Guide Assistants Juridiques Pratic Open Line 2013

Guide Assistants Juridiques Pratic Open Line 2013
EBP Assistants
Juridiques Open LineTM
pour Windows XP, Vista,7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2013 EBP Informatique, édition Juin 2012
Convention d’Utilisation d’EBP
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
4
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B.
Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et
5
factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour
toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées
à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis
minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à
compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription
initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
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Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
•
•
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
•
•
•
•
•
•
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
7
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
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l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
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C.
Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
•
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
•
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
10
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line et donne
toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
•
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
•
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
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Table des matières
INSTALLATION .................................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 15 1.1. Accès au service technique ........................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 19 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................... 21 1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE .................................................. 21 1.2. La vue Document ........................................................................................... 23 2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ? .......................................................... 24 3. L’ACTE-TYPE ................................................................................................... 25 3.1. Le texte constant ............................................................................................ 25 3.2. Les zones réservées ...................................................................................... 25 3.3. Les parties à compléter .................................................................................. 25 3.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ....................................... 25 4. L’EDITEUR DE TEXTE ..................................................................................... 25 4.1. Utilisation de Microsoft Word™ ...................................................................... 25 5. LES FONCTIONS DE L’ACTE-TYPE ............................................................... 26 5.1. Mise en forme du texte ................................................................................... 26 6. SUIVI DE LA LETTRE ....................................................................................... 29 7. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? ...................................................... 30 8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 30 INDEX ................................................................................................................... 31 13
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Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
•
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
•
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel
est la suivante :
•
Processeur : P4 2 GHz ou supérieur
•
Mémoire : 3 Go
•
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
•
Espace disque libre : 2 Go
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0BInstallation
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP A Open Line.
3.
Sélectionnez l’installation du logiciel.
4.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5.
Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6.
Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez.
L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les
données sont installés sur cet ordinateur.
L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :
Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un
autre ordinateur,
Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,
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Comment lancer mon logiciel ?
-
Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de
« Microsoft SQL Server Express 2005 »).
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
9.
Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » xxxFR07. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
10.
Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
11.
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer
directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer
+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40
jours.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite,
munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par
les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer
Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :
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0BInstallation
•
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
•
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
•
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
•
Code activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer.
Un message d'avertissement apparaît :
•
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
•
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
18
Comment créer mon dossier ?
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
depuis le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
19
0BInstallation
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
La barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’està-dire Mon dossier.
20
Comment utiliser une bibliothèque
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la saisie des écritures comptables, dans la création d’un
rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE
Cette vue concerne la bibliothèque courante ouverte. Une bibliothèque contient tous les
documents d’un assistant juridique.
1.1.1. Comment ouvrir une bibliothèque ?
Une bibliothèque s’ouvre, soit à partir de la barre de navigation en cliquant sur l’icône de la
bibliothèque à ouvrir, soit à partir du menu Fichier + Ouvrir une base de données.
Si vous activez plusieurs bibliothèques, plusieurs fenêtres sont alors ouvertes à l’écran.
La disposition, l’activation, la fermeture des celles-ci s’effectue à partir du menu Fenêtre.
1.1.2. Le sommaire
Présentation du sommaire
Le sommaire est un plan composé de deux sortes d’éléments :
ƒ
les dossiers, sous-dossiers représentés par un icône Livre.
ƒ
les documents, représentés par l’icône Feuille.
Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de
chemises contenant des sous-chemises avec des documents.
Les dossiers de même niveau sont représentés par le même icône.
Déplacement rapide dans le sommaire
Ctrl +
Ctrl + Fin
déplace le curseur sur le premier dossier
déplace le curseur sur le dernier dossier
Développement du sommaire
Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre
sélectionné :
21
1BPrise en main
+
affiche les dossiers et documents du niveau inférieur
*
cache tous les niveaux inférieurs
affiche tous les niveaux inférieurs
Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour
respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier.
1.1.1. Recherche dans la bibliothèque
Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet
Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher.
La recherche s’applique sur l’ensemble des textes.
Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherché(s) seront affichés :
Cliquez sur le document qui vous intéresse.
1.1.1. Les signets de la bibliothèque
Un signet sert à repérer les documents que vous allez souvent consulter.
Le signet vous permettra de vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et d’accéder
directement à l’élément du sommaire rattaché au signet.
22
Comment utiliser une bibliothèque
Création d’un signet
Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet.
Dès qu’un 1er signet est créé, le document s’affiche dans l’onglet Signets.
Accès à un signet
Activez l’onglet Signets, placez-vous sur le document. Le guide et l’acte-type du document
sont automatiquement mis à jour.
1.2. La vue Document
Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est automatiquement
mise à jour.
1.2.1. Guide d’un document
L’onglet Guide contient un commentaire qui permet de vérifier la concordance entre la
démarche que vous entreprenez et le contenu de l’acte type. Vous pouvez également y trouver
des références juridiques, des explications et des conseils.
1.2.2. Acte type d’un document
L’onglet Acte-type contient le texte-type (ou l’acte juridique) que vous pouvez consulter /
imprimer et qui servira de modèle à votre lettre (voir Réalisation d’une lettre).
Remarque
Les actes-types et les guides sont modifiables.
23
1BPrise en main
2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ?
1.
Sélectionner dans le sommaire (voir page 217), l’acte-type qui doit vous servir de
modèle,
2.
Cliquer sur l’icône
avec une copie de l’acte-type (voir page 251),
3.
Faîtes les modifications de texte souhaitées (voir page 262),
4.
Faîtes la mise en forme de la page (voir page Erreur ! Signet non défini.2),
5.
Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 295),
6.
Lancez l’impression (voir page Erreur ! Signet non défini.6).
24
l’éditeur de texte par défaut s’ouvre
L’Acte-type
3. L’ACTE-TYPE
L’Acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait elle est composée de
quatre types de données différents :
3.1. Le texte constant
C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel
Exemple de phrase : Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée,
vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé.
3.2. Les zones réservées
Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir.
Exemple : (dénomination sociale) (nom de l'associé)
(adresse)
3.3. Les parties à compléter
Elles sont représentées par 3 petits points : … .
Exemple de phrase :
Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu).
3.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte
Ils apparaissent également entre parenthèses.
Exemple de phrase : A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir
au gérant avant le ... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente.
4. L’EDITEUR DE TEXTE
Pour réaliser votre lettre, le logiciel Assistants Juridiques utilise votre éditeur de texte par
défaut :
ƒ
Un éditeur interne,
ƒ
Microsoft Word.
4.1. Utilisation de Microsoft Word™
Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à
l’aide en ligne Microsoft.
25
1BPrise en main
5. LES FONCTIONS DE L’ACTE-TYPE
5.1. Mise en forme du texte
5.1.1. Déplacement dans le texte
Fin
pour aller en début de ligne
pour aller en fin de ligne.
Ctrl +
Ctrl + Fin
Ctrl + Flèche D ou G
pour aller en début de texte
pour aller en fin de texte.
pour aller de mot en mot
5.1.2. Sélection de texte
Sélection du mot
Double-clic sur un mot.
Sélection de tout le texte
Ctrl + A
Sélection d’une partie de texte
Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé,
tirer la souris jusqu’en fin de texte.
5.1.3. Saisie de texte
Mode insertion/Refrappe
Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères
tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser.
La touche Inser permet de passer en mode Refrappe.
Suppression de caractère
Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour
Arrière
ou à sa gauche et appuyez sur Suppr
Retour à la ligne
26
Les fonctions de l’acte-type
¾
Retour à la ligne avec fin de paragraphe
La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe.
¾
Retour à la ligne simple
La combinaison de touches × + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne
sans fin de paragraphe.
Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe
¾
Ligne vierge
La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace
(séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou
deux retours à la ligne.
Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et
appuyez sur Suppr .
5.1.4. Déplacement /Copie de paragraphe
¾
Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller :
1.
2.
3.
4.
Sélectionnez le texte,
Couper le texte avec le menu Edition + Couper…. ou le raccourci clavier Ctrl + X.
Placez le curseur à l’endroit désiré,
Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. Ou le raccourci clavier Ctrl + V.
¾
La copie de texte correspond à un Copier/Coller :
Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite
voir plus haut.
Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche
activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité.
Ctrl
5.1.5. Attributs
Attributs de texte
Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont
applicables à partir de la barre Format et de la barre Standard.
La barre Format
La barre Standard
27
1BPrise en main
Pour connaître la fonction d’un icône, passez votre souris dessus. Lorsqu’un raccourci-clavier
existe, il vous est également indiqué.
28
Suivi de la lettre
6. SUIVI DE LA LETTRE
6.1.1. Enregistrement de la lettre à partir de l’assistant
Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour
une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure.
L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl
+ S.
6.1.2. Fermeture de l’assistant
Pour fermer l’assistant, il suffit de fermer sa fenêtre en cliquant sur la croix ou sur le bouton
Fermer.
29
1BPrise en main
7. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de
documents.
L'impression d'un document peut être activée :
ƒ
Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Saisie,
Grand Livre...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.
ƒ
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste
affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.
ƒ
Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée.
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents
critères d'impression.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
30
INDEX
Index
A Accès au service technique ..................................................................................15
Acte-type .............................................................................................................23
Aide sur EBP Compta Ligne PME Open Line ....................................................11
Assistant
Ouvrir un .........................................................................................................21
Attributs de texte .................................................................................................27
C Clôture mensuelle ................................................................................................30
Code d'activation .................................................................................................17
Configuration minimale.......................................................................................15
Copie de texte ......................................................................................................27
Création de dossier ..............................................................................................19
D Déplacement dans le sommaire ...........................................................................21
Déplacement dans le texte ...................................................................................26
Déplacement de texte ..........................................................................................27
Développement du sommaire ..............................................................................21
Dictionnaire .........................................................................................................28
Document ............................................................................................................23
E Ecran de travail....................................................................................................20
F Fermer une fenêtre...............................................................................................29
Fin de ligne ..........................................................................................................26
Fin de texte ..........................................................................................................26
31
2BIndex
G Guide ...................................................................................................................23
I Imprimer ..............................................................................................................30
Initialisation du dossier........................................................................................24
Installation ...........................................................................................................16
L Lancement du logiciel .........................................................................................17
Lettre
Enregistrer .......................................................................................................29
Ligne vierge.........................................................................................................27
O Ouvrir une bibliothèque.......................................................................................21
R Recherche d’un mot.............................................................................................22
Retour à la ligne ..................................................................................................27
S Saisie de texte ......................................................................................................26
Sauvegarde ..........................................................................................................30
Sélection d’une partie ..........................................................................................26
Sélection de mot ..................................................................................................26
Sélection de tout le texte......................................................................................26
Signet ..................................................................................................................22
Sommaire ............................................................................................................21
Suppression de texte ............................................................................................26
T Texte
Attributs...............................................................................................................27
Copie ...................................................................................................................27
Déplacement ........................................................................................................27
Saisie ...................................................................................................................26
Suppression ......................................................................................................... 26
32
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