Guide GESTION COMMERCIALE Classic 2013

Guide GESTION COMMERCIALE Classic 2013
Gestion Commerciale
Classic Open Line
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
4
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B.
Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
5
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
er
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 juin de chaque année pour une prise
er
d’effet à compter du 1 septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription
initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
6
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :


L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :






le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
7
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
8
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
9
C.
Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :

l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A

la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
10
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale Classic Open Line et donne
toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis

Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
11
Table des matières
INSTALLATION ................................................................................................. 16
1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................. 16
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 16
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 16
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 18
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 18
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19
6. ECRAN DE TRAVAIL ..................................................................................... 20
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21
1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 21
1.2. Les autres options ....................................................................................... 22
1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 22
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 22
3. COMMENT CREER UN TIERS ? ................................................................... 23
3.1. Création d’un client ...................................................................................... 23
3.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 23
3.3. Création d’un contact................................................................................... 23
4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 24
4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 24
4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 26
4.3. Comment livrer une commande ? ................................................................ 27
4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? ........................................... 27
4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 28
5. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 29
5.1. Comment commander ? .............................................................................. 29
5.2. Comment réceptionner les achats ? ............................................................ 30
5.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 30
13
6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ?
........................................................................................................................... 30
6.1. Transfert ...................................................................................................... 30
6.2. Regroupement............................................................................................. 31
6.3. Duplication .................................................................................................. 31
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 31
8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS .......................... 32
8.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 32
8.2. Comment saisir un règlement ? ................................................................... 32
8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? ................. 33
9. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................. 34
9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? ............................................ 34
9.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................... 34
9.3. Les mouvements de stock ........................................................................... 36
10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 36
11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .................................................. 38
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .......................................... 38
13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?
........................................................................................................................... 39
13.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 39
13.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 39
13.3. Les droits utilisateurs ................................................................................. 40
14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 40
LES FONCTIONS AVANCEES .......................................................................... 41
1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 41
2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 41
3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR.................................................................... 42
3.1.
Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 42
3.2.
Filtres ..................................................................................................... 42
3.3.
Mises à jour ............................................................................................ 43
3.4.
Contrôle et modification .......................................................................... 43
3.5.
Résumé des paramètres ........................................................................ 43
3.6.
Traitements de la mise à jour ................................................................. 43
4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 43
4.1. Création du barème éco-contribution ........................................................... 44
4.2. Les options de la société ............................................................................. 44
4.3. Utilisation du barème éco-contribution ......................................................... 44
14
5. LE SERVICE A LA PERSONNE ..................................................................... 44
5.1. Les options .................................................................................................. 45
5.2. Les données ................................................................................................ 45
5.3. Les documents de vente.............................................................................. 45
5.4. L’attestation fiscale ...................................................................................... 45
6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 46
6.1. Création d’un frais de port ........................................................................... 46
6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 47
7. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 47
8. LES HISTORIQUES ....................................................................................... 48
8.1. Historique de la ligne article......................................................................... 48
8.2. Historique du document ............................................................................... 48
8.3. Historique des ventes .................................................................................. 48
8.4. Historique des achats .................................................................................. 49
9. LES ECHEANCIERS ...................................................................................... 49
10. LES RELANCES .......................................................................................... 50
11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE .................................. 50
12. LES STATISTIQUES .................................................................................... 50
13. REPORTS ON LINE ..................................................................................... 51
13.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 51
14. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 53
15. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 53
16. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 54
17. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 54
18. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 55
19. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 55
20. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ?.................................................... 56
21. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 56
INDEX ................................................................................................................ 57
15
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :

Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.

0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste
(1) est la suivante :

Processeur : P4 2 GHz ou équivalent

Mémoire : 3 Go

Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits

Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de
revendeurs.
16
Comment installer mon logiciel ?
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Gestion Commerciale Classic Open Line.
Sélectionnez l’installation du logiciel.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez.
L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les
données sont installés sur cet ordinateur.
L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :
Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre
ordinateur,
Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,
Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft
SQL Server Express 2005 »).
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 5.0FRFR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
17
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours,
puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions
porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
18
Comment créer mon dossier ?
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre
logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez
Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :

Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).

Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.

Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.

Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ».
Un message d'avertissement apparaît :

Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;

Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant
pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
société souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.
19
6. ECRAN DE TRAVAIL
Menus
Partie contextuelle de la barre de
navigation.
Barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Barre de statut affiche le nom de la base ouverte
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
20
Comment initialiser mon dossier ?
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock) ou dans la saisie
d’un règlement.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des
Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :

Identification :
Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.
Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les
informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer
les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler.
Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il
convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise
relève.


Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les
comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés
pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis,
factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients,
fournisseurs, articles, familles...).

Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez
appliquer par défaut sur vos articles.

Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix
unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de
conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.
21
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une
durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les
coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le
bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien » ou « Service ».
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis
surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant
sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le
dernier prix d’achat ou le PUMP) puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement
calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les
options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si
nécessaire.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille.
Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de coché « Autoriser les stocks en
négatifs ».
Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres –
Société – Articles)
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous
les montants affichés.
22
Comment créer un Tiers ?
3. COMMENT CREER UN TIERS ?
3.1. Création d’un client
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une
distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une
commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet
« Divers »).
Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet
Facturation.
L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre
client. Vous pourrez également en ajouter.
3.2. Création d’un fournisseur
Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter
ou le bouton Ajouter.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet
« Divers »).
Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet
Facturation.
L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre
fournisseur. Vous pourrez également en ajouter.
3.3. Création d’un contact
Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects.
Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Remplissez alors les informations concernant votre contact.
23
4. COMMENT GERER LES VENTES ?
Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes.
4.1. Comment saisir un devis ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :

La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis
Devis,

Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
4.1.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi
modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un
mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours
indiqués dans les options du dossier.
4.1.2. Le corps
Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui
composeront le devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :

D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).

D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre
disposition.

D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la
grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une
prestation).

D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents
attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un
correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
4.1.3. Le pied
Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum
d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une
remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC).
24
Comment gérer les ventes ?
4.1.4. Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :

L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations
que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte
(il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des
lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché.
La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le
mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.
La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.

L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de
facturation du client sélectionné.

L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du
client sélectionné.

L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi
que sa catégorie tarifaire, le commercial, des statistiques, les informations de
colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si
un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu
Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.

L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des
adresses web ou URL et de saisir un commentaire.
4.1.5. Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :









Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/articles avec le filtre client
renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le
type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite
choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de préparamétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact
Marqué comme imprimé
Permet de noter le document comme étant imprimé
Marqué comme non imprimé
Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé
Dupliquer en
Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un
devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)
25

SMS
Permet de réaliser l’envoi de SMS.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou
le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS
(tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi).
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces
traitements.
4.1.6. Fiche devis
A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :

Actualiser TVA
Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article.
4.2. Comment créer une commande ?
Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :

La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis
Commandes,

Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser].
Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis.
La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le
devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la
partie « Devis »), vous disposez de :

l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte
associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que
le document d’acompte soit créé.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1, dans chaque partie de la commande.
26
Comment gérer les ventes ?
Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :

Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.

Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée
totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.

Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou
"Partiellement livrée".
4.3. Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire
de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis
« Livraison de commandes », la barre de tâches "Livrer" de la fenêtre principale de
navigation des documents de vente, l'action "Livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement
vers un bon de livraison ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :

les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande
précise à livrer

La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront
repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document,
regroupements lignes, articles…)

La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes
aux filtres définis précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de
détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche
verte) ou pas (croix rouge).
Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de
les retrouver dans un bon de livraison ou une facture.
4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ?
Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :

La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons
de livraison ou Bons de retour.

Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour
puis la touche [Inser].
Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de
commande.
27
Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison.
Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps,
et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le
chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
Les actions d’un bon de livraison et d’un bon de retour sont identiques à celles d’un devis.
4.5. Comment créer une facture ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :


La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis
Factures,
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou
bon de livraison.
La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le
devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la
partie « Devis »), vous disposez de :

l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le
règlement de la facture.

l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte
associés au document.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1, dans chaque partie de la facture.
Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :



Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la
transférer en comptabilité.
Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la
validation des données à comptabiliser ».
Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou
« Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette
dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec
les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.
28
Comment gérer les achats ?
5. COMMENT GERER LES ACHATS ?
Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste
des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche
F1 sur la liste.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les
bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents
d’acompte.
Remarque
En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix
d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix
d’achat » est alors proposé.
5.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande
manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la
commande.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre
sur le devis).
Remarque
Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini
dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des articles non référencés.
La saisie de texte est illimitée.
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la
partie « Devis »), vous disposez de :

l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte
associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que
le document d’acompte soit créé.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1.
29
5.2. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de
réceptionner tout ou partie des éléments commandés.
La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre comment livrer
une commande ?).
5.3. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de
commande ou bon de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu
Achats + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de
document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont
automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été
renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats.
6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN
DOCUMENT ?
6.1. Transfert
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de
document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais
ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué.
Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un
document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés.
Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1.
afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents
… - Tous ;
2.
sélectionner le document initial ;
3.
cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
30
Comment envoyer un document par e-mail ?
6.2. Regroupement
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents
de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré
pour un document sélectionné.
Pour réaliser un regroupement, vous devez :
1.
afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents
… – « Type du document à regrouper » ;
2.
sélectionner les documents initiaux ;
3.
cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
6.3. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document.
Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1.
afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents
… - Tous » ;
2.
sélectionner le document initial ;
3.
cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis
Dupliquer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :

Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un
document, ou la liste des documents sont à l'écran.

Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format
s’affiche.
A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie
électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce
jointe.
Remarque
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document,
elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message.
Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet
d'adresse de votre messagerie.
31
8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS
Les paiements et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon
que la saisie des règlements détaillée ci-dessous.
8.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la
livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI).
Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du
menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de
l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés,
vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont
été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les
dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de
TVA, la TVA payée et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les
comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
8.2. Comment saisir un règlement ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour
ajouter un nouveau règlement.
Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu.
Vous pouvez ensuite :

affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance
correspondante ;

saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes
d’échéances concernées.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra
être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs
échéances si nécessaire.
32
Le suivi financier des clients et fournisseurs
8.3. Comment réaliser
décaissement ?
une
remise
en
banque
ou
un
Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu
Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en
banque.
La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque
des règlements clients.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour
ajouter une nouvelle remise en banque.
Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous
souhaitez réaliser la remise en banque.
Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez
réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de
date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
L’option « Règlement pour cette banque uniquement »permet de voir uniquement les
règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie «
Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement
sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré
dans les fiches règlements.
L’option « Uniquement les règlements devant être remise en banque » permet de
visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en
banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque.
Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à
ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les remises en
banque.
8.3.1. Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :

Sauvegarder la remise
La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état
Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.

Remettre en banque la remise
La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis
en banque »
8.3.2. Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à
comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier.
33
9. COMMENT GERER LES STOCKS ?
La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stock / Articles.
Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste
des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche
F1 sur la liste.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les
inventaires.
9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?
Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :

La barre de navigation Stock / Articles - Documents de stock, le bouton Ajouter
puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,

Le Stock / Articles - Documents de stock - Bons d’entrée ou Bons de sortie
puis la touche [Inser].
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation.
Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en
stock à entrer ou à sortir.
A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen
pondéré) de vos articles est recalculé.
A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks.
9.2. Comment saisir un inventaire ?
Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire.
Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articles Documents de stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document
Inventaire.
L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type
"Bien" gérés en stock.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement
avancer et reculer dans l'assistant.
34
Comment gérer les stocks ?
La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage
des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..).
Remarque
La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire.
Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille
d’inventaire.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque
type de regroupement.
Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis
Lancer pour créer la feuille d’inventaire.
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères
de présélections sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :

Nouveau stock
Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.

Nouvelle valeur unitaire
Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le
modifier.

Valeur nouveau stock
Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP).
Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier
les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de
nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer
l’assistant.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le
souhaitez le "Transférer en comptabilité".
Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble
des fonctionnalités disponibles.
35
9.3. Les mouvements de stock
Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock /
Articles - Documents de stock - Mouvements de stock.
Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de
document) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements.
Remarque
Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de
regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de
regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris,
dans la bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de
document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock.
A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche
article.
10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP
Comptabilité Open line.
Ces écritures concernent :

les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs
d'acompte),

les échéances,

les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,

les stocks (inventaires).
Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options
comptables du menu Paramètres - Société :

La destination du fichier de transfert (dans le cas où vous n’avez pas lié votre
dossier de Comptabilité open line à votre dossier de Gestion commerciale)
ou

La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel) (dans le cas
où vous avez lié votre dossier de Comptabilité Open line à votre dossier de Gestion
commerciale)
La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier ou lors de
la liaison de dossiers. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en
sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser.
Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert
comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des
pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).
36
Comment transférer les éléménts en compta ?
La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les
comptabiliser.
La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement
sélectionnée et non modifiable.
Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en
comptabilité.
Vous devez ensuite définir, toujours dans les Options comptables :

les libellés des écritures,

les comptes de stock pour chaque fiche articles.

la méthode de comptabilisation des stocks,

les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...).
De plus, sur chaque fiche de TVA, accessible par le menu Paramètres - Taxes - Taux de TVA
renseigner les comptes de ventes, achats et de TVA.
Remarque
Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles :
{0} = Type du document ( ex : Facture, Avoir.. )
{1} = Numéro du document
{2} = Type de tiers (ex: Client)
{3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{4} = Nom tiers
{5} = Code banque
{6} = Date du document
{7} = Référence de l'onglet Notes du document
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert
comptable.
37
11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de
documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc.
L'impression d'un document peut être activée :

Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis,
Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.

Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste
affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".

Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents
critères d'impression.
Remarque
Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre
à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés)
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
38
Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ?
13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES
DROITS ?
Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres –
Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion
de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son
mot de passe.
13.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez
imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s.
Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour
un utilisateur.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
13.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un
mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de
changer d'utilisateur.
Remarque
Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en
Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés).
Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur
un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés)..
A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur
correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le
droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
39
13.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur
particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Il existe trois types de droit :
Visualisation et Modification
Exécution
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, pour avoir des
exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1).
14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ?
Il est possible de lier un dossier d’une autre application* à partir du menu ParamètresSociété-Synchronisation.
A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers
pour d'autres applications".
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
"Supprimer la liaison".
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
* sous réserve de compatibilité entre applications.
40
Le Tableau de bord
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Gestion Commerciale Classic Open Line.
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :

Les devis à relancer ;

Les échéances échues ;

Les statistiques des ventes ;

Les meilleurs clients et articles ;

Un graphique représentant votre chiffre d’affaires.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS
Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir
dans les options), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population.
Un tarif est défini par la sélection d’une population (tous les clients, clients/prospects, famille
clients, sous famille client, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (tous les articles,
articles, familles articles et sous famille articles), et de paliers.
La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué,
une formule et un prix ou une remise.
L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des
tarifs.
Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en
utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau
taux et celui que vous voulez remplacer.
La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs.
41
3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR
La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects
et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de
mise à jour.
Remarque
La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article »
et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ».
Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes
proposées.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l'assistant de mise à jour.
3.1. Fenêtre de Bienvenue
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être
mis à jour.
3.2. Filtres
Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une
sélection de critères.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs »
sont :

un intervalle d'articles

une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 »)

un intervalle de familles articles

un intervalle de sous-familles articles

un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles »
uniquement)

un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur »
uniquement)

un type d'article (biens, service)

un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)
Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles
articles.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont :

un type de tiers (clients ou prospects)

un intervalle de clients

un intervalle de familles clients

un intervalle de commerciaux/collaborateurs

un intervalle de données géographiques (code postal, pays...)
42
La Gestion de l’éco-contribution
Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de
familles clients/prospects.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
3.3. Mises à jour
Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi
que le mode de modification.
3.4. Contrôle et modification
Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en
application des paramètres définis dans l’étape précédente.
3.5. Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs
ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer.
3.6. Traitements de la mise à jour
Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les Assistants de
mise à jour.
4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à
appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son
propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les
lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange
de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à
évoluer avec le temps.
Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM &
Corse inclus).
Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base
de calcul choisie dans le document
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs
étapes.
43
4.1. Création du barème éco-contribution
Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème
éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de
données.
4.2. Les options de la société
Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller
dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la
partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris
en compte lors de la facturation.
L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document
(facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC.
4.3. Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total
TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le
prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant
TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres.
Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est
repris automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant
total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document
(Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total
TTC du document.
Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.
5. LE SERVICE A LA PERSONNE
Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui
contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit
d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé.
44
Le service à la personne
5.1. Les options
Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir
l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le
numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option
« Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ».
5.2. Les données
Les données à renseigner pour le service à la personne sont :

Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des
commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs
- Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu
contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin
qu’il soit considéré comme collaborateur.

Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de
sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera
repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la
personne.

Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles
de type service. L’option comprend :
Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est
reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de
la famille article.
Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui
intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par
défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S’il n’y a pas de famille
ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui
indiqué dans les options qui sera repris.
Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut.
Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article
comme nombre d’heure de service à la personne.

Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont
disponibles : Chèque Emploi Service Universel (CESU) et Chèque Emploi Service
Universel Pré-financé (CESUP). Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque,
carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale.
5.3. Les documents de vente
Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs.
Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est
possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant
du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par
défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité
saisie dans le document.
5.4. L’attestation fiscale
Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été
émises en N ou N-1.
45
Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client –
Attestation fiscale pour le service à la personne.
6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT
Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port.
Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente.
La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul.
Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note.
6.1. Création d’un frais de port
Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers - Frais
de port.
Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de
calcul du frais de port.
Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple
ou par palier).
6.1.1. Frais de port simple
Les modes de calcul des frais de port simple sont :

Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette
valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document.

% du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.

Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d’indiquer
la valeur du frais de port dans le pied de document.
Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et
« Taux de TVA » à prendre en compte par défaut.
6.1.2. Frais de port par palier
Les modes de calcul des frais de port par palier sont :

Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec
le champ total net HT du document.

Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le
poids total brut présent dans l'onglet compléments du document.

Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé
avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document.

Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé
avec la quantité totale des lignes article de types "Biens".

Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé
avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document.
Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à
prendre en compte par défaut.
La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer,
Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ».
46
La gestion des commissions
6.1.3. Compte comptable de la fiche
L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais
de port pour chaque taux de TVA.
Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés.
Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé.
6.2. Utilisation des frais de port
6.2.1. Sur la fiche client
Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par
défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents
réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable.
6.2.2. Dans les documents
Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans le pied de l’onglet Détail.
Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de
TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à
votre convenance.
7. LA GESTION DES COMMISSIONS
Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande,
bons de livraison, facture et avoir) rattachés à ce dernier.
Le calcul des commissions varie en fonction :

des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,

des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles,
échéances, règlements).
Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions.
Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et
permet de les gérer.
Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les
articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles
ou tiers.
Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis
dans celui-ci.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la
fenêtre principale de navigation des commissions.
47
8. LES HISTORIQUES
8.1. Historique de la ligne article
L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article
(référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat puis le
bouton Détail.
Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :

enregistré/validé,

issu d'un autre document,

transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des
lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du
document" et la "Quantité de l'article".
8.2. Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents
de vente/achat.
Remarque
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans
l'historique de l'avoir d'acompte.
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :

enregistré/validé

issu d'un autre document

transféré/regroupé vers un autre type de document.
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du
document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
8.3. Historique des ventes
Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la
possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non,
par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à
prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de
cliquer sur le bouton Actualiser la liste
48
Les échéanciers
8.4. Historique des achats
Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous
offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non,
par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à
prendre en compte.
Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le
menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles »,
ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de
cliquer sur le bouton Actualiser la liste
9. LES ECHEANCIERS
La consultation des échéances clients s'effectue à partir :

de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,

de la fiche client,

du menu Règlements - Clients - Échéanciers,

du menu Ventes - Règlements - Échéanciers.
La consultation des échéances fournisseurs fonctionne suivant le même principe.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre
situation à une date donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste,
ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Echéancier Client.
Comment réaliser le pointage entre échéances ?
Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une
échéance d'avoir précédemment sélectionnée.
Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s)
de facture, vous disposez des boutons suivants :

Affecter
Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le
montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si
celui-ci est inférieur au Reste à affecter).

Désaffecter
Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne
d'échéance sélectionnée.
49

Solder /Dé-solder
Le bouton "Solder" permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous
constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple :
écart de règlements de 0.02€).
L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients.
Le bouton dé-solder annule la fonction précédente.
Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner
l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter
l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir.
Vous pouvez aussi :
- utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant
- saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante,
dans la colonne Montant Affecté.
10. LES RELANCES
Il existe deux types de relances :

Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,

les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à
terme.
Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la
catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez
sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez
la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et
cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons
l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes
comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
12. LES STATISTIQUES
Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur
vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques).
Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
50
Reports On Line
13. REPORTS ON LINE
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous
permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
13.1. Comment créer et gérer Reports On Line ?
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
13.1.1. Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la
fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :

Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser
sur Reports On Line.

Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à
consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web).
13.1.2. La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document,
dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée Reports On Line "Publier sur le
Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :

La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la
publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans
l’onglet Liste des documents

La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces
documents à travers l’onglet Comptes

La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre
publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet
Périodicité
Remarque
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour
plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte
n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
51
13.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications :

Manuellement :
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre
des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette
action est aussi disponible depuis la fiche Publication.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les
publications à diffuser.

Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une
tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur
votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux
actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des
publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line
EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la
barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL,
sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous
forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux
publications.
Remarque
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de
miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous
verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même
pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique,
dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier.
13.1.4. La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline
d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se
connecter pour consulter les documents sur votre site ROL.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des
documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents
issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion
commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication,
date de dernière diffusion, description de la publication
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
52
Remplacement de code
13.1.5. L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche
compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du
site ROL :

Voir tous les documents diffusés

Voir les comptes

Supprimer les publications

Supprimer des documents

Mise à jour des publications sur le site Reports On Line
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On
Line.
14. REMPLACEMENT DE CODE
En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre existant pour :

Les pays

Les banques

Les moyens de paiement

Les modes de règlement
Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le
traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de
règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents…
15. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations
d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1.
53
16. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et
en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de création de modèle.
Les étapes de création sont :

Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),

Choix du style de l'entête du document,

Choix des données présentes dans l'entête du document,

Choix des données présentes dans le corps du document,

Choix des données présentes dans le pied du document,

Choix de la mise en forme du modèle,

Nom du modèle,

Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.
17. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer
la procédure.
Vous pouvez importer les données suivantes :

Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)

Clients/Prospects, Famille clients/Prospects, Sous familles clients/Prospects

Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs

Contacts

Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur

Barèmes des éco-contributions

Secteurs géographiques
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :

le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
codage du fichier...),

le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,

les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
54
Comment réaliser un export paramétrable
Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est
affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le
détail ».
18. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer
la procédure.
Vous pouvez exporter les données suivantes :

Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)

Clients/Prospects, Famille clients/Prospects, Sous familles clients/Prospects

Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs

Contacts

Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur

Barèmes des éco-contributions

Secteurs géographiques
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :

filtrer les données à exporter si nécessaire,

exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),

indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
19. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents.
Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
55
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les
fichiers
sont
ensuite
compressés
dans
un
fichier
du
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
type
20. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ?
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce.
Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages
Pour cela vous devez paramétrer :

les options du dossier (Paramètres - Société - …)

la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web »
afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations
relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).

la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que
le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit
« Tous », soit « Seulement les contacts web ».
Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les
commandes » soit cochée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
21. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :

la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au
message de rupture de la numérotation,

le manque d'un n° TVA intracommunautaire,

la suppression de documents,

le changement de code…
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
56
Index
A
Accès au service technique .................................................................................. 16
Achats .................................................................................................................. 29
Acompte ............................................................................................................... 32
Actualiser la TVA des documents ......................................................................... 26
Aide sur EBP Gestion Commerciale Classic Open Line........................................ 11
Archivage ............................................................................................................. 55
Articles ........................................................................................................... 21, 22
B
Barème des commissions .................................................................................... 47
Barème eco-contribution ...................................................................................... 43
BL ........................................................................................................................ 27
Bon d’entrée ......................................................................................................... 34
Bon de livraison.................................................................................................... 27
Bon de retour ....................................................................................................... 27
Bon de sortie ........................................................................................................ 34
BR ........................................................................................................................ 27
C
Clients .................................................................................................................. 23
Code d'activation .................................................................................................. 18
Commande .......................................................................................................... 26
Commandes fournisseurs..................................................................................... 29
Commerciaux ....................................................................................................... 47
Commissions........................................................................................................ 47
Communication Entreprise-Expert ........................................................................ 53
Configuration minimale ......................................................................................... 16
Contact ................................................................................................................ 23
Création de dossier .............................................................................................. 19
Création de modèle .............................................................................................. 54
57
D
Décaissement ...................................................................................................... 33
Devis .................................................................................................................... 24
Documents d’achat............................................................................................... 29
Documents de stock ............................................................................................. 34
Documents de vente ............................................................................................ 24
Droits utilisateurs .................................................................................................. 40
Duplication de documents .................................................................................... 31
Dupliquer en ......................................................................................................... 25
E
Echéances ..................................................................................................... 28, 49
Echéancier ........................................................................................................... 49
Eco-contribution ................................................................................................... 43
e-Commerce ........................................................................................................ 56
Ecran de travail .................................................................................................... 20
e-mail ................................................................................................................... 31
Expert Comptable .......................................................................................... 22, 50
Export paramétrable ............................................................................................. 55
F
Facture ........................................................................................................... 28, 30
Facture d’acompte................................................................................................ 32
Fonctions avancées ............................................................................................. 41
Fournisseurs ........................................................................................................ 23
Frais de port ......................................................................................................... 46
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................ 22
Groupe d'utilisateurs............................................................................................. 39
H
Historique client.................................................................................................... 25
Historique de la ligne ............................................................................................ 48
Historique des achats ........................................................................................... 49
Historique des ventes ........................................................................................... 48
Historique du document.................................................................................. 25, 48
Historique eco-contribution ................................................................................... 44
58
I
Import paramétrable ............................................................................................. 54
Imprimer ............................................................................................................... 38
Initialisation du dossier ......................................................................................... 21
Installation ............................................................................................................ 17
Intervenant ........................................................................................................... 45
Inventaire ............................................................................................................. 34
J
Journal des événements ...................................................................................... 56
L
Lancement du logiciel........................................................................................... 18
Liaison de dossiers............................................................................................... 40
Livrer une commande........................................................................................... 27
M
Marqué comme imprimé ....................................................................................... 25
Marqué comme non imprimé ................................................................................ 25
Mise à jour du taux de TVA .................................................................................. 42
Modèle ................................................................................................................. 54
Mot de passe........................................................................................................ 22
Mouvements de stock .......................................................................................... 36
N
Numerotation........................................................................................................ 21
O
Options du dossier ............................................................................................... 21
P
Pointage entre échéance...................................................................................... 49
Promotions ........................................................................................................... 41
Prospects ............................................................................................................. 23
R
Récéptionner une commande............................................................................... 30
Règlement...................................................................................................... 32, 33
Règlement client .................................................................................................. 32
Règlement fournisseur ......................................................................................... 32
Regroupement de documents .............................................................................. 31
Relances .............................................................................................................. 50
59
Relances devis ..................................................................................................... 50
Remise en banque ............................................................................................... 33
Remplacement de code........................................................................................ 53
Reports On Line ................................................................................................... 51
ROL ..................................................................................................................... 51
S
Sauvegarde .......................................................................................................... 38
Service à la personne........................................................................................... 45
SMS ..................................................................................................................... 26
Statistiques .......................................................................................................... 50
Stocks .................................................................................................................. 34
T
Tableau de bord ................................................................................................... 41
Tarif article ........................................................................................................... 22
Tarifs .................................................................................................................... 41
Transfert comptable ............................................................................................. 36
Transfert de documents........................................................................................ 30
TVA ...................................................................................................................... 21
U
Utilisateurs ........................................................................................................... 39
V
Ventes.................................................................................................................. 24
60
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