Comptabilité Open Line PRO TM

Comptabilité Open Line PRO TM
Comptabilité
Open LineTM PRO
pour Windows XP, Vista,7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2012 EBP Informatique, édition Novembre 2012
Convention d’Utilisation d’EBP
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
4
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B.
Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et
5
factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour
toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées
à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis
minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à
compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription
initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
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Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
•
•
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
•
•
•
•
•
•
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
7
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
8
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
9
C.
Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
•
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
•
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
10
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
TM
Ce guide présente le logiciel EBP Comptabilité Open Line
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
PRO et donne toutes les
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
•
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
•
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
11
Table des matières
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP ................................................... 3
FELICITATIONS ! .................................................................................. 11
TABLE DES MATIERES........................................................................ 13
INSTALLATION ..................................................................................... 17
1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 17
1.1. Accès au service technique ............................................................ 17
1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 17
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 18
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 19
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 19
4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 19
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 19
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 21
6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 22
PRISE EN MAIN .................................................................................... 23
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 23
1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................. 23
1.2. Les autres options .......................................................................... 24
1.3. La gestion des fenêtres .................................................................. 24
2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? .......................................... 24
3. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................. 25
4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ................................................ 25
5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?...................... 25
5.1. Comment saisir dans un journal ? .................................................. 25
5.2. Comment saisir dans un guide ? .................................................... 27
6. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ........................................ 27
6.1. L’en-tête .......................................................................................... 27
13
6.2. Le corps .......................................................................................... 28
6.3. Le pied ............................................................................................ 28
6.4. Accès à la saisie ............................................................................. 28
7. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ............................................. 28
8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?..................................... 29
9. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? .................... 30
10. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS..................................... 30
11. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?..................................... 31
12. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? . 31
13. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ..................................... 32
13.1. Comment clôturer un exercice ? ................................................... 32
13.2. Comment générer les A Nouveaux ? ............................................ 32
14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?..................................... 32
15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................ 33
16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? . 33
17. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .................................... 33
18. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ... 34
19. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES
DROITS ? .............................................................................................. 34
19.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................. 34
19.2. Les utilisateurs .............................................................................. 35
19.3. Les droits utilisateurs .................................................................... 36
LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................. 37
1. LE TABLEAU DE BORD .................................................................... 37
2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ............................... 37
3. SAISIE AU KILOMETRE ................................................................... 38
4. RECHERCHE D’ECRITURES ........................................................... 38
5. REGLEMENTS DES TIERS .............................................................. 38
14
6. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE ........................... 38
7. LETTRAGE AUTOMATIQUE............................................................. 38
8. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ....................................................... 39
9. LA BALANCE INTERACTIVE ............................................................ 39
10. LA PREVISION DE TRESORERIE.................................................. 39
11. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS ........................................ 39
12. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ................................................. 39
13. LES BUDGETS................................................................................ 40
14. LES RELANCES / RAPPELS .......................................................... 40
15. LES GROUPES D’ECRITURES ...................................................... 40
16. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES ...................................... 40
INDEX.................................................................................................... 43
15
Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
•
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
•
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel
est la suivante :
•
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
•
Mémoire : 3 Go
•
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
•
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
17
0BINSTALLATION
Remarque
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Comptabilité Open LineTM PRO.
3.
Sélectionnez l’installation du logiciel.
4.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5.
Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6.
Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez.
L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les
données sont installés sur cet ordinateur.
L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :
-
Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un
autre ordinateur,
Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,
Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de
« Microsoft SQL Server Express 2005 »).
18
Comment lancer mon logiciel ?
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
9.
Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 5.0FR30AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
10.
Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
11.
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer
directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer
+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40
jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité à 100 écritures et les impressions
porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser
avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite,
munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par
les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
19
0BINSTALLATION
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer
Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :
•
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
•
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
•
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
•
Code activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer.
Un message d'avertissement apparaît :
•
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
•
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
20
Comment créer mon dossier ?
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou
depuis le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur
l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape
consiste à saisir le nom du serveur,
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur
l'ordinateur".
Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
o
Saisir le nom de la base de données,
o
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
o
Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA,
o
Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise.
Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base.
Si un module est installé à coté de cette application, lors de la création de dossier, vous avez
la possibilité de créer votre dossier avec ce module.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
21
0BINSTALLATION
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus De raccourcis.
Partie contextuelle de la barre de
navigation.
La barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
22
Comment initialiser mon dossier ?
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la saisie des écritures, dans la création d’un rapprochement ou le
lettrage d’un compte.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du
menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode
de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :
ƒ
Identification :
o
Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration
de TVA.
o
Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les
informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de
paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à
proprement parler.
o
Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de
la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la
TVA dont l'entreprise relève (module Compta).
ƒ
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les
comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés
pour le transfert comptable…
23
1BPRISE EN MAIN
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques : dans la partie Expert Comptable, saisissez les
coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
2. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier
exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
ƒ
ƒ
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état
(ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :
ƒ
ƒ
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de
navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans
la fiche.
L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des
exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de
l’application.
La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les
cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles.
24
Comment créer un Compte ?
3. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien /
Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel
Ajouter ou le bouton Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou
racine), le numéro de compte et l’intitulé.
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les
informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de
calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la
déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche compte.
4. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –
Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal
(achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description.
Dans l’onglet Saisie, dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de
numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le
compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de
fonctionnement des libellés d’écritures du journal.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche.
5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
5.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le
menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche
Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
25
1BPRISE EN MAIN
5.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels
vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les
listes déroulantes de chaque champ.
5.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont
obligatoires :
ƒ
Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le
statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures
(Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).
ƒ
Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée
et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné
dans le calendrier.
ƒ
N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes
d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l'utilisateur.
ƒ
Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce
à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet
d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
ƒ
Libellé : Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la
fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
ƒ
Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou
Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du
compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être
modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la
calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les
écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la
touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et
unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné
s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
26
Comment consulter un compte ?
5.1.3. Le pied
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont
reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la
sortie du journal.
ƒ
Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.
ƒ
Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.
5.1.4. Les informations sur le compte
Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie
sont automatiquement affichés pour information.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
5.2. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée.
Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées
sont saisissables et accessibles.
Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de
saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie.
La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
6. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au
menu Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage.
6.1. L’en-tête
La consultation de compte se fait par exercice comptable.
Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice
du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante.
La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce
champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants.
27
1BPRISE EN MAIN
Sont repris automatiquement, après sélection du compte :
ƒ
l’intitulé du compte,
ƒ
le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné,
ƒ
le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne
débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné.
Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher.
Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les
filtres.
6.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées
dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des
choix effectués sur les filtres de l’en-tête.
6.3. Le pied
Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants
débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
6.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu
contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le
journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.
7. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes
non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre
elles.
Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation – Lettrage simplifié.
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures
s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionnez une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur
ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de
ligne.
Vous pouvez également lettrer vos lignes d’écritures à partir du menu Consultation –
Consultation/lettrage.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
28
Comment rapprocher un compte ?
8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou
utilisez la touche [Inser].
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l’icône de l’imprimante.
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée :
rectifiez-les.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
29
1BPRISE EN MAIN
9. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner
les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le
menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter.
ƒ
ƒ
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets
à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o
L’aperçu de la déclaration.
o
Les lignes d’écritures incluses dans la déclaration.
o
Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des
comptes qui sont de natures de taxe différentes.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
10. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS
Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités
kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais.
De là, il vous faut :
ƒ
Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais.
Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être
comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.
ƒ
Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple :
essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez
les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être
comptabilisées.
ƒ
Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de
dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de
type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies
manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent
être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité.
Vous pouvez également consulter les Statistiques pour consulter le détail des notes de frais
saisies.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
30
comment valider mes ecritures ?
11. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
ƒ
ƒ
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de
journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches,
cliquez ensuite sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal,
ouvrez la Saisie par journal qui contient l’écriture à valider et sélectionnez-la.
Enfin, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante.
Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne Statut.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
12. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ?
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux.
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient
doivent auparavant être validées.
Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que
l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
31
1BPRISE EN MAIN
13. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
13.1. Comment clôturer un exercice ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
13.2. Comment générer les A Nouveaux ?
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
ƒ
ƒ
manuellement, par le menu Exercices/Clôtures, en sélectionnant l’exercice sur
lequel les A Nouveaux doivent être générés puis en sélectionnant Générer les A
Nouveaux dans la barre de tâches.
automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en
fonction des options choisies dans Paramètres - Société.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir
manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie –
Saisie par journal puis sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches
ou dans le menu contextuel.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de
documents.
L'impression d'un document peut être activée :
ƒ
Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Saisie,
Grand Livre…). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.
ƒ
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste
affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.
ƒ
Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée.
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents
critères d'impression.
32
Comment sauvegarder mon dossier ?
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ?
A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*,
consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour
d'autres applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
supprimer la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
* sous réserve de compatibilité entre applications
17. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation
de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
33
1BPRISE EN MAIN
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les
fichiers
sont
ensuite
compressés
dans
un
fichier
du
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
type
18. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
•
la clôture mensuelle,
•
la validation des écritures,
•
le changement de type de numérotation d’un journal…
Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la
modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec
justification sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
19. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES
DROITS ?
La version Pro vous permet de gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le
menu Paramètres – Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion
de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son
mot de passe.
19.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez
imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
34
Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ?
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s.
Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour
un utilisateur.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs,
reportez vous à l’aide en ligne (F1).
19.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un
mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de
changer d'utilisateur.
Remarque
Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en
Gestion Commerciale ou en Comptabilité.
Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur
un module Compta ou Gestion commerciale.
A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur
correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le
droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à
l’aide en ligne (F1).
35
1BPRISE EN MAIN
19.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur
particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Il existe trois types de droit :
Visualisation et Modification
Exécution
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1).
36
Le Tableau de bord
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
TM
Comptabilité Open Line PRO.
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
•
Les échéances échues ;
•
L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes
bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;
•
Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice
précédent ;
•
Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
D’autres données sont disponibles en cliquant sur Ajouter.
Vous pouvez ajouter, supprimer et positionner les données comme vous le souhaitez pour
obtenir un tableau de bord personnalisé. Il vous suffit ensuite de le sauvegarder.
2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :
ƒ
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres
logiciels dans le logiciel EBP.
ƒ
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
37
2BLES FONCTIONS AVANCEES
3. SAISIE AU KILOMETRE
Cette fonction, accessible à partir du menu Quotidien / Saisie, vous permet de saisir très
rapidement des opérations de nature et mois différents sans avoir à changer de fenêtre de
saisie.
Les écritures saisies par cette option doivent d’abord être sauvegardées pour être
effectivement comptabilisées. Ensuite, elles seront affichées dans la Recherche des écritures
et pourront être modifiées en Saisie par journal.
4. RECHERCHE D’ECRITURES
La recherche des écritures est accessible à partir du menu Quotidien / Saisie – Recherche
d’écritures. Elle vous permet d’effectuer des recherches sur les écritures comptables en
utilisant les différents filtres proposés.
5. REGLEMENTS DES TIERS
Cet outil, accessible à partir du menu Trésorerie, vous permet de visualiser les règlements et
remboursements émis ou reçus des Tiers sur l’ensemble de votre dossier.
A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, effectuer une
Consultation de compte et créer un Nouveau règlement.
6. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE
Le logiciel permet d’effectuer des rapprochements bancaires automatiques.
Dans un premier temps, il est nécessaire de créer une banque à partir du menu Paramètres,
de créer un relevé bancaire à partir du menu Quotidien / Saisie et d’importer le fichier de
relevé bancaire (norme Etebac 3 ou import paramétrable).
Ensuite, il faut créer un rapprochement bancaire automatique à partir du menu Quotidien /
Saisie. Il est alors possible de visualiser dans le rapprochement les lignes d’écritures et les
lignes de relevés puis de les pointer manuellement ou automatiquement.
7. LETTRAGE AUTOMATIQUE
Le lettrage automatique est accessible à partir des fenêtres de Consultation/lettrage et
Lettrage automatique. En activant Lettrage automatique, dans l’une de ces fenêtres, vous
pouvez lancer le lettrage automatique du compte affiché.
Cette fonction est également accessible à partir du menu Consultation. Vous pouvez lancer le
lettrage automatique de tous les comptes désirés.
38
Le grand Livre interactif
8. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran
en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en
automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.
9. LA BALANCE INTERACTIVE
Elle permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou
plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage
automatique.
10. LA PREVISION DE TRESORERIE
Cet outil, disponible dans le menu Trésorerie, vous permet d’établir votre prévision de
trésorerie à court, moyen ou long terme.
Elle consiste à extraire de votre comptabilité les mouvements saisis sur un compte bancaire
ainsi que les échéances. Ces données peuvent ensuite être complétées par des lignes de
prévision non comptables que vous saisirez manuellement.
11. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS
Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements et de prélèvements (format
ETEBAC et au format CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour
exécution.
Etablir un fichier de virement ou de prélèvement est possible à partir de l’assistant de
génération des règlements comme à partir des actions Virements et Prélèvements,
accessibles dans le menu Trésorerie.
12. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE
Le logiciel vous permet d’effectuer de la comptabilité analytique sur trois plans maximum et un
niveau de postes.
Pour cela, il vous suffit de créer les plans avec leurs postes associés.
Ensuite, en Saisie par journal, Saisie au kilomètre ou en Saisie guidée, la saisie sur un
compte autorisant l’analytique vous permet d’accéder à une fenêtre de ventilation analytique,
par un clic sur le bouton Ventilations analytiques ou par la touche F8.
39
2BLES FONCTIONS AVANCEES
Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque
compte, sélectionnez la grille de ventilation désirée. La saisie sur un compte ayant une grille
génèrera automatiquement les ventilations analytiques.
Le logiciel vous permet également de saisir des OD analytiques qui vous permettront de
régulariser vos ventilations analytiques, sans aucun impact sur la comptabilité générale.
13. LES BUDGETS
Le logiciel vous permet de gérer vos budgets analytiques et vos budgets généraux.
Pour cela, il vous suffit de créer un budget, de sélectionner son type puis de définir les
fourchettes de postes ou de comptes à interroger.
Ensuite dans l’onglet Dotations, vous pourrez saisir le montant estimé de vos budgets et le
comparer au montant réalisé.
14. LES RELANCES / RAPPELS
Le logiciel vous permet de suivre les échéances échues non encore payées, de tracer vos
actions de relances, de facturer des frais et pénalités de retard à vos clients.
Pour cela, il vous suffit d’accéder à Echéances à relancer, de sélectionner les échéances à
traiter, puis de cliquer sur Nouvelle relance.
Ensuite dans la fiche Relance / Rappel, vous pourrez renseigner les informations sur cette
action de relance, facturer des frais et des pénalités à vos clients.
15. LES GROUPES D’ECRITURES
Le logiciel vous permet d’appliquer un groupe d’écritures à vos écritures comptables. Cela peut
vous permettre, par exemple, de différencier les écritures concernant l’établissement A de
celles concernant l’établissement B.
De nombreuses impressions (dont les Bilans) et de nombreux masques vous permettent de
sélectionner le ou les groupes voulus. Vous pourrez donc, par exemple, obtenir un Bilan par
établissement.
16. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES
Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de
sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou,
après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société –
Fonctionnalités disponibles.
40
Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES
41
2BLES FONCTIONS AVANCEES
42
Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES
INDEX
A
A nouveaux ............................................................................................. 32
Accès au service technique .................................................................... 17
TM
Aide sur EBP Comptabilité Open Line PRO ........................................ 11
Archivage ................................................................................................ 34
B
balance d’ouverture ................................................................................ 32
Balance interactive ................................................................................. 39
Budgets .................................................................................................. 40
C
Clôture annuelle...................................................................................... 32
Clôture mensuelle ................................................................................... 31
Code d'activation .................................................................................... 19
Communication Entreprise-Expert .......................................................... 37
Comptabilité analytique .......................................................................... 39
Compte ................................................................................................... 25
Configuration minimale ........................................................................... 17
Consultation d'un compte ....................................................................... 27
Création de dossier................................................................................. 21
D
Dates d'exercices ................................................................................... 24
Déclaration de TVA................................................................................. 30
Droits utilisateurs .................................................................................... 36
E
échéances .............................................................................................. 39
Ecran de travail ....................................................................................... 22
Ecritures de simulation ........................................................................... 26
exercices comptables ............................................................................. 24
Expert Comptable ................................................................................... 24
F
Fonctions avancées ................................................................................ 37
Frais et pénalités de retard ..................................................................... 40
G
Gestion des fenêtres............................................................................... 24
Grand Livre interactif .............................................................................. 39
groupe d’écritures ................................................................................... 40
Groupe d'utilisateurs ............................................................................... 35
I
Imprimer ................................................................................................. 32
indemnités kilométriques ........................................................................ 30
Initialisation du dossier ........................................................................... 23
Installation .............................................................................................. 18
J
Journal .................................................................................................... 25
Journal des événements......................................................................... 34
L
Lancement du logiciel ............................................................................. 19
Lettrage automatique ........................................................................ 38, 39
Lettrage simplifié..................................................................................... 28
Lettrer un compte.................................................................................... 28
Liaison de dossier ................................................................................... 33
N
notes de frais .......................................................................................... 30
Numérotation des pièces ........................................................................ 25
O
OD analytique ......................................................................................... 40
Options du dossier .................................................................................. 23
P
Prévision de trésorerie ............................................................................ 39
Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES
R
Rapprochement bancaire ................................................................. 29, 38
Rapprochement bancaire automatique ................................................... 38
Recherche d’ecritures ............................................................................. 38
Reglements des tiers .............................................................................. 38
Relances / Rappels................................................................................. 40
S
Saisie au kilometre ................................................................................. 38
Saisir dans un guide ............................................................................... 27
Saisir dans un journal ............................................................................. 25
Sauvegarde ............................................................................................ 33
T
Tableau de bord...................................................................................... 37
Tableau de bord personnalisable ........................................................... 37
Traitements sur les écritures .................................................................. 26
TVA............................................................................................. 23, 25, 30
U
Utilisateurs .............................................................................................. 35
V
Validation des écritures .......................................................................... 31
Virements et Prélèvements ..................................................................... 39
Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES
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Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

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