Manual 18137044

Manual 18137044
Veterans Affairs
Canada
Anciens Combattants
Canada
Décembre 2014
FINAL
VÉRIFICATION DES TRANSACTIONS
RELATIVES À DES VOYAGES, À
L’ACCUEIL, À DES CONFÉRENCES ET À
DES ÉVÉNEMENTS
Direction générale
de la vérification et de l’évaluation
Canada
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Remerciements
L’équipe de vérification tient à remercier le personnel d’Anciens Combattants Canada
dont l’apport a été crucial pour la réalisation de la vérification.
Table des matières
SOMMAIRE ..................................................................................................................... I
1.0
CONTEXTE .......................................................................................................... 1
2.0
À PROPOS DE LA VÉRIFICATION ..................................................................... 2
2.1 PORTÉE ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION .................................................................................. 2
2.2 MÉTHODOLOGIE.......................................................................................................................... 2
3.0
RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION .................................................................. 4
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
TRANSACTIONS RELATIVES À DES VOYAGES.................................................................................. 4
TRANSACTIONS RELATIVES À L’ACCUEIL ....................................................................................... 6
TRANSACTIONS RELATIVES À DES CONFÉRENCES ......................................................................... 8
TRANSACTIONS RELATIVES À DES ÉVÉNEMENTS ............................................................................ 8
DIVULGATION PROACTIVE ............................................................................................................ 9
OPINION DE L’ÉQUIPE DE VÉRIFICATION ........................................................................................ 9
ANNEXE A – CRITÈRES DE VÉRIFICATION ........................................................... A-1
ANNEXE B – CLASSEMENT DES RECOMMANDATIONS ET DE L’OPINION DE
L’ÉQUIPE DE VÉRIFICATION EN FONCTION DU RISQUE ..................................... B-1
SOMMAIRE
Les voyages, l’accueil, les conférences et les événements sont essentiels à la
prestation efficace de services gouvernementaux. À Anciens Combattants Canada, ce
genre d’activités comprend :
 les déplacements d’un employé chez un vétéran pour l’évaluer;
 la fourniture de rafraîchissements à des invités du Ministère lors d’une réunion;
 la participation de professionnels de la santé à une conférence en vue de
discuter des derniers développements dans leur domaine;
 les activités de commémoration soulignant le sacrifice des vétérans.
Depuis le 1er avril 2014, la Directive du Conseil du Trésor sur les dépenses de voyages,
d’accueil, de conférences et d’événements comporte de nouvelles exigences. Ces
changements ont été apportés dans le but de renforcer le processus de supervision et
de reddition de comptes et, par conséquent, d’assurer la saine gestion des deniers
publics.
L’objectif de la vérification était d’évaluer la conformité du Ministère avec la Directive et
de s’assurer que les changements ont été mis en œuvre correctement. Les résultats de
la vérification confirment qu’Anciens Combattants Canada respecte dans une très
grande mesure les exigences de la Directive. L’équipe de vérification n’a qu’une
recommandation : veiller à ce que les engagements de fonds fassent l’objet d’un suivi
conformément aux documents faisant autorité. Dans l’ensemble, l’équipe de vérification
a déterminé que les résultats étaient « généralement acceptables ».
Signature de la dirigeante de la vérification
______________________________
Kim Andrews
Dirigeante de la vérification
15 Janvier, 2015
Date
Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
i
Final – Décembre 2014
1.0
CONTEXTE
Les voyages, l’accueil, les conférences et les événements sont essentiels à la
prestation efficace de services gouvernementaux.
Des voyages sont requis pour de nombreuses raisons, notamment dans le cas d’un
employé se déplaçant chez un vétéran pour l’évaluer. En 2013-2014, 5 460 transactions
relatives à des voyages évaluées à 3,8 millions de dollars ont été traitées à l’égard de
membres du personnel d’Anciens Combattants Canada (ACC).
On entend par accueil les repas et les rafraîchissements servis lors de réunions ou
d’activités qui incluent normalement des non-fonctionnaires. En 2013-2014, ACC a
fourni des services d’accueil totalisant 52 533 $ à 123 groupes, petits et gros.
Les conférences sont des rassemblements officiels, tels que des congrès ou des
symposiums, qui ne sont pas liés à une formation précise ou à la planification du travail,
mais qui visent plutôt à discuter d’un sujet particulier et à échanger de l’information.
Souvent, les conférences sont organisées par un tiers et rassemblent des membres de
divers organismes du secteur public et privé. En 2013-2014, les membres du personnel
d’ACC ont participé à 37 conférences, leurs dépenses totalisant 17 667 $.
Habituellement, les événements représentent ou soutiennent les activités
opérationnelles et la gouvernance d’un ministère, et elles peuvent inclure à la fois des
employés et des personnes autres que des fonctionnaires, notamment des séances de
travail et des cérémonies de reconnaissance. Un exemple d’un événement récent est la
délégation de vétérans et de fonctionnaires qui ont participé aux activités soulignant
le 70e anniversaire du jour J et de la bataille de Normandie. Ces événements
appartenaient autrefois aux catégories de voyages et d’accueil susmentionnées. Par
conséquent, les coûts précis des événements ne sont pas connus pour 2013-2014.
La Directive du Conseil du Trésor (CT) sur les dépenses de voyages, d’accueil, de
conférences et d’événements est entrée en vigueur en 2011. Elle a été modifiée en
octobre 2012 et le 1er août 2013, les modifications aux exigences en matière
d’établissement de rapports sont entrées en vigueur en avril 2014. Parmi les
modifications, notons :
 des révisions à la délégation des pouvoirs d’approuver des dépenses de
voyages;
 la création d’une catégorie distincte pour les événements;
 un suivi plus détaillé des dépenses de voyages;
 le renforcement des exigences en matière d’établissement de rapports.
Par ailleurs, les cadres de direction ainsi que le ministre et son personnel sont tenus de
divulguer publiquement l’ensemble de leurs dépenses de voyages et d’accueil. À ACC,
au 1er juin 2014, 19 personnes étaient assujetties à cette exigence. En 2013-2014,
70 transactions totalisant 364 000 $ ont été divulguées.
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Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
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2.0
À PROPOS DE LA VÉRIFICATION
2.1
Portée et objectifs de la vérification
L’objectif de la vérification était d’évaluer la conformité d’ACC avec la Directive du CT
sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements. La période
visée allait du 1er avril 2014 au 30 juin 2014. L’Hôpital Saint-Anne a été exclu de la
portée de la vérification puisqu’il est sur le point d’être transféré au gouvernement du
Québec. Par souci d’objectivité, la Direction générale de la vérification et de l’évaluation
a également été exclue.
Les critères de vérification se trouvent à l’annexe A.
2.2
Méthodologie
La vérification a été réalisée conformément aux Normes relatives à la vérification
interne établies par l’Institut des vérificateurs internes et à la Politique sur la vérification
interne du gouvernement du Canada, comme le confirment les résultats du Programme
d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les méthodes de vérification utilisées sont
résumées au tableau 1.
Tableau 1 – Méthodes de vérification
Méthode
Résumé
Examen de la
documentation
L’équipe de vérification a vérifié si les politiques et les procédures internes
étaient à jour et harmonisées avec les directives et les exigences établies par
le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Entrevues
L’équipe de vérification a mené des entrevues auprès du personnel des
Finances responsable de l’élaboration des politiques, du traitement des
demandes, de l’approbation des dépenses et de la divulgation proactive. Le
but de ces entrevues était de mieux comprendre les activités clés et
d’évaluer leur degré de conformité.
L’équipe de vérification a mené des entrevues auprès du personnel
responsable de l’examen et de la présentation des demandes de
remboursement de dépenses de voyages. Le but de ces entrevues était de
mieux comprendre le processus ainsi que de cerner des problèmes
éventuels et des besoins de formation.
Observation
directe
L’équipe de vérification a observé des processus afin d’évaluer leur
conformité avec les exigences.
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Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
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Examen de
dossiers
L’équipe de vérification a évalué la conformité aux exigences ainsi que les
délais de décision. Les dossiers suivants ont été examinés :
 90 transactions relatives à des voyages choisies au hasard à partir
d’un ensemble de 2 597 transactions;
 16 transactions relatives à l’accueil (la totalité des transactions);
 6 transactions relatives à des conférences (la totalité des transactions);
 15 transactions relatives à des événements (la totalité des
transactions).
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Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
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3.0
RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION
3.1
Transactions relatives à des voyages
Au total, 2 597 transactions relatives à des voyages ont été effectuées du 1er avril 2014
au 30 juin 2014. Le coût de ces voyages a totalisé 550 000 $. Le tableau 2 présente le
sommaire des résultats de l’examen de 90 de ces transactions.
Tableau 2 – Sommaire des résultats – transactions relatives à des voyages
Principales exigences examinées
Résultat
Pourcentage
Le formulaire actuel a été utilisé.
47/90
52%
L’ancien formulaire a été utilisé.
43/90
48%
Article 32 (engagement des fonds).
13/90
14 %
L’approbation a été obtenue à l’avance.
85/90
94 %
Les dépenses sont en conformité avec la
Directive.
90/90
100 %
Les dépenses ont été calculées correctement.
90/90
100 %
Les dépenses sont étayées des documents
pertinents.
90/90
100 %
Les dépenses ont été approuvées par le
gestionnaire compétent.
90/90
100 %
Le formulaire d’autorisation de voyager a été
traité dans les cinq jours ouvrables.
29/90
32 %
100%
Source : Analyse des dossiers examinés par l’équipe de vérification.
Le 1er avril 2014, de nouveaux formulaires d’autorisation de voyager sont entrés en
vigueur afin de recueillir les renseignements additionnels requis par les nouvelles
exigences. Quoiqu'un formulaire de demande de remboursement de frais de
déplacement ait été utilisé dans tous les cas, il a été noté que seulement 52 % des
formulaires examinés par l’équipe de vérification étaient des formulaires à jour. En effet,
beaucoup d’employés utilisaient encore l’ancienne version du formulaire qui était
toujours disponible. Le problème est que cette ancienne version du formulaire
d’autorisation de voyager ne permet pas de recueillir des renseignements cruciaux,
comme la catégorie de voyage et la ventilation détaillée des dépenses de voyages. Or,
la cueillette de cette information est une des nouvelles exigences qui vise à renforcer
l’établissement de rapports. Pendant le travail sur le terrain, l’équipe de vérification a
soulevé ce point auprès de la direction, et l’ancienne version du formulaire
d’autorisation de voyager a été immédiatement supprimée de l’intranet d’ACC.
L’engagement de fonds est le processus permettant de réserver une somme d’argent
pour s’assurer qu’elle n’est pas utilisée pour d’autres transactions. Il s’agit d’une mesure
de contrôle essentielle prévue par le processus de gestion budgétaire et visant à
éliminer les excédents de dépenses. L’équipe de vérification a constaté que dans
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Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
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seulement 14 % des dossiers examinés, il avait été indiqué sur le formulaire, au
moment de sa présentation, que les fonds avaient été engagés. Trois raisons
expliquent ce faible résultat. D’abord, les budgets avaient été finalisés plus tard dans
l’exercice; en conséquence, dans le cas des transactions effectuées au début d’avril, le
personnel était incapable de créer des engagements. Cette situation temporaire se
produit tous les ans. Deuxièmement, avant le 1er avril 2014, les demandes
d’autorisation de voyager de moins de 1 000 $ ne nécessitaient pas un engagement de
fonds. Or, certains membres du personnel ne savaient pas que cette exigence avait
changé. En troisième lieu, quelques changements organisationnels sont survenus à peu
près en même temps que la vérification. Certains des employés n’avaient jamais
auparavant géré des engagements et présenté des formulaires d’autorisation de
voyager pour leur unité de travail. Dans tous les cas, s’il n’était pas indiqué sur le
formulaire, au moment de sa présentation, que les fonds avaient été engagés, le
personnel des Finances a fait un suivi de l’engagement avant de traiter les dépenses de
voyages. Ce suivi a créé du travail supplémentaire, tout en sensibilisant les employés
aux exigences en matière d’engagement de fonds. Les résultats devraient donc
s’améliorer.
Il a été noté que, dans cinq cas, l’approbation finale a été accordée après que le voyage
avait été effectué. Dans chacun de ces cas, le formulaire avait été présenté quelques
jours seulement avant le début du voyage, et l’approbation finale a été accordée dans la
semaine suivant la présentation du formulaire. L’équipe de vérification a déterminé que,
compte tenu des circonstances de chacun des cas, l’approbation finale après coup était
justifiable. De plus, l’équipe de vérification a confirmé que toutes les dépenses étaient
conformes avec la Directive.
La Directive sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements du
Conseil du Trésor autorise les ministères à utiliser les autorisations générales de
voyager pour le personnel qui voyage fréquemment. Les autorisations générales de
voyager autorisent les déplacements sans que l’on ait à obtenir une approbation
supplémentaire si le voyage est continu ou répétitif. Les autorisations générales de
voyager sont approuvées par la haute direction au début de l’année financière pour
chaque membre du personnel qui en a besoin. Dès qu’il existe une autorisation
générale de voyager, il n’est plus nécessaire de remplir une autorisation de voyager
distincte pour chaque voyage. Cela accélère le processus pour les employés qui
voyagent fréquemment et réduit le fardeau administratif. Par exemple, à ACC, ces
autorisations générales de voyager permettent au personnel, tels que les gestionnaires
de cas, de répondre rapidement aux demandes de réunions des vétérans.
ACC s’est donné un objectif de cinq jours ouvrables pour le traitement des dépenses de
voyages. Bien que cet objectif ne soit pas une exigence de la Direction, l’équipe de
vérification l’a tout de même vérifié dans le cadre de l’évaluation du processus. Elle a
constaté que 32 % des transactions relatives à des voyages ont été traitées dans les
cinq jours ouvrables, alors que, de façon générale, le reste a été traité dans les dix jours
ouvrables. Les retards seraient attribuables à trois causes principales. D’abord, de
nombreux employés ont présenté la vieille version du formulaire d’autorisation de
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Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
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voyager et, par conséquent, le personnel des Finances a dû vérifier les calculs
manuels, ce qui a allongé les délais de traitement. Deuxièmement, la plupart des
formulaires ne précisaient pas si les fonds avaient été engagés. En conséquence, le
personnel des Finances a dû confirmer que les fonds avaient été engagés, ce qui a
retardé la finalisation des paiements. En troisième lieu, certains employés n’étaient pas
inscrits au service de dépôt direct, une nouvelle exigence du gouvernement du Canada.
Le personnel des Finances a donc dû faire un suivi auprès de ces employés et attendre
qu’ils s’inscrivent au service de dépôt direct avant de traiter les paiements. Ces
trois problèmes sont en train d’être réglés par les Finances, alors aucune
recommandation n’a été formulée.
Recommandation 1
Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale des finances,
prenne des mesures pour veiller à ce que les engagements de fonds fassent
l’objet d’un suivi conformément aux documents faisant autorité (Essentielle).
Réponse de la direction
La direction est d’accord avec cette recommandation. Elle surveillera et examinera ces
engagements pendant six mois (d’octobre à mars), pour donner au personnel le temps
de s’adapter aux changements récents. À la fin de cette période de surveillance
additionnelle, la DG des Finances prendra des mesures pour régler tout problème ou
combler toute lacune qui continue d’exister relativement à l’engagement de fonds
conformément à la Directive (p. ex.formation, directives à l’intention de la direction).
3.2
Transactions relatives à l’accueil
Seize transactions relatives à l’accueil (la totalité des transactions) ont été effectuées
du 1er avril 2014 au 30 juin 2014. Les dépenses d’accueil ont totalisé 3 706 $. Le
tableau 3 présente le sommaire des résultats de l’examen de ces transactions.
Table 3 – Sommaire des résultats – transactions relatives à l’accueil
Principales exigences examinées
1
Résultat
Pourcentage
La dernière version du formulaire a été utilisée.
16/16
100 %
Article 32 (engagement de fonds).
14/16
88 %1
L’approbation a été obtenue à l’avance.
16/16
100 %
Les dépenses sont en conformité avec la Directive.
16/16
100 %
Les dépenses ont été calculées correctement.
16/16
100 %
Même problème que celui noté à la section 3.1, « Transactions relatives à des voyages ».
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Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
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6
Les dépenses sont étayées des documents
pertinents.
16/16
100 %
Les dépenses ont été approuvées par le gestionnaire
compétent.
16/16
100 %
Source : Analyse des dossiers examinés par l’équipe de vérification.
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Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
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7
3.3
Transactions relatives à des conférences
Des membres du personnel d’ACC ont assisté à six conférences du 1er avril 2014 au
30 juin 2014. Leurs dépenses liées à ces conférences ont totalisé 2 771 $. Le tableau 3
présente le sommaire des résultats de l’examen de l’ensemble des transactions
connexes.
Table 4 – Sommaire des résultats – transactions relatives aux conférences
Principales exigences examinées
Résultat
Pourcentage
La dernière version du formulaire a été utilisée.
6/6
100 %
Article 32 (engagement de fonds).
s/o2
s/o
L’approbation a été obtenue à l’avance.
6/6
100 %
Les dépenses sont en conformité avec la Directive.
6/6
100 %
Les dépenses ont été calculées correctement.
6/6
100 %
Les dépenses sont étayées des documents
pertinents.
6/6
100 %
Les dépenses ont été approuvées par le gestionnaire
compétent.
6/6
100 %
Source : Analyse des dossiers examinés par l’équipe de vérification.
3.4
Transactions relatives à des événements
Au total, 15 événements (ensemble de la population) ont eu lieu entre le 1er avril 2014
et le 30 juin 2014. L’un d’eux était le 70e anniversaire du jour J et de la bataille de
Normandie, dont le coût était de 1,3 million de dollars. Le coût des 14 autres
événements a totalisé 296 000 $. Le tableau 5 présente le sommaire des résultats de
l’examen des transactions connexes.
Tableau 5 – Sommaire des résultats – transactions relatives aux événements
Principales exigences examinées
Résultat
Pourcentage
La dernière version du formulaire a été utilisée.
15/15
100 %
Article 32 (engagement de fonds).
14/15
93 %
L’approbation a été obtenue à l’avance.
15/15
100 %
Les estimations sont en conformité avec la Directive.
15/15
100 %
Les estimations ont été calculées correctement.
15/15
100 %
Les estimations sont étayées des documents
pertinents.
15/15
100 %
2
Toutes les transactions relatives à des conférences visaient des dépenses inférieures à 1 000 $, lesquelles n’exigent pas
d’engagement de fonds. Source : Analyse des dossiers examinés par l’équipe de vérification
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Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
Final – Décembre 2014
8
.
Depuis le 1er avril 2014, la Directive du CT exige que tous les événements de plus
de 5 000 $ soient approuvés par le sous-ministre et que tous les événements de plus
de 25 000 $ soient approuvés par le ministre. À ACC, une autre étape a été ajoutée,
celle de faire approuver tout événement de plus de 5 000 $ par le dirigeant principal des
finances. L’équipe de vérification a analysé les délais d’approbation. Elle a constaté
que, de façon générale, les formulaires d’autorisation d’événement étaient
présentés 12 jours avant le début de l’événement et que l’approbation était accordée
habituellement dans les neuf jours suivants. Dans un cas, l’approbation finale a été
accordée le lendemain de l’événement, parce que ce dernier avait été organisé à la
dernière minute et le soutien documenté de membres clés de la direction avait été
accordé avant l’événement. L’équipe de vérification a déterminé que, compte tenu des
circonstances, l’approbation finale après coup était justifiable.
3.5
Divulgation proactive
À l’échelle du gouvernement, les cadres de direction au niveau de sous-ministre adjoint
ou supérieur, ainsi que le ministre et son personnel, sont tenus de divulguer
publiquement l’ensemble de leurs dépenses de voyages et d’accueil. Au 1er juin 2014,
19 personnes à ACC étaient assujetties à cette exigence.
L’équipe de vérification a examiné les transactions relatives à des voyages et à l’accueil
de ces 19 personnes effectuées lors de la dernière période de divulgation proactive
(du 1er avril 2014 au 1er juin 2014). Durant cette période, 27 transactions ont été
signalées relativement à des dépenses totalisant 50 064 $. L’équipe a également
observé que toutes les dépenses de voyages et d’accueil ont été signalées
correctement, sauf une. Au cours de la période évaluée, une série de frais de taxi
totalisant 110 $ a été omise. Cette omission est attribuable au fait que les dépenses ont
été traitées au début de juin. Elle a été signalée lors du travail sur le terrain, et la
correction a été apportée au rapport de divulgation publique d’ACC.
3.6
Opinion de l’équipe de vérification
L’équipe de vérification a constaté qu’ACC respecte dans une très grande mesure les
exigences de la Directive du Conseil du Trésor sur les dépenses de voyages, d’accueil,
de conférences et d’événements. Dans l’ensemble, l’équipe de vérification a déterminé
que les résultats étaient « généralement acceptables ».
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Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
Final – Décembre 2014
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Annexe A – Critères de vérification
Objectif
Critère*
Évaluer la
conformité d’ACC
avec la Directive
du Conseil du
Trésor sur les
dépenses de
voyages,
d’accueil, de
conférences et
d’événements
Les politiques de gestion financière et les pouvoirs financiers
sont établis de façon appropriée afin d’atténuer les risques
financiers et ils sont communiqués efficacement.
Les transactions sont codées et enregistrées correctement et
en temps utile, de manière à faciliter le traitement exact et
rapide de l’information.
Les pouvoirs, les responsabilités et la reddition de comptes
sont clairement définis et communiqués.
Les employés attestent officiellement avoir pris connaissance
de leurs responsabilités et les acceptent.
L’organisation fournit aux employés la formation, les outils, les
ressources et l’information qui les aideront dans la prise en
charge de leurs responsabilités.
* Tous les critères ont été jugés comme ayant été entièrement ou partiellement satisfaits avec quelques
lacunes mineures seulement.
Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
A-1
Final – Décembre 2014
Annexe B – Classement des recommandations et de l’opinion de
l’équipe de vérification en fonction du risque
Les définitions suivantes sont utilisées pour classer les recommandations et l’opinion de
l’équipe de vérification présentées dans le présent rapport.
Recommandations de l’équipe de vérification
Cruciale
Concerne une ou plusieurs lacunes importantes pour lesquelles il
n’existe pas de mesures compensatoires adéquates. Ces lacunes
représentent un risque élevé.
Essentielle
Concerne une ou plusieurs lacunes importantes pour lesquelles il
n’existe pas de mesures compensatoires adéquates. Ces lacunes
représentent un risque moyen.
Opinion de l’équipe de vérification
Bien contrôlé
Seules des lacunes mineures ont été trouvées en ce qui a trait aux
objectifs de contrôle ou à la saine gestion de l’activité vérifiée.
Généralement
acceptable
Les lacunes trouvées, qu’elles soient prises individuellement ou dans
l’ensemble, ne sont pas importantes ou elles sont compensées par
les mécanismes en place. Les objectifs de contrôle ou la saine
gestion de l’activité vérifiée ne sont pas compromis.
A besoin
d’amélioration
Les lacunes trouvées, qu’elles soient prises individuellement ou dans
l’ensemble, sont importantes et pourraient compromettre les objectifs
de contrôle ou la saine gestion de l’activité vérifiée.
Insatisfaisant
Les ressources affectées à l’activité vérifiée sont gérées sans
diligence à l’égard de la plupart des critères d’efficience, d’efficacité et
d’économie.
Vérification des transactions relatives à des voyages, à l’accueil, à des conférences et à des événements
B-1
Final – Décembre 2014
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