FileMaker Pro 10 Benutzerhandbuch ®

FileMaker Pro 10 Benutzerhandbuch ®
FileMaker Pro 10
®
Benutzerhandbuch
© 2007-2009 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten.
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Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter www.filemaker.de.
Edition: 01
Inhalt
Kapitel 1
Einführung in FileMaker Pro
Über dieses Handbuch
Verwenden der FileMaker Pro-Dokumentation
Speicherort der PDF-Dokumentation
Online-Hilfe
Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen
Empfohlene Literatur
FileMaker Pro-Übersicht
Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken
Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen, einzugeben
und zu drucken
Suchen und Ersetzen von Daten
Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts
Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten
Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten
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Kapitel 2
Verwenden von Datenbanken
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Felder und Datensätze einer Datenbank
Öffnen von Dateien
Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei
Schließen von Fenstern und Dateien
Sichern von Dateien
Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?
Die Modi
Verwenden der Statussymbolleiste
Anzeigen von Datensätzen
Anzeigen von Datensätzen in Tabellenformat
Auswählen des aktiven Datensatzes
Navigieren in Datensätzen
Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen
Hinzufügen und Duplizieren von Bezugsdatensätzen
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4 | Inhalt
Löschen von Datensätzen
Eingeben von Daten
Auswählen eines Felds
Eingeben und Ändern von Felddaten
Suchen nach Datensätzen
Definieren einer Suchabfrage
Durchführen von Kurzsuchen basierend auf Daten in einem Feld
Suchen nach Text und Zeichen
Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln
Suchen nach Wertbereichen
Suchen nach Daten in Bezugsfeldern
Suchen nach leeren oder nicht-leeren Feldern
Suchen nach doppelten Werten
Verwenden mehrerer Suchkriterien
Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht entsprechen
Speichern von Suchabfragen
Löschen und Wiederherstellen von Suchabfragen
Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten Suchabfrage
Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer Ergebnismenge
Suchen und Ersetzen von Daten
Sortieren von Datensätzen
Seitenansicht und Druck von Datenbanken
Seitenansicht der Daten in einem Layout
Drucken von Datensätzen
Drucken von Etiketten und Umschlägen
Drucken von Scripts
Drucken von Tabellen- und Feldinformationen
Drucken des Beziehungsdiagramms
Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts
Sicherungskopien von Datenbankdateien
Festlegen der Voreinstellungen
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Inhalt | 5
Kapitel 3
Erstellen von Datenbanken
Planen einer Datenbank
Anlegen einer FileMaker Pro-Datei
Definieren von Datenbankfeldern
Benennen von Feldern
Auswählen eines Feldtyps
Definieren von Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder
Medienfeldern
Definieren von Formelfeldern
Definieren von Statistikfeldern
Verwenden von Ergänzungsfeldern
Festlegen von Feldoptionen
Definieren von automatischer Dateneingabe
Definieren der Feldüberprüfung
Optionen zur Speicherung und Indizierung
Definieren von Datenbanktabellen
Erstellen von Layouts und Berichten
Erläuterung von Layouttypen
Einrichten eines Layouts für den Druck von Datensätzen in Spalten
Arbeiten mit Objekten in einem Layout
Verwenden der Infopalette für Objekte
Auswählen von Objekten
Arbeiten mit Feldern in einem Layout
Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout
Einrichten von Markierungsfeldern und anderen
Steuerelementen in einem Layout
Festlegen der Position von Bezugsfeldern
Erläuterung von Platzhaltern
Formatieren von Felddaten in einem Layout
Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Felder
Arbeiten mit Bereichen in einem Layout
Erläuterung von Layoutbereichtypen
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141
6 | Inhalt
Kapitel 4
Arbeiten mit
Bezugstabellen und -dateien
143
Beziehungen
Terminologie für relationale Datenbanken
Erläuterung des Beziehungsdiagramms
Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen
Typen von Beziehungen
Planen einer relationalen Datenbank
Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm
Erstellen von Beziehungen
Ändern von Beziehungen
Statistikberechnung für Daten in Ausschnitten
Erläuterung von Referenzen
Erstellen von Referenzen
Bearbeiten von Referenzen
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150
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157
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160
162
162
163
165
Kapitel 5
Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
167
Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk
Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen
von Dateien
Öffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client
Entferntes Öffnen gemeinsam genutzter Datenbanken
unter Verwendung eines URLs
Schließen einer bereitgestellten Datei
168
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171
173
174
Inhalt | 7
Importieren und Exportieren von Daten
Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten
Senden von E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten
Unterstützte Dateiformate für Import und Export
ODBC und JDBC
Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei
Hinzufügen von Datensätzen
Aktualisieren bestehender Datensätze
Aktualisierung passender Datensätze
Der Importvorgang
Konvertieren einer Datendatei in eine neue FileMaker Pro-Datei
Der Exportvorgang
Arbeiten mit externen Datenquellen
Veröffentlichen von Datenbanken im Web
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175
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178
178
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184
Kapitel 6
Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten
und Berechtigungen
187
Schützen von Datenbanken
Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte
Die vordefinierten Konten
Die vordefinierten Berechtigungen
Planen der Sicherheit für eine Datei
Schützen einer Datei mit Passwort
Erstellen von Konten und Berechtigungen
Anzeigen von Konten und Berechtigungen
Erstellen von Konten
Erstellen von Konten, die über einen externen Server
authentifiziert werden
Erstellen von Berechtigungen
Informationen über das Aktivieren des Zugriffs auf Datensatzebene
Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte
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201
202
203
204
8 | Inhalt
Kapitel 7
Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 6
und früheren Versionen
207
Konvertierungsübersicht
Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme
Konvertieren von Passwörtern
208
209
210
Kapitel 8
Sicherheitsmaßnahmen
211
Verbessern der physischen Sicherheit
Verbessern der Betriebssystemsicherheit
Herstellen von Netzwerksicherheit
Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen Dateien
Installieren, Ausführen und Aktualisieren von Antivirus-Software
211
212
213
213
216
Index
219
Kapitel 1
Einführung in FileMaker Pro
FileMaker Pro® Pro ist die führende Workgroup-Datenbanksoftware zur
schnellen Erstellung und Freigabe von Lösungen für die Anforderungen Ihres
Unternehmens. Leistungsstarke Funktionen, Unterstützung verschiedener
Plattformen und eine mühelos zu bedienende Benutzeroberfläche machen
FileMaker Pro unentbehrlich für jeden, der den Überblick über Mitarbeiter,
Projekte und andere Daten behalten und sie verwalten muss.
Über dieses Handbuch
Dieses Benutzerhandbuch enthält eine Einführung in die Funktionen
von FileMaker Pro und gibt schrittweise Anleitungen für die gängigsten
FileMaker Pro-Aufgaben. Detaillierte Informationen zu fortgeschritteneren
Produktfunktionen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.
Um Feedback zu diesem Handbuch zu senden, besuchen Sie
www.filemaker.com/company/documentation_feedback.html.
Verwenden der FileMaker Pro-Dokumentation
Die FileMaker Pro-Dokumentation gibt Ihnen einen Lernpfad an die Hand, um
produktiv zu werden, liefert Installationsanleitungen, eine Online-Hilfe u. v. m.
Die folgenden Handbücher sind enthalten:
1
FileMaker Pro Benutzerhandbuch (dieses Handbuch): enthält wichtige
Konzepte und grundlegende Vorgehensweisen.
Handbuch Installation und neue Funktionen für FileMaker Pro und
FileMaker Pro Advanced: enthält Installationshinweise und eine Liste
neuer Funktionen der aktuellen Version.
FileMaker Pro Lehrgang: enthält schrittweise Lektionen, die Ihnen die
Erstellung und Verwendung von FileMaker Pro-Datenbanken erläutern.
Handbuch FileMaker Instant Web Publishing: beschreibt, wie
FileMaker Pro-Datenbanken für Webbrowser-Benutzer über ein Intranet
oder das Internet zugänglich gemacht werden.
10 | Einführung in FileMaker Pro
FileMaker ODBC- und JDBC-Handbuch: beschreibt das gemeinsame
Nutzen von FileMaker-Daten mit anderen Programmen mithilfe von
ODBC und JDBC.
Speicherort der PDF-Dokumentation
So greifen Sie auf die PDFs der FileMaker-Dokumentation zu:
Wählen Sie in FileMaker Pro Hilfe > Produktdokumentation.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Infos im Fenster „FileMakerDirektstart“.
Weitere Dokumentation finden Sie unter www.filemaker.de/documentation.
Die meisten PDF-Handbücher befinden sich in dem Ordner, in dem
FileMaker Pro installiert wurde. Wenn Sie FileMaker Pro am
Standardspeicherort installiert haben, befinden sich die PDF-Handbücher hier:
Windows: C:\Programme\FileMaker\FileMaker Pro\Deutsch
Extras\Elektronische Dokumentation
Mac OS: Macintosh HD/Programme/FileMaker Pro/Deutsch Extras/
Elektronische Dokumentation
Um die PDF-Dateien anzuzeigen, benötigen Sie einen PDF-Reader. Unter
Mac OS X können Sie entweder die integrierte Vorschau-Anwendung oder
Adobe® Reader® verwenden. Windows-Benutzer benötigen Adobe Reader.
Wenn Ihnen Adobe Reader nicht zur Verfügung steht, können Sie ihn von der
Website von Adobe unter www.adobe.com herunterladen.
Online-Hilfe
Die FileMaker Pro Hilfe liefert umfassende schrittweise Anleitungen zu den
FileMaker Pro-Funktionen. Sie können die Hilfe über das Hilfe-Menü in
FileMaker Pro öffnen.
Für den Zugang zur Hilfe gibt es drei Möglichkeiten:
Blättern Sie durch das Inhaltsverzeichnis der Hilfe, um thematisch
vorzugehen.
Verwenden der FileMaker Pro-Dokumentation | 11
Suchen Sie nach bestimmten Themen, indem Sie Stichwörter eingeben.
Rufen Sie Informationen zum aktuell angezeigten Dialogfeld ab, indem
Sie F1 (Windows) oder 2-? (Mac OS) drücken.
Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen
FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen (Starter-Lösungen) geliefert,
so dass Sie sofort zu arbeiten beginnen können. Starter-Lösungen nutzen
die neuen FileMaker Pro-Funktionen optimal und helfen Ihnen, die für Ihren
Bedarf effektivste Datenbanklösung zu erstellen. Wenn Sie beginnen, eine
Datenbank zu erstellen, sehen Sie sich die Liste der Vorlagen an, um zu prüfen,
ob eine der vorhandenen Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht.
Der Ordner „Deutsche Extras“ enthält Referenzen und Beispiele, um Sie
bei bestimmten Funktionen wie XML zu unterstützen.
Weitere Informationen, Tipps und Anregungen finden Sie auf der Website
unter www.filemaker.de.
12 | Einführung in FileMaker Pro
Empfohlene Literatur
Hier sind einige Vorschläge für die Verwendung der Dokumentation, um Sie
beim Erlernen bestimmter Vorgänge in FileMaker Pro zu unterstützen.
Benutzertyp
Empfohlene Literatur
Daten eingebende Person
Kapitel 2, „Verwenden von Datenbanken“, in diesem Handbuch
Inhaber kleiner
Unternehmen oder
Pädagogen, die eine
grundlegende Datenbank
erstellen und sie nach und
nach erweitern
Kapitel 3, „Erstellen von Datenbanken“, in diesem Handbuch
Für das Hinzufügen von Funktionen die Hilfe
Datenbankadministrator
1
1
Alle Kapitel in diesem Handbuch
Die Hilfe für Informationen zu fortgeschrittenen Themen
FileMaker Instant Publishing Handbuch
FileMaker ODBC- und JDBC-Handbuch
Neue FileMaker ProBenutzer
Handbuch Installation und neue Funktionen für
FileMaker Pro und FileMaker Pro Advanced
FileMaker Pro Lehrgang
Alle Kapitel in diesem Handbuch
Benutzer, die von einer
früheren Version
aktualisieren
Handbuch Installation und neue Funktionen für
FileMaker Pro und FileMaker Pro Advanced
Kapitel 7, „Konvertieren von Datenbanken von
FileMaker Pro 6 und früher“, in diesem Handbuch
Hinweis Wenn Ihre Datenbank mit FileMaker Pro Advanced entwickelt wurde,
werden eventuell angepasste Menüs oder QuickInfos für Layoutobjekte angezeigt.
Einen Überblick über diese Funktionen finden Sie in der Hilfe.
FileMaker Pro-Übersicht | 13
FileMaker Pro-Übersicht
Hier finden Sie eine Übersicht zu den Möglichkeiten von FileMaker Pro.
Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken
Mit FileMaker Pro können Sie einfache Datenbanken, die aus nur einer
Datenbanktabelle wie einer Adressliste bestehen, oder komplexe Datenbanken
mit Beziehungen und mehreren Datenbanktabellen erstellen. Beispielsweise
können Sie eine komplexe Datenbank erstellen, die zwei Tabellen auf der Basis
eines gemeinsamen Werts, wie z. B. einer Seriennummer oder einer
Kennziffer, verbindet.
Eine Adresslistendatenbank,
bestehend aus einer Tabelle
Eine Datenbank bestehend aus mehreren
Tabellen mit einem Ausschnitt, um Datensätze
aus einer Bezugstabelle anzuzeigen
Sie können Ihre Datenbanken als einzelne Tabelle in einer Datei, mit mehreren
Tabellen in einer Datei oder mit mehreren Tabellen in mehreren Dateien
organisieren.
FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen (Starter-Lösungen) für
Geschäfts-, Schul- und Privatzwecke geliefert. Die Vorlagen lassen sich
schnell an Ihre eigenen Anforderungen anpassen.
Weitere Informationen zur Erstellung von Datenbanken finden Sie unter
Kapitel 3, „Erstellen von Datenbanken“.
14 | Einführung in FileMaker Pro
Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen, einzugeben
und zu drucken
FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest, wenn sie
angezeigt, gedruckt, zu einem Bericht zusammengefasst, gesucht und
eingegeben werden. Layouts speichern keine Daten – sie zeigen sie nur an.
Sie können für eine Datenbank mehrere Layouts erstellen, wobei die Daten
unterschiedlich dargestellt werden. Sie können z. B. für eine Datenbankdatei
ein Layout für Dateneingabe, ein zweites für Statistikberichte, ein drittes für
Etikettendruck, ein viertes für die Veröffentlichung einer Datenbank auf dem
Web etc. erstellen. Sie können ein Layout ändern, ohne Ihre Daten oder andere
Layouts für die Datei zu beeinflussen. Wenn Sie die Daten in einem Feld
ändern, werden die Daten in diesem Feld in allen Layouts der Datenbank
entsprechend geändert.
In einem Layout können Sie Felder und Feldbeschriftungen auswählen,
anordnen und verändern, Berichte erstellen, Tasten hinzufügen, um Scripts
auszuführen, Grafik und Text hinzufügen und Druckoptionen angeben.
Nicht alle Informationen müssen in Ihrer FileMaker Pro-Datenbank
gespeichert werden. Sie können zum Beispiel einen Web Viewer hinzufügen,
um eine Web-Seite in einem Layout anzuzeigen. Es gibt einige
Einschränkungen für die Anzeige von Web-Inhalten in FileMaker Pro.
Es gibt sechs Layouttypen und eine Ansicht, die Sie mit dem Assistenten
für neues Layout erstellen können. Diese Layouttypen eignen sich für
verschiedene Zwecke, z. B. zum Anzeigen eines Eingabebildschirms oder
zum Drucken von Umsatzberichten oder Formatieren von Daten als
Adressetiketten. Sie können jedes Layout mithilfe der Designwerkzeuge,
die im Layoutmodus verfügbar sind, weiter anpassen.
FileMaker Pro-Übersicht | 15
Steffen Williams
Trautweinstr. 17
80666 München
Liebe Sophie,
Telefonliste
Anita Anders
Michael Braun
Andre Common
Marie Durand
Jean Durand
Wilhelm John
Johann Leer
Patrick Murr
Le Nguyen
Kentaro Ogawa
Maria Schmid
Johann Schmid
Sophie Tang
Jakob Henning
Bettina Wilhelm
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555-1234
wir freuen uns, dass Sie die Reise bei uns
gebucht haben. Wir wissen dies zu schätzen
und werden Ihnen gern zu Diensten sein.
Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie
uns einfach an – wir stehen Ihnen jederzeit
zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
John Lee
Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen.
Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts finden Sie unter „Erstellen
von Layouts und Berichten“ auf Seite 107.
Suchen und Ersetzen von Daten
Funktionen für das Suchen, Sortieren und Ersetzen von Daten ermöglichen
Ihnen, Ihre Daten auf viele Arten und Weisen zu manipulieren.
Sie können Datensätze finden, die Ihren Kriterien entsprechen, z. B.
Datensätze, die an einem bestimmten Datum eingegeben wurden oder
Adressen in einer bestimmten Stadt enthalten. Sie können ein weiteres Fenster
öffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszuführen.
Sie können Datensätze neu anordnen, um sie in einer bestimmten Folge
anzuzeigen oder auszudrucken. Sie können eine alphabetische, numerische,
datumsabhängige oder benutzerdefinierte Feldsortierung verwenden.
16 | Einführung in FileMaker Pro
Sie können Daten über mehrere Felder hinweg suchen und ersetzen, ganz
ähnlich, wie Sie in den meisten Textverarbeitungsprogrammen Daten suchen
und ersetzen.
Weitere Informationen zum Suchen, Sortieren und Ersetzen von Daten finden
Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 43, „Sortieren von Datensätzen“
auf Seite 64, und „Suchen und Ersetzen von Daten“ auf Seite 62.
Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Sie können einschränken, was Benutzer in einer Datenbankdatei sehen und
machen können, indem Sie Konten und Berechtigungen definieren. Konten
authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte Datei zu öffnen.
Jedes Konto gibt einen Kontonamen und (in der Regel) ein Passwort an.
Benutzer, die keine gültigen Kontoinformationen angeben können, können eine
geschützte Datei nicht öffnen. Berechtigungen geben eine Zugriffsstufe auf eine
Datenbankdatei an. Jedem Konto wird eine Berechtigung zugewiesen, die die
Zugriffsstufe für Personen festlegt, die eine Datei mit diesem Konto öffnen.
Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen
Datenbenutzung, die eine Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine
gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine Datenbank in einem Webbrowser
anzeigen können.
Weitere Informationen zu Konten und Berechtigungen finden Sie in Kapitel 6,
„Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen“.
FileMaker Pro-Übersicht | 17
Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts
Scripts können einfache Aufgaben wie das Festlegen einer Seitenausrichtung
oder komplexe Aufgaben wie das Vorbereiten eines kundenspezifischen
Serienbriefs erledigen.
Sie könnten zum Beispiel ein Script definieren, um ein Dankschreiben an alle
Kunden in Ihrer Datenbank zu verfassen, die in der letzten Woche einen Artikel
gekauft haben. Das Script generiert einen maßgeschneiderten Brief für jeden
Kunden. Dann wechselt das Script in die Seitenansicht und pausiert, damit Sie
sehen können, wie der Brief in gedruckter Form aussehen wird. Sie lösen den
gesamten Vorgang aus, indem Sie im Layout auf eine Taste klicken.
Sie verwenden die Funktion „Scripts verwalten“ (früher ScriptMaker)
in FileMaker Pro, um Scripts zu erstellen, indem Sie aus einer Liste von
FileMaker Pro-Scriptschritten wählen, Optionen angeben und die Schritte in der
korrekten Reihenfolge für die Aufgabe anordnen. FileMaker Pro erleichtert die
Verwaltung und Pflege von Scripts, auch bei komplexen Datenbanken. Sie
können Scripts aus unterschiedlichen Datenbanken gleichzeitig anzeigen,
bearbeiten und verwalten. Weitere Informationen zu Scripts finden Sie unter
„Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts“ auf Seite 74.
Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten
FileMaker Pro hat den Vorteil, dass Sie Ihre Daten mit anderen Benutzern
gemeinsam nutzen können. Sie können Ihre Daten mit anderen FileMaker ProBenutzern in einem Netzwerk gemeinsam nutzen, die Web PublishingFunktionen für die Nutzung von Daten über das Web verwenden oder Daten
aus einer anderen Datei importieren oder exportieren. Zusätzlich können Sie
ODBC (Open Database Connectivity) und JDBC (Java Database Connectivity)
verwenden, um FileMaker Pro-Dateien mit ODBC- und JDBC-fähigen
Anwendungen gemeinsam zu nutzen, oder Sie greifen auf Daten von externen
Datenquellen zu.
Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie und andere
FileMaker Pro-Benutzer unter Windows und Mac OS gleichzeitig dieselbe
FileMaker Pro-Datenbank verwenden. FileMaker Pro-Netzwerk-Sharing
unterstützt die gemeinsame Nutzung von Dateien durch bis zu neun Benutzer
gleichzeitig.
Hinweis Wenn Sie Dateien mit mehr als neun Benutzern gleichzeitig gemeinsam
nutzen möchten, empfiehlt FileMaker die Verwendung von FileMaker Server.
18 | Einführung in FileMaker Pro
Sie können rasch und einfach FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten
veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem
Intranet (oder im Internet) den Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-Datenbanken
erlauben.
Durch die Verwendung von FileMaker Pro-Konten und -Berechtigungen
können Sie für die Sicherheit Ihrer Webdatenbanken sorgen.
Weitere Informationen zur gemeinsamen Benutzung von Datenbanken finden
Sie unter Kapitel 5, „Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten“.
Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten
Mit FileMaker Pro können Sie Daten in verschiedenen Dateiformaten wie
Microsoft Excel-Arbeitsblättern und Adobe PDF-Dateien speichern, so dass
Sie die Dateien Benutzern schicken können, die FileMaker Pro nicht besitzen.
Sie können die Dateien automatisch per E-Mail versenden, nachdem Sie sie
gespeichert haben. Weitere Informationen finden Sie unter „Speichern und
Senden von Daten in anderen Formaten“ auf Seite 175.
Kapitel 2
Verwenden von Datenbanken
Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:
Dateien öffnen, schließen und speichern,
Datensätze in einer Datenbank erstellen,
Daten in Feldern hinzufügen und bearbeiten,
Datensätze nach verschiedenen Kriterien suchen,
Datensätze aus der Ergebnismenge ausschließen,
Daten suchen und ersetzen,
Daten sortieren,
Daten, Scripts, Tabellen- und Feldinformationen und das
Beziehungsdiagramm drucken,
Scripts verwenden.
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur
Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.
Felder und Datensätze einer Datenbank
Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen oder Daten, die Sie
nach Bedarf organisieren, aktualisieren, sortieren, durchsuchen und drucken
können. Im Gegensatz zu einem elektronischen Arbeitsblatt, das eingesetzt
wird, um in den Zellen einer rechteckigen Tabelle gespeicherte Daten zu
tabulieren und zu berechnen, ist eine Datenbank eine Ansammlung von
Wissen, die durch ein Schema zusammengehalten wird, das sowohl die
Informationen in den einzelnen Datensätzen der Datenbank als auch die
Beziehungen zwischen Feldern und Tabellen beschreibt.
20 | Verwenden von Datenbanken
Bestimmte Aufgaben eignen sich für die eine oder andere dieser wichtigen
Produktivitätswerkzeuge besser. Arbeitsblätter empfehlen sich für Aufgaben wie
das Führen eines Hauptbuchs, in dem Daten aufgezeichnet und berechnet
werden müssen, aber nicht in verschiedenen Formaten präsentiert oder analysiert
werden müssen. Datenbanken eignen sich am besten für Aufgaben wie die
Inventarkontrolle, bei der der Verbrauch und die Verluste nachverfolgt werden
müssen und über einen bestimmten Zeitraum Berichte über den Inventarstatus
erstellt werden müssen. Eine Inventardatenbank kann Inventardaten auf viele
verschiedene Arten sortieren und auswerten, Sie können Daten nach Art des
Eintrags, nach Umsatzzahlen, nach Monatsverbrauch usw. analysieren.
Ihr Adressbuch oder Ihr Aktenschrank ist im Prinzip eine einfache Datenbank.
Im Adressbuch und im Aktenschrank speichern Sie ähnliche Informationen und
organisieren sie so, dass sie leicht aufzufinden sind. Bei einem Aktenschrank
müssen Sie festlegen, wie Sie Ihre Daten sortieren, z. B. alphabetisch nach
Nachname oder Region. Wenn Sie Kontakte und Adressen in FileMaker Pro
speichern, können Sie die Daten auf verschiedene Weise organisieren. Sie
können die Daten nach Land, Ort, Nachname oder nach allen drei Kategorien
sortieren.
B
C
Datensätze
Michelle
Roth
Felder
Rosenstr. 6
St. Gallen
CH
7015
(717) 555-0011
Ihr Adressbuch funktioniert wie eine Datenbank.
Felder und Datensätze einer Datenbank | 21
Ein Rechnungssystem ist ein Beispiel für eine komplexere Datenbank
mit mehreren Bezugstabellen, mehreren Layouts und Formelfeldern.
Sie können sich auch einen Teil Ihrer Daten anzeigen lassen, z. B. nur die
Rechnungen in einem bestimmten Monat. Eine Datenbank ist nicht einfach
ein Datenspeicher – mit einer Datenbank können Sie Daten organisieren
und Informationen analysieren, um ihre Bedeutung zu verstehen.
Felder bilden die Grundlage einer Tabelle. Hier werden die Informationen
gespeichert, berechnet und angezeigt, die Sie in einen Datensatz eingeben.
Jede Informationseinheit in einem Datensatz – z. B. Name, Kundennummer
und Telefonnummer – wird in einem Feld gespeichert.
Eine Datenbanktabelle enthält einen oder mehrere Datensätze. Jeder Datensatz
besteht aus Feldern, die ähnliche Informationen zu einem bestimmten Gegenstand
oder einer Aktivität enthalten. Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der
Tabelle „Kunden“ enthalten die Adressinformationen eines Kunden.
Eine Datenbank kann aus einer Datei mit einer Tabelle bestehen, die z. B.
die Namen, Adressen, Telefon- und Faxnummern all Ihrer Kunden enthält.
Eine Datenbank kann auch aus mehreren Dateien bestehen, von denen jede
eine oder mehrere Tabellen enthält, die in ihrer Gesamtheit alle Informationen
zu einem bestimmten Themenkreis enthalten (manchmal auch als
Datenbanksystem bezeichnet). Aufgrund der relationalen Eigenschaften
von FileMaker Pro können Sie Dateien und Tabellen verknüpfen und auf
diese Weise eine relationale Datenbank erzeugen.
22 | Verwenden von Datenbanken
Beispiel: In einer Tabelle sind alle Kunden gespeichert, die einen bestimmten
Artikel gekauft haben. In einer Bezugstabelle ist der Rechnungsbetrag vermerkt.
Artikeltabelle
Kundentabelle
Kundennr. 002
Artikelnr.
ET3
Name
Anna Kühn
Produkt
Reisetasche
Telefon
818-555-1234
Preis
€29,00
Lager
34
Rechnungstabelle
Kundennr.
002
Name
Anna Kühn
Telefon
818-555-1234
Rechnungsnr. 12345
Art.
ID
Produkt
ET3 Reisetasche
ET4 Reiseführer
Preis
€29
€32
Um Daten in eine Datenbanktabelle einzugeben, erstellen Sie einen neuen
Datensatz und geben Werte in die Felder ein, die zu diesem Datensatz gehören.
Sie können Werte in ein Feld schreiben, aus einer anderen Anwendung
importieren oder auf verschiedene andere Arten eintragen.
Mit FileMaker Pro können Sie auch auf Daten zugreifen und sie anzeigen, die
in anderen als FileMaker Pro-Dateien gespeichert sind. Wenn Sie zum Beispiel
auf in einer SQL-Datenbank gespeicherte Daten zugreifen, können Sie
Informationen aus der externen Datenbank anzeigen und mit den Daten in
Ihrer FileMaker Pro-Datei arbeiten.
Öffnen von Dateien
So öffnen Sie eine Datei, wenn FileMaker Pro nicht läuft
Wählen Sie eine der folgenden Methoden:
Doppelklicken Sie auf die FileMaker Pro-Datei.
Öffnen von Dateien | 23
Ziehen Sie die Datei auf das FileMaker Pro-Programmsymbol.
Doppelklicken Sie auf das FileMaker Pro-Programmsymbol.
Wenn Sie das Fenster „FileMaker-Direktstart“ sehen, klicken Sie links
auf Datei öffnen (wenn es nicht bereits ausgewählt ist), wählen Letzte
Dateien, Favoritendateien (lokal), Favoritendateien (remote) oder klicken
auf Dateien durchsuchen, um die Datei zu suchen und auszuwählen, die
Sie öffnen möchten. Klicken Sie dann auf Öffnen.
Wenn das Dialogfeld „Neue oder vorhandene Datei öffnen“ angezeigt
wird, suchen und wählen Sie die Datei, die Sie öffnen möchten, und
klicken auf Öffnen.
So öffnen Sie eine Datei, wenn FileMaker Pro bereits aktiv ist
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Öffnen.
Wenn Sie das Fenster „FileMaker-Direktstart“ sehen, klicken Sie links
auf Datei öffnen (wenn es nicht bereits ausgewählt ist), wählen Letzte
Dateien, Favoritendateien (lokal) oder klicken auf Dateien durchsuchen,
um die Datei zu suchen und auszuwählen, die Sie öffnen möchten.
Klicken Sie dann auf Öffnen.
Wenn das Dialogfeld „Datei öffnen“ angezeigt wird, suchen und
wählen Sie die Datei, die Sie öffnen möchten, und klicken auf Öffnen.
2. Wenn Sie zur Eingabe eines Kontonamens und Passworts aufgefordert
werden, geben Sie sie in das Dialogfeld „Passwort“ ein und klicken auf OK.
So öffnen Sie eine Datei, die gemeinsam im Netzwerk benutzt wird
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Remote öffnen.
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“ die Option Anzeigen,
um eine Liste der Hosts zu sehen.
Wählen Sie:
Für
Host-Favoriten
Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefügt haben
Lokale Hosts
FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz
Hosts nach LDAP
FileMaker Pro-Hosts, die über den angegebenen LDAP-Server
zur Verfügung stehen
24 | Verwenden von Datenbanken
3. Um die an einem Host verfügbaren Dateien zu sehen, wählen Sie den Host
aus. Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Dateien die zu öffnende Datei.
Geben Sie in Adresse den Netzwerkpfad ein (z. B.
fmnet:/hostIPadresse/Dateiname).
4. Klicken Sie auf Öffnen.
Abhängig von der Konfiguration des FileMaker Netzwerk-Sharing auf dem
Host müssen Sie möglicherweise den Kontonamen, das Passwort und den
Domänennamen (nur Windows) eingeben.
Beachten Sie folgende Punkte:
Wenn Zuletzt geöffnete Dateien zeigen in den Einstellungen unter Allgemein
ausgewählt ist, werden Dateien, auf die Sie vor Kurzem zugegriffen haben,
im Menü Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) in der Liste Letzte öffnen
und in der Liste Letzte Dateien im Fenster „FileMaker-Direktstart“ angezeigt.
Informationen zum Hinzufügen von lokalen oder Remote-Dateien zu den
Favoritendateien (lokal) oder Favoritendateien (remote) im Fenster
„FileMaker-Direktstart“ finden Sie in der Hilfe.
Informationen zum Öffnen und zur gemeinsamen Benutzung einer Datei
finden Sie unter „Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen
von Dateien“ auf Seite 169.
FileMaker Pro-Dateien, die unter Windows erstellt wurden, können unter
Mac OS geöffnet werden und umgekehrt. Wenn Sie Dateien auf eine
andere Plattform verlagern wollen, sollten Sie die Erweiterung .fp7 an den
Dateinamen anhängen. Wenn Sie Dateinamenerweiterungen hinzufügen
oder entfernen, müssen Sie die FileMaker-Datenquellen für Bezugsdateien
und Dateien mit externen Scripts neu angeben.
Sie können einen Standardkontonamen und ein Standardpasswort für eine
Datei im Register „Öffnen/Schließen“ des Dialogfelds „Dateioptionen“
festlegen. Dann werden Benutzer mit einem bestimmten Konto und
Passwort automatisch angemeldet, wenn sie die Datenbank öffnen. Weitere
Informationen finden Sie in der Hilfe.
Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei | 25
Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei
Sie können mehr als ein Fenster pro Datei öffnen. Auf diese Weise können Sie
dasselbe Layout in separaten Fenstern anzeigen oder verschiedene Layouts in
derselben Datei ansehen. Sie können Such- und Sortiervorgänge unabhängig
voneinander in den verschiedenen Fenstern ausführen.
Um ein weiteres Fenster zu öffnen, wählen Sie Fenster > Neues Fenster. Ein
weiteres Fenster wird geöffnet. Anfangs zeigt das Fenster dasselbe Layout,
dieselbe Sortierfolge und dieselbe Ergebnismenge wie das zuvor aktive Fenster.
Das ursprüngliche
Datenbankfenster,
in dem Sie die
Datensätze
durchsuchen
können
Ein zweites Fenster,
in dem Sie eine
andere Suche in
derselben
Ergebnismenge
ausführen können
Um ein anderes Layout in dem neuen Fenster anzuzeigen, wählen Sie ein
Layout aus dem Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste aus oder wählen
Ansicht > Gehe zu Layout. Informationen zum Suchen nach Datensätzen finden
Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 43. Informationen zum
Sortieren von Datensätzen finden Sie unter „Sortieren von Datensätzen“ auf
Seite 64. Informationen zum Öffnen mehrerer Fenster finden Sie in der Hilfe.
26 | Verwenden von Datenbanken
Schließen von Fenstern und Dateien
Sie können FileMaker Pro-Fenster und -Dateien wie in den meisten Windowsund Mac OS-Programmen schließen.
Um ein Fenster zu schließen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Windows: Doppelklicken Sie auf das Dokumentsymbol in der linken
oberen Ecke des Dokumentfensters.
Windows: Klicken Sie in das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des
Dokumentfensters.
Mac OS: Klicken Sie auf die rote Schaltfläche zum Schließen (linke obere
Ecke des Dokumentfensters).
Wählen Sie Datei > Schließen.
Verwenden Sie die obigen Prozeduren, um alle geöffneten Fenster für eine
Datei und damit auch die Datei zu schließen.
Hinweis Selbst wenn Sie eine Datei schließen, kann diese als verdeckte Datei
geöffnet bleiben, wenn das Fenster einer anderen Datei Daten aus dieser Datei
anzeigt. (Ein anderes Fenster kann z. B. Bezugsdaten aus der Datei anzeigen, die
Sie schließen wollten.) FileMaker Pro schließt die Datei, wenn Sie alle abhängigen
Fenster schließen.
Sichern von Dateien
FileMaker Pro speichert automatisch alle Änderungen, die Sie an Ihren Daten
durchführen, daher fehlt der Befehl „Speichern“. Wenn Sie mehr Kontrolle
darüber wünschen, wann Datensatzdaten gespeichert werden, können Sie
die Option Datensatzänderungen automatisch speichern für jedes Layout
deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.
Sie können eine Kopie einer Datei als Sicherung oder einen Clone Ihrer Datei
ohne Daten speichern. Informationen zum Speichern einer Kopie Ihrer Datei
in einem anderen als dem FileMaker-Format finden Sie unter „Speichern und
Senden von Daten in anderen Formaten“ auf Seite 175.
Sichern von Dateien | 27
Einige kleinere Änderungen an Dateien werden nicht immer mit der Datei
gespeichert. Einzelheiten finden Sie im nächsten Abschnitt, „Wann speichert
FileMaker Pro eine Datei?”.
Wichtig Legen Sie in jedem Fall eine Dateikopie an, bevor Sie umfangreiche
Änderungen durchführen. Daten lassen sich nicht wiederherstellen, nachdem Sie
ein Feld im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ gelöscht oder Datensätze mit dem
Befehl Datensatz löschen oder Alle löschen entfernt haben.
Eine Dateikopie sichern:
1. Aktivieren Sie die gewünschte Datei und wählen Sie Datei > Kopie
speichern unter (Windows) bzw. Ablage > Kopie speichern unter (Mac OS).
2. Legen Sie fest, in welchem Ordner die Dateikopie auf der Festplatte
gespeichert werden soll.
3. Geben Sie in das Feld Dateiname (Windows) bzw. Name (Mac OS)
einen Dateinamen ein.
4. Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option FileMaker-Dateien
(nur Windows).
5. Wählen Sie in der Liste Dateityp (Windows) bzw. Typ (Mac OS)
eine der folgenden Optionen:
Wählen Sie:
Für
Kopie dieser Datei
Duplizieren der gesamten Datei, einschließlich Tabellen,
Felddefinitionen, Layouts, Scripts, Papierformatoptionen und
Daten. Wählen Sie diese Option, bevor Sie umfangreiche
Änderungen an der Datei vornehmen.
Komprimierte Kopie
(kleiner)
Komprimieren des gesamten Dateiinhalts, sodass die Datei weniger
Speicherplatz beansprucht. Eine komprimierte Kopie ist
empfehlenswert, wenn Sie an einer großen Anzahl von Datensätzen
häufig Änderungen durchführen.
Clone (ohne
Datensätze)
Speichern der Tabellen, Felddefinitionen, Layouts, Scripts und
Papierformatoptionen einer Datei, ohne die Daten zu speichern.
Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Vorlage der Dateischemata
erstellen wollen.
6. Klicken Sie auf Speichern.
28 | Verwenden von Datenbanken
Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?
FileMaker Pro speichert eine Datei, wenn Sie einen Vorgang wie das Ändern
von Daten ausführen. Die folgenden Aktionen verursachen kein Speichern der
Datei:
Anzeige eines anderen Datensatzes oder Layouts (außer, Datensatz oder
Layout wurden geändert)
Sortieren von Datensätzen oder Ändern einer Sortierung
Durchführen von Suchvorgängen wie „Suchen“, „Alle Datensätze
anzeigen“ oder „Datensatz ausschließen“ oder das Ändern einer
Suchabfrage
Ändern von Position und Größe von Fenstern oder Aus-/Einblenden
der Statussymbolleiste
Ändern der Standardeinstellungen für Layoutobjekte
Ändern der Linealanzeige
Wenn Sie eine der obigen Aktionen ohne einen Vorgang ausführen, der eine
Speicherung auslöst (z. B. das Ändern von Daten), wird die Änderung beim
Schließen der Datei nicht gespeichert. FileMaker Pro betrachtet die obigen
Aktionen als geringfügige Änderungen, die nur gespeichert werden, wenn
auch signifikantere Änderungen an der Datei erfolgt sind.
Wenn Sie z. B. eine Datei öffnen, eine Suche ausführen und dann die Datei
schließen, speichert FileMaker Pro die Ergebnismenge nicht in der Datei.
Wenn Sie jedoch eine Datei öffnen, einen neuen Datensatz hinzufügen, eine
Suche ausführen und dann die Datei schließen, speichert FileMaker Pro die
Ergebnismenge und den neuen Datensatz mit der Datei.
Weitere Informationen zum Speichern von Dateien finden Sie in der Hilfe.
Die Modi | 29
Die Modi
FileMaker Pro stellt Ihnen für Ihre Arbeit den Blätternmodus, Suchenmodus,
Layoutmodus und Seitenansichtsmodus zur Verfügung. Sie können einen
Modus aus dem Menü „Ansicht“ oder dem Modus-Einblendmenü unten im
Dokumentfenster wählen.
Modus-Einblendmenü
Verwenden Sie
diesen Modus:
Für
Blätternmodus
Mit Daten in einer Datei arbeiten. Sie können Datensätze
hinzufügen, anzeigen, ändern, sortieren, ausschließen
(ausblenden) und löschen. Im Blätternmodus werden Sie
den Großteil Ihrer Aufgaben erledigen, z. B. Daten eingeben.
Suchenmodus
Nach Datensätzen suchen, die bestimmten Kriterien entsprechen.
Anschließend können Sie mit diesen Datensätzen, der so
genannten Ergebnismenge, arbeiten. Wenn FileMaker Pro
die gewünschten Datensätze gefunden hat, wird wieder der
Blätternmodus aktiviert und Sie können die Daten bearbeiten.
Layoutmodus
Die Darstellung der Informationen am Bildschirm oder in
gedruckten Berichten, auf Etiketten und in Formularen festlegen.
Sie entwerfen Layouts für bestimmte Aufgabenbereiche, z. B. je
ein Layout für Datenerfassung, Rechnungen oder Umschläge. Sie
können ein bestehendes Layout ändern oder ein neues Layout
erstellen.
Seitenansichtsmodus
Vor der Druckausgabe ansehen, wie Daten in Formularen oder
Berichten wirken werden. Die Seitenansicht ist besonders
nützlich für die Anzeige von Layouts mit mehreren Spalten
(wie Adressetiketten) und Berichten mit Zwischen- und
Gesamtergebnissen.
30 | Verwenden von Datenbanken
Verwenden der Statussymbolleiste
Die Statussymbolleiste bietet schnellen Zugriff auf viele FileMaker ProMenübefehle. Sie enthält in allen Modi Navigationssteuerungen, anpassbare
Schaltflächen und eine Layoutleiste für die Arbeit mit Layouts. Im Layoutmodus
enthält sie Layoutwerkzeuge. Halten Sie den Mauszeiger über ein Symbol, um
seine Beschreibung anzuzeigen. Sie können die Modi auch durch Klicken auf die
Schaltflächen in der Statussymbolleiste wechseln. Die Schaltflächen in der
Statussymbolleiste variieren abhängig vom aktuellen Modus.
Statussymbolleiste
Layoutleiste
Formatierungsleiste
Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
Anzeigen von Datensätzen
FileMaker Pro stellt für jedes Layout drei Ansichten zur Verfügung: Formular,
Liste und Tabelle. Wenn Sie zu einer anderen Ansicht umschalten, ändert sich
temporär die Art und Weise, in der Datensätze angezeigt oder gedruckt werden.
Vorgehensweise im Blätternmodus oder
So zeigen Sie Datensätze an: Suchenmodus
Einzeln
Wählen Sie Ansicht > Als Formular anzeigen oder
klicken Sie auf Formularansicht in der Layoutleiste.
In einer Liste
Wählen Sie Ansicht > Als Liste anzeigen oder klicken
Sie auf Listenansicht in der Layoutleiste.
In einer Tabelle mit dem
Erscheinungsbild einer
Tabellenkalkulation
Wählen Sie Ansicht > Als Tabelle anzeigen oder
klicken Sie auf Tabellenansicht in der Layoutleiste.
Anzeigen von Datensätzen | 31
Die folgende Abbildung zeigt das gleiche Layout in drei verschiedenen
Ansichten.
Formularansicht
Feldbeschriftungen
Einzelner
Datensatz
Listenansicht
Einzelner
Datensatz
Tabellenansicht
Einzelner
Datensatz
32 | Verwenden von Datenbanken
Anzeigen von Datensätzen in Tabellenformat
Bei der Anzeige von Datensätzen in Tabellenformat können Sie eine oder
mehrere der folgenden Änderungen an Spalten und Datensätzen vornehmen:
Für
Aktion
Spalten neu
sortieren
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und ziehen Sie sie an die neue
Position.
Größe einer
Spalte ändern
Bewegen Sie den Zeiger auf den Rand der Spaltenüberschrift. Wenn der
Zeiger die Form eines Doppelpfeils ( ) annimmt, ziehen Sie sie auf die
gewünschte Größe.
Eine bestimmte
Spaltenbreite
festlegen
Wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie mit der
rechten Maustaste (Windows) bzw. halten Sie beim Klicken die
Control-Taste gedrückt (Mac OS). Wählen Sie Spaltenbreite setzen
aus dem Kontextmenü. Geben Sie im Dialogfeld die gewünschte
Spaltenbreite ein, wählen Sie Werte aus der Liste und klicken Sie
dann auf OK.
Datensätze
sortieren
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift.
Wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus, klicken Sie dann mit der
rechten Maustaste (Windows) bzw. bei gedrückter Ctrl-Taste (Mac
OS) und wählen Sie eine Sortierfolge aus dem Kontextmenü. Wenn
Sie mehrere Spalten auswählen, wird die Sortierfolge durch die
Reihenfolge der Spalten (von links nach rechts) bestimmt.
Hinweis Im Dialogfeld „Eigenschaften der Tabellenansicht“ muss die
Option Daten bei Auswahl der Spalte sortieren aktiviert sein. (Im
Layoutmodus wählen Sie diese Option, indem Sie mit der rechten
Maustaste (Windows) bzw. bei gedrückter Ctrl-Taste (Mac OS) klicken
und dann Layouteinstellung aus dem Kontextmenü wählen. Klicken Sie im
Dialogfeld „Layouteinstellung“ auf das Register Ansichten und dann auf
Eigenschaften.)
Klicken Sie auf Ändern in der Layoutleiste.
Anzeigen
weiterer Felder
oder Ausblenden
von Feldern
Anzeigen von Datensätzen | 33
Spaltenüberschriften. Jede Spalte zeigt ein Feld des aktuellen
Layouts. Wenn Sie ein Registersteuerelement hinzugefügt
haben, werden die Felder aller Registerfelder angezeigt.
Auswählen des aktiven Datensatzes
Im Blätternmodus enthält eine Tabelle jeweils einen aktiven (ausgewählten)
Datensatz für jedes Fenster. Weitere Informationen zum Arbeiten mit
mehreren Fenstern finden Sie unter „Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei“
auf Seite 25.
In dieser
Ansicht
Ist der aktive Datensatz:
Formularansicht Der Datensatz, der angezeigt wird.
Listenansicht
oder
Tabellenansicht
Der Datensatz, der mit einem durchgehenden Balken an der linken
Seite markiert ist. Wenn Sie einen anderen Datensatz bearbeiten
wollen, klicken Sie in den Datensatz, um ihn zu aktivieren.
34 | Verwenden von Datenbanken
Aktueller
Datensatz in der
Listenansicht
Für die Auswahl eines Bezugsdatensatzes in einem Ausschnitt wählen Sie
die Ausschnittreihe aus (klicken Sie hierzu an beliebiger Stelle in der Reihe,
jedoch außerhalb der Felder).
Ausschnitt
In die Ausschnittreihe klicken, um einen
Bezugsdatensatz auszuwählen.
Weitere Informationen zu Bezugsdatensätzen finden Sie unter Kapitel 4,
„Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.
Anzeigen von Datensätzen | 35
Navigieren in Datensätzen
Um von einem Datensatz zu einem anderen zu wechseln, verwenden Sie das
Buch in der Statussymbolleiste.
Aktuelle
Buch Datensatznummer
Anzahl der Datensätze
in der Tabelle
Schieberegler
Um:
Aktion
Zum nächsten Datensatz in Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchs oder wählen
Sie Datensätze > Gehe zu Datensatz > Nächste(r/s).
der aktuellen Tabelle
wechseln
Zum vorherigen Datensatz Klicken Sie auf die linke Seite des Buchs oder wählen
Sie Datensätze > Gehe zu Datensatz > Vorherige(r/s).
in der aktuellen Tabelle
wechseln
Zu einem bestimmten
Datensatz wechseln
Klicken Sie auf die Nummer des aktuellen Datensatzes,
geben Sie die gewünschte Datensatznummer ein und
drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den
Zeilenschalter (Mac OS).
Drücken Sie die Taste Esc, geben Sie die
Datensatznummer ein und drücken Sie die Eingabetaste
oder den Zeilenschalter.
Wählen Sie Datensätze > Gehe zu Datensatz > Gehe
zu und geben Sie die Nummer des Datensatzes an.
Durch die Datensätze
blättern
Ziehen Sie den Schieberegler nach links oder rechts,
um zurück- oder weiterzublättern.
Durch Datensätze in
Listen- oder
Tabellenansicht
Verwenden Sie die Bildlaufleiste bzw. den Rollbalken
am rechten Fensterrand.
Zu einem Datensatz mit
einem eindeutigen,
bekannten Wert blättern
Weitere Informationen finden Sie unter „Suchen nach
Datensätzen“ auf Seite 43.
Sie können auch mithilfe des Mausrads durch Datensätze blättern. Weitere
Informationen zum Anzeigen von Datensätzen finden Sie in der Hilfe.
36 | Verwenden von Datenbanken
Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen
FileMaker Pro fügt jeden neuen oder duplizierten Datensatz am Ende der
aktuellen Tabelle hinzu. Im Blätternmodus sehen Sie den neuen Datensatz
nach dem aktuellen Datensatz bzw. nach dem letzten Datensatz der
Ergebnismenge (die Datensätze, die durch eine Suchabfrage aktiviert wurden).
Wenn die Datensätze sortiert sind, wird der neue Datensatz an der richtigen
Position in der Sortierfolge angezeigt, wenn Sie den Datensatz speichern.
Wird keine Sortierung durchgeführt, erscheint der neue Datensatz nach
dem letzten Datensatz der Ergebnismenge. Weitere Informationen finden
Sie unter „Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 64.
Für
Aktion im Blätternmodus
Einen neuen, leeren
Datensatz hinzufügen
Klicken Sie im Blätternmodus auf Neuer Datensatz in der
Statussymbolleiste. Sie sehen einen leeren Datensatz, in dem
ein Feld umrandet ist.
Einen neuen Datensatz
erstellen, der die gleichen
oder ähnliche Daten
enthält wie ein bestehender
Datensatz
Wählen Sie den zu duplizierenden Datensatz aus. Wählen Sie
dann Datensätze > Datensatz duplizieren. (Weitere
Informationen hierzu finden Sie unter „Auswählen des
aktiven Datensatzes“ auf Seite 33.)
Bezugsdatensätze
hinzufügen oder
duplizieren
(siehe den nächsten Abschnitt).
Hinweis Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschützt ist oder wenn Sie nicht
berechtigt sind, Datensätze zu erstellen, fügt FileMaker Pro keine neuen
Datensätze hinzu und dupliziert keine Datensätze.
Wenn für das Feld automatische Dateneingabe definiert ist, erscheinen diese
Werte im neuen Datensatz. Weitere Informationen finden Sie unter „Definieren
von automatischer Dateneingabe“ auf Seite 100.
Informationen zur Eingabe oder Änderung von Werten im neuen Datensatz
finden Sie unter „Eingeben und Ändern von Felddaten“ auf Seite 40.
Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen | 37
Hinzufügen und Duplizieren von Bezugsdatensätzen
Wenn Sie mit Datensätzen in Bezugstabellen arbeiten, können Sie neue
Datensätze in die Bezugstabelle aufnehmen, während Sie Daten in einen
Datensatz der aktuellen Tabelle eingeben.
Hinweis Sie können nur dann Bezugsdatensätze aus der aktuellen Tabelle
hinzufügen, wenn die Erstellung von Bezugsdatensätzen in der Beziehung
definiert ist. Wenn sich eine Bezugstabelle in einer gesperrten oder
schreibgeschützten Datei befindet oder wenn Sie nicht berechtigt sind, Datensätze
zu erstellen, fügt FileMaker Pro keine neuen Datensätze hinzu und dupliziert keine
Datensätze. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Beziehungen“
auf Seite 158.
Für
Aktion im Blätternmodus
Einen Datensatz in der
Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz.
aktuellen Tabelle erstellen
Aufnehmen eines neuen
Datensatzes in eine
Bezugstabelle
Wenn sich das Bezugsfeld in einem Ausschnitt befindet,
geben Sie in das Feld in der letzten (leeren) Ausschnittreihe
Daten ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem Ausschnitt
befindet, geben Sie Daten in das Feld ein und drücken
Sie die Eingabetaste.
Einen Datensatz
duplizieren, der
Bezugsdaten anzeigt
Vergewissern Sie sich, dass im Ausschnitt kein Datensatz
ausgewählt ist, und wählen Sie dann Datensätze > Datensatz
duplizieren.
Duplizieren eines
Bezugsdatensatzes in
einem Ausschnitt
Wählen Sie den Datensatz im Ausschnitt aus und wählen
Sie dann Datensätze > Datensatz duplizieren.
38 | Verwenden von Datenbanken
Ausschnitt, der
Bezugsdatensätze
aus der Tabelle
„Artikel“ zeigt.
Geben Sie Daten in der letzten Reihe des
Ausschnitts ein, um der Tabelle „Artikel“
einen Bezugsdatensatz hinzuzufügen.
Weitere Informationen zum Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen
finden Sie in der Hilfe.
Löschen von Datensätzen
Wenn Sie einen Datensatz löschen, werden alle Daten in den Feldern dieses
Datensatzes dauerhaftgelöscht.
Wichtig Sie können gelöschte Daten weder laden noch den Löschvorgang
rückgängig machen. Legen Sie daher vor dem Löschen eine Sicherungskopie Ihrer
Datei an.
Löschen von Datensätzen | 39
Wenn bei der Bearbeitung einer relationalen Datenbank im Dialogfeld
„Beziehung ändern“ die Option „Bei Löschen eines Datensatzes dieser Datei
auch die Bezugsdatensätze löschen“ aktiviert ist, löscht FileMaker Pro alle
Bezugsdatensätze, wenn Sie einen Datensatz löschen.
Zu löschende
Datensätze
Aktion im Blätternmodus
Einzelner Datensatz
Wählen Sie den zu löschenden Datensatz aus. Klicken Sie in der
Statussymbolleiste auf Datensatz löschen und dann auf Löschen.
Einzelner
Bezugsdatensatz
Wählen Sie in der aktuellen Tabelle eine Ausschnittreihe aus, indem
Sie innerhalb der Reihe, aber außerhalb der Felder klicken. Klicken
Sie in der Statussymbolleiste auf Datensatz löschen und dann auf
Löschen.
Hinweis Zum Löschen von Bezugsdatensätzen muss im Dialogfeld
„Ausschnitteinstellungen“ die Option Löschen von Datensätzen
zulassen aktiviert sein.
Eine Gruppe von
Datensätzen
Vergewissern Sie sich, dass Sie alle aufgerufenen Datensätze
löschen wollen. (Siehe „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 43.)
Wählen Sie Datensätze > Gefundene Datensätze löschen und
klicken Sie dann auf Löschen .
Alle Datensätze in
einer Datenbank
Klicken Sie auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste oder wählen
Sie Datensätze > Alle Datensätez anzeigen. Wählen Sie dann
Datensätze > Alle Datensätze löschen.
40 | Verwenden von Datenbanken
Eingeben von Daten
Hinweis Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschützt ist oder wenn Sie zum
Ändern von bestimmten Datensätzen oder Feldern nicht berechtigt sind, können
Sie Daten eventuell nicht ändern.
Auswählen eines Felds
Für
Aktion im Blättern- oder Suchenmodus
Ein Feld auswählen
Klicken Sie in das Feld.
Den Inhalt eines Felds
auswählen
Wählen Sie das Feld aus und wählen Sie dann Bearbeiten > Alle
auswählen.
Wechseln Sie in das nächste Drücken Sie die Tabulatortaste.
Feld in der Tabulatorfolge. Hinweis Um den Zeilenschalter oder die Eingabetaste für den
Wechsel in das nächste Feld festzulegen, wählen Sie im
Layoutmodus die Felder aus und wählen dann Format > Feld/
Steuerelement > Verhalten.
Tasten und Registersteuerelemente können in die
Tabulatorfolge aufgenommen werden. Felder auf
Registerfeldern, die sich nicht im Vordergrund befinden,
werden ausgelassen.
Wechseln Sie in das
vorherige Feld in der
Tabulatorfolge.
Drücken Sie Umschalt-Tab (oder Umschalt-Zeilenschalter
oder Umschalt-Eingabe, falls aktiviert).
Zu Werten in einer
Werteliste wechseln
Drücken Sie die Pfeiltasten.
Eingeben und Ändern von Felddaten
Sie können so viele Daten eingeben oder importieren, bis die Grenze für den
Feldtyp erreicht ist. Es wird jedoch nur der Teil angezeigt oder gedruckt, der
innerhalb der Feldbegrenzung Platz findet.
Eingeben von Daten | 41
Hinweis Informationen dazu, wie FileMaker Pro Systemformate verwendet,
um Datums- und Zeitwerte sowie Zahlen anzuzeigen und zu sortieren, finden
Sie in der Hilfe.
Für
Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und führen
Sie folgende Aktion aus:
Eingabe in ein Textfeld
Geben Sie den Text ein (bis zu 1 Milliarde Zeichen).
Hinweis In einem Feld, das für automatisches Ausfüllen
formatiert wurde, werden Vorschläge angezeigt, die von Ihrer
Eingabe abhängen.
Eingabe in ein Zahlenfeld Geben Sie die Werte ein (von 10400 bis 10-400).
Eingabe in ein
Datumsfeld
Geben Sie in das Feld ein Datum pro Zeile ein. Geben Sie Tag,
Monat und Jahr als Zahlen ein (z. B. 03.03.2010) und
verwenden Sie als Trennzeichen ein nicht numerisches
Zeichen, z. B. Punkt (.) oder Schrägstrich (/).
Hinweis Sie können keinen : (Doppelpunkt) als
Datumstrennzeichen verwenden.
Wichtig Zweistellig eingegebene Jahreszahlen wandelt
FileMaker Pro mit der in der Hilfe beschriebenen
Konvertierungsmethode in vierstellige Jahresangaben um. Um
Fehlinterpretationen bei der Konvertierung zu vermeiden, geben
Sie immer vierstellige Jahreszahlen ein.
Eingabe des aktuellen
Datums in ein Datums-,
Zahlen- oder Textfeld
Wählen Sie Einfügen > Datum.
Wählen Sie das Datum aus dem Einblendkalender aus, falls
verfügbar.
42 | Verwenden von Datenbanken
Für
Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und führen
Sie folgende Aktion aus:
Eingabe in ein Zeitfeld
Eingabe der Uhrzeit (oder Zeitdauer) als:
Stunden
Stunden und Minuten
Stunden, Minuten und Sekunden
Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile
Wählen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches Zeichen
wie einen : (Doppelpunkt).
Trennen Sie Sekundenbruchteile durch einen . (Punkt).
Sie können die Tageszeit entweder im 24-Stunden- oder im
12-Stunden-Format (im angelsächsischen Sprachraum: mit
oder ohne AM und PM) eingeben. (AM bezeichnet eine Zeit
vor 12 Uhr Mittag.)
Eingabe der aktuellen
Uhrzeit in ein Zeit-,
Zahlen- oder Textfeld
Wählen Sie Einfügen > Zeit.
Eingabe in ein
Zeitstempelfeld
Geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein (z. B. 15.10.2010
15:15:05). Geben Sie Tag, Monat und vierstelliges Jahr als
Zahlen ein und verwenden Sie als Trennzeichen ein nicht
numerisches Zeichen, z. B. Punkt (.) oder Schrägstrich (/).
Hinweis Sie können keinen : (Doppelpunkt) als
Datumstrennzeichen verwenden.
Geben Sie dann die Uhrzeit ein als:
Stunden und Minuten
Stunden, Minuten und Sekunden
Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile
Geben Sie AM oder PM ein, wenn die Zeit nicht im 24Stunden-Format angegeben wird.
Wählen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches Zeichen
wie einen : (Doppelpunkt).
Eingabe des aktuellen
Datums in ein Zeit- oder
Zeitstempelfeld
Wählen Sie Einfügen > Zeit.
Wählen Sie das Datum aus dem Einblendkalender aus, falls
verfügbar.
Suchen nach Datensätzen | 43
Für
Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und führen
Sie folgende Aktion aus:
Einfügen eines
Tabulatorzeichens in ein
Feld
Klicken Sie an die Stelle, an der Sie den Tabulator einfügen
wollen. Drücken Sie Strg+Tabulator (Windows) bzw. OptionTabulator (Mac OS).
Löschen von Daten aus
einem Feld
Wählen Sie die Daten aus und drücken Sie die Rück- oder
Löschtaste.
Daten einem
Medienfeld hinzufügen
Informationen finden Sie in der Hilfe.
Datei in ein Medienfeld
einfügen
Informationen finden Sie in der Hilfe.
Eingabe von Daten in
Wertelisten (die als
Auswahlfelder,
Optionsfelder,
Markierungsfelder,
Listen oder Menüs
formatiert sind)
Weitere Informationen finden Sie unter „Einrichten von
Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem
Layout“ auf Seite 129.
Bearbeiten, Formatieren
oder Prüfen der
Rechtschreibung eines
Texts in einem Feld oder
Bearbeiten von
Wörterbüchern
Informationen finden Sie in der Hilfe.
Suchen nach Datensätzen
Für die Suche nach Datensätzen muss der Suchenmodus aktiviert sein. Sie
geben Suchkriterien (den gesuchten Wert bzw. die gesuchten Werte) in die
Felder einer Suchabfrage ein, die aussieht wie ein leerer Datensatz. Bei der
Durchführung einer Suchabfrage durchsucht FileMaker Pro alle Datensätze in
der Tabelle und vergleicht die angegebenen Kriterien mit den Daten in der
Tabelle. Datensätze, die die Suchkriterien erfüllen, werden im Blätternmodus
angezeigt. Die gefundenen Datensätze, die so genannte Ergebnismenge, sind
eine Untermenge der vorhandenen Datensätze. Datensätze, die nicht
übereinstimmen, werden ausgelassen. Sie können die Ergebnismenge dann
einschränken oder erweitern.
44 | Verwenden von Datenbanken
Sie können nur die Datensätze in der Ergebnismenge bearbeiten. Sie können
diese Datensätze z. B. anzeigen, ändern, auswerten, sortieren, drucken, löschen,
exportieren oder Daten in ihnen ersetzen. Sie können auch ein neues Fenster
öffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszuführen.
In Statistikfeldern, Medienfeldern oder Feldern, die mit der globalen
Speicheroption definiert wurden, können Sie keine Suche durchführen.
Definieren einer Suchabfrage
So definieren Sie eine Suchabfrage:
1. Wechseln Sie in den Suchenmodus, indem Sie auf Suchen in der
Statussymbolleiste klicken.
2. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü ein Layout, das die Felder enthält,
die die Daten enthalten, nach denen Sie suchen möchten.
Sie können bei Bedarf auch in ein anderes Layout wechseln und
Suchkriterien in mehreren Layouts eingeben.
3. Wählen Sie in der Suchabfrage ein Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-,
Zeitstempel- oder Formelfeld aus und geben Sie einen Wert in das Feld ein.
Sie können die Liste Operatoren einfügen: in der Layoutleiste verwenden,
um Sie bei der Eingabe der Kriterien zu unterstützen. Sie können auf
Ausschließen klicken, um Datensätze auszuschließen, die bestimmten
Kriterien entsprechen.
Suchen nach Datensätzen | 45
Ein Symbol zeigt an, dass
Sie in dem Feld suchen
können.
Geben Sie Suchkriterien
in Felder ein.
Klicken Sie, um
die Operatoren
anzuzeigen.
Ein Layout
wählen,
das alle
erforderlichen
Felder
für die
Suchabfrage
enthält.
4. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen.
Ihre Suchabfrage gibt eine Ergebnismenge von Datensätzen zurück.
Der hellgrüne Bereich des Kreisdiagramms in der Statussymbolleiste
zeigt den Anteil an den Datensätzen insgesamt an.
Sie können während oder nach einer Suchabfrage eine oder mehrere der
folgenden Aktionen ausführen:
Für
Aktion
Einen Vorgang vor seiner
Beendigung abbrechen und
die vorherige Ergebnismenge
beibehalten
Drücken Sie Esc (Windows) bzw.
Suchkriterien nach
Ausführung der Suchabfrage
ändern oder detaillierter
ausarbeiten
Weitere Informationen finden Sie unter „Anzeigen,
Wiederholen oder Ändern der letzten Suchabfrage“ auf
Seite 61.
-Punkt (Mac OS).
46 | Verwenden von Datenbanken
Für
Aktion
Eine bestehende
Ergebnismenge einschränken
Weitere Informationen finden Sie unter „Einschränken einer
Ergebnismenge“ auf Seite 56.
Eine bestehende
Ergebnismenge erweitern
Weitere Informationen finden Sie unter „Erweitern einer
Ergebnismenge“ auf Seite 58.
Erneut alle Datensätze
anzeigen
Wählen Sie im Blätternmodus Datensätze >
Alle Datensätze anzeigen.
Wählen Sie im Suchenmodus Abfragen > Alle Datensätze
anzeigen.
Sie können eine Suchabfrage auch durchführen, ohne
zuvor den Befehl Alle Datensätze anzeigen zu wählen.
FileMaker Pro durchsucht immer alle Datensätze in den
angegebenen Tabellen, es sei denn, die bestehende
Ergebnismenge wurde eingeengt.
Ein weiteres Fenster öffnen,
um verschiedene
Suchabfragen in denselben
Daten auszuführen
Wählen Sie Fenster > Neues Fenster.
Durchführen von Kurzsuchen basierend auf Daten in einem Feld
Sie können Kurzsuchen durchführen, die auf Felddaten basieren, ohne in den
Suchenmodus wechseln zu müssen. Sie können eine Suche basierend auf
einem ganzen Feld oder einer Textauswahl innerhalb eines Felds durchführen.
Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
1. Wählen Sie im Blätternmodus den Text in einem Feld aus, den Sie für die
Suche verwenden wollen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows) auf den ausgewählten
Text bzw. Ctrl-klicken Sie (Mac OS) darauf. Wählen Sie Übereinstimmende
Datensätze suchen aus dem Kontextmenü.
Suchen nach Datensätzen | 47
Suchen nach Text und Zeichen
Suchen Sie nach Text in Textfeldern oder in Formelfeldern mit dem
Ergebnistyp Text.
Sofern Sie nicht nach Wortkombinationen und exakten Übereinstimmungen
suchen, kann das gefundene Feld nicht nur den angegebenen Text, sondern
weitere Werte in beliebiger Reihenfolge enthalten. Wenn Sie z. B. Hotel in
das Feld „Unterkunft“ eingeben, findet FileMaker Pro Datensätze für Hotel,
Wellness Hotel und Hotel mit Restaurant.
Suche nach:
Eingabe in das Feld
Beispiele
Wörter, die mit bestimmten
Zeichen beginnen (für Felder
in einer beliebigen Sprache
außer Japanisch)
Die Zeichen
Chris Schmidt findet Chris
Schmidt, Chris Schmidtmer und
Schmidt Christiane.
Wörter, die mit japanischen
Hiragana-, Katakana- oder
Kanji-Zeichen beginnen
Die Zeichen zwischen = = 小田 * findet 小田 , 小田山
und *
und 小田川
Eine Phrase oder Sequenz von
Zeichen, die übereinstimmen,
wenn sie die ersten Zeichen in
einem Wort sind (Phrase
abgleichen vom Wortbeginn)
Exakte Zeichenfolge
einschließlich
Leerzeichen und
Interpunktion in
doppelten
Anführungszeichen (").
Jonas und Fischer,
Einrichtungshaus findet
Jonas und Fischer,
Einrichtungshaus, aber nicht
Fischer und Jonas,
Einrichtungshaus.
, Ltd. findet alle
Firmennamen mit „, Ltd.“,
Firmennamen ohne Komma
vor Ltd. werden jedoch
ignoriert.
Spring findet Springville, aber
nicht ColdSpring Harbor oder
HotSpring.
Wörter mit einem oder
mehreren unbekannten oder
variablen Zeichen (jedes
einzelne Zeichen)
Geben Sie das
Jokerzeichen (@) für
jedes unbekannte
Zeichen ein.
[email protected] findet Berg und Burg.
@ang findet Lang und Fang,
aber nicht Drang.
48 | Verwenden von Datenbanken
Suche nach:
Eingabe in das Feld
Beispiele
Ungültige Zeichen in einem
Textfeld
?
Ungültige Zeichen werden als
Leerzeichen angezeigt.
Hinweis Um nach dem
Zeichen ? (Fragezeichen) zu
suchen, suchen Sie nach „?“.
Ziffern in einem Textfeld
(jede einzelne Ziffer)
Ein #-Zeichen für jede
Ziffer
# findet 3, aber nicht 30.
## findet 30, aber nicht 3
oder 300.
#3 findet 53 und 43, aber
nicht 3.
Wörter, die keine oder
mehrere unbekannte Zeichen
enthalten (null oder mehr
Zeichen)
Mei*er findet Meisner und
Geben Sie das
Meitinger.
Jokerzeichen * für die
unbekannten Zeichen ein. J*r findet Jr. und Junior.
Operatoren oder sonstige nicht
alphanumerische Zeichen,
z. B. Interpunktions- oder
Leerzeichen
Exakte Zeichenfolge
einschließlich
Leerzeichen und
Interpunktion in
doppelten
Anführungszeichen (").
*phan* findet Phan und
Stephanie.
Ein Zeichen mit besonderer
Bedeutung, z. B. die
Suchenoperatoren, die
FileMaker Pro erkennt: @, *,
#, ?, !, =, <, >, " (nächstes
Zeichen ignorieren)
\ gefolgt von dem
Sonderzeichen
Wörter mit Akzentzeichen
Exakte Zeichenfolge
einschließlich
Leerzeichen und
Interpunktion in
doppelten
Anführungszeichen (").
„@“ findet @ (oder z. B. eine
E-Mail-Adresse).
„,“ findet Datensätze, die ein
Komma enthalten.
„
“ findet drei Leerzeichen
in einer Reihe.
\„Hans\“ findet „Hans“
Hans\@abc.net findet die
E-Mail-Adresse [email protected]
"òpera" findet òpera , aber
nicht opera.
(òpera ohne
Anführungszeichen findet
òpera und opera.)
Suchen nach Datensätzen | 49
Suche nach:
Eingabe in das Feld
Teile einer Phrase, eine Wortoder Zeichenfolge (Phrase
abgleichen, beliebiger
Beginn)
Zeichen, Interpunktion *„sen & Phillips“
findet Hansen & Phillips und
und Leerzeichen
Paulsen & Phillips.
zwischen doppelten
Anführungszeichen
(„ “); verwenden Sie
einen *, um den Text in
der Mitte einer längeren
Zeichenfolge zu suchen.
Beispiele
Exakte Übereinstimmung mit
dem angegebenen Text
(ganzes Feld abgleichen)
== (zwei
Gleichheitszeichen) für
einen
Feldinhaltsabgleich
==Johann findet Johann,
aber nicht Johann Schmidt.
Exakte Übereinstimmung mit
den angegebenen ganzen
Wörtern (nur ganzes Wort
abgleichen)
=
=Markt findet Markt, Markt
Dienstleistungen und Aktueller
Markt - Analyse, aber nicht
Marktanalyse oder Supermarkt.
==Johann Schmidt findet
Johann Schmidt, aber nicht
Schmidt, Johann oder Johann
Schmidtmer.
=Chris =Schmidt findet
Chris Schmidt oder
Schmidt Chris, aber nicht Chris
oder Christoph Schmidtner.
Wörter, die japanische
Hiragana-, Katakana- und
Kanji-Zeichen enthalten (nur
japanisch indizierte Felder)
Die Zeichen
~ (Tilde) und das
Kana-Zeichen in einem
Zeichen für eine
japanisch indizierten Feld
ungefähre Suche
ohne Unterscheidung
zwischen Hiragana/Katakana,
Kana stimmhaft/
halbstimmhaft/stimmlos,
Kana klein/normal und Kana
Stimmhaft/StimmlosIterationsmarken
京都 findet 京都 , 東京都 und
京都府 .
~ は findet は , ば , ぱ , ハ , バ
und パ .
50 | Verwenden von Datenbanken
Suche nach:
Eingabe in das Feld
Wertbereiche
Weitere Informationen
finden Sie unter
„Suchen nach
Wertbereichen“ auf
Seite 53.
Beispiele
Text wie eingegeben, mit
Beachtung der Groß-/
Kleinschreibung
Wählen Sie Unicode als karl findet karl, aber nicht
Standardsprache für die Karl.
Indizierung des Felds.
Hinweis Dadurch
ändert sich die
Sortierfolge der
Datensätze. Weitere
Informationen finden Sie
in der Hilfe.
Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln
Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelwerte müssen in die entsprechenden
Feldtypen eingegeben werden (oder in ein Formelfeld, das ein Zahlen-,
Datums- oder Zeitergebnis liefert), um sicherzustellen, dass korrekte Werte
gefunden werden. Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen eines
Feldtyps“ auf Seite 88.
Wichtig Um Fehlinterpretationen bei Datumsformaten zu vermeiden, sollten Sie
immer vierstellige Jahreszahlen verwenden. Weitere Informationen finden Sie im
Hilfethema „Konvertierung von Datumsangaben mit zweistelligen Jahreszahlen“.
Suche nach:
Eingabe in das Feld
Beispiele
Eine Zahl in einem
Zahlenfeld bzw. in einem
Formelfeld mit dem
Ergebnistyp Zahl
Die Zahl
0,50 findet 0,5, 0,50.
Einen Booleschen Wert in
einem Zahlenfeld bzw. in
einem Formelfeld mit dem
Ergebnistyp Boolescher
Wert
1 für die Suche nach Werten 1 findet 1.
des Typs „Wahr“
0 findet 0.
0 für die Suche nach Werten
des Typs „Falsch“
Suchen nach Datensätzen | 51
Suche nach:
Eingabe in das Feld
Beispiele
Ein Datum in einem
Datumsfeld bzw. in einem
Formelfeld mit dem
Ergebnistyp Datum
Das Datum als Ziffern, die
durch ein gültiges
Datumstrennzeichen
getrennt sind (wie ein Punkt
oder ein Bindestrich)
3/3/2010 findet 03.03.2010,
03.03.10 und 3-3-2010.
Das heutige Datum in einem //
Datumsfeld bzw. in einem
Formelfeld mit Ergebnistyp
Datum
// findet 04.04.10 (wenn
04.04.2010 das aktuelle
Datum ist).
Eine Uhrzeit in einem
Zeitfeld bzw. in einem
Formelfeld mit dem
Ergebnistyp Zeit
12:53:09 findet 12:53:09.
Die Uhrzeit als Ziffern, die
durch Doppelpunkte getrennt
sind
Zeitstempel in einem
Zeitstempelfeld bzw. in
einem Formelfeld mit dem
Ergebnistyp Zeitstempel
Das Datum in Ziffern, die
durch ein gültiges
Datumstrennzeichen
getrennt sind, dann die
Uhrzeit in Ziffern, durch
Doppelpunkte getrennt
3.3.2010 12:53:09
findet 3.3.2010 12:53:09.
Ungültige Datumsangaben, ?
Uhrzeiten, Zeitstempel bzw.
ungültige berechnete
Datums- oder
Zeitergebnisse
? findet:
Ungültige Daten (Felder
ohne Ziffern) in einem
Zahlen- bzw. Formelfeld
mit dem Ergebnistyp Zahl
?
? findet:
Datumswerte an einem
bestimmten Wochentag in
einem Datums- oder
Zeitstempelfeld
Der Wochentag
Nächsten Dienstag oder
33.2.2005 in einem
Datumsfeld oder Mitternacht
in einem Zeitfeld.
zwölf, aber nicht 12 oder
zwölf30.
Hinweis Vollständige oder
kurze Tagesnamen (z. B.
Freitag oder Fr) sind
beide in Wochentag-Suchen
zulässig.
Dienstag findet alle
Datumswerte, die auf einen
Dienstag fallen.
=Do findet alle
Datumswerte, die auf einen
Donnerstag fallen.
52 | Verwenden von Datenbanken
Suche nach:
Eingabe in das Feld
Beispiele
Alle gültigen Werte für eine
Datums- oder
Zeitkomponente in einem
Datums-, Zeit- oder
Zeitstempelfeld
* oder geben Sie die
Komponente nicht an,
während Sie die anderen zu
suchenden Komponenten
angeben
3/3/* findet den 3. Tag im
März eines jeden Jahres.
*:15 findet alle Zeiten mit
15 Minuten nach einer vollen
Stunde.
1.1.* 19:00 findet
Zeitstempel mit 19.00 Uhr
als Uhrzeit am 1. Januar eines
jeden Jahres.
Hinweis Wenn das Jahr
nicht angegeben wird, wird das
laufende Jahr angenommen.
3/3 findet den 3. Tag im
März des aktuellen Jahres.
Wertbereiche
Weitere Informationen
finden Sie im nächsten
Abschnitt, „Suchen nach
Wertbereichen”
Suchen nach Datensätzen | 53
Suchen nach Wertbereichen
Für ein Suchergebnis:
Verwenden Sie
diesen Operator:
Kleiner als der eingegebene Wert
<
<40
<9/7/2010
<M
Kleiner oder gleich dem
eingegebenen Wert
<=
oder  (Mac OS)
<=95129
05:00:00
<=M
Größer als der eingegebene Wert
>
>95129
>9/7/2010
>M
Größer oder gleich dem
eingegebenen Wert
>=
oder  (Mac OS)
>=100
>=9/7/2010
8:00
M
Innerhalb eines angegebenen
Bereichs. Ein Bereich unterscheidet
sich je nach Datentyp:
.. oder ... (zwei oder
drei Punkte)
12:30...17:30
1/1/2010..6/6/2010
A...M
Beispiele
Zahlen: kleinste bis größte
Datums- und Zeitangaben: früheste
bis späteste
Text: erstes bis letztes Wort, basierend
auf der Indexreihenfolge der Wörter
(nicht der Sortierfolge)
Für die Datumsanzeige
Eingabe in das Feld
Im Juni 2010
6/2010
Von Juli 2010 bis Oktober 2011
7/2010...10/2011
An einem Freitag
=Freitag
Vom 10. bis 16. Oktober oder November 2010
(wenn das Datumsformat TT.MM.JJJJ ist)
{10..11}/{10..16}/2010
54 | Verwenden von Datenbanken
Für die Datumsanzeige
Eingabe in das Feld
Zwischen dem 1. März 1868 und 1912 im Jahr
des japanischen Kaisers der Ära Meiji
3.m*.1
Zwischen dem 1. März 1930 und 1940 im Jahr
des japanischen Kaisers der Ära Meiji
S{5..15}+12+31
Für die Zeitanzeige
Eingabe in das Feld
In der Stunde nach 15:00 Uhr ohne 16:00 Uhr
15:00:00 Uhr
Zwischen 8:00 Uhr und 21:00 Uhr
8:00..21:00
Am Morgen
> 12:00
Eine der Zeiten 16:30, 17:30, 18:30 Uhr
{16..18}:30
Für die Zeitstempelanzeige
Eingabe in das Feld
Heute in der Stunde nach 15:00 Uhr
// 15
In der Stunde nach 19:00 Uhr im Mai 2010
5.2010 19
An einem Montag im Jahr 2010
=Mo 2010
Zwischen dem 10. und 16. November 2010
und nach 15:00 Uhr, aber vor 18:00 Uhr
(wenn das Datumsformat TT.MM.JJJJ ist)
{10..16}.11.2010 {15..17}
Suchen nach Daten in Bezugsfeldern
Sie können Suchkriterien in die Bezugsfelder eines Ausschnitts oder direkt in
das Layout eingeben.
Wenn Sie eine Suche in einem Bezugsfeld durchführen, zeigt FileMaker Pro
alle Datensätze an, die einen Bezugsdatensatz haben, der die angegebenen
Kriterien erfüllt. Beispiel: Ihre Rechnungsdatei zeigt Positionen als
Bezugsdatensätze in einem Ausschnitt. Um alle Rechnungen mit der Angabe
„Computer“ zu finden, geben Sie Computer in das Feld „Artikel“ im
Ausschnitt ein. Informationen zu Bezugsfeldern finden Sie unter Kapitel 4,
„Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.
Suchen nach Datensätzen | 55
Informationen zum Ausschließen von Bezugsdatensätzen finden Sie unter
„Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht entsprechen“ auf Seite 58.)
Suchabfragen
Rechnungsnr.
Name
Artikelnr. Aufgabe
Computer
Datensätze in Tabelle
Rechnungsnr. E154
Name
Artikelnr.
I100
I202
I153
I229
I448
Alvarez
Aufgabe
Computer Rechnungsnr. E154
Tang
Schreibtisch Name
Lampe
Artikelnr. Aufgabe
Bücherregeal
Schreibtisch
I202
Stuhl
I443
Langer Tisch
I153
Lampe
I288
Runder Tisch
I100
Computer
Rechnungsnr. E152
Name
Artikelnr.
I384
I554
I288
I100
I448
Durand
Aufgabe
Drehstuhl
Registerfelder
Runder Tisch
Computer
Stuhl
56 | Verwenden von Datenbanken
Suchen nach leeren oder nicht-leeren Feldern
Für die Suche nach:
Eingabe in das Feld
Nicht leeren Feldern (Feldern, die Daten *
enthalten)
Leeren Feldern
=
Suchen nach doppelten Werten
Sie können alle Datensätze finden, für die eines oder mehrere Felder doppelte
Werte enthalten. Beispiel: Sie wollen alle nicht eindeutigen Datensätze
überprüfen und entscheiden, welche dieser Datensätze Sie behalten und
welche Sie löschen wollen.
Um alle doppelten Datensätze zu suchen, geben Sie im Suchenmodus ! in das
Feld ein.
Verwenden mehrerer Suchkriterien
Sie können Ihre Suche eingrenzen oder erweitern, indem Sie eine Reihe von
Suchkriterien angeben.
Logische UND-Suche
Zum Eingrenzen der Suche geben Sie alle gewünschten Kriterien in die Felder
ein und klicken dann auf Suchen.
Einschränken einer Ergebnismenge
Sie können das Suchergebnis schrittweise eingrenzen und nach spezifischeren
Details in Ihrer Datenbank suchen.
So können Sie beispielsweise zuerst nach allen Mitarbeitern der Vertriebsabteilung
suchen und anschließend die Suche auf alle im Vertrieb beschäftigten Mitarbeiter
namens Alvarez beschränken.
1. Führen Sie eine Suche nach allen Mitarbeitern der Vertriebsabteilung durch.
FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Blätternmodus an.
2. Klicken Sie auf Suchen und geben Sie die Kriterien ein, mit denen die
Suche eingeschränkt werden soll (d. h. geben Sie in das Feld Nachname
den Namen Alvarez ein).
Suchen nach Datensätzen | 57
3. Wählen Sie Abfragen > Ergebnismenge einschränken.
Die Ergebnismenge enthält jetzt die Daten aller Mitarbeiter der
Verkaufsabteilung, die Alvarez heißen.
Hinweis Um die Ergebnismenge im Blätternmodus schnell einzuschränken,
verwenden Sie das Kontextmenü. Klicken Sie in das Feld (oder wählen Sie einen
bestimmten Wert im Feld aus) und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste
(Windows) oder Ctrl-klicken (Mac OS) Sie und wählen Sie Ergebnismenge
einschränken.
Logische ODER-Suche
Um Ihre Suchabfrage zu erweitern, geben Sie Suchkriterien in der ersten
Suchabfrage ein. Klicken Sie auf Neuer Auftrag. Geben Sie dann Kriterien in
der zweiten Suchabfrage ein. Fügen Sie für jedes Kriterium eine neue Abfrage
hinzu und klicken Sie dann auf Suchen.
Sie können im Suchenmodus über den Befehl Gehe zu Abfrage im Menü
Abfragen oder über das Buchsymbol zwischen verschiedenen Suchabfragen
wechseln.
Beispiele:
Um die Datensätze der Kunden aus New York und Paris aufzurufen, geben
Sie in der ersten Suchabfrage New York in das Feld Ort und in der zweiten
Suchabfrage Paris in das Feld Ort ein.
Um die Datensätze der Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern und
mehr als 100 Millionen Euro Firmenkapital aufzurufen, geben Sie in der
ersten Suchabfrage >100 in das Feld Anzahl der Mitarbeiter ein.
Anschließend geben Sie in der zweiten Suchabfrage >100.000.000
in das Feld Kapitalausstattung ein.
Um die Datensätze der Schüler in der 6. Klasse, die am AlgebraLeistungskurs teilnehmen, und der Schüler der 7. Klasse, die am
Geometrie-Leistungskurs teilnehmen, anzuzeigen, geben Sie in der ersten
Suchabfrage 6 in das Feld Klasse und Algebra in das Feld Leistungskurs
ein. Anschließend geben Sie in der zweiten Suchabfrage 7 in das Feld
Klasse und Geometrie in das Feld Leistungskurs ein.
58 | Verwenden von Datenbanken
Erweitern einer Ergebnismenge
Sie können eine Ergebnismenge erweitern und Ihre Suchabfrage so ausdehnen,
dass sie zusätzliche gültige Datensätze findet, ohne wieder ganz von vorne zu
beginnen.
So können Sie beispielsweise zuerst nach Kunden in München suchen und
die Suche anschließend auf Kunden in Hong Kong erweitern.
1. Führen Sie eine Suche durch, um Kunden in New York zu finden.
FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Blätternmodus an.
2. Klicken Sie auf Suchen und geben Sie die Kriterien ein, mit denen die
Suche erweitert werden soll (d. h. geben Sie in das Feld Stadt den Wert
Hong Kong ein).
3. Wählen Sie Abfragen > Ergebnismenge erweitern.
Die Ergebnismenge enthält nun Kunden in München und Hong Kong.
Hinweis Um die Ergebnismenge im Blätternmodus schnell zu erweitern,
verwenden Sie das Kontextmenü. Klicken Sie in das Feld (oder wählen Sie
einen bestimmten Wert im Feld aus) und klicken Sie dann mit der rechten
Maustaste (Windows) oder Ctrl-klicken (Mac OS) Sie und wählen Sie
Ergebnismenge erweitern.
Datensätze, die einer Kriteriengruppe entsprechen und gleichzeitig eine
andere nicht erfüllen
Informationen zum Eingrenzen Ihrer Suche durch Ausschließen von
Datensätzen, die bestimmte Kriterien erfüllen (Beispiel: Alle Hersteller im
Staat New York ausschließlich der Hersteller in New York City suchen), finden
Sie unter „Gleichzeitiges Suchen und Ausschließen von Datensätzen“ auf
Seite 59.
Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht entsprechen
Sie können Datensätze ausschließen, wenn Sie eine Suchabfrage durchführen.
Anders gesagt: Sie können Informationen in Ihrer Datenbank finden, die
„ungleich“ Ihren angegebenen Kriterien sind. Beispiel: Sie wollen alle
Rechnungen anzeigen, außer denen der letzten 30 Tage.
Suchen nach Datensätzen | 59
Suchen nach Datensätzen, die den Suchkriterien nicht entsprechen
Beispiel: Sie wollen alle Verkaufsdatensätze außer den Verkaufsdatensätzen
für Berlin anzeigen:
1. Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien für den Ausschluss ein.
2. Klicken Sie auf Ausschließen in der Layoutleiste.
Klicken Sie auf „Ausschließen“, um
Datensätze auszuschließen, die der
Abfrage entsprechen.
3. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen.
Gleichzeitiges Suchen und Ausschließen von Datensätzen
Beispiel: Sie wollen alle Hersteller in Deutschland außer den Herstellern in
Stuttgart anzeigen.
1. Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien für die Datensätze ein, die
angezeigt werden sollen (geben Sie Deutschland in das Feld Land ein).
2. Klicken Sie auf Neuer Auftrag.
3. Geben Sie dann die Kriterien für die Datensätze ein, die ausgeschlossen
werden sollen (geben Sie Stuttgart in das Feld Ort ein).
4. Klicken Sie auf Ausblenden.
5. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen.
Beachten Sie folgende Punkte:
Sie können mehrere Suchabfragen mit Ausschlusskriterien erstellen.
60 | Verwenden von Datenbanken
FileMaker Pro bearbeitet die Abfragen in der Reihenfolge ihrer Erstellung.
Beispiel: Eine Kundendatenbank mit Kunden aus den USA und Frankreich:
Wenn die erste Suchabfrage alle Kunden aus Paris findet und die zweite
Suchabfrage alle Kunden aus den USA ausschließt, werden alle
Datensätze der Kunden aus Paris, nicht jedoch die Datensätze der Kunden
aus Paris, Texas, oder aus einem anderen Ort in den USA angezeigt.
Wenn die Abfragen vertauscht werden (die erste Abfrage schließt alle
Kunden aus den USA aus, die zweite findet alle Kunden aus Paris),
werden alle Kunden aus Paris, Frankreich, und aus Paris, Texas, aufgerufen,
es werden jedoch keine anderen Kunden aus den USA angezeigt.
Um einen Bezugsdatensatz in einer Ausschnittreihe (oder in einer Gruppe
von Bezugsdatensätzen) auszuschließen, müssen Sie die Beziehung oder
den Wert in mindestens einem Abgleichsfeld so ändern, dass der Datensatz
kein Bezugsdatensatz mehr ist. Informationen zu Bezugsfeldern finden Sie
unter Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.
Sie können ein weiteres Fenster öffnen, um verschiedene Suchabfragen in
denselben Daten auszuführen. Weitere Informationen finden Sie unter
„Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei“ auf Seite 25.
Wenn Sie nach der Durchführung einer Suche Datensätze aus der
Ergebnismenge ausschließen wollen, siehe „Ausblenden und Einblenden
von Datensätzen in einer Ergebnismenge“ auf Seite 61.
Speichern von Suchabfragen
Wenn Sie eine komplexe Suchabfrage haben, die Sie regelmäßig verwenden
möchten, können Sie die Abfrage speichern und später bei Bedarf abrufen. Sie
können Suchabfragen speichern und abrufen, ohne in den Suchenmodus
wechseln zu müssen. FileMaker Pro speichert die letzten fünf Suchen, die Sie
durchgeführt haben, automatisch, so dass Sie erneut darauf zugreifen können.
Wenn eine Suche gespeichert wurde, steht die gespeicherte Suche auch allen
Clients im Netzwerk zur Verfügung, die sich mit dem gleichen Konto
anmelden. Weitere Informationen zum Speichern von Suchabfragen finden Sie
in der Hilfe.
Suchen nach Datensätzen | 61
Löschen und Wiederherstellen von Suchabfragen
Um eine Suchabfrage zu löschen, wechseln Sie in die betreffende Suchabfrage
und klicken dann auf Abfrage löschen.
Um den ursprünglichen Zustand einer Suchabfrage wiederherzustellen,
wählen Sie Abfragen > Abfrage wiederherstellen. Abfragen werden z. B.
bestätigt, wenn Sie außerhalb der Felder klicken, in ein anderes Layout oder
eine andere Abfrage wechseln oder eine Suche durchführen.
Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten Suchabfrage
Um die zuletzt verwendeten Suchkriterien anzuzeigen, wählen Sie
Datensätze > Letzte Abfrage ändern. Um wieder in die Ergebnismenge zu
wechseln, schalten Sie einfach in den Blätternmodus. Zum Wiederholen einer
Suchabfrage klicken Sie auf Suchen. Sie können die Suchkriterien auch
ändern, indem Sie auf Suchen klicken.
Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer Ergebnismenge
Alle Datensätze, die nicht in der Ergebnismenge enthalten sind, wurden
ausgeschlossen oder ausgeblendet. Sie können aus der Ergebnismenge weitere
Datensätze ausschließen, ohne eine neue Suchabfrage durchzuführen.
Wichtig Ausgeschlossene Datensätze werden temporär aus der Ergebnismenge
entfernt. Sie werden jedoch nicht aus der Datenbank gelöscht.
Für
Aktion
Einen bestimmten Datensatz Zeigen Sie den auszuschließenden Datensatz an oder wählen
ausschließen
Sie ihn aus und wählen Sie dann Ausschließen in der
Layoutleiste.
Eine Gruppe von
Datensätzen ausschließen
Zeigen Sie den ersten Datensatz in einer fortlaufenden Reihe
von Datensätzen an und wählen Sie dann Datensätze >
Mehrere ausschließen. Geben Sie im Dialogfeld „Mehrere
ausschließen“ die Anzahl der auszuschließenden Datensätze
an und klicken Sie dann auf Ausschließen.
Ausgeschlossene
Datensätze erneut anzeigen
Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Alle zeigen.
Wieder alle Datensätze in
der Datenbank anzeigen
Wählen Sie Datensätze (Blätternmodus) oder Abfragen
(Suchenmodus) > Alle Datensätze anzeigen.
62 | Verwenden von Datenbanken
Suchen und Ersetzen von Daten
Wie in einem Textverarbeitungsprogramm können Sie Daten in mehreren
Feldern (einschließlich Bezugsfeldern) eines Datensatzes oder einer
Suchabfrage, in einer Ergebnismenge aus Datensätzen oder Suchabfragen oder
in Textobjekten in einem Layout suchen und ersetzen. Sie können in jedem
Feldtyp außer Medienfeldern und Feldern, die nicht bearbeitet werden können,
nach Daten suchen.
Wenn Sie dem Layout ein Registersteuerelement hinzugefügt haben, sucht
FileMaker Pro nur Daten im vordersten Registerfeld und ersetzt sie, wenn Sie
im Blättern- oder Suchenmodus suchen und ersetzen. Im Layoutmodus sucht
und ersetzt FileMaker Pro Daten in allen Registerfeldern.
1. Wählen Sie im Blättern-, Suchen- oder Layoutmodus Bearbeiten > Suchen/
Ersetzen > Suchen/Ersetzen.
2. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Feld Suchen nach ein. Geben Sie die
Daten, durch die der Suchbegriff ersetzt werden soll, in das Feld Ersetzen
durch ein.
Daten in Feldern, die als Einblendmenüs, Optionsfelder oder
Kontrollkästchen formatiert sind, können nicht ersetzt werden. Diese
Felder werden gezählt und nach Abschluss des Vorgangs Alles ersetzen als
übersprungene Felder angezeigt.
3. Legen Sie die Suchoptionen fest.
Wählen
Für
Eine Option aus der Liste Festlegen der Suchrichtung: Vorwärts, Rückwärts oder Gesamt.
Richtung
Groß-/Kleinschreibung
Einschränken der Suche auf Vorkommen, deren Groß- und
Kleinschreibung den im Feld Suchen nach eingegebenen Daten
entspricht.
Hinweis In Dateien, die japanische Daten enthalten, findet ein
Suchvorgang mit deaktivierter Option Groß-/Kleinschreibung
nicht gleichzeitig die entsprechenden Zeichen in halber und in
voller Breite. Um Zeichen in beiden Breiten zu suchen und zu
ersetzen, führen Sie separate Suchvorgänge für Zeichen in halber
und Zeichen in voller Breite durch.
Suchen und Ersetzen von Daten | 63
Wählen
Für
Nur ganzes Wort suchen
Suche nur nach den Vorkommen, die vollständige Wörter oder
durch Leerzeichen und/oder Interpunktionszeichen begrenzt
sind.
Eine Option unter Suchen Im Blätternmodus: Durchsuchen aller Datensätze des aktuellen
in (Datensätze)
Layouts oder nur des aktuellen Datensatzes.
Im Suchenmodus: Durchsuchen aller Suchabfragen des
aktuellen Layouts oder nur der aktuellen Suchabfrage.
Hinweis Im Layoutmodus durchsucht FileMaker Pro lediglich
das aktuelle Layout.
Eine Option unter Suchen Im Blättern- und im Suchenmodus: durchsucht alle Felder des
in (Felder)
aktuellen Layouts oder nur des aktuellen Felds.
4. Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen, um die gewünschte
Suchen/Ersetzen-Operation auszuführen.
Klicken Sie
auf
Für
Nächsten
suchen
Sucht nach dem nächsten Vorkommen der unter Suchen nach
festgelegten Daten
Ersetzen &
Suchen
Wenn Daten markiert sind, die den Angaben unter Suchen nach
entsprechen: Daten aus dem Feld Suchen nach durch Daten aus dem Feld
Ersetzen durch ersetzen und nach dem nächsten Auftreten suchen
Wenn keine Daten markiert sind, die den Angaben unter Suchen nach
entsprechen: Suchen nach dem ersten Vorkommen der unter Suchen
nach festgelegten Daten
Ersetzen
Ersetzt die Daten aus dem Feld Suchen nach durch die Daten aus dem
Feld Ersetzen durch.
Alles ersetzen
Ersetzt jedes Vorkommen der Daten aus dem Feld Suchen nach durch
die Daten aus dem Feld Ersetzen durch.
Nach Abschluss des Vorgangs Alles ersetzen wird die Anzahl der
gefundenen Vorkommen in einer Übersicht angezeigt.
Weitere Informationen zum Suchen und Ersetzen von Daten finden Sie in
der Hilfe.
64 | Verwenden von Datenbanken
Sortieren von Datensätzen
FileMaker Pro speichert Datensätze in der Reihenfolge, in der Sie in die Datei
eingefügt werden. Durch eine Sortierung können Sie Datensätze temporär neu
anordnen, aktualisieren und ausdrucken.
Um Datensätze zu sortieren, wählen Sie die Felder aus, nach denen sortiert
werden soll. Die Datensätze werden zuerst nach dem Inhalt des ersten
Sortierfelds geordnet. Haben zwei Datensätze den gleichen Wert im ersten
Sortierfeld, werden sie nach dem Inhalt des zweiten Sortierfelds geordnet usw.
Sie können Datensätze in aufsteigender, absteigender oder spezieller
Reihenfolge sortieren.
Die Datensätze bleiben sortiert, bis erneut nach Datensätzen gesucht wird bzw.
bis neue Datensätze hinzugefügt oder sortiert werden. Wenn Sie einer
sortierten Ergebnismenge einen neuen Datensatz hinzufügen, wird der neue
Datensatz an der richtigen Position in der Sortierfolge angezeigt, wenn Sie den
Datensatz speichern.
Sortieren von Datensätzen in der aktuellen Ergebnismenge:
1. Klicken Sie im Blätternmodus auf Sortieren in der Statussymbolleiste.
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ die zu sortierenden Felder in der
gewünschten Sortierfolge aus und aktivieren Sie Sortieroptionen.
Um ein Sortierfeld, das im aktuellen Layout sichtbar ist, unabhängig von
der Tabelle, die es enthält, auszuwählen, wählen Sie Aktuelles Layout
(Layoutname) aus der Tabellenliste aus und doppelklicken auf ein Feld in
der Liste.
Um ein Sortierfeld, das in der Tabelle des aktuellen Layouts enthalten ist,
unabhängig davon, ob es sich im aktuellen Layout befindet oder nicht,
auszuwählen, wählen Sie Aktuelle Tabelle (Tabellenname) aus der
Tabellenliste aus und doppelklicken auf ein Feld in der Liste.
Informationen zu Sortieroptionen finden Sie in der Hilfe.
Seitenansicht und Druck von Datenbanken | 65
3. Klicken Sie auf Sortieren.
Wenn Sie die Sortierung vorzeitig abbrechen wollen, drücken Sie Esc
(Windows) oder -Punkt (Mac OS).
Hinweis Sie können die Datensätze nach einem bestimmten Feld sortieren, ohne
das Dialogfeld „Sortieren“ zu öffnen. Verwenden Sie dazu das Kontextmenü des
gewünschten Feldes.
Informationen dazu, wie FileMaker Pro Systemformate verwendet, um
Datums- und Zeitwerte sowie Zahlen anzuzeigen und zu sortieren, finden Sie
in der Hilfe.
Seitenansicht und Druck von Datenbanken
Mit FileMaker Pro können Sie Folgendes drucken:
alle Datensätze in der Datenbank, einen Teil der Datensätze oder nur den
aktuellen Datensatz,
einen leeren Datensatz, um ein Papierformular zu erstellen,
Definitionen von Scripts, Feldern, Tabellen und Beziehungen, um die
Struktur der Datenbank zu sehen,
als PDF-Datei gespeicherte Daten.
FileMaker Pro druckt Datensätze im aktuellen Layout. Sie können Layouts
anlegen, um dieselben Daten auf unterschiedliche Weise zu drucken. Sie
können beispielsweise Datensätze einzeln, in einer Liste oder einem komplex
sortierten Bericht mit Gesamtsummen, Kopf- und Fußbereich drucken. Sie
können auch Layouts für Adressetiketten oder Umschläge definieren.
Mit dem Assistenten „Neues Layout/Neuer Bericht“ (im Layoutmodus) ist es
ganz einfach, solche Layouts und Berichte zu erstellen. Weitere Informationen
finden Sie unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 107.
66 | Verwenden von Datenbanken
Telefonliste
Name
Anita Anders
Michael Braun
Andrea Breitner
Marie Durand
Jean Durand
Wilhelm John
Telefonnummer
408-555-1234
213-555-2345
714-555-3456
619-555-4567
408-555-5678
408-555-6789
Telefonliste
Name
Anita Anders
Telefonnummer
408-555-1234
Telefonliste
Name
Telefonnummer
Alle aufgerufenen
Aktueller Datensatz
Leerer Datensatz
Telefonliste drucken
Gehe zu Layout [Telefonliste]
Sortieren [Sortierfolge: Nachname (Aufsteigend) ]
[Suchfolge übernehmen, Ohne Dialogfeld]
Seitenansicht aktivieren
[Pause]
Drucken
[Ohne Dialogfeld]
Blätternmodus aktivieren
Feldname
Feldtyp
Vorname
Nachname
Adresse 1
Adresse 2
Ort
Land
PLZ
Tel.
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Zahl
Text
Formel/Eingabeoptionen
Script
Tabellen- und
Felddefinitionen
Beziehungsdiagramm
Sie können Daten im aktuellen Layout oder Informationen zur Struktur der
Datenbank drucken.
Sie können Seitenränder steuern, Leerräume unterdrücken und bestimmte
Objekte vom Druck ausschließen.
Seitenansicht der Daten in einem Layout
Wenn Sie in die Seitenansicht wechseln, sehen Sie das Layout so, wie es auf
der gedruckten Seite erscheint. In der Seitenansicht können Sie keine
Informationen in Felder eingeben oder bearbeiten.
In der Seitenansicht sehen Sie:
die Anzahl der Datensätze, die auf eine gedruckte Seite passen,
wie die gewählten Einstellungen Seitenumbrüche beeinflussen,
Bereiche für Zwischenergebnisse mit berechneten Statistikfeldern,
variable Informationen, die FileMaker Pro liefert, z. B. Seitennummern,
aktuelles Datum usw.,
Seitenansicht und Druck von Datenbanken | 67
die definierten Seitenränder,
wie Felder mit Angleichungsoptionen Leerräume unterdrücken,
in Spalten angeordnete Datensätze, wenn das Layout auf Druckausgabe
von Listen eingestellt ist,
das vorderste Registerfeld, wenn die Seite Registersteuerelemente enthält.
Um eine Seitenansicht der Daten in einem Layout anzuzeigen, folgen Sie den
gleichen vorbereitenden Schritten wie beim Drucken, einschließlich der
Angabe eines Druckers und der Druckoptionen sowie der Überprüfung, ob die
Ergebnismenge die gewünschte ist (siehe Schritte 1 bis 4 im nächsten Abschnitt,
„Drucken von Datensätzen“). Wechseln Sie dann in den Vorschaumodus.
Drucken von Datensätzen
Sie können Informationen aus Ihrer Datenbank drucken oder einen leeren
Datensatz ausgeben, um ein leeres „Formular“ zu erhalten.
So drucken Sie Datensätze:
1. Wenn Sie über mehrere Drucker verfügen, geben Sie den gewünschten
Drucker an.
2. Überprüfen Sie Druckoptionen, indem Sie Datei > Drucker einrichten
(Windows) bzw. Ablage > Seite einrichten (Mac OS) wählen, und klicken
Sie dann auf OK.
Im Seitenansichtsmodus können Sie auch auf Drucker einrichten (Windows)
oder Papierformat (Mac OS) in der Statussymbolleiste klicken.
Informationen zu Druckeroptionen finden Sie in Ihrer Drucker- und
Systemdokumentation.
3. Wechseln Sie in das Layout, das Sie verwenden wollen.
4. Stellen Sie sicher, dass die aufgerufenen Datensätze die gewünschten sind,
indem Sie
im Suchenmodus mithilfe der Befehle im Menü Datensätze die
Ergebnismenge ändern.
die Datensätze sortieren.
68 | Verwenden von Datenbanken
5. Wechseln Sie in den Seitenansichtsmodus, um genau zu sehen, wie Ihr
Papierausdruck aussehen wird.
Einige Elemente, wie angleichende Objekte, Datensätze in Spalten und
variable Informationen wie Seitennummern erscheinen nur in der
Seitenansicht korrekt. Wenn ein Datensatz Registersteuerelemente enthält,
wird nur das im Vordergrund befindliche Registerfeld gedruckt.
6. Wählen Sie Datei > Drucken (Windows) bzw. Ablage > Drucken (Mac OS).
7. Wählen Sie im Dialogfeld für Drucker eine Option (Windows) bzw. wählen
Sie FileMaker Pro aus dem Einblendmenü (Mac OS).
Für das Drucken von:
Wählen Sie:
Alle Datensätze (oder nur Datensätze in der
Ergebnismenge)
Alle aufgerufenen Datensätze
Nur den Datensatz, der im Blätternmodus ausgewählt ist Aktueller Datensatz
Einen leeren Datensatz mit dem aktuellen Layout (für
die Ausgabe eines leeren Formulars)
Leeren Datensatz und wählen Sie
dann eine Formatoption.
Klicken Sie auf die Optionen, um die Seitenausrichtung (Hoch- oder
Querformat), die Skalierung und andere Druckoptionen zu ändern.
Die zu druckenden
Daten wählen
Aktivieren, um vor
dem Druck verknüpfte
OLE-Objekte zu
aktualisieren
Dialogfeld „Drucken“ (Windows)
Seitenansicht und Druck von Datenbanken | 69
„FileMaker“ aus der Liste wählen
Die zu druckenden Daten wählen
Dialogfeld „Drucken“ (Mac OS)
8. Wählen Sie den zu druckenden Bereich, die Anzahl der Kopien und andere
Druckeinstellungen und klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken
(Mac OS).
Drucken von Etiketten und Umschlägen
Sie können Layouts für die Formatierung und den Druck von Etiketten und
Umschlägen erstellen. Das Bedrucken von Umschlägen gleicht dem
Bedrucken von Etiketten.
Sie verwenden den Assistenten für neues Layout, um ein Etikettenlayout zu
erstellen, das Daten aus den gewählten Feldern enthält und auf verschiedenen
Formaten (zum Beispiel Avery 4014) vorgefertigter Etiketten ausgedruckt
werden kann. FileMaker Pro stellt die Abmessungen für zahlreiche
Standardetikettenarten und ihre Codes bereit. Wenn der gewünschte
Etikettentyp nicht verfügbar ist, können Sie spezielle Etikettenmaße angeben.
Etikettenlayouts verwenden Platzhalter für die Anzeige und den Druck, Sie
können keine Daten in Platzhalter eingeben. Platzhalter passen sich in ihrer
Größe den Daten an, damit diese in das Feld passen, und belegen bei leeren
Feldern praktisch keinen Platz.
70 | Verwenden von Datenbanken
Für die Erstellung und den Druck von Etiketten gibt es drei allgemeine Schritte:
1. Erstellen eines Etikettenlayouts
2. Einrichten der Platzhalter
3. Drucken der Etiketten
Tipp Wenn Sie Hilfe bei der Verwendung des Assistenten für neues Layout
benötigen, klicken Sie auf Hilfe in einem der Fenster.
Erstellen eines Etikettenlayouts
1. Öffnen Sie die Datei, die die auf den Etiketten zu druckenden Daten enthält.
2. Suchen Sie die Datensätze, die die auf den Etiketten zu druckenden Daten
enthalten.
3. Wechseln Sie in den Layoutmodus.
4. Klicken Sie auf Neues Layout/Neuer Bericht in der Statussymbolleiste oder
wählen Sie Layouts > Assistent für neues Layout.
5. Geben Sie im Assistenten für neues Layout für Layoutname einen Namen
für das Layout ein.
Damit der Layoutname in Menüs für die Auswahl von Layouts angezeigt
wird, wählen Sie In Layout-Menüs aufnehmen.
6. Klicken Sie für Wählen Sie einen Layouttyp auf Etiketten (für Daten, die von
oben nach unten horizontal gelesen werden). Oder klicken Sie auf Vertikale
Etiketten (für Daten, die von rechts nach links vertikal gelesen werden).
Klicken Sie dann auf Weiter.
Klicken Sie für ein Umschlaglayout auf Umschlag und fahren Sie fort
mit „Auswählen und Formatieren der Platzhalter”.
Seitenansicht und Druck von Datenbanken | 71
7. Geben Sie die Abmessungen Ihrer Versandetiketten an.
Um ein vordefiniertes Maß basierend auf gängigen Etikettentypen
anzugeben, wählen Sie aus der Liste Etikettenmaße für die Bezeichnung,
die Ihren Etiketten entspricht. (Diese Informationen entnehmen Sie der
Verpackung Ihrer Etiketten.) FileMaker Pro erstellt ein Etikettenlayout,
das die Abmessungen der von Ihnen gewählten Etiketten verwendet.
Um benutzerdefinierte Abmessungen anzugeben, wählen Sie
Spezialmaße und geben Sie Werte für Etiketten nebeneinander, Breite
und Höhe ein. Messen Sie die nicht benutzten Ränder auf dem
Etikettenträger. Aktivieren Sie dann die Option Feste Seitenränder
und geben Sie Werte für Oben, Unten, Links und Rechts ein.
8. Klicken Sie auf Weiter.
Auswählen und Formatieren der Platzhalter
1. Doppelklicken Sie im nächsten Fenster in der Liste Verfügbare Felder
auf das erste Feld, dessen Daten auf den Etiketten erscheinen sollen.
<<Feldname>> wird im Bereich „Etiketteninhalt“ angezeigt. Spitze
Klammern zeigen an, dass es sich um einen Platzhalter handelt. Die
Felddaten werden auf den Etiketten angezeigt und gedruckt.
Um Felder aus Bezugstabellen anzugeben, wählen Sie die Tabelle aus
Verfügbare Felder.
2. Wählen Sie weiter Felder aus, die auf den Etiketten erscheinen sollen.
Geben Sie Interpunktion, Leerzeichen und Zeilenumbrüche (um einen
Platzhalter in die nächste Zeile zu setzen) an, die auf den Etiketten
erscheinen sollen.
3. Klicken Sie auf Weiter.
72 | Verwenden von Datenbanken
Seitenansicht und Druck der Etiketten
1. Im nächsten Fenster:
Um anzuzeigen, wie die Daten auf den Etiketten erscheinen, bevor Sie
sie drucken, wählen Sie Im Seitenansichtsmodus anzeigen und klicken
auf Fertigstellen.
Um die Etiketten zu bearbeiten, wählen Sie Im Layoutmodus anzeigen
und klicken auf Fertigstellen.
2. Um Etiketten aus dem Blättern-, Layout- oder Seitenansichtsmodus zu
drucken, legen Sie die Etikettenbögen den Anweisungen entsprechend, die
mit den Etikettenbögen und dem Drucker kamen, in den Drucker ein.
Wählen Sie dann Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Drucken,
wählen Sie den Drucker und etwaige zusätzliche Optionen aus und klicken
Sie dann auf Drucken.
Beachten Sie folgende Punkte:
Um Optionen zu wählen, wie Etiketten auf der Seite gedruckt werden
sollen, wählen Sie Layouts > Layouteinstellung und klicken auf das Register
Drucken. Wählen Sie dann die Anzahl der Spalten (Etiketten) von links und
in der Richtung, in der Sie die Etiketten drucken möchten, und legen Sie bei
Bedarf Seitenränder fest.
Eventuell müssen Sie die Druckereinstellungen anpassen, damit die
Etiketten richtig gedruckt werden. Wählen Sie Datei > Drucker einrichten
(Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS).
Bei einigen Etiketten wird ggf. nicht die gleiche Anzahl an Zeilen bedruckt
wie bei anderen. Das ist der Fall, weil keine Daten in einem Feld vorhanden
sind. FileMaker Pro schließt dann die Lücke.
Weitere Informationen zur Erstellung eines Layouts für Etiketten oder
Umschläge, der Auswahl von Optionen für Druck und Layouteinstellung und
zusätzliche Überlegungen bei der Erstellung eines Etiketten- oder
Umschlaglayouts finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.
Seitenansicht und Druck von Datenbanken | 73
Drucken von Scripts
Sie können eine Liste aller Scriptschritte in einem oder mehreren Scripts in der
Datei drucken.
1. Wählen Sie Script > Scripts verwalten oder wählen Sie Datei (Windows)
bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Scripts.
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Scripts verwalten“ das Script aus, das Sie
drucken wollen.
Um mehrere benachbarte Scripts in der Liste auszuwählen, halten Sie die
Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die Scripts klicken. Um mehrere
nicht benachbarte Scripts auszuwählen, halten Sie die Strg-Taste
(Windows) bzw. (Mac OS) gedrückt, während Sie auf die Scripts klicken.
3. Klicken Sie auf
unten im Dialogfeld.
4. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).
Die ausgewählten Scriptschritte und Optionen werden gedruckt.
Drucken von Tabellen- und Feldinformationen
So drucken Sie Tabellen- und Feldinformationen:
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Definieren >
Datenbank und klicken Sie auf das Register Tabellen bzw. Felder.
2. Wählen Sie die Tabelle(n) bzw. das(die) Feld(er) aus, die Sie drucken wollen:
Um mehrere benachbarte Tabellen oder Felder in der Liste auszuwählen,
halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die Tabellen bzw.
Felder klicken. Um mehrere nicht benachbarte Tabellen oder Felder
auszuwählen, halten Sie die Strg-Taste (Windows) bzw. (Mac OS)
gedrückt, während Sie auf die Tabellen bzw. Felder klicken.
3. Klicken Sie auf Drucken.
4. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).
Die Feldnamen, Feldtypen und Formeln oder Dateneingabeoptionen
werden für jede ausgewählte Tabelle gedruckt.
74 | Verwenden von Datenbanken
Drucken des Beziehungsdiagramms
Sie können eine grafische Darstellung Ihrer Datenbank drucken, indem Sie das
Beziehungsdiagramm ausgeben.
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS)> Verwalten > Datenbank
und klicken Sie dann auf das Register Beziehungen.
2. Klicken Sie auf
, um die Seitenumbrüche im Beziehungsdiagramm
anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf
, um das Dialogfeld „Druckereinrichtung“ (Windows)
bzw. „Papierformat“ (Mac OS) zu öffnen.
4. Klicken Sie auf Drucken.
5. Wählen Sie im Dialogfeld „Druckoptionen“ die gewünschte Option.
Wählen Sie Diagramm auf mehreren Seiten drucken, um das Diagramm
auf mehr als einer Seite auszugeben.
Wählen Sie Diagramm auf einer Seite drucken, um die Größe des
Diagramms so einzustellen, dass es auf eine Seite passt.
6. Klicken Sie auf Weiter.
7. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).
Weitere Informationen zur Seitenansicht und zum Drucken von Datenbanken
finden Sie in der Hilfe.
Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts
Scripts können einfache Aufgaben wie das Festlegen einer Seitenausrichtung
oder komplexe Aufgaben wie das Vorbereiten eines kundenspezifischen
Serienbriefs erledigen. Scripts können bedingte Entscheidungen treffen (durch
Wenn-Sonst-Anweisungen) und wiederholte Aufgaben erledigen (durch
Schleifen-Anweisungen).
Sie verwenden die Funktion „Scripts verwalten“ in FileMaker Pro, um Scripts
zu erstellen, indem Sie aus einer Liste von FileMaker Pro-Scriptschritten
wählen, Optionen angeben und die Schritte in der korrekten Reihenfolge für
die Aufgabe anordnen.
Sicherungskopien von Datenbankdateien | 75
Verwenden Sie Scripts, um Aufgaben wie die folgenden zu automatisieren:
Wechsel in ein anderes Layout oder in einen anderen Modus,
Suchen, Sortieren und Drucken von Datensätzen,
Importieren von Daten aus derselben Quelle.
FileMaker Pro erleichtert Ihnen die Verwaltung von Scripts. Sie können
ein Standardscript anzeigen, das als Vorlage bei der Erstellung Ihrer eigenen
Scripts verwendet werden kann. Sie können mehrere Scripts gleichzeitig
öffnen, um sie zu vergleichen. Sie können ganze Scripts zwischen Dateien
kopieren und einfügen. Sie können Scriptschritte von einem Script in ein
anderes Script in der gleichen Datei oder in ein Script in einer anderen Datei
kopieren und einfügen. Sie können Gruppen Scripts zuordnen, um das
Auffinden von Scripts eines bestimmten Typs zu erleichtern. (Zum Beispiel
können Sie eine ganze Gruppe von Scripts in eine andere Datei kopieren oder
eine ganze Gruppe von Scripts löschen.) Und Sie können Scripts so anlegen,
dass sie ausgeführt werden, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt (zum
Beispiel wenn ein Benutzer ein Feld betritt, eine Taste drückt oder der
Datenbank einen neuen Datensatz hinzufügt).
Vorgehensweisen für die Erstellung und Verwaltung von Scripts und ein
Überblick über alle FileMaker Pro-Scriptschritte (alphabetisch oder nach
Kategorie sortiert) sind in der Hilfe verfügbar.
Sicherungskopien von Datenbankdateien
Jedes auf einem Computer gespeicherte Dokument muss regelmäßig gesichert
werden. Es ist einfacher, eine gesicherte Datenbank wiederherzustellen als sie
neu zu erstellen. Die Häufigkeit der Sicherung hängt von der Datenmenge ab,
die Sie Ihrer Datenbank hinzufügen, und davon, wie aufwändig eine
Neuerstellung Ihrer Dateien im Falle einer Beschädigung wäre.
Die Sicherungskopien sehr wichtiger Dateien sollten routinemäßig an einem
anderen Ort aufbewahrt werden.
Empfehlungen zu Dateisicherungen finden Sie unter „Sichern von
Datenbanken und anderen wichtigen Dateien“ auf Seite 213. Ein Beispiel
für ein Sicherungsscript finden Sie in der Hilfe.
76 | Verwenden von Datenbanken
Festlegen der Voreinstellungen
Sie können das Erscheinungsbild und das Verhalten von FileMaker Pro an
Ihre Arbeitsweise anpassen, indem Sie Standardeinstellungen, so genannte
Voreinstellungen, ändern. Voreinstellungen beeinflussen das Verhalten des
Programms und sind nicht dateispezifisch.
Einstellungen im Dialogfeld „Dateioptionen“ beeinflussen das
Standardlayout, Start- und Ende-Scripts, Anmeldeinformationen
und die Rechtschreibung für die aktuelle Datei.
Programm-Voreinstellungen festlegen:
1. Windows: Wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen.
Mac OS: Wählen Sie FileMaker Pro > Einstellungen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Einstellungen“ auf ein Register und legen
Sie die gewünschten Optionen fest.
So legen Sie Datei-Voreinstellungen fest:
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Dateioptionen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Dateioptionen“ auf ein Register und legen
Sie die gewünschten Optionen fest.
Weitere Informationen zum Festlegen von Programm- und DateiVoreinstellungen finden Sie in der Hilfe.
Kapitel 3
Erstellen von Datenbanken
Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:
Planen einer Datenbank
Definieren und Ändern von Feldern
Definieren von Tabellen
Erstellen von Layouts
Arbeiten mit Feldern, Objekten und Bereichen in einem Layout
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur
Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.
Planen einer Datenbank
Eine sorgfältige Planung Ihrer Datenbank fördert konsistente Dateneingabe und
-abruf und verringert die Anzahl doppelter Daten in den Datenbanktabellen.
Relationale Datenbanktabellen arbeiten zusammen und gewährleisten, dass die
korrekten Daten zur Verfügung stehen, wenn Sie sie brauchen. Sie sollten eine
Datenbank zunächst auf Papier planen.
Die Planung einer Datenbank umfasst die folgenden Schritte:
1. Legen Sie den Zweck Ihrer Datenbank fest oder das Problem, das Sie lösen
wollen. Beispiel: „ein Verzeichnis meiner Kunden führen“, „mein Inventar
verwalten“ oder „meine Studenten bewerten“.
Wenn weitere Personen mit der Datenbank arbeiten werden, beziehen Sie
sie in die Planung ein.
2. Überlegen Sie, welche Daten Sie in Ihrer Datenbank speichern wollen. In
der Regel können die Informationen grob kategorisiert werden. Die exakte
Identifizierung dieser Kategorien ist entscheidend beim Design einer
effizienten Datenbank, da Sie verschiedene Typen und Mengen von Daten
in jeder Kategorie speichern. Beispielsweise enthält eine Datenbank zur
Verfolgung des Umsatzes Kategorien wie „Produkte“, „Rechnungen“ und
„Kunden“. Eine Datenbank, die Noten von Studenten erfasst, besitzt
Kategorien wie „Studenten“, „Seminare“ und „Arbeiten“.
78 | Erstellen von Datenbanken
3. Sobald Sie die groben Kategorien bestimmt haben, überlegen Sie, wie diese
Kategorien zueinander in Beziehung stehen. Hierfür können Sie den
Zusammenhang zwischen den Kategorien mit einfachen Sätzen beschreiben,
z. B. „Dozenten halten Seminare“, „Studenten belegen Seminare“ und
„Studenten schreiben Arbeiten“. Jedes dieser Paare deutet eine Beziehung
zwischen den Daten in einer Kategorie und den Daten in der anderen
Kategorie an.
4. Sobald Sie Ihre Informationskategorien identifiziert haben, können Sie Ihre
Datenbank organisieren.
In der Datenbankterminologie werden diese Kategorien als Tabellen
bezeichnet. Mithilfe von Tabellen werden Daten gruppiert, die ein
gemeinsames Element enthalten oder einen gemeinsamen Zweck erfüllen.
Sie könnten z. B. eine Tabelle für Namen und Adressen verwenden,
während Sie in einer anderen Tabelle Transaktionsdetails wie Kaufdatum,
Artikelnummer, Stückpreis usw. speichern.
Datenbanken sind typischerweise auf eine von drei Arten organisiert:
Eine einzelne Tabelle in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie eine
einzelne Tabelle, wenn Sie Daten nur in einer Kategorie führen wollen,
z. B. Namen und Adressen.
Mehrere Tabellen in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie mehrere
Tabellen, wenn Ihre Daten komplexer sind, z. B. Studenten, Seminare
und Noten.
Mehrere Tabellen in mehreren Dateien. Verwenden Sie mehrere Dateien,
wenn Sie dieselben Daten in mehreren verschiedenen Datenbanklösungen
verwenden müssen. Sie können z. B. Ihre Umsatzsteuersätze und
Versandinformationen in einer separaten Datei speichern, wenn Sie diese
Informationen in mehreren Lösungen nutzen wollen.
Hinweis Verwenden Sie Beziehungen, um Daten gemeinsam mit Tabellen
in derselben Datei oder mit Tabellen in externen Dateien zu nutzen. Andere
Datenbankelemente, wie z. B. Scripts und Zugriffsrechte, werden auf
Dateiebene gespeichert, daher erzielen einige komplexe Lösungen Vorteile
aus der Nutzung mehrerer Dateien.
Planen einer Datenbank | 79
5. Legen Sie die Datenbanktabellen und die enthaltenen Daten fest und
bestimmen Sie, welche Felder Sie dafür brauchen.
Tipp Um die Suche und Sortierung von Datensätzen zu erleichtern,
erstellen Sie je ein Feld für Vorname, Nachname, Anrede (z. B. Frau oder
Dr.) und die Bestandteile der Anschrift (Straße, Postleitzahl, Stadt).
Indem Sie Ihre Daten bei der Dateneingabe in mehrere Felder aufteilen,
erleichtern Sie die spätere Generierung von Berichten. Wenn Sie z. B.
separate Felder für Transaktionsdetails verwenden, z. B. Datum,
Artikelnummer, Menge und Stückpreis für jede Transaktion, ist es
einfacher, statistische Auswertungen und Zwischenergebnisberichte
am Ende der Woche, des Monats oder des Jahres zu generieren.
6. Entscheiden Sie, welche Felder gemeinsame Daten für die Tabellen
enthalten sollen.
Ein Reisebüro könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden:
eine Kundentabelle, die Kundendaten speichert; eine Routentabelle,
die Routeninformationen speichert; und eine Reisetabelle, die die Reisen
und ihre aktuellen Preise speichert.
Eine Kundentabelle kann Felder für eine Kundennummer sowie Name,
Adresse und Telefonnummer des Kunden enthalten. Eine Routentabelle
könnte Felder für eine Routenkennung, Abfahrtsort und Zielort enthalten.
Die Tabelle „Reisen“ könnte Felder für eine Reisekennung und einen
Reisenamen enthalten.
Kundennr.
Name
Straße
Strecke
Von
Nach
Ort
Reisekennung:
Reisename:
Strecke
Von
Postleitzahl
Nach
Telefon
Reisekennung:
Reisename:
Kundentabelle
Routentabelle
Reisetabelle
80 | Erstellen von Datenbanken
7. Um die Abgleichsfelder für jede Tabelle zu bestimmen, kreisen Sie diese in
Ihrem Plan ein.
Weitere Informationen finden Sie unter „Erläuterung von Abgleichsfeldern
für Beziehungen“ auf Seite 150.
Kundennr.
Name
Straße
Strecke
Von
Nach
Reisekennung:
Reisename:
Ort
Strecke
Postleitzahl
Von
Telefon
Nach
Reisekennung:
Reisename:
Kundentabelle
Routentabelle
Reisetabelle
In der Tabelle „Kunden“ sollten Sie z. B. jedem Kunden eine eindeutige
Nummer zuordnen. Sie geben eine Kundennummer erst dann an, wenn Sie
einen neuen Kunden hinzufügen, d. h., die Existenz einer Kundennummer
bestimmt die Existenz eines Datensatzes.
Planen einer Datenbank | 81
8. Entscheiden Sie für jede Tabelle, in welchen Feldern Sie Daten speichern
und in welchen Feldern Sie Daten aus anderen (Bezugs-)Tabellen anzeigen
wollen.
Jede Tabelle dient nur einem Zweck und alle Felder in einer Tabelle
beschreiben nur diesen Zweck.
Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Kundentabelle enthalten alle
Informationen zu einem Kunden.
Kundennr.
Name
Straße
Strecke
Von
Nach
Reisekennung:
Reisename:
Ort
Strecke
Postleitzahl
Von
Telefon
Nach
Reisekennung:
Reisename:
Kundentabelle
Routentabelle
Reisetabelle
Basierend auf dem Zweck einer Datei können Sie sehen, wo Daten
gespeichert werden und wo sie aus einer Bezugstabelle stammen sollen. Im
Unterschied zu Abgleichsfeldern sollten alle anderen Felder nur einmal in
Ihrer Datenbank vorkommen. Streichen Sie jedes Vorkommen von Feldern
durch, die nicht zum Thema der Tabelle gehören.
82 | Erstellen von Datenbanken
9. Definieren Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen. Zeichnen Sie in
Ihrem Plan eine Linie von jedem Abgleichsfeld in einer Tabelle zum
entsprechenden Abgleichsfeld in der Bezugstabelle.
Eine Beziehung zwischen Tabellen ist dadurch gekennzeichnet, dass ihre
Abgleichsfelder übereinstimmende Daten enthalten.
Kundennr.
Name
Strecke
Straße
Von
Ort
Nach
Reisekennung:
Postleitzahl
Reisename:
Telefon
Strecke
Reisekennung:
Von
Reisename:
Nach
Kundentabelle
Routentabelle
Reisetabelle
Beziehungen ermöglichen auch, dass Sie Ihre Daten zur Lösung komplexer
Abfragen gruppieren. Mithilfe von Beziehungen können Sie z. B. den
aktuellen Lagerbestand, Umsatzprognosen und andere Aufgaben
bestimmen, bei denen Daten über mehrere Tabellen hinweg berücksichtigt
werden müssen. Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie in
Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.
10. Wenn Ihre Datenbank auch von anderen Anwendern genutzt wird, sollten
Sie die Art des Zugriffs festlegen.
Weitere Informationen zur gemeinsamen Nutzung von Datenbanken finden
Sie unter „Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk“
auf Seite 168.
Planen einer Datenbank | 83
11. Überlegen Sie, welche Personen die Datenbank verwenden und ob
der Zugriff beschränkt werden muss. Weisen Sie die erforderlichen
Zugriffsrechte zu, wenn Sie die Datenbank erstellen.
Weitere Informationen zu Konten und Berechtigungen finden Sie
in Kapitel 6, „Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und
Berechtigungen“.
12. Stellen Sie fest, welche Layouts Sie benötigen, und reservieren Sie
für jedes Aufgabengebiet ein eigenes Layout.
Erstellen Sie z. B. separate Layouts für den Druck von Etiketten
und Briefumschlägen.
Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts finden Sie unter
„Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 107.
13. Erstellen Sie ein Formular wie das nachfolgend gezeigte, um die
benötigten Dateien und Tabellen sowie die Felder für jede Tabelle
aufzulisten. Listen Sie auch die Formulare und Berichte auf, die Sie
aus jeder Tabelle generieren werden.
Beispiel für Datenbank-Design-Formular
Projektname
Zweck dieser Datenbank
Dateiname für diese Datenbank
Tabellenname
Feldname
Feldtyp
Kommentare
Feldtyp
Kommentare
Tabellenname
Feldname
Layouts
Name
Zweck
14. Erstellen Sie Ihre Datenbank.
Bildschirm Druck
Web
84 | Erstellen von Datenbanken
Anlegen einer FileMaker Pro-Datei
Sie können eine Datei mithilfe einer FileMaker Pro-Starter-Lösung oder einer
Vorlage erstellen – einer vordefinierten Datenbankdatei, die Sie an Ihre
Anforderungen anpassen können. Sie können die Datenbankdatei auch ohne
eine Vorlage erstellen.
Tipp Sie können eine Datei auch anlegen, indem Sie eine Kopie einer
bestehenden FileMaker Pro-Datei erstellen. Weitere Informationen finden Sie
unter „Sichern von Dateien“ auf Seite 26.
Wenn Sie die FileMaker Pro-Starter-Lösungen nicht installiert haben, können
Sie eine benutzerdefinierte Installation durchführen, um alle Starter-Lösungen
auf Ihrem Computer zu installieren, oder einzelne Starter-Lösungen von der
FileMaker-Website herunterladen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
1. Wählen Sie in FileMaker Pro Datei > Neue Datenbank (Windows) bzw.
Ablage > Neue Datenbank (Mac OS).
Erstellen Sie eine
leere Datenbank oder
verwenden Sie eine
Starter-Lösung.
Um eine Starter-Lösung
zu verwenden, wählen
Sie eine
Lösungskategorie.
Wählen Sie dann eine
Lösung.
Fenster „FileMaker Pro-Direktstart“
Anlegen einer FileMaker Pro-Datei | 85
2. Führen Sie im Fenster „FileMaker-Direktstart“ einen der folgenden
Schritte aus:
Für
Aktion
Anlegen einer Datei
mit einer StarterLösung
Klicken Sie auf Datenbank aus Starter-Lösung erstellen, wählen
Sie Alle Lösungen oder geben Sie eine bestimmte
Lösungskategorie in der Liste links an und doppelklicken Sie
dann auf den Namen der Lösung rechts.
Hinweise
1
1
Falls das Fenster „FileMaker-Direktstart“ nicht angezeigt
wird, ist die Option FileMaker-Direktstart anzeigen im Register
„Allgemein“ des Dialogfelds „Einstellungen“ nicht
ausgewählt.
Wenn das Fenster „FileMaker-Direktstart“ angezeigt wird,
aber keine FileMaker Pro-Starter-Lösungen angezeigt
werden, wurden die Starter-Lösungen nicht installiert.
Anlegen einer Datei
ohne Verwendung
einer Starter-Lösung
Klicken Sie auf Leere Datenbank erstellen und dann auf OK.
Eine bestehende Datei
öffnen
Weitere Informationen finden Sie unter „Öffnen von Dateien“ auf
Seite 22.
3. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die Datei ein und wechseln Sie
in einen anderen Ordner, falls erforderlich.
Windows: Wählen Sie für Dateityp die Einstellung FileMaker Pro-Dateien.
Wenn Sie keine Dateierweiterung eingeben, fügt FileMaker Pro die
Erweiterung .fp7 an den Dateinamen an. (Eine Übersicht über die
Dateierweiterungen unter Windows finden Sie in der Windows-Hilfe.)
4. Klicken Sie auf Speichern.
1
Wenn Sie eine Datei mit einer Starter-Lösung erstellen, wird die Datei so
geöffnet, dass Sie bereits mit der Dateneingabe beginnen können. Sie
können die Felder und Layouts in Starter-Lösungen ändern. Weitere
Informationen finden Sie in den restlichen Abschnitten in diesem Kapitel.
86 | Erstellen von Datenbanken
Wenn Sie eine leere Datenbank erstellen, wird das Dialogfeld
„Datenbank verwalten“ angezeigt. FileMaker Pro erstellt automatisch
die erste Tabelle und das erste Layout. Die Tabelle und das Layout
erhalten denselben Namen wie die Datei. Wie Felder definiert werden,
erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Weitere Informationen zum Erstellen von FileMaker Pro-Dateien finden Sie in
der Hilfe.
Definieren von Datenbankfeldern
Sie definieren ein Feld, indem Sie einen Feldnamen eingeben und einen Feldtyp
wählen. Anschließend wählen Sie die Feldoptionen. Damit legen Sie fest, wie die
Daten in einem Feld interpretiert, eingegeben, berechnet, gespeichert und
dargestellt werden. Die Gesamtheit der Feldeigenschaften wird als
Felddefinitionbezeichnet. Informationen zum Einstellen dieser Optionen finden Sie
unter „Festlegen von Feldoptionen“ auf Seite 100.
Produkt-ID
ET14
Artikelbezeichnung Jacke
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Kategorie
Kleidung
Farben
Blau
Schwarz
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Stückpreis
€52,50
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Rabatt
€5,25
Dieses Feld berechnet einen Wert basierend
auf einem anderen Wert im Datensatz
(„Rabatt“ ist 10 % von „Stückpreis“.)
Informationen zum Einstellen von Optionen für Feldformate, die das
Erscheinungsbild von Daten in einem Layout steuern, finden Sie unter
„Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf Seite 132.
Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie Felder im Register Felder
des Dialogfelds „Datenbank verwalten“ definieren.
Definieren von Datenbankfeldern | 87
Hier die Art der Feldauflistung für das Dialogfeld wählen
Hier klicken, um
nach Feldname oder
Feldtyp zu sortieren
Feldnamen
und Definitionen
Hier einen Namen
für ein neues Feld
eingeben
Nach Eingabe des Feldnamens
und Auswahl des Feldtyps auf
„Erstellen“ klicken
Hier einen Feldtyp
wählen
Benennen von Feldern
Beachten Sie beim Benennen von Feldern die folgenden Richtlinien:
Feldnamen müssen eindeutig sein. Ein Feldname kann bis zu 100 Zeichen
lang sein.
Verwenden Sie aussagekräftige Namen, die einen Rückschluss auf den
Inhalt des Felds zulassen. Vermeiden Sie Abkürzungen, Akronyme oder
Wörter, die Verwirrung stiften könnten.
Verwenden Sie keine der folgenden Symbole und Wörter im Feldnamen:
, (Komma) + – * / ^ & = > < ( ) [ ] } " ; (Semikolon) :
(Doppelpunkt) :: (Beziehungsanzeige) $ (Variablenanzeige)
UND, ODER, XODER, NICHT oder der Name einer FileMaker ProFunktion
Wenn Sie ein Feld in einer Berechnungsformel verwenden wollen, darf der
Feldname nicht mit einem Leerzeichen, einem Punkt (.) oder einer Ziffer
beginnen.
88 | Erstellen von Datenbanken
Verwenden Sie den Unterstrich (_) anstelle eines Leerzeichens, um die
Beschränkungen bei ODBC (Open Database Connectivity) oder JDBC
(Java Database Connectivity), Export, Web Publishing und anderen
Operationen zu umgehen.
Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen, müssen Sie
wissen, welche Einschränkungen bei der Feldbenennung zu beachten sind.
Wenn Sie FileMaker Pro-Daten über ODBC oder JDBC austauschen,
dürfen die Feldnamen keine SQL-Schlüsselwörter enthalten.
Auswählen eines Feldtyps
Wenn Sie ein Feld definieren, wählen Sie einen Feldtyp auf der Basis der
Informationsart, die das Feld enthalten wird. Der Feldtyp bestimmt die Art der
Daten, die eingegeben werden können, und die Operationen, die FileMaker
Pro mit den Daten ausführen kann. Wenn FileMaker Pro eine Aufgabe
durchführt, z. B. Datensätze sortieren oder Berechnungen durchführen,
ist der Feldtyp entscheidend für die Interpretation der Daten.
Aktivieren
Sie diese
Feldtyp
Für folgende Felddaten
Text
Pro Feldwiederholung bis zu 1 Milliarde an Buchstaben, Symbolen und/
oder Zahlen als Text, beschränkt nur durch den verfügbaren
Arbeitsspeicher und Festplattenplatz. Indiziert normalerweise auf der
Basis der ersten 100 Zeichen jedes Worts oder Werts. Textfelder können
Absatzende-Zeichen enthalten.
Zahl
Werte bis zu 800 Ziffern oder andere Zeichen. Gleiches gilt für negative
Werte. Zahlenfelder können auch Boolesche Werte (0 oder 1) enthalten,
um z. B. „wahr“, „falsch“, „ja“ oder „nein“ anzugeben. Zahlenfelder
können keine Absatzende-Zeichen enthalten.
Datum
Nur Datumswerte. Verwendet den Gregorianischen Kalender mit dem
Bereich 1.1.0001...31.12.4000. Die Reihenfolge von Tag, Monat und Jahr
hängt von den Systemeinstellungen ab, mit denen die Datei erstellt wird.
Zeit
Nur Zeitwerte. Ein Zeitfeld kann den Stunden-, Minuten- und Sekundenteil
einer Zeitangabe enthalten. Ein Zeitfeld kann eine negative Zeitdauer
enthalten, z. B. -08:40:00.
Definieren von Datenbankfeldern | 89
Aktivieren
Sie diese
Feldtyp
Zeitstempel
Medienfelder
Für folgende Felddaten
Datumswerte und Uhrzeiten, die auf einen festen Punkt im Kalender
verweisen. Beispiel: 25.10.2010 2:39:46.
Grafiken, Filme, Fotos, Bitmaps und Töne bis zu 4 GB pro Feld
Dokumente einschließlich Microsoft Word- oder Excel-Dateien, PDFDateien usw.
Multimedia-Dateitypen, die von QuickTime 7.5 unterstützt werden
Software
Formel
Ein Formelfeld speichert das Ergebnis einer Berechnung, die mit Daten im
aktuellen Datensatz oder mit Daten in Bezugsdatensätzen durchgeführt
wurde. Die Formel kann Werte jedes Feldtyps berechnen. Als Ergebnistyp
ist Folgendes möglich: Text, Zahl, Datum, Uhrzeit, Zeitstempel oder
Medien.
ZusammenfassungDer Wert eines Statistikfelds wird dadurch erzeugt, dass FileMaker Pro den
Wert eines Felds in mehreren Datensätzen derselben Tabelle analysiert.
90 | Erstellen von Datenbanken
Umsatzbericht
Vertreter
Artikel
Menge
David Michaels
David Michaels
David Michaels
David Michaels
ET3
ET4
ET1
ET5
1
1
2
3
Sophie Tang
Sophie Tang
Sophie Tang
Sophie Tang
ET6
ETz
ET2
2
5
2
Gesamt
Gesamt
Endsumme
Das Ergebnis eines Formelfelds wird
dadurch erzeugt, dass Werte im
aktuellen Datensatz oder in
Bezugsdatensätzen berechnet werden.
Summe
29,95 €
32,25 €
73,90 €
98,85 €
234,95 €
64,50 €
12,50 €
25,00 €
102,00 €
336,95 €
Das Ergebnis eines
Statistikfelds wird
dadurch erzeugt, dass
der Wert eines Felds in
mehreren Datensätzen
analysiert wird.
Beachten Sie folgende Punkte:
Jeder Feldtyp, ausgenommen ein Statistikfeld, kann einen Variablenwert
enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter „Optionen zur
Speicherung und Indizierung“ auf Seite 105.
Verwenden Sie ausschließlich Datumsfelder (keine Text- oder Zahlenfelder)
zum Speichern von Datumsangaben. Um Fehlinterpretationen bei
Datumsformaten zu vermeiden, sollten Sie immer vierstellige Jahreszahlen
verwenden.
Verwenden Sie Textfelder und keine Zahlenfelder für Postleitzahlen,
Telefonnummern und andere Werte mit Nullen am Anfang oder Zeichen
wie Bindestriche oder Klammern.
Definieren von Datenbankfeldern | 91
Datensätze lassen sich zwar nicht nach Medienfeldern durchsuchen oder
sortieren, aber Sie können ein Textfeld definieren und das Medienobjekt
darin beschreiben oder kennzeichnen. Auf der Basis dieser Beschreibung
kann eine Suche oder Sortierung durchgeführt werden.
Informationen zur Änderung der Darstellung der Daten in Text-, Zahlen-,
Datums-, Zeit- und Zeitstempelfeldern finden Sie unter „Formatieren von
Felddaten in einem Layout“ auf Seite 132.
Definieren von Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder
Medienfeldern
1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac
OS)> Verwalten> Datenbank.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Felder.
3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte
Tabelle aus der Liste Tabellen.
Sie sehen Tabellen der aktuellen Datei sowie etwaige externe FileMaker
Pro-Dateien oder externe ODBC-Datenquellen, auf die die Datei verweist.
4. Geben Sie in Feldname einen Namen für das Feld ein.
Weitere Informationen finden Sie unter „Benennen von Feldern“ auf
Seite 87.
5. Wählen Sie unter Typ einen Feldtyp.
Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen eines Feldtyps“ auf
Seite 88.
Sie können eine Beschreibung des Felds in das Feld Kommentar eingeben.
6. Klicken Sie auf Erstellen.
92 | Erstellen von Datenbanken
7. Um Optionen für das Feld zu definieren, klicken Sie auf Optionen.
Weitere Informationen zu Feldoptionen finden Sie in der Hilfe.
Für
Aktion im Dialogfeld „Optionen für Feld“
Automatische Eingabe in das Klicken Sie auf das Register Automatische Eingabe, wählen Sie
Feld
Optionen aus und klicken Sie dann auf OK. Weitere
Informationen finden Sie unter „Definieren von automatischer
Dateneingabe“ auf Seite 100.
Sicherstellen, dass das Feld Klicken Sie auf das Register Überprüfung, wählen Sie die
korrekte Werte enthält
Optionen aus und klicken Sie dann auf OK. Weitere
Informationen finden Sie unter „Definieren der
Feldüberprüfung“ auf Seite 102.
Wichtig Um Verwechslungen bei der Verwendung von
Datumsformaten in FileMaker Pro zu vermeiden, legen Sie
Optionen zur Überprüfung des Felds fest. Damit stellen Sie sicher,
dass nur vierstellige Jahreszahlen eingegeben werden.
Definieren des Felds als
Wiederholfeld
Klicken Sie auf das Register Speicher und aktivieren Sie die
Option Wiederholfeld mit maximal. Geben Sie die Anzahl der
Wiederholungen (bis zu 1000) ein und klicken Sie auf OK.
Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
Optionen zur Indizierung des Klicken Sie auf das Register Speicher, aktivieren Sie die
Felds aktivieren
Optionen und klicken Sie dann auf OK.
Festlegen, dass das Feld
einen Wert für alle
Datensätze in der Datei
verwendet
Klicken Sie auf das Register Speicher, aktivieren Sie Globale
Speicherung verwenden und klicken Sie dann auf OK.
Klicken Sie auf das Register Furigana, aktivieren Sie FuriganaVerknüpfen des
übergeordneten Datumsfelds Feld verwenden, das Furigana-Feld und das KanaEingabeformat und klicken Sie dann auf OK.
und des untergeordneten
Furigana-Felds, so dass bei Hinweis Diese Option ist verfügbar, wenn Ihr Betriebssystem für
der Eingabe von Kanjidie Unterstützung von japanischer Texteingabe konfiguriert ist.
Zeichen in das
Nur für Textfelder verfügbar.
übergeordnete Feld die
entsprechende Schreibung
im untergeordneten
Furigana-Feld erscheint.
8. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK.
Definieren von Datenbankfeldern | 93
Definieren von Formelfeldern
1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage
(Mac OS)> Verwalten> Datenbank.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Felder.
3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte
Tabelle aus der Liste Tabellen.
4. Geben Sie in Feldname einen Namen für das Feld ein.
Weitere Informationen finden Sie unter „Benennen von Feldern“ auf Seite 87.
5. Wählen Sie unter Typ die Option Formel.
Sie können eine Beschreibung des Felds in das Feld Kommentar eingeben.
6. Klicken Sie auf Erstellen.
Das Dialogfeld „Formel angeben“ wird geöffnet.
7. Wählen Sie bei Bedarf für Diese Formel evaluieren im Kontext von eine
Tabelle aus der Liste.
Das Festlegen eines Kontexts für eine Formel ist nur erforderlich, wenn Sie ein
Formelfeld in einer Quelltabelle anlegen, die mehrmals im Beziehungsdiagramm
vorkommt. Die Quelltabelle ist die Tabelle, die im Register Tabellen des
Dialogfelds „Datenbank verwalten“ definiert ist. Die getroffene Auswahl kann
das Ergebnis der Formel beeinflussen, insbesondere wenn Ihre Formel Felder
in Bezugstabellen verwendet.
8. Erstellen Sie eine Formel für die gewünschte Berechnung.
Klicken Sie im Formeleingabefeld an die Stelle, an der der Feldverweis
erscheinen soll, und führen Sie dann die folgenden Schritte durch: Sie
können die Formel auch direkt in das Feld schreiben.
Hinzufügen
Aktion
Einen Feldverweis
Doppelklicken Sie auf einen Feldnamen in der Liste der
Feldnamen.
Um die Feldnamen aus einer anderen Tabelle zu sehen, wählen
Sie eine Tabelle aus der Tabellenliste.
94 | Erstellen von Datenbanken
Hinzufügen
Aktion
Einen arithmetischen
Klicken Sie im Tastenblock im Dialogfeld auf einen Operator.
Operator oder Textoperator (Anführungszeichen und Klammern werden paarweise in die
Formel kopiert, wobei sich die Einfügemarke zwischen den
Anführungszeichen/Klammern befindet.)
Einen Vergleichs- oder
logischen Operator oder
einen Exponenten
Wählen Sie den Operator aus der Liste Operatoren.
Eine Konstante
Geben Sie den Wert ein. Eine Konstante kann Text, Zahl,
Datum oder Zeit sein. Verwenden Sie Datumskonstanten mit
den Funktionen „Datum“ und „LiesAlsDatum“, Zeitkonstanten
mit den Funktionen „Zeit“ und „LiesAlsZeit“ und
Zeitstempelkonstanten mit den Funktionen „ZeitStempel“ und
„LiesAlsZeitstempel“.
Funktion
Doppelklicken Sie in der Funktionenliste auf eine Funktion
(eine vordefinierte, benannte Formel, die eine spezielle
Berechnung durchführt und einen eindeutigen einzelnen Wert
liefert). Ersetzen Sie im Formeleingabefeld den Platzhalter
durch den gewünschten Wert bzw. Ausdruck.
Textkonstanten können maximal 29998 Zeichen umfassen.
Vorgehensweisen für die Arbeit mit Formeln und ein Überblick über alle
FileMaker Pro-Funktionen (alphabetisch oder nach Kategorie sortiert) sind in
der Hilfe verfügbar.
Definieren von Datenbankfeldern | 95
9. Wählen Sie Optionen zur Berechnung des Felds
Hier die Tabelle wählen, in der die
Formel berechnet wird
Wählen Sie hier arithmetische
Operatoren und Textoperatoren.
Wählen Sie hier Vergleichsoperatoren
und logische Operatoren.
Wählen Sie hier
die Art der
Funktionsauflistung.
Hier eine
Tabelle aus der
Liste wählen
Wählen Sie hier
Feldverweise.
Wählen Sie hier
Funktionen.
Formeleingabefeld
Hier Optionen für
Indizierung und
Ergebnisspeicher
ung auswählen
Einen Ergebnistyp
für die Formel
auswählen
Klicken, um die
Online-Hilfe für das
Definieren von
Formeln anzuzeigen
Für
Nur berechnen, wenn
mindestens ein Feld in der
Formel einen Wert enthält.
Das berechnete Feld als
Wiederholfeld definieren
Aktion
Den Feldtyp für das Wählen Sie einen Datentyp aus dem Einblendmenü Ergebnistyp
Ergebnis festlegen <Wert>. Wählen Sie den korrekten Ergebnistyp für das gewünschte
Ergebnis. Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen eines
Feldtyps“ auf Seite 88.
Ein berechnetes Feld Aktivieren Sie Anzahl der Wiederholungen und geben Sie die
gewünschte Anzahl ein.
als Wiederholfeld
definieren
Eine Berechnung nur Aktivieren Sie die Option Nicht auswerten, wenn verwendete Felder leer
dann durchführen, sind.
wenn alle
Wenn diese Option aktiviert ist, berechnet FileMaker Pro eine Formel
Referenzfelder einen nicht, falls alle von der Formel verwendeten Felder leer sind. Damit wird
Wert enthalten (damit in der Regel der Durchsatz verbessert. Deaktivieren Sie diese Option,
Sie als Ergebnis nicht wenn FileMaker Pro eine Berechnung auch dann durchführen soll, wenn
den Wert 0 erhalten) ein Referenzfeld leer ist oder sein Wert sich nicht geändert hat.
96 | Erstellen von Datenbanken
10. Um Optionen für Indizierung und globale Speicherung des Felds zu
wählen, klicken Sie auf Speicheroptionen, aktivieren Sie die gewünschten
Optionen im Dialogfeld „Speicheroptionen“ und klicken Sie dann auf OK.
11. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Formel angeben“ zu schließen.
12. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK.
Hinweis Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBCDatenquellen zugreift, können Sie Ergänzungsfelder hinzufügen, um Formeln
anzugeben, die externe Daten verwenden.
Weitere Informationen zur Definition von Formelfeldern und Verwendung von
Kontext in Formeln oder Ergänzungsfeldern finden Sie in der Hilfe.
Definieren von Statistikfeldern
Verwenden Sie ein Statistikfeld, um Werte wie Zwischensummen, Mittelwerte
oder Endsummen über mehrere Datensätze hinweg zu berechnen. Beispiel:
Ein Statistikfeld in einem Bericht zeigt den Gesamtumsatz aus allen
Umsatzzahlen des Monats Mai.
Tipp Mithilfe des Assistenten für neues Layout können Sie rasch einen Bericht
mit gruppierten Daten (Werte in einem Statistikfeld) erstellen. Weitere
Informationen finden Sie unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf
Seite 107.
Der Wert in einem Auswertungsfeld ist abhängig von der Position des
Auswertungsfelds im Layout, von der Anzahl der aufgerufenen Datensätze,
vom Sortierstatus der Datensätze und dem gewählten Bearbeitungsmodus.
Wenn Sie ein Layout mit einem Statistikfeld ändern wollen, sollten Sie mit
Layoutbereichen vertraut sein, um unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden
(siehe „Arbeiten mit Bereichen in einem Layout“ auf Seite 139).
1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac
OS)> Verwalten> Datenbank.
Klicken Sie im Layoutmodus auf Verwalten in der Statussymbolleiste und
wählen Sie dann Datenbank wählen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Felder.
Definieren von Datenbankfeldern | 97
3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte
Tabelle aus der Liste Tabellen.
4. Geben Sie in Feldname einen Namen für das Feld ein.
Weitere Informationen finden Sie unter „Benennen von Feldern“ auf
Seite 87.
5. Wählen Sie aus der Liste Typ den Feldtyp Auswertung und klicken Sie
auf Erstellen.
6. Legen Sie im Dialogfeld „Optionen für Statistikfeld“ den gewünschten
Auswertungstyp fest und wählen Sie dann das Feld, das ausgewertet
werden soll.
Feldtyp
Statistik
Um in einem Feld Werte zu gefundenen Datensätzen
zusammenzufassen
Summe von
Berechnung der Summe aller Werte in dem Feld
Mittelwert von
Berechnung des Mittelwerts aller Werte in dem Feld
Anzahl von
Zählung der Datensätze, die einen Wert für das betreffende Feld
enthalten. Wenn ein Feld beispielsweise 100 Werte enthält (einen
Wert pro Datensatz), lautet das Ergebnis der Zählung „100“.
Minimum
Suche nach der niedrigsten Zahl oder dem frühesten Datum, der
frühesten Uhrzeit bzw. dem frühesten Zeitstempel für ein Feld
Maximum
Suche nach der höchsten Zahl oder dem spätesten Datum, der
spätesten Uhrzeit bzw. dem spätesten Zeitstempel für ein Feld
Standardabweichung Bestimmung, wie sehr sich die Werte in einem Feld voneinander
von
unterscheiden. Mit dieser Option wird die Standardabweichung
vom Mittelwert der für ein Feld vorhandenen Werte berechnet. (Die
Formel ist nach n-1 gewichtet, in Anlehnung an die Berechnung der
Standardabweichung in der Statistik.)
Anteil an Endsumme
von
Ermittelt das Verhältnis des Feldwerts zur Endsumme aller Werte in
diesem Feld. Sie können z. B. den Anteil der einzelnen Verkäufer an
den Gesamtverkaufszahlen ermitteln.
98 | Erstellen von Datenbanken
Hier einen
Auswertungstyp
Hier das Feld
wählen, das die
Statistik
berechnen soll
Hier eine Option
für den
Auswertungstyp
wählen
Die Summe oder die
Anzahl neu beginnen
Hier eine Option für das Auswerten von
Wiederholungen wählen
7. Wählen Sie eine für den Auswertungstyp anwendbare Statistikoption.
Welche Optionen zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten
Auswertungstyp ab.
Auswertungstyp Wählen
Für
Summe von
Laufende Summe
Mittelwert von
Den Mittelwert für ein Feld festlegen,
Gewichteter Mittelwert.
Wählen Sie in der Feldliste wobei eine Gewichtung nach dem Wert in
einem anderen Feld erfolgt
das Feld aus, das den
Gewichtungsfaktor enthält.
Anzahl von
Laufende Anzahl
Den kumulativen Wert für den aktuellen
Datensatz und alle vorhergehenden
Datensätze anzeigen. Um die laufende
Summe für jede sortierte Gruppe neu zu
beginnen, wählen Sie auch Ergebnis für jede
sortierte Gruppe neu beginnen. Wählen Sie
dann aus der Feldliste das Feld aus, von
dem aus die Sortierung neu begonnen wird.
Den kumulativen Wert für den aktuellen
Datensatz und alle vorhergehenden
Datensätze anzeigen. Um die laufende
Anzahl für jede sortierte Gruppe neu zu
beginnen, wählen Sie auch Ergebnis für jede
sortierte Gruppe neu beginnen. Wählen Sie
dann aus der Feldliste das Feld aus, von
dem aus die Sortierung neu begonnen wird.
Verwenden von Ergänzungsfeldern | 99
Auswertungstyp Wählen
Für
Standardabweichung Nach Gesamtheit
von
Berechnet die Standardabweichung von
einer Gesamtheit, wobei die Formel nach n
gewichtet ist.
Anteil an Endsumme Laufend. Wählen Sie in der Definiert, nach welcher Gruppe sortiert
von
Feldliste ein Feld für die wird.
Zwischenergebnisse.
(Zurück im Blätternmodus
sortieren Sie die Datensätze
nach diesem Feld, um den
Wert korrekt zu berechnen.)
8. Wählen Sie ggf. eine Option für die Auswertung eines Wiederholfelds.
Wählen
Für
Alle zusammen
Berechnen eines einzigen Ergebniswerts für alle Wiederholungen
des Felds
Einzeln
Berechnen eines Ergebniswerts für jede Wiederholung
9. Klicken Sie auf OK.
10. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK.
Hinweis Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBCDatenquellen zugreift, können Sie Ergänzungsfelder hinzufügen, um
Statistikfelder anzugeben, die externe Daten verwenden.
Weitere Informationen zum Definieren von Feldern finden Sie in der Hilfe.
Verwenden von Ergänzungsfeldern
Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBC-Datenquellen
zugreift, können Sie Ergänzungsfelder verwenden, um ungespeicherte
Formel- und Statistikergebnisse anzugeben, die ODBC-Daten verwenden. Da
Sie FileMaker Pro nicht verwenden können, um das Schema einer externen
ODBC-Datenbank zu ändern, sind Ergänzungsfelder die einzigen Felder, die
Sie externen Tabellen hinzufügen können.
Weitere Informationen zum interaktiven Zugriff und der Arbeit mit SQLDaten finden Sie unter „Arbeiten mit externen Datenquellen“ auf Seite 183.
Informationen zur Verwendung von Ergänzungsfeldern finden Sie in der Hilfe.
100 | Erstellen von Datenbanken
Festlegen von Feldoptionen
Sie können Feldoptionen beim Definieren eines Felds oder zu einem späteren
Zeitpunkt festlegen. Sie können Optionen festlegen für:
Eingabe von Standarddaten in ein Feld
Überprüfung der Daten anhand festgelegter Kriterien
Definieren eines Felds als Wiederholfeld
Erstellen eines Index
Speichern eines Variablenwerts
Furigana-Felder (nur Felder für japanische Sprache)
Mithilfe von Feldoptionen können Sie die Genauigkeit und Konsistenz Ihrer
Daten sicherstellen. Beispiel: Wenn Sie Frnkreich anstatt Frankreich in das
Feld „Land“ eingeben und anschließend nach Datensätzen mit dem Wert
„Frankreich“ suchen, findet FileMaker Pro den Datensatz nicht. Um
sicherzustellen, dass alle Ländernamen korrekt eingegeben werden,
definieren Sie eine Werteliste mit den betreffenden Ländernamen und
aktivieren dann die Überprüfungsoption Aus Werteliste für das Feld. Der
Wert, den Sie in das Feld eingeben, muss mit einem Wert in der Werteliste
übereinstimmen.
Informationen zu Wertelisten finden Sie unter „Einrichten von
Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout“ auf Seite 129.
Informationen zur Definition von Optionen für Statistikfelder finden Sie unter
„Definieren von Statistikfeldern“ auf Seite 96.
Definieren von automatischer Dateneingabe
So legen Sie fest, dass in jedem Datensatz automatisch ein Standardwert in ein
Feld eingegeben wird:
1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac
OS)> Verwalten> Datenbank.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Felder.
3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte
Tabelle aus der Liste Tabellen.
4. Doppelklicken Sie in der Feldliste auf das Feld.
Festlegen von Feldoptionen | 101
5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register
Automatische Eingabe und aktivieren Sie die gewünschten Optionen.
(Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Feldtyp ab.)
Für
Aktion
Aktivieren Sie Erstellung oder Änderung und wählen Sie dann
Datum, Uhrzeit,
Zeitstempel, Benutzername eine Option aus der Liste.
oder Kontoname eingeben,
wenn ein Datensatz geändert
oder erstellt wird
Jedem Datensatz eine
eindeutige, fortlaufende
Nummer zuweisen
Aktivieren Sie Fortlaufende Nummer. Aktivieren Sie Bei
Erstellung, um die Nummer zuzuweisen, wenn ein Datensatz
erstellt wird. Aktivieren Sie Bei Bestätigung, um die Nummer
zuzuweisen, wenn ein Datensatz bestätigt wird. Geben Sie dann
in das Feld Nächster Wert einen Anfangswert (z. B. 1001) und
in das Feld „Intervall“ einen Intervallwert ein.
Wert aus vorherigem
Datensatz eingeben
Wählen Sie Wert aus zuletzt besuchtem Datensatz.
Ihre Daten einfügen
Aktivieren Sie Daten und geben Sie die gewünschten
Informationen ein (max. 255 Zeichen).
Das Ergebnis einer
Berechnung in das Feld
eintragen
Aktivieren Sie Berechneter Wert und definieren Sie die Formel
im Dialogfeld „Formel angeben“. Klicken Sie dann auf OK.
Weitere Informationen zum Dialogfeld „Formel angeben“
finden Sie unter „Definieren von Formelfeldern“ auf Seite 93.
Aktivieren Sie Vorhandenen Feldwert nicht ersetzen (falls
vorhanden), damit keine bereits vorhandenen Daten
überschrieben werden.
Einen Wert aus einem Feld Aktivieren Sie Referenzwert und klicken Sie dann auf OK.
Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von
in derselben oder einer
anderen Tabelle oder Datei Referenzen“ auf Seite 163.
eingeben
Änderung eines automatisch Aktivieren Sie Keine Veränderung des Werts bei der
eingegebenen Werts durch Dateneingabe.
Benutzer verhindern
Automatische Eingabe
deaktivieren
Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen.
102 | Erstellen von Datenbanken
Klicken Sie auf
Automatische
Eingabe.
Wählen Sie
Optionen für die
Eingabe von
Standardwerten in
das Feld aus.
6. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Optionen für Feld“ zu schließen,
oder klicken Sie auf ein anderes Register, um weitere Feldoptionen
festzulegen.
Definieren der Feldüberprüfung
Durch die Auswahl von Überprüfungsoptionen stellen Sie sicher, dass nur korrekte
Daten in ein Feld eingegeben werden. Bei Eingabe fehlerhafter Daten zeigt
FileMaker Pro eine Meldung an.
Wichtig Um Verwechslungen bei der Verwendung von Datumsformaten in
FileMaker Pro zu vermeiden, legen Sie Optionen zur Überprüfung des
Datumsfelds fest. Damit stellen Sie sicher, dass nur vierstellige Jahreszahlen
eingegeben werden.
1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac
OS)> Verwalten> Datenbank.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Felder.
3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte
Tabelle aus der Liste Tabellen.
4. Doppelklicken Sie in der Feldliste auf das Feld.
5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register Überprüfung.
Festlegen von Feldoptionen | 103
6. Legen Sie fest, wie FileMaker Pro auf ungültige Werte reagiert.
Wählen Sie unter Daten in diesem Feld überprüfen die Option Immer für
ständige Feldüberprüfung oder Nur bei der Dateneingabe, um die
Überprüfung nur dann durchzuführen, wenn Daten eingegeben werden.
Deaktivieren Sie Benutzer darf Überprüfung bei Dateneingabe umgehen,
wenn Sie Benutzer daran hindern wollen, ungültige Daten einzugeben.
7. Aktivieren Sie Überprüfungsoptionen für das Feld.
Ziel
Wählen
Dieses Feld muss eine Zahl enthalten
Feldtyp und wählen Sie dann Nur numerisch aus
der Liste.
Strenger Datentyp und wählen Sie dann
Das Feld muss ein Datum enthalten,
Vierstellige Jahreszahl aus der Liste.
wobei Tag und Monat als Ziffern
dargestellt und eine vierstellige Jahreszahl
angezeigt wird (z. B. 12.05.2010)
Strenger Datentyp und wählen Sie dann Uhrzeit
Das Feld muss eine Uhrzeit enthalten,
aus der Liste.
wobei für Stunde und Minuten
numerische Werte zwischen 00:00 und
23:59 angegeben werden (die Angabe der
Sekunden ist optional).
Das Feld darf nicht leer sein.
Nicht leer
Das Feld darf keinen Wert duplizieren, der Eindeutiger Wert
sich in anderen Datensätzen in diesem
Feld befindet.
Das Feld stimmt mit einem anderen Wert Vorhandener Wert
im selben Feld eines anderen Datensatzes
überein.
Der Wert muss sich in der angegebenen
Werteliste befinden.
Aus Werteliste und wählen Sie dann eine
bestehende Werteliste aus oder definieren Sie
eine neue.
Das Feld liegt in einem bestimmten
Bereich von Buchstaben, Zahlen,
Datumswerten oder Zeitangaben.
Im Bereich von/bis und geben Sie den oberen
und unteren Grenzwert ein.
104 | Erstellen von Datenbanken
Ziel
Wählen
Der Wert muss mit dem Ergebnis einer
Berechnung übereinstimmen.
Überprüfung durch Berechnung und geben Sie
eine Formel in das Dialogfeld „Formel
angeben“ ein. Aktivieren oder deaktivieren Sie
Nur berechnen bei Feldänderung. Klicken Sie
dann auf OK.
Das Ergebnis muss ein Boolescher Wert sein –
wahr oder falsch. Das Ergebnis ist wahr, wenn
das Ergebnis eine beliebige Zahl außer Null ist,
jedes andere Ergebnis (null, keine Daten, nicht
nummerische Daten) ist falsch.
Weitere Informationen zum Dialogfeld
„Formel angeben“ finden Sie unter
„Definieren von Formelfeldern“ auf Seite 93.
Der Inhalt des Felds darf die angegebene
Anzahl an Zeichen nicht überschreiten.
Maximale Anzahl von Zeichen und geben Sie
dann die maximal erlaubte Anzahl ein.
„Überprüfung“
wählen.
Optionen zur
Überprüfung des
Felds festlegen.
8. Um eine spezielle Meldung anzuzeigen, wenn Daten nicht den
Überprüfungsanforderungen entsprechen, aktivieren Sie Eigene Meldung
zeigen, wenn Überprüfung fehlerhaft und geben Sie bis zu 255 Zeichen ein.
9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Optionen für Feld“ zu schließen,
oder klicken Sie auf ein anderes Register, um weitere Feldoptionen
festzulegen.
Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
Festlegen von Feldoptionen | 105
Optionen zur Speicherung und Indizierung
FileMaker Pro stellt Optionen zur Indizierung von Feldern und zur
Speicherung von berechneten Ergebnissen zur Verfügung. Sie können:
Einen neuen Index erstellen. Ein Index enthält eine Liste der Werte eines Felds.
Ein Index kann Suchabfragen erheblich beschleunigen. FileMaker Pro benötigt
für die Indizierung jedoch zusätzlichen Speicherplatz auf der Festplatte. Sie
können Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelfelder indizieren. Sie
können auch Formelfelder indizieren, wenn das Feld den Ergebnistyp Text, Zahl,
Datum, Zeit oder Zeitstempel liefert.
Das Ergebnis eines Formelfelds in Ihrer Datenbank speichern oder
FileMaker Pro anweisen, die Berechnung der Formel nur bei Bedarf
auszuführen (nicht gespeichertes Ergebnis). Durch die Speicherung
von Ergebnissen sparen Sie zwar Zeit, Sie benötigen jedoch zusätzlichen
Speicherplatz auf der Festplatte. Sie können Speicheroptionen für Text-,
Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- und Formelfelder festlegen.
Ein beliebiges Feld (außer einem Statistikfeld) so einstellen, dass es einen
einzigen Wert für alle Datensätze in einer Datei verwendet, wenn Sie
Globale Speicherung verwenden im Register Speicher des Dialogfelds
„Optionen für Feld“ aktivieren. Felder, für die globale Speicherung
definiert ist, werden auch als Variablenfelder bezeichnet.
.
Auf „Speicher“
klicken
Speicheroption für
das Feld wählen
Weitere Informationen zum Festlegen von Feldoptionen finden Sie in der Hilfe.
106 | Erstellen von Datenbanken
Definieren von Datenbanktabellen
Verwenden Sie Datenbanktabellen, um Ihre Daten zu organisieren und nach
einem gemeinsamen Merkmal oder Prinzip zu gruppieren. Ihre Datenbank
kann so viele Tabellen enthalten, wie Sie für die Organisation Ihrer Daten
benötigen.
FileMaker Pro speichert nicht nur die Daten in Tabellen, sondern verwendet
Tabellen auch, um Beziehungen im Beziehungsdiagramm zu beschreiben und
den Kontext für Layouts und einige Berechnungen zu erstellen. In FileMaker
Pro ist der Kontext der Ausgangspunkt, an dem Formeln und Scripts beginnen
und von dem aus eine Beziehung im Beziehungsdiagramm berechnet wird.
Beim Anlegen einer neuen Datei erstellt FileMaker Pro automatisch die erste
Tabelle und das erste Layout. Die Tabelle und das Layout erhalten denselben
Namen wie die Datei.
Sie erstellen zusätzliche Tabellen im Dialogfeld „Datenbank verwalten“.
1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage
(Mac OS)> Verwalten> Datenbank.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Tabellen.
.
Einen Namen für
die Tabelle
eingeben
Erstellen von Layouts und Berichten | 107
3. Geben Sie im Dialogfeld Tabellenname einen Namen für die Tabelle ein
und klicken Sie auf Erstellen.
Die Tabelle kann umbenannt oder gelöscht werden. Tabellen, die Sie einer
Datei hinzufügen, werden automatisch im Beziehungsdiagramm angezeigt.
4. Fahren Sie mit dem Definieren von Tabellen fort oder klicken Sie auf das
Register Felder, um Felder zu definieren.
Weitere Informationen zu Beziehungen, Tabellen und dem Beziehungsdiagramm
finden Sie in Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.
Erstellen von Layouts und Berichten
FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest,
wenn sie angezeigt, gedruckt, zu einem Bericht zusammengefasst, gesucht
und eingegeben werden. Layouts speichern keine Daten – sie zeigen sie
nur an. Layouts werden gelegentlich Berichte genannt, insbesondere in
gedruckter Form.
Sie können beliebig viele Layouts für eine Datei anlegen (z. B. Layouts für
Dateneingabe, Statistiken oder Drucken von Adressetiketten). Sie können
ein Layout ändern, ohne Ihre Daten oder andere Layouts für die Datei zu
beeinflussen. Layouts können bestimmte Felder enthalten und andere
ausschließen. Wenn Sie die Daten in einem Feld ändern (im Blätternmodus),
werden die Änderungen in diesem Feld für den gleichen Datensatz in allen
Layouts der Datei reflektiert.
108 | Erstellen von Datenbanken
Bereiche: Kopf- und Fußbereiche, Datenbereich und
Bereiche für Zwischen- oder Gesamtergebnis verwenden,
um ein Layout in zweckgebundene Bereiche zu gliedern.
Einblendmenü „Layout“
Tasten: Verwenden, um Aufgaben
zu automatisieren.
Layouttext: Wird für
Überschriften,
Spaltentitel,
Feldnamen,
Anweisungen und
Serienbriefe
verwendet.
Einblendmenü
„Modus“
Felder: Dienen der Eingabe
und Anzeige von Daten.
Wenn Sie eine Datenbankdatei anlegen, erstellt FileMaker Pro automatisch ein
Standardlayout für die erste Tabelle und für jede weitere hinzugefügte Tabelle,
die Felder enthält.
Registersteuerelemente eignen sich hervorragend, um Daten zu organisieren.
In einer Personaldatenbank könnten Sie z. B. Registerfelder für das
Mitarbeiterfoto, die Stellenbeschreibung und die Finanzdaten erstellen. Um
ein Registersteuerelement zu erstellen, wählen Sie im Layoutmodus Einfügen
> Registersteuerelement oder klicken auf das RegistersteuerelementWerkzeug. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
Registersteuerelement-Werkzeug
Erstellen von Layouts und Berichten | 109
Klicken Sie, um zu einem anderen Registerfeld zu wechseln.
Registersteuerelement
Sie erstellen zusätzliche Layouts, indem Sie in den Layoutmodus wechseln
und den Assistenten für neues Layout verwenden, der Sie abhängig von den
gewählten Optionen durch den Vorgang führt. Neben dem Standardlayout
stehen vier weitere Layouttypen und eine Ansicht (Tabellenansicht) zur
Verfügung. Diese Layouttypen eignen sich für verschiedene Zwecke, z. B. zum
Anzeigen eines Eingabebildschirms oder zum Drucken von Umsatzberichten
oder Adressetiketten. Sie können jedes Layout mithilfe der Designwerkzeuge,
die im Layoutmodus verfügbar sind, weiter anpassen.
Wichtig FileMaker Pro berücksichtigt den ausgewählten Drucker sowie die
Druckoptionen und das Seitenformat bei der Berechnung von Rändern und
anderen Abmessungen im Layout. Drucker und Druckoptionen hängen vom
verwendeten Drucker und der Systemsoftware ab. Weitere Informationen finden
Sie in Ihrer Drucker- und Systemdokumentation.
Hinweis Bevor Sie den Assistenten für neues Layout starten, müssen Sie Felder
für das Layout definieren. Weitere Informationen finden Sie unter „Definieren von
Datenbankfeldern“ auf Seite 86.
110 | Erstellen von Datenbanken
So erstellen Sie ein Layout:
1. Wechseln Sie in den Layoutmodus.
2. Wenn Sie das neue Layout in Querformat oder einem speziellen
Papierformat drucken wollen, wählen Sie Datei > Drucker einrichten
(Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS). Bestätigen Sie dann
die Ausrichtung und die Papiereinstellungen und klicken Sie auf OK.
Geänderte Einstellungen für „Drucker einrichten“ und „Papierformat“
beeinflussen alle übrigen Layouts in der aktuellen Datei, d. h., Sie müssen
diese Einstellungen eventuell später ändern, um andere Layouts korrekt
zu drucken.
3. Wählen Sie Layouts > Assistent für neues Layout.
Sie sehen den Assistenten für neues Layout, eine Serie von Fenstern, die
Ihnen bei der Erstellung des im ersten Fenster gewählten Layouttyps helfen.
4. Wenn die Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die Tabelle aus, deren
Datensätze in diesem Layout angezeigt werden sollen, und geben Sie dem
Layout einen Namen.
5. Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm, um den im ersten Fenster
gewählten Layouttyp zu erstellen.
Eine Beschreibung der einzelnen Layouttypen, die Sie mit dem
Assistenten erstellen können, finden Sie im nächsten Abschnitt,
“Erläuterung von Layouttypen”.
6. Wenn Sie die Serie von Fenstern ausgefüllt haben, klicken Sie auf
Fertig stellen.
Sie können das neue Layout sofort verwenden oder es mithilfe der Werkzeuge
und Befehle im Layoutmodus weiter bearbeiten. Weitere Informationen finden
Sie unter „Arbeiten mit Objekten in einem Layout“ auf Seite 118 und
„Arbeiten mit Feldern in einem Layout“ auf Seite 124.
Erstellen von Layouts und Berichten | 111
Erläuterung von Layouttypen
Die folgenden Abschnitte beschreiben jedes Layout, das Sie mit dem
Assistenten für neues Layout erstellen können.
Standardformular
Ein Standardlayout eignet sich gut für Dateneingabe und Blättern am
Bildschirm. Es enthält die ausgewählten Felder in je einer Zeile und in der
angegebenen Reihenfolge, mit Feldnamen links neben den Feldern. Im
Blätternmodus sehen Sie jeweils einen Datensatz oder ein Formular (außer
Sie haben von der Formularansicht umgeschaltet).
Feldbeschriftungen
Definierte Felder in
derselben Reihenfolge
wie in der Tabelle
„Kunden“ im
Dialogfeld „Datenbank
verwalten“
Liste, Bericht
Verwenden Sie ein Layout des Typs Liste/Bericht als Spalte, wenn Sie mehrere
Datensätze in Zeilen anzeigen oder drucken möchten (eine Liste mit
Datensätzen). Sie können im Assistenten viele Varianten des Layouts „Liste/
Bericht“ definieren. Sie können ein Layout mit einfachen Datenzeilen und spalten erstellen oder einen komplexen Bericht mit Daten, die nach
angegebenen Werten mit Zwischen- und Endsummen gruppiert sind.
Ein Layout des Typs Liste/Bericht enthält die ausgewählten Felder in der
angegebenen Reihenfolge von links nach rechts, mit Feldnamen als
Spaltentiteln.
112 | Erstellen von Datenbanken
Einfaches Listenlayout
Listenbericht mit gruppierten Daten
Im Assistenten für neues Layout können Sie:
die horizontale Anzahl der Felder auf der Seite (definiert durch
Seitenränder, Seitenausrichtung und Drucker) begrenzen. Felder werden in
mehrere Zeilen umbrochen.
die Datensätze sortieren. Sie können dann für die Daten in den Gruppen
Zwischenergebnisse berechnen (z. B. Vertriebsdaten nach Gebiet sortieren,
dann den Verkauf für jedes Gebiet summieren).
Kopf- und Fußbereiche mit statischem Text (wie dem Firmennamen),
dynamischem Text (wie Seitennummern oder aktuellem Datum) oder einer
Grafik (wie Ihrem Firmenlogo) hinzufügen.
Informationen in einem Script speichern, um den Bericht wiederholt zu
generieren (z. B. Wechsel in das Berichtlayout, Sortieren der Daten und
Pausieren, damit Sie den Bericht in der Seitenansicht überprüfen können).
Sie können nach Beendigung des Assistenten beliebige Optionen ändern.
Erstellen von Layouts und Berichten | 113
Tabellenansicht
Die Tabellenansicht ist kein Layouttyp, sondern eine Ansicht Ihrer Daten im
Format einer Tabellenkalkulation, in der Sie im Blätternmodus rasch Felder
neu anordnen können. Sie können z. B. Spalten (Felder) umstellen, ihre Größe
ändern oder sie sortieren – einfach per Mausklick (falls diese Optionen
eingestellt sind). Die Tabellenansicht ist eine von drei verfügbaren Ansichten
für jedes Layout in FileMaker Pro. Weitere Informationen finden Sie unter
„Anzeigen von Datensätzen“ auf Seite 30.
Wie ein Liste/Bericht-Layout enthält eine Tabellenansicht die ausgewählten
Felder in der angegebenen Reihenfolge von links nach rechts, mit Feldnamen
als Spaltentiteln.
Hinweis Die Tabellenansicht gleicht einem einfachen Liste/Bericht-Layout,
jedoch gibt es einige Unterschiede. Die Tabellenansicht ist eine flexiblere
Anordnung der Daten, da sie sich im Blätternmodus aktivieren und deaktivieren
lässt. Dies ist nützlich, wenn Sie anderen Benutzern gestatten möchten, die
Datenanzeige im Blätternmodus geringfügig zu ändern, oder wenn Sie Ihren Daten
das vertraute Erscheinungsbild einer Tabellenkalkulation geben möchten.
114 | Erstellen von Datenbanken
Etiketten
Verwenden Sie ein Etikettenlayout, um Felder für den Druck auf einem der
vordefinierten Standard-Etikettenformate anzuordnen. (FileMaker Pro stellt
die Maße einer großen Anzahl von Standard-Etikettentypen zur Auswahl.)
Wenn der gewünschte Etikettentyp nicht verfügbar ist, können Sie spezielle
Etikettenmaße angeben.
Im Layout „Vertikale Etiketten“ werden asiatische Zeichen und Zeichen
voller Breite so gedreht, dass Etiketten vertikal verwendet werden können.
Informationen zu vertikalem Schreiben finden Sie unter „Formatieren von
Feldern und Text für vertikales Schreiben“ auf Seite 137.
Weitere Informationen zum Erstellen eines Etikettenlayouts und zum Drucken
von Etiketten finden Sie unter „Drucken von Etiketten und Umschlägen“ auf
Seite 69.
Einrichten eines Layouts für den Druck von Datensätzen in Spalten | 115
Umschlag
Verwenden Sie ein Umschlaglayout, um die gewählten Felder für den Druck
auf einem Standardumschlag anzuordnen.
Weitere Informationen zum Erstellen eines Umschlaglayouts und zum
Drucken von Umschlägen finden Sie unter „Drucken von Etiketten und
Umschlägen“ auf Seite 69.
Leeres Layout
Verwenden Sie ein leeres Layout als Ausgangspunkt für ein Layout, das Sie
komplett neu erstellen, z. B. ein komplexes Dateneingabe-Fenster. Sie
platzieren alle gewünschten Felder und anderen Objekte im Layoutmodus auf
das Layout.
Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts und Berichten finden Sie in
der Hilfe.
Einrichten eines Layouts für den Druck von Datensätzen
in Spalten
Sie können ein Layout einrichten, das Datensätze in Spalten druckt bzw. in der
Seitenansicht anzeigt, z. B. ein Namens- oder Adressenverzeichnis. Im
Unterschied dazu ordnet ein Liste/Bericht-Layout Felder in Spalten an.
116 | Erstellen von Datenbanken
Wenn Sie Datensätze für die Druckausgabe in Spalten einrichten, werden alle
Feldwerte (und -namen, falls angegeben) für einen Datensatz zusammen in
einem Block gedruckt (ähnlich einem Etikett). Danach werden die Werte für
den nächsten Datensatz als Block gedruckt usw. Sie können mehrere Spalten
im Layoutmodus und in der Seitenansicht sowie im gedruckten Dokument
sehen (nicht im Blättern- oder Suchenmodus).
Sie können wählen, ob Sie Spalten horizontal oder vertikal auf der Seite
anordnen.
1
5
1
2
2
6
3
4
3
7
5
6
4
8
7
8
Von oben
Von links nach rechts
So richten Sie Spalten in einem Layout ein:
1. Wählen Sie einen Drucker und Druck- oder Papierformat-Optionen.
FileMaker Pro berücksichtigt den ausgewählten Drucker sowie die
Druckoptionen und das Seitenformat bei der Berechnung von Rändern und
anderen Abmessungen im Layout.
2. Erstellen Sie im Layoutmodus ein anderes Layout oder wählen Sie ein
Layout aus dem Einblendmenü Layout.
Am einfachsten beginnen Sie mit einem leeren Layout oder einem Layout,
dessen Datenbereich keine Objekte enthält.
3. Wählen Sie Layouts > Layouteinstellung.
Einrichten eines Layouts für den Druck von Datensätzen in Spalten | 117
4. Klicken Sie im Dialogfeld „Layouteinrichtung“ auf das Register Drucken,
aktivieren Sie In <Wert> Spalten drucken, aktivieren Sie Optionen für die
Spalten und klicken Sie auf OK.
Für
Aktion
Die Spaltenanzahl festlegen
Geben Sie für In <Wert> Spalten drucken eine Zahl
zwischen 1 und 99 ein.
Die Datensätze in Reihen (von
links nach rechts) anordnen
Aktivieren Sie Von links nach rechts.
Verwenden Sie diese Option für Etiketten, um die
geringste Anzahl von Reihen zu verwenden und weniger
Etiketten zu verbrauchen.
Die Datensätze in Spalten (von Aktivieren Sie Von oben nach unten.
oben nach unten) anordnen
Verwenden Sie diese Option für Verzeichnisse, die Sie
spaltenweise von oben nach unten lesen.
5. Das Layout zeigt die Spalten mit vertikalen Linien an.
6. Platzieren oder ordnen Sie Felder und andere Layoutobjekte so, dass sie in
der Beispielspalte links sichtbar sind.
Verwenden Sie Platzhalter oder Felder bzw. Objekte, die angeglichen
werden, damit mehr Daten in die Spalte passen. Mit jeder dieser beiden
Funktionen können Felder in den grauen Bereich der zweiten Spalte
reichen und werden Leerräume in den Feldern in der Seitenansicht oder
beim Drucken unterdrückt.
Beispielspalte
Spaltenbreiten manuell
ändern durch Ziehen
118 | Erstellen von Datenbanken
So ändern Sie die Breite von Spalten:
Die anfängliche Breite jeder Spalte wird auf der Basis des Papierformats, der
Ausrichtung und der eingestellten Ränder berechnet. Um die Breite von
Spalten zu ändern, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Für
Aktion
Die
Spaltenbreiten
interaktiv
anpassen
Ziehen Sie die linke Spaltenbegrenzung (die vertikale gepunktete Linie
an der rechten Kante der Beispielspalte) an eine andere Position. Wenn
Sie die Spalte verbreitern, sehen Sie einen grauen Bereich, der einen
nicht bedruckten „Bundsteg“ darstellt.
Die
Spaltenbreiten
präzise
abmessen und
anpassen
Wählen Sie Ansicht > Objektinfo. Positionieren Sie den Zeiger auf der
rechten Spaltenbegrenzung und halten Sie die Maustaste gedrückt (ohne
dabei die Spaltenbreite zu verschieben). Die Spaltenbreite ist das
vorletzte Feld
in der Infopalette ab.
Wenn Sie die Spaltenanzahl ändern, passt FileMaker Pro die Breite der Spalten
an die Breite des definierten Papierformats an, ohne die festen Ränder
einzubeziehen. Sie müssen evtl. Felder neu ausrichten, damit sie in die
Beispielspalte passen.
Weitere Informationen zum Einrichten eines Layouts für den Druck von
Datensätzen finden Sie in der Hilfe.
Arbeiten mit Objekten in einem Layout
Ein Objekt ist ein einzelnes Element – ein Feld, ein Textobjekt, ein
Graphikobjekt (z. B. eine Ellipse oder ein importiertes Bild), eine Taste oder
ein Ausschnitt (für die Anzeige von Reihen zusammengehöriger Datensätze) –
dessen Größe Sie ändern und das Sie auswählen, verlagern, löschen, kopieren,
formatieren und auf andere Weise ändern können. Platzieren Sie Objekte in ein
Layout, um dessen Gestaltung optisch zu verbessern.
Arbeiten mit Objekten in einem Layout | 119
Für jeden Objekttyp, mit dem Sie arbeiten, verwenden Sie bestimmte
Werkzeuge aus der Statussymbolleiste.
Statussymbolleiste im Layoutmodus
Ausrichtungspalette
Anordnungspalette
Hinweis Wenn die Statussymbolleiste oben im Dokumentfenster nicht sichtbar
ist, ist die Statussymbolleiste evtl. ausgeblendet. Stellen Sie sicher, dass Sie sich
im Layoutmodus befinden, und klicken Sie dann auf die StatussymbolleistenSteuerung
unten links im Dokumentfenster (oder wählen Sie Ansicht>
Statussymbolleiste).
Verwenden der Infopalette für Objekte
Sie können die Infopalette verwenden, um Layoutprojekte präzise zu
positionieren oder in der Größe zu ändern, oder Objekte so einstellen,
dass sie sich automatisch in der Größe ändern bzw. horizontal oder vertikal
verschieben, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Größe geändert wird.
Horizontale Einstellungen gelten auch für den Seitenansichtsmodus und
das Drucken, wenn die Seitengröße breiter ist als die Größe des Layouts, das
angezeigt bzw. gedruckt wird.
Wenn Layoutobjekte für die Größenänderung eingestellt sind, behalten sie
einen konstanten Abstand von dem Objekt, an dem sie verankert sind. So
können Objekte verschoben, erweitert oder zusammengezogen werden,
wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Größe geändert wird.
Ankerpunkte sind entweder die Layoutränder oder die Ränder des
umgebenden Objekts. Standardmäßig sind Objekte sowohl oben als auch links
am Layout bzw. der Seite verankert.
120 | Erstellen von Datenbanken
Die Infopalette gleitet auf Dokumentfenstern, d. h., Sie können sie während der
Arbeit geöffnet lassen.
Geben Sie einen Namen für
das Objekt ein (optional).
Geben Sie Positionseinstellungen
für das ausgewählte Objekt ein.
Verankern Sie das Objekt oben,
unten, links oder rechts am
Fenster (im Blättern- oder
Suchenmodus) oder links oder
rechts (Seitenansichtsmodus oder
beim Drucken).
Präzises Positionieren und Verändern der Größe von Objekten
So können Sie mithilfe der Infopalette Objekte präzise positionieren und ihre
Größe ändern:
1. Wählen Sie im Layoutmodus Ansicht > Objektinfo.
2. Wählen Sie eines oder mehrere Objekte auf dem Layout aus.
Die Felder der Infopalette werden aktualisiert und zeigen den genauen
Ort der ausgewählten Objekte im Layout an.
Tipp Sie können die in der Infopalette und im Grafiklineal verwendete
Maßeinheit ändern, indem Sie auf die Angabe der Maßeinheit eines der Felder
der Infopalette oder auf die Angabe der Maßeinheit oben links im Nullpunkt
des Grafiklineals klicken.
Klicken Sie hier, um die Maßeinheit in
der Infopalette und in den Grafiklinealen
(wenn angezeigt) zu ändern.
Arbeiten mit Objekten in einem Layout | 121
3. Geben Sie in der Infopalette einen neuen Wert in eines der folgenden
Felder ein.
Feld
Zeigt an:
Objektname
Der Name des ausgewählten Objekts (optional). Sie können Objekten
und gruppierten Objekten Namen zuordnen. Einige Scriptschritte und
Funktionen nutzen diese Namen, um anzugeben, welches Objekt zu
verwenden ist. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
Abstand von der linken Auswahlkante zur linken Layoutkante
Abstand von der oberen Auswahlkante zur oberen Layoutkante
Abstand von der rechten Auswahlkante zur linken Layoutkante
Abstand von der unteren Auswahlkante zur oberen Layoutkante
Breite des Objekts
Höhe des Objekts
Wenn Sie keinen Wert eingeben können, ist das Feld für das ausgewählte
Objekt nicht geeignet (z. B. hat eine horizontale Gerade keine Höhe) oder
die Auswahl ist geschützt.
4. Drücken Sie die Eingabetaste, den Zeilenschalter oder die Tabulatortaste,
schließen Sie die Palette oder klicken Sie außerhalb der Infopalette, um die
Änderungen anzuwenden.
Hinweis Um ein Objekt beim Ziehen präzise zu positionieren, achten Sie auf die
Werte in der Infopalette. Die Werte werden dynamisch aktualisiert, um die Position
wiederzugeben, während Sie ein Objekt im Layout bewegen.
Größenänderung und Bewegen von Objekten auf dem Layout
Wenn Layoutobjekte für die Größenänderung eingestellt sind, behalten sie
einen konstanten Abstand von dem Objekt, an dem sie verankert sind. So
können Objekte verschoben, erweitert oder zusammengezogen werden, wenn
das FileMaker Pro-Fenster in der Größe geändert wird.
Ankerpunkte sind entweder die Layoutränder oder die Ränder des
umgebenden Objekts. Standardmäßig sind Objekte sowohl oben als auch links
am Layout bzw. der Seite verankert.
122 | Erstellen von Datenbanken
So können Objekte in der Größe verändert oder bewegt werden, wenn das
FileMaker Pro-Fenster in der Größe geändert wird:
1. Wählen Sie im Layoutmodus Ansicht > Objektinfo.
2. Wählen Sie eines oder mehrere Objekte auf dem Layout aus.
3. Wählen Sie in der Infopalette das
, das die Seite des Objekts anzeigt,
die Sie mit dem Layout oder dem umgebenden Objekt verankern wollen.
Damit ein Objekt zum Beispiel seine horizontale Position auf dem Layout
behält und sich nach rechts vergrößert, wenn das Fenster breiter wird,
lassen Sie die Standardanker links und oben ausgewählt und wählen Sie
den Anker rechts.
Wählen Sie den
Anker rechts.
Die Änderung von Einstellungen für die automatische Größenänderung wird
direkt bei Auswahl der Ankerauswahlen wirksam.
Objekte, die sich in umgebenden Objekten in Layouts befinden (wie Felder, die
sich in Registerfeldern oder Ausschnitten befinden), übernehmen nicht die
Größenänderungseinstellungen von ihrem umgebenden Objekt. Wenn Sie zum
Beispiel möchten, dass sich die Größe von Feldern in einem Registerfeld mit
der Größe des Registerfelds ändert, müssen Sie die Größenänderungseinstellungen
für das Registerfeld und die darin enthaltenen Felder angeben. Wenn das
FileMaker Pro-Fenster kleiner als die Größe des Originallayouts eingestellt
wird, werden Objekte, die für die Größenänderung eingestellt sind, nicht unter
ihre Originalgröße verkleinert.
Arbeiten mit Objekten in einem Layout | 123
Wichtig Mehrere seitlich positionierte oder vertikal gestapelte und an den
Rändern links und rechts oder oben und unten verankerte Objekte bewegen bzw.
verändern sich relativ zum Rand des Fensters bzw. des umgebenden Objekts, nicht
relativ zueinander. Daher behalten nebeneinander liegende Objekte nicht den
relativen Abstand untereinander und können sich überlagern, wenn das Fenster in
der Größe geändert wird.
Weitere Informationen zum Einstellen von Objekten für die Größenänderung
finden Sie in der Hilfe.
Auswählen von Objekten
Um mit einem Objekt in einem Layout zu arbeiten, müssen Sie es zunächst im
Layoutmodus auswählen. Die Ecken des ausgewählten Objekts weisen kleine
schwarze Quadrate, sogenannte Aktivpunkte, auf.
Aktivpunkte erscheinen an den Ecken
eines ausgewählten Objekts.
Um ein Objekt auszuwählen, klicken Sie auf den Auswahlpfeil
in der
Statussymbolleiste. Der Zeiger nimmt die Form eines Pfeils an. Führen Sie
dann eine der folgenden Aktionen aus:
Hinweis Wenn die Aktivpunkte eines Objekts grau statt schwarz sind, ist das
Objekt fixiert.
Auswählen:
Vorgehensweise im Layoutmodus:
Ein Objekt
Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf das Objekt. (Falls das Objekt
transparent ist, klicken Sie auf seine Begrenzung.)
Mehrere Objekte
gleichzeitig
Ziehen Sie mit dem Auswahlpfeil einen Auswahlrahmen auf, der
die Objekte vollständig einschließt. (Wenn Sie während des Ziehens
Strg (Windows) oder 2 (Mac OS) gedrückt halten, muss der
Auswahlrahmen die Objekte nicht vollständig umgeben.)
Oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf jedes
Objekt einzeln klicken.
Alle Objekte im
Layout
Wählen Sie Bearbeiten > Alles auswählen.
124 | Erstellen von Datenbanken
Auswählen:
Vorgehensweise im Layoutmodus:
Alle Objekte
desselben Typs (z. B.
sämtliche
Textobjekte oder
Rechtecke)
Wählen Sie Ansicht > Anordnungspalette, um die
Anordnungspalette einzublenden. Wählen Sie ein Objekt aus und
klicken Sie dann auf Objekte nach Typ auswählen in der
Anordnungspalette.
Alle Felder
Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf ein Feld, halten Sie dann
Umschalt (Windows) bzw. Option (Mac OS) gedrückt und wählen
Sie Bearbeiten > Alles auswählen (Windows) bzw. Gleiches
auswählen (Mac OS).
Oder klicken Sie auf das Werkzeug für den auszuwählenden
Objekttyp und wählen Sie dann Bearbeiten > Alles auswählen.
(Diese Methode gilt nicht für Tasten, Felder und Ausschnitte.)
Oder wählen Sie ein Feld aus und klicken Sie auf Objekte nach Typ
wählen in der Anordnungspalette.
Ein Ausschnitt
Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf die Begrenzung eines
Ausschnitts oder einen anderen Bereich innerhalb des Ausschnitts,
der kein Feld oder Objekt enthält.
Registersteuereleme
nte, Registerfelder
und Objekte in
Registerfeldern
Weitere Informationen zur Erstellung und der Arbeit mit
Registersteuerelementen finden Sie in der Hilfe.
Deaktivieren
ausgewählter
Objekte
Klicken Sie in einen leeren Bereich des Layouts oder auf ein
beliebiges Werkzeug in der Statussymbolleiste.
Oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf
ausgewählte Objekte klicken.
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Objekten in einem Layout finden Sie
in der Hilfe.
Arbeiten mit Feldern in einem Layout
Nachdem Sie ein Layout erstellt haben, können Sie Felder hinzufügen,
unerwünschte Felder entfernen, die Einstellungen für in die Felder
eingegebene Daten bestimmen und das Format festlegen, in dem die Daten
angezeigt werden sollen.
Arbeiten mit Feldern in einem Layout | 125
Felder in einem Layout sind Objekte, die Sie auswählen, verlagern, skalieren
und umformen können. Im Layoutmodus zeigt jedes Feld seinen Feldnamen
formatiert mit Attributen für Schrift, Größe, Stil, Ausrichtung, Zeilenabstand
und Farbe an. Alle Felder mit Ausnahme von Medienfeldern zeigen anhand
von Grundlinien an, wo die Daten im Blätternmodus erscheinen, und helfen
Ihnen damit, die Felder miteinander auszurichten.
Feldbeschriftung
Felder zeigen
Feldnamen an.
Grundlinie
Beachten Sie folgende Punkte:
1
1
Ein Feld, das nicht in einem Layout erscheint, existiert dennoch in der
Datenbank und seine Daten lassen sich für Berechnungen und
Auswertungen verwenden.
Um Standardformatierung, -erscheinungsbild und -verhalten eines Felds
festzulegen, wählen Sie die Optionen, ohne dass ein Feld ausgewählt ist.
FileMaker Pro weist diese Standards allen Feldern zu, die später hinzugefügt
werden (siehe „Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf Seite 132,
„Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Felder“ auf Seite 138 und
die Hilfe). Sie können auch Optionen für jedes einzelne Feld festlegen.
Hinweis Optionen, die in der Feld/Steuerelement-Einstellung festgelegt werden,
können nicht als Standardwerte vorgegeben werden.
126 | Erstellen von Datenbanken
Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout
Sie können ein Feld an beliebiger Stelle und beliebig oft in einem Layout
platzieren. (Sie können nur Felder platzieren, die definiert wurden. Weitere
Informationen finden Sie unter „Definieren von Datenbankfeldern“ auf
Seite 86.)
Sie erzielen unterschiedliche Ergebnisse, wenn Sie dasselbe Feld an
unterschiedliche Positionen im Layout platzieren. Beispiel:
1
1
1
Fügen Sie dasselbe Statistikfeld einem Bereich für Zwischenergebnisse
hinzu, um Summen für jede Gruppe sortierter Datensätze zu berechnen,
und einem Bereich für Gesamtergebnis, um Summen für alle Datensätze
in einer Tabelle zu erhalten.
Fügen Sie einem Kopf- oder Fußbereich ein Feld hinzu, um Daten vom
ersten oder letzten Datensatz auf der Seite als Kopf- bzw. Fußzeile zu
wiederholen. (Fügen Sie z. B. das Feld „Nachname“ in den Kopfbereich
eines Verzeichnisses ein.)
Fügen Sie dasselbe Bezugsfeld direkt in ein Layout ein, um den Wert des
Felds im ersten Bezugsdatensatz zu sehen, oder in einen Ausschnitt, um
Werte mehrerer Bezugsdatensätze zu sehen. (Ein Ausschnitt ist ein
Layoutobjekt, das Datensätze aus Bezugstabellen anzeigt.)
So setzen Sie ein Feld in ein Layout ein:
1. Wählen Sie im Layoutmodus das Layout, an dem Sie arbeiten wollen,
aus dem Einblendmenü Layout.
2. Klicken Sie auf das Feldwerkzeug. (Oder wählen Sie Einfügen > Feld.)
Positionieren Sie den Cursor dann dort, wo das Feld auf dem Layout
platziert werden soll.
Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Feld in das Layout.
Sie sehen eine Begrenzung und Textgrundlinien, die Ihnen bei der
Ausrichtung des Felds mit anderen Objekten im Layout helfen. Lassen Sie
die Maustaste los, wenn sich das Feld an der gewünschten Position befindet.
Arbeiten mit Feldern in einem Layout | 127
Feldwerkzeug
Begrenzungs- und Grundlinien des
Felds erscheinen, wenn Sie es in
das Layout ziehen.
Alternativ können Sie das Feld/Steuerelement-Werkzeug verwenden
(oder wählen Sie Einfügen > Feld/Steuerelement), wenn Sie Felddaten
als Einblendliste, Einblendmenü, Markierungs- oder Optionsfelder oder
Einblendkalender anzeigen wollen. Weitere Informationen finden Sie
im nächsten Abschnitt, „Einrichten von Markierungsfeldern und anderen
Steuerelementen in einem Layout“.
Feld/Steuerelement-Werkzeug
Hinweis Wenn Sie ein Bezugsfeld in einen Ausschnitt setzen, positionieren Sie es
in der ersten Zeile des Ausschnitts. Stellen Sie sicher, dass jedes Feld im Ausschnitt
aus derselben Bezugstabelle stammt, für die der Ausschnitt zur Anzeige von
Datensätzen eingerichtet ist.
128 | Erstellen von Datenbanken
3. Wählen Sie im Dialogfeld „Feld angeben“ das zu platzierende Feld.
Um ein Feld aus einer anderen
Tabelle zu platzieren, die
Tabelle wählen
Das hinzuzufügende
Feld wählen
Aktivieren, um den Feldnamen
als Feldbeschriftung zu
verwenden
Sie können ein Feld in einer anderen Tabelle wählen, indem Sie die Tabelle
aus der Tabellenliste über der Feldliste wählen. Wählen Sie dann ein Feld
aus der Feldliste. Oder wählen Sie Datenbank verwalten in der Tabellenliste,
um eine Beziehung oder eine Tabelle anzulegen (siehe „Erstellen von
Beziehungen“ auf Seite 158).
4. Wählen Sie Feldbeschriftung erstellen, um den Feldnamen als Text in das
Layout aufzunehmen.
5. Klicken Sie auf OK.
Der Feldname wird im Layout im entsprechenden Feld angezeigt, es sei
denn, Sie haben die Anzeige von Beispieldaten aus dem aktuellen
Datensatz aktiviert (Ansicht > Einblenden > Beispieldaten). Felder aus
Bezugstabellen werden als ::Feldname (mit zwei vorangestellten
Doppelpunkten) angezeigt.
Um ein Feld durch ein anderes zu ersetzen, klicken Sie im Layoutmodus auf
das Feld, wählen im Dialogfeld „Feld angeben“ einen anderen Feldnamen aus
und klicken auf OK.
Um ein Feld aus einem Layout zu entfernen, wählen Sie das Feld im
Layoutmodus aus und drücken Sie dann die Rück- oder Löschtaste oder
wählen Sie Bearbeiten > Löschen. Durch Entfernen eines Felds aus einem
Layout werden das Feld und seine Daten nicht aus Ihrer Datenbank gelöscht.
Arbeiten mit Feldern in einem Layout | 129
Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in
einem Layout
Sie können Felder so formatieren, dass sie Werte als Einblendlisten,
Einblendmenüs, Markierungsfelder, Optionsfelder oder Einblendkalender
anzeigen. Sie können Felder auch so einstellen, dass sie durch das Vorschlagen
möglicher Werte bei der Dateneingabe in das Feld automatisch ausgefüllt
werden. Alle diese Optionen helfen bei der Dateneingabe.
So stellen Sie ein Feld ein, um ein Einblendmenü, Markierungsfelder oder
andere Steuerelemente anzuzeigen:
1. Doppelklicken Sie im Layoutmodus auf das Feld (oder wählen Sie das Feld
aus und wählen Sie Format > Feld/Steuerelement > Einstellung).
1
1
Wenn sich das Feld nicht bereits im Layout befindet, klicken Sie auf das
Feld/Steuerelement-Werkzeug und ziehen den Fadenkreuz-Zeiger, um
das Feldobjekt dem Layout hinzuzufügen. Geben Sie dann im
Dialogfeld „Feld/Steuerelement einstellen“ das gewünschte Feld im
Bereich Datenanzeigen von an.
Wenn das Feld noch nicht definiert wurde, wählen Sie Datei (Windows)
bzw. Ablage (Mac OS) > Datenbank verwalten, um ein neues Feld zu
definieren.
Steuerelementstil
für Ihr Feld
wählen
Anzuzeigende
Daten wählen
130 | Erstellen von Datenbanken
2. Wählen Sie im Bereich Steuerelementstil des Dialogfelds „Feld/
Steuerelement einstellen“ für Anzeigen als:
1
1
1
1
1
1
Standard
Einblendliste
Einblendmenü
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Verwenden Sie z. B. Optionsfelder, um eine Werteliste häufig verwendeter
Text-, Zahlen-, Datums- oder Zeitwerte anzuzeigen. Bei der Dateneingabe
können Benutzer aus den definierten Werten wählen, anstatt die Daten
selbst eingeben zu müssen.
Land
Bei der Dateneingabe aus
einer Werteliste wählen
Mit dem Feld „Land“ verknüpfte Werteliste
Wenn Sie die jeweiligen Steuerelementstile wählen, passt sich das
Dialogfeld entsprechend der gewählten Option an.
3. Wählen Sie die Optionen für den Steuerelementstil aus.
Wählen Sie z. B. für Werte anzeigen von eine vorhandene Werteliste oder
wählen Sie Wertelisten verwalten.
4. Um Felder so einzustellen, dass sie mögliche Entsprechungen vorschlagen,
während der Benutzer tippt, wählen Sie Über Werteliste automatisch
ausfüllen oder Über zuvor eingegebene Werte automatisch ausfüllen.
Hinweis Das automatische Ausfüllen funktioniert nur für Textfelder.
5. Klicken Sie auf OK.
Weitere Informationen zur Definition von Wertelisten und der Verwendung
des automatischen Ausfüllens finden Sie in der Hilfe.
Arbeiten mit Feldern in einem Layout | 131
Festlegen der Position von Bezugsfeldern
Sie können Bezugsfelder direkt in Layouts oder in Ausschnitte platzieren.
Direkt in Layouts: Platzieren Sie Bezugsfelder direkt in ein Layout, um
Daten aus dem ersten Bezugsdatensatz anzuzeigen, selbst wenn mehrere
Bezugsdatensätze die Kriterien der Beziehung erfüllen. (Welcher
Bezugsdatensatz als Erster angezeigt wird, hängt davon ab, ob die
Beziehung eine Sortierfolge festlegt.) Weitere Informationen finden
Sie unter „Erstellen von Beziehungen“ auf Seite 158.
In Ausschnitten: Sie können Bezugsfelder in einen Ausschnitt in einem
Layout platzieren, um Daten aus allen Bezugsdatensätzen anzuzeigen,
die die Kriterien der Beziehung erfüllen. Beispiele für das Platzieren
von Bezugsfeldern in Ausschnitten finden Sie in der Hilfe.
Hinweis Bevor Sie Ihrem Layout ein Bezugsfeld hinzufügen, machen Sie sich
bitte vertraut mit den Konzepten in Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und
-dateien“.
Erläuterung von Platzhaltern
Verwenden Sie Platzhalter, um Felddaten und Text in Dokumenten wie
Serienbriefen, Etiketten, Briefumschlägen oder Verträgen zu kombinieren. Sie
können Platzhalter in Textblöcken erstellen, um statischen Text und Felddaten
zusammen zu verwenden.
Platzhalter passen sich der jeweiligen Textmenge im Feld für jeden Datensatz
an. Beispiel:
Wenn sich z. B. der Platzhalter <<Vorname>> zwischen dem Text „Lieber“
und einem Komma befindet (in anderen Worten Lieber <<Vorname,>>),
zeigt FileMaker Pro Lieber Frank, wenn das Feld „Vorname“ den Namen
Frank enthält.
Wenn der Platzhalter sich in einer eigenen Zeile befindet (z. B. ein leeres
Feld für „Adresszeile 2“ in einem Etikett), entfernt FileMaker Pro die
Leerzeile aus dem Textblock.
FileMaker Pro verwendet Platzhalter beim Erstellen von Etiketten- und
Briefumschlaglayouts.
132 | Erstellen von Datenbanken
Formatieren von Felddaten in einem Layout
Steuern Sie mithilfe der FileMaker Pro-Feldformate das Erscheinungsbild von
Daten in einem Layout. Die Formate, die Sie festlegen, ändern nicht die Daten,
wie sie in der Datenbank gespeichert sind. Sie können bei jedem Platzieren
eines Felds im Layout andere Formate angeben (gleichgültig, ob es im selben
oder einem anderen Layout ist). Wenn Sie z. B. –5123 in ein Zahlenfeld
eingeben, können Sie es an einer Stelle als – €5.123,00 formatieren und an einer
anderen Stelle als <5123>.
FileMaker Pro weist Feldformate in folgender Rangfolge zu:
Wenn Sie keine Formate festlegen, zeigt FileMaker Pro Zahlen und
Datums- und Zeitangaben basierend auf den Systemformaten an, die in den
Ländereinstellungen in der Systemsteuerung (Windows) bzw. im Bereich
„Landeseinstellungen“ der Systemeinstellungen (Mac OS) beim Anlegen
der Datei eingestellt waren.
In FileMaker Pro können Sie Anzeigeformate für Text-, Zahlen-, Datums-,
Zeit-, Zeitstempel- oder Medienfelder festlegen, wenn keine Objekte
ausgewählt sind. FileMaker Pro weist diese Standardformate allen Feldern
zu, die Sie später in Layouts platzieren. Für Zahlen-, Datums-, Zeit- und
Zeitstempelfelder überschreiben diese Anzeigeformate die Systemformate.
Festlegen von Textformaten für Felder
Im Layoutmodus können Sie eine Reihe von Textattributen für jedes Feld
einstellen. Alle Zeichen in dieser Instanz des Felds (einschließlich aller
Wiederholungen in Wiederholfeldern) weisen dieselben Schrift-, Größen-,
Stil-, Farb-, Zeilenabstands-, Tabulator- und Absatzeinstellungen auf.
Hinweis Sie können Zeichen in Textfeldern im Blätternmodus formatieren (z. B.
ein Wort zur Hervorhebung kursiv oder unterstrichen darstellen). Im Gegensatz zu
Formaten, die im Layoutmodus festgelegt wurden, wird diese Formatierung mit
den Daten gespeichert und Sie sehen sie in jedem Layout, das dieses Feld enthält.
1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus und wählen Sie
dann Format >Text.
Oder beginnen Sie ohne ausgewählte Felder, falls Sie Textformate für
Felder festlegen wollen, die Sie später hinzufügen.
Arbeiten mit Feldern in einem Layout | 133
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Textformat“ die gewünschten Formate.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
Textattribute
wählen
Einen oder
mehrere Stile
aktivieren
Festlegen von Formaten für Felder, die Zahlen enthalten
Sie können steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern, in
Formelfeldern mit Zahlenergebnis und in Statistikfeldern anzeigt.
1. Wählen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Felder aus, die
numerische Werte anzeigen.
2. Wählen Sie Format > Zahl.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zahlenformat“ die gewünschten Formate.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
Aktivieren Sie
Optionen für
Boolesche Werte
oder Dezimalzahlen
und Währung.
Optionen für die
Anzeige
verschiedener
japanischer
Zahlentypen
festlegen
Optionen für
negative
Werte
einstellen
Die Symbole für Tausendertrennung
und Dezimalzeichen sowie KanjiTrennzeichen angeben
4. Klicken Sie auf OK.
Geben Sie Schrift, Stil,
Größe, Zeilenabstand,
Ausrichtung und Farbe an.
134 | Erstellen von Datenbanken
Festlegen von Formaten für Datumsfelder
Sie können steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern und in
Formelfeldern mit Zahlenergebnis anzeigt.
Hinweis Um Fehlinterpretationen in Datumsfeldern zu vermeiden, formatieren
Sie Ihre Datumsfelder immer zur Anzeige von vierstelligen Jahreszahlen.
1. Wählen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Datumsfelder oder
Formelfelder mit Datumsergebnis aus.
2. Wählen Sie Format > Datum.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Datumsformat“ die gewünschten Formate.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
Wählen Sie, ob
Zahlen wie
eingegeben, in
einem
vordefinierten
Format oder in
einem von Ihnen
festgelegten
Format erscheinen
sollen.
Optionen für die
Anzeige von
japanischen
Datumsangaben
wählen
Schrift, Stil, Größe,
Farbe,
Zeilenabstand und
Ausrichtung
angeben
4. Klicken Sie auf OK.
Wählen Sie
Optionen für
Tag, Monat,
Jahr und
Trennzeichen.
Arbeiten mit Feldern in einem Layout | 135
Festlegen von Formaten für Zeitfelder
Sie können steuern, wie FileMaker Pro Zeitangaben in Feldern anzeigt.
1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitfelder oder
Formelfelder mit Zeitergebnis aus.
2. Wählen Sie Format > Zeit.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zeitformat“ die gewünschten Formate.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
4. Klicken Sie auf OK.
Wenn Sie die Sekundenkomponente so formatieren wollen, dass
Sekundenbruchteile angezeigt werden, fahren Sie mit dem nächsten
Schritt fort.
5. Wählen Sie Format > Zahl.
6. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zahlenformat“ die gewünschten Formate.
Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente:
Feste Anzahl an Dezimalstellen und Dezimalzeichen. Die übrigen Optionen
haben keine Wirkung.
7. Klicken Sie auf OK.
Wählen Sie, ob Zeitwerte
wie eingegeben, in einem
vordefinierten Format oder
in einem von Ihnen
festgelegten Format
erscheinen sollen.
Optionen für die Anzeige
von japanischen
Zeitangaben wählen
Schrift, Stil, Größe, Farbe,
Zeilenabstand und
Ausrichtung angeben
8. Klicken Sie auf OK.
136 | Erstellen von Datenbanken
Festlegen von Formaten für Zeitstempelfelder
Sie können steuern, wie FileMaker Pro Zeitstempelwerte in Feldern anzeigt.
Sie formatieren ein Zeitstempelfeld, indem Sie seine drei Komponenten
separat formatieren: Datum, Uhrzeit (ohne Sekundenangabe) und Sekunden
(einschließlich Sekundenbruchteile).
1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitstempelfelder oder
Formelfelder mit Zeitstempelergebnis aus.
2. Um die Datumskomponente zu formatieren, wählen Sie Format > Datum.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Datumsformat“ die gewünschten Formate
und klicken Sie auf OK.
4. Um die Zeitkomponente (ohne Sekundenangabe) zu formatieren, wählen
Sie Format > Zeit.
5. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zeitformat“ die gewünschten Formate und
klicken Sie auf OK.
6. Um die Sekundenkomponente mit Sekundenbruchteilen zu formatieren,
wählen Sie Format > Zahl.
7. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zahlenformat“ die gewünschten Formate
und klicken Sie auf OK.
Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente:
Feste Anzahl an Dezimalstellen und Dezimalzeichen. Die übrigen Optionen
haben keine Wirkung.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
Festlegen von Formaten für Medienfelder
Sie können steuern, wie FileMaker Pro Bilder und Dateisymbole in
Medienfeldern anzeigt.
Hinweis Die folgenden Anleitungen gelten auch für das Formatieren von
Grafikobjekten, die Sie direkt in ein Layout einfügen.
1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Medienfelder oder
eingefügte Grafiken aus.
2. Wählen Sie Format > Grafik.
Arbeiten mit Feldern in einem Layout | 137
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Grafikformat“ die gewünschten Formate.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
Dateisymbole lassen sich nicht skalieren.
Wählen Sie, wie die
Grafik in den Rahmen
eingefügt werden soll.
Wählen Sie die
horizontale Ausrichtung
der Grafik.
Wählen Sie die
vertikale
Ausrichtung der
Grafik.
4. Klicken Sie auf OK.
Formatieren von Feldern und Text für vertikales Schreiben
Wenn Ihr Betriebssystem für die Unterstützung japanischer Texteingabe
konfiguriert ist, können Sie Feld- und Textobjekte so formatieren, dass sie
japanischen Text in vertikaler Schreibweise anzeigen. In der vertikalen
Schreibweise werden Zeichen von oben nach unten angezeigt und gelesen und
die Textspalten verlaufen von rechts nach links. Dies ist nützlich beim Drucken
von Adressen auf Etiketten.
Wenn Sie eines oder mehrere Felder auswählen und dann Format > Ausrichtung
> Seitlich (nur asiatischer Text) wählen, werden die Zeichen im Feld um 90 Grad
gegen den Uhrzeigersinn gedreht. Das Feld selbst wird nicht gedreht. Um die
ausgewählten Felder zu drehen, wählen Sie Anordnen > Drehen.
Abhängig davon, wie der Text gedruckt werden soll, sollten Sie die
Seitenausrichtung des Layouts ändern. Wählen Sie hierfür Datei > Drucker
einrichten (Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS) und ändern Sie
die Ausrichtung in Hoch- oder Querformat.
138 | Erstellen von Datenbanken
Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Felder
Sie können die Eingabe in ein Feld erlauben oder verhindern. Sie können z. B.
die Eingabe in ein Feld beschränken, das eine fortlaufende Nummer enthält,
damit das Feld nicht geändert werden kann. Sie können separate
Eingabeoptionen für den Blättern- und den Suchenmodus festlegen, wodurch
Sie auch fortlaufende Nummern finden können, selbst wenn sie sich nicht
eingeben lassen.
Wenn Sie die Eingabe in ein Feld gestatten, können Sie auch steuern, ob der
gesamte Feldinhalt ausgewählt wird, wenn Sie im Blättern- oder Suchenmodus
per Klick oder Tabulatortaste in das Feld wechseln. Andernfalls platziert
FileMaker Pro die Einfügemarke hinter das letzte Zeichen in dem Feld.
1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus.
2. Wählen Sie Format > Feld/Steuerelement > Verhalten.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Feldverhalten“ die gewünschten Optionen.
Für
Aktion
Die Eingabe in ein Feld im
Blätternmodus und/oder im
Suchenmodus verhindern
Deaktivieren Sie unter Feld kann aktiviert werden die
Option Im Blätternmodus und/oder Im Suchenmodus.
Den gesamten Feldinhalt auswählen,
wenn das Feld aktiviert wird
Gesamten Feldinhalt auswählen (Feld kann aktiviert
werden muss ebenfalls aktiviert sein.)
Einen Texteingabemodus für ein Feld
angeben, das eine japanische
Eingabemethode verwendet.
Aktivieren Sie Texteingabemethode und wählen Sie
einen Eingabemodus aus der Liste.
Hinweis Diese Option ist verfügbar,
wenn Ihr Betriebssystem für die
Unterstützung von japanischer
Texteingabe konfiguriert ist.
Steuern, wie das nächste Feld über die Aktivieren Sie Tabulatortaste, Zeilenschalter,
Tastatur aktiviert wird
Eingabetaste oder eine beliebige Kombination dieser
Optionen.
4. Klicken Sie auf OK.
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Feldern in einem Layout finden Sie
in der Hilfe.
Arbeiten mit Bereichen in einem Layout | 139
Arbeiten mit Bereichen in einem Layout
FileMaker Pro-Layouts sind in Layoutbereiche gegliedert, d. h. Abschnitte
im Layout, die bestimmen, wie Daten in einem Feld behandelt und angezeigt
werden. Mithilfe von Bereichen können Sie steuern, wie FileMaker Pro Daten
druckt, z. B.:
einmal für jeden Datensatz,
nur am Beginn jeder Seite,
nur vor oder nach Gruppen sortierter Datensätze (z. B. um Teilsummen
für jede Datensatzgruppe anzuzeigen).
Jedes Layout muss mindestens einen Bereich enthalten. Layoutbereiche
können Felder, Ausschnitte, Tasten, Text und andere Objekte enthalten.
Im Layoutmodus markieren gepunktete horizontale Linien die Trennung
zwischen Layoutbereichen und der Bereichsname erscheint am linken
Rand der unteren Trennlinie.
140 | Erstellen von Datenbanken
Der Assistent für neues Layout erstellt auf der Basis der gewählten Optionen
automatisch die geeigneten Layoutbereiche. Sie können Layoutbereiche nach
Beenden des Assistenten wie erforderlich hinzufügen, ändern oder löschen.
(Informationen hierzu finden Sie unter „Erstellen von Layouts und Berichten“
auf Seite 107.)
Kopfbereich
Datenbereich
Zwischenergebnis
Nachgestelltes
Gesamtergebnis
Umsatzbericht
Fußbereich
Eine Teilauswertung unter dem
Datenbereich summiert Daten für
jede Datensatzgruppe, sortiert
nach dem Gruppierfeld (Vertreter).
Vertreter
Artikelnr.
Menge
David Michaels
David Michaels
David Michaels
David Michaels
ET3
ET4
ET1
ET5
1
1
2
3
Sophie Tang
Sophie Tang
Sophie Tang
ET6
ETz
ET2
2
5
2
Gesamt
Gesamt
Nachgestelltes Gesamtergebnis
Fußbereich
Endsumme
Weltweit Reisen Vertraulich
Juni 2009
Summe
29,95 €
32,25 €
73,90 €
98,85 €
234,95 €
64,50 €
12,50 €
25,00 €
102,00 €
336,95 €
Arbeiten mit Bereichen in einem Layout | 141
Erläuterung von Layoutbereichtypen
Die folgende Tabelle beschreibt die Layoutbereichstypen.
Layoutbereich
Beschreibung
Kopf 1. Seite
Erscheint nur einmal am Beginn des ersten Fensters bzw. der ersten Seite
und ersetzt den normalen Kopfbereich (falls einer festgelegt ist). Kann in
Berichten verwendet werden, um eine separate Titelseite zu drucken. Ein
Layout kann nur einen Kopf 1. Seite enthalten.
Kopfbereich
Erscheint am Beginn jedes Fensters bzw. jeder Seite (außer Sie haben
einen Kopf 1. Seite festgelegt, der den Kopfbereich auf der ersten Seite
ersetzt). Verwendet für Titel oder Spaltenüberschriften (in
Listenberichten). Ein Layout kann nur einen Kopfbereich enthalten.
Datenbereich
Jedes Objekt, das Sie dem Datenbereich hinzufügen, einschließlich Felder,
Textobjekte und Grafiken, erscheint einmal für jeden aufgerufenen
Datensatz. Ein Layout kann nur einen Datenbereich enthalten.
Fußbereich
Erscheint am unteren Rand jedes Fensters bzw. jeder Seite (außer Sie fügen
einen Fuß 1. Seite hinzu). Ein Layout kann nur einen Fußbereich enthalten.
Fuß 1. Seite
Erscheint nur einmal am unteren Rand des ersten Fensters bzw. der ersten
Seite und ersetzt den normalen Fußbereich (falls einer festgelegt ist). Ein
Layout kann nur einen Fuß 1. Seite enthalten.
Um Statistikdaten in ein Layout aufzunehmen (z. B. Teilsummen, Gesamtsummen,
Mittelwerte, Anzahl usw.), platzieren Sie Statistikfelder in Layoutbereiche
für Zwischen- oder Gesamtergebnisse (weitere Informationen finden Sie
unter „Definieren von Statistikfeldern“ auf Seite 96). Mögliche Statistikbereiche
sind Bereiche für Gesamtergebnis und Bereiche für Zwischenergebnisse.
Ein Bereich für Gesamtergebnis enthält in der Regel ein oder mehrere
Statistikfelder, die Auswertungsinformationen (wie Summen) über alle
aufgerufenen Datensätze anzeigen.
Ein Bereich für Zwischenergebnisse enthält in der Regel eines oder
mehrere Statistikfelder, die Zwischenergebnisdaten (wie Teilsummen)
über eine Untergruppe von Datensätzen anzeigen. Die Datensätze werden
gruppiert (sortiert) nach Werten in einem anderen Feld, dem Gruppierfeld.
Immer wenn sich der Wert des Gruppierfelds ändert, fügt FileMaker den
Bereich für Zwischenergebnisse ein. Bereiche für Zwischenergebnisse
werden in der Tabellen- und Listenansicht angezeigt, wenn nach
Gruppierfeldern sortiert wurde, und werden dynamisch aktualisiert, wenn
Sie die Daten in der Datei ändern.
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Layoutbereichen finden Sie in der Hilfe.
142 | Erstellen von Datenbanken
Kapitel 4
Arbeiten mit
Bezugstabellen und -dateien
Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:
Planen einer relationalen Datenbank
Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen
Erstellen und Bearbeiten von Referenzen
FileMaker Pro verwendet Bezugstabellen als Basis für relationale
Datenbanken und Referenzen. Relationale Datenbanken erlauben Ihnen,
dynamisch mit Daten aus anderen Tabellen zu arbeiten, sodass Sie Daten an
einer Stelle ändern können und Ihre Änderungen an allen Stellen reflektiert
werden, an denen die Bezugsdaten auftauchen. Mithilfe von Referenzen
können Sie Daten aus einer Tabelle kopieren und in eine andere einfügen.
Nachdem die Referenzdaten eingefügt wurden, ändern sie sich nicht mehr,
es sei denn, Sie bearbeiten sie oder weisen FileMaker Pro an, die Referenz
zu wiederholen.
Verwenden Sie relationale Datenbanken, um
die aktuellste Version der Daten aus einer anderen (oder der aktuellen)
Tabelle zu sehen und zu bearbeiten. Zeigen Sie z. B. Daten in
Bezugsfeldern an, wenn Sie den aktuellen Preis eines Artikels aus einer
Bezugstabelle benötigen. Wenn sich Daten in den Bezugsdatensätzen
ändern, sehen Sie diese Änderungen auch in der aktuellen Tabelle.
Daten effizient und flexibel zu erfassen und zu verwalten. Anstatt mehrere
Datenbanktabellen mit doppelten Werten zu erstellen, speichern Sie Werte
nur einmal und verwenden Sie Beziehungen, um diese Werte zur Verfügung
zu stellen. Sie können dann Daten an nur einer Stelle ändern und vermeiden
damit doppelte Daten und fördern konsistente Datenhaltung.
Speicherplatz zu sparen, da Daten nur an einer Stelle gespeichert sind.
144 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Verwenden Sie Referenzen, um:
Daten aus einer Bezugstabelle zu kopieren und die Kopie unverändert zu
lassen, selbst wenn sich Bezugsdaten ändern. Verwenden Sie z. B. eine
Referenz, um den aktuellen Preis eines Produkts zum Zeitpunkt des Kaufs
in eine Rechnungstabelle zu kopieren. Selbst wenn sich der Preis in der
Bezugstabelle ändert, bleibt der Preis in der Rechnungstabelle gleich.
FileMaker Pro kann auch auf Daten zugreifen, die in anderen FileMaker ProDateien und externen ODBC-Datenquellen gespeichert sind, so dass Sie Daten,
die in Ihrer FileMaker Pro-Datei gespeichert sind, mit Daten aus diesen externen
Quellen kombinieren können. Sie können mit Daten in SQL-Datenbanken
arbeiten, die Informationen über ODBC bereitstellen. Sie können auch
Ergänzungsfelder in FileMaker Pro verwenden, um Berechnungs- und
Statistikvorgänge mit in ODBC-Datenquellen gespeicherten Daten durchzuführen.
Weitere Informationen über die Verwendung von FileMaker Pro mit externen
Datenquellen finden Sie unter „Arbeiten mit externen Datenquellen“ auf Seite 183.
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur
Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.
Beziehungen
Eine Beziehung ist eine leistungsstarke Methode zur Organisation Ihrer Daten.
Mit einer Beziehung können Sie Daten in einer oder mehreren Tabellen auf der
Basis gemeinsamer Feldwerte, verschiedener Feldwerte oder eines Vergleichs
von Werten in zwei oder mehr Feldern verknüpfen.
Nachdem Sie eine Beziehung definiert haben, können Sie Daten aus der
Bezugstabelle wie folgt anzeigen:
Entwickeln Sie eine relationale Datenbank, die aus einer oder mehreren
Tabellen besteht, die in ihrer Gesamtheit alle Daten enthalten, die Sie für
Ihre Arbeit benötigen. Jede Information wird nur in jeweils einer Tabelle
gespeichert, steht aber jeder Bezugstabelle für Zugriff und Anzeige zur
Verfügung. Sie können jedes Auftreten Ihrer Bezugsdaten ändern und die
Änderungen werden an allen Stellen reflektiert, an denen diese
Bezugsdaten benutzt werden.
Beziehungen | 145
Definieren Sie eine Referenz, um Daten aus einer Bezugstabelle in ein Feld
in der Zieltabelle zu kopieren. Die kopierten Daten werden jetzt an zwei
Stellen gespeichert, als hätten Sie sie mit den Befehlen "Kopieren" und
"Einfügen" in ein Zielfeld übertragen. Die Referenzdaten sind zum
Zeitpunkt des Kopierens aktuell, bleiben aber dann so lange statisch, bis die
Referenz wiederholt oder erneut ausgelöst wird.
Aktuelle Tabelle
Bezugstabelle
Kundennr. R20
Kundennr. R20
Strecke
Strecke
München-Paris
München-Paris
In relationalen Datenbanken werden Daten aus der Bezugstabelle
nur in der aktuellen Tabelle angezeigt, nicht kopiert.
Aktuelle Tabelle
Bezugstabelle
Kundennr. R20
Kundennr. R20
Strecke
Strecke
München-Paris
München-Paris
Referenzen kopieren Daten aus der Bezugstabelle in die
aktuelle Tabelle.
Ein Reisebüro könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden: die Tabelle
„Reisen“, die die Produkte (Reisen) und ihre aktuellen Preise speichert; die
Tabelle „Kunden“, die Kundeninformationen speichert; die Tabelle
„Rechnungen“, die einen Datensatz für jede Rechnung enthält, und die Tabelle
„Positionen“, die Verkaufsdaten für jede Rechnungsposition einschließlich der
verkauften Reise und des Preises speichert, zu dem sie verkauft wurde. Da
Rechnungen eine Mischung aus dynamischen und statischen Daten sind,
verwenden Sie sowohl relationale Datenbanken als auch Referenzen für die
Anzeige Ihrer Daten. Datensätze aus der Tabelle „Positionen“ werden
dynamisch in einem Ausschnitt im Layout „Rechnungen“ angezeigt, aber der
aktuelle Preis jeder Position wird über eine Referenz eingegeben. Damit bleibt
die Rechnung historisch korrekt, auch wenn sich der Preis zu einem späteren
Zeitpunkt ändert.
146 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Reisetabelle
Rechnungstabelle
Reisekennung: R10
Rechnungsnr. A-200-61
Reisename:
Datum
16.10.2010
Kundennr.
C100
Name
Williams
München-Rom
Strecke
Nr. Von
R200 Bayern
R42 Paris
Nach
Paris
Rom
Kundentabelle
Kundennr.
C100
Name
Williams
Telefon
408-555-3456
Reise
Nr. Reisename: Preis
R10 München-Rom 550,00
R20 Rom-London 700,00
Gesamt
1.250,00
Datensätze aus der
Tabelle „Positionen“ in
einem Ausschnitt
Reisekennung Reisename:
R10
München-Rom
R20
Rom-London
Sie legen eine relationale Datenbank an, indem Sie eine Beziehung zwischen
zwei Feldern, so genannten Abgleichsfeldern, definieren. Diese Felder können
sich in verschiedenen Tabellen oder in derselben Tabelle (Self-Join) befinden.
Sie können auf Bezugsdaten zugreifen, wenn der Wert im Bezugsfeld auf der einen
Seite der Beziehung gemäß den festgelegten Kriterien erfolgreich mit einem Wert
im Abgleichsfeld auf der anderen Seite der Beziehung abgeglichen wird.
Nachdem Sie eine Beziehung erstellt haben, können Sie Felder aus der
Bezugstabelle verwenden, als wären es Felder in der aktuellen Tabelle: zur
Anzeige von Datensätzen in einem Layout, als Teil einer Formel, in einem
Script, als Abgleichsfeld für eine andere Beziehung usw. Sie können in jedem
Modus mit den Daten in den Bezugsfeldern arbeiten (falls Sie Zugriffsrechte
haben), während Sie mit Datensätzen in der aktuellen Tabelle arbeiten.
Wenn Sie Bezugsdaten in einem Ausschnitt anzeigen, werden Werte aus allen
Bezugsdatensätzen angezeigt. Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem
Ausschnitt befindet, wird der Wert aus dem ersten Bezugsdatensatz angezeigt.
Weitere Informationen über Beziehungen finden Sie in der Hilfe.
Beziehungen | 147
Terminologie für relationale Datenbanken
Bevor Sie beginnen, mit relationalen Datenbanken und Referenzen zu arbeiten,
sollten Sie mit den nachstehenden Begriffen vertraut sein. Diese Begriffe
werden in den folgenden Abschnitten erläutert.
Begriff
Beschreibung
Aktuelle Tabelle
In relationalen Datenbanken die Tabelle, in der Sie momentan arbeiten.
Für Referenzen die Tabelle, in die die Daten kopiert werden.
Externe Tabelle
Eine Tabelle außerhalb der aktuellen Datei, in einer anderen Datei.
Referenzzielfeld
Das Feld in einer Tabelle, in das Sie Daten bei einer Referenz kopieren
(nur für Referenzen) wollen
Referenzquellfeld Das Feld in der Bezugstabelle, das die Daten enthält, die Sie bei einer
(nur für Referenzen) Referenz kopieren wollen
Abgleichsfeld
Ein Feld in der aktuellen Tabelle und ein Feld in einer Bezugstabelle,
deren Werte für den Zugriff auf übereinstimmende Datensätze
verwendet werden. (Ein Abgleichsfeld wird gelegentlich auch als
Schlüsselfeld bezeichnet.) Für jede Beziehung wählen Sie in jeder
Tabelle eines oder mehrere Abgleichsfelder.
Für relationale Datenbanken müssen Werte in Abgleichsfeldern
übereinstimmen, damit eine Beziehung zwischen den Dateien möglich
ist. Weitere Informationen finden Sie unter „Erläuterung von
Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf Seite 150
Für Referenzen müssen Werte in Abgleichsfeldern nicht gleich sein, um zu
passen.
Ausschnitt
Ein Layoutobjekt, das Datensätze aus Bezugstabellen anzeigt. In
Ausschnitten werden Daten aus Bezugsfeldern in Reihen angezeigt,
wobei jeder Datensatz eine eigene Reihe einnimmt.
Bezugsfeld
Ein Feld, das sich auf ein Feld in einer anderen Tabelle bezieht (oder auf
ein anderes Feld in derselben Tabelle). Wenn eine Beziehung zwischen
zwei Tabellen (sogar über eine andere Tabelle) definiert wurde, kann auf
Daten in Feldern der einen Tabelle von der anderen Tabelle aus
zugegriffen werden.
Bezugsdatensatz
Datensatz in der Bezugstabelle, dessen Abgleichsfeld (entsprechend der
verwendeten Beziehung) einen Wert enthält, der zu dem Wert im
Abgleichsfeld einer anderen Tabelle passt.
148 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Begriff
Beschreibung
Bezugstabelle
In relationalen Datenbanken die Tabelle, die die Daten enthält, auf die
Sie zugreifen und mit denen Sie in der aktuellen Tabelle arbeiten wollen.
Für Referenzen die Tabelle, die die zu kopierenden Daten enthält.
Eine Tabelle kann sich auf sich selbst beziehen. (Dies ist ein so
genannter Self-Join.)
Relationale
Operatoren
Im Beziehungsdiagramm die Symbole, die die Vergleichskriterien
zwischen einem oder mehreren Felderpaaren in zwei Tabellen
definieren. Hierzu gehören: gleich (=), ungleich (), größer als (>),
größer oder gleich (), kleiner als (<), kleiner oder gleich () und alle
Zeilen oder kartesisches Produkt (X).
Beziehung
Beziehungen ermöglichen in einer Tabelle den Zugriff auf Daten in einer
anderen Tabelle. Beziehungen können einen Datensatz in einer Tabelle
mit einem Datensatz in einer anderen Tabelle, einen Datensatz mit vielen
anderen Datensätzen oder alle Datensätze in einer Tabelle mit allen
Datensätzen in einer anderen Tabelle verknüpfen, abhängig von den
Kriterien, die Sie bei der Definition der Beziehung im
Beziehungsdiagramm angeben. (Eine Beziehung wird gelegentlich auch
als Verknüpfung oder Verknüpfungsausdruck bezeichnet.)
Beziehungsdiagramm
Im Register "Beziehungen" des Dialogfelds "Datenbank verwalten" sehen
Sie die Instanzen von Tabellen sowohl in der aktuellen Datei als auch von
externen Datenbank-Bezugsdateien. In diesem Beziehungsdiagramm
verknüpfen Sie Tabellen und ändern Beziehungen zwischen Feldern in
verschiedenen Tabellen.
Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen, erscheint eine visuelle Repräsentation,
oder Instanz, der Tabelle im Beziehungsdiagramm. Sie können beliebig
viele Instanzen (mit eindeutigen Namen) derselben Tabelle angeben, um
im Diagramm mit komplexen Beziehungen zu arbeiten.
Quelldatei
Die Datei, aus der Sie dem Beziehungsdiagramm eine Tabelle
hinzufügen.
Quelltabelle
Die Tabelle, auf der eine oder mehrere Tabellen im
Beziehungsdiagramm basieren. Die Quelltabelle ist die Tabelle, die im
Register "Tabellen" des Dialogfelds "Datenbank verwalten" definiert ist.
Beziehungen | 149
Erläuterung des Beziehungsdiagramms
Sie arbeiten im Beziehungsdiagramm mit Tabellen, um mit ihrer Hilfe
die Ansicht Ihrer Daten im Layout zu organisieren. Tabellen, die im
Beziehungsdiagramm angezeigt werden, finden Sie in der aktuellen
FileMaker Pro-Datei, in einer externen FileMaker Pro-Datei oder in einer
externen ODBC-Datenquelle.
Jede Instanz (oder jedes Auftreten) einer Tabelle im Beziehungsdiagramm
repräsentiert eine separate Sicht auf Ihre Daten. Wenn Sie zwei Tabellen
verknüpfen, verbinden Sie zwei bestehende Ansichten zu einer dritten Ansicht.
Beim Hinzufügen von Tabellen zu Ihren Beziehungen stellt jede Folgetabelle
eine zusätzliche Gruppe von Kriterien dar, die erfüllt sein müssen, bevor der
Zugriff auf Bezugsdaten in dieser Beziehung möglich ist.
Sie können eine Beziehung zwischen zwei beliebigen Tabellen im
Beziehungsdiagramm erstellen, aber die Beziehung darf nicht zirkulär sein,
d. h. keinen geschlossenen Kreis zwischen Tabellen bilden. Jede Reihe von
Beziehungen muss eine Anfangs- und eine Endtabelle besitzen und diese
Tabellen müssen unterschiedliche Tabellen sein.
Da jede Beziehung eine zusätzliche Gruppe von Kriterien darstellt, müssen Sie
Ihren Kontext im Beziehungsdiagramm berücksichtigen. Der Kontext ist der
Punkt im Diagramm, an dem die Beziehung ausgewertet wird. Da das
Diagramm nie einen Kreis ergibt, bietet jeder Punkt im Diagramm eine andere
Perspektive Ihrer Daten.
Das Beziehungsdiagramm lässt keine kreisförmigen Verbindungen zu, daher
veranlasst jeder Versuch einer zirkulären Beziehung FileMaker Pro, eine
neue, eindeutig benannte Instanz einer Tabelle zu generieren. Eine neue
Instanz erlaubt Ihnen wie jede andere Instanz im Diagramm das Fortsetzen
Ihrer neuen Beziehung.
Weitere Informationen über das Beziehungsdiagramm finden Sie in der Hilfe.
150 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen
Wenn Sie eine Beziehung zwischen Tabellen erstellen, wählen Sie eines oder
mehrere Felder in jeder Tabelle als Abgleichsfelder aus. Abgleichsfelder haben
normalerweise gemeinsame Werte. In einer typischen Beziehung ist ein
Datensatz in der einen Tabelle mit Datensätzen in einer anderen Tabelle
verbunden, die einen gemeinsamen Abgleichsfeldwert haben.
Die Tabelle „Kunden“ und die Tabelle „Rechnung“ können z. B. jeweils das
Feld „Kundennummer“ verwenden, um jeden Kunden und Kauf eindeutig zu
identifizieren. Wenn beide Tabellen über „Kundennummer“ als Abgleichsfeld
verbunden sind, kann ein Datensatz in der Tabelle „Kunden“ einen Ausschnitt
anzeigen, der jede Rechnung mit passender Kundennummer auflistet, und in
der Tabelle „Rechnungen“ kann jede Rechnung mit derselben Kundennummer
konsistente Kundendaten anzeigen.
Die in einer Beziehung verwendeten Abgleichsfelder können verschiedene
Namen haben. Ein Abgleichsfeld kann einen beliebigen Feldtyp außer
„Medien“ oder „Statistik“ haben.
Typen von Beziehungen
Wenn Sie zwei Tabellen über eine Beziehung verknüpfen, legen Sie Kriterien
fest, anhand deren FileMaker Pro auf Bezugsdatensätze zugreift oder sie anzeigt.
Ihre Kriterien können einfach sein, z. B. der Abgleich eines Felds in Tabelle A
mit einem Feld in Tabelle B. Eine komplexere Beziehungsdefinition liefert in
der Regel eine begrenztere Gruppe von Bezugsdatensätzen. Beispiele
komplexer Beziehungen umfassen mehrere Abgleichsfelder auf einer oder
beiden Seiten der Beziehung oder den Vergleich von Abgleichsfeldern mithilfe
relationaler „Ungleichheits“-Operatoren oder mithilfe berechneter
Abgleichsfelder.
Beziehungen mit einem einzelnen Kriterium
In einer Beziehung mit einem Kriterium werden Daten in einem Feld mit
Daten in einem anderen Feld verglichen.
Beziehungen | 151
Beispielsweise bezieht sich ein Datensatz in jeder Tabelle auf einen beliebigen
Datensatz in der anderen Tabelle, wenn die Werte im Feld „Kundennr.“ der
Tabelle „Kunden“ und im Feld „Kundennr.“ der Tabelle „Telefonnummern“
identisch sind.
Abgleichsfeld
Abgleichsfeld
Verwenden Sie eine Beziehung mit einem einzelnen Kriterium, wenn sich
zwei Tabellen auf der Basis eines gemeinsamen Werts, wie z. B. einer
Seriennummer oder einer Kennziffer, aufeinander beziehen sollen.
Beispielsweise enthält die Datenbank „Kunden“ zwei Tabellen: „Kunden“
mit Namen und Adressen und „Telefonnummern“ zum Speichern von
Telefonnummern für verschiedene Bereiche, z. B. Geschäftlich, Privat, Telefax
usw. Die Daten werden auf zwei Tabellen verteilt, da ein einzelner Kunde
mehrere Telefonnummern haben kann.
Die Tabellen enthalten die folgenden Felder:
Tabelle
Feldname
Kommentar
Kunden
Kundennr.
Zahlenfeld, automatisch eingegebene fortlaufende
Nummer. Abgleichsfeld für die Tabelle „Kunden“
Vorname
Textfeld
Nachname
Textfeld
Adresse1
Textfeld
Adresse2
Textfeld
Ort
Textfeld
Bundesland
Telefonnummern Telefon
Textfeld
Textfeld
Telefonnummerntyp Textfeld
Kundennr.
Zahlenfeld. Abgleichsfeld für die Tabelle
„Telefonnummern“
152 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Das Feld „Kundennr.“ ist das Abgleichsfeld der Beziehung zwischen den
beiden Tabellen. In der Tabelle „Kunden“ ist das Feld „Kundennr.“ auf die
automatische Eingabe einer fortlaufenden Nummer eingestellt, damit jeder
Datensatz in der Tabelle „Kunden“ eine eindeutige Kennnummer besitzt. In der
Tabelle „Telefonnummern“ ist die Kundennummer ein einfaches Zahlenfeld.
Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von Bezugsdatensätzen
in der Tabelle „Telefonnummern“ erlaubt, wird die Kundennummer aus dem
Kunden-Datensatz automatisch in das Feld „Kundennr.“ der Tabelle
„Telefonnummern“ in jedem neuen Bezugsdatensatz eingefügt. Damit ist es
möglich, dass sich viele Datensätze in der Tabelle „Telefonnummern“ auf
einen einzelnen Datensatz in der Tabelle „Kunden“ beziehen.
Benutzer können eine Telefonnummer in eine leere Ausschnittreihe eingeben
und FileMaker Pro erstellt dann automatisch für diese Telefonnummer einen
Bezugsdatensatz.
Beziehungen mit mehreren Kriterien
In einer Beziehung mit mehreren Kriterien wird die Anzahl der Abgleichsfelder
erhöht, womit sich die Kriterien vermehren, die FileMaker Pro beurteilt, bevor
Bezugsdatensätze erfolgreich verknüpft werden. In einer Beziehung mit
mehreren Kriterien vergleicht FileMaker Pro die Werte jedes Abgleichsfelds
auf beiden Seiten der Beziehung in der Reihenfolge, in der die Felder
erscheinen. Dies ist ein so genannter UND-Vergleich. Für einen erfolgreichen
Vergleich muss jedes Abgleichsfeld einen entsprechenden Wert in der anderen
Tabelle finden.
Verwenden Sie eine Beziehung mit mehreren Kriterien, wenn zwei Tabellen
auf der Basis mehrerer gemeinsamer Werte, wie z. B. einer Kundennummer
und eines Datums, miteinander verknüpft sein sollen.
Felder
anpassen
Felder
anpassen
Beziehungen | 153
In dieser Beziehung sind sowohl „Kundennr.“ als auch „Verleihdatum“
Abgleichsfelder für die Tabelle „Positionen“. Ein Datensatz in der Tabelle
„Kunden“ mit einem Wert von 1.000 im Feld „Kundennr.“ und dem Wert
„10.10.2010“ im Feld „Verleihdatum“ passt nur zu den Datensätzen in der
Tabelle „Positionen“, in denen die Werte von beiden Feldern „Kundennr.“
und „Verleihdatum“ Werte von 1.000 und 10.10.2010 haben. Wenn die Felder
„Kundennr.“ in beiden Tabellen übereinstimmende Werte haben, aber die
Felder „Verleihdatum“ nicht, werden keine Bezugsdatensätze zurückgegeben.
Beispielsweise enthält die Datenbank „Ausrüstungsverleih“ drei Tabellen:
„Ausrüstung“, eine statische Tabelle, die den verleihbaren Ausrüstungsbestand
speichert; die Tabelle „Kunden“, die Namen und Adressen von Kunden
speichert, sowie die Tabelle „Positionen“, die einen Datensatz für jeden
Verleihvorgang, einschließlich Ausrüstungsnummer, Kundennummer und
Verleihdatum speichert. Diese Datenbank soll den Verleih von Reiseausrüstung
verfolgen und alle Ausleihvorgänge pro ausgewähltem Kunden und
ausgewähltem Datum anzeigen.
Die Datenbank verwendet zwar drei Tabellen, aber die Beziehung mit
mehreren Kriterien besteht zwischen den Tabellen „Kunden“ und
„Positionen“. Diese Tabellen enthalten die folgenden Felder:
Tabelle
Feldname
Kommentar
Kunden
Kundennr.
Zahlenfeld, automatisch eingegebene
fortlaufende Nummer. Eines der
Abgleichsfelder für die Tabelle „Positionen“
Verleihdatum
Datumsfeld. Das andere Abgleichsfeld für die
Tabelle „Positionen“
Kundennr.
Zahlenfeld. Eines der Abgleichsfelder für die
Tabelle „Kunden“
Verleihdatum
Datumsfeld. Das andere Abgleichsfeld für die
Tabelle „Kunden“
Ausrüstungsnr.
Zahlenfeld
Positionen
154 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von
Bezugsdatensätzen in der Tabelle „Positionen“ erlaubt, können Benutzer
Ausleihdaten in eine leere Ausschnittreihe eingeben und FileMaker Pro erstellt
dann automatisch einen Bezugsdatensatz für diesen Verleihvorgang.
Auswählen, um die Erstellung von
Bezugsdatensätzen in der Tabelle
„Positionen“ zu erlauben
Beziehungen, die Vergleichsoperatoren verwenden
In einer vergleichenden Beziehung verwenden Sie einen oder mehrere der
folgenden Operatoren, um Werte von Abgleichsfeldern in den beiden
Bezugstabellen zu vergleichen. Die Beziehung gibt Bezugsdatensätze zurück,
wenn der Vergleich den festgelegten Kriterien gemäß erfolgreich ist.
Relationaler
Operator
Vergleicht diese Datensätze.
=
Werte im Abgleichsfeld sind gleich.

Werte im Abgleichsfeld sind ungleich.
<
Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner als Werte im rechten Abgleichsfeld.

Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner oder gleich den Werten im rechten
Abgleichsfeld.
>
Werte im linken Abgleichsfeld sind größer als Werte im rechten Abgleichsfeld.

Werte im linken Abgleichsfeld sind größer oder gleich den Werten im rechten
Abgleichsfeld.
x
Alle Datensätze in der linken Tabelle werden mit allen Datensätzen in der
rechten Tabelle verglichen, unabhängig von den Werten in den
Abgleichsfeldern.
Beziehungen | 155
Abgleichsfeld
Abgleichsfeld
Relationaler Operator „Größer als“
In diesem Beispiel sind die Felder „Reisedatum“ in der Tabelle „Reisen“ und
der Tabelle „Kunden“ die Abgleichsfelder. Wenn z. B. ein Datensatz in der
Tabelle „Reisen“ in „Reisedatum“ den Wert 11.12.2010 hat, beziehen sich alle
Datensätze in der Tabelle „Kunden“ mit einem Reisedatum-Wert von
10.12.2010 oder früher darauf. Wenn in der Tabelle „Kunden“ ein Datensatz
den Wert 11.12.2010 hat, beziehen sich alle Datensätze in der Tabelle „Reisen“
mit einem Reisedatum-Wert von 12.12.2010 oder später darauf.
Beziehungen, die einen Bereich von Datensätzen zurückgeben
Eine Beziehung, die einen Bereich von Datensätzen zurückgibt, gleicht
einer Beziehung mit mehreren Kriterien, mit der Ausnahme, dass Sie
Vergleichsoperatoren verwenden, um Datensätze zu finden, die größer als
eines Ihrer Kriterien und kleiner als Ihr anderes Kriterium sind. Diese Art der
Beziehung wird im Allgemeinen verwendet, um Datensätze zurückzugeben,
die innerhalb eines Bereichs von Datumsangaben oder Seriennummern liegen.
Nehmen Sie z. B. an, Sie wollen von Tabelle E aus alle Datensätze in Tabelle
F sehen, deren Werte in Datumsfeld F größer als Startdatum E und kleiner als
Enddatum E sind.
Felder
anpassen
Abgleichsfeld
Gibt an, dass mehrere verschiedene
relationale Operatoren in dieser
Beziehung verwendet werden.
156 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Diese Beziehung verwendet die
relationalen Operatoren „größer als“
und „kleiner als“.
Die Beziehung gibt diejenigen Datensätze von Tabelle F zurück, deren Datum in
Datumsfeld F später ist als Startdatum E und früher als Enddatum E.
Beispiel:
Wenn Felder
folgende Werte
enthalten:
Gibt Tabelle F diese Bezugsdatensätze
zurück:
Startdatum E
01.11.2010
Enddatum E
01.12.2010
14.11.2010
27.11.2010
Weiteres Beispiel:
Wenn Felder
folgende Werte
enthalten:
Gibt Tabelle F diese Bezugsdatensätze
zurück:
Startdatum E
01.12.2010
Enddatum E
01.01.2011
02.12.2010
15.12.2010
17.12.2010
26.12.2010
Self-Join-Beziehungen
Ein Self-Join ist eine Beziehung, in der beide Abgleichsfelder in derselben
Tabelle definiert sind. Definieren Sie einen Self-Join, um Beziehungen zwischen
Datensätzen innerhalb derselben Tabelle aufzubauen. Verwenden Sie z. B. einen
Self-Join, um in einem Ausschnitt eines Layouts eine Untergruppe von Daten in
der aktuellen Tabelle anzuzeigen, wie etwa alle Angestellten für jeden Manager.
Planen einer relationalen Datenbank | 157
Wenn Sie eine Self-Join-Beziehung im Beziehungsdiagramm definieren,
generiert FileMaker Pro eine zweite Instanz der Tabelle, auf die Sie den Self-Join
basieren. FileMaker Pro verhindert damit, dass das Beziehungsdiagramm eine
zirkuläre Beziehung bildet, wodurch die Beziehung nicht mehr berechnet
werden könnte.
Abgleichsfeld
Abgleichsfeld
Self-Join-Beziehung
Diese Beziehung gibt Bezugsdatensätze in Tabelle G zurück, wenn Textfeld
G1 denselben Wert wie Textfeld G2 enthält.
Weitere Informationen über die Beziehungstypen finden Sie in der Hilfe.
Planen einer relationalen Datenbank
Informationen über das Planen einer relationalen Datenbank finden Sie unter
„Planen einer Datenbank“ auf Seite 77
Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm
Verwenden Sie das Beziehungsdiagramm, um die Beziehungen in Ihrer
Datenbankdatei zu erstellen, zu ändern und anzuzeigen. Im
Beziehungsdiagramm können Sie Tabellen und Beziehungen duplizieren,
Tabellen in der Größe ändern und ausrichten und Textnotizen hinzufügen.
Sie können Tabellen hervorheben, die mit der ausgewählten Tabelle über
eine 1-entfernt-Beziehung verbunden sind, sowie Tabellen, die über die
gleiche Quelltabelle wie die aktuell ausgewählte Tabelle verfügen.
Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
Standardmäßig zeigt das Beziehungsdiagramm alle Tabellen in Ihrer aktuellen
Datenbankdatei. Sie können dem Diagramm Tabellen aus anderen
FileMaker Pro-Dateien oder externen ODBC-Datenquellen oder mehrere
Instanzen derselben Tabelle hinzufügen. Sie können auch über die Schaltflächen
am unteren Rand des Diagramms Tabellen aus dem Diagramm entfernen.
158 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Hinweis Wenn die Tabelle aus einer externen ODBC-Datenquelle stammt,
wird der Name der Tabelle im Beziehungsdiagramm kursiv dargestellt. Um
Informationen über externe Datenquellen anzuzeigen, bewegen Sie den Zeiger
über den Pfeil links vom Tabellennamen.
Erstellen von Beziehungen
So erstellen Sie eine Beziehung:
1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage
(Mac OS) > Verwalten> Datenbank.
2. Klicken Sie im Dialogfeld "Datenbank verwalten" auf das Register
Beziehungen.
3. Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die beiden Tabellen, die Sie für diese
Beziehung verwenden wollen.
Sie können sich an beliebiger Stelle im Diagramm befinden, müssen aber
vorhanden sein, damit die Beziehung erstellt werden kann. Für Self-JoinBeziehungen wählen Sie die Einzeltabelle; FileMaker Pro erstellt dann die
zweite Tabelleninstanz für Sie.
4. Klicken Sie auf ein Feld in einer der Tabellen und ziehen Sie es auf das
entsprechende Abgleichsfeld in der anderen Tabelle.
Oder klicken Sie auf
um das Dialogfeld „Beziehung bearbeiten“
zu öffnen und eine Beziehung zu erstellen.
5. Wiederholen Sie Schritt 4 für jedes Abgleichsfeld, das Sie in dieser
Beziehung verwenden wollen.
Weitere Informationen über Abgleichsfelder finden Sie unter „Erläuterung
von Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf Seite 150
6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das
Beziehungsdiagramm zu schließen.
Ein ausgewähltes Objekt bearbeiten
Ausgewählte Objekte
duplizieren
Eine Beziehung erstellen
Tabelle hinzufügen
Ausgewählte Objekte
löschen
Abgleichsfelder werden
in ihren Tabellen
kursiv dargestellt.
Positionieren Sie den
Zeiger auf das
Pfeilsymbol, um die
Namen der Quelltabelle
und der Quelldatei
anzuzeigen.
Das Beziehungsdiagramm
Ändern Sie die
Ausrichtung
ausgewählter Objekte.
Zeigen Sie 1-entfernte Tabellen
oder Tabellen mit der gleichen
Quelle an.
Seitenumbrüche anzeigen
Zeigt das Dialogfeld „Drucker
einrichten“ (Windows) bzw.
„Papierformat“ (Mac OS) an.
Vergrößert bzw. verkleinert
die Darstellung des
Beziehungsdiagramms.
Fügt dem Diagramm eine
Textnotiz hinzu.
Ändern Sie die Farbe
ausgewählter Objekte.
Hier klicken, um eine
Textnotiz ein- bzw.
auszublenden.
Einmal klicken, um alles außer
den Abgleichsfeldern
auszublenden. Noch einmal
klicken, um alles außer dem
Tabellennamen auszublenden.
Erneut klicken, um die Tabelle
wieder in ihrer ursprünglichen
Größe herzustellen.
Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm | 159
160 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Ändern von Beziehungen
Nach der Erstellung einer Beziehung können Sie Abgleichsfelder hinzufügen
oder ändern, relationale Operatoren ändern und Optionen für das Erstellen,
Löschen und Sortieren von Bezugsdatensätzen festlegen.
So ändern Sie eine Beziehung:
1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage
(Mac OS) > Verwalten> Datenbank.
2. Klicken Sie im Dialogfeld "Datenbank verwalten" auf das Register
Beziehungen.
3. Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die zu bearbeitende Beziehung und
doppelklicken Sie auf die Verbindungslinie zwischen den Bezugstabellen,
um das Dialogfeld „Beziehung ändern“ zu öffnen.
Oder Sie wählen die Beziehung im Beziehungsdiagramm aus und klicken
auf
um das Dialogfeld „Beziehung bearbeiten“ zu öffnen.
Den
relationalen
Operator
wählen
Optionen für die Tabellen in
der Beziehung aktivieren
Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm | 161
4. Bearbeiten Sie die Tabellen und Abgleichsfelder für die Beziehung.
Für
Aktion
Ein Abgleichsfeld ändern
Wählen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken Sie
auf Ändern.
Ein Abgleichsfeld hinzufügen
Wählen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken Sie
auf Hinzufügen.
Den relationalen Operator
ändern
Wählen Sie einen neuen Operator aus der Liste und
klicken Sie auf Ändern.
Weitere Informationen finden Sie unter „Beziehungen,
die Vergleichsoperatoren verwenden“ auf Seite 154
Ein Paar von
Wählen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im unteren
Beziehungskriterien duplizieren Bereich des Dialogfelds und klicken Sie auf Duplizieren.
Ein Paar von
Beziehungskriterien löschen
Wählen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im unteren
Bereich des Dialogfelds und klicken Sie auf Löschen.
5. Aktivieren Sie Optionen für die Beziehung.
Für
Wählen
Einen Bezugsdatensatz (zur
Bezugstabelle) immer hinzufügen,
wenn Sie Daten in ein Bezugsfeld
eines Datensatzes in der aktuellen
Tabelle eingeben (Weitere
Informationen hierzu finden Sie
unter „Hinzufügen und Duplizieren
von Datensätzen“ auf Seite 36)
Datensatzerstellung in dieser Tabelle mit dieser Beziehung
zulassen.
Wenn diese Option aktiviert ist, bewirkt die Eingabe
von Daten in ein Bezugsfeld, für das kein
entsprechender Bezugsdatensatz existiert, dass ein
Bezugsdatensatz auf der Basis des Abgleichsfelds in
der aktuellen Tabelle erstellt wird.
Die entsprechenden Datensätze (in Bezugsdatensätze in dieser Tabelle löschen, wenn ein
der Bezugstabelle) immer löschen, Datensatz in der anderen Tabelle gelöscht wird.
wenn Sie einen zugehörigen
Diese Option löscht Bezugsdatensätze auch dann, wenn
Datensatz in der aktuellen Tabelle sie im aktuellen Layout nicht angezeigt werden.
löschen. (Weitere Informationen
hierzu finden Sie unter „Löschen von
Datensätzen“ auf Seite 38)
Bezugsdatensätze sortieren
Sortieren. Doppelklicken Sie dann in der linken Liste im
Dialogfeld „Sortieren“ auf die zu sortierenden Felder. Um
die Sortierfolge der Felder zu ändern, ziehen Sie die Felder
in der rechten Liste an die gewünschte Position. Aktivieren
Sie weitere Optionen und klicken Sie dann auf OK.
Durch die Aktivierung dieser Option wird die Sortierfolge
in der Bezugsdatei nicht beeinflusst.
162 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
6. Klicken Sie auf OK.
Weitere Informationen über das Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen
finden Sie in der Hilfe.
Statistikberechnung für Daten in Ausschnitten
Sie können Daten statistisch auswerten, die sich in einem Bezugsfeld in einem
Ausschnitt befinden. Der Ausschnitt kann Datensätze aus einer Bezugstabelle
oder aus derselben Tabelle (Self-Join) enthalten.
So werten Sie Daten in einem Ausschnitt statistisch aus:
1. Erstellen Sie ein Formelfeld in der Tabelle, in der die Gesamtsumme
angezeigt werden soll.
2. Definieren Sie für das Feld eine Formel, die eine Statistikfunktion für die
gewünschte Berechnung enthält.
Wenn z. B. die Tabelle „Rechnungen“ aktiv ist und Sie die Summe der
Bezugswerte im Feld „Preis“ der Tabelle „Positionen“ ermitteln wollen,
verwenden Sie die Formel:
Summe(Produkte::Preis)
3. Platzieren Sie das Formelfeld in ein Layout der Tabelle, in der es definiert
wurde.
Weitere Informationen finden Sie unter „Platzieren und Entfernen von
Feldern in einem Layout“ auf Seite 126
Weitere Informationen über die Ergebnisberechnung für Daten in Ausschnitten
finden Sie in der Hilfe.
Erläuterung von Referenzen
Eine Referenz kopiert Daten aus einer anderen Tabelle in ein Feld in der
aktuellen Tabelle. Die kopierten Daten werden Teil der aktuellen Tabelle (und
verbleiben auch in der Tabelle, aus der sie kopiert wurden). Die Daten, die in
die aktuelle Tabelle kopiert wurden, ändern sich nicht automatisch, wenn sich
die Daten in der anderen Tabelle ändern. Eine Aktualisierung erfolgt nur dann,
wenn sich das Abgleichsfeld in der aktuellen Tabelle ändert.
Erläuterung von Referenzen | 163
Um für eine Referenz eine Verbindung zwischen Tabellen zu definieren,
erstellen Sie eine Beziehung. Dann definieren Sie eine Referenz, um Daten
aus einem Feld in der Bezugstabelle in ein Feld in der aktuellen Tabelle zu
kopieren.
Wenn Sie einen Wert in das Abgleichsfeld der aktuellen Tabelle eingeben,
greift FileMaker Pro anhand der Beziehung auf den ersten Datensatz in der
Bezugstabelle zu, dessen Abgleichsfeld einen passenden Wert enthält.
Anschließend kopiert FileMaker Pro den Wert aus dem Referenzquellfeld
in das Referenzzielfeld, wo der Wert gespeichert wird.
Die Daten, die in das Referenzzielfeld kopiert wurden, können Sie bearbeiten,
ersetzen oder löschen wie beliebige andere Daten (da der Referenzwert zur
aktuellen Tabelle gehört). Sie können auch Daten in der aktuellen Tabelle
aktualisieren, wenn sich die Daten in der Bezugstabelle geändert haben.
Datensätze in Bezugstabelle
Aktuelle Tabelle
Beziehung
Kundennr. C200
Name
Schmidt
Ort
Referenzzielfeld
Kundennr.
C235
Name
Kundennr.
C100
Telefon
42.83.91.04
Name
Kundennr.
C200
Ort
Paris
Telefon
Name
Schmidt 555-3849
Telefon Ort 555-1234 Vancouver
München
Referenzquellfeld
Erstellen von Referenzen
So definieren Sie eine Referenz:
1. Definieren Sie eine Beziehung für die Referenz zwischen dem
Abgleichsfeld der aktuellen Tabelle und dem Abgleichsfeld der
Bezugstabelle. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von
Beziehungen“ auf Seite 158
2. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage
(Mac OS) > Verwalten> Datenbank.
3. Klicken Sie im Dialogfeld "Datenbank verwalten" auf das Register Felder.
164 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
4. Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die
gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.
5. Wählen Sie ein Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder
Medienfeld aus der Liste bestehender Felder oder definieren Sie ein neues.
6. Klicken Sie auf Optionen (oder doppelklicken Sie auf den Feldnamen).
7. Klicken Sie im Dialogfeld "Optionen für Feld" auf das Register
Automatische Eingabe und aktivieren Sie dann Referenzwert.
8. Wählen Sie im Dialogfeld "Referenz für Feld" die Tabelle, mit der die
Referenz beginnt, und die Tabelle, aus der der Wert kopiert wird.
Wählen
Zum Festlegen von:
Beginnend mit Tabelle
Die Tabelle, die der Referenz im Beziehungsdiagramm als
Ausgangspunkt dient.
Referenz aus Bezugstabelle Die Bezugstabelle, in der die Bezugsdaten nachgeschlagen
werden
9. Wählen Sie das Feld aus, aus dem der Referenzwert kopiert werden soll.
10. Aktivieren Sie Optionen für die Referenz.
Für
Aktion
Die Maßnahme festlegen, wenn Aktivieren Sie unter Bei fehlender Übereinstimmung eine
die Werte in den Abgleichsfeldern Option, um keinen Wert zu kopieren oder den
nächstniedrigeren oder nächsthöheren Wert aus dem
nicht identisch sind
Referenzquellfeld zu kopieren, oder geben Sie einen
festen Wert ein, der stattdessen verwendet werden soll.
Aktivieren Sie Leeren Feldinhalt nicht kopieren.
Leeren Feldinhalt von der
(Deaktivieren Sie die Option, um die Übernahme solcher
Übernahme aus dem
Referenzquellfeld der Referenz in Daten zuzulassen.)
das Referenzzielfeld ausschließen
Erläuterung von Referenzen | 165
Ausgangspunkt
der Referenz
wählen
Bezugstabelle
für die Referenz
wählen
Referenzquellfeld
wählen
Eine Option für
ungleiche Daten in
Abgleichsfeldern
wählen
Aktivieren, damit keine leeren Daten kopiert werden
11. Klicken Sie auf OK.
12. Wiederholen Sie die Schritte 5-11 für jedes weitere Feld, für das Sie eine
Referenz definieren wollen.
Bearbeiten von Referenzen
So bearbeiten Sie eine Referenz:
1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage
(Mac OS) > Verwalten > Datenbank.
2. Klicken Sie auf das Register Felder.
3. Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die
gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.
4. Doppelklicken Sie auf das Referenzzielfeld.
5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register
Automatische Eingabe.
6. Stellen Sie sicher, dass Referenzwert aktiviert ist, und klicken Sie auf
Angeben.
Um die Verwendung einer Referenz zu beenden oder auszusetzen,
deaktivieren Sie Referenzwert.
7. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
8. Klicken Sie auf OK.
Weitere Informationen über das Erstellen und Bearbeiten von Referenzen
finden Sie in der Hilfe.
166 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Kapitel 5
Gemeinsame Benutzung und
Austausch von Daten
Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen der gemeinsamen Benutzung von
FileMaker Pro-Datenbanken:
FileMaker Netzwerk-Sharing: Sie können FileMaker Pro-Datenbanken
gemeinsam benutzen, wodurch mehrere FileMaker Pro-Benutzer
gleichzeitig auf dieselbe Datenbank zugreifen und sie verwenden können.
Importieren und Exportieren von Daten: Sie können Informationen
zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen austauschen, indem
Sie Daten importieren und exportieren. Beispielsweise können Sie
Daten importieren, die sich in einer anderen Datenbank oder einer
Tabellenkalkulation befinden, oder Adressdaten exportieren, um
personalisierte Serienbriefe mit einer Textverarbeitung zu erstellen.
Zugriff auf Daten von externen Datenquellen: Sie können auf Daten
zugreifen, die in anderen FileMaker Pro-Dateien und in externen SQLDatenbanken gespeichert sind, die ODBC für die gemeinsame Nutzung
von Daten verwenden. So können Sie mit Daten arbeiten, die in externen
Datenbanken gespeichert sind, und können externe Daten mit Informationen
kombinieren, die in Ihrer Datei gespeichert sind. Wenn Sie auf Daten von
einer ODBC-Datenbank zugreifen, können Sie Ergänzungsfelder in
Ihrer FileMaker Pro-Datei verwenden, um Berechnungen und
Statistikauswertungen der Daten durchzuführen, ohne das Schema
der externen Datei zu ändern.
Instant Web Publishing: Sie können rasch und einfach FileMaker ProLayouts als Web-Seiten veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit
einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im Internet) den Zugriff auf Ihre
FileMaker Pro-Datenbanken erlauben.
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur
Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe. Informationen zum
Veröffentlichen von Datenbanken im Web finden Sie im Handbuch FileMaker
Pro Web Publishing.
168 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem
Netzwerk
Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie und andere
FileMaker Pro-Benutzer unter Windows und Mac OS gleichzeitig dieselbe
Datenbankdatei verwenden.
FileMaker Pro Netzwerk-Sharing unterstützt das Sharing von Dateien für
bis zu 9 gleichzeitige Benutzer (ohne den Host und Instant Web PublishingVerbindungen). Wenn Sie Dateien mit mehr als 9 gleichzeitigen Benutzern
im Netzwerk verwenden müssen, wird der Einsatz von FileMaker Server
empfohlen, der größeren Netzwerkdurchsatz und höhere Kapazität bietet.
Wichtig Ihre FileMaker Pro-Lizenzvereinbarung erlaubt die gleichzeitige
Nutzung des Programms in einem Netzwerk nur dann, wenn Sie eine Lizenz für
jeden einzelnen Computer erworben haben, auf dem FileMaker Pro installiert
ist oder ausgeführt wird. Dieselbe Software-Lizenz darf nicht auf verschiedenen
Computern gemeinsam benutzt werden. Die vollständigen Bedingungen können
Sie der Softwarelizenz entnehmen.
Der erste Benutzer, der eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist der Host.
Jeder Benutzer, der im Anschluss daran eine gemeinsam benutzte Datei öffnet,
ist ein Client.
Der Host öffnet die Datei.
Clients bauen Verbindungen zur gemeinsam benutzten Datei auf.
Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk | 169
Wenn eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet ist, können Host und Clients
auf dieselben Informationen zugreifen und alle Änderungen an der Datei
werden im Fenster jedes Benutzers angezeigt.
Alle Änderungen, die einer der Benutzer an den Daten vornimmt, werden
in der gemeinsamen Datei gespeichert. Eine gemeinsam benutzte Datei
wird auf der Platte gespeichert, auf der sich die Datei befindet.
Sortierfolgen, Suchabfragen, Importfeldfolge, Exportfeldfolge und
Druckereinrichtungen sind spezifisch für die einzelnen Benutzer.
Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen von Dateien
Da viele FileMaker Pro-Befehle auf dem Host-Rechner verarbeitet werden,
erzielen Sie den höchsten Durchsatz, wenn Sie Ihren schnellsten Computer
als Host für gemeinsam benutzte Dateien einsetzen. Die Datei, die Sie als
Host bereitstellen, muss sich auf der Festplatte Ihres Computers befinden.
Sie können nicht Host einer Datei sein, die sich auf einem entfernten Computer
oder Server im Netzwerk befindet, da dies die Datensicherheit und die
Leistung beeinträchtigen kann.
So aktivieren Sie File Sharing für alle geöffneten Dateien im Netzwerk:
1. Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei(en), die Sie gemeinsam benutzen
wollen.
Hinweis Um den Sharing-Status einer Datei zu aktivieren oder zu ändern,
müssen Sie sie mit einem Konto öffnen, das über die entsprechenden
Berechtigungen verfügt. Weitere Informationen finden Sie unter „Konten,
Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte“ auf Seite 189.
2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Sharing> FileMaker-
Netzwerk.
170 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
3. Klicken Sie im Dialogfeld „FileMaker-Netzwerkeinstellungen“ unter
Netzwerk-Sharing auf Ein.
Das Feld TCP/IP-Adresse enthält die TCP/IP-Adresse Ihres Systems.
Hier klicken, um FileMaker-NetzwerkSharing zu aktivieren
Stufe des Netzwerkzugriffs für die
ausgewählte(n) Datei(en) wählen
4. Wählen Sie die Datei(en), die Sie bereitstellen wollen, aus der Liste Aktuell
geöffnete Dateien.
5. Legen Sie die Stufe des Netzwerkzugriffs für die ausgewählte(n) Datei(en)
fest.
Für
Wählen
Zugriff für alle FileMaker ProBenutzer in Ihrem Netzwerk
ermöglichen
Alle Benutzer
Netzwerkzugriff der Benutzer
abhängig von ihrer Berechtigung
beschränken
Benutzer nach Berechtigungen angeben und dann
auf Angeben klicken.
Jeglichen Zugriff über FileMakerNetzwerkfunktionen verhindern
Keine Benutzer
Wählen Sie im Dialogfeld „Benutzer nach
Berechtigungen angeben“ die Berechtigungen,
für die Sie Netzwerkzugriff erlauben wollen.
Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk | 171
6. Klicken Sie auf OK.
Die geöffneten Dateien sind nun bereitgestellt.
Wichtig Sie müssen Ihre gemeinsam benutzten Dateien geöffnet lassen, damit
sie Clients zur Verfügung stehen.
Hinweis Damit Dateien auf CD-ROMs gemeinsam benutzt werden können,
müssen Sie Sharing aktivieren, bevor Sie die Datei auf die CD kopieren.
Öffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client
FileMaker Pro-Datenbanken, die über TCP/IP gemeinsam genutzt werden,
können mithilfe der Liste lokaler Hosts, der IP-Adresse des Hosts oder seines
DNS-Namens (sofern definiert) remote geöffnet werden.
So öffnen Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank als Client:
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Remote öffnen.
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“ die Option Anzeigen,
um eine Liste der Hosts zu sehen.
Wählen Sie:
Für
Host-Favoriten
Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefügt haben
Lokale Hosts
FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz
Hosts nach LDAP
FileMaker Pro-Hosts, die über den angegebenen LDAP-Server zur
Verfügung stehen
3. Um die an einem Host verfügbaren Dateien zu sehen, wählen Sie den Host
aus. Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Dateien die zu öffnende Datei.
Tipp Um die Liste der verfügbaren Dateien einzuschränken, geben Sie einige
Zeichen in das Textfeld Filter ein. Nur Dateinamen, die die eingegebenen
Zeichen enthalten, werden dann in der Liste angezeigt.
Geben Sie in Netzwerk-Dateipfad den Netzwerkpfad ein, z. B.:
Für IPv4: fmnet:/<Host-IP-Adresse>/<Dateiname>
Für IPv6: fmnet:/[<Host-IPv6-Adresse>]/<Dateiname>
172 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
4. Klicken Sie auf Öffnen.
Abhängig von der Konfiguration des File Sharing auf dem Host müssen Sie
möglicherweise den Kontonamen, das Passwort und den Domänennamen
(nur Windows) eingeben.
Wenn das Netzwerk überlastet ist, erscheint die Datei möglicherweise
nicht. Um das Netzwerk für eine längere Zeitdauer zu überprüfen, halten
Sie die Strg- (Windows) bzw. Optionstaste (Mac OS) gedrückt, während
Sie auf ein Element klicken.
Weitere Informationen zum Kennzeichnen von Remote-Dateien als
Favoriten und den Zugriff auf Favoritendateien finden Sie in der Hilfe.
Beschränkungen beim Ändern gemeinsam benutzter Dateien
Es ist zwar möglich, dass mehrere Benutzer dieselbe gemeinsame Datei
gleichzeitig ändern, jedoch unterliegen die Arten gleichzeitig zulässiger
Änderungen einigen Beschränkungen. Die folgende Tabelle beschreibt die
Arten von Änderungen, die an gemeinsam benutzten Dateien möglich bzw.
nicht möglich sind.
Datenbankänderung Beschränkung
Daten in Layouts und
Datensätzen
Zwei Personen können nicht gleichzeitig denselben Datensatz
bearbeiten.
Daten in Datensätzen aus Zwei Personen können gleichzeitig denselben Datensatz
bearbeiten.
externen ODBCDatenquellen
Wenn zwei Benutzer den gleichen Datensatz gleichzeitig bearbeiten,
zeigt FileMaker Pro eine Warnung an, wenn einer der Benutzer
versucht, die Änderungen zu bestätigen. Die Warnung gibt einem
Benutzer die Möglichkeit, die Änderungen zu bestätigen (und etwaige
Änderungen des anderen Benutzers zu überschreiben), zum Datensatz
zurückzukehren, ohne die Änderungen zu bestätigen, oder den
Datensatz wieder in den Zustand zu versetzen, als die Bearbeitung
begann.
Layouts und
Layoutelemente
Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe Layout ändern.
Wertelisten
Zwei Personen können nicht gleichzeitig dieselbe Werteliste
ändern oder definieren.
Eine Person kann eine Werteliste bearbeiten, während eine andere
Person sie im Blättern- oder Suchenmodus verwendet.
Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk | 173
Datenbankänderung Beschränkung
Scripts
Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe Script ändern
oder definieren.
Eine Person kann ein Script bearbeiten, während eine andere
Person es verwendet.
Tabellen, Felder,
Beziehungen
(Datenbankschema)
Zwei Personen können nicht gleichzeitig eines dieser Elemente
ändern.
Datenquellen
Zwei Personen können nicht gleichzeitig dieselbe Datenquelle
ändern oder definieren.
Eine Person kann einen Datenquellverweis bearbeiten, während
eine andere Person die externe Datei verwendet.
Konten und Zugriffsrechte Zwei Personen können nicht gleichzeitig Konten und
Zugriffsrechte ändern oder definieren.
Eine Person kann ein Konto oder Zugriffsrechte erstellen oder
ändern, während eine andere Person es bzw. sie verwendet.
Entferntes Öffnen gemeinsam genutzter Datenbanken unter
Verwendung eines URLs
Das Installationsprogramm von FileMaker Pro registriert FMP7 als InternetProtokoll. Dadurch können Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank mithilfe
eines URLs öffnen.
Clients können einen Browser verwenden, um auf bereitgestellte Datenbanken
zuzugreifen, indem Sie den URL der bereitgestellten Datei auf dem HostRechner in den Adressbereich des Browsers eingeben.
So identifizieren Sie den URL für die bereitgestellte Datenbank auf dem HostRechner und senden sie an einen Client-Benutzer:
1. Wählen Sie in der bereitgestellten Datei auf dem Host-Rechner Datei
(Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Link senden.
FileMaker Pro öffnet eine E-Mail-Nachricht in Ihrer Standard-E-MailAnwendung, die den URL für die aktuelle Datenbank sowie die
Anforderungen für Client-Verbindungen enthält.
2. Adressieren Sie die E-Mail-Nachricht an den Client-Benutzer und
versenden Sie die Nachricht.
174 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
Um eine bereitgestellte Datenbank auf einem Client-Rechner über einen URL
zu öffnen, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht mit einem URL des Host-Rechners
erhalten haben, klicken Sie auf den Link, der den Ort der
bereitgestellten Datenbank angibt. Wenn Ihre E-Mail-Anwendung
aktive Links nicht unterstützt, starten Sie einen Webbrowser auf
dem vorgesehenen Client-Rechner, kopieren den URL aus der E-MailNachricht in den Adressbereich Ihres Browsers und drücken dann
die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).
Wenn Sie den URL der bereitgestellten Datenbank auf anderem Weg
erhalten haben, starten Sie einen Webbrowser auf dem vorgesehenen
Client-Rechner, geben den URL des Host-Rechners in den Adressbereich
Ihres Browsers unter Verwendung des folgenden Formats ein und drücken
dann die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).
[<][URL:]FMP7://[[konto:[email protected]]netzadresse]/datenbankname[>]
Optionale Parameter sind durch eckige Klammern („[ ]“) gekennzeichnet. Da
URLs keine Leerzeichen enthalten können, werden diese in Datenbanknamen
durch Pluszeichen („+“) ersetzt.
Beispiele
FMP7://Mein+Adressbuch.fp7
FMP7://192.168.10.0/Meine+Adressen.fp7
FMP7://Benutzer1:[email protected]/Dateiname.fp7
Schließen einer bereitgestellten Datei
Bevor ein Host eine gemeinsam genutzte Datei schließen kann, müssen alle
Clients die Datei schließen. FileMaker Pro gibt Ihnen die Möglichkeit, Clients
im Netzwerk aufzufordern, die gemeinsam genutzte Datei zu schließen, wenn
Sie eine der folgenden Aktionen ausführen: die Datei schließen, die SharingVoraussetzungen für die Datei ändern, FileMaker Pro beenden oder eine
Aufgabe ausführen, für die alle Clients die Datei schließen müssen. Wenn ein
Client nicht innerhalb von 30 Sekunden auf Ihre Aufforderung zum Schließen
einer gemeinsam benutzten Datei reagiert, versucht FileMaker Pro, die
gemeinsam benutzte Datei auf dem Rechner des Clients zu schließen.
Importieren und Exportieren von Daten | 175
So schließen Sie eine bereitgestellte Datei:
1. Wählen Sie auf dem Computer, der die Datei bereitstellt, Datei > Schließen
(Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS).
2. Falls noch Clients die gemeinsam benutzte Datei geöffnet haben, sehen Sie
in einem Dialogfeld eine Liste dieser Clients. Klicken Sie auf Anfrage, um
diese Clients in einer Meldung aufzufordern, die Datei zu schließen.
3. Clients sehen ein Dialogfeld, das sie zum Schließen der Datei auffordert.
Wenn
FileMaker Pro
Clients klicken auf
Abbrechen.
Wartet darauf, dass diese Clients die Datei schließen.
Clients klicken auf Jetzt
schließen.
Schließt die gemeinsam genutzte Datei auf dem Computer des
Clients.
Clients führen keine
Aktion durch.
Versucht, die Datei nach 30 Sekunden zu schließen, falls ein
sicheres Schließen möglich ist.
Weitere Informationen zu gemeinsamer Dateibenutzung in einem Netzwerk
finden Sie in der Hilfe.
Importieren und Exportieren von Daten
Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen
Anwendungen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren.
Sie können:
Daten in eine bestehende FileMaker Pro-Datei importieren, entweder in
eine neue oder eine bestehende Tabelle
Daten aus anderen Programmen in neue FileMaker Pro-Dateien umwandeln
Daten zur Verwendung in anderen Programmen exportieren.
Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten
Sie können FileMaker Pro-Daten als Microsoft Excel- oder Excel 2007/2008Arbeitsblatt oder als PDF-Datei speichern. So können Sie Ihre Datensätze an
Benutzer weitergeben, die nicht über FileMaker Pro verfügen.
Mit FileMaker Pro können Sie das Excel-Arbeitsblatt bzw. die PDF-Datei per
E-Mail versenden, wenn Sie sie speichern. Sie können zudem Scripts erstellen,
um Datensätze als Excel- oder PDF zu speichern.
176 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
Um Dateien als Excel speichern zu können, benötigen Sie das Zugriffsrecht
„Exportieren“. Um Dateien als PDF speichern zu können, benötigen Sie das
Zugriffsrecht „Drucken“.
Hinweis Die gespeicherte Datei enthält nur Felder, die sich im Layout befinden,
wenn Sie die Speicherung durchführen. Wenn Sie andere Felder (z. B. Felder in
Registerfeldern, die sich nicht im Vordergrund befinden) aufnehmen wollen,
verwenden Sie den Befehl Datensätze exportieren anstelle von Datensätze
speichern/senden unter.
Senden von E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten
Sie können FileMaker Pro verwenden, um eine oder mehrere Nachrichten an
einen oder mehrere Empfänger zu versenden. E-Mails können über Ihre
Standard-E-Mail-Anwendung oder direkt über SMTP (Simple Mail Transfer
Protocol, ein Protokoll für Versand und Empfang von E-Mails) versendet
werden. Sie können Werte eingeben oder Werte aus Feldern oder Berechnungen
verwenden. Sie können ferner Scripts erstellen, um E-Mails zu senden.
Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
Unterstützte Dateiformate für Import und Export
Jedes Programm speichert seine Datendateien in einem eigenen Dateityp
oder Dateiformat. Die meisten Programme tauschen auch Informationen in
bestimmten anderen Formaten aus.
FileMaker Pro kann Dateien in folgenden Formaten importieren und/oder
exportieren: Microsoft Excel (.xls, .xlsx), tabulatorgetrennter Text (.tab, .txt),
kommagetrennte Werte (.csv, .txt), FileMaker Pro 7 (.fp7), Serienbriefsteuerdatei
(.mer), HTML-Tabelle (.htm) und XML (.xml). Wenn Sie Daten mit einem
anderen Programm austauschen, prüfen Sie die Dokumentation, die mit dem
Programm geliefert wurde, um ein gemeinsames zwischengeschaltetes
Dateiformat zu bestimmen, das sowohl FileMaker Pro als auch das andere
Programm unterstützt.
Die meisten Dateiformate unterstützen nur die Datenkonvertierung und
importieren oder exportieren keine Formatierung wie Schrift, Größe, Stil
und Farbe.
Informationen zu Dateiformaten und den Versionen, die FileMaker Pro
importieren und/oder exportieren kann, sowie zum Importieren aus Quellen
wie XML, einer Digitalkamera (Mac OS) oder Bento (Mac OS) finden Sie in
der Hilfe.
Importieren und Exportieren von Daten | 177
ODBC und JDBC
Sie können FileMaker Pro-Daten mit ODBC- und JDBC-fähigen Programmen
austauschen. Sie können z. B. FileMaker Pro-Daten in Microsoft Excel
grafisch darstellen.
Was wollen Sie
erledigen?
FileMaker Pro als
Datenquelle verwenden/
FileMaker Pro-Daten
gemeinsam nutzen
FileMaker Pro als
ODBC-Client
verwenden/auf ODBCDaten zugreifen
Wie wollen Sie vorgehen?
SQL-Queries
JDBC
Siehe
FileMaker ODBCund JDBCHandbuch
Interaktiv über das Beziehungsdiagramm „Arbeiten mit
externen
Datenquellen“ auf
Seite 183 und
FileMaker Pro Hilfe
Einmalig statisch per ODBC-Import
(oder Datei (Windows) bzw. Ablage
(Mac OS) > Öffnen)
FileMaker Pro Hilfe
Datensätze importieren (Scriptschritt)
SQL Query ausführen (Scriptschritt)
Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei
Wenn Sie Daten in eine bestehende Datei importieren, können Sie:
einer bestehenden Tabelle neue Datensätze hinzufügen.
eine neue Tabelle aus importierten Daten erstellen.
vorhandene Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren.
übereinstimmende Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren.
Wichtig Die beiden Importoptionen, die vorhandene und passende Datensätze
aktualisieren, überschreiben während des Importvorgangs vorhandene Daten und
können nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie Datei > Kopie speichern
unter (Windows) bzw. Ablage > Kopie speichern unter (Mac OS), um eine
Sicherungskopie der Datei zu erstellen, bevor Sie einen Import durchführen,
der Datensätze aktualisiert.
Die Datei, aus der Sie Daten importieren, ist die Quelle. Die Datei, in die
Sie Daten importieren, ist das Ziel.
178 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
Hinzufügen von Datensätzen
Wenn Sie Datensätze hinzufügen, importieren Sie alle Datensätze aus der
Quelldatei in die Zieldatei oder Tabelle. In der Zieldatei wird ein neuer
Datensatz für jeden importierbaren Datensatz der Quelldatei erstellt.
Aktualisieren bestehender Datensätze
Mit dieser Option ersetzen Sie Daten in Ihrer Datei durch Daten aus der
Quelldatei. Für jedes Feld, in das Sie importieren, überschreiben Daten aus
dem ersten importierbaren Datensatz (oder der ersten Datenreihe) der
Quelldatei die Daten im ersten Datensatz in der Zieldatei. Daten aus dem zweiten
importierbaren Datensatz (oder der zweiten Datenreihe) der Quelldatei
überschreiben die Daten im zweiten Datensatz in der Zieldatei usw. Beim
Ersetzen überprüft oder vergleicht FileMaker Pro die Daten in den Dateien nicht.
Sie können wählen, ob die Daten auf Feldbasis ersetzt werden.
Datensätze in der Zieldatei werden durch die gleiche Anzahl an Datensätzen aus
der Quelldatei ersetzt. Sind in der Quelldatei mehr importierbare Datensätze
vorhanden, werden die Daten aus den zusätzlichen Datensätzen nicht importiert,
wenn Sie nicht die Option Verbleibende Daten als neue Datensätze hinzufügen
aktivieren. Wenn die Zieldatei mehr Datensätze als die Quelldatei enthält,
werden die Daten in den zusätzlichen Datensätzen der Zieldatei nicht ersetzt.
Aktualisierung passender Datensätze
Sie können passende Datensätze und Felder in Ihrer Zieldatei mit Daten aus
einer anderen Datei aktualisieren. Beispielsweise könnte sich eine Kopie einer
Datenbank auf dem Desktop-, eine zweite Kopie auf dem Laptop-Computer
befinden. Falls Sie unterwegs Änderungen vornehmen, können Sie die Kopie
an Ihrem Arbeitsplatz entsprechend aktualisieren.
Sie können in der Quelldatei und in der Zieldatei die Datensätze für die
Aktualisierung festlegen, indem Sie in jeder Datei ein oder mehrere
Abgleichsfelder wählen. Wenn Daten in den Abgleichsfeldern eines
Datensatzes in der Zieldatei mit denen eines Datensatzes in der Quelldatei
übereinstimmen, wird der Datensatz in der Zieldatei durch die Daten aus der
Quelldatei aktualisiert.
Importieren und Exportieren von Daten | 179
Abgleichsfelder müssen jede Einheit in Ihrer Datenbank eindeutig
identifizieren. In einer Datenbank mit Personendaten könnten Sie
beispielsweise ein Abgleichsfeld wie die Mitarbeiternummer oder mehrere
Abgleichsfelder wie Nachname, Vorname und Telefonnummer verwenden.
Nachname allein könnte mehr als eine Person bezeichnen, ist also als einziges
Abgleichsfeld weniger geeignet.
Außerdem geben Sie die zu importierenden Felder an. Der Inhalt aller für den
Import gewählten Felder in allen passenden Datensätzen überschreibt Daten in
der Zieldatei, selbst wenn das Feld in der Quelldatei leer ist.
Wenn die Zieldatei eine Ergebnismenge aufweist, werden nur die Datensätze
der Ergebnismenge aktualisiert. (Wenn die Quelldatei eine FileMaker ProDatei ist, können Sie auch nur die Datensätze einer Ergebnismenge importieren.)
Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Datensatz in einer Zieldatei aussieht,
bevor und nachdem er durch einen passenden Datensatz in einer Quelldatei
aktualisiert wurde.
Vor der Aktualisierung passender Datensätze
Quelldatei
123-456-7890
Johann
Q
Schmidt
Auffahrtsallee 431
Neustadt
Deutschland
Zieldatei
=
–
–>
–
–>
–>
–>
–
–>
123-456-7890
Johann
Schmidt
Hauptstr. 123
Irgendstadt
Deutschland
03/03/1960
408-555-6789
Nach der Aktualisierung
Zieldatei
123-456-7890
Johann
Q
Schmidt
Auffahrtsallee 431
Neustadt
Deutschland
03/03/1960
= gibt ein Abgleichsfeld an
–> gibt an, dass das Feld importiert wird
– gibt an, dass das Feld nicht importiert wird
Der Importvorgang
Die grundlegenden Schritte beim Importieren von Datensätzen:
1. Legen Sie eine Sicherheitskopie der Zieldatei an, in die Sie Daten
importieren.
180 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
2. Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, führen Sie eine Suche
durch, damit die Ergebnismenge im aktuellen Fenster nur die Datensätze
enthält, die Sie importieren wollen.
3. Öffnen Sie die Zieldatei und – falls diese mehrere Tabellen hat – wählen
Sie ein Layout, das Datensätze aus der Tabelle enthält, in die Sie Daten
importieren wollen.
4. Wenn Sie bestehende oder passende Datensätze aktualisieren, darf die
Ergebnismenge in der Zieldatei nur die Datensätze enthalten, die Sie
ändern oder aktualisieren wollen.
5. Wählen Sie Datei > Datensätze importieren > Datei (Windows) bzw. Ablage
> Datensätze importieren > Datei (Mac OS) und wählen Sie den Namen
der Datei, aus der Sie Daten importieren wollen (die Quelldatei).
6. Wählen Sie im Dialogfeld „Zuordnung der Importfelder“ bei Bedarf eine
Tabelle aus der Liste Quelle aus.
7. Übernehmen Sie die in der Einblendliste Ziel gezeigte Tabelle oder wählen
Sie Neue Tabelle, um eine Tabelle mit dem gleichen Schema wie die
Quelltabelle zu erstellen.
8. Wählen Sie den gewünschten Importtyp. Weitere Informationen finden Sie
unter „Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei“
auf Seite 177.
9. Ordnen Sie die Felder der Quelldatei den Feldern der Zieldatei zu.
= gibt Abgleichsfelder an
Wählen Sie eine
Tabelle, aus der
importiert werden
soll
Felder in der
Quelldatei
Hier eine Importaktion wählen
Pfeile zeigen, dass
Daten in die Felder
rechts importiert
werden
Importieren in die
aktuelle oder
neue Tabelle
Felder in
der
Zieldatei
Importieren und Exportieren von Daten | 181
Konvertieren einer Datendatei in eine neue FileMaker Pro-Datei
Sie können eine Datendatei aus einem anderen Programm in eine neue
FileMaker Pro-Datei konvertieren. Die konvertierte Datei enthält:
die Daten aus der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren.
zwei Layouts für die Anzeige der Daten.
konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie
konvertieren, zur Verfügung stehen. Ansonsten werden Standardfeldnamen
verwendet: f1, f2, f3 usw.
konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie
konvertieren, zur Verfügung stehen. Ansonsten sind alle Felder Textfelder.
So importieren Sie Daten in eine neue Datei:
1. Sichern Sie im Quellprogramm die zu importierenden Daten in einem
Dateityp, den FileMaker Pro unterstützt. Weitere Informationen finden Sie
unter „Unterstützte Dateiformate für Import und Export“ auf Seite 176.
2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Öffnen.
3. Wählen Sie im Dialogfeld „Öffnen“ unter Dateityp (Windows) bzw. Format
(Mac OS) den Dateityp, wählen Sie die zu konvertierende Datei und
klicken Sie auf Öffnen.
4. Wenn das Dialogfeld „Option für erste Zeile“ angezeigt wird, wählen Sie,
ob die erste Datenreihe Feldnamen oder den ersten Datensatz enthält, und
klicken Sie dann auf OK.
5. Wenn Sie ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt konvertieren und das Dialogfeld
„Excel-Daten angeben“ geöffnet wird, wählen Sie ein Arbeitsblatt oder
einen benannten Bereich aus der Arbeitsmappendatei und klicken auf OK.
6. Geben Sie im nächsten Dialogfenster einen Namen für die neue Datei ein,
wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf Speichern.
FileMaker Pro konvertiert die Daten in eine FileMaker Pro-Datei und zeigt
die Datei an.
Weitere Informationen zum Importieren von Daten finden Sie in der Hilfe.
182 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
Der Exportvorgang
Sie können FileMaker Pro-Daten in eine neue Datei exportieren und sie dann
in einem anderen Programm öffnen.
Die grundlegenden Schritte beim Exportieren von Datensätzen:
1. Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei und rufen Sie ein Layout auf, das die
Datensätze anzeigt, die Sie exportieren wollen.
2. Suchen und sortieren Sie die zu exportierenden Datensätze. Weitere
Informationen finden Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 43
und „Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 64.
3. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS)> Datensätze exportieren.
4. Geben Sie im Dialogfeld „Datensätze zu Datei exportieren“ einen Namen ein
und wählen Sie einen Speicherort und einen Dateityp für die exportierte Datei.
5. Wählen Sie im Dialogfeld „Exportfeldfolge angeben“, wie FileMaker Pro
die Daten exportieren soll.
Für den Export von Wählen Sie:
Ein Feld im aktuellen
Layout
Aktuelles Layout (Layoutname) aus der Tabellenliste, doppelklicken
Sie dann auf ein Feld in der Liste.
Ein Feld in der Tabelle Aktuelle Tabelle (Tabellenname) aus der Tabellenliste, doppelklicken
des aktuellen Layouts Sie dann auf ein Feld in der Liste.
6. Wählen Sie, falls erforderlich, den gewünschten Zeichensatz für die
exportierte Datei.
7. Wählen Sie, ob die Formatierung des aktuellen Layouts auf die exportierten
Daten angewendet wird.
Um Bezugsfelder zu
exportieren, die
Bezugstabelle aus der
Liste wählen.
FileMaker Pro exportiert diese Felder.
Felder aus dieser Liste
wählen.
Wählen, ob die
Formatierung
übernommen werden
soll.
Weitere Informationen zum Exportieren von Daten finden Sie in der Hilfe.
Arbeiten mit externen Datenquellen | 183
Arbeiten mit externen Datenquellen
Sie können in einer FileMaker Pro-Datei Datenquellen definieren, um auf
Daten zuzugreifen von:
anderen FileMaker Pro-Dateien.
SQL-Datenbanken, die ODBC für die gemeinsame Nutzung von
Informationen verwenden.
Wenn Sie Datenquellen in FileMaker Pro-Dateien definieren, werden aktuelle
Daten aus externen Datenbanken in Ihren Dateien angezeigt. Sie können
FileMaker Pro verwenden, um Daten in externen Dateien hinzuzufügen,
zu bearbeiten, zu löschen, zu suchen und zu sortieren.
Die folgenden Vorgehensweisen bieten einen Überblick, wie Sie auf Daten
in externen FileMaker Pro-Dateien oder externen ODBC-Datenquellen
zugreifen. Detaillierte Informationen zum Zugriff auf externe Datenquellen
finden Sie in der Hilfe.
Arbeiten mit externen FileMaker Pro-Dateien
So richten Sie eine Datei ein, um auf Daten aus einer anderen FileMaker ProDatei zuzugreifen:
Fügen Sie dem Beziehungsdiagramm in der aktuellen FileMaker Pro-Datei
Tabellen aus anderen FileMaker Pro-Datenquellen hinzu.
Fügen Sie den Layouts Felder hinzu, um Daten aus der anderen
FileMaker Pro-Datei anzuzeigen.
Arbeiten mit ODBC-Datenquellen
So richten Sie eine Datei für den Zugriff auf Daten in unterstützten ODBCDatenquellen ein:
Installieren und konfigurieren Sie einen ODBC-Treiber für die externen
Datenquellen, auf die Sie zugreifen wollen.
Definieren Sie auf dem Computer, der die aktuelle FileMaker Pro-Datei
bereitstellt, einen System-DSN (Data Source Name) für jede ODBCDatenquelle, auf die Sie zugreifen wollen.
184 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
Legen Sie Optionen für die ODBC-Datenquellen fest, auf die Sie zugreifen
wollen (zum Beispiel, ob Benutzer nach einem Benutzernamen und einem
Passwort gefragt werden).
Fügen Sie dem Beziehungsdiagramm in der aktuellen FileMaker Pro-Datei
eine oder mehrere Tabellen aus der ODBC-Datenquelle hinzu.
Fügen Sie den Layouts in der FileMaker Pro-Datei Felder hinzu, um
externe Daten anzuzeigen.
Fügen Sie externen Tabellen und Layouts optional Ergänzungsfelder hinzu,
um Formel- und Statistikergebnisse basierend auf Daten anzuzeigen, die in
externen ODBC-Datenquellen gespeichert sind.
Veröffentlichen von Datenbanken im Web
Mit FileMaker Pro können Sie Ihre Datenbanken mithilfe von Instant Web
Publishing in einem Webbrowser veröffentlichen und Benutzern erlauben,
Daten in der Datenbank zu suchen, anzusehen und zu ändern.
Durch die Verwendung von Instant Web Publishing mit FileMaker Pro-Konten
und -Berechtigungen können Sie für die Sicherheit Ihrer Webdatenbanken
sorgen.
Hinweis FileMaker Pro Instant Web Publishing unterstützt die gemeinsame
Nutzung von Dateien durch bis zu fünf gleichzeitige Benutzer. Verwenden Sie
FileMaker Server Advanced, um Dateien für mehr als fünf Web-Benutzer
gleichzeitig bereitzustellen.
Um mit einer veröffentlichten FileMaker Pro-Datenbank zu arbeiten,
benötigen Benutzer Folgendes:
Webbrowser-Software.
Zugang zum Internet oder zu einem Intranet Für den Zugang zum Internet
wird ein Internet-Anbieter (ISP - Internet Service Provider) benötigt.
FileMaker erstellt kein Internetkonto.
einen Host-Computer mit ständigem Zugang zum Internet oder Intranet
über TCP/IP.
die IP-Adresse (Internet Protocol) des Computers, der der Host Ihrer
Datenbankdateien ist.
Veröffentlichen von Datenbanken im Web | 185
Sie können Ihre Datenbanken als Web-Seiten in einem lokalen Netzwerk oder
Intranet oder für Benutzer im Web veröffentlichen. Sie müssen Ihre Datenbank
nicht ändern oder zusätzliche Software verwenden.
Hinweis Web Viewer, die einen URL basierend auf Felddaten berechnen und eine
Web-Seite direkt in einem FileMaker Pro-Layout anzeigen, funktionieren in
Dateien, die per Instant Web Publishing veröffentlicht werden. Es gibt jedoch
einige Punkte, die bei der Konzeption zu beachten sind, bevor Sie Web Viewer in
veröffentlichte Dateien aufnehmen sollten. Weitere Informationen finden Sie im
Handbuch FileMaker Instant Web Publishing. Wählen Sie Hilfe >
Produktdokumentation > FileMaker Instant Web Publishing Handbuch.
Gemeinsam benutzte FileMaker Pro-Datenbank in einem Webbrowser
186 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
Kapitel 6
Schützen von Datenbanken
mithilfe von Konten und
Berechtigungen
Dieses Kapitel beschreibt die Grundlagen für die Verwendung von Konten und
Berechtigungen, um die Möglichkeiten von Benutzern in einer FileMaker ProDatei zu beschränken. Folgende Themen werden behandelt:
Planen der Sicherheit für eine Datei
Anzeigen und Erstellen von Konten und Passwörtern
Anzeigen und Erstellen von Berechtigungen
Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur
Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.
Ihr Betriebssystem enthält zwar Funktionen zur Dateisicherheit, aber Sie
sollten die FileMaker Pro-Zugriffsrechte als grundlegende Methode verwenden,
um den Zugriff auf Ihre Datenbankdateien und deren Sicherheit zu steuern.
Informationen über die Konvertierung von Sicherheitseinstellungen aus älteren
Datenbanken in die aktuelle FileMaker Pro-Version finden Sie unter
„Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 6 und früheren Versionen“
auf Seite 207 und in der FileMaker Pro Hilfe.
Schützen von Datenbanken
Sie können beschränken, welche Daten Benutzer in einer Datenbankdatei
sehen und welche Aktionen sie ausführen können. Sie können Folgendes
einschränken:
Datenzugriff. Setzen Sie bestimmte Datensätze oder Felder aus einzelnen
Tabellen auf „Nur Lesen“ oder blenden Sie sie komplett aus.
188 | Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Layoutzugriff. Verhindern Sie, dass Benutzer Layouts im Layoutmodus
ändern.
Zugriff auf Wertelisten und Scripts.Verhindern Sie, dass Benutzer auf
Wertelisten und Scripts zugreifen und sie ändern sowie Scripts ausführen.
Zugriff auf File Sharing. Aktivieren Sie File Sharing über das FileMakerNetzwerk, Web Publishing und ODBC/JDBC nur für einzelne Benutzer.
Datenausgabe. Benutzer werden daran gehindert, Daten auszudrucken
oder zu exportieren.
Menüzugriff. Stellen Sie nur eine eingeschränkte Auswahl von
Menübefehlen zur Verfügung.
Sie beschränken die Aktionen von Benutzern in einer Datei, indem Sie beim
Öffnen einer Datei die Eingabe eines Kontonamens und Passworts verlangen.
Der eingegebene Kontoname und das Passwort bestimmen, welche
Berechtigungen verwendet werden und ihre Aktionsmöglichkeiten in einer
Datei beschränken. Weitere Informationen über Konten und Berechtigungen
finden Sie im folgenden Abschnitt.
Sie können Berechtigungen in einer gemeinsam benutzten Datei definieren,
während Clients die Datei benutzen. Alle Berechtigungsänderungen, die den
aktuellen Client betreffen, werden erst wirksam, wenn der Client die Datei
schließt und erneut öffnet.
Die Zugriffsrechte, die Sie festlegen, betreffen nur eine einzelne Datei und alle
Datenbanktabellen in dieser Datei. Wenn Ihre Datenbanklösung aus mehreren
Dateien besteht, die Sie schützen wollen, sollten Sie alle diese Dateien zu einer
einzigen, aus mehreren Tabellen bestehenden Datei kombinieren. Dann
können Sie Zugriffsrechte für nur eine Datei definieren, um den Zugriff auf die
gesamte Datenbanklösung zu steuern. Wenn Sie die Dateien nicht in einer
Datei zusammenfassen wollen, sollten Sie Zugriffsrechte in jeder Datei
definieren, die zu schützende Elemente enthält.
Wichtig Wenn Sie eine Beziehung in einer Datei erstellen, die auf eine Tabelle in
einer anderen Datei verweist, können Sie die Zugriffsrechte für die Bezugstabelle
nicht in die erste Datei übernehmen. Die in der anderen Datei definierten
Zugriffsrechte steuern den Zugriff auf diese Tabelle.
Schützen von Datenbanken | 189
Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte
Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte Datei zu
öffnen. Jedes Konto gibt einen Kontonamen und in der Regel ein Passwort an.
Benutzer, die keine gültigen Kontoinformationen angeben können, können
eine geschützte Datei nicht öffnen.
Jede Datenbankdatei enthält zwei vordefinierte Konten: Admin und Gast.
Weitere Informationen finden Sie unter „Die vordefinierten Konten“ auf
Seite 191.
Sie können je nach Bedarf ein Konto für jede einzelne Person erstellen, die auf
eine Datei zugreift, oder eine kleine Anzahl von Konten für größere
Personengruppen definieren, z. B. je ein Konto für die Abteilung „Marketing“
und die Abteilung „Vertrieb“.
Erstellen Sie Konten für Einzelpersonen, wenn es erforderlich ist, die
Identität bestimmter Benutzer zu überprüfen, und wenn Sie den Zugriff auf
individueller Ebene steuern wollen.
Erstellen Sie gemeinsame Konten, wenn Sie weniger Konten führen wollen
und der Zugriff von Einzelpersonen auf die Datenbankdatei nicht verwaltet
werden muss.
Wenn Sie Dateien auf FileMaker Server bereitstellen, können Sie externe
Server-Konten definieren, die Authentifizierungsdaten von einem
Authentifizierungsserver wie z. B. Apple OpenDirectory oder Windows
Domain beziehen. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von
Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden“ auf Seite 201.
Berechtigungen geben eine Zugriffsstufe auf eine Datenbankdatei an. Jede
Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen für häufig
verwendete Zugriffstufen: Voller Zugriff, Nur Dateneingabe, Nur Lesezugriff.
Wenn Sie eine Berechtigung definieren, stehen für die Beschränkung des
Datenbankzugriffs viele Optionen zur Verfügung: z. B. welche Layouts
angezeigt werden, welche Menüs verfügbar sind und ob das Drucken erlaubt
ist. Berechtigungen können auch den Zugriff auf Datensätze oder Felder
bestimmter Tabellen in einer Datei beschränken. Jedem Konto wird eine
Berechtigung zugewiesen, die die Zugriffsstufe für Personen festlegt, die eine
Datei mit diesem Konto öffnen.
190 | Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Sie können so viele Berechtigungen erstellen, wie zur Definition der
verschiedenen Zugriffstypen erforderlich sind, die Sie für die Datei zulassen
wollen. Weitere Informationen über Berechtigungen finden Sie unter „Die
vordefinierten Berechtigungen“ auf Seite 192.
Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen
Datenbenutzung, die eine Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine
gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine Datenbank in einem Webbrowser
anzeigen können.
Die folgende Tabelle listet die standardmäßig verfügbaren erweiterten
Zugriffsrechte auf. (FileMaker-Entwickler und andere Entwickler können
zusätzliche erweiterte Zugriffsrechte definieren, um den Zugriff für andere
Softwareprodukte zu verwalten, die für den Einsatz mit FileMaker Pro oder
FileMaker Server konzipiert sind.)
Erweitertes Zugriffsrecht
Berechtigung erlaubt
Zugriff über FileMaker-Netzwerk
Öffnen einer gemeinsam im Netzwerk benutzten
Datei (eine von FileMaker Pro oder von
FileMaker Server bereitgestellte Datei)
Zugriff über ODBC/JDBC
Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem
anderen Programm über ODBC oder JDBC
Zugriff über Instant Web Publishing
Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem
Webbrowser über Instant Web Publishing
Zugriff über FileMaker Mobile
Zugriff auf eine Datenbankdatei mit
FileMaker Mobile-Software
Zugriff über XML Web Publishing
Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem
Webbrowser oder einer anderen Anwendung über
XML Web Publishing (nur FileMaker Server)
Zugriff über XSLT Web Publishing
Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem
Webbrowser oder einer anderen Anwendung über
XSLT Web Publishing (nur FileMaker Server)
Zugriff über PHP Web Publishing
Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem
Webbrowser oder einer anderen Anwendung über
PHP Web Publishing (nur FileMaker Server)
Schützen von Datenbanken | 191
Wenn ein Benutzer mit einer der obigen Methoden versucht, eine geschützte
Datei zu öffnen oder darauf zuzugreifen, wird er aufgefordert,
Kontoinformationen einzugeben. Wenn die Berechtigung für das Konto das
vom Benutzer angeforderte erweiterte Zugriffsrecht nicht erlaubt, teilt dem
Benutzer eine Fehlermeldung mit, dass er nicht auf die Datei zugreifen kann.
Alle erweiterten Zugriffsrechte für eine Datei sind standardmäßig deaktiviert,
auch in der Berechtigung für vollen Zugriff.
Durch die Aktivierung von erweiterten Zugriffsrechten wird nur bestimmten
Berechtigungen ermöglicht, auf gemeinsame Daten zuzugreifen. Um tatsächlich
auf die gemeinsamen Daten zuzugreifen, müssen Sie auch Sharing für die
gewünschte Zugriffsart einrichten. Weitere Informationen über die gemeinsame
Nutzung von Daten finden Sie unter Kapitel 5, „Gemeinsame Benutzung und
Austausch von Daten“. Weitere Informationen zu erweiterten Zugriffsrechten
finden Sie unter „Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte“ auf Seite 204.
Die vordefinierten Konten
Jede Datenbankdatei enthält zwei vordefinierte Konten: Admin und Gast.
Admin-Konto
Das Admin-Konto verfügt über die Berechtigung für vollen Zugriff, die den
Zugriff auf sämtlichen Inhalt der Datei gestattet. Dem Admin-Konto wird kein
Passwort zugewiesen. In Dateien, für die keine Zugriffsrechte eingerichtet
sind, werden die Dateioptionen so eingestellt, dass für die Anmeldung bei der
Datei automatisch das Admin-Konto verwendet wird.
Das Admin-Konto ist vollständig editierbar. Sie können das Konto
umbenennen, ihm ein Passwort zuweisen oder es deaktivieren. Sie können das
Admin-Konto sogar löschen, jedoch müssen Sie mindestens einem anderen
aktiven Konto die Berechtigung „Voller Zugriff“ zuweisen.
Wichtig Vergessen Sie nicht den Kontonamen und das Passwort, das der
Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen ist. Am besten notieren Sie diese
Daten und bewahren sie an einem sicheren Ort auf. Falls Sie diesen Kontonamen
und das Passwort verlieren oder vergessen, können Sie eventuell nicht mehr auf die
Datei zugreifen.
192 | Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Gastkonto
Das Gastkonto gestattet Benutzern das Öffnen einer Datei, ohne
Kontoinformationen anzugeben. Dem Gastkonto wird kein Passwort
zugewiesen. Standardmäßig erhält das Gastkonto den Nur-Lese-Zugriff,
aber Sie können ihm eine beliebige andere Berechtigung zuweisen.
Zu Beginn ist das Gastkonto inaktiv, d. h., die Option "Gast" im PasswortDialogfeld ist deaktiviert und Benutzer können Dateien nicht als Gast öffnen.
Sie können das Gastkonto aktivieren, um den Gastzugriff zu ermöglichen.
Das Gastkonto ist nicht vollständig editierbar. Sie können das Gastkonto nicht
löschen, seinen Kontonamen nicht ändern und ihm kein Passwort zuweisen.
Die vordefinierten Berechtigungen
Jede Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen.
Voller Zugriff: Gestattet Zugriff auf und Änderung von allen Elementen
in der Datei.
Nur Dateneingabe: Gestattet nur die Anzeige und Eingabe von Daten.
Nur Lesezugriff: Gestattet die Anzeige, aber nicht das Ändern von Daten.
Sie können diese drei vordefinierten Berechtigungen nicht ändern oder
löschen, Sie können aber erweiterte Zugriffsrechte für sie aktivieren oder
deaktivieren. Sie können sie unverändert verwenden oder sie duplizieren und
dann die Kopie ändern.
Die folgende Tabelle fasst die Eigenschaften dieser Berechtigungen zusammen.
Berechtigungen
Nur
Dateneingabe
Zugriffsrecht
Voller Zugriff
Nur Lesezugriff
Datensätze (in allen
Tabellen)
Erstellen,
Erstellen,
Nur anzeigbar
bearbeiten, löschen bearbeiten, löschen
Layouts
Alle änderbar
Nur anzeigbar
Nur anzeigbar
Wertelisten
Alle änderbar
Nur anzeigbar
Nur anzeigbar
Scripts
Alle änderbar und
ausführbar
Alle nur ausführbar Alle nur ausführbar
Schützen von Datenbanken | 193
Berechtigungen
Zugriffsrecht
Voller Zugriff
Nur
Dateneingabe
Nur Lesezugriff
Erweiterte Zugriffsrechte
Alle deaktiviert
Alle deaktiviert
Alle deaktiviert
Drucken
Aktiviert
Aktiviert
Aktiviert
Exportieren
Aktiviert
Aktiviert
Aktiviert
Erweiterte Zugriffsrechte
verwalten
Aktiviert
Deaktiviert
Deaktiviert
Datenüberprüfungswarnunge Aktiviert
n umgehen
Deaktiviert
Deaktiviert
Benutzer vom FileMaker
Server trennen, wenn im
Leerlauf
Deaktiviert
Aktiviert
Aktiviert
Passwortänderung erlauben
Aktiviert
Aktiviert
Aktiviert
Passwort ändern nach Anzahl Deaktiviert
von Tagen
Deaktiviert
Deaktiviert
Mindestlänge des Passworts
Deaktiviert
Deaktiviert
Deaktiviert
Verfügbare Menübefehle
Alle
Alle
Alle
Sie benötigen die Berechtigung „Drucken“, um Datensätze als PDF-Datei zu
speichern. Sie benötigen die Berechtigung „Exportieren“, um Datensätze als
Microsoft Excel- oder Excel 2007/2008-Arbeitsblatt zu exportieren. Weitere
Informationen über das Speichern von Datensätzen als PDF- oder ExcelDateien finden Sie unter „Speichern und Senden von Daten in anderen
Formaten“ auf Seite 175.
Hinweis Die Berechtigung für vollen Zugriff ist die einzige, die den Zugriff auf
die Dialogfelder „Datenbank verwalten“ und „Externe Datenquellen verwalten“
ermöglicht, um Felder, Tabellen, Beziehungen und Datenquellen zu ändern. Es ist
auch die einzige Berechtigung, die das Ändern von Konten und Zugriffsrechten
erlaubt. Da Sie diese Zugriffsrechte in keiner anderen Berechtigung aktivieren
können, muss jeder Benutzer, der Definitionen oder Zugriffsrechte in der
Datenbank ändern will, die Datei mit einem Konto öffnen, das über die
Berechtigung für vollen Zugriff verfügt.
194 | Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Mindestens einem aktiven, von FileMaker authentifizierten Konto in jeder
Datei muss die Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen werden. Eine
Fehlermeldung wird angezeigt, wenn Sie Konten so bearbeiten, dass kein
aktives Konto mehr über die Berechtigung für vollen Zugriff verfügt.
Planen der Sicherheit für eine Datei
Eine neue FileMaker Pro-Datei ist ursprünglich nicht geschützt. Beim Öffnen
der Datei wird der Benutzer automatisch mit dem Admin-Konto angemeldet,
dem die Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen ist.
Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine
Datenbankdatei auf Ihrem Computer zu öffnen, können Sie die Datei mit
einem Passwort schützen. Weitere Informationen finden Sie unter
„Schützen einer Datei mit Passwort“ auf Seite 195.
Wenn Sie eine Datenbankdatei mit anderen gemeinsam benutzen müssen
und einzelnen Benutzern verschiedene Stufen des Dateizugriffs erlauben
müssen, sollten Sie die Sicherheit für die Datei planen. Ziehen Sie in
Erwägung, die Arten von Benutzern und ihre Berechtigungen aufzulisten:
Manager Marketing
Vertrieb
Personal- Rechtswesen
wesen Gäste
Datensätze Ja
anzeigen
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Datensätze Ja
erstellen
Ja
Ja
Ja
Nein
Nein
Datensätze Ja
bearbeiten
Ja
Ja
Ja
Nein
Nein
Datensätze Ja
löschen
Eingeschränkt* Eingeschränkt* Ja
Nein
Nein
Scripts
ändern
Eingeschränkt* Nein
Ja
Nein
Nein
Scripts
Ja
ausführen
Ja
Ja
Ja
Ja
Nein
Wertelisten Ja
ändern
Nein
Nein
Nein
Nein
Nein
Bearbeitung
nur
Bearbeitung
nur
Alle
Minimum Minimum
Ja
Alle
Menüs
Schützen von Datenbanken | 195
* Sie können für manche Funktionen einen eingeschränkten Zugriff festlegen
(z. B. für das Löschen von Datensätzen), indem Sie datensatzweise
Berechtigungen verwenden. Weitere Informationen zu datensatzweisen
Berechtigungen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.
So planen Sie die Sicherheit für eine gemeinsam benutzte Datei:
1. Bestimmen Sie die Berechtigungen, die Sie für die Datei benötigen.
Listen Sie die Bereiche der Datei wie bestimmte Tabellen, Felder,
Datensätze, Layouts, Wertelisten und Scripts auf, die Sie schützen
möchten. Planen Sie die Anzahl an Berechtigungen, die Sie benötigen,
um die verschiedenen erforderlichen Dateizugriffsstufen umzusetzen.
2. Bestimmen Sie, ob Sie getrennte Konten für jeden Benutzer oder
Gruppenkonten benötigen, die sich mehrere Benutzer teilen können.
3. Legen Sie fest, ob Sie ein Gastkonto aktivieren sollten, das es Benutzern
ermöglicht, die Datei ohne die Angabe von Kontoinformationen zu öffnen.
4. Erstellen Sie die Berechtigungen, die Sie für die Datei benötigen.
5. Ermitteln Sie, ob Sie erweiterte Zugriffsrechte für bestimmte
Berechtigungen benötigen.
Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur bei Bedarf.
6. Erstellen Sie die benötigten Konten in der Datei und weisen Sie jedem
Konto die geeigneten Berechtigungen zu.
Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt. Wenn Sie das
Gastkonto verwenden, weisen Sie diesem ebenfalls eine Berechtigung zu.
Deaktivieren Sie andernfalls das Gastkonto.
7. Öffnen Sie die Datei mit verschiedenen Konten und testen Sie die dafür
definierte Berechtigung. Stellen Sie sicher, dass die Beschränkungen wie
geplant funktionieren, und nehmen Sie etwaige erforderliche Korrekturen
an den Berechtigungen vor.
Schützen einer Datei mit Passwort
Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine nicht
gemeinsam benutzte Datenbankdatei auf Ihrem Computer zu öffnen, können
Sie die Datei mit einem Passwort schützen.
196 | Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Nach dem Schützen einer Datei durch ein Passwort werden Sie bei jedem
Öffnen der Datei aufgefordert, einen Kontonamen und ein Passwort
einzugeben. Personen, die diese Kontoinformationen nicht kennen, können
auch die Datei nicht öffnen.
So schützen Sie eine Datei mit Passwort:
1. Nehmen Sie die folgenden Änderungen an den Konten in der Datei vor:
Bearbeiten Sie das Konto „Admin“ so, dass es einen anderen
Kontonamen und ein Passwort besitzt und die Berechtigung für vollen
Zugriff verwendet.
Stellen Sie sicher, dass das Konto "Gast" inaktiv ist.
Löschen oder deaktivieren Sie etwaige andere Konten in der Datei.
2. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Berechtigung „Voller Zugriff“, um die
erweiterten Zugriffsrechte hinzuzufügen, die Sie benötigen.
Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur bei Bedarf.
Tipps zum Erstellen von sicheren Passwörtern
Sichere Passwörter sind normalerweise mindestens acht Zeichen lang und
enthalten mindestens eine Ziffer.
Wenn Ihre Datei über Web Publishing gemeinsam benutzt wird, dürfen
Kontonamen und Passwörter nur Zeichen aus dem Zeichensatz ISO Latin-1
(mit Ausnahme von Doppelpunkten) verwenden. Um Zeichen zu
vermeiden, die im Web falsch interpretiert werden könnten, sollten Sie
Kontonamen und Passwörter ggf. auf alphabetische und numerische
Zeichen beschränken.
Weitere Informationen über den Schutz von FileMaker Pro-Datenbanken
finden Sie in der Hilfe.
Erstellen von Konten und Berechtigungen | 197
Erstellen von Konten und Berechtigungen
Konten geben Kontonamen und (in der Regel) Passwörter für eine Datei an.
Wenn ein Benutzer eine Datei öffnet, die Konten enthält, wird er in einem
Dialogfeld zur Eingabe von Kontoinformationen aufgefordert. Wenn ein
Benutzer eine Datei mit einem korrekten Kontonamen und Passwort öffnet,
bestimmt die zugewiesene Berechtigung die Aktionen, die der Benutzer in der
Datei ausführen kann.
Berechtigungen legen Stufen des Zugriffs auf eine Datenbank fest, z. B.
welche Layouts angezeigt werden, welche Menüs verfügbar sind und ob das
Drucken erlaubt ist.
Damit Sie Konten und Berechtigungen für eine Datei erstellen und verwalten
können, müssen Sie die Datei mit einem Konto öffnen, das über die
Berechtigung „Voller Zugriff“ verfügt.
Sie können Konten und Berechtigungen in einer gemeinsam benutzten Datei
erstellen und ändern, während Clients die Datei verwenden. (In FileMaker Pro
6 und früher mussten alle Clients die gemeinsam benutzte Datei schließen,
bevor Sie Passwörter und Gruppen ändern konnten.) Die vorgenommenen
Änderungen des Kontos werden sofort wirksam. Jedoch unterbrechen die
Änderungen keine aktuellen Clients. Wenn Sie z. B. das Passwort für ein Konto
ändern, das gerade von einem oder mehreren Clients benutzt wird, wird deren
FileMaker Pro-Nutzung nicht unterbrochen. Beim nächsten Öffnen der Datei
müssen sie jedoch das neue Passwort eingeben.
Sie können so viele Konten einrichten, wie Sie benötigen. Sie können
getrennte Konten für jeden Benutzer oder eine kleinere Anzahl von Konten
anlegen, die sich mehrere Benutzer teilen.
198 | Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Anzeigen von Konten und Berechtigungen
Das Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte verwalten“ zeigt eine Liste aller
Konten und Berechtigungen für eine Datei.
So zeigen Sie die Berechtigungen für eine Datei an:
1. Öffnen Sie die Datenbankdatei.
2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Konten
und Zugriffsrechte.
Das Register „Konten“ listet die Konten auf, die für diese Datei definiert sind.
3. Klicken Sie im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte verwalten“ auf
Berechtigungen.
Sie sehen die Berechtigungen, die für diese Datei definiert sind.
Erstellen von Konten und Berechtigungen | 199
Erstellen von Konten
Sie können ein Konto für jede einzelne Person erstellen, die auf eine Datei
zugreift, oder eine kleine Anzahl von Konten für größere Personengruppen
definieren, z. B. je ein Konto für die Abteilung „Marketing“ und die Abteilung
„Vertrieb“. Sie müssen jedem neuen Konto eine Berechtigung zuweisen.
So erstellen Sie ein Konto:
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Konten
und Zugriffsrechte.
2. Klicken Sie im Register Konten auf Neu.
3. Wählen Sie im Dialogfeld "Konto bearbeiten" für Konto wird authentifiziert
über die Option FileMaker.
200 | Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Informationen über Konten, die von einem externen Server verwaltet werden,
finden Sie unter „Erstellen von Konten, die über einen externen Server
authentifiziert werden“ auf Seite 201.
4. Geben Sie einen Kontonamen und ein Passwort für das Konto ein.
Tipp Wenn Sie Konten für einzelne Benutzer anlegen wollen, sollten Sie jeden
Kontonamen auf der Basis des Benutzernamens festlegen, der im Dialogfeld
"Einstellungen" definiert ist. Dieser Benutzername ist der angezeigte
Standardkontoname im Dialogfeld, das den Benutzer zur Eingabe eines
Kontonamens und eines Passworts auffordert. Der Benutzer muss den
Kontonamen nicht noch einmal eingeben, wenn er dem Benutzernamen entspricht.
5. Um Kontobenutzer zu zwingen, beim ersten Anmelden ein neues
Passwort festzulegen, aktivieren Sie Benutzer muss Passwort bei
nächster Anmeldung ändern.
In den meisten Fällen sollte ein Konto, das mehrere Benutzer gemeinsam
verwenden, bei der ersten Anmeldung keine Passwortänderung
verlangen. Stattdessen sollten Sie ein Passwort festlegen und es allen
Benutzern mitteilen, die es benötigen. Auch sollte die Berechtigung für
ein gemeinsames Konto keine Passwortänderungen erlauben, da sonst ein
Benutzer das Passwort ändern und alle anderen Benutzer „aussperren“
könnte.
Erstellen von Konten und Berechtigungen | 201
6. Wählen Sie für Kontostatus, ob das Konto aktiv oder inaktiv sein soll.
Sie sollten das Konto z. B. inaktiv lassen, bis Sie die Definition seiner
Berechtigung abgeschlossen haben. Mit einem inaktiven Kontonamen und
Passwort können Benutzer eine Datenbank nicht öffnen.
7. Wählen Sie für Berechtigung die gewünschte Berechtigung für dieses Konto.
Sie können sich für eine bestehende Berechtigung entscheiden oder Neue
Berechtigungen wählen, um eine neue Berechtigung zu definieren. Weitere
Informationen finden Sie unter „Erstellen von Berechtigungen“ auf Seite 202.
8. Geben Sie in Beschreibung eine Beschreibung des Kontos ein (optional).
9. Klicken Sie auf OK.
10. Klicken Sie im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte verwalten“ auf OK.
11. Geben Sie in das anschließend geöffnete Dialogfeld einen Kontonamen
und ein Passwort ein, für das die Berechtigung „Voller Zugriff“ aktiviert ist,
und klicken Sie dann auf OK.
Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert
werden
Wenn Sie FileMaker Pro-Datenbankdateien mit FileMaker Server bereitstellen
und Ihr Unternehmen zentral verwaltete Authentifizierung für Benutzer und
Gruppen wie z. B. Apple OpenDirectory oder eine Windows-Domäne verwendet,
können Sie Konten einrichten, die Benutzer auf der Basis Ihres
Authentifizierungsservers authentifizieren. Damit können Sie den Zugriff auf
Datenbanken mit Ihrem bestehenden Authentifizierungsserver steuern, ohne eine
unabhängige Liste mit Konten in jeder FileMaker Pro-Datenbankdatei zu führen.
Hinweis Nur durch FileMaker Server bereitgestellte Datenbankdateien können
Benutzer über einen Authentifizierungsserver authentifizieren. Gemeinsam durch
FileMaker Pro benutzte Datenbankdateien können nicht über einen
Authentifizierungsserver authentifiziert werden.
Wichtig Wenn eine Datenbankdatei eines oder mehrere externe Server-Konten
enthält, verwenden Sie unbedingt Sicherheitseinstellungen des Betriebssystems,
um direkten Zugriff auf die Datei zu beschränken. Andernfalls kann eventuell ein
unbefugter Benutzer die Datei auf ein anderes System verschieben, das Ihre
Authentifizierungsserver-Umgebung repliziert, und Zugriff auf die Datei erlangen.
Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Server-Dokumentation.
202 | Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
So erstellen Sie ein Konto, das über einen externen Server authentifiziert wird:
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Konten
und Zugriffsrechte.
2. Klicken Sie im Register Konten auf Neu.
3. Wählen Sie im Dialogfeld "Konto bearbeiten" für Konto wird authentifiziert
über die Option Externer Server.
4. Geben Sie in Gruppenname den Namen einer Gruppe ein, die auf einem
externen Authentifizierungsserver definiert ist.
5. Wählen Sie für Kontostatus, ob das Konto aktiv oder inaktiv sein soll.
6. Wählen Sie für Berechtigung die gewünschte Berechtigung für dieses Konto.
Die Berechtigung, die einem Konto zugewiesen ist, bestimmt die Aktionen,
die extern authentifizierte Gruppenmitglieder in der Datenbankdatei
ausführen können. Sie können sich für eine bestehende Berechtigung
entscheiden oder Neue Berechtigungen wählen, um eine neue Berechtigung
zu definieren. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.
7. Geben Sie in Beschreibung eine Beschreibung des Kontos ein (optional).
8. Klicken Sie auf OK.
9. Klicken Sie im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte verwalten“ auf OK.
10. Geben Sie in das anschließend geöffnete Dialogfeld einen Kontonamen
und ein Passwort ein, für das die Berechtigung „Voller Zugriff“ aktiviert ist,
und klicken Sie dann auf OK.
Erstellen von Berechtigungen
Sie können jede Berechtigung einem oder mehreren Konten zuweisen.
So erstellen Sie Berechtigungen:
1. Folgen Sie den obigen Schritten, um die Berechtigungen für eine Datei
anzuzeigen.
2. Klicken Sie auf Neu.
Das Dialogfeld "Berechtigungen bearbeiten" wird geöffnet.
Standardmäßig ist für jede Berechtigungsoption die am stärksten
eingeschränkte Einstellung festgelegt.
Erstellen von Konten und Berechtigungen | 203
3. Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung für die
Berechtigung ein.
4. Definieren Sie die Zugriffsrechte für die Berechtigung.
5. Klicken Sie auf OK.
Nachdem Sie die gewünschten Berechtigungen definiert haben, müssen Sie
Konten erstellen oder bearbeiten, damit sie die geeigneten Berechtigungen
verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Konten“ auf
Seite 199.
Weitere Informationen über das Erstellen von Konten und Berechtigungen
finden Sie in der Hilfe.
Informationen über das Aktivieren des Zugriffs auf Datensatzebene
Sie können individuelle Beschränkungen des Datensatzzugriffs für jede
Tabelle festlegen. Die Berechtigung kann z. B. Folgendes einschränken:
Anzeige, Bearbeiten, Erstellen oder Löschen aller oder bestimmter
Datensätze in einer Tabelle.
Zugriff auf oder Änderung von bestimmten Feldern in jeder Tabelle.
204 | Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Sie können Datensatz-Zugriffsrechte nur für Tabellen festlegen, die in der
aktuellen Datei definiert sind. Wenn die Datei Beziehungen zu Tabellen in
anderen Dateien enthält, die Sie schützen wollen, müssen Sie Konten und
Berechtigungen in den anderen Dateien definieren, um deren Tabellen zu
schützen.
Weitere Informationen über die Verwendung des Dialogfelds „Berechtigungen
bearbeiten“ finden Sie in der Hilfe.
Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte
Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen der gemeinsamen
Datennutzung, die durch eine Berechtigung gestattet werden. Wenn die Datei
z. B. gemeinsam benutzt wird, bestimmt das erweiterte Zugriffsrecht „Zugriff
über FileMaker-Netzwerk“, ob die Berechtigung das Öffnen einer gemeinsam
benutzten Datei als Client gestattet. Das erweiterte Zugriffsrecht „Zugriff über
Instant Web Publishing“ bestimmt, ob die Berechtigung den Zugriff auf die
Datenbank aus einem Webbrowser erlaubt.
Es gibt sechs standardmäßige erweiterte Zugriffsrechte. Weitere
Informationen über diese finden Sie unter „Konten, Berechtigungen und
erweiterte Zugriffsrechte“ auf Seite 189..
Sie können erweiterte Zugriffsrechte im Dialogfeld „Konten und
Zugriffsrechte verwalten“ anzeigen und jedes erweiterte Zugriffsrecht für
ausgewählte Berechtigungen aktivieren. Alle erweiterten Zugriffsrechte sind
standardmäßig deaktiviert, auch in der Berechtigung "Voller Zugriff".
Es kann erforderlich sein, ein erweitertes Zugriffsrecht zu löschen, wenn es nicht
mehr benötigt wird.
So zeigen Sie die erweiterten Zugriffsrechte an:
1. Öffnen Sie die Datenbankdatei.
2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Konten
und Zugriffsrechte.
3. Klicken Sie im Dialogfeld "Konten und Zugriffsrechte verwalten" auf das
Register Erweiterte Zugriffsrechte.
Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte | 205
Weitere Informationen über erweiterte Zugriffsrechte finden Sie in der Hilfe.
206 | Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Kapitel 7
Konvertieren von Datenbanken
aus FileMaker Pro 6 und früheren
Versionen
Da FileMaker Pro 7, FileMaker Pro 8.x, FileMaker Pro 9 und FileMaker Pro 10
das gleiche Dateiformat verwenden, kann FileMaker Pro 10 Dateien von
FileMaker Pro 7, FileMaker Pro 8.x und FileMaker Pro 9 öffnen, ohne sie zu
konvertieren. Sie können sogar FileMaker Pro 10-Dateien mit FileMaker Pro 7,
FileMaker Pro 8.x und FileMaker Pro 9 verwenden. Neue Funktionen
funktionieren jedoch eventuell nicht wie erwartet, wenn Sie die Datei in einer
früheren Version öffnen.
Beispiel:
Registersteuerelement: Ein Layout mit Registerfeldern wird geöffnet, aber
die Objekte, die sich auf den Registerfeldern befinden, werden übereinander
angezeigt.
Daten importieren: FileMaker Pro-Dateien aus Versionen vor 7.0 von
FileMaker Pro müssen vor dem Import in .fp7-Format konvertiert werden.
Web Viewer: Wenn eine Datei, die einen Web Viewer enthält, in einer
Version von FileMaker Pro vor Version 8.5 geöffnet wird, wird der Web
Viewer nicht im Layoutmodus angezeigt. In FileMaker Pro 8 werden Web
Viewer als leere Bilder dargestellt. In Versionen von FileMaker Pro vor
Version 8 wird anstelle des Web Viewer kein Bild angezeigt.
Externe Datenquellen: Wenn Sie eine mit einer ODBC-Datenquelle
verbundene Datei in einer Version von FileMaker Pro vor Version 9 öffnen,
wird die ODBC-Tabelle im Beziehungsdiagramm mit <Datei nicht
vorhanden> angegeben. Die Datenquellen-Funktion verursacht zudem, dass
einige Menüeinträge anders dargestellt werden. Bei angepassten Menüs (nur
FileMaker Pro Advanced) treten Änderungen an der Menüorganisation und
der Darstellung neuer und geänderter Menüeinträge auf.
208 | Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 6 und früheren
FileMaker empfiehlt, nach dem Erstellen oder Öffnen einer Datei in
FileMaker Pro 10 keine Änderungen am Datenbank-Design mit einer früheren
Version von FileMaker Pro vorzunehmen. Dies gilt insbesondere für
Funktionen, die in FileMaker Pro 10 geändert wurden.
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur
Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.
Konvertierungsübersicht
Wenn Ihre Datenbanklösung relativ einfach ist, sollten Sie in der Lage sein,
die Dateien zu konvertieren, die Datei Konvertierung.log zu prüfen, Ihre
konvertierten Dateien zu testen und Sie dann einzusetzen. Beispielsweise
werden einfache Dateien, die mithilfe der Vorlagen Ihrer früheren Version von
FileMaker Pro erstellt wurden, präzise konvertiert, ohne dass anschließend
viele manuelle Berichtigungen erforderlich werden.
Wenn Sie eine relationale Datenbank mit mehreren Dateien, die mit eigenen
Funktionen wie eigenen Scripts erstellt wurde, oder eine Datenbank, die
geschäftskritisch ist, konvertieren, sollten Sie die Konvertierung sorgfältig
planen.
FileMaker Pro 10 kann Dateien konvertieren, die mit den Versionen 3.x, 4.x,
5.x und 6.x erstellt wurden. Wenn Sie Dateien besitzen, die mit FileMaker Pro,
Version 2.x oder früher erstellt wurden, müssen Sie sie zunächst in eines der
oben angegebenen unterstützten Formate konvertieren. Dann können Sie die
Dateien zu FileMaker Pro 10 konvertieren. Weitere Informationen finden Sie
unter „Konvertieren von FileMaker Pro 1.x- und 2.x-Datenbanken“ in der Hilfe.
Wenn Sie Dateien konvertieren, behält FileMaker Pro 10 den Inhalt Ihrer
Originaldateien bei und erstellt neue konvertierte Dateien in FileMaker Pro 10Format. Der Inhalt der Originaldateien wird nicht geändert und Sie können sie
in der früheren FileMaker Pro-Version öffnen, mit der sie erstellt wurden. Die
konvertierten Dateien können nur in FileMaker Pro 10, FileMaker Pro 9,
FileMaker Pro 8.x und FileMaker Pro 7 geöffnet werden.
Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme | 209
Sie können einzelne Dateien oder mehrere Dateien gleichzeitig konvertieren.
Verwenden Sie die Einzeldateikonvertierung für eigenständige
Datenbankdateien, die keine Bezugsdaten aus anderen Dateien anzeigen.
Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
Verwenden Sie die Mehrfachdateikonvertierung, um alle Dateien in einer
relationalen Datenbank zu konvertieren. Weitere Informationen finden Sie
in der Hilfe.
Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme
Hier finden Sie einige Vorschläge für die Behebung von Problemen, die während
einer Konvertierung auftreten können.
Die Datei wurde nicht richtig konvertiert.
Wenn Sie eine Kopie einer Datei konvertieren, stellen Sie sicher, dass die
Originaldatei vor dem Kopieren geschlossen wurde. Andernfalls wird die
Kopie nicht richtig konvertiert.
Prüfen Sie die Datei Konvertierung.log in dem Ordner mit der Datenbank,
die Sie konvertieren wollten. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
Versuchen Sie zunächst, die Datei mit einer früheren Version von FileMaker
Pro wiederherzustellen, und konvertieren Sie die Datei dann erneut.
Eine Meldung zur Konsistenzprüfung oder automatischen
Wiederherstellung wurde bei dem Versuch angezeigt, die Originaldatei mit
der früheren FileMaker Pro-Version zu öffnen.
Versuchen Sie, die Originaldatei mit der früheren Version von FileMaker Pro
wiederherzustellen. Öffnen Sie dann die wiederhergestellte Datei mit der gleichen
Version von FileMaker Pro, schließen Sie die Datei und versuchen Sie, sie mit
FileMaker Pro 10 zu konvertieren.
210 | Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 6 und früheren
Konvertieren von Passwörtern
Bei der Konvertierung werden Passwörter zu Konten in FileMaker Pro 10
konvertiert. Es gibt zwei gängige Probleme bei der Passwortkonvertierung:
Für jedes konvertierte Konto werden anfänglich sowohl der Kontoname als
auch das Passwort in der konvertierten Datei auf das Passwort aus der
Originaldatei gesetzt, sodass für jemanden mit vollen Zugriffsrechten alle
Passwörter sichtbar sind. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie entweder
jeden Kontonamen so ändern, dass er nicht mehr dem Passwort entspricht,
oder jedes Passwort so ändern, dass es nicht mehr dem Kontonamen
entspricht. (Sie können auch für jedes Konto festlegen, dass das Passwort
durch den Benutzer geändert werden muss, wenn er sich das nächste Mal
anmeldet.)
Passwörter in FileMaker Pro 7, 8.x, 9 und 10 unterscheiden Groß-/
Kleinschreibung. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Passwort genau so eingeben,
wie es in der früheren FileMaker Pro-Version erstellt wurde. Wenn Sie der
Eigentümer der Originaldatei oder der Datenbankadministrator sind,
öffnen Sie die Originaldatei mit einer früheren FileMaker Pro-Version und
schlagen Sie das Passwort im Dialogfeld „Passwörter definieren“ nach.
Wenn Sie weder der Eigentümer der Datei noch der Datenbankadministrator
sind, wenden Sie sich für die Passwortinformationen an den
Datenbankadministrator.
Kapitel 8
Sicherheitsmaßnahmen
Vergewissern Sie sich, dass die Datenbankdateien, die Host-Computer, die
Arbeitsplatzrechner und die Netzwerke, die auf sie zugreifen, sicher vor
Diebstahl und Beschädigung sind. Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den
folgenden fünf wichtigen Sicherheitsmaßnahmen, die Sie umsetzen können,
um Ihre Daten und Ihre Geräte zu schützen. Sie sollten:
Physische Sicherheit verbessern
Betriebssystemsicherheit verbessern
Netzwerksicherheit herstellen
Datenbanken und andere wichtige Dateien sichern
Antivirus-Software installieren, ausführen und aktualisieren
Weitere Informationen zur sicheren Gestaltung von FileMaker Pro-Dateien
finden Sie unter www.filemaker.de/support/security.
Verbessern der physischen Sicherheit
Bewerten Sie Ihre Computer, um sicherzustellen, dass sie physisch sicher sind.
Der Host-Computer sollte ein eigener Rechner sein, der an einem Tisch
oder unbeweglichen Gegenstand mit einem Schloss befestigt ist. Sichern
Sie den Computer so, dass seine Festplatte nicht entfernt werden kann.
Schränken Sie den Zugang zu dem Computer ein, indem Sie ihn in einem
abgeschlossenen Raum aufstellen.
Sichern Sie die Client-Workstations, die auf eine Datenbank zugreifen.
Befestigen Sie die Computer mit Schlössern und schränken Sie den Zugang
ein, indem Sie einen Bildschirmschoner verwenden, der ein Kennwort
erfordert.
Stellen Sie die physische Sicherheit von Sicherungskopien der auf
Wechseldatenträgern wie Bändern und CDs gespeicherten Dateien sicher.
212 | Sicherheitsmaßnahmen
Verbessern der Betriebssystemsicherheit
Setzen Sie die Sicherheitsfunktionen Ihres Betriebssystems ein, um den
Zugriff auf wichtige Daten einzuschränken. Der Netzwerkadministrator sollte
nur den Personen Zugriff gewähren, die befugt sind, das System bzw. die
FileMaker-Datenbanken zu verwalten und zu warten. Zusätzlich zu beachten:
Benutzerkennungen und Kennwörter des Systems sollten protokolliert
werden.
Der Zugriff auf die Anwendung FileMaker Pro sowie Dateiverzeichnisse,
Server und Web-Seiten sollte eingeschränkt werden.
Die Einstellungen für Remote-Zugriffe wie File Sharing und FTP sollten
überprüft werden.
Der Zugriff für das Hinauf- und Herunterladen von Dateien sollte
eingeschränkt werden.
Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die neueste und sicherste Version der
Betriebssystem-Software verwenden.
Um Vorgänge zu rationalisieren, können Sie die externe Authentifizierung
aktivieren, die Benutzerkonten verwendet, die in der WindowsDomänenauthentifizierung oder im Apple Open Directory konfiguriert
wurden. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.
Legen Sie FileMaker Pro-Dateien nicht auf Datei-Servern ab, um sie
freizugeben. Verwenden Sie die integrierte Netzwerkfunktion von
FileMaker Pro und FileMaker Server. So können die Dateien nicht
unerlaubt kopiert und Datensatzsperren oder potenzielle Dateibeschädigungen
bei ungeeigneten Freigabemethoden ausgeschlossen werden.
Herstellen von Netzwerksicherheit | 213
Herstellen von Netzwerksicherheit
In einem Intranet oder dem Internet freigegebene Datenbanken verwenden das
TCP/IP-Protokoll. Sie können das TCP/IP-Protokoll auch für die Freigabe von
Datenbanken im Peer-to-Peer-Betrieb oder über FileMaker Server verwenden.
Auch wenn sich TCP/IP gut für den Datentransport und den Zugriff auf Daten
durch Clients eignet, galt bei seiner Entwicklung das Hauptaugenmerk nicht
der Sicherheit. Ohne Vorsichtsmaßnahmen kann das Protokoll unbefugten
Zugriff auf Ihren Host-Computer, die Server-Software, Datenbanken und
eventuell andere Client-Rechner in Ihrem internen Netzwerk ermöglichen.
TCP/IP bietet keinen umfassenden Datenschutz. Daher ist es wichtig,
ungebetenen Besuchern den Weg durch Einrichtungen wie Firewalls und SSLDatenverschlüsselung zu versperren.
In den meisten Fällen wird eine Firewall verwendet, die ein Netzwerk in
zwei unterschiedliche Bereiche aufteilt, einen öffentlichen Bereich
(„außerhalb der Firewall“) und einen privaten Bereich („innerhalb der
Firewall“ bzw. „hinter der Firewall“). Benutzer, die sich außerhalb der
Firewall befinden, haben nur auf die TCP/IP- oder Hardware-Adressen
Zugriff, die Sie freigeben. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf die Sicherheit
der nach außen freigegebenen Server zu konzentrieren, während die
Computer hinter der Firewall weniger Sicherheitsvorkehrungen benötigen.
Der Einsatz von Wireless-Netzwerkeinrichtungen wie Apple AirPort und
anderen 802.11b-Netzwerkkarten und -Basisstationen kann zu
Sicherheitsproblemen führen. Da diese Geräte die Netzwerkdaten auch
über die Grenzen Ihres Firmengebäudes hinaus übertragen können, sollten
die drahtlos übertragenen Netzwerksignale unbedingt verschlüsselt
werden. Verwenden Sie stets die maximal verfügbare Stufe der
Signalverschlüsselung.
Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen Dateien
Entwickeln Sie Pläne zur Wiederherstellung von Daten einschließlich
alternativer Sites und Systeme, um geschäftsrelevante Informationsdienste zu
betreiben. Eine aktuelle Sicherungskopie kann Situationen retten, in denen ein
Benutzer die Administratorkontoinformation für eine Datei verliert oder Daten
durch einen Benutzerfehler (oder manchmal auch mangelhaftes
Datenbankdesign) gelöscht oder fehlerhaft geändert wurden.
214 | Sicherheitsmaßnahmen
Beachten Sie folgende Punkte:
Stellen Sie Datenbanken mit FileMaker Server bereit und sorgen Sie für
automatisierte Sicherungen nach einem regelmäßigen Zeitplan.
Verwenden Sie keine Sicherungssoftware anderer Anbieter für FileMaker
Pro-Datenbanken. Erstellen Sie zunächst mit FileMaker Server eine
Sicherungskopie Ihrer Datenbank und führen Sie dann die Software eines
anderen Anbieters für diese Kopie aus. Sicherungssoftware kann geöffnete,
bereitgestellte Datenbanken beschädigen.
Erstellen Sie beispielsweise lokale Sicherungskopien von Dateien
wochentags um 6:00, 9:00, 12:00, 15:00, 18:00 und 23:30 Uhr. Führen Sie
um Mitternacht eine inkrementelle Sicherung des gesamten Systems auf
das Unternehmenssicherungssystem durch. Führen Sie schließlich Freitag
um Mitternacht eine vollständige Systemsicherung durch. Kopieren Sie die
Sicherungsbänder und bewahren Sie sie an einem anderen Ort auf. Wenn
dann der Server aus einem beliebigen Grund ausfällt (außer bei einem
katastrophalen Ausfall mehrerer Laufwerke), kann die neueste
Sicherungskopie der Datendateien verwendet werden, d. h., es sind
maximal Daten von drei Stunden verloren gegangen. Bei einem
katastrophalen Laufwerksausfall kann das Band des vorherigen Abends
verwendet und der Verlust damit auf einen Tag minimiert werden.
Natürlich können diese Verfahren auf Ihre spezielle Situation und
Datenanforderungen zugeschnitten werden.
Stellen Sie sicher, dass Sicherungskopien nicht beschädigt oder
unzugänglich sind. Prüfen Sie ihre ordnungsgemäße Funktionsweise,
bevor Sie sie brauchen. Kontrollieren Sie Ihr Festplattenlaufwerk und Ihre
Sicherungsdateien regelmäßig mithilfe von Diagnosewerkzeugen.
Stellen Sie sicher, dass Sie ein vollständiges Dateiset aus Ihren
Sicherungskopien wiederherstellen können.
Exportieren Sie die Daten regelmäßig als Sicherheit bei
Dateibeschädigung.
Schützen Sie auch die Sicherungsmedien. Bewahren Sie Sicherungskopien
an einem separaten und feuersicheren Ort auf.
Berufen Sie Sicherungsadministratoren, die Dateien abrufen können, falls
der Netzwerkadministrator nicht greifbar ist.
Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen Dateien | 215
Sehen Sie eine redundante Stromversorgung vor. Bei einer Unterbrechung
der Stromzufuhr sollte eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
mindestens 15 Minuten lang aktiv sein, damit Sie alle Dateien sicher
schließen können. Wenn die Stromzufuhr nicht rechtzeitig
wiederhergestellt werden kann, sollten Sie den Einsatz eines Generators für
die Stromversorgung der Server in Erwägung ziehen. Berücksichtigen Sie
auch Stromquellen für Router und Firewalls. Ist die Kommunikation
problematisch, wenn Ihr Internet-Zugang 48 Stunden oder länger
unterbrochen ist?
Überlegen Sie, wie Sie Ihre Dienstleistungen weiterhin zur Verfügung
stellen können, wenn ein Eindringling Ihren Datenbankserver beschädigt
und dieser Server nicht in seinen vorherigen Zustand gebracht werden kann.
Beurteilen Sie weitere mögliche Situationen und entwickeln Sie einen
Plan, um auf jeden einzelnen Fall zu reagieren.
Zusätzlich sollten Netzwerkadministratoren das Risiko für Datensysteme und
geschäftsrelevante Funktionen bewerten. Bedenken Sie zum Beispiel:
Diebstahl von Daten oder geistigem Eigentum.
Störung, Diebstahl oder Beschädigung der Netzwerkinfrastruktur wie
Server, Netzwerke, Datenspeicher oder Sicherungsspeicher. Schaden kann
durch geknackte Passwörter oder andere Arten der Sabotage und Zerstörung
entstehen. Die meisten Vorfälle haben ihren Ursprung innerhalb des
Unternehmens.
Störung oder Beschädigung der Unternehmensinfrastruktur durch Feuer,
Umweltgefahren oder biologische Bedrohungen, Überschwemmungen
usw.
Störung oder Beschädigung der öffentlichen Infrastruktur einschließlich
Stromversorgung, Telekommunikation (Sprache und Daten),
Transportnetz (Straßen, Busse, Züge) durch Umwelt- oder
Wetterbedingungen wie Tornados oder Überschwemmungen.
216 | Sicherheitsmaßnahmen
FileMaker Pro bietet zwei Mechanismen zur Behandlung beschädigter
Datenbanken: Konsistenzprüfungen und Dateiwiederherstellung. Eine
Konsistenzprüfung erfolgt bei Bedarf automatisch, wenn die Datei geöffnet
wird. Sie können die Konsistenz einer Datei auch prüfen lassen, wenn Sie den
Verdacht haben, dass die Datei beschädigt ist. Sie können FileMaker Pro
zudem versuchen lassen, eine beschädigte Datei wiederherzustellen. Weitere
Informationen zum Prüfen der Dateikonsistenz und zur Wiederherstellung von
Dateien finden Sie in der Hilfe.
Wichtig Verwenden Sie bei einem Serverausfall, z. B. einem unerwarteten
Stromausfall, Festplattenfehler oder Softwarefehler, die Sicherungsdateien. Jeder
Systemfehler, der die korrekte Beendigung von FileMaker Server verhindert, kann
zu beschädigten Dateien führen, wenn Cache-Daten nicht auf Platte geschrieben
und die Dateien nicht korrekt geschlossen wurden. Selbst wenn die Dateien wieder
geöffnet werden, sollten Sie eine Konsistenzprüfung oder Wiederherstellung
(durch FileMaker Pro oder Sie initiiert) durchführen, da die Datei eine nicht
offensichtliche Beschädigung enthalten könnte. Eine Dateiwiederherstellung kann
nicht garantieren, dass Probleme behoben wurden.
Installieren, Ausführen und Aktualisieren von AntivirusSoftware
Da die meisten Computer über einen Internet-Zugang verfügen, sind sie durch
Viren gefährdet, die durch E-Mail-Anhänge übertragen werden. Stellen Sie
sicher, dass alle Mitarbeiter regelmäßig Software zur Virenprüfung ausführen
und die typischen Warnsignale für Viren kennen. Mitarbeiter sollten alle
Dateien überprüfen, bevor sie sie auf ihren Computer kopieren oder
herunterladen. Außerdem sollten sie niemals unverlangte Anhänge öffnen,
selbst wenn diese von einer ihnen bekannten Person stammen.
Zwar ist Antivirus-Software für den Schutz Ihrer Systeme und Daten von
essenzieller Bedeutung, bei der Art der Verwendung auf Computern, die
FileMaker Pro-Datenbanken bereitstellen, sind jedoch einige Dinge zu beachten.
Antivirus-Programme sperren gelegentlich Bytes innerhalb einer Datei,
während sie auf Viren prüfen. Diese Sperren können dazu führen, dass das
Betriebssystem einen Fehler meldet, wenn FileMaker Pro oder
FileMaker Server versuchen, Daten in die Datei zu schreiben. So kann die
Datei eventuell als beschädigt gekennzeichnet und geschlossen werden.
Installieren, Ausführen und Aktualisieren von Antivirus-Software | 217
Dies gilt auch für Dateien, die FileMaker Server als Sicherungsziele
verwendet. Wenn die Sicherungsdatei von Antivirus-Software geprüft wird,
während ein Sicherungszeitplan aktiv ist, könnte die Zieldatei gesperrt sein.
Das könnte dazu führen, dass der Sicherungsvorgang fehlschlägt und dass
Daten verloren gehen. Die gleiche Datenverlustproblematik gilt, wenn eine
geöffnete, nicht bereitgestellte FileMaker Pro-Datenbankdatei von AntivirusSoftware geprüft wird.
Wenn Antivirus-Software auf Computern ausgeführt wird, die FileMaker ProDatenbanken bereitstellen, beachten Sie folgende Empfehlungen:
Führen Sie Virenschutzprogramme nicht an geöffneten, bereitgestellten
Datenbanken aus. Schließen Sie die Datenbanken, bevor Sie das
Virenschutzprogramm ausführen.
Wenn Sie Ihren Computer auf Viren prüfen, durchsuchen Sie weder den
Datenbankordner noch etwaige Unterordner oder andere Ordner, die
Dateien enthalten, die aktiv Dateien über FileMaker Server oder
FileMaker Pro bereitstellen. Stellen Sie Ihre Antivirus-Software
stattdessen so ein, dass der Zielordner Ihrer Datenbanksicherung geprüft
wird, und stellen Sie sicher, dass der Zeitplan der Antivirus-Software nicht
mit dem Sicherungszeitplan Ihres FileMaker Server kollidiert. Warten Sie,
bis die Datenbanken vollständig gesichert sind, bevor Sie sie prüfen.
218 | Sicherheitsmaßnahmen
Index
Symbols
A
! 56
– 87
" 87, 94
# 48
$ 87
& 87
( 94
) 87, 94
* 48, 56, 87
+ 87, 174
, 87
... 53
/ 87
// 51
: 87
:: 87
; 87
< 53, 87
<= 53
= 49, 56, 87
== 49
> 53, 87
>= 53
? 51
@ 47
[ 87
] 87
^ 87
_ 88
} 87
~ 49
 53, 87
 53, 87
 87
„ “ 47, 48
Admin-Konto 191, 194
Adobe PDFs
Speichern von Daten als 175
Adressetiketten 114
Aktiver Datensatz 33
Aktualisieren bestehender Daten beim
Importieren 178
Aktualisieren von Dateien 207
Aktuell
Datum, Formatierung 134
Zeit, Formatierung 135
Ändern
Beziehungen 160
Daten in Feldern 40
Einstellungen 76
Referenzen 165
Suchabfragen 61
Anführungszeichen in einer Suche 47, 48
Angepasste Menüs, FileMaker Pro
Advanced 12
Anhalten, Referenzen 165
Anteil an Endsumme für Statistikfelder 97
Antivirus-Software und DatenbankManagement 216
Anzahl für Statistikfelder 97
Anzeigen
Berechtigungen 198
Datensätze als Formulare, Listen oder
Tabellen 30
Druckbereich 66
Erweiterte Zugriffsrechte 204
Konten 198
Seitenumbrüche und Seitennummern
im Seitenansichtsmodus 66
Apple OpenDirectory 201
Arbeitsgruppen, gemeinsame
Dateinutzung 184
220 | Index
Arithmetische Operatoren 94
Asiatischer Text
drehen 137
drucken 137
Eingabe 92, 137, 138
Assistent für neues Layout,
Beschreibung 109
Attribute, Text 132
Ausblenden von Datensätzen 61
Ausschließen
Datensätze 58
Bezugsdateien 54, 60
Felder beim Drucken 131
Ausschnitte
Siehe auch Relationale Datenbanken
auswählen 124
Beschreibung 147
Bezugsdatensätze ausschließen 60
Bezugsdatensätze platzieren 131
Datensätze auswählen 34
Datensätze hinzufügen 37
Datensätze löschen 39
Statistikberechnung für Daten in 162
Auswählen
Datensätze 33
Felder 40, 124
Objekte 124
Auswahlfelder, Felder anzeigen als 130
Auswahlpfeil 123
Authentifizierung 189
Apple OpenDirectory 201
über externen Server 201
Windows-Domäne 201
Automatische Eingabe 100
Automatisches Ausfüllen 129
Automatisieren von Aufgaben. Siehe
Scripts
B
Benennen
Datenbanken 85
Felder 91
Tabellen 107
Berechnungen
Bezugsfelder
Feldverweise auf 93
Statistikberechnung für Daten 162
Formatierung 133
Formeln
Siehe auch Formelfelder
Berechtigungen
Anzeigen 198
Beschreibung 189
definieren 202
Nur Dateneingabe 192
Nur Lesezugriff 192
Voller Zugriff 192
vordefiniert 192
Bereich für Gesamtergebnis: siehe auch
Zwischenergebnisse
Bereiche. Siehe Layoutbereiche
Berichte
Siehe auch Liste; Bericht; Layouts;
Zwischenergebnisse
Datensätze in Spalten 115
Erstellen 108
mit gruppierten Daten
drucken 67
Erstellen 111
Vorschau 66
Beschränken des Zugriffs. Siehe Konten;
Berechtigungen
Beziehen von Daten aus anderen Dateien.
Siehe Datenaustausch
Index | 221
Beziehungen
Siehe auch Relationale Datenbanken
Ändern 160
Beschreibung 148
einzelnes Kriterium 150
Erstellen 158
mehrere Kriterien 152
planen 82
Self-Join 156
Typen 150
Vergleichs- 154
zurückgegebener
Datensatzbereich 155
Beziehungsdiagramm 148, 149, 159
Beschreibung 158
Bezugsdateien, Zugriff beschränken 83
Bezugsdatensätze
Siehe auch Datensätze; Relationale
Datenbanken
Beschreibung 147
Duplizieren 37
Hinzufügen 37, 161
in Ausschnitten anzeigen 131
Kopieren 37
Löschen 38, 161
Sortieren 161
Statistikberechnung für Daten 162
suchen und ausschließen 54
Bezugsfelder
Siehe auch Felder; Relationale
Datenbanken
Beschreibung 147
Formeln 93
in Layouts 128
planen 81
Statistikberechnung für Daten 162
Bezugstabellen
Beschreibung 148
planen 77
Blättern in Datensätzen 30
Blätternmodus
Beschreibung 29
Suchen von Daten in 46
Boolesche Werte
Beschreibung 50, 88, 104
Formatierung 133
suchen 50
Briefumschlag
Siehe auch Layouts
Briefumschlaglayout
Beschreibung 115
Browser, Web
URL öffnen 184
C
Clone 27
D
Dateien
Berechtigungen 189
Beschreibung 21
Clone 27
Duplizieren 27
Erstellen 84
exportieren in 182
gemeinsame Nutzung 195
im Web 184
Konten 189
Konvertieren 207
Kopieren 26
Öffnen 23
planen 77
plattformübergreifend öffnen 24
Remote 23
Schließen 26
Schützen 187
Sicherungskopien erstellen 75
speichern 26
Vorlagen, Beschreibung 84
Dateiformate, Import/Export 176
Dateinamenerweiterung, fp7 24
Dateioptionen 76
Dateipfade 171
Dateiverweise siehe Datenquellen.
222 | Index
Daten
als Formular, Liste, Tabelle
anzeigen 30
Anzeigen von Kalendern 129
automatisch eingeben 36, 100
Berechtigungen für die gemeinsame
Nutzung 190
Beschreibung 19
Daten eingeben 41
eingeben 41
exportieren 175
Formatierung 134
Importieren 175
suchen 51
Suchen nach heute 51
überprüfen 103
ungültig 51
vierstellige Jahreszahlen,
überprüfen 103
Datumswerte
Siehe auch Datumsfelder
Datenaustausch
exportieren 175, 182
Importieren 175
mit anderen Programmen 176
relationale Datenbanken 143
Datenbanken
Benennen 85
Beschreibung 19
drucken 67
Erstellen 84
im Web veröffentlichen 184
planen 77
Datenbanken, relational. Siehe Relationale
Datenbanken
Datenbankschutz. Siehe Konten;
Berechtigungen
Datenbereich, Beschreibung 141
Dateneingabe 40, 100–104
Datenquellen
Beheben von FileMaker-Verweisen 24
Beschreibung 183
Datensätze
abgleichen 178
aktiv 33
als Formular, Liste, Tabelle
anzeigen 30
ausblenden 61
ausschließen 59
auswählen 33
Beschreibung 22
Bezugsdatensätze löschen 39
blättern
einzeln 30
in einer Liste 30
Duplizieren 36
exportieren 182
gesperrte 172
Hinzufügen 36, 177
in Spalten drucken 115
Kopieren 36
Sortieren 50, 64
Bezugsdatensätze 161
In Tabellenformat 32
sortierte Bezugsdatensätze
anzeigen 161
suchen 43
wechseln 35
Datensätze schützen 172
Datentyp 103
Datentypen
Siehe Feldtypen
und Formelergebnisse 95
Datumsfelder
Beschreibung 88
vierstellige Jahreszahlen 41, 103
Werte eingeben und bearbeiten 41
Index | 223
Definieren
Siehe auch Hinzufügen; Platzieren
Berechtigungen 202
Datenbanken 86
Felder 86
Formelfelder 93
Konten 199
Passwörter 196
Referenzen 163
Statistikfelder 96
Tabellen 106
Wertelisten 130
Dezimalzahlen 133
Dokument-Voreinstellungen 76
Doppelte Datensätze, suchen 56
Druckbereich, anzeigen 66
Drucken
Asiatischer Text 137
Beschreibung 65
Datensätze 67
Datensätze in Spalten 115
Einrichten 68
Etiketten 69
Informationen zu Datenbank 73
leere Datensätze 68
Scripts 73
Umschläge 69
Vorschau 66
Duplizieren
Bezugsdatensätze 37
Dateien 27
Datensätze 36
E
Einblendkalender 129
Einblendlisten, Felder anzeigen als 130
Einblendmenü
suchen 48
Und Feldnamen 88
Einblendmenüs, Felder anzeigen als 130
Eingabe mittels des Beginns von
Werten 129
Eingeben von Daten
Automatisch 100
Furigana 92
in Felder eingeben 41
Einstellungen
Anwendung 76
Beschreibung 76
Datei 76
Einstellungen Siehe Voreinstellungen
Einzelseiten-Layout. Siehe Standard-Layout
Elektronische Dokumentation 10
Elemente. Siehe Objekte
E-Mail
Senden aus FileMaker Pro 176
Senden über SMTP 176
Ergänzungsfelder 99
Ergebnismenge
Beschreibung 29, 43
zwischen aufgerufenen und
ausgeschlossenen Datensätzen
umschalten 61
Erstellen. Siehe Hinzufügen; Definieren
Erweiterte Zugriffsrechte
Anzeigen 204
Beschreibung 189
Erweitertes Listenlayout. Siehe Liste,
Bericht
Etiketten (Versand) drucken 69
Etikettenlayout erstellen 69
Excel-Format
Importieren und Exportieren an 176
Speichern von Daten als 175
Exportieren
Siehe auch Datenaustausch
Beschreibung 175
Dateiformate 176
Formatierung 182
Externe Datenquellen 183
externes Server-Konto 189, 201
Extras
Auswahlwerkzeug 123
Feldwerkzeug 126
Statussymbolleiste 30
224 | Index
F
Falsch (Ergebnis) 50, 88, 104, 133
Favoritendateien 24
Feld/Steuerelement-Werkzeug 127
Feldberechtigungen. Siehe Konten;
Berechtigungen
Feldbeschriftungen 128
Felddefinitionen
Erstellen 86
Kopieren 27
Felder
anzeigen 14, 107
aus einem Layout entfernen 128
aus einem Layout löschen 128
auswählen 40, 124
Benennen 86, 91
Beschreibung 21
Dateneingabe beschränken 138
definieren 86
einem Layout hinzufügen 126
Eingabeoptionen 100, 129
eingeben 41
Formatieren von Daten 132
Formatierung 132
Furigana in 92
gespeicherte und nicht gespeicherte
Ergebnisse 105
Global 105
in Layout platzieren 126
Indizierung 105
leere oder nicht leere Felder, suchen 56
maximale Zeichenanzahl in 41
Optionen 92
Platzhalter 131
Typen 88
Überprüfungsoptionen 102
Felder anpassen
Siehe auch Felder
bei Importaktualisierung 178
Beschreibung 147, 150
Feldinhaltsübereinstimmung 49
Feldnamen 87
Feldtypen
Beschreibung 88
und Formelergebnisse 95
Feldverhalten 40, 138
Feldwerkzeug 126
Feldwerte
Änderung untersagen 101
automatisch eingeben 100
Beschreibung 22
Daten suchen und ersetzen 62
eingeben und bearbeiten 40
Löschen 43
Fenster „Direktstart“ 23, 84
FileMaker Mobile
Berechtigungen für 190, 202
FileMaker Pro
Dateiformat 176
Hinweise zur Dokumentation 9
Produktübersicht 13
Versionen 207
FileMaker Pro Advanced 12
FileMaker Pro-Format 176
FileMaker Server 168, 184, 201
Berechtigungen für 190, 204
Fixierte Objekte 123
Formatierung
Daten exportieren 182
Daten importieren 176
Datum 134
Formeln 133
Grafiken 136
Text 132
Zahlen 133
Zeit 135
Zeitstempel 136
Formbriefe 131
Formelfelder 93
Beschreibung 89
definieren 93
Formeln 93
gespeicherte und nicht gespeicherte
Ergebnisse 105
Index | 225
Formular
Siehe auch Layouts
Datensätze anzeigen als 30
Standard-Layout 111
Formularansicht, Beschreibung 30
Fotos 89
fp7-Dateinamenerweiterung 24
Funktionen 94
Furigana-Feldoption 92
Fußbereiche, Beschreibung 141
G
Gastkonto 191
Gemeinsam benutzte Dateien
Siehe auch Netzwerke
Berechtigungen 195
Clients 168
Einrichten von Berechtigungen für 190
Einschränkungen 168
Host 168
im Web 184
in Arbeitsgruppen 184
Konten 195
Öffnen 23
speichern 169
Gemeinsame Dateibenutzung,
aktivieren 169
Gesamtergebnisse, Beschreibung 141
Gespeicherte Ergebnisse 105
Globale Speicheroptionen 105
Grafiken, Felder formatieren für 136
Grafikfelder. Siehe Medienfelder
Grenzwerte
Feldnamen 87
Zeichen in Feldern 40
Gruppen. Siehe Konten; Berechtigungen
Gruppierfelder 141
H
Heutiges Datum, suchen 51
Hinzufügen
Siehe auch Definieren; Platzieren
Bezugsdatensätze 37, 161
Datensätze 36
Felder 86
neue Suchabfragen 57
Tabellen 106
Host
Ausführen von Aufgaben 172
Beschreibung 168
Datenbank im Web 184
FileMaker Server 168
Speichern von Dateien 169
HTML-Tabellenformat 176
I
Importieren 175–182
Beschreibung 175
bestehende Datensätze
aktualisieren 177
in bestehende Dateien 177
In neue Tabellen 177
neue Datensätze hinzufügen 177, 178
passende Datensätze aktualisieren 178
Quelldatei oder -tabelle 177, 180
unterstützte Dateiformate 176
Zieldatei 177
Indizierung
Felder 105
Textfeldbeschränkungen 50
Infopalette 119
Instant Web Publishing
Berechtigungen für 202
Beschreibung 167, 184
Dateien gemeinsam benutzen 184
Intranet 184
Siehe auch Web
IP-Adressen, beschränken 184
226 | Index
J
L
Jahreszahlen
vierstellig in Datumsfeldern 41, 103
vierstellig in Zeitstempelfeldern 42
JDBC
Berechtigungen für 190, 202
Überlegungen zu Feldnamen 88
Jokerzeichen in Suchabfragen 47, 48
Labels
Feld 128
vertikal 114
Layoutbereiche
Auswertung 141
Bereiche für Zwischenergebnisse 141
Beschreibung 141
Datenbereich 141
Feldbeschriftungen 128
Fußbereich 141
Kopf/Fuß 1. Seite 141
Kopfbereich 141
Layout-Einblendmenü 25, 108
Layoutleiste 25, 30
Layoutmodus, Beschreibung 29
Layoutobjekte. Siehe Objekte
K
Kalender
Anzeigen in Feldern 129
Kombinationsfelder, Felder anzeigen
als 130
Kommagetrenntes Textformat 176
Komprimierte Dateikopien 27
Konten
Admin-Konto 191
Anzeigen 198
Beschreibung 189
definieren 199
externes Server-Konto 189, 201
Gastkonto 191
Passwörter 195
vordefiniert 191
Kopf/Fuß 1. Seite, Beschreibung 141
Kopfbereiche, Beschreibung 141
Kopieren
Bezugsdatensätze 37
Dateien 26
Datensätze 36
Felddefinitionen 27
Scripts 27
Kreisdiagramm 45
Kunden
Ausführen von Aufgaben 172
Beschränkungen, im Web 184
Beschreibung 168
Speichern von Dateien 169
Kurzsuchen 46
Index | 227
Layouts
Beschreibung 14, 107
Briefumschlag 115
drucken 67
Erstellen 108
Etiketten 114
Felder
anzeigen 14, 107
auswählen 124
entfernen 128
in Layout ziehen 126
Platzhalter 117
platzieren 126
Platzieren von Bezugsfeldern 131
Felder hinzufügen 126
Formularansicht 30
Formularlayout 111
Leer 115
Liste, Bericht 111
Modus-Einblendmenü 29
Registerfelder in 108
Spalten
Breite ändern 118
Einrichten 116
Standardformular 111
Tabellenansicht 109
Typen 111
vertikale Etiketten 114
Werkzeuge 119
Leere Datensätze, drucken 68
Leere oder nicht leere Felder 56
Leeres Layout
Siehe auch Layouts
Beschreibung 115
Letzte Dateien 24
Liste, Bericht
Siehe auch Layouts
Beschreibung 111
Liste, Datensätze anzeigen als 30
Listenansicht, Beschreibung 30
Logik
ODER-Suche 56, 57
UND-Suche 56, 57
Löschen
Bezugsdatensätze 38, 161
Daten 43
Felder aus einem Layout 128
Suchabfragen 61
M
Makros. Siehe Scripts
Markierungsfelder, Felder anzeigen
als 130
Maximale Zeichenanzahl in Feldern 40
Maximum für Statistikfelder 97
Medienfelder
Siehe auch Felder.
Beschreibung 89
Formatierung 136
Microsoft Excel-Format 176
Speichern von Daten als 175
Minimum für Statistikfelder 97
Mittelwert für Statistikfelder 97
Modus-Einblendmenü 29, 108
Multimediadateien 89
N
Netzwerke
FileMaker Server 168
plattformübergreifend 17, 168
Netzwerkrichtlinien 213
Nicht autorisierte Anwender. Siehe Konten;
Berechtigungen
Nicht freigegebene Dateien 195
Nicht gespeicherte Ergebnisse 105
Nur Dateneingabe (Berechtigung),
Beschreibung 192
Nur Lesezugriff (Berechtigung),
Beschreibung 192
228 | Index
O
Objekte, Layout
auswählen 123, 124
Beschreibung 118
Einstellen der Optionen für die
automatische Größenänderung 121
gesperrte 123
ODBC
FileMaker als Datenquelle
Berechtigungen für 190, 202
Überlegungen zu Feldnamen 88
Übersicht 177
Verwenden von FileMaker als Client
Beschreibung 183
Ergänzungsfelder 99
Verwenden von FileMaker Pro als
Datenquelle
ODER-Suche 57
Operatoren
arithmetische 94
in Suchabfragen 45, 53
relational 148, 154, 161
Vergleich 94
Operatorenliste 45
Optionen, Datei 76
P
Passende Datensätze, aktualisieren 178
Passwörter
Bezugsdateien, planen 83
Dateien schützen mit 195
definieren 196
Fehlerbehebung 210
PDF-Dokumentation 10
PDFs
Speichern von Daten als 175
Planen
Dateisicherheit 194
Datenbanken 77
relationale Datenbanken 77
Platzhalter 69, 131
Platzieren
Bezugsdatensätze 131
Felder in einem Layout 126
Platzhalter 131
Primärschlüssel. Siehe Abgleichsfelder
Programm-Voreinstellungen 76
R
Ränder, im Seitenansichtsmodus
anzeigen 66
Rechte. Siehe Konten; Berechtigungen
Referenzen
Ändern 165
anhalten oder aussetzen 165
Beschreibung 144
definieren 163
Referenzquellfeld 147
Referenzzielfeld 147
Registerfelder in Layouts 108
Registersteuerelemente
Beschreibung 108
In Tabulatorfolge aufgenommen 40
Relationale Datenbanken
Abgleichsfelder 147
planen 150
Ausschnitte 147
Beschreibung 21, 143
Bezugstabellen
Beschreibung 148
planen 77
planen 77, 157
Terminologie 147
Relationale Operatoren 148, 154, 161
S
Schaltflächen, in Tabulatorfolge
aufgenommen 40
Schieberegler 35
Schließen von Fenstern und Dateien 26
Schlüsselfelder. Siehe Abgleichsfelder
Schützen von Dateien. Siehe Konten;
Berechtigungen
Index | 229
Scripts
ausführen 74
Beschreibung 17, 74
drucken 73
Kopieren 27
Scripts verwalten 74
Vorschau, drucken Siehe Drucken
Seitenansicht für Spalten 116
Seitenansichtsmodus, Beschreibung 29, 66
Seitenausrichtung beim Druck 68
Seitennummern 112
im Seitenansichtsmodus anzeigen 66
Seitenränder, im Seitenansichtsmodus
anzeigen 67
Seitenumbrüche, im Seitenansichtsmodus
anzeigen 66
Sekundäre Dateien. Siehe Relationale
Datenbanken
Self-Joins 156
Statistikberechnung für Daten in
Ausschnitten 162
Serienbrief, Platzhalter verwenden 131
Serienbrief-Format 176
Server. Siehe Host; FileMaker Server
Sicherheit, Datei 213
Betriebssystemrichtlinien 212
planen 194, 211
Sicherungen
Richtlinien für 213
Scripts für Dateien 75
Und Antivirus-Software 216
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), EMail senden über 176
Sortieren
Bezugsdatensätze 161
Datensätze 50, 64
Datensätze in Tabellenformat 32
Sounddateien 89
Spalten
Breite ändern 118
Datensätze drucken in 115
in Tabellen 32
Speichern
Als Excel- und PDF-Format 175
Dateien 26
Daten automatisch speichern 26
gemeinsam benutzte Dateien 169
Sperren, gemeinsam benutzte
Datensätze 172
Standardabweichung für Statistikfelder 97
Standard-Layout
Siehe auch Layouts
Standardlayout
Beschreibung 111
Starter-Lösungen siehe Vorlagen
Statistikberechnung für Daten in
Bezugsfeldern 162
Statistikfelder
Anteil an Endsumme von 97
Anzahl von 97
Beschreibung 89, 96
definieren 96
in Layouts 141
Maximum 97
Minimum 97
Mittelwert von 97
Optionen für 98
Standardabweichung von 97
Summe von 97
Statussymbolleiste 30, 119
Steuerelementstile 130
Suchabfragen
Siehe auch Datensätze suchen
Bearbeiten 61
Beschreibung 43
Kriterien für die Eingrenzung 56, 58
Löschen 61
mehrere 57, 58
neue hinzufügen 57
Operatoren 45, 53
Reihenfolge 60
Suchen und Ausschließen
kombinieren 59
wiederherstellen 61
wiederholen 61
230 | Index
Suche nach Textliteralen 48
Suchen nach Datensätzen
Siehe auch Suchabfragen, Kurzsuchen
Aktuelles Systemdatum 51
alle Datensätze 46
alle Datensätze anzeigen 46
Beschreibung 43
Bezugsfelder und Bezugsdatensätze 54
Boolesche Werte 50
Datensätze ausschließen 58, 59
doppelte Datensätze 56
exakte Übereinstimmung 49
Kurzsuchen im Blätternmodus 46
leere oder nicht leere Felder 56
logische ODER-Suche 57
logische UND-Suche 56
mehrere Kriterien 56
neue Abfrage hinzufügen 57
Reihenfolge der Abfragen 60
Symbole 48
Textteil oder variabler Text 47
ungültige Werte 51
Wertbereiche 53
Suchen und Ersetzen von Feldwerten 62
Suchen. Siehe Datensätze suchen
Suchenmodus, Beschreibung 29
Summe für Statistikfelder 97
Systemübergreifend, File Sharing 24
T
Tabellen
Benennen 107
Beschreibung 21
Datensätze anzeigen als 30, 32
definieren 106
Importieren von Daten in neue 177
Tabellenauftreten 149
Tabellenansicht, Beschreibung 32, 113
Tabulatoren in Felder einfügen 43
Tabulatorfolge 40
Tabulatorgetrenntes Textformat 176
Teilsummen. Siehe Bereiche für
Zwischenergebnisse; Statistikfelder
Text
Siehe auch Felder.
asiatischen Text drehen 137
Attribute 132
auswählen 123
Felder 88
Formatierung 132
suchen 49
Text unter Beachtung der Groß-/
Kleinschreibung suchen 50
Textfelder
Beschreibung 88
Werte eingeben und bearbeiten 41
Textnotizen, im Beziehungsdiagramm 159
U
Überprüfen von Feldwerten 102
Überprüfung des Jahres 102, 103
Umschläge drucken 69
UND-Suche 56
Ungültige Werte suchen 51
Unterformulare. Siehe Ausschnitte
Unterstrich 88
URLs, öffnen 184
V
Variablen
Symbole für 87
Verbinden von Feldern. Siehe
Abgleichsfelder
Vergleichsoperatoren 94
Verknüpfungsausdrücke. Siehe
Beziehungen
Verlagern
Feld zu Feld 40
In Datensätzen 35
Veröffentlichen, Datenbanken im Web 184
Verschlüsselung. Siehe Konten;
Berechtigungen
Vertikale Schrift 137
Virtuelle Ergebnisse 105
Index | 231
Voller Zugriff (Berechtigung),
Beschreibung 192
Vorlagen
Beschreibung 84
Dateien erstellen 84
W
Wahr (Ergebnis) 50, 88, 104, 133
Währung, Formatierung 133
Web
Host von Datenbanken 184
Überlegungen zu Feldnamen 88
Web Viewer 14, 185
Wertbereiche suchen 53
Werte
Siehe auch Feldwerte
doppelte Werte suchen 56
exakte Übereinstimmung suchen 49
Wertelisten 100, 172
Beschreibung 130
Wiederherstellen von Suchabfragen 61
Wiederholen von Suchabfragen 61
Windowsmehrere Dateien öffnen 25
Schließen 26
Windows-Domäne 201
Wird geöffnet
Dateien 23
mehrere Fenster 25
World Wide Web. Siehe Web
X
XML
Berechtigungen für 190, 202
Importieren und Exportieren an 176
XML Format 176
XSLT
Berechtigungen für 190, 202
Z
Zahlen, ungültige 51
Zahlenfelder
Siehe auch Felder.
Beschreibung 88
Formatierung 133
suchen 50
Werte eingeben und bearbeiten 41
Zeichen
Maximum in Feldern 40
nicht zulässig in Feldnamen 87
Zeichenketten, Text Siehe Text, Literal
Zeiger auf Dateien. Siehe Beziehungen
Zeigewerkzeug siehe Auswahlpfeil
Zeitangaben
Formatierung 135
suchen 51
ungültig 51
Zeitfelder
Beschreibung 88
Werte eingeben und bearbeiten 42
Zeitstempel, Formatierung 136
Zeitstempelfelder
Beschreibung 89
vierstellige Jahreszahlen 42
Werte eingeben und bearbeiten 42
Ziehen und ablegen, Felder im Layout 126
Zugriff über FileMaker-Netzwerk 169,
204
Zugriffsrechte. Siehe Konten;
Berechtigungen
Zwischenergebnisse
Siehe auch Berichte; Statistikfelder
Bereiche, Beschreibung 141
Berichte erstellen 111
drucken 66, 67
232 | Index
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