FileMaker Pro 8 Benutzerhandbuch

FileMaker

®

Pro 8

Benutzerhandbuch

© 1995-2005 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten.

FileMaker, Inc.

5201 Patrick Henry Drive

Santa Clara, California 95054, USA

FileMaker ist eine Marke von FileMaker, Inc., eingetragen in den USA und anderen

Ländern, und ScriptMaker und das Dateiordner-Logo sind Marken von FileMaker, Inc.

Die FileMaker-Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Sie dürfen diese Dokumentation ohne schriftliche Genehmigung von FileMaker weder vervielfältigen noch verteilen. Diese Dokumentation darf ausschließlich mit einer gültigen, lizenzierten Kopie der FileMaker-Software verwendet werden.

Alle in den Beispielen erwähnten Personen und Firmen sind rein fiktiv und jegliche Ähnlichkeit mit bestehenden Personen und Firmen ist rein zufällig.

Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise finden Sie im entsprechenden Dokument, das mit der Software geliefert wurde.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website: www.filemaker.com.

Edition: 01

Inhalt

Vorwort

Einführung in FileMaker Pro

Verwendung dieses Handbuchs

Verwenden der FileMaker ProDokumentation

Speicherort der PDF-Dokumentation

Online-Hilfe

Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen

Empfohlene Literatur

FileMaker Pro-Übersicht

Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken

Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen, einzugeben und zu drucken

Suchen und Ersetzen von Daten

Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und

Berechtigungen

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Neue Funktionen

Funktionen für die Informationsbereitstellung

Verbesserungen der Bedienerfreundlichkeit

Sicherstellen der Datengenauigkeit

Funktionen und Scriptschritte

Kapitel 1

Verwenden von Datenbanken

Felder und Datensätze einer Datenbank

Öffnen von Dateien

Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei

Schließen von Fenstern und Dateien

Sichern von Dateien

Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?

15

15

16

17

18

18

19

9

10

12

12

12

13

10

11

11

12

13

8

8

7

8

9

9

7

7

7

Die Modi

Anzeigen von Datensätzen

Anzeigen von Datensätzen in Tabellenformat

Auswählen des aktiven Datensatzes

Navigieren in Datensätzen

Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen

Hinzufügen und Duplizieren von Bezugsdatensätzen

Löschen von Datensätzen

Eingeben von Daten

Auswählen eines Felds

Eingeben und Ändern von Felddaten

Suchen nach Datensätzen

Definieren einer Suchabfrage

Durchführen von Kurzsuchen basierend auf Daten in einem Feld

Suchen nach Text und Zeichen

Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln

Suchen nach Wertbereichen

Suchen nach Daten in Bezugsfeldern

Suchen nach leeren oder nicht leeren Feldern

Suchen nach doppelten Werten

Verwenden mehrerer Suchkriterien

Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht entsprechen

Löschen und Wiederherstellen von Suchabfragen

Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten

Suchabfrage

Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer

Ergebnismenge

Suchen und Ersetzen von Daten

Sortieren von Datensätzen

29

29

31

32

33

33

34

34

35

36

26

26

27

28

24

24

25

25

19

20

21

22

23

36

37

37

38

4

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Seitenansicht und Druck von Datenbanken

Seitenansicht der Daten in einem Layout

Drucken von Datensätzen

Drucken von Scripts

Drucken von Tabellen- und Feldinformationen

Drucken des Beziehungsdiagramms

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Sicherungskopien von Datenbankdateien

Festlegen der Voreinstellungen

Kapitel 2

Erstellen von Datenbanken

Planen einer Datenbank

Anlegen einer FileMaker Pro-Datei

Definieren von Datenbankfeldern

Benennen von Feldern

Auswählen eines Feldtyps

Definieren von Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-,

Zeitstempel- oder Medienfeldern

Definieren von Formelfeldern

Definieren von Statistikfeldern

Festlegen von Feldoptionen

Definieren von automatischer Dateneingabe

Definieren der Feldüberprüfung

Optionen zur Speicherung und Indizierung

Definieren von Datenbanktabellen

Erstellen von Layouts und Berichten

Erläuterung von Layouttypen

Einrichten eines Layouts für den Druck von

Datensätzen in Spalten

Arbeiten mit Objekten in einem Layout

Auswählen von Objekten

39

40

40

41

42

42

42

43

43

52

53

54

57

57

58

59

60

61

63

65

66

67

45

45

49

49

50

50

Arbeiten mit Feldern in einem Layout

Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout

Einrichten von Markierungsfeldern und anderen

Steuerelementen in einem Layout

Festlegen der Position von Bezugsfeldern

Erläuterung von Platzhaltern

Formatieren von Felddaten in einem Layout

Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Feldern

Arbeiten mit Bereichen in einem Layout

Erläuterung von Layoutbereichtypen

Kapitel 3

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

Beziehungen

Terminologie für relationale Datenbanken

Erläuterung des Beziehungsdiagramms

Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen

Typen von Beziehungen

Planen einer relationalen Datenbank

Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm

Erstellen von Beziehungen

Ändern von Beziehungen

Statistikberechnung für Daten in Ausschnitten

Erläuterung von Referenzen

Erstellen von Referenzen

Bearbeiten von Referenzen

79

79

87

87

87

89

81

82

83

83

90

90

91

92

68

68

75

75

76

70

71

71

71

Kapitel 4

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk

Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und

Bereitstellen von Dateien

Öffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client

Entferntes Öffnen gemeinsam genutzter Datenbanken unter Verwendung eines URLs

Schließen einer bereitgestellten Datei

Importieren und Exportieren von Daten

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Senden von E-Mail-Nachrichten basierend auf

Datensatzdaten

Unterstützte Dateiformate für Import und Export

ODBC und JDBC

Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei

Hinzufügen von Datensätzen

Aktualisieren bestehender Datensätze

Aktualisierung passender Datensätze

Der Importvorgang

Konvertieren einer Datendatei in eine neue

FileMaker Pro-Datei

Der Exportvorgang

Veröffentlichen von Datenbanken im Web

93

98

98

99

99

100

98

98

98

100

101

102

96

97

97

97

93

94

95

|

Inhalt

5

Kapitel 5

Schützen von Datenbanken mithilfe von

Konten und Berechtigungen

Schützen von Datenbanken

Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte

Die vordefinierten Konten

Die vordefinierten Berechtigungen

Planen der Sicherheit für eine Datei

Schützen einer Datei mit Passwort

Erstellen von Konten und Berechtigungen

Anzeigen von Konten und Berechtigungen

Erstellen von Konten

Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden

Erstellen von Berechtigungen

Informationen über das Aktivieren des Zugriffs auf

Datensatzebene

Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte

Kapitel 6

Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen

Konvertieren von Dateien aus FileMaker Pro 6 und früher

Konvertierungsübersicht

Konvertieren einer einzelnen Datei

Konvertieren mehrerer Dateien gleichzeitig

Lesen der Datei Konvertierung.log

Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme

Konvertieren von FileMaker Pro 1.x- und

2.x-Datenbanken

115

115

116

117

118

120

120

121

111

111

112

112

103

103

108

108

109

109

104

105

106

107

6

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Die wichtigsten Konvertierungsprobleme

Passwörter

Beibehalten von Anwenderwörterbuchdaten

Durch den Scriptschritt „Drucker einrichten“ gespeicherte Optionen (Windows)

Umschalten von Fenstern in Scripts

Boolesche Funktionen und Suchabfragen

Dateiverweise

Index

121

122

122

123

123

123

124

125

Vorwort

Einführung in FileMaker Pro

FileMaker ® Pro ist die führende Workgroup-Datenbanksoftware zur schnellen Erstellung und Freigabe von Lösungen für die

Anforderungen Ihres Unternehmens. Leistungsstarke Funktionen,

Unterstützung verschiedener Plattformen und eine mühelos zu bedienende Benutzeroberfläche machen FileMaker Pro unentbehrlich für jeden, der den Überblick über Mitarbeiter,

Projekte und andere Daten behalten und sie verwalten muss.

Verwendung dieses Handbuchs

Dieses

Benutzerhandbuch

enthält eine Einführung in die Funktionen von FileMaker Pro und gibt schrittweise Anleitungen für die gängigsten FileMaker Pro-Aufgaben. Detaillierte Informationen zu fortgeschritteneren Produktfunktionen finden Sie in der

FileMaker Pro Hilfe.

Verwenden der FileMaker

Pro-Dokumentation

Die FileMakerPro-Dokumentation gibt Ihnen einen Lernpfad an die

Hand, um produktiv zu werden, liefert Installationsanleitungen, eine

Online-Hilfe u. v. m.

Die folgenden Handbücher sind enthalten:

1

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

(dieses Handbuch): enthält wichtige Konzepte und grundlegende Vorgehensweisen.

1

Installationshandbuch für FileMaker Pro und FileMaker Pro

Advanced

: enthält Installationsanleitungen.

1

FileMaker Instant Publishing-Handbuch

: beschreibt, wie

FileMaker Pro-Datenbanken für Webbrowser-Benutzer über ein Intranet oder das Internet zugänglich gemacht werden.

1

Anpassen von Starter-Lösungen

: beschreibt, wie die mitgelieferten Datenbank-Vorlagendateien an Ihre Anforderungen angepasst werden können.

1

Installation der FileMaker ODBC- und JDBC-Client-Treiber

: beschreibt, wie Sie die für den Zugriff auf eine FileMaker-

Datenquelle über ODBC und JDBC benötigten Treiber installieren.

1

FileMaker ODBC- und JDBC-Entwicklerhandbuch

: erläutert

Konzepte und Details für den Austausch von FileMaker-Daten mit anderen Anwendungen mithilfe von ODBC und JDBC.

Speicherort der PDF-Dokumentation

Die meisten PDF-Handbücher befinden sich in dem Ordner, in dem FileMaker Pro installiert wurde. Wenn Sie FileMaker Pro am Standardspeicherort installiert haben, befinden sich die

PDF-Handbücher hier:

Windows

: C:\Programme\FileMaker\FileMaker Pro 8\Deutsch

Extras\Elektronische Dokumentation

Mac OS

: Macintosh HD/Programme/FileMaker Pro 8/Deutsch

Extras/Elektronische Dokumentation

PDF-Handbücher für ODBC und JDBC befinden sich auf der

FileMaker Pro-CD im Ordner /xDBC/Elektronische Dokumentation.

Um die PDF-Dateien anzuzeigen, benötigen Sie einen PDF-Reader.

Unter Mac OS X können Sie entweder die integrierte Vorschau-

Anwendung oder den Adobe ® Reader ® verwenden. Windows-

Benutzer benötigen den Adobe Reader. Wenn Sie nicht über den

Adobe Reader verfügen, können Sie ihn von der Website von Adobe unter www.adobe.com herunterladen.

Wichtig

Sie können PDFs der FileMaker-Dokumentation

(und Aktualisierungen) herunterladen, indem Sie Hilfe > Downloads und Updates wählen .

8

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Online-Hilfe

Die FileMaker Pro Hilfe liefert umfassende schrittweise Anleitungen zu den FileMaker Pro-Funktionen. Sie können die Hilfe über das

Hilfe-Menü in FileMaker Pro öffnen.

Für den Zugang zur Hilfe gibt es drei Möglichkeiten:

1

Blättern Sie durch das Inhaltsverzeichnis der Hilfe, um thematisch vorzugehen.

1

Suchen Sie nach bestimmten Themen, indem Sie Stichwörter eingeben.

1

Rufen Sie Informationen über das aktuell angezeigte Dialogfeld ab, indem Sie F1 (Windows) oder

2

-? (Mac OS) drücken.

Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen

FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen (Starter-Lösungen) geliefert, so dass Sie sofort zu arbeiten beginnen können. Wenn Sie beginnen, eine Datenbank zu erstellen, sehen Sie sich die Liste der

Vorlagen an, um zu prüfen, ob eine der vorhandenen Vorlagen Ihren

Anforderungen entspricht.

Der Ordner „Deutsch Extras“ enthält Referenzen und Beispiele, um Sie bei bestimmten Funktionen wie XML zu unterstützen.

Weitere Informationen, Tipps und Anregungen finden Sie auf der Website unter der Adresse www.filemaker.de.

Empfohlene Literatur

Hier einige Vorschläge für die Verwendung der Dokumentation, um Sie bei dem Erlernen bestimmter Vorgänge in FileMaker Pro zu unterstützen.

Benutzertyp

Daten eingebende

Person

Inhaber kleiner

Unternehmen oder

Trainer, die eine grundlegende Datenbank erstellen und sie nach und nach erweitern

Kapitel 2, „Erstellen von Datenbanken“, in diesem

Handbuch. Für das Hinzufügen von Funktionen die

Hilfe

Datenbankadministrator Dieses Handbuch

Die Hilfe für Informationen zu fortgeschrittenen

Themen

FileMaker Instant Publishing-Handbuch

Neue FileMaker Pro-

Benutzer

Empfohlene Literatur

Kapitel 1, „Verwenden von Datenbanken“, in diesem Handbuch

Benutzer, die von einer früheren Version aktualisieren

Installationshandbuch für FileMaker Pro und

FileMaker Pro Advanced

Dieses Handbuch

Installationshandbuch für FileMaker Pro und

FileMaker Pro Advanced

Kapitel 6, „Konvertieren von FileMaker-

Datenbanken aus früheren Versionen“, in diesem Handbuch

Hilfe

Hinweis

Wenn Ihre Datenbank mit FileMaker Pro Advanced entwickelt wurde, werden eventuell angepasste Menüs oder

QuickInfos für Layoutobjekte angezeigt. Einen Überblick über diese Funktionen finden Sie in der Hilfe.

FileMaker Pro-Übersicht

Hier finden Sie eine Übersicht zu den Möglichkeiten von

FileMaker Pro.

Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken

Mit FileMaker Pro können Sie einfache Datenbanken, die aus nur einer Datenbanktabelle wie einer Adressliste bestehen, oder komplexe Datenbanken mit Beziehungen und mehreren Datenbanktabellen erstellen. Beispielsweise können Sie eine komplexe

Datenbank erstellen, die zwei Tabellen auf der Basis eines gemeinsamen Werts, wie z. B. einer Seriennummer oder einer

Kennziffer, verbindet.

Eine Adresslistendatenbank, bestehend aus einer Tabelle

Eine Datenbank bestehend aus mehreren

Tabellen mit einem Ausschnitt, um Datensätze aus einer Bezugstabelle anzuzeigen

Sie können Ihre Datenbanken als einzelne Tabelle in einer Datei, mit mehreren Tabellen in einer Datei oder mit mehreren Tabellen in mehreren Dateien organisieren.

FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen für Geschäfts-, Schul- und Privatzwecke geliefert. Die Vorlagen lassen sich schnell an Ihre eigenen Anforderungen anpassen.

Weitere Informationen über die Erstellung von Datenbanken

finden Sie in Kapitel 2, „Erstellen von Datenbanken“.

Vorwort

|

Einführung in FileMaker Pro

9

Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen, einzugeben und zu drucken

FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest, wenn sie angezeigt, gedruckt, zu einem Bericht zusammengefasst, gesucht und eingegeben werden. Ein Layout speichert keine

Daten – es zeigt sie nur an.

Sie können für eine Datenbank mehrere Layouts erstellen, wobei die Daten unterschiedlich dargestellt werden. Sie können z. B. für eine Datenbankdatei ein Layout für Dateneingabe, ein zweites für

Statistikberichte, ein drittes für Etikettendruck, ein viertes für die

Veröffentlichung einer Datenbank auf dem Web etc. erstellen.

Sie können ein Layout ändern, ohne Ihre Daten oder andere Layouts für die Datei zu beeinflussen. Wenn Sie die Daten in einem Feld

ändern, werden die Daten in diesem Feld in allen Layouts der

Datenbank entsprechend geändert.

In einem Layout können Sie Felder und Feldbeschriftungen auswählen, anordnen und verändern, Berichte erstellen, Tasten hinzufügen, um Scripts auszuführen, Grafik und Text hinzufügen und Druckoptionen angeben.

Es gibt sechs Layouttypen und eine Ansicht, die Sie mit dem

Assistenten für neues Layout erstellen können. Diese Layouttypen eignen sich für verschiedene Zwecke, z. B. zum Anzeigen eines

Eingabebildschirms oder zum Drucken von Umsatzberichten oder Adressetiketten. Sie können jedes Layout mithilfe der

Designwerkzeuge, die im Layoutmodus verfügbar sind, weiter anpassen.

10

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Jakob Henning

Trautweinstr. 17

80666 München

Anita Anders

Michael Braun

Andre Common

Marie Durand

Jean Durand

Wilhelm John

Johann Leer

Patrick Murr

Le Nguyen

Kentaro Ogawa

Maria Schmid

Johann Schmid

Sophie Tang

Jakob Henning

Bettina Wilhelm

Telefonliste

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

Liebe Sophie, wir freuen uns, dass Sie die Reise bei uns gebucht haben. Wir wissen dies zu schätzen und werden Ihnen gern zu Diensten sein.

Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns einfach an – wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

John Lee

Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen

Weitere Informationen über das Erstellen von Layouts finden Sie

unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 61.

Suchen und Ersetzen von Daten

Funktionen für das Suchen, Sortieren und Ersetzen von Daten ermöglichen Ihnen, Ihre Daten auf viele Arten und Weisen zu manipulieren.

Sie können Datensätze finden, die Ihren Kriterien entsprechen, z. B. Datensätze, die an einem bestimmten Datum eingegeben wurden oder Adressen in einer bestimmten Stadt enthalten.

Sie können ein weiteres Fenster öffnen, um verschiedene

Suchabfragen in denselben Daten auszuführen.

Sie können Datensätze neu anordnen, um sie in einer bestimmten

Folge anzuzeigen oder auszudrucken. Sie können eine alphabetische, numerische, datumsabhängige oder benutzerdefinierte Feldsortierung verwenden.

Sie können Daten über mehrere Felder hinweg suchen und ersetzen, ganz ähnlich, wie Sie in den meisten Textverarbeitungsprogrammen

Daten suchen und ersetzen.

Weitere Informationen über das Suchen, Sortieren und Ersetzen

von Daten finden Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 27,

„Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 38, und „Suchen und Ersetzen von Daten“ auf Seite 37.

Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und

Berechtigungen

Sie können einschränken, was Benutzer in einer Datenbankdatei sehen und machen können, indem Sie Konten und Berechtigungen definieren. Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte Datei zu öffnen. Jedes Konto gibt einen Kontonamen und (in der Regel) ein Passwort an. Benutzer, die keine gültigen

Kontoinformationen angeben können, können eine geschützte

Datei nicht öffnen. Berechtigungen geben eine Zugriffsstufe auf eine Datenbankdatei an. Jedem Konto wird eine Berechtigung zugewiesen, die die Zugriffsstufe für Personen festlegt, die eine

Datei mit diesem Konto öffnen.

Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen

Datenbenutzung, die eine Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine Datenbank in einem

Webbrowser anzeigen können.

Weitere Informationen über Konten und Berechtigungen finden

Sie in Kapitel 5, „Schützen von Datenbanken mithilfe von

Konten und Berechtigungen“.

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Scripts können einfache Aufgaben wie das Festlegen einer

Seitenausrichtung oder komplexe Aufgaben wie das Vorbereiten eines kundenspezifischen Serienbriefs erledigen.

Sie könnten zum Beispiel ein Script definieren, um ein Dankschreiben an alle Kunden in Ihrer Kundendatenbank zu verfassen, die in der letzten Woche einen Artikel gekauft haben. Das Script generiert einen maßgeschneiderten Brief für jeden Kunden. Dann wechselt das Script in die Seitenansicht und pausiert, damit Sie sehen können, wie der Brief in gedruckter Form aussehen wird. Sie lösen den gesamten Vorgang aus, indem Sie im Layout auf eine

Taste klicken.

Sie verwenden die ScriptMaker

-Funktion in FileMaker Pro, um Scripts zu erstellen, indem Sie aus einer Liste von FileMaker

Pro-Scriptschritten wählen, Optionen angeben und die Schritte in der korrekten Reihenfolge für die Aufgabe anordnen.

Weitere Informationen über Scripts finden Sie unter „Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts“ auf Seite 42.

Vorwort

|

Einführung in FileMaker Pro

11

Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten

FileMaker Pro hat den Vorteil, dass Sie Ihre Daten mit anderen

FileMaker Pro-Anwendern gemeinsam nutzen können. Sie können

Ihre Daten mit anderen FileMaker Pro-Anwendern in einem

Netzwerk gemeinsam nutzen, die Web Publishing-Möglichkeiten nutzen, um Daten über das Web bereitzustellen oder ODBC

(Open Database Connectivity) und JDBC (Java Database

Connectivity) verwenden, um FileMaker Pro-Dateien mit

ODBC- und JDBC-fähigen Anwendungen gemeinsam zu nutzen.

Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können

Sie und andere FileMaker Pro-Benutzer unter Windows und

Mac OS gleichzeitig dieselbe Datenbankdatei verwenden.

FileMaker Pro-Netzwerk-Sharing unterstützt die gemeinsame

Nutzung von Dateien durch bis zu fünf Benutzer gleichzeitig.

Hinweis

Wenn Sie Dateien mit mehr als fünf Benutzern gleichzeitig gemeinsam nutzen möchten, empfiehlt FileMaker die Verwendung von FileMaker Server.

Sie können rasch und einfach FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in

Ihrem Intranet (oder im Internet) den Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-

Datenbanken erlauben.

Durch die Verwendung von FileMaker Pro-Konten und Berechtigungen können Sie für die Sicherheit Ihrer Webdatenbanken sorgen.

Über SQL (Structured Query Language)-Abfragen können Sie

Daten aus FileMaker Pro-Dateien beziehen, um Diagramme zu erzeugen, Berichte zu generieren und Ihre Daten mit ODBC- und JDBC-fähigen Anwendungen zu analysieren. Sie können

FileMaker Pro auch als ODBC-Client-Anwendung einsetzen, um auf Datenquellen wie Microsoft Access- oder Oracle-Datenbanken zuzugreifen. Weitere Informationen über das Verwenden von

FileMaker Pro mit ODBC und JDBC und dessen Einschränkungen finden Sie in der Hilfe.

12

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Weitere Informationen über die gemeinsame Benutzung von

Datenbanken finden Sie in Kapitel 4, „Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten“.

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Mit FileMaker Pro können Sie Daten in verschiedenen

Dateiformaten wie Microsoft Excel-Arbeitsblätter und Adobe PDF-

Dateien speichern, so dass Sie die Dateien Benutzern schicken können, die FileMaker Pro nicht besitzen. Sie können die Dateien automatisch per E-Mail versenden, nachdem Sie sie gespeichert

haben. Weitere Informationen finden Sie unter „Speichern und

Senden von Daten in anderen Formaten“ auf Seite 97.

Neue Funktionen

Funktionen für die Informationsbereitstellung

Weitere Informationen über diese

Funktion

Speichern von Daten in Adobe PDF- und

Microsoft Excel-Format

Neuer Befehl für den Versand von E-Mails

Siehe

„Speichern und Senden von

Daten in anderen Formaten“ auf

Seite 97

„Senden von E-Mail-

Nachrichten basierend auf

Datensatzdaten“ auf Seite 98

Importieren von Daten aus einer anderen

Datei in eine neue Tabelle in der aktuellen

Datei. So können Sie Daten konsolidieren, die zuvor in unterschiedlichen Datenbanken gespeichert waren.

„Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende

Datei“ auf Seite 98

Exportieren von Daten in Excel-Format (.xls) „Der Exportvorgang“ auf

Seite 101

Verbesserungen der Bedienerfreundlichkeit

Weitere Informationen über diese

Funktion

Neues Werkzeug für die Erstellung und

Verwaltung von Registersteuerelementen

(Registerfelder) in Layouts

Das neue Dialogfeld „Feld/Steuerelement einstellen“ erleichtert die Erstellung und

Bearbeitung von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen, die Daten aus einer Werteliste anzeigen.

Siehe

„Erstellen von Layouts und

Berichten“ auf Seite 61

„Einrichten von

Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout“ auf Seite 70

Neue Scrollrad-Unterstützung für Windows und Mac OS

Hinzufügen von Textnotizen zu Tabellen im Beziehungsdiagramm

Hilfe

„Arbeiten mit dem

Beziehungsdiagramm“ auf

Seite 87

Hilfe Unterstützung für Variablen in Dateipfaden

Standardmäßig werden Felder im aktuellen

Layout zuerst aufgeführt, wenn Sie Datensätze sortieren, Feldinhalte ersetzen, Datensätze exportieren oder E-Mails senden

Hilfe

Verbesserte Datenbankvorlagen namens

Starter-Lösungen

Das Handbuch

„Anpassen von

Starter-Lösungen“

Verbessertes Instant Web Publishing. Anstelle der Standard-Datenbank-Homepage können

Sie zum Beispiel Ihre eigene Homepage anlegen und verwenden

„Veröffentlichen von

Datenbanken im Web“ auf

Seite 102

Hilfe Neue Menübefehle für die Navigation bei Datensätzen und Layouts

Durchführen von Suchen mithilfe von

Kontextmenüs im Blätternmodus

„Durchführen von Kurzsuchen basierend auf Daten in einem

Feld“ auf Seite 29 und

„Verwenden mehrerer

Suchkriterien“ auf Seite 34

Hilfe Neue Werkzeuge, um Objekte im

Layoutmodus und im Beziehungsdiagramm auszurichten

Sicherstellen der Datengenauigkeit

Weitere Informationen über diese

Funktion Siehe

Neues automatisches Ausfüllen für Textfelder „Eingeben und Ändern von

Felddaten“ auf Seite 26

Visuelle Rechtschreibprüfung

Neuer Einblendkalender-Stil für die

Dateneingabe

Hilfe

„Einrichten von

Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout“ auf Seite 70

Funktionen und Scriptschritte

Weitere Informationen über diese

Funktion

Neue Funktion für die Rückgabe eines Werts von einem Script

Siehe

Hilfe

Neue Pfadfunktionen für die Berechnung von

Speicherort und Name einer Datei

Hilfe

Festlegen einer Variablen auf einen angegebenen Wert in einem Script oder

Formelausdruck

Hilfe

Hilfe Neue Status-, Logik-, Text- und

Textformatfunktionen

Verbesserungen am Scriptschritt „Gehe zu

Bezugsdatensatz“

Exportieren von Datensätzen in Microsoft

Excel-Format über den Scriptschritt

„Datensätze exportieren“

Einschränken der Fenster-Scriptschritt-

Auswahlen auf die Fenster in der aktuellen

Datei

Hilfe

Hilfe

Hilfe

Neue Scriptschritte „Datensätze speichern als

Excel“ und „Datensätze speichern als PDF“

Hilfe

Verwenden einzelner und mehrerer E-Mail-

Nachrichten mit dem Scriptschritt „E-Mail senden“

Hilfe

Vorwort

|

Einführung in FileMaker Pro

13

14

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 1

Verwenden von Datenbanken

Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:

1

1

1

1

1

1

1

1

Dateien öffnen, schließen und speichern,

Datensätze in einer Datenbank erstellen,

Daten in Feldern hinzufügen und bearbeiten,

Datensätze nach verschiedenen Kriterien suchen,

Datensätze aus der Ergebnismenge ausschließen,

Daten suchen und ersetzen,

Daten sortieren,

Daten, Scripts, Tabellen- und Feldinformationen und das

Beziehungsdiagramm drucken,

1

Scripts verwenden.

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Felder und Datensätze einer Datenbank

Eine

Datenbank

ist eine Sammlung von Informationen oder

Daten, die Sie nach Bedarf organisieren, aktualisieren, sortieren, durchsuchen und drucken können. Ihr Adressbuch oder Ihr

Aktenschrank ist im Prinzip eine einfache Datenbank.

Im Adressbuch und im Aktenschrank speichern Sie ähnliche

Informationen und organisieren sie so, dass sie leicht aufzufinden sind.

Bei einem Aktenschrank müssen Sie festlegen, wie Sie Ihre Daten sortieren, z. B. alphabetisch nach Nachname oder Region. Wenn Sie

Kontakte und Adressen in FileMaker Pro speichern, können Sie die

Daten auf verschiedene Weise organisieren. Sie können die Daten nach Land, Ort, Nachname oder nach allen drei Kategorien sortieren.

Ein Rechnungssystem ist ein Beispiel für eine komplexere

Datenbank mit mehreren Bezugstabellen, mehreren Layouts und Formelfeldern.

Sie können sich auch einen Teil Ihrer Daten anzeigen lassen, z. B. nur die Rechnungen in einem bestimmten Monat. Eine

Datenbank ist nicht einfach ein Datenspeicher – mit einer Datenbank können Sie Daten organisieren, analysieren und auswerten.

B C

Datensätze

Michelle

Rosenstr. 6

Roth

St. Gallen

(717) 555-0011

CH

7015

Felder

Ihr Adressbuch funktioniert wie eine Datenbank

Felder

bilden die Grundlage einer

Tabelle

. Hier werden die

Informationen gespeichert, berechnet und angezeigt, die Sie in einen

Datensatz

eingeben. Jede Informationseinheit in einem Datensatz – z. B. Name, Kundennummer und Telefonnummer – wird in einem

Feld gespeichert.

16

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Eine Datenbank-Tabelle enthält einen oder mehrere Datensätze.

Jeder Datensatz besteht aus Feldern, die ähnliche Informationen

über einen bestimmten Gegenstand oder eine Aktivität enthalten.

Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Tabelle „Kunden“ enthalten die Adressinformationen eines Kunden.

Eine Datenbank kann aus einer Datei mit einer Tabelle bestehen, die z. B. die Namen, Adressen, Telefon- und Faxnummern all

Ihrer Kunden enthält.

Eine Datenbank kann auch aus mehreren Dateien bestehen, von denen jede eine oder mehrere Tabellen enthält, die in ihrer

Gesamtheit alle Informationen zu einem bestimmten Themenkreis enthalten (manchmal auch als Datenbanksystem bezeichnet).

Aufgrund der relationalen Eigenschaften von FileMaker Pro können Sie Dateien und Tabellen verknüpfen und auf diese

Weise eine

relationale Datenbank

erzeugen.

Beispiel: In einer Tabelle sind alle Kunden gespeichert, die einen bestimmten Artikel gekauft haben. In einer Bezugstabelle ist der

Rechnungsbetrag vermerkt.

Kundentabelle

Kundennr.

002

Name

Telefon

Anna Kühn

818-555-1234

Artikeltabelle

Artikelnr.

Artikel

Preis

Menge

ET3

Reisetasche

29,00

34

Um Daten in eine Datenbanktabelle einzugeben, erstellen Sie einen neuen Datensatz und geben Werte in die Felder ein, die zu diesem

Datensatz gehören. Sie können Werte in ein Feld schreiben, aus einer anderen Anwendung importieren oder auf verschiedene andere Arten eintragen.

Öffnen von Dateien

Wenn FileMaker Pro nicht aktiv ist, können Sie eine Datei auf eine der folgenden Arten öffnen:

1

1

Doppelklicken Sie auf die FileMaker Pro-Datei.

Ziehen Sie die Datei auf das FileMaker Pro-Programmsymbol.

1

Doppelklicken Sie auf das FileMaker Pro-Programmsymbol.

Wählen Sie im Dialogfeld „Neue Datenbank“ die Option

Eine bestehende Datei öffnen , klicken Sie auf OK und doppelklicken

Sie anschließend auf den Dateinamen.

So öffnen Sie eine Datei, wenn FileMaker Pro bereits aktiv ist:

1.

Wählen Sie

Datei

>

Öffnen

(Windows) bzw.

Ablage

>

Öffnen

(Mac OS).

2.

Doppelklicken Sie auf den Namen der zu öffnenden Datei.

Wenn Sie zur Eingabe eines Kontonamens und Passworts aufgefordert werden, geben Sie sie in das Dialogfeld

„Passwort“ ein und klicken Sie auf

OK

.

Rechnungstabelle

Kundennr.

Name

002

Anna Kühn

Telefon 818-555-1234

Rechnungsnr.

12345

Art.

Nr.

Artikel

ET3 Reisetasche

ET4 Reiseführer

Preis

29

32

So öffnen Sie eine Datei, die gemeinsam im Netzwerk benutzt wird:

1.

Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Remote öffnen

.

2.

Wählen Sie im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“ die Option

Anzeigen , um eine Liste der Hosts zu sehen.

Auswahl

Host-Favoriten

Lokale Hosts

Hosts nach LDAP

Für

Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefügt haben

FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz

FileMaker Pro-Hosts, die über den angegebenen

LDAP-Server zur Verfügung stehen

3.

Um von einem Host verfügbare Dateien zu sehen, wählen Sie den Host aus. Wählen Sie aus der Liste

Verfügbare Dateien

die zu

öffnende Datei.

Geben Sie in Adresse den Netzwerkpfad ein

(z. B.

fmnet:/hostIPadresse/Dateiname

).

4.

Klicken Sie auf Öffnen .

Abhängig von der Konfiguration des FileMaker-Netzwerk-Sharing auf dem Host müssen Sie möglicherweise den Kontonamen, das

Passwort und den Domänennamen (nur Windows) eingeben.

Informationen zum Öffnen und Bereitstellen einer Datei finden Sie

unter „Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen von Dateien“ auf Seite 94.

Hinweis

Eine FileMaker Pro für Windows-Datei kann unter Mac

OS geöffnet werden und umgekehrt. Wenn Sie Dateien auf eine andere Plattform verlagern wollen, sollten Sie die Erweiterung .fp7 an den Dateinamen anhängen. Wenn Sie Dateinamenerweiterungen hinzufügen oder entfernen, müssen Sie die Dateiverweise von

Bezugsdateien und Dateien mit externen Scripts neu angeben.

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

17

Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei

Sie können mehr als ein Fenster pro Datei öffnen. Auf diese Weise können Sie dasselbe Layout in separaten Fenstern anzeigen oder verschiedene Layouts in derselben Datei ansehen. Sie können

Such- und Sortiervorgänge unabhängig voneinander in den verschiedenen Fenstern ausführen.

Um ein weiteres Fenster zu öffnen, wählen Sie

Fenster

>

Neues

Fenster

. Ein weiteres Fenster wird geöffnet. Anfangs zeigt das

Fenster dasselbe Layout, dieselbe Sortierfolge und dieselbe

Ergebnismenge wie das zuvor aktive Fenster.

Das ursprüngliche

Datenbankfenster, in dem Sie die Datensätze durchsuchen können

Ein zweites

Fenster, in dem Sie eine andere Suche in derselben

Ergebnismenge ausführen können

18

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Um Daten im neuen Fenster in einem anderen Layout anzuzeigen, wählen Sie ein Layout aus dem Einblendmenü „Layout“ im

Statusbereich. Sie können ein Layout auch über das Menü Ansicht >

Gehe zu Layout

auswählen. Informationen über das Suchen von

Datensätzen finden Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf

Seite 27. Informationen über das Sortieren von Datensätzen finden

Sie unter „Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 38.

Weitere Informationen über das Öffnen mehrerer Fenster finden

Sie in der Hilfe.

Schließen von Fenstern und Dateien

Sie können FileMaker Pro-Fenster und -Dateien wie in den meisten

Windows- und Mac OS-Programmen schließen.

Um ein Fenster zu schließen, führen Sie einen der folgenden

Schritte aus:

1

Windows: Doppelklicken Sie auf das Dokumentsymbol in der linken oberen Ecke des Dokumentfensters.

1

Windows: Klicken Sie in das Schließfeld in der rechten oberen

Ecke des Dokumentfensters.

1

Mac OS: Klicken Sie auf die rote Schaltfläche zum Schließen

(linke obere Ecke des Dokumentfensters).

1

Wählen Sie

Datei

>

Schließen

.

Verwenden Sie die obigen Prozeduren, um alle geöffneten Fenster für eine Datei und damit auch die Datei zu schließen.

Hinweis

Selbst wenn Sie eine Datei schließen, kann diese als verdeckte Datei geöffnet bleiben, wenn das Fenster einer anderen

Datei Daten aus dieser Datei anzeigt. (Ein anderes Fenster kann z. B. Bezugsdaten aus der Datei anzeigen, die Sie schließen wollten.)

FileMaker Pro schließt die Datei, wenn Sie alle abhängigen

Fenster schließen.

Sichern von Dateien

Während Ihrer Arbeitssitzung speichert FileMakerPro automatisch alle Änderungen, die Sie an der Datei vornehmen. Sie können eine

Kopie Ihrer Datei als Sicherung oder einen Clone Ihrer Datei ohne

Daten speichern. Weitere Informationen zum Speichern einer Kopie

Ihrer Datei in einem Nicht-FileMaker-Format finden Sie unter

„Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten“ auf

Seite 97.

Einige kleinere Änderungen an Dateien werden nicht immer mit der Datei gespeichert. Einzelheiten finden Sie im nächsten Abschnitt,

„Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?“

Wichtig

Legen Sie in jedem Fall eine Dateikopie an, bevor Sie umfangreiche Änderungen durchführen. Daten lassen sich nicht wiederherstellen, nachdem Sie ein Feld im Dialogfeld

„Felddefinitionen“ gelöscht oder Datensätze mit dem Befehl

Datensatz löschen oder Alle löschen entfernt haben.

Eine Dateikopie sichern:

1.

Aktivieren Sie die gewünschte Datei und wählen Sie Datei >

Kopie speichern unter

(Windows) bzw.

Ablage

>

Kopie speichern unter

(Mac OS).

2.

Legen Sie fest, in welchem Ordner die Dateikopie auf der

Festplatte gespeichert werden soll.

3.

Geben Sie in das Feld

Dateiname

(Windows) bzw.

Name

(Mac OS) einen Dateinamen ein.

4.

Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option FileMaker-Dateien

(nur Windows).

5.

Wählen Sie in der Liste

Dateityp

(Windows) bzw.

Typ

(Mac OS) eine der folgenden Optionen:

Auswahl Ziel

Kopie dieser Datei Duplizieren der gesamten Datei, einschließlich Tabellen,

Felddefinitionen, Layouts, Scripts, Papierformatoptionen und Daten. Wählen Sie diese Option, bevor Sie umfangreiche Änderungen vornehmen.

Komprimierte

Kopie (kleiner)

Clone (ohne

Datensätze)

Komprimieren des gesamten Dateiinhalts, sodass die Datei weniger Speicherplatz beansprucht. Eine komprimierte

Kopie ist empfehlenswert, wenn Sie an einer großen Anzahl von Datensätzen häufig Änderungen durchführen.

Speichern der Tabellen, Felddefinitionen, Layouts, Scripts und Papierformatoptionen einer Datei, ohne die Daten zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Vorlage der Datei erstellen wollen.

6.

Klicken Sie auf Speichern .

Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?

In FileMaker Pro verursachen die folgenden Aktionen kein

Speichern der Datei:

1

1

1

Anzeigen eines anderen Datensatzes oder Layouts

Sortieren von Datensätzen oder Ändern einer Sortierung

Durchführen von Suchvorgängen wie „Suchen“,

„Alle Datensätze anzeigen“ oder „Datensatz ausschließen“ oder das Ändern einer Suchabfrage

1

1

1

Ändern von Position und Größe von Fenstern oder Aus-/

Einblenden des Statusbereichs

Ändern der Standardeinstellungen für Layoutobjekte

Ändern der Linealanzeige

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

19

Wenn Sie eine der obigen Aktionen ohne einen Vorgang ausführen, der eine Speicherung auslöst (z. B. das Ändern von Daten), wird die Änderung beim Schließen der Datei nicht gespeichert. FileMaker Pro betrachtet die obigen Aktionen als geringfügige Änderungen, die nur gespeichert werden, wenn auch signifikantere Änderungen an der Datei erfolgt sind.

Wenn Sie z. B. eine Datei öffnen, eine Suche ausführen und dann die

Datei schließen, speichert FileMaker Pro die Ergebnismenge nicht in der Datei. Wenn Sie jedoch eine Datei öffnen, einen neuen Datensatz hinzufügen, eine Suche ausführen und dann die Datei schließen, speichert FileMaker Pro die Ergebnismenge und den neuen

Datensatz mit der Datei.

Weitere Informationen über das Speichern von Dateien finden Sie in der Hilfe.

Die Modi

FileMaker Pro stellt Ihnen für Ihre Arbeit den Blätternmodus,

Suchenmodus, Layoutmodus und Seitenansichtsmodus zur

Verfügung. Sie können einen Modus aus dem Menü „Ansicht“, den Modusregistern im Statusbereich oder aus dem Einblendmenü

„Modus“ am unteren Rand des Dokumentfensters wählen.

20

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Modusregister

Statusbereich

Einblendmenü „Modus“

Verwenden

Sie diesen

Modus: Ziel

Blätternmodus Mit Daten in einer Datei arbeiten. Sie können Datensätze hinzufügen, anzeigen, ändern, sortieren, ausschließen

(ausblenden) und löschen. Im Blätternmodus werden Sie den Großteil Ihrer Aufgaben erledigen, z. B. Daten eingeben.

Suchenmodus Nach Datensätzen suchen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Anschließend können Sie mit diesen

Datensätzen, der so genannten

Ergebnismenge

, arbeiten.

Wenn FileMaker Pro die gewünschten Datensätze gefunden hat, wird wieder der Blätternmodus aktiviert und Sie können die Daten bearbeiten.

Verwenden

Sie diesen

Modus: Ziel

Layoutmodus

Seitenansichtsmodus

Die Darstellung der Informationen am Bildschirm oder in gedruckten Berichten, auf Etiketten und in Formularen festlegen. Sie entwerfen Layouts für bestimmte

Aufgabenbereiche, z. B. je ein Layout für Datenerfassung,

Rechnungen oder Umschläge. Sie können ein bestehendes

Layout ändern oder ein neues Layout erstellen.

Vor der Druckausgabe ansehen, wie Daten in Formularen oder

Berichten wirken werden. Die Seitenansicht ist besonders nützlich für die Anzeige von Layouts mit mehreren Spalten

(wie Adressetiketten) und Berichten mit Zwischen- und

Gesamtergebnissen.

Anzeigen von Datensätzen

FileMaker Pro stellt für jedes Layout drei Ansichten zur Verfügung:

Formular, Liste und Tabelle. Wenn Sie zu einer anderen Ansicht umschalten, ändert sich temporär die Art und Weise, in der

Datensätze angezeigt oder gedruckt werden.

So zeigen Sie

Datensätze an:

Einzeln

In einer Liste

In einer Tabelle mit dem

Erscheinungsbild einer

Tabellenkalkulation

Vorgehensweise im Blätternmodus oder Suchenmodus

Wählen Sie Ansicht > Als Formular anzeigen .

Wählen Sie Ansicht > Als Liste anzeigen.

Wählen Sie Ansicht > Als Tabelle anzeigen.

Die folgende Abbildung zeigt das gleiche Layout in drei verschiedenen Ansichten.

Formularansicht

Feldnamen

Einzelner

Datensatz

Als Liste anzeigen

Als Tabelle anzeigen

Einzelner

Datensatz

Einzelner

Datensatz

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

21

Anzeigen von Datensätzen in Tabellenformat

Bei der Anzeige von Datensätzen in Tabellenformat können Sie eine oder mehrere der folgenden Änderungen an Spalten und Datensätzen vornehmen:

Ziel

Spalten neu sortieren

Aktion

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und ziehen Sie sie an die neue Position.

Größe einer Spalte

ändern

Bewegen Sie den Zeiger auf den Rand der

Spaltenüberschrift. Wenn der Zeiger die Form eines

Doppelpfeils ( ) annimmt, ziehen Sie die Spalte auf die gewünschte Größe.

Eine bestimmte

Spaltenbreite festlegen

Datensätze sortieren

Wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows) bzw. halten Sie beim Klicken die Control-Taste gedrückt

(Mac OS). Wählen Sie Spaltenbreite setzen aus dem

1

1

Kontextmenü. Geben Sie im Dialogfeld die gewünschte

Spaltenbreite ein, wählen Sie Werte aus der Liste und klicken Sie dann auf OK .

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift.

Wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus, klicken

Sie dann mit der rechten Maustaste (Windows) bzw. bei gedrückter Ctrl-Taste (Mac OS) und wählen Sie eine Sortierfolge aus dem Kontextmenü. Wenn Sie mehrere Spalten auswählen, wird die Sortierfolge durch die Reihenfolge der Spalten (von links nach rechts) bestimmt.

Hinweis

Im Dialogfeld „Eigenschaften der

Tabellenansicht“ muss die Option

Daten durch Wählen der Spalte sortieren

aktiviert sein. (Im Layoutmodus wählen Sie diese Option, indem Sie mit der rechten

Maustaste (Windows) bzw. bei gedrückter Ctrl-Taste

(Mac OS) klicken und dann

Layouteinstellung

aus dem

Kontextmenü wählen. Klicken Sie im Dialogfeld

„Layouteinstellung“ auf das Register

Ansichten

und dann auf

Eigenschaften

.)

22

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Spaltenüberschriften. Jede Spalte zeigt ein Feld des aktuellen

Layouts. Wenn Sie ein Registersteuerelement hinzugefügt haben, werden die Felder aller Registerfelder angezeigt.

Aktueller

Datensatz in der

Listenansicht

Als Tabelle anzeigen

Auswählen des aktiven Datensatzes

Im Blätternmodus enthält eine Tabelle jeweils einen aktiven

(ausgewählten) Datensatz für jedes Fenster. Weitere Informationen

über das Arbeiten mit mehreren Fenstern finden Sie unter „Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei“ auf Seite 17.

In dieser Ansicht Ist der aktive Datensatz:

Formularansicht

Als Liste anzeigen oder

Als Tabelle anzeigen

Der Datensatz, der gerade angezeigt wird

Der Datensatz, der durch einen durchgehenden

Balken an der linken Seite gekennzeichnet ist.

Wenn Sie einen anderen Datensatz bearbeiten wollen, klicken Sie in den Datensatz, um ihn zu aktivieren.

Für die Auswahl eines Bezugsdatensatzes in einem Ausschnitt wählen Sie die Ausschnittreihe aus (klicken Sie hierzu an beliebiger Stelle in der Reihe, jedoch außerhalb der Felder).

Weitere Informationen über Bezugsdatensätze und Ausschnitte

finden Sie in Kapitel 3, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

Ausschnitt

In die Ausschnittreihe klicken, um einen

Bezugsdatensatz auszuwählen

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

23

Navigieren in Datensätzen

Um von einem Datensatz zu einem anderen zu gelangen, verwenden

Sie das Buchsymbol im Statusbereich.

Buchsymbol

Schieberegler

Aktuelle Datensatznummer

Anzahl der Datensätze in der Datei

Ziel Aktion

Zum nächsten Datensatz in der aktuellen Tabelle wechseln

Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchsymbols oder wählen Sie

Datensätze

>

Gehe zu Datensatz

>

Nächster

.

Zum vorherigen

Datensatz in der aktuellen Tabelle wechseln

Klicken Sie auf die linke Seite des Buchsymbols oder wählen Sie Datensätz e > Gehe zu Datensatz >

Vorheriger .

Ziel

Zu einem bestimmten

Datensatz wechseln

1

1

Aktion

1

Klicken Sie auf die Nummer des aktuellen

Datensatzes, geben Sie die gewünschte

Datensatznummer ein und drücken Sie die

Eingabetaste (Windows) bzw. den

Zeilenschalter (Mac OS).

Drücken Sie die Taste Esc, geben Sie die

Datensatznummer ein und drücken Sie die

Eingabetaste oder den Zeilenschalter.

Wählen Sie Datensätze > Gehe zu Datensatz >

Angeben und geben Sie die Nummer des

Datensatzes an.

Durch die Datensätze blättern

Ziehen Sie den Schieberegler nach links oder rechts, um zurück- oder weiterzublättern.

Datensätze in der

Listenansicht oder

Tabellenansicht abrollen

Verwenden Sie die Bildlaufleiste bzw. den

Rollbalken am rechten Fensterrand.

Zu einem Datensatz mit einem eindeutigen, bekannten Wert blättern

Siehe „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 27.

Sie können auch mithilfe des Mausrads durch Datensätze blättern.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Weitere Informationen über das Anzeigen von Datensätzen finden

Sie in der Hilfe.

24

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen

FileMaker Pro fügt jeden neuen oder duplizierten Datensatz am

Ende der aktuellen Tabelle hinzu. Im Blätternmodus sehen Sie den neuen Datensatz nach dem aktuellen Datensatz bzw. nach dem letzten Datensatz der Ergebnismenge (die Datensätze, die durch eine Suchabfrage aktiviert wurden).

1

Wenn Datensätze sortiert werden, erscheint der neue Datensatz direkt nach dem aktuellen Datensatz.

1

Wird keine Sortierung durchgeführt, erscheint der neue

Datensatz nach dem letzten Datensatz der Ergebnismenge.

Weitere Informationen finden Sie unter „Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 38.

Ziel

Einen neuen, leeren

Datensatz hinzufügen

Aktion im Blätternmodus

Wählen Sie Datensätze > Neuer Datensatz . Sie sehen einen leeren Datensatz, in dem ein Feld umrandet ist.

Einen neuen Datensatz erstellen, der die gleichen oder ähnliche Daten enthält wie ein bestehender

Datensatz

Wählen Sie den zu duplizierenden Datensatz aus.

Wählen Sie dann Datensätze > Datensatz duplizieren .

(Siehe „Auswählen des aktiven Datensatzes“ auf

Seite 22.)

Bezugsdatensätze hinzufügen oder duplizieren

Siehe den nächsten Abschnitt.

Hinweis

Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschützt ist oder wenn Sie nicht berechtigt sind, Datensätze zu erstellen, fügt FileMaker Pro keine neuen Datensätze hinzu und dupliziert keine Datensätze.

Wenn für das Feld automatische Dateneingabe definiert ist,

erscheinen diese Werte im neuen Datensatz. Siehe „Definieren von automatischer Dateneingabe“ auf Seite 57.

Informationen über Eingabe oder Änderung von Werten im neuen

Datensatz finden Sie unter „Eingeben und Ändern von Felddaten“ auf Seite 26.

Hinzufügen und Duplizieren von Bezugsdatensätzen

Wenn Sie mit Datensätzen in Bezugstabellen arbeiten, können

Sie neue Datensätze in die Bezugstabelle aufnehmen, während

Sie Daten in einen Datensatz der aktuellen Tabelle eingeben.

Hinweis

Sie können nur dann Bezugsdatensätze aus der aktuellen

Tabelle hinzufügen, wenn die Erstellung von Bezugsdatensätzen in der Beziehung definiert ist. Wenn sich eine Bezugstabelle in einer gesperrten oder schreibgeschützten Datei befindet oder wenn Sie nicht berechtigt sind, Datensätze zu erstellen, fügt FileMaker Pro keine neuen Datensätze hinzu und dupliziert keine Datensätze.

(Siehe „Erläuterung von Referenzen“ auf Seite 90.)

Ziel

Aufnehmen eines neuen Datensatzes in eine

Bezugstabelle

1

Aktion im Blätternmodus

1

Wenn sich das Bezugsfeld in einem Ausschnitt befindet, geben Sie in das Feld in der letzten (leeren)

Ausschnittreihe Daten ein und drücken Sie die

Eingabetaste.

Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem Ausschnitt befindet, geben Sie Daten in das Feld ein und drücken

Sie die Eingabetaste.

Einen Datensatz duplizieren, der

Bezugsdaten anzeigt

Vergewissern Sie sich, dass im Ausschnitt kein

Datensatz ausgewählt ist, und wählen Sie dann

Datensätze > Datensatz duplizieren .

Duplizieren eines

Bezugsdatensatzes in einem Ausschnitt

Wählen Sie den Datensatz im Ausschnitt aus und wählen Sie dann Datensätze > Datensatz duplizieren .

Ausschnitt, der

Bezugsdatensätze aus der

Tabelle

„Artikel“ zeigt

Geben Sie Daten in der letzten Reihe des Ausschnitts ein, um der Tabelle „Artikel“ einen Bezugsdatensatz hinzuzufügen

Weitere Informationen über das Hinzufügen und Duplizieren von

Datensätzen finden Sie in der Hilfe.

Löschen von Datensätzen

Wenn Sie einen Datensatz löschen, werden alle Daten in den Feldern dieses Datensatzes

dauerhaft

gelöscht.

Wichtig

Sie können gelöschte Daten weder laden noch den

Löschvorgang rückgängig machen.

Legen Sie daher vor dem

Löschen eine Sicherungskopie Ihrer Datei an.

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

25

Wenn bei der Bearbeitung einer relationalen Datenbank im

Dialogfeld „Beziehung ändern“ die Option „Bei Löschen eines

Datensatzes dieser Datei auch die Bezugsdatensätze löschen“ aktiviert ist, löscht FileMaker Pro alle Bezugsdatensätze, wenn Sie einen Datensatz löschen.

Zu löschende

Datensätze

Aktion im Blätternmodus

Einzelner Datensatz Wählen Sie den zu löschenden Datensatz aus. Wählen

Sie

Datensätze

>

Datensatz löschen

und klicken Sie dann auf

Löschen

.

Einzelner

Bezugsdatensatz

Wählen Sie in der aktuellen Tabelle eine Ausschnittreihe aus, indem Sie innerhalb der Reihe, aber außerhalb der Felder klicken. Wählen Sie

Datensätze

>

Datensatz löschen

und klicken Sie dann auf

Löschen

.

Hinweis

Zum Löschen von Bezugsdatensätzen muss im Dialogfeld „Ausschnitteinstellungen“ die Option

Löschen von Datensätzen zulassen aktiviert sein.

Eine Gruppe von

Datensätzen

Alle Datensätze in einer Datenbank

Vergewissern Sie sich, dass Sie alle aufgerufenen

Datensätze löschen wollen. (Informationen hierzu finden

Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 27.)

Wählen Sie Datensätze > Gefundene Datensätze löschen und klicken Sie dann auf Löschen .

Wählen Sie Datensätze > Alle Datensätze anzeigen und wählen Sie dann Datensätze > Alle Datensätze löschen .

Eingeben von Daten

Hinweis

Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschützt ist oder wenn Sie zum Ändern von bestimmten Datensätzen oder Feldern nicht berechtigt sind, können Sie Daten eventuell nicht ändern.

26

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Auswählen eines Felds

Ziel Aktion im Blättern- oder Suchenmodus

Ein Feld auswählen

Wechseln Sie in das nächste Feld in der

Tabulatorfolge.

Klicken Sie in das Feld.

Den Inhalt eines Felds auswählen

Wählen Sie das Feld aus und wählen Sie dann

Bearbeiten

>

Alle auswählen

.

Drücken Sie die Tabulatortaste.

Hinweis

Um den Zeilenschalter oder die Eingabetaste für den Wechsel in das nächste Feld festzulegen, wählen Sie im Layoutmodus die Felder aus und wählen

Sie dann Format > Feld/Steuerelement > Verhalten .

Tasten und Registersteuerelemente können in die

Tabulatorfolge aufgenommen werden. Felder auf

Registerfeldern, die sich nicht im Vordergrund befinden, werden ausgelassen.

Wechseln Sie in das vorherige Feld in der

Tabulatorfolge

Drücken Sie Umschalt-Tab (oder Umschalt-

Zeilenschalter oder Umschalt-Eingabe, falls aktiviert).

Zu Werten in einer

Werteliste wechseln

Drücken Sie die Pfeiltasten.

Eingeben und Ändern von Felddaten

Sie können so viele Daten eingeben oder importieren, bis die Grenze für den Feldtyp erreicht ist. Es wird jedoch nur der Teil angezeigt oder gedruckt, der innerhalb der Feldbegrenzung Platz findet.

Ziel

Eingabe in ein

Textfeld

Eingabe in ein

Zahlenfeld

Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und führen Sie folgende Aktion aus:

Geben Sie den Text ein (bis zu 1 Milliarde Zeichen).

Hinweis

In einem Feld, das für automatisches Ausfüllen formatiert wurde, werden Vorschläge angezeigt, die von

Ihrer Eingabe abhängen.

Geben Sie die Werte ein (von 10

400

bis 10

-400

).

Ziel

Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und führen Sie folgende Aktion aus:

Eingabe in ein

Datumsfeld

Geben Sie in das Feld ein Datum pro Zeile ein. Geben Sie

Tag, Monat und Jahr als Zahlen ein (z. B. 03.03.2005) und verwenden Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches

Zeichen, z. B. Punkt (.) oder Schrägstrich (/).

Hinweis

Sie können einen Doppelpunkt (:) nicht als

Datumstrennzeichen verwenden.

Wichtig

Zweistellig eingegebene Jahreszahlen wandelt

FileMaker Pro mit der in der Hilfe beschriebenen Konvertierungsmethode in vierstellige Jahresangaben um. Um

Fehlinterpretationen bei der Konvertierung zu vermeiden, geben Sie immer vierstellige Jahreszahlen ein.

Eingabe des aktuellen Datums in ein Datums-,

Zahlen- oder

Textfeld

Wählen Sie

Einfügen

>

Datum

.

Wählen Sie das Datum aus dem Einblendkalender aus, falls verfügbar.

Eingabe in ein

Zeitfeld

Eingabe der Uhrzeit (oder Zeitdauer) als:

1

1

1

1

Stunden

Stunden und Minuten

Stunden, Minuten und Sekunden

Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile

Wählen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches

Zeichen wie einen Doppelpunkt (:).

Trennen Sie Sekundenbruchteile durch einen

Punkt (.).

Sie können die Tageszeit entweder im 24-Stunden- oder im

12-Stunden-Format (im angelsächsischen Sprachraum: mit oder ohne AM und PM) eingeben. (AM bezeichnet eine

Zeit vor 12 Uhr Mittag.)

Eingabe der aktuellen Uhrzeit in ein Zeit-,

Zahlen- oder

Textfeld

Wählen Sie Einfügen > Zeit .

Ziel

Eingabe in ein

Zeitstempelfeld

Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und führen Sie folgende Aktion aus:

Geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein

(z. B. 15.10.2005 15:15:05). Geben Sie Tag, Monat und ein vierstelliges Jahr als Zahlen ein und verwenden Sie als

Trennzeichen ein nichtnumerisches Zeichen, z. B. Punkt

(.) oder Schrägstrich (/).

Hinweis

Sie können einen Doppelpunkt (:) nicht als Datumstrennzeichen verwenden.

Geben Sie dann die Uhrzeit ein als:

1

1

1

1

Stunden und Minuten

Stunden, Minuten und Sekunden

Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile

Geben Sie AM oder PM ein, wenn die Zeit nicht im

24-Stunden-Format angegeben wird.

Wählen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches

Zeichen wie einen Doppelpunkt (:).

Eingabe des aktuellen Datums in ein Zeit- oder

Zeitstempelfeld

Wählen Sie Einfügen > Zeit .

Wählen Sie das Datum aus dem Einblendkalender aus, falls verfügbar.

Einfügen eines

Tabulatorzeichens in ein Feld

Klicken Sie an die Stelle, an der Sie den Tabulator einfügen wollen. Drücken Sie Strg+Tabulator (Windows) bzw.

Option-Tabulator (Mac OS).

Löschen von

Daten aus einem Feld

Eingabe von

Daten in ein

Medienfeld

Wählen Sie die Daten aus und drücken Sie die Rück- oder

Löschtaste.

Informationen finden Sie in der Hilfe.

Datei in ein

Medienfeld einfügen

Informationen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

27

Ziel

Bearbeiten,

Formatieren oder Prüfen der

Rechtschreibung eines Texts in einem Feld oder

Bearbeiten von

Wörterbüchern

Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und führen Sie folgende Aktion aus:

Eingabe von Daten in

Wertelisten (die als Auswahlfelder,

Optionsfelder,

Markierungsfelder,

Listen oder Menüs formatiert sind)

Weitere Informationen finden Sie unter „Einrichten von

Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout“ auf Seite 70.

Informationen finden Sie in der Hilfe.

Suchen nach Datensätzen

Für die Suche nach Datensätzen muss der Suchenmodus aktiviert sein. Sie geben

Suchkriterien

(den gesuchten Wert bzw. die gesuchten Werte) in die Felder einer

Suchabfrage

ein, die aussieht wie ein leerer Datensatz. Bei der Durchführung einer Suchabfrage durchsucht FileMaker Pro alle Datensätze in der Tabelle und vergleicht die angegebenen Kriterien mit den Daten in der Tabelle.

Datensätze, die die Suchkriterien erfüllen, werden im Blätternmodus angezeigt. Die gefundenen Datensätze, die so genannte

Ergebnismenge

, sind eine Untermenge der vorhandenen Datensätze.

Datensätze, die der Suchabfrage nicht entsprechen, werden weggelassen. Sie können die Ergebnismenge dann einschränken oder erweitern.

Sie können nur die Datensätze in der Ergebnismenge bearbeiten.

Sie können diese Datensätze z. B. anzeigen, ändern, auswerten, sortieren, drucken, löschen, exportieren oder Daten in ihnen ersetzen. Sie können auch ein neues Fenster öffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszuführen.

28

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

In Statistikfeldern, Medienfeldern oder Feldern, die mit der globalen Speicheroption definiert wurden, können Sie keine

Suche durchführen.

Definieren einer Suchabfrage

So definieren Sie eine Suchabfrage:

1.

Wählen Sie das Layout, das Sie für die Suche nach Datensätzen verwenden wollen.

Sie können auch zu einem anderen Layout umschalten und

Suchkriterien in mehreren Layouts eingeben.

2.

Wählen Sie Ansicht > Suchen .

3.

Wählen Sie in der Suchabfrage ein Text-, Zahlen-, Datums-,

Zeit-, Zeitstempel- oder Formelfeld aus und geben Sie die gewünschten Werte ein.

Wenn Ihre Suchkriterien Operatoren enthalten, können Sie das

Einblendmenü Symbole verwenden.

Ein Layout wählen, das alle erforderlichen Felder für die

Suchabfrage enthält

Suchkriterien in Felder eingeben

Auf den Abwärtspfeil klicken, um die Operatoren anzuzeigen

Hier klicken, um die Suche zu starten

4.

Klicken Sie im Statusbereich auf

Suchen

oder wählen Sie

Abfragen > Suchen .

Sie können während oder nach einer Suchabfrage eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen:

Ziel

Einen Vorgang vor seiner

Beendigung abbrechen und die vorherige Ergebnismenge beibehalten

Aktion

Drücken Sie Esc (Windows) bzw.

2

-Punkt (Mac OS).

Suchkriterien nach Ausführung der

Suchabfrage ändern oder detaillierter ausarbeiten

Siehe „Anzeigen, Wiederholen oder

Ändern der letzten Suchabfrage“ auf

Seite 36.

Eine bestehende Ergebnismenge einschränken

Eine bestehende Ergebnismenge erweitern

Erneut alle Datensätze anzeigen

Siehe „Einschränken einer

Ergebnismenge“ auf Seite 34.

Siehe „Erweitern einer Ergebnismenge“ auf Seite 35.

Wählen Sie im Blätternmodus

Datensätze > Alle Datensätze anzeigen .

Wählen Sie im Suchenmodus

Abfragen > Alle Datensätze anzeigen .

Sie können eine Suchabfrage auch durchführen, ohne zuvor den Befehl

Alle Datensätze anzeigen auszuwählen.

FileMaker Pro durchsucht immer alle

Datensätze in den angegebenen

Tabellen, es sei denn, die bestehende

Ergebnismenge wurde eingeengt.

Wählen Sie Fenster > Neues Fenster .

Ein weiteres Fenster öffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszuführen

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

29

Durchführen von Kurzsuchen basierend auf Daten in einem Feld

Sie können Kurzsuchen durchführen, die auf Felddaten basieren, ohne in den Suchenmodus wechseln zu müssen. Sie können eine

Suche basierend auf einem ganzen Feld oder einer Textauswahl innerhalb eines Felds durchführen. Weitere Informationen finden

Sie in der Hilfe.

1.

Wählen Sie im Blätternmodus den Text in einem Feld aus, den Sie für die Suche verwenden wollen.

2.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows) auf den ausgewählten Text bzw. Ctrl-klicken Sie (Mac OS) darauf.

Wählen Sie

Passende Datensätze suchen

aus dem Kontextmenü.

Suche nach:

Wörter in einem japanischen Feld, die bestimmte Zeichen enthalten

Eine Phrase oder

Zeichenfolge

Suchen nach Text und Zeichen

Suchen Sie nach Text in Textfeldern oder in Formelfeldern mit dem

Ergebnistyp Text.

Sofern Sie nicht nach Wortkombinationen und exakten Übereinstimmungen suchen, kann das gefundene Feld nicht nur den angegebenen Text, sondern weitere Werte in beliebiger Reihenfolge enthalten. Wenn Sie z. B.

Hotel

in das Feld „Unterkunft“ eingeben, findet FileMaker Pro Datensätze für Hotel , Wellness Hotel und Hotel mit Restaurant

.

Suche nach:

Eingabe in das Feld

Wörter, die mit bestimmten

Zeichen beginnen (für

Felder in einer beliebigen

Sprache außer Japanisch)

Geben Sie die betreffenden

Zeichen ein.

Wörter, die mit bestimmten

Zeichen beginnen (nur japanisches Feld)

Die Zeichen zwischen = und *.

Wörter mit einem oder mehreren unbekannten variablen Zeichen

Ungültige Zeichen

Beispiele

1

1

Chris Schmidt findet

Chris Schmidt, Chris

Schmidtmer und Schmidt

Christiane .

= * findet

und

,

=Chris*

=Schmidt*

findet

Chris Schmidt, Schmidt

Chris und Schmidt .

Wörter, die keine oder mehrere unbekannte

Zeichen enthalten

Ziffern in einem Textfeld

Eingabe in das Feld

Geben Sie die betreffenden

Zeichen ein.

Beispiele

findet

und

,

Setzen Sie den

Text, einschließlich

Leerzeichen und Interpunktion, in doppelte

Anführungszeichen (

"

).

"Jonas und

Fischer,

Einrichtungshaus" findet Jonas und Fischer,

Einrichtungshaus , aber nicht Fischer und Jonas,

Einrichtungshaus .

", Ltd." findet alle Firmennamen mit

„, Ltd.“, Firmennamen ohne Komma vor Ltd. werden jedoch ignoriert.

Geben Sie das

Jokerzeichen (@) für jedes unbekannte

Zeichen ein.

[email protected] findet Berg und

Burg .

@ang

findet Lang und

Fang , aber nicht Drang .

?

Geben Sie das

Jokerzeichen * für die unbekannten

Zeichen ein.

Ein #-Zeichen für jede Ziffer

Ungültige Zeichen werden als Leerzeichen angezeigt

Hinweis

Um nach dem

Zeichen ? (Fragezeichen) zu suchen, suchen Sie nach „?“

Mei*er findet Meisner und Meitinger .

J*r findet Jr.

und

Junior .

*phan* findet Phan und

Stephanie .

# findet 3 , aber nicht 30 .

##

findet 30 , aber nicht 3 oder 300 .

30

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suche nach:

Symbole oder sonstige nicht alphanumerische

Zeichen, z. B.

Interpunktions- oder

Leerzeichen

Wörter mit Akzentzeichen

Teile einer Phrase (eine

Wort- oder Zeichenfolge)

Text wie eingegeben, mit

Beachtung der Groß-/

Kleinschreibung

Eingabe in das Feld

Setzen Sie den Text, einschließlich

Leerzeichen und Interpunktion, in doppelte

Anführungszeichen

(

"

).

Beispiele

Setzen Sie die

Zeichen, einschließlich

Leerzeichen und Interpunktion, in doppelte

Anführungszeichen (

"

).

"@" findet @ (oder z. B. eine E-Mail-Adresse).

"," findet Datensätze, die ein Komma enthalten.

" " findet drei

Leerzeichen in einer

Reihe.

"

òpera findet

" findet aber nicht opera

( òpera ohne

òpera und

.

òpera

Anführungszeichen opera

,

).

Setzen Sie Text,

Interpunktion und

Leerzeichen in

Anführungszeichen

(

""

). Verwenden Sie das Jokerzeichen *, um diesen Text in der

Mitte einer längeren

Textfolge zu finden.

*"son & Phillips" findet Johnson & Phillips und Paulson & Phillips

Wählen Sie Unicode als Standardsprache für die Indizierung des Felds.

Hinweis

Dadurch

ändert sich die

Sortierfolge der

Datensätze. Weitere

Informationen finden

Sie in der Hilfe.

fred findet fred , aber nicht Fred .

Suche nach:

Japanische Zeichen mit einer großzügigen

Suchmethode, die nicht unterscheidet zwischen

Hiragana/Katakana, Kana

Stimmhaft/Halbstimmhaft/

Stimmlos, Kana Klein/

Normal und Kana

Stimmhaft/Stimmlos-

Iterationsmarken

(Nur in japanisch indizierten Feldern verfügbar)

Eingabe in das Feld

~ (Tilde) mit darauf folgendem Zeichen.

Ein Zeichen mit besonderer

Bedeutung, z. B.

Datenbanksyntax, die

FileMaker Pro erkennt:

@, *, #, ?, !, =, <, >, "

\ gefolgt vom

Sonderzeichen

Beispiele

~ findet

und

, , , ,

\"Hans\"

Adresse

findet

Hans\@abc.net

findet die E-Mail-

"Hans"

[email protected]

.

.

Exakte Übereinstimmung mit dem angegebenen Text

== (zwei Gleichheitszeichen)

==Johann findet

Johann , aber nicht

Johann Schmidt .

== Johann Schmidt findet Johann Schmidt , aber nicht Schmidt,

Johann oder Johann

Schmidtmer .

Exakte Übereinstimmung mit den angegebenen ganzen Wörtern

= =Markt findet Markt,

Marktdienstleistungen und

Aktuelle Marktanalyse , aber nicht Marketing oder

Supermarkt .

=Chris =Schmidt findet Chris Schmidt oder Schmidt Chris, aber nicht Chris oder

Christoph Schmidtmer .

Wertbereiche

Siehe „Suchen nach

Wertbereichen“ auf

Seite 32.

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

31

Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln

Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelwerte müssen in die entsprechenden Feldtypen eingegeben werden (oder in ein

Formelfeld, das ein Zahlen-, Datums- oder Zeitergebnis liefert), um sicherzustellen, dass korrekte Werte gefunden werden.

Siehe „Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 50.

Wichtig

Um Fehlinterpretationen bei Datumsformaten zu vermeiden, sollten Sie immer vierstellige Jahreszahlen verwenden.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfethema „Konvertieren von

Datumswerten mit zweistelligen Jahreszahlen“.

Suche nach:

Eine Zahl in einem

Zahlenfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Zahl

Eingabe in das Feld:

Die Zahl in dem Format, das bei der Erstellung der Datei gültig war

(außer Systemformate verwenden ist aktiviert).

Beispiele

0,50 findet 0,50 , 0,50 und 50 % .

Einen booleschen Wert in einem Zahlenfeld bzw. in einem

Formelfeld mit dem

Ergebnistyp boolescher

Wert

1 für die Suche nach

Werten des Typs „Wahr“

1 findet 1 .

0 findet 0 .

0 für die Suche nach

Werten des Typs

„Falsch“

Ein Datum in einem

Datumsfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Datum

Das Datum als Ziffern, getrennt durch ein nichtnumerisches

Zeichen; wählen Sie das

Format, das bei der

Erstellung der Datei gültig war (außer

Systemformate verwenden ist aktiviert).

3.3.2005

findet

3.3.2005

,

3. März 2005 und

3-3-2005

Das heutige Datum in einem Datumsfeld bzw. in einem Formelfeld mit

Ergebnistyp Datum

// // findet 4. April 2005

(wenn 04.04.2005 das aktuelle Datum ist).

Suche nach:

Eine Uhrzeit in einem

Zeitfeld bzw. in einem

Formelfeld mit dem

Ergebnistyp Zeit

Eingabe in das Feld:

Die Uhrzeit als Ziffern, getrennt durch

Doppelpunkte; verwenden Sie das

Format, das bei der

Erstellung der Datei gültig war (außer

Systemformate verwenden ist aktiviert)

Beispiele

12:53:09

findet

12:53:09 .

Zeitstempel in einem

Zeitstempelfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp

Zeitstempel

Das Datum als Ziffern, getrennt durch ein nichtnumerisches

Zeichen, dann die

Uhrzeit als Ziffern, getrennt durch

Doppelpunkte, in dem

Format, das bei der

Erstellung der Datei gültig war (außer

Systemformate verwenden ist aktiviert)

Ungültige Datumsangaben, Uhrzeiten, Zeitstempel bzw. ungültige berechnete Datums- oder

Zeitergebnisse

?

03.03.2005

12:59:09

.

findet

3.3.2005 12:53:09

Ungültige Daten (Felder ohne Ziffern) in einem

Zahlen- bzw. Formelfeld mit dem Ergebnistyp

Zahl

?

? findet:

Nächsten Dienstag oder

33.2.2005

in einem

Datumsfeld oder

Mitternacht in einem

Zeitfeld.

? findet: zwölf , aber nicht 12 oder zwölf30 .

Datumswerte an einem bestimmten Wochentag in einem Datums- oder

Zeitstempelfeld

Der Wochentag

Hinweis

Vollständige oder kurze Tagesnamen

(z. B.

Freitag

oder

Fr

) sind beide in

Wochentag-Suchen zulässig.

Dienstag

findet alle

Datumswerte, die auf einen Dienstag fallen.

=Do

findet alle

Datumswerte, die auf einen Donnerstag fallen.

32

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suche nach:

Alle gültigen Werte für eine Datums- oder

Zeitkomponente in einem Datums-, Zeit- oder Zeitstempelfeld

Wertbereiche

Eingabe in das Feld: Beispiele

*

oder geben Sie die

Komponente nicht an, während Sie die anderen zu suchenden

Komponenten angeben

3.3.

* findet den 3. Tag im März eines beliebigen

Jahres.

*

:15

findet Zeiten, die jeweils 15 Minuten nach einer vollen Stunde liegen.

1.1.

*

19:00

findet

Zeitstempel mit 19.00

Uhr als Uhrzeit am 1.

Januar eines jeden

Jahres.

Hinweis

Wenn das Jahr nicht angegeben wird, wird das laufende Jahr angenommen.

3.3

findet den 3. Tag im

März des laufenden

Jahres.

Siehe den nächsten

Abschnitt.

Suchen nach Wertbereichen

Für ein Suchergebnis:

Kleiner als der eingegebene Wert <

Verwenden

Sie diesen

Operator:

Kleiner oder gleich dem eingegebenen Wert

Größer als der eingegebene Wert

<= oder

>

(Mac OS)

Beispiele

<40

<9/7/2005

<M

<=95129

05:00:00

<=M

>95129

>9/7/2005

>M

Für ein Suchergebnis:

Verwenden

Sie diesen

Operator: Beispiele

Größer oder gleich dem eingegebenen Wert

Innerhalb eines angegebenen

Bereichs. Ein Bereich unterscheidet sich je nach

1

Datentyp:

1

1

Zahlen: kleinste bis größte

Datums- und Zeitangaben: früheste bis späteste

Text: erstes bis letztes Wort, basierend auf der Indexreihenfolge der Wörter (nicht der Sortierfolge)

>= oder

(Mac OS)

>=100

>=9/7/2005

8:00

M

.. oder ...

(zwei oder drei

Punkte)

12:30...17:30

1/1/2005..6/6/

2005

A...M

Für die Datumsanzeige

Im Juni 2005

Von Juli 1997 bis Oktober 1998

An einem Freitag

Eingabe in das Feld

6.2005

7.1997...10.1998

=Freitag

Zwischen dem 10. und 16. Oktober oder November 2006 (wenn das

Datumsformat TT.MM.JJJJ ist)

{10..16}.{10..11}.2006

Zwischen dem 1. März 1868 und 1912 im Jahr des japanischen Kaisers der

Ära Meiji m*/3/1

Zwischen dem 1. März 1930 und 1940 im Jahr des japanischen Kaisers der

Ära Meiji

S{5..15}+12+31

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

33

Für die Zeitanzeige

In der Stunde nach 15:00 Uhr ohne

16:00 Uhr

Zwischen 8:00 Uhr und 21:00 Uhr

Am Morgen

Eine der Zeiten 16:30, 17:30, 18:30

Uhr

Eingabe in das Feld

15

8:00..21:00

<12:00

{4..6}:30 PM

Suchabfragen

Rechnungsnr.

Name

Artikelnr. Artikel

Computer

Für die Zeitstempelanzeige

Heute in der Stunde nach 15:00 Uhr

In der Stunde nach 19:00 Uhr im

Mai 2005

An einem Montag im Jahr 2006

Eingabe in das Feld

// 15

5.2005 19

=Mo 2006

Zwischen dem 10. und 16. November

2006 und nach 15:00 Uhr, aber vor

18:00 Uhr (wenn das Datumsformat

TT.MM.JJJJ ist)

{10..16}.11.2006 {15..17}

Suchen nach Daten in Bezugsfeldern

Sie können Suchkriterien in die Bezugsfelder eines Ausschnitts oder direkt in das Layout eingeben.

Wenn Sie eine Suche in einem Bezugsfeld durchführen, zeigt

FileMaker Pro alle Datensätze an, die einen Bezugsdatensatz haben, der die angegebenen Kriterien erfüllt. Beispiel: Ihre Rechnungsdatei zeigt Positionen als Bezugsdatensätze in einem Ausschnitt. Um alle

Rechnungen mit der Angabe „Computer“ zu finden, geben Sie

Computer

in das Feld „Artikel“ im Ausschnitt ein. Informationen

über Bezugsfelder finden Sie in Kapitel 3, „Arbeiten mit

Bezugstabellen und -dateien“.

Informationen über das Ausschließen von Bezugsdatensätzen finden

Sie unter „Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht entsprechen“ auf Seite 35.)

Datensätze in Tabelle

Rechnungsnr.

E154

Name Alvarez

Artikelnr. Element

I100 Computer

Rechnungsnr.

E153

I202

I153

Tang

I229

I448

Lampe

Artikelnr. Element

I202

Stuhl

Schreibtisch

I443 Langer Tisch

Rechnungsnr.

Name

I153 Lampe

E152

Durand

Artikelnr. Element

I288

I100

Runder Tisch

Computer

I384 Drehstuhl

I554

I288

Platten

Runder Tisch

I100

I448

Computer

Stuhl

Suchen nach leeren oder nicht leeren Feldern

Für die Suche nach:

Nicht leeren Feldern (d. h. Felder, die Daten enthalten)

Leeren Feldern

Eingabe in das Feld:

*

=

34

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suchen nach doppelten Werten

Sie können alle Datensätze finden, für die eines oder mehrere Felder doppelte Werte enthalten. Beispiel: Sie wollen alle nicht eindeutigen

Datensätze überprüfen und entscheiden, welche dieser Datensätze

Sie behalten und welche Sie löschen wollen.

Um alle doppelten Datensätze zu finden, wählen Sie Ansicht >

Suchen

und geben Sie ein Ausrufezeichen (!) in das Feld ein.

Verwenden mehrerer Suchkriterien

Sie können Ihre Suche eingrenzen oder erweitern, indem Sie eine

Reihe von Suchkriterien angeben.

Datensätze, die alle Suchkriterien erfüllen (

logische UND-Suche

)

Zum Eingrenzen der Suche geben Sie alle gewünschten Kriterien in die Felder ein und klicken Sie dann auf Suchen .

Sie können das Suchergebnis schrittweise eingrenzen und nach spezifischeren Details in Ihrer Datenbank suchen. Siehe den nächsten Abschnitt.

Einschränken einer Ergebnismenge

So können Sie beispielsweise zuerst nach allen Mitarbeitern der

Vertriebsabteilung suchen und anschließend die Suche auf alle im

Vertrieb beschäftigten Mitarbeiter namens Alvarez beschränken.

1.

Führen Sie im Suchenmodus eine Suche nach allen Mitarbeitern der Vertriebsabteilung durch.

FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Blätternmodus an.

2.

Wechseln Sie wieder in den Suchenmodus und geben Sie die

Kriterien ein, mit denen die Suche eingeschränkt werden soll

(z. B. geben Sie

Alvarez

in das Feld

Nachname

ein).

3.

Wählen Sie Abfragen > Ergebnismenge einschränken .

Die Ergebnismenge enthält jetzt die Daten aller Mitarbeiter der

Vertriebsabteilung, die Alvarez heißen.

Hinweis

Um die Ergebnismenge im Blätternmodus schnell einzuschränken, verwenden Sie das Kontextmenü. Klicken Sie in das Feld (oder wählen Sie einen bestimmten Wert im Feld aus) und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste (Windows) oder Ctrlklicken (Mac OS) Sie und wählen Sie

Ergebnismenge einschränke n.

Logische ODER-Suche

Um Ihre Suchabfrage zu erweitern, geben Sie Suchkriterien in der ersten Suchabfrage ein. Wählen Sie

Abfragen

>

Neue Abfrage hinzufügen . Geben Sie dann Kriterien in der zweiten Suchabfrage ein.

Fügen Sie für jedes Kriterium eine neue Abfrage hinzu und klicken

Sie dann auf

Suchen

.

Sie können im Suchenmodus über den Befehl Gehe zu Abfragen im

Menü

Abfragen

oder über das Buchsymbol zwischen verschiedenen

Suchabfragen wechseln.

Beispiele:

1

Um die Datensätze der Kunden aus New York und Paris aufzurufen, geben Sie in der ersten Suchabfrage

New York

in das

Feld

Ort

und in der zweiten Suchabfrage

Paris

in das Feld

Ort

ein.

1

Um die Datensätze der Unternehmen mit mehr als 100

Mitarbeitern und der Unternehmen mit mehr als 100 Millionen Euro

Firmenkapital aufzurufen, geben Sie in der ersten Suchabfrage

>100 in das Feld

Anzahl der Mitarbeiter

ein. Anschließend geben Sie in der zweiten Suchabfrage

>100.000.000

in das Feld Kapital-ausstattung ein.

1

Um die Datensätze der Schüler in der 6. Klasse, die am Algebra-

Leistungskurs teilnehmen, und der Schüler der 7. Klasse, die am

Geometrie-Leistungskurs teilnehmen, anzuzeigen, geben Sie in der ersten Suchabfrage

6

in das Feld Klasse und

Algebra

in das Feld

Leistungskurs

ein. Anschließend geben Sie in der zweiten

Suchabfrage

7

in das Feld

Klasse

und

Geometrie

in das Feld

Leistungskurs ein.

Sie können eine Ergebnismenge erweitern und Ihre Suchabfrage so ausdehnen, dass sie zusätzliche gültige Datensätze findet, ohne wieder ganz von vorne zu beginnen. Siehe den nächsten Abschnitt.

Erweitern einer Ergebnismenge

So können Sie beispielsweise zuerst nach Kunden in München suchen und die Suche anschließend auf Kunden in Hongkong erweitern.

1.

Führen Sie im Suchenmodus eine Suche nach Kunden in

München durch.

FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Blätternmodus an.

2.

Wechseln Sie wieder in den Suchenmodus und geben Sie die Kriterien ein, mit denen die Suche erweitert werden soll

(z. B. Sie geben

Hongkong

in das Feld

Ort

ein).

3.

Wählen Sie Abfragen > Ergebnismenge erweitern .

Die Ergebnismenge enthält nun Kunden in München und Hongkong.

Hinweis

Um die Ergebnismenge im Blätternmodus schnell zu erweitern, verwenden Sie das Kontextmenü. Klicken Sie in das Feld

(oder wählen Sie einen bestimmten Wert im Feld aus) und klicken

Sie dann mit der rechten Maustaste (Windows) oder Ctrl-klicken

(Mac OS) Sie und wählen Sie Ergebnismenge erweitern .

Datensätze, die einer Kriteriengruppe entsprechen und gleichzeitig eine andere nicht erfüllen

Informationen über das Eingrenzen Ihrer Suche durch Ausschließen von Datensätzen, die bestimmte Kriterien erfüllen (Beispiel: Alle

Hersteller im Staat New York ausschließlich der Hersteller in New

York City suchen), finden Sie unter „Gleichzeitiges Suchen und

Ausschließen von Datensätzen“ auf Seite 36.

entsprechen

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

35

Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht

Sie können Datensätze ausschließen, wenn Sie eine Suchabfrage durchführen. Anders gesagt: Sie können Informationen in Ihrer

Datenbank finden, die „ungleich“ Ihren angegebenen Kriterien sind.

Beispiel: Sie wollen alle Rechnungen anzeigen, außer denen der letzten 30 Tage.

Suchen nach Datensätzen, die den Suchkriterien nicht entsprechen

Beispiel: Sie wollen alle Verkaufsdatensätze außer den

Verkaufsdatensätzen für Berlin anzeigen:

1.

Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien für den Ausschluss ein.

2.

Aktivieren Sie Ohne im Statusbereich.

Hier „Ohne“ wählen, um Datensätze auszuschließen, die der Abfrage entsprechen

3.

Klicken Sie auf Suchen .

36

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Gleichzeitiges Suchen und Ausschließen von Datensätzen

Beispiel: Sie wollen alle Hersteller in Deutschland außer den

Herstellern in Stuttgart anzeigen.

1.

Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien für die Datensätze ein, die angezeigt werden sollen (geben Sie

Deutschland

in das Feld

Land

ein).

2.

Wählen Sie Abfragen > Neue Abfrage hinzufügen .

3.

Geben Sie dann die Kriterien für die Datensätze ein, die ausgeschlossen werden sollen (geben Sie

Stuttgart in das Feld

Ort

ein).

4.

Wählen Sie Ohne .

5.

Klicken Sie auf Suchen .

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Sie können mehrere Suchabfragen mit Ausschlusskriterien erstellen.

1

FileMaker Pro bearbeitet die Abfragen in der Reihenfolge ihrer

Erstellung. Beispiel: Eine Kundendatenbank mit Kunden aus den

USA und Frankreich:

1

Wenn die erste Suchabfrage alle Kunden aus Paris findet und die zweite Suchabfrage alle Kunden aus den USA ausschließt, werden alle Datensätze der Kunden aus Paris, nicht jedoch die

Datensätze der Kunden aus Paris, Texas, oder aus einem anderen

Ort in den USA angezeigt.

1

Wenn die Abfragen vertauscht werden (die erste Abfrage schließt alle Kunden aus den USA aus, die zweite findet alle

Kunden aus Paris), werden alle Kunden aus Paris, Frankreich, und aus Paris, Texas, aufgerufen, es werden jedoch keine anderen Kunden aus den USA angezeigt.

1

Um einen Bezugsdatensatz in einer Ausschnittreihe (oder in einer Gruppe von Bezugsdatensätzen) auszuschließen, müssen Sie die Beziehung oder den Wert in mindestens einem Abgleichsfeld so ändern, dass der Datensatz kein Bezugsdatensatz mehr ist.

Informationen über Bezugsfelder finden Sie in Kapitel 3, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

1

Sie können ein weiteres Fenster öffnen, um verschiedene

Suchabfragen in denselben Daten auszuführen. Siehe „Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei“ auf Seite 17.

1

Wenn Sie nach der Durchführung einer Suche Datensätze aus

der Ergebnismenge ausschließen wollen, siehe „Ausblenden und

Einblenden von Datensätzen in einer Ergebnismenge“ auf Seite 37.

Löschen und Wiederherstellen von Suchabfragen

Um eine Suchabfrage zu löschen, wechseln Sie in die betreffende

Suchabfrage und wählen Sie dann

Abfragen

>

Abfrage löschen

.

Um den ursprünglichen Zustand einer Suchabfrage wiederherzustellen, wählen Sie

Abfragen

>

Abfrage wiederherstellen

.

Abfragen werden z. B. bestätigt, wenn Sie außerhalb der Felder klicken, in ein anderes Layout oder eine andere Abfrage wechseln oder eine Suche durchführen.

Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten

Suchabfrage

Um die zuletzt verwendeten Suchkriterien anzuzeigen, wählen Sie

Datensätze > Letzte Abfrage ändern . Um anschließend wieder die

Gruppe der aufgerufenen Datensätze anzuzeigen, wählen Sie

Ansicht

>

Blättern

. Zum Wiederholen einer Suchabfrage klicken Sie auf Suchen . Sie können die Suchkriterien auch ändern, indem Sie auf

Suchen klicken.

Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer

Ergebnismenge

Alle Datensätze, die nicht in der Ergebnismenge enthalten sind, wurden ausgeschlossen oder ausgeblendet. Sie können aus der

Ergebnismenge weitere Datensätze ausschließen, ohne eine neue

Suchabfrage durchzuführen.

Wichtig

Ausgeschlossene Datensätze werden temporär aus der

Gruppe der Ergebnismenge entfernt. Sie werden jedoch nicht aus der Datenbank gelöscht.

Ziel Aktion

Einen bestimmten

Datensatz ausschließen

Zeigen Sie den Datensatz an oder wählen Sie ihn aus und wählen Sie dann

Datensätze

>

Datensatz ausschließen

.

Eine Gruppe von

Datensätzen ausschließen

Zeigen Sie den ersten Datensatz in einer fortlaufenden Reihe von Datensätzen an und wählen Sie dann

Datensätze

>

Mehrere ausschließen

. Geben Sie im Dialogfeld „Mehrere ausschließen“ die Anzahl der auszuschließenden

Datensätze an und klicken Sie auf

Ausschließen

.

Wählen Sie

Datensätze

>

Ausschluss anzeigen

.

Ausgeschlossene

Datensätze anzeigen

Wieder alle Datensätze in der Datenbank anzeigen

Wählen Sie

Datensätze

(Blätternmodus) oder

Abfragen

(Suchenmodus) >

Alle Datensätze anzeigen

.

Suchen und Ersetzen von Daten

Wie in einem Textverarbeitungsprogramm können Sie Daten in mehreren Feldern (einschließlich Bezugsfeldern) eines Datensatzes oder einer Suchabfrage, in einer Ergebnismenge aus Datensätzen oder Suchabfragen oder in Textobjekten in einem Layout suchen und ersetzen. Sie können in jedem Feldtyp außer Medienfeldern und

Feldern, die nicht bearbeitet werden können, nach Daten suchen.

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

37

Wenn Sie dem Layout ein Registersteuerelement hinzugefügt haben, sucht FileMaker Pro nur Daten im vordersten Registerfeld und ersetzt sie, wenn Sie im Blättern- oder Suchenmodus suchen und ersetzen. Im Layoutmodus sucht und ersetzt FileMaker Pro Daten in allen Registerfeldern.

1.

Wählen Sie im Blättern-, Suchen- oder Layoutmodus

Bearbeiten

>

Suchen/Ersetzen

>

Suchen/Ersetzen

.

2.

Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Feld Suchen nach ein. Geben

Sie die Daten, durch die der Suchbegriff ersetzt werden soll, in das

Feld

Ersetzen durch

ein.

Daten in Feldern, die als Einblendmenüs, Optionsfelder oder

Kontrollkästchen formatiert sind, können nicht ersetzt werden.

Diese Felder werden gezählt und nach Abschluss des Vorgangs

Alles ersetzen

als übersprungene Felder angezeigt.

3.

Legen Sie die Suchoptionen fest.

Wählen Sie Ziel

Eine Option aus der

Liste

Richtung

Festlegen der Suchrichtung:

Vorwärts

,

Rückwärts

oder

Gesamt

.

Groß-/

Kleinschreibung

Einschränken der Suche auf Vorkommen, deren Groß- und Kleinschreibung den im Feld eingegebenen Daten entspricht.

Suchen nach

Hinweis

In Dateien, die japanische Daten enthalten, findet ein Suchvorgang mit deaktivierter Option Groß-/

Kleinschreibung nicht gleichzeitig die entsprechenden

Zeichen in halber und in voller Breite. Um Zeichen in beiden Breiten zu suchen und zu ersetzen, führen Sie separate Suchvorgänge für Zeichen in halber und Zeichen in voller Breite durch.

Nur ganzes Wort suchen

Suche nur nach den Vorkommen, die vollständige Wörter oder durch Leerzeichen und/oder Interpunktionszeichen begrenzt sind.

38

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Wählen Sie

Eine Option unter

Suchen in

(Datensätze)

Eine Option unter

Suchen in (Felder)

Ziel

Im Blätternmodus: Durchsuchen aller Datensätze des aktuellen Layouts oder nur des aktuellen Datensatzes.

Im Suchenmodus: Durchsuchen aller Suchabfragen des aktuellen Layouts oder nur der aktuellen Suchabfrage.

Hinweis

Im Layoutmodus durchsucht FileMaker Pro lediglich das aktuelle Layout.

Im Blättern- und im Suchenmodus: Durchsucht alle Felder des aktuellen Layouts oder nur des aktuellen Felds.

4.

Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen, um die gewünschte Suchen/Ersetzen-Operation auszuführen.

Klicken Sie auf

Weitersuchen

Ersetzen & Suchen

Ersetzen

Alles ersetzen

Ziel

Sucht nach dem nächsten Vorkommen der unter Suchen nach festgelegten Daten.

Wenn Daten markiert sind, die den Angaben unter Suchen nach entsprechen: Daten aus dem Feld Suchen nach durch

Daten aus dem Feld Ersetzen durch ersetzen und nach dem nächsten Auftreten suchen.

Wenn keine Daten markiert sind, die den Angaben unter

Suchen nach entsprechen: Suchen nach dem ersten

Vorkommen der unter Suchen nach festgelegten Daten.

Ersetzt die Daten aus dem Feld Suchen nach durch die

Daten aus dem Feld Ersetzen durch .

Ersetzt jedes Vorkommen der Daten aus dem Feld Suchen nach durch die Daten aus dem Feld Ersetzen durch .

Nach Abschluss des Vorgangs Alles ersetzen wird die

Anzahl der gefundenen Vorkommen in einer Übersicht angezeigt.

Weitere Informationen über das Suchen und Ersetzen von Daten finden Sie in der Hilfe.

Sortieren von Datensätzen

FileMaker Pro speichert Datensätze in der Reihenfolge, in der Sie in die Datei eingefügt werden. Durch eine Sortierung können Sie

Datensätze temporär neu anordnen, aktualisieren und ausdrucken.

Um Datensätze zu sortieren, wählen Sie die Felder aus, nach denen sortiert werden soll. Die Datensätze werden zuerst nach dem Inhalt des ersten Sortierfelds geordnet. Haben zwei Datensätze den gleichen Wert im ersten Sortierfeld, werden sie nach dem Inhalt des zweiten Sortierfelds geordnet usw. Sie können Datensätze in aufsteigender, absteigender oder spezieller Reihenfolge sortieren.

Die Datensätze bleiben sortiert, bis erneut nach Datensätzen gesucht wird bzw. bis neue Datensätze hinzugefügt oder sortiert werden.

Sortieren von Datensätzen in der aktuellen Ergebnismenge:

1.

Wählen Sie im Blätternmodus

Datensätze

>

Sortieren

.

2.

Wählen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ die zu sortierenden

Felder in der gewünschten Sortierfolge aus und aktivieren Sie

Sortieroptionen.

Um ein Sortierfeld, das im aktuellen Layout sichtbar ist, unabhängig von der Tabelle, die es enthält, auszuwählen, wählen Sie

Aktuelles

Layout (Layoutname

) aus der Tabellenliste aus und doppelklicken auf ein Feld in der Liste.

Um ein Sortierfeld, das in der Tabelle des aktuellen Layouts enthalten ist, unabhängig davon, ob es sich im aktuellen Layout befindet oder nicht, auszuwählen, wählen Sie

Aktuelle Tabelle

(Tabellenname

) aus der Tabellenliste aus und doppelklicken auf ein Feld in der Liste.

Informationen zu Sortieroptionen finden Sie in der Hilfe.

3.

Klicken Sie auf

Sortieren

.

Wenn Sie die Sortierung vorzeitig abbrechen wollen, drücken Sie

Esc (Windows) oder

2

-Punkt (Mac OS).

Hinweis

Sie können die Datensätze nach einem bestimmten Feld sortieren, ohne das Dialogfeld „Sortieren“ zu öffnen. Verwenden

Sie dazu das Kontextmenü des gewünschten Felds.

Weitere Informationen über das Sortieren von Datensätzen finden

Sie in der Hilfe.

Seitenansicht und Druck von Datenbanken

Mit FileMaker Pro können Sie Folgendes drucken:

1

alle Datensätze in der Datenbank, einen Teil der Datensätze oder nur den aktuellen Datensatz,

1

1

einen leeren Datensatz, um ein Papierformular zu erstellen,

Definitionen von Scripts, Feldern, Tabellen und Beziehungen, um die Struktur der Datenbank zu sehen,

1

als PDF-Datei gespeicherte Daten.

FileMaker Pro druckt Datensätze im aktuellen Layout. Sie können

Layouts anlegen, um dieselben Daten auf unterschiedliche Weise zu drucken. Sie können beispielsweise Datensätze einzeln, in einer

Liste oder einem komplex sortierten Bericht mit Gesamtsummen,

Kopf- und Fußbereich drucken. Sie können auch Layouts für

Adressetiketten oder Umschläge definieren.

Mit dem Assistenten „Neues Layout/Neuer Bericht“

(im Layoutmodus) ist es ganz einfach, solche Layouts und

Berichte zu erstellen. Siehe „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 61.

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

39

Sie können Daten im aktuellen Layout oder Informationen über die

Struktur der Datenbank drucken.

Aktuelles Layout

Name

Anita Anders

Michael Braun

Andrea Breitner

Marie Durand

Jean Durand

Wilhelm John

Telefonliste

Telefonnummer

408-555-1234

213-555-2345

714-555-3456

619-555-4567

408-555-5678

408-555-6789

Name

Anita Anders

Telefonliste

Telefonnummer

408-555-1234

Name

Telefonliste

Telefonnummer

Alle aufgerufenen

Datensätze

Aktueller Datensatz

Leerer Datensatz

Telefonliste drucken

Gehe zu Layout

[Telefonliste]

Sortieren

[Sortierfolge: Nachname (Aufsteigend) ]

[Suchfolge übernehmen, Ohne Dialogfeld]

Seitenansicht aktivieren

[Pause]

Drucken

[Ohne Dialogfeld]

Blätternmodus aktivieren

Formel/Optionen Feldname

Vorname

Nachname

Adresse 1

Adresse 2

Ort

Land

PLZ

Tel.

Feldtyp

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Zahl

Text

Script

Tabellen- und

Felddefinitionen

Beziehungsdiagramm

Sie können Seitenränder steuern, Leerräume unterdrücken und bestimmte Objekte vom Druck ausschließen.

40

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Seitenansicht der Daten in einem Layout

Wenn Sie in die Seitenansicht wechseln, sehen Sie das Layout so, wie es auf der gedruckten Seite erscheint. In der Seitenansicht können Sie keine Informationen in Felder eingeben oder bearbeiten.

In der Seitenansicht sehen Sie:

1

1

1

die Anzahl der Datensätze, die auf eine gedruckte Seite passen, wie die gewählten Einstellungen Seitenumbrüche beeinflussen,

Bereiche für Zwischenergebnisse mit berechneten

Statistikfeldern,

1

variable Informationen, die FileMaker Pro liefert, z. B.

Seitennummern, aktuelles Datum usw.,

1

1

1

die definierten Seitenränder, wie Felder mit Angleichungsoptionen Leerräume unterdrücken, in Spalten angeordnete Datensätze, wenn das Layout auf

Druckausgabe von Listen eingestellt ist,

1

das vorderste Registerfeld, wenn die Seite Registersteuerelemente enthält.

Um eine Seitenansicht der Daten in einem Layout anzuzeigen, folgen Sie den gleichen vorbereitenden Schritten wie beim Drucken, einschließlich der Angabe eines Druckers und der Druckoptionen sowie der Überprüfung, ob die Ergebnismenge die gewünschte ist

(siehe Schritt 1 bis 4 im nächsten Abschnitt, „Drucken von

Datensätzen“). Wählen Sie dann

Ansicht

>

Seitenansicht

.

Drucken von Datensätzen

Sie können Informationen aus Ihrer Datenbank drucken oder einen leeren Datensatz ausgeben, um ein leeres „Formular“ zu erhalten.

So drucken Sie Datensätze:

1.

Wenn Sie über mehrere Drucker verfügen, geben Sie den gewünschten Drucker an.

2.

Überprüfen Sie Druckoptionen, indem Sie Datei > Drucker einrichten (Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS) wählen, und klicken Sie dann auf

OK

.

Informationen über Druckeroptionen finden Sie in Ihrer

Drucker- und Systemdokumentation.

3.

Wechseln Sie über das Einblendmenü

Layout

in das gewünschte Layout.

4.

Stellen Sie sicher, dass die aufgerufenen Datensätze die gewünschten sind, indem Sie:

1

im Suchenmodus mithilfe der Befehle im Menü

Datensätze die Ergebnismenge ändern.

1

die Datensätze sortieren.

5.

Wählen Sie

Ansicht

>

Seitenansicht

, um exakt zu sehen, wie die gedruckte Version wirken wird.

Einige Elemente, wie Statistikfelder, Bereiche für Zwischenergebnisse, angleichende Objekte, Datensätze in Spalten und variable

Informationen wie Seitennummern erscheinen nur in der Seitenansicht korrekt. Wenn ein Datensatz Registersteuerelemente enthält, wird nur das im Vordergrund befindliche Registerfeld gedruckt.

6.

Wählen Sie Datei > Drucken (Windows) bzw. Ablage > Drucken

(Mac OS).

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

41

7.

Wählen Sie im Dialogfeld für

Drucker

eine Option (Windows) bzw. wählen Sie FileMaker aus dem Einblendmenü (Mac OS).

Für das Drucken von:

Alle Datensätze (oder nur Datensätze in der Ergebnismenge)

Nur den Datensatz, der im Blätternmodus ausgewählt ist

Einen leeren Datensatz mit dem aktuellen

Layout (für die Ausgabe eines leeren

Formulars)

Auswahl

Alle aufgerufenen Datensätze

Aktueller Datensatz

Leerer Datensatz mit Feldern und wählen Sie dann eine

Formatoption.

Klicken Sie auf die Optionen, um die Seitenausrichtung (Hoch- oder

Querformat), die Skalierung und andere Druckoptionen zu ändern.

Die zu druckenden

Daten wählen

Aktivieren, um vor dem

Druck verknüpfte OLE-

Objekte zu aktualisieren

Dialogfeld „Drucken“ (Windows)

„FileMaker“ aus der Liste wählen

Die zu druckenden Daten wählen

Dialogfeld „Drucken“ (Mac OS)

8.

Wählen Sie den zu druckenden Bereich, die Anzahl der Kopien und andere Druckeinstellungen und klicken Sie auf

OK

(Windows) bzw. Drucken (Mac OS).

Drucken von Scripts

Sie können eine Liste aller Scriptschritte in einem oder mehreren

Scripts in der Datei drucken.

So drucken Sie Scripts:

1.

Wählen Sie Scripts > ScriptMaker .

2.

Wählen Sie im Dialogfeld „Scripts definieren“ das Script aus, das Sie drucken wollen.

Um mehrere benachbarte Scripts in der Liste auszuwählen, halten

Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die Scripts klicken.

Um mehrere nicht benachbarte Scripts auszuwählen, halten Sie die

Strg-Taste (Windows) bzw.

2

(Mac OS) gedrückt, während Sie auf die Scripts klicken.

3.

Klicken Sie auf

Drucken

.

4.

Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).

Die ausgewählten Scriptschritte und Optionen werden gedruckt.

42

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Drucken von Tabellen- und Feldinformationen

So drucken Sie Tabellen- und Feldinformationen:

1.

Wählen Sie

Datei

>

Definieren

>

Datenbank

(Windows) bzw.

Ablage

>

Definieren

>

Datenbank

(Mac OS) und klicken Sie auf die Registerkarte Tabellen bzw. Felder .

2.

Wählen Sie die Tabelle(n) bzw. das (die) Feld(er) aus, die

Sie drucken wollen.

Um mehrere benachbarte Tabellen oder Felder in der Liste auszuwählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die Tabellen bzw. Felder klicken. Um mehrere nicht benachbarte

Tabellen oder Felder auszuwählen, halten Sie die Strg-Taste

(Windows) bzw.

2

(Mac OS) gedrückt, während Sie auf die

Tabellen bzw. Felder klicken.

3.

Klicken Sie auf Drucken .

4.

Klicken Sie auf

OK

(Windows) bzw.

Drucken

(Mac OS).

Die Feldnamen, Feldtypen und Formeln oder Dateneingabeoptionen werden für jede ausgewählte Tabelle gedruckt.

Drucken des Beziehungsdiagramms

Sie können eine grafische Darstellung Ihrer Datenbank drucken, indem Sie das Beziehungsdiagramm ausgeben.

1.

Wählen Sie Datei > Definieren > Datenbank (Windows) bzw.

Ablage

>

Definieren

>

Datenbank

(Mac OS) und klicken Sie auf die

Registerkarte

Beziehungen

.

2.

Klicken Sie auf diagramm anzuzeigen.

, um die Seitenumbrüche im Beziehungs-

3.

Klicken Sie auf , um das Dialogfeld „Druckereinrichtung“

(Windows) bzw. „Papierformat“ (Mac OS) zu öffnen.

4.

Klicken Sie auf Drucken .

5.

Wählen Sie im Dialogfeld „Druckoptionen“ die gewünschte

Option.

1

Wählen Sie Diagramm auf mehreren Seiten drucken , um das

Diagramm auf mehr als einer Seite auszugeben.

1

Wählen Sie

Diagramm auf einer Seite drucken

, um die Größe des Diagramms so einzustellen, dass es auf eine Seite passt.

6.

Klicken Sie auf Fortsetzen .

7.

Klicken Sie auf

OK

(Windows) bzw.

Drucken

(Mac OS).

Weitere Informationen über Seitenansicht und Drucken von Datenbanken finden Sie in der Hilfe.

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Scripts können einfache Aufgaben wie das Festlegen einer

Seitenausrichtung oder komplexe Aufgaben wie das Vorbereiten eines kundenspezifischen Serienbriefs erledigen. Scripts können bedingte Entscheidungen treffen (durch Wenn-Sonst-Anweisungen) und wiederholte Aufgaben erledigen (durch Schleifen-

Anweisungen).

Sie verwenden die ScriptMaker-Funktion in FileMaker Pro, um

Scripts zu erstellen, indem Sie aus einer Liste von FileMaker Pro-

Scriptschritten wählen, Optionen angeben und die Schritte in der korrekten Reihenfolge für die Aufgabe anordnen.

Verwenden Sie Scripts, um Aufgaben wie die folgenden zu automatisieren:

1

1

1

Wechsel in ein anderes Layout oder in einen anderen Modus,

Suchen, Sortieren und Drucken von Datensätzen,

Importieren von Daten aus derselben Quelle.

Vorgehensweisen für die Erstellung von Scripts und ein Überblick

über alle FileMaker Pro-Scriptschritte (alphabetisch oder nach

Kategorie sortiert) sind in der Hilfe verfügbar.

Sicherungskopien von Datenbankdateien

Jedes auf einem Computer gespeicherte Dokument muss regelmäßig gesichert werden. Es ist einfacher, eine gesicherte Datenbank wiederherzustellen als sie neu zu erstellen. Die Häufigkeit der

Sicherung hängt von der Datenmenge ab, die Sie Ihrer Datenbank hinzufügen, und davon, wie aufwändig eine Neuerstellung Ihrer

Dateien im Falle einer Beschädigung wäre.

Die Sicherungskopien sehr wichtiger Dateien sollten routinemäßig an einem anderen Ort aufbewahrt werden.

Ein Beispiel für ein Sicherungsscript finden Sie in der Hilfe.

Festlegen der Voreinstellungen

Sie können das Erscheinungsbild und das Verhalten von FileMaker Pro an Ihre Arbeitsweise anpassen, indem Sie Standardeinstellungen, so genannte

Voreinstellungen

, ändern. Voreinstellungen beeinflussen das

Verhalten des Programms und sind nicht dateispezifisch.

Einstellungen im Dialogfeld „Dateioptionen“ beeinflussen das

Standardlayout, Start- und Ende-Scripts, Anmeldeinformationen und die Rechtschreibung für die aktuelle Datei.

Programm-Voreinstellungen festlegen:

1.

Windows: Wählen Sie

Bearbeiten

>

Einstellungen

.

Mac OS: Wählen Sie

FileMaker Pro

>

Einstellungen

.

2.

Klicken Sie im Dialogfeld „Einstellungen“ auf ein

Register und legen Sie die gewünschten Optionen fest.

So legen Sie Datei-Voreinstellungen fest:

1.

Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Dateioptionen

.

2.

Klicken Sie im Dialogfeld „Dateioptionen“ auf ein

Register und legen Sie die gewünschten Optionen fest.

Weitere Informationen über das Festlegen von Programm- und

Datei-Voreinstellungen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 1

|

Verwenden von Datenbanken

43

44

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 2

Erstellen von Datenbanken

Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:

1

1

1

1

1

Planen einer Datenbank

Definieren und Ändern von Feldern

Definieren von Tabellen

Erstellen von Layouts

Arbeiten mit Feldern, Objekten und Bereichen in einem Layout

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Planen einer Datenbank

Eine sorgfältige Planung Ihrer Datenbank fördert konsistente

Dateneingabe und -abruf und verringert die Anzahl doppelter Daten in den Datenbanktabellen. Relationale Datenbanktabellen arbeiten zusammen und gewährleisten, dass die korrekten Daten zur

Verfügung stehen, wenn Sie sie brauchen. Sie sollten eine

Datenbank zunächst auf Papier planen.

Die Planung einer Datenbank umfasst die folgenden Schritte:

1.

Legen Sie den Zweck Ihrer Datenbank fest oder das Problem, das Sie lösen wollen. Beispiele: „Kundenliste führen“,

„Lagerverwaltung“ oder „Benotung von Studenten“.

Wenn weitere Personen mit der Datenbank arbeiten werden, beziehen Sie sie in die Planung ein.

2.

Überlegen Sie, welche Daten Sie in Ihrer Datenbank speichern wollen. In der Regel können die Informationen grob kategorisiert werden. Die exakte Identifizierung dieser Kategorien ist entscheidend beim Design einer effizienten Datenbank, da Sie verschiedene Typen und Mengen von Daten in jeder Kategorie speichern. Beispielsweise enthält eine Datenbank zur Überwachung des Umsatzes Kategorien wie „Produkte“, „Rechnungen“ und

„Kunden“. Eine Datenbank, die Prüfungsergebnisse von Studenten aufzeichnet, enthält Kategorien wie „Studenten“, „Seminare“ und „Arbeiten“.

3.

Sobald Sie die groben Kategorien bestimmt haben, überlegen

Sie, wie diese Kategorien zueinander in Beziehung stehen. Hierfür können Sie den Zusammenhang zwischen den Kategorien mit einfachen Sätzen beschreiben, z. B. „Dozenten halten Seminare“,

„Studenten belegen Seminare“ und „Studenten schreiben Arbeiten“.

Jedes dieser Paare deutet eine Beziehung zwischen den Daten in einer Kategorie und den Daten in der anderen Kategorie an.

4.

Sobald Sie Ihre Informationskategorien identifiziert haben, können Sie Ihre Datenbank organisieren.

In der Datenbankterminologie werden diese Kategorien als

Tabellen

bezeichnet. Mithilfe von Tabellen werden Daten gruppiert, die ein gemeinsames Element enthalten oder einen gemeinsamen

Zweck erfüllen. Sie könnten z. B. eine Tabelle für Namen und

Adressen verwenden, während Sie in einer anderen Tabelle

Transaktionsdetails wie Kaufdatum, Artikelnummer, Stückpreis usw. speichern.

46

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Datenbanken sind typischerweise auf eine von drei Arten organisiert:

1

Eine einzelne Tabelle in einer einzelnen Datei. Verwenden

Sie eine einzelne Tabelle, wenn Sie Daten nur in einer Kategorie führen wollen, z. B. Namen und Adressen.

1

Mehrere Tabellen in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie mehrere Tabellen, wenn Ihre Daten komplexer sind, z. B. Studenten,

Seminare und Noten.

1

Mehrere Tabellen in mehreren Dateien. Verwenden Sie mehrere

Dateien, wenn Sie dieselben Daten in mehreren verschiedenen

Datenbanklösungen verwenden müssen. Sie können z. B. Ihre

Umsatzsteuersätze und Versandinformationen in einer separaten

Datei speichern, wenn Sie diese Informationen in mehreren

Lösungen nutzen wollen.

Hinweis

Verwenden Sie Beziehungen, um Daten gemeinsam mit

Tabellen in derselben Datei oder mit Tabellen in externen Dateien zu nutzen. Andere Datenbankelemente, wie z. B. Scripts und

Zugriffsrechte, werden auf Dateiebene gespeichert, daher erzielen einige komplexe Lösungen Vorteile aus der Nutzung mehrerer

Dateien.

5.

Legen Sie die Datenbanktabellen und die enthaltenen Daten fest und bestimmen Sie, welche Felder Sie dafür brauchen.

Tipp

Um die Suche und Sortierung von Datensätzen zu erleichtern, erstellen Sie je ein Feld für Vorname, Nachname, Anrede (z. B. Frau oder Dr.) und die Bestandteile der Anschrift (Straße, Postleitzahl,

Stadt). Indem Sie Ihre Daten bei der Dateneingabe in mehrere Felder aufteilen, erleichtern Sie die spätere Generierung von Berichten.

Wenn Sie z. B. separate Felder für Transaktionsdetails verwenden, z. B. Datum, Artikelnummer, Menge und Stückpreis für jede

Transaktion, ist es einfacher, statistische Auswertungen und

Zwischenergebnisberichte am Ende der Woche, des Monats oder des Jahres zu generieren.

6.

Entscheiden Sie, welche Felder gemeinsame Daten für die

Tabellen enthalten sollen.

Ein Reisebüro könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden: eine Kundentabelle, die Kundendaten speichert; eine Routentabelle, die Routeninformationen speichert; und eine Reisetabelle, die die

Reisen und ihre aktuellen Preise speichert.

Eine Kundentabelle kann Felder für eine Kundennummer sowie

Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden enthalten. Eine

Routentabelle könnte Felder für eine Routenkennung, Abfahrtsort und Zielort enthalten. Die Tabelle „Reisen“ könnte Felder für eine

Reisekennung und einen Reisenamen enthalten.

Kundennr.

Name

Stra§e

Stadt

Postleitzahl

Telefon

Reisekennung

Reisename

Kundentabelle

Strecke

Von

Nach

Routentabelle

Reisekennung

Reisename

Strecke

Von

Nach

Reisetabelle

7.

Legen Sie die Abgleichsfelder für jede Datei fest und umkringeln

Sie jedes auf Ihrem Plan.

Weitere Informationen finden Sie unter „Erläuterung von

Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf Seite 83.

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

47

Kundennr.

Name

Stra§e

Stadt

Postleitzahl

Telefon

Reisekennung

Reisename

Kundentabelle

Strecke

Von

Nach

Reisekennung

Reisename

Strecke

Von

Nach

Routentabelle

Reisetabelle

In der Tabelle „Kunden“ sollten Sie z. B. jedem Kunden eine eindeutige Nummer zuordnen. Sie geben eine Kundennummer erst dann in der Tabelle an, wenn Sie einen neuen Kunden hinzufügen, d. h., die Existenz einer Kundennummer bestimmt die Existenz eines Datensatzes.

8.

Entscheiden Sie für jede Tabelle, in welchen Feldern Sie

Daten speichern und in welchen Feldern Sie Daten aus anderen

(Bezugs-)Tabellen anzeigen wollen.

Jede Tabelle dient nur einem Zweck und alle Felder in einer Tabelle beschreiben nur diesen Zweck.

Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Kundentabelle enthalten alle Informationen über einen Kunden.

Kundennr.

Name

Stra§e

Stadt

Postleitzahl

Telefon

Reisekennung

Reisename

Kundentabelle

Strecke

Von

Nach

Reisekennung

Reisename

Strecke

Von

Nach

Routentabelle

Reisetabelle

Basierend auf dem Zweck einer Tabelle können Sie sehen, wo Daten gespeichert werden und wo sie aus einer Bezugstabelle stammen sollen. Im Unterschied zu Abgleichsfeldern sollten alle anderen

Felder nur einmal in Ihrer Datenbank vorkommen. Streichen Sie jedes Vorkommen von Feldern durch, die nicht zum Thema der

Tabelle gehören.

9.

Definieren Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen. Zeichnen

Sie in Ihrem Plan eine Linie von jedem Abgleichsfeld in einer

Tabelle zum entsprechenden Abgleichsfeld in der Bezugstabelle.

Eine Beziehung zwischen Tabellen ist dadurch gekennzeichnet, dass ihre Abgleichsfelder übereinstimmende Daten enthalten.

48

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kundennr.

Name

Stra§e

Stadt

Postleitzahl

Telefon

Reisekennung

Reisename

Kundentabelle

Strecke

Von

Nach

Reisekennung

Reisename

Strecke

Von

Nach

Routentabelle

Reisetabelle

Beziehungen ermöglichen auch, dass Sie Ihre Daten zur Lösung komplexer Abfragen gruppieren. Mithilfe von Beziehungen können

Sie z. B. den aktuellen Lagerbestand, Umsatzprognosen und andere

Aufgaben bestimmen, bei denen Daten über mehrere Tabellen hinweg berücksichtigt werden müssen. Weitere Informationen über

Beziehungen finden Sie in Kapitel 3, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

10.

Wenn Ihre Datenbank auch von anderen Anwendern genutzt wird, sollten Sie die Art des Zugriffs festlegen.

Weitere Informationen über die gemeinsame Nutzung von

Datenbanken finden Sie unter „Gemeinsame Benutzung und

Austausch von Daten“ auf Seite 93.

11.

Überlegen Sie, welche Personen die Datenbank verwenden und ob der Zugriff beschränkt werden muss. Weisen Sie die erforderlichen Zugriffsrechte zu, wenn Sie die Datenbank erstellen.

Weitere Informationen über Konten und Berechtigungen finden

Sie in Kapitel 5, „Schützen von Datenbanken mithilfe von

Konten und Berechtigungen“.

12.

Stellen Sie fest, welche Layouts Sie benötigen, und reservieren

Sie für jedes Aufgabengebiet ein eigenes Layout.

Erstellen Sie z. B. separate Layouts für den Druck von Etiketten und

Briefumschlägen.

Weitere Informationen über das Erstellen von Layouts finden Sie

unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 61.

13.

Erstellen Sie ein Formular wie das nachfolgend gezeigte, um die benötigten Dateien und Tabellen sowie die Felder für jede Tabelle aufzulisten. Listen Sie auch die Formulare und Berichte auf, die

Sie aus jeder Tabelle generieren werden.

Beispiel für Datenbank-Design-Formular

Projektname

Zweck dieser Datenbank

Dateiname für diese Datenbank

Tabellenname

Feldname Feldtyp Kommentare

Tabellenname

Feldname Feldtyp

Layouts

Name Zweck

14.

Erstellen Sie Ihre Datenbank.

Kommentare

Bildschirm Druck Web

Anlegen einer FileMaker Pro-Datei

Sie können eine Datei mithilfe einer FileMaker Pro-

Vorlage

oder

Starter-Lösung erstellen – eine vordefinierte Datenbankdatei, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. Sie können die Datenbankdatei auch ohne eine Vorlage erstellen.

Tipp

Sie können eine Datei auch anlegen, indem Sie eine Kopie

einer bestehenden FileMaker Pro-Datei erstellen. Siehe „Sichern von Dateien“ auf Seite 18.

Wenn Sie keine Vorlagen installiert haben, sie aber verwenden wollen, ziehen Sie die entsprechenden Informationen im

Installationshandbuch für FileMaker Pro und FileMaker

Advanced

zu Rate.

1.

Wählen Sie in FileMaker Pro

Datei

>

Neue Datenbank

(Windows) bzw.

Ablage

>

Neue Datenbank

(Mac OS).

2.

Führen Sie im Dialogfeld „Neue Datenbank“ die folgenden

Schritte aus:

Ziel

Datei mithilfe einer

Vorlage erstellen

Datei ohne Vorlage erstellen

Eine bestehende

Datei öffnen

Aktion

Klicken Sie auf Neue Datei erstellen mit Vorlage und doppelklicken Sie dann auf eine Vorlage.

Klicken Sie auf Eine neue leere Datei erstellen und dann auf OK .

Siehe „Öffnen von Dateien“ auf Seite 16.

Wenn die Option

Vorlagen in Dialogfeld „Neue Datenbank“ anzeigen in dem Register

Allgemein

des Dialogfelds „Einstellungen“ nicht aktiviert ist (oder wenn die Vorlagen nicht installiert sind), wird das Dialogfeld „Neue Datenbank“ nicht geöffnet. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

49

3.

Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die Datei ein und wechseln Sie in einen anderen Ordner, falls erforderlich.

Windows: Wählen Sie für Dateityp die Einstellung FileMaker

Pro-Dateien . Wenn Sie keine Dateierweiterung eingeben, fügt

FileMaker Pro die Erweiterung .fp7

an den Dateinamen an.

(Eine Übersicht über die Dateierweiterungen unter Windows finden Sie in der Windows-Hilfe.)

4.

Klicken Sie auf Speichern .

Das Dialogfeld „Datenbank definieren“ wird geöffnet.

FileMaker Pro erstellt automatisch die erste Tabelle und das erste

Layout. Die Tabelle und das Layout erhalten denselben Namen wie die Datei.

Wie Felder definiert werden, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Weitere Informationen über das Erstellen von FileMaker Pro-

Dateien finden Sie in der Hilfe.

Definieren von Datenbankfeldern

Sie definieren ein Feld, indem Sie einen Feldnamen eingeben und einen Feldtyp wählen. Anschließend wählen Sie die Feldoptionen.

Damit legen Sie fest, wie die Daten in einem Feld interpretiert, eingegeben, berechnet, gespeichert und dargestellt werden.

Die Gesamtheit der Feldeigenschaften wird als

Felddefinition

bezeichnet. Informationen über das Einstellen dieser Optionen

finden Sie unter „Festlegen von Feldoptionen“ auf Seite 57.

Produkt-ID ET14

Artikelbezeichnung Jacke

Kategorie

Farben

Stückpreis

Rabatt

Kleidung

Blau

Schwarz

52,50

5,25

Diese Felder speichern Text.

Dieses Feld speichert mehrere Werte.

Dieses Feld speichert nur Zahlen.

Dieses Feld berechnet einen Wert auf der Basis eines anderen Werts im

Datensatz („Rabatt“ ist gleich 10 % des Stückpreises).

50

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Informationen über das Einstellen von Optionen für Feldformate, die das Erscheinungsbild von Daten in einem Layout steuern, finden

Sie unter „Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf Seite 71.

Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie Felder im

Register Felder des Dialogfelds „Felder definieren“ definieren.

Hier die Art der Feldauflistung für das Dialogfeld wählen

Hier klicken, um nach

Feldname oder

Feldtyp zu sortieren

Feldnamen und

Definitionen

Hier einen Namen für ein neues Feld eingeben

Nach Eingabe des Feldnamens und Auswahl des Feldtyps auf

„Erstellen“ klicken

Hier einen Feldtyp wählen

Benennen von Feldern

Beachten Sie beim Benennen von Feldern die folgenden Richtlinien:

1

Feldnamen müssen eindeutig sein. Ein Feldname kann bis zu

100 Zeichen lang sein.

1

Verwenden Sie aussagekräftige Namen, die einen Rückschluss auf den Inhalt des Felds zulassen. Vermeiden Sie Abkürzungen,

Akronyme oder Wörter, die Verwirrung stiften könnten.

1

Verwenden Sie keine der folgenden Symbole und Wörter im Feldnamen:

1

, (Komma) + – * / ^ & =

> <

≥ ≤

( ) [ ] {} " ; (Strichpunkt) :

(Doppelpunkt) :: (Beziehungsanzeige $ (Variablenanzeige))

1

UND, ODER, XODER, NICHT oder der Name einer

FileMaker Pro-Funktion

1

Wenn Sie ein Feld in einer Berechnungsformel verwenden wollen, darf der Feldname nicht mit einem Leerzeichen, einem

Punkt (.) oder einer Ziffer beginnen.

1

Verwenden Sie den Unterstrich (_) anstelle eines Leerzeichens, um die Beschränkungen bei ODBC (Open Database Connectivity) oder JDBC (Java Database Connectivity), Export, Web Publishing und anderen Operationen zu umgehen.

1

Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen, müssen Sie wissen, welche Einschränkungen bei der Feldbenennung zu beachten sind.

1

Wenn Sie FileMaker Pro-Daten über ODBC oder JDBC austauschen, dürfen die Feldnamen keine SQL-Schlüsselwörter enthalten.

Auswählen eines Feldtyps

Wenn Sie ein Feld definieren, wählen Sie einen Feldtyp auf der

Basis der Informationsart, die das Feld enthalten wird. Der Feldtyp bestimmt die Art der Daten, die eingegeben werden können, und die Operationen, die FileMaker Pro mit den Daten ausführen kann.

Wenn FileMaker Pro eine Aufgabe durchführt, z. B. Datensätze sortieren oder Berechnungen durchführen, ist der Feldtyp entscheidend für die Interpretation der Daten.

Wählen

Sie diesen

Feldtyp Für folgende Felddaten

Text

Zahl

Pro Feldwiederholung bis zu 1 Milliarde an Buchstaben,

Symbolen und/oder Zahlen als Text, beschränkt nur durch den verfügbaren Arbeitsspeicher und Festplattenplatz. Indiziert normalerweise auf der Basis der ersten 100 Zeichen jedes Worts oder Werts. Textfelder können Absatzende-Zeichen enthalten.

Werte bis zu 800 Ziffern oder andere Zeichen. Gleiches gilt für negative Werte. Zahlenfelder können auch boolesche Werte

(0 oder 1) enthalten, um z. B. „wahr“, „falsch“, „ja“ oder „nein“ anzugeben. Zahlenfelder können keine Absatzende-Zeichen enthalten.

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

51

Wählen

Sie diesen

Feldtyp Für folgende Felddaten

Datum

Zeit

Nur Datumswerte. Verwendet den Gregorianischen Kalender mit dem Bereich 1.1.0001...31.12.4000. Die Reihenfolge von

Tag, Monat und Jahr hängt von den Systemeinstellungen ab, mit denen die Datei erstellt wird.

Nur Zeitwerte. Ein Zeitfeld kann den Stunden-, Minuten- und

Sekundenteil einer Zeitangabe enthalten. Ein Zeitfeld kann eine negative Zeitdauer enthalten, z. B. -08:40:00.

Zeitstempel

Medien

Formel

Datumswerte und Uhrzeiten, die auf einen festen Punkt im

Kalender verweisen. Beispiel: 25.10.2004 2:39:46.

1

Grafiken, Filme, Fotos, Bitmaps und Töne bis zu 4 GB pro Feld

1

Dokumente einschließlich Microsoft Word- oder

Excel-Dateien, PDF-Dateien usw.

1

Multimedia-Dateitypen, die von QuickTime 6.0 oder höher

(Win) oder QuickTime 6.4 bis 6.5.2 (Mac OS) unterstützt werden

1

1

Software

OLE-Objekte (Windows)

Ein Formelfeld speichert das Ergebnis einer Berechnung, die mit Daten im aktuellen Datensatz oder mit Daten in

Bezugsdatensätzen durchgeführt wurde. Die Formel kann

Werte jedes Feldtyps berechnen. Als Ergebnistyp ist Folgendes möglich: Text, Zahl, Datum, Uhrzeit, Zeitstempel oder Medien.

Statistik Der Wert eines Statistikfelds wird dadurch erzeugt, dass

FileMaker Pro den Wert eines Felds in mehreren Datensätzen derselben Tabelle analysiert.

Vertreter

David Michaels

David Michaels

David Michaels

David Michaels

Sophie Tang

Sophie Tang

Sophie Tang

Sophie Tang

Umsatzbericht

Artikel

ET3

ET4

ET1

ET5

ET6

ET7

ET2

Menge

2

3

1

1

Summe

29,95

32,25

73,90

98,85

2

5

2

Gesamt

234,95

64,50

12,50

25,00

Gesamt

102,00

Endsumme

336,95

Das Ergebnis eines Formelfelds wird dadurch erzeugt, dass Werte im aktuellen

Datensatz oder in Bezugsdatensätzen berechnet werden.

Das Ergebnis eines

Statistikfelds wird dadurch erzeugt, dass der Wert eines

Felds in mehreren

Datensätzen analysiert wird.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Jeder Feldtyp, ausgenommen ein Statistikfeld, kann einen

Variablenwert enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter

„Optionen zur Speicherung und Indizierung“ auf Seite 59.

1

Verwenden Sie ausschließlich Datumsfelder (keine Text- oder Zahlenfelder) zum Speichern von Datumsangaben.

Um Fehlinterpretationen bei Datumsformaten zu vermeiden, sollten Sie immer vierstellige Jahreszahlen verwenden.

1

Verwenden Sie Textfelder und keine Zahlenfelder für

Postleitzahlen, Telefonnummern und andere Werte mit Nullen am Anfang oder Zeichen wie Bindestriche oder Klammern.

52

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

1

Datensätze lassen sich zwar nicht nach Medienfeldern durchsuchen oder sortieren, aber Sie können ein Textfeld definieren und das Medienobjekt darin beschreiben oder kennzeichnen. Auf der

Basis dieser Beschreibung kann eine Suche oder Sortierung durchgeführt werden.

1

Informationen über eine Änderung der Darstellung der Daten in

Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelfeldern finden Sie

unter „Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf Seite 71.

Definieren von Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-,

Zeitstempel- oder Medienfeldern

1.

Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >

Datenbank

(Windows) bzw.

Ablage

>

Definieren

>

Datenbank

(Mac OS).

2.

Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf das Register Felder .

3.

Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste

Tabellen

.

4.

Geben Sie in Feldname einen Namen für das Feld ein.

Siehe „Benennen von Feldern“ auf Seite 50.

5.

Wählen Sie unter Typ einen Feldtyp.

Siehe „Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 50.

Sie können eine Beschreibung des Felds in das Feld

Kommentar

eingeben.

6.

Klicken Sie auf

Erstellen

.

7.

Um Optionen für das Feld zu definieren, klicken Sie auf

Optionen

.

Weitere Informationen über Feldoptionen finden Sie in der Hilfe.

Ziel

Automatische

Eingabe in das Feld

Sicherstellen, dass das Feld korrekte

Werte enthält

Aktion im Dialogfeld „Optionen für Feld“

Klicken Sie auf das Register

Automatische Eingabe

, wählen Sie Optionen aus und klicken Sie dann auf

OK

.

Siehe „Definieren von automatischer Dateneingabe“ auf Seite 57.

Klicken Sie auf das Register

Überprüfung

, wählen Sie die Optionen aus und klicken Sie dann auf

OK

. Siehe

„Definieren der Feldüberprüfung“ auf Seite 58.

Wichtig

Um Verwechslungen bei der Verwendung von Datumsformaten in FileMaker Pro zu vermeiden, legen Sie Optionen zur Überprüfung des Felds fest.

Damit stellen Sie sicher, dass nur vierstellige

Jahreszahlen eingegeben werden.

Definieren des Felds als Wiederholfeld

Klicken Sie auf das Register Speicher und aktivieren

Sie die Option Wiederholfeld mit maximal. Geben Sie die

Anzahl der Wiederholungen (bis zu 1000) ein und klicken Sie auf OK . Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Optionen zur

Indizierung des Felds aktivieren

Klicken Sie auf das Register Speicher , aktivieren Sie die Optionen und klicken Sie dann auf OK .

Festlegen, dass das

Feld einen Wert für alle Datensätze in der

Datei verwendet

Klicken Sie auf das Register Speicher , aktivieren Sie

Globale Speicherung verwenden und klicken Sie dann auf OK.

Verknüpfen des

übergeordneten

Datumsfelds und des untergeordneten

Furigana-Felds, sodass bei der Eingabe von

Kanji-Zeichen in das

übergeordnete Feld die entsprechende

Schreibung im untergeordneten

Furigana-Feld erscheint.

Klicken Sie auf das Register Furigana , aktivieren Sie

Furigana-Feld verwenden , das Furigana-Feld und das

Kana-Eingabeformat und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis

Diese Option ist verfügbar, wenn Ihr

Betriebssystem für die Unterstützung von japanischer

Texteingabe konfiguriert ist.

Nur für Textfelder verfügbar.

8.

Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK .

Definieren von Formelfeldern

1.

Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie

Datei

>

Definieren > Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren >

Datenbank (Mac OS).

2.

Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf das

Register

Felder

.

3.

Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen .

4.

Geben Sie in

Feldname

einen Namen für das Feld ein.

Siehe „Benennen von Feldern“ auf Seite 50.

5.

Wählen Sie unter

Typ

die Option

Formel

.

Sie können eine Beschreibung des Felds in das Feld Kommentar eingeben.

6.

Klicken Sie auf Erstellen .

Das Dialogfeld „Formel angeben“ wird geöffnet.

7.

Wählen Sie bei Bedarf für Diese Formel evaluieren im Kontext von

eine Tabelle aus der Liste.

Das Festlegen eines Kontexts für eine Formel ist nur erforderlich, wenn Sie ein Formelfeld in einer

Quelltabelle

anlegen, die mehrmals im Beziehungsdiagramm vorkommt. Die Quelltabelle ist die Tabelle, die im Register Tabellen des Dialogfelds „Datenbank definieren“ definiert ist. Die getroffene Auswahl kann das Ergebnis der Formel beeinflussen, insbesondere wenn Ihre Formel Felder in

Bezugstabellen verwendet.

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

53

8.

Erstellen Sie eine Formel für die gewünschte Berechnung.

Klicken Sie im Formeleingabefeld an die Stelle, an der der

Feldverweis erscheinen soll, und führen Sie dann die folgenden

Schritte durch: Sie können die Formel auch direkt in das Feld schreiben.

Hinzufügen von Aktion

Einen Feldverweis einfügen

Doppelklicken Sie auf einen Feldnamen in der Liste der Feldnamen.

Um die Feldnamen aus einer anderen Tabelle zu sehen, wählen Sie eine Tabelle aus der Tabellenliste.

Einen arithmetischen

Operator oder

Textoperator einfügen

Einen Vergleichsoperator/einen logischen Operator einfügen

Wählen Sie den Operator aus der Liste Operatoren .

Eine Konstante einfügen

Klicken Sie im Tastenblock im Dialogfeld auf einen

Operator. (Anführungszeichen und Klammern werden paarweise in die Formel kopiert, wobei sich die

Einfügemarke zwischen den Anführungszeichen/

Klammern befindet.)

Funktion

Geben Sie den Wert ein. Eine Konstante kann Text, Zahl,

Datum oder Zeit sein. Verwenden Sie Datumskonstanten mit den Funktionen „Datum“ und „LiesAlsDatum“,

Zeitkonstanten mit den Funktionen „Zeit“ und

„LiesAlsZeit“ und Zeitstempelkonstanten mit den

Funktionen „ZeitStempel“ und „LiesAlsZeitstempel“.

Textkonstanten können maximal 29998 Zeichen umfassen.

Doppelklicken Sie in der Funktionenliste auf eine

Funktion (eine vordefinierte, benannte Formel, die eine spezielle Berechnung durchführt und einen eindeutigen einzelnen Wert liefert). Ersetzen Sie im

Formeleingabefeld den Platzhalter durch den gewünschten Wert bzw. Ausdruck.

54

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Vorgehensweisen für die Arbeit mit Formeln und ein Überblick über alle FileMaker Pro-Funktionen (alphabetisch oder nach Kategorie sortiert) sind in der Hilfe verfügbar.

9.

Optionen zur Berechnung des Felds auswählen.

Hier die Tabelle wählen, in der die

Formel berechnet wird

Hier arithmetische Operatoren und

Textoperatoren auswählen

Hier eine

Tabelle aus der

Liste wählen

Hier

Feldverweise auswählen

Formeleingabefeld

Einen

Ergebnistyp für die Formel auswählen

Hier Vergleichsoperatoren und logische Operatoren auswählen

Hier die Art der Funktionsauflistung wählen

Hier

Funktionen auswählen

Hier Optionen für Indizierung und Ergebnisspeicherung auswählen

Nur berechnen, wenn mindestens ein Feld in der

Formel einen Wert enthält

Das berechnete Feld als Wiederholfeld definieren

Ziel

Den Feldtyp für das

Ergebnis festlegen

Ein berechnetes Feld als Wiederholfeld definieren

Aktion

Wählen Sie einen Datentyp aus dem Einblendmenü

Ergebnistyp <Wert> . Wählen Sie den korrekten

Ergebnistyp für das gewünschte Ergebnis. Siehe

„Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 50.

Aktivieren Sie Anzahl der Wiederholungen und geben

Sie die gewünschte Anzahl ein.

Ziel Aktion

Eine Berechnung nur dann durchführen, wenn alle Referenzfelder einen Wert enthalten

(damit Sie als Ergebnis nicht den Wert 0 erhalten)

Aktivieren Sie die Option Nicht berechnen, wenn verwendete Felder leer sind.

Wenn diese Option aktiviert ist, berechnet FileMaker

Pro eine Formel nicht, falls alle von der Formel verwendeten Felder leer sind. Damit wird in der Regel der Durchsatz verbessert. Deaktivieren Sie diese

Option, wenn FileMaker Pro eine Berechnung auch dann durchführen soll, wenn ein Referenzfeld leer ist oder sein Wert sich nicht geändert hat.

10.

Um Optionen für Indizierung und globale Speicherung des Felds zu wählen, klicken Sie auf

Speicheroptionen

, aktivieren Sie die gewünschten Optionen im Dialogfeld „Speicheroptionen“ und klicken Sie dann auf OK .

11.

Klicken Sie auf OK , um das Dialogfeld „Formel angeben“ zu schließen

.

12.

Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf

OK

.

Weitere Informationen zur Definition von Formelfeldern und

Verwendung von Kontext in Formeln finden Sie in der Hilfe.

Definieren von Statistikfeldern

Verwenden Sie ein Statistikfeld, um Werte wie Zwischensummen,

Mittelwerte oder Endsummen über mehrere Datensätze hinweg zu berechnen. Beispiel: Ein Statistikfeld in einem Bericht zeigt den Gesamtumsatz aus allen Umsatzzahlen des Monats Mai.

Tipp

Mithilfe des Assistenten für neues Layout können Sie rasch einen Bericht mit gruppierten Daten (Werte in einem Statistikfeld)

erstellen. Siehe „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 61.

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

55

Der Wert in einem Statistikfeld ist abhängig von der Position des Statistikfelds im Layout, von der Anzahl der aufgerufenen

Datensätze, vom Sortierstatus der Datensätze und vom gewählten Bearbeitungsmodus.

Wenn Sie ein Layout mit einem Statistikfeld ändern wollen, sollten

Sie mit Layoutbereichen vertraut sein, um unerwünschte Ergebnisse

zu vermeiden (siehe „Arbeiten mit Bereichen in einem Layout“ auf

Seite 75).

1.

Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie

Datei

>

Definieren

>

Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank

(Mac OS).

2.

Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf das

Register

Felder

.

3.

Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen .

4.

Geben Sie in

Feldname

einen Namen für das Feld ein.

Siehe „Benennen von Feldern“ auf Seite 50.

5.

Wählen Sie aus der Liste

Typ

den Feldtyp

Auswertung

und klicken Sie auf Erstellen .

6.

Legen Sie im Dialogfeld „Optionen für Statistikfeld“ den gewünschten Auswertungstyp fest und wählen Sie dann das Feld, das ausgewertet werden soll.

Typ der

Statistik

Summe von

Mittelwert von

Anzahl von

Minimum

Zur Auswertung von Daten in einem Feld in der Ergebnismenge nach

Berechnung der Summe aller Werte in dem Feld

Berechnung des Mittelwerts aller Werte in dem Feld

Zählung der Datensätze, die einen Wert für das betreffende Feld enthalten. Wenn ein Feld beispielsweise

100 Werte enthält (einen Wert pro Datensatz), lautet das

Ergebnis der Zählung „100“.

Suche nach der niedrigsten Zahl oder dem frühesten

Datum, der frühesten Uhrzeit bzw. dem frühesten

Zeitstempel für ein Feld

Typ der

Statistik

Maximum

Zur Auswertung von Daten in einem Feld in der Ergebnismenge nach

Suche nach der höchsten Zahl oder dem spätesten

Datum, der spätesten Uhrzeit bzw. dem spätesten

Zeitstempel für ein Feld

Standardabweichung von

Bestimmung, wie sehr sich die Werte in einem Feld voneinander unterscheiden. Mit dieser Option wird die

Standardabweichung vom Mittelwert der für ein Feld vorhandenen Werte berechnet. (Die Formel ist nach

n

-1 gewichtet, in Anlehnung an die Berechnung der

Standardabweichung in der Statistik.)

Anteil an Endsumme Ermittelt das Verhältnis des Feldwerts zur Endsumme aller Werte in diesem Feld. Sie können z. B. den Anteil der einzelnen Verkäufer an den Gesamtverkaufszahlen ermitteln.

Hier einen

Auswertungstyp wählen

Hier eine

Option für den

Auswertungstyp wählen

Die Summe oder die Anzahl neu beginnen

Hier das Feld wählen, das die Statistik berechnen soll

Hier eine Option für das Auswerten von

Wiederholungen wählen

56

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

7.

Wählen Sie eine für den Auswertungstyp anwendbare

Statistikoption.

Welche Optionen zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten

Auswertungstyp ab.

Für diesen

Auswertungstyp

Summe von

Mittelwert von

Anzahl von

Wählen Sie:

Laufende Summe

Ziel

Den kumulativen Wert für den aktuellen

Datensatz und alle vorhergehenden

Datensätze anzeigen.

Um die laufende Summe für jede sortierte Gruppe neu zu beginnen, wählen

Sie auch Ergebnis für jede sortierte Gruppe neu beginnen . Wählen Sie dann aus der Feldliste das

Feld aus, von dem aus die

Sortierung neu begonnen wird.

Gewichteter Mittelwert .

Wählen Sie in der Feldliste das Feld aus, das den

Gewichtungsfaktor enthält.

Bestimmt den Mittelwert eines Felds auf der Basis eines anderen Feldwerts, der als Gewichtungsfaktor verwendet wird.

Laufende Anzahl Den kumulativen

Wert für den aktuellen

Datensatz und alle vorhergehenden

Datensätze anzeigen.

Um die laufende Anzahl für jede sortierte Gruppe neu zu beginnen, wählen

Sie auch Ergebnis für jede sortierte Gruppe neu beginnen . Wählen Sie dann aus der Feldliste das Feld aus, von dem aus die Sortierung neu begonnen wird.

Für diesen

Auswertungstyp

Standardabweichung von

Anteil an Endsumme

Wählen Sie:

Nach Gesamtheit

Ziel

Berechnet die Standardabweichung von einer

Gesamtheit, wobei die Formel nach

n

gewichtet ist.

Laufend . Wählen Sie in der

Feldliste ein Feld für die

Zwischenergebnisse.

(Zurück im Blätternmodus sortieren Sie die Datensätze nach diesem Feld, um den

Wert korrekt zu berechnen.)

Definiert, nach welcher

Gruppe sortiert wird.

8.

Wählen Sie ggf. eine Option für die Auswertung eines

Wiederholfelds.

Wählen Sie:

Alle zusammen

Einzeln

Ziel

Berechnen eines einzigen Ergebniswerts für alle

Wiederholungen des Felds

Berechnen eines Ergebniswerts für jede Wiederholung

9.

Klicken Sie auf OK .

10.

Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf

OK

.

Weitere Informationen über das Definieren von Feldern finden

Sie in der Hilfe.

Festlegen von Feldoptionen

Sie können Feldoptionen beim Definieren eines Felds oder zu einem

1

1

1

1

1

späteren Zeitpunkt festlegen. Sie können Optionen festlegen für:

1

Eingabe von Standarddaten in ein Feld

Überprüfung der Daten anhand festgelegter Kriterien

Definieren eines Felds als Wiederholfeld

Erstellen eines Index

Speichern eines Variablenwerts

Furigana-Felder (nur Felder für japanische Sprache)

Mithilfe von Feldoptionen können Sie die Genauigkeit und

Konsistenz Ihrer Daten sicherstellen. Beispiel: Wenn Sie Frnkreich anstatt

Frankreich

in das Feld „Land“ eingeben und anschließend nach Datensätzen mit dem Wert „Frankreich“ suchen, findet

FileMaker Pro den Datensatz nicht. Um sicherzustellen, dass alle

Ländernamen korrekt eingegeben werden, definieren Sie eine

Werteliste mit den betreffenden Ländernamen und aktivieren dann die Überprüfungsoption

Aus Werteliste

für das Feld. Der Wert, den

Sie in das Feld eingeben, muss mit einem Wert in der Werteliste

übereinstimmen.

Weitere Informationen zu Wertelisten finden Sie unter „Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem

Layout“ auf Seite 70.

Informationen über die Definition von Optionen für Statistikfelder

finden Sie unter „Definieren von Statistikfeldern“ auf Seite 54.

Definieren von automatischer Dateneingabe

So legen Sie fest, dass in jedem Datensatz automatisch ein

Standardwert in ein Feld eingegeben wird:

1.

Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >

Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank

(Mac OS).

2.

Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf das

Register Felder .

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

57

3.

Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen .

4.

Doppelklicken Sie in der Feldliste auf das Feld.

5.

Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register

Automatische Eingabe und aktivieren Sie die gewünschten

Optionen. (Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Feldtyp ab.)

Ziel Aktion

Datum, Uhrzeit,

Zeitstempel,

Benutzername oder

Kontoname eingeben, wenn ein Datensatz geändert oder erstellt wird

Aktivieren Sie Erstellung oder Änderung und wählen Sie dann eine Option aus der Liste.

Jedem Datensatz eine eindeutige, fortlaufende

Nummer zuweisen

Aktivieren Sie Fortlaufende Nummer . Aktivieren

Sie Bei Erstellung , um die Nummer zuzuweisen, wenn ein Datensatz erstellt wird. Aktivieren Sie

Bei Eingabe , um die Nummer zuzuweisen, wenn ein Datensatz bestätigt wird. Geben Sie dann in das Feld Nächster Wert einen Anfangswert

(z. B. 1001) und in das Feld „Intervall“ einen

Intervallwert ein.

Wählen Sie Wert aus zuletzt besuchtem Datensatz .

Wert aus vorherigem

Datensatz eingeben

Ihre Daten einfügen

Das Ergebnis einer

Berechnung in das Feld eintragen

Aktivieren Sie Daten und geben Sie die gewünschten Informationen ein (max. 255

Zeichen).

Aktivieren Sie Berechneter Wert und definieren

Sie die Formel im Dialogfeld „Formel angeben“.

Klicken Sie dann auf OK .

Weitere Informationen über das Dialogfeld

„Formel angeben“ finden Sie unter „Definieren von Formelfeldern“ auf Seite 53.

Aktivieren Sie

Vorhandenen Feldwert nicht ersetzen

(falls vorhanden)

, damit keine bereits vorhandenen

Daten überschrieben werden.

58

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ziel Aktion

Einen Wert aus einem Feld in derselben oder einer anderen Tabelle oder

Datei eingeben

Aktivieren Sie Referenzwert und klicken Sie dann auf OK

. Siehe „Erstellen von Referenzen“ auf

Seite 91.

Änderung eines automatisch eingegebenen

Werts durch Benutzer verhindern

Aktivieren Sie Keine Veränderung des Werts bei der Dateneingabe.

Automatische Eingabe deaktivieren

Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen.

Klicken Sie auf

Automatische

Eingabe.

Wählen Sie

Optionen für die

Eingabe von

Standardwerten in das Feld aus.

6.

Klicken Sie auf

OK

, um das Dialogfeld „Optionen für Feld“ zu schließen, oder klicken Sie auf ein anderes Register, um weitere

Feldoptionen festzulegen.

Definieren der Feldüberprüfung

Durch die Auswahl von Überprüfungsoptionen stellen Sie sicher, dass nur korrekte Daten in ein Feld eingegeben werden. Bei Eingabe fehlerhafter Daten zeigt FileMaker Pro eine Meldung an.

Wichtig

Um Fehlinterpretationen bei der Verwendung von

Datumsformaten in FileMaker Pro zu vermeiden, legen Sie

Optionen zur Überprüfung des Datumsfelds fest. Damit können Sie sicherstellen, dass nur vierstellige Jahreszahlen eingegeben werden.

1.

Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie

Datei

>

Definieren

>

Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank

(Mac OS).

2.

Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf das

Register

Felder

.

3.

Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen .

4.

Doppelklicken Sie in der Feldliste auf das Feld.

5.

Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das

Register Überprüfung .

6.

Legen Sie fest, wie FileMaker Pro auf ungültige Werte reagiert.

Wählen Sie unter

Daten in diesem Feld die Option

Immer

für ständige

Feldüberprüfung oder

Nur bei der Dateneingabe

, um die Überprüfung nur dann durchzuführen, wenn Daten eingegeben werden.

Deaktivieren Sie

Benutzer darf Überprüfung bei Dateneingabe umgehen

, wenn Sie Benutzer daran hindern wollen, ungültige

Daten einzugeben.

7.

Aktivieren Sie Überprüfungsoptionen für das Feld.

Ziel Wählen Sie:

Dieses Feld muss eine Zahl enthalten.

Feldtyp und wählen Sie dann Nur numerisch aus der Liste.

Das Feld muss ein Datum enthalten, wobei Tag und Monat als Ziffern dargestellt und eine vierstellige

Jahreszahl angezeigt wird

(z. B. 12.5.2004).

Datentyp und wählen Sie dann

Vierstellige Jahreszahl aus der Liste.

Das Feld muss eine Uhrzeit enthalten, wobei für Stunde und Minuten numerische Werte zwischen 00:00 und 23:59 angegeben werden (die

Angabe der Sekunden ist optional).

Strenger Datentyp und wählen Sie dann

Uhrzeit aus der Liste.

Das Feld darf nicht leer sein.

Nicht leer

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

59

Ziel Wählen Sie:

Das Feld darf keinen Wert duplizieren, der sich in anderen

Datensätzen in diesem Feld befindet.

Eindeutiger Wert

Vorhandener Wert Das Feld stimmt mit einem anderen

Wert im selben Feld eines anderen

Datensatzes überein.

Der Wert muss sich in der angegebenen Werteliste befinden.

Das Feld liegt in einem bestimmten

Bereich von Buchstaben, Zahlen,

Datumswerten oder Zeitangaben.

Der Wert muss mit dem Ergebnis einer Berechnung übereinstimmen.

Aus Werteliste und wählen Sie dann eine bestehende Werteliste aus oder definieren Sie eine neue.

Im Bereich von/bis und geben Sie den oberen und unteren Grenzwert ein.

Der Inhalt des Felds darf die angegebene Anzahl an Zeichen nicht überschreiten.

Überprüfung durch Berechnung und geben Sie eine Formel in das Dialogfeld

„Formel angeben“ ein. Aktivieren oder deaktivieren Sie Nur berechnen bei

Feldänderung . Klicken Sie dann auf OK .

Das Ergebnis muss ein boolescher Wert sein – wahr oder falsch. Das Ergebnis ist wahr, wenn das Ergebnis eine beliebige Zahl außer null ist, jedes andere Ergebnis (null, keine Daten, nicht numerische Daten) ist falsch.

Weitere Informationen über das

Dialogfeld „Formel angeben“

finden Sie unter „Definieren von

Formelfeldern“ auf Seite 53.

Maximale Anzahl von Zeichen und geben Sie dann die maximal erlaubte Anzahl ein.

„Überprüfung“ wählen

Optionen zur

Überprüfung des

Felds festlegen

8.

Um eine spezielle Meldung anzuzeigen, wenn Daten nicht den

Überprüfungsanforderungen entsprechen, aktivieren Sie

Eigene

Meldung zeigen, wenn Überprüfung fehlerhaft

und geben Sie bis zu 255 Zeichen ein.

9.

Klicken Sie auf OK , um das Dialogfeld „Optionen für Feld“ zu schließen, oder klicken Sie auf ein anderes Register, um weitere Feldoptionen festzulegen.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Optionen zur Speicherung und Indizierung

FileMaker Pro stellt Optionen zur Indizierung von Feldern und zur Speicherung von berechneten Ergebnissen zur Verfügung.

Sie können:

1

Einen neuen

Index

erstellen. Ein Index enthält eine Liste der

Werte eines Felds. Ein Index kann Suchabfragen erheblich beschleunigen. FileMaker Pro benötigt für die Indizierung jedoch zusätzlichen Speicherplatz auf der Festplatte. Sie können Text-,

Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelfelder indizieren.

Sie können auch Formelfelder indizieren, wenn das Feld den

Ergebnistyp Text, Zahl, Datum, Zeit oder Zeitstempel liefert.

60

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

1

Das Ergebnis eines Formelfelds in Ihrer Datenbank speichern oder FileMaker Pro anweisen, die Berechnung der Formel nur bei Bedarf auszuführen (

nicht gespeichertes Ergebnis

). Durch die

Speicherung von Ergebnissen sparen Sie zwar Zeit, Sie benötigen jedoch zusätzlichen Speicherplatz auf der Festplatte. Sie können

Speicheroptionen für Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- und Formelfelder festlegen.

1

Ein beliebiges Feld (außer einem Statistikfeld) so einstellen, dass es einen einzigen Wert für alle Datensätze in einer Datei verwendet, wenn Sie Globale Speicherung verwenden im Register Speicher des

Dialogfelds „Optionen für Feld“ aktivieren. Felder, für die globale

Speicherung definiert ist, werden auch als

Variablenfelder

bezeichnet.

.

Auf „Speicher“ klicken

Speicheroption für das

Feld wählen

Definieren von Datenbanktabellen

Verwenden Sie Datenbanktabellen, um Ihre Daten zu organisieren und nach einem gemeinsamen Merkmal oder Prinzip zu gruppieren.

Ihre Datenbank kann so viele Tabellen enthalten, wie Sie für die

Organisation Ihrer Daten benötigen (beschränkt nur durch den

Speicherplatz auf Ihrer Festplatte).

FileMaker Pro speichert nicht nur die Daten in Tabellen, sondern verwendet Tabellen auch, um Beziehungen im Beziehungsdiagramm zu beschreiben und den

Kontext

für Layouts und einige

Berechnungen zu erstellen. In FileMaker Pro ist der Kontext der

Ausgangspunkt, an dem Formeln und Scripts beginnen und von dem aus eine Beziehung im Beziehungsdiagramm berechnet wird.

Beim Anlegen einer neuen Datei erstellt FileMaker Pro automatisch die erste Tabelle und das erste Layout. Die Tabelle und das Layout erhalten denselben Namen wie die Datei.

Sie erstellen zusätzliche Tabellen im Dialogfeld „Datenbank definieren“.

1.

Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie

Datei

>

Definieren

>

Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank

(Mac OS).

.

2.

Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf das Register

Tabellen

.

Weitere Informationen über das Festlegen von Feldoptionen finden

Sie in der Hilfe.

Einen Namen für die Tabelle eingeben

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

61

3.

Geben Sie unter

Tabellenname

einen Namen für die Tabelle ein und klicken Sie auf Erstellen .

Die Tabelle kann umbenannt oder gelöscht werden. Tabellen, die

Sie einer Datei hinzufügen, werden automatisch im Beziehungsdiagramm angezeigt.

4.

Fahren Sie mit dem Definieren von Tabellen fort oder klicken Sie auf das Register

Felder

, um Felder zu definieren.

Weitere Informationen über Beziehungen, Tabellen und das

Beziehungsdiagramm finden Sie in Kapitel 3, „Arbeiten mit

Bezugstabellen und -dateien“.

Erstellen von Layouts und Berichten

FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest, wenn sie angezeigt, gedruckt, zu einem Bericht zusammengefasst, gesucht und eingegeben werden. Layouts speichern Ihre Daten nicht

– sie zeigen sie lediglich an. Layouts werden gelegentlich Berichte genannt, insbesondere in gedruckter Form.

Sie können beliebig viele Layouts für eine Datei anlegen

(z. B. Layouts für Dateneingabe, Statistiken oder Drucken von

Adressetiketten). Sie können ein Layout ändern, ohne Ihre Daten oder andere Layouts für die Datei zu beeinflussen. Layouts können bestimmte Felder enthalten und andere ausschließen. Wenn Sie die

Daten in einem Feld ändern (im Blätternmodus), werden die

Änderungen in diesem Feld für den gleichen Datensatz in allen

Layouts der Datei reflektiert.

Bereiche: Kopf- und Fußbereiche,

Datenbereich und Bereiche für Zwischen- oder

Gesamtergebnis verwenden, um ein Layout in zweckgebundene Bereiche zu gliedern.

Layouttext: Wird für

Überschriften, Spaltentitel,

Feldnamen, Anweisungen und

Serienbriefe verwendet.

Einblendmenü „Layout“

Tasten: Verwenden, um

Aufgaben zu automatisieren.

Die Seite:

Drucker,

Druckereinrichtung oder

Papierformat und Layout bestimmen das

Aussehen der

Informationen auf der gedruckten

Seite.

Einblendmenü

„Modus“

Felder: Dienen der Eingabe und

Anzeige von Daten.

Wenn Sie eine Datenbankdatei anlegen, erstellt FileMaker Pro automatisch ein

Standard

-Layout für die erste Tabelle und für jede weitere hinzugefügte Tabelle, die Felder enthält.

Registersteuerelemente eignen sich hervorragend, um Daten zu organisieren. In einer Personaldatenbank könnten Sie z. B.

Registerfelder für das Mitarbeiterfoto, die Stellenbeschreibung und die Finanzdaten erstellen. Um ein Registersteuerelement zu erstellen, wählen Sie im Layoutmodus

Einfügen

>

Registersteuerelement oder klicken Sie auf das

Registersteuerelement-Werkzeug. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Registersteuerelement-Werkzeug

62

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Klicken Sie, um zu einem anderen Registerfeld zu wechseln.

Registersteuerelement

Sie erstellen zusätzliche Layouts, indem Sie in den Layoutmodus wechseln und den Assistenten für neues Layout verwenden, der

Sie abhängig von den gewählten Optionen durch den Vorgang führt.

Neben dem

Standard-Layout

stehen vier weitere Layouttypen und eine Ansicht (Tabellenansicht) zur Verfügung

.

Diese Layouttypen eignen sich für verschiedene Zwecke, z. B. zum Anzeigen eines

Eingabebildschirms oder zum Drucken von Umsatzberichten oder Adressetiketten. Sie können jedes Layout mithilfe der

Designwerkzeuge, die im Layoutmodus verfügbar sind, weiter anpassen.

Wichtig

FileMaker Pro berücksichtigt den ausgewählten Drucker sowie die Druckoptionen und das Seitenformat bei der Berechnung von Rändern und anderen Abmessungen im Layout. Drucker und Druckoptionen hängen vom verwendeten Drucker und der

Systemsoftware ab. Weitere Informationen finden Sie in Ihrer

Drucker- und Systemdokumentation .

Hinweis

Bevor Sie den Assistenten für neues Layout starten,

müssen Sie Felder für das Layout definieren. Siehe „Definieren von

Datenbankfeldern“ auf Seite 49.

So erstellen Sie ein Layout:

1.

Wählen Sie

Ansicht

>

Layoutmodus

.

2.

Wenn Sie das neue Layout in Querformat oder einem speziellen

Papierformat drucken wollen, wählen Sie Datei > Drucker einrichten

(Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS), bestätigen Sie die

Ausrichtung und Papiereinstellungen und klicken Sie auf

OK

.

Geänderte Einstellungen für „Drucker einrichten“ und

„Papierformat“ beeinflussen alle übrigen Layouts in der aktuellen

Datei, d. h., Sie müssen diese Einstellungen eventuell später ändern, um andere Layouts korrekt zu drucken.

3.

Wählen Sie

Layouts

>

Assistent für neues Layout

.

Sie sehen den Assistenten für neues Layout, eine Serie von Fenstern

,

die Ihnen bei der Erstellung des im ersten Fenster gewählten

Layouttyps helfen.

4.

Wenn die Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die Tabelle aus, deren Datensätze in diesem Layout angezeigt werden sollen, und geben Sie dem Layout einen Namen.

5.

Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm, um den im ersten

Fenster gewählten Layouttyp zu erstellen.

Eine Beschreibung der einzelnen Layouttypen, die Sie mit dem

Assistenten erstellen können, finden Sie im nächsten Abschnitt,

„Erläuterung von Layouttypen.“

6.

Wenn Sie die Serie von Fenstern ausgefüllt haben, klicken Sie auf

Fertig stellen

.

Sie können das neue Layout sofort verwenden oder es mithilfe der

Werkzeuge und Befehle im Layoutmodus weiter bearbeiten. Weitere

Informationen finden Sie unter „Arbeiten mit Objekten in einem

Layout“ auf Seite 66 und „Arbeiten mit Feldern in einem Layout“ auf Seite 68.

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

63

Erläuterung von Layouttypen

Die folgenden Abschnitte beschreiben jedes Layout, das Sie mit dem Assistenten für neues Layout erstellen können.

Standard-Layout

Ein Standard-Layout eignet sich gut für Dateneingabe und Blättern am Bildschirm. Es enthält die ausgewählten Felder in je einer Zeile und in der angegebenen Reihenfolge, mit Feldnamen links neben den

Feldern. Im Blätternmodus sehen Sie jeweils einen Datensatz oder ein Formular (außer Sie haben in die Ansicht Als Formular anzeigen gewechselt).

Einfaches Listenlayout

Feldnamen

Definierte Felder in derselben Reihenfolge wie im Dialogfeld „Datenbank definieren“

Liste, Bericht

Verwenden Sie ein Layout des Typs Liste, Bericht , wenn Sie mehrere

Datensätze in Zeilen anzeigen oder drucken möchten (eine Liste mit

Datensätzen). Mithilfe des Assistenten für neues Layout können Sie viele Varianten des Layouts Liste, Bericht definieren. Sie können ein

Layout mit einfachen Datenzeilen und -spalten erstellen oder einen komplexen Bericht mit Daten, die nach angegebenen Werten mit

Zwischen- und Endsummen gruppiert sind.

Ein Layout des Typs Liste, Bericht enthält die ausgewählten Felder in der angegebenen Reihenfolge von links nach rechts, mit Feldnamen als Spaltentiteln.

Listenbericht mit gruppierten Daten

Im Assistenten für neues Layout können Sie:

1

die horizontale Anzahl der Felder auf der Seite (definiert durch

Seitenränder, Seitenausrichtung und Drucker) begrenzen. Felder werden in mehrere Zeilen umbrochen.

1

die Datensätze sortieren. Sie können dann für die Daten in den

Gruppen Zwischenergebnisse berechnen (z. B. Vertriebsdaten nach

Gebiet sortieren, dann den Verkauf für jedes Gebiet summieren).

1

Kopf- und Fußbereiche mit statischem Text (wie dem

Firmennamen), dynamischem Text (wie Seitennummern oder aktuellem Datum) oder einer Grafik (wie Ihrem Firmenlogo) hinzufügen.

1

Informationen in einem Script speichern, um den Bericht wiederholt zu generieren (z. B. Wechsel in das Bericht-Layout,

Sortieren der Daten und Pausieren, damit Sie den Bericht in der

Seitenansicht überprüfen können).

Sie können nach Beendigung des Assistenten beliebige

Optionen ändern.

64

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Tabellenansicht

Die Tabellenansicht ist kein Layouttyp, sondern eine Ansicht

Ihrer Daten im Format einer Tabellenkalkulation, in der Sie im

Blätternmodus rasch Felder neu anordnen können. Sie können z. B. Spalten (Felder) umstellen, ihre Größe ändern oder sie sortieren

– einfach per Mausklick (falls diese Optionen eingestellt sind).

Die Tabellenansicht ist eine von drei verfügbaren Ansichten für jedes

Layout in FileMaker Pro. Weitere Informationen finden Sie unter

„Anzeigen von Datensätzen“ auf Seite 20.

Wie ein Layout des Typs

Liste, Bericht

enthält eine

Tabellenansicht

die ausgewählten Felder in der angegebenen Reihenfolge von links nach rechts, mit Feldnamen als Spaltentiteln.

Hinweis

Die

Tabellenansicht

gleicht einem einfachen Layout des Typs

Liste, Bericht

, jedoch gibt es einige Unterschiede.

Die

Tabellenansicht

ist eine flexiblere Anordnung der Daten, da sie sich im Blätternmodus aktivieren und deaktivieren lässt.

Dies ist nützlich, wenn Sie anderen Benutzern gestatten möchten, die Datenanzeige im Blätternmodus geringfügig zu ändern, oder wenn Sie Ihren Daten das vertraute Erscheinungsbild einer

Tabellenkalkulation geben möchten.

Etiketten

Verwenden Sie ein Etikettenlayout , um Felder für den Druck auf einem der vordefinierten Standard-Etikettenformate anzuordnen.

(FileMaker Pro stellt die Maße einer großen Anzahl von Standard-

Etikettentypen zur Auswahl.) Wenn der gewünschte Etikettentyp nicht verfügbar ist, können Sie spezielle Etikettenmaße angeben.

Im Layout

Vertikale Etiketten

werden asiatische Zeichen und Zeichen voller Breite so gedreht, dass Etiketten vertikal verwendet werden können. Informationen über vertikales Schreiben finden Sie unter

„Formatieren von Feldern und Text für vertikales Schreiben“ auf

Seite 74.

Briefumschlag

Verwenden Sie ein Briefumschlag-Layout, um die gewählten Felder für den Druck auf einem Standardumschlag anzuordnen.

Leeres Layout

Verwenden Sie ein Leeres Layout als Ausgangspunkt für ein Layout, das Sie komplett neu erstellen, z. B. ein komplexes Dateneingabe-

Fenster. Sie platzieren alle gewünschten Felder und anderen Objekte im Layoutmodus auf das Layout.

Weitere Informationen über das Erstellen von Layouts und Berichten finden Sie in der Hilfe.

Einrichten eines Layouts für den Druck von

Datensätzen in Spalten

Sie können ein Layout einrichten, das Datensätze in Spalten druckt bzw. in der Seitenansicht anzeigt, z. B. ein Namens- oder

Adressenverzeichnis. Im Unterschied dazu ordnet ein Layout des

Typs

Liste, Bericht

Felder in Spalten an.

Wenn Sie Datensätze für die Druckausgabe in Spalten einrichten, werden alle Feldwerte (und -namen, falls angegeben) für einen

Datensatz zusammen in einem Block gedruckt (ähnlich einem

Etikett). Danach werden die Werte für den nächsten Datensatz als

Block gedruckt usw. Sie können mehrere Spalten im Layoutmodus und in der Seitenansicht sowie im gedruckten Dokument sehen

(nicht im Blättern- oder Suchenmodus).

Sie können wählen, ob Sie Spalten horizontal oder vertikal auf der

Seite anordnen.

3

4

1

2

Von oben

5

6

7

8

1

3

5

7

Von links

2

4

6

8

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

65

So richten Sie Spalten in einem Layout ein:

1.

Wählen Sie einen Drucker und Druck- oder Papierformat-

Optionen.

FileMaker Pro berücksichtigt den ausgewählten Drucker sowie die Druckoptionen und das Seitenformat bei der Berechnung von Rändern und anderen Abmessungen im Layout.

2.

Erstellen Sie im Layoutmodus ein anderes Layout oder wählen

Sie ein Layout aus dem Einblendmenü Layout .

Am einfachsten beginnen Sie mit einem leeren Layout

oder einem

Layout, dessen Datenbereich keine Objekte enthält.

3.

Wählen Sie

Layouts

>

Layouteinstellung

.

4.

Klicken Sie im Dialogfeld „Layouteinrichtung“ auf das Register

Drucken , aktivieren Sie In

<Wert>

Spalten drucken , aktivieren Sie

Optionen für die Spalten und klicken Sie auf OK .

Ziel

Die Spaltenanzahl festlegen

Die Datensätze in Reihen

(von links nach rechts) anordnen

Aktion

Geben Sie für In

<Wert>

Spalten drucken eine

Zahl zwischen

1

und

99

ein.

Aktivieren Sie Von links nach rechts .

Verwenden Sie diese Option für Etiketten, um die geringste Anzahl von Reihen zu verwenden und weniger Etiketten zu verbrauchen.

Die Datensätze in Spalten

(von oben nach unten) anordnen

Aktivieren Sie

Von oben

Verwenden Sie diese Option für Verzeichnisse, die Sie spaltenweise von oben nach unten lesen.

5.

Das Layout zeigt die Spalten mit vertikalen Linien an.

6.

Platzieren oder ordnen Sie Felder und andere Layoutobjekte so, dass sie in der Beispielspalte links sichtbar sind.

Verwenden Sie Platzhalter oder Felder bzw. Objekte, die angeglichen werden, damit mehr Daten in die Spalte passen.

Mit jeder dieser beiden Funktionen können Felder in den grauen

Bereich der zweiten Spalte reichen und werden Leerräume in den Feldern in der Seitenansicht oder beim Drucken unterdrückt.

66

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Beispielspalte

Spaltenbreiten manuell ändern durch Ziehen

So ändern Sie die Breite von Spalten:

Die anfängliche Breite jeder Spalte wird auf der Basis des

Papierformats, der Ausrichtung und der eingestellten Ränder berechnet. Um die Breite von Spalten zu ändern, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Ziel Aktion

Die Spaltenbreiten interaktiv anpassen

Ziehen Sie die linke Spaltenbegrenzung (die vertikale gepunktete Linie an der rechten Kante der

Beispielspalte) an eine andere Position. Wenn Sie die Spalte verbreitern, sehen Sie einen grauen Bereich, der einen nicht bedruckten „Bundsteg“ darstellt.

Die Spaltenbreiten präzise abmessen und anpassen

Wählen Sie

Ansicht

>

Objektgröße

. Positionieren Sie den Zeiger auf der rechten Spaltenbegrenzung und halten Sie die Maustaste gedrückt (ohne dabei die

Spaltenbreite zu verschieben). Die Spaltenbreite ist das vorletzte Feld in der Größenpalette.

Wenn Sie die Spaltenanzahl ändern, passt FileMaker Pro die Breite der Spalten an die Breite des definierten Papierformats an, ohne die festen Ränder einzubeziehen. Sie müssen evtl. Felder neu ausrichten, damit sie in die Beispielspalte passen.

Weitere Informationen über das Einrichten eines Layouts für den

Druck von Datensätzen finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Objekten in einem Layout

Ein

Objekt

ist ein einzelnes Element – ein Feld, ein Textobjekt, ein

Grafikobjekt (z. B. eine Ellipse oder ein importiertes Bild), eine Taste oder ein Ausschnitt (für die Anzeige von Reihen zusammengehöriger

Datensätze) – dessen Größe Sie ändern, das Sie auswählen, verlagern, löschen, kopieren, formatieren und auf andere Weise

ändern können. Platzieren Sie Objekte in ein Layout, um dessen

Gestaltung optisch zu verbessern.

Sie verwenden für die Arbeit mit jedem Objekttyp spezielle

Werkzeuge aus der Werkzeugpalette oder einer der Werkzeugleisten

(über Ansicht > Werkzeugleisten ).

Auswahlpfeil

Werkzeugleisten

Werkzeugpalette im Layoutmodus

Hinweis

Wenn die Werkzeugpalette am linken Rand des

Dokumentfensters nicht sichtbar ist, ist der Statusbereich evtl. ausgeblendet. Stellen Sie sicher, dass der Layoutmodus aktiviert ist (über Ansicht > Layout ), und klicken Sie auf die Statusbereich-

Steuerung in der linken unteren Fensterecke.

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

67

Auswählen von Objekten

Um mit einem Objekt in einem Layout zu arbeiten, müssen Sie es zunächst im Layoutmodus auswählen. Die Ecken des ausgewählten

Objekts weisen kleine schwarze Quadrate, so genannte

Aktivpunkte

, auf.

Aktivpunkte erscheinen an den Ecken eines ausgewählten Objekts.

Um ein Objekt auszuwählen, klicken Sie auf den Auswahlpfeil in der Werkzeugpalette. Der Zeiger nimmt die Form eines Pfeils an. Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

Hinweis

Wenn die Aktivpunkte eines Objekts grau statt schwarz sind, ist das Objekt fixiert.

Auswählen:

Ein Objekt

Mehrere Objekte gleichzeitig

Vorgehensweise im Layoutmodus:

Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf das Objekt.

(Falls das Objekt transparent ist, klicken Sie auf seine

Begrenzung.)

Ziehen Sie mit dem Auswahlpfeil einen Auswahlrahmen auf, der die Objekte vollständig einschließt. (Wenn Sie während des Ziehens Strg (Windows) oder

2

(Mac OS) gedrückt halten, muss der Auswahlrahmen die Objekte nicht vollständig umgeben.)

Oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf jedes Objekt einzeln klicken.

Wählen Sie Bearbeiten > Alles auswählen .

Alle Objekte im

Layout

Alle Objekte desselben Typs

(z. B. sämtliche

Textobjekte oder

Rechtecke)

Wählen Sie Ansicht > Werkzeugleisten > Anordnen , um die

Anordnen-Werkzeugleiste einzublenden. Wählen Sie ein

Objekt aus und klicken Sie dann auf Objekte nach Typ auswählen in der Anordnen -Werkzeugleiste.

Oder klicken Sie auf das Werkzeug für den auszuwählenden Objekttyp und wählen Sie dann

Bearbeiten > Alles auswählen . (Diese Methode gilt nicht für Tasten, Felder und Ausschnitte.)

Auswählen:

Alle Felder

Ein Ausschnitt

Vorgehensweise im Layoutmodus:

Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf ein Feld, halten Sie dann Strg (Windows) bzw. Option (Mac OS) gedrückt und wählen Sie Bearbeiten > Alles auswählen (Windows) bzw. Gleiches auswählen (Mac OS).

Oder wählen Sie ein Feld aus und klicken Sie auf Objekte nach Typ wählen in der Anordnen-Werkzeugleiste.

Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf die Begrenzung eines Ausschnitts oder einen anderen Bereich innerhalb des Ausschnitts, der kein Feld oder Objekt enthält.

Registersteuerelemente,

Registerfelder und

Objekte in

Registerfeldern

Weitere Informationen zur Erstellung und der Arbeit mit

Registersteuerelementen finden Sie in der Hilfe.

Deaktivieren ausgewählter

Objekte

Klicken Sie in einen leeren Bereich des Layouts oder auf ein beliebiges Werkzeug in der Werkzeugpalette.

Oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während

Sie auf ausgewählte Objekte klicken.

Weitere Informationen über das Arbeiten mit Objekten in einem

Layout finden Sie in der Hilfe.

68

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Arbeiten mit Feldern in einem Layout

Nachdem Sie ein Layout erstellt haben, können Sie Felder hinzufügen, unerwünschte Felder entfernen und das Format festlegen, in dem die Daten angezeigt werden sollen.

Felder in einem Layout sind Objekte, die Sie auswählen, verlagern, skalieren und umformen können. Im Layoutmodus zeigt jedes Feld seinen Feldnamen formatiert mit Attributen für Schrift, Größe, Stil,

Ausrichtung, Zeilenabstand und Farbe an. Alle Felder mit Ausnahme von Medienfeldern zeigen anhand von Grundlinien an, wo die Daten im Blätternmodus erscheinen, und helfen Ihnen damit, die Felder miteinander auszurichten.

Feldbeschriftung

Grundlinie

Felder zeigen

Feldnamen an.

Feld/Steuerelement-Werkzeug

Feldfunktion

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Ein Feld, das nicht in einem Layout erscheint, existiert dennoch in der Datenbank und seine Daten lassen sich für Berechnungen und

Auswertungen verwenden.

1

Um Standardformatierung, -erscheinungsbild und -verhalten eines Felds festzulegen, wählen Sie die Optionen, ohne dass ein Feld ausgewählt ist. FileMaker Pro weist diese Standards allen Feldern zu, die später hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie

unter „Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf Seite 71,

„Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Feldern“ auf

Seite 75, und in der Hilfe. Sie können auch Optionen für jedes

einzelne Feld festlegen.

Hinweis

Optionen, die in der Feld/Steuerelement-Einstellung festgelegt werden, können nicht als Standardwerte vorgegeben werden.

Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout

Sie können ein Feld an beliebiger Stelle und beliebig oft in einem

Layout platzieren. (Sie können nur Felder platzieren, die definiert

wurden. Weitere Informationen finden Sie unter „Definieren von

Datenbankfeldern“ auf Seite 49.)

Sie erzielen unterschiedliche Ergebnisse, wenn Sie dasselbe Feld an unterschiedliche Positionen im Layout platzieren. Beispiel:

1

Fügen Sie dasselbe Statistikfeld einem Bereich für

Zwischenergebnisse hinzu, um Summen für jede Gruppe sortierter

Datensätze zu berechnen, und einem Bereich für Gesamtergebnis, um Summen für alle Datensätze in einer Tabelle zu erhalten.

1

Fügen Sie einem Kopf- oder Fußbereich ein Feld hinzu, um Daten vom ersten oder letzten Datensatz auf der Seite als Kopf- bzw.

Fußzeile zu wiederholen. (Fügen Sie z. B. das Feld Nachname in den Kopfbereich eines Verzeichnisses ein.)

1

Fügen Sie dasselbe Bezugsfeld direkt in ein Layout ein, um den Wert des Felds im ersten Bezugsdatensatz zu sehen, oder in einen

Ausschnitt

, um Werte von mehreren Bezugsdatensätzen zu sehen. (Ein Ausschnitt ist ein Layoutobjekt, das Datensätze aus

Bezugstabellen anzeigt.)

So setzen Sie ein Feld in ein Layout ein:

1.

Wählen Sie im Layoutmodus das Layout, an dem Sie arbeiten wollen, aus dem Einblendmenü

Layout

.

2.

Ziehen Sie ein Feld vom Feldwerkzeug an die gewünschte

Position im Layout. (Oder wählen Sie Einfügen > Feld .)

Während Sie das Feld in das Layout ziehen, sehen Sie eine

Begrenzung und Grundlinien, die Ihnen die Ausrichtung des

Felds mit anderen Objekten im Layout erleichtern. Lassen Sie die Maustaste los, wenn sich das Feld an der gewünschten

Position befindet.

Feldwerkzeug

Begrenzungs- und Grundlinien des

Felds erscheinen, wenn Sie es in das Layout ziehen.

Alternativ können Sie das Feld/Steuerelement-Werkzeug verwenden

(oder wählen Sie Einfügen > Feld/Steuerelement ), wenn Sie Felddaten als Einblendliste, Einblendmenü, Markierungs- oder Optionsfelder oder Einblendkalender anzeigen wollen. Weitere Informationen

finden Sie unter „Einrichten von Markierungsfeldern und anderen

Steuerelementen in einem Layout“ im nächsten Abschnitt.

Feld/Steuerelement-Werkzeug

Hinweis

Wenn Sie ein Bezugsfeld in einen Ausschnitt platzieren, positionieren Sie es in der ersten Reihe des Ausschnitts. Stellen Sie sicher, dass jedes Feld im Ausschnitt aus derselben Bezugstabelle stammt, für die der Ausschnitt zur Anzeige von Datensätzen eingerichtet ist.

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

69

3.

Wählen Sie im Dialogfeld „Feld angeben“ das zu platzierende Feld.

Um ein Feld aus einer anderen

Tabelle zu platzieren, die

Tabelle wählen

Das hinzuzufügende

Feld wählen

Aktivieren, um den Feldnamen als Feldbeschriftung zu verwenden

Sie können ein Feld in einer anderen Tabelle wählen, indem Sie die

Tabelle aus der Tabellenliste über der Feldliste wählen. Wählen

Sie dann ein Feld aus der Feldliste. Oder wählen Sie Datenbank definieren , um eine Beziehung oder eine Tabelle anzulegen (siehe

„Erstellen von Beziehungen“ auf Seite 87).

4.

Wählen Sie Feldbeschriftung erstellen , um den Feldnamen als Text in das Layout aufzunehmen.

5.

Klicken Sie auf

OK

.

Der Feldname wird im Layout im entsprechenden Feld angezeigt, es sei denn, Sie haben die Anzeige von Beispieldaten aus dem aktuellen Datensatz aktiviert ( Ansicht > Einblenden > Beispieldaten ).

Felder aus Bezugstabellen werden als

::Feldname

(mit zwei vorangestellten Doppelpunkten) angezeigt.

Um ein Feld durch ein anderes zu ersetzen, klicken Sie im

Layoutmodus auf das Feld, wählen Sie im Dialogfeld „Feld angeben“ einen anderen Feldnamen aus und klicken Sie auf OK .

Um ein Feld aus einem Layout zu entfernen, wählen Sie das Feld im

Layoutmodus aus und drücken Sie dann die Rück- oder Löschtaste oder wählen Sie Bearbeiten > Löschen . Durch Entfernen eines Felds aus einem Layout werden das Feld und seine Daten nicht aus Ihrer

Datenbank gelöscht.

70

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Einrichten von Markierungsfeldern und anderen

Steuerelementen in einem Layout

Sie können Felder so formatieren, dass sie Werte als Einblendlisten,

Einblendmenüs, Markierungsfelder, Optionsfelder oder

Einblendkalender anzeigen. Sie können Felder auch so einstellen, dass sie durch das Vorschlagen möglicher Werte bei der

Dateneingabe in das Feld automatisch ausgefüllt werden.

Alle diese Optionen helfen bei der Dateneingabe.

So stellen Sie ein Feld ein, um ein Einblendmenü, Markierungsfelder oder andere Steuerelemente anzuzeigen:

1.

Doppelklicken Sie im Layoutmodus auf das Feld (oder wählen

Sie das Feld aus und wählen Sie Format > Feld/Steuerelement >

Einstellung ).

1

Wenn sich das Feld nicht bereits im Layout befindet, klicken

Sie auf das Feld/Steuerelement-Werkzeug und ziehen Sie den

Fadenkreuz-Zeiger, um das Feldobjekt dem Layout hinzuzufügen.

Geben Sie dann im Dialogfeld „Feld/Steuerelement einstellen“ das gewünschte Feld im Bereich

Datenanzeigen von

an.

1

Wenn das Feld noch nicht definiert wurde, wählen Sie

Datenbank definieren , um ein neues Feld anzulegen.

Steuerelementstil für Ihr Feld wählen

Anzuzeigende

Daten wählen

1

1

1

1

Einblendmenü

Markierungsfelder

Optionsfelder

Einblendkalender

Verwenden Sie z. B. Optionsfelder, um einer Werteliste häufig verwendeter Text-, Zahlen-, Datums- oder Zeitwerte anzuzeigen.

Bei der Dateneingabe können Benutzer aus den definierten Werten wählen, anstatt die Daten selbst eingeben zu müssen.

Land

Bei der Dateneingabe aus einer Werteliste wählen

Mit dem Feld „Land“ verknüpfte Werteliste

Wenn Sie die jeweiligen Steuerelementstile wählen, passt sich das

Dialogfeld entsprechend der gewählten Option an.

3.

Wählen Sie die Optionen für den Steuerelementstil aus.

Wählen Sie z. B. für Werte anzeigen von eine vorhandene Werteliste oder wählen Sie Wertelisten definieren .

4.

Um Felder so einzustellen, dass sie mögliche Entsprechungen vorschlagen, während der Benutzer tippt, wählen Sie Über Werteliste automatisch ausfüllen oder Über zuvor eingegebene Werte automatisch ausfüllen

.

Hinweis

Das automatische Ausfüllen funktioniert nur für

Textfelder.

5.

Klicken Sie auf OK.

Weitere Informationen zur Definition von Wertelisten und

Verwendung des automatischen Ausfüllens finden Sie in der Hilfe.

1

1

2.

Wählen Sie im Bereich

Steuerelementstil

des Dialogfelds „Feld/

Steuerelement einstellen“:

Standard

Einblendliste

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

71

Festlegen der Position von Bezugsfeldern

Sie können Bezugsfelder direkt in Layouts oder in Ausschnitte platzieren.

1

Direkt in Layouts:

Platzieren Sie Bezugsfelder direkt in ein

Layout, um Daten aus dem ersten Bezugsdatensatz anzuzeigen, selbst wenn mehrere Bezugsdatensätze die Kriterien der Beziehung erfüllen. (Welcher Bezugsdatensatz als erster angezeigt wird, hängt davon ab, ob die Beziehung eine Sortierfolge festlegt.) Weitere

Informationen finden Sie unter „Erstellen von Beziehungen“ auf

Seite 87.

1

In Ausschnitten:

Sie können Bezugsfelder in einen Ausschnitt in einem Layout platzieren, um Daten aus allen Bezugsdatensätzen anzuzeigen, die die Kriterien der Beziehung erfüllen.

Hinweis

Bevor Sie Ihrem Layout ein Bezugsfeld hinzufügen, sollten

Sie mit den Begriffen vertraut sein, die in Kapitel 3, „Arbeiten mit

Bezugstabellen und -dateien“, erläutert sind.

Erläuterung von Platzhaltern

Verwenden Sie Platzhalter, um Felddaten und Text in Dokumenten wie Serienbriefen, Etiketten, Briefumschlägen oder Verträgen zu kombinieren. Sie können Platzhalter in Textblöcken erstellen, um statischen Text und Felddaten zusammen zu verwenden.

Platzhalter passen sich der jeweiligen Textmenge im Feld für jeden Datensatz an. Beispiel:

1

Wenn sich z. B. der Platzhalter <<Vorname>> zwischen dem

Text „Lieber“ und einem Komma befindet (in anderen Worten Lieber

<<Vorname>>,

), zeigt FileMaker Pro

Lieber Frank,

wenn das Feld

„Vorname“ den Namen

Frank

enthält.

1

Wenn der Platzhalter sich in einer eigenen Zeile befindet

(z. B. ein leeres Feld für „Adresszeile 2“ in einem Etikett), entfernt FileMaker Pro die Leerzeile aus dem Textblock.

FileMaker Pro verwendet Platzhalter beim Erstellen von

Etiketten - und Briefumschlag-L ayouts.

Formatieren von Felddaten in einem Layout

Steuern Sie mithilfe der FileMaker Pro-Feldformate das

Erscheinungsbild von Daten in einem Layout. Die Formate, die Sie festlegen, ändern nicht die Daten, wie sie in der Datenbank gespeichert sind. Sie können bei jedem Platzieren eines Felds im

Layout andere Formate angeben (gleichgültig, ob es in demselben oder einem anderen Layout ist). Wenn Sie z. B.

-5123

in ein

Zahlenfeld eingeben, können Sie es an einer Stelle als -5.123,00

€ formatieren und an einer anderen Stelle als <5123> .

FileMaker Pro weist Feldformate in folgender Rangfolge zu:

1

Wenn Sie keine Formate festlegen, zeigt FileMaker Pro Zahlen,

Datums- und Zeitangaben basierend auf den Systemformaten an, die in den

Ländereinstellungen

in der Systemsteuerung (Windows) bzw. im Bereich

Landeseinstellungen

der Systemeinstellungen (Mac OS) beim Anlegen der Datei eingestellt waren.

1

In FileMaker Pro können Sie Anzeigeformate für Text-,

Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder Medienfelder festlegen, wenn keine Objekte ausgewählt sind. FileMaker Pro weist diese

Standardformate allen Feldern zu, die Sie später in Layouts platzieren. Für Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelfelder

überschreiben diese Anzeigeformate die Systemformate.

Festlegen von Textformaten für Felder

Im Layoutmodus können Sie eine Reihe von Textattributen für jedes Feld einstellen. Alle Zeichen in dieser Instanz des Felds

(einschließlich aller Wiederholungen in Wiederholfeldern) weisen dieselben Schrift-, Größen-, Stil-, Farb-, Zeilenabstands-,

Tabulator- und Absatzeinstellungen auf.

Hinweis

Sie können auch Zeichen in Textfeldern im Blätternmodus formatieren (z. B. ein Wort zur Hervorhebung kursiv oder unterstrichen darstellen). Im Gegensatz zu Formaten, die im

Layoutmodus festgelegt wurden, wird diese Formatierung mit den Daten gespeichert und Sie sehen sie in jedem Layout, das dieses Feld enthält.

72

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

1.

Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus und wählen Sie dann Format > Text .

Oder beginnen Sie ohne ausgewählte Felder, falls Sie Textformate für Felder festlegen wollen, die Sie später hinzufügen.

2.

Aktivieren Sie im Dialogfeld „Textformat“ die gewünschten

Formate.

Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich

Muster

.

Textattribute wählen

Einen oder mehrere Stile aktivieren

Festlegen von Formaten für Felder, die Zahlen enthalten

Sie können steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern, in Formelfeldern mit Zahlenergebnis und in Statistikfeldern anzeigt.

1.

Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder, die numerische Werte zeigen.

2.

Wählen Sie

Format

>

Zahl

.

3.

Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zahlenformat“ die gewünschten

Formate.

Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster .

Aktivieren Sie

Optionen für boolesche

Werte oder

Dezimalzahlen und Währung.

Optionen für die

Anzeige verschiedener japanischer

Zahlentypen festlegen

Optionen für negative

Werte einstellen

Die Symbole für Tausendertrennung und

Dezimalzeichen sowie Kanji-

Trennzeichen angeben

4.

Klicken Sie auf

OK

.

Geben Sie Schrift, Stil,

Größe, Zeilenabstand,

Ausrichtung und

Farbe an.

Festlegen von Formaten für Datumsfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern und in Formelfeldern mit Zahlenergebnis anzeigt.

Hinweis

Um Fehlinterpretationen in Datumsfeldern zu vermeiden, formatieren Sie Ihre Datumsfelder immer zur Anzeige von vierstelligen Jahreszahlen.

1.

Wählen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Datumsfelder oder Formelfelder mit Datumsergebnis aus.

2.

Wählen Sie Format > Datum .

3.

Aktivieren Sie im Dialogfeld „Datumsformat“ die gewünschten

Formate.

Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster .

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

73

Wählen Sie, ob

Zahlen wie eingegeben, in einem vordefinierten

Format oder in einem von Ihnen festgelegten

Format erscheinen sollen.

Optionen für die

Anzeige von japanischen

Datumsangaben wählen

Schrift, Stil,

Größe, Farbe,

Zeilenabstand und Ausrichtung angeben

Wählen Sie

Optionen für

Tag, Monat,

Jahr und

Trennzeichen.

5.

Wählen Sie

Format

>

Zahl

.

6.

Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zahlenformat“ die gewünschten

Formate.

Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente:

Feste Anzahl an Dezimalstellen

und

Dezimalzeichen

.

Die übrigen Optionen haben keine Wirkung.

7.

Klicken Sie auf

OK

.

4.

Klicken Sie auf OK .

Festlegen von Formaten für Zeitfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro Zeitangaben in

Feldern anzeigt.

1.

Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitfelder oder

Formelfelder mit Zeitergebnis aus.

2.

Wählen Sie Format > Zeit .

3.

Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zeitformat“ die gewünschten

Formate.

Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich

Muster

.

4.

Klicken Sie auf

OK

.

Wenn Sie die Sekundenkomponente so formatieren wollen, dass

Sekundenbruchteile angezeigt werden, fahren Sie mit dem nächsten

Schritt fort.

Wählen Sie, ob Zeitangaben wie eingegeben, in einem vordefinierten Format oder in einem von Ihnen festgelegten

Format erscheinen sollen.

Optionen für die Anzeige von japanischen

Zeitangaben wählen

Schrift, Stil, Größe,

Farbe, Zeilenabstand und

Ausrichtung angeben

8.

Klicken Sie auf

OK

.

74

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Festlegen von Formaten für Zeitstempelfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro Zeitstempelwerte in

Feldern anzeigt. Sie formatieren ein Zeitstempelfeld, indem Sie seine drei Komponenten separat formatieren: Datum, Uhrzeit

(ohne Sekundenangabe) und Sekunden (einschließlich

Sekundenbruchteile).

1.

Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitstempelfelder oder Formelfelder mit Zeitstempelergebnis aus.

2.

Um die Datumskomponente zu formatieren, wählen Sie

Format

>

Datum

.

3.

Aktivieren Sie im Dialogfeld „Datumsformat“ die gewünschten

Formate und klicken Sie auf OK .

4.

Um die Zeitkomponente (ohne Sekundenangabe) zu formatieren, wählen Sie

Format

>

Zeit

.

5.

Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zeitformat“ die gewünschten

Formate und klicken Sie auf OK .

6.

Um die Sekundenkomponente mit Sekundenbruchteilen zu formatieren, wählen Sie

Format

>

Zahl

.

7.

Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zahlenformat“ die gewünschten

Formate und klicken Sie auf OK .

Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente:

Feste Anzahl an Dezimalstellen

und

Dezimalzeichen

.

Die übrigen Optionen haben keine Wirkung.

Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich

Muster

.

Festlegen von Formaten für Medienfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro Bilder und Dateisymbole in

Medienfeldern anzeigt.

Hinweis

Die folgenden Anleitungen gelten auch für das Formatieren von Grafikobjekten, die Sie direkt in ein Layout einfügen.

1.

Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Medienfelder oder eingefügte Grafiken aus.

2.

Wählen Sie Format > Grafik .

3.

Aktivieren Sie im Dialogfeld „Grafikformat“ die gewünschten

Formate.

Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster .

Dateisymbole lassen sich nicht skalieren.

Wählen Sie, wie die

Grafik in den Rahmen eingefügt werden soll.

Wählen Sie die horizontale Ausrichtung der Grafik.

Wählen Sie die vertikale Ausrichtung der Grafik.

4.

Klicken Sie auf OK .

Formatieren von Feldern und Text für vertikales Schreiben

Wenn Ihr Betriebssystem für die Unterstützung japanischer

Texteingabe konfiguriert ist, können Sie Feld- und Textobjekte so formatieren, dass sie japanischen Text in vertikaler Schreibweise anzeigen. In der vertikalen Schreibweise werden Zeichen von oben nach unten angezeigt und gelesen und die Textspalten verlaufen von rechts nach links. Dies ist nützlich beim Drucken von Adressen auf

Etiketten.

Wenn Sie ein oder mehrere Felder auswählen und dann Format >

Ausrichtung > Seitlich (nur asiatischer Text) wählen, werden die

Zeichen im Feld um 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedreht.

Das Feld selbst wird nicht gedreht. Um die ausgewählten

Felder zu drehen, wählen Sie Anordnen > Drehen .

Abhängig davon, wie der Text gedruckt werden soll, sollten Sie die

Seitenausrichtung des Layouts ändern. Wählen Sie hierfür Datei >

Drucker einrichten (Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS) und ändern Sie die Ausrichtung in Hoch- oder Querformat.

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

75

Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Feldern

Sie können die Eingabe in ein Feld erlauben oder verhindern.

Sie können z. B. die Eingabe in ein Feld beschränken, das eine

fortlaufende Nummer

enthält, damit das Feld nicht geändert werden kann. Sie können separate Eingabeoptionen für den Blättern- und den Suchenmodus festlegen, wodurch Sie auch fortlaufende

Nummern finden können, selbst wenn sie sich nicht eingeben lassen.

Wenn Sie die Eingabe in ein Feld gestatten, können Sie auch steuern, ob der gesamte Feldinhalt ausgewählt wird, wenn Sie im Blättern- oder Suchenmodus per Klick oder Tabulatortaste in das Feld wechseln. Andernfalls platziert FileMaker Pro die Einfügemarke hinter das letzte Zeichen in dem Feld.

1.

Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus.

2.

Wählen Sie

Format

>

Feld/Steuerelement

>

Verhalten

.

3.

Aktivieren Sie im Dialogfeld (Feldverhalten) die gewünschten

Optionen.

Ziel Aktion

Die Eingabe in ein

Feld im Blätternmodus und/oder im

Suchenmodus verhindern

Deaktivieren Sie unter Feld kann aktiviert werden die

Option Im Blätternmodus und/oder Im Suchenmodus .

Den gesamten

Feldinhalt auswählen, wenn das Feld aktiviert wird

Aktivieren Sie Gesamten Feldinhalt auswählen. ( Feld kann aktiviert werden muss ebenfalls aktiviert sein.)

Ziel Aktion

Einen Texteingabemodus für ein Feld angeben, das eine japanische Eingabemethode verwendet.

Hinweis

Diese Option ist verfügbar, wenn Ihr

Betriebssystem für die Unterstützung von japanischer

Texteingabe konfiguriert ist.

Aktivieren Sie Texteingabemethode und wählen Sie einen Eingabemodus aus der Liste.

Steuern, wie das nächste Feld über die

Tastatur aktiviert wird

Aktivieren Sie Tabulatortaste , Zeilenschalter ,

Eingabetaste oder eine beliebige Kombination dieser

Optionen.

4.

Klicken Sie auf OK .

Weitere Informationen über das Arbeiten mit Feldern in einem

Layout finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Bereichen in einem Layout

FileMaker Pro-Layouts sind in

Layoutbereiche

gegliedert, d. h.

Abschnitte im Layout, die bestimmen, wie Daten in einem Feld behandelt und angezeigt werden. Mithilfe von Bereichen können

Sie steuern, wie FileMaker Pro Daten druckt, z. B.:

1

1

1

einmal für jeden Datensatz, nur am Beginn jeder Seite, nur vor oder nach Gruppen sortierter Datensätze

(z. B. um Teilsummen für jede Datensatzgruppe anzuzeigen).

Jedes Layout muss mindestens einen Bereich enthalten.

Layoutbereiche können Felder, Ausschnitte, Tasten, Text und andere Objekte enthalten. Im Layoutmodus markieren gepunktete horizontale Linien die Trennung zwischen Layoutbereichen und der Bereichsname erscheint am linken Rand der unteren Trennlinie.

76

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Der Assistent für neues Layout erstellt auf der Basis der gewählten

Optionen automatisch die geeigneten Layoutbereiche. Sie können

Layoutbereiche nach Beenden des Assistenten wie erforderlich hinzufügen, ändern oder löschen. (Informationen hierzu finden

Sie unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 61.)

Kopfbereich

Datenbereich

Zwischenergebnis

Nachgestelltes

Gesamtergebnis

Fußbereich

Eine Teilauswertung unter dem Datenbereich summiert Daten für jede Datensatzgruppe, sortiert nach dem Gruppierfeld (Vertreter).

Nachgestelltes Gesamtergebnis

Fußbereich

Vertreter

David Michaels

David Michaels

David Michaels

David Michaels

Sophie Tang

Sophie Tang

Sophie Tang

Umsatzbericht

Artikelnr.

ET3

ET4

ET1

ET5

ET6

ETz

ET2

Endsumme

Menge

2

3

1

1

Summe

29,95

32,25

73,90

98,85

2

5

2

Gesamt

234,95

64,50

12,50

25,00

Gesamt

102,00

336,95

Weltweit Reisen Vertraulich Juni 2004

Erläuterung von Layoutbereichtypen

Die folgende Tabelle beschreibt die Layoutbereichtypen.

Layoutbereich Beschreibung

Kopf 1. Seite

Kopfbereich

Datenbereich

Fußbereich

Fuß 1. Seite

Erscheint nur einmal am Beginn des ersten Fensters bzw. der ersten Seite und ersetzt den normalen Kopfbereich (falls einer festgelegt ist). Kann in Berichten verwendet werden, um eine separate Titelseite zu drucken. Ein Layout kann nur einen Kopf 1. Seite enthalten.

Erscheint am Beginn jedes Fensters bzw. jeder Seite

(außer Sie haben einen Kopf 1. Seite festgelegt, der den

Kopfbereich auf der ersten Seite ersetzt). Verwendet für

Titel oder Spaltenüberschriften (in Listenberichten).

Ein Layout kann nur einen Kopfbereich enthalten.

Jedes Objekt, das Sie dem Datenbereich hinzufügen, einschließlich Felder, Textobjekte und Grafiken, erscheint einmal für jeden aufgerufenen Datensatz. Ein Layout kann nur einen Datenbereich enthalten.

Erscheint am unteren Rand jedes Fensters bzw. jeder Seite

(außer Sie fügen einen Fuß 1. Seite hinzu). Ein Layout kann nur einen Fußbereich enthalten.

Erscheint nur einmal am unteren Rand des ersten Fensters bzw. der ersten Seite und ersetzt den normalen Fußbereich

(falls einer festgelegt ist). Ein Layout kann nur einen Fuß 1.

Seite enthalten.

Um Statistikdaten in ein Layout aufzunehmen (z. B. Teilsummen,

Gesamtsummen, Mittelwerte, Anzahl usw.), platzieren Sie Statistikfelder in Layoutbereiche für Zwischen- oder Gesamtergebnisse (weitere

Informationen finden Sie unter „Definieren von Statistikfeldern“ auf

Seite 54). Mögliche Statistikbereiche sind Bereiche für Gesamtergebnis

und Bereiche für Zwischenergebnisse.

1

Ein

Bereich für Gesamtergebnis

enthält in der Regel ein oder mehrere Statistikfelder, die Auswertungsinformationen

(wie Summen) über alle aufgerufenen Datensätze anzeigen.

1

Ein

Bereich für Zwischenergebnisse

enthält in der Regel ein oder mehrere Statistikfelder, die Zwischenergebnisdaten

(wie Teilsummen) über eine Untergruppe von Datensätzen anzeigen.

Die Datensätze werden gruppiert (sortiert) nach Werten in einem anderen Feld, dem

Gruppierfeld

. Immer wenn sich der Wert des Gruppierfelds ändert, fügt FileMaker den Bereich für

Zwischenergebnisse ein.

Weitere Informationen über das Arbeiten mit Layoutbereichen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 2

|

Erstellen von Datenbanken

77

78

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 3

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:

1

1

1

Planen einer relationalen Datenbank

Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen

Erstellen und Bearbeiten von Referenzen

FileMaker Pro verwendet Bezugstabellen als Basis für

relationale

Datenbanken

und

Referenzen

. Relationale Datenbanken erlauben

Ihnen, dynamisch mit Daten aus anderen Tabellen zu arbeiten, sodass Sie Daten an einer Stelle ändern können und Ihre Änderungen an allen Stellen reflektiert werden, an denen die Bezugsdaten auftauchen. Mithilfe von Referenzen können Sie Daten aus einer

Tabelle kopieren und in eine andere einfügen. Nachdem die

Referenzdaten eingefügt wurden, ändern sie sich nicht mehr, es sei denn, Sie bearbeiten sie oder weisen FileMaker Pro an, die Referenz zu wiederholen.

Verwenden Sie relationale Datenbanken, um:

1

die aktuellste Version der Daten aus einer anderen (oder der aktuellen) Tabelle zu sehen und zu bearbeiten. Zeigen Sie z. B. Daten in Bezugsfeldern an, wenn Sie den aktuellen Preis eines

Artikels aus einer Bezugstabelle benötigen. Wenn sich Daten in den Bezugsdatensätzen ändern, sehen Sie diese Änderungen auch in der aktuellen Tabelle.

1

Daten effizient und flexibel zu erfassen und zu verwalten.

Anstatt mehrere Datenbanktabellen mit doppelten Werten zu erstellen, speichern Sie Werte nur einmal und verwenden

Sie Beziehungen, um diese Werte zur Verfügung zu stellen.

Sie können dann Daten an nur einer Stelle ändern und vermeiden damit doppelte Daten und fördern konsistente Datenhaltung.

1

Speicherplatz zu sparen, da Daten nur an einer Stelle gespeichert sind.

Verwenden Sie Referenzen, um:

1

Daten aus einer Bezugstabelle zu kopieren und die Kopie unverändert zu lassen, selbst wenn sich Bezugsdaten ändern.

Verwenden Sie z. B. eine Referenz, um den aktuellen Preis eines

Produkts zum Zeitpunkt des Kaufs in eine Rechnungstabelle zu kopieren. Selbst wenn sich der Preis in der Bezugstabelle ändert, bleibt der Preis in der Rechnungstabelle gleich.

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Beziehungen

Eine Beziehung ist eine leistungsstarke Methode zur Organisation

Ihrer Daten. Mit einer Beziehung können Sie Daten in einer oder mehreren Tabellen auf der Basis gemeinsamer Feldwerte, verschiedener Feldwerte oder eines Vergleichs von Werten in zwei oder mehr Feldern verknüpfen.

Nachdem Sie eine Beziehung definiert haben, können Sie

Daten aus der Bezugstabelle wie folgt anzeigen:

1

Entwickeln Sie eine relationale Datenbank, die aus einer oder mehreren Tabellen besteht, die in ihrer Gesamtheit alle Daten enthalten, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Jede Information wird nur in jeweils einer Tabelle gespeichert, steht aber jeder

Bezugstabelle für Zugriff und Anzeige zur Verfügung. Sie können jedes Auftreten Ihrer Bezugsdaten ändern und die Änderungen werden an allen Stellen reflektiert, an denen diese Bezugsdaten benutzt werden.

80

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

1

Definieren Sie eine Referenz, um Daten aus einer Bezugstabelle in ein Feld in der Zieltabelle zu kopieren. Die kopierten Daten werden jetzt an zwei Stellen gespeichert, als hätten Sie sie mit den

Befehlen „Kopieren“ und „Einfügen“ in ein Zielfeld übertragen.

Die Referenzdaten sind zum Zeitpunkt des Kopierens aktuell, bleiben aber dann so lange statisch, bis die Referenz wiederholt oder erneut ausgelöst wird.

Aktuelle Tabelle

Kundennr.

R20

Strecke München-

Paris

Bezugstabelle

Kundennr.

R20

Strecke München-

Paris

In relationalen Datenbanken werden Daten aus der Bezugstabelle nur in der aktuellen Tabelle angezeigt,

nicht

kopiert

Aktuelle Tabelle

Kundennr.

R20

Strecke München-

Paris

Bezugstabelle

Kundennr.

R20

Strecke München-

Paris

Referenzen kopieren Daten aus der Bezugstabelle in die aktuelle Tabelle

Ein Reisebüro könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden: die Tabelle „Reisen“, die die Produkte (Reisen) und ihre aktuellen

Preise speichert; die Tabelle „Kunden“, die Kundeninformationen speichert; die Tabelle „Rechnungen“, die einen Datensatz für jede

Rechnung enthält, und die Tabelle „Positionen“, die Verkaufsdaten für jede Rechnungsposition einschließlich der verkauften Reise und des Preises speichert, zu dem sie verkauft wurde. Da Rechnungen eine Mischung aus dynamischen und statischen Daten sind, verwenden Sie sowohl relationale Datenbanken als auch Referenzen für die Anzeige Ihrer Daten. Datensätze aus der Tabelle „Positionen“ werden dynamisch in einem Ausschnitt im Layout „Rechnungen“ angezeigt, aber der aktuelle Preis jeder Position wird über eine

Referenz eingegeben. Damit bleibt die Rechnung historisch korrekt, auch wenn sich der Preis zu einem späteren Zeitpunkt ändert.

Reisetabelle

Rechnungstabelle

Reisekennung:

R10

Reisename: München-Rom

Strecke

Nr.

Von

R200 München

R42 Paris

Nach

Paris

Rom

Rechnungsnr.

Datum

Kundennr.

Name

A-200-61

16.10.2005

C100

Brack

Reise

Nr.

Reisename: Preis €

R10 München-

Rom

550.00

R20 Rom-London 700.00

Summe 1,250.00

Kundentabelle

Kundennr.

Name

Telefon

C100

Brack

408-555-3456

Reisekennung Reisename:

R10

R20

München-Rom

Rom-London

Datensätze aus der

Tabelle „Positionen“ in einem Ausschnitt

Kapitel 3

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

81

Sie legen eine relationale Datenbank an, indem Sie eine Beziehung zwischen zwei Feldern, so genannten Abgleichsfeldern, definieren.

Diese Felder können sich in verschiedenen Tabellen oder in derselben

Tabelle (Self-Join) befinden. Sie können auf Bezugsdaten zugreifen, wenn der Wert im Bezugsfeld auf der einen Seite der Beziehung gemäß den festgelegten Kriterien erfolgreich mit einem Wert im

Abgleichsfeld auf der anderen Seite der Beziehung abgeglichen wird.

Nachdem Sie eine Beziehung erstellt haben, können Sie Felder aus der Bezugstabelle verwenden, als wären es Felder in der aktuellen

Tabelle: zur Anzeige von Datensätzen in einem Layout, als Teil einer

Formel, in einem Script, als Abgleichsfeld für eine andere Beziehung usw. Sie können in jedem Modus mit den Daten in den Bezugsfeldern arbeiten (falls Sie Zugriffsrechte haben), während Sie mit

Datensätzen in der aktuellen Tabelle arbeiten.

Wenn Sie Bezugsdaten in einem Ausschnitt anzeigen, werden Werte aus allen Bezugsdatensätzen angezeigt. Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem Ausschnitt befindet, wird nur der Wert aus dem ersten

Bezugsdatensatz angezeigt.

Weitere Informationen über Beziehungen finden Sie in der Hilfe.

Terminologie für relationale Datenbanken

Bevor Sie beginnen, mit relationalen Datenbanken und Referenzen zu arbeiten, sollten Sie mit den nachstehenden Begriffen vertraut sein. Diese Begriffe werden in den folgenden Abschnitten erläutert.

Begriff

Abgleichsfeld

Beschreibung

Ein Feld in der aktuellen Tabelle und ein Feld in einer Bezugstabelle, deren Werte für den Zugriff auf

übereinstimmende Datensätze verwendet werden.

(Ein Abgleichsfeld wird gelegentlich auch als

Schlüsselfeld

bezeichnet.) Für jede Beziehung wählen Sie in jeder

Tabelle ein oder mehrere Abgleichsfelder.

Für relationale Datenbanken müssen Werte in

Abgleichsfeldern übereinstimmen, damit eine Beziehung

zwischen den Dateien möglich ist. Siehe „Erläuterung von

Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf Seite 83.

Für Referenzen müssen Werte in Abgleichsfeldern nicht gleich sein, um zu passen.

Begriff

Aktuelle Tabelle

Ausschnitt

Beziehung

Beziehungsdiagramm

Bezugsdatensatz

Bezugsfeld

Beschreibung

In relationalen Datenbanken die Tabelle, in der Sie momentan arbeiten.

Für Referenzen die Tabelle, in die die Daten kopiert werden.

Ein Layoutobjekt, das Datensätze aus Bezugstabellen anzeigt. In Ausschnitten werden Daten aus Bezugsfeldern in

Reihen angezeigt, wobei jeder Datensatz eine eigene Reihe einnimmt.

Beziehungen ermöglichen in einer Tabelle den Zugriff auf

Daten in einer anderen Tabelle. Beziehungen können einen

Datensatz in einer Tabelle mit einem Datensatz in einer anderen Tabelle, einen Datensatz mit vielen anderen

Datensätzen oder alle Datensätze in einer Tabelle mit allen

Datensätzen in einer anderen Tabelle verknüpfen, abhängig von den Kriterien, die Sie bei der Definition der Beziehung im Beziehungsdiagramm angeben. (Eine Beziehung wird gelegentlich auch als

Verknüpfung

oder

Verknüpfungsausdruck

bezeichnet.)

Im Register „Beziehungen“ des Dialogfelds „Datenbank definieren“ sehen Sie die Instanzen von Tabellen sowohl in der aktuellen Datei als auch von externen Datenbank-

Bezugsdateien. In diesem Beziehungsdiagramm verknüpfen

Sie Tabellen und ändern Beziehungen zwischen Feldern in verschiedenen Tabellen.

Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen, erscheint eine visuelle

Repräsentation, oder Instanz, der Tabelle im Beziehungsdiagramm. Sie können beliebig viele Instanzen

(mit eindeutigen Namen) derselben Tabelle angeben, um im

Diagramm mit komplexen Beziehungen zu arbeiten.

Datensatz in der Bezugstabelle, dessen Abgleichsfeld

(entsprechend der verwendeten Beziehung) einen Wert enthält, der zu dem Wert im Abgleichsfeld einer anderen

Tabelle passt.

Ein Feld, das sich auf ein Feld in einer anderen Tabelle bezieht (oder auf ein anderes Feld in derselben Tabelle).

Wenn eine Beziehung zwischen zwei Tabellen (sogar über eine andere Tabelle) definiert wurde, kann auf Daten in

Feldern der einen Tabelle von der anderen Tabelle aus zugegriffen werden.

82

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Begriff

Bezugstabelle

Externe Tabelle

Beschreibung

In relationalen Datenbanken die Tabelle, die die Daten enthält, auf die Sie zugreifen und mit denen Sie in der aktuellen Tabelle arbeiten wollen.

Für Referenzen die Tabelle, die die zu kopierenden Daten enthält.

Eine Tabelle kann sich auf sich selbst beziehen. (Dies ist ein so genannter

Self-Join

.)

Eine Tabelle außerhalb der aktuellen Datei, in einer anderen

Datei.

Quelldatei

Quelltabelle

Die Datei, aus der Sie dem Beziehungsdiagramm eine

Tabelle hinzufügen.

Die Tabelle, auf der eine oder mehrere Tabellen im

Beziehungsdiagramm basieren. Die Quelltabelle ist die

Tabelle, die im Register „Tabellen“ des Dialogfelds

„Datenbank definieren“ definiert ist.

Referenzquellfeld

(nur für

Referenzen)

Das Feld in der Bezugstabelle, das die Daten enthält, die Sie bei einer Referenz kopieren wollen.

Referenzzielfeld

(nur für

Referenzen)

Relationale

Operatoren

Das Feld in einer Tabelle, in das Sie Daten bei einer Referenz kopieren wollen.

Im Beziehungsdiagramm die Symbole, die die

Vergleichskriterien zwischen einem oder mehreren

Felderpaaren in zwei Tabellen definieren. Hierzu gehören: gleich (=), ungleich (

), größer als (>), größer oder gleich

(

), kleiner als (<), kleiner oder gleich (

) und alle Zeilen oder kartesisches Produkt (X).

Erläuterung des Beziehungsdiagramms

Sie arbeiten im Beziehungsdiagramm mit Tabellen, um mit ihrer Hilfe die Ansicht Ihrer Daten im Layout zu organisieren.

Jede Instanz (oder jedes Auftreten) einer Tabelle im

Beziehungsdiagramm repräsentiert eine separate Sicht auf Ihre

Daten. Wenn Sie zwei Tabellen verknüpfen, verbinden Sie zwei bestehende Ansichten zu einer dritten Ansicht. Beim Hinzufügen von Tabellen zu Ihren Beziehungen stellt jede Folgetabelle eine zusätzliche Gruppe von Kriterien dar, die erfüllt sein müssen, bevor der Zugriff auf Bezugsdaten in dieser Beziehung möglich ist.

Sie können eine Beziehung zwischen zwei beliebigen Tabellen im Beziehungsdiagramm erstellen, aber die Beziehung darf nicht zirkulär sein, d. h. keinen geschlossenen Kreis zwischen Tabellen bilden. Jede Reihe von Beziehungen muss eine Anfangs- und eine

Endtabelle besitzen und diese Tabellen müssen unterschiedliche

Tabellen sein.

Da jede Beziehung eine zusätzliche Gruppe von Kriterien darstellt, müssen Sie Ihren

Kontext

im Beziehungsdiagramm berücksichtigen.

Der Kontext ist der Punkt im Diagramm, an dem die Beziehung ausgewertet wird. Da das Diagramm nie einen Kreis ergibt, bietet jeder Punkt im Diagramm eine andere Perspektive Ihrer Daten.

Das Beziehungsdiagramm lässt keine kreisförmigen Verbindungen zu, daher veranlasst jeder Versuch einer zirkulären Beziehung

FileMaker Pro, eine neue, eindeutig benannte Instanz einer Tabelle zu generieren. Diese neue Instanz erlaubt Ihnen wie jede andere

Instanz im Diagramm das Fortsetzen Ihrer neuen Beziehung.

Weitere Informationen über das Beziehungsdiagramm finden

Sie in der Hilfe.

Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen

Wenn Sie eine Beziehung zwischen Tabellen erstellen, wählen Sie eines oder mehrere Felder in jeder Tabelle als

Abgleichsfelder

aus.

Abgleichsfelder haben normalerweise gemeinsame Werte. In einer typischen Beziehung ist ein Datensatz in der einen Tabelle mit

Datensätzen in einer anderen Tabelle verbunden, die einen gemeinsamen Abgleichsfeldwert haben.

Die Tabelle „Kunden“ und die Tabelle „Rechnung“ können z. B. jeweils das Feld „Kundennummer“ verwenden, um jeden Kunden und Kauf eindeutig zu identifizieren. Wenn beide Tabellen über

„Kundennummer“ als Abgleichsfeld verbunden sind, kann ein

Datensatz in der Tabelle „Kunden“ einen Ausschnitt anzeigen, der jede Rechnung mit passender Kundennummer auflistet, und in der Tabelle „Rechnungen“ kann jede Rechnung mit derselben

Kundennummer konsistente Kundendaten anzeigen.

Die in einer Beziehung verwendeten Abgleichsfelder können verschiedene Namen haben. Ein Abgleichsfeld kann einen beliebigen Feldtyp außer „Medien“ oder „Statistik“ haben.

Weitere Informationen über Abgleichsfelder finden Sie in der Hilfe.

Typen von Beziehungen

Wenn Sie zwei Tabellen über eine Beziehung verknüpfen, legen Sie

Kriterien fest, anhand deren FileMaker Pro auf Bezugsdatensätze zugreift oder sie anzeigt.

Ihre Kriterien können einfach sein, z. B. der Abgleich eines

Felds in Tabelle A mit einem Feld in Tabelle B. Eine komplexere

Beziehungsdefinition liefert in der Regel eine begrenztere Gruppe von Bezugsdatensätzen. Beispiele komplexer Beziehungen umfassen mehrere Abgleichsfelder auf einer oder beiden Seiten der Beziehung oder den Vergleich von Abgleichsfeldern mithilfe relationaler „Ungleichheits“-Operatoren oder mithilfe berechneter

Abgleichsfelder.

Kapitel 3

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

83

Beziehungen mit einem einzelnen Kriterium

In einer Beziehung mit einem Kriterium werden Daten in einem

Feld mit Daten in einem anderen Feld verglichen.

Beispielsweise bezieht sich ein Datensatz in jeder Tabelle auf einen beliebigen Datensatz in der anderen Tabelle, wenn die Werte im Feld

„Kundennr.“ der Tabelle „Kunden“ und im Feld „Kundennr.“ der

Tabelle „Telefonnummern“ identisch sind.

Abgleichsfeld

Abgleichsfeld

Verwenden Sie eine Beziehung mit einem einzelnen Kriterium, wenn sich zwei Tabellen auf der Basis eines gemeinsamen Werts, wie z. B. einer Seriennummer oder einer Kennziffer, aufeinander beziehen sollen. Beispielsweise enthält die Datenbank „Kunden“ zwei Tabellen: „Kunden“ mit Namen und Adressen und

„Telefonnummern“ zum Speichern von Telefonnummern für verschiedene Bereiche, z. B. Geschäftlich, Privat, Telefax usw.

Die Daten werden auf zwei Tabellen verteilt, da ein einzelner

Kunde mehrere Telefonnummern haben kann.

Die Tabellen enthalten die folgenden Felder:

Tabelle

Kunden

Feldname

Kundennr.

Vorname

Nachname

Adresse1

Kommentar

Zahlenfeld, automatisch eingegebene fortlaufende

Nummer. Abgleichsfeld für die Tabelle „Kunden“

Textfeld

Textfeld

Textfeld

84

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Tabelle Feldname

Adresse2

Stadt

Bundesland

Telefonnummern Telefon

Telefonnummerntyp

Kundennr.

Kommentar

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Zahlenfeld. Abgleichsfeld für die Tabelle „Telefonnummern“

Das Feld „Kundennr.“ ist das Abgleichsfeld der Beziehung zwischen den beiden Tabellen. In der Tabelle „Kunden“ ist das

Feld „Kundennr.“ auf die automatische Eingabe einer fortlaufenden

Nummer eingestellt, damit jeder Datensatz in der Tabelle

„Kunden“ eine eindeutige Kennnummer besitzt. In der Tabelle

„Telefonnummern“ ist die Kundennummer ein einfaches Zahlenfeld.

Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von

Bezugsdatensätzen in der Tabelle „Telefonnummern“ erlaubt, wird die Kundennummer aus dem Kundendatensatz automatisch in das Feld „Kundennr.“ der Tabelle „Telefonnummern“ in jedem neuen Bezugsdatensatz eingefügt. Damit ist es möglich, dass sich viele Datensätze in der Tabelle „Telefonnummern“ auf einen einzelnen Datensatz in der Tabelle „Kunden“ beziehen.

Benutzer können eine Telefonnummer in eine leere Ausschnittreihe eingeben und FileMaker Pro erstellt dann automatisch für diese

Telefonnummer einen Bezugsdatensatz.

Beziehungen mit mehreren Kriterien

In einer Beziehung mit mehreren Kriterien wird die Anzahl der

Abgleichsfelder erhöht, womit sich die Kriterien vermehren, die FileMaker Pro beurteilt, bevor Bezugsdatensätze erfolgreich verknüpft werden. In einer Beziehung mit mehreren Kriterien vergleicht FileMaker Pro die Werte jedes Abgleichsfelds auf beiden Seiten der Beziehung in der Reihenfolge, in der die

Felder erscheinen. Dies ist ein so genannter UND-Vergleich.

Für einen erfolgreichen Vergleich muss jedes Abgleichsfeld einen entsprechenden Wert in der anderen Tabelle finden.

Verwenden Sie eine Beziehung mit mehreren Kriterien, wenn zwei Tabellen auf der Basis mehrerer gemeinsamer Werte, wie z. B. einer Kundennummer und eines Datums, miteinander verknüpft sein sollen.

Felder anpassen

Felder anpassen

In dieser Beziehung sind sowohl „Kundennr.“ als auch „Mietdatum“

Abgleichsfelder für die Tabelle „Mietpositionen“. Ein Datensatz in der Tabelle „Kunden“ mit einem Wert von 1000 im Feld „Kundennr.“ und dem Wert „10.10.2004“ im Feld „Mietdatum“ passt nur zu den

Datensätzen in der Tabelle „Positionen“, in denen die Werte von beiden Feldern übereinstimmen. Wenn die Felder „Kundennr.“ in beiden Tabellen übereinstimmende Werte haben, aber die Felder

„Mietdatum“ nicht, werden keine Bezugsdatensätze zurückgegeben.

Ausschnitt

Telefonnummer in eine leere Ausschnittreihe eingeben

Beispielsweise enthält die Datenbank „Ausrüstungsverleih“ drei

Tabellen: „Ausrüstung“, eine statische Tabelle, die den verleihbaren

Ausrüstungsbestand speichert; die Tabelle „Kunden“, die Namen und Adressen von Kunden speichert, sowie die Tabelle

„Mietpositionen“, die einen Datensatz für jeden Verleihvorgang, einschließlich Ausrüstungsnummer, Kundennummer und Mietdatum speichert. Diese Datenbank soll den Verleih von Reiseausrüstung verfolgen und alle Ausleihvorgänge pro ausgewähltem Kunden und ausgewähltem Datum anzeigen.

Die Datenbank verwendet zwar drei Tabellen, aber die Beziehung mit mehreren Kriterien besteht zwischen den Tabellen „Kunden“ und „Mietpositionen“. Diese Tabellen enthalten die folgenden

Felder:

Tabelle

Kunden

Feldname

Kundennr.

Mietpositionen

Mietdatum

Kundennr.

Mietdatum

Ausrüstungsnr.

Kommentar

Zahlenfeld, automatisch eingegebene fortlaufende

Nummer. Eines der

Abgleichsfelder für die

Tabelle „Mietpositionen“

Datumsfeld. Das andere

Abgleichsfeld für die

Tabelle „Mietpositionen“

Zahlenfeld. Eines der

Abgleichsfelder für die

Tabelle „Kunden“

Datumsfeld. Das andere

Abgleichsfeld für die Tabelle

„Kunden“

Zahlenfeld

Kapitel 3

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

85

Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von

Bezugsdatensätzen in der Tabelle „Mietpositionen“ erlaubt, können

Benutzer Ausleihdaten in eine leere Ausschnittreihe eingeben und

FileMaker Pro erstellt dann automatisch einen Bezugsdatensatz für diesen Verleihvorgang.

Auswählen, um die Erstellung von Bezugsdatensätzen in der Tabelle „Mietpositionen“ zu erlauben

Beziehungen, die Vergleichsoperatoren verwenden

In einer vergleichenden Beziehung verwenden Sie einen oder mehrere der folgenden Operatoren, um Werte von Abgleichsfeldern in den beiden Bezugstabellen zu vergleichen. Die Beziehung gibt

Bezugsdatensätze zurück, wenn der Vergleich gemäß den festgelegten Kriterien erfolgreich ist.

=

<

Relationaler Operator Vergleicht diese Datensätze

Werte im Abgleichsfeld sind gleich.

>

≥ x

Werte im Abgleichsfeld sind ungleich.

Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner als Werte im rechten Abgleichsfeld.

Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner oder gleich den Werten im rechten Abgleichsfeld.

Werte im linken Abgleichsfeld sind größer als Werte im rechten Abgleichsfeld.

Werte im linken Abgleichsfeld sind größer oder gleich den Werten im rechten Abgleichsfeld.

Alle Datensätze in der linken Tabelle werden mit allen

Datensätzen in der rechten Tabelle verglichen, unabhängig von den Werten in den Abgleichsfeldern.

86

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Abgleichsfeld Abgleichsfeld

Relationaler Operator „Größer als“

In diesem Beispiel sind die Felder „Tourdatum“ in der Tabelle

„Touren“ und der Tabelle „Kunden“ die Abgleichsfelder. Wenn z. B. ein Datensatz in der Tabelle „Touren“ in „Tourdatum“ den Wert

11.12.2004 hat, beziehen sich alle Datensätze in der Tabelle

„Kunden“ mit einem Tourdatum-Wert von 10.12.2004 oder früher darauf. Wenn in der Tabelle „Kunden“ ein Datensatz den Wert

11.12.2004 hat, beziehen sich alle Datensätze in der Tabelle

„Touren“ mit einem Tourdatum-Wert von 12.12.2004 oder später darauf.

Beziehungen, die einen Bereich von Datensätzen zurückgeben

Eine Beziehung, die einen Bereich von Datensätzen zurückgibt, gleicht einer Beziehung mit mehreren Kriterien, mit der Ausnahme, dass Sie Vergleichsoperatoren verwenden, um Datensätze zu finden, die größer als eines Ihrer Kriterien und kleiner als Ihr anderes

Kriterium sind. Diese Art der Beziehung wird im Allgemeinen verwendet, um Datensätze zurückzugeben, die innerhalb eines

Bereichs von Datumsangaben oder Seriennummern liegen.

Nehmen Sie z. B. an, Sie wollen von Tabelle E aus alle Datensätze in

Tabelle F sehen, deren Werte in Datumsfeld F größer als Startdatum

E und kleiner als Enddatum E sind.

Felder anpassen

Abgleichsfeld

Gibt an, dass mehrere verschiedene relationale Operatoren in dieser

Beziehung verwendet werden

Diese Beziehung verwendet die relationalen

Operatoren „kleiner als“ und „größer als“.

Die Beziehung gibt diejenigen Datensätze von Tabelle F zurück, deren Datum in Datumsfeld F später ist als Startdatum E und früher als Enddatum E.

Beispiel:

Wenn Felder

Startdatum E

Enddatum E

Folgende Werte enthalten:

01.11.2005

01.12.2005

gibt Tabelle F diese

Bezugsdatensätze zurück:

14.11.2005

27.11.2005

Weiteres Beispiel:

Wenn Felder

Startdatum E

Enddatum E

Folgende Werte enthalten:

01.12.2005

01.01.2006

gibt Tabelle F diese

Bezugsdatensätze zurück:

02.12.2005

15.12.2005

17.12.2005

26.12.2005

Self-Join-Beziehungen

Ein Self-Join ist eine Beziehung, in der beide Abgleichsfelder in derselben Tabelle definiert sind. Definieren Sie einen Self-Join, um Beziehungen zwischen Datensätzen innerhalb derselben Tabelle aufzubauen. Verwenden Sie z. B. einen Self-Join, um in einem

Ausschnitt eines Layouts eine Untergruppe von Daten in der aktuellen Tabelle anzuzeigen, wie etwa alle Angestellten für jeden

Manager.

Wenn Sie eine Self-Join-Beziehung im Beziehungsdiagramm definieren, generiert FileMaker Pro eine zweite Instanz der Tabelle, auf die Sie den Self-Join basieren. FileMaker Pro verhindert damit, dass das Beziehungsdiagramm eine zirkuläre Beziehung bildet, wodurch die Beziehung nicht mehr berechnet werden könnte.

Abgleichsfeld

Abgleichsfeld

Self-Join-Beziehung

Diese Beziehung gibt Bezugsdatensätze in Tabelle G zurück, wenn Textfeld G1 denselben Wert wie Textfeld G2 enthält.

Weitere Informationen über die Beziehungstypen finden Sie in der Hilfe.

Planen einer relationalen Datenbank

Informationen über das Planen einer relationalen Datenbank finden

Sie unter „Planen einer Datenbank“ auf Seite 45.

Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm

Verwenden Sie das Beziehungsdiagramm, um die Beziehungen in Ihrer Datenbankdatei zu erstellen, zu ändern und anzuzeigen.

Im Beziehungsdiagramm können Sie Tabellen und Beziehungen duplizieren, Tabellen in der Größe ändern und ausrichten und

Textnotizen hinzufügen. Sie können Tabellen hervorheben, die mit der ausgewählten Tabelle über eine 1-entfernt-Beziehung verbunden sind, sowie Tabellen, die über die gleiche Quelltabelle wie die aktuell ausgewählte Tabelle verfügen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 3

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

87

Standardmäßig zeigt das Beziehungsdiagramm alle Tabellen in Ihrer aktuellen Datenbankdatei. Sie können dem Diagramm Tabellen aus anderen Dateien oder mehrere Instanzen derselben Tabelle hinzufügen. Sie können auch über die Schaltflächen am unteren

Rand des Diagramms Tabellen aus dem Diagramm entfernen.

Erstellen von Beziehungen

So erstellen Sie eine Beziehung:

1.

Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >

Datenbank

(Windows) bzw.

Ablage

>

Definieren

>

Datenbank

(Mac OS).

2.

Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf das

Register Beziehungen .

3.

Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die beiden Tabellen, die Sie für diese Beziehung verwenden wollen.

Sie können sich an beliebiger Stelle im Diagramm befinden, müssen aber vorhanden sein, damit die Beziehung erstellt werden kann. Für

Self-Join-Beziehungen wählen Sie die Einzeltabelle; FileMaker Pro erstellt dann die zweite Tabelleninstanz für Sie.

4.

Klicken Sie auf ein Feld in einer der Tabellen und ziehen Sie es auf das entsprechende Abgleichsfeld in der anderen Tabelle.

Oder klicken Sie auf , um das Dialogfeld „Beziehung bearbeiten“ zu öffnen und eine Beziehung zu erstellen.

5.

Wiederholen Sie Schritt 4 für jedes Abgleichsfeld, das Sie in dieser Beziehung verwenden wollen.

Weitere Informationen über Abgleichsfelder finden Sie unter

„Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf Seite 83.

88

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

6.

Klicken Sie auf

OK

, um die Änderungen zu speichern und das

Beziehungsdiagramm zu schließen.

Positionieren Sie den

Zeiger auf das Pfeilsymbol, um die Namen der

Quelltabelle und der

Quelldatei anzuzeigen.

Ausgewählte Objekte löschen

Tabelle hinzufügen

Eine Beziehung erstellen

Ausgewählte Objekte duplizieren

Ein ausgewähltes Objekt bearbeiten

Ändern Sie die

Ausrichtung ausgewählter Objekte

Einmal klicken, um alles außer den Abgleichsfeldern auszublenden. Noch einmal klicken, um alles außer dem

Tabellennamen auszublenden.

Erneut klicken, um die Tabelle wieder in ihrer ursprünglichen

Größe herzustellen.

Hier klicken, um eine

Textnotiz ein- bzw. auszublenden

Ändern Sie die Farbe ausgewählter Objekte

Fügt dem Diagramm eine

Textnotiz hinzu

Vergrößert bzw. verkleinert die Darstellung des

Beziehungsdiagramms.

Zeigt das Dialogfeld „Drucker einrichten“ (Windows) bzw.

„Papierformat“ (Mac OS) an

Seitenumbrüche anzeigen

Zeigen Sie 1-entfernte Tabellen oder

Tabellen mit der gleichen Quelle an.

Ändern von Beziehungen

Nach der Erstellung einer Beziehung können Sie Abgleichsfelder hinzufügen oder ändern, relationale Operatoren ändern und

Optionen für das Erstellen, Löschen und Sortieren von

Bezugsdatensätzen festlegen.

So ändern Sie eine Beziehung:

1.

Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >

Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank

(Mac OS).

2.

Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf das

Register Beziehungen .

3.

Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die zu bearbeitende

Beziehung und doppelklicken Sie auf die Verbindungslinie zwischen den Bezugstabellen, um das Dialogfeld „Beziehung

ändern“ zu öffnen.

Oder wählen Sie die Beziehung im Diagramm aus und klicken Sie auf , um das Dialogfeld „Beziehung ändern“ zu öffnen.

Den relationalen

Operator wählen

Kapitel 3

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

89

4.

Bearbeiten Sie die Tabellen und Abgleichsfelder für die

Beziehung.

Ziel Aktion

Ein Abgleichsfeld ändern Wählen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken

Sie auf Ändern .

Ein Abgleichsfeld hinzufügen

Wählen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken

Sie auf Hinzufügen .

Den relationalen Operator

ändern

Wählen Sie einen neuen Operator aus der Liste und klicken Sie auf

Ändern

.

Siehe „Beziehungen, die Vergleichsoperatoren verwenden“ auf Seite 85.

Ein Paar von Beziehungskriterien duplizieren

Wählen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im unteren Bereich des Dialogfelds und klicken

Sie auf Duplizieren .

Ein Paar von Beziehungskriterien löschen

Wählen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im unteren Bereich des Dialogfelds und klicken

Sie auf

Löschen

.

5.

Aktivieren Sie Optionen für die Beziehung.

Ziel Wählen Sie

Einen Bezugsdatensatz (zur

Bezugstabelle) immer hinzufügen, wenn Sie Daten in ein Bezugsfeld eines Datensatzes in der aktuellen

Tabelle eingeben. (Siehe

„Hinzufügen und Duplizieren von

Datensätzen“ auf Seite 24.)

Datensatzerstellung in dieser Tabelle mit dieser

Beziehung zulassen.

Wenn diese Option aktiviert ist, bewirkt die

Eingabe von Daten in ein Bezugsfeld, für das kein entsprechender Bezugsdatensatz existiert, dass ein Bezugsdatensatz auf der

Basis des Abgleichsfelds in der aktuellen

Tabelle erstellt wird.

Optionen für die Tabellen in der

Beziehung aktivieren

90

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ziel

Die entsprechenden Datensätze

(in der Bezugstabelle) immer löschen, wenn Sie einen zugehörigen Datensatz in der aktuellen Tabelle löschen. (Siehe

„Löschen von Datensätzen“ auf

Seite 25.)

Bezugsdatensätze in dieser Tabelle löschen, wenn ein Datensatz in der anderen Tabelle gelöscht wird.

Diese Option löscht Bezugsdatensätze auch dann, wenn sie im aktuellen Layout nicht angezeigt werden.

Bezugsdatensätze sortieren.

Wählen Sie

Sortieren. Doppelklicken Sie dann in der linken Liste im Dialogfeld „Sortieren“ auf die zu sortierenden Felder. Um die

Sortierfolge der Felder zu ändern, ziehen

Sie die Felder in der rechten Liste an die gewünschte Position. Aktivieren Sie weitere

Optionen und klicken Sie dann auf OK .

Durch die Aktivierung dieser Option wird die Sortierfolge in der Bezugsdatei nicht beeinflusst.

6.

Klicken Sie auf OK .

Weitere Informationen über das Erstellen und Bearbeiten von

Beziehungen finden Sie in der Hilfe.

Statistikberechnung für Daten in

Ausschnitten

Sie können Daten statistisch auswerten, die sich in einem Bezugsfeld in einem Ausschnitt befinden. Der Ausschnitt kann Datensätze aus einer Bezugstabelle oder aus derselben Tabelle (Self-Join) enthalten.

So werten Sie Daten in einem Ausschnitt statistisch aus:

1.

Erstellen Sie ein Formelfeld in der Tabelle, in der die

Gesamtsumme angezeigt werden soll.

2.

Definieren Sie für das Feld eine Formel, die eine Statistikfunktion für die gewünschte Berechnung enthält.

Wenn z. B. die Tabelle „Rechnungen“ aktiv ist und Sie die Summe der Bezugswerte im Feld „Preis“ der Tabelle „Positionen“ ermitteln wollen, verwenden Sie die Formel

Summe(Produkte::Preis)

3.

Platzieren Sie das Formelfeld in ein Layout der Tabelle, in der es definiert wurde.

Siehe „Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout“ auf

Seite 68.

Weitere Informationen über die Ergebnisberechnung für Daten in

Ausschnitten finden Sie in der Hilfe.

Erläuterung von Referenzen

Eine Referenz kopiert Daten aus einer anderen Tabelle in ein Feld in der aktuellen Tabelle. Die kopierten Daten werden Teil der aktuellen

Tabelle (und verbleiben auch in der Tabelle, aus der sie kopiert wurden). Die Daten, die in die aktuelle Tabelle kopiert wurden,

ändern sich nicht automatisch, wenn sich die Daten in der anderen

Tabelle ändern. Eine Aktualisierung erfolgt nur dann, wenn sich das

Abgleichsfeld in der aktuellen Tabelle ändert.

Um für eine Referenz eine Verbindung zwischen Tabellen zu definieren, erstellen Sie eine Beziehung. Dann definieren Sie eine

Referenz, um Daten aus einem Feld in der Bezugstabelle in ein Feld in der aktuellen Tabelle zu kopieren.

Wenn Sie einen Wert in das Abgleichsfeld der aktuellen Tabelle eingeben, greift FileMaker Pro anhand der Beziehung auf den ersten

Datensatz in der Bezugstabelle zu, dessen Abgleichsfeld einen passenden Wert enthält. Anschließend kopiert FileMaker Pro den

Wert aus dem Referenzquellfeld in das Referenzzielfeld, wo der

Wert gespeichert wird.

.

Die Daten, die in das Referenzzielfeld kopiert wurden, können Sie bearbeiten, ersetzen oder löschen wie beliebige andere Daten (da der

Referenzwert zur aktuellen Tabelle gehört). Sie können auch Daten in der aktuellen Tabelle aktualisieren, wenn sich die Daten in der

Bezugstabelle geändert haben.

Datensätze in Bezugstabelle

Kundennr.

C235

Aktuelle Tabelle

Kundennr.

C200

Name Schmidt

Beziehung

Kundennr.

Name

Name

Telefon 42.83.91.04

Stadt

Schmidt

555-3849

Paris

Telefon

Vancouver

Stadt München

Referenzzielfeld Referenzquellfeld

Erstellen von Referenzen

So definieren Sie eine Referenz:

1.

Definieren Sie eine Beziehung für die Referenz zwischen dem

Abgleichsfeld der aktuellen Tabelle und dem Abgleichsfeld der

Bezugstabelle. Siehe „Erstellen von Beziehungen“ auf Seite 87.

2.

Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >

Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank

(Mac OS).

3.

Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf das

Register Felder .

4.

Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste

Tabellen

.

Kapitel 3

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

91

5.

Wählen Sie ein Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder Medienfeld aus der Liste bestehender Felder oder definieren

Sie ein neues.

6.

Klicken Sie auf

Optionen

(oder doppelklicken Sie auf den

Feldnamen).

7.

Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register

Automatische Eingabe und aktivieren Sie dann Referenzwert .

8.

Wählen Sie im Dialogfeld „Referenz für Feld“ die Tabelle, mit der die Referenz beginnt, und die Tabelle, aus der der Wert kopiert wird.

Wählen Sie:

Beginnend mit Tabelle

Zum Festlegen von:

Die Tabelle, die der Referenz im Beziehungsdiagramm als Ausgangspunkt dient.

Referenz aus Bezugstabelle Die Bezugstabelle, in der die Bezugsdaten nachgeschlagen werden.

9.

Wählen Sie das Feld aus, aus dem der Referenzwert kopiert werden soll.

10.

Aktivieren Sie Optionen für die Referenz.

Ziel Aktion

Die Maßnahme festlegen, wenn die

Werte in den Abgleichsfeldern nicht identisch sind

Aktivieren Sie unter

Bei fehlender

Übereinstimmung

eine Option, um keinen Wert zu kopieren oder den nächstniedrigeren oder

- höheren Wert aus dem Referenzquellfeld zu kopieren, oder geben Sie einen festen Wert ein, der stattdessen verwendet werden soll.

Leeren Feldinhalt von der Übernahme aus dem Referenzquellfeld der Referenz in das Referenzzielfeld ausschließen

Aktivieren Sie Leeren Feldinhalt nicht kopieren .

(Deaktivieren Sie die Option, um die

Übernahme solcher Daten zuzulassen.)

92

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Referenzquellfeld wählen

Ausgangspunkt der Referenz wählen

Bezugstabelle für die Referenz wählen

Eine Option für ungleiche Daten in

Abgleichsfeldern wählen

6.

Stellen Sie sicher, dass

Referenzwert

aktiviert ist, und klicken Sie auf Angeben .

Um die Verwendung einer Referenz zu beenden oder auszusetzen, deaktivieren Sie Referenzwert .

7.

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

8.

Klicken Sie auf

OK

.

Weitere Informationen über das Erstellen und Bearbeiten von

Referenzen finden Sie in der Hilfe.

Aktivieren, damit keine leeren Daten kopiert werden

11.

Klicken Sie auf OK .

12.

Wiederholen Sie die Schritte 5-11 für jedes weitere Feld, für das

Sie eine Referenz definieren wollen.

Bearbeiten von Referenzen

So bearbeiten Sie eine Referenz:

1.

Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >

Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank

(Mac OS).

2.

Klicken Sie auf das Register Felder .

3.

Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen .

4.

Doppelklicken Sie auf das Referenzzielfeld.

5.

Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register

Automatische Eingabe .

Kapitel 4

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen der gemeinsamen

Benutzung von FileMaker Pro-Datenbanken:

1

FileMaker-Netzwerk-Sharing

: Sie können FileMaker Pro-

Datenbanken gemeinsam benutzen, wodurch mehrere

FileMaker Pro-Benutzer gleichzeitig auf dieselbe Datenbank zugreifen und sie verwenden können.

1

Importieren und Exportieren von Daten

: Sie können

Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren.

Beispielsweise können Sie Daten importieren, die sich in einer anderen Datenbank oder einer Tabellenkalkulation befinden, oder Adressdaten exportieren, um personalisierte Serienbriefe mit einer Textverarbeitung zu erstellen.

1

Instant Web Publishing

: Sie können rasch und einfach

FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im

Internet) den Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-Datenbanken erlauben.

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Informationen über das Veröffentlichen von Datenbanken im

Web finden Sie im Handbuch

FileMaker Pro Web Publishing

.

Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk

Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie und andere FileMaker Pro-Benutzer unter Windows und Mac OS gleichzeitig dieselbe Datenbankdatei verwenden.

FileMaker Pro-Netzwerk-Sharing unterstützt die gemeinsame

Nutzung von Dateien durch bis zu 5 Benutzer gleichzeitig.

Wenn Sie Dateien mit mehr als 5 gleichzeitigen Benutzern im

Netzwerk verwenden müssen, wird der Einsatz von FileMaker

Server empfohlen, der größeren Netzwerkdurchsatz und höhere

Kapazität bietet.

Wichtig

Ihre FileMaker Pro-Lizenzvereinbarung erlaubt die gleichzeitige Nutzung des Programms in einem Netzwerk nur dann, wenn Sie eine Lizenz für jeden einzelnen Computer erworben haben, auf dem FileMaker Pro installiert ist oder ausgeführt wird. Dieselbe

Software-Lizenz darf nicht auf verschiedenen Computern gemeinsam benutzt werden. Die vollständigen Bedingungen können Sie der Softwarelizenz entnehmen.

Der erste Benutzer, der eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist der

Host

. Jeder Benutzer, der im Anschluss daran eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist ein

Client

.

94

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Der Host öffnet die Datei.

Clients bauen Verbindungen zur gemeinsam benutzten Datei auf.

Wenn eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet ist, können Host und

Clients auf dieselben Informationen zugreifen und alle Änderungen an der Datei werden im Fenster jedes Benutzers angezeigt.

Alle Änderungen, die einer der Benutzer an den Daten vornimmt, werden in der gemeinsamen Datei gespeichert. Eine gemeinsam benutzte Datei wird auf der Platte gespeichert, auf der sich die

Datei befindet.

Sortierfolgen, Suchabfragen, Importfeldfolge, Exportfeldfolge und

Druckereinrichtungen sind spezifisch für die einzelnen Benutzer.

Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und

Bereitstellen von Dateien

Da viele FileMaker Pro-Befehle auf dem Host-Rechner verarbeitet werden, erzielen Sie den höchsten Durchsatz, wenn Sie Ihren schnellsten Computer als Host für gemeinsam benutzte Dateien einsetzen. Die Datei, die Sie als Host bereitstellen, muss sich auf der

Festplatte Ihres Computers befinden. Sie können nicht Host einer

Datei sein, die sich auf einem entfernten Computer oder Server im

Netzwerk befindet, da dies die Datensicherheit und die Leistung beeinträchtigen kann.

So aktivieren Sie File Sharing für alle geöffneten Dateien im

Netzwerk:

1.

Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei(en), die Sie gemeinsam benutzen wollen.

Hinweis

Um den Sharing-Status einer Datei zu aktivieren oder zu ändern, müssen Sie sie mit einem Konto öffnen, das über das

Zugriffsrecht

Erweiterte Zugriffsrechte verwalten

verfügt. Weitere

Informationen finden Sie unter „Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte“ auf Seite 104.

2.

Wählen Sie

Bearbeiten

>

Sharing

>

FileMaker-Netzwerk

(Windows) bzw.

FileMaker Pro

>

Sharing

>

FileMaker-Netzwerk

(Mac OS).

3.

Klicken Sie im Dialogfeld „FileMaker-Netzwerkeinstellungen“ unter

Netzwerk-Sharing

auf

Ein

.

Das Feld

TCP/IP-Adresse

enthält die TCP/IP-Adresse Ihres Systems.

Hier klicken, um FileMaker-

Netzwerk-Sharing zu aktivieren

Stufe des Netzwerkzugriffs für die ausgewählte(n) Datei(en) wählen

4.

Wählen Sie die Datei(en), die Sie bereitstellen wollen, aus der

Liste Aktuell geöffnete Dateien .

5.

Legen Sie die Stufe des Netzwerkzugriffs für die ausgewählte(n)

Datei(en) fest.

Ziel

Zugriff für alle FileMaker Pro-

Benutzer in Ihrem Netzwerk ermöglichen

Netzwerkzugriff der Benutzer abhängig von ihrer Berechtigung beschränken

Jeglichen Zugriff über FileMaker-

Netzwerkfunktionen verhindern

Wählen Sie

Alle Benutzer

Benutzer nach Berechtigungen angeben und dann auf Angeben klicken.

Wählen Sie im Dialogfeld „Benutzer nach Berechtigungen angeben“ die Berechtigungen, für die Sie

Netzwerk zugriff erlauben wollen.

Keine Benutzer

6.

Klicken Sie auf

OK

.

Die geöffneten Dateien sind nun bereitgestellt.

Wichtig

Sie müssen Ihre gemeinsam benutzte(n) Datei(en) geöffnet lassen, damit sie für Clients zur Verfügung stehen.

Hinweis

Damit Dateien auf CD-ROMs gemeinsam benutzt werden können, müssen Sie Sharing aktivieren, bevor Sie die Datei auf die

CD kopieren.

Kapitel 4

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

95

Öffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client

Nachdem der Host eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet hat, können Clients eine Verbindung zu dieser Datei aufbauen.

So öffnen Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank als Client:

1.

Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Remote öffnen

.

2.

Wählen Sie im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“ die Option

Anzeigen

, um eine Liste der Hosts zu sehen.

Auswahl

Host-Favoriten

Lokale Hosts

Hosts nach LDAP

Für

Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefügt haben

FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz

FileMaker Pro-Hosts, die über den angegebenen

LDAP-Server zur Verfügung stehen

3.

Um die an einem Host verfügbaren Dateien zu sehen, wählen Sie den Host aus. Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Dateien die zu

öffnende Datei.

Oder geben Sie unter

Netzwerk-Dateipfad

den Netzwerkpfad ein

(z. B. fmnet:/<Host-IP-Adresse>/<Dateiname>

).

4.

Klicken Sie auf

Öffnen

.

Abhängig von der Konfiguration des File Sharing auf dem Host müssen Sie möglicherweise den Kontonamen, das Passwort und den Domänennamen (nur Windows) eingeben.

Wenn das Netzwerk überlastet ist, erscheint die Datei möglicherweise nicht. Um das Netzwerk für eine längere Zeitdauer zu überprüfen, halten Sie die Strg- (Windows) bzw. Optionstaste

(Mac OS) gedrückt, während Sie auf ein Element klicken.

96

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Beschränkungen beim Ändern gemeinsam benutzter Dateien

Es ist zwar möglich, dass mehrere Benutzer dieselbe gemeinsame

Datei gleichzeitig ändern, jedoch unterliegen die Arten gleichzeitig zulässiger Änderungen einigen Beschränkungen. Die folgende

Tabelle beschreibt die Arten von Änderungen, die an gemeinsam benutzten Dateien möglich bzw. nicht möglich sind.

Datenbankänderung

Beschränkung

Daten in Layouts und

Datensätzen

Zwei Personen können nicht gleichzeitig denselben

Datensatz bearbeiten.

Layouts und

Layoutelemente

Wertelisten

Scripts

Tabellen, Felder,

Beziehungen

(Datenbankschema)

Dateiverweise

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe

Layout ändern.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dieselbe

Werteliste ändern oder definieren.

Hinweis

Eine Person kann eine Werteliste bearbeiten, während eine andere Person sie im Blättern- oder

Suchenmodus verwendet.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe

Script ändern oder definieren.

Hinweis

Eine Person kann ein Script bearbeiten, während eine andere Person es verwendet.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig eines dieser

Elemente ändern.

Konten und

Zugriffsrechte

Zwei Personen können nicht gleichzeitig Dateiverweise

ändern oder definieren.

Hinweis

Eine Person kann einen Dateiverweis bearbeiten, während eine andere Person ihn verwendet.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig Konten und

Zugriffsrechte ändern oder definieren.

Hinweis

Eine Person kann ein Konto oder Zugriffsrechte erstellen oder ändern, während eine andere

Person sie verwendet.

Entferntes Öffnen gemeinsam genutzter Datenbanken unter Verwendung eines URLs

Das Installationsprogramm von FileMaker Pro registriert FMP7 als

Internet-Protokoll. Dadurch können Sie eine gemeinsam genutzte

Datenbank mithilfe eines URLs öffnen.

FileMaker Pro-Datenbanken, die über TCP/IP gemeinsam genutzt werden, können mithilfe der Liste lokaler Hosts, der IP-Adresse des

Hosts oder seines DNS-Namens (sofern definiert) remote geöffnet werden. Wenn der Host einer Datenbank also z. B. die IP-Adresse

192.168.10.0 und den DNS-Namen host.domaene.com hat, kann die

Datenbank über Datei / Ablage > Remote öffnen > Netzwerk-Dateipfad geöffnet werden, wobei Sie entweder die IP-Adresse oder den DNS-

Namen eingeben.

So öffnen Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank unter

Verwendung eines URLs:

1.

Starten Sie auf dem vorgesehenen Client-Computer einen

Webbrowser.

2.

Geben Sie in das Adressfeld des Browsers den URL des Host-

Computers in diesem Format ein: [<][URL:]FMP7://

[[Konto:[email protected]]netzadresse]/datenbankname[>]

Optionale Parameter sind durch eckige Klammern („[]“) gekennzeichnet. Da URLs keine Leerzeichen enthalten können, werden diese in Datenbanknamen durch Pluszeichen („+“) ersetzt.

Beispiele

FMP7://Mein+Adressbuch.fp7

FMP7://192.168.10.0/Mein+Adressbuch.fp7

Schließen einer bereitgestellten Datei

Bevor ein Host eine gemeinsam genutzte Datei schließen kann, müssen alle Clients die Datei schließen. FileMaker Pro gibt Ihnen die Möglichkeit, Clients im Netzwerk aufzufordern, die gemeinsam genutzte Datei zu schließen, wenn Sie eine der folgenden Aktionen ausführen: die Datei schließen, die Sharing-Voraussetzungen für die

Datei ändern, FileMaker Pro beenden oder eine Aufgabe ausführen, für die alle Clients die Datei schließen müssen. Wenn ein Client nicht innerhalb von 30 Sekunden auf Ihre Aufforderung zum Schließen einer gemeinsam benutzten Datei reagiert, versucht FileMaker Pro, die gemeinsam benutzte Datei auf dem Rechner des Clients zu schließen.

So schließen Sie eine bereitgestellte Datei:

1.

Wählen Sie auf dem Computer, der die Datei bereitstellt,

Datei

>

Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS).

2.

Falls noch Clients die gemeinsam benutzte Datei geöffnet haben, sehen Sie in einem Dialogfeld eine Liste dieser Clients. Klicken Sie auf

Anfrage

, um diese Clients in einer Meldung aufzufordern, die

Datei zu schließen.

3.

Clients sehen ein Dialogfeld, das sie zum Schließen der Datei auffordert.

Bei dieser Aktion:

Clients klicken auf

Clients klicken auf

Abbrechen .

Jetzt schließen .

Clients führen keine Aktion durch.

FileMaker Pro

Wartet darauf, dass diese Clients die

Datei schließen.

Schließt die gemeinsam genutzte Datei auf dem Computer des Clients.

Versucht, die Datei nach 30 Sekunden zu schließen, falls ein sicheres Schließen möglich ist.

Weitere Informationen über gemeinsame Dateibenutzung in einem

Netzwerk finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 4

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

97

Importieren und Exportieren von Daten

Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen

Anwendungen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren. Sie können:

1

Daten in eine bestehende FileMaker Pro-Datei importieren, entweder in eine neue oder eine bestehende Tabelle.

1

Daten aus anderen Programmen in neue FileMaker Pro-Dateien umwandeln.

1

Daten zur Verwendung in anderen Programmen exportieren.

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Sie können FileMaker Pro-Daten als Microsoft Excel-Arbeitsblatt oder als Adobe PDF-Datei speichern. So können Sie Ihre Datensätze an Benutzer weitergeben, die nicht über FileMaker Pro verfügen.

Mit FileMaker Pro können Sie das Excel-Arbeitsblatt bzw. die PDF-

Datei per E-Mail versenden, wenn Sie sie speichern. Sie können zudem Scripts erstellen, um Datensätze als Excel oder PDF zu speichern.

Um Dateien als Excel oder PDF speichern zu können, benötigen Sie die folgenden Zugriffsrechte:

1

1

Exportieren

, um Excel-Dateien zu speichern.

Drucken

, um PDF-Dateien zu speichern.

Hinweis

Die gespeicherte Datei enthält nur Felder, die sich im Layout befinden, wenn Sie die Speicherung durchführen.

Wenn Sie andere Felder (z. B. Felder in Registerfeldern, die sich nicht im Vordergrund befinden) aufnehmen wollen, verwenden Sie den Befehl

Datensätze exportieren

anstelle von

Datensätze speichern/ senden unter

.

98

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Senden von E-Mail-Nachrichten basierend auf

Datensatzdaten

Sie können FileMaker Pro verwenden, um eine oder mehrere

Nachrichten an einen oder mehrere Empfänger zu versenden.

Sie können Werte eingeben oder Werte aus anderen Feldern oder

Berechnungen verwenden. Sie können auch Scripts erstellen, um E-Mails zu senden.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Unterstützte Dateiformate für Import und Export

Jedes Programm speichert seine Datendateien in einem eigenen

Dateityp oder Dateiformat. Die meisten Programme tauschen auch Informationen in bestimmten anderen Formaten aus.

FileMaker Pro kann Dateien in folgenden Formaten importieren und/ oder exportieren: Microsoft Excel, DBF, DIF, ClarisWorks, Text mit

Tab, Text mit Semikolon, BASIC, FileMaker Pro 7, Serienbrief,

SYLK, WK1/WKS (Lotus 1-2-3), HTML-Tabelle und XML.

Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen, prüfen

Sie die Dokumentation, die mit dem Programm geliefert wurde, um ein gemeinsames zwischengeschaltetes Dateiformat zu bestimmen, das sowohl FileMaker Pro als auch das andere Programm unterstützt.

Die meisten Dateiformate unterstützen nur die Datenkonvertierung und importieren oder exportieren keine Formatierung wie Schrift,

Größe, Stil und Farbe.

Informationen über Dateiformate und die Versionen, die FileMaker Pro importieren und/oder exportieren kann, sowie das Importieren aus Quellen wie XML oder einer

Digitalkamera (Mac OS) finden Sie in der Hilfe.

ODBC und JDBC

Sie können FileMaker Pro-Daten mit ODBC-Programmen austauschen. Sie können z. B. FileMaker Pro-Daten in

Microsoft Excel grafisch darstellen. Weitere Informationen

über das Verwenden von FileMaker Pro mit ODBC und JDBC finden Sie in der Hilfe.

Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei

Wenn Sie Daten in eine bestehende Datei importieren, können Sie:

1

1

1

einer bestehenden Tabelle neue Datensätze hinzufügen.

eine neue Tabelle aus importierten Daten erstellen.

vorhandene Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren.

1

übereinstimmende Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren.

Wichtig

Die beiden Importoptionen, die vorhandene und passende Datensätze aktualisieren, überschreiben während des

Importvorgangs vorhandene Daten und können nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie

Datei

>

Kopie speichern unter

(Windows) bzw.

Ablage

>

Kopie speichern unter

(Mac OS), um eine Sicherungskopie der Datei zu erstellen, bevor Sie einen Import durchführen, der Datensätze aktualisiert.

Die Datei, aus der Sie Daten importieren, ist die

Quelle

.

Die Datei, in die Sie Daten importieren, ist das

Ziel

.

Hinzufügen von Datensätzen

Wenn Sie Datensätze hinzufügen, importieren Sie alle Datensätze aus der Quelldatei in die Zieldatei oder Tabelle. In der Zieldatei wird ein neuer Datensatz für jeden importierbaren Datensatz der

Quelldatei erstellt.

Aktualisieren bestehender Datensätze

Mit dieser Option ersetzen Sie Daten in Ihrer Datei durch Daten aus der Quelldatei. Für jedes Feld, in das Sie importieren, überschreiben

Daten aus dem ersten importierbaren Datensatz (oder der ersten

Datenreihe) der Quelldatei die Daten im ersten Datensatz in der

Zieldatei. Daten aus dem zweiten importierbaren Datensatz

(oder der zweiten Datenreihe) der Quelldatei überschreiben die

Daten im zweiten Datensatz in der Zieldatei usw. Beim Ersetzen

überprüft oder vergleicht FileMaker Pro die Daten in den Dateien nicht.

Sie können wählen, ob die Daten auf Feldbasis ersetzt werden.

Datensätze in der Zieldatei werden durch die gleiche Anzahl an

Datensätzen aus der Quelldatei ersetzt. Sind in der Quelldatei mehr importierbare Datensätze vorhanden, werden die Daten aus den zusätzlichen Datensätzen nicht importiert, wenn Sie nicht die Option

Verbleibende Daten als neue Datensätze hinzufügen aktivieren.

Wenn die Zieldatei mehr Datensätze als die Quelldatei enthält, werden die Daten in den zusätzlichen Datensätzen der Zieldatei nicht ersetzt.

Aktualisierung passender Datensätze

Sie können passende Datensätze und Felder in Ihrer Zieldatei mit

Daten aus einer anderen Datei aktualisieren. Beispielsweise könnte sich eine Kopie einer Datenbank auf dem Desktop-, eine zweite

Kopie auf dem Laptop-Computer befinden. Falls Sie unterwegs

Änderungen vornehmen, können Sie die Kopie an Ihrem

Arbeitsplatz entsprechend aktualisieren.

Sie können in der Quelldatei und in der Zieldatei die Datensätze für die Aktualisierung festlegen, indem Sie in jeder Datei ein oder mehrere Abgleichsfelder wählen. Wenn Daten in den

Abgleichsfeldern eines Datensatzes in der Zieldatei mit denen eines

Datensatzes in der Quelldatei übereinstimmen, wird der Datensatz in der Zieldatei durch die Daten aus der Quelldatei aktualisiert.

Kapitel 4

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

99

Abgleichsfelder müssen jede Einheit in Ihrer Datenbank eindeutig identifizieren. In einer Datenbank mit Personendaten könnten

Sie beispielsweise ein Abgleichsfeld wie die Mitarbeiternummer oder mehrere Abgleichsfelder wie

Nachname

,

Vorname

und

Telefonnummer

verwenden.

Nachname

allein könnte mehr als eine

Person bezeichnen, ist also als einziges Abgleichsfeld weniger geeignet.

Außerdem geben Sie die zu importierenden Felder an. Der Inhalt aller für den Import gewählten Felder in allen passenden Datensätzen

überschreibt Daten in der Zieldatei, selbst wenn das Feld in der

Quelldatei leer ist.

Wenn die Zieldatei eine Ergebnismenge aufweist, werden nur die

Datensätze der Ergebnismenge aktualisiert. (Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, können Sie auch nur die Datensätze der Ergebnismenge importieren.)

Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Datensatz in einer Zieldatei aussieht, bevor und nachdem er durch einen passenden Datensatz in einer Quelldatei aktualisiert wurde.

Vor der Aktualisierung passender Datensätze Nach der Aktualisierung

Quelldatei

123-456-7890

Johann

Q

Schmidt

Auffahrtsallee

Neustadt

Deutschland

=

–>

–>

–>

–>

–>

Zieldatei

123-456-7890

Johann

Schmidt

Hauptstr. 123

Irgendstadt

Deutschland

3/3/1960

408-555-6789

=

gibt ein Abgleichsfeld an

–>

gibt an, dass das Feld importiert wird

gibt an, dass das Feld nicht importiert wird

Zieldatei

123-456-7890

Johann

Q

Schmidt

Auffahrtsallee

Neustadt

Deutschland

3/3/1960

100

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Der Importvorgang

Die grundlegenden Schritte beim Importieren von Datensätzen:

1.

Legen Sie eine Sicherheitskopie der Zieldatei an, in die Sie

Daten importieren.

2.

Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, führen Sie eine

Suche durch, damit die Ergebnismenge im aktuellen Fenster nur die

Datensätze enthält, die Sie importieren wollen.

3.

Öffnen Sie die Zieldatei und – falls diese mehrere Tabellen hat – wählen Sie ein Layout, das Datensätze aus der Tabelle enthält, in die Sie Daten importieren wollen.

4.

Wenn Sie bestehende oder passende Datensätze aktualisieren, darf die Ergebnismenge in der Zieldatei nur die Datensätze enthalten, die Sie ändern oder aktualisieren wollen.

5.

Wählen Sie Datei > Datensätze importieren > Datei (Windows) bzw.

Ablage

>

Datensätze importieren

>

Datei

(Mac OS) und wählen Sie den Namen der Datei, aus der Sie Daten importieren wollen

(die Quelldatei).

6.

Wählen Sie im Dialogfeld „Zuordnung der Importfelder“ bei Bedarf eine Tabelle aus der Einblendliste „Quelle“ aus.

7.

Übernehmen Sie die in der Einblendliste „Ziel“ gezeigte Tabelle oder wählen Sie Neue Tabelle , um eine Tabelle mit dem gleichen

Schema wie die Quelltabelle zu erstellen.

8.

Wählen Sie den gewünschten Importtyp. Siehe „Methoden für das

Importieren von Daten in eine bestehende Datei“ auf Seite 98.

9.

Ordnen Sie die Felder der Quelldatei den Feldern der Zieldatei zu.

Wählen Sie eine

Tabelle, aus der importiert werden soll.

Felder in der Quelldatei

= gibt Abgleichsfelder an

Pfeile zeigen, dass Daten in die

Felder rechts importiert werden.

Importieren in die aktuelle oder neue

Tabelle

Felder in der

Zieldatei

Hier eine Importaktion wählen

Konvertieren einer Datendatei in eine neue

FileMaker Pro-Datei

Sie können eine Datendatei aus einem anderen Programm in eine neue FileMaker Pro-Datei konvertieren. Die konvertierte

Datei enthält:

1

1

1

die Daten aus der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren.

zwei Layouts für die Anzeige der Daten.

konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren, zur Verfügung stehen. Ansonsten werden

Standardfeldnamen verwendet: f1, f2, f3 usw.

1

konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren, zur Verfügung stehen. Ansonsten sind alle Felder Textfelder.

So importieren Sie Daten in eine neue Datei:

1.

Sichern Sie im Quellprogramm die zu importierenden Daten in

einem Dateityp, den FileMaker Pro unterstützt. Siehe „Unterstützte

Dateiformate für Import und Export“ auf Seite 98.

2.

Wählen Sie

Datei

>

Öffnen

(Windows) bzw.

Ablage

>

Öffnen

(Mac OS).

3.

Wählen Sie im Dialogfeld „Öffnen“ unter Dateityp (Windows) bzw. Format (Mac OS) den Dateityp, wählen Sie die zu konvertierende Datei und klicken Sie auf

Öffnen

.

4.

Wenn das Dialogfeld „Option für erste Zeile“ angezeigt wird, wählen Sie, ob die erste Datenreihe Feldnamen oder den ersten

Datensatz enthält, und klicken Sie dann auf OK .

5.

Wenn Sie ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt konvertieren und das Dialogfeld „Excel-Daten angeben“ geöffnet wird, wählen

Sie ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich aus der

Arbeitsmappendatei und klicken Sie auf OK .

6.

Geben Sie im nächsten Dialogfenster einen Namen für die neue

Datei ein, wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf

Speichern .

FileMaker Pro konvertiert die Daten in eine FileMaker Pro-Datei und zeigt die Datei an.

Weitere Informationen über das Importieren von Daten finden Sie in der Hilfe.

Der Exportvorgang

Sie können FileMaker Pro-Daten in eine neue Datei exportieren und sie dann in einem anderen Programm öffnen.

Die grundlegenden Schritte beim Exportieren von Datensätzen:

1.

Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei und rufen Sie ein Layout auf, das die Datensätze anzeigt, die Sie exportieren wollen.

2.

Suchen und sortieren Sie die zu exportierenden Datensätze.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter „Suchen nach

Datensätzen“ auf Seite 27 und „Sortieren von Datensätzen“ auf

Seite 38.

Kapitel 4

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

101

3.

Wählen Sie

Datei

>

Datensätze exportieren

(Windows) bzw.

Ablage > Datensätze exportieren (Mac OS).

4.

Geben Sie im Dialogfeld „Datensätze zu Datei exportieren“ einen

Namen ein und wählen Sie einen Speicherort und einen Dateityp für die exportierte Datei.

5.

Wählen Sie im Dialogfeld „Exportfeldfolge angeben“, wie

FileMaker Pro die Daten exportieren soll

Für den Export von

Ein Feld im aktuellen

Layout

Ein Feld in der Tabelle des aktuellen Layouts

Auswahl

Aktuelles Layout (Layoutname) aus der Tabellenliste, doppelklicken Sie dann auf ein Feld in der Liste

Aktuelle Tabelle (Tabellenname) aus der Tabellenliste, doppelklicken Sie dann auf ein Feld in der Liste

6.

Wählen Sie, falls erforderlich, den gewünschten Zeichensatz für die exportierte Datei.

7.

Wählen Sie, ob die Formatierung des aktuellen Layouts für die exportierten Daten übernommen werden soll.

Um Bezugsfelder zu exportieren, die

Bezugstabelle aus der

Liste wählen

FileMaker Pro exportiert diese Felder.

Felder aus dieser

Liste wählen

Wählen, ob die Formatierung übernommen werden soll

Weitere Informationen über das Exportieren von Daten finden Sie in der Hilfe.

102

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Veröffentlichen von Datenbanken im Web

Mit FileMaker Pro können Sie Ihre Datenbanken mithilfe von

Instant Web Publishing

in einem Webbrowser veröffentlichen und

Benutzern erlauben, Daten zu suchen, anzusehen und zu ändern.

Durch die Verwendung von Instant Web Publishing mit FileMaker

Pro-Konten und -Berechtigungen können Sie für die Sicherheit

Ihrer Webdatenbanken sorgen.

Hinweis

FileMaker Pro Instant Web Publishing unterstützt die gemeinsame Nutzung von Dateien durch bis zu 5 gleichzeitige

Benutzer. Verwenden Sie FileMaker Server Advanced, um Dateien für mehr als fünf Web-Benutzer gleichzeitig bereitzustellen.

Um mit einer veröffentlichten FileMaker Pro-Datenbank zu arbeiten, benötigen Benutzer Folgendes:

1

1

Webbrowser-Software.

Zugang zum Internet oder zu einem Intranet. Für den Zugang zum

Internet wird ein Internet-Anbieter (ISP – Internet Service Provider) benötigt. FileMaker erstellt kein Internetkonto.

1

Einen Host-Computer mit ständigem Zugang zum Internet oder

Intranet über TCP/IP.

1

Die IP-Adresse (Internet Protocol) des Computers, der der Host

Ihrer Datenbankdateien ist.

Sie können Ihre Datenbanken als Web-Seiten in einem lokalen

Netzwerk oder Intranet oder für Benutzer im Web veröffentlichen.

Sie müssen Ihre Datenbank nicht ändern oder zusätzliche Software verwenden.

Weitere Informationen finden Sie im Handbuch

FileMaker Instant

Web Publishing

, das sich im Ordner „Elektronische Dokumentation“

(im Ordner „Deutsch Extras“) befindet.

Gemeinsam benutzte FileMaker Pro-Datenbank

Kapitel 5

Schützen von Datenbanken mithilfe von

Konten und Berechtigungen

Dieses Kapitel beschreibt die Grundlagen für die Verwendung von

Konten und Berechtigungen, um die Möglichkeiten von Benutzern in einer FileMaker Pro-Datei zu beschränken. Folgende Themen werden behandelt:

1

1

1

1

Planen der Sicherheit für eine Datei

Anzeigen und Erstellen von Konten und Passwörtern

Anzeigen und Erstellen von Berechtigungen

Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte

Ihr Betriebssystem enthält zwar Funktionen zur Dateisicherheit, aber Sie sollten die FileMaker Pro-Zugriffsrechte als grundlegende

Methode verwenden, um den Zugriff auf Ihre Datenbankdateien und deren Sicherheit zu steuern.

Die Sicherheitsfunktionen wurden seit FileMaker Pro 6 umfassend

überarbeitet. Informationen über die Konvertierung von

Sicherheitseinstellungen aus älteren Datenbanken in die aktuelle

FileMaker Pro-Version finden Sie unter „Konvertieren von

FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen“ auf Seite 115.

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Schützen von Datenbanken

Sie können beschränken, welche Daten Benutzer in einer

Datenbankdatei sehen und welche Aktionen sie ausführen können.

Sie können Folgendes einschränken:

1

Datenzugriff.

Setzen Sie bestimmte Datensätze oder Felder aus einzelnen Tabellen auf „Nur Lesen“ oder blenden Sie sie komplett aus.

1

Layoutzugriff.

Verhindern Sie, dass Benutzer Layouts im

Layoutmodus ändern.

1

Zugriff auf Wertelisten und Scripts.

Verhindern Sie, dass

Benutzer auf Wertelisten und Scripts zugreifen und sie ändern sowie Scripts ausführen.

1

Zugriff auf File Sharing.

Aktivieren Sie File Sharing über das

FileMaker-Netzwerk, Web Publishing und ODBC/JDBC nur für einzelne Benutzer.

1

Datenausgabe.

Benutzer werden daran gehindert, Daten auszudrucken oder zu exportieren.

1

Menüzugriff.

Stellen Sie nur eine eingeschränkte Auswahl von

Menübefehlen zur Verfügung.

Sie beschränken die Aktionen von Benutzern in einer Datei, indem

Sie beim Öffnen einer Datei die Eingabe eines Kontonamens und

Passworts verlangen. Der eingegebene Kontoname und das Passwort bestimmen, welche Berechtigung verwendet wird. Die Berechtigung beschränkt die Möglichkeiten des Benutzers in der Datei. Weitere

Informationen über Konten und Berechtigungen finden Sie im folgenden Abschnitt.

104

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Sie können Berechtigungen in einer gemeinsam benutzten

Datei definieren, während Clients die Datei benutzen. (In FileMaker

Pro 6 und früher mussten alle Clients die gemeinsam benutzte

Datei schließen, bevor Sie Berechtigungen ändern konnten.)

Alle Berechtigungsänderungen, die den aktuellen Client betreffen, werden erst wirksam, wenn der Client die Datei schließt und erneut öffnet.

Die Zugriffsrechte, die Sie festlegen, betreffen nur eine einzelne

Datei und alle Datenbanktabellen in dieser Datei. Wenn Ihre

Datenbanklösung aus mehreren Dateien besteht, die Sie schützen wollen, sollten Sie alle diese Dateien zu einer einzigen, aus mehreren

Tabellen bestehenden Datei kombinieren. Dann können Sie

Zugriffsrechte für nur eine Datei definieren, um den Zugriff auf die gesamte Datenbanklösung zu steuern. Wenn Sie die Dateien nicht in einer Datei zusammenfassen wollen, sollten Sie Zugriffsrechte in jeder Datei definieren, die zu schützende Elemente enthält.

Wichtig

Wenn Sie eine Beziehung in einer Datei erstellen, die auf eine Tabelle in einer anderen Datei verweist, können Sie die Zugriffsrechte für die Bezugstabelle nicht in die erste Datei

übernehmen. Die in der anderen Datei definierten Zugriffsrechte steuern den Zugriff auf diese Tabelle.

Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte

Konten

authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte

Datei zu öffnen. Jedes Konto gibt einen Kontonamen und in der Regel ein Passwort an. Benutzer, die keine gültigen

Kontoinformationen angeben können, können eine geschützte

Datei nicht öffnen.

Jede Datenbankdatei enthält zwei vordefinierte Konten: Admin und

Gast. Weitere Informationen finden Sie unter „Die vordefinierten

Konten“ auf Seite 105.

Sie können je nach Bedarf ein Konto für jede einzelne Person erstellen, die auf eine Datei zugreift, oder eine kleine Anzahl von

Konten für größere Personengruppen definieren, z. B. je ein Konto für die Abteilung „Marketing“ und die Abteilung „Vertrieb“.

1

Erstellen Sie Konten für Einzelpersonen, wenn es erforderlich ist, die Identität bestimmter Benutzer zu überprüfen, und wenn Sie den

Zugriff auf individueller Ebene steuern wollen.

1

Erstellen Sie gemeinsame Konten, wenn Sie weniger Konten führen wollen und der Zugriff von Einzelpersonen auf die

Datenbankdatei nicht verwaltet werden muss.

Wenn Sie Dateien auf FileMaker Server bereitstellen, können Sie externe Server-Konten definieren, die Authentifizierungsdaten von einem Authentifizierungsserver wie z. B. Apple OpenDirectory oder

Windows Domain beziehen. Weitere Informationen finden Sie unter

„Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden“ auf Seite 111.

Berechtigungen

geben eine Zugriffsstufe auf eine Datenbankdatei an. Jede Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen für häufig verwendete Zugriffsstufen: Voller Zugriff,

Nur Dateneingabe, Nur Lesezugriff. Wenn Sie eine Berechtigung definieren, stehen für die Beschränkung des Datenbankzugriffs viele

Optionen zur Verfügung: z. B. welche Layouts angezeigt werden, welche Menüs verfügbar sind und ob das Drucken erlaubt ist.

Berechtigungen können auch den Zugriff auf Datensätze oder Felder bestimmter Tabellen in einer Datei beschränken. Jedem Konto wird eine Berechtigung zugewiesen, die die Zugriffsstufe für Personen festlegt, die eine Datei mit diesem Konto öffnen.

Sie können so viele Berechtigungen erstellen, wie zur Definition der verschiedenen Zugriffstypen erforderlich sind, die Sie für die Datei zulassen wollen. Weitere Informationen über Berechtigungen finden

Sie unter „Die vordefinierten Berechtigungen“ auf Seite 106.

Kapitel 5

|

Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen

105

Erweiterte Zugriffsrechte

bestimmen die Optionen zur gemeinsamen

Datenbenutzung, die eine Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine Datenbank in einem

Webbrowser anzeigen können.

Die folgende Tabelle listet die standardmäßig verfügbaren erweiterten Zugriffsrechte auf. (FileMaker-Entwickler und andere

Entwickler können zusätzliche erweiterte Zugriffsrechte definieren, um den Zugriff für andere Softwareprodukte zu verwalten, die für den Einsatz mit FileMaker Pro oder FileMaker Server konzipiert sind.)

Erweitertes Zugriffsrecht

Zugriff über FileMaker-Netzwerk

Zugriff über ODBC/JDBC

Zugriff über Instant Web Publishing

Zugriff über FileMaker Mobile

Zugriff über XML Web Publishing

Zugriff über XSLT Web Publishing

Berechtigung erlaubt

Öffnen einer gemeinsam im

Netzwerk benutzten Datei (eine von

FileMaker Pro oder von FileMaker

Server bereitgestellte Datei)

Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem anderen Programm über ODBC oder JDBC

Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser über Instant Web

Publishing

Zugriff auf eine Datenbankdatei mit

FileMaker Mobile-Software

Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser oder einer anderen Anwendung über XML Web

Publishing – nur verfügbar für

FileMaker Server Advanced

Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser oder einer anderen Anwendung über XSLT Web

Publishing – nur verfügbar für

FileMaker Server Advanced

Wenn ein Benutzer mit einer der obigen Methoden versucht, eine geschützte Datei zu öffnen oder darauf zuzugreifen, wird er aufgefordert, Kontoinformationen einzugeben. Wenn die

Berechtigung für das Konto das vom Benutzer angeforderte erweiterte Zugriffsrecht nicht erlaubt, teilt dem Benutzer eine

Fehlermeldung mit, dass er nicht auf die Datei zugreifen kann.

Alle erweiterten Zugriffsrechte für eine Datei sind standardmäßig deaktiviert, auch in der Berechtigung für vollen Zugriff.

Durch die Aktivierung von erweiterten Zugriffsrechten wird nur bestimmten Berechtigungen ermöglicht, auf gemeinsame Daten zuzugreifen. Um tatsächlich auf die gemeinsamen Daten zuzugreifen, müssen Sie auch Sharing für die gewünschte Zugriffsart einrichten. Weitere Informationen über gemeinsame

Datenbenutzung finden Sie in Kapitel 4, „Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten“. Weitere Informationen über erweiterte

Zugriffsrechte finden Sie unter „Anzeigen der erweiterten

Zugriffsrechte“ auf Seite 112.

Die vordefinierten Konten

Jede Datenbankdatei enthält zwei vordefinierte Konten: Admin und Gast.

Admin-Konto

Das Admin-Konto verfügt über die Berechtigung für vollen Zugriff, die den Zugriff auf sämtlichen Inhalt der Datei gestattet. Dem

Admin-Konto wird kein Passwort zugewiesen. In Dateien, für die keine Zugriffsrechte eingerichtet sind, werden die Dateioptionen so eingestellt, dass für die Anmeldung bei der Datei automatisch das Admin-Konto verwendet wird.

106

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Das Admin-Konto ist vollständig editierbar. Sie können das Konto umbenennen, ihm ein Passwort zuweisen oder es deaktivieren.

Sie können das Admin-Konto sogar löschen, jedoch müssen

Sie mindestens einem anderen aktiven Konto die Berechtigung

„Voller Zugriff“ zuweisen.

Wichtig

Vergessen Sie nicht den Kontonamen und das Passwort, die der Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen sind. Am besten notieren Sie diese Daten und bewahren sie an einem sicheren Ort auf. Falls Sie diesen Kontonamen und das Passwort verlieren oder vergessen, können Sie eventuell nicht mehr auf die Datei zugreifen.

Gastkonto

Das Gastkonto gestattet Benutzern das Öffnen einer Datei, ohne Kontoinformationen anzugeben. Dem Gastkonto wird kein

Passwort zugewiesen. Standardmäßig erhält das Gastkonto den

Nur-Lese-Zugriff, aber Sie können ihm eine beliebige andere

Berechtigung zuweisen.

Zu Beginn ist das Gastkonto inaktiv, d. h., die Option „Gast“ im

Passwort-Dialogfeld ist deaktiviert und Benutzer können Dateien nicht als Gast öffnen. Sie können das Gastkonto aktivieren, um den Gastzugriff zu ermöglichen.

Das Gastkonto ist nicht vollständig editierbar. Sie können das

Gastkonto nicht löschen, seinen Kontonamen nicht ändern und ihm kein Passwort zuweisen.

Die vordefinierten Berechtigungen

Jede Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen.

1

Voller Zugriff: Gestattet Zugriff auf und Änderung von allen

Elementen in der Datei.

1

Nur Dateneingabe: Gestattet nur die Anzeige und Eingabe von Daten.

1

Nur Lesezugriff: Gestattet die Anzeige, aber nicht das Ändern von Daten.

Erweiterte

Zugriffsrechte

Drucken

Exportieren

Erweiterte

Zugriffsrechte verwalten

Datenüberprüfungswarnungen umgehen

Benutzer vom

FileMaker Server trennen, wenn im

Leerlauf

Passwortänderung erlauben

Passwort ändern nach

Anzahl von Tagen

Mindestlänge des

Passworts

Verfügbare

Menübefehle

Sie können diese drei vordefinierten Berechtigungen nicht

ändern oder löschen, Sie können aber erweiterte Zugriffsrechte für sie aktivieren oder deaktivieren. Sie können sie unverändert verwenden oder sie duplizieren und dann die Kopie ändern.

Die folgende Tabelle fasst die Eigenschaften dieser Berechtigungen zusammen.

Zugriffsrecht

Datensätze (in allen

Tabellen)

Layouts

Wertelisten

Scripts

Voller

Zugriff

Erstellen, bearbeiten, löschen

Alle änderbar

Alle änderbar

Berechtigungen

Nur Dateneingabe

Nur Lesezugriff

Nur anzeigbar Erstellen, bearbeiten, löschen

Nur anzeigbar

Nur anzeigbar

Alle änderbar und ausführbar

Alle deaktiviert

Alle nur ausführbar

Alle deaktiviert

Nur anzeigbar

Nur anzeigbar

Alle nur ausführbar

Alle deaktiviert

Aktiviert

Aktiviert

Aktiviert

Aktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Aktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Deaktiviert

Alle

Deaktiviert

Aktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Deaktiviert

Alle

Deaktiviert

Aktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Deaktiviert

Alle

Kapitel 5

|

Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen

107

Sie benötigen die Berechtigung

Drucken

, um Datensätze als PDF-

Datei zu speichern. Sie benötigen die Berechtigung Exportieren , um Datensätze als Microsoft Excel-Arbeitsblatt zu exportieren.

Weitere Informationen über das Speichern von Datensätzen als PDF-

oder Excel-Datei finden Sie unter „Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten“ auf Seite 97.

Hinweis

Die Berechtigung für vollen Zugriff ist die einzige, die den Zugriff auf die Dialogfelder „Datenbank definieren“ und „Dateiverweise definieren“ ermöglicht, um Felder, Tabellen,

Beziehungen und Dateiverweise zu ändern. Es ist auch die einzige

Berechtigung, die das Ändern von Konten und Zugriffsrechten erlaubt. Da Sie diese Zugriffsrechte in keiner anderen Berechtigung aktivieren können, muss jeder Benutzer, der Definitionen oder

Zugriffsrechte in der Datenbank ändern will, die Datei mit einem

Konto öffnen, das über die Berechtigung für vollen Zugriff verfügt.

Mindestens einem aktiven, von FileMaker authentifizierten Konto in jeder Datei muss die Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen werden. Eine Fehlermeldung wird angezeigt, wenn Sie Konten so bearbeiten, dass kein aktives Konto mehr über die Berechtigung für vollen Zugriff verfügt.

Planen der Sicherheit für eine Datei

Eine neue FileMaker Pro-Datei ist ursprünglich nicht geschützt.

Beim Öffnen der Datei wird der Benutzer automatisch mit dem

Admin-Konto angemeldet, dem die Berechtigung für vollen

Zugriff zugewiesen ist.

1

Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine

Datenbankdatei auf Ihrem Computer zu öffnen, können Sie die

Datei mit einem Passwort schützen. Weitere Informationen finden

Sie unter „Schützen einer Datei mit Passwort“ auf Seite 108.

1

Wenn Sie eine Datenbankdatei mit anderen gemeinsam benutzen müssen und einzelnen Benutzern verschiedene Stufen des Dateizugriffs erlauben müssen, sollten Sie die Sicherheit für die Datei planen.

So planen Sie die Sicherheit für eine gemeinsam benutzte Datei:

1.

Bestimmen Sie die Berechtigungen, die Sie für die Datei benötigen.

Listen Sie die Bereiche der Datei wie bestimmte Tabellen, Felder,

Datensätze, Layouts, Wertelisten und Scripts auf, die Sie schützen möchten. Planen Sie die Anzahl an Berechtigungen, die Sie benötigen, um die verschiedenen erforderlichen Dateizugriffsstufen umzusetzen.

2.

Bestimmen Sie, ob Sie getrennte Konten für jeden Benutzer oder

Gruppenkonten benötigen, die sich mehrere Benutzer teilen können.

3.

Legen Sie fest, ob Sie ein Gastkonto aktivieren sollten, das es Benutzern ermöglicht, die Datei ohne die Angabe von

Kontoinformationen zu öffnen.

4.

Erstellen Sie die Berechtigungen, die Sie für die Datei benötigen.

5.

Ermitteln Sie, ob Sie erweiterte Zugriffsrechte für bestimmte

Berechtigungen benötigen.

Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur dann, wenn sie benötigt werden.

6.

Erstellen Sie die benötigten Konten in der Datei und weisen

Sie jedem Konto die geeigneten Berechtigungen zu.

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.

Wenn Sie das Gastkonto verwenden, weisen Sie auch ihm eine

Berechtigung zu. Deaktivieren Sie andernfalls das Gastkonto.

7.

Öffnen Sie die Datei mit verschiedenen Konten und testen

Sie die dafür definierte Berechtigung. Stellen Sie sicher, dass die

Beschränkungen wie geplant funktionieren, und nehmen Sie etwaige erforderliche Korrekturen an den Berechtigungen vor.

108

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Schützen einer Datei mit Passwort

Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine nicht gemeinsam benutzte Datenbankdatei auf Ihrem Computer zu öffnen, können Sie die Datei mit einem Passwort schützen.

Nach dem Schützen einer Datei durch ein Passwort werden Sie bei jedem Öffnen der Datei aufgefordert, einen Kontonamen und ein

Passwort einzugeben. Personen, die diese Kontoinformationen nicht kennen, können auch die Datei nicht öffnen.

So schützen Sie eine Datei mit Passwort:

1.

Nehmen Sie die folgenden Änderungen an den Konten in der

Datei vor:

1

Bearbeiten Sie das Konto „Admin“ so, dass es einen anderen

Kontonamen und ein Passwort besitzt und die Berechtigung für vollen Zugriff verwendet.

1

1

Stellen Sie sicher, dass das Konto „Gast“ inaktiv ist.

Löschen oder deaktivieren Sie etwaige andere Konten in der

Datei.

2.

Bearbeiten Sie bei Bedarf die Berechtigung „Voller Zugriff“, um die erweiterten Zugriffsrechte hinzuzufügen, die Sie benötigen.

Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur dann, wenn sie gebraucht werden.

Tipps zum Erstellen von sicheren Passwörtern

1

Sichere Passwörter sind normalerweise mindestens acht

Zeichen lang und enthalten mindestens eine Ziffer.

1

Wenn Ihre Datei über Web Publishing gemeinsam benutzt wird, dürfen Kontonamen und Passwörter nur Zeichen aus dem

Zeichensatz ISO Latin-1 (mit Ausnahme von Doppelpunkten) verwenden. Um Zeichen zu vermeiden, die im Web falsch interpretiert werden könnten, sollten Sie Kontonamen und

Passwörter ggf. auf alphabetische und numerische Zeichen beschränken.

Weitere Informationen über den Schutz von FileMaker Pro-

Datenbanken finden Sie in der Hilfe.

Erstellen von Konten und Berechtigungen

Konten geben Kontonamen und (in der Regel) Passwörter für eine

Datei an. Wenn ein Benutzer eine Datei öffnet, die Konten enthält, wird er in einem Dialogfeld zur Eingabe von Kontoinformationen aufgefordert. Wenn ein Benutzer eine Datei mit einem korrekten

Kontonamen und Passwort öffnet, bestimmt die zugewiesene

Berechtigung die Aktionen, die der Benutzer in der Datei ausführen kann.

Berechtigungen legen Stufen des Zugriffs auf eine Datenbank fest, z. B. welche Layouts angezeigt werden, welche Menüs verfügbar sind und ob das Drucken erlaubt ist.

Damit Sie Konten und Berechtigungen für eine Datei erstellen und verwalten können, müssen Sie die Datei mit einem Konto öffnen, das über die Berechtigung „Voller Zugriff“ verfügt.

Sie können Konten und Berechtigungen in einer gemeinsam benutzten Datei erstellen und ändern, während Clients die Datei verwenden. (In FileMaker Pro 6 und früher mussten alle Clients die gemeinsam benutzte Datei schließen, bevor Sie Passwörter und Gruppen ändern konnten.) Die vorgenommenen Änderungen des Kontos werden sofort wirksam. Jedoch unterbrechen die

Änderungen keine aktuellen Clients. Wenn Sie z. B. das Passwort für ein Konto ändern, das gerade von einem oder mehreren

Clients benutzt wird, wird deren FileMaker Pro-Nutzung nicht unterbrochen. Beim nächsten Öffnen der Datei müssen sie jedoch das neue Passwort eingeben.

Sie können so viele Konten einrichten, wie Sie benötigen.

Sie können getrennte Konten für jeden Benutzer oder eine kleinere Anzahl von Konten anlegen, die sich mehrere

Benutzer teilen.

Kapitel 5

|

Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen

109

Anzeigen von Konten und Berechtigungen

Das Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte definieren“ zeigt eine

Liste aller Konten und Berechtigungen für eine Datei.

So zeigen Sie die Berechtigungen für eine Datei an:

1.

Öffnen Sie die Datenbankdatei.

2.

Wählen Sie

Datei

>

Definieren

>

Konten und Zugriffsrechte

(Windows) bzw. Ablage > Definieren > Konten und Zugriffsrechte

(Mac OS).

Das Register „Konten“ listet die Konten auf, die für diese

Datei definiert sind.

3.

Klicken Sie im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte definieren“ auf Berechtigungen .

Sie sehen die Berechtigungen, die für diese Datei definiert sind.

Erstellen von Konten

Sie können ein Konto für jede einzelne Person erstellen, die auf eine

Datei zugreift, oder eine kleine Anzahl von Konten für größere

Personengruppen definieren, z. B. je ein Konto für die Abteilung

„Marketing“ und die Abteilung „Vertrieb“. Sie müssen jedem neuen

Konto eine Berechtigung zuweisen.

So erstellen Sie ein Konto:

1.

Wählen Sie Datei > Definieren > Konten und Zugriffsrechte

(Windows) bzw.

Ablage

>

Definieren

>

Konten und Zugriffsrechte

(Mac OS).

2.

Klicken Sie im Register Konten auf Neu .

3.

Wählen Sie im Dialogfeld „Konto bearbeiten“ für Konto wird authentifiziert über

die Option

FileMaker

.

110

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Informationen über Konten, die von einem externen Server verwaltet

werden, finden Sie unter „Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden“ auf Seite 111.

4.

Geben Sie einen Kontonamen und ein Passwort für das Konto ein.

Tipp

Wenn Sie Konten für einzelne Benutzer anlegen wollen, sollten Sie jeden Kontonamen auf der Basis des Benutzernamens festlegen, der im Dialogfeld „Einstellungen“ definiert ist. Dieser

Benutzername ist der angezeigte Standardkontoname im Dialogfeld, das den Benutzer zur Eingabe eines Kontonamens und eines

Passworts auffordert. Der Benutzer muss den Kontonamen nicht noch einmal eingeben, wenn er dem Benutzernamen entspricht.

5.

Um Kontobenutzer zu zwingen, beim ersten Anmelden ein neues Passwort festzulegen, aktivieren Sie Benutzer muss

Passwort bei nächster Anmeldung ändern .

In den meisten Fällen sollte ein Konto, das mehrere Benutzer gemeinsam verwenden, bei der ersten Anmeldung keine

Passwortänderung verlangen. Stattdessen sollten Sie ein Passwort festlegen und es allen Benutzern mitteilen, die es benötigen.

Auch sollte die Berechtigung für ein gemeinsames Konto keine

Passwortänderungen erlauben, da sonst ein Benutzer das

Passwort ändern und alle anderen Benutzer „aussperren“ könnte.

6.

Wählen Sie für

Kontostatus

, ob das Konto aktiv oder inaktiv sein soll.

Sie sollten das Konto z. B. inaktiv lassen, bis Sie die Definition seiner Berechtigung abgeschlossen haben. Mit einem inaktiven

Kontonamen und Passwort können Benutzer eine Datenbank nicht öffnen.

7.

Wählen Sie für Berechtigungen die gewünschte Berechtigung für dieses Konto.

Sie können sich für eine bestehende Berechtigung entscheiden oder Neue Berechtigungen wählen, um eine neue Berechtigung zu

definieren. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von

Berechtigungen“ auf Seite 111.

8.

Geben Sie in

Beschreibung

eine Beschreibung des Kontos ein

(optional).

9.

Klicken Sie auf OK .

10.

Klicken Sie im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte definieren“ auf

OK

.

11.

Geben Sie in das anschließend geöffnete Dialogfeld einen

Kontonamen und ein Passwort ein, für das die Berechtigung

„Voller Zugriff“ aktiviert ist, und klicken Sie dann auf

OK

.

Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden

Wenn Sie FileMaker Pro-Datenbankdateien mit FileMaker

Server bereitstellen und Ihr Unternehmen zentral verwaltete

Authentifizierung für Benutzer und Gruppen verwendet, z. B. Apple OpenDirectory oder eine Windows-Domäne, können Sie Konten einrichten, die Benutzer auf der Basis Ihres

Authentifizierungsservers authentifizieren. Damit können

Sie den Zugriff auf Datenbanken mit Ihrem bestehenden

Authentifizierungsserver steuern, ohne eine unabhängige

Liste mit Konten in jeder FileMaker Pro-Datenbankdatei zu führen.

Hinweis

Nur durch FileMaker Server bereitgestellte

Datenbankdateien können Benutzer über einen

Authentifizierungsserver authentifizieren. Gemeinsam durch

FileMaker Pro benutzte Datenbankdateien können nicht über einen Authentifizierungsserver authentifiziert werden.

Wichtig

Wenn eine Datenbankdatei ein oder mehrere

Externe-Server-Konten enthält, verwenden Sie unbedingt

Sicherheitseinstellungen des Betriebssystems, um direkten Zugriff auf die Datei zu beschränken. Andernfalls kann eventuell ein unbefugter Benutzer die Datei auf ein anderes System verschieben, das Ihre Authentifizierungsserver-Umgebung repliziert, und Zugriff auf die Datei erlangen. Weitere Informationen finden Sie in der

FileMaker Server-Dokumentation.

So erstellen Sie ein Konto, das über einen externen Server authentifiziert wird:

1.

Wählen Sie Datei > Definieren > Konten und Zugriffsrechte

(Windows) bzw. Ablage > Definieren > Konten und Zugriffsrechte

(Mac OS).

2.

Klicken Sie im Register

Konten

auf

Neu

.

3.

Wählen Sie im Dialogfeld „Konto bearbeiten“ für Konto wird authentifiziert über die Option Externer Server .

Kapitel 5

|

Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen

111

4.

Geben Sie in

Gruppenname

den Namen einer Gruppe ein, die auf einem externen Authentifizierungsserver definiert ist.

5.

Wählen Sie für Kontostatus , ob das Konto aktiv oder inaktiv sein soll.

6.

Wählen Sie für

Berechtigungen

die gewünschte Berechtigung für dieses Konto.

Die Berechtigung, die einem Konto zugewiesen ist, bestimmt die

Aktionen, die extern authentifizierte Gruppenmitglieder in der

Datenbankdatei ausführen können. Sie können sich für eine bestehende Berechtigung entscheiden oder Neue Berechtigungen wählen, um eine neue Berechtigung zu definieren. Weitere

Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.

7.

Geben Sie in

Beschreibung

eine Beschreibung des Kontos ein (optional).

8.

Klicken Sie auf OK .

9.

Klicken Sie im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte definieren“ auf

OK

.

10.

Geben Sie in das anschließend geöffnete Dialogfeld einen

Kontonamen und ein Passwort ein, für das die Berechtigung

„Voller Zugriff“ aktiviert ist, und klicken Sie dann auf

OK

.

Erstellen von Berechtigungen

Sie können jede Berechtigung einem oder mehreren Konten zuweisen.

So erstellen Sie eine Berechtigung:

1.

Folgen Sie den obigen Schritten, um die Berechtigungen für eine

Datei anzuzeigen.

2.

Klicken Sie auf

Neu

.

Das Dialogfeld „Berechtigungen bearbeiten“ wird geöffnet.

Standardmäßig ist für jede Berechtigungsoption die am stärksten eingeschränkte Einstellung festgelegt.

112

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

3.

Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung für die

Berechtigung ein.

4.

Definieren Sie die Zugriffsrechte für die Berechtigung.

Einzelheiten zu den Optionen für Berechtigungen finden Sie in der Hilfe.

5.

Klicken Sie auf OK .

Nachdem Sie die gewünschten Berechtigungen definiert haben, müssen Sie Konten erstellen oder bearbeiten, damit sie die geeigneten Berechtigungen verwenden. Weitere Informationen

finden Sie unter „Erstellen von Konten“ auf Seite 109.

Weitere Informationen über das Erstellen von Konten und

Berechtigungen finden Sie in der Hilfe.

Informationen über das Aktivieren des Zugriffs auf

Datensatzebene

Sie können individuelle Beschränkungen des Datensatzzugriffs für jede Tabelle festlegen. Die Berechtigung kann z. B. Folgendes einschränken:

1

Anzeige, Bearbeiten, Erstellen oder Löschen aller oder bestimmter Datensätze in einer Tabelle.

1

Zugriff auf oder Änderung von bestimmten Feldern in jeder Tabelle.

Sie können Datensatz-Zugriffsrechte nur für Tabellen festlegen, die in der aktuellen Datei definiert sind. Wenn die Datei Beziehungen zu Tabellen in anderen Dateien enthält, die Sie schützen wollen, müssen Sie Konten und Berechtigungen in den anderen Dateien definieren, um deren Tabellen zu schützen.

Weitere Informationen über die Verwendung des Dialogfelds

„Berechtigungen bearbeiten“ finden Sie in der Hilfe.

Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte

Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen der gemeinsamen

Datennutzung, die durch eine Berechtigung gestattet werden.

Wenn die Datei z. B. gemeinsam benutzt wird, bestimmt das erweiterte Zugriffsrecht „Zugriff über FileMaker-Netzwerk“, ob die Berechtigung das Öffnen einer gemeinsam benutzten Datei als Client gestattet. Das erweiterte Zugriffsrecht „Zugriff über

Instant Web Publishing“ bestimmt, ob die Berechtigung den

Zugriff auf die Datenbank aus einem Webbrowser erlaubt.

Es gibt sechs standardmäßige erweiterte Zugriffsrechte.

Weitere Informationen über diese finden Sie unter „Konten,

Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte“ auf Seite 104.

Kapitel 5

|

Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen

113

Sie können erweiterte Zugriffsrechte im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte definieren“ anzeigen und jedes erweiterte

Zugriffsrecht für ausgewählte Berechtigungen aktivieren.

Alle erweiterten Zugriffsrechte sind standardmäßig deaktiviert, auch in der Berechtigung „Voller Zugriff“.

Es kann erforderlich sein, ein erweitertes Zugriffsrecht zu löschen, wenn es nicht mehr benötigt wird.

So zeigen Sie die erweiterten Zugriffsrechte an:

1.

Öffnen Sie die Datenbankdatei.

2.

Wählen Sie

Datei

>

Definieren

>

Konten und Zugriffsrechte

(Windows) bzw.

Ablage

>

Definieren

>

Konten und Zugriffsrechte

(Mac OS).

3.

Klicken Sie im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte definieren“ auf das Register

Erweiterte Zugriffsrechte

.

Weitere Informationen über erweiterte Zugriffsrechte finden Sie in der Hilfe.

114

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 6

Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen

FileMaker Pro 7 und FileMaker Pro 8 verwenden dasselbe Format.

Daher können Sie mit FileMaker Pro 8 Dateien aus FileMaker Pro 7 ohne vorherige Konvertierung öffnen. Außerdem können

FileMaker Pro 8-Dateien unter FileMaker Pro 7 verwendet werden.

Neue Funktionen funktionieren jedoch eventuell nicht wie erwartet, wenn Sie die Datei in einer früheren Version öffnen.

Beispiel:

1

Automatisches Ausfüllen:

Wenn Sie das Dialogfeld

„Feldformat“ (jetzt das Dialogfeld „Feld/Steuerelement einstellen“) für ein Feld öffnen, das für das automatische Ausfüllen eingestellt wurde, wird diese Funktion gelöscht, wenn Sie auf OK klicken.

1

Einblendkalender:

Wenn Sie unter Mac OS das Dialogfeld

„Feldformat“ (jetzt das Dialogfeld „Feld/Steuerelement einstellen“) für ein Feld öffnen, das als Einblendkalender eingestellt ist, wechselt der Feldstil zu Optionsfeldern, wenn Sie auf OK klicken, auch wenn

Sie keine Änderungen vorgenommen haben.

1

Registersteuerelement:

Ein Layout mit Registerfeldern wird geöffnet, aber die Objekte, die sich auf den Registerfeldern befinden, werden übereinander angezeigt.

1

Daten importieren:

FileMaker Pro-Dateien aus Versionen vor

7.0 von FileMaker Pro müssen vor dem Import in .fp7-Format konvertiert werden.

FileMaker empfiehlt, nach dem Erstellen oder Öffnen einer Datei in FileMakerPro 8 keine Änderungen am Datenbank-Design mit einer früheren Version von FileMaker Pro vorzunehmen. Dies gilt insbesondere für Funktionen, die in FileMakerPro 8 geändert wurden.

Konvertieren von Dateien aus FileMaker Pro

6 und früher

Sie müssen in FileMaker Pro 6 und früheren Versionen erstellte

Dateien in .fp7-Dateiformat konvertieren.

Der Konvertierungsvorgang ermöglicht es Ihnen, Ihre mit Versionen vor 7.0 erstellten Dateien mit FileMaker Pro 8 zu verwenden, allerdings müssen Sie Folgendes beachten:

1

Manuelle Korrekturen können erforderlich werden.

Eventuell müssen Sie Elemente in der konvertierten Datei korrigieren, die nicht richtig konvertiert wurden. In einigen Fällen müssen Sie

Elemente in der Originaldatei korrigieren und dann die Datei erneut konvertieren. Nachdem Sie eine Datei konvertiert haben, sollten Sie die Datei Konvertierung.log auf Elemente prüfen, die korrigiert werden müssen.

1

Sie sollten die konvertierte Datei testen.

Die Datei

Konvertierung.log zeigt nicht zwingend alle Elemente in der

Datei an, die korrigiert werden müssen. Bevor Sie beginnen, eine konvertierte Datenbanklösung einzusetzen, sollten Sie sie sorgfältig testen, um sicherzustellen, dass alle Bereiche und Funktionen richtig konvertiert wurden. Stellen Sie z. B. sicher, dass alle Scripts wie erwartet funktionieren und dass die Konten und Berechtigungen die erforderliche Dateisicherheit gewährleisten.

116

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

1

Eventuell sollten Sie in Betracht ziehen, Dateien zu FileMaker

Pro 8 zu

migrieren

.

Wenn Sie eine relationale Datenbank mit mehreren Dateien konvertieren, werden die konvertierten Dateien nicht für die Verwendung mit FileMaker Pro 8 optimiert.

Die Beziehungen zwischen den Dateien sind noch vorhanden, sie wurden aber nicht in eine einzelne Datei mit mehreren

Bezugstabellen kombiniert. Dies könnte wünschenswert sein, um die neuen Funktionen in FileMaker Pro 8 besser nutzen zu können.

Sie können einen Schritt über die Konvertierung hinaus machen und Ihre Dateien zu FileMaker Pro 8

migrieren

. Dies können Sie erreichen, indem Sie entweder die Dateien nach ihrer Konvertierung manuell kombinieren oder Ihre Datenbank in FileMaker Pro 8 neu erstellen und dann die Daten aus den Originaldateien importieren.

Nach der Konvertierung können Sie Daten aus getrennten Dateien in neue Tabellen in einer einzigen Datei importieren.

Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen der Dateikonvertierung.

Es umfasst:

1

1

Eine Übersicht des Konvertierungsvorgangs

Anleitungen, wie einzelne oder mehrere Dateien gleichzeitig zu konvertieren sind

1

Informationen zur Anzeige der Datei Konvertierung.log nach der Konvertierung einer oder mehrerer Dateien

1

Eine Zusammenfassung der wichtigsten

Konvertierungsprobleme, auf die Sie stoßen könnten

Wenn Sie komplexe oder geschäftskritische Datenbanken konvertieren, finden Sie detaillierte Informationen im Handbuch

Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen

unter www.filemaker.com/downloads.

Konvertierungsübersicht

Wenn Ihre Datenbanklösung relativ einfach ist, sollten Sie in der

Lage sein, die Dateien zu konvertieren, die Datei

Konvertierung.log zu prüfen, Ihre konvertierten Dateien zu testen und Sie dann einzusetzen. Beispielsweise werden einfache Dateien, die mithilfe der Vorlagen Ihrer früheren Version von FileMaker Pro erstellt wurden, präzise konvertiert, ohne dass anschließend viele manuelle Berichtigungen erforderlich werden.

Wenn Sie eine relationale Datenbank mit mehreren Dateien, die mit eigenen Funktionen wie eigenen Scripts erstellt wurde, oder einer

Datenbank, die geschäftskritisch ist, konvertieren, sollten Sie die

Konvertierung sorgfältig planen.

FileMaker Pro 8 kann Dateien konvertieren, die mit den Versionen

3.x, 4.x, 5.x und 6.x erstellt wurden. Wenn Sie Dateien besitzen, die mit FileMaker Pro, Version 2.x oder früher erstellt wurden, müssen Sie sie zunächst in eines der oben angegebenen unterstützten Formate konvertieren. Dann können Sie die Dateien zu FileMaker Pro 8 konvertieren. Weitere Informationen finden Sie

unter „Konvertieren von FileMaker Pro 1.x- und 2.x-Datenbanken“ auf Seite 121.

Wenn Sie Dateien konvertieren, behält FileMakerPro 8 den Inhalt

Ihrer Originaldateien bei und erstellt neue konvertierte Dateien in

FileMakerPro 8-Format. Der Inhalt der Originaldateien wird nicht geändert und Sie können sie in der früheren FileMaker Pro-Version

öffnen, mit der sie erstellt wurden. Die konvertierten Dateien können nur in FileMaker Pro 8 und FileMaker Pro 7 geöffnet werden.

Sie können einzelne Dateien oder mehrere Dateien gleichzeitig konvertieren.

1

Verwenden Sie die Einzeldateikonvertierung für eigenständige

Datenbankdateien, die keine Bezugsdaten aus anderen Dateien anzeigen. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.

1

Verwenden Sie die Mehrfachdateikonvertierung, um alle

Dateien in einer relationalen Datenbank zu konvertieren.

Weitere Informationen finden Sie unter „Konvertieren mehrerer Dateien gleichzeitig“ auf Seite 118.

Konvertieren einer einzelnen Datei

Kapitel 6

|

Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen

117

So konvertieren und öffnen Sie eine einzelne Datei:

1.

Wenn die zu konvertierende Datei in der früheren Version von FileMaker Pro geöffnet ist, schließen Sie die Datei.

Wenn Sie versuchen, eine geöffnete Datei zu konvertieren, wird eine

Fehlermeldung angezeigt, die angibt, dass die Datei bereits in

Gebrauch ist. Die Datei wird dann nicht konvertiert.

2.

Starten Sie FileMaker Pro 8.

3.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

1

Wenn das Dialogfeld „Neue oder vorhandende Datei öffnen“

angezeigt wird, fahren Sie mit Schritt 4 fort.

1

Wenn das Dialogfeld „Neue Datenbank“ angezeigt wird, wählen Sie Eine bestehende Datei öffnen und klicken Sie dann auf OK .

1

Wenn kein Dialogfeld angezeigt wird, wählen Sie

Datei

>

Öffnen

(Windows) bzw.

Ablage

>

Öffnen

(Mac OS).

4.

Wählen Sie im Dialogfeld „Öffnen“ die zu konvertierende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen .

Hinweis

Sie können die Konvertierung auch starten, indem Sie die Datei auf das FileMaker Pro 8-Anwendungssymbol ziehen.

Das Dialogfeld „Konvertierung“ wird angezeigt, in dem Sie die vorhandene Datei vor der Konvertierung umbenennen können.

Standardmäßig benennt FileMaker Pro die Datei um, indem dem Dateinamen ein „Alt“ angehängt wird.

5.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

1

Überspringen Sie das Umbenennen der alten Datei, indem Sie das Kontrollkästchen Alte Datei umbenennen zu deaktivieren und auf

OK

klicken. Es ist nicht notwendig, die alte Datei umzubenennen, wenn Sie die Erweiterung .fp5, .fp3 oder .fmj besitzt, da die konvertierte Datei die Erweiterung .fp7 erhält.

Unter Windows wird die Dateinamenerweiterung .fp7 allen konvertierten Dateien hinzugefügt.

1

Benennen Sie die alte Datei um, indem Sie den gewünschten

Namen eingeben und auf OK klicken. Wählen Sie diese Option, wenn Sie unter Mac OS arbeiten, die Datei keine Erweiterung besitzt und Sie den bestehenden Dateinamen für die konvertierte

Datei weiter verwenden möchten.

Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die konvertierte Datei benennen können.

6.

Geben Sie den gewünschten Dateinamen für die neue Datei ein.

Wenn Sie die alte Datei in Schritt 5 umbenannt haben, ist der

Standard-Dateiname für die konvertierte Datei der Original-

Dateiname (mit der Erweiterung .fp7, wenn die Originaldatei eine

Erweiterung besitzt). Wenn Sie die alte Datei nicht umbenannt haben, lautet der Standard-Dateiname

Dateiname

Konvertiert

.

7.

Klicken Sie auf Speichern , um mit der Konvertierung zu beginnen.

Während einer längeren Konvertierung wird das Dialogfeld

„Dateiformatkonvertierung“ angezeigt, das den Status der

Konvertierung angibt. Wenn eine zu konvertierende Datei indizierte

Felder enthält, können Sie Zeit sparen, indem Sie auf Überspringen klicken, wenn der Index neu erstellt wird. Die Indizierung wird dann später durchgeführt.

In den meisten Fällen konvertiert FileMaker Pro die Datei und

öffnet sie. Wenn die Konvertierung nicht funktioniert oder

Fehlermeldungen angezeigt werden, siehe „Beheben grundlegender

Konvertierungsprobleme“ auf Seite 120.

118

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

8.

Verwenden Sie einen Texteditor wie Editor (Windows) oder

TextEdit (Mac OS), um die Datei „Konvertierung.log“ in dem

Ordner zu öffnen, der die konvertierte Datenbank enthält.

Die Datei Konvertierung.log enthält ein Protokoll des

Konvertierungsvorgangs, den Sie gerade durchgeführt haben.

Ein Großteil besteht aus Statusmeldungen, die die unterschiedlichen

Dateikomponenten angeben, die konvertiert wurden. Das Protokoll kann aber auch Fehlermeldungen enthalten, die Bereiche anzeigen, in denen Sie eventuell manuelle Korrekturen an der konvertierten

Datei vornehmen müssen, bevor Sie sie weiter testen. Weitere

Informationen über die Datei „Konvertierung.log“ finden Sie

unter „Lesen der Datei Konvertierung.log“ auf Seite 120.

Konvertieren mehrerer Dateien gleichzeitig

FileMaker Pro 8 kann mehrere Dateien gleichzeitig konvertieren. Sie sollten die Mehrfachdateikonvertierung verwenden, wenn Sie eine

Datenbank mit mehreren Bezugsdateien konvertieren müssen oder

Sie viele FileMaker Pro-Dateien besitzen, die Sie schnell konvertieren möchten, ohne jede Datei einzeln umbenennen zu müssen.

Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig konvertieren, fordert

FileMaker Pro Sie auf, einen Ordner anzugeben, in dem die konvertierten Dateien gespeichert werden, sodass Ihre

Originaldateien unverändert bestehen bleiben. FileMaker Pro benennt jede konvertierte Datei automatisch um, ohne Sie zu fragen.

Dabei überschreibt FileMaker Pro keine im Ordner vorhandenen

Dateien. Stattdessen wird am Ende des Dateinamens eine Zahl hinzugefügt, die bei Bedarf hochgezählt wird, bis der Dateiname eindeutig ist.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die zu konvertierenden Dateien auszuwählen: Sie können die Dateien (oder einen Ordner mit

Dateien) auf das FileMaker Pro 8-Anwendungssymbol ziehen oder Sie wählen mehrere Dateien im FileMaker Pro-Dialogfeld

„Öffnen“ aus.

So konvertieren Sie mehrere Dateien gleichzeitig:

1.

Wenn die zu konvertierenden Dateien in der früheren Version von FileMaker Pro geöffnet sind, schließen Sie die Dateien.

Wenn Sie versuchen, geöffnete Dateien zu konvertieren, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die angibt, dass die Dateien bereits in Gebrauch sind. Die Dateien werden dann nicht konvertiert.

2.

Erstellen Sie unter Windows Explorer bzw. in einem

Finder-Fenster (Mac OS) einen neuen leeren Ordner für die konvertierten Dateien.

3.

Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten, um die zu konvertierenden Dateien auszuwählen und zu öffnen:

1

Dateimethode:

Wählen Sie in Windows Explorer bzw. in einem Finder-Fenster (Mac OS) die zu konvertierenden Dateien aus und ziehen Sie sie auf das FileMaker Pro 8-Anwendungssymbol.

1

Ordnermethode:

Wenn ein Ordner alle der zu konvertierenden Dateien enthält, ziehen Sie den Ordner auf das

FileMaker Pro 8-Anwendungssymbol. Wenn Sie eine relationale

Datenbank mit mehreren Dateien konvertieren, deren Dateien in

Unterordnern organisiert sind, müssen Sie die Ordner einzeln konvertieren. Erstellen Sie zunächst für die konvertierten Dateien neue Ordner mit der gleichen Struktur. Konvertieren Sie dann zuerst die Dateien in den Unterordner der untersten Ebene, indem

Sie den Unterordner auf das FileMaker Pro 8-Anwendungssymbol ziehen und den entsprechenden neuen Zielordner angeben, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn alle

Bezugsdateien in den Unterordner konvertiert wurden, verwenden Sie die oben beschriebene Dateimethode, um Dateien zu konvertieren, die sich im obersten Originalordner befinden.

1

Methode mit dem Dialogfeld „Öffnen“:

Wählen Sie in

FileMaker Pro 8 Datei > Öffnen (Windows) bzw. Ablage > Öffnen

(Mac OS) und wählen Sie die zu konvertierenden Dateien im

Dialogfeld „Öffnen“ aus, indem Sie die Strg-Taste (Windows) bzw.

2

(Mac OS) gedrückt halten und auf jede Datei klicken.

(Um mehrere benachbarte Dateien auszuwählen, klicken Sie auf die erste Datei und halten Sie dann die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die letzte Datei im Bereich klicken.) Klicken

Sie dann auf Öffnen .

Das Dialogfeld „Mehrere Dateien öffnen“ wird angezeigt.

Kapitel 6

|

Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen

119

4.

Wählen Sie

Alle Dateien öffnen und bei Bedarf konvertieren

.

5.

Klicken Sie auf Angeben

, wählen Sie den in Schritt 2 erstellten

Ordner, in dem Sie die konvertierten Dateien speichern wollen, und klicken Sie auf

OK

(Windows) bzw.

Auswählen

(Mac OS).

Wichtig

Wählen Sie keinen Ordner aus, der Ihre Originaldateien enthält. Andernfalls werden konvertierte Dateien eventuell umbenannt (indem eine Zahl an den Dateinamen angehängt wird), um zu verhindern, dass konvertierte Dateien Originaldateien ersetzen. Das Umbenennen von Dateien könnte dazu führen, dass

Dateiverweise nicht richtig konvertiert werden, sodass Beziehungen und andere Funktionen, die Dateiverweise verwenden, nicht mehr richtig funktionieren.

6.

Klicken Sie auf

Öffnen

im Dialogfeld „Mehrere Dateien öffnen“, um die Konvertierung zu starten.

Während einer längeren Konvertierung wird das Dialogfeld

„Dateiformatkonvertierung“ angezeigt, das den Status der

Konvertierung angibt. Wenn eine zu konvertierende Datei indizierte

Felder enthält, können Sie Zeit sparen, indem Sie auf Überspringen klicken, wenn der Index neu erstellt wird. Die Indizierung wird dann später durchgeführt.

FileMaker Pro 8 erstellt die konvertierten Dateien in dem von

Ihnen angegebenen Ordner und öffnet sie. Die Originaldateien bleiben unverändert bestehen. Unter Windows wird die

Dateinamenerweiterung .fp7 allen konvertierten Dateien hinzugefügt. Unter Mac OS wird die Erweiterung .fp7 allen konvertierten Dateien angehängt, die zuvor über die

Erweiterung .fp3, .fp5 oder .fmj verfügt haben.

Wenn die Konvertierung nicht funktioniert oder Fehlermeldungen

angezeigt werden, siehe „Beheben grundlegender

Konvertierungsprobleme“ auf Seite 120.

120

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

7.

Verwenden Sie einen Texteditor wie Editor (Windows) oder

TextEdit (Mac OS), um die Datei „Konvertierung.log“ in dem

Ordner zu öffnen, der die konvertierte Datenbank enthält.

Die Datei „Konvertierung.log“ enthält ein Protokoll des

Konvertierungsvorgangs, den Sie gerade durchgeführt haben.

Ein Großteil besteht aus Statusmeldungen, die die unterschiedlichen

Dateikomponenten angeben, die konvertiert wurden. Das Protokoll kann aber auch Fehlermeldungen enthalten, die Bereiche anzeigen, in denen Sie eventuell manuelle Korrekturen an den konvertierten

Dateien vornehmen müssen, bevor Sie sie weiter testen. Weitere

Informationen über die Datei „Konvertierung.log“ finden Sie unter

„Lesen der Datei Konvertierung.log“ auf Seite 120.

Hinweis

Wenn Sie später die gleichen Dateien erneut konvertieren müssen, stellen Sie sicher, dass Sie sie in einen leeren Ordner konvertieren. Verschieben oder löschen Sie Dateien aus früheren

Konvertierungsversuchen oder erstellen Sie einen neuen Ordner für die nächste Konvertierung. So wird vermieden, dass konvertierte

Dateien während der nächsten Konvertierung umbenannt werden und Dateiverweise nicht mehr richtig funktionieren.

Lesen der Datei Konvertierung.log

Sie sollten die Datei Konvertierung.log öffnen und lesen, nachdem

Sie eine oder mehrere Dateien konvertiert haben. Sie gibt den

Konvertierungsstatus und bei der Konvertierung möglicherweise aufgetretene Probleme wie z. B. Felder mit ungültigen Namen an.

Die Protokolldatei wird im gleichen Ordner wie die konvertierten

Dateien erstellt. Wenn Sie die Mehrfachdateikonvertierung verwendet haben, um mehr als eine Datei gleichzeitig zu konvertieren, enthält die Datei „Konvertierung.log“ Informationen zu allen konvertierten Dateien.

In den meisten Fällen können Sie die Probleme in den konvertierten

Dateien beheben. Wenn die Protokolldatei nach der Konvertierung angibt, dass ein Problem aufgetreten ist, das nur schwierig und zeitraubend zu beheben wäre, sollten Sie in Erwägung ziehen, das Problem in der Originaldatei unter Verwendung einer früheren

Version von FileMaker Pro zu beheben, und die Datei dann erneut konvertieren.

Wichtig

Die Datei „Konvertierung.log“ zeigt nicht zwingend alle

Elemente in der Datei an, die korrigiert werden müssen. Bevor Sie beginnen, eine konvertierte Datenbanklösung einzusetzen, sollten

Sie sie sorgfältig testen, um sicherzustellen, dass alle Bereiche und

Funktionen richtig konvertiert wurden. Stellen Sie z. B. sicher, dass alle Scripts wie erwartet funktionieren und dass die Konten und

Berechtigungen die erforderliche Dateisicherheit gewährleisten.

Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme

Hier finden Sie einige Vorschläge für die Behebung von Problemen, die während einer Konvertierung auftreten können.

FileMaker Pro 8 kann eine Datei nicht öffnen

FileMaker Pro 8 kann Datenbanken, die mit FileMaker Pro 1.x oder

2.x erstellt wurden, nicht öffnen. Weitere Informationen finden Sie

im nächsten Abschnitt, „Konvertieren von FileMaker Pro 1.x- und

2.x-Datenbanken.“

Die Datei wurde nicht richtig konvertiert

1

Wenn Sie eine Kopie einer Datei konvertieren, stellen Sie sicher, dass die Originaldatei vor dem Kopieren geschlossen wurde.

Andernfalls wird die Kopie nicht richtig konvertiert.

1

Prüfen Sie die Datei Konvertierung.log in dem Ordner mit der

Datenbank, die Sie konvertieren wollten. Weitere Informationen

finden Sie im vorherigen Abschnitt, „Lesen der Datei

Konvertierung.log.“

Kapitel 6

|

Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen

121

1

Versuchen Sie zunächst, die Datei mit einer früheren Version von

FileMaker Pro wiederherzustellen, und konvertieren Sie die Datei dann erneut.

Ich habe eine Meldung zur Konsistenzprüfung oder automatischen

Wiederherstellung erhalten, als ich die Originaldatei mit der früheren

Version von FileMaker Pro geöffnet habe

Versuchen Sie, die Originaldatei mit der früheren Version von

FileMaker Pro wiederherzustellen. Öffnen Sie dann die wiederhergestellte Datei mit der gleichen Version von FileMaker Pro, schließen Sie die Datei und versuchen Sie, sie mit FileMaker Pro 8 zu konvertieren.

Die konvertierte Datei akzeptiert das Passwort nicht

Passwörter in FileMaker Pro 8 unterscheiden Groß-/Kleinschreibung.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Passwort genau so eingeben, wie es in der früheren Version von FileMaker Pro erstellt wurde. Wenn Sie der

Eigentümer der Originaldatei oder der Datenbankadministrator sind,

öffnen Sie die Originaldatei mit einer früheren Version von

FileMaker Pro und schlagen Sie das Passwort im Dialogfeld

„Passwörter definieren“ nach. Wenn Sie weder der Eigentümer der

Datei noch der Datenbankadministrator sind, wenden Sie sich für die Passwortinformationen an den Datenbankadministrator.

Weitere Informationen finden Sie unter „Passwörter“ im

folgenden Abschnitt.

Konvertieren von FileMaker Pro 1.x- und

2.x-Datenbanken

FileMaker Pro 8 kann mit FileMaker Pro 1.x oder 2.x erstellte

Datenbanken nicht konvertieren. Um diese Dateien mit

FileMaker Pro 8 zu verwenden, müssen Sie sie mit FileMaker Pro

3.x, 4.x, 5.x oder 6.x und dann erneut mit FileMaker Pro 8 konvertieren.

Hinweis

Versionen vor 7.0 von FileMakerPro für Windows können nur 2.x-Dateien konvertieren. Wenn Sie eine 1.x-Datei konvertieren müssen, konvertieren Sie die Datei auf einem Mac OS-Computer mithilfe von FileMaker Pro 3.x, 4.x, 5.x oder 6.x.

Wenn Sie nicht über eine Version vor 7.0 von FileMaker Pro für die

Konvertierung verfügen, können Sie unter www.filemaker.de eine

Testversion von FileMaker Pro 6 herunterladen und die Datei mit diesem Programm konvertieren.

Die wichtigsten Konvertierungsprobleme

Die folgenden Abschnitte beschreiben die wichtigsten Probleme, die bei der Konvertierung von FileMaker Pro-Datenbanken vor 7.0 zu

FileMaker Pro 8 auftreten können. Vollständige Informationen erhalten Sie in dem Handbuch

Konvertieren von FileMaker-

Datenbanken aus früheren Versionen

unter www.filemaker.com/ downloads.

122

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Passwörter

Während der Konvertierung werden Passwörter zu Konten in

FileMaker Pro 8 konvertiert. Es gibt zwei gängige Probleme bei der Passwortkonvertierung:

1

Für jedes konvertierte Konto werden anfänglich sowohl der

Kontoname als auch das Passwort in der konvertierten Datei auf das Passwort aus der Originaldatei gesetzt, sodass für jemanden mit vollen Zugriffsrechten alle Passwörter sichtbar sind.

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie entweder jeden Kontonamen so ändern, dass er nicht mehr dem Passwort entspricht, oder jedes

Passwort so ändern, dass es nicht mehr dem Kontonamen entspricht.

(Sie können auch für jedes Konto festlegen, dass das Passwort durch den Benutzer geändert werden muss, wenn er sich das nächste

Mal anmeldet.)

1

Passwörter in FileMaker Pro 8 unterscheiden Groß-/Kleinschreibung. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Passwort genau so eingeben, wie es in der früheren Version von FileMaker Pro erstellt wurde.

Weitere Informationen finden Sie unter „Die konvertierte Datei akzeptiert das Passwort nicht“ im vorherigen Abschnitt.

Beibehalten von Anwenderwörterbuchdaten

Während der Konvertierung wird der Verweis auf ein Anwenderwörterbuch je nachdem gehandhabt, ob Sie das Standard-Anwenderwörterbuch oder ein eigenes Anwenderwörterbuch verwenden.

1

Standard-Anwenderwörterbuch:

Wenn Sie eine

Datenbankdatei konvertieren, die das Standard Anwenderwörterbuch (user.upr) verwendet, verweist die konvertierte Datei auf die

Datei user.upr im neuen FileMaker Pro 8-Ordner. Daher sollten Sie die Datei user.upr aus dem früheren FileMaker Pro-Anwendungsordner in den FileMaker Pro 8-Ordner kopieren oder die Daten aus der Datei user.upr in die FileMaker Pro 8-Datei user.upr exportieren, bevor Sie die konvertierte Datenbank verwenden.

1

Eigenes Anwenderwörterbuch:

Wenn Sie eine Datenbankdatei konvertieren, die ein eigenes Anwenderwörterbuch verwendet, sucht die konvertierte Datei weiter nach dem Wörterbuch an seinem ursprünglichen Speicherort. Wenn Sie das Wörterbuch von diesem

Speicherort verschieben oder löschen, hat die konvertierte Datei keinen Zugriff mehr auf die Informationen in diesem Wörterbuch.

Dies könnte versehentlich passieren, wenn sich die eigene Original-

Wörterbuchdatei im früheren FileMaker Pro-Ordner befindet und

Sie später die frühere Version von FileMaker Pro deinstallieren.

Um ein eigenes Anwenderwörterbuch beizubehalten, verschieben

Sie die Wörterbuchdatei in den Ordner „Eigene Dokumente“

(Windows) bzw. Ihren Home-Ordner (Mac OS). Geben Sie dann nach der Konvertierung der Datenbank die Wörterbuchdatei an dem neuen Speicherort an. Weitere Informationen zur Auswahl von

Wörterbüchern finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 6

|

Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen

123

Durch den Scriptschritt „Drucker einrichten“ gespeicherte Optionen (Windows)

Der Scriptschritt „Drucker einrichten“ kann benutzerdefinierte

Papieroptionen speichern und anwenden, die wieder aufgerufen werden, wenn das Script ausgeführt wird. So können Sie ein Script verwenden, um ein bestimmtes Layout mit unterschiedlichen

Papieroptionen zu drucken – um z. B. Etiketten oder ein vorgefertigtes Formular zu bedrucken.

Das FileMaker Pro-Format für die Erstellung und Speicherung von

Optionen ist nicht mit dem Format in FileMaker Pro-Versionen vor

7.0 kompatibel. FileMaker Pro 8 kann gespeicherte Einstellungsoptionen aus früheren Dateien nicht vollständig in das neue Format konvertieren.

Wenn Sie nach der Konvertierung für den Scriptschritt „Drucker einrichten“ gespeicherte Optionen bearbeiten möchten, müssen Sie sich eventuell die Einstellungen in Erinnerung rufen, um sie wieder richtig einzugeben. Sie sollten sich in diesem Fall die Optionen in der früheren unkonvertierten Datei ansehen, damit Sie sie richtig eingeben können.

Umschalten von Fenstern in Scripts

Bei Bedarf haben FileMaker Pro-Versionen vor 7.0 das aktive

Fenster automatisch gewechselt, nachdem ein Script ausgeführt wurde. Dieses automatische Fensterverhalten wird nicht mehr unterstützt, da der neue Scriptschritt „Fenster aktivieren“ verwendet werden kann, um das aktive Fenster festzulegen.

Um das Verhalten von Versionen vor 7.0 nachzuahmen, fügt

FileMaker Pro 8 bei der Dateikonvertierung nach bestimmten „Script ausführen“- und „Gehe zu Bezugsdatensatz“-Scriptschritten den

Scriptschritt „Fenster aktivieren“ ein. Um das gewünschte

Fensterverhalten zu erzielen, müssen Sie eventuell Scriptschritte

„Fenster aktivieren“ einfügen oder löschen.

Boolesche Funktionen und Suchabfragen

Da FileMaker Pro 7 und 8 früher unterstützte alphabetische Zeichen in einem Zahlenfeld als Zahlen nicht erkennt, können einige logische

Funktionen, die die booleschen Ergebnisse „wahr“ und „falsch“ zurückgeben, falsche Ergebnisse liefern. Auch einige Suchabfragen nach booleschem Inhalt können zu unterschiedlichen Ergebnissen im

Vergleich zu Versionen vor 7.0 führen.

Die folgende Tabelle zeigt, wie sich boolesche Ergebnisse unterscheiden können.

Inhalt des

Zahlenfelds

Leeres Feld

0

1

Wahr, Ja, J, j, W oder w

In FileMaker Pro 8 und FileMaker Pro 7 ausgewertet als

In FileMaker Pro 6 und früher ausgewertet als

Falsch Falsch

Falsch

Wahr

Falsch

Falsch, Nein, N, n, F oder f

Falsch

Falsch

Wahr

Wahr

Falsch

Wenn Sie „Ja“ oder „W“ oder anderen Text mit der Bedeutung wahr in Zahlenfeldern verwendet haben, geben boolesche Berechnungen, die auf diese Zeichen vertrauen, andere Ergebnisse zurück als in

Versionen von FileMaker Pro vor 7.0.

Suchabfragen für boolesche Informationen sind auch restriktiver.

In Versionen von FileMaker Pro vor 7.0 findet eine Suchabfrage in einem Zahlenfeld nach

Wahr

die Werte (1), (Wahr), (Ja), (J), (j), (W) oder w. In FileMaker Pro 7 und 8 findet diese Suchabfrage nur den

Wert „Wahr“. Sie können Ihre Suchabfrage modifizieren, damit die

Ergebnismenge dem Ergebnis in früheren Versionen entspricht.

Sie können zudem den Befehl

Suchen/Ersetzen

wie oben beschrieben verwenden, um Ihre Daten konsistent zu gestalten.

124

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Dateiverweise

Ein Dateiverweis speichert die Pfade, auf denen FileMaker Pro nach einer externen FileMaker-Datei sucht. In Versionen von FileMaker

Pro vor 7.0 waren Dateiverweise vorhanden, aber nicht sichtbar.

In FileMaker Pro 7 und 8 können Sie sie im Dialogfeld

„Dateiverweise definieren“ anzeigen und bearbeiten.

Nachfolgend zwei Dateiverweisprobleme, die bei der Konvertierung auftreten können:

1

Nach der Konvertierung einer Lösung mit mehreren Dateien werden die Dateien nur sehr langsam geöffnet.

Es ist möglich, dass Dateiverweise auf externe Speicherorte verweisen. Sie können die Geschwindigkeit, mit der Dateien geöffnet werden, verbessern, indem Sie die Dateiverweise, wenn möglich, auf lokale Pfade zurücksetzen. Suchen Sie auch nach Dateiverweisen, die Sternchen im Pfad enthalten. Dies zeigt an, dass der Dateiverweis in Ihrem

Netzwerk nach der Datei sucht. Ersetzen Sie das Sternchen durch die

IP-Adresse oder den Domänennamen des Computers, auf dem sich die Datei befindet.

1

Nach der Konvertierung enthält das Dialogfeld

„Dateiverweise definieren“ mehrere Versionen des gleichen

Dateiverweises.

Sie können die Dateiverweise, falls gewünscht, manuell konsolidieren. Am besten erstellen Sie hierzu einen neuen

Dateiverweis und bearbeiten dann Beziehungen, Scripts,

Wertelisten und alle anderen Elemente, die auf diese Datei verweisen, sodass sie den neuen Dateiverweis verwenden.

Löschen Sie dann alle alten Dateiverweise, die dem neu angelegten Dateiverweis entsprechen.

Symbole

!

34

– 50

"

50

" "

29, 30

# 29

$ 50

&

50

(

50, 53

)

50, 53

*

29, 33, 50

+

50, 96

,

50

...

32

/ 50

//

31

:

50

::

50

; 50

<

32, 50

<=

32

=

30, 33, 50

==

30

>

32, 50

>=

32

?

31

@

29

[

50

]

50

^

50

_ 50

{

50

}

50

~

30

50

32, 50

50

53

Index

A

Admin-Konto

105, 107

Adobe PDFs

Daten speichern als

97

Adressetiketten

64

Aktiver Datensatz

22

Aktualisieren bestehender Daten beim

Importieren

99

Aktualisieren von Dateien

115

Aktuell

Datum, Formatierung

72

Zeit, Formatierung

73

Ändern

Beziehungen

89

Daten in Feldern

26

Referenzen

92

Suchabfragen

36

Voreinstellungen

43

Anführungszeichen in einer Suche

29, 30

Angepasste Menüs, FileMaker Pro Advanced

8

Anhalten, Referenzen 92

Ansichten für Layouts

62

Anteil an Endsumme für Statistikfelder

55

Anwenderwörterbücher während der

Dateikonvertierung beibehalten

122

Anzahl für Statistikfelder 55

Anzeigen

Berechtigungen

109

Druckbereich

40

erweiterte Zugriffsrechte

112

Konten

109

Seitenumbrüche und Seitennummern im

Seitenansichtsmodus

40

Anzeigen von Datensätzen als Formular, Liste oder Tabelle

20

Apple OpenDirectory

111

Arbeitsgruppen, gemeinsame Dateinutzung 102

Arithmetische Operatoren

53

Asiatischer Text drehen

74

drucken

74

Eingabe

52, 74, 75

Assistent für neues Layout, Beschreibung

62

Attribute, Text

71

Aufgerufene Datensätze

Beschreibung

20

Ausblenden von Datensätzen

37

Auslösende Felder.

Siehe

Abgleichsfelder

Ausschließen

Datensätze

35

Bezugsdateien

33, 36

Felder beim Drucken

71

Ausschnitte

Siehe auch

Relationale Datenbanken

auswählen

67

Beschreibung

81

Bezugsdatensätze ausschließen

36

Bezugsdatensätze platzieren

71

Datensätze auswählen

22

Datensätze löschen

25

Hinzufügen von Datensätzen

24

Statistikberechnung für Daten in

90

Auswählen

Datensätze

22

Objekte

67

Auswahlpfeil

67

Auswertungen.

Siehe

Bereiche für

Zwischenergebnisse; Statistikfelder

Authentifizierung 104

Apple OpenDirectory

111

über externen Server

111

Windows-Domäne 111

Automatische Eingabe

57

Automatisches Ausfüllen

70

B

BASIC-Format 98

Benennen

Datenbanken

49

Felder

52

126

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Berechtigungen

anzeigen

109

Beschreibung

104

definieren 111

Nur Dateneingabe

106

Nur Lesezugriff

106

Voller Zugriff 106 vordefiniert 106

Bereich für Gesamtergebnis:

Siehe

Bereiche für

Zwischenergebnisse

Bereich für Zwischenergebnisse

drucken 40

Bereiche für Gesamtergebnis, Beschreibung 76

Bereiche für Zwischenergebnisse

Siehe auch

Zwischenergebnisse

Beschreibung

77

Bereiche.

Siehe

Layoutbereiche

Berichte

Siehe auch

Layouts; Zwischenergebnisse

Datensätze in Spalten

65

erstellen

61

Liste, Bericht

mit gruppierten Daten

drucken 40

erstellen

63

Seitenansicht

40

Beschränken des Zugriffs.

Siehe

Konten;

Berechtigungen

Beschriftungen

Feld

69

Beziehen von Daten aus anderen Dateien.

Siehe

Datenaustausch

Beziehungen

Siehe auch

Relationale Datenbanken

ändern

89

Beschreibung

81

einzelnes Kriterium

83

erstellen

87

mehrere Kriterien

84

planen

47

Self-Join

86

Typen

83

Vergleichs-

85

zurückgegebener Datensatzbereich

86

Beziehungsdiagramm

81, 82, 88

Beschreibung

88

Bezugsdateien, Zugriff beschränken

48

Bezugsdatensätze

Siehe auch

Datensätze; Relationale

Datenbanken

Beschreibung

81

duplizieren 24 hinzufügen

24, 89

in Ausschnitten anzeigen

71

kopieren

24

löschen

25, 90

sortieren

90

Statistikberechnung für Daten

90

suchen und ausschließen 33

Bezugsfelder

Siehe auch

Felder; Relationale Datenbanken

Beschreibung

81

Formeln

53

in Layouts

69

planen

47

Statistikberechnung für Daten

90

Bezugstabellen

Beschreibung

82

planen

45

Blättern in Datensätzen

20

Blätternmodus

Daten suchen im

29

Blätternmodus, Beschreibung

19

Boolesche Werte

Beschreibung

31

boolesche Werte in konvertierten Funktionen und

Suchabfragen

123

suchen

31

Briefumschlag-Layout

Beschreibung

64

Briefumschlag

Siehe auch

Layouts

Browser, Web

URL öffnen

102

C

Clients

Ausführen von Aufgaben

96

Beschränkungen, im Web

102

Beschreibung

93

Dateien speichern

94

Clone

19

D

Datei

Optionen

43

Voreinstellungen

43

Datei Konvertierung.log

120

Dateien

Berechtigungen

104

Beschreibung

16

Clone 19 duplizieren 19

erstellen

49

exportieren in

101

gemeinsame Nutzung

107

im Web

102

Konten

104

konvertieren

115

kopieren

18

öffnen 16

planen

45

plattformübergreifend öffnen

17

Remote 17

schließen 18

schützen

103

Sicherungskopien anlegen

43

speichern

18

Vorlagen

Beschreibung

49

Dateien erstellen

49

Dateiformate, Import/Export

98

Dateinamenerweiterung

fp7

17

für konvertierte Dateien

117, 119

Dateipfade

Verwenden von Variablen in

12

Dateiverweise

17, 96, 107, 124

Beschreibung

124

Daten als Formular, Liste, Tabelle anzeigen

20

automatisch eingeben

24, 57

Beschreibung

15

Daten eingeben

26

eingeben

26

exportieren

97

Formatierung 72

heutiges Datum suchen

31

importieren

97

suchen

31

überprüfen

58

ungültig

31

vierstellige Jahreszahlen, überprüfen

58

Datumswerte

Siehe auch

Datumsfelder

Datenaustausch exportieren

97, 101

importieren

97

mit anderen Programmen 98

relationale Datenbanken

79

Datenbanken benennen

49

Beschreibung

15

drucken 40

erstellen

49

im Web veröffentlichen

102

planen

45

relational 16

Datenbanken, relational.

Siehe

Relationale

Datenbanken

Datenbankschutz.

Siehe

Konten; Berechtigungen

Datenbereich, Beschreibung

76

Dateneingabe

57-59

Datensatz wechseln

23

Datensätze abgleichen

99

aktiv

22

als Formular, Liste, Tabelle anzeigen

20

ausblenden

37

ausschließen

35

auswählen

22

Beschreibung

16

Bezugsdatensätze löschen

25

Blättern einzeln

20

blättern in einer Liste

20

duplizieren

24

exportieren

101

gesperrte

96

hinzufügen

24, 98

in Spalten drucken

65

in Tabellenformat sortieren

21

kopieren

24

sortieren

30, 38

Bezugsdatensätze

90

sortierte Bezugsdatensätze anzeigen

90

suchen

27

wechseln

23

Datensätze schützen

96

Datentyp

58

Datentypen

Siehe

Feldtypen

und Formelergebnisse

54

Datumsfelder

Beschreibung

51

vierstellige Jahreszahlen

26, 58

Werte eingeben und bearbeiten

26

Datumswerte

Kalender anzeigen

70

dBASE-Dateiformat

98

DBF-Format

98

|

Index

127

Definieren

Siehe auch

Hinzufügen; Platzieren

Berechtigungen

111

Datenbanken

49

Felder

49

Formelfelder

53

Konten

109

Passwörter

108

Referenzen

91

Statistikfelder

54

Tabellen

60

Wertelisten

70

Dezimalzahlen

72

DIF-Format

98

Dokument-Voreinstellungen

43

Doppelte Datensätze, suchen 34

Druckbereich, anzeigen

40

Drucken asiatischer Text

74

Beschreibung

39

Datensätze

40

Datensätze in Spalten

65

einrichten

41

Informationen über Datenbank

42

leere Datensätze

41

Scripts

41

Seitenansicht

40

Duplizieren

Bezugsdatensätze 24

Dateien 19

Datensätze

24

Tabellen im Beziehungsdiagramm

87

E

Einblendkalender

70

Einblendlisten, Felder anzeigen als

70

Einblendmenü „Symbole“ 28

Einblendmenüs, Felder anzeigen als

70

Eingeben von Daten automatisch

57

Furigana 52

in Felder eingeben

26

Einschränkungen

Feldnamen

50

Zeichen in Feldern

26

128

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Einstellungen

Beschreibung

43

Datei 43

Programm

43

Einstellungen

Siehe

Voreinstellungen

Einzelseiten-Layout.

Siehe

Standard-Layout

Elektronische Dokumentation

7

Elemente.

Siehe

Objekte

E-Mails, senden aus FileMaker Pro 98

Ergebnismenge

Beschreibung

27

zwischen aufgerufenen und ausgeschlossenen Datensätzen umschalten

37

Erstellen.

Siehe

Hinzufügen; Definieren

Erweiterte Zugriffsrechte

anzeigen 112

Beschreibung

104

Erweitertes Listenlayout.

Siehe

Liste, Bericht

Etiketten

Siehe auch

Etikettenlayout

Feld

69

Größen

64

vertikal

64

Etikettenlayout

Siehe auch

Layouts

Beschreibung

64

Standardgrößen

64

Excel-Format

98

Daten speichern als

97

Exportieren

Siehe auch

Datenaustausch

Beschreibung

97

Dateiformate

98

Formatierung 101

Externes Server-Konto 104, 111

F

Falsch (Ergebnis)

123

Falsch-Wert

123

Feld/Steuerelement-Werkzeug

69

Feldberechtigungen.

Siehe

Konten;

Berechtigungen

Feldbeschriftungen

69

Felddefinitionen erstellen

50

kopieren

19

Felder

Siehe auch

Formelfelder; Medienfelder;

Datumsfelder; Abgleichsfelder;

Zahlenfelder; Bezugsfelder; Statistikfelder;

Textfelder; Zeitfelder; Zeitstempelfelder

anzeigen 9, 61

aus einem Layout entfernen

69

aus einem Layout löschen

69

auswählen

26, 67

benennen

50, 52

Beschreibung

15

Dateneingabe beschränken

75

definieren

49

einem Layout hinzufügen

68

Eingabeoptionen

57, 70

eingeben

26

Formatierung

71

Furigana in

52

gespeicherte und nicht gespeicherte

Ergebnisse

59

global

60

in Layout platzieren 68

Indizierung

59

leere oder nicht leere Felder, suchen

33

maximale Zeichenanzahl in

26

Optionen

52

Platzhalter 71

Typen

50

Überprüfungsoptionen

58

Felder anpassen

Siehe auch

Felder

bei Importaktualisierung

99

Beschreibung

81, 83

Feldnamen

50

Feldtypen

Beschreibung

50

und Formelergebnisse

54

Feldverhalten

26, 75

Feldwerkzeug

69

Feldwerte

Änderung untersagen

58

automatisch eingeben

57

Beschreibung

16

Daten suchen und ersetzen

37

eingeben und bearbeiten

26

löschen

27

Fenster

Fenster aktivieren (Scriptschritt) 13, 123

nur von der aktuellen Datei anzeigen

13

FileMaker Pro

Dateiformat

98

Hinweise zur Dokumentation

7

neue Funktionen

12

Produktübersicht 9

Version 1.x und 2.x

121

versionen

115

FileMaker Pro Advanced

8

FileMaker Server

93, 102, 111

Fixierte Objekte

67

Formatierung

Daten exportieren

101

Daten importieren 98

Datum

72

Formeln

72

Grafiken

74

Text

71

Zahlen

72

Zeit

73

Zeitstempel

74

Formbriefe

71

Formelfelder 53

Beschreibung

51

definieren

53

Formeln

53

gespeicherte und nicht gespeicherte

Ergebnisse

59

Formeln

Siehe auch

Formelfelder

Bezugsfelder

Feldverweise auf 53

Statistikberechnung für Daten

90

Formatierung

72

Formular

Siehe auch

Layouts

Datensätze anzeigen als

20

Standard-Layout

63

Formularansicht, Beschreibung

20

fp7-Dateinamenerweiterung

17

Funktionen

53

Furigana-Feldoption

52

Fußbereiche, Beschreibung

76

G

Gastkonto

105

Gemeinsam benutzte Dateien

Siehe auch

Netzwerke

Berechtigungen

107

Clients

93

Einschränkungen

93

Host 93

im Web

102

in Arbeitsgruppen

102

Konten

107

öffnen 17

speichern

94

Gemeinsame Dateibenutzung, aktivieren

94

Gesamtergebnisse, Beschreibung

76

Gespeicherte Ergebnisse

59

Gestalten von Datenbanken planen

45 relational 45

Globale Speicheroptionen

60

Grafiken, Felder formatieren für

74

Grafikfelder.

Siehe

Medienfelder

Gruppen.

Siehe

Konten; Berechtigungen

Gruppierfelder

77

H

Heutiges Datum, suchen

31

Hinzufügen

Siehe auch

Definieren; Platzieren

Bezugsdatensätze

24, 89

Datensätze

24

Felder

49

neue Suchabfragen

34

Host

Ausführen von Aufgaben

96

Beschreibung

93

Dateien speichern

94

Datenbank im Web

102

FileMaker Server

93

I

Importieren

97-101

Beschreibung

97

bestehende Datensätze aktualisieren

98

in bestehende Dateien

98

in neue Tabellen

98

neue Datensätze hinzufügen

98

passende Datensätze aktualisieren

99

Quelldatei oder -tabelle 98, 100

unterstützte Dateiformate

98

Zieldatei

98

Indizierung

Felder

59

Textfeldbeschränkungen 31

Instant Web Publishing

Beschreibung

93, 102

Dateien gemeinsam benutzen 102

Intranet 102

Siehe auch

Web

IP-Adressen, beschränken

102

J

Jahreszahlen

vierstellig in Datumsfeldern 26, 58

vierstellig in Zeitstempelfeldern

27

JDBC

mit FileMaker-Produkten verwenden 7

Überlegungen zu Feldnamen

50

Jokerzeichen in Suchabfragen

29

K

Kalender in Feldern anzeigen

70

Kombinationsfelder, Felder anzeigen als

70

Komprimierte Dateikopien

19

|

Index

129

Konten

Admin-Konto

105

anzeigen 109

Beschreibung

104

definieren

109

externes Server-Konto

104, 111

Gastkonto

105

Passwörter

108

vordefiniert

105

Konvertieren einzelner Dateien

117

mehrerer Dateien

118

Version 1.x und 2.x

121

Kopf/Fuß 1. Seite, Beschreibung

76

Kopfbereiche, Beschreibung

76

Kopieren

Bezugsdatensätze

24

Dateien

18

Datensätze

24

Felddefinitionen 19

Scripts

19

Kurzsuchen

29

L

Layoutbereiche

Auswertung

76

Bereiche für Zwischenergebnisse

77

Beschreibung

76

Datenbereich

76

Feldbeschriftungen

69

Fußbereich

76

Kopf/Fuß 1. Seite

76

Kopfbereich

76

Layout-Einblendmenü

18

Layoutmodus, Beschreibung

19

Layoutobjekte.

Siehe

Objekte

130

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Layouts

Beschreibung

9, 61

Bezugsfelder platzieren 71

drucken 40

erstellen

61

Etiketten

64

Felder

anzeigen

9, 61

auswählen

67

entfernen

69

in Layout ziehen

69

Platzhalter 65

platzieren

68

Felder hinzufügen

68

Formularansicht

20

Formularlayout

63

leere

65

Liste, Bericht

63

Registerfelder 61

Spalten

Breite ändern

66

Einrichten

65

Standardformular

63

Typen

63

Umschlag

64

vertikale Etiketten

64

Werkzeuge

66

Leere Datensätze, drucken

41

Leere oder nicht leere Felder

33

Leeres Layout

Siehe auch

Layouts

Beschreibung

65

Liste, Bericht

Siehe auch

Layouts

Beschreibung

63

Liste, Datensätze anzeigen als

20

Listenansicht, Beschreibung

20

Logik

ODER-Suche

34

UND-Suche

34

Logisch

ODER-Suchen

34

UND-Suchen 34

Löschen

Bezugsdatensätze

25, 90

Daten 27

Felder aus einem Layout 69

Suchabfragen

36

Lotus 1-2-3-Format

98

M

Makros.

Siehe

Scripts

Markierungsfelder, Felder anzeigen als

70

Maximale Zeichenanzahl in Feldern

26

Maximum für Statistikfelder

55

Medienfelder

Siehe auch

Felder.

Beschreibung

51

Formatierung

74

Microsoft Excel-Format

98

Daten speichern als

97

Migrieren von Dateien

116

Minimum für Statistikfelder

55

Mittelwert für Statistikfelder

55

Modus-Einblendmenü

20, 61

Modusregister

20, 23

N

Netzwerke

FileMaker Server

93

plattformübergreifend

11, 93

Nicht autorisierte Anwender.

Siehe

Konten;

Berechtigungen

Nicht gemeinsam benutzte Dateien

108

Nicht gespeicherte Ergebnisse

59

Nur Dateneingabe (Berechtigung),

Beschreibung

106

Nur Lesezugriff (Berechtigung),

Beschreibung

106

O

Objekte, Layout auswählen

67

Beschreibung

66

fixierte

67

ODBC

mit FileMaker-Produkten verwenden 7

Überlegungen zu Feldnamen

50

ODER-Suchen

34

Öffnen

Dateien 16

mehrere Fenster

17

Operatoren arithmetische

53

in Suchabfragen

28, 32

relational

82, 85, 89

Vergleich

53

Optionen, Datei 43

Optionsfelder, Felder anzeigen als

70

P

Passende Datensätze, aktualisieren

99

Passwörter

Bezugsdateien, planen

48

Dateien schützen mit

108 definieren 108

Fehlerbehebung

121, 122

PDFs

Daten speichern als

97

Planen

Dateisicherheit 107

Datenbanken

45

relationale Datenbanken

45

Platzhalter

71

Platzieren

Bezugsdatensätze

71

Felder in einem Layout

68

Platzhalter 71

Primärschlüssel.

Siehe

Abgleichsfelder

Programm-Voreinstellungen

43

Protokolldatei, Konvertierung

120

Q

QuickInfos, FileMaker Pro Advanced

8

R

Ränder, im Seitenansichtsmodus anzeigen

40

Rechte.

Siehe

Konten; Berechtigungen

Referenzen

ändern

92

anhalten oder aussetzen

92

Beschreibung

79

definieren

91

Referenzquellfeld

82

Referenzzielfeld 82

Registerfelder in Layouts 61

Registersteuerelemente

Beschreibung

61

in Tabulatorfolge aufnehmen

26

Relationale Datenbanken

Abgleichsfelder 81

planen

83

Ausschnitte

81

Beschreibung

16, 79

Bezugstabellen

Beschreibung

82

planen

45

planen

45, 87

Terminologie 81

Relationale Operatoren

82, 85, 89

S

Schieberegler

23

Schließen von Fenstern und Dateien

18

Schlüsselfelder.

Siehe

Abgleichsfelder

Schützen von Dateien.

Siehe

Konten;

Berechtigungen

Scripts ausführen

42

Beschreibung

42

drucken

41

kopieren

19

Scripts konvertieren, die zwischen Fenstern wechseln

123

Scriptschritt „Drucker einrichten“, konvertie-ren

123

Seitenansicht

Siehe

Drucken

Seitenansicht für Spalten

65

Seitenansichtsmodus, Beschreibung 19, 40

Seitenausrichtung beim Druck 41

Seitennummern

63

im Seitenansichtsmodus anzeigen

40

Seitenränder, im Seitenansichtsmodus

anzeigen 40

Seitenumbrüche, im Seitenansichtsmodus

anzeigen 40

Sekundäre Dateien.

Siehe

Relationale

Datenbanken

Self-Joins

86

Statistikberechnung für Daten in

Ausschnitten 90

Serienbrief, Platzhalter verwenden

71

Serienbrief-Format

98

Server.

Siehe

Host; FileMaker Server

Sicherheit, Datei planen

107

Sicherungsscripts für Dateien

43

Sortieren

Bezugsdatensätze 90

Datensätze

30, 38

Datensätze in Tabellenformat

21

Spalten

Breite ändern

66

Datensätze drucken in

65

in Tabellen 21

Speichern

Dateien 18

Daten automatisch

18

gemeinsam benutzte Dateien

94

in Excel- und PDF-Format

97

Sperren, gemeinsam benutzte Datensätze

96

SQL

mit FileMaker-Produkten verwenden

7

Standardabweichung für Statistikfelder

55

Standard-Layout

Siehe auch

Layouts

Beschreibung

63

Stapeldateikonvertierung

118

Starter-Lösungen

Siehe

Vorlagen.

|

Index

131

Statistikberechnung für Daten in

Bezugsfeldern

90

Statistikfelder

Anteil an Endsumme von

55

Anzahl von 55

Beschreibung

51, 54

definieren

54

in Layouts

76

Maximum 55

Minimum 55

Mittelwert von

55

Optionen für

55

Standardabweichung von 55

Summe von

55

Steuerelementstile für

70

Suchabfragen

Siehe auch

Datensätze suchen

bearbeiten 36

Beschreibung

27

Kriterien für die Eingrenzung

34, 35

löschen

36

mehrere

34, 35

neue hinzufügen

34

Operatoren

28, 32

Reihenfolge

36

Suchen und Ausschließen kombinieren

36 wiederherstellen

36 wiederholen

36

Suche nach Textliteralen

30

132

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suchen nach Datensätzen

siehe

Suchabfragen

aktuelles Systemdatum

31

alle Datensätze

28 alle Datensätze anzeigen

28

Beschreibung

27

Bezugsfelder und Bezugsdatensätze 33

boolesche Werte

31, 123

boolesche Zahlen

123

Datensätze ausschließen

35, 36

doppelte Datensätze

34

exakte Übereinstimmung

30

Kurzsuchen im Blätternmodus

29

leere oder nicht leere Felder

33

logische ODER-Suchen 34 logische UND-Suche 34

mehrere Kriterien

34 neue Abfrage hinzufügen

34

Reihenfolge der Abfragen

36

Symbole 30

Textteil oder variabler Text

29

ungültige Werte

31

Wertbereiche

32

Suchen und Ersetzen von Feldwerten

37

Suchen.

Siehe

Suchen nach Datensätzen

Suchenmodus, Beschreibung

19

Summe für Statistikfelder

55

SYLK-Format

98

Symbole suchen

30

Unterstrich 50

Systemübergreifend, File Sharing

17

T

Tabellen

Daten importieren in neue

98

Datensätze anzeigen als

20, 21

definieren 60

Tabellenansicht, Beschreibung

21, 64

Tabulatoren in Felder einfügen

27

Tabulatorfolge

26

Tasten, in Tabulatorfolge aufnehmen

26

Teilsummen.

Siehe

Bereiche für

Zwischenergebnisse; Statistikfelder

Text

Siehe auch

Felder.

asiatischen Text drehen 74

Attribute

71

auswählen

67

Felder

50

Formatierung 71

suchen

30

Text mit Komma-Format

98

Text mit Tab-Format

98

Text unter Beachtung der Groß-/Kleinschreibung suchen

30

Textfelder

Beschreibung

50

Werte eingeben und bearbeiten

26

Textnotizen, im Beziehungsdiagramm

88

U

Überprüfen von Feldwerten

58

Überprüfung des Jahrs

58

UND-Suche

34

Ungültige Werte suchen

31

Unterformulare.

Siehe

Ausschnitte

Unterstrich 50

URLs, öffnen

102

V

Variablen

in Dateipfaden 12

Scriptschritt

13

Verbinden von Feldern.

Siehe

Abgleichsfelder

Vergleichsoperatoren

53

Verknüpfungsausdrücke.

Siehe

Beziehungen

Veröffentlichen, Datenbanken im Web 102

Verschlüsselung.

Siehe

Konten; Berechtigungen

Vertikale Schrift

74

Virtuelle Ergebnisse

60

Voller Zugriff (Berechtigung),

Beschreibung

106

Vorlagen

Beschreibung

7, 49

Dateien erstellen

49

W

Wahr (Ergebnis)

123

Währung, Formatierung 72

Wahr-Wert

123

Web

Host von Datenbanken

102

Überlegungen zu Feldnamen 50

Wechseln

von Feld zu Feld 26

Werkzeuge

Auswahlpfeil

67

Beschreibung

66

Feldwerkzeug

69

Wertbereiche suchen

32

Werte

Siehe auch

Feldwerte

doppelte Werte suchen

34

exakte Übereinstimmung suchen 30

Wertelisten

27, 96

Beschreibung

70

Wiederherstellen von Suchabfragen

36

Wiederholen von Suchabfragen

36

Windows mehrere Dateien öffnen

17

schließen

18

Windows-Domäne

111

WK1-Format

98

WKS-Format 98

World Wide Web.

Siehe

Web

Wörterbuchdateien während der Dateikonver-

tierung beibehalten

122

X

XML

Zugriffsrechte für

105

XML Format

98

XSLT

Berechtigungen für

105

Z

Zahlen, ungültige

31

Zahlenfelder

Siehe auch

Felder.

Beschreibung

50

Formatierung 72

suchen

31

Werte eingeben und bearbeiten

26

Zeichen

Maximum in Feldern

26

nicht zulässig in Feldnamen

50

Zeichenketten, Text

Siehe

Text, Literal

Zeiger auf Dateien.

Siehe

Beziehungen

Zeigewerkzeug.

Siehe

Auswahlpfeil

Zeitangaben

Formatierung 73

suchen

31 ungültig

31

Zeitfelder

Beschreibung

51

Werte eingeben und bearbeiten

26

Zeitstempel, Formatierung

74

Zeitstempelfelder

Beschreibung

51

vierstellige Jahreszahlen

27

Werte eingeben und bearbeiten

27

Ziehen und ablegen, Felder im Layout

69

Zugriffsrechte.

Siehe

Konten; Berechtigungen

Zwischenergebnisse

Siehe auch

Berichte; Bereiche für

Zwischenergebnisse; Statistikfelder

Berichte erstellen

63

drucken 40

|

Index

133

134

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Was this manual useful for you? yes no
Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

Download PDF

advertisement

Table of contents