Manual 18148576

Manual 18148576
La tenue de documents et la gouvernance dans le monde est un bulletin en ligne diffusé régulièrement
par Bibliothèque et Archives Canada (BAC), et qui porte sur les enjeux liés au gouvernement et aux
pratiques en tenue de documents des secteurs public et privé.
ISSN : 1916-5714
© Gouvernement du Canada
Le contenu du bulletin est destiné aux fins de renseignements seulement et ne reflète aucunement
les opinions de Bibliothèque et Archives Canada.
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Loi sur les langues officielles et qui sont donc mises à la disposition du public dans leur langue d’origine.
Il convient de remarquer qu’après une certaine période, les liens vers certains articles du bulletin
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Bibliothèque et Archives Canada
395, rue Wellington
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K1A 0N4
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Contenu
Section 1 – Actualités générales ................................................................................................................... 3
Canada ...................................................................................................................................................... 3
Gouvernement fédéral – Commissariat à l’information du Canada ..................................................... 3
Gouvernement de la Colombie-Britannique ......................................................................................... 3
Gouvernement de l’Ontario .................................................................................................................. 3
Australie .................................................................................................................................................... 3
Chine ......................................................................................................................................................... 4
Inde ........................................................................................................................................................... 4
Côte d’Ivoire .............................................................................................................................................. 4
Malaisie et Taiwan .................................................................................................................................... 4
Corée du Sud ............................................................................................................................................. 4
Thaïlande................................................................................................................................................... 4
Pays-Bas .................................................................................................................................................... 5
Tunisie et Iran ........................................................................................................................................... 5
Royaume-Uni ............................................................................................................................................ 5
États-Unis .................................................................................................................................................. 5
Gouvernement fédéral.......................................................................................................................... 5
Pays-de-Galles ........................................................................................................................................... 5
Section 2 – Événements ................................................................................................................................ 6
Assemblées annuelles et conférences ...................................................................................................... 6
Scène nationale ......................................................................................................................................... 6
Scène internationale ............................................................................................................................. 6
Section 3 – Tendances et produits d’aujourd’hui ......................................................................................... 8
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures ....................................................... 8
Canada .................................................................................................................................................. 8
Australie ................................................................................................................................................ 8
Europe ................................................................................................................................................... 8
France.................................................................................................................................................... 9
Nouvelle-Zélande .................................................................................................................................. 9
Suisse..................................................................................................................................................... 9
Pays-Bas ................................................................................................................................................ 9
Émirats arabes unis ............................................................................................................................. 10
1
Royaume-Uni ...................................................................................................................................... 10
États-Unis ............................................................................................................................................ 10
Produits et outils de partout dans le monde .......................................................................................... 11
Canada ................................................................................................................................................ 11
Australie .............................................................................................................................................. 11
France.................................................................................................................................................. 11
Mexique .............................................................................................................................................. 12
Royaume-Uni ...................................................................................................................................... 12
États-Unis ............................................................................................................................................ 12
Études et enquêtes ................................................................................................................................. 13
Monde ................................................................................................................................................. 13
États-Unis ............................................................................................................................................ 13
Contenu redondant, insignifiant et dépassé : maîtriser les débris numériques................................. 14
Section 4 – Lectures et enregistrements suggérés ..................................................................................... 15
Articles, livres blancs, présentations, rapports, vidéos et balados ......................................................... 15
Canada ................................................................................................................................................ 15
Australie .............................................................................................................................................. 15
Belgique .............................................................................................................................................. 15
France.................................................................................................................................................. 15
Allemagne ........................................................................................................................................... 15
Nouvelle-Zélande ................................................................................................................................ 16
Afrique du Sud .................................................................................................................................... 16
Royaume-Uni ...................................................................................................................................... 16
États-Unis ............................................................................................................................................ 16
Livres ....................................................................................................................................................... 17
Suggestions de lecture ........................................................................................................................ 17
2
Section 1 – Actualités générales
Canada
Gouvernement fédéral – Commissariat à l’information du Canada
Recommandations sur la modernisation de la Loi sur l’accès à l’information
En mars 2015, la commissaire à l’information du Canada a publié un rapport comprenant
85 recommandations pour moderniser la Loi sur l’accès à l’information, qui a été adoptée
en 1982.
Voir également : La Loi devrait concerner tous les secteurs du gouvernement (en
anglais); « La commissaire à l’information dresse ses recommandations pour réformer la Loi »
Gouvernement de la Colombie-Britannique
La province modernise ses méthodes de gestion de l’information (en anglais)
Le gouvernement a adopté une loi sur l’information gouvernementale dans le but de
moderniser la gestion de l’information. Une des mesures prévues consiste à passer des
documents papier aux documents numériques à partir de 2015.
Gouvernement de l’Ontario
Plus de données accessibles au public grâce à la directive régissant les données ouvertes (en anglais)
La nouvelle directive régissant les données ouvertes de l’Ontario, dont la publication est prévue
à l’automne 2015, obligera les ministères et les organismes provinciaux de l’Ontario à publier
toutes leurs données, sauf si des exceptions s’appliquent. En avril 2015, l’Ontario avait publié
185 ensembles de données.
Australie
Les États australiens migrent vers le nuage (en anglais)
Les gouvernements du Queensland et des Nouvelles-Galles du Sud s’emploient à préparer les
organismes à l’informatique dans les nuages : ils élaborent des modèles et des stratégies de
mise en œuvre; établissent les fondements de l’utilisation du nuage; et attribuent des marchés
pour obtenir des solutions d’infonuagique.
Une norme établit les critères que doivent respecter les services numériques offerts par le
gouvernement (en anglais)
Le bureau australien responsable de la transformation numérique a publié une norme
établissant les critères que les services numériques du gouvernement australien doivent
respecter avant leur lancement.
Voir également : Plus de fonds pour les services numériques du gouvernement (en anglais);
Un dépôt électronique unique pour la correspondance du gouvernement (en anglais)
3
Chine
À la recherche des sites Web inactifs (en anglais)
La Chine a lancé un processus visant à découvrir les sites Web gouvernementaux qui sont
devenus inactifs ou superflus et à rendre les sites existants plus efficaces.
Inde
Un « casier numérique » pour stocker les versions numériques des documents (en anglais)
Le gouvernement de l’État du Madhya Pradesh a instauré un « casier numérique » qui favorise
la gouvernance sans papier puisqu’il permet à tous les citoyens de stocker des documents
numériques en toute sécurité.
Voir également : Le fonctionnement du « casier numérique » (en anglais)
Côte d’Ivoire
Le gouvernement lance une campagne de numérisation
La numérisation est devenue un incontournable pour les archives, petites ou grandes. Le
gouvernement de la Côte d’Ivoire ne fait pas exception : il a annoncé dans une vidéo sa volonté
de lancer une campagne de numérisation de ses documents.
Malaisie et Taiwan
Mettre l’accent sur les données massives (en anglais)
La Malaisie a mis sur pied un réseau national d’innovation en matière d’analyse des données
massives, dont l’objectif est de propager la pratique de l’analyse des données massives au pays.
Voir également : Malaisie : laboratoire numérique du gouvernement sur les données massives
(en anglais); Taiwan : l’alliance des données massives (en anglais)
Corée du Sud
La première loi du monde sur l’informatique dans les nuages (en anglais)
L’assemblée nationale de Corée vient d’adopter la première loi du monde sur l’informatique
dans les nuages. La loi sur le développement de l’infonuagique et la protection des utilisateurs
(rédigée seulement en coréen) permettra au gouvernement d’utiliser l’infonuagique,
d’intensifier les recherches et d’assurer la protection des données.
Thaïlande
Toute la collection de la bibliothèque nationale sera en ligne d’ici 2018 (en anglais)
Tous les livres et les archives de la bibliothèque nationale thaïlandaise, c’est-à-dire environ
un million de livres en plus des autres documents imprimés, seront numérisés et mis en ligne
entre 2015 et 2018.
4
Pays-Bas
Des chercheurs téléportent des données (en anglais)
La téléportation des données ne relève plus de la science-fiction. Des physiciens de l’institut de
nanoscience Kavli à l’Université de technologie de Delft ont réussi à téléporter de l’information
sur une distance de dix pieds.
Voir également : livre blanc : Téléportation quantique
Tunisie et Iran
Collaboration entre bibliothèques nationales
Les bibliothèques nationales de Tunisie et d’Iran ont conclu un accord pour échanger de
l’information et de l’expertise.
Royaume-Uni
La fonction publique adopte le nuage (en anglais)
Au cours de la dernière année, le taux d’utilisation de l’informatique dans les nuages dans la
fonction publique du Royaume-Uni est passé de 53 % à 82 %.
États-Unis
Gouvernement fédéral
Création d’une catégorie de classement unique (en anglais)
Si tout se passe comme prévu, une nouvelle catégorie de classement, l’information non
classifiée contrôlée, sera créée d’ici la fin de 2015. Un plan de mise en œuvre d’une durée de
trois ou quatre ans suivra. Cette mesure découle d’un décret-loi de la Maison-Blanche.
Voir également : Guide sur l’information non classifiée contrôlée (en anglais)
ARMA demande plus de ressources pour la gestion des documents électroniques (en anglais)
ARMA International a demandé au Congrès américain de fournir les outils, les ressources et les
autorisations dont les gestionnaires de documents fédéraux ont besoin pour assumer leurs
nouvelles responsabilités juridiques en matière de gestion des documents électroniques.
Pays-de-Galles
Nomination de dirigeant principal de la technologie numérique responsables des services numériques
(en anglais)
Le premier dirigeant principal de la technologie numérique a été nommé au Pays-de-Galles à
assurer la pérennité et l’amélioration des services numériques offerts au public, notamment la
stratégie galloise du « numérique d’abord ».
Voir également : Plateforme de publication unique (en anglais)
5
Section 2 – Événements
Assemblées annuelles et conférences
Scène nationale
Novembre 2015
Journées de la GI dans la région de la capitale nationale – Automne 2015 (en anglais)
Les détails suivront.
La conférence se déroulera les 25 et 26 novembre 2015 (des ateliers auront aussi lieu
le 24 novembre).
Ottawa (Ontario), Canada
Janvier 2016
Super conférence 2016 de l’Association des bibliothèques de l’Ontario (en anglais)
Les détails suivront.
La conférence se déroulera du 27 au 30 janvier 2016.
Toronto (Ontario), Canada
Juin 2016
Quarante – et - unième conférence annuelle de l’Association canadienne des archivistes (en anglais)
Les détails suivront.
La conférence est organisée par l’Association canadienne des archivistes et se déroulera
du 2 au 4 juin 2016.
Montréal (Québec), Canada
Scène internationale
Décembre 2015
Conférence 2015 de la conférence internationale des bibliothèques numériques d’Asie (en anglais)
La conférence étudie le rôle des bibliothèques numériques en tant que fondements de
l’interaction avec l’information et de la gestion de l’information dans le monde numérique.
Organisée par la conférence internationale des bibliothèques numériques d’Asie, elle se
déroulera du 9 au 12 décembre 2015.
Séoul, Corée du Sud
6
Janvier 2016
Quatrième conférence internationale sur l’innovation et la gestion de l’information (ICIIM 2016)
(en anglais)
Les chercheurs, les ingénieurs, les universitaires et les professionnels de l’industrie présenteront
les résultats de leurs recherches et les activités de perfectionnement dans le domaine de
l’innovation et de la gestion de l’information.
La conférence se déroulera les 18 et 19 janvier 2016, Brisbane, Australie
Mars 2016
Symposium technique conjoint de 2016 (en anglais)
« Des collections d’enregistrements audiovisuels durables grâce à la collaboration »
Le symposium portera sur les enjeux techniques qui ont une incidence sur la survie et
l’accessibilité à long terme des collections d’enregistrements audiovisuels.
Organisé par l’association des archives d’enregistrements audiovisuels de l’Asie du Sud-Est et du
Pacifique et les archives nationales de Singapour, il se déroulera du 7 au 9 mars 2016 à
Singapour.
Avril 2016
Conférence 2016 de l’association de la gestion de l’information et des images (en anglais)
Les détails suivront.
La conférence est organisée par l’association de la gestion de l’information et des images (AIIM)
et se déroulera du 26 au 28 avril 2016, Nouvelle-Orléans, Louisiane, États-Unis
Mai 2016
Conférence 2016 de la société de gestion de l’information et des documents (IRMS) (en anglais)
Cette conférence offre aux participants l’occasion d’acquérir une vue indépendante sur les
principaux défis entourant le rôle de l’information en tant que nouvelle devise mondiale.
Organisée par la société de gestion de l’information et des documents (IRMS), elle se déroulera
du 15 au 17 mai 2016, Brighton, Angleterre
Conférence annuelle 2016 de PRISM International (en anglais)
Les détails suivront. La conférence est organisée par PRISM International et se déroulera
du 16 au 19 mai 2016, Bonita Springs, Floride
7
Section 3 – Tendances et produits d’aujourd’hui
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures
Canada
Municipalité de Kamloops – Newshound (archives de journaux) (en anglais)
Les archives de plusieurs journaux ont été versées dans cette base de données interrogeable en
ligne pour remplacer l’ancien système, peu efficace, qui reposait sur le travail de bénévoles qui
indexaient les journaux par sujet.
Archives de l’Université Simon Fraser – Projet de dépôt de documents numériques (en anglais)
Les archivistes de l’Université Simon Fraser veillent à ce que leurs documents numériques
actuels et passés soient enregistrés dans un dépôt accessible aux générations futures.
Voir également : 200 millions de pages de contenu historique numérique maintenant accessibles
(en anglais); Survol technique du dépôt d’archives numériques (en anglais)
Australie
Gouvernement fédéral – govCMS (système de gestion de contenu) (en anglais)
Pour diminuer les coûts d’exploitation de son site Web principal, le gouvernement australien a
créé un système de gestion, govCMS, qui est hébergé dans le nuage.
Institut national des arts expérimentaux – laboratoire iGLAM (en anglais)
iGLAM est un laboratoire qui marie technologie de pointe et patrimoine culturel et naturel. Il
facilite la mise en contact avec le patrimoine culturel et aide à préserver les lieux et les objets
culturels dans leur état d’origine.
Voir également : Laboratoire d’archéologie informatique : conservation de logiciels et de
matériel désuets (en anglais)
Europe
Promouvoir et favoriser la réutilisation de l’information tout au long du cycle de vie du contenu en
tenant compte de l’évolution de la sémantique (PERICLES) (en anglais)
Le projet PERICLES vise à assurer l’accessibilité durable du contenu numérique, même dans un
contexte où les changements sont continuels, grâce à une approche qui intègre la préservation à
l’étape de la conception. Un outil d’extraction a été créé.
8
France
Projet VITAM
VITAM est un programme dont le code est ouvert et qui s’attaque aux défis liés à l’archivage des
données. L’objectif est d’établir un socle d’archivage des données polyvalent permettant de
classer, de stocker et de protéger efficacement les documents numériques du gouvernement.
Voir également : Renseignements complémentaires sur VITAM
Archives nationales – ADAMANT : Administration Des Archives et de leurs Métadonnées aux Archives
nationales dans le Temps
La préservation de l’information gouvernementale est essentielle pour assurer une gouvernance
appropriée, la responsabilité, la transparence et la transmission d’un legs aux générations
futures. Pour atteindre ces objectifs, le projet ADAMANT améliore la conservation et
l’accessibilité de l’information gouvernementale.
Voir également : « Cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des
archives publiques »
Nouvelle-Zélande
Archives nationales – Trousse d’outils sur la tenue de documents (en anglais)
Ce site Web fourni des conseils sur la tenue de documents.
Suisse
Préservation des documents historiques à long terme (en anglais)
Des chercheurs de l’institut fédéral de technologie ETH Zurich sont parvenus à écrire de
l’information numérique sur de l’ADN, à l’insérer sous une couche de verre protectrice et à lire
l’information à l’aide d’un algorithme. Des données, comme des documents historiques,
pourront ainsi être préservées pendant des milliers, voire des millions d’années.
Projet de préservation des données de recherche
Le projet assurera la pérennité des résultats scientifiques en sciences humaines.
Pays-Bas
Projet de numérisation d’un musée (en anglais)
Le Rijksmuseum d’Amsterdam s’est fixé un objectif ambitieux : numériser le million d’objets de
sa collection d’ici 2020.
9
Émirats arabes unis
Initiative du gouvernement intelligent (en anglais)
L’initiative du gouvernement intelligent des Émirats arabes unis est entrée en vigueur en
mai 2015. Elle demande aux ministères d’offrir tous leurs services sur des plateformes
numériques intelligentes.
Royaume-Uni
Bibliothèque britannique – LibCrowds (plateforme d’externalisation ouverte) (en anglais)
LibCrowds est une plateforme qui héberge des projets d’externalisation ouverte expérimentaux
destinés à améliorer l’accès aux collections de la bibliothèque britannique.
Bibliothèque Wellcome – Projet de bibliothèque numérique dans le nuage (en anglais)
En juin 2015, la bibliothèque Wellcome avait numérisé 16 millions de pages. Elle se tourne
maintenant vers l’infonuagique et entend créer le prototype d’une plateforme de services de
bibliothèque numérique dans le nuage.
États-Unis
Université George Washington – Préserver les données des médias sociaux pour les recherches à venir
(en anglais)
Les bibliothécaires de l’Université George Washington élargissent leur projet de stockage des
données sur les médias sociaux, qui englobera maintenant Tumblr et YouTube. Ils ont préparé
un processus qui accélère considérablement la collecte des données sur les médias sociaux.
Gouvernement d’Hawaï – Ludification des services en ligne de l’État (en anglais)
Pour intensifier la participation des citoyens, Hawaï est devenu le premier État à ajouter des
jeux sur le portail de l’État. Cette initiative est manifestement un grand succès puisqu’il y a déjà
400 000 utilisateurs inscrits, et ce n’est pas fini.
Université Harvard – Adopter des techniques d’investigation informatique afin de protéger les
documents stockés en format désuet (en anglais)
L’Université Harvard se prépare à adopter une technologie et un processus afin de préserver le
contenu numérique avant qu’il ne devienne inutilisable grâce à des techniques d’investigation
informatique.
Université de Californie à Berkeley – Grand collisionneur de hadrons (préservation de documents audio)
(en anglais)
L’Université de Californie à Berkeley exploite la technologie du collisionneur pour améliorer la
qualité sonore de 2 700 cylindres de cire.
10
Produits et outils de partout dans le monde
Canada
Bibliothèque et Archives nationales du Québec – « Recueil de gestion des documents et des archives des
services de police 2015 » [PDF]
Le plan de classification et le calendrier de conservation relatifs aux services de police
municipaux du Québec ont été mis à jour pour rendre compte des changements technologiques
et législatifs survenus depuis 1992.
Voir également : Aide-mémoire; Les calendriers de conservation : nouveaux établissements,
nouvelles règles
Gouvernement de la Colombie-Britannique – « Managing Website Content » [PDF] (en anglais)
Le gouvernement de la Colombie-Britannique a produit un document sur la gestion du contenu
des sites Web dans le but d’aider les organisations à appliquer les pratiques exemplaires à cet
égard.
Australie
Gouvernement des Nouvelles-Galles du Sud – « Enhancing the effectiveness of an EDRMS/ECM system »
(en anglais)
L’étude de cas porte sur un projet en plusieurs étapes mené par un conseil local des
Nouvelles-Galles du Sud dans le but d’améliorer l’efficacité et l’exhaustivité de son programme
de gestion des documents numériques.
Voir également : Étude de cas d’un autre conseil (en anglais)
Archives nationales – « Digital information and records management capability matrix » (en anglais)
À partir de 2015, les Archives nationales d’Australie n’accepteront plus les documents papier.
Pour aider les organismes à s’adapter, elles ont préparé une matrice indiquant les capacités
dont les organismes ont besoin pour faire la transition vers une gestion de l’information
entièrement numérique et s’assurer que l’information demeure accessible et utilisable à long
terme.
France
DocExplore
La bibliothèque Villon de Rouen a créé un outil permettant de consulter numériquement les
manuscrits trop fragiles pour être manipulés à l’aide d’une grande table de lecture numérique.
Le site comprend notamment une vidéo de démonstration.
Archives nationales – « Élaborer une charte “courriels” et l’inscrire dans une stratégie d’archivage »
[PDF]
Cette charte donne des conseils pour aider les organisations à gérer et archiver leurs courriels.
11
Mexique
Application interactive Codex Mendoza (en anglais)
Cette application redonne vie au Codex Mendoza, un document du XVIe siècle constituant l’une
des plus importantes sources primaires sur les Aztèques qui vivaient au Mexique à l’époque
précolombienne.
Royaume-Uni
Attensity – Solution d’annotation sémantique et trousse de développement de logiciels (en anglais)
La solution et la trousse recueillent des données générées par des documents dont il est difficile
de faire le suivi, comme les messages sur les médias sociaux, les courriels et les sondages, et
traitent ces données au moyen d’un moteur qui trie l’information.
Archives nationales – « Web archiving and Web continuity guidance » (en anglais)
Le site offre des conseils techniques sur l’archivage du Web et décrit certaines contraintes
techniques dans ce domaine; fournit une orientation aux équipes numériques et aux équipes de
gestion des documents; et donne des conseils pour créer le site Web officiel d’une enquête
publique.
États-Unis
Concept Searching – conceptTaxonomyWorkflow (en anglais)
Ce logiciel gère les métadonnées des entreprises pour que les organisations puissent gérer
l’accès à l’information, l’information elle-même, le droit à l’information et l’application des
politiques de gestion de l’information au sein de leurs unités d’affaires et de leurs secteurs
fonctionnels.
Five College Consortium – « Digital Preservation: A Planning Guide for the Five Colleges » (en anglais)
Ce guide aide les institutions qui commencent leurs activités de préservation numérique.
Université de l’Indiana – MediaSCORE et MediaRIVERS (en anglais)
MediaSCORE permet d’analyser en détail les risques de détérioration et de désuétude qui
touchent la plupart des formats d’enregistrement audiovisuel, qu’ils soient analogues ou
numériques. Quant au guide MediaRIVERS, il aide à faire une évaluation structurée de la valeur
des collections multimédias pour la recherche et l’enseignement.
Bibliothèque du Congrès – « PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata (Version 3.0) »
(en anglais)
Le dictionnaire de données PREMIS et les documents complémentaires constituent une
ressource pratique complète qui aide à intégrer les métadonnées sur la préservation aux
systèmes d’archivage numérique.
12
Études et enquêtes
Monde
Étude : « Digital Government: Pathways to Delivering Public Services for the Future » Janvier 2014 [PDF]
(en anglais; téléchargement gratuit)
Réalisée par : Accenture
Cette étude comparative approfondie des gouvernements numériques est fondée sur un
sondage mené auprès de 5 000 personnes provenant de 10 pays : l’Allemagne, l’Arabie saoudite,
le Brésil, la Corée du Sud, les Émirats arabes unis, les États-Unis, l’Inde, la Norvège, le RoyaumeUni et Singapour.
Elle révèle que les gouvernements investissent beaucoup d’efforts dans leurs stratégies
numériques; investissent dans les biens essentiels liés à la technologie de l’information et des
communications; et exploitent le potentiel des nouvelles technologies.
Il reste cependant beaucoup de travail à faire.
États-Unis
Sondage : « Iron Mountain Federal Records Management Survey Summary Report » Mars 2015 [PDF]
(en anglais; téléchargement gratuit)
Effectué par : Iron Mountain et Market Connections
Le sondage a été mené auprès de 150 fonctionnaires fédéraux responsables de la gestion des
documents.
Ces derniers devaient indiquer quel était le niveau de confiance des gestionnaires fédéraux,
notamment des professionnels de la documentation et des gestionnaires des secteurs
d’activités, à l’égard de la situation actuelle en gestion des documents et de l’information.
Une des principales constatations est que 85 % des répondants ne sont pas convaincus que les
pratiques actuelles en gestion des documents répondent aux besoins de leurs organismes.
Le sondage portait sur les politiques concernant les courriels, la formation en gestion des
documents et les risques courus par les documents des organismes.
Voir également : Entrevue audio (en anglais)
13
Contenu redondant, insignifiant et dépassé : maîtriser les débris numériques
Cette section spéciale du Bulletin aborde les problèmes auxquels les organisations sont
confrontées à cause du contenu redondant, insignifiant et dépassé (RID). Elle propose des
conseils et des outils pour gérer efficacement ce contenu et en réduire la quantité.
Qu’est-ce que le contenu redondant, insignifiant et dépassé?
Le contenu redondant, insignifiant et dépassé est celui qui ne remplit aucune fonction utile pour
une organisation. Son existence n’est pas un problème en soi : à peu près toutes les
organisations possèdent davantage de contenu RID que de documents à valeur opérationnelle.
Le problème survient quand elles ne sont pas en mesure de cerner et de gérer efficacement ce
contenu.
Gérer les documents électroniques
La gestion des documents pose toujours un défi, peu importe le support employé. Cependant,
les documents électroniques s’avèrent particulièrement complexes à gérer, car ils sont souvent
conservés même quand ils n’ont plus de valeur opérationnelle. Les serveurs et les disques
partagés sont ainsi surchargés de données, ce qui augmente le risque que l’information ne soit
pas trouvée dans le cadre de litiges, de vérifications et de demandes d’accès à l’information.
L’importance des outils et des politiques
La plupart des organisations gèrent leurs courriels assez efficacement, mais il en va autrement
pour les autres types de contenu. Beaucoup d’organisations ne font pas le ménage de leurs
données ou ne disposent d’aucun outil de classification automatisé pour distinguer le contenu
redondant, insignifiant ou dépassé de celui qui a une valeur opérationnelle et continue. Très
rares sont celles qui disposent de politiques de gouvernance de l’information, et plus rares
encore celles qui les appliquent. Les organisations doivent donc se préoccuper du contenu RID
qui se trouve sur les disques partagés et les systèmes de documents électroniques, sans négliger
celui qui se trouve sur les sites Web.
Garder le contrôle du contenu redondant, insignifiant et dépassé
AIIM a rédigé un livre blanc intitulé Valuable Content or ROT: Who Decides? (en anglais) pour
aider les organisations à gérer leur contenu redondant, insignifiant et dépassé (les liens
ci-dessous offrent d’autres renseignements utiles). Ce contenu ne disparaîtra sans doute jamais,
mais les organisations peuvent prendre des mesures pour maîtriser la situation.
Voir également : Livre blanc d’AIIM (en anglais); Livre blanc : Disposing of Digital Debris (en
anglais); Diaporama : « What’s That Smell? Your content ROT! » (en anglais); Vidéo : le ménage
du contenu RID (en anglais); Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : Réduire le contenu
redondant, insignifiant et dépassé; Votre site Web : Sept moyens de découvrir votre contenu
RID (en anglais) et Recherche du contenu RID (en anglais); Produits : Solution de conservation
intelligente et de gestion de contenu (en anglais); Classification des documents (en anglais)
14
Section 4 – Lectures et enregistrements suggérés
Articles, livres blancs, présentations, rapports, vidéos et balados
Canada
Rapport : « À la fine pointe du monde numérique : possibilités pour les institutions de la mémoire
collective au Canada » [PDF]
Publié par le Conseil des académies canadiennes, 2015.
Ce rapport étudie les défis et les possibilités qui se présentent aux bibliothèques, aux archives,
aux musées et aux galeries d’art qui s’adaptent à l’ère numérique.
Australie
Article : « Strategies to create a big data management plan: 2015 roadmap » (en anglais)
Rédigé par : Shahida Sweeney, dirigeante principale de l’information, le 24 février 2015.
L’auteure montre comment les organisations peuvent gérer efficacement leur stratégie sur les
données massives.
Voir également : Australian Public Service: Better Practice Guide for Big Data [PDF] (en anglais)
Belgique
Article : « Des archives d’une valeur exceptionnelle »
Rédigé par : Jean-François Pacco, L’Avenir, le 2 décembre 2014.
L’auteur présente les Archives de l’État à Namur, qui font partie des Archives de l’État en
Belgique.
France
Article : « Archivage : La gestion documentaire »
Publié par Le nouvel Economiste.fr, 2015.
La croissance continue de la masse documentaire oblige les organisations à gérer
rigoureusement l’archivage.
Allemagne
« COAR Roadmap: Future Directions for Repository Interoperability » [PDF] (en anglais)
Publié par : Confederation of Open Access Repositories, février 2015.
La feuille de route relève les tendances importantes pour la collectivité des dépôts ainsi que les
interventions nécessaires qui en découlent. Elle aidera la confédération des dépôts à libre
accès (COAR) à établir les priorités des efforts à venir en matière d’interopérabilité.
15
Nouvelle-Zélande
Vidéos sur la conférence de 2014 du forum numérique national (en anglais)
Le forum numérique national a publié une série de vidéos sur la conférence de 2014.
Afrique du Sud
Article : « Are organisations missing proactive unstructured data management? » (en anglais)
Rédigé par : Chris Hathaway, directeur chez Soarsoft International; publié dans IT News Africa,
le 17 février 2015.
L’article explique pourquoi il est important que les organisations gèrent les risques juridiques et
financiers, surtout en ce qui a trait à l’archivage des courriels.
Royaume-Uni
Article : « Mapping the enterprise messaging regulatory maze » (en anglais)
Rédigé par : Martin Bonney, directeur principal, International Consulting Services, et
Deborah Blaxell, Epiq Systems; publié dans Information Age, le 23 avril 2015.
La création de nouveaux sites de réseautage social augmente la quantité d’information
produite, ce qui soulève des défis pour les organisations.
États-Unis
Livre blanc : « The True ROI of Information Governance » [PDF] (en anglais)
Publié par : Osterman Research, février 2015.
Les organisations sont aux prises avec un problème qui ne cesse de s’aggraver : le surplus
d’information et la gestion de celle-ci. Ce livre blanc montre comment elles peuvent garder la
situation sous contrôle grâce à une gouvernance efficace de l’information.
Rapport : « Orphan Works and Mass Digitization » [PDF] (en anglais)
Publié par : United States Copyright Office
Ce rapport aborde la question des œuvres orphelines et de la numérisation de masse.
Article : « Archiving in Today’s Digital Haystack » (en anglais)
Rédigé par : Susan Ashworth, TV Technology, le 3 avril 2015.
Que faire une fois que le contenu est stocké dans le nuage? Que faut-il entreposer en ligne?
Quel type de contenu doit être stocké sur disque? Quelles sont les prochaines étapes? L’auteure
tente de répondre à toutes ces questions.
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Livres
Suggestions de lecture
Ann Newman, Demystifying the Cloud: A Guide to Understanding Cloud Computing, 2015 (en anglais)
Ce livre donne l’information essentielle dont les personnes et les organisations ont besoin pour
prendre des décisions éclairées concernant l’informatique dans les nuages.
Luciana Duranti et Patricia C. Franks (directrices de la publication), Encyclopedia of Archival Science,
2015 (en anglais)
Ce guide complet sur les concepts, les principes et les pratiques de l’archivistique comprend
154 entrées portant sur tous les aspects du savoir professionnel des archivistes.
Sam Brylawski, Maya Lerman, Robin Pike et Kathlin Smith (directeurs de la publication), ARSC Guide to
Audio Preservation, 2015 (en anglais)
Ce livre publié par l’association des collections d’enregistrements sonores est une introduction
pratique à l’intention des organisations qui veulent préserver leurs collections
d’enregistrements sonores, mais qui n’ont pas toute l’expertise nécessaire pour le faire.
Collectif d’auteurs, Intégrer des ressources numériques dans les collections #29, 2014.
Ce livre explique comment gérer les documents électroniques.
Archimag.com, Guide pratique : Bibliothèques, les nouveaux modèles – Numèro : 52, 2015.
Toutes les bibliothèques ont entamé leur transformation numérique. Mais proposer des services
et des contenus numériques suppose de s’appuyer sur de nouveaux modèles.
Edward M. Corrado et Heather Lea Moulaison, Digital Preservation for Libraries, Archives, and Museums,
2014 (en anglais)
Ce livre présente une nouvelle approche de lancement d’un processus de préservation
numérique, et explique de quoi les professionnels du patrimoine culturel ont besoin pour
amorcer ce travail. L’information est axée sur les questions de gestion et les pratiques
exemplaires.
Michael Moss, Barbara Endicott-Popovsky et Marc J. Dupuis (directeurs de la publication), Is Digital
Different? How information creation, capture, preservation and discovery are being transformed, 2015
(en anglais)
Des experts de calibre mondial se sont rassemblés pour discuter de l’impact des nouvelles
technologies sur les services d’information.
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