ihnen gebucht wird. Das aktuelle Tagesdatum
ist voreingestellt, kann aber geändert werden.
Belegdatum
Zu jeder Buchung muss ein Belegdatum eingegeben werden – etwa das Datum
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Buchhaltung
des Kontoauszugs oder sonstigen Beleges. Dieses Belegdatum muss zwingend
in der aktuellen Buchungsperiode liegen (zur Buchhaltungsperiode vgl. Akte >
Registerseite Buchhaltung > Button "Parameter"). Ansonsten wird das eingegebene Belegdatum nicht akzeptiert.
Anders als bei allen übrigen Datumsfeldern verfügt Belegdatum nicht über
die Datums-Berechnungs- bzw. Ergänzungsautomatik.
Vielmehr genügt es in diesem Feld, dass nur der Tag als Ziffer(n) eingegeben wird. Da der Monat sich zwangsläufig aus den Parametern der Buchhaltung ergibt, werden dann Monat und Jahr automatisch ergänzt (Ausnahme: in den Buchhaltungs-Parametern der Akte ist anderes eingestellt).
Der Bereich "F" (Finanzkonto):
Finanzkonto
Kontonummer des Finanzkontos, über das der Umsatz getätigt wurde. Das Konto kann mit den Standardfunktionen [F2] oder per Mausklick aus dem Teil-Kontenrahmen ausgewählt werden, der dann nur die hier erlaubten Konten zeigt:
Buchungsart
Wählen Sie hier die Art der Buchung, die erfasst werden soll. Von dieser Einstellung hängt die weitere Verarbeitung und die Auswirkung der Buchung ganz wesentlich ab.
"Liquidierung":
Verkauf eines Vermögenspostens
"Ausschüttung":
Ausschüttung an Gläubiger bezüglich einer Gläubigerforderung bzw. Massegläubiger bezüglich einer Masseverbindlichkeit.
"Vereinnahmung":
Geldeingang, der eine Forderung gegen Debitoren ausgleicht.
"Eingang":
Geldeingang, der nicht durch
- Liquidation
- Geldtransit zwischen Finanzkonten (siehe unten)
- Ausgleich einer Debitorenforderung
entsteht.
"Ausgang":
Geldausgang, der nicht durch Ausschüttung an Gläubiger oder Massegläubiger
entsteht, sondern z.B. Zahlung einer Rechnung durch laufenden Geschäftsbe-
191
Buchhaltung
trieb.
"Geldtransit Eingang":
Buchung des Geldeinganges auf ein Finanzkonto, wenn Geld von einem Finanzkonto (Bank, Kasse) auf ein anderes Finanzkonto des Schuldners umgebucht
wird (vgl. die nachfolgenden Unterkapitel).
"Geldtransit Ausgang":
Analog zu "Geldtransit Eingang" wird diese Buchungsart gewählt, wenn der Geldausgang bei einer Geldtransit-Buchung zwischen Finanzkonten gebucht wird.
"Erstattung Eingang":
Erstattungen können so verbucht werden. Wurde beispielsweise zu viel an einen
Massegläubiger ausgeschüttet und dieser überweist die Differenz zum korrekten
Betrag zurück, erhält man bei dieser Buchungsart im Feld "U-Konto" die Auswahl
der Aufwandskonten.
"Erstattung Ausgang":
Analog zu "Erstattung Eingang"
"MwSt. Eingang" und "MwSt. Ausgang":
Geben Sie das Finanzkonto, das vom Geldfluss betroffen ist, als F-Konto an. IGegenkonto ist das übliche Aktiva-/ Passiva-Konto (wegen der Annahme, dass
eine Forderung in einer Debitoren- oder Massegläubiger-Unterakte angelegt ist).
Das U-Gegenkonto ist das MwSt.- respektive Vorsteuer-Konto.
Brutto
Gesamtumsatz, der getätigt wurde.
Der Bereich "I" (Insolvenzkonto):
I-Gegenkonto
Gegenkonto im Sinn der Insolvenzbuchhaltung.
Das Konto kann mit den Standardfunktionen [F2] oder per Mausklick auf das
Karteikasten-Symbol ausgewählt werden.
Das Listenfeld zeigt je nach der zuvor eingestellten Buchungsart den entsprechend zugelassenen Teilbereich des Kontenrahmens:
· bei "Liquidation": nur die Aktiva-Konten
· bei "Ausschüttung": nur die Passiva-Konten
· bei "Vereinnahmung": nur die Aktiva-Konten
· bei "Eingang": nur die Aktiva-Konten
· bei "Ausgang": nur die Passiva-Konten
· bei "Geldtransit Eingang": nur Neutrale Konten
· bei "Geldtransit Ausgang": nur Neutrale Konten
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Buchhaltung
· bei "Erstattung Eingang": nur die Passiva-Konten
· bei "Erstattung Ausgang": nur die Aktiva-Konten
Beteiligung
Zuordnung der Beteiligungsart für die anschließende Auswahl des entsprechend
an diesem Vorgang Beteiligten im Feld Suchbegriff.
Suchbegriff
Zuordnung des Beteiligten. Ausgewählt werden die Beteiligten der unter Beteiligung eingestellten Art, wie sie auf der entsprechenden Registerseite der Akte erfasst wurden.
Der Bereich "U" (Unternehmenskonto):
U-Gegenkonto
Gegenkonto im Sinn der Unternehmensbuchhaltung (Finanzbuchhaltung). Das
Konto kann mit den Standardfunktionen [F2] oder per Mausklick aus dem TeilKontenrahmen ausgewählt werden, der dann nur die hier erlaubten Konten anzeigt:
Das U-Gegenkonto wird nicht angezeigt und kann demzufolge auch nicht erfasst werden, wenn beim
Anlegen der Buchhaltung der Kontenrahmen "SKR InsO" des Gravenbrucher Kreis ausgewählt wurde.
MwSt %
Umsatzsteuersatz, mit dem gebucht wird. Dabei wird der Steuersatz vorgeschlagen, der beim zuvor gewählten U-Gegenkonto im Kontenrahmen als Vorschlag eingegeben wurde. Mit diesem Steuersatz wird ausgerechnet, welcher
MwSt-Betrag somit im Bruttoumsatz enthalten ist und welcher Nettoumsatz folglich im U-Gegenkonto gebucht wird.
Text
Buchungstext
Buchen
Die Buchung wird verarbeitet. Die Schaltfläche ist jedoch nur aktiv, wenn alle
Felder des Buchungsformulars ausgefüllt sind.
Abbruch
Der Buchungssatz wird ohne Verarbeitung verworfen und das Buchungsformular
für die nächste Buchung vorbereitet.
Einzug einer Debitorenforderung
Vorbetrachtung: Die Forderung eines Debitors muss unbedingt in der Debitoren-Unterakte erfasst worden
sein, bevor deren Bezahlung gebucht wird. Nur so kann ein Ausgleich bzw. die Verrechnung mit dem Zahlungseingang stattfinden. Andernfalls muss die Buchung zunächst storniert, die Forderung erfasst und
dann erneut gebucht werden, um die Verrechnung zu ermöglichen.
Wichtig bei der Erfassung der Forderung ist, dass der Forderung auch eine Konto-Nr. zugewiesen wurde.
193
Buchhaltung
Genau diese Konto-Nr. muss bei der Verbuchung als I-Gegenkonto eingegeben werden! Im Zweifelsfall
müssen Sie nochmals in der Unterakte nach der richtigen Kontonummer nachsehen. Wird versehentlich
beim Buchen ein anderes Konto als I-Gegenkonto gewählt, führt dies zu einer Verschiebung in der Vermögensübersicht.
Bei einer Buchung einer Debitorenforderung über das Fenster "Zahlungsverkehr buchen" sind insbesondere
folgende Felder auszufüllen:
F-Konto
Finanzkonto, über das der Umsatz getätigt wird
Buchungsart
stellen Sie hier "Vereinnahmung" ein
Brutto
Gesamtumsatz
I-Gegenkonto
wie vorstehend beschrieben das Konto, das der Forderung zugeordnet wurde.
Beteiligungsart
Debitor (Schuldner) wird als einzig sinnvolle Einstellung vorgeschlagen
Suchbegriff
Name des Debitors, von dem die Forderung eingezogen wird. Entfällt die Auswahl, kann zwar gebucht werden. Eine Verrechnung mit der Forderung findet
dann aber nicht statt, was daher zu vermeiden ist.
U-Gegenkonto
Erlöskonto aus dem Kontenrahmen, i.d.R. dürfte das Konto 8200 Einzug Forderung sinnvoll sein.
MwSt %
Falls die MwSt. abgeführt werden muss, wird der entsprechende Steuersatz gewählt. Ist die MwSt. nicht abzuführen, wird 0% ausgewählt – auch wenn die Forderung eigentlich MwSt. enthält. Es kommt also nur darauf an, ob die MwSt.
tatsächlich noch abgeführt werden muss oder nicht.
Nach dem Buchen erscheint das Formular, in dem die Verrechnung mit der Debitorenforderung stattfinden
kann. Gezeigt werden die Debitorenforderungen zu dem im Buchungsformular gewählten Debitor.
Markieren Sie zunächst mit einem Mausklick die Forderung, mit welcher der Zahlungseingang verrechnet
werden soll (falls mehrere Forderungen vorhanden sind). Daraufhin erscheint in Verrechnungsvorschlag der
Betrag (maximale Höhe: Zahlungseingang oder noch offener Restbetrag), wobei der Vorschlag abgeändert
werden kann. Zahlungen auf mehrere Forderungen können durch Wiederholung der Verrechnungsprozedur
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Buchhaltung
gesplittet werden.
Verrechnen
Sie weisen eine Zahlung in Höhe des Betrages in Verrechnungsvorschlag der
noch offenen Forderung zu.
Achtung: Ein Doppelklick auf die Forderung führt die Verrechnung sofort aus!
Wertberichtigungsautomatik
Wird die Forderung nicht vollständig ausgeglichen, dann wird nach der Verrechnung gefragt, ob eine automatische Wertberichtigung gebucht werden soll. Antworten Sie mit
Nein
falls der Zahlungseingang lediglich eine Teilzahlung war und noch weitere Zahlungen zu erwarten sind
Ja
falls Sie keine weiteren Zahlungen erwarten – die Restforderung wird ausgebucht
Auswirkung Unterakte Debitor
Der Zusammenhang zwischen Zahlungseingang und Forderung kann in der Unterakte des Debitors auf der
Unterebene "Forderung", dort über Zahlungen sofort dargestellt und nachvollzogen werden.
Ausschüttung an Gläubiger/ Massegläubiger
Vorbetrachtung: Eine Masseverbindlichkeit muss unbedingt vor der Buchung in der Unterakte des Massegläubigers als Forderung erfasst worden sein, damit der Ausgleich bzw. die Verrechnung mit dem Zahlungsausgang stattfinden kann. Andernfalls muss die Buchung zunächst storniert, die Forderung erfasst
und dann erneut gebucht werden.
Wichtig bei der Erfassung der Forderung ist, dass der Forderung auch eine Konto-Nr. zugewiesen wurde.
Genau diese Konto-Nr. muss bei der Verbuchung als I-Gegenkonto eingegeben werden! Im Zweifelsfall müssen Sie nochmals in der Unterakte die richtige Kontonummer nachsehen. Wird versehentlich beim Buchen
ein anderes Konto als I-Gegenkonto gewählt, führt dies zu einer Verschiebung in der Vermögensübersicht.
Bei der Buchung über das Fenster "Zahlungsverkehr buchen" sind insbesondere folgende Felder auszufüllen:
F-Konto
Finanzkonto, über das der Umsatz getätigt wird
Buchungsart
wählen Sie "Ausschüttung"
Brutto
Gesamtumsatz
I-Gegenkonto
wie vorstehend beschrieben das Konto, das der Forderung zugeordnet wurde
Beteiligungsart
Gläubiger oder Massegläubiger
Beteiligter
Eben der beteiligte Gläubiger oder Massegläubiger, an den ausgeschüttet wird.
Entfällt die Auswahl, kann zwar gebucht werden. Eine Verrechnung mit der
Forderung findet dann aber nicht statt, was daher zu vermeiden ist!
U-Gegenkonto
Kostenkonto aus dem Kontenrahmen, in das die Zahlung aus der Sicht der Unternehmensbuchhaltung sachlich passt.
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Buchhaltung
MwSt %
Falls die Umsatzsteuer als Vorsteuer in Abzug gebracht werden kann, wird der
entsprechende Steuersatz gewählt. Soll die enthaltene Vorsteuer nicht abgezogen werden, wird 0% ausgewählt – auch wenn die Forderung eigentlich Vorsteuer enthält. Es kommt also nur darauf an, ob die Vorsteuer tatsächlich bei der
nächsten Voranmeldung zum Abzug gebracht werden soll oder nicht.
Nach dem Buchen erscheint das Formular, in dem die Verrechnung mit der Gläubigerforderung/ Masseverbindlichkeit stattfinden kann. Gezeigt werden die Forderungen zu dem im Buchungsformular gewählten Beteiligten.
Markieren Sie zunächst mit einem Mausklick die Forderung, mit welcher der Zahlungseingang verrechnet
werden soll (falls mehrere Forderungen vorhanden sind). Daraufhin erscheint in Verrechnungsvorschlag der
Betrag (maximale Höhe: Zahlungseingang oder noch offener Restbetrag gemäß der letzten Tabellenspalte
"Akt. Gesamt"), wobei der Vorschlag abgeändert werden kann. Zahlungen auf mehrere Forderungen können
durch Wiederholung der Verrechnungsprozedur gesplittet werden.
Verrechnen
Sie weisen eine Ausschüttung in Höhe des Betrages in Verrechnungsvorschlag
der noch offenen Forderung zu.
Achtung: Ein Doppelklick auf die Forderung führt die Verrechnung sofort aus!
Aufsplittung
Sie sollten bei der Aufteilung auf ggf. mehrere Forderungen in der gesetzlichen Folge verrechnen (Kosten,
Zinsen, Hauptforderung). Dabei müssen Sie die einzelnen Forderungen nacheinander jeweils mit einfachem
Mausklick wählen und jeweils – soweit vom Vorschlag abweichend – den von Ihnen dieser Forderung zugedachten Teilbetrag in Verrechnungsvorschlag eintragen und mit Verrechnen zuordnen.
Wertberichtigung
Eine Wertberichtigung findet nicht statt. Vielmehr wird ja gerade aus dem verbleibenden Restbetrag der Forderung am Ende des Verfahrens der Titel für den Gläubiger erstellt.
Auswirkung Unterakte Gläubiger/ Massegläubiger
Dieser Zusammenhang zwischen Ausschüttung und Forderung kann in der Unterakte des Beteiligten auf
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Buchhaltung
der Unterebene "Forderung", dort über Zahlungen sofort nachvollzogen werden.
Liquidierung
Vorbetrachtung: Bei der Liquidierung muss unbedingt vor der Buchung in der Vermögensverwaltung der
Akte die zu liquidierende Vermögensposition erfasst worden sein. Andernfalls muss die Buchung zunächst
storniert, der Vermögensposten erfasst und dann erneut gebucht werden, damit die Verrechnung stattfinden kann.
Wichtig bei der Erfassung der Vermögensposition ist, dass auch eine Konto-Nr. zugewiesen wurde. Genau
diese Konto-Nr. muss bei der Verbuchung als I-Gegenkonto eingegeben werden! Im Zweifelsfall müssen Sie
nochmals in der Vermögensverwaltung bei dieser Vermögensposition die richtige Kontonummer nachsehen. Wird versehentlich beim Buchen ein anderes Konto als I-Gegenkonto gewählt, führt dies zu einer Verschiebung in der Vermögensübersicht.
Bei der Buchung über das Fenster "Zahlungsverkehr buchen" sind insbesondere folgende Felder auszufüllen:
Finanzkonto
Finanzkonto, über das der Umsatz getätigt wird
Buchungsart
wählen Sie "Liquidierung"
Brutto
Gesamtumsatz
I-Gegenkonto
wie vorstehend beschrieben das Konto, das der Forderung zugeordnet wurde.
Bestand
Öffnet den Vermögensbestand der Akte, um noch vor dem eigentlichen Verbuchen die Konto-Nr. zur Kontrolle nachschlagen zu können.
U-Gegenkonto
Erlöskonto aus dem Kontenrahmen, in diesem konkreten Fall dürfte i.d.R. das
Konto 8800 Erlöse aus Anlagenverkauf sinnvoll sein.
MwSt %
Falls die MwSt. abgeführt werden muss, wird der entsprechende Steuersatz gewählt. Ist die MwSt. nicht abzuführen, wird 0% ausgewählt – auch wenn die Forderung eigentlich MWSt enthält. Es kommt also nur darauf an, ob die MwSt.
tatsächlich noch abgeführt werden muss.
Nach dem Buchen erscheint das Formular, in dem der Vermögensbestand aufgelistet wird:
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Buchhaltung
Dabei wird der für die Verrechnung maßgebliche Wert "Akt. Gesamt" in der Tabelle abhängig von der Einstellung in Bewertung nach berechnet aus dem
- Liquidationswert abzüglich Zahlungen/Wertberichtigung (Standard)
- Fortführungwert abzüglich Zahlungen/Wertberichtigung
- Buchwert abzüglich Zahlungen/Wertberichtigung
Markieren Sie zunächst mit einem Mausklick (falls mehrere Positionen vorhanden sind) die Vermögensposition, die liquidiert wird und mit der die Zahlung verrechnet werden soll. Daraufhin erscheint in Verrechnungsvorschlag der Betrag (maximale Höhe: Zahlungseingang oder noch aktueller Wert gemäß der letzten
Tabellenspalte "Akt. Gesamt"), wobei der Vorschlag abgeändert werden kann. Zahlungen auf mehrere Vermögenspositionen können durch Wiederholung der Verrechnungsprozedur gesplittet werden.
Verrechnen
Hierüber weisen Sie der noch offenen Forderung eine Ausschüttung in Höhe des
eingestellten Verrechnungsbetrages zu.
Achtung: Ein Doppelklick auf die Vermögensposition führt die Verrechnung sofort aus!
Aufsplittung
Bei einem Zahlungseingang, der mehrere liquidierte Vermögensposten betrifft, müssen Sie die einzelnen
Vermögensposten nacheinander jeweils mit einfachem Mausklick wählen und jeweils den von Ihnen diesem Vermögensposten zugedachten Teilbetrag in Verrechnungsvorschlag eintragen und mit Verrechnen
verrechnen lassen.
Wertberichtigungsautomatik
Wird der in Spalte "Akt. Gesamt" stehende Wert nicht vollständig ausgeglichen, dann wird nach der Verrechnung gefragt, ob eine automatische Wertberichtigung gebucht werden soll.
Nein
Der Zahlungseingang war lediglich eine Teilzahlung, es sind weitere Zahlungen
zu erwarten.
Ja
Weitere Zahlungen werden nicht erwartet – der Restwert wird mit einer Wertberichtigung ausgebucht.
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Buchhaltung
Der besseren Übersicht wegen sollten Sie einen liquidierten Vermögensposten im Vermögensbestand
zur Bearbeitung aufrufen und das Verkaufsdatum sowie den Käufer eintragen.
Auswirkung Vermögensbestand
Über Zahlungen im Vermögensbestand der Akte erhalten Sie folgende Auswertung:
Mit der weiteren Schaltfläche Zahlungen in dieser Aufstellung können Sie sämtliche Buchungen einsehen,
die zum in vorstehender Liste markierten Vermögensposten gehören:
Anfangsbestände auf Geschäfts- bzw. Hinterlegungskonten
Praktisch immer haben die Finanzkonten (Bank, Kasse) einen von 0,00 abweichenden Saldo. Dieser muss
als Anfangsbestand in das entsprechende Finanzkonto gebucht werden, damit die Salden der Finanzkonten
der Realität entsprechen und kontrollierbar sind. Diese Buchungen nennt man üblicherweise Saldovorträge
oder Eröffnungsbuchungen.
Eröffnung von Finanzkonten, die ein Guthaben aufweisen
Der hier nachfolgend dargestellte Weg klingt zwar zunächst etwas merkwürdig, ist aber – etwas abstrahiert
gedacht – nachvollziehbar und logisch.
199
Buchhaltung
Die hier beschriebene Vorgehensweise muss zwingend eingehalten werden, da nur so die Verarbeitung richtig erfolgen kann.
Grundgedanke
Verfügt der Schuldner über ein Guthaben bei der Bank, dann stellt dieses Guthaben zunächst einen Vermögensposten dar. Wird ein Vermögensposten verkauft (liquidiert), dann fließt der Erlös einem der Bankkonten zu.
1. Schritt
Somit ist der Weg klar: Der Saldo des Finanzkontos wird als Vermögensposten in der Vermögensverwaltung
erfasst. Dabei wird das vorliegende Bankguthaben ohne Vorzeichen (positiv) eingegeben.
Achtung: Die diesem Vermögensposten zugewiesene Kontonummer darf nicht die Kontonummer des
Finanzkontos selbst sein – was zunächst naheliegend wäre –, sondern eines der beiden Konten
- 1248 Eröffnung Geschäftskonten
- 1298 Eröffnung Hinterlegungskonten
Der tatsächliche Saldo muss bei Liquidationswert, Fortführungswert und Buchwert identisch eingegeben
werden.
2. Schritt
Jetzt liegt der Anfangsbestand in einem der beiden Eröffnungskonten. Der Vermögensposten wird liquidiert
(vgl. Zahlungsverkehr buchen):
F-Konto
zu eröffnendes Finanzkonto
Buchungsart
Liquidierung
Brutto
Anfangsbestand des Finanzkontos wie bei der Erfassung des Vermögenspostens
als Liquidations- Fortführungs- und Buchwert eingegeben
I-Gegenkonto
das bei der Erfassung des Vermögenspostens zuvor zugewiesene Eröffnungskonto 1248 oder 1298
U-Gegenkonto
8300 Übernahme Geldbestände
MWST %
unbedingt 0%
Im nachfolgend aufgerufenen Verrechnungsdialog wird der Vermögensposten ausgewählt und die Buchung
verrechnet. Da alle Beträge übereinstimmen müssen und somit die Aufteilung vollständig ist, wird nach einer Wertberichtigung nicht gefragt.
Eröffnung von Finanzkonten, die einen Sollstand aufweisen
Hierzu öffnen Sie die entsprechende Akten-Buchhaltung und klicken auf den Button Neg. F.-Konten (Eröffnung von negativen Finanzkonten). Im dann sichtbaren Buchungsdialog müssen nur noch das Belegdatum
(zu dem die Eröffnungsbuchung ins Konto gestellt werden soll), die Nummern von Finanzkonto und U-Gegenkonto sowie der Brutto €-Betrag (ohne führendes Minus) eingegeben werden. Die restlichen Werte sind
voreingestellt und können nicht verändert werden. Nachdem Sie die Buchung über Buchen abgeschickt ha-
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Buchhaltung
ben, ist das Finanzkonto mit der Eröffnungsbuchung versehen.
Geldtransit: Von Bank zu Bank oder Bank zu Kasse
Immer dann, wenn von einer Bank zu einer anderen Bank oder von der Bank an die Kasse Geld transferiert
wird, ist die hier beschriebene Vorgehensweise erforderlich.
Sie klingt für Anwender, die noch keine EDV-gestützte Buchhaltung kennen, zunächst etwas umständlich ist aber zwingend erforderlich, wie sich aus nachfolgender Beschreibung hoffentlich ergibt:
Wenn Sie von Bank A (Konto 1200) per Überweisung 1000,00 an Bank B (Konto 1210) schicken, dann erhalten Sie in der Regel zuerst von Bank A einen Kontoauszug, auf dem das Geld abgebucht wird. Meist einige Tage später erhalten Sie dann von Bank B den Kontoauszug, auf dem der Zahlungseingang gebucht ist.
Sie haben also zwei Kontoauszüge, die demnach auch zwei Buchungen erforderlich machen.
Sobald der Betrag von Bank A abgebucht wurde, ist er (zur Freude der Banken) weder auf Ihrem Konto der
Bank A, noch auf Ihrem Konto der Bank B. Der Betrag ist de facto "unterwegs".
Der gleiche Sachverhalt ergibt sich auch im folgenden Bild:
Sie gehen zur Bank und heben Geld ab, um es in die Kasse zu legen. Während Sie es von der Bank in die
Kanzlei tragen, ist es weder auf der Bank noch in der Kasse, sondern in Ihrer "Hosentasche". Dieser "Hosentasche" bzw. dem Ort, an dem sich das Geld befindet, während es von Bank A zur Bank B geschickt wird,
entspricht das Konto 1360 Geldtransit.
Damit gestaltet sich die Sache ganz einfach:
Sie erhalten den Kontoauszug von Bank A, auf dem die 1000,00 abgebucht werden. Sie buchen:
Konto
Buchungsart
Brutto
U-Gegenkonto
MwSt.
1201 Bank A
Geldtransit Ausgang
1000,00
1360 Geldtransit
0%
Jetzt ist Geld im Geldtransit-Konto (Hosentasche)
Erhalten Sie nun einige Tage später den Auszug von Bank B, auf dem die 1000,00 eingetroffen sind, dann
buchen Sie:
Konto:
Buchungsart
Brutto
U-Gegenkonto
MWST
1202 Bank B
Geldtransit Eingang
1000,00
1360 Geldtransit
0%
Da es sich bei der Kasse ebenfalls um Finanzkonten handelt, ist das Vorgehen hier exakt gleich, wenn z.B.
Geld von Bank an Kasse oder umgekehrt gebucht wird.
201
Buchhaltung
Umbuchungen
Um Umbuchungen vorzunehmen, öffnen Sie das Umbuchungsfenster. Dazu öffnen Sie die Buchhaltung in
der Akte und klicken auf die Schaltfläche Umbuchungen.
Hier können Sie Beträge innerhalb der möglichen I-Gegenkonten (Aktiva-/Passiva-Konten) umbuchen.
Das Umbuchungskonto wird vorgegeben in den Buchhaltungs-Parametern in der Akte.
Auswertungen in der Buchhaltung
In den folgenden Unterkapiteln erfahren Sie, wie Sie die Daten aus der jeweils geöffneten Buchhaltung auswerten.
Die Eingaben unter "Zeitraum" dienen als Voreinstellung für die einzelnen Auswertungen, können dort aber
auch nachträglich noch geändert werden.
202
Buchhaltung
Sachkonten-Saldenliste
Die Sachkonten-Saldenliste liefert zu jedem im Kontenrahmen geführten Konto den
Saldo.
Geöffnet wird die Sachkonten-Saldenliste in der geöffneten Buchhaltung der Akte
über die Schaltfläche Saldenliste.
Die Auswertung liefert zu jedem im Kontenrahmen geführten Konto den Saldo. Dabei werden nicht beide
Salden (Soll und Haben) getrennt dargestellt, sondern der sich aus allen Buchungen auf dieses Konto ergebende Gesamtsaldo. Ist dieser negativ, erscheint der Saldo auf der Soll-Seite, ist er positiv, auf der HabenSeite der Saldenliste.
Vorgabe
In diesem Feld wird ausgewählt, für welchen Zeitraum die Salden dargestellt
werden. Dabei kann gewählt werden:
"eines einzelnen Monats"
Die Buchungen des in Monat eingestellten Monats werden saldiert. Man erkennt
demzufolge, welche Änderung des Saldos in diesem Monat gegenüber dem Vormonat stattgefunden hat.
"eines einzelnen Jahres"
Alle Buchungen des dann in Jahr zu wählenden Kalenderjahres werden saldiert.
Dabei können ausgehend vom Eröffnungsjahr 5 Jahre in die Vergangenheit und
10 Jahre in die Zukunft gewählt werden.
"eines einzelnen Jahres bis Monat"
Alle Buchungen des in Jahr gewählten Kalenderjahres bis einschließlich der in
Monat gewählten Periode werden saldiert
"bis Monat"
Alle Buchungen bis zur durch Monat und Jahr festgelegten Periode werden berücksichtigt. Im Gegensatz zu "Eines einzelnen Jahres bis Monat" werden hier je-
203
Buchhaltung
doch die Vorjahre auch mit saldiert, so dass im Ergebnis die "Saldovorträge" aus
den früheren Jahren mit berechnet werden.
"insgesamt"
Alle Buchungen ohne Einschränkung des Zeitraums werden saldiert.
"abweichendes Jahr (rückwärts)"
Betrachtet werden – vom eingestellten Monat ausgehend – die letzten 12 Monate als ein vom Kalenderjahr abweichender Jahreszeitraum.
"Quartal (vorwärts)"
Die Buchungen im Quartal werden ausgewertet, beginnend mit dem eingestellten Monat und Jahr.
"von-bis Datum"
Der Auswertungszeitraum kann frei eingestellt werden, indem ein Datum für den
Beginn (von) und eines für das Ende (bis) eingegeben werden. In diesem Fall
kann auch markiert werden, ob der Saldovortrag (Übertrag) angezeigt werden
soll.
In den Feldern Monat und Jahr kann die eingestellte Vorgabe genauer spezifiziert werden.
Im Bereich "Anzeige-/Druckoptionen" wird eingestellt, welche Konten angezeigt bzw. wie sie ausgedruckt
werden:
nur bebuchte Konten
nur Konten, die Buchungen aufweisen, werden dargestellt
kleine Schriftart
die Liste wird in einer kleineren Schriftgröße wiedergegeben
Überschrift erweitert
es werden beim Druck Überschriftenzeilen ausgegeben, u.a. mit Insolvenzgericht
und -verwalter
Druck hinterlegt
Jede zweite Zeile ist im Ausdruck grau hinterlegt, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Der Bereich "Saldo gesamt" dient der Salden-Kontrolle:
In diesen beiden Felder werden die Summe aller Soll-Salden und die Summe aller Haben-Salden dargestellt. Die Summe dieser beiden Beträge muss den Wert 0 ergeben – andernfalls wird in roter Schrift der
Differenzbetrag dargestellt.
Falls eine solche Differenz auftritt, muss umgehend die Ursache geklärt und behoben werden, da
die Buchhaltung dann nicht ordnungsgemäß ist. Falls Sie den Fehler nicht selbst erkennen und
beheben können, sollten Sie sich umgehend mit Ihrem Service-Partner in Verbindung setzen.
Druck
204
Druckt die im Fenster angezeigte Übersicht aus.
Buchhaltung
Kontoblatt
Öffnet das Kontoblatt zu dem in der Tabelle markierten Konto.
Export
Exportiert die Liste zur Weiterverarbeitung, z.B. für die Tabellenkalkulation Excel,
in eine Datei. Diese enthält den Vortrag, die einzelnen Salden pro Monat und
den Saldo zum Jahresende.
205
Buchhaltung
Buchungsjournal
Im
Buchungsjournal werden sämtliche Buchungen eines gewählten Zeitraum
dargestellt.
Geöffnet wird das Buchungsjournal in der geöffneten Buchhaltung der Akte über
die Schaltfläche Journal.
Im Buchungsjournal werden sämtliche Buchungen im gewählten Auswertungszeitraum dargestellt.
Vorgabe
In diesem Feld wird ausgewählt, für welchen Zeitraum die Buchungen dargestellt werden. Dabei kann gewählt werden:
· "eines einzelnen Monats": Die Buchungen des in Monat eingestellten Monats.
· "eines einzelnen Jahres": Alle Buchungen des dann in Jahr zu wählenden Kalenderjahres werden dargestellt. Dabei können ausgehend vom Eröffnungsjahr 5 Jahre in die Vergangenheit und 10 Jahre in die Zukunft gewählt werden.
· "Eines einzelnen Jahres bis Monat": Alle Buchungen des in Jahr gewählten
Jahres bis einschließlich der in Monat gewählten Periode werden dargestellt.
· "bis Monat": Alle Buchungen bis zur durch Monat und Jahr festgelegten Periode werden dargestellt – auch Buchungen aus den Vorjahren.
· "Insgesamt": Alle Buchungen ohne Einschränkung des Zeitraums werden dargestellt.
· "Abweichendes Jahr": Betrachtet werden – vom eingestellten Monat ausgehend – die letzten 12 Monate als ein vom Kalenderjahr abweichender Jahreszeitraum.
· "Quartal (vorwärts)": Es werden Buchungen des aktuellen Quartals angezeigt.
· "von-bis Datum": Es kann ein beliebiger Zeitraum ausgewertet werden, indem
ein Anfangs- und ein Enddatum eingegeben wird. "00.00.0000" steht für das
Tagesdatum.
In den Feldern Monat und Jahr bzw. von und bis kann die eingestellte Vorgabe genauer spezifiziert werden.
kleine Schriftart
die Liste wird in einer kleineren Schriftgröße ausgegeben
Überschrift erweitert
es werden beim Druck Überschriftenzeilen ausgegeben, u.a. mit Insolvenzgericht
und -verwalter
206
Buchhaltung
Druck hinterlegt
Jede zweite Zeile ist im Ausdruck grau hinterlegt, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Erfassungsart
Die angezeigte Liste kann nach der Art der Buchung gefiltert werden. Es werden
dann nur solche Einträge angezeigt, die der ausgewählten Erfassungsart entsprechen.
Storno
Die markierte Buchung wird automatisch storniert, d. h. eine weitere Buchung
wird erzeugt, welche die zu stornierende Buchung der Wirkung nach aufhebt. Anschließend müssen Sie in der Regel die Buchung – diesmal richtig – erneut ausführen.
Mit der Buchung zusammenhängende OP-Verrechnungen werden automatisch
gelöscht. Der Übersichtlichkeit halber wird für letztere keine Gegen-OP-Verrechnung angezeigt.
Export
Exportiert die Liste zur Weiterverarbeitung, z.B. für die Tabellenkalkulation Excel,
in eine Datei.
Um Buchungen nachträglich bearbeiten zu können (mit Belegdatum in der aktuellen Buchungsperiode oder später), können Sie im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" > "ProgrammParameter" das Kontrollkästchen Buchungen der aktuellen Buchungsperiode bearbeitbar aktivieren.
Kontoblatt
Über das Kontoblatt haben Sie die Möglichkeit, sich die Umsätze eines einzelnen Kontos für einen bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen.
Geöffnet wird das Kontoblatt in der geöffneten Buchhaltung der Akte über die Schaltfläche Kontoblatt.
Geben Sie die anzuzeigende Konto-Nr. ein und füllen Sie den "Auswertungszeitraum" aus. Hier kann neben
Monaten, Quartalen oder Jahren auch ein beliebiger anderer Zeitraum eingetragen werden (Einstellung in
Vorgabe: "von-bis Datum", wobei "00.00.0000" für das Tagesdatum steht).
Die angezeigten Ergebnisse können Sie anschließend über die Schaltfläche Export in eine CSV-Datei schreiben lassen. Sie werden dann nach einem Speicherort gefragt, anschließend wird dort eine Datei mit dem
207
Buchhaltung
Namen IMKontoblatt_xxx.txt erzeugt, wo bei xxx für Kontonummer und Zeitraum steht. Direkt nach dem Erzeugen fragt InsoMACS, ob die Tabellenkalkulation Excel gestartet und die Datei dort angezeigt werden soll.
Kassenbuch
Um die Niederlegung der Buchhaltung bei kleinen Insolvenzverfahren zu vereinfachen, können Sie die Kassenbuch-Auswertung verwenden.
Geöffnet wird das Kassenbuch in der geöffneten Buchhaltung der Akte über die
Schaltfläche Kassenbuch.
Im Kassenbuch lassen sich Kontoblätter der Finanzkonten ausgeben, welche die einzelnen Buchungen
nicht nur auflisten, sondern zunächst in Einnahmen und Ausgaben aufsplitten. Zusätzlich werden die Einnahmen noch nach Verwertungserlösen, Forderungseinzügen und sonstigen Einnahmen unterschieden; bei
den Ausgaben erfolgt die getrennte Darstellung nach Massekosten, Masseschulden und sonstigen Ausgaben. So können Sie dem Rechtspfleger eine kompakte und übersichtliche Information über Ihre Hinterlegungskonten bieten, die im Vergleich zur Abgabe von Saldenliste mit diversen Sachkontoblättern einfacher
überschaubar ist.
Der Auswertungszeitraum bestimmt, welche Buchungen aufgelistet werden. Standardmäßig wird die Voreinstellung aus den Buchhaltungsoptionen verwendet.
Als Auswertungszeitraum kann neben Monaten, Quartalen oder Jahren auch ein beliebiger anderer Zeitraum eingetragen werden (Einstellung in Vorgabe: "von-bis Datum", wobei "00.00.0000" für das Tagesdatum steht). In diesem Fall und wenn gleichzeitig eine Sortierung nach Belegdatum gewählt ist, steht das
Kontrollkästchen Übertrag zur Verfügung – ist es markiert, wird die Summe der davor liegenden Buchungen
als Übertrag angezeigt.
Im Bereich "Anzeige-/Druckoptionen" wird eingestellt, welche Buchungen angezeigt bzw. ausgedruckt
werden:
kleine Schriftart
die Liste wird in einer kleineren Schriftgröße wiedergegeben
Überschrift erweitert
es werden beim Druck Überschriftenzeilen ausgegeben, u.a. mit Insolvenzgericht
und -verwalter
Druck hinterlegt
Jede zweite Zeile ist im Ausdruck grau hinterlegt, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
208
Buchhaltung
Details einblenden
Listet in weiteren Tabellenspalten zusätzliche Angaben pro Buchung auf: Verwertung, Ford.-Einzug, Sonst. Einn., Massekost., Masseschuld., Sonst. Ausg. (Beim
Ausdruck wird der Buchungstext gegebenenfalls mehrzeilig ausgegeben.)
Sortierung
Listet die Buchungen entweder nach Belegdatum oder nach der Beleg-Nr. auf.
Bezeichnung
Überschrift des Ausdrucks
Export
Über die Schaltfläche am oberen Fensterrand wird die angezeigte Liste in eine
Datei exportiert (Tab-getrennte ASCII-Datei mit dem Namen IMKassenbuch_xxxx.TXT) und in Excel geöffnet.
Modelle
Mit Modellauswertungen können Sie eigene, frei definierte Auswertungen Ihrer Buchhaltung erstellen. Das
Verfahren ähnelt der Auswertung mittels einer Tabellenkalkulation.
Sie können damit Kontensalden miteinander addieren oder berechnen, diese Berechnung abspeichern und
(später) für unterschiedliche Zeiträume auswerten lassen. Insbesondere erstellen Sie damit die Vermögensübersicht nach § 153 InsO.
Sie öffnen die Modellauswertung in der geöffneten Buchhaltung der Akte über
die Schaltfläche Modell.
In diesem Formular können Sie eigene Auswertungen für die Buchhaltung erstellen. Das Verfahren ähnelt
der Auswertung mittels einer Tabellenkalkulation. Es können unterschiedliche Modelle (Auswertungen) unter ihrem jeweiligen Suchbegriff abgespeichert und beliebig oft wiederverwendet werden, um die jeweils aktuellen Daten zu erhalten.
Die Auswertung kann in Form einer Tabelle und/ oder mittels Übergabe der Werte in einen Rohtext erfolgen,
der mehr gestalterische Möglichkeiten bietet.
Bevor Sie eine Auswertung erhalten können, müssen Sie zunächst das entsprechende Modell definieren.
209
Buchhaltung
Das Verfahren der Modelldefinition besteht aus zwei Teilaufgaben:
1. Modellzeilen
Vorschriften, die auf die Salden der Konten des Kontenrahmens oder die Werte anderer Modellzeilen zugreifen, nennt man Modellzeilen. Diese Werte (mathematisch: Argumente) können mit den mathematischen Grundfunktionen verknüpft werden.
Das heißt: Kontostände oder Werte anderer Modellzeilen können addiert, subtrahiert, mit Faktoren multipliziert usw. werden. Das Ergebnis dieser Rechenoperationen ist dann der Wert dieser Modellzeile. Die
Modellzeile kann in anderen Modellzeilen weiter verarbeitet werden oder direkt als Ergebnis in die Tabelle ausgegeben werden.
Modellzeilen werden separat erfasst.
2. Modelle
In einem Modell kann zwischen Entwurfs- und Auswertungs-Modus hin und her geschaltet werden. Der
Auswertungs-Modus liefert die Ergebniszahlen; in ihm kann gewählt werden, für welchen Zeitraum diese
Darstellung erfolgen soll. Mehrere Modelle können auf die gleichen Modellzeilen zugreifen. Hat man beispielsweise eine Modellzeile definiert, in der als Ergebnis der Gesamtumsatz der Kanzlei geliefert wird,
dann können alle Modelle, in denen der Gesamtumsatz dargestellt werden soll, auf genau diese Modellzeile zugreifen.
Definition eines Modells
Bevor Sie mit der Definition eines neuen Modells beginnen, sollten Sie gegebenenfalls auf Papier planen,
wie das Modell ungefähr aussehen soll, d.h. welche Werte dargestellt werden sollen und wie viele Zeilen
und Spalten Sie voraussichtlich benötigen.
Je präziser diese Planung ist, desto schneller geht die Umsetzung in ein Auswertungsmodell im Auswertungsgenerator von InsoMACS.
Als Beispiel-Modell soll nachfolgend ein kleines Modell für die Kostenanalyse erstellt werden, das etwa folgendes Aussehen hat:
Bezeichnung
Einnahmen
Erlöse Anlagenverkäufe
Zinserlöse
Sonstige Erlöse
Einnahmen gesamt
Kosten
Personalkosten
Raumkosten
Beiträge / Versicherungen
Kfz-Kosten
Bürokosten
Repräsentation/Werbungskosten
Kosten gesamt
€
Anteil in %
Aus diesem Entwurf ergibt sich beispielsweise die erforderliche Dimensionierung: Es werden zunächst 3
Spalten und 14 Zeilen benötigt.
Rufen Sie die Modellauswertung auf. Legen Sie wie unter Daten verwalten - allgemeine Abläufe beschrieben unter einem sinnvollen Suchbegriff das neue Modell an.
210
Buchhaltung
Modus
Modus steht in der Grundeinstellung auf "Entwurf". In diesem Modus wird das
Modell definiert. Soll das Modell später mit den tatsächlichen Werten gefüllt
werden – das ist letztlich das Hauptziel – wird auf den Modus "Auswertung" umgestellt.
Spalten
Einstellung der Spaltenzahl. Eine Erhöhung der Spaltenzahl ist jederzeit möglich.
Die zusätzlichen Spalten werden rechts angehängt.
Zeilen
Einstellung der Zeilenzahl. Eine Erhöhung der Zeilenzahl ist jederzeit möglich.
Die zusätzlichen Zeilen werden unten angehängt.
Bei der Verminderung der Werte ist Vorsicht geboten, wenn die Spalten/ Zeilen bereits Inhalte haben
– deren Inhalte gehen ersatzlos verloren!
Beschriftung und Gestaltung
Die Beschriftung des Modells erfolgt durch das Füllen der Zellen mit Text. Dies geschieht auf einfache Weise dadurch, dass in die mit der Maus markierte Zelle der gewünschte Text einfach eingegeben wird.
Beenden Sie die Eingabe des Zelleninhalts mit der Eingabetaste [Enter].
Wenn Sie die Bearbeitung einer Zelle mit Enter abschließen und die bearbeitete Zelle wieder hinterlegt ist, können Sie statt Mausklick auch mit den Pfeiltasten die nächste Zelle anwählen.
Übrigens können Sie die Breite der Tabellenspalten einfach anpassen, indem Sie im Kopfbereich der Tabelle die Spaltengrenzen mit gedrückter Maustaste verschieben.
Werte einfügen über die Modellzeilen-Verwaltung
In die noch leeren Zellen in den Spalten B und C sollen in unserem Beispiel die Werte, d.h. die jeweiligen Er-
211
Buchhaltung
löse, eingesetzt werden. In diese Zellen muss dazu jeweils ein Verweis auf die Modellzeile geschrieben
werden, die den entsprechenden Wert liefert.
Noch sind keine Modellzeilen vorhanden, daher müssen die erforderlichen Zeilen zunächst definiert
werden:
Die Schaltfläche Modellzeilen im Modell-Fenster ruft die Modellzeilen-Verwaltung in einem neuen Fenster
auf.
Dabei handelt es sich um ein Formular für Datenlisten. Es gelten alle dort behandelten Bedienungsformen.
Nehmen Sie an den vorhandenen Modellzeilen bitte keine Änderung vor, da diese Modellzeilen für
die mitgelieferten Auswertungen, insbesondere für die Vermögensübersicht benötigt werden.
Mit Neu veranlassen Sie zunächst, dass eine neue Modellzeile angelegt werden kann.
In diesem Formular werden die Modellzeilen definiert, d.h. festgelegt, welche Zeile welche Werte darstellen
soll.
212
Buchhaltung
In diesem Formular werden die Modellzeilen definiert, d.h. festgelegt, welche Zeile welche Werte darstellen
soll.
Über Neu legen Sie eine neue Modellzeile an, falls das gewünschte Berechnung noch nicht vorhanden ist.
In der unteren Fensterhälfte erscheinen dann erst einmal alle Konten der Buchhaltung.
Zeile
In diesem Feld erhält jede Zeile (Berechnung) eine eindeutige Nummer. Bei der
Vergabe der Nummern gibt es folgende Regeln und Empfehlungen:
· Eine Zeile kann mit den Werten von anderen Zeilen Berechnungen vornehmen. Dabei kann eine Zeile nur mit solchen Zeilen rechnen, deren Nummer
kleiner als die eigene ist, da die Zeilen in aufsteigender Reihenfolge durchgerechnet werden.
· Zeilen, die "artverwandte" Ergebnisse liefern, sollten der besseren Übersicht
wegen auch "artverwandte" Zeilennummern erhalten – wie dies ja auch bei
der Vergabe der Kontonummern im Kontenrahmen versucht wird.
· Es empfiehlt sich, mit Zeilennummern gleicher Länge, möglichst 5-stelligen
Zahlen, zu arbeiten.
Bezeichnung
Ein Name, der kurz und prägnat beschreibt, was die Zeile berechnet.
Dezimalstellen
Stellen Sie ein, wie viele Stellen hinter dem Komma für das Ergebnis berücksichtigt werden sollen. Bei Währungsbeträgen wird dies typischerweise "2" sein; bei
glatten Beträgen verwenden Sie "0".
Eine Zeile, die wir für unser Modell benötigen, ist "Personalkosten". Dieser Zeile geben wir – relativ willkürlich – die Zeilennummer 20000.
Es folgt die Angabe über die Berechnung. Diese wird das Memofeld (hier beschriftet mit "Rechenvorschrift")
eingetragen.
213
Buchhaltung
Im Memofeld für die Rechenvorschrift muss nun definiert werden, was die Zeile konkret rechnen soll. Die
Syntax, die dafür verwendet wird, wird im nachfolgenden Kapitel Syntax der Modellzeilen erklärt.
Beispiel:
Die Zeile 20000 soll die Summe aller Salden von solchen Konten enthalten, über die Personalkosten gebucht werden. Das Schlüsselwort für die Rechenoperation ist "Summe". Klicken
Sie deshalb auf die gleichnamige Schaltfläche, um das Wort Summe in das Memofeld einzufügen (analog dazu fügen die anderen Schaltflächen die entsprechenden Schlüsselworte
ein).
Mit der Wahl einer Zeilenfunktion (z.B. Summe, Differenz, vgl. folgendes Kapitel Syntax) ändert sich das
Bild, um die Eingabe der Rechenvorschrift erleichtern.
Klicken Sie beispielsweise auf Summe:
Die Schaltflächen ändern sich (Hinweis: um zur vorherigen Ansicht zurückzukehren, löschen Sie den Eintrag
aus dem Eingabefeld, hier den Eintrag "Summe").
Am rechten Rand erscheinen drei neue Schaltflächen. Mit diesen schalten Sie um von der Ansicht der Konten (erste Schaltfläche) zu den bereits definierten Modellzeilen (zweite Schaltfläche) und zu einem Hilfetext
(Fragezeichen-Schaltfläche, über die Sie einige nützliche Hinweise und Beispiele für mögliche Vorschriften
von Zeilen erhalten).
Zurück zu unserem Beispielfall. Folgende Konten sind bei der Addition zu berücksichtigenden:
- 4100 Löhne und Gehälter
- 4175 Fahrtkostenerstattungen
- 4190 Aushilfslöhne
Es muss also ein ganzer Bereich von Konten – von Konto bis Konto – addiert werden. Daher fügen Sie mit
von das Schlüsselwort von im Memofeld ein (oder tippen Sie es händisch ein).
Wählen Sie dann in der Kontenrahmenliste (die in der unteren Fensterhälfte angezeigt wird) das erste Konto, das bei der Addition berücksichtigt werden soll.
214
Buchhaltung
Um die unten in der Liste markierte Kontonummer (=Zeile, hier 4100) in das Memofeld darüber zu übertragen, klicken Sie auf Konto Einfügen (oder führen Sie einen Doppelklick auf der Zeile aus).
Als nächstes Schlüsselwort ist bis einzufügen. Sie können dies mit einem Klick auf bis erledigen.
Selbstverständlich können Sie den Text, also Schlüsselworte, Kontonummern usw. auch immer direkt
in das Memofeld schreiben.
Wählen Sie nun in der Kontenrahmenliste das letzte Konto aus, das noch berücksichtigt werden muss (hier
im Beispiel: 4190) und wiederholen Sie das Einfügen der Kontonummer mit diesem Konto.
Mit einem Klick auf OK wird die Eingabe dieser Modellzeile abgeschlossen.
Anmerkung: Man hätte auch einfach Summe 4199 eintragen können, da 4199 das zugehörige Sammelkonto ist, die Addition also bereits dort stattgefunden hat. Die "umständliche" Methode hier erfolgt der besseren Darstellung wegen.
Statt der Summenbildung über einen Bereich "von Konto bis Konto" hätte man in diesem Fall auch
die Konten einzeln benennen und addieren können:
Summe 4100 und 4175 und 4190
Die Verarbeitung als Bereich hat jedoch den Vorteil, dass beim nachträglichen Einfügen eines weiteren Kontos in den Nummernbereich die Zeilendefinition unverändert bleiben kann.
In gleicher Weise werden die nächsten Zeilen definiert. Während Sie die Zeilen definieren, erhalten Sie auf
der Ebene "Hilfe" einige nützliche Hinweise und Beispiele für mögliche Vorschriften von Zeilen.
Sobald alle erforderlichen Zeilen erstellt sind, kehren Sie mit Exit zurück zum Auswertungsmodell selbst. Sie
können selbstverständlich jederzeit weitere Zeilen hinzufügen.
Nachdem Sie alle Zeilen definiert und das dortige Formular verlassen haben, kehren Sie zurück zum Entwurfs-Modell:
215
Buchhaltung
Setzen Sie die Markierung in die richtige Zelle und fügen Sie über die Eingabezeile Zeile und dem anschließenden Einfügen die entsprechende Modellzeile in das Modell ein – oder Sie geben die Modellzeilen-Angabe direkt in die Zelle ein (achten Sie dann auf die korrekte Syntax!).
Um die Ergebnisse (Berechnungen) anzusehen, schalten Sie den Modus auf "Auswertung" um.
Ausrichtung/ Gestaltung
Abschließend soll die Auswertung noch optisch aufbereitet werden. Es ist z.B. empfehlenswert, wenn Zellen,
die Beträge ausgeben, mit der Ausrichtung "Rechtsbündig" versehen werden.
Klicken Sie die entsprechende Zelle an und setzen dann in dem Kontrollkästchen "Rechtsbündig" die Marke. Entsprechend können auch die übrigen Attribute wie z.B. Fettschrift, Grau- Hinterlegung usw. pro Zelle
definiert werden.
216
Buchhaltung
Syntax der Modellzeilen
Eine Modellzeile besteht aus einer Funktion und – ausgenommen die Funktion "Summe" – zwei Argumenten. Bei der Summen-Funktion sind ein, zwei und mehr Argumente erlaubt.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
Summe
Differenz
Produkt
Quotient
Prozent
Max
Alle folgenden Argumente werden aufsummiert
Das zweite Argument wird von dem ersten abgezogen
Die Argumente werden miteinander multipliziert
Das erste Argument wird durch das zweite geteilt
entspricht Quotient, das Ergebnis wird aber mal 100 genommen
begrenzt den Wert
Mehrere Argumente werden immer durch ein und verbunden. Das Argument kann durch das Vorzeichen "-"
negativ gemacht werden.
Folgende Argumente sind möglich:
Nur eine Zahl:
Es handelt sich um die Kontonummer.
Z mit einer Zahl:
Es ist eine andere (darüber liegende) Modellzeile gemeint.
K mit einer Zahl:
Ein konstanter Wert gemeint.
Beispiele für Argumente:
K100
1000
von 1501 bis 1509
Z2
Z00002
max 100
eine Konstante mit dem Wert "100"
Saldo des Kontos 1000
Summe aller Kontensalden zwischen 1501 und 1509
Ergebnis der Modellzeile 2 (es darf nur auf niedrigere Zeilennummern zugegriffen werden)
identisch zu oben Z2
Der Wert des Ergebnisses darf nicht höher als 100 sein. Ist er höher, so wird nur 100 ausgegeben.
Kurzbeispiele für ganze Funktionen:
00001 Summe 1000 und von 1501 bis 1509 und K100
00002 Differenz Z1 und K1000
00003 Prozent Z2 und Z3
217
Buchhaltung
00004 Quotient Z1 und K12 und max 20
00005 Summe Z2 und K5 und 160100
Weitere Beispiele:
(hier steht <ARG1>, <ARG2> usw. jeweils für ein Argument, also ein Konto, eine Zeile oder eine Konstante
wie oben beschrieben)
Summe <ARG1>
Zeilenwert:
einzelner Wert (nur bei Konten als Argument sinnvoll!)
Beispiel:Summe 801000
Summe <ARG1> und <ARG2>
Zeilenwert:
Summe der Argumente <ARG1> und <ARG2>
Beispiel:Summe 801001 und 801002
Addiert die Salden der Konten 801001 und 801002. Es können auch mehr als 2 Argumente addiert werden.
Summe von <ARG1> bis <ARG2>
Zeilenwert:
Summe der Salden von Konto1 bis Konto2
Oder Summe der Werte von Zeile bis Zeile
Beispiel:Summe von 801000 bis 801004
Addiert die Salden aller Konten zwischen Kontonummer 801000 und (einschließlich)
801004
Differenz <ARG1> und <ARG2>
Zeilenwert:
Saldo Konto1 abzüglich Konto2
Beispiele:
Differenz 801000 und 801004
ergibt Konto 801000 abzügl. Konto 801004;
Differenz Z10000 und Z10002
ergibt Zeile 10000 abzüglich Zeile 10002
Produkt <ARG1> und <ARG2>
Zeilenwert:
Saldo ARG1 multipliziert ARG2
Beispiele:
Produkt Konto1 und K5
ergibt Konto1 multipliziert mit 5;
Produkt Konto1 und -K1
dreht das Vorzeichen des Saldos von Konto1 um
Prozent <ARG1> und <ARG2>
Zeilenwert
prozentuales Verhältnis von ARG1 zu ARG2
Beispiel:Prozent Z10000 und Z60000
enthält z.B. die Zeile 10000 den Umsatz eines bestimmten Referats und Zeile 60000 den
Gesamtumsatz der Kanzlei, dann liefert das Beispiel den prozentualen Anteil des Referats
am Gesamtumsatz.
Auswertungsmodus
Um die gewünschten Auswertungen eines Modells zu erhalten, rufen Sie dieses auf und wählen den Modus
"Auswertung". Nach einer kurzen Berechnungsdauer werden die Modell-Definitionen durch tatsächliche
Werte ersetzt.
Der Zeitraum, für den das Modell gerechnet wird, bestimmen Sie durch die Einstellungen im Bereich "Auswertungszeitraum".
Vorgabe
218
In diesem Feld wird ausgewählt, für welchen Zeitraum die Berechnungen dargestellt werden. Dabei kann gewählt werden:
Buchhaltung
· "eines einzelnen Monats"
Nur der in Monat eingestellte Monat des in Jahr eingestellten Kalenderjahres
wird berücksichtigt.
· "eines einzelnen Jahres"
Alle Werte des dann in Jahr zu wählenden Kalenderjahres werden dargestellt.
Dabei können ausgehend vom Eröffnungsjahr fünf Jahre in die Vergangenheit
und zehn Jahre in die Zukunft gewählt werden.
· "eines einzelnen Jahres bis Monat"
Alle Buchungen des in Jahr gewählten Jahres bis einschließlich der in Monat
gewählten Periode werden berücksichtigt.
· "bis Monat"
Alle Buchungen bis zur durch Monat und Jahr festgelegten Periode werden berücksichtigt – auch Buchungen aus den Vorjahren.
· "insgesamt"
Alle Buchungen ohne Einschränkung des Zeitraums werden berücksichtigt.
· "abweichendes Jahr (rückwärts)"
Betrachtet werden – vom eingestellten Monat ausgehend – die letzten 12 Monate als ein vom Kalenderjahr abweichender Jahreszeitraum.
· "Quartal (vorwärts)"
Betrachtet wird das Quartal, beginnend mit dem eingestellten Monat.
· "Eröffnungsbilanz"
Für die Erstellung der Vermögensübersicht werden nur noch die in den Akten
erfassten Positionen wie Gläubigerforderungen, Vermögensbestand etc. berücksichtigt, nicht aber bereits getätigte Buchungen über den Zahlungsverkehr. So können Sie auch rückwirkend – obwohl Sie bereits im Lauf des Verfahrens gebucht haben – eine Eröffnungsbilanz erstellen.
HinweisBitte überprüfen Sie am Anfang durch manuelles Nachrechnen Ihr Modell auf die Richtigkeit
Ihrer Definition!
Übergabe an die Textverarbeitung
Um die Auswertungen einer weitergehenden Gestaltungsmöglichkeit zuzuführen, ist es möglich, dass Sie
die Zelleninhalte als Wert einem Rohtext übergeben, der im Textprogramm verarbeitet wird.
Dabei sind die Platzhalter der Zellen für den Rohtexte definiert wie folgt:
^FM.Z[Spaltenbuchstabe][Zeilennummer]^
Beispiele:
^FM.ZA1^
Sie erhalten den Feldinhalt der Zelle A1
^FM.ZA32^ Sie erhalten den Feldinhalt der Zelle A32
^FM.ZB3^
Sie erhalten den Feldinhalt der Zelle B3
Wenn Sie einen neuen Rohtext erstellen, achten Sie darauf, diesen beim Einbinden in InsoMACS in der
Rohtextverwaltung (Menüband "Einstellungen" > Bereich "Rohtexte" > "Verwalten") die Klasse "Buchhaltungsmodell" zuzuweisen. Nur dann können Sie aus der Modellauswertung heraus über die Schaltfläche TP
ein Dokument erzeugen.
219
Buchhaltung
Beispiel: Vermögensübersicht
Sie können die Vermögensübersicht nach § 153 InsO entweder über die Funktion Verzeichnisse ausgeben
– oder über eine Modell-Berechnung. Ein entsprechendes Auswertungsmodell wird in InsoMACS mitgeliefert (Suchbegriff VERMÖGENSÜBERSICHT § 153 INSO). Ausgegeben wird die Vermögensübersicht über den
Textprozessor.
Generell gilt, dass die Werte der Vermögensübersicht zum großen Teil aus den in den jeweiligen Unterakten
ermittelt werden, und zwar aus den dort eingebuchten
· Gläubigerforderungen
· Masseverbindlichkeiten
· Debitorenforderungen
Jeder dort erfassten Buchung muss eine entsprechende Konto-Nr. zugewiesen werden, mit der festgelegt
wird, wo diese Forderung in der Vermögensübersicht verarbeitet wird. Wurde einer Forderung keine KontoNr. zugewiesen, dann bleibt diese Forderung bezüglich der Vermögensübersicht folgerichtig wirkungslos.
Die eigentliche Arbeit wird also bei der Erfassung der einzelnen Forderung erledigt. Die detaillierte Erläuterung wurde daher bei den entsprechenden Unterakten in diesem Handbuch aufgenommen.
Wird nachträglich in einer Unterakte eine Kontonummer zugewiesen oder eine neue Forderung erfasst, dann muss eine Aktualisierung der Buchhaltung ausgeführt werden (über die gleichnamige
Schaltfläche), damit die Änderung in die Vermögensübersicht aufgenommen wird.
Schlussrechnung
Um eine Schlussrechnung zu erstellen, klicken Sie in der in der geöffneten Buchhaltung der Akte auf die
Schaltfläche Schlussrechnung.
Darin werden Einnahmen und Ausgaben aufgeschlüsselt und daraus der verbleibende Überschuss ermittelt. Der tatsächliche Massebestand wird nachgewiesen, sowie die vergütungsrelevante Teilungsmasse sowohl für den Verwalter wie auch für das Gericht bestimmt.
Die Untergliederung der Schlussrechnung kann aktenbezogen angepasst werden: vgl. Kapitel Kontorahmen
> InsoMACS-Struktur.
Soweit für die Buchhaltung der Kontenrahmen SKR-InsO mit ZEFIS-Schlussrechnung ausgewählt
wurde, besteht das Fenster der Schlussrechnung aus zwei Registerseiten: Die erste Registerseite enthält eine Verwertungsübersicht, die manuell ausgefüllt werden kann; die zweite enthält die oben beschriebene Schlussrechnung.
220
Buchhaltung
Vorgabe
Stellen Sie hier den Zeitraum ein, der ausgewertet werden soll: Entweder "insgesamt" für den kompletten Zeitraum oder "von-bis-Datum" für einen Teilbereich.
In letzterem Fall kann der Übertrag der Geschäfts- und Hinterlegungskonten
(Nachweis des Massebestands) bei der Teilungsmasse berücksichtigt werden,
wenn Sie Übertrag markieren.
Konten anzeigen
In der Schlussrechnung werden unter den Zeilen auch die einzelnen Konten und
deren Salden angezeigt.
Einzel-Buchungen anzeigen zeigt auch die Einzel-Buchungen an
nur bebuchte Konten
nur Konten, in denen Buchungen stattgefunden haben, werden aufgelistet
kleine Schriftart
der Ausdruck erfolgt in einer kleineren Schriftgröße
Überschrift erweitern
Der Ausdruck enthält eine umfangreichere Überschrift, in der unter anderem
auch das zuständige Gericht genannt ist. Ansonsten wird nur eine Kopfzeile ausgedruckt.
Druck hinterlegt
Nur möglich bei Konten anzeigen oder Einzel-Buchungen anzeigen: Im Ausdruck
werden die Zeilen abwechselnd grau hinterlegt.
Überschrift
Bezeichnung der Überschrift für den Ausdruck, z. B. "Schlussrechnung" oder
"Zwischenabrechnung".
zusätzl. Seitenumbruch Der Abschnitt "VI) Teilungsmasse Gericht" wird auf eine zusätzliche Seite gedruckt.
Zubehör in der Buchhaltung
Im Bereich "Zubehör" in einer geöffneten Buchhaltung finden Sie die Funktionen
· Sammeldruck Konten
· Umsatzsteuer-Voranmeldung
221
Buchhaltung
Sammeldruck Konten
Die Funktion "Sammeldruck Konten" dient dem gesammelten Ausdruck von Umsätzen mehrerer Konten in
einem bestimmten Zeitraum.
Geöffnet wird die Funktion in der geöffneten Buchhaltung der Akte über die Schaltfläche Sammeldruck
Konten.
Alle
Gedruckt werden die Kontoblätter aller Konten in dem – wie üblich definierten –
Zeitraum.
Bebuchte
Nur solche Konten werden gedruckt, die in dem definierten Zeitraum Buchungen
enthalten.
Gewählte
Nur die per Doppelklick mit Fettdruck markierten Konten werden gedruckt.
222
Buchhaltung
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Um für eine Akte eine Umsatzsteuer-Voranmeldung durchzuführen, klicken Sie in der geöffneten Buchhaltung der Akte auf die Schaltfläche USt.-Voranmeldung.
Im Fenster sind die entsprechenden Werte bereits eingetragen.
Guthaben aus Vormonaten oder Nachzahlungen sind dabei nicht berücksichtigt und müssen manuell
berücksichtigt werden.
Druck
Druckt eine tabellarische Übersicht der hier angezeigten Werte zur eigenen Information aus.
Formular
Druckt das amtliche Formular samt den hier angezeigten Werten aus. Nach der
obligatorischen Kontrolle müssen Sie nur noch das Datum eintragen und unterschreiben.
Elster
Startet die elektronische Datenübermittlung an das Finanzamt. InsoMACS enthält alle notwendigen Komponenten, das heißt Sie müssen keine zusätzliche
Software installieren.
Details
Listet in einem weiteren Fenster auf, aus welchen Einzelbeträgen sich die jeweiligen Summen zusammensetzen.
Sie können einstellen, dass als Übermittler der USt.-Voranmeldung generell der Verwalter angegeben
wird (Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" > "Programm-Parameter").
223
Buchhaltung
USt.-Voranmeldung per ELSTER
Nachdem Sie im Fenster der Umsatzsteuer-Voranmeldung auf ELSTER geklickt haben, erscheint folgendes
Fenster:
Die Felder sind voreingestellt gemäß der Angaben aus der InsoMACS, können aber hier auch noch individuell abgeändert werden.
Wenn Sie in der Kanzlei einen Proxy-Server einsetzen (z.B. KEN!-Proxy-Server), müssen Sie dessen IPAdresse erfassen.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche
in der Fenster-Symbolleiste. Dadurch öffnet sich das
Fenster "Konfiguration Proxy-Server". Tragen Sie die Angaben für den internen Proxy-Server in die
letzten Zeilen ein.
Stellen Sie den Empfänger der Voranmeldung in den Listenfeldern Land und Finanzamt ein.
Im Bereich "Anmeldung für" stellen Sie den Zeitraum ein, für den Sie die USt.-VA abgeben möchten (Jahr
und Monat bzw. Quartal).
Falls Sie einen Übungsfall erstellen, setzen Sie das Häkchen von Anfang an vor Testfall, denn bereits mit einem Klick auf Prüfen wird der zu versendende Datensatz erstellt. Nur in einem Testfall
werden die übermittelten Daten vom Finanzamtserver sofort aussortiert und nicht weiter bearbeitet.
Wenn Sie eine bereits abgeschickte Voranmeldung korrigieren möchten, schicken Sie die neuen Daten mit
markiertem Feld berichtigte Anmeldung.
Im Bereich "Ihre Daten" werden neben Ihrem Namen, Ihrer Anschrift und Steuernummer die diversen Umsätze eingetragen.
Zum Schluss haben Sie die Möglichkeit, für das Finanzamt einen Ansprechpartner mit Telefonnummer zu
benennen.
224
Buchhaltung
Vorgehen:
1. Überprüfen Sie alle eingetragenen Daten und klicken Sie auf Prüfen. Es wird eine interne Plausibilitätskontrolle gestartet. Eventuelle Unstimmigkeiten werden im Memofeld am unteren Fensterbereich angezeigt, so dass sie korrigiert werden können.
2. Nach erfolgreicher Plausibilitätskontrolle erhalten Sie über Vorausschau eine Druckvorschau des Übertragungsprotokolls. Hier können Sie noch einmal die zu übermittelnden Daten prüfen oder zur Kontrolle
ausdrucken. Schließen Sie anschließend das Vorschaufenster.
3. Anschließend klicken Sie auf Senden. Die Daten werden über das Internet direkt an das zuständige
Finanzamt übermittelt.
Nach erfolgreicher Übermittlung erscheint eine Bestätigung und das Drucker-Dialogfeld öffnet sich, um
das Übertragungsprotokoll auszudrucken.
Optionen der Buchhaltung
In der Buchhaltung jeder Akte stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
· Parameter
· Steuerschlüssel verwalten
· Kontenrahmen
225
Buchhaltung
Parameter
Die wichtigsten Parameter für die Buchhaltung in einer Akte stellen Sie über die Schaltfläche Parameter in
der geöffneten Buchhaltung ein.
Im obersten Bereich "Umsatzsteuer" wird angezeigt, ob in der Akte nach Ist-Versteuerung oder nach SollVersteuerung abgerechnet wird (vgl. Kennzeichen auf der Akten-Registerseite "Rechtsform").
Jahr
Aktuelles Buchungsjahr
Monat
Aktueller Buchungsmonat
Verfahren SKR InsO
Nur sichtbar, wenn beim Anlegen der Buchhaltung der Kontenrahmen "SKR
InsO" des Gravenbrucher Kreis ausgewählt wurde. Hier ist der aktuelle Verfahrensstand der Akte einzustellen. Diese Angabe wird dann als Vorgabe für einzelne Transaktionen verwendet, kann aber im Einzelfall im jeweiligen Fenster angepasst werden.
Beim Buchen muss Belegdatum in aktueller Periode liegen Wenn markiert, können Buchungen nur mit
dem Belegdatum aus diesem Jahr und aus diesem Monat gebucht werden können. Das Ausschalten dieser Option kann insbesondere in kleineren Verfahren
praktisch sein, da dann nicht dauernd die aktuelle Periode geändert werden
muss.
Auswertungen-Zeitraum Die Einstellung wird als Vorgabe verwendet für den Auswertungsbereich in der Akten-Buchhaltung.
226
Buchhaltung
Bilanzen nach
Wählen Sie aus, ob liquidiert oder fortgeführt werden soll. Abhängig hiervon
werden beispielsweise bei Verkäufen von Anlagevermögen die Wertberichtigungen gegen den Fortführungs- oder Liquidationswert gerechnet und automatisch
gebucht.
Steuer-Schlüssel
Stellen Sie hier den Steuerschlüssel für die volle Umsatzsteuer ein.
Nach einer MwSt-Erhöhung muss zunächst ein neuer Steuerschlüssel eingerichtet und dann hier dieser neue Steuerschlüssel gewählt werden.
mit Rank "nicht-angemeldet" in Buchhaltung und Vermögensübersicht übernehmen
Regelt, ob nicht-angemeldete Gläubiger-Forderungen in die Buchhaltung und damit in die Vermögensübersicht aufgenommen werden sollen oder nicht.
Standardmäßig ist hier ein Häkchen gesetzt, d.h. Forderungen der Rangklasse
"nicht-angemeldet" werden aufgenommen. Dies ist auch sinnvoll, da so am Anfang des Verfahrens eine geschätzte Vermögensübersicht erstellt werden kann.
Möchte man zu späterem Verfahrensstand die nicht-angemeldeten Gläubigerforderungen nicht mehr in der Vermögensübersicht haben, deaktiviert man die
Option.
ZEFIS-Schlussrechnung (mit Vermögensübersicht) Nur sichtbar, wenn beim Anlegen der Buchhaltung der
Kontenrahmen "SKR InsO" des Gravenbrucher Kreis ausgewählt wurde. Standardmäßig markiert, wenn beim Anlegen der Buchhaltung "ZEFIS" ausgewählt
wurde. Der eigentlichen Schlussrechnung wird dann eine Verwertungsübersicht
vorgeschaltet.
Konto für Umbuchungen
Nummer des Kontos, über das Umbuchungen erfolgen. Ausgewählt werden können Konten mit dem Kontotyp "Finanz.".
Differenzierung Geschäfts-/Hinterlegungskonto im Kontenrahmen In der Schlussrechnung werden
Finanzkonten über das Kennzeichen "Finanzkontoart" als Geschäfts- bzw. Hinterlegungskonto berücksichtigt und nicht über Kontonummernbereiche. Somit können auch konvertierte Finanzkonten mit Kontonummern außerhalb der definierten Kontonummernbereiche berücksichtigt werden
Steuerschlüssel verwalten
Die Verarbeitung der Umsatzsteuer wird bei den diversen Buchungen über den Steuerschlüssel gesteuert.
Den Steuersatz legen Sie in der geöffneten Buchhaltung über die Schaltfläche Steuerschlüssel fest.
227
Buchhaltung
Für jeden Steuersatz, der verarbeitet wird, muss ein Steuerschlüssel angelegt werden. Üblicherweise genügen die Steuerschlüssel für den jeweils aktuellen vollen und halben Steuersatz sowie für den vorher gültigen vollen und halben Steuersatz.
Wenn Sie eine neue Akten-Buchhaltung eröffnen, werden die Werte des Standardsteuerschlüssels verwendet (vgl. Stammdaten).
Schlüssel
Eindeutige Ziffer (Schlüssel) für den Steuersatz
Steuersatz
tatsächlicher Steuersatz in %
MwSt-Konto
MwSt.-Konto (siehe Kontenrahmen), über den vereinnahmte Umsatzsteuer mit
diesem Steuersatz gebucht werden soll.
Vorsteuer-Konto
Vorsteuer-Konto (siehe Kontenrahmen), über den bezahlte Umsatzsteuer mit
diesem Steuersatz gebucht werden soll.
Die Zuordnung der MwSt- und Vorsteuerkonten zu den einzelnen Konten erfolgt im Kontenrahmen
über Listenfelder, welche alle hier hinterlegten Steuersätze auflisten.
Kontenrahmen
Ein Kontorahmen ist immer nur innerhalb der Buchhaltung der jeweiligen Akte gültig. Sie können ihn anpassen über die Schaltfläche Kontenrahmen in der geöffneten Buchhaltung einer Akte.
Ebenso können Sie auf die gleiche Weise auch die mitgelieferten Standardkontenrahmen anpassen, die
als Vorlage für zukünftige Akten-Buchhaltungen dienen. Sie finden die Vorlagen im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" > "Standardkontenrahmen bearbeiten".
Das Fenster des Kontenrahmens sieht so oder ähnlich aus:
228
Buchhaltung
Für die Bearbeitung stehen Ihnen folgende Erleichterungen zur Verfügung:
· schnelles Springen zum gesuchten Konto: mit dem Tippen auf eine oder zwei Zifferntasten wird die
Markierung auf das Konto gesetzt, das mit dieser (bzw.diesen beiden) Ziffer(n) beginnt
· schnelles Öffnen: ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Bearbeitung für dieses Konto
Kontonummer
Eine eindeutige Kennung des Kontos und zuständig für die Einordnung des Kontos im Kontenrahmen. Es können maximal sechs Ziffern eingegeben werden. Dabei sollten Sie eine Nummer stets so wählen, dass Sie der bereits vorhandenen
Struktur des Kontenrahmens entspricht. Hier ist der Rat des Steuerberaters bzw.
Systembetreuers hilfreich.
Bezeichnung
Name/ Bezeichnung des Kontos. Dieser sollte einen eindeutigen Hinweis darauf
geben, welche Vorgänge auf dieses Konto gebucht werden. Nach dieser Bezeichnung können Sie während der Buchung ein Konto auch suchen. In jedem Fall ist
es ratsam, die Bezeichnung der Bankkonten auf die tatsächlichen Bezeichnungen (z.B. "Sparkasse 4495") abzuändern!
Kontotyp
Der Kontotyp bestimmt, wie die über dieses Konto gebuchten Umsätze zu verarbeiten sind. Ordnen Sie dieses Konto einer bestimmten Art von Konten zu. Hierbei gibt es folgende Auswahl:
Aktiva (A)
Aktiva-Positionen der Bilanz
z.B. Konten des Anlagevermögens
Passiva (P)
Passiva-Positionen der Bilanz
z.B. Forderungen gegen den Schuldner
Aufwandskonten / Kostenkonten (W)
Aufwand des laufenden Geschäftsbetriebes
z.B. für laufende Kfz-Kosten, Personalkosten usw.
Erlöse (E)
Erzielte Erlöse
z.B. Erlöse aus Anlageverkäufen, Liquidierung, usw.
Eröffnungen / Wertberichtigungen (Ö)
z.B. Gegenkonten für die Eröffnungsbuchungen bei Saldovortragsbuchungen
oder Wertberichtigungen.
Neutral (N)
Konten für Buchungen, die nicht den normalen Geschäftsbetrieb betreffen.
Finanzkonto (F)
Bank, Kasse und ähnliche Konten
MwSt-Konto
Konten für vereinnahmte Mehrwertsteuer
Vorsteuer-Konto
Konten für bezahlte Umsatzsteuer
Sammelkonto
229
Buchhaltung
Jedes Konto – ausgenommen Sammelkonten selbst – muss auf ein Sammelkonto verweisen, in das die eigentliche Buchung automatisch durchgebucht
wird. Die Salden der einzelnen Konten werden im jeweiligen Sammelkonto saldiert.
USt.-Vorschlag
Im Feld USt.-Vorschlag wird eingestellt, welcher Steuerschlüssel üblicherweise
bei diesem Konto verwendet wird. Dieser wird dann bei einer Buchung zur Beschleunigung der Erfassung vorgeschlagen, kann jedoch im Bedarfsfall abgeändert werden.
Bei einer Änderung des Steuersatzes müssen Sie:
- neue Konten für MwSt. und Vorsteuer im Kontenrahmen anlegen.
- einen neuen USt.-Schlüssel für den neuen Steuersatz definieren und dort
die neuen Konten für MwSt. und Vorsteuer zuordnen.
- Ggf. hier im Kontenrahmen allen Konten, die üblicherweise mit MwSt. gebucht werden, den neuen Steuerschlüssel als USt.-Vorgabe zuordnen, damit auch zukünftig der richtige Steuersatz vorgeschlagen wird.
Sammelkonto
Kontonummer des Sammelkontos, in die das Konto einfließt
Saldierung
(Erscheint abhängig vom Konto.) Legt fest, ob es sich um Brutto- oder NettoSummen handelt.
Standardtext
Bei manchen Konten kann es sinnvoll sein, einen Standard-Text vorzugeben.
Dies bedeutet, dass immer dann, wenn dieses Konto bebucht wird, der hier eingegebene Text als Buchungstext vorgeschlagen wird.
Schlussrech.
(Erscheint abhängig vom Konto.) Legt fest, ob und in welcher Zeile der Schlussrechnung das Konto erscheinen soll. Die Struktur der Schlussrechnung muss zuvor erzeugt worden sein (vgl. Kapitel InsoMACS-Struktur).
Verz. §§ 151-153
(Erscheint abhängig vom Konto.) Legt fest, ob und in welcher Zeile der Verzeichnisse nach §§ 151-153 InsO das Konto erscheinen soll. Die Struktur der Verzeichnisse muss zuvor erzeugt worden sein (vgl. Kapitel InsoMACS-Struktur).
Auswählbar in
Für Aktiva- und Passiva-Konten wird hier eingestellt, wo das Konto Verwendung
findet (z.B. bei Gläubiger-Forderungen, Masseschulden, Vermögen oder Debitorenforderungen).
USt-Schlüssel
Im Fall einer Änderung des USt.-Satzes können Sie über die Schaltfläche bequem den Steuersatz für alle Konten auf einmal ändern.
Stellen Sie in diesem Fenster ein, welcher bisherige Steuersatz mit welchem
230
Buchhaltung
neuen Steuersatz auszutauschen ist. Die Werte, die Sie in den Listenfeldern dafür auswählen können, sind hinterlegt im Menüband "Einstellungen" > Bereich
"Buchhaltung" > "Standardsteuersschlüssel bearbeiten".
IM Struktur
Legt den Aufbau von Dokumenten fest, und zwar den der Schlussrechnung
und der Verzeichnisse nach §§ 151-153 InsO. Mehr im nachfolgenden Unterkapitel InsoMACS-Struktur.
Hinzu und Entf. freigegebener Buchungsarten
Wenn ein Konto bearbeitet wird, erscheint am rechten Fensterrand der zusätzliche Bereich "Freigegebene Buchungsarten". Dort werden, abhängig
vom Kontotyp, die für das Konto möglichen Buchungsarten angezeigt.
Dadurch besteht auch die Möglichkeit, das zu bearbeitende Konto für weitere
Buchungsarten freizugeben.
Eine Buchungsart wird mit Hinzu in die Liste aufgenommen, mit Entf. von dort
gelöscht. Beim Hinzufügen stehen, abhängig vom Kontotyp, die für das Konto möglichen Buchungsarten zur Verfügung.
Beispiel: Das Konto 6500 ("Kosten lfd. Betrieb" mit dem Kontotyp "Passiva")
kann als mögliches I-Gegenkonto zur Buchungsart "Ausschüttung" hinzugefügt werden.
InsoMACS-Struktur
Im Fenster "InsoMACS-Struktur" legen Sie die Struktur und Aufbau von Dokumenten fest, und zwar von
· Schlussrechnungen
· Verzeichnissen nach §§ 151-153 InsO
Den Dokumentaufbau können Sie jeweils aktenbezogen anpassen oder in der Vorlage (Standardkontenrahmen) ändern, der für neue Aktenbuchhaltungen herangezogen werden kann.
Geöffnet wird das Fenster, indem Sie im jeweiligen Kontenrahmen auf die Schaltfläche IM Struktur klicken.
231
Buchhaltung
Kontenrahmen anlegen
Beim ersten Aufruf ist die Übersicht noch leer. Klicken Sie auf Erzeugen, um eine Struktur anzulegen und
wählen Sie eine der Vorlagen aus.
Kontenrahmen bearbeiten
Wählen Sie zunächst im Listenfeld aus, ob Sie die Schlussrechnung oder die Verzeichnisse nach §§ 151153 InsO aufrufen möchten. Markieren Sie dahinter, ob Sie deren Aktiva oder Passiva ansehen und bearbeiten wollen.
Die Liste darunter zeigt dann den Standard-Aufbau des jeweiligen Dokuments an:
Sie können hier die Textbezeichnungen verändern oder verschieben (über Bearb.), neue Zeilen (=Konten)
einfügen (Neu) oder bestehende löschen (Entf.).
Über das Listenfeld Kategorie (nur bei Einzelkonten) können Sie einstellen, um welche Art von Einzelkonto
es sich handelt:
· "Einnahmen Betriebsfortführung": In der Schlussrechnung werden bei der Berechnung des Überschusses nur Umsätze aus der Betriebsfortführung berücksichtigt. Sind die Ausgaben höher als die Einnahmen, dann wird der Überschuss mit 0,00 € angegeben.
· "Freiwillige Verfahrenskostenbeiträge": Diese Einnahmen werden in der Schlussrechnung aufgelistet,
232
Buchhaltung
aber bei der Berechnung der Teilungsmasse später wieder abgezogen.
Um Kontennummern zu den einzelnen Zeilen (=Konten) zuzuweisen, wechseln Sie zurück in den Kontenrahmen. Bearbeiten Sie dort das entsprechende Konto, wobei Sie sie Möglichkeit haben, in den Eingabezeilen Schlussrechn. und Verz. §§ 151-153 die passende Zeile der Struktur auszuwählen.
233
Zubehör
Zubehör
Die kleinen Hilfsfunktionen sind weitestgehend ohne weitere Erklärung anwendbar. Deshalb reduziert sich
die Beschreibung auf möglicherweise nicht sofort erkennbare Funktionen.
Rechner
Ein Taschenrechner kann gestartet werden über das Menüband "Start" > Bereich "Zubehör" > "Rechner".
Die Ziffern und Operatoren können per Maus oder Tastatur eingegeben werden.
Übernehmen
Wenn sich vor dem Öffnen des Rechners die Eingabemarke in einem anderen
Fenster in einer Eingabezeile befunden hat, wird der berechnete Wert dorthin
übernommen (eingetragen). Danach schließt sich der Rechner.
Sie ersparen sich damit also das Abtippen der Zahl.
Zinsrechner
Ein Zinsrechner steht zur Verfügung und kann aufgerufen werden über das Menüband "Start" > Bereich
"Zubehör" > Pfeil hinter "Rechner" > "Zinsberechnung". Alternativ kann er auch gestartet werden über die
Tastenkombination [Strg]+[Z]). Mit ihm können die Zinsen für einen beliebigen Geldbetrag für einen beliebigen Zeitraum berechnet werden.
234
Zubehör
Betrag
ist die zu verzinsende Summe
Zinsart
Stellen Sie ein, ob Sie eine Verzinsung mit "linear"em Zins oder über "Basiszins"
wünschen. In ersterem Fall geben Sie den Zinssatz über dem Basiszins ein. (Die
Höhe des Basiszinses ist anzupassen im Menüband "Einstellungen" > Bereich
"Stammdaten" > "EZB-Basiszins".)
Zinssatz p.a.
Mit welchem Jahreszinssatz soll gerechnet werden? Falls Sie zuvor "Basiszins"
eingestellt haben, geben Sie hier nur den Zinssatz über dem Basiszins ein (für
den Basiszins selbst wird auf den Eintrag im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Stammdaten" > "EZB-Basiszins" zurückgegriffen).
von und bis
Tragen Sie das Start- und Enddatum der Verzinsung ein. Im Feld bis ist das Tagesdatum schon voreingetragen.
Sobald Sie das letzte Feld bis verlassen (oder auf eine der Schaltflächen klicken), werden der Gesamt-Zinsbetrag, die Tage, an denen Zinsen anfallen (Zinstage) und der Zins pro Tag (Tageszins) berechnet und ausgewiesen.
Wenn vierstellig markiert ist, werden die Ergebnisbeträge mit vier (statt zwei) Nachkommastellen ausgegeben.
Rechnung in Zwischenablage Der gesamte Rechenweg wird in die Windows-Zwischenablage übergeben
und kann – z.B. in einem Word-Dokument – als Text eingefügt werden.
Beispiel für den Inhalt der Zwischenablage:
4,62% Zinsen aus 1400,00 vom 01.06.2015 31.07.2015 = 10,78
Gesamt
10,78
Ergebnis in Zwischenablage Kopiert nur den Zinsbetrag (also das reine Ergebnis) in die Zwischenablage
(hier "10,78").
Euro-Umrechner
Es steht ein Währungsrechner zur Verfügung, um Geldbeträge von D-Mark nach Euro und umgekehrt zu berechnen. Sie öffnen ihn über das Menüband "Start" > Bereich "Zubehör" > Pfeil hinter "Rechner" > "EuroUmrechner".
Es können – je nach Stellung der oberen Buttons – Beträge von Euro zu DM oder umgekehrt ausgerechnet
werden.
Wird der Euro-Umrechner aufgerufen, wenn die Eingabemarke in einem Text- oder Betragsfeld steht, wird
235
Zubehör
mit Übern. das Ergebnis in dieses Feld übernommen.
Vergütungsrechner
Sie erreichen den Vergütungsrechner über das Menüband "Start" > Bereich "Zubehör" > "Vergütungsrechner".
Zu einer zur Verteilung anstehenden Insolvenzmasse wird die Vergütung des Verwalters berechnet. Sie können dabei die Berechnungsmethode über das Listenfeld Vergütung auswählen:
· "Insolvenzverwalter – Regelvergütung"
· "Treuhänder – vereinfachtes Verfahren" oder
· "Treuhänder – § 293 der Insolvenzordnung"
Über die Schaltfläche Zwischenablage wird die dargestellte Berechnung samt Rechenweg in die WindowsZwischenablage kopiert, von wo sie als Text in ein anderes Programm (beispielsweise in eine Textverarbeitung) übernommen werden kann.
Stoppuhr
Die Stoppuhr ist ein Nebenprodukt der Zeiterfassung. Mit ihr kann der Zeitbedarf für bestimmte Tätigkeiten
gemessen werden. Sie wird aufgerufen über das Menüband "Start" > Bereich "Zubehör" > "Stoppuhr".
Sie können auch mehrere Stoppuhr-Fenster gleichzeitig öffnen, um verschiedene Zeiten parallel oder nacheinander zu messen.
236
Zubehör
Falls Sie mehrere Zeiten gleichzeitig messen, können Sie im Feld für eintragen, welche Zeit mit dieser
Stoppuhr gemessen wird.
Zahlungsträger drucken/ Datenaustausch mit der Bank
Das Zahlungsmodul unterstützt Sie bei der Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs. Dabei wird zwischen zwei
grundsätzlichen Verarbeitungsformen unterschieden, die parallel angewendet werden können:
1. Datenaustausch mit der Bank
· per Datenübertragung/Internet
· per Diskette
2. Formularverarbeitung
· Druck von Scheckformularen
· Druck von Überweisungen
Im Einzelnen:
zu 1.: DTA-Zahlungen per Datenaustausch
Warum mit InsoMACS?
Das Zahlen per Datenaustausch (DTA) ist schneller und vor allem kostengünstiger (bezügl. der Buchungsgebühr der Bank). Dadurch, dass keine Scheck- oder Überweisungsformulare bedruckt werden müssen, entfällt auch die Anpassung von Rohtexten.
Zwar können Sie Online-Banking auch ohne InsoMACS durchführen — der Vorteil von InsoMACS ist aber,
dass Adressen und Bankverbindungen dort schon hinterlegt sind und automatisch in die Buchungsdaten
eingefügt werden. Beim klassischen Online-Banking müssten Sie diese Daten manuell erfassen.
Arbeitsweise/ technische Voraussetzungen
Grundprinzip des DTA-Verfahrens ist, dass die Daten, die üblicherweise auf den Überweisungsträger stehen,
nunmehr für alle auszuführenden Aufträge in einer einzigen Datei mit der Standard-Bezeichnung
DTAUS1.TXT gespeichert werden. Abweichende Namen bei der Datei sind möglich, müssen jedoch dann gesondert konfiguriert werden.
Diese Datei muss anschließend der Bank zur Verfügung gestellt werden, um von von ihr verarbeitet werden
zu können.
Die Übergabe dieser Datei an die Bank kann auf zwei Wegen erfolgen:
· per Datenfernübertragung: Für die Übertragung per DFÜ ist neben einem Internetzugang eine spezielle
Software Ihrer Bank erforderlich. Diese (in der Regel kostenlose) Software dient in diesem Fall nur dazu,
die von InsoMACS-DTA bereitgestellte Datei DTAUS1.TXT an die Bank mit all den dabei verfügbaren
Schutzmechanismen wie PIN, TAN, Passwort usw. zu übermitteln.
· oder per Diskette: Für diese Verarbeitung ist außer einer leeren Diskette nichts weiter erforderlich. Sie ist
für Anwender gedacht, die zwar DTA betreiben wollen, jedoch nicht über einen DFÜ-/Internet-Abschluss
237
Zubehör
verfügen. Die Diskette ist der Bank zu übergeben.
zu 2.: Formularverarbeitung
Für den Ausdruck von Überweisungsbelegen und/oder Schecks sind geeignete Kombinationen von Drucker
und Formular erforderlich.
Sowohl Schecks als auch Überweisungen gibt es im
· Endlosträger-Format (Diese sind meist ohne gesonderte Kosten bei den Banken erhältlich. Ein für die
Endlosverarbeitung geeigneter (Nadel-) Drucker ist erforderlich.)
· Einzelbogen–Format (Z.B. DIN-A4-Bögen mit Überweisungen, Schecks zum Abtrennen mit Mikro-Perforation im Fachhandel. Diese können mit Laser und Tintenstrahldruckern verarbeitet werden.)
Der Ausdruck wird über die entsprechenden Rohtexte gesteuert, die jeweils an das von der Bank bereitgestellte Formular angepasst werden müssen.
Als Standardmuster sind die Rohtexte Scheck.rtf und uberweis.rtf vorhanden.
Verfahren in InsoMACS definieren
Das oder die oben genannten Verfahren, die Sie einsetzen möchten, definieren Sie im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" > "Eigene Konten".
Überweisungs- oder Zahlungsauftrag in InsoMACS einstellen
Um in InsoMACS, egal für welches der oben genannten Verfahren Sie sich entschieden haben, einen Überweisungs- oder Zahlungsauftrag anzuweisen, rufen Sie das Menüband "Start" > Bereich "Zubehör" > "Zahlungsverkehr" auf.
Geben Sie dort die erforderlichen Daten ein und sammeln Sie die Aufträge. Wenn Sie alle Aufträge erfasst
haben, klicken Sie auf Alle erstellen. Näheres erfahren Sie in den folgenden Kapiteln.
Um diese Funktionen nutzen zu können, müssen die Benutzerrechte entsprechend zugewiesen sein
(vgl. Benutzerverwaltung > Registerseite "Rechte").
238
Zubehör
Zahlungsaufträge erfassen
Im Fenster für den Zahlungsverkehr können Sie mit den Schaltflächen Neu, Bearbeiten und Löschen neue
Zahlungsaufträge erfassen, diese nachträglich nochmals bearbeiten oder wieder löschen.
In der Tabelle im unteren Bereich sehen Sie, welche Zahlungsaufträge bereits erfasst sind und zur Weiterverarbeitung (Druck, DTA) anstehen.
Wird ein neuer Zahlungsauftrag erfasst oder ein vorhandener bearbeitet, werden die einzelnen Eingabezeilen wie folgt ausgefüllt. Dabei unterscheidet sich der Aufbau des Formulars bei der Erfassung von ScheckAufträgen (dann Anschrift, keine Bankverbindung) von den DTA bzw. Überweisungsaufträgen (keine Anschrift, dafür Bankverbindung).
Adressart und
Empfänger wählen
Zahlart
Zusammen mit dem Feld Adressart hat Empfänger wählen die Aufgabe, aus den
bereits in InsoMACS gespeicherten Daten den Empfänger der Zahlung übernehmen zu können.
In Adressart wählen Sie zunächst, aus welcher Gruppe von Adressen (vgl. Menü
"Kanzleidaten") der Empfänger gewählt werden soll:
- Adressen (also Gläubiger, Massegläubiger usw.)
- Anwälte
Mit der Schaltfläche Empfänger wählen erhalten Sie dann das gewohnte Suchfenster, in dem Sie den konkreten Empfänger auswählen und wie üblich bestätigen. Damit werden dessen Daten in diesen Zahlungs-Dialog übernommen.
Selbstverständlich können Sie auch ohne diese Übernahmefunktion einen Zahlungsauftrag erfassen – Sie müssen die entsprechenden Felder manuell ausfüllen.
Hier wählen Sie aus, wie diese Zahlung erfolgen soll. Dabei stehen die Verfahren
zur Auswahl, die Sie zuvor unter "Eigene Konten" konfiguriert haben.
Abhängig von der Grundform (Scheck, Überweisung, DTA) des gewählten Verfahrens wird dann der Rest des Formulars ausgefüllt, d.h. bei Schecks die Anschrift
bzw. bei DTA/Überweisungen die Bankverbindung.
Die restlichen Felder sind selbsterklärend.
Zahlungsaufträge weiterleiten
Die angesammelten Zahlungsaufträge sollten in der Regel gegen Ende des Arbeitstages verarbeitet werden,
also die Überweisungen und Schecks gedruckt und ggf. die DTA-Datei erstellt und versandt werden.
Nur InsoMACS-Benutzer, die das Benutzerrecht "Zahlungsverkehr (DTA)" erhalten (über die Benutzerverwaltung RAG User), können die nachfolgend erläuterten Schaltflächen nutzen, um eine Datei für
die Übergabe an die Bank bzw. Bankensoftware erstellen. Sie können auch alle eingestellten Überweisungen bearbeiten oder löschen.
Alle anderen Benutzer ohne dieses Recht können nur die von ihnen selbst eingestellten Überweisungen bearbeiten oder löschen.
Mit ZA löschen werden alle Zahlungsaufträge (ZA) nur einer bestimmten Zahlungsart gelöscht, mit Alle löschen die Aufträge aller Zahlungsarten, also de facto alle in der Liste stehenden Zahlungsaufträge entfernt.
Sie können mit ZA erstellen eine bestimmte, dann zu wählende Zahlungsart erstellen lassen, z.B. alle
Schecks bezüglich der Bank A drucken lassen, während die Schecks von Bank B und die DTA-Aufträge noch
239
Zubehör
nicht verarbeitet werden sollen.
Es ist damit möglich, relativ häufig die gerade angesammelten Schecks zu verarbeiten, während die Überweisungen und DTA-Aufträge nur einmal am Ende des Bürotages verarbeitet werden.
Mit Alle erstellen werden nacheinander die einzelnen Zahlungsauftragsarten verarbeiten. Z.B. erst die
Schecks von Bank A, dann die von Bank B, dann die DTA-Aufträge von Bank C usw.
Der konkrete Ablauf der Verarbeitung ist bei den Zahlungsarten mit Belegdruck (Überweisung, Scheck) und
DTA selbstverständlich unterschiedlich.
Im Einzelnen:
Die nachfolgend beschriebene Verarbeitung ist bei der Einzelverarbeitung ZA erstellen und gesammelten
Verarbeitung Alle erstellen praktisch gleich.
· Zahlung per Datenträgeraustausch (DTA)
Wenn Sie DTA per Disketten betreiben, sollten Sie vor dem Start der Verarbeitung eine leere, entsprechend beschriftete Diskette einlegen. Sie können solche Disketten wiederverwenden ohne diese zu löschen, die bereits für dieses DTA-Verfahren verwendet wurden. Die noch auf der Diskette befindliche ältere Datei DTAUS1.TXT wird dabei gelöscht.
Der Vorgang der Erstellung der Datei DTAUS1.TXT wird am Bildschirm erkennbar Schritt für Schritt ausgeführt. Wohin diese Datei geschrieben wird (Datei, Verzeichnis), hängt von der Konfiguration (s. oben) der
Zahlungsart ab.
· Zahlungsarten mit Belegdruck
Es wird ein "Seriendokument" an das Textprogramm überstellt, das für jeden Zahlungsauftrag eine entsprechende Seite enthält. Das Dokument wird aus dem Textprogramm heraus gedruckt.
Bei Rückkehr zu WinMACS wird vorgeschlagen, das Auftragsprotokoll zu drucken. Dieses ist die Aufstellung aller mit diesem Auftrag verarbeiteten Zahlungsaufträge.
Abschließend erscheint die Abfrage, ob die gerade verarbeiteten Aufträge gelöscht werden können. Dies
ist üblicherweise mit Ja zu beantworten, da ein weiterer Verarbeitungslauf (d.h. nochmaliger Druck der
Schecks z.B.) ja nicht stattfinden soll. Sie sollten jedoch vor der positiven Beantwortung überprüfen, ob
der Ausdruck wirklich erfolgreich war und ggf. solange die Abfrage am Bildschirm stehen lassen, bis der
Ausdruck beendet ist.
Hinweis:
Nach dem Schreiben der Datei auf dem Zieldatenträger wird der Inhalt verifiziert, d.h. nochmals eingelesen
und mit der Quelle verglichen. Damit soll sichergestellt werden, dass – zumindest unmittelbar nach diesem
Vorgang – der Inhalt der Datei unbeschädigt und in Ordnung ist. Beispielsweise würde eine etwa vorhandene Beschädigung der Diskette sofort bemerkt und gemeldet.
Sobald die Datei erstellt ist, wird der Ausdruck des DTAUS-Protokolls vorgeschlagen. Dieses Protokoll
muss bei DTA per Diskette zwingend unterschrieben und zusammen mit der Diskette der Bank geliefert
werden.
Danach wird – wie beim Belegdruck – ein Auftragsprotokoll für Sie erstellt, auf dem jede einzelne mit diesem DTA-Lauf veranlasste Zahlung protokolliert ist. Abschließend – ebenfalls analog zum Belegdruck – wird
gefragt, ob die gerade verarbeiteten Zahlungsaufträge gelöscht werden können.
240
Zubehör
Nachricht senden
Im Netzwerk lassen sich leicht Nachrichten an andere Nutzer von Programmen der Rummel AG verschicken: Über das Menüband "Start" > Bereich "Nachrichten" > "Neue Nachricht" wird ein Nachrichtenfenster
geöffnet. Alternativ können Sie auch in einem geöffneten Aktenfenster über der Symbolleiste die rechte
Maustaste drücken und den Befehl "Nachricht senden …" aufrufen.
Geben Sie in die Zeile Empfänger die Kürzel der Adressaten ein. Ist dies mehr als einer, trennen Sie die Kürzel jeweils durch ein Semikolon. Alternativ wählen Sie die Empfänger über die Lupen-Schaltfläche
am
Zeilenende aus. Um nur allen derzeit in InsoMACS angemeldeten Nutzern eine Nachricht zu schicken, klicken Sie auf an alle aktiven – daraufhin werden diese als Empfänger eingetragen.
Sie können auch gleich ein Nachrichtenfenster für einen bestimmten Adressaten öffnen, indem Sie im Menüband im Button "Neue Nachricht" auf den Pfeil klicken. Sie sehen dann eine Liste der InsoMACS-Nutzer;
ein Klick auf einen der Namen öffnet das Nachrichtenfenster, in dem der Adressat bereits eingetragen ist.
Der Empfänger erhält die Nachricht wenige Sekunden darauf (falls er gerade nicht angemeldet
ist, empfängt er sie, sobald er sich in InsoMACS
anmeldet hat). Sie wird ihm in einem eigenen
Hinweisfenster angezeigt (oder, je nach persönlicher Einstellung in einer Nachrichtenliste – s.u.).
In der Titelleiste des Nachrichtenfensters erkennt er, wer der Absender ist (Benutzerkürzel)
und wann die Nachricht abgeschickt wurde.
Das Nachrichtenfenster enthält folgende Schaltflächen:
Druck
Ausdruck der Nachricht
Quittung
Sendet seinerseits eine automatische Nachricht an den Empfänger, dass der
Adressat die Nachricht erhalten hat.
Antwort
Öffnet ein "Nachrichten verschicken"-Fenster, in dem der ursprüngliche Absender bereits als Adressat eingetragen ist. Der Antworttext kann frei formuliert
werden. Standardmäßig werden die ersten 40 Zeichen der Ursprungsnachricht
vorangestellt.
Job
Öffnet das "Job eintragen"-Fenster, in dem Text der Nachricht als Aufgabe und
der Job-Empfänger (das eigene Kürzel) bereits eingetragen sind. Über Exit wird
der Job gespeichert.
241
Zubehör
Nachrichtenliste
Wenn ein Benutzer viele Nachrichten erhält oder sich durch die automatisch öffnenden Nachrichtenfenster gestört fühlt, kann er auch mit einer
Nachrichtenliste arbeiten. Es handelt sich um ein eigenes Fenster, in
dem jede eingehende Nachricht aufgelistet wird. Zusätzlich zeigt die Statusleiste unten am Fensterrand die Info an, wie viele Nachrichten ungelesen sind und wie viele insgesamt
neu vorliegen. Trifft eine neue Nachricht ein, ist diese Anzeige rot.
Das Fenster der Nachrichtenliste kann entweder automatisch beim Eintreffen einer neuen Nachricht geöffnet werden (je nach Benutzereinstellungen) oder durch einen Doppelklick in das Nachrichten-Feld in der
Statusleiste.
Druck
Druckt die Nachrichtenliste so wie angezeigt aus.
Nachricht
Öffnet die markierte Nachricht und zeigt sie an. Alternativ können Nachrichten auch per
Doppelklick geöffnet werden.
Quittung
Sendet eine vorformulierte Nachricht an den Empfänger, dass der Adressat die Nachricht erhalten hat.
Antwort
Öffnet ein "Nachrichten verschicken"-Fenster, in dem der ursprüngliche Absender bereits als Adressat eingetragen ist. Der Antworttext kann frei formuliert werden. Standardmäßig werden die ersten 40 Zeichen der Ursprungsnachricht vorangestellt.
Löschen
Leert die Nachrichtenliste und verwirft alle Nachrichten.
Die Nachrichtenliste wird nicht gespeichert. Schließt der Benutzer InsoMACS, werden alle Nachrichten automatisch verworfen.
Aktive Nutzer
Sie haben die Möglichkeit, alle gerade mit InsoMACS verbundenen Nutzer aufzulisten und die Verbindung
einzelner Nutzer zu InsoMACS zu trennen: Menüband "Start" > Bereich "Nachrichten" > "Aktive Nutzer".
Dies kann insbesondere dann von Vorteil sein, wenn InsoMACS nicht ordnungsgemäß beendet werden
konnte (z.B. infolge eines Systemabsturzes oder Stromausfall). Unter Umständen hat InsoMACS dann den
242
Zubehör
Nutzer (irrtümlich) noch als "aktiv" gespeichert und verweigert demzufolge ein erneutes Anmelden. In diesem Fall kann ein anderer Benutzer den gesperrten Nutzer aus der Tabelle entfernen.
Die Tabelle enthält außer dem Namen und Kürzel des angemeldeten Benutzers auch den Namen seines
Rechners nebst IP-Adresse und Anmeldedatum.
Um die Verbindung zu einem oder mehreren Benutzern zu trennen, klicken Sie in die erste Zelle der jeweiligen Namenszeile ("Mark.", Markierung), so dass dort ein Kreuz erscheint, und betätigen anschließend Freigabe.
Über die Schaltfläche Aktualisieren wird der Inhalt der Tabelle neu aufgebaut.
Akte senden
Eine geöffnete InsoMACS-Akte kann an einen anderen Rechtsanwalt oder Sachbearbeiter im Netzwerk gesendet werden. Das ist sinnvoll, wenn beispielsweise einer der Beteiligten anruft. Die Sekretärin kann dann
das Gespräch an den Sachbearbeiter weitergeben und gleichzeitig die passende InsoMACS-Akte auf dessen
Bildschirm öffnen. Die versendete Akte wird innerhalb von 15 Sekunden beim Empfänger geöffnet und angezeigt. Der Versender wird gefragt, ob die Akte bei ihm geschlossen werden soll.
Um eine Akte versenden zu können, muss diese geöffnet sein. Öffnen Sie über der Buttonleiste der Akte mit
einem rechten Mausklick das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl "Akte senden …" aus.
Wenn Sie diese Möglichkeit generell nicht nutzen wollen, können Sie sie deaktivieren im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Programm" > Registerseite "Akten-Eigenschaften" mit der
Einstellung Akten senden.
Wenn einzelne Benutzer diese Möglichkeit nicht nutzen sollen, kann das Benutzerrecht "Allgemein > Akten
versenden" nicht an sie vergeben werden.
243
Kalender
Kalender
Den Kalender finden Sie im Menüband "Start" im Bereich "Kalender". Dort stehen verschiedene Ansichten
des Kalenders zur Verfügung:
1. Wochenkalender für eine Person
2. allgemeiner Kalender (mit Auswahl des Tags und ggf. der anzuzeigenden Sachverabeiter)
3. Erinnerungs-Liste (Liste aller Termine, für die eine Erinnerung eingetragen ist)
4. Termin-Liste (Liste aller Termine innerhalb eines Zeitfensters)
Die Inhalte der Kalender sind jeweils die gleichen, die Termine werden nur in unterschiedlichen Zusammenhängen dargestellt. Alle Kalender werden kurzfristig aktualisiert (Standard: alle 10 Sekunden), so dass auf
jedem Arbeitsplatz zu jeder Zeit die aktuellsten Daten angezeigt werden.
Um den Kalender zu öffnen, benötigen Sie das entsprechende Benutzerrecht.
Terminkalender (2.) öffnen
Hier wird zunächst abgefragt, für welchen Tag und welche Benutzer der Kalender geöffnet werden soll:
Nach einem Klick auf Aufschlagen wird der Kalender angezeigt. (Alternativ kann er per Doppelklick auf den
Tag oder Doppelklick auf den gewünschten Eintrag in dem Listenfeld mit Kanzlei bzw. Sachbearbeiter geöffnet werden.)
Hier sehen Sie die Tagesansicht des Kalenders. Welche Personen hier in welcher Reihenfolge aufgeführt
sind, kann für jeden Benutzer individuell eingestellt werden (vgl. Benutzerverwaltung: Registerseite "Einstellungen").
244
Kalender
Die Termine werden je nach Kategorie in unterschiedlichen Farben dargestellt, um eine schnelle Erfassung
der Situation zu ermöglichen. Dabei werden Terminüberschneidungen in der "Warnung"-Farbe angezeigt
(hier: rot). Die eingetragene, vermutete Länge des Termins bestimmt die Anzahl von Zeitzellen, die im Kalender als belegt markiert werden.
Falls die Spalten zu schmal sind, um den Termingrund zu erkennen, lässt sich die vorneweg angezeigte Uhrzeit unterdrücken – über das Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" >
"Programm" > Registerseite "Kalender", Beginnzeit nicht anzeigen.
Auf der gleichen Registerseite stellen Sie auch ein, mit welcher Uhrzeit die Kalenderdarstellung beginnt und endet. Sie können dort ebenfalls einstellen, ob der Kalender mit einem 30-minütigen oder
15-minütigen Raster dargestellt wird, und welche Farben für die Terminarten verwendet werden.
Wird ein Termin durch Mausklick markiert, dann erscheinen im rechten Fensterbereich neben dem Kalender alle Informationen zu diesem Termin.
Solange sich der Mauspfeil über dem Termin befindet, werden außerdem diese Informationen in einem Popup-Fenster eingeblendet (zum Abschalten von Popups: Benutzerverwaltung > Registerkarte "Einstellungen").
Ein Doppelklick auf den Namen in der ersten Zeile öffnet die Wochenansicht für den Benutzer.
Im Kopfbereich des Kalenders wird der Tag angezeigt, der gerade im Kalender aufgeschlagen ist. Mit den
Pfeil-Schaltflächen rechts und links davon kann der nächste oder vorherige Tag aufgerufen werden.
Neu
Ein neuer Termin soll eingetragen werden. Beim Neueintrag eines Termins wird
die im Kalender markierte Zelle als Vorgabe für Tag, Uhrzeit und Sachbearbeiter
übernommen, wenn das Terminformular geöffnet wird. Wird in diesem Formular
im Aktionsfeld zu Akte eine Akte zugeordnet, dann erscheint dieser Termin auch
in dieser Akte.
Mehr im Unterkapitel Termin.
Bearb.
Öffnet das Terminformular zur Bearbeitung des markierten Termins. Alternativ
funktioniert auch der Doppelklick auf die oberste Zelle des Termins im Kalenderblatt.
Mehr im Unterkapitel Termin.
Löschen
Der markierte Termin wird – nach einer Sicherheitsabfrage – entfernt.
245
Kalender
Ausschneiden, Kopieren und Einfügen Der markierte Termin wird entsprechend ausgeschnitten oder kopiert. Ein bereits ausgeschnittener oder markierter Termin kann an die mit der
Maus markierte Position im Kalender eingefügt werden.
Akte
Öffnet die zum markierten Termin zugehörige Akte.
Nachricht
Sendet eine Nachricht an den Rechtsanwalt, der für diesen Termin zuständig ist,
sowie an seine Sachbearbeiterin (soweit ihm eine in der Benutzerverwaltung zugeordnet ist).
Hintergrund: Der Mandant erscheint zu seinem Termin. Der Empfangsmitarbeiter
setzt sowohl den Anwalt als auch seine Sekretärin davon in Kenntnis, indem Sie
die Schaltfläche anklickt. Dadurch wird eine Mitteilung wie diese verschickt:
Der Empfänger der Mitteilung kann den Empfang bestätigen, indem er im Mitteilungsfenster auf Quittung klickt – dann erhält der Absender seinerseits eine Bestätigung als Nachricht. Mit Antworten kann ein eigener Text direkt an den ersten Absender zurück gesendet werden.
Viele dieser Schaltflächen erreichen Sie übrigens auch, wenn die entsprechende Zeile im Terminkalender
markieren und über die rechte Maustaste das Kontextemenü öffnen.
auch Terminhistorie
Wenn markiert lässt sich nachvollziehen, welche Termine wann von wem verschoben wurden. Verschobene oder gelöschte Termin werden in Rot im Kalender
angezeigt. Wenn Sie mit der Maus über einen Termin fahren, sehen Sie im Popup-Fenster neben dem Mauspfeil nähere Einzelheiten zur Terminhistorie.
Jährliche Fixtermine fügen Sie über das Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Feste Termine" ein.
Wochenübersicht für einen Sachbearbeiter (1.) öffnen
Eine Wochenübersicht über die Termine eines Sachbearbeiters erhalten Sie, indem Sie in der Tagesübersicht auf die Spaltenüberschrift mit seinem Namen doppelklicken.
Kontextmenü
Übrigens: Wenn Sie eine Tabellenzelle markiert haben und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen, erhalten Sie eine Übersicht der wichtigsten Befehle:
· "Termin eintragen": vgl. oben
· "Termin kopieren": der markierte Termin wird in die Zwischenablage kopiert, von wo er an anderer Stelle
im Kalender eingefügt werden kann
· "Einfügen (gewählte Zeit)": ein kopierter oder ausgeschnittener Termin wird in die Zelle im Kalender eingefügt, die gerade markiert ist
· "Einfügen (Originalzeit)": ein kopierter oder ausgeschnittener Termin wird an einem anderen Tag eingefügt, allerdings zu seiner ursprünglichen Start-Uhrzeit
· "Termin ausschneiden": der markierte Termin wird in die Zwischenablage kopiert und der ursprüngliche
Termin dabei entfernt
246
Kalender
· "Termin löschen": der markierte Termin wird entfernt (er kann aber noch über die Terminhistorie nachvollzogen werden)
Termine verschieben
Termine werden mit den Schaltflächen Ausschneiden, Kopieren oder Einfügen versetzt, oder über das soeben beschriebene Kontextmenü. Termine lassen sich aber auch mit der Maus "verschieben" ("Drag &
Drop"): Schieben Sie dazu den Mauszeiger über den Termin und halten Sie die linke Maustaste gedrückt,
während Sie ihn an seine neue Position ziehen. Mit dem Loslassen der Taste "fällt" der Termin an seine
neue Position.
Die betroffenen Daten wie Tag, Uhrzeit und Sachbearbeiter werden dadurch automatisch hier und auch in
der Akte aktualisiert.
Falls Sie benachrichtigt werden möchten, wenn einer "Ihrer" Termine verschoben, gelöscht oder neu
angelegt wird, können Sie darüber automatisch in einem Nachrichtenfenster informiert werden. Die
Einstellung wird in der Benutzerverwaltung > Registerseite "Einstellungen" durch Markieren des
Felds Kalendernachrichten vorgenommen.
Termin
Wenn im Kalender ein Termin neu angelegt oder geöffnet wird, erscheint folgendes Terminfenster:
Die Eingabefelder sind größtenteils identisch zu denen in der Terminliste der Akte.
Unterschiede sind:
Serie
Der Termin wiederholt sich nach bestimmten Abständen (Beispiel: Geburtstag).
Einzelheiten hierzu erfassen Sie in der unteren Fensterhälfte, die sich nach einem Klick auf die Schaltfläche öffnet:
247
Kalender
Hier stellen Sie ein, ob der Termin sich täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen soll. Je nach dieser Einstellung richten sich die Optionen rechts
daneben.
Im Bereich "Seriendauer" definieren Sie, ob die Terminwiederholungen unendlich
andauern sollen oder nach wie vielen Wiederholungen der Termin enden soll.
Serie entf.
Entfernt die Terminserie und wandelt sie in einen einfachen Termin um. Im
Terminfenster werden die Serienoptionen ausgeblendet.
Teilnehmer
Andere Nutzer können zu dem Termin eingeladen werden. Dabei wird eine Kopie
des Termins automatisch bei jedem anderen Teilnehmer angelegt. Beim Ändern
bzw. Löschen eines Termins mit mehreren Teilnehmern wird gefragt, ob die Aktion für alle Teilnehmer erfolgen soll. Um Teilnehmer zu einem Termin hinzuzufügen oder zu entfernen, öffnen Sie die Teilnehmerliste mit einem Klick auf diese
Schaltfläche
Im Fenster aufgelistet sind alle Benutzer, die im Kalender berücksichtigt werden
(laut Personenverwaltung: Registerseite "Rechte"). Teilnehmer am Termin sind
davon alle Benutzer, die mit einem X markiert sind. Um einen Teilnehmer hinzuzufügen, muss er markiert und über Neu mit einem X versehen werden. Das
Herauslösen als Teilnehmer verläuft entsprechend über Entf..
Zum Schluss speichert ein Klick auf Exit alle Eingaben und schließt das Teilnehmer-Fenster.
ganztägiges Ereignis
248
Der Termin dauert von 0 bis 24 Uhr und deaktiviert die Eingaben zu Beginn und
Dauer.
Kalender
privat
Der Termin wird nur dem angegebenen Sachbearbeiter angezeigt, aber nicht den
anderen Kalenderbenutzern.
249
Tagesübersicht
Tagesübersicht
Die Tagesübersicht ist eine Gesamttabelle über Termine, Fristen, Wiedervorlagen und Jobs, die für einen
Benutzer an einem Tag anstehen.
Sie öffnen die Tagesübersicht über das Menüband "Start" > Bereich "Kalender" > "Tagesübersicht".
Die Tagesübersicht kann sich übrigens automatisch beim Programmstart öffnen. Dies stellen Sie in der Benutzerverwaltung auf der Registerseite "Einstellung" ein.
Nach dem Öffnen der Tagesübersicht werden die Ereignisse für das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Es
kann auch jedes beliebige andere Datum oder ein Zeitraum von mehreren Tagen eingetragen werden (Anzeige von ... Anzeige bis ...).
Die vier Bereiche darunter für Termine, Fristen, Wiedervorlagen und Jobs listen jeweils alle Ereignisse auf,
die für den ausgewählten Benutzer für den gewählten Tag eingetragen sind.
Ein Eintrag kann durch Markieren und Klicken auf Bearbeiten geöffnet werden; eine dem Ereignis zugeordnete Akte kann über Akte (jeweils am oberen Fensterrand) angezeigt werden
Die Fenstergröße und die Grenzlinien lassen sich mit gedrückt gehaltener Maustaste auf den Bereichsgrenzen verändern.
250
Outlook-Synchronizer
Outlook-Synchronizer
Wenn Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, können Sie die Datenbestände der Adressen (Kontakte), Jobs
(Aufgaben) und Termine (Kalender) zwischen InsoMACS und einem auf dem selben Rechner betriebenen
Outlook abgleichen.
Sie arbeiten also nach wie vor mit getrennten Datenbeständen für beide Programme. Mit dieser Funktion ist
es aber möglich, die Datenbestände beider Programme auf Wunsch ganz oder teilweise anzugleichen. Der
Datenabgleich findet jedoch nicht automatisch oder regelmäßig statt, sondern nur dann, wenn Sie die Synchronisation manuell anstoßen.
Treffen Sie einmalig vor der ersten Synchronisation die notwendigen Einstellungen für den jeweiligen Arbeitsplatzrechner im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Outlook".
Um nun eine Synchronisation anzustoßen, klicken Sie im Menüband "Start" > Bereich "Zubehör" > auf
"Outlook-Synchronizer".
Das folgende Fenster wird dann angezeigt:
Sie haben hier die Möglichkeit, den Kalender bzw. Termine, Jobs/Aufgaben und Adressen/Kontakte zwischen InsoMACS und Outlook zu synchronisieren. Die Synchronisation in den drei genannten Bereiche muss
jeweils separat durchgeführt werden.
Das Vorgehen ist identisch:
1. Öffnen Sie das Outlook-Synchronisationsfenster und rufen Sie die zutreffende Registerseite auf.
2. Treffen Sie dort die Einstellungen für den Einzelfall (s.u.).
3. Anschließend klicken Sie auf Start am oberen Fensterrand, um den Vorgang zu starten. Es kann sein,
dass in Outlook ein Hinweis erscheint, dass auf die Daten zugegriffen wird – dies ist ein normaler Vorgang. Wenn ein Häkchen vor Zugriff gewähren setzen und mit Ok bestätigen, wird die Synchronisation
durchgeführt.
4. Im InsoMACS-Synchronisationsfenster sehen Sie in der unteren Fensterhälfte das Protokoll mit Angaben,
251
Outlook-Synchronizer
wie viele Datensätze in Outlook und InsoMACS neu angelegt oder geändert wurden.
Wenn Sie nur eine einzelne Adresse mit Outlook synchronisieren möchten, können Sie diese auch direkt in WinMACS öffnen und dort im Adressfenster auf die Schaltfläche Outlook klicken.
Voreinstellungen:
Für viele der nachfolgend beschriebenen Einstellmöglichkeiten können Sie Voreinstellungen treffen,
und zwar im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitplatz" > Registerseite "Outlook".
Die Einstellungen und Voreinstellungen können Sie nur ändern, wenn Ihnen das entsprechende Benutzerrecht in der Benutzerverwaltung zugewiesen ist.
Einstellungen für Kalender/Termine
Outlook Quell-/Zielordner Der Ordner innerhalb von Outlook, der die Kalenderdaten enthält.
Synchronisationsmodus Stellt ein, in welcher Richtung die Termine synchronisiert werden:
· "bidirektional": synchronisiert in beide Richtungen (Termine und Kalender
werden sowohl in InsoMACS als auch in Outlook aktuell gehalten)
· "nach Outlook": Die Termine werden (nur) in InsoMACS gepflegt und von dort
nach Outlook übertragen.
· "aus Outlook": Die Termine werden (nur) in Outlook gepflegt. InsoMACS-Termine
werden nicht nach Outlook übernommen.
· "inaktiv": Eine Synchronisation der Termine kann nicht durchgeführt werden, weil
der Start-Knopf deaktiviert wird.
in Outlook nicht mehr vorhandene Regelt, wie mit Terminen verfahren werden soll, die zwar in InsoMACS,
aber nicht in Outlook vorhanden sind.
· "erneut in Outlook anlegen": kopiert den Termin von InsoMACS nach Outlook (der
Termin ist dann in beiden Programmen eingetragen). Anwendungsbeispiel: Der Kalender in Outlook wurde gelöscht und soll neu gefüllt werden.
· "in InsoMACS löschen": entfernt den Termin auch in InsoMACS (der Termin ist dann
in keinem der beiden Programme mehr verfügbar)
ab Termine ab
Termine, die vor dem angegebenen Datum liegen, werden nicht abgeglichen.
Einstellungen für Jobs/Aufgaben
Outlook Quell-/Zielordner Der Ordner innerhalb von Outlook, der die Aufgabendaten enthält.
Synchronisationsmodus Stellt ein, in welcher Richtung Jobs und Aufgaben synchronisiert werden:
· "bidirektional": synchronisiert in beide Richtungen (Jobs und Aufgaben werden
sowohl in InsoMACS als auch in Outlook aktuell gehalten)
· "nach Outlook": Es werden nur Jobs in InsoMACS gepflegt und von dort nach
Outlook übertragen.
· "aus Outlook": Es werden nur Aufgaben in Outlook gepflegt. Jobs, die in InsoMACS angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.
· "inaktiv": Eine Synchronisation der Jobs kann nicht durchgeführt werden, weil
der Start-Knopf deaktiviert wird.
in Outlook nicht mehr vorhandene Regelt, wie mit Jobs verfahren werden soll, die zwar in InsoMACS, aber
nicht in Outlook vorhanden sind.
252
Outlook-Synchronizer
· "erneut in Outlook anlegen": kopiert den Job von InsoMACS nach Outlook (er ist
dann in beiden Programmen eingetragen).
· "in InsoMACS löschen": entfernt den Job auch in InsoMACS (er ist dann in keinem
der beiden Programme mehr verfügbar)
nur unerledigte an Outlook senden Wenn markiert, werden nur solche Jobs an Outlook übergeben, die in
InsoMACS als noch nicht erledigt gekennzeichnet sind. Wenn kein Haken gesetzt ist, werden alle Jobs in Outlook als Aufgabe eingetragen.
Einstellungen für Adressen/Kontakte
Outlook Quell-/Zielordner Der Ordner innerhalb von Outlook, der die Kontaktdaten enthält.
Synchronisationsmodus Stellt ein, in welcher Richtung Adressen und Kontakte synchronisiert werden:
· "bidirektional": synchronisiert in beide Richtungen (Adressen werden sowohl in
InsoMACS als auch in Outlook aktuell gehalten)
· "nach Outlook": Es werden nur Adressen in InsoMACS gepflegt und von dort
nach Outlook übertragen.
· "aus Outlook": Es werden nur Kontakte in Outlook gepflegt. Adressen, die in InsoMACS angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.
· "inaktiv": Eine Synchronisation der Adressen kann nicht durchgeführt werden,
weil der Start-Knopf hier deaktiviert und im Adress- und Kanzlei-Fenster keine
Outlook-Schaltfläche angezeigt wird.
Abgleich-/Übergabemodus (steht nicht zur Verfügung, wenn als Synchronisationsmodus "nach
Outlook" eingestellt ist)
Regelt, wie Adressen in InsoMACS aus Outlook übernommen werden:
· "nur bestehende abgleichen": Prüft zuerst, ob eine Adresse bereits in InsoMACS vorhanden ist und aktualisiert sie dann bei Bedarf.
· "vollständige Übergabe": Alle Adressen aus dem angegebenen Outlook-Ordner
werden nach InsoMACS übernommen.
Adressen, die in InsoMACS angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach
Outlook übernommen.
Adressart synchronisieren Markieren Sie die Adressart, für welche die Einstellungen gelten sollen.
E-Mail-Adressen aus Outlook holen Importiert E-Mail-Adressen aus Outlook nach InsoMACS.
253
Einstellungen des Programms
Einstellungen des Programms
Die nachfolgende Beschreibung geht von einer erfolgreich durchgeführten Standard-Installation aus. Das
bedeutet, dass alle Arbeitsplätze Zugriff auf InsoMACS haben und das Programm ordnungsgemäß gestartet
werden kann.
Damit der ordentliche Betrieb aufgenommen werden kann, sind einige Einstellungen und Anpassungen erforderlich, mit denen das System individuell auf Ihren Bedarf und Ihre Vorstellungen zugeschnitten wird.
Dies betrifft einerseits die Integration des Textprogramms Microsoft Word inklusive Steuerung der Papierzufuhr bzw. Einbindung des Briefkopfes und andererseits die Einrichtung der Stammdaten der Kanzlei, d.h.
Einrichtung der Benutzer, Sachbearbeiter, usw.
Diese Anpassungen – besonders die Integration von InsoMACS und Word betreffend – werden normalerweise bei der Installation von Ihrem Servicepartner vorgenommen, so dass Sie diesen Abschnitt
nicht unbedingt lesen oder umsetzen müssen. Nur für diejenigen unter Ihnen, die das System selbst
installieren, ist dieses Kapitel von Bedeutung.
Rohtexte und Word-Integration
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Rohtexte" verwalten Sie alle Rohtexte, die für den Textprozessor
verfügbar sind:
· Über den Button "Verwalten" können Sie Rohtexte einfügen, löschen oder verändern.
· Über den Button "Katalog drucken" wird eine Liste aller vorhandenen Rohtexte ausgedruckt.
· Zudem erhalten Sie Hinweise, wie Sie WinMACS und Microsoft Word so konfigurieren, dass die Dokument-Erzeugung funktioniert.
Rohtexte verwalten
Einen Überblick über alle Rohtexte, die für den Textprozessor verfügbar sind, erhalten Sie über das Menüband "Einstellungen" > Bereich "Rohtexte" > "Verwalten".
Suchbegriff
254
Name, unter dem der Rohtext und seine Einstellungen in InsoMACS gespeichert
werden.
Einstellungen des Programms
Ein Klick auf das Lupen-Symbol
öffnet das Suchfenster für Rohtexte. Dort sind alle
bereits verfügbaren Rohtexte aufgelistet. Wie gewohnt können Sie dort über Neu einen
neuen Rohtext hinzufügen oder einen vorhandenen aus der Rohtextliste löschen.
Dateiname
Name der Word-Datei im RTF-Format, die den Rohtext enthält.
Wenn es sich um einen Sekundärtext (s.u.) handelt, müssen Suchbegriff und
Dateiname übereinstimmen. Der Dateiname muss immer mit einem Unterstrich
"_" beginnen.
Klasse
Bestimmt den Bereich, aus dem heraus der Rohtext aufgerufen werden kann. Ein Rohtext der Klasse "Forderungssache" kann zum Beispiel nur aus dem Forderungsbereich
der Akte aufgerufen werden.
"Sekundär" bezeichnet ein Textbaustein, der in einem anderen Rohtext eingebettet ist
und nicht allein als solcher aufgerufen werden kann (Beispiel: Kopfbereich oder Grußzeile).
Gruppe
Ordnet den Rohtext einer Gruppe in der strukturierten Rohtext-Liste zu (optional).
Destination
An welches Programm soll der erzeugte Text übergeben werden? Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
· "Word Textprogramm": Wenn mit diesem Rohtext ein Dokument erzeugt wird, wird
es immer in Microsoft Word angezeigt.
· "E-Mail": Wenn mit diesem Rohtext ein Dokument erzeugt wird, wird es immer in
Microsoft Outlook angezeigt.
· "Fragen": Bei jedem Erzeugen eines Dokuments aus diesem Rohtext heraus wird der
Benutzer gefragt, ob es im Word oder Outlook dargestellt werden soll.
Word "Suchen und Ersetzen" oder mit Barcode Das Kontrollkästchen ist nur sichtbar, wenn in den InsoMACS-Programmoptionen eingestellt ist, dass Sekundärtexte je nach Rohtext unterschiedlich eingefügt werden. Eine Markierung hier entspricht dann der Option "WordCOM (Barcode)" für den gewählten Rohtext. Näheres erfahren Sie unter den ProgrammEinstellungen: Textprogramm.
Bemerkungen/Hinweise Platz für eine Erläuterung, welchen Zwecken der Rohtext dient. Die Hinweise
werden auch bei der Auswahl der Rohtexte vor einer Texterzeugung angezeigt.
Weitere Einzelheiten über Rohtexte finden Sie auch im Handbuch des Textgenerators, das zum Lieferumfang gehört.
Integration von Microsoft Word
Um die Verbindung zwischen InsoMACS und Word einzurichten, sind einige Kenntnisse in Word erforderlich.
Bei der Installation wird im Verzeichnis \RummelAG\public\InsoMACS\VORLAGEN die Dokumentvorlage
rummelag.dotm hinterlegt, die über die Datei rummelag.ini im gleichen Verzeichnis gesteuert wird.
Diese Dokumentvorlage enthält zwei Word-Makros:
"InsoMACS"
Erzeugt die Schaltfläche InsoMACS in Word. Diese übernimmt das Speichern und
Schließen des Dokuments und den Rücksprung zu InsoMACS.
255
Einstellungen des Programms
"Kopfein"
Übernimmt die Aufbereitung des von InsoMACS übergebenen Dokuments, d.h. es fügt
die Seitennummern und den Briefkopf ein, übernimmt die Schachtsteuerung usw.
Wenn Sie beim Erzeugen eines Textes eine "Sicherheitswarnung" von Word erhalten, klicken Sie dort
auf die Schaltfläche Makros aktivieren.
Wenn dies nicht möglich ist, weil die Schaltfläche ausgegraut ist, oder wenn Sie zukünftig diese Abfrage umgehen wollen, müssen Sie die Makro-Sicherheitsstufe herabsetzen:
Öffnen Sie dazu Word neu, falls es noch nicht geöffnet ist, und rufen Sie über das Menüband "Datei"
> "Optionen" > "Trust Center" > Button "Einstellungen für das Trust Center" auf. Setzen Sie die Sicherheitsstufe schrittweise herunter und versuchen Sie, ob es besser klappt. Achten Sie zudem auf
einen aktuellen Virenscanner, um das Sicherheitsrisiko zu minimieren.
Änderung der Dokumentvorlage
Um die Dokumentvorlage für die Dokumenterstellung mit Word anzupassen, nehmen Sie die Änderungen
an der Datei rummelag.ini vor. Sie befindet sich im Verzeichnis \RummelAG\public\InsoMACS\VORLAGEN.
Öffnen Sie diese Datei durch einen Doppelklick auf Ihren Dateinamen.
Die Inhalte der rummelag.ini erschließen sich aufgrund der Kommentierungen weitgehend von selbst.
Sie müssen einmalig zu Beginn zumindest kontrollieren, ob das Briefkopf-Verzeichnis korrekt eingetragen
ist. Das ist der Ordner, in dem sich die Datei BRKopf1.doc etc. befindet. Achten Sie dabei auf den abschließenden Backslash. Im folgenden Beispiel ist die Angabe rot dargestellt:
[Briefkopf]
' zentrale Angabe des Verzeichnisses für die Briefköpfe
' Backslash am Ende muss angegeben werden.
' Falls das Verzeichnis leer bleibt, muss es bei jeder Dateiangabe
' für Briefköpfe angegeben werden!
BriefkopfVerzeichnis=R:\public\InsoMACS\briefkpf\
Kontrollieren Sie auch den nachfolgenden Inhalt der Datei und nehmen Sie, wo nötig, Anpassungen vor.
Briefkopf
Der Briefkopf wird separat als eigenes Word-Dokument im doc-Format gespeichert. Beim Erzeugen eines
neuen Dokuments wird der Briefkopf als Kopftext über dieses neue Dokument gelegt.
Beachten Sie bei der Erstellung von Briefkopf-Dokumenten folgendes:
Sie sollten für die einzelnen Elemente des Briefkopfes Textfelder verwenden, die an den Seitenrändern
verankert werden. Nur dadurch ist sichergestellt, dass der Briefkopf gleichbleibendes Aussehen hat und
keine Verschiebungen den Text stören. Den Text selbst sollten Sie unter Verwendung der Formatvorlage
"Briefkopf" schreiben (legen Sie gegebenenfalls eine solche Formatvorlage mit der gewünschten Schriftart
an), um Probleme bei der Verwendung verschiedener Schriftarten innerhalb des fertigen Dokuments zu verhindern.
Zu jedem InsoMACS-Briefkopf gehören zwei Word-Dokumente: Das erste Dokument enthält den Briefkopf
für die erste Seite (also bspw. mit Logo und Anschrift); das zweite Dokument enthält den Briefkopf für die
zweite und die Folgeseiten (also bspw. nur ein verkleinertes Logo und die Seitenzahl). Wollen Sie auf den
Folgeseiten kein Logo, dann legen Sie ein leeres Word-Dokument an und verfahren Sie wie beschrieben.
Die erzeugten und abgespeicherten Briefkopf-Dokumente werden über die oben genannte Datei rummelag.ini eingebunden:
256
Einstellungen des Programms
Der Dokumentname für den Standard-Briefkopf, Seite 1, wird in der Zeile erste Seite=, angegeben. Der
Dokumentname für die Briefkopf-Standard-Folgeseiten wird in die Zeile andere Seiten= eingefügt.
Sie können auch mehrere, alternative Briefköpfe verwenden (maximal 26; jeweils mit erster und Folge-Seiten). Aufgerufen werden Sie dann im fertig erzeugten Dokument direkt in Word über die Schaltfläche "Briefkopf" > "weitere".
In älteren Version von Word kann das Menüband auch "Add-Ins" heißen. In Versionen vor Word 2007
erscheinen die Schaltflächen direkt in der Symbolleiste des Word-Hauptfensters.
Um mehrere Briefköpfe verwenden zu können, muss in der Datei rummelag.ini die Zeile ZeigeBriefkopfButtons=0 dann statt der "0" die Anzahl der verschiedenen Briefköpfe enthalten.
Für den ersten alternativen Briefkopf (also den insgesamt zweiten) schreiben Sie hinter Briefkopf1= den
Begriff, der unter Word, Schaltfläche weitere, den ersten alternativen Briefkopf beschreibt (zum Beispiel:
"Briefkopf RA Müller").
Hinter Kopfdatei1_Seite1= steht der Dateiname für den Briefkopf für Seite 1, hinter Kopfdatei1_Seite2= der Dateiname für den Briefkopf der Folgeseiten.
Für weitere alternative Briefköpfe verfahren Sie in den folgenden Zeilen ebenso (nachdem Sie jeweils die
Zahl nach Kopfdatei_Seite... angepasst haben).
Falls Sie generell keinen aufgedruckten Briefkopf benötigen – etwa bei von einer Druckerei vorbedrucktem Briefpapier , dann ändern Sie die Briefkopfdokumente folgendermaßen ab: Geben Sie vor jede Zeile ein
Hochkomma ' ein, sofern dort noch keines vorhanden ist – dadurch werden die dort stehenden Anweisungen auskommentiert, also nicht ausgeführt. Speichern Sie das Dokument wieder ab.
Wenn Sie nur im Einzelfall ein Dokument ohne Briefkopf ausdrucken wollen, wählen Sie unter Word in der
Schaltfläche Briefkopf den Eintrag Entfernen aus – fertig.
Ansprechen der Druckerschächte
Falls Sie vorbedrucktes Briefpapier verwenden und dieses über einen Druckerschacht in den Drucker einziehen, das weiße Blanko-Papier für die Folgeseiten aus einem anderen Druckerschacht, dann müssen Sie
in der rummelag.ini (ebenfalls im Verzeichnis \RummelAB\public\InsoMACS\VORLAGEN) in folgendem Abschnitt die Schächte richtig ansprechen:
[Word Druckerschacht]
'Falls bedrucktes Papier verwendet wird, muss die Steuerung der Schachtwechsel
'hier definiert werden. 0 ist Voreinstellung (für alle Benutzer)
'lokale Einstellung über insomacs.ini
erste Seite=0
andere Seiten=0
257
Einstellungen des Programms
Da jeder Drucker hier unterschiedliche Eintragungen erfordert, sollten Sie ein Testmakro aufzeichnen
und dabei den Schachtwechsel vornehmen, so wie er später erfolgen soll (unter Word XP oder früher
über das Menü "Extras" > "Makro" > "Aufzeichnen" und dann den Schachtwechsel über "Datei" >
"Seite einrichten" vornehmen). Wenn Sie dann dieses "Testmakro" aufrufen, sehen Sie, welche Einträge vorgenommen wurden und können diese übernehmen!
Word-Dokument einer Akte zuordnen
Wenn Sie das Word-Dokument, das Sie gerade bearbeiten, einer WinMACS-Akte zuordnen möchten (so
dass es dort im Textbestand erscheint), klicken Sie im Word-Menüband "Rummel AG" > Bereich "InsoMACS" > auf den Button "Akte". Daraufhin wird zu InsoMACS gewechselt und dort das Akten-Suchfenster
angezeigt. Wählen Sie die zugehörige Akte aus.
System-Parameter
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" werden grundsätzliche Einstellungen vorgenommen.
Änderungen an diesen Einstellungen sollten nur mit ausreichenden Kenntnissen vorgenommen
werden, da durch fehlerhafte Änderungen unter Umständen das System nicht mehr richtig arbeitet.
Da einige Teile dieses Bereichs sehr sensibel sind, werden diese für normale Benutzer gesperrt. Nur
Benutzer mit Administrator-Rechten können Änderungen vornehmen (vgl. Benutzerverwaltung, Registerseite "Rechte").
Arbeitsplatz-spezifische Einstellungen
Einstellungen, die nur den aktuellen Arbeitsplatz-PC betreffen, werden im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" vorgenommen.
Registerseite "Zusatzmodule"
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Zusatzmodule" stellen Sie ein, ob an diesem InsoMACS-Arbeitsplatz mit Zusatzprogrammen der Rummel AG gearbeitet werden soll, und wenn ja, mit welchen.
258
Einstellungen des Programms
Im Bereich "WinMACS" stellen Sie ein, ob Sie InsoMACS zusammen mit der Kanzleisoftware WinMACS nutzen wollen. Falls ja, markieren Sie das Kontrollkästchen Aktiviert und tragen Sie in die Zeile in Verzeichnis
den Dateipfad zur WinMACS-Programmdatei MACS.EXE ein.
Dadurch wird ermöglicht, dass beide Programme auf die gleichen Daten zurückgreifen, insbesondere auf
die Adressen und Termine.
Im Bereich "WM Doku" stellen Sie ein, ob Sie die Dokumenten-Management-System WM Doku (bzw.
ScanMACS) der Rummel AG nutzen. WM Doku ermöglicht das Führen von elektronischen Akten.
Wenn Sie WM Doku an diesem Arbeitsplatz nutzen und installiert haben, markieren Sie aktiviert und tragen
Sie den Dateipfad zur Programmdatei von WM Doku ein.
Im Bereich "Kommunikationsserver" stellen Sie ein, ob Sie das Zusatzprogramm WM Phone der
Rummel AG nutzen. Damit lassen sich die CTI-Funktionen (Anbindung an die Telefonanlage und direkte Rufnummernwahl aus InsoMACS heraus) nutzen.
Wenn Sie WM Phone an diesem Arbeitsplatz nutzen und installiert haben, markieren Sie aktiviert und tragen Sie den Dateipfad zur Programmdatei von WM Phone ein.
Registerseite "Outlook"
Wenn Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, können Sie die Adressen (Kontakte), Jobs (Aufgaben) und Termine
(Kalender) zwischen InsoMACS und einem auf dem Rechner betriebenen Outlook synchronisieren (vgl. Kapitel Outlook-Synchronisation)
Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Outlook" vor.
259
Einstellungen des Programms
Die Voreinstellungen können Sie nur ändern, wenn Ihnen das entsprechende Benutzerrecht in der
Benutzerverwaltung zugewiesen ist.
Synchronisation mit Daten von Geben das Benutzerkürzel desjenigen InsoMACS-Benutzers ein, für dem
die Synchronisation stattfinden soll.
aktiviert
Markieren Sie die Option, wenn Sie vom aktuellen Arbeitsplatz die Möglichkeit zur
Outlook-Synchronisation nutzen möchten.
Darunter stellen Sie in den drei Bereichen die Synchronisations-Optionen ein. Die Einstellungen werden
als Standardeinstellung übernommen, können aber vor jedem Synchronisationsvorgang dort individuell
anpasst werden (vgl. Kapitel Outlook-Synchronizer).
Bereich "Kalender/Termine":
Outlook Quell-/Zielordner Der Ordner innerhalb von Outlook, der die Kalenderdaten enthält.
Synchronisationsmodus Stellt ein, in welcher Richtung die Termine synchronisiert werden:
· "bidirektional": synchronisiert in beide Richtungen (Termine und Kalender
werden sowohl in InsoMACS als auch in Outlook aktuell gehalten)
· "nach Outlook": Die Termine werden (nur) in InsoMACS gepflegt und von dort
nach Outlook übertragen.
· "aus Outlook": Die Termine werden (nur) in Outlook gepflegt. InsoMACS-Termine
werden nicht nach Outlook übernommen.
· "inaktiv": Eine Synchronisation der Termine kann nicht durchgeführt werden, weil
der Start-Knopf deaktiviert wird.
in Outlook nicht mehr vorhandene Regelt, wie mit Terminen verfahren werden soll, die zwar in InsoMACS,
260
Einstellungen des Programms
aber nicht in Outlook vorhanden sind.
· "erneut in Outlook anlegen": kopiert den Termin von InsoMACS nach Outlook (der
Termin ist dann in beiden Programmen eingetragen). Anwendungsbeispiel: Der Kalender in Outlook wurde gelöscht und soll neu gefüllt werden.
· "in WinMACS löschen": entfernt den Termin auch in InsoMACS (der Termin ist dann
in keinem der beiden Programme mehr verfügbar)
auch private Termine aus Outlook übernehmen Als privat markierte Outlook-Termine werden ebenfalls
nach InsoMACS übernommen.
Bereich "Jobs/Aufgaben":
Outlook Quell-/Zielordner Der Ordner innerhalb von Outlook, der die Aufgabendaten enthält.
Synchronisationsmodus Stellt ein, in welcher Richtung Jobs und Aufgaben synchronisiert werden:
· "bidirektional": synchronisiert in beide Richtungen (Jobs und Aufgaben werden
sowohl in InsoMACs als auch in Outlook aktuell gehalten)
· "nach Outlook": Es werden nur Jobs in InsoMACS gepflegt und von dort nach
Outlook übertragen.
· "aus Outlook": Es werden nur Aufgaben in Outlook gepflegt. Jobs, die in InsoMACS angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.
· "inaktiv": Eine Synchronisation der Termine kann nicht durchgeführt werden, weil
der Start-Knopf deaktiviert wird.
in Outlook nicht mehr vorhandene Regelt, wie mit Jobs verfahren werden soll, die zwar in InsoMACS, aber
nicht in Outlook vorhanden sind.
· "erneut in Outlook anlegen": kopiert den Job von InsoMACS nach Outlook (er ist
dann in beiden Programmen eingetragen).
· "in InsoMACS löschen": entfernt den Job auch in InsoMACS (er ist dann in keinem
der beiden Programme mehr verfügbar)
Bereich "Adressen/Kontakte":
Outlook Quell-/Zielordner Der Ordner innerhalb von Outlook, der die Kontaktdaten enthält.
Synchronisationsmodus Stellt ein, in welcher Richtung Adressen und Kontakte synchronisiert werden:
· "bidirektional": synchronisiert in beide Richtungen (Adressen werden sowohl in
InsoMACS als auch in Outlook aktuell gehalten)
· "nach Outlook": Es werden nur Adressen in InsoMACS gepflegt und von dort
nach Outlook übertragen.
· "aus Outlook": Es werden nur Kontakte in Outlook gepflegt. Adressen, die in InsoMACS angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.
· "inaktiv": Eine Synchronisation der Adressen kann nicht durchgeführt werden,
weil der Start-Knopf hier deaktiviert und im Adress- und Kanzlei-Fenster keine
Outlook-Schaltfläche angezeigt wird.
Abgleich-/Übergabemodus (steht nicht zur Verfügung, wenn als Synchronisationsmodus "nach
Outlook" eingestellt ist)
Regelt, wie Adressen in InsoMACS aus Outlook übernommen werden:
· "nur bestehende abgleichen": Prüft zuerst, ob eine Adresse bereits in InsoMACS vorhanden ist und aktualisiert sie dann bei Bedarf.
· "vollständige Übergabe": Alle Adressen aus dem angegebenen Outlook-Ordner
261
Einstellungen des Programms
werden nach InsoMACS übernommen.
Adressen, die in InsoMACS angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach
Outlook übernommen.
Adressart synchronisieren Markieren Sie die Adressart, für welche die Einstellungen gelten sollen.
Im Bereich "Outlook-Synchronisation" wird einerseits die Versionsnummer des installierten Outlooks
angezeigt. Andererseits können Sie über Standardordner einstellen die drei oben definierten Quell-/
Zielordner auf die Standardwerte zurücksetzen.
E-Mail aus Textbestand über Outlook Wenn Sie aus dem Textbestand heraus eine E-Mail erzeugen, wird
diese Mail standardmäßig in Outlook erzeugt. Wenn Sie jedoch ein anderes Programm
zum Versenden von E-Mails einsetzen (z.B. Thunderbird), dann entfernen Sie den (standardmäßig gesetzten) Haken, so dass InsoMACS auf das tatsächliche Standard-MailProgramm zurückgreifen kann.
Wenn aufgrund der Einstellungen auf dieser Seite Termine oder Jobs in InsoMACS gelöscht werden,
kann dies über ein Logfile nachvollzogen werden. Es befindet sich im Unterverzeichnis Logfiles und
besitzt einen Dateinamen nach dem Muster OutlookSync_Benutzer_2011_08.log.
Registerseite "Druckersteuerung"
Allgemeine Einstellungen zum Standarddrucker unter InsoMACS treffen Sie im Menüband "Einstellungen"
> Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Druckersteuerung".
Diese Einstellungen werden dann in jedem Drucken-Dialog vorgeschlagen, können dort jedoch im Einzelfall
geändert werden. (Dagegen müssen die Druckereinstellungen für Dokumente, die über den Textprozessor
erzeugt werden, direkt in Word vorgenommen werden, da sie nur von dort ausgedruckt werden können.)
262
Einstellungen des Programms
Verwende Schachtsteuerung Wenn markiert, werden die Schächte des eingestellten Druckers direkt über
InsoMACS angesprochen.
Windows Standard-Drucker Hier geben Sie an, ob InsoMACS bei Ausdrucken immer den Windows-Standarddrucker (also der Drucker, den in Windows als Standarddrucker eingestellt
ist) vorschlagen soll.
Drucker
Wenn bei Windows Standard-Drucker keine Markierung gesetzt ist, wählen Sie
hier einen anderen Drucker aus, der zukünftig im Drucken-Dialog vorgeschlagen
werden soll. Zur Verfügung stehen alle Drucker, die auf dem lokalen Arbeitsplatz
installiert sind.
Einzug
Das Papier aus welchem Druckerfach soll verwendet werden? Je nach gewähltem Drucker stehen hier verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
263
Einstellungen des Programms
Registerseite "Sonstiges"
Weitere Einstellungen treffen Sie im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Sonstiges".
Unter "PDF-Creator-Info" wird angezeigt, welche Version des kostenfreien PDF-Creators auf dem Rechner
installiert ist. Mit seiner Hilfe kann InsoMACS PDF-Dateien erzeugen, beispielsweise um aus dem Textbestand Worddokumente in PDFs umwandeln und als E-Mail verschicken zu können. Damit der PDF-Creator
von InsoMACS erkannt wird, genügt es, ihn auf dem Rechner ganz normal zu installieren. Weitere Einstellungen in InsoMACS sind nicht nötig. Über Testseite drucken kann ein PDF-Dokument zur Probe erstellt
werden.
PDF-Akte definiert einen Ordner, in dem die PDF-Dateien abgespeichert werden, die über die gleichlautende
Schaltfläche im Aktenfenster erzeugt werden können (vgl. PDF-Akte).
Erforderlich für den Betrieb mit InsoMACS ist der PDF-Creator mindestens in Version 0.9.7.
Im Bereich "Word-Zoomfaktor" stellen Sie ein, mit welcher Vergrößerung oder Verkleinerung Microsoft
Word die Dokumente anzeigt, die aus dem WinMACS-Textgenerator oder -Textbestand heraus geöffnet
werden. 100% setzt die Einstellung auf den Standardwert von 100 Prozent zurück. Die Übernahme des
Zoom-Faktors nach Word funktioniert jedoch nur, wenn Word per COM-Schnittstelle angesprochen wird (s.
Einstellungen zum Textprogramm, dort "Word-COM", nicht "FileStream")
Im Bereich "Skalierung Formulargröße" können Sie einstellen, wie groß am Arbeitsplatz-PC die InsoMACSFormulare dargestellt werden: 100% ist die übliche Größe, darunter verkleinern sich die Fenster samt aller
Inhalte, darüber vergrößern sie sich. 100% setzt die Einstellung auf den Standardwert von 100 Prozent zurück.
264
Einstellungen des Programms
Das Feld Vorgabe Standort dient dazu, den aktuellen Standort des aktuellen Benutzers festzulegen.
Zeige "Neues" nach Update öffnet nach einem Programmupdate von InsoMACS ein Hinweisfenster, in dem
die Neuerungen kurz und knapp zusammengefasst sind.
Benutzerverwaltung
Die Zugriffsberechtigungen und Benutzerrechte für InsoMACS werden im Wesentlichen in RAG User verwaltet, dem separaten Programm zur Personenverwaltung für alle Programme der Rummel AG.
Für jeden Anwalt und Sachbearbeiter, also für jeden, der sich in InsoMACS anmelden kann und mit InsoMACS arbeitet, muss in RAG User ein Benutzerprofil angelegt werden. InsoMACS (und die anderen Programme der Rummel AG) greifen auf diese Einstellungen zu.
Wie Sie in der Benutzerverwaltung Benutzer oder Benutzergruppen anlegen, löschen und Ihnen Rechte zuweisen können, entnehmen Sie bitte dem separaten Handbuch zu RAG User.
Geöffnet wird die Benutzerverwaltung über das Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter"
> "Benutzer" (die Einstellungen können jedoch nur geändert werden durch den jeweiligen Benutzer selbst,
einen Superuser oder Administrator).
Eigene Benutzereinstellungen schnell öffnen:
Ihre eigenen Benutzereinstellungen können Sie auch bequem aufrufen über das grüne Anwendungsmenü (vor dem Menüband "Start") > "Mein Profil".
Der Kopfbereich des Fensters ist für die darunter angeordneten Registerseiten (die in den nachfolgenden
Kapiteln beschrieben werden) immer gleich.
Diese drei Angaben können nur in der Benutzerverwaltung RAG User verändert werden. In InsoMACS
werden diese lediglich angezeigt.
Suchbegr.
Der Suchbegriff, der einen Benutzer repräsentiert, sollte aus seinem Nach- und
Vornamen bestehen. Er kann nachträglich geändert werden.
Kürzel
Initialen o.ä. – möglichst kurz. Es können nur Großbuchstaben erfasst werden.
265
Einstellungen des Programms
Das Benutzerkürzel dient der Anmeldung im Programm und zur Identifizierung.
Passwort
Aus Sicherheitsgründen sollte für jeden Benutzer ein Passwort eingerichtet
werden. Dieses ist dann bei jedem Programmstart unter Berücksichtigung der
Groß-/Kleinschreibung einzugeben. Wird das Passwort-Feld hier jedoch leer gelassen, muss auch beim Programmstart keines eingegeben werden. Dies wird
aus Sicherheitsgründen aber ausdrücklich nicht empfohlen.
Ein sicheres Passwort könnte beispielsweise aus mindestens acht Zeichen bestehen, Groß-/ Kleinschreibung berücksichtigen, Ziffern oder Sonderzeichen enthalten, kein Eigenname oder Begriff aus einem Wörterbuch oder Duden sein und
regelmäßig ausgetauscht werden.
Kürzel tauschen
Mit dieser Schaltfläche können Sie das Benutzerkürzel eines anderen Mitarbeiters auf das Kürzel des gerade angemeldeten Benutzers übertragen. Das ist zum
Beispiel nützlich, wenn ein Mitarbeiter die Kanzlei verlässt und ein anderer Mitarbeiter an dessen Stelle tritt.
Registerseite "persönliches"
Auf der Registerseite "persönliches" der Benutzerverwaltung geben Sie persönliche Daten des InsoMACSNutzers ein wie Vorname, Name, Geschlecht, Geburtstag und die Telefonnummern für privat, mobil und EMail.
Alle diese Felder sind auch in der Benutzerverwaltung verfügbar. Änderungen können hier wie dort
vorgenommen werden und sind dann an beiden Stellen verfügbar.
266
Einstellungen des Programms
Registerseite "Organisation"
Auf der Registerseite "Organisation" der Benutzerverwaltung folgen Angaben zur internen Arbeitsorganisation.
Kategorie
Listenfeld: Ist die Person ein "Berufsträger" (d.h. Anwalt) oder "Personal" (z.B. Angestellter)?
Abteilung
nur bei Bedarf einzutragen
Der folgende Block definiert, in welcher Form der eigene Name in Schriftstücken anstelle der Platzhalter in
Rohtexten eingesetzt werden soll.
Name Grußformel
Der eigene Name, der (beispielsweise in Briefen) am Ende nach dem Gruß erscheinen soll.
Name Bezugszeile
Der eigene Name, der im Betreff oder Bezug eines Briefes stehen soll.
Im Block "Unterschrift im" werden die Funktionsbezeichnungen, passend für den jeweiligen Verfahrensstand, hinterlegt. So wird zu jedem Verfahrensstand die passende Unterschriftenzeile über den Textprozessor ausgegeben. Nachfolgend finden Sie typische Möglichkeiten:
Hauptverfahren
z.B. "Rechtsanwalt als Insolvenzverwalter"
Abtragsverfahren
z.B. "Rechtsanwalt als vorläufiger Insolvenzverwalter"
Restschuldbefr.-Verfahren z.B. "Treuhänder"
Vorläufiges Verfahren
z.B. "Rechtsanwalt als vorläufiger Insolvenzverwalter"
267
Einstellungen des Programms
Verbraucher-Ins.-Verfahren z.B. "Treuhänder"
Darunter folgen Angaben zu Rufnummern, Sekretariat und Steuernummer:
externe pers. Rufnr.
Rufnummer des persönlichen Apparates für externe Anrufer. (Diese Rufnummer
sollte also i.d.R. nicht nach außen dringen.)
interne pers. Rufnr.
interne Durchwahl für das Telefonsystem in der Kanzlei
FAX
Faxnummer, die dynamisch im Briefkopf angegeben werden kann, insbesondere
bei größeren Kanzleien mit mehreren Faxnummern.
zuständ. Sekretärin
Bei Kategorie "Berufsträger": Das Kürzel derjenigen Sachbearbeiterin, die dem
Anwalt zugeordnet ist. Von Bedeutung z.B. für das Benachrichtigungssystem aus
dem Kalender heraus.
Name Sekretariat
Name der Sekretärin
externe DW Sekr.
Diese Rufnummer kann dynamisch im Briefkopf angegeben werden, damit Anrufer im zuständigen Sekretariat landen.
interne DW Sekr.
interne Durchwahl (dahinter das Symbol für die Wahlhilfe)
E-Mail Sekretariat
E-Mail-Adresse des Sekretariats, z.B. wenn die persönliche E-Mail nicht nach außen gegeben werden soll
individ. Steuernr.
Ist nur auszufüllen, wenn die Kanzlei mehrere Umsatzsteuer-Nummern besitzt
(z.B. bei Bürogemeinschaften).
In der Regel kann dieses Feld jedoch leer gelassen werden, dann wird die einheitliche USt.-ID-Nr. der Kanzlei verwendet.
268
Einstellungen des Programms
Registerseite "Einstellung"
Über die Registerseite "Einstellung" der Benutzerverwaltung treffen Sie individuelle Vorgaben für die Programmnutzung durch den InsoMACS-Nutzer.
Reihenf. Nr.
interner "Rang" für die Reihenfolge der Darstellung bei mehreren InsoMACS-Nutzern, z.B. im Terminkalender
Vorgabe Liste
Voreinstellung für die Vorfristen- und Fristen-Liste, für wen die Fristen nach dem
Öffnen des Fenster angezeigt werden sollen.
Folgende Werte sind möglich:
- "Kategorie": abhängig von der Kategorie Berufsträger oder Personal
- "Alle": Auswertungen werden mit Voreinstellung für „alle“ Benutzer geöffnet
- "Benutzer": Auswertungen werden für den angemeldeten Benutzer geöffnet.
im Kalender berücksichtigen Mit einem gesetztem Häkchen darf der Benutzer den Kalender benutzen und
dort Einträge für sich vornehmen. In der Kalender-Darstellung erhält er außerdem eine eigene Spalte.
Tagesübersicht öffnen
Die Tagesübersicht für den angemeldeten Benutzer wird beim Programmstart
automatisch geöffnet, wenn dies hier angegeben ist.
keine Wiedervorlagen
Dieser Benutzer erscheint nicht in der Wiedervorlagen-Liste, wenn das Feld markiert ist.
nicht Jobliste öffnen
Bei einem gesetztem Häkchen öffnet sich beim Programmstart von InsoMACS
nicht automatisch die Liste der Jobs.
keine Fristen
In der Fristen-Liste kann der Sachbearbeiter nicht in der Liste ausgewählt
269
Einstellungen des Programms
werden, wenn das Feld markiert ist. So kann beispielsweise darauf verzichtet
werden, den Azubi auf der Fristen-Übersicht mit auszudrucken.
Unterregisterseite "Anzeige und Steuerung":
Eingabefeld hervorheben Die fokussierte Eingabezeile wird farbig hervorgehoben, wenn der Haken gesetzt
ist.
Telefonliste mit Kontakten Fragt ab, ob in der Telefonliste einer Akte standardmäßig auch Kontakte aus
Adressen markiert sein soll oder nicht.
Beenden ohne Sicherheitsabfrage Wenn InsoMACS beendet wird, erscheint keine Sicherheitsfrage mehr,
ob man das Programm wirklich schließen möchte.
Doppelklick Textbestand/Historie öffnet Dokument Wenn markiert, kann der Benutzer im Textbestand
und in der Historie einer Akte das Dokument zu einem Eintrag öffnen, indem er
darauf doppelklickt.
Nachrichtenliste
Wenn der Benutzer für den Empfang von internen Nachrichten mit der Nachrichtenliste arbeiten möchte, ist die Option zu markieren. Es erscheinen dann zwei
weitere Felder:
automatisch öffnen zeigt die Nachrichtenliste immer dann an, wenn eine neue
Nachricht eingeht.
Max. Anzahl bestimmt, wie viele Einträge das Nachrichtenfenster höchstens umfassen kann.
OLGA-Statusleiste
Wenn das Zusatzmodul "IM OLGA" (Online-Gläubiger-Auskunft) im Einsatz ist,
wird in der InsoMACS-Statusleiste (am Fensterrand unten recht) angezeigt, an
welchen Datum die letzte Synchronisation mit dem OLGA-Server erfolgt ist. Falls
dies nicht gewünscht ist, kann die Anzeige unsichtbar gemacht werden, indem
die Markierung hier entfernt wird.
Menü "Zuletzt geöffnet"
Beinhaltet die Anzahl der zuletzt geöffneten Akten, die im Menüband "Start"
bzw. "Kanzlei" unter dem Button "Akten" angezeigt werden. Standardmäßig ist
hier "6" eingetragen, der Eintrag "0" deaktiviert die Funktion.
Aktual. Jobliste (Min.)
Intervall für die Aktualisierung der geöffneten Jobliste in Minuten.
Im unteren Bereich "Programm-Farben" treffen Sie Einstellungen, in welchen Farben das InsoMACS-Programmfenster erscheint. Das Standard-Programm-Schema ist "InsoMACS-Standard". Sie können ein anderes Schema auswählen oder über den Eintrag "benutzerdefiniert" Ihre eigenen Farben zusammenstellen.
Feldbezeichnung ohne Rand Normalerweise sind die Beschriftungen für Eingabezeilen in WinMACS ohne
Umrandung dargestellt. Zur besseren Kenntlichmachung können jedoch generell
alle Eingabezeilen-Beschriftungen immer eine schwarze Umrandung erhalten, indem Sie dieses Kontrollkästchen markieren.
Ribbon mit Farbe
Das Menüband zeigt die Farbe des Fensterhintergrunds an. Ansonsten enthält
es die Windows-Standard-Farbe.
Im Farbschema "benutzerdefiniert" können Sie drei Farbeinstellungen treffen: für den Hintergrund des InsoMACS-Hauptfensters, für den Hintergrund von InsoMACS-internen Fenstern und für den Hintergrund der
Beschriftungen von Eingabezeilen (Feldbezeichner).
270
Einstellungen des Programms
Listen-Style
Passt das Aussehen von Suchfenstern an. Voreinstellung ist "Themed". Falls das
selektierte Feld in den Listen nicht erkennbar ist, wird empfohlen den Listen-Style
auf "Gradient" zu ändern.
Unterregisterseite "Kalender":
Kalender mit dynam. Memo Im Kalender wird der Memo-Text über einem Termin eingeblendet, wenn man
mit der Maus über den Termin fährt. Führt diese Option zu Darstellungsschwierigkeiten, setzen Sie hier keine Markierung.
Kalendernachrichten
Wenn eigene Termine durch einen anderen Sachbearbeiter neu angelegt, verschoben oder gelöscht werden, kann der Termin-"Inhaber" darüber automatisch
benachrichtigt werden. Die Benachrichtigung erfolgt in einem Nachrichtenfenster.
Terminerinnerungen
Nur wenn markiert, erhält der InsoMACS-Benutzer eine Erinnerung vor Terminen,
in denen dies eingestellt ist.
Nicht sinnvoll ist eine InsoMACS-Terminerinnerung, wenn die Termine beispielsweise mit Outlook synchronisiert werden und die Erinnerung dort erfolgt.
Nachricht aus Kalender bestätigen Wenn eine Nachricht aus dem Kalender heraus verschickt wurde, folgt
eine Bestätigung mit der Angabe, an wen die Nachricht geschickt wurde.
Im Listenfeld darunter kann jeder Benutzer individuell eingestellten, welche Personen in welcher Reihenfolge im Kalender angezeigt werden.
Über Neu und Entf. werden InsoMACS-Nutzer der Liste hinzugefügt oder gelöscht. Die Reihenfolge der Liste
entspricht der Darstellungsreihenfolge im Kalender und kann über die Pfeil-Schaltflächen geändert werden.
Unterregisterseite "Programmstart":
nicht Jobliste öffnen
Bei einem gesetztem Häkchen öffnet beim Programmstart von InsoMACS nicht
automatisch die Liste der Jobs.
Tagesübersicht öffnen
Die Tagesübersicht für den angemeldeten Benutzer wird beim Programmstart
automatisch geöffnet, wenn dies hier angegeben ist.
zuletzt offene Formulare wieder öffnen Wenn InsoMACS beendet wird, während noch Fenster offen sind
(beispielsweise Akten- oder Adressfenster), werden diese nach einem Neustart
automatisch wieder geöffnet.
Registerseite "Rechte"
Jedem InsoMACS-Benutzer lassen sich Rechte zuweisen, die festlegen, was er nicht sehen und/oder verändern darf. Die Einstellungen werden im separaten Programm für die Benutzerverwaltung, RAG User, getroffen. In InsoMACS selbst können diese Rechte zwar nicht verändert, jedoch die gesetzten Rechte zumindest
teilweise eingesehen werden, und zwar in der Benutzerverwaltung auf der Registerseite "Rechte".
271
Einstellungen des Programms
<>
InsoMACS: Übersicht über die Vergabe der
wichtigsten Benutzerrechte
RAG User: Verwaltung und Vergabe der Benutzerrechte (hier: für InsoMACS)
In dem separaten Programm der Benutzerverwaltung, RAG User, können für jeden Benutzer die nachfolgenden Rechte in Bezug auf InsoMACS vergeben werden:
Bereich "Allgemein":
"Akten versenden"
Regelt, ob die Möglichkeit zum "Senden" einer Akte an einen anderen Benutzer
möglich sein soll (Öffnen des Kontextmenüs mit einem Rechtsklick über der Akten-Buttonleiste).
"Arbeiten mit InsoMACS"
Der Benutzer erhält das Recht, sich in InsoMACS unter seinem Benutzerkürzel
anzumelden und das Programm generell benutzen zu dürfen.
"Fristen/Vorfristen"
Fristen und Vorfristen können immer und generell von allen InsoMACS-Nutzern
eingesehen werden. Wird dieses Recht vergeben, darf der Nutzer neue Fristen
oder Vorfristen anlegen und bestehende Einträge verändern.
"Fristen erledigen"
Fristen können mit der gleichnamigen Schaltfläche auf den Status erledigt" gesetzt werden.
"Fristen löschen"
Fristen können mit der entsprechenden Schaltfläche gelöscht werden.
"Historie verwalten"
Der Benutzer darf Historieneinträge löschen und fremde Historieneinträge bearbeiten.
"Insolvenzstatistik versenden" Recht zum Versenden der Insolvenzstatistik.
"OLGA-Akte veröffentlichen" Soweit das Zusatzmodul IM OLGA im Einsatz ist, wird hierüber das Recht vergeben, eine InsoMACS-Akte in einem OLGA-Portal veröffentlichen zu dürfen.
"OLGA-Authentifizierung"
272
Der Benutzer darf in der Akte das Authentifizierungsverfahren für Gläubiger ein-
Einstellungen des Programms
stellen (vgl. Kapitel Aktenverwaltung > Registerseite "OLGA").
"OLGA-Dokumente verwalten" Soweit das Zusatzmodul IM OLGA im Einsatz ist, wird hierüber das Recht
vergeben, Dokumente im öffentlichen und im geschützten Bereich einzustellen
und editieren zu dürfen.
"PDF-Akte"
Schaltet den Button Akte im InsO-Aktenfenster sichtbar, über den ein PDF-Dokument mit den wichtigsten Angaben aus der Akte erzeugt wird (vgl. Kapitel Symbolleiste einer geöffneten Akte> PDF-Akte).
"Reportgenerator verwenden" Der Reportgenerator kann nur dann aufgerufen und genutzt werden, wenn
dieses Recht vergeben wurde.
"Rohtextstruktur anpassen" Die Rohtextstruktur, die im Texprozessor dargestellt wird, darf verändert
werden.
"SQL-Report auswerten"
Wenn im Reportgenerator SQL-Abfragen hinterlegt sind, dürfen auch diese Auswertungen durchgeführt werden.
"SQL-Report bearbeiten"
Im Reportgenerator dürfen auch SQL-Abfragen definiert und bearbeitet werden.
"Termine"
Termine können generell von allen InsoMACS-Nutzern eingesehen werden. Wird
dieses Recht vergeben, darf der Nutzer auch bestehende Termine verändern
und löschen sowie neue Termine anlegen.
"Textschlüssel"
Schlüsselfelder können von allen Benutzern genutzt werden. Um jedoch eine
Schlüsselfelddefinition bearbeiten zu können, wird dieses Recht benötigt.
"Vert.-Verz. Auszahlungen löschen" Gestattet das nachträglich Löschen von bereits erstellten Auszahlungen im Verteilungsverzeichnis.
"Verteilungsverzeichnis erstellen" Recht zum Anlegen eines neuen Verteilungsverzeichnisses
"Verteilungsverzeichnis löschen" Recht zum Löschen eines bereits angelegten Verteilungsverzeichnisses
Bereich "Auswertungen":
"Allgemein"
Es besteht keine Zugriffsmöglichkeit auf den Bereich "Auswertungen" im Menüband "Start".
"Insolvenzstatistik öffnen" Die Insolvenzstatistik darf aufgerufen werden.
"Korrekturtexte"
Die Korrekturtexte können nicht geöffnet werden. Der Eintrag im Menüband
"Start" > Bereich "Auswertungen" > "Korrekturtexte" ist ausgegraut.
Bereich "Buchhaltung":
"Auswertungen"
Der Benutzer erhält das Recht, Auswertungen in der Akten-Buchhaltung durchzuführen.
"Buchhaltung löschen"
Der Benutzer darf die Buchhaltung in Akten löschen.
273
Einstellungen des Programms
"Optionen"
Der Benutzer darf die Optionen in der Akten-Buchhaltung aufrufen und verändern..
"Zahlungsverkehr"
Der Benutzer darf Buchungen vornehmen.
Bereich "Gläubigerforderungen":
"Exportstatus zurücksetzen" In der Gläubigertabelle darf der Status "Export zu Gericht" zurückgesetzt
werden.
"Prüfen/Berichtigen"
Die Forderungen von Gläubigern können geprüft und berichtigt werden, indem
die gleichnamigen Schaltflächen freigegeben werden (Gläubiger-Unterakte, Registerseite "Forderungen").
Bereich "Optionen":
"Kanzleidaten verwalten"
Die Kanzlei-Stammdaten und Eigene Konten können aufgerufen und verändert
werden.
"OLGA-System-Einstellungen verwalten" Die Einstellungen für das Zusatzmodul OLGA können aufgerufen
und geändert werden.
"Rohtexte verwalten"
Die Rohtextverwaltung kann aufgerufen und verändert werden.
"Stammdaten verwalten"
Die Stammdaten können aufgerufen und verändert werden, soweit sie nicht die
Buchhaltung betreffen.
Bereich "Sicherheit":
"Administrator"
Der Benutzer erhält das Recht, spezielle Befehle aufzurufen.
"Debug-Modus verwenden" Um den Debug-Modus starten zu können, muss der Benutzer dieses Recht besitzen.
"Jobs löschen/weitergeben" Der Benutzer darf Jobs löschen oder einem anderen Benutzer zuweisen. (Super-Admins erhalten dieses Recht automatisch.)
"Kalender mit Krank/Urlaub" Der Benutzer sieht im Kalender auch Eintragungen der Klassen "Krank" und
"Urlaub" – alle anderen Benutzer sehen hier aus Datenschutzgründen stattdessen nur die allgemeine Bezeichnung "abwesend" ohne weitere Einzelheiten. Mit
dem Recht verbunden ist auch die Berechtigung zum Verändern und Löschen
dieser Termine.
"Löschrechte für Adressen" Der Benutzer darf Adressen löschen (die Schaltfläche Entf. ist im AdressenSuchfenster sichtbar). Löschungen werden protokolliert.
"Löschrechte für Akten" Der Benutzer darf Akten löschen (die Schaltfläche Entf. ist im Akten-Suchfenster
sichtbar).
"Löschrechte für Alttexte" Der Benutzer darf Alttexte löschen im Menüband "Service" > Bereich "Datenpflege" > "Alttexte löschen".
274
Einstellungen des Programms
"Synchronisationseinstellungen ändern" Erlaubt den Zugriff auf die Optionen des Outlook-Synchronizers
(Super-Admins erhalten dieses Recht automatisch).
"Zahlungsverkehr (DTA)"
Der Benutzer darf den Zahlungsverkehr per Datenträgeraustausch betreiben.
Bereich "Externer Benutzer":
Der einzige Bereich auf der Seite der Rechte-Übersicht in InsoMACS, in dem eine Einstellung vorgenommen
werden kann, befindet sich am unteren Fensterrand.
Hier kann eingestellt werden, dass es sich um einen Benutzer handelt, der nur auf eine einzige Akte zugreifen darf. Welche InsoMACS-Akte dies ist, muss hier angegeben werden (Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Benutzer" > Registerseite "Rechte" am unteren Fensterrand).
Registerseite "Zeiterfassung"
Über die Registerseite "Zeiterfassung" der Benutzerverwaltung können Sie für jeden InsoMACS-Benutzer individuelle Stundensätze, auch für unterschiedliche Tätigkeiten, erfassen. Diese werden bei der Zeiterfassung in der Akte herangezogen.
Im Bereich "Grundeinstellungen" definieren Sie als Erstes den Standard-Stundensatz für diesen Sachbearbeiter:
Auflösung
Auf welches Zeitintervall soll die Tätigkeitsdauer standardmäßig aufgerundet werden?
Zur Verfügung stehen "1 Min.", "5 Min.", "15 Min.". Diese Angabe wirkt sich auf sämtliche Stundensätze dieses Bearbeiters aus (und kann im Einzelfall angepasst werden).
Grundpreis/h
Vorgabe für den Standard-Stundensatz (netto)
275
Einstellungen des Programms
Auflösung immer verwenden
Wenn markiert, wird auch bei einer manuell erfassten Dauer, nicht nur beim Arbeiten
mit der Stoppuhr, die erfasste Zeit aufgerundet (gemäß der im Einzelfall eingestellten
Auflösung).
Beispiel: Wenn der Nutzer manuell eine abrechenbare Dauer von 00:17 Stunden eingibt und eine Auflösung von 15 Minuten eingestellt hat, dann wird die abrechenbare
Dauer automatisch auf 00:30 Stunden erhöht.
Im Bereich darunter treffen Sie für einzelne Tätigkeiten abweichende Angaben. Diese Stundensätze
werden in der Zeiterfassung der Akte über die dortige Schaltfläche Ausw. Stundensatz bequem eingefügt
(individuelle Stundensätze lassen sich aber auch im Einzelfall direkt in der Zeiterfassung der Akte vergeben).
Die Bedienung dieses Bereiches erfolgt nach den allgemein gültigen Regeln in InsoMACS: Eine neue Tätigkeit erfassen Sie mit Neu, eine bestehende markieren Sie in der Liste und betätigen dann Bearb. und das
Löschen erfolgt mittels Entf..
Programm-Parameter
Über das Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > Button "Programm" öffnen Sie ein
Fenster, in dem Sie Einstellungen über das systemweite Verhalten von InsoMACS (also an allen Arbeitsplätzen) treffen.
Akten-Eigenschaften
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Programm" > Registerseite "Akten-Eigenschaften" können Sie unter anderem die freien Felder definieren und beschriften, die in der Akte auf der
Registerseite "Notiz" zur Verfügung stehen.
276
Einstellungen des Programms
Beschriftung ...
enthält den Text, der vor dem jeweiligen Eingabefeld in der Akte angezeigt wird.
Hilfstext zu ...
enthält den Erläuterungstext für die gelben Popup-Hinweise, die erscheinen,
wenn man mit der Maus über dem Eingabefeld in der Akte stehen bleibt
§ 151 nur Mobilien/Immobilien/Anfechtungsansprüche Wenn Sie ein Verzeichnis des Massegegenstände nach § 151 InsO ausdrucken (vgl. Kapitel Vermögensverwaltung in der Akte),
können Sie einstellen, ob standardmäßig die Markierung gesetzt sein soll, dass
nur Mobilien/Immobilien/Anfechtungsansprüche ausgedruckt werden.
Zentrale Erfassung der Nebenforderungen zu neuer HF Wenn in der Gläubiger-Unterakte eine neue
Forderung erfasst wird, erscheint beim Speichern über den Ok-Button ein
Dialog mit der Möglichkeit, Nebenforderungen direkt zu erfassen (Nebenforderung allg., Zins- und Kosten-Nebenforderungen).
Prüfungshistorie
Wenn Gläubigerforderungen geprüft oder berichtigt werden, kann dies in der
Prüfungshistorie vermerkt werden. Ob ein Eintrag erfolgt, können Sie hier
einstellen. Zur Verfügung stehen folgende Optionen:
· "Akten-spezifisch": Es erfolgt jeweils eine Nachfrage, ob ein Historieneintrag erzeugt werden soll. Dazu muss aber in den Stammdaten der einzelnen InsoMACS-Akte das Kennzeichen Ford. Prüfungshistorie gesetzt
sein.
· "Automatisch": Es erfolgt ein Eintrag in die Prüfungshistorie ohne Rückfrage.
· "Rückfrage": Vor jedem Eintrag in Prüfungshistorie wird nachgefragt.
· "Keine": Es erfolgt grundsätzlich kein Eintrag in die Prüfungshistorie.
öffnen
Öffnet das Fenster der Prüfungshistorie, wenn ein Eintrag vorgenommen
wird.
E-Mail-Liste mit
Vor dem E-Mail-Versand eines Dokuments aus dem Textbestand heraus wird
eine Liste angezeigt, welche die E-Mail-Adressen der Aktenbeteiligten enthält.
Diese Liste kann unübersichtlich werden, wenn viele Aktenbeteiligten vorhanden
sind. Es gibt deshalb die Möglichkeit, nur die Adressen von bestimmten AktenBeteiligte anzuzeigen. Welche dies sind, bestimmen Sie hier durch eine Markierung.
Akten senden
Eine geöffnete InsoMACS-Akte kann über das Kontextmenü (rechter Mausklick
über der Symbolleiste eines Aktenfensters) an einen anderen InsoMACS-Nutzer
gesendet und dort geöffnet werden (vgl. Kapitel Akte senden). Das Feld ist standardmäßig markiert.
277
Einstellungen des Programms
Adress-Eigenschaften
Auf der Registerseite "Adress-Eigenschaften" in den Programm-Parametern können Sie die freien Felder in
Adressfenstern individuell beschriften.
Hilfst. Code Adr.
Der Hilftext, der zur Information eingeblendet wird, wenn der Mauspfeil in der Adresse
auf dem Code-Feld (oben rechts) verweilt (vgl. Kapitel Personen-Adressen).
Beschr. Frei ...
Bezeichnung des Freifelds im InsoMACS-Adressfenster auf der Registerseite "sonstiges", Unter-Registerseite "definierbare Felder"
Hilfstext Frei ...
Beschreibungstext, der angezeigt wird, wenn der Mauszeiger über der entsprechenden
Eingabezeile im Adressfenster steht.
278
Einstellungen des Programms
Kalender
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Programm" > Registerseite "Kalender"
stellen Sie das Erscheinungsbild des Kalenders ein.
Beginn und Ende
Die erste und letzte Uhrzeit, die der tägliche Kalender darstellt.
Dauer
Voreinstellung für die Dauer eines neuen (typischen) Termins.
minim. Spaltenbreite
Je mehr Sachbearbeiter im Kalender berücksichtigt werden müssen, desto
schmaler werden in der Kalenderdarstellung die Personen-Spalten. Hier stellen
Sie ein, welche Spaltenbreite in Bildpunkten nicht unterschritten werden darf.
Aktualisierung
Im Netzwerk werden geöffnete Kalender an jedem Arbeitsplatz in bestimmten
Zeitintervallen aktualisiert. Der Sekunden-Wert sollte nicht zu klein gewählt
werden, da die Aktualisierung sonst eine zu große Netzlast verursacht (Standardwert ist "30").
Zeilenhöhe
Schriftgröße und Zeilenhöhe können hier eingestellt werden. Durch die Verkleinerung der Werte ist eine kompaktere Darstellung möglich.
Intervall
Kalender-Darstellung in 30 oder 15 Minuten-Rasterung.
Im Bereich "Farben" können bis zu acht Terminsarten und ihre Farben definiert werden. Die Bezeichnung
der Terminart kann direkt über die Eingabezeilen Bezeichnung geändert werden; die dazugehörige Farbe
über
in einem Farbdialog ausgewechselt werden. Unter "Warnung" (dient der Anzeige von Terminüberschneidungen) und "Sperrblock" können nur die Farben ausgetauscht werden.
279
Einstellungen des Programms
Beginnzeit nicht zeigen
Ein Haken bewirkt, dass im Kalenderblatt die Terminzeile ohne Uhrzeit angezeigt
wird. Dies ist praktisch, wenn die Spalten sehr schmal dargestellt werden, so
dass nur die Uhrzeit, aber nicht der Termintext zu sehen ist
Regional arbeitsfreie Feiertage Markieren Sie hier die Feiertage, die bei Ihnen arbeitsfrei sind. Diese
werden dann automatisch in den Kanzleikalender übernommen.
Aktentermine (InsoMACS) Wenn die Markierung gesetzt ist, werden Termine aus den Insolvenz-Akten im
Kalender angezeigt (z.B. erster Prüfungstermin etc.).
Auswahl (Tagesübersicht) In der Vorauswahl vor dem Öffnen des Kalenders lässt sich nicht nur die Ansicht
für alle oder einen bestimmten Sachbearbeiter auswählen, sondern auch für
mehrere Sachbearbeiter (Auswahl (Tagesübersicht)). In einem zwischengeschalteten Fenster markieren Sie dann die anzuzeigenden Nutzer.
Steuerung
Auf der Registerseite "Steuerung" der Programm-Parameter regeln Sie Vorgaben, welche die Programmsteuerung betreffen.
Aktensuchfenster nur aktive Akten Im Suchfenster für Akten werden nur noch solche InsoMACS-Akten zur
Auswahl angeboten, deren Status auf "aktiv" eingestellt ist. Akten mit dem Status "ruht" oder "löschen" werden dann nicht mehr angezeigt.
Jedoch erscheint dann im Akten-Suchfenster das zusätzliche Kontrollkästchen
nur aktive Akten, über dessen Deaktivierung im Einzelfall sämtliche vorhandenen Akten im Akten-Suchfenster angezeigt werden können.
Fristen applikationsübergreifend Nur relevant, wenn neben InsoMACS auch WinMACS installiert ist: Fris-
280
Einstellungen des Programms
ten und Vorfristen werden dann automatisch in beiden Programmen angezeigt.
Druck/Export-Option Korrespondenzadresse Wenn Sie Serienbriefe erstellen, können Sie dort einstellen, ob als Empfänger-Adressen der Beteiligte selbst oder der für ihn hinterlegte Postempfänger (Vertreter aus der Gläubiger-Unterakte) ausgegeben werden
soll. Wenn die Option hier markiert ist, wird als Voreinstellung der Vertreter/Postempfänger markiert.
Aufbau Adresse
Im Fenster der Personen-Adressen können die Registerseiten "CRM-Info", "Arbeitsplatz" und "verbundene Adressen" entweder ein- oder ausgeblendet
werden. Diese Einstellung wirkt sich einheitlich auf alle Adressen und das gesamte Programm aus. Eventuell ist nach einer Änderung ein Neustart erforderlich.
Steuerung WM Doku
Nur von Bedeutung, wenn mit dem Dokumenten-Management-System WM Doku
gearbeitet wird. Das Feld enthält die Voreinstellung, die in neu angelegten InsoMACS-Akten standardmäßig eingestellt ist (dort in den Stammdaten).
Rohtext für Insolvenzgeldbescheinigung Rohtext, der vorgeschlagen wird, wenn eine Insolvenzgeldbescheinigung für den Arbeitnehmer erzeugt wird (InsoMACS-Akte > Registerseite "Arbeitnehmer" > Unterakte > V-Insg4).
Darstellung
Voreinstellung, welche Darstellung für das Verteilungsverzeichnis der Gläubiger verwendet wird.
Eigene Konten
Legt fest, ob im Verteilungsverzeichnis alle Eigenen Konten (komplett) oder
nur die mit Aktenbezug enthalten sind.
Vorgängersystem
Beim Anlegen einer neuen Buchhaltung können die Kontenrahmen eines
Fremdsystems verwendet werden (z.B. EGC-InsO).
Dabei gibt es die Möglichkeit, die IM-Struktur aus den Standardkontenrahmen zu übernehmen (Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" >
"Standardkontenrahmen bearbeiten"). Zusätzlich kann in der IM-Struktur zum
Kontenrahmen über den Button Erzeugen die IM-Struktur erneut erzeugt
werden (aus Standardkontenrahmen bzw. aus einer anderen InsoMACSAkte).
Textprogramm
Auf der Registerseite "Textprogramm" in den Programm-Parametern wird eingestellt, auf welche Weise Dokumente mit dem Textprozessor in Microsoft Word erstellt werden.
Rohtextabhängig
Voreinstellung. Welche der beiden nachfolgenden Methoden im Einzelfall zum
Einsatz kommt, wird individuell vom jeweiligen Rohtext gesteuert (und zwar über
die entsprechende Einstellung im Fenster der Rohtext-Verwaltung).
281
Einstellungen des Programms
Datei (FileStream)
Kann nur ausgewählt werden, wenn nicht Rohtextabhängig markiert ist. Die Einstellung gilt dann für alle Rohtexte.
Diese Methode wurde in früheren Programmversionen standardmäßig verwendet. Sie erzeugt Dokumente schneller, ist aber unter Umständen fehleranfälliger.
Word-COM (Barcode)
Kann nur ausgewählt werden, wenn nicht Rohtextabhängig markiert ist. Die Einstellung gilt dann für alle Rohtexte.
Durch sie werden Fehler bei der Schriftformatierung in Sekundär-Texten vermieden. Wenn Microsoft Office in einer 64-Bit-Version verwendet wird, muss diese
Einstellung verwendet werden.
Insolvenzstatistik-Parameter
Auf der Registerseite "Insolvenzstatistik" in den Programm-Parametern werden Einstellungen getroffen für
die Insolvenzstatistik.
Hier stellen Sie die Voreinstellungen ein, die bei der Anzeige der Insolvenzstatistik angewendet werden
sollen.
Im ersten Unterregister "Absender" tragen Sie die Absenderdaten ein, die zum Versenden von Insolvenzstatistiken benötigt werden. Zum Versenden der Insolvenzstatistik muss für den Verwalter der InsoAkte eine
gültige Absenderkennung vorhanden sein (bzw. eine Kennung für "alle" Verwalter).
Zudem wird eingestellt, ob der Verwalter als Absender der Meldungen gewünscht wird (mit Titel, Vorname
und Name) und ob als Absender die Adresse des Kanzlei-Standorts übernommen werden soll.
Im zweiten Unterregister "Rohtexte" können für die unterschiedlichen Meldungen die Textvorlagen hinterlegt werden.
282
Einstellungen des Programms
Globale Einstellungen
Sie öffnen das Fenster der globalen Einstellungen über das Menüband "Einstellungen" > Bereich "SystemParameter" > "Global". In der obersten Zeile "Programm-Verzeichnis:" wird angezeigt, auf welchem Laufwerk
und Pfad InsoMACS installiert wurde. Diesen Pfad benötigen Sie beispielsweise, wenn Sie Updates einspielen.
Registerseite "Verzeichnisse"
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Global" > Registerseite "Verzeichnisse"
wird die Verzeichnis-Struktur für InsoMACS eingestellt.
Die Verzeichnisse werden bei der Installation angelegt und eingerichtet. Nur bei Änderung der Systemumgebung, z.B. Umstellung der Netzwerk-Laufwerke oder Umstellung von Einplatz- auf Mehrplatzsystem sind hier
Änderungen erforderlich.
Die einzelnen Verzeichnis-Pfade müssen standardmäßig verweisen auf die jeweils gleichnamigen Unterordner des Ordners \RummelAG\public\InsoMACS (bei einer Serverinstallation oft R:\InsoMACS\Rohtexte
etc.).
Unter ELSTER wird das Verzeichnis angegeben, in dem die Programmdateien für das ELSTER-Modul liegen
(notwendig zur Nutzung der USt.-Voranmeldung). Standardmäßig ist dies ein eigener Ordner auf dem Laufwerk der Rummel-AG-Programme, auf das bei Bedarf auch die Kanzleisoftware WinMACS zugreifen kann
(bei einer Serverinstallation oft R:\ELSTER).
Fehlerhafte Einstellungen führen dazu, dass InsoMACS nicht auf notwendige Daten zugreifen
kann!
283
Einstellungen des Programms
Registerseite "Textsteuerung"
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Global" > Registerseite "Textsteuerung"
treffen Sie die Einstellungen für die Verwaltung des Textbestands.
Standard-Status
Vorgabe, welche Option im Textbestand als Status vorgeschlagen wird ("Löschautomatik" oder "Korrekturvorlage" oder "Aufbewahren") (vgl. Textbestand).
Darüber hinaus können Sie individuelle Status-Vorgaben vergeben, die an den
verwendeten Rohtext geknüpft sind: Menüband "Einstellungen" > Bereich "Rohtexte" > "Verwalten".
Löschintervall
Anzahl von Wochen, die im Textbestand als Vorgabe für die Berechnung des
Löschdatums vorgegeben werden.
Währungszeichen
Das Zeichen, das über den Textprozessor mit dem Platzhalter ^XVAL^ ausgegeben wird (z.B. "€" oder "Eur").
Historieneintrag
Legt fest, was nach einem Ereignis (z.B. nach Verfassen eines Schriftstücks über
den Textprozessor) in Bezug auf die Historie passieren soll: Muss jeweils ein Historieneintrag erfolgen, soll generell kein Historieneintrag erfolgen oder soll im
Einzelfall nachgefragt werden?
mit "Text: (EMPFÄNGER)" Wenn ein Historieneintrag erfolgt, wird im Ereignis-Feld auch der Empfänger vermerkt.
Dateiformat
284
Hier wird eingestellt, in welchem Dateiformat die Dokumente in Microsoft Word
gespeichert werden. Zur Auswahl stehen folgende Formate:
· "Richtext RTF" (erzeugt kleine Dateigrößen, solange keine Bilder integriert
sind)
· "Word .doc" (Standardformat früherer Word-Versionen)
· "Word .docx" (Standardformat seit Word 2007; es muss dann in der Dokumentvorlage ragextra.dot der Befehl Activedocument.convert aktiviert
werden, der die Konvertierung auslöst)
Wenn mindestens ein Arbeitsplatzrechner noch Word 2007 oder älter benutzt,
muss "Word .doc" eingestellt werden (auch wenn die Mehrheit bereits Word
2010 oder neuer verwendet). Besitzen alle Rechner Word 2010 oder neuer, sollte "Word .docX" ausgewählt werden.
Einstellungen des Programms
rummelag.dotm global nutzen Bei der Erzeugung von Dokumenten in Word mit dem Textprozessor werden
die zentralen Einstellung verwendet, so wie sie in der globalen Vorlage der rummelag.dotm auf dem Server hinterlegt sind.
Dokumentablage in Baumstruktur Es besteht die Möglichkeit, die selbst erzeugten Dokumente auf Betriebssystem-Ebene nach Jahren sortiert in (Windows-) Ordner abzulegen. Auswirkungen auf den Betrieb mit InsoMACS hat dies nicht. Dazu markieren Sie
diese Option. Zudem müssen Sie die neue Ordnerstruktur einmalig anlegen, indem Sie den Debug-Mode anschalten (mit einem Doppelklick in der Statusleiste
auf die Zelle, welche die Anzahl der geöffneten Fenster anzeigt) und dann in
dem hier beschriebenen Fenster auf die dann sichtbare Schaltfläche Baum erzeugen klicken.
erweiterte Baumstruktur Zusätzlich zur Baumstruktur, die Dokumente in Jahres-Ordnern ablegt, können
Dokumente in Unterordnern nach der Registernummer sortiert abgelegt werden.
Korrekturtexte Aktualisierung Regelt, wie oft die Liste im Fenster der Korrekturtexte aktualisiert wird,
wenn dieses Fenster lange genug geöffnet bleibt. Das Intervall muss in Sekunden eingetragen werden. Standardwert sind 300 Sekunden (entspricht 5 Minuten).
Sicherheitsabfrage bei Löschen Vor dem Löschen von Texten, die Sie mit dem Textprozessor erzeugt haben, werden Sie sicherheitshalber gefragt, ob Sie wirklich löschen wollen.
Texte in Singularform
Zu markieren, wenn die Kanzlei aus nur einem Sachbearbeiter besteht. Dadurch
wird bei allen mitgelieferten Rohtexten die "ich"-Form (anstelle "wir") verwendet.
E-Mail-Anhang kurze Bezeichnung Beim Verschicken von Dateien per E-Mail, beispielsweise aus dem Textbestand, wird als Dateiname nur der Text aus dem "Kommentar"-Feld zur Datei
vorgeschlagen. Wenn die Option nicht markiert ist, wird hinter dem Kommentar
der originäre Dateiname angefügt, der das Datum und die Uhrzeit der Datei enthält.
Registerseite "Parameter"
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Global" > Registerseite "Parameter" treffen Sie weitere Einstellungen.
Mehrfachaufruf zulassen Nur wenn am selben PC mehrere InsoMACS-Installationen mit getrennten Datenbereichen aktiv sein sollen (z.B. bei Bürogemeinschaften), sollte hier ein Häkchen gesetzt sein. Ansonsten ist es sinnvoll, dass ein versehentlicher Mehrfach-
285
Einstellungen des Programms
aufruf von InsoMACS unterbunden wird.
linker Rand Listendruck Hier kann der generelle Offset für den linken Rand bei Listendrucken eingestellt
werden. Der Wert kann so lange erhöht werden, bis die Ausdrucke am rechten
Rand nicht mehr alle Zeichen darstellen. Als Standardeinstellung kann "20" Millimeter verwendet werden.
Der Laufleistenbereich, die Anzeige "Hinterlegung" und die Schaltfläche Test dienen dazu, die Helligkeit der
Grau-Unterlegung bei einem Ausdruck zu regeln (z.B. für das der Wiedervorlagen-Übersichtsfenster, vgl. Kapitel Wiedervorlagen-Liste).
Über die Laufleiste kann eine von fünf Graustufen ausgewählt werden. Die Schaltfläche Test erzeugt einen
Test-Ausdruck zum Finden der bestmöglichen Einstellung.
Neue WM-Doku-Dokumente automatisch in Historie aufnehmen Wenn das Dokumenten-ManagementSystem WM Doku zusammen mit InsoMACS eingesetzt wird, dann ist diese Einstellung von Bedeutung. Ist sie markiert, wird für Dokumente, die in WM Doku einer InsoMACS-Akte hinzugefügt werden, automatisch auch ein Historien-Eintrag
in InsoMACS vorgenommen.
EZB-Basiszins
Diese Zinstabelle der Europäischen Zentralbank befindet sich im Menüband "Einstellungen" > Bereich
"Rechtsgrundlagen" > "EZB-Basiszins".
Immer wenn in InsoMACS auf Basisverzinsung zurückgegriffen wird, wird die hier hinterlegte Zinsstaffel herangezogen.
Eine Änderung dieses Leitzinses wird in den Medien publiziert, zum Beispiel im Internet unter www.bundesbank.de, und muss hier ergänzt werden – nur so sind auch zukünftige Berechnungen korrekt.
Ein Zinswechsel-Ereignis besteht dabei sehr einfach aus den Angaben:
Ab Datum
Datum, ab dem der neue Zinssatz gilt.
Neuer Zinssatz
Höhe des neu festgelegten Zinssatzes.
286
Einstellungen des Programms
Kanzlei-Einstellungen
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" werden Angaben über die Kanzlei, deren Mitarbeiter und
Benutzerrechte getroffen.
Änderungen in diesem Bereich können nur von solchen Benutzern vorgenommen werden, welche die
entsprechenden Rechte dafür besitzen (vgl. Kanzlei-Parameter: Personenverwaltung, Registerseite
"Rechte").
Kanzlei-Stammdaten
Die Stammdaten der Kanzlei passen Sie im Menübereich "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Stammdaten" an.
Änderungen in diesem Bereich können nur von solchen Benutzern vorgenommen werden, welche die
entsprechenden Rechte dafür besitzen (vgl. Kanzlei-Parameter: Personenverwaltung, Registerseite
"Rechte").
Registerseite "Nummern"
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Stammdaten" > Registerseite "Nummern" werden
Aufbau und Werte der automatisch vorgeschlagenen Nummern (Aktenzeichen, Ablagenummer, Rechnungsnummer) vorgegeben. Das Verfahren ist bezüglich aller Nummernkreise gleich.
In den Kanzlei-Stammdaten werden Aufbau und Werte bezüglich der automatisch vorgeschlagenen Nummern vorgegeben. Das Verfahren ist bezüglich der Register- und Ablagenummer jeweils gleich.
Laufende Nr.
Nummer, die bei der nächsten Vergabe vorgeschlagen wird
Jahr
Angabe des aktuellen Jahrgangs.
Trennzeichen
Trennzeichen zwischen der Jahrgang-Angabe und der laufenden Nummer.
Offset
Der niedrigste mögliche Startwert für die laufende Nummer. Achtung: Unmittelbar nach Installation oder bei Umstellung der Jahreszahl muss hier der gleiche
Wert wie in Laufende Nr. eingetragen werden.
287
Einstellungen des Programms
Was bedeutet "Offset"?
Bei der Vergabe einer neuen Nummer wird zunächst im Feld Laufende Nr. nachgesehen, welche laufende Nummer vorgeschlagen werden soll. Danach wird geprüft, ob unterhalb dieser Nummer eine Lücke entstanden ist (z.B. durch Löschen einer Akte bei versehentlicher Falschanlage). Das Programm prüft 40
Nummern rückwärts auf solche Lücken. Offset begrenzt die Suche nach unten.
Damit werden keine Nummern unterhalb dieses Wertes als vermeintliche Lücke
geschlossen.
Registerseite "Parameter"
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Stammdaten" > Registerseite"Parameter" werden
u.a. die Grundeinstellungen des Vergütungsrechners vorgenommen, welche dieser beim Öffnen vorschlägt.
Im Bereich "Vergütung" werden Voreinstellungen für den Vergütungsrechner vorgenommen.
Suchkriterium Konten
Hier können Sie einstellen, ob Sie üblicherweise Konten nach der namentlichen
Bezeichnung oder nach der Kontonummer suchen.
Euro-Kürzel
Definieren Sie hier, ob Sie als Währungsbezeichnung "€" oder "EUR" verwenden
möchten.
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Einstellungen des Programms
Registerseite "Bankverbindung"
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Stammdaten" > Registerseite "Bankverbindung" tragen Sie die Daten des Girokontos der Kanzlei ein.
Die Felder sind selbsterklärend. Die hier eingegebene Bankverbindung wird im Mahnbescheidformular ausgegeben als das Konto, auf das einbezahlt werden soll.
Die restlichen Daten der Kanzlei wie Kanzleiname und Anschrift können Sie nicht selbst ändern, da
sie an die Programm-Lizenz (siehe Menüband "Hilfe & Info" > "Lizenzdaten") gekoppelt sind.
Wenden Sie sich bei einer Änderung dieser Daten bitte an die Rummel AG.
Registerseite "Tabelle"
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Stammdaten" > Registerseite "Tabelle" nehmen Sie
die Grundeinstellung für die Tabellenblätter und den Export der Gläubigertabelle vor.
Vorschlag Rang
Bei neu erfassten Gläubiger-Forderungen wird der hier eingestellte Rang vorgeschlagen. Die Art der Nummerierung wird dagegen aus der Gerichts-Datenbank
geholt.
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Einstellungen des Programms
Forderungen pro Blatt
Einstellung, wie viele Forderungen eines Gläubigers mit der gleichen laufenden
Nummer maximal auf einem Tabellenblatt ausgegeben werden sollen. StandardWert ist "12".
Ausgabeverzeichnis
Laufwerk und Pfad als Zielverzeichnis für die Exportdatei. Grundeinstellung ist
das Diskettenlaufwerk A:\
Die Lfd. Exportkennung wird automatisch vergeben.
Überschrift Tabelle
Diese Überschrift wird für Ausdrucke der gesamten Gläubigertabelle verwendet
(in der Akte auf der Registerseite "Gläubiger", dort über die Schaltfläche Tabelle,
wenn im Bereich "Forderungen" alle markiert ist).
Registerseite "Proxy"
Falls der Internetzugang nur über einen Proxy-Server hergestellt werden kann, sind dessen Zugangsdaten im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Stammdaten" > Registerseite "Proxy" einzutragen. Der Internetzugang wird benötigt für die Umsatzsteuervoranmeldung und die InsolvenzstatistikMeldung.
Registerseite "Elster/ERIC"
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Stammdaten" > Registerseite "Elster/ERIC" wird das
Zertifikat für die ELSTER-Zertifizierung hinterlegt.
Zertifikat
Um ELSTER nutzen zu können, muss ein Software-Zertifikat für die Kanzlei vorliegen. Diese .pfx-Datei erhalten Sie nach einer Registrierung vom ELSTER-Betreiber. Bei einem Mehrplatzsystem bietet es sich an, die Zertifikatsdatei auf einem
Netzlaufwerk zu speichern, so dass mehrere Arbeitsplätze darauf zugreifen können.
PIN
Beim Versand von ELSTER-Meldungen muss eine PIN vorliegen. Sie können
diese hier zentral hinterlegen, so dass sie automatisch für jede Übermittlung herangezogen werden kann. Sicherer ist es jedoch, dieses Eingabefeld leer zu lassen und die PIN jedes Mal auf Anforderung vor einer Übermittlung einzugeben.
290
Einstellungen des Programms
Standorte
Wenn die Kanzlei an mehreren Standorten sitzt, können Sie diese Standorte im Menüband "Einstellungen"
> Bereich "Kanzlei" > "Standorte" verwalten.
Die Einträge aus dieser Liste stehen jedem Mitarbeiter zur Auswahl, wenn er für sich einstellen möchte, an
welchem Standort er arbeitet.
Dazu stehen ihm zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
· In der Statusleiste im InsoMACS-Hauptfenster (ganz unten) wird im vierten Feld von links der aktuelle
Standort angezeigt – Änderungen können per Doppelklick in dieses Feld durchgeführt werden.
· Der Standort wird für den Arbeitsplatz eingestellt im Menüband "Einstellungen" > Bereich "System-Parameter" > "Arbeitsplatz" > Registerseite "Sonstiges" im Feld Vorgabe Standort.
Die Standort-Angabe wird insbesondere zu folgenden Zwecken verwendet:
· für die Überschriftenzeile bei Ausdrucken direkt aus InsoMACS heraus
· als Ausgangspunkt für die Routenplanung (Schaltfläche Map im Adressen-Fenster)
· für die Zuweisung von Akten zu einem Standort (welche Filiale ist für die Akte zuständig?) über den AktenRubrum-Block
· als Vorgabe bei der Neuanlage von Akten in Aktenrubrum
Kostenart Auslagen
Die Kostenarten, die Sie für die Auslagen der Akten zur Verfügung stehen, werden verwaltet im Menüband
"Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Kostenart Auslagen".
Diese Option ist nur zugänglich für Benutzer mit der Berechtigung "Administrator" oder "Super-Admin".
291
Einstellungen des Programms
Art.-Nr.
Eine interne Nummer, die fortlaufend vergeben werden kann. Nach ihr richtet sich die
dargestellte Reihenfolge in der Tabellenübersicht.
Text Buchungsart Geben Sie einen Begriff für die Auslagenart an. Unter diesen Begriff ist der Datensatz innerhalb von InsoMACS aufrufbar.
Kategorie
Wählen Sie aus dem Listenfeld die zutreffende Kategorie aus (z.B. "Porto", "Telekom",
"Fahrtkosten").
Betrag
Der Geldbetrag für eine Einheit (Beispiel: 0,62 Euro für einen Standardbrief oder 0,30
Euro für einen Kilometer PKW-Fahrtkosten).
Standardtext
Der Text, der in der Buchung erscheinen soll. Kann meist identisch sein mit dem Text
Buchungsart.
nur Menge
Bei einer Auslagenbuchung kann nur die Menge erfasst und der vorgegebene Eurobetrag nicht verändert werden. (Beispiel bei Fahrtkosten: Anzahl der Kilometer zu einem
festen Kilometerpreis.)
Ausgenommene Forderungen
Forderungen, die von der Restschuldbefreiung ausgenommen sind, werden definiert im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Ausgenommene Forderungen".
Diese Forderungen stehen bei der Erfassung von Forderungen in der Gläubiger-Unterakte zur Verfügung
und können dort im Einzelfall ausgewählt werden (Feld RSB ausgen.). Nach den "ausgenommenen Forde-
292
Einstellungen des Programms
rungen" kann auch gefiltert werden in der Gläubigertabelle und in Listen (Gläubigerauswertungen).
Der Text, der hier erfasst wird, wird in der Gläubigertabelle wird inklusive dem Trennzeichen als Erweiterung
der Forderungsbezeichnung ausgegeben.
Feste Termine
Ein fester Termin ist ein ganztägiger Termin, der jährlich an einem bestimmten Tag wiederkehrt (z.B. Geburtstag, Feiertag). Feste Termine werden im Kanzleikalender farbig hervorgehoben dargestellt.
Sie definieren feste Termine an im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Kanzlei" > "Feste Termine".
Monat und Tag
Bestimmen Sie das Datum des jährlich wiederkehrenden Termins.
Bezeichnung
Unter diesem Titel wird der Termin im Kalender eingetragen.
Klasse
Dient der Bestimmung, welcher Art der Fixtermin ist: Feiertag, Geburtstag, sonstiger
Termin.
Arbeitsfreier Tag
Ist das Kontrollkästchen angehakt, handelt es sich um einen arbeitsfreien Tag und wird
im Kalender entsprechend dargestellt.
Die folgenden Feiertage sind fest implementiert:
Karfreitag, Ostern (2 Tage), 1. Mai, Pfingsten (2 Tage), Fronleichnam, 3. Oktober, Reformationstag,
Allerheiligen, Weihnachten (2 Tage), Neujahr.
Diese sollten daher nicht vom Anwender manuell eingetragen werden.
Regional arbeitsfreie Feiertage können eingebunden werden über das Menüband "Einstellungen" >
Bereich "System-Parameter" > "Programm" > Registerseite Kalender.
293
Einstellungen des Programms
Buchhaltungs-Einstellungen
Bevor Sie mit der Buchhaltung beginnen, müssen im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung"
noch einige Einstellungen vorgenommen werden – insbesondere der Kontenrahmen muss angepasst
werden.
Programm-Parameter für die Buchhaltung
Über das Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" > "Programm-Parameter" treffen Sie einige
allgemeine Vorgaben für die Buchhaltung.
Hinweis nach Änderung der Buchhaltungsparameter Wenn Parameter in der Buchhaltung geändert
werden, zeigt InsoMACS einen Hinweis, dass die Buchhaltung aktualisiert werden
muss, bevor die Änderungen angewendet werden können.
Journaldatenbank für Zeitraum (von - bis) öffnen Wenn markiert, wird beim Öffnen einer Buchhaltung
nicht automatisch der komplette Datenbestand geladen (was länger dauern kann). Vielmehr erscheint beim Öffnen der Buchhaltung jeweils ein Dialogfenster, in dem auch nur
ein bestimmter Zeitraum gewählt werden kann (Standard-Einstellung).
Umsatzsteuervoranmeldung durch Verwalter übermittelt Der Verwalter kann als Übermittler der UStVoranmeldung an das ELSTER-Modul übergeben und übermittelt werden.
Buchungen der aktuellen Buchungsperiode bearbeitbar Ermöglicht den Zugriff auf das Buchungsjournal
(auch ohne Debug-Modus). Buchungen mit Belegdatum in der aktuellen Buchungsperiode (oder später) können bearbeitet werden.
Schlussrechnung mit Transitkonten In der Schlussrechnung werden Transitkonten ausgegeben. Die betreffenden Konten (Kontotyp "Neutral") sind im Kontenrahmen als Transitkonten zu
kennzeichnen.
Im Bereich "Neue Buchhaltung – Vorbelegung für Auswahl Kontenrahmen" stellen Sie ein, welcher Kontenrahmen beim Anlegen einer neuen Buchhaltung vorgeschlagen werden soll.
294
Einstellungen des Programms
Alle Kontenrahmen
Über Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" > "Alle Kontenrahmen" passen Sie die bestehenden Kontenrahmen in allen Akten an, indem Sie einzelne Konten löschen, anlegen oder verändern.
Achten Sie darauf, dass alle InsoMACS-Buchhaltungen an allen Arbeitsplätzen geschlossen sind,
wenn Sie Änderungen vornehmen.
Standardkontenrahmen bearbeiten
Über das Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" > "Standardkontenrahmen bearbeiten" können Sie einen Standardkontenrahmen anpassen, der als Vorlage für neue Akten-Buchhaltungen herangezogen wird. Die Bearbeitung erfolgt genau so wie die des Akten-Kontenrahmens (vgl. Kapitel Kontenrahmen).
Standardsteuerschlüssel bearbeiten
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" > "Standardsteuerschlüssel bearbeiten" passen
Sie die Standardsteuerschlüssel an. Diese werden als Vorgabe für zukünftige Akten-Buchhaltungen verwendet.
295
Einstellungen des Programms
Eigene Konten
Im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Buchhaltung" > "Eigene Konten" hinterlegen Sie die Kanzleikonten. Bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs wird auf diese Angaben zurückgegriffen.
Hier müssen Sie für jede von Ihnen gewünschte Zahlungsart die entsprechende Konfiguration vornehmen.
Wenn Sie beispielsweise von Bank A Schecks bedrucken und auch DTA betreiben wollen und gelegentlich
auch von Bank B Überweisungen per Überweisungsformular drucken möchten, dann müssen Sie hier 3
Zahlungsarten konfigurieren.
Suchbegriff
eindeutiger Name dieser Art der Zahlung
Zahlart
Zahlungsart, die mit dem Konto verknüpft ist. Zur Auswahl stehen folgende
Grundformen:
- "Überweisung": Ausdruck eines Überweisungsformulars
- "Scheck": Ausdruck eines Schecks
- "DTA-Gutschrift": beleglose Überweisung
- "DTA-Lastschrift": belegloser Geldeinzug
- "SEPA-Überweisung (Papier)": papierbehaftete SEPA-Überweisung
- "SEPA-Überweisung": Überweisung per SEPA
zu Akte
Das Konto soll in der angegebenen InsoMACS-Akte zur Verfügung stehen. Es ist
dann dort für Zahlungsaufträge voreingestellt.
Rohtext
Hier wird der Suchbegriff des Rohtextes angegeben, der für diese Zahlart verwendet werden soll, um das entsprechende Dokument per Textprozessor auszugeben. Das Feld steht nur bei den Zahlarten Überweisung, Scheck und SEPAÜberweisung (Papier) zur Verfügung.
Zielverzeichnis
Pfad im Dateisystem des Rechners, in den die Ergebnisdatei DTAUS1.TXT geschrieben wird, um sie an die Bank übermitteln oder in Ihr Online-Banking-Programm importieren zu können. Das Feld steht nur bei den Zahlarten "DTA-Gutschrift", "DTA-Lastschrift" und "SEPA-Überweisung" zur Verfügung.
296
Einstellungen des Programms
Wenn Sie bei mehreren Banken gleichzeitig DTA einsetzen möchten, dann
müssen Sie für jede Bank ein gesondertes Verzeichnis für die Zieldatei anlegen, da sich die Dateien sonst gegenseitig überschreiben.
Bank, Ort, BLZ, KontoNr, BIC, Konto-Nr., IBAN und Inhaber
Angaben zu Ihrer Bankverbindung, über diese Zahlungsart abgewickelt werden
soll
OLGA-Einstellungen
Die Einstellungen für das Zusatzmodul OLGA (vgl. Kapitel Aktenverwaltung > Registerseite "OLGA") werden
eingetragen im Menüband "Einstellungen" > Bereich "Schnittstellen" > "OLGA".
Der Menüpunkt "OLGA" steht nur dann zur Verfügung, wenn Sie eine Lizenz für das Zusatzmodul
IM OLGA ("Online-Gläubiger-Auskunft") besitzen.
Die Daten, die hier unter Server, Login und Passwort einzutragen sind, werden Ihnen von der Rummel AG
mitgeteilt.
Authentifizierung ist die Methode, mit der sich Gläubiger am OLGA-Portal anmelden können: entweder per
"Name/Betrag" oder mittels einer "PIN", die InsoMACS zu diesem Zweck erzeugt und die über den Platzhalter ^FGlbDaten.OLGA_PIN^ an den Textprozessor übergeben werden kann.
297
Service-Einstellungen
Service-Einstellungen
Im Menüband "Service" werden einige spezielle Hilfsfunktionen gestartet.
Datenbank-Pflege
Falls es zu Störungen im Datenzugriff kommt, können Sie aus Anweisung der Rummel AG eine Index-Reorganisation der Datenbanken durchführen. Das Fenster hierfür erreichen Sie über das Menüband "Service"
> Bereich "Datenpflege" > "Datenbanken".
In dieser Übersicht werden alle Datenbank-Tabellen angezeigt. Sie enthält neben dem Namen der Tabelle
auch die Anzahl der Indizes und der enthaltenen Datensätze.
Auf etwas langsameren Systemen kann es einige Sekunden dauern, bis die Übersicht aufgebaut ist.
Vor Änderungen an den Datenbank-Tabellen muss InsoMACS an allen anderen Arbeitsplätzen geschlossen worden sein! Danach schließt sich InsoMACS auch am durchführenden Arbeitsplatz.
Um eine Index-Reorganisation durchzuführen, müssen Sie zuerst die betreffenden Datenbanken markieren,
so dass sie in der ersten Spalte ein "X" enthalten. Sie können dazu auf zwei Wegen vorgehen:
· Führen Sie einen Doppelklick in dem entsprechenden Feld aus, so dass ein "X" darin erscheint.
· Um sämtliche Datenbanken auf einmal zu markieren, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche
Alle markieren.
Ihnen stehen nun drei Möglichkeiten für die so markierten Tabellen zur Verfügung:
IndexReo
Für die in der Übersicht markierte(n) Tabelle(n) wird die Index-Reorganisation gestartet.
Der Vorgang kann – abhängig von der Systemleistung und der Anzahl der
Datensätze bzw. Indizes – einige Zeit dauern, gegebenenfalls auch mehrere
Stunden!
Die pro Datenbereich für die Reorganisation benötigte Zeit wird nach dem Lauf
ebenfalls angezeigt.
298
Service-Einstellungen
Die folgenden Angaben (Stand: 2005) können auch als Performance-Test für die
Systemleistung dienen. Als Referenzwert dient die Index-Reorganisation der Straßen, da diese Datei bei allen Anwendern gleich groß ist:
· 100 Mbit-Netz mit einem 1 GHz-Server und Arbeitsplatz: ca. 5 Minuten
· HighScore (Glasfaser-Verbindung zwischen Hub und Server): ca. 3:30 Minuten
Eine deutliche Überschreitung (ab ca. 7 Minuten) sollte Anlass sein darüber
nachzudenken, ob eventuell Störungen vorliegen.
Packen
Die markierten Tabellen werden, soweit möglich, in ihrer Datengröße reduziert.
entriegeln
Falls Datensätze in Tabellen gesperrt sind, werden diese entriegelt. Das kann erforderlich sein, wenn eine Index-Reo oder ein Packen nicht möglich ist mit dem
Hinweis "Daten werden bearbeitet von ..." nach einem Systemabsturz.
Bankleitzahlen
Bankleitzahlen (BLZ) können Sie hier aktualisieren und suchen: Menü "Service" > Bereich "Datenpflege" >
"Bankleitzahlen".
Hier besteht die Möglichkeit, Ihren BLZ-Bestand zu aktualisieren. Die Datei, die Sie hierzu benötigen, können Sie z.B. im Internet unter http://www.bundesbank.de/Redaktion/DE/Standardartikel/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer_Zahlungsverkehr/bankleitzahlen_download.html herunterladen (als Text-Datei) und (ggf.
nach dem Entpacken) hier im Fenster über die Schaltfläche Fremddaten importieren.
Außerdem haben Sie in diesem Fenster die Möglichkeit, anhand einer Bankleitzahl den zugehörigen Banknamen zu finden.
Alttexte löschen
Alttexte, also Dokumente mit Verfallsdatum im Textbestand der Akte, löschen Sie in Löschdurchgang, die
Sie über das Menüband "Service" > Bereich "Datenpflege" > "Alttexte löschen" anstoßen.
Wenn mit dem Textprozessor ein Dokument erzeugt wurde, kann diesem im Textbestand der Status "Löschautomatik" zugewiesen werden (automatisch oder manuell). In diesem Fall wird auch ein Löschdatum definiert. Wenn dieses Datum verstrichen ist, wird das Dokument mit dem nächsten Löschdurchgang von der
Festplatte entfernt.
Dieses Löschen erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern muss manuell gestartet werden. Dadurch wird
sowohl der Eintrag im Textbestand der Akte (nicht in der Historie) und das Dokument selbst gelöscht.
299
Service-Einstellungen
Diese Funktion kann nur von Benutzern aufgerufen werden, welche die entsprechenden Rechte besitzen (vgl. Benutzerverwaltung, Registerseite "Rechte").
Löschdatum vor dem
Das aktuelle Tagesdatum wird vorgeschlagen und sollte auch beibehalten
werden. Damit werden durch den Löschlauf sämtliche Dokumente gelöscht, deren Löschdatum vor diesem hier angegebenen Datum liegt (deren "Haltbarkeit"
also abgelaufen ist und deren Status auf "Löschautomatik" steht).
Start
Startet den Vorgang
Abgleich Gerichtsdaten
InsoMACS wird mit aktuellen Gerichtsdaten ausgeliefert, das heißt mit Adressen, Kontaktdaten, Bankverbindung und Zuständigkeiten von Gerichten (Menüband "Start" > Pfeil unter Button Adressen > "Gerichte"). Ändern sich diese Daten nachträglich, können die Datensätze auch nachträglich noch aktualisiert
werden, und zwar über die Funktion im Menüband "Service" > Bereich "Datenpflege" > "Abgleich Gerichtsdaten". Dazu werden die Gerichtsdaten des Anwalt-Suchservice (Verlag Dr. Otto Schmidt GmbH) benötigt.
Kunden mit einem Wartungsvertrag erhalten diese ohne weitere Kosten von der Rummel AG.
Der Abgleich erfolgt in den folgenden sechs Schritten.
Tatsächliche Änderungen im Datenbestand werden erst im letzten Schritt vollzogen. Davor werden lediglich die Abgleich-Einstellungen getroffen, so dass Sie jederzeit und ohne Konsequenzen abbrechen können.
Zum Durchführen eines Gerichtsdatenabgleichs benötigt der Benutzer das Benutzerrecht "Optionen:
Stammdaten verwalten".
1. Import:
Entpacken Sie die zip-Datei, die Sie von der Rummel AG erhalten haben. Öffnen Sie das Menüband "Service" > Bereich
"Datenpflege" > "Abgleich Gerichtsdaten". Geben Sie dort auf
der ersten Registerseite in den drei Zeilen Importdatei ... jeweils die zu importierenden Dateien an:
· in Importdatei Gerichte die Datei Gerichtsdatei.csv,
· in Importdatei Orte die Datei Ortsdatei.csv
· und in Importdatei Straßen die Datei Straßenausnahmeliste.csv.
Mit dem Klick auf Importieren werden die Daten vorläufig eingelesen, um sie anschließend weiter vorbereiten zu können.
Das dauert einen Moment, was durch einen Fortschrittsbalken verdeutlicht wird. Nach dem erfolgreichen Einlesen erscheint der Hinweis "Import beendet!".
Es findet dadurch jedoch noch keine Übernahme in die InsoMACS-Gerichtsadressen statt.
2. Zuordnen:
Wechseln Sie auf die zweite Registerseite "2 – Zuordnen".
Hier werden die eingelesenen Datensätze den betreffenden
InsoMACS-Bestandsdaten zugeordnet.
Nur beim allersten Aufrufen der Funktion muss die automati-
300
Service-Einstellungen
sche Zuordnung per Klick auf Automatik angestoßen werden.
Die Zuordnung dauert einen Moment und erfolgt über Gerichtsnamen, -ort und -typ. Nicht eindeutige Zuordnungen
werden auf den folgenden Registerseiten korrigiert.
Bei späteren Abgleichen entfällt dieser Schritt (der Button ist
dann inaktiv geschaltet) und Sie können direkt zur nächsten
Registerseite wechseln.
3. Auflösen:
Auf der nächsten Registerseite "3 – Auflösen" werden vermeintlich doppelte Zuordnungen behandelt. Das betrifft vor allem die Mahngerichte, welche die gleiche Adresse wie ein
Amtsgericht besitzen. Da jede Zuordnung eindeutig sein
muss, müssen die fehlerhaften Zuordnungen hier voneinander getrennt werden (und später im 4. Schritt richtig zugeordnet werden).
Prüfen und vergleichen Sie dazu pro Zeile die ersten beiden
Spalten (=InsoMACS-Gerichte) mit der dritten Spalte (=zugeordnetes Importgericht). Handelt es sich nicht um das gleiche
Gericht (was etwa bei Mahngerichten der Fall ist), markieren
Sie diese Zeile mit einem Mausklick und lösen Sie die Zuordnung mittels Auflösen.
Nach einer oder mehrer solcher Auflösungen lassen Sie die
Liste neu aufbauen über die Schaltfläche Aktual. (dies benötigt etwas Zeit). Alle Einträge, die nach der Auflösung nur noch
ein Mal vorhanden wären, werden nun nicht mehr angezeigt.
Ziel ist es, dass diese Liste gar keine Einträge mehr anzeigt.
4. Übernehmen:
Auf der Registerseite "4 – Übernehmen" werden zunächst die
neuen Adressdatensätze angezeigt. Diese neuen Adressen
müssen nun (wieder) einer InsoMACS-Gerichtsadresse zugeordnet werden.
Die Zuordnung zu einer InsoMACS-Adresse erfolgt folgendermaßen:
Markieren Sie eine Zeile in der Liste (=nicht zugeordnete Gerichtsadresse) und klicken Sie auf Übernehmen. Dann erscheint ein Suchfenster aller (vorhandenen) InsoMACS-Gerichtsadressen. Wählen Sie dort das korrespondierende InsoMACS-Gericht aus. Falls es noch nicht vorhanden sein sollte, legen Sie dort per Neu einen neuen Datensatz an.
Wiederholen Sie den Schritt gegebenenfalls, bevor Sie mit Aktual. die Liste neu aufbauen (dies benötigt etwas Zeit). Bereits
übernommene Einträge werden nun nicht mehr angezeigt.
Ziel ist es, eine leere Liste zu erhalten.
301
Service-Einstellungen
5. Löschen:
Auf der vorletzten Registerseite werden alle InsoMACS-Gerichtsadressen angezeigt, die keine Entsprechung in einer Import-Adresse gefunden haben.
Sofern ein Gericht nicht mehr existent ist, kann es markiert
und über Entf. gelöscht werden. Achtung: Sofern dieses Gericht in einer InsoMACS-Akte eingetragen sein sollte, kann danach diese Gerichtsadresse nicht mehr geöffnet werden.
6. Abgleich:
Nachdem Sie alle Einstellungen getroffen haben, wechseln
Sie auf die letzte Registerseite "6 – Abgleich". Starten Sie
dann den tatsächlichen Datenabgleich, indem Sie auf die
Schaltfläche Abgleich klicken. Die Daten werden nun aktualisiert.
Nach dem erfolgreichen Abschluss wird der Text "Abgleich beendet!" eingeblendet.
Weitere Befehle
Für den Benutzer SYS stehen im Debug-Modus weitere Befehle zur Verfügung im Menüband "Service" > Bereich "SYS / DEBUG":
Führen Sie diese Befehle nur nach Rücksprache mit der Rummel AG aus.
· Button "Daten-Bereinigung":
Hierüber können in vielen Bereichen Daten geprüft und fehlerhaften Daten bereinigt werden, beispielsweise Gläubigerforderungen, Offene Posten oder Vertreter-Zuordnungen.
· Button "Daten-Umbau":
In einzelnen Bereichen können Daten neu ermittelt und aufgebaut werden.
Mit "Such AZ Neuaufbau" beispielsweise kann der Inhalt der Aktenzeichen-Tabelle, wenn er beschädigt
ist, neu aufgebaut werden.
Über "Unterakten Adressen" werden die Unterakten aktualisiert, indem in allen Unterakten die Adressen
eingetragen werden, die im Adressfenster als zentraler Adressdatenbank hinterlegt sind (da nur solche
Unterakte aktualisiert werden, bei denen das Feld Name1 leer ist, ist ein mehrfacher Durchlauf grundsätzlich unschädlich).
Und mit dem Befehl "Insolvenzstatistik – Übernahme Schuldneradresse" kann der Benutzer "SYS"
Schuldneradressen in geprüfte Insolvenzstatistikmeldungen übernehmen (als Schuldneradresse bei der
Eröffnung des Verfahrens).
· Button "Bereinigung Insolvenzstatistik":
Die Protokolle der versendeten Statistikmeldungen können geprüft werden. Falls der Prüfungsstatus von
"fehlerfrei" abweicht, kann bei diesen Meldungen das Kennzeichen "Meldung versendet" zurückgesetzt
werden. Zusätzlich wird beim Versenden der Prüfungsstatus aus dem Sendeprotokoll geprüft.
302
Informationen zu Programm und Hersteller
Informationen zu Programm und Hersteller
Im Menüband "Hilfe & Info" erhalten Sie Angaben zum Programm und über den Hersteller:
· "Allgemein": Öffnet auf dem Bildschirm-Hilfe, in der die Bedienung von InsoMACS beschrieben ist.
· "Fernwartung": Wenn Sie einen Wartungsvertrag mit der Rummel AG abgeschlossen haben und in diesem Rahmen ein Fernzugriff auf Ihren Rechner erforderlich ist, können Sie ein Zusatzprogramm zur Fernwartung aus dem Internet herunterladen.
· "Hotline": Wenn Sie das Zusatzmodul WM Phone nutzen, wird auf Ihrem Telefon die Support-Rufnummer
der Rummel AG direkt angewählt. Ansonsten erhalten Sie die Telefonnummer angezeigt.
· "Neuigkeiten": Zeigt in einem Fenster die neuen Funktionen an, die in der aktuellen Installation gegenüber der vorher verwendeten Installation hinzugekommen sind.
· "Lizenzdaten": Zeigt Namen und Anschrift des Lizenznehmers sowie den Umfang der Lizenz ein. Wünschen Sie Änderungen an der Lizenz, wenden Sie sich bitte an die Rummel AG.
· "Systeminformation": Sie erhalten technische Angaben über die verwendete Datenbank und das Netzwerk.
· "Version": Zeigt die aktuelle Versionsnummer des von Ihnen verwendeten InsoMACS sowie die Adresse
des Herstellers von InsoMACS.
303
Index
verbundene
....................................................................
Adressen
159
Verknüpfung
....................................................................
von Adr.
159
Volltextsuche
....................................................................
185
Index
Achtung:
Die Seitenzahlen beziehen sich jeweils auf den
Anfang des Kapitels, in dem das Indexwort zu
finden ist.
A
Aachener
Modell
.........................................................
Abgleich
Gerichtsdaten
.........................................................
Abl.-Dat.
.........................................................
Ablagenummer
.........................................................
35
300
35
287
automatische
....................................................................
Nummernvergabe
287
Absonderer
.........................................................
Abstimmungsgruppen
.........................................................
Abteilung
.........................................................
Administration
.........................................................
Adresse
.........................................................
64
59
267
271
Aktenbeteiligung
....................................................................
148
Aktenbeteiligungen
....................................................................
149
Aktensalden
....................................................................
149
Änderungen
....................................................................
nachvollziehen
186
anlegen
....................................................................
24
Anschrift
....................................................................
151
Anwaltskanzelei
....................................................................
166
Arbeitgeber
....................................................................
157
Aufbau
....................................................................
280
Auswertung
....................................................................
172
Bank/RSV
....................................................................
154
Bestand
....................................................................
148
CRM-Info
....................................................................
160
Datenstruktur
....................................................................
31
Finanzämter
....................................................................
161
Gerichte
....................................................................
161
Historie
....................................................................
148
Kontakt
....................................................................
158
Korrespondenz-Anschrift
....................................................................
158
Löschberechtigung
....................................................................
271
Manipulationen
....................................................................
nachvollziehen
186
Map....................................................................
148, 149
Notiz....................................................................
153
Outlook-Synchro
....................................................................
149
Outlook-Synchronisation
....................................................................
(alle)
251
Rechtsform/Vertreter
....................................................................
155
Rechtsschutz
....................................................................
154
sonstiges
....................................................................
156
Suchbegriff
....................................................................
27
Suche
....................................................................
185
304
Adresse
(Schaltfläche)
.........................................................
35
Akte.........................................................33, 271
Abst.....................................................................
59
Adresse
....................................................................
suchen
72
Akten
....................................................................
(Beteiligung)
96
Änderungen
....................................................................
nachvollziehen
186
Anfechtungsgegner
....................................................................
65
anlegen
....................................................................
34
Arbeitsnehmer
....................................................................
65
Aus-/
....................................................................
Absonderer
64
Auslag.
....................................................................
100
Austauschen
....................................................................
eines Beteiligten
44
Bestand
....................................................................
83, 85
Buchhaltung
....................................................................
187
Debitoren
....................................................................
61
digitale
....................................................................
Akte
112
Drittbeteiligte
....................................................................
65
Druck
....................................................................
74
Ereignisse
....................................................................
43
Fristen
....................................................................
95
Gläubiger
....................................................................
46
Gläubiger-Ausschuss
....................................................................
60
Historie
....................................................................
88
Import
....................................................................
101
Job ....................................................................
99
Löschberechtigung
....................................................................
271
löschen
....................................................................
34
Manipulationen
....................................................................
nachvollziehen
186
Massegläubiger
....................................................................
60
Notiz....................................................................
66
Schema
....................................................................
31
Schuldner
....................................................................
38
senden
....................................................................
243, 271, 276
Serienbrief
....................................................................
81
Stammdaten
....................................................................
35
suchen
....................................................................
143, 185
Suchen
....................................................................
nach Adresse
72
Symbolleiste
....................................................................
74
Termin
....................................................................
92
Termine
....................................................................
und Fristen
43
Verknüpfung
....................................................................
mit WM Voice
112
Volltextsuche
....................................................................
185
Wiedervorlagen
....................................................................
94
WM-Doku-Verknüfung
....................................................................
112
Zeit ....................................................................
97
zuletzt
....................................................................
geöffnet
147, 269
Zuordnung
....................................................................
der Beteiligten
44
Aktenbeteiligung
.........................................................
148
Index
Aktensuchfenster
nur aktive Akten
.........................................................
280
Aktentermine
......................................................... 279
Aktenzeichen
.........................................................33, 287
automatische
....................................................................
Nummernvergabe
287
externes
....................................................................
suchen
146
Aktive
Nutzer
.........................................................
AL (Auslandskennzeichen)
.........................................................
Alttexte
löschen
.........................................................
Anfangsbestände
auf Geschäfts- bzw.
.........................................................
Hinterlegungskonten
Anfechtungsgegner
.........................................................
Anmeldung
.........................................................
Anrede
A
.........................................................
Anrede
T
.........................................................
Antragsdatum
.........................................................
Antwort
(Nachricht)
.........................................................
Anwaltskanzleien
.........................................................
Arbeitgeber
(Adresse)
.........................................................
Arbeitnehmer
.........................................................
Arbeitsfläche
.........................................................
Aufgaben
.........................................................
Auflösung
immer verwenden
.........................................................
Ausdruck
von Graustufen
.........................................................
Ausgenommene
Forderungen
.........................................................
Auslagen
.........................................................
Auslagen
Kostenart
.........................................................
Ausschüttung
an Gläubiger/
.........................................................
Massegläubiger
Aussonderer
.........................................................
Aussonderung
.........................................................
Austauschen
eines Beteiligten
.........................................................
Auswertungen
.........................................................
242
38
299
199
65
14
151
151
43
241
166
157
65
15
181
275
285
292
100
291
195
64
138
44
168
Adresse
....................................................................
172
Benutzerberechtigung
....................................................................
271
Buchhaltung
....................................................................
202
Ereignisse
....................................................................
169
Fristen
....................................................................
170
Gläubigerliste
....................................................................
59
Insolvenzstatistik
....................................................................
180
Korrekturtexte
....................................................................
171
Modelle
....................................................................
209
Reportgenerator
....................................................................
174
Volltextsuche
....................................................................
185
Wiedervorlagen
....................................................................
168
Auszahlung
verhindern
.........................................................
120
B
Backup
.........................................................
12
Bankkonto
(eigenes)
.........................................................
Bankleitzahlen
aktualisieren
.........................................................
Bankverbindung
.........................................................
296
299
Gläubiger-Unterakte
....................................................................
122
Hinterlegungskonto
....................................................................
40
Bankverbindung
(Adresse)
.........................................................
154
Bankverbindung
(eigene)
.........................................................
287, 289
Basiszins
......................................................... 286
Baumstruktur
......................................................... 284
Beginnzeit
nicht anzeigen
.........................................................
279
Begriffe
und
Konventionen
.........................................................
7
Benutzer
.........................................................
14
Einstellungen
....................................................................
Fristenliste
269
Einstellungen
....................................................................
Kalender
269
Einstellungen
....................................................................
Wiedervorlagenliste
269
externer
....................................................................
271
Geburtstag
....................................................................
266
Kontaktdaten
....................................................................
266
Kürzel
....................................................................
265
Name
....................................................................
266
Passwort
....................................................................
265
Rechte
....................................................................
271
Verbindung
....................................................................
trennen
242
Verwaltung
....................................................................
265
Benutzerrechte
.........................................................
Benutzerverwaltung
.........................................................
Berechnungsautomatik
.........................................................
Bereich
.........................................................
Bereinigung
Insolvenzstatistik
.........................................................
Berichtigen
.........................................................
Berichtsempfänger
.........................................................
Berichtstermin
.........................................................
Berufsbezeichnung
.........................................................
Bestand
.........................................................
Betriebsfortführung
(Einnahmen)
.........................................................
Bildschirmaufbau
.........................................................
BLZ .........................................................
Briefkopf
.........................................................
Buchen
.........................................................
271
271
16
15
302
122
161
43
267
83
231
15
299
256
107
Forderungen
....................................................................
gegen Debitoren
133
Forderungen
....................................................................
von Aus-/Absonderern
138
Globalforderung
....................................................................
von
140
Aus-/Absonderern
Zahlungsverkehr
....................................................................
190
Buchhaltung
.........................................................
187
anlegen
....................................................................
187
Auswertungen
....................................................................
202
Benutzerrechte
....................................................................
271
Einrichtung/
....................................................................
Anpassung
225
Hauptauswahl
....................................................................
67
305
Index
Buchhaltung
.........................................................
187
Ist-/Soll-Versteuerung
....................................................................
226
Kontenrahmen
....................................................................
anpassen
295
Kto.-Rahmen
....................................................................
wählen
187
laden
....................................................................
187
löschen
....................................................................
187
öffnen
....................................................................
187
Optionen
....................................................................
294, 294
Parameter
....................................................................
226, 280
schließen
....................................................................
187
Standardkontenrahmen
....................................................................
anpassen
295
Buchhaltungsperiode
.........................................................
Buchungsjournal
.........................................................
Button
.........................................................
226
206
15
C
Dokument-Format
.........................................................
Dokumentvorlage
.........................................................
Drag.........................................................
& Drop
Historie
....................................................................
88
Kalender
....................................................................
244
Drittbeteiligte
.........................................................
65
Druck
.........................................................
21
Druckerschacht
......................................................... 256
Druckersteuerung
.........................................................
258, 262
Druckvorschau
.........................................................
21
dtaus1.txt
......................................................... 237
DTA-Zahlungen
......................................................... 237
E
EGVP
.........................................................
CRM-Info
.........................................................
CTI .........................................................
CTI (Comp.-Tel.-Integration)
.........................................................
160
16
258
D
Datei.........................................................
in Historie
Dateiformat
.........................................................
Datenaustausch
mit der Bank
.........................................................
Datenbank-Pflege
.........................................................
Daten-Bereinigung
.........................................................
Datenlisten
.........................................................
Datensätze
entriegeln
.........................................................
Datenschutz
.........................................................
Datensicherung
.........................................................
Datenstruktur
von Adressen/ Akten
.........................................................
Daten-Umbau
.........................................................
Datumsfeld
.........................................................
Debitoren
.........................................................
88
284
237
298
302
29
298
186
12
31
302
16
61
Forderung
....................................................................
einziehen
193
OP-Verwaltung
....................................................................
137
Zahlungen
....................................................................
einsehen
136
digitale
Akte
.........................................................
DM-Umrechner
.........................................................
doc/docx-Dateiformat
.........................................................
Dokument
.........................................................
112
235
284
automatisiert
....................................................................
löschen
299
bearbeiten
....................................................................
85
erstellen
....................................................................
75
Dokument
in Historie
.........................................................
Dokumentation
zu InsoMACS
.........................................................
Dokumente
in Baumstruktur
.........................................................
306
88
11
284
284
256
54
Dokumente
....................................................................
versenden
85
Gläubigerforderungen
....................................................................
exportieren
52
Nummern
....................................................................
hinterlegen
161
Eigentumsvorbehalt
......................................................... 138
Eingabefeld
.........................................................
7
Eingabezeile
.........................................................
7
Einnahmen
Betriebsfortführung
......................................................... 231
Einstellungen
......................................................... 254
ELSTER
......................................................... 224
ELSTER-Authentifizierung
.........................................................
287, 290
E-Mail
.........................................................
Dok.....................................................................
verschicken (Textbestand)
85
erstellen
....................................................................
(Textprozessor)
75
Verzeichnisse
....................................................................
108
E-Mail-Liste
mit ...
.........................................................
Ereignisse
.........................................................
Ergänzungsautomatik
.........................................................
Erinnerung
.........................................................
Eröffnung
von Finanzkonten
.........................................................
eStat.
.........................................................
Etiketten
.........................................................
Euro-Kürzel
.........................................................
Euro-Umrechner
.........................................................
EVI .........................................................
EWIV.........................................................
Excel-Tabelle
.........................................................
Exit .........................................................
Export
.........................................................
276
169
16
92
199
110
174
288
235
107
166
101
16
81
Buchungsjournal
....................................................................
206
Einstellungen
....................................................................
für Tabelle
287
Gericht
....................................................................
161
Gläubiger
....................................................................
u. Debitoren
52
Gläubigertabelle
....................................................................
52
Index
Export
.........................................................
Export
ohne "Bestritten wegen"
.........................................................
Export
von
.........................................................
174
271
286
F
F12-Taste
.........................................................
Farbschema
.........................................................
Fehlerbehebung
.........................................................
Feiertage,
regionale
.........................................................
Feldbezeichnungen
mit/ ohne Rand
.........................................................
Fernwartung
.........................................................
Feste
Termine
.........................................................
FiBu-Wert
einer Forderung
.........................................................
File-Stream
.........................................................
Finde
Volltext
.........................................................
Ford.Historie
.........................................................
Forderung
.........................................................
freie.........................................................
Masse
Freiwillige
Verfahrenskostenbeiträge
.........................................................
Fremdrechte
.........................................................
Frist.........................................................
106
231
108
applikationsübergreifend
....................................................................
280
Tagesübersicht
....................................................................
250
Verwaltung
....................................................................
95
Fristenlliste
.........................................................
170
161
Aktenbeteiligungen
....................................................................
149
Suchergebnissen
....................................................................
(Akten/Adressen)
185
Exportdatei
.........................................................
externer
Benutzer
.........................................................
EZB-Basiszins
.........................................................
Akte....................................................................
66, 276
81
Gläubigerverzeichnis
....................................................................
108
Journal
....................................................................
206
Kassenbuch
....................................................................
208
Kontoblatt
....................................................................
207
Saldenliste
....................................................................
203
Vermögensübersicht
....................................................................
108
Vermögensverwaltung
....................................................................
104
Verzeichn.
....................................................................
Massegegst.
108
186
269
302
279
269
303
293
122
281
185
35
Anmeldung
....................................................................
122
Art ....................................................................
122
Ausschüttungen
....................................................................
130
bestritten
....................................................................
122
buchen
....................................................................
(Aus-/Absonderer)
138
buchen
....................................................................
(Debitoren)
133
festgestellt
....................................................................
122
Gläubiger
....................................................................
122
Rangklasse
....................................................................
122
unerlaubte
....................................................................
Handlung
122
vorläufig
....................................................................
bestritten
58
Zahlungen
....................................................................
130
Forderungen
gegen Debitoren
.........................................................
133
Forderungshistorie
.........................................................
122, 129
Forderungskonto
Gläubiger
.........................................................
122
Forderungsprüfung
......................................................... 128
Forderungstabelle
.........................................................
48
freie.........................................................
Felder
Adresse
....................................................................
156, 278
G
Geldempfänger
......................................................... 120
Geldtransit
......................................................... 201
Gerichte
......................................................... 161
gerichtl.
.........................................................
52
Schuldenbereinigungsplanverf.
Gerichtsabgleich
......................................................... 300
Gerichtsdaten
aktualisieren
.........................................................
300
Gerichtsnummer
......................................................... 161
GesO
.........................................................
35
Gläubigerausschuss
.........................................................
35
Gläubiger-Ausschuss
.........................................................
60
Glaubiger-Import
......................................................... 101
Gläubigerindex
.........................................................
49
Gläubigerliste
.........................................................
59
Gläubigermehrheit
.........................................................
120, 121
Gläubigertabelle
......................................................... 48, 49
Gläubigertausch
.........................................................
46
Gläubigerversammlungen
.........................................................
43
Gläubigerverzeichnis
.........................................................47, 108
globale
Einstellungen
.........................................................
283
Globalzession
......................................................... 140
Govello-ID
......................................................... 161
Graustufen-Ausdruck
......................................................... 285
Gravenbrucher
Kreis (SKR InsO)
.........................................................
187
H
Handaktenbogen
.........................................................
Hauptverfahren
.........................................................
Hersteller
.........................................................
Hilfe.........................................................
(weitere)
Hilfstexte
.........................................................
Hinterlegungskonto
.........................................................
Historie
.........................................................
74
43
303
11
269
40
autom.
....................................................................
Eintrag
284, 285
strukturieren
....................................................................
90
WM-Doku-Dok.
....................................................................
aufnehmen
285
307
Index
anlegen
....................................................................
183
Benutzerrechte
....................................................................
271
eintragen
....................................................................
über Nachricht
241
in Akte
....................................................................
99
Jobliste
....................................................................
269
Liste....................................................................
aktenübergreifend
181
Liste....................................................................
automat. öffnen
269
Outlook-Synchronisation
....................................................................
251, 259
Tagesübersicht
....................................................................
250
Historie
.........................................................
zu Adresse
....................................................................
148, 149
zu Akte
....................................................................
88
Historie
in Unterakten
.........................................................
HTML-Export
.........................................................
119
52
I
I-Gegenkonto
.........................................................
IM OLGA
.........................................................
IM Phone
.........................................................
Import
von
.........................................................
190
69
16
Bankleitzahlen
....................................................................
299
Gerichtsadressen
....................................................................
300
Historienstruktur
....................................................................
90
Verfahrensbeteiligten
....................................................................
101
Vermögensbestand
....................................................................
104
IM-Struktur
.........................................................
Index-Reorganisation
.........................................................
individ.
Steuernr.
.........................................................
InsO.........................................................
231
298
267
35
§ 151
....................................................................
107, 108
§ 152
....................................................................
47, 108
§ 153
....................................................................
108, 209
§ 171
....................................................................
138
§ 175
....................................................................
48
Insolvenzgeld
.........................................................
Insolvenzgeldbescheinigung
.........................................................
Insolvenzstatistik
.........................................................
141
65
absenden
....................................................................
110
Absender
....................................................................
282
Auswertung
....................................................................
180
Bereinigung
....................................................................
302
Daten
....................................................................
erfassen
68
Kleinverfahren
....................................................................
35
Meldung
....................................................................
erstellen
180
Parameter
....................................................................
282
Rohtexte
....................................................................
282
Verf.-ID
....................................................................
35
InsoMACS-Struktur
......................................................... 231
Installation
.........................................................
11
Installationsverzeichnis
von InsoMACS 283
.........................................................
Internet
(Homepage)
.........................................................
38
Internet-Forum
.........................................................
11
Ist-Versteuerung
.........................................................41, 226
IT-InsO
......................................................... 122
J
Job .........................................................
308
Jobliste
.........................................................
aktenbezogen
....................................................................
99
aktenübergreifen
....................................................................
181
automat.
....................................................................
öffnen
269
Journal
.........................................................
Journaldatenbank
Zeitraum
.........................................................
206
USt-Voranmeldg.
....................................................................
Verwalter
280
K
Kalender
.........................................................
269
arbeitsfreier
....................................................................
Tag
293
automatisch
....................................................................
öffnen
269
Benachrichtigung
....................................................................
269
Benutzereinstellungen
....................................................................
269
dynam.
....................................................................
Memo einblenden
269
Einstellungen
....................................................................
269, 279
Feiertag
....................................................................
293
Fixtermin
....................................................................
293
Geburtstag
....................................................................
293
Kalendernachrichten
....................................................................
269
Wochenübersicht
....................................................................
244
Kanzleianschrift
.........................................................
Kanzleien
.........................................................
Kanzleiname
.........................................................
Kanzlei-Standorte
.........................................................
Kassenbuch
.........................................................
Kategorie
.........................................................
Klasse
(Terminverwaltung)
.........................................................
KO .........................................................
Kommunikationsserver
.........................................................
Konfiguration
.........................................................
Kontakt
(Adresse)
.........................................................
Konten
.........................................................
289
166
289
291
208
267
293
35
258
254
158
Sammeldruck
....................................................................
222
Kontenrahmen
.........................................................
228
anpassen
....................................................................
295, 295
Konto
(eigenes)
.........................................................
Kontoblatt
.........................................................
Kontotyp
.........................................................
Konventionen
und Begriffe
.........................................................
296
207
228
7
Index
Kopfein
.........................................................
Korrekturtext
.........................................................
Optionen
....................................................................
284
Korrekturtexte
.........................................................
Korrespondenz-Anschrift
(Adresse)
.........................................................
Kostenart
Auslagen
.........................................................
Kostenbeiträge
(§ 171 InsO)
.........................................................
Definition
....................................................................
210
Syntax
....................................................................
217
255
171
158
291
138
Motivationsrabatt
.........................................................
MwSt.-Schlüssel
ändern
.........................................................
MwSt.-Steuerschlüssel
.........................................................
54
228
227
N
Nachricht
.........................................................
L
senden
....................................................................
241
Lautsprecher-Schaltfläche
.........................................................
linker
Rand Listendruck
.........................................................
Liquidierung
.........................................................
Listen-Style
.........................................................
Logdatei
.........................................................
Löschautomatik
.........................................................
Löschen
von Alttexten
.........................................................
Löschintervall
.........................................................
loschpr.txt
.........................................................
244
285
197
269
186
284
299
284
186
Nachrichtenliste
.........................................................
Nachverfolgung
.........................................................
Name
Grußformel/ Bezugszeile
.........................................................
neue.........................................................
Bundesländer
neue.........................................................
Version (Textbestand)
nicht-terminierte
Jobs
.........................................................
Notiz.........................................................
für Adresse
O
Offset
.........................................................
287, 287
OLGA
.........................................................
M
allgemeines
....................................................................
69
Authentifizierung
....................................................................
69, 297
Benutzerrechte
....................................................................
271
Daten
....................................................................
veröffentlichen
69
Einstellungen
....................................................................
297
Gläubiger-Zugriff
....................................................................
71
in Historie
....................................................................
88
in Textbestand
....................................................................
85
PIN (Gericht,
....................................................................
Schuldner, Verwalter)
69
PIN (Gläubiger)
....................................................................
297
Statusleiste
....................................................................
anzeigen
269
MACS-Akte
.........................................................35, 114
Mahnbescheid
.........................................................
Bankverbindung
....................................................................
(eigene)
289
Mahnung
an Debitoren
.........................................................
Mail.........................................................
erstellen
Makros
für Word
.........................................................
Map.........................................................
Map.........................................................
(Adresse)
Masseansprüche
.........................................................
Massegegenstände
.........................................................
61
75
255
161
148
60
buchen
....................................................................
107
Verwaltung
....................................................................
104
Verzeichnis-Einstellg.
....................................................................
276
Masseverbindlichkeit
.........................................................
Mehrfachaufruf
zulassen
.........................................................
Mein.........................................................
Profil
Meldung
RB
.........................................................
Meldung
VB
.........................................................
Meldung
X
.........................................................
Menüband
.........................................................
241
181
267
288
85
181
153
131
285
265
180
180
180
15
Einstellungen
....................................................................
254
Service
....................................................................
298
Microsoft
Outlook
.........................................................
75
Microsoft
Word
.........................................................
9, 75, 255
Modellauswertungen
......................................................... 209
Modelle
......................................................... 209
Auswertungsmodus
....................................................................
218
Online-Gläubiger-Auskunft
.........................................................
Optionen
.........................................................
OP-Verwaltung
.........................................................
Outlook
.........................................................
Outlook-Synchronisation
.........................................................
69
254
137
75
Einstellungen
....................................................................
259
für Adresse
....................................................................
149
für alle
....................................................................
Daten
251
P
Parameter
......................................................... 287
Passwort
.........................................................14, 265
PDF .........................................................
aus ....................................................................
Textbestand schicken
85
PDF-Akte
.........................................................
111, 264
PDFCreator
.........................................................85, 264
309
Index
Perlick
& Partner
.........................................................
107
Personenverwaltung
......................................................... 265
P-Historie
......................................................... 122
PIN für
ELSTER
.........................................................
287, 290
PopUp
(Jobs)
......................................................... 183
Postempfangsliste
.........................................................
81
Programmfarben
......................................................... 269
Programm-Parameter
.........................................................
Freie....................................................................
Felder
276
Kalender
....................................................................
279
Programmverzeichnis
InsoMACS
.........................................................
283
Proxy-Einstellungen
......................................................... 290
Prüfen
......................................................... 122
Prüfungsergebnisse-Historie
......................................................... 122
Prüfungshistorie
.........................................................
35, 122, 129, 276
Prüfungstermine
.........................................................
43
Q
Querverweis
.........................................................
Quittung
(Nachricht)
.........................................................
7
241
R
RAG.........................................................
Data
9
RAG.........................................................
User
9, 265, 271
Rangklasse
.........................................................58, 122
Ratenzahlung
.........................................................
58
Recherche
......................................................... 185
Rechner
......................................................... 234
Rechnungsnummer
.........................................................
automatische
....................................................................
Nummernvergabe
287
Rechte
......................................................... 271
Rechtsform
(Adresse)
.........................................................
155
Rechtspfleger
......................................................... 161
Rechtsschutz-Versicherung
(Adresse) 154
.........................................................
Regelvergütung
......................................................... 236
Registernummer
.........................................................33, 287
suchen
....................................................................
143
Registerseite
.........................................................
Buchhaltung
....................................................................
67
Registerseiten
.........................................................
Reorganisation
.........................................................
Reportgenerator
.........................................................
19
298
174
Abfrage
....................................................................
177
sperren
....................................................................
271
Restschuldbefreiung:
ausgenommene
.........................................................
122, 292
Fordg.
Ribbon
.........................................................
15
310
Richter
.........................................................35, 161
Rohtexte
.........................................................
Baumstruktur
....................................................................
78
File-Stream
....................................................................
oder Word-COM
281
Katalog
....................................................................
drucken
254
Liste....................................................................
strukturieren
78
verwalten
....................................................................
254
Routenplaner
(Adresse)
.........................................................
RTF-Dateiformat
.........................................................
Rummel
AG
.........................................................
rummelag.dotm
.........................................................
rummelag.ini
.........................................................
149
284
303
284
256
S
Sachkonten-Saldenliste
......................................................... 203
Saldenliste
......................................................... 203
Sammeldruck
Konten
.........................................................
222
Sammelkonto
......................................................... 228
Schachtsteuerung
......................................................... 262
Schaltfläche
......................................................... 7, 15
Schaltflächen
im Adressfenster
.........................................................
149
Schlüsselfeld
.........................................................
17
Schlussrechnung
......................................................... 220
Schlusstermin
.........................................................
43
schriftliches
Verfahren
.........................................................
35
Schuldenbereinigungsplanverfahren
.........................................................
52
Schuldner
.........................................................
Anschrift
....................................................................
38
Rechtsform
....................................................................
41
Vertreter
....................................................................
42
senden
.........................................................
Akte....................................................................
243, 271, 276
Nachricht
....................................................................
241
Serienbrief
.........................................................
81, 172, 174
an Debitoren
....................................................................
61
aus ....................................................................
Suche u. Recherche
185
Serienbrief-Einstellg.
......................................................... 280
Serientermin
......................................................... 247
Sicherheitsabfrage
bei Löschen
.........................................................
284
Skalierung
Formulargröße
.........................................................
264
SKR.........................................................
InsO verwenden
187
SKR.........................................................
InsO-Verfahrensstand
226
Soll-Versteuerung
.........................................................
41, 133, 226
Sperre
vorher/nachher
(Kalender)
.........................................................
92
SQL .........................................................
(Reportgenerator)
174
Stammdaten
(Kanzlei)
.........................................................
287
Standardsteuerschlüssel
......................................................... 295
Standort
.........................................................
35
Index
Standort
.........................................................
Erinnerung
....................................................................
(Optionen)
269
fester
....................................................................
Termin
293
ganztägiges
....................................................................
Ereignis
247
Historie
....................................................................
244
Outlook-Synchronisation
....................................................................
251, 259
privat
....................................................................
247
Serie....................................................................
247
Tagesübersicht
....................................................................
250
Teilnehmer
....................................................................
247
wiederkehrender
....................................................................
T.
293
35
pro Akte
....................................................................
35
pro Nutzer
....................................................................
264
verwalten
....................................................................
291
Starten
von InsoMACS
.........................................................
Status
.........................................................
Statuszeile
.........................................................
Steuernummer
.........................................................
14
35
15
eigene
....................................................................
267
Steuerschlüssel
.........................................................
226
Standardwerte
....................................................................
295
verwalten
....................................................................
(in Akte)
227
Stoppuhr
.........................................................97, 236
Stundensatz
definieren
.........................................................
275
Suchbegriff
......................................................... 19, 27
Suchfenster
.........................................................
19
Terminerinnerungen
.........................................................
Terminierte
Jobs
.........................................................
Terminkalender
.........................................................
Terminliste
.........................................................
Text.........................................................
bearbeiten
Textbestand
.........................................................
einer....................................................................
Adresse
148, 149
einer....................................................................
Akte
83
nur aktive
....................................................................
Akten
280
Suchkriterium
Konten
.........................................................
Summenund Saldenliste
.........................................................
Superuser
.........................................................
Synchronisation
mit ...
.........................................................
288
203
271
Outlook
....................................................................
251, 259
SYS .........................................................
Systemdaten
bearbeiten dürfen
.........................................................
System-Koniguration
.........................................................
Systemvoraussetzungen
.........................................................
14
271
254
9
T
Tabelle
.........................................................
48
Einstellungen
....................................................................
289
Tabellenexport
.........................................................
Tagesübersicht
.........................................................
287
250
automatisch
....................................................................
öffnen
269
TAPI-Schnittstelle
.........................................................
Taschenrechner
.........................................................
Taste
.........................................................
Tastenfolge
.........................................................
Tastenkombination
.........................................................
Tauschen
eines Beteiligten
.........................................................
Teilnehmer
(Termin)
.........................................................
Telefonbuch
.........................................................
Telefon-Button
.........................................................
Telefonliste
(Voreinstellung)
.........................................................
Termin
.........................................................
16
234
7
7
7
44
247
167
16
269
92
Art/ ....................................................................
Farbe
279
Benachrichtigung
....................................................................
269
Berechtigung
....................................................................
271
eintragen
....................................................................
244, 247
269
181
244
92
85
Texte.........................................................
in Singularform
Textpr.
.........................................................
Textprozessor
.........................................................
Textschlüssel
definieren
.........................................................
Textsteuerung
(Prg.-Einstellungen)
.........................................................
Textverarbeitungsprogramm
.........................................................
Transitkonten
.........................................................
Treuhänder-Vergütung
.........................................................
Typ (Datei
in Historie)
.........................................................
284
75
75
271
284
75
294
236
88
U
Überblick
.........................................................
Überschrift
erweitert
.........................................................
U-Gegenkonto
.........................................................
Umbuchungen
.........................................................
Umsatzsteuer
.........................................................
Umsatzsteuer-Voranmeldung
.........................................................
Unterakte
.........................................................
8
38
190
202
226
223
Anfechtungsgegner
....................................................................
142
anlegen
....................................................................
113
Arbeitnehmer
....................................................................
141
Aus-/
....................................................................
Absonderer
138
Forderung
....................................................................
des Gläubigers
122
Gläubiger
....................................................................
119
Historie
....................................................................
119
Massegläubiger
....................................................................
131
Registerseite
....................................................................
"Allgemein"
114
Vertreter
....................................................................
des Beteiligten
115
Vertreter
....................................................................
des Gläubigers
122
verwalten
....................................................................
113
Unterakten
.........................................................
113
311
Index
USt.-Schlüssel
ändern
.........................................................
USt.-Steuerschlüssel
.........................................................
228
227
V
Word.........................................................
9, 75, 255
Word-COM
......................................................... 281
X
Verbraucherinsolvenz
......................................................... 35, 43
Verbundene
Adressen
.........................................................
159
vereinfachtes
Verfahren
.........................................................
236
Verfahrensdaten
im
Internet
.........................................................
38
Verfahrenskostenstundung
.........................................................
35
Verfahrensstand
(SKR InsO)
.........................................................
226
Vergütungsrechner
......................................................... 236
Vergütungsrechner-Voreinstellungen
......................................................... 288
Vermögensübersicht
.........................................................
108, 135, 209, 220
Vermögensverwaltung
......................................................... 104
Version
(Textbestand)
.........................................................
85
Versteuerung
(Soll/Ist)
.........................................................
41, 226
Verteilung
(Gläubiger-Ausschluss)
.........................................................
120
Verteilungsverzeichnis
.........................................................
54
Verteilungsverzeichnis
(Steuerung)
.........................................................
280
Vertreter
(Adresse)
.........................................................
155
Verwalter
.........................................................
35
Verzeichnis
Massegegenstände
.........................................................
107, 108
Verzeichnisse
......................................................... 108
Verzeichnisse
(Prog.-Einstellungen)
.........................................................
283
Verzeichnisse
(Systemeinstellungen)
.........................................................
283
Volltextsuche
......................................................... 185
Vollzähligkeitsprüfung
......................................................... 180
Vorfristen
.........................................................
95
Vorgängersystem
......................................................... 280
Vorläufiges
Verfahren
.........................................................
43
Vorsteuerabzug
(Schuldner)
.........................................................
41
VoteMACS
.........................................................
52
W
Währungszeichen
.........................................................
Wertberichtigungen
.........................................................
Wiedervorlage
.........................................................
284
136
nächste
....................................................................
38
Tagesübersicht
....................................................................
250
Wiedervorlagen
.........................................................94, 168
WinMACS
......................................................... 258
WinSolvenz
......................................................... 122
WM .........................................................
Doku
168, 258
Akte....................................................................
112
Aufbau
....................................................................
Unterakte
280
WM .........................................................
Phone
WM .........................................................
Voice
312
258
112
XJustiz-ID
.........................................................
XML-Import
(Gläubiger)
.........................................................
161
101
Z
ZA (Zahlungsauftrag)
.........................................................
Zahlungen
.........................................................
Zahlungsaufträge
.........................................................
239
190
erfassen
....................................................................
239
weiterleiten
....................................................................
239
Zahlungsplan
.........................................................
58
Zahlungsträger
drucken
......................................................... 237
Zahlungsträgeraustausch
......................................................... 237
Zahlungsverkehr
buchen
.........................................................
190
ZEFIS
.........................................................
187, 220
Zeige
"Neues" nach Update
.........................................................
264
Zeiterfassung
.........................................................97, 275
Zeitkonto
.........................................................
97
Zentrale
Erfassung Nebenforderg.
.........................................................
276
Zertifikat
für ELSTER
.........................................................
287, 290
Zins.........................................................
EZB-Basiszins
....................................................................
286
Zinsrechner
......................................................... 234
Zubehör
......................................................... 234
zuletzt
geöffnete Akten
.........................................................
147, 269
Zusatzmodule
......................................................... 258
zuständiges
Sekretariat
.........................................................
267