Gestion de dossiers pour les élèves du primaire et du

Gestion de dossiers pour les élèves du primaire et du
Gestion de
dossiers pour
les élèves du
primaire et du
secondaire
Solutions d’information
d’affaires
Croyez-vous que les enseignants,
les parents et les administrateurs
peuvent accéder aux dossiers des
élèves rapidement, facilement et de
façon sûre ?
Cherchez-vous de nouvelles façons
de réduire les coûts – et les risques
– associés aux dossiers papier ?
De quelle façon abordez-vous la
conformité en ce qui concerne la
Loi sur l’éducation, la Loi sur l’accès
à l’information et la protection
de la vie privée et les autres
règlements provinciaux ?
S’ASSOCIER AUX
BONNES PERSONNES
Pour obtenir plus d’information sur les
services gérés de Ricoh et la façon dont
nous pouvons vous aider à identifier
et à exploiter les occasions d’améliorer
la gestion de documents de votre
organisation, veuillez communiquer avec
nous par téléphone au 1-866-246-4442 ou
par courriel au [email protected]
Partout au pays, les commissions scolaires des écoles primaires et secondaires
doivent relever le défi de répondre aux demandes toujours croissantes, souvent
avec des ressources réduites.Certaines commissions scolaires ont mis en œuvre
un système informatique de renseignements sur les élèves, mais voient encore
d’autres occasions d’amélioration. Alors que d’autres dépendent encore
uniquement du papier ou d’une combinaison de fichiers papier et électroniques.
En collaborant avec Ricoh, vous pouvez utiliser une approche plus stratégique et
plus efficace. Nos capacités incluent :
• Saisie et numérisation distribuées. En tirant parti des investissements
existants dans un système informatique de renseignements sur les élèves (SIS),
dans des imprimantes multifonctions (MFP) ou dans toute autre technologie,
les appareils MFP de Ricoh peuvent vous aider à concevoir et à mettre en
œuvre une solution pour saisir l’information sur les élèves. Notre approche
responsabilise les écoles individuelles – même les enseignants individuels –
afin de rapidement numériser les documents des élèves et de les acheminer
automatiquement aux dossiers appropriés.
• Solutions de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Ricoh fournit aussi
des solutions d’ECM pour les commissions scolaires qui souhaitent maximiser la
valeur et l’efficacité de la gestion de l’information. Notre équipe travaille avec
vous dans le but de développer et d’exécuter une stratégie pour l’optimisation
de la saisie et de la gestion de données dans l’ensemble de l’entreprise.
• Conversion de fichiers rétrospectifs. Si vous devez numériser des dossiers
existants, Ricoh peut offrir des services de conversion de fichiers rétrospectifs –
à notre site ou au vôtre. Ricoh numérise chaque dossier de chaque boîte, offrant
une chaîne de possession et créant un répertoire électronique avec un index
interrogeable.
• Services de numérisation sécuritaires. Vous devez numériser vos anciens
dossiers? Ricoh peut déployer des équipes de numérisation mobiles sur site ou
faire parvenir vos documents à l’un de nos centres de traitement nationaux aux
fins de numérisation.
www.ricoh.ca
Gestion de dossiers pour les élèves du primaire et du secondaire
Accéder à une qualité supérieure :
Chaque élève offre un ensemble de forces et de faiblesses, de défis
et d’occasions distincts. La capacité de saisir et de partager de façon
approfondie des renseignements sur les élèves est cruciale afin
de répondre aux besoins globaux des élèves tout au long de leur
éducation publique. Une approche robuste à la gestion de dossiers
aide à assurer que la bonne personne a accès à l’information
appropriée au moment opportun.
Améliorer le contrôle des coûts
Les dossiers papier sont lourds à gérer – ce qui augmente les coûts
liés à l’entreposage physique et crée des inefficacités en matière
de partage et de distribution des fichiers. En saisissant les dossiers
électroniquement et en les intégrant à un système informatique de
renseignements sur les élèves, les écoles peuvent réduire ou même
éliminer les services de stockage et de messagerie dispendieux
et inefficaces. Cette approche peut aussi réduire le fardeau sur la
main-d’œuvre – permettant au personnel des écoles de concentrer
leur temps et leur attention sur des activités de plus grande valeur.
Atténuer les risques
Les dossiers papier traditionnels multiplient les défis liés à la
conformité aux règlements provinciaux et fédéraux. Un système
électronique automatise plusieurs procédures essentielles – facilitant
le contrôle de l’accès aux données et de permettant de créer une
piste de vérification pour chaque dossier.
Rubrique sur la gestion des dossiers des élèves
Lorsqu’il est question de la gestion de dossiers des élèves, dans quelle mesure votre approche actuelle se compare-t-elle aux
normes de l’industrie ?
Novice
Compétent
Expert
• Tient à jour les dossiers des élèves en
•Tient à jour une combinaison de
dossiers papier et électroniques
•Pas de système pour sauvegarder
et restaurer les dossiers en cas de
désastre
•Sauvegarde les dossiers électroniques
et a en place une solution pour leur
restauration en cas de désastre
•Paie pour le stockage physique des
dossiers
•A encore des défis liés à l’accès
rapide, facile et sûr de l’information
par tous les intervenants
format papier
•Doit envoyer les dossiers par
messagerie, lorsque nécessaire
•Tient à jour un flux de travaux pour une
saisie rapide et facile des documents et de
l’information
•Intègre les fichiers dans un système
information de renseignements sur les
élèves
•Sauvegarde les dossiers des élèves et tient à
jour un plan pour la reprise après sinistre
•Peut produire des rapports sur la façon,
le moment et l’endroit où les dossiers des
élèves ont été consultés.
1
PASSER DU PAPIER AU
FORMAT ÉLECTRONIQUE
(numérisation sur site ou hors site)
• Convertir les anciens
formulaires papier en
formulaires électroniques
SYSTÈMES
DE
DOSSIERS
DES
ÉLÈVES
(ECM)
3
CONVERSION
DES ANCIENS DOSSIERS
www.ricoh.ca
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Ricoh Company, Ltd. Toutes les autres marques de commerce sont la propriété de leur propriétaire respectif.
2
• Gérer les horaires
de rétention
• Sécurité
• La technologie de
saisie permet au
personnel
d’intégrer
l’information sur
papier au dossier
de l’élève.
4
• L’information est accessible par
les utilisateurs autorisés
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* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

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