Innovaphone VoiceMail Manuale d’uso

Manuale
innovaphone VoiceMail
P U R E I P - T E L E P H O N Y
Release 10, 2. Edizione febbraio 2009
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Le informazioni contenute nei testi e nelle figure del presente manuale sono state effettuate con
la massima cura e precisione, altrettanto dicasi per la stesura del Software. Tuttavia non si può
escludere completamente la presenza di errori. Con questa documentazione la innovaphone AG
non garantisce funzioni nè conferma alcun uso e servizio.
La innovaphone AG si riserva il diritto di procedere a miglioramenti o variazioni del presente
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Indice
1.
Premessa ........................................................... - 3 -
2.
Primi Passi......................................................... - 3 -
2.1 Accesso......................................................................... - 3 2.2 Attivazione..................................................................... - 4 2.3 Personalizzazione ......................................................... - 5 -
3.
Gestione Messaggi ........................................... - 7 -
4.
Struttura Menù .................................................. - 8 -
Manuale d’uso
Voicemail
-2-
1. Premessa
L’innovaphone voice mail offre una segreteria elettronica con caselle vocali per tutti gli interni di
un PBX innovaphone.
Essendo i sistemi innovaphone ampliamente configurabili è possibile gestire e personalizzare la
voice mail non solo da parte dell’utente come descritto in questo manuale, ma anche a livello di
sistema.
Di conseguenza la difficoltà di un manuale generico per l’utente risiede nell’impossibilità di
sapere come è stato implementato per uno specifico cliente il servizio a livello di telefoni VoIP e
centralino.
Il manuale parte quindi dal presupposto di un’installazione tipica. Nel vostro caso quindi per
esempio un tasto di funzione potrà non essere configurato nella posizione come indicato nel
manuale o il tasto viene utilizzato per altri servizi. Oppure avete preferito in maniera fissa
un’attivazione automatica della segreteria in caso di mancata risposta anziché un tasto per
attivare la voice mail ecc. Quanto di seguito indicato è quindi a titolo esemplificativo, per la
vostra configurazione specifica rivolgeteVi al vostro installatore. Gli esempi con un telefono VoIP
si riferiscono al modello IP200.
La voice mail stessa viene gestita con comandi vocali in lingua italiana e si illustra da sola, il
presente manuale descrive concetti e funzionalità particolari.
Il manuale si riferisce alla voice mail con diverse espressioni “voice mail” o “Segreteria” con il
solo intento di facilitarne la leggibilità.
La presente descrizione si riferisce alla Versione della voice mail innovaphone V7
(build VM-08-60053 o superiore).
2. Primi Passi
2.1
Accesso
La voice mail ha un numero telefonico come un qualsiasi interno. Nel nostro esempio le
assegneremo il numero 81.
Per accedere alla voice mail chiamate il numero assegnato, seguito dal numero della casella
(solitamente il vostro numero interno). Nel nostro esempio l’interno 24 selezionerà quindi il
numero 8124.
Sui telefoni VoIP innovaphone si usa configurare un tasto di funzione per l’indicazione di
messaggi in segreteria che include anche la funzionalità di accesso alla voice mail.
Di seguito il display di un telefono IP200 configurato come descritto:
Premendo il tasto F2, che corrisponde alla voce “Segreteria”, si accede alla voice mail, Nello
stesso modo si può accedere alla voce digitando il numero 8124.
Manuale d’uso
Voicemail
-3-
Nota
L’accesso alla vostra casella è possibile da qualsiasi telefono digitando il numero “8124”.
Questo permette di consultare e impostare la vostra casella anche da altre postazioni o in
selezione passante dall’esterno, per esempio da un cellulare.
Notate che si possono anche trasferire chiamate verso la segreteria e quindi è possibile la
trasferta di una chiamata esterna ad una casella. Questo permette la consultazione esterna
anche in caso di mancanza di selezione passante (chiamando il P.O. e chiedendo la
trasferta). Inoltre è possibile anche un accesso tramite la selezione passante in DTMF,
servizio da impostare da parte del personale tecnico.
La voice mail dà un breve messaggio di benvenuto e invita a digitare il PIN che è composto da 4
cifre.
Se accedete per la prima volta il PIN sarà quello di fabbrica, 8765.
Come sopra spiegato l’accesso alla vostra casella è possibile da qualsiasi telefono, quindi la
protezione contro l’accesso di terzi è costituito proprio dal PIN. E’ importante quindi modificare
questo PIN e personalizzarlo come descritto al paragrafo “Impostazioni” per evitare accesi non
autorizzati.
Digitando il PIN corretto segue il menù vocale principale. Un PIN errato provoca la chiusura
della chiamata.
2.2
Attivazione
Per attivare la segreteria si devia il telefono verso la VM, quindi nell’esempio il proprio telefono
al numero 81. Questa deviazione si può impostare sia manualmente (digitando i relativi codici
nel caso di interni Dect e interni analogici oppure dai relativi menù dei telefoni VoIP) che
utilizzando nel nostro esempio il tasto F3 che corrisponde alla voce “spenta”:
Il tasto F3 quindi indica anche lo stato del telefono in funzione alla voice mail. Premendolo
appare:
Notate che il tasto ora riporta la scritta “fissa”, indicando che la segreteria è impostata in modo
che le chiamate vengano immediatamente deviate verso la segreteria.
Manuale d’uso
Voicemail
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Nota
Il PBX innovaphone permette anche di deviare solo determinati numeri oppure tipi di
chiamate, per esempio solo chiamate esterne. Per tali impostazioni contattate il personale
tecnico.
Inoltre è possibile associare le funzionalità descritte anche a tasti non associati al display
(come per esempio nel caso del modello IP110) impostando degli stati di lampada (per
esempio LED acceso = segreteria accesa, LED spento = segreteria spenta, LED
lampeggiante = deviazione a tempo ecc.)
Premendo di nuovo il tasto F3 appare:
“a tempo” indica che le chiamate vengono deviate verso la voice mail in caso di mancata
risposta.
Osservate inoltre che nell’ultima riga del display appare una freccia verso destra che indica che
è attiva una deviazione a tempo.
Ricordate che il tempo per la mancata risposta è impostabile a livello di sistema da parte del
personale tecnico.
Nota
E’ possibile in configurazione del sistema anche togliere questa seconda opzione a tempo e
permettere solo la modalità “acceso” “spento”.
Premendo un’altra volta il tasto F3 ritorna il primo display indicato e la segreteria è disattiva.
Nota
E’ possibile consultare la segreteria, anche se è stata attivata (quindi con deviazione attiva).
Nota
E’ possibile anche una deviazione fissa, a tempo o per determinati numeri a livello di
sistema, non modificabile dall’utente.
Manuale d’uso
Voicemail
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2.3
Personalizzazione
2.3.1 Cambiare PIN:
La casella di ogni utente può essere personalizzata seguendo i menù vocali. Dal menù
principale selezionate l’opzione 4 e poi seguendo le indicazioni vocali, inserite e memorizzate il
nuovo PIN.
2.3.2. Annunci
E’ possibile impostare il proprio nome o/e un annuncio personale. Il funzionamento della
segreteria varia a seconda di queste impostazioni come di seguito descritto:
¾ Non sono impostati né nome, né annuncio:
La segreteria risponde: “L’utente” + numero dell’interno + “non è raggiungibile. Lasciate il
vostro messaggio” + “beep”.
¾ E’ stato impostato solo il nome:
La segreteria risponde con il nome registrato + “non è raggiungibile. Lasciate il vostro
messaggio”+ “beep”
¾ E’ stato impostato un vostro annuncio personale
La segreteria risponde con il vostro annuncio personale + “beep”
Se avete impostato il nome, accedendo alla vostra casella, dopo l’inserimento del PIN, esso
sarà ripetuto.
Manuale d’uso
Voicemail
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3. Gestione Messaggi
Se avete attivato la vostra casella e un chiamante lascia un messaggio sul telefono VoIP si
accende un avviso, che viene denominato MWI (Message Waiting Indication). Nell’esempio
inizia a lampeggiare il simbolo del telefono sull’IP200 e il tasto F2 cambia da “Segreteria” a
“Messaggio” (ovviamente tutti questi termini sono modificabili):
Per consultare il o i messaggi premete il tasto F2 “Messaggio” oppure digitate il numero della
voice mail e della casella (nell’esempio 8124).
Seguite i menù, i messaggi possono essere ascoltati una o più volte, cancellati o memorizzati.
Ovviamente si può accedere ai messaggi memorizzati e questi a loro volta possono essere
ascoltati o cancellati.
Prima del messaggio sono segnalate data e ora della registrazione. Alla fine dell’ascolto di un
messaggio è possibile fare selezionare alla voice mail il numero di chi ha lasciato il messaggio
ed effettuare subito la richiamata.
Questo però è possibile solo se il chiamante ha trasmesso il suo numero mentre fallisce in caso
di occultazione del numero.
La voice mail permette anche di inviarvi una e-mail in caso di un messaggio in segreteria. Essa
ha come oggetto un messaggio del tipo “Avete ricevuto una nuova VoiceMail da:” con
l’indicazione del numero del chiamante.
Inoltre è possibile allegare alla e-mail il messaggio stesso come file in formato Wav., che potrà
successivamente essere consultato con un player (per esempio con il Media Player di Windows
XP SP2 o superiore).
Per ogni interno è possibile indicare una casella di posta separata, è inoltre possibile indicare un
e-mail account unico o generico per gli utenti che non ha un indirizzo personale di posta
elettronica.
Notate che l’avviso tramite e-mail richiede un server di posta sempre attivo perché non avviene
alcuna memorizzazione delle e-mail avviate. I messaggi voce rimangono invece memorizzati in
ogni caso dalla voice mail fino alla loro cancellazione tramite il telefono.
Manuale d’uso
Voicemail
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4. Struttura Menù
Menù principale.
per ascoltare i nuovi messaggi, digiti 1.
per selezionare ora il numero del chiamante, digiti 1 .
per memorizzare il messaggio, digiti 2 .
per cancellare il messaggio, digiti 3 .
per riascoltare il messaggio , digiti 4 .
per passare al messaggio successivo, digiti 6 .
per tornare al messaggio precedente, digiti 7 .
per tornare al menù principale, prema il tasto asterisco.
per ascoltare i messaggi memorizzati, digiti 2.
per selezionare ora il numero del chiamante, digiti 1 .
per cancellare il messaggio, digiti 3 .
per riascoltare il messaggio , digiti 4 .
per passare al messaggio successivo, digiti 6 .
per tornare al messaggio precedente, digiti 7 .
per tornare al menù principale, prema il tasto asterisco.
per personalizzare la sua casella, digiti 3.
per personalizzare l'annuncio del suo nome, digiti 1.
per registrare un nuovo annuncio del suo nome, digiti 1.
per ascoltare il nuovo annuncio del suo nome, digiti 2.
per cancellare l'annuncio attuale del suo nome, digiti 3.
per tornare al menù principale, prema il tasto asterisco.
per personalizzare il suo annuncio, digiti 2.
per registrare un nuovo annuncio personale, digiti 1 .
per ascoltare il nuovo annuncio personale, digiti 2 .
per cancellare l'annuncio personale attuale, digiti 3 .
per tornare al menù principale, prema il tasto asterisco.
per cambiare il PIN, digiti 4.
per inserire un nuovo PIN, digiti 1.
per ascoltare il PIN attuale, digiti 2.
per tornare al menù principale, prema il tasto asterisco.
Manuale d’uso
Voicemail
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