Compta Classic Open Line Guide d’installation et d’initiation

Compta Classic Open Line Guide d’installation et d’initiation
Compta Classic
Open Line
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012
Convention d’Utilisation d’EBP
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
4
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B.
Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et
5
factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour
toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées
à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis
minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à
compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription
initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
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Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
•
•
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
•
•
•
•
•
•
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
7
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
8
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
C.
Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
•
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A 9
•
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
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Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta Classic Open Line et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
•
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
•
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
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Table des matières
INSTALLATION ..................................................................................... 15
1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 15
1.1. Accès au service technique ............................................................ 15
1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 15
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 16
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 17
4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 17
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 17
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 18
6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 19
PRISE EN MAIN .................................................................................... 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 21
1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................. 21
1.2. Les autres options .......................................................................... 21
1.3. La gestion des fenêtres .................................................................. 21
2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? .......................................... 22
3. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................. 23
4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ................................................ 23
5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?...................... 23
5.1. Comment saisir dans un journal ? .................................................. 23
5.2. Comment saisir une écriture comptable ? ...................................... 25
5.3. Comment saisir dans un guide ? .................................................... 25
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?
............................................................................................................... 26
6.1. Comment saisir une facture d’achat ? ............................................ 26
6.2. Comment saisir une facture de vente ? .......................................... 26
6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement .................. 26
13
7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................... 27
8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ........................................ 27
8.1. L’en-tête .......................................................................................... 27
8.2. Le corps .......................................................................................... 28
8.3. Le pied ............................................................................................ 28
8.4. Accès à la saisie ............................................................................. 28
9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ............................................. 28
10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................... 29
11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? .................. 30
12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS..................................... 30
13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?..................................... 31
14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? . 31
15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ..................................... 32
16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................ 33
17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? . 33
LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................. 35
1. LE TABLEAU DE BORD .................................................................... 35
2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ............................... 35
3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT ............ 36
4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .................. 36
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ....................................................... 37
6. LA BALANCE INTERACTIVE ............................................................ 37
7. LES RELEVES BANCAIRES ............................................................. 37
8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ...................................... 37
9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ..... 38
INDEX.................................................................................................... 39
14
Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
•
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
•
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la
suivante :
•
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
•
Mémoire : 3 Go
•
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
•
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
15
0BINSTALLATION
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Compta Classic Open Line.
3.
Sélectionnez l’installation du logiciel.
4.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5.
Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6.
Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
9.
10.
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 5.0FR20AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
11.
Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12.
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
16
Comment lancer mon logiciel ?
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours,
puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et
les impressions porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez
Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
•
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
•
Numéro de licence
17
0BINSTALLATION
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
•
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
•
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel.
Un message d'avertissement apparaît :
•
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
•
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour
réaliser la création de la base.
depuis
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
chaque
écran
de
l’assistant.
18
Ecran de travail
6. ECRAN DE TRAVAIL
Partie contextuelle de la barre de
navigation
La barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
19
0BINSTALLATION
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un
règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des
Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
ƒ
ƒ
ƒ
Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir
établir la déclaration de TVA.
Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les
informations relatives à la déclaration de TVA.
Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les
paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux…
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
21
1BPRISE EN MAIN
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
2. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier
exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
ƒ
ƒ
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état
(ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :
ƒ
ƒ
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de
navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans
la fiche.
L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des
exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de
l’application.
La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les
cas,
tous
vos
exercices
(ouverts
ou
clôturés)
resteront
accessibles.
3. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien /
Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel
Ajouter ou le bouton Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou
racine), le numéro de compte et l’intitulé.
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les
informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous
avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche compte.
4. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –
Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal
(achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description.
Dans l’onglet Saisie :
ƒ
Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de
compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.
ƒ
Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des
pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le type et le
compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le
mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche.
5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
5.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le
menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
23
1BPRISE EN MAIN
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche
Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
5.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels
vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les
listes déroulantes de chaque champ.
5.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont
obligatoires :
ƒ
Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le
statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures
(Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).
ƒ
Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée
et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné
dans le calendrier.
ƒ
N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes
d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l'utilisateur.
ƒ
N° de document : La saisie du numéro de document est libre.
ƒ
Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du
compte sélectionné.
ƒ
Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche
journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
ƒ
Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou
Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du
compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être
modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la
calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les
écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la
touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et
unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné
s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
5.1.3. Le pied
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont
reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la
sortie du journal.
ƒ
Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.
ƒ
Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.
5.1.4. Les informations sur le compte
Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie
sont automatiquement affichés pour information.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
5.2. Comment saisir une écriture comptable ?
Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie –
Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre
de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de
chaque ligne composant l’écriture.
Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez
Oui pour continuer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
5.3. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée.
Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées
sont saisissables et accessibles.
Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de
saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie.
La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
25
1BPRISE EN MAIN
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?
6.1. Comment saisir une facture d’achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes
achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de
la facture.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
6.2. Comment saisir une facture de vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes
ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de
la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat.
6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement
Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma
trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement
client, Décaissement fournisseur….
Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Les encaissements
Les décaissements
Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)
Les remises de chèques
Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir
un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais,
décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR
Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise
en banque.
Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et
sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs
proposés puis ventilez les recettes et les ventes.
Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes
comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la
banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de
remise.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au
menu Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage.
8.1. L’en-tête
La consultation de compte se fait par exercice comptable.
Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice
du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante.
La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce
champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants.
Sont repris automatiquement, après sélection du compte :
ƒ
l’intitulé du compte,
ƒ
le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné,
ƒ
le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne
débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné.
Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher.
Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les
filtres.
27
1BPRISE EN MAIN
8.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées
dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des
choix effectués sur les filtres de l’en-tête.
8.3. Le pied
Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants
débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
8.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu
contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le
journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.
9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes
non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre
elles.
Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures
s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionner une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur
ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de
ligne.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou
utilisez la touche [Inser].
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l’icône de l’imprimante.
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée:
rectifiez-les.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
29
1BPRISE EN MAIN
11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner
les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le
menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter.
ƒ
ƒ
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets
à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o
L’aperçu de la déclaration.
o
Un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration.
o
Un onglet avec les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été
détectée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS
Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités
kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais.
De là, il vous faut :
ƒ
Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais.
Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être
comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.
ƒ
Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple :
essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez
les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être
comptabilisées.
ƒ
Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de
dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de
type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies
manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent
être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
ƒ
ƒ
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de
journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches,
cliquez sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche
d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte,
cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante.
Le statut Validé est symbolisé par un V dans la colonne Statut.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ?
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux.
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient
doivent auparavant être validées.
Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que
l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
31
1BPRISE EN MAIN
15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
ƒ
manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant
l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à
sélectionner Générer les A Nouveaux.
ƒ
automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en
fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables
– A Nouveaux.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir
manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie –
Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches
ou dans le menu contextuel.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ?
Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres –
Société.
A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour
d’autres applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles.
Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
Supprimer la liaison.
Un
nouveau
raccourci
sera
créé
pour
le
dossier
délié.
33
1BPRISE EN MAIN
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Compta Classic Open Line.
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
•
L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes
bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;
•
Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice
précédent ;
•
Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :
ƒ
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres
logiciels dans le logiciel EBP.
ƒ
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
35
2BLES FONCTIONS AVANCEES
3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer
de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l'assistant de création de modèle.
Les étapes de création sont :
•
Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),
•
Choix du style de l'entête du document,
•
Choix des données présentes dans l'entête du document,
•
Choix des données présentes dans le corps du document,
•
Choix des données présentes dans le pied du document,
•
Choix de la mise en forme du modèle,
•
Nom du modèle,
•
Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.
4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer
la procédure.
Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré.
Suite à la
définir :
•
•
•
•
sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
Codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés
est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le
détail.
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet une visualisation plus rapide du
contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en
automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.
6. LA BALANCE INTERACTIVE
Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet d’afficher à l’écran le cumul des
mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage
automatique.
7. LES RELEVES BANCAIRES
Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez
directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés.
Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires.
8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents.
Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les
fichiers
sont
ensuite
compressés
dans
un
fichier
du
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
37
type
2BLES FONCTIONS AVANCEES
9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
•
la clôture mensuelle,
•
la validation des écritures,
•
le changement de type de numérotation d’un journal…
Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la
modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification
sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il
est
possible
d'imprimer
le
journal
des
événements.
Index
A
A nouveaux ............................................................................................. 32
Accès au service technique .................................................................... 15
Aide sur EBP Compta Classic Open Line ............................................... 11
Archivage ................................................................................................ 37
B
Balance d’ouverture ................................................................................ 32
Balance interactive ................................................................................. 37
C
clôture annuelle ...................................................................................... 22
Clôture annuelle...................................................................................... 32
Clôture mensuelle ................................................................................... 31
Code d'activation .................................................................................... 17
Communication Entreprise-Expert .......................................................... 35
Compte ................................................................................................... 23
Configuration minimale ........................................................................... 15
Consultation d'un compte ....................................................................... 27
Création de dossier................................................................................. 18
Création de modèle ................................................................................ 36
D
Dates d'exercices ............................................................................. 18, 22
Déclaration de TVA................................................................................. 30
E
Echéancier .............................................................................................. 37
Ecran de travail ....................................................................................... 19
Ecritures de simulation ........................................................................... 24
Encaissement ......................................................................................... 26
39
3BINDEX
exercices comptables ............................................................................. 22
F
Facture d’achat ....................................................................................... 26
Facture de vente ..................................................................................... 26
Fonctions avancées ................................................................................ 35
G
Gestion des fenêtres............................................................................... 21
Grand Livre interactif .............................................................................. 37
I
Import paramétrable ............................................................................... 36
indemnités kilométriques ........................................................................ 30
Initialisation du dossier ........................................................................... 21
Installation .............................................................................................. 16
J
Journal .................................................................................................... 23
Journal des événements......................................................................... 38
L
Lancement du logiciel ............................................................................. 17
Lettrage automatique .............................................................................. 37
Lettrage simplifié..................................................................................... 28
Lettrer un compte.................................................................................... 28
Lier un dossier d'une autre application ................................................... 33
M
Modèle .................................................................................................... 36
Mot de passe .......................................................................................... 21
N
notes de frais .......................................................................................... 30
Numérotation des pièces ........................................................................ 23
O
Options du dossier .................................................................................. 21
P
Plan comptable ....................................................................................... 18
R
Racines non autorisées .......................................................................... 23
Rapprochement bancaire ....................................................................... 29
Relevés bancaires .................................................................................. 37
Remise de chèques ................................................................................ 26
S
Saisir dans un guide ............................................................................... 25
Saisir dans un journal ............................................................................. 23
Sauvegarde ............................................................................................ 33
T
Tableau de bord...................................................................................... 35
Ticket Z ................................................................................................... 27
Traitements sur les écritures ............................................................ 24, 31
TVA............................................................................................. 21, 23, 30
V
Validation des écritures .......................................................................... 31
Ventes comptoir ...................................................................................... 27
Virement ................................................................................................. 26
41
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