Manual 18148586

Manual 18148586
La tenue de documents et la gouvernance dans le monde est un bulletin en ligne diffusé régulièrement
par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) qui porte sur les enjeux liés au gouvernement et aux
pratiques en tenue de documents des secteurs publics et privés.
ISSN : 1916-5722
© Gouvernement du Canada
Le contenu du bulletin est destiné aux fins de renseignements seulement et ne reflète aucunement les
vues et avis de Bibliothèque et Archives Canada.
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d'origine.
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Bibliothèque et Archives Canada
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Contenu
Section 1 — Actualités générales.................................................................................................................. 1
Canada ...................................................................................................................................................... 1
Gouvernement fédéral – Commissariat à l’information ....................................................................... 1
Nouveau-Brunswick .............................................................................................................................. 1
Saskatchewan........................................................................................................................................ 1
Australie .................................................................................................................................................... 1
Europe ....................................................................................................................................................... 2
France........................................................................................................................................................ 2
Irlande ....................................................................................................................................................... 2
Nouvelle-Zélande ...................................................................................................................................... 2
Écosse........................................................................................................................................................ 3
Royaume-Uni ............................................................................................................................................ 3
États-Unis .................................................................................................................................................. 3
Gouvernement fédéral.......................................................................................................................... 3
Gouvernements des États ..................................................................................................................... 4
Section 2 — Événements .............................................................................................................................. 6
Assemblées annuelles et conférences ...................................................................................................... 6
Scène internationale ............................................................................................................................. 6
Scène nationale ..................................................................................................................................... 7
Forums ...................................................................................................................................................... 7
Section 3 — Tendances et produits d’aujourd’hui ....................................................................................... 8
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures ....................................................... 8
Canada .................................................................................................................................................. 8
Australie ................................................................................................................................................ 8
Chine ..................................................................................................................................................... 8
Finlande ................................................................................................................................................. 9
Israël ...................................................................................................................................................... 9
Écosse.................................................................................................................................................... 9
Émirats arabes unis ............................................................................................................................... 9
Royaume-Uni ........................................................................................................................................ 9
États-Unis ............................................................................................................................................ 10
Produits et outils de partout dans le monde .......................................................................................... 12
Canada ................................................................................................................................................ 12
Australie .............................................................................................................................................. 12
France.................................................................................................................................................. 13
Allemagne ........................................................................................................................................... 13
Émirats arabes unis ............................................................................................................................. 13
Royaume-Uni ...................................................................................................................................... 13
États-Unis ............................................................................................................................................ 14
Études et enquêtes ................................................................................................................................. 16
États-Unis ............................................................................................................................................ 16
La pérennité du papier ........................................................................................................................ 17
Section 4 — Lectures et enregistrements suggérés ................................................................................... 19
Articles, livres blancs, présentations, rapports, vidéos et balados ......................................................... 19
Canada ................................................................................................................................................ 19
Australie .............................................................................................................................................. 19
Europe ................................................................................................................................................. 19
France.................................................................................................................................................. 20
Irlande ................................................................................................................................................. 20
Israël .................................................................................................................................................... 20
Nouvelle-Zélande ................................................................................................................................ 20
Espagne ............................................................................................................................................... 20
Royaume-Uni ...................................................................................................................................... 21
États-Unis ............................................................................................................................................ 21
Monde ................................................................................................................................................. 23
Livres ....................................................................................................................................................... 24
Lectures suggérées.............................................................................................................................. 24
Section 1 — Actualités générales
Canada
Gouvernement fédéral – Commissariat à l’information
La commissaire à l’information annonce un examen de la Loi sur l’accès à l’information
La commissaire à l’information du gouvernement fédéral, Suzanne Legault, a annoncé que le
Commissariat examinera la Loi sur l’accès à l’information en profondeur et recommandera des
améliorations qui pourraient être apportées à la Loi.
Voir également : Mise à jour
Nouveau-Brunswick
De nouvelles institutions sont soumises à la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie
privée
Grâce aux modifications apportées à la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie
privée, les citoyens pourront maintenant présenter des demandes d’accès à l’information aux
organismes d’éducation et d’administration locale.
Voir également : Article
Saskatchewan
Information and Privacy Commissioner asks for legislative reforms (anglais seulement)
Le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Saskatchewan,
Gary Dickson, affirme dans son rapport annuel que la Freedom of Information and Protection of
Privacy Act était novatrice en 1992, mais qu’elle est maintenant désuète et tout simplement
moins utile qu’avant. De plus, il recommande plus de 40 réformes législatives dans son rapport.
Selon le ministre de la Justice de la Saskatchewan, Gordon Wyant, le gouvernement doit tenir
compte des préoccupations du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée à
l’égard des lois. Cependant, il n’a établi aucun échéancier relatif à l’examen des lois pertinentes.
Voir également : Publication du rapport annuel; Communiqué [PDF]
Australie
New Chairman of the National Library of Australia Council announced (anglais seulement)
Ryan Stokes est le nouveau président du conseil de la Bibliothèque nationale d’Australie. Stokes
affirme que la prochaine mission de la bibliothèque est de continuer d’étendre son
rayonnement et son utilité à l’ère numérique. Il ajoute toutefois que l’accent mis sur la
numérisation ne forcerait pas les bibliothèques à se débarrasser de certains livres, mais qu’une
des obligations de la bibliothèque était de conserver le patrimoine matériel.
Voir également : Library in a digital world; Entrevue avec Ryan Stokes
Discussion avec l’ancien directeur général de la Bibliothèque nationale
1
Proposed changes to Privacy Act introduced (anglais seulement)
La protection de la vie privée est un enjeu de plus en plus important dans le monde numérique.
Le gouvernement fédéral australien a élaboré un projet de loi qui modifierait la loi sur la
protection de la vie privée. Parmi les changements proposés, mentionnons l’amélioration de la
protection des renseignements personnels et l’augmentation des pouvoirs du commissaire à la
protection de la vie privée. En outre, la série actuelle de principes nationaux sur la protection de
la vie privée serait remplacée.
Voir également : Social Media sites; Cloud Computing; Data breach laws could be next; House
approves Act
Europe
Gartner: Cloud computing adoption will be slower in Europe than in the U.S. (anglais seulement)
Selon Gartner, une entreprise faisant de la recherche sur la technologie de l’information,
l’Europe adoptera l’informatique en nuage environ deux ans plus tard que les États-Unis,
notamment en raison des différences entre les processus opérationnels de plus de 40 pays.
Gartner mentionne quatre facteurs qui nuiront à l’adoption de l’informatique en nuage en
Europe au cours des prochaines années.
France
Hard disk being developed that could store information for millions of years (anglais seulement)
Une équipe multidisciplinaire composée de scientifiques et d’archivistes tente de construire un
disque dur en saphir extrêmement durable. Ce disque aurait une durée de vie de plusieurs
millions d’années et contiendrait l’équivalent de 40 000 pages miniaturisées (non numériques).
Irlande
Irish government announces new digital strategy (anglais seulement)
La stratégie pour un gouvernement électronique (2012-2015) du gouvernement irlandais prévoit
l’intensification des échanges de données entre les organismes gouvernementaux, la production
des données de la fonction publique sur un support réutilisable et l’utilisation de nouveaux
médias et technologies.
Nouvelle-Zélande
Bill would protect New Zealanders’ access to free public libraries (anglais seulement)
Un projet de loi a été présenté dans le but de garantir qu’aucuns frais ne seront exigés pour les
services de bibliothèque, y compris les livres, l’information numérique et l’accès à Internet. En
outre, le bibliothécaire national serait chargé de surveiller la prestation de services gratuits dans
les bibliothèques, de produire des rapports à ce sujet et de formuler des recommandations
concernant ces obligations.
2
Écosse
National Library of Scotland says online content is being lost (anglais seulement)
La Bibliothèque nationale d’Écosse affirme que l’information publiée en ligne et sur les réseaux
sociaux au cours des 20 dernières années disparaît et qu’il n’existe pour l’instant aucun système
officiel permettant de préserver les documents d’archives qui sont en ligne.
Royaume-Uni
Records to be released 10 years earlier (anglais seulement)
À partir de 2013, les documents historiques seront publiés 20 ans après leur publication plutôt
que 30. Ce changement s’applique à la majorité des documents gouvernementaux transférés
aux archives nationales. Par conséquent, les archives nationales recevront plus de documents
pendant 10 ans.
Information Commissioner’s Office and National Archives sign MOU (anglais seulement)
Le commissaire à l’information et l’administrateur général des archives nationales ont conclu
un protocole d’entente (PE) établissant les modalités de la collaboration entre les
deux organismes.
États-Unis
Gouvernement fédéral
New records management directive released (anglais seulement)
Une nouvelle directive sur la gestion des documents modifie la façon dont les ministères et les
organismes fédéraux gèrent et préservent leurs documents. Une dizaine de mesures qui seront
prises par la National Archives and Records Administration et d’autres organismes pour aider
tous les ministères et organismes fédéraux à répondre aux exigences de la directive sont
énumérées. Elles comprennent la gestion des documents électroniques, y compris des courriels,
une formation sur la gestion des documents et la nomination de cadres pour superviser le
programme de gestion des documents.
Voir également : The shift to electronic records; Records overhaul; Entrevue audio; Sondage
Digital Services Innovation Center Opens (anglais seulement)
La Maison-Blanche a annoncé le lancement du centre d’innovation en matière de services
numériques. Ce centre collaborera avec les organismes dans le but d’accélérer l’innovation dans
le domaine des services numériques et d’établir des solutions et des formations communes afin
de répondre aux besoins du secteur fédéral relatifs aux infrastructures et au contenu.
3
Prediction: Up to one third of federal websites will be mobile friendly (anglais seulement)
David McClure, administrateur adjoint de l’Office of Citizen Services and Innovative
Technologies de la General Services Administration, prédit que, d’ici la fin de l’été 2013, le quart
ou le tiers des organismes fédéraux auront optimisé le contenu d’une bonne partie de leur site
Web pour les appareils mobiles.
Digital Services Advisory Group to provide guidance for use of mobile devices (anglais seulement)
Le groupe consultatif sur les services numériques a été créé dans le but d’orienter les politiques
qui permettront aux fonctionnaires d’utiliser des téléphones intelligents et des tablettes dans le
cadre de leurs activités. En outre, le groupe élabore des modèles de gouvernance des
organismes en matière de services numériques.
Voir également : Boîte à outils « apportez votre appareil » (et quelques études de cas)
Spending on protection of classified data doubles in 10 years (anglais seulement)
L’Information Security Oversight Office signale que le gouvernement fédéral investit plus de
deux fois plus d’argent qu’en 2001 pour protéger l’information classifiée, c’est-à-dire
11,36 milliards de dollars. Les hausses les plus considérables sont liées aux systèmes de TI et à la
formation.
Gouvernements des États
Indiana
New rule will establish retention periods for electronic records (anglais seulement)
L’Indiana prévoit approuver une nouvelle règle s’appliquant dans l’ensemble de l’État qui
précisera quels courriels du gouvernement doivent être conservés pendant combien de temps.
La règle indiquera quels courriels, comme les messages personnels, sont jugés « temporaires »
et n’ont pas besoin d’être sauvegardés. D’autres documents électroniques, comme les feuilles
de calcul et les photos numériques, seront touchés pour la première fois.
Voir également : Page d’accueil de l’Indiana Commission on Public Records
New York
Governor establishes records retention policy (anglais seulement)
Le gouverneur Andrew Cuomo a annoncé que le calendrier de conservation des documents du
bureau du gouverneur est maintenant affiché en ligne.
Ohio
Public records mediation program established (anglais seulement)
Le procureur général de l’Ohio a annoncé l’établissement d’un programme de médiation relatif
aux documents publics dans le but de résoudre les conflits découlant de demandes d’accès à des
documents publics qui auraient été refusées ou qui n’auraient pas obtenu de réponse dans un
délai raisonnable.
4
Pennsylvanie
Philadelphia creates open data and social media policies (anglais seulement)
Le maire de Philadelphie, Michael Nutter, a signé un décret établissant les politiques sur les
données ouvertes et les médias sociaux internes. De plus, un agent principal des données
supervisera et appliquera la politique sur les données ouvertes et relèvera du dirigeant principal
de l’information.
Voir également : Texte des politiques; Entrevue audio avec le dirigeant principal des données
Wisconsin
Supreme Court ruling: Government agencies must pay for redaction (anglais seulement)
Dans un jugement unanime, la Cour suprême du Wisconsin affirme que les organismes
gouvernementaux ne peuvent imposer des frais pour la suppression des renseignements
sensibles dans le contexte de demandes d’accès. La Cour juge que des frais excessifs pourraient
limiter l’accès aux documents gouvernementaux et même être utilisés pour refuser l’accès.
5
Section 2 — Événements
Assemblées annuelles et conférences
Scène internationale
Mars 2013
AIIM 2013 Conference (anglais seulement)
« Extreme Information: Volume, Variety, Devices »
La conférence 2013 de l’AIIM comprendra des discours liminaires, des séances, du réseautage
entre pairs, des tables rondes de « thérapie de groupe » et des séances de rencontres en série.
La conférence organisée par l’AIIM se déroule du 20 au 22 mars 2013
Nouvelle-Orléans (Louisiane), États-Unis
The Sedona Conference 7th Annual e-Discovery Conference (anglais seulement)
« Living On e-Discovery’s Cutting Edge »
Les détails sur la conférence suivront.
La conférence organisée par le Sedona Institute se déroule les 21 et 22 mars 2013
San Diego (Californie), États-Unis
Mai 2013
IRMS Annual Conference 2013 (anglais seulement)
Les détails sur la conférence suivront.
La conférence organisée par l’Information and Records Management Society se déroule
du 19 au 21 mai 2013
Brighton (Angleterre)
IASSIST 39th Annual Conference 2013 (anglais seulement)
Les détails sur la conférence suivront.
La conférence organisée par l’International Association for Social Science Information Services &
Technology aura lieu du 28 au 31 mai 2013
Cologne (Allemagne)
6
Scène nationale
Janvier 2013
Enterprise Risk Management 2013: Creating and Protecting Future Value (anglais seulement)
Au cours de cette conférence, on présentera des exemples de pratiques exemplaires et de
dossiers réels de gestion des risques ainsi que des démarches pratiques à l’aide d’études de cas,
d’exposés d’experts et d’un dialogue entre les pairs.
Cette conférence organisée par le Conference Board du Canada se déroule les 28
et 29 janvier 2013
Toronto, Ontario, Canada
Janvier et février 2013
OLA Super Conference 2013 (anglais seulement)
« The Ultimate Library Experience! Educate, Entertain, Empower »
La super conférence de l’Association des bibliothèques de l’Ontario est la plus grande activité de
formation professionnelle continue au Canada dans le domaine de la bibliothéconomie.
Cette conférence organisée par l’Association des bibliothèques de l’Ontario se déroule
du 30 janvier au 2 février 2013
Toronto, Ontario, Canada
Forums
Février 2013
3rd Annual Cloud Computing Forum 2013 (anglais seulement)
« A strategic and secure approach to the cloud »
La conférence abordera des enjeux qui ont une incidence sur le déploiement des technologies
d’informatique en nuage au sein du gouvernement. Elle sera axée sur les défis pour la sécurité
et la protection des renseignements personnels et sur la nécessité d’instaurer les technologies
d’informatique en nuage de façon stratégique.
Le forum organisé par CommStrat se déroule les 20 et 21 février 2013
Canberra (Australie)
7
Section 3 — Tendances et produits d’aujourd’hui
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures
Canada
Gouvernement fédéral — Bibliothèque et Archives Canada — Centre de préservation de pellicule de
nitrate (anglais seulement)
Bibliothèque et Archives Canada prépare le grand déménagement, en 2013, de milliers de
documents sur l’histoire canadienne. Les collections du Centre de préservation de pellicule de
nitrate comprendront 5 575 bobines de film, plus d’un million de dossiers sur la Deuxième
Guerre mondiale et environ 600 000 négatifs photographiques. L’installation permettra de
mieux protéger et préserver ces collections.
Bibliothèque et Archives Canada a également compilé une liste de contrôle indiquant dans quel
état se trouvent ses collections.
Voir également : Article; Rapport : État des fonds documentaires analogiques
Australie
Whole of Government Digital Archive (anglais seulement)
Le gouvernement de New South Wales crée actuellement des archives numériques
pangouvernementales destinées à recevoir, à préserver et à rendre accessibles les documents
du gouvernement en format numérique. Les archives numériques devraient être parfaitement
fonctionnelles en 2014; des transferts de documents pilotes auront lieu entre-temps. De
plus, trois outils essentiels sont en cours d’élaboration.
Voir également : Rapport de recherche
Bibliothèque nationale—Digital Preservation Project: Testing Software Tools (anglais seulement)
La Bibliothèque nationale d’Australie a récemment parachevé un projet d’étude et d’essai de
logiciels intéressants dans le cadre de ses activités de préservation numérique. Le projet a
permis de tester des outils de caractérisation des fichiers, notamment des outils de
détermination du format des fichiers et d’extraction de métadonnées. Un rapport décrivant les
tests et les résultats a été produit.
Chine
The E-Government Project Innovation Center (anglais seulement)
Le centre d’innovation mènera des activités de recherche et développement sur l’informatique
en nuage, la prochaine génération d’Internet et d’autres nouvelles technologies. En outre, il fera
la promotion de l’utilisation de l’informatique en nuage dans le cadre des affaires
gouvernementales.
8
Finlande
Bibliothèque nationale—National Metadata Repository Project (anglais seulement)
Le projet de dépôt national de métadonnées lancé en 2009 entraînera la création d’une base de
données commune pour les bibliothèques de tous les secteurs en Finlande. En 2012-2013, les
efforts seront axés sur des essais dans les bibliothèques publiques et les bibliothèques
universitaires du domaine des sciences appliquées. Le projet devrait prendre fin en 2015.
Israël
Bibliothèque nationale—Launch of New Website (anglais seulement)
La Bibliothèque nationale d’Israël a lancé un site Web donnant accès à une vaste collection de
documents, y compris des livres, des périodiques, des cartes, des photos et des œuvres
musicales provenant de la collection de la bibliothèque. Le site Web, dont le développement a
duré deux ans, est le site de présentation de contenu le plus complet en Israël.
Écosse
Bibliothèque nationale—National Sound Archive (anglais seulement)
Le gouvernement écossais accordera 100 000 £ à la Bibliothèque nationale d’Écosse pour qu’elle
gère un centre d’archives d’enregistrements sonores en Écosse. Le projet prévoit la
numérisation, le catalogage et la préservation de 11 500 heures d’enregistrements sonores.
Émirats arabes unis
State of the Art Storage Facilities (anglais seulement)
L’installation d’entreposage à la fine pointe de la technologie recouvre 770 mètres carrés et
abritera une grande diversité de collections, y compris des tableaux, des dessins, des
manuscrits, des photographies, des sculptures et des objets traditionnels. Les installations
comprennent un poste de numérisation des manuscrits, des archives et des documents
photographiques ainsi que des espaces d’entreposage destinés à conserver de façon sécuritaire
des objets de diverses tailles sur une gamme de supports qui seront acquis dans le futur. On y
trouvera également des solutions d’entreposage au frais ou au froid. Le contrôle de la
température et de l’humidité ralentira considérablement la dégradation des objets et donnera
le temps de planifier et de mettre en œuvre des projets de numérisation.
Royaume-Uni
Open Data Institute (anglais seulement)
Les gouvernements recueillent et gèrent de plus en plus de données. C’est pour cette raison que
le gouvernement du Royaume-Uni a créé l’Open Data Institute, qui doit fournir un
environnement propice réunissant les entreprises, le secteur public, les établissements
d’enseignement et les concepteurs dans le but d’exploiter le potentiel commercial des données
ouvertes et de travailler à l’élaboration d’une politique de durabilité.
9
Preservation of Complex Objects Symposia (POCOS) Project (anglais seulement)
Au cours des dernières années, la compréhension des enjeux liés à la préservation des
matériaux et des environnements complexes a grandement progressé. Pour veiller à ce que le
travail se poursuive, le projet POCOS résumera les résultats des recherches effectuées jusqu’ici
dans un certain nombre de projets indépendants et indiquera clairement dans quels domaines il
reste du travail à faire. Un rapport au sujet des simulations et des visualisations a été publié.
British Library—Georeferencing Project (anglais seulement)
Ce projet a recours à l’externalisation ouverte pour dresser une série de cartes entièrement
interrogeables pouvant s’afficher sur les technologies en ligne les plus répandues.
États-Unis
End of Term Project (anglais seulement)
Maintenant que l’élection présidentielle américaine de 2012 est derrière nous, le projet de fin
de mandat bat son plein. Le projet vise à cerner les sites Web qui devraient faire partie d’une
collection (comme les sites des campagnes), surtout ceux qui courent le plus grand risque d’être
modifiés ou effacés à la fin d’un mandat présidentiel.
Voir également : Page d’accueil; Vidéo
Department of Agriculture—“DigiTop”—Digital Library Project (anglais seulement)
À la fin de 2009, le ministère de l’Agriculture a lancé un projet visant à combiner dix bases de
données de documents de référence et à créer un système intégré de recherche et d’alertes
comprenant au moins 100 millions de documents. Quand le projet « DigiTop » sera terminé, les
utilisateurs pourront faire des recherches dans des bases de données de citations, des versions
intégrales de périodiques, des dépôts, des livres, des journaux et de l’information sur le monde
de l’économie, de la politique et des affaires.
Voir également : Page d’accueil
Library of Congress—The Tangible Media Project (anglais seulement)
Le projet vise à faire en sorte que les collections numériques précieuses des bibliothèques qui
sont enregistrées sur des supports « concrets » et matériels se détériorant rapidement migrent
vers des environnements de stockage numériques où elles pourront être gérées, sauvegardées
et préservées à long terme. Elles pourraient aussi être plus accessibles.
Voir également : Renseignements supplémentaires
10
National Archives and Records Administration—Videos: Magna Carta Project (anglais seulement)
La Magna Carta a été écrite sur un parchemin en 1297 avec de l’encre ferro-gallique. C’est l’une
des 17 versions qui existent encore aujourd’hui.
Dans le cadre du projet, la Magna Carta a été exposée à une photographie en ultraviolet qui a
permis de déceler des caractères rendus illisibles par un dégât d’eau à un certain moment de
l’histoire. L’objectif ultime du projet est de préparer la Magna Carta pour l’exposer au public.
Des vidéos décrivant le projet ont été diffusées.
Voir également : Renseignements supplémentaires; Vidéo additionnelle : Conservation
Treatment
University of California at Berkley—Digital Library Copyright Project (anglais seulement)
Le projet vise à étudier les obstacles que les droits d’auteur posent pour les bibliothèques et les
organismes semblables qui souhaitent exploiter au maximum le potentiel des initiatives de
bibliothèque numérique actuelles et futures. Le projet est axé sur les obstacles et sur la gamme
des solutions juridiques, technologiques, sociales et commerciales permettant de les surmonter.
Voir également : Résultats de la recherche et du projet
11
Produits et outils de partout dans le monde
Canada
Gouvernement fédéral — Commissariat à la protection de la vie privée — Fiches d’information sur la
LPRPDE
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)
est la loi fédérale canadienne sur la protection des renseignements personnels dans le secteur
privé. Les règles régissant l’accès que les particuliers ont à leurs renseignements personnels
conservés par les organisations du secteur privé peuvent être complexes, tant pour les
personnes que pour les entreprises.
Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a donc rédigé des Questions
fréquemment posées pour expliquer certains détails aux particuliers.
Gouvernement fédéral — Conseil du Trésor du Canada — Gestion et archivage du contenu Web
Le gouvernement du Canada doit s’assurer que l’information fournie dans le cadre du Web soit
la plus exacte, la plus actuelle et la plus pertinente possible afin de communiquer aux Canadiens
l’information à laquelle ils s’attendent et dont ils ont besoin. Le Conseil du Trésor du Canada a
donc publié un document d’orientation sur la gestion et l’archivage du contenu Web.
Archives provinciales du Nouveau-Brunswick — « Lignes directrices sur la destruction sécuritaire des
documents » [PDF]
L’information consignée du gouvernement du Nouveau-Brunswick, quel que soit le support
utilisé, doit être mise à jour et éliminée de façon sécuritaire. Les lignes directrices ont pour but
d’aider les organismes gouvernementaux à déterminer la méthode de destruction sécuritaire
des documents qui convient.
Australie
Managing Digitisation Programs and Projects (anglais seulement)
Ces lignes directrices publiées par le gouvernement de New South Wales (NSW) donnent des
conseils aux établissements publics de la région pour qu’ils puissent exécuter des projets et des
programmes de numérisation de documents solides et bien structurés.
Voir également : Digitisation Case Studies
Digital Continuity Resources [PDF] (anglais seulement)
Dans le cadre d’un programme de continuité numérique, les archives de Queensland State ont
produit une gamme de nouvelles ressources pour aider à relever les défis complexes liés à la
gestion des documents publics numériques au fil du temps.
12
Archives nationales
« Benefits of Digital Information and Records Management » (anglais seulement)
Le gouvernement demande à tous les organismes de passer à la gestion des documents
numériques. Ce document fournit une série d’économies et d’avantages qui en découlent, dont
l’amélioration de la gouvernance ministérielle et des processus opérationnels et la diminution
des coûts.
France
Bibliothèque nationale — Discovery Solution (anglais seulement)
Le système d’information de la Bibliothèque nationale de France (BNF) était composé de
nombreuses couches d’information non intégrées, car les ressources étaient dispersées sur
divers outils et parties du site Web. La BNF a donc décidé de moderniser son système
d’information vieillissant.
Allemagne
Reconstructing Documents (anglais seulement)
Un système informatique est utilisé pour reconstituer numériquement d’anciens dossiers de la
police secrète Stasi qui avaient été déchirés. Ce n’est pas une mince tâche, car on compte
15 500 sacs de documents comprenant de 50 000 à 80 000 morceaux de papier. Au début
de 2012, le contenu de 70 sacs avait été numérisé.
Émirats arabes unis
Government Websites Guidelines [PDF] (anglais seulement)
Le gouvernement de Dubaï a publié un document d’information établissant des lignes
directrices que toutes les entités gouvernementales de Dubaï devront appliquer sur leurs sites
Web afin d’atteindre un plus haut degré de maturité, conformément aux pratiques exemplaires
et aux normes généralement reconnues à l’échelle internationale.
Royaume-Uni
ManageMyRequests—Case Management System (anglais seulement)
ManageMyRequests est un outil en ligne fourni sur demande qui permet aux agents
responsables du traitement des cas de mieux traiter les demandes de gestion d’information et
celles qui sont présentées sous le régime de la Freedom of Information Act, et de produire de
meilleurs rapports à leur sujet. Des modèles de correspondance automatisés garantissent que le
demandeur reçoit les références et les détails pertinents quand des documents sont exemptés.
Archives nationales— « How to research and develop signatures for file format identification » [PDF]
Ce document décrit les procédures et les pratiques suivies par les Archives nationales
lorsqu’elles effectuent une recherche sur le format d’un fichier et il fournit de bons conseils
pratiques aux chercheurs qui travaillent dans ce domaine. (anglais seulement)
13
États-Unis
Daegis—eDiscovery Calculators (anglais seulement)
La calculatrice du processus d’examen de la documentation permet aux clients d’entrer des
données comme l’échéancier du projet et le nombre de personnes participant à l’examen. Il est
ainsi plus facile d’établir le budget et de prévoir le nombre d’examinateurs nécessaires pour
parachever l’examen dans les délais prévus.
La calculatrice de gestion des dossiers permet aux utilisateurs d’entrer des hypothèses sur les
dossiers et les prix, puis de voir les économies possibles dans des domaines comme la collecte,
le traitement et l’examen.
Hitachi—Hitachi Content Platform and Data Ingestor (anglais seulement)
Ces plateformes de stockage offrent une indépendance sur le plan des applications et des
capacités de gestion du cycle de vie pour faciliter l’administration des données non structurées à
l’aide de fonctions d’accès, de recherche, de conservation, de consolidation et d’archivage.
International Data Corporation—Cloud Decision Framework Tool (anglais seulement)
Cet outil aide les organisations à évaluer leur stratégie en matière d’informatique en nuage de
façon plus précise et à mieux comprendre leurs options et les répercussions de celles-ci dans le
cadre d’un transfert de données sur le nuage.
Nexidia, Inc.—Nexidia Search 10.0 and AudioFinder 4.0 (anglais seulement)
Ces deux produits comprennent des caractéristiques nouvelles et améliorées qui sont conçues
pour accroître l’efficacité de la recherche et de l’examen de l’information audio et vidéo stockée
électroniquement (ISE). Nexidia Search 10.0 permet aux équipes responsables de l’examen
juridique de consulter rapidement l’information essentielle tandis que les fonctionnalités
d’AudioFinder 4.0 comprennent la rédaction de fichiers, la préparation d’enregistrements
sonores et la lecture de fichiers devant les tribunaux ou dans un autre contexte.
State Library of North Carolina—Capture, Ingest, & Checksum tool (CINCH) (anglais seulement)
La bibliothèque de l’État devait préserver des fichiers électroniques, mais elle ne voulait pas
tous les copier manuellement. La bibliothèque a réglé le problème en développant CINCH, un
outil qui contribue à automatiser le processus de préservation des fichiers et à repérer ceux qui
constituent une copie d’un fichier déjà traité.
Voir également : Page d’accueil; Tutoriel vidéo
14
TAB—How To Plan Your Imaging Project (anglais seulement)
TAB a élaboré un document d’orientation en trois parties sur la planification d’un processus
d’imagerie. La première partie concerne l’évaluation des documents et le choix entre
l’externalisation ou le travail à l’interne. La deuxième partie est axée sur le flux de travail, le suivi
et la vérification des fichiers. La troisième partie porte sur la fin du processus de numérisation,
depuis la vérification jusqu’à la mise en disponibilité du document.
Voir également : White Paper: Document Conversion
University of Cincinnati — « Records Management Self Evaluation Guide » [PDF] (anglais seulement)
Le service de gestion des documents de l’Université de Cincinnati a préparé un guide
d’auto-évaluation que les départements pourront utiliser comme survol des éléments de base
d’un programme de gestion des documents. Ce guide est divisé en six sections.
Voir également : Page d’accueil : Records Management
15
Études et enquêtes
États-Unis
« Iron Mountain Compliance Benchmark Report: A View into Unified Records Management » 2012 [PDF]
(anglais seulement)
Sondage effectué par Iron Mountain.
Ce sondage fournit les réponses de plus de 4 178 personnes provenant de plus
de 3 200 organismes privés, cotés en bourse, gouvernementaux et sans but lucratif dont la taille
varie de moins de 1 000 à plus de 100 000 employés et dont les revenus vont de moins
d’un million à plus de 30 milliards de dollars. L’étude examine et compare les programmes de
gestion des documents réels par rapport aux pratiques exemplaires et indique ce qui est
nécessaire pour se conformer aux pratiques exemplaires dans cinq domaines : 1) Politiques et
procédures; 2) Conservation; 3) Indexation et accès; 4) Protection des renseignements
personnels et disposition; 5) Vérification et responsabilité.
Selon Harry Ebbighausen, président d’Iron Mountain en Amérique du Nord, le rapport de cette
année révèle une tendance encourageante puisque la surveillance de la gestion de l’information
s’intensifie et que l’intégration des politiques sur les documents électroniques et physiques
s’améliore. Il ajoute cependant que ces progrès sont fragiles, car ils dépendent de la capacité
d’appliquer constamment les politiques sur la gestion des documents à l’échelle des
organisations et de la façon dont celles-ci appliquent ces politiques au moyen de la formation et
de la vérification. M. Ebbighausen conclut en expliquant que, si les documents ne sont pas tous
gérés dans le cadre d’un seul programme, peu importe le support et l’endroit où ils se trouvent,
la route vers une gestion unifiée des documents demeurera cahoteuse.
Voir également : Article
« The Big Data Gap » (à télécharger) (anglais seulement)
Sondage réalisé par MeriTalk à la demande de NetApp.
Un sondage en ligne a été effectué auprès de 151 dirigeants principaux de l’information et
gestionnaires de la TI du gouvernement fédéral en mars 2012.
Le sondage attire l’attention sur les possibilités dans le domaine des données massives et décrit
l’écart qui existe dans la plupart des organismes entre les possibilités et la réalité en matière de
données massives.
Les recommandations comprennent les suivantes : 1) déterminer quels ministères possèdent
des données massives; 2) préparer de nouvelles solutions et démarches relativement aux
données non structurées.
16
La pérennité du papier
Introduction
Imaginez un monde numérique dans lequel le papier n’existe plus et toute l’information se
trouve à un clic de souris. Le passage du papier à l’électronique est une réalité à l’échelle
mondiale, mais l’avènement des bureaux sans papier est encore loin.
Montagnes de papier
Malgré la multiplication des ordinateurs portables, des téléphones intelligents et des tablettes,
la demande de papier est encore élevée : on prédit qu’elle atteindra 400 tonnes métriques
en 2012. Cette montagne de papier est difficile à rétrécir.
Les institutions d’archives stockent une grande quantité de papier. Bibliothèque et Archives
Canada gère 241 418 mètres linéaires de documents textuels gouvernementaux et privés. En
fait, le papier continue de s’accumuler sur les étagères et dans les classeurs des gouvernements
et des archives partout dans le monde. À titre d’exemple, les Archives nationales du
Royaume-Uni estiment que 25 000 documents imprimés s’ajouteront à leur collection en 2012.
Il faudra encore 30 ans avant que le papier cesse d’être archivé.
Pourquoi le papier est-il encore répandu?
Pourquoi est-il si difficile d’éliminer le papier à notre époque? Les coûts sont la raison la plus
souvent invoquée. Diminuer la quantité de papier, que ce soit au moyen de la destruction ou de
la numérisation, est un processus coûteux et la plupart des ministères doivent assumer les coûts
de disposition de leurs documents. Le balayage numérique de documents existants pour en faire
une version numérique est une autre option coûteuse. Or, les institutions n’ont généralement
qu’un petit nombre de documents sur support électronique et elles ont des budgets limités.
D’autres raisons expliquent pourquoi le papier est si bien implanté. 1) Les documents imprimés
sont encore jugés plus authentiques que les documents électroniques. Les signatures sont
extrêmement importantes pour prouver l’authenticité d’un document. Tant que les
organisations n’adopteront pas les signatures électroniques à grande échelle, le papier
demeurera présent. 2) Bien que les lois actuelles permettent les transactions électroniques dans
certains États, les transactions imprimées sont encore considérées comme préférables. 3) Pour
le moment, aucune méthode uniforme et universelle ne permet de conserver les documents
numériques. 4) Les gens craignent de ne pas être en mesure de faire des copies de sauvegarde
des données électroniques et de ne plus être en mesure de lire leurs documents à l’avenir.
17
Étapes pour préserver le papier
Les archivistes, les bibliothécaires, les historiens et les chercheurs sont conscients qu’il est
important de préserver le papier pour préserver l’histoire. Cependant, la moisissure, un taux
d’humidité élevé, une température mal contrôlée et un mauvais éclairage menacent la
sauvegarde du papier et les institutions commencent à manquer de place pour le stocker. Dans
ces conditions, une solution serait de ranger le papier dans des mines de sel et d’établir des
mécanismes de contrôle pour veiller à ce que les générations futures vivant dans un monde sans
papier aient accès à ces documents au besoin.
Voir également : Vidéo : The National Archives of the United Kingdom « Is the paperless office
possible? » Maryland State Archives out of space (anglais seulement)
18
Section 4 — Lectures et enregistrements suggérés
Articles, livres blancs, présentations, rapports, vidéos et balados
Canada
Article : « #history#dilemma: Social media proving difficult for archivists » (anglais seulement)
Rédigé par : Teresa Smith, Postmedia News, publié dans The Vancouver Sun, le 13 juillet 2012.
Il est toujours difficile de savoir comment archiver les documents publiés sur les médias sociaux
et en garder la mémoire pour la postérité. Des institutions comme Bibliothèque et Archives
Canada (BAC) s’efforcent cependant de résoudre cette question.
L’administrateur général et bibliothécaire et archiviste du Canada, Daniel J. Caron, affirme que la
collecte, la préservation et l’archivage de notre mémoire en ligne n’est pas une tâche facile,
mais que BAC travaille sur ce dossier. Il ajoute qu’il tente surtout de valoriser ce qu’il appelle
l’information éphémère sur Internet.
Article : « Never deleting anything doesn’t mean it’s protected » (anglais seulement)
Rédigé par : Grant Buckler, collaboration spéciale au Globe and Mail du 18 juin 2012.
La conservation des documents à l’ère électronique ne devrait poser aucun problème. Pourtant,
ce n’est pas toujours facile de gérer les documents de façon appropriée, et ce n’est pas parce
que l’on ne supprime rien que tout est conservé. Cet article aborde des sujets comme les
politiques de conservation, l’archivage de l’information, les systèmes d’archivage disponibles, la
gestion des documents imprimés et les lois canadiennes sur la protection des renseignements
personnels et sur la fiscalité.
Australie
Rapport : « Records Management in the Australian Public Service » [PDF] (anglais seulement)
Rédigé par : The Australian National Audit Office, 2012.
La vérification vise à évaluer dans quelle mesure les organismes créent les documents, les
gèrent et en disposent en fonction des principales exigences opérationnelles, juridiques et
stratégiques. Elle fait ressortir les défis que les organisations doivent relever pour établir une
structure de gestion des documents solide dans l’environnement numérique actuel, surtout si
elles ont des exigences opérationnelles complexes et utilisent beaucoup de systèmes
opérationnels électroniques.
Europe
Rapport : « Open Data in Cultural Heritage Institutions » [PDF] (anglais seulement)
Publié par : European Public Sector Information Platform, avril 2012.
Ce rapport traite des recherches intéressantes réalisées au cours des dernières années au sujet
des défis et des avantages liés au fait de rendre le patrimoine culturel numérique accessible aux
fins de réutilisation.
19
France
Article : « L’archivage électronique, un défi constant pour les Archives Nationales »
Rédigé par : Agnès Magnien, Blogue de la culture et du numérique – Ministère de la Culture et
de la Communication, le 27 juin 2012.
Cet article aborde les difficultés et les questions auxquelles les Archives nationales de France
font face en matière d’archivage électronique.
Irlande
Allocution : « How to Face the Challenges of Web Archiving? » (anglais seulement)
Présenté par : Chloe Martin, Internet Memory, et Catherine Ryan, Bibliothèque nationale
d’Irlande
Cette allocution s’inscrivait dans le contexte de la Conférence annuelle LIBER 2012 qui a eu lieu
à Tartu (Estonie) du 27 au 30 juin 2012.
Israël
Article : « Shaking Up Israel’s National Archives » (anglais seulement)
Rédigé par : Yair Rosenberg, Tablet, le 28 juin 2012.
En mars 2012, le Cabinet israélien a adopté un plan de huit ans visant à modifier le traitement
des documents officiels par l’État. Dans cet article, Yair Rosenberg discute de cette question et
d’autres sujets avec l’archiviste en chef d’Israël, Yaacov Lozowick.
Nouvelle-Zélande
Article : « Trends affecting storage » (anglais seulement)
Rédigé par : Mark Raos, directeur des ventes, systèmes, pour Oracle en Nouvelle-Zélande, publié
dans Techday, le 20 mars 2012.
Cet article aborde divers sujets, dont les suivants : les données massives et le Web analytique; la
TI verte; la limitation des coûts; la virtualisation et l’informatique en nuage.
Allocution vidéo : « Digital Preservation in Perspective » (anglais seulement)
Présenté par : Jeff Rothenberg, informaticien qui travaillait autrefois à la RAND Corporation.
Cette allocution fut prononcée dans le contexte de la conférence Future Perfect 2012 qui a eu
lieu à Wellington (Nouvelle-Zélande) les 26 et 27 mars 2012.
Espagne
Étude de cas : « Preservation of Learning Objects in Digital Repositories » (anglais seulement)
Rédigé par : Juanjo Boté, département de la bibliothéconomie et des sciences de l’information,
Université de Barcelone, et Julià Minguillón, Université ouverte de Catalogne, Universities and
Knowledge Society Journal, vol. 9, no 1, p. 217-230, janvier 2012.
Cette étude de cas analyse les divers processus contribuant à la préservation du contenu
d’apprentissage dans un dépôt numérique.
20
Royaume-Uni
Plan d’action : « Archives for the 21st Century in action: refreshed 2012-2015 » [PDF] (anglais
seulement)
Publié par : Archives nationales du Royaume-Uni
Ce plan d’action remplace le document intitulé « Archives for the 21st Century in action ». Il
témoigne de l’évolution du contexte dans lequel le secteur des archives opère, énonce
l’engagement des Archives nationales envers le milieu des archives et les mesures que ce milieu
devrait prendre au cours des trois prochaines années.
Rapport : « Preserving Moving Pictures and Sound » [PDF] (anglais seulement)
Rédigé par : la Digital Preservation Coalition et Richard Wright, mars 2012.
Le rapport est axé sur la numérisation, l’encodage, les formats de fichier et les enveloppeurs,
l’utilisation de la compression, l’obsolescence et la façon de résoudre les problèmes de
préservation des enregistrements sonores et des images en mouvement numériques.
États-Unis
Rapport : « Aligning National Approaches to Digital Preservation » [PDF] (anglais seulement)
Publié par : Educopia Institute Publications, 2012.
Ce rapport décrit les réalisations, les défis à surmonter et les prochaines étapes relativement à
l’examen de la cohérence des démarches nationales de préservation numérique. Il comprend
une série d’essais révisés par des pairs qui ont été élaborés quelques mois après la conférence
« Aligning National Approaches to Digital Preservation » par des experts et des personnes qui
avaient participé ou assisté à cette conférence.
Article : « 4 crucial steps to manage data » (anglais seulement)
Rédigé par : Jim McGann, vice-président de la découverte de l’information chez Index Engines,
publié dans Federal Computer Week, le 6 juillet 2012.
Les organismes gouvernementaux doivent respecter divers règlements et politiques. Ils doivent
donc connaître les données existantes, élaborer un plan pour les gérer et prendre des mesures
pour protéger l’organisme contre les risques et les responsabilités à long terme. Cet article
montre comment les organismes peuvent créer une plateforme solide et souple pouvant être
adaptée aux nouveaux environnements et stratégies.
Article : « Ten Tips for Managing Social Media in E-Discovery » (anglais seulement)
Publié par : Kroll Ontrack, le 3 juillet 2012.
Cet article mentionne dix choses que les organisations doivent savoir pour mieux gérer les
risques et respecter les obligations en matière d’administration de la preuve dans le domaine
des médias sociaux.
21
Article : « Data Deluge: The Problem Is, You Can’t Keep Everything » (anglais seulement)
Rédigé par : Dan Roffman, directeur général, FTI consulting, publié dans Forbes, le 3 juillet 2012.
De nombreuses grandes entreprises américaines ont maintenant stocké plus de données que la
Bibliothèque du Congrès américain. Ces données augmentent les coûts des opérations et de
l’administration de la preuve, mais aussi le risque d’atteinte à la sécurité des données sensibles.
Cet article donne cinq conseils pour aider les organisations à élaborer et mettre en œuvre de
meilleures politiques et pratiques.
Article : « Metadata Clean Sweep: A Digital Library Audit Project » (anglais seulement)
Rédigé par : R. Niccole Westbrook, University of Houston Libraries; Dan Johnson, University of Houston
Libraries; Karen Carter, Rutgers School of Communication and Information; Angela Lockwood, Texas
Women’s University School of Library and Information Studies, D-Lib Magazine, mai-juin 2012,
volume 18, numéros 5 et 6.
La taille croissante des collections des bibliothèques numériques fait en sorte qu’il est de plus en
plus difficile de gérer certains problèmes de métadonnées comme le manque d’uniformité, le
manque d’exhaustivité et la qualité. Cet article porte sur le projet pilote d’une vérification
continue des métadonnées d’une bibliothèque numérique dans le but d’atténuer les mauvaises
concordances, les imprécisions et le manque d’uniformité des métadonnées qui affectent les
collections numériques publiées actuellement à la bibliothèque numérique de l’Université de
Houston.
Cet article donne également des leçons apprises et fournit des suggestions sur la façon
d’instaurer des projets de vérification de métadonnées semblables dans d’autres bibliothèques
ayant des collections numériques.
Article : Case Study: Implementing a records retention plan (anglais seulement)
Rédigé par : Lucy Parker, The Daily News (Louisiane), le 27 juillet 2012.
La municipalité de Franklinton avait un problème : trop de papier et pas assez d’espace de
stockage. La solution? Établir un plan de conservation des documents.
Vidéo : « Reining in the cost of e-discovery » (anglais seulement)
Publié dans InsideCounsel Magazine, juin 2012.
Des avocats donnent des conseils pour limiter les coûts et veiller à ce que les demandes
d’administration de la preuve soient proportionnées aux coûts.
22
Monde
Rapport : « Social Metadata for Libraries, Archives and Museums Part 3: Recommendations and
Readings » [PDF] Publié par : OCLC Research, mars 2012. (anglais seulement)
Ce rapport, le troisième et dernier de la série, fournit des recommandations sur les
caractéristiques des métadonnées sociales les plus intéressantes pour les bibliothèques, les
archives et les musées.
Voir également : Executive Summary; Partie 1; Partie 2
Speaker Full Papers and Abstracts: International Council on Archives Congress (anglais seulement)
Le congrès a eu lieu à Brisbane, en Australie, du 20 au 24 août 2012. Parmi les institutions
présentes, mentionnons l’Université de Colombie-Britannique et les Archives nationales de la
Nouvelle-Zélande, de l’Australie, de la Finlande, du Japon et de la Norvège.
23
Livres
Lectures suggérées
P. Franks, Records and Information Management for the 21st Century, 2013. (anglais seulement)
Ce livre propose une démarche exhaustive et stratégique de création, de gestion et de
disposition de l’information et des documents dans les organisations. C’est le premier ouvrage
qui analyse les répercussions de l’informatique en nuage et des nouvelles technologies, comme
les réseaux sociaux et le microblogage, sur les programmes de gestion des documents.
ARMA International, Using Social Media in Organizations, 2012. (anglais seulement)
Le livre Using Social Media in Organizations donne des conseils sur l’adoption des médias
sociaux dans le contexte des pratiques exemplaires généralement reconnues dans le domaine
de la gestion des documents et de l’information. Les sujets comprennent la gouvernance,
l’infrastructure et la technologie, les processus et les mécanismes de contrôle, la gestion du
changement, la formation et la vérification et l’évaluation.
David R. Matthews, Electronically Stored Information: The Complete Guide to Management,
Understanding, Acquisition, Storage, Search and Retrieval, 2012. (anglais seulement)
Ce livre parle de tous les aspects des données électroniques et montre comment celles-ci
devraient être gérées. Dans un langage simple, l’auteur explique ce qu’est l’information
électronique, quelles sont les diverses façons de la stocker, pourquoi elle doit être gérée d’un
point de vue juridique et organisationnel, qui la gère vraisemblablement et comment elle
devrait être acquise pour atteindre les objectifs de nature juridique et ceux de la direction.
Voir également : Entrevue audio
Joël Clérembaux et Christine Juge, La gestion des archives, 2012
Le livre La gestion des archives aborde tous les enjeux liés aux archives des administrations
locales et de leurs institutions publiques. Il s’agit d’un guide de référence qui aidera les
organisations à gérer leurs archives. Les sujets traités comprennent les archives, la numérisation
et l’administration publique.
Gérard Laurent, Techniques audiovisuelles et multimédias. Volume 1. Captation, enregistrement et
restitution du son et des images, 2012
Cet ouvrage en deux volumes propose un vaste panorama des techniques du traitement du
signal, de la transmission, du stockage et de la reproduction des images et du son, à travers
notamment les matériels existants.
Voir également : Volume 2
24
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