Guide_Auto-entrepren..

Guide_Auto-entrepren..
Auto-entrepreneur
Pratic
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
Convention d’Utilisation d’EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat
d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur
un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une
licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il
estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier
2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
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Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
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EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un
dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité
dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un
tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le
CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 : Mai 2009
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
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EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic et donne toutes
les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
x
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
x
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide
générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble
des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère
la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très
approfondie.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
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EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Avant de commencer
Table des matières
INSTALLATION ..................................................................................................... 11
1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................. 11
1.1. Accès au service technique.......................................................................... 11
1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................ 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 12
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ............................................................ 13
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ........................................................... 13
4.1. Version d’évaluation ..................................................................................... 13
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 13
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 14
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .............................................................. 15
6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................... 15
PRISE EN MAIN ..................................................................................................... 16
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................... 16
1.1. Les options à remplir dès maintenant........................................................... 16
1.2. Les autres options ........................................................................................ 16
1.3. Gestion des fenêtres .................................................................................... 17
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?................................................................... 17
3. COMMENT CREER UN CLIENT ? ..................................................................... 17
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? ........................................................................ 18
4.1. L'en-tête du devis ......................................................................................... 18
4.2. Le corps ....................................................................................................... 18
4.3. Le pied ......................................................................................................... 19
4.4. La liste des devis .......................................................................................... 19
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .............................................................. 20
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? .......................... 21
6.1. Transfert de documents ............................................................................... 21
6.2. Duplication ................................................................................................... 21
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
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INSTALLATION
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ................................... 21
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? ................................................................. 22
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ............................................................ 22
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? ............................................................. 23
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ? ............................................................. 23
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS
MENSUELS OU TRIMESTRIELS ? ........................................................................ 24
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE
REGISTRE DES ACHATS ?................................................................................... 24
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 25
LES FONCTIONS AVANCEES .............................................................................. 26
1. LE TABLEAU DE BORD ..................................................................................... 26
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ........................................................ 26
2.1. Création du barème...................................................................................... 27
2.2. Utilisation du barème éco-contribution ......................................................... 27
3. HISTORIQUE DES VENTES .............................................................................. 28
4. LES ECHEANCIERS .......................................................................................... 28
5. LES STATISTIQUES .......................................................................................... 28
6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ....................................................... 29
7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ...................... 29
INDEX ..................................................................................................................... 31
10
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au
choix :
x
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
x
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
Le vendredi
8h00 à 19h00
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel
est la suivante :
 Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
 Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista)
 Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
 Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
 Windows XP SP2
 Windows Vista SP1*
* Windows Vista version 32 bits
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
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INSTALLATION
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Auto-Entrepreneur Pratic.
3.
Sélectionnez l’installation du logiciel.
4.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5.
Dans
un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis
nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas,
l’installation de chacun sera automatiquement lancée.
6.
Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence
que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel
dépendent de son acceptation.
7.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la
convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se
poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation
Complète.
9.
Eventuellement, pour définir
Installation Personnalisée.
12
des
répertoires
particuliers,
cliquez
sur
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Comment lancer mon logiciel ?
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom
du module » 1.0FR03. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur
le bouton Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer
l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez
directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être
lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version
d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du
logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20
articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre
propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer
votre logiciel manuellement.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
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INSTALLATION
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
« Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le
bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
x
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est
unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.
x
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez
communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe
(points, majuscules ou minuscules).
x
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint
avec la boîte du logiciel.
x
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
x
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ».
Un message d'avertissement apparaît :
x
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
x
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de
jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir
un code correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus
visible.
14
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Comment créer mon dossier ?
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de
d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et
Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations
de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
6. ECRAN DE TRAVAIL
Menus
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
Barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus
courants.
Barre de statut : Affiche le nom de la base
ouverte
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
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PRISE EN MAIN
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales
fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment
créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis,
d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou la réalisation du transfert comptable.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre
des Options/Sociétés du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines
options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie
gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options
correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :

Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de
vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches
(clients, articles, familles...).

Articles : Permet d'indiquer le type d’article que vous souhaitez appliquer
par défaut sur vos articles.

Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des
prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux
de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous
permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous
pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 sur chaque écran d’option.
16
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Comment créer un article ?
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres
principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres
paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de
chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel
de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu
Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter
ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description
commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les
attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique,
souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de vente HT de votre article puis tapez sur
Entrée. La partie Description générale permet de définir le l'unité et l'écocontribution associé à l'article.
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou
le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel
vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients
potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est
transféré en client.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les informations de
règlement ainsi que les coordonnées du client/prospect et du/des contact/s
associé/s.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
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PRISE EN MAIN
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :

La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton
Ajouter puis Devis,

Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles :

l'entête,

le corps

le pied.
4.1. L'en-tête du devis
Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo,
adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients
pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez
également la possibilité de sélectionner un mode de règlement.
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre
de jours indiqués dans les options du dossier.
4.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui
composeront le devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :

Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de
nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails).

D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes
sont à votre disposition.

D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le
souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas
dans votre fichier (ex : une prestation).

D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer
différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et
bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de
texte.
18
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Comment saisir un devis ?
4.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir
une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne
sera pas enregistré dans vos règlements).
Remarque
Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement
créée ainsi que son règlement.
Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché.
4.4. La liste des devis
A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :

Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.

Historique client/prospect
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique
clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du
prospect/client" sélectionné.

Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite
choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les
document/s à générer.

Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de
pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
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PRISE EN MAIN
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :

La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton
Ajouter puis Factures,

Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis.
La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le
chapitre sur le devis).
En entête de document, vous disposez également définir la date d'échéance. Par
l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La
date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné.
En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture
entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement.
Remarque
La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la
génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé.
Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche
F1, dans chaque partie de la facture.
Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :

Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement prérenseignée avec les informations du client, le montant de la facture et
l’échéance pointée.
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EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Comment Transferer, dupliquer un document ?
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?
6.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type
de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera
conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué.
Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de
vente – Tous
2. sélectionner le document initial
3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de
navigation.
6.2. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document.
Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … Tous » ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel
puis Dupliquer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces
traitements.
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :

Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de
la liste des documents.

Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte
d'impression.
Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son
format s’affiche.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
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PRISE EN MAIN
A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre
messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et
le document en pièce jointe.
Remarque
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans
la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message.
Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le
carnet d'adresse de votre messagerie.
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué
avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée
(article 289 c du CGI).
La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte »
présent dans le pied de la facture.
Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes
divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche
[Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du
règlement reçu.
Vous pouvez ensuite :
x
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur
l’échéance correspondante,
x
saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes
d’échéances concernées.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une
échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite
l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un
code Banque sur la fiche règlement.
22
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Comment saisir une Recette ?
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ?
Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu
Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, une nouvelle fiche recette s’ouvre.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un client, une
référence, une nature, un montant, un moyen de paiement et répartir le montant en
Bien ou en Service.
Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée.
Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des
échéances associée/s au règlement.
Remarque
Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera
automatiquement répartie en Bien.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les
recettes.
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?
Pour saisir une dépense, vous devez accéder au registre des achats par le menu
Règlements - Clients – Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou
le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter , une nouvelle fiche dépense
s’ouvre.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un fournisseur,
une référence, une nature, un montant et un moyen de paiement.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les
dépenses.
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23
PRISE EN MAIN
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES
IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ?
Afin de pouvoir visualiser les charges sociales et impôt sur les ventes de bien et
services, vous devez définir préalablement le Seuil pour le Chiffre d’affaires, les
taux de cotisation et d’imposition dans les Options/Sociétés du menu Paramètres,
partie « Charges sociales/Impôts ».
Ensuite par le menu Règlements - Clients- Charges sociales/Impôts vous devez
définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts.
Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en
cours (année et mois en cours du PC).
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les
recettes.
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES
RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions
de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc.
L'impression d'un document peut être activée :

Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état
(Devis, Facture, Avoir, Recette, Dépense ...). Ceci à condition que vous
ayez déjà enregistré votre document.

Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la
liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".

Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner
différents critères d'impression.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
24
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Comment sauvegarder mon dossier ?
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de
travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des
sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables,
comme les disques ZIP, ou CD-ROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui
vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
25
LES FONCTIONS AVANCEES
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Auto-Entrepreneur Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée
dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet
d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
x
Les devis à relancer ;
x
Les échéances échues ;
x
Les statistiques des ventes ;
x
Les meilleurs clients ;
x
Les meilleurs articles ;
x
Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ;
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou
DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme
applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum
pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en
échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089
DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront
amenées à évoluer avec le temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France
(DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en
plusieurs étapes.
26
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
La Gestion de l’éco-contribution
2.1. Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement
importé.
Vous avez la possibilité de :

saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème ecocontribution,

d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de
données.
2.2. Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution
au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est
déjà présent dans le prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au
montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant
de l'eco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu
Paramètres.
Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’écocontribution est repris automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures,
Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement
repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre
d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque
document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera
inclus ou non dans le Total TTC du document.
Depuis le menu Ventes – Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
27
LES FONCTIONS AVANCEES
3. HISTORIQUE DES VENTES
Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous
offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous
forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période
souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez
pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et
options disponibles.
4. LES ECHEANCIERS
La consultation des échéances clients s'effectue à partir :

de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,

du menu Ventes - Règlements – Échéanciers,

du menu Règlements - Clients – Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y
compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date
pour connaître votre situation à une date donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste,
ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la
catégorie Règlements clients- Echéancier Client.
5. LES STATISTIQUES
Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur
vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu
Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques).
Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
28
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Comment archiver mes données ?
6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la
conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à
cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de
l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu
Outils - Archivage.
Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en
cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format
texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils Journal des événements.
Il stocke les informations concernant :
x
le manque d'un n° TVA intracommunautaire,
x
la suppression de documents…
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du
07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une
séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
29
LES FONCTIONS AVANCEES
30
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Index
Index
A
Accès au service technique .................................................................................... 11
Acompte.................................................................................................................. 22
Aide sur EBP Auto-Entrepreneur Pratic .................................................................... 7
Archivage ................................................................................................................ 29
Articles .............................................................................................................. 16, 17
B
Barème eco-contribution ......................................................................................... 26
C
Charges sociales .................................................................................................... 24
Clients ..................................................................................................................... 17
Code d'activation .................................................................................................... 13
Configuration minimale ........................................................................................... 11
Corps du devis ........................................................................................................ 18
Création de dossier................................................................................................. 15
D
Dépenses................................................................................................................ 23
Devis ....................................................................................................................... 18
Duplication de documents....................................................................................... 21
E
Echéances .............................................................................................................. 28
Echéancier .............................................................................................................. 28
Eco-contribution ...................................................................................................... 26
Ecran de travail ....................................................................................................... 15
e-mail ...................................................................................................................... 21
F
Facture.................................................................................................................... 20
Facture d’acompte .................................................................................................. 22
Fonctions avancées ................................................................................................ 26
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................... 17
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
31
INDEX
H
Historique clients .............................................................................................. 19, 28
Historique eco-contribution ..................................................................................... 27
I
Impôts ..................................................................................................................... 24
Imprimer.................................................................................................................. 24
Initialisation du dossier ........................................................................................... 16
Installation............................................................................................................... 12
J
Journal des événements ......................................................................................... 29
L
Lancement du logiciel ............................................................................................. 13
Livre des recettes ................................................................................................... 24
M
Mot de passe .......................................................................................................... 16
N
Nouveau devis ........................................................................................................ 18
Nouvelle Facture..................................................................................................... 20
Numerotation .......................................................................................................... 16
O
Options du dossier .................................................................................................. 16
P
Pied de devis .......................................................................................................... 19
Prospects ................................................................................................................ 17
R
Recettes.................................................................................................................. 23
Registre des achats ................................................................................................ 24
Règlement .............................................................................................................. 22
S
Sauvegarde ............................................................................................................ 25
Statistiques ............................................................................................................. 28
T
Tableau de bord...................................................................................................... 26
Tarif article .............................................................................................................. 17
Transfert de documents .......................................................................................... 21
32
EBP Auto-Entrepreneur Pratic
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