Second Session Deuxième session de la Forty-first Parliament, 2013-14

Second Session Deuxième session de la Forty-first Parliament, 2013-14
Second Session
Forty-first Parliament, 2013-14
Deuxième session de la
quarante et unième législature, 2013-2014
Proceedings of the Standing
Committee on
Délibérations du
Comité permanent de la
Internal Economy,
Budgets and
Administration
Régie interne,
des budgets et de
l'administration
Chair:
The Honourable NOËL A. KINSELLA
Président :
L’honorable NOËL A. KINSELLA
Thursday, October 2, 2014
Tuesday, October 7, 2014 (in camera)
Tuesday, October 28, 2014 (in camera)
Thursday, November 6, 2014 (in camera)
Thursday, November 20, 2014 (in camera)
Le jeudi 2 octobre 2014
Le mardi 7 octobre 2014 (à huis clos)
Le mardi 28 octobre 2014 (à huis clos)
Le jeudi 6 novembre 2014 (à huis clos)
Le jeudi 20 novembre 2014 (à huis clos)
Issue No. 4
Fascicule nº 4
Pursuant to rule 12-7(1), consideration of
financial and administrative matters
Conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, étude
des questions financières et administratives
and
et
Administrative matters
Affaires administratives
INCLUDING:
THE NINTH REPORT OF THE COMMITTEE
AND
THE TENTH REPORT OF THE COMMITTEE
Y COMPRIS :
LE NEUVIÈME RAPPORT DU COMITÉ
ET
LE DIXIÈME RAPPORT DU COMITÉ
WITNESSES:
(See back cover)
TÉMOINS :
(Voir à l’endos)
51616-51640-51693-51720-51756
STANDING COMMITTEE ON
INTERNAL ECONOMY, BUDGETS
AND ADMINISTRATION
COMITÉ PERMANENT DE LA
RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET
DE L’ADMINISTRATION
The Honourable Noël A. Kinsella, Chair
Président : L’honorable Noël A. Kinsella
The Honourable George J. Furey, Deputy Chair
Vice-président : L’honorable George J. Furey
and
et
The Honourable Senators:
Les honorables sénateurs :
* Carignan, P.C.
(or Martin)
Cordy
* Cowan
(or Fraser)
Downe
Doyle
Fraser
Greene
Lang
LeBreton, P.C.
Marshall
Munson
Smith (Saurel)
Tkachuk
Wells
White
* Carignan, C.P.
(ou Martin)
Cordy
* Cowan
(ou Fraser)
Downe
Doyle
Fraser
Greene
Lang
LeBreton, C.P.
Marshall
Munson
Smith (Saurel)
Tkachuk
Wells
White
*Ex officio members
* Membres d’office
(Quorum 4)
(Quorum 4)
Changes in membership of the committee:
Modifications de la composition du comité :
Pursuant to rule 12-5, membership of the committee was
amended as follows:
Conformément à l’article 12-5 du Règlement, la liste des membres
du comité est modifiée, ainsi qu’il suit :
The Honourable Senator Greene replaced the Honourable
Senator Manning (November 19, 2014).
L’honorable sénateur Greene a remplacé l’honorable sénateur
Manning (le 19 novembre 2014).
The Honourable Senator Fraser replaced the Honourable Senator
Campbell (November 19, 2014).
L’honorable sénatrice Fraser a remplacé l’honorable sénateur
Campbell (le 19 novembre 2014).
The Honourable Senator Cordy replaced the Honourable Senator
Charette-Poulin (November 5, 2014).
L’honorable sénatrice Cordy a remplacé l’honorable sénatrice
Charette-Poulin (le 5 novembre 2014).
The Honourable Senator Fraser replaced the Honourable Senator
Campbell (October 27, 2014).
L’honorable sénatrice Fraser a remplacé l’honorable sénateur
Campbell (le 27 octobre 2014).
The Honourable Senator Verner, P.C., replaced the Honourable
Senator Lang (October 6, 2014).
L’honorable sénatrice Verner, C.P., a remplacé l’honorable
sénateur Lang (le 6 octobre 2014).
The Honourable Senator White replaced the Honourable Senator
Frum (October 3, 2014).
L’honorable sénateur White a remplacé l’honorable sénatrice
Frum (le 3 octobre 2014).
The Honourable Senator Downe replaced the Honourable
Senator Dawson (October 2, 2014).
L’honorable sénateur Downe a remplacé l’honorable sénateur
Dawson (le 2 octobre 2014).
The Honourable Senator Dawson replaced the Honourable
Senator Downe (October 1, 2014).
L’honorable sénateur Dawson a remplacé l’honorable sénateur
Downe (le 1er octobre 2014).
The Honourable Senator Frum replaced the Honourable Senator
White (October 1, 2014).
L’honorable sénatrice Frum a remplacé l’honorable sénateur
White (le 1er octobre 2014).
The Honourable Senator Cordy replaced the Honourable Senator
Dawson (September 18, 2014).
L’honorable sénatrice Cordy a remplacé l’honorable sénateur
Dawson (le 18 septembre 2014).
The Honourable Senator Lang replaced the Honourable Senator
Runciman (September 18, 2014).
L’honorable sénateur Lang a remplacé l’honorable sénateur
Runciman (le 18 septembre 2014).
The Honourable Senator Manning replaced the Honourable
Senator Greene (September 18, 2014).
L’honorable sénateur Manning a remplacé l’honorable sénateur
Greene (le 18 septembre 2014).
Published by the Senate of Canada
Available on the Internet: http://www.parl.gc.ca
Publié par le Sénat du Canada
Disponible sur internet: http://www.parl.gc.ca
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:3
MINUTES OF PROCEEDINGS
PROCÈS-VERBAUX
OTTAWA, Thursday, October 2, 2014
(23)
OTTAWA, le jeudi 2 octobre 2014
(23)
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration met this day, at 9 a.m. in room 160-S, Centre
Block, the chair, the Honourable Noël A. Kinsella, presiding.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et
de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures, dans la
pièce 160-S de l’édifice du Centre sous la présidence de
l’honorable Noël A. Kinsella (président).
Members of the committee present: The Honourable Senators
Campbell, Cordy, Dawson, Doyle, Frum, Furey, Kinsella, Lang,
LeBreton, P.C., Manning, Marshall, Munson, Smith (Saurel),
Tkachuk and Wells (15).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs
Campbell, Cordy, Dawson, Doyle, Frum, Furey, Kinsella,
Lang, LeBreton, C.P., Manning, Marshall, Munson, Smith
(Saurel), Tkachuk et Wells (15).
Also in attendance: Mr. Gary W. O’Brien, Clerk of the Senate,
and other senior Senate officials.
Également présents : M. Gary W. O’Brien, greffier du Sénat, et
d’autres dirigeants du Sénat.
Also present: The official reporters of the Senate.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
CIBA/2014-10-02/124(P) — Adoption of Minutes of Proceedings
CIBA/2014-10-02/124(P) — Adoption de procès-verbaux
It was moved by Senator Doyle that the Minutes of
Proceedings of September 18, 2014 be adopted, with amendment.
Le sénateur Doyle propose l’adoption du procès-verbal de la
réunion du 18 septembre 2014, tel qu’il a été modifié.
The question being put on the motion, it was — Resolved in
the affirmative.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-10-02/125(P) — Deployment of the New Debates
Search Tool (FAST)
CIBA/2014-10-02/125(P) — Déploiement du nouveau moteur de
recherche des Débats (FAST)
Hélène Bouchard, Director, Information Services Directorate
and Christine Burbridge, Assistance Managing Editor, Debates
Services, gave a presentation on the deployment of the new
Debates Search Tool (FAST) and answered questions.
Hélène Bouchard, directrice de la Direction des services
d’information, et Christine Burbridge, éditrice adjointe aux
Services des débats, parlent du déploiement du nouveau moteur
de recherche des Débats (FAST) et répondent aux questions.
Ms. Bouchard informed the committee that the Debates
Search Tool was a temporary solution until it is replaced by a
structured database which will be developed and implemented
within the new Iris legislative system.
Mme Bouchard indique au comité que cet outil de recherche
est une solution temporaire et qu’il est appelé à être remplacé par
une base de données structurée qui sera mise en œuvre dans le
nouveau système législatif Iris.
CIBA/2014-10-02/126(P) — Tenth Report of Subcommittee on
Committee Budgets
CIBA/2014-10-02/126(P) — Dixième rapport du Sous-comité des
budgets des comités
The Chair of the Subcommittee on Committee Budgets, the
Honourable Larry Smith (Saurel), tabled, for information, the
tenth report of the subcommittee as follows:
En sa qualité de président du Sous-comité des budgets des
comités, l’honorable Larry Smith (Saurel) dépose, à titre
d’information, le dixième rapport du sous-comité.
Thursday, October 2, 2014
Le jeudi 2 octobre 2014
The Subcommittee on Committee Budgets of the
Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration has the honour to table its
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité
permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration a l’honneur de déposer son
TENTH REPORT
DIXIÈME RAPPORT
On Thursday, March 27, 2014, through the adoption of a
report of your Subcommittee, the Standing Committee on
Internal Economy, Budgets and Administration agreed to
table in the Senate the post-activity expenditure reports of
Senate committees in order to increase the public’s
understanding of committee budgets and expenditures.
Le jeudi 27 mars 2014, en adoptant un rapport de votre
Sous-comité, le Comité permanent de la régie interne, des
budgets et de l’administration a convenu de déposer au
Sénat les rapports de dépenses post-activités des comités du
Sénat afin de mieux faire comprendre au public les budgets
et les dépenses des comités.
This responds to an increased demand for transparency
regarding Senate expenses.
Ceci répond à la demande accrue de transparence relative
aux dépenses du Sénat.
4:4
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
Therefore, in accordance with the decision of Thursday,
March 27, 2014, your Subcommittee now tables the
following committee post-activity expenditure reports for
2013-2014 (2nd Session, 41st Parliament), which are
appended to this report:
Par conséquent, et en conformité avec la décision du jeudi
27 mars 2014, votre sous-comité dépose maintenant les
rapports suivants de dépenses post-activités de comités de
2013-2014 (2e session, 41e législature) qui sont annexées au
présent rapport :
Agriculture and Forestry (Research and innovation efforts in
the agriculture sector)
Activity 1: Ontario (Fact-finding mission)
Budget
$22,556
Expenditures
$ 5,648
Surplus
$16,908
Agriculture et forêts (efforts de recherche et d’innovation dans
le secteur agricole)
Activité 1 : Ontario (mission d’étude)
Budget
22 556 $
Dépenses
5 648 $
Surplus
16 908 $
Fisheries and Oceans (Aquaculture)
Activity 1: British Columbia
(Fact-finding mission and public hearings)
Budget
$172,017
Expenditures
$ 79,817
Surplus
$ 92,200
Pêches et océans (aquaculture)
Activité 1 : Colombie-Britannique
(mission d’étude et audiences publiques)
Budget
172 017 $
Dépenses
79 817 $
Surplus
92 200 $
Legal and Constitutional Affairs (Legislation)
Activity 1: Brockville, Ontario (Fact-finding mission)
Budget
$4,394
Expenditures
$ 715
Surplus
$3,679
Affaires juridiques et constitutionnelles (législation)
Activité 1 : Brockville, Ontario (mission d’étude)
Budget
4 394 $
Dépenses
715 $
Surplus
3 679 $
National Security and Defence (International security and
defence relations)
Activity 1: Colorado Springs, Colorado,
USA (Fact-finding mission)
Budget
$65,120
Expenditures
$27,696
Surplus
$37,424
Sécurité nationale et défense (relations internationales en
matière de sécurité et de défense)
Activité 1 : Colorado Springs, Colorado,
États-Unis (mission d’étude)
Budget
65 120 $
Dépenses
27 696 $
Surplus
37 424 $
Transport and Communications (CBC/Radio-Canada)
Transports et communications (CBC/Radio-Canada)
Activity 1: Winnipeg, Edmonton, Yellowknife
(Fact-finding mission)
Budget
$80,597
Expenditures
$31,455
Surplus
$49,192
Activité 1 : Winnipeg, Edmonton, Yellowknife
(mission d’étude)
Budget
80 597 $
Dépenses
31 455 $
Surplus
49 192 $
Respectfully submitted,
Respectueusement soumis,
Le président,
LARRY SMITH
Chair
It was moved by Senator Marshall that the tenth report of the
Subcommittee on Committee Budgets be tabled in the Senate as a
report of the Standing Committee on Internal Economy, Budgets
and Administration.
The question being put on the motion, it was adopted.
La sénatrice Marshall propose que le dixième rapport du Souscomité des budgets des comités soit déposé au Sénat en tant que
rapport du Comité permanent de la régie interne, des budgets et
de l’administration.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-10-02/127(P) — Senators’ Basic Information Policy
CIBA/2014-10-02/127(P) — Politique sur les renseignements de
base concernant les sénateurs
Lucie Lavoie, Senior Executive Assistant to the Senate and
Michel Patrice, Law Clerk and Parliamentary Counsel, presented
the new Senate Policy on Senators’ Basic Information.
Lucie Lavoie, adjointe exécutive principale du Sénat, et Michel
Patrice, légiste et conseiller parlementaire, présentent la nouvelle
Politique sur les renseignements de base concernant les sénateurs.
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:5
It was agreed that this item be further discussed at the next
meeting.
Il est convenu de poursuivre la discussion de ce point à la
prochaine réunion.
CIBA/2014-10-02/128(P) — Joint Advisory Working Group on
Canada 150
CIBA/2014-10-02/128(P) — Groupe de travail consultatif mixte
sur le 150e anniversaire du Canada
It was agreed that a Joint Advisory Working Group on
Canada 150 be created and that the chair coordinate with the
Speaker of the House of Commons a list of members. The chair
will report back to the committee with the final membership list.
Il est convenu de créer un groupe de travail consultatif mixte
sur le 150e anniversaire du Canada. Le président coordonnera la
liste des membres, avec le Président de la Chambre des
communes. Il présentera ensuite la liste finale des membres au
comité.
CIBA/2014-10-02/129(P) — Advisory Working Group on the Main
Estimates
CIBA/2014-10-02/129(P) — Groupe de travail consultatif chargé
d’examiner le Budget principal des dépenses
It was agreed that an Advisory Working Group on the Main
Estimates be created and that the membership be composed of the
following senators: The Honourable Senators Nolin (Chair),
Cordy, Furey, Smith (Saurel) and Wells. (5)
Il est convenu de créer un groupe de travail consultatif qui sera
chargé d’examiner le Budget principal des dépenses. Ce groupe de
travail se composera des sénateurs suivants : les honorables
sénateurs Nolin (président), Cordy, Furey, Smith (Saurel) et
Wells. (5)
CIBA/2014-10-02/130(P) — Advisory Working Group on the
Review of the SARs
CIBA/2014-10-02/130(P) — Groupe de travail consultatif chargé
d’examiner le RAS
Senator Smith informed the committee that the Advisory
Working Group on the Review of the Senate Administrative Rules
(SARs) would be starting their review and as agreed on
May 29, 2014 the membership will be composed with the same
members as the Advisory Working Group on the Review of the
Senators’ Travel Policy, namely: The Honourable Senators Smith
(Saurel)(Chair), Marshall, Lang, Tkachuk, Furey, Downe and
Cordy. (7).
Le sénateur Smith indique au Comité que le Groupe de travail
consultatif chargé d’examiner le Règlement administratif du Sénat
(RAS) se mettra à la tâche et que, conformément à ce qui a été
convenu le 29 mai 2014, il se composera des mêmes membres que
le Groupe de travail consultatif chargé d’examiner la Politique
régissant les déplacements des sénateurs, à savoir les honorables
sénateurs Smith (Saurel) (président), Marshall, Lang, Tkachuk,
Furey, Downe et Cordy. (7).
CIBA/2014-10-02/131(P) — Parliamentary Treasures: A Glimpse
Inside the Archives of the Senate of Canada
CIBA/2014-10-02/131(P) — Trésors parlementaires : Regard sur
les Archives du Sénat du Canada
The Clerk made a presentation on the new publication:
Parliamentary Treasures: A Glimpse Inside the Archives of the
Senate of Canada. He indicated that a limited number of copies
will be printed, however, the book will also be available as a web
version (e-book). The launch of the book is planned for the week
of October 20, 2014 and a communication campaign will be
developed by the Communications Directorate.
Le greffier présente la nouvelle publication Trésors
parlementaires : Regard sur les Archives du Sénat du Canada. Il
en sera tiré un nombre limité d’exemplaires, mais ce livre sera
aussi disponible en version Web (livre électronique). Le lancement
est prévu pour la semaine du 20 octobre 2014. La Direction des
communications s’occupera de la publicité à ce sujet.
At 10:18 a.m., the committee adjourned to the call of the chair.
À 10 h 18, le comité s’ajourne jusqu’à nouvelle convocation de
la présidence.
ATTEST:
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de la
régie interne, des budgets et de l’administration,
Gary W. O’Brien
Clerk of the Senate and Clerk of the Standing Committee on
Internal Economy, Budgets and Administration
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie
Recording Secretary
4:6
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
OTTAWA, Tuesday, October 7, 2014
(24)
OTTAWA, le mardi 7 octobre 2014
(24)
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration met in camera this day, at 5 p.m. in room 356-S,
Centre Block, the chair, the Honourable Noël A. Kinsella,
presiding.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration se réunit aujourd’hui à huis clos, à 17 heures,
dans la salle 356-S de l’édifice du Centre sous la présidence de
l’honorable Noël A. Kinsella, (président).
Members of the committee present: The Honourable Senators
Campbell, Cordy, Downe, Doyle, Furey, Fraser, Kinsella,
LeBreton, P.C., Manning, Marshall, Munson, Smith (Saurel),
Tkachuk, Verner, Wells and White (16).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs
Campbell, Cordy, Downe, Doyle, Furey, Fraser, Kinsella,
LeBreton, Manning, Marshall, Munson, Smith (Saurel),
Tkachuk, Verner, Wells et White (16).
Also in attendance: Mr. Gary W. O’Brien, Clerk of the Senate,
and other senior Senate officials.
Également présents : M. Gary W. O’Brien, greffier du Sénat, et
d’autres dirigeants du Sénat.
Also present: The official reporters of the Senate.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
At 6:48 p.m., the committee adjourned to the call of the chair.
À 18 h 48, le comité s’ajourne jusqu’à nouvelle convocation de
la présidence.
ATTESTÉ :
ATTEST:
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de la
régie interne, des budgets et de l’administration,
Gary W. O’Brien
Clerk of the Senate and Clerk of the Standing Committee on
Internal Economy, Budgets and Administration
La secrétaire de séance,
Mireille Bonnerot
Recording Secretary
OTTAWA, Tuesday, October 28, 2014
(25)
OTTAWA, le mardi 28 octobre 2014
(25)
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration met in camera this day, at 5:05 p.m. in
room 356-S, Centre Block, the chair, the Honourable Noël A.
Kinsella, presiding.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et
de l’administration se réunit aujourd’hui à huis clos, à 17 h 5,
dans la pièce 356-S de l’édifice du Centre sous la présidence de
l’honorable Noël A. Kinsella, (président).
Members of the committee present: The Honourable Senators
Cordy, Downe, Doyle, Furey, Fraser, Kinsella, Lang, LeBreton,
P.C., Manning, Marshall, Munson, Smith (Saurel), Tkachuk,
Wells and White (15).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Cordy,
Downe, Doyle, Furey, Fraser, Kinsella, Lang, LeBreton,
Manning, Marshall, Munson, Smith (Saurel), Tkachuk, Wells et
White (15).
Also in attendance: Mr. Gary W. O’Brien, Clerk of the Senate,
and other senior Senate officials.
Également présents : M. Gary W. O’Brien, greffier du Sénat, et
d’autres dirigeants du Sénat.
Also present: The official reporters of the Senate.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
At 6:30 p.m., the committee adjourned to the call of the chair.
4:7
À 18 h 30, le comité s’ajourne jusqu’à nouvelle convocation de
la présidence.
ATTESTÉ :
ATTEST:
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de la
régie interne, des budgets et de l’administration,
Gary W. O’Brien
Clerk of the Senate and Clerk of the Standing Committee on
Internal Economy, Budgets and Administration
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie
Recording Secretary
OTTAWA, Thursday, November 6, 2014
(26)
OTTAWA, le jeudi 6 novembre 2014
(26)
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration met this day at 8:31 a.m., in room 160-S, Centre
Block, the chair, the Honourable Noël A. Kinsella, presiding.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et
de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 31, dans la
pièce 160-S de l’édifice du Centre sous la présidence de
l’honorable Noël A. Kinsella (président).
Members of the committee present: The Honourable Senators
Campbell, Cordy, Doyle, Fraser, Furey, Kinsella, Lang,
Manning, Marshall, Munson, Smith (Saurel), Tkachuk, Wells
and White (14).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs
Campbell, Cordy, Doyle, Fraser, Furey, Kinsella, Lang,
Manning, Marshall, Munson, Smith (Saurel), Tkachuk, Wells et
White (14).
Other senator present: The Honourable Senator Nolin (1).
Autre sénateur présent : L’honorables sénateur Nolin (1).
Also present: The official reporters of the Senate.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
At 9:38 a.m., the committee adjourned to the call of the chair.
À 9 h 38, le comité s’ajourne jusqu’à nouvelle convocation de la
présidence.
ATTESTÉ :
ATTEST:
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de la
régie interne, des budgets et de l’administration,
Gary W. O’Brien
Clerk of the Senate and Clerk of the Standing Committee on
Internal Economy, Budgets and Administration
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie
Recording Secretary
OTTAWA, Thursday, November 20, 2014
(27)
OTTAWA, le jeudi 20 novembre 2014
(27)
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration met this day at 8:30 a.m., in room 160-S, Centre
Block, the chair, the Honourable Noël A. Kinsella, presiding.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 30, dans la
pièce 160-S de l’édifice du Centre sous la présidence de
l’honorable Noël A. Kinsella (président).
4:8
Internal Economy, Budgets and Administration
Members of the committee present: The Honourable Senators
Cordy, Downe, Fraser, Furey, Greene, Kinsella, Lang, Marshall,
Munson, Smith (Saurel), Tkachuk, Wells and White (13).
20-11-2014
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Cordy,
Downe, Fraser, Furey, Greene, Kinsella, Lang, Marshall,
Munson, Smith (Saurel), Tkachuk, Wells et White (13).
Other senator present: The Honourable Senator Nolin (1).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Nolin (1).
Also present: The official reporters of the Senate.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
WITNESSES:
TÉMOINS :
KPMG:
KPMG :
Andrew Newman, Partner, Audit;
Andrew Newman, Associé, Audit;
Josh Frenkel, Audit Manager.
Josh Frenkel, Gestionnaire de la vérification.
At 9:54 a.m., the committee adjourned to the call of the chair.
ATTEST:
À 9 h 54, le comité s’ajourne jusqu’à nouvelle convocation de la
présidence.
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de la
régie interne, des budgets et de l’administration,
Gary W. O’Brien
Clerk of the Senate and Clerk of the Standing Committee on
Internal Economy, Budgets and Administration
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie
Recording Secretary
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
REPORTS OF THE COMMITTEE
4:9
RAPPORTS DU COMITÉ
Thursday, October 2, 2014
Le jeudi 2 octobre 2014
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration has the honour to table its
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration a l’honneur de déposer son
NINTH REPORT
NEUVIÈME RAPPORT
On Thursday, March 27, 2014, the Standing Committee on
Internal Economy, Budgets and Administration agreed to table in
the Senate the post-activity expenditure reports of Senate
committees in order to increase the public’s understanding of
committee budgets and expenditures.
Le jeudi 27 mars 2014, le Comité permanent de la régie interne,
des budgets et de l’administration a convenu de déposer au Sénat
les rapports de dépenses post-activités des comités du Sénat afin
de mieux faire comprendre au public les budgets et les dépenses
des comités.
This responds to an increased demand for transparency
regarding Senate expenses.
Ceci répond à la demande accrue de transparence relative aux
dépenses du Sénat.
Therefore, your committee now tables the following committee
post-activity expenditure reports for 2013-2014 (2nd Session, 41st
Parliament), which are appended to this report:
Par conséquence, votre comité dépose maintenant les rapports
suivants de dépenses post-activités de comités de 2013-2014
(2e session, 41e législature) qui sont annexées au présent rapport :
Agriculture and Forestry (Research and innovation efforts in
the agriculture sector)
Activity 1: Ontario (Fact-finding mission)
Budget
$22,556
Expenditures
$ 5,648
Surplus
$16,908
Agriculture et forêts (efforts de recherche et d’innovation dans
le secteur agricole)
Activité 1 : Ontario (mission d’étude)
Budget
22 556 $
Dépenses
5 648 $
Surplus
16 908 $
Fisheries and Oceans (Aquaculture)
Activity 1: British Columbia (Fact-finding
mission and public hearings)
Budget
$172,017
Expenditures
$ 79,817
Surplus
$ 92,200
Pêches et océans (aquaculture)
Activité 1 : Colombie-Britannique
(mission d’étude et audiences publiques)
Budget
172 017 $
Dépenses
79 817 $
Surplus
92,200 $
Legal and Constitutional Affairs (Legislation)
Activity 1: Brockville, Ontario (Fact-finding mission)
Budget
$4,394
Expenditures
$ 715
Surplus
$3,679
Affaires juridiques et constitutionnelles (législation)
Activité 1 : Brockville, Ontario (mission d’étude)
Budget
4 394 $
Dépenses
715 $
Surplus
3 679 $
National Security and Defence (International security
and defence relations)
Activity 1: Colorado Springs, Colorado, USA
(Fact-finding mission)
Budget
$65,120
Expenditures
$27,696
Surplus
$37,424
Sécurité nationale et défense (relations internationales
en matière de sécurité et de défense)
Activité 1 : Colorado Springs, Colorado,
États-Unis (mission d’étude)
Budget
65 120 $
Dépenses
27 696 $
Surplus
37 424 $
Transport and Communications (CBC/Radio-Canada)
Activity 1: Winnipeg, Edmonton, Yellowknife
(Fact-finding mission)
Budget
$80,597
Expenditures
$31,455
Surplus
$49,192
Transports et communications (CBC/Radio-Canada)
Activité 1 : Winnipeg, Edmonton, Yellowknife
(mission d’étude)
Budget
80 597 $
Dépenses
31 455 $
Surplus
49 192 $
Respectfully submitted,
Respectueusement soumis,
4:10
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
Thursday, November 20, 2014
Le jeudi 20 novembre 2014
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration has the honour to table its
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration a l’honneur de déposer son
TENTH REPORT
DIXIÈME RAPPORT
Your Committee has approved the Financial Statements of the
Senate of Canada for the year ended March 31, 2014. The audit
was conducted in accordance with Canadian generally accepted
auditing standards by the professional services firm of KPMG.
Votre comité a approuvé l’état financier de la situation
financière du Sénat du Canada au 31 mars 2014. Cette
vérification a été effectuée conformément aux normes de
vérification généralement reconnues au Canada par des
professionnels de la firme KPMG.
The audit resulted in an unqualified auditor’s report indicating
that the financial statements present fairly, in all material respects,
the financial position of the Senate of Canada as at March 31,
2014 and the results of its operations and its cash flows in
accordance with Canadian public sector accounting standards.
Cette vérification a donné lieu à un rapport sans réserve du
vérificateur dans lequel on pouvait lire que les états financiers
donnent, à tous égards importants, une image fidèle de la
situation financière du Sénat au 31 mars 2014 ainsi que des
résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie selon les
normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Your Committee recommends that these financial statements
be laid before the Senate.
Votre comité recommande que ces états financiers soient
déposés devant le Sénat.
Respectueusement soumis,
Respectfully submitted,
Le président,
NOËL A. KINSELLA
Chair
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:11
EVIDENCE
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, Thursday, October 2, 2014
OTTAWA, le jeudi 2 octobre 2014
The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and
Administration met this day at 9 a.m. for the consideration of
administrative and other matters.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de
l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures, pour étudier les
questions administratives et autres questions.
Senator Noël A. Kinsella (Chair) in the chair.
[English]
Le sénateur Noël A. Kinsella (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
The Chair: Honourable senators, I call the meeting to order.
The first item on our agenda, which is heavy this morning, is the
adoption of the minutes from our last meeting. The minutes have
been circulated. Are there any errors, omissions or corrections? Is
there a motion to adopt the minutes?
Le président : Mesdames et messieurs les sénateurs, je déclare la
séance ouverte. Le premier point à l’ordre du jour, qui est chargé
ce matin, porte sur le procès-verbal de la dernière réunion. Nous
avons fait circuler le procès-verbal. Y a-t-il des erreurs, des
omissions ou des corrections? Y a-t-il une motion pour adopter le
procès-verbal?
Senator Lang: Chair, I just want to register an observation
because I wasn’t able to attend the last meeting. I notice with the
Pages the fact that some areas aren’t represented. I know it’s a
concern to the Black Rod. It’s a concern to us who represent
regions that aren’t represented in the Senate Page Program. I
intend to follow up on that to see what we can do to resolve that.
Thank you.
Le sénateur Lang : Monsieur le président, j’aimerais formuler
une observation, car je n’ai pas pu assister à la dernière réunion.
Je remarque relativement aux pages que certaines régions ne sont
pas représentées. Je sais que cela préoccupe l’huissier du bâton
noir. Cela préoccupe les gens dont la région n’est pas représentée
par le programme sénatorial des pages. J’ai l’intention de faire un
suivi pour voir si nous pouvons trouver une solution. Merci.
The Chair: Is there further comment? Is there a motion to deal
with the minutes? Moved by Senator Doyle, seconded by Senator
Marshall, that we adopt the minutes. Agreed?
Le président : Y a-t-il d’autres observations? Y a-t-il une
motion concernant le procès-verbal? Il est proposé que nous
adoptions le procès-verbal, proposé par le sénateur Doyle, appuyé
par le sénateur Marshall. Adopté?
Hon. Senators: Agreed.
Des voix : Adopté.
The Chair: Item No. 2 is the deployment of the new Debates
Search Tool. I’ll ask the Clerk to address that.
Le président : Le deuxième point porte sur le déploiement du
nouvel outil de recherche pour les débats. Je vais demander au
greffier d’en parler.
Gary W. O’Brien, Clerk of the Senate and Clerk of the
Parliaments: Honourable senators, this is a project that has been
in the works for some time to allow a searchable engine for our
Senate Debates. I would like to ask our Director of Information
Services to describe it for us, please.
Gary W. O’Brien, greffier du Sénat et greffier des Parlements :
Mesdames et messieurs, le projet de moteur de recherche pour les
débats au Sénat est en préparation depuis un certain temps.
J’aimerais donc demander au Directeur des Services de
l’information de vous le décrire.
[Translation]
[Français]
Hélène Bouchard, Director, Senate Information Services
Directorate, Senate of Canada : Honourable senators, in
September 2011, as part of a pilot project, we began developing
a software program geared to making searches of Senate debates
on the parliamentary website easier and quicker, and to offer
users more relevant and useful results.
Hélène Bouchard, directrice, Services d’information du Sénat,
Sénat du Canada : Honorables sénateurs, en septembre 2011, dans
le cadre d’un projet pilote, nous avons entrepris l’élaboration d’un
programme informatique visant à rendre plus simple et plus
rapide la recherche en ligne sur le site web parlementaire des
débats du Sénat et à offrir aux utilisateurs des résultats plus
pertinents et plus utiles que ceux fournis en ce moment.
A working group from the legislative section was created in
order to issue guidelines to the development team and to carry out
functional testing throughout the design process. The pilot project
was a success. We thus decided to pursue development of the tool
in order to make it available to the community in both official
languages.
Un groupe de travail du secteur législatif a été créé afin de
donner des orientations à l’équipe de développement et d’effectuer
des essais fonctionnels tout au long de la mise au point. Le projet
pilote s’est avéré un succès. Nous avons donc décidé d’en
poursuivre le développement afin de rendre l’outil disponible
dans les deux langues au sein de la communauté.
4:12
Internal Economy, Budgets and Administration
Here with me today is Christine Burbridge, from the Debates
Services, who will give you an overview of the new tool in a
moment. Christine’s participation in the working group was of
the highest value.
[English]
20-11-2014
J’ai ici, à mes côtés, Christine Burbridge, du Service des débats,
qui vous donnera un aperçu du nouvel outil dans un instant. La
participation de Christine au groupe de travail a été d’une grande
valeur.
[Traduction]
The tool was developed between projects, which explains the
length of time it has taken to finally deploy. The tool is a good
compromise between the current parliamentary website search
tool, Google, which is a keyword search, and the web searching
capability developed by the House of Commons for their
publications, which is a structured database search tool.
L’outil a été conçu entre deux projets, ce qui explique le temps
considérable qu’il a fallu pour enfin le déployer. L’outil est un bon
compromis entre le moteur de recherche du site web
parlementaire actuel, Google, qui représente une recherche par
mot clé, et la capacité de recherche Web élaborée par la Chambre
des communes pour ses publications, soit un outil de recherche
structurée dans la base de données.
The new debates search tool is to be considered a temporary
solution. It will be replaced when an improved product is
developed that will leverage the implementation of the new
legislative system, IRIS.
Le nouvel outil de recherche dans la base de données doit être
vu comme une solution temporaire. Il sera remplacé lorsqu’un
produit amélioré sera conçu qui permettra de tirer parti de la mise
en œuvre du nouveau système législatif Iris.
[Translation]
Note that the search engine works within the current structure
of Senate Debates; there are some inherent limitations in how the
information is structured. The search engine will only work with
debates from the third session of the 40th Parliament and later.
That is because the internal architecture of how Senate debates
are stored has slightly changed with time, and each session
requires separate programming.
[English]
[Français]
Il est important de souligner que ce moteur de recherche
fonctionne au sein de la structure actuelle des débats du Sénat, en
fonction des limitations inhérentes à la façon dont les données
sont structurées. Le moteur ne fonctionnera qu’avec les débats de
la troisième session de la 40e législature et les débats ultérieurs.
Cela est dû au fait que l’architecture interne de l’information des
débats du Sénat a quelque peu évolué avec le temps et que chaque
session nécessite une programmation distincte.
[Traduction]
I invite Christine Burbridge to give you an overview of the
application. I want to say that the application is in both
languages. It’s hard to see because we have two presentations
and only two screens. It’s available in both English and French.
Christine will demonstrate the application in English on the right
side for you.
J’invite Christine Burbridge à nous donner un aperçu de
l’application. J’aimerais dire que l’application est dans les deux
langues. C’est difficile à voir, parce que nous avons deux
présentations aujourd’hui et seulement deux écrans. C’est
disponible en anglais et en français. Christine va nous faire une
démonstration de l’application en anglais à votre droite.
Christine Burbridge, Assistant Managing Editor, Debates
Services, Senate of Canada: This is the look of the search
engine. You can see that it appears like the rest of the documents
in that parliamentary publications suite of documents on our
website. We’re using the same headers. It has the same look and
feel as the other documents.
Christine Burbridge, éditrice adjointe, Service des débats, Sénat
du Canada : Voilà à quoi ressemble le moteur de recherche. Vous
pouvez voir qu’il apparaît comme les autres documents dans la
série de publications parlementaires de notre site web. Nous
utilisons les mêmes en-têtes. Les aspects de convivialité sont les
mêmes que pour les autres documents.
The working group was made up of clerks from Committees,
representatives from Journals, from Communications and me
from Debates. We’re all used to looking for things in the debates
at other people’s request. We felt we had a good knowledge of the
kinds of things people would be looking for.
Le groupe de travail était composé de greffiers de comités, de
représentants des journaux, des communications ainsi que de moi
pour les débats. Nous avons tous l’habitude de faire des
recherches dans les débats à la demande d’autres personnes.
Nous estimons avoir une bonne connaissance de ce que les gens
recherchent.
This is the French application that I am showing you on this
screen.
Je vous montre maintenant l’application en français à l’écran.
Right now the search tool is in a development web base. I’m
going to switch back to the English because it’s easier to speak
and click in one language.
Actuellement, l’outil de recherche est en développement sur le
Web. Je vais revenir à l’anglais parce qu’il est plus facile de parler
et de cliquer dans une seule langue.
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:13
We’ve developed a list down the side of keywords that you can
use to refine your search. You can search by parliamentary
session or by calendar year. There’s a complete list of senators
who were active during this time. You click on these and can see,
for example, any time that Senator Angus spoke or was
mentioned in debate. Our document is fairly flat with not a lot
of metadata behind it; so it’s doing an exact word-for-word
search. We had an issue whereby if someone referred to a senator
from 100 years ago, they were being listed with the active
senators; so we programmed it for people who are active as
senators during this period.
Sur le côté, nous avons élaboré une liste de mots clés que vous
pouvez utiliser pour faire une recherche avancée. On peut faire
une recherche par session parlementaire ou par année civile. Il y a
une liste complète de sénateurs qui étaient en poste à l’époque.
Vous pouvez cliquer et voir, par exemple, toutes les fois que le
sénateur Angus a pris la parole ou a été mentionné au cours d’un
débat. Le document est assez plat, c’est-à-dire qu’il ne comporte
pas beaucoup de métadonnées; il s’agit donc d’une recherche mot
à mot exacte. Au départ, si on cherchait un sénateur d’il y a
100 ans, on obtenait une liste qui comprenait les sénateurs en
poste; nous avons donc effectué la programmation pour limiter la
liste aux sénateurs qui étaient en poste durant cette période.
For the subject index, we borrowed taxonomy from a library of
basic subjects covered in Parliament. We used that as a starting
place for the words that we would use in this application. We also
have our different series of headings. Because we don’t have the
metadata, the programmers were able to use each item of business
in the debates document as an event. Where we have a heading,
that’s where the extract will take you. It looks for that heading
and then, when you get there, a CTRL-F search will find the exact
word you’re looking for.
Pour l’index des sujets, nous avons emprunté la taxonomie
d’une bibliothèque de sujets de base couverts au Parlement. Ce fut
donc le point de départ pour les mots utilisés dans le cadre de cette
application. Nous avons aussi des séries d’en-têtes. Parce que
nous n’avons pas de métadonnées, les programmeurs ont pu
utiliser chaque sujet dans les documents des débats comme un
événement. Lorsqu’il y a un en-tête, c’est l’endroit où l’extrait
vous mène. Le système cherche cet en-tête et quand on y arrive,
une recherche à l’aide de CTRL-F repère les mots exacts que vous
cherchez.
You can see the headings that we’ve used; the subheadings,
which are usually the disposition of the item of business and the
bills, which are mentioned by frequency. For the bills, we added
the Parliament and session to make sure the right bill was found.
There’s also a list of procedural words that people might be
looking for. Again, there were limitations in this approach. For
example, the word ‘‘vote’’ usually means a recorded division, but
many senators mention the word ‘‘vote’’ when talking about the
estimates. The word comes up often, so there is still some legwork
to do. Once you get your search results, you can review them to
determine the actual item you’re looking for.
Vous pouvez voir les en-têtes que nous avons utilisés; les sousentêtes, qui suivent normalement l’ordre des sujets et des projets
de loi, sont indiqués avec leur fréquence. Pour les projets de loi,
nous avons ajouté la législature et la session pour faire en sorte de
trouver le bon projet de loi. Il y a aussi une liste de mots de
procédure qui peuvent faire l’objet d’une recherche. Encore une
fois, il y a des limites avec cette approche. Par exemple, le mot
« vote » signifie habituellement un vote par appel nominal, mais
de nombreux sénateurs utilisent également le mot « vote » en
anglais lorsqu’ils parlent de crédits. Le mot paraît souvent, ainsi il
reste un certain travail de tri à faire. Lorsqu’on obtient les
résultats de la recherche, on peut les examiner pour trouver ce
qu’on cherche exactement.
I can do a sample search for you. Senator Furey spoke in one
sitting about a Mr. McGrath. If you wanted to go back to that,
you could enter his name here, and it comes back with four
results. I could further refine this search and I can find it right
here. We know now that he was talking about Lieutenant-Colonel
McGrath. The tool works in that way.
Je peux vous donner un exemple de recherche. Le sénateur
Furey lors d’une séance a parlé de M. McGrath. Si on veut
retrouver cette incidence, on peut entrer son nom ici, et on obtient
quatre occurrences. Je peux faire une recherche plus avancée et le
retrouver ici. On sait maintenant qu’il s’agit du lieutenantcolonel McGrath. L’outil fonctionne de cette façon.
Obviously, that’s a one-time hit. There will be things like
‘‘vote’’ that will require more searching.
De toute évidence, cette recherche donne un seul résultat. Des
recherches qui comportent des mots comme « vote » nécessiteront
plus de travail.
We have advanced search features here where you can search
for a particular thing but add qualifiers to it. For instance, if you
wanted to look for something about Minister Blaney but not
include his time as Minister of Veterans Affairs, I’ve asked for this
word, ‘‘Blaney,’’ and none of these words, ‘‘Veterans Affairs,’’ in
the search.
Nous avons un outil de recherche avancée qui permet de
chercher une chose et d’y ajouter des critères. Par exemple, on
peut chercher quelque chose concernant le ministre Blaney, mais
demander d’exclure l’époque où il était ministre des Anciens
Combattants. J’ai donc fait une recherche pour le mot « Blaney »
et demandé l’exclusion des mots « Anciens Combattants ».
4:14
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
There is a help document that helps people perform a Boolean
search, which I admit I wasn’t too familiar with, looking for
specific words with different kinds of qualifiers using quotation
marks and ways to specify the item that you’re looking for.
Il y a un document d’aide pour les gens qui effectuent des
recherches booléennes, lesquelles, je dois l’admettre, ne m’étaient
pas trop familières. On cherche des mots précis avec toutes sortes
de critères à l’aide de guillemets pour préciser ce qu’on cherche.
Ms. Bouchard: Basically, we are ready to launch. I think it’s an
improvement. I know it’s not perfect, but I think it could be
helpful. What we need to do now is to move the application to the
production servers, so we will probably need about a month. We
will have a communication plan to inform the users that it’s now
available on the website.
Mme Bouchard : Bref, nous sommes prêts pour le lancement.
Je crois qu’il s’agit d’une amélioration. Je sais que ce n’est pas
parfait, mais je crois que l’outil peut être utile. Ce qu’il faut faire
maintenant, c’est d’ajouter l’application au serveur de production,
ce qui prendra probablement environ un mois. Nous aurons un
plan de communication pour informer les utilisateurs de l’arrivée
de cet outil sur le site web.
The Chair: I’ll give an opportunity to the honourable senators
to ask questions.
Le président : Je vais donner aux honorables sénateurs
l’occasion de poser des questions.
Senator Doyle: Is that the same system that the House of
Commons would have in place as well?
Le sénateur Doyle : Est-ce le même système en place à la
Chambre des communes?
Ms. Bouchard: The House of Commons has an application
called PRISM, which is a system to manage all their legislative
activities. They have built-in processes in their application. Right
now, we are developing an application. We’ve asked permission to
move ahead with it. Our application is called IRIS. We’re moving
towards the same type of system that will provide more capability
in terms of searching, because what we have right now in terms of
our documents is static. The format is integrated in the document.
We wanted to go with XML, where the format is not integrated in
the information. It will be more of a database structure so there
are more possibilities. This is what we want to do.
Mme Bouchard : La Chambre des communes a une application
qui s’appelle PRISME, qui gère toutes les activités législatives.
Des processus sont intégrés à cette application. Actuellement,
nous travaillons à l’élaboration d’une application. Nous avons
demandé la permission de procéder. Notre application s’appelle
Iris. Nous allons mettre en œuvre le même genre de système qui
offrira une plus grande capacité de recherche parce que nos
documents sont statiques actuellement. Le format est intégré dans
le document. Nous voulions passer à XML, où le format n’est pas
intégré dans l’information. Ce sera davantage une structure de
base de données ce qui fait en sorte de créer davantage de
possibilités. C’est ce que nous voulons faire.
We wanted to improve the searching capabilities with the
documents that we have, with the information we have and the
way our information is structured, but we’re moving towards the
same thing as the House of Commons.
Nous voulions améliorer les capacités de recherche avec les
documents que nous avons, avec l’information que nous avons et
la façon dont elle est structurée, mais nous nous rapprochons de
l’outil de la Chambre des communes.
Senator Doyle: I know very little about all this. It’s quite
confusing. There’s no way we could integrate what we’re looking
for with what they have and piggyback on what they’re doing?
Le sénateur Doyle : Je sais bien peu de choses au sujet de toute
cette affaire. C’est très mêlant. Est-ce qu’il n’y a aucun moyen
d’intégrer ce que nous cherchons avec ce qu’ils ont en profitant de
ce qu’ils font déjà?
Ms. Bouchard: We are piggybacking with them, absolutely.
We’re trying to share as much as we can with them. The problem
is, within their application, they built their own process. Our
process is a little bit different, so we have to be careful. As much
as we can, even though we’re not sharing the same application,
we’re sharing the technology and the expertise. Everything they
have developed in terms of structure, we’re using the same
structure. We understand that we have to keep the business
separate but our information must be structured the same way
because we are sharing the same parliamentary website. We work
very much in collaboration with the House of Commons. They
are very helpful to us.
Mme Bouchard : Oui, c’est absolument ce que nous faisons.
Nous essayons de partager le plus possible avec eux. Le problème
c’est que leur propre processus est intégré à leur application.
Notre processus est un peu différent et nous devons donc être
prudents. Dans toute la mesure du possible, même si nous ne
partageons pas la même application, nous partageons la
technologie et l’expertise. Nous utilisons la même structure que
celle mise en place par la Chambre. Nous savons bien qu’il faut
que nos activités soient distinctes, mais notre information doit
être structurée de la même façon puisque nous partageons le
même site web parlementaire. Nous collaborons de très près avec
la Chambre des communes. Les gens de la Chambre sont très
serviables.
Senator Dawson: Ms. Burbridge used the CTRL-F for search.
Will this application be iPad friendly? We don’t have CTRL-F on
iPads.
Le sénateur Dawson : Mme Burbridge a utilisé CTRL-F pour
faire une recherche. Est-ce que nous allons pouvoir utiliser cette
application sur nos iPad; nos iPad n’ont pas la fonction CTRL-F.
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:15
Ms. Bouchard: I’ll have to explore that, senator, in terms of
how we could make sure that the search will work with the iPads.
I understand that it’s not easy. They are two different
technologies. It is a challenge.
Mme Bouchard : Il va falloir que je voie, monsieur le sénateur,
comment faire en sorte que cette fonction de recherche fonctionne
sur les iPad. Je sais que ce n’est pas facile. Ce sont deux
technologies différentes. C’est un défi.
Senator Dawson: As you can see this morning, I think most of
the senators have an iPad in front of them and don’t come in with
their computers. It would be important if we’re going to have a
search engine that it be adapted to the tools we’re using and not
the tools we used to use.
Le sénateur Dawson : Comme vous le voyez ce matin, la
plupart des sénateurs, je pense, ont devant eux un iPad et non pas
un ordinateur. Il serait important que notre moteur de recherche
soit adapté aux outils que nous utilisons et pas à ceux qu’on
utilisait dans le passé.
Ms. Bouchard: We’ll explore that, senator. It is a challenge for
us with the iPad technology. The House of Commons invests a lot
of time in that technology, so we’re trying to piggyback on what
they’re doing.
Mme Bouchard : Nous allons explorer cette question, monsieur
le sénateur. La technologie iPad nous pose des difficultés. La
Chambre des communes investit beaucoup de temps dans cette
technologie, et nous essayons de profiter de ce qu’elle fait.
Senator Marshall: Hélène, did I understand right that we’ll be
able to use this search engine in a month’s time?
La sénatrice Marshall : Hélène, est-ce que j’ai bien compris, estce que nous allons pouvoir utiliser ce moteur de recherche dans un
mois?
Ms. Bouchard: It might be less. We have to move the
application from the test server to the production server, so we
want to make sure that things are working perfectly.
Mme Bouchard : Peut-être même avant. Nous devons déplacer
l’application du serveur d’essai au serveur de production et nous
voulons nous assurer que tout fonctionne parfaitement.
Senator Marshall: When will we expect IRIS to come onstream? IRIS will replace this, right?
La sénatrice Marshall : Quand pouvons-nous nous attendre à
ce que Iris soit disponible? Iris va remplacer ceci, n’est-ce pas?
Ms. Bouchard: The way the information will be structured,
we’ll be able to build an application. We’ll take advantage of how
the information will be structured. As you know, Phase II already
started. Phase II is for about two years.
Mme Bouchard : Étant donné la structure de l’information,
nous allons pouvoir bâtir une application. Nous allons profiter de
la structure de l’information. Comme vous le savez, la phase II a
déjà débuté. Elle devrait durer environ deux ans.
Senator Marshall: So we’ll probably be using this —
Ms. Bouchard: For the next two years.
La sénatrice Marshall : Alors nous allons probablement utiliser
ceci...
Mme Bouchard : Pour les deux prochaines années.
Senator Marshall: The funding in our briefing document shows
$95,000. Was that budgeted, or is this from within existing
resources?
La sénatrice Marshall : Notre document d’information
mentionne un coût de 95 000 $. Est-ce que c’est un ajout au
budget ou est-ce que cela fait partie des ressources existantes?
Ms. Bouchard: It was existing resources. First of all, we’re
using an application called FAST. We already had the licence, but
we didn’t have the expertise when we started the project. It was
very important for us to get the expertise from external
consultants. That’s why you have the $25,000. They really
helped us to understand the application.
Mme Bouchard : Cela fait partie des ressources existantes.
Tout d’abord, nous utilisons une application qui s’appelle FAST.
Nous avons déjà la licence, mais nous n’avions pas l’expertise
lorsque le projet a débuté. Il était très important pour nous
d’obtenir l’expertise de consultants externes. C’est pourquoi vous
voyez ce montant de 25 000 $. Cela nous a vraiment aidés à
comprendre l’application.
The $85,000 is internal resources. You have to understand that
our developers, when they work on projects, sometimes have a
week to do so because we’re waiting for the clients to come back
to us, so we have some free time, and this is where our people were
working. We just say that’s what it costs in terms of time from our
resources since 2011.
Les 85 000 $ proviennent de ressources internes. Vous devez
comprendre que nos réalisateurs de logiciels, lorsqu’on leur confie
un projet, ont peut-être une semaine pour faire le travail parce que
nous attendons que les clients communiquent de nouveau avec
nous ce qui nous laisse un peu de temps pour faire le travail. Cela
indique simplement le coût de notre temps depuis 2011.
Senator Marshall: That money is spent?
La sénatrice Marshall : Cet argent a été dépensé?
Ms. Bouchard: Yes.
Mme Bouchard : Oui.
Senator Marshall: Because it’s almost ready to go.
La sénatrice Marshall : Parce que c’est presque prêt.
Ms. Bouchard: Yes. I just wanted to demonstrate the time they
spent to work on the project.
Mme Bouchard : Oui. Je voulais simplement vous donner une
idée du temps que nous avons consacré à ce projet.
4:16
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
Senator Cordy: I’m not too sure about this. Will this work on
iPhones and iPads?
La sénatrice Cordy : Je ne suis pas sûre. Est-ce que cela va
fonctionner sur les iPhone et iPad?
Ms. Bouchard: The application is available now on your
computer, but Senator Dawson was wondering whether some
function that is available in the computer is going to be available
on the iPad. It’s two technologies, and at this point our focus was
on the computer, but we will look at how we could make it have
full functionality on the iPad. We will explore that. Sometimes the
functions that you use for the iPad are different than the ones on
the computer, because it’s two technologies. You’ll still be able to
see it and do some search, but some functions may not work, like
the CTRL-F. That’s what we’ll need to explore.
Mme Bouchard : L’application est déjà disponible sur votre
ordinateur, mais le sénateur Dawson se demandait si une fonction
qui est disponible sur l’ordinateur le sera également sur le iPad. Il
s’agit de deux technologies différentes et jusqu’à maintenant,
notre priorité c’était l’ordinateur, mais nous allons voir ce qu’il
faut faire pour que cela fonctionne pleinement sur le iPad. Nous
allons examiner cette question. Parfois les fonctions utilisées sur
iPad sont différentes de celles utilisées à l’ordinateur, car il s’agit
de deux technologies différentes. Vous pourrez quand même voir
l’application et faire des recherches, mais il est possible que
certaines fonctions, comme CTRL-F, ne fonctionnent pas. C’est
ce que nous allons devoir déterminer.
Senator Cordy: So university students can’t use their iPhone,
for example.
La sénatrice Cordy : Donc, les étudiants à l’université ne
peuvent pas utiliser leur iPhone, par exemple.
Ms. Bouchard: They’ll be able to use the application the way it
is, but there might be some little functionality, like CTRL-F,
which is specific to Windows and how the technology is used. The
iPad is different. That’s what I’m saying. This tool wasn’t built for
the iPad technology; it was built for computer. There’s a lot of
investment that has to happen to make it work for the iPad. As I
mentioned, the House of Commons is looking at this right now,
so we can benefit from their research.
Mme Bouchard : Ils pourront utiliser l’application dans sa
forme actuelle, mais il y aura peut-être quelques petites fonctions,
comme CTRL-F, qui est propre à Windows, qui ne
fonctionneront pas. L’iPad est différent. C’est ce que je dis.
L’outil n’a pas été conçu pour la technologie iPad; il a été conçu
pour fonctionner sur un ordinateur. Il faut investir beaucoup
pour que ça fonctionne sur un iPad. Comme je l’ai mentionné, la
Chambre des communes examine cette question à l’heure actuelle,
et nous allons donc pouvoir profiter de leur recherche.
Senator Campbell: The computer in my office is an Apple. I
have some real trouble with this. We’re using outdated Windows
technology when the rest of us are using iPads on a daily basis.
How long will it take for this to become fully functional?
Le sénateur Campbell : L’ordinateur dans mon bureau est un
Apple. J’ai donc un vrai problème par rapport à ce projet. Nous
avons une technologie Windows désuète alors que nous utilisons
des iPad quotidiennement. Combien de temps cela prendra-t-il
pour que le projet soit complètement opérationnel?
Ms. Bouchard: I have paused because that’s a lot of investment.
When you build an application, you want to make sure it’s
available in different formats, and I do understand. It’s where we
have to put the priorities and say we need to invest and need the
resources to really build the application in all these different
formats. I have a team of four people for programming. My
development capacity is about 20 per cent. It is a challenge right
now. We’ve explained that to steering in terms of resources and
budget constraints. At one point, we’ll have to determine where
our focus will be. It is a challenge, absolutely. You’re right, and I
know that’s where we are, but it’s the capacity that has become
very difficult.
Mme Bouchard : J’ai pris un moment parce que c’est un gros
investissement. Lorsque l’on crée une application, on veut
s’assurer qu’elle soit disponible dans différents formats, je le
comprends. C’est une question de priorités, et des besoins en
investissement et en ressources pour créer une application dans
tous ces différents formats. J’ai une équipe de quatre personnes
pour la programmation. Ma capacité de développement est
d’environ 20 p. 100. C’est un défi actuellement. Nous avons
essayé d’expliquer les contraintes en matière de ressources et de
budgets au comité directeur. À un moment donné, nous devrons
décider sur quoi nous nous concentrerons. C’est un défi,
absolument. Vous avez raison, et je sais que c’est là où nous en
sommes, mais il s’agit d’un grand problème de capacité.
Senator Campbell: It just feels to me like you’re going
backwards in a time when we’re moving forwards. I understand
constraints and all the rest of it, but why would you be building
something that can’t be used easily? Lots of people are running
Windows, I get that. But if you take a look around this table,
we’ve all been given iPads. We all use iPads. We’ve accepted it,
and we’re moving into that. Maybe we should be issuing
everybody with tablets that work on Windows. I don’t know,
but this doesn’t seem to make any sense. I’m sorry.
Le sénateur Campbell : Il me semble que vous reculez à une
époque où nous allons de l’avant. Je comprends les contraintes et
tout le reste, mais pourquoi créer quelque chose qui ne peut pas
être utilisé facilement? Je comprends que beaucoup de personnes
utilisent Windows mais si vous regardez autour de la table, nous
avons tous reçu des iPad. Nous utilisons tous des iPad. Nous
l’avons accepté, nous passons à cela. Peut-être que nous devrions
donner à tout le monde des tablettes qui fonctionnent avec
Windows. Je ne sais pas, mais cela ne me semble pas logique. Je
suis désolé.
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:17
Ms. Bouchard: As I mentioned, you have to build the
application. You build the application for the Windows
environment, but you also have to build the application to
work with other technology. So you always have to take that into
consideration. Yes, you’re right. I feel that sometimes I’m going
backwards, but it’s really tough these days to try to move forward
because you have to double the effort to support all of these
technologies. At one point, we have to make a choice.
Mme Bouchard : Comme je l’ai mentionné, il faut créer
l’application. On crée l’application pour l’environnement
Windows, mais il faut aussi qu’elle fonctionne avec d’autres
technologies. Alors il faut en tenir compte. Oui, vous avez raison.
J’ai parfois l’impression de reculer, mais il est très difficile en cette
période d’aller de l’avant parce qu’il faut deux fois plus d’efforts
pour être compatible avec toutes ces technologies. À un certain
point, on doit faire des choix.
Senator Campbell: Maybe we need to make a choice about
what our technologies are going to be because we can’t keep
running parallel systems. That’s very expensive.
Le sénateur Campbell : Peut-être devrons-nous décider quelle
technologie nous allons utiliser parce qu’on ne peut pas continuer
d’avoir des systèmes parallèles. Cela coûte très cher.
Thank you. I appreciate your effort in this. I think it’s a great
tool. There’s no question about it, but, at some point, everybody
is going to have to decide where we’re going, what systems we’re
going to use on this. Thank you very much.
Merci. J’apprécie tous les efforts que vous faites sur ce projet.
Je pense que c’est un excellent outil. C’est clair, mais un jour, il
faudra décider où nous allons, sur quel système nous allons
l’utiliser. Merci beaucoup.
Ms. Bouchard: I totally agree.
Senator Lang: I share some of the concerns that have been
expressed around the table. I think we all find it somewhat
difficult to fully understand the consequences of how you do one
system versus the other for many of us who are not necessarily
that computer literate. I have a number of questions that concern
me, and I’ve raised them a number of times. Once again, we have
$95,000 that’s being allocated — ‘‘found within existing
resources.’’ We also now find that, in order to be able to
proceed with this and to be able to go into a parallel system, there
will be more investment needed once we get there, and we don’t
know what that number is. I have a question on the financial side,
following up on Senator Marshall’s question. Where are we with
our budget? Are we able to do this comfortably with respect to
what we’re doing? Going forward, what further costs are related
to this with respect to finding out that we have to do a parallel
system? Those would be two of my questions to begin with. One is
an overall financial question.
Ms. Bouchard: The question is to me?
Mme Bouchard : Je suis tout à fait d’accord.
Le sénateur Lang : Je partage certaines des préoccupations
exprimées par les autres. Je pense que ceux d’entre nous qui ne
sont pas des experts en informatique trouvent un peu difficile de
bien comprendre les conséquences de la façon de programmer
pour un système par rapport à un autre. J’ai des questions, et je les
ai soulevées de nombreuses fois. Une fois de plus, nous avons
95 000 $ affectés au projet — « provenant des ressources
existantes. » Nous apprenons aussi que, afin de procéder et de
passer à un système parallèle, d’autres investissements seront
nécessaires, mais nous ne savons pas quel sera le montant. J’ai une
question sur l’aspect financier, suite à la question de la sénatrice
Marshall. Où en est notre budget? Avons-nous l’argent pour faire
cela? À l’avenir, quels seront les coûts supplémentaires associés à
ce projet maintenant que nous apprenons qu’il y aura un système
parallèle? Voilà mes deux questions pour commencer. Il y en a une
qui est une question financière d’ordre général.
Mme Bouchard : La question s’adresse à moi?
Senator Lang: My question is: We have an ask of basically
$100,000. Every time we come here, or fairly regularly, we have an
ask for various programs that we would like to expand or begin or
initiate, and it will be found within the budget. Next year, what
will it do with respect to going forward with respect to our overall
financial plan? That’s my question.
Le sénateur Lang : Ma question est la suivante : On nous
demande 100 000 $. Chaque fois que l’on se réunit ici, ou assez
régulièrement, il y a des demandes pour divers programmes que
l’on voudrait élargir, débuter ou lancer, et l’argent proviendra du
budget. L’an prochain, quelles seront les conséquences sur notre
plan financier général? Voilà ma question.
The other question is: If we’re going to do this project, how
does this relate to the tablet? Quite frankly, that’s what I use, and
I won’t use that the way it’s been demonstrated to me. It’s of no
value to me, personally. Maybe it is in my office, but not to me.
J’ai une autre question : Si nous exécutons ce projet, comment
sera-t-il utilisé sur une tablette? Très franchement, c’est ce que
j’utilise, et d’après ce qu’on m’a montré, je ne pourrais pas utiliser
cette application. Elle ne me sera pas utile personnellement. Peutêtre le sera-t-elle dans mon bureau, mais pas pour moi.
Ms. Bouchard: I just wanted to mention that the application is
already developed. As to what I’m showing there in terms of
costs, I wanted to show you the time that the internal developers
spent on that project since 2011. As I mentioned, our focus was
not on that application. So we used the resources to work on that
application only when they had the free time to do so because,
when they work on priorities, sometimes there’s a week or two
Mme Bouchard : Je voulais mentionner que l’application a déjà
été développée. En termes de coûts, je voulais vous montrer le
temps que les développeurs internes ont passé sur ce projet depuis
2011. Comme je l’ai mentionné, nous ne nous concentrions pas
sur cette application. Or nous avons utilisé les ressources pour
travailler sur cette application seulement lorsqu’ils avaient le
temps de le faire, pendant qu’ils travaillaient sur d’autres
4:18
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
where we’re waiting for the client to come back to us because they
are in a testing mode. So this is why we’re using that time to work
on small projects. This was really the cost of the resources that
were used to do that project.
priorités, car il y a parfois une semaine ou deux où on attend une
réponse du client qui est en train de faire des tests. Voilà pourquoi
nous utilisons ce temps pour travailler sur de petits projets. Voilà
vraiment d’où vient le coût des ressources utilisées pour le projet
en question.
So we’re not asking for additional costs. Right now, it’s already
built. We don’t have to spend more time on that application.
Right now, it’s automatic. It’s just going to be fully operational.
Notre demande ne porte pas sur les coûts supplémentaires. À
l’heure actuelle, c’est déjà construit. Nous n’avons pas à passer
davantage de temps sur cette application. Maintenant, c’est
automatique. Le tout sera complètement opérationnel.
Am I answering your question, Senator Lang? It was done
internally. It was an internal resource, and we’ve used it when our
programmers had available time, waiting to move on to the other
priorities.
Est-ce que je réponds à votre question, sénateur Lang? Cela
s’est fait à l’interne. Il s’agissait d’une ressource interne et nous y
avons eu recours lorsque nos programmeurs avaient du temps de
libre, avant de passer à d’autres priorités.
Senator Lang: Just to get it clearly on the record, you’re not
asking for $95,000?
Le sénateur Lang : Aux fins du compte rendu, vous ne
demandez pas 95 000 $?
Ms. Bouchard: No, not at all.
Mme Bouchard : Non, pas du tout.
Senator Lang: It’s already been spent. I didn’t understand that.
I don’t know if anyone else did.
Le sénateur Lang : Ce montant a déjà été dépensé. C’est ce que
je ne comprenais pas. Je ne sais pas si les autres avaient compris la
même chose.
Senator LeBreton: I had the same question as Senator Lang
about where we are with the budget, so you were not the only one,
Senator Lang.
La sénatrice LeBreton : Je me posais la même question que le
sénateur Lang sur le budget, donc vous n’étiez pas le seul à vous
poser des questions, sénateur Lang.
Going back to Senator Campbell’s point about the technology,
I’m amazed, actually, that I can use the technology to the degree
that I can because I always consider myself a little bit of a
technological Luddite. We’re all using iPads. We’ve all gotten
used to this. In the document, you actually do state that the new
debates search tool is to be considered a temporary solution. So
my question is: How temporary is it, and was this a necessary step
in order to get where you want to go eventually? If it’s temporary,
as Senator Campbell points out, it’s a system that’s going to be
accessed, but we can’t access it because we’ve got different
equipment. You may have already answered this, but what will
the end cost finally be when we get to where you want to go?
Si je reviens au point du sénateur Campbell portant sur la
technologie, je suis en fait surprise de constater que je peux me
servir de cette technologie à un niveau aussi élevé parce que je me
suis toujours considérée comme analphabète en la matière. Nous
utilisons tous des iPad. Et nous y sommes tous habitués. Dans le
document, vous signalez que le nouvel outil de recherche des
débats doit être considéré comme une solution temporaire.
J’aimerais donc savoir ce que vous entendez par temporaire et
s’il s’agissait d’une étape nécessaire afin d’atteindre votre but
ultime? Et si c’est temporaire, comme l’a signalé le sénateur
Campbell, c’est un système qui serait mis à notre disposition, mais
nous ne pourrons pas y accéder parce que nous avons du matériel
différent. Vous avez peut-être déjà répondu à cette question, mais
j’aimerais savoir quel sera le coût final, lorsque vous aurez atteint
votre but ultime?
Mr. O’Brien: Honourable senators, a frequent criticism has
been — it’s been voiced over a few years now — that our debates
are not searchable. So this project is not a great investment to
allow our debates to be searchable, at least by one tool. It is
temporary. Thank you to Internal Economy for supporting the
IRIS project, which looks at all of our legislative systems’
technology, which will, in two years’ time at least, provide a much
more comprehensive searchable engine. So it is responding to a
need that senators have expressed many times, that our debates
are not searchable, and that is why it has taken even this long,
among all of the other technology projects that we’re doing, to be
able to present this to senators as at least one tool in their bag.
M. O’Brien : Mesdames et messieurs les sénateurs, une critique
courante — qui a été soulevée maintenant depuis quelques
années — c’est que nos débats ne sont pas consultables. Ainsi, ce
projet ne comporte pas de gros investissements pour permettre
nos débats d’être consultables, du moins par un outil. C’est une
solution temporaire. Et je remercie le Comité de la régie interne
d’appuyer le projet Iris qui examine toute la technologie liée à nos
systèmes législatifs et qui, dans deux ans au moins, mettra à notre
disposition un moteur de recherche beaucoup plus complet. Cela
répond à un besoin exprimé à maintes reprises par les sénateurs, à
savoir que nos débats ne sont pas consultables et c’est pour cette
raison que cela a été aussi long, en dépit de tous les autres projets
technologiques que nous réalisons, avant que nous puissions
présenter cette version aux sénateurs pour qu’elle fasse partie de
leur trousse d’outils.
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:19
The Chair: Senators, I think we’ve had a good discussion on
this, and there have been some really important suggestions and
recommendations made. Obviously, the level of interest of
honourable senators is clear, but it’s equally clear that we have
to develop something that meets the machinery. That will all
change. This whole environment changes almost weekly, but I’m
very pleased to hear of the technical collaboration with the House
of Commons. They have much greater resources than we have, by
far. But you’ve heard the message, which is loud and clear: We are
operating, in this house, in an economically sound fashion. It’s
great to know that we’re able to do a lot of stuff within our
limitations, but, I think, with highly qualified, technical and
human resources that we do have available. Thank you for the
presentation. Thank you, honourable senators.
Le président : Chers sénateurs, je pense que nous avons eu une
bonne discussion sur cette question et qu’il y a eu d’excellentes
propositions et recommandations. Manifestement, le niveau
d’intérêt des sénateurs est clair, mais il est également clair qu’il
faut développer quelque chose qui correspond aux appareils. Tout
cela va changer. Cet environnement évolue presque toutes les
semaines, mais je suis très heureux d’entendre qu’il y a une
collaboration technique avec la Chambre des communes. La
Chambre dispose de beaucoup plus de ressources que nous, et de
loin. Mais vous avez entendu le message qui est tout à fait clair :
dans cette enceinte, nous fonctionnons de manière à assurer une
saine gestion des finances. C’est bien d’apprendre que nous
pouvons faire beaucoup de choses en dépit de nos limites, mais, je
pense que nous pouvons compter sur des ressources humaines et
techniques très qualifiées. Merci pour votre exposé. Je vous
remercie, honorables sénateurs.
We’ll now move to the proposal concerning the tenth report of
the Subcommittee on Budgets. We’ll have a presentation by our
colleague Senator Smith, and Dr. Lank will provide assistance.
Nous allons maintenant passer à la proposition sur le
10e rapport annuel du Sous-comité des budgets. Notre collègue,
le sénateur Smith, fera sa présentation avec l’aide de Mme Lank.
Senator L. Smith: Good morning, everyone. Honourable
senators, I have the honour to table the Tenth Report of the
Subcommittee on Committee Budgets. You will recall that, in
March, the Internal Economy Committee agreed that, starting
with this session of Parliament, the post-activity expenditure
reports of the Senate committees should be tabled in the Senate in
order to increase transparency and the public’s understanding of
committee budgets and expenditures, thus the report that you
received. You received a new page for the second report because
it had been fused with another report, so please bear with us.
Le sénateur L. Smith : Comme vous le savez, en mars, le
Comité de la régie interne a convenu qu’à compter de cette session
parlementaire, les rapports de dépenses post-activités des comités
sénatoriaux devraient être déposés au Sénat afin d’améliorer la
transparence, et afin que le grand public comprenne mieux les
budgets et les dépenses des comités. Ainsi, vous avez reçu ce
rapport. Vous avez une nouvelle page pour le deuxième rapport,
car il a été fusionné à un autre. Je vous demande d’être patients.
Your subcommittee has carefully reviewed the reports from the
five committee trips that occurred in 2013-14.
Votre sous-comité a soigneusement examiné les rapports des
cinq déplacements de comité pour la période 2013-2014.
I’d like to thank Senator Cordy and Senator LeBreton along
with Ms. Heather Lank for the great work done on this project.
We are pleased to see that each committee identified the
objectives, if you look at the report, and the results of the
activity as well as accounting for their expenditures.
Je voudrais remercier les sénatrices Cordy et LeBreton ainsi
que Mme Heather Lank pour leur excellent travail sur ce projet.
Nous sommes heureux de constater que chaque comité a identifié
les objectifs, vous verrez ça dans le rapport, et les résultats de
l’activité, ainsi que leurs dépenses.
It is clear that the committees are demonstrating prudent
stewardship of public funds. As was anticipated, expenditures
were significantly below the allocated budget. You will see
allocated budget, actual and a surplus. Basically, it shows that the
people have managed their finances to maximize the trips and the
work.
Manifestement, les comités gèrent prudemment l’argent public.
Comme escompté, les dépenses effectuées se trouvaient en dessous
du budget affecté. Vous verrez le budget affecté, le budget réel et
l’excédent. En somme, vous constaterez que les finances ont été
gérées pour bénéficier autant que possible des voyages et du
travail.
For the five trips collectively, the allocated budgets amount to
$344,684. Expenditures amount to $145,331 or 42 per cent of the
budget. People could say you had a big allocation but you only
spent 40 per cent or 50 per cent so you may not be great
managers. This is the opposite as these people have managed it
very tightly to maximize their impact and do more with less, thus
the surplus of $199,353 or 58 per cent of the allocated budgets.
Details of each committee’s budget and expenditures are included
in the appendix to the tenth report.
Le budget total pour les cinq voyages est de 344 684 $. Les
dépenses représentent 145 331 $, soit 42 p. 100 du budget. On
pourrait dire qu’avec un large budget, mais une simple utilisation
de 40 à 50 p. 100 de celui-ci, on n’est pas de si bons gestionnaires
que ça. Mais au contraire; ces gens ont fort bien géré le budget
pour rentabiliser leur impact. Ils ont pu entreprendre plus de
travail avec moins de ressources, d’où l’excédent de 199 353 $, soit
58 p. 100 du budget affecté. Une ventilation des budgets et des
dépenses des comités se trouvent dans l’annexe du 10e rapport.
4:20
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
This is the first time that these committee post-activity
expenditure reports have been tabled publicly and pursuant to
the decision of Standing Committee on Internal Economy,
Budgets and Administration on March 27, 2014. They are to be
tabled in the Senate as reports of the Standing Committee on
Internal Economy, Budgets and Administration. We are
confident that providing this information in this format is an
important step forward, and we welcome your feedback.
C’est la première fois que ces rapports des dépenses postactivités des comités ont été diffusés au grand public suite à une
décision, datant du 27 mars 2014, du Comité permanent de la
régie interne, des budgets et de l’administration. Ces rapports
seront déposés à la Chambre au nom du Comité permanent de la
régie interne, des budgets et de l’administration. Nous sommes de
l’avis que de vous fournir cette information dans ce format-là
constitue un pas dans la bonne direction. N’hésitez pas à nous
fournir de la rétroaction.
As an aside, you might ask the question: How are we doing this
year? Thank you for asking. Committee budgets for 2014-15
current status. Our opening budget was $2,382,100. We set aside
$500,000 for witnesses and other miscellaneous costs. The
available amount for committees was just under $1.9 million.
The funds released or budgeted to date have been $1,893,736,
which consists of travel for $1,777,028 and general expenses of
$116,000. To date, 2014-15, committees have completed six trips
together. The budget for these trips amounts to $777,692. While
the final accounting for some of these trips is still to be completed,
estimates are that the expenditures will amount to approximately
50 per cent of the allocated budgets, or just under $400,000.
Par ailleurs, vous vous demandez peut-être ce qu’il en est de
notre bilan cette année? Merci de poser la question. Parlons des
budgets actuels des comités pour l’année 2014-2015. Notre budget
de départ était de 2 382 100 $. Nous avions mis de côté 500 000 $
pour défrayer les coûts liés aux témoins et aux autres coûts divers.
Le montant disponible pour les comités était un peu moins de
1,9 million de dollars. Les fonds utilisés jusqu’à présent étaient de
l’ordre de 1 893 736 $, ce qui représente des frais de déplacement
de 1 777 028 $ et des dépenses générales de l’ordre de 116 000 $.
Jusqu’à présent, en 2014-2015, les comités ont fait six voyages. Le
budget alloué à ces voyages était de l’ordre de 777 692 $. Il reste
encore à terminer la comptabilité pour certains de ces voyages,
mais les prévisions indiquent que les dépenses représenteront
environ 50 p. 100 des budgets alloués, soit un peu moins que
400 000 $.
I think we are on the right track. It’s not to say we are being
miserly but that we are becoming better at financial management.
This is the first time that these reports will be made available to
the public and to the media. We will do it on a yearly basis, but if
people want more in terms of information, we can then decide
whether we want to do it every six months. It’s a start and it’s a
good piece of information. I will answer any questions.
Je pense que nous sommes sur la bonne voie. Cela ne veut pas
pour autant dire que nous sommes mesquins. Plutôt, nous nous
sommes améliorés en ce qui a trait à la gestion financière. Il s’agit
de la toute première fois que ces rapports seront disponibles pour
le public et les médias. Nous le ferons ensuite annuellement, mais
si les gens souhaitent obtenir plus de renseignements, alors nous
pourrons décider si nous souhaitons fournir ces renseignements de
manière biannuelle. Il s’agit d’un bon départ et de renseignements
utiles. Je suis prêt à répondre à vos questions.
The Chair: Thank you, Senator Smith and your colleagues, for
developing this report mechanism that will be presented to the
Senate chamber as the tenth report. It really speaks to another
successful initiative undertaken by the Senate in the direction of
not frugality but in setting the standard that we are going to
control this budget. It’s a good piece of work.
Le président : Je vous remercie, sénateur Smith, ainsi que vos
collègues d’avoir créé ce mécanisme de rapport qui sera présenté
au Sénat en tant que 10e rapport du comité. Cela témoigne d’une
autre initiative couronnée de réussite menée par le Sénat afin que
nous nous dirigions non pas vers la frugalité mais plutôt vers la
création d’une norme qui nous permettra de contrôler les budgets.
Il s’agit d’un excellent travail.
Senator Munson: Thank you for that report, senator. For the
public report, what happens with the surplus? Where does it go?
Does it stay with other committees? Will money that has been
saved move around?
Le sénateur Munson : Je vous remercie pour votre rapport,
monsieur le sénateur. En ce qui a trait au rapport pour le public,
que ferons-nous avec l’excédent? Où affecterons-nous ces
sommes? Est-ce que cela sera acheminé à d’autres comités? Estce que les fonds que nous avons économisés seront réaffectés?
Senator L. Smith: My understanding is that it will go back into
the coffers of Finance. We go forward from that position for
planning the next fiscal year. Does it go back into the pot to be
spent some place else? Probably it could, but from our perspective
we’ve budgeted and spent and this is a savings. If Finance and
Internal Economy decide to spend the money somewhere else,
that could happen also.
Le sénateur L. Smith : J’avais compris que ces fonds seront
réacheminés au coffre des finances. Cela nous permettrait de
planifier la prochaine année financière. Est-ce que cela est renvoyé
à la cagnotte pour être dépensé ailleurs? Cela pourrait être le cas,
mais nous estimons que nous avons fait un budget et que nous
avons dépensé ce que nous devions dépenser et qu’il nous reste
maintenant des économies. En revanche, il est possible que les
finances et la régie interne décident de dépenser les fonds ailleurs.
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:21
Senator Munson: It goes back into a big pot if it does not stay
with the committees.
Le sénateur Munson : Alors, si l’excédent ne reste pas entre les
mains des comités, il sera versé dans la cagnotte.
Senator L. Smith: It goes into the committee budget, but if we
don’t use it, it will then go into the overall available funds of the
Senate, if I understand correctly.
Le sénateur L. Smith : Cela fait partie du budget du comité. Si
j’ai bien compris, ce que nous ne dépensons pas sera ensuite
acheminé aux fonds généraux disponibles pour le Sénat.
Senator Munson: I’m not being facetious but I would like to see
more Conservatives travelling on these committees. We seem to
have a system of nine-member committees. It’s a bit of a lottery
for our colleagues sitting where you’re sitting to go on these trips.
For example, it can be six and three or five and four, et cetera. It
denies senators on the governing side — and I’m being serious
about this — the opportunity to share those moments of study on
away committees to sit down and do reasonable work. When
these committees come back to Ottawa, we have to go through all
the information gathered and come to a decision on the study and
what to recommend to government. I recognize that we are saving
taxpayers’ money, which is a good thing, but there does not
necessarily have to be a locked-in system of one more
Conservative than Liberal.
Le sénateur Munson : Sachez que je ne plaisante pas, mais
j’aimerais qu’il y ait plus de conservateurs qui voyagent avec le
comité. Nous semblons avoir un système dans lequel les comités
sont composés de neuf membres. C’est un peu la loterie pour nos
collègues conservateurs quand il s’agit de savoir qui voyagera.
Ainsi, par exemple, il peut y en avoir six et trois ou encore quatre
et cinq, et cetera. Cela empêche les sénateurs du parti ministériel
— et je suis très sérieux — d’avoir l’occasion de se réunir et de
faire du travail lorsque les comités sont en voyage. Lorsque les
comités reviennent à Ottawa, il faut ensuite examiner tous les
renseignements qui ont été recueillis et ensuite arriver à une
décision à propos de l’étude et des recommandations que nous
ferons au gouvernement. Je reconnais que nous économisons
l’argent du contribuable — et il s’agit d’une chose positive, mais
on ne doit pas forcément avoir un système fixe dans lequel il
faudrait qu’il y ait un conservateur supplémentaire par rapport au
nombre de sénateurs libéraux.
Senator L. Smith: I don’t think that’s the case. We take the
historical average, which, in most cases, were between six and nine
over time. There are available numbers that have the right to
travel but when it all comes out in the wash, there are usually
between six and nine people. That’s historical data. I haven’t been
here as long as many of you but one thing I gleaned from working
with Senator LeBreton and Senator Cordy is that these folks have
a great understanding of the history.
Le sénateur L. Smith : Je ne crois pas que cela soit le cas. Si
nous regardons la moyenne historique, et cela s’applique à la
plupart des cas, c’était de l’ordre de six et de neuf au fil du temps.
Il existe d’autres personnes qui ont le droit de voyager, mais au
bout du compte, il s’agit souvent de voyages composés de six à
neuf sénateurs. Je vous fournis des données historiques. Je ne
siège pas ici depuis aussi longtemps que vous, mais ce que j’ai
compris en travaillant avec la sénatrice LeBreton et la sénatrice
Cordy, c’est qu’elles comprennent très bien l’historique du Sénat.
We work on history not on trying to minimize the number of
people from either side who have the right to travel. All senators
have the right to travel, but let’s do that in historical numbers.
Sometimes some senators want to go and sometimes, for whatever
reason, they cannot go.
Nous travaillons à partir de l’historique et nous ne tentons pas
de réduire le nombre de personnes qui ont le droit de voyager,
qu’il s’agisse de libéraux ou de conservateurs. Tous les sénateurs
ont le droit de voyager, mais il faut respecter les chiffres
historiques. Parfois les sénateurs souhaitent se déplacer et
parfois, pour diverses raisons, ils ne peuvent pas le faire.
Senator LeBreton: On that point, Senator Munson, and on our
subcommittee, and Senator Cordy has spoken to this before, we
budget for the full committee so that it does not deny any member
of the committee the right to travel with the committee. Often,
and I think the numbers reflect this, when the trip takes place not
all senators are able to go necessarily. We always budget for the
full committee because it would be unfair, as you point out, to
exclude people with the budgeting process. That’s why people are
not denied the opportunity to go if they so wish.
La sénatrice LeBreton : J’aimerais revenir à ce que vous avez
soulevé, sénateur Munson. À notre sous-comité, et la sénatrice
Cordy en a parlé au préalable, nous établissons un budget pour le
comité plénier afin de ne pas refuser aux membres le droit de
voyager avec le comité. Souvent, et les chiffres en témoignent, ce
ne sont pas tous les sénateurs qui peuvent se déplacer pour un
voyage. Nous établissons toujours un budget pour le comité
plénier parce que sinon, comme vous l’avez indiqué, cela serait
injuste et ferait en sorte que le budget exclurait certains membres.
C’est pour cela que l’on ne refuse pas aux membres l’occasion de
se déplacer s’ils souhaitent voyager.
Senator Cordy: The committee work being done now and in the
past, and I have been fortunate to be on committees that have
done outstanding reports, is the first thing we have to look at. It’s
really important that committees travel to other parts of Canada.
Sometimes in Ottawa we are in a bubble. It’s important to hear
La sénatrice Cordy : La première chose que nous devons
examiner, c’est le travail effectué par le comité à l’heure actuelle et
par le passé. J’ai eu l’occasion de siéger à des comités qui ont fait
d’excellents rapports. Il est vraiment important que les comités
puissent se déplacer à d’autres endroits au Canada. Nous vivons
4:22
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
from the people in Atlantic Canada, for example. When a Senate
committee goes to Halifax, Cape Breton, St. John’s or
Charlottetown, people are very much aware of their presence in
the community. I recall going to Halifax and all three television
stations in metro were there. The two newspapers at the time were
both there. You get a tremendous amount of coverage. It is
important for people in all parts of the country to realize the great
work done by the Senate.
parfois dans une bulle à Ottawa. Il est important, par exemple,
d’entendre ce que les gens du Canada atlantique ont à nous dire.
Lorsqu’un comité sénatorial se rend à Halifax, Cap-Breton,
St. John’s ou Charlottetown, les gens sont beaucoup plus au
courant de leur présence dans la collectivité. Je me rappelle d’un
voyage où je m’étais rendue à Halifax et les trois postes de
télévision y étaient. Les deux journaux qui existaient à l’époque
étaient également présents. Cela permet d’obtenir beaucoup de
couverture médiatique. Il est important que les gens de toutes les
régions du pays comprennent l’excellent travail effectué par le
Sénat.
I would like to thank all committees, and I know sitting around
this table are some chairs and deputy chairs. I have noticed over
the years a tremendous difference in how committee budgets are
being presented to the subcommittee. People are clear and focused
on their objectives when they want to go on a trip to Atlantic
Canada or to the West Coast or to the Prairies, wherever it
happens to be. Committee chairs and deputy chairs have been
extremely clear, which is important. It has come a long way, so I
would like to congratulate those who presented before our
subcommittee. The money not spent will go back into committee
budgets. Committees that might not be able to travel will find
later in the year that because of money clawed back they will be
able to travel to Saskatoon or Calgary or wherever. I congratulate
committees for the great work they are doing and the focus they
have been presenting to us.
Je tiens à remercier tous les comités et je vois autour de la table
des présidents et vice-présidents. Au fil des ans j’ai remarqué une
grande différence dans la façon dont les comités présentent ici
leurs budgets. Cela se fait maintenant d’une manière claire avec
des objectifs précis lorsqu’il s’agit d’un déplacement vers la région
atlantique, vers la côte Ouest ou dans les Prairies, où que ce soit.
Les présidents et vice-présidents des comités sont extrêmement
clairs et c’est important. On a fait beaucoup de chemin, et je
félicite ceux qui ont présenté leur dossier au sous-comité. L’argent
non dépensé reviendra dans les budgets des comités. Les comités
qui n’auront pas pu se déplacer constateront en fin d’exercice que
l’argent récupéré leur permettra d’aller à Saskatoon, à Calgary,
ou ailleurs. Je félicite les comités pour l’excellent travail qu’ils font
et pour la précision des dossiers présentés.
Senator L. Smith: If you do take a quick glance at the reports,
and this is to support what Senator Cordy just said, one of the
keys has been the completion and the clarity of the objectives and
the results. It’s right on the top page of each report. Again, we’re
really pleased with how people are conducting themselves. It is a
cultural shift, and a positive one but, more importantly, for the
people who are normal citizens who want to have access to what
we do in committees, it gives them clarity of thought and clarity of
information.
Le sénateur L. Smith : Si on jette un coup d’œil rapide aux
rapports, pour renchérir sur ce que disait la sénatrice Cordy, l’un
des facteurs clés était l’atteinte des objectifs et des résultats, ainsi
que leur clarté. On le voit au haut de la page, pour chaque
rapport. Répétons-le, nous sommes vraiment contents de ce
qu’ont fait les comités. Il y a eu un changement de mentalité
positif, mais plus important encore, pour les citoyens ordinaires
qui veulent se renseigner sur le travail des comités, il y a désormais
des renseignements plus clairs.
When you see the actual expense, i.e. the first report on
agriculture, allocation of $22,500, the actual spent $5,600 and a
surplus, people could say, ‘‘Well, they didn’t spend the money but,
more important, what they did do is spend the money required to
fulfill the objective and achieve the results.’’ That’s what is
important in any of these activities.
Prenons le premier rapport du comité de l’agriculture. Les
dépenses réelles pour des dépenses prévues de 22 500 $, sont de
5 600 $ et il y a un excédent. On pourrait dire que tout l’argent n’a
pas été dépensé mais ce qui est important, c’est que l’argent qui a
bel et bien été dépensé l’a été pour atteindre un objectif et obtenir
des résultats. C’est ce qui compte pour toutes ces activités.
Senator Lang: First, I have been here going on six years in
January. I have to say that any of the committees that I’ve
participated on, and I think I can probably speak for most
members here, were done in such a manner that, in my judgment,
overall, met our financial objectives. I know we’re refining them,
but I think the reality, and it is a good thing, is the procedure of
having to come before a subcommittee on Internal to outline
basically as a chair and a deputy chair in respect to what your
objectives are and what your intentions are so it identifies what
you’re doing and why you’re doing it. I want to go back in history
here. We’ve done fairly well as the Senate in respect to our
previous reports before we implemented this.
Le sénateur Lang : Premièrement, cela fera six ans en janvier
que je suis sénateur. Comme la plupart des sénateurs ici, je dois
dire que tous les comités dont j’ai fait partie se sont comportés de
manière à atteindre nos objectifs financiers, à mon avis. Je sais
qu’on raffine le processus, mais je crois que c’est vraiment une
bonne chose. Nous devons nous présenter devant ce sous-comité,
en tant que président et vice-président, pour définir nos objectifs
et nos intentions, ce qui permet de dire exactement ce que nous
faisons et pourquoi. Prenons un peu de recul. Au Sénat, les choses
n’allaient pas trop mal pour ce qui est de la présentation des
rapports, avant l’instauration de la nouvelle procédure.
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:23
I want to make one point here, and I’m not clear on this. I get
quite concerned when we say there is extra money that’s available
and that if we don’t use, it’s going to go back in and be utilized
somewhere else. I would like to get some assurances as a member
that the monies that have been set aside and clearly identified for
the purpose of committees will stay in that particular area of
concern unless there is a vote taken by Internal Economy to move
it elsewhere. I find it very difficult to understand that we vote
money and then we can move it over somewhere else and we’re
not really clear where it went. My understanding from the
answers we have this morning is that it is both ways. It goes back
into the committee allocation, but it can be moved at the same
time. I want assurances, if I could, that that will not happen unless
we give authority to do that, because this is very important to all
of us.
J’aimerais ajouter quelque chose; je suis perplexe. Je suis
préoccupé quand on dit qu’il existe des fonds non utilisés et donc
disponibles et que si on ne les utilise pas, ils seront réaffectés
ailleurs. En tant que membre du comité, j’aimerais obtenir
l’assurance que les budgets dédiés l’ont été aux fins des comités et
qu’ils le demeureront à moins que le Comité de la régie interne
ne vote pour les réaffecter ailleurs. Il est difficile pour moi de
comprendre comment on peut dédier des fonds au moyen d’un
vote pour ensuite les réaffecter on ne sait trop où. Selon les
réponses obtenues ce matin, je déduis qu’il y a un échange. Les
fonds sont réattribués à l’enveloppe du comité, mais peuvent être
réaffectés en même temps. J’aimerais obtenir l’assurance, si
possible, qu’il n’y aura pas de réaffectation à moins que le
comité l’approuve, parce que c’est important pour nous tous.
The Chair: Thank you, Senator Lang. On your last point,
indeed, it will require a decision of the Internal Economy
Committee to allocate any of the funds that are available in our
Senate budget to whatever sector. Should there be, for whatever
reason or another, maybe a machine that was going to be
purchased not available, it requires a decision of the full
committee on, if you like, reallocating any resources available.
Thank you for giving me the opportunity to say this.
Le président : Merci, sénateur Lang. En effet, le Comité de la
régie interne doit entériner l’attribution des fonds disponibles
dans l’enveloppe budgétaire du Sénat. Si, pour une raison ou pour
une autre, des fonds ne sont pas utilisés, par exemple un achat
prévu n’a pas pu avoir lieu, le comité doit entériner la
réaffectation des ressources financières disponibles. Merci de me
donner l’occasion d’apporter cette précision.
Procedurally, could we have a motion, then, to table this tenth
report in the Senate? Moved by Senator Marshall, seconded by
Senator Doyle. Agreed?
Aux fins de la procédure, un sénateur pourrait-il proposer
l’adoption du dixième rapport au Sénat? Motion proposée par la
sénatrice Marshall, appuyée par le sénateur Doyle. Acceptée?
Hon. Senators: Agreed.
Des voix : Acceptée.
The Chair: Before we leave it, the chair would like to exercise
the prerogative of a chair just to build on Senator Cordy’s point
about the importance of the Senate’s presence across Canada. I
wonder whether we might reflect on this. I’m glad Dr. Lank is
here. As the various committees, depending on studies, are
planning to do fact finding across the country, could we have sort
of an operating principle? We would try to have committees go to
the Atlantic division, if the Fisheries Committee is planning a visit
to Newfoundland and Labrador, or if Legal and Constitutional
Affairs is going to conduct a study and visit the Atlantic region,
Maritime division, we would say the Senate had a presence, which
Senator Cordy rightly points out is so well-known in the region
when you go there. It’s front-page news. If the Legal Committee
went to Prince Edward Island, or if Agriculture is going out, the
Senate committee could go to two provinces, or that we would go
to another province. It would not be a strict rule but a sensitivity
to the reality that if we can be present doing the work, all of the
committees, globally, try to cover, in the run of a year, every
province and the territories.
Le président : Avant de conclure, le président aimerait exercer
sa prérogative pour revenir sur ce qu’a dit la sénatrice Cordy à
propos de l’importance de la présence du Sénat partout au
Canada. Peut-être pourrions-nous y réfléchir? Je suis ravi que
Mme Lank soit parmi nous. En fonction des études choisies,
certains comités prévoient entreprendre des missions exploratoires
partout au pays. Pourrions-nous établir un principe de
fonctionnement à cette fin? Nous pourrions veiller à ce que
certains comités se rendent dans la région de l’Atlantique. Par
exemple, si le Comité des pêches prévoit se rendre à Terre-Neuveet-Labrador ou si le Comité des affaires juridiques et
constitutionnelles entreprend de visiter la région atlantique dans
le cadre d’une étude, on pourra affirmer que le Sénat s’y est rendu.
Comme la sénatrice Cordy l’a si bien dit, les visites des sénateurs
sont bien annoncées dans les régions, elles font les manchettes. Si
le Comité des affaires juridiques se rend à l’Île-du-PrinceÉdouard, ou si le Comité de l’agriculture se déplace, le Comité
du Sénat pourrait visiter deux provinces et donc dans une autre.
Cette règle ne devrait pas être trop stricte, mais elle démontrerait
une certaine sensibilité et si certains comités souhaitent se
déplacer, être présents dans les provinces pour mener certains
de leurs travaux, les comités dans leur ensemble pourraient
essayer de visiter toutes les provinces et les territoires au cours
d’une année.
Let’s then put the question: Is it agreed that we table this
report?
Passons au vote : Êtes-vous d’accord pour déposer ce rapport?
4:24
Internal Economy, Budgets and Administration
Hon. Senators: Agreed.
20-11-2014
Des voix : D’accord.
The Chair: Thank you. The next item is Senators’ Basic
Information Policy.
Le président : Merci. Le prochain point concerne la politique
sur les renseignements de base concernant les sénateurs.
Lucie Lavoie, Senior Executive Assistant to the Clerk of the
Senate, Senate of Canada: The purpose of the new policy is to
establish rules and practices for the collection, management and
use of basic information that the administration requires of
senators. The new IRIS legislative system now contains all
senators’ information, and this collection of information ensures
that there is data integrity and quality and avoids overlap in
administrative processes.
Lucie Lavoie, adjointe administrative principale au greffier du
Sénat, Sénat du Canada : Le but de la nouvelle politique est
d’établir des règles et des pratiques pour la collecte, la gestion et
l’utilisation des renseignements de base que l’administration
demande aux sénateurs. Le nouveau système législatif Iris
contient maintenant tous les renseignements des sénateurs, et
cette façon de recueillir les renseignements assure l’intégrité et la
qualité des données et évite les chevauchements de processus
administratifs.
This policy, together with the new system, also protects against
unauthorized access to senators’ confidential information.
Cette politique, avec le nouveau système, offre également une
protection contre l’accès non autorisé aux renseignements
confidentiels des sénateurs.
Senator Tkachuk: I’m sorry. So I’m clear: I know we adopted
the motion to table the report, but did we adopt the budget?
Didn’t we have a budget here? The subcommittee on budgets. I
don’t think we had a motion to adopt it. I thought we tabled the
report.
Le sénateur Tkachuk : Je suis désolé. J’aimerais comprendre :
Je sais que nous avons adopté la motion pour déposer le rapport,
mais avons-nous adopté le budget? N’y avait-il pas un budget
là-dedans? Le sous-comité des budgets. Je ne pense pas qu’il y a eu
une motion pour l’adopter. Je pensais que nous déposions le
rapport.
Mr. O’Brien: I think we were trying to do two at one time, that
you concur in Senator Smith’s report and that we table it in the
Senate this afternoon.
M. O’Brien : Je pense que nous essayons de faire les deux en
même temps, que vous adoptiez le rapport du sénateur Smith que
nous le déposions au Sénat cet après-midi.
The Chair: Is that okay, Senator Tkachuk?
Le président : Cela vous va, sénateur Tkachuk?
Senator Tkachuk: I’m good. It seemed odd.
Le sénateur Tkachuk : Cela va. Cela m’a semblé bizarre.
The Chair: On the item that we’re dealing with, circulated was a
form that speaks to what Ms. Lavoie is describing. It’s that form.
Le président : Pour revenir au sujet dont nous traitons, on vous
a distribué un formulaire présentant ce que Mme Lavoie décrit. Il
s’agit de ce formulaire.
Ms. Lavoie: The proposed policy identifies what information is
needed, and it will allow the administration to have access to a
main database with accurate and reliable information. Access to
senators’ basic information within the database will be managed
by the Clerk’s office, and the Office of the Law Clerk and
Parliamentary Counsel and members of the procedure team have
been consulted.
Mme Lavoie : La politique proposée énumère les
renseignements nécessaires, et permettra à l’administration
d’avoir accès à une base de données principale contenant des
renseignements exacts et fiables. L’accès aux renseignements de
base concernant les sénateurs dans la base de données sera géré
par le Bureau du greffier, et nous avons consulté le Bureau du
légiste et conseiller parlementaire et les membres de l’équipe de la
procédure.
If the policy is approved, a memo will be prepared for the
signature of the chair and deputy chair of Internal to inform
senators. A memo will also be prepared for the Clerk’s signature
to be sent to the administration, and the policy and guidelines will
be published on the Intrasen.
Si la politique est approuvée, nous préparerons une note de
service que signeront le président et vice-président de la régie
interne pour informer les sénateurs. Une autre note que signera le
greffier sera préparée et envoyée à l’administration, et les
politiques et directives seront publiées sur Intrasen.
Senator Marshall: I wanted to speak about the security of the
information. I’m not so much concerned about things like your
address and phone number, which would be in a phone book, but
section 14 is talking about disabilities. I know there is reference in
the briefing document that information will be available only to
authorized users. I’m wondering who the authorized users would
be. What kind of controls or procedures are there going to be over
La sénatrice Marshall : J’aimerais parler de la sécurité des
renseignements. Je ne m’inquiète pas vraiment des choses comme
l’adresse ou le numéro de téléphone, que l’on trouve dans
l’annuaire téléphonique, mais la section 14 mentionne les
handicaps. Dans la note d’information, on dit que les
renseignements ne pourront être vus que par les utilisateurs
autorisés. Je me demandais qui seront ces utilisateurs autorisés.
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:25
the maintenance of this information, and how are you going to
detect if there is unauthorized access to this information?
Quel genre de mesures de contrôle seront en place pour gérer ces
renseignements, et comment ferez-vous pour savoir s’il y a eu un
accès non autorisé aux renseignements?
Ms. Lavoie: First, the Clerk’s office will manage the main
database, and we will give permission only to authorized users for
specific areas of information.
Mme Lavoie : D’abord, le bureau du greffier va gérer la base
de données principale, et nous n’accorderons la permission qu’à
des utilisateurs autorisés pour certains domaines d’information
particuliers.
Senator Marshall: Who would be the authorized users be? Is it
100 people or three people?
La sénatrice Marshall : Qui seraient ces utilisateurs autorisés?
S’agit-il de 100 personnes ou de trois?
Ms. Lavoie: For example, with section 14 talking about
disability, probably HR will have access to it, but only for
reporting.
Mme Lavoie : Si nous prenons l’exemple de l’article 14 portant
sur la déficience physique, les ressources humaines y auraient
probablement accès, mais uniquement aux fins de rapport.
Senator Marshall: Everybody in HR?
La sénatrice Marshall : Tous ceux qui travaillent aux
ressources humaines?
Ms. Lavoie: No, only those authorized, probably the manager
and one other person.
Mme Lavoie : Non, seulement les personnes autorisées,
probablement le gestionnaire ainsi qu’une autre personne.
Senator Marshall: In the media, you hear issues about access to
confidential information from people’s medical records where you
have unauthorized people going in and just browsing through
people’s medical records to see what their medical problems are.
I’m curious as to exactly who will have access to this information
and exactly how you will pick it up if someone is accessing
information.
La sénatrice Marshall : Dans les médias, on entend parler de
problèmes où les gens ont accès à de l’information confidentielle
qui se trouve dans les dossiers médicaux des gens. Des personnes
non autorisées y accèdent et lisent tout simplement les dossiers
médicaux des gens pour voir ce qu’ils ont comme problèmes de
santé. Je me demande précisément qui aura accès à ces
renseignements et comment précisément vous le saurez si
quelqu’un y accède.
Ms. Lavoie: The Clerk’s office will give permission for certain
users, and we can certainly check with Information Services for
periodic searches on who has been accessing within those
permissions that were granted.
Mme Lavoie : Le bureau du greffier donnera à certains
utilisateurs la permission, et nous pouvons certainement vérifier
auprès des services informatiques pour des recherches périodiques
afin de savoir qui parmi les personnes ayant reçu la permission y a
accédé.
Senator Munson: These go to all senators, right, the ones we
got, the validation form of who you may think you are?
Le sénateur Munson : Et le formulaire de validation sur qui
vous pensez être, tous les sénateurs le recevront, n’est-ce pas?
Ms. Lavoie: Yes.
Senator Munson: Section 12, ethnic origin, optional.
Section 13, visible minority, optional. Section 14, disability.
You don’t have to fill those three parts in if you don’t want to?
Mme Lavoie : Oui.
Le sénateur Munson : Section 12, origine ethnique, facultatif.
Section 13, minorité visible, facultatif. Section 14, déficience.
Vous n’êtes pas obligé de remplir ces trois zones si vous ne le
souhaitez pas?
Ms. Lavoie: No, it’s optional.
Mme Lavoie : Non, c’est facultatif.
Senator Munson: Yes. It is what it is, right?
Le sénateur Munson : Oui. Ça vaut ce que ça vaut, n’est-ce pas?
Senator Marshall: When you want to provide the information,
you want to make sure that there is security, that access is
restricted.
La sénatrice Marshall : Lorsque vous souhaitez fournir
l’information, vous voulez vous assurer qu’elle soit protégée,
que l’accès est limité.
Senator Munson: We are doing this why, again? We have given
so much information about ourselves. That’s everything there.
What is the rationale behind this?
Le sénateur Munson : Et pourquoi faisons-nous tout cela?
Nous avons divulgué tant d’information à notre sujet. Tout est
déjà là. Comment justifiez-vous cette mesure?
Michel Patrice, Law Clerk and Parliamentary Counsel, Senate
of Canada: Actually, it is information that is already collected,
and that happened at your initial meeting with the Clerk when
you were appointed. We are trying to standardize and ensure that
we have one set of accurate information. What happens is that
Michel Patrice, légiste et conseiller juridique parlementaire,
Sénat du Canada : En fait, ces renseignements ont déjà été
recueillis, au moment de votre première rencontre avec le greffier
lorsque vous avez été nommé. Nous tentons d’uniformiser
l’information et nous assurer d’en avoir un ensemble exact. Le
4:26
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
there are so many publications in the Senate and so many
documents that, sometimes, we could find ourselves with
discrepancies, in terms of designations, names and so on,
between, for example, the committee minutes, the Senate
Debates and other types of information and documents. In
relation to the information where there is a self-identification
process, which is voluntary, an individual senator decides whether
they want to self-identify and whether or not they would want
that information to be disclosed.
problème découle du fait qu’il existe tant de publications et de
documents au Sénat, qu’il nous arrive parfois de dépister des
divergences en termes de désignations, de noms et ainsi de suite,
parmi les différents documents ou genres d’information. Je
citerais à titre d’exemple les procès-verbaux des comités et ceux
des débats du Sénat. Pour ce qui est de l’information provenant
d’un processus d’auto-identification, qui est volontaire, chaque
sénateur décide s’il souhaite s’auto-identifier, et s’il souhaite que
cette information soit divulguée ou non.
So all of that information is collected or maintained either in
the Clerk’s office or the other place. For example, if the
information was to be kept confidential, it’s one person at
Finance who holds that information, for example, for senators, a
sessional allowance and all of that. For senators who wish to selfidentify and want to make that information known, then it could
be used in terms of our equity report and so on, but that’s a
personal choice of the individual, as it is with all Senate
employees.
Donc, toute cette information est recueillie ou entreposée dans
le bureau du greffier ou à l’autre endroit. Par exemple, si
l’information devait demeurer confidentielle, une seule personne
des finances détient cette information, par exemple, pour les
sénateurs, une indemnité pour la session et tout ce qui s’ensuit. En
ce qui concerne les sénateurs qui souhaitent faire une déclaration
volontaire et communiquer cette information, elle pourrait servir,
entre autres, dans notre rapport sur l’équité, mais il s’agit d’un
choix personnel, tout comme pour tous les employés du Sénat.
Senator Munson: I’m not so sure of my ethnic origin. It
depends on the day.
Le sénateur Munson : Je ne suis pas certain de connaître mon
origine ethnique. Cela dépend de la journée.
Senator Lang: Mr. Chair, I have a number of questions about
this, and I know time is marching on here. I’d like to know if this
has been sent out as a draft so that other senators are aware of
what would be requested of them prior to us dealing with this.
Second, I would like to know, on the section 3(1) compliance,
why a senator would be reporting to the Clerk of the Senate as
opposed to the Speaker because the Speaker is our chair. I think
that should be considered.
Le sénateur Lang : Monsieur le président, j’ai un certain
nombre de questions à cet égard, et je sais que le temps file.
J’aimerais savoir si une ébauche de ce document avait été envoyée
afin que les autres sénateurs soient au courant de ce qu’on
pourrait leur demander avant que nous nous en occupions.
Deuxièmement, j’aimerais savoir, en ce qui concerne l’article 3(1)
portant sur la conformité, pourquoi un sénateur relèverait du
greffier du Sénat au lieu du président, car le président du Sénat est
notre président. Je pense qu’on devrait en tenir compte.
I notice that there is a penalty section, but I don’t know quite
what the penalty is. ‘‘Noncompliance with a policy can result in
lack of data integrity and an administrative process that is
inconsistent. . .’’ What happens if a person does not apply when
we put this new rule in? This is on page 18 of 26 of the document.
J’ai remarqué qu’il y a une section portant sur les pénalités,
mais je ne sais pas exactement en quoi consiste la pénalité. « Le
non-respect d’une politique peut mener à un manque d’intégrité
dans les données et à un processus administratif incohérent... »
Que se passe-t-il si quelqu’un ne présente pas sa demande
lorsqu’on met en œuvre cette nouvelle règle? Cela figure à la
page 18 des 26 pages du document.
I think that we should know exactly what the implications are
of that. I get very concerned with more rules, more rules, more
rules. I want to understand why we are doing that, and what,
then, the implications are for a senator if he or she does not
comply?
Je pense que nous devrions savoir exactement quelles en sont
les conséquences. Je deviens très préoccupé lorsqu’on en rajoute
sans cesse aux règlements. Je veux comprendre pourquoi nous
agissons de la sorte et, après coup, quelles seront les conséquences
pour un sénateur s’il ne s’y conforme pas?
Senator LeBreton: We got that the declaration of qualification.
When you read the wording of it, it’s very archaic wording. I
think it goes back to 1867. It mentions $4,000 worth of property
free and clear, but there is no mention in the declaration of
qualification that you have to own property when you sign that
declaration that you do and that you can, therefore, take the seat
in the Senate representing the region. That was the source of a lot
of misunderstanding. That declaration of qualification makes no
mention of residency or expenses or anything like that, and then
there are other rules, of course, that deal specifically, through
La sénatrice LeBreton : Nous avons reçu cette déclaration de
qualifications. Lorsqu’on la lit, la formulation est très archaïque.
Je pense qu’elle remonte à 1867. Elle fait mention de biens
immobiliers d’une valeur de 4 000 $ en sus de toute charge, mais
la déclaration de qualifications n’indique pas qu’il faut être
propriétaire au moment de signer la déclaration qui indique que
vous en détenez, donc il est possible d’accéder au poste du Sénat
qui représente la région. Voilà la source de nombreux
malentendus. La déclaration de qualifications est muette quant
à la résidence ou aux dépenses ou de toute autre question
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:27
Internal Economy, with residency as it pertains to claiming
expenses in the National Capital Region.
afférente, mais il existe un règlement qui, par le biais de la Régie
interne, traite spécifiquement de la résidence, en ce qui a trait aux
demandes de remboursement de dépenses dans la région de la
capitale nationale.
If this were to be implemented, will that, therefore, require that
that archaic declaration of qualification that we all sign be
updated? Is it going to have more information? Because that
declaration of qualification was the source of a lot of
misinformation and a lot of misunderstanding when we were
dealing with issues in the last year.
Si c’était mis en œuvre, est-ce qu’il faudrait alors mettre à jour
ce document archaïque, la déclaration des qualifications exigées,
que nous avons tous à signer? Est-ce que le document
comprendrait davantage d’informations? Parce que cette
déclaration des qualifications exigées était la source de
beaucoup de malentendus lorsque nous avions abordé ces
questions l’année dernière.
Mr. Patrice: In relation to the declaration of qualification that
a senator signed when he was appointed or at the beginning of
every new Parliament, this is basically the text that you are
required to sign by the Constitution Act of 1867. Obviously, it
was an Imperial Act of 1867, and it represented the language at
that time. To change that text needs a constitutional amendment.
What the Clerk’s office tries to do is, basically, when he meets
each senator, to explain more, give more in terms of information,
in terms of the text that you are required to sign. From memory, it
says that I’m duly qualified, and, obviously, that makes a
reference to the text of the Constitution, the relevant provision of
the Constitution. We are in no position to change that text.
M. Patrice : Pour ce qui est de la déclaration des qualifications
exigées qu’un sénateur doit signer lorsqu’il est nommé ou bien lors
du début d’une nouvelle législature, il s’agit essentiellement d’un
texte que vous êtes obligé de signer en vertu de la Loi
constitutionnelle de 1867. Évidemment, il s’agissait d’une loi
impériale de 1867, et il reflète le langage utilisé à l’époque. On ne
peut pas modifier le texte sans avoir de modifications
constitutionnelles. Essentiellement, le bureau du greffier essaye
d’expliquer à chaque sénateur comment ça fonctionne, et de lui
fournir des renseignements sur le texte que vous êtes obligés de
signer. Si je me souviens bien, le document dit, je suis dûment
qualifié. Et évidemment, il fait référence au texte de la
Constitution, aux dispositions pertinentes de la Constitution.
Nous ne pouvons pas modifier ce texte.
Senator LeBreton: Because of the misunderstanding and the
belief of some that the declaration of qualification — and it is —
is what it says it is. It qualifies to sit in the Senate to represent a
particular region. I would not suggest going back and rewriting
the Constitution as it was in 1867 but ask if there is some way, in
future, that that document could be more realistically linked into
present day requirements. There is nothing in it about residency,
as you know, and nothing about expenses. It is just a straight
qualification, so I’m just asking if this is going to be linked into
the declaration of qualification so that there can be no
misunderstanding of what the declaration of qualification
means and what the responsibilities of the senators are vis-à-vis
the claiming of expenses.
La sénatrice LeBreton : Il y a des gens qui ne comprennent pas
et qui croient que la déclaration des qualifications exigées est
vraiment ce que son nom indique. Elle nous permet de siéger au
Sénat et de représenter une région particulière. Je ne propose pas
qu’on modifie la Constitution telle qu’elle a été rédigée en 1867,
mais je voudrais savoir si, à l’avenir, ce document pourrait refléter
les exigences actuelles de manière plus réaliste. Ce document ne
fait aucune allusion à la résidence ni aux dépenses. Il parle
uniquement de qualifications. Donc je demande simplement s’il y
aura un lien à la déclaration des qualifications exigées pour qu’on
puisse bien comprendre quelle est cette déclaration et quelles sont
les responsabilités des sénateurs par rapport aux réclamations des
dépenses.
The Chair: Honourable senators, this is just to open a
discussion on whether or not we want to improve the database
of information. Let’s encourage all of our colleagues to reflect on
it. No decisions are being made immediately around this kind of
thing.
Le président : Honorables sénateurs, il s’agit d’amorcer un
débat sur l’opportunité d’améliorer la base de données des
renseignements. On devrait encourager nos collègues à y réfléchir.
On ne prendra pas de décisions immédiates à ce sujet.
With that, if we can move to the next item, members of the
Joint Advisory Working Group on Canada 150, we have a
recommendation. Senator Smith and Senator Furey have
consulted and were proposing that, on this committee — and
they will join with members from the House of Commons — from
the Senate, the members include Senators Seidman, McInnis,
Johnson, Furey and Downe; am I correct?
Sur ce, passons au prochain point, les membres du groupe de
travail consultatif mixte pour l’événement Canada 150, nous
avons une recommandation. Le sénateur Smith et le sénateur
Furey ont fait des consultations et ils proposent que ce comité
sénatorial — qui sera accompagné des députés de la Chambre —
soit composé des sénateurs Seidman, McInnis, Johnson, Furey et
Downe. Est-ce exact?
Mr. O’Brien: Yes.
M. O’Brien : Oui.
4:28
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
The Chair: Senator Seidman from Quebec, Senator McInnis of
Nova Scotia, Senator Johnson of Manitoba, Senator Furey of
Newfoundland and Labrador, and Senator Downe of Prince
Edward Island; is it agreed?
Le président : La sénatrice Seidman, du Québec, le sénateur
McInnis, de la Nouvelle-Écosse, la sénatrice Johnson, du
Manitoba, le sénateur Furey, de Terre-Neuve-et-Labrador, et le
sénateur Downe, de l’Île-du-Prince-Édouard; sommes-nous
d’accord?
This is going to deal with the plans, and we’ll collaborate with
colleagues from the House of Commons, for parliamentary
involvement in the celebration of Canada 150.
Nous allons donc nous occuper des plans, et ensuite nous
allons travailler avec nos collègues de la Chambre des communes
pour déterminer comment les parlementaires participeront à
l’organisation des célébrations de la fête Canada 150.
Senator Tkachuk: Do we have a list of the members from the
house?
Le sénateur Tkachuk : Avons-nous une liste des députés de la
Chambre?
The Chair: Not yet.
Le président : Pas encore.
Senator Tkachuk: We have one Western member from the
Senate.
Le sénateur Tkachuk : Nous avons un sénateur de l’Ouest.
The Chair: We have one from the West, yes, Johnson; and one
from the East.
Le président : Nous en avons un de l’Ouest, oui, M. Johnson;
et un de l’Est.
Senator Tkachuk: Out of six.
Le sénateur Tkachuk : Sur six.
The Chair: Five.
Le président : Cinq.
Senator Tkachuk: Out of five.
Le sénateur Tkachuk : Sur cinq.
The Chair: Yes.
Le président : Oui.
Senator Furey: I’m counting six, chair, not five. Did I get that
wrong?
Le sénateur Furey : J’en compte six, monsieur le président, et
non cinq. Est-ce que je me trompe?
The Chair: Senators Seidman, McInnis, Johnson, Furey, and
Downe.
Le président : Il y a les sénateurs Seidman, McInnis, Johnson,
Furey et Downe.
Is there discussion?
Discussion?
Senator Lang: I want to take Senator Tkachuk’s comment. Is
this an allocation of money? What will the committee be doing?
What’s their role?
Le sénateur Lang : J’aimerais revenir sur une chose qu’a dite le
sénateur Tkachuk. Est-ce qu’il s’agit d’une affectation de fonds?
Que fera ce comité? Quel sera son rôle?
The Chair: They will meet with colleagues from the House of
Commons and think about and make recommendations as to
what Parliament as a national institution might consider doing as
initiatives for the celebration of Canada 150. That whole plan is
very much in the early stages. Heritage Canada, no doubt, will be,
from the government point of view, a lead agency. The National
Capital Commission will be involved. We just thought that
Speaker Scheer and I, in consultation with leadership on both
sides, should have a few members from this house and the other
house reflect on this purely from a parliamentary point of view so
that we’re not left out. That’s the idea.
Le président : Les membres du comité rencontreront leurs
collègues de la Chambre des communes pour réfléchir et faire des
recommandations quant à la participation du Parlement, en tant
qu’institution nationale, aux initiatives entourant la célébration
de Canada 150. Ce plan n’est qu’à ses tout débuts. Patrimoine
Canada sera sans doute, d’après le gouvernement, une des agences
clés pour ce qui est de l’organisation. La Commission de la
capitale nationale participera également. Nous pensions tout
simplement, le Président Scheer et moi, en consultation avec les
leaders des deux côtés, qu’il devrait y avoir des membres de cette
Chambre et de l’autre endroit pour réfléchir à la participation du
Parlement, question de s’assurer qu’on ne nous oublie pas. Voilà
le raisonnement.
Senator Manning: My question goes back to what Senator
Tkachuk asked concerning the composition of the committee and
whether we knew who was going to be there from the House of
Commons. If we’re going to have five or six people from the
House of Commons, it’s important we ensure that at least every
province and territory be represented on the planning committee.
Le sénateur Manning : Ma question revient à ce que le sénateur
Tkachuk a dit concernant la composition du comité et si nous
savons quels députés de la Chambre des communes siégeront au
comité. S’il y a cinq ou six députés de la Chambre, il est important
de s’assurer qu’au moins chaque province et territoire soit
représenté au sein du comité de la planification. Donc, au lieu
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:29
Maybe instead of jumping the gun, we should wait to see who the
House of Commons will put on the committee first and we can fill
in the blanks after.
de nous précipiter, nous devrions attendre de voir quels députés
siégeront au comité, pour ensuite nous occuper des détails.
The Chair: Is it agreed that we share these nominations with
our colleagues in the House of Commons to give them the chance
to look at the regional participation?
Le président : Sommes-nous d’accord pour partager ces
nominations avec nos collègues de la Chambre des communes,
afin de leur donner l’occasion de réfléchir à la participation
régionale?
Senator Manning: I would suggest that we wait to see who they
have first, and we can fill in the blanks after. That’s just my
opinion.
Le sénateur Manning : Je suggère d’attendre de voir qui ils vont
nommer, quitte à ce qu’on s’occupe des détails par la suite. C’est
ce que j’en pense.
The Chair: Okay. What’s your guidance?
Le président : D’accord. Que proposez-vous?
Senator Tkachuk: I think we wait.
Le sénateur Tkachuk : Je crois qu’on devrait attendre.
The Chair: We’ll table the matter. Is it agreed that we table the
matter?
Le président : Nous suspendrons la question. Êtes-vous tous
d’accord?
Senator Wells: Chair, if I could have a comment on it. Rather
than us doing it first or them doing it first, is there a possible way
to develop a coordinated list with the House of Commons?
Le sénateur Wells : Monsieur le président, si je peux? Plutôt
que de déterminer qui fera quoi en premier, pourrions-nous
élaborer une liste coordonnée avec la Chambre des communes?
The Chair: Sure. I’ll undertake as chair of this committee to
speak with the Speaker of the House of Commons to see who he
comes up with; and I’ll bring back the full list.
Le président : Certainement. En tant que président de ce
comité, je tâcherai d’en parler avec le président de la Chambre
pour voir qui il nommera, et je vous ferai part de la liste.
Moving to the next item, the steering committee is
recommending that we establish a subcommittee to work on the
building of the Main Estimates for the next fiscal year. We’re
recommending, through the consultation of Senator Furey and
Senator Smith, that on this committee we would have Senator
Larry Smith, Senator Nolin, Senator Wells, Senator Furey and
Senator Cordy. The idea is that this committee would mine down
in the budget preparation as it’s being developed so that people
who would have the time to concentrate on that would then come
to the steering committee, who would bring it to the full
committee. We wanted to have a working group available to
work with the administration as they are engaged in the
preparation of the budget proposal for next year.
Passons au prochain point. Le Comité de direction
recommande que nous mettions sur pied un sous-comité qui se
penchera sur le Budget principal des dépenses pour le prochain
exercice. Nous proposons, suite à des consultations avec les
sénateurs Furey et Smith, que les sénateurs Larry Smith, Nolin,
Wells, Furey et la sénatrice Cordy siègent à ce comité. L’idée est
que ce comité se concentre sur le budget en cours de préparation
afin que les personnes qui ont du temps à y consacrer présentent le
fruit de leur travail au Comité de direction, qui en fera part au
comité plénier. Nous voulons avoir un groupe de travail prêt à
travailler de concert avec le gouvernement tout au long de la
préparation du budget proposé pour l’an prochain.
We wish to have senators actively engaged at the ground level
working with the administration in the preparation of the budget
for the next fiscal year. Is there agreement on those senators on
the subcommittee?
Nous souhaitons avoir des sénateurs impliqués dès le départ,
épaulant l’administration lors de l’élaboration du prochain
budget. Sommes-nous d’accord sur la composition de ce souscomité?
Senator LeBreton: Chair, I’m not necessarily against an
advisory working group on the Main Estimates but for my
edification, I inquired about how many subcommittees and
special advisory committees we have for Internal Economy. There
are 14, I’m advised. The Internal Economy Committee has a very
important role to play; and it’s clearly stated what that role is. By
the time it gets filtered through advisory committees,
subcommittees and steering committee, I often find myself not
being generally aware of some of the work that’s being done. I’m
a member of the Internal Economy Committee, which is supposed
to be the oversight committee. There are important issues like the
Main Estimates that perhaps the whole committee should be
involved with. No wonder some of us are in the dark about some
La sénatrice LeBreton : Monsieur le président, je ne suis pas
nécessairement contre un groupe de travail consultatif sur le
Budget principal des dépenses, mais pour ma propre gouverne, je
me suis informée quant au nombre de sous-comités et de comités
consultatifs spéciaux œuvrant sous la régie interne. On me dit
qu’il y en a 14. Le Comité de la régie interne a un rôle critique à
jouer, et ce rôle est clairement établi. Le travail chemine tellement
par des comités consultatifs, des sous-comités et le Comité de
direction qu’à la fin je me retrouve souvent dans le noir sur ce qui
a été fait au juste. Je siège au Comité de la régie interne, qui a la
responsabilité de surveiller. Des sujets tels le Budget principal des
dépenses devraient peut-être être traités par le comité au complet.
Il est peu étonnant que certains d’entre nous ne soient pas au fait
4:30
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
of the things that go on, because it’s done by a small committee,
then it’s sent to steering committee and presented here as a fait
accompli. Fundamentally I have a problem with that.
de tout ce qui se trame, parce que le travail se fait par un petit
comité, qui communique avec le Comité de direction, qui à son
tour nous place devant un fait accompli. J’ai un problème de fond
avec tout cela.
Senator Furey: Senator LeBreton raises a good point in terms
of the number of subcommittees. We do have a fair number of
them. I disagree when it comes to the full committee being kept in
the dark in that the mandate of any subcommittee or advisory
committee is to report back to the full committee. In particular, I
understand that this particular committee or subcommittee is an
initiative of the Leader of the Government in the Senate; and I
think it’s a good one.
Le sénateur Furey : La sénatrice LeBreton soulève un bon point
portant sur le nombre de sous-comités. Il en existe un bon
nombre. Je ne suis pas d’accord lorsque le comité plénier n’est pas
tenu au courant, puisque le mandat de tout sous-comité ou de
comité consultatif consiste à faire rapport au comité plénier. Plus
particulièrement, à ce que je sache, ce comité ou sous-comité
particulier a été mis sur pied à l’initiative du leader du
gouvernement au Sénat; et je pense qu’elle est bonne; et je pense
que c’est une bonne initiative.
The Chair: Senator LeBreton raises a critically important
point. This committee has the mandate and responsibility for full
administration of the institution. We must make sure that we
provide the fullness of data and the fullness of opportunity for
members of this committee to be able to deliberate on matters
that are for this committee to decide on. It has come up several
times that whatever recommendation might come from the
steering committee to the full committee, with the aid of other
senators, the data has to be made available in the fullness of time
so that there’s time for members of this committee to really mine
down into what the issue is.
Le président : La sénatrice LeBreton soulève un point essentiel.
Notre comité a pour mandat et responsabilité l’administration
complète de l’institution. Nous devrons nous assurer que nous
fournissons l’ensemble des données disponibles et que nous
permettons complètement aux membres de notre comité de
délibérer sur des questions sur lesquelles le comité devra
prendre des décisions. Il a été mentionné à plusieurs reprises
que, en dépit de la recommandation du comité directeur à l’égard
du comité plénier, avec l’aide d’autres sénateurs, il faut rendre
l’information disponible en temps voulu afin que les membres de
notre comité puissent avoir le temps d’examiner cette information
en profondeur.
We’re desirous of having full Senate involvement in the
development of our next Senate budget, but having 16 members
engaged in it wouldn’t work. The senator makes an important
point: How do we plan it so that members of this committee are
able to do their due diligence, and you can only do it if you have
the data? If we agree that when recommendations are brought to
this committee on things as complex and as serious as many of the
things that we have to deal with, we really have to have the data
well in advance so that members of this committee can meet their
responsibilities for due diligence.
Nous voulons la contribution complète du Sénat dans
l’élaboration du prochain budget du Sénat, mais le fait d’avoir
16 membres qui se donnent à cette activité ne fonctionnerait pas.
La sénatrice soulève un point important : comment planifier afin
que les membres de ce comité puissent faire preuve de diligence
raisonnable, et cela n’est possible que si on dispose des données?
Si nous acceptons que, lorsque des recommandations nous sont
présentées sur des choses complexes et sérieuses comme la plupart
des questions qui nous sont renvoyées, il faut donc disposer des
données suffisamment à l’avance afin que les membres du comité
puissent assumer leurs responsabilités en matière de diligence
raisonnable.
Senator LeBreton: I started off by saying that this is a very
important subject matter. I was raising the issue of yet another
subcommittee. I didn’t necessarily say that this was a bad idea,
Senator Furey. Again, the people who serve on these
subcommittees need more active involvement in making sure,
especially on a matter as important as this, that the documents
and the information are given to the full committee. Even if the
subcommittee meets with the full committee before it goes
through steering, there has to be more in-depth drilling down of
the information so that when we come to the full meeting of the
Internal Economy, we’re not just rubber-stamping process that
have gone through various subcommittees and then steering
committee. That was my point.
La sénatrice LeBreton : J’ai commencé par dire que c’était une
question très importante. Et je parlais du problème d’un autre
sous-comité. Je ne disais pas forcément que c’était une mauvaise
idée, sénateur Furey. Encore une fois, les gens qui siègent à ces
sous-comités doivent y participer davantage pour s’assurer,
surtout sur une question d’aussi grande importance, que les
documents et l’information sont transmis au comité plénier.
Même si le sous-comité se réunit avec le comité plénier avant de
passer à l’étape des recommandations, il faut être en mesure
d’examiner l’information en profondeur avant que nous nous
présentions devant le comité plénier du Comité de la régie interne
pour veiller à ne pas approuver machinalement le processus
d’examen qui est passé par divers sous-comités et ensuite par le
comité de direction. Voilà ce que je voulais soulever.
Senator Furey: I couldn’t agree more, Senator LeBreton.
Le sénateur Furey : Je suis on ne peut plus d’accord avec vous,
sénatrice LeBreton.
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
The Chair: Can we have an agreement from the members?
Le président : Les membres du comité sont-ils d’accord?
Senator Tkachuk: I so move.
Le sénateur Tkachuk : Je propose la motion.
The Chair: Thank you, senator. Agreed?
Le président : Merci, sénateur. Êtes-vous d’accord?
Hon. Senators: Agreed.
Des sénateurs : D’accord.
The Chair: No. 7 on SARs.
4:31
Le président : Nous en sommes au numéro 7, qui porte sur le
Règlement administratif du Sénat.
Mr. O’Brien: Honourable senators, before the summer
adjournment, we agreed that a joint working group to review
the SARs would be the same members who had done the travel
policy review. Senator Smith would like to notify the full
committee that, once again, this advisory working group will be
beginning its work shortly, and those members are Senator Smith,
Senator Marshall, Senator Lang, Senator Tkachuk, Senator
Furey, Senator Downe and Senator Cordy, seven members.
M. O’Brien : Honorables sénateurs, avant l’ajournement de
l’été, nous avons convenu qu’un groupe de travail conjoint se
penche sur le Règlement administratif du Sénat et qu’il serait
composé des mêmes membres qui ont fait l’examen de la politique
concernant les déplacements. Le sénateur Smith souhaite signaler
au comité plénier que, encore une fois, ce groupe de travail
consultatif est sur le point d’entreprendre son travail. Y siègent les
sénateurs Smith, Marshall, Lang, Tkachuk, Furey, Downe et
Cordy. Le groupe comprend sept sénateurs.
Senator L. Smith: So everybody understands, what we’ve done
to this point is we’ve had a couple of sessions with Michel and the
Finance group to go over the last document. Just as a bit of
history, which is history for me also, in 2004, the SARs rules
were written, and then around 2009 there was a review of the
SARs rules. There was new wording that was red-lined in that
document. Then, I guess with all of the activity within Parliament
and elections, et cetera, it didn’t fall by the wayside but it was put
on hold. We have an opportunity now to review these rules. What
we’ve done initially with George and myself and with Michel and
the group is had sort of an introduction to them, and what we’re
doing is going over what we see. Michel will take the comments of
the initial discussion, which is more of an overview, not in-depth
digging, and rewrite the SARs rules so that when the committee
sits down, then we can go into the depth required to say: ‘‘Is this
the right word? Is this the right idea? Should there be
modifications? Is it modernized? Is it up to date? Does it
comply with some of the new travel rules?’’ We’ll be properly
organized.
Le sénateur L. Smith : Je tiens à informer les sénateurs que
jusqu’à présent le groupe a rencontré à quelques reprises Michel et
le groupe des finances pour revoir le dernier document. Je vais
préciser quelques antécédents : Ce sont des antécédents pour moi
car, en 2004, on a rédigé le Règlement administratif du Sénat et
vers 2009, on en a fait un examen, un nouveau libellé a été mis de
l’avant dans le document. Je suppose qu’étant donné tout ce qui
s’est passé à l’époque sur la Colline du Parlement, notamment les
élections, sans avoir été oublié, l’exercice a été mis en veilleuse.
Nous avons maintenant l’occasion de revoir ce règlement. George
et moi-même, avec la collaboration de Michel et du groupe de
travail avons été mis au courant du travail réalisé et nous sommes
en train d’y réfléchir. Michel va prendre note de la discussion
initiale, qui ressemble plus à une vue d’ensemble, et non pas une
analyse en profondeur et il va proposer une nouvelle rédaction du
Règlement administratif du Sénat si bien que lorsque le comité se
réunira, nous aurons les connaissances nécessaires pour poser des
questions : « Est-ce un bon choix de terme? Est-ce que l’idée est
juste? Faut-il modifier quelque chose? Le règlement est-il ainsi
modernisé? Est-il contemporain? Est-ce qu’il est adapté à
certaines des nouvelles règles concernant les déplacements? »
Nous ferons cela de façon organisée.
Therefore, Michel has been tasked, and we have one more
meeting left to get this done as expeditiously as possible so we can
start sometime after Thanksgiving. Within two to three weeks,
we’ll get that information back from Michel. Michel is excited
about the time frame that has been put on him. We’ll get our
group in place, if that’s okay with everyone.
Par conséquent, nous avons demandé à Michel et il y aura une
autre réunion sur le sujet pour aboutir à notre objectif le plus
rapidement possible si bien que nous commencerons après
l’Action de grâces. D’ici deux ou trois semaines, Michel nous
aura renseignés. Michel est enthousiaste face à l’échéancier que
nous avons fixé. Notre groupe va s’organiser, si vous êtes tous
d’accord.
The Chair: Agreed. Next item.
Mr. O’Brien: Honourable senators, as the last item, up on the
screen you will see an e-book, electronic book, which has been
developed by the Senate Administration with respect to the
parliamentary treasures that are in our Senate archives. As you
know, the Senate Clerk, Clerk of the Parliaments, is by statute
Le président : D’accord. Passons au point suivant.
M. O’Brien : Honorables sénateurs, au dernier point de l’ordre
du jour, il est question d’un livre électronique, qui a été élaboré
par l’Administration du Sénat et qui porte sur les trésors
parlementaires que contiennent les archives du Sénat du
Canada. Comme vous le savez, le greffier du Sénat, le greffier
4:32
Internal Economy, Budgets and Administration
20-11-2014
given custody for safekeeping of all the Acts of Parliament, both
before Confederation and after Confederation.
des Parlements, et, par disposition législative, le gardien de toutes
les lois du Parlement, celles qui précèdent la Confédération et
celles qui ont été adoptées depuis.
The genesis of this e-book was the work done in the United
Kingdom. Some of you remember Lord Falconer came here in
October 2012 on a visit to look at the decanting of the Parliament
Buildings, thinking what they can do. Anyway, as a gift to us, he
presented us the book of the archives of the Victoria Tower
treasures. This gave us the idea that if they can publicize their
treasures, we can certainly do that, because just a few feet from us
are the most extensive legal archives in the country.
La genèse de ce livre électronique provenait du travail effectué
au Royaume-Uni. Certains d’entre vous vous souviendrez peutêtre de lord Falconer, ici en visite en octobre 2012 pour observer
la détérioration des édifices parlementaires, et réfléchir à ce qu’ils
pourraient faire de leur côté. Il nous a présenté en cadeau le livre
des archives des trésors de la Tour Victoria. Nous nous sommes
dit que s’ils pouvaient publiciser leur trésor, nous pouvions
certainement faire de même, puisqu’à quelques pieds de nous se
trouvent les archives juridiques les plus vastes du pays.
We’ve had tremendous support from our Senate
Communications group and our graphic artists and our former
Law Clerk, Mark Audcent, assisted by Michel, to proceed to give
a description of the various themes of Canadian history as we
move through the development of our archives. We’re very proud
of this book. This is something I think we want to feel good about
the Senate. It’s embedded with a lot of the history of the Senate.
There’s a picture of the old Senate chamber before the fire of
1916. You don’t see that too often. Various anecdotes and various
other treasures are in there besides the legal bills. There are many
communications from monarchs. There’s the letter of abdication
of Edward. Also embedded within it is our own architecture, our
stained glass window.
Nous avons reçu un soutien formidable de la part de notre
groupe des communications du Sénat et de nos graphistes ainsi
que de la part de notre ancien légiste, Mark Audcent, assisté par
Michel, en procédant à une description des divers thèmes de
l’histoire canadienne à mesure que nous présentons le
développement de nos archives. Nous sommes très fiers de ce
livre, qui, je crois, donne une bonne image du Sénat. Par ailleurs,
il contient beaucoup d’histoires du Sénat. On y voit une photo de
l’ancienne Chambre du Sénat avant l’incendie de 1916. C’est une
image que l’on voit rarement. Diverses anecdotes et autres trésors
s’y trouvent aussi, mis à part les projets de loi. Vous y verrez de
nombreuses communications de monarques. Il y a la lettre
d’abdication d’Edward. On y trouve aussi notre propre
architecture et nos vitraux.
We’re very proud of this, and we would like to do this as an
outreach program. It will be published as an e-book, but we
thought senators themselves would like perhaps to have hard
copies. Others may like to have hard copies. So what we’re
proposing is to print 500 copies, in total, to last us for the years to
come. Every senator would be given a copy. Obviously, it’s a
tumble version; it’s in both languages. If senators would wish to
have additional copies, they could pay $25, which would cover the
cost of production, as they buy additional photographs of the
Senate. Every Parliament we have an official photograph of
senators in the Senate chamber.
Nous sommes très fiers de cela, et nous aimerions transformer
cela en programme de diffusion. Ce sera publié sous forme de livre
électronique, mais nous pensions que les sénateurs eux-mêmes
souhaiteraient en avoir une copie imprimée. D’autres le
souhaiteraient peut-être aussi. Voilà pourquoi nous proposons
d’en imprimer 500 exemplaires, en tout, qui nous dureront
pendant des années à venir. Chaque sénateur en recevrait une
copie. Bien entendu, le livre passe d’une langue à l’autre. Si les
sénateurs souhaitent obtenir d’autres copies, il faudrait les payer
25 $ chacun, pour couvrir le coût de la production, tout comme ils
achètent des photos additionnelles du Sénat. À chaque législature,
nous prenons une photo officielle des sénateurs à la Chambre du
Sénat.
We would recommend that 100 copies be given freely to every
senator, 100 copies be given to the Speaker in case he would like
to give this to visitors who come to Parliament, and it would leave
a little reserve that other people, including the public, if there are
additional requests, could purchase copies so there would be a
bit of a cost recovery. The production cost of this book is
approximately $5,000 for 500 copies, and we propose that the
book be distributed to all senators the week of October 20.
Nous recommandons que 100 copies soient données
gratuitement à chaque sénateur, 100 copies remises au Président
du Sénat pour qu’il puisse les remettre en cadeau aux visiteurs du
Parlement, et cela nous laisserait une petite réserve que d’autres
personnes, y compris le public, s’il y a des demandes
additionnelles, pourraient acheter afin de récupérer les coûts
dans une certaine mesure. Le coût de production de ce livre s’élève
à environ 5 000 $ pour 500 copies, et nous proposons que le livre
soit distribué à tous les sénateurs pendant la semaine du
20 octobre.
Senator LeBreton: I think it’s a great idea. I would suggest that
you provide copies to the parliamentary boutique. I often go in
there and buy multiple copies of the book that shows the
La sénatrice LeBreton : Je pense qu’il s’agit d’une très bonne
idée. Je suggérerais de fournir des exemplaires à la boutique
parlementaire. J’y vais souvent pour acheter plusieurs exemplaires
20-11-2014
Régie interne, budgets et administration
4:33
paintings in the Senate to give to people when they come in. I
would recommend that you make it available for sale in the
parliamentary boutique as well.
du livre qui montre des tableaux dans le Sénat afin de les offrir
aux gens quand ils entrent. Je recommande que vous les rendiez
disponibles à la vente dans la boutique parlementaire aussi.
Senator Tkachuk: It might make the New York Times bestseller list.
Le sénateur Tkachuk : Il pourrait figurer sur la liste des succès
de librairie du New York Times.
Senator Lang: Mr. Chairman, I think the administration
should be commended for the work they’ve done. I haven’t seen
the document, but I’m sure it’s very well done.
Le sénateur Lang : Monsieur le président, je pense que les
membres de l’administration méritent des félicitations pour le
travail qu’ils ont fait. Je n’ai pas vu le document, mais je suis
certain qu’il est très bien fait.
In view of the fact that it is a historical document and it’s going
to endure the test of time, would it not be more feasible to go with
1,000 copies on one printing as opposed to go to two printings?
Would that not save money and give a volume of copies that
could be utilized, say, 10 years from now?
Étant donné qu’il s’agit d’un document historique et qu’il
résistera à l’épreuve du temps, ne serait-il pas plus rentable
d’imprimer 1000 exemplaires lors d’un seul tirage, au lieu de deux?
Cela ne permettrait-il pas d’économiser de l’argent et de produire
un nombre suffisant d’exemplaires qu’on pourrait utiliser au
cours des 10 prochaines années, par exemple?
The Chair: I think the fact that it’s an e-book really speaks to
the universal accessibility of it. We are moving into that age, and
it will be more widely distributed through that vehicle. We
thought the 500 would meet immediate needs. Should there be a
great demand for more, we can look at it. We expect that the
electronic copy will meet the needs on a nationwide basis. There
are depository libraries, all kinds of libraries across the country,
that might like it. It’s accessible to them. Some libraries not only
in Canada but around the world now are using not purchased
hard text but the electronic text.
Le président : Je pense que le fait qu’il s’agit d’un livre
électronique souligne vraiment l’accès universel à cette œuvre.
Nous passons à cette époque, et le livre sera diffusé à plus grande
échelle dans ce format. Nous croyons que les 500 exemplaires
répondraient aux besoins immédiats. Si la demande pour
davantage d’exemplaires est très forte, nous y reviendrons.
Nous nous attendons à ce que la version électronique réponde
aux besoins dans l’ensemble du pays. Des bibliothèques de dépôt,
toutes sortes de bibliothèques partout au pays, pourraient s’y
intéresser. Il leur est accessible. Certaines bibliothèques, non
seulement au Canada, mais dans le monde entier, utilisent la
version électronique et non la version achetée en format papier.
Senators, I apologize that we’ve gone well beyond our
scheduled, allotted time. Another committee is moving in here.
I thank you for your work this morning. The meeting stands
adjourned.
Chers collègues, je m’excuse, car nous avons largement dépassé
le temps qui nous était imparti dans l’horaire. Un autre comité
s’installe ici. Je vous remercie pour votre travail ce matin.
(The committee adjourned.)
(La séance est levée.)
WITNESSES
TÉMOINS
Thursday, November 20, 2014
Le jeudi 20 novembre 2014
KPMG:
KPMG :
Andrew Newman, Partner, Audit;
Andrew Newman, associé, Audit;
Josh Frenkel, Audit Manager.
Josh Frenkel, gestionnaire de la vérification.
Available on the Internet: http://www.parl.gc.ca
Disponible sur internet: http://www.parl.gc.ca
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