manual de usuario - LTC Informáticos

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manual de usuario - LTC Informáticos | Manualzz

LTC NOMINA

MANUAL DE USUARIO

Versión 14.2 – Fecha: 28/02/2014

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

T ABLA DE CONTENIDO

SOBRE LTC NOMINA ........................................................................................ 9

SOBRE LA APLICACIÓN .................................................................................. 10

SOBRE ESTE MANUAL .................................................................................... 10

CAPÍTULO 1 ARCHIVOS .................................................................................. 12

1.1

CONSTANTES ......................................................................................... 12

1.1.1

TIPOS DE COTIZACION .............................................................................. 12

1.1.2

LÍMITES DE COTIZACION ............................................................................ 12

1.1.3

CALENDARIO GENERAL.............................................................................. 12

1.1.4

CNAE .................................................................................................. 13

1.1.5

CONTRATOS .......................................................................................... 13

1.1.6

BONIFICACIONES .................................................................................... 13

1.1.7

FORMULAS DE PAGAS EXTRAS ...................................................................... 15

1.1.8

COMPLEMENTOS EN INCAPACIDAD TEMPORAL ................................................... 15

1.1.9

AGRARIOS ............................................................................................ 17

1.1.10

CUOTAS CONTRATOS DE FORMACION ........................................................... 17

1.1.11

SALARIO MINIMO E IPREM ......................................................................... 18

1.1.12

ARTISTAS ............................................................................................ 18

1.1.13

COOPERATIVAS ..................................................................................... 18

1.1.14

DESCARGAR CONSTANTES ........................................................................ 18

1.1.15

INFORMES ........................................................................................... 18

1.1.16

DUPLICAR FICHEROS DE CONSTANTES ........................................................... 18

1.1.17

CUESTIONES HABITUALES ......................................................................... 18

1.2

EXPLORADOR ......................................................................................... 20

1.3

EMPRESAS ............................................................................................. 22

1.3.1

ALTA DE UNA NUEVA EMPRESA .................................................................... 22

1.3.2

BAJA DE UNA EMPRESA EXISTENTE ................................................................ 23

1.3.3

EDITAR DATOS DE UNA EMPRESA EXISTENTE ..................................................... 23

1.3.4

TEXTOS VARIABLES EN NOMINA .................................................................... 24

1.3.5

DEFINICION DE PAGAS EXTRAS ..................................................................... 25

1.3.6

ETIQUETAS ........................................................................................... 26

1.3.7

MAS DATOS AUXILIARES ............................................................................. 26

1.3.8

EXPEDIENTES ........................................................................................ 26

1.3.9

VISTAS ............................................................................................... 31

1.3.10

CUESTIONES HABITUALES ........................................................................ 32

1.3.11

SUGERENCIAS ....................................................................................... 32

1.4

EMPLEADOS .......................................................................................... 33

1.4.1

ALTA DE UN NUEVO EMPLEADO .................................................................... 33

1.4.2

ELIMINAR LA FICHA DE UN EMPLEADO EXISTENTE ............................................... 35

LTC NOMINA

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 2 de 249

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

1.4.3

EDITAR DATOS DE UN EMPLEADO EXISTENTE .................................................... 36

1.4.4

TABLA DE SALARIOS ................................................................................. 38

1.4.5

INCIDENCIAS MENSUALES .......................................................................... 42

1.4.6

INCAPACIDAD TEMPORAL (I.T.) .................................................................... 44

1.4.7

EXPEDIENTES ........................................................................................ 47

1.4.8

IMPRESION DE DOCUMENTOS Y CERTIFICADOS................................................... 54

1.4.9

ACCESO A CALCULOS ................................................................................ 54

1.4.10

OTROS PERCEPTORES ............................................................................. 55

1.4.11

VISTAS ............................................................................................... 56

1.4.12

CUESTIONES HABITUALES ......................................................................... 56

1.4.13

SUGERENCIAS ....................................................................................... 58

1.5

CONVENIOS ........................................................................................... 60

1.5.1

INFORMACIÓN RÁPIDA .............................................................................. 61

1.5.2

CATEGORIAS ......................................................................................... 61

1.5.3

CONCEPTOS DE PRECÁLCULO ...................................................................... 62

1.5.4

ACTUALIZACION ASISTIDA DE SALARIOS .......................................................... 65

1.5.5

SUGERENCIAS ........................................................................................ 67

1.6

DETALLE DE ATRASOS .............................................................................. 69

1.6.1

CUESTIONES HABITUALES .......................................................................... 71

1.6.2

SUGERENCIAS ........................................................................................ 71

1.7

ASOCIAR EMPRESAS ................................................................................. 72

1.8

POLITICA DE SEGURIDAD ........................................................................... 74

1.9

OPCIONES DE CONFIGURACIÓN ................................................................... 75

1.9.1

CARPETAS ............................................................................................ 75

1.9.2

CENDAR ............................................................................................... 75

1.9.3

REPRESENTANTE .................................................................................... 75

1.9.4

LOGS .................................................................................................. 75

1.9.5

ACTUALIZACIONES .................................................................................. 75

1.9.6

CALCULOS ............................................................................................ 75

CAPÍTULO 2: NÓMINA ................................................................................... 77

2.1

CÁLCULO DE NOMINA ............................................................................... 77

2.1.1

CUESTIONES HABITUALES .......................................................................... 78

2.1.2

SUGERENCIAS ........................................................................................ 79

2.2

FINIQUITOS ........................................................................................... 80

2.2.1

ASISTENTES .......................................................................................... 84

2.2.2

CUESTIONES HABITUALES .......................................................................... 85

2.2.3

SUGERENCIAS ........................................................................................ 85

2.3

APLICAR CIERRE BLANDO .......................................................................... 87

2.4

APLICAR CIERRE DURO .............................................................................. 88

2.5

IMPRIMIR NOMINA OFICIAL ......................................................................... 89

2.5.1

IMPRESION EN PAPEL BLANCO ..................................................................... 90

2.5.2

IMPRESIÓN EN PAPEL PREIMPRESO ................................................................ 91

2.5.3

CUESTIONES HABITUALES .......................................................................... 91

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 3 de 249 LTC NOMINA

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

2.5.4

SUGERENCIAS ........................................................................................ 91

2.6

IMPRIMIR DETALLE DE NÓMINA .................................................................... 92

2.7

CÁLCULO DE ATRASOS POR DIFERENCIAS ....................................................... 93

2.7.1

IMPRIMIR DETALLE .................................................................................. 95

2.7.2

IMPRIMIR RESUMEN .................................................................................. 95

2.7.3

GRABAR ............................................................................................... 96

2.7.4

SUGERENCIAS ........................................................................................ 96

2.8

CALCULO DE ATRASOS PORCENTUAL ............................................................ 98

2.8.1

CONFIGURACIÓN .................................................................................... 98

2.8.2

CALCULO ............................................................................................. 99

2.9

GESTION DE PAGOS ................................................................................. 100

2.9.1

CREAR FICHERO PARA SOPORTE MAGNÉTICO .................................................. 101

2.9.2

OPCIONES .......................................................................................... 102

CAPÍTULO 3: SEGURIDAD SOCIAL ..................................................................... 103

3.1

DOCUMENTOS DE COTIZACIÓN ................................................................... 103

3.1.1

GENERAR FICHERO FAN ........................................................................... 103

3.1.2

OPCIONES ESPECIALES ............................................................................ 106

3.1.3

PROCESAR UN FICHERO EXISTENTE ............................................................. 108

3.1.4

MODELO TC2 EN PAPEL BLANCO ................................................................. 110

3.1.5

LISTA DE EMPRESAS ............................................................................... 110

3.1.6

MODELO TC1 EN PAPEL PREIMPRESO ............................................................ 110

3.1.7

VER DATOS TC1 .................................................................................... 110

3.1.8

VER DETALLE DEL ÚLTIMO CALCULO ............................................................ 111

3.1.9

INFORME DE COMPROBACIÓN .................................................................... 111

3.1.10

SUGERENCIAS ..................................................................................... 112

3.2

FICHEROS CRA ...................................................................................... 113

3.2.1

V INCULACIÓN DE CONCEPTOS RETRIBUTIVOS .......................................................... 114

3.2.2

G ENERAR FICHEROS CRA ............................................................................. 116

3.2.3

G ESTIONAR FICHEROS CRA ........................................................................... 116

3.3

FUNDACION LABORAL DE LA CONSTRUCCION ................................................. 119

CAPÍTULO 4. INEM ...................................................................................... 120

4.1

GESTION DE LA CONTRATACION ................................................................. 120

4.1.1

NUEVO DOCUMENTO .............................................................................. 121

4.1.2

COMUNICACION A TRAVES DE CONTRAT@ ................................................... 125

4.1.3

CONTRATACION POR REMESAS ................................................................. 127

4.1.4

CLAUSULAS PREDEFINIDAS ....................................................................... 128

4.2

CERTIFICADOS DE DESEMPLEO ................................................................... 129

4.2.1

NUEVO CERTIFICADO ............................................................................. 129

4.2.2

EDITAR CERTIFICADO ............................................................................. 129

4.3

EXPEDIENTES DE REGULACIÓN DE EMPLEO .................................................... 132

4.3.1

RELACION DE AFECTADOS ........................................................................ 137

LTC NOMINA

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 4 de 249

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

4.3.2

COMUNICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ERE ..................................................... 137

4.3.2.1

G ENERAR COMUNICACIÓN EN FORMATO XML........................................................ 137

4.3.2.2

G ESTIÓN DE E RRORES ............................................................................. 141

4.3.3

COMUNICACIÓN DE PERÍODOS DE ACTIVIDAD .................................................. 153

4.3.4

CUESTIONES HABITUALES ...................................................................... 155

CAPÍTULO 5: I.R.P.F. ................................................................................... 156

5.1

INFORME DE RETENCIONES POR N.I.F. .......................................................... 156

5.2

MODELO 111 ........................................................................................ 158

5.2.1

PROCESO INDIVIDUAL ............................................................................. 158

5.2.2

PROCESO COLECTIVO ............................................................................. 161

5.2.3

PRESENTACION DE DECLARACIONES ............................................................ 162

5.3

MODELO 190 ........................................................................................ 163

5.3.1

IMPORTACION DE DATOS DESDE EL PROGRAMA DE AYUDA DE LA AEAT ..................... 164

5.3.2

SUGERENCIAS ...................................................................................... 165

5.4

CERTIFICADOS DE RETRIBUCIONES .............................................................. 166

5.5

COMUNICACIÓN DE DATOS AL PAGADOR ....................................................... 168

5.6

OTROS RENDIMIENTOS EXENTOS ................................................................. 169

5.7

ASISTENTE PARA EL CALCULO DE TIPOS DE RETENCION ..................................... 170

5.7.1

CALCULO DE RETRIBUCIONES PREVISIBLES ..................................................... 170

5.7.2

CALCULO DE TIPOS DE RETENCION .............................................................. 174

5.8

COMPROBANTE DE RETENCIONES ................................................................ 178

CAPÍTULO 6: INFORMES ................................................................................ 179

6.1

EMPRESAS ............................................................................................ 179

6.1.1

INFORMES DE EMPRESA ........................................................................... 179

6.1.2

VENCIMIENTOS DE PREVENCION ................................................................. 179

6.1.3

CUOTAS POR FORMACION PROFESIONAL ....................................................... 180

6.1.4

CUOTAS POR CONTINGENCIAS COMUNES ....................................................... 180

6.1.5

RECUENTO DE PROCESOS DE IT POR MUTUA ................................................... 180

6.1.6

ETIQUETAS DE EMPRESA .......................................................................... 180

6.1.7

ETIQUETAS CALENDARIO LABORAL .............................................................. 180

6.1.8

RECUENTO DE EMPLEADOS ....................................................................... 180

6.1.9

PROMEDIO DE PLANTILLA......................................................................... 181

6.1.10

NOTIFICACIONES FIN DE CONTRATO ........................................................... 182

6.2

EMPLEADOS ......................................................................................... 183

6.2.1

FICHAS DE EMPLEADO ............................................................................. 183

6.2.2

INFORMES DE EMPLEADO ......................................................................... 183

6.2.3

AVISO DE VENCIMIENTOS ......................................................................... 184

6.2.4

LISTA DE INCIDENCIAS ............................................................................ 185

6.2.5

TABLA DE SALARIOS ............................................................................... 185

6.2.6

RELACION DE ALTAS EN EL MES .................................................................. 185

6.2.7

RELACION DE BAJAS EN EL MES .................................................................. 185

LTC NOMINA

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 5 de 249

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

6.2.8

PERSONAL ACTIVO ................................................................................ 185

6.2.9

ETIQUETAS ......................................................................................... 185

6.2.10

ONOMÁSTICAS .................................................................................... 185

6.2.11

RELACIÓN DE ABSENTISMOS .................................................................... 186

6.2.12

VACACIONES NO DISFRUTADAS ................................................................. 186

6.2.13

DISTRIBUCIÓN DE JORNADA .................................................................... 186

6.2.14

RELACIÓN DE DEPENDENCIAS ................................................................... 187

6.2.15

INFORME DE REPARTO ........................................................................... 187

6.3

INFORMES PERSONALIZADOS ..................................................................... 188

6.4

ESTUDIO DE COSTOS ............................................................................... 190

6.5

COSTOS POR ABSENTISMOS DERIVADOS DE IT ................................................. 192

6.6

HISTORICOS DE SALARIOS ......................................................................... 193

6.6.1

CONFIGURACIONES PERSONALIZADAS .......................................................... 193

6.7

DETALLE DE NOMINA ............................................................................... 195

6.7.1

P OR EMPRESA ......................................................................................... 195

6.7.2

P OR EMPLEADO ....................................................................................... 196

6.8

COMPARATIVA DE PAGOS ......................................................................... 197

6.9

CÁLCULO DE INDEMNIZACIONES ................................................................. 198

6.9.1

CÁLCULO INDIVIDUAL ............................................................................. 198

6.9.2

CÁLCULO COLECTIVO ............................................................................. 198

6.10

COMUNICACIÓN VENCIMIENTOS DE CONTRATOS ............................................ 200

CAPÍTULO 7. CENDAR.................................................................................. 201

7.1

SISTEMA R.E.D. ..................................................................................... 201

7.1.1

NORMATIVA LEGAL ................................................................................ 201

7.1.2

POSIBILIDADES DEL SISTEMA ..................................................................... 201

7.1.3

AUTORIZACIÓN .................................................................................... 201

7.2

AFILIACIÓN CENDAR................................................................................ 202

7.2.1

AFILIACIÓN ON LINE ............................................................................... 202

7.2.2

AFILIACIÓN POR REMESAS ........................................................................ 202

7.3

PARTES INSS POR REMESAS ....................................................................... 207

7.4

MENSAJES DEL SISTEMA RED ..................................................................... 210

CAPÍTULO 8: UTILIDADES .............................................................................. 211

8.1.

CAMBIAR FECHA DE GESTION .................................................................... 211

8.2

REGISTROS DE ACTIVIDAD ......................................................................... 212

8.3

REGISTROS DE TRAZABILIDAD .................................................................... 213

8.4

COPIA DE SEGURIDAD .............................................................................. 214

8.4.1

PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION ............................................................ 214

8.5.

FICHEROS ........................................................................................... 216

8.5.1

INDEXAR FICHEROS ................................................................................ 216

8.5.2

ACCESO AL FICHERO AUXILIAR ................................................................... 216

8.6

PUBLICACION DE DOCUMENTOS .................................................................. 217

LTC NOMINA

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 6 de 249

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

8.6.1

¿QUÉ ES EL SERVICIO DE PUBLICACIÓN? ........................................................ 217

8.6.2

SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS A PUBLICAR ................................................ 217

8.6.3

ENVIO DE DOCUMENTOS .......................................................................... 218

CAPÍTULO 9. ACTUALIZACIONES ..................................................................... 219

9.1

DESCARGA DE ACTUALIZACIONES ................................................................ 219

9.1.1

PASOS EN EL PROCESO DE ACTUALIZACION .................................................... 219

9.2

CHEQUEAR ARCHIVOS DESCARGADOS ........................................................... 221

CAPÍTULO 10. EJEMPLOS PRÁCTICOS ............................................................... 222

10.1

EMPRESA ........................................................................................... 222

10.1.1

TEXTOS VARIABLES EN NOMINA ................................................................ 222

10.1.2

CODIFICACION DE PAGAS EXTRAS .............................................................. 222

10.1.3

ARRASTRES DE IRPF .............................................................................. 223

10.1.4

EMPRESA DE FORMACIÓN ....................................................................... 224

10.2

TRABAJADORES ................................................................................... 225

10.2.1

NORMA GENERAL ................................................................................. 225

10.2.2

IMPORTE LIQUIDO ................................................................................ 225

10.2.3

IMPORTE BRUTO ................................................................................. 226

10.2.4

TRABAJADOR A TIEMPO PARCIAL............................................................... 227

10.2.5

SALARIO POR HORA .............................................................................. 227

10.3

INCIDENCIAS ....................................................................................... 229

10.3.1

NORMA GENERAL ................................................................................. 229

10.3.2

NETO POR INCIDENCIAS ......................................................................... 229

10.4

PROCESOS DE I.T. ................................................................................. 231

10.4.1

BAJA POR ENFERMEDAD ......................................................................... 231

10.4.2

COMPLEMENTO A CARGO DE LA EMPRESA ..................................................... 231

10.4.3

BAJA MATERNAL ................................................................................. 232

10.5

INTRODUCCIÓN DE ACUMULADOS .............................................................. 233

10.5.1

INTRODUCCION DE ACUMULADOS .............................................................. 233

10.5.2

RETENCIONES A PROFESIONALES .............................................................. 233

ANEXOS ................................................................................................... 235

CONTROLES DE EMPRESA .............................................................................. 235

CONTROLES DE EMPLEADO ............................................................................ 238

CONCEPTOS DE NÓMINA ................................................................................ 240

CLAVES DE DEVENGO ................................................................................... 244

CONCEPTOS DE SEGURIDAD SOCIAL .................................................................. 245

CONTROLES EMPRESAS DE FORMACION ............................................................. 247

CONTROLES PERSONAL FUNCIONARIO ............................................................... 248

CAMBIOS RECIENTES DE CONTENIDO EN ESTE MANUAL ........................................... 249

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 7 de 249 LTC NOMINA

MANUAL DE USUARIO

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

LTC NOMINA

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 8 de 249

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

SOBRE LTC NOMINA

Comprobará que LTC NOMINA no es una aplicación más de nómina; es una solución integral pensada para cubrir todas sus necesidades en la materia, presentes y futuras.

Posiblemente ha adquirido la aplicación pensando en instalarla en su equipo o en el servidor de su empresa con objeto de llevar la gestión de la nómina de una forma similar a como lo hacía con su anterior programa.

Es una opción. Sin embargo queremos que sepa que con LTC NOMINA tiene muchas más posibilidades que quizás ni se hubiera planteado con otro aplicativo. Piense en optimizar la forma de distribuir la documentación a sus clientes o empleados. ¿Quizás ya lo está haciendo a través de correo electrónico ?. Vaya un poco más allá. ¿Por qué no utiliza para ello portales de empresa o de

empleado? Se trata de un sistema seguro y completamente automatizado.

¿Necesita movilidad y acceso desde distintos sitios?. Pruebe LTC NOMINA en « la nube ». Todo listo para llegar y trabajar. Ahórrese costosos servidores. Olvídese de problemas de mantenimiento, averías y vulnerabilidades. El servicio en nube le permite trabajar en cualquier momento, desde cualquier lugar. Basta con que disponga de acceso a internet.

LTC NOMINA le permite compartir el acceso a la aplicación con su cliente e incluso derivarle parte de la gestión. Piense en clientes que ha podido perder por no darles este tipo de servicio.

Puede además llevar la gestión de los recursos humanos de su empresa a través de internet. Sus trabajadores podrán solicitar días de permiso o vacaciones, apuntarse a cursos formativos publicados por la empresa, presentar sus notas de gastos, solicitar material, acceder a su documentación y todas aquellas opciones que se le ocurran.

LTC NOMINA está diseñado para ayudarle en todo momento, en cualquier circunstancia.

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 9 de 249 LTC NOMINA

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

SOBRE LA APLICACIÓN

La aplicación está constituida por un conjunto de programas que contienen las ordenes e instrucciones necesarias para procesar la información. El proceso de instalación crea una carpeta donde ubicará los programas, tablas y módulos necesarios para su correcto funcionamiento. Normalmente esta carpeta será C:\ARCHIVOS DE PROGRAMA\LTC NOMINA. Los ficheros de datos, se ubicarán en otra carpeta distinta. Normalmente C:\L.

Si por cualquier causa usted decide ubicar los datos en otra carpeta deberá configurar las correspondientes direcciones a través de la opción « Configurar » del menú « Archivos »

Está claro que la carpeta que contenga los datos ha de estar compartida con permisos de lectura y escritura y accesible para todos los usuarios de la aplicación. La aplicación está compuesta por una serie de módulos que se llaman desde el menú general. En determinados sistemas, para evitar que salten avisos cada vez que ejecuta una opción del menú, puede desactivar el control de cuentas de

usuario.

Podrá acceder a las distintas opciones generales de la aplicación por medio de una barra de menú en la parte superior de la ventana (cada una de éstas se corresponde con un capítulo en este manual). Cada opción general, una vez pulsada, se ramifica a su vez en una serie de alternativas adicionales que cuelgan de ella.

Puede recorrer las opciones del menú seleccionándolas con el ratón. Alternativamente puede utilizar la combinación de teclas que se habiliten para cada opción. Así, por ejemplo, puede acceder al menú

Documentos de cotización pulsando la combinación de teclas [Ctr] [S] (Vea que el menú presenta la S subrayada). A su vez puede acceder al explorador pulsando la combinación de teclas [Ctrl] [E] que se ha habilitado como acceso rápido.

En las pantallas en las que existan campos a cumplimentar podrá moverse por ellos utilizando las teclas de cursor. La tecla [  ] o la combinación [Mayús] [Tab] le situará en el campo inmediatamente anterior y las teclas [Tab], [  ] o [ENTER] le situarán en el campo siguiente. Dentro de cada campo, puede utilizar las teclas [  ] y [  ] para recorrer las distintas palabras o letras que lo componen. Al igual que en cualquier tratamiento de textos convencional, puede optar por insertar o sobrescribir caracteres mediante el uso de la tecla [INS]. Cuando la función de sobrescritura esté activa, el cursor presentará la forma de un pequeño cuadrado. En modo de inserción el cursor tendrá la forma habitual de un pequeño guión.

Tenga en cuenta que normalmente deberá confirmar la grabación de los cambios pulsando el botón correspondiente. Normalmente será un botón Aplicar o un botón con un punto rojo en la parte superior de la ventana. Alternativamente, podrá utilizar la techa de función [F9]

Como consecuencia de que el hardware evoluciona, afortunadamente, hacia unas mayores prestaciones a precios más económicos, no se ha puesto limitación alguna al número de meses de los que se puede guardar información. La única limitación vendrá establecida por la capacidad física del disco.

La aplicación requiere para su correcto funcionamiento un mínimo de 64 Mb de memoria RAM. Para una correcta visualización requiere asimismo una configuración mínima de pantalla de 800 x 600 pixeles.

SOBRE ESTE MANUAL

El manual busca esencialmente dos fines: darle a conocer las amplias posibilidades de la aplicación y servirle de consulta y referencia en las dudas que en un determinado momento pueda tener.

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 10 de 249 LTC NOMINA

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

Está organizado para que usted pueda aprender a utilizar la aplicación desde “cero”, sea capaz de manejarla con fluidez y finalmente pueda hacer uso de todas las posibilidades que le ofrece con la habilidad de un profesional.

Se ha estructurado siguiendo el mismo flujo que el menú general, pero no tiene necesariamente que ser leído en ese orden. El lector puede “saltar” de tema en tema en función de sus apetencias o necesidades.

Como complemento, en la mayoría de los apartados se añade una sección de sugerencias que le propondrá pequeños trucos y consejos que pueden serle útiles para trabajar más cómodamente.

En muchos de los capítulos se da respuesta a una serie de cuestiones seleccionadas entre las más habituales en el trabajo con la aplicación. Ello le evitará muchas pegas potenciales o le ayudará a resolverlas sin tener que recurrir al servicio técnico.

Se ha incluido un ejemplo práctico consistente en la creación y codificación de una empresa tipo así como de varios trabajadores afectados por diferentes y variadas circunstancias. Con ello se pretende dar una serie de referencias que pueden ser válidas para el usuario que se inicia en la utilización de la aplicación.

Al final del manual, con objeto de agilizar su búsqueda, figuran resumidas todos los códigos y claves que pueden necesitarse en los diferentes programas.

La aplicación se suministra para su utilización inmediata. Usted podrá empezar enseguida a producir resultados útiles y muy pronto querrá explorar las opciones más avanzadas.

LTC NOMINA

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 11 de 249

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

C APÍTULO 1 ARCHIVOS

1.1

CONSTANTES

Es uno de los archivos básicos de la aplicación. Recoge los valores aplicables en cada año según las distintas Normas Legislativas.

De la información en él contenida dependerá la correcta ejecución de posteriores cálculos y procesos.

Deberá, consecuentemente, tener especial precaución al inicio de cada ejercicio de revisar y actualizar los distintos valores que lo constituyen.

En la instalación de la aplicación se facilita el fichero cargado con los valores actualizados a esa fecha.

1.1.1

TIPOS DE COTIZACION

Esta opción le permitirá introducir o modificar los porcentajes de cotización que, para las distintas contingencias, establezca la Tesorería General de la Seguridad Social.

1.1.2

LÍMITES DE COTIZACION

Introduzca los límites mínimos y máximos de cotización correspondientes a cada grupo profesional.

Estos límites serán tenidos en cuenta al calcular la nómina de cada empleado salvo para los trabajadores sujetos a contratos a tiempo parcial o pluriempleados cuya particularidad se verá posteriormente.

Los contratos a tiempo parcial se regirán por los topes mínimos hora.

1.1.3

CALENDARIO GENERAL

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Normalmente, por comodidad, usted utilizará un calendario general para todas las empresas de la aplicación. No obstante puede existir alguna empresa que, por encontrarse domiciliada en otra provincia o Comunidad Autónoma, presente una distribución diferente de sus fiestas. Más adelante verá que desde la ficha de la empresa el programa le ofrece la posibilidad de crear un calendario individual para cada una de ellas.

Si la empresa tiene informado un calendario particular, el programa lo tendrá en cuenta en el momento de efectuar los cálculos. En caso contrario considerará la distribución de días del calendario general.

En cualquiera de los casos se presenta una pantalla con el calendario de los doce meses. Haga clic sobre el día que quiera marcar como festivo. De igual forma, si quiere desmarcar un festivo haga clic sobre él.

Esta distribución será necesaria en posteriores cálculos para proceder al abono de aquellos conceptos que se devenguen en función de días hábiles, días trabajados, sábados, etc. Si olvida introducir el calendario de un ejercicio e intenta calcular alguna nómina obtendrá un mensaje de error.

Tan pronto como conozca el calendario laboral del ejercicio, es aconsejable actualizar la distribución de todos y cada uno de los períodos con objeto de evitar posteriores olvidos que puedan falsear los resultados.

1.1.4

CNAE

Incluye a efectos de cotización por AT y EP la relación de los códigos nacionales de actividad tarificados y los porcentajes a aplicar por las diferentes ocupaciones. El cálculo de seguridad social aplicará en base al CNAE informado en la ficha de empresa u ocupación de la ficha del empleado, los tipos aquí informados.

Recuerde que en la empresa deberá informar el CNAE en formato del INE separando con un punto la sección y la subsección (ejemplo 01.123). Aunque se trate de un CNAE no tarificado y no exista en la tabla de constantes el programa localizará el CNAE a aplicar.

1.1.5

CONTRATOS

A través de esta opción podrá incluir todos los contratos codificados por la Tesorería General de la

Seguridad Social.

La tabla contiene, para cada contrato, su descripción y referencia a la Disposición Legal que lo introdujo.

Sin embargo la información más importante es la que figura en las marcas de selección. Por medio de ellas podrá indicar si el contrato es indefinido, si es a tiempo parcial y si está vigente. También podrá informar al programa que el contrato ha de considerarse indefinido a efectos de cotización (contratos temporales que la Normativa considera como fijos).

Esta tabla es consultada desde distintos procesos del programa (cálculos de nómina, seguridad social, etc.) por lo que es indispensable que esté actualizada.

1.1.6

BONIFICACIONES

Esta opción permite parametrizar las bonificaciones actuales o futuras en las cuotas de Seguridad

Social.

Cada registro presenta el código asignado al tipo de bonificación así como el texto de la modalidad, la clave del contrato, la disposición legal en que se encuentra recogida y el porcentaje. A excepción de

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éste último dato todos los demás son opcionales y desde la desaparición del modelo TC2/1 sólo están a efectos informativos.

El campo tipos presenta tres valores que permiten definir el porcentaje o importe a bonificar por cada contingencia. El primer valor se aplica sobre las contingencias comunes, el segundo sobre las primas de

AT y EP y el tercero sobre otras contingencias.

Si se trata de bonificaciones por una cuantía determinada el importe mensual se incluye en el campo

« Importe ».

Puede también marcar la bonificación como activa o no. La lista de bonificaciones solo muestra por defecto aquellas bonificaciones que se encuentren activas.

De esta forma, si necesitase añadir un nuevo tipo de bonificación consistente, por ejemplo, en un 50% de las cuotas por contingencias comunes, introduzca el valor 50 en el primer campo de tipos y deje en blanco los dos restantes.

Si la bonificación no es porcentual, sino que se trata de una minoración en el tipo aplicable (por ejemplo los contratos celebrados al amparo del R.D. 799/85), introduzca el valor de la reducción con signo negativo.

Los campos zona indican en cuál de las tres zonas del TC1 deberá descontarse cada una de las partidas bonificadas.

Normalmente las nuevas bonificaciones son incorporadas por LTC por lo que no deberá preocuparse de añadirlas usted.

Códigos reservados:

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Existen una serie de claves de bonificación que tienen un comportamiento especial por lo que deberá evitar utilizarlas

 El código de bonificación 01 está reservado para situaciones de maternidad.

 El código 02 se utiliza para identificar cuotas por formación.

 El código 128 lo está para bonificar a la persona sustituida en casos de descanso maternal.

 El código 129 lo está para bonificar a la persona sustituta.

 También se han reservado los códigos 130 y 131 para bonificar los mayores de 65 y 60 años en las condiciones establecidas por el RDL 16/2001.

En el proceso de instalación se carga el fichero actualizado con las bonificaciones vigentes a la fecha.

1.1.7

FORMULAS DE PAGAS EXTRAS

Esta opción permite parametrizar diferentes fórmulas para el cálculo automático de las pagas extras.

De esta forma usted decide qué conceptos han de entrar a formar parte de cada una de ellas. Cada concepto salarial tiene asignado un código de acuerdo con la tabla que se adjunta como anexo bajo el título de Conceptos para nómina. Seleccione la clave mediante las teclas del cursor y pulse [ENTER]. A continuación introduzca los conceptos que deban considerarse al calcular las pagas asociadas a esta fórmula.

Posteriormente verá como, en cada empresa y para cada una de las pagas definidas en ella, se introducirá la fórmula de cálculo que el programa deberá emplear por defecto.

En el proceso de instalación se incluyen valores para un determinado número de fórmulas. Estos valores son orientativos y pueden ser modificados y actualizados a voluntad del usuario.

Puede introducirse un máximo de 50 fórmulas diferentes de cálculo con un máximo de 20 conceptos cada una. La fórmula 25 se reserva para el cálculo del importe diario de vacación a efectos de su abono en el finiquito.

La fórmula 24 se ha reservado para aquellas situaciones en las que la paga consiste en un importe fijo al que se añada otro u otros conceptos como puede ser el de antigüedad. Incluya el importe fijo que marque el Convenio para cada paga extra y el programa le añadirá automáticamente la antigüedad que pueda presentar (Convenios de construcción, madera, forjados...).

1.1.8

COMPLEMENTOS EN INCAPACIDAD TEMPORAL

La obligación de complementar en alguna medida la prestación por I.T. es norma habitual en la mayoría de las Convenios Colectivos. Sin embargo, cada uno determina su particular forma de cálculo, haciendo incluso distinción en función de la contingencia origen de la baja.

Más aún. Muchas veces la falta de concreción del propio Convenio hace que dos personas distintas que lean el mismo artículo entiendan que ha de complementarse de dos formas diferentes. Cuando un

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Convenio habla de complementar hasta el cien por cien del salario, surge la duda de si ha de hacerse sobre el salario real, sobre el salario base o sobre el salario de Convenio; si ha de incluirse la parte proporcional de las pagas extras o no; si el salario ha de ser el que debería tener el trabajador de estar en alta o el que tenía en el momento de causar baja, etc.

La elevada casuística derivada de lo expuesto ha hecho que para resolver técnicamente esta utilidad se haya optado por una solución universal: cada usuario podrá definirse sus propias fórmulas de cálculo en función de sus necesidades.

La opción que aquí se estudia permite codificar este tipo de fórmulas con el fin de que el programa de cálculo pueda conocer qué conceptos deberá complementar con cargo a la empresa en las situaciones de baja por enfermedad, accidente o maternidad.

Para añadir una nueva fórmula o modificar una ya existente, introduzca su número y cumplimente tantos registros como necesite indicando el día inicial y final que delimitan el período a complementar, el porcentaje y los conceptos a considerar según su codificación habitual (ver tabla CONCEPTOS DE

NÓMINA).

El programa calculará las cantidades que en los días, y por los conceptos y porcentajes especificados, debería haber percibido el trabajador y establecerá como complemento a cargo de la empresa la cantidad así obtenida menos la prestación que a cargo de la Seguridad Social o Mutua Patronal pueda corresponder.

Los conceptos admiten signo negativo. Con ello le indicará al programa que reste el importe que, por ese concepto, hubiese correspondido percibir el trabajador en el período de baja (de esta manera podrá, por ejemplo, indicar al programa que complemente todas las retribuciones a excepción del transporte).

Excepcionalmente, si los conceptos a complementar son la Base de Contingencias Comunes (código 52) o la Base de A.T. (código 57), el programa considerará como referencia los importes correspondientes al mes anterior a la baja.

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Por defecto los días en situación de IT se tendrán en cuenta en el cálculo de días de las pagas extras. A nivel de empresa o a nivel de empleado usted podrá determinar posteriormente que no afecten al cálculo. No obstante puede haber situaciones en los que el convenio colectivo indique que parte de los días en IT no se tengan en cuenta a efectos de su descuento ; en estos casos usted podrá indicar para cada línea de cálculo el número de días no afectados.

Posteriormente verá que, tanto a nivel de empresa como a nivel de trabajador, podrá indicar la fórmula a considerar para cada una de las tres posibles contingencias. Las fórmulas introducidas a nivel de trabajador, de existir, tienen preferencia sobre las introducidas a nivel de empresa.

Independientemente del cálculo automático, usted podrá introducir, si lo desea, importes fijos en el momento de cargar los procesos de I.T., que, como supondrá, sustituirán a los que pueda calcular el programa.

Ejemplo 1. Se quiere complementar hasta el 80% del bruto mensual del cuarto al 20 día y el 100% a partir de día 21 con un máximo de 12 mensualidades.

Del 4º al 20º día se complementa el 80% de la clave 72 (base imponible). Ello incorporará todos los conceptos que debería haber percibido el trabajador si no estuviera en baja. De 21º al 365º (12 mensualidades) se cambia el porcentaje al 100%.

A partir de entonces el trabajador percibirá exclusivamente la prestación de la Seguridad Social, es decir el 75% de la base de cotización.

Las líneas de complemento deberían quedar así:

Del día 1 al día 3 el 0% del concepto 52.

Del día 4 al día 20 el 80% del concepto 72.

Del día 21 al día 365 el 100% del concepto 72.

Del día 366 al día 540 el 75% del concepto 52.

Ejemplo 2. Ha de complementarse el 100% de la base de cotización desde el primer día de la baja.

Del día 1 al día 540 el 100% del concepto 52.

Ejemplo 3. Complemento básico

Si la empresa no está sujeta a ningún complemento específico, no olvide que en caso de incapacidad temporal derivada de enfermedad común o accidente no laboral deberá complementar por Ley del 4º al 15º día inclusive, por lo que deberá incluir una fórmula como la siguiente:

Del día 1 al día 3 el 0% del concepto 52.

Del día 4 al día 20 el 60% del concepto 52.

Del día 21 al día 540 el 75% del concepto 52.

1.1.9

AGRARIOS

Esta pantalla contiene los tipos, topes máximos y reducciones de sistema especial. Estos valores se tendrán en cuenta en el cálculo de nómina y seguridad social de este colectivo.

1.1.10

CUOTAS CONTRATOS DE FORMACION

Introduzca aquí las cuotas mensuales que se fijan para los empleados en formación.

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1.1.11

SALARIO MINIMO E IPREM

Aquí deberá constar el importe del salario mínimo interprofesional fijado por el Gobierno así como el

Indicador público de renta de efectos múltiples. Tengan en cuenta que este último dato es utilizado para determinar, en su caso, el importe cotizable de aquellos conceptos no salariales que superen el

20% del IPREM.

1.1.12

ARTISTAS

Esta pestaña contiene las bases mínimas en función a los tramos de retribución aplicables en este

Régimen especial.

1.1.13

COOPERATIVAS

Indica las bases mínimas a considerar en el cálculo en función del grupo de cotización.

1.1.14

DESCARGAR CONSTANTES

Independientemente de todo lo expuesto, normalmente no tendrá que cargar o modificar este tipo de parámetros. LTC pone a su disposición, tan pronto se van haciendo públicas al principio de cada año, unas descargas con toda la información actualizada.

Al tratarse de datos, la actualización de constantes ha de ser requerida por el usuario, no se descargan con el resto de actualizaciones. Si así se hiciera sobrescribirían posibles cambios que pudiera haber realizado el usuario final.

A partir del año 2011 el proceso de descarga hace por si solo y con carácter previo una copia de las constantes del año anterior. Ello evita olvidos y evita que se dejen de duplicar constantes particulares del usuario (fórmulas de pagas extras, complementos, etc.)

1.1.15

INFORMES

Despliegue el menú de informes “pinchando” en el icono de la impresora. Podrá seleccionar y obtendrá un detalle de aquellos parámetros que necesite.

1.1.16

DUPLICAR FICHEROS DE CONSTANTES

Se ha comentado que la aplicación considera y guarda las constantes de cada ejercicio. Ello implica necesariamente introducir, a principio de cada año, los nuevos valores a considerar.

Sin embargo hay constantes particulares del usuario que pueden no haber variado en relación al ejercicio anterior (complementos IT., fórmulas de cálculo para las pagas extras, etc.).

Consecuentemente, el volver a introducir todos y cada uno de los valores, puede suponer un engorro que la opción que se estudia pretende evitar.

Esta utilidad le permitirá duplicar para un ejercicio los valores existentes en otro tomado como referencia o modelo. A partir de aquí podrá modificar exclusivamente los valores que hayan sufrido variación como pueden ser los tipos de cotización, límites, etc.

“Pinche” sobre el icono remarcado en la imagen e introduzca el año que quiere toma como referencia en formato AAAA. A continuación se mostrará otra pantalla similar en la que se le solicitará el año destino.

Seguramente en algún momento tendrá que hacer uso de esta opción. Puede que en diciembre de un año tenga que preparar un finiquito correspondiente al mes de enero del año siguiente. Si no conoce los nuevos tipos y topes de cotización tome como referencia los del año en curso.

1.1.17

CUESTIONES HABITUALES

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Al calcular la nómina aparece un error 6 y se detiene el proceso.

Si le ocurre solamente con una empresa en particular, seguramente habrá creado un calendario particular para esta empresa y no habrá introducido datos en él. Si no lo va a utilizar bórrelo.

Si le ocurre con todas las empresas, revise el calendario general y compruebe que ha introducido correctamente el número de días da cada mes.

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1.2

EXPLORADOR

El explorador es la herramienta que utilizará para localizar y acceder a las fichas de empresas y trabajadores. Consta de dos paneles; el de la izquierda contiene las empresas y el de la derecha los empleados de la empresa seleccionada.

Para acceder al explorador pulse el icono “lupa” que verá en la barra de menú. Alternativamente puede acceder a través del teclado si pulsa las teclas [Crtl] + [E]

Puede ordenar los paneles por cualquiera de sus columnas. Para ello “pinche” en la cabecera de la columna que desee ordenar.

También puede localizar fácilmente cualquier registro introduciendo una cadena de texto incluido en cualquiera de los campos. Si busca un empleado llamado GONZALEZ PEREZ, JOSE sitúese en el panel de empleados, teclee, por ejemplo, GONZA o JOSE y pulse [ENTER]. El programa localizará el primer registro que cumpla la condición y lo seleccionará en el panel. Si no es el que busca pulse [F3] y se seleccionará el siguiente empleado que incluya esa cadena en su nombre. Puede utilizar también [F4] para situarse en el siguiente empleado que esté en situación de alta.

El explorador le permite trabajar tanto con empresas como con trabajadores. Siempre deberá situarse en el panel correspondiente al colectivo con el que desee trabajar. El panel activo mostrará un icono amarillo con la imagen de un lapicero.

Si en cualquier parte del panel de empresas hace clic con el botón derecho del ratos se desplegará un menú contextual mediante el cual, entre otras cosas, podrá optar por ver todas las empresas o sólo las activas. Recuerde que puede marcar las empresas no activas incluyendo el control J.

Para seleccionar un panel basta con “pinchar” en él con el botón izquierdo ratón o pulsar la techa

[TAB].

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Una vez seleccionado un registro puede acceder a su ficha si hace doble clic sobre él con el botón izquierdo del ratón o simplemente pulsa [ENTER]

Para cerrar el explorador “pinche” en el icono puerta de la barra de menú o pulse la tecla [ESC].

Evidentemente también puede cerrar la ventana “pinchando” en el aspa de la esquina superior derecha.

Habrá advertido que el panel derecho presenta dos pestañas: una incluye la lista de empleados y otra incluye el resto de perceptores. El que la ficha se muestre en uno u otro panel depende exclusivamente de la clave que figure en el campo « tipo de perceptor » de la ficha del empleado. Un valor distinto de A hace que la ficha se agrupe en « Otros perceptores »

Posteriormente comprobará que las fichas de este tipo de perceptores tienen un formato mucho más reducido que las de un empleado normal.

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1.3

EMPRESAS

Cada empresa viene asociada a un número de tres cifras que se corresponde con el número de registro que ocupa dentro del fichero. Por esta razón se limita a 999 el número de empresas que pueden procesarse en un mismo directorio. Si este número no es suficiente para usted, deberá crear tantos directorios como precise donde tendrá la opción de procesar 999 empresas más por cada uno de ellos.

Una vez dada de alta, toda la información de la empresa está en su ficha. La encontrará ordenada en pestañas o menús pero todos los datos están en aquí centralizados.

1.3.1

ALTA DE UNA NUEVA EMPRESA

Sitúese en el panel izquierdo del explorador y “pinche” en el icono “nuevo registro”

Alternativamente puede pulsar la tecla [+] del teclado numérico.

Las altas de empresa se efectúan por medio de un asistente que le irá guiando en el proceso. El programa permite duplicar los datos de otra empresa existente. En este caso se solicita el código de la empresa origen. Las siguientes pantallas aparecerán rellenas con los datos de ésta sobre los cuales deberá hacer los cambios oportunos. No olvide ”asociar” estas empresas a efectos de IRPF como se verá posteriormente.

En cualquier caso se solicitará el código de la nueva empresa. Por defecto se propondrá el siguiente número libre en el fichero. Puede, no obstante, asignar el que usted quiera. Si el número estuviese ocupado por otra empresa se mostrará el oportuno mensaje denegándose el acceso.

Una vez validado el número se solicita una serie de datos básicos entre los que cabe destacar los siguientes:

C.C.C. (Código Cuenta Cotización): Para facilitar la verificación, el programa calcula automáticamente el código de control del número introducido.

Convenio: Si ha introducido Convenios Colectivos el programa le permitirá seleccionar el aplicable a la nueva empresa. Si a nivel de empresa coexisten varios convenios introduzca aquí el que afecte a un mayor número de empleados. Posteriormente verá que a nivel de trabajador podrá indicar el convenio aplicable en caso de que no coincida con el establecido a nivel de empresa.

Mutua: Introduzca el código de la Entidad aseguradora.

Representante: Es el nombre que aparecerá por defecto al cumplimentar los distintos impresos, tales como contratos de trabajo, certificados de desempleo, etc. Independientemente de ello siempre podrá modificarlo en el documento.

NIF: El programa calculará el dígito de control del DNI.

Controles: En este campo han de insertarse una serie de códigos que determinarán, de alguna manera, un comportamiento especial de la empresa en relación con los planteamientos generales de la aplicación. Los códigos utilizados se presentan resumidos en las tablas anexas bajo el título Controles de Empresa.

CNAE-09: Introduzca el código CNAE que tiene asignada la empresa. Este código será tenido en cuenta a la hora de obtener los tipos de cotización aplicables sobre las contingencias de IT e IMS. Recuerde que deberá introducirlos en formato del INE (GG.SSS grupo, punto, subgrupo). El botón de ayuda solo muestra los CNAES tarificados a estos efectos por la la TGSS. Si, en su caso, el CNAE de la empresa no

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MANUAL DE USUARIO está entre ellos puede introducirlo manualmente; el programa considerará los tipos del CNAE correspondiente más próximo.

Banco S.Social: En caso de que decida domiciliar los pagos de la Seguridad Social de la empresa deberá introducir en este campo los códigos de la cuenta donde se efectuará el cargo.

Banco AEAT: En caso de que decida domiciliar los pagos de los modelos 111 deberá introducir en este campo los códigos de la cuenta donde se efectuará el cargo.

Complementos IT: Seleccione en estos campos las respectivas fórmulas de cálculo a efectos de complementar por parte de la empresa las prestaciones de la Seguridad Social en las contingencias de enfermedad, accidente y maternidad.

1.3.2

BAJA DE UNA EMPRESA EXISTENTE

Si elimina una empresa del fichero perderá todos los datos de aquella y el número queda libre para asignarse a una nueva empresa.

Por seguridad, antes de eliminar la empresa el programa averigua si contiene trabajadores. De ser así muestra el oportuno mensaje dando la opción de borrarlos simultáneamente.

Únicamente debería utilizar esta opción cuando tenga la completa seguridad de no necesitar la información de la empresa afectada. Aun cuando la empresa pueda haber cesado como cliente, tenga en cuenta que puede necesitar la información para confeccionar, por ejemplo, el impreso 190 al finalizar el año.

Para eliminar una empresa sitúese en el panel izquierdo del explorador y “pinche” en el icono

“eliminar registro”.

Recuerde que puede « marcar » la empresa con el control J. Ello le permitirá, si lo desea, que no aparezca en el explorador de empresas y siempre tendrá la posibilidad de acceder a su información.

1.3.3

EDITAR DATOS DE UNA EMPRESA EXISTENTE

A través de esta opción podrá cambiar el contenido de los campos de la empresa. Seleccione la empresa a editar y haga doble clic sobre el registro. Alternativamente una vez seleccionada puede pulsar la tecla [ENTER] o “pinchar” el icono Editar registro.

Recuerde que puede localizar rápidamente cualquier empresa por su código o por cualquier cadena de caracteres incluidos en su nombre. Simplemente teclee el texto que busca y pulse [ENTER]. El programa seleccionará la primera empresa que cumpla las condiciones de búsqueda. Si hubiera varias con ese patrón y no es la que busca pulse [F3] para seleccionar la siguiente.

La ficha de empresa será semejante a la que se muestra en la siguiente figura. La zona izquierda contiene los datos básicos que siempre estarán visibles y accesibles. La zona derecha está compuesta por varias pestañas que agrupan y contienen información adicional. “Pinche” sobre ellas para acceder a los datos.

Opcionalmente cuando esté situado sobre una pestaña podrá pasar a la anterior o a la siguiente pulsando las teclas de cursor izquierda y derecha.

También podrá utilizar las teclas de función con las equivalencias siguientes: [F1] = Textos, [F2]=

Pagas, [F3] = Etiqueta, [F4]= Más

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Una vez haya efectuado los cambios necesarios pulse [F9] o “pinche” el botón “Grabar” que es el icono con forma de punto rojo que figura en la parte superior de la ficha. Mientras no cambie algún dato el botón permanecerá deshabilitado. Si ha hecho alguna modificación e intenta abandonar la ficha sin haber grabado los cambios aparecerá un mensaje de advertencia

Pulse Sí para grabar los cambios o No para desestimarlos. Si pulsa Cancelar el programa le situará en el punto donde se encontraba antes de intentar abandonar la ficha.

Puede recorrer el fichero de empresas hacia delante o hacia atrás si pulsa los botones registro anterior o registro siguiente en la zona superior de la ficha. Alternativamente puede utilizar las teclas [RePg] o

[AvPg] respectivamente.

1.3.4

TEXTOS VARIABLES EN NOMINA

La aplicación utiliza una serie de conceptos estándar para los diferentes conceptos retributivos, pero habitualmente necesitará incluir en nómina algún concepto que no encontrará entre ellos. En esos casos necesitará utilizar lo que llamamos textos variables.

A través de esta pestaña podrá asignar, para cada empresa, la descripción que desee para los nueve conceptos libres que figuran como variables en la lista de conceptos.

Al imprimir la nómina, si el concepto correspondiente a ese campo es distinto de cero, se imprimirá como cabecera del mismo el texto que se le haya asignado a nivel de empresa. Ello permite adaptar el recibo a las particulares necesidades de cada cliente.

Recuerde que los códigos inferiores al 25 corresponden, por defecto, a conceptos cotizables mientras que los códigos igual o superiores al 25 corresponden a conceptos exentos de cotización.

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Por defecto, al crear la empresa, aparecen los textos RETR.VOLUNT., PLUS CONVEN. y TRANSPORTE en los campos 1, 2 y 7 respectivamente.

Si la empresa no tuviera suficiente con los campos que para este tipo de conceptos existen en la ventana, pinche el botón de textos personalizados.

Esta utilidad le permitirá cambiar el texto de conceptos estándar que no vaya a utilizar por aquellos que necesite. Este cambio solo afectará a esta empresa.

El comportamiento de determinados conceptos es especial. Concretamente los conceptos 15, 16 y 17

(horas extras y complementarias) están afectados por cálculos especiales. No utilice estos códigos para conceptos que salgan de este particular comportamiento.

Posteriormente verá algo similar a nivel de empleado. Podrá cambiar un texto para que afecte exclusivamente a un determinado trabajador de la empresa.

1.3.5

DEFINICION DE PAGAS EXTRAS

Aquí vienen definidas cada una de las pagas extras correspondientes a la empresa. Se permite codificar seis pagas para cada una de ellas.

Cuando introduzca una nueva empresa comprobará que el programa le añade automáticamente las pagas extras más habituales: VERANO y NAVIDAD.

Para modificar los valores de una paga haga doble clic sobre ella e introduzca la información de los distintos campos según el siguiente criterio:

Mes de cálculo: Es el mes en el que el programa procederá a calcular y guardar la paga.

Tipo de devengo: Con esta clave se establece la forma de devengar la paga. Las posibles claves a utilizar son las siguientes:

1 Paga anual

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2

3

9

Paga semestral

Un día trabajado genera la paga del mes completo. (Por ejemplo en agencias de viajes)

La paga corresponde a un ejercicio anterior. (Por ejemplo las pagas de beneficios)

Número de días: Introduzca los días que entran en cada paga.

Fórmula de cálculo: Aquí ha de introducir la clave de la fórmula pertinente, para indicar al programa qué conceptos han de entrar a formar parte en el cálculo de la paga. Recuerde que las fórmulas se definían en la pestaña pagas de constantes (ver 1.1.7)

Fecha de devengo: Introduzca en formato DDMM la fecha límite de devengo de cada paga. Si, por ejemplo, la paga se devenga del 1 de Julio de un año al 30 de Junio del siguiente introduzca en este campo los caracteres 3006. Siempre que le sea posible devengue las pagas extras al último día del mes que se trate. Cuando tenga que repasar las nóminas de paga o finiquitos le resultará más cómodo si ha devengado, por ejemplo, la paga de Navidad al 31 de Diciembre que al 22 de ese mes.

Texto de la paga: Es el texto que aparecerá en la impresión del recibo o finiquito así como al acceder a las pantallas de salarios del trabajador.

1.3.6

ETIQUETAS

Se incluye un domicilio para la correspondencia. La clave que figura en este apartado se imprime junto a la dirección en la etiqueta y tiene por finalidad ayudar a la clasificación de las cartas para, en función del valor de aquella, distinguir, por ejemplo, las de aquellos clientes que se envían por correo de las que se envían por mensajero o pasan a recogerla, etc.

La emisión de etiquetas tiene a desaparecer, sobre todo si utiliza el servicio de publicación de documentos.

1.3.7

MAS DATOS AUXILIARES

Aquí podrá guardar datos auxiliares como son el Régimen de Seguridad Social o la cuenta de cotización principal de la empresa que normalmente coincidirá con la que introdujo al darla de alta. La ausencia de estos datos le provocará error al utilizar el sistema RED de la Seguridad Social.

Introduzca también el código de administración de la Agencia Tributaria correspondiente a la empresa.

Su ausencia provocará error cuando intente imprimir el modelo 111 en papel blanco.

Las cuentas bancarias de la empresa son la que figurarán en el modelo 111 o en los ficheros FAN si decide domiciliar los Seguros Sociales. El programa calcula los dígitos de control del número de cuenta y los compara con los introducidos. Si no coinciden los mostrará en rojo.

Podrá introducir desde esta opción las fórmulas a efecto del cálculo automático de complementos de IT para cada una de las distintas contingencias. Recuerde que estas fórmulas se definían en el apartado

Complementos IT de Constantes. También podrá introducir o modificar las fórmulas desde la ventana de incidencias en el momento en el que informe de un proceso de IT. Este apartado se explica con más detalle en el siguiente capítulo.

1.3.8

EXPEDIENTES

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“Pinche” en la flechita que figura junto al icono Carpeta de la parte superior de la ventana. Ello hará que se despliegue un menú contextual que le permitirá acceder a información adicional de la empresa.

1.3.8.1

CENTROS DE TRABAJO

La aplicación le permite introducir hasta un total de 99 centros por empresa. Al acceder a la pantalla el programa le mostrará la relación de los centros de la empresa.

Para introducir un nuevo centro o eliminar uno existente “pinche” los botones nuevo registro o eliminar registro en la cabecera de la ventana. Para modificar la información haga doble clic en el centro deseado. Alternativamente puede seleccionar el registro correspondiente y “pinchar” en vista detalle. El programa le permitirá introducir el domicilio, población y distrito postal.

Esta información se utilizará, por ejemplo, en el momento de confeccionar los contratos de trabajo. El programa propondrá automáticamente el domicilio del centro de trabajo en función del asignado al trabajador.

1.3.8.2

SECCIONES DE COSTE

En próximos capítulos verá que tiene la opción de agrupar a los trabajadores de la empresa en diferentes secciones de costo. Ello le permitirá imprimir informes detallados y acumulados por secciones que encontrará muy útiles para facilitar información a nivel contable.

Este apartado le permite informar al programa del nombre que quiere asignar a cada sección. Ello le permitirá selección desde la ficha del trabajador la sección en la que encuadrarlo. El nombre de la sección también figurará en los distintos informes lo que facilitará su lectura.

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Para introducir una nueva sección pulse sobre el botón “Nueva sección”. El programa le permitirá introducir el código que le quiere asignar y el nombre. Verá que puede añadir información adicional como la cuenta contable (utilizada para algunos enlaces con programas contables), el índice de absentismo y el índice de IPC (a efectos de provisiones de costos). Pulse el botón rojo para grabar los datos. Alternativamente puede utilizar para ello la tecla [F9].

Posiblemente usted solo tenga que introducir el nombre de la sección. El resto de campos se utilizan exclusivamente en aquellos casos en los que hay que preparar algún tipo de enlace con algún programa de contabilidad con objeto de contabilizar automáticamente la nómina o provisionar posibles costos.

Podemos movernos por la lista de secciones con las teclas del cursor, o con las teclas [Avpg] y [Repg] que nos permiten saltar de la primera a la última, así como usar las dos opciones de vista: en forma detalle, que muestra la sección que en ese momento esté seleccionada o en forma de lista, que es como se muestran inicialmente.

También podemos imprimir un informe con las secciones informadas en la empresa.

1.3.8.3

CALENDARIO LABORAL

Normalmente usted utilizará un mismo calendario general para todas las empresas de la aplicación. No obstante puede existir alguna empresa que, por encontrarse domiciliada en otra provincia o Comunidad

Autónoma o tener un pacto de empresa, presente una distribución diferente de sus fiestas. En estos casos el programa le ofrece la posibilidad de utilizar un calendario individual para cada una de ellas, bien en base a la población o en base a sus necesidades particulares.

Tenga en cuenta que cada año deberá generar el calendario particular de cada empresa o población por lo que siempre que pueda evite trabajar con calendarios particulares y evitará trabajo y errores innecesarios.

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A través de esta opción podrá asignar a una empresa su calendario en base a tres distribuciones:

Calendario general: El introducido a través de constantes

Calendario de población: Si decide utilizar esta opción cada año deberá establecer la distribución del calendario de la población de la empresa. Para ello la empresa deberá tener informado en su ficha su código de población. Cuando tenga pinchada esta opción, los cambios que haga en el calendario se guardarán asociados a su población por lo que afectarán al resto de empresas que estén utilizando el calendario.

Calendario de empresa: Los festivos introducidos solo afectarán a la empresa en particular.

Cada año deberá informar los días festivos.

Por defecto las empresas están vinculadas al calendario general. De igual forma si para un ejercicio no existiese calendario de la población o particular de empresa se tomará el general.

Si una vez creado decide no utilizarlo bórrelo pulsando el botón “Eliminar calendario”

1.3.8.4

INDEMNIZACIONES

Es habitual que en algunos convenios se pacte una indemnización a la finalización de determinados contratos temporales. La utilidad tiene por misión permitir anotar esta circunstancia y proponer el importe de indemnización a incluir en el momento en que se genere el finiquito del empleado afectado.

Básicamente se trata de añadir tantas líneas de condición como necesite indicando para cada una de ella los códigos de contratos afectados, el número de días que marca el convenio y el número de meses a tener en cuenta para promediar la base reguladora diaria. Si quiere considerar la del mes anterior a la baja introduzca 1 en este campo.

1.3.8.5

PAGOS IRPF

Esta opción recoge los importes satisfechos por cada empresa a la Hacienda Pública correspondientes a las retenciones efectuadas a sus trabajadores. Los importes se actualizan automáticamente al

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MANUAL DE USUARIO efectuarse la impresión de las cartas de pago modelos 111. Siempre se considerarán los importes correspondientes a la última carta de pago lanzada.

Estos campos no tienen únicamente una función informativa. Además le permitirán obtener, si lo desea, los importes de IRPF por diferencias entre las cifras totales y las declaradas en un determinado período de tiempo. Por ello, siempre que efectúe modificaciones manuales en cartas de pago o empiece a trabajar con una empresa con el ejercicio ya empezado, debería actualizar los valores de los campos correspondientes.

Normalmente los resultados trimestrales se guardarán en el mes que cierra el trimestre. Si trabaja con grandes empresas y está obligado al pago mensual y a la presentación a través de internet no olvide imprimir un borrador mensual o trimestral con objeto de que el programa guarde la información.

Alternativamente puede grabar la información manualmente.

1.3.8.6

ANTIGÜEDADES

Los incrementos por antigüedad tienden a desaparecer conforme se van revisando los Convenios. No obstante existe alguno que aún mantiene la obligación de contemplar este tipo de incremento salarial.

Esta opción del programa le permitirá codificar las condiciones de cálculo de los diferentes tramos.

Posteriormente el programa de cálculo las tendrá en cuenta para obtener los importes de antigüedad de los empleados de la empresa.

Para cada tramo puede codificar porcentajes sobre el salario base o importes fijos que pueda marcar el convenio. El cálculo de la antigüedad se hará siempre en base a la fecha de antigüedad que figure en la ficha del empleado.

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Esta forma de tratar las antigüedades tiene la ventaja de que le evita llevar el control de los vencimientos pero tiene un importante inconveniente: el cálculo de la antigüedad se realiza en el proceso de cálculo de la nómina, por lo que la tabla de salarios del empleado no recoge esta información y puede inducirle a error.

Otra opción es que emplee esta utilidad a modo de control de vencimientos. Posteriormente verá que tiene la opción de lanzar informes de vencimientos que le ayudarán a controlar determinados ítems.

Tan pronto salte un aviso de cambio de antigüedad puede ir a informar el nuevo porcentaje en la tabla de salarios del empleado. De esta forma siempre tendrá visible el importe o porcentaje de antigüedad en la tabla de salarios y el programa le ayudará a controlar los próximos vencimientos.

Es por ello que para que el programa de cálculo tenga en cuenta los importes o porcentajes indicados en esta tabla ha de marcar la empresa con el control “h” (hache minúscula). De esta forma cada usuario puede decidir el uso que quiere darle a la tabla de antigüedades: a efectos de cálculo o a efectos informativos.

1.3.8.7

CUENTAS DE PAGO

Se refiere a las diferentes cuentas bancarias que puede utilizar una empresa. Desde aquí podrá mantener las diferentes cuentas añadiéndoles una descripción.

Estas cuentas estarán disponibles en otros procesos como puede ser la domiciliación del pago de la nómina desde donde podrá selecciona una de las cuentas introducidas.

Esta opción está dirigida a empresas que trabajan con muchas entidades bancarias. Si no utiliza esta opción para informar las cuentas siempre podrá introducirla posteriormente en el campo destinado al efecto.

1.3.9

VISTAS

Las pestañas que tiene al pie de la ficha de empresa le ofrecen más posibilidades para el manejo y el acceso a la información.

La pestaña Documentos le permite clasificar de una manera lógica la posible documentación referente a la empresa.

Seguramente en algún momento usted habrá creado en relación a esta empresa algún escrito o habrá preparado algún informe en alguna hoja de cálculo. Esos documentos los tendrá físicamente guardados

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MANUAL DE USUARIO en una o varias carpetas de su ordenador. Esta opción del programa le permite “agrupar” todos los documentos relacionados con la empresa independientemente de la ubicación donde se hallen.

Si está en un entorno de red cualquier persona de la oficina podrá consultar los documentos relacionados con la empresa sin más que acceder a esta ventana.

Ha de tener claro que los documentos siguen en la carpeta donde los guardó en su día. Aquí solo existe una referencia a aquellos. Si cambia el documento de lugar la referencia se rompe.

Para crear una referencia a cualquier documento pulse sobre el botón con forma de clip en la cabecera de la ventana. El programa abrirá una ventana estándar de selección a través de la cual podrá localizar el fichero.

Encontrará una ventaja añadida: si hace doble clic sobre el icono de un documento el programa lo abrirá utilizando la aplicación con que fuera creado. Usted podrá leerlo, manipularlo o volver a guardarlo.

La pestaña Vista relación está deshabilitada por cuanto la información que ofrecería es la misma a la que tiene acceso a través del explorador.

1.3.10

CUESTIONES HABITUALES

¿Cómo puedo definir las pagas extras cuando sus importes son cantidades fijas establecidas en las tablas del convenio?

Cuando no sea posible establecer una fórmula de cálculo en función de los salarios de los trabajadores deberá definir las pagas extras de la forma habitual. En fórmula de cálculo introduzca cualquiera, por ejemplo la uno. Posteriormente a nivel de trabajador deberá introducir en cada paga el importe estipulado en Convenio.

Los importes introducidos a nivel de trabajador tienen prioridad sobre cualquier cálculo establecido a nivel de Empresa.

1.3.11

SUGERENCIAS

El número que se asigna a cada empresa al procesar el alta puede ser cualquiera. No obstante, es buena solución agrupar las distintas empresas por convenios colectivos o circunstancias comunes, para, de esta forma, llevar un control más preciso de todas ellas. Si por ejemplo tiene muchas empresas sujetas al convenio del metal, puede asignarles números del 100 al 200, las sujetas a salario mínimo interprofesional puede hacerlas corresponder con números del 25 al 50, etc.

Cuando tenga que repasar la nómina, actualizar convenios o resolver consultas rápidas agradecerá esta distribución lógica de las empresas.

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1.4

EMPLEADOS

1.4.1

ALTA DE UN NUEVO EMPLEADO

Este proceso permite añadir un nuevo empleado al fichero. El programa reconoce a cada trabajador mediante un código lógico que consta de siete cifras. Las tres primeras indican la empresa a la que pertenece y las cuatro restantes el número que hace el trabajador dentro de aquélla. No puede haber dos empleados con un mismo código, por lo que de intentar generar un alta de una clave ya existente se mostrará el oportuno mensaje denegándose el acceso.

Para dar de alta a un empleado deberá primero seleccionar en el panel izquierdo del explorador del programa la empresa a la que pertenecerá. Active a continuación el panel derecho haciendo clic sobre

él o pulsando la tecla [TAB]. La cabecera del panel activo figura un icono amarillo.

Recuerde que los botones añadir registro, eliminar registro, etc. son operativos tanto para empresas como empleados. El programa trabajará con un colectivo u otro en función del panel que se encuentre activo en el momento de pulsarlos.

Cuando “pinche” el icono añadir registro la aplicación mostrará un asistente para que pueda introducir los datos del nuevo trabajador. Alternativamente puede utilizar la tecla [+]

Podrá optar por introducir íntegramente los datos de nuevo registro o utilizar los datos de otro posible movimiento del empleado como “plantilla”. Sucede frecuentemente que un mismo trabajador causa baja en una empresa y a los pocos días vuelve a causar alta en la misma o en otra del grupo. Con esta opción se efectúa una copia exacta de la ficha anterior evitando el tener que volver a cumplimentar todos y cada uno de los datos de aquél, a excepción, naturalmente, de los correspondientes históricos de cálculos. Deberá, eso sí, modificar aquellos campos que hayan sufrido variación respecto a la ficha anterior, tales como fechas de alta y baja, tipo de contrato, nuevos vencimientos, etc..

Por defecto, el programa propone como número de empleado el siguiente al mayor que se haya utilizado en esa empresa, siempre y cuando éste sea inferior a 9900. Esta excepción le permitirá utilizar esta banda de numeración para introducir fichas de otro tipo de perceptores tales como profesionales, consejeros, etc.

Si tiene una empresa con 7 trabajadores y dos profesionales y a estos dos últimos les asigna los números 9999 y 9998 respectivamente, cuando procese la siguiente alta comprobará que el programa le propondrá como primer número disponible el 8.

Una vez validado el nuevo código deberá introducir los datos del empleado entre los que cabe destacar los siguientes:

Apellidos: Con objeto de normalizar la entrada de datos es aconsejable introducir el primer y el segundo apellido seguidos de una coma, un espacio y el nombre. Ello permitirá distinguir en la cumplimentación de determinados impresos los apellidos del nombre. (Por ejemplo en los partes de alta o baja, transmisión telemática de documentos, etc.).

Domicilio: Por idéntica razón ponga una coma entre la calle y el número de la casa.

N.I.F.: Lo componen dos campos: el primero es el código de identificador del documento. Esta clave viene establecida por la Administración e identifica el tipo de documento cuyo código vamos a introducir. ( 1 si se trata de NIF, 6 si es un NIE, etc.). El segundo el código del documento propiamente dicho.

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Cuando se trate de un NIF el programa calculará, para su verificación, el dígito de control correspondiente al D.N.I. tecleado. Si no lo introduce el programa lo visualizará. Si lo introduce pero es erróneo lo mostrará en color rojo para advertirle del problema. No obstante el asistente le dejará continuar.

Número de afiliación: Lo componen tres campos: el dígito de provincia, el número en sí y el dígito de control. No es necesario que rellene con ceros los campos, aunque no se muestren se tendrán en cuenta al imprimir el dato en impresos oficiales. El programa calcula automáticamente el código de control del número de afiliación en el supuesto de que el valor de aquél sea cero. Si el introducido no coincide con el calculado se mostrará en rojo.

Fechas: Han de introducirse en el formato DDMMAA. Una vez validadas se mostrarán en formato

DD/MM/AAAA. Se controla la validez lógica de la fecha introducida. Si no es una fecha válida se mostrará en rojo.

Sexo: Introduzca los valores V para varones y M para mujeres.

Controles: En este campo se insertan una serie de códigos que determinarán de alguna manera un comportamiento especial del trabajador en relación con los planteamientos generales de su empresa.

Estos códigos vienen resumidos en las tablas anexas bajo el título de Controles de trabajador.

Recuerde que los códigos de control establecidos a nivel de trabajador tienen prioridad frente a los establecidos a nivel de empresa.

Fechas de alta y antigüedad: Introdúzcalas en formato DDMMAA. Al efectuar el cálculo de las pagas el programa considerará, por defecto, la fecha de antigüedad. Si para tal menester ha de considerar la fecha de alta, recuerde que deberá introducir a nivel de empresa el código de control A (véase

Controles de Empresa) o a nivel de trabajador el código de control C (véase Controles de Trabajador).

Grupo de cotización: Ha de contener un valor numérico no inferior a uno ni superior a once.

Tipo de contrato: Introduzca la clave del tipo de contrato establecida por la Tesorería General de la

Seguridad Social.

Fecha de vencimiento del contrato: Introduzca en formato DDMMAA la fecha de vencimiento del contrato. Al imprimir las posibles prórrogas el programa actualizará automáticamente este campo.

Asimismo esta fecha se tendrá en cuenta cuando solicite informes de vencimientos

Fecha de cese: Este campo se actualiza automáticamente en el momento de la confección del finiquito definitivo. Cuando acceda a la ficha de un productor en baja, la referencia al empleado en la parte superior de la ventana figurará en color rojo para advertirle del hecho.

Pluriempleo: Deberá hacerse figurar el número de autorización de pluriempleo facilitado por la

Tesorería, que antiguamente se hacía constar en el modelo TC2. No es un dato obligatorio. En la transmisión de los Seguros por el sistema RED este número no viaja en los ficheros.

Coeficientes de pluriempleo: En caso de pluriempleo ha de introducir el porcentaje autorizado al objeto de que el programa efectúe el correcto reparto de los límites de cotización. Puede suceder que el porcentaje para la base de contingencias comunes difiera del asignado a la base de AT y EP.

Perceptor: Introduzca la clave establecida a tal efecto por Hacienda. En función de ella el ordenador detectará si la ficha corresponde a un empleado por cuenta ajena, profesional, retribuciones no sujetas, valoración de percepciones en especie, etc. El programa no confeccionará nómina de aquellos

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MANUAL DE USUARIO productores cuya clave sea distinta de A, pero sí los tendrá en cuenta en otros procesos como IRPF, listados, etc.

Avisos: Permiten codificar los vencimientos a controlar por parte del programa. Ha de introducirse la clave correspondiente seguida del mes y año del vencimiento con el formato MMAA. Si, por ejemplo, usted desea que el programa le recuerde que a un trabajador le vence la antigüedad en Mayo de 2015 puede introducir un aviso con la secuencia A0515. No es necesario que codifique los avisos de vencimiento de contrato o bonificación del productor, por cuanto al existir, como se ha visto, un campo específico para ello, el programa detectará y avisará automáticamente de los mismos en el mes en que corresponda.

Nombre abreviado: En situación normal no es necesario que introduzca nada en este campo. El programa, en aquellos casos que sea necesario, compondrá el nombre en función de las dos primeras letras de cada uno de los apellidos y la primera del nombre. De aquí el consejo de introducirlos en formato APELLIDO1 APELLIDO2, NOMBRE. No obstante puede suceder que el empleado presente apellidos compuestos o sólo tenga un apellido por ser extranjero. En estos casos el programa puede tener complicaciones para formar correctamente el nombre abreviado y es conveniente que introduzca aquí la secuencia correcta.

Convenio y categoría de convenio: Seleccione la categoría de convenio del trabajador a efectos de la codificación automática de salarios, actualizaciones, etc. Si en altas usted introduce una categoría que ha sido previamente creada, comprobará que la pantalla de salarios recoge automáticamente los importes codificados en aquella.

Sobre todo, la utilización de este campo le ayudará, como se verá posteriormente, en la actualización masiva de salarios por aplicación de nuevos Convenios Colectivos.

Recuerde que en la ficha de la empresa ya identificó el convenio aplicable. A nivel de trabajador solo es necesario que seleccione el convenio en aquellos supuestos en los que al empleado le afecta un convenio diferente al de la empresa.

Sección de coste: El programa permite asignar a cada productor un código de sección de tres cifras.

Ello permitirá facilitar a las empresas estudios de costes agrupados por sección. Desde aquí podrá vincular al empleado a una o varias de las secciones de coste informadas a nivel de empresa.

Clave de bonificación: El cálculo de las distintas bonificaciones y reducciones en las cuotas de la

Seguridad Social a realizar por el programa, se indica a través de una serie de códigos internos de la aplicación. Estos códigos se corresponden con la tabla de bonificaciones incluida en el fichero de constantes.

Fechas de inicio y finalización: Estos campos permitirán al programa calcular la parte proporcional de la bonificación en aquellos meses en que se requiera. Al imprimir las posibles prórrogas de contratos sujetos a bonificación, el programa actualiza automáticamente la fecha de finalización de la misma.

1.4.2

ELIMINAR LA FICHA DE UN EMPLEADO EXISTENTE

Este proceso permite eliminar empleados del fichero. El código del empleado borrado queda libre y puede ser utilizado nuevamente por otro trabajador.

Hay que recalcar que mediante este proceso se pierde la información correspondiente al productor afectado, por lo que si desea conservarla para el resumen final del año no debe utilizar esta opción.

Este programa se utilizará normalmente para eliminar productores introducidos erróneamente o los pertenecientes a alguna empresa que haya cesado como cliente. (Recuerde que, en este último caso el

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MANUAL DE USUARIO programa puede borrar automáticamente, si lo desea, todos los productores de la empresa al borrar

ésta)

Active el panel de empleados y “pinche” el botón borrar registro de la barra de botones. El programa le pedirá que confirme la acción.

Imagínese que mediante esta opción está echando a la papelera la ficha del trabajador.

(Posteriormente veremos que, si el registro no ha sido aprovechado por otra ficha, es factible recuperar la información de cualquier ficha depositada en la papelera).

1.4.3

EDITAR DATOS DE UN EMPLEADO EXISTENTE

Permite efectuar modificaciones sobre cualquiera de los datos del trabajador.

Al igual que sucedía con los datos de la empresa toda la información del empleado está centralizada y es accesible desde su ficha.

Esta opción le permitirá, asimismo, acceder a datos que no se han introducido en el proceso de alta como son la tabla de salarios, incidencias, procesos de I.T, bonificaciones, etc.

Para seleccionar el empleado a modificar localice en el panel izquierdo del explorador la empresa a la que pertenece. A continuación active el panel derecho en el que figurarán los empleados de aquella y seleccione el trabajador cuya ficha quiere editar.

Recuerde que, al igual sucedía con las empresas, puede localizar rápidamente cualquier empleado por su código o por cualquier cadena de caracteres incluidos en su nombre. Simplemente teclee el texto que busca y pulse [ENTER]. El programa seleccionará el primer trabajador que cumpla las condiciones

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MANUAL DE USUARIO de búsqueda. Si hubiera varios con ese patrón y no es el que busca pulse [F3] para seleccionar el siguiente, o [F4] para que seleccione la ficha todavía activa de ese empleado.

La ficha de empleado será semejante a la que se muestra en la figura anterior. La zona izquierda contiene los datos básicos que siempre estarán visibles y accesibles. La zona derecha está compuesta por varias pestañas que agrupan y contienen información adicional. “Pinche” sobre ellas para acceder a los datos.

Para modificar un dato deberá situarse en el campo seleccionado y proceder a su edición. Para grabar los cambios “pinche” en el botón grabar o pulse [F9]. Este botón solo estará habilitado si ha cambiado algún dato. Hasta que no efectúe alguna modificación el botón permanecerá deshabilitado.

Recuerde que con la tecla [  ] (cursor arriba) se selecciona el campo anterior y con [  ] (cursor abajo) o

[ENTER] el campo siguiente.

Opcionalmente cuando esté situado sobre una pestaña podrá pasar a la anterior o a la siguiente pulsando las teclas de cursor izquierda y derecha.

También podrá utilizar las teclas de función con las equivalencias siguientes

 [F1] = Salarios

 [F2] = Incidencias

 [F3] = Bonificaciones

 [F4] = Horarios

 [F5] = Notas

 [F7] = Cálculos

 [F9] = Grabar

Puede recorrer el fichero de empleados hacia delante o hacia atrás si pulsa los botones registro anterior o registro siguiente en la zona superior de la ficha. Alternativamente puede utilizar las teclas

[RePg] o [AvPg] respectivamente.

Si ha hecho alguna modificación e intenta abandonar la ficha sin haber grabado los cambios aparecerá un mensaje de advertencia que le permitirá confirma la grabación del dato o descartar el cambio.

Pulse Sí para grabar los cambios o No para desestimarlos. Si pulsa Cancelar el programa le situará en el punto donde se encontraba antes de intentar abandonar la ficha.

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Puede añadir la foto del trabajador. Para ello pulse el botón que aparece señalado en la figura anterior y se abrirá una pequeña ventana con la foto del empleado. Evidentemente si no ha grabado la foto la ventana aparecerá vacía.

Para activar los botones Seleccionar y Eliminar haga clic en los iconos que aparecen en la esquina superior derecha de la ventanita. El botón Eliminar le permitirá desvincular la imagen a la ficha del empleado.

Lo habitual sería que habilitase una carpeta donde guardar las imágenes correspondientes a los empleados. Estas imágenes habrán sido obtenidas mediante el escaneo de algún documento del empleado, mediante una cámara digital o cualquier otro medio. Asígneles un nombre significativo (por ejemplo su nombre, NIF o código de ficha) y agrúpelas en subcarpetas por empresas, centros, secciones o como crea conveniente. Físicamente la imagen no va a cambiar de sitio. El programa solo graba la ruta del fichero que mostrará cuando necesite visualizar o imprimir la imagen. Si por cualquier causa cambia las imágenes de ubicación o las borra romperá el vínculo con el programa y éste no las podrá localizar.

El botón Seleccionar le abrirá un asistente de selección con el que podrá vincular a este trabajador una imagen que pueda existir en cualquier carpeta accesible desde su equipo. El visor tendrá una apariencia semejante a la siguiente figura.

Podrá recorrer el árbol de unidades y carpetas de su ordenador y previsualizar la imagen antes de seleccionarla.

En alguna ocasión necesitará localizar los posibles movimientos de un trabajador o localizar a qué empresa pertenece un determinado empleado del que sólo conoce su apellido. Para ello puede utilizar la opción de búsqueda avanzada a la que se accede pulsando el botón del explorador que se señala en la imagen siguiente.

Ello hará que se abra una ventana similar a la de la figura en la que podrá introducir la cadena de búsqueda. Si marca la opción Buscar en todo el fichero el programa procesará todos los registros de la base de datos. Si la marca está desactivada la búsqueda se hará en la empresa que esté seleccionada en el panel izquierdo del explorador.

1.4.4

TABLA DE SALARIOS

“Pinche” la pestaña Salarios en la parte derecha de la ficha para acceder a la tabla desde donde codificará los distintos conceptos retributivos del empleado y sus respectivas fórmulas de cálculo. Cada línea de la tabla representa un concepto salarial que usted podrá modificar, añadir o eliminar.

Esta tabla debería contemplar los conceptos cíclicos o garantizados del empleado, es decir, aquellos que si no hay novedad se repetirán, en función de sus tipos de devengo, en próximos meses (salario base, complementos de convenio, mejoras voluntarias, etc.)

Para proceder a modificar un concepto selecciónelo y haga doble clic o pulse [ENTER]. Se abrirá una subventana que mostrará los valores actuales y le permitirá cambiarlos.

Si lo que desea es añadir un nuevo concepto “pinche” Añadir o pulse la tecla [+] y la subventana le permitirá introducir los campos que componen la línea.

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Para borrar una línea “pinche” Eliminar o pulse la tecla [-]. Tenga en cuenta que por motivos de agilidad en el manejo en este proceso no se le pedirá conformidad, por lo que la línea será borrada de inmediato. Puede recorrer secuencialmente el archivo hacia delante o hacia atrás si pulsa los botones

Siguiente o Anterior de la barra de botones. Puede emplear también para ello las teclas [AvPg] y [RePg]

1.4.4.1

C ODIFICACIÓN DE LOS CONCEPTOS SALARIALES .

Cada concepto se compone de cuatro campos que permiten definirlo en su totalidad.

Código de concepto: Cada concepto está codificado de acuerdo con la tabla que se adjunta como anexo bajo el título Conceptos para nómina. En la pantalla de salarios se permite introducir cualquier concepto que no se trate de un resultado final, es por ello que se limita la introducción de conceptos a los reflejados en la tabla siguiente. A la derecha del código se visualiza el nombre del concepto.

01 IMPORTE BRUTO O LIQUIDO FORZADO

02 SALARIO BASE

03 ANTIGÜEDAD

04 PARTICIPACIÓN EN BENEFICIOS

05 IDIOMAS

06 TÍTULOS

07 CONCEPTO VARIABLE UNO

08 TÓXICO O PELIGROSO

09 NOCTURNIDAD

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10 CONCEPTO VARIABLE DOS

11 INCENTIVOS

12 ACTIVIDAD

13 ASISTENCIA

14 PUNTUALIDAD

15 HORAS EXTRAS NORMALES

16 HORAS EXTRAS ESTRUCTURALES O DE FUERZA MAYOR

18 CONCEPTO VARIABLE TRES

19 VALOR DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS EN ESPECIE

20 VALOR DE LA VIVIENDA

21 PAGAS EXTRAS PRORRATEADAS

22 CONCEPTO VARIABLE CUATRO

23 CONCEPTO VARIABLE CINCO

24 CONCEPTO VARIABLE SEIS

25 CONCEPTO VARIABLE SIETE

26 CONCEPTO VARIABLE OCHO

27 CONCEPTO VARIABLE NUEVE

29 AYUDA FAMILIAR A CARGO DE LA EMPRESA

30 QUEBRANTO DE MONEDA

31 DIETAS

33 GASTOS DE VIAJE

37 ANTICIPOS EN LA PAGA EXTRA

79 CUOTAS O RETENCIONES A DESCONTAR DE LA NÓMINA

83 ANTICIPOS EN LA NÓMINA MENSUAL

Clave de tributación: Permite indicar una especial característica del concepto introducido.

Normalmente no deberá introducir nada en este campo. Las posibles excepciones se detallan en la tabla siguiente.

5 En los conceptos no cotizables “libera” la cotización del importe que excede del 20 por ciento del salario mínimo interprofesional. Es decir, no cotizará nada del importe

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MANUAL DE USUARIO introducido.

6 Cuando se trate de conceptos no tributables como gastos de manutención, locomoción, etc.

El importe formará parte del total devengado pero no de la base imponible.

7 Si se trata de un concepto que se desee abonar y deducir simultáneamente como por ejemplo una retribución en especie. Ello permite agrupar en una sola línea lo que, de otra forma, tendría que ponerse en dos.

Cualquier otro valor carecerá de significado.

Clave de devengo (Tipo de cálculo): Por medio de ella se define la fórmula de cálculo del concepto.

De esta forma se indica si el cálculo ha de ser diario, mensual, por día trabajado, por sábado, etc. Los posibles códigos se relacionan en la tabla siguiente.

B

C

3

A

D

E

1

2

MULTIPLICARÁ EL IMPORTE POR EL VALOR INTRODUCIDO COMO CONCEPTO 73

MULTIPLICARÁ EL IMPORTE POR EL VALOR INTRODUCIDO COMO CONCEPTO 74

MULTIPLICARÁ EL IMPORTE POR EL VALOR INTRODUCIDO COMO CONCEPTO 75

EL SALARIO BASE MAS LA ANTIGÜEDAD SE DIVIDE POR EL IMPORTE INTRODUCIDO

POR DÍA NATURAL MENOS DOMINGOS, SÁBADOS Y FESTIVOS

COMPLEMENTO AL BRUTO

POR DÍA NATURAL

PORCENTAJE APLICADO EXCLUSIVAMENTE SOBRE SALARIO BASE

K

L

F

G

P

S

VALOR FIJO MENSUAL

POR DIAS EFECTIVOS DE TRABAJO EN BASE AL HORARIO INDICADO

VALOR MENSUAL SIN CONSIDERAR PARTE PROPORCIONAL POR DÍAS EN I.T.

COMPLEMENTO AL LÍQUIDO

PORCENTAJE SOBRE LOS VALORES QUE LE ANTECEDEN EN LA TABLA

POR SÁBADOS DEL MES

Y

+

T

V

POR DÍAS HÁBILES (DÍAS NATURALES MENOS DOMINGOS Y FESTIVOS)

POR DIA DE VACACION

W POR HORAS EFECTIVAS (CÓDIGO 80)

X POR DÍAS FESTIVOS (NO INCLUYE DOMINGOS)

POR DÍAS FESTIVOS MAS DOMINGOS

(EN INCIDENCIAS) SE AÑADIRÁ AL VALOR EXISTENTE

- (EN INCIDENCIAS) SE DESCONTARÁ DEL VALOR EXISTENTE

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Importe: Introduzca el valor del concepto. Se admiten valores negativos y decimales. Recuerde, eso sí, que deberá utilizar un punto en lugar de una coma para separar la parte entera de la decimal.

Pulse Aplicar para grabar los nuevos valores. Si quiere cancelar y desestimar los posibles cambios solo tiene que pinchar en la tabla de conceptos y el programa cerrará la ventana de introducción de datos.

Como se ha dicho la ventana de salarios debería recoger únicamente los conceptos garantizados del trabajador, tales como salario base, antigüedad, complementos, pluses de transporte, etc. Estos conceptos aparecerán, calculados en función de sus correspondientes códigos, en meses sucesivos.

Si en un mes hay que incluir un determinado concepto como puede ser incentivos, horas extras, etc., que solamente ha de afectar puntualmente a ese mes, deberá introducirse a través de la pantalla de incidencias. El programa incluirá esos conceptos exclusivamente en el mes seleccionado y no lo tendrá en cuenta en el resto.

Desde la pantalla de edición puede acceder directamente a la ventana que permite la introducción de procesos por I.T. o de incidencias salariales correspondientes al productor seleccionado pulsando la tecla [F2]. El funcionamiento de esta ventana se ve a continuación.

1.4.5

INCIDENCIAS MENSUALES

Normalmente en el proceso de confección de la nómina hay una serie de conceptos que han de considerarse solamente en un determinado mes como pueden ser primas de productividad, horas extras, anticipos, etc. Esta opción es la que se encarga de gestionar la introducción de este tipo de datos.

Para introducir incidencias “pinche” el icono de la ficha del empleado que se ve remarcado en la figura.

Alternativamente puede utilizar la tecla [F2]. En la ventana que se abrirá, similar a la de la figura, seleccione el año y mes a que correspondan. Por defecto aparecerá seleccionado el mes y año correspondiente a la fecha de gestión de la aplicación.

La ventana se encuentra dividida en dos partes:

La izquierda contiene la tabla de incidencias donde deberá introducir aquellos conceptos puntuales y exclusivos del mes que se trate. El modo de introducir los conceptos en esta tabla es exactamente el mismo que se vio en el apartado correspondiente a la tabla de salarios. Seleccione la línea a modificar y haga doble clic sobre ella o pulse [ENTER] para editar sus valores. Pulse Añadir o [+] para añadir un nuevo concepto o Eliminar o [-] para eliminarlo. Recuerde que por motivos de agilidad en el manejo en este proceso no se le pedirá conformidad, por lo que la línea será borrada de inmediato.

Evidentemente si no se ha introducido previamente ninguna incidencia, la ventana aparecerá completamente en blanco, por lo que la única opción disponible será la de Añadir.

Es importante que tenga en cuenta lo siguiente:

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Si introduce un concepto y no indica tipo de devengo (como es el caso del ejemplo) el importe se añadirá tal cual en el cálculo de la nómina. No tendrá en cuenta la proporcionalidad en aquellos casos en los que el empleado no haya estado en alta el mes completo. Además sustituirá al importe que, por tal concepto, pueda tener el empleado en su tabla de salarios.

Si quiere que el valor introducido se añada al importe que por el mismo concepto pueda existir en la tabla de salarios deberá incluir el signo más (+) en el campo de devengo. Si desea restarlo puede utilizar el signo menos (-).

Verá un enlace que hace referencia a Borrador de nómina. Ello le permite ver de una forma rápida cómo quedaría la nómina considerando las incidencias introducidas. Tenga en cuenta que se trata de un borrador, lo que quiere decir que el cálculo no se guarda ni afecta a otro que pudiera existir en ese período.

La derecha le permitirá gestionar los procesos de incapacidad temporal y se ve a continuación.

1.4.5.1

CALENDARIO DE JORNADAS REALES

En caso de empresas del sistema especial agrario podrá informar el detalle de las jornadas reales realizas a través de la opción que se marca en la imagen. En el resto de situaciones esta opción no estará habilitada

Para marcar o desmarcar los días haga clic sobre ellos. Si están marcados se desmarcarán y si están desmarcados se marcarán.

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El programa le posibilitará grabar el número de días marcados como número de días diferentes a efectos del cálculo de nómina agregando la cifra en el concepto 81 de la tabla de incidencias de ese mes.

La información que usted introduzca en este calendario es el que se tendrá en cuenta en la

comunicación de jornadas reales que deberá hacer en los primeros días del mes siguiente.

1.4.5.1.1 ANOTACION MASIVA DE JORNADAS REALES

Normalmente este tipo de calendario suele afectar a todos o gran parte de los trabajadores que contrate para una campaña o servicio determinado. En estos casos, para su tratamiento masivo, acceda a la opción avanzada del calendario. Ello le permitirá marcar los días trabajados y trasladar los mismos a todos aquellos trabajadores que marque en la lista que se desplegará con toda la plantilla de la empresa.

1.4.6

INCAPACIDAD TEMPORAL (I.T.)

A través de esta opción se introducen las posibles bajas que por enfermedad, accidente, pago directo o maternidad/paternidad afecten al productor en un determinado mes.

El programa permite introducir hasta dos bajas simultáneas en un mes. Asimismo se encarga de calcular la prestación legal correspondiente en función de los días y el tipo de I.T.

Indique el tipo de proceso de que se trata introduciendo las claves A, E, D o M para indicar que se trata de accidente, enfermedad, situación de pago directo o maternidad respectivamente. Utilice también

M para aquellos procesos de baja por riesgo maternal. Una vez introducido el tipo de proceso indique el día de baja y de alta en formato DD

Si ha definido mediante las fórmulas que se vieron en Constantes cómo ha de calcularse el complemento de IT a cargo de la empresa el programa lo calculará automáticamente.

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Para ello, si no lo hizo cuando dio de alta la empresa, deberá introducir la fórmula de complemento establecido para cada contingencia, tanto a nivel de empresa como de trabajador. Si introduce o cambia la fórmula desde esta pantalla el programa la grabará igual que si lo hiciera desde la ficha de empresa o de trabajador.

Si pulsa el botón Historial obtendrá una pantalla informativa como la que se muestra en la figura en la que se visualizan las distintas bases reguladoras diarias en función de las cuales se efectuará el cálculo, así como información relativa al número de días del actual proceso de enfermedad (supuesto que continúe del mes anterior) y el número de días de enfermedad, accidente o maternidad del productor en el transcurso del año.

También se muestra información de las bases de cotización referentes a los últimos 12 meses. Ello puede darle idea de las posibles variaciones salariales que haya podido presentar el trabajador y que puedan obligarle a tomar otras referencias para el cálculo de la bases reguladora diaria.

A través de esta ventana podrá modificar las bases diarias así como el número de días que se van

“arrastrando” del proceso de enfermedad actual.

Evidentemente, en el supuesto de que la situación de I.T. acontezca precisamente en el mes en el que el productor haya causado alta en la empresa, los campos correspondientes a las diferentes bases estarán a cero, por lo que para que pueda realizarse correctamente el cálculo deberá introducirlas manualmente.

Se ha comentado que el programa calculará automáticamente el importe de la prestación en función de las disposiciones legales. No obstante puede forzar una determinada cantidad cumplimentando el campo correspondiente a prestación. En este supuesto el ordenador hará caso omiso a la fórmula de cálculo que tiene establecida y tomará como buena la cantidad introducida.

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Análogamente sucede con el complemento a cargo de la empresa y con la base de cotización por I.T.

Independientemente al hecho de que exista una fórmula de cálculo, podrá forzar el importe a pagar introduciéndolo en el campo correspondiente a complemento. Este valor anulará cualquier otro que haya podido calcular internamente el programa.

Tenga en cuenta que en estos casos si el valor del campo es cero, el programa entiende que debe calcular la prestación, complemento o base correspondiente. Si desea que no se abone prestación alguna (por ejemplo en los casos de que el productor no tenga suficiente período de carencia) introduzca el valor 0.01 (cero punto cero uno). Ello, al ser un valor significativo, impedirá que el ordenador efectúe el correspondiente cálculo y el valor se desechará posteriormente al regularizar el importe.

Si alguno de los conceptos salariales establecidos para el productor estuviesen en función de días hábiles, sábados, etc. el ordenador tendrá en cuenta la correcta distribución de los días del mes en su cálculo.

Verá un enlace en la parte inferior derecha del formulario titulado « Grabar partes INSS ». Este enlace traslada el movimiento de baja o alta a la bandeja de CENDAR INSS con objeto de que quede listo para su envío. Es una utilidad que pretende agilizar la gestión de la presentación y ahorrarle el tener que abrir el módulo de presentación para importar el movimiento de IT.

1.4.6.1

SISTEMA AGRARIO

Cuando se trate de trabajadores agrarios sujetos a cotización por jornadas reales notará que en el momento de introducción del movimiento de IT deberá cumplimentar un campo adicional: número de jornadas reales que hubiera trabajado el empleado en el período.

Este campo no aparecerá en el resto de situaciones.

Por otro lado tenga en cuenta que en este régimen el pago de la prestación se hace en calidad de pago directo al trabajador. Es por ello que, en aquellos casos en los que el proceso de enfermedad supere los quince días, deberá tener la precaución de informar dos registros: los quince primeros días mediante la clave E y a partir del decimosexto día mediante la clave D. Por ejemplo una baja de enfermedad que acontezca el día 7 sin alta médica quedaría codificada mediante dos registros:

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 E

 D

07

22

21

00

En caso de accidentes de trabajo el pago directo es desde el día posterior al accidente por lo que puede incluir un solo registro con la clave D y como fecha de baja ese día posterior.

1.4.7

EXPEDIENTES

“Pinche” en la flechita que figura junto al icono Carpeta de la parte superior de la ventana. Ello hará que se despliegue un menú contextual que le permitirá acceder a información adicional de la empresa.

1.4.7.1

TEXTOS PERSONALIZADOS

De igual forma que a nivel de empresa podía cambiar los textos de conceptos estándar para adaptarlos a sus necesidades, a través de esta opción, puede hacer lo mismo a nivel de empleado.

El texto que asigne a un determinado concepto sólo afectará a este trabajador.

1.4.7.2

BONIFICACIONES

Aquí deberá informar al programa de las posibles reducciones o bonificaciones de seguridad social que pueda tener derecho la empresa en función del tipo de contrato suscrito con el trabajador.

Las claves de bonificación son internas del programa y puede consultarlas y crearlas a través de

Constantes.

Aunque decimos que puede crearlas, por uniformidad de criterios se aconseja que utilice siempre alguna de las ya creadas por LTC. Este archivo se suele distribuir en las actualizaciones y podría

“machacar” alguna de las claves introducidas por usted originando errores de cálculo.

Introduzca la clave correspondiente a la bonificación a aplicar, y las fechas de inicio y finalización. Si la bonificación es con carácter indefinido puede dejar en blanco la fecha de finalización.

En los últimos tiempos la casuística en la aplicación de bonificaciones se ha complicado muchísimo en el sentido de que pueden sucederse en el tiempo diferentes tipos de bonificación e incluso hasta solaparse. Para ello se ha facilitado la posibilidad de que pueda “encadenar” bonificaciones. El programa detectará el momento del cambio, lo tendrá en cuenta a efectos de cálculo y no tendrá que estar usted pendiente de ello.

Para añadir una nueva línea pulse el botón Nuevo registro. Para eliminar una bonificación existente pulse Eliminar registro. Para modificar los datos de una bonificación seleccionada haga doble clic o

“pinche” la pestaña Vista detalle.

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En el caso de bonificaciones por importe fijo deberá introducir el colectivo incentivado a que corresponde la contratación. Su omisión o si no corresponde con el importe bonificado originarán errores en la presentación de los seguros sociales.

El campo tipo de reducción ha quedado sin uso desde que desaparecieron los tramos del porcentaje de jornada. Se mantiene provisionalmente por compatibilidad con posibles bonificaciones antiguas. Ahora, en caso de tiempos parciales, deberá indicar el importe que corresponde aplicar al empleado en base a la duración de su jornada en el campo importe.

Por otra parte existen bonificaciones que exigen el mantenimiento del nivel de plantilla fija existente en el momento de la contratación. Es por ello que se ha habilitado un campo dónde podrá anotar el número de trabajadores de la empresa en el inicio del nuevo contrato. Está previsto desarrollar algún control que « salte », en caso de que en algún momento el nivel de empleados fijos quede por debajo de esta cifra.

1.4.7.3

DEPENDENCIAS

Puede suceder que necesite contratar un empleado para sustituir a otro ; bien para cubrir un proceso de I.T. de éste último o para cubrir una excedencia. En el momento en que el trabajador sustituido se incorpore a la empresa deberá dar de baja al empleado que lo sustituye. Esta utilidad le permite especificar que el trabajador depende de otro.

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Con ello conseguirá que el programa lance un aviso similar al que se muestra en el momento en el que el trabajador sustituido cause alta de enfermedad o se produzca su cese en la empresa.

1.4.7.4

HORARIO

En los contratos a tiempo parcial la cotización ha de referirse a horas cotizadas en lugar de a días. Esta opción le permitirá indicar al programa cómo ha de calcular en cada mes las horas contratadas del empleado. El cálculo se hace en el proceso de cálculo de nómina y el resultado se almacena como concepto 86 Horas devengas. Si no existe este concepto la aplicación referirá la cotización a los días cotizados como al resto de los trabajadores.

Codifique el horario de trabajo en función de las claves siguientes:

1 Lunes

2 Martes

3 Miércoles

4 Jueves

5 Viernes

6 Sábado

7 Domingo

D Por día natural

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F Horas fijas al mes

B Por día laborable de lunes a viernes

L Por día laborable de lunes a sábado

X Por festivo

Para añadir una nueva línea pulse el botón Nuevo registro. Para eliminar una bonificación existente pulse Eliminar registro. Para modificar los datos de una bonificación seleccionada haga doble clic o

“pinche” la pestaña Vista detalle.

Puede incluir tantas líneas como precise: Si un empleado está contratado para trabajar cuatro horas diarias de lunes a viernes bastará que indique B _ 4. Si trabaja 3 horas los viernes, sábados y domingos necesitará incluir tres líneas:

1.4.7.5

NOTAS

Incluya aquí aquellas anotaciones que no tengan un campo específico para ello.

Si se acostumbra a apuntar aquí las notas que normalmente conserva en fichas de papel o en el expediente del trabajador comprobará que es una excelente solución para tener esta información organizada.

Compruebe que puede alternar entre notas de empleado y de empresa “pinchando” la pestaña correspondiente.

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1.4.7.6

ABSENTISMOS

Aquí podrá anotar los períodos vacacionales o absentismos en general de cada trabajador. Introduzca los días de inicio y fin del período. Puede introducir también una categoría con objeto de clasificar las distintas ausencias en función de sus intereses.

Esta utilidad tiene dos funciones:

1. Anotar a efectos de control las posibles ausencias de los empleados (ausencias, retrasos, etc.).

Puede incluir para ello las categorías que necesite (ej. Visitas médicas, moscosos, asuntos propios, permisos retribuidos, etc.). Si la categoría no está creada, escríbala y la tendrá disponible para próximas ocasiones.

2. Gestionar determinadas ausencias a efectos de su repercusión en la nómina. Para esta finalidad existen unas categorías predefinidas que pasamos a desarrollar y que conllevan un comportamiento especial. Nótese que las categorías predefinidas presentan un pequeño triangulo a la izquierda del texto.

HUELGA

Puede informar los días de huelga a efectos de su descuento en el recibo de salario. Notará que cuando seleccione esta categoría (o la cree si no está creada) se habilitará un campo para que introduzca un coeficiente multiplicativo a efectos de calcular el importe a descontar.

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Si solo quiere descontar los días de huelga introduzca el coeficiente 1. Si junto a los días de huelga quiere descontar, por ejemplo, la parte proporcional del sábado y domingo introduzca el coeficiente 1.4.

MIN

Se trata de los días que ha faltado al trabajo y que, no habiendo cursado la baja en Seguridad

Social, procede cotizar a razón de la base mínima de cotización. Comprobará que en la nómina se deja de abonar el número de días informados y la cotización se incrementa en la base mínima de esos días.

ERE

Cuando se trate de ERES normales como pueden ser ERES a tiempo completo o ERES a tiempo parcial negociados por un período continuo en el tiempo esta opción le ahorrará trabajo en la gestión y confección de la nómina.

Observe que en estos casos se despliega un cuadro adicional en el podrá ampliar la información necesaria para la gestión de la nómina y seguros sociales. Básicamente deberá indicar si se trata de un ERE a tiempo completo o a tiempo parcial, informar de las bases reguladoras diarias correspondientes a los días en esta situación y determinar si ha de aplicarse bonificación en la cotización de las cuotas.

En caso de ERES complejos como pueden ser ERES a tiempo parcial discontinuos, ERES que integran días a tiempo completo y días a tiempo parcial, etc. deberá utilizar la opción de generar una segunda empresa ficticia, asociada con la principal, dónde informar de las particularidades de cada situación.

VACACIONES

Los días de vacaciones informados se tendrán en cuenta en el asistente de vacaciones de finiquitos.

Ello le permitirá consultarlos de una forma rápida e incluso, en base a ello, el asistente le propondrá el número de días pendientes de abono por este concepto.

Informar el número de días de vacaciones tiene una finalidad adicional en el caso de convenios como el de construcción en los que el importe a abonar por cada día disfrutados en concepto de vacación disfrutado viene determinado en sus tablas.

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En estos casos puede marcar el check « Afectar a cálculos » ; el programa dejará de abonar en estos días los conceptos retributivos informados en la tabla de salarios del empleado (salario base, antigüedad, etc.) y multiplicará por el número de días de vacaciones aquellos conceptos con tipo de devengo V.

Puede introducir también a efectos informativos el número de horas y de días perdidos o notas internas a efecto de futuros controles. Esta información no tiene ninguna repercusión en cálculos posteriores.

Para añadir una nueva línea pulse el botón « Nuevo registro ». Para eliminar una línea existente pulse

« Eliminar registro ». Para modificar los datos de una bonificación seleccionada haga doble clic o

“pinche” la pestaña Vista detalle.

1.4.7.7

EMBARGOS

Esta utilidad le ayuda a calcular en sus caso el importe embargable en función de la retribución líquida del empleado.

Introduzca el embargo indicando una descripción que lo identifique, la fecha de inicio de su aplicación y el importe total a embargar. El programa de cálculo tendrá en cuenta este hecho y descontará, en base a la escala determinada al efecto, los importes correspondientes.

Los importes descontados quedan registrados en el mes en que se han efectuado a efectos de controlar que el importe embargable se descuente en su totalidad. Puede, si lo desea, emitir un informe impreso del detalle de descuentos realizados en cada mes.

No obstante es importante que tenga en cuenta los puntos siguientes:

El cálculo no hace distinción de si las pagas extras están prorrateadas o no. Se basa exclusivamente en el importe líquido del pago a considerar.

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Por idéntica razón no tiene en cuenta los conceptos no sujetos a los topes de las escalas. Tenga en cuenta que la interpretación que hace Hacienda al respecto es la siguiente:

Conviene resaltar que no formarán parte del importe íntegro del concepto sueldo, salario o pensión y podrán ser objeto de embargo sin ningún tipo de límite:

- Las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral, entre las que cabe citar las dietas.

- Las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos.

- Las primas de asistencia a juntas y en general aquellas contraprestaciones que estén asociadas a la participación en el capital de entidades.

1.4.8

IMPRESION DE DOCUMENTOS Y CERTIFICADOS

Se refiere a la impresión de documentos individualizados que puede necesitar en algún momento.

Las comunicaciones son documentos obsoletos que no se presentan ya al INEM pero que en algún caso

(empresas de limpieza, servicios, etc.) se utilizan a efectos de su entrega al empleado en lugar de utilizar para ello un documento en blanco para darle una mayor « oficialidad ».

Los certificados de riesgo por embarazo, o de maternidad/paternidad son los oficiales.

Despliegue el menú contextual pulsando la flechita que figura junto al icono impresora. El menú presentará los documentos que puede imprimir.

Una vez seleccionado el documento la aplicación visualizará a pantalla completa el documento oficial con la mayor parte de los campos rellenados con los datos existentes en las fichas de la empresa y del empleado. Usted podrá, no obstante, modificar cualquiera de ellos. Los cambios que realice no se grabarán en ningún sitio; solo se tendrán en cuenta en la impresión del documento.

1.4.9

ACCESO A CALCULOS

Recuerde que puede consultar, acceder y modificar cálculos relativos a cualquier período, tanto del ejercicio actual como de ejercicios pasados por medio de la ventana “Cálculos”. Si no existen cálculos la ventana aparecerá en blanco.

Puede modificar el importe de cualquier concepto seleccionando su línea correspondiente pero tenga en cuenta que al modificar o introducir nuevos valores no se vuelve a calcular el resto de la nómina.

Este hecho es fácil de entender en el sentido de que no solamente puede modificar conceptos

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MANUAL DE USUARIO primarios como son el salario base, antigüedad, incentivos, etc., sino que podrá modificar resultados totales tales como bases de cotización, prestaciones, etc.

No es normal que tenga que efectuar modificaciones a través de esta opción. Principalmente la utilizará para efectuar consultas. No obstante deberá utilizarla cuando capte una empresa nueva con el ejercicio ya iniciado o empiece a utilizar la aplicación una vez iniciado el ejercicio. Entonces deberá introducir a efectos del IRPF los cálculos de cada trabajador.

No es necesario que introduzca todos y cada uno de los resultados parciales de la nómina como salario base, prorrata de pagas extras, etc. Basta con que introduzca aquellos valores que pueda requerir posteriormente la aplicación que en esencia son los que se exponen a continuación. Ello le ahorrará tiempo y esfuerzo.

50

52

57

69

TOTAL DEVENGADO

BASE DE CONTIGENCIAS COMUNES

BASE DE ACCIDENTES DE TRABAJO

DEDUCCIÓN TOTAL POR SEGURIDAD SOCIAL

72

78

84

BASE IMPONIBLE

IMPORTE RETENIDO POR IRPF

DÍAS COTIZADOS

Es más, los resultados relativos a las bases de cotización y días cotizados debería introducirlos mes a mes (de esta forma la aplicación podrá incluirlos y detallarlos, por ejemplo, en posteriores certificados para desempleo), pero el resto de valores puede totalizarlos en un solo mes.

1.4.10

OTROS PERCEPTORES

A través de esta pestaña podrá gestionar las cantidades percibidas por administradores, profesionales, etc.

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Previamente deberá dar de alta la ficha como si de un trabajador normal se tratase. No olvide especificar la clave y subclave facilitada por Hacienda correspondiente al tipo de perceptor de que se trate. La ficha de introducción de datos es mucho más simple que la de un empleado normal.

Básicamente presenta una zona para datos identificativos y otra para incluir los importes percibidos y las cantidades retenidas a cuenta.

Puede anotar los importes acumulados directamente en la pestaña « resumen de pagos ». Si necesita anotar cada uno de los pagos realizados puede utilizar la pestaña « Detalle de pagos ». Desde allí podrá introducir los datos de las diferentes facturas emitidas por el perceptor y trasladar los importes a la pestaña resumen.

1.4.11

VISTAS

Las pestañas que tiene al pie de la ficha de empleado le ofrecen más posibilidades para el manejo y el acceso a la información.

La pestaña « Vista relación » visualiza una relación con los trabajadores de la empresa. De esta manera no tiene que volver al explorador para seleccionar otro trabajador de la empresa con la que esté trabajado.

Una vez seleccionado el empleado pulse la pestaña Vista detalle para acceder a su ficha.

Alternativamente puede hacer doble clic sobre la línea seleccionada.

La pestaña « Documentos » le permite clasificar de una manera lógica la posible documentación referente al trabajador.

Seguramente en algún momento usted habrá creado, relacionado con un empleado, algún escrito o habrá preparado algún informe en alguna hoja de cálculo. Esos documentos los tendrá físicamente guardados en una o varias carpetas de su ordenador. Esta opción del programa le permite “agrupar” todos los documentos relacionados con el trabajador independientemente de la ubicación donde se hallen.

Si está en un entorno de red cualquier persona de la oficina podrá consultar los documentos relacionados con el empleado sin más que acceder a esta ventana.

Ha de tener claro que los documentos siguen en la carpeta donde los guardó en su día. Aquí solo existe una referencia a aquellos. Si cambia el documento de lugar la referencia se rompe.

Para crear una referencia a cualquier documento pulse sobre el botón con forma de clip en la cabecera de la ventana. El programa abrirá una ventana estándar de selección a través de la cual podrá localizar el fichero.

Encontrará una ventaja añadida: si hace doble clic sobre el icono de un documento el programa lo abrirá utilizando la aplicación con que fuera creado. Usted podrá leerlo, manipularlo o volver a guardarlo.

1.4.12

CUESTIONES HABITUALES

Quiero incluir la cantidad de 15,25 euros diarios en concepto de gastos de manutención de tal forma que no formen parte de la base imponible del trabajador.

El concepto manutención no está entre los definidos con carácter general por lo que deberá utilizar uno de los conceptos libres no cotizables (códigos 25, 26 o 27). Para ello, incluya a nivel de empresa, en el concepto elegido el texto MANUTENCIÓN.

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Cuando dice 15,25 euros diarias, se entiende que se refiere a 15,25 euros por día trabajado. En el supuesto de que esa empresa trabaje de lunes a viernes deberá incluir una línea de salarios tal como la siguiente:

26 MANUTENCIÓN 6 B 15,25

El código 6 del segundo campo se incluye para indicar que se trata de un concepto no tributable. El código B indica que ha de abonarse la cantidad de 15,25 euros por día trabajado de lunes a viernes.

¿Puedo confeccionar la nómina del administrador de la empresa que está dado de alta en el

Régimen Especial de Autónomos?

Sí. Incluya en su ficha el control A.

De esta forma la aplicación tendrá en cuenta la especial circunstancia de este trabajador. En la nómina no le aplicará descuentos de Seguridad Social y por tanto no lo relacionará en el modelo TC/2, pero sí calculará e imprimirá su nómina teniéndolo en cuenta a efectos de IRPF.

Quiero abonar en la nómina mensual la doceava parte de las pagas de verano y Navidad así como la de Beneficios. ¿Existe alguna fórmula que evite el tener que calcular manualmente el importe antes de introducirlo en la ventana de salarios?

Si las pagas extras se abonan a razón de salario base más antigüedad puede utilizar la clave de devengo

A. Esta clave hace que el programa de cálculo divida por el importe introducido el resultado de sumar ambos conceptos.

02 SALARIO BASE

03 ANTIGÜEDAD

04 BENEFICIOS

F

P

A

1056,00

5

12

21 PAGAS PRORRATEADAS

25 TRANSPORTE

A

T

6

2,86

La tabla de codificación anterior es equivalente a la siguiente. Con ambas obtendrá el mismo resultado, sin embargo cuando cambie el salario base sólo tendrá que modificar una línea. En la siguiente tabla tendría que modificar tres.

02 SALARIO BASE

03 ANTIGÜEDAD

04 BENEFICIOS

F

P

F

1056,00

5

88,00

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21 PAGAS PRORRATEADAS

25 TRANSPORTE

F

T

176,00

2,86

Quiero anular en el mes de agosto el plus de transporte que tiene un trabajador informado en su pantalla de salarios, pero no puedo introducir el valor cero a través de la pantalla de incidencias.

¿Tengo que borrar el concepto de su ventana de salarios y volverlo a grabar el mes siguiente?

No. El valor cero no es significativo en la mayoría de los procesos. Al introducir el valor cero el programa entiende que no quiere introducir nada y desecha el valor. En estos casos deberá introducir un importe que, siendo significativo, sea lo suficientemente pequeño para que se desestime, por ejemplo 0.01 (punto cero uno).

Mensualmente tengo que incluir nocturnidades en la nómina. ¿Hay algún método que me evite el tener que calcular los importes?

Puede incluir en el concepto 9 NOCTURNIDAD de la pantalla de salarios el importe de la hora nocturna correspondiente a cada trabajador con el tipo de devengo W y mensualmente grabar en incidencias el número de horas (clave 80). Ello facilitará además el posterior cálculo automático de atrasos que pudiera tener lugar, por cuanto bastará con actualizar los valores de hora nocturna

1.4.13

SUGERENCIAS

Al efectuar altas de productores puede asignarles cualquier número que, dentro de esa empresa, esté libre. No por dejar huecos entre los códigos va a desaprovechar espacio en el disco. El fichero de productores es un fichero indexado en el que cada trabajador ocupa únicamente un registro, independientemente del código que tenga.

Es aconsejable, no obstante, codificarlos secuencialmente en orden ascendente. De esta forma los trabajadores más antiguos presentarán los códigos más bajos y, consecuentemente, cuanto mayor sea el código, más reciente habrá sido la incorporación del productor a esa empresa. Está distribución le vendrá bien en los repasos de las pagas extras, nóminas de atrasos, etc.

Quizás habrá reparado en que cuando introduce incidencias o procesos de I.T. el programa da por hecho que corresponden al mes de la fecha de gestión. Ello tiene la finalidad de agilizar la introducción de datos.

En incidencias puede codificar cualquier concepto de la misma forma en que lo haría si se tratase de un concepto fijo. Puede hacer que se calcule de forma diaria, mensual, etc. En caso de que el concepto que se introduce como incidencia esté también codificado en la pantalla de los salarios fijos del productor, el valor introducido sustituirá al valor fijo.

No obstante, si lo que desea es que el importe introducido se sume o reste al valor que pueda haber codificado como fijo, introduzca en el campo correspondiente a tipo de cálculo un signo más (+) o un signo menos (-) respectivamente.

También puede incluir brutos o netos como incidencias. En este caso deberá, al igual que se hace con los salarios fijos, incluir dos líneas: Una con el importe bruto o líquido y otra que indique a qué concepto se manda la diferencia.

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La mayoría de las veces los valores introducidos por incidencias son importe fijos que no precisan un cálculo previo. En estos casos solamente deberá introducir el código correspondiente al concepto y su importe. Deje en blanco los campos referentes a tributación y tipo de cálculo.

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1.5

CONVENIOS

En el conjunto de los trabajadores del fichero hay muchos que tienen iguales o similares salarios como consecuencia de estar sujetos al mismo Convenio Colectivo y además presentar la misma categoría profesional. Entre ellos puede haber alguna diferencia como consecuencia de los distintos porcentajes de antigüedad, posibles retribuciones complementarias, etc., pero los conceptos salariales de

Convenio son iguales para todos ellos.

Cuando el volumen de este colectivo es medianamente grande y se producen actualizaciones o revisiones de Convenio, resultaría interesante evitar el tener que cambiar, empleado por empleado, todos y cada uno de los conceptos salariales y que fuese el propio ordenador el que, bajo unas directrices concretas, se encargara de hacerlo.

Esta es, a grandes rasgos, la finalidad de este programa, que intenta, entre otras cosas, evitar estas modificaciones manuales y, con ello, los posibles errores y bailes de números a los que frecuentemente estamos sujetos en la introducción manual.

Puede dar de alta tantos convenios como precise. Por motivo de futuras compatibilidades Intente asignarles el código de convenio que figura en su publicación. Antes del año 2012 este código era de 7 dígitos. A partir de ese año pasó a ser de 14. Si se trata de un convenio particular de empresa y no tuviera código asignado puede utilizar cualquiera.

Puede buscar cualquier convenio por su nombre teclee cualquier cadena de caracteres en el campo de búsqueda y pulse buscar. La lista quedará reducida a aquellos registros que incluyan el texto de búsqueda.

Para acceder al contenido del convenio haga doble clic sobre el registro seleccionado.

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Junto a los datos identificativos básicos existen tres zonas básicas:

1.5.1

INFORMACIÓN RÁPIDA

En grandes despachos profesionales suele suceder que las diferentes tareas están divididas entre varias personas o departamentos. Normalmente los clientes suelen consultar una serie puntos referentes al convenio que se repiten de forma habitual (número de horas anuales, obligación de suscribir seguros a favor de los empleados, días de permiso, etc.). La finalidad de esta información rápida es que, estando actualizada, cualquier persona que recoja la consulta, aun cuando no sea especialista en la materia, pueda a modo de prontuario contar con la respuesta adecuada. Ello le permitirá atender de una forma rápida y concreta un gran número de llamadas.

Evidentemente si la consulta es compleja deberá derivar la llamada a la persona especializada.

Haga clic en el botón [+] de la barra para incluir una sección o categoría y el texto que quiera mostrar.

1.5.2

CATEGORIAS

Aquí irán los conceptos retributivos de las diferentes categorías del convenio que necesite.

Para añadir una categoría haga clic en el icono [+] de la barra. Para modificar una categoría selecciónela y haga sobre el icono que muestra un lapicero. Puede utilizar cualquier código de 5 cifras.

El nombre asignado le permitirá reconocer la categoría en listados, actualizaciones, etc. No tiene por qué coincidir con el texto que se ha especificado en la ficha del empleado.

Tiene la opción de vincular la categoría a un grupo. Existen 9 grupos, del 1 al 9. Ello, en caso de que existan muchas categorías, le permitirá filtrarlas para su mejor localización. Imagine, por ejemplo, que cuenta con una empresa que tiene fijadas sus propias categorías o sus propios precios. Usted puede añadir estas categorías a las existentes. Tendrá, por ejemplo, una categoría de « Oficial de 1ª » y otra de « Oficial de 1ª empresa Z ». Cuando necesite actualizar los precios agradecerá poder limitar y trabajar exclusivamente con las categorías vinculadas a ella, opción que es factible filtrando por el grupo al que haya podido asociar estas categorías particulares de la empresa Z.

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Una vez creada la categoría, deberá introducir sus conceptos salariales. La pantalla es igual que la utilizada para codificar los salarios del productor y es válido todo lo expuesto en aquella. Para añadir un concepto “pinche” Añadir o pulse la tecla [+]. Se abrirá una ventana que le solicitará los oportunos valores. Para eliminar un concepto, sitúese mediante las teclas de cursor en la línea correspondiente

“pinche” Eliminar o pulse [-]. Para proceder a modificar algún valor, sitúese en la línea del concepto y haga doble clic o pulse [ENTER]; el programa le mostrará los valores actuales y le permitirá cambiarlos.

Esta tabla debería incluir exclusivamente los conceptos comunes a todos los trabajadores afectos a la categoría. No incluya conceptos tales como antigüedad, retribución voluntaria, etc. Estos conceptos con toda seguridad variarán de un empleado a otro y debería incluirlos a nivel de trabajador en su tabla de salarios.

Puede considerar las categorías de convenio como plantillas que le permitirán trasladar fácilmente los salarios a la ficha de empleado.

Para eliminar aquellas categorías que ya no necesite, seleccione la línea que la contiene y pulse la tecla [Eliminar]. Esta opción borrará todos los datos introducidos para esa categoría, incluido los salariales.

1.5.3

CONCEPTOS DE PRECÁLCULO

Habitualmente los importes variables, como pueden ser incentivos, actividad, horas extras, etc. le vienen totalizados y basta con introducir su importe en el formulario de incidencias del empleado. No obstante puede suceder que el cliente o encargado de departamento le facilite un número de horas, días de desplazamientos u otra unidad de medida sobre la que usted deba operar para calcular el importe a reflejar en nómina.

Un ejemplo típico podría ser que le faciliten una relación del número de horas nocturnas que ha hecho cada empleado. En ese caso deberá calcular para cada empleado el importe de su hora nocturna en base a su salario base, el número de horas semanales de la empresa y algún que otro parámetro adicional y posteriormente multiplicar el importe hora por el número de horas que le facilitan.

Esta es la finalidad de esta herramienta: ayudarle a realizar esos cálculos complejos previos al cálculo de la nómina. Como verá la solución le valdrá para múltiples situaciones. La más habitual parte de la base a que se refería el ejemplo anterior: un multiplicando, un multiplicador y un resultado que deberá considerar en el cálculo de la nómina.

¿Cómo codificar este tipo de cálculos?: Puede utilizar tantos conceptos de precálculo como precise. Los conceptos se codifican del código 500 al 999. Para mejorar el control y la lógica de las fórmulas es

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Para explicarlo mejor vamos a desarrollar varios ejemplos prácticos.

1. Queremos que el importe de la hora nocturna sea el resultado de considerar el 25 por ciento del salario base del empleado multiplicado por 7 y dividido por 40. El valor ha de multiplicarse por el número de horas que informaremos por incidencias.

Fíjese en las líneas remarcadas en la figura. Se han creado tres conceptos de precálculo.

 El concepto 503 hace de multiplicando e incluye una fórmula compleja en la que los conceptos 2 y 3 (identificados entre corchetes) se multiplican por 7 y se dividen por 40.

Este resultado parcial se multiplica por 25 y se divide por 100.

 El concepto 603 solo contiene la descripción a efectos identificativos.

 El concepto 703 presenta una fórmula que consiste en multiplicar los conceptos 503 y

603 (importe hora nocturna por número de horas nocturnas). A diferencia de los dos anteriores presenta un concepto de salida: el 9. Ello conllevará que el resultado de estas operaciones « salga » en la nómina en concepto de nocturnidad.

Con esta codificación bastará que indique por incidencias el número de horas nocturnas realizadas por el empleado y el programa se encargará del resto.

Realmente una vez hecho el cálculo verá que la tabla de incidencias recoge un nuevo concepto que contiene el importe precalculado con arreglo a la formulación introducida.

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La ventaja de este sistema es que se evitará calcular para cada trabajador su importe hora de nocturnidad

2. Queremos que el número de horas extras realizadas por los empleados se multipliquen por un valor fijo que marca el convenio para cada categoría.

Es un caso similar al anterior. En su resolución se ha creado el concepto 501 de precálculo, sin valor ni fórmula. Se ha creado el concepto 601 para indicar el número de horas y finalmente el concepto 701 que incluye la fórmula con el producto de las dos anteriores.

En estos casos el importe fijo por categoría que marca el convenio deberá informarse en las fichas de las distintas categorías, en la pestaña de « Conceptos de precálculo »

Con esta lógica podrá codificar tantas fórmulas como necesite siempre y cuando tenga en cuenta las reglas siguientes

Los cálculos se realizan siempre en orden por código de concepto. Si, por ejemplo, incluye una fórmula donde el concepto 501 sea el concepto 601 + 602 el cálculo no será el esperado por cuanto cuando el programa calcule el concepto 501 no habrá calculado todavía los conceptos 601 y 602.

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Tenga en cuenta la nomenclatura de formulación: Los conceptos siempre han de ir entre corchetes y los paréntesis en la fórmula han de estar correctamente emparejados. Como en formulaciones largas puede resultar algo complejo, el programa mostrará un icono rojo si algún término de la ecuación está desparejado o uno verde cuando la nomenclatura sea correcta.

1.5.4

ACTUALIZACION ASISTIDA DE SALARIOS

Mediante esta opción podrá actualizar masivamente los salarios de aquellos empleados que estén sujetos a alguna categoría de convenio. Para abrir el asistente pulse sobre el icono de “Actualizar salarios” o la tecla [F1].

Introduzca el bloque de empleados a procesar. En su caso puede especificar también el convenio y la categoría que desea actualizar; en este caso el programa hará caso omiso de los empleados que no se ajusten al filtro establecido.

La mayoría de las veces sólo querrá actualizar los salarios de los empleados en situación de alta en la empresa. Si es así, no deberá habilitar la opción de “Procesar también ceses posteriores a la fecha”. En caso contrario, habilite esta opción e introduzca la fecha a partir de la cual desea que las bajas también sean actualizadas.

La sección « Número de horas semanales » que se mantiene por compatibilidad con versiones anteriores, le permite actualizar proporcionalmente los salarios de trabajadores contratados a tiempo parcial. De esta forma, si un productor trabaja la mitad de la jornada habitual, el proceso, al actualizar dividirá por dos los salarios de su categoría. Por defecto el programa le propone la jornada semanal informada a nivel de empresa, no obstante puede especificar un número de horas diferentes si marca la opción « Valor fijo ».

Para ello la ficha del trabajador ha de contener obligatoriamente en su campo centro de trabajo el número de horas semanales a considerar. El valor introducido en este campo puede ser alfanumérico, pero, a estos efectos, siempre ha de empezar con un número.

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VALORES VÁLIDOS

20 h/s

10.5 h

Horas=20

10h 30m

VALORES NO VÁLIDOS

15

15 horas h15 horas 15

Si al actualizar introduce algún valor en el campo Jornada semanal habitual, el programa multiplicará cada uno de los importes de la categoría asociada por coeficiente resultante de dividir el valor del campo puesto de trabajo de la ficha del trabajador entre el valor allí introducido.

Si no desea que el programa calcule ninguna proporcionalidad, deje en blanco el campo Jornada semanal habitual.

Si usted, en la ficha de los empleados a jornada parcial, ha indicado el porcentaje de jornada ese dato tendrá prioridad sobre el cálculo a que se hace referencia en los párrafos anteriores y el programa de actualización aplicará la proporcionalidad indicada por usted.

Una vez confirmada la selección, el programa leerá secuencialmente las fichas de los empleados seleccionados. En caso de que el empleado esté vinculado a alguna categoría de convenio, verá una pantalla con dos ventanas: la izquierda presenta la tabla de salarios de la categoría y la derecha muestra la tabla de salarios del empleado. De esta forma podrá comprobar fácilmente los salarios que tiene el empleado y los que debería tener.

Como verá a continuación el proceso le permitirá actualizar automáticamente todos los conceptos, sólo algunos o incluso editar manualmente los salarios del productor.

Si alguno de los conceptos introducidos es de texto variable (concepto 7, 10, 18, etc.), su texto aparecerá de forma genérica (Libre uno, Libre dos, etc.). En el momento de actualizar la ficha del trabajador este texto se convertirá en el que, para ese concepto, tenga asignado la empresa.

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El valor de IRPF, como consecuencia de depender de múltiples factores, no se tiene en cuenta a la hora de efectuar posteriores actualizaciones, por lo que no necesita incluir ningún valor.

En cuanto a las pagas extras puede introducir valores para seis de ellas. No obstante, tenga en cuenta que el programa solamente actualizará las que tenga definida la empresa a la que pertenezca el trabajador procesado. De nada le valdrá introducir valores a la paga extra 3 si la empresa solo tiene definidas dos pagas.

Solamente deberá introducir importes en pagas extras si desea forzar un determinado valor. Si pretende que las pagas se calculen conforme a la fórmula definida en cada empresa, no introduzca ninguna cantidad en estos campos.

Aquellos conceptos del productor que coincidan con los incluidos en la categoría asociada pero presenten diferente valor, aparecerán en un tono azul oscuro, en caso de que el valor también coincida, aparecerá en azul pero en un tono más claro.

En ese momento el programa permite pulsar una de las siguiente teclas:

[ESC] Abandona el proceso en el punto en que se encuentre regresando al menú del programa.

[ENTER] Le permite editar manualmente cualquier importe introducido en la pantalla de salarios del trabajador. Para ello, previamente ha de situarse en el concepto a modificar.

[+]

[-]

Permite añadir un nuevo concepto en la ventana de salarios del trabajador.

Elimina la línea seleccionada.

De la tabla de iconos de la parte superior derecha de la ventana

Los dos de la izquierda le permiten ir hacia atrás o hacia delante en la lista de empleados.

Icono con la flechita: Actualiza el concepto seleccionado con arreglo al valor que dicho concepto presente en la ventana de la categoría. Ello le será útil cuando no desee actualizar todos y cada uno de los conceptos de la categoría asociada, sino solamente unos conceptos determinados. Previamente, y para que esta opción se habilite deberá seleccionar en la pantalla de los salarios del trabajador cuál es el concepto que desea actualizar.

Icono con tres flechas: Actualiza todos los conceptos coincidentes que presente la categoría asociada.

Si está habilitada la opción “Añadir conceptos si no existen en la tabla de salarios” actualizará todos los conceptos de la categoría, existan o no en la ficha del trabajador.

En aquellos casos en que el trabajador procesado no esté asociado a ninguna categoría o lleve asociada una que no esté previamente creada, el programa no mostrará salarios asociados, pero sí le permitirá modificar manualmente los que el trabajador tenga introducidos en ese momento, mostrando

únicamente estos últimos.

1.5.5

SUGERENCIAS

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Este programa le va a ahorrar mucho tiempo en esos momentos punta que representan las publicaciones de los nuevos Convenios Colectivos o revisiones salariales. Asimismo, seguramente le va a evitar los errores que habitualmente van asociados a la modificación de un gran número de datos.

No obstante, quizás no le resulte interesante codificar aquellas categorías que normalmente no va a emplear, o que, si lo hace, va a ser en muy escasas ocasiones. Como se ha visto, en la actualización automática, el programa permite también modificar sobre la marcha aquellos empleados que no estén asociados a ninguna categoría, por lo que no le va a suponer ningún problema el actualizarlos.

Por otra parte, intente asignar a las categorías unos códigos que sean lógicos para usted. Ello le ayudará a recordarlos o localizarlos más fácilmente.

Es buena solución el apuntar a lápiz, en la tablas de cada Convenio, el número de cada categoría. De esta forma verá rápidamente las categorías que no están asociadas y el código de las que sí lo están.

Habrá visto también que tiene la posibilidad de lanzar el proceso de forma desatendida. No es una opción recomendada porque no tendrá el control sobre el proceso. Si va pasando de empleado en empleado podrá advertir determinadas circunstancias que de la otra forma le pasarán desapercibidas.

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1.6

DETALLE DE ATRASOS

Esta opción le permitirá introducir desglosados mes a mes los atrasos de un trabajador seleccionado o modificar las cantidades generadas por el cálculo automático. Ello permitirá posteriormente obtener la nómina complementaria y, consecuentemente, la correspondiente liquidación de seguros sociales con detalle separado de cada uno de los meses, tal y como establecen al respecto las normas de cotización de la Seguridad Social. Accederá a esta pantalla mediante la opción Detalle de atrasos que se encuentra en el menú Archivos. También puede acceder directamente pulsando las teclas [Crtl] + [A].

Introduzca la empresa a procesar y el ejercicio a que corresponden los atrasos que quiere introducir o consultar.

En cualquier momento podrá cambiar la selección “pinchando” en el icono que se remarca en la figura.

Recuerde que puede grabar una sola liquidación de atrasos en cada mes. Si introduce unos atrasos correspondientes al año 2012 y quiere introducir otros correspondientes al año 2013 en el mismo mes estos últimos sustituirán a los primeros.

El solicitar el ejercicio tiene una finalidad: permitir que el programa efectúe los cálculos de acuerdo a los tipos y topes de cotización correspondientes a ese año. Eso, por ejemplo, le será útil si necesita incluir diferencias como consecuencia de posibles revisiones salariales del año anterior.

Una vez ha confirmado la selección el programa visualizará una relación con todos los empleados correspondientes a la misma. Debajo de cada empleado se mostrará una línea por cada mes que incluya atrasos correspondientes al año seleccionado. Puede desplazarse por la lista de empleados con las teclas de cursor [  ] [  ]. Para acceder al detalle de un determinado mes selecciónelo y haga doble clic con el ratón o pulse la tecla [ENTER].

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A través de la pantalla detalle podrá cumplimentar los campos deseados. Al pie de la ventana se calculan, conforme se van introduciendo los datos, las sumas totales así como el importe neto de la nómina de atrasos.

En este cálculo el programa contempla y tiene en cuenta los tipos de cotización correspondientes al tipo de contrato del empleado. A estos efectos considerará la situación del trabajador en el momento en que se abonan las diferencias, no la situación que tenía en el momento en que se devengaron. Si usted quisiera optar por esta última opción deberá mantener fichas distintas por cada situación contractual.

En muchas ocasiones sucede que las bases correspondientes a los diferentes meses son repetitivas, por lo que el programa le da opción de copiar a partir de la segunda línea los días, importes o bases de la línea anterior. Para ello sitúese en la línea que quiere duplicar y pulse el séptimo icono por la izquierda (una flecha hacia abajo). Vera que la línea siguiente se rellena automáticamente con las cantidades introducidas en la línea en que se encuentra.

De forma similar, el octavo icono de la barra (tres fechas hacia abajo) le permitirá copiar los importes de la línea en que se encuentre en todas las que estén por debajo de la misma.

Tiene también la posibilidad de dividir los importes introducidos entre un número determinado de meses. Ello le vendrá bien cuando el importe a incluir sea un importe fijo (comisiones, cumplimiento de objetivos, etc.). Haciendo clic en el icono conseguirá que el programa, a efectos de cotización, lo divida en tantos meses como precise. Utilice para ello el tercer icono por la derecha.

En la imagen anterior solo se han incluido las cuatro columnas básicas: días, devengos, base CC y base

AT, Puede ver más columnas. Puede desplegar más columnas pulsando el sexto de los iconos de la barra.

Observará que se posibilita la inclusión de diferencias por prestaciones de I.T. derivadas del cálculo de atrasos, que posteriormente, en el momento de confeccionar la liquidación de seguros sociales, se deducirán de la cuota.

El importe correspondiente a las diferencias de devengos no es absolutamente necesario que lo desglose. Con el fin de agilizar la introducción de los datos puede agrupar el importe total en un solo mes.

Para grabar los datos introducidos deberá pulsar sobre el botón “Grabar” que aparecerá habilitado una vez introduzca datos. Alternativamente obtendrá el mismo efecto si pulsa la tecla [F9].

Por el momento está viendo la forma básica de introducir o modificar las posibles diferencias. Más adelante podrá ver que el módulo Cálculo automático de atrasos, además de calcular cumplimenta, en su totalidad, los distintos campos de la pantalla por lo que le evitará el tener que grabarlos manualmente. No obstante siempre tendrá la posibilidad de modificar los importes que desee.

Un método rápido de trabajo consiste en calcular y grabar los atrasos por medio del Cálculo automático de atrasos y a continuación ir recorriendo los trabajadores calculados viendo su pantalla detalle. Si los resultados son homogéneos podrá dar por bueno el cálculo. Si ve diferencias ostensibles de un mes a otro imprima el detalle de las diferencias calculadas por el programa y busque las causas posibles. (El cálculo automático de atrasos se verá más adelante.)

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Tenga en cuenta que tiene que distinguir entre el mes en que se grabarán los atrasos y el período de su devengo. Pueden corresponder al mismo o a diferentes ejercicios.

Es importante que recuerde que no puede guardar más de una liquidación de atrasos por mes. Si necesitase abonar dos liquidaciones complementarias de atrasos en un mismo mes, grábelos en dos meses diferentes y en el momento de emitir las nóminas ponga la fecha que desee.

Puede utilizar las teclas [PgDn] y [PgUp] para acceder al trabajador anterior o al siguiente respectivamente. Ello le será especialmente útil cuando desee repasar de una manera rápida los importes introducidos o grabados. Si utiliza estas teclas tenga en cuenta que al cambiar de trabajador, si los datos no han sido guardados, se le pedirá confirmación para grabarlos antes de abandonar la ficha del empleado. Si ha efectuado una serie de cambios en la pantalla de atrasos de un productor y decide no tenerlos en cuenta es suficiente con responder “no” a la anterior pregunta. Ello dejará los datos como estaban.

1.6.1

CUESTIONES HABITUALES

Tengo que efectuar una liquidación complementaria de atrasos desde Enero del año pasado a

Marzo del actual. ¿Cómo puedo hacerlo si en la pantalla de atrasos sólo dispongo de doce meses para rellenar?

Cuando las diferencias corresponden a dos ejercicios distintos debería efectuar dos liquidaciones, una por cada uno de ellos. Tenga en cuenta que seguramente los topes y tipos de cotización serán diferentes para cada año.

El programa le permite una liquidación de atrasos por mes, así es que deberá grabarlos en dos meses diferentes. Ello no impide que emita las nóminas con la fecha que desee.

1.6.2

SUGERENCIAS

El tratamiento de atrasos es una de las labores más engorrosas en la gestión laboral de una empresa o despacho profesional. Por añadidura pueden acontecer múltiples supuestos que lo compliquen todavía más. Algunos de ellos se exponen a continuación.

Si los atrasos corresponden a dos ejercicios distintos tenga en cuenta que la Tesorería le exigirá que confeccione al menos dos liquidaciones, una por ejercicio, con los topes y tipos existentes en cada año.

Por ello, lo adecuado es que usted, confeccione dos nóminas independientes, una por cada ejercicio.

Como no puede existir más de una nómina de atrasos por mes, deberá, a efectos del programa abonar una en un mes y otra en el siguiente. Ello no impide que, si desea abonarlas conjuntamente, en el momento de imprimir los recibos ponga la misma fecha en ambas. Deberá tener en cuenta, eso sí, que cada una estará acumulada en un mes distinto.

Si desea confeccionar nómina de atrasos de trabajadores que han cesado en la empresa introduzca los importes como si de un trabajador normal se tratara. El programa permite emitir la nómina y posteriormente los añadirá en los seguros sociales.

La única salvedad que presentan estos trabajadores, tal y como se verá posteriormente, radica en su cálculo automático de atrasos. El cálculo permitirá procesar selectivamente los empleados cesados en función de su fecha de cese a través de la opción “No incluir en el cálculo ceses anteriores a”, calculando exclusivamente atrasos de aquellos empleados que hayan cesado con posterioridad a la fecha introducida.

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1.7

ASOCIAR EMPRESAS

Puede suceder que dos o más empresas distintas presenten el mismo NIF y deban efectuar sus declaraciones fiscales conjuntamente (por ejemplo aquellas empresas que han tenido que crear nuevas patronales para los colectivos de aprendices, socios trabajadores o por la apertura de varios centros de trabajo).

Para estos casos la aplicación permite asociar a una empresa “madre” una o varias empresas “hijas” que se declararán a efectos fiscales conjuntamente con ella.

Seleccione la empresa “madre”, el programa visualiza dos listas: la de la izquierda contiene todas las empresas disponibles. La de la derecha todas las asociadas fiscalmente a la seleccionada.

Asegúrese previamente de que tiene marcada la opción de asociar “A efectos fiscales”.

Si desea asociar una nueva empresa selecciónela en la lista de disponibles. Pulse sobre la tecla [>] y la pasará a la lista de las asociadas, pulse “Aplicar” para grabar la nueva asociación.

Si desea eliminar una empresa de la lista de asociadas, haga el paso contrario, pique la empresa en la lista de asociadas, de tal modo que quede marcada en azul, pulse la tecla [<] y ésta pasará a formar parte de las disponibles, pulse “Aplicar” para grabar la modificación.

No olvide incluir en las empresas dependientes el control I para evitar que se emitan declaraciones individuales para estas empresas acólitas.

Recuerde que también puede utilizar esta opción para asociar empresas a nivel de Seguros Sociales.

Puede que tenga empresas con la misma cuenta de cotización, pero que por motivos de organización, de aplicación de distintos conceptos salariales, etc., haya decidido separarlas en varios códigos de empresa.

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El proceso es el mismo, simplemente optando por la opción de asociar “A efectos de seguros sociales”.

No olvide incluir en las empresas dependientes a nivel de seguros sociales el control * para evitar que estas empresas también se incluyan en la relación Cendar.

En estos casos la ficha de empresa muestra un pequeño icono que identifica este tipo de circunstancia tanto en empresas “madres” como “hijas”

Empresa madre

Empresa hija

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1.8

POLITICA DE SEGURIDAD

Esta opción nos permite asignar claves de acceso a los distintos usuarios del programa, así como limitar el acceso por parte de ellos a determinadas empresas.

Es interesante que si a su aplicación es accesible por varios usuarios evite que todos o parte de ellos entren con la misma clave. Habilite claves distintas para cada persona. Ello tiene dos finalidades: la de control de acceso a la información y especialmente la de poder rastrear a través de los registros de actividad qué ha hecho quién y en qué momento. Los registros de actividad y trazabilidad se verán más adelante.

En el primer acceso al programa podrá hacerlo con unas claves genéricas que vienen incluidas en el proceso de instalación:

 Usuario: USUARIO (en mayúsculas)

 Clave de acceso: USUARIO

Esta será nuestra clave si no hemos creado unas claves personalizadas, y podrá ser utilizado por todas las personas que tengan acceso a este manual.

Para asignar otro nombre y clave que pueda resultarle más fácil de recordar utilice la opción “Añadir”, y elija el tipo de permiso. Podemos añadir una clave para cada uno de los usuarios y ésta podrá ser eliminada o bloqueada en el momento que a ese usuario se le restringa el permiso de acceso al programa.

También está disponible la opción “Editar” que en cualquier momento le permitirá modificar los datos de las claves existentes.

Puede marcar las empresas accesibles para cada usuario. Si un usuario no está autorizado para acceder a una empresa, cuando acceda con su clave, la empresa no será visible en la lista de empresas del explorador.

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1.9

OPCIONES DE CONFIGURACIÓN

A través de esta opción podrá establecer o modificar alguno de los parámetros necesarios para la ejecución de la aplicación

Los distintos parámetros se encuentran agrupados en varias opciones de selección.

1.9.1

CARPETAS

Integra la información relativa a la carpeta donde el programa deberá buscar los distintos datos. Como ya conocerá la aplicación reside en una carpeta de su ordenador (normalmente C:\Archivos de programa\LTC Nomina) pero los datos pueden estar en otra carpeta diferente de su equipo o de cualquier otro accesible desde un entorno de red.

Base de datos del programa: Indica donde encontrar la información de empresas y empleado

Actualizaciones: Es la carpeta donde la aplicación consultará la existencia de posibles actualizaciones.

Cuando usted “descargue” actualizaciones desde internet se ubicarán en esta carpeta. La existencia de esta carpeta automatiza y centraliza los procesos de actualización sobre todo en grandes instalaciones donde en caso contrario deberían actualizarse puesto por puesto.

1.9.2

CENDAR

Introduzca aquí los datos identificativos que le facilite la Tesorería General de la Seguridad Social cuando se adhiera al Sistema Red.

1.9.3

REPRESENTANTE

Son los datos a nivel de aplicación que figurarán por defecto en ciertos documentos. Siempre podrá modificarlos sobre la marcha. Pensado para despachos en los que el titular figura en documentos informativos como Certificados de Desempleo, etc.

1.9.4

LOGS

Los archivos de logeo son ficheros que guardan cierta información de uso del programa como usuarios que acceden a un dato, información que modifican, etc.

Existen dos tipos de registros: de actividad y de trazabilidad.

Los primeros guardan información básica sobre quién hace qué y en qué momento. Los segundos guardan la información que se ha modificado y la que existía antes de la modificación.

Puede activar o desactivar el logeo de ambos registros. Posteriormente verá desde dónde puede acceder a la información logeada.

1.9.5

ACTUALIZACIONES

Aquí deberá incluir la información de acceso al servidor de actualizaciones para la descarga automática de las mismas. Esta información será facilitada por LTC. Si estos campos están vacíos o los datos no son reconocidos por el servidor de actualizaciones de LTC no podrá descargar actualizaciones desde este equipo.

1.9.6

CALCULOS

Son opciones a nivel de aplicación que el programa considerará al efectuar los cálculos de nómina.

No cotizar retribuciones en especie. Hay jurisprudencia en el sentido que importes abonados en concepto de manutención, principalmente en establecimientos de hostelería, incluidos como concepto

19 en la nómina han de estar exentos de cotización por similitud con las cantidades facilitadas por las

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MANUAL DE USUARIO empresas como ayuda de comida o vales para restaurantes concertados. Si usted es de esta opinión marque la opción.

Calcular prestaciones de IT por día natural. Tradicionalmente el cálculo de las prestaciones por IT en salarios mensuales se venía calculando por 30 días al mes, independientemente de los días naturales de cada período. Parece que la Mutuas abogan por que el cálculo se haga por los días naturales del mes, independientemente del grupo de cotización de cada empleado, desligando así el número de días de pago de los días de cotización. Si usted quiere que el cálculo de las prestaciones se haga de esta forma marque la opción.

Activar precálculos: Si no utiliza los precálculos de convenio puede desactivar esta opción. Ello agilizará el cálculo de la nómina por cuanto el programa evitará consultar para cada empleado los posibles precálculos introducidos.

Arrastrar procesos de IT: Cuando un empleado causa baja por IT y esta situación continúa en el mes siguiente, por defecto el programa no considerará este hecho. El programa de cálculo espera que el usuario en las incidencias del mes siguiente vuelva a informar que el empleado continua la baja que viene del mes anterior. Eso es así para evitar olvidos y errores que puedan implicar una deducción incorrecta en los seguros sociales.

Sin embargo, usuarios que vienen de utilizar otras aplicaciones, no ven lógica esta obligación y prefieren que el programa siga considerando la situación de baja hasta que se indique la situación de alta. Si usted es uno de estos usuarios marque la opción.

Activar incidencias imputables: Similar al caso de activar precálculos. Verá posteriormente que en el reparto de costos, entre otras opciones, tiene la posibilidad de imputar un determinado importe introducido por incidencias a una sección de costo diferente de la que pertenece el trabajador. Si no va a utilizar este tipo de reparto puede desactivar esta opción y ganará tiempos de proceso.

Imprimir detalle de cálculo en nómina:

Imprimir detalle de vacaciones en nómina: Si activa esta opción el programa imprimirá al pie del recibo un detalle con el periodo de vacaciones disfrutadas en el mes.

Impresión remota en impresora matricial: Si está utilizando la solución « en nube » del programa e imprime la nómina en impresora matricial necesitará marcar esta opción e introducir el dato que le facilitarán desde LTC.

LTC NOMINA

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C APÍTULO 2: NÓMINA

2.1

CÁLCULO DE NOMINA

Es el módulo que se ocupará de efectuar los cálculos de nómina de cada empleado. El cálculo se realiza con los valores existentes en el momento en que se procesa, tanto si se trata de datos fijos como de variables. Si introduce, por ejemplo, una nueva incidencia después de haber efectuado el cálculo de la nómina, esa incidencia no se habrá tenido en cuenta. Para que se recojan los nuevos valores, deberá necesariamente volver a calcular la nómina.

No podrá imprimir recibos de nómina o de paga extra si previamente no los ha calculado. No es necesario calcular previamente la nómina en el proceso de finiquitos dado que el programa efectúa internamente los cálculos en el momento de su impresión. Tampoco es necesario cuando vaya a emitir nóminas complementarias por atrasos por cuanto el cálculo se efectúa en el momento de la introducción o grabación de los mismos.

Seleccione el período, el tipo de cálculo a procesar e introduzca el bloque de empleados a calcular.

Observará que el programa solo permite seleccionar meses correspondientes al año de la fecha de gestión. Si tiene que calcular alguna nómina o finiquito de otro año deberá cambiar previamente la fecha de gestión.

En un mes, puede repetir tantos cálculos de nómina como necesite. El ordenador considera como bueno el último de ellos realizado, es decir, cada cálculo siempre “machaca” a cualquier otro, del mismo tipo, efectuado con anterioridad.

El programa distingue entre cálculos de mensualidad ordinaria, pagas extras, finiquitos y atrasos. Si selecciona “Mes y paga extra” el programa calculará también la posible paga extra si el mes procesado coincide con el mes de cálculo de alguna de las pagas extras informadas a nivel de empresa.

La siguiente tabla resume las distintas opciones del campo “Cálculos a efectuar”.

Mes y paga extra Cambia cualquier cálculo que se haya efectuado con anterioridad a excepción de atrasos y finiquitos. Consecuentemente modificará los posibles cálculos de

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Solo mensualidad

Solo paga extra

Actualizar todo paga extra y mensualidad. Excepcionalmente si el trabajador es baja en el mes y presenta finiquito no recalculará la posible paga extra por entender que se ha incluido en el mismo.

Cambia cualquier cálculo anterior referente a la mensualidad. Conserva los posibles valores de paga extra, finiquito y atrasos.

Cambia exclusivamente los valores existentes de paga extra. Conserva mensualidad, finiquito y atrasos. Excepcionalmente si el trabajador es baja en el mes y presenta finiquito no recalculará la posible paga extra por entender que se ha incluido en el mismo.

Elimina cualquier valor existente referente a mensualidad, paga extra, finiquito o atrasos.

El cálculo de nómina conlleva una serie de procesos inherentes que principalmente son los siguientes:

 Si el empleado presenta en su ficha información acerca de la distribución de su horario de trabajo calculará el número de horas laborables en el período de cálculo. Recuerde que este es un dato necesario para la cotización en caso de contrataciones a tiempo parcial.

 Obtiene y guarda las bases diarias de cotización para procesos de IT que puedan acontecer en el mes siguiente al calculado. En caso de procesos de maternidad o contratos a tiempo parcial obtiene las bases diarias en función de la cotización de los últimos tres meses.

 En procesos de IT controla y acumula los días del proceso actual hasta que se informe del alta médica.

2.1.1

CUESTIONES HABITUALES

En su día emití un finiquito que por distintas razones se ha anulado. He quitado la fecha de baja de la ficha del trabajador y he vuelto a calcular la nómina pero al acceder a sus cálculos del mes en

cuestión siguen existiendo importes del finiquito.

El programa guarda por separado y distingue entre los cálculos del mes, paga extra, finiquito y atrasos.

Al haberse emitido un finiquito el programa ha guardado sus valores.

Usted ha vuelto a calcular la nómina pero seguramente la calculó con la opción de cálculo “Mes y paga extra”. Este tipo de cálculo respeta los posibles resultados que por finiquito pudieran existir.

Debería haber seleccionado la opción “Actualizar todo” para que el proceso anulara los posibles importes de finiquito.

Otra segunda posibilidad podría ser la de anular los valores no deseados a través de la ventana de mantenimiento de cálculos.

A mediados del mes remití a mis clientes la nómina de la paga extra. Posteriormente he preparado y emitido la nómina mensual pero al repasar los importes de la paga veo que, en muchos de los casos en los que ha habido un proceso de I.T., los datos guardados por el programa son distintos de

los que figuran en los recibos de paga extra.

El programa, por defecto, tiende a actualizar las pagas extras con los valores existentes en el momento del cálculo. Seguramente la paga extra en cuestión se devenga a fin de mes y posteriormente a la

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MANUAL DE USUARIO fecha en que emitió los recibos de paga habrá introducido una serie de bajas y altas por I.T. que tienen incidencia en las pagas extras.

Si decidió no volver a remitir a sus clientes nuevas pagas actualizadas, debió utilizar en el cálculo la opción “Solo mensualidad”. Ello hace que el programa conserve los cálculos de paga anteriores aun cuando no contemplen la nueva situación de I.T.

Tengo como cliente una empresa que se ocupa de preparar ella misma los recibos de nómina. Sin embargo yo he de confeccionar los seguros sociales. ¿Puedo imprimir los seguros sociales de la empresa sin haber preparado la nómina a través del programa?

Puede hacerlo introduciendo a través de mantenimiento de cálculos los conceptos necesarios tales como bases de cotización, días cotizados, prestaciones y días en I.T.

Deberá, eso sí, haber creado previamente la empresa y trabajadores con sus datos fijos necesarios ( ocupación, tipo de contrato, código de bonificación, etc.)

2.1.2

SUGERENCIAS

Debe tener especial cuidado al efectuar los cálculos de nómina. El programa, tal y como se ha dicho anteriormente, siempre considera como bueno el último de los cálculos efectuados.

En condiciones normales, si no ha modificado ninguno de los conceptos salariales del productor, el repetir el cálculo de una nómina no va a suponer ningún efecto por cuanto los resultados van a ser exactamente los mismos. Sin embargo, si por ejemplo en el mes de Marzo ha modificado los salarios de un determinado grupo de productores y, por error, vuelve a efectuar el cálculo del mes de Enero los resultados de aquel mes serán automáticamente sustituidos por los nuevos, falseando consecuentemente los datos para IRPF. Es el precio que hay que pagar por mantener la información de todos los meses en línea.

Este es uno de los motivos por el que se le recomienda que actualice todos los meses la fecha de gestión de la aplicación. De esta forma, al ser esta fecha la que se toma por defecto en el campo correspondiente al período a tratar, dificultará el hecho de introducir un período no deseado. Verá posteriormente que para evitar este tipo de errores tiene opción de realizar cierres blandos o cierres

duros de los cálculos.

También se ha comentado que el programa guarda separadamente y distingue entre los cálculos de la nómina mensual, los de la posible paga extraordinaria, los correspondientes a la liquidación por finiquito y los de atrasos.

Puede suceder, por ejemplo, que a mitad del mes de Junio usted haya calculado y lanzado la paga extra de sus empresas. Si posteriormente le llegan partes de alta o baja por I.T. o modificaciones salariales que afecten a aquélla, debería repetir el cálculo y lanzar una nueva nómina de paga. No obstante, en esta situación, usted en unos casos optará, efectivamente, por repetir la paga, y en otros, si la repercusión es mínima, quizás decida dar por buena aquélla y no repetir el lanzamiento.

Cuando vaya a efectuar los cálculos de la nómina mensual deberá tener claro cuál es la opción elegida.

Si opta por la primera de ellas, seleccione el Cálculos a efectuar la opción “Mes y paga”; ello hará que el programa calcule nuevamente la paga con arreglo a los nuevos valores. Si su opción es la segunda, seleccione “Sólo mes”; de esta forma se respetará el anterior cálculo de paga.

LTC NOMINA

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2.2

FINIQUITOS

Esta opción calcula e imprime la liquidación o propuesta de finiquito de un determinado trabajador.

Para ello deberá introducir la siguiente información:

Fecha de cese: Introduzca la fecha de baja del empleado en formato DDMMAA. Por defecto se propone la que pudiera existir como tal en la ficha del empleado. El cálculo de partes proporcionales se hace tomando como referencia el año de la fecha de gestión. Puede lanzar finiquitos de cualquier fecha correspondiente a dicho año. Si necesita confeccionar liquidaciones de fechas pertenecientes a ejercicios diferentes, deberá cambiar previamente la fecha de gestión del sistema, en caso contrario obtendrá resultados impredecibles.

El programa mostrará un mensaje de error si la fecha de baja introducida es anterior a fecha de alta del trabajador

Motivo de cese: Es el texto que aparecerá impreso en el documento. Por defecto se propone como tal el que pueda figurar en la ficha del empleado. Si no existiese se propondrá el de

TERMINACIÓN DE CONTRATO. Si usted desea introducir cualquier otra causa basta con que lo cambie.

Vacaciones: Introduzca el número de días que procede incluir en la liquidación. Admite valores negativos y decimales. El programa calculará el importe diario de vacación en función de los conceptos que integre la fórmula de pagas extras 25. No obstante podrá manipularlo desde la ventana del finiquito como verá posteriormente.

Cotizar importes abonados por vacaciones: En caso de optar por su cotización y de acuerdo con las indicaciones al respecto por parte de la Tesorería de la Seguridad

Social, el programa controlará que no se superen los topes máximos diarios tanto en

Contingencias Comunes como en A.T. El programa guardará internamente los días y

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MANUAL DE USUARIO bases de cotización que deberán incluirse porteriormente en la liquidación complementaria L13.

En caso de incluir vacaciones con valor negativo (por ejemplo en caso de descontar vacaciones disfrutadas de más) tenga la precaución de desmarcar esta opción. La TGSS no admite bases de cotización negativas y, de no hacerlo así, devolverá un error.

Indemnización: Introduzca el importe de la posible indemnización que proceda abonarse al productor. Para su cálculo puede utilizar el asistente que le proporciona el programa.

Texto detalle en indemnización: Es el texto que se imprimirá en el documento de liquidación ampliando la línea de indemnización. Si usted quiere que en el finiquito aparezca la reseña

INDEMNIZACIÓN POR FIN DE CONTRATO introduzca en este campo POR FIN DE CONTRATO, por cuanto el programa, en caso de existir algún importe por indemnización, imprime de forma automática el texto INDEMNIZACIÓN.

Tributar la indemnización a efectos fiscales: Desactive esta opción cuando la indemnización esté exenta de tributación y no quiera que forme parte de la base imponible.

En caso de tributación parcial, puede indicar también qué parte de la indemnización está sujeta a tributación. El resto se considerará exenta.

Cotizar la indemnización a efectos de seguridad social: La reforma laboral de 2012 introduce nuevas consideraciones respecto a la cotización de aquellas indemnizaciones que no se encuentren recogidas en el Estatuto de los Trabajadores o excedan de sus límites. Marque esta opción cuando se encuentre en uno de esos casos.

La cotización puede ser por el importe total o solo afectar parcialmente. Indique en esos casos el importe sujeto a cotización.

El programa retrotraerá la cotización hasta el 1 de enero del año en que se abona y aplicará, en su caso, los topes máximos de cotización.

Falta de preaviso: Introduzca el importe que por tal concepto haya de deducirse en el finiquito por incumplimiento por parte del trabajador del plazo de preaviso en ceses voluntarios.

Opciones adicionales:

Conservar cálculos de posible paga extra calculada en el mes de cese: Por defecto cuando usted grabe un finiquito el programa entenderá que incluye todas las partes proporcionales de pagas pendientes y borrará cualquier cálculo de paga que pudiera existir en el mes. Puede suceder que, sin embargo, usted no quiera incluir una determinada paga extra en la liquidación y dar por buena la paga precalculada en el mes porque ya la ha abonado o prefiere que vaya en recibo aparte. En esos casos, no olvide marcar esta opción para que el proceso de grabación guarde los dos cálculos y conserve la paga existente. Un ejemplo típico de esta circunstancia podría ser el caso de cese a fecha 31 de diciembre. Posiblemente usted ya haya emitido y abonado la paga extra de diciembre y quizás no quiera incorporarla en la liquidación.

Una vez aceptados los valores introducidos, se visualizará por pantalla el detalle del finiquito tal y como va a imprimirse en el documento definitivo. Ello le permitirá repasar y verificar la liquidación antes de imprimirla.

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Los conceptos que se muestran en azul son susceptibles de modificación. Haga doble clic sobre ellos para abrir la ventana que le permitirá manipular los valores. El programa tendrá en cuenta los cambios y recalculará la liquidación con los nuevos importes.

Texto de finiquito: Esta pestaña le permitirá modificar y personalizar el texto de la cabecera del finiquito. Hay dos textos básicos: Finiquito y Liquidación. Se diferencian en que éste último es un poco más “blando” que el primero. Marque las opciones correspondientes para alternar entre ambas. Si necesita introducir un texto especial “pinche” en Texto personalizado e introduzca la cabecera que necesite.

Vista previa: Le permite acceder a una vista previa del documento tal y como va a quedar.

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Otros finiquitos: La pestaña visualuizara la relación de los posibles finiquitos existentes para el trabajador. Si hace doble click sobre ellos podrá visualizarlos.

Para imprimir el finiquito pulse el botón Imprimir del menú lateral izquierdo. Si lo que desea es imprimir la propuesta de finiquito pulse Propuesta. El documento es básicamente el mismo a diferencia de la “coletilla” que se imprimirá en la cabecera de la propuesta.

Pulse el enlace “guardar cálculos” para grabar la información del finiquito. De no hacerlo el programa le advertirá del hecho y le requerirá que indique si desea salir sin guardar.

Al grabar, el programa actualizará automáticamente los cálculos del productor en el mes al que corresponda el finiquito, así como la fecha de baja y causa del cese. Por ello, esta opción habrá de tomarse cuando se tenga constancia de que el finiquito es definitivo.

Por contra, puede desear efectuar un finiquito hipotético de un productor a una determinada fecha, o emitir una propuesta de la que no tiene constancia de que vaya a ser conforme. Es en este caso cuando debe dejar sin actualizar el proceso para hacerlo posteriormente.

De cualquier forma no se preocupe si ha actualizado un finiquito y necesita modificarlo, basta que lo vuelva a actualizar. El programa, al igual que sucede con los cálculos de nómina, siempre considerará el último finiquito grabado.

Opciones de impresión

En el finiquito tiene opción de incluir o no la parte proporcional de los días trabajados en el mes. Si opta por no incluirlos la liquidación incorporará exclusivamente las partes proporcionales de pagas, vacaciones, indemnizaciones y falta de preaviso. En esos casos deberá imprimir por otro lado la nómina de los días en alta. Recuerde que, por defecto, para evitar duplicidades de pago el programa no imprime nóminas del mes en que se cesa. Si quiere hacerlo deberá marcar el control B a nivel de trabajador o empresa.

Marque la opción incluir sello si quiere incorporar la imagen del sello de empresa de forma similar a como lo hace en la impresión del recibo de nómina.

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2.2.1

ASISTENTES

2.2.1.1.PARA

EL CALCULO DE VACACIONES

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Si ha ido informando los días de vacaciones disfrutados por el empleado, el asistente le mostrará el detalle de los días disfrutados en el año y le propondrá el número de días pendientes a incluir en el finiquito.

2.2.1.1.PARA

EL CALCULO DE INDEMNIZACIONES

El asistente le ayudará a calcular el importe de indemnización de los contratos temporales en base a los parámetros que usted introduzca.

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Podrá modificar el número de meses que deba considerarse a efectos de calcular la base reguladora diaria. Si quiere considerar los salarios del mes anterior introduzca 1; si quiere considerar los correspondientes al año anterior introduzca 12. Por defecto el programa le propondrá 3.

Deberá indicar también el número de días por año de servicio que quiera considerar. Por defecto el programa propondrá aquellos que para este tipo de contrato haya informado en la ficha de empresa.

Cuando pulse Calcular se visualizarán los salarios de los meses seleccionados, así como el detalle del cálculo. Pulse Aplicar si quiere que el importe calculado se traslade al campo correspondiente de la ventana del finiquito.

2.2.2

CUESTIONES HABITUALES

¿Cómo calcula el programa la parte proporcional de las pagas extras en los finiquitos?

El programa considera los días que ha estado el trabajador en alta en el período comprendido entre las fechas inicial y final de devengo de cada paga. A continuación divide estos días entre los existentes entre ambas fechas. El coeficiente así obtenido se multiplica por el número de días definidos para cada paga extraordinaria dando como resultado el número de días a abonar.

Salvo que a nivel de empresa o de trabajador exista el control de no descontar los días en I.T., el programa tendrá en cuenta y por tanto descontará estos días en el cálculo anterior.

He lanzado un finiquito con fecha 15 de Febrero y detecto que solo calcula la parte proporcional de la paga de beneficios del año en curso. ¿Por qué no acumula la parte proporcional del año anterior siendo que el trabajador aún no la ha percibido?.

El programa se rige por la fecha de devengo de las pagas, no por la de su abono. Al haber superado la fecha del 31 de Diciembre el cálculo no considera la paga de beneficios del año anterior que posiblemente habrá de abonarse con otros salarios y por eso solo incluye la del actual.

En estos casos tiene dos posibilidades:

1. Forzar manualmente el número de días o importe en la edición del finiquito.

2. Lanzar en Diciembre (aunque sea con fecha de Marzo del año siguiente) la paga de beneficios.

De esta forma tendrá la garantía de que la paga se ha calculado con los salarios existentes en el año de su devengo. Guarde los recibos y abónelos en la fecha que tenga por costumbre o cuando se produzca, como en este caso, un cese anterior a aquella.

¿Cómo calcula el programa el importe diario de vacaciones?

El programa incluye en el cálculo del importe día de vacación todos los conceptos especificados en la fórmula número 25 del apartado pagas del fichero de constantes. Por defecto esta fórmula incluye la mayor parte de los conceptos salariales. Si lo desea, usted puede añadir o eliminar conceptos de la misma.

Si ha de abonar el día de vacación a un importe fijo o pactado, deberá introducir ese importe editando el finiquito.

2.2.3

SUGERENCIAS

Tenga precaución cuando la confección de una liquidación por finiquito coincida con un mes en el que existe paga extra. Vamos a situarnos, por ejemplo, en el mes de Junio de un determinado año.

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Supongamos que la paga extra de verano se devenga a fecha 30 de Junio y que se ha remitido a las empresas a mediados del mes. Si se produce un cese con fecha 28 de Junio el proceso de finiquito calculará la paga de verano a esa fecha que, evidentemente, diferirá del importe que aparecía en la paga extra como consecuencia de que aquél se calculó a fecha 30.

Si quiere dar por buena la paga remitida con anterioridad, deberá eliminar, desde la pantalla de edición del finiquito, la parte proporcional que, de esa paga, aparezca calculada en el mismo (el cálculo no será exacto y el productor saldrá ligeramente beneficiado).

Si lo que desea es sacar la cuenta exacta, imprima la liquidación correcta y de orden a la empresa afectada para que anule o compense (supuesto ya la haya abonado) la paga anteriormente remitida.

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2.3

APLICAR CIERRE BLANDO

Para evitar posibles errores derivados de calcular inadvertidamente períodos ya calculados se ha habilitado la opción de marcar esos períodos como cerrados.

Esta utilidad marca los cálculos como cerrados y le advertirá de ello en caso de que intente recalcular un período ya cerrado.

¿Por qué se llama cierre blando ? Básicamente porque no le va a impedir recalcular la nómina si así lo desea. La utilidad se limitará a advertirle del hecho.

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2.4

APLICAR CIERRE DURO

Este tipo de cierre se basa en permisos. Un usuario cierra el período mediante la introducción de una contraseña y solo ese usuario podrá volver a abrirlo mediante la misma contraseña.

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2.5

IMPRIMIR NOMINA OFICIAL

El modelo de nómina utilizado por el programa se ajusta al establecido en la Orden Ministerial de 27 de abril de 1994. Los inconvenientes que surgían al incluir solamente tres complementos salariales se han solventado utilizando un modelo “adaptado” por las casas distribuidoras de papel en el que se permite hasta un máximo de 10 complementos salariales distintos. Este número, aunque limitado, ya puede considerarse aceptable por cuanto cubre la práctica totalidad de la casuística habitual.

El programa le permite imprimir la nómina en papel blanco o en papel preimpreso. En el primer caso utilizará preferentemente impresoras láser o de chorro de tinta mientras que en segundo deberá utilizar impresoras matriciales.

Seleccione el período a imprimir, el tipo de proceso y defina el bloque de trabajadores seleccionado.

En el campo Proceso podrá seleccionar Mensualidad ordinaria, Paga extra, Ambas o Nómina de atrasos.

En el caso de optar por ambas, se imprimirá la paga extra y la nómina mensual de cada empleado, por este orden.

Por defecto, se propone como fecha de firma la del último día del mes a que corresponde la impresión.

Si necesita cambiarla modifique el campo correspondiente.

Este formulario presenta una serie de pestañas que permiten especificar una serie de opciones o filtros adicionales.

Puede añadir textos en la cabecera y en el pie del recibo de nómina. Para introducirlos “pinche” el botón correspondiente. El programa abrirá una pequeña ventana donde podrá teclearlos. Ello, por ejemplo, puede serle útil para indicar en los recibos de atrasos el período a que corresponden los mismos.

Solamente se imprimirán aquellas nóminas que hayan sido previamente calculadas. La impresión, con objeto de no bloquear el proceso, saltará los productores cuyos cálculos estén a cero. Si echa en falta la nómina de algún productor y no consigue imprimirla compruebe sus cálculos a través de la pantalla de mantenimiento.

Cada concepto se imprime en su zona correspondiente. No obstante, si en una zona existen más conceptos que líneas disponibles, el programa detectará este hecho y agrupará dos o más conceptos bajo el texto de "varios".

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En I.T. se imprime el texto correspondiente al tipo de proceso de que se trate, así como la fechas de baja y alta y la prestación. Si existen dos procesos del mismo tipo en un mismo mes, el importe total de la prestación se agrupa en un solo campo.

Puede imprimir un recibo tantas veces como desee.

Por defecto el programa no imprimirá los recibos de aquellos productores que hayan cesado en el mes procesado. Si usted desea hacerlo recuerde que deberá hacer uso del código de control B, bien a nivel de productor o a nivel de empresa.

2.5.1

IMPRESION EN PAPEL BLANCO

Le permitirá imprimir la nómina en un papel tamaño DIN A4. Utilice para ello una impresora láser o de chorro de tinta. Con cualquiera de ellas obtendrá una calidad de impresión aceptable.

Los recibos se imprimirán secuencialmente por orden de código salvo que marque la opción Por orden alfabético que encontrará habilitada para este tipo de impresión. Las nóminas se visualizarán previamente por pantalla y podrá imprimir todas o una determinada recorriendo la selección con los cursores Siguiente o Anterior que se muestran en la figura.

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El programa puede utilizar diferentes formatos de nómina. Pulse el botón Modelo... para acceder a los formatos disponibles y seleccionar uno de ellos. Existe un modelo para Funcionarios MUFACE, un modelo en blanco y negro para mejorar la nitidez de impresión en determinados modelos de impresora, un modelo para empleados de hogar, etc. En alguna ocasión puede que necesite un modelo determinado para ajustarse a las necesidades o requisitos de su cliente.

2.5.2

IMPRESIÓN EN PAPEL PREIMPRESO

Utilice esta opción cuando necesite utilizar papel preimpreso con una o varias copias. En este caso los recibos se imprimirán secuencialmente por orden de código.

Deberá disponer de una impresora matricial local o en red que deberá estar instalada en su equipo con un nombre que incluya el texto MATRICIAL.

No es necesario que figure como predeterminada. El módulo de impresión buscará entre todas las impresoras instaladas en el equipo hasta que encuentre una que cumpla la condición arriba establecida. Cualquier nombre es válido siempre que incluya la palabra MATRICIAL (ej. Canon

MATRICIAL de Rosa, MATRICIAL Epson, etc. )

Si existiera más de una impresora con este requisito el resultado será impredecible por cuanto la impresión se intentará efectuar al azar por cualquiera de ellas.

Recuerde que para cambiar el nombre de la impresora basta con que pulse en ella con el botón derecho del ratón y seleccione « Cambiar nombre » en el menú contextual que se mostrará.

2.5.3

CUESTIONES HABITUALES

La empresa tiene establecido unos pluses de transporte, de vestuario y de herramienta, cada uno de ellos ocupando un campo en nómina. ¿Cómo puedo abonar unas dietas si solamente dispongo de tres campos no cotizables en el recibo?

Incluya las dietas con su código prefijado (31). En el recibo figurarán acumulados los importes de dietas y herramienta bajo el texto de "VARIOS".

2.5.4

SUGERENCIAS

Hay muchas casas que fabrican el modelo de nómina utilizado por el programa. Consulte con su proveedor habitual de papel. En caso de que no consiga localizar el modelo exacto, comuníquelo al distribuidor del programa. Él le proporcionará una relación de varias casas que se lo podrán facilitar.

En cualquier caso evite comprometerse a que le fabriquen el papel a medida o a garantizar un pedido determinado y tener que almacenar en su despacho un elevado número de cajas. Debido a la competencia que, afortunadamente para el usuario, existe entre las empresas que se dedican a la fabricación o suministro de papel continuo, no le será difícil encontrar una casa que le sirva en pequeñas cantidades con un plazo de entrega que normalmente será de un día.

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2.6

IMPRIMIR DETALLE DE NÓMINA

El modelo de nómina oficial es un formato muy rígido que da poco juego si se tienen muchos conceptos retributivos o si se quiere hacer algún tipo de detalle. La aplicación le permite utilizar un segundo formato. La cabecera y pie del recibo son similares al oficial pero el cuerpo « tipo factura » permite más libertad a la hora de mostrar las retribuciones.

Al igual que el anterior tiene una serie de opciones a seleccionar y permite su publicación.

Si utiliza fórmulas de precálculo y necesita detallar o descomponer un determinado concepto deberá utilizar este tipo de formato.

También deberá utilizarlo en aquellos supuestos en los que tenga una gran cantidad de conceptos retributivos. El formato oficial, más encorsetado, está limitado por los campos que figuran en su plantilla.

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2.7

CÁLCULO DE ATRASOS POR DIFERENCIAS

Una de las tareas más engorrosa del proceso de la nómina es el cálculo de las posibles diferencias derivadas de la aplicación, con efectos retroactivos, de la inmensa mayoría de los Convenios

Colectivos. Ello conlleva el tener que efectuar un elevado número de operaciones para obtener, mes a mes, las cantidades a abonar y cotizar por cada trabajador.

Evidentemente estos cálculos se multiplican en función del número de meses en que se retrotrae la vigencia del nuevo Convenio así como de las posibles bajas por I.T. o diferentes circunstancias que hayan podido afectar al trabajador.

Son muchos los factores que afectan al cálculo y por lo tanto la resolución técnica de este programa no ha sido fácil. Sin embargo la filosofía del mismo sí que lo es: el programa se basa en volver a calcular la nómina correspondiente a cada uno de los meses afectados y evaluar, concepto por concepto, la diferencia entre los nuevos valores y los importes abonados en su día. Es decir, calcula la diferencia entre lo percibido por cada productor y lo que, de acuerdo con los nuevos salarios, debió percibir.

Seleccione el ejercicio a que corresponden los atrasos. El programa tendrá en cuenta los topes, tipos y demás circunstancias existentes en ese año. Si el cálculo afecta a dos ejercicios diferentes tendrá que realizar un cálculo por cada año.

Introduzca los meses a calcular, el bloque de productores a procesar y el mes en que guardará los cálculos. Este dato es importante que lo entienda perfectamente: usted en Mayo de 2013 puede querer calcular atrasos del año 2012; en ese caso el ejercicio a que corresponden los atrasos será 2012 y el mes en que se grabarán Mayo de 2013. En este mes usted los cotizará y declarará a efectos de IRPF.

El programa no puede guardar más de una liquidación de atrasos por mes. Si seguimos con el ejemplo anterior y usted también quiere liquidar los atrasos generados en el año 2013 hará el cálculo de la

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MANUAL DE USUARIO forma habitual pero en el campo Mes en que se grabarán introduzca por ejemplo Junio 2013. De esta forma tendrá en Mayo guardados los atrasos del año 2012 y en Junio los del año 2013.

No obstante podrá imprimirlos cuando quiera y con la fecha que quiera, por lo que el tenerlos guardados en dos meses diferentes no le va a originar problema alguno.

Una vez validados los datos, el ordenador visualizará por pantalla una relación de los cálculos por mes y trabajador similar al que se muestra en la figura en el que se hará constar mes a mes y para cada empleado los importes percibidos, los que debió percibir y la diferencia entre ambos. Ello le permitirá, de una manera rápida y cómoda, revisar los cálculos de atrasos efectuados antes de proceder a la grabación de los mismos.

Al producirse algún proceso de I.T., la prestación correspondiente se calcula con arreglo a la base reguladora diaria del mes anterior. Evidentemente si esa base ha sido actualizada como consecuencia de la cotización de atrasos correspondientes a ese mes, también deberá actualizarse la prestación a cargo de la Seguridad Social o Entidad Aseguradora de Accidentes de Trabajo.

En aquellos trabajadores afectados por I.T. en alguno de los meses procesados el programa se ocupa de volver a calcular, si procede, la diferencia de prestación. Por ello, al liquidar la cotización complementaria por atrasos de estos productores, notará que junto a las diferencias normales de devengos y de bases de cotización, figuran diferencias de prestación que se deducirán en el correspondiente TC1.

Sólo queda por comentar la opción « No incluir en el cálculo ceses anteriores a la fecha... ». Ya sabe que hay Convenios que establecen expresamente que el finiquito no exonera del pago de los posibles atrasos. Esto le permitirá filtrar los empleados en función de su fecha de cese en la empresa. Si por ejemplo quiere calcular atrasos a los empleados que han cesado en el año 2013 ponga en la fecha el

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MANUAL DE USUARIO valor 01/01/2013. De esta forma evitará calcular cualquier trabajador que haya cesado con anterioridad a esa fecha y calculará el resto.

2.7.1

IMPRIMIR DETALLE

“Pinche” este botón para imprimir el detalle de cálculo. El informe se agrupará por trabajador para facilitarle el seguimiento del cálculo. El informe tendrá una apariencia similar a la siguiente

2.7.2

IMPRIMIR RESUMEN

Cuando el cálculo afecta a muchos meses, el estudio desglosado implica la impresión de un informe con un elevado número de hojas. Tenga en cuenta que, a un promedio de 20 o 25 conceptos por productor, en cada hoja se imprimirán del orden de dos a tres productores. Ello conlleva un elevado volumen de papel.

En alguna ocasión, por ejemplo cuando la nómina es repetitiva o poco complicada, puede interesar imprimir un estudio en el que solamente aparezcan las diferencias totales. De esta forma, en un volumen de papel mucho más reducido, podrá determinar si existe alguna anomalía que exija una especial revisión. Además, de cualquier forma, siempre podrá imprimir el informe desglosado del mes y trabajador que desee para una verificación más concreta.

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Esa es la finalidad de esta opción. En el informe así obtenido, únicamente se imprimen las diferencias que por Total devengado, Base CC, Base de A.T. y Prestaciones por I.T. corresponda computar al trabajador.

2.7.3

GRABAR

Una vez obtenido y comprobado el correspondiente estudio, puede introducir manualmente los importes a través de la pantalla de atrasos (le remitimos al capítulo 1 en el apartado fichero de atrasos), o bien, a través de esta opción, indicar al programa que lo haga por usted. Evidentemente de esta segunda forma incurrirá en un menor número de errores y empleará menos tiempo en ello. El proceso grabará los importes en el fichero de detalle de atrasos y actualizará los cálculos del empleado.

Si después de haber efectuado la grabación automática desea modificar, añadir o suprimir importes correspondientes a un determinado mes, deberá, eso sí, acceder a través de la pantalla de edición de atrasos.

2.7.4

SUGERENCIAS

El programa calcula, para cada empleado, la diferencia entre lo percibido y lo que, con arreglo a los nuevos salarios, debió percibir. Por ello previamente deberá haber actualizado los salarios del productor. En caso contrario, como puede pensar, la diferencia será cero.

Tenga precaución con los cambios de antigüedad o categoría que hayan podido producirse en el período a que corresponden las diferencias. Suponga, por ejemplo, que está efectuando el cálculo de atrasos de Enero a Junio y que en el mes de Marzo un determinado productor cambió su categoría profesional.

Evidentemente, al aplicar la anterior forma de cálculo, podrá observar que para los meses a partir de

Marzo el cálculo es exacto. Sin embargo en los meses de Enero y Febrero el programa efectúa la comparación entre lo que debió percibir con arreglo a la nueva categoría y lo percibido con arreglo a una categoría inferior, y como consecuencia, para esos meses, resultarán unos atrasos superiores a los reales.

En el momento de efectuar el repaso de los cálculos tenga en cuenta estos eventos y modifique a través de la pantalla de edición de atrasos los resultados incorrectos.

Si el volumen de estas eventualidades, en su caso, es muy grande y no desea tener que estar al tanto de estos cambios manuales, opte por seguir la misma pauta de trabajo que emplea al cumplimentar el

Libro de Matrícula del personal: dar de baja el registro actual y cumplimentar otro con arreglo a la nueva categoría.

Para ello introduzca la correspondiente fecha de baja en la ficha del productor (esta fecha se corresponderá con la anterior a la del cambio de categoría) y duplique la ficha. Modifique los campos y salarios pertinentes, respetando, eso sí, la fecha de antigüedad del trabajador.

De esta forma, para ese empleado, se efectuarán dos cálculos, uno por cada período.

Una vez que haya adquirido una cierta soltura en el uso del programa, en aquellos casos en los que los atrasos no impliquen una especial complicación, puede incluso eludir imprimir los informes del cálculo. Acceda directamente a la opción de Grabar y pase seguidamente a revisar los importes calculados a través de la pantalla de edición de atrasos. De un vistazo, comparando unos meses con otros, podrá apreciar fácilmente si existe alguna anomalía en los cálculos. Si ve que en algún mes las

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2.8

CALCULO DE ATRASOS PORCENTUAL

El método anterior es un muy exacto pero se complica en aquellos casos en los que los atrasos afectan a largos períodos de tiempo. La posibilidad de que la situación actual de los empleados no sea comparable con la que tenían hace muchos meses atrás es mayor cuanto más retrocedemos en el tiempo.

En estos casos puede hacer uso del cálculo porcentual. No es tan exacto como el anterior pero da una facilidad añadida en caso de pequeñas revisiones que afecten a varios ejercicios anteriores. Además es muy fácil de explicar y de entender por los empleados afectados.

El método consiste en aplicar un determinado porcentaje sobre aquellos conceptos retributivos del trabajador que estén sujetos a subida. Puede suceder que todos los conceptos suban un 0,5 por ciento pero el transporte lo haga un 1 por ciento o no esté afectado por la subida, por ello verá que tiene la posibilidad de establecer un porcentaje de subida individual para cada concepto.

2.8.1

CONFIGURACIÓN

Esto implica que como primer paso deberá crear la configuración que determinará la forma de realizar el cálculo.

El proceso mostrará una lista con todos los conceptos disponibles. Haciendo doble clic sobre ellos podrá establecer el porcentaje de incremento que ha de considerar el programa de cálculo.

Fíjese que verá los textos de concepto estándar. Esta configuración puede valer para distintas empresas y cada una de ellas puede tener textos de conceptos diferentes. Céntrese en el código.

Posteriormente verá que para cada empresa figurarán los textos de concepto que asignó en su momento.

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2.8.2

CALCULO

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A partir de aquí ya puede lanzar el cálculo seleccionando el bloque de empresas a procesar y estableciendo los meses que delimitan el período a calcular. Deberá seleccionar también la configuración que quiere emplear en el cálculo.

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2.9

GESTION DE PAGOS

El programa le permite efectuar los pagos de la nómina mediante la generación de un fichero adaptado a la normativa 34.11 del Consejo Superior Bancario que podrá remitir a su banco o transferir a través de Internet. En su defecto, si usted hace el pago por cualquier otro sistema, le permitirá imprimir un listado con los importes a transferir a cada empleado. La Norma 34.11 es aceptada por todas la

Entidades bancarias. Admite pago nacionales y transfronterizos. No obstante en alguna ocasión ha sucedido que el aplicativo web del banco solo contempla la Norma 34 o que es necesario que su banco active determinadas opciones. Si fuera su caso, puede seguir utilizando la normativa anterior, pinchando en el enlace « Enlazar con Norma 34 ».

Seleccione el período a procesar e introduzca los código que delimiten el bloque de empleados a procesar.

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En un mes pueden coincidir varios pagos. Seleccione el que corresponda entre los siguientes valores:

 Sólo mensualidad

 Sólo paga extra

 Mes y paga extra

 Sólo atrasos

 Finiquitos

 Mensualidad y finiquitos

 Anticipos

En relación con el pago de importes derivados de finiquitos puede suceder que parte de ellos, normalmente los de principio de mes, se abonen por cheque o en metálico en la fecha de cese y que sin embargo queramos abonar el resto en la transferencia normal de la nómina. El programa prevé esta circunstancia y permite establecer una fecha “pivote” que es la que deberá introducir en el campo

Incluir ceses posteriores a ...

Por defecto la fecha se establece como la del final del mes procesado. Ello quiere decir que no incluirá en la domiciliación ningún cese que se haya podido producir en el mes. Si quisiera incluir todos los finiquitos del mes cambie la fecha al día 1 del mes.

El programa contempla también la posibilidad de emitir domiciliaciones parciales. Puede suceder que alguna empresa trabaje con distintas Entidades Bancarias y realice varias órdenes o remesas de pago: un grupo de trabajadores con cargo al banco 1, otro al banco 2, etc. En este caso deberá incluir en el campo Controles de la ficha de cada trabajador un dígito que permita identificarlo y distinguirlo.

Puede, por ejemplo, asignar un 1 para los del primer grupo, un 2 para los del segundo, etc. (Puede utilizar cualquier control que no esté reservado por el programa). Cuando vaya a emitir la domiciliación introduzca en el campo « Filtro por control de empleado » la clave de remesa que desee efectuar ( Un 1, un 2, etc.). Tendrá que repetir el proceso tantas veces como grupos haya formado. Si desea una domiciliación completa deje el campo en blanco. Existe un filtro similar a nivel de empresa.

Marque finalmente el criterio de ordenación que desea en la relación de pagos. Por defecto la ordenación se hará por código de empleado.

Finalmente tiene la posibilidad de que el programa le muestre una relación de los empleados e importes que va a incluir en la transferencia. En esa lista podrá marcar o desmarcar empleados a incluir. Si desea que se muestre esa lista previa marque la opción « mostrar selección previa ».

2.9.1

CREAR FICHERO PARA SOPORTE MAGNÉTICO

Para crear un fichero de acuerdo con la norma 34.11 del Consejo Superior Bancario en lo referente a

órdenes en soporte magnético para emisión de transferencias y cheques por pago de nóminas, pensiones y otros conceptos deberá marcar la opción « Generar fichero », en caso contrario solo obtendrá un informe con los empleado e importes líquidos. El fichero recoge toda la información necesaria para que su banco pueda realizar, en su nombre, los pagos de la nómina.

Deberá introducir una serie de datos adicionales imprescindibles para la Entidad Bancaria tales como la fecha de envío, la fecha de emisión, entidad, sucursal y cuenta de cargo, así como la identificación del ordenante.

El tipo de ordenación en este proceso es indiferente. El programa por medio de un asistente estándar de Windows solicitará la unidad y carpeta donde quiere guardar el fichero así como el nombre que quiere asignarle.

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El banco, para evitar rechazos, le exigirá que la información facilitada en el disco esté completa. Por ello el programa no grabará aquellos empleados que no tengan informado el banco y cuenta. No obstante visualizará un mensaje advirtiéndole de tal circunstancia para que pueda proceder a subsanarla.

Si como nombre de fichero asigna el de uno ya existente el programa sustituirá al que pudiera existir.

Si desea conservar varias domiciliaciones asigne nombres diferentes a cada fichero, a ser posible con cierta estructura lógica.

2.9.2

OPCIONES

La aplicación también contempla la posibilidad de abonar la nómina en dos pagos. Puede darse el caso de que usted no pueda “cerrar” la nómina hasta los primeros días del mes siguiente al que se devenga y que, para no perjudicar al empleado, quiera adelantar un pago previo antes de fin de mes.

Seleccione en este caso Primera remesa cuando vaya a generar el primero de los dos pagos. El programa guardará los importes abonados en la tabla que usted asigne. Cuando quiera abonar el resto de la nómina seleccione Segunda remesa e introduzca el nombre de la tabla que contiene el primero de los pagos. El proceso incluirá para cada empleado la diferencia entre el importe líquido de la nómina y lo ya abonado.

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C APÍTULO 3: SEGURIDAD SOCIAL

3.1

DOCUMENTOS DE COTIZACIÓN

El proceso le permitirá generar los ficheros FAN con el detalle de empleados y cotizaciones que deberá enviar a Tesorería a través de la WINSUITE

A partir del año 2014 también le permite generar y tratar los ficheros CRA correspondientes a la declaración de salarios.

La Disposición Final Tercera del Real Decreto-Ley 16/2013 de 20 de diciembre, modifica el artículo 109 de la LGSS estableciendo la obligación, para los empresarios, de comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social en cada período de liquidación el importe de todos los conceptos retributivos abonados a sus trabajadores, con independencia de su inclusión o no en la base de

cotización a la Seguridad Social y aunque resulten de aplicación bases únicas. Para dar cumplimiento a lo anterior, la TGSS ha diseñado un nuevo fichero denominado “Conceptos Retributivos Abonados”

(CRA) que se deberá remitir a través del Sistema RED, en el que las empresas deberán suministrar mensualmente la información sobre los conceptos retributivos abonados determinantes de la cotización realizada durante dicho mes.

Un asistente inicial le ofrecerá las diferentes opciones del módulo: gestionar ficheros FAN de cotización, gestionar ficreros CRA para la declaración de salarios u otras acciones como son la introducción de la fecha de control en atrasos, la introducción de descuentos por formación continua u acciones similares.

3.1.1

GENERAR FICHERO FAN

Recuerde que los llamados ficheros FAN son archivos que incluyen toda la información de cotización del bloque de empresas que seleccione. Esta información está normalizada con arreglo a una serie de instrucciones técnicas facilitadas por la Tesorería General de la Seguridad Social. El fichero puede

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MANUAL DE USUARIO incluir una o varias empresas pero no puede incluir liquidaciones de distintos tipo (L00, L13, L03, …).

En aquellos casos en los que necesite presentar diferentes tipos de liquidación deberá generar al menos un fichero por cada tipo de liquidación.

Comprobará que el programa le propone el nombre del fichero FAN a crear. Puede cambiarlo, si lo desea. La nomenclatura propuesta está en formato AAMMTNNN donde AA representa el año, MM el mes,

T el tipo de proceso y NNN un número secuencial para evitar repetir nombres ya procesados.

Comprobará que si utiliza esta nomenclatura el nombre del fichero le permite deducir su contenido.

Entre las opciones cabe destacar la posibilidad de generar un fichero con todas las empresas (opción por defecto) o la posibilidad de generar una relación exclusivamente con las empresas que domicilian el pago o con las que no lo hacen.

El programa por defecto creará una copia del fichero generado. Ello vendrá bien si en algún momento necesita comprobar qué es lo que ha mandado a Tesorería. Tenga en cuenta que la WINSUITE borra físicamente el fichero de su equipo en el momento de su envío. Si no quiere copia desmarque la opción.

Todos los ficheros FAN se crean en la carpeta L (o su equivalente si usted cambió la carpeta de datos en el proceso de instalación). De esta forma están centralizados en un sitio común y son accesibles por

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MANUAL DE USUARIO cualquier usuario. Allí es donde deberá buscarlos desde la Winsuite cuando vaya a proceder a su envío.

Recuerde que puede configurar la WINSUITE para que busque los ficheros en una carpeta determinada.

A efectos de comprobante, el programa mostrará un informe con todas las empresas incluidas en el fichero y sus importes.

En caso de haberse producido algún error o hecho a considerar en el proceso el programa le advertirá de ello y le mostrará una relación de advertencias. Las que figuran con un icono rojo son importantes y debería solventarlas. El resto son avisos de proceso que pueden ser de interés pero que no implican necesariamente errores en la cotización. No es necesario que los tenga en consideración. Haga clic en el icono de la impresora si quiere imprimirlos.

3.1.1.1

COTIZACION COMPLEMENTARIA POR ATRASOS

Cuando seleccione Atrasos en el tipo de cotización, verá que se habilitan los campos “Desde” y “Hasta” del formulario.

Recuerde que en atrasos hay que distinguir entre el mes en que se liquidaron (y figuran guardados) y los meses a los que corresponden las cotizaciones. En “período de liquidación” deberá indicar siempre el mes en que se han grabado y en los campo “Desde” “Hasta”, en formato MMAA (mes con dos dígitos y año con otros dos), el tramo de meses que quiere cotizar.

Normalmente incluirá los meses inicial y final al que corresponden los atrasos pero puede suceder que por cambios de tipos de cotización, tipos de recargo o cualquier otra causa la Tesorería no permita incluir todo el período en el mismo fichero. En ese caso deberá generar tantos ficheros como sea necesario “troceando” mediante estos campos los períodos que necesite.

3.1.1.2

COTIZACION COMPLEMENTARIA POR ATRASOS DERIVADOS DE EXCESO DE

INDEMNIZACION

En aquellos casos en los que existen indemnizaciones superiores a las legalmente establecidas y deba cotizar el exceso, deberá generar una liquidación complementaria L03 con el exceso prorrateado entre el día 1 de enero del año actual (o la fecha de alta si ésta es posterior) y la fecha del finiquito.

Cuando generó y grabó la liquidación, el programa se encargó de distribuir y guardar la cantidad cotizable total entre cada uno de los meses afectados teniendo en cuenta los posibles topes y circunstancias, razón por la que bastará con que seleccione un tipo de liquidación de atrasos marcando la opción “Los atrasos corresponden a exceso de indemnización”. Ello le permitirá al programa diferenciar este tipo de liquidación de cualquier otra que, por atrasos, pudiera coexistir en el período.

3.1.1.2

COTIZACION COMPLEMENTARIA POR VACACIONES NO DISFRUTADAS

Cuando en algún finiquito haya liquidado vacaciones está obligado ha presentar una liquidación complementaria L13. En el momento de generar el fichero FAN correspondiente a la mensualidad el programa le advertirá de ello.

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En condiciones normales este proceso no va a originarle ninguna complicación. Basta con que seleccione el tipo de liquidación correspondiente e indique el bloque de empresas a procesar. Si emitió y guardó el finiquito la aplicación cuenta con toda la información necesaria.

Solo hay una posible excepcionalidad que le afectará en liquidaciones del mes de diciembre. Puede suceder que a un trabajador que cesa, por ejemplo, con fecha 15 de diciembre deba liquidarle 30 días de vacaciones no disfrutadas. Quince de estos treinta días se extrapolarán al mes de diciembre pero el resto deberá extrapolarse al mes de enero del año posterior. Sin embargo la Tesorería General de la

Seguridad Social no permite incluir en un mismo fichero cotizaciones de dos ejercicios diferentes por lo que en estos casos deberá generar dos ficheros: uno con las vacaciones del año actual y otro con las vacaciones del año siguiente.

Para ello genere el fichero de vacaciones del año actual con la opción “Procesar vacaciones no

disfrutadas de un ejercicio posterior” desmarcada y a continuación genere el fichero correspondiente a las vacaciones del próximo ejercicio con la opción marcada. Esta opción solo estará habilitada en cotizaciones del mes de diciembre.

Pinche el icono “ ?

” del formulario para ampliar la información.

3.1.2

OPCIONES ESPECIALES

Fíjese en la pestaña « Opciones especiales » del formulario. En alguna ocasión necesitara enviar liquidaciones complementarias como consecuencia de cotización de salarios de tramitación, reintegro de bonificaciones o prestaciones, etc. Para ello necesitará acceder a esta pestaña y seleccionar el tipo de liquidación correspondiente entre los disponibles.

En aquellos casos en los que vaya a pagar solamente la cuota obrera también deberá seleccionar la opción correspondiente del campo « clase de liquidación ».

La información del campo « Recargo de mora » ha quedado en cierto modo obsoleta. Actualmente es

Tesorería la que establece automáticamente el tipo de recargo en base a la fecha de presentación de la liquidación por lo que usted pueda introducir aquí es indiferente para el resultado final. No obstante puede indicar el procentaje de recargo para comprobar que las cuentas de Tesorería coinciden con laa suyas.

Atención con la opción « No sustituir declaración anterior ». Ya sabe que el envío en plazo de cualquier liquidación sustituye cualquier otra que pueda haberse enviado con anterioridad. Si usted envía una liquidación de atrasos de enero a diciembre del año 2010 y posteriormente manda otra del mismo período ésta última, por resta regla, anulará la anterior. Puede suceder no obstante que no

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MANUAL DE USUARIO quiera que sea así. Podría suceder que exista una segunda liquidación de atrasos que deba complementar a una anterior. En esos casos no olvide marcar la opción.

Tesorería le devolverá el TC2 con los empleados en el mismo orden en que figuren inicialmente en el fichero FAN (por defecto ordenados por código del empleado). Si prefiere que la relación se ordene alfabéticamente por nombre del trabajador marque la opción.

Atrasos forzados

La cotización de atrasos se hace teniendo en cuenta las circunstancias correspondientes al mes o meses a que corresponden. Ello quiere decir que el programa tendrá en cuenta posibles períodos de incapacidad temporal, absentismos, ERES o cualquier circunstancia similar acontecida en esos meses.

El programa intentará “defenderse” en base a la información existente para segmentar los registros del fichero FAN.

No obstante puede haber situaciones en las que usted quiera cotizar una cantidad determinada independientemente de las circunstancias laborales del trabajador. Imagine, por ejemplo, que necesita incluir unos atrasos correspondientes al pago de unas comisiones o incentivos anuales; lo normal es que indique el importe total y lo divida a partes iguales entre los doce meses del año al que corresponden.

Si el trabajador estuvo en situación de ERE durante tres meses el programa “no entenderá” que en ese período tenga incremento de cotización y eludirá la cotización correspondiente al período afectado.

Usted se dará cuenta de ello porque al final del proceso obtendrá un aviso en relación a que las bases cotizadas no coinciden con las reflejadas en nómina.

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En estas ocasiones puede marcar la opción “Atrasos forzados. No afectar días en IT o ERE”. Ello hará que el programa no haga caso de la situación del mes en cuestión y cotice el importe tal y como usted lo ha informado.

Esta opción solo estará habilitada cuando el tipo de liquidación sea atrasos.

Filtro de selección

Finalmente comprobará que en ocasiones puede ser preciso generar un TC2 con un número limitado de empleados. Un ejemplo de esta opción puede ser en caso de que tenga un descuadre con los costos.

Para localizar el trabajador afectado puede necesitar acotar el fichero FAN entre dos trabajadores determinados. Puede hacerlo mediante los campos habilitados para empleado inicial y final. Esta opción quedará memorizada en lanzamientos posteriores. Con independencia de que el programa le advierta de ello, no olvide eliminar el filtro cuando ya no lo necesite.

3.1.3

PROCESAR UN FICHERO EXISTENTE

Seleccione el fichero que quiere tratar entre los disponibles. Por defecto el asistente buscará en la carpeta de datos de la aplicación y visualizará todos los ficheros FAN existentes en ella. Puede también trabajar con ficheros BAK ; son copia de los ficheros FAN generados en su día.

La lista se llenará con una relación de las empresas incluidas en el fichero. Mostrará, entre otros datos, el importe líquido a ingresar en el TC1. Puede ordenar la lista por número patronal, por CIF o por nombre de empresa. “Pinche” para ello con el botón izquierdo del ratón en la cabecera de la columna que quiera ordenar.

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Puede visualizar el impreso del TC1 si selecciona la empresa y pulsa la pestaña tc1 en el pie del formulario. La ventana mostrará el documento en formato papel

Análogamente puede ver la relación de los trabajadores incluidos en la liquidación si pulsa el botón tc2. Puede ordenarlos por número de afiliación, por NIF o por Apellidos si “pincha” en la cabecera de la columna que quiere ordenar.

Para volver a la vista con la relación de empresas pulse el botón Lista de la barra de botones en la parte inferior de la ventana.

3.1.1 MODELO TC1 EN PAPEL BLANCO

El programa le permite imprimir en papel blanco un borrador del TC1 similar al que imprime la

Winsuite de la Seguridad Social. Este documento no tiene ninguna validez legal, sólo se facilita para que pueda comprobar, si lo desea, las cifras resultantes antes de pagar o transmitir el fichero. Si necesita imprimir el TC1 oficial para pagarlo en su Entidad Bancaria deberá imprimir el TC1 sobre papel preimpreso como verá un poco más adelante en este mismo capítulo.

Seleccione en la relación de empresas aquella o aquellas que quiera procesar. Para efectuar una selección múltiple puede actuar por el procedimiento habitual en windows: para seleccionar empresas contiguas seleccione la primera de ellas y manteniendo pulsada la tecla MAYÚSCULAS (la encontrará en la parte izquierda del teclado encima de la tecla [CTRL]) pinche sobre la última empresa; para seleccionar empresas salteadas mantenga pulsada la tecla [CTRL] y vaya “pinchando” las empresas que desee imprimir.

Una vez seleccionadas las empresas haga clic en el enlace correspondiente del menú lateral izquierdo de la ventana. El programa visualizará por pantalla el borrador del impreso.

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3.1.4

MODELO TC2 EN PAPEL BLANCO

El programa le permite imprimir en papel blanco un borrador del TC2 similar al que imprime la

Winsuite de la Seguridad Social. Al igual que sucedía con el modelo TC1 anterior documento no tiene ninguna validez legal, sólo se facilita para que pueda comprobar, si lo desea, las cifras resultantes antes de pagar o transmitir el fichero.

Seleccione en la relación de empresas aquella o aquellas que quiera procesar. Para efectuar una selección múltiple puede actuar por el procedimiento habitual en windows: para seleccionar empresas contiguas seleccione la primera de ellas y manteniendo pulsada la tecla MAYÚSCULAS (la encontrará en la parte izquierda del teclado encima de la tecla [CTRL]) pinche sobre la última empresa; para seleccionar empresas salteadas mantenga pulsada la tecla [CTRL] y vaya “pinchando” las empresas que desee imprimir.

3.1.5

LISTA DE EMPRESAS

Esta opción le facilitará una relación impresa con todas las empresas incluidas en el fichero procesado.

En ella figura entre otros datos el importe líquido a pagar por Seguridad Social.

3.1.6

MODELO TC1 EN PAPEL PREIMPRESO

A partir de enero de 2012 los bancos no admitirán impresos TC1 de la mayoría de los regímenes. La trasmisión a través del sistema RED lleva incorporado la domiciliación bancaria del importe o su pago a través de pago electrónico. No obstante, las instrucciones de este apartado son válidas para los pocos documentos que han de tramitarse a través de Entidades Bancarias.

El programa le permite imprimir el TC1 oficial que llevará al banco en caso de que no haya optado por domiciliar el pago de los Seguros Sociales. Deberá contar con una impresora matricial o de impacto con carro ancho. El papel a utilizar es el que facilita gratuitamente la propia Seguridad Social. Puede no obstante adquirir el papel en cualquier casa comercial; al tratarse de un modelo normalizado por el

BOE le cuadrará cualquier modelo que utilice.

Seleccione en la relación de empresas aquella o aquellas que quiera procesar. Para efectuar una selección múltiple puede actuar por el procedimiento habitual en windows: para seleccionar empresas contiguas seleccione la primera de ellas y manteniendo pulsada la tecla MAYÚSCULAS (la encontrará en la parte izquierda del teclado encima de la tecla [CTRL]) pinche sobre la última empresa; para seleccionar empresas salteadas mantenga pulsada la tecla [CTRL] y vaya “pinchando” las empresas que desee imprimir.

Deberá disponer de una impresora matricial local o en red que deberá estar instalada en su equipo con un nombre que incluya el texto MATRICIAL.

No es necesario que figure como predeterminada. El módulo de impresión buscará entre todas las impresoras instaladas en el equipo hasta que encuentre una que cumpla la condición arriba establecida. Cualquier nombre es válido siempre que incluya la palabra MATRICIAL (ej. Canon

MATRICIAL de Rosa, MATRICIAL Epson, etc.).

Si existiera más de una impresora con este requisito el resultado será impredecible por cuanto la impresión se intentará efectuar al azar por cualquiera de ellas.

Recuerde que para cambiar el nombre de la impresora basta con que pulse en ella con el botón derecho del ratón y seleccione Cambiar nombre en el menú contextual que se mostrará.

3.1.7

VER DATOS TC1

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El programa, en cada lanzamiento de TCs, guarda un detalle de los importes incluidos. Desde aquí podrá consultarlos.

Mediante esta utilidad podrá introducir la fecha de control en liquidaciones de atrasos y los importes a deducir correspondientes a facturas de formación gestionadas a través de la Comisión Tripartita.

Seleccione la empresa a procesar y la pestaña correspondiente a la mensualidad que quiere consultar.

Podrá acceder a un resumen de los totales TC1 correspondientes al último de los lanzamientos.A través de los correspondientes enlaces del menú lateral izquierdo podrá incluir la cuota de formación continua o informar de la fecha de control en liquidaciones de atraso.

3.1.8

VER DETALLE DEL ÚLTIMO CALCULO

En alguna ocasión quizás necesite comprobar cómo se ha calculado el costo o la bonificación de un determinado empleado. Puede hacerlo a través de esta utilidad que le permite ver el detalle de los empleados del último TC generado.

3.1.9

INFORME DE COMPROBACIÓN

Cuando comprueba los documentos TC2 normalmente incide y se centra en empleados que presentan algún tipo de incidencia como procesos de IT, altas o bajas en la empresa o bonificaciones en las cuotas.

La utilidad a que hacemos referencia hace lo mismo. Incluye en un informe aquellos empleados que presentan alguna de estas circunstancias y excluye el resto. Con ello conseguirá una mayor velocidad en el cotejo de este tipo de documentos.

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3.1.10

SUGERENCIAS

El proceso de confección de los Seguros Sociales es, normalmente, el que menos trabajo exige al usuario de la aplicación. Esencialmente vuelca, en el formato adecuado, los resultados de la nómina previamente confeccionada. Si la nómina ha sido conforme, tenga la completa seguridad de que los datos que se impriman en los diferentes impresos de Seguridad Social también lo serán.

Intente imprimir los diferentes modelos en un solo proceso, ello le evitará confusiones y olvidos.

Advertirá que la distribución de los campos a rellenar exige una colocación muy exacta del papel

(especialmente en los TC2). Eso hace que cuadrar la primera copia en algunos modelos de impresora, no resulte fácil. Por ello, cuantas menos veces tenga que cambiar de modelo, mejor.

Es aconsejable aprovechar los diferentes informes que proporciona la aplicación para efectuar un repaso previo al lanzamiento. Ello le permitirá subsanar las posibles anomalías y le evitará en estos casos tener que volver a lanzar los Seguros Sociales de la empresa afectada.

Para ello puede empezar por imprimir una relación de altas y bajas en el mes que le permita cotejar las mismas con los partes presentados a la Seguridad Social. De esta forma controlará que todas las altas y bajas hayan sido procesadas.

Verifique que en las altas sujetas a algún tipo de bonificación, tanto la clave como la fecha de finalización de la misma hayan sido correctamente introducidas.

Cuando la Seguridad Social establezca nuevos porcentajes de cotización recuerde actualizar el fichero de constantes con los nuevos valores. En caso contrario las liquidaciones se seguirán calculando con los antiguos tipos y, por lo tanto, no serán correctas.

El programa, durante el proceso de impresión, efectúa un pequeño control que permite detectar resultados ilógicos. Si en algún momento aparece en pantalla un mensaje del tipo "Existe conflicto en el productor ... ", tenga la precaución de revisar los datos y/o cálculos de ese trabajador. Puede ser que sus cálculos estén a cero (lo que quiere decir que no se ha procesado su nómina), o que presente bases de cotización sospechosamente altas o bajas. El conflicto puede derivarse asimismo de unas fechas o claves de bonificación extrañas.

En definitiva, subsane el posible problema y determine si es necesario, para esa empresa, volver a repetir el proceso.

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3.2

FICHEROS CRA

Los mensajes de Conceptos Retributivos Abonados (CRA) incorporan información detallada de los importes abonados por la empresa en un período seleccionado.

La información se muestra a nivel de trabajador e incluye determinados conceptos que la TGSS quiere identificar como son, entre otros, horas extraordinarias, vacaciones retribuidas, salarios de tramitación, atrasos, retribuciones en especie, quebranto de moneda, herramientas, vestuario, percepciones promocionales, percepciones por matrimonio, pluses de transporte, primas de seguro, gastos de manutención y locomoción, indemnizaciones y mejoras de prestaciones.

La estructura de un fichero CRA será similar al que se muestra a continuación:

ETICRA11WS75000000700110 2014022720011402M010CRAN 00000000000000

DDE011150010000055201402

TRB500006666644

CRE0001 I 0272485

CRE0032 I 0009015

TRB500068123456

CRE0001I0201956

CRE0032I0006556

TRB501005555555

CRE0001I0184704

CRE0032I0006556

CRE0039I0013254

TRB500066666662

CRE0001I0078471

CRE0032I0004371

El fichero incluye diferentes segmentos identificados por sus tres letras de inicio

 Los que empiezan por DDE identifican la empresa

 Los que empiezan por TRB identifican al trabajador

 Los que empiezan por CRE identifican el concepto retributivo

Dentro de estos últimos podrá apreciar la letra I que define que el importe está incluido en la base de cotización. La cifra que está a su izquierda representa al código de concepto retributivo asignado por la TGSS. La cifra que está a su derecha es el importe en céntimos de euro. Si se tratase de un concepto excluido de cotización la letra I se sustituiría por la letra E.

La tabla de Conceptos Retributivos facilitada por la TGSS (1) incluye la descripción de concepto, el código asignado y unos valores que determinan si el concepto puede estár incluido o excluido de las bases de cotización.

(1) Tabla parcial

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Los distintos conceptos retributivos abonados –CRA- que deben ser comunicados en cada plazo reglamentario de ingreso de cuotas son los efectivamente abonados a los trabajadores en el período de liquidación al que corresponde dicho abono.

Como excepción, los prorrateos de las percepciones de vencimiento superior al mensual –Códigos 004 y

005- se comunicarán respecto de todos los períodos de liquidación a los que afecte dicho prorrateo.

Asimismo, la totalidad de las percepciones por vacaciones retribuidas y no disfrutadas –Código 006-, la totalidad de los salarios de tramitación –Código 007- y la totalidad de las retribuciones por atrasos derivados de convenio colectivo, acta de conciliación, normativa, sentencias judiciales u otros –Códigos

008 a 012-, cuyas cuotas a la Seguridad Social deban calcularse a través de liquidaciones de cuotas de tipo L13, L02 ó L03, respectivamente, se comunicarán únicamente en el plazo reglamentario de ingreso correspondiente al mes en el que se efectúe el abono por dichos conceptos.

Los abonos realizados a los trabajadores por el pago delegado de la prestación por incapacidad temporal, así como la cuantía de las bases de cotización por las que deba cotizar la empresa aun cuando no exista retribución –suspensiones o reducciones de jornadas por regulación de empleo, situaciones de alta sin retribución, situaciones de incapacidad temporal, maternidad, paternidad, riesgos durante el embarazo y la lactancia natural,…- no deben comunicarse a través de este procedimiento.

Los distintos conceptos retributivos son independientes y simultaneables en el mismo período de liquidación. Inclusive un mismo concepto retributivo que pueda considerarse, según el caso, incluido o excluido en la base de cotización es simultaneable dentro del mismo período de liquidación.

En aquellos supuestos en los que el concepto retributivo tenga como información asociada en el indicativo INCLUSIÓN BBCC el valor SI, se consignará, en el caso de que el correspondiente trabajador perciba retribuciones por este concepto computables para la determinación de la base de cotización a la Seguridad Social, la totalidad del importe del concepto retributivo en el campo IMPORTE, inclusive aunque dicho importe supere el tope mensual de la base de cotización del sistema de la Seguridad

Social; con independencia de que la suma de dicho importe con los de los restantes conceptos retributivos al trabajador computables para la determinación de la base de cotización, supere el tope mensual de la base de cotización del sistema de la Seguridad Social; e inclusive aunque la totalidad de los conceptos retributivos no se hayan tomado en cuenta para el cálculo de la base de cotización por tratarse de un supuesto de pluriempleo con distribución autorizada de los topes máximos de cotización.

En aquellos supuestos en los que el concepto retributivo tenga como información asociada en el indicativo INCLUSIÓN BBCC el valor NO, no se podrá remitir información sobre importes con el correspondiente CÓDIGO como concepto retributivo incluido de la base de cotización.

En aquellos supuestos en los que el concepto retributivo abonado tenga como información asociada en el indicativo EXCLUSIÓN BBCC el valor SI, se consignará en el caso de que el correspondiente trabajador perciba retribuciones por este concepto no computables para la determinación de la base de cotización a la Seguridad Social, la totalidad del importe del concepto retributivo en el campo IMPORTE. En aquellos supuestos en los que el concepto retributivo tenga como información asociada en el indicativo

EXCLUSIÓN BBCC el valor NO, no se podrá remitir información sobre importes con el correspondiente

CÓDIGO como concepto retributivo excluido de la base de cotización.

3.2.1

VINCULACION DE CONCEPTOS RETRIBUTIVOS

Antes de empezar a generar este tipo de ficheros deberá identificar y vincular en cada empresa aquellos conceptos que sean susceptibles de declararse individualmente. Puede hacerlo desde la pestaña Textos de la ficha de empresa

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Si el concepto que se abona está identificado en alguno de los conceptos retributivos de la tabla de la

TGSS deberá vincular ambos conceptos. Haga doble clic sobre el registro para cambiar y grabar la información.

No es necesario vincular aquellos conceptos que no estén definidos en la tabla de TGSS. El programa los incluirá, por diferencia, en el código CRE 0001 Retribución no definida en otros apartados.

Recuerde que adicionalmente puede personalizar conceptos a nivel de trabajador. El texto o código

CRE que asigne a nivel de trabajador siempre tiene priorioridad sobre el asignado a nivel de empresa.

Cuando incluya retribuciones en especie deberá indicar también el concepto retributivo al que se vincula cada una de ellas. De forma similar a como sucedía con las retribuciones dinerarias, si no indica nada al respecto, los importes se incluirán, por diferencia, en el concepto 0013 Retribución en especie no incluida en otros apartados.

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En caso de atrasos deberá vincular, a nivel de empresa o a nivel de trabajador, el concepto 121. Si no lo hace así, a diferencia de lo expuesto en casos anteriores, el importe no se declarará como 0008

Retribución por atrasos no incluidas en otros apartados sino como 0009 Retribución por atrasos

Convenio Colectivo.

3.2.2

GENERAR FICHEROS CRA

La generación de los ficheros de conceptos retributivos abonados ha de hacerse desde la pestaña

Ficheros CRA del módulo de Seguridad Social.

Deberá indicar el período de liquidación, el bloque de empresas a incluir y el nombre del fichero que va a crear. Este fichero será el que posteriormente deberá transmitir a Tesorería por el cauce habitual.

3.2.3

GESTIONAR FICHEROS CRA

Una vez generado el fichero puede acceder a su contenido si lo abre mediante la opción Abrir fichero

CRA. Verá la lista de empresas incluidas en el archivo.

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Puede acceder a la relación de trabajadores de cada una de ellas si despliega la empresa haciendo clic sobre el icono de la izquierda.

Esa acción le permitirá ver el detalle de los trabajadores incluidos en cada empresa con los importes retributivos a declarar para cada uno de ellos.

Con objeto de corregir posibles errores, la TGSS permite envíos que modifiquen, eliminen o complementen datos remitidos con anterioridad.

Para generar este tipo de envíos seleccione la línea del concepto retributivo sobre el que quiera actuar. Puede activar la edición del importe haciendo doble clic sobre el registro. Finalmente pulse el botón derecho del ratón para seleccionar el tipo de actuación.

Mediante la opción “M” podrá modifir el importe de un concepto retribuido ya comunicado, sustituyendo al valor comunicado en su día.

La opción “B” se permitirá eliminar el importe de un concepto retribuido comunicado.

La opción “C” le permite complementar envíos anteriores, acumulando el importe de ese registro a los que ya existieran, en su caso, en la base de datos.

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Una vez marcadas de forma individual las diferentes acciones, puede generar un nuevo fichero CRA que incluirá selectivamente los movimientos modificados.

Las modificaciones se guardan de forma temporal. Tenga en cuenta que si comprime y expande los nodos el programa volverá a leer el fichero inicial de origen por lo que perderá la información que haya podido modificar. Una vez realizados los cambios pertinentes es conveniente que genere el fichero.

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3.3

FUNDACION LABORAL DE LA CONSTRUCCION

Pare empresas de construcción puede obtener el documento de pago que, este tipo de empresas, están obligadas a satisfacer a la Fundación.

Indique los meses que delimitan el periodo a procesar (recuerde que puede tratarse de liquidaciones mensuales o semestrales, en función de si la empresa tiene 10 o más trabajadores, o no). Puede indicar el porcentaje de cuota de su comunidad (existen comunidades con cuota añadida, por ejemplo La

Rioja) y el posible porcentaje de recargo.

Para una gestión más eficiente puede habilitar un control para aquellas de sus empresas sujetas a esta obligación, de esta forma, si indica en esta pantalla un filtro de control, sólo se imprimirán aquellas empresas que presente ese control y podrá hacer un lanzamiento global de todas sus empresas evitando ir una a una. El resultado será similar al impreso siguiente:

Si domicilia el pago por internet deberá indicar estas cifras en los formularios de la web de la

Fundación http://www.fundacionlaboral.org

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C APÍTULO 4.

INEM

Este apartado recoge la gestión de todos los documentos relativos al Servicio Público de Empleo Estatal

(SEPE)

4.1

GESTION DE LA CONTRATACION

Este módulo centraliza toda la documentación relativa a los documentos de contratación.

El cambio en los modelos de contratación realizado por el SEPE en el año 2014 implica un cambio sustancial en la técnica utilizada para el desarrollo del módulo de la gestión de la contratación del aplicativo LTC NOMINA.

A partir de esta versión el aplicativo utilizará los formularios PDF autorrellenables que publica aquel organismo en su página web. La ventaja de este sistema radica en que se gana rapidez de respuesta ante cualquier cambio introducido por el SEPE que afecte al formato de la documentación, máxime por cuanto normalmente los cambios suelen realizarse sin previo aviso y sin ningún tipo de documentación técnica que facilite localizar los cambios introducidos.

El inconveniente radica en que los formatos diseñados por el SEPE suelen presentar deficiencias en cuanto a tamaños de fuente y posicionamiento de los campos que da la sensación de un diseño poco cuidado. En definitiva es el mismo formato que obtendría rellenando el contrato desde su web.

La gestión se realiza a través de un formulario similar al que se muestra en la siguiente imagen.

Observe las pestañas al pie de página.

Considere la pestaña Lista como su mesa de trabajo. En ella debería ver aquellos documentos pendientes de gestionar (a falta de firma, pendientes de tramitar, pendientes de respuesta por parte del INEM, etc.).

Una vez la gestión del contrato esté finalizada puede archivarlo y quitarlo de la lista. Es el equivalente a lo que haría en situación real: retirarlo de su mesa de trabajo y guardarlo en un cajón o un archivador A-Z.

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Para archivar un documento seleccione la correspondiente entrada del menú izquierdo o haga click con el botón derecho del ratón para abrir el menú contextual y pulse la opción Archivar.

Puede archivar varios documentos de forma simultánea. Para ello seleccione los documentos mediante el procedimiento habitual en Windows (usando Mayusculas + click ó ctrl + clic). El proceso archivará todos los documentos seleccionados. La pestaña “Archivo” le permite acceder a la relación de documentos archivados. De forma similar a como hizo con la acción de archivar puede devolverlos a su estado inicial pulsando la opción Recuperar.

La pestaña “Detalle” guarda información de referencia del documento. Desde aquí puede anotar o modificar el número de registro o la fecha del contrato (en situación normal lo hará de forma automática desde “Procesar respuestas”).

4.1.1

NUEVO DOCUMENTO

Pulse el enlace « + Nuevo » del panel lateral izquierdo. Se abrirá un panel con todos los posibles documentos a gestionar. Seleccione el documento e informe a continuación de la empresa y empleado al que afecta (evidentemente, para poder seleccionarlo, deberá haber grabado su ficha con anterioridad).

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El programa mostrará un asistente que a través de varias pantallas le irá guiando en el proceso de elaboración del documento

Seleccione la modalidad de contratación

Seleccione las cláusulas específicas a introducir en base al tipo de contrato

El documento visualizará e incluirá exclusivamente las páginas seleccionadas. Ello le facilitará la cumplimentación del documento y le permitirá imprimir exclusivamente las páginas necesarias.

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Incluya asimismo aquellas clausulas adicionales que pueda tener predefinidas en su biblioteca de usuario

El programa cargará el documento seleccionado con la información de los distintos campos.

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A partir de aquí es como si de una máquina de escribir se tratase. Usted puede modificar o rellenar los campos que desee. Los datos modificados no afectan a los datos de la ficha del empleado; se conservan exclusivamente a nivel del documento.

Como se ha indicado anteriormente el documento solo contendrá las páginas necesarias en base a las cláusulas específicas que haya determinado en el asistente.

Es importante que las fichas de empresa y empleado estén cumplimentadas en su totalidad. No olvide indicar datos como el código de población, el CNO del trabajador o su nivel de estudios. Si lo hace deberá rellenar esta información directamente en el documento con el trastorno y pérdida de tiempo que ello le puede suponer.

Una vez rellenado el documento pulse el icono “guardar” de gestor del documento PDF.

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La aplicación guarda el PDF del documento en la subcarpeta CONTRATOS de la carpeta donde reside la información (normalmente C:\L). Es importante que no cambie el nombre ni la ubicación del documento. Si lo hace el programa no podrá posteriormente localizar el documento cuando necesite imprimir una copia básica o emitir una copia del documento.

4.1.1.1

PLANTILLAS DE USUARIO

Existen campos no vinculados con los datos del empleado en los que normalmente necesitará incluir la misma información (período de prueba, vacaciones anuales, distribución de jornada, conceptos retributivos, etc.). En estos casos puede indicar al programa la información que quiere considerar por defecto en este tipo de campos. Esta información se cargará y mostrará al generar un nuevo documento. Si para un caso concreto necesita modificarla puede hacerlo.

Tiene la posibilidad de generar una plantilla para cada uno de los modelos de contrato disponibles.

Esta acción no tiene efecto sobre aquellos campos que se encuentren vinculados a la información de la empresa o del empleado (domicilio, categoría, fechas, etc.). En estas situaciones siempre predominarán éstos últimos.

4.1.2

COMUNICACION A TRAVES DE CONTRAT@

Una vez haya terminado de rellenar el documento puede comunicarlo automáticamente al SEPE a través de la comunicación de ficheros XML. La comunicación podrá incluir uno o varios documentos

La información de los documentos ha de ajustarse obligatoriamente a las exigencias del INEM.

Cualquier dato incorrecto o incompleto implicará que el documento sea rechazado por lo que deberá tener claro en todo momento qué información incluir en cada modelo. Si hace, por ejemplo un contrato de sustitución por maternidad, posiblemente en algún sitio deberá informar el número de seguridad social de la persona sustituida.

Si no tiene claro qué información es obligatoria en un modelo determinado de contratación una buena solución es intentar tramitarlo « on line » la primera vez. Con ello tendrá claro qué información necesita introducir en función de los campos que esté obligado a cumplimentar. Anótela y en próximas ocasiones pruebe a comunicarlo por fichero.

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La totalidad de los contratos exigen, a efectos estadísticos, que indique el nivel de estudios del empleado y su CNO (código nacional de ocupación). Si no introdujo estos datos en la ficha del empleado deberá introducirla necesariamente ahora. Puede hacerlo a través de la opción « Info

adicional »

Es recomendable que esta información la incluya en la ficha del empleado en el momento de su alta.

Verá que también será necesaria cuando necesite imprimir el certificado de desempleo.

Con eso conseguirá general un fichero XML normalizado que podrá transmitir a la Entidad de empleo.

Obtendrá una referencia completa del nombre del fichero generado y de la ruta en que se ha guardado.

El programa le preguntará si quiere comunicar en este momento el contrasto. Si confirma la acción se abrirá la web de https://www.sepe.es

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Seleccione la opción « comunicación de la contratación » e introduzca las claves de acceso que le facilitó el INEM (recuerde que deberá haber solicitado a este Organismo previamente acceso al sistema)

4.1.3

CONTRATACION POR REMESAS

En alguna ocasión puede verse en la necesidad de contratar un elevado número de personal (campañas agrarias, contratos de obra en construcción, etc.).

Seguramente todos los empleados estarán sujetos a las mismas condiciones o clausulas.

En estos casos de contratación masiva cuenta con esta utilidad que le permitirá generar tantos contratos como necesite en base a uno existente que le servirá de plantilla.

Para ello active « Contratación por remesas » que encontrará en el menú « Acciones » y selecciones el contrato que va a servir de plantilla para el resto. Este documento debería incluir toda la información común: obra, clausulas, horario, etc.

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Marque a continuación los empleados sujetos a esta modalidad de contratación y pulse procesar. Si vuelve a la lista de documentos podrá comprobar que se han generado tantos contratos como empleados ha marcado.

Cada uno de ellos incluye la información personal del empleado junto a la información de carácter general que incluyó en la plantilla.

4.1.4

CLAUSULAS PREDEFINIDAS

En muchas ocasiones utilizará clausulas tipo que repetirá en distintos modelos de contrato. Para evitar repetir continuamente los mismos textos, máxime cuando alguno de ellos puede ser extenso, se ha habilitado una pequeña biblioteca donde podrá incluir aquellas cláusulas que suela utilizar en sus documentos.

Introduzca una breve descripción del contenido de la cláusula y el texto que quiere incluir en el documento.

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4.2

CERTIFICADOS DE DESEMPLEO

Este módulo le permite gestionar y centralizar la tramitación de este tipo de documentación.

4.2.1

NUEVO CERTIFICADO

Para añadir nuevos registros deberá importarlos desde la base de datos principal. Pinche en el icono

« Importar » del panel lateral izquierdo, e introduzca los empleados inicial y final que delimitan el bloque de certificados a procesar.

Normalmente hará la importación de empleado en empleado, sin embargo en aquellos casos en los que acaba una obra, una campaña o un determinado puede necesitar hacerla de forma masiva. En esos casos basta con que marque la opción « filtrar por fechas » y determine las fechas inicial y final a considerar. El programa sólo importará aquellos empleados cuya fecha de cese esté comprendida entre ambas fechas.

De forma similar puede incluir un segundo filtro como es la causa de cese. Seleccione o indique, separadas por comas, aquellas causas que ha de tenerse en cuenta en la importación. El resto de causas no se considerarán.

Si quiere que en el certificado se hagan constar la base de los 180 últimas días exactos marque la opción correspondiente. En caso contrario se certificarán tantos meses completos como sean necesarios para igualar o superar esa cifra.

4.2.2

EDITAR CERTIFICADO

Puede ver el contenido del certificado si hace doble clic sobre la línea seleccionada.

Verá una imagen del documento con los campos rellenados en base a la información de la empresa y del empleado. Puede, no obstante, manipular y modificar cualquiera de los campos. La información modificada es la que se imprimirá o se enviará, en su caso, a través de contrat@.

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4.2.3 PRESENTACION A TRAVES DE CONTRAT@

Desde la vista « lista » marque los registros a comunicar y pulse la opción « Generar fichero XML » del menú lateral.

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El proceso incluirá todos los registros seleccionados en un fichero con el nombre que especifique en el campo « Fichero de destino ». Por defecto el programa le propondrá el nombre en formato

« aammddhh » donde aa representa el año, mm el mes, dd el día y hh la hora en que se genera el archivo.

El fichero, así creado, deberá transmitirlo a través de la página web del SEPE.

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4.3

EXPEDIENTES DE REGULACIÓN DE EMPLEO

La creciente proliferación en los últimos tiempos de este tipo de expedientes y la obligatoriedad de comunicar por parte de las empresas diferentes procedimientos y periodos de actividad en base al intercambio de ficheros XML ha hecho necesario desarrollar una utilidad que ayude a gestionar la generación de este tipo de ficheros.

La funcionalidad de esta aplicación se concreta en las siguientes utilidades:

 Transmisión de altas de personas trabajadoras afectadas por Expedientes de Regulación de

Empleo

 Transmisión previa de datos sobre despidos colectivos, suspensión de la relación laboral y reducción de jornada, prevista en la Orden ESS/982/2013

 Transmisión de comunicaciones de períodos de actividad y otras situaciones producidas durante la vigencia de las campañas de trabajadores fijos-discontinuos o durante los períodos de suspensión laboral o reducción de la jornada ordinaria de trabajo, autorizados por Expediente de Regulación de Empleo

Todo ello se gestiona a partir de un panel en el que podrá incluir los datos del expediente y los trabajadores afectados por el mismo

La información se ha distribuido en dos pestañas: la primera recogerá los expedientes de regulación negociados y la segunda de ellas los empleados afectados del expediente.

Puede incluir tantos registros como necesite. Para ello deberá identificar el expediente y seleccionar la empresa afectada que deberá ser una de las incluidas en la base de datos. Utilice como identificador un texto que describa claramente el expediente. Será el texto que verá en la lista de expedientes. La identificación que incluya no “viajará” en los ficheros.

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A partir de aquí deberá introducir la información requerida por el SEPE para este tipo de documentación.

La información se distribuye en tres pestañas: Datos de empresa, datos del representante y datos del procedimiento. Es la equivalente a la que introducía cuando generaba esta documentación en formato papel.

Según el tipo de envío que se realice, el contenido del fichero puede ser diferente:

• E NVÍO DE TIPO ALTA INICIAL formada por:

. Contendrá, como mínimo, la información básica del procedimiento,

 los datos particulares de la empresa (CIF, CCC, nombre, naturaleza, datos del representante, etc.) y

 los datos particulares del procedimiento en cuestión (número, ámbito, tipo, causa alegada, períodos de aplicación, etc.).

También se podrán incluir en un envío de tipo alta inicial, aunque opcionalmente (para aquellos casos en los que en el momento de la comunicación ya se dispone de esta información) datos de los centros de trabajo, trabajadores y calendarios.

• E NVÍO DE TIPO VARIACIÓN DE DATOS . Este tipo de envío se ha contemplado como funcionalidad requerida en la aplicación para dar cumplimiento a lo establecido en el apartado 1.d del artículo 22 del

RD 625/1985, en el que se determina la posibilidad de comunicar, por parte de la empresa, variaciones en los datos inicialmente contenidos en la comunicación sobre la aplicación de las medidas de suspensión de contratos o reducción de jornada.

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Nota importante: en toda comunicación de este tipo de ficheros con el SEPE deberá obligatoriamente existir un primer envío de tipo alta inicial, y una vez realizado éste se podrán efectuar tantas comunicaciones de tipo variación de datos como sea necesario, es decir, la primera comunicación con el SEPE de un procedimiento se deberá corresponder con un tipo de envío alta inicial, considerándose error si el primer fichero recibido en el SEPE es del tipo variación de datos.

L OS DATOS DEL REPRESENTANTE , en su conjunto, no son de obligada cumplimentación. En el supuesto de que por parte de la empresa se desee informar, como mínimo deberán estarlo el CIF/NIF, nombre y primer apellido. Se considera error si solamente se ha informado el teléfono y/o la dirección de correo electrónico.

Una vez introducida la referencia al ERE pulse la pestaña « Empleados ». En ella podrá importar una selección de empleados que se encuentren en alta en la empresa principal o de cualquier otra. Puede suceder que un expediente incluya trabajadores de varias patronales y deba importar empleados de

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MANUAL DE USUARIO empresas distintas. En este caso cuando genere ficheros XML de procedimientos los trabajadores aparecerán agrupados por centro de trabajo.

Para acceder a la ficha del empleado haga doble clic sobre el registro correspondiente. Indique aquí toda aquella información que quiera comunicar al SEPE en relación con la extinción, suspensión o reducción de trabajo del empleado

El máximo de registros de calendario que admite el SEPE es de 30. Si necesita incluir un número superior de registros deberá informarlos en otro fichero.

Los datos del calendario del trabajador deben incluir la información acorde al tipo de procedimiento por el que se encuentra afectado el trabajador, es decir:

1. Cuando el tipo de procedimiento del trabajador sea de extinción (E):

 Deberá tener informada la fecha de extinción.

 Deberá tener sin informar el período de suspensión/reducción, el horario de reducción, el porcentaje de reducción y el tipo de reducción.

2. Cuando el tipo de procedimiento del trabajador sea de suspensión (S):

 Deberá tener sin informar la fecha de extinción, el horario de extinción, el porcentaje de reducción y el tipo de reducción.

 Deberá tener informado al menos un período de suspensión/reducción.

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3. Cuando el tipo de procedimiento del trabajador sea de reducción (R):

 Deberá tener sin informar la fecha de extinción.

 Deberá tener informado al menos un período de suspensión/reducción, al menos un horario de reducción, el porcentaje de reducción y el tipo de reducción.

Excepcionalmente en transacciones de Anulación, junto a cada periodo se habilitará un check para que pueda marcar aquellos períodos objeto de anulación. En ese caso el fichero generado solo incluirá los registros marcados.

Para facilitar la introducción de periodos en ERE se ha habilitado un asistente para marcar los dias afectados de calendario de una forma visual haciendo click sobre ellos.

Cuando pulse el enlace “Aplicar selección” la utilidad generará de forma automática los registros necesarios para identificar los períodos seleccionados.

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4.3.1

RELACION DE AFECTADOS

Utilice esta opción si necesita emitir o presentar relaciones de empleados afectados o no afectados por el expediente.

Deberá “marcar” o desmarcar los empleados afectados haciendo clic en la primera columna del registro. Los registros marcados se identifican con un check verde.

4.3.2

COMUNICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ERE

4.3.2.1

G

ENERAR COMUNICACIÓN EN FORMATO

XML

Utilice esta opción para comunicar los nuevos expedientes de regulación de empleo, las incorporaciones de nuevos trabajadores al expediente o las variaciones de calendario sobre las inicialmente previstas.

El SEPE exige que esta comunicación se realice con carácter previo a la fecha en que se produce la incidencia o variación. No confunda esta opción con la comunicación de los periodos de actividad que se realiza en los primeros días del mes siguiente al de su realización y que el SEPE utiliza para gestionar el pago de prestaciones. La comunicación de períodos de actividad se verá más adelante.

La obligatoriedad de realizar este tipo de comunicaciones mediante la creación y envió de ficheros en formato XML vienen establecida en la Orden ESS/982/2013, de 20 de mayo, por la que se regula el contenido y el procedimiento de remisión de la comunicación que deben efectuar los empleadores a la

Entidad Gestora de las prestaciones por desempleo en los procedimientos de despido colectivo, y de

suspensión de contratos y reducción de jornada.

Cuando seleccione esta opción deberá indicar si se trata de una comunicación de alta del procedimiento o de una variación de datos.

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ALTA INICIAL DE PROCEDIMIENTO

Toda comunicación de procedimiento ha de iniciarse con una comunicación de Alta. La comunicación puede incluir trabajadores o no. Si no ha marcado empleados a incluir en la comunicación o éstos no presentan anotaciones en el período seleccionado, el fichero incluirá exclusivamente los datos del expediente.

La comunicación de una variación de datos sin una comunicación previa del alta del procedimiento generará el rechazo de la comunicación por parte del SEPE.

VARIACIÓN DE DATOS

Mediante esta opción deberá comunicar los cambios que se puedan producir sobre la información del expediente así como las incorporaciones de empleados o la variación de condiciones sobre las últimas comunicadas (calendario, horario, …)

De forma similar a lo visto con el expediente, el SEPE no le admitirá transacciones de modificación que afecten a un empleado si con carácter previo no ha comunicado para ese empleado una transacción de alta.

El proceso, por defecto, incluirá en la comunicación todos los movimientos que haya informado a nivel de trabajador. De forma excepcional, las transacciones de Eliminación, solo afectarán a los períodos que figuren marcados en la ficha de transacción del trabajador.

Si lo que desea es mandar exclusivamente los cambios que afectan a un mes o período determinado puede acotar el tramo de registros a procesar indicando las fechas de inicio y fin. En este caso solo se incluirán en el fichero XML aquellos movimientos que se solapen, en todo o en parte, con el filtro introducido.

A efectos de facilitarle el control sobre la información incorporada en el fichero que acaba de crear el programa emitirá un informe de comprobación con la relación de los empleados comunicados.

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Una vez generado el fichero el sistema le mostrará un mensaje con el nombre y ubicación del archivo.

Cuando vaya a remitir el fichero a través del servicio certific@2 del SEPE deberá localizar y seleccionar el archivo en esa localización.

Tenga en cuenta que en este punto el fichero ha pasado una serie de validaciones básicas que se limitan a la verificación de su estructura y formato. Ello no quiere decir que la información transmitida pueda adolecer de algún error en la información que origine un rechazo por parte del SEPE en el momento de su comunicación. Es conveniente por ello que visualice el contenido del archivo y compruebe que la información incluida es la que debería ser.

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En el ejemplo anterior puede ver que falta el código de población de la localidad de la empresa y el

NIF de su representante legal. Ello originará con toda seguridad un rechazo por parte del SEPE.

Es importante que recuerde que las transacciones de empleados (alta, modificación o anulación) deben comunicarse en un orden lógico. La modificación de datos de un empleado tiene que ir siempre precedida de una transacción de alta. En caso contrario el SEPE le devolverá un error y no admitirá la comunicación.

Con carácter general, además de la anteriormente expuesta, el SEPE aplicará las siguientes restricciones en relación a la información incluida en los ficheros:

 Todos los trabajadores incluidos en el fichero deben pertenecer a la misma empresa.

 La provincia incluida en la localidad de la empresa debe coincidir con la provincia incluida en la CCC de la misma.

 La fecha de resolución de la Autoridad Laboral debe estar informada siempre que la causa que motiva la adopción de la medida sea por fuerza mayor, teniendo que ser igual que la fecha de inicio de aplicación del procedimiento.

 La fecha de resolución judicial debe estar informada siempre que la causa que motiva la adopción de la medida sea de procedimiento concursal, teniendo que estar comprendida dentro del período de aplicación del procedimiento.

 La fecha del informe de AAPP debe estar informada siempre que el empleador pertenezca al sector público o tenga la consideración de Administración Pública, teniendo que ser anterior que la fecha de inicio de aplicación del procedimiento.

 Un mismo centro de trabajo no puede aparecer varias veces dentro de un mismo envío.

 La provincia incluida en la localidad del centro de trabajo debe coincidir con la provincia incluida en la CCC del mismo.

 Un mismo trabajador no puede aparecer más de una vez en un mismo centro de trabajo con el mismo tipo de procedimiento.

 El tipo de procedimiento indicado para el trabajador debe ser compatible con el tipo de procedimiento general.

 En un envío de tipo alta inicial se debe informar, como mínimo, los datos de la empresa y los datos del procedimiento. Por otro lado, en un envío de tipo variación, se deberá informar, al menos, un centro de trabajo, con al menos un trabajador afectado.

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Las empresas podrán enviar tantos ficheros como sea necesario, considerándose recomendable que no excedan de 7.168 Kb. de tamaño y rechazándose aquellos que superen los 10.240 Kb.

4.3.2.2

G

ESTIÓN DE

E

RRORES

El SEPE siempre contestará mediante un fichero de respuesta a los envíos que usted realice para indicarle que el fichero ha sido aceptado o rechazado.

El elemento raíz del fichero se denomina <Respuesta_Procedimiento>, y contendrá la respuesta generada por el SEPE con el resultado del proceso de la comunicación del procedimiento de “ERE”.

Este elemento se compone del fichero original completo remitido por la empresa, que se incluye en la etiqueta <Procedimiento_ERE>, la fecha en la que se ha enviado la comunicación al SEPE en la etiqueta

<Fecha_Envio_Procedimiento_al_SEPE>, datos sobre el resultado del procesamiento por parte del SEPE de dicho fichero, que se incluyen en la etiqueta <Resultado>, y una huella digital que se incluye en la etiqueta <Huella_Digital>. El nombre de dicho fichero es el resultado de concatenar el número de comunicación con el nombre original enviado por la empresa.

La causa del error vuelve codificada mediante una clave que, a priori, no le va a decir mucho en relación al motivo que origina el rechazo. En el caso de que un mismo trabajador presente varios errores solo se le informará del primero de ellos.

Un ejemplo de un fichero rechazado por la existencia de errores en su información sería el que se muestra a continuación:

En él puede apreciar el trabajador afectado y la causa del error que viene representada por el código

DHT0005. La descripción de los errores viene determinada en la siguiente tabla.

También puede acceder a la descripción del error mediante el enlace “Códigos de error” del panel lateral izquierdo. Esta tabla le permitirá localizar fácilmente la causa del error en base al código remitido por el SEPE.

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Compruebe que el código corresponde al error DHT0005 es del tipo "Error en el tipo de transacción

del trabajador realizado con respecto a la última transacción realizada". Quizás ha intentado mandar una transacción de variación sin haber comunicado previamente una transacción de alta.

CODIGO DESCRIPCIÓN DE ERRORES CERTIFIC@2

DHC0001 El CIF/NIF del centro de trabajo no existe en las BBDD del SEPE

DHC0002 La cuenta de cotización del centro de trabajo no existe en las BBDD del SEPE

DHC0003 El CIF/NIF del centro de trabajo no se corresponde con el de las BBDD del SEPE

DHG0001 El CIF/NIF de la empresa no existe en las BBDD del SEPE

DHG0002 La cuenta de cotización de la empresa no existe en las BBDD del SEPE

DHG0003 El CIF/NIF de la empresa no se corresponde con el de las BBDD del SEPE

DHG0004 Error en el tipo de envío realizado con respecto al último envío realizado

DHG0006 Empleador inexistente en la base de datos

DHG0008 La actividad económica no figura en tabla

DHG0010 ERROR DEL SISTEMA

DHG0020 El orden de los registros no es el esperado

DHG0023 El CCC no se corresponde con el NIF de la empresa

DHT0001 NIF/NIE inexistente en la base de datos

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DHT0002 No se ha podido realizar la operación. Preséntese a su oficina de empleo

DHT0003 Beneficiario sin periodos de actividad ; OBSOLETO desde el 01/01/2007

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DHT0004 NIF/NIE no tiene prestación

DHT0005 Error en el tipo de transacción del trabajador realizado con respecto a la última transacción realizada

DHT0013 Apunte procesado existente en ese periodo

DHT0014 Situación incompatible con indicador de reanudación múltiple ; OBSOLETO desde el

01/01/2007

DHT0015 Periodo de actividad solapado con uno ya existente

DHT0017 Error en la continuidad de los periodos de actividad ; OBSOLETO desde el 17/05/2007

DHT0020 Reanudación no permitida por causa de baja

DHT0022 Periodo de actividad anterior con error

DHT0024 El beneficiario no es fijo discontinuo ; OBSOLETO desde el 01/04/2007

DHT0026 Beneficiario con periodos de actividad superiores ; OBSOLETO desde el 01/05/2007

DHT0027 Beneficiario con periodos superiores procesados o en error

DHT0028 El coeficiente de actividad no corresponde a una comunicación de Fijos discontinuos

DHT0029 El coeficiente de actividad no corresponde a un ERE

DHT0030 La oficina de empleo no existe

DHT0031 La entidad bancaria no existe

DHT0032 La entidad bancaria elegida no tiene suscrito convenio con el SPEE

DHT0033 La sucursal bancaria no existe

DHT0034 La sucursal bancaria elegida no está integrada en el circuito de pago

DHT0035 El número de afiliación a la Seguridad Social es erróneo

DHT0036 Fecha de inicio prestación menor que la fecha de término de prestación anterior

DHT0037 Apunte con visto bueno existente en ese periodo.

DWC0001 Centros de trabajo repetidos

DWC0002 El CIF/NIF del centro de trabajo no es válido

DWC0003 La cuenta de cotización del centro de trabajo no es válida

DWC0004 La provincia del centro de trabajo debe coincidir con la provincia de su CCC

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DWC0005 La localidad del centro de trabajo no figura en tabla

DWG0004 Año del número de ERE incorrecto: no puede ser mayor que el año actual ni anterior en más de cinco años.

DWG0005 No se puede cumplimentar número de ERE y coeficiente de actividad

DWG0013 El CIF/NIF es erróneo ; OBSOLETO desde el 14/02/2007

DWG0033 El coeficiente de actividad no corresponde a un ERE ; OBSOLETO desde el 15/03/2008

DWG0038 El coeficiente de actividad no corresponde a una comunicación de Fijos discontinuos ;

Vigente

DWG0039 El formato se basa en un coeficiente ("ccccc") y un año ("yyyy")

DWG0044 Se valida que el campo Datos_Empresa --> Numero_ERE venga informado

DWG0047 El CIF_NIF del representante es erróneo

DWG0048 El CIF_NIF de la empresa es erróneo

DWG0049 No se admiten Códigos de Cuenta de Cotización repetidos en un mismo fichero XML

DWG0050 La Cuenta de Cotización es errónea o inexistente en las bases de datos de Certific@2

DWG0051 El año del número de ERE no puede ser posterior al actual

DWG0052 El formato del número de ERE debe ser NNNNNAAAA

DWG0053 Colectivo agrario temporalmente fuera de alcance

DWG0101 El período de aplicación HASTA debe ser posterior al período de aplicación DESDE

DWG0102 El formato del número de procedimiento debe ser NNNNN/AAAA

DWG0103 Existe información contradictoria entre el ámbito y las provincias de los centros de trabajo

DWG0104 Envío de tipo variación sin ningún centro de trabajo informado

DWG0105 El formato del correo electrónico del representante es erróneo

DWG0106 La provincia de la empresa debe coincidir con la provincia de su CCC

DWG0107 La fecha de resolución de la autoridad laboral es obligatoria

DWG0108 La fecha de resolución de la autoridad laboral debe coincidir con la fecha de inicio del procedimiento

DWG0109 La fecha del informe emitido por las AAPP es obligatoria

DWG0110 La fecha del informe emitido por las AAPP debe ser anterior a la fecha de inicio del procedimiento

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DWG0111 La fecha de la resolución judicial es obligatoria

DWG0112 La fecha de la resolución judicial debe estar comprendida dentro de las fechas de aplicación del procedimiento

DWG0113 La localidad de la empresa no figura en tabla

DWG0114 El formato del número de teléfono del representante es erróneo

DWG0115 El formato de la fecha de decisión empresarial debe ser AAAAMMDD

DWG0116 El formato de la fecha de resolución de la autoridad laboral debe ser AAAAMMDD

DWG0117 El formato de la fecha del informe emitido por las AAPP debe ser AAAAMMDD

DWG0118 El formato de la fecha de Resolución Judicial debe ser AAAAMMDD

DWG0119 El formato del período de aplicación HASTA debe ser AAAAMMDD

DWG0120 El formato del período de aplicación DESDE debe ser AAAAMMDD

DWT0001 Fecha de inicio del periodo de actividad no coincide con comienzo de mes ; OBSOLETO desde el 14/02/2007

DWT0002 Fecha de fin del periodo de actividad no coincide con el fin de mes ; OBSOLETO desde el

14/02/2007

DWT0003 Fechas de intervalos de actividad deben ser correlativas no pueden solaparse y deben cubrir todo el periodo de actividad

DWT0006 Fecha errónea: existe alguna fecha superior a la del sistema (año incorrecto) ;

OBSOLETO desde el 14/02/2007

DWT0007 Fecha errónea: existe alguna fecha superior a la del sistema (mes incorrecto) ;

OBSOLETO desde el 14/02/2007

DWT0008 Fecha errónea: existe alguna fecha superior a la del sistema (día incorrecto) ;

OBSOLETO desde el 14/02/2007

DWT0009 Fecha errónea. El formato debe ser aaaammdd

DWT0010 Fechas de intervalos de actividad deben ser correlativas

DWT0011 Fecha errónea: existe alguna fecha superior a la del sistema ; OBSOLETO desde el

14/02/2007

DWT0012 El NIF/NIE es erróneo ; OBSOLETO desde el 14/02/2007

DWT0014 No se han introducido periodos de actividad

DWT0015 La fecha de inicio de periodo de actividad está vacía

DWT0016 La fecha de fin de periodo de actividad está vacía

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Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

DWT0017 No se ha introducido ningún intervalo de actividad ; OBSOLETO desde el 14/02/2007

DWT0018 El periodo de actividad debe coincidir con un mes natural ; OBSOLETO desde el

14/02/2007

DWT0019 Coeficiente de actividad incorrecto

DWT0020 Código de información complementaria erróneo

DWT0021 Código de actividad erróneo

DWT0030 Fecha de inicio del periodo de actividad no puede superar el fin de mes actual

DWT0031 Fecha de fin del periodo de actividad no puede superar el fin del mes actual

DWT0032 Fechas de intervalos de actividad no pueden solaparse y deben pertenecer al periodo declarado

DWT0034 Fecha errónea. La fecha no existe o no sigue el formato aaaammdd

DWT0036 El NIF/NIE del trabajador es erróneo

DWT0037 La fecha de inicio de un periodo de actividad debe ser anterior o igual a la fecha de fin de ese periodo

DWT0040 Indica la obligatoriedad de rellenar el campo de información complementaria del fichero de comunicación

DWT0041 Se valida que el campo Datos_Trabajador --> Datos_Actividad --> Coeficiente_Actividad venga informado en el fichero de comunicación

DWT0042 Indica la obligatoriedad de consignar el código de actividad que describe la actividad desempeñada en un intervalo

DWT0043 Se valida el número máximo de intervalos de actividad permitidos dentro de una comunicación

DWT0045 La fecha de inicio/fin de campaña debe coincidir con la fecha de inicio/fin respectivamente del periodo de actividad asociado

DWT0046 Es necesario que un periodo de actividad contenga

DWT0049 Las comunicaciones de fijos discontinuos deben informar el campo Código de

INFORMACION_COMPLEMENTARIA_SITUACION ; OBSOLETO desde el 07/05/2012

DWT0050 El formato del número de la Seguridad Social no es correcto

DWT0051 El grupo de cotización no figura en tabla

DWT0052 El tipo de contrato no figura en tabla

DWT0053 El tipo de distribución de jornadas no figura en tabla

DWT0054 El número de días trabajados por semana en la distribución regular de jornadas excede

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Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO el tope máximo permitido (7)

DWT0055 La profesión no figura en tabla

DWT0056 El cargo público sindical no figura en tabla

DWT0057 Si se informa el cargo público sindical

DWT0058 La fecha de alta en la empresa no existe

DWT0059 La causa de suspensión no figura en tabla

DWT0060 La fecha de suspensión o extinción no existe

DWT0061 La fecha de fin de suspensión no existe

DWT0062 La fecha de fin de suspensión debe informarse si el código causa de suspensión corresponde a los valores 17 o 18

DWT0063 La fecha de fin de suspensión no puede ser mayor que la fecha de suspensión o extinción

DWT0064 El formato del número de ERE debe ser NNNNNAAAA

DWT0065 El porcentaje de reducción por ERE

DWT0067 Año y mes de cotización no pueden anteceder a la fecha de alta de la empresa

DWT0068 El año y mes de cotización no pueden ser posteriores a la fecha de suspensión

DWT0069 Se ha superado el límite de registros permitidos (72) en los datos de cotización

DWT0071 La fecha de inicio de periodo laboral de la distribución de jornadas no puede ser anterior a la fecha de alta de la empresa

DWT0072 La fecha de fin de periodo laboral de la distribución de jornadas no puede superar la fecha de suspensión o extinción

DWT0073 Número de días cotizados de vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas no puede superar los 99

DWT0074 La fecha de inicio de periodo de salarios de tramitación no existe

DWT0075 La fecha de fin de período de salarios de tramitación no existe

DWT0077 La fecha de inicio de periodo de salarios de tramitación debe ser anterior a la fecha de fin de dicho periodo

DWT0078 La fecha de fin de periodo de salarios de tramitación debe ser anterior a la fecha de suspensión o extinción

DWT0082 La profesión (categoría profesional para el Régimen Especial de Minería del Carbón) no figura en tabla

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Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

DWT0084 El número de días trabajados en la distribución irregular de jornadas excede el número de días existente en el periodo declarado

DWT0085 Se ha superado el límite de registros permitidos (191) en los datos de Distribución de

Jornadas

DWT0086 El número de días de salario de tramitación no se corresponde con el periodo especificado

DWT0087 La causa de suspensión y ERE son incompatibles

DWT0088 El código de causa de porcentaje de reducción no figura en tabla

DWT0089 La unidad de medida de la duración del contrato no figura en tabla

DWT0090 La Base Contingencias Comunes solo debe informarse si el código causa de suspensión corresponde a los valores 17 o 18

DWT0091 No se admiten trabajadores repetidos en un mismo fichero XML

DWT0092 El número ERE debe estar informado si el porcentaje de reducción de jornada es por causa ERE ; OBSOLETO desde el 07/05/2012

DWT0093 Información complementaria no permitida cuando se informe el campo Nº ERE

DWT0094 Es obligatorio cumplimentar 'Cargo público o sindical'

DWT0095 Cargo público o sindical debe tener el valor 2 (cargo representante) o 3 (miembro de corporación)

DWT0096 La Causa de suspensión o extinción de la relación laboral deberá tener el valor 27 o 28

DWT0097 La Causa de suspensión o extinción de la relación laboral deberá tener el valor 27

DWT0098 El Número de afiliación a la Seguridad Social (NumSS) es obligatorio

DWT0145 El número de días cotizados no puede ser superior a 30 para el mes de Febrero

DWT0146 No se admiten trabajadores repetidos en un mismo Código de Cuenta de Cotización

DWT0147 Para la causa de suspensión o extinción 18

DWT0148 El código de causa de porcentaje de reducción de jornada es incompatible con el/los porcentaje/s informado/s

DWT0149 Para la causa de suspensión 16

DWT0150 Al menos una distribución de jornadas en contratos a tiempo parcial es obligatoria.

DWT0151 Para el tipo de contrato indicado no se permite introducir distribución de jornadas.

DWT0152 La Base Contingencias Comunes y/o Desempleo supera la cantidad base máxima establecida para el año indicado

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DWT0153 La Base Contingencias Comunes y/o Desempleo correspondiente a las vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas supera la cantidad base máxima establecida para el año de cese

DWT0154 El grupo de cotización debe estar informado si la cuenta de cotización es del Régimen

General

DWT0155 El grupo de cotización no debe estar informado si la cuenta de cotización es del

Régimen Especial Agrario

DWT0156 Las etiquetas del grupo de datos de cotización no se corresponden con el régimen informado en la cuenta de cotización

DWT0157 Las etiquetas del grupo de datos de cotización correspondiente a las vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas no se corresponden con el régimen informado en la cuenta de cotización

DWT0158 Alguno/s de los grupo/s de cotización no figura en tabla

DWT0159 El grupo de cotización correspondiente a las vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas no figura en tabla

DWT0160 El número de días y/o jornadas cotizadas no puede superar el número de días del mes

DWT0161 El número de días cotizados y/o jornadas cotizadas debe estar informado

DWT0162 El número de días cotizados y/o jornadas cotizadas correspondientes a las vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas debe estar informado

DWT0163 La base de cotización por desempleo es obligatoria

DWT0164 En las vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas

DWT0165 En las vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas

DWT0166 El código de causa de porcentaje parcial no figura en tabla

DWT0167 Causa de porcentaje parcial y porcentaje parcial deben estar ambos informados

DWT0168 El código de situación de la empresa de cese no figura en tabla

DWT0169 La fecha de inicio de la prestación debe de ser posterior a la fecha tope

DWT0170 La fecha de finalización de la prestación debe de ser posterior a la fecha de inicio de la prestación

DWT0171 La fecha de solicitud de la prestación debe ser anterior a la fecha actual

DWT0172 El formato de la fecha de solicitud de la prestación debe ser AAAAMMDD

DWT0173 "El formato de la fecha tope debe ser AAAAMMDD

DWT0174 El formato de la fecha de inicio de la prestación debe ser AAAAMMDD

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DWT0175 El formato de la fecha de finalización de la prestación debe ser AAAAMMDD

DWT0176 El código de la oficina de empleo debe estar informado con un valor válido

DWT0177 La cuenta corriente debe estar informada con un valor válido

DWT0178 El código de deducción o devengo no figura en tabla

DWT0179 Si la causa de cese es 07

DWT0180 Fecha de finalización de la prestación: debe estar informada cuando la causa de cese no sea 06.

DWT0181 El año del ERE no puede ser posterior al año actual.

DWT0182 El tipo de pago de nómina debe tener valor 1 si la causa de cese es 6 y valor 2 si la causa de cese es 5 o 7.

DWT0183 La fecha de suspensión o extinción no puede ser posterior a hoy

DWT0184 La fecha de suspensión o extinción debe ser posterior a la fecha de alta en la empresa

DWT0185 La fecha de suspensión o extinción debe tener como máximo 1 año de antigüedad

DWT0186 La fecha de alta de la empresa debe ser anterior a la fecha de proceso de los datos del certificado

DWT0187 La fecha de inicio de salarios de tramitación debe ser anterior a la fecha de proceso de los datos del certificado

DWT0188 El año de la fecha de inicio de salarios de tramitación debe ser el anterior o el actual

DWT0189 La fecha de finalización de salarios de tramitación debe ser anterior a la fecha de proceso de los datos del certificado

DWT0190 El año de la fecha de finalización de salarios de tramitación debe ser el actual o el anterior

DWT0191 Hay periodos solapados en la distribución de jornadas trabajadas

DWT0192 La fecha de inicio de periodo en la distribución de jornadas trabajadas debe estar comprendido en los últimos seis años anteriores a la suspensión"

DWT0193 La fecha de inicio de periodo en la distribución de jornadas trabajadas debe ser anterior a la fecha de datos del certificado"

DWT0194 La fecha de inicio de periodo en la distribución e jornadas trabajadas debe ser anterior a la fecha de suspensión o extinción

DWT0195 La fecha de finalización de periodo en la distribución de jornadas trabajadas debe ser anterior a la fecha de proceso de los datos del certificado

DWT0196 El año de cotización debe ser el actual o el anterior

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DWT0197 No se admiten periodos de cotización repetidos

DWT0198 En las vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas

DWT0199 La causa de suspensión 29 no es aplicable si la cuenta de cotización es del Régimen

Especial Agrario.

DWT0200 A partir del 01/01/2012 ha de informar o Cotización por meses o Cotización por jornadas reales

DWT0201 La base de cotización al desempleo

DWT0202 La Base de cotización al desempleo

DWT0203 La Base de cotización al desempleo

DWT0204 La Base de cotización al desempleo para vacaciones

DWT0205 La Base de cotización al desempleo para vacaciones

DWT0206 La Base de cotización al desempleo correspondiente a las vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas

DWT0207 Valida que la fecha de inicio de periodo en la distribución de jornadas trabajadas deber ser anterior a la fecha de fin de periodo.

DWT0300 El tipo de procedimiento que afecta al trabajador es incompatible con el tipo de procedimiento general

DWT0301 El período de suspensión o reducción DESDE debe estar dentro del período de aplicación del procedimiento

DWT0302 El período de suspensión o reducción HASTA debe estar dentro del período de aplicación del procedimiento

DWT0303 El período de suspensión o reducción HASTA debe estar informado

DWT0304 El período de suspensión o reducción HASTA debe ser posterior o igual al DESDE

DWT0305 Fechas de suspensión o reducción no deben estar solapadas

DWT0306 Horarios de reducción no deben estar solapados

DWT0307 Falta información del calendario y/o existe información contradictoria entre el tipo de procedimiento y el calendario facilitado

DWT0308 No se admiten trabajadores con igual tipo de procedimiento repetidos en un mismo envío

DWT0309 La fecha de extinción debe estar dentro del período de aplicación del procedimiento

DWT0311 El horario de reducción DESDE debe ser anterior al HASTA

DWT0312 La fecha de extinción HASTA debe ser posterior a la fecha de extinción DESDE

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DWT0313 El formato de la fecha de extinción debe ser AAAAMMDD

DWT0314 El formato del período de suspensión o reducción DESDE debe ser AAAAMMDD

DWT0315 El formato del período de suspensión o reducción HASTA debe ser AAAAMMDD

Para facilitar la consulta de este tipo de errores el módulo incluye un enlace desde el que puede visualizar el fichero que el SEPE ha distribuido con la codificación de errores.

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4.3.3

COMUNICACIÓN DE PERÍODOS DE ACTIVIDAD

Una de las gestiones que debe realizar en este tipo expedientes es la de comunicar todos los meses y para todos los empleados afectados por ERE los días en los que han estado en esa situación.

Antiguamente para ello se cumplimentaba un documento que se entregaba en la oficina del INEM. En tiempos más recientes se rellenaba una hoja Excel cuyo formato venía facilitado por el INEM y se devolvía por correo electrónico al organismo de empleo. Actualmente debe generarse un archivo en formato XML con la información y tramitarse a través de la web del SEPE.

El programa le permite generar este tipo de ficheros en dos pasos:

1. Generar una hoja Excel en el formato estipulado antiguamente por el INEM

2. Generar en base a ella el archivo normalizado en formato XML

La generación previa en formato Excel tiene dos finalidades: mantener el formato utilizado en los

últimos años (quizás su oficina de empleo le permita seguir tramitándolo igual que años atrás) y permitir manipular la información directamente sobre la hoja de cálculo.

Seleccione el período y fechas límite. Si usted informó los días de ERE en la sección « Absentismos » de la ficha del trabajador y marca la opción « Cargar en plantilla los días informados » la hoja Excel recogerá dicha información. En caso contrario deberá marcar los días afectados mediante una cruz. El formato de la hoja será similar a la siguiente.

Una vez haya revisado o modificado la información deberá convertir el formato Excel a formato XML para su envío telemático a través de la web del SEPE, para ello haga clic en la opción « Procesar Excel a XML » en el menú lateral izquierdo. El sistema le solicitará que seleccione el archivo Excel a

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4.3.4

CUESTIONES HABITUALES

Necesito presentar una variación en los días de suspensión comunicados al SEPE en el inicio del expediente que comuniqué en su día en formato papel.

La presentación en papel no implica que el expediente se haya grabado en la base de datos del SEPE.

En consecuencia, como paso previo, deberá comunicar el alta del expediente cumplimentando en su totalidad los datos obligatorios para la comunicación.

De forma simultánea a la comunicación del alta del expediente o a continuación, puede comunicar los días previstos que el trabajador va a estar en situación de ERE en lo que queda de expediente o en otro periodo limitado (por ejemplo, la próxima semana o el próximo mes).

Si es la primera comunicación de este tipo que realiza para ese trabajador recuerde que no puede mandar una transacción tipo Variación porque no existe una transacción tipo Alta para este empleado, por lo que en esta primera ocasión deberá mandar la variación con tipo de transacción Alta.

La respuesta del SEPE me devuelve un error tipo DHT0005

Puede comprobar en la tabla de errores que la descripción de este error es “Error en el tipo de

transacción del trabajador realizado con respecto a la última transacción realizada”. La causa puede estar motivada porque intenta mandar una variación sin haber comunicado previamente una transacción de alta para este trabajado.

También el error podría venir por el caso contrario. Está comunicando una transacción de Alta cuando ya lo había hecho con anterioridad.

Estoy comunicando los días previstos en ERE pero la hoja Excel sale vacía.

Los días en ERE no se comunican mediante la “Comunicación de periodos de actividad”. Se comunican a través de “Procedimientos ERE”.

La primera opción es para comunicar “a posteriori” los días que definitivamente ha estado en situación de ERE el trabajador afectado y que el SEPE utiliza para el pago de prestaciones.

La opción “procedimientos ERE” es la que permite comunicar “a priori” los días que el trabajador va a estar en situación de desempleo. La comunicación se realiza a efectos de que pueda utilizarse por la

Inspección de Trabajo para evitar fraudes de Ley por parte de empresas o trabajadores.

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C APÍTULO 5: I.R.P.F.

5.1

INFORME DE RETENCIONES POR N.I.F.

Esta opción tiene por finalidad imprimir un listado interno con el personal de cada empresa en el que vienen desglosados los importes correspondientes al TOTAL DEVENGADO, BASE IMPONIBLE, RETENCIÓN

A CUENTA DEL IRPF Y DESCUENTOS POR SEGURIDAD SOCIAL de cada trabajador entre dos períodos seleccionados.

El objeto de esta relación es el de desglosar los importes a declarar e ingresar al Ministerio de

Hacienda. Utilice este informe para consultar la forma en que se han obtenido las cifras "ciegas" que figuran en los modelos 111 o 190.

Los trabajadores se imprimirán agrupados por NIF. De esta forma verá juntos todos los posibles movimientos de cada empleado, hecho que le facilitará el repaso.

El programa solicita los meses inicial y final que delimitan el período a estudiar. También le permite optar entre una serie de opciones como pueden ser:

Cálculo por diferencias. Informará de las cantidades pendientes de declarar/ingresar. En primer lugar calculará los importes satisfechos desde principio de año hasta el mes indicado en el campo Periodo

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MANUAL DE USUARIO final y a los resultados así obtenidos les restará las cantidades que se hayan declarado/ingresado en los meses o trimestres correspondientes.

Ello le resultará de gran utilidad para “cuadrar” las cifras del último 110 en el caso de que haya surgido cualquier diferencia en alguna de las cartas de pago anteriores.

Ha de tener en cuenta que las cantidades que el programa considera como ingresadas son las que figuran grabadas en la opción Pagos IRPF de la ficha de la empresa, cantidades que se graban automáticamente en el momento de imprimir las correspondientes cartas de pago. Si usted no ha llegado a imprimir alguna carta de pago por medio de esta aplicación o ha modificado manualmente alguna de las emitidas, deberá actualizar manualmente las cantidades en la ficha de la empresa.

El proceso incluye en el listado los perceptores de las posibles empresas asociadas fiscalmente a la seleccionada. (La forma de asociar fiscalmente empresas se vio en el capítulo 1).

El informe se agrupa por NIF de empleado. Ello le será de gran utilidad cuando el trabajador presente varios movimientos en el ejercicio.

Informe resumido: No detallará el informe mes a mes. Acumulará los importes de cada trabajador en el periodo seleccionado.

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5.2

MODELO 111

A partir de las declaraciones del año 2012 la gestión de este modelo cambia radicalmente. La impresión oficial de los documentos es centralizada en un servicio de la AEAT al que se llama a través de internet. Este servicio permitirá la presentación de la declaración, la impresión del modelo oficial o, incluso, la de los borradores.

La información solicitada por pantalla es similar a la expuesta en el punto anterior. Deberá indicar las empresas que delimitan el bloque seleccionado y el trimestre a procesar. Opcionalmente podrá indicar períodos diferentes para el lanzamiento de declaraciones mensuales o realizar sus propios controles.

Puede utilizar esta opción para obtener o comprobar de una forma rápida los acumulados de cualquier periodo. El hecho que no pueda imprimir el documento oficial de un periodo que no coincida con un trimestre o un mes natural no quiere decir que no pueda obtener y ver los resultados por pantalla, opción que le será muy útil para localizar posibles diferencias.

Verá no obstante, que el formulario presenta dos secciones: proceso individual y proceso colectivo.

Puede, no obstante, utilizar esta opción para obtener o comprobar de una forma rápida los acumulados de cualquier periodo. El hecho que no pueda imprimir el documento oficial de un periodo que no coincida con un trimestre natural no quiere decir que no pueda obtener y ver los resultados por pantalla, opción que le será muy útil para localizar posibles diferencias.

Simultáneamente a la impresión el proceso actualiza los campos de acumulados de la ficha de empresa. Recuerde que estos campos guardan los importes declarados e ingresados en cada una de sus cartas de pago. Ello le permitirá, en cualquier momento, calcular el IRPF por diferencias.

5.2.1

PROCESO INDIVIDUAL

Es el que se ha venido utilizando de forma general. Una vez introducidos los valores, pulse Aceptar. El panel izquierdo incluirá todas las empresas procesadas y verá por pantalla el modelo oficial relleno con los valores correspondientes a la empresa seleccionada.

Al pie del panel lateral izquierdo podrá visualizar un resumen del total de retribuciones y retenciones de la empresa así como, en su caso, una referencia de sus empresas asociadas fiscalmente.

Si en el campo Controles de empresa incluyó el control I, el programa mostrará el oportuno mensaje recordando que a esta empresa en particular no se le confeccionan los impresos de IRPF.

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Si lo desea puede modificar los valores de los distintos campos. Comprobará que los totales y sumas parciales se irán recalculando en función de los nuevos valores introducidos.

Es recomendable, no obstante, que en estos casos solucione el problema en su base. Esto es, localice el empleado que pueda presentar el descuadre y modifique las cantidades a través de mantenimiento de cálculos. Si no lo hace así, el problema seguirá “latente” cuando tenga que preparar el 190 de final de año.

En ese punto tiene las siguientes posibilidades:

 Imprimir un borrador de la declaración

 Solicitar la impresión oficial del documento para pagarlo a través de una entidad bancaria

 Generar un fichero con orden de pago domiciliado para su posterior presentación a través de la web de la AEAT

 Generar un fichero que presentará a través de la web de la AEAT junto al NRC que le facilite el banco tras su pago.

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Cualquiera de ellas pasa por la AEAT. Para la impresión de un simple borrador el programa debe mandar los datos al servidor de la AEAT y éste devolverá un documento en formato PDF que usted podrá imprimir.

5.2.1.1

IMPRESION DEL DOCUMENTO DE PAGO OFICIAL

Si opta por imprimir el documento oficial para llevarlo al banco el funcionamiento es similar.

Evidentemente si la AEAT no permitiese esta opción (por ejemplo por tratarse de una sociedad anónima o limitada) de ninguna manera podrá obtener el documento. La diferencia en estos casos es que la AEAT guardará las cantidades que vienen reflejadas en el documento y le devolverá la carta de pago a imprimir incluyendo un número de referencia. El abono de ese documento de pago implicará la presentación de la declaración efectuada con ese número de referencia.

Puede hacer tantas impresiones como necesite. Solo quedará presentada aquella que coincida con el documento pagado.

Paradójicamente el documento impreso no incluye el CIF de la empresa y debe escribirse « a mano ».

Según la AEAT es por motivos de seguridad.

5.2.1.2

DOMICILIACION DE CUOTAS

En caso de que procese varias empresas, la opción más cómoda para usted es la de ordenar la domiciliación de las cuotas. Para ello deberá generar el fichero normalizado con la opción « pago domiciliado ». El proceso generará para esa empresa un fichero con toda la información que, una vez presentado, originará un cargo en la cuenta bancaria de la empresa.

Deberá ajustarse, eso sí, a los plazos establecidos para la presentación de este tipo de ficheros, normalmente con una antelación de 5 días a la fecha límite de ingreso.

5.2.1.3

INGRESO A TRAVES DE UNA ENTIDAD BANCARIA

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Este proceso implica generar un fichero que usted presentará a través de la web de la AEAT junto al número de referencia que le facilitará su entidad bancaria en el momento del cargo.

5.2.2

PROCESO COLECTIVO

El proceso individual implica como ha visto ir de empresa en empresa. Se trata de un proceso que permite controlar muy bien la información conforme la va gestionando pero quizás usted prefiera lanzar de forma masiva toda la documentación de sus empresas y gestionar el control posteriormente sobre papel.

En ese caso deberá optar por el proceso colectivo.

Este proceso depende de la información que haya incluido en la pestaña IRPF de la empresa por lo que deberá asegurarse que la información está al día.

Allí podrá indicar si el modelo 111 es de carácter mensual o trimestral.

También si el ingreso se hace mediante NRC o mediante domiciliación bancaria.

De esta forma usted podrá generar lanzamientos masivos en base a determinadas circunstancias. Podrá solicitar, por ejemplo, un borrador de la declaración de un bloque de empresas. El sistema solicitará y emitirá los documentos de forma simultánea de todas aquellas empresas que tengan marcada la opción correspondiente en su ficha.

Del mismo modo podrá ordenar la impresión de todas aquellas cartas de pago de las empresas que lo paguen en papel, o generar los distintos ficheros normalizados a presentar en Hacienda.

Evidentemente con esta opción no podrá manipular la información como si podía hacerlo en la gestión individual pero gestionará la información más rápidamente.

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5.2.3

PRESENTACION DE DECLARACIONES

Los ficheros que vaya creado de las distintas declaraciones se guardan en la carpeta C:\AEAT\LTC de su equipo. Por norma, todos los ficheros que vayan a transmitirse a Hacienda han de estar en la carpeta

AEAT o en subcarpetas de ella.

Puede gestionarlos a través de una ventana como la siguiente. En ella podrá ver clasificados por pestañas los diferentes ficheros.

Seleccione las diferentes declaraciones y pulse « Presentar declaración ».

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5.3

MODELO 190

La aplicación permite crear un fichero normalizado conforme a las instrucciones técnicas especificadas por la AEAT. Este fichero es importable por el programa de ayuda facilitado todos los años por la

Administración.

Aun cuando este fichero es perfectamente válido para su presentación se recomienda que lo procese a través del citado programa de ayuda, de esta manera podrá localizar posibles errores en los datos, imprimir un borrador, transmitir la declaración por Internet, etc.

Introduzca el ejercicio a procesar, la empresa inicial y final y los datos del presentador.

El programa le permite introducir una marca de selección, es decir, un código utilizado como filtro selectivo. Si usted desea que en el fichero únicamente aparezcan relacionadas un grupo determinado de empresas, puede hacerlo incluyendo en el campo Controles de su ficha un determinado carácter

(por ejemplo un símbolo dólar ($) o una arroba (#)).

De esta manera si usted selecciona como filtro el carácter # solamente se incluirán en el fichero aquellas empresas que presenten ese carácter en el campo Controles de su ficha.

Tenga sobretodo especial precaución en no utilizar para ello alguno de los controles reservados del programa. Si tiene alguna duda consulte la tabla CONTROLES DE EMPRESA.

La AEAT exige identificar la persona que presenta la información. Para introducir los datos identificativos del presentador pulse sobre el botón correspondiente. Todos los datos que el programa

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MANUAL DE USUARIO solicita son obligatorios por lo que si omite alguno de ellos, le mostrará el correspondiente mensaje de error y no le dejará continuar.

Con la finalidad de que no tenga que repetir la introducción de los datos del presentador cada vez que genere un fichero, el programa le permite guardarlos activando la opción “Guardar datos para próximos procesos”.

El programa efectúa una clasificación previa de los perceptores de cada empresa y de sus asociadas ordenándolos por su NIF. Si localiza dos o más fichas con una misma clave y un mismo NIF entiende que se trata de un mismo perceptor y suma las cantidades acumuladas en cada una de ellas.

Para introducir percepciones no sujetas (clave L) no declaradas en nómina, usted puede crear una ficha con esa clave e introducir posteriormente las cantidades. Si estas percepciones han sido abonadas en nómina el programa las asignará automáticamente, por lo que no debe preocuparse de hacerlo usted.

El programa compara el total devengado (clave 50) con la base imponible (clave 72); cuando aquél es superior a éste considera la diferencia entre ambos como percepciones no sujetas. En base a ello, si tiene que introducir cantidades exentas a un empleado basta con que se las acumule al total devengado de cualquier mes.

Ha de tener en cuenta los puntos siguientes:

1. El programa grabará los registros con los datos de cada perceptor debidamente normalizados en un fichero llamado TPXXXX creado en el directorio de trabajo.

2. Una vez finalizado el proceso deberá importar el fichero TPXXXX a través del programa distribuido gratuitamente por Hacienda, siguiendo los pasos que se verán a continuación. Ello incorpora dos ventajas añadidas: la información será chequeada (se mostrarán los datos incorrectos) y el propio programa se ocupará de emitir las hojas resumen en papel blanco y el modelo oficial para su presentación.

3. En cada proceso de generación del fichero el programa crea un nuevo fichero TPXXXX borrando los datos del que pudiera existir. Ello posibilita la confección de declaraciones individuales y/o colectivas. Si usted pretende presentar una declaración colectiva con información de perceptores de varias empresas no consecutivas, recuerde que puede hacerlo indicando una marca de selección.

5.3.1

IMPORTACION DE DATOS DESDE EL PROGRAMA DE AYUDA DE LA AEAT

Una vez ha generado el fichero desde el programa deberá desde el programa de Hacienda seguir los siguientes pasos:

Desde la opción Utilidades, Importar, elija la “Importar datos con formato BOE” o pulse el icono correspondiente en la barra de herramientas.

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Esta opción le permite incorporar al programa los datos contenidos en un fichero de texto ASCII con el diseño establecido en la Orden que regula este modelo. En ningún caso el programa realizará la importación de ficheros con diseño distinto del publicado.

Seleccione el fichero a importar, pulsando el botón Examinar que aparece en la pantalla. Recuerde que el nombre del fichero es TPXXXX y estará situado en la carpeta C:\Archivos de programa\LTC NOMINA de su equipo. Esta ruta puede cambiar si eligió una carpeta diferente en el proceso de instalación. En sistemas de 64 bits también puede encontrarse bajo otro nombre como C:\Program Files (x86)\LTC

NOMINA.

La importación de datos incorpora al programa cualquier registro válido, manteniendo la coherencia entre los datos previamente existentes y los importados. No obstante, por ejemplo, si se rechaza un registro de un retenedor (tipo 1), también se rechazan todos los registros de sus perceptores (tipo 2).

Al finalizar la operación de importación se mostrará directamente en pantalla la misma relación de errores, en su caso, anteriormente mencionada, así como un resumen de los registros que han sido importados.

El programa realizará automáticamente una serie de ajustes en lo relativo a los campos alfabéticos que contengan minúsculas o que no estén ajustados a la izquierda, convirtiendo a mayúsculas y ajustando, respectivamente.

El programa de ayuda le facilita la obtención de la Declaración en sus diferentes modalidades de presentación: papel o internet. En presentaciones realizadas a partir de 2013 se elimina la opción papel y pasa a denominarse predeclaración.

5.3.2

SUGERENCIAS

Muchos de los procesos del programa tienen que acumular cantidades de varias fichas por corresponder a un mismo productor que ha estado presente varias veces en el año o está afectado por claves diferentes. Para ello utilizan como referencia el NIF y consideran pertenecientes a un mismo perceptor todas aquellas fichas que presenten el mismo NIF.

Este hecho implica que ha de tener especial cuidado en la introducción de este dato por cuanto, si por error, introduce un mismo número a dos personas diferentes, solamente una de ellas figurará en el impreso 190, eso sí, con la retribución acumulada de los dos. Es un hecho que parece banal pero que puede producirle quebraderos de cabeza por cuanto al no existir descuadres usted no se enterará del problema hasta que facilite los certificados de retenciones y eche de menos el de algún preceptor.

Evite dejar en blanco el distrito postal de los perceptores. Si lo desconoce introduzca al menos los dígitos de la provincia seguidos de ceros. Ello saltará los controles de verificación de Hacienda y le evitará posibles reclamaciones y/o sanciones.

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5.4

CERTIFICADOS DE RETRIBUCIONES

Esta utilidad le permitirá obtener los modelos de certificación acreditativa de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF que regula el artículo 101 del Reglamento del citado Impuesto.

La información de los certificados se graba en el momento de generar el modelo 190, por lo que para la obtención de los certificados es preciso que la declaración haya sido generada. Si usted genera varias veces el fichero el programa siempre considerará como válidos los resultados del último.

En cualquier momento podrá acceder a la información de cualquiera de los retenedores o retenidos.

Seleccione la empresa y podrá a través de pestañas navegar por los diferentes ejercicios.

Para imprimir los documentos seleccione la opción correspondiente del asistente. Deberá seleccionar el ejercicio y el bloque de empresas a procesar. Puede optar por lanzar diferentes modelos de certificado.

Puede también utilizar filtros de selección para imprimir el documento de un NIF determinado.

Se emite un solo certificado por perceptor en el que incluye todas las posibles percepciones obtenidas por éste en el ejercicio. Sin embargo, las cifras se guardan asociadas a su clave y ficha correspondiente

(tal y como se han impreso en el modelo 190). Ello quiere decir que si un mismo perceptor ha estado afecto a varias de ellas en el mismo ejercicio (por ejemplo como trabajador y como profesional) guarda separadamente los importes percibidos en función de cada una de ellas y deberá seleccionar por tanto si desea emitir el certificado referente a los rendimientos del trabajo o de actividades económicas.

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Tenga en cuenta que, al imprimir el certificado, el programa busca a lo largo de la empresa y de sus empresas asociadas todas las fichas que presentan el mismo NIF que el del perceptor en cuestión. Por ello tenga especial precaución en introducir correctamente este dato en la ficha del empleado o perceptor; si por error en la ficha de un empleado introduce el NIF de otro trabajador los ingresos se acumularan a los de éste último.

Recuerde que puede emitir también los certificados desde el mismo programa de la Agencia Tributaria.

Si tuviera que hacer cambios en los datos directamente desde el programa de ayuda de la AEAT

(posiblemente con el fin de corregir errores detectados por Hacienda) deberá emitir los certificados desde ese programa. Esos cambios son « desconocidos » para la aplicación de nómina.

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5.5

COMUNICACIÓN DE DATOS AL PAGADOR

Está opción nos permite imprimir el correspondiente comunicado de datos al pagador según el modelo facilitado por la Hacienda Pública y que es de obligado cumplimiento por todos los trabajadores contratados por la empresa (art. 82 del Reglamento del I.R.P.F.) con la finalidad de que ésta pueda calcular el porcentaje de I.R.P.F. en función de las circunstancias personales y económicas de cada uno.

Aun cuando el empleado sólo está obligado a comunicarle de nuevo esta información en el supuesto de que haya tenido alguna variación en la misma, es aconsejable que periódicamente la empresa

“recuerde” a cada empleado los datos que de él dispone evitando de esta forma posibles olvidos.

Puede, por ejemplo, facilitar estos modelos a principio de cada año.

Facilítelo siempre en el momento de la contratación de un nuevo trabajador.

Introduzca la empresa inicial y final, así como el empleado inicial y final que delimitan el bloque de trabajadores a procesar. Introduzca también la fecha de firma.

La ventaja radica en el hecho de que el modelo se imprimirá con los datos del trabajador que consten en la base de datos. Eso le servirá de “recordatorio” a aquellos empleados que hayan podido tener algún tipo de modificación en sus circunstancias personales.

Una vez visualizado en la pantalla deberá seleccionar si lo desea imprimir, pasar al siguiente, guardar en archivo o Cerrar una vez finalizado. Todas las opciones están disponibles al pie de la ventana.

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5.6

OTROS RENDIMIENTOS EXENTOS

En relación a la presentación del modelo 190 puede encontrarse con situaciones en los que se hayan podido abonar « fuera de nómina » algún tipo de rendimiento exento de tributación (dietas, gastos de locomoción, becas, premios, etc.). Este formulario le permitirá anotar esas cantidades con la finalidad de que se incluyan posteriormente en el modelo 190.

Añada tantos registros como necesite. La información está clasificada por años.

En el caso de tener que introducir grandes volúmenes de datos tiene la posibilidad de realizar importación desde Excel. La hoja deberá ajustarse el formato que le proponemos en el la ventana informativa que verá al seleccionar esa opción.

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5.7

ASISTENTE PARA EL CALCULO DE TIPOS DE RETENCION

La nueva Ley reguladora del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas vigente desde enero de

1999 obliga a las empresas que no pertenezcan a Comunidades con la gestión del IRPF transferido

(Álava, Navarra, etc.) a calcular y retener a cada uno de sus empleados el importe exacto de impuesto en función de su situación personal y familiar y de los ingresos obtenidos en el año natural.

Esto que, a posteriori, no es excesivamente difícil sí que lo es a principio o mediados de año por cuanto muchas de las incidencias que están por venir no se pueden prever.

Ello obliga a efectuar continuas regularizaciones para compensar los lógicos desajustes que se van produciendo. Se comprenderá que la técnica empleada para ello, por repetitiva, ha de ser operativa, lo más automática posible y que además nos garantice que las retenciones aplicadas a final de año sean las exactas.

La aplicación incorpora este módulo que pretende evitar la “pereza” de enfrascarse en tediosos cálculos. Para ello incluye dos funciones: Cálculo de retribuciones previsibles y Cálculo de los tipos de

retención. En esencia, el cálculo de tipos “pasará” al motor de cálculo facilitado por la AEAT un fichero normalizado que contendrá la información requerida. Una vez procesado el programa de la

AEAT devolverá los tipos aplicables.

El módulo se encargará de mostrarle los tipos calculados y los errores devueltos si los hubiere. El proceso puede pasar un registro o cientos de ellos.

5.7.1

CALCULO DE RETRIBUCIONES PREVISIBLES

Tiene por objeto ayudarle a ‘adivinar’ de una forma lógica y masiva los ingresos y gastos de cada empleado en el ejercicio seleccionado. El proceso le permite introducir distintas premisas de cálculo y se limita a ofrecer una serie de informes y darle la posibilidad de grabar la información en la ficha del trabajador. Recuerde que si usted quiere modificar los datos calculados por el programa o introducirlos manualmente desde un principio puede hacerlo accediendo a la pestaña “IRPF” de la ficha del empleado. Esencialmente se trata de la información que introduciría en el programa de Hacienda si lo utilizara para hacer el cálculo.

En el cálculo de retribuciones previsibles hay que distinguir dos opciones: Cálculo inicial o procesos de regularización.

5.7.1.1

CALCULO INICIAL

A principio de cada ejercicio debería realizar un cálculo inicial de retribuciones previsibles. La previsión de las retribuciones se hace en base a tres sumandos:

 Importes de la tabla de salarios del empleado elevados al año.

 Previsión de importes variables en base a los existentes en un período determinado.

 Un posible porcentaje de incremento a aplicar sobre los cálculos anteriores.

 Importes incluidos por el usuario en el campo « Ingresos en especie » de la pestaña « IRPF » de la ficha del trabajador.

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Esta opción se encarga de borrar datos de las posibles regularizaciones de ejercicios anteriores y deja la información preparada para el nuevo año fiscal. Si quiere hacer una regularización sin haber hecho un cálculo inicial previo obtendrá un mensaje de error.

Lo normal sería que antes de calcular la nómina de enero hiciese un cálculo inicial incluyendo una previsión de variables en base a las percibidas en el año anterior. Suele ser una referencia suficientemente válida y es la que se ha venido utilizando tradicionalmente. Puede introducir un porcentaje de incremento previsto para que el cálculo responda a posibles expectativas.

5.7.1.2

REGULARIZACIONES

Con toda seguridad se encontrará con casos en los que se producirán incrementos de salario superior al previsto o alguna baja de IT prolongada que desvirtuará la previsión inicial. Por ello es recomendable que periódicamente controle estos posibles desajustes y recalcule el tipo de retención a aplicar a partir del mes regularizado.

En estos casos la nueva previsión se hace considerando los sumandos siguientes:

 Retribuciones ya percibidas por el empleado a fecha de regularización.

 Importes de la tabla de salarios del empleado elevados a lo que queda de año.

 Previsión de importes variables en base a un período determinado.

 Importes incluidos por el usuario en el campo « Ingresos en especie » de la pestaña « IRPF » de la ficha del trabajador.

En este tipo de cálculo, conforme vayan pasando los meses, irá ganando peso el primer sumando frente a los tres restantes. Esta tendencia hará que la previsión se acerque cada vez más a la realidad.

Evidentemente no puede limitarse a efectuar una regularización anual a final de año por cuanto cualquier pequeña desviación producida en el transcurso del año provocaría una diferencia difícil de compensar en el último mes.

En Regularizaciones cabe destacar además la información siguiente:

Fecha de regularización: Se trata de la fecha a partir de la cual aplicará los nuevos tipos de retención. Normalmente corresponderá al último mes cobrado. Es la fecha que empleará el programa para acumular lo abonado y retenido a cada empleado. La diferencia entre la cuota a retener y la retención ya aplicada dividida entre el importe pendiente por percibir es lo que determinará el nuevo tipo a aplicar. Ese es el motivo de que no pueda realizar una regularización a fecha 31 de Diciembre.

En ese momento no hay importes pendientes de cobrar. Tampoco puede efectuar una regularización a fecha distinta de la de final de mes. Comprobará que el programa modificará la fecha en caso de que

ésta no coincida con el último día del mes.

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El empleado ya ha percibido la posible paga extra del mes siguiente al regularizado: Esta opción la va a entender mejor con un ejemplo. Póngase en el supuesto de una empresa que tiene paga extra en

Diciembre. Usted quiere efectuar una regularización a fecha 30 de Noviembre para aplicar el posible ajuste en el último mes que queda por cobrar. Puede suceder que quiera regularizar antes de lanzar la paga o dejar la paga con el tipo actual y aplicar la regularización exclusivamente en la mensualidad. En este último caso deberá marcar la opción. Tenga en cuenta que el cálculo se hace en función de los importes pendientes de cobrar, razón por la cual el programa necesita esta información.

El empleado ya ha percibido los posibles atrasos del mes siguiente al regularizado: Es equivalente al caso anterior pero referido a posibles atrasos. Puede suceder que esté regularizando a fecha 30 de

Junio y en Julio exista una complementaria por atrasos. Puede querer regularizan antes de abonar los atrasos o después. En este último caso marque la opción.

Una vez realizado el cálculo el programa mostrará una pantalla con las diferentes opciones posibles.

5.7.1.2.1

CALCULO EN BASE A SALARIOS PRECALCULADOS

En la última regularización del año, posiblemente en Diciembre, el proceso de regularización sería similar a los que ha venido haciendo con anterioridad: el proceso tendrá en cuenta los importes realmente percibidos hasta el mes de noviembre e intentará « adivinar » los que queda por percibir en el mes de diciembre.

En esta situación tiene la posibilidad de calcular la nómina de diciembre una vez conozca todas las incidencias o conceptos variables a considerar e indicar al programa que no « adivine » nada, sino que se limite a incluir las cantidades de la nómina de diciembre que acaba de calcular. Ello le permitirá conseguir una retención exacta porque la última regularización se hará sobre salarios realmente percibidos. Ya no trabajará con ingresos previsibles sino con los estrictamente reales.

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Para ello pulse el botón « Opciones » y marque la opción « Considerar como previsibles los importes precalculados »

Aunque lo normal es que utilice esta opción a final de ejercicio puede hacerlo en cualquier situación.

Deberá, eso sí, precalcular las nóminas de todo el período para que el proceso las tenga en cuenta.

5.7.1.3

INFORMES DE CÁLCULO

En la gestión masiva de este tipo de cálculos agradecerá los informes que, para cada tipo de proceso, le ofrece el programa.

Comprobará que en el tratamiento de grandes volúmenes de información le permitirán centrarse en aquellos registros que comparativamente experimenten una variación notable respecto a la situación anterior, lo que le facilitará la labor de repaso.

En el cálculo de retribuciones previsibles podrá utilizar dos tipos de informe: Resumido y detallado.

El resumido se trata de un informe similar al que se muestra en la figura en el que podrá ver los cálculos realizados. Comprobará que, entre otros datos, figuran las retribuciones previsibles y los descuentos de seguridad social.

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El informe incluirá todas las empresas existentes en el bloque de empresas seleccionado. En caso de que detecte algún resultado incongruente o necesite una explicación de cómo se ha obtenido el cálculo puede emitir un informe detallado en el que verá cómo se ha realizado el mismo.

El informe detallado presenta una estimación de los importes que quedan por percibir de cada uno de los conceptos. El resultado total es la suma de aquellas referencias que incluyan el signo + (retribución ya percibida, base imponible mes, previsión por pagas extras, etc.). El resto de referencias se incluyen exclusivamente a efectos informativos.

5.7.1.4

GRABAR LAS RETRIBUCIONES EN LA FICHA DEL EMPLEADO

Una vez haya comprobado el informe puede optar por grabar de forma masiva las nuevas previsiones en la ficha de cada empleado, dejando el proceso listo para pasar al siguiente punto: el cálculo de tipos.

Puede repetir el proceso tantas veces como desee. Recuerde que simplemente está grabando en la ficha del empleado las retribuciones que pasará al programa de Hacienda cuando efectúe el cálculo de tipos. El programa siempre guarda el último cálculo efectuado.

5.7.2

CALCULO DE TIPOS DE RETENCION

El cálculo de los tipos se hace en base al motor de cálculo facilitado por la AEAT. Ello garantiza que el cálculo no esté afectado por posibles errores de programación. Las retribuciones y gastos previstos

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MANUAL DE USUARIO junto a los datos personales y familiares de cada perceptor se envían de forma masiva a un fichero normalizado que, una vez procesado, nos devolverá el tipo de retención aplicable a cada sujeto.

No tiene que preocuparse en instalar programas de ayuda. El motor va incrustado en el programa de cálculo.

Introduzca el bloque de perceptores a procesar. Marque si se trata de un cálculo inicial o de un proceso de regularización.

5.7.2.1

INFORME DE CÁLCULO

Obtendrá un informe comparativo entre el nuevo tipo resultante y el anterior. Ello le permitirá localizar rápidamente aquellos casos en los que la diferencia sea relativamente significativa.

5.7.2.2

INFORME DE ERRORES

Si el motor de cálculo de la AEAT devuelve algún tipo de error este informe le mostrará el empleado afectado y la causa que lo motiva.

El fichero ERRORES.XML se ubica en la carpeta C:\Archivos de programa\LTC NOMINA y el contenido sería similar al que se muestra.

En él podrá deducir el motivo del error.

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5.7.2.3

GRABAR NUEVOS TIPOS

El proceso grabará en la ficha de los trabajadores los datos devueltos por el programa de Hacienda, entre ellos los tipos de retención, retribuciones previstas, cuotas iniciales, etc.

Tiene la posibilidad de elegir entre varias opciones selectivas: Actualizar sólo si el nuevo tipo es superior al existente o incluso puede habilitar un margen de actuación para no modificar tipos si la diferencia no es excesiva.

Si usted decide introducir los tipos manualmente en la ficha del empleado puede usar esta opción con el fin de que el proceso no modifique el tipo que usted calculó pero sí grabe la información referente a ingresos y cuotas iniciales que será necesaria posteriormente en procesos de regularización.

La Empresa nunca va a tener problemas con Hacienda en caso de que aplique una retención superior a la estrictamente legal. En caso contrario seguro que sí.

Es recomendable que si el programa le propone algún tipo de subida la haga siempre ; de no ser así se encontrará que unos meses más tarde deberá hacer una subida todavía mayor. Si le propone bajar los tipos, salvo que exista una razón de peso para ello (nacimiento de un hijo, reducción de jornada, etc.) puede optar por no hacerlo momentáneamente. Con ello habilitará un pequeño « colchón » que amortiguará posibles imprevistos de fin de año. El trabajador no suele entender que le baje el tipo de retención un mes para subir al mes siguiente.

5.7.2.4

COMUNIDADES CON LA GESTION DE IRPF TRANSFERIDA

En caso de empresas residentes en alguna de las comunidades forales de Álava, Navarra, Guipúzcoa o

Vizcaya el programa enlazará con las tablas que para cada año publican las respectivas Haciendas

Forales.

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Estas tablas, que van por tramos de retribución, se seleccionan en función de los dos dígitos de provincia del código postal del domicilio de la empresa. Este cálculo especial se hará por tanto para aquellos códigos que empiecen por 01, 31, 20 o 48.

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5.8

COMPROBANTE DE RETENCIONES

Se ha incidido en la especial problemática que supone en la gestión de la nómina el cálculo de los tipos de retención. Cualquier retención por debajo de lo estipulado originará en la mayoría de los casos una reclamación por parte de la AEAT.

Este organismo lo tiene relativamente fácil. Una vez grabado el 190 le basta con pasar los datos por su motor de cálculo para detectar qué retenciones se han quedado por debajo de lo esperado.

Esto es exactamente lo que hace esta utilidad. Una vez calculado el mes de Diciembre procese la utilidad introduciendo el ejercicio a controlar y el bloque de empresas a tratar.

La utilidad emitirá un informe en el que, para empleado, constará la retribución anual, gastos deducibles, importe que se debería haber retenido e importe retenido en el año. Si la diferencia es negativa querrá decir que ha retenido por debajo de lo obligado.

Si alguno de los trabajadores figura con un importe de retención inferior al legal aún estará a tiempo de corregir la situación; corrija la nómina aplicando un nuevo tipo de retención.

Evidentemente si ha ido regularizando a lo largo del ejercicio las diferencias no existirán o serán mínimas.

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C APÍTULO 6: INFORMES

Todos los informes son previsualizados en pantalla con el formato en que se imprimirán.

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Puede recorrer las páginas del documento pulsando las flechas de la barra de iconos que podrá ver al pie del informe.

Para imprimirlo puse el icono impresora. Tenga presente que la impresión se realizará por la impresora predeterminada del sistema.

El programa le ofrece además la posibilidad de guardar los informes como documentos en distintos formatos (Excel, Word, etc.). Ello le permitirá trabajar con los datos e incluso crearse sus propios informes.

Para exportar el informe en un documento pulse sobre el icono del maletín y seleccione el formato del fichero. Si desea guardarlo en disco, en destino deberá aparecer “Disk file”, pulse Aceptar y elija la ubicación y el nombre con que desea guardarlo.

6.1

EMPRESAS

6.1.1

INFORMES DE EMPRESA

Permite listar una relación de empresas con diferente información: CIF y número patronal, representantes legales, CNAE, bancos y mutuas.

A su vez podrá agruparlas por diferentes criterios: Convenio, fórmula de pagas extras y Mutuas.

6.1.2

VENCIMIENTOS DE PREVENCION

Le permite emitir una relación de empresas cuyo servicio de prevención vence en un determinado período. Para ello indique el mes a consultar o marque la opción « Cualquier período ».

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Recuerde que la entidad de prevención y la fecha del próximo vencimiento se graban en la ficha de empresa.

6.1.3

CUOTAS POR FORMACION PROFESIONAL

Imprime una relación de los importes abonados en concepto de formación profesional a nivel de empresa y trabajador. Este informe será de utilidad si necesita conocer la cifra a efectos de calcular el crédito de formación.

Los importes se graban en el momento de generación de los seguros sociales. Evidentemente si no ha llegado a generar los seguros con el programa no contará con esta información.

6.1.4

CUOTAS POR CONTINGENCIAS COMUNES

Información similar a la anterior pero en base a las cuotas por contingencias comunes.

6.1.5

RECUENTO DE PROCESOS DE IT POR MUTUA

Se trata de un informe disociado en el figuran el número de procesos por Mutua o Entidad de

Prevención.

Puede seleccionar la Mutua o Entidad de prevención a filtrar. En este caso solo se imprimirá la información de las empresas vinculadas a esas entidades. Si no selecciona Mutua o indica Entidad de

Prevención se imprimirán todas las empresas comprendidas en el bloque de selección.

6.1.6

ETIQUETAS DE EMPRESA

Permite imprimir etiquetas autoadhesivas con las direcciones de las empresas existentes entre dos seleccionadas. No mostrará la etiqueta de las empresas que estén de baja y tenga por tanto asignado el control J, ni aquellas que aun siendo utilizadas tengan el control 0, que indica que no imprima la etiqueta de correo.

Por defecto se imprimen ordenadas por código de empresa. Si prefiere emitirlas por orden alfabético marque la opción correspondiente. También tiene la posibilidad de imprimir varias etiquetas por empresa.

Antes de comprar papel de etiquetas asegúrese que coincidirá con la salida impresa. El modelo que utiliza el programa es de tamaño A4 con una salida de 16 etiquetas por hoja en ocho filas de 2 etiquetas cada una de 105 x 35 mm. Si utiliza la marca APL1 la referencia es 01287.

6.1.7

ETIQUETAS CALENDARIO LABORAL

Imprime etiquetas autoadhesivas con la información necesaria para incluir en el calendario laboral. De utilidad para asesorías en aquellos casos en los que facilitan a sus clientes el calendario laboral cumplimentado.

6.1.8

RECUENTO DE EMPLEADOS

Se trata de un control de carácter interno que le permitirá conocer el volumen de empresas y trabajadores existentes en un período determinado.

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Presenta información del personal activo en el período distinguiendo entre trabajadores y personal autónomo, altas y bajas. Indica también el porcentaje de personal fijo lo que puede darle una idea de la « conflictividad » del cliente.

6.1.9

PROMEDIO DE PLANTILLA

En muchas situaciones necesitará comprobar si en la empresa se ha producido aumento o disminución de plantilla entre dos meses determinados. Este informe le proporcionará el promedio de trabajadores existente en un período determinado lo que le permitirá hacer este tipo de comparativa.

Dispone además de varios tipos de informe con diferentes criterios de selección.

El promedio tiene en cuenta coeficientes correctores en base a la proporción de jornada realizada.

Independientemente de ello es importante que tenga en cuenta la advertencia que se muestra en el arranque del programa

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Ello viene a decir que, en aquellos casos en los que necesite acreditar o justificar ante Organismos

Públicos la variación de plantilla, solicite el informe que pone a su disposición la TGSS. Es el que será válido a efectos administrativos ante posibles discrepancias.

6.1.10

NOTIFICACIONES FIN DE CONTRATO

Se trata del documento mediante el que la empresa comunica al empleado su cese como consecuencia del vencimiento de contrato.

El documento puede emitirse en base a dos fechas: la de finalización del contrato o la de cese del empleado. En base a ello seleccione en la pestaña « Opciones » la fecha que quiere tomar como referencia.

El proceso recorrerá el bloque de empleados seleccionados e imprimirá el documento de notificación de todos aquellos cuya fecha de fin de contrato o fecha de vencimiento (según su selección) coincida con el período a procesar.

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6.2

EMPLEADOS

Con carácter general, en todos los listados se posibilita la opción de incluir o no los trabajadores que ya han cesado en la empresa. Igual que en el resto de informes pueden ser exportados en formato PDF,

Word o Excel para su posterior manipulación.

6.2.1

FICHAS DE EMPLEADO

Lanza por empleado un informe con todos los datos de su ficha clasificados por secciones: datos personales, datos de contratación, tabla de salarios, bonificaciones, distribución de horario, absentismos, ascendientes, descendientes, dependencias, etc.

6.2.2

INFORMES DE EMPLEADO

Permite listar una relación de empleados con diferente información: domicilios, bonificaciones, ascendientes y descendientes, ocupaciones, o mayores de 59 años.

A su vez podrá agruparlas por diferentes criterios: Centro, tipo de contrato o sección.

Lista disociada

Recientemente, como consecuencia de la obligación de externalizar determinados derechos de los empleados, las Compañías Aseguradoras solicitan de las empresas relaciones con datos de sus trabajadores con objeto de calcular el riesgo y presupuestar la externalización. Entre esta información figura las fechas de nacimiento, situación familiar, etc.

Todos estos datos están protegidos por la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter

Personal, que prohíbe expresamente la cesión de estos datos sin la correspondiente autorización expresa por parte de los afectados. Sin embargo, dicha Ley sí que permite facilitar datos de este tipo si

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MANUAL DE USUARIO están disociados, es decir, si el que los recibe no puede asociar la información a una persona determinada. Este es el objeto de este informe

6.2.3

AVISO DE VENCIMIENTOS

A través de esta opción imprimirá un informe interno con los vencimientos que acontecen en el mes seleccionado. Puede seleccionarse el tipo de vencimientos que aparecerán en el listado, ya sean vencimientos codificados, de fin contrato, fin de bonificación, permiso de trabajo, edades de 18, 22,

25 y mayores de 59 años y las fechas obsoletas.

En la relación se imprimen aquellos trabajadores que presentan un vencimiento cuyo mes y año coincide con el mes procesado.

Avisos codificados

Recuerde que los avisos se codifican en la ficha de cada productor en formato XMMAA donde el dígito X representa el tipo de aviso y MMAA el mes y año.

Fin de contrato, fin de bonificación y permiso de trabajo.

El informe incluye los vencimientos de contrato y de bonificación del mes y año seleccionado. También relacionará aquellos empleados que puedan tener fecha de vencimiento de su permiso de trabajo en ese período.

Edades 18, 22, 25 y mayores de 59

El personal que cumpla 18, 22 y 25 años, puede ser de utilidad por ser estas edades “críticas” en muchos convenios colectivos. También obtendrá los empleados mayores de 59 años.

Fechas obsoletas

Con objeto de verificar y actualizar datos ilógicos, también se relacionan aquellos trabajadores cuya fecha de vencimiento de contrato sea anterior al período revisado. Ello le permitirá subsanar posibles olvidos en la actualización de las fechas de vencimiento.

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El programa avisa asimismo de los empleados que, teniendo un contrato por tiempo determinado, no tengan indicada la fecha de finalización del mismo.

Vencimiento de antigüedad

El proceso revisa los próximos vencimientos de antigüedad en aquellas empresas que presenten información al respecto en su tabla de antigüedades.

El informe está pensado para que sea lanzado con anterioridad a la confección de la nómina del mes.

De esta manera podrá detectar y efectuar las modificaciones y cambios que procedan, tales como actualización de antigüedades, cambios de categoría, modificaciones de salarios, etc.

6.2.4

LISTA DE INCIDENCIAS

Imprime las incidencias incluidas en el mes seleccionado. Ello permite, por ejemplo, efectuar una revisión previa de los datos introducidos antes de proceder al lanzamiento definitivo de la nómina.

Puede optar por ver las incidencias económicas, las derivadas de situaciones de IT a ambas.

6.2.5

TABLA DE SALARIOS

Presenta por pantalla los conceptos salariales de los trabajadores seleccionados.

Le será útil para la comprobación de que los salarios introducidos son correctos, o para calcular incrementos en éstos si los exporta a formato Excel que pueda ser manipulado.

Tiene opción de imprimir el informe agrupado por categorías profesionales o por centros.

6.2.6

RELACION DE ALTAS EN EL MES

El proceso lee el bloque de productores seleccionado imprimiendo una relación de aquéllos que hayan sido alta en el mes seleccionado. El informe obtenido es especialmente útil para cotejar con registros de presentación de documentos, tales como altas de Seguridad Social o contratos del INEM.

El formato del listado es el mismo que el de Lista de empleados, pero en éste sólo figuran los trabajadores que han sido alta en el periodo seleccionado.

6.2.7

RELACION DE BAJAS EN EL MES

Análogamente al proceso anterior presenta una relación de productores que hayan causado baja en el mes introducido.

6.2.8

PERSONAL ACTIVO

Nos muestra igualmente la lista de empleados dentro de la selección, pero en él se incluye únicamente el personal activo en un período solicitado. Se considera personal activo aquel que figure de alta uno o más días en el período. Puede resultar muy útil para comprobaciones, configurar listados de censo laborales, valorar número de nóminas d la empresa, etc.

6.2.9

ETIQUETAS

Permite imprimir etiquetas autoadhesivas con las direcciones de los trabajadores existentes entre dos seleccionados.

El modelo de etiquetas es el mismo que el comentado en etiquetas de empresa.

6.2.10

ONOMÁSTICAS

Permite emitir una relación del personal que cumple años en un mes determinado.

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Tenga precaución con el envío de felicitaciones. Este tipo de envíos que se suelen hacer con buena voluntad, salvo que el trabajador haya consentido para ello, quedan fuera de la finalidad de tratamiento de los datos del trabajador en la relación contractual.

6.2.11

RELACIÓN DE ABSENTISMOS

Obtendrá un informe detallado con los absentismos acontecidos en el período seleccionado.

Si lo desea, puede limitar la selección a un tipo de absentismo determinado.

6.2.12

VACACIONES NO DISFRUTADAS

Si en el finiquito incluye el pago de vacaciones no disfrutadas el proceso guarda la información de los días y bases de cotización para realizar la cotización conforme a la legislación vigente.

Este informe le permitirá consultar este tipo de información. Seleccione el período y bloque de empresas a consultar.

6.2.13

DISTRIBUCIÓN DE JORNADA

Mediante esta opción podrá emitir un informe detallado de la distribución de jornada informada en el apartado « Horario » de la ficha del trabajador.

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6.2.14

RELACIÓN DE DEPENDENCIAS

Recuerde que en la ficha de empleado puede informar que un trabajador depende de otro como consecuencia de suplir su puesto de trabajo durante un determinado período o en determinadas circunstancias.

Esta utilidad le permitirá emitir un informe en el que consta, para un bloque de trabajadores seleccionados, los trabajadores dependientes entre sí.

Puede lanzar el informe agrupado por propietario o por sustituto. En el primer caso verá la persona sustituida con la relación de sus sustitutos y en el segundo una relación de sustitutos con la relación de personas a las que sustituyen.

6.2.15

INFORME DE REPARTO

Este informe le permitirá obtener una relación de empleados con la sección o secciones de coste a las que se encuentran vinculados.

Puede ordenar el informe por código de empleado o alfabéticamente por nombre.

También puede incluir trabajadores cesados.

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6.3

INFORMES PERSONALIZADOS

En la aplicación usted encontrará un elevado número de informes que le ayudarán a gestionar gran parte de los procesos habituales de la nómina. No obstante en alguna ocasión quizás necesite listar o exportar datos que no encuentre en ninguno de ellos. En esas ocasiones esta utilidad le permitirá extraer de la base de datos aquella información que sea de su interés.

Todo se basa en indicar a la aplicación qué datos quiere obtener. Para ello deberá crear tantas configuraciones de informes como necesite en las que indicará que tipo de datos quiere obtener. Puede guardarlas para otras ocasiones.

Para ello pulse « Nuevo » e introduzca un nombre a la configuración que permita identificarla posteriormente.

En la parte inferior del menú lateral podrá seleccionar aquellos datos que sean de su interés. Para ello

« arrástrelos » de uno en uno al panel derecho de la pantalla o márquelos y pulse el enlace « Añadir campo al informe ».

Todos los datos disponibles se presentan en una estructura de árbol. La rama principal es la de empresa y de ella cuelga el resto. Los datos se encuentran agrupados en bloques que se vienen a corresponder con la pestaña en la que

Si va a exportar la información a formato Excel puede añadir tantos campos como necesite. Si lo quiere imprimir tenga en cuenta que el espacio es limitado.

Una vez cuente con la configuración adecuada puede exportar o imprimir la información de un bloque de empresas o empleados. Pulse para ello el vínculo « Lanzar informe » del panel lateral.

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6.4

ESTUDIO DE COSTOS

El informe presenta, de forma individualizada, el costo que supone cada trabajador a la empresa, distinguiendo entre el coste salarial y el coste de Seguridad Social.

Facilita asimismo un resumen detallado de los resultados básicos de la nómina tales como total devengado, retenciones de IRPF, descuentos de Seguridad Social, etc.

Si en la empresa existen varios departamentos o secciones de costo tales como producción, almacén, administración, etc. usted puede emitir este tipo de estudio agrupando y totalizando el coste por cada una de ellas. Para ello, previamente deberá haber vinculado cada trabajador a su sección o secciones correspondientes. Ello hace a este informe especialmente útil a efectos contables.

Para proceder a su lanzamiento, indique el período a procesar así como el bloque de empresas. Dispone asimismo de una serie de opciones que pasamos a detallar.

Informe resumido

En caso de que el informe corresponda a varios periodos, marque está opción si desea que no aparezcan desglosadas las cantidades de cada uno de ellos. Únicamente figurarán los totales a nivel de trabajador.

Calcular costos

Esta opción permite calcular el costo de Seguridad Social a cargo de la empresa, de cada uno de los trabajadores.

Con motivo de que en el costo de Seguridad Social influyen determinadas circunstancias como por ejemplo el tipo de contrato, debería calcular este costo en el momento en que emita los seguros sociales. El costo quedará grabado como un concepto más (código 127) y podrá consultarlo o manipularlo a través del icono « acceso a cálculos » de la ficha del trabajador.

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De hecho, el importe a pagar por seguridad social debería coincidir con la previsión de pago que consta en el informe. Está comprobación resulta muy efectiva por cuanto cualquier diferencia superior a unos céntimos implica la existencia de alguna incidencia que es conveniente localizar.

No calcular

Si usted calcula un informe de costos de mucho tiempo atrás es probable que determinadas circunstancias del empleado hayan variado. Si por ejemplo un trabajador en aquel periodo no estaba fijo y ahora sí, el cálculo diferirá del calculado en su día.

Hemos comentado que el importe se calcula y se guarda como un concepto más de la nómina. Cuando necesite volver a imprimir costos de un determinado periodo marque la opción « no calcular », de esta forma siempre obtendrá idénticos valores por cuanto el informe incluirá los importes calculados en su día.

Es recomendable que aunque no suela facilitar a sus clientes esta información lance este tipo de informe (aunque no lo imprima) a continuación de los seguros sociales de cada mes. Quizás algún día necesite obtener un histórico de costos y agradecerá haber ido guardando este tipo de información.

Calcular sólo los no calculados

Esta opción solamente calculará el costo de aquellos empleados en los que no conste coste en el mes procesado. Es la opción que figura por defecto.

Marca de selección

En cualquiera de los casos puede seleccionar un código utilizado como filtro selectivo. Si usted desea que en el estudio únicamente aparezcan relacionadas un grupo determinado de empresas, puede hacerlo incluyendo en el campo Controles de su ficha un determinado carácter no reservado por el programa (por ejemplo un símbolo dólar ($) o una arroba (#)).

De esta manera si usted selecciona como filtro el carácter # solamente se incluirán en el estudio aquellas empresas que presenten ese carácter en el campo Controles de su ficha.

Tenga sobretodo especial precaución en no utilizar para ello alguno de los controles reservados del programa. Si tiene alguna duda consulte la tabla CONTROLES DE EMPRESA.

Recuerde que una vez establecidos los requisitos del listado, éste se visualizará previamente en la pantalla en el formato mostrado y podrá imprimirlo en papel, exportarlo a Excel o publicarlo, en su caso.

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6.5

COSTOS POR ABSENTISMOS DERIVADOS DE IT

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6.6

HISTORICOS DE SALARIOS

Este informe permite imprimir un detalle de los importes percibidos por los empleados en un período de tiempo.

Deberá indicar el periodo inicial y final que delimitan los meses a incluir y el bloque de empleados a listar.

Tipo de informe

Por defecto se incluye un formato estándar que incluye información de días cotizados, base imponible, total devengado, deducción IRPF, cuota de seguridad social, importe líquido, base de contingencias comunes y de accidentes de trabajo y coste de seguridad social, pero existe la posibilidad de que usted cree sus propios informes con los conceptos salariales que quiera incluir. Para eso deberá crear formatos a través de la pestaña “Configuraciones” que se verá más adelante.

Si ha definido varios tipos de informes, estos figurarán junto al estándar en las opciones de selección y podrá seleccionarlos.

Informe resumido

Marque esta opción si quiere que el programa totalice en una sola línea los importes de los meses seleccionados.

Filtro de empresas

Puede introducir un control para listar únicamente las empresas que, dentro de la selección indicada, presenten dicho control.

Esto le permite filtrar una serie de empresas existentes en el bloque seleccionado. Para ello introduzca en el campo Controles de la ficha de empresa cualquier carácter (un dólar ($), una arroba (#), etc.).

Tenga la precaución de no utilizar caracteres de control reservados por el programa.

De esta manera si usted selecciona como filtro el carácter # solamente se incluirán en el listado aquellas empresas que presenten ese carácter en el campo Controles de su ficha.

6.6.1

CONFIGURACIONES PERSONALIZADAS

Esta opción le permitirá diseñar sus propios informes históricos con aquellos conceptos económicos que sean de su interés. La configuración quedará grabada y podrá utilizarla en próximas ocasiones.

Pulse la pestaña « Configuraciones ». Accederá a un formulario de configuración a través del cual podrá modificar cualquiera de las existentes o añadir nuevas.

Para crear una configuración seleccione “_Nueva”. Aparecerán dos listas de conceptos: la izquierda contendrá todos los conceptos posibles y la derecha aquellos que se incluirán en el informe.

Para añadir un concepto al informe selecciónelo en la lista de la izquierda, de tal modo que se mostrará en azul. Pulse sobre la flecha [>] y éste pasará a la parte derecha. Así con todos los que quiera integrar en el informe.

En caso de que por el contrario quiera quitar del informe un concepto ya introducido, se hará de forma inversa; selecciónelo en la lista de la derecha, pulse la flecha [<] y este pasará a la izquierda.

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Una vez integrados todos los conceptos pulse sobre la opción “Grabar”. El programa le solicitará un nombre para el informe. Intente que sea lo más identificativo posible con los datos que contiene, para su posterior utilización. Es el nombre que verá en la lista de selección de tipo de informe.

Este tipo de informes le permitirá consultar y obtener fácilmente los importes percibidos por los empleados en un período de tiempo (horas extras, incentivos, anticipos, etc.)

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MANUAL DE USUARIO

6.7

DETALLE DE NOMINA

Utilice este informe en aquellos casos que necesite obtener un detalle de los conceptos retributivos abonados en un período de tiempo.

Puede actuar a nivel de empresa y a nivel de trabajador. “Pinche” para ello la pestaña correspondiente.

6.7.1

P

OR EMPRESA

Se trata de un informe que recoge el detalle de todos los conceptos de nómina en un período determinado del bloque de empleados seleccionado.

El informe se totaliza por concepto por lo que es otra forma de consultar el importe total abonado por la empresa en concepto de horas extras, incentivos, complementos, etc.

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Tiene la posibilidad de ordenar los trabajadores alfabéticamente y de que el informe agrupe y totalice los empleados por sección.

6.7.2

P

OR EMPLEADO

Obtendrá un informe anual con el detalle de sus percepciones similar al siguiente

Solo puede lanzarlo por año natural

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6.8

COMPARATIVA DE PAGOS

Imprime una relación de empleados con los importes líquidos de sus nóminas correspondientes a dos meses: el que quiere comparar y el que sirve de referencia.

Utilícelo si quiere controlar de un vistazo las posibles diferencias de pago entre un mes y otro. Ello le permitirá apreciar posibles diferencias atípicas e investigar sobre su procedencia.

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6.9

CÁLCULO DE INDEMNIZACIONES

El programa tiene en cuenta las modificaciones introducidas en la reforma laboral del año 2012 y permite obtener dos tipos de cálculo: el individual y el colectivo.

6.9.1

CÁLCULO INDIVIDUAL

Utilícelo para obtener un informe completo de las posibles indemnizaciones en base a las posibles causas de despido. El informe le presentará un claro detalle de las premisas con la que se ha llevado a cabo los distintos cálculos.

Para el cálculo el programa tomará en consideración las retribuciones percibidas por el trabajador en el mes o meses anteriores a la fecha del despido (en base a lo que figure en la pestaña de opciones), no obstante, si se tratara de un supuesto y no existiesen cálculos de referencia, puede introducir usted la base o la fecha de antigüedad a considerar si hace clic en el enlace « simulación de cálculo ».

6.9.2

CÁLCULO COLECTIVO

Esta opción imprime un estudio en el que figuran desglosadas por trabajador y totalizadas por empresa las indemnizaciones por despido improcedente y despido objetivo de un bloque de empleados seleccionados.

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Refleja, asimismo, el cuarenta y sesenta por ciento de esta última cantidad para determinar el importe que correría cargo del Fondo de Garantía Salarial. Por último imprime la diferencia entre la indemnización a razón de 45 días por año y la cantidad imputable al FOGASA. al objeto de tenerla en cuenta en las correspondientes negociaciones.

El proceso tiene en cuenta los topes de 42, 24 y 12 mensualidades en los respectivos casos, así como el tope en función de Salario Mínimo Interprofesional en las cantidades a cargo del FOGASA. Para facilitar la detección de las cantidades sujetas a algún tipo de tope se imprime un asterisco (*) a continuación de aquéllas.

El programa toma como referencia los cálculos del mes o meses anteriores al de la previsible baja (en función de las preferencias que tenga marcadas en Opciones). Si el proceso no encuentra cálculos en el citado mes no realizará operación alguna. Calcule la mensualidad correspondiente y vuelva a solicitar el informe.

Una vez visualizado el informe en pantalla puede seleccionar cualquiera de las opciones que verá a pie de ventana y que se han venido comentando en otros informes (imprimir, guardar en fichero, etc.).

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6.10

COMUNICACIÓN VENCIMIENTOS DE CONTRATOS

Es una opción dirigida a asesorías. Selecciónela para imprimir cartas personalizadas advirtiendo a las empresas de los vencimientos de contrato que afecten a su personal en el mes seleccionado.

Antes de imprimir las cartas, a los efectos de realizar un repaso previo, es interesante emitir un listado resumen con los vencimientos de contrato.

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C APÍTULO 7.

CENDAR

7.1

SISTEMA R.E.D.

El sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos) es un proyecto desarrollado por la Tesorería

General de la Seguridad Social que permite conectar informáticamente este Organismo con las empresas o despachos profesionales. Con este proyecto se pretende conseguir los siguientes fines:

 Eliminar el circuito papel entre la Administración y sus administrados.

 Lograr una mayor calidad de los datos.

 Permitir una inmediatez en la tramitación.

 Permitir la gestión directamente desde la empresa o despacho profesional.

De esta forma se ofrece la posibilidad de sustituir determinados documentos impresos por "mensajes telemáticos".

Esta comunicación funcionará tanto en un sentido como en otro, es decir usted podrá por ejemplo presentar relaciones nominales de trabajadores (TC2) o partes de alta y podrá recibir informes de la vida laboral de un trabajador o certificaciones de estar al corriente de pago en las cuotas de Seguridad

Social.

7.1.1

NORMATIVA LEGAL

La normativa que permite sustituir la presentación en papel por este nuevo sistema de presentación está recogida en la O.M. del 3 de abril de 1.995 (BOE del 7 de abril) sobre uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en relación con la inscripción de empresas afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación en el ámbito de la Seguridad Social y la Resolución de la

Dirección General de la Seguridad Social por la que se desarrolla.

7.1.2

POSIBILIDADES DEL SISTEMA

Este sistema le permitirá transmitir las relaciones nominales de trabajadores (TC2) y de sus totales

(TC1), pudiendo realizar el envío en cualquier momento. Podrá domiciliar el pago de los TC1 de su empresa o de sus clientes. A fecha de hoy ya son pocos los regímenes cuyos TCs pueden seguir llevándose en papel a las entidades bancarias.

También podrá transmitir los partes de altas y bajas médicas al INSS.

Permite asimismo realizar los trámites normales, presentados en plazo, relativos a altas de trabajadores, bajas y variaciones, informes de la vida laboral del trabajador, etc.

7.1.3

AUTORIZACIÓN

Se requiere una autorización administrativa para el uso del sistema RED. Las empresas, agrupación de empresas y profesionales colegiados pueden solicitarla de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Esta autorización otorga clave de usuario, clave de seguridad privada para el personal designado y palabra de paso secreta. También limita la autorización a los CCC declarados por el autorizado.

El usuario del sistema puede producir impresión en papel que, debidamente sellada y firmada por el autorizado, surte efectos ante terceros. Este es el concepto llamado de impresión autorizada.

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7.2

AFILIACIÓN CENDAR

El sistema RED permite actuar sobre afiliación de dos maneras: Afiliación ON LINE y afiliación por

REMESAS

7.2.1

AFILIACIÓN ON LINE

A esta modalidad de afiliación, también llamada EN TIEMPO REAL, se accede a través de Internet con su certificado personal de usuario autorizado. Este sistema le permite acceder al ordenador central de la Seguridad Social convirtiendo su PC en un terminal similar al que utiliza cualquier funcionario de la casa.

De esta manera, usted podrá gestionar movimientos de alta o baja y realizar determinadas consultas que se refieran a las empresas que tiene asignadas en el Sistema así como a sus trabajadores.

Este tipo de actuación es válido principalmente para efectuar consultas puntuales o solicitud de documentación, opciones que por otra parte no podrá realizar de ningún otro modo. Presenta ventajas e inconvenientes: entre las primeras destaca el hecho de que usted obtendrá el comprobante del movimiento en el acto, sin embargo, en altas la introducción de datos ha de realizarse dos veces; una al procesar el alta y otra para introducir la ficha en el programa de la Nómina.

Si usted necesita tramitar un elevado número de movimientos encontrará más útil la opción de remesas, además esta opción está pensada, como verá, para que se pueda controlar fácilmente en qué punto se encuentra cada uno de los trámites, opción muy valorada en grandes empresas o asesorías donde este tipo de tareas se realizan por varias personas.

7.2.2

AFILIACIÓN POR REMESAS

El proceso consiste en crear un fichero normalizado que contiene movimientos de bajas, altas, variaciones, etc. dirigidas a la Tesorería. Una vez transmitido este fichero, la Seguridad Social contestará y confirmará estas peticiones electrónicas mediante mensajes que el peticionario puede leer y recuperar por medio de la WINSUITE.

La aplicación le permite gestionar esta modalidad de tal forma que podrá llevar en todo momento el control de los movimientos enviados y pendientes de enviar. A esa ventaja cabe añadir que la introducción de los datos se realiza una sola vez por cuanto la información se captura de la base de datos de la nómina. Asimismo existen varios procesos automáticos de verificación previa al envío que permiten garantizar que los datos incluidos en la remesa son correctos.

Puede acceder a esta opción a través del apartado Cendar, en Afiliación por remesas.

La idea es que esta pantalla contenga los movimientos pendientes de tramitar al CENDAR. Cada línea o registro corresponde a un movimiento. Usted podrá importar, eliminar o modificar registros mediante las correspondientes opciones del menú lateral izquierdo.

Cuando hablamos de movimientos pendientes nos referimos tanto a movimientos que no se han enviado todavía como a aquellos otros que, habiéndose enviado, están pendientes de respuesta de confirmación por parte de Tesorería. Una vez que ésta le responda que el movimiento ha sido procesado correctamente, bórrelo, ya no está pendiente de nada.

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En entornos de red local en los que trabajan múltiples personas valorará muy positivamente este sistema por cuanto cualquier usuario de la aplicación podrá consultar fácilmente en qué estado se encuentra este tipo de información.

Marcar un registro

Mediante la tecla [F4] podrá marcar aquellos movimientos que quiera incluir en la remesa. La tecla actúa como un interruptor de tal forma que si el movimiento no está marcado lo marcará y si lo está le quitará la marca. Los movimientos que se encuentren marcados se presentan con un símbolo “>” delante de la acción. También se puede marcar o desmarcar movimientos seleccionándolos y pulsando sobre el icono correspondiente.

Puede seleccionar simultáneamente varios movimientos. Para ello utilice la misma técnica que utiliza

Windows de forma estándar: con la tecla [MAYÚSCULAS] puede seleccionar un bloque correlativo de movimientos y con la tecla [CONTROL] puede seleccionar aleatoriamente los movimientos que “pique” con el ratón.

Añadir nuevos registros

Nuevo registro

La tecla [+] está programada para que pueda añadir un nuevo movimiento. También puede hacerlo pulsando el icono « importar ».

Puede importar movimientos de forma masiva. Introduzca los empleados que limiten el bloque de fichas a procesar y seleccione el tipo de acción. Si establece las fechas límite de la parte inferior de la pantalla el proceso sólo importará aquellos empleados que presenten una acción de ese tipo en el período indicado. A título de ejemplo, si usted quiere importar movimientos de alta sólo añadirá a la lista aquellos empleados cuya fecha de alta esté comprendida entre las señaladas.

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En caso de que el tipo de acción que se elija sea “Otros movimientos” se importará la ficha del trabajador con la fecha del sistema y por defecto con la acción MG (cambio de grupo de cotización).

Posteriormente puede modificar los datos necesarios.

En algunas acciones deberá indicar algún tipo de información adicional (por ejemplo la clave de situación en bajas). Puede hacerlo haciendo doble clic sobre el registro.

Una vez introducidos, “pique” el botón rojo para grabar o pulse [F9]. Las modificaciones y cambios que realice en este registro no tendrán efecto sobre la ficha del trabajador; únicamente se tendrán en cuenta en el momento de preparar el fichero de remesas con destino al CENDAR.

Borrar un registro

La tecla [-] elimina los posibles movimientos seleccionados. También puede ejecutar esta opción desde el icono que muestra un aspa X.

Buscar un registro

Puede moverse a través del fichero con las teclas del cursor o bien con las flechas que se muestran en la barra de iconos. También puede seleccionar la búsqueda mediante la opción “Buscar” o pulsando

[F3].

El proceso visualizará una ventana dónde podrá introducir cualquier cadena de texto por la cual localizar un determinado registro.

Entre las otras opciones que nos permite seleccionar la generación del fichero se encuentran:

Verificación previa

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Existe un proceso de verificación que controla posibles errores básicos en la creación del fichero AFI.

Ello permite detectarlos y resolverlos antes de proceder a su validación definitiva con la WINSUITE de

Tesorería con el consiguiente ahorro de tiempo.

Básicamente se controla que exista empresa y trabajador de donde obtener los datos, que la clave de acción sea válida (MA, MB, MG, ...), que la clave de situación sea lógica así como que se haya introducido el coeficiente de jornada en los contratos a tiempo parcial.

Reenviar movimientos

Comprobará que una vez grabado el fichero de la remesa los movimientos incluidos presentarán el valor SI en la columna “Enviado”. De esta forma puede controlar qué movimiento han sido remitidos ya y no los incluirá en posteriores remesas. Si por errores en la validación usted tuviera que repetir el proceso y quisiera incluir nuevamente movimientos que figuren como enviados marque la opción

“Reenviar movimientos”.

Ver detalle completo

Cuando haga doble clic sobre un registro podrá acceder y modificar la información que se incluye en el fichero para ese trabajador. Como ya se ha dicho esta información deberá completarse en algunos casos determinados. Por defecto el programa mostrará aquellos campos que se modifican con mayor habitualidad. Si usted quiere ver todos los campos marque la opción « detalle completo »

Generar fichero AFI

Esta opción es la que se ocupa de crear y “empaquetar” el fichero normalizado de afiliación que remitirá a la Tesorería.

Deberá indicar el nombre del fichero destino. El programa le propone para ello un nombre de tipo

AAMMDDHH.AFI donde AA representa el año, MM el mes, DD el día y HH la hora de creación; de esta forma podrá llevar un control de antigüedad de los diferentes ficheros que pueda crear. El programa utiliza siempre la extensión AFI; ello le permitirá seleccionar más fácilmente el fichero desde el programa WINSUITE de Tesorería.

Puede optar entre incluir en el fichero los registros que se encuentran marcados (ya hemos visto cómo podemos seleccionarlos), por el contrario incluir los no marcados o ambos inclusive.

Informe de proceso

Una vez generado el fichero el programa visualizará una relación de los movimientos que se incluyen en cada remesa; de esta manera tendrá constancia escrita de lo que remite y no será un proceso ciego y sin control por su parte. El programa le permite imprimir o no el informe. Por defecto está marcado para que sí lo haga.

Una vez superado este punto debe desde el programa WINSUITE facilitado por Tesorería validar, adaptar y enviar el mensaje. El fichero se genera en la carpeta de datos de la aplicación (normalmente

C:\L).

Guarde el informe hasta que reciba la contestación al envío por parte de la Tesorería. En ese momento podrá borrar todos los movimientos devueltos correctos (ya no están pendientes de nada); corrija y vuelva a enviar los devueltos con algún tipo de error por parte de la Tesorería.

Imprimir informe de FAX

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Puede suceder que la respuesta de Tesorería rechace alguno de los movimientos por algún error formal o de otro tipo. En condiciones normales usted corregirá el error y volverá a remitir el movimiento, pero en alguna ocasión puede suceder que ese segundo envío se encuentre fuera de plazo. Posiblemente en esos casos Tesorería le indicará que les remita por FAX una relación de los movimientos afectados con objeto de incluirlos en plazo. Esta es la finalidad de esta opción. Marque los movimientos a incluir en el

FAX y el programa imprimirá una relación de ellos con los datos básicos de afiliación, NIF, etc.

Incidencias jornadas reales

Uno de los movimientos que contempla el programa es la comunicación de jornadas reales que las empresas agrarias tienen que hacer con carácter mensual. En aquellos casos en los que el volumen de este tipo de movimientos es elevada puede resultar difícil saber si todos los movimientos han sido comunicados. La finalidad de esta opción es cruzar la información inexistente con la base de datos de empleados. Deberá introducir el período a revisar y el bloque de empresas o trabajadores a controlar.

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7.3

PARTES INSS POR REMESAS

El proceso consiste en crear un fichero normalizado con los movimientos de bajas, altas y partes de confirmación médicos que ha de comunicar al INSS. Una vez transmitido este fichero, la Seguridad

Social contesta y confirma estas peticiones electrónicas mediante mensajes que el peticionario puede leer y recuperar por medio de la WINSUITE.

La pantalla, similar a la de afiliación, le permite gestionar y controlar este tipo de movimientos. A esa ventaja cabe añadir que la introducción de los datos se realiza una sola vez por cuanto la información se captura de la base de datos de nómina. Asimismo existen varios procesos automáticos de verificación previa al envío que permiten garantizar que los datos incluidos en la remesa son correctos.

Cada línea o registro corresponde a un movimiento

Marcar un registro

Mediante la tecla [F4] podrá marcar aquellos movimientos que quiera incluir en la próxima remesa. La tecla actúa como un interruptor de tal forma que si el movimiento no está marcado lo marcará y si lo está le quitará la marca. Los movimientos que se encuentren marcados se presentan con un símbolo

“>” delante de la acción. También se puede marcar o desmarcar movimientos seleccionándolos y pulsando sobre el icono correspondiente.

Puede seleccionar simultáneamente varios movimientos. Para ello utilice la misma técnica que utiliza

Windows de forma estándar: con la tecla [MAYÚSCULAS] puede seleccionar un bloque correlativo de movimientos y con la tecla [CONTROL] puede seleccionar aleatoriamente los movimientos que “pique” con el ratón.

Añadir nuevos registros

La tecla [+] está programada para que pueda añadir un nuevo movimiento. Para ello se solicita la empresa y el trabajador, permitiendo, como es habitual, el que pueda buscar por cualquier cadena de caracteres tanto la Empresa como el trabajador. Deberá añadir asimismo aquellos datos propios del movimiento tales como:

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 En caso de baja médica: la acción, contingencia, número de colegiado o CIAS, fecha de la baja, días probables de baja y base de cotización y días cotizados a que corresponda la base reguladora calculada para la situación de I.T.

 En caso de alta médica: la acción, contingencia, número de colegiado o CIAS, fecha de la baja, fecha del alta y causa de la misma.

Una vez introducidos los datos, se habilita el icono para grabarlos. Pinche el icono correspondiente o la tecla [F9] y dicho movimiento será incluido en la lista de registros.

Borrar un registro

La tecla [-] es una alternativa para eliminar los movimientos seleccionados. El sistema solicitará conformidad adicional.

Modificación de un registro

Para modificar o consultar los datos de un movimiento haga doble clic sobre el registro. El programa, le mostrará los campos y podrá modificarlos.

Recuerde que está trabajando sobre una copia de determinados datos del trabajador. Las modificaciones y cambios que realice en ella no tendrán efecto sobre la ficha de aquél; únicamente se tendrán en cuenta en el momento de preparar el fichero de remesas con destino al INSS.

Generar fichero FDI

Esta opción es la que se ocupa de crear y “empaquetar” el fichero normalizado con los partes del INSS que remitirá a la Tesorería. Deberá indicar el nombre del fichero destino. El programa le propone para ello un nombre de tipo AAMMDDHH.FDI donde AA representa el año, MM el mes, DD el día y HH la hora de creación; de esta forma podrá llevar un control de antigüedad de los diferentes ficheros que pueda crear. El programa utiliza siempre la extensión FDI; ello le permitirá seleccionar más fácilmente el fichero desde el programa WINSUITE de Tesorería.

Puede optar entre incluir en el fichero los registros que se encuentran marcados (ya hemos visto cómo podemos seleccionarlos), por el contrario incluir los no marcados o ambos inclusive.

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Fecha: 28/02/2014

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Entre las otras opciones que nos permite seleccionar la generación del fichero se encuentran:

Verificación previa

Existe un proceso de verificación que controla posibles errores básicos en la creación del fichero FDI.

Ello permite detectarlos y resolverlos antes de proceder a su validación definitiva con la WINSUITE de

Tesorería con el consiguiente ahorro de tiempo.

Básicamente se controla que exista empresa y trabajador de donde obtener los datos, que la clave de acción sea válida (MA, MB, MC), que la clave de situación sea lógica así como que se haya introducido correctamente el resto de datos.

Reenviar movimientos

Comprobará que una vez grabado el fichero de la remesa los movimientos incluidos presentarán el valor “SI” en la columna “Enviado”. De esta forma puede controlar qué movimientos han sido remitidos ya y no los incluirá en posteriores remesas. Si por errores en la validación usted tuviera que repetir el proceso y quisiera incluir nuevamente movimientos que figuren como enviados marque la opción

“Reenviar movimientos”.

Imprimir informe con los movimientos incluidos

Es conveniente que imprima una relación de los movimientos que se incluyen en cada remesa; de esta manera tendrá constancia escrita de lo que remite y no será un proceso ciego y sin control por su parte. El programa le permite imprimir o no el informe. Por defecto está marcado para que sí lo haga.

Guarde el informe hasta que reciba la contestación al envío por parte de la Tesorería. En ese momento podrá borrar todos los movimientos devueltos sin error (ya no están pendientes de nada); corrija y vuelva a enviar los devueltos con algún tipo de error por parte de la Tesorería.

Una vez superado este punto debe desde el programa facilitado por Tesorería validar, adaptar y enviar el mensaje. El fichero se guarda en la carpeta de datos de la aplicación (normalmente C:\L).

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7.4

MENSAJES DEL SISTEMA RED

Todo el tráfico de información entre el usuario y la Administración se gestiona a través de una serie de mensajes previstos por el sistema. Por medio de ellos el usuario envía ficheros de afiliación, partes

INSS y recaudación, acuses de recibo, etc. y recibe documentación, informes de proceso y las huellas de autorización de la Seguridad Social.

En cada conexión el proceso recoge los mensajes de la WINSUITE destinados al usuario y envía aquellos que éste haya preparado con destino a Tesorería. Los mensajes recibidos pueden leerse o imprimirse a través de la plataforma facilitada por la Tesorería. Básicamente este tipo de mensajes son de uno de los tipos siguientes:

 Mensajes de recaudación. Cuya misión es la de advertir de posibles errores detectados en alguna remesa de TC2 o confirmar su validez.

 Mensajes de afiliación. Contienen la conformidad de los movimientos de afiliación de una remesa enviada con anterioridad o informan de los posibles errores indicando su causa.

 Mensajes INSS. Contienen la conformidad de los movimientos de una remesa enviada con anterioridad o informan de los posibles errores indicando su causa.

 Partes TA/2. Son copias de los movimientos correctamente procesados para su posible presentación ante terceros una vez firmados por el titular de la autorización.

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C APÍTULO 8: UTILIDADES

8.1.

CAMBIAR FECHA DE GESTION

Permite modificar la fecha de gestión de la aplicación. Esta fecha es la que se considera por defecto en la mayoría de los procesos. Es aconsejable actualizar la fecha en función del mes de trabajo; ponga por ejemplo la fecha correspondiente al último día del mes. Este hecho agilizará muchos de los procesos de introducción de datos y evitará posibles errores como el cálculo involuntario de mensualidades pasadas.

Alternativamente, podrá acceder a cambiar la fecha si hace clic sobre la fecha que aparece en la parte inferior derecha de la ventana. Para fijar la nueva fecha haga clic sobre el día seleccionado.

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8.2

REGISTROS DE ACTIVIDAD

La aplicación registra de forma interna la actividad de los usuarios en distintos apartados como la lectura o modificación de fichas de empresa y empleado.

Un usuario con permisos de administración puede acceder a estos registros y localizar « quien ha hecho qué y en qué momento ».

Con el paso del tiempo el archivo de este tipo de registros tiende a hacerse muy grande, es por ello que el programa, cuando un archivo alcanza un determinado tamaño crea otro nuevo para guardar la información que se vaya produciendo a partir de esa fecha. Es el motivo de que en la parte inferior del menú izquierdo podrá ver diferentes archivos identificados con la fechas en las que se cerraron. Si necesita localizar información muy antigua quizás tenga que marcar varios de esos archivos. La búsqueda se efectúa sobre todos los archivos marcados.

El método de búsqueda es sencillo:

 Si busca acciones sobre un determinado empleado introduzca su código (por ejemplo 0010001) o nombre y pulse ENTER (si no indica texto de búsqueda figurarán todas).

 Si necesita el registro de accesos a los que hace referencia la Ley Orgánica de Protección de

Datos de carácter personal para ficheros de nivel ALTO marque la opción correspondiente.

 De forma similar puede obtener los intentos de acceso no autorizados a la aplicación.

Este tipo de ficheros se guardan encriptados por lo que su información, aunque se abran desde cualquier otro aplicativo, es ilegible.

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8.3

REGISTROS DE TRAZABILIDAD

Es un tipo de registro equivalente a los de actividad pero más completo. Aquí podrá consultar quien ha accedido, qué información había y qué información dejó.

A diferencia del registro de actividad éste viene desactivado por defecto. Si quiere activarlo puede hacerlo a través de la opción « Archivos > Opciones de configuración > Logs » del menú general.

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8.4

COPIA DE SEGURIDAD

La aplicación cuenta con una sencilla utilidad para hacer copias de seguridad de los ficheros de datos.

Si su empresa no cuenta con algún otro proceso automatizado de copia no descuide el hacer copia de seguridad de sus datos al menos semanalmente.

El proceso de copia creará una carpeta en la ubicación que usted determine con una copia comprimida de todos los ficheros de datos. Esa copia incluye el programa de recuperación.

La copia presenta dos opciones: Datos del programa (recomendada) o copia completa.

Se muestra una lista con la totalidad de los archivos que presenta la carpeta. Puede marcar o desmarcar aquellos que quiera copiar. Normalmente, salvo que nuestro servicio técnico le indique lo contrario, deje marcados los que figuren por defecto.

Pulse « iniciar copia » del menú lateral. El proceso le solicitará que indique dónde quiere crear la carpeta de copia. Puede ser cualquier carpeta de su equipo, una carpeta de red o una unidad externa.

Una vez finalizado el proceso comprobará que se habrá creado una carpeta cuyo nombre es la fecha , hora, minuto y segundo del momento en que se creó. Ello le permitirá controlar y gestionar fácilmente sus copias.

8.4.1

PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION

Si en algún momento necesita recuperar una copia, ya sea de forma total o parcial, localice la carpeta de copia más reciente que contenga los datos buenos a recuperar. Dentro de la misma encontrará un fichero llamado RECUPERADORRAPIDO.EXE, haga doble clic sobre él para ejecutarlo.

Seleccione si quiere recuperar la copia íntegra o solo desea recuperar uno o varios ficheros determinados.

A continuación el programa le solicitará en qué carpeta quiere recuperarlos. Por defecto le propondrá la misma ubicación desde dónde los copió.

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8.5.

FICHEROS

8.5.1

INDEXAR FICHEROS

Se trata de una tarea de mantenimiento de los datos. Esta operación le permitirá regenerar índices internos de la aplicación y reparar bases de datos dañadas por una operación de escritura incompleta.

Esto puede ocurrir si una aplicación termina inesperadamente debido a un corte en el suministro eléctrico o un problema de hardware.

La utilidad validará todas las tablas del sistema y todos los índices. Se descartan los datos que no se puedan reparar. Al mismo tiempo compacta la base de datos. En el uso continuado de una base de datos, el archivo puede fragmentarse y utilizar más espacio en disco del necesario. Regularmente, puede usar esta utilidad para desfragmentarla. La base de datos compactada suele ser más pequeña y ejecutarse con más rapidez.

La base de datos debe estar cerrada antes de repararla. En un entorno multiusuario, los demás usuarios no podrán tener abierta la base de datos mientras usted la repara. Si no está cerrada o no está disponible para uso exclusivo, el proceso le advertirá de ello e impedirá la acción.

Una consecuencia de la indexación de ficheros es el borrado de fichas en papelera.

8.5.2

ACCESO AL FICHERO AUXILIAR

El programa genera de forma automática una serie de datos internos que necesitará utilizar en otro proceso. Estos datos son almacenados y gestionados por el sistema pero en alguna ocasión viene bien acceder a ellos para consultarlos o manipularlos. Esta es la finalidad de este módulo de la aplicación.

Una vez seleccionada la empresa verá una lista de sus trabajadores. Haga clic sobre el registro que dese consultar y verá, en la parte inferior de la ventana, información relativa a los días que el programa guarda en relación a este empleado por situaciones de enfermedad, maternidad, accidente, pago directo, riesgo por embarazo, huelga, días MIN, ERE, otras causas, días no deducibles a efecto de enfermedad y días no deducibles a efectos de accidente en pagas.

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8.6

PUBLICACION DE DOCUMENTOS

Se trata de una bandeja virtual donde se van depositando los documentos pendientes de publicar.

8.6.1

¿QUÉ ES EL SERVICIO DE PUBLICACIÓN?

El sistema de publicación consiste en poner a disposición de clientes o empleados su documentación de carácter laboral (nóminas, finiquitos, certificados, etc.). Este sistema presenta dos importantes ventajas: su seguridad y su carácter automatizado.

El envío de este tipo de documentos por correo electrónico adolece precisamente de estas características. No es difícil que por error pueda enviar un correo a un destinatario cuando realmente quiere mandárselo a otro, además el envío individualizado a cada cliente o empleado implica un trabajo y un tiempo que le ahorrará el servicio de publicación.

La publicación se hace de forma masiva. Seleccione qué documentos publicar y el sistema distribuirá cada uno de ellos a su destinatario.

El acceso por sus clientes o empleados a su documentación se hace a través de portales: de empresa o de empleado. La documentación está accesible en todo momento, desde cualquier lugar. El destinatario tendrá a su disposición los documentos de los últimos cuatro años. No tendrá que volver a remitir duplicados de nóminas o certificados extraviados.

8.6.2

SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS A PUBLICAR

Quizás se habrá fijado que algunas pantallas de proceso presentan un check de selección con el texto

« Publicar documento ». Si marca esta opción el programa depositará esa documentación en la bandeja de salida de publicación.

En condiciones normales no utilizará esa opción que se ha habilitado para casos puntuales. Lo habitual es que usted tenga una serie de clientes a los que puede ofrecer este tipo de servicio y otro grupo de clientes que quizás no cuenten con medios técnicos o formación para su utilización.

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En estos casos marque las empresas que se van a beneficiar de este tipo de publicación y deje sin marcar las del segundo grupo. La marca consiste en incluir un carácter en su campo de controles.

 Publicación a nivel de empresa: Incluya el control « a » (a minúscula)

 Publicación a nivel de empleado: Incluya el control « d » (d minúscula)

Cuando usted imprima nóminas, certificados u otro tipo de documento sujeto a publicación que incluya empresas con este tipo de control saltará un mensaje de confirmación

Si pulsa « Aceptar » la documentación de las empresas vinculadas a publicación se depositará en la bandeja de documentos pendientes de publicar.

8.6.3

ENVIO DE DOCUMENTOS

Una vez revise y de por buena la documentación puede proceder a su envío. Para ello marque los documentos a enviar y haga clic sobre el botón « Publicar documentos » del menú lateral.

Si todavía no se ha autenticado contra el servidor de publicación deberá hacerlo a través del formulario que mostrará el programa. Introduzca las claves que le ha facilitado el servicio técnico. Las claves quedan memorizadas en el sistema hasta un nuevo inicio de sesión.

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C APÍTULO 9.

ACTUALIZACIONES

9.1

DESCARGA DE ACTUALIZACIONES

La aplicación cuenta con un sistema de actualización automática de programas que le permitirá mantener fácilmente al día su instalación.

Cada vez que acceda al programa se verifica de forma interna la versión de cada uno de los componentes. Si alguno está desactualizado se mostrará un mensaje de aviso y se le invitará a descargar las nuevas versiones. Si en ese momento no le viene bien hacerlo, puede dejarlo para más adelante. En ese caso cuando quiera proceder a actualizar la aplicación deberá acceder a través de la opción “Descarga de actualizaciones” del menú “Actualizaciones”. Evidentemente es necesario que el equipo esté conectado a Internet.

El servidor de actualizaciones deberá « reconocerle ». Para ello deberá incluir las claves facilitadas por

LTC INFORMATICOS. Recuerde que eso se hacía a través del menú « Archivos » > « Opciones de configuración » > « Actualizaciones »

Añada los siguientes parámetros:

 Servidor de conexión: update.ltcinformaticos.com

 Usuario: Introduzca la clave facilitada por LTC Informáticos.

 Contraseña: Introduzca el password facilitado por LTC Informáticos.

Esta información quedará grabada para próximas sesiones, por lo que no deberá volver a introducirla nuevamente.

9.1.1

PASOS EN EL PROCESO DE ACTUALIZACION

El proceso de actualización se hace en dos pasos: El primero de ellos descargará los módulos afectados en la carpeta común que se ha determinado en las opciones de configuración y el segundo paso copiará las nuevas actualizaciones en cada uno de los equipos de su despacho.

Este sistema evita, entre otras cosas:

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 Que en entornos de red cada uno de los equipos necesite descargar por internet sus propias actualizaciones con el consiguiente ahorro de tiempo. Cualquiera de los equipo puede descargarla pero sólo se descarga una vez.

 Que dentro de una misma instalación pueda haber equipos con diferentes versiones del programa.

 Que no puedan actualizarse programas en ejecución.

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9.2

CHEQUEAR ARCHIVOS DESCARGADOS

Es por ello que el hecho de que hayan descargado actualizaciones en su sistema no quiera decir que todos los equipos estén actualizados. Solo se ha realizado el primero de los pasos: descargar las nuevas versiones.

Realmente si sale y vuelve a entrar en el programa forzará a que se ejecute el paso dos: actualizar su equipo con las actualizaciones descargadas.

Si no quiere hacerlo tiene otra opción: Chequear archivos descargados. Es una opción equivalente que hará que el programa compruebe que las últimas actualizaciones descargadas están en su equipo.

No obstante en un proceso normal de trabajo este sistema de actualizaciones pasará desapercibido por usted en el día a día. Normalmente no deberá chequear actualizaciones por cuanto si no se actualiza en el momento lo hará la próxima vez que arranque el programa. Las actualizaciones, salvo excepciones, no presentan una urgencia crítica.

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C APÍTULO 10.

EJEMPLOS PRÁCTICOS

10.1

EMPRESA

10.1.1

TEXTOS VARIABLES EN NOMINA

Supongamos que se desea incluir en el fichero la empresa EMPRESAS UNIDAS, S.A. con las siguientes consideraciones:

La empresa tiene establecido un complemento personal llamado AD PERSONAM y el Convenio Colectivo que les afecta establece un PLUS DE CONVENIO y un PLUS DE TRANSPORTE.

Ninguno de estos tres conceptos tiene un campo establecido en el recibo de nómina, por lo que habrá que situarlos dentro de los campos libres existentes en el mismo. En el primer campo libre situaremos el concepto AD PERSONAM, en el segundo situaremos el PLUS CONVENIO y, finalmente, al ser el plus de

TRANSPORTE un concepto no cotizable, deberemos situarlo en cualquier campo libre a partir del séptimo, es decir, dentro del apartado de percepciones no salariales excluidas de cotización al régimen general de la Seguridad Social. De esta forma, en la nómina de aquellos productores cuyo valor de alguno de estos conceptos sea diferente de cero, se reflejará el título del campo correspondiente. La pantalla de textos deberá presentar un aspecto similar al siguiente.

10.1.2

CODIFICACION DE PAGAS EXTRAS

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El Convenio Colectivo de la empresa establece tres pagas extraordinarias consistentes en 30 días cada una de ellas.

La primera, llamada paga de VERANO, se devenga a fecha 30 de Junio y es de carácter semestral. El

Convenio establece que su abono ha de efectuarse a razón de salario base más antigüedad, sin embargo la empresa, para aquellos productores que proceda, incluye en su cálculo los complementos

AD PERSONAM y PLUS DE CONVENIO. Su abono se efectúa en el mes de Junio de cada año.

La segunda, llamada paga de NAVIDAD, se devenga al 31 de Diciembre y es de carácter semestral. En ella entran los mismos conceptos que en la paga anterior. Se abona en Diciembre.

La tercera, llamada paga de BENEFICIOS, se devenga al 31 de Diciembre del año anterior. Su cálculo es anual y se calcula exclusivamente a razón del salario base más la antigüedad que pueda tener cada productor. Se abona en el mes de Marzo.

La pantalla de pagas deberá presentar los valores siguientes

En ella aparece como meses de cálculo aquellos en los que se desea calcular y lanzar la paga, en este caso Junio, Diciembre y Marzo. En clave de cálculo se especifica el tipo de devengo de cada paga. En el caso que nos ocupa las pagas de Verano y Navidad son semestrales por lo que se incluye el código 2. La de Beneficios se devenga en un ejercicio anterior por lo que se incluye el código 9. (Para mayor aclaración véase el tema de constantes).

La clave de devengos hace referencia a la fórmula que ha de utilizarse en el cálculo de cada paga. Los conceptos que entran en las dos primeras son el salario base (concepto 2), la antigüedad (concepto 3), el plus Ad Personan (concepto 7) y el plus de Convenio (concepto 10). Por ello hay que introducir una fórmula que integre todos y cada uno de estos conceptos. Una fórmula válida será la número 5, que es la que se hace figurar en ambas pagas. (Véase el tema de constantes en el apartado de Pagas)

La paga de Beneficios se abona exclusivamente a razón de salario base más antigüedad. Por ello se introduce la fórmula número 1 como clave de devengo, por ser ésta la que recoge las claves 2 (Salario base) y 3 (Antigüedad).

Posiblemente con las fórmulas que se generan en el momento de la instalación tenga suficiente. No obstante, si no encuentra una que se ajuste a sus necesidades, créela.

10.1.3

ARRASTRES DE IRPF

La empresa ha confeccionado por su cuenta la carta de pago modelo 111 correspondiente al primer trimestre.

Cuando empiece a trabajar con una empresa con el ejercicio ya empezado es conveniente que introduzca los importes declarados e ingresados por IRPF correspondientes a trimestres o meses anteriores. De esta forma, al finalizar el ejercicio, podrá obtener el cálculo del IRPF por diferencias.

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Para ello, sitúese en la pantalla de IRPF de la empresa e introduzca, en los campos correspondientes al mes que cierra el período (en este caso el mes de Marzo) los importes declarados, ingresados y el número de perceptores.

Recuerde que cuando imprime los impresos por medio del programa los campos se actualizarán automáticamente.

10.1.4

EMPRESA DE FORMACIÓN

La empresa presenta una segunda cuenta de cotización reducida en la que figuran incluidos los trabajadores sujetos a contratos de formación.

Deberá dar de alta esta patronal como si de una nueva empresa se tratara. En el campo controles incluya el control Z para advertir al programa de su especial característica. Introduzca también el control I (i latina) con objeto de que no se emitan impresos de IRPF.

Acuda posteriormente a la opción IRPF, Asociar Empresas. Seleccione la empresa 1 como empresa

"madre" e introduzca en la ventana la empresa de aprendizaje como dependiente o "hija" de aquella.

Ello hará que queden agrupadas a efecto de sus declaraciones fiscales.

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10.2

TRABAJADORES

10.2.1

NORMA GENERAL

El punto que puede presentar una mayor dificultad es la codificación de los distintos conceptos salariales de los productores. Vamos a ver unos cuantos ejemplos que pueden ayudarle, por similitud, a establecer las claves en sus primeros pasos con la aplicación.

Los salarios planteados corresponden a un productor que percibe los haberes que se detallan a continuación.

 Su salario base es de 18,27 euros diarios.

 Su antigüedad es el 10 por ciento del salario base.

 Percibe un complemento Ad persona de 210,35 euros al mes.

 La empresa le abona, en concepto de incentivo a la producción, la cantidad de 7,21 euros por día hábil, sábados incluidos.

 Por Convenio viene establecido un plus de transporte de 2,10 por día trabajado.

 Esta empresa trabaja de lunes a viernes.

 Las pagas extras las percibe de acuerdo a la forma general que tiene establecida la empresa.

Nótese que en la pantalla aparecen reflejadas las tres pagas extras que existen codificadas para la empresa. Al no introducirse manualmente ningún importe para ninguna de ellas el programa calculará las mismas tal y como se haya indicado a nivel de empresa.

Hay que destacar que hasta el momento únicamente se está codificando los salarios garantizados del productor. Las posibles incidencias mensuales se verán posteriormente.

10.2.2

IMPORTE LIQUIDO

Veamos un trabajador con importe líquido forzado.

 Con este trabajador se ha pactado un salario neto de 1.502,53 euros en 14 mensualidades. La diferencia ha de mandarse al concepto de Actividad.

 El salario base del productor es de 555 euros mensuales y cobra un 15 por ciento de antigüedad.

 Ha de hacerse figurar un plus de transporte de 2,10 euros por día trabajado de lunes a viernes.

Este plus está incluido en los 1.502,53 euros pactados.

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En este empleado las pagas extras no se rigen por el cálculo general de la empresa, sino que son unas cantidades pactadas. En estas situaciones se permite introducir su importe tal y como se ve en la figura anterior. El programa en este caso hará caso omiso a la fórmula general y respetará el valor introducido.

Aunque a nivel de empresa existe una tercera paga de Beneficios, a este trabajador no se le abona. Si en esa paga no introduce ningún importe, el programa entenderá que ha de calcularla con arreglo a las directrices de la empresa (en este caso a razón de salario base más antigüedad). Por ello ha de introducir un valor que sea significativo pero a la vez tan pequeño que se desprecie en operaciones posteriores. Este es el motivo de incluir el cero punto cero uno que visualiza la pantalla. Otra consideración a tener en cuenta es la de que los importes forzados en las distintas pagas se entienden siempre como valores brutos de aquellas. Si, como en este caso, se pretende que sean importes líquidos, ha de introducirse necesariamente el código L en el campo destinado a controles del trabajador.

Como punto final hay que recalcar que cuando se introduce un salario bruto o neto, ha de incluirse necesariamente dos líneas de código. La primera contendrá el importe a forzar y la segunda determinará si se trata de un valor bruto o neto e indicará qué concepto se establece como complemento.

10.2.3

IMPORTE BRUTO

Veamos un trabajador afectado por un importe bruto.

 En este caso se ha pactado con el empleado una nómina de 661,11 euros brutos mensuales en doce mensualidades.

 Las pagas extraordinarias han de abonarse con arreglo a la fórmula general de la empresa.

 Su salario base es de 477,50 euros mensuales y no cobra antigüedad.

 El plus de convenio es de 2,54 euros por día hábil (incluyendo sábados).

 El plus de transporte es de 2,10 euros por día efectivo de lunes a viernes.

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 El concepto de Actividad es el que ha de servir como complemento hasta alcanzar el importe bruto pactado.

 Aun cuando se trata de un trabajador con un grupo de cotización diario, como consecuencia de tener un salario base fijo para todos los meses, se desea que la regularización de las bases de cotización se efectúe con arreglo al cálculo mensual.

Para solventar este último punto ha de incluirse en el campo de controles del trabajador el código M.

De esa forma el programa efectuará la regularización de las bases de cotización y el cálculo de la prorrata de pagas extras de forma mensual.

10.2.4

TRABAJADOR A TIEMPO PARCIAL

 El trabajador, sujeto a un contrato a tiempo parcial, tiene un salario base diario de 7,39 euros.

 Le corresponde una antigüedad del 6%.

 Se le abona un plus de Convenio de 0,81 euros por día hábil de lunes a sábado.

 Percibe sus pagas extras según las tiene establecidas la empresa.

Al tratarse de un contrato a tiempo parcial hay que incluir el control de empleado T al objeto de que la cotización se efectúe con arreglo al salario realmente percibido por el trabajador, es decir, sin tener en cuenta las topes mínimos establecidos al respecto por la Seguridad Social. En la figura siguiente puede verse incluido el mencionado control.

La pantalla de salarios deberá estar codificada de la siguiente forma.

10.2.5

SALARIO POR HORA

Salario por hora trabajada.

Veamos el mismo trabajador del ejemplo anterior pero codificado siguiendo otras directrices.

 El salario base del trabajador es de 4,78 euros por hora efectiva.

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Le corresponde una antigüedad del 6%.

En el importe hora van incluidas las partes proporcionales de pagas extras.

Los salarios se introducirían conforme muestra la figura adjunta. Nótese que para anular las pagas de

Verano, Navidad y Beneficios se ha introducido como valor fijo de aquellas el importe cero punto cero uno.

La tabla de salarios deberá cumplimentarse como sigue.

El codificar los salarios por hora o día efectivo de trabajo conlleva el inconveniente de que todos y cada uno de los meses deberá introducir por incidencias el número de horas o de días trabajados, con el consiguiente riesgo de olvido o equivocación. Siempre que le sea posible codifique los salarios en función del promedio horario semanal trabajado por el trabajador. Le evitará mucho trabajo.

Podrá advertir que aunque al principio pudiera parecer que existe una cantidad desmesurada de códigos y conceptos, en circunstancias normales no va a utilizar más de una docena de ellos y consecuentemente no tardará en memorizarlos.

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10.3

INCIDENCIAS

Puntualmente en muchos meses resulta necesario incluir una serie de importes que han añadirse a la nómina de ese mes o cambiar el valor de algún concepto ya existente. Estos importes se introducen a través de la pantalla de incidencias y para comprender un poco mejor su funcionamiento se expone a continuación un par de casos prácticos.

10.3.1

NORMA GENERAL

Partiendo del empleado visto en el primer punto de la sección anterior, se quiere incluirle en el mes de

Enero, en concepto de nocturnidad, la cantidad de 21,40 euros. Han de incluirse también 80,66 euros por horas extras normales. Asimismo, a la cantidad resultante de incentivos, ha de añadirse 18,03 euros como consecuencia de unas diferencias arrastradas del mes anterior. Hay que abonarle una nota de gastos de viaje que asciende a 103,47 euros. Esta cantidad no ha de tributar a efectos de IRPF.

La pantalla de incidencias correspondiente al mes de Mayo deberá codificarse tal y como muestra la figura.

Advertirá que en los conceptos de nocturnidad, horas extras y gastos de viaje se introducen directamente los importes, sin especificar ningún tipo de devengo. Tenga en cuenta que si delante del importe introduce, por ejemplo, el código F y el trabajador no está todo el mes en alta, el programa calculará la parte proporcional del valor introducido.

Estos importes sustituirán en este mes cualquier cálculo que, para ese concepto, pudiera estar codificado en la tabla de salarios garantizados del empleado.

En la línea correspondiente a incentivos se introduce como tipo de devengo el signo más. Este signo, y por analogía el signo menos, hace que el valor introducido por incidencias se sume o reste respectivamente al valor que pudiera resultar de los salarios garantizados del productor. Estos signos

únicamente son válidos en esta pantalla.

En el concepto gastos de viaje se ha introducido como clave de tributación el código 6. Este código hace que la cantidad resultante no forme parte de la base imponible de la nómina, es decir, que sobre ella no se efectúe deducción por IRPF.

10.3.2

NETO POR INCIDENCIAS

Tomando como referencia el empleado visto en el punto dos de la sección anterior, excepcionalmente en el mes de Mayo, se quiere forzar un neto de 1652,78 euros. En meses sucesivos seguirá cobrando los

1502,53 euros líquidos que se venían percibiendo.

La mejor solución para este caso es la de incluir por incidencias el neto del mes de Mayo. Para ello, la pantalla debería presentar el siguiente aspecto.

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Como se ha dicho anteriormente, la introducción de un importe bruto o neto siempre conlleva la inclusión de dos líneas: Una que determina el importe a abonar y otra que especifica si se trata de un bruto o de un neto y qué concepto se utiliza como complemento.

La posibilidad de incluir brutos y netos por incidencias puede darle una idea de la potencia del programa de cálculo de la aplicación.

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10.4

PROCESOS DE I.T.

10.4.1

BAJA POR ENFERMEDAD

Un trabajador causa baja por enfermedad con fecha 3 de Mayo y le dan el alta médica con fecha 10.

Posteriormente, en el mismo mes, sufre un accidente de trabajo el día 17 y continúa.

Para introducir estos datos en el programa deberá situarse en la pantalla de incidencias correspondiente al mes de Mayo. Una vez allí deberá rellenar la misma tal y como muestra la figura adjunta.

El programa calcula automáticamente la prestación a cargo de la Seguridad Social o Mutua de

Accidentes. Si debido a circunstancias atípicas, usted puede necesitar forzar una determinada prestación o base (por ejemplo para regularizar alguna situación anterior), introduzca estos importes en la opción “Forzar importes”. En situación normal, repetimos, no ha de introducir en esos campos ningún importe. En el proceso de accidente se ha puesto como fecha de alta el día 00. Ello le indica al programa que el proceso continúa en el siguiente mes. Recuerde que si en “Forzar importes” en el campo complemento no introduce ningún valor, el programa calculará automáticamente su importe en función de la fórmula que a tal efecto haya especificado. Si introduce algún importe, éste siempre tendrá prioridad sobre el que pueda calcular el programa en función de las fórmulas de cálculo introducidas.

10.4.2

COMPLEMENTO A CARGO DE LA EMPRESA

Un trabajador causa baja por accidente el día 7 y alta el 24. La empresa, de forma excepcional en este caso, quiere complementar su nómina hasta el salario íntegro que hubiera percibido de estar en alta.

Se da como supuesto que se ha creado previamente la fórmula de complemento 50 con la distribución siguiente:

Días Porcentaje Conceptos

1 a 540 100 % 72

Con esta fórmula el programa complementará hasta el 100% de la base imponible (clave 72) que el trabajador hubiese percibido de estar trabajando.

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La empresa complementa de forma habitual este tipo de procesos con la fórmula 2, por lo que ese es el valor definido a nivel de empresa con la fórmula 2. Por ello ha de introducirse a nivel de trabajador en la opción “Cálculo de complementos”.

La pantalla ha de presentar este aspecto.

10.4.3

BAJA MATERNAL

Una trabajadora causa baja maternal con fecha 20-05-2013.

La maternidad y paternidad se comportan de igual forma. Ambos se informan con la clave M.

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10.5

INTRODUCCIÓN DE ACUMULADOS

10.5.1

INTRODUCCION DE ACUMULADOS

Si ha empezado a trabajar con la aplicación con el ejercicio iniciado y se pretende confeccionar al final del mismo el impreso 190 así como tener antecedentes de las bases de cotización para poder emitir

Certificados de desempleo.

Seleccione la opción “Acceso a cálculos”, que aparece en la ficha de cada empleado. Alternativamente conseguirá el mismo efecto si pulsa [F7].

Para introducir los acumulados seleccione el mes a procesar. Si no ha efectuado el cálculo de la nómina del mes la pantalla aparecerá en blanco. No merece la pena que introduzca los resultados parciales de la nómina como, por ejemplo, el total de salario base, la prorrata de pagas extras, etc. Ello le ahorrará tiempo y esfuerzo.

En la siguiente figura se muestran los conceptos que normalmente usted va a necesitar incluir.

10.5.2

RETENCIONES A PROFESIONALES

Con objeto de que emitir el modelo 111 correspondiente al primer trimestre se quieren incluir las cantidades retenidas a una serie de profesionales.

Deberá crear previamente la ficha del perceptor como si de un trabajador normal se tratara. Para ello sitúese previamente en la pestaña « Otros perceptores » y haga clic sobre el icono « Añadir registro ».

Comprobará que el programa le propone un código de ficha alto, concretamente el primer número libre empezando desde 9999 hacia atrás. Ello le permitirá identificarlos más claramente y el proceso de altas de fichas de empleado no los tendrá en cuenta cuando le proponga el siguiente número disponible.

La ficha de este tipo de perceptores es mucho más reducida que la del empleado.

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Introduzca la clave de perceptor establecida a tal efecto por Hacienda (en este caso la G). Es necesario que indique una fecha como fecha de alta (puede ser la del 1 de enero del año en que carga al profesional)

Una vez creada la ficha puede optar por introducir los datos del trimestre desglosados mes a mes o bien agrupados en un mismo mes (por ejemplo el último del trimestre). Para próximos trimestres ya tendrá la ficha creada, por lo que solamente deberá introducir las cantidades.

Para un control más estricto tiene también opción de registrar las facturas. Pulse, en ese caso, la pestaña « Detalle de pagos ». Accederá a una lista agrupada por años con todas las facturas de este perceptor. Una vez añadida o modificada no olvide hacer clic sobre el icono « Traspaso de datos » para actualizar la información en la tabla resumen.

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ANEXOS

CONTROLES DE EMPRESA

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

LTC NOMINA

Efectúa los cálculos de pagas extras con arreglo a la fecha de alta. Por defecto el programa calcula los días de paga extra en función de la fecha de antigüedad del trabajador, no obstante en caso de subrogaciones puede resultar necesario que los cálculos se realicen en función de la fecha de alta en la empresa, independientemente de la fecha de antigüedad reconocida. Recuerde que en la ficha del trabajador se permite diferenciar ambas fechas.

Imprime los recibos de aquellos empleados que hayan cesado en el mes. El programa considera, por defecto, que no ha de imprimirse la nómina de aquellos productores que han sido baja en el mes, por entender que los devengos de la mensualidad han sido incluidos en el correspondiente finiquito. Ello ahorra papel y evita posibles confusiones y duplicidades de pago. No obstante hay empresas que desean que se confeccione la nómina y el finiquito separadamente. Es en este caso cuando deberá introducirse el código reseñado.

Cooperativa de trabajo asociado. La empresa no cotiza al Fondo de Garantía Salarial.

En grupos de cotización inferiores a ocho modifica la cotización considerándola

diaria. Como norma general en los grupos del uno al siete (grupos mensuales) la cotización se efectúa de forma mensual, es decir, a razón de 30 días al mes. Por contra, en grupos del 8 al 11, se efectúa de forma diaria. No obstante existen empleados que, teniendo un grupo de cotización mensual presentan un salario de carácter diario (por ejemplo la categoría de encargado en construcción).

Introduzca la clave D si desea que el programa, para esta empresa en particular, haga caso omiso de la norma general y cotice como diarios a todos los trabajadores que tengan este control, independientemente de su grupo de cotización. Esta consideración afecta principalmente al cálculo de la prorrata y al cálculo de las bases de cotización en I.T.

Empresa de trabajo temporal. Tendrá en cuenta, si procede, los recargos en cotización que afectan a este colectivo de empresas.

Corporaciones locales (Funcionarios) El programa tendrá en cuenta los tipos y coeficientes reductores de este tipo de empresas.

Empresa agraria Con la introducción de esta clave, el programa tendrá en cuenta la especial consideración de este tipo de empresas.

Domiciliar TC1 en cuenta. Permite “marcar” aquellas empresas que domicilien el pago de los Seguros Sociales en una cuenta bancaria. Cuando se genere el fichero FAN con la opción “Domiciliar en cuenta” se incluirán las empresas que incluyan este control.

No confeccionar I.R.P.F Deberá incluir esta clave cuando, para esta empresa, no se desee imprimir impresos 110, resúmenes 190 ni certificados de retribuciones.

Empresa en baja. No se incluirá la empresa en listados. Tampoco se verá en el explorador si opta por ver solo empresas en alta.

Socios gerentes con participación inferior al 25% La empresa no cotizará a desempleo

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MANUAL DE USUARIO

L

M

N

P

Q ni a FOGASA. El empleado no cotizará a desempleo.

Funcionarios MUFACE

En grupos de cotización superiores a siete modifica la cotización considerándola

mensual. El razonamiento es similar al expuesto para el control D. El programa hace caso omiso de la norma general y, en esta empresa, considera mensuales los productores con salario mensual independientemente de que su grupo de cotización sea diario.

Sistema especial de empleados de hogar.

No considerar I.T. por enfermedad o accidente a efecto de pagas extras Con la introducción de esta clave no se tendrá en cuenta, a efectos de la posible deducción en pagas extras, los días en situación de I.T. de los trabajadores de esa empresa.

No considerar I.T. a efecto de pagas extras Equivale al control P pero añade la contingencia de maternidad

R

S

T Pago IT transferido a la mutua

W Conserveras.

X

No cotiza por desempleo. Extranjeros en prácticas.

Empresa sujeta al régimen especial de artistas

Z

Centro especial de empleo El programa contemplará la especial característica de este tipo de empresas.

Empresa de cotización especial derivada de contratos de aprendizaje. El programa contempla la especial característica de este tipo de contratos. Recuerde que las cuotas a cotizar por las distintas contingencias figuran y, por tanto han de introducirse, como constantes de la aplicación.

0

(cero)

No imprimir etiquetas En el momento de emitir las etiquetas de empresa, el programa

salta aquellas empresas que incluyan este control.

1 Funcionarios interinos integrados exentos de desempleo y FOGASA (exige clave F)

2

3

* a b c

Funcionarios posteriores (exige clave F)

Funcionarios con asistencia sanitaria concertada con el INSS (exige clave F)

No lanzar documentos de cotización. Utilícelo para marcar aquellas empresas que por ser “hijas” a efectos de seguridad social de otra o por cualquier otra causa no quiere que se incluyan en el fichero FAN.

Control de publicación de documentos de empresa. Introduzca este control para marcar aquellas empresas a las que publica documentación a través de su portal de empresa. Ello hará que su documentación quede automáticamente depositada en la bandeja de salida de publicación.

Personal investigador en formación

Contempla cotización adicional Administración Pública (RDL 8/2010). Ello hará que en este tipo de empresas la cotización se haga por la base de cotización existente en

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 236 de 249 LTC NOMINA

k p g h

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO d e f t z

Diciembre 2010.

Control de publicación de documentos de empleado. Introduzca este control para marcar aquellas empresas a las que publica documentación a través de su portal de empleado. Ello hará que su documentación quede automáticamente depositada en la bandeja de salida de publicación.

Modalidad de pago electrónico. Permite “marcar” aquellas empresas que solicitan el documento de pago de los Seguros Sociales para llevarlo a su Entidad Bancaria.

En el cálculo de retribuciones previsibles considerar retribución existente. Con ello conseguirá que el programa respete los importes previsibles que usted haya introducido en la ficha del empleado.

Empresa sujeta a cuotas GEROA PENSIOAK

Calcular antigüedad en base a tabla definida a nivel de empresa.

Representantes de comercio

Empresa en ERE a tiempo parcial. Utilice este control en aquellos casos en los que, por la complejidad del ERE, necesite crear una empresa complementaria para introducir las bases de cotización del período no trabajado.

Empresa en ERE a tiempo completo. Utilice este control en aquellos casos en los que, por la complejidad del ERE, necesite crear una empresa complementaria para introducir las bases de cotización del período no trabajado.

Becarios en programas de formación RD 1493/2011 (TRL 986). Exige control Z

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E

F

J

K

L

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

CONTROLES DE EMPLEADO

A

B

C

D

G

H

I

M

Trabajador exento de seguridad social. Se utiliza si se necesita hacer una nómina como documento de pago de determinado grupo de trabajadores que no deban cotizar al régimen general de la Seguridad Social (por ejemplo socios en régimen especial de autónomos, etc.). Esta nómina no conlleva cotización y por tanto el trabajador no se relacionará en los documentos de cotización de la empresa aunque si lo hará en los referentes al IRPF.

Impresión de recibos de trabajador que haya sido baja en el mes. Tiene la misma consideración que su homólogo para la empresa. Permite imprimir separadamente el documento de nómina de un trabajador que haya causado baja en aquella en el mes.

Recuerde que, por defecto, el programa no imprime el recibo de nómina de los trabajadores que han cesado.

Efectúa los cálculos de pagas extras en función de la fecha de alta del trabajador. Este control es el equivalente al control A de empresas. Si no utiliza alguno de estos controles el programa calculará las pagas extras en función de la fecha de antigüedad del trabajador.

Cotización diaria. Aplica al trabajador lo establecido para este código en los controles de empresa.

Reservado por la aplicación

Tipo de IRPF fijo. Con ello conseguimos que, para este trabajador, los procesos de cálculo de IRPF no cambien su tipo de retención en aquellos casos que esté por encima del calculado. Si el nuevo tipo de retención es superior al que presenta el empleado lo cambiará SIEMPRE.

En agrarios cálculo por días en alta. En agrarios el cálculo de nómina se hace por defecto en función de los días realmente trabajados. Con este control el cálculo se efectuará en función de los días del mes independientemente de los trabajados.

Contrato inferior a 7 días. Tendrá en cuenta el recargo adicional de cuotas para este tipo de contratación.

Empleado en situación de exclusión social. A efectos de que a efectos de impresión el programa pueda seleccionar el modelo de contrato adecuado a éste colectivo.

Reducción por exacción de desempleo

Empleado en centro especial de empleo

Pagas extras líquidas. Introduzca esta clave cuando desee que se consideren como líquidas las pagas extras codificadas para el productor. El programa calculará su importe bruto en función del porcentaje de retención aplicado.

Cotización mensual. Aplica al productor lo establecido para este código en los controles de empresa.

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Versión: 14.2

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MANUAL DE USUARIO

N

P

Q

Cargos políticos en AA.PP. Cotización en base a contrato temporal

No se tendrá en cuenta, a efectos de deducción en pagas extras, los días en situación

de I.T. derivados de enfermedad o accidente del trabajador. Si tendrá en cuenta los derivados de procesos de maternidad.

No considerar I.T. a efecto de pagas extras. No se tendrá en cuenta, a efectos de deducción en pagas extras, los días en situación de I.T. derivados de cualquier contingencia.

R

S

T

Maternidad/Paternidad a tiempo parcial jornada trabajada

Maternidad/Paternidad a tiempo parcial jornada descanso

No afectar topes mínimos de cotización. En el cálculo de la nómina el programa respeta, por defecto, los topes mínimos y máximos que a tal efecto establece la Seguridad Social. Si el trabajador está sujeto a un contrato a tiempo parcial deberá insertar esta clave para hacer caso omiso a los mencionados topes. Si el productor está pluriempleado no debe introducir este control si ha indicado en la ficha del productor el porcentaje de cotización asignado en la autorización de pluriempleo. El programa, en estos casos, se encargará de considerar proporcionalmente los topes.

ERE parcial jornada trabajada U

V

W

X

Y

Z

Conservas vegetales. Jornada de lunes a sábado.

Conservas vegetales. Jornada de lunes a viernes.

En Conserveras Días cotización = H * 0,20

Trabajador afectado por la Cotización de solidaridad del Real Decreto-Ley 5/2013

En empresas de formación el trabajador cotiza por desempleo RDL 10/2010

LTC NOMINA

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MANUAL DE USUARIO

CONCEPTOS DE NÓMINA

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37

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01

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07

LTC NOMINA

IMPORTE BRUTO O LIQUIDO FORZADO

SALARIO BASE

ANTIGÜEDAD

PARTICIPACIÓN EN BENEFICIOS

IDIOMAS

TÍTULOS

CONCEPTO VARIABLE UNO

TÓXICO O PELIGROSO

NOCTURNIDAD

CONCEPTO VARIABLE DOS

INCENTIVOS

ACTIVIDAD

ASISTENCIA

PUNTUALIDAD

HORAS EXTRAS NORMALES

HORAS EXTRAS ESTRUCTURALES O DE FUERZA MAYOR

HORAS COMPLEMENTARIAS

CONCEPTO VARIABLE TRES

VALOR DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS EN ESPECIE

VALOR DE LA VIVIENDA

PAGAS EXTRAS PRORRATEADAS

CONCEPTO VARIABLE CUATRO

CONCEPTO VARIABLE CINCO

CONCEPTO VARIABLE SEIS

CONCEPTO VARIABLE SIETE

CONCEPTO VARIABLE OCHO

CONCEPTO VARIABLE NUEVE

FALTA DE PREAVISO

AYUDA FAMILIAR A CARGO DE LA EMPRESA

QUEBRANTO DE MONEDA

DIETAS

GASTOS DE VIAJE

COMPLEMENTO DE ENFERMEDAD A CARGO EMPRESA

COMPLEMENTO DE ACCIDENTE A CARGO EMPRESA

COMPLEMENTO DE MATERNIDAD A CARGO EMPRESA

ANTICIPO EN PAGA EXTRA

IMPORTES MUFACE

IMPORTE POR DERECHOS PASIVOS

IMPORTE DE LAS RETRIBUCIONES EN ESPECIE

INGRESOS A CUENTA

INGRESOS A CUENTA REPERCUTIDOS

NUMERO DE JORNADAS REALES EN I.T. (AGRARIOS)

PRESTACIÓN POR ENFERMEDAD

PRESTACIÓN POR ACCIDENTE

PRESTACIÓN POR MATERNIDAD

REMUNERACION TOTAL

INGRESO IRREGULAR

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Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

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50

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52

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59

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61

62

63

64

65

TOTAL DEVENGADO EN NOMINA MENSUAL

PRORRATEO DE PAGAS EXTRAS

BASE DE CONTINGENCIAS COMUNES

BONIFICACION POR FORMACION TEORICA PRESENCIAL

PORCENTAJE DE DEDUCCIÓN SOBRE BASE CC

IMPORTE DE DEDUCCIÓN SOBRE BASE CC

BASE MIN

BASE DE ACCIDENTE DE TRABAJO

BONIFICACION POR FORMACION TEORICA A DISTANCIA

NÚMERO DE HORAS COMPLEMENTARIAS

PORCENTAJE DE DEDUCCIÓN SOBRE BASE A.T.

IMPORTE DE DEDUCCIÓN SOBRE BASE DE A.T.

DÍAS MIN

BASE DE COTIZACIÓN POR HORAS EXTRAS NORMALES

PORCENTAJE DEDUCCIÓN POR HORAS EXTRAS NORMALES

IMPORTE DEDUCCIÓN SOBRE HORAS EXTRAS NORMALES

BASE DE COTIZACIÓN POR H. EXTRAS ESTRUCTURALES

PORCENTAJE DEDUCCIÓN H. EXTRAS ESTRUCTURALES

IMPORTE DEDUCCIÓN POR H. EXTRAS ESTRUCTURALES

TOTAL DESCUENTOS POR SEGURIDAD SOCIAL

BASE MATERNIDAD (EN AGRARIOS BASE C.C. POR I.T.)

BASE DE COTIZACIÓN POR I.L.T.

BASE IMPONIBLE DE LA NOMINA MENSUAL

MULTIPLICANDO 1

MULTIPLICANDO 2

MULTIPLICANDO 3

PORCENTAJE DE IRPF

DEDUCCIONES POR PRESTAMOS

DEDUCCIÓN POR IRPF EN LA NOMINA MENSUAL

CUOTAS O RETENCIONES A DESCONTAR DE LA NÓMINA

NUMERO DE HORAS EFECTIVAS

NUMERO DE DÍAS DIFERENTES

DEDUCCIÓN POR FALTA DE PREAVISO

ANTICIPOS EN LA NÓMINA MENSUAL

DÍAS COTIZADOS

DÍAS DEVENGADOS

HORAS DEVENGADAS

DÍAS EN ILT

DEDUCCIÓN POR VALOR DE PRODUCTOS EN ESPECIE

RESERVADO EN CALCULOS

IMPORTE LIQUIDO MENSUAL

DÍAS DE PAGA EXTRA

IMPORTE BRUTO DE LA PAGA EXTRA

TANTO POR CIENTO DE I.R.P.F. EN PAGA

IMPORTE RETENIDO POR IRPF EN LA PAGA EXTRA

IMPORTE LIQUIDO DE LA PAGA EXTRA

RENDIMIENTOS IRREGULARES. FECHA DESDE

RENDIMIENTOS IRREGULARES. FECHA HASTA

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Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

99 RENDIMIENTOS IRREGULARES. IMPORTE

100 IMPORTE DE VACACIONES

101 DÍAS DE VACACIÓN

102 BASE IMPONIBLE EN EL FINIQUITO

103 TOTAL DEVENGADO EN EL FINIQUITO

104 IMPORTE DE LA INDEMNIZACIÓN

105 DEDUCCIÓN POR FALTA DE PREAVISO

106 PORCENTAJE POR IRPF EN FINIQUITO

107 IMPORTE RETENIDO POR IRPF EN EL FINIQUITO

108 BASE CC POR LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

109 BASE DE A.T. POR LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

110 PORCENTAJE DEDUCCIÓN SOBRE CC EN P.P.

111 IMPORTE DE DEDUCCIÓN SOBRE CC EN P.P.

112 PORCENTAJE DEDUCCIÓN SOBRE BASE A.T. EN P.P.

113 IMPORTE DE DEDUCCIÓN SOBRE BASE A.T. EN P.P.

114 TOTAL DESCUENTOS POR SEGURIDAD SOCIAL EN P.P.

115 IMPORTE LIQUIDO DEL FINIQUITO

116 MARCA DE CIERRE BLANDO

117 PAGOS DELEGADOS EN ATRASOS

118 AÑO DEVENGO DE ATRASOS

121 BASE IMPONIBLE POR ATRASOS

122 BASE CC POR ATRASOS

123 BASE DE ACCIDENTES POR ATRASOS

124 RETENCIÓN DE IRPF EN ATRASOS

125 DESCUENTOS POR SEGURIDAD SOCIAL EN ATRASOS

126 IMPORTE LIQUIDO EN NOMINA DE ATRASOS

127 COSTO SEGURIDAD SOCIAL MES

128 BONIFICACION SEGURIDAD SOCIAL MES

129 COSTO SEGURIDAD SOCIAL DE ATRASOS

130 IMPORTE BONIFICACION CON CARÁCTER RETROACTIVO

131 FECHA DESDE LA CUAL NO SE HA APLICADO LA BONIFICACION

132 FECHA HASTA LA CUAL NO SE HA APLICADO LA BONIFICACION

133 IMPORTE BONIFICACION SEGUROS SOCIALES ATRASOS

134 ENFERMEDAD CARÁCTER RETROACTIVO

135 ACCIDENTE CARÁCTER RETROACTIVO

136 NUMERO DE JORNADAS REALES EN IT (REGIMEN AGRARIO)

137 NUMERO DE JORNADAS REALES EN MATERNIDAD (AGRARIOS)

138 NUMERO DE DIAS EN MATERNIDAD

139 NUMERO DE DIAS EN IT EN SITUACION DE PAGO DIRECTO

140 NUMERO DE JORNADAS EFECTIVAS EN TIEMPOS PARCIALES

141 DESCUENTO POR PLAN DE PENSIONES

142 ANTICIPOS A DEVOLVER

143 BASE DE COTIZACION EN MATERNIDAD POR AT

144 BASE DE COTIZACION EN IT POR AT

145 DIAS DE VACACION DISFRUTADOS

146 BASE CC FORZADA

147 BASE AT FORZADA

148 IMPORTE FORZADO DE BONIFICACION

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. LTC NOMINA Página 242 de 249

MANUAL DE USUARIO

149 IMPORTE FORZADO DE REDUCCION

150 IMPORTE EN ESPECIE GENERADO EN NOMINA

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

LTC NOMINA

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 243 de 249

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

CLAVES DE DEVENGO

P

S

K

L

T

V

Y

+

W

X

-

D

E

B

C

F

G

3

A

1

2

$

MULTIPLICARÁ EL IMPORTE POR EL VALOR INTRODUCIDO COMO CONCEPTO 73

MULTIPLICARÁ EL IMPORTE POR EL VALOR INTRODUCIDO COMO CONCEPTO 74

MULTIPLICARÁ EL IMPORTE POR EL VALOR INTRODUCIDO COMO CONCEPTO 75

EL SALARIO BASE MAS LA ANTIGÜEDAD SE DIVIDE POR EL IMPORTE INTRODUCIDO

POR DÍA NATURAL MENOS DOMINGOS, SÁBADOS Y FESTIVOS

COMPLEMENTO AL BRUTO

POR DÍA NATURAL

PORCENTAJE APLICADO EXCLUSIVAMENTE SOBRE SALARIO BASE

VALOR FIJO MENSUAL

POR DIAS EFECTIVOS DE TRABAJO EN BASE AL HORARIO INDICADO

VALOR MENSUAL SIN CONSIDERAR PARTE PROPORCIONAL POR DÍAS EN I.T.

COMPLEMENTO AL LÍQUIDO

PORCENTAJE SOBRE LOS VALORES QUE LE ANTECEDEN EN LA TABLA

POR SÁBADOS DEL MES

POR DÍAS HÁBILES (DÍAS NATURALES MENOS DOMINGOS Y FESTIVOS)

POR DIA DE VACACION

POR HORAS EFECTIVAS (CÓDIGO 80)

POR DÍAS FESTIVOS (NO INCLUYE DOMINGOS)

POR DÍAS FESTIVOS MAS DOMINGOS

(EN INCIDENCIAS) SE AÑADIRÁ AL VALOR EXISTENTE

(EN INCIDENCIAS) SE DESCONTARÁ DEL VALOR EXISTENTE

(EN INCIDENCIAS) EN PRECALCULOS MANTENDRÁ EL VALOR INTRODUCIDO FRENTE AL QUE

PUEDA GENERAR EL PRECÁLCULO

LTC NOMINA

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 244 de 249

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

CONCEPTOS DE SEGURIDAD SOCIAL

146

147

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150

151

152

00

97

98

99

BASE AT Y EP SEGUN CNAE DE EMPRESA

BASE OCUPACION a

BASE OCUPACION b

BASE OCUPACION c

100 BASE OCUPACION d

101 BASE OCUPACION e

102 BASE OCUPACION f

103 BASE OCUPACION g

104 BASE OCUPACION h

105 BASE OCUPACION i

141

142

143

144

145

117 BASE OCUPACION u

118 BASE OCUPACION v

119 BASE OCUPACION w

120 BASE OCUPACION x

121 BASE OCUPACION y

122 BASE OCUPACION z

BASE DE CONTINGENCIAS COMUNES

BASE POR HORAS EXTRAS ESTRUCTURALES

BASE POR HORAS EXTRAS NORMALES

APORTACIÓN SERVICIOS COMUNES

BASE POR CONTRATOS EN PRÁCTICAS Y FORMACIÓN

CLAVE OTROS CONCEPTOS

OTROS CONCEPTOS

CONTINGENCIAS EXCLUIDAS

DEDUCCIÓN COLABORACIÓN VOLUNTARIA

TOTAL PRESTACIONES POR ENFERMEDAD

CLAVE REDUCCIÓN

TOTAL REDUCCIONES EN ZONA UNO DEL TC1

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Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

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BASE C.C. TRABAJADORES FIJOS AGRARIOS

BASE C.C. TRABAJADORES NO FIJOS AGRARIOS

BASE A.T. TRABAJADORES FIJOS AGRARIOS

BASE A.T. TRABAJADORES NO FIJOS AGRARIOS

NUMERO DE TRABAJADORES FIJOS AGRARIOS

NÚMERO DE TRABAJADORES NO FIJOS AGRARIOS

NÚMERO DE PRODUCTORES

BASE DE ACCIDENTES DE TRABAJO

NÚMERO JORNADAS REALES TRABAJADAS EN AGRARIOS

NUMERO DE HORAS COMPLEMENTARIAS

TOTAL PRESTACIONES POR ACCIDENTE

TOTAL BONIFICACIÓN EN ZONA DOS DEL TC1

BASE FOGASA EN AGRARIOS

DESEMPLEO FIJOS EN I.T. AGRARIOS

SUMA CONTRATOS DE FORMACION

TOTAL IMPORTE POR HORAS COMPLEMENTARIAS

BASE DE DESEMPLEO

TOTAL BONIFICACIÓN EN ZONA TRES DEL TC1

IMPORTE POR DESEMPLEO PARCIAL

REDUCCIÓN POR MATERNIDAD

SUMA BASE CC CONTRATOS INFERIORES A 7 DIAS

175

176

177

178

179

180

181

PORCENTAJE DE RECARGO POR MORA

TOTAL BASE A.T. INDEFINIDOS

TOTAL BASE A.T. TEMPORALES. TIEMPO COMPLETO

TOTAL BASE A.T. TEMPORALES. TIEMPO PARCIAL

FECHA CONTROL L02

IMPORTE LÍQUIDO A INGRESAR EN TC1

TOTAL BASE MATERNIDAD CONTRATO INDEFINIDO

182

183

LTC NOMINA

TOTAL BASE MATERNIDAD CONTRATO TIEMPO COMPLETO

TOTAL BASE MATERNIDAD CONTRATO TIEMPO PARCIAL

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Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

CONTROLES EMPRESAS DE FORMACION

EMPRESA EMPLEADO CONTRATO

Z

Z

Zz

Zb

Z

Para la formación y contrato de aprendizaje.

Cotiza CC, FP, FOGASA

No cotiza DESEMPLEO

Base= 75% Base Mínima

Nuevo contrato para la formación y el aprendizaje

RDL 10/2011 de 20 de Agosto

COTIZA DESEMPLEO

Del 31 de Agosto 2011 al 31 diciembre 2013 100% de reducción

(75% en empresas de más de 250 empleados)

Becarios en programas de formación

No existe obligación de cotizar por desempleo, FOGASA ni FP

Base = 75% de la base mínima del grupo

Tipo de contrato a ceros

Colectivo en blanco

PRACTICAS NO LABORALES RD 1543/2011

Exclusiones: desempleo, FOGASA, FP

Nuevo colectivo 9923

RD 1326/2013, 63/2006

LTC NOMINA

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 247 de 249

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

CONTROLES PERSONAL FUNCIONARIO

FUNCIONARIOS INTEGRADOS (Excluidos de IT, asistencia sanitaria, prestación farmacéutica, desempleo y FOGASA)

INTERINOS INTEGRADOS (Excluidos de IT, asistencia sanitaria, prestación farmacéutica y

FOGASA)

FUNCIONARIOS DE NUEVO INGRESO (Excluidos de cotizar por desempleo y FOGASA)

INTERINOS DE NUEVO INGRESO (Excluidos de cotizar por FOGASA)

PERSONAL LABORAL (No existe ninguna exclusión)

F

F1

F2

C

FUNCIONARIOS INTEGRADOS CON ASISTENCIA

SANITARIA (Excluidos de IT, desempleo y

FOGASA)

INTERINOS INTEGRADOS CON ASISTENCIA

SANITARIA (Excluidos de IT y FOGASA)

CONSEJERO (Excluido de FOGASA cotiza como temporal)

F3

F4

C Y

4,2472 NO NO 0,10

4,2472 1,55 NO 0,10

4,70 NO NO 0,10

4,70 1,55 NO 0,10

4,70

4,4453

1,55

1,60

NO

SI 0,10

NO 0,10

4,4453 1,55 NO 0,10

4,70 1,60 NO 0,10

LTC NOMINA

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 248 de 249

Versión: 14.2

Fecha: 28/02/2014

MANUAL DE USUARIO

CAMBIOS RECIENTES DE CONTENIDO EN ESTE MANUAL

Fecha Versión Cambios

19/08/2013 13.9

01/08/2013 13.8

El capítulo “Documentos de cotización” incluye aclaración sobre la cotización complementaria de atrasos derivados de exceso de indemnización

El cápitulo “Finiquitos” incluye la posibilidad de informar de cantidades de indemnización sujetas, en todo o en parte, a cotización.

20/01/2014 14.1

28/02/2014 14.2

Incluye cambios operativos en la gestión de la contratación derivados de los nuevos modelos de contrato publicados en Enero de 2014

Incorpora capítulo para el tratamiento de los ficheros CRA (Conceptos retributivos abonados)

LTC NOMINA

Lógica, Tecnología y Controles Informáticos, S.L. Página 249 de 249

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