Aide_EBP_Gestion_Com..

Aide_EBP_Gestion_Com..
Aide EBP Gestion Commerciale
PRO Open Line
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................ 1
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................ 3
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP .................................................................................... 3
Article 1. Préambule ......................................................................................................................... 3
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) ....................................... 3
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP .............................................................................. 3
Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................ 3
Article 5. Sauvegarde des données ..................................................................................................... 3
Article 6. Limitation de garantie ......................................................................................................... 3
Article 7. Limitations de responsabilité ................................................................................................ 4
Article 8. Dispositions finales ............................................................................................................. 4
B. Contrat de services EBP ................................................................................................................... 4
Article 1. Objet du contrat ................................................................................................................. 4
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation ............................................................................ 4
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ........................................................................... 5
Article 4. Accès aux services .............................................................................................................. 5
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support ....................................................................... 5
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance .............................................................. 5
Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................ 6
Article 8. Obligations du client ........................................................................................................... 6
Article 9. Limites de responsabilité ..................................................................................................... 6
Article 10. Loi et attributions de compétences ...................................................................................... 6
C. Mode locatif ................................................................................................................................... 7
Présentation de l'aide ............................................................................................................................. 9
L'arborescence ................................................................................................................................... 9
Les pages .......................................................................................................................................... 9
MISE EN ROUTE .................................................................................................................................. 11
Installation ......................................................................................................................................... 11
Le dossier de démonstration ................................................................................................................. 12
Activation du logiciel ............................................................................................................................ 13
Comment obtenir le code d'activation ? ............................................................................................... 13
Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................... 13
INFORMATIONS GÉNÉRALES ................................................................................................................. 15
Interface ............................................................................................................................................ 15
Présentation du volet de navigation ....................................................................................................... 16
Détail des menus et fonctions associées .............................................................................................. 16
Les Actions ......................................................................................................................................... 17
LES MASQUES DE SAISIE .................................................................................................................. 18
Les champs de saisie ........................................................................................................................... 18
Liste déroulante................................................................................................................................... 19
Ouverture de la liste.......................................................................................................................... 19
Sélection des données ....................................................................................................................... 19
Fonctions de la liste .......................................................................................................................... 19
La barre d'outils des textes enrichis ....................................................................................................... 20
Barres d'outils du corps des documents .................................................................................................. 22
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION ............................................................................................ 24
La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................ 24
Menu contextuel des colonnes ............................................................................................................... 26
Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................ 27
Les filtres ........................................................................................................................................... 28
Filtre automatique............................................................................................................................. 28
Effacer le filtre .................................................................................................................................. 28
Les vues ............................................................................................................................................. 29
Présentation de l’éditeur .................................................................................................................... 29
Actions disponibles ......................................................................................................................... 29
Vues multi-utilisateurs ....................................................................................................................... 29
Editeur de requêtes ........................................................................................................................... 29
GESTION D'UNE FICHE ...................................................................................................................... 31
Gestion d'une fiche .............................................................................................................................. 31
Création d'une fiche .......................................................................................................................... 31
Enregistrement d'une fiche................................................................................................................. 31
Autres ............................................................................................................................................. 31
Gestion des données ......................................................................................................................... 31
Navigation ....................................................................................................................................... 32
Aide ................................................................................................................................................ 32
Notes ................................................................................................................................................. 33
COMMENT FAIRE ...? ............................................................................................................................ 35
COMMENT COMMENCER ? .................................................................................................................. 35
iii
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Interface ............................................................................................................................................ 35
Comment commencer ? ........................................................................................................................ 36
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale ..................................................................... 37
Pré-requis ........................................................................................................................................ 37
Création du dossier ........................................................................................................................... 37
Analyse et traitements des données .................................................................................................... 38
Avertissements ................................................................................................................................. 38
Résumé de la création de dossier ........................................................................................................ 38
Récupération des documents dans la gestion........................................................................................ 38
Options à remplir dès maintenant .......................................................................................................... 39
Les données de base ............................................................................................................................ 40
Comment créer les données principales ? ............................................................................................... 41
Création d'un article .......................................................................................................................... 41
Création d'un Client / Prospect ........................................................................................................... 41
Création d'un fournisseur ................................................................................................................... 41
Création d'un contact ........................................................................................................................ 41
Tout est prêt ! ..................................................................................................................................... 42
COMMENT GÉRER UN DEVIS ? ............................................................................................................ 43
Comment créer un devis ? .................................................................................................................... 43
Comment accepter un devis ? ............................................................................................................... 44
Transférer un document ....................................................................................................................... 45
Préparation du transfert..................................................................................................................... 45
Fenêtre de transfert .......................................................................................................................... 45
Conséquences du transfert ................................................................................................................. 46
Dans l'onglet Détail du document... .................................................................................................. 46
Dans l'onglet Échéances .................................................................................................................. 46
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................... 46
Regrouper les documents ..................................................................................................................... 48
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................ 48
Depuis la liste des documents .......................................................................................................... 48
Depuis la barre de navigation .......................................................................................................... 48
Fenêtre de regroupement .................................................................................................................. 48
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................... 48
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper ............................................................ 48
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................... 49
4ème étape : Choix du document à générer ...................................................................................... 49
Lancement du regroupement ........................................................................................................... 50
Conséquences du regroupement ......................................................................................................... 50
Dans l'onglet Détail du document... .................................................................................................. 50
Dans l'onglet Échéances .................................................................................................................. 51
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................... 51
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................ 52
Comment envoyer un document par e-mail ? .......................................................................................... 53
Comment relancer un devis ? ................................................................................................................ 54
Transfert d'un prospect en client............................................................................................................ 55
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation ............................................................................... 55
Transfert depuis la fiche .................................................................................................................... 55
Transfert d'un document .................................................................................................................... 55
COMMENT GERER UNE COMMANDE ? .................................................................................................. 56
Comment créer une commande ? .......................................................................................................... 56
Comment livrer une commande ? .......................................................................................................... 57
Comment solder une commande ? ......................................................................................................... 58
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................ 59
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ? .................................................................................. 60
Saisir un acompte sur un devis ........................................................................................................... 60
Saisir un règlement d'acompte ........................................................................................................... 60
Saisir une facture d'acompte .............................................................................................................. 60
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture ............................. 60
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? ....................................................................... 62
Comment créer un bon de livraison ? ..................................................................................................... 62
Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................ 63
Transférer un document ....................................................................................................................... 64
Préparation du transfert..................................................................................................................... 64
Fenêtre de transfert .......................................................................................................................... 64
Conséquences du transfert ................................................................................................................. 65
Dans l'onglet Détail du document... .................................................................................................. 65
Dans l'onglet Échéances .................................................................................................................. 65
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................... 65
Regrouper les documents ..................................................................................................................... 67
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................ 67
Depuis la liste des documents .......................................................................................................... 67
Depuis la barre de navigation .......................................................................................................... 67
iv
Table des matières
Fenêtre de regroupement .................................................................................................................. 67
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................... 67
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper ............................................................ 67
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................... 68
4ème étape : Choix du document à générer ...................................................................................... 68
Lancement du regroupement ........................................................................................................... 69
Conséquences du regroupement ......................................................................................................... 69
Dans l'onglet Détail du document... .................................................................................................. 69
Dans l'onglet Échéances .................................................................................................................. 70
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................... 70
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................ 71
Comment gérer l’état des bons de livraison/réception et de retour ? .......................................................... 72
Conséquence lors d’un réapprovisionnement ........................................................................................ 73
Impression....................................................................................................................................... 73
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ...................................................................................................... 74
Comment créer une facture ? ................................................................................................................ 74
Transférer un document ....................................................................................................................... 75
Préparation du transfert..................................................................................................................... 75
Fenêtre de transfert .......................................................................................................................... 75
Conséquences du transfert ................................................................................................................. 76
Dans l'onglet Détail du document... .................................................................................................. 76
Dans l'onglet Échéances .................................................................................................................. 76
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................... 76
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................ 78
Comment envoyer un document par e-mail ? .......................................................................................... 79
COMMENT GÉRER UN AVOIR ? ............................................................................................................ 80
Comment créer un avoir ? .................................................................................................................... 80
Comment envoyer un document par e-mail ? .......................................................................................... 81
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................ 82
Historique de la ligne ........................................................................................................................... 83
Présentation de l'historique ................................................................................................................ 83
Fonctionnement de l'historique ........................................................................................................... 83
Exemples ......................................................................................................................................... 84
Comment interdire une saisie libre dans un document ? ........................................................................... 85
Définition des droits .......................................................................................................................... 85
Comportement dans les documents..................................................................................................... 85
Comportement en cas de transfert ...................................................................................................... 85
Comportement en cas de duplication de document ................................................................................ 85
Historique du document ....................................................................................................................... 86
Présentation de l'historique ................................................................................................................ 86
Fonctionnement de l'historique ........................................................................................................... 86
Exemples ......................................................................................................................................... 86
Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................ 88
Création du barème .......................................................................................................................... 88
Utilisation du barème éco-contribution................................................................................................. 88
Comment gérer l'analytique ?................................................................................................................ 89
Accès à la gestion analytique.............................................................................................................. 89
Le principe général............................................................................................................................ 89
La gestion analytique grille multi-plans ................................................................................................ 89
La gestion analytique sur plusieurs niveaux.......................................................................................... 89
Mise en place de votre gestion analytique ............................................................................................ 90
Historique Clients/Articles ..................................................................................................................... 91
Historique par documents .................................................................................................................. 91
Filtres ........................................................................................................................................... 91
Lignes de document ....................................................................................................................... 91
Historique par Articles ....................................................................................................................... 91
Filtres ........................................................................................................................................... 91
Lignes articles ............................................................................................................................... 92
Les actions ....................................................................................................................................... 92
Comment gérer le e-commerce - Oxatis ? ............................................................................................... 93
Options ........................................................................................................................................... 93
Paramétrage de la fiche article ........................................................................................................... 93
Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................ 93
Fenêtre d'envoi................................................................................................................................. 93
Fiche Articles ................................................................................................................................. 93
Fiche Contacts ............................................................................................................................... 93
Fiche Commandes .......................................................................................................................... 94
Comment gérer le e-Commerce - e-Pages? ............................................................................................. 95
Options ........................................................................................................................................... 95
Paramétrage de la fiche article ........................................................................................................... 95
Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................ 95
Fenêtre d'envoi................................................................................................................................. 95
v
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Fiche Articles ................................................................................................................................. 95
Fiche Contacts ............................................................................................................................... 95
Fiche Commandes .......................................................................................................................... 95
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................ 96
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?......................................................... 97
Consultation de l'échéancier ............................................................................................................... 97
Relances clients ................................................................................................................................ 97
Comment gérer le stock d'un article ? .................................................................................................... 98
Comment visualiser le stock d'un article ? ............................................................................................... 99
Comment réaliser un publipostage ? .................................................................................................... 100
Comment gérer les champs personnalisés ? .......................................................................................... 101
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 102
Comment sauvegarder ?..................................................................................................................... 103
Comment restaurer ? ......................................................................................................................... 104
Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................... 105
Comment envoyer un SMS ? ............................................................................................................... 106
Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS........................................................................................... 106
Paramétrage................................................................................................................................ 106
Fenêtre d’envoi ............................................................................................................................ 106
Généralités .................................................................................................................................... 107
Transformation des numéros ............................................................................................................ 107
Clients et fournisseurs ..................................................................................................................... 107
Contacts ........................................................................................................................................ 107
Commerciaux/collaborateur ............................................................................................................. 107
Documents .................................................................................................................................... 108
Transfert, regroupement, livraison .................................................................................................... 108
Variables dans le message envoyé .................................................................................................... 108
Comment créer et gérer ROL ? ............................................................................................................ 109
Principe ......................................................................................................................................... 109
La mise en place des publications ..................................................................................................... 109
La diffusion des publications sur votre espace dédié ............................................................................ 109
Manuellement .............................................................................................................................. 109
Automatiquement ........................................................................................................................ 109
La consultation de votre espace de publication ................................................................................... 110
L’administration de votre espace de publication .................................................................................. 110
Comment envoyer un PDF signé ? ....................................................................................................... 111
Paramétrage du certificat dans Open Line .......................................................................................... 111
Premier envoi par email d’un document PDF signé .............................................................................. 111
Réception d’un PDF signé chez le tiers ............................................................................................... 111
Export d’un PDF signé depuis une application open line ....................................................................... 112
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS .......................................................................................................... 113
FICHIER ........................................................................................................................................ 113
Nouveau dossier ................................................................................................................................ 113
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale ................................................................... 115
Pré-requis ...................................................................................................................................... 115
Création du dossier ......................................................................................................................... 115
Analyse et traitements des données .................................................................................................. 116
Avertissements ............................................................................................................................... 116
Résumé de la création de dossier ...................................................................................................... 116
Récupération des documents dans la gestion...................................................................................... 116
Créer un nouveau raccourci ................................................................................................................ 117
Ouvrir un dossier ............................................................................................................................... 118
Lier un dossier .................................................................................................................................. 119
Fermer un dossier.............................................................................................................................. 120
Quitter l'application ............................................................................................................................ 121
FAVORIS........................................................................................................................................ 122
Favoris ............................................................................................................................................. 122
Ajouter un favori............................................................................................................................. 122
Gestion des Favoris ......................................................................................................................... 122
VENTES ......................................................................................................................................... 123
Ventes - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 123
DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 124
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation .......................................................................... 124
Actions spécifiques .......................................................................................................................... 125
Devis ............................................................................................................................................... 126
L'entête ...................................................................................................................................... 126
Le corps ...................................................................................................................................... 126
Le pied ....................................................................................................................................... 126
Les autres onglets ........................................................................................................................ 126
Les actions d'un devis ................................................................................................................... 127
Commandes de vente......................................................................................................................... 128
L'entête de la commande .............................................................................................................. 128
vi
Table des matières
Le corps de la commande .............................................................................................................. 128
Le pied de la commande ............................................................................................................... 128
Les autres onglets ........................................................................................................................ 128
Les actions d'une commande ......................................................................................................... 128
Bons de livraison ............................................................................................................................... 130
L'entête du bon de livraison........................................................................................................... 130
Le corps du bon de livraison .......................................................................................................... 130
Le pied du bon de livraison ............................................................................................................ 130
Les autres onglets ........................................................................................................................ 130
Les actions d'un bon de livraison .................................................................................................... 130
Bons de retour .................................................................................................................................. 132
L'entête du bon de retour .............................................................................................................. 132
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 132
Le pied du bon de retour ............................................................................................................... 132
Les autres onglets ........................................................................................................................ 132
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 132
Factures ........................................................................................................................................... 134
L'entête de la facture .................................................................................................................... 134
Le corps de la facture ................................................................................................................... 134
Le pied de la facture ..................................................................................................................... 134
Les autres onglets ........................................................................................................................ 134
Les actions d'une facture............................................................................................................... 134
Avoirs .............................................................................................................................................. 136
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 136
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 136
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 136
Les autres onglets ........................................................................................................................ 136
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 136
Factures d'acompte ............................................................................................................................ 138
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 138
Le corps de la facture d'acompte .................................................................................................... 138
Les autres onglets ........................................................................................................................ 138
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 138
Avoirs d'acompte ............................................................................................................................... 140
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 140
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 140
Les autres onglets ........................................................................................................................ 140
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 140
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 142
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 142
Préparation à la copie de document................................................................................................... 142
Traitement de la duplication ............................................................................................................. 142
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 142
Regrouper les documents ................................................................................................................... 143
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 143
Depuis la liste des documents ........................................................................................................ 143
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 143
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 143
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 143
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper .......................................................... 143
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 144
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 144
Lancement du regroupement ......................................................................................................... 145
Conséquences du regroupement ....................................................................................................... 145
Dans l'onglet Détail du document... ................................................................................................ 145
Dans l'onglet Échéances ................................................................................................................ 146
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 146
Supprimer un document ..................................................................................................................... 147
Conséquences de la suppression d'un document ................................................................................. 147
Transférer un document ..................................................................................................................... 148
Préparation du transfert................................................................................................................... 148
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 148
Conséquences du transfert ............................................................................................................... 149
Dans l'onglet Détail du document... ................................................................................................ 149
Dans l'onglet Échéances ................................................................................................................ 149
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 149
CLIENTS ..................................................................................................................................... 151
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation ............................................................................. 151
Clients / Prospects ............................................................................................................................. 153
Contacts - Fenêtre principale de navigation ........................................................................................... 155
Contacts ........................................................................................................................................... 156
Entête ........................................................................................................................................... 156
vii
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Onglets.......................................................................................................................................... 156
Adresse ...................................................................................................................................... 156
Autre adresse .............................................................................................................................. 158
Web ........................................................................................................................................... 158
Notes ......................................................................................................................................... 159
Champs personnalisés .................................................................................................................. 159
Familles de tiers ................................................................................................................................ 160
Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 161
Historique Clients/Articles ................................................................................................................... 162
Historique par documents ................................................................................................................ 162
Filtres ......................................................................................................................................... 162
Lignes de document ..................................................................................................................... 162
Historique par Articles ..................................................................................................................... 162
Filtres ......................................................................................................................................... 162
Lignes articles ............................................................................................................................. 163
Les actions ..................................................................................................................................... 163
Statistiques....................................................................................................................................... 164
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) ......................................................................... 164
L'onglet Données ............................................................................................................................ 165
L'onglet Graphique .......................................................................................................................... 165
Facturation périodique........................................................................................................................ 166
Entête ........................................................................................................................................... 166
Onglets.......................................................................................................................................... 166
Paramètres ................................................................................................................................. 166
Clients ........................................................................................................................................ 167
Famille clients.............................................................................................................................. 168
Notes ......................................................................................................................................... 168
Actions .......................................................................................................................................... 168
COMMERCIAUX/COLLABORATEURS ................................................................................................ 169
Commercial/Collaborateur .................................................................................................................. 169
Onglet Divers ................................................................................................................................. 169
Adresse ...................................................................................................................................... 170
Contact ....................................................................................................................................... 170
Groupes ...................................................................................................................................... 171
Comptabilité analytique ................................................................................................................ 171
Onglet Barèmes .............................................................................................................................. 171
Onglet Notes .................................................................................................................................. 171
Onglet Champs persos..................................................................................................................... 171
Fonctions commerciaux/Collaborateurs................................................................................................. 172
Familles commerciaux/collaborateurs ................................................................................................... 173
Barèmes ........................................................................................................................................... 174
Entête ........................................................................................................................................... 174
Onglets.......................................................................................................................................... 174
Commissions..................................................................................................................................... 176
Les filtres ....................................................................................................................................... 176
Liste des commissions ..................................................................................................................... 176
Les actions ..................................................................................................................................... 176
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 178
Échéancier ........................................................................................................................................ 178
Les onglets .................................................................................................................................... 178
Les filtres ....................................................................................................................................... 178
Les actions ..................................................................................................................................... 179
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 180
Les onglets .................................................................................................................................... 180
Les filtres ....................................................................................................................................... 180
Les actions ..................................................................................................................................... 180
Lettres de relance .............................................................................................................................. 182
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 183
Filtres ............................................................................................................................................ 183
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 183
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 184
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 185
Catégories ..................................................................................................................................... 185
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 185
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 185
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 185
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 186
Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 186
CLIENTS ..................................................................................................................................... 187
Échéancier ........................................................................................................................................ 187
Les onglets .................................................................................................................................... 187
Les filtres ....................................................................................................................................... 187
viii
Table des matières
Les actions ..................................................................................................................................... 188
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 189
Les onglets .................................................................................................................................... 189
Les filtres ....................................................................................................................................... 189
Les actions ..................................................................................................................................... 189
Lettres de relance .............................................................................................................................. 191
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 192
Filtres ............................................................................................................................................ 192
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 192
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 193
FOURNISSEURS ........................................................................................................................... 194
Échéancier ........................................................................................................................................ 194
Les onglets .................................................................................................................................... 194
Les filtres ....................................................................................................................................... 194
Les actions ..................................................................................................................................... 195
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 196
Les onglets .................................................................................................................................... 196
Les filtres ....................................................................................................................................... 196
Les actions ..................................................................................................................................... 196
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 198
Filtres ............................................................................................................................................ 198
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 198
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 199
DONNÉES.................................................................................................................................... 200
Banque ............................................................................................................................................ 200
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 200
Adresse ...................................................................................................................................... 200
Contact ....................................................................................................................................... 201
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 201
Onglet Coordonnées bancaires ......................................................................................................... 201
Onglet Notes .................................................................................................................................. 202
Moyens de paiement .......................................................................................................................... 203
Modes de règlement........................................................................................................................... 204
Onglet détail .................................................................................................................................. 204
Création des lignes ....................................................................................................................... 204
Test des lignes créées................................................................................................................... 204
Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 205
Onglet Notes .................................................................................................................................. 205
Motifs économiques ........................................................................................................................... 206
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 207
Catégories ..................................................................................................................................... 207
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 207
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 207
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 207
ACHATS ......................................................................................................................................... 208
Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 208
DOCUMENTS D'ACHAT .................................................................................................................. 209
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation ............................................................................ 209
Actions spécifiques .......................................................................................................................... 210
Demandes de prix.............................................................................................................................. 211
Le corps ...................................................................................................................................... 211
Le pied ....................................................................................................................................... 211
Les autres onglets ........................................................................................................................ 211
Les actions d'une demande de prix ................................................................................................. 211
Commande d'achat ............................................................................................................................ 213
L'entête de la commande .............................................................................................................. 213
Le corps de la commande .............................................................................................................. 213
Le pied de la commande ............................................................................................................... 213
Les autres onglets ........................................................................................................................ 213
Les actions d'une commande ......................................................................................................... 213
Bon de réception ............................................................................................................................... 215
L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 215
Le corps du bon de réception ......................................................................................................... 215
Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 215
Les autres onglets ........................................................................................................................ 215
Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 215
Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 217
L'entête du bon de retour .............................................................................................................. 217
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 217
Le pied du bon de retour ............................................................................................................... 217
Les autres onglets ........................................................................................................................ 217
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 217
ix
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Facture d'achat ................................................................................................................................. 219
L'entête de la facture .................................................................................................................... 219
Le corps de la facture ................................................................................................................... 219
Le pied de la facture ..................................................................................................................... 219
Les autres onglets ........................................................................................................................ 219
Les actions d'une facture............................................................................................................... 219
Avoir d'achat ..................................................................................................................................... 221
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 221
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 221
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 221
Les autres onglets ........................................................................................................................ 221
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 221
Factures d'acompte ............................................................................................................................ 223
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 223
Le corps de la facture d'acompte .................................................................................................... 223
Les autres onglets ........................................................................................................................ 223
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 223
Avoirs d'acompte ............................................................................................................................... 225
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 225
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 225
Les autres onglets ........................................................................................................................ 225
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 225
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 227
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 227
Préparation à la copie de document................................................................................................... 227
Traitement de la duplication ............................................................................................................. 227
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 227
Regrouper les documents ................................................................................................................... 228
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 228
Depuis la liste des documents ........................................................................................................ 228
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 228
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 228
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 228
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper .......................................................... 228
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 229
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 229
Lancement du regroupement ......................................................................................................... 230
Conséquences du regroupement ....................................................................................................... 230
Dans l'onglet Détail du document... ................................................................................................ 230
Dans l'onglet Échéances ................................................................................................................ 231
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 231
Supprimer un document ..................................................................................................................... 232
Conséquences de la suppression d'un document ................................................................................. 232
Transférer un document ..................................................................................................................... 233
Préparation du transfert................................................................................................................... 233
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 233
Conséquences du transfert ............................................................................................................... 234
Dans l'onglet Détail du document... ................................................................................................ 234
Dans l'onglet Échéances ................................................................................................................ 234
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 234
FOURNISSEURS ........................................................................................................................... 236
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 236
Fournisseurs ..................................................................................................................................... 237
Contacts - Fenêtre principale de navigation ........................................................................................... 239
Contacts ........................................................................................................................................... 240
Entête ........................................................................................................................................... 240
Onglets.......................................................................................................................................... 240
Adresse ...................................................................................................................................... 240
Autre adresse .............................................................................................................................. 242
Web ........................................................................................................................................... 242
Notes ......................................................................................................................................... 243
Champs personnalisés .................................................................................................................. 243
Familles de tiers ................................................................................................................................ 244
Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 245
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 246
Historique par documents ................................................................................................................ 246
Filtres ......................................................................................................................................... 246
Lignes de document ..................................................................................................................... 246
Historique par Articles ..................................................................................................................... 247
Filtres ......................................................................................................................................... 247
Lignes articles ............................................................................................................................. 247
Les actions ..................................................................................................................................... 247
x
Table des matières
Statistiques....................................................................................................................................... 249
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) ......................................................................... 249
L'onglet Données ............................................................................................................................ 250
L'onglet Graphique .......................................................................................................................... 250
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 251
Échéancier ........................................................................................................................................ 251
Les onglets .................................................................................................................................... 251
Les filtres ....................................................................................................................................... 251
Les actions ..................................................................................................................................... 252
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 253
Les onglets .................................................................................................................................... 253
Les filtres ....................................................................................................................................... 253
Les actions ..................................................................................................................................... 253
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 255
Filtres ............................................................................................................................................ 255
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 255
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 256
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 257
Catégories ..................................................................................................................................... 257
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 257
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 257
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 257
STOCK / ARTICLES ......................................................................................................................... 258
Stock / Articles - Démarrer une tâche .................................................................................................. 258
STOCK ........................................................................................................................................ 259
Bons de stock ................................................................................................................................... 259
Bons de stock ................................................................................................................................... 260
Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 261
Bienvenue...................................................................................................................................... 261
Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 261
Classement des données préparées ................................................................................................... 262
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 262
Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 263
Entête ........................................................................................................................................... 263
Onglets.......................................................................................................................................... 263
Actions .......................................................................................................................................... 264
Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 265
Mouvements de stock......................................................................................................................... 266
Filtres ............................................................................................................................................ 266
Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 266
ARTICLES.................................................................................................................................... 268
Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 268
Article .............................................................................................................................................. 269
Familles articles................................................................................................................................. 271
Sous familles articles ......................................................................................................................... 272
Statistiques....................................................................................................................................... 273
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) ......................................................................... 273
L'onglet Données ............................................................................................................................ 274
L'onglet Graphique .......................................................................................................................... 274
Historique Clients/Articles ................................................................................................................... 275
Historique par documents ................................................................................................................ 275
Filtres ......................................................................................................................................... 275
Lignes de document ..................................................................................................................... 275
Historique par Articles ..................................................................................................................... 275
Filtres ......................................................................................................................................... 275
Lignes articles ............................................................................................................................. 276
Les actions ..................................................................................................................................... 276
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 277
Historique par documents ................................................................................................................ 277
Filtres ......................................................................................................................................... 277
Lignes de document ..................................................................................................................... 277
Historique par Articles ..................................................................................................................... 278
Filtres ......................................................................................................................................... 278
Lignes articles ............................................................................................................................. 278
Les actions ..................................................................................................................................... 278
TARIFS CLIENTS .......................................................................................................................... 280
Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 280
Entête ........................................................................................................................................... 280
Onglets.......................................................................................................................................... 280
Détail ......................................................................................................................................... 280
Notes ......................................................................................................................................... 282
Fiche Promotion................................................................................................................................. 283
xi
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Entête ........................................................................................................................................... 283
Onglets.......................................................................................................................................... 283
Détail ......................................................................................................................................... 283
Notes ......................................................................................................................................... 285
Catégories tarifaires ........................................................................................................................... 286
Entête ........................................................................................................................................... 286
Onglets.......................................................................................................................................... 286
Simulation de tarif ............................................................................................................................. 287
TARIFS FOURNISSEURS ................................................................................................................ 288
Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 288
Entête ........................................................................................................................................... 288
Onglets.......................................................................................................................................... 288
Détail ......................................................................................................................................... 288
Notes ......................................................................................................................................... 290
Fiche Promotion................................................................................................................................. 291
Entête ........................................................................................................................................... 291
Onglets.......................................................................................................................................... 291
Détail ......................................................................................................................................... 291
Notes ......................................................................................................................................... 293
Catégories tarifaires ........................................................................................................................... 294
Entête ........................................................................................................................................... 294
Onglets.......................................................................................................................................... 294
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 295
Catégories ..................................................................................................................................... 295
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 295
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 295
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 295
OPÉRATIONS .................................................................................................................................. 296
Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 296
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE .................................................................................................... 297
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line .......................................................................... 297
1ère étape : Bienvenue... ................................................................................................................ 297
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour ...................................................................... 297
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées ........................................................... 297
Lancement de la mise à jour ............................................................................................................ 297
Site Web .......................................................................................................................................... 298
DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 299
Regrouper les documents ................................................................................................................... 299
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 299
Depuis la liste des documents ........................................................................................................ 299
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 299
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 299
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 299
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper .......................................................... 299
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 300
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 300
Lancement du regroupement ......................................................................................................... 301
Conséquences du regroupement ....................................................................................................... 301
Dans l'onglet Détail du document... ................................................................................................ 301
Dans l'onglet Échéances ................................................................................................................ 302
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 302
Livraison de commandes .................................................................................................................... 303
Les filtres ....................................................................................................................................... 303
Pièce à générer............................................................................................................................... 303
Commandes ................................................................................................................................... 304
Conséquences de la livraison ............................................................................................................ 305
Lettres de relance .............................................................................................................................. 306
Générer les factures ........................................................................................................................... 307
Les filtres ....................................................................................................................................... 307
Factures à générer .......................................................................................................................... 307
Conséquences de la facturation ........................................................................................................ 308
DOCUMENTS D'ACHAT .................................................................................................................. 309
Regrouper les documents ................................................................................................................... 309
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 309
Depuis la liste des documents ........................................................................................................ 309
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 309
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 309
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 309
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper .......................................................... 309
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 310
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 310
Lancement du regroupement ......................................................................................................... 311
xii
Table des matières
Conséquences du regroupement ....................................................................................................... 311
Dans l'onglet Détail du document... ................................................................................................ 311
Dans l'onglet Échéances ................................................................................................................ 312
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 312
Réception de commandes ................................................................................................................... 313
Les filtres ....................................................................................................................................... 313
Pièce à générer............................................................................................................................... 313
Commandes ................................................................................................................................... 314
Conséquences de la réception .......................................................................................................... 315
Réapprovisionnement ......................................................................................................................... 316
Bienvenue...................................................................................................................................... 316
Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 316
Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 317
Sources de réapprovisionnement : Stock........................................................................................ 317
Sources de réapprovisionnement : Commandes clients .................................................................... 317
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 318
Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 318
TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 319
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 319
Historique des transferts comptables.................................................................................................... 320
Entête ........................................................................................................................................... 320
Pièces transférées ........................................................................................................................... 320
Détail des traitements ..................................................................................................................... 320
Actions .......................................................................................................................................... 320
Assistant de publipostage ................................................................................................................... 321
Bienvenue...................................................................................................................................... 321
Action de publipostage .................................................................................................................... 321
Choix des destinataires .................................................................................................................... 321
Modèle et document ........................................................................................................................ 321
Nouveau modèle .......................................................................................................................... 322
Modèles de publipostage ............................................................................................................... 322
Destination .................................................................................................................................... 322
Document destination ................................................................................................................... 322
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 323
Réalisation du publipostage .............................................................................................................. 323
Map Point ......................................................................................................................................... 324
Choix des filtres (onglet Sélection) .................................................................................................... 324
Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données) ............................................................................... 324
Carte (Onglet Carte) ....................................................................................................................... 324
Recherche des adresses ................................................................................................................... 325
e-Commerce................................................................................................................................ 326
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce .................................................................... 326
Bienvenue...................................................................................................................................... 326
Choix des données à mettre à jour .................................................................................................... 326
Articles ....................................................................................................................................... 326
Clients/contacts ........................................................................................................................... 327
Commandes ................................................................................................................................ 327
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 329
Opération terminée ......................................................................................................................... 329
Mise à jour du site Oxatis ................................................................................................................... 330
Bienvenue...................................................................................................................................... 330
Choix des données à mettre à jour .................................................................................................... 330
Articles ....................................................................................................................................... 330
Clients/contacts ........................................................................................................................... 331
Commandes ................................................................................................................................ 331
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 332
Opération terminée ......................................................................................................................... 332
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce .................................................................... 333
Bienvenue...................................................................................................................................... 333
Choix des données à mettre à jour .................................................................................................... 333
Articles ....................................................................................................................................... 333
Clients/contacts ........................................................................................................................... 334
Commandes ................................................................................................................................ 334
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 336
Opération terminée ......................................................................................................................... 336
Remplacement de code ...................................................................................................................... 337
Bienvenue...................................................................................................................................... 337
Sélection du code à remplacer .......................................................................................................... 337
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 337
Traitements du remplacement .......................................................................................................... 337
Assistant de mise à jour de fiche ......................................................................................................... 338
Bienvenue...................................................................................................................................... 338
xiii
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Filtres ............................................................................................................................................ 338
Mises à jour ................................................................................................................................... 338
Boutons de sélection .................................................................................................................... 338
Liste des champs à mettre à jour ................................................................................................... 339
Contrôle et modification................................................................................................................... 340
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 340
Traitements de la mise à jour ........................................................................................................... 340
Droits utilisateurs ........................................................................................................................... 341
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 342
Catégories ..................................................................................................................................... 342
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 342
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 342
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 342
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 343
Paramètres - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 343
PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 344
Publication ........................................................................................................................................ 344
Présentation de la fiche ................................................................................................................... 344
Entête ........................................................................................................................................ 344
Onglets ....................................................................................................................................... 344
Action de la liste publication ............................................................................................................. 345
Comptes ........................................................................................................................................... 347
Actions .......................................................................................................................................... 347
COMPTABILITE ............................................................................................................................ 348
Plans analytiques ............................................................................................................................... 348
Entête ........................................................................................................................................... 348
Les onglets .................................................................................................................................... 348
« Répartition des postes analytiques » ............................................................................................ 348
Notes ......................................................................................................................................... 349
Postes analytiques ............................................................................................................................. 350
Fiche Principale ............................................................................................................................ 350
Notes ......................................................................................................................................... 350
Champs personnalisés .................................................................................................................. 350
Les grilles analytiques ........................................................................................................................ 351
Entête ........................................................................................................................................... 351
Onglets.......................................................................................................................................... 351
Répartitions ................................................................................................................................. 351
Notes ......................................................................................................................................... 351
TAXES ........................................................................................................................................ 352
Taux de TVA ..................................................................................................................................... 352
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 352
Onglet Notes .................................................................................................................................. 353
Autres taxes ..................................................................................................................................... 354
Les onglets .................................................................................................................................... 354
Détail ......................................................................................................................................... 354
Comptabilité ................................................................................................................................ 354
Notes ......................................................................................................................................... 354
Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 355
DIVERS....................................................................................................................................... 356
Civilités ............................................................................................................................................ 356
Contacts ........................................................................................................................................... 357
Entête ........................................................................................................................................... 357
Onglets.......................................................................................................................................... 357
Adresse ...................................................................................................................................... 357
Autre adresse .............................................................................................................................. 359
Web ........................................................................................................................................... 359
Notes ......................................................................................................................................... 360
Champs personnalisés .................................................................................................................. 360
Codes postaux .................................................................................................................................. 361
Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 361
Départements ................................................................................................................................... 362
Pays................................................................................................................................................. 363
Codes NAF ........................................................................................................................................ 364
Remises complémentaires .................................................................................................................. 365
Frais de port ..................................................................................................................................... 366
Onglet Calcul .................................................................................................................................. 366
Onglet Coordonnées transporteur ..................................................................................................... 366
Adresse ...................................................................................................................................... 367
Contact ....................................................................................................................................... 367
Onglet comptabilité ......................................................................................................................... 368
Onglet Notes .................................................................................................................................. 368
Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 369
xiv
Table des matières
Unités .............................................................................................................................................. 370
Textes standards ............................................................................................................................... 371
Groupes ........................................................................................................................................... 372
STOCK ........................................................................................................................................ 373
Localisation ....................................................................................................................................... 373
SOCIETE ..................................................................................................................................... 374
Options - Coordonnées ....................................................................................................................... 374
Identification .................................................................................................................................. 374
Adresse de la société ....................................................................................................................... 374
Autres informations ......................................................................................................................... 375
Options - Identification ....................................................................................................................... 376
Informations administratives ............................................................................................................ 376
Informations TVA ............................................................................................................................ 376
Options - Logo .................................................................................................................................. 377
Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 378
Identification .................................................................................................................................. 378
Adresse du cabinet.......................................................................................................................... 378
Options - Expert - Contacts ................................................................................................................. 380
Expert Comptable ........................................................................................................................... 380
Collaborateur ................................................................................................................................. 380
Options - Options comptables - Options générales ................................................................................. 381
Transfert comptables....................................................................................................................... 381
Ecritures déséquilibrées ................................................................................................................... 381
Formatage des comptes................................................................................................................... 381
Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 383
Clients ........................................................................................................................................... 383
Fournisseurs .................................................................................................................................. 383
Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 384
Macro ............................................................................................................................................ 384
Documents .................................................................................................................................... 384
Règlements .................................................................................................................................... 384
Remises en banque ......................................................................................................................... 385
Stock ............................................................................................................................................ 385
Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 386
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers .................................................................... 387
Journaux ....................................................................................................................................... 387
Tiers ............................................................................................................................................. 387
Règlements .................................................................................................................................... 387
Remises / Escomptes ...................................................................................................................... 387
Options - Numérotation ...................................................................................................................... 389
Vente ............................................................................................................................................ 389
Achat ............................................................................................................................................ 390
Stock ............................................................................................................................................ 390
Autre............................................................................................................................................. 390
Options - Articles ............................................................................................................................... 393
Options - Tarifs et promotions ............................................................................................................. 394
Utiliser le tarif le plus avantageux... .................................................................................................. 394
Application des.... ........................................................................................................................... 394
Ordre d'application des tarifs et promotions ....................................................................................... 394
Afficher le message d'avertissement en cas de modifications de tarifs/promotions .................................. 394
Options - Documents de vente - Options générales ................................................................................ 395
Gestion des messages ..................................................................................................................... 395
Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 397
Etat Accepté ................................................................................................................................... 397
États des devis ............................................................................................................................... 397
Options - Documents de vente - Bons de livraison/Bons de retour ........................................................... 398
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis .................................................................... 399
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures ................................................................ 400
Options - Documents de vente - SMS ................................................................................................... 401
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 402
Options - Documents d'achat - Options générales .................................................................................. 404
Gestion des messages ..................................................................................................................... 404
Options - Documents d'achat - Bons de réception/Bons de retour ............................................................ 405
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 406
Options - Règlements ......................................................................................................................... 408
Gestion des messages ..................................................................................................................... 408
Lettres de relance ........................................................................................................................... 408
Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 409
Justificatif des écart de stock ............................................................................................................ 409
Options - Paramétrages ...................................................................................................................... 410
Décimales ...................................................................................................................................... 410
Devise ........................................................................................................................................... 410
xv
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 410
Transfert de documents ................................................................................................................... 411
Options - Nombre d'exemplaires .......................................................................................................... 412
Options - Marquer comme imprimés .................................................................................................... 413
Options - Fonctionnalités disponibles .................................................................................................... 414
Options - SMS ................................................................................................................................... 415
Email : paramétrage de l’objet et du corps............................................................................................ 416
Objet............................................................................................................................................. 416
Message ........................................................................................................................................ 416
Envoi d’un e-mail ............................................................................................................................ 416
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 417
Connexion ..................................................................................................................................... 417
Paramètres du site ....................................................................................................................... 417
Tester la connexion ...................................................................................................................... 417
Général ......................................................................................................................................... 417
Options - Oxatis ................................................................................................................................ 419
Connexion ..................................................................................................................................... 419
Paramètres du site ....................................................................................................................... 419
Tester la connexion ...................................................................................................................... 419
Général ......................................................................................................................................... 419
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 422
Connexion ..................................................................................................................................... 422
Paramètres du site ....................................................................................................................... 422
Tester la connexion ...................................................................................................................... 422
Général ......................................................................................................................................... 422
Options - Service à la personne ........................................................................................................... 424
Options - Général .............................................................................................................................. 425
Police par défaut ............................................................................................................................. 425
Options - Impression et export ............................................................................................................ 426
Options - Services Internet e-mail ....................................................................................................... 427
Paramètres MAPI ............................................................................................................................ 427
Paramètres SMTP............................................................................................................................ 427
Sécurité et authentification............................................................................................................ 427
Options - Synchronisation ................................................................................................................... 428
UTILISATEURS ............................................................................................................................. 429
Les Utilisateurs .................................................................................................................................. 429
Création d'un utilisateur................................................................................................................... 429
Groupes associés ............................................................................................................................ 429
Gestion des droits ........................................................................................................................... 429
Les Groupes d'utilisateurs ................................................................................................................... 431
Création d'un groupe ....................................................................................................................... 431
Utilisateurs associés ........................................................................................................................ 431
Gestion des droits ........................................................................................................................... 431
Les Droits utilisateurs ......................................................................................................................... 432
Types de droits ............................................................................................................................... 432
Application des droits ...................................................................................................................... 432
Gestion commerciale .................................................................................................................... 432
Comptabilité ................................................................................................................................ 432
Champs personnalisés ........................................................................................................................ 434
Création des champs personnalisés ................................................................................................... 434
Modification des champs personnalisés .............................................................................................. 435
Suppression des champs personnalisés ............................................................................................. 435
Ordre des champs personnalisés ....................................................................................................... 435
Validation de la création de champs personnalisés .............................................................................. 435
Visualisation des champs personnalisés ............................................................................................. 435
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 436
Catégories ..................................................................................................................................... 436
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 436
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 436
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 436
OUTILS.......................................................................................................................................... 437
Sauvegarde rapide ............................................................................................................................. 437
Sauvegarde ...................................................................................................................................... 438
Bienvenue...................................................................................................................................... 438
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 438
Informations nécessaires à la sauvegarde .......................................................................................... 438
Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 438
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 439
Restauration ..................................................................................................................................... 440
Bienvenue...................................................................................................................................... 440
Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 440
Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 440
xvi
Table des matières
Choix du type d'installation .............................................................................................................. 440
Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 440
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 441
Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 442
Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 443
Export du schéma de la base de données ............................................................................................. 444
Bienvenue...................................................................................................................................... 444
Sélection des paramètres d'export du schéma .................................................................................... 444
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 444
Opération terminée ......................................................................................................................... 444
Historique des traitements .................................................................................................................. 445
Imports paramétrables ....................................................................................................................... 446
Destination et source de l'import ...................................................................................................... 446
Codage du fichier ............................................................................................................................ 446
Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 447
Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 447
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 447
Traitement de l'import ..................................................................................................................... 447
Exports paramétrables ....................................................................................................................... 449
Destination et source de l'export....................................................................................................... 449
Filtre ............................................................................................................................................. 449
Champs à exporter ......................................................................................................................... 449
Format de fichier ............................................................................................................................ 450
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 450
Traitement de l'export ..................................................................................................................... 450
Import de données ............................................................................................................................ 451
Format des fichiers ......................................................................................................................... 451
Sélection du fichier à importer .......................................................................................................... 451
Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 452
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 452
Traitement de l'import ..................................................................................................................... 452
Export de données ............................................................................................................................. 453
Format des fichiers ......................................................................................................................... 453
Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 453
Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 453
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 453
Traitement de l'export ..................................................................................................................... 453
Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 455
Type de données ............................................................................................................................ 455
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 455
Sélection du type de données ........................................................................................................... 455
Editeur de requêtes ......................................................................................................................... 455
Aperçu des données ........................................................................................................................ 455
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 455
Traitement de l'export ..................................................................................................................... 455
Assistant de maintenance des données................................................................................................. 456
Bienvenue...................................................................................................................................... 456
Choix du dossier ............................................................................................................................. 456
Opérations de maintenance à effectuer .............................................................................................. 456
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 457
Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 457
Outil de requêtage ............................................................................................................................. 458
Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 459
Bienvenue...................................................................................................................................... 459
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 459
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 459
Editeur de modèles ............................................................................................................................ 460
Import/Export de la configuration ........................................................................................................ 461
Bienvenue...................................................................................................................................... 461
Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 461
Emplacement du fichier ................................................................................................................... 461
Eléments à traiter ........................................................................................................................... 461
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 461
Archivage ......................................................................................................................................... 462
Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 462
Bienvenue... ................................................................................................................................ 462
Choix du dossier .......................................................................................................................... 462
Résumé des paramètres ............................................................................................................... 462
Format du fichier d'archive ............................................................................................................... 462
Journal des événements ..................................................................................................................... 463
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 463
Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 463
xvii
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Onglet Suppression ......................................................................................................................... 463
Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 464
Onglet Changement de code ............................................................................................................ 464
OPTIONS .................................................................................................................................... 465
Options - Général .............................................................................................................................. 465
Chemins ........................................................................................................................................ 465
Apparence ..................................................................................................................................... 465
Affichage des boîtes de dialogue ....................................................................................................... 465
Options - Services Internet ................................................................................................................. 466
Proxy HTTP / FTP ............................................................................................................................ 466
Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 466
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 467
Assistance technique .......................................................................................................................... 467
Nous contacter .................................................................................................................................. 468
Index ............................................................................................................................................... 469
xviii
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line et donne
toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
1
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail
habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels
est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
3
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne
seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres
abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par
EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La
nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les
niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les
Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les
modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une
prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document,
définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son
acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation
du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant
son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
4
Convention d'utilisation d'EBP
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent
contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent
contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client
ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours
calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec
accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du
présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure
de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour
quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de
plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie
en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période
sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le
poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être
utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non
parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel
») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe
et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours
fériés légaux de France Métropolitaine
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées
par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des
nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par
courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site
www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au
regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux
annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte
ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration
d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au
CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement
payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil
spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc.
Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par
EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le
client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux
entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques,
etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers
reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de
destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant
sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel
nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7.
EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de
résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les
5
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse
approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du
système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la
nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service
assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la
réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la
responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des
informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP
s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer
par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par
EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du
système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il
apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses
données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus»
ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur
les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec
le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui
peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à
l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le
fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même
sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté
technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce
faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site
en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être
rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les
logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il
devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à
jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou
immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT
pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités
insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et
toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées
par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement
ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP
ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
6
Convention d'utilisation d'EBP
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité
des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se
réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et
conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service «
Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au
plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette
date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement
que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
7
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion
commerciale PRO Open Line.
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis
dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes,
Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés
dans le logiciel.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence.
Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page.
Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière
le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en
cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu
contextuel.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône
ce terme.
permettant d'accéder à la définition de
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
9
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
10
MISE EN ROUTE
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 4.5
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 4.0
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp".
Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé.
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
11
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
12
MISE EN ROUTE
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Gestion commerciale PRO Open Line. Pour pouvoir utiliser
toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures
comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir
votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
x La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
x Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
x La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
x Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
x Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
13
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Gestion commerciale PRO Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi,
les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail
quotidien :
x
Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x
Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x
Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x
Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
 L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
 L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.

Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x
Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x
Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x
Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
15
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
des menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille,
Historique), Commerciaux/collaborateur (Fiche, Fonctions, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements,
Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque, Impressions ;
Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque,
), Fournisseurs (Règlements, Échéancier, Décaissement ), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de
règlement) , Motifs économiques), Impressions ;
Stock / Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de
stock), Articles (Fiche, Famille, sous famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseurs), Tarifs
(Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes,
Lettres de relances, Générer les factures), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de
commandes, Réapprovisionnement), Documents de stock (Réapprovisionnement), Transfert en comptabilité,
Assistant de publipostage, MapPoint, ecommerce, Remplacement de code, Assistant de mise à jour, Publier
dans ROL, Impressions;
Paramètres : Démarrer une tâche, Comptabilité analytique, Taxes (TVA, Autres taxes, barèmes ecocontribution), Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Remises
complémentaires, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, Texte standards, Groupes), Stock
(Localisation,), Société, , Champs personnalisés, Publier dans ROL, Impressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
16
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
17
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
x
Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
x
Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
x
Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
x
Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
x
Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
x
Les champs inaccessibles sont grisés.
18
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
19
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents
attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Réinitialiser le style
Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
20
INFORMATIONS GÉNÉRALES
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
21
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Barres d'outils du corps des documents
Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné.
Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien
o une ligne article de type Service
o un texte
o un texte standard
o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un
imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne (Montant Net
HT, Montant Net TTC, Montant Marge Nette, Montant Marge Brute).
Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente/achat.
Il est possible de modifier la description "sous total" ainsi que la police, taille... grâce à la barre
d'outils des textes enrichis.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Recherche
Ces boutons permettent de chercher des données.
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Générer l'article
Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles.
L'article généré contiendra les informations suivantes :
o
Code
Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur.
Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente.
o
Libellé
Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document.
o
Type
Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document.
Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien".
Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service".
22
o
Description commerciale
La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document.
o
Prix de revient
Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
o
Quantité par défaut
La quantité par défaut sera 1.
Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la
quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1.
o
Unité
L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document.
Détail
Ce bouton permet d'accéder à :
o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour
les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et
d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs).
o au détail du tarif appliqué.
Recharger l'article
Ce bouton permet de recharger toutes les informations de la ligne article d'après la fiche article.
Intervenants
Ce bouton est accessible uniquement depuis les factures et les avoirs.
Ce bouton permet d'afficher une fenêtre de répartition des interventions.
23
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez :
- soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez Ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à
créer) (exemple : Liste des documents, onglet Factures, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez la création
d'une facture, puis ouverture d'une nouvelle fiche Facture)
- soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter
(exemple : Liste des documents, onglet Factures, double clic sur Ajouter, puis ouverture d'une nouvelle fiche
Facture).
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
 la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
 le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,
 la liste ouverte : Imprimer la liste.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Déplier tout ou Replier tout
Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
24
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
25
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la
possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant
sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o
Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o
Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o
Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
26
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir
un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
x
"Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
x
"Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
27
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
28
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Présentation de l’éditeur
L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées
Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code
utilisateur et code Groupe.
Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter.
Une boite s’affiche alors pour affecter le vue :
• A tous les utilisateurs
• un utilisateur précis
• un groupe précis
Actions disponibles
Les actions disponibles sont :
o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement
dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée
précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue
Les vues système ne sont pas supprimables
o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe
ci-dessous éditeur de requêtes).
o
o
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la
vue "système" puis lui donner un autre nom.
Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé.
Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut"
Vous pouvez également importer ou exporter une vue.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès
que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte
dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot
système sera automatiquement créée.
Vues multi-utilisateurs
Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier.
Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue.
Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur.
Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes.
Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs.
Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et
tableau de bord
Editeur de requêtes
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
29
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment
renommée.
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en
"Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
30
INFORMATIONS GÉNÉRALES
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document …).
Enregistrement d'une fiche
Fichier - Enregistrer ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Enregistrer et Nouveau Ctrl + N
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Enregistrer et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Aperçu
Permet de visualiser l'édition de la fiche sélectionnée.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante
et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - Annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Désactiver le Annuler/Refaire
Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire.
Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
31
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
Informations
Permet de voir la durée de chargement de la fiche
32
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
33
COMMENT FAIRE ...?
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Gestion commerciale PRO Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi,
les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail
quotidien :
x
Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x
Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x
Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x
Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
 L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
 L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.

Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x
Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x
Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x
Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
35
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
36
COMMENT FAIRE ...?
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale
Il est impératif de travailler sur une copie de la base de données d’EBP Gestion Commerciale. Par mesure de
sécurité, il est indispensable d’en faire une sauvegarde au préalable.
Pré-requis
Pour que la récupération de données puisse s’effectuer, il faut que le dossier soit dans la dernière version
commercialisée d'EBP Gestion Commerciale. Pour cela, il suffit d’ouvrir le dossier et le migrer avec la dernière
version commercialisée.
Pour que la récupération de données puisse se dérouler correctement, il faut remplir les conditions suivantes :
- Le système d’exploitation de la machine doit être 32 bits (Windows Xp, Windows vista 32 bits, Windows 7 32
bits),
- Pervasive 8.6 doit être installé sur la machine,
- EBP Gestion Commerciale doit être installée,
- EBP Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale PRO Open Line doivent être activées.
Il est vivement conseiller d'effectuer un recalcul des données pour s’assurer que les stocks des articles
soient corrects (outils => recalcul des données).
Création du dossier
Pour récupérer les données, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier (Fichier nouveau).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant.
Renseignez les informations nécessaires, comme pour la création d’un dossier classique, jusqu’à la page
"Choisissez les applications à récupérer".
Sur cette page, vous devez sélectionner la case "Récupérer les données depuis des applications tierces".
Suite à la sélection de cette case, un message d'accès restreint s'affiche. Vous devez alors saisir le code du jour
fourni par le service technique et valider par Ok. Ensuite, vous devez sélectionner l'application contenant les
données à récupérer (EBP Gestion Commerciale ou EBP Gestion Commerciale Pro +).
Sur la page suivante "Informations relatives à la récupération de l'application EBP Gestion Commerciale", vous
devez :
x Renseigner le chemin du dossier
x Renseigner le chemin des données communes (répertoire common)
x Indiquer le chemin d’installation d’EBP Gestion Commerciale
De plus, si vous voulez utiliser les caractères spéciaux (parenthèses, slash, backslash, underscore, tiret et
espace) dans vos codes, sélectionnez la case « Utiliser la codification étendue ».
Pour récupérer les documents, sélectionner la case "Récupérer les documents de vente". L'étape suivante,
vous permettra de préciser cette récupération.
Si vous souhaitez récupérer votre liste de codes postaux, sélectionnez la case « Récupérer les codes postaux
».
Cette étape permet de définir les paramètres de récupération des documents :
x Récupérer les document depuis le :
Date à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les documents (De cette date à date du jour)
Par défaut la date indiquée est date du jour moins un an.
Vous pouvez modifier cette date dans la limite de 2 ans.
x
Récupérer les documents de (Ventes /Achats)
Case à cocher
Permet de définir les documents à récupérer (vente et/ou achat)
x
Joindre un PDF du document d'origine
Case à cocher
Permet de générer une copie du/des document/s en format PDF
Ce PDF permet de ré-éditer le document après récupération.
Les pages suivantes sont identiques à la création de dossier.
Pour lancer le traitement de création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
37
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Analyse et traitements des données
Suite à la création du dossier, la récupération de données commence par une analyse du dossier afin de
détecter et/ou corriger les incohérences, compléter les données manquantes …
Pour avoir la liste des données analysées et récupérables cliquez-ici.
Lorsqu'il y a des informations manquantes, une page d'assistant vous propose de renseigner des informations
supplémentaires. Il peut y avoir plusieurs pages successives. Elles contiennent vos données de EBP Gestion
Commerciale et les nouvelles données dans EBP Gestion Commerciale PRO Open Line .
Les pages d'assistant pour compléter les informations afin qu'elles soient importées peuvent concerner :
x TVA
x Recodification des données
x Articles
x Familles articles
x Tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Familles tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Tarifs
x Moyens de paiement
x Modes de règlements
x Pays
x ...
Pour confirmer la saisie des informations complémentaires et passer à l'étape suivante, vous devez cliquer sur
le bouton Valider.
Avertissements
A la fin du traitement de récupération, une page d'avertissement est affichée. Elle vous présente les anomalies
détectées qui ne bloquent pas la récupération de données. Ce sont soit des fonctionnalités qui ne seront pas
récupérées (par ex les barèmes de commission sur le montant global du document) soit des modifications qui
seront forcées (par ex N° de TVA intracommunautaire invalide).
Ces avertissements sont à examiner dans le détail.
Résumé de la création de dossier
Cette page vous résume tous les problèmes rencontrés. Avec d’une part la liste des avertissements détectés
par l’analyse et d’autre part les avertissements générés pendant la récupération.
Suite à la création du dossier, il est vivement conseillé de vérifier les données récupérées.
Récupération des documents dans la gestion
Les documents récupérés sont présents dans les menus Vente et Achat + Documents.. + Historique de
récupération des documents.
Chaque ligne représente un document.
Pour voir le détail du document, double-cliquez dessus. Seules les informations principales de l'entête et du
pied sont visualisables.
Si l'option PDF a été sélectionnée lors de la récupération, un fichier PDF est associé à chaque document. Cela
vous permet de ré-imprimer le document d'origine.
Vous pouvez également ajouter d'autre document numérisé dans cette liste.
38
COMMENT FAIRE ...?
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Sociétés.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros
de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres
fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article, les marges, frais, ... que vous souhaitez appliquer par défaut
sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de
contre-valeur.
39
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches clients :
x Les familles clients,
x Les modes de règlements,
x Les banques.
D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
x Les unités,
x Les sous-famille articles,
x Les familles articles,
x Les localisations,
x Les barèmes éco-contribution,
x Les fournisseurs,
x Les tarifs.
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
x Les civilités,
x Les codes postaux,
x Les départements,
x Les pays,
x Les codes NAF.
40
COMMENT FAIRE ...?
Comment créer les données principales ?
Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service .
Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer
en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de
navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
Création d'un fournisseur
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Achats - Fournisseurs.
La liste des fournisseurs répertorie l'ensemble des fournisseurs que vous possédez.
Pour créer un fournisseur utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre fournisseur contenues dans l'onglet Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
Création d'un contact
Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects et fournisseurs.
Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Remplissez alors les informations concernant votre contact.
41
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment
Comment
Comment
Comment
rédiger un devis ?
relancer un devis ?
transférer un devis en facture ?
rédiger une facture ?
Comment saisir un acompte ?
Comment
Comment
Comment
Comment
Comment
Comment
Comment
...
42
saisir un règlement client ?
transférer vos données vers la comptabilité ?
imprimer vos données ?
gérer l'eco-contribution ?
consulter le journal des événements ?
sauvegarder un dossier ?
restaurer un dossier ?
COMMENT FAIRE ...?
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?
Comment créer un devis ?
Pour créer un devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis.
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche
"Devis" est commune à toutes les fiches.
.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
43
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment accepter un devis ?
Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités :
changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ;
transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé)
Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis.
44
COMMENT FAIRE ...?
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x
le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
45
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
x l'ouverture du document généré après le transfert.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x
l’intégralité des informations du document d'origine.
x
en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
46
COMMENT FAIRE ...?
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
47
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
48
COMMENT FAIRE ...?
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x
Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
49
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x
SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
50
COMMENT FAIRE ...?
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
51
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
52
COMMENT FAIRE ...?
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier
temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici.
A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le
document en pièce jointe.
Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email
(uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document).
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
53
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment relancer un devis ?
Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de
validité indiquée dans les options du dossier.
Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance
et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.
Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions.
La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle
que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
54
COMMENT FAIRE ...?
Transfert d'un prospect en client
Le transfert d'un
prospect en
occasionnel ou régulier.
client permet de considérer un client potentiel en client acheteur
Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en
document supérieur.
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation
A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche
prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client".
Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de
navigation.
Transfert depuis la fiche
A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action".
La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client.
Transfert d'un document
Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes.
Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un
avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client.
De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche
Client. Il en va de même pour le regroupement de documents.
55
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
COMMENT GERER UNE COMMANDE ?
Comment créer une commande ?
Pour créer une commande, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes.
Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche
"Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
56
COMMENT FAIRE ...?
Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au
fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
x
les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer
x
La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les
document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …)
x
La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis
précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas
(croix rouge).
57
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment solder une commande ?
Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement.
La commande est accessible depuis :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande
Le menu Ventes - Documents de vente - Commande
Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez
cliquez sur le bouton Solder.
Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans
générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci.
58
COMMENT FAIRE ...?
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
59
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?
La saisie d'un acompte est possible depuis :
un devis,
une commande,
un bon de livraison,
une facture d'acompte,
une facture.
Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document.
Saisir un acompte sur un devis
Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le
montant souhaité dans la zone Acompte.
Ce montant ne génère pas de règlement.
Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une
facture d'acompte qui elle génèrera un règlement.
Saisir un règlement d'acompte
La création d'un règlement d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous effectuez un acompte pour un tiers
(client ou fournisseur).
Ce type de règlement ne génère pas de facture d'acompte.
Pour saisir un règlement d'acompte, vous devez vous placer sur le document (Commande ou Bon de
livraison/réception), onglet Acompte puis cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner règlement d'acompte
de la barre d'outils.
Une nouvelle fiche règlement s'affiche avec les informations du tiers.
Il est impossible de pointer une échéance. Le n° de la commande ou du bon de livraison/réception est
récupérer dans le règlement onglet Notes.
Saisir une facture d'acompte
La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client.
Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte.
La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis
sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle
facture d'acompte.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte.
Si vous ne souhaitez pas générer le règlement de la facture/avoir d'acompte immédiatement, vous devez désélectionner la case "Générer le règlement". Suite à la dé-sélection de cette case, vous aurez la possibilité de
définir une date d'échéance pour l'acompte.
A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de
votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et
validez.
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une
facture
Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de
rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment.
Pour les règlements d"acompte sur les commandes et Bons de livraison/réception uniquement, il est également
possible un règlement enregistré précédemment. Lors du transfert de la commande ou du bon de
livraison/réception en facture, une échéance sera automatiquement créée (elle ne pourra pas être modifiée ni
supprimée) et sera pointée avec le règlement d'acompte. Le pointage n'est pas modifiable.
De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les)
facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez :
60
COMMENT FAIRE ...?
ouvrir le document,
aller sur l'onglet Acompte,
cliquer sur le bouton Affecter,
sélectionner la facture d'acompte à associer.
Pour un exemple de comptabilisation d'une facture avec facture d'acompte ou d'une facture avec une facture
d'acompte et un règlement d'acompte provenant d'une commande, cliquer ici.
61
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ?
Comment créer un bon de livraison ?
Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche
"Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
62
COMMENT FAIRE ...?
Comment créer un bon de retour ?
Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche
"Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
63
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x
le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x
64
l'ouverture du document généré après le transfert.
COMMENT FAIRE ...?
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x
l’intégralité des informations du document d'origine.
x
en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
65
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
66
COMMENT FAIRE ...?
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
67
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x
Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
68
COMMENT FAIRE ...?
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x
SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
69
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
70
COMMENT FAIRE ...?
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
71
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment gérer l’état des bons de livraison/réception et de retour ?
Cette gestion permet d’établir une étape intermédiaire entre la commande et le BL/BR pour permettre la
préparation de la livraison/retour/réception sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock.
Dans un premier temps, vous devez définir les paramètres :
x Contrôle du stock
x Définition des états vente
x Définition des états achat
Si les quatre cases « Activer les états… » sont dé-sélectionnées (celles des ventes avec Bon de livraison et
bon de retour et celles achats avec bon de réception et bon de retour), les points ci-dessous ne sont pas
affichés dans le logiciel :
x Quantités liées aux préparations (dans l’article) ,
x La liste déroulante des états dans les documents concernés
x Dans le réapprovisionnement, la liste des choix pour le stock de référence : « stock disponible »
x Dans les paramètres sociétés, dans la liste des choix pour le contrôle de stock : « stock disponible »
Suivant les options que vous avez définies dans la fiche article (onglet stock), les champs Quantités liées à la
préparation ventes et Quantités liées à la préparation achat sont présents.
Ils seront renseignés en fonction des quantités saisies sur les bons de livraisons/réceptions et retours et de
l’état
de ces documents.
Lors de la réalisation d’un bon de livraison/réception ou retour, le libellé par défaut est l’état 1 si option
sélectionnée et état 10 si option non sélectionnée.
Vous pouvez à tout moment modifier manuellement les états dans les documents.
Contrôle effectué lors de la réalisation du document :
x Si contrôle du stock, un message affiche le stock disponible
x Calcul du stock disponible = stock réel – quantité en préparation(bl) - quantité en préparation(bon de
retour fournisseur)
x
x
Il n’est pas pris en compte ni les bons de retour client ni les bons de réception fournisseur
considérant que l’article n’est pas encore en stock.
La mise à jour des reliquats sur les commandes, de la quantité à livrer sur l’article, du stock virtuel, du
stock disponible se fait quel que soit l’état du document.
Le transfert d’un de ces documents dans un autre état que l’état 10 vers un autre document entraîne
le passage à l’état 10 et donc la génération du mouvement de stock à la date du document d’origine,
un message informe le changement de l’état.
A la sauvegarde du document dans un état différent de l’état 10, ne pas générer de mouvement de stock
Exemple avec Bon de livraison et de retour client :
Stock réel
Entrée de 5
5
Commande
client de 3
Préparation
de 3 (bl état
entre 1 et 9)
Modification
de la
quantité sur
le BL de 3 à
2
Confirmation
du bl
(génération
du mvt de
stock)
5
72
Quantité
restant à
livrer
Stock
virtuel
Quantité en
préparation
BL
Quantité en
préparation
BR
Stock
disponible
5
5
3
2
5
5
0
2
3
2
5
1
2
2
3
3
1
2
0
3
COMMENT FAIRE ...?
Bon de
retour de 1
en
préparation
Confirmation
du bon de
retour
(génération
du mvt de
stock)
3
1
3
0
1
3
4
1
3
0
0
4
Conséquence lors d’un réapprovisionnement
Lors de la réalisation d’un réapprovisionnement, il est possible de tenir compte du stock disponible.
Lors du choix stock virtuel personnalisé, il est possible de tenir compte de la quantité en préparation (BL) et de
la quantité en préparation (bon de retour fournisseur)
Impression
Il vous est possible d’éditer un bon de préparation non valorisé et un bon de préparation valorisé
73
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ?
Comment créer une facture ?
Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures.
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche
"Facture" est commune à toutes les fiches.
.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
74
COMMENT FAIRE ...?
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x
le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x
l'ouverture du document généré après le transfert.
75
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x
l’intégralité des informations du document d'origine.
x
en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
76
COMMENT FAIRE ...?
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
77
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
78
COMMENT FAIRE ...?
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier
temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici.
A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le
document en pièce jointe.
Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email
(uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document).
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
79
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?
Comment créer un avoir ?
Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs.
Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche
"Avoir" est commune à toutes les fiches.
.
L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
80
COMMENT FAIRE ...?
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier
temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici.
A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le
document en pièce jointe.
Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email
(uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document).
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
81
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
82
COMMENT FAIRE ...?
Historique de la ligne
L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de
documents.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte.
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité
Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat)
Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la
livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur.
Reliquat
Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné
uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur.
La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande :
Exemple :
- Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande.
- Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande.
La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de
Bon de livraison/réception.
En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés.
Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture.
De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée).
Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de :
- tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour.
- mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée
sur la commande ne sera pas mise à jour.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible
dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre
type de document.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la
"Quantité de l'article".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document
d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
83
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du
document d'origine.
Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et
"Reliquat" seront renseignés.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture.
84
COMMENT FAIRE ...?
Comment interdire une saisie libre dans un document ?
Pour un utilisateur, il peut être interdit de saisir librement des articles sans code, non référencés, en sommeil,
dans les lignes de document.
Cette interdiction s’effectue au niveau des utilisateurs.
Définition des droits
Les droits « Règle de saisie des ventes » et « Règle de saisie des achats » permettent d’autoriser ou pas
la saisie des Article non référencé (Code inexistant ou vide) et Article en sommeil.
Par défaut, ces options seront autorisées.
Rappel : vous pouvez compléter ces options en bloquant la création, modification, suppression des articles.
Et ajouter un droit par colonne sur les lignes de document, au niveau de la description, si vous souhaitez garder
la description inchangée (libellé des fiches article).
Comportement dans les documents
Lorsque les droits « Règle de saisie… » sont autorisés, il est possible de saisir tous les types d’article dont les
non références ou en sommeils.
Lorsque les droits « Règle de saisie… » sont non autorisés :
x lors de la saisie d’un article non référencé ou code vide, un message indique à l’utilisateur qu’il n’est
pas autorisé à saisir un code article non référencé
x lors de la saisie d’un article en sommeil, un message indique à l’utilisateur qu’il n’est pas autorisé à
saisir un code article en sommeil
Comportement en cas de transfert
Le transfert d’un document contenant des champs articles non référencés dans la base, vide ou en sommeil est
autorisé.
Comportement en cas de duplication de document
La duplication d’un document contenant des champs articles non référencés/vides ou en sommeil sera possible
par un utilisateur non autorisé, mais seuls les articles autorisés seront repris. Un message avertit l’utilisateur
pour chaque code article non autorisé.
Toutes modifications du document créé suite à la duplication, seront soumises au contrôle des droits de
l’utilisateur connecté.
85
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou
achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL,
Facture.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de
l'avoir d'acompte. (voir exemple)
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Type de document
Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents.
Code du client ou Code du fournisseur
Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Nom du client ou Nom du fournisseur
Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou
précédents.
Net à payer
Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre
document ou transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine
mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En un clic sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements
du document d'origine.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture,
Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir
Création d'une Facture puis transfert en Avoir,
Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte,
86
COMMENT FAIRE ...?
87
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment gérer l'éco contribution ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les
Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation
effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le
temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou
en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont
montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC".
Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris
automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total écocontribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR,
Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
88
COMMENT FAIRE ...?
Comment gérer l'analytique ?
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de
fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable.
En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à
la comptabilité ces données analytiques.
Accès à la gestion analytique
La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles.
En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis.
Le principe général
Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers,
premier axe d’analyse, les ateliers.
Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS.
Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont
identifiés dans l’application par des POSTES.
La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de
répartition, la facture d’achat de matières premiers se répartie à 50% pour l’atelier A, service production et
pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l’application dans des
GRILLES.
Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour
permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions.
L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service.
Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye.
Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé.
En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste
En version PME le nombre de plans est illimité et 12 niveaux de poste
Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres-Comptabilité.
La gestion analytique grille multi-plans
Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou
plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents.
De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans.
Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence
sur le poste d’attente paramétré dans le plan.
Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers.
La gestion analytique sur plusieurs niveaux
Le multi-niveaux vous permet de définir vos postes analytique selon un arbre, avec des « parents » et des «
enfants ».
L’entreprise souhaite mettre en place une gestion analytique pour étudier les recettes et les coûts par type
d’article produit, mais également d’un point de vue géographique.
Le 1er niveau reprend les différents lieux géographiques qui l’intéressent, ce sont les postes « parents » :
• Ile-de-France
• Autres régions de France
• International
Ce premier niveau est disponible en version PRO et Ligne PME.
89
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Le 2ème niveau reprend les différents types d’articles produits par l’entreprise, ce sont les postes « enfants »
sur lesquels les ventilations s’effectueront. Un découpage par région est alors effectué :
• Ile-de-France
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
• Autres régions de France
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
• International
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
L’entreprise pourra ainsi connaître ses coûts par région, par article, ou pour un article d’une région.
Ce 2ème niveau est disponible uniquement en version Ligne PME.
Mise en place de votre gestion analytique
Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous
souhaitez analyser les coûts.
Les fiches disponibles sont :
o COMMERCIAUX
o FAMILLES COMMERCIAUX
o SECTEURS GEOGRAPHIQUES
o CLIENTS
o FAMILLES CLIENTS
o SOUS-FAMILLES CLIENTS
o CATEGORIES TARIFAIRES CLIENTS
o GROUPE 1 CLIENTS
o GROUPE 2 CLIENTS
o FOURNISSEURS
o FAMILLES FOURNISSEURS
o SOUS-FAMILLES FOURNISSEURS
o CATEGORIES TARIFAIRES FOURNISSEURS
o GROUPE 1 FOURNISSEURS
o GROUPE 2 FOURNISSEURS
o ARTICLES
o FAMILLES ARTICLES
o SOUS-FAMILLES ARTICLES
o GROUPE 1 ARTICLES
o GROUPE 2 ARTICLES
Le transfert comptable de documents réalisés avec au moins une fiche possédant une grille analytique
déclenchera une répartition analytique en comptabilité.
Si plusieurs affaires dans un document, la répartition analytique s'effectue sur les grilles analytiques de
chaque affaire.
90
COMMENT FAIRE ...?
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille client
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Clients/prospects (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
91
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Familles clients/prospects
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-Familles clients/prospects
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Familles articles
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-familles articles
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
menus :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille articles
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille articles
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
92
COMMENT FAIRE ...?
Comment gérer le e-commerce - Oxatis ?
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce Oxatis.
Options
Dans l’onglet Connexion, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce Oxatis ;
x Jeton d'indentification (Token) : Clef d'identification: fournie dans la gestion des droits par utilisateur
dans la partie administration du site oxatis ;
x Site de e-Commerce : URL du site côté client ;
x Titre du site ;
x Administrateur (Site d'administration) ;
x Mot de passe de l'administrateur du site ;
x Tester la connexion : Permet de s'assurer que le jeton d'identification est correct et que la connexion
avec le site est possible.
Dans l’onglet Général, vous trouverez les options :
x Autoriser l'envoi des images : Permet d'envoyer les images des articles
x Autoriser le redimensionnement des images : Permet de ne pas redimensionner les images envoyées à
condition que leur taille ne dépasse pas la taille maximale.
x Taille des images de détail / Taille des vignette : Permet de définir la largeur et la hauteur des
images/vignettes
x Ignorer les textes enrichis : Permet d'envoyer des "textes brut".
x Libellés des causes d'indisponibilité : Permet de définir les libellés des causes d'indisponibilité.
x Tarifs : Permet de sélectionner 5 catégories tarifaires correspondant aux 5 tarifs Oxatis.
Paramétrage de la fiche article
Dans l’onglet Web, vous trouverez les options :
x "Publier sur le web" : Permet de pouvoir envoyer l'article sur le site via la fenêtre d'envoi. Les articles
n'étant pas cochés comme "publiés sur le web" ne seront jamais envoyés.
x Description,
x Vignette,
x Stock/Disponibilité,
x Catégories
x Autres
x Balises Méta : Champs permettant de référencer les articles sur internet.
Paramétrage de la fiche client
Dans l'onglet Web, la liste déroulante "Envoi des contacts" permet de dire si le contact du client doit être ou
non envoyé sur le net, donc par définition, tous les contacts peuvent être envoyés.
Dans l’onglet Gestion, la case à cocher "Client en compte" a été ajouté. Elle permet chez Oxatis de ne pas
proposer aux clients concernés la phase de paiement.
Fenêtre d'envoi
Par l'assistant de mise à jour du site, vous pouvez envoyer les articles, les clients ou importer les commandes.
Fiche Articles
x
x
x
x
Cocher la case "Exporter les articles" pour les envoyer sur le site.
Sélection : Permet de filtrer les articles à envoyer, soit par code article, soit par famille article, soit par
fournisseur (Du – Au), soit tous les articles.
Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant
publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur
dernier envoi sur le site seront envoyés.
Si la case "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués
comme étant publiés sur le web) seront envoyés avec les images/vignettes. Dans le cas contraire,
seuls les articles avec image ou vignette modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Contacts
x
Cocher la case "Exporter les contacts" pour les envoyer sur le site.
93
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
x
x
Sélection : Permet de filtrer les contacts à envoyer, soit par code client, soit par famille client(Du –
Au), soit tous les contacts.
Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le
cas contraire, seuls les contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Commandes
x
x
x
Cocher la case "Importer les commandes" pour les importer dans le logiciel.
Liste "Type de filtre sur les dates.
La sélection de date pour l'import des commandes (Du-Au) est obligatoire.
Cliquez ici pour afficher les concordances entre les données Open Line et les données Oxatis.
94
COMMENT FAIRE ...?
Comment gérer le e-Commerce - e-Pages?
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce ePages.
Options
Dans l’onglet Connexion, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce ePages ;
x Site de e-Commerce ;
x Titre du site ;
x URL des services web ;
x Code Utilisateur service web;
x Mot de passe service web ;
x Tester la connexion : Permet de contrôler que les paramètres entrés sont corrects et que la connexion
avec le site est possible.
Dans l’onglet Général, vous trouverez les options :
x Autoriser l'envoi des images : Permet d'envoyer les images des articles
x Territorialité : Permet d'établir la liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les
territorialités d'Open Line.
x Information de TVA : Permet d'établir la liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les
taux de TVA d'Open Line.
Paramétrage de la fiche article
Dans l’onglet Web, vous trouverez les options :
x "Publier sur le web" : Permet de pouvoir envoyer l'article sur le site via la fenêtre d'envoi. Les articles
n'étant pas cochés comme "publiés sur le web" ne seront jamais envoyés.
Paramétrage de la fiche client
Dans l'onglet Web, la liste déroulante "Envoi des contacts" permet de dire si le contact du client doit être ou
non envoyé sur le net, donc par définition, tous les contacts peuvent être envoyés.
Fenêtre d'envoi
Par l'assistant de mise à jour du site, vous pouvez envoyer les articles, les clients ou importer les commandes.
Cliquez ici pour afficher les concordances entre les données Open Line et les données ePages.
Fiche Articles
x
x
x
x
Cocher la case "Exporter les articles" pour les envoyer sur le site.
Sélection : Permet de filtrer les articles à envoyer, soit par code article, soit par famille article, soit par
fournisseur (Du – Au), soit tous les articles.
Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant
publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur
dernier envoi sur le site seront envoyés.
Si la case "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués
comme étant publiés sur le web) seront envoyés avec les images. Dans le cas contraire, seuls les
articles avec image modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Contacts
x
x
x
Cocher la case "Exporter les contacts" pour les envoyer sur le site.
Sélection : Permet de filtrer les contacts à envoyer, soit par code client, soit par famille client (Du –
Au), soit tous les Contacts.
Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection (marqués comme étant
publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les contacts modifiés depuis leur
dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Commandes
x
x
Cocher la case "Importer les commandes" pour les importer dans le logiciel.
La sélection de date pour l'import des commandes (Du-Au) est obligatoire.
95
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?
Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou
Règlements - Fournisseurs - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils,
ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu.
Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes.
Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement.
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré
en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
96
COMMENT FAIRE ...?
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs
?
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de
livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants
pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients.
Consultation de l'échéancier
La consultation des échéances s'effectue à partir :
de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs,
de la fiche clientou fournisseur,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date
donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le
menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou
Règlements fournisseurs- Echéancier.
Relances clients
Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date
donnée.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Relances Clients.
Si vous souhaitez gérer les lettres de relance en fonction d'un niveau et historiser ces lettres, vous devez
vous placer dans le menu Règlement - Clients puis lettres de relance.
97
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment gérer le stock d'un article ?
Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien.
Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock".
Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon d'entrée,
- réaliser un inventaire,
- réceptionner une commande fournisseur (bon de réception),
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir client,
- réaliser un réapprovisionnement
.
Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon de sortie,
- livrer une commande ou réaliser une facture de vente,
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur
.
La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article.
98
COMMENT FAIRE ...?
Comment visualiser le stock d'un article ?
La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir :
x
x
x
x
La liste des articles (menu Articles/Articles),
La fiche article / onglet Stock,
Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock)
.
A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue
est de type "Défaut (Système)".
99
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment réaliser un publipostage ?
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis.
Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word.
Le publipostage est possible avec Word 2003, Word 2007 et Word 2010 uniquement.
Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée.
L'assistant de publipostage vous permet de réaliser étape par étape le paramétrage du publipostage jusqu'au
document final "fusionné".
100
COMMENT FAIRE ...?
Comment gérer les champs personnalisés ?
Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables :
x Clients,
x Fournisseurs,
x Contacts
x Articles,
x Familles clients, fournisseurs, articles
x Commerciaux/collaborateur,
x Documents (stock, vente, achat),
x Lignes de document (stock, vente, achat),
x Poste analytique.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables Clients, Fournisseurs, Articles,
Commerciaux/collaborateur, Documents (stock, vente, achat), un onglet "Champs personnalisés" contenant les
nouveaux champs sera créé sur les fiches.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document, il faudra réaliser une
nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie.
Les types de champs personnalisés disponibles sont :
o Mémo : Permet de définir une zone de texte.
o Texte enrichi : Permet de définir une zone de texte avec possibilité de paramétrer la police de
caractères, alignement, couleurs...
o Texte : Permet de définir un champ qui autorise la saisie de tous les caractères. Les caractères saisis
sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul.
o Entier : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres sans décimales.
o Décimal : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres avec un nombre
défini de décimales.
o Date : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date ou la sélection d'une date depuis
un calendrier.
o Date/heure : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date et une heure ou la
sélection depuis un calendrier.
o Booléen : Permet de définir un état soit Oui ou Non. Ce champ se matérialise par une case à cocher.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
101
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
102
COMMENT FAIRE ...?
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
103
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
104
COMMENT FAIRE ...?
Comment consulter le journal des événements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements
Il stocke chaque information concernant :
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation
le manque d'un n° TVA intracommunautaire
la suppression de documents
la dévalidation d'inventaire
le changement de code,
la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des
événements.
105
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Comment envoyer un SMS ?
Il est possible d’envoyer des sms.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au
0811 65 80 20.
Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB
et SMSEnvoi).
Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS
Trois fournisseurs sont disponibles:
x EcoSms : http://boutique.ecosms.fr
x SMSToB : http://www.smstob.com
x SMSEnvoi : http://www.smsenvoi.com
Paramétrage
Dans les options (paramètres/société/SMS), vous devez définir :
x
x
x
Service SMS par défaut : Service SMS sélectionné par défaut lors d’un envoi depuis une liste
EcoSMS : Clef d’identification: code d’accès au service
SMSEnvoi
x E-mail : email utilisé pour le compte chez smsenvoi
x Clef API KEY: Clef disponible sur le site SMSEnvoi sur la page “Modification du compte”
x Qualité des sms : qualité de l’envoi (dé doublonnage des numéros, …) voir le site pour la
description
La procédure pour récupérer la clef API KEY est la suivante :
• Aller sur http://www.smsenvoi.com,
• Dans le cadre en haut à droite, s’identifier,
• Dans le cadre « Manager » à gauche, cliquer sur « Modification du compte »,
• Dans la fiche du compte, il y a un champ « Clef API KEY », c’est cette valeur qu’il faut mettre dans les
options de de l'application.
x
SMSToB
x E-mail : email utilisé pour le compte chez smstob
x Mot de passe : mot de passe du compte
x
Supprimer les accents des messages : Remplace les lettres accentuées par leur homologue non
accentuée. Les lettres remplacées sont les suivantes: ç ->c, ñ ->n, à â ä á ã ->a, é è ê ë ->e, ï î í ì >i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û ->u Certains fournisseurs effectuent de leur coté des transformations:
x EcoSMS : ç ->c, â ã ->a, ê ë ->e, ï î í –>i, ó ô –>o, ú û –>u. Les autres caractères
accentués sont correctement transmis.
x SMSEnvoi: ç –>c, ñ –>n, â ä á ã ->a, ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û –>u. Les
autres caractères accentués sont correctement transmis.
x SMSToB : aucune transformation n’est effectuée et les caractères accentués sont mal
transmis
Fenêtre d’envoi
Vous trouverez ci-dessous la description de la fenêtre d'envoi :
106
x
Service SMS : service à utiliser pour effectuer l’envoi
x
Options : Permet d'accéder aux paramètres/société/SMS.
x
Découvrir ce service... : permet d'accéder au site du fournisseur.
x
Destinataires : Le numéro est obligatoire et doit être au format international (commencer par un +).
Le nom est facultatif et n’est présent qu’a titre informatif pour le moment.
x
Texte standard : Le bouton “Ajouter” ajoute le texte sélectionné dans la combo à la fin du message.
Le bouton “Remplacer” remplace le contenu du message par le texte sélectionné dans la combo.
COMMENT FAIRE ...?
x
Variables : Liste des variables pouvant être ajoutées dans le message.
Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur.
x
Message: message à envoyer
x
x caractères / y SMS : statistiques du message. Le nombre de caractères dépend du fournisseur car
certains caractères peuvent compter pour deux (€ [ ] \ ^ { } | ~ <FF>). Le nombre de SMS est le
nombre de SMS nécessaire pour envoyer le message. Si le message fait moins de 160 caractères, il
faudra un seul SMS, sinon le message est découpé par blocs de 153 caractères.
x
Envoi différé: Il est possible de programmer l’envoi du message. Le message sera transmit
immédiatement au fournisseur, qui lui se chargera de retransmettre le message à la date voulue.
Les boutons de la fenêtre d'envoi sont :
x
Aide
Permet d'accéder à l'aide en ligne de cette fenêtre.
x
Aperçu
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant l'aperçu des message avec le nom du destinataire, le n° de
téléphone, le nombre d'SMS par destinataire ainsi que le message envoyer.
x
Envoyer
Permet de réaliser l'envoi du SMS.
x
Annuler
Permet d'annuler l'envoi d'un SMS.
Généralités
L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes clients, contacts, fournisseurs, commerciaux, documents de
vente et documents d’achat et pour les opérations de transfert, regroupement et livraison de document.
Les actions des listes ne sont activée que si il y a au moins un élément de sélectionné.
L’Action depuis une liste est SMS.
Les Actions depuis une fiche sont SMS puis choix du fournisseur.
Transformation des numéros
Les points, les espaces et les tirets sont supprimés.
Les numéros doivent être au format international.
Si un contact est français ou n’a pas de pays, que le numéro fait 10 caractères et qu’il commence par 0, celui-ci
sera converti automatiquement au format international (+33xxxxxxxxx)
Clients et fournisseurs
Lors de l’envoi à un client depuis une liste, on tente d’envoyer soit au contact de facturation soit au contact de
livraison.
x Si le client a un numéro de portable sur le contact de facturation et pas sur le contact de livraison, ou
si le numéro de portable du contact de facturation est identique à celui du contact de livraison, c’est le
contact de facturation qui sera utilisé.
x Si le contact de facturation n’a pas de numéro de portable et que le contact de livraison en a un, c’est
le contact de livraison qui sera utilisé.
x Si le numéro de portable du contact de facturation est différent de celui du contact de livraison, un
question sera posée à l’utilisateur.
Lors d’un envoi depuis la fiche, si il n’y a qu’un contact dans la liste de contacts, c’est celui-ci qui sera utilisé.
sinon une question sera posée à l’utilisateur pour choisir d’envoyer soit à un contact soit à tous les contacts.
Contacts
Lors de l’envoi depuis la fiche/liste contact, si le contact n’a pas d’adresse c’est celle du tiers attaché qui sera
utilisée pour déterminer le pays du contact.
Commerciaux/collaborateur
Il n’y a pas de traitement particulier lors de l’envoi à un commercial/collaborateur.
107
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Documents
Lors de l’envoi à un document, la sélection du contact se fait comme dans les liste client.
Transfert, regroupement, livraison
Lors d’un transfert, regroupement ou livraison, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le
document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document
d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert ou regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Variables dans le message envoyé
Il est possible de mettre des variables dans un message.
Les variables sont les suivantes:
x Civilité
x Nom
x Prénom
x Numéro de portable
x Date du document
x Numéro du document
x Numéro du document d’origine
Les variables concernant les documents ne sont renseignées que pendant l’envoi à partir d’un document.
108
COMMENT FAIRE ...?
Comment créer et gérer ROL ?
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de
votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de
consultation.
Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez
les diffuser, et la fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.
o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents
sur l’espace de publication ROL (site web).
1.
2.
3.
Des droits utilisateurs sont à votre disposition :
- Publication dans ROL : droits sur la fiche publication
- Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte
- Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL
La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre
d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne
1. La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne
ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents
2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet
Comptes
3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous
n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications,
une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement.
Manuellement
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de
déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour
automatique dans le
planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié
vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur
et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors
d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et
ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de
miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous
permettre de le télécharger.
109
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures
les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30
minutes après l’ouverture de votre dossier.
La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web
(Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour
consulter les documents sur votre site ROL.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à
son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un
dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière
diffusion, description de la publication
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :
1. Voir tous les documents diffusés
2. Voir les comptes
3. Supprimer les publications
4. Supprimer des documents
110
COMMENT FAIRE ...?
Comment envoyer un PDF signé ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de
la moindre modification du document.
Les
certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit).
Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire.
Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité
de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la
possibilité de :
x Créer un certificat
x Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de
racine de confiance ».
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte
lors de l’envoi d’email.
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
Paramétrage du certificat dans Open Line
A partir du menu « Paramètres- Société / Général / Impression et export », vous devez cliquer sur «
Sélectionner un certificat ». Un écran s’affiche avec les certificats disponibles. Sélectionnez le certificat et
cliquez sur Ok.
Pour valider la sélection dans l’application, cliquez sur OK. La fenêtre des Paramètres-Société se ferme.
Premier envoi par email d’un document PDF signé
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur "Envoyer par mail", de la barre des tâches (liste des
documents) ou la barre d’outils (fiche document).
Choisir le format "Fichier PDF signé"’ et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ».
Réception d’un PDF signé chez le tiers
Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe.
Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet ‘’Signatures’’, il devra cliquer dessus.
L’icône
indique que la signature de ce fichier PDF est inconnue. Il est nécessaire que le tiers approuve
cette signature.
Pour cela, il devra cliquer sur « Détails du certificat… ».
L’écran « Informations détaillées sur les certificats »s’affiche. Le tiers devra cliquer sur l’onglet «
Approbation » (toutes les options sont indiquées avec une croix rouge), puis sur le bouton « Ajouter aux
identités approuvés » et sur « OK» sur le message de protection Acrobat.
Un écran sur l’import de la configuration des contacts s’affiche, le tiers trouveras dans l’objet et l’émetteur
votre nom de certificat. Il doit cliquer sur « Utiliser ce certificat comme racine approuvée » puis «
Documents certifiés » puis valider par OK.
Si le tiers qui a reçu le mail, ferme le document et l’ouvre à nouveau, la signature sera valable.
En retournant sur le volet ‘’Signatures’’, elle est maintenant valable. L’icône
indique que le signataire
est identifié.
Les prochains documents signés et envoyés à ce même tiers, seront valables et reconnus directement.
La manipulation d’approbation est à faire sur chaque poste susceptible de recevoir des documents PDF
signés.
Ces manipulations peuvent être aussi nécessaire pour des certificats délivrés par une autorité de
certification.
Adobe indique que les documents PDF signés font apparaître un bandeau bleu signalant la validité de la
signature. Pour cela, à l’ouverture du fichier, Adobe doit pouvoir vérifier l’authenticité du certificat délivré par
une autorité de certification préconisée par Adobe.
111
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Attention à ce que le proxy de votre société, n’empêche pas ce contrôle.
Export d’un PDF signé depuis une application open line
Depuis une page d’une application Open line, cliquez sur ‘’Imprimer’’, via le bouton ‘’Impression de liste’’
de la barre d’outils.
Sur l’écran d’impression, vous devez filtrer la donnée souhaitée puis cliquer sur « Exporter », et sélectionner
« Fichier PDF signé ».
Ensuite, saisissez un "nom au fichier .PDF" et enregistrez.
Le fichier généré est signé.
112
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre
ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro, vous avez la possibilité de créer un
dossier avec liaison entre les applications :
x Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO
De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ...
Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles.
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'application à récupérer (pour avoir plus d'informations sur la récupération de données EBP Gestion
Commerciale, cliquer-ici),
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir d'autres informations et les informations de TVA,
La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application
comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.
Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Sélectionner les fonctionnalités disponibles que vous allez utiliser dans votre application de gestion
commerciale.
Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables
par défaut.
113
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
114
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale
Il est impératif de travailler sur une copie de la base de données d’EBP Gestion Commerciale. Par mesure de
sécurité, il est indispensable d’en faire une sauvegarde au préalable.
Pré-requis
Pour que la récupération de données puisse s’effectuer, il faut que le dossier soit dans la dernière version
commercialisée d'EBP Gestion Commerciale. Pour cela, il suffit d’ouvrir le dossier et le migrer avec la dernière
version commercialisée.
Pour que la récupération de données puisse se dérouler correctement, il faut remplir les conditions suivantes :
- Le système d’exploitation de la machine doit être 32 bits (Windows Xp, Windows vista 32 bits, Windows 7 32
bits),
- Pervasive 8.6 doit être installé sur la machine,
- EBP Gestion Commerciale doit être installée,
- EBP Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale PRO Open Line doivent être activées.
Il est vivement conseiller d'effectuer un recalcul des données pour s’assurer que les stocks des articles
soient corrects (outils => recalcul des données).
Création du dossier
Pour récupérer les données, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier (Fichier nouveau).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant.
Renseignez les informations nécessaires, comme pour la création d’un dossier classique, jusqu’à la page
"Choisissez les applications à récupérer".
Sur cette page, vous devez sélectionner la case "Récupérer les données depuis des applications tierces".
Suite à la sélection de cette case, un message d'accès restreint s'affiche. Vous devez alors saisir le code du jour
fourni par le service technique et valider par Ok. Ensuite, vous devez sélectionner l'application contenant les
données à récupérer (EBP Gestion Commerciale ou EBP Gestion Commerciale Pro +).
Sur la page suivante "Informations relatives à la récupération de l'application EBP Gestion Commerciale", vous
devez :
x Renseigner le chemin du dossier
x Renseigner le chemin des données communes (répertoire common)
x Indiquer le chemin d’installation d’EBP Gestion Commerciale
De plus, si vous voulez utiliser les caractères spéciaux (parenthèses, slash, backslash, underscore, tiret et
espace) dans vos codes, sélectionnez la case « Utiliser la codification étendue ».
Pour récupérer les documents, sélectionner la case "Récupérer les documents de vente". L'étape suivante,
vous permettra de préciser cette récupération.
Si vous souhaitez récupérer votre liste de codes postaux, sélectionnez la case « Récupérer les codes postaux
».
Cette étape permet de définir les paramètres de récupération des documents :
x Récupérer les document depuis le :
Date à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les documents (De cette date à date du jour)
Par défaut la date indiquée est date du jour moins un an.
Vous pouvez modifier cette date dans la limite de 2 ans.
x
Récupérer les documents de (Ventes /Achats)
Case à cocher
Permet de définir les documents à récupérer (vente et/ou achat)
x
Joindre un PDF du document d'origine
Case à cocher
Permet de générer une copie du/des document/s en format PDF
Ce PDF permet de ré-éditer le document après récupération.
Les pages suivantes sont identiques à la création de dossier.
Pour lancer le traitement de création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
115
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Analyse et traitements des données
Suite à la création du dossier, la récupération de données commence par une analyse du dossier afin de
détecter et/ou corriger les incohérences, compléter les données manquantes …
Pour avoir la liste des données analysées et récupérables cliquez-ici.
Lorsqu'il y a des informations manquantes, une page d'assistant vous propose de renseigner des informations
supplémentaires. Il peut y avoir plusieurs pages successives. Elles contiennent vos données de EBP Gestion
Commerciale et les nouvelles données dans EBP Gestion Commerciale PRO Open Line .
Les pages d'assistant pour compléter les informations afin qu'elles soient importées peuvent concerner :
x TVA
x Recodification des données
x Articles
x Familles articles
x Tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Familles tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Tarifs
x Moyens de paiement
x Modes de règlements
x Pays
x ...
Pour confirmer la saisie des informations complémentaires et passer à l'étape suivante, vous devez cliquer sur
le bouton Valider.
Avertissements
A la fin du traitement de récupération, une page d'avertissement est affichée. Elle vous présente les anomalies
détectées qui ne bloquent pas la récupération de données. Ce sont soit des fonctionnalités qui ne seront pas
récupérées (par ex les barèmes de commission sur le montant global du document) soit des modifications qui
seront forcées (par ex N° de TVA intracommunautaire invalide).
Ces avertissements sont à examiner dans le détail.
Résumé de la création de dossier
Cette page vous résume tous les problèmes rencontrés. Avec d’une part la liste des avertissements détectés
par l’analyse et d’autre part les avertissements générés pendant la récupération.
Suite à la création du dossier, il est vivement conseillé de vérifier les données récupérées.
Récupération des documents dans la gestion
Les documents récupérés sont présents dans les menus Vente et Achat + Documents.. + Historique de
récupération des documents.
Chaque ligne représente un document.
Pour voir le détail du document, double-cliquez dessus. Seules les informations principales de l'entête et du
pied sont visualisables.
Si l'option PDF a été sélectionnée lors de la récupération, un fichier PDF est associé à chaque document. Cela
vous permet de ré-imprimer le document d'origine.
Vous pouvez également ajouter d'autre document numérisé dans cette liste.
116
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont
sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
x indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ;
x Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
117
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la
base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un
nouveau raccourci" du menu Fichier.
118
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Lier un dossier
Accès : Fichier - Lier
Cette fonction permet de lier ou consulter les dossiers liés par application.
Elle est disponible par le menu Paramètres/Société/Synchronisation.
119
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
120
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
121
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
FAVORIS
Favoris
Accès : Favoris
Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Ajouter un favori
Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation
+ clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris"
Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris.
Aller dans le menu Ventes + Factures, faire clic droit puis "Ajouter aux favoris".
Dans la volet Favoris, vous retrouvez "Factures".
Gestion des Favoris
Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer.
Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers.
Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier.
Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier".
Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance.
Le nombre de dossier est illimité.
Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier.
Chaque dossier et action peuvent être renommer.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés.
Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action.
Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine :
- pour les dossiers : Nouveau dossier
- pour les actions : Nom de l'action d'origine
Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit +
Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser.
A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit
+ Remonter d'un niveau)
2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers :
"sélectionner l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau".
Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des
utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris.
Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre.
Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration.
Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données.
122
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
VENTES
Ventes - Démarrer une tâche
Accès : Ventes - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche
Client.
Nouveau devis
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis.
Nouvelle facture
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double
cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures.
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
123
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
DOCUMENTS DE VENTE
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Documents de vente - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison,
Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Clients (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez voir les documents
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Familles clients
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Sous-Familles clients
Sélectionnez la sous-famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Marquer comme imprimé
124
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Permet d'indiquer que le document a été imprimé.
Marquer comme non imprimé
Permet d'indiquer que le document n'a pas été imprimé.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Réappro. fournisseur
Permet de réaliser un réapprovisionnement afin de générer une commande fournisseur.
Livrer
Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
125
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Devis
Accès : Ventes - Documents de vente - Devis
La gestion de la fiche
"Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer :
o L'état du devis
Sélectionnez ici l'état du devis.
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en
bon de livraison, commande ou facture.
o La date de validité
Indiquez ici la date de validité du devis.
Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du
dossier.
Date du document : 15/02/2008
Durée de validité des devis (jours) : 10
Date de validité : 25/02/2008
Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de
statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement)
Le corps
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre
devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
126
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
127
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Commandes de vente
Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes
La gestion de la fiche
"Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette
priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des règlements d'acompte ainsi que les factures et avoirs d'acompte associée au
document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
128
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Réappro. fournisseur
Permet de réaliser un réapprovisionnement afin de générer une commande fournisseur.
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
129
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Bons de livraison
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison
La gestion de la fiche
"Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de livraison
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps du bon de livraison
Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de livraison :
En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de livraison
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des règlements d'acompte ainsi que les factures et avoirs d'acompte associée au
document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de livraison
A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
130
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
131
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Bons de retour
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour
La gestion de la fiche
"Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
132
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
133
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Factures
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures
La gestion de la fiche
"Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
134
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Régler la facture
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
135
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Avoirs
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs
La gestion de la fiche
"Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
136
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
137
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche
"Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du tiers.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document
en comptabilité.
138
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
139
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche
"avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du tiers.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseuraffectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseurrenseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document
en comptabilité.
140
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
141
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre du même type.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Il contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
142
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
143
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x
Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
144
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x
SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
145
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
146
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou demande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"……. Supprimer d’abord ce
document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
147
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x
le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x
148
l'ouverture du document généré après le transfert.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x
l’intégralité des informations du document d'origine.
x
en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
149
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
150
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
CLIENTS
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes.
La liste des clients/prospects contient les onglets :
Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés,
Clients,
Prospects.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Transférer en client
Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de
renseignements.
Action disponible uniquement pour une fiche prospect.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du client ou prospect" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du
client" sélectionné.
Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client.
Créer un document de vente
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement,
n° de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Changer un code client
Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Clients.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date
donnée.
Publipostage
Permet de définir le modèle d'envoi de publipostage pour le/les client/s sélectionné/s, puis visualiser le
publipostage généré dans word.
Changer le statut
Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches.
Solvabilité
Permet d'accéder à une sélection de sites Internet permettant de répondre aux questions de solvabilité.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
151
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
152
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Clients / Prospects
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches.
La fiche
client et la fiche
prospect se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille client / prospects
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect.
Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur
la fiche clients/prospect
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
.
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques).
La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client.
Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse
de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
153
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du client, le commercial/collaborateur, les groupes et les
informations administratives.
Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du client.
Références
Permet d'associer à la fiche client une ou plusieurs référence/s articles indépendante/s du code article.
Options de facturation
Cet onglet permet :
o de visualiser la liste des facturations périodiques affectées à ce client ainsi que d’en créer d’autres. "C"
o de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en impression d’un
type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires.
Web
Permet de définir l'envoi du client sur Internet.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la
fenêtre principale de navigation des clients/prospects.
154
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Contacts - Fenêtre principale de navigation
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes.
La liste des contacts contient les onglets :
Tous : Tous les contacts sont affichés,
Contacts .... :
Contacts divers :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Paramètres - Divers - Contacts.
Il contient la liste des contacts sans tiers associé.
Contacts clients :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Ventes - Clients - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un client ou prospect.
Contacts Fournisseur :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Achats - Fournisseurs - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un fournisseur.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer le tiers
Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact.
Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le type de tiers à créer.
Afficher le tiers
Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
155
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
divers).
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Divers".
Client / Fournisseur
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse
Cet onglet contient les coordonnées du contact
Adresse
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
156
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
157
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Autre adresse
Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact.
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Web
158
.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet.
x
Contact web :
Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
159
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs est commune à toutes les fiches.
La fiche
"Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois
que cette famille lui sera affectée.
Vous pouvez également indiquer par défaut, le taux d'escompte, la facturation TTC (uniquement pour famille
client), le frais de port (uniquement pour famille client), la catégorie tarifaire, le code commercial/collaborateur
et mode de règlement.
Il est possible de définir la famille client comme "envoi des contacts (web): Tous les contacts de clients associés
à cette famille seront par défaut des clients pouvant être exportés sur un site web.
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et
des modèles de document.
Les modèles de document sont disponibles uniquement si vous avez sélectionné l'option "Paramétrage des
modèles" dans le menu Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles.
Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton
"Ajouter". Il en va de même pour les modèles paramétrés.
Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette
famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de
la fiche facturation périodique.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
un onglet Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
160
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Sous familles clients/prospects/fournisseurs
Accès : Ventes - Clients - Sous-Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Sous-Familles
Fournisseurs
La gestion de la fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" peut être affectée à une fiche Clients, Prospects ou
Fournisseurs" onglet Divers.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la sous-famille "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" (au maximum 40
caractères alphanumériques).
une famille tiers *
Ce champ permet de sélectionner la famille Clients, Prospects ou Fournisseurs à laquelle est associée la Sous
Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
un onglet Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du
bouton "Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
161
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille client
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Clients/prospects (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
162
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Familles clients/prospects
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-Familles clients/prospects
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Familles articles
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-familles articles
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
menus :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille articles
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille articles
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
163
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les
statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous avez également la possibilité de :
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste.
Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques"
Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes
Statistiques".
Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées
dans la partie "Mes Statistiques".
164
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en
colonne, en ligne, en données, ordre des champs...)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
165
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Facturation périodique
Accès : Ventes - Clients – Facturation périodique
La gestion de la fiche "Facturation périodique" est commune à toutes les fiches.
La fiche Facturation périodique se compose d’une entête et d’onglets permettant de définir les paramètres
(fréquence de génération) ainsi que les clients et les familles associées à la facturation.
Entête
L’entête se compose :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la facturation périodique (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Onglets
Deux modes de facturation périodique sont disponibles :
x Copie d'un document de référence,
x Regroupement de bons de livraison.
L'onglet Paramètres varient en fonction de ces modes.
Paramètres
Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures
mais également de simuler les dates de facturation.
Mode
Comme annoncé précédemment, il est possible de choisir entre ces 2 modes :
x Si mode "Copie d'un document de référence", Sélectionnez le document de vente (devis,
commande, bon de livraison, facture) que vous souhaitez utiliser pour réaliser la facturation
périodique, dans le champ document*.
x Si mode "Regroupement de bons de livraison", il n'y a pas de document à sélectionner.
Période
Cette partie permet de définir la période de facturation (Du … Au …) ainsi que la périodicité pré-définie
(Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois …).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour
du mois le X du mois , le 3ème lundi du mois, X semaines …
Options de génération de facture en mode "Copie d'un document de référence"
Cette partie permet de définir :
166
o
L’actualisation des prix de la pièce/document
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Cette option permet de mettre à jour le document qui sera généré avec les prix des fiches article et pas
ceux du document de référence.
o
Appliquer les tarifs et promotions
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Cette option permet d’appliquer dans le document généré les tarifs et promotions en cours pour les
articles.
o
Récupérer les données de la fiche client
Case à cocher, sélectionnée par défaut
Cette option est grisée si plus d’un client est sélectionné dans l’onglet client ou famille client.
Si cette case est cochée, les données récupérées sur le document généré sont les coordonnées clients,
le frais de port, le commercial, le mode de règlement et la territorialité.
o
Appliquer les remises et escompte du client
Case à cocher, non sélectionnée par défaut.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Si cette case est cochée, les 2 remises ainsi que l’escompte présents sont repris dans le pied du
document généré.
o
Utiliser un mode de règlement personnalisé
Case à cocher, non sélectionnée par défaut.
Si cette case est cochée, le champ "Mode de règlement" est dégrisé. Vous pouvez alors sélectionner un
mode de règlement
o
Mode de règlement
Zone de sélection disponible uniquement si la case à cocher "Utiliser un mode de règlement
personnalisé" est sélectionnée.
Permet de sélectionner le mode de règlement à affecter à toutes les factures générées.
Si des modes de règlement différents sont présents sur le document à copier ou les documents à
regrouper, ils seront ignorés.
Options de génération de facture en mode "Regroupement de bons de livraison"
Cette partie permet de définir :
o
Regrouper les lignes articles
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o
Copier les lignes Texte
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o
Générer un sous-total par document
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o
Ignorer la vérification de l'adresse
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o
Ignorer la vérification des champs personnalisés
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o
Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le
nouveau document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
o
Ancienneté minimum des bons de livraison
sélectionnez le nombre de jours d'ancienneté à prendre en compte dans la sélection de Bons de livraison
o
Utiliser un mode de règlement personnalisé
Case à cocher, non sélectionnée par défaut.
Si cette case est cochée, le champ "Mode de règlement" est dégrisé. Vous pouvez alors sélectionner un
mode de règlement
o
Mode de règlement
Zone de sélection disponible uniquement si la case à cocher "Utiliser un mode de règlement
personnalisé" est sélectionnée.
Permet de sélectionner le mode de règlement à affecter à toutes les factures générées.
Si des modes de règlement différents sont présents sur le document à copier ou les documents à
regrouper, ils seront ignorés.
Simulation des dates de facturation
Cette partie permet de visualiser dates des prochains documents générés. Ces dates sont définies en fonction
d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
Clients
Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients.
La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches.
Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.
167
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
En création d'une facturation périodique, il est proposé de récupérer le client du document de référence par
défaut dans cette liste.
Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client,
onglet Options de facturation.
Un client bloqué ou partiellement bloqué ne peut pas être défini comme client pour une facturation
périodique.
Suite à la génération d’une facturation périodique pour un/des client/s, la date de dernière facture et la date de
prochaine facture seront mises à jour sur chaque ligne client.
Famille clients
Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients.
La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches.
Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.
Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche
famille client, onglet Options de facturation.
Suite à l’affectation d’une famille client, tous les clients associés à cette famille seront automatiquement
associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients.
Lorsque une famille client est modifiée ou supprimée, un message vous permettra de choisir la suppression
des clients (tous, ceux non facturés, aucun)
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Actions
A partir de la fiche facturation périodique, vous avez à votre disposition l’action « Générer les factures ».
Elle est disponible également dans la fenêtre principale de navigation des Facturations périodiques.
168
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
COMMERCIAUX/COLLABORATEURS
Commercial/Collaborateur
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Commerciaux/Collaborateurs
La gestion de la fiche "Commercial/collaborateur" est commune à toutes les fiches.
La fiche commercial/collaborateur se compose d'une entête et d'onglets.
Le commercial/collaborateur peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet
Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document.
Si vous gérez le service à la personne, c'est cette fiche qui sera appelée comme intervenant principale dans les
options, la fiche famille article, fiche article de type service ou dans les documents.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille commercial/collaborateur
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial/collaborateur.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial/collaborateur (au maximum 25
caractères alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
.
Prénom
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial/collaborateur (au maximum 60 caractères
alphanumériques).
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial/collaborateur (au maximum 60 caractères
alphanumériques).
Fonction
Ce champ permet de saisir la fonction de votre commercial/collaborateur (au maximum 40 caractères
alphanumériques).
Commercial
Case à cocher permettant de définir si la fiche correspond à un commercial (case sélectionnée) ou un
collaborateur (case dé-sélectionnée).
La fiche du commercial/collaborateur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Onglet Divers
Les informations ci-dessous correspondent aux statut, secteur géographique, coordonnées, contacts, groupes
du commercial.
Statut
Champ permettant la sélection du statut du commercial/collaborateur.
Les statuts possibles sont actif, en sommeil et bloqué.
Par défaut, le statut est actif.
Si le commercial/collaborateur est affecté à un/des client/s et que le statut est changé en "Bloqué", vous
avez la possibilité de remplacer automatiquement le commercial sur la/les fiche/s client/s.
169
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Code utilisateur
Champ permettant de sélectionner l'utilisateur associé au commercial.
Un utilisateur peut être associé à un seul commercial.
Secteur Géo.
Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial/collaborateur (au
maximum 10 caractères alphanumériques).
Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans fiche commercial/collaborateur mais n’est pas
créé dans la table des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
Contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
170
.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du commercial.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Groupes
Les groupes permettent une classification supplémentaire de vos fiches.
Groupe 1
Ce champ permet de sélectionner le groupe de votre commercial/collaborateur.
Groupe 2
Ce champ permet de sélectionner le groupe de votre commercial/collaborateur.
Comptabilité analytique
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Grille
Ce champ permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Onglet Barèmes
La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial.
L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche
"Barème".
Onglet Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
Onglet Champs persos
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche commercial/collaborateur, vous avez à votre disposition les actions définis également
dans la fenêtre principale de navigation des commerciaux.
171
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Fonctions commerciaux/Collaborateurs
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Fonctions Commerciaux/Collaborateurs
La gestion de la fiche "Fonctions Commerciaux/Collaborateurs" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la fonctions Commerciaux/Collaborateurs (au maximum 65 caractères
alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de fonctions Commerciaux/Collaborateurs.
Les Fonctions Commerciaux/Collaborateurs seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux
commerciaux/collaborateurs.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
172
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Familles commerciaux/collaborateurs
Accès : Ventes - Commerciaux/collaborateurs - Familles commerciaux/collaborateurs
La gestion de la fiche "Famille Commerciaux/collaborateurs" est commune à toutes les fiches.
L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
La fiche famille commerciaux/Collaborateurs se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Barème
La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de
commerciaux/collaborateurs dont cette famille est affectée.
Règles sur la modification ou suppression d'un barème
- Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial.
- Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial
- Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au
commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial
Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Le champ Grille permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
173
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Barèmes
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Barèmes
La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches.
Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les
tiers ou pour une sélection donnée d'articles, de tiers, de familles articles ou tiers.
La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments
constituants le calcul des commissions.
Le/les barèmes sont associés aux commerciaux/collaborateurs ou familles commerciaux/collaborateurs depuis
la fiche commercial/collaborateur ou famille de commerciaux/collaborateurs ou le commercial/collaborateur ou
la famille de commerciaux/collaborateurs sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis la fiche barème.
La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code barème.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères).
Objectif basé sur
Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée.
Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge.
Champ d'application
Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées.
Les types de document disponibles sont "Commande", "Bon de livraison", "Facture", "Facture et avoir", "Bon de
livraison et bon de retour".
Mode de calcul
Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre
strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche).
Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global.
Type d'objectif
Il permet de regrouper les commissions par date.
Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour.
Valide du... Au...
Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des
opérations ponctuelles.
Onglets
La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Définition des paliers
La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission :
o % sur CA,
o Montant,
o Montant * Qté,
o % marge,
o Montant fixe + %CA ,
o % montant.
Règles entre le type d’objectifs et les formules
Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées.
174
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
- Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée.
- Pourcentage : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée.
-
Si
Si
Si
Si
Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%"
formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible,
formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible,
formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles,
formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles.
Sélections
Cet onglet permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les documents
pour telles familles clients ou tels clients, sur tels ou tels articles ou familles articles, par tels ou tels
commerciaux/collaborateurs.
La sélection s'effectue en fonction des champs suivants :
o
o
o
o
Type de sélection : Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles
articles, articles, familles clients, clients, familles commerciaux/collaborateurs, commercial/collaborateur ;
Début : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à
prendre en compte ;
Fin : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre
en compte.
Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs
Début/Fin comme à exclure du calcul de la commission ;
La sélection d'un commercial/collaborateur dans cette partie indique que les commerciaux/collaborateurs de
l'onglet "Commerciaux / collaborateurs", seront commissionnés sur les commissions de ceux définis ici.
Commerciaux/collaborateurs
Cet onglet permet d’affecter les commerciaux/collaborateurs sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial/collaborateur.
L'affectation d'un "commercial/collaborateur" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à
la fiche "Commercial/collaborateur".
Familles commerciaux/collaborateurs
Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux/collaborateurs sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux/collaborateurs.
L'affectation d'une "famille commerciaux/collaborateurs" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le
"barème" à la fiche "Familles commerciaux/collaborateurs".
Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux/collaborateurs soit prise en compte pour un barème sauf
un commercial/collaborateur précis, vous devez :
- depuis l'onglet Famille commerciaux/collaborateurs, sélectionner le code de la famille,
- depuis l'onglet "Sélections", dans la partie "Par les commerciaux/collaborateurs" saisir le code du
commercial/collaborateur à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne "Exclusion de la sélection".
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
175
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Commissions
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Commissions
La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial.
La gestion de la page est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents ventes.
Le calcul des commissions varie en fonction de différents données (Commercial/collaborateur, Barèmes, Clients,
onglet compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...).
Les filtres
Avant de Lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête
le ou l’intervalle :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par
l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Commerciaux /collaborateurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de commerciaux/collaborateur sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement.
Famille commerciaux/collaborateurs
Sélectionnez la famille commerciaux/collaborateurs pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des
commissions de chaque commercial/collaborateur.
Groupes (Du ... Au ...)
Indiquez le groupe ou un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2) pour lequel vous souhaitez obtenir le
montant des commissions de chaque commercial/collaborateur.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Sur chaque document rattaché à un commercial/collaborateur, le logiciel calcule une commission.
Liste des commissions
Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des
Commerciaux et des lignes d’articles.
Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de
chaque barème.
La liste des commissions contient les éléments suivants :
o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne contient le
chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ;
o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant de
commission provenant de ce barème ;
o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la
commission.
Vous avez la possibilité de voir ou pas de détail du calcul des commissions, en cliquant sur les boutons
"Déplier tout", "Replier tout" disponibles dans la barre de menus.
Les actions
A partir des commissions, vous avez accès aux actions suivantes :
Affiche le commercial/collaborateur
Permet d'afficher la fiche du commercial/collaborateur.
Afficher le barème
Permet d'afficher la fiche du barème affectée au commercial sélectionné.
Afficher le règlement
Permet d'afficher le règlement concerné par cette commission.
Afficher le document
176
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Permet d'afficher le document de vente concerné par cette commission.
177
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
178
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
179
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
180
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
181
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
182
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
183
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
184
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
185
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
RÈGLEMENTS
Règlements - Démarrer une tâche
Accès : Règlements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche Client.
Consulter l'échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
186
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
CLIENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
187
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
188
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
189
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
190
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
191
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
192
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
193
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
FOURNISSEURS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
194
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
195
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
196
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
197
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
198
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
199
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
DONNÉES
Banque
Accès : Règlements - Données - Banques
La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Il est possible de définir la banque comme banque par défaut (report dans les options) en cliquant sur le
bouton "Banque par défaut".
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
Pays
200
.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône
.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque *
Le journal de banque *
Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection du compte de banque et du journal de
banque s'effectuera dans le plan comptable et la liste des journaux de la comptabilité.
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre banque et de définir les éléments
nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements.
Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le R.I.B.
transmis par votre établissement bancaire.
RIB /
BBAN
Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN
201
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
IBAN
Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN
BIC
Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le
RIB/BBAN et l'IBAN
ETEBAC
o Numéro national d'emetteur (NNE)
Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des
virements informatiques au format CFONB.
Champ saisissable de 6 caractères numériques.
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC.
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne.
Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque.
SEPA
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA.
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
202
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Moyens de paiement
Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une banque
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen
de paiement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement.
Remettre en banque
Case à cocher permettant de définir si ce moyen de paiement permet d'effectuer une remise en banque des
règlements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
203
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Modes de règlement
Accès : Règlements - Données - Modes de règlement
La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches.
La fiche
"Modes de règlement" se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne.
Une ligne contient les renseignement suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le
pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de
la date d'échéance.
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours
devient 2 mois, etc...).
Moyen de paiement
Indiquez ici le moyen de paiement de votre client.
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur
l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer :
une date qui correspond à la date du document
un montant qui correspond au montant du document
204
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
Paramétrage d'une ligne échéance :
%
NB jours
100
30
Type
règlement
Net
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
Chèque
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date
d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
%
NB jours
25
25
25
25
30
60
90
Type
règlement
Comptant
Net le
Net le
Net le
Jour
règlement
15
15
15
Mois
comptable
Moyen de
paiement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
Les actions possibles dans la liste
x
x
x
x
x
Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste.
Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes.
Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante.
Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de
les supprimer et de les recréer.
Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard
défini, par exemple, dans Word et Excel.
Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de
respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
205
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Motifs économiques
Accès : Règlements - Données – Motifs économiques
La gestion de la fiche "Motifs économiques" est commune à toutes les fiches.
Un motif économique est utilisé pour déclarer un virement international à la Banque de France afin d'établir la
Balance des Paiements de la France. Cette déclaration est réalisée indirectement par le biais du fichier
bancaire généré par l'application.
Pour que les virements déclarent l’opérations, ils récupèrent le motif économique sur le règlement.
La création du dossier propose par défaut une liste de motifs économiques fournis par la Banque de
France.
La fiche "Motif économique" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code.
Ce code est limité à 3 caractères.
un libellé *
Saisissez le libellé du Motif économique (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une note
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les notes expliquent dans quel contexte peut être utiliser le motif économique.
206
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
207
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
ACHATS
Achats - Démarrer une tâche
Accès : Achats - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Fournisseurs
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche Fournisseur.
Nouvelle demande de prix
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix".
Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix.
Nouvelle facture
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture.
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
208
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
DOCUMENTS D'ACHAT
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Documents d'achat - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de
réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de Fournisseurs sur lequel vous souhaitez voir les documents
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Familles fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Sous-Familles fournisseurs
Sélectionnez la sous-famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
209
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Réceptionner
Permet de réceptionner globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans
générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement
réceptionnée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
210
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Demandes de prix
Accès : Achats - Documents d'achat - Demandes de prix
La demande de prix propose des articles à un prix donné.
Aucune action n'est effectuée sur le stock.
La gestion de la fiche "Demande de prix" est commune à toutes les fiches.
La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la demande de
prix.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
Le corps
Vous retrouvez le corps de la demande de prix dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre demande de prix :
En définissant votre masque de saisie du demande de prix : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une demande de prix
A partir d'une demande de prix, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
211
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
212
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Commande d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Réception le : Indiquez ici la date de réception de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de réception en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
213
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Réceptionner
Permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
214
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Bon de réception
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de réception
La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de réception
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps du bon de réception
Vous retrouvez le corps du bon de réception dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de réception :
En définissant votre masque de saisie du Bon de réception : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de réception
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de réception et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de réception
A partir d'un bon de réception, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
215
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
216
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Bon de retour d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
217
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
218
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Facture d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre fournisseur pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
219
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
220
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Avoir d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
221
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
222
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche
"Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du tiers.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document
en comptabilité.
223
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
224
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche
"avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du tiers.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseuraffectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseurrenseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document
en comptabilité.
225
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
226
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre du même type.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Il contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
227
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
228
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x
Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
229
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x
SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
230
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
231
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou demande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"……. Supprimer d’abord ce
document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
232
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x
le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x
l'ouverture du document généré après le transfert.
233
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x
l’intégralité des informations du document d'origine.
x
en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
234
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
235
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
FOURNISSEURS
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre
Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le
"code du fournisseur" sélectionné.
Créer un document d'achat
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n°
de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des achats ...
pour chaque Fournisseur.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de fournisseur à une
date donnée.
Changer le statut
Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches.
Solvabilité
Permet d'accéder à une sélection de sites Internet permettant de répondre aux questions de solvabilité.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
236
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Fournisseurs
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche
fournisseur se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille fournisseur
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône
.
La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur.
Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir
l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les groupes, les documents associés et les
informations administratives.
Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du fournisseur.
Articles
Permet de visualiser et d'affecter des articles à ce fournisseur.
Références
Permet d'associer à la fiche fournisseur une ou plusieurs référence/s articles indépendante/s du code article.
237
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en
impression d’un type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche Fournisseur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des fournisseurs.
238
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Contacts - Fenêtre principale de navigation
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes.
La liste des contacts contient les onglets :
Tous : Tous les contacts sont affichés,
Contacts .... :
Contacts divers :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Paramètres - Divers - Contacts.
Il contient la liste des contacts sans tiers associé.
Contacts clients :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Ventes - Clients - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un client ou prospect.
Contacts Fournisseur :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Achats - Fournisseurs - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un fournisseur.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer le tiers
Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact.
Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le type de tiers à créer.
Afficher le tiers
Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
239
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
divers).
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Divers".
Client / Fournisseur
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse
Cet onglet contient les coordonnées du contact
Adresse
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
240
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
241
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Autre adresse
Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact.
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Web
242
.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet.
x
Contact web :
Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
243
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs est commune à toutes les fiches.
La fiche
"Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois
que cette famille lui sera affectée.
Vous pouvez également indiquer par défaut, le taux d'escompte, la facturation TTC (uniquement pour famille
client), le frais de port (uniquement pour famille client), la catégorie tarifaire, le code commercial/collaborateur
et mode de règlement.
Il est possible de définir la famille client comme "envoi des contacts (web): Tous les contacts de clients associés
à cette famille seront par défaut des clients pouvant être exportés sur un site web.
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et
des modèles de document.
Les modèles de document sont disponibles uniquement si vous avez sélectionné l'option "Paramétrage des
modèles" dans le menu Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles.
Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton
"Ajouter". Il en va de même pour les modèles paramétrés.
Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette
famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de
la fiche facturation périodique.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
un onglet Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
244
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Sous familles clients/prospects/fournisseurs
Accès : Ventes - Clients - Sous-Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Sous-Familles
Fournisseurs
La gestion de la fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" peut être affectée à une fiche Clients, Prospects ou
Fournisseurs" onglet Divers.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la sous-famille "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" (au maximum 40
caractères alphanumériques).
une famille tiers *
Ce champ permet de sélectionner la famille Clients, Prospects ou Fournisseurs à laquelle est associée la Sous
Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
un onglet Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du
bouton "Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
245
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs,
les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
246
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PA Net HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
247
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
248
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les
statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous avez également la possibilité de :
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste.
Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques"
Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes
Statistiques".
Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées
dans la partie "Mes Statistiques".
249
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en
colonne, en ligne, en données, ordre des champs...)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
250
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
251
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
252
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
253
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
254
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
255
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
256
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
257
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
STOCK / ARTICLES
Stock / Articles - Démarrer une tâche
Accès : Stock / Articles - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche article.he article
Nouveau bon d'entrée
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon d'entrée.
Nouveau bon de sortie
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon de sortie.
Mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock.
Statistiques
Permet d'ouvrir la page des statistiques.
258
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
STOCK
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche
Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
259
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche
Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
260
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
INVENTAIRES
Assistant d'inventaires
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
La création d'un inventaire passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en
stock.
Un article de type Service ne peut pas être inventorié.
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Bienvenue...
... dans l'assistant de l'inventaire.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire.
Préparation des données d'inventaire
Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire :
Date du jour de l'inventaire
La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise
en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel.
Contenu
Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire.
Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection.
o Vide
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide.
La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu
dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles
seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement.
o Sur la totalité des articles
Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les
articles de type bien ou "Nomenclature de fabrication" gérés en stock.
o Sur une sélection d'articles
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles,
familles articles, localisations ou fournisseurs.
Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte
dans l'inventaire
Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM
La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C
=> Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C
seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire.
Reprendre les quantités en stock des articles
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'.
Inclure les articles bloqués et en sommeil
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise des articles ayant le statut bloqué et/ou en sommeil.
Inclure les articles non utilisés
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de tous les articles gérés en stock (avec ou sans
mouvement). Si la case n'est pas sélectionnée, les articles sans mouvement de stock ne sont pas inclus dans
l'inventaire.
Doit être transféré en comptabilité
Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité.
261
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire.
Classement des données préparées
Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille
d'inventaire.
Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour
chaque zone
Regroupement
Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Localisation" ou "Fournisseurs".
Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut.
Tri
Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le
"code article", le "code de localisation", le "code du fournisseur".
Le tri par "code article" est sélectionné par défaut.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de
regroupement.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire.
262
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Feuille d'inventaire
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte.
Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires.
La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches.
Il est impossible de dupliquer un inventaire.
Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'inventaire.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat de validation
L'état de validation n'est pas saisissable.
A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours".
A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire").
Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire").
Suite à la dé-validation de la feuille d'inventaire comptabilisé ou pas, l'état de validation est "En cours" (voir le
chapitre : "Validation d'un inventaire").
Doit être transféré en comptabilité
Dès la validation de l'inventaire, la sélection de cette option permet de transférer automatiquement en
comptabilité les écritures d'inventaire.
L'information de la coche ou non est reprise automatiquement lors de la génération de l'inventaire. Vous pouvez
à tout moment cocher ou décocher la case.
Onglets
La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles en stock.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de sauvegarder les lignes saisies.
En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité".
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Tant que l'inventaire est en cours :
- les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire.
- les modifications sur la fiche article (localisation, unité) agissent sur l"inventaire.
Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire.
263
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours"
contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle
famille affectée.
Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation....
Actions
A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Valider
Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation.
Dévalider
Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé.
Elle permet de modifier l'inventaire.
Lancer l'assistant
Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire.
Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la
génération de lignes effectuée par l'assistant.
264
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Stock - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Documents de stock - Tous
Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock.
La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie, Inventaire.
Pour chaque onglet, le filtre suivant est disponible :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible :
Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours"
Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé" ou "Transféré en comptabilité".
265
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Mouvements de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock
L'affichage des
mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation.
La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la
duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes.
Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un
mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock.
Filtres
L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants :
Période Du ... Au ...
Indiquez la période ou un intervalle de dates à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type Biens.
Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît :
« L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock »
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille.
Sous famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette sous famille.
Type de Document
Cochez les différents types de documents (Vente, Achat, Stock)sur lesquels vous souhaitez que la recherche
des mouvements de stock s'effectue.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de mouvement
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut :
Date de mouvement
Date du document dont est issu le mouvement.
Code et libellé article
Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré.
Numéro de document
Numéro du document dont est issu le mouvement.
Type de document
Le type sera :
o soit Stock,
o soit Achat,
o soit Vente.
Le type dépendra du document qui génère le mouvement.
Sous-type de document
Le sous type sera :
o pour les documents de stock : entrée, sortie...
o pour les documents d'achat : bon de réception, bon de retour, facture...
266
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
o
pour les documents de vente : bon de livraison, bon de retour, facture...
Quantité
La quantité saisie dans le document va générer le mouvement.
o Les quantités d’entrée en stock, les quantités des facture d'achat et les quantités des avoirs de
ventes sont inscrites en positif dans le mouvement.
o Les quantités de sortie de stock, les quantités des avoirs d'achat et les quantités des factures de
vente sont inscrites en négatif dans le mouvement.
Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé
(Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé).
Prix unitaire du mouvement
Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document.
Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix
unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent.
Valeur du mouvement
La valeur du mouvement est le montant total du mouvement
Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement
Stock réel
Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt.
Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours
Valeur unitaire
Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée.
(Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement)
Valeur du stock
C'est le montant total de l'article en stock.
Valeur du stock = Stock réel * PUMP
A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés.
Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés.
267
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
ARTICLES
Articles - Fenêtre principale de navigation
Accès : Stock / Articles - Articles
La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné
par le "code de l'article" sélectionné.
Changer un code article
Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'affaires, de la marge et du volume des ventes pour
chaque article.
Changer le statut
Permet d'ouvrir le fenêtre de modification du statut de l'article.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Liste des mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Créer un bon d'entrée
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article.
Créer un bon de sortie
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client/fournisseur
à une date donnée.
268
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Article
Accès : Stock / Articles - Articles
La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches.
La fiche
article se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Type *
Le type article peut être Bien, Service.
Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut.
Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche.
Famille article
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Libellé *
Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique).
Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes.
En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation
commerciale.
La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres...
Stock
Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien.
Permet de définir un article de remplacement en le cas d'une rupture de stock.
Divers
Permet pour les articles de type "service" de visualiser les informations sur le service à la personne.
Pour tous les types d'articles, il vous permet également de visualiser les groupes, les informations de colisage,
les dimensions et les taxes associés/ées à cet article. Lors de la réalisation d'un document de ventes ou achats
avec l'article, les taxes seront automatiquement insérées.
Comptabilité
Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, achats, stock...).
Image
Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents
avec images.
Articles liés
Permet de visualiser les articles associés à cet article. Lors de la réalisation d'un document avec l'article, les
articles liés seront automatiquement insérés.
Fournisseurs
Permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (ref fournisseur, prix achat...)
Tarifs
Permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Références
269
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Permet d'associer une ou plusieurs référence/s articles propre à un client/fournisseur indépendante/s du code
article
Web
Permet de définir l'envoi de l'article sur un site ainsi que les références de l'article sur Internet.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre
principale de navigation des articles.
270
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Familles articles
Accès : Stock / Articles - Familles articles
La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche
"Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la localisation, le fournisseur, l'éco-contribution, le non imprimable, le non inclus,
la fixation d'un prix, d'une marge..., la gestion de stock, Autoriser les stocks négatifs, le % de marge, le % de
frais, l'intervenant principal pour le service à la personne , publier sur le web et les comptes comptables de
chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée.
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Taxes
Cet onglet permet de définir la/les taxes à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui
sera affectée.
un onglet Tarifs (clients/fournisseurs)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur)..
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
un onglet Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
271
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Sous familles articles
Accès : Stock / Articles - Sous familles articles
La gestion de la fiche "Sous famille articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Sous famille articles" peut être affectée à une fiche article onglet Détail, dans la partie Description
générale.
La fiche "Sous Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé (champ : Sous famille articles)*
Saisissez le libellé de la sous-famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
une famille articles *
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle est associée la sous famille article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
un onglet Tarifs (clients/fournisseurs)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du
bouton "Supprimer"
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur)..
un onglet Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
272
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les
statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous avez également la possibilité de :
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste.
Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques"
Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes
Statistiques".
Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées
dans la partie "Mes Statistiques".
273
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en
colonne, en ligne, en données, ordre des champs...)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
274
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille client
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Clients/prospects (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
275
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Familles clients/prospects
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-Familles clients/prospects
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Familles articles
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-familles articles
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
menus :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille articles
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille articles
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
276
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs,
les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
277
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PA Net HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
278
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
279
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
TARIFS CLIENTS
Fiche Tarif
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Tarif" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des tarifs, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les tarifs,
o simulation du tarif.
La fiche Tarif se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Tarif
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description du tarif (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité du tarif.
En dehors de cette date, le tarif ne sera pas appliqué.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul du tarif va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'un tarif depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul du
tarif est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches tarifs à la sélection
d'articles établit pour ce tarif :
o Cumuler avec les promotions :
Permet de regrouper les fiches "Promotions" notées "Cumuler avec les tarifs" avec cette fiche tarif ;
o Dernier tarif cumulable :
Permet de définir le tarif comme le dernier d'une chaîne de tarifs notés "Cumuler sur d'autres tarifs" ;
o Cumuler sur d'autres tarifs :
Permet d'associer le tarif avec les tarifs précédents.
Pour avoir un exemple d'application de tarifs dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients ou Fournisseurs, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous-familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
280
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise,
d'une TVA.
Les types de calcul disponibles pour les ventes sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Les types de calcul disponibles pour les achats sont :
o PA HT : Prix d'achat de l'article HT,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée,
Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour ce tarif avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir un tarif. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de tarifs s'effectuera pour tous
les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes
de tarifs pour tous les articles.
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de tarif.
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de tarif sont mis à jour.
Création d'un tarif avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'un tarif accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en présaison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Tarif", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les paliers"
non sélectionnée) :
Entête :
o
o
o
o
Code : PSH0002
Description : Pré-saison Hiver
Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
281
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Type d'élément
Famille clients/prospects
CR0001
Début
CR0001
Fin
Client/Prospect
CRE0002
CRE0002
Pour les articles
Type d'élément
Famille articles
Début
CONS0001
CONS0001
Article
LE0C0003
LE0C0003
Tarifs à appliquer
Jusqu'à
5.00
Type de tarif
% remise
10.00
% remise
15
Plus de 10.00
% remise
30
X
Fin
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
282
Exclure
Exclure
X
Prix
Remise
8
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Fiche Promotion
Accès : Stocks/Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Promotion" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des promotions, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les promotions,
o simulation du tarif.
La fiche Promotion se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Promotion.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la promotion (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité de la promotion.
En dehors de cette date, la promotion ne sera pas appliquée.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul de la promotion va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'une promotion depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de
calcul de la promotion est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches promotions à la
sélection d'articles établit pour cette promotion :
o Cumuler avec les tarifs :
Permet de regrouper les fiches "tarifs" notées "Cumuler avec les promotions" avec cette fiche promotion
;
o Dernière promotion cumulable :
Permet de définir la promotion comme la dernière d'une chaîne de promotions notées "Cumuler sur
d'autres promotions" ;
o Cumuler sur d'autres promotions :
Permet d'associer la promotion avec les promotions précédentes.
Pour avoir un exemple d'application de promotions dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"Code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
283
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise,
d'une TVA et une territorialité.
Les types de calcul disponibles sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour cette promotion avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir une promotion. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de promotions
s'effectuera pour tous les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes
de promotions pour tous les articles.
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de promotion
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de promotion sont mis à jour.
Création d'une promotion avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'une promotion accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en
pré-saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Promotion", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les
paliers" non sélectionnée) :
Entête :
o
o
o
o
Code : PSH0002
Description : Pré-saison Hiver
Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément
Famille clients/prospects
CR0001
CR0001
Client/Prospect
CRE0002
CRE0002
Pour les articles
Type d'élément
Famille articles
Début
CONS0001
CONS0001
Article
LE0C0003
LE0C0003
Tarifs à appliquer
Jusqu'à
5.00
Type de tarif
% remise
284
Début
Fin
Exclure
X
Fin
Exclure
X
Prix
Remise
8
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
10.00
% remise
15
Plus de 10.00
% remise
30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
285
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Catégories tarifaires
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Catégories tarifaires...
La gestion de la fiche "Catégories tarifaires" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des catégories tarifaires, vous avez la possibilité d'effectuer une simulation de tarif.
La fiche "Catégories tarifaires" permet de définir un regroupement supplémentaire de clients.
Elle est à définir dans l'onglet Gestion, partie Facturation de la fiche client.
La fiche Catégorie tarifaire se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code catégorie tarifaire.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la Catégories tarifaires (au maximum 40 caractères).
Onglets
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utilisé dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
286
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Simulation de tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une date donnée.
La fenêtre est composée des éléments :
Date
Ce champ permet de saisir la date pour laquelle vous souhaitez avoir le tarif de l'article.
Sélection tiers
Cette partie permet de sélectionner le tiers, la famille tiers, la sous famille tiers et la catégorie tarifaire pour
lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif.
Sélection article
Cette partie permet de sélectionner l'article et la quantité pour lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif.
Prix et remise
Cette partie est non saisissable.
Elle correspond aux informations du tarif :
o TVA
o PV HT / PV TTC
o % remise / soit (montant de la remise)
o PV Net HT / PV Net TTC
o Montant Net HT / Montant Net TTC
A partir de la fenêtre de "Simulation de tarif", vous avez la possibilité d'Afficher le détail des tarifs
appliqués.
287
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
TARIFS FOURNISSEURS
Fiche Tarif
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Tarif" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des tarifs, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les tarifs,
o simulation du tarif.
La fiche Tarif se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Tarif
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description du tarif (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité du tarif.
En dehors de cette date, le tarif ne sera pas appliqué.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul du tarif va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'un tarif depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul du
tarif est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches tarifs à la sélection
d'articles établit pour ce tarif :
o Cumuler avec les promotions :
Permet de regrouper les fiches "Promotions" notées "Cumuler avec les tarifs" avec cette fiche tarif ;
o Dernier tarif cumulable :
Permet de définir le tarif comme le dernier d'une chaîne de tarifs notés "Cumuler sur d'autres tarifs" ;
o Cumuler sur d'autres tarifs :
Permet d'associer le tarif avec les tarifs précédents.
Pour avoir un exemple d'application de tarifs dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients ou Fournisseurs, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous-familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
288
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise,
d'une TVA.
Les types de calcul disponibles pour les ventes sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Les types de calcul disponibles pour les achats sont :
o PA HT : Prix d'achat de l'article HT,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée,
Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour ce tarif avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir un tarif. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de tarifs s'effectuera pour tous
les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes
de tarifs pour tous les articles.
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de tarif.
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de tarif sont mis à jour.
Création d'un tarif avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'un tarif accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en présaison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Tarif", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les paliers"
non sélectionnée) :
Entête :
o
o
o
o
Code : PSH0002
Description : Pré-saison Hiver
Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
289
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Type d'élément
Famille clients/prospects
CR0001
Début
CR0001
Fin
Client/Prospect
CRE0002
CRE0002
Pour les articles
Type d'élément
Famille articles
Début
CONS0001
CONS0001
Article
LE0C0003
LE0C0003
Tarifs à appliquer
Jusqu'à
5.00
Type de tarif
% remise
10.00
% remise
15
Plus de 10.00
% remise
30
X
Fin
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
290
Exclure
Exclure
X
Prix
Remise
8
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Fiche Promotion
Accès : Stocks/Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Promotion" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des promotions, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les promotions,
o simulation du tarif.
La fiche Promotion se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Promotion.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la promotion (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité de la promotion.
En dehors de cette date, la promotion ne sera pas appliquée.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul de la promotion va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'une promotion depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de
calcul de la promotion est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches promotions à la
sélection d'articles établit pour cette promotion :
o Cumuler avec les tarifs :
Permet de regrouper les fiches "tarifs" notées "Cumuler avec les promotions" avec cette fiche promotion
;
o Dernière promotion cumulable :
Permet de définir la promotion comme la dernière d'une chaîne de promotions notées "Cumuler sur
d'autres promotions" ;
o Cumuler sur d'autres promotions :
Permet d'associer la promotion avec les promotions précédentes.
Pour avoir un exemple d'application de promotions dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"Code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
291
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise,
d'une TVA et une territorialité.
Les types de calcul disponibles sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour cette promotion avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir une promotion. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de promotions
s'effectuera pour tous les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes
de promotions pour tous les articles.
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de promotion
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de promotion sont mis à jour.
Création d'une promotion avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'une promotion accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en
pré-saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Promotion", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les
paliers" non sélectionnée) :
Entête :
o
o
o
o
Code : PSH0002
Description : Pré-saison Hiver
Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément
Famille clients/prospects
CR0001
CR0001
Client/Prospect
CRE0002
CRE0002
Pour les articles
Type d'élément
Famille articles
Début
CONS0001
CONS0001
Article
LE0C0003
LE0C0003
Tarifs à appliquer
Jusqu'à
5.00
Type de tarif
% remise
292
Début
Fin
Exclure
X
Fin
Exclure
X
Prix
Remise
8
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
10.00
% remise
15
Plus de 10.00
% remise
30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
293
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Catégories tarifaires
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Catégories tarifaires...
La gestion de la fiche "Catégories tarifaires" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des catégories tarifaires, vous avez la possibilité d'effectuer une simulation de tarif.
La fiche "Catégories tarifaires" permet de définir un regroupement supplémentaire de clients.
Elle est à définir dans l'onglet Gestion, partie Facturation de la fiche client.
La fiche Catégorie tarifaire se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code catégorie tarifaire.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la Catégories tarifaires (au maximum 40 caractères).
Onglets
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utilisé dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
294
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
295
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
OPÉRATIONS
Opérations - Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche".
Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Mise à jour des publications
Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications.
Site web Reports on Line
Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
Regrouper les documents
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement des documents
Livraison de commandes
Permet d'ouvrir la fenêtre de livraison de commandes.
296
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line
Accès : Opérations – Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications
La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de
publications sur le site ROL.
Cette mise à jour passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant de regroupement des documents
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web.
Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour.
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour
Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL.
Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont :
o
Sélectionné
Case à cocher
Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée).
Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité
de ne pas les envoyer (dé-sélectionner la case).
o
Libellé
Champ non modifiable
Contient le libellé de la fiche publication
o
Description
Champ non modifiable
Contient la description de la fiche publication
Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant.
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées
Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de
publications disponible dans votre dossier
Lancement de la mise à jour
Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer.
La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état).
Elle s’effectue en 2 temps :
o
o
Génération des documents de publication
Envoi des publications sur le site ROL
Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour.
Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant.
297
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Site Web
Accès : Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web
Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL.
Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre
mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu ParamètresPublication dans ROL-Compte).
Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez :
- Au tableau de bord s’il en existe un
- A la liste des documents dont vous avez l’autorisation.
Pour l’administrateur du site, il est possible :
- De réaliser/modifier le tableau de bord du site
- De visualiser tous les documents présents sur le site
- De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés
298
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
DOCUMENTS DE VENTE
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
299
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x
Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
300
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x
SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
301
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
302
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Livraison de commandes
Accès : Opérations - Documents de vente - Livraison de commandes
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client et une commande
précise.
Période
Sélectionnez la "Date de référence" : Date de commande ou Date de livraison des lignes.
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte
en fonction de la date de référence.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Tiers
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison.
Priorité
Sélectionnez la priorité des commandes pour lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison.
Si aucune priorité n'est sélectionnée, l'application du filtre sélectionnera toutes les commandes quelque soit la
priorité (Haute, Normal, Faible).
Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne
Cochez cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut
être livrée.
Afficher les commandes qu'il est possible de livrer en fonction du stock disponible
Cochez cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande (Bon de livraison ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
303
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles
identiques.
Recopier les lignes articles non livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
non livrées : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes"
.
Recopier les lignes articles déjà livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une livraison précédemment.
Ignorer la vérification de l'adresse
Cochez cette option, si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont
des adresses de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné.
Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cochez cette option si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client avec des champs
personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné.
Lors d’une livraison, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’une livraison, ainsi que le texte standard associé.
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non livrée totalement).
Vous pouvez rechercher un contact grâce aux boutons "Loupe".
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées
d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées.
Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes"
Le bouton "Afficher le client" permet d'afficher la fiche du client associée à la ligne sélectionnée.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas
(croix rouge)
Livrer,
Numéro du document,
Date,
Code client,
Nom du client
.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" de la ligne "Commande" vous permet de livrer
totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à livrer".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix
rouge)
Livrer,
304
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité livrée,
Quantité à Livrer,
Reliquat,
Stock réel.
Vous pouvez sélectionner les lignes de texte que vous souhaitez voir apparaître sur votre document de
livraison.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" d'une ligne article vous permet de livrer totalement la
ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer".
Pour valider la livraison, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la livraison
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité livrée" et "reliquat".
Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici.
305
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
306
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Générer les factures
Accès : Opérations – Documents de ventes - Générer les factures
La génération de factures permet de réaliser des factures automatiquement.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "Générer les factures" de la fenêtre principale des facturations périodiques
l'action « Générer les factures" de la fiche facturation périodique.
La fenêtre de « génération des factures périodiques » est divisée en 2 parties :
Filtres,
Liste des factures à générer
Les filtres
Pour générer les factures, vous avez la possibilité de définir la date, de sélectionner la fiche facturation
périodique à prendre en compte, définir les clients à prendre en compte ainsi que le mode de génération.
Générer les factures jusqu’au
Saisir la date jusqu’à laquelle vous souhaitez générer les factures.
Facturation périodique
Sélectionnez la facturation périodique grâce à laquelle vous souhaitez réaliser les factures.
Clients
Sélectionnez le/s clients sur lequel/lesquels vous souhaitez obtenir la liste des factures à générer.
Mode de génération
Sélectionner le mode de génération des factures périodiques
x "Copie d'un document de référence"
x "Regroupement de bons de livraison"
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Factures à générer
Cette partie affiche les factures qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de factures.
Les boutons "Dé-sélectionner tout", "Générer tout" et "Passer tout" vous permettent d’affecter
rapidement la génération ou le report de date.
Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes à
regrouper ou uniquement les lignes des "factures".
Le bouton "Afficher le client" permet d'afficher la fiche du client associée à la ligne sélectionnée.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document de référence associé à la ligne sélectionnée.
Pour la ligne "factures", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Générer
Case à cocher permettant de définir qu’il faut générer cette facture.
Sélectionner par défaut.
Passer la date
Case à cocher permettant de définir qu’il ne faut pas générer cette facture
Non sélectionner par défaut
Date de facture
Date modifiable
Date de la facture qui sera générée.
Code facturation périodique
Non modifiable
307
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Il représente le code de la facturation périodique sélectionné dans les filtres
Libellé de la facturation périodique
Non modifiable
Il représente le libellé de la facturation périodique sélectionné dans les filtres
Code client
Non modifiable
Nom du client
Non modifiable
N° de document de référence
Non modifiable
Si les cases « Générer » et « Passer la date » ne sont pas cochées, lors de la génération, la facture n’est
pas générée et la date de la prochaine facture n’est pas modifiée dans la fiche facturation périodique, client…
Si la case « Générer » n’est pas cochée, et que la case « Passer la date » est cochée, lors de la génération,
la facture n’est pas générée et la date de la prochaine facture est mise à jour dans la fiche facturation
périodique, client…
Pour valider la génération de factures, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
x
Ctrl + S
x
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
x
le menu Fichier + "Sauvegarder"
x
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la facturation
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la facturation.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
La date de la facture générée est égale à la prochaine date de facture calculée dans la fiche facturation
périodique.
Les champs des fiches facturation périodique, client et famille client sont mis à jour :
x Date de dernière facture (date de la facture qui vient d’être générée)
x Date de prochaine facture qui est calculée automatiquement en fonction de la périodicité.
308
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
DOCUMENTS D'ACHAT
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
309
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x
Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
310
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x
SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
311
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
312
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Réception de commandes
Accès : Opérations - Documents d'achats - Réception de commandes
La réception d'une commande permet de réaliser des réceptions partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de réception ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "réceptionner" de la fenêtre principale de navigation des documents d'achat
l'action "réceptionner" de la fiche Commande d'achat.
La réception d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de réception ou
facture ou par un regroupement de commandes en bon de réception ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement réceptionnée en 1 fois.
La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour réceptionner une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un fournisseur et une
commande précise.
Période
Sélectionnez la "Date de référence" : Date de commande ou Date de réception des lignes.
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Tiers
Sélectionnez le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à réceptionner.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la réception (achat).
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de livraison ou bon de
réception ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les lignes d'articles
identiques.
Recopier les lignes articles déjà réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment.
Recopier les lignes articles non réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Ignorer la vérification de l'adresse
313
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Cochez cette option, si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont
des adresses de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné.
Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cochez cette option si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client avec des champs
personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné.
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non réceptionnée totalement).
Vous pouvez rechercher un contact grâce aux boutons "Loupe".
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà réceptionnées" permet de visualiser les lignes totalement
réceptionnées d'une commande en plus de celles non réceptionnées ou partiellement réceptionnées.
Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes".
Le bouton "Afficher le fournisseur" permet d'afficher la fiche du fournisseur associée à la ligne sélectionnée.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Réceptionner,
Numéro du document,
Date,
Code fournisseur,
Nom du fournisseur
.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" de la ligne "Commande" vous permet de
réceptionner totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à réceptionner".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Réceptionner,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité réceptionnée,
Quantité à réceptionner,
Reliquat,
Stock réel.
Vous pouvez sélectionner les lignes de texte que vous souhaitez voir apparaître sur votre document de
réception.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à réceptionner" le nombre d'articles que vous souhaitez
réceptionner.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" d'une ligne article vous permet de réceptionner
totalement la ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner".
Pour valider la réception, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
314
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la réception
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité réceptionnée" et "reliquat".
315
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Réapprovisionnement
Accès : Opération – Documents d’achat - Réapprovisionnement
La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types
"biens".
Un article de type Service ne peut pas être réapprovisionné.
Bienvenue...
... dans l'assistant de réapprovisionnement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir les filtres.
Préparation des articles à réapprovisionner
Cette première étape permet de définir les critères de sélection des articles à réapprovisionner :
Sources de réapprovisionnement
Permet d'indiquer l'élément à prendre en compte pour le réapprovisionnement.
Les choix sont :
o Stock
o Commandes clients
Ensuite les filtres affichés sont en fonction du choix de la sources.
Articles
Sélectionnez l’intervalle d’articles pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Familles articles
Sélectionnez l’intervalle de familles articles pour lequel vous souhaitez que les articles soient pris en compte
pour réaliser le réapprovisionnement.
Sous-familles articles
Sélectionnez l’intervalle de sous-familles articles pour lequel vous souhaitez que les articles soient pris en
compte pour réaliser le réapprovisionnement.
Fournisseurs
Sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Familles Fournisseurs
Sélectionnez l’intervalle de familles fournisseurs pour lequel vous souhaitez que les fournisseurs soient pris en
compte pour réaliser le réapprovisionnement.
Sous-familles Fournisseurs
Sélectionnez l’intervalle de sous-familles fournisseurs pour lequel vous souhaitez que les fournisseurs soient
pris en compte pour réaliser le réapprovisionnement.
Autres
Les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’articles pour le réapprovisionnement.
o Inclure les articles en sommeil,
o Inclure les articles non facturables en ventes.
Par défaut, seul les articles avec le statut Actif sont pris en compte.
Si la case à cocher « Inclure les article en sommeil » est sélectionnée, les articles « en sommeil » seront pris en
compte.
Les filtres ci-dessous sont affichés uniquement lorsque la source de réapprovisionnement est "Commande
clients".
Clients
Sélectionnez l’intervalle de clients pour lequel vous souhaitez que les commandes soient prises en compte pour
réaliser le réapprovisionnement.
316
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Période (Du...au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour la sélection des commandes.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer.
Traitement à réaliser
Cette étape permet de définir les paramètres de calcul des quantités à réapprovisionner. Ces paramètres
diffèrent en fonction de la sources de réapprovisionnement.
Sources de réapprovisionnement : Stock
Les paramètres sont :
Stock de référence
Le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner.
Le stock de référence peut être :
o Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article
o Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article
o Virtuel personnalisé : le stock de référence est le stock virtuel que vous avez défini
Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel.
Ce détail est à définir par le choix des documents à prendre en compte :
o Commande client : Quantité à livrer
o Commande fournisseur : Quantité à réceptionner
Les quantités sélectionnées seront ajoutées ou retranchées au stock réel selon leur nature et la nature de
l’article.
Quantité à atteindre
Les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre :
o Stock minimum
o Stock maximum
o Consommation sur la période : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez définir une période
de consommation et une tendance en pourcentage.
La consommation est calculée par la somme des quantités vendues sur cette période, en prenant en compte les
lignes des factures et avoirs.
La tendance est appliquée à la quantité vendue sur la période. Ce pourcentage permettra d’augmenter ou de
diminuer virtuellement la quantité vendue.
Paramètres des commandes fournisseur
Ces commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de ces paramètres :
o Compléter une commande fournisseur existante
o Fermer les commandes au réapprovisionnement
Ces paramètres sont définis par défaut dans les options du dossier
o
o
Tenir compte des minimums de commande
Tenir compte des multiples de commande
Ces paramètres sont définis dans la fiche article/onglet fournisseur ou fiche fournisseur/onglet article.
L'option du dossier "Dissocier les lignes avec même code article, mais libellés différents" permet de scinder les
lignes pour un même article mais libellés différents.
Elle est activée par défaut. Si pas sélectionnée, le regroupement se réalisera selon le code article uniquement.
Ouvrir les documents générés (limité aux 10 premiers)
Cette options permet de limiter à 10 l'ouverture des documents générés.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Sources de réapprovisionnement : Commandes clients
Les paramètres sont :
Réapprovisionnement de commandes clients
L'option "Tenir compte du stock vituel" permet de définir la prise en compte du stock virtuel ou pas (stock réel)
de la fiche article.
317
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Paramètres des commandes fournisseur
Ces commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de ces paramètres :
o Compléter une commande fournisseur existante
o Fermer les commandes au réapprovisionnement
o Tenir compte des minimums de commande (présent dans la fiche article, onglet fournisseur ou fiche
fournisseur, onglet article)
o Tenir compte des multiples de commande (présent dans la fiche article, onglet fournisseur ou fiche
fournisseur, onglet article)
Ouvrir les documents générés (limité aux 10 premiers)
Cette options permet de limiter à 10 l'ouverture des documents générés.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération des commandes fournisseurs, puis Fermer.
Traitements du réapprovisionnement
Les articles sont pris en compte si le stock de référence est inférieur ou égal au seuil de réapprovisionnement
de la fiche article.
Quantité à réapprovisionner = [Quantité à atteindre] – [Stock de référence]
Si la « quantité à atteindre » se base sur la consommation sur la période, la quantité à réapprovisionner sera
réajustée pour se trouver dans l’intervalle [Quantité minimum – Quantité maximum]
Copyright 2012 EBP-Informatique
318
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
TRANSFERT EN COMPTABILITE
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
319
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables
L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité.
La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées,
Notes.
Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera
créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera
présente.
Entête
Cette partie contient :
N° de lot
Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés.
Date de création
Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité.
Re-transfert
Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité.
Pièces transférées
Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances,
ventes, achats, règlements) les données de ces champs seront différentes.
Exemples d'historiques :
Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08
Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08
Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08
Détail des traitements
Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées
transférées, ...).
Actions
A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler".
Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée
dans une autre application mais pas de réponse de cette application).
320
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Assistant de publipostage
Accès : Opérations - Assistant de publipostage
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis.
Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word.
Le publipostage est possible avec Word 2003, Word 2007 et Word 2010 uniquement.
Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée.
L'assistant de publipostage vous permet de réaliser par étape le paramétrage du publipostage.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de publipostage
Bienvenue...
...dans l'assistant de publipostage avec Microsoft Word.
Cette page vous présente les différentes étapes à réaliser pour le publipostage, cliquer sur Suivant pour passer
à l'étape suivante.
Action de publipostage
Cette étape vous permet de définir la fusion du publipostage, c'est à dire de définir si à la validation de
l'assistant, vous souhaitez :
x traiter et envoyer vos courrier client "Publipostage courrier"
x traiter et envoyer vos information par E-mailing "Réaliser un E-mailing"
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des destinataires
Cette étape vous permet de définir les clients/prospects pour lesquels vous souhaitez envoyer un publipostage.
Le publipostage vous propose 3 pré-sélections de "destinataires" :
x Tous les clients et/ou les prospects
x Meilleurs clients (Chiffre d'affaires)
x Clients par date de document (devis, factures)
En fonction du destinataire choisi, les filtres suivants seront disponibles :
x l'adresse e-mail ou postale (du contact principale de facturation et/ou adresse postale de facturation
principale) de la fiche client/prospect à prendre en compte pour ce publipostage ;
x si les clients et/ou les prospects sont concernés ;
x un intervalle de client/prospect ;
x un intervalle de familles clients ;
x un intervalle de sous-familles clients,
x si l'envoi d'e-mailing est autorisé par le client/contact ;
x si le client/contact est une personne physique ou morale;
x Nombre de client à prendre en compte ;
x un intervalle de familles articles ;
x un intervalle de sous-familles articles ;
x un intervalle d'articles ;
x le type d'article concerné (bien et/ou service) ;
x un intervalle de groupes clients ;
x un intervalle de groupes articles ;
x le type de document à prendre en compte (facture ou devis) ;
x un intervalle de dates du premier et du dernier document à prendre en compte.
Suite à la sélection des filtres, vous pouvez voir la liste des destinataires. Pour cela cliquer sur le bouton
"Aperçu de la liste des destinataire".
La pré-visualisation contient des informations différentes en fonction du destinataire sélectionné.
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape de sélection du modèle.
Modèle et document
321
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Cette étape permet de sélectionner le modèle à prendre en compte pour le publipostage. En fonction de l'action
sélectionnée, des champs spécifiques seront à renseigner.
Nouveau modèle
Le publipostage avec un nouveau modèle permet de réaliser un envoi exceptionnel pour un/des client/s dont les
coordonnées sont reprises automatiquement.
Pour réaliser un publipostage avec un nouveau modèle, vous devez saisir un nom pour le nouveau modèle puis
cliquer sur le bouton "Créer un nouveau modèle".
Un message vous informe des modalités à suivre pour réaliser votre nouveau modèle :
Vous ne pourrez fermer ce message qu’après avoir effectué les modifications dans word. Si vous ne réalisez
pas de modification, il sera enregistré sans aucune information ( vide)
- dans la page word, réalisez votre document avec les champs de fusion souhaités,
- enregistrez votre document et fermez word
- cliquez sur OK pour fermer le message.
Le modèle est alors automatiquement ajouté dans la liste des modèles de publipostage.
Modèles de publipostage
Le publipostage avec un modèle existant permet de réaliser un envoi d'un courrier régulier pour un/des client/s
dont les coordonnées sont reprises automatiquement.
Pour réaliser un publipostage avec un modèle existant, vous devez sélectionner le modèle que vous souhaitez
avoir pour le publipostage. Nous vous proposons une dizaine de modèles par défaut.
Les boutons vous permettent de gérer cette liste de modèles :
• Ajouter : ce bouton permet d'insérer dans la liste des modèles un fichier correspondant à un modèle créé
auparavant dans Word.
• Ouvrir : suite à la sélection d'un modèle, un clic sur ce bouton permet de visualiser celui-ci dans word.
Les pièces jointes "ajoutées" sont copiées dans le dossier.
Les modifications qui seront effectuées sur la pièce d'origine ne seront pas prises en compte dans la pièce du
dossier. Il faudra supprimer la pièce puis de nouveau associer la pièce.
• Modifier : suite à la sélection d'un modèle un clic sur ce bouton permet de modifier et enregistrer celui-ci
dans Word.
• Supprimer : suite à la sélection d'un modèle, un clic sur ce bouton permet de supprimer définitivement ce
modèle de la liste.
En création, modification de votre modèle de publipostage, vous avez la possibilité d'insérer des champs
personnalisés.
Destination
Cet écran permet de sélectionner le mode d'envoi du publipostage :
x
Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer
Cette action est sélectionnée obligatoirement si vous avez choisi la création d'un nouveau modèle.
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, une page Word s'ouvre sur l'onglet "Publipostage".
Elle contient aucune donnée (création de document) ou les informations du modèle sélectionné. Ensuite,
vous devez réaliser la fusion avec le "Blocadresse" et saisir/modifier le texte que vous souhaitez. Pour
envoyer le publipostage à vos clients, vous devez accéder à la fonction "Terminer & fusionner".
x
Envoyer l'e-mailing ou Imprimer directement les courriers
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, l'e-mail sera envoyé ou le mailing s'éditera.
Le choix de ce mode d'envoi vous permet de saisir le "Sujet de l'e-mail". Vous devez le renseigner
pour passer à l'étape suivante.
x
Afficher le document présentant une page par destinataire
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, Word s'ouvre avec autant de page que de clients
sélectionnés.
Document destination
Dans le champ "Document destination", vous devez sélectionner le document qui réceptionnera les
informations de publipostage (coordonnées des clients).
La saisie de ce champ n'est pas obligatoire lorsque vous réalisez une "Impression des courriers" ou un
"Envoi d'e-mailing" (courrier ou e-mail).
322
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Ensuite, cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour réaliser le publipostage.
Réalisation du publipostage
En fonction du choix de l'action, vous aurez les résultats suivants :
Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer...
Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage". Elle contient le texte du
modèle sélectionné et les coordonnées du client.
Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser
l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner").
Envoyer l'e-mailing directement ou Imprimer directement les courriers
Suite au lancement du publipostage, un nouveau message est envoyé avec l'adresse e-mail du client, le sujet
saisie précédemment et le PDF du modèle sélectionné et ceci pour tous les clients/prospects filtrés
précédemment.
ou
Suite au lancement du publipostage, l'édition du publipostage est automatiquement réalisé sur l'imprimante par
défaut et ceci pour tous les clients/prospects filtrés précédemment.
Si vous avez saisi le champ "Document destination", en plus de l'impression ou l'envoi d'e-mail, une page
word s'ouvre sur l'onglet Publipostage avec les informations de fusions. Ainsi, vous aurez la possibilité de
sauvegarder le document imprimé/envoyé au client/contact.
Afficher les documents...
Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage" sur une page contenant
le texte du modèle sélectionné et les coordonnées du client.
Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser
l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner").
323
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Map Point
Accès : Opérations - Map point
La géolocalisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts.
La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation.
Trois actions sont possibles :
- Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la
sélection courante.
- Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après
toutes les adresses de la sélection courante.
L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des
adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’.
- Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS
(Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante.
Choix des filtres (onglet Sélection)
Pour effectuer une des trois actions de géolocalisation, vous devez sélectionner/renseigner les zones de filtre
suivantes :
Trois types de sélection s’offrent à vous pour chaque catégorie :
o Aucun : ne sélectionne aucun élément de cette catégorie,
o Tous : Sélectionne tous les éléments de cette catégorie,
o Personnalisé : Sélectionne les éléments de la catégorie selon les critères définis dans les filtres.
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
o Client : Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille Client :Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les
actions.
o Fournisseur : Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille fournisseur : Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez
effectuer les actions.
o Commercial/collaborateur : Sélectionnez le/les codes commerciaux/collaborateurs sur lesquels
vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille commerciaux/collaborateurs : Sélectionnez le/les codes famille commercial/collaborateur
sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Contact : Sélectionnez le/les codes contacts sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Ville : Sélectionnez le/les villes sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Code postal : Sélectionnez le/les codes postaux sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Département : Sélectionnez le/les départements sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Pays : Sélectionnez le/les pays sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
Vous pouvez combiner les filtres de plusieurs catégories.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton « Réinitialiser les filtres ».
Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés dans l’onglet Sélection.
Sous ce tableau, vous pouvez choisir le type d’itinéraire que vous préférez si vous souhaitez effectuer le calcul
d’un itinéraire.
Carte (Onglet Carte)
Cet onglet affiche la carte obtenue suite à l’exécution d’une action de géolocalisation.
La liste située à gauche de la carte permet de sélectionner les données localisées sur la carte et ainsi de zoomer
sur celles-ci.
En en-tête de la carte, vous disposez des boutons suivants :
- Sauvegarder la carte : Ce bouton permet de sauvegarder la carte sous un format de fichier MapPoint (*.ptm)
- Imprimer la carte : Ce bouton permet d’imprimer la carte :
o Si l’action en cours est une localisation, seule la carte sera imprimée
o Si l’action en cours est un calcul d’itinéraire, les différents segments de la route seront imprimés sous
forme de vignettes
324
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Recherche des adresses
Cette fenêtre vous permet de préciser une adresse au cas où MapPoint serait dans l’impossibilité de trouver une
adresse strictement identique sur la carte.
Le champ Nom vous rappelle le propriétaire de l’adresse.
Si aucune des adresses que MapPoint a trouvé ne correspond à celle recherchée, vous pouvez préciser les
informations dans les champs Adresse, Code Postal, Ville, Pays.
Afin de vérifier si une adresse correspond bien à vos à ceux que vous recherchez, sélectionnez-là dans la liste.
La carte située en arrière-plan zoomera sur celle-ci.
Le bouton ‘OK’ validera l’adresse sélectionnera dans la liste alors que le bouton ‘Annuler’ abandonnera l’action
de géolocalisation pour cette adresse.
325
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
e-Commerce
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce
Accès : Opérations - e-Commerce - EBP e-Commerce ou
Commerce
Opérations - e-Commerce - Autres solutions e-
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce.
Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le
paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche
client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande.
Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes.
Bienvenue...
...dans l'assistant de Mise à jour des données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des données à mettre à jour
Articles
Les articles de type Biens et Services sont envoyés.
Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers ePages.
Les paramètres d'envoi des articles sont :
Exporter les articles
Case à cocher
Permet d'envoyer les articles sur le site
Sélection
Permet de filtrer les articles à envoyer :
o par code article,
o par famille article,
o par fournisseur,
o tous les articles.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront
envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Forcer l'envoi des images
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés
sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site
seront envoyés.
Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas.
Les conditions d'envoi des articles sont :
x
x
x
x
x
326
Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « forcer
l’envoi » est cochée ;
Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec ePages ou non ;
Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été
modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des
images" est cochée dans les paramètres du dossier) ;
Un article supprimé sur open line sera supprimé sur ePages par la mise à jour ;
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
x
Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne
sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour
chacun de ces statuts).
Clients/contacts
Tous les clients/contacts peuvent être envoyés.
Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers le site e-Commerce.
Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont :
Exporter les contacts
Case à cocher
Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site
Sélection
Permet de filtrer les clients/contacts à envoyer :
o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés),
o par famille client,
o Tous.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les
contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Les conditions d'envoi des contacts sont :
x
x
x
x
Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est
sélectionnée sur sa fiche ;
Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option «
Forcer l’envoi » est cochée ;
Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec e-Commerce ou non.
Commandes
Les paramètres d'import des commandes sont :
Importer les commande
Case à cocher
Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel.
Période Du...Au
Permet de filtrer les commandes à importer
La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes.
Les conditions d'import des commandes sont :
Numéro de la commande
Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit
Le numéro de la commande ePages est repris dans le champ Référence de la commande, champ affiché par
défaut dans la vue Tous et Commandes
Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande ePages.
Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande ePages »
La commande est toujours importée TTC, afin de garantir la restitution exacte du Net TTC calculé par le site.
Les montant HT sont donc re-calculés.
Une commande en devise peut être émise sur le site ePages. Elle est entièrement exprimée en devise, Open
Line l'importe cependant en €uros compte tenu du fonctionnement d’Open Line.
Le Net à payer de la commande ePages (exprimé dans la devise) est repris dans le champ Net à payer en
devise de la commande Open Line.
La devise est reprise et le cours est re-calculé en fonction du Net à payer en euro et du Net à payer en devise
(les montants en euros étant repris de la fiche article indiqué sur Open Line).
327
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Une commande contenant un article avec Eco contribution ne sera pas importée.
Article
Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit.
Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant de l'article sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
articles du site".
Le prix de l’article sur ePages est exprimé par rapport à un nombre d’unité (champ « Le prix repose sur » par
conséquent). Si le prix exprimé sur ePages est pour 2 unités, si l'article doit être créer lors de l’importation de
la commande, il est indiqué dans l’article un prix ramené à une unité.
Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente
ne sera pas importée, un message est affiché :
"L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée.
Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande."
Client/contact
Dans ePages, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail.
Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line.
Dans le cas ou l’e-mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit.
Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant du client/contact sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
clients du site".
Dans le cas ou l’e-mail est connu, si :
x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est
rattaché au client ;
x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est
repris dans la commande.
Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors
de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est
proposé.
Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée.
Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas
proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site ePages correspond
dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site").
Règlement
Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur ePages
est "Payée".
Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande
doit être importer ou pas.
Frais de port
Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Moyen de paiement
Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
TVA
ePages propose à l’utilisateur de définir ses zones fiscales (l’équivalent des territorialités) et à partir de ces
zones fiscales, une matrice de taxes (l’équivalent des taux de tva).
Vous devez donc définir dans Open line la correspondance entre ePages et Open Line.
Une incohérence dans cette correspondance empêchera l’importation de la commande et la nécessité de
corriger cette matrice dans Open Line.
Dans Epages, il ya par défaut deux zones fiscales qui sont UE et Non UE.
A ces zones fiscales sont attachés des pays.
Et pour ces deux zones fiscales sont définis des taux de TVA.
ePages considère par défaut que la zone fiscale UE correspond à la France, et indique donc dans ses taux de tva
les taux français.
La zone Non UE est donc considérée comme la zone Import/Export, donc avec par définition des taux de TVA à
0.
Lorsqu’un utilisateur, lequel a déclaré lors de son inscription son adresse et par conséquent son pays, passe
commande sur ePages, il devient automatiquement un client à qui ePages attribue, en fonction de son pays,
une zone fiscale.
328
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Si le client est en France, il aura donc pas défaut, la zone fiscale UE
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour.
Opération terminée
Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées.
Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site.
329
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Mise à jour du site Oxatis
Accès : Opérations - e-Commerce - Oxatis
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce Oxatis.
Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le
paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche
client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande.
Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes.
Bienvenue...
...dans l'assistant de Mise à jour des données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des données à mettre à jour
Articles
Les articles de type Biens et Services sont envoyés.
Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers Oxatis.
Les paramètres d'envoi des articles sont :
Exporter les articles
Case à cocher
Permet d'envoyer les articles sur le site
Sélection
Permet de filtrer les articles à envoyer :
o par code article,
o par famille article,
o par fournisseur,
o tous les articles.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront
envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Forcer l'envoi des images
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés
sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site
seront envoyés.
Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas.
Les conditions d'envoi des articles sont :
x
x
x
x
x
x
330
Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « Forcer
l’envoi » est cochée ;
Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec oxatis ou non ;
Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été
modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des
images" est cochée dans les paramètres du dossier) ;
Un article supprimé sur open line sera supprimé sur oxatis par la mise à jour ;
Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne
sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour
chacun de ces statuts).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Clients/contacts
Tous les clients/contacts peuvent être envoyés.
Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers Oxatis.
Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont :
Exporter les contacts
Case à cocher
Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site
Sélection
Permet de filtrer les clients à envoyer :
o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés),
o par famille client,
o Tous.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les
contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Les conditions d'envoi des contacts sont :
x
x
x
x
Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est
sélectionnée sur sa fiche ;
Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option «
forcer l’envoi » est cochée ;
Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec oxatis ou non.
Commandes
Les paramètres d'import des commandes sont :
Importer les commande
Case à cocher
Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel.
Type de filtre sur les dates
Liste déroulante permettant de sélectionner le type de dates à prendre en compte lors de l'import des
commandes.
Période Du...Au
Permet de filtrer les commandes à importer
La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes.
Les conditions d'import des commandes sont :
Numéro de la commande
Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit
Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande Oxatis.
Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande oxatis »
Article
Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit.
Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant de l'article sur le site Oxatis est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des articles
du site".
La création de l'article dans Open Line ne s'effectuera pas si :
x l'article de la commande est inexistant dans le dossier qui reçoit " et qu'il contient une éco contribution
dans la commande : La commande n’est pas importée et un message informe l'utilisateur qu’il doit
modifier l’article et lui attribuer l’éco contribution (code de l’article et montant de l’éco contribution
précisés dans le message) avant de relancer l’importation de sa commande.
x
l'article de la commande est existant dans le dossier qui reçoit avec une éco-contribution dans le
dossier, différentes de celle de la commande : La commande n’est pas importée et un message
331
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
informe l'utilisateur qu’il doit modifier l’article et lui attribuer l’éco contribution (code de l’article et
montant de l’éco contribution précisés dans le message) avant de relancer l’importation de sa
commande.
Sur Oxatis, il existe la notion d’attributs. Si l’article présent dans la commande Oxatis est avec attributs,
même si l’article n’existe pas dans Open Line, cet article est repris dans la commande en tant qu' "article non
référencé" et ne sera pas créé.
Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente
ne sera pas importée, un message est affiché :
"L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée.
Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande."
Client/contact
Dans oxatis, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail.
Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line.
Dans le cas ou l’e mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit.
Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant du client/contact sur le site Oxatis est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
clients/contacts du site".
Dans le cas ou l’e-mail est connu, si :
x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est
rattaché au client.
x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est
repris dans la commande.
Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors
de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est
proposé.
Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée
Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas
proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site Oxatis correspond
dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site").
Règlement
Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur Oxatis
est Paiement confirmé (rond vert).
Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande
doit être importer ou pas.
Frais de port
Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Moyen de paiement
Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour.
Opération terminée
Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées.
Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site.
332
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce
Accès : Opérations - e-Commerce - EBP e-Commerce ou
Commerce
Opérations - e-Commerce - Autres solutions e-
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce.
Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le
paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche
client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande.
Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes.
Bienvenue...
...dans l'assistant de Mise à jour des données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des données à mettre à jour
Articles
Les articles de type Biens et Services sont envoyés.
Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers ePages.
Les paramètres d'envoi des articles sont :
Exporter les articles
Case à cocher
Permet d'envoyer les articles sur le site
Sélection
Permet de filtrer les articles à envoyer :
o par code article,
o par famille article,
o par fournisseur,
o tous les articles.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront
envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Forcer l'envoi des images
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés
sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site
seront envoyés.
Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas.
Les conditions d'envoi des articles sont :
x
x
x
x
x
Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « forcer
l’envoi » est cochée ;
Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec ePages ou non ;
Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été
modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des
images" est cochée dans les paramètres du dossier) ;
Un article supprimé sur open line sera supprimé sur ePages par la mise à jour ;
333
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
x
Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne
sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour
chacun de ces statuts).
Clients/contacts
Tous les clients/contacts peuvent être envoyés.
Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers le site e-Commerce.
Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont :
Exporter les contacts
Case à cocher
Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site
Sélection
Permet de filtrer les clients/contacts à envoyer :
o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés),
o par famille client,
o Tous.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les
contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Les conditions d'envoi des contacts sont :
x
x
x
x
Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est
sélectionnée sur sa fiche ;
Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option «
Forcer l’envoi » est cochée ;
Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec e-Commerce ou non.
Commandes
Les paramètres d'import des commandes sont :
Importer les commande
Case à cocher
Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel.
Période Du...Au
Permet de filtrer les commandes à importer
La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes.
Les conditions d'import des commandes sont :
Numéro de la commande
Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit
Le numéro de la commande ePages est repris dans le champ Référence de la commande, champ affiché par
défaut dans la vue Tous et Commandes
Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande ePages.
Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande ePages »
La commande est toujours importée TTC, afin de garantir la restitution exacte du Net TTC calculé par le site.
Les montant HT sont donc re-calculés.
Une commande en devise peut être émise sur le site ePages. Elle est entièrement exprimée en devise, Open
Line l'importe cependant en €uros compte tenu du fonctionnement d’Open Line.
Le Net à payer de la commande ePages (exprimé dans la devise) est repris dans le champ Net à payer en
devise de la commande Open Line.
La devise est reprise et le cours est re-calculé en fonction du Net à payer en euro et du Net à payer en devise
(les montants en euros étant repris de la fiche article indiqué sur Open Line).
334
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Une commande contenant un article avec Eco contribution ne sera pas importée.
Article
Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit.
Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant de l'article sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
articles du site".
Le prix de l’article sur ePages est exprimé par rapport à un nombre d’unité (champ « Le prix repose sur » par
conséquent). Si le prix exprimé sur ePages est pour 2 unités, si l'article doit être créer lors de l’importation de
la commande, il est indiqué dans l’article un prix ramené à une unité.
Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente
ne sera pas importée, un message est affiché :
"L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée.
Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande."
Client/contact
Dans ePages, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail.
Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line.
Dans le cas ou l’e-mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit.
Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant du client/contact sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
clients du site".
Dans le cas ou l’e-mail est connu, si :
x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est
rattaché au client ;
x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est
repris dans la commande.
Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors
de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est
proposé.
Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée.
Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas
proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site ePages correspond
dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site").
Règlement
Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur ePages
est "Payée".
Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande
doit être importer ou pas.
Frais de port
Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Moyen de paiement
Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
TVA
ePages propose à l’utilisateur de définir ses zones fiscales (l’équivalent des territorialités) et à partir de ces
zones fiscales, une matrice de taxes (l’équivalent des taux de tva).
Vous devez donc définir dans Open line la correspondance entre ePages et Open Line.
Une incohérence dans cette correspondance empêchera l’importation de la commande et la nécessité de
corriger cette matrice dans Open Line.
Dans Epages, il ya par défaut deux zones fiscales qui sont UE et Non UE.
A ces zones fiscales sont attachés des pays.
Et pour ces deux zones fiscales sont définis des taux de TVA.
ePages considère par défaut que la zone fiscale UE correspond à la France, et indique donc dans ses taux de tva
les taux français.
La zone Non UE est donc considérée comme la zone Import/Export, donc avec par définition des taux de TVA à
0.
Lorsqu’un utilisateur, lequel a déclaré lors de son inscription son adresse et par conséquent son pays, passe
commande sur ePages, il devient automatiquement un client à qui ePages attribue, en fonction de son pays,
une zone fiscale.
335
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Si le client est en France, il aura donc pas défaut, la zone fiscale UE
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour.
Opération terminée
Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées.
Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site.
336
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Remplacement de code
Accès : Opérations - Remplacement de code
Le remplacement de code passe par un assistant.
Il est possible de remplacer le code d'une fiche pays, banque, moyen de paiement ou mode de règlement par
une autre fiche existante..
Cet assistant vous permet de remplacer dans tous le logiciel, un code par un autre existant.
Bienvenue...
... dans l'assistant de remplacement...
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser un remplacement de code.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection du code à remplacer.
Sélection du code à remplacer
Cette étape permet de sélectionner le code à remplacer et le nouveau code.
x Code de la fiche d'origine
x Nouveau code
La case à cocher "Supprimer la code d'origine après son remplacement" permet à la fin du traitement de
supprimer le code d'origine.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le remplacement de code, puis Fermer.
Traitements du remplacement
La fiche d'origine est remplacée par la nouvelle fiche dans toutes les fiches sur lesquelles elle était présente.
Dans la liste des pays, il a une fiche pays FR et une fiche pays FRF
Sur une fiche client, présence d'une adresse avec FRF
Demande le remplacement de FRF par FR avec suppression de FRF.
Suite au traitement de remplacement FRF est remplacé par FR sur la fiche client et la fiche FRF est supprimée.
Pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant
permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les
fiches clients/documents …
337
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Assistant de mise à jour de fiche
Accès : Opération - Assistant de mise à jour
La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles
clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations.
La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet "fournisseur de la fiche article" et l'onglet
"articles de la fiche Fournisseur".
Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de mise à jour.
Bienvenue...
...dans l'assistant de mise à jour...
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection des éléments à mettre à jour.
Filtres
Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour.
Cette définition s'effectue par une sélection de critères.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des "articles" et "articles par fournisseurs" sont :
x un intervalle d'articles
x une prise en compte du stock réel (case sélectionnée "Stock réel différent de 0")
x un intervalle de familles articles
x un intervalle de sous-familles articles
x un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des "articles" uniquement)
x un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des "articles par fournisseur" uniquement)
x un type d'article (biens, service)
x un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2)
x un taux de TVA de l'article
Le filtre disponible pour la mise à jour des "Familles articles" est un intervalle de familles articles.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des "clients" sont :
x un type de tiers (clients ou prospects)
x un intervalle de clients
x un intervalle de familles clients
x un intervalle de commerciaux/collaborateurs
x un intervalle de données géographiques (code postal, pays...)
x un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2)
Le filtre disponible pour la mise à jour des "Familles clients/prospects" est un intervalle de familles
clients/prospects.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Mises à jour
Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de
modification.
Boutons de sélection
Pour établir la liste des champs à mettre à jour, les boutons suivants sont disponibles :
338
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Verrouiller chaque fiche pendant la mise à jour
Cette case (sélectionnée par défaut) vous permet, avant de réaliser la mise à jour, de rendre non modifiable
l'élément que vous souhaitez mettre à jour. Il sera modifiable qu'à la validation ou fermeture de l'assistant.
Lorsque la case n'est pas sélectionnée, les éléments sont non modifiables qu'à la validation de l'assistant.
Sélectionner les champs
Ce bouton permet d'afficher une fenêtre de choix des champs à mettre à jour.
Suite à la sélection des champs (case cochée) et à la validation de la fenêtre par OK, tous les champs
sélectionnés apparaissent dans la grille.
Les champs non modifiables dans la fiche ne sont pas modifiables par l'assistant
Flèche bas et Flèche haut
Ces boutons permettent de trier les champs affichés mais aussi de définir l’ordre dans lequel les mises à jour
seront effectuées.
Ajouter le prix d’achat et le prix de vente, si ce dernier est positionné en premier, la mise à jour
s'appliquera alors sur le prix de vente puis le prix d’achat. Donc, en fonction des paramètres définis dans la
fiche article, le prix de vente peut être recalculé.
Liste des champs à mettre à jour
La liste des champs à mettre à jour est présentée sous forme de grille contenant les colonnes :
Champs
Liste des champs sélectionnés à l'aide du bouton "Sélectionner les champs"
Par défaut la grille contient les champs obligatoires non modifiables, non supprimable :
- Mise à jour Article : Code article, Libellé
- Mise à jour Articles par fournisseurs : Code fournisseur, Nom, Code article, Libellé
- Mise à jour Familles articles : Code famille articles, Familles articles
Mode
En fonction du type de champ différents modes sont disponibles :
o Saisie manuelle :
Proposés pour les champs modifiable de type texte, numérique entier, numérique décimal, case à
cocher, date/heure, liste de valeurs, champ d'une autre fiche.
Elle permet d’indiquer la nouvelle valeur sur l’étape suivante et pour chaque élément concerné par la
mise à jour.
o
Nouvelle valeur :
Proposés pour les champs modifiable de type texte, numérique entier, numérique décimal, case à
cocher, date/heure, liste de valeurs, champ d'une autre fiche.
Elle permet de déterminer une valeur par défaut à appliquer à l’ensemble des éléments concernés par
cette mise à jour. Cette valeur doit alors être renseignée dans la colonne Valeur à appliquer.
o
Affichage seul :
Proposés pour les champs non modifiables (exemple : code de la fiche)
Aucune saisie possible.
o
Différence :
Proposés pour les champs modifiables de type numérique entier et numérique décimal.
Elle permet d’appliquer à la valeur d’origine un montant à ajouter ou à soustraire et cette modification
s’applique sur tous les éléments répondant aux filtres sélectionnés.
o
Pourcentage :
Proposés pour les champs modifiables de type numérique décimal.
Il permet d’appliquer un pourcentage de hausse ou de baisse à la valeur d’origine et sur tous les
éléments répondant aux filtres sélectionnés.
Par défaut, le mode est positionné sur :
- Saisie manuelle pour les champs modifiables,
- Affichage seul pour les champs non modifiables.
Valeur à appliquer
Cette colonne permet de saisir une nouvelle valeur, une différence ou un pourcentage.
La valeur à appliquer est du même type que le champ à modifier.
Comportement
La sélection du comportement est disponible uniquement pour la mise à jour des articles.
339
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Cette colonne propose les valeurs :
o Ne pas appliquer les paramètres de la famille,
o Appliquer les paramètres de la famille.
Lors de la modification manuelle du code famille articles dans une fiche article, il est possible d’appliquer ou
non les paramètres de la famille à l’article. Dans l’assistant de mise à jour, la modification de la famille
d’articles est possible. Donc afin de choisir l'appliquer les paramètres de la famille, lorsque le code famille
articles est sélectionné, dans la colonne Comportement, il est possible de choisir l'application ou non des
paramètres de la famille.
Lors du passage à l'étape suivante, les paramètres définis dans cet écran sont alors appliqués à l’ensemble
des données concernées par la mise à jour. Si une nouvelle valeur n’est pas applicable à une des données un
message d’informations est alors affiché précisant que la donnée concernée ainsi que sa valeur ne sont pas
applicables.
Sur cet écran, aucun contrôle de cohérence entre données n'est réalisé. Par exemple, si les champs Famille
et Sous-famille sont sélectionnées, il est possible de définir une sous-famille qui n’appartient pas à la famille.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Contrôle et modification
Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des
paramètres définis dans l’étape précédente.
Les champs modifiables restent modifiables (champ surligné en Jaune).
Si la saisie manuelle n’est pas possible (par exemple : Changement du type d’article), un message
d’informations est affiché indiquant que le changement n’est pas possible.
La grille de la liste des données concernées par la mise à jour contient les colonnes :
Sauvegarder
Case à cocher
Cette case permet d’identifier les données modifiées.
La case est sélectionnée automatiquement si les paramètres de l'étape précédente ont pu être appliqués. Dans
le cas contraire, elle est désélectionnée
Il est possible de désélectionner la case "Sauvegarder" : dans ce cas, à la validation de l‘assistant, les
modifications de données ne seront pas enregistrées.
Si aucune modification n’a été effectuée, il n'est pas possible de sélectionner la case.
-
Les champs obligatoires et non modifiables, non supprimable :
Mise à jour Article : Code article, Libellé
Mise à jour Articles par fournisseurs : Code fournisseur, Nom, Code article, Libellé
Mise à jour Familles articles : Code famille articles, Familles articles
Mise à jour Client : Code (tiers), Nom
Mise à jour Familles clients : Code famille tiers, Libellé
Les champs sélectionnés dans l'étape précédente, pour être mis à jour
Contrairement à l’étape précédente, des contrôles de cohérence sont effectuées et il s’agit des mêmes que
sur la fiche article.
Le bouton Précédent permet de revenir sur l’étape précédente mais aucune modification réalisée dans cet
écran ne sera conservée. Un message de confirmation vous en informe.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles
articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer.
Traitements de la mise à jour
Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères.
340
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Droits utilisateurs
Il n'y a pas de droit particulier pour les assistants de Mise à jour.
- Mise à jour Article : Droit utilisateur pris en compte "Article"
- Mise à jour Articles par fournisseurs : Droit utilisateur pris en compte "Article"
- Mise à jour Familles articles : Droit utilisateur pris en compte "Familles Article"
- Mise à jour Clients/prospects : Droit utilisateur pris en compte "Clients/prospects"
- Mise à jour Familles clients/prospects : Droit utilisateur pris en compte "Familles Clients/prospects"
341
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
342
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
PARAMÈTRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Ajouter une publication Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche publication.
Ajouter un compte Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour
ouvrir une fiche compte du ROL.
Ajouter un taux de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche taux de TVA.
Ajouter une civilité
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche civilités.
Ajouter un code postal
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche codes postaux.
Informations société
Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs...
343
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
PUBLICATION REPORTS ON LINE
Publication
Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line– Publication
La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches.
Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL.
La fiche publication peut être créée directement depuis :
o
o
le menu « Paramètres - Publication dans Reports On Line– Publication » + ajouter
la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line :
http://reports-on-line.ebp.com".)
Présentation de la fiche
La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets.
Entête
o
Libellé*
Champ alphanumérique de 80 caractères maximum
La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document
o
Description
Champ alphanumérique de 200 caractères maximum
Onglets
Documents
o
Icône
Permet de sélectionner une image pour la publication.
Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options.
Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre
publication ou par le bouton "Importer", aller chercher un icône d'une autre provenance
"Personnalisé".
Cet icône est indépendant du logo du dossier
o
Nom de la publication dans Reports on Line
Champ alphanumérique de 40 caractères maximum
Rq : la donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête
Il reste modifiable.
o
Date de dernière publication
Champ date non modifiable
Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication
o
Date de prochaine publication
Champ date non modifiable
Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité).
o
Inactif
Case à cocher
Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier.
La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour.
o
Modifié depuis le dernier envoi
Case à cocher, non saisissable
Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée.
Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit
sélectionnée par défaut.
o
344
Liste de documents
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Cette liste contient tous les documents associés à la publication.
Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description.
Il est possible de :
o supprimer un document
o modifier la vue de la liste
o changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre)
Comptes
Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication.
La gestion de cette liste est commune à toutes les listes.
Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte.
Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera
envoyée.
Les informations disponibles sont :
o
Login(email) compte utilisateur Reports on Line
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication
o
Prénom
Non modifiable
Prénom du compte
o
Nom
Non modifiable
Nom du compte
Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une
multi-sélection dans la liste déroulante des comptes.
Périodicité
Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site.
La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action « envoyer » est sélectionnée
Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes
les n semaines ou n mois …).
Prochaines dates
Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en
fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du
mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines…
Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché :
Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous
devrez mettre à jour le planificateur de tâches Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste
choisi.
Pour mettre à jour le planificateur de tâche windows, vous avez à votre disposition l'action Mettre à jour le
planificateur depuis le menu Paramètres-Publication Reports On Line-Publications.
Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis
par vous. Vous pouvez visualiser les tâches générées via l'application EBP en cliquant sur Démarrer/Tous les
programmes/Accessoires/Outils système/Tâches planifiées.
Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant
sur le bouton "Envoyer".
Action de la liste publication
o
Envoyer
Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives
345
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
346
o
Mettre à jour le planificateur de tâches
Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité.
Un message vous demande confirmation de mise à jour :
Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications seront envoyées
automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.
o
Supprimer la tâche du planificateur
Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée.
Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche :
Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées
automatiquement à partir de ce poste.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
Comptes
Accès : Paramètres - Publication Reports On Line – Comptes
La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches.
Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line.
La fiche compte contient :
o
Login (e-mail)*
Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail
Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur
o
Administrateur
Case à cocher
Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur
Un seul compte peut-être administrateur.
o
Nom
Champ saisissable
o
Prénom
Champs saisissable
o
Mot de passe*
Obligatoire
o
Confirmation*
Identique au mot de passe
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte.
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier.
Actions
A partir de la liste des comptes, il est possible de
o Récupérer les comptes du site
o Mettre à jour l'identification
347
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
COMPTABILITE
Plans analytiques
Accès : Paramètres - Comptabilité - Plans analytiques
La gestion de la liste des plans est commune à toutes les fiches.
Les plans vous permettent d'analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise
dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers.. . La somme des axes enregistrés devra être
ventilée à 100% sur chacun des plans.
En version PRO, le nombre de plans est limité à 3 et ils peuvent contenir 1 niveau.
En version PME, le nombre de plans est illimité et ils peuvent contenir 12 niveaux.
La gestion de l'analytique est activée à partir des Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles.
La fiche plans est composée d’une entête et d’onglets.
Entête
Les champs disponibles sont :
Code
Il permet de saisir le nom court du plan.
Ce code est limité à 40 caractères alphanumériques.
Intitulé
Saisissez le nom du plan (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Poste analytiq