SAP BusinessObjects Live Office Manual del usuario

Manual del usuario de SAP

BusinessObjects Live Office

SAP BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Service Pack 3 windows

Copyright © 2010 SAP AG.Reservados todos los derechos. SAP, R/3, SAP NetWeaver,

Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign y otros productos y servicios de SAP mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países. Business Objects y el logotipo de Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal

Decisions, Web Intelligence, Xcelsius y otros productos y servicios de Business

Objects mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects S.A. en los Estados Unidos y en otros países. Business Objects es una empresa de SAP. Todos los demás nombres de productos y servicios mencionados son marcas comerciales de sus respectivas empresas. Los datos de este documento sólo tienen carácter informativo. Las especificaciones de productos en cada país pueden ser diferentes. Estos materiales pueden modificarse sin previo aviso. Estos materiales los proporciona SAP AG y sus empresas afiliadas ("SAP Group") con carácter informativo, sin representación ni garantía de ningún tipo y SAP Group no se hace responsable de los errores u omisiones en dichos materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios de SAP Group son aquellas especificadas en los productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que aparezca en este documento debe interpretarse como garantía adicional.

2010-05-25

Contenido

Capítulo 1 Acerca de este documento 7

Destinatarios de este documento ...............................................................8

Cómo usar este documento.........................................................................8

Capítulo 2 Introducción a Live Office 11

Presentación general.................................................................................12

Acerca del contenido de Live Office..........................................................12

Conceptos de Live Office.....................................................................13

Tipos de objetos de Live Office ...........................................................17

Arquitectura de Live Office...................................................................17

Barra de herramientas de Live Office........................................................17

Menú de cinta de Live Office................................................................20

Para ocultar o mostrar la barra de herramientas de Live Office..........20

Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise........................................20

Capítulo 3 Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office 23


Insertar contenido de Crystal Reports.......................................................24

Inicio de sesión en bases de datos protegidas....................................24

Asistente de inserción: Elegir documento............................................27

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros .................30

Asistente de inserción: Elegir datos.....................................................32

Asistente de inserción: Establecer filtros.............................................35

Asistente de inserción: Resumen.........................................................37

Página Resumen..................................................................................38

Opciones de actualización de datos..........................................................39

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live Office 3

Contenido

Información adicional...........................................................................41

Modificar el contenido de Crystal Reports.................................................41

Ver y modificar las propiedades generales del objeto..........................42

Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office..................43

Modificación de valores de parámetro.................................................44

Modificación de campos ......................................................................47

Modificar filtros.....................................................................................48

Capítulo 4 Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office 51


Actualizar contenido de la versión anterior..........................................52

Insertar contenido de Web Intelligence.....................................................53

Asistente de inserción: Elegir documento............................................55

Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos.................58

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros..................59

Asistente de inserción: Elegir datos.....................................................60


Página Resumen..................................................................................63

Agregar más secciones de informe de Web Intelligence..........................64

Opciones de actualización de datos..........................................................65

Información adicional...........................................................................68

Modificar el contenido de Web Intelligence...............................................68


Modificación de valores de petición.....................................................71

Capítulo 5 Trabajar con consultas en Live Office 75


Insertar consultas......................................................................................77

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office............................77

Asistente de inserción: Elegir universo................................................79

4 Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live Office

Contenido

Asistente de inserción: Especificar consulta........................................81

Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos.................92

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros..................94


Página Resumen..................................................................................97

Modificar consultas....................................................................................97


Modificación de valores de petición.....................................................99

Cambiar la ubicación del universo.....................................................102

Modificar la definición de la consulta.................................................102

Modificar el contexto de una consulta................................................103

Capítulo 6 Realizar tareas comunes con objetos de Live Office 105

Realizar tareas comunes con Live Office................................................106

Modificar objetos por informe.............................................................106

Publicar y ver archivos.......................................................................108

Guardar datos localmente y en el repositorio....................................112

Copia y pegado de objetos de Live Office..........................................112

Distribuir objetos mediante Outlook...................................................114

Cargar, actualizar y actualizar el contenido existente........................115

Eliminar objetos de Live Office...........................................................117

Capítulo 7 Realizar tareas avanzadas 119

Realizar tareas avanzadas......................................................................120

Administrar la configuración de parámetros y peticiones ..................120

Modificar el orden de actualización de objetos..................................128

Administrar las propiedades globales de Live Office.........................129

Administrar la seguridad y el acceso al documento ..........................135


Contenido

Capítulo 8 Solución de problemas de Live Office 139

Activar el registro de Live Office..............................................................140

Archivos de registro de ejemplo de Live Office .................................140

Solución de problemas de los componentes de Live Office....................142

Problema: El menú de LiveOffice ha desaparecido...........................142

Problema: Error en la actualización del objeto...................................143

Problema: El orden y el filtro del objeto se pierden al actualizar.......144

Problema: Acceso denegado a un universo......................................144

Límites de tamaño de objetos de Live Office.....................................144

Capítulo 9 Referencia 147

Secciones de referencia..........................................................................148

Asistente de inserción de Live Office.................................................148

Opciones, cuadro de diálogo.............................................................149

Cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.................153

Compatibilidad con versiones anteriores.................................................153

Funciones no admitidas.....................................................................154

Apéndice A Más información 155

Índice 159


Acerca de este documento

1


1

Destinatarios de este documento

Bienvenido al Manual del usuario de BusinessObjects Live Office. Live Office permite a cualquiera, desde profesionales de la empresa hasta analistas de datos experimentados, obtener fácilmente información comercial, crear consultas, realizar cálculos y compartir respuestas a preguntas empresariales sin tener que conocer complejos lenguajes y estructuras de base de datos.

Live Office ayuda a profesionales de la empresa como usted a incluir información de Crystal Reports o Web Intelligence exacta, fiable y actualizada en documentos, hojas de cálculo, correos electrónicos y presentaciones de

Microsoft® Office. Si sabe cómo crear documentos y hojas de cálculo, no tendrá ningún problema en aprender el uso de Live Office.

Este manual proporciona información y procedimientos completos que le ayudan a realizar las siguientes tareas empresariales en el entorno de aplicaciones de Microsoft Office:

• Crear consultas e informes de resumen simples, basados en información en tiempo real, actualizada y verificable, para analizar datos, como cifras de ventas trimestrales, responder a importantes preguntas empresariales y tomar decisiones bien fundamentadas.

• Ver, modificar y actualizar consultas existentes rápidamente para adaptarse a sus necesidades empresariales.

• Compartir el resultado con sus colegas de forma segura a través del Web o una intranet para tomar decisiones estratégicas en colaboración.

Live Office, como parte de BusinessObjects Paquete de Productividad, pertenece a una suite de productos de consulta y análisis proporcionada por Business Objects.

Destinatarios de este documento

Este documento está destinado a los usuarios empresariales de aplicaciones de Microsoft Office que desean trabajar con datos de Business Objects en un entorno de aplicaciones de Microsoft Office. Debe estar familiarizado con

Microsoft Office Excel, Word, Outlook y PowerPoint, así como con

BusinessObjects Enterprise para comprender este manual.

Cómo usar este documento

En este manual se tratan los siguientes temas y tareas



Cómo usar este documento

1

Para hacer esto… Vaya a esta sección...

Conceptos clave y mejoras de los productos de Live Office.

Acerca del contenido de Live Office

Crear y modificar documentos de

Crystal Reports desde las aplicaciones de Microsoft Office.

Insertar contenido de Crystal Reports

Crear y modificar documentos de

Web Intelligence desde las aplicaciones de Microsoft Office.

Insertar contenido de Web Intelligence

Crear, editar y actualizar consultas de universo desde las aplicaciones de Microsoft Office.

Insertar consultas

Realizar tareas comunes con objetos de Live Office, como guardar documentos y quitar objetos.

Realizar tareas comunes con Live

Office

Realizar tareas de Live Office más complejas como administrar peticiones y configurar la autenticación de

Inicio de sesión único.

Realizar tareas avanzadas

Activar el registro de Live Office y solucionar errores comunes de Live

Office.

Solución de problemas de Live Office



1

Cómo usar este documento

Para hacer esto… Vaya a esta sección...

Revisar material de consulta, incluida información de compatibilidad con versiones anteriores y una lista de funciones no admitidas y abandonadas.

Secciones de referencia


Introducción a Live Office

2


2

Presentación general

Presentación general

BusinessObjects™ Live Office (Live Office) le proporciona acceso a información actualizada que usa diariamente para realizar su trabajo y tomar importantes decisiones empresariales. Le ofrece datos en tiempo real que son verificables y actualizables con facilidad.

Live Office está integrado en las aplicaciones de Microsoft Office que ya utiliza. La información necesaria está a su alcance y en un formato familiar y fácil de usar. Live Office permite que profesionales de la empresa como usted puedan acceder fácilmente a datos corporativos desde Microsoft Office

Excel, Word, Outlook y PowerPoint sin que haga falta mucha experiencia en informática para usar herramientas de business intelligence complejas.

Nota:

Si no sabe con seguridad si dispone de los derechos adecuados, póngase en contacto con el administrador de BusinessObjects Enterprise.

Puede dar formato a los datos importados utilizando la funcionalidad estándar de Microsoft Excel y las características de Live Office.

Este documento proporciona una descripción de alto nivel de los conceptos, características, funcionalidad e interfaz de usuario de Live Office para familiarizarse rápidamente con el producto.

Temas relacionados

• Acerca del contenido de Live Office

• Conceptos de Live Office

• Tipos de objetos de Live Office

• Barra de herramientas de Live Office

• Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise

Acerca del contenido de Live Office

Antes de comenzar a trabajar con el contenido de Crystal Reports o Web

Intelligence en Live Office, necesitará entender cómo funciona el contenido de Live Office.






2

• Tipos de objetos de Live Office

• Arquitectura de Live Office

Conceptos de Live Office

Para comprender cómo pueden responder los datos de Live Office a sus preguntas empresariales de forma rápida y fácil, deberá familiarizarse con los siguientes conceptos clave:

• Objetos de informe, incluidas instancias y secciones

• Parámetros y peticiones de orden

• Universos

• Contexto


• ¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe?

• ¿Qué son los parámetros y las peticiones de orden?

• ¿Qué es un universo?

• Descripción de un contexto

¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe?

Al usar Live Office para insertar datos en un documento, puede elegir entre el contenido de Crystal Reports o Web Intelligence almacenado en el repositorio de BusinessObjects Enterprise. Los informes almacenados en el repositorio de BusinessObjects se denominan objetos de informe.

Objetos de informe

Un informe es un documento que usted crea y que contiene información presentada en tablas, diagramas y gráficos. Un objeto de informe suministra los datos del informe. En Live Office, se trabaja con objetos de informe porque están conectados al contenido más reciente almacenado en las bases de datos. De modo que, al crear un informe, sabrá que contiene la

última información cuando otras personas lo vean.

Cuando se crea un informe con el diseñador de Crystal Reports o Web

Intelligence, su información puede proceder de varias bases de datos. El



2


objeto de informe devuelve datos de los orígenes de datos subyacentes, a petición de la base de datos o según la opción de actualización elegida.

Instancias de informe

Una instancia es una versión del objeto creado por BusinessObjects

Enterprise cuando los usuarios modifican el documento de origen o programan los informes. Cada instancia contiene datos actuales en el momento de procesar el informe de origen.

En concreto, una copia del informe es un objeto de informe que contiene datos recuperados de una o varias bases de datos. Normalmente, los objetos de informe están diseñados de manera que se pueden crear varias instancias con características diferentes. Por ejemplo, si los usuarios ejecutan un objeto de informe que contiene parámetros, pueden programar una instancia que contenga datos de un departamento determinado y programar otra que contenga información sobre otro departamento, aunque ambas instancias procedan del mismo objeto de informe.

Secciones de informe

Las secciones de informe son partes de un informe que se muestran de manera independiente, sin el resto de la página de informe. De forma más precisa, las secciones de informe son objetos que utilizan hipervínculos para señalar desde un objeto de informe de origen a un objeto de destino de Live

Office. Las secciones de informe incluyen objetos como texto o gráficos.




2

El siguiente diagrama muestra la relación entre los objetos de informe, las instancias de informe y las secciones de informe en Live Office.

¿Qué son los parámetros y las peticiones de orden?

Parámetros

Parámetro es un término de Crystal Reports. Un parámetro es una pregunta que debe responder antes de generar el informe. La información que escribe, o el modo como responde, determina la información que aparece en el informe. Por ejemplo, en un informe del departamento de ventas podría haber un parámetro para solicitar al usuario que elija una región de ventas.

El informe devuelve los resultados de la región específica en vez de devolver los resultados de todas las regiones. Los parámetros pueden ser obligatorios u opcionales.



2


Peticiones de orden

Petición de orden es un término de Web Intelligence para un concepto similar a un parámetro. Una petición de orden es un filtro dinámico que muestra una pregunta cada vez que se actualizan los datos de un informe. A las peticiones de orden se responde escribiendo o seleccionando los valores de petición de orden que desea ver antes de actualizar los datos. Las peticiones de orden pueden ser obligatorias u opcionales.

¿Qué es un universo?

Un universo de Live Office es una abstracción de una base de datos y presenta datos en términos no técnicos para los usuarios empresariales.

Un universo es una colección de objetos de datos que representan la información que está disponible en una base de datos. Los usuarios empresariales de Web Intelligence y Crystal Reports se pueden conectar a un universo y ejecutar consultas en la base de datos. Por ejemplo, una base de datos puede contener un universo para datos de ventas y otro para los datos del servicio de atención al cliente. Éstos pueden realizar análisis de datos y crear informes con los objetos del universo, sin ver, ni tener que saber nada sobre las estructuras de datos subyacentes de la base de datos.

Los universos los crean los especialistas de diseño de universos.

Descripción de un contexto

Un contexto de universo indica qué tipos de preguntas empresariales responden los mismos objetos de universo. Por ejemplo, un universo para datos de ventas podría tener un contexto de universo para ventas de almacén, otro para ventas de socio, etc.

Puesto que los contextos pueden compartir objetos que se encuentran en el mismo universo, resulta muy útil especificar un contexto para el universo para así garantizar que su consulta recupera los datos correctos. Por ejemplo, los datos de la cuenta de gastos de un empleado se podrían almacenar en la misma base de datos que los gastos de un producto de márketing. Si elige el contexto de universo correcto se asegurará de que obtiene los datos de gastos apropiados. Por consiguiente, al seleccionar un universo, puede que tenga más de un contexto de universo para elegir.

Nota:

Los contextos los define el administrador del sistema.



Barra de herramientas de Live Office

2

Tipos de objetos de Live Office

Se ha mejorado la compatibilidad con diferentes tipos de objetos de datos en esta versión de Live Office. La tabla siguiente explica cómo funciona la compatibilidad con campos y secciones de informe, por ejemplo gráficos y texto, en Live Office.

Tipo de contenido de

Live Office

Campos Secciones de informe

Crystal Reports

Web Intelligence

Panel de consulta

Sí

No disponible

Sí

Sí

Sí

No disponible

Nota:

No se admiten los subinformes de Crystal Reports incrustados.



Arquitectura de Live Office

La arquitectura de BusinessObjects Live Office usa la fiabilidad de

BusinessObjects Enterprise y los servicios web para proporcionar una mejor experiencia, escalabilidad y despliegue.

Barra de herramientas de Live Office

La barra de herramientas de BusinessObjects Live Office proporciona acceso rápido a algunos de los comandos más comunes necesarios para crear y



2


modificar objetos y realizar consultas para responder a preguntas empresariales.

Ofrece acceso rápido a los objetos de Live Office de los documentos de

Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook o Word. En este cuadro de diálogo podrá realizar las operaciones siguientes:

• Insertar un objeto de informe

• Actualizar todos los objetos de informe

• Guardar un objeto en el repositorio de BusinessObjects Enterprise

• Ir al informe de origen del objeto de Live Office

• Acceder a la ayuda de Live Office

La barra de herramientas contiene los siguientes botones:

Insertar contenido de

Crystal Reports

Para obtener más información sobre los objetos que puede insertar, consulte


.

Insertar contenido de

Web Intelligence

Para obtener información sobre las opciones que puede utilizar, consulte


Insertar consultas de universos






2

Abrir desde Business

Objects Enterprise

Abre el Explorador de repositorio y permite seleccionar documentos publicados o documentos de Crystal Reports o Web Intelligence para insertarlos. Consulte

Asistente de inserción:

Elegir documento

.

Guardar en BusinessObjects Enterprise


Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise

.

Guardar como nuevo en BusinessObjects

Enterprise



.

Actualizar todos los objetos

Actualiza los datos de todos los objetos en el documento con respecto a sus informes de origen. Para obtener más información, consulte

Opciones de actualización de datos

.

Ir al objeto

Le permite acceder fácilmente a cualquier objeto de Live Office en el documento.



2

Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise

Ayuda

Muestra la ayuda en pantalla de Live Office.

Menú de cinta de Live Office

El menú de cinta de BusinessObjects Live Office mostrado a continuación le ayuda a crear y modificar informes o ejecutar consultas para responder las preguntas empresariales al utilizar cualquier aplicación de Microsoft

Office 2007.

Para ocultar o mostrar la barra de herramientas de

Live Office

• Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas y seleccione

BusinessObjects Live Office.

También puede mostrar u ocultar la barra de herramientas desplazándose a Ver > Barras de herramientas.

La barra de herramientas aparecerá o desaparecerá.

Inicio de sesión en BusinessObjects

Enterprise

Si aún no ha iniciado una sesión, se le pedirá que se conecte a

BusinessObjects Enterprise cuando agregue o modifique un objeto de Live

Office. También debe conectarse antes de publicar un documento o abrir un documento publicado.




2

Para conectarse a BusinessObjects Enterprise

1.

Haga clic en Inicio > Programas > Microsoft Office y seleccione

Microsoft Office Excel, Word, Outlook o PowerPoint para iniciar la aplicación.

2.

Haga clic en LiveOffice y, a continuación en Opciones; aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones".

3.

Seleccione la ficha Enterprise, introduzca sus credenciales de inicio de sesión de BusinessObjects Enterprise en los siguientes campos:

•

Nombre de usuario

•

Contraseña

4.

Verifique la información de los campos Dirección URL de servicio Web y Sistema para comprobar que la aplicación apunta al Sistema de

administración central (CMS) correcto.

Por ejemplo, si el documento de Web Intelligence que desea insertar está en un CMS denominado businessobjects01 y el servidor de servicios Web se ejecuta en un servidor denominado businessob

jects02

, la siguiente información debe ser exacta:

Sistema

businessobjects01

Dirección URL de servicio Web

http://businessobjects02:8080/dsws bobje/services/session

5.

Seleccione un método de autenticación en la lista desplegable, haga clic en Conectar y en Aceptar.

Nota:

La información de los campos Sistema y Dirección URL de servicio

Web y de la lista desplegable "Autenticación", se la proporcionará el administrador del sistema.


• Conectarse a BusinessObjects Enterprise automáticamente



2



Trabajar con contenido de

Crystal Reports en Live

Office

3

Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office

3



Con Live Office, puede beneficiarse de la potencia, comodidad y fiabilidad de las funciones de Crystal Reports desde las aplicaciones de Microsoft

Office que usa diariamente para tomar mejores decisiones empresariales.

Simplemente seleccionando o haciendo clic, puede supervisar fácilmente las tendencias de ventas regionales o analizar las cifras de ventas trimestrales desde Microsoft Office Excel, Word, Outlook o PowerPoint, y compartir dicho análisis con sus colegas para tomar decisiones con más fundamento.

Con Live Office, tiene la tranquilidad de saber que los datos a los que accede para tomar decisiones empresariales son fiables, recientes y se pueden actualizar fácilmente a petición desde la base de datos. La exactitud de los datos ya no es ninguna preocupación.

Con un "Asistente de inserción de Live Office" muy fácil de utilizar, puede insertar secciones de informe o campos de Crystal Reports en los documentos de Microsoft Office.

Insertar contenido de Crystal Reports

Se puede agregar contenido de Crystal Reports desde el menú de Live

Office o a través de la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el "Asistente de inserción de Live Office", de fácil uso y que le indica cómo elegir fácilmente un informe, seleccionar objetos de datos de Crystal

Reports e insertarlos en las aplicaciones Excel, PowerPoint, Outlook o Word de Microsoft Office como objetos de Live Office para compartirlos con sus colegas.

Inicio de sesión en bases de datos protegidas

Por razones de seguridad, el administrador del sistema puede que haya protegido mediante contraseña ciertos documentos y repositorios de Crystal

Reports. Por lo tanto, puede que le soliciten credenciales de inicio de sesión para la base de datos al acceder o actualizar ciertos documentos.




3

Realizar una operación de inicio de sesión en base de datos consolidada

1.

Inicie una sesión en BusinessObjects Enterprise y seleccione LiveOffice

> Insertar contenido de Crystal Reports, o bien haga clic en el botón de la barra de herramientas Insertar contenido de Crystal Reports, para iniciar el Asistente de inserción de Live Office.

2.

Vaya al documento de Crystal Reports al que desee acceder.

3.

Cuando se le solicite, indique la información de inicio de sesión y contraseña.



Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office

1.

Abra un documento de Microsoft Office.

2.

Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise. Para obtener más información, consulte


.

3.

Seleccione la posición en la que desea insertar el objeto de Live Office.

4.

Seleccione Live Office > Insertar > Contenido de Crystal Reports.

Nota:

En Microsoft Excel, también se puede iniciar el asistente desde Insertar

> Contenido de Crystal Reports.

Aparecerá el "Asistente de inserción de Live Office". Si todavía no se ha conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.

El "Asistente de inserción de Live Office" le indicará cómo elegir el documento, seleccionar el contenido del informe (campos o secciones de informe), seleccionar los parámetros si es necesario e insertar los datos en el documento de Microsoft Office.



3


Presentación general del Asistente de inserción de Live Office para contenido de Crystal Reports

Para usar la funcionalidad de Crystal Reports en Live Office, debe seleccionar una serie de opciones mediante el "Asistente de inserción de Live Office".

El "Asistente de inserción de Live Office" se compone de cinco páginas que se explican a continuación:

Use esta página del asistente

Elegir documento

Para realizar esta tarea

•

•

Buscar informes disponibles.

Localizar el informe que desea usar.

Si el informe seleccionado requiere credenciales de inicio de sesión en base de datos, se le pide de nuevo que se conecte.

Para obtener más información, consulte


Elegir documento

.

Especificar valores de parámetros

•

•

Elegir valores de parámetros en una lista de valores preseleccionados.

Especificar si se avisa cada vez que se actualicen los datos.


Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros

Nota:

Esta página sólo aparece si el informe contiene parámetros predefinidos. No puede utilizar Live Office para introducir nuevos parámetros en un informe.




3


Elegir datos

Establecer filtros

Resumen


Seleccionar los campos o secciones de Crystal Reports que desee usar para crear el objeto de Live Office.


Asistente de inserción: Elegir datos

.

Seleccionar filtros para aplicarlos a los datos que inserte como campos en los documentos de Live Office.


Asistente de inserción: Establecer filtros

.

Nota:

Esta página sólo se muestra si ha seleccionado insertar datos como campos.

•

•

Escribir el nombre del objeto de

Live Office.

Verificar su ruta en el repositorio antes de insertarlo en el documento.

Consulte


Resumen

Asistente de inserción: Elegir documento

La primera página del "Asistente de inserción de Live Office" es la página

"Elegir documento" y muestra el explorador del repositorio de

BusinessObjects Enterprise para que pueda acceder fácilmente al informe



3


que desea utilizar. La página "Elegir documento" muestra todos los informes de Crystal Reports a los que tiene acceso, incluidos los informes de las publicaciones.

Sugerencia:

También puede utilizar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título, palabras claves, contenido o todos los campos a fin de localizar un informe específico rápidamente. Si está realizando la importación de contenido en un correo electrónico en Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realizará de forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea de asunto del correo electrónico.

Nota:

Si el informe seleccionado requiere credenciales de inicio de sesión en base de datos, se le volverá a pedir las credenciales de inicio de sesión en la base de datos. Consulte

Inicio de sesión en bases de datos protegidas

.




3

Para encontrar el documento con el explorador

1.

En el panel de la izquierda de la página "Elegir documento", desplácese a la carpeta que contiene el documento que desea utilizar y haga doble clic en ella. Con los botones situados arriba del panel de la izquierda, puede cambiar entre las vistas de carpeta o categoría para un fácil desplazamiento.

Se expandirá la jerarquía de carpetas. Si el informe se incluye en una publicación mostrada, seleccione la instancia de publicación para revelar su contenido.

Nota:

Para que una instancia de informe se importe, la instancia debe estar almacenada en alguna parte del sistema BusinessObjects Enterprise.

Las instancias enviadas directamente a las bandejas de entrada no se almacenan en el repositorio y no se pueden importar en Live Office.

2.

En el panel de la derecha de la página "Elegir documento", seleccione el informe que desee usar y haga clic en Siguiente.

Sugerencia:

• Haga clic en un encabezado de columna, por ejemplo, Nombre,

Propietario o Tipo, para ordenar los informes disponibles.

• Puede buscar un informe u objeto específico por título o palabras clave mediante el cuadro de diálogo situado encima del conjunto de marcos.

• Si está realizando la importación en un correo electrónico en Outlook, también estará disponible una carpeta de sugerencias. Para que resulte más cómodo, esta carpeta contiene los resultados de una búsqueda de contenido basada en la línea de asunto del correo electrónico.

• La carpeta "Reciente" también contiene los informes que haya creado o modificado más recientemente con el fin de facilitar el acceso a los mismos.

Siguiente paso: Asistente de inserción

Si el informe seleccionado contiene parámetros, la siguiente página del

"Asistente de inserción de Live Office" será la página "Especificar valores



3


de parámetros". Consulte


.

Si el informe seleccionado no contiene parámetros, la siguiente página del

"Asistente de inserción de Live Office" será la página "Elegir datos". Para obtener más información, consulte


.

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros

La segunda página del Asistente de inserción de Live Office es la página

Especificar valores de parámetros. Esta sección demuestra el uso de parámetros para rellenar listas de selección dinámicas. Por ejemplo, en el objeto de informe llamado “Actividades por ubicación” que un jefe de ventas regional podría usar para supervisar la actividad de ventas regionales, su informe podría tener un parámetro denominado “Seleccionar región” con una lista de valores de “Este” y “Oeste”.




3

Para especificar valores de parámetros de una lista de valores

1.

En la página Especificar valores de parámetros, seleccione en la lista desplegable disponible los valores de parámetro que desee incluir.

2.

Haga clic en Siguiente.

Nota:

Debe seleccionar un valor para cada parámetro obligatorio. Si el parámetro es opcional, puede dejar el valor sin especificar.

Puede enlazar esta lista de valores de parámetros a celdas concretas de su hoja de cálculo de Microsoft Office Excel para una fácil actualización.

Para obtener información acerca del enlace de parámetros y la modificación de los valores de parámetros, consulte

Modificación de valores de parámetro

.



3


Sin embargo, primero debe elegir los datos que desea incluir como secciones de informe e insertarlos como un objeto de Live Office en el documento de

Microsoft Office. Consulte


.

Asistente de inserción: Elegir datos

La tercera página del Asistente de inserción de Live Office es Elegir datos, en la que deberá seleccionar las secciones o campos del informe que desee incluir e insertar en el documento de Microsoft Office.

Sugerencia:

Haga clic en Cambiar a campos para mostrar los objetos disponibles como campos en lugar de como secciones de informe.




3


• Para seleccionar secciones como el conjunto de datos

• Para seleccionar campos como conjunto de datos

Para seleccionar secciones como el conjunto de datos

1.

Elija las opciones que prefiera para ver los datos del informe:

•

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar parámetros interactivos para ajustar los valores de parámetros en el panel Parámetros interactivos. Utilice la lista desplegable situada debajo de cada parámetro del panel para ajustar el valor. Después de haber terminado las selecciones de valor de parámetro, haga clic en Aplicar.

Nota:

El icono Mostrar/ocultar parámetros interactivos no aparecerá si el informe no contiene parámetros predefinidos o si hace clic en

Cambiar a campos.

•

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de grupos para cambiar la vista del documento. Por ejemplo, en un informe de ventas trimestral, los datos se podrían agrupar y ordenar por vendedor y producto en una vista en árbol de documentos para un rápido acceso.

• Haga clic en las flechas que apuntan hacia la izquierda o la derecha en la barra de herramientas para desplazarse a una página particular de un informe.

• Seleccione el icono Buscar para buscar en cadenas de texto particulares del informe, por ejemplo el nombre de un vendedor.

• Elija una ampliación de página o un factor de zoom para el informe en la lista desplegable para lograr una visualización óptima.

2.

En el visor de documentos, seleccione las secciones de informe u objetos que desee incluir. Por ejemplo, para un informe de ventas trimestral, podría incluir el nombre del vendedor, su clase de producto y sus ventas totales por trimestre.

Sugerencia:

Puede seleccionar varias secciones de informe para insertarlas en la aplicación de Microsoft Office mediante ALT + clic.



3


3.



Si ha insertado sus datos como secciones de informe, la siguiente página será la página Resumen. En esta página podrá asignar un nombre a su objeto de Live Office y verificar su ubicación en el repositorio antes de insertar el objeto en el documento.

Para seleccionar campos como conjunto de datos

Este tema muestra cómo insertar campos como conjuntos de datos en un documento de Microsoft Office.




3

Nota:

El cuadro de diálogo Seleccionar campos no aparece si ha elegido seleccionar partes de un informe de Crystal.

1.

En la página Elegir datos del Asistente de inserción de Live Office, seleccione la opción Cambiar a campos.

2.

En la lista Campos disponibles, haga clic en un campo que desee incluir en el objeto Informe y, a continuación, haga clic en el botón de flecha derecha (>).

Los campos seleccionados aparecerán en la lista Campos seleccionados.

3.

Utilice las flechas arriba y abajo para cambiar el orden de los campos incluidos según sea necesario.

4.



Si ha insertado sus datos como campos, la siguiente página será la página

Establecer filtros. Consulte

Asistente de inserción: Establecer filtros

.

Asistente de inserción: Establecer filtros

La página Establecer filtros sólo aparecerá si ha insertado los datos como campos. Puede aplicar filtros a todos los campos disponibles de los documentos de Crystal Reports para limitar los datos del informe, incluso si los campos no aparecen en el documento.

Nota:

En Microsoft PowerPoint, el objeto de Live Office sólo puede mostrar 50 filas y 50 columnas de datos. Si inserta una vista de informe con más datos,

éstos se truncan. Puede reducir el número de campos que muestra el objeto de informe o agregar filtros para reducir los datos hasta el límite de 50 filas y 50 columnas.



3


Para filtrar los datos

1.

En la página Establecer filtros del Asistente de inserción de Live Office, haga clic en el campo que desea filtrar.

2.

Seleccione un operador adecuado en la lista desplegable Operadores de la derecha.

Existen diferentes tipos de operadores entre los que puede elegir. Puede calificar el operador aún más con valores de las listas Valor. Las opciones que se muestran dependen del operador seleccionado.

Nota:

• Si desea filtrar valores nulos, puede utilizar los operadores es nulo y no es nulo en combinación con otros operadores. El operador

no es igual que

también filtra valores nulos.




3

• Si agrega un filtro a un campo calculado, debe escribir el valor en lugar de seleccionarlo en las listas. Live Office no puede recuperar los valores calculados de la base de datos subyacente.

3.

Seleccione un valor en la lista desplegable de valores para el operador elegido, y haga clic en Agregar filtro.

El filtro y valor aplicable aparecerán bajo el campo al que se aplican. El filtro se guarda como un comentario o marcador en el campo que lo contiene.

4.


Asistente de inserción: Resumen



3

Agregar más objetos del mismo origen de datos

Página Resumen

La página "Resumen" es la última pantalla del "Asistente de inserción de

Live Office" antes de que el objeto actual se inserte en la aplicación de

Microsoft Office. Siga las instrucciones siguientes para finalizar el proceso de creación del objeto de Live Office.

1.

En la página "Resumen", asigne un nombre al objeto de Live Office y verifique su ruta en el repositorio de BusinessObjects.

2.

Haga clic en Finalizar para insertar el objeto de Live Office en el documento de Microsoft Office.

Aparecerá una barra de progreso a medida que el objeto de Live Office se inserte en el documento de Microsoft Office.

Ahora puede modificar las propiedades del objeto, modificar la configuración de parámetros o peticiones, configurar las opciones de actualización de datos o guardar su documento de Office con el objeto de Live Office incrustado.


• Opciones de actualización de datos

• Guardar datos localmente y en el repositorio

Agregar más objetos del mismo origen de datos

Puede agregar rápida y fácilmente objetos adicionales del mismo origen de datos en su documento de Live Office.

Nota:

La información de esta sección no se aplica a los objetos de Live Office incrustado en un correo electrónico recibido.

1.

Seleccione el objeto de Live Office de origen

2.

Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en

Nuevo objeto del mismo informe.




3

El informe de origen se volverá a abrir en el Asistente de inserción de

Live Office.

3.

Seleccione las secciones de informe adicionales que desee agregar e insértelas mediante el Asistente de inserción Live Office.

Sugerencia:

Puede seleccionar varias secciones de informe del mismo tipo usando ALT

+ clic. Por ejemplo, podría seleccionar todos los países de un informe de ventas e insertarlos como un conjunto de filas en el documento de Microsoft

Office.

Opciones de actualización de datos

Los datos que se devuelven al actualizar un objeto dependen de:

• El tipo de objeto que se utilizó como objeto de origen.

• La opción de actualización que seleccionó.

Puede modificar el comportamiento de actualización de los objetos de informe de Live Office desde LiveOffice > Opción de actualización o bien desde el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.

También puede cambiar el orden de actualización de los objetos de Live

Office en los documentos de Microsoft Office.


• Modificar el orden de actualización de objetos

Para configurar las opciones de actualización de los objetos de Live Office

1.

En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office cuyas propiedades de actualización desee cambiar.

2.

Desde el menú Live Office, haga clic en Opción de actualización.

Aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones de actualización".

3.

Seleccione la opción de actualización que desee utilizar y haga clic en

Aceptar



3


Opción de actualización Definición

Instancia más reciente: Desde la

última instancia programada por

<usuario>

Actualiza la última instancia del objeto de Live Office seleccionado de un usuario específico. Seleccione el usuario cuya instancia desea utilizar en la lista desplegable, el valor predeterminado es el usuario actual según las credenciales de base de datos que se han utilizado para iniciar sesión.

Nota:

Al actualizar desde la última instancia de un informe incluido en una publicación, Live Office recupera el contenido de informe de la instancia de publicación más reciente para el usuario actual. La instancia de publicación se tiene que publicar en una ubicación de Enterprise en formato de informe. Live Office no puede acceder a las instancias configuradas para distribuirse directamente a la bandeja de entrada del usuario.

A petición: Desde la base de datos

Actualiza los datos a partir de la base de datos Es el valor predeterminado.

Utilizar datos guardados en el informe: Desde el informe de datos guardado

Actualiza la instancia seleccionada según los datos guardados con un informe publicado. Esta opción sólo es válida después de haber publicado el informe con los datos guardados.



Modificar el contenido de Crystal Reports

3


Instancia específica: Desde una instancia específica del informe

Actualiza los datos sólo desde la instancia seleccionada.

Información adicional

Nota:

A petición es la opción predeterminada, y será la única opción disponible si el objeto de informe no tiene instancias o versiones de informe, y no hay datos guardados con el informe.

Nota:

Si decide eliminar datos al guardar el documento por razones de seguridad, los usuarios que lo abran verán un mensaje que indica que se han eliminado los datos. Deberán actualizar los objetos para ver los objetos de Live Office importados. Para actualizar los objetos, los usuarios deben tener instalado

Live Office y disponer de acceso al objeto de origen en BusinessObjects

Enterprise. Para obtener más información sobre cómo ocultar datos, consulte

Administrar la seguridad y el acceso al documento

.

Modificar el contenido de Crystal Reports

Existen muchas funciones en BusinessObjects Live Office (Live Office) que permiten modificar fácilmente los objetos de Crystal Reports existentes.

Esta sección contiene los siguientes temas, haga clic en el vínculo apropiado para dirigirse al tema:


• Ver y modificar las propiedades generales del objeto

• Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office

• Modificación de valores de parámetro

• Modificación de campos

• Modificar filtros



3


Ver y modificar las propiedades generales del objeto

También puede mostrar y modificar las propiedades del objeto de Crystal

Reports. La ventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver todos y modificar todos los objetos del documento actual.

Para ver las propiedades de un objeto de Live Office

1.

En la aplicación de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office y haga clic en Propiedades.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del objeto.




3

Nota:

Las propiedades que se muestran y las fichas disponibles dependen del tipo del objeto seleccionado.

2.

Seleccione el objeto o informe que contiene el objeto u objetos que desea modificar.

3.

Seleccione uno o varios objetos para modificar las propiedades.

4.

Proceda de la siguiente manera:

• Haga clic en la ficha General para ver información acerca del objeto u objetos y para modificar propiedades como la ubicación de informe y el nombre de objeto.

• Haga clic en la ficha Peticiones para ver la configuración de parámetros actuales y acceder a la ventana Especificar valores de parámetros para el objeto u objetos seleccionados.

• Haga clic en la ficha Actualizar para ver y modificar opciones de actualización para el objeto u objetos seleccionados.

Agregar contenido personalizado a objetos de Live

Office

Los objetos de Live Office insertados como tablas se componen de filas y columnas. Puede insertar columnas o filas y agregar su propio contenido personalizado al objeto. El contenido personalizado se mantendrá cuando se actualicen los datos del objeto.

1.

Vaya al objeto de Live Office.

2.

Seleccione la celda, fila o columna adyacente al lugar donde se insertará la nueva fila o columna.

3.


Insertar fila o Insertar columna.

Se insertará una fila arriba, o bien una columna a la izquierda de la celda seleccionada. Repita estos pasos hasta insertar el número deseado de filas o de columnas. Una vez insertada la primera fila o columna, el menú de Live

Office activará Quitar fila o Quitar columna.



3


Para quitar una fila o columna que se haya agregado, deberá seleccionar al menos una celda de la fila o columna. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en Quitar fila o Quitar columna.

Modificación de valores de parámetro

Si el objeto de Live Office se basa en un objeto de informe que contiene parámetros, puede cambiar los valores de los parámetros al insertar el objeto, o puede cambiar los valores posteriormente. Si no especifica los valores de los parámetros al insertar los objetos de Live Office en el documento de

Microsoft Office, Live Office utilizará los valores actuales.

Nota:

Si el objeto de informe contiene parámetros obligatorios, debe especificar un valor de parámetro antes de insertar el objeto.

Puede modificar las propiedades de Live Office de forma que se le pidan los valores de parámetro al actualizar los datos. También puede utilizar comandos del menú de LiveOffice y el menú contextual para modificar la configuración y los valores de parámetros.

Modificar los valores y la configuración de peticiones o parámetros

El cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros para objetos de

Crystal Reports, o el cuadro de diálogo Especificar valores de peticiones para consultas y objetos de Web Intelligence, le permiten configurar los valores que se utilizarán para especificar los datos que se usan para el objeto de Live Office seleccionado. Hay dos opciones disponibles para todas las aplicaciones de Office y una tercera opción adicional en Excel. Al trabajar en Excel, tiene la opción para enlazar valores a una celda. El enlace es un método útil para permitir que los valores se actualicen automáticamente dentro de Excel. Puede escribir el valor del parámetro o petición en la celda, o si la opción está seleccionada, puede seleccionar el valor en un menú desplegable de la celda. Por ejemplo, si tiene un informe “Actividades por región” con un parámetro “Seleccionar región”, la celda de enlace podría tener los valores “Oriental” y “Occidental” en la lista desplegable de valores.

Al seleccionar un valor, los datos del objeto se actualizarán para reflejar la nueva selección.




3

1.

En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office que contiene el parámetro o petición que desea y, a continuación, haga clic en Live Office > Configuración de petición.

Se mostrará el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros (o de peticiones).

2.

Seleccione el parámetro o petición que desea modificar y elija una de las siguientes opciones para especificar el valor:

• Seleccione la opción Siempre pedir valor si desea que el objeto de

Live Office le pida el valor de parámetro o de petición cada vez que se actualice.

• Seleccione la opción Elegir lista de valores para enlazar el objeto de Live Office a valores de petición o de parámetro específicos. Haga clic en el botón Examinar para iniciar el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros. Seleccione los valores de parámetro o de petición de los menús desplegables o agregue nuevos valores.

3.

Si trabaja con un objeto en Microsoft Excel, estará disponible la siguiente opción adicional:

• Seleccione la opción Elegir rango de datos de Excel si desea enlazar el parámetro o la petición a un rango de la hoja de cálculo de Excel.

Nota:

Los parámetros y peticiones que aceptan valores discretos se pueden enlazar a un rango, o variable de nombre, que contenga varias celdas.

Elija una de las siguientes opciones para seleccionar el rango:

• Abra la lista desplegable y seleccione una variable de nombre existente.

•

• Escriba la dirección del rango.

Haga clic para especificar el botón de rango situado a la derecha de la lista desplegable. Se muestra el cuadro de diálogo

"Enlazar parámetro" o "Enlazar petición". Seleccione un rango disponible en la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar.

Nota:

En el cuadro de diálogo Enlazar parámetro o Enlazar petición, puede seleccionar un rango en cualquier parte de la hoja de cálculo actual o cualquier hoja de cálculo del libro.

Opciones adicionales disponibles para los parámetros y peticiones enlazados a rangos:



3


•

Anexar lista de parámetros a la lista desplegable de la celda

de enlace: al activar esta casilla se creará una lista desplegable en cada una de las celdas seleccionadas con una lista de todos los valores posibles para el parámetro seleccionado.

Precaución:

El uso de esta opción para un parámetro o petición con una gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando se actualizan los datos.

• Actualizar lista de parámetros al actualizar: al activar esta casilla se actualizará la lista de valores disponibles para el parámetro seleccionado.

Precaución:


Opciones adicionales para los parámetros y peticiones del tipo de rango:

• Incluir este valor: active esta casilla para que el valor seleccionado se incluya en el conjunto de datos.

• Sin valor inferior/superior: al activar esta casilla, el conjunto de datos no tiene en cuenta el valor inferior o superior del rango de parámetros.

4.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros (o de peticiones). Los datos de informe se actualizarán automáticamente.

Sugerencia:

Se trata del comportamiento de actualización predeterminado de Live

Office. Para modificar este comportamiento, haga clic en Live Office >

Opciones y se mostrará el cuadro de diálogo "Opciones". En la sección

General, utilice las casillas de verificación para especificar el comportamiento de actualización predeterminado.




3

Para actualizar los datos automáticamente cuando cambia el enlace de celdas

Este tema es relevante si usa objetos de Live Office con Microsoft Office

Excel.

1.

En el menú Live Office, haga clic en Opciones.

2.

En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha General.

3.

Seleccione Actualizar objeto de Live Office cuando cambie la celda

de enlace.

4.

Haga clic en Aceptar.

Nota:

Al actualizar cualquier objeto de Live Office simple, aparecerá el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros que le permitirá modificar los valores de parámetros.

Modificación de campos

Puede agregar o quitar campos de un objeto de informe basado en un documento o una instancia de documento de Crystal Reports.

Para agregar o quitar campos

1.

Haga clic en cualquier celda del objeto de Live Office que desee modificar.

2.

En el menú Live Office, haga clic en Modificar y en Agregar o quitar

campos para abrir la página Elegir datos del Asistente de inserción de

Live Office.

3.

Realice una de las siguientes acciones:

• Para agregar un campo, selecciónelo en la lista Campos disponibles y haga clic en la flecha a la derecha (>).

• Para quitar un campo, selecciónelo en la lista Campos seleccionados y haga clic en la flecha a la izquierda (<).

4.

Para cambiar el orden de los campos incluidos, utilice las flechas arriba y abajo.

5.

Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.



3



• Para seleccionar campos como conjunto de datos

Modificar filtros

Puede agregar, modificar y quitar filtros del documento. Puede aplicar filtros a cualquier campo del documento de Crystal Reports de origen, incluso aunque el campo no se muestre.

Para agregar o modificar un filtro

1.

Haga clic en cualquier celda del informe que desea modificar.

2.

En el menú Live Office, haga clic en Modificar,en Configuración de

filtros y, por último, en Agregar o modificar para abrir la página

Configuración de filtros del Asistente de inserción de Live Office.

Sugerencia:

Este comando también está disponible en el menú contextual de Live

Office.

3.

En la página Configuración de filtros, haga clic en el campo que desee filtrar.

4.

Si desea modificar un filtro existente, seleccione el filtro.

5.

Seleccione un operador adecuado en la lista Operadores de la derecha.

Existen diferentes tipos de operadores entre los que puede elegir. Puede delimitar el operador utilizando las listas de valores. Las opciones que se muestran dependen del operador seleccionado.

Si desea filtrar valores nulos, puede utilizar los operadores "es NULL" y

"no es NULL" en combinación con otros operadores. El operador "no es igual que" también filtra valores nulos.

Nota:

• Si agrega un filtro a un campo calculado, debe escribir los valores en lugar de seleccionarlos de las listas. Live Office no puede recuperar los valores calculados de la base de datos subyacente.




3

• Si asigna formato a celdas individuales de un objeto de informe y a continuación cambia los filtros, las celdas formateadas podrían desaparecer.

6.

Haga clic en Agregar filtro para agregar el filtro al campo.

El filtro aparece bajo el campo donde se aplica.

7.

Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Para quitar un filtro

1.

Seleccione una celda del documento que contiene el filtro que desea quitar.

2.

En el menú Live Office, haga clic en Modificar, en Configuración de

filtros y, por último, en Agregar o modificar para abrir la página

Configuración de filtros del Asistente de inserción de Live Office.

Sugerencia:

También puede hacer clic con el botón derecho en el objeto de Live

Office, elegir Live Office, seleccionar Configuración de filtros y hacer clic en Agregar o modificar.

3.

En la página Configuración de filtros, seleccione el filtro que desee eliminar, elija Quitar filtro y haga clic en Aceptar.

Elegir valores de campo específicos como parámetros de filtro

También puede filtrar o centrarse en un conjunto de valores de campo particulares, para limitar los datos del informe. Por ejemplo, si los datos del informe contienen información sobre una gama de bicicletas, podría tener tres campos con la siguiente información: tamaño, color y precio. Las bicicletas podría fabricarse en cuatro colores: rojo, negro, azul y verde. Si desea que el informe muestre el tamaño y el precio sólo de las bicicletas negras, podría utilizar la opción Centrarse en valor para devolver esta información. También puede utilizar Excluir valor para excluir valores específicos.

Para centrarse en un valor

1.

Haga clic en la celda que contiene el valor de campo que desea incluir como filtro. Por ejemplo, bicicletas negras.



3


2.

En el menú Live Office, haga clic en Modificar,en Configuración de

filtros y, por último, en Centrarse en valor.

Ahora el informe muestra la información de tamaño y precio de las bicicletas negras. Para restablecer la vista predeterminada, elimine el filtro.

Para excluir un valor

1.

Haga clic en la celda que contiene el valor que desea excluir.

2.

En el menú Live Office, haga clic en Modificar, en Configuración de

filtros y, por último, en Excluir valor.

Live Office quita las filas de este campo que contienen el valor seleccionado. En este ejemplo, desaparecen del campo todas las bicicletas negras. Para restablecer la vista predeterminada, elimine el filtro.


Trabajar con contenido de

Web Intelligence en Live

Office

4

Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office

4



Web Intelligence proporciona acceso a información empresarial en intranets y extranets para realizar potentes consultas ad hoc y análisis interactivos sofisticados y fáciles de usar.

Con BusinessObjects Live Office (Live Office), puede manipular datos de

Web Intelligence fácil y cómodamente dentro del entorno de la aplicación de Microsoft Office.

Puede compilar, analizar y manipular datos “vivos” de Web Intelligence desde documentos de Excel, PowerPoint, Outlook y Word de Microsoft Office que usa diariamente para mejorar la toma de decisiones conjunta.

Actualizar contenido de la versión anterior

Las versiones anteriores de Live Office admitían la inserción de campos de

Web Intelligence en documentos de Microsoft Office. Esta versión es compatible con las versiones anteriores de Live Office y, por lo tanto, puede actualizar el contenido de Web Intelligence.

Para actualizar un objeto de Web Intelligence de la versión anterior

1.

Abra el documento de Microsoft Office que contiene el objeto de Web

Intelligence de la versión anterior.

2.

Inicie una sesión en BusinessObjects Enterprise y abra el Asistente de inserción de Live Office.

Se le pedirá que actualice.

3.

Haga clic en Aceptar para convertir el documento de Web Intelligence a esta versión de Live Office.

4.

Una vez finalizado el proceso de actualización, haga clic con el botón derecho en el objeto y seleccione Agregar o quitar campos o bien seleccione Actualizar objeto para actualizar los campos.




4

Insertar contenido de Web Intelligence

Se puede agregar contenido de Web Intelligence desde el menú de Live

Office o a través de la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el "Asistente de inserción de Live Office", de fácil uso y que le indica cómo elegir fácilmente un informe, seleccionar objetos de datos de Web

Intelligence e insertarlos en las aplicaciones Excel, PowerPoint, Outlook o

Word de Microsoft Office como objetos de Live Office para compartirlos con sus colegas.


1.


2.



.

3.


4.

Seleccione Live Office > Insertar > Contenido de Web Intelligence.

Nota:

En Microsoft Excel, también se puede iniciar el asistente desde Insertar

> Contenido de Web Intelligence.


El "Asistente de inserción de Live Office" le indicará cómo elegir el documento, seleccionar el contenido del informe, seleccionar los parámetros si es necesario e insertar los datos en el documento de Microsoft Office.

Presentación general del Asistente de inserción de Live Office para contenido de Web Intelligence

Para usar la funcionalidad de Web Intelligence en Live Office, debe seleccionar una serie de opciones mediante el "Asistente de inserción de

Live Office". El "Asistente de inserción de Live Office" se compone de cinco páginas que se explican a continuación:



4



Elegir documento

Especificar contexto

Especificar valores de petición

Elegir datos


•

•

Buscar informes disponibles.

Localizar el informe que desea usar.

Consulte


Elegir documento

.

Si existe más de un contexto para los datos de Web Intelligence seleccionados, deberá especificar el contexto que desea usar. Por ejemplo, las secciones de informe de Web Intelligence que se aplican a un contexto de Márketing o Ventas.

Consulte


Contextos de consulta específicos

.

•

•

Elegir valores de peticiones en una lista de valores preseleccionados.

Especificar si se avisa cada vez que se actualicen los datos.

Consulte


Seleccionar las secciones de informe de Web Intelligence que desee usar para crear el objeto de Live Office.

Consulte


Elegir datos




4


Resumen


•

•

Escribir el nombre del objeto de

Live Office.

Verificar su ruta en el repositorio antes de insertarlo en el documento.

Consulte


Resumen

Asistente de inserción: Elegir documento


"Elegir documento" y muestra el explorador del repositorio de

BusinessObjects Enterprise para que pueda acceder fácilmente al informe que desea utilizar. La página "Elegir documento" muestra todos los informes de Web Intelligence a los que tiene acceso, incluidos los informes de las publicaciones.

Sugerencia:




4


Para encontrar el documento con el explorador

1.

En el panel de la izquierda de la página "Elegir documento", desplácese a la carpeta que contiene el documento que desea utilizar y haga doble clic en ella. Con los botones situados arriba del panel de la izquierda, puede cambiar entre las vistas de carpeta o categoría para un fácil desplazamiento.

Se expandirá la jerarquía de carpetas. Si el informe se incluye en una publicación mostrada, seleccione la instancia de publicación para revelar su contenido.

Nota:

Para que una instancia de informe se importe, la instancia debe estar almacenada en alguna parte del sistema BusinessObjects Enterprise.




4

Las instancias enviadas directamente a las bandejas de entrada no se almacenan en el repositorio y no se pueden importar en Live Office.

2.

En el panel de la derecha de la página "Elegir documento", seleccione el informe que desee usar y haga clic en Siguiente.

Sugerencia:

• Haga clic en un encabezado de columna, por ejemplo, Nombre,

Propietario o Tipo, para ordenar los informes disponibles.

• Puede buscar un informe u objeto específico por título o palabras clave mediante el cuadro de diálogo situado encima del conjunto de marcos.


• La carpeta "Reciente" también contiene los informes que haya creado o modificado más recientemente con el fin de facilitar el acceso a los mismos.


Nota:

• Si el informe seleccionado tiene más de un contexto, la siguiente página del "Asistente de inserción de Live Office" será la página "Especificar contexto". Consulte

Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos

.

• Si el informe seleccionado no tiene más de un contexto, pero contiene peticiones, la siguiente página del "Asistente de inserción de Live Office" será la página "Especificar valores de peticiones". Consulte


• Si el informe seleccionado no contiene peticiones o contiene más de un contexto, la siguiente página del "Asistente de inserción de Live Office" será la página "Elegir datos". Consulte


.



4


Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos

Un contexto es un grupo definido de objetos de datos de un universo que comparten un fin empresarial común. Si los datos que ha seleccionado se incluyen en más de un contexto, debe especificar el contexto que desea utilizar.

Para especificar un contexto

1.

Seleccione un contexto de la lista en la página Contextos de consulta específicos del Asistente de inserción de Live Office.

2.





4

Si el informe de Web Intelligence que selecciona contiene peticiones, la siguiente página será Especificar valores de peticiones; si el informe no contiene peticiones, aparecerá la página Elegir datos.


La página Especificar valores de peticiones sólo se mostrará si se han especificado peticiones para el informe. Las peticiones son obligatorias u opcionales. Si todas las peticiones enumeradas en esta página son opcionales, no tiene que especificar un valor de petición en esta etapa, haga clic en Siguiente y especifique los valores de peticiones al actualizar el objeto.



4


1.

En la página "Especificar valores de peticiones", realice uno de los siguientes procedimientos para cada valor de petición que desee especificar:

• Escriba un valor en el campo de búsqueda, para buscar un valor de petición en una lista de opciones preseleccionadas. Haga clic en para especificar Ignorar mayúscula o minúscula o Distinguir

mayúsculas y minúsculas para la cadena de búsqueda. Haga clic en > para agregarlo a los valores seleccionados.

Nota:

Si la lista de valores disponible está vacía o se tiene que actualizar, haga clic en el icono Actualizar lista .

• Haga doble clic en un valor mostrado para agregarlo a la lista de valores seleccionados.

• Escriba un valor de petición y haga clic en > para agregar el valor a la lista de valores.

2.


Aparecerá la página Eligir datos.

Asistente de inserción: Elegir datos

La cuarta página del Asistente de inserción de Live Office es Elegir datos, en la que deberá seleccionar las secciones del informe que desee incluir e insertar en el documento de Microsoft Office.




4

Para seleccionar secciones como el conjunto de datos

1.

Elija las opciones que prefiera para ver los datos del informe:

•

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar parámetros interactivos para ajustar los valores de parámetros en el panel Parámetros interactivos. Utilice la lista desplegable situada debajo de cada parámetro del panel para ajustar el valor. Después de haber terminado las selecciones de valor de parámetro, haga clic en Aplicar.

Nota:

El icono Mostrar/ocultar parámetros interactivos no aparecerá si el informe no contiene parámetros predefinidos o si hace clic en

Cambiar a campos.



4


•

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de grupos para cambiar la vista del documento. Por ejemplo, en un informe de ventas trimestral, los datos se podrían agrupar y ordenar por vendedor y producto en una vista en árbol de documentos para un rápido acceso.

• Haga clic en las flechas que apuntan hacia la izquierda o la derecha en la barra de herramientas para desplazarse a una página particular de un informe.

• Seleccione el icono Buscar para buscar en cadenas de texto particulares del informe, por ejemplo el nombre de un vendedor.

• Elija una ampliación de página o un factor de zoom para el informe en la lista desplegable para lograr una visualización óptima.

2.

En el visor de documentos, seleccione las secciones de informe u objetos que desee incluir. Por ejemplo, para un informe de ventas trimestral, podría incluir el nombre del vendedor, su clase de producto y sus ventas totales por trimestre.

Sugerencia:

Puede seleccionar varias secciones de informe para insertarlas en la aplicación de Microsoft Office mediante ALT + clic.

3.





4


Página Resumen




1.


2.




4

Agregar más secciones de informe de Web Intelligence






Agregar más secciones de informe de Web

Intelligence

Puede agregar rápida y fácilmente secciones de informe adicionales al documento de Web Intelligence de Live Office.

Para agregar secciones de informe del mismo origen

1.

Seleccione el objeto de Live Office en el documento de Microsoft Office.

2.


Nuevo objeto del mismo informe.

Aparecerá la ventana "Insertar desde el mismo origen".




4

3.

Seleccione las secciones de informe que desee agregar y haga clic en el botón Insertar. Live Office insertará las secciones automáticamente.

Cuando termine de insertar secciones adicionales de ese origen, haga clic en Cerrar para regresar a su documento de Office.

Opciones de actualización de datos

Los datos que se devuelven al actualizar un objeto dependen de:

• El tipo de objeto que se utilizó como objeto de origen.

• La opción de actualización que seleccionó.



4


Puede modificar el comportamiento de actualización de los objetos de informe de Live Office desde LiveOffice > Opción de actualización o bien desde el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.

También puede cambiar el orden de actualización de los objetos de Live

Office en los documentos de Microsoft Office.



Para configurar las opciones de actualización de los objetos de Live Office

1.

En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office cuyas propiedades de actualización desee cambiar.

2.

Desde el menú Live Office, haga clic en Opción de actualización.

Aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones de actualización".

3.

Seleccione la opción de actualización que desee utilizar y haga clic en

Aceptar




4


Instancia más reciente: Desde la

última instancia programada por

<usuario>

Actualiza la última instancia del objeto de Live Office seleccionado de un usuario específico. Seleccione el usuario cuya instancia desea utilizar en la lista desplegable, el valor predeterminado es el usuario actual según las credenciales de base de datos que se han utilizado para iniciar sesión.

Nota:

Al actualizar desde la última instancia de un informe incluido en una publicación, Live Office recupera el contenido de informe de la instancia de publicación más reciente para el usuario actual. La instancia de publicación se tiene que publicar en una ubicación de Enterprise en formato de informe. Live Office no puede acceder a las instancias configuradas para distribuirse directamente a la bandeja de entrada del usuario.

A petición: Desde la base de datos

Actualiza los datos a partir de la base de datos Es el valor predeterminado.

Utilizar datos guardados en el informe: Desde el informe de datos guardado

Actualiza la instancia seleccionada según los datos guardados con un informe publicado. Esta opción sólo es válida después de haber publicado el informe con los datos guardados.



4

Modificar el contenido de Web Intelligence


Instancia específica: Desde una instancia específica del informe

Actualiza los datos sólo desde la instancia seleccionada.

Información adicional

Nota:

• Utilizar datos guardados en el informe es la opción predeterminada si el informe de Web Intelligence no tiene una instancia y su creador no lo ha establecido en Actualizar al abrir.

• A petición es la opción predeterminada si el creador del informe de Web

Intelligence lo ha establecido en Actualizar al abrir, y será la única opción disponible si el informe no tiene instancias o no hay datos guardados con

él.

• Instancia más reciente es la opción predeterminada si el informe de

Web Intelligence tiene una instancia que está disponible para el usuario actual.

Nota:

Si decide eliminar datos al guardar el documento por razones de seguridad, los usuarios que lo abran verán un mensaje que indica que se han eliminado los datos. Deberán actualizar los objetos para ver los objetos de Live Office importados. Para actualizar los objetos, los usuarios deben tener instalado

Live Office y disponer de acceso al objeto de origen en BusinessObjects

Enterprise. Para obtener más información sobre cómo ocultar datos, consulte

Administrar la seguridad y el acceso al documento

.

Modificar el contenido de Web

Intelligence

También puede modificar los objetos de datos de Web Intelligence existentes.

En esta sección se explica cómo ver y modificar objetos existentes de Web

Intelligence.




4




• Modificación de valores de petición


También puede mostrar y modificar las propiedades del objeto de Web

Intelligence. La ventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver todos y modificar todos los objetos del documento actual.


1.





4


Nota:


2.


3.


4.







4


Modificación de valores de petición

Puede cambiar los valores de petición al insertar el objeto de datos Web

Intelligence, pero puede cambiarlos más adelante. Si no especifica los valores de petición al insertar el objeto, Live Office utilizará los valores de petición actuales.





1.



2.




4





3.



Nota:




•




Nota:



•



Precaución:

El uso de esta opción para un parámetro o petición con una gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y




4 puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando se actualizan los datos.


Precaución:





4.


Sugerencia:







4



Trabajar con consultas en

Live Office

5

Trabajar con consultas en Live Office

5



Una consulta se usa para responder a una pregunta empresarial de datos almacenados en una o varias bases de datos. Una consulta puede ser sencilla, como total ventas año pasado. O bien, según la necesidad de su negocio, puede ser más compleja, como total ventas, para Producto A, en la Comunidad de Madrid, en el primer trimestre del año pasado.

Tradicionalmente, las consultas se suelen enviar a las bases de datos en un lenguaje denominado SQL (Structured Query Language) y sólo las podía diseñar un experto en informática o en lenguajes de bases de datos. Sin embargo, BusinessObjects Live Office (Live Office) ofrece el Asistente de inserción que facilita la creación de consultas, no necesita saber SQL para consultar información con Live Office. No necesita conocer complejos lenguajes de programación. El Asistente de inserción de Live Office presenta la información disponible en la base de datos como objetos que tienen nombres y significados familiares. A continuación, se crea la consulta utilizando los objetos y filtros que seleccione.

Con un mínimo esfuerzo, puede definir consultas y obtener respuestas significativas a preguntas empresariales como las siguientes:

• Obtener las cifras de ventas de los primeros tres trimestres de este año de todos los clientes de Norteamérica por región.

• Obtener una lista de todos los clientes internacionales que sean socios.

Los datos se organizan en formato de tabla, en la que puede acceder a ellos desde documentos de Excel, Word, Outlook o PowerPoint de Microsoft

Office. Esta sección contiene información acerca de la creación, edición y actualización de consultas en Live Office.


• Insertar consultas

• Presentación general del Asistente de inserción de Live Office para

consultas

• Modificar consultas




5

Insertar consultas

Se pueden agregar consultas desde el menú de Live Office o a través de la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el "Asistente de inserción de Live Office", de fácil uso y que le indica cómo elegir fácilmente un universo, seleccionar objetos de datos e insertarlos en las aplicaciones

Excel, PowerPoint, Outlook o Word de Microsoft Office como objetos de Live

Office para compartirlos con sus colegas.


1.


2.



.

3.


4.

Seleccione Live Office > Insertar > Nueva consulta.

Nota:

En Microsoft Excel, también se puede lanzar el asistente desde Insertar

> Nueva consulta.


Presentación general del Asistente de inserción de Live Office para consultas

A continuación se incluye información general sobre cómo se usa el Asistente de inserción de Live Office para generar una consulta. Para obtener instrucciones más detalladas, consulte


.



5



Elegir universo


•

•

Buscar universos disponibles

Localizar el universo que desea usar.

Consulte


Elegir universo

.

Especificar consulta

Seleccionar objetos de universo del panel Administrador y arrastrarlos a los objetos del resultado que se van a mostrar.

O bien seleccionar objetos de universo del panel Administrador y arrastrarlos al panel Filtrar objetos para crear filtros de datos.

Consulte

Asistente de inserción: Especificar consulta

.

Especificar contexto de consulta

Seleccionar un contexto de universo para la consulta.

Un contexto es un grupo definido de objetos de un universo que comparten un fin empresarial común.

Consulte


Contextos de consulta específicos

.




5


Especificar valores de petición

Resumen


•

•

Elegir un valor de petición en una lista de valores preseleccionados.

Especificar que se avise cada vez que se actualicen los datos.

Consulte


.

Escribir el nombre del objeto de Live

Office y verificar su ruta en el repositorio antes de insertar los datos en el documento de Microsoft Office.

Consulte

Asistente de inserción: Resumen

.

Asistente de inserción: Elegir universo


"Elegir universo" y muestra el explorador del repositorio de BusinessObjects

Enterprise para que pueda acceder fácilmente al informe que desea utilizar.

La página "Elegir universo" muestra todos los universos a los que tiene acceso.

Sugerencia:




5


Para seleccionar el origen de datos

1.

En el panel Carpetas de la página "Elegir universo", desplácese hasta la carpeta que contiene el universo que desea utilizar y haga doble clic en ella. Se expandirá la jerarquía de carpetas.

2.

En el panel de la derecha de la página "Elegir universo", seleccione el universo que desee usar y haga clic en Siguiente.

Sugerencia:

• Haga clic en un encabezado de columna, por ejemplo, Título,

Propietario o Fecha de modificación, para ordenar los universos dentro de la carpeta seleccionada.




5

• Puede buscar un universo específico por título, palabras clave o contenido mediante el cuadro de diálogo situado encima del conjunto de marcos.


• La carpeta "Reciente" también contiene cualquier universo que haya modificado o al que haya accedido más recientemente con el fin de facilitar el acceso a los mismos.


• Asistente de inserción: Especificar consulta

Asistente de inserción: Especificar consulta

Para definir los datos de modo que respondan a sus preguntas empresariales y se inserten en el documento de Excel, PowerPoint, Outlook o Word de

Microsoft Office, debe elaborar una consulta. El panel del administrador de la página Especificar consulta enumera todos los objetos disponibles definidos para el universo seleccionado.

Para agregar objetos a la consulta

La generación de una consulta resulta algo tan fácil como arrastrar y colocar.

Puede seleccionar elementos en el panel izquierdo y colocarlos en el panel

Objetos de resultado o Filtrar objetos.

Nota:

También puede arrastrar objetos fuera de estas áreas de vuelta al panel izquierdo en cualquier momento.

1.

En el panel izquierdo, seleccione y arrastre objetos al panel Objetos de

resultado.

Por ejemplo, una consulta podría incluir el año, el representante de ventas, el nombre del cliente y el importe en dólares.



5


Los objetos arrastrados al panel Objetos de resultado constituirán las columnas de su objeto de Live Office.

2.

En el panel izquierdo, seleccione y arrastre los objetos al panel Filtrar

objetos.

Los objetos se pueden arrastrar a los paneles Objetos de resultado y

Filtrar objetos. Los objetos arrastrados al panel Filtro no aparecerán en el objeto de Live Office. Estos objetos filtrarán los datos y limitarán el conjunto de datos resultante a sus especificaciones. Con el ejemplo del paso 1, podría arrastrar el objeto Año para que actuara también como filtro, de manera que restringiera los datos mostrados al año seleccionado.

a.

Ahora puede determinar el tipo de filtro que tendrán los objetos del panel Filtrar objetos.

Los tipos de filtro incluyen:

• Valor constante

• Lista de valores

• Petición

• Objeto


Filtrar objetos de consulta

.

3.

Ahora puede definir más los objetos seleccionados. Puede realizar que su pregunta empresarial tenga más sentido al clasificar u ordenar el conjunto de datos.

a.

Agregar clasificación a sus objetos de consulta

Clasificar objetos de consulta

b.

Ordenar objetos de consulta

Ordenación de objetos de consulta

4.

Haga clic en Siguiente para continuar.


• Configurar las opciones de consulta

Acerca de la página Especificar consulta

En esta sección se describen las funciones de la página Especificar consulta.




5

Botón Mostrar u ocultar el panel del administrador

El panel del administrador es el panel de la parte izquierda. Puede mostrar u ocultar este panel si hace clic en el botón Mostrar u ocultar el panel del

administrador

.

Botón Mostrar/ocultar panel Filtros

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar panel Filtros ocultar el panel Filtrar objetos.

para mostrar u



5


Botón Mostrar el cuadro de diálogo de opción

Haga clic en el botón Mostrar el cuadro de diálogo de opción para mostrar el cuadro de diálogo "Opciones". Para obtener más información, consulte

Configurar las opciones de consulta

.

Botón Agregar una clasificación

Haga clic en el botón Agregar una clasificación para que los datos se asocien con el objeto seleccionado clasificado según el orden que seleccione. Para obtener más información, consulte

Clasificar objetos de consulta

.

Administrar ordenaciones

Haga clic en el botón Administrar ordenaciones para mostrar el cuadro de diálogo de ordenación. Desde aquí puede administrar todas las ordenaciones que haya agregado a los objetos. Para obtener más información, consulte

Ordenación de objetos de consulta

.

•

Objetos disponibles

•

En el panel del administrador, verá el universo seleccionado seguido de las carpetas en una estructura de carpetas en árbol. Haga clic para expandir las carpetas y mostrar los objetos de datos que contienen. Estos objetos se pueden seleccionar como un objeto Resultado o Filtro arrastrándolos al panel deseado. Los objetos pueden ser de uno de los tipos siguientes:

Objeto de dimensión

Un objeto de dimensión representa los datos que proporcionan la base para el análisis en un informe. Los objetos de tipo dimensión por lo general recuperan datos con caracteres, por ejemplo, nombres de cliente, nombres de centros de vacaciones o fechas.

Objeto de información

Un objeto de información proporciona datos descriptivos acerca de una dimensión. Un objeto de tipo información siempre está adjunto a la




5

•

• dimensión para la que proporciona información adicional. Por ejemplo,

[Edad] es un objeto de información asociado con la dimensión de [Cliente].

Objeto de tipo indicador

Un objeto de tipo indicador recupera datos numéricos que son el resultado de cálculos en los datos de la base de datos. Por ejemplo, [Volumen de negocios] es el cálculo del número de artículos vendidos multiplicado por el precio del artículo.

Objetos de condición previa

Un objeto de condición previa es un filtro predefinido y sólo se puede colocar en el panel Filtrar objetos. Por ejemplo, [Este año] es un filtro predefinido para restringir el conjunto de datos al año actual.

Clasificar objetos de consulta

La clasificación es un método de restringir los datos devueltos por una consulta. En la página Especificar consulta del Asistente de inserción de

Live Office, puede agregar una clasificación a una dimensión u objeto según un indicador definido. Por ejemplo, puede definir una clasificación para limitar la dimensión “Nombre de cliente” a los siete resultados principales según la

“Suma de ventas del año pasado”.

Nota:

No todos los objetos de universo admiten la clasificación. No puede clasificar por un objeto cuyos valores dependen del orden de los datos. Esto se debe a que la función de clasificación de Live Office cambia el orden de los datos, que a su vez cambia los datos de objeto, lo que, a continuación, requiere que se vuelva a calcular el orden de los datos. El resultado es una dependencia circular entre la clasificación y los datos del objeto.

1.

Haga clic en el botón Agregar una clasificación del panel del administrador.

situado encima

Se muestra un editor de filtros en un panel independiente debajo del panel Objetos del resultado.



5


2.

En el editor de filtros califique la clasificación por ordenación seleccionando en la lista desplegable situada junto al icono Agregar una clasificación. Elija uno de los siguientes calificadores:

• Arriba

• Abajo

• % superior

• % inferior

3.

Proporcione un valor en el cuadro situado junto al calificador seleccionado.

Suba o baje el valor mostrado con los botones de control correspondientes.

4.

Arrastre y coloque una dimensión, indicador y objeto si es necesario en los campos designados dentro del editor de filtros.

Puede arrastrar los objetos directamente desde el panel del administrador o mover los objetos preseleccionados desde el panel Objetos del

resultado.

5.

Repita los pasos 1 a 4 para configurar otra clasificación o seguir creando la consulta.

Ordenación de objetos de consulta

Puede aplicar un orden de clasificación específico a los objetos incluidos en una consulta. El orden de clasificación se reflejará en los resultados recuperados para la consulta. Para especificar una ordenación, debe ver la página "Especificar consulta" en el Asistente de inserción de Live Office.

1.

En la página Especificar consulta haga clic en el icono Administrar ordenación .

Aparece el cuadro de diálogo Ordenar.

2.

En la lista Objetos disponibles seleccione el objeto que desee ordenar.

Expanda las carpetas y subcarpetas para encontrar los objetos.

Nota:

No puede seleccionar una carpeta completa.

3.

Utilice el botón > para mover un objeto seleccionado a la lista

Ordenaciones de la consulta.

Para deshacer una selección, utilice el botón < para devolver un objeto a la lista Objetos disponibles.




5

4.

Seleccione un objeto en la lista Ordenaciones de la consulta y realice una de las siguientes acciones:

• Especifique el orden de los datos recuperados para el objeto como

Ascendente o Descendente seleccionando el botón adecuado. Junto al objeto se mostrará la correspondiente flecha hacia arriba

(ascendente) o hacia abajo (descendente). De forma predeterminada, los objetos se especifican como ascendentes.

• Utilice el botón Subir o Bajar para mover el objeto en la lista

Ordenaciones de la consulta. La consulta reflejará el orden de la lista.

5.


Se cierra el cuadro de diálogo Orden y vuelve a la página Especificar consulta en el Asistente de inserción de Live Office.

Filtrar objetos de consulta

Cuando crea consultas sencillas con "Filtrar objetos" en el Asistente de inserción de Live Office, puede elegir uno de los diferentes operadores de comparación y, a continuación, uno de los cuatro tipos de filtro:

Operadores de comparación

• Igual a

• No es igual que

• Mayor que

• Mayor o igual a

• Menor que

• Menor o igual a

• Entre

• No entre

• En la lista

• Fuera de la lista

• No se ha indicado

• Se ha indicado

• Ambos

• Excepto



5


Tipos de filtro

• Constante

Nota:

Constante es la selección predeterminada.

• Lista de valores

• Petición

• Objeto

Nota:

El tipo de filtro Objeto no se admite cuando se usa con los siguientes operadores de comparación: En lista, No en lista, Es nulo y No es nulo.

Restricción:

El tipo de filtro Objeto no se admite con universos OLAP.

Después de establecer los filtros de consulta deseados, haga clic en

Siguiente. Si la consulta tiene más de un contexto posible, la página siguiente del Asistente de inserción de Live Office será la página Contextos de consulta específicos; si la consulta tiene peticiones, la página siguiente será la página Especificar valores de peticiones. Si la consulta no tiene contextos posibles ni peticiones, aparecerá la página Resumen del Asistente de inserción.

Usar un valor constante como filtro

Cuando un objeto se coloca en el panel Filtrar objetos, se muestra el correspondiente editor de filtros.

1.

En el editor de filtros, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo y seleccione Constante.

2.

Escriba un valor en el cuadro de texto proporcionado.

El objeto se establecerá en el valor que introduzca en el cuadro de texto.

Nota:

El valor introducido en el cuadro de texto es el valor constante del objeto cuando se ejecuta la consulta. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo situada a la izquierda del cuadro de texto para seleccionar otra relación entre el valor especificado y el objeto de consulta.

3.


Aparecerá la página Contextos de consulta específicos o Especificar valores de peticiones.




5

Usar una lista de valores como filtro


1.

En el editor de filtros, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo y seleccione Lista de valores.

2.

En el cuadro de diálogo Lista de valores, haga doble clic en los valores que desee incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Por ejemplo, podría seleccionar el valor Socios para que el resultado de la consulta devolverá una lista de clientes de la región SC que son socios.

Los valores elegidos aparecen en el panel Filtrar objetos.

3.





5


Usar una petición como filtro

Cuando un objeto se coloca en el panel Filtrar objetos, se muestra el correspondiente editor de filtros. Por ejemplo, podría agregar peticiones para tipos de clientes o previsiones de ventas, como Socios o Integradores de sistemas, o para diferentes regiones geográficas.

1.

En el editor de filtros, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo y seleccione Petición.

2.

Haga clic en el icono Definir petición de texto.

situado a la derecha del cuadro

Se abrirá el cuadro de diálogo "Definir una petición".

3.

En el cuadro de diálogo "Definir una petición", seleccione las propiedades de petición que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Por ejemplo, puede elegir Petición opcional para que la petición sea opcional.

4.



Usar un objeto como filtro


1.

En el editor de filtros, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo a la derecha y seleccione Objeto.

Se abrirá el cuadro de diálogo "Objetos y variables".




5

2.

En "Objetos y variables disponibles", seleccione cualquier objeto de universo. Haga clic en Aceptar.

Sólo se puede seleccionar un objeto; el objeto no puede ser un filtro de universo predefinido o una carpeta.

3.



Configurar las opciones de consulta

Puede configurar las opciones de consulta a fin de realizar lo siguiente para mejorar el rendimiento y la calidad de los datos:

• Eliminar filas duplicadas en el conjunto de resultados

• Establecer un límite para el tiempo que se tarda en ejecutar la consulta

• Establecer un límite para el número de filas devueltas en el conjunto de resultados de la consulta.

• Limite los datos devueltos a un conjunto de muestras aleatorias especificado.

Para configurar las opciones de consulta

1.

Haga clic en el icono Mostrar el cuadro de diálogo de opción

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.

.

2.

En el cuadro de diálogo Opciones configure las opciones disponibles tal como describe la tabla siguiente y haga clic en Aceptar



5


Opción Descripción

Filas duplicadas

Tiempo máximo de búsqueda

Si el usuario no selecciona esta opción, se eliminarán las filas duplicadas del resultado de la consulta.

Por ejemplo, si pregunta por el objeto Año, obtendrá años distintos en lugar del posible valor de año duplicado para cada fila devuelta por la consulta. El valor predeterminado es falso.

Tiempo máximo permitido en segundos para ejecutar la consulta. El valor -1 significa que no existe límite de tiempo.

Número máximo de filas devueltas

Número máximo de filas que se pueden devolver al ejecutar la consulta. El valor -1 significa que no existe ningún límite.

Conjunto de resultados de ejemplo

Devuelve el número especificado de filas como datos aleatorios dentro de los criterios de selección actuales.

Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos

Un contexto es un grupo definido de objetos de una consulta que comparten un fin empresarial común. Los contextos se usan en universos para evitar




5 las consultas ambiguas, consultas que contienen objetos que devuelven más de un tipo de información. Si existen varios contextos para la consulta, debe especificar el contexto que desea utilizar en la página Contextos de

consulta específicos del Asistente de inserción de Live Office.

Nota:

También puede modificar el contexto de la consulta en la ficha Peticiones de la ventana "Propiedades del objeto de Live Office" o durante una operación de actualización.

Para especificar un contexto

La página Contextos de consulta específicos se muestra al crear una nueva consulta si ésta contiene varios contextos.



5


1.

En la lista Contextos disponibles seleccione el contexto que desee utilizar para la consulta.

Sugerencia:

El contexto actual se muestra debajo del encabezado Valores

seleccionados.

2.

Haga clic en Siguiente para continuar creando la consulta.

Si la consulta contiene peticiones, la siguiente página será Especificar valores de peticiones; si no contiene peticiones, aparecerá la página Resumen del

Asistente de inserción de Live Office.


La página Specify Prompt Values sólo se mostrará si ha especificado peticiones para la consulta. Las peticiones son obligatorias u opcionales. Si todas las peticiones enumeradas en esta página son opcionales, no tiene que especificar un valor de petición en esta etapa, haga clic en Siguiente y especifique los valores de peticiones al actualizar el objeto.




5

1.

En la página Especificar valores de peticiones, realice uno de los siguientes procedimientos para cada valor de petición que desee especificar:

• En el campo Escriba un valor, introduzca un nuevo valor y haga clic en > para agregar el valor a "Valores seleccionados". Haga clic en < para quitar un valor o en << para quitar varios valores de la lista

"Valores seleccionados".

• Seleccione un valor mostrado y haga clic en > o haga doble clic para agregarlo a la lista "Valores seleccionados".

Nota:

Si la lista de valores disponibles está vacía o se tiene que actualizar, haga clic en el botón Actualizar valores .



5


• Para buscar desde una lista de valores preseleccionados, escriba el valor en el campo de búsqueda. Haga clic en el botón de búsqueda y especifique Ignorar mayúscula o minúscula o Distinguir mayúsculas y minúsculas para la cadena de búsqueda.

Haga clic en > para agregar el valor devuelto a la lista "Valores seleccionados".

2.


Aparecerá la página Resumen.




Modificar consultas

5

Página Resumen




1.


2.







Modificar consultas

También puede modificar los objetos de consulta existentes. En esta sección se explica cómo ver y modificar objetos existentes de Web Intelligence.




• Modificación de valores de petición

• Cambiar la ubicación del universo

• Modificar la definición de la consulta

• Modificar el contexto de una consulta



5



También puede mostrar y modificar las propiedades de su consulta. La ventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver todos y modificar todos los objetos del documento actual.


1.






5

Nota:


2.


3.


4.





Modificación de valores de petición

Puede cambiar los valores de petición al insertar el objeto de datos de la consulta, pero puede cambiarlos más adelante. Si no especifica los valores de petición al insertar el objeto, Live Office utilizará los valores de petición actuales.



Crystal Reports, o el cuadro de diálogo Especificar valores de peticiones para consultas y objetos de Web Intelligence, le permiten configurar los valores que se utilizarán para especificar los datos que se usan para el objeto de Live Office seleccionado. Hay dos opciones disponibles para todas las aplicaciones de Office y una tercera opción adicional en Excel. Al trabajar en Excel, tiene la opción para enlazar valores a una celda. El enlace es un método útil para permitir que los valores se actualicen automáticamente



5


dentro de Excel. Puede escribir el valor del parámetro o petición en la celda, o si la opción está seleccionada, puede seleccionar el valor en un menú desplegable de la celda. Por ejemplo, si tiene un informe “Actividades por región” con un parámetro “Seleccionar región”, la celda de enlace podría tener los valores “Oriental” y “Occidental” en la lista desplegable de valores.


1.



2.





3.



Nota:




•







5

Nota:



•



Precaución:



Precaución:





4.




5


Sugerencia:





Cambiar la ubicación del universo

Para cambiar la ubicación del universo de una consulta existente

1.

En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en la consulta existente, haga clic en LiveOffice > Propiedades.

Aparecerá la página Propiedades del objeto de Live Office.

2.

Haga clic en la ficha General para ver la definición del objeto y establecer las propiedades de la ubicación del universo

3.

Haga clic en Elegir para abrir el cuadro de diálogo Ubicación del universo.

4.

Realice los cambios que desee y haga clic en Aceptar.

Modificar la definición de la consulta

Para modificar la definición de una consulta

1.

En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en la consulta existente.

2.

Seleccione LiveOffice y haga clic en Editar consulta de universo para ejecutar el Asistente de inserción de Live Office.

Aparecerá la página Especificar consulta.

3.

Realice los cambios que desee a la definición de la consulta y haga clic en Aceptar.




5

Modificar el contexto de una consulta

Puede modificar el contexto de una consulta existente desde la ficha

Peticiones de la ventana Propiedades del objeto de Live Office o durante una operación de actualización.

Para modificar el contexto de una consulta

1.

En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en la consulta existente, seleccione LiveOffice y haga clic en Propiedades.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.

2.

Haga clic en la ficha Peticiones para mostrar el contexto de la consulta actual.

3.

Haga clic en el botón Contexto de consulta.

Se mostrará la ventana "Contextos de consulta específicos".

4.

Seleccione el nuevo contexto en la lista situada debajo de "Contextos disponibles".

5.

Haga clic en Aceptar para enviar el cambio.

Regresará a la ventana Propiedades del objeto de Live Office.

6.

Haga clic en Aceptar para volver a su documento de Microsoft Office.

El objeto de Live Office se actualiza y los datos reflejan el nuevo contexto de consulta.



5



Realizar tareas comunes con objetos de Live Office

6


6

Realizar tareas comunes con Live Office

Realizar tareas comunes con Live Office

Después de insertar un objeto de Live Office en el documento de Microsoft

Office, se puede realizar un conjunto de tareas comunes.


• Eliminar objetos de Live Office

• Cargar, actualizar y actualizar el contenido existente

• Modificar objetos por informe

• Distribuir objetos mediante Outlook

• Copia y pegado de objetos de Live Office

• Conectar a un sistema diferente

• Abrir un documento en una unidad local

• Consulta de un documento publicado

• Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise

Modificar objetos por informe

La ventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver todos los informes y objetos de informe en la hoja de cálculo actual. Puede modificar los objetos individuales, todos los objetos por informe o la configuración global. La ventana Propiedades del objeto de Live Office proporciona una ubicación centralizada para configurar las propiedades actuales de Actualizar y Petición. En función de los informes y objetos seleccionados, puede que no estén disponibles algunas opciones.


1.






6

Nota:


2.


3.


4.






6



Publicar y ver archivos


Puede utilizar BusinessObjects Live Office (Live Office) para publicar documentos en BusinessObjects Enterprise. Para publicar un documento en BusinessObjects Enterprise, debe tener derechos de publicación. Para ver el documento, los usuarios deben tener derechos de visualización sobre el documento.




Consulta de un documento publicado

Puede abrir un documento publicado si tiene derechos de visualización sobre el documento en BusinessObjects Enterprise.

Para ver el documento, debe tener el software adecuado para el tipo de documento instalado en su equipo, por ejemplo, Microsoft Office Word,

Excel, Outlook o PowerPoint.

Para ver un documento publicado

1.

En el menú LiveOffice, seleccione Publicar en BusinessObjects

Enterprise y haga clic en Abrir desde BusinessObjects Enterprise

Nota:

Si no está conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga. Para obtener más información, consulte

Inicio de sesión en

BusinessObjects Enterprise

.

2.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el documento que desea consultar.




6

Nota:

Si un objeto del documento se basaba originalmente en un documento de Crystal Reports o de Web Intelligence publicado en un sistema de

BusinessObjects Enterprise diferente, verá un mensaje que le indica que no se puede encontrar el origen en el sistema actual.

3.

Haga clic en Abrir para mostrar el archivo.

La posibilidad de modificar el documento depende de la seguridad de

Microsoft Office aplicada al documento y de los derechos aplicados al documento en BusinessObjects Enterprise.



Abrir un documento en una unidad local

Puede abrir un documento en su equipo local sin conectarse a

BusinessObjects Enterprise. Por ejemplo, puede abrir un documento que contiene objetos y elegir no conectarse a BusinessObjects Enterprise cuando se le pregunte. Sin embargo, si no se conecta a BusinessObjects Enterprise, no podrá utilizar la funcionalidad de Live Office para modificar el objeto ni para actualizar los datos.

Nota:

Si oculta los datos al guardar el documento, los usuarios que lo abran deberán actualizar los objetos para ver los datos importados. Para actualizar los objetos, los usuarios deben tener instalado Live Office y disponer de acceso al objeto de origen en BusinessObjects Enterprise.




Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise

Cuando finaliza un documento, puede publicarlo en BusinessObjects

Enterprise para que lo consulten otros usuarios. Puede utilizar

BusinessObjects Enterprise para administrar cualquier documento de



6


Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook y Microsoft PowerPoint; el documento no tiene que contener ningún dato importado.

Para publicar un documento

1.

En el menú LiveOffice, seleccione Publicar en BusinessObjects

Enterprise y haga clic en Guardar en BusinessObjects Enterprise o en Guardar como nuevo en BusinessObjects Enterprise.

Nota:

Si no está conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga. Para obtener más información, consulte

Inicio de sesión en

BusinessObjects Enterprise

.

2.

En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la carpeta donde desea guardar el documento.

3.

Escriba un nombre para el documento en el campo Nombre de archivo.

4.

Haga clic en Guardar para publicar el documento.



Conectar a un sistema diferente

Si hay más de un sistema BusinessObjects Enterprise en su sitio, el administrador puede mover los datos de Crystal Reports o Web Intelligence a un CMS diferente. Si abre un documento que contiene objetos conectados a objetos de origen que se encuentran en un sistema BusinessObjects

Enterprise diferente, verá un mensaje que le informa de que no pueden encontrarse el objeto u objetos de origen en el sistema actual.

Para conectar los objetos al objeto de Crystal Reports o Web Intelligence apropiado del sistema actual, debe asegurarse de que los objetos del sistema actual tengan los mismos nombres de campo o dimensión y los mismos nombres de tabla que el objeto original.

Por ejemplo, suponga que el equipo de ventas de Nueva York dispone de un documento con un objeto que utiliza un informe de Crystal denominado

Ventas globales

que está publicado en el sistema BusinessObjects

Enterprise de EE.UU. El equipo de ventas de Londres también dispone de una versión del informe de Crystal "Ventas globales", que se denominó

"Ventas mundiales", publicado en el sistema BusinessObjects Enterprise




6 del Reino Unido. Si los miembros del equipo de ventas de Londres desean utilizar el documento del equipo de ventas de Nueva York, deberán conectar manualmente el objeto al informe "Ventas mundiales" de su sistema.

Para volver a conectar un objeto

1.

Abra el documento que contenga el objeto al que desea acceder.

2.

Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise.

3.

Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office que desee volver a conectar.

Aparecerá un menú contextual.

4.

Haga clic en Live Office > Propiedades.

Se abrirá la ventana "Propiedades del objeto de Live Office".

5.

Haga clic en el botón Elegir.

Se abrirá una ventana de ubicación de documento.

6.

Busque el objeto de informe al que desee conectarse y, a continuación, haga clic en Aceptar.

7.

Repita los pasos 3 a 6 para cada objeto que desee conectar.

Cuando se guarda el documento, se guardan en él los vínculos a la nueva instancia de objeto.

Para conectar a un CMS diferente

1.

En el menú LiveOffice haga clic en Opciones.

Se abre el cuadro de diálogo Opciones.

2.

Haga clic en la ficha Enterprise.

3.

Edite los campos Sistema y Dirección URL de servicio Web de manera que apunte al Sistema de administración central correcto (CMS).

Por ejemplo, si el documento de Web Intelligence que desea insertar está en un CMS llamado businessobjects01, la dirección URL de servicio

Web debería ser la siguiente: http://businessobjects01:8080/dswsbobje/services/session

Puede cambiar la configuración de Live Office para que inicie la sesión en

BusinessObjects Enterprise de forma automática cada vez que abra Excel,

Word, Outlook o PowerPoint de Microsoft Office.



6






Guardar datos localmente y en el repositorio

Después de insertar y configurar los objetos de Live Office, puede guardar el trabajo localmente y en el repositorio de BusinessObjects Enterprise.

Para guardar el archivo en una unidad local

• Realice una de las siguientes acciones para guardar el archivo localmente:

• En el menú Archivo, haga clic en Guardar o Guardar como

• En el menú LiveOffice, haga clic en Crear instantánea

Para guardar el archivo en el repositorio de BusinessObjects

Enterprise

Para obtener más información sobre la publicación del objeto de datos en el repositorio de Business Objects, consulte


.

Copia y pegado de objetos de Live Office

Una vez incrustado un objeto de Live Office en la aplicación de MS Office, puede copiar y pegar el objeto en otra ubicación dentro del mismo documento o moverlo a otra aplicación de MS Office completamente distinta. Por ejemplo, después de insertar y configurar parte de un informe de ventas en la presentación de PowerPoint, puede incrustar el mismo objeto en un mensaje de correo electrónico o en una hoja de cálculo.

Antes de copiar y pegar objetos de Live Office de una aplicación a otra, debe tener en cuenta lo siguiente.




6

• Las opciones de enlace de parámetros se modifican si la aplicación de destino no admite las mismas opciones que la aplicación de origen. Por ejemplo, los parámetros de objeto enlazados a una celda específica de

Microsoft Office Excel revertirá de forma predeterminada a cambiar su configuración de enlace a Siempre pedir valor.

• De forma predeterminada, al pegar un objeto de Live Office, se mantiene la conectividad con la base de datos. Esto incrementa la preocupación por el acceso a los datos y la seguridad si piensa distribuir documentos con objetos de Live Office incrustados.


• Administrar la configuración de parámetros y peticiones

• Desconectar objetos de Live Office de Enterprise

Para copiar y pegar objetos de Live Office

Después de insertar contenido en el documento de Microsoft Office, use el procedimiento siguiente para copiar y pegar cualquier objeto en otra aplicación de Microsoft Office.

1.

Seleccione todo el objeto de Live que desee copiar y haga clic con el botón derecho en Copiar.

Sugerencia:

Utilice el botón Ir al objeto de la barra de herramientas de Live Office, o bien LiveOffice > Ir al objeto, si el documento contiene varios objetos de Live Office.

Ahora debería asegurarse de que hay un nuevo documento abierto en la aplicación de destino de Microsoft Office.

2.

Haga clic con el botón derecho en el documento de Microsoft Office de destino y, a continuación, haga clic en Pegar.

El objeto de Live Office se inserta en el nuevo documento.

3.

Repita los pasos 1-2 si desea copiar y pegar más objetos desde el contenido de origen.



6


Desconectar objetos de Live Office de Enterprise

De forma predeterminada, al pegar un objeto de Live Office, se mantiene la conectividad con Enterprise. Esto incrementa la preocupación por el acceso a los datos y la seguridad si piensa distribuir documentos con objetos de

Live Office incrustados. Siga estas instrucciones para desconectar la conectividad de Enterprise de los objetos incrustados en las aplicaciones de Microsoft Office.

1.

Seleccione Live Office y haga clic en Opciones.


2.

En la ficha General desactive la opción Copiar y pegar con conectividad

de Live Office.

3.


Todos los objetos copiados se desconectarán de los datos de Enterprise.

Los objetos pegados no podrán establecer conectividad a través de Live

Office, por lo que la información presentada ya no estará actualizada.

Distribuir objetos mediante Outlook

Puede insertar objetos de Live Office en Microsoft Office Outlook para su distribución dentro de su organización. Todos los destinatarios podrán ver los datos incluidos en el mensaje de correo electrónico enviado. No podrá editar o actualizar un objeto mientras visualiza un correo recibido. Debe cambiar al modo de diseño reenviando o respondiendo el mensaje que contiene el objeto de Live Office. Una vez en el modo de diseño, puede actualizar o modificar el objeto después de iniciar sesión en BusinessObjects

Enterprise.

Nota:

Live Office no admite el formato de correo de texto sin formato.

Sugerencia:

• Al abrir el "Explorador de repositorio" directamente desde Outlook, hay disponible una carpeta Sugerencia. Esta carpeta contiene los resultados de una búsqueda de contenido realizada automáticamente a partir de la línea de asunto del correo electrónico.




6

• Los usuarios de Outlook con clientes Live Office instalados en sus equipos pueden usar el menú Go to Object para desplazarse a cada objeto incrustado en un correo recibido.



• Insertar consultas

• Insertar contenido de Web Intelligence

• Insertar contenido de Crystal Reports

• Copia y pegado de objetos de Live Office

Cargar, actualizar y actualizar el contenido existente

En el trabajo diario, los usuarios empresariales pueden realizar actualizaciones periódicas en el mismo documento en Live Office y distribuirlo a sus colegas.

Por ejemplo, puede usar Live Office para:

• Comparar los resultados financieros de una línea de productos particular por trimestre en Excel de Microsoft Office

• Actualizar un gráfico de análisis de administración mensual en PowerPoint de Microsoft Office

En cada caso, se realizan actualizaciones a un documento existente.

Mediante Live Office, puede actualizar fácilmente el contenido respecto al origen de datos para asegurarse de que los datos reflejen siempre los últimos cambios. También puede configurar las opciones de actualización para que los documentos se actualicen automáticamente al salir de la aplicación.

Para actualizar los objetos de Live Office en un documento existente

1.

Abra el documento de Microsoft Office.

2.



.

3.

Realice una de las siguientes acciones para ver las propiedades del objeto:



6


• En el menú LiveOffice, haga clic en Propiedades para todos los

objetos.

• Haga clic con el botón derecho en un objeto de Live Office individual, seleccione Live Office y haga clic en Propiedades.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de Live Office.

4.

Asegúrese de que está seleccionada la opción Actualizar datos al salir para configurar el comportamiento de actualización automática de los objetos de Live Office en el documento y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

5.

Realice los cambios necesarios en el documento y uno de los siguientes procedimientos para actualizarlo:

• En la barra de herramientas de Live Office, haga clic en Actualizar

todo.

• En el menú Live Office, haga clic en Actualizar objeto para actualizar un único objeto o Actualizar todos los objetos para actualizar varios objetos simultáneamente.

Nota:

Si se ha establecido un orden de actualización personalizado, éste se mantendrá cada vez que se actualicen los objetos.

Nota:

Si ocurre un error durante la operación de actualización, haga clic en Detalle en el cuadro de diálogo de actualización para solucionar el error.

Sugerencia:

Deberá volver a aplicar el filtro de Microsoft Excel y las operaciones de ordenación, así como otras operaciones de formato, después de actualizar el objeto de Live Office.


• Administrar la configuración de parámetros y peticiones


• Administrar las propiedades globales de Live Office




6

Eliminar objetos de Live Office

Puede quitar un objeto de informe del documento de Microsoft Office.

Recuerde que no puede deshacer esta acción.

Nota:

Una vez eliminado el contenido de un objeto, debe insertar un nuevo objeto para volver a ver los datos.

Para eliminar un objeto de Live Office del documento

1.

Haga clic con el botón derecho en cualquier celda del objeto de Live

Office que desee eliminar y haga clic en LiveOffice.

2.

En el menú contextual de Live Office haga clic en Quitar objeto.

3.

Haga clic en Si para confirmar que desea eliminar el objeto.

Se ha quitado el objeto del documento.



6



Realizar tareas avanzadas

7


7


Realizar tareas avanzadas

Uno de los escenarios de uso de Live Office más comunes es tener varios objetos de Live Office en un documento de Microsoft Office. Por consiguiente, los usuarios avanzados de Live Office pueden, por ejemplo, consolidar peticiones, definir las opciones de aspecto y formato del documento, configurar las opciones de autenticación y seguridad del documento y cambiar la ubicación de un documento en el repositorio.

Administrar la configuración de parámetros y peticiones

Para consolidar peticiones o parámetros para una fácil actualización

Para los documentos de Microsoft Office que contengan varios objetos de

Live Office, puede activar que las peticiones o parámetros con el mismo nombre y tipo se actualicen con una sola petición.

1.

Haga clic con el botón derecho en un objeto de Live Office del documento de Microsoft Office, seleccione Live Office y haga clic en Propiedades, o bien, desde el menú de LiveOffice seleccione Propiedades para todos

los objetos.

2.

En el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office, seleccione el documento actual en "Objetos/Informes:".

3.

Active la casilla de verificación Consolidar peticiones para cada tipo

de documento.

4.

Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana y volver al documento.




7

Ejemplo: Cuándo utilizar las peticiones consolidadas

Tiene dos objetos de Live Office del mismo informe. Ambos objetos tienen peticiones y se han establecido en Siempre pedir valor. Cada vez que actualice, aparecen dos cuadros de diálogo Especificar valores de parámetros. En lugar de introducir la misma información dos veces (una para cada objeto), puede activar la opción Consolidar peticiones para

cada tipo de documento. Ahora, cada vez que se actualicen los objetos, aparecerá un cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros y se aplicarán los valores a ambos objetos.

Nota:

La opción de peticiones consolidadas no se puede usar cuando se establece un orden de actualización de objetos personalizado. Para obtener más



7


información sobre la modificación del orden de actualización de objetos, consulte

Modificar el orden de actualización de objetos

.





1.



2.





3.





7


Nota:




•




Nota:



•



Precaución:



Precaución:




7





4.


Sugerencia:





Peticiones y parámetros opcionales y nulos

Peticiones y parámetros opcionales

Al actualizar las peticiones de informe de Web Intelligence, peticiones de consulta de universo o parámetros de Crystal Reports que son opcionales

(no se requiere que se especifique un valor), Live Office requiere que se especifique el valor de <No especificado> en el rango si el valor no se especifica. Cuando se encuentra el valor <No especificado>, se omite la configuración del valor.

Parámetros nulos

Al actualizar parámetros de Crystal Reports que permiten un valor NULL,

Live Office requiere que se introduzca el valor <null> en el rango si el valor es null. Cuando se encuentra el valor <null>, el valor de parámetro se establece en NULL.




7

Administración de las variables dependientes de tiempo (fecha clave)

Los datos a los que accede desde un documento de Web Intelligence o una consulta pueden depender del tiempo. Los atributos dependientes del tiempo y las jerarquías se evalúan en algunas bases de datos mediante una variable de fecha clave. Algunos ejemplos de fecha clave son la fecha en que determinados resultados financieros se envían o el inicio de un nuevo ejercicio fiscal. Puede utilizar Live Office para insertar y actualizar datos que contengan configuración de fecha clave. La fecha clave se trata como una configuración de petición en Live Office.


• Crear consultas con configuración de Fecha clave

• Modificar los valores de fecha clave en consultas

Insertar contenido que incluya configuración de fecha clave

La fecha clave está disponible en Live Office si la base de datos a la que accede un universo utiliza la fecha clave para recuperar datos. Al igual que otras peticiones en Live Office, la configuración de fecha clave se puede ver al crear consultas o al insertar contenido de Web Intelligence.

Crear consultas con configuración de Fecha clave

La configuración de fecha clave se muestra en la página Specify Query del

Asistente de inserción de Live Office.

1.

En la aplicación de Microsoft Office, seleccione dónde desea insertar el objeto de Live Office que contiene la fecha clave.

2.

En el menú Insertar de LiveOffice, seleccione Nueva consulta.

Aparecerá el Asistente de inserción de Live Office. Si todavía no se ha conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.

Se muestra la página Choose Universe.

3.

En la página Elegir universo del Asistente de inserción de Live Office, amplíe la carpeta o subcarpetas de universos y vaya al universo que desee usar.

Aparecerá la página Especificar consulta.



7


La petición [KEYDATE] y su valor actual se muestran en la parte derecha encima del panel Result Objects.

4.

Haga clic en Siguiente para continuar creando la consulta.


• Modificar los valores de fecha clave en consultas

Insertar contenido de Web Intelligence con configuración de fecha clave

La configuración de fecha clave para contenido de Web Intelligence se muestra en la página Specify Keydates del Asistente de inserción de Live

Office.

1.

En la aplicación de Microsoft Office, seleccione dónde desea insertar el objeto de Live Office que contiene la fecha clave.

2.

En el menú Insertar de LiveOffice, seleccione Contenido de Web

Intelligence.

Aparecerá el Asistente de inserción de Live Office. Si todavía no se ha conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.

Se muestra la página Choose Document.

3.

En la página Elegir documento del Asistente de inserción de Live Office, amplíe la carpeta o subcarpetas de universos y vaya al universo que desee usar.

Aparecerá la página Especificar fechas clave.

4.

Elija una de las tres opciones de la página Especificar fechas clave.

•

Usar la fecha predeterminada para todas las consultas

•

Establecer una fecha para todas las consultas

•

Establecer una fecha para cada consulta

5.

Haga clic en Siguiente para continuar la definición del contenido de Web

Intelligence que desee insertar en el informe seleccionado.


• Modificar los valores de Fecha clave en contenido de Web Intelligence

Modificar los valores de fecha clave en consultas

Para restablecer un valor de fecha clave en una consulta, debe editarla.




7

1.

En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en la consulta existente.

2.

Seleccione LiveOffice y haga clic en Editar consulta de universo para ejecutar el Asistente de inserción de Live Office.

Aparece la página Specify Query.

3.

Haga clic en el icono Propiedades de fecha clave cuadro de diálogo Propiedades de fecha clave.

para mostrar el

4.

En el cuadro de diálogo Propiedades de fecha clave utilice las opciones proporcionada para modificar la configuración de fecha clave.

•

Usar la fecha predeterminada

•

Establecer fecha

5.

Haga clic en Aceptar para guardar el nuevo valor de fecha clave.

6.

Haga clic en Aceptar para cerrar la página Specify Query y actualizar la consulta.

Modificar los valores de Fecha clave en contenido de Web Intelligence

Después de insertar un valor de Live Office basado en contenido de Web

Intelligence, puede modificar el valor y configuración de fecha clave igual que cualquier otra petición.

1.

Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office y haga clic en

Propiedades.

Se muestra el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.

2.

Haga clic en la ficha Peticiones.

Todas las peticiones, contextos y fechas clave disponibles se enumeran en tres tablas independientes junto con sus valores actuales.

3.

En la lista situada debajo del encabezado Peticiones, seleccione la fecha clave que desee modificar y, a continuación, haga clic en Fecha clave.

Se mostrará el cuadro de diálogo Especificar fechas clave.

4.

Elija una de las tres opciones de la página Especificar fechas clave.

5.

Haga clic en Siguiente para continuar la edición del contenido de Web

Intelligence.



7


Modificar el orden de actualización de objetos

Al actualizar todos los objetos del documento actual, Live Office ofrece la opción de establecer el orden de actualización de los objetos. Esta opción permite usar los datos devueltos por un objeto como parámetro o petición para un objeto posterior.

Modificar el orden de actualización

Los documentos de Microsoft Office con varios objetos se pueden configurar para actualizarse en el orden definido por el usuario.

Nota:

El orden de actualización predeterminado para los objetos es el orden de inserción de los mismos.

1.

Haga clic con el botón derecho en un objeto de Live Office del documento de Microsoft Office, seleccione Live Office y haga clic en Propiedades, o bien, desde el menú de LiveOffice seleccione Propiedades para todos

los objetos.

2.

En el cuadro de diálogo "Propiedades del objeto de Live Office", seleccione el nombre del documento actual en "Objetos/Informes".

3.

Desactive la casilla de verificación Consolidar peticiones para cada

tipo de documento si está activada.

4.

Active la casilla Activar orden de actualización. Haga clic en el botón

Editar.

Aparece el cuadro de diálogo "Configuración del orden de actualización".

5.

Seleccione uno de los nombres de objeto en la lista "Orden de actualización".

Nota:

Sólo se puede seleccionar y mover un objeto dentro de la lista cada vez.

6.

Haga clic en una de las flechas de dirección a la derecha de la lista "Orden de actualización".

Las flechas de dirección proporcionan las siguientes opciones para mover el objeto seleccionado:

• "Mover a la parte superior de la lista"




7

• "Subir" (una posición)

• "Bajar" (una posición)

• "Mover a la parte inferior de la lista"

7.


Volverá al cuadro de diálogo "Propiedades del objeto de Live Office".

Se ha establecido el orden de actualización para los objetos actuales. El orden de actualización definido por el usuario se mantendrá cada vez que se actualicen todos los objetos.

Administrar las propiedades globales de Live Office

Live Office le permite configurar determinados aspectos de su funcionalidad a nivel de toda la aplicación. Por ejemplo, puede configurar las opciones del menú contextual que aparecen, así como aspectos del diseño, formato y funcionamiento de actualización predeterminados para todos los objetos de

Live Office.


• Configurar el menú contextual

• Cambiar el diseño, formato y funcionamiento de actualización

predeterminados

• Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas

• Configurar los parámetros de visualización de campos

Configurar el menú contextual

Puede especificar el menú contextual que desea que aparezca en Excel,

Word, Outlook o PowerPoint de Microsoft Office.

Para cambiar el menú contextual

El procedimiento siguiente especifica el menú contextual para Microsoft

Office Excel. Las mismas opciones se aplican a Microsoft Office Word,

Outlook o PowerPoint.

1.

En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.

2.

En la ficha General, seleccione una de las siguientes opciones:



7


•

Reemplazar menú de Excel

Reemplaza el menú contextual de Microsoft Excel por el de LiveOffice.

•

Agregar a menú de Excel

Genera un menú contextual combinado que contiene opciones de

Microsoft Excel y Live Office. Ésta es la opción predeterminada.

•

Usar sólo el menú de Excel

En el menú contextual no se incluyen las opciones de Live Office.

3.





7

Cambiar el diseño, formato y funcionamiento de actualización predeterminados

En la ficha General, puede configurar el diseño y las opciones de actualización predeterminados.

Para cambiar el formato de objetos y el funcionamiento de actualización predeterminados

1.


Aparece el cuadro de diálogo Opciones.

2.

Haga clic en la ficha General.

3.

Seleccione una de las siguientes opciones:

•

Preguntar antes de sobrescribir celdas de Live Office



7


Muestra automáticamente una advertencia antes de sobrescribir una celda de Live Office.

Nota:

Esta opción sólo se puede utilizar en Microsoft Excel.

•

Actualizar objeto de Live Office cuando cambie la celda de enlace

Actualiza y refresca un objeto automáticamente cuando cambia el enlace de celdas de dicho objeto.

Nota:

Esta opción sólo se puede utilizar en Microsoft Excel.

•

Actualizar objeto de Live Office al abrir documento

Actualiza un objeto automáticamente cuando se abre el documento de Microsoft Office.

•

Copiar y pegar con conectividad de Live Office

Mantiene automáticamente la conectividad de servidor a un objeto de

Live Office copiado.

Nota:

En la ficha Ver, el valor predeterminado es insertar secciones de informe con formato de informe para mostrar los filtros como comentarios. Esta opción sólo se puede utilizar en Microsoft Excel.

4.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.

Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas

Puede cambiar las cadenas predeterminadas que aparecen en las celdas del documento cuando no hay ningún dato disponible (por ejemplo, si una celda no tiene ningún dato, si hay un error o si los datos están ocultos).

Para cambiar las cadenas predeterminadas

1.



2.

Haga clic en la ficha Vista.




7

3.

Establezca los valores predeterminados obligatorios:

•

Ningún dato

Introduzca la cadena de texto que debe aparecer si la celda no contiene datos. La cadena predeterminada está en blanco.

•

Error de datos

Introduzca la cadena de texto que debe aparecer si la celda contiene un error. La cadena predeterminada es #DataError.

•

Ocultar datos

Introduzca la cadena de texto que debe aparecer en lugar de los datos ocultos. La cadena predeterminada es #Oculto.

4.




7


Configurar los parámetros de visualización de campos

Puede elegir entre mostrar los nombres de campo, las descripciones de campo o ambos en los objetos insertados.

1.



2.

Haga clic en la ficha Vista.

3.

En Nombre de columna, seleccione Nombre de campo, Descripción

de campo o Ambos.

4.



• Configurar el menú contextual


predeterminados


Cambiar la configuración regional de visualización

Puede modificar la configuración de presentación para determinados tipos de campos mostrados por los objetos de Live Office mediante la especificación de una configuración regional de visualización. El valor de configuración regional de visualización afecta al formato de presentación de datos de tipo fecha, hora y numérico.

Nota:

El valor de configuración regional de visualización no está disponible en los objetos de campo de Crystal Reports.


• Opciones, cuadro de diálogo

Para cambiar la configuración regional de visualización preferida

1.


Aparece el cuadro de diálogo Options.




7

2.


Se muestra la configuración de la ficha Enterprise.

3.

Seleccione una opción de la lista desplegable Seleccionar la

configuración regional de visualización preferida.

4.

Haga clic en Aceptar para guardar la nueva configuración.

Administrar la seguridad y el acceso al documento

Al trabajar con objetos de Live Office en las aplicaciones de Microsoft Office que utiliza a diario, con frecuencia puede que tenga que ocultar datos en los documentos por razones de seguridad, obtener datos de diferentes bases de datos o almacenar los datos en una ubicación diferente. Live Office permite hacer esto con comodidad.


• Agregar seguridad a los documentos


• Conectar a un CMS diferente

• Volver a vincular objetos en Business Objects Enterprise

Agregar seguridad a los documentos

Si guarda los datos importados con el documento, otros usuarios pueden ver datos para cuya visualización no tienen autorización. Para asegurarse de que los datos del documento son seguros, oculte los datos del documento y publique el documento en BusinessObjects Enterprise. La publicación del documento en BusinessObjects Enterprise garantiza que sólo verán el documentos los usuarios autorizados.

Para ver los datos ocultos en el documento, los usuarios deben actualizar los datos. Los usuarios sólo pueden actualizarlos si tienen instalado

BusinessObjects Live Office (Live Office) y están conectados a

BusinessObjects Enterprise.

Para ocultar datos al guardar un documento

1.

Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office y haga clic en

Propiedades.



7


2.

Haga clic en la ficha Actualizar.

3.

Seleccione Ocultar datos al guardar; actualizar datos para volver a

mostrarlos y haga clic en Aceptar.

Al guardar el documento, una cadena de texto sustituye los datos del objeto. La cadena de texto predeterminada es #Oculto, pero puede modificarla.

4.

Para restaurar los datos, haga clic en Actualizar.

Desconectar objetos de Live Office de Enterprise

De forma predeterminada, al pegar un objeto de Live Office, se mantiene la conectividad con Enterprise. Esto incrementa la preocupación por el acceso a los datos y la seguridad si piensa distribuir documentos con objetos de

Live Office incrustados. Siga estas instrucciones para desconectar la conectividad de Enterprise de los objetos incrustados en las aplicaciones de Microsoft Office.

1.

Seleccione Live Office y haga clic en Opciones.


2.

En la ficha General desactive la opción Copiar y pegar con conectividad

de Live Office.

3.


Todos los objetos copiados se desconectarán de los datos de Enterprise.

Los objetos pegados no podrán establecer conectividad a través de Live

Office, por lo que la información presentada ya no estará actualizada.

Conectarse a BusinessObjects Enterprise automáticamente

Mediante el Inicio de sesión único (SSO), puede acceder a varias aplicaciones o sistemas simultáneamente, proporcionando las credenciales de inicio de sesión sólo una vez, lo que permite trabajar más fácil y eficazmente.

Puede configurar Live Office para que se conecte automáticamente a

BusinessObjects Enterprise cada vez que se cargue Excel, PowerPoint,

Outlook o Word de Microsoft Office.

Live Office puede aprovechar el Inicio de sesión único en BusinessObjects

Enterprise si se ha configurado. Puede configurar Live Office para que se




7 conecte automáticamente a BusinessObjects Enterprise cada vez que se carguen aplicaciones de Microsoft Office que admitan Live Office. De esta manera, no se pedirá a los usuarios que inicien sesión en BusinessObjects

Enterprise una vez que han iniciado sesión en la herramienta de autenticación utilizada en su organización.

Para establecer una conexión automática

1.



2.


Nota:

Si ya está conectado a BusinessObjects Enterprise, los detalles de conexión aparecen en los campos correspondientes.

3.

Seleccione Usar el criterio de inicio de sesión especificado.

4.


Conectar a un CMS diferente

Los datos de Crystal Reports o Web Intelligence a los que debe acceder, podrían estar almacenados en diferentes repositorios. Mediante la ficha

Enterprise del cuadro de diálogo Opciones de Live Office, puede ajustar el parámetro de Live Office con facilidad para conectar a un Sistema de administración central (CMS) diferente.


• Para conectar a un CMS diferente

Volver a vincular objetos en Business Objects Enterprise

Si cambia la ubicación de un informe u otro origen de contenido en

Enterprise, debe volver a vincular el objeto de Live Office.

Para volver a vincular un objeto de Live Office

1.

Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office que desee cambiar de ubicación y haga clic en Live Office > Propiedades.



7


2.

En el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office, haga clic en Elegir.

3.

En el cuadro de diálogo Ubicación del documento, vaya a la nueva ubicación del documento y haga clic en Aceptar.

Aparecerá un mensaje de advertencia.

4.

Haga clic en Sí.

Se mostrará la ruta del nuevo documento.


Solución de problemas de

Live Office

8

Solución de problemas de Live Office

8

Activar el registro de Live Office

Activar el registro de Live Office

El registro de Live Office se activa de forma predeterminada en la instalación.

Esta sección contiene información acerca de cómo configurar y activar el registro.

Archivos de registro de ejemplo de Live Office

Esta sección contiene un archivo XML LOLogger.config de ejemplo y un archivo de salida log.txt de ejemplo.

Formato del archivo XML LOLogger.config de ejemplo

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>

<configuration>

<configSections>

<section name="log4net" type="log4net.Config.Log4NetConfigurationSec

tionHandler, log4net-net-1.0"

/>

</configSections>

<log4net>

<root>



<level value="ALL" />

<appender-ref ref="RollingLogFileAppender" />

</root>

<appender name="RollingLogFileAppender" ty pe="log4net.Appender.RollingFileAppender" >

<file value="${APPDATA}\\Business Ob jects\\Live Office\\log-file.txt" />

<appendToFile value="true" />



<lockingModel type="log4net.Appender.FileAppen

der+MinimalLock" />



Activar el registro de Live Office

8



<rollingStyle value="Size" />

<maxSizeRollBackups value="3" />

<maximumFileSize value="2MB" />

<staticLogFileName value="true" />

<layout type="log4net.Layout.PatternLayout">

<param name="ConversionPattern" value="%d [%t]

%-5p %m%n" />

</layout>

</appender>

</log4net>

</configuration>

Formato del archivo de registro de ejemplo

Cuando se ejecuta Live Office, se genera log-file.txt. A continuación se muestra un archivo .txt de ejemplo.

|Date----|-------Time-----|PID |Loglevel|Log message---

-

2006-11-03 09:19:34,877 [3084] DEBUG Enter populateAuth

ComboThreadHelper

2006-11-03 09:19:34,908 [3084] DEBUG --- WebServiceURL

= http://machine name: 8080/dsws/services/session

2006-11-03 09:19:35,424 [3084] DEBUG ---- get Session =

BusinessObjects.DSWS.Session.Session

Nota:

Puede cambiar el nombre del archivo de salida de registro en el código XML de LOLogger.config mediante el parámetro <file value="${APPDA

TA}\\Business Objects\\LiveOffice\\log-file.txt" />

.



8

Solución de problemas de los componentes de Live Office

Solución de problemas de los componentes de Live Office

En esta sección se describen problemas que podría encontrar al instalar o usar BusinessObjects Live Office XI 3.1. Para obtener información de solución de problemas, haga clic en cualquiera de los vínculos siguientes.

Nota:

Si este documento no incluye ninguna solución para el problema que tiene, póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente.


• Problema: El menú de LiveOffice ha desaparecido

• Problema: Error en la actualización del objeto

• Problema: El orden y el filtro del objeto se pierden al actualizar

• Problema: Acceso denegado a un universo

• Límites de tamaño de objetos de Live Office

Problema: El menú de LiveOffice ha desaparecido

Causa:

El complemento de Live Office no está activado adecuadamente.

Solución:

Debe ejecutar el archivo enable_addin.exe que se encuentra en la ruta

C:\Archivos de programa\Business Objects\BusinessObjects

Enterprise 12.0\Live Office 12.0

Para obtener más información, consulte el Manual de instalación de

BusinessObjects Live Office que se encuentra en el CD del producto.




8

Problema: Error en la actualización del objeto

Causa:

Por diseño, existen casos conocidos en los que falla la actualización del objeto de Live Office. La causa más común de estos errores de actualización es que la estructura subyacente del informe de origen ha cambiado desde que se actualizó el objeto de Live Office por última vez. Por diseño, podrían fallos de actualización ocurrir por una de las siguientes causas.

• El tipo de sección de informe ha cambiado. Por ejemplo, de una tabla a un gráfico.

• El archivo de origen de Web Intelligence o Crystal Reports se ha eliminado de BusinessObjects Enterprise.

• El universo de origen ha cambiado o se ha eliminado.

• Los campos de tabla o restricciones de base de datos SQL han cambiado o se han eliminado. Por ejemplo, el tipo de campo o restricción de base de datos especificado no es válido o no está disponible.

• No hay una instancia de informe disponible.

• Se ha cambiado la estructura de la tabla.

Solución:

Debe aparecer un mensaje de error e indicar el origen del problema. Si no aparece o no resulta útil, compruebe si ha habido algún cambio reciente en la estructura del informe.

Nota:

También puede encontrar una explicación mas detallada de los mensajes de error en el documento Manual de solución de problemas, ubicado en el sitio Web de atención al cliente de Business Objects.



8


Problema: El orden y el filtro del objeto se pierden al actualizar

Causa:

Las operaciones de ordenación y filtrado basadas en Microsoft Excel no se admiten por completo en Live Office.

Solución:

Vuelva a aplicar estas operaciones después de actualizar el objeto de Live

Office. El resto del formato del informe se conserva.

Problema: Acceso denegado a un universo

Causa:

No tiene suficientes derechos de acceso para el universo. Se muestra un mensaje de error cuando intenta actualizar una consulta o no puede ver los objetos en un universo mostrado.

Solución:

Póngase en contacto con el administrador del sistema para que le proporcione suficientes derechos para acceder al universo.

Límites de tamaño de objetos de Live Office

Para cada aplicación Microsoft Office que es compatible con Live Office, hay un número máximo de filas y columnas que puede existir en una tabla u hoja de cálculo. Esto afecta a la cantidad de datos que puede insertar en un objeto porque Live Office inserta los datos en forma de tabla o como filas y columnas en una hoja de cálculo. Estos límites los definen las aplicaciones

Microsoft Office, de modo que es útil conocer estos límites al planificar a partir de qué datos va a crear un objeto.




8

Microsoft Word

• Número máximo de filas = 32767

• Número máximo de columnas = 15

Microsoft Excel

Nota:

Si usa MS Excel 2007 no se aplicarán las siguientes limitaciones.



PowerPoint





8



Referencia

9

Referencia

9


Secciones de referencia

En este documento se proporcionan referencias sobre los siguientes temas:

• Asistente de inserción de Live Office

• Opciones, cuadro de diálogo

• Cuadro de diálogo Propiedades.

Asistente de inserción de Live Office

El Asistente de inserción de Live Office aparece cuando se selecciona

Insertar en el menú Live Office. El asistente le ayuda a seleccionar un objeto o instancia de Crystal Reports de origen, un objeto o instancia de

Web Intelligence o una consulta que desee insertar en el documento de

Microsoft Office como un objeto de LiveOffice.


Referencia


9

Opciones, cuadro de diálogo

El cuadro de diálogo Options permite establecer las opciones de

BusinessObjects Live Office (Live Office). Estas opciones afectan a todos los documentos, no sólo al documento actual. Haga clic en Predeterminado para recuperar las opciones predeterminadas.

Nota:

Las opciones de Live Office sólo actúan en el producto de Microsoft Office que utiliza. Puede configurar diferentes opciones para Microsoft Excel,

Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook y Microsoft Word.

El cuadro de diálogo Opciones tiene tres fichas:

• Ficha General

• Ficha Ver

• Ficha Enterprise


• Ficha General

• Ficha Ver

• Ficha Enterprise

Ficha General

La ficha General contiene las opciones para personalizar el menú contextual y las opciones de visualización generales. Las opciones que puede especificar en esta ficha varían según el programa de Microsoft Office que esté utilizando.


Referencia

9




predeterminados

• Para cambiar el menú contextual

Ficha Ver

La ficha Ver contiene las opciones para mostrar campos.


Referencia


9




Ficha Enterprise

La ficha Enterprise contiene las opciones para conectarse a BusinessObjects

Enterprise y para establecer la configuración regional de visualización preferida.


Referencia

9


Utilice la lista desplegable Seleccionar la configuración regional de

visualización preferida para modificar la configuración de visualización de los objetos Live Office. Actualmente el valor de configuración regional de visualización afecta al formato de presentación de datos de tipo fecha, hora y numérico. La configuración regional de visualización sólo se refleja en los objetos de sección de informe.


• ¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe?





Referencia

Compatibilidad con versiones anteriores

9

Cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live

Office

El cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office muestra las propiedades de todos los objetos en el documento actual. Live Office le permite ver y modificar las opciones de apariencia y actualización de los objetos de Live Office en una ubicación.

Existen varias configuraciones:

• En la ficha General puede ver el estado de la actualización, la ubicación del objeto y la definición del objeto, incluido el tipo del objeto, por ejemplo un gráfico.

• Si el objeto tiene peticiones, parámetros o contexto, en la ficha Peticiones puede ver la configuración actual y acceder a los cuadros de diálogo para cambiar esa configuración.

• En la ficha Actualizar puede encontrar las siguientes opciones, según el objeto o informe seleccionado:

•

Aplicar formato del informe al actualizar

•

Ocultar datos al guardar; actualizar datos para volver a mostrarlos

• "Configuración de actualización", que proporciona acceso al cuadro de diálogo "Opciones de actualización" mediante el botón Editar.


• Modificar el contenido de Crystal Reports

• Modificar el contenido de Web Intelligence

• Modificar consultas

Compatibilidad con versiones anteriores

Las siguientes secciones contienen información relativa a la compatibilidad con versiones anteriores de los componentes de Live Office. Este contenido incluye información sobre las funciones abandonadas, no admitidas, la compatibilidad con versiones anteriores de Live Office y otros productos de

Business Objects, y cambios en el comportamiento de Live Office entre las diversas versiones.


Referencia

9

Compatibilidad con versiones anteriores


• Funciones no admitidas

Funciones no admitidas

Una función no admitida es una función que puede que se incluya o no con el producto, pero que ya no se afrece asistencia técnica para ella. Esto significa que ya no se aceptan llamadas al servicio de asistencia técnica y las solucitudes de mejora relativas a esta función. La siguiente funcionalidad de Live Office no se admite para esta versión de Live Office.

•

La funcionalidad de exploración in situ de conjuntos de filas y

secciones de informe de Web Intelligence y Crystal Reports. El comportamiento de actualización de objetos de Live Office reflejará el

último estado de exploración.

• Autenticación de Windows NT. Microsoft Corporation ha reemplazado la autenticación de Windows NT con Windows Active Directory.

• Funcionalidad de OLAP Intelligence. La funcionalidad de OLAP

Intelligence no se admitirá en esta versión. Los objetos de OLAP Live

Office de versiones anteriores no se reconocerán en esta versión de Live

Office.

•

Insertar y modificar objetos de Live Office basados en vistas

empresariales. Como solución para los usuarios avanzados, todavía existe la posibilidad de insertar un documento de Crystal Reports basado en una vista empresarial.

• Crear un informe de Crystal Reports a partir de un rango de Excel.

Los usuarios pueden crear informes a partir de un rango de Excel en

Crystal Reports Designer. Así se proporciona una funcionalidad de creación de informes más completa.

•

Insertar un conjunto de filas de un proveedor de datos de Web

Intelligence. La compatibilidad de Web Intelligence con secciones de informe, introducida en esta versión, proporciona una interfaz de usuario y un resultado general significativamente mejores. Los usuarios pueden insertar una tabla de un informe de Web Intelligence existente para obtener el mismo conjunto de filas.


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A

A

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Recurso de información

Ubicación

Información del producto SAP BusinessObjects

http://www.sap.com

SAP Help Portal

Seleccione

http://help.sap.com

> SAP BusinessObjects.

Puede acceder a la documentación más actualizada sobre todos los productos SAP BusinessObjects y su despliegue en el SAP Help Portal. Puede descargar versiones en PDF o bibliotecas HTML instalables.

Algunos manuales se almacenan en SAP Service

Marketplace y no están disponibles desde SAP Help

Portal. Estos manuales aparecen listados en Help

Portal junto con un enlace a SAP Service Marketplace.

Los clientes con un acuerdo de mantenimiento disponen de una identificación de usuario registrado para acceder a este sito. Para obtener una identificación, póngase en contacto con su representante de asistencia al cliente.


Más información

A


Ubicación

http://service.sap.com/bosap-support

> Documentación

• Manuales de instalación:

https://service.sap.com/bo sap-instguides

•

Notas de la versión:

http://service.sap.com/releaseno tes

SAP Service Marketplace

SAP Service Marketplace almacena algunos manuales de instalación, manuales de actualización y migración, de despliegue, notas de las versiones y documentos de las plataformas compatibles. Los clientes con un acuerdo de mantenimiento disponen de una identificación de usuario registrado para acceder a este sito.

Póngase en contacto su representante de asistencia al cliente para obtener una identificación. Si se le redirige a SAP Service Marketplace desde SAP Help

Portal, utilice el menú del panel de navegación situado a la izquierda para localizar la categoría que contiene la documentación a la que desea acceder.

https://boc.sdn.sap.com/

Recursos del desarrollador

https://www.sdn.sap.com/irj/sdn/businessobjects-sdkli brary

Artículos de SAP

BusinessObjects en

SAP Community

Network

https://www.sdn.sap.com/irj/boc/businessobjects-arti cles

Estos artículos se conocían antes como documentos técnicos.

Notas

https://service.sap.com/notes

Estas notas se conocían antes como artículos de

Knowledge Base.


A

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Ubicación

Foros en SAP Community Network

https://www.sdn.sap.com/irj/scn/forums

Capacitación

http://www.sap.com/services/education

Desde la formación tradicional en aulas hasta seminarios de e-learning específicos, podemos ofrecer un paquete de formación que se ajuste a sus necesidades y su estilo preferido de aprendizaje.

http://service.sap.com/bosap-support

Asistencia en línea al cliente

SAP Support Portal contiene información acerca de los programas y servicios de asistencia al cliente.

También incluye vínculos a un amplio abanico de información técnica y descargas. Los clientes con un acuerdo de mantenimiento disponen de una identificación de usuario registrado para acceder a este sito.

Para obtener una identificación, póngase en contacto con su representante de asistencia al cliente.

Consultoría

http://www.sap.com/services/bysubject/businessob jectsconsulting

Los consultores pueden acompañarle desde la fase de análisis inicial hasta la entrega de su proyecto de despliegue. Contamos con expertos en temas como bases de datos relacionales y multidimensionales, conectividad, herramientas de diseño de base de datos y tecnología de incrustación personalizada.


Índice

A

arquitectura 17

B

bases de datos protegidas, iniciar sesión en 25

BusinessObjects Enterprise

conectar automáticamente a 137

conectarse a 21

guardar en 109 publicar en 109

C

campos 49 centrarse en 49 excluir 49

modificación 47

seleccionar 34

CMS, conectar a otro distinto 111

columnas 131 ajustar automáticamente 131

insertar 43

conceptos clave 13

Configuración regional de visualización, cambiar

134

configurar

opciones de actualización 65

propiedades globales de Live Office 129

consultas 77

agregar clasificación a 85

con configuración de fecha clave 125

configurar opciones 91

crear y ejecutar 77

consultas (continúa)

filtros de datos 87

generar 77

ordenar 86

presentación general 76

contenido de Crystal Reports 129

compatibilidad con tipos de contenido 8

configurar propiedades globales 129

insertar 24

datos como secciones de informe 32

filas y columnas 43

pasos para 26

modificar campos 47

modificar parámetros 44

opciones del asistente 26

propiedades del objeto 42

contenido de Web Intelligence

actualizar 52, 115

compatibilidad con tipos de contenido 8

configurar


propiedades globales 129

especificar contexto 58

especificar peticiones 59

insertar

datos como secciones de informe 60

modificación 64, 68, 71, 97, 99

pasos para insertar 53

ver propiedades generales 69

contexto, especificar 58

D

datos 135 ocultar 135


Índice datos (continúa)

valores predeterminados, cambiar 132

definiciones 13 instancias 13 objetos de informe 13


parámetros 15 peticiones de orden 15

secciones de informe 25

desconectar objetos 114, 136

documento, agregar seguridad a 108 documentos publicados, ver 108

E

establecer parámetros de informe 68, 97

excluir categorías de campo 49

F

Fecha clave 125 crear consultas con 125

Insertar contenido que incluya 125

filtros 49 agregar 49

aplicar 35

elegir categorías de campo como

parámetros de filtro 49 excluir categorías de campo 49

modificación 48

quitar 49

filtros de datos 87

formato, ajustar columnas automáticamente

131

G

guardar

en repositorio de Enterprise 112 en unidad local 112

I

insertar

contenido de Crystal Reports 24

contenido de Web Intelligence 53

instancias, definición 13

interfaz de usuario

Opciones (cuadro de diálogo) 149

Propiedades (cuadro de diálogo) 153

L

Live Office 153

arquitectura 17 barra de herramientas 17

compatibilidad con versiones anteriores 153

conceptos 13

distribuir por correo electrónico 114

eliminar objetos 117

formato 131

formato, ajustar columnas automáticamente

131

habilitar el registro 140

límites de tamaño de objetos 144

menú de cinta 20

opciones de actualización, configurar 39


sugerencias de solución de problemas 142

M

menú contextual, configurar 129

modificar 132

filtros 48

valores de petición 71, 99

valores predeterminados de datos 132

visualización de campo 134 mostrar 134 nombres de campo 134

propiedades generales 69


O

objetos de informe, definición 13

objetos, volver a conectar 111

ocultar datos al guardar 120

Opciones (cuadro de diálogo) 149

Cambiar configuración regional de

visualización 134


actualización automática con cambios de

enlace 131

configurar 39, 65

definición 25

valores de parámetro 131

P

Panel de consulta, compatibilidad con tipos de

contenido 8

parámetros, definición 15

peticiones de orden 120 consolidar 120

definición 15

especificar valores 94

modificación 71, 99

presentaciones, publicar 140

Propiedades (cuadro de diálogo) 153

publicar, documentos 140

R

registrar 140 archivos de ejemplo 140 habilitar en Live Office 140

S

secciones de informe 64 agregar adicionales 64

definición 25

insertar 32, 60

seguridad

administrar 135

agregar a documento 108, 120 seguridad y acceso al documento 120

V

valores de parámetro

actualizar 47

consolidar 120

especificación 30

solicitar 131

ver 69

documentos publicados 108

propiedades generales del objeto 69


Índice


Índice

SAP BusinessObjects Live Office Manual del usuario

Asistente Bot

Manual del usuario de SAP

BusinessObjects Live Office

Contenido

Acerca de este documento

Destinatarios de este documento

Cómo usar este documento

Introducción a Live Office

Presentación general

Acerca del contenido de Live Office

Conceptos de Live Office

¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe?

¿Qué son los parámetros y las peticiones de orden?

¿Qué es un universo?

Descripción de un contexto

Tipos de objetos de Live Office

Arquitectura de Live Office

Barra de herramientas de Live Office

Menú de cinta de Live Office

Para ocultar o mostrar la barra de herramientas de

Live Office

Inicio de sesión en BusinessObjects

Enterprise

Para conectarse a BusinessObjects Enterprise

Trabajar con contenido de

Crystal Reports en Live

Office

Presentación general

Insertar contenido de Crystal Reports

Inicio de sesión en bases de datos protegidas

Realizar una operación de inicio de sesión en base de datos consolidada

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office

Presentación general del Asistente de inserción de Live Office para contenido de Crystal Reports

Asistente de inserción: Elegir documento

Para encontrar el documento con el explorador

Siguiente paso: Asistente de inserción

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros

Para especificar valores de parámetros de una lista de valores

Asistente de inserción: Elegir datos

Para seleccionar secciones como el conjunto de datos

Para seleccionar campos como conjunto de datos

Asistente de inserción: Establecer filtros

Para filtrar los datos

Asistente de inserción: Resumen

Página Resumen

Agregar más objetos del mismo origen de datos

Opciones de actualización de datos

Para configurar las opciones de actualización de los objetos de Live Office

Información adicional

Modificar el contenido de Crystal Reports

Ver y modificar las propiedades generales del objeto

Para ver las propiedades de un objeto de Live Office

Agregar contenido personalizado a objetos de Live

Office

Modificación de valores de parámetro

Modificar los valores y la configuración de peticiones o parámetros

Para actualizar los datos automáticamente cuando cambia el enlace de celdas

Modificación de campos

Para agregar o quitar campos

Modificar filtros

Para agregar o modificar un filtro

Para quitar un filtro

Elegir valores de campo específicos como parámetros de filtro

Trabajar con contenido de

Web Intelligence en Live

Office

Presentación general

Actualizar contenido de la versión anterior

Para actualizar un objeto de Web Intelligence de la versión anterior

Insertar contenido de Web Intelligence

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office

Presentación general del Asistente de inserción de Live Office para contenido de Web Intelligence

Asistente de inserción: Elegir documento

Para encontrar el documento con el explorador

Siguiente paso: Asistente de inserción

Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos

Para especificar un contexto

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros

Asistente de inserción: Elegir datos