xi3-1 bip live office user es

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Manual del usuario de
BusinessObjects Live Office XI 3.1
Live Office XI 3.1
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© 2008 Business Objects, una empresa de SAP. Reservados todos los derechos.
Business Objects es propietaria de las siguientes patentes de EE.UU., que pueden
incluir productos ofrecidos y con licencia de Business Objects: 5,295,243;
5,339,390; 5,555,403; 5,590,250; 5,619,632; 5,632,009; 5,857,205; 5,880,742;
5,883,635; 6,085,202; 6,108,698; 6,247,008; 6,289,352; 6,300,957; 6,377,259;
6,490,593; 6,578,027; 6,581,068; 6,628,312; 6,654,761; 6,768,986; 6,772,409;
6,831,668; 6,882,998; 6,892,189; 6,901,555; 7,089,238; 7,107,266; 7,139,766;
7,178,099; 7,181,435; 7,181,440; 7,194,465; 7,222,130; 7,299,419; 7,320,122 y
7,356,779. Business Objects y sus logotipos, Business Objects, Business Objects
Crystal Vision, Business Process On Demand, BusinessQuery, Cartesis, Crystal
Analysis, Crystal Applications, Crystal Decisions, Crystal Enterprise, Crystal Insider,
Crystal Reports, Crystal Vision, Desktop Intelligence, Inxight y sus logotipos,
LinguistX, Star Tree, Table Lens, ThingFinder, Timewall, Let There Be Light, Metify,
NSite, Rapid Marts, RapidMarts, el diseño Spectrum, Web Intelligence, Workmail
y Xcelsius son marcas comerciales o marcas registradas en Estados Unidos y/u
otros países de Business Objects y/o sus sociedades filiales. SAP es la marca
comercial o marca registrada de SAP AG en Alemania y otros países. Todos los
demás nombres aquí mencionados pueden ser marcas comerciales de sus
respectivos propietarios.
Terceros
contribuyentes
Los productos de Business Objects de esta versión pueden contener
redistribuciones de software con licencia de terceros contribuyentes. Algunos de
estos componentes individuales también pueden estar disponibles bajo licencias
alternativas. Una lista parcial de terceros contribuyentes que han solicitado o
permitido que se mencionen, así como los avisos necesarios, se puede encontrar
en: http://www.businessobjects.com/thirdparty
2008-09-18
Contenido
Capítulo 1
Acerca de este documento
7
Destinatarios de este documento ...............................................................8
Cómo usar este documento.........................................................................8
Capítulo 2
Introducción a Live Office
11
Introducción...............................................................................................12
Acerca del contenido de Live Office..........................................................12
Conceptos de Live Office.....................................................................13
Tipos de objetos de Live Office ...........................................................17
Arquitectura de Live Office...................................................................17
Novedades de Live Office XI 3..................................................................18
Nuevas funciones de Live Office XI 3..................................................18
Mejoras de funciones de Live Office XI 3.............................................18
Barra de herramientas de Live Office........................................................19
Menú de cinta de Live Office................................................................21
Para ocultar o mostrar la barra de herramientas de Live Office..........22
Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise........................................22
Capítulo 3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
25
Presentación general.................................................................................26
Insertar contenido de Crystal Reports.......................................................26
Inicio de sesión en bases de datos protegidas....................................26
Asistente de inserción: Elegir documento............................................29
Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros .................32
Asistente de inserción: Elegir datos.....................................................34
Asistente de inserción: Establecer filtros.............................................38
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
3
Contenido
Asistente de inserción: Resumen.........................................................40
Página Resumen..................................................................................41
Opciones de actualización de datos..........................................................42
Información adicional...........................................................................44
Modificar el contenido de Crystal Reports.................................................44
Ver y modificar las propiedades generales del objeto..........................45
Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office..................46
Modificación de valores de parámetro.................................................47
Modificación de campos ......................................................................50
Modificar filtros.....................................................................................51
Capítulo 4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
55
Presentación general.................................................................................56
Actualizar contenido de la versión anterior..........................................56
Insertar contenido de Web Intelligence.....................................................57
Asistente de inserción: Elegir documento............................................59
Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos.................62
Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros..................63
Asistente de inserción: Elegir datos.....................................................64
Asistente de inserción: Resumen.........................................................67
Página Resumen..................................................................................67
Agregar más secciones de informe de Web Intelligence..........................68
Opciones de actualización de datos..........................................................69
Información adicional...........................................................................72
Modificar el contenido de Web Intelligence...............................................72
Ver y modificar las propiedades generales del objeto..........................73
Modificación de valores de petición.....................................................75
Capítulo 5
Trabajar con consultas en Live Office
79
Presentación general.................................................................................80
4
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Contenido
Insertar consultas......................................................................................81
Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office............................81
Asistente de inserción: Elegir universo................................................83
Asistente de inserción: Especificar consulta........................................85
Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos.................95
Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros..................97
Asistente de inserción: Resumen.........................................................99
Página Resumen..................................................................................99
Modificar consultas..................................................................................100
Ver y modificar las propiedades generales del objeto........................100
Modificación de valores de petición...................................................102
Cambiar la ubicación del universo.....................................................105
Modificar la definición de la consulta.................................................105
Modificar el contexto de una consulta................................................105
Capítulo 6
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
107
Realizar tareas comunes con Live Office................................................108
Modificar objetos por informe.............................................................108
Publicar y ver archivos.......................................................................110
Guardar datos localmente y en el repositorio....................................114
Copia y pegado de objetos de Live Office..........................................114
Distribuir objetos mediante Outlook...................................................116
Cargar, actualizar y actualizar el contenido existente........................117
Eliminar objetos de Live Office...........................................................118
Capítulo 7
Realizar tareas avanzadas
121
Realizar tareas avanzadas......................................................................122
Administrar la configuración de parámetros y peticiones ..................122
Administrar las propiedades globales de Live Office.........................130
Administrar la seguridad y el acceso al documento ..........................136
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
5
Contenido
Capítulo 8
Solución de problemas de Live Office
141
Activar el registro de Live Office..............................................................142
Archivos de registro de ejemplo de Live Office .................................142
Solución de problemas de los componentes de Live Office....................143
Problema: El menú de LiveOffice ha desaparecido...........................144
Problema: Error en la actualización del objeto...................................144
Problema: El orden y el filtro del objeto se pierden al actualizar.......145
Problema: Acceso denegado a un universo......................................146
Límites de tamaño de objetos de Live Office.....................................146
Capítulo 9
Referencia
149
Secciones de referencia..........................................................................150
Asistente de inserción de Live Office.................................................150
Opciones, cuadro de diálogo.............................................................151
Cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.................155
Compatibilidad con versiones anteriores.................................................155
Funciones no admitidas.....................................................................156
Apéndice A
Obtener más ayuda
Índice
6
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
157
161
Acerca de este documento
1
1
Acerca de este documento
Destinatarios de este documento
Bienvenido al Manual del usuario de BusinessObjects Live Office. Live Office
permite a cualquiera, desde profesionales de la empresa hasta analistas de
datos experimentados, obtener fácilmente información comercial, crear
consultas, realizar cálculos y compartir respuestas a preguntas empresariales
sin tener que conocer complejos lenguajes y estructuras de base de datos.
Live Office ayuda a profesionales de la empresa como usted a incluir
información de Crystal Reports o Web Intelligence exacta, fiable y actualizada
en documentos, hojas de cálculo, correos electrónicos y presentaciones de
Microsoft® Office. Si sabe cómo crear documentos y hojas de cálculo, no
tendrá ningún problema en aprender el uso de Live Office.
Este manual proporciona información y procedimientos completos que le
ayudan a realizar las siguientes tareas empresariales en el entorno de
aplicaciones de Microsoft Office:
•
Crear consultas e informes de resumen simples, basados en información
en tiempo real, actualizada y verificable, para analizar datos, como cifras
de ventas trimestrales, responder a importantes preguntas empresariales
y tomar decisiones bien fundamentadas.
•
Ver, modificar y actualizar consultas existentes rápidamente para
adaptarse a sus necesidades empresariales.
•
Compartir el resultado con sus colegas de forma segura a través del Web
o una intranet para tomar decisiones estratégicas en colaboración.
Live Office, como parte de Productivity Pack de BusinessObjects XI 3.1,
pertenece a una suite de productos de consulta y análisis proporcionada
por Business Objects.
Destinatarios de este documento
Este documento está destinado a los usuarios empresariales de aplicaciones
de Microsoft Office que desean trabajar con datos de Business Objects en
un entorno de aplicaciones de Microsoft Office. Debe estar familiarizado con
Microsoft Office Excel, Word, Outlook y PowerPoint, así como con
BusinessObjects Enterprise para comprender este manual.
Cómo usar este documento
En este manual se tratan los siguientes temas y tareas
8
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Acerca de este documento
Cómo usar este documento
Para hacer esto…
Vaya a esta sección...
Conceptos clave y mejoras de los
productos de Live Office.
Acerca del contenido de Live Office
en la página 12
Crear y modificar documentos de
Insertar contenido de Crystal Reports
Crystal Reports desde las aplicacioen la página 26
nes de Microsoft Office.
Crear y modificar documentos de
Insertar contenido de Web IntelligenWeb Intelligence desde las aplicacioce en la página 57
nes de Microsoft Office.
Crear, editar y actualizar consultas
de universo desde las aplicaciones
de Microsoft Office.
Insertar consultas en la página 81
Realizar tareas comunes con objetos
Realizar tareas comunes con Live
de Live Office, como guardar docuOffice en la página 108
mentos y quitar objetos.
Realizar tareas de Live Office más
complejas como administrar peticio- Realizar tareas avanzadas en la pánes y configurar la autenticación de gina 122
Inicio de sesión único.
Activar el registro de Live Office y
Solución de problemas de Live Office
solucionar errores comunes de Live
en la página 141
Office.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
9
1
1
Acerca de este documento
Cómo usar este documento
Para hacer esto…
Vaya a esta sección...
Revisar material de consulta, incluida
información de compatibilidad con
Secciones de referencia en la págiversiones anteriores y una lista de
na 150
funciones no admitidas y abandonadas.
10
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Introducción a Live Office
2
2
Introducción a Live Office
Introducción
Introducción
BusinessObjects ? Live Office (Live Office) le proporciona acceso a
información actualizada que usa diariamente para realizar su trabajo y tomar
importantes decisiones empresariales. Le ofrece datos en tiempo real que
son verificables y actualizables con facilidad.
Live Office está integrado en las aplicaciones de Microsoft Office que ya
utiliza. La información necesaria está a su alcance y en un formato familiar
y fácil de usar. Live Office permite que profesionales de la empresa como
usted puedan acceder fácilmente a datos corporativos desde Microsoft Office
Excel, Word, Outlook y PowerPoint sin que haga falta mucha experiencia
en informática para usar herramientas de business intelligence complejas.
Nota:
Si no sabe con seguridad si dispone de los derechos adecuados, póngase
en contacto con el administrador de BusinessObjects Enterprise.
Puede dar formato a los datos importados utilizando la funcionalidad estándar
de Microsoft Excel y las características de Live Office.
Este documento proporciona una descripción de alto nivel de los conceptos,
características, funcionalidad e interfaz de usuario de Live Office para
familiarizarse rápidamente con el producto.
Temas relacionados
•
•
•
•
•
Acerca del contenido de Live Office en la página 12
Conceptos de Live Office en la página 13
Tipos de objetos de Live Office en la página 17
Barra de herramientas de Live Office en la página 19
Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise en la página 22
Acerca del contenido de Live Office
Antes de comenzar a trabajar con el contenido de Crystal Reports o Web
Intelligence en Live Office, necesitará entender cómo funciona el contenido
de Live Office.
Temas relacionados
•
12
Conceptos de Live Office en la página 13
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Introducción a Live Office
Acerca del contenido de Live Office
•
•
Tipos de objetos de Live Office en la página 17
Arquitectura de Live Office en la página 17
Conceptos de Live Office
Para comprender cómo pueden responder los datos de Live Office a sus
preguntas empresariales de forma rápida y fácil, deberá familiarizarse con
los siguientes conceptos clave:
•
•
•
•
Objetos de informe, incluidas instancias y secciones
Parámetros y peticiones de orden
Universos
Contexto
Temas relacionados
•
•
•
•
¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe? en la página 13
¿Qué son los parámetros y las peticiones de orden? en la página 15
¿Qué es un universo? en la página 16
Descripción de un contexto en la página 16
¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe?
Al usar Live Office para insertar datos en un documento, puede elegir entre
el contenido de Crystal Reports o Web Intelligence almacenado en el
repositorio de BusinessObjects Enterprise. Los informes almacenados en
el repositorio de BusinessObjects se denominan objetos de informe.
Objetos de informe
Un informe es un documento que usted crea y que contiene información
presentada en tablas, diagramas y gráficos. Un objeto de informe suministra
los datos del informe. En Live Office, se trabaja con objetos de informe
porque están conectados al contenido más reciente almacenado en las
bases de datos. De modo que, al crear un informe, sabrá que contiene la
última información cuando otras personas lo vean.
Cuando se crea un informe con el diseñador de Crystal Reports o Web
Intelligence, su información puede proceder de varias bases de datos. El
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
13
2
2
Introducción a Live Office
Acerca del contenido de Live Office
objeto de informe devuelve datos de los orígenes de datos subyacentes, a
petición de la base de datos o según la opción de actualización elegida.
Instancias de informe
Una instancia es una versión del objeto creado por BusinessObjects
Enterprise cuando los usuarios modifican el documento de origen o
programan los informes. Cada instancia contiene datos actuales en el
momento de procesar el informe de origen.
En concreto, una copia del informe es un objeto de informe que contiene
datos recuperados de una o varias bases de datos. Normalmente, los objetos
de informe están diseñados de manera que se pueden crear varias instancias
con características diferentes. Por ejemplo, si los usuarios ejecutan un objeto
de informe que contiene parámetros, pueden programar una instancia que
contenga datos de un departamento determinado y programar otra que
contenga información sobre otro departamento, aunque ambas instancias
procedan del mismo objeto de informe.
Secciones de informe
Las secciones de informe son partes de un informe que se muestran de
manera independiente, sin el resto de la página de informe. De forma más
precisa, las secciones de informe son objetos que utilizan hipervínculos para
señalar desde un objeto de informe de origen a un objeto de destino de Live
Office. Las secciones de informe incluyen objetos como texto o gráficos.
14
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Introducción a Live Office
Acerca del contenido de Live Office
El siguiente diagrama muestra la relación entre los objetos de informe, las
instancias de informe y las secciones de informe en Live Office.
¿Qué son los parámetros y las peticiones de orden?
Parámetros
Parámetro es un término de Crystal Reports. Un parámetro es una pregunta
que debe responder antes de generar el informe. La información que escribe,
o el modo como responde, determina la información que aparece en el
informe. Por ejemplo, en un informe del departamento de ventas podría
haber un parámetro para solicitar al usuario que elija una región de ventas.
El informe devuelve los resultados de la región específica en vez de devolver
los resultados de todas las regiones. Los parámetros pueden ser obligatorios
u opcionales.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
15
2
2
Introducción a Live Office
Acerca del contenido de Live Office
Peticiones de orden
Petición de orden es un término de Web Intelligence para un concepto similar
a un parámetro. Una petición de orden es un filtro dinámico que muestra
una pregunta cada vez que se actualizan los datos de un informe. A las
peticiones de orden se responde escribiendo o seleccionando los valores
de petición de orden que desea ver antes de actualizar los datos. Las
peticiones de orden pueden ser obligatorias u opcionales.
¿Qué es un universo?
Un universo de Live Office es una abstracción de una base de datos y
presenta datos en términos no técnicos para los usuarios empresariales.
Un universo es una colección de objetos de datos que representan la
información que está disponible en una base de datos. Los usuarios
empresariales de Web Intelligence y Crystal Reports se pueden conectar a
un universo y ejecutar consultas en la base de datos. Por ejemplo, una base
de datos puede contener un universo para datos de ventas y otro para los
datos del servicio de atención al cliente. Éstos pueden realizar análisis de
datos y crear informes con los objetos del universo, sin ver, ni tener que
saber nada sobre las estructuras de datos subyacentes de la base de datos.
Los universos los crean los especialistas de diseño de universos.
Descripción de un contexto
Un contexto de universo indica qué tipos de preguntas empresariales
responden los mismos objetos de universo. Por ejemplo, un universo para
datos de ventas podría tener un contexto de universo para ventas de
almacén, otro para ventas de socio, etc.
Puesto que los contextos pueden compartir objetos que se encuentran en
el mismo universo, resulta muy útil especificar un contexto para el universo
para así garantizar que su consulta recupera los datos correctos. Por ejemplo,
los datos de la cuenta de gastos de un empleado se podrían almacenar en
la misma base de datos que los gastos de un producto de márketing. Si elige
el contexto de universo correcto se asegurará de que obtiene los datos de
gastos apropiados. Por consiguiente, al seleccionar un universo, puede que
tenga más de un contexto de universo para elegir.
Nota:
Los contextos los define el administrador del sistema.
16
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Introducción a Live Office
Acerca del contenido de Live Office
Tipos de objetos de Live Office
Se ha mejorado la compatibilidad con diferentes tipos de objetos de datos
en esta versión de Live Office. La tabla siguiente explica cómo funciona la
compatibilidad con campos y secciones de informe, por ejemplo gráficos y
texto, en Live Office.
Tipo de contenido de
Campos
Live Office
Secciones de informe
Crystal Reports
Sí
Sí
Web Intelligence
No disponible
Sí
Panel de consulta
Sí
No disponible
Nota:
No se admiten los subinformes de Crystal Reports incrustados.
Temas relacionados
•
Conceptos de Live Office en la página 13
Arquitectura de Live Office
La arquitectura de BusinessObjects Live Office XI 3.1 utiliza la fiabilidad de
BusinessObjects Enterprise XI 3.1 y los servicios Web para proporcionar
una mejor experiencia, escalabilidad y despliegue.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
17
2
2
Introducción a Live Office
Novedades de Live Office XI 3
Novedades de Live Office XI 3
Nuevas funciones de Live Office XI 3
Las nuevas funciones de esta versión de Live Office incluyen:
•
Compatibilidad completa con Microsoft Office Outlook.
•
Compatibilidad con Microsoft Office 2007.
•
Copiar y pegar objetos en aplicaciones diferentes de Microsoft Office.
Mejoras de funciones de Live Office XI 3
Entre las mejoras de las funciones de esta versión de Live Office se incluyen:
•
Compatibilidad de parámetros en toda la suite y mejora de las peticiones
de orden
•
Capacidad para ver y acceder a los objetos de publicación
•
Integración de la seguridad de nivel de universo
•
Mejoras del Panel de consulta de Business Objects
•
Compatibilidad con la configuración regional de visualización preferida
(PVL) especificada por el usuario
•
•
Funcionalidad mejorada de enlace de parámetros de Excel
Mejoras de la experiencia del usuario, incluida una ventana de
propiedades de objeto, notificaciones de estado de progreso mejoradas
y rendimiento mejorado al actualizar o acceder a los datos.
Los clientes pueden ofrecer la potencia de businesss intelligence a los
usuarios empresariales dentro del habitual entorno de las aplicaciones de
Microsoft Office, con unas interrupciones y un tiempo de inactividad mínimos,
para lograr una eficacia y productividad optimizadas.
18
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Introducción a Live Office
Barra de herramientas de Live Office
Barra de herramientas de Live Office
La barra de herramientas de BusinessObjects Live Office proporciona acceso
rápido a algunos de los comandos más comunes necesarios para crear y
modificar objetos y realizar consultas para responder a preguntas
empresariales.
Ofrece acceso rápido a los objetos de Live Office de los documentos de
Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook o Word. En este cuadro de
diálogo podrá realizar las operaciones siguientes:
•
Insertar un objeto de informe
•
Actualizar todos los objetos de informe
•
Guardar un objeto en el repositorio de BusinessObjects Enterprise
•
Ir al informe de origen del objeto de Live Office
•
Acceder a la ayuda de Live Office
La barra de herramientas contiene los siguientes botones:
Para obtener más información sobre los objeInsertar contenido de tos que puede insertar,
Crystal Reports
consulte Insertar contenido de Crystal Reports
en la página 26.
Para obtener información sobre las opciones
Insertar contenido de que puede utilizar, conWeb Intelligence
sulte Insertar contenido
de Web Intelligence en
la página 57
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
19
2
2
Introducción a Live Office
Barra de herramientas de Live Office
Para obtener información sobre las opciones
Insertar consultas de
que puede utilizar, conuniversos
sulte Insertar consultas
en la página 81
Abre el Explorador de
repositorio y permite seleccionar documentos
publicados o documenAbrir desde Business tos de Crystal Reports
o Web Intelligence para
Objects Enterprise
insertarlos. Consulte
Asistente de inserción:
Elegir documento en la
página 29.
Guardar en BusinessObjects Enterprise
Para obtener información sobre las opciones
que puede utilizar, consulte Publicación de un
documento en BusinessObjects Enterprise en
la página 111.
Para obtener información sobre las opciones
Guardar como nuevo que puede utilizar, conen BusinessObjects sulte Publicación de un
Enterprise
documento en BusinessObjects Enterprise en
la página 111.
20
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Introducción a Live Office
Barra de herramientas de Live Office
Actualizar todos los
objetos
Actualiza los datos de
todos los objetos en el
documento con respecto a sus informes de origen. Para obtener más
información, consulte
Opciones de actualización de datos en la página 42.
Ir al objeto
Le permite acceder fácilmente a cualquier objeto de Live Office en el
documento.
Ayuda
Muestra la ayuda en
pantalla de Live Office.
Menú de cinta de Live Office
El menú de cinta de BusinessObjects Live Office mostrado a continuación
le ayuda a crear y modificar informes o ejecutar consultas para responder
las preguntas empresariales al utilizar cualquier aplicación de Microsoft
Office 2007.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
21
2
2
Introducción a Live Office
Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise
Para ocultar o mostrar la barra de herramientas de
Live Office
•
Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas y seleccione
BusinessObjects Live Office.
También puede mostrar u ocultar la barra de herramientas desplazándose
a Ver > Barras de herramientas.
La barra de herramientas aparecerá o desaparecerá.
Inicio de sesión en BusinessObjects
Enterprise
Si aún no ha iniciado una sesión, se le pedirá que se conecte a
BusinessObjects Enterprise cuando agregue o modifique un objeto de Live
Office. También debe conectarse antes de publicar un documento o abrir
un documento publicado.
Para conectarse a BusinessObjects Enterprise
1. Haga clic en Inicio > Programas > Microsoft Office y seleccione
Microsoft Office Excel, Word, Outlook o PowerPoint para iniciar la
aplicación.
2. Haga clic en LiveOffice y, a continuación en Opciones; aparecerá el
cuadro de diálogo "Opciones".
3. Seleccione la ficha Enterprise, introduzca sus credenciales de inicio de
sesión de BusinessObjects Enterprise en los siguientes campos:
• Nombre de usuario
•
Contraseña
4. Verifique la información de los campos Dirección URL de servicio Web
y Sistema para comprobar que la aplicación apunta al Sistema de
administración central (CMS) correcto.
22
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Introducción a Live Office
Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise
Por ejemplo, si el documento de Web Intelligence que desea insertar
está en un CMS denominado businessobjects01 y el servidor de
servicios Web se ejecuta en un servidor denominado businessob
jects02, la siguiente información debe ser exacta:
Sistema
businessobjects01
Dirección URL de servi- http://businessobjects02:8080/dswsbob
cio Web
je/services/session
5. Seleccione un método de autenticación en la lista desplegable, haga clic
en Conectar y en Aceptar.
Nota:
La información de los campos Sistema y Dirección URL de servicio
Web y de la lista desplegable "Autenticación", se la proporcionará el
administrador del sistema.
Temas relacionados
•
Conectarse a BusinessObjects Enterprise automáticamente en la
página 137
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
23
2
2
Introducción a Live Office
Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise
24
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de
Crystal Reports en Live
Office
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Presentación general
Presentación general
Con Live Office, puede beneficiarse de la potencia, comodidad y fiabilidad
de las funciones de Crystal Reports desde las aplicaciones de Microsoft
Office que usa diariamente para tomar mejores decisiones empresariales.
Simplemente seleccionando o haciendo clic, puede supervisar fácilmente
las tendencias de ventas regionales o analizar las cifras de ventas
trimestrales desde Microsoft Office Excel, Word, Outlook o PowerPoint, y
compartir dicho análisis con sus colegas para tomar decisiones con más
fundamento.
Con Live Office, tiene la tranquilidad de saber que los datos a los que accede
para tomar decisiones empresariales son fiables, recientes y se pueden
actualizar fácilmente a petición desde la base de datos. La exactitud de los
datos ya no es ninguna preocupación.
Con un "Asistente de inserción de Live Office" muy fácil de utilizar, puede
insertar secciones de informe o campos de Crystal Reports en los
documentos de Microsoft Office.
Insertar contenido de Crystal Reports
Se puede agregar contenido de Crystal Reports desde el menú de Live
Office o a través de la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos
inician el "Asistente de inserción de Live Office", de fácil uso y que le indica
cómo elegir fácilmente un informe, seleccionar objetos de datos de Crystal
Reports e insertarlos en las aplicaciones Excel, PowerPoint, Outlook o Word
de Microsoft Office como objetos de Live Office para compartirlos con sus
colegas.
Inicio de sesión en bases de datos protegidas
Por razones de seguridad, el administrador del sistema puede que haya
protegido mediante contraseña ciertos documentos y repositorios de Crystal
Reports. Por lo tanto, puede que le soliciten credenciales de inicio de sesión
para la base de datos al acceder o actualizar ciertos documentos.
26
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Realizar una operación de inicio de sesión en base de datos
consolidada
1. Inicie una sesión en BusinessObjects Enterprise y seleccione LiveOffice
> Insertar contenido de Crystal Reports, o bien haga clic en el botón
de la barra de herramientas Insertar contenido de Crystal Reports,
para iniciar el Asistente de inserción de Live Office.
2. Vaya al documento de Crystal Reports al que desee acceder.
3. Cuando se le solicite, indique la información de inicio de sesión y
contraseña.
Temas relacionados
•
Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise en la página 22
Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office
1. Abra un documento de Microsoft Office.
2. Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise. Para obtener más
información, consulte Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise en
la página 22.
3. Seleccione la posición en la que desea insertar el objeto de Live Office.
4. Seleccione Live Office > Insertar > Contenido de Crystal Reports.
Nota:
En Microsoft Excel, también se puede iniciar el asistente desde Insertar
> Contenido de Crystal Reports.
Aparecerá el "Asistente de inserción de Live Office". Si todavía no se ha
conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.
El "Asistente de inserción de Live Office" le indicará cómo elegir el
documento, seleccionar el contenido del informe (campos o secciones de
informe), seleccionar los parámetros si es necesario e insertar los datos en
el documento de Microsoft Office.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
27
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Presentación general del Asistente de inserción de Live Office
para contenido de Crystal Reports
Para usar la funcionalidad de Crystal Reports en Live Office, debe seleccionar
una serie de opciones mediante el "Asistente de inserción de Live Office".
El "Asistente de inserción de Live Office" se compone de cinco páginas que
se explican a continuación:
Use esta página del asistente
Para realizar esta tarea
•
Buscar informes disponibles.
•
Localizar el informe que desea
usar.
Si el informe seleccionado requiere credenciales de inicio de sesión en base de datos, se le pide
de nuevo que se conecte.
Elegir documento
Para obtener más información,
consulte Asistente de inserción:
Elegir documento en la página 29.
Especificar valores de parámetros
•
Elegir valores de parámetros en
una lista de valores preseleccionados.
•
Especificar si se avisa cada vez
que se actualicen los datos.
Para obtener más información, consulte Asistente de inserción: Especificar
valores de parámetros en la página 32
Nota:
Esta página sólo aparece si el informe
contiene parámetros predefinidos. No
puede utilizar Live Office para introducir nuevos parámetros en un informe.
28
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Use esta página del asistente
Para realizar esta tarea
Seleccionar los campos o secciones
de Crystal Reports que desee usar
para crear el objeto de Live Office.
Elegir datos
Para obtener más información, consulte Asistente de inserción: Elegir
datos en la página 34.
Establecer filtros
Seleccionar filtros para aplicarlos a
los datos que inserte como campos
en los documentos de Live Office.
Para obtener más información, consulte Asistente de inserción: Establecer filtros en la página 38.
Nota:
Esta página sólo se muestra si ha seleccionado insertar datos como campos.
Resumen
•
Escribir el nombre del objeto de
Live Office.
•
Verificar su ruta en el repositorio
antes de insertarlo en el documento.
Consulte Asistente de inserción:
Resumen en la página 40
Asistente de inserción: Elegir documento
La primera página del "Asistente de inserción de Live Office" es la página
"Elegir documento" y muestra el explorador del repositorio de
BusinessObjects Enterprise para que pueda acceder fácilmente al informe
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
29
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
que desea utilizar. La página "Elegir documento" muestra todos los informes
de Crystal Reports a los que tiene acceso, incluidos los informes de las
publicaciones.
Sugerencia:
También puede utilizar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título,
palabras claves, contenido o todos los campos a fin de localizar un informe
específico rápidamente. Si está realizando la importación de contenido en
un correo electrónico en Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realizará
de forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea de
asunto del correo electrónico.
Nota:
Si el informe seleccionado requiere credenciales de inicio de sesión en base
de datos, se le volverá a pedir las credenciales de inicio de sesión en la
base de datos. Consulte Inicio de sesión en bases de datos protegidas en
la página 26.
30
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Para encontrar el documento con el explorador
1. En el panel de la izquierda de la página "Elegir documento", desplácese
a la carpeta que contiene el documento que desea utilizar y haga doble
clic en ella. Con los botones situados arriba del panel de la izquierda,
puede cambiar entre las vistas de carpeta o categoría para un fácil
desplazamiento.
Se expandirá la jerarquía de carpetas. Si el informe se incluye en una
publicación mostrada, seleccione la instancia de publicación para revelar
su contenido.
Nota:
Para que una instancia de informe se importe, la instancia debe estar
almacenada en alguna parte del sistema BusinessObjects Enterprise.
Las instancias enviadas directamente a las bandejas de entrada no se
almacenan en el repositorio y no se pueden importar en Live Office.
2. En el panel de la derecha de la página "Elegir documento", seleccione
el informe que desee usar y haga clic en Siguiente.
Sugerencia:
•
•
•
•
Haga clic en un encabezado de columna, por ejemplo, Nombre,
Propietario o Tipo, para ordenar los informes disponibles.
Puede buscar un informe u objeto específico por título o palabras
clave mediante el cuadro de diálogo situado encima del conjunto de
marcos.
Si está realizando la importación en un correo electrónico en Outlook,
también estará disponible una carpeta de sugerencias. Para que
resulte más cómodo, esta carpeta contiene los resultados de una
búsqueda de contenido basada en la línea de asunto del correo
electrónico.
La carpeta "Reciente" también contiene los informes que haya creado
o modificado más recientemente con el fin de facilitar el acceso a los
mismos.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
31
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Siguiente paso: Asistente de inserción
Si el informe seleccionado contiene parámetros, la siguiente página del
"Asistente de inserción de Live Office" será la página "Especificar valores
de parámetros". Consulte Asistente de inserción: Especificar valores de
parámetros en la página 32.
Si el informe seleccionado no contiene parámetros, la siguiente página del
"Asistente de inserción de Live Office" será la página "Elegir datos". Para
obtener más información, consulte Asistente de inserción: Elegir datos en
la página 34.
Asistente de inserción: Especificar valores de
parámetros
La segunda página del Asistente de inserción de Live Office es la página
Especificar valores de parámetros. Esta sección demuestra el uso de
parámetros para rellenar listas de selección dinámicas. Por ejemplo, en el
objeto de informe llamado “Actividades por ubicación” que un jefe de ventas
regional podría usar para supervisar la actividad de ventas regionales, su
informe podría tener un parámetro denominado “Seleccionar región” con
una lista de valores de “Este” y “Oeste”.
32
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Para especificar valores de parámetros de una lista de valores
1. En la página Especificar valores de parámetros, seleccione en la lista
desplegable disponible los valores de parámetro que desee incluir.
2. Haga clic en Siguiente.
Nota:
Debe seleccionar un valor para cada parámetro obligatorio. Si el
parámetro es opcional, puede dejar el valor sin especificar.
Puede enlazar esta lista de valores de parámetros a celdas concretas de
su hoja de cálculo de Microsoft Office Excel para una fácil actualización.
Para obtener información acerca del enlace de parámetros y la modificación
de los valores de parámetros, consulte Modificación de valores de parámetro
en la página 47.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
33
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Sin embargo, primero debe elegir los datos que desea incluir como secciones
de informe e insertarlos como un objeto de Live Office en el documento de
Microsoft Office. Consulte Asistente de inserción: Elegir datos en la
página 34.
Asistente de inserción: Elegir datos
La tercera página del Asistente de inserción de Live Office es Elegir datos,
en la que deberá seleccionar las secciones o campos del informe que desee
incluir e insertar en el documento de Microsoft Office.
34
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Sugerencia:
Haga clic en Cambiar a campos para mostrar los objetos disponibles como
campos en lugar de como secciones de informe.
Temas relacionados
•
•
Para seleccionar secciones como el conjunto de datos en la página 65
Para seleccionar campos como conjunto de datos en la página 36
Para seleccionar secciones como el conjunto de datos
1. Elija las opciones que prefiera para ver los datos del informe:
•
Haga clic en el botón Mostrar/ocultar parámetros interactivos
para ajustar los valores de parámetros en el panel Parámetros
interactivos. Utilice la lista desplegable situada debajo de cada
parámetro del panel para ajustar el valor. Después de haber terminado
las selecciones de valor de parámetro, haga clic en Aplicar.
Nota:
El icono Mostrar/ocultar parámetros interactivos no aparecerá si
el informe no contiene parámetros predefinidos o si hace clic en
Cambiar a campos.
•
Haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de grupos
para
cambiar la vista del documento. Por ejemplo, en un informe de ventas
trimestral, los datos se podrían agrupar y ordenar por vendedor y
producto en una vista en árbol de documentos para un rápido acceso.
•
Haga clic en las flechas que apuntan hacia la izquierda o la derecha
en la barra de herramientas para desplazarse a una página particular
de un informe.
•
Seleccione el icono Buscar para buscar en cadenas de texto
particulares del informe, por ejemplo el nombre de un vendedor.
•
Elija una ampliación de página o un factor de zoom para el informe
en la lista desplegable para lograr una visualización óptima.
2. En el visor de documentos, seleccione las secciones de informe u objetos
que desee incluir. Por ejemplo, para un informe de ventas trimestral,
podría incluir el nombre del vendedor, su clase de producto y sus ventas
totales por trimestre.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
35
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Sugerencia:
Puede seleccionar varias secciones de informe para insertarlas en la
aplicación de Microsoft Office mediante ALT + clic.
3. Haga clic en Siguiente.
Siguiente paso: Asistente de inserción
Si ha insertado sus datos como secciones de informe, la siguiente página
será la página Resumen. En esta página podrá asignar un nombre a su
objeto de Live Office y verificar su ubicación en el repositorio antes de insertar
el objeto en el documento.
Para seleccionar campos como conjunto de datos
Este tema muestra cómo insertar campos como conjuntos de datos en un
documento de Microsoft Office.
36
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Nota:
El cuadro de diálogo Seleccionar campos no aparece si ha elegido
seleccionar partes de un informe de Crystal.
1. En la página Elegir datos del Asistente de inserción de Live Office,
seleccione la opción Cambiar a campos.
2. En la lista Campos disponibles, haga clic en un campo que desee incluir
en el objeto Informe y, a continuación, haga clic en el botón de flecha
derecha (>).
Los campos seleccionados aparecerán en la lista Campos seleccionados.
3. Utilice las flechas arriba y abajo para cambiar el orden de los campos
incluidos según sea necesario.
4. Haga clic en Siguiente.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
37
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Siguiente paso: Asistente de inserción
Si ha insertado sus datos como campos, la siguiente página será la página
Establecer filtros. Consulte Asistente de inserción: Establecer filtros en la
página 38.
Asistente de inserción: Establecer filtros
La página Establecer filtros sólo aparecerá si ha insertado los datos como
campos. Puede aplicar filtros a todos los campos disponibles de los
documentos de Crystal Reports para limitar los datos del informe, incluso si
los campos no aparecen en el documento.
Nota:
En Microsoft PowerPoint, el objeto de Live Office sólo puede mostrar 50 filas
y 50 columnas de datos. Si inserta una vista de informe con más datos,
éstos se truncan. Puede reducir el número de campos que muestra el objeto
de informe o agregar filtros para reducir los datos hasta el límite de 50 filas
y 50 columnas.
38
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
Para filtrar los datos
1. En la página Establecer filtros del Asistente de inserción de Live Office,
haga clic en el campo que desea filtrar.
2. Seleccione un operador adecuado en la lista desplegable Operadores
de la derecha.
Existen diferentes tipos de operadores entre los que puede elegir. Puede
calificar el operador aún más con valores de las listas Valor. Las opciones
que se muestran dependen del operador seleccionado.
Nota:
•
Si desea filtrar valores nulos, puede utilizar los operadores es nulo
y no es nulo en combinación con otros operadores. El operador
no es igual que también filtra valores nulos.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
39
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Insertar contenido de Crystal Reports
•
Si agrega un filtro a un campo calculado, debe escribir el valor en
lugar de seleccionarlo en las listas. Live Office no puede recuperar
los valores calculados de la base de datos subyacente.
3. Seleccione un valor en la lista desplegable de valores para el operador
elegido, y haga clic en Agregar filtro.
El filtro y valor aplicable aparecerán bajo el campo al que se aplican. El
filtro se guarda como un comentario o marcador en el campo que lo
contiene.
4. Haga clic en Siguiente.
Asistente de inserción: Resumen
40
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Agregar más objetos del mismo origen de datos
Página Resumen
La página "Resumen" es la última pantalla del "Asistente de inserción de
Live Office" antes de que el objeto actual se inserte en la aplicación de
Microsoft Office. Siga las instrucciones siguientes para finalizar el proceso
de creación del objeto de Live Office.
1. En la página "Resumen", asigne un nombre al objeto de Live Office y
verifique su ruta en el repositorio de BusinessObjects.
2. Haga clic en Finalizar para insertar el objeto de Live Office en el
documento de Microsoft Office.
Aparecerá una barra de progreso a medida que el objeto de Live Office
se inserte en el documento de Microsoft Office.
Ahora puede modificar las propiedades del objeto, modificar la configuración
de parámetros o peticiones, configurar las opciones de actualización de
datos o guardar su documento de Office con el objeto de Live Office
incrustado.
Temas relacionados
•
•
Opciones de actualización de datos en la página 69
Guardar datos localmente y en el repositorio en la página 114
Agregar más objetos del mismo origen
de datos
Puede agregar rápida y fácilmente objetos adicionales del mismo origen de
datos en su documento de Live Office.
Nota:
La información de esta sección no se aplica a los objetos de Live Office
incrustado en un correo electrónico recibido.
1. Seleccione el objeto de Live Office de origen
2. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en
Nuevo objeto del mismo informe.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
41
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Opciones de actualización de datos
El informe de origen se volverá a abrir en el Asistente de inserción de
Live Office.
3. Seleccione las secciones de informe adicionales que desee agregar e
insértelas mediante el Asistente de inserción Live Office.
Sugerencia:
Puede seleccionar varias secciones de informe del mismo tipo usando ALT
+ clic. Por ejemplo, podría seleccionar todos los países de un informe de
ventas e insertarlos como un conjunto de filas en el documento de Microsoft
Office.
Opciones de actualización de datos
Los datos que se devuelven al actualizar un objeto dependen de:
• El tipo de objeto que se utilizó como objeto de origen.
•
La opción de actualización que seleccionó.
Puede modificar el comportamiento de actualización de los objetos de informe
de Live Office desde LiveOffice > Opción de actualización o bien desde
el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.
Para configurar las opciones de actualización de los
objetos de Live Office
1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
el objeto de Live Office cuyas propiedades de actualización desee
cambiar.
2. Desde el menú Live Office, haga clic en Opción de actualización.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones de actualización".
3. Seleccione la opción de actualización que desee utilizar y haga clic en
Aceptar
42
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Opciones de actualización de datos
Opción de actualización
Definición
Actualiza la última instancia del
objeto de Live Office seleccionado
de un usuario específico. Seleccione el usuario cuya instancia desea
utilizar en la lista desplegable, el
valor predeterminado es el usuario
actual según las credenciales de
base de datos que se han utilizado
para iniciar sesión.
Nota:
Instancia más reciente: Desde la
última instancia programada por
<usuario>
Al actualizar desde la última instancia de un informe incluido en una
publicación, Live Office recupera el
contenido de informe de la instancia de publicación más reciente
para el usuario actual. La instancia
de publicación se tiene que publicar
en una ubicación de Enterprise en
formato de informe. Live Office no
puede acceder a las instancias
configuradas para distribuirse directamente a la bandeja de entrada
del usuario.
Actualiza los datos a partir de la
A petición: Desde la base de datos base de datos Es el valor predeterminado.
Actualiza la instancia seleccionada
según los datos guardados con un
Utilizar datos guardados en el inforinforme publicado. Esta opción sólo
me: Desde el informe de datos
es válida después de haber publicaguardado
do el informe con los datos guardados.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
43
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Modificar el contenido de Crystal Reports
Opción de actualización
Definición
Instancia específica: Desde una
instancia específica del informe
Actualiza los datos sólo desde la
instancia seleccionada.
Información adicional
Nota:
A petición es la opción predeterminada, y será la única opción disponible
si el objeto de informe no tiene instancias o versiones de informe, y no hay
datos guardados con el informe.
Nota:
Si decide eliminar datos al guardar el documento por razones de seguridad,
los usuarios que lo abran verán un mensaje que indica que se han eliminado
los datos. Deberán actualizar los objetos para ver los objetos de Live Office
importados. Para actualizar los objetos, los usuarios deben tener instalado
Live Office y disponer de acceso al objeto de origen en BusinessObjects
Enterprise. Para obtener más información sobre cómo ocultar datos, consulte
Administrar la seguridad y el acceso al documento en la página 136.
Modificar el contenido de Crystal Reports
Existen muchas funciones en BusinessObjects Live Office (Live Office) que
permiten modificar fácilmente los objetos de Crystal Reports existentes.
Esta sección contiene los siguientes temas, haga clic en el vínculo apropiado
para dirigirse al tema:
Temas relacionados
•
•
•
•
•
44
Ver y modificar las propiedades generales del objeto en la página 45
Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office en la página 46
Modificación de valores de parámetro en la página 47
Modificación de campos en la página 50
Modificar filtros en la página 51
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Modificar el contenido de Crystal Reports
Ver y modificar las propiedades generales del objeto
También puede mostrar y modificar las propiedades del objeto de Crystal
Reports. La ventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver todos
y modificar todos los objetos del documento actual.
Para ver las propiedades de un objeto de Live Office
1. En la aplicación de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
el objeto de Live Office y haga clic en Propiedades.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del objeto.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
45
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Modificar el contenido de Crystal Reports
Nota:
Las propiedades que se muestran y las fichas disponibles dependen del
tipo del objeto seleccionado.
2. Seleccione el objeto o informe que contiene el objeto u objetos que desea
modificar.
3. Seleccione uno o varios objetos para modificar las propiedades.
4. Proceda de la siguiente manera:
• Haga clic en la ficha General para ver información acerca del objeto
u objetos y para modificar propiedades como la ubicación de informe
y el nombre de objeto.
•
Haga clic en la ficha Peticiones para ver la configuración de
parámetros actuales y acceder a la ventana Especificar valores de
parámetros para el objeto u objetos seleccionados.
•
Haga clic en la ficha Actualizar para ver y modificar opciones de
actualización para el objeto u objetos seleccionados.
Agregar contenido personalizado a objetos de Live
Office
Los objetos de Live Office insertados como tablas se componen de filas y
columnas. Puede insertar columnas o filas y agregar su propio contenido
personalizado al objeto. El contenido personalizado se mantendrá cuando
se actualicen los datos del objeto.
1. Vaya al objeto de Live Office.
2. Seleccione la celda, fila o columna adyacente al lugar donde se insertará
la nueva fila o columna.
3. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en
Insertar fila o Insertar columna.
Se insertará una fila arriba, o bien una columna a la izquierda de la celda
seleccionada. Repita estos pasos hasta insertar el número deseado de filas
o de columnas. Una vez insertada la primera fila o columna, el menú de Live
Office activará Quitar fila o Quitar columna.
46
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Modificar el contenido de Crystal Reports
Para quitar una fila o columna que se haya agregado, deberá seleccionar
al menos una celda de la fila o columna. Haga clic con el botón derecho,
seleccione Live Office y haga clic en Quitar fila o Quitar columna.
Modificación de valores de parámetro
Si el objeto de Live Office se basa en un objeto de informe que contiene
parámetros, puede cambiar los valores de los parámetros al insertar el objeto,
o puede cambiar los valores posteriormente. Si no especifica los valores de
los parámetros al insertar los objetos de Live Office en el documento de
Microsoft Office, Live Office utilizará los valores actuales.
Nota:
Si el objeto de informe contiene parámetros obligatorios, debe especificar
un valor de parámetro antes de insertar el objeto.
Puede modificar las propiedades de Live Office de forma que se le pidan
los valores de parámetro al actualizar los datos. También puede utilizar
comandos del menú de LiveOffice y el menú contextual para modificar la
configuración y los valores de parámetros.
Modificar los valores y la configuración de peticiones o
parámetros
El cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros para objetos de
Crystal Reports, o el cuadro de diálogo Especificar valores de peticiones
para consultas y objetos de Web Intelligence, le permiten configurar los
valores que se utilizarán para especificar los datos que se usan para el
objeto de Live Office seleccionado. Hay dos opciones disponibles para todas
las aplicaciones de Office y una tercera opción adicional en Excel. Al trabajar
en Excel, tiene la opción para enlazar valores a una celda. El enlace es un
método útil para permitir que los valores se actualicen automáticamente
dentro de Excel. Puede escribir el valor del parámetro o petición en la celda,
o si la opción está seleccionada, puede seleccionar el valor en un menú
desplegable de la celda. Por ejemplo, si tiene un informe “Actividades por
región” con un parámetro “Seleccionar región”, la celda de enlace podría
tener los valores “Oriental” y “Occidental” en la lista desplegable de valores.
Al seleccionar un valor, los datos del objeto se actualizarán para reflejar la
nueva selección.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
47
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Modificar el contenido de Crystal Reports
1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
el objeto de Live Office que contiene el parámetro o petición que desea
y, a continuación, haga clic en Live Office > Configuración de petición.
Se mostrará el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros (o
de peticiones).
2. Seleccione el parámetro o petición que desea modificar y elija una de
las siguientes opciones para especificar el valor:
• Seleccione la opción Siempre pedir valor si desea que el objeto de
Live Office le pida el valor de parámetro o de petición cada vez que
se actualice.
• Seleccione la opción Elegir lista de valores para enlazar el objeto
de Live Office a valores de petición o de parámetro específicos. Haga
clic en el botón Examinar para iniciar el cuadro de diálogo Especificar
valores de parámetros. Seleccione los valores de parámetro o de
petición de los menús desplegables o agregue nuevos valores.
3. Si trabaja con un objeto en Microsoft Excel, estará disponible la siguiente
opción adicional:
• Seleccione la opción Elegir rango de datos de Excel si desea enlazar
el parámetro o la petición a un rango de la hoja de cálculo de Excel.
Nota:
Los parámetros y peticiones que aceptan valores discretos se pueden
enlazar a un rango, o variable de nombre, que contenga varias celdas.
Elija una de las siguientes opciones para seleccionar el rango:
• Abra la lista desplegable y seleccione una variable de nombre
existente.
• Escriba la dirección del rango.
•
Haga clic para especificar el botón de rango
situado a la
derecha de la lista desplegable. Se muestra el cuadro de diálogo
"Enlazar parámetro" o "Enlazar petición". Seleccione un rango
disponible en la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar.
Nota:
En el cuadro de diálogo Enlazar parámetro o Enlazar petición,
puede seleccionar un rango en cualquier parte de la hoja de cálculo
actual o cualquier hoja de cálculo del libro.
Opciones adicionales disponibles para los parámetros y peticiones
enlazados a rangos:
48
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Modificar el contenido de Crystal Reports
•
Anexar lista de parámetros a la lista desplegable de la celda
de enlace: al activar esta casilla se creará una lista desplegable
en cada una de las celdas seleccionadas con una lista de todos
los valores posibles para el parámetro seleccionado.
Precaución:
El uso de esta opción para un parámetro o petición con una
gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y
puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando
se actualizan los datos.
•
Actualizar lista de parámetros al actualizar: al activar esta
casilla se actualizará la lista de valores disponibles para el
parámetro seleccionado.
Precaución:
El uso de esta opción para un parámetro o petición con una
gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y
puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando
se actualizan los datos.
Opciones adicionales para los parámetros y peticiones del tipo de
rango:
• Incluir este valor: active esta casilla para que el valor seleccionado
se incluya en el conjunto de datos.
• Sin valor inferior/superior: al activar esta casilla, el conjunto de
datos no tiene en cuenta el valor inferior o superior del rango de
parámetros.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Especificar valores
de parámetros (o de peticiones). Los datos de informe se actualizarán
automáticamente.
Sugerencia:
Se trata del comportamiento de actualización predeterminado de Live
Office. Para modificar este comportamiento, haga clic en Live Office >
Opciones y se mostrará el cuadro de diálogo "Opciones". En la sección
General, utilice las casillas de verificación para especificar el
comportamiento de actualización predeterminado.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
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3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Modificar el contenido de Crystal Reports
Para actualizar los datos automáticamente cuando cambia el
enlace de celdas
Este tema es relevante si usa objetos de Live Office con Microsoft Office
Excel.
1. En el menú Live Office, haga clic en Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha General.
3. Seleccione Actualizar objeto de Live Office cuando cambie la celda
de enlace.
4. Haga clic en Aceptar.
Nota:
Al actualizar cualquier objeto de Live Office simple, aparecerá el cuadro de
diálogo Especificar valores de parámetros que le permitirá modificar los
valores de parámetros.
Modificación de campos
Puede agregar o quitar campos de un objeto de informe basado en un
documento o una instancia de documento de Crystal Reports.
Para agregar o quitar campos
1. Haga clic en cualquier celda del objeto de Live Office que desee modificar.
2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar y en Agregar o quitar
campos para abrir la página Elegir datos del Asistente de inserción de
Live Office.
3. Realice una de las siguientes acciones:
• Para agregar un campo, selecciónelo en la lista Campos disponibles
y haga clic en la flecha a la derecha (>).
•
Para quitar un campo, selecciónelo en la lista Campos seleccionados
y haga clic en la flecha a la izquierda (<).
4. Para cambiar el orden de los campos incluidos, utilice las flechas arriba
y abajo.
5. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.
50
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Modificar el contenido de Crystal Reports
Temas relacionados
•
Para seleccionar campos como conjunto de datos en la página 36
Modificar filtros
Puede agregar, modificar y quitar filtros del documento. Puede aplicar filtros
a cualquier campo del documento de Crystal Reports de origen, incluso
aunque el campo no se muestre.
Para agregar o modificar un filtro
1. Haga clic en cualquier celda del informe que desea modificar.
2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar,en Configuración de
filtros y, por último, en Agregar o modificar para abrir la página
Configuración de filtros del Asistente de inserción de Live Office.
Sugerencia:
Este comando también está disponible en el menú contextual de Live
Office.
3. En la página Configuración de filtros, haga clic en el campo que desee
filtrar.
4. Si desea modificar un filtro existente, seleccione el filtro.
5. Seleccione un operador adecuado en la lista Operadores de la derecha.
Existen diferentes tipos de operadores entre los que puede elegir. Puede
delimitar el operador utilizando las listas de valores. Las opciones que
se muestran dependen del operador seleccionado.
Si desea filtrar valores nulos, puede utilizar los operadores "es NULL" y
"no es NULL" en combinación con otros operadores. El operador "no es
igual que" también filtra valores nulos.
Nota:
•
•
Si agrega un filtro a un campo calculado, debe escribir los valores en
lugar de seleccionarlos de las listas. Live Office no puede recuperar
los valores calculados de la base de datos subyacente.
Si asigna formato a celdas individuales de un objeto de informe y a
continuación cambia los filtros, las celdas formateadas podrían
desaparecer.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
51
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Modificar el contenido de Crystal Reports
6. Haga clic en Agregar filtro para agregar el filtro al campo.
El filtro aparece bajo el campo donde se aplica.
7. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Para quitar un filtro
1. Seleccione una celda del documento que contiene el filtro que desea
quitar.
2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar, en Configuración de
filtros y, por último, en Agregar o modificar para abrir la página
Configuración de filtros del Asistente de inserción de Live Office.
Sugerencia:
También puede hacer clic con el botón derecho en el objeto de Live
Office, elegir Live Office, seleccionar Configuración de filtros y hacer clic
en Agregar o modificar.
3. En la página Configuración de filtros, seleccione el filtro que desee
eliminar, elija Quitar filtro y haga clic en Aceptar.
Elegir valores de campo específicos como parámetros de filtro
También puede filtrar o centrarse en un conjunto de valores de campo
particulares, para limitar los datos del informe. Por ejemplo, si los datos del
informe contienen información sobre una gama de bicicletas, podría tener
tres campos con la siguiente información: tamaño, color y precio. Las
bicicletas podría fabricarse en cuatro colores: rojo, negro, azul y verde. Si
desea que el informe muestre el tamaño y el precio sólo de las bicicletas
negras, podría utilizar la opción Centrarse en valor para devolver esta
información. También puede utilizar Excluir valor para excluir valores
específicos.
Para centrarse en un valor
1. Haga clic en la celda que contiene el valor de campo que desea incluir
como filtro. Por ejemplo, bicicletas negras.
2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar,en Configuración de
filtros y, por último, en Centrarse en valor.
52
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Modificar el contenido de Crystal Reports
Ahora el informe muestra la información de tamaño y precio de las
bicicletas negras. Para restablecer la vista predeterminada, elimine el
filtro.
Para excluir un valor
1. Haga clic en la celda que contiene el valor que desea excluir.
2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar, en Configuración de
filtros y, por último, en Excluir valor.
Live Office quita las filas de este campo que contienen el valor
seleccionado. En este ejemplo, desaparecen del campo todas las
bicicletas negras. Para restablecer la vista predeterminada, elimine el
filtro.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
53
3
3
Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office
Modificar el contenido de Crystal Reports
54
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de
Web Intelligence en Live
Office
4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Presentación general
Presentación general
Web Intelligence proporciona acceso a información empresarial en intranets
y extranets para realizar potentes consultas ad hoc y análisis interactivos
sofisticados y fáciles de usar.
Con BusinessObjects Live Office (Live Office), puede manipular datos de
Web Intelligence fácil y cómodamente dentro del entorno de la aplicación
de Microsoft Office.
Puede compilar, analizar y manipular datos “vivos” de Web Intelligence
desde documentos de Excel, PowerPoint, Outlook y Word de Microsoft Office
que usa diariamente para mejorar la toma de decisiones conjunta.
Actualizar contenido de la versión anterior
Las versiones anteriores de Live Office admitían la inserción de campos de
Web Intelligence en documentos de Microsoft Office. Esta versión es
compatible con las versiones anteriores de Live Office y, por lo tanto, puede
actualizar el contenido de Web Intelligence.
Para actualizar un objeto de Web Intelligence de la versión
anterior
1. Abra el documento de Microsoft Office que contiene el objeto de Web
Intelligence de la versión anterior.
2. Inicie una sesión en BusinessObjects Enterprise y abra el Asistente de
inserción de Live Office.
Se le pedirá que actualice.
3. Haga clic en Aceptar para convertir el documento de Web Intelligence
a esta versión de Live Office.
4. Una vez finalizado el proceso de actualización, haga clic con el botón
derecho en el objeto y seleccione Agregar o quitar campos o bien
seleccione Actualizar objeto para actualizar los campos.
56
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Insertar contenido de Web Intelligence
Insertar contenido de Web Intelligence
Se puede agregar contenido de Web Intelligence desde el menú de Live
Office o a través de la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos
inician el "Asistente de inserción de Live Office", de fácil uso y que le indica
cómo elegir fácilmente un informe, seleccionar objetos de datos de Web
Intelligence e insertarlos en las aplicaciones Excel, PowerPoint, Outlook o
Word de Microsoft Office como objetos de Live Office para compartirlos con
sus colegas.
Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office
1. Abra un documento de Microsoft Office.
2. Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise. Para obtener más
información, consulte Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise en
la página 22.
3. Seleccione la posición en la que desea insertar el objeto de Live Office.
4. Seleccione Live Office > Insertar > Contenido de Web Intelligence.
Nota:
En Microsoft Excel, también se puede iniciar el asistente desde Insertar
> Contenido de Web Intelligence.
Aparecerá el "Asistente de inserción de Live Office". Si todavía no se ha
conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.
El "Asistente de inserción de Live Office" le indicará cómo elegir el
documento, seleccionar el contenido del informe, seleccionar los parámetros
si es necesario e insertar los datos en el documento de Microsoft Office.
Presentación general del Asistente de inserción de Live Office
para contenido de Web Intelligence
Para usar la funcionalidad de Web Intelligence en Live Office, debe
seleccionar una serie de opciones mediante el "Asistente de inserción de
Live Office". El "Asistente de inserción de Live Office" se compone de cinco
páginas que se explican a continuación:
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
57
4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Insertar contenido de Web Intelligence
Use esta página del asistente
Para realizar esta tarea
•
Buscar informes disponibles.
•
Localizar el informe que desea
usar.
Elegir documento
Consulte Asistente de inserción:
Elegir documento en la página 59.
Especificar contexto
Si existe más de un contexto para
los datos de Web Intelligence seleccionados, deberá especificar el contexto que desea usar. Por ejemplo,
las secciones de informe de Web Intelligence que se aplican a un contexto de Márketing o Ventas.
Consulte Asistente de inserción:
Contextos de consulta específicos
en la página 62.
Especificar valores de petición
•
Elegir valores de peticiones en
una lista de valores preseleccionados.
•
Especificar si se avisa cada vez
que se actualicen los datos.
Consulte Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros en
la página 63
Elegir datos
Seleccionar las secciones de informe
de Web Intelligence que desee usar
para crear el objeto de Live Office.
Consulte Asistente de inserción:
Elegir datos en la página 64
58
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Insertar contenido de Web Intelligence
Use esta página del asistente
Resumen
Para realizar esta tarea
•
Escribir el nombre del objeto de
Live Office.
•
Verificar su ruta en el repositorio
antes de insertarlo en el documento.
Consulte Asistente de inserción:
Resumen en la página 67
Asistente de inserción: Elegir documento
La primera página del "Asistente de inserción de Live Office" es la página
"Elegir documento" y muestra el explorador del repositorio de
BusinessObjects Enterprise para que pueda acceder fácilmente al informe
que desea utilizar. La página "Elegir documento" muestra todos los informes
de Web Intelligence a los que tiene acceso, incluidos los informes de las
publicaciones.
Sugerencia:
También puede utilizar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título,
palabras claves, contenido o todos los campos a fin de localizar un informe
específico rápidamente. Si está realizando la importación de contenido en
un correo electrónico en Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realizará
de forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea de
asunto del correo electrónico.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
59
4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Insertar contenido de Web Intelligence
Para encontrar el documento con el explorador
1. En el panel de la izquierda de la página "Elegir documento", desplácese
a la carpeta que contiene el documento que desea utilizar y haga doble
clic en ella. Con los botones situados arriba del panel de la izquierda,
puede cambiar entre las vistas de carpeta o categoría para un fácil
desplazamiento.
Se expandirá la jerarquía de carpetas. Si el informe se incluye en una
publicación mostrada, seleccione la instancia de publicación para revelar
su contenido.
Nota:
Para que una instancia de informe se importe, la instancia debe estar
almacenada en alguna parte del sistema BusinessObjects Enterprise.
60
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Insertar contenido de Web Intelligence
Las instancias enviadas directamente a las bandejas de entrada no se
almacenan en el repositorio y no se pueden importar en Live Office.
2. En el panel de la derecha de la página "Elegir documento", seleccione
el informe que desee usar y haga clic en Siguiente.
Sugerencia:
•
•
•
•
Haga clic en un encabezado de columna, por ejemplo, Nombre,
Propietario o Tipo, para ordenar los informes disponibles.
Puede buscar un informe u objeto específico por título o palabras
clave mediante el cuadro de diálogo situado encima del conjunto de
marcos.
Si está realizando la importación en un correo electrónico en Outlook,
también estará disponible una carpeta de sugerencias. Para que
resulte más cómodo, esta carpeta contiene los resultados de una
búsqueda de contenido basada en la línea de asunto del correo
electrónico.
La carpeta "Reciente" también contiene los informes que haya creado
o modificado más recientemente con el fin de facilitar el acceso a los
mismos.
Siguiente paso: Asistente de inserción
Nota:
•
•
•
Si el informe seleccionado tiene más de un contexto, la siguiente página
del "Asistente de inserción de Live Office" será la página "Especificar
contexto". Consulte Asistente de inserción: Contextos de consulta
específicos en la página 62.
Si el informe seleccionado no tiene más de un contexto, pero contiene
peticiones, la siguiente página del "Asistente de inserción de Live Office"
será la página "Especificar valores de peticiones". Consulte Asistente de
inserción: Especificar valores de parámetros en la página 63
Si el informe seleccionado no contiene peticiones o contiene más de un
contexto, la siguiente página del "Asistente de inserción de Live Office"
será la página "Elegir datos". Consulte Asistente de inserción: Elegir
datos en la página 64.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
61
4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Insertar contenido de Web Intelligence
Asistente de inserción: Contextos de consulta
específicos
Un contexto es un grupo definido de objetos de datos de un universo que
comparten un fin empresarial común. Si los datos que ha seleccionado se
incluyen en más de un contexto, debe especificar el contexto que desea
utilizar.
Para especificar un contexto
1. Seleccione un contexto de la lista en la página Contextos de consulta
específicos del Asistente de inserción de Live Office.
2. Haga clic en Siguiente.
62
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Insertar contenido de Web Intelligence
Si el informe de Web Intelligence que selecciona contiene peticiones, la
siguiente página será Especificar valores de peticiones; si el informe no
contiene peticiones, aparecerá la página Elegir datos.
Asistente de inserción: Especificar valores de
parámetros
La página Especificar valores de peticiones sólo se mostrará si se han
especificado peticiones para el informe. Las peticiones son obligatorias u
opcionales. Si todas las peticiones enumeradas en esta página son
opcionales, no tiene que especificar un valor de petición en esta etapa, haga
clic en Siguiente y especifique los valores de peticiones al actualizar el
objeto.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
63
4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Insertar contenido de Web Intelligence
1. En la página "Especificar valores de peticiones", realice uno de los
siguientes procedimientos para cada valor de petición que desee
especificar:
• Escriba un valor en el campo de búsqueda, para buscar un valor de
petición en una lista de opciones preseleccionadas. Haga clic en
para especificar Ignorar mayúscula o minúscula o Distinguir
mayúsculas y minúsculas para la cadena de búsqueda. Haga clic
en > para agregarlo a los valores seleccionados.
Nota:
Si la lista de valores disponible está vacía o se tiene que actualizar,
haga clic en el icono Actualizar lista
•
•
.
Haga doble clic en un valor mostrado para agregarlo a la lista de
valores seleccionados.
Escriba un valor de petición y haga clic en > para agregar el valor a
la lista de valores.
2. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Eligir datos.
Asistente de inserción: Elegir datos
La cuarta página del Asistente de inserción de Live Office es Elegir datos,
en la que deberá seleccionar las secciones del informe que desee incluir e
insertar en el documento de Microsoft Office.
64
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Insertar contenido de Web Intelligence
Para seleccionar secciones como el conjunto de datos
1. Elija las opciones que prefiera para ver los datos del informe:
•
Haga clic en el botón Mostrar/ocultar parámetros interactivos
para ajustar los valores de parámetros en el panel Parámetros
interactivos. Utilice la lista desplegable situada debajo de cada
parámetro del panel para ajustar el valor. Después de haber terminado
las selecciones de valor de parámetro, haga clic en Aplicar.
Nota:
El icono Mostrar/ocultar parámetros interactivos no aparecerá si
el informe no contiene parámetros predefinidos o si hace clic en
Cambiar a campos.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
65
4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Insertar contenido de Web Intelligence
•
Haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de grupos
para
cambiar la vista del documento. Por ejemplo, en un informe de ventas
trimestral, los datos se podrían agrupar y ordenar por vendedor y
producto en una vista en árbol de documentos para un rápido acceso.
•
Haga clic en las flechas que apuntan hacia la izquierda o la derecha
en la barra de herramientas para desplazarse a una página particular
de un informe.
•
Seleccione el icono Buscar para buscar en cadenas de texto
particulares del informe, por ejemplo el nombre de un vendedor.
•
Elija una ampliación de página o un factor de zoom para el informe
en la lista desplegable para lograr una visualización óptima.
2. En el visor de documentos, seleccione las secciones de informe u objetos
que desee incluir. Por ejemplo, para un informe de ventas trimestral,
podría incluir el nombre del vendedor, su clase de producto y sus ventas
totales por trimestre.
Sugerencia:
Puede seleccionar varias secciones de informe para insertarlas en la
aplicación de Microsoft Office mediante ALT + clic.
3. Haga clic en Siguiente.
66
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Insertar contenido de Web Intelligence
Asistente de inserción: Resumen
Página Resumen
La página "Resumen" es la última pantalla del "Asistente de inserción de
Live Office" antes de que el objeto actual se inserte en la aplicación de
Microsoft Office. Siga las instrucciones siguientes para finalizar el proceso
de creación del objeto de Live Office.
1. En la página "Resumen", asigne un nombre al objeto de Live Office y
verifique su ruta en el repositorio de BusinessObjects.
2. Haga clic en Finalizar para insertar el objeto de Live Office en el
documento de Microsoft Office.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
67
4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Agregar más secciones de informe de Web Intelligence
Aparecerá una barra de progreso a medida que el objeto de Live Office
se inserte en el documento de Microsoft Office.
Ahora puede modificar las propiedades del objeto, modificar la configuración
de parámetros o peticiones, configurar las opciones de actualización de
datos o guardar su documento de Office con el objeto de Live Office
incrustado.
Temas relacionados
•
•
Opciones de actualización de datos en la página 69
Guardar datos localmente y en el repositorio en la página 114
Agregar más secciones de informe de Web
Intelligence
Puede agregar rápida y fácilmente secciones de informe adicionales al
documento de Web Intelligence de Live Office.
Para agregar secciones de informe del mismo origen
1. Seleccione el objeto de Live Office en el documento de Microsoft Office.
2. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en
Nuevo objeto del mismo informe.
Aparecerá la ventana "Insertar desde el mismo origen".
68
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Opciones de actualización de datos
3. Seleccione las secciones de informe que desee agregar y haga clic en
el botón Insertar. Live Office insertará las secciones automáticamente.
Cuando termine de insertar secciones adicionales de ese origen, haga clic
en Cerrar para regresar a su documento de Office.
Opciones de actualización de datos
Los datos que se devuelven al actualizar un objeto dependen de:
•
El tipo de objeto que se utilizó como objeto de origen.
•
La opción de actualización que seleccionó.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
69
4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Opciones de actualización de datos
Puede modificar el comportamiento de actualización de los objetos de informe
de Live Office desde LiveOffice > Opción de actualización o bien desde
el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.
Para configurar las opciones de actualización de los
objetos de Live Office
1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
el objeto de Live Office cuyas propiedades de actualización desee
cambiar.
2. Desde el menú Live Office, haga clic en Opción de actualización.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones de actualización".
3. Seleccione la opción de actualización que desee utilizar y haga clic en
Aceptar
70
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Opciones de actualización de datos
Opción de actualización
Definición
Actualiza la última instancia del
objeto de Live Office seleccionado
de un usuario específico. Seleccione el usuario cuya instancia desea
utilizar en la lista desplegable, el
valor predeterminado es el usuario
actual según las credenciales de
base de datos que se han utilizado
para iniciar sesión.
Nota:
Instancia más reciente: Desde la
última instancia programada por
<usuario>
Al actualizar desde la última instancia de un informe incluido en una
publicación, Live Office recupera el
contenido de informe de la instancia de publicación más reciente
para el usuario actual. La instancia
de publicación se tiene que publicar
en una ubicación de Enterprise en
formato de informe. Live Office no
puede acceder a las instancias
configuradas para distribuirse directamente a la bandeja de entrada
del usuario.
Actualiza los datos a partir de la
A petición: Desde la base de datos base de datos Es el valor predeterminado.
Actualiza la instancia seleccionada
según los datos guardados con un
Utilizar datos guardados en el inforinforme publicado. Esta opción sólo
me: Desde el informe de datos
es válida después de haber publicaguardado
do el informe con los datos guardados.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
71
4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Modificar el contenido de Web Intelligence
Opción de actualización
Definición
Instancia específica: Desde una
instancia específica del informe
Actualiza los datos sólo desde la
instancia seleccionada.
Información adicional
Nota:
•
•
•
Utilizar datos guardados en el informe es la opción predeterminada
si el informe de Web Intelligence no tiene una instancia y su creador no
lo ha establecido en Actualizar al abrir.
A petición es la opción predeterminada si el creador del informe de Web
Intelligence lo ha establecido en Actualizar al abrir, y será la única opción
disponible si el informe no tiene instancias o no hay datos guardados con
él.
Instancia más reciente es la opción predeterminada si el informe de
Web Intelligence tiene una instancia que está disponible para el usuario
actual.
Nota:
Si decide eliminar datos al guardar el documento por razones de seguridad,
los usuarios que lo abran verán un mensaje que indica que se han eliminado
los datos. Deberán actualizar los objetos para ver los objetos de Live Office
importados. Para actualizar los objetos, los usuarios deben tener instalado
Live Office y disponer de acceso al objeto de origen en BusinessObjects
Enterprise. Para obtener más información sobre cómo ocultar datos, consulte
Administrar la seguridad y el acceso al documento en la página 136.
Modificar el contenido de Web
Intelligence
También puede modificar los objetos de datos de Web Intelligence existentes.
Esta sección explica cómo ver y modificar objetos de Live Office existentes.
72
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Modificar el contenido de Web Intelligence
Esta sección contiene los siguientes temas, haga clic en el vínculo apropiado
para dirigirse al tema:
Temas relacionados
•
•
Ver y modificar las propiedades generales del objeto en la página 73
Modificación de valores de petición en la página 75
Ver y modificar las propiedades generales del objeto
También puede mostrar y modificar las propiedades del objeto de Web
Intelligence. La ventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver
todos y modificar todos los objetos del documento actual.
Para ver las propiedades de un objeto de Live Office
1. En la aplicación de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
el objeto de Live Office y haga clic en Propiedades.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del objeto.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
73
4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Modificar el contenido de Web Intelligence
Nota:
Las propiedades que se muestran y las fichas disponibles dependen del
tipo del objeto seleccionado.
2. Seleccione el objeto o informe que contiene el objeto u objetos que desea
modificar.
3. Seleccione uno o varios objetos para modificar las propiedades.
4. Proceda de la siguiente manera:
• Haga clic en la ficha General para ver información acerca del objeto
u objetos y para modificar propiedades como la ubicación de informe
y el nombre de objeto.
•
74
Haga clic en la ficha Peticiones para ver la configuración de
parámetros actuales y acceder a la ventana Especificar valores de
parámetros para el objeto u objetos seleccionados.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Modificar el contenido de Web Intelligence
•
Haga clic en la ficha Actualizar para ver y modificar opciones de
actualización para el objeto u objetos seleccionados.
Modificación de valores de petición
Puede cambiar los valores de petición al insertar el objeto de datos Web
Intelligence, pero puede cambiarlos más adelante. Si no especifica los valores
de petición al insertar el objeto, Live Office utilizará los valores de petición
actuales.
Modificar los valores y la configuración de peticiones o
parámetros
El cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros para objetos de
Crystal Reports, o el cuadro de diálogo Especificar valores de peticiones
para consultas y objetos de Web Intelligence, le permiten configurar los
valores que se utilizarán para especificar los datos que se usan para el
objeto de Live Office seleccionado. Hay dos opciones disponibles para todas
las aplicaciones de Office y una tercera opción adicional en Excel. Al trabajar
en Excel, tiene la opción para enlazar valores a una celda. El enlace es un
método útil para permitir que los valores se actualicen automáticamente
dentro de Excel. Puede escribir el valor del parámetro o petición en la celda,
o si la opción está seleccionada, puede seleccionar el valor en un menú
desplegable de la celda. Por ejemplo, si tiene un informe “Actividades por
región” con un parámetro “Seleccionar región”, la celda de enlace podría
tener los valores “Oriental” y “Occidental” en la lista desplegable de valores.
Al seleccionar un valor, los datos del objeto se actualizarán para reflejar la
nueva selección.
1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
el objeto de Live Office que contiene el parámetro o petición que desea
y, a continuación, haga clic en Live Office > Configuración de petición.
Se mostrará el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros (o
de peticiones).
2. Seleccione el parámetro o petición que desea modificar y elija una de
las siguientes opciones para especificar el valor:
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
75
4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Modificar el contenido de Web Intelligence
•
•
Seleccione la opción Siempre pedir valor si desea que el objeto de
Live Office le pida el valor de parámetro o de petición cada vez que
se actualice.
Seleccione la opción Elegir lista de valores para enlazar el objeto
de Live Office a valores de petición o de parámetro específicos. Haga
clic en el botón Examinar para iniciar el cuadro de diálogo Especificar
valores de parámetros. Seleccione los valores de parámetro o de
petición de los menús desplegables o agregue nuevos valores.
3. Si trabaja con un objeto en Microsoft Excel, estará disponible la siguiente
opción adicional:
• Seleccione la opción Elegir rango de datos de Excel si desea enlazar
el parámetro o la petición a un rango de la hoja de cálculo de Excel.
Nota:
Los parámetros y peticiones que aceptan valores discretos se pueden
enlazar a un rango, o variable de nombre, que contenga varias celdas.
Elija una de las siguientes opciones para seleccionar el rango:
• Abra la lista desplegable y seleccione una variable de nombre
existente.
• Escriba la dirección del rango.
•
Haga clic para especificar el botón de rango
situado a la
derecha de la lista desplegable. Se muestra el cuadro de diálogo
"Enlazar parámetro" o "Enlazar petición". Seleccione un rango
disponible en la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar.
Nota:
En el cuadro de diálogo Enlazar parámetro o Enlazar petición,
puede seleccionar un rango en cualquier parte de la hoja de cálculo
actual o cualquier hoja de cálculo del libro.
Opciones adicionales disponibles para los parámetros y peticiones
enlazados a rangos:
•
Anexar lista de parámetros a la lista desplegable de la celda
de enlace: al activar esta casilla se creará una lista desplegable
en cada una de las celdas seleccionadas con una lista de todos
los valores posibles para el parámetro seleccionado.
Precaución:
El uso de esta opción para un parámetro o petición con una
gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y
76
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Modificar el contenido de Web Intelligence
puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando
se actualizan los datos.
•
Actualizar lista de parámetros al actualizar: al activar esta
casilla se actualizará la lista de valores disponibles para el
parámetro seleccionado.
Precaución:
El uso de esta opción para un parámetro o petición con una
gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y
puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando
se actualizan los datos.
Opciones adicionales para los parámetros y peticiones del tipo de
rango:
• Incluir este valor: active esta casilla para que el valor seleccionado
se incluya en el conjunto de datos.
• Sin valor inferior/superior: al activar esta casilla, el conjunto de
datos no tiene en cuenta el valor inferior o superior del rango de
parámetros.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Especificar valores
de parámetros (o de peticiones). Los datos de informe se actualizarán
automáticamente.
Sugerencia:
Se trata del comportamiento de actualización predeterminado de Live
Office. Para modificar este comportamiento, haga clic en Live Office >
Opciones y se mostrará el cuadro de diálogo "Opciones". En la sección
General, utilice las casillas de verificación para especificar el
comportamiento de actualización predeterminado.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
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4
4
Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office
Modificar el contenido de Web Intelligence
78
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en
Live Office
5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Presentación general
Presentación general
Una consulta se usa para responder a una pregunta empresarial de datos
almacenados en una o varias bases de datos. Una consulta puede ser
sencilla, como total ventas año pasado. O bien, según la necesidad de su
negocio, puede ser más compleja, como total ventas, para Producto A, en
la Comunidad de Madrid, en el primer trimestre del año pasado.
Tradicionalmente, las consultas se suelen enviar a las bases de datos en
un lenguaje denominado SQL (Structured Query Language) y sólo las podía
diseñar un experto en informática o en lenguajes de bases de datos. Sin
embargo, BusinessObjects Live Office (Live Office) ofrece el Asistente de
inserción que facilita la creación de consultas, no necesita saber SQL para
consultar información con Live Office. No necesita conocer complejos
lenguajes de programación. El Asistente de inserción de Live Office presenta
la información disponible en la base de datos como objetos que tienen
nombres y significados familiares. A continuación, se crea la consulta
utilizando los objetos y filtros que seleccione.
Con un mínimo esfuerzo, puede definir consultas y obtener respuestas
significativas a preguntas empresariales como las siguientes:
• Obtener las cifras de ventas de los primeros tres trimestres de este año
de todos los clientes de Norteamérica por región.
•
Obtener una lista de todos los clientes internacionales que sean socios.
Los datos se organizan en formato de tabla, en la que puede acceder a ellos
desde documentos de Excel, Word, Outlook o PowerPoint de Microsoft
Office. Esta sección contiene información acerca de la creación, edición y
actualización de consultas en Live Office.
Temas relacionados
•
•
Insertar consultas en la página 81
Presentación general del Asistente de inserción de Live Office para
consultas en la página 81
• Modificar consultas en la página 100
80
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Insertar consultas
Se pueden agregar consultas desde el menú de Live Office o a través de la
barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el "Asistente
de inserción de Live Office", de fácil uso y que le indica cómo elegir fácilmente
un universo, seleccionar objetos de datos e insertarlos en las aplicaciones
Excel, PowerPoint, Outlook o Word de Microsoft Office como objetos de Live
Office para compartirlos con sus colegas.
Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office
1. Abra un documento de Microsoft Office.
2. Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise. Para obtener más
información, consulte Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise en
la página 22.
3. Seleccione la posición en la que desea insertar el objeto de Live Office.
4. Seleccione Live Office > Insertar > Nueva consulta.
Nota:
En Microsoft Excel, también se puede lanzar el asistente desde Insertar
> Nueva consulta.
Aparecerá el "Asistente de inserción de Live Office". Si todavía no se ha
conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.
Presentación general del Asistente de inserción de Live Office
para consultas
A continuación se incluye información general sobre cómo se usa el Asistente
de inserción de Live Office para generar una consulta. Para obtener
instrucciones más detalladas, consulte Insertar consultas en la página 81.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
81
5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Use esta página del asistente
Elegir universo
Para realizar esta tarea
•
Buscar universos disponibles
•
Localizar el universo que desea
usar.
Consulte Asistente de inserción:
Elegir universo en la página 83.
Seleccionar objetos de universo del
panel Administrador y arrastrarlos a
los objetos del resultado que se van
a mostrar.
Especificar consulta
O bien seleccionar objetos de universo del panel Administrador y arrastrarlos al panel Filtrar objetos para crear
filtros de datos.
Consulte Asistente de inserción: Especificar consulta en la página 85.
Seleccionar un contexto de universo
para la consulta.
Especificar contexto de consulta
Un contexto es un grupo definido de
objetos de un universo que comparten un fin empresarial común.
Consulte Asistente de inserción:
Contextos de consulta específicos
en la página 95.
82
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Use esta página del asistente
Especificar valores de petición
Para realizar esta tarea
•
Elegir un valor de petición en una
lista de valores preseleccionados.
•
Especificar que se avise cada vez
que se actualicen los datos.
Consulte Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros en
la página 63.
Resumen
Escribir el nombre del objeto de Live
Office y verificar su ruta en el repositorio antes de insertar los datos en
el documento de Microsoft Office.
Consulte Asistente de inserción: Resumen en la página 99.
Asistente de inserción: Elegir universo
La primera página del "Asistente de inserción de Live Office" es la página
"Elegir universo" y muestra el explorador del repositorio de BusinessObjects
Enterprise para que pueda acceder fácilmente al informe que desea utilizar.
La página "Elegir universo" muestra todos los universos a los que tiene
acceso.
Sugerencia:
También puede utilizar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título,
palabras claves, contenido o todos los campos a fin de localizar un informe
específico rápidamente. Si está realizando la importación de contenido en
un correo electrónico en Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realizará
de forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea de
asunto del correo electrónico.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
83
5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Para seleccionar el origen de datos
1. En el panel Carpetas de la página "Elegir universo", desplácese hasta
la carpeta que contiene el universo que desea utilizar y haga doble clic
en ella. Se expandirá la jerarquía de carpetas.
2. En el panel de la derecha de la página "Elegir universo", seleccione el
universo que desee usar y haga clic en Siguiente.
Sugerencia:
•
84
Haga clic en un encabezado de columna, por ejemplo, Título,
Propietario o Fecha de modificación, para ordenar los universos dentro
de la carpeta seleccionada.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
•
•
•
Puede buscar un universo específico por título, palabras clave o
contenido mediante el cuadro de diálogo situado encima del conjunto
de marcos.
Si está realizando la importación en un correo electrónico en Outlook,
también estará disponible una carpeta de sugerencias. Para que
resulte más cómodo, esta carpeta contiene los resultados de una
búsqueda de contenido basada en la línea de asunto del correo
electrónico.
La carpeta "Reciente" también contiene cualquier universo que haya
modificado o al que haya accedido más recientemente con el fin de
facilitar el acceso a los mismos.
Temas relacionados
•
Asistente de inserción: Especificar consulta en la página 85
Asistente de inserción: Especificar consulta
Para definir los datos de modo que respondan a sus preguntas empresariales
y se inserten en el documento de Excel, PowerPoint, Outlook o Word de
Microsoft Office, debe elaborar una consulta. El panel del administrador de
la página Especificar consulta enumera todos los objetos disponibles
definidos para el universo seleccionado.
Para agregar objetos a la consulta
La generación de una consulta resulta algo tan fácil como arrastrar y colocar.
Puede seleccionar elementos en el panel izquierdo y colocarlos en el panel
Objetos de resultado o Filtrar objetos.
Nota:
También puede arrastrar objetos fuera de estas áreas de vuelta al panel
izquierdo en cualquier momento.
1. En el panel izquierdo, seleccione y arrastre objetos al panel Objetos de
resultado.
Por ejemplo, una consulta podría incluir el año, el representante de ventas,
el nombre del cliente y el importe en dólares.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
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5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Los objetos arrastrados al panel Objetos de resultado constituirán las
columnas de su objeto de Live Office.
2. En el panel izquierdo, seleccione y arrastre los objetos al panel Filtrar
objetos.
Los objetos se pueden arrastrar a los paneles Objetos de resultado y
Filtrar objetos. Los objetos arrastrados al panel Filtro no aparecerán en
el objeto de Live Office. Estos objetos filtrarán los datos y limitarán el
conjunto de datos resultante a sus especificaciones. Con el ejemplo del
paso 1, podría arrastrar el objeto Año para que actuara también como
filtro, de manera que restringiera los datos mostrados al año seleccionado.
a. Ahora puede determinar el tipo de filtro que tendrán los objetos del
panel Filtrar objetos.
Los tipos de filtro incluyen:
• Valor constante
• Lista de valores
• Petición
Para obtener más información, consulte Filtrar objetos de consulta en
la página 91.
3. Ahora puede definir más los objetos seleccionados. Puede realizar que
su pregunta empresarial tenga más sentido al clasificar u ordenar el
conjunto de datos.
a. Agregar clasificación a sus objetos de consulta
Clasificar objetos de consulta en la página 89
b. Ordenar objetos de consulta
Ordenación de objetos de consulta en la página 90
4. Haga clic en Siguiente para continuar.
Temas relacionados
•
Configurar las opciones de consulta en la página 94
Acerca de la página Especificar consulta
En esta sección se describen las funciones de la página Especificar consulta.
86
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Botón Mostrar u ocultar el panel del administrador
El panel del administrador es el panel de la parte izquierda. Puede mostrar
u ocultar este panel si hace clic en el botón Mostrar u ocultar el panel del
administrador
.
Botón Mostrar/ocultar panel Filtros
Haga clic en el botón Mostrar/ocultar panel Filtros
ocultar el panel Filtrar objetos.
para mostrar u
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
87
5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Botón Mostrar el cuadro de diálogo de opción
Haga clic en el botón Mostrar el cuadro de diálogo de opción
para
mostrar el cuadro de diálogo "Opciones". Para obtener más información,
consulte Configurar las opciones de consulta en la página 94.
Botón Agregar una clasificación
Haga clic en el botón Agregar una clasificación
para que los datos
se asocien con el objeto seleccionado clasificado según el orden que
seleccione. Para obtener más información, consulte Clasificar objetos de
consulta en la página 89.
Administrar ordenaciones
Haga clic en el botón Administrar ordenaciones para mostrar el cuadro
de diálogo de ordenación. Desde aquí puede administrar todas las
ordenaciones que haya agregado a los objetos. Para obtener más
información, consulte Ordenación de objetos de consulta en la página 90.
Objetos disponibles
En el panel del administrador, verá el universo seleccionado seguido de las
carpetas en una estructura de carpetas en árbol. Haga clic para expandir
las carpetas y mostrar los objetos de datos que contienen. Estos objetos se
pueden seleccionar como un objeto Resultado o Filtro arrastrándolos al
panel deseado. Los objetos pueden ser de uno de los tipos siguientes:
•
Objeto de dimensión
Un objeto de dimensión representa los datos que proporcionan la base
para el análisis en un informe. Los objetos de tipo dimensión por lo general
recuperan datos con caracteres, por ejemplo, nombres de cliente,
nombres de centros de vacaciones o fechas.
•
Objeto de información
Un objeto de información proporciona datos descriptivos acerca de una
dimensión. Un objeto de tipo información siempre está adjunto a la
88
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
dimensión para la que proporciona información adicional. Por ejemplo,
[Edad] es un objeto de información asociado con la dimensión de [Cliente].
•
Objeto de tipo indicador
Un objeto de tipo indicador recupera datos numéricos que son el resultado
de cálculos en los datos de la base de datos. Por ejemplo, [Volumen de
negocios] es el cálculo del número de artículos vendidos multiplicado por
el precio del artículo.
•
Objetos de condición previa
Un objeto de condición previa es un filtro predefinido y sólo se puede
colocar en el panel Filtrar objetos. Por ejemplo, [Este año] es un filtro
predefinido para restringir el conjunto de datos al año actual.
Clasificar objetos de consulta
La clasificación es un método de restringir los datos devueltos por una
consulta. En la página Especificar consulta del Asistente de inserción de
Live Office, puede agregar una clasificación a una dimensión u objeto según
un indicador definido. Por ejemplo, puede definir una clasificación para limitar
la dimensión “Nombre de cliente” a los siete resultados principales según la
“Suma de ventas del año pasado”.
Nota:
No todos los objetos de universo admiten la clasificación. No puede clasificar
por un objeto cuyos valores dependen del orden de los datos. Esto se debe
a que la función de clasificación de Live Office cambia el orden de los datos,
que a su vez cambia los datos de objeto, lo que, a continuación, requiere
que se vuelva a calcular el orden de los datos. El resultado es una
dependencia circular entre la clasificación y los datos del objeto.
1. Haga clic en el botón Agregar una clasificación
situado encima
del panel del administrador.
Se muestra un editor de filtros en un panel independiente debajo del
panel Objetos del resultado.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
89
5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
2. En el editor de filtros califique la clasificación por ordenación
seleccionando en la lista desplegable situada junto al icono Agregar una
clasificación. Elija uno de los siguientes calificadores:
• Arriba
• Abajo
• % superior
• % inferior
3. Proporcione un valor en el cuadro situado junto al calificador seleccionado.
Suba o baje el valor mostrado con los botones de control
correspondientes.
4. Arrastre y coloque una dimensión, indicador y objeto si es necesario en
los campos designados dentro del editor de filtros.
Puede arrastrar los objetos directamente desde el panel del administrador
o mover los objetos preseleccionados desde el panel Objetos del
resultado.
5. Repita los pasos 1 a 4 para configurar otra clasificación o seguir creando
la consulta.
Ordenación de objetos de consulta
Puede aplicar un orden de clasificación específico a los objetos incluidos en
una consulta. El orden de clasificación se reflejará en los resultados
recuperados para la consulta. Para especificar una ordenación, debe ver la
página "Especificar consulta" en el Asistente de inserción de Live Office.
1. En la página Especificar consulta haga clic en el icono Administrar
ordenación
.
Aparece el cuadro de diálogo Ordenar.
2. En la lista Objetos disponibles seleccione el objeto que desee ordenar.
Expanda las carpetas y subcarpetas para encontrar los objetos.
Nota:
No puede seleccionar una carpeta completa.
3. Utilice el botón > para mover un objeto seleccionado a la lista
Ordenaciones de la consulta.
Para deshacer una selección, utilice el botón < para devolver un objeto
a la lista Objetos disponibles.
90
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
4. Seleccione un objeto en la lista Ordenaciones de la consulta y realice
una de las siguientes acciones:
• Especifique el orden de los datos recuperados para el objeto como
Ascendente o Descendente seleccionando el botón adecuado. Junto
al objeto se mostrará la correspondiente flecha hacia arriba
(ascendente) o hacia abajo (descendente). De forma predeterminada,
los objetos se especifican como ascendentes.
• Utilice el botón Subir o Bajar para mover el objeto en la lista
Ordenaciones de la consulta. La consulta reflejará el orden de la
lista.
5. Haga clic en Aceptar.
Se cierra el cuadro de diálogo Orden y vuelve a la página Especificar
consulta en el Asistente de inserción de Live Office.
Filtrar objetos de consulta
Al crear consultas simples mediante el Asistente de inserción de Live Office,
puede optar por definir tres tipos de filtros
•
Un valor constante
•
Una lista de valores
•
Una petición
El resto de esta sección ofrece instrucciones paso a paso para definir cada
tipo de filtro.
Usar un valor constante como filtro
Cuando un objeto se coloca en el panel Filtrar objetos, se muestra el
correspondiente editor de filtros.
1. En el editor de filtros, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo y
seleccione Constante.
2. Escriba un valor en el cuadro de texto proporcionado.
El objeto se establecerá en el valor que introduzca en el cuadro de texto.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
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5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Nota:
El valor introducido en el cuadro de texto es el valor constante del objeto
cuando se ejecuta la consulta. Haga clic en la flecha que apunta hacia
abajo situada a la izquierda del cuadro de texto para seleccionar otra
relación entre el valor especificado y el objeto de consulta.
3. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Contextos de consulta específicos o Especificar
valores de peticiones.
Usar una lista de valores como filtro
Cuando un objeto se coloca en el panel Filtrar objetos, se muestra el
correspondiente editor de filtros.
1. En el editor de filtros, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo y
seleccione Lista de valores.
2. En el cuadro de diálogo Lista de valores, haga doble clic en los valores
que desee incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.
92
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Por ejemplo, podría seleccionar el valor Socios para que el resultado de
la consulta devolverá una lista de clientes de la región SC que son socios.
Los valores elegidos aparecen en el panel Filtrar objetos.
3. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Contextos de consulta específicos o Especificar
valores de peticiones.
Usar una petición como filtro
Cuando un objeto se coloca en el panel Filtrar objetos, se muestra el
correspondiente editor de filtros. Por ejemplo, podría agregar peticiones para
tipos de clientes o previsiones de ventas, como Socios o Integradores de
sistemas, o para diferentes regiones geográficas.
1. En el editor de filtros, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo y
seleccione Petición.
2.
Haga clic en el icono Definir petición
situado a la derecha del cuadro
de texto.
Se abrirá el cuadro de diálogo "Definir una petición".
3. En el cuadro de diálogo "Definir una petición", seleccione las propiedades
de petición que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Por
ejemplo, puede elegir Petición opcional para que la petición sea
opcional.
4. Haga clic en Siguiente.
Si la consulta tiene más de un contexto posible, la página siguiente será la
página Contextos de consulta específicos; si la consulta tiene peticiones, la
página siguiente será la página Especificar valores de peticiones. Si la
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
93
5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
consulta no tiene contextos posibles ni peticiones, aparecerá la página
Resumen del Asistente de inserción.
Configurar las opciones de consulta
Puede configurar las opciones de consulta a fin de realizar lo siguiente para
mejorar el rendimiento y la calidad de los datos:
•
Eliminar filas duplicadas en el conjunto de resultados
•
Establecer un límite para el tiempo que se tarda en ejecutar la consulta
•
Establecer un límite para el número de filas devueltas en el conjunto de
resultados de la consulta.
•
Limite los datos devueltos a un conjunto de muestras aleatorias
especificado.
Para configurar las opciones de consulta
1.
Haga clic en el icono Mostrar el cuadro de diálogo de opción
.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones configure las opciones disponibles tal
como describe la tabla siguiente y haga clic en Aceptar
94
Opción
Descripción
Filas duplicadas
Si el usuario no selecciona esta
opción, se eliminarán las filas duplicadas del resultado de la consulta.
Por ejemplo, si pregunta por el objeto Año, obtendrá años distintos
en lugar del posible valor de año
duplicado para cada fila devuelta
por la consulta. El valor predeterminado es falso.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Opción
Descripción
Tiempo máximo de búsqueda
Tiempo máximo permitido en segundos para ejecutar la consulta. El
valor -1 significa que no existe límite de tiempo.
Número máximo de filas que se
pueden devolver al ejecutar la conNúmero máximo de filas devueltas
sulta. El valor -1 significa que no
hay límite.
Devuelve el número especificado
de filas como datos aleatorios denConjunto de resultados de ejemplo
tro de los criterios de selección actuales.
Asistente de inserción: Contextos de consulta
específicos
Un contexto es un grupo definido de objetos de una consulta que comparten
un fin empresarial común. Los contextos se usan en universos para evitar
las consultas ambiguas, consultas que contienen objetos que devuelven
más de un tipo de información. Si existen varios contextos para la consulta,
debe especificar el contexto que desea utilizar en la página Contextos de
consulta específicos del Asistente de inserción de Live Office.
Nota:
También puede modificar el contexto de la consulta en la ficha Peticiones
de la ventana "Propiedades del objeto de Live Office" o durante una operación
de actualización.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
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5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Para especificar un contexto
La página Contextos de consulta específicos se muestra al crear una
nueva consulta si ésta contiene varios contextos.
1. En la lista Contextos disponibles seleccione el contexto que desee
utilizar para la consulta.
Sugerencia:
El contexto actual se muestra debajo del encabezado Valores
seleccionados.
2. Haga clic en Siguiente para continuar creando la consulta.
96
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Si la consulta contiene peticiones, la siguiente página será Especificar valores
de peticiones; si no contiene peticiones, aparecerá la página Resumen del
Asistente de inserción de Live Office.
Asistente de inserción: Especificar valores de
parámetros
La página Specify Prompt Values sólo se mostrará si ha especificado
peticiones para la consulta. Las peticiones son obligatorias u opcionales. Si
todas las peticiones enumeradas en esta página son opcionales, no tiene
que especificar un valor de petición en esta etapa, haga clic en Siguiente
y especifique los valores de peticiones al actualizar el objeto.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
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5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
1. En la página Especificar valores de peticiones, realice uno de los
siguientes procedimientos para cada valor de petición que desee
especificar:
• En el campo Escriba un valor, introduzca un nuevo valor y haga clic
en > para agregar el valor a "Valores seleccionados". Haga clic en <
para quitar un valor o en << para quitar varios valores de la lista
"Valores seleccionados".
•
Seleccione un valor mostrado y haga clic en > o haga doble clic para
agregarlo a la lista "Valores seleccionados".
Nota:
Si la lista de valores disponibles está vacía o se tiene que actualizar,
haga clic en el botón Actualizar valores
•
.
Para buscar desde una lista de valores preseleccionados, escriba el
valor en el campo de búsqueda. Haga clic en el botón de búsqueda
y especifique Ignorar mayúscula o minúscula
o Distinguir mayúsculas y minúsculas para la cadena de búsqueda.
Haga clic en > para agregar el valor devuelto a la lista "Valores
seleccionados".
2. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Resumen.
98
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Insertar consultas
Asistente de inserción: Resumen
Página Resumen
La página "Resumen" es la última pantalla del "Asistente de inserción de
Live Office" antes de que el objeto actual se inserte en la aplicación de
Microsoft Office. Siga las instrucciones siguientes para finalizar el proceso
de creación del objeto de Live Office.
1. En la página "Resumen", asigne un nombre al objeto de Live Office y
verifique su ruta en el repositorio de BusinessObjects.
2. Haga clic en Finalizar para insertar el objeto de Live Office en el
documento de Microsoft Office.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
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5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Modificar consultas
Aparecerá una barra de progreso a medida que el objeto de Live Office
se inserte en el documento de Microsoft Office.
Ahora puede modificar las propiedades del objeto, modificar la configuración
de parámetros o peticiones, configurar las opciones de actualización de
datos o guardar su documento de Office con el objeto de Live Office
incrustado.
Temas relacionados
•
•
Opciones de actualización de datos en la página 69
Guardar datos localmente y en el repositorio en la página 114
Modificar consultas
También puede modificar los objetos de consulta existentes. Esta sección
explica cómo ver y modificar objetos de Live Office existentes.
Esta sección contiene los siguientes temas, haga clic en el vínculo apropiado
para dirigirse al tema:
Temas relacionados
•
•
•
•
•
Ver y modificar las propiedades generales del objeto en la página 100
Modificación de valores de petición en la página 102
Cambiar la ubicación del universo en la página 105
Modificar la definición de la consulta en la página 105
Modificar el contexto de una consulta en la página 105
Ver y modificar las propiedades generales del objeto
También puede mostrar y modificar las propiedades de su consulta. La
ventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver todos y modificar
todos los objetos del documento actual.
Para ver las propiedades de un objeto de Live Office
1. En la aplicación de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
el objeto de Live Office y haga clic en Propiedades.
100
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Modificar consultas
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del objeto.
Nota:
Las propiedades que se muestran y las fichas disponibles dependen del
tipo del objeto seleccionado.
2. Seleccione el objeto o informe que contiene el objeto u objetos que desea
modificar.
3. Seleccione uno o varios objetos para modificar las propiedades.
4. Proceda de la siguiente manera:
• Haga clic en la ficha General para ver información acerca del objeto
u objetos y para modificar propiedades como la ubicación de informe
y el nombre de objeto.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
101
5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Modificar consultas
•
Haga clic en la ficha Peticiones para ver la configuración de
parámetros actuales y acceder a la ventana Especificar valores de
parámetros para el objeto u objetos seleccionados.
•
Haga clic en la ficha Actualizar para ver y modificar opciones de
actualización para el objeto u objetos seleccionados.
Modificación de valores de petición
Puede cambiar los valores de petición al insertar el objeto de datos de la
consulta, pero puede cambiarlos más adelante. Si no especifica los valores
de petición al insertar el objeto, Live Office utilizará los valores de petición
actuales.
Modificar los valores y la configuración de peticiones o
parámetros
El cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros para objetos de
Crystal Reports, o el cuadro de diálogo Especificar valores de peticiones
para consultas y objetos de Web Intelligence, le permiten configurar los
valores que se utilizarán para especificar los datos que se usan para el
objeto de Live Office seleccionado. Hay dos opciones disponibles para todas
las aplicaciones de Office y una tercera opción adicional en Excel. Al trabajar
en Excel, tiene la opción para enlazar valores a una celda. El enlace es un
método útil para permitir que los valores se actualicen automáticamente
dentro de Excel. Puede escribir el valor del parámetro o petición en la celda,
o si la opción está seleccionada, puede seleccionar el valor en un menú
desplegable de la celda. Por ejemplo, si tiene un informe “Actividades por
región” con un parámetro “Seleccionar región”, la celda de enlace podría
tener los valores “Oriental” y “Occidental” en la lista desplegable de valores.
Al seleccionar un valor, los datos del objeto se actualizarán para reflejar la
nueva selección.
1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
el objeto de Live Office que contiene el parámetro o petición que desea
y, a continuación, haga clic en Live Office > Configuración de petición.
Se mostrará el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros (o
de peticiones).
102
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Modificar consultas
2. Seleccione el parámetro o petición que desea modificar y elija una de
las siguientes opciones para especificar el valor:
• Seleccione la opción Siempre pedir valor si desea que el objeto de
Live Office le pida el valor de parámetro o de petición cada vez que
se actualice.
• Seleccione la opción Elegir lista de valores para enlazar el objeto
de Live Office a valores de petición o de parámetro específicos. Haga
clic en el botón Examinar para iniciar el cuadro de diálogo Especificar
valores de parámetros. Seleccione los valores de parámetro o de
petición de los menús desplegables o agregue nuevos valores.
3. Si trabaja con un objeto en Microsoft Excel, estará disponible la siguiente
opción adicional:
• Seleccione la opción Elegir rango de datos de Excel si desea enlazar
el parámetro o la petición a un rango de la hoja de cálculo de Excel.
Nota:
Los parámetros y peticiones que aceptan valores discretos se pueden
enlazar a un rango, o variable de nombre, que contenga varias celdas.
Elija una de las siguientes opciones para seleccionar el rango:
• Abra la lista desplegable y seleccione una variable de nombre
existente.
• Escriba la dirección del rango.
•
Haga clic para especificar el botón de rango
situado a la
derecha de la lista desplegable. Se muestra el cuadro de diálogo
"Enlazar parámetro" o "Enlazar petición". Seleccione un rango
disponible en la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar.
Nota:
En el cuadro de diálogo Enlazar parámetro o Enlazar petición,
puede seleccionar un rango en cualquier parte de la hoja de cálculo
actual o cualquier hoja de cálculo del libro.
Opciones adicionales disponibles para los parámetros y peticiones
enlazados a rangos:
•
Anexar lista de parámetros a la lista desplegable de la celda
de enlace: al activar esta casilla se creará una lista desplegable
en cada una de las celdas seleccionadas con una lista de todos
los valores posibles para el parámetro seleccionado.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
103
5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Modificar consultas
Precaución:
El uso de esta opción para un parámetro o petición con una
gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y
puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando
se actualizan los datos.
•
Actualizar lista de parámetros al actualizar: al activar esta
casilla se actualizará la lista de valores disponibles para el
parámetro seleccionado.
Precaución:
El uso de esta opción para un parámetro o petición con una
gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y
puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando
se actualizan los datos.
Opciones adicionales para los parámetros y peticiones del tipo de
rango:
• Incluir este valor: active esta casilla para que el valor seleccionado
se incluya en el conjunto de datos.
• Sin valor inferior/superior: al activar esta casilla, el conjunto de
datos no tiene en cuenta el valor inferior o superior del rango de
parámetros.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Especificar valores
de parámetros (o de peticiones). Los datos de informe se actualizarán
automáticamente.
Sugerencia:
Se trata del comportamiento de actualización predeterminado de Live
Office. Para modificar este comportamiento, haga clic en Live Office >
Opciones y se mostrará el cuadro de diálogo "Opciones". En la sección
General, utilice las casillas de verificación para especificar el
comportamiento de actualización predeterminado.
104
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Trabajar con consultas en Live Office
Modificar consultas
Cambiar la ubicación del universo
Para cambiar la ubicación del universo de una consulta existente
1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
la consulta existente, haga clic en LiveOffice > Propiedades.
Aparecerá la página Propiedades del objeto de Live Office.
2. Haga clic en la ficha General para ver la definición del objeto y establecer
las propiedades de la ubicación del universo
3. Haga clic en Elegir para abrir el cuadro de diálogo Ubicación del universo.
4. Realice los cambios que desee y haga clic en Aceptar.
Modificar la definición de la consulta
Para modificar la definición de una consulta
1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
la consulta existente.
2. Seleccione LiveOffice y haga clic en Editar consulta de universo para
ejecutar el Asistente de inserción de Live Office.
Aparecerá la página Especificar consulta.
3. Realice los cambios que desee a la definición de la consulta y haga clic
en Aceptar.
Modificar el contexto de una consulta
Puede modificar el contexto de una consulta existente desde la ficha
Peticiones de la ventana Propiedades del objeto de Live Office o durante
una operación de actualización.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
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5
5
Trabajar con consultas en Live Office
Modificar consultas
Para modificar el contexto de una consulta
1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
la consulta existente, seleccione LiveOffice y haga clic en Propiedades.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.
2. Haga clic en la ficha Peticiones para mostrar el contexto de la consulta
actual.
3. Haga clic en el botón Contexto de consulta.
Se mostrará la ventana "Contextos de consulta específicos".
4. Seleccione el nuevo contexto en la lista situada debajo de "Contextos
disponibles".
5. Haga clic en Aceptar para enviar el cambio.
Regresará a la ventana Propiedades del objeto de Live Office.
6. Haga clic en Aceptar para volver a su documento de Microsoft Office.
El objeto de Live Office se actualiza y los datos reflejan el nuevo contexto
de consulta.
106
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas comunes
con objetos de Live Office
6
6
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
Después de insertar un objeto de Live Office en el documento de Microsoft
Office, se puede realizar un conjunto de tareas comunes.
Temas relacionados
•
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•
•
•
•
•
•
•
Eliminar objetos de Live Office en la página 118
Cargar, actualizar y actualizar el contenido existente en la página 117
Modificar objetos por informe en la página 108
Distribuir objetos mediante Outlook en la página 116
Copia y pegado de objetos de Live Office en la página 114
Conectar a un sistema diferente en la página 112
Abrir un documento en una unidad local en la página 111
Consulta de un documento publicado en la página 110
Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise en la
página 111
Modificar objetos por informe
La ventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver todos los
informes y objetos de informe en la hoja de cálculo actual. Puede modificar
los objetos individuales, todos los objetos por informe o la configuración
global. La ventana Propiedades del objeto de Live Office proporciona una
ubicación centralizada para configurar las propiedades actuales de Actualizar
y Petición. En función de los informes y objetos seleccionados, puede que
no estén disponibles algunas opciones.
Para ver las propiedades de un objeto de Live Office
1. En la aplicación de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
el objeto de Live Office y haga clic en Propiedades.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del objeto.
108
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
Nota:
Las propiedades que se muestran y las fichas disponibles dependen del
tipo del objeto seleccionado.
2. Seleccione el objeto o informe que contiene el objeto u objetos que desea
modificar.
3. Seleccione uno o varios objetos para modificar las propiedades.
4. Proceda de la siguiente manera:
• Haga clic en la ficha General para ver información acerca del objeto
u objetos y para modificar propiedades como la ubicación de informe
y el nombre de objeto.
•
Haga clic en la ficha Peticiones para ver la configuración de
parámetros actuales y acceder a la ventana Especificar valores de
parámetros para el objeto u objetos seleccionados.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
109
6
6
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
•
Haga clic en la ficha Actualizar para ver y modificar opciones de
actualización para el objeto u objetos seleccionados.
Publicar y ver archivos
Presentación general
Puede utilizar BusinessObjects Live Office (Live Office) para publicar
documentos en BusinessObjects Enterprise. Para publicar un documento
en BusinessObjects Enterprise, debe tener derechos de publicación. Para
ver el documento, los usuarios deben tener derechos de visualización sobre
el documento.
Temas relacionados
•
Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise en la
página 111
• Consulta de un documento publicado en la página 110
Consulta de un documento publicado
Puede abrir un documento publicado si tiene derechos de visualización sobre
el documento en BusinessObjects Enterprise.
Para ver el documento, debe tener el software adecuado para el tipo de
documento instalado en su equipo, por ejemplo, Microsoft Office Word,
Excel, Outlook o PowerPoint.
Para ver un documento publicado
1. En el menú LiveOffice, seleccione Publicar en BusinessObjects
Enterprise y haga clic en Abrir desde BusinessObjects Enterprise
Nota:
Si no está conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo
haga. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión en
BusinessObjects Enterprise en la página 22.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el documento que desea
consultar.
110
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
Nota:
Si un objeto del documento se basaba originalmente en un documento
de Crystal Reports o de Web Intelligence publicado en un sistema de
BusinessObjects Enterprise diferente, verá un mensaje que le indica que
no se puede encontrar el origen en el sistema actual.
3. Haga clic en Abrir para mostrar el archivo.
La posibilidad de modificar el documento depende de la seguridad de
Microsoft Office aplicada al documento y de los derechos aplicados al
documento en BusinessObjects Enterprise.
Temas relacionados
•
Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise en la
página 111
Abrir un documento en una unidad local
Puede abrir un documento en su equipo local sin conectarse a
BusinessObjects Enterprise. Por ejemplo, puede abrir un documento que
contiene objetos y elegir no conectarse a BusinessObjects Enterprise cuando
se le pregunte. Sin embargo, si no se conecta a BusinessObjects Enterprise,
no podrá utilizar la funcionalidad de Live Office para modificar el objeto ni
para actualizar los datos.
Nota:
Si oculta los datos al guardar el documento, los usuarios que lo abran
deberán actualizar los objetos para ver los datos importados. Para actualizar
los objetos, los usuarios deben tener instalado Live Office y disponer de
acceso al objeto de origen en BusinessObjects Enterprise.
Temas relacionados
•
Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise en la
página 111
• Consulta de un documento publicado en la página 110
Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise
Cuando finaliza un documento, puede publicarlo en BusinessObjects
Enterprise para que lo consulten otros usuarios. Puede utilizar
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
111
6
6
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
BusinessObjects Enterprise para administrar cualquier documento de
Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook y Microsoft PowerPoint; el
documento no tiene que contener ningún dato importado.
Para publicar un documento
1. En el menú LiveOffice, seleccione Publicar en BusinessObjects
Enterprise y haga clic en Guardar en BusinessObjects Enterprise o
en Guardar como nuevo en BusinessObjects Enterprise.
Nota:
Si no está conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo
haga. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión en
BusinessObjects Enterprise en la página 22.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la carpeta donde
desea guardar el documento.
3. Escriba un nombre para el documento en el campo Nombre de archivo.
4. Haga clic en Guardar para publicar el documento.
Temas relacionados
•
Consulta de un documento publicado en la página 110
Conectar a un sistema diferente
Si hay más de un sistema BusinessObjects Enterprise en su sitio, el
administrador puede mover los datos de Crystal Reports o Web Intelligence
a un CMS diferente. Si abre un documento que contiene objetos conectados
a objetos de origen que se encuentran en un sistema BusinessObjects
Enterprise diferente, verá un mensaje que le informa de que no pueden
encontrarse el objeto u objetos de origen en el sistema actual.
Para conectar los objetos al objeto de Crystal Reports o Web Intelligence
apropiado del sistema actual, debe asegurarse de que los objetos del sistema
actual tengan los mismos nombres de campo o dimensión y los mismos
nombres de tabla que el objeto original.
Por ejemplo, suponga que el equipo de ventas de Nueva York dispone de
un documento con un objeto que utiliza un informe de Crystal denominado
Ventas globales que está publicado en el sistema BusinessObjects
Enterprise de EE.UU. El equipo de ventas de Londres también dispone de
una versión del informe de Crystal "Ventas globales", que se denominó
112
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
"Ventas mundiales", publicado en el sistema BusinessObjects Enterprise
del Reino Unido. Si los miembros del equipo de ventas de Londres desean
utilizar el documento del equipo de ventas de Nueva York, deberán conectar
manualmente el objeto al informe "Ventas mundiales" de su sistema.
Para volver a conectar un objeto
1. Abra el documento que contenga el objeto al que desea acceder.
2. Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise.
3. Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office que desee
volver a conectar.
Aparecerá un menú contextual.
4. Haga clic en Live Office > Propiedades.
Se abrirá la ventana "Propiedades del objeto de Live Office".
5. Haga clic en el botón Elegir.
Se abrirá una ventana de ubicación de documento.
6. Busque el objeto de informe al que desee conectarse y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
7. Repita los pasos 3 a 6 para cada objeto que desee conectar.
Cuando se guarda el documento, se guardan en él los vínculos a la nueva
instancia de objeto.
Para conectar a un CMS diferente
1. En el menú LiveOffice haga clic en Opciones.
Se abre el cuadro de diálogo Opciones.
2. Haga clic en la ficha Enterprise.
3. Edite los campos Sistema y Dirección URL de servicio Web de manera
que apunte al Sistema de administración central correcto (CMS).
Por ejemplo, si el documento de Web Intelligence que desea insertar
está en un CMS llamado businessobjects01, la dirección URL de servicio
Web debería ser la siguiente:
http://businessobjects01:8080/dswsbobje/services/session
Puede cambiar la configuración de Live Office para que inicie la sesión en
BusinessObjects Enterprise de forma automática cada vez que abra Excel,
Word, Outlook o PowerPoint de Microsoft Office.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
113
6
6
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
Temas relacionados
•
•
Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise en la página 22
Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise en la
página 111
• Consulta de un documento publicado en la página 110
Guardar datos localmente y en el repositorio
Después de insertar y configurar los objetos de Live Office, puede guardar
el trabajo localmente y en el repositorio de BusinessObjects Enterprise.
Para guardar el archivo en una unidad local
•
Realice una de las siguientes acciones para guardar el archivo localmente:
• En el menú Archivo, haga clic en Guardar o Guardar como
•
En el menú LiveOffice, haga clic en Crear instantánea
Para guardar el archivo en el repositorio de BusinessObjects
Enterprise
Para obtener más información sobre la publicación del objeto de datos en
el repositorio de Business Objects, consulte Publicación de un documento
en BusinessObjects Enterprise en la página 111.
Copia y pegado de objetos de Live Office
Una vez incrustado un objeto de Live Office en la aplicación de MS Office,
puede copiar y pegar el objeto en otra ubicación dentro del mismo documento
o moverlo a otra aplicación de MS Office completamente distinta. Por ejemplo,
después de insertar y configurar parte de un informe de ventas en la
presentación de PowerPoint, puede incrustar el mismo objeto en un mensaje
de correo electrónico o en una hoja de cálculo.
Antes de copiar y pegar objetos de Live Office de una aplicación a otra, debe
tener en cuenta lo siguiente.
114
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
•
•
Las opciones de enlace de parámetros se modifican si la aplicación de
destino no admite las mismas opciones que la aplicación de origen. Por
ejemplo, los parámetros de objeto enlazados a una celda específica de
Microsoft Office Excel revertirá de forma predeterminada a cambiar su
configuración de enlace a Siempre pedir valor.
De forma predeterminada, al pegar un objeto de Live Office, se mantiene
la conectividad con la base de datos. Esto incrementa la preocupación
por el acceso a los datos y la seguridad si piensa distribuir documentos
con objetos de Live Office incrustados.
Temas relacionados
•
•
Administrar la configuración de parámetros y peticiones en la página 122
Desconectar objetos de Live Office de Enterprise en la página 137
Para copiar y pegar objetos de Live Office
Después de insertar contenido en el documento de Microsoft Office, use el
procedimiento siguiente para copiar y pegar cualquier objeto en otra
aplicación de Microsoft Office.
1. Seleccione todo el objeto de Live que desee copiar y haga clic con el
botón derecho en Copiar.
Sugerencia:
Utilice el botón Ir al objeto de la barra de herramientas de Live Office,
o bien LiveOffice > Ir al objeto, si el documento contiene varios objetos
de Live Office.
Ahora debería asegurarse de que hay un nuevo documento abierto en
la aplicación de destino de Microsoft Office.
2. Haga clic con el botón derecho en el documento de Microsoft Office de
destino y, a continuación, haga clic en Pegar.
El objeto de Live Office se inserta en el nuevo documento.
3. Repita los pasos 1-2 si desea copiar y pegar más objetos desde el
contenido de origen.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
115
6
6
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
Desconectar objetos de Live Office de Enterprise
De forma predeterminada, al pegar un objeto de Live Office, se mantiene la
conectividad con Enterprise. Esto incrementa la preocupación por el acceso
a los datos y la seguridad si piensa distribuir documentos con objetos de
Live Office incrustados. Siga estas instrucciones para desconectar la
conectividad de Enterprise de los objetos incrustados en las aplicaciones
de Microsoft Office.
1. Seleccione Live Office y haga clic en Opciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.
2. En la ficha General desactive la opción Copiar y pegar con conectividad
de Live Office.
3. Haga clic en Aceptar.
Todos los objetos copiados se desconectarán de los datos de Enterprise.
Los objetos pegados no podrán establecer conectividad a través de Live
Office, por lo que la información presentada ya no estará actualizada.
Distribuir objetos mediante Outlook
Puede insertar objetos de Live Office en Microsoft Office Outlook para su
distribución dentro de su organización. Todos los destinatarios podrán ver
los datos incluidos en el mensaje de correo electrónico enviado. No podrá
editar o actualizar un objeto mientras visualiza un correo recibido. Debe
cambiar al modo de diseño reenviando o respondiendo el mensaje que
contiene el objeto de Live Office. Una vez en el modo de diseño, puede
actualizar o modificar el objeto después de iniciar sesión en BusinessObjects
Enterprise.
Nota:
Live Office no admite el formato de correo de texto sin formato.
Sugerencia:
•
116
Al abrir el "Explorador de repositorio" directamente desde Outlook, hay
disponible una carpeta Sugerencia. Esta carpeta contiene los resultados
de una búsqueda de contenido realizada automáticamente a partir de la
línea de asunto del correo electrónico.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
•
Los usuarios de Outlook con clientes Live Office instalados en sus equipos
pueden usar el menú Go to Object para desplazarse a cada objeto
incrustado en un correo recibido.
Temas relacionados
•
•
•
•
•
Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise en la página 22
Insertar consultas en la página 81
Insertar contenido de Web Intelligence en la página 57
Insertar contenido de Crystal Reports en la página 26
Copia y pegado de objetos de Live Office en la página 114
Cargar, actualizar y actualizar el contenido existente
En el trabajo diario, los usuarios empresariales pueden realizar
actualizaciones periódicas en el mismo documento en Live Office y distribuirlo
a sus colegas.
Por ejemplo, puede usar Live Office para:
•
Comparar los resultados financieros de una línea de productos particular
por trimestre en Excel de Microsoft Office
•
Actualizar un gráfico de análisis de administración mensual en PowerPoint
de Microsoft Office
En cada caso, se realizan actualizaciones a un documento existente.
Mediante Live Office, puede actualizar fácilmente el contenido respecto al
origen de datos para asegurarse de que los datos reflejen siempre los últimos
cambios. También puede configurar las opciones de actualización para que
los documentos se actualicen automáticamente al salir de la aplicación.
Para actualizar los objetos de Live Office en un documento
existente
1. Abra el documento de Microsoft Office.
2. Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise. Para obtener más
información, consulte Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise en
la página 22.
3. Realice una de las siguientes acciones para ver las propiedades del
objeto:
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
117
6
6
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
•
En el menú LiveOffice, haga clic en Propiedades para todos los
objetos.
•
Haga clic con el botón derecho en un objeto de Live Office individual,
seleccione Live Office y haga clic en Propiedades.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de Live Office.
4. Asegúrese de que está seleccionada la opción Actualizar datos al salir
para configurar el comportamiento de actualización automática de los
objetos de Live Office en el documento y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
5. Realice los cambios necesarios en el documento y uno de los siguientes
procedimientos para actualizarlo:
• En la barra de herramientas de Live Office, haga clic en Actualizar
todo.
•
En el menú Live Office, haga clic en Actualizar objeto para actualizar
un único objeto o Actualizar todos los objetos para actualizar varios
objetos simultáneamente.
Nota:
Si ocurre un error durante la operación de actualización, haga clic en Detalle
en el cuadro de diálogo de actualización para solucionar el error.
Sugerencia:
Deberá volver a aplicar el filtro de Excel de Microsoft Office y las operaciones
de ordenación, así como otras operaciones de formato, después de actualizar
el objeto de Live Office.
Temas relacionados
•
•
Administrar las propiedades globales de Live Office en la página 130
Administrar la configuración de parámetros y peticiones en la página 122
Eliminar objetos de Live Office
Puede quitar un objeto de informe del documento de Microsoft Office.
Recuerde que no puede deshacer esta acción.
118
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
Nota:
Una vez eliminado el contenido de un objeto, debe insertar un nuevo objeto
para volver a ver los datos.
Para eliminar un objeto de Live Office del documento
1. Haga clic con el botón derecho en cualquier celda del objeto de Live
Office que desee eliminar y haga clic en LiveOffice.
2. En el menú contextual de Live Office haga clic en Quitar objeto.
3. Haga clic en Si para confirmar que desea eliminar el objeto.
Se ha quitado el objeto del documento.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
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Realizar tareas comunes con objetos de Live Office
Realizar tareas comunes con Live Office
120
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas avanzadas
7
7
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Uno de los escenarios de uso de Live Office más comunes es tener varios
objetos de Live Office en un documento de Microsoft Office. Por consiguiente,
los usuarios avanzados de Live Office pueden, por ejemplo, consolidar
peticiones, definir las opciones de aspecto y formato del documento,
configurar las opciones de autenticación y seguridad del documento y
cambiar la ubicación de un documento en el repositorio.
Administrar la configuración de parámetros y
peticiones
Para consolidar peticiones o parámetros para una fácil
actualización
Para los documentos de Microsoft Office que contengan varios objetos de
Live Office, puede activar que las peticiones o parámetros con el mismo
nombre y tipo se actualicen con una sola petición.
1. Haga clic con el botón derecho en un objeto de Live Office del documento
de Microsoft Office, seleccione Live Office y haga clic en Propiedades,
o bien, desde el menú de LiveOffice seleccione Propiedades para todos
los objetos.
2. En el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office, seleccione
el documento actual en "Objetos/Informes:".
3. Active la casilla de verificación Consolidar peticiones para cada tipo
de documento.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana y volver al documento.
122
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Ejemplo: Cuándo utilizar las peticiones consolidadas
Tiene dos objetos de Live Office del mismo informe. Ambos objetos tienen
peticiones y se han establecido en Siempre pedir valor. Cada vez que
actualice, aparecen dos cuadros de diálogo Especificar valores de
parámetros. En lugar de introducir la misma información dos veces (una
para cada objeto), puede activar la opción Consolidar peticiones para
cada tipo de documento. Ahora, cada vez que se actualicen los objetos,
aparecerá un cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros y se
aplicarán los valores a ambos objetos.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
123
7
7
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Modificar los valores y la configuración de peticiones o
parámetros
El cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros para objetos de
Crystal Reports, o el cuadro de diálogo Especificar valores de peticiones
para consultas y objetos de Web Intelligence, le permiten configurar los
valores que se utilizarán para especificar los datos que se usan para el
objeto de Live Office seleccionado. Hay dos opciones disponibles para todas
las aplicaciones de Office y una tercera opción adicional en Excel. Al trabajar
en Excel, tiene la opción para enlazar valores a una celda. El enlace es un
método útil para permitir que los valores se actualicen automáticamente
dentro de Excel. Puede escribir el valor del parámetro o petición en la celda,
o si la opción está seleccionada, puede seleccionar el valor en un menú
desplegable de la celda. Por ejemplo, si tiene un informe “Actividades por
región” con un parámetro “Seleccionar región”, la celda de enlace podría
tener los valores “Oriental” y “Occidental” en la lista desplegable de valores.
Al seleccionar un valor, los datos del objeto se actualizarán para reflejar la
nueva selección.
1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
el objeto de Live Office que contiene el parámetro o petición que desea
y, a continuación, haga clic en Live Office > Configuración de petición.
Se mostrará el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros (o
de peticiones).
2. Seleccione el parámetro o petición que desea modificar y elija una de
las siguientes opciones para especificar el valor:
• Seleccione la opción Siempre pedir valor si desea que el objeto de
Live Office le pida el valor de parámetro o de petición cada vez que
se actualice.
• Seleccione la opción Elegir lista de valores para enlazar el objeto
de Live Office a valores de petición o de parámetro específicos. Haga
clic en el botón Examinar para iniciar el cuadro de diálogo Especificar
valores de parámetros. Seleccione los valores de parámetro o de
petición de los menús desplegables o agregue nuevos valores.
3. Si trabaja con un objeto en Microsoft Excel, estará disponible la siguiente
opción adicional:
• Seleccione la opción Elegir rango de datos de Excel si desea enlazar
el parámetro o la petición a un rango de la hoja de cálculo de Excel.
124
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Nota:
Los parámetros y peticiones que aceptan valores discretos se pueden
enlazar a un rango, o variable de nombre, que contenga varias celdas.
Elija una de las siguientes opciones para seleccionar el rango:
• Abra la lista desplegable y seleccione una variable de nombre
existente.
• Escriba la dirección del rango.
•
Haga clic para especificar el botón de rango
situado a la
derecha de la lista desplegable. Se muestra el cuadro de diálogo
"Enlazar parámetro" o "Enlazar petición". Seleccione un rango
disponible en la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar.
Nota:
En el cuadro de diálogo Enlazar parámetro o Enlazar petición,
puede seleccionar un rango en cualquier parte de la hoja de cálculo
actual o cualquier hoja de cálculo del libro.
Opciones adicionales disponibles para los parámetros y peticiones
enlazados a rangos:
•
Anexar lista de parámetros a la lista desplegable de la celda
de enlace: al activar esta casilla se creará una lista desplegable
en cada una de las celdas seleccionadas con una lista de todos
los valores posibles para el parámetro seleccionado.
Precaución:
El uso de esta opción para un parámetro o petición con una
gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y
puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando
se actualizan los datos.
•
Actualizar lista de parámetros al actualizar: al activar esta
casilla se actualizará la lista de valores disponibles para el
parámetro seleccionado.
Precaución:
El uso de esta opción para un parámetro o petición con una
gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y
puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando
se actualizan los datos.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
125
7
7
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Opciones adicionales para los parámetros y peticiones del tipo de
rango:
• Incluir este valor: active esta casilla para que el valor seleccionado
se incluya en el conjunto de datos.
• Sin valor inferior/superior: al activar esta casilla, el conjunto de
datos no tiene en cuenta el valor inferior o superior del rango de
parámetros.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Especificar valores
de parámetros (o de peticiones). Los datos de informe se actualizarán
automáticamente.
Sugerencia:
Se trata del comportamiento de actualización predeterminado de Live
Office. Para modificar este comportamiento, haga clic en Live Office >
Opciones y se mostrará el cuadro de diálogo "Opciones". En la sección
General, utilice las casillas de verificación para especificar el
comportamiento de actualización predeterminado.
Peticiones y parámetros opcionales y nulos
Peticiones y parámetros opcionales
Al actualizar las peticiones de informe de Web Intelligence, peticiones de
consulta de universo o parámetros de Crystal Reports que son opcionales
(no se requiere que se especifique un valor), Live Office requiere que se
especifique el valor de <No especificado> en el rango si el valor no se
especifica. Cuando se encuentra el valor <No especificado>, se omite la
configuración del valor.
Parámetros nulos
Al actualizar parámetros de Crystal Reports que permiten un valor NULL,
Live Office requiere que se introduzca el valor <null> en el rango si el valor
es null. Cuando se encuentra el valor <null>, el valor de parámetro se
establece en NULL.
126
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Administración de las variables dependientes de tiempo (fecha
clave)
Los datos a los que accede desde un documento de Web Intelligence o una
consulta pueden depender del tiempo. Los atributos dependientes del tiempo
y las jerarquías se evalúan en algunas bases de datos mediante una variable
de fecha clave. Algunos ejemplos de fecha clave son la fecha en que
determinados resultados financieros se envían o el inicio de un nuevo
ejercicio fiscal. Puede utilizar Live Office para insertar y actualizar datos que
contengan configuración de fecha clave. La fecha clave se trata como una
configuración de petición en Live Office.
Temas relacionados
•
•
Crear consultas con configuración de Fecha clave en la página 127
Modificar los valores de fecha clave en consultas en la página 128
Insertar contenido que incluya configuración de fecha clave
La fecha clave está disponible en Live Office si la base de datos a la que
accede un universo utiliza la fecha clave para recuperar datos. Al igual que
otras peticiones en Live Office, la configuración de fecha clave se puede ver
al crear consultas o al insertar contenido de Web Intelligence.
Crear consultas con configuración de Fecha clave
La configuración de fecha clave se muestra en la página Specify Query del
Asistente de inserción de Live Office.
1. En la aplicación de Microsoft Office, seleccione dónde desea insertar el
objeto de Live Office que contiene la fecha clave.
2. En el menú Insertar de LiveOffice, seleccione Nueva consulta.
Aparecerá el Asistente de inserción de Live Office. Si todavía no se ha
conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.
Se muestra la página Choose Universe.
3. En la página Elegir universo del Asistente de inserción de Live Office,
amplíe la carpeta o subcarpetas de universos y vaya al universo que
desee usar.
Aparecerá la página Especificar consulta.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
127
7
7
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
La petición [KEYDATE] y su valor actual se muestran en la parte derecha
encima del panel Result Objects.
4. Haga clic en Siguiente para continuar creando la consulta.
Temas relacionados
•
Modificar los valores de fecha clave en consultas en la página 128
Insertar contenido de Web Intelligence con configuración de fecha
clave
La configuración de fecha clave para contenido de Web Intelligence se
muestra en la página Specify Keydates del Asistente de inserción de Live
Office.
1. En la aplicación de Microsoft Office, seleccione dónde desea insertar el
objeto de Live Office que contiene la fecha clave.
2. En el menú Insertar de LiveOffice, seleccione Contenido de Web
Intelligence.
Aparecerá el Asistente de inserción de Live Office. Si todavía no se ha
conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.
Se muestra la página Choose Document.
3. En la página Elegir documento del Asistente de inserción de Live Office,
amplíe la carpeta o subcarpetas de universos y vaya al universo que
desee usar.
Aparecerá la página Especificar fechas clave.
4. Elija una de las tres opciones de la página Especificar fechas clave.
• Usar la fecha predeterminada para todas las consultas
• Establecer una fecha para todas las consultas
• Establecer una fecha para cada consulta
5. Haga clic en Siguiente para continuar la definición del contenido de Web
Intelligence que desee insertar en el informe seleccionado.
Temas relacionados
•
Modificar los valores de Fecha clave en contenido de Web Intelligence
en la página 129
Modificar los valores de fecha clave en consultas
Para restablecer un valor de fecha clave en una consulta, debe editarla.
128
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en
la consulta existente.
2. Seleccione LiveOffice y haga clic en Editar consulta de universo para
ejecutar el Asistente de inserción de Live Office.
Aparece la página Specify Query.
3.
Haga clic en el icono Propiedades de fecha clave
para mostrar el
cuadro de diálogo Propiedades de fecha clave.
4. En el cuadro de diálogo Propiedades de fecha clave utilice las opciones
proporcionada para modificar la configuración de fecha clave.
• Usar la fecha predeterminada
• Establecer fecha
5. Haga clic en Aceptar para guardar el nuevo valor de fecha clave.
6. Haga clic en Aceptar para cerrar la página Specify Query y actualizar
la consulta.
Modificar los valores de Fecha clave en contenido de Web Intelligence
Después de insertar un valor de Live Office basado en contenido de Web
Intelligence, puede modificar el valor y configuración de fecha clave igual
que cualquier otra petición.
1. Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office y haga clic en
Propiedades.
Se muestra el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.
2. Haga clic en la ficha Peticiones.
Todas las peticiones, contextos y fechas clave disponibles se enumeran
en tres tablas independientes junto con sus valores actuales.
3. En la lista situada debajo del encabezado Peticiones, seleccione la fecha
clave que desee modificar y, a continuación, haga clic en Fecha clave.
Se mostrará el cuadro de diálogo Especificar fechas clave.
4. Elija una de las tres opciones de la página Especificar fechas clave.
5. Haga clic en Siguiente para continuar la edición del contenido de Web
Intelligence.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
129
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7
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Administrar las propiedades globales de Live Office
Live Office le permite configurar determinados aspectos de su funcionalidad
a nivel de toda la aplicación. Por ejemplo, puede configurar las opciones del
menú contextual que aparecen, así como aspectos del diseño, formato y
funcionamiento de actualización predeterminados para todos los objetos de
Live Office.
Temas relacionados
•
•
Configurar el menú contextual en la página 130
Cambiar el diseño, formato y funcionamiento de actualización
predeterminados en la página 132
• Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas en la
página 133
• Configurar los parámetros de visualización de campos en la página 135
Configurar el menú contextual
Puede especificar el menú contextual que desea que aparezca en Excel,
Word, Outlook o PowerPoint de Microsoft Office.
Para cambiar el menú contextual
El procedimiento siguiente especifica el menú contextual para Microsoft
Office Excel. Las mismas opciones se aplican a Microsoft Office Word,
Outlook o PowerPoint.
1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.
2. En la ficha General, seleccione una de las siguientes opciones:
130
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
•
Reemplazar menú de Excel
Reemplaza el menú contextual de Microsoft Excel por el de LiveOffice.
•
Agregar a menú de Excel
Genera un menú contextual combinado que contiene opciones de
Microsoft Excel y Live Office. Ésta es la opción predeterminada.
•
Usar sólo el menú de Excel
En el menú contextual no se incluyen las opciones de Live Office.
3. Haga clic en Aceptar.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
131
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Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Cambiar el diseño, formato y funcionamiento de actualización
predeterminados
En la ficha General, puede configurar el diseño y las opciones de
actualización predeterminados.
Para cambiar el formato de objetos y el funcionamiento de actualización
predeterminados
1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones.
2. Haga clic en la ficha General.
3. Seleccione una de las siguientes opciones:
• Preguntar antes de sobrescribir celdas de Live Office
132
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Muestra automáticamente una advertencia antes de sobrescribir una
celda de Live Office.
Nota:
Esta opción sólo se puede utilizar en Microsoft Excel.
•
Actualizar objeto de Live Office cuando cambie la celda de enlace
Actualiza y refresca un objeto automáticamente cuando cambia el
enlace de celdas de dicho objeto.
Nota:
Esta opción sólo se puede utilizar en Microsoft Excel.
•
Actualizar objeto de Live Office al abrir documento
Actualiza un objeto automáticamente cuando se abre el documento
de Microsoft Office.
•
Copiar y pegar con conectividad de Live Office
Mantiene automáticamente la conectividad de servidor a un objeto de
Live Office copiado.
Nota:
En la ficha Ver, el valor predeterminado es insertar secciones de informe
con formato de informe para mostrar los filtros como comentarios. Esta
opción sólo se puede utilizar en Microsoft Excel.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.
Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas
Puede cambiar las cadenas predeterminadas que aparecen en las celdas
del documento cuando no hay ningún dato disponible (por ejemplo, si una
celda no tiene ningún dato, si hay un error o si los datos están ocultos).
Para cambiar las cadenas predeterminadas
1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones.
2. Haga clic en la ficha Vista.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
133
7
7
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
3. Establezca los valores predeterminados obligatorios:
•
Ningún dato
Introduzca la cadena de texto que debe aparecer si la celda no
contiene datos. La cadena predeterminada está en blanco.
•
Error de datos
Introduzca la cadena de texto que debe aparecer si la celda contiene
un error. La cadena predeterminada es #DataError.
•
Ocultar datos
Introduzca la cadena de texto que debe aparecer en lugar de los datos
ocultos. La cadena predeterminada es #Oculto.
4. Haga clic en Aceptar.
134
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Configurar los parámetros de visualización de campos
Puede elegir entre mostrar los nombres de campo, las descripciones de
campo o ambos en los objetos insertados.
1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones.
2. Haga clic en la ficha Vista.
3. En Nombre de columna, seleccione Nombre de campo, Descripción
de campo o Ambos.
4. Haga clic en Aceptar.
Temas relacionados
•
•
Configurar el menú contextual en la página 130
Cambiar el diseño, formato y funcionamiento de actualización
predeterminados en la página 132
• Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas en la
página 133
Cambiar la configuración regional de visualización
Puede modificar la configuración de presentación para determinados tipos
de campos mostrados por los objetos de Live Office mediante la
especificación de una configuración regional de visualización. El valor de
configuración regional de visualización afecta al formato de presentación de
datos de tipo fecha, hora y numérico.
Nota:
El valor de configuración regional de visualización no está disponible en los
objetos de campo de Crystal Reports.
Temas relacionados
•
Opciones, cuadro de diálogo en la página 151
Para cambiar la configuración regional de visualización preferida
1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
135
7
7
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Aparece el cuadro de diálogo Options.
2. Haga clic en la ficha Enterprise.
Se muestra la configuración de la ficha Enterprise.
3. Seleccione una opción de la lista desplegable Seleccionar la
configuración regional de visualización preferida.
4. Haga clic en Aceptar para guardar la nueva configuración.
Administrar la seguridad y el acceso al documento
Al trabajar con objetos de Live Office en las aplicaciones de Microsoft Office
que utiliza a diario, con frecuencia puede que tenga que ocultar datos en
los documentos por razones de seguridad, obtener datos de diferentes bases
de datos o almacenar los datos en una ubicación diferente. Live Office
permite hacer esto con comodidad.
Temas relacionados
•
•
Agregar seguridad a los documentos en la página 136
Conectarse a BusinessObjects Enterprise automáticamente en la
página 137
• Conectar a un CMS diferente en la página 138
• Volver a vincular objetos en Business Objects Enterprise en la página 138
Agregar seguridad a los documentos
Si guarda los datos importados con el documento, otros usuarios pueden
ver datos para cuya visualización no tienen autorización. Para asegurarse
de que los datos del documento son seguros, oculte los datos del documento
y publique el documento en BusinessObjects Enterprise. La publicación del
documento en BusinessObjects Enterprise garantiza que sólo verán el
documentos los usuarios autorizados.
Para ver los datos ocultos en el documento, los usuarios deben actualizar
los datos. Los usuarios sólo pueden actualizarlos si tienen instalado
BusinessObjects Live Office (Live Office) y están conectados a
BusinessObjects Enterprise.
136
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Para ocultar datos al guardar un documento
1. Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office y haga clic en
Propiedades.
2. Haga clic en la ficha Actualizar.
3. Seleccione Ocultar datos al guardar; actualizar datos para volver a
mostrarlos y haga clic en Aceptar.
Al guardar el documento, una cadena de texto sustituye los datos del
objeto. La cadena de texto predeterminada es #Oculto, pero puede
modificarla.
4. Para restaurar los datos, haga clic en Actualizar.
Desconectar objetos de Live Office de Enterprise
De forma predeterminada, al pegar un objeto de Live Office, se mantiene la
conectividad con Enterprise. Esto incrementa la preocupación por el acceso
a los datos y la seguridad si piensa distribuir documentos con objetos de
Live Office incrustados. Siga estas instrucciones para desconectar la
conectividad de Enterprise de los objetos incrustados en las aplicaciones
de Microsoft Office.
1. Seleccione Live Office y haga clic en Opciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.
2. En la ficha General desactive la opción Copiar y pegar con conectividad
de Live Office.
3. Haga clic en Aceptar.
Todos los objetos copiados se desconectarán de los datos de Enterprise.
Los objetos pegados no podrán establecer conectividad a través de Live
Office, por lo que la información presentada ya no estará actualizada.
Conectarse a BusinessObjects Enterprise automáticamente
Mediante el Inicio de sesión único (SSO), puede acceder a varias
aplicaciones o sistemas simultáneamente, proporcionando las credenciales
de inicio de sesión sólo una vez, lo que permite trabajar más fácil y
eficazmente.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
137
7
7
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Puede configurar Live Office para que se conecte automáticamente a
BusinessObjects Enterprise cada vez que se cargue Excel, PowerPoint,
Outlook o Word de Microsoft Office.
Live Office puede aprovechar el Inicio de sesión único en BusinessObjects
Enterprise si se ha configurado. Puede configurar Live Office para que se
conecte automáticamente a BusinessObjects Enterprise cada vez que se
carguen aplicaciones de Microsoft Office que admitan Live Office. De esta
manera, no se pedirá a los usuarios que inicien sesión en BusinessObjects
Enterprise una vez que han iniciado sesión en la herramienta de autenticación
utilizada en su organización.
Para establecer una conexión automática
1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones.
2. Haga clic en la ficha Enterprise.
Nota:
Si ya está conectado a BusinessObjects Enterprise, los detalles de
conexión aparecen en los campos correspondientes.
3. Seleccione Usar el criterio de inicio de sesión especificado.
4. Haga clic en Aceptar.
Conectar a un CMS diferente
Los datos de Crystal Reports o Web Intelligence a los que debe acceder,
podrían estar almacenados en diferentes repositorios. Mediante la ficha
Enterprise del cuadro de diálogo Opciones de Live Office, puede ajustar el
parámetro de Live Office con facilidad para conectar a un Sistema de
administración central (CMS) diferente.
Temas relacionados
•
Para conectar a un CMS diferente en la página 113
Volver a vincular objetos en Business Objects Enterprise
Si cambia la ubicación de un informe u otro origen de contenido en
Enterprise, debe volver a vincular el objeto de Live Office.
138
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
Para volver a vincular un objeto de Live Office
1. Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office que desee
cambiar de ubicación y haga clic en Live Office > Propiedades.
2. En el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office, haga clic
en Elegir.
3. En el cuadro de diálogo Ubicación del documento, vaya a la nueva
ubicación del documento y haga clic en Aceptar.
Aparecerá un mensaje de advertencia.
4. Haga clic en Sí.
Se mostrará la ruta del nuevo documento.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
139
7
7
Realizar tareas avanzadas
Realizar tareas avanzadas
140
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Solución de problemas de
Live Office
8
8
Solución de problemas de Live Office
Activar el registro de Live Office
Activar el registro de Live Office
El registro de Live Office se activa de forma predeterminada en la instalación.
Esta sección contiene información acerca de cómo configurar y activar el
registro.
Archivos de registro de ejemplo de Live Office
Esta sección contiene un archivo XML LOLogger.config de ejemplo y un
archivo de salida log.txt de ejemplo.
Formato del archivo XML LOLogger.config de ejemplo
<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<configuration>
<configSections>
<section name="log4net"
type="log4net.Config.Log4NetConfigurationSectionHandler,
log4net-net-1.0"
/>
</configSections>
<log4net>
<root>
<!-- the level value could be: OFF; FATAL; ERROR; WARN; INFO;
DEBUG; ALL; -->
<level value="ALL" />
<appender-ref ref="RollingLogFileAppender" />
</root>
<appender name="RollingLogFileAppender" type="log4net.Appen
der.RollingFileAppender" >
<file value="${APPDATA}\\Business Objects\\Live Office\\logfile.txt" />
<appendToFile value="true" />
<!--use the minimal locking model that allows multiple processes
to write log. -->
<lockingModel type="log4net.Appender.FileAppender+MinimalLock"
/>
<!--The file written to will always be called log-file.txt be
cause the StaticLogFileName param is specified. The file will
be rolled based on a size constraint (RollingStyle). Up to 3
142
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Solución de problemas de Live Office
Solución de problemas de los componentes de Live Office
(MaxSizeRollBackups) old files of 2 MB each (MaximumFileSize)
will be kept. These rolled files will be named: log-file.txt.1,
log-file.txt.2, log-file.txt.3, etc... -->
<rollingStyle value="Size" />
<maxSizeRollBackups value="3" />
<maximumFileSize value="2MB" />
<staticLogFileName value="true" />
<layout type="log4net.Layout.PatternLayout">
<param name="ConversionPattern" value="%d [%t] %-5p %m%n" />
</layout>
</appender>
</log4net>
</configuration>
Formato del archivo de registro de ejemplo
Cuando se ejecuta Live Office, se genera log-file.txt. A continuación se
muestra un archivo .txt de ejemplo.
|Date----|-------Time-----|PID |Loglevel|Log message---2006-11-03 09:19:34,877 [3084] DEBUG Enter populateAuthComboT
hreadHelper
2006-11-03 09:19:34,908 [3084] DEBUG --- WebServiceURL =
http://machine name: 8080/dsws/services/session
2006-11-03 09:19:35,424 [3084] DEBUG ---- get Session = Busi
nessObjects.DSWS.Session.Session
Nota:
Puede cambiar el nombre del archivo de salida de registro en el código XML
de LOLogger.config mediante el parámetro <file value="${APPDATA}\\Bu
siness Objects\\LiveOffice\\log-file.txt" />.
Solución de problemas de los
componentes de Live Office
En esta sección se describen problemas que podría encontrar al instalar o
usar BusinessObjects Live Office XI 3.1. Para obtener información de solución
de problemas, haga clic en cualquiera de los vínculos siguientes.
Nota:
Si este documento no incluye ninguna solución para el problema que tiene,
póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
143
8
8
Solución de problemas de Live Office
Solución de problemas de los componentes de Live Office
Temas relacionados
•
•
•
Problema: El menú de LiveOffice ha desaparecido en la página 144
Problema: Error en la actualización del objeto en la página 144
Problema: El orden y el filtro del objeto se pierden al actualizar en la
página 145
• Problema: Acceso denegado a un universo en la página 146
• Límites de tamaño de objetos de Live Office en la página 146
Problema: El menú de LiveOffice ha desaparecido
Causa:
El complemento de Live Office no está activado adecuadamente.
Solución:
Debe ejecutar el archivo enable_addin.exe que se encuentra en la ruta
C:\Archivos de programa\Business Objects\BusinessObjects
Enterprise 12.0\Live Office 12.0
Para obtener más información, consulte el Manual de instalación de
BusinessObjects Live Office XI 3.1 en el CD del producto.
Problema: Error en la actualización del objeto
Causa:
Por diseño, existen casos conocidos en los que falla la actualización del
objeto de Live Office. La causa más común de estos errores de actualización
es que la estructura subyacente del informe de origen ha cambiado desde
que se actualizó el objeto de Live Office por última vez. Por diseño, podrían
fallos de actualización ocurrir por una de las siguientes causas.
144
•
El tipo de sección de informe ha cambiado, por ejemplo, de tabla a gráfico.
•
El archivo de origen de Web Intelligence o Crystal Reports se ha eliminado
de BusinessObjects Enterprise.
•
El universo de origen ha cambiado o se ha eliminado.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Solución de problemas de Live Office
Solución de problemas de los componentes de Live Office
•
Los campos de tabla o restricciones de base de datos SQL han cambiado
o se han eliminado. Por ejemplo, el tipo de campo o restricción de base
de datos especificado no es válido o no está disponible.
•
No hay una instancia de informe disponible.
•
Se ha cambiado la estructura de la tabla.
Solución:
Debe aparecer un mensaje de error e indicar el origen del problema. Si no
aparece o no resulta útil, compruebe si ha habido algún cambio reciente en
la estructura del informe.
Nota:
También puede encontrar una explicación mas detallada de los mensajes
de error en el documento Manual de solución de problemas, ubicado en el
sitio Web de atención al cliente de Business Objects.
Problema: El orden y el filtro del objeto se pierden
al actualizar
Causa:
Las operaciones de ordenación y filtrado basadas en Microsoft Excel no se
admiten por completo en Live Office.
Solución:
Vuelva a aplicar estas operaciones después de actualizar el objeto de Live
Office. El resto del formato del informe se conserva.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
145
8
8
Solución de problemas de Live Office
Solución de problemas de los componentes de Live Office
Problema: Acceso denegado a un universo
Causa:
No tiene suficientes derechos de acceso para el universo. Se muestra un
mensaje de error cuando intenta actualizar una consulta o no puede ver los
objetos en un universo mostrado.
Solución:
Póngase en contacto con el administrador del sistema para que le
proporcione suficientes derechos para acceder al universo.
Límites de tamaño de objetos de Live Office
Para cada aplicación Microsoft Office que es compatible con Live Office,
hay un número máximo de filas y columnas que puede existir en una tabla
u hoja de cálculo. Esto afecta a la cantidad de datos que puede insertar en
un objeto porque Live Office inserta los datos en forma de tabla o como filas
y columnas en una hoja de cálculo. Estos límites los definen las aplicaciones
Microsoft Office, de modo que es útil conocer estos límites al planificar a
partir de qué datos va a crear un objeto.
Microsoft Word
•
Número máximo de filas = 32767
•
Número máximo de columnas = 15
Microsoft Excel
Nota:
Si usa MS Excel 2007 no se aplicarán las siguientes limitaciones.
•
Número máximo de filas = 65536
•
Número máximo de columnas = 256
PowerPoint
•
146
Número máximo de filas = 75
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Solución de problemas de Live Office
Solución de problemas de los componentes de Live Office
•
Número máximo de columnas = 25
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
147
8
8
Solución de problemas de Live Office
Solución de problemas de los componentes de Live Office
148
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Referencia
9
9
Referencia
Secciones de referencia
Secciones de referencia
En este documento se proporcionan referencias sobre los siguientes temas:
•
Asistente de inserción de Live Office
•
Opciones, cuadro de diálogo
•
Cuadro de diálogo Propiedades.
Asistente de inserción de Live Office
El Asistente de inserción de Live Office aparece cuando se selecciona
Insertar en el menú Live Office. El asistente le ayuda a seleccionar un
objeto o instancia de Crystal Reports de origen, un objeto o instancia de
Web Intelligence o una consulta que desee insertar en el documento de
Microsoft Office como un objeto de LiveOffice.
150
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Referencia
Secciones de referencia
Opciones, cuadro de diálogo
El cuadro de diálogo Options permite establecer las opciones de
BusinessObjects Live Office (Live Office). Estas opciones afectan a todos
los documentos, no sólo al documento actual. Haga clic en Predeterminado
para recuperar las opciones predeterminadas.
Nota:
Las opciones de Live Office sólo actúan en el producto de Microsoft Office
que utiliza. Puede configurar diferentes opciones para Microsoft Excel,
Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook y Microsoft Word.
El cuadro de diálogo Opciones tiene tres fichas:
•
Ficha General
•
Ficha Ver
•
Ficha Enterprise
Temas relacionados
•
•
•
Ficha General en la página 151
Ficha Ver en la página 152
Ficha Enterprise en la página 153
Ficha General
La ficha General contiene las opciones para personalizar el menú contextual
y las opciones de visualización generales. Las opciones que puede
especificar en esta ficha varían según el programa de Microsoft Office que
esté utilizando.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
151
9
9
Referencia
Secciones de referencia
Temas relacionados
•
Cambiar el diseño, formato y funcionamiento de actualización
predeterminados en la página 132
• Para cambiar el menú contextual en la página 130
Ficha Ver
La ficha Ver contiene las opciones para mostrar campos.
152
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Referencia
Secciones de referencia
Temas relacionados
•
•
Configurar los parámetros de visualización de campos en la página 135
Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas en la
página 133
Ficha Enterprise
La ficha Enterprise contiene las opciones para conectarse a BusinessObjects
Enterprise y para establecer la configuración regional de visualización
preferida.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
153
9
9
Referencia
Secciones de referencia
Utilice la lista desplegable Seleccionar la configuración regional de
visualización preferida para modificar la configuración de visualización de
los objetos Live Office. Actualmente el valor de configuración regional de
visualización afecta al formato de presentación de datos de tipo fecha, hora
y numérico. La configuración regional de visualización sólo se refleja en los
objetos de sección de informe.
Temas relacionados
•
•
¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe? en la página 13
Conectarse a BusinessObjects Enterprise automáticamente en la
página 137
• Configurar los parámetros de visualización de campos en la página 135
• Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas en la
página 133
154
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Referencia
Compatibilidad con versiones anteriores
Cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live
Office
El cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office muestra las
propiedades de todos los objetos en el documento actual. Live Office le
permite ver y modificar las opciones de apariencia y actualización de los
objetos de Live Office en una ubicación.
Existen varias configuraciones:
•
En la ficha General puede ver el estado de la actualización, la ubicación
del objeto y la definición del objeto, incluido el tipo del objeto, por ejemplo
un gráfico.
•
Si el objeto tiene peticiones, parámetros o contexto, en la ficha Peticiones
puede ver la configuración actual y acceder a los cuadros de diálogo
para cambiar esa configuración.
En la ficha Actualizar puede encontrar las siguientes opciones, según
el objeto o informe seleccionado:
•
•
Aplicar formato del informe al actualizar
•
Ocultar datos al guardar; actualizar datos para volver a mostrarlos
•
"Configuración de actualización", que proporciona acceso al cuadro
de diálogo "Opciones de actualización" mediante el botón Editar.
Temas relacionados
•
•
•
Modificar el contenido de Crystal Reports en la página 44
Modificar el contenido de Web Intelligence en la página 72
Modificar consultas en la página 100
Compatibilidad con versiones anteriores
Las siguientes secciones contienen información relativa a la compatibilidad
con versiones anteriores de los componentes de Live Office XI 3.1. Este
contenido incluye información sobre las funciones abandonadas, no
admitidas, la compatibilidad con versiones anteriores de Live Office y otros
productos de Business Objects, y cambios en el comportamiento de Live
Office entre las diversas versiones.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
155
9
9
Referencia
Compatibilidad con versiones anteriores
Temas relacionados
•
Funciones no admitidas en la página 156
Funciones no admitidas
Una función no admitida es una función que puede que se incluya o no con
el producto, pero que ya no se afrece asistencia técnica para ella. Esto
significa que ya no se aceptan llamadas al servicio de asistencia técnica y
las solucitudes de mejora relativas a esta función. La siguiente funcionalidad
de Live Office no se admite para esta versión de Live Office.
156
•
La funcionalidad de exploración in situ de conjuntos de filas y
secciones de informe de Web Intelligence y Crystal Reports. El
comportamiento de actualización de objetos de Live Office reflejará el
último estado de exploración.
•
Autenticación de Windows NT. Microsoft Corporation ha reemplazado
la autenticación de Windows NT con Windows Active Directory.
•
Funcionalidad de OLAP Intelligence. La funcionalidad de OLAP
Intelligence no se admitirá en esta versión. Los objetos de OLAP Live
Office de versiones anteriores no se reconocerán en esta versión de Live
Office.
•
Insertar y modificar objetos de Live Office basados en vistas
empresariales. Como solución para los usuarios avanzados, todavía
existe la posibilidad de insertar un documento de Crystal Reports basado
en una vista empresarial.
•
Crear un informe de Crystal Reports a partir de un rango de Excel.
Los usuarios pueden crear informes a partir de un rango de Excel en
Crystal Reports Designer. Así se proporciona una funcionalidad de
creación de informes más completa.
•
Insertar un conjunto de filas de un proveedor de datos de Web
Intelligence. La compatibilidad de Web Intelligence con secciones de
informe, introducida en esta versión, proporciona una interfaz de usuario
y un resultado general significativamente mejores. Los usuarios pueden
insertar una tabla de un informe de Web Intelligence existente para
obtener el mismo conjunto de filas.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Obtener más ayuda
A
A
Obtener más ayuda
Biblioteca de documentación en línea
Business Objects ofrece un conjunto de documentación completo que trata
todos los productos y su despliegue. La biblioteca de documentación en
línea tiene la versión más actualizada de la documentación de los productos
de Business Objects. Puede examinar el contenido de la biblioteca, realizar
búsquedas de texto completo, consultar manuales en línea y descargar
versiones PDF. La biblioteca se actualiza periódicamente con contenido
nuevo a medida que está disponible.
Para acceder a la biblioteca de documentación en línea, visite
http://help.sap.com/ y haga clic en Business Objects en la parte superior
de la página.
Recursos adicionales para el desarrollador
https://boc.sdn.sap.com/developer/library/
Asistencia en línea al cliente
El sitio Web de asistencia al cliente de Business Objects contiene información
sobre los programas y servicios de asistencia al cliente También incluye
vínculos a un amplio abanico de información técnica que incluye artículos
de conocimiento, descargas y foros de soporte.
http://www.businessobjects.com/support/
¿Busca la mejor solución de implementación para su empresa?
Los asesores de Business Objects le pueden acompañar desde la fase inicial
de análisis hasta la entrega de su proyecto de implementación. Contamos
con expertos en bases de datos relacionales y multidimensionales,
conectividad, herramientas de diseño de base de datos, tecnología de
incrustación personalizada y mucho más.
Para obtener más información, póngase en contacto con su oficina de ventas
local o póngase en contacto con nosotros en:
http://www.businessobjects.com/services/consulting/
158
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Obtener más ayuda
¿Busca opciones de formación?
Desde la formación tradicional en aulas hasta seminarios de e-learning
específicos, podemos ofrecer un paquete de formación que se ajuste a sus
necesidades y su estilo preferido de aprendizaje. Puede encontrar más
información en el sitio Web de formación de Business Objects:
http://www.businessobjects.com/services/training
Envíenos su opinión
¿Tiene alguna sugerencia para que mejoremos nuestra documentación?
¿Le ha gustado algo en especial o ha encontrado algo particularmente útil?
Envíenos sus comentarios e intentaremos incluir sus sugerencias en la
próxima versión de nuestra documentación.
mailto:documentation@businessobjects.com
Nota:
Si su comentario se refiere a un producto de Business Objects y no a la
documentación, póngase en contacto con los expertos del sitio Web de
asistencia al cliente. Para obtener más información sobre la asistencia al
cliente, visite: http://www.businessobjects.com/support/.
Información sobre productos de Business Objects
Para obtener información sobre la gama completa de los productos de
Business Objects, visite: http://www.businessobjects.com.
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
159
A
A
Obtener más ayuda
160
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Índice
A
arquitectura 17
B
bases de datos protegidas, iniciar sesión en 27
BusinessObjects Enterprise
conectar automáticamente a 138
conectarse a 22
guardar en 111
publicar en 111
C
campos 52
centrarse en 52
excluir 52
modificación 50
seleccionar 36
CMS, conectar a otro distinto 113
columnas 132
ajustar automáticamente 132
insertar 46
conceptos clave 13
Configuración regional de visualización, cambiar
135
configurar
opciones de actualización 69
propiedades globales de Live Office 130
consultas 81
agregar clasificación a 89
con configuración de fecha clave 127
configurar opciones 94
crear y ejecutar 81
consultas (continúa)
filtros de datos 91
generar 81
ordenar 90
presentación general 80
contenido de Crystal Reports 130
compatibilidad con tipos de contenido
configurar propiedades globales 130
insertar
datos como secciones de informe
filas y columnas 46
pasos para 28
modificar campos 50
modificar parámetros 47
opciones del asistente 28
propiedades del objeto 45
contenido de Web Intelligence
actualizar 56, 117
compatibilidad con tipos de contenido
configurar
opciones de actualización 69
propiedades globales 130
especificar contexto 62
especificar peticiones 63
insertar
datos como secciones de informe
modificación 68, 72, 75, 100, 102
pasos para insertar 57
ver propiedades generales 73
contexto, especificar 62
8
34
8
64
D
datos 137
ocultar 137
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
161
Índice
datos (continúa)
valores predeterminados, cambiar 133
definiciones 13
instancias 13
objetos de informe 13
opciones de actualización 27
parámetros 15
peticiones de orden 15
secciones de informe 27
desconectar objetos 116, 137
documento, agregar seguridad a 110
documentos publicados, ver 110
guardar (continúa)
en unidad local 114
E
L
establecer parámetros de informe 72, 100
excluir categorías de campo 52
Live Office 155
arquitectura 17
barra de herramientas 19
compatibilidad con versiones anteriores 155
conceptos 13
distribuir por correo electrónico 116
eliminar objetos 118
formato 132
formato, ajustar columnas automáticamente
132
habilitar el registro 142
límites de tamaño de objetos 146
menú de cinta 21
opciones de actualización, configurar 42
propiedades globales 130
sugerencias de solución de problemas 143
F
Fecha clave 127
crear consultas con 127
Insertar contenido que incluya 127
filtros 52
agregar 52
aplicar 38
elegir categorías de campo como
parámetros de filtro 52
excluir categorías de campo 52
modificación 51
quitar 52
filtros de datos 91
formato, ajustar columnas automáticamente
132
funciones
nuevo 18
G
guardar
en repositorio de Enterprise 114
162
I
insertar
contenido de Crystal Reports 26
contenido de Web Intelligence 57
instancias, definición 13
interfaz de usuario
Opciones (cuadro de diálogo) 151
Propiedades (cuadro de diálogo) 155
M
menú contextual, configurar 130
modificar 133
filtros 51
valores de petición 75, 102
valores predeterminados de datos 133
visualización de campo 135
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
Índice
mostrar 135
nombres de campo 135
propiedades generales 73
publicar, documentos 142
O
registrar 142
archivos de ejemplo 142
habilitar en Live Office 142
R
objetos de informe, definición 13
objetos, volver a conectar 113
ocultar datos al guardar 122
Opciones (cuadro de diálogo) 151
Cambiar configuración regional de
visualización 135
opciones de actualización 132
actualización automática con cambios de
enlace 132
configurar 42, 69
definición 27
valores de parámetro 132
S
secciones de informe 68
agregar adicionales 68
definición 27
insertar 34, 64
seguridad
administrar 136
agregar a documento 110, 122
libro 122
seguridad y acceso al documento 122
P
Panel de consulta, compatibilidad con tipos de
contenido 8
parámetros, definición 15
peticiones de orden 122
consolidar 122
definición 15
especificar valores 97
modificación 75, 102
presentaciones, publicar 142
Propiedades (cuadro de diálogo) 155
V
valores de parámetro
actualizar 50
consolidar 122
especificación 32
solicitar 132
ver 73
documentos publicados 110
propiedades generales del objeto 73
propiedades globales 130
Manual del usuario de BusinessObjects Live Office XI 3.1
163
Índice
164
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