Universit de Millersville Une universit reconnue l chelle nationale fait la transition aux appareils multifonctions polyvalents de Ricoh pour mettre niveau son parc

Universit de Millersville Une universit reconnue l chelle nationale fait la transition aux appareils multifonctions polyvalents de Ricoh pour mettre niveau son parc
Étude de
cas
Éducation
Université de Millersville
Une université reconnue à l’échelle nationale fait la transition aux appareils
multifonctions (MFP) polyvalents de Ricoh pour mettre à niveau son parc
« Ricoh a démontré qu’il faisait
bien plus que de vendre des
boites.
Nous avons été impressionnés
par le service, l’analyse et les
recommandations qui nous ont
aidé à naviguer le processus
de transition de l’impression
rapidement et de façon
rentable.»
– Ken Dearstyne, vice-président
adjoint aux finances et à
l’administration, Université
de Millersville
LE CLIENT
L’Université de Millersville est une université publique reconnue du centre de la
Pennsylvanie. Comptant plus de 8 700 étudiants et près de 900 professeurs et membres
du personnel, l’université a besoin d’un grand parc d’appareils de production à travers
son superbe campus. L’université est l’un de 14 établissements réunis dans le Pennsylvania
State System of Higher Education (PASSHE) respectant les directives d’acquisition de l’état.
Ricoh a travaillé de près avec l’université pour implanter une stratégie de transition de
l’impression et une mise à niveau de l’équipement qui améliorent l’efficacité et réduisent
le coût total de propriété.
LE DÉFI
Ricoh a obtenu le contrat d’appareils multifonctions numériques pour les 14 universités
de l’état du Pennsylvania State System of Higher Education (PASSHE). Les représentants de
Ricoh arrivaient à point nommé lorsqu’ils se sont présentés à l’Université de Millersville.
« Les procédures d’acquisition de l’impression étaient disparates et inconstantes, se
rappelle Ken Dearstyne, vice-président adjoint aux finances et à l’administration. La
procédure n’était pas gérée et chaque département prenait ses propres décisions, jusqu’au
choix du fournisseur. »
Cette stratégie décentralisée a entrainé une gamme étendue d’appareils — jusqu’à 100
MFP et 300 imprimantes — provenant de plusieurs fabricants. Près de la moitié du parc
comptait plus de cinq ans; certains appareils étaient vieux d’au moins 15 ans. Moins de
20 % des appareils étaient reliés au réseau.
DÉFIS
• Appareils noir et blanc
surannés
• Environnement décentralisé et
non géré
• Peu de contrôles de sécurité
• Pas de contrats de service
SOLUTION
• Appareils multifonctions en
réseau
• Capacités de numérisation
• Gestion intelligente à distance
@Remote
• Engagement à l’efficacité
énergétique
RÉSULTATS
• Réseau centralisé plus facile à
surveiller et à gérer
• Productivité et efficacité
améliorés
• Impact environnemental réduit
• Sécurité rehaussée
Étude de
cas
Ricoh en matière de consultation et de services — et ses
technologies éprouvées — ont finalement mené à une
analyse globale.
Les appareils surannés et autonomes compromettaient
la performance et les dirigeants de l’établissement
se préoccupaient du fait que le manque de sécurité
pourrait affecter l’intégrité des données. Des images
étaient stockées directement sous le disque dur de
plusieurs appareils, ce qui signifiait que des informations
confidentielles pouvaient être récupérées par tout à
chacun.
Le parc décentralisé compliquait l’entretien. L’université
possédait la plupart de ces appareils, mais les contrats
de service étaient expirés ou inexistants. Certains
départements avaient commandé des imprimantes à
jet d’encre sur carte de crédit sans que l’équipe TI ne
s’en aperçoive. Le parc vieillissant et disparate exigeait
beaucoup d’entretien et l’approche dispersée taxait les
ressources financières de l’établissement.
« Nous savions que nous devions mettre à niveau notre
parc d’impression, a dit Ken Dearstyne, mais nous n’avions
pas les ressources pour optimiser l’efficacité. Notre équipe
TI avait peu de données pour évaluer l’utilisation et la
productivité. »
LA SOLUTION
L’équipe Ricoh voulait faire plus que de simplement vendre
des appareils. Elle voulait faire une analyse complète afin
d’optimiser l’efficacité à l’échelle du campus. Les dirigeants
se montraient sceptiques. Un autre fournisseur avait
aussi tâché d’évaluer l’environnement d’impression il y a
quelques années sans succès.
Pendant deux ans, Ricoh a fait des analyses des besoins
pour divers départements. Quelques MFP ont été achetés
à la suite des recommandations de l’équipe. Cela a mené
à d’autres initiatives plus importantes. L’expertise de
Seulement une trentaine des 300 imprimantes avaient
été repérées. Une équipe de quatre experts en gestion
documentaire de Ricoh a ratissé chaque édifice
pour repérer tous les appareils pour en venir à des
recommandations de consolidation. L’université pouvait
éliminer les appareils inutiles en installant des MFP en
réseau qui combinent impression, copie, numérisation et
télécopie, offrant une performance efficace à une fraction
du coût. Les appareils étaient munis de l’impression recto
verso automatique et nécessitaient moins d’énergie.
« Nous avions aussi besoin de nouveaux MFP qui pouvaient
améliorer l’efficacité énergétique, reconnait Ken Dearstyne.
La Pennsylvanie avait récemment dérèglementé l’énergie,
alors la possibilité de réduire nos coûts énergétiques était un
facteur de différenciation important. »
L’équipe a installé @Remote sous plusieurs appareils afin
de documenter l’utilisation. Ces données ont été partagées
avec les décideurs de l’université. Ricoh s’en est servi pour
démontrer comment la gestion centralisée du parc pouvait
réduire le coût total de propriété.
LES RÉSULTATS
L’université a apprécié l’analyse de Ricoh et ses
recommandations. Quarante-six MFP de plus de cinq ans
ont été remplacés sur le champ avec des MFP polyvalents
en réseau de Ricoh. Les utilisateurs ne croyaient pas à ces
nouveaux engins et à la stratégie centralisée. Peu après
leur installation cependant, ils vantaient les capacités
avancées de ces nouveaux appareils.
« Ricoh a démontré qu’il faisait bien plus que de
vendre des boites, a dit Ken Dearstyne. Nous avons
été impressionnés par le service, l’analyse et les
recommandations qui nous ont aidé à naviguer le
processus de transition de l’impression rapidement et de
façon rentable. »
Étude de
cas
Les MFP affichent un système de sécurité par écrasement
des données (DOSS) qui écrase les données stockées
sous le disque dur, ce qui protège les informations
confidentielles même lorsque la tâche est terminée. La
numérisation a permis à l’université de passer peu à peu
de processus papier à un flux de travail électronique plus
rentable et exact. Les dossiers peuvent être numérisés et
sauvegardés dans des bases de données plutôt que d’être
archivés à l’extérieur. Ricoh assure une formation complète
sur place afin d’assurer une performance optimale.
Grâce à une approche en trois étapes, l’équipe Ricoh
a installé près de 100 MFP. La moitié d’entre eux offre
l’impression couleur. Tous offrent l’impression en
réseau plus rapide, plus efficace et moins dispendieuse.
Anciennement, l’université payait environ trois cents par
page imprimée. Après le passage aux MFP de Ricoh, il
en coûte maintenant 1,2 cent la page. Si l’on considère
que l’université prévoit produire quatre millions de
pages l’année prochaine, cela représente une économie
substantielle.
La transition a permis à l’université d’optimiser son
efficacité énergétique. L’université a visé au moins 50 %
d’impression recto verso sous les nouveaux appareils.
Vingt-cinq nouveaux appareils dans les laboratoires
informatiques étudiants munis de l’impression recto verso
pourraient économiser à l’université environ 1,2 million de
pages de papier cette année. L’analyse démontre que les
MFP de Ricoh affichent une économie d’environ 60 % des
coûts énergétiques.
Il y a plus cependant. Un parc centralisé est plus facile à
gérer. De simples tâches comme le remplacement du toner
se font sans problème. Le gestionnaire reçoit un courriel
quand les niveaux de toner sont bas.
La transition se poursuit. Les experts de Ricoh travaillent
avec l’université pour passer à la technologie Ricoh à
l’échelle du campus. Il y aurait encore 300 appareils à
installer. La formation se poursuivra pendant un certain
temps. Et l’université envisage maintenant d’installer
l’impression mobile.
« Nous perdions des dizaines de milliers de dollars chaque
année en conservant des stratégies et de l’équipement
inefficaces, explique Ken Dearstyne. Ricoh nous a
démontré qu’un investissement prudent peut rapporter
aujourd’hui et à l’avenir. »
www.ricoh.ca
CS-152-RIC ©2012 Ricoh Americas Corporation. Tous droits réservés. Ricoh® et le logo Ricoh sont des marques de commerce enregistrées de Ricoh Company, Ltd. Tous les autres noms
d’entreprise, noms de produits et toutes les autres marques de commerce sont la propriété de leur propriétaire respectif.
Was this manual useful for you? yes no
Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

Download PDF

advertisement