Second Session Deuxième session de la Forty-first Parliament, 2013-14

Second Session Deuxième session de la Forty-first Parliament, 2013-14
Second Session
Forty-first Parliament, 2013-14
Deuxième session de la
Quarante et unième législature, 2013-2014
Proceedings of the Standing Committee on
Délibérations du Comité permanent de la
Internal Economy,
Budgets and
Administration
Régie interne, des
budgets et de
l'administration
Chair:
The Honourable NOËL A. KINSELLA
Président :
L’honorable NOËL A. KINSELLA
Wednesday, June 18, 2014 (in camera)
Thursday, June 19, 2014
Thursday, September 18, 2014
Le mercredi 18 juin 2014 (à huis clos)
Le jeudi 19 juin 2014
Le jeudi 18 septembre 2014
Issue No. 3
Fascicule nº 3
Pursuant to rule 12-7(1), consideration of
financial and administrative matters
Conformément à l’article 12-7(1), étude des
questions financières et administratives
and
et
Administrative matters
Affaires administratives
and
et
Consideration of a draft agenda (future business)
Étude d’un projet d’ordre du jour (travaux futurs)
INCLUDING:
THE SEVENTH REPORT OF THE COMMITTEE
AND
THE EIGHTH REPORT OF THE COMMITTEE
Y COMPRIS :
LE SEPTIÈME RAPPORT DU COMITÉ
ET
LE HUITIÈME RAPPORT DU COMITÉ
WITNESS:
(See back cover)
TÉMOIN :
(Voir à l’endos)
51551-51552-51573
STANDING COMMITTEE ON INTERNAL ECONOMY,
BUDGETS AND ADMINISTRATION
COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE,
DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
The Honourable Noël A. Kinsella, Chair
Président : L’honorable Noël A. Kinsella
The Honourable George J. Furey, Deputy Chair
Vice-président : L’honorable George J. Furey
and
et
The Honourable Senators:
Les honorables sénateurs :
Campbell
* Carignan, P.C.
(or Martin)
* Cowan
(or Fraser)
Dawson
Downe
Doyle
Greene
LeBreton, P.C.
Marshall
Munson
Runciman
Smith (Saurel)
Tkachuk
Wells
White
*Ex officio members
(Quorum 4)
Changes in membership of the committee:
Pursuant to rule 12-5, membership of the committee was
amended as follows:
The Honourable Senator Runciman replaced the Honourable
Senator Lang (September 17, 2014).
The Honourable Senator Greene replaced the Honourable
Senator Manning (September 17, 2014).
The Honourable Senator Dawson replaced the Honourable
Senator Cordy (September 15, 2014).
The Honourable Senator Manning replaced the Honourable
Senator Johnson (September 15, 2014).
The Honourable Senator Wells replaced the Honourable Senator
Seth (September 15, 2014).
The Honourable Senator White replaced the Honourable Senator
Enverga (June 19, 2014).
The Honourable Senator Tkachuk replaced the Honourable
Senator Demers (June 19, 2014).
The Honourable Senator Demers replaced the Honourable
Senator Tkachuk (June 18, 2014).
The Honourable Senator Enverga replaced the Honourable
Senator White (June 18, 2014).
The Honourable Senator Tkachuk replaced the Honourable
Senator Greene (June 18, 2014).
The Honourable Senator White replaced the Honourable Senator
MacDonald (June 18, 2014).
The Honourable Senator MacDonald replaced the Honourable
Senator White (June 17, 2014).
The Honourable Senator White replaced the Honourable Senator
Enverga (June 17, 2014).
The Honourable Senator Enverga replaced the Honourable
Senator White (June 17, 2014).
The Honourable Senator Greene replaced the Honourable
Senator Tkachuk (June 17, 2014).
The Honourable Senator Downe replaced the Honourable
Senator Jaffer (June 12, 2014).
Published by the Senate of Canada
Available on the Internet: http://www.parl.gc.ca
Campbell
* Carignan, C.P.
(ou Martin)
* Cowan
(ou Fraser)
Dawson
Downe
Doyle
Greene
LeBreton, C.P.
Marshall
Munson
Runciman
Smith (Saurel)
Tkachuk
Wells
White
* Membres d’office
(Quorum 4)
Modifications de la composition du comité :
Conformément à l’article 12-5 du Règlement, la liste des membres
du comité est modifiée, ainsi qu’il suit :
L’honorable sénateur Runciman a remplacé l’honorable sénateur
Lang (le 17 septembre 2014).
L’honorable sénateur Greene a remplacé l’honorable sénateur
Manning (le 17 septembre 2014).
L’honorable sénateur Dawson a remplacé l’honorable sénatrice
Cordy (le 15 septembre 2014).
L’honorable sénateur Manning a remplacé l’honorable sénatrice
Johnson (le 15 septembre 2014).
L’honorable sénateur Wells a remplacé l’honorable sénatrice Seth
(le 15 septembre 2014).
L’honorable sénateur White a remplacé l’honorable sénateur
Enverga (le 19 juin 2014).
L’honorable sénateur Tkachuk a remplacé l’honorable sénateur
Demers (le 19 juin 2014).
L’honorable sénateur Demers a remplacé l’honorable sénateur
Tkachuk (le 18 juin 2014).
L’honorable sénateur Enverga a remplacé l’honorable sénateur
White (le 18 juin 2014).
L’honorable sénateur Tkachuk a remplacé l’honorable sénateur
Greene (le 18 juin 2014).
L’honorable sénateur White a remplacé l’honorable sénateur
MacDonald (le 18 juin 2014).
L’honorable sénateur MacDonald a remplacé l’honorable
sénateur White (le 17 juin 2014).
L’honorable sénateur White a remplacé l’honorable sénateur
Enverga (le 17 juin 2014).
L’honorable sénateur Enverga a remplacé l’honorable sénateur
White (le 17 juin 2014).
L’honorable sénateur Greene a remplacé l’honorable sénateur
Tkachuk (le 17 juin 2014).
L’honorable sénateur Downe a remplacé l’honorable sénatrice
Jaffer (le 12 juin 2014).
Publié par le Sénat du Canada
Disponible sur internet: http://www.parl.gc.ca
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:3
MINUTES OF PROCEEDINGS
PROCÈS-VERBAUX
OTTAWA, Wednesday, June 18, 2014
(20)
OTTAWA, le mercredi 18 juin 2014
(20)
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration met in camera this day, at 8:30 a.m. in
room 160-S, Centre Block, the chair, the Honourable Noël A.
Kinsella, presiding.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration se réunit aujourd’hui à huis clos, à 8 h 30, dans la
salle 160-S de l’édifice du Centre, sous la présidence de
l’honorable Noël A. Kinsella (président).
Members of the committee present: The Honourable Senators
Campbell, Cordy, Downe, Doyle, Furey, Greene, Kinsella, Lang,
LeBreton, P.C., McDonald, Marshall, Martin, Munson, Seth and
Smith (Saurel) (15).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs
Campbell, Cordy, Downe, Doyle, Furey, Greene, Kinsella,
Lang, LeBreton, C.P., McDonald, Marshall, Martin, Munson,
Seth et Smith (Saurel) (15).
Other senators present: The Honourable Senators Cools,
McCoy and Nolin (3).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Cools,
McCoy et Nolin (3).
Also in attendance: Mr. Gary W. O’Brien, Clerk of the Senate,
and other senior Senate officials
Également présents : M. Gary W. O’Brien, greffier du Sénat, et
d’autres hauts fonctionnaires du Sénat.
At 9:21 a.m., the committee adjourned to the call of the chair.
À 9 h 21, le comité s’ajourne jusqu’à nouvelle convocation de la
présidence.
ATTESTÉ :
ATTEST:
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de la
régie interne, des budgets et de l’administration,
Gary W. O’Brien
Clerk of the Senate and Clerk of the Standing Committee on
Internal Economy, Budgets and Administration
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie
Recording Secretary
OTTAWA, Thursday, June 19, 2014
(21)
OTTAWA, le jeudi 19 juin 2014
(21)
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration met this day, at 9 a.m. in room 160-S, Centre
Block, the chair, the Honourable Noël A. Kinsella, presiding.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures, dans la
salle 160-S de l’édifice du Centre, sous la présidence de
l’honorable Noël A. Kinsella (président).
Members of the committee present: The Honourable Senators
Campbell, Cordy, Demers, Downe, Doyle, Enverga, Furey,
Kinsella, Lang, Marshall, Munson, Seth and Smith (Saurel) (13).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs
Campbell, Cordy, Demers, Downe, Doyle, Enverga, Furey,
Kinsella, Lang, Marshall, Munson, Seth et Smith (Saurel) (13).
Other senators present: The Honourable Senators McCoy and
Nolin (2).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs McCoy et
Nolin (2).
Also in attendance: Mr. Gary W. O’Brien, Clerk of the Senate,
and other senior Senate officials.
Également présents : M. Gary W. O’Brien, greffier du Sénat, et
d’autres haut fonctionnaires du Sénat.
CIBA/2014-06-19/111(P) — Adoption of Minutes of Proceedings
CIBA/2014-06-19/111(P) — Adoption de procès-verbaux
It was moved by the Honourable Senator Marshall that the
minutes of proceedings of June 12, 2014, be adopted.
L’honorable sénatrice Marshall propose l’adoption du procèsverbal de la réunion du 12 juin 2014.
The question being put on the motion, it was adopted.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
3:4
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
A few senators expressed their concerns regarding the requests
for additional funding. It was noted that some of the requirements
presented had not been budgeted for in the 2014-15 Main
Estimates and that funding for them were reliant on have surplus
funds at the end of the year.
Quelques sénateurs expriment des réserves quant aux
demandes de fonds supplémentaires. Il est signalé qu’une partie
des besoins présentés n’avaient pas été identifiés dans le Budget
principal de dépenses de 2014-2015 et que leur financement
dépendait de la présence de surplus en fin d’exercice.
CIBA/2014-06-19/112(P) — Joint Advisory Working Group on
Security
CIBA/2014-06-19/112(P) — Groupe de travail consultatif mixte
sur la sécurité
It was agreed that a Joint Advisory Working Group on
Security be created and that it be composed of the Honourable
Senators Furey, Wallace and Nolin.
Il est convenu de mettre sur pied le Groupe de travail
consultatif mixte sur la sécurité, et qu’il soit composé des
honorables sénateurs Furey, Wallace et Nolin.
The Chair will inform the Committee of the names of the
three (3) MPs to be part of the Joint Advisory Working Group
once they are named.
Le président informera le comité du nom des trois députés qui
feront partie du Groupe de travail consultatif mixte, dès qu’ils
seront nommés.
CIBA/2014-06-19/113(P) — Joint Advisory Working Group on the
Renovations of the Centre Block
CIBA/2014-06-19/113(P) — Groupe de travail consultatif mixte
sur les rénovations de l’édifice du Centre
It was agreed that a Joint Advisory Working on the
Renovations of the Centre Block be created and that it be
composed of the Honourable Senators Martin, Marshall, Downe
and Joyal.
Il est convenu de mettre sur pied un Groupe de travail
consultatif mixte sur les rénovations de l’édifice du Centre, et qu’il
soit composé des honorables sénateurs Martin, Marshall, Downe
et Joyal.
The chair will inform the Committee of the names of the
four (4) MPs to be part of the Joint Advisory Working Group
once they are named.
Le président informera le comité du nom des quatre députés
qui feront partie du Groupe de travail consultatif mixte, dès qu’ils
seront nommés.
CIBA/2014-06-19/114(P) — Eighth Report of the Subcommittee
on Committee Budgets
CIBA/2014-06-19/114(P) — Huitième rapport du Sous-comité des
budgets des comités
The Chair of the Subcommittee on Committee Budgets, the
Honourable Larry Smith (Saurel), presented the eighth report of
the subcommittee as follows:
En sa qualité de président du Sous-comité des budgets des
comités, l’honorable Larry Smith (Saurel) présente le huitième
rapport du sous-comité :
Thursday, June 19, 2014
Le jeudi 19 juin 2014
The Subcommittee on Committee Budgets of the Standing
Committee on Internal Economy, Budgets and Administration
has the honour to present its
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent
de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur
de présenter son
EIGHTH REPORT
HUITIÈME RAPPORT
Your subcommittee recommends the release of the following
amounts for fiscal year 2014-2015:
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes
soient débloquées pour l’exercice 2014-2015 :
Human Rights (UNHCR and UNICEF)
Activity 1: Beirut and Amman
$167,128
Total
$167,128
(includes funds for a fact-finding mission; includes funds
for 9 senators to travel; includes business class travel for the
clerk and analyst for overseas flights)
Droits de la personne (HCRNU et UNICEF)
Activité 1 : Beyrouth et Amman
167 128 $
Total
167 128 $
(y compris des fonds pour une mission d’étude, y compris
des fonds pour les déplacements de 9 sénateurs; y compris
les déplacements en classe affaires du greffier et de l’analyste
pour les vols outremer)
Droits de la personne (Convention de La Haye sur
l’enlèvement)
Dépenses générales
NÉANT
Total
NÉANT
Human Rights (The Hague Abductions Convention)
General Expenses
Total
NIL
NIL
Respectfully submitted,
Respectueusement soumis,
Larry Smith,
Chair
Le président,
Larry Smith
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
It was moved by Senator Smith (Saurel) that the eighth report
of the Subcommittee on Committee Budgets be adopted.
The question being put on the motion, it was adopted.
3:5
Le sénateur Smith (Saurel) propose l’adoption du huitième
rapport du Sous-comité des budgets des comités.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-06-19/115(P) — Ninth Report of the Subcommittee on
Committee Budgets
CIBA/2014-06-19/115(P) — Neuvième rapport du Sous-comité des
budgets des comités
The Chair of the Subcommittee on Committee Budgets, the
Honourable Larry Smith (Saurel), presented the ninth report of
the subcommittee as follows:
En sa qualité de président du Sous-comité des budgets des
comités, l’honorable Larry Smith (Saurel) présente le neuvième
rapport du sous-comité :
Thursday, June 19, 2014
Le jeudi 19 juin 2014
The Subcommittee on Committee Budgets of the Standing
Committee on Internal Economy, Budgets and Administration
has the honour to present its
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent
de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur
de présenter son
NINTH REPORT
NEUVIÈME RAPPORT
At its meeting on April 3, 2014, the Committee on Internal
Economy, Budgets and Administration asked your Subcommittee
to examine how committee budgets are presented in the Senate.
Your Subcommittee understands the concern expressed by some
senators that the public is not necessarily aware of the
relationship between committee budgets as presented in the
Senate for approval and actual expenditures. Therefore, some
people may be under the false impression that the amounts
included in committee budgets are what actually gets spent. In
reality, in the last ten fiscal years, committees have collectively
spent between 17 per cent and 54 per cent of their total approved
budgets. Your Subcommittee therefore considered how it might
enhance public understanding while respecting the requirements
as set out in the Senate Administrative Rules (SARs).
À sa réunion du 3 avril 2014, le Comité permanent de la régie
interne, des budgets et de l’administration à demander à votre
sous-comité d’examiner la présentation des budgets des comités
au Sénat. Votre sous-comité comprend les inquiétudes exprimées
par certains sénateurs à propos du fait que la population n’est pas
nécessairement au courant du lien entre les budgets des comités,
tels qu’ils sont présentés au Sénat pour approbation, et les
dépenses réelles. Par conséquent, certaines personnes peuvent
avoir la fausse impression que les montants inclus dans les
budgets des comités sont les montants réellement dépensés. En
réalité, dans les dix derniers exercices, les comités ont
collectivement dépensé entre 17 et 54 p. 100 de leur budget
approuvé. Par conséquent, votre sous-comité a donc tenté de
trouver une façon d’informer la population tout en respectant les
exigences prévues dans le Règlement administratif du Sénat.
Your Subcommittee notes that the SARs (Chapter 3:06, 2(1))
require that committee budgets for anything but bills, the subject
matter of bills, or estimates be:
Votre sous-comité souligne que le Règlement administratif
(par. 2(1) du chapitre 3:06) exige que le budget d’un comité, pour
toutes les dépenses autres que celles liées à l’étude des projets de
loi, de la teneur des projets de loi ou des prévisions budgétaires,
soit :
. adopted by the committee
. adopté par le comité;
. submitted by the committee to the Internal Economy
Committee for its consideration; and
. soumis par le comité au Comité de la régie interne pour
examen;
. presented to the Senate by report of the committee, with
the budget and a report of the Internal Economy
Committee appended.
. présenté au Sénat au moyen d’un rapport du comité,
accompagné du budget et d’un rapport du Comité de la
régie interne.
The SARs also require that the budget include ‘‘a general
estimate of the total cost a special study and a detailed estimate of
the special expenses of the committee for the study for the fiscal
year’’ (Chapter 3:06, 2(2)).
Le Règlement administratif exige également que le budget
contienne « un état estimatif général du coût total de
l’étude spéciale et un état estimatif détaillé des dépenses
spéciales du comité liées à l’étude pour l’exercice » (par. 2(2) du
chapitre 3:06).
Your Subcommittee believes that having committee budgets
published in the Journals of the Senate is necessary for
transparency. They include useful information regarding the
committee’s work plans, including whether they intend to travel
to conduct public hearings and/or fact-finding missions and, if so,
Votre sous-comité estime que la publication des budgets des
comités dans les Journaux du Sénat est nécessaire pour la
transparence. Ces budgets comprennent des renseignements
utiles concernant les plans de travail du comité, y compris si les
membres comptent se déplacer pour tenir des audiences publiques
3:6
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
their destinations. The budgets also include the maximum amount
that can be spent for General Expenses, as well as for any travel
activity.
ou des missions d’étude et, le cas échéant, les destinations. Ils
comprennent aussi le montant maximal pouvant être consacré
aux dépenses générales, ainsi qu’à tout déplacement.
However, it should be noted that the budgets are normally
developed on the basis of the full membership of the committee
travelling, even though in reality, the actual size of the delegation
is usually considerably less. For instance, over the past 3 fiscal
years, delegations have ranged from 3 to 9 senators travelling,
with 7 being the most common size of delegation. Since most of
these committees budgeted for 12 members to travel, it is not
surprising that their expenditures were considerably less than their
approved budgets. In 2012-13, for example, committees spent
between 14 per cent and 65 per cent of the approved budget for
their travel activities.
Toutefois, il faut souligner que les budgets sont généralement
établis en supposant que tous les membres du comité se
déplaceront même si, en réalité, la taille réelle de la délégation
est habituellement beaucoup plus petite. Par exemple, au cours
des trois derniers exercices, les délégations étaient formées d’entre
3 et 9 sénateurs, la taille moyenne de la délégation étant de
7 membres. Étant donné que la plupart des comités prévoient un
budget pour le déplacement de 12 membres, il n’est pas
surprenant que les dépenses soient moins élevées que le budget
approuvé. En 2012-2013, par exemple, les comités ont dépensé
entre 14 et 65 p. 100 de leur budget approuvé pour les
déplacements.
The actual expenditures for committee travel are reported on
an annual basis in the Senate Committees Directorate Annual
Report on Activities and Expenditures, as well as on a sessional
basis to the Senate in the rule 12(26) reports. In addition, the
Committee on Internal Economy, Budgets and Administration
decided earlier this year that committee post-activity expenditure
reports, which include a line-by-line breakdown of travel budgets
and expenditures, should be made public. The first such public
reports are expected to be tabled in the fall of 2014.
Les dépenses réelles pour les déplacements des comités sont
rapportées chaque année dans le Rapport annuel des activités et
des dépenses de la Direction des comités du Sénat, ainsi que chaque
session au Sénat dans les rapports de dépenses prévus à
l’article 12(26) du Règlement du Sénat. De plus, le Comité de la
régie interne, des budgets de l’administration a décidé plus tôt
cette année que les rapports postactivités des comités, qui
comprennent une ventilation détaillée des budgets et dépenses
de déplacement, seront rendus publics. Le premier de ces rapports
devrait être déposé à l’automne 2014.
Since there is a significant time lag between the presentation of
committee budgets for Senate approval and the reporting of
actual expenditures, your Subcommittee recommends:
En raison du grand décalage entre la soumission des budgets
des comités pour approbation et le rapport sur les dépenses
réelles, votre sous-comité recommande :
That, starting September 2014, the Appendix B which
includes the amount recommended by the Internal Economy
Committee for each travel activity also include a statement
of the following:
Que, à compter de septembre 2014, l’annexe B, qui
comprend le montant recommandé par le Comité de la régie
interne pour chaque déplacement, contienne aussi les
précisions suivantes :
. The budgets approved by the Senate for each travel
activity are the maximum amount that can be spent for
that activity;
. les budgets approuvés par le Sénat pour chaque
déplacement correspondent au montant maximal qui
peut être dépensé pour ce déplacement;
. Budgets normally include funds for the full membership
of the committee to travel;
. les budgets incluent habituellement les fonds pour le
déplacement de tous les membres du comité;
. In general, a reduced delegation actually travels and
efforts are made to find additional savings;
. en général, la délégation ne compte pas tous les membres
du comité et l’on tente de faire des économies
supplémentaires;
. Therefore, actual expenditures are expected to be
considerably below the approved budget, and they will
be reported to the Senate;
. par conséquent, les dépenses réelles devraient être
beaucoup moins élevées que le budget approuvé et elles
seront rapportées au Sénat;
. Any surplus funds remaining at the conclusion of a travel
activity will be clawed-back and can be made available
for allocation to committees for other activities.
. les fonds excédentaires à la fin du déplacement sont
récupérés et peuvent servir aux activités d’autres comités.
Having this statement published in the Journals of the Senate at
the time of the budget application should increase the public’s
understanding of the committee budget process and provide a
Le fait de publier ces précisions dans les Journaux du Sénat au
moment de la demande de budget devrait permettre à la
population de mieux comprendre le processus d’allocation des
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
useful context for understanding the budget figures, in particular
that they are considerably higher than the anticipated
expenditures.
budgets des comités et de mettre les chiffres du budget en
perspective, sachant qu’ils sont beaucoup plus élevés que les
dépenses prévues.
Respectfully submitted,
Respectueusement soumis,
Larry Smith,
Chair
Le président,
Larry Smith
It was moved by Senator Smith (Saurel) that the ninth report
of the Subcommittee on Committee Budgets be adopted.
The question being put on the motion, it was adopted.
3:7
Le sénateur Smith (Saurel) propose l’adoption du neuvième
rapport du Sous-comité des budgets des comités.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-06-19/116(P) — Additional Funding Requirements
Iris Legislative Systems Renewal Project
CIBA/2014-06-19/116(P) — Fonds supplémentaires
Projet Iris de renouvellement des systèmes législatifs
The Senate Administration requested authorization to proceed
with Phase II of the Iris legislative systems renewal project
(Chamber Business and Publications modules) and that funding
for this initiative ($72,325) be funded internally with projected
surpluses in the Administration in 2014-15.
L’Administration du Sénat souhaite obtenir l’autorisation de
procéder à la Phase II du projet Iris de renouvellement des
systèmes législatifs (modules des Publications et des Affaires de la
Chambre) et que le financement de cette initiative (72 325 $) soit
puisé à même les surplus projetés à l’Administration en 20142015.
Aide au financement — vérification du BVG
Support to Finance — OAG Audit
The Senate Administration requested authorization to proceed
with the facilitation of the audit of Senators’ expenses by the
Auditor General and its implementation. Funding for the
extension of existing employee contracts ($120,000) will be cash
managed internally with projected surpluses in the 2014-15 budget
for committees.
L’Administration du Sénat souhaite obtenir l’autorisation de
procéder à l’organisation de la vérification des dépenses des
sénateurs par le vérificateur général et à sa mise en œuvre. Le
financement des prolongations aux contrats actuels des employés
(120 000 $) sera géré à même les surplus projetés dans le budget
des comités de 2014-2015.
It was moved by the Honourable Senator Doyle, seconded by
the Honourable Senator Marshall that the funding requested for
the Iris Legislative Systems Renewal Project and the support to
Finance for the OAG Audit be approved.
L’honorable sénateur Doyle, avec l’appui de l’honorable
sénatrice Marshall, propose que le financement demandé pour
le projet Iris de renouvellement des systèmes législatifs et la
vérification par le BVG soit approuvé.
The questions being put on the motion, it was adopted with
abstentions.
La motion, mise aux voix, est adoptée avec des abstentions.
At 10:10 a.m., the committee adjourned to the call of the chair.
ATTEST:
À 10 h 10, le comité s’ajourne jusqu’à nouvelle convocation de
la présidence.
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de la
régie interne, des budgets et de l’administration,
Gary W. O’Brien
Clerk of the Senate and Clerk of the Standing Committee on
Internal Economy, Budgets and Administration
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie
Recording Secretary
3:8
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
OTTAWA, Thursday, September 18, 2014
(22)
OTTAWA, le jeudi 18 septembre 2014
(22)
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration met this day, at 9 a.m. in room 160-S, Centre
Block, the chair, the Honourable Noël A. Kinsella, presiding.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures, dans la
salle 160-S de l’édifice du Centre sous la présidence de
l’honorable Noël A. Kinsella (président).
Members of the committee present: The Honourable Senators
Campbell, Dawson, Downe, Doyle, Fraser, Furey, Greene,
Kinsella, LeBreton, P.C., Marshall, Munson, Runciman, Smith
(Saurel), Tkachuk, Wells and White (16).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs
Campbell, Dawson, Downe, Doyle, Fraser, Furey, Greene,
Kinsella, LeBreton, C.P., Marshall, Munson, Runciman, Smith
(Saurel), Tkachuk, Wells et White (16).
Also in attendance: Mr. Gary W. O’Brien, Clerk of the Senate,
and other senior Senate officials.
Également présents : M. Gary W. O’Brien, greffier du Sénat, et
d’autres hauts fonctionnaires du Sénat.
WITNESS:
TÉMOIN :
Library of Parliament:
Bibliothèque du Parlement :
Sonia L’Heureux, Parliamentary Librarian.
Sonia L’Heureux, bibliothécaire parlementaire
CIBA/2014-09-18/117(P) — Library of Parliament — Teachers
Institute on Canadian Parliamentary Democracy
CIBA/2014-09-18/117(P) — Bibliothèque du Parlement — Forum
des enseignantes et des enseignants sur la démocratie parlementaire
Sonia L’Heureux, Parliamentary Librarian, made a
presentation on the Teachers Institute on Canadian
Parliamentary Democracy Professional Development Program
and answered questions.
Mme Sonia L’Heureux, bibliothécaire parlementaire, parle du
programme de perfectionnement professionnel du Forum des
enseignantes et des enseignants sur la démocratie parlementaire et
répond aux questions.
CIBA/2014-09-18/118(P) — Adoption of Minutes of Proceedings
CIBA/2014-09-18/118(P) — Adoption de procès-verbaux
It was moved by Senator Doyle that the minutes of proceedings
of June 19, 2014 be adopted, with amendment.
Le sénateur Doyle propose l’adoption du procès-verbal de la
réunion du 19 juin 2014, tel qu’il a été modifié.
The question being put on the motion, it was adopted.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-09-18/119(P) — Second Report of the Steering
Committee on Decisions taken during the Summer adjournment
CIBA/2014-09-18/119(P) — Deuxième rapport du comité directeur
sur les décisions prises pendant le congé d’été
The Chair of the Subcommittee on Agenda and Procedure
(Steering Committee) of the Standing Committee on Internal
Economy, Budgets and Administration, the Honourable Senator
Noël A. Kinsella, presented the second report of the
subcommittee as follows:
En sa qualité de président du Sous-comité du programme et de
la procédure (comité directeur) du Comité permanent de la régie
interne, des budgets et de l’administration, l’honorable sénateur
Noël A. Kinsella, présente le deuxième rapport du sous-comité.
Thursday, September 18, 2014
Le jeudi 18 septembre 2014
The Subcommittee on Agenda and Procedure of the Standing
Committee on Internal Economy, Budgets and Administration
has the honour to table its
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité
permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a
l’honneur de déposer son
SECOND REPORT
DEUXIÈME RAPPORT
The Steering Committee met on July 31 and August 27, 2014
(see Annex A — Intersessional Authority) and wishes to report on
the following decisions taken.
Le comité directeur s’est réuni le 31 juillet et le 27 août 2014
(voir l’annexe A — Autorité entre les sessions) et souhaite rendre
compte ici des décisions qui ont été prises.
Functional Review of Senate Communications
It was agreed that the Senate Administration be authorized to
enter into a contract with Blueprint Public Relations at a cost of
$150,000 to undertake a functional review of communications.
Examen fonctionnel des Communications du Sénat
Il est convenu d’autoriser l’Administration du Sénat à conclure
un contrat de 150 000 $ avec Blueprint Public Relations pour un
examen fonctionnel des communications.
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
Contract for Furniture
It was agreed that the Administration be authorized to exercise
the two option year periods of the contract for the purchase of
furniture on a when required basis at a cost that will exceed
$100,000.
Contract for Stationery, Ink and Toner
It was agreed that the contract with Grand and Toy for
stationery, ink and toner be extended to December 2014 and that
the Administration be authorized to launch separate competitive
processes for office supplies and for ink and toner.
Modernization of Room 160-S (Videoconferencing)
It was agreed that the Administration be authorized to install
an updated and permanent video conferencing system for
Room 160-S and that a project be initiated to ensure that the
implementation of the system is completed by January, 2015.
Accountability through Corporate Reporting
3:9
Contrat pour le mobilier
Il est convenu d’autoriser l’Administration à se prévaloir des
deux années d’option du contrat pour l’achat de mobilier, selon
les besoins, les coûts étant supérieurs à 100 000 $.
Contrat pour les fournitures de bureau, l’encre et l’encre en
poudre
Il est convenu de prolonger jusqu’à décembre 2014 le contrat
conclu avec Grand and Toy pour les fournitures de bureau,
l’encre et l’encre en poudre et d’autoriser l’Administration à faire
des appels d’offres distincts pour les fournitures de bureau et pour
l’encre et l’encre en poudre.
Modernisation de la salle 160-S (vidéoconférences)
Il est convenu d’autoriser l’Administration à installer un
système de vidéoconférence moderne et permanent dans la
salle 160-S et d’entreprendre un projet pour la mise en œuvre de
ce système d’ici janvier 2015.
La reddition de comptes par la production de rapports
organisationnels
It was agreed that the Senate Administration Business Plan
2014-2015 be approved and the Annual Senate Administration
Business Plans and Annual Senate Administration Performance
Reports also be made public on a regular, timely basis.
Il est convenu d’approuver le plan d’activités de
l’Administration du Sénat de 2014-2015 et de rendre publics
régulièrement les rapports annuels sur le rendement de
l’Administration du Sénat.
X-Ray Detection Systems (Scanners) for Federal Medium/High
Security Risk Sites
Appareils de détection par rayons X (scanneurs) pour les sites
fédéraux à risque moyen ou élevé pour la sécurité
It was agreed that the Senate Administration be authorized to
launch an RFP for a dollar value greater than $100,000 to replace
the current obsolete x-ray scanners over a three year period and
that this item be put on the agenda again before the contract is
signed.
Il est convenu d’autoriser l’Administration du Sénat à lancer
un appel d’offres pour un contrat de plus de 100 000 $ pour
remplacer les scanneurs actuels, qui sont désuets, sur une période
de trois ans et d’inscrire de nouveau ce point à l’ordre du jour
avant la signature du contrat.
Senators’ Prorated Budget Calculation
The methodology for calculating budget amounts used in past
years for newly appointed and departing Senators was confirmed.
Membership of Advisory Working Groups
It was agreed that Senator Massicotte replace Senator Downe
as a member of the Advisory Working Group on LTVP and the
Joint Advisory Working Group on the Renovations of the Centre
Block.
Third Senate Administration Open House
It was agreed that the Senate Administration be authorized to
hold an Open House on Thursday, September 25, 2014 in
room 160-S and that, with the consent of the whips,
arrangements be made for Committee meetings that are
scheduled for that Thursday be accommodated in other suitable
rooms.
Respectfully submitted,
Sénateurs : calcul du budget au pro rata
La méthode utilisée pour calculer les montants budgétaires
utilisés dans le passé pour les nouveaux sénateurs et les sénateurs
qui quittent leur poste est confirmée.
Composition des groupes de travail consultatifs
Il est convenu que le sénateur Massicotte remplacera le
sénateur Downe au sein du Groupe de travail consultatif sur la
VPLT et du Groupe de travail consultatif mixte sur les
rénovations de l’édifice du Centre.
Troisième journée Portes ouvertes du Sénat
Il est convenu d’autoriser l’Administration du Sénat à tenir une
journée Portes ouvertes le jeudi 25 septembre 2014 dans la
salle 160-S et, avec le consentement des whips, de prendre des
arrangements pour que les réunions des comités prévues ce jour-là
aient lieu dans d’autres salles.
Respectueusement soumis,
3:10
Internal Economy, Budgets and Administration
It was moved by Senator Kinsella that the Second Report of
the Subcommittee on Agenda and Procedure (Steering
Committee) be adopted.
The question being put on the motion, it was adopted.
18-9-2014
Le sénateur Kinsella propose l’adoption du deuxième rapport
du Sous-comité du programme et de la procédure (comité
directeur).
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-09-18/120(P) — Report on the 2014 Senate Page
Programme Recruitment Campaign
CIBA/2014-09-18/120(P) — Rapport sur la campagne de
recrutement du Programme des pages du Sénat de 2014
Mr. Greg Peters, Usher of the Black Rod and Mr. Darshan
Singh, Director of Human Resources, presented a briefing note
on the 2014 Senate Page Programme Recruitment Campaign and
answered questions.
M. Greg Peters, huissier du Bâton noir, et M. Darshan Singh,
directeur des ressources humaines, présentent une note
d’information sur la campagne de recrutement du Programme
des pages du Sénat de 2014 et répondent aux questions.
After discussion, it was agreed that other post-secondary
institutions be examined to see if they could be included in the
Senate Page Programme.
Après discussion, il est convenu d’examiner la possibilité
d’ajouter d’autres établissements d’enseignement postsecondaire à
la liste d’établissements visés par le Programme des pages du
Sénat.
CIBA/2014-09-18/121(P) — Joint Advisory Working Group on
Canada 150
CIBA/2014-09-18/121(P) — Groupe de travail consultatif mixte
sur le 150e anniversaire du Canada
It was agreed that this item be deferred to the next meeting.
Il est convenu de reporter l’examen de ce point à la prochaine
réunion.
CIBA/2014-09-18/122(P) — Report of the Artwork Advisory
Working Group (AAWG)
CIBA/2014-09-18/122(P) — Rapport du Groupe de travail
consultatif sur les œuvres d’art (GTCOA)
Mr. Charles Robert, Principal Clerk, Chamber Operations and
Procedure Office and Clerk to the AAWG presented the
recommendations of the Artwork Advisory Working Group as
follows:
M. Charles Robert, greffier principal, Bureau de la procédure
et des travaux de la Chambre et greffier du Groupe de travail
consultatif sur les œuvres d’art, présente les recommandations
suivantes du groupe de travail :
Senator Nancy Ruth: Offer to Gift a Painting to the Senate
Don d’un tableau au Sénat par la sénatrice Nancy Ruth
Offer by Senator Nancy Ruth to donate a painting by the
Canadian artist, Shirley Cheechoo, to the Senate Aboriginal Art
Collection.
Don au Sénat, par la sénatrice Nancy Ruth, d’un tableau d’une
artiste canadienne, Shirley Cheechoo, pour enrichir la collection
d’œuvres d’art autochtone du Sénat.
Proposal to Host First World War Photo Exhibition in the
Hall of Honour during Week of Remembrance Week
Proposition d’accueillir une exposition de photos sur la
Première Guerre mondiale dans le hall d’honneur durant la
semaine du Souvenir
Proposal to temporarily host a display of selected works from
Mr. Michael St. Maur Sheil’s photo exhibition entitled ‘‘Fields of
Battle-Lands of Peace14-18’’ in conjunction with the week of
Remembrance in the Hall of Honour
Proposition d’exposer une sélection d’œuvres choisies dans
l’exposition de photographies de M. Michael St. Maur Sheil,
intitulée « Fields of Battle-Lands of Peace 14-18 » [Champs de
bataille — Terres de paix 14-18], dans le hall d’honneur à
l’occasion de la semaine du Souvenir.
After discussion, it was agreed that the recommendations of
the Artwork Advisory Working Group were approved.
Après discussion, il est convenu d’approuver les
recommandations du Groupe de travail consultatif sur les
œuvres d’art.
CIBA/2014-09-18/123(P) — Other Matters
CIBA/2014-09-18/123(P) — Divers
Government Conference Centre — Kitchen Accord
The chair noted, for the record, his disappointment, that the
kitchen in the Government Conference Centre, which was the site
of a historical compromise in the Constitutional amendments,
had been demolished by Public Works and Government Services
Canada (PWGSC).
Centre de conférences du gouvernement — Cuisine
Le président souligne, aux fins du compte rendu, qu’il est déçu
que la cuisine du Centre de conférences du gouvernement, où
s’était déroulé le compromis historique concernant les
modifications constitutionnelles, ait été démolie par Travaux
publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:11
The chair indicated that the clerk would be discussing the
matter at an upcoming meeting scheduled with the Assistance
Deputy Minister of Public Works.
Le président ajoute que le greffier discutera de la question à
une prochaine réunion avec la sous-ministre adjointe de Travaux
publics.
At 10:06 a.m., the committee adjourned to the call of the chair.
À 10 h 6, le comité s’ajourne jusqu’à nouvelle convocation de la
présidence.
ATTEST:
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de la
régie interne, des budgets et de l’administration,
Gary W. O’Brien
Clerk of the Senate and Clerk of the Standing Committee on
Internal Economy, Budgets and Administration
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie
Recording Secretary
3:12
Internal Economy, Budgets and Administration
REPORTS OF THE COMMITTEE
18-9-2014
RAPPORTS DU COMITÉ
Thursday, June 19, 2014
Le jeudi 19 juin 2014
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration has the honour to table its
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration a l’honneur de déposer son
SEVENTH REPORT
SEPTIÈME RAPPORT
On June 18, 2014, your Committee approved clarifications to
the Senators’ Travel Policy and amended the Policy in accordance
with the Nineteenth and Twenty-fifth Report of the Standing
Committee on Internal Economy, Budget and Administration
adopted by the Senate in the 1st session of the 41st Parliament.
Le 18 juin 2014, votre comité a approuvé certaines
clarifications à la Politique régissant les déplacements des
sénateurs et a modifié la politique afin d’appliquer les
recommandations contenues dans les Dix-neuvième et Vingtcinquième rapports du Comité permanent de la régie interne, des
budgets et de l’administration adoptés par le Sénat au cours de la
1re session de la 41e législature.
The Policy is attached to this report as Appendix A.
La politique est jointe en annexe à ce rapport (annexe A).
Respectfully submitted,
Respectueusement soumis,
Thursday, June 19, 2014
Le jeudi 19 juin 2014
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration has the honour to table its
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration a l’honneur de déposer son
EIGHTH REPORT
HUITIÈME RAPPORT
Your Committee has decided, in light of the determined intent
of addressing the goals of the Parliamentary Precinct Master
Security Plan as well as acting on the past recommendations of
the Auditor General concerning the security posture of the
Senate, that the Senate Protective Service deploy armed,
uniformed personnel within the Senate precinct in the coming
months.
Votre comité a convenu que, compte tenu de la ferme intention
d’atteindre les objectifs du Plan principal de sécurité de la Cité
parlementaire et de donner suite aux recommandations du
vérificateur général sur la posture de sécurité du Sénat, le
Service de sécurité du Sénat déploie du personnel en uniforme
et armé dans l’enceinte du Sénat d’ici les prochains mois.
Respectfully submitted,
Respectueusement soumis,
Le président,
NOËL A. KINSELLA
Chair
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:13
EVIDENCE
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, Thursday, June 19, 2014
OTTAWA, le jeudi 19 juin 2014
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration met this day at 9 a.m. for the consideration of
administrative and other matters.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures, pour examiner
des questions administratives et autres.
Senator Noël A. Kinsella (Chair) in the chair.
[English]
The Chair: Honourable senators, we have a busy agenda this
morning. We’re going to begin with the adoption of the minutes
of the proceedings of the June 12 meeting. Is there a motion?
Senator Marshall, seconded by Senator Cordy.
Senator Lang: Did we just accept the minutes?
Le sénateur Noël A. Kinsella (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, nous sommes très occupés ce
matin. Nous commencerons par l’adoption du procès-verbal de la
séance du 12 juin. Y a-t-il une motion? La sénatrice Marshall,
avec l’appui de la sénatrice Cordy.
Le sénateur Lang : Ne venons-nous pas d’accepter le procèsverbal?
The Chair: The question before us is for the adoption of the
minutes. On debate. Senator Lang.
Le président : La question dont nous sommes saisis est
l’adoption du procès-verbal. Débat. Sénateur Lang.
Senator Lang: I’d just like to register my concern on what I
believe is the projected surplus on the committee’s budget to fund
the $72,000 for the Asia-Pacific conference. I also want to raise a
concern and have it registered on the record that when we
allocated the dollars for one of the programs at the last meeting
— I think it was for $320,000 for the computer program — that I
was told then it was going to be brought from within existing
budgets. However, it’s actually predicated, I understand, on the
committees not spending money that’s been allocated and that, in
turn, would offset those costs.
Le sénateur Lang : Je veux seulement faire connaître mon
inquiétude à cause de ce que je crois être le surplus prévu du
budget du comité pour le financement des 72 000 $ de la
conférence Asie-Pacifique. Je tiens aussi à revenir à un sujet qui
me préoccupait et dont j’ai fait part, c’est dans le compte rendu,
concernant l’affectation de crédits pour un des programmes, à la
dernière réunion — je pense que c’était 320 000 $ pour le
programme informatique — alors qu’on m’a répondu que cet
argent proviendrait des budgets existants. Si j’ai bien compris, on
compte sur l’argent que les comités ne dépenseront pas, mais qui
est affecté et qui, à son tour, épongerait ces coûts.
I’m not going to hold this up, but I’m going to say I’m
concerned about this way of budgeting. I don’t think this is the
way to do business.
Sans vouloir retarder la discussion, je dis néanmoins que cette
méthode de budgétisation m’inquiète. Je ne pense pas que ce soit
la façon de faire.
The Chair: Are there any other comments arising from the
minutes?
Le président : Y a-t-il d’autres observations qui découlent du
procès-verbal?
Senator Marshall: I’m concerned also about the budget and the
number of items that have been brought forward for which we
haven’t identified the funding. But up until now, my
understanding is that whatever we’ve approved that required
additional funding — that’s being taken from the existing
budgetary funding. But the one on the Iris system is going to be
discussed this morning.
La sénatrice Marshall : Je suis préoccupée par le budget et le
nombre d’articles signalés pour lesquels nous n’avons pas trouvé
de financement. Mais, jusqu’ici, je croyais que, pour tout ce que
nous avions approuvé et qui exigeait des fonds supplémentaires,
les fonds provenaient du budget existant. Mais le financement du
système Iris sera discuté ce matin.
The Chair: Thank you, senators. We accept the minutes, with
those comments being made on them.
Le président : Merci, chers collègues. Nous acceptons le procèsverbal et les observations faites à son sujet.
I would like to move around the agenda, if you would permit
me. The first item is number 8. Can we deal with it? These are
quick matters; it’s important that we get them done.
Si vous permettez, passons à l’ordre du jour, mais pas
nécessairement dans l’ordre. Le premier point est le n o 8.
Pouvons-nous nous en occuper? Même si on peut traiter ces
sujets rapidement, il importe de les régler.
The joint advisory working group on security: We’ve had one
in the past and it needs to be re-established. We’re recommending
that Senators Furey, Wallace and Nolin be the members on that
committee. Is there agreement on that?
Le groupe de travail consultatif mixte sur la sécurité : nous en
avions un, par le passé, et nous devons le rétablir. Nous
recommandons que les sénateurs Furey, Wallace et Nolin en
soient membres. Êtes-vous d’accord?
Hon. Senators: Agreed.
Des voix : D’accord.
3:14
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
The Chair: Thank you. Number 9 should read a ‘‘joint advisory
working group on the renovation of the Centre Block’’ and not
‘‘long-term vision.’’
Le président : Merci. Au point no 9, au lieu de « vision à long
terme », il faut lire « groupe de travail consultatif mixte sur la
rénovation de l’édifice du Centre ».
As we have spoken about this briefly at a number of meetings,
the House of Commons is equally concerned about ensuring that
parliamentarians will have input and oversight of the renovations
that are planned. The planning would be going on now, to be
commenced in the year 2018. The plan is that we would move out
of this building. The Senate would be moving to the Government
Conference Centre across from the Chateau Laurier, and the
House of Commons would be moving into the refurbished West
Block.
Comme nous en avons discuté brièvement au cours d’un
certain nombre de séances, la Chambre des communes tient
également à s’assurer que les parlementaires seront consultés et
qu’ils pourront contr ôler les rénovations prévues. La
planification, qui se poursuit actuellement, prévoit le début des
travaux en 2018. On prévoit que le Sénat emménagera dans le
Centre de conférences du gouvernement, en face du Château
Laurier, tandis que la Chambre des communes emménagerait
dans l’édifice de l’Ouest rénové.
We’re recommending that Senators Martin, Marshall, Downe
and Joyal constitute a joint advisory working group on the
renovation to the Centre Block, so we can at a very early stage
have some inside knowledge as to what the plan is to protect the
integrity of the Centre Block. Agreed?
Nous recommandons que les sénateurs Martin, Marshall,
Downe et Joyal constituent un groupe de travail consultatif mixte
sur la rénovation de l’édifice du Centre, pour que nous puissions,
dès le tout début, avoir une connaissance de première main du
plan visant à protéger l’intégrité de cet édifice. Êtes-vous
d’accord?
Hon. Senators: Agreed.
Des voix : D’accord.
The Chair: Thank you, senators. So let’s go back to number 2,
the eighth report of the Subcommittee on Committee Budgets.
Le président : Chers collègues, merci. Revenons au point no 2,
le huitième rapport du Sous-comité des budgets de comités.
Senator L. Smith: Thank you, chair. Honourable senators, I
had the honour to present the eighth report of the Subcommittee
on Committee Budgets, which deals with two budget requests
from the Human Rights Committee. The first is a request for a
$167,128 for the committee to travel to Beirut, Lebanon, and
Amman, Jordan, for their study on the mandates and practices of
the UNHCR and UNICEF regarding the needs of children in
conflict situations.
Le sénateur L. Smith : Merci, monsieur le président. Chers
collègues, j’ai eu l’honneur de présenter le huitième rapport du
Sous-comité des budgets de comités, qui porte sur deux demandes
de crédits budgétaires du Comité permanent des droits de la
personne. La première est au montant de 167 128 $ pour aller à
Beyrouth, au Liban et à Amman, en Jordanie, étudier les missions
et les pratiques du Haut Commissariat des Nations Unies pour les
réfugiés et de l’UNICEF, concernant les besoins des enfants en
situation de conflit.
Your subcommittee recognizes that the Human Rights
Committee received an order of reference from the Senate to
undertake this study and we have no authority to challenge that
mandate. That being said, we are tasked with the prudent
management of public funds, and we urge all committees to
ensure that their studies are focused and that any proposed
activity has clear objectives.
Votre sous-comité reconnaît que le Comité permanent des
droits de la personne a reçu du Sénat un ordre de renvoi pour
entreprendre cette étude, et nous n’avons pas le pouvoir de le
contester. Cela dit, nous sommes tenus de gérer les fonds publics
avec prudence et nous recommandons vivement aux comités de
bien délimiter le champ de leurs études et de doter toutes leurs
activités projetées d’objectifs clairs.
[Translation]
The subcommittee discussed the proposed trip with senators
Jaffer and Ataullahjan at length. The Human Rights Committee
is definitely determined to carry out this project, but the
subcommittee is concerned about the potential risks of
travelling to regions with so much instability.
[English]
Therefore, we are recommending the full release of funds for
this activity. We strongly believe that no pressure should be put
on the committee staff, specifically the committee clerk and the
analysts, to accompany the delegation; it should be their free
choice.
[Français]
Le sous-comité a longuement discuté avec les sénatrices Jaffer
et Ataullahjan du voyage proposé. Il ne fait aucun doute que le
Comité des droits de la personne est résolu à mettre ce projet à
exécution, mais le sous-comité n’est pas sans craindre les risques
potentiels qu’implique ce voyage dans ces régions si instables du
globe.
[Traduction]
En conséquence, nous recommandons un déblocage intégral
des fonds pour cette activité. Nous croyons fermement qu’aucune
pression ne devrait être exercée sur le personnel du comité,
particulièrement son greffier et ses analystes, pour qu’ils
accompagnent la délégation; ils devraient y consentir librement.
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:15
We also note that while the budget includes funds for all
members of the committee to travel, it is very unlikely, based on
the historical patterns, that they will do so. Therefore, we expect a
significant clawback of surplus funds following the completion of
this activity.
Nous observons aussi que si le budget prévoit des fonds pour le
déplacement de tous les membres du comité, il est très peu
probable, d’après les antécédents, que tous partiront. Nous
prévoyons donc de récupérer un surplus important après la fin
de cette activité.
In terms of the second budget, it was a request for $10,000 for a
graphic designer for the committee’s study of The Hague
Abductions Convention. We were told that these funds would
be used to produce a guide for the parents of abducted children, in
addition to the report to the Senate. We were reminded that the
Human Rights Committee produced a parents’ guide and the
youth guide as part of their cyberbullying study. Those guides
were essentially executive summaries of the committee’s report,
tailored for those particular audiences. The guide being proposed
under The Hague Abduction Convention study would be to
inform parents of the abducted children what resources are
available to them.
La deuxième demande portait sur un montant de 10 000 $
pour les honoraires d’un concepteur-graphiste pour l’étude du
comité sur la convention de La Haye sur l’enlèvement
international d’enfants. On nous a dit que ce montant irait à la
production d’un guide pour les parents d’enfants enlevés, en plus
du rapport au Sénat. On nous a rappelé que le Comité permanent
des droits de la personne a produit un guide pour les parents et un
guide pour les jeunes dans le cadre de son étude sur la
cyberintimidation. Ces guides étaient essentiellement des
sommaires du rapport du comité adaptés à ces auditoires. Le
guide proposé dans le cadre de l’étude de la Convention de La
Haye viserait à informer les parents d’enfants enlevés sur les
ressources qui s’offrent à eux.
We do not believe that producing such a guide falls within the
mandate of the committee or that Senate funds should be used for
this purpose. The Department of Foreign Affairs, Trade and
Development Canada produced a guidebook entitled
International Child Abduction: A Guidebook for Left-Behind
Parents.
Nous ne croyons pas que la production d’un tel guide relève du
mandat du comité ni que les fonds du Sénat doivent servir à cette
fin. Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du
Développement a produit un guide intitulé Enlèvement
international d’enfants : Un guide à l’intention des parents délaissés.
If the Human Rights Committee believes this document can be
improved, it is certainly within their power to recommend changes
to it in their report to the Senate. However, your committee does
not believe it is appropriate for a Senate committee to be
producing guides for the public on available government and
other resources. If we start down that road, one can imagine the
requirements for ongoing updates, quite apart from the fact that
we would be doing what properly belongs in the purview of the
government. We therefore do not recommend the release of funds
for this purpose.
Si le Comité permanent des droits de la personne croit que ce
document peut être amélioré, il aura certainement le pouvoir de
proposer des modifications dans son rapport au Sénat.
Cependant, votre comité ne croit pas qu’il convient à un comité
sénatorial de produire des guides pour le public en se servant des
ressources disponibles de l’État ou d’autres ressources. Si nous
nous engageons dans cette voie, on peut imaginer ce que seront les
exigences pour les actualisations constantes, sans oublier le fait
que nous piétinerions les plates-bandes du gouvernement. Nous
ne recommandons donc pas un déblocage de fonds pour cette
activité.
I move the adoption of the eighth report.
Je propose l’adoption du huitième rapport.
The Chair: As moved by the Honourable Senator L. Smith.
Discussion?
Le président : Tel que proposé par l’honorable sénateur
L. Smith. Discussion?
Senator Doyle: What will be the outcome of the activity like the
Beirut trip? We know it’s going to be a fact-finding mission, but
what will be the outcome of it on our end? What will we achieve
by it?
Le sénateur Doyle : Quel sera le résultat d’une activité comme
le voyage à Beyrouth? Nous savons que c’est une mission
d’enquête, mais, pour nous, ici, quel sera le résultat? Qu’est-ce
qu’elle nous fera réaliser?
The Chair: I have my own opinion, but I think it should be up
to the members of the committee if they have questions and
comments to make on it. Do you want to respond to that
particular one, Senator Smith?
Le président : J’ai ma propre opinion, mais je pense qu’il
devrait incomber aux membres du comité qui se posent des
questions ou qui ont des observations à faire de parler. Voulezvous répondre à cette question particulière, sénateur Smith?
Senator L. Smith: I’ll ask Senator Cordy if she would also like
to help this explanation, as well.
Le sénateur L. Smith : Je vais demander à la sénatrice Cordy de
bien vouloir m’aider aussi à vous l’expliquer.
3:16
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
When we asked the question in terms of objectives, obviously
the Human Rights Committee wants to do a study and get a good
handle on what’s happening in the two camps they were talking
about visiting, especially for children.
Quand nous l’avons interrogé sur ses objectifs, le Comité
permanent des droits de la personne a répondu que, de toute
évidence, il tenait à faire une étude pour se faire une bonne idée de
la vie dans les deux camps qu’il se propose de visiter,
particulièrement pour les enfants.
I think it’s something to bring attention to. I know there are
other groups that are participating in this type of activity, but
there is a desire for Canada, which has shown a great deal of
respect, involvement and money put towards people and children
in these camps and to do a study, conduct it and get feedback so
that they release that report as a perspective of Canadian
parliamentarians going in and looking at what’s going on in a
troubled situation. That is pretty well what was purported as one
of the objectives.
Je pense qu’il faut attirer l’attention sur ces camps. D’autres
groupes participent à ce genre d’activités, mais le Canada, qui a
fait preuve de beaucoup de respect pour les habitants de ces
camps, y compris les enfants, qui s’est beaucoup engagé pour eux
et qui leur a consacré beaucoup d’argent, désire réaliser une étude
et obtenir des renseignements pour produire ce rapport qui épouse
le point de vue de parlementaires canadiens étudiant une situation
troublée. C’est pas mal l’un des objectifs qui a été avancé.
Senator Cordy, maybe you can help me with that.
Sénatrice Cordy, peut-être pouvez-vous m’aider.
Senator Cordy: Thank you very much. As the chair and the
deputy chair said, it was a committee, because Senator Smith asks
that question to every committee that comes before us; namely,
what are your objectives? And they said, ‘‘Well, it’s pretty hard to
predict exactly what we’re going to see.’’
La sénatrice Cordy : Merci beaucoup. Comme la présidente et
la vice-présidente l’ont dit, c’était un comité, parce que le sénateur
Smith pose la question à tous les comités qui s’adressent à nous,
c’est-à-dire quels sont vos objectifs? Et ce comité a répondu qu’il
était assez difficile de prévoir exactement ce qu’il allait constater.
They felt that, when studying this particular issue, actually
being on the ground would have the most impact — being eye to
eye, looking at the children and seeing the conditions. It’s one
thing to read about it; it’s quite another thing to actually see it on
the ground.
Le comité pensait que l’étude sur place de ce problème
particulier aurait l’impact le plus retentissant — partager le
point de vue de quelqu’un, observer les enfants et la situation.
C’est une chose de lire sur ce sujet; c’en est une autre de l’observer
concrètement.
These are refugees. Certainly the Human Rights Committee
has been looking at the rights of the child. Canada contributes
significantly to this particular campaign to the camps and to
refugees. Many of these refugees may, in fact, be coming to
Canada at some point.
Ce sont des réfugiés. Le Comité permanent des droits de la
personne a sûrement examiné les droits de l’enfant. Le Canada
contribue énormément à cette campagne particulière, en donnant
aux camps et aux réfugiés. Beaucoup de ces réfugiés sont
susceptibles, en fait, de venir un jour au Canada.
Mr. Harper is certainly tuned into this issue and has been in
that area of the world.
M. Harper est certainement en prise avec ce problème et il a
visité la région.
The Human Rights Committee is looking at issues clearly
related to human rights. Thankfully, they don’t have to do a
whole lot within the country of Canada; therefore, much of their
travel would be to other parts of the world. The last time this
committee travelled was, I think, in 2006 or 2008.
Le Comité permanent des droits de la personne examine des
questions visiblement connexes aux droits de la personne.
Heureusement, il n’a pas beaucoup de pain sur la planche, ici,
au Canada; la plus grande partie de ses déplacements se feront
donc dans d’autres parties du monde. Son dernier voyage
remonte, je pense, à 2006 ou 2008.
Senator L. Smith: They have not travelled since 2008, and it’s
not an issue whether they have or haven’t. It’s the issue of the
importance of this particular study, especially when we talk about
the numbers.
Le sénateur L. Smith : Il remonte à 2008, mais là n’est pas la
question. La question, c’est l’importance de cette étude, surtout
quand nous considérons les chiffres.
Senator Cordy, I think we were given maps. There were three
arrows going into Turkey, into Jordan, out of Syria. They were
talking about millions of people who are displaced.
Sénatrice Cordy, je pense qu’on nous a donné des cartes. On y
représentait trois flèches en direction de la Turquie et de la
Jordanie, à partir de la Syrie. On nous a parlé de millions de
personnes déplacées.
Senator Cordy: They have spoken to Foreign Affairs, clearly,
on a number of occasions regarding this. And Foreign Affairs
officials have been before their committee. The chair and deputy
chair told us that parliamentarians going to these camps open
more doors than officials going into the region would. They felt
La sénatrice Cordy : Le comité a eu des conversations sur ce
problème avec les Affaires étrangères, visiblement, en un certain
nombre d’occasions. Et les fonctionnaires des Affaires étrangères
ont comparu devant lui. Sa présidente et sa vice-présidente nous
ont dit que les parlementaires qui visiteront ces camps ouvrent
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:17
that they would be able to come back and report to Foreign
Affairs, and of course report to the Senate when they completed
their study.
plus de portes que d’autres visiteurs officiels dans la région. Elles
estiment que le comité pourrait revenir et faire rapport aux
Affaires étrangères et, bien sûr, au Sénat, quand il aura terminé
son étude.
Senator L. Smith: I might add that, with Senator Cordy and
Senator LeBreton, we are very thorough in our questions in terms
of money and value for money, so we asked the question in terms
of participation. There has been a committee, I believe Fisheries,
where in one case where they had seven or eight senators who
went on the first trip and suddenly for the second trip there were
12 people who wanted to go. They were deemed not going on the
trip because if you’re going to participate as part of the team on
one trip, you should participate in all trips.
Le sénateur L. Smith : Je pourrais ajouter que, avec les
sénatrices Cordy et LeBreton, nous sommes très minutieux dans
nos questions portant sur l’argent et le rapport qualité-prix. Nous
avons donc posé la question au comité sur la participation de ses
membres. Dans un comité, je pense que c’est celui des pêches, il
est arrivé que sept ou huit sénateurs ont fait un premier voyage,
puis, pour le deuxième, tout d’un coup, 12 candidats se sont
proposés. On ne les a pas pris en considération, parce que si, pour
un voyage quelqu’un fait partie de l’équipe, il devrait participer à
tous les voyages.
We’re asking the tough questions in terms of value for money
and I’m pretty confident that we’re going to see a clawback
because it is a very tense situation, but an important one to get a
handle on. If you look at our percentages of between 17 and
45 per cent of budgets spent on travel, I think you will realize that
167 is the top line and we would probably come in somewhere
around $100,000.
Nous avons posé des questions difficiles sur le rapport qualitéprix et je suis assez sûr que nous allons récupérer de l’argent en
raison de la situation très tendue, mais il est important de la
comprendre. Compte tenu de la proportion de 17 à 45 p. 100 des
budgets consacrée aux déplacements et de la limite supérieure de
167, que vous voyez, je pense que cela nous coûtera environ
100 000 $.
Senator Cordy: The point that Senator Smith raised regarding
staff attending is the same provision we put in when the Defence
Committee was travelling to Afghanistan. That’s not something
new. It’s just that no staff member should be forced to go into an
area that might not be considered one of the safest spots in the
world.
La sénatrice Cordy : Ce que le sénateur Smith a dit sur la
participation du personnel découle de la même disposition que
nous avons prévue pour le voyage du Comité de la défense en
Afghanistan. Ce n’est pas du nouveau. C’est simplement qu’aucun
membre du personnel ne devrait être obligé d’aller dans une
région qui pourrait ne pas être considérée comme l’une des plus
sûres du monde.
Senator Doyle: Does the House of Commons have a human
rights committee as well?
Le sénateur Doyle : Est-ce que la Chambre des communes a
aussi un comité des droits de la personne?
Senator Cordy: I can’t answer that. I don’t know.
La sénatrice Cordy : Je l’ignore.
Senator Doyle: So it’s not a duplication?
Le sénateur Doyle : Il n’y a donc pas de double emploi?
Senator Cordy: I know our committees on this side are different
than on the House of Commons side in terms of the human rights
aspects. But I can’t tell you; I don’t know that.
La sénatrice Cordy : Je sais que, pour les droits de la personne,
les comités sénatoriaux sont différents de ceux de la Chambre des
communes. Mais j’ignore la réponse à votre question.
Senator Doyle: Will anyone from the House of Commons be
going on this trip as well? Will this be a joint effort?
Le sénateur Doyle : Est-ce que des députés feront aussi ce
voyage? Est-ce que ce sera un effort commun?
Senator Cordy: This is a Senate committee so we would have
no say on whether or not the House of Commons would go.
La sénatrice Cordy : Comme il s’agit d’un comité sénatorial,
nous n’avons aucune influence sur la participation de la Chambre
des communes.
Senator Marshall: I can support approval for the funding for
this because the study has been approved by the Senate. I have
couple of concerns, one is for the money. When I look at our
overall budget for committee travel, we are edging up close to the
top. I know we’re anticipating clawbacks, but I’m a bit concerned
until we know exactly what we will be clawing back from other
committees. We’re estimating around $200,000 at this time, but it
is an issue. Like I say, we’re getting near the top of our budget.
La sénatrice Marshall : Je peux appuyer l’approbation du
financement de cette activité, parce que l’étude a été approuvée
par le Sénat. J’ai quelques questions, et l’une d’entre elles
concerne l’argent. Je constate, en consultant le budget global
des déplacements des comités que nous approchons à petits pas de
la limite. Je sais que nous prévoyons de récupérer certaines
sommes, mais je resterai inquiète tant que nous ne saurons pas
exactement ce que nous recouvrerons des autres comités.
Actuellement, nous estimons ce montant à environ 200 000 $,
mais c’est un problème. Comme j’ai dit, nous arrivons près de la
limite de notre budget.
3:18
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
The other issue that concerns me about the trip is that Senator
Cordy was talking about the Department of Foreign Affairs, and
they had spoken to officials in that department, but someone
mentioned the issue of security. I have some concerns about our
senators and staff going to an area where there may be an issue
with security. I don’t know what department would be involved in
having that discussion with them; maybe it’s Foreign Affairs. I
would like to have discussions with some government department
to make sure that our senators and staff are not at risk when they
do this travel. Those are my two points.
L’autre sujet de préoccupation au sujet de ce voyage découle
des discussions de la sénatrice Cordy avec le ministère des Affaires
étrangères, au cours desquelles quelqu’un a parlé du problème de
la sécurité. J’éprouve des craintes pour la visite d’une région par
nos sénateurs et leur personnel où ce problème peut se poser.
J’ignore avec quel ministère nous pourrions en discuter, peut-être
les Affaires étrangères. J’aimerais le faire pour m’assurer que nos
sénateurs et leur personnel ne seront pas en danger pendant ce
voyage. C’était les deux points que je voulais soulever.
Senator Nolin: I have one question. What about interpretation?
In Beirut it’s mainly French and Arabic. Did you question, or
have in mind, interpretation costs in that budget?
Le sénateur Nolin : J’ai une question. Qu’en est-il de
l’interprétation? À Beyrouth, c’est principalement le français et
l’arabe. Vous êtes-vous interrogés sur les coûts de l’interprétation
dans ce budget ou en avez-vous prévu?
Senator L. Smith: That’s an excellent question, Senator Nolin.
Senator Nolin: I’m telling you, when I read ‘‘fact-finding,’’ I
become a bit uneasy because it’s a coded word for ‘‘let’s do
something in English and if we have some French colleagues, well,
we’ll translate that.’’ That’s not the way to go. I don’t agree with
that. It’s up to the committee to decide if you want to spend the
appropriate money. This time, for those who don’t speak French,
Beirut is going to be a bit of a problem.
[Translation]
Heather Lank, Principal Clerk, Committees Directorate:
Senator Nolin, I think you would be happy to know that
$3,000 is set aside for interpreters in the budget, under item 0444;
so, yes, some money is earmarked for interpretation.
Le sénateur L. Smith : Excellente question, sénateur Nolin.
Le sénateur Nolin : Je vous le dis, l’expression « voyage
d’enquête » me met un peu mal à l’aise, parce que c’est une
façon détournée de dire qu’on confiera la traduction aux collègues
francophones, s’il y en a. Ce n’est pas une bonne méthode. Je ne
suis pas d’accord. C’est au comité de décider si vous voulez
dépenser les montants appropriés. Cette fois-ci, pour les nonfrancophones, Beyrouth représentera un gros problème.
[Français]
Heather Lank, greffière principale, Direction des comités :
Sénateur Nolin, je crois que vous serez très content de savoir
qu’il y a, dans le budget, une somme de 3 000 $ qui est prévue
pour les interprètes, au point 0444; donc, oui, les fonds sont
prévus pour l’interprétation.
Senator Nolin: Thank you.
Le sénateur Nolin : Merci bien.
Ms. Lank: You are welcome.
Mme Lank : Je vous en prie.
Senator L. Smith: Whenever we discuss international travel, the
questions we ask have to do with the ability to communicate in
the languages spoken in those countries — not only one language.
When foreign affairs representatives travel to Asia, three or four
individuals will be able to speak Mandarin and other dialects.
Similarly, I think three or four different languages will be
involved during this trip.
Le sénateur L. Smith : Dans chaque situation, pour les voyages
à l’étranger, les questions que nous posons concernent toujours la
capacité de communiquer dans les langues qui se parlent là-bas —
pas seulement une langue. Comme ce sera le cas en Asie pour les
gens des affaires étrangères qui vont faire un voyage là-bas, il y
aura trois ou quatre personnes capables de parler le mandarin et
d’autres dialectes. Je pense qu’il y aura trois ou quatre langues
différentes.
Senator Nolin: I am asking the question because this has often
happened in the past, and I hope we will put an end to it. Even in
Canada, when committees travel, instead of calling that an
‘‘official trip’’ of the committee, it is referred to as a ‘‘day for
consideration,’’ an ‘‘exploration operation,’’ so we can eliminate
transportation and interpretation. I do not think that is the right
way to do things.
Le sénateur Nolin : Je pose la question, parce que c’est arrivé
souvent dans le passé, et j’espère que ça ne se produira plus, car
même à l’intérieur du Canada, lorsque les comités voyagent,
plutôt que d’appeler ça un « voyage officiel » du comité, on
appelle ça une « journée d’étude », une « opération
d’exploration », et ça nous permet d’éliminer le transport et
l’interprétation. Je pense que c’est une façon de procéder qui n’est
pas appropriée.
Senator L. Smith: When we toured the north with the
transportation committee, we managed to find people who
could speak Inuit languages. We know perfectly well — and
Le sénateur L. Smith : Quand on a voyagé dans le Nord avec le
comité des transports, on a pu recourir à des gens capables de
parler les langues inuites, et cetera. Nous sommes très conscients
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
this concerns Canada — that we need to have people who can
interpret in other languages.
Senator Nolin: Congratulations.
[English]
3:19
— et cela concerne le Canada —, que nous devons nous assurer
d’avoir les gens qui sont capables d’interpréter dans les autres
langues.
Le sénateur Nolin : Félicitations.
[Traduction]
Senator Munson: I have a few words. I have sat on the Human
Rights Committee for a number of years, and this is an extremely
important trip from my perspective. The Prime Minister has been
there at those camps, and this is parliamentary involvement.
Human Rights has travelled to these great capitals, like Geneva,
and we’ve sat around and had conversations about the rights of
the child and others. Sometimes you say, ‘‘What comes out of
that?’’ But this is on the ground. This is real people in real
conditions, many who have Canadian connections.
Le sénateur Munson : Une petite remarque. J’ai siégé un certain
nombre d’années au Comité permanent des droits de personne, et,
d’après moi, c’est un voyage extrêmement important. Le premier
ministre a visité ces camps, et c’est une participation
parlementaire. Le Comité permanent des droits de la personne a
visité de grandes capitales comme Genève, et nous avons tenu de
nombreuses conversations sur les droits des enfants et les autres
droits. Parfois on s’interroge sur les résultats, mais cela se passera
sur le terrain. Il s’agit de vraies conditions, de vraies personnes,
dont beaucoup ont des liens avec le Canada.
I’d just like to put on the record that we always talk about
value for money; this is about value for people and people’s lives.
The money is extremely important, but when we think of what
these parliamentarians can do on this trip, making connections
with families here, we need to know more about the numbers of
Syrian refugees coming to this country. To me, this trip is very
significant and I always like to put on the record that it’s our
neighbourhood, too, and it matters.
Qu’on sache que, même si on parle toujours du rapport qualitéprix, il s’agit, cette fois-ci, d’un rapport entre l’argent que nous
mettons et des personnes ainsi que des vies. L’argent est
extrêmement important, mais qu’on songe un peu à ce que les
parlementaires peuvent réaliser pendant ce voyage, établir des
liens avec les familles d’ici; nous avons besoin d’en savoir
davantage sur le nombre de réfugiés syriens qu’accueillera le
Canada. Pour moi, ce voyage est très important et je me plais
toujours à dire que cela se passe aussi dans notre voisinage, et
c’est important.
Senator Lang: Well, I don’t want to sound like a broken
record, but I want to go with Senator Marshall again with respect
to our overall budget. We are continually piecemealing and
improving these, thinking somebody is going to take care of us at
the end of the year, and I’m not too sure who it’s going to be.
Le sénateur Lang : Eh bien, je ne tiens pas à passer pour un
radoteur, mais je me joins à la sénatrice Marshall, encore une fois,
en ce qui concerne notre budget global. Nous défaisons et
refaisons sans cesse, en pensant que quelqu’un, je ne sais pas trop
qui, s’occupera de nous à la fin de l’exercice.
I want to make a couple of points. I thought Senator Doyle
made a good point on what is happening on the house side. Are
any house committees actually looking at the issue? I would
suggest that perhaps one of the requirements, when the
subcommittee is reviewing these budgets, is that any proposal
brought forward can maybe include information of what the
house side is studying comparable or in respect to what we are
looking at doing. I don’t see the reason why the house committee
on the other side would be studying an issue and we would be
studying the same issue, if that were to occur. I think we should be
informing ourselves to make sure we know what’s happening on
the other side; it’s only half a block away from us.
J’aimerais faire quelques observations. J’ai trouvé que le
sénateur Doyle avait soulevé un point valable au sujet des
travaux de la Chambre. Y a-t-il d’autres comités de la Chambre
qui étudient la question? Lorsque le sous-comité examine ces
budgets, on pourrait peut-être exiger que chaque proposition
inclue de l’information sur ce que la Chambre étudie par rapport
à ce que nous envisageons de faire. Je ne vois pas pourquoi nous
étudierions la même question, si cela se produisait. Je pense que
nous devrions nous renseigner sur ce qui se passe du côté de la
Chambre; c’est à moins d’un coin de rue d’ici.
When we have this information, I would also like to see that we
get a written copy of the proposal. I haven’t gotten that in my
package, so I’ve had to depend on the verbal dissertation that just
took place here and I would prefer to have a written copy. I’d like
to get it the night before so I can read it. The other thing I would
like to point to is, in this particular instance, it talks about a
motion passed by the Senate. I think those motions should be
included in the documents so that we understand the directions
from the Senate, so we know full well as individual members of
Lorsque nous aurons cette information, j’aimerais que nous
ayons une copie écrite de la proposition. Je ne l’avais pas dans ma
trousse, alors j’ai dû me fier à ce qui a été dit ici et je préférerais
avoir une copie écrite. J’aimerais l’obtenir la veille pour pouvoir la
lire. L’autre chose que je tenais à préciser, c’est que dans ce cas, il
s’agit d’une motion adoptée par le Sénat. Je pense que ces motions
devraient faire partie des documents, de sorte que nous
comprenions les directives du Sénat et que nous soyons bien
informés, en tant que membres du comité, des décisions qui sont
3:20
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
the decision being taken, just so that we’re aware of it. Those are
my comments. I’m not going to dispute the fact that it’s a serious
issue. I think we all agree that it’s a serious issue.
prises. C’est ce que je voulais dire. Je ne vais pas contester le fait
que c’est une question importante. Je pense que nous sommes tous
d’accord là-dessus.
Senator Seth: Thank you, chair. I’m also in the same line as
Senator Marshall and Senator Lang. I understand from Senator
Cordy that, in 2008, this committee travelled for the same reason.
No, it was not the same reason?
La sénatrice Seth : Merci, monsieur le président. Je partage
l’avis des sénateurs Marshall et Lang. D’après ce qu’a dit la
sénatrice Cordy, en 2008, le comité a voyagé pour la même raison.
Non, ce n’était pas pour la même raison?
Senator Cordy: No.
La sénatrice Cordy : Non.
Senator Seth: What happens after this? When we come back
and report to Foreign Affairs, what follows that? How does the
process follow up on the outcome?
La sénatrice Seth : Qu’adviendra-t-il ensuite? Lorsque nous
reviendrons et que nous ferons rapport au ministère des Affaires
étrangères, que se passera-t-il? Quel sera le résultat?
Senator Cordy: Keep in mind that every committee that files a
report has to file it in the Senate Chamber, and there are
discussions at the time. If anybody wishes to speak to a committee
report in the chamber, it is your right to do so.
La sénatrice Cordy : N’oubliez pas que chaque comité qui
dépose un rapport doit le déposer au Sénat, et on en discute à ce
moment-là. Si une personne souhaite parler du rapport d’un
comité, elle a le droit de le faire.
When Human Rights completes the trip and the study, they
will bring forward a report to the chamber. They will present it.
Usually the chair and the deputy chair speak. Other committee
members may speak, but anybody in the chamber is welcome to
contribute to that discussion on their report as to what they
learned on this mission.
À l’issue de son voyage et de son étude, le Comité des droits de
la personne présentera un rapport au Sénat. Habituellement, le
président et le vice-président font un discours. D’autres membres
du comité peuvent s’exprimer, mais n’importe qui au Sénat est
libre de participer à la discussion sur les leçons tirées de cette
mission.
Senator Seth: My question is: What outcome do we get? What
exactly do we get out of that? That’s the most important. How do
we follow up in the long term? What is our mandate?
La sénatrice Seth : Ma question est la suivante : quel résultat
obtiendrons-nous? C’est ce qui est le plus important. Comment
assurerons-nous le suivi à long terme? Quel est notre mandat?
Senator Cordy: I think we answered that question earlier about
the outcomes. It’s very difficult to say that they’re going to come
back with a list of 10 things that they will have accomplished or
learned because that’s why they’re going; it’s a fact-finding
mission. They can’t say, ‘‘This is what we’re going to learn; this is
what we’re going to find out.’’ They’ve done background work
before they go so that they have a sense of it, but, really, what
they’re looking at is the situation of refugees in this particular
area. Because Canada contributes significantly in a financial way
to these camps, they feel it’s incumbent upon parliamentarians,
particularly members of the Human Rights Committee, to find
out how our money is being spent and what’s happening to the
refugees there. As Senator Munson said earlier, the Prime
Minister, Mr. Harper, has already been to the camps, so
Canada plays a significant role. Therefore, the Human Rights
Committee feels that, because this is the mandate of their
committee, they should be looking at the refugees in these camps.
La sénatrice Cordy : Je pense que nous avons répondu à cette
question tout à l’heure au sujet des résultats. Il est très difficile de
dire qu’ils vont revenir avec une liste de 10 choses qu’ils ont
accomplies ou apprises, car c’est la raison pour laquelle ils font ce
voyage; il s’agit d’une mission d’information. Ils ne savent pas
d’avance ce qu’ils vont apprendre ou découvrir. Évidemment, ils
se sont préparés avant de partir afin de connaître le contexte, mais
leur mandat consiste principalement à se pencher sur la situation
des réfugiés dans cette région en particulier. Étant donné que le
Canada contribue de façon importante à ces camps, on estime
qu’il incombe aux parlementaires, particulièrement aux membres
du Comité des droits de la personne, de vérifier comment notre
argent est dépensé ainsi que la situation des réfugiés là-bas.
Comme le sénateur Munson l’a dit plus tôt, le premier ministre,
M. Harper, s’y est déjà rendu. Le Canada joue donc un rôle
important. Le Comité des droits de la personne est d’avis que,
puisqu’il s’agit de son mandat, il devrait pouvoir aller constater de
lui-même la situation des réfugiés dans ces camps.
Senator Seth: I understood everything, but my question is: Is
there any procedure after studying all of that and learning what is
happening at the camps, the situation? Do we follow up? Do we
learn and make it right? That was my question.
La sénatrice Seth : Je comprends tout cela, mais ma question
est la suivante : qu’adviendra-t-il une fois qu’on aura étudié la
question et constaté la situation dans ces camps? Assure-t-on un
suivi? Va-t-on corriger la situation? C’était ma question.
Senator Cordy: I would assume that members of the committee
feel that they can make a difference by going there. Foreign
Affairs has said that, by parliamentarians going there, it should
open doors that they wouldn’t be able to open as bureaucrats.
Then, with the report that would be tabled in the Senate,
hopefully, with good communication and a lot of input by the
La sénatrice Cordy : Je suppose que les membres du comité
croient qu’ils peuvent changer les choses en se rendant là-bas. Le
ministère des Affaires étrangères a indiqué que le fait que ce soit
des parlementaires qui prennent part à cette mission, plutôt que
des bureaucrates, devrait ouvrir davantage de portes. Ensuite, une
fois que leur rapport sera déposé au Sénat, nous espérons qu’avec
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
committee, they will be able to give their findings across the
country, to Canadians who are concerned about what’s going on
there. Other than that, I really can’t say.
3:21
une bonne communication et beaucoup d’observations de la part
du comité, ils seront en mesure de diffuser leurs conclusions à
l’échelle du pays, principalement aux Canadiens qui sont
préoccupés par la situation dans cette région. Je ne peux rien
vous dire de plus.
Senator L. Smith: Could I just add one point, chair?
Le sénateur L. Smith : Pourrais-je ajouter une dernière chose,
monsieur le président?
The Chair: Let’s not forget, this report has two elements to it.
Le président : Il ne faut pas oublier que ce rapport comporte
deux volets.
Senator L. Smith: Right. If I could just give some feedback
because there were two issues brought up by Senator Marshall
and Senator Lang. As to the budgets, Heather and our group are
very conscious of where we start off during the year and how
much money we have left. We also recognize that there could be
other projects that are coming up. We’re trying to anticipate the
flow of money in and out. We’re always watching the clawbacks
to see what type of money we have that will be coming back so
that we can have a balanced approach. We also recognize that we
are in a time of austerity, so we’re trying to balance between the
needs of the committees and the actual reality of how we manage
public finances.
Le sénateur L. Smith : C’est exact. J’aimerais faire quelques
commentaires suite aux deux questions soulevées par les sénateurs
Marshall et Lang. En ce qui concerne les budgets, Heather et
notre groupe savent très bien le moment où nous avons
commencé durant l’année et combien d’argent il nous reste.
Nous reconnaissons également qu’il pourrait y avoir d’autres
projets en cours de route. Nous essayons d’anticiper les rentrées et
les débours. Nous adoptons une approche équilibrée en
surveillant de près les montants que nous récupérerons. En cette
période d’austérité, nous essayons de concilier les besoins des
comités et la façon dont nous gérons les finances publiques
actuellement.
Second, on Senate approval, this is something we need help on
from all of the senators in the room. These mandates are
approved by the Senate. When a motion comes up and a head of a
committee makes a motion for a study, what we need to do is
have a better debate in the Senate because the truth is — and it’s
not a criticism — how much do we really debate the motion to
say, ‘‘Why are you going? What do you want to do?’’ Basically,
people make a motion, and, most of the time, there are not a lot
of questions and the motions are approved.
Ensuite, pour ce qui est de l’approbation du Sénat, tous les
sénateurs dans la pièce doivent nous aider à cet égard. Ces
mandats sont approuvés par le Sénat. Lorsqu’une motion
demande qu’une étude soit menée, nous devons mieux en
débattre au Sénat parce que la vérité est — et ce n’est pas une
critique — qu’on ne se pose pas beaucoup de questions. « Quelles
sont les raisons de cette étude? Que comptez-vous faire? »
Essentiellement, les gens présentent une motion et, la plupart du
temps, elles sont approuvées sans qu’on en discute véritablement.
Then it comes to our committee, and people are asking for
money. Our mandate is to study the money side, but we’ve
changed our mandate and have been supported by the people in
the Senate, in Internal Economy, to be able to ask more probing
questions. We have to make sure we’re balanced in the type of
questions we ask so that we can extract as much information as
possible. Once the mandate is given to a committee by the Senate,
we need to do that up front in terms of being more proactive.
En ce qui nous concerne, les gens nous demandent de l’argent.
Notre mandat consiste à étudier l’aspect financier, mais nous
avons modifié notre mandat et nous avons reçu l’appui des gens
du Sénat, de sorte que nous pouvons maintenant poser des
questions plus rigoureuses. Nous devons nous assurer de poser les
bonnes questions afin de recueillir le plus d’information possible.
Nous devons agir de manière plus proactive et le faire dès que le
Sénat confie un mandat à un comité.
I would just ask people. It’s not a criticism; it’s fact. Maybe it’s
an opportunity for us to improve the way that we find out more
information, which may be helpful to people like yourself, Dan,
who are asking the questions, and to Senator Marshall, so we can
be better informed going into the process. Then we will maximize
even more of what we’re trying to achieve.
C’est ce que je demanderais. Ce n’est pas une critique; c’est un
fait. C’est peut-être l’occasion pour nous d’améliorer la façon
dont nous recueillons l’information, ce qui pourrait être utile à des
gens comme vous, Dan, qui posez les questions, ainsi qu’au
sénateur Marshall, afin d’être mieux informés. Nous serons ainsi
mieux en mesure d’atteindre nos objectifs.
Senator Cordy: Just to follow up: Senator Smith spoke about
that eloquently. Senator Comeau, who used to be on the
committee and on the subcommittee with Senator Smith and I
also used to hound us to death in the chamber about looking at
the mandates for committees. I think the discussion this morning
was excellent and the questions that you asked were excellent
questions. We should probably be doing this more also at this
committee — asking questions about it. I think it’s also very
important that those same questions be asked in the chamber.
La sénatrice Cordy : Pour donner suite à ce que vous disiez, le
sénateur Smith en a parlé de façon éloquente. Le sénateur
Comeau, qui siégeait au comité et au sous-comité aux côtés du
sénateur Smith et de moi-même nous a également harcelés au
Sénat pour que nous examinions les mandats des comités. Je
pense que nous avons eu une excellente discussion ce matin et que
vous avez posé des questions très pertinentes. Nous devrions
probablement le faire davantage au sein du comité — c’est-à-dire
poser des questions. Je crois qu’il est également très important
3:22
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
Mandates are often passed on Thursday afternoon, and there’s
little discussion about the outcomes or the intentions of the
committee, whether or not the committee intends to travel within
Canada or internationally. I think those are all excellent questions
that were asked this morning.
qu’on pose ces mêmes questions au Sénat. Les mandats sont
souvent adoptés le jeudi après-midi, et on discute très peu des
résultats ou des intentions du comité, qu’il se déplace au Canada
ou à l’étranger. Je pense que ce sont d’excellentes questions que
vous avez posées ce matin.
I think that chairs and deputy chairs in the chamber can’t get
defensive when people are asking questions and, in fact, should
use those opportunities to expand on their mandate and what
they intend to do.
Je pense que les présidents et les vice-présidents au Sénat ne
doivent pas être sur la défensive lorsque les gens leur posent des
questions et, en fait, ils devraient même profiter de ces occasions
pour expliquer leur mandat et ce qu’ils comptent faire.
Senator Munson: I want to add a little reality check to this
morning’s discussion. I’m just looking at iPolitics, and there’s a
brief part at the beginning of the story. When I talk about our
own neighbourhood, it says: ‘‘Speaking from their new apartment
in Laval, Quebec, the Dandachi family says the past 17 days have
been like a ‘honeymoon’ compared to the past three years spent
fleeing the chaos of the Syrian war and living as refugees in
Lebanon.’’
Le sénateur Munson : J’aimerais remettre les pendules à l’heure
ce matin. Je regarde dans iPolitics, et il y a une brève partie au
début de l’histoire. Lorsque je parle de notre propre quartier, on
peut lire : « Dans leur nouvel appartement de Laval, au Québec,
la famille Dandachi a comparé ses 17 premiers jours en sol
canadien à une lune de miel par rapport aux trois dernières années
où elle a dû fuir le chaos en Syrie pour vivre comme réfugiés au
Liban. »
I think that tells us why this particular trip is extremely
important. I just thought I’d throw that into the mix.
Je pense que cela démontre bien l’importance de ce voyage. Je
voulais simplement qu’on en tienne compte.
Senator Lang: I want to go back into the process again. I
appreciate what Senator Smith and Senator Cordy just spoke of.
One of the problems that you do have and that I’m finding being
a new chair of a committee is that we’re asking for terms of
reference, as an example, for a couple of studies for this coming
year. It’s a double-edged sword. We’ve done some internal work,
but, at the same time, in order to be able to put our work plan
together, we need a mandate from the Senate so that we can get
the bureaucracy involved and then put that work plan together so
that we can bring it forward to you. As an example, I don’t know,
but I would think that, in one particular aspect of a study, we may
want to go to Washington. But that recommendation hasn’t been
made.
Le sénateur Lang : J’aimerais également revenir au processus.
Je comprends tout à fait ce que viennent de dire les sénateurs
Smith et Cordy. L’un des problèmes que vous avez et que j’ai, en
tant que nouveau président d’un comité, c’est que nous
demandons le mandat, par exemple, de quelques études pour
l’année à venir. C’est donc une épée à double tranchant. Nous
avons accompli une partie du travail au sein du comité, mais en
même temps, si nous voulons être en mesure d’élaborer notre plan
de travail, nous avons besoin d’un mandat du Sénat pour régler
tous les aspects administratifs et pouvoir vous le présenter. Par
exemple, je ne suis pas sûr, mais je pourrais croire que, dans le
cadre d’une étude, nous pourrions vouloir aller à Washington.
Toutefois, la recommandation n’a pas été faite.
I agree in part with what you’ve said, but I think the principle
of the issue has to be discussed in the Senate, recognizing that the
work plan has to be put together and that that’s why we have the
subcommittee to approve the principle of what we’ve agreed to. I
just want to put that on the record.
Je suis d’accord en partie avec vous, mais je pense que le
principe de la question doit être discuté au Sénat, en
reconnaissant que le plan de travail doit être élaboré, et c’est la
raison pour laquelle nous avons un sous-comité pour approuver le
principe sur lequel nous nous sommes entendus. Je tenais à le
préciser.
The Chair: Thank you, senators. I think we’ve had a good
discussion here. If you check the record over the years, every now
and again, more emphasis is put, and, when a motion is made in
the chamber for an order of reference for a given standing
committee or special committee to do something, there is fulsome
debate. But sometimes that slips away. It’s good that we have a
fulsome debate because it’s recorded in our Hansard, and
everyone will know exactly the mandate that the Senate gave in
the order of reference.
Le président : Merci, honorables sénateurs. Je pense que nous
avons eu une bonne discussion aujourd’hui. Si vous regardez les
dernières années, de temps à autre, on accorde plus d’importance
et, lorsqu’une motion est présentée au Sénat pour un ordre de
renvoi pour un comité permanent donné ou un comité spécial, on
tient un débat approfondi. Toutefois, il arrive que ce ne soit pas le
cas. C’est bon d’avoir un débat en profondeur parce que tout est
consigné dans le hansard, et tout le monde saura exactement le
mandat que le Sénat a confié dans l’ordre de renvoi.
I think, obviously, we have a great subcommittee and you are
doing assiduous work. It really has helped, as has been
demonstrated by our good discussion.
Bien entendu, je pense que nous avons un excellent sous-comité
et que vous accomplissez un travail assidu. Cela a beaucoup aidé,
et notre bonne discussion l’a démontré.
Is there any further comment on the second part of the report?
Y a-t-il d’autres commentaires concernant la deuxième partie
du rapport?
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
It’s moved by Senator Smith, seconded by Senator Doyle, that
we adopt this eighth report. Agreed?
Hon. Senators: Agreed.
3:23
Le sénateur Smith propose, appuyé par le sénateur Doyle, que
nous adoptions le huitième rapport. Êtes-vous d’accord?
Des voix : Oui.
The Chair: So ordered. Next item. Senator Smith, the ninth
report.
Le président : La motion est adoptée. Prochain point à l’ordre
du jour : sénateur Smith, le neuvième rapport.
Senator L. Smith: Honourable senators, I have the honour to
present the ninth report of the Subcommittee on Committee
Budgets.
Le sénateur L. Smith : Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de
présenter le neuvième rapport au Sous-comité des budgets des
comités.
At its meeting on April 3, 2014, the Committee on Internal
Economy, Budgets and Administration asked your committee to
examine how committee budgets are presented. Does everyone
have a copy of this?
À sa réunion du 3 avril 2014, le Comité de la régie interne, des
budgets et de l’administration a demandé à votre sous-comité
d’examiner la façon dont les budgets de comité sont présentés au
Sénat. Est-ce que tout le monde en a une copie?
Senator Cordy: It is in our folder.
Senator L. Smith: You all have copies of this report. If there
are extra copies, maybe we could have one for Senator McCoy.
Does anyone have an extra copy for Senator McCoy, please?
Senator Munson: Here you go.
Senator L. Smith: I apologize, senator. I asked Jim to cut down
another tree so we could do this.
Senator McCoy: Thank you so much.
Senator L. Smith: I’m sorry; I didn’t realize you didn’t have it.
La sénatrice Cordy : C’est dans notre dossier.
Le sénateur L. Smith : Vous avez tous une copie de ce rapport.
S’il y a des copies en trop, nous pourrions en remettre une à la
sénatrice McCoy. Est-ce que quelqu’un a une copie pour la
sénatrice McCoy?
Le sénateur Munson : Voilà.
Le sénateur L. Smith : Je suis désolé. J’ai dû demander à Jim
d’abattre un autre arbre.
La sénatrice McCoy : Merci beaucoup.
Le sénateur L. Smith : Veuillez m’excuser; je n’avais pas réalisé
que vous ne l’aviez pas.
Senator McCoy: No problem.
La sénatrice McCoy : Pas de problème.
Senator L. Smith: Does everyone have a copy?
Le sénateur L. Smith : Est-ce que tout le monde a une copie?
Some Hon. Senators: Yes.
Des voix : Oui.
Senator L. Smith: At its meeting on April 3, 2014, the
Committee on Internal Economy, Budgets and Administration
asked your subcommittee to examine how committee budgets are
presented in the Senate. Your subcommittee understands the
concern expressed by some senators that the public is not
necessarily aware of the relationship between committee budgets
as presented in the Senate for approval and actual expenditures.
Therefore, some people may be under the false impression that
the amounts included in committee budgets are what actually gets
spent. In reality, in the last 10 fiscal years, committees have
collectively spent between 17 per cent and 54 per cent of their
total approved budgets. Your subcommittee, therefore,
considered how it might enhance public understanding while
respecting the requirements set out in the Senate Administrative
Rules, SARS.
Le sénateur L. Smith : À sa réunion du 3 avril 2014, le Comité
de la régie interne, des budgets et de l’administration a demandé à
votre sous-comité d’examiner la façon dont les budgets de comité
sont présentés au Sénat. Votre sous-comité comprend la
préoccupation exprimée par certains sénateurs à savoir que le
public n’est pas nécessairement conscient de la relation entre les
budgets de comité présentés au Sénat pour approbation et les
dépenses réelles. Par conséquent, certaines personnes pourraient
croire à tort que les montants inclus dans les budgets de comité
représentent les dépenses réelles. En réalité, au cours des
10 derniers exercices, les comités ont dépensé collectivement
entre 17 et 54 p. 100 de leurs budgets totaux approuvés. Par
conséquent, votre sous-comité s’est penché sur la façon dont il
pourrait accroître la compréhension du public tout en respectant
les exigences établies dans le Règlement administratif du Sénat.
Your committee notes that SARS chapter 3:06,
paragraph 2.(1), requires that committee budgets for anything
but bills, the subject matter of bills, or estimates be adopted by the
committee, submitted by the committee to Internal Economy for
its consideration, and presented to the Senate by report of the
committee with the budget and a report of the Internal Economy
Committee appended. SARS also requires that the budget include
Votre sous-comité fait remarquer que le Règlement
administratif du Sénat (chapitre 3:06, par. 2(1)) exige que les
budgets de comité pour tout, sauf les projets de loi, le sujet des
projets de loi ou les budgets des dépenses soient adoptés par le
comité, présentés par le comité au Comité de la régie interne pour
examen, et présentés au Sénat sous forme de rapport du comité,
accompagnés du budget et de rapport du Comité de la régie
3:24
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
a general estimate of the total cost of special study and detailed
estimate of special expenses of the committee for a study for the
fiscal year.
interne. Le Règlement administratif du Sénat exige aussi que le
budget comprenne un état estimatif général du coût total de
l’étude spéciale et un état estimatif détaillé des dépenses spéciales
du comité pour l’étude pour l’exercice financier.
Your committee believes that having committee budgets
published in the Journals of the Senate is necessary for
transparency. They include useful information regarding the
committee’s work plans, including whether they intend to travel
to conduct public hearings and/or fact-finding missions and, if so,
their destinations. The budgets also include the maximum amount
that can be spent for general expenses as well as for any travel
activity.
Votre sous-comité croit que la publication des budgets de
comité dans les Journaux du Sénat est nécessaire pour la
transparence. Ils comprennent des renseignements utiles
concernant les plans de travail du comité, notamment à savoir
si ses membres ont l’intention de se déplacer pour la conduite
d’audiences publiques ou de missions de détermination des faits,
et, dans l’affirmative, leurs destinations. Les budgets
comprennent aussi le montant maximal qui peut être dépensé
au titre des dépenses générales, ainsi que pour tout déplacement.
[Translation]
[Français]
However, it should be noted that the budgets are normally
developed on the basis of the full membership of the committee
travelling, even though, in reality, the actual size of the delegation
is usually considerably smaller. For instance, over the past three
fiscal years, delegations have ranged from three to nine senators
travelling, with seven being the most common number of senators
in a group.
Toutefois, il conviendra de noter que les budgets sont
normalement élaborés en fonction de la possibilité que tous les
membres du comité se déplacent, même si, en réalité, la taille de la
délégation est habituellement bien moindre. Par exemple, au
cours des trois derniers exercices, les délégations se sont
composées de 3 à 9 sénateurs qui se déplacent, 7 sénateurs étant
la taille la plus courante d’une délégation.
Since most of these committees budgeted for 12 members to
travel, it is not surprising that their expenditures were
considerably lower than the approved budgets. In 2012-13, for
example, committees spent between 14 per cent and 65 per cent
of the approved budget for their travel activities.
Puisque la plupart de ces comités ont prévu des budgets de
déplacement pour 12 membres, il n’est pas surprenant que leurs
dépenses soient bien moindres que le budget qui a été approuvé.
En 2012-2013, par exemple, les comités ont dépensé entre
14 p. 100 et 65 p. 100 de leur budget approuvé pour les
déplacements de leurs membres.
[English]
[Traduction]
The actual expenditures for committee travel are reported on
an annual basis in the Senate Committees Directorate’s Annual
Report on Activities and Expenditures as well as on a sessional
basis to the Senate in rule 12-26 reports. In addition, the
Committee on Internal Economy, Budgets and Administration
decided earlier this year that committee post-activity expenditure
reports, which include a line-by-line breakdown of travel budgets
and expenditures, should be made public. The first such public
reports are expected to be tabled in the fall of 2014.
Les dépenses réelles liées aux déplacements des membres des
comités sont comprises dans un rapport annuel intitulé Direction
des comités du Sénat — Rapport annuel des activités et des
dépenses, ainsi que dans un rapport sessionnel au Sénat dans le
cadre des Rapports aux termes de l’article 12-26 du Règlement.
De plus, le Comité de la régie interne, des budgets et de
l’administration a décidé plus tôt cette année que les rapports
de dépenses postactivités des comités, qui comprennent une
ventilation détaillée des budgets et des dépenses liés aux
déplacements, devraient être rendus publics. Le premier de ces
rapports publics doit être déposé à l’automne 2014.
Since there is a significant time lag between the presentation of
committee budgets for Senate approval and the reporting of
actual expenditures, your subcommittee recommends that starting
September 2014, Appendix B, which includes the amount
recommended by the Internal Economy Committee for each
travel activity, also include a statement of the budget approved by
the Senate for each travel activity is the maximum amount that
can be spent for that activity. Budgets normally include funds for
the full membership of the committee to travel. In general, a
reduced delegation actually travels and efforts are made to find
additional savings.
Puisqu’il y a un délai important entre la présentation des
budgets des comités pour approbation par le Sénat et celle des
rapports des dépenses réelles, votre sous-comité recommande qu’à
partir de septembre 2014, l’annexe B, qui comprend le montant
recommandé par le Comité de la régie interne pour chaque
déplacement, comprenne aussi un énoncé selon lequel les budgets
approuvés par le Sénat pour chaque déplacement sont le montant
maximal qui peut être dépensé pour ce déplacement. Les budgets
prévoient normalement des fonds pour les déplacements de tous
les membres du comité. En règle générale, une délégation réduite
se déplace réellement et des efforts sont faits pour réaliser des
économies additionnelles.
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:25
Therefore, actual expenditures are expected to be considerably
below the approved budget; and they will be reported to the
Senate. Any surplus funds remaining at the conclusion of the
travel activity will be clawed back and could be made available for
allocation to committees for other activities. Having this
statement published in the Journals of the Senate at the time of
the budget application should increase the public’s understanding
of the committee budget process and provide a useful context for
understanding the budget figures, in particular, that they are
considerably higher than anticipated expenditures.
Par conséquent, on s’attend à ce que les dépenses réelles soient
beaucoup inférieures au budget approuvé, et elles feront l’objet
d’un rapport au Sénat. Tous les fonds excédentaires restants après
un déplacement seront récupérés et peuvent être réattribués aux
comités pour d’autres activités. La publication de cet énoncé dans
les Journaux du Sénat au moment de l’application du budget
devrait accroître la compréhension du public à l’égard du
processus budgétaire des comités et fournir un contexte utile
pour la compréhension des chiffres budgétaires, en particulier le
fait qu’ils sont beaucoup plus élevés que les dépenses prévues.
As a comment: The purpose of reading this through and doing
what we’re doing is tied to transparency, public information, a
better understanding of what we’re doing, and, of course, for all
senators to have a clear understanding of how the rules work in
terms of committee.
Sachez que la lecture de ce rapport permet d’accroître la
transparence et d’informer le public sur ce que nous faisons et,
évidemment, de s’assurer que tous les sénateurs comprennent bien
comment fonctionnent les règles des comités.
I know it was a little long, and you are probably looking at me
asking, ‘‘Why did you do it?’’ I think it’s important that the
subcommittee and the full Committee on Internal Economy
publicly show people that we have a desire to share information.
Je sais que vous avez sans doute trouvé que c’était un peu long
et que vous vous demandez probablement pourquoi j’ai lu tout
cela, mais j’estime important que le sous-comité et le Comité de la
régie interne lui-même montrent bien leur volonté de
communiquer l’information pertinente.
The Chair: Senator, would you move the adoption by this
committee of your report?
Le président : Sénateur, proposez-vous l’adoption de votre
rapport par le comité?
Senator L. Smith: I move that the committee adopt this report.
Le sénateur L. Smith : J’en fais la proposition.
The Chair: Seconded by Senator Cordy. Questions, comments?
Le président : La proposition est secondée par la sénatrice
Cordy. Y a-t-il des questions ou des observations?
Senator Enverga: It says that we spent about 14 per cent of
65 per cent. Why don’t we just make it standard that when we do
a forecast of the expenses, we make sure it is within the forecasted
period? Let’s say we expect about 65 per cent expenses. Why
don’t we just do a forecast of 80 per cent instead of 100 per cent?
That would be easier for our accounting and much easier for our
budgeting.
Le sénateur Enverga : On indique ici que les comités ont
dépensé entre 14 p. 100 et 65 p. 100 du budget approuvé.
Pourquoi ne nous donnerions pas comme pratique courante
d’établir nos prévisions de dépenses en fonction de ce qui est
effectivement prévu pour la période visée? Disons que nous nous
attendons à dépenser environ 65 p. 100 du budget alloué.
Pourquoi ne pas faire nos prévisions en fonction d’une
proportion d’à peu près 80 p. 100, plutôt que du montant total?
Cela nous faciliterait les choses du point de vue de la comptabilité
et des prévisions budgétaires.
Senator L. Smith: That’s an excellent question. It’s one that we
have discussed on an infrequent basis within this committee.
There’s an answer that Heather usually gives me, because I
dogged her and Jane dogged her and Marjorie dogged her, in
terms of just putting in a number with six senators as opposed to
12 senators. Under the rules, each committee is allowed to have
up to 12 senators that travel. The next question could be: Why
don’t we change the rules? We want to make sure we give senators
a chance, if they’re on a committee of 12 members, so that each
senator has an opportunity to experience what the committee is
doing. That may or may not address your question, but if we’re
going to give the senators the right to travel or to participate, we
have to be able to include the total numbers and then make sure
we manage the numbers properly.
Le sénateur L. Smith : C’est une excellente question. Nous en
avons d’ailleurs discuté à différentes reprises au sein du comité. Je
vais vous citer la réponse que nous recevons habituellement de
Heather, car je lui ai moi-même posé la question, tout comme
Jane et Marjorie l’ont fait également, pour savoir si l’on ne devrait
pas budgéter en fonction de 6 sénateurs, plutôt que 12. En vertu
du Règlement du Sénat, chaque comité peut emmener jusqu’à
12 sénateurs dans ses déplacements. La question suivante
pourrait venir tout naturellement : Pourquoi alors ne pas
changer les règles? Si un comité compte 12 membres, nous
voulons nous assurer que chacun des sénateurs a l’occasion de
participer à ses activités. Cela ne répond pas nécessairement à
votre question, mais si nous voulons que chaque sénateur ait le
droit de voyager ou de participer aux séances, nous devons
budgéter en fonction du nombre total et nous assurer de bien
comptabiliser le tout.
Senator Cordy, do you have something to add?
Sénatrice Cordy, vous aviez quelque chose à ajouter?
3:26
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
Senator Cordy: You answered that very well. If somebody is
going to sit in committee for 10 months and then the committee
travels to Vancouver on a fact-finding mission, it is my belief that
every person on that committee should be allowed to attend the
hearing in Vancouver and that a committee chair and deputy
chair not be forced to choose four or five or six members of the
committee who will be able to attend.
La sénatrice Cordy : Vous avez très bien répondu. Si un
sénateur siège au sein d’un comité pendant 10 mois et qu’un
voyage est organisé à Vancouver pour recueillir de l’information,
j’estime qu’on devrait lui permettre d’y participer au même titre
que tous les autres membres du comité, et que le président et le
vice-président ne devraient pas être obligés de choisir les quatre,
cinq ou six sénateurs qui pourront être du voyage.
If you are going to be part of the committee and you are a
contributing member of the committee then you should also do
the travel to your region of the country or any region of the
country, because it is all part of the study that you will do.
Si vous devez être membre d’un comité et y contribuer à part
entière, alors vous devriez pouvoir l’accompagner dans ses
déplacements vers votre région du pays ou dans n’importe
quelle région en fait, parce que ce voyage s’inscrit dans une
étude que vous réalisez.
Senator Enverga: The reality here right now is that it has too
much opposition. It should be plus one for every government
committee member, right?
Le sénateur Enverga : Le fait est qu’il y en a trop du côté de
l’opposition et qu’il devrait y avoir appariement avec les membres
représentant le gouvernement, n’est-ce pas?
Senator Cordy: If you are travelling in the summertime or in
September or break weeks, then it doesn’t have to be matched up.
It has to be that the whole committee can travel. When we’re
giving the funds, we ask when they’re planning to travel. Most
committees, I find lately, are travelling during break weeks, which
means, I believe, and maybe the whips can speak, that there isn’t
any matching. Would that be correct, Senator Marshall?
La sénatrice Cordy : Si le voyage s’effectue pendant l’été, en
septembre ou lors d’une semaine de relâche, il n’y a pas de
problème de pairage. Tout le comité peut se déplacer. Lorsque
nous allouons des fonds, nous demandons à quel moment des
voyages sont prévus. J’ai constaté récemment que la plupart des
comités vont se déplacer durant les semaines de relâche, ce qui
signifie, sauf erreur de ma part, et les whips pourront me corriger,
qu’il n’y a pas de pairage. Est-ce bien cela, sénatrice Marshall?
Senator Marshall: Yes, that’s correct. If the Senate is sitting, we
usually have discussions. I have discussions with Senator Munson
regarding who is going and the numbers going. As you say, if the
Senate is not sitting, there’s flexibility for all members to travel.
La sénatrice Marshall : Oui, c’est exact. Si le Sénat siège, nous
discutons habituellement de la chose entre nous. Je parle avec le
sénateur Munson pour voir qui y va de chaque côté. Mais comme
vous le disiez, si le Sénat ne siège pas, il est possible pour tous les
membres du comité de voyager.
Senator Enverga: We can make an exception if it’s break week.
If it’s not break week, then we should make sure that —
Le sénateur Enverga : Ne pourrait-on pas faire une exception
dans le cas d’une semaine de relâche. Si ce n’est pas une semaine
de relâche, nous devrions nous assurer que...
Senator Cordy: I don’t know why we would bother making an
exception. Why don’t we just leave it as-is whereby every member
of a committee has the right to attend hearings wherever they’re
taking place and then the whips can determine if there are
extenuating circumstances.
La sénatrice Cordy : Je ne sais pas pourquoi nous prendrions la
peine de prévoir une exception. Pourquoi ne pas laisser les choses
comme elles sont et permettre à tous les membres d’un comité de
participer aux séances, peu importe l’endroit où elles se tiennent,
en laissant aux whips le soin de déterminer si les circonstances
exigent des mesures particulières.
Senator Munson: With our numbers, everyone can go.
Le sénateur Munson : Et compte tenu du nombre que nous
sommes, tout le monde peut y aller.
The Chair: Senators, are we ready for the question?
Le président : Sénateurs, êtes-vous prêts à mettre la motion aux
voix?
Senator Lang: I raised the question a number of meetings ago
how we actually budget, and that hasn’t been addressed directly in
respect to whether or not we’re doing this the way it should be
done.
Le sénateur Lang : Il y a quelques semaines, j’ai posé une
question sur nos méthodes budgétaires et on ne m’a pas
directement répondu quant à savoir si nous procédions
vraiment de la bonne manière.
I’m going to support this particular initiative right now, but I
think we should be looking at a system where we disclose where
committees are going, what they’re doing and why they’re doing
it, why we have to disclose a proposed budget at that time. I don’t
quite understand. At the end of the day, we’ve all agreed that it’s
Je vais voter en faveur de ce rapport, mais je crois que nous
devrions envisager la mise en place d’un système qui obligerait les
comités à indiquer où ils comptent se rendre, qu’est-ce qu’ils
veulent y faire et pour quelle raison. Je ne comprends pas
vraiment pourquoi nous devrions présenter une proposition de
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:27
somewhat misleading. It would seem to me at the end of the day
the actual numbers that are spent are the numbers that should be
published so people understand what it cost.
budget à cette étape. Nous avons tous admis que c’était un peu
trompeur. J’ai l’impression qu’en fin de compte, ce sont les
dépenses réelles qui devraient être rendues publiques de manière à
ce que les gens connaissent les coûts effectivement engagés.
Senator L. Smith: To give some feedback, Senator Lang, that is
an excellent point you bring up. That’s exactly why the
subcommittee sat down with Heather and her group and
decided to submit an annual report that is going to go out each
year. It was brought up, why don’t you do it twice a year? Let’s
try to do it once a year properly. What we’re going to do is show
the two sides of the portrait: what the Senate committees are able
to do and what they actually do.
Le sénateur L. Smith : Vous soulevez là un excellent point,
sénateur Lang. C’est exactement pour cette raison que le souscomité a décidé de concert avec Heather et son groupe de
produire un rapport qui sera présenté chaque année. Quelqu’un a
demandé pourquoi on ne le ferait pas deux fois par année.
Essayons d’abord de le faire une seule fois correctement. Nous
voulons mettre en lumière les deux aspects de la question en
indiquant ce que les comités sénatoriaux sont en mesure de faire et
ce qu’ils font effectivement.
The reason for doing this for transparency is we want to show
what they actually do. Because people will ask the same questions
that both of you have asked, ‘‘Why don’t you have fewer people
travel or preplan your budget better so if you only spend
45 per cent of your total budget we will know that at the
beginning?’’
Si nous nous livrons à cet exercice de transparence, c’est pour
montrer ce que les comités font en réalité. Les gens ne vont pas
manquer de poser des questions semblables aux vôtres :
« Pourquoi ne pas amener moins de personnes en déplacement
ou ne pas mieux planifier votre budget de telle sorte que nous
sachions dès le départ que vous n’allez dépenser que 45 p. 100 des
sommes totales prévues? »
However, when we submit this report that comes out annually,
you’re going to see a report on committee A saying what their
budget was and their actual was, and it falls within the Rules of
the Senate. We want everyone to know publicly how we’re
managing taxpayers’ money.
Cependant, lorsque nous présenterons ce rapport annuel, vous
verrez les chiffres du comité A indiquant quel était son budget et
quelles furent ses dépenses réelles, ce qui est tout à fait conforme
au Règlement du Sénat. Nous voulons que tout le monde puisse
savoir comment nous gérons les deniers publics.
It’s an excellent initiative that Heather and her group put
forward. We’re not going to take the credit for it, because we were
the people who were given the opportunity by Heather to make
this work.
C’est une excellente initiative mise de l’avant par Heather et
son groupe. Nous n’allons pas nous en attribuer le mérite, car
c’est Heather qui nous a donné l’occasion d’accomplir ce travail.
Sorry, Heather Lank.
The Chair: Senators, thank you for this. As you can all see, a
lot of work has been done to get things well on track and moving
in the direction that I think everybody wants to move in.
Oh, désolé, je parlais bien sûr de Heather Lank.
Le président : Sénateurs, merci pour ces observations. Comme
vous pouvez tous le constater, d’importants efforts ont été
déployés pour mettre les choses en route et aller dans la direction
que tout le monde semble vouloir emprunter.
On the motion, are we agreed?
Êtes-vous d’accord pour que la motion soit adoptée?
Hon. Senators: Agreed.
Des voix : D’accord.
The Chair: Thank you.
Le président : Merci.
Next item, number 4, additional funding requirements. I will
ask the Clerk just to bring this forward. The steering committee
has also been working very hard, and we have a couple of
proposals to submit today.
Nous passons au point no 4 à l’ordre du jour, à savoir les
demandes de fonds additionnels. Je vais inviter le greffier du
Sénat à nous en parler. Le comité directeur a également mis les
bouchées doubles dans ce dossier et nous avons quelques
propositions à vous soumettre aujourd’hui.
Gary O’Brien, Clerk of the Senate and Clerk of the Parliaments,
Senate of Canada: Thank you, Mr. Chairman. Honourable
senators, the proposal today is to seek your permission to fund
two additional projects that were not put in the budget, because of
our restrictions with our budget restraint program of having a
5 per cent reduction over three years from our base three years
ago, which we achieved.
Gary O’Brien, greffier du Sénat et greffier des Parlements,
Sénat du Canada : Merci, monsieur le président. Honorables
sénateurs, il s’agit aujourd’hui d’obtenir votre autorisation pour le
financement de deux projets additionnels qui n’ont pas été inclus
dans le budget en raison des mesures de restriction qui nous
obligent à réduire notre budget dans une proportion de 5 p. 100
par rapport à son niveau d’il y a trois ans, ce que nous avons
réussi à faire.
3:28
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
We also have additional projects that have come forward since
then. And last week, we thank you very much, you approved two
projects: the Asia-Pacific conference, which will be held in
Vancouver, a funding requirement of $73,000 this fiscal year; as
well as the Parliamentary network upgrade, which is a joint
initiative of both houses a few years in the making, and you
approved this for $350,000.
Il y a en outre d’autres projets qui ont été proposés depuis.
Nous vous remercions d’ailleurs d’avoir approuvé la semaine
dernière deux de ces projets : la participation à la conférence AsiePacifique qui se tiendra à Vancouver, soit une somme de 73 000 $
pour le présent exercice financier; et la mise à niveau du réseau
parlementaire, une initiative conjointe que les deux chambres
préparent depuis quelques années déjà, et à laquelle vous avez
alloué un montant de 350 000 $.
We are in the month of June. We had done an analysis of our
budget, projected surplus of where we can be, and we feel that at
this point in time we have a budget surplus from within the Senate
Administration of $400,000.
Nous sommes rendus en juin. Nous avons effectué une analyse
de notre budget qui nous permet de prévoir à ce moment-ci un
excédent budgétaire de 400 000 $ pour l’Administration du Sénat.
In the fall, as we move forward, we’re going to be relooking at
that surplus. As we get closer and closer to the end of the fiscal
year, our numbers will be firmer and we’ll see where we’re at at
this time.
À l’automne, nous allons réexaminer les choses relativement à
cet excédent. Plus nous nous approchons de la fin de l’exercice
financier, plus nos chiffres sont confirmés et mieux nous voyons
où nous en sommes.
The only projects that were still on the table that need to be
funded before we rise, if you agree, is the second phase of our Iris,
which is an upgrade of our legislative sector’s computer system. It
is very much out of date, and you have approved phase one.
Phase one is basically dealing with the ComDB, our committee’s
database. It has just been such a success, and we’re so pleased
with that.
Parmi les deux seuls projets encore sur la table qui doivent être
financés avant l’ajournement estival, si vous êtes d’accord, il y a la
deuxième phase de notre initiative Iris pour la mise à niveau des
systèmes informatiques du secteur législatif. Ces systèmes sont
pour ainsi dire désuets. Vous avez d’ailleurs déjà approuvé la
phase 1 du projet qui portait essentiellement sur notre base de
données pour les comités. Elle fut vraiment couronnée de succès,
et nous en sommes ravis.
When we commenced Iris, we made it very clear that it’s up to
Internal Economy to stop this at any time once these modules or
phases are completed.
Lorsque nous avons amorcé l’initiative Iris, nous avons établi
très clairement que le Comité de régie interne pouvait y mettre fin
à l’issue de n’importe laquelle de ces étapes.
We’re now trying to go into phase two and we seek your
permission. The budget requirement for this fiscal year is $72,000.
We’re prepared to talk about phase two and how it will help serve
senators better.
Nous voudrions maintenant passer à la phase deux et nous
vous demandons votre autorisation. Le budget nécessaire pour le
présent exercice financier se chiffre à 72 000 $. Si vous le désirez,
nous pouvons vous fournir de plus amples détails sur la phase
deux et sur les avantages qui en découleront pour les sénateurs.
The other funding initiative which needs to be addressed is the
requirement to assist with the Auditor General’s audit. Again, this
was something that, although it began in the last fiscal year, we
had no idea of how long this was going to take. This is an awful
lot of work. Our finance people have been working so hard and so
well with the Auditor General in providing them the numerous
documents that they are asking for. I think there are 40 auditors
on the floor, and they’re always asking for information and our
people are turning this around within the five-day turnaround
that we committed to. The Auditor General’s people are very
pleased with the service that has been provided.
L’autre besoin financier à combler est relié à l’aide que nous
devons dispenser pour appuyer le travail du vérificateur général.
Bien que le projet ait été entrepris au cours du dernier exercice
financier, nous n’avions aucune idée du temps qu’il faudrait pour
le mener à terme. Cela représente énormément de travail. Nos
spécialistes des finances ont déployé beaucoup d’ardeur et
d’efficacité pour fournir aux collaborateurs du vérificateur
général les nombreux documents qu’ils souhaitent obtenir. Je
crois qu’il y a 40 vérificateurs sur place qui demandent sans cesse
de l’information que nos employés parviennent à leur fournir
dans le délai de cinq jours que nous nous sommes engagés à
respecter. Les représentants du Bureau du vérificateur général
sont très satisfaits du service que nous leur offrons.
However, we do need additional funding for this to be able to
provide this service, and that’s $120,000. If we look back at where
these four initiatives have come from, as I said, the Senate
Administration sees a surplus of $400,000, so we are able to fund,
from within the Senate Administration, if you agree — well,
you’ve already agreed with the Parliamentary network upgrade of
Nous avons toutefois besoin de financement additionnel pour
pouvoir maintenir ce niveau de service, et il nous faut 120 000 $
pour ce faire. Si l’on envisage ces quatre initiatives dans leur
ensemble, l’excédent anticipé de 400 000 $ dont je vous parlais
pour l’Administration du Sénat nous permettra de financer le
projet de 350 000 $ pour la mise à niveau du réseau parlementaire
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:29
$350,000. Iris is about $72,000, so more or less from within the
Senate Administration we can fund these two initiatives.
que vous avez déjà approuvé tout en nous procurant, à peu de
choses près, les 72 000 $ demandés pour la seconde phase du
projet Iris.
We are also looking for an additional source from within our
budget, which is our committees. Again, we have provided for this
very adequately within our Senate budget, despite the three-year
reduction that we have achieved.
Nous considérons pouvoir également trouver des fonds à
même les sommes prévues dans notre budget pour nos comités.
Nous y en avons en effet affecté des ressources nettement
suffisantes dans notre budget du Sénat, malgré l’objectif de
réduction sur trois ans que nous avons atteint.
Again, the projected surplus from within committees at this
point in time is around $400,000. We’re asking from the
committees, which will be a total of $193,000 at this point, the
Asia-Pacific conference that you’ve already approved, and the
OAG audit of $120,000. That’s more or less $200,000, which we’re
asking for from committees, still leaving a project surplus of
$200,000 from within committees.
L’excédent projeté à ce moment-ci pour le budget des comités
se chiffre également à quelque 400 000 $. Nous demandons à
puiser à même le budget des comités un montant total de
193 000 $, soit les 73 000 $ déjà approuvés pour la conférence
Asie-Pacifique, et les 120 000 $ demandés pour le soutien au
Bureau du vérificateur général. On en arrive donc à un montant
d’environ 200 000 $, ce qui laisserait une somme équivalente en
excédent dans le budget des comités.
Senator Campbell: Thank you very much, chair. I have a couple
of questions. I’m not sure whether I’m confused here, but I always
worry about what was referred to in the B.C. government as
‘‘March madness,’’ where you plan for a surplus and then as you
get closer and closer to the end you start pulling that money out
and using it for whatever.
Le sénateur Campbell : Merci beaucoup, monsieur le président.
J’aurais quelques questions. Il est possible que je confonde les
choses, mais je m’inquiète toujours du phénomène de la frénésie
du mois de mars, comme on l’appelle au sein du gouvernement de
la Colombie-Britannique. Les gens ont prévu un excédent, mais
lorsque la fin de l’exercice approche, on commence à sortir
l’argent et à le dépenser à gauche et à droite.
My question is why wasn’t this just in the budget initially, all of
these different steps, and then we can choose it?
Je me demande donc pourquoi ces différentes étapes n’étaient
pas simplement inscrites dans le processus budgétaire au départ de
telle sorte que nous puissions faire des choix d’entrée de jeu.
I don’t like this idea. From my point of view, a surplus in a
budget is just as bad as being in debt. It means that the planning
that you did was not tight enough, not careful enough. Why
wasn’t this in the original budget, these initiatives?
Je n’aime pas cette façon de concevoir les choses. À mes yeux,
un excédent budgétaire est tout aussi regrettable qu’un déficit.
Cela indique que la planification n’a pas été suffisamment
minutieuse. Pourquoi toutes ces initiatives n’étaient-elles pas
inscrites dans le budget initial?
Mr. O’Brien: Well, Asia-Pacific came quite late.
M. O’Brien : Eh bien, l’idée de la participation à la conférence
Asie-Pacifique est arrivée sur le tard.
Senator Campbell: No, I’m talking about now we’ve got
$400,000, now we’re going back to take another $200,000 out of
what we expect to be a surplus.
Le sénateur Campbell : Non, je parle du fait que nous avons un
excédent anticipé de 400 000 $ et que nous voulons maintenant
aller y puiser un autre 200 000 $.
Mr. O’Brien: Well, I can’t put things in the budget if I can’t
afford it. It’s as simple as that. If I don’t have the money, and in
December of last year when we did our budget we did not have
the money for these projects, given the restraint that we were
under.
M. O’Brien : Eh bien, je ne peux pas inscrire des dépenses au
budget si je n’ai pas les moyens de les assumer. C’est aussi simple
que cela, et lorsque nous avons établi notre budget en décembre
de l’an dernier, nous n’avions pas de fonds pour ces projets étant
donné les restrictions que l’on nous imposait.
We knew there was a great possibility that they were coming
forward. Nothing is entirely certain in life, but we had two
options: either we’re going to try to fund this from within existing
funds or ask for supplementary estimates. We are not asking for
supplementary estimates at this point.
Bien que l’on ne puisse jamais être sûr de rien dans la vie, nous
savions qu’il y avait de fortes chances que ces projets aillent de
l’avant. Deux options s’offraient à nous. Nous pouvions tenter de
financer ces initiatives à même les fonds déjà prévus ou bien
demander du financement additionnel dans le cadre du Budget
supplémentaire des dépenses. Ce n’est pas cette dernière option
qui est retenue à ce moment-ci.
Senator Campbell: I understand that.
Le sénateur Campbell : Je comprends.
3:30
Internal Economy, Budgets and Administration
The Chair: Senator, would you allow me just to make a
comment? Since I have become the chairman of this committee,
we are operating under the principle that we will do those things
that have been planned in this budget cycle. The fundamental
principle underlying your concern is one that I certainly embrace.
Our committee and the subcommittees have been working really
hard. Some of these things have come upon us that may not have
been anticipated. The Clerk has explained the pressures that we’re
under. This committee was going through the budget exercise last
year, and this is where we’re at, but I would hope, on a goingforward basis, that we have got to do much better budget
preparation work so that we live within the budget cycle of the
given year. Thank you for raising that.
You had another point, senator?
18-9-2014
Le président : Sénateur, me permettez-vous une simple
observation? Depuis que je suis président de ce comité, nous
nous en tenons à un principe bien simple : nous cherchons à
réaliser les choses que nous avions prévues pour le cycle
budgétaire en cours. Il va de soi que je souscris au principe
fondamental dont découle votre préoccupation. Nous n’avons
ménagé aucun effort, tant au sein du comité que du sous-comité.
Certains de ces projets nous sont arrivés sans qu’on les ait prévus.
Le greffier a traité des pressions qui s’exercent sur nous. Le comité
s’est livré à l’exercice budgétaire habituel l’an dernier, et voilà où
nous en sommes. J’espère toutefois que nous serons en mesure à
l’avenir de faire un meilleur travail de préparation budgétaire de
façon à ce que nous puissions nous en tenir au cycle budgétaire
pour l’exercice en cours. Merci d’avoir soulevé cet élément.
Quelque chose à ajouter, sénateur?
Senator Campbell: Thank you. I know this is probably some
sort of a psychosis I get as we get near the end of June, but why
don’t we send a letter to the Auditor General asking him to pay us
for what we’re putting out for his business? The Auditor General
can go hire all the staff he wants, but we can’t. We’re caught in
this position where our staff does not only what we do on a
normal basis but now, for the last year and going into the next
year, we’re kowtowing to the Auditor General. My suggestion is
that we send him a letter saying, ‘‘This is how much you owe us to
continue on with this,’’ much as we do in other businesses.
Because he can do whatever he wants, but he’s affecting us. I
know he will be happy to receive that letter.
Le sénateur Campbell : Je vous remercie. C’est sans doute
l’effet d’un genre de psychose qui m’affecte lorsque nous
approchons de la fin juin, mais pourquoi n’écririons-nous pas
au vérificateur général pour lui demander de nous rembourser
pour les services que nous offrons à son bureau? Le vérificateur
général peut embaucher tout le personnel dont il a besoin, mais ce
n’est pas notre cas. Nous voilà coincés dans une situation où notre
personnel doit non seulement accomplir son travail habituel mais
aussi faire des courbettes devant le vérificateur général, comme ce
fut le cas au cours de la dernière année et c’est ainsi que débutera
aussi la prochaine. Je propose donc que nous lui écrivions pour lui
indiquer combien il nous doit pour le maintien de ce service,
comme il est pratique courante de le faire entre deux
organisations. Le vérificateur général peut agir comme bon lui
semble, mais c’est nous qui en ressentons les effets. Je suis
persuadé qu’il serait ravi de recevoir une lettre semblable.
The Chair: Senator Campbell makes an important point about
the pressures that this honourable house has been under, and we
have been responding to it, in my judgment, in a serious and
responsible fashion, but it costs. There is a cost on our staff to
generate within limited days thousands of documents, taxi chits
and all this stuff. It doesn’t happen automatically. Somebody has
to go through files and find that receipt and submit it. That has
imposed this cost on us.
Le président : Le sénateur Campbell a soulevé un point
important en faisant état des pressions qui s’exercent sur cette
honorable institution. À mon sens, nous y avons réagi de façon
sérieuse et responsable, mais il y a des coûts associés à tout cela. Il
faut notamment penser à notre personnel qui doit fournir ces
milliers de documents de toutes sortes dans les délais prescrits.
Cela ne se fait pas tout seul. Il faut que quelqu’un épluche les
dossiers pour retrouver ce coupon de taxi qu’on lui demande de
produire. Ce sont autant de coûts qui nous ont été imposés.
Equally, there is the larger question about these disclosures.
We all saw the story on what they’re doing in the other place.
They’re looking at hiring 40 more person years at a $4 million
cost on this subject and this desire, this demand of the Canadian
public, and rightful demand. Yes, we will respond, but costs are
associated with it. We have to plan in such a way that we can
respond to this changing environment. I’m very proud of the
work that’s being done by this committee in achieving that, and
we’re doing it as frugally as we can but yet as responsibly as we
can.
Ces documents à produire soulèvent aussi une problématique
d’ordre plus général. Nous avons tous vu ce qui s’est passé à
l’autre chambre. On compte y ajouter 40 années-personnes au
coût de 4 millions de dollars pour répondre à cette volonté
exprimée de plein droit par la population canadienne. Nous allons
effectivement faire le nécessaire, mais cela entraîne certains coûts.
Nous devons planifier de manière à pouvoir réagir à cette
évolution de notre environnement. Je suis très fier du travail
accompli par notre comité pour y parvenir de la façon la plus
responsable possible, sans pour autant multiplier les dépenses.
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
Senator Campbell: I don’t want to belabour the point, but we’re
trying to become more business-like. As we become more
business-like, other departments have to recognize the impact
that they have upon us.
The Chair: That’s right.
Senator Campbell: If this was business, we sure would not be
paying for what we’re getting.
The Chair: Yes.
Senator Campbell: There would be an expectation of the other
business within the cycle of taking care of it.
The Chair: Thank you, senator.
3:31
Le sénateur Campbell : Je ne voudrais pas trop insister, mais
nous essayons de fonctionner davantage suivant un modèle
d’affaires. Dans un tel contexte, il faut que les autres
organisations gouvernementales soient conscientes des
répercussions de leurs activités sur les nôtres.
Le président : Vous avez raison.
Le sénateur Campbell : Si nous étions effectivement dans un
modèle d’affaires, ce n’est certainement pas nous qui paierions
pour les services que nous offrons.
Le président : Oui.
Le sénateur Campbell : On s’attendrait à ce que l’autre
organisation assume ces frais.
Le président : Merci, sénateur.
Senator Marshall: I have a couple of questions. I want to make
sure I understand where we’re at with our money. You talked
about the projected admin savings of $400,000. Is that what we’re
using to pay for the Asia Pacific Conference and the
Parliamentary network upgrade?
La sénatrice Marshall : J’ai quelques questions. Je veux
m’assurer de bien comprendre o ù nous en sommes
financièrement parlant. Vous avez dit que l’on projetait des
économies de 400 000 $ pour l’Administration du Sénat. Est-ce
que ces économies vont nous servir à payer pour la participation à
la conférence Asie-Pacifique et pour la mise à niveau du réseau
parlementaire?
Bonnie Marga, Comptroller, Finance and Procurement
Directorate, Senate of Canada: The APPF is funded from
committee budgets, the $73,000, and the Parliamentary precinct
network of 350 is funded from the Senate Administration. These
two were approved last week.
Bonnie Marga, contrôleur, Direction des finances et de
l’approvisionnemen, Sénat du Canadat : Le montant de 73 000 $
nécessaire pour la conférence Asie-Pacifique provient des budgets
prévus pour les comités, alors que les 350 000 $ requis pour la
mise à jour du réseau parlementaire sont tirés du budget consacré
à l’Administration du Sénat. Ce sont les deux initiatives qui ont
été approuvées la semaine dernière.
Senator Marshall: Now we’re saying we have projected admin
savings of 400,000. Is the 350 that you just talked about coming
out of the 400,000?
La sénatrice Marshall : On nous dit que l’on projette des
économies de 400 000 $ au chapitre de l’administration. Est-ce
que ces 350 000 $ dont vous venez de parler proviennent de ces
économies?
Ms. Marga: Yes.
Senator Marshall: Really, we only have 50,000 left of the
400,000?
Ms. Marga: Yes.
Mme Marga : Oui.
La sénatrice Marshall : Il nous resterait donc en fait seulement
50 000 $ de ces 400 000 $ économisés?
Mme Marga : Oui.
Senator Marshall: You are saying that we’re looking for
200,000, but we only have 50,000.
La sénatrice Marshall : Vous indiquiez qu’il devait nous rester
200 000 $, mais ce ne sera que 50 000 $.
Ms. Marga: Iris is $72,000. We were saying if you do the math
here, this would come up to $422,000. Yes, we’re projecting
$400,000 in the Senate Administration, but I think we can say that
we are able to recover 422.
Mme Marga : La seconde phase du projet Iris coûtera
72 000 $. Si l’on ajoute les 350 000 $, on en arrive à un total de
422 000 $. Nous avons effectivement prévu un excédent de
400 000 $ dans le budget d’administration du Sénat, mais je
crois que nous serons capables de récupérer 422 000 $.
Senator Marshall: The big issue is the $120,000 that we need for
the Finance people?
La sénatrice Marshall : Le problème vient surtout du montant
de 120 000 $ dont nous avons besoin pour le travail de nos
spécialistes des finances?
Ms. Marga: Yes.
Senator Marshall: Really, it was initially 220,000, because we
provided 100,000 from the audit subcommittee’s budget?
Mme Marga : Oui.
La sénatrice Marshall : En fait, il s’agissait au départ de
220 000 $, mais nous avons injecté 100 000 $ à même le budget du
Sous-comité de la vérification?
3:32
Internal Economy, Budgets and Administration
Ms. Marga: Correct, yes.
Senator Marshall: We’re really looking for 120,000, maybe up
to 150,000.
Ms. Marga: Yes.
Senator Marshall: We haven’t identified the savings.
18-9-2014
Mme Marga : C’est bien cela.
La sénatrice Marshall : Nous cherchons en fait 120 000 $, et
peut-être même jusqu’à 150 000 $.
Mme Marga : Oui.
La sénatrice Marshall : Nous n’avons pas encore cerné les
économies que nous pourrions utiliser à cette fin.
Ms. Marga: We are targeting the committee budget for this.
Mme Marga : Nous ciblons le budget des comités.
Senator Marshall: Again?
La sénatrice Marshall : Encore une fois?
Ms. Marga: Yes, again. Right now, we have allocated
$2.1 million to committees. This committee approved
$2.1 million out of a budget of 1.9, but we know that
clawbacks are expected in committees. Senator Smith explained
earlier that committees are spending an average of 17 to
54 per cent every year, so we feel that approximately $400,000
could be expected as a surplus in the committees.
Mme Marga : Oui, encore une fois. À l’heure actuelle, une
somme totale de 2,1 millions de dollars a été allouée aux comités.
Ce comité a approuvé un montant de 2,1 millions de dollars à
même un budget de 1,9 million, mais nous savons que certaines
sommes pourront être récupérées auprès des comités. Le sénateur
Smith nous a expliqué tout à l’heure que les comités dépensent en
moyenne entre 17 p. 100 et 54 p. 100 des budgets approuvés
chaque année, ce qui nous permet d’établir à quelque 400 000 $
l’excédent escompté pour les comités.
Senator Marshall: Remember, now, we’re very early in the
year.
La sénatrice Marshall : Il ne faut toutefois pas oublier que nous
sommes encore au début de l’exercice financier.
Ms. Marga: Yes.
Mme Marga : Oui.
Senator Marshall: For committees.
La sénatrice Marshall : Pour ce qui est des comités.
Ms. Marga: Yes.
Mme Marga : Oui.
Senator Marshall: Are we aware of any other surprises about
money that are out there waiting?
La sénatrice Marshall : Faut-il craindre d’autres surprises
quant aux demandes de financement additionnel?
Ms. Marga: There are a few unknowns. I don’t think we have
additional requirements right now that are 100 per cent sure, but
we do have uncertainty. One of them is collective bargaining. We
are currently negotiating with the union. We don’t know what will
come out of this negotiation. We have a compensation study that
is going on for senators’ staff. We have the pay in arrears that was
presented to this committee a few weeks ago.
Mme Marga : Il y a encore quelques inconnues. Je ne crois pas
qu’il y ait actuellement de besoins additionnels dont nous
puissions être absolument sûrs, car certaines incertitudes
planent. Il y a notamment la négociation collective. Nous avons
entamé les négociations avec le syndicat et nous ne savons pas ce
qu’il en résultera. Il y a aussi une étude en cours sur la
rémunération du personnel des sénateurs. Il y a également
l’initiative de paye en arrérages qui a été présentée au comité il
y a quelques semaines.
Senator Marshall: Yes.
Ms. Marga: This is a big one. We know it is 1.6 million.
Senator Marshall: Yes.
Ms. Marga: We have the communications study that is going
on.
Senator Marshall: Yes.
Ms. Marga: We don’t yet have an estimate for this.
Senator Marshall: Yes.
Ms. Marga: The last one would be the scanners. The scanners
were supposed to be purchased last fiscal year, but we had a
problem in the procurement process. Right now, we are at the
stage of going back to an RFP process.
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Marga : C’est une initiative importante qui se chiffrera à
1,6 million de dollars.
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Marga : Nous avons en outre l’étude sur les
communications qui se poursuit.
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Marga : Nous n’avons pas encore d’estimation des coûts
pour cette étude.
La sénatrice Marshall : Je vois.
Mme Marga : Il y a finalement l’achat des scanneurs qui devait
se faire lors du dernier exercice financier, mais il y a eu un
problème avec le processus d’approvisionnement. Nous sommes
maintenant de retour à l’étape de la demande de propositions.
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:33
Senator Marshall: For the scanners, what would the dollar
amount be on that?
La sénatrice Marshall : Quelle est la somme prévue pour les
scanneurs?
Ms. Marga: We don’t know yet. We have to go out for an RFP
on those ones.
Mme Marga : Nous ne le savons pas encore. Il faut d’abord
procéder à la demande de propositions.
Senator Marshall: Would we be talking about hundreds of
thousands or millions or tens of thousands?
La sénatrice Marshall : Est-il question de dizaines de milliers,
de centaines de milliers ou de millions de dollars?
Ms. Marga: If everything that I have talked about happened,
keeping out the pay in arrears.
Mme Marga : Si tous les éléments dont j’ai parlé se
concrétisent, sans compter la paye en arrérages.
Senator Marshall: Yes.
Ms. Marga: You would see close to a million, yes.
Senator Marshall: That would be 1 million plus the 1.6 for
payment in arrears?
Ms. Marga: Yes.
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Marga : On se rapprochera effectivement du million de
dollars.
La sénatrice Marshall : Ce serait donc 1 million plus le montant
de 1,6 million pour la paye en arrérages?
Mme Marga : Oui.
Senator Marshall: Okay. So out there somewhere, there’s a
possibility of up to a $2.6 million problem.
La sénatrice Marshall : D’accord. Alors, quelque part, il y aura
peut-être un problème d’environ 2,6 millions de dollars.
For the additional money for the audit, for Finance, we’re
saying they already have 100 from the audit subcommittee
budget, so looking for the extra 120, has that expenditure been
incurred?
En ce qui concerne le montant supplémentaire dont nous avons
besoin pour le travail des spécialistes des finances, 100 000 $ ont
déjà été injectés à même le budget du Sous-comité de la
vérification, et il nous manque donc 120 000 $; la dépense a-telle été engagée?
Ms. Marga: No, not yet. We have staff that have contracts that
are good until mid-August. If we want to extend these contracts,
that is where the 120 is required.
Mme Marga : Non, pas encore. Une partie de notre personnel
a des contrats qui expirent à la mi-août. Si nous voulons les
prolonger, c’est dans ce cas que le montant de 120 000 $ est
nécessaire.
Senator Marshall: Okay. Well, my final comment would be
that if we’re going to approve the money for phase two and the
120 for the finance, then we would have to freeze some of the
committee budget. Once we approve it, we would have to freeze
the committee budget to make sure we don’t spend it.
La sénatrice Marshall : D’accord. Pour terminer, je veux dire
que si nous approuvons le montant pour la phase deux et les
120 000 $ pour les spécialistes des finances, il nous faudra dégager
une partie des fonds du budget des comités. Une fois que nous
l’aurons approuvé, nous devrons geler le budget pour nous
assurer que nous ne le dépensons pas.
Mr. O’Brien: Yes.
Senator Downe: I just want to follow up. The 120,000 for the
auditor is just for extension of existing employees’ contracts?
Ms. Marga: Yes.
M. O’Brien : Oui.
Le sénateur Downe : Je veux seulement poser une autre
question à ce sujet. Le montant de 120 000 $ pour le
vérificateur général ne sert qu’à la prolongation des contrats
d’employés actuels?
Mme Marga : Oui.
Senator Downe: How many people have we hired to assist with
the audit?
Le sénateur Downe : Combien de personnes avons-nous
embauchées pour la vérification?
Ms. Marga: We have a team of three employees: We have a
senior financial officer, a financial officer and a financial clerk.
They’re working full-time on this.
Mme Marga : Nous avons une équipe de trois employés : un
agent principal des finances, un agent des finances et un commis
aux finances. Ils y travaillent à temps plein.
Senator Downe: Three additional, new employees?
Le sénateur Downe : S’agit-il de trois nouveaux employés?
Ms. Marga: Actually, we took some of our existing staff to
work on this and have replaced these three positions with term
positions within the Senate.
Mme Marga : En fait, nous avons pris certains de nos
employés actuels pour y travailler et nous avons remplacé ces
trois postes par des postes pour période déterminée au Sénat.
Senator Downe: And the contracts are what — six months at a
time?
Le sénateur Downe : Et quelle est la durée des contrats — six
mois?
3:34
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
Ms. Marga: We have contracts until mid-August, so it would
be to extend it until the end of the fiscal year, which is almost six
months, yes.
Mme Marga : Nous avons des contrats qui se terminent à la
mi-août, et ils seraient donc prolongés jusqu’à la fin de l’exercice,
ce qui fait presque six mois, oui.
Senator Lang: Well, I don’t know where to start. I’m just kind
of shocked, quite frankly, by the amount of money we’re talking
about. Two weeks ago, $1.6 million came to us, and it has nothing
to really do with the Senate, other than we have to pay the bill.
Then we’ve gone ahead with a number of other of programs over
the course of the last number of weeks.
Le sénateur Lang : Eh bien, je ne sais pas par où commencer.
Pour être honnête, je suis un peu consterné par les montants dont
nous parlons. Il y a deux semaines, nous parlions de 1,6 million de
dollars, et cela n’a pas vraiment à voir avec le Sénat, mis à part
que nous devons payer la facture. Par la suite, nous avons
continué avec un certain nombre d’autres programmes au cours
des dernières semaines.
The numbers just keep growing, and we’re going to solve our
problems by freezing the most important aspect to the Senate,
which is the committee work. That really troubles me. I just find
this really quite unacceptable, if this is the way we’re going to run
the Senate.
Les montants ne cessent d’augmenter, et nous allons résoudre
nos problèmes en gelant le volet le plus important du Sénat, c’està-dire les travaux du comité. Cela m’inquiète. Si c’est de cette
façon que nous ferons fonctionner le Sénat, je pense que c’est
vraiment inacceptable.
I just want to make this comment. I was not aware that we
were spending an extra $100,000 from within the Senate for the
audit. I don’t know if that was ever brought forward to the
committee as a whole. I’m talking $100,000 from the audit
subcommittee. And now we have another $120,000. Now we’re up
to $220,000.
Je veux seulement dire quelque chose. Je ne savais pas que nous
dépensions un montant additionnel de 100 000 $ pour la
vérification. J’ignore si cela a déjà été présenté au comité
globalement. Je parle des 100 000 $ injectés à même le budget
du Sous-comité de la vérification. Et voilà maintenant qu’à cela
s’ajoute 120 000 $. Nous en sommes maintenant à 220 000 $.
We were supposed to have been three quarters of the way
through the audit, the way I understand it. All of a sudden now,
we’re asking for more money than we actually allocated. Quite
frankly, as a member, I had no knowledge of that, and perhaps I
was remiss. I’d like to know if that was from the minutes of
Internal Economy, if we’re aware of that.
D’après ce que je comprends, nous étions censés être aux trois
quarts de la vérification. Tout à coup, l’argent que nous
demandons dépasse les montants que nous avons alloués. En
toute honnêteté, en tant que membre du comité, je n’étais pas du
tout au courant, et c’est peut-être un oubli. J’aimerais savoir si
c’était dans le procès-verbal du Comité de la régie interne, si nous
étions au courant de cela.
I go with Senator Campbell: Perhaps the Auditor General
should pay for this. I think it’s a worthwhile debate. I don’t think
it should be dismissed out of hand.
Comme l’a dit le sénateur Campbell, le vérificateur général
devrait peut-être payer pour cela. Je pense que c’est un débat
pertinent. Je ne pense pas que nous devrions rejeter cela du revers
de la main.
Senator L. Smith: Just a point of information for everyone.
This is the Senate Administration business plan. In the business
plan, you have budgets, but more importantly you have a
strategic plan and all of the issues about expenditures moving
forward in time. We have significant issues in terms of software
that dates back to 1994 and 1998 and systems that are outdated.
Le sénateur L. Smith : J’aimerais faire une précision pour tout
le monde. Il s’agit du plan d’activités de l’Administration du
Sénat. Le plan d’activités comprend des budgets et surtout un
plan stratégique et toutes les questions des dépenses à venir. Nous
avons des questions importantes liées aux logiciels que nous avons
depuis 1994 et 1998 et à des systèmes qui sont dépassés.
It’s important that, if we’re going to have these types of
discussion as a committee, everyone is well informed in knowing
that all of this information is in the plan. The issue is: How do we
establish the method for criteria in terms of the planning process?
Si notre comité a ce type de discussions, il est important que
tout le monde sache que tous ces renseignements sont dans le
plan. La question qui se pose est la suivante : comment
établissons-nous la méthode pour les critères concernant le
processus de planification?
Now, for people not on the committee all the time, it’s a new
thing. You come in once, it’s really tough.
Pour les gens qui ne sont pas toujours au comité, c’est nouveau.
Si on est là une fois, c’est vraiment difficile.
Senator Enverga: That’s right.
Senator L. Smith: We understand that. But for people who are
regular members of the committee, it’s really important that, as
part of making this as a business-like committee — and I think
we’re taking great steps to do so under the leadership of Senator
Kinsella — people inform themselves, so that when the discussion
Le sénateur Enverga : C’est vrai.
Le sénateur L. Smith : Nous comprenons cela. Toutefois, pour
les gens qui sont des membres réguliers du comité, il est vraiment
important que, si nous voulons fonctionner en suivant un modèle
d’affaires — et je pense que nous prenons des mesures
importantes en ce sens sous la direction du sénateur Kinsella
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:35
comes up, it’s not ‘‘Well, geez. I didn’t know it was there.’’ It’s all
here. Gary and his group have done a fine job of outlining it. It’s
clear, precise and under strategic direction. He breaks it down
into categories.
—, les gens s’informent, de sorte que lorsque nous en discutons,
personne ne se dit : « Eh bien, je ne savais pas que cela existait. »
Tout est là. Gary et son groupe l’ont bien décrit. C’est clair, précis
et c’est une orientation stratégique. Il divise cela en deux
catégories.
I encourage people to please read this, so that when we have
these discussions, what we’re aiming at is what Senator Campbell
brought up. Maybe the method of planning how we put those
$2 million of expenditures for capital requirements for 2014 —
maybe we have to change the way that we plan it, as opposed to
looking at what we can do during the year where we have the
latest estimates and clawbacks in savings. What we’re going to
have to do is take more risk in the planning process, putting our
noses on the line and say, ‘‘This is what we need, this is our
budget, and this is how we will do it.’’ It’s helpful if members of
the committee who are consistently here understand it at the same
time.
J’incite les gens à lire ceci, de sorte que lorsque nous tenons ces
discussions, notre objectif correspond à ce que le sénateur
Campbell a soulevé. Peut-être que la méthode de planification,
la façon dont nous engageons les 2 millions de dollars de dépenses
pour les besoins en capital pour 2014 — nous devons peut-être
changer la façon dont nous planifions cela, au lieu d’examiner ce
que nous pouvons faire durant l’année lorsque nous avons les
dernières estimations et les sommes récupérées. Ce que nous
devrons faire, c’est prendre plus de risques dans le processus de
planification, déterminer nos besoins, notre budget et la façon
dont nous procéderons. C’est utile si les membres du comité qui
sont constamment ici le comprennent en même temps.
In fairness to the clerk and his people, it’s not an attack on
them — and I’m not saying it is an attack — but we’re better
informed to make better decisions.
Pour être juste envers le greffier et ses collègues, ce n’est pas
une attaque contre eux — et je ne dis pas que c’en est une —, mais
nous sommes mieux informés pour prendre de meilleures
décisions.
Senator Furey: I just want to go back to what Senator Lang
said. I agree, Senator Lang, that when your budgetary process
gets thrown off kilter, it’s cause for huge concern. But in this
particular case, the most significant part of the additional
expenditures is the $1.6 million arrears that came out of the
blue, through no fault of our own; nobody could anticipate that,
and we had absolutely nothing to do with it.
Le sénateur Furey : Je veux seulement revenir à ce que le
sénateur Lang a dit. Sénateur Lang, je conviens que lorsque c’est
la débandade pour le processus budgétaire, cela devient très
préoccupant. Toutefois, dans ce cas en particulier, la partie la plus
importante des dépenses supplémentaires, c’est le montant de
1,6 million pour la paye en arrérages qui est sorti de nulle part,
pour des raisons indépendantes de notre volonté; personne ne
pouvait s’y attendre, et nous n’avions absolument rien à voir avec
cela.
With respect to freezing committees, that has always been a
problem. However, if you look closely at what Senator Smith said
about the utilization of the committee budget, I don’t think that
would actually be a problem if we actually had to freeze the
committee budget. I don’t think, given the utilization rate, that we
will interfere with the work of senators in committee.
Pour ce qui est de geler le budget des comités, cela a toujours
été un problème. Cependant, si l’on examine de près ce qu’a dit le
sénateur Smith sur l’utilisation du budget des comités, je ne pense
pas que cela poserait problème si nous devions le geler. Compte
tenu du taux d’utilisation, je ne pense pas que nous nuirons aux
travaux des comités sénatoriaux.
Senator Lang: I understand what Senator Furey just said, but
where I come from as a member of this committee, I came here
this morning and I’m informed there’s another $120,000 for the
Auditor General. My question is: When did we know that we
needed another $120,000, and why am I being told this just prior
to recess so that we can’t give that some serious consideration as a
committee?
Le sénateur Lang : Je comprends ce que le sénateur Furey vient
de dire, mais en ce qui me concerne, en tant que membre du
comité, je me suis présenté ici ce matin et on me dit qu’il y a un
autre montant, 120 000 $, pour le vérificateur général. Voici la
question que je me pose : quand avons-nous appris que nous
avions besoin d’un montant additionnel de 120 000 $, et pourquoi
on me le dit juste avant les vacances, de sorte que notre comité ne
peut pas examiner attentivement la question?
I feel that sometimes we just come in here and we’re expected
to rubber-stamp some of these decisions, but the decisions have
already been made, so I have to wonder why we have the meeting,
sometimes.
Parfois, j’ai l’impression que lorsque nous venons ici, on
s’attend à ce que nous approuvions certaines décisions les yeux
fermés, mais les décisions ont déjà été prises, et je me demande
donc parfois pourquoi nous tenons la réunion.
I really have a problem with that. To me, $120,000 is a lot of
money, and there’s also a very significant principle behind it that I
think we should not be afraid to debate and to bring forward in
respect to this committee. But here we are with the time
Cela me pose vraiment problème. À mon sens, 120 000 $, c’est
beaucoup d’argent, et il y a également un principe très important
sous-jacent dont nous ne devrions pas avoir peur de discuter et
que nous ne devrions pas hésiter à soulever en ce qui concerne le
3:36
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
at 10 past 10, we all have other commitments and we’re supposed
to make a decision. I have to say, as a committee member, that I
don’t think I’ve been served properly.
comité. Cependant, nous sommes ici à 10 h 10, alors que nous
avons tous d’autres obligations, et nous sommes censés prendre
une décision. Je dois dire que, en tant que membre du comité, je
ne crois pas avoir été bien servi.
The Chair: Honourable senators, could we entertain a motion
to accept the two recommendations we have: On the phase 2 and
upgrade of the Parliamentary Precinct network, and to support to
Finance for the OAG audit.
Le président : Honorables sénateurs, puis-je recevoir une
motion visant à accepter les deux recommandations que nous
avons, concernant la phase 2 et la mise à jour du réseau
parlementaire et le soutien au BVG?
Moved by the Honourable Senator Doyle, seconded by the
Honourable Senator Marshall. Are you ready for the question?
Elle est proposée par l’honorable sénateur Doyle et appuyée
par l’honorable sénatrice Marshall. Êtes-vous prêts à vous
prononcer?
Senator Lang: I’m abstaining.
Le sénateur Lang : Je m’abstiendrai.
The Chair: All those in favour of the motion, please raise your
hands. Those opposed, raise your hands. Those abstaining? So
recorded.
Le président : Que tous ceux qui sont pour la motion lèvent la
main s’il vous plaît. Ceux qui sont contre? Que le compte rendu en
fasse mention.
Honourable senators, we know this is hard work — it’s
complex and with great detail — and I really appreciate the work
you’re doing.
Honorables sénateurs, nous savons que c’est un travail difficile
— c’est complexe — et je vous remercie beaucoup de votre travail.
Senator Furey: Colleagues, yesterday when we discussed the
precinct master security plan and also the Senators’ Travel Policy,
there was some confusion about whether those reports would be
presented in the chamber or tabled for information. I believe the
intent was that we should table them for information but not
present them for debate.
Le sénateur Furey : Chers collègues, hier, lorsque nous avons
discuté du plan principal de sécurité ainsi que de la Politique
régissant les déplacements des sénateurs, on ne savait pas trop si
les rapports seraient présentés à la Chambre ou déposés à titre
d’information. Je crois que l’intention était de les déposer à titre
d’information, mais pas pour qu’ils fassent l’objet de débats.
I’m going to ask colleagues this morning if they will support a
motion to table this afternoon both reports for information
purposes.
Je demande à mes collègues s’ils appuient une motion pour que
soient déposés à titre d’information les deux rapports cet aprèsmidi.
The Chair: Moved by Senator Furey, seconded by Senator
Cordy. Agreed?
Le président : La motion est proposée par le sénateur Furey, et
appuyée par la sénatrice Cordy. D’accord?
Hon. Senators: Agreed.
The Chair: Senators, thank you very much for your work this
morning. The meeting stands adjourned.
(The committee adjourned.)
Des voix : D’accord.
Le président : Mesdames et messieurs les sénateurs, je vous
remercie beaucoup de votre travail aujourd’hui. La séance est
levée.
(La séance est levée.)
OTTAWA, Thursday, September 18, 2014
OTTAWA, le jeudi 18 septembre 2014
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration met this day at 9 a.m. for the consideration of
administrative and other matters.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures, pour étudier des
questions administratives et d’autres affaires.
Senator Noël A. Kinsella (Chair) in the chair.
[English]
The Chair: I thank everyone for being here this morning. I trust
that all colleagues have had a successful recess period in our
respective provinces representing our people. I advise that your
steering committee has had several meetings on Senate business
during the summer months.
Le sénateur Noël A. Kinsella (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Merci à tous d’être ici ce matin. J’espère que vous
avez tous passé de belles vacances dans votre province respective,
celle que vous représentez. Je vous informe que le comité directeur
a tenu plusieurs réunions au cours de l’été concernant les travaux
du Sénat.
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
This morning, we are going to begin our agenda with a
presentation and just an update for everybody, perhaps one of the
most successful outreach programs that the Senate of Canada is
engaged in, and that is our Teachers Institute. We do know from
colleagues in other upper houses that they are very impressed
when they learn about this particular program. It’s managed by
the Library of Parliament.
[Translation]
We are happy to welcome Sonia L’Heureux, the Parliamentary
Librarian. She will provide us with an overview of an important
program, the Teachers Institute on Canadian Parliamentary
Democracy, which has been very successful.
[English]
Sonia L’Heureux, Parliamentary Librarian, Library of
Parliament: Thank you, Mr. Speaker.
[Translation]
Honourable senators, it is my pleasure to be here this morning
to provide you with an overview of the Teachers Institute on
Canadian Parliamentary Democracy.
[English]
3:37
Aujourd’hui, pour commencer les travaux prévus à l’ordre du
jour, nous entendrons un exposé — qui sera pour tous une mise à
jour — sur ce qui est peut-être, parmi les programmes de
sensibilisation auxquels le Sénat a participé, celui ayant connu le
plus de succès, soit le Forum des enseignantes et des enseignants.
Nous savons, d’après ce qu’ont dit nos collègues d’autres
chambres hautes, qu’ils sont très impressionnés lorsqu’ils
prennent connaissance de ce programme. C’est la Bibliothèque
du Parlement qui en assure la gestion.
[Français]
Nous sommes ravis de recevoir aujourd’hui la visite de
Mme Sonia L’Heureux, bibliothécaire de la Bibliothèque du
Parlement. Elle va nous présenter un aperçu d’un programme
important, le Forum des enseignantes et des enseignants sur la
démocratie parlementaire canadienne, qui a obtenu un grand
succès.
[Traduction]
Sonia L’Heureux, bibliothécaire parlementaire, Bibliothèque du
Parlement : Merci, monsieur le Président.
[Français]
Honorables sénateurs, c’est avec plaisir que je me joins à vous
ce matin pour vous présenter un aperçu du Forum des
enseignantes et des enseignants sur la démocratie parlementaire
canadienne.
[Traduction]
The Teachers Institute, as mentioned by the Speaker, is
organized by the Library of Parliament under the stewardship
of the Speakers of the Senate and the House of Commons. Every
year, the program brings outstanding educators from across the
country together for a unique professional development
opportunity. It’s a first-hand look at how Parliament functions.
Comme le Président l’a indiqué, le Forum des enseignantes et
des enseignants est géré par la Bibliothèque du Parlement sous la
direction des Présidents du Sénat et de la Chambre des
communes. Chaque année, le programme réunit des enseignants
exceptionnels de partout au pays pour participer à un stage de
développement professionnel unique. Il s’agit d’un aperçu
privilégié des rouages du Parlement.
The program is specifically designed for educators and
administrators who cover Parliament in their curriculum. This
includes elementary, middle and high school level educators who
teach history, civics, social studies, law and/or political science.
Since its inception in 1996, the Teachers Institute has been offered
17 times, and over 1,200 teachers have benefited from the
program.
Le programme est spécialement conçu pour les enseignants et
les administrateurs qui traitent du Parlement dans leurs cours.
Cela englobe les éducateurs du primaire et du secondaire qui
enseignent l’histoire, l’éducation civique, les sciences sociales, le
droit et les sciences politiques. Depuis 1996, année de sa création,
le Forum des enseignantes et des enseignants s’est tenu 17 fois et
plus de 1 200 enseignants y ont participé.
The program is run in Ottawa, right in the parliamentary
precinct, over a one-week period in November. By the end of the
program, participants gain an insider’s view of the intricacies of
Parliament and the legislative process, as well as a better
understanding of the key players, their functions and activities.
D’une durée d’une semaine, le programme est offert à Ottawa,
à la Cité parlementaire, au mois de novembre. À la fin du
programme, les participants acquièrent une connaissance des
rouages du Parlement et du processus législatif de même qu’une
meilleure compréhension des acteurs clés, de leurs fonctions et de
leurs activités.
3:38
Internal Economy, Budgets and Administration
[Translation]
18-9-2014
[Français]
The program includes presentations, panels and group
discussions, simulations of committee meetings, educational
visits and individual meetings with parliamentarians.
Le programme comprend des présentations, des panels et des
discussions de groupe, des simulations de séance de comité, des
visites éducatives et des rencontres individuelles avec des
parlementaires.
I want to stress the importance of the time participants spend
with parliamentarians. That aspect is key to the success of the
Teachers Forum. The Senate’s direct participation in the program
helps enhance the experience provided to the participants.
Je tiens à insister sur l’importance du temps que les participants
passent avec les parlementaires. Cet aspect est essentiel au succès
du Forum des enseignants. La participation directe du Sénat au
programme contribue à enrichir l’expérience offerte aux
participants.
[English]
[Traduction]
As one of the hosts of the event, the Speaker of the Senate
addresses all Teachers Institute participants in the Senate
Chamber. Following this, a panel of senators has the floor to
provide participants with a window into the life of a senator. This
panel enhances teachers’ understanding of the work that senators
do and the challenges they face in carrying out their duties.
Étant l’un des hôtes de l’événement, le Président du Sénat
s’adresse à tous les participants du Forum des enseignantes et des
enseignants à la Chambre du Sénat. Ensuite, un groupe de
sénateurs prend la parole pour offrir aux participants un aperçu
de la vie d’un sénateur, ce qui permet aux enseignants de mieux
comprendre le travail des sénateurs et les difficultés associées à
leurs fonctions.
Last year, participants heard from Senator Ataullahjan,
Senator Cordy, Senator Jaffer and Senator Martin. These direct
exchanges with parliamentarians are key to impacting
participants’ overall perception of Parliament.
L’an dernier, les participants ont entendu les témoignages des
sénatrices Ataullahjan, Cordy, Jaffer et Martin. Pour les
participants, ces échanges directs avec les parlementaires ont
une incidence considérable sur leur perception globale du
Parlement.
As expressed in a testimonial from last year’s program, a
teacher noted that:
Un des enseignants qui a participé l’an dernier a livré le
témoignage suivant :
The senators who spoke to us were moving and powerful!
What comes across most is how much textbooks really do
leave out or ‘‘not know’’ about the ‘‘real workings’’ of
Parliament.
Les sénatrices qui ont pris la parole étaient émouvantes et
inspirantes! On constate que les livres omettent beaucoup
d’informations sur les véritables rouages du Parlement.
That was a quote from one of our participants after meeting
some senators.
C’est une observation formulée par un des participants après sa
rencontre avec des sénatrices.
[Translation]
The participants always mention their exchanges with senators
and members among the program’s highlights. Moreover, the
relationships the participants build with their representatives
during the institute continue after they return to their respective
provinces.
[English]
For example, earlier this year, Ann Marie Maloney, a past
Teachers Institute participant, organized an event with her
students in St. Catharines, Ontario, called the Canadian
Exhibit. As part of the exhibit, students explored Canada’s past
and present through displays, art, music and dance. A highlight of
the event was the attendance of Senator Victor Oh, whom
Ms. Maloney had invited after having met him at the
2013 Teachers Institute.
[Français]
Les participants mentionnent toujours les échanges qu’ils ont
eus avec les sénateurs et les députés parmi les faits saillants du
programme. De plus, les liens que nouent les participants et leurs
représentants pendant le forum se prolongent après leur retour
dans leurs provinces respectives.
[Traduction]
Par exemple, plus tôt cette année, Ann Marie Maloney, une
ancienne participante du Forum des enseignantes et des
enseignants a organisé avec ses étudiants un événement appelé
Canadian Exhibit, à St Catharines, en Ontario. Dans le cadre de
l’exposition, les étudiants ont exploré le passé et le présent du
Canada à l’aide de présentations, d’œuvres d’art, de musique et de
danse. Un des faits saillants de l’événement était la présence du
sénateur Victor Oh, que Mme Maloney avait invité après l’avoir
rencontré au Forum des enseignantes et des enseignants de 2013.
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:39
In addition to senators and MPs, participants meet with
parliamentary officials, Senate and house administration
personnel, procedural experts and members of the press gallery.
Outre les sénateurs et les députés, les participants ont rencontré
de hauts fonctionnaires du Parlement, des membres du personnel
administratif du Sénat et de la Chambre des communes, des
experts en procédure et des membres de la tribune de la presse.
The itinerary also includes special off-site sessions that are only
possible due to the affiliation of the Library of Parliament with
some of its programming partners. This includes a tour of Rideau
Hall and an audience with His Excellency the Right Honourable
David Johnston, as well as a visit to the judicial branch of
Canada’s government and a tour of the Supreme Court.
L’itinéraire comprend aussi des séances spéciales à l’extérieur
du site, offertes grâce à la collaboration entre la Bibliothèque du
Parlement et ses partenaires du programme. Il y a aussi une visite
de la résidence du gouverneur général et une rencontre avec Son
Excellence le très honorable David Johnston de même qu’une
visite des installations du pouvoir judiciaire du gouvernement
canadien et une visite de la Cour suprême.
[Translation]
[Français]
The testimonials we receive from participants often remind us
of the added value of including those external partners in the
program. A Quebec participant said something along the
following lines:
Les témoignages que nous recevons des participants nous
rappellent souvent la valeur ajoutée qu’apporte l’inclusion de ces
partenaires externes dans le programme. Comme l’a souligné un
participant du Québec, et je cite :
The message of the Governor General was really
conveyed to all those who participated in the institute or
in its organization. I want to thank them from the bottom of
my heart for so much openness, honesty, and authenticity in
human relations.
Le message du gouverneur général a vraiment été
transmis à tous ceux qui ont participé au forum ou à son
organisation. Un grand merci, du fond de mon cœur, de tant
d’ouverture, de candeur, de respect, et d’authenticité dans
les rapports humains.
[English]
So the participant really enjoyed interacting with people in
Parliament.
[Translation]
Former participants draw inspiration from their experience at
the Institute and continue to look for innovative and compelling
opportunities to motivate their students and help them
understand Canada’s parliamentary system.
[English]
[Traduction]
Donc, le participant a vraiment aimé sa rencontre avec les gens
du Parlement.
[Français]
Les anciens participants s’inspirent de leur expérience au forum
et continuent de chercher des occasions novatrices et captivantes
d’intéresser leurs élèves et de les aider à comprendre le système
parlementaire du Canada.
[Traduction]
The Library facilitates the continuing engagement of all former
participants by bringing them together through an alumni
network. The Teachers Institute alumni network is used by the
Library as an outreach tool to connect with teachers across the
country and to promote the Parliament of Canada’s educational
resources.
La Bibliothèque du Parlement facilite la participation continue
de tous les anciens participants à l’aide d’un réseau des anciens.
La Bibliothèque utilise ce réseau comme outil de communication
avec les enseignants de partout au pays et comme outil de
promotion des ressources pédagogiques du Parlement du Canada.
It is also from within this alumni network that new members
are found to join the Teachers Advisory Committee. This
committee is made up of one former Teachers Institute
participant from each province and two from the territories.
The teacher advisers assist with the planning, promotion,
selection of participants, delivery and evaluation of the annual
Teachers Institute. The committee also advises the Library when
new or existing classroom resources are being updated or
developed. These alumni also give us insight into the unique
challenges that the Teachers Institute faces.
Le réseau des anciens permet aussi de recruter les nouveaux
membres du comité consultatif du Forum des enseignantes et des
enseignants, qui est composé d’anciens participants, soit un
participant de chaque province et deux participants des territoires.
Les enseignants-conseils aident à la planification, la promotion, la
sélection des participants, la prestation et l’évaluation du Forum
annuel des enseignantes et des enseignants. Le comité fournit
aussi des conseils à la Bibliothèque du Parlement lors de la
création de nouvelles ressources pédagogiques ou de la mise à jour
de ressources existantes. Les anciens nous donnent aussi leur avis
sur les défis uniques propres au Forum des enseignantes et des
enseignants.
3:40
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
Of growing concern is the fact that teachers are finding it
increasingly difficult to be able to participate in a week-long
professional development opportunity in Ottawa. Costs,
especially those assumed by the schools for supply teaching,
often prevent selected participants from attending or potential
applicants from applying to the program.
Le fait que les enseignants trouvent qu’il est de plus en plus
difficile de participer à une activité de perfectionnement
professionnel d’une semaine, à Ottawa, est une préoccupation
croissante. Souvent, les coûts — en particulier les coûts de
suppléance pris en charge par les écoles — empêchent les
participants choisis d’assister au forum ou dissuadent les
participants potentiels de s’inscrire au programme.
The cost to participate in the program can also be daunting for
some. The Library of Parliament collects $500 from each
participant as a registration fee. In recognition of this, the
Canadian Association of Former Parliamentarians provides us
10 bursaries of $500 each to educators who would not be able to
attend without the bursary.
Les frais d’inscription peuvent aussi être un élément dissuasif
pour certains. La Bibliothèque du Parlement exige de chaque
participant des frais d’inscription de 500 $. Reconnaissant cette
situation, l’Association canadienne des ex-parlementaires nous
offre 10 bourses de 500 $ pour les éducateurs qui ne pourraient
participer sans cette aide financière.
[Translation]
[Français]
Although registration fees cover part of the program’s cost, the
library must set aside $230,000 of its budget for products and
services of the Teachers Institute. The library ensures that all
expenditures are justified and kept to a minimum. Despite that
fact, as expenses increase with the increasing cost of living, the
financial pressures on the library are growing, and the institution
must restrict certain elements of the budget, especially in terms of
hospitality expenses.
Bien que les frais d’inscription couvrent une partie du coût du
programme, la bibliothèque doit consacrer 230 000 $ de son
budget en produits et services au Forum des enseignants. La
bibliothèque veille à ce que toutes les dépenses soient justifiées et
maintenues au minimum. Malgré cela, à mesure que les dépenses
augmentent en fonction du coût de la vie, les pressions financières
sur la bibliothèque s’accentuent, et celle-ci doit restreindre
certains éléments du budget, notamment au chapitre des frais
d’accueil.
In order to ensure that the budget set aside for the Teachers
Institute is justified, the library is constantly assessing the
program to determine whether it is still meeting the set
objectives and the participants’ needs.
Afin de s’assurer que le budget consacré au Forum des
enseignants est justifié, la bibliothèque évalue constamment le
programme pour déterminer s’il répond toujours aux objectifs
établis et aux besoins des participants.
As a result, an assessment process has been developed for the
Teachers Institute. Regular assessments are carried out at the end
of each annual institute, and a larger-scale survey was conducted
to mark the program’s 10th anniversary.
Par conséquent, un processus d’évaluation a été intégré au
Forum des enseignants. Des évaluations régulières sont réalisées à
la fin de chaque forum annuel et un sondage d’une plus grande
envergure a été mené à l’occasion du 10e anniversaire du
programme.
[English]
[Traduction]
In 2007, the Library conducted an extensive impact study of
the Teachers Institute to measure the possible long-term impact of
the program. The study illustrated that the vast majority of
teachers, as a result of their participation in the program,
experience a significant increase in their knowledge and
understanding of Parliament and that years later they were still
applying what they had learned. The study also confirmed that
participating in the Teachers Institute gave teachers the
confidence to reach out and share what they had learned with
teachers at their school and other schools. It is also through these
evaluations that we receive testimonials that emphasize the
importance and success of the program. One of our alumni
stated that:
En 2007, la Bibliothèque du Parlement a mené une importante
étude d’impact sur le Forum des enseignantes et des enseignants
afin de mesurer ses effets possibles à long terme. L’étude a
démontré qu’après avoir participé au programme, la plupart des
enseignants avaient une connaissance et une compréhension
accrue du Parlement et appliquaient toujours les connaissances
acquises des années plus tard. L’étude a aussi confirmé que la
participation au Forum des enseignantes et des enseignants
donnait aux participants une confiance qui leur permettait de
partager leurs connaissances avec leurs collègues et des
enseignants d’autres écoles. Ces évaluations nous permettent
aussi d’obtenir des témoignages qui soulignent l’importance et le
succès du programme. L’un de nos anciens a eu le commentaire
suivant :
The breadth and depth of this program was more than I
could have imagined. I have always had a passion for
teaching, but I lacked the confidence to teach the
parliamentary system. Every component of this program
La portée et la profondeur de ce programme dépassent ce
que j’avais imaginé. L’enseignement a toujours été une
passion pour moi, mais je n’avais pas la confiance nécessaire
pour donner un cours sur le système parlementaire. Tous les
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:41
has provided a foundation of knowledge and practical and
effective strategies to bring it alive in my high school
classroom.
éléments de ce programme m’ont donné des connaissances
de base et des stratégies pratiques et efficaces pour les
transmettre dans ma classe de niveau secondaire.
I can say that from my own personal experience, I have had
many participants tell me that they really started to understand
the Senate and the work that happens there through participation
in the Teachers Institute and the ability to interact directly with
senators.
D’après mon expérience personnelle, je peux vous dire que
beaucoup de participants m’ont dit qu’ils ont vraiment commencé
à comprendre le Sénat et le travail qui s’y fait après avoir participé
au Forum des enseignantes et des enseignants et avoir eu
l’occasion d’interagir directement avec les sénateurs.
It is also worth noting that we would not have made it to where
we are without the continued support of the Speakers of the
Senate and the House of Commons.
Il faut aussi souligner que nous n’en serions pas là sans l’appui
continu des Présidents du Sénat et de la Chambre des communes.
The Library is also fortunate to have the involvement of senior
advisers from both the Senate and the House of Commons in
terms of the administration. These advisers help shape the
Teachers Institute program from year to year and act as a
sounding board for improvement and new initiatives.
La Bibliothèque du Parlement a aussi la chance de compter sur
la participation des conseillers principaux du Sénat et de la
Chambre des communes pour ce qui est de l’administration du
programme. D’année en année, ces conseillers contribuent à
façonner le Forum des enseignantes et des enseignants et
prodiguent des conseils sur les améliorations et les nouvelles
initiatives.
The Teachers Institute welcomes the continued involvement of
senators, and I look forward to taking your questions and
comments about the program.
Le Forum des enseignantes et des enseignants sur la démocratie
parlementaire canadienne se réjouit de la participation continue
des sénateurs. C’est avec plaisir que j’écouterai vos commentaires
et répondrai à vos questions concernant le programme.
The Chair: Thank you, Ms. L’Heureux.
Le président : Merci, madame L’Heureux.
Senator Marshall: Thank you very much for your presentation.
The briefing note that we have says that there are 70 participants
a year. We usually have very good representation from
Newfoundland and Labrador, so I’m curious as to how the
70 gets allocated among the provinces and territories. I’m not
looking for a decrease for Newfoundland and Labrador; I’m just
curious why we’re so well represented.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup de votre exposé. Dans
le document d’information que nous avons, on indique qu’il y a
70 participants par année. Habituellement, la province de TerreNeuve-et-Labrador est très bien représentée. J’aimerais donc
savoir quelle est la répartition des 70 personnes entre les provinces
et territoires. Je ne veux pas que l’on réduise la représentation de
Terre-Neuve-et-Labrador; je cherche seulement à savoir pourquoi
cette province est si bien représentée.
Ms. L’Heureux: The participants are selected based on letters
of recommendation and their experience in teaching civics and
their engagement in communities. That’s done through our
Teachers Advisory Committee, which also looks at their ability
to teach this topic.
Mme L’Heureux : La sélection des participants est faite en
fonction des lettres de recommandation et de leur expérience dans
l’enseignement de l’éducation civique et de leur engagement au
sein de leur collectivité. Cela relève de notre comité consultatif,
qui examine aussi leur capacité d’enseigner cette matière.
If I look at this year, we are expecting seven participants from
Newfoundland. We try to have representation from every part of
the country.
Pour cette année, nous attendons sept participants de TerreNeuve. Nous essayons d’avoir des représentants de chaque région
du pays.
It also depends on their ability to get funds to cover the supplyteaching costs when they do come here. Some provinces and
school boards are a little more generous than others, so those are
elements that are out of our ability to control. That’s where the
former parliamentarians come in and sometimes assist in
providing some support when there are issues with supply
teaching.
La capacité d’obtenir du financement pour la suppléance est
aussi un facteur. Certaines provinces et certaines commissions
scolaires sont un peu plus généreuses que d’autres. Nous n’avons
donc pas de contrôle sur ces aspects. C’est là qu’interviennent les
ex-parlementaires, qui offrent parfois leur aide pour les problèmes
liés à la suppléance.
Senator Marshall: One last question. You indicated what
individual senators are doing to support the program and you
mentioned that there’s a presentation in the Senate. Is there
something else we can do as senators? I know for senators from
La sénatrice Marshall : J’ai une dernière question. Vous avez
mentionné ce que font les sénateurs pour appuyer le programme
et vous avez dit qu’il y a une présentation au Sénat. En notre
qualité de sénateurs, y a-t-il autre chose que nous pouvons faire?
3:42
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
Newfoundland, we attend the dinner and we bring them to our
offices and around the Senate, but is there something else we
should be doing to support the program?
Je sais que nous — les sénateurs de Terre-Neuve — sommes
présents au souper et que nous organisons une visite de nos
bureaux et du Sénat avec les participants, mais y a-t-il autre chose
que nous devrions faire pour appuyer le programme?
Ms. L’Heureux: Of course, participating in the dinner makes a
big impact on the participants — the people who are there. You
have a better read of the school system and your provinces
reaching out to them. We do reach out to the school boards, to
our alumni network and associations of teachers. You may also
have some significant impact when you do interact with school
boards in inviting their participation.
Mme L’Heureux : De toute évidence, les gens qui participent
au souper ont une grande incidence sur les participants. Ces
échanges vous permettent d’avoir un meilleur tableau du réseau
scolaire et de votre province. Nous communiquons avec les
commissions scolaires, le réseau des anciens et les associations
d’enseignants. Vous pouvez aussi avoir un effet considérable
lorsque vous établissez des liens avec les commissions scolaires en
les invitant à participer.
Senator Munson: Thank you for being here today. I’m curious
about the former parliamentarians and the bursary. That seems to
be a tangible involvement in the work of teachers. I don’t know if
other senators have received a letter, but I received a letter from
an Ontario teacher in North Bay about the program, dealing with
history, the First World War and all kinds of things that this
teacher would like to do. It costs $450 to have this series of books.
Le sénateur Munson : Merci d’être ici aujourd’hui. Je
m’intéresse aux ex-parlementaires et aux bourses. Cela me
semble avoir un effet concret sur le travail des enseignants. Je
ne sais pas si d’autres sénateurs ont reçu une lettre, mais j’ai reçu
une lettre d’un enseignant de North Bay, en Ontario, concernant
le programme. C’était lié à l’histoire, à la Première Guerre
mondiale et à toutes sortes de choses qu’il souhaitait enseigner. La
série de livres coûte 450 $.
It was a compelling argument to senators and/or MPs to get
involved in primarily a provincial program, but it’s history for
Grade 7 and 8. This gentleman sent this — I’m sure other senators
may have received it — but it was a compelling argument to
please come and help them. ‘‘Help, help, help.’’
C’était un argumentaire convaincant pour la participation des
sénateurs et députés dans ce qui est essentiellement un programme
provincial, mais on parle de cours d’histoire pour des élèves de
septième et huitième année. L’homme a envoyé cela — je suis
certain que d’autres sénateurs l’ont reçu —, mais c’était un
argument convaincant pour qu’on leur offre de l’aide. C’était un
appel à l’aide.
We do have those meetings at the beginning of the year with
teachers and there’s the dinner. I have attended some in the past
during my first years in the Senate, and I really enjoyed it.
Au début de l’année scolaire, nous rencontrons des enseignants
et il y a le souper. J’y ai participé dans le passé, pendant mes
premières années au Sénat, et j’ai vraiment aimé cela.
How do we engage in a real dialogue? I want to send some
money to this teacher, because he is so involved in Canadian
history and our participation in World War I, World War II and
so on. How do we get more involved? How do we have that real
dialogue?
Comment pouvons-nous établir un véritable dialogue? Je veux
envoyer de l’argent à cet enseignant parce qu’il enseigne l’histoire
canadienne et traite de la participation du Canada à la Première
Guerre mondiale, la Seconde Guerre mondiale, et cetera.
Comment pouvons-nous accroître notre rôle? Comment
pouvons-nous établir ce véritable dialogue?
Ms. L’Heureux: As you know, education is a provincial
jurisdiction, so we’re careful in our program to focus exclusively
on parliamentary matters and explaining the parliamentary
system. For an issue like that, we would probably not get as
involved, because it goes beyond explaining Parliament; we don’t
really have a mandate at the library to do that.
Mme L’Heureux : Comme vous le savez, l’éducation est une
compétence provinciale. Par conséquent, dans le cadre de notre
programme, nous prenons soin de traiter uniquement des
questions parlementaires et du système parlementaire. Dans un
cas comme celui-là, nous n’interviendrions probablement pas,
parce que cela dépasse la portée de la formation sur le Parlement.
Cela n’est pas vraiment dans le mandat de la Bibliothèque du
Parlement.
On the other hand, we encourage teachers to invite senators
and interact with them and support what they do. We provide
them with educational material if they want to do some ageappropriate action in their schools.
D’un autre côté, nous encourageons les enseignants à inviter les
sénateurs, à interagir avec eux et à les appuyer. Nous leur
fournissons du matériel pédagogique s’ils veulent organiser des
activités adaptées à l’âge des élèves dans leurs écoles.
For something like that, we’re a bit more constrained in terms
of the library. Every year we have issues that come up where we
try to find more creative ways to stay within our mandate in
assisting the teachers. For example, last year, there were a lot of
À cet égard, la Bibliothèque du Parlement est un peu plus
limitée. Chaque année, nous sommes confrontés à des situations
qui nous poussent à trouver des façons plus créatives de respecter
notre mandat dans l’aide que nous apportons aux enseignants.
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:43
questions around Aboriginal issues in terms of how Parliament
addresses Aboriginal issues. We decided this year that, instead of
addressing exactly how to address Aboriginal issues, we could
talk about consensus government and what is that in a
parliamentary context, because we have some examples in
Canada of a consensus government, which often arises out of
Aboriginal communities.
Par exemple, l’an dernier, la façon dont le Parlement traite des
questions autochtones a souvent été abordée. Cette année, nous
avons décidé qu’au lieu de parler des façons de régler les questions
autochtones, nous pourrions parler du modèle gouvernemental
axé sur le consensus et de ce que cela signifie dans le contexte
parlementaire. On trouve au Canada des exemples de
gouvernement de consensus; souvent, les collectivités
autochtones en sont à l’origine.
So we’re a little constrained in terms of what we can do, given
our mandate. I know that doesn’t answer exactly your question.
Notre mandat nous limite donc dans nos actions. Je sais que
cela ne répond pas précisément à votre question.
The Chair: Senators, we thought it would be important for us
to underscore one of our success stories that, as we go forward,
the engagement with the Canadian public is very important — so
that the great story of the Senate of Canada for the past 147 years
is not overly filtered. There is no better group of Canadians who
can help in reaching our public in a knowledgeable way than
through the teachers and the school system.
Le président : Chers collègues, nous avons pensé qu’il serait
important de souligner l’une de nos réussites — l’engagement
auprès du public canadien — pour qu’à l’avenir, la formidable
histoire du Sénat du Canada au cours des 147 dernières années ne
soit pas étudiée à travers un trop grand nombre de filtres. Aucun
groupe de Canadiens ne peut mieux nous aider à rejoindre notre
public de façon éclairée que ne peuvent le faire les enseignants et
le réseau scolaire.
The next institute is on exactly what dates?
À quelle date se tiendra le prochain forum?
Ms. L’Heureux: It is November 3 to 7, I think.
Mme L’Heureux : Du 3 au7 novembre, je crois.
The Chair: I’m glad we have on the record the tremendous
participation with those bursaries by the Canadian Association of
Former Parliamentarians.
Thank you, Ms. L’Heureux.
Le président : Je suis heureux qu’on ait parlé de l’extraordinaire
participation grâce aux bourses offertes par l’Association
canadienne des ex-parlementaires.
Merci, madame L’Heureux.
Honourable senators, Item No. 2 on our agenda is the
adoption of the minutes of our meeting of June 19. Those
minutes have been circulated.
Chers collègues, le deuxième point à l’ordre du jour est
l’adoption du procès-verbal de notre réunion du 19 juin. Vous
devriez l’avoir en main.
Senator Wells: I have one suggested change within the minutes,
and that’s under the joint advisory working group on security. In
the first line, it says ‘‘it was agreed that a joint advisory working
on security.’’ I would add ‘‘group.’’ That’s on page 3 of 16.
Le sénateur Wells : J’ai un changement à proposer dans le
procès-verbal, et cela concerne le groupe de travail consultatif
mixte sur la sécurité. À la première ligne de la version anglaise, on
indique « it was agreed that a joint advisory working on
security. » J’ajouterais le mot « group ». C’est à la page 3 de 16.
The Chair: With that correction, is there a motion to adopt the
minutes as corrected?
Le président : Avec ce correctif, y a-t-il une motion pour
adopter le procès-verbal modifié?
Senator Doyle: I so move
Le sénateur Doyle : J’en fais la proposition.
The Chair: Agreed?
Le président : D’accord
Hon. Senators: Agreed.
Des voix : D’accord.
The Chair: Is there any business arising from those minutes
that are not covered by the agenda that anyone wishes to raise?
Le président : Quelqu’un souhaite aborder des questions
associées à ce procès-verbal qui ne figurent pas à l’ordre du jour?
Senator Marshall: I was wondering, on page 5 of 16 where
we’re talking about the public reports that are expected to be
tabled in the fall of 2014. They’re not tabled yet, are they? But
we’ll be looking for them within the next month or so?
La sénatrice Marshall : J’ai une question concernant ce qui est
écrit à la page 5 de 16; on indique que les rapports publics
devraient être déposés à l’automne 2014. Ils n’ont pas encore été
présentés, n’est-ce pas? Et nous les attendons dans le prochain
mois?
The Chair: Yes.
Le président : C’est exact.
Senator Marshall: Perfect. Thank you.
La sénatrice Marshall : Parfait. Merci.
The Chair: Is it agreed that the minutes be accepted as
corrected?
Le président : Plaît-il au comité d’adopter le procès-verbal
modifié?
3:44
Internal Economy, Budgets and Administration
Hon. Senators: Agreed.
18-9-2014
Des voix : D’accord.
The Chair: Item No. 3 is the second report of the steering
committee on decisions taken during the summer adjournment.
As all senators know, during adjournment, the steering committee
is authorized to take decisions, and we report those decisions as
having been taken. We’ll ask the Clerk to proceed.
Le président : Le troisième point est le deuxième rapport du
comité directeur sur les décisions qui ont été prises pendant
l’ajournement d’été. Comme vous le savez tous, le comité
directeur est autorisé à prendre des décisions pendant cette
période et nous présentons un rapport sur les décisions qui ont été
prises. Je vais demander au greffier de procéder.
Gary O’Brien, Clerk of the Senate and Clerk of the Parliaments,
Senate of Canada: Honourable senators, steering had two
meetings over the summer, one in July and one in August.
Pursuant to the motion approved by the committee at its
organizational meeting that when Internal is not able to meet,
steering is authorized to take decisions on its behalf but to report
those decisions at the next meeting of the full committee.
Gary O’Brien, greffier du Sénat et greffier des Parlements,
Sénat du Canada : Honorables sénateurs, le comité directeur a
tenu deux réunions pendant l’été, soit une en juillet et une en août.
Conformément à la motion adoptée par le comité pendant sa
séance d’organisation, le comité directeur est autorisé à prendre
des décisions au nom du Comité de la régie interne, des budgets et
l’administration lorsque le comité ne peut se réunir, pourvu qu’il
en fasse rapport à la prochaine réunion en comité plénier.
The second report lists about 10 decisions, I assume, that were
taken. The first one dealt with the contract that was approved by
steering for a functional review of the Senate Communications
Directorate. It was awarded to Blueprint Public Relations, after a
competitive public process, which our procurement people were
very much involved with. This decision was taken to award a
contract of $150,000.
Le deuxième rapport énumère les 10 décisions qui ont été
prises. La première porte sur l’approbation, par le comité
directeur, du contrat pour l’examen fonctionnel des
Communications du Sénat. Le contrat a été accordé à Blueprint
Public Relations après un processus concurrentiel public, auquel
notre personnel du secteur de l’approvisionnement a participé
activement. La valeur du contrat est de 150 000 $.
Steering also agreed to approve the two-year option with
respect to the purchase of furniture, which is already in the
contract. It could be renewed for either one or two years. They
agreed to exercise the two-year option.
Le comité directeur a aussi convenu de se prévaloir des deux
années d’option pour l’achat de mobilier, déjà prévue au contrat.
Cela pouvait être renouvelé pour un an ou deux ans. L’option de
deux ans a été choisie.
I understand Grand & Toy is closing its retail outlets, but to
provide for a smooth transition to a new regime for getting
stationery, ink and toners, it was agreed that the contract for
Grand & Toy be extended to December 31, 2014. We will be
launching a separate competitive process for office supplies.
Je crois comprendre que Grand & Toy procède à la fermeture
de ses magasins de détail, mais afin de faciliter la transition vers
un nouveau fournisseur pour l’achat de fournitures de bureau,
d’encre et d’encre en poudre, il a été convenu de prolonger
jusqu’au 31 décembre 2014 le contrat conclu avec Grand & Toy.
Des appels d’offres distincts seront faits pour les fournitures de
bureau.
Our IT people have provided a plan for the changing of this
room with respect to video conferencing — a new plan to install
permanent cameras. However, the exact design, the impact to this
room and how it will look were discussed actually Tuesday at the
steering committee. It was agreed that whatever plan is put
forward, it will come before this full committee. So the full
committee will have a look at it and give its sanction to whatever
changes are to be made. This is a precious room. It has a specific
purpose, which is to promote Aboriginal issues, and we don’t
want to impact too directly with this technical change we’re
making with respect to our broadcasting equipment.
Notre personnel des TI a fourni un plan pour la modernisation
de cette salle pour permettre la vidéoconférence; il s’agit d’un
nouveau plan visant l’installation de caméras permanentes.
Cependant, les questions liées à la configuration exacte, aux
répercussions sur cette salle et à l’aspect des modifications ont été
discutées mardi pendant la réunion du comité directeur. Il a été
convenu que tout projet qui serait présenté serait étudié par
l’ensemble du comité. Donc, le comité aura l’occasion d’étudier le
projet et d’approuver tout changement proposé. Cette salle est
importante et vise un but précis, qui est de promouvoir les
questions autochtones. Nous ne voulons pas que les modifications
techniques que nous apportons à notre système de
vidéoconférence aient une incidence trop grande.
It was agreed that the business plan that had been discussed at
the full committee in June be formally approved and that it be
posted.
Il a été convenu d’approuver et de rendre public le plan
d’activité qui a fait l’objet de discussions en comité plénier au
mois de juin.
The other issue that had also been discussed with the full
committee in the spring and just before the adjournment was with
respect to the scanners that are needed for the security of our
L’autre question qui a été discutée en comité plénier au
printemps et juste avant l’ajournement est celle des appareils de
détection par rayons X qui sont nécessaires pour assurer la
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:45
buildings. The life cycle of scanners we have has pretty much
expired. Funds have been identified within the main budget, and
steering authorized the administration to proceed to an RFP to
replace the X-ray scanners over a three-year period. Of course, the
results of that RFP will come back to the full committee.
sécurité de nos immeubles. Les scanneurs actuels sont désuets.
Des fonds sont prévus dans le budget principal et le comité
directeur a autorisé l’Administration du Sénat à lancer un appel
d’offres pour remplacer les appareils de détection par rayons X
actuels sur une période de trois ans. Les résultats de l’appel
d’offres seront évidemment présentés au comité.
It was also agreed that the methodology for calculating the
budget amounts used in past years for newly appointed and
departing senators be confirmed. This came from a technical issue
of a conflict of information between the SAR and the research
guidelines that had been in effect for many years on how the exact
calculation — whether it was monthly or by day — be confirmed
going forward, so there’s no misunderstanding of amounts.
Everything senators got was perfectly in order, but we wanted to
confirm that the methodology used was the one steering agrees
with.
Il a aussi été convenu que la méthode utilisée pour calculer les
montants budgétaires utilisés dans le passé pour les nouveaux
sénateurs et les sénateurs qui quittent leur poste soit confirmée.
Cela découle d’un problème d’ordre technique, soit une disparité
entre le RAS et les lignes directrices en matière de recherches qui
étaient en vigueur depuis de nombreuses années quant à la façon
dont le calcul exact — soit mensuellement ou quotidiennement —
devrait être établi à l’avenir pour éviter toute mésentente
concernant les montants. Tout ce que les sénateurs ont reçu
était parfaitement conforme, mais nous voulions confirmer que la
méthodologie employée est celle dont le comité directeur a
convenu.
There are also a number of working groups and advisory
working groups that have been created. I did a little analysis of
this over the summer. There are at least 10 working groups,
advisory groups and their memberships. I know Senator Fraser
approached me earlier today about getting a list, and perhaps this
list could be circulated to all members of the committee so there’s
no misunderstanding, however, with respect to one replacement:
Senator Massicotte replaced Senator Downe on the LTVP, as well
as the renovations for the Centre Block.
Divers groupes de travail et groupes de travail consultatifs ont
été créés. J’ai fait une brève analyse à ce sujet cet été. Il existe au
moins 10 groupes de travail et groupes de travail consultatifs; il
faut tenir compte de leur composition. Plus tôt aujourd’hui, la
sénatrice Fraser m’a demandé une liste. Cette liste pourrait être
fournie à tous les membres du comité pour éviter tout
malentendu. Veuillez cependant noter qu’il y a un changement :
le sénateur Massicotte remplace le sénateur Downe au sein du
Groupe de travail consultatif sur la VPLT et au sein du Groupe
de travail consultatif mixte sur les rénovations de l’édifice du
Centre.
Steering also agreed that the administration be authorized to
hold an open house. This will be our third open house. We started
it in 2006, I believe. We had one in 2009. It’s time to renew this in
order for all the directorates to have an opportunity for better
internal communications within the Senate community and to
understand what they do — who is on first base, who is on second
base. It will be held next Thursday, in this room, in the morning.
We hope senators will have an opportunity to attend. I think
you’ll find it very beneficial.
Le comité directeur a aussi convenu d’autoriser
l’Administration du Sénat à tenir une journée portes ouvertes.
Ce sera la troisième journée du genre. La première était en 2006, je
crois. Il y en a eu une en 2009. Il est temps de renouveler la
formule pour que toutes les directions puissent saisir l’occasion
d’améliorer la communication au sein de la communauté du Sénat
et de connaître le rôle de chacun, soit savoir qui fait quoi.
L’activité aura lieu dans cette salle, jeudi prochain en matinée.
Nous espérons que les sénateurs pourront être présents. Je pense
que vous trouverez cela très utile.
The Chair: Discussion, honourable senators?
Le président : Des commentaires, chers collègues?
Senator LeBreton: I have a couple of questions on this.
La sénatrice LeBreton : J’ai quelques questions à ce sujet.
On the contract for furniture, can you explain this in a little
more detail? Do we have several suppliers? How does the
acquisition of furniture actually take place? I’ll ask all my
questions and then you can answer them.
Pouvez-vous nous donner des explications plus détaillées au
sujet du contrat pour le mobilier? Avons-nous divers fournisseurs?
Comment fonctionne l’achat de mobilier? Je vais poser toutes mes
questions, puis vous pourrez y répondre.
With regard to the modernization of this room for video
conferencing, is it not perhaps a premature expense, in view of the
fact that the whole place will be closed down and moved across
the street? By the time we’re back into this building, technology
being what it is, we may be spending a lot of money updating this
room only to shutter the place, and then whatever number of
En ce qui concerne la modernisation de cette salle pour le
système de vidéoconférence, n’est-il pas trop tôt pour faire cette
dépense, étant donné que cet endroit sera fermé et que nous nous
installerons de l’autre côté de la rue? La technologie étant ce
qu’elle est, nous aurons peut-être dépensé beaucoup d’argent pour
moderniser cette pièce avant de la fermer, et d’ici à ce que nous
3:46
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
years it is that we’re back here — although I won’t be here.
Basically, the idea is that we may be going back to another
expense to update the equipment.
revenions, peu importe le nombre d’années que ce sera — mais je
n’y serai pas —, la technologie aura évolué. Essentiellement, l’idée
c’est que nous aurons peut-être d’autres dépenses à faire pour
mettre l’équipement à niveau.
On the accountability through corporate reporting, I was
wondering if you have a specific timetable on the regular and
timely release of this information.
Quant à la reddition de comptes par la production de rapports
organisationnels, je me demandais si vous aviez un calendrier
précis sur la publication régulière et rapide de cette information.
Marysa Oueriemmi, Director, Building Services, Senate of
Canada: With respect to the contract for furniture, it’s a very
large contract, because we have to encompass all possible items,
from office chairs, ergonomic chairs, guest chairs, tables — all of
the furniture within the precinct.
Marysa Oueriemmi, directrice, Service des immeubles, Sénat du
Canada : En ce qui concerne le contrat pour le mobilier, c’est un
contrat très important parce que cela englobe toutes sortes
d’articles — les chaises de bureau, les chaises ergonomiques, les
chaises d’invités, les tables, et cetera. Bref, tout le mobilier au sein
de la Cité parlementaire.
When this committee approved the competitive process — I
believe it was 2011 — it was for three years, with as well the
option to renew or extend the contract for two one-year periods.
What we had done over the summer months is to seek the
approval of steering in order to exercise that. By doing so, the
Senate, in terms of capacity, time and effort in doing that — and,
historically speaking, senator, it’s typically the same companies
that go to tender and are obtained via the procurement process.
Lorsque le comité a approuvé le processus concurrentiel — en
2011, je crois —, c’était pour une période de trois ans avec
l’option de renouveler le contrat ou d’en prolonger la durée pour
deux périodes d’une année. Au cours de l’été, nous avons
demandé au comité directeur de nous autoriser à nous prévaloir
de cette option. En procédant ainsi, sur le plan de la capacité, du
temps et des efforts consacrés à cette fin, le Sénat...
Habituellement, madame la sénatrice, ce sont les mêmes
entreprises qui participent à l’appel d’offres et qui sont retenues
dans le cadre du processus d’approvisionnement.
But there have been no issues for the past first three years with
the contract and the suppliers. Therefore, we sought the approval
of the committee to continue.
Toutefois, pendant les trois premières années du contrat, il n’y
a eu aucun problème avec les fournisseurs. Par conséquent, nous
avons demandé au comité d’approuver le prolongement du
contrat.
The Chair: On the room issue, no decision was taken. We
raised a lot of questions when the presentation was made. From
my point of view, I was quite concerned with maintaining the
integrity of this room, which has been so successful. It is one of
the rooms that is multi-functional. We asked them to look at
various monitors that are appropriate or contemporary.
Le président : En ce qui concerne la salle, aucune décision n’a
été prise. Nous avons soulevé beaucoup de questions lors de la
présentation. De mon côté, j’étais plutôt préoccupé par le
maintien de l’intégrité de cette salle, qui a été un succès. C’est
l’une des pièces multifonctionnelles. Nous avons demandé aux
responsables d’étudier divers écrans adéquats et modernes.
I don’t think anyone has raised the question that you raised. In
terms of the timeline, maybe that makes no sense. Maybe we
should stay with what we have. We wheel in TV screens when we
need them. They are in storage.
Je ne pense pas qu’on ait soulevé la question que vous avez
soulevée. Le calendrier n’a peut-être aucun sens. Nous devrions
peut-être garder ce que nous avons. Les écrans sont entreposés,
sur des chariots. Nous les installons ici au besoin.
That’s a good point. Thank you for raising it.
Senator Furey: I’d like to add that no decision has been made,
as the chair has said. When they return with some more
proposals, they will be brought to this committee before any
finalization of the decision.
The Chair: Senator, what was your third point?
C’est un bon point. Merci de l’avoir soulevé.
Le sénateur Furey : J’aimerais ajouter qu’aucune décision n’a
été prise, comme le président l’a indiqué. Lorsque ces gens nous
présenteront d’autres propositions, le comité pourra les étudier
avant qu’une décision soit prise.
Le président : Sénatrice, quel était votre troisième point?
Senator LeBreton: My third point was the accountability
through corporate reporting and the performance reports being
made public on a regular and timely basis. I was wondering if
there’s been a specific timetable and what the plan is there.
La sénatrice LeBreton : Mon troisième point portait sur la
reddition de comptes par la production de rapports
organisationnels et la publication régulière et rapide des
rapports sur le rendement. Je me demandais s’il y avait un
calendrier précis et quel était le plan à cet égard.
Jill Anne Joseph, Director, Internal Audit and Strategic
Planning, Senate of Canada: Senator, ideally, our business plans
for a given year would be posted by April 1 of that fiscal year.
Jill Anne Joseph, directrice, Vérification interne et Planification
stratégique, Sénat du Canada : Sénatrice, idéalement, le plan
d’activité d’une année donnée serait publié le 1er avril de l’exercice
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:47
Ideally, the performance reports for the past fiscal year would be
posted, say, within 90 days — by September; when you get back,
we’d like to have it up.
financier en question. Idéalement, les rapports sur le rendement
pour l’exercice financier antérieur seraient publiés dans les
90 jours, soit avant la fin septembre, à votre retour. C’est ce
que nous aimerions.
Posting the business plan will be a new development for us, and
next year we hope to post the performance report, as well. We
have approval to post the business plan. We still haven’t posted it,
because we’re working with Communications on a bigger package
that we want to bring forward to steering and to the full
committee. When we do post, we don’t plan to do it with a lot of
fanfare, so we don’t expect there will be a lot of attention to it.
Publier le plan d’activité sera un nouvel exercice pour nous.
L’an prochain, nous espérons publier également le rapport sur le
rendement. Nous avons reçu l’autorisation de publier le plan
d’activité. Nous ne l’avons pas encore fait, parce qu’en
collaboration avec le secteur des Communications nous sommes
à préparer un document plus volumineux que nous voulons
présenter au comité directeur et au comité plénier. Lorsque nous
serons rendus à la publication, nous n’envisageons pas de le faire
en grande pompe. Par conséquent, nous ne nous attendons pas à
ce qu’on y accorde beaucoup d’attention.
The Chair: Any other questions from senators?
Le président : Y a-t-il d’autres questions des sénateurs?
Senator Marshall: I have questions on four of the items. I’ll do
them one at a time. All of my questions relate to funding and
money.
La sénatrice Marshall : J’ai des questions à poser sur quatre
éléments. Je vais les prendre un à un. Toutes mes questions
portent sur le financement et l’argent.
For the first one, the Blueprint Public Relations item for the
$150,000, could you refresh our memory as to the source of that
funding? I believe we discussed it at our last meeting before we
adjourned for the summer.
Prenons d’abord les 150 000 $ pour Blueprint Public
Relations, pouvez-vous nous rappeler quelle est la source de ce
financement? Je crois que nous en avions discuté à notre dernière
séance avant l’ajournement d’été.
Mr. O’Brien: As we said in June, we would have a better idea
come the fall of the exact nature of any projected surplus from
within the existing funds. These relate to many issues, including
how committee budgets are going and some of the initiatives the
administration has taken with respect to delaying staffing actions
without impacting too much on services given to senators.
M. O’Brien : Comme nous l’avons dit en juin, nous allons
avoir une meilleure idée à l’automne de la nature exacte des
surplus des fonds existants. Cela va dépendre de nombreux
facteurs, dont l’utilisation des budgets des comités et certaines
initiatives entreprises par l’administration pour reporter certaines
mesures de dotation, à condition qu’elles n’aient pas trop
d’incidence sur les services offerts aux sénateurs.
It was a program that was suggested to us by steering. It was a
wonderful idea. It has resulted in significant savings. It is a
program that will continue at least until December. So we are
comfortable that from within the existing budget that we can find
monies for the Blueprint contract as well as for the scanners.
C’est un programme qui nous a été proposé par le comité de
direction. C’est une idée fantastique, qui nous a permis
d’économiser beaucoup. Ce programme va se poursuivre au
moins jusqu’en décembre. Nous avons donc confiance de trouver
de l’argent dans le budget existant pour le contrat avec Blueprint
et les appareils de détection.
Senator Marshall: That’s the Senate, that’s the Blueprint. The
second one is the contract for furniture. I find it odd that we
always approve something at a cost that will exceed $100,000.
That could mean $2 million.
La sénatrice Marshall : Pour le Sénat, c’est Blueprint. Il y a
ensuite le contrat pour l’achat de mobilier. Je trouve bizarre que
nous approuvions systématiquement les coûts supérieurs à
100 000 $. Cela pourrait représenter 2 millions de dollars.
What is the estimate for the contract for the furniture? How
much money are we talking about? I wanted to know if that was
included in the budget.
Quelle est la valeur approximative du contrat pour le mobilier?
De combien d’argent s’agit-il? J’aimerais savoir s’il est inclus dans
le budget.
Ms. Oueriemmi: Thank you, Senator Marshall. Yes, the
contract for furniture, as noted earlier in Senator LeBreton’s
question, is for all of the furniture used within the Parliamentary
Precinct. Largely we do look at our budgeting, because Building
Services has the budget for furniture and equipment. It is a large
portion of our budget.
Mme Oueriemmi : Je vous remercie, madame Marshall. Oui, le
contrat pour l’achat de mobilier, comme on l’a déjà mentionné en
réponse à la question de la sénatrice LeBreton, s’applique à tout le
mobilier utilisé dans la Cité parlementaire. En gros, nous
examinons notre budget, parce que les Services de gestion des
immeubles ont un budget pour le mobilier et le matériel. C’est
même une grande partie de notre budget.
3:48
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
That being said, in 2009 when we had several nominations, we
were able to outfit the remaining offices that were vacant. We
were pretty much equipped for full house following 2009-10.
Cela dit, en 2009, année où il y a eu plusieurs nominations,
nous avons réussi à trouver le matériel requis pour meubler les
bureaux restés vacants. Nous sommes donc pas mal équipés au
complet depuis 2009-2010.
This is renewal of furniture which is maintained over the years.
I try to keep our expenditures either on demand or as required, so
we plan our expenditures and we have life cycle systems in place.
C’est maintenant le temps de renouveler le mobilier que nous
entretenons. J’essaie de garder les dépenses au niveau de la
demande, donc nous planifions nos dépenses et nous avons des
systèmes de cycle de vie.
For the next two fiscal years we forecast approximately
$180,000. It depends on requirement.
Pour les deux prochains exercices, nous prévoyons dépenser
environ 180 000 $. Tout dépendra de la demande.
Senator Marshall: Each year?
La sénatrice Marshall : Chaque année?
Ms. Oueriemmi: Yes, but that will fluctuate depending on
requirements and needs. As I said earlier, in 2009 that was the
maximum of our expenditures where we needed to equip vacant
offices to accommodate the newly nominated senators. We are on
a ‘‘maintain’’ at this point.
Mme Oueriemmi : Oui, mais cela va fluctuer en fonction de la
demande et des besoins. Comme je l’ai déjà dit, nous avons atteint
notre maximum de dépenses en 2009, où nous avons dû meubler
les bureaux vacants pour installer les sénateurs nouvellement
nommés. Nous en sommes maintenant à une phase d’entretien.
Senator Marshall: That $180,000 is included in our budget
already?
La sénatrice Marshall : Est-ce que ces 180 000 $ sont déjà
inclus dans notre budget?
Ms. Oueriemmi: I forecast that, yes, it is within my budget. It
can go up or down; it depends. The main expenditures were done
in 2008-09. That’s forecast at this time, senator.
Mme Oueriemmi : Je les prévois, oui, dans mon budget. Il peut
monter ou descendre, tout dépend. Les principales dépenses ont
été faites en 2008-2009. Il s’agit de prévisions pour le moment,
madame la sénatrice.
Senator Marshall: The third question is on video conferencing.
How much are we talking about there? Bearing in mind the
response you gave to Senator LeBreton, I am still wondering how
much money we are talking about.
La sénatrice Marshall : Ma troisième question porte sur les
vidéoconférences. De combien d’argent s’agit-il? Je me rappelle de
la réponse que vous avez donnée à la sénatrice LeBreton, mais je
me demande de combien d’argent il s’agit exactement.
Mr. O’Brien: The class D estimate that was provided to
steering was $49,350.
M. O’Brien : Selon l’estimation de catégorie D fournie au
comité de direction, 49 350 $.
Senator Marshall: Okay. Is there money budgeted for that? Or
is that just —
La sénatrice Marshall : Très bien. Y a-t-il de l’argent prévu
pour cela? Ou est-ce seulement...
Mr. O’Brien: Yes.
M. O’Brien : Oui.
Senator Marshall: That is budgeted for.
La sénatrice Marshall : C’est prévu dans le budget.
Mr. O’Brien: Yes.
M. O’Brien : Oui.
Senator Marshall: My last question is the x-ray detection
system. Again, we use that phrase ‘‘greater than $100,000,’’ so I’m
wondering about a better estimate. Also, during the conversations
we have had, somebody indicated that we have found funds. Can
someone tell me what we’re talking about, in dollars?
La sénatrice Marshall : Ma dernière question porte sur les
appareils de détection par rayons X. On trouve encore les mots
« pour un contrat de plus de 100 000 $ », mais j’aimerais avoir
une meilleure estimation. Dans les conversations que nous avons
eues, quelqu’un a mentionné que nous avions trouvé des fonds.
Est-ce que quelqu’un peut me dire de combien d’argent
exactement il s’agit, en dollars?
Gilles Duguay, Director General, Parliamentary Precinct
Services, Senate of Canada: What we wanted was to get the
RFP going. After the authorization to get the RFP going,
everything is based on availability of funds. So as the fiscal year
evolves, I’m monitoring my budget, and if and when money
becomes available, then we want to purchase the scanners.
Gilles Duguay, directeur général, Services de la Cité
parlementaire, Sénat du Canada : Nous voulions avant tout
lancer la DP. Une fois que nous avons l’autorisation pour
lancer la DP, tout dépend de la disponibilité des fonds. Au fur et à
mesure qu’on avance dans l’exercice, je suis mon budget et si je
vois qu’il y a de l’argent disponible, alors nous voulons acheter
des appareils de détection.
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:49
Senator Marshall: How much are the scanners? We say greater
than $100,000. Are we talking about a million dollars?
La sénatrice Marshall : Combien coûtent ces appareils? Il est
écrit « plus de 100 000 $ ». Est-ce qu’il s’agit d’un million de
dollars?
Mr. Duguay: No, if I remember correctly, the ballpark is about
$300,000.
M. Duguay : Non, si ma mémoire est bonne, c’est environ
300 000 $.
Senator Marshall: That would be for the current fiscal year if
we go ahead.
La sénatrice Marshall : Pour l’exercice en cours, si nous allons
de l’avant.
Mr. Duguay: That’s right.
Senator Marshall: The money is not budgeted for it.
Mr. Duguay: That’s right.
Senator Marshall: It depends whether we find it.
Mr. Duguay: Exactly.
M. Duguay : Exactement.
La sénatrice Marshall : Cette dépense n’est pas prévue au
budget.
M. Duguay : C’est juste.
La sénatrice Marshall : Nous ne la ferons que si nous trouvons
l’argent nécessaire.
M. Duguay : Exactement.
Senator Runciman: I have a follow-up to Senator Marshall’s
question with respect to the $150,000 contract. I am curious; I
believe we were all asked if we had suggestions to submit them to
the committee, to Senator Housakos or through a member of the
committee. I am wondering about the process in terms of selecting
the firm that won the contract.
Le sénateur Runciman : J’aurais une autre question à poser
dans la même veine, sur le contrat de 150 000 $. Je suis curieux. Il
me semble qu’on nous avait tous demandé si nous avions des
propositions à soumettre au comité, par l’intermédiaire du
sénateur Housakos ou d’un autre membre du comité. Je me
demande quel processus a été suivi pour sélectionner l’entreprise
qui a remporté le contrat.
How many names were submitted and were they all forwarded
to procurement or were they whittled down by someone or some
group? How did that process work?
Combien de noms vous ont été soumis et est-ce que toutes les
soumissions ont été transmises à l’approvisionnement ou ont-elles
plutôt été filtrées par quelqu’un ou par un groupe? Comment
avez-vous procédé?
The Chair: Thank you, senator, for the question. As a member
of the committee, Senator Dawson, please proceed.
Le président : Sénateur, je vous remercie de cette question. À
titre de membre du comité, sénateur Dawson, veuillez répondre à
la question.
Senator Dawson: We asked individually, we asked collectively
for senators to submit names. Of the names that were submitted,
let’s say 12 to 15, all of these firms were contacted. Of those firms,
10 came back to the procurement people of the Senate, because it
was done in cooperation with procurement. Of those 10 firms, six
submitted proposals, five were analyzed and after a first point
system, it was brought down to three. The committee then
selected amongst the three firms that were retained — again on a
point system — the firm that has been contracted, which is
Blueprint.
Le sénateur Dawson : Nous avons demandé individuellement et
collectivement aux sénateurs de nous soumettre des noms. Une
fois toutes les candidatures soumises, disons entre 12 et 15, nous
avons communiqué avec les responsables de toutes ces entreprises.
Du nombre, 10 ont été soumises aux responsables de
l’approvisionnement du Sénat, parce que nous avons travaillé
en collaboration avec eux. Six entreprises ont soumissionné, cinq
soumissions ont été analysées, puis après évaluation selon un
système de points, nous en avons retenu trois. Le comité a ensuite
choisi un soumissionnaire parmi les trois retenus, encore une fois
selon un système de points —, et le contrat a été signé avec cette
entreprise, c’est-à-dire Blueprint.
Senator Runciman: I raise the question because the firm that I
submitted to Senator Batters — and she indicated was submitted
as well — advised us they were never contacted.
Le sénateur Runciman : Je pose la question parce que les
dirigeants de l’entreprise que j’avais proposée à la sénatrice
Batters — et elle m’a mentionné qu’elle l’avait soumise elle aussi
— nous ont avisés du fait qu’ils n’avaient jamais été contactés.
Senator Dawson: I have to admit that I don’t know who you
are talking about, but we basically all sent the names to Senator
Housakos and to procurement and what happened after that, I
have to admit that I couldn’t give you a reliable answer. If you
Le sénateur Dawson : Je dois admettre que je ne sais pas de qui
vous parlez, mais nous avons envoyé tous les noms au sénateur
Housakos et aux responsables de l’approvisionnement. Je dois
admettre que je ne peux pas vraiment vous donner de réponse
3:50
Internal Economy, Budgets and Administration
want to, after, I can check to see what happened. But we did have
open appeal to as many firms as possible.
Senator Runciman: I will give the name to you after.
18-9-2014
fiable sur ce qui s’est passé. Si vous le souhaitez, je peux vérifier ce
qui s’est passé, mais nous avons ouvert l’appel au plus grand
nombre d’entreprises possible.
Le sénateur Runciman : Je vous en donnerai le nom après.
The Chair: I can report that Senator Housakos, the chair of the
working group, did issue, in the spirit of transparency, a
communication last week announcing exactly what was done.
Le président : Je peux vous dire que le sénateur Housakos, qui
préside le groupe de travail, a envoyé, la semaine dernière, une
communication afin d’annoncer exactement ce qui a été fait, dans
un but de transparence.
Senator Marshall: Who oversaw the process of selection? Was
it done by the staff, officials within the Senate?
La sénatrice Marshall : Qui a supervisé le processus de
sélection? Le personnel, des cadres du Sénat?
Mr. O’Brien: Yes.
M. O’Brien : Oui.
Senator Marshall: Which directorate would look after that?
La sénatrice Marshall : Quelle direction en a la responsabilité?
Mr. O’Brien: Finance. Nicole Proulx was very much involved,
as well as our procurement officer.
Senator Marshall: Thank you.
The Chair: There are no further questions on that, we will
move to Item No. 4, report on the 2014 Senate Page Program and
the recruitment campaign. We have before us the Black Rod,
Greg Peters, and our Director of Human Resources.
[Translation]
Greg Peters, Usher of the Black Rod, Senate of Canada: Good
morning, honourable senators.
[English]
It is a pleasure to be here with Mr. Darshan Singh from
Human Resources as well. As per the review of the 2011 Senate
Page Program, today we are here to provide an annual update to
the committee on the 2014 Senate page recruitment campaign.
[Translation]
As you know, the Senate is seeking to strike a balance among
representatives — men and women, anglophones and
francophones, visible minorities, Aboriginals and disabled
groups. This is a testament to its ongoing desire to establish
greater regional representation, so that as many provinces and
many territories as possible would be represented among the
15 pages selected each year.
[English]
Darshan Singh, Director of Human Resources, Senate of
Canada: An ongoing challenge faced during the recruitment
campaign is to ensure a representative pool of qualified
candidates exists in any given province and territory given that
candidates must be functional in both official languages; be
completing their first degree at the undergraduate level; be
M. O’Brien : Les finances. Nicole Proulx a participé
activement au processus, de même que notre responsable de
l’approvisionnement.
La sénatrice Marshall : Merci.
Le président : Comme il ne semble plus y avoir de questions sur
le sujet, nous allons prendre le point no 4, le Rapport de la
campagne de recrutement du Programme des pages du Sénat
2014. Nous recevons aujourd’hui Greg Peters, huissier du bâton
noir, ainsi que notre directeur des ressources humaines.
[Français]
Greg Peters, huissier du bâton noir, Sénat du Canada : Bonjour,
honorables sénateurs.
[Traduction]
C’est un plaisir d’être ici en compagnie de M. Darshan Singh,
directeur des ressources humaines. Nous sommes ici pour vous
présenter un rapport annuel sur la campagne de recrutement de
2014 du Programme des pages du Sénat.
[Français]
Comme vous le savez, le Sénat cherche à obtenir un équilibre
entre les représentants, des hommes et des femmes, des
anglophones et des francophones, des minorités visibles, des
Autochtones et des groupes de personnes handicapées. Cela
témoigne de son désir permanent d’obtenir une plus grande
représentation régionale afin qu’autant de provinces et de
territoires possibles soient représentés parmi les 15 pages choisis
chaque année.
[Traduction]
Darshan Singh, directeur des ressources humaines, Sénat du
Canada : L’un des défis constants pendant la campagne de
recrutement est d’obtenir un bassin représentatif de candidats
qualifiés dans toute province et tout territoire, puisque les
candidats doivent être fonctionnels dans les deux langues
officielles, être en train de terminer leur premier diplôme de
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
enrolled in one of the four universities in the National Capital
Region; and, lastly, meet the essential qualifications.
[Translation]
3:51
premier cycle universitaire, être inscrits à l’une des quatre
universités de la région de la capitale nationale et enfin,
posséder les qualités essentielles.
[Français]
This year, the Senate carried out numerous campaigns to
provide information to potential applicants. The Office of the
Usher of the Black Rod will continue to work with human
resources to explore new possibilities to improve and expand on
its awareness-raising activities.
Cette année, le Sénat a fait exécuter de nombreuses campagnes
pour informer les intéressés potentiels. Le Bureau de l’huissier du
bâton noir continuera à collaborer avec les Ressources humaines
pour explorer de nouvelles possibilités d’améliorer et d’élargir ces
activités de sensibilisation.
Mr. Peters: This year, we are proud to announce that the
Senate has received 207 applications. About 100 candidates were
invited to an evaluation, and 9 of them have been selected to join
our current page staff. This year, at least one application was
received for most of the provinces and territories not represented
by the 15 pages.
M. Peters : Cette année, nous sommes fiers d’annoncer que le
Sénat a reçu 207 dossiers de candidature. Une centaine de
candidats ont été invités à une évaluation et neuf ont été retenus
pour faire partie de notre effectif actuel de pages. Cette année,
pour la majorité des provinces et des territoires non représentés
par les 15 pages, une candidature ou moins avait été reçue.
[English]
[Traduction]
The 2014-15 page team has a representation of eight female
and seven male pages. The team has nine pages whose first official
language is English and six pages whose first official language is
French, with the remainder that are fully bilingual.
L’équipe des pages de 2014-2015 est composée de huit femmes
et sept hommes. Neuf d’entre eux sont anglophones et les six
autres francophones, mais je vous rappelle qu’ils sont tous
parfaitement bilingues.
I am going to hand it over for questions now. One thing I do
want to highlight, senators, is the incredible support of the
honourable senators on outreach. You will see in the package of
information in the briefing note on the outreach program by
Human Resources and by the Office of the Black Rod, but your
tweets, your websites and your work in the provinces has been
greatly appreciated. It has played a huge role in the success of our
candidates this year.
Je vais maintenant vous laisser nous poser des questions. Je
tiens à souligner, honorables sénateurs, l’incroyable appui que
vous avez manifesté pour accroître la visibilité de notre
programme. Vous trouverez dans la documentation la note
d’information sur la campagne de recrutement préparée par les
Ressources humaines et le Bureau de l’huissier du bâton noir,
mais vos gazouillis, vos sites web et tout le travail que vous avez
abattu dans vos provinces ont été grandement appréciés. Ils ont
joué un énorme rôle dans le succès de nos candidats cette année.
Senator LeBreton: I had the pleasure of meeting the pages this
summer when they were preparing for the session of Parliament
and was most impressed, not only by the group that was returning
but by the new recruits. They were all excellent. They asked good
questions and we had a very frank discussion.
La sénatrice LeBreton : J’ai eu le plaisir de rencontrer les pages
cet été, pendant qu’ils se préparaient à la session parlementaire, et
j’ai été très impressionnée, non seulement par le groupe de
candidats qui nous revenaient pour une autre année, mais aussi
par les recrues. Ils étaient tous excellents. Ils posaient de bonnes
questions, et nous avons eu une discussion très franche.
I do believe you’ve already answered my question by the
quality of people you have chosen, but can you confirm that there
are now new measures in place to make sure, with proper
background and security checks, that as an institution we’re not
confronted like we were a few years ago by a particular page? At
our meeting, we even discussed this with the returning pages and
the new pages but, for the assurances of the senators, I want on
the record that very stringent security background checks were
done in order to avoid a situation like that ever happening again.
Je pense que vous avez déjà répondu à ma question par la
qualité des personnes que vous avez choisies, mais pouvez-vous
me confirmer que de nouvelles mesures ont été mises en place et
que les vérifications adéquates des antécédents et de la sécurité
ont été effectuées pour que notre institution ne soit pas confrontée
à une situation comme celle que nous avons connue avec un
page en particulier il y a quelques années? À notre rencontre,
nous en avons même discuté avec les pages d’expérience comme
avec les recrues, mais pour rassurer les sénateurs, j’aimerais que
vous me confirmiez officiellement que vous avez procédé à des
vérifications très strictes des antécédents de sécurité pour que
jamais plus nous ne soyons confrontés à ce genre de situation.
Mr. Peters: Thank you very much for the question. I am just
coming up on one year in the position as Usher of the Black Rod
and since my arrival that’s been a key issue.
M. Peters : Je vous remercie beaucoup de la question. Cela fera
bientôt un an que j’occupe le poste d’huissier du bâton noir, et
c’est un enjeu clé depuis mon arrivée.
3:52
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
One of the key points with the page program in engaging the
pages is getting to know them, working closely with the
application process, and we’ve really done a 360 working with
Human Resources. When you look at the initial letter when they
apply to be a page we go through a vetting process. We start with
207 and then we get down to 100. The reason we have such a large
drop is because for those core competencies we pick up markers in
the letters that indicate potential issues down the road. We are
able to go down to 100 and then work down from there.
L’un des éléments essentiels lorsque nous recrutons des
candidats dans le cadre du programme des pages, c’est qu’il
faut apprendre à les connaître, suivre de près le processus de mise
en candidature, et nous avons déjà vraiment fait le tour avec les
ressources humaines. Dès le moment où ils nous font parvenir leur
première lettre pour postuler au programme des pages, nous
effectuons un filtrage. Nous avions 207 candidatures au départ,
nombre qui a chuté à 100 après cette étape. Cette baisse est
importante parce que nous ciblons des indicateurs dans les lettres,
pour les compétences essentielles, qui nous permettent d’entrevoir
des problèmes potentiels plus tard. Nous avons réussi à en réduire
le nombre à 100 de cette manière, puis nous avons continué
d’éliminer des candidats à partir de là.
However, I think it’s getting to know the pages, it is the
interview process, picking the right team, the right board and
asking the right questions. In essence, you smoke out, as it were,
any issues and concerns in the interview process.
Cependant, je pense qu’il s’agit surtout d’apprendre à
connaître les pages. Tout dépend de l’entrevue, il faut
sélectionner judicieusement les membres de l’équipe, le bon
comité et poser les bonnes questions. En gros, on évacue pour
ainsi dire toutes les inquiétudes pendant le processus d’entrevue.
We also work very closely with Senate Protective Services in
identifying any security issues and risks. It’s a constant process in
getting to know the pages. There has to be an open door process
for the Black Rod to engage with the pages as they face their
studies and other challenges throughout the year. But I can assure
you that we’re certainly very cognizant of that.
Nous travaillons aussi en très étroite collaboration avec le
Service de sécurité du Sénat afin de repérer tous les risques et les
problèmes de sécurité. C’est une préoccupation constante au fur et
à mesure que nous apprenons à connaître les pages. L’huissier du
bâton noir doit avoir la liberté nécessaire pour intervenir auprès
des pages en cours de route s’ils se heurtent à des difficultés dans
leurs études ou ailleurs dans leur vie pendant l’année. Je peux
toutefois vous assurer que nous sommes très conscients de tout
cela.
The other point I will make is the day they sign the contract at
the end of training week and I spend time with them during
training week when they sign the contract. The Clerk and I also
take the oath of allegiance following that signing of the contract.
We do a further ceremonial event later on in the fall, but it’s very
important that we link the signing of the contract to the oath of
allegiance, what their mandate is, and the elephant in the room,
that previous event, we do raise. As the Black Rod, I point to the
door and advise them that if they have any intentions and are
looking at something in the future that they’re not divulging to us,
then they should leave the program now.
Je dirai aussi qu’ils signent leur contrat à la fin de leur semaine
de formation et que je passe du temps avec eux pendant cette
semaine. Le greffer et moi leur faisons prêter serment d’allégeance
après la signature du contrat. Nous tenons également une autre
cérémonie après, à l’automne, mais il est très important de lier la
signature du contrat au serment d’allégeance, au moment où nous
leur expliquons leur mandat, et nous osons aussi parler du
problème que nous avons déjà vécu. En tant que huissier du bâton
noir, je pointe la porte et les avise que s’ils ont l’intention de poser
des gestes dont ils ne nous parlent pas, ils devraient quitter le
programme tout de suite.
Senator LeBreton: Thank you.
La sénatrice LeBreton : Merci.
Senator Furey: I want to congratulate you on the great job you
do with the page program. I believe all of my colleagues would
agree that the quality of candidates selected is and continues to be
outstanding. You are to be congratulated for that.
Le sénateur Furey : Je tiens à vous féliciter pour votre excellent
travail dans la gestion du programme des pages. Je crois que tous
mes collègues seront d’accord pour dire que la qualité des
candidats sélectionnés demeure exceptionnelle. Vous méritez des
félicitations.
I think we’ve had this discussion before and I’m not sure if it
was during your tenure or your predecessor’s, but why are we
restricting qualified candidates to the four universities in the
National Capital Region? Why we not expanding that to other
post-secondary institutions?
Je crois que nous avons déjà eu cette discussion auparavant, et
je ne sais plus si c’était pendant votre mandat ou celui de votre
prédécesseur, mais pourquoi limitons-nous l’accès aux candidats
qualifiés des quatre universités situées dans la région de la capitale
nationale? Pourquoi ne pas l’étendre à d’autres institutions
postsecondaires?
Mr. Singh: Thank you, Senator Furey. The reason for this is
that we want to ensure that the page program, the actual
employment, is complementary to the studies being taken.
M. Singh : Merci, sénateur Furey. C’est surtout que nous
voulons que le programme des pages, l’emploi de ces personnes,
soit complémentaire aux études qu’elles suivent. Comme nous
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:53
Given that we are currently in the National Capital Region, it is
very difficult for us to employ someone from a different region
and then also offer them employment at the same time.
sommes situés dans la région de la capitale nationale, il serait très
difficile pour nous d’employer quelqu’un d’une autre région, de
lui offrir un emploi.
The Black Rod works very diligently with each page to ensure
that there’s a good work-life balance in ensuring that the study
component is well met. And that is something that is monitored
by the Black Rod and Human Resources as well.
L’huissier du bâton noir travaille avec beaucoup de diligence
avec chaque page afin qu’ils acquièrent un bon équilibre de vie
entre leur travail et leurs études. L’huissier du bâton noir comme
les ressources humaines font un suivi à cet égard.
Senator Furey: I appreciate that, Mr. Singh, and I thank you
for your comments. However, I would ask in future you look to
other post-secondary institutions in the National Capital Region.
If that’s a restriction I can understand that geographically. I can’t
really understand why we don’t include other post-secondary
institutions, if it’s just on the basis of what’s being studied.
Le sénateur Furey : Merci, monsieur Singh. Je vous remercie de
vos observations. Cependant, j’aimerais que vous envisagiez
d’inclure également les autres institutions postsecondaires
situées dans la région de la capitale nationale. Je peux
comprendre la contrainte géographique. Je ne peux toutefois
pas du tout comprendre pourquoi nous n’incluons pas aussi les
autres institutions postsecondaires, si ce n’est que le domaine
d’études qui est pris en compte.
Mr. Peters: Senator, I appreciate that comment and it’s
something that we will look into.
M. Peters : Sénateur, je prends bonne note de ce commentaire.
Nous allons y porter l’attention nécessaire.
Senator Furey: Thank you.
Le sénateur Furey : Merci.
The Chair: If the chair might have the opportunity to add to
that. There’s always something that might be looked into, Black
Rod, and that is a student anywhere across Canada in the
96 universities are able to do a transfer year. For example, if
somebody is a student at Dalhousie in Halifax, arrangements can
be made that they do that year of study at Carleton or Ottawa or
someplace else for credit at their home university. That might help
to deal with what Senator Furey is raising about not restricting
spots to students doing their four or five years at Ottawa or
Carleton.
Le président : Si vous me le permettez, j’aimerais ajouter
quelque chose à titre de président. Monsieur l’huissier du bâton
noir, nous pourrions toujours étudier la possibilité qu’un étudiant
inscrit à l’une des 96 universités du Canada demande à passer un
an dans une autre université. Par exemple, un étudiant de
l’Université Dalhousie, à Halifax, pourrait s’organiser pour faire
une année d’études à Carleton ou à l’Université d’Ottawa, par
exemple, et que ses crédits soient reconnus dans son université
d’attache. Cela pourrait permettre de répondre à la préoccupation
du sénateur Furey, qui aimerait bien ne pas limiter les places aux
étudiants qui étudient quatre ou cinq ans à l’Université d’Ottawa
ou à l’Université Carleton.
Also, there are two other universities in Ottawa. There’s the
Dominican University College and St. Paul’s University, but also
of course we have a very sophisticated community college or a
technical institute at Algonquin and others. It is a good point that
maybe a little research could be done on it.
Il y a par ailleurs deux autres universités à Ottawa : le
Dominican University College et l’Université St. Paul, mais il y a
bien sûr aussi un collège de pointe et un institut technique de
renom, Algonquin, pour ne nommer que ceux-là. Il est bon de
souligner qu’il y aurait lieu d’approfondir un peu les recherches à
cet égard.
Senator Downe: I want to follow up on the point Senator
LeBreton made. The security and the background checks and
interviews are very important, but the key is — and you covered
this briefly in your remarks but I just want to emphasize it, Black
Rod — to be in touch with the individuals through their time in
the Senate, what’s going on in their lives, what are they hearing at
university, what groups are they involved in and so on. I think
that open-door policy may not have been there in the past to the
degree it is now.
Le sénateur Downe : J’aimerais revenir un peu à l’argument de
la sénatrice LeBreton. Les vérifications des antécédents de sécurité
et les entrevues sont certes très importantes, mais la clé — et vous
l’avez souligné brièvement dans vos observations, mais je tiens à
bien le rappeler, monsieur l’huissier du bâton noir —, c’est de
rester en contact avec les personnes pendant toute la durée de leur
mandat au Sénat, de suivre ce qui se passe dans leur vie, ce qu’ils
entendent à l’université, les groupes dont ils font partie et tout le
reste. Je pense que cette politique très ouverte n’était peut-être pas
en place de façon aussi poussée qu’aujourd’hui il y a quelques
années.
The other comment I want to make, you have done an
excellent job and the people before you, Blair Armitage, when he
was in the role on an ad hoc basis, in opening up the process
across Canada. It has been my experience — I keep emphasizing
this — that the young people are somewhat interested in the
J’aimerais ajouter également que vous avez fait un excellent
travail, comme la personne avant vous, Blair Armitage, qui a
occupé le poste sur une base intérimaire, en élargissant le
processus partout au Canada. Je sais, et je ne cesse de le
répéter, que les jeunes s’intéressent au programme quand on leur
3:54
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
program when you explain it to them. They’re not sure what it
involves, but the parents are extremely interested when they hear
about the $15,000 a year and they’re highly motivated to get their
young people to apply.
explique de quoi il s’agit. Ils ne sont pas certains de ce que cela
implique, mais les parents sont très heureux d’apprendre qu’un
montant de 15 000 $ leur est versé et ils souhaitent ardemment
que leurs jeunes posent leur candidature.
My point today is if you have the time you may want to speak
individually to the senators who are not here today from the
provinces and the territories that had no applicants last year to
highlight the program to them and the opportunities for
somebody from their area.
Ce que je vous suggère maintenant, si vous avez le temps, c’est
de rencontrer un par un les sénateurs absents aujourd’hui qui
représentent les provinces et les territoires où il n’y a pas eu de
candidatures l’an dernier pour leur parler des mérites du
programme et des possibilités que cela offre aux jeunes de leur
région.
Like others, I send out tweets and notices about it, and people
are interested but you have to work at it. Overall, though, it is far
better than it was in the past and I thank all those involved for
that.
Personnellement, je fais comme d’autres et j’envoie des
messages pour en parler notamment sur Twitter, et il y a des
intéressés, mais il faut faire un effort. Dans l’ensemble, toutefois,
c’est beaucoup mieux qu’autrefois, et je remercie tous ceux qui ont
contribué à cela.
Senator Wells: I wanted to do a follow-up on the comments
made by Senator Furey and, of course, you, Speaker, on the
exclusion of essentially all universities and educational
institutions outside the four that were named. I know that
Memorial University in St. John’s has co-op programs that place
students on work terms. For students who have an interest in
governance, political science or any of the programs that are
offered, this would be an ideal opportunity. To essentially have
them excluded from our national institution bears a re-look for
sure.
Le sénateur Wells : Je veux poursuivre dans la foulée de ce qu’a
dit le sénateur Furey, et bien sûr vous, monsieur le Président, au
sujet de l’exclusion essentiellement de toutes les universités et
institutions d’enseignement à part les quatre que vous avez
mentionnées. Je sais que l’Université Memorial à St. John’s offre
des programmes coop pour placer les étudiants pendant les
périodes de stage. Pour les étudiants qui s’intéressent à la
gouvernance, à la science politique, ou à tout autre programme
qui est offert, c’est une occasion en or. Le fait qu’ils soient exclus
de notre institution nationale mérite assurément qu’on réexamine
la question.
Mr. Peters: Thank you for that comment, senator.
M. Peters : Je vous remercie de vos commentaires, sénateur.
Chair, certainly from my perspective, all ideas are on the table.
With the creativity of the Human Resources team, there are
opportunities that exist. I would assure you we will look into
those and report back to this committee.
Monsieur le président, je peux vous dire que de mon côté,
toutes les idées sont sur la table. Notre équipe des ressources
humaines est très créative et il y a bien des possibilités. Je peux
vous assurer que nous allons examiner cela et vous faire rapport.
Senator Munson: I want to put on the record that, being an
Ottawa senator — and I’m sure Senator LeBreton feels the same
way — for this open discussion, Algonquin College and Cité
collégial — I was at both places yesterday. They are vibrant spots
with great students — thousands of them there. Those should be
considered, as well. I don’t see why they should be excluded.
They’re diploma-granting programs and they teach practical ways
of life. Perhaps they should be involved in this.
Le sénateur Munson : Je veux ajouter pour le compte rendu
qu’en tant que sénateur d’Ottawa — et je suis certain que la
sénatrice LeBreton est du même avis —, il faut inclure le Collège
Algonquin et la Cité collégiale. J’ai visité les deux hier. Ce sont des
endroits très dynamiques et on y trouve d’excellents élèves — ils
sont des milliers. Je ne vois pas pourquoi on devrait les exclure.
Ces établissements offrent des programmes qui mènent à des
diplômes et ils enseignent des notions pratiques. On devrait sans
doute aussi les inclure.
The Chair: Thank you, senators. I am sure the Black Rod and
his team will study the good suggestions that have been made.
Le président : Merci, mesdames et messieurs les sénateurs. Je
suis certain que l’huissier du bâton noir et son équipe vont
examiner les excellentes suggestions qui ont été faites.
We can turn to Item No. 5: Membership for the joint advisory
working group on Canada 150. Honourable senators, Canada 150
is coming at us quickly.
Nous pouvons maintenant passer au point no 5 : Groupe de
travail conjoint pour Canada 150. Honorables sénateurs, le
150e approche à grands pas.
Senator L. Smith: I guess I’m not sure where we are with the
process. Do we have an existing group on the 150? Who are they?
Le sénateur L. Smith : Je ne sais pas trop où nous en sommes.
Avons-nous un groupe sur le 150e à l’heure actuelle? Qui en fait
partie?
Mr. O’Brien: We have an agreement with the House of
Commons to create this joint group.
M. O’Brien : Nous avons convenu avec la Chambre des
communes de mettre sur pied un groupe de travail conjoint.
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
Senator L. Smith: Right.
3:55
Le sénateur L. Smith : Bien.
Mr. O’Brien: They are suggesting five senators. I thought three
from your side and two from Senator Furey’s side.
M. O’Brien : La Chambre propose d’inclure cinq sénateurs.
J’ai pensé que ce pourrait être trois de votre côté et deux du côté
du sénateur Furey.
Senator L. Smith: Senator Furey, have you had a chance to
figure out a couple people from your side?
Le sénateur L. Smith : Sénateur Furey, avez-vous pensé à des
candidats?
Senator Furey: Yes, but if we want to get together and talk
about it, I have no problem, but I have two.
Le sénateur Furey : Oui, mais si vous voulez qu’on en discute
ensemble, je n’y vois pas d’inconvénients. J’ai deux candidats.
Senator L. Smith: I wouldn’t mind doing that.
Le sénateur L. Smith : Je n’y vois pas d’inconvénients.
Senator Furey: Okay. We have two names for our side.
Le sénateur Furey : Excellent. J’ai deux noms de mon côté.
The Chair: We will table this and let’s deal with it next week.
The art advisory working group is Item No. 6.
Le président : Nous allons déposer cela et en reparler la
semaine prochaine.
Passons au point no 6, Groupe consultatif sur les œuvres d’art.
Charles Robert, Principal Clerk, Procedure and Chamber
Operations, Senate of Canada: There are two items before the
committee that were presented to you by the art advisory working
group. The first has to do with an offer of a gift of a painting by
Senator Nancy Ruth. It is a painting by Shirley Cheechoo and
involves a landscape with a wolf and some rabbits. The senator
bought it some years ago and has decided she would like to give it
to the Senate to add to the collection that we have in this room.
Charles Robert, greffier principal, Bureau de la Chambre et de la
procédure, Sénat du Canada : Le Groupe consultatif sur les œuvres
d’art vous a soumis deux éléments. Le premier est l’offre du don
d’une peinture par la sénatrice Nancy Ruth, une œuvre de la
peintre Shirley Cheechoo où on voit un paysage avec un loup et
quelques lièvres. La sénatrice l’a achetée il y a quelques années et
elle aimerait maintenant en faire don au Sénat pour qu’il l’ajoute
à la collection qu’on trouve dans cette salle.
The artwork was reviewed by the working group. They
recommend that the gift should be received and accepted.
Le groupe de travail l’a examinée et il recommande que le don
soit accepté.
That’s the first item.
C’est le premier élément.
The Chair: Procedurally, honourable senators, it is for this
committee to concur with accepting a gift of art. Are there
questions for Charles Robert?
Le président : Honorables sénateurs, du point de vue de la
procédure, il revient au comité de décider s’il accepte ou non le
don. Avez-vous des questions à poser à Charles Robert?
Senator LeBreton: When the Senate as an institution accepts a
gift like this, what are the tax implications? Is it a permanent gift?
La sénatrice LeBreton : Lorsque le Sénat accepte un don
comme celui-ci, quelles en sont les répercussions fiscales? S’agit-il
d’un don permanent?
The Chair: Thank you for raising that, because we have delved
into this issue of whether the Senate is able to issue a receipt on
gifts for tax purposes. Our legal counsel, who we congratulate on
his commission, can you speak to this?
Le président : Je vous remercie de soulever ce point, parce que
nous avons examiné la question, à savoir si le Sénat peut délivrer
un reçu aux fins d’impôt dans ce cas. Est-ce que notre conseiller
juridique, que nous félicitons de son mandat, peut nous en dire un
peu plus à ce sujet?
Michel Patrice, Law Clerk and Parliamentary Counsel, Senate
of Canada: There’s no tax implication. The Senate is not an
organization that can issue a tax receipt for a donation. It is not
entertained under the Income Tax Act.
Michel Patrice, légiste et conseiller parlementaire, Sénat du
Canada : Il n’y a pas de répercussions fiscales. Le Sénat n’est pas
un organisme qui peut délivrer des reçus aux fins d’impôt pour un
don. Ce n’est pas accepté en vertu de la Loi de l’impôt sur le
revenu.
Senator LeBreton: Was there a value placed on it? We can see
here beautiful artwork in this room.
La sénatrice LeBreton : A-t-elle été évaluée? Il y a de très belles
toiles dans cette salle.
Mr. Patrice: I’m sure they’re all valuable art pieces, but in
terms of tax implication, in terms of the donor of the artwork, it
has no tax benefit whatsoever.
M. Patrice : Je suis certain que ce sont toutes des œuvres de
grande valeur, mais en ce qui a trait aux répercussions fiscales, la
personne qui en fait don n’en tire aucun avantage fiscal.
But I don’t know the value of the art piece itself.
Je ne sais pas quelle est la valeur de cette œuvre toutefois.
3:56
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
Mr. Robert: The senator indicated when she bought the
painting some 30 or 40 years ago, she paid just over $700 for it.
I did research through Artnet through friends I have in Montreal,
and there have been some items of her work that have come up on
the market recently. The maximum price that has been paid for
any work by her was just over $1,700. The lowest price that has
been paid has been just over $850.
M. Robert : La sénatrice a mentionné l’avoir payée un peu plus
de 700 $ lorsqu’elle l’a achetée il y 30 ou 40 ans. J’ai demandé à
des amis à Montréal de faire des recherches sur Artnet, et d’autres
œuvres de cette peintre ont été vendues sur le marché
dernièrement. Le montant le plus élevé atteint a été un peu plus
de 1 700 $, et le plus bas, un peu plus de 850 $.
I think she’s in the range where this piece might perhaps be
worth $1,500, but you would have to test it with the market.
Je pense que cette œuvre pourrait valoir environ 1 500 $, mais il
faudrait voir ce que le marché est prêt à offrir.
Senator Marshall: So how do we keep track of the artwork that
we have? Who decides where it will be placed, and who does
periodic checks to make sure that the pieces are still hanging
where they’re supposed to be?
La sénatrice Marshall : Comment effectuez-vous le suivi des
œuvres d’art que nous possédons? Qui décide où elles seront
placées et qui s’assure périodiquement qu’elles se trouvent bien là
où elles sont censées être?
Mr. Robert: There is an inventory that is kept. It is maintained
by the Parliamentary Precinct Services. There is a review made
from time to time to make sure that nothing has suddenly
disappeared. That has not yet happened. We don’t think it will
happen.
M. Robert : Nous tenons un inventaire, et c’est le Service de la
Cité parlementaire qui s’en occupe. On vérifie de temps à autre
pour s’assurer que rien n’a disparu soudainement. Cela ne s’est
jamais produit. Nous ne pensons pas que cela arrivera.
For the parts that belong to the Crown collection, there’s an
inventory that usually takes place every year or every two years.
En ce qui a trait aux œuvres qui appartiennent à la collection
de la Couronne, nous procédons habituellement à un inventaire
tous les ans ou tous les deux ans.
The Chair: I will mention that a recommendation was received
through Lynn for an exhibition of the portrait of Queen Victoria
that is in the Senate foyer. The steering committee respectfully
declined the invitation to have that painting leave the building.
Le président : J’aimerais préciser que Lynn a reçu une
recommandation voulant que l’on expose le portrait de la reine
Victoria qui se trouve dans le foyer du Sénat. Le comité directeur
a respectueusement refusé que cette toile quitte l’édifice.
Item No. 2. Go ahead, Charles.
Deuxième élément. Allez-y, Charles.
Mr. Robert: As senators must know, we are now in the
centenary of the outbreak of the First World War. Some time ago,
the War Museum contacted me to meet with an Anglo-Irish
photographer who has been very interested in the First World
War and has taken artistic photographs of the battle scenes
throughout the geographic areas of the First World War — not
simply the front in France, but also in Russia and the Middle
East.
M. Robert : Comme vous le savez, c’est le centenaire du
déclenchement de la Première Guerre mondiale. Un responsable
du Musée de la guerre m’a appelé il y a quelque temps pour
m’inviter à rencontrer un photographe anglo-irlandais, passionné
par la Première Guerre mondiale, qui a pris des photos artistiques
des champs de bataille dans les régions touchées par la guerre —
pas seulement en France, mais aussi en Russie et au MoyenOrient.
The purpose really was to demonstrate how battlefields have
become lands of peace by photographing how nature has
recovered the battle scenes that were so famous during the First
World War. The intent behind that is to promote the ideas of
peace through these large photographs that are meant to be
displayed in public areas.
Son but est de montrer que les champs de bataille sont devenus
des lieux de paix et que la nature a repris ses droits, là où les
grandes batailles ont eu lieu. Le but est aussi de promouvoir la
paix en exposant ces grandes photographies dans des lieux
publics.
A year ago, the Palace of Westminster, if I remember correctly,
displayed some of these artworks. Last spring in Paris, at the
Senate and the gates of the Luxembourg Gardens, over 40 of the
photographs were hung from the fence as part of the public art
display.
L’an dernier, si je me souviens bien, certaines d’entre elles ont
été exposées au Palais de Westminster, et au printemps dernier, à
Paris, on en a exposé plus d’une quarantaine au Sénat et aux
portes du jardin du Luxembourg dans le cadre de l’exposition
d’art publique.
Every year, in November, towards the anniversary of the
Armistice, the Senate holds a ceremony to commemorate
Canada’s participation in various wars. The idea would be to
display on this special occasion some of this photographer’s
artwork in the Hall of Honour during the week of that
commemorative event. This is easily done because, as it
Chaque année, en novembre, à l’approche de l’anniversaire de
l’armistice, le Sénat organise une cérémonie pour souligner la
participation du Canada à différentes guerres. On pourrait
profiter de cette occasion spéciale pour exposer quelques œuvres
de ce photographe dans le Hall d’honneur pendant la semaine des
célébrations. Ce serait assez facile à organiser, car le Musée de la
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
3:57
happens, the War Museum had a display of this man’s work
several years ago, and they have within their inventory upward of
40 photographs of his work. We could choose, if we wish, up to 20
that could be displayed in the Hall of Honour for the period of
one week.
guerre a déjà exposé quelques-unes de ses œuvres il y a plusieurs
années, et il en compte encore une quarantaine dans son
inventaire. Nous pourrions en choisir jusqu’à 20 pour les
exposer dans le Hall d’honneur pendant une semaine.
The 20 easels that we would need could be commercially rented
for $100 a day. There would be no damage done to the fabric of
the building, and the artwork would be displayed. It is easily
mounted. The vignettes are already prepared. It is just a question
of whether there is a will to cooperate with the House of
Commons — presumably we would have to do that, since we’re
talking about the Hall of Honour — to mount an exhibition,
however temporary, to demonstrate Parliament’s recognition of
the anniversary.
On pourrait louer les 20 chevalets dont nous aurions besoin au
coût de 100 $ par jour et exposer les œuvres tout en laissant les
murs de l’édifice intacts. Les chevalets sont faciles à assembler.
Les vignettes sont déjà prêtes. Il suffit maintenant de savoir si
nous voulons collaborer avec la Chambre des communes — il
faudrait probablement le faire puisqu’il s’agit du Hall d’honneur
— pour préparer une exposition, même si elle est temporaire, pour
montrer que le Parlement souligne cet anniversaire.
The Chair: Any comments, honourable senators? I think it’s a
great initiative, given the fact that in the Senate Chamber we have
paintings marking the Great War, the hundredth anniversary of
which we are marking. By way of footnote, I would note that, for
the Hall of Honour, we don’t have to seek squatters’ rights from
the Senate. The Hall of Honour is space of the Senate. Obviously
we enjoy collaborating with our friends in the other place, but I
would recommend that this be a Senate initiative and that we are
going to be using our Hall of Honour, which is why we had
instituted the Thursday long parade that comes down through the
Hall of Honour. This is a bicameral Parliament and we are in a
central part of it.
Le président : Honorables sénateurs, avez-vous des
commentaires? C’est une excellente initiative, à mon avis, car
nous avons des peintures sur la Grande Guerre dans la salle du
Sénat, dont nous commémorons le centenaire. En passant, je
souligne que le Sénat n’a pas à demander de permission pour
utiliser le Hall d’honneur, qui en fait partie. C’est toujours avec
plaisir, bien sûr, que nous collaborons avec nos amis de l’autre
endroit, mais je recommande qu’on en fasse une initiative du
Sénat et que l’exposition se tienne dans notre Hall d’honneur, car
c’est la raison pour laquelle la parade du jeudi passe par ce hall.
Nous avons un Parlement bicaméral et nous en sommes au cœur.
Thank you. There’s agreement on that.
Merci. On s’entend sur ce point.
Under ‘‘other business’’ — and I know we’re about to
conclude — I’m quite upset about what we have discovered
recently relating to the Government Conference Centre. Some of
our colleagues from this committee had paid personal visits to the
Government Conference Centre as we were developing our
suggestion that it was saving hundreds of millions of dollars for
the chamber during the renovations of the Centre Block. On the
fifth floor, those who went there went there will remember, we
had identified the kitchen where a very important part of modern
Canadian history took place. That’s where Roy McMurtry, the
Minister of Justice, Attorney General of Ontario; Roy Romanow,
of Saskatchewan; and Jean Chrétien, the federal minister, met and
salvaged, during that constitutional period, the Canada patriation
of our Constitution. They guaranteed us that they would preserve
this kitchen because of its historical importance. I trust those who
were there with me remember that.
Sous « Autres affaires » — et je sais que la réunion tire à sa
fin —, je dois dire que je suis profondément irrité par ce que nous
avons découvert au sujet du Centre de conférences du
gouvernement. Quelques membres du comité s’y sont rendus
pour étoffer notre idée en vue de faire économiser des centaines de
millions de dollars au Sénat pendant les travaux de réfection de
l’édifice du Centre. Au cinquième étage, ceux qui sont venus s’en
souviennent, nous avions désigné la cuisine où une page de notre
histoire moderne s’était écrite. C’est là en effet que Roy
McMurtry, alors ministre de la Justice et procureur général de
l’Ontario, Roy Romanow, de la Saskatchewan, et Jean Chrétien,
alors ministre fédéral, se sont rencontrés pour sauver, pendant les
négociations constitutionnelles, le rapatriement de la
Constitution. On nous avait donné l’assurance qu’on ne
toucherait pas à cette cuisine en raison de son importance
historique. Je suis certain que ceux qui étaient présents s’en
souviennent.
We were advised the other day that they have demolished the
kitchen. It annoys me if nobody listens to us but other senators
were there. Do you want to share with the senators what we
learned last week? Public Works Canada sometimes doesn’t listen
to us the way I believe they should be listening to us.
Nous avons appris l’autre jour que la cuisine a été démolie.
Cela m’agace que personne ne nous écoute, et d’autres sénateurs
étaient présents. Voulez-vous mentionner aux sénateurs ce que
nous avons appris la semaine dernière? Parfois les gens de
Travaux publics Canada ne nous écoutent pas comme nous
méritons qu’ils nous écoutent à mon avis.
Brigitte Desjardins, Director Real Property Planning, Senate of
Canada: Good morning, honourable senators. I believe that when
Ms. Chahwan, the assistant deputy minister of Public Works and
Brigitte Desjardins, directrice, Planification des biens
immobiliers, Sénat du Canada : Bonjour, mesdames et messieurs
les sénateurs. Je crois savoir que lorsque Mme Chahwan, sous-
3:58
Internal Economy, Budgets and Administration
18-9-2014
Government Services Canada, appeared before you last April,
Senator Munson asked the question as to what was happening
with the kitchen in the Government Conference Centre. She
explained at the time that there was a flood on the upper floor,
and that that area had been affected by the flood, and due to the
fact that there is also asbestos in that building, they had to strip
out some of the materials. The kitchen is no longer the kitchen
that was there before the flood.
ministre adjointe à Travaux publics et Services gouvernementaux
Canada, a comparu en avril dernier, le sénateur Munson lui a
demandé ce qui se passait avec la cuisine du Centre des
conférences du gouvernement. Elle a expliqué qu’il y avait eu
un dégât d’eau à l’étage supérieur, et que la cuisine avait été
touchée, et comme il y a de l’amiante dans l’édifice, ils ont dû
enlever des matériaux. La cuisine ne ressemble plus du tout à ce
qu’elle était avant le dégât d’eau.
Senator Munson: Who are the ‘‘theys’’? Who are they? Was this
something signed off on destroying this kitchen? If my kitchen
was flooded, I’d get it fixed; I wouldn’t destroy it.
Le sénateur Munson : Qui sont ces « ils »? De qui s’agit-il? Estce qu’on a autorisé sa destruction? Si j’avais un dégât d’eau dans
ma cuisine, je la ferais réparer, je ne jetterais pas les murs à terre.
Ms. Desjardins: It is the department that basically undertook
to strip out the materials.
Mme Desjardins : C’est le ministère qui a pris la décision,
essentiellement, de faire enlever les matériaux.
Senator Munson: Politics aside, this is historic. This was a part
of Senator Tkachuk’s life in Saskatchewan.
Le sénateur Munson : Peu importe nos idées politiques, c’est un
lieu historique. C’était un épisode de la vie du sénateur Tkachuk
en Saskatchewan.
Ms. Desjardins: The material had to be removed.
Mme Desjardins : Il fallait retirer les matériaux.
Senator Tkachuk: Not a happy part of my life.
Le sénateur Tkachuk : Ce ne sont pas de bons souvenirs.
Senator Munson: This is pretty serious. What can be done now?
Can there be some kind of plaque recreating that kitchen? A flood
is a flood. This is serious business.
Le sénateur Munson : C’est très grave. Que peut-on faire
maintenant? Peut-on recréer cette cuisine sur une plaque? Un
dégât d’eau est un dégât d’eau. C’est une affaire grave.
Ms. Desjardins: The department has proposed a
commemorative plaque.
Mme Desjardins : Le ministère a proposé une plaque
commémorative.
Senator Downe: It raises serious concerns, and it goes back to
what the chair said originally when he had concerns about when
we come back here, what space we’ll have, and so on. You have,
to your credit, red flagged this trust factor. We now have a prime
example of what we are getting into with Public Works.
Le sénateur Downe : C’est très préoccupant, et cela nous
rappelle les craintes que le président avait au début au sujet de
notre retour en ces lieux, de l’espace que nous aurons, et cetera.
Vous avez, et c’est tout à votre honneur, soulevé la question de la
confiance. Voilà un bel exemple de ce qui nous attend avec
Travaux publics.
Setting aside the kitchen for a moment, the question is how do
we protect ourselves as ironclad as we can on a go-forward basis?
The purpose for going down there to the GCC, as we all know, is
to save this massive amount of funds. If we end up with Public
Works ignoring what we’re suggesting, putting lavish
accommodation for future use not of the Senate but of their
own purposes for the building 18, 20 years hence, we’re going to
wear it. How do we protect Canadian taxpayers, our instructions
and what we want and not have Public Works simply ignore what
we’re doing?
Laissons la cuisine un instant, et ce qu’il faut maintenant c’est
décider ce qu’il faut faire pour se protéger autant que faire se
peut? Le but d’aller nous installer au CCG, comme nous le savons
tous, est d’épargner une somme considérable. Si au bout du
compte, Travaux publics ne tient pas compte de nos suggestions et
met des installations extravagantes non pas pour le Sénat mais
pour lui dans 18, 20 ans, nous allons devoir faire face à la réalité.
Que pouvons-nous faire pour protéger les contribuables
canadiens, pour faire respecter nos idées et nos désirs et pour
empêcher Travaux publics de n’en faire qu’à sa tête?
Having identified the problem, I would turn it over to the legal
people to see what they can do to solidify these agreements before
we go much farther down the road with this bunch. This is a
prime example of what we’re into. We’re into a mess.
Le problème étant ce qu’il est, je vais demander à nos
conseillers juridiques ce qu’ils peuvent faire pour bétonner les
ententes avant que nous allions plus loin avec cette bande. Voilà
un bon exemple de la situation. C’est un beau gâchis.
The Chair: Senators, I wanted to simply place the matter on the
record. That’s a good suggestion, Senator Downe. I know the
Clerk will have a meeting with the assistant deputy minister of
Public Works to express the views that have been shared publicly
in this committee.
Le président : Mesdames et messieurs les sénateurs, je voulais
simplement inscrire le tout au compte rendu. C’est une bonne
suggestion, sénateur Downe. Je sais que le greffier va avoir une
rencontre avec la sous-ministre adjointe de Travaux publics pour
lui transmettre de vive voix les préoccupations que nous avons
exprimées publiquement aujourd’hui.
Thank you very much for your time.
Je vous remercie sincèrement de votre temps.
18-9-2014
Régie interne, budgets et administration
Senator Downe: On behalf of the committee, I assume you or
someone else will send a thank-you letter to Senator Nancy Ruth
for her kind donation.
3:59
Le sénateur Downe : Je présume que vous ou quelqu’un d’autre
allez envoyer un mot de remerciement à la sénatrice Nancy Ruth
pour son aimable don.
The Chair: Indeed.
Le président : Bien sûr.
Meeting adjourned.
La séance est levée.
(The committee adjourned.)
(La séance est levée.)
WITNESS
TÉMOIN
Thursday, September 18, 2014
Le jeudi 18 septembre 2014
Library of Parliament:
Bibliothèque du Parlement :
Sonia L’Heureux, Parliamentary Librarian.
Available on the Internet: http://www.parl.gc.ca
Sonia L’Heureux, bibliothécaire parlementaire.
Disponible sur internet: http://www.parl.gc.ca
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