Manual 18148589

Manual 18148589
La tenue de documents et la gouvernance
dans le monde – volume 4, no. 2, fé vrier
2012
La tenue de documents et la gouvernance dans le monde est un bulletin en ligne diffusé régulièrement
par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) qui porte sur les enjeux liés au gouvernement et aux
pratiques en tenue de documents des secteurs publics et privés.
ISSN : 1916-5722
© Gouvernement du Canada
Le contenu du bulletin est destiné aux fins de renseignements seulement et ne reflète aucunement les
vues et avis de Bibliothèque et Archives Canada.
Certains des hyperliens présents dans ce document mènent à des sources qui ne sont pas assujetties à la
Loi sur les langues officielles et elles sont donc mises à la disposition du public dans leur langue
d'origine.
Il convient de remarquer qu’après une période, les liens de certains articles du bulletin peuvent être
inactifs.
La page d'accueil du bulletin est au : http://www.collectionscanada.gc.ca/government/news­
events/007001-1000-f.html
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Centre de liaison
Direction des documents gouvernementaux
Bibliothèque et Archives Canada
395, rue Wellington
Ottawa, ON
K1A 0N4
Courriel : centre.liaison.centre@lac-bac.gc.ca
Contents
Section 1 : Actualités générales .................................................................................................................... 4
Canada ...................................................................................................................................................... 4
Colombie-Britannique........................................................................................................................... 4
Gouvernement fédéral : Commissariat à la protection de la vie privée............................................... 4
Ontario .................................................................................................................................................. 4
Australie .................................................................................................................................................... 5
Europe....................................................................................................................................................... 5
Inde ........................................................................................................................................................... 5
Nouvelle- Zélande ..................................................................................................................................... 6
Écosse........................................................................................................................................................ 6
Royaume-Uni ............................................................................................................................................ 6
États-Unis .................................................................................................................................................. 7
Gouvernement fédéral.......................................................................................................................... 7
Gouvernement des États ...................................................................................................................... 8
Section 2 : Événements............................................................................................................................... 10
Assemblées annuelles et conférences .................................................................................................... 10
Scène internationale ........................................................................................................................... 10
Scène nationale................................................................................................................................... 10
Forums .................................................................................................................................................... 11
Séminaires............................................................................................................................................... 11
Ateliers .................................................................................................................................................... 11
Campagnes.............................................................................................................................................. 11
Section 3 : Tendances et produits d’aujourd'hui ........................................................................................ 12
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures ..................................................... 12
Canada ................................................................................................................................................ 12
Australie .............................................................................................................................................. 12
Inde ..................................................................................................................................................... 13
Nouvelle-Zélande ................................................................................................................................ 13
Écosse.................................................................................................................................................. 14
Singapour ............................................................................................................................................ 14
Philippines........................................................................................................................................... 14
Royaume-Uni et États-Unis................................................................................................................. 14
États-Unis ............................................................................................................................................ 15
Produits et outils de partout dans le monde .......................................................................................... 16
Canada ................................................................................................................................................ 16
Australie .............................................................................................................................................. 16
France.................................................................................................................................................. 17
Nouvelle-Zélande ................................................................................................................................ 17
Émirats arabes unis............................................................................................................................. 17
États-Unis ............................................................................................................................................ 17
Études et enquêtes ................................................................................................................................. 19
Canada ................................................................................................................................................ 19
Australie et Nouvelle-Zélande............................................................................................................. 20
Amélioration des processus opérationnels grâce à la tenue de documents efficace ........................ 21
Section 4 : Lectures suggérées.................................................................................................................... 24
Articles, livres blancs, présentations et rapports.................................................................................... 24
Canada ................................................................................................................................................ 24
Asie...................................................................................................................................................... 24
Australie .............................................................................................................................................. 25
Allemagne ........................................................................................................................................... 25
Moyen-Orient...................................................................................................................................... 25
Nouvelle-Zélande ................................................................................................................................ 25
Royaume-Uni ...................................................................................................................................... 26
États-Unis ............................................................................................................................................ 26
Livres ....................................................................................................................................................... 29
Lectures suggérées.............................................................................................................................. 29
Section 1 : Actualités générales
Canada
Colombie-Britannique
« Amendments to the Freedom of Information and Protection of Privacy Act introduced » (anglais
seulement)
Les modifications de la Loi sur l’information et la protection de la vie privée permettront aux
ministères de la Colombie-Britannique d’être mieux à même d’échanger de l’information sur les
citoyens et de centraliser ces données par voie électronique. Parmi ces modifications figure la
possibilité pour les citoyens de consentir à ce que leurs renseignements personnels soient
recueillis afin d’améliorer la prestation de services et d’instituer des règles, en consultation avec
le commissaire à la protection de la vie privée, sur des thèmes tels que la liaison de données.
Autres renseignements (anglais seulement) : blogue, modifications, et demande de fonds
supplémentaires de la part du commissaire à la protection de la vie privée
Gouvernement fédéral : Commissariat à la protection de la vie privée
« Proposed changes to Canadian privacy laws » (anglais seulement)
Selon les amendements proposés aux lois canadiennes par le gouvernement fédéral, les
entreprises seront tenues de signaler les atteintes à la protection des renseignements
personnels au commissariat à la protection de la vie privée ainsi qu’aux personnes concernées.
Les autres modifications considérées qui introduisent des exceptions aux règles sur traitement
des renseignements personnels figurent parmi les amendements proposés à la Loi sur la
protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
Ontario
« Ontario CIO wants to work more closely with federal government on joint data centres » (anglais
seulement)
David Nicholl, directeur général de l’information et de la technologie de l’information pour la
fonction publique du gouvernement de l’Ontario, affirme que le manque de centres de données
construits par le Canada constitue l’unique obstacle à l’adoption généralisée des services
d’informatique dans le nuage à l’échelle de la province. Nicholl précise qu’après la construction
du nouveau centre de données pour l’Ontario à Guelph en 2011, la province a commencé à
tester une solution privée d’informatique dans le nuage avec un ensemble de services hébergés
de Microsoft. Nicholl tient également à renforcer la collaboration avec le gouvernement
fédéral en matière de prestation de services. « Cela constitue une occasion rêvée pour nous de
diffuser l’information, fait-il remarquer, pourquoi ne pas partager un centre de données
fédéral/provincial en Ontario? Nous sommes en train de mettre au point des solutions similaires
pour les mêmes citoyens. »
Australie
« Government agency transition to digital records management continues » (anglais seulement)
Dans le premier des trois rapports annuels, prévus au plus tard en 2014, les dirigeants
principaux de l’information (DPI) de l’administration australienne ont informé les Archives
nationales de leur transition vers la gestion des documents numériques. Tous les organismes
ont été invités à répondre à un questionnaire en 16 sections, portant sur diverses questions,
entre autres, les mesures prises pour décourager la production et l’utilisation de documents
papier, et l’exhaustivité de leur cadre de gestion de l’information et des documents. Stephen
Ellis, directeur général par intérim des Archives nationales de l’Australie, précise que : « Le
recours aux documents papier n’est pas une option durable, car il est en marge des processus et
des technologies utilisés par les entreprises, que ce soit les courriels et les tableurs, les données
géo-spatiales, les sites Web dynamiques et les messageries texte. »
Europe
« European Commission adopts Recommendation about cultural material digitization » (anglais
seulement)
La Commission européenne a adopté une recommandation invitant les États membres à
intensifier leurs efforts, à mettre en commun leurs ressources et à faire appel au secteur privé
pour mener à bien la numérisation du matériel culturel. Dans sa recommandation, la
Commission engage les États membres à élaborer des programmes fiables et à nouer des
partenariats en vue de rassembler sur Europeana 30 millions d’objets d’ici 2015 (contre 19
millions à l’heure actuelle), à mettre en ligne davantage d’œuvres protégées par des droits
d’auteur, mais qui ne sont plus disponibles dans le commerce, et à adapter les législations et les
stratégies nationales afin de garantir la conservation à long terme du matériel numérique.
Inde
« Government to provide subsidized cloud computing to SMEs » (anglais seulement)
Le gouvernement de l’Inde va octroyer des subventions aux petites et moyennes entreprises
(PME) qui se proposent d’utiliser les outils informatiques modernes tels que l’informatique en
nuage. Le ministère des micro-entreprises et des PME (MPME) met la touche finale à ce
dispositif qui fournira des fonds aux associations sectorielles. « Si nous parvenons à mettre en
place cinq ou six pôles dans le nuage qui fonctionnent bien, tout le monde va suivre » précise
Uday Kumar Varma, secrétaire du MPME.
Nouvelle- Zélande
« Joint Digital Preservation Strategy signed » (anglais seulement)
Les Archives et la Bibliothèque nationale de la Nouvelle-Zélande ont convenu d’une stratégie de
préservation numérique commune pour garantir un inventaire numérique durable des décisions
et des activités gouvernementales. Cette stratégie reposera sur des politiques couvrant les
approches et les processus de conservation numérique au jour le jour, tout en veillant à la
conservation des documents importants dans des conditions optimales afin de pouvoir les
retrouver et les consulter sur le long terme.
La stratégie (anglais
seulement) : http://archives.govt.nz/sites/default/files/Digital_Preservation_Strategy.pdf
Écosse
«National Library of Scotland Bill published » (anglais seulement)
Le projet de loi sur la Bibliothèque nationale d’Écosse vise à moderniser les activités de la
Bibliothèque nationale d’Écosse (NLS) pour le XXIe siècle en vue de renforcer son rôle de
sauvegarde et de diffusion de collections. Le projet de loi sur la NLS constitue une mise à jour de
la législation adoptée en 1925. Ce projet de loi permettra à la NLS de : (1) préserver, conserver
et enrichir ses collections, (2) améliorer l’accessibilité aux collections aux fins d’études et de
recherches, (3) présenter des objets aux visiteurs comme en ligne, (4) promouvoir la
collaboration et la diffusion des pratiques exemplaires dans le milieu des bibliothèques.
Royaume-Uni
Vidéo: « British Library urges government to change orphan works law » (anglais seulement)
Soixante millions de livres sont à la recherche d’un auteur. La British Library souhaite donc que
les autorités amendent la législation de façon à ce que les œuvres d’auteurs inconnus puissent
être mises en ligne.
« Public sector needs to improve processing of social media requests » (anglais seulement)
Le commissaire à l’information, Christopher Graham, affirme que les organismes publics ont
besoin d’améliorer la façon dont ils traitent les demandes d’accès à l’information par l’entremise
des médias sociaux comme Twitter et Facebook. « Les organismes publics qui se revendiquent
de la transparence ne devraient pas être aussi timorés au moment de révéler les informations
que le citoyen souhaite connaître. Ces organismes qui font la promotion de la responsabilisation
se doivent de mieux traiter les demandes d’information au jour le jour. »
http://www.guardian.co.uk/guardian-professional/2011/sep/29/ico-christopher-graham-social­
media?newsfeed=true (anglais seulement)
Vidéo (anglais seulement) : http://www.youtube.com/icocomms
États-Unis
Gouvernement fédéral
« NARA launches initial CUI registry » (anglais seulement)
La National Archives and Records Administration (NARA) a lancé le registre initial des catégories
d’information contrôlée non classifiée (CUI – controlled unclassified information) à l’intention
des organismes fédéraux pour protéger les informations sensibles, mais non classifiées. Une
fois la mise en œuvre complétée, les catégories énumérées dans le registre de CUI seront les
seules étiquettes que les organismes fédéraux pourront utiliser pour désigner les informations
non classifiées qui exigent une protection ou un contrôle pour leur diffusion. Une telle politique
permettra de limiter la prolifération de ces catégories.
« Modernization of government recordkeeping » (anglais seulement)
Dans une note destinée aux directeurs des organismes ministériels, le président Obama leur a
demandé d’élaborer de nouveaux plans pour le stockage des documents électroniques
gouvernementaux, y compris les courriels et les messages de Facebook et Twitter. Cette note
enjoint les organismes de nommer un haut fonctionnaire chargé de surveiller l’examen de la
gestion des documents afin de faire rapport sur les résultats de cet examen à la National
Archives and Records Administration (NARA). Dès que les organismes auront soumis leurs plans,
la NARA prévoit de publier une directive de gestion des documents.
Autres sources (anglais seulement) : Blogue , Note, et Déclaration de l’archiviste national
« White House releases report on government transparency »
(anglais seulement)
La Maison-Blanche vient de publier un rapport retraçant les efforts réalisés par l’administration
Obama en matière de transparence gouvernementale. Selon ce rapport, les fonctionnaires ont
augmenté la transparence de l’administration en approuvant, entre autres, un nombre
supérieur de demandes en vertu de la Freedom of Information Act (FOIA), en déclassifiant
certaines données sensibles et en ayant recours à la technologie pour rendre accessibles les
données sur les dépenses publiques, les statistiques des organismes et l’échéancier du
président. Selon ce rapport, l’administration s’est prévalue moins souvent des exemptions de la
FOIA et a réduit de 10 pour cent l’arriéré des demandes. En outre, on a simplifié et normalisé les
procédures de classification de l’information grâce à la collaboration dans ce processus du
National Declassification Center.
Rapport (anglais seulement)
: http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/opengov_report.pdf
« Electronic Records Archives could be launched by the end of 2012 » (anglais seulement)
Le système de gestion de contenu du gouvernement américain, les Electronic Records Archives
(ERA), qui offre une accessibilité au public est en voie d’être utilisé par 190 organismes fédéraux
d’ici la fin de 2012. « Aujourd’hui, les ERA conservent une collection de documents
électroniques si importante qu’il est difficile de s’en faire une idée, puisqu’elle totalise 103
téraoctets et ne cesse de prendre de l’ampleur », indique David Ferriero, l’archiviste des ÉtatsUnis. Depuis le 30 septembre 2011, ERA a terminé sa phase de mise en œuvre et c’est
maintenant IBM qui se charge de la maintenance.
« U.S. lawmakers question cloud security » (anglais seulement)
Le projet de l’administration Obama de déménager les services des organismes
gouvernementaux américains dans le nuage risque de provoquer des problèmes de sécurité
imprévus, de l’avis de certains législateurs fédéraux. Ceux-ci se disent préoccupés, notamment,
de la possibilité pour les organismes d’utiliser les services de fournisseurs étrangers
d’informatique en nuage et, également de ce qui pourrait arriver, advenant que ces fournisseurs
mettent fin à leurs activités.
Le gouvernement fédéral défend la migration vers l’informatique en nuage (anglais seulement)
: http://www.inquisitr.com/148792/federal-government-defends-move-towards-cloud­
computing/
Gouvernement des États
Californie
« California updates library privacy laws to include electronic records » (anglais seulement)
Le gouverneur de la Californie, Jerry Brown, a entériné une mesure qui permettra de moderniser
les lois sur la protection de la vie privée dans les bibliothèques de l’État et de mettre à jour la
législation sur la circulation des documents. Cette mesure garantit la confidentialité des
renseignements des utilisateurs des bibliothèques ainsi que les registres de prêts, électroniques
ou sur papier.
Mise à jour (inclusion des livres numériques dans la loi sur la protection des renseignements
personnels) (anglais seulement)
Delaware
« State FOIA policies have been simplified » (anglais seulement)
Le gouverneur du Delaware vient de signer un décret qui oblige les organismes de l’exécutif à
adopter une politique normalisée pour les requêtes en vertu de la Freedom of Information Act
(FOIA). Le décret-loi rationalise les politiques de la FOIA pour les organismes, simplifie le dépôt
d’une demande en vertu de cette loi et, dans de nombreux cas, réduit les frais des citoyens pour
la demande et l’obtention des documents publics.
Le gouverneur a également signé un projet de loi émanant du Sénat de l’État qui établit un
formulaire standard pour les demandes en vertu de la FOIA dans le but de réduire la confusion
et de simplifier le processus de demande au gouvernement de l’État, aux administrations
locales, aux districts scolaires et autres organismes publics. Les organes exécutifs doivent aussi
mettre en ligne un portail pour recevoir les demandes en vertu de la FOIA.
Illinois
« Recurrent open records requesters could face delays under new law » (anglais seulement)
Selon la législation promulguée par le gouverneur Pat Quinn, les résidents de l’Illinois qui, à
plusieurs reprises, ont fait des demandes de consultation de documents risquent de se heurter à
de nouvelles restrictions les empêchant d’obtenir des informations rapidement. Pour la
première fois, les administrations locales pourraient considérer toute personne qui dépose plus
de sept demandes d’accès à l’information au cours d’une même semaine ou plus de quinze dans
un mois comme un « demandeur récurrent », ce qui permettrait ainsi aux organismes publics de
retarder indéfiniment la fourniture des documents. Les médias, les universitaires et les
chercheurs ne sont pas concernés par cette nouvelle loi.
Pennsylvanie
« Pittsburgh city government to outsource email » (anglais seulement)
La municipalité est en train de transférer son système de courriel à Google Apps for Government
selon une opération qui, d’après les fonctionnaires, est destinée à améliorer les services et à
économiser à Pittsburgh approximativement 25 pour cent des coûts annuels de soutien du
courrier électronique. Chaque employé disposera de 25 giga-octets de stockage pour les
courriels, soit une capacité environ 500 fois supérieure à celle dont il dispose pour le moment.
Section 2 : Événements
Assemblées annuelles et conférences
Scène internationale
« IRMS Annual Conference 2012 » (anglais seulement)
Thèmes principaux : (1) gouvernance de l’information, sécurité et législation, (2) la tête dans le
nuage, les boîtes au sous-sol.
Hôte : Information and Records Management Society
Date : 27 au 29 mai 2012
Lieu : Brighton, Angleterre
Les détails de la conférence suivront.
« 13th Annual International Conference on Digital Government Research (dg.o 2012) » (anglais
seulement)
Thème : « Bridging Research and Practice »
Hôte : Digital Government Society of North America (DGSNA)
Date : 4 au 7 juin 2012
Lieu : College Park, Maryland, États-Unis
La conférence servira de forum pour la présentation, la discussion, et la démonstration d’une
recherche interdisciplinaire sur le gouvernement électronique, l’innovation technologique, les
applications et la pratique.
« ALA 2012 Annual Conference » (anglais seulement)
Hôte : American Library Association
Date : 21 au 26 juin 2012
Lieu : Anaheim, Californie, États-Unis
La conférence compte plus de 300 programmes sur des thèmes tels que la transformation des
bibliothèques et le contenu électronique et les initiatives actuelles du gouvernement fédéral
ayant des retombées sur les bibliothèques.
Scène nationale
« 2012 ARMA Canada Conference » (anglais seulement)
Thème : « Ride the Changing Tides of RIM »
Hôte : Association of Records Managers and Administrators
Date : 3 au 6 juin 2012
Lieu : Nanaimo, Colombie-Britannique, Canada
Cette conférence offre une occasion aux professionnels de la gestion des documents et de
l’information d’approfondir leurs connaissances, de rencontrer des exposants, et de tisser un
réseau avec leurs pairs.
« Association of Canadian Archivists 37th Annual Conference » (anglais seulement)
Thème : « In Search of Archival Gold »
Hôte : Association of Canadian Archivists
Date : 7 au 9 juin 2012
Lieu : Whitehorse, Yukon, Canada
Dans les archives canadiennes, on peut découvrir de véritables trésors dont la valeur dans bien
des cas s’avère inestimable, car elles sont souvent uniques et irremplaçables : les documents
d’archives. La conférence célèbre ces « trésors d’archives », et examine les occasions, les enjeux
et les défis que présentent ces documents.
Forums
« DigCCurr Professional Institute: Curation Practices for the Digital Object Lifecycle » (anglais seulement)
Hôte : DigCCurr Professional Institute
Date : 20 au 25 mai 2012 et janvier 2013
Lieu : Chapel Hill, Caroline du Nord, États-Unis
Cette session de groupe professionnelle comprend une séance de cinq jours en mai 2012 et une
autre séance de suivi de deux jours en janvier 2013. La séance de mai comprendra des
conférences, des discussions et un volet interactif tous les jours. Le matériel de cours et un
espace privé de discussion en ligne seront fournis pour compléter l’apprentissage et
l’application du matériel.
Séminaires
Aucun séminaire à l’heure actuelle.
Ateliers
Aucun atelier à l’heure actuelle.
Campagnes
Aucune campagne à l’heure actuelle.
Section 3 : Tendances et produits d’aujourd'hui
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures
Canada
Bibliothèque et Archives Canada
Index des longs métrages canadiens
Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a lancé l’index des longs métrages canadiens. Cet outil
de recherche fournit des renseignements au sujet de plus de 4 300 longs métrages canadiens
produits de 1913 à 2009 et on compte parmi les entrées choisies les affiches de cinéma des
ressources documentaires de BAC. Les films ultérieurs à 2009 seront ajoutés à la base de
données. « Cette base de données constitue une ressource importante pour les cinéastes, les
étudiants et les chercheurs, ainsi que ceux qui sont intéressés à l’histoire cinématographique du
Canada. Elle fait en sorte que cet élément clé du patrimoine documentaire et culturel du Canada
soit accessible à tous », a affirmé M. Daniel J. Caron, administrateur général et bibliothécaire et
archiviste du Canada.
Source : http://www.collectionscanada.gc.ca/quoi-de-neuf/013-544-f.html
Bibliothèque de l’Université de Calgary
Inauguration de la bibliothèque numérique (anglais seulement)
Présentée comme l’une des bibliothèques universitaires d’avant-garde en Amérique du Nord,
cette bibliothèque dispose de la technologie tactile, d’un globe interactif numérique et de plus
de 200 postes informatiques, auxquels s’ajoutent des salles de montage vidéo et un mur vidéo
de haute résolution pour l’affichage de cartes détaillées, de sections de l’espace interstellaire et
d’autres données scientifiques.
Vidéo : http://www.youtube.com/watch?v=hm-FCcAlX8M (anglais seulement)
Australie
Archives nationales
Politique relative à la transition numérique (anglais seulement)
Dans un objectif d’efficacité, la politique sur la transition numérique est destinée à faire passer
les organismes gouvernementaux de l’Australie des documents papier à la gestion de
l’information et à la tenue de documents numériques. Dans le cadre de cette politique, tous les
organismes gouvernementaux doivent se conformer à un certain nombre d’exigences, entre
autres : (1) la réduction du volume des documents papier, (2) la gestion de l’information
numérique lorsqu’elle existe, (3) la sélection des domaines afin de fournir les ressources
adéquates pour l’information et les documents.
Présentation : http://www.archives.go.jp/news/pdf/111214_01_01.pdf (anglais seulement)
Bibliothèque nationale
Renouvellement de l’infrastructure des TI (anglais seulement)
De janvier 2012 à décembre 2015, pour suivre le rythme de croissance des actifs numériques
qu’elle gère, la Bibliothèque nationale procédera à une mise à niveau de son infrastructure de
TI. Ce projet vise à renforcer les capacités de recueil de documents numériques de la
Bibliothèque nationale et à soutenir une « gamme complète » de flux de collecte. Il permettra
également d’assurer que les documents numériques soient accessibles en tout temps et de
gérer le contenu et les métadonnées de manière « efficace, fiable, durable, stable et
responsable ».
Inde
« National Film Heritage Mission (NFHM) » (anglais seulement)
Afin de préserver le patrimoine cinématographique, les autorités indiennes prévoient réaliser
une opération majeure de restauration de films ainsi que leur archivage. Le NFHM prévoit de
restaurer et de numériser environ 8 000 pellicules et 5 000 cassettes vidéo, y compris les
affiches et autre matériel connexe, « ce qui constituera la première étape vers la numérisation
et la restauration complète du patrimoine cinématographique ». Sur les 1 300 films muets qui
auraient été réalisés entre 1913 et 1931, moins d’une douzaine existent encore.
Nouvelle-Zélande
Archives nationales
Programme d’archivage numérique gouvernemental (anglais seulement)
En 2010, les Archives de Nouvelle-Zélande ont obtenu un financement gouvernemental pour la
création d’une archive numérique afin de réaliser d’une part, le transfert à grande échelle des
documents numériques des organismes gouvernementaux et, d’autre part, de rendre ces
documents accessibles au public, qu’il s’agisse de courriels, de vidéos, de bases de données ou
de documents électroniques.
À partir de 2013, les Archives numériques de la Nouvelle-Zélande vont disposer d’une gamme
complète de fonctions liées à la gestion à long terme et à la conservation du matériel numérique
qu’elles détiennent ainsi que du matériel du patrimoine numérique détenu par la Bibliothèque
nationale de Nouvelle-Zélande.
En 2018, les Archives numériques de la Nouvelle-Zélande serviront de dépôt de conservation
principal à l’administration publique, au patrimoine documentaire, à la recherche, à
l’apprentissage et aux contenus numériques de la collectivité, et elles constitueront une
composante essentielle pour la découverte des données et de l’information, leur accessibilité et
leur réutilisation, tout en fournissant des services de gestion de l’accès numérique et de
conservation.
Présentation : http://archives.govt.nz/advice/training-and-events/previous-forum-papers­
html/government-digital-archive-programme (anglais seulement)
Écosse
« Scottish Online Project » (anglais seulement)
L’objectif de la phase 1 du projet était d’étudier l’état actuel des catalogues dans les archives en
Écosse pour en déduire le volume potentiel des archives à mettre en ligne. Au cours de la
seconde phase qui se poursuit actuellement, les résultats obtenus à partir d’un questionnaire
distribué dans 76 dépôts d’archives ont fait l’objet d’un rapport qui contient des
recommandations pour la dernière phase du projet.
Singapour
« eGov2015 » (anglais seulement)
Les autorités ont reconduit leur engagement pour améliorer la prestation des services publics et
susciter la participation des citoyens lors de la présentation d’un plan directeur de
gouvernement électronique baptisé eGov2015. Deux nouveaux services publics ont été lancés :
un site mobile qui héberge tous les sites et applications mobiles du secteur public et un portail
de données pour l’échange des données textuelles avec les citoyens et les entreprises. Par
ailleurs, durant le second semestre de 2012, on prévoit de lancer « oneInBox », une boîte de
réception électronique centralisée permettant aux citoyens de recevoir de la correspondance
électronique provenant de l’administration publique. Ce dispositif devrait pouvoir évoluer pour
devenir un dépôt numérique personnel servant à fédérer une identité, en permettant de «
changer la donne » pour ce type de service. Le gouvernement envisage également de mettre en
place un hébergement privé appelé Central G-Cloud qui viendra complémenter l’utilisation des
nuages informatiques publics et ceux des organismes gouvernementaux.
Philippines
Création des archives cinématographiques nationales (anglais seulement)
Ces archives ont pour but de conserver les 3 000 pellicules encore existantes sur les 8 000 qui
ont été produites depuis 1919.
Royaume-Uni et États-Unis
« AIMS project (Born digital collections) » (anglais seulement)
Ce projet prévoit de traiter et de conserver un total de 13 collections créées en format
numérique appartenant à des individus et des organisations remarquables afin de pouvoir les
consulter au moyen d’Hydra, une solution basée sur le référentiel Fedora, que d’autres
institutions peuvent installer gratuitement et mettre en œuvre.
Description du processus : http://born-digital-archives.blogspot.com/2011_06_01_archive.html
(anglais seulement)
États-Unis
« Distributed Custodial Archival Preservation Environments (DCAPE) » (anglais seulement)
L’objectif du projet est de construire un environnement de conservation de la production
distribuée répondant aux besoins des dépôts d’archives pour les services de préservation fiables
des archives. Cet environnement se compose d’une infrastructure de dépôt numérique fiable
qui est mise en œuvre à partir de systèmes de gestion de données fondées sur les règles, les
systèmes de stockage des produits et les services de préservation durable les plus avancés.
Source : http://salt.unc.edu/dcape/ (anglais seulement)
Ministère de la Justice
Réalisation d’un système FOIA du XXIe siècle (anglais seulement)
L’Office of Information Policy (OIP) du ministère de la Justice a annoncé qu’il va promouvoir
l’utilisation de la technologie pour renforcer le système d’application de la Freedom of
Information Act (FOIA). L’OIP supervise l’application de la FOIA dans l’ensemble de
l’administration américaine. De manière plus précise, l’OIP a annoncé qu’il allait convoquer un
groupe de travail en technologie au cours de l’exercice 2012 pour se concentrer sur
l’amélioration de l’application de la FOIA, comme les recherches de documents, les analyses et
la consultation entre les organismes.
Bibliothèque de l’Université Harvard
Fichier balado — entretien sur la conservation numérique (anglais seulement)
Andrea Goethals, directrice des services de conservation et de dépôts numériques à la
bibliothèque de l’Université Harvard, décrit son travail en tant que responsable du dépôt
d’archives numériques en Floride et dans le système de bibliothèques de l’Université Harvard.
Goethals aborde également son travail sur le Global Digital Format Registry (Registre général de
format numérique) et avec le groupe de travail de conservation du Consortium international
pour la préservation de l’Internet.
National Archives and Records Administration (NARA)
Inauguration du nouveau Centre pour les fichiers du personnel gouvernemental (anglais seulement)
L’administration vient d’ouvrir un nouvel immeuble qui abrite les dossiers personnels des
fonctionnaires, une fois que ceux-ci ne sont plus au service du gouvernement fédéral. Connu
comme le Centre national des dossiers du personnel, ce bâtiment, qui se trouve à Saint-Louis
dans le Missouri, peut contenir 56 600 mètres cubes de documents, dont plus de 100 millions de
dossiers militaires. Le Centre abritera les documents papier qui sont considérés par les Archives
nationales comme ayant une valeur permanente, ceux-ci remontent aux années 1800 et
s’échelonnent au fil du temps jusqu’au XXe siècle. Le Centre disposera également d’installations
et de systèmes distincts pour le stockage des documents numériques.
Vidéo : http://www.archives.gov/press/press-releases/2012/nr12-12.html (anglais seulement)
Produits et outils de partout dans le monde
Canada
Bibliothèque et Archives Canada : Lignes directrices relatives aux supports physiques de stockage
numérique
Les lignes directrices relatives aux supports physiques de stockage numérique visent à aider les
producteurs et les institutions de contenu à prendre des décisions éclairées sur la durabilité et le
risque d’obsolescence des divers supports offerts sur le marché. Ces recommandations vont
également contribuer à clarifier les ramifications des choix qu’ils exercent lorsqu’ils établissent
des solutions de stockage à long terme selon le niveau de ressources dont on dispose.
Australie
Définition des documents à risque élevé (anglais seulement)
Comment les organismes peuvent-ils déterminer les documents numériques nécessaires à la
réalisation des processus à risque élevé? Comment détecter un « risque élevé » dans un
organisme : (1) recours à une évaluation des risques existants, (2) utilisation d’outils de
disposition existants, (3) exigences en matière de législation, de normes, de processus et de
pratiques exemplaires, (4) évaluation des besoins de l’entreprise.
Étude de cas sur l’adoption d’une gestion zéro papier par une municipalité (anglais seulement)
Le conseil municipal de Greater Shepparton vient de consacrer de grands efforts pour réduire la
consommation de papier, améliorer les processus et intensifier l’utilisation des informations
numériques. Depuis quelque temps, le conseil s’était doté d’un système de gestion électronique
des documents, mais il cherchait à optimiser ce système afin d’améliorer et d’uniformiser les
pratiques de tenue de documents dans toutes ses activités. Au cours de ce processus, le conseil
a rencontré un certain nombre de problèmes et de difficultés et amorcé des projets importants,
entre autres : (1) la signature physique des documents et la recherche de solutions, (2) la
numérisation précise des documents papier, (3) les mesures d’inclusion pour les médias sociaux
dans les documents numériques, (4) la taille maximale des pièces jointes pour les courriels, (5) le
changement de culture de l’organisation, (6) la relation entre la gestion de l’information et les
systèmes d’information.
Archives nationales
La numérisation des documents accumulés, un guide pour amorcer et planifier la numérisation des
projets (anglais seulement)
Ce guide est destiné aux gestionnaires de l’information et des documents, aux architectes de
l’information et aux autres personnes qui envisagent de numériser ou de balayer les documents
papier accumulés.
France
Saisie et sauvegarde des échanges Twitter dans la chambre forte numérique d’une entreprise (« Content
Hub ») (anglais seulement)
« Content Hub » est un connecteur Twitter qui permet de rechercher de manière hiérarchique
les échanges de l’entreprise, de les récupérer et de les conserver dans le système d’archivage. Ils
peuvent ainsi être indexés pour la recherche, l’évaluation préliminaire des instances ou
l’administration de l’enquête électronique.
Nouvelle-Zélande
Archives nationales
Outil de détection des risques pour l’information numérique (anglais seulement)
Cet outil est destiné à servir de liste de contrôle afin de détecter les risques à long terme de
l’accès à l’information numérique pour les organismes publics dans cinq catégories, y compris la
gestion de l’information.
Émirats arabes unis
« Musharaka » (système de gestion des connaissances) crée un réseau structuré et efficace de systèmes
d’information du gouvernement (anglais seulement)
« Musharaka » relie toutes les entités sous une même classification de contenu et un système
de gestion de la taxonomie qui permet aux fonctionnaires d’accéder aux données et aux
documents à partir de nombreuses plateformes. « Dans l’environnement actuel des affaires,
extrêmement dynamique et rapide, les organismes se trouvent confrontés à des difficultés
croissantes pour la production, la saisie, l’organisation, la diffusion et le perfectionnement de
l’information et du contenu entre les équipes et les lieux géographiques », explique Irini Rafaat,
directeur général de Link Development. « Nous avons adapté notre solution pour soutenir les
stratégies organisationnelles de gestion des connaissances grâce aux outils technologiques
appropriés pour la collaboration, la gestion de l’information et une capacité de recherche
renforcée pour optimiser les activités et favoriser l’innovation. »
États-Unis
Akaibu Inc.
« Akaibu Evolve » (anglais seulement)
Cette plateforme logicielle prend en considération les complexités qui surviennent lorsque les
organisations doivent procéder au « portage virtuel » des données archivées, et elle permet
d’atténuer les risques inhérents à la migration des archives.
National Archives and Records Administration (NARA)
Orientation pour la gestion du contenu des disques partagés (anglais seulement)
Ce document d’orientation expose les implications et les difficultés propres à la gestion des
documents, les responsabilités des organismes, de même que les avantages d’organiser et de
gérer les contenus stockés sur les disques partagés.
TAB
Fonctionnement des métadonnées en gestion de documents (Partie 1) (Partie 2) (anglais seulement)
La première partie porte sur la compréhension des métadonnées et ce qu’elles signifient pour
un organisme. Elle aborde les thèmes suivants : (1) l’explication des métadonnées, (2) les
métadonnées et la gestion de documents, (3) les métadonnées par rapport aux structures des
documents, (4) les métadonnées par rapport aux recherches en texte intégral. La seconde
partie se concentre sur l’élaboration d’un plan d’action. Elle comprend les thèmes suivants : (1)
au-delà de la récupération les métadonnées et les contrôles de gestion des documents, (2) un
programme de gestion des documents pour les métadonnées.
Remarque : Les documents sont gratuits, mais doivent être téléchargés.
X1 Discovery Inc.
« X1 Social Discovery(TM) » (anglais seulement)
« X1 social Discovery (TM) » recueille, authentifie, recherche, analyse et produit des
informations stockées électroniquement à partir des sites populaires de médias sociaux tels que
Facebook, Twitter et LinkedIn. Les recherches automatisées sont effectuées sur une multiplicité
de comptes et de sources, y compris le contenu lié, ce qui constitue souvent l’aspect le plus
pertinent des différents flux individuels de médias sociaux. Cet outil prévoit également un flux
de travail centré sur le sujet, de la recherche et la collecte jusqu’à la production en format natif
consultable, tout en préservant les métadonnées essentielles impossibles à obtenir par la
capture d’image, impressions, ou archivage des données brutes provenant des flux RSS.
Zylab
Logiciel fourni avec recherche audio (anglais seulement)
Ce logiciel de bureau retrouve les clips audio pertinents à partir des fichiers multimédias et des
outils d’entreprise tels que le téléphone fixe. Il transforme les enregistrements audio en
représentation phonétique de la manière dont les mots sont prononcés, afin que les chercheurs
puissent trouver les termes du dictionnaire ainsi que les noms propres, les noms de sociétés ou
les marques sans devoir procéder à la « ré-ingestion » des données.
Études et enquêtes
Canada
Étude sur les entreprises de SAS 2011 (surabondance d’information) (anglais seulement)
Étude réalisée à la demande de : SAS Canada/Léger Marketing
Participants à l’étude : Échantillon de 1 000 cadres supérieurs canadiens (niveau de la direction
ou supérieur) travaillant dans des organisations moyennes (50 à 500 employés) et grandes (plus
de 500 employés).
Les cadres canadiens savent qu’à l’ère de l’information, l’essentiel n’est pas d’avoir toutes les
informations, mais plutôt de posséder la bonne information. Près de la moitié des cadres
supérieurs canadiens se disent dépassés par la quantité d’information dont ils disposent. Par
rapport à l’année 2010, cette statistique ne laisse entrevoir aucune évolution positive, même si
quelques changements se sont produits à l’échelle des provinces et des secteurs économiques,
certains présentant une amélioration alors que d’autres se heurtent à de grandes difficultés. 80
pour cent des répondants indiquent qu’ils prennent des décisions mieux éclairées s’ils disposent
des bons outils pour analyser efficacement l’information. Toutefois, un répondant sur quatre,
soit 24 pour cent, précise qu’il manque d’information pertinente pour prendre des décisions
rationnelles concernant la rentabilité de l’entreprise.
C’est dans le secteur universitaire et l’éducation que les répondants sont les plus susceptibles de
mentionner une aggravation de la situation — 42 pour cent en 2010 contre 61 pour cent en
2011 précisaient qu’ils souffraient d’une surcharge d’information. « Les organismes ont souvent
besoin de réaliser d’importants changements dans les processus pour remédier à la surcharge
d’information », précise Kathryn Brohman, professeure en systèmes d’information de gestion à
l’école de commerce de l’Université Queen’s. « Pour parvenir à combattre la surcharge
d’information, les organismes doivent disposer des technologies et des processus adéquats. »
Étude : http://www.sas.com/offices/NA/canada/downloads/Info-survey2011/SAS-Business­
Study-Report-May2011.pdf (anglais seulement)
Australie et Nouvelle-Zélande
Quelqu’un est-il à l’écoute des gestionnaires de documents? (anglais seulement)
Enquête réalisée sur : Les responsables de la gestion des dossiers et de l’information de
l’Australie et de la Nouvelle-Zélande
Étude réalisée à la demande de : « Image and Data Manager »
Participants à l’enquête : Plus de 250 organisations de toute sorte provenant des secteurs public
et privé et à des stades différents de la gestion des documents numériques ont répondu à cette
enquête.
« Avez-vous l’impression que le message concernant la gestion de l’information et des
documents n’atteint pas vos collègues? Avez-vous consacré du temps à concevoir des stratégies
pour encourager l’utilisation du Système de gestion des documents électroniques et des
dossiers (SGDDE) de l’entreprise, sans éveiller aucun intérêt? La gestion du courrier électronique
ou plutôt l’absence de gestion vous empêche-t-elle de dormir? » Si vous avez répondu oui à
l’une des questions ci-dessus, vous n’êtes pas seul. Cette enquête a mis en évidence des
préoccupations communes qui constituent des priorités pour tout le monde.
Amélioration des processus opérationnels grâce à la tenue de documents efficace
Introduction
Plus de 90 pour cent des organisations considèrent qu’elles sont inefficaces.
Telle est la conclusion d’une analyse des données découlant d’une enquête réalisée en 2011
auprès de 5 500 gestionnaires de documents dans des entreprises moyennes par le fournisseur
de gestion de l’information Iron Mountain.
Ce sondage avait pour but de découvrir les principaux obstacles à l’efficacité des entreprises
associés à la gestion des documents papier et électroniques.
Ce sondage demandait aux répondants d’évaluer l’importance de l’amélioration des processus
grâce à une meilleure gestion de l’information par rapport à l’état actuel de ces processus dans
leurs organisations.
L’amélioration des processus d’affaires augmente l’efficacité d’une organisation, c’est un fait
dont tout le monde convient pratiquement à l’unanimité.
Cependant, les résultats de l’enquête révèlent une insatisfaction de la plupart des organisations
à l’égard de l’exécution de leurs principaux processus. Elles ne voient pas comment les
améliorer en dépit de programmes formalisés pour savoir comment leurs organisations doivent
gérer l’information.
Votre organisation dispose-t-elle d’un programme de tenue des documents en bonne et due
forme?
L’enquête a révélé que 65 pour cent des organisations interrogées n’ont pas à proprement
parler de programmes de gestion de l’information et des documents ou que ceux-ci sont
incomplets. 47 pour cent d’entre elles se sont dotées d’un programme de gestion des
documents structuré qui n’a pas été systématiquement mis en œuvre. 35 pour cent seulement
indiquent que tous les éléments du programme ont été mis en œuvre à l’échelle de l’entreprise.
Votre programme de tenue de documents est-il utilisé?
Selon l’enquête, même parmi les organisations qui disposent d’un programme de tenue de
documents, 75 pour cent des répondants procèdent eux-mêmes à la gestion de l’information et
des documents, alors que seulement 35 pour cent des répondants croient que ce programme
est utilisé par l’ensemble du personnel de l’organisation.
Événements déclencheurs
Comme l’indique le sondage, les organisations mettent souvent peu d’enthousiasme à faire le
ménage dans leur gestion de l’information. Elles manquent ainsi de bonnes occasions de réaliser
des économies, de protéger les documents essentiels, d’améliorer l’accès aux documents,
d’établir des pistes de vérification, et de réduire les risques associés à la non-conformité.
Si un événement déclencheur survient, une telle attitude risque d’avoir des conséquences
désastreuses, car les événements déclencheurs peuvent être potentiellement positifs (comme
les fusions), mais aussi négatifs (tels que les poursuites judiciaires).
Quand ils surviennent, ils monopolisent de précieuses ressources, détournent le personnel des
activités essentielles, et empêchent souvent une organisation d’accéder aux systèmes de base
nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
Parmi les personnes interrogées, 32 pour cent ont signalé qu’un événement déclencheur,
comme un litige, une vérification ou une enquête leur avait fait prendre conscience de la
nécessité d’une meilleure gestion de l’information et des documents.
Par ailleurs, 58 pour cent des organisations n’ont pas encore connu un tel événement
déclencheur.
Il est intéressant de noter que 10 pour cent des organisations n’étaient pas en mesure de dire si
un événement déclencheur s’était produit ou non.
Il est par conséquent essentiel que les organisations rationalisent leurs processus et augmentent
leur efficacité opérationnelle avant que survienne un événement déclencheur.
Autres constatations
90 pour cent des organisations disent que l’efficacité des processus d’entreprise est
fondamentale ou importante pour leurs objectifs et leur réussite.
54 pour cent affirment que plusieurs de leurs processus d’entreprise pourraient être améliorés.
38 pour cent des organisations disent gérer efficacement l’ensemble de leurs informations à
l’interne.
37 pour cent des organisations gèrent leurs informations à l’interne, néanmoins pas aussi
efficacement qu’elles le souhaiteraient.
Conseils pour accroître l’efficacité
À partir des conclusions de l’enquête, Iron Mountain offre les conseils suivants en matière
gestion des informations pour améliorer l’efficience dans la tenue de documents.
• Éliminer les obstacles au partage de l’information : examiner l’utilité d’une information
pour l’organisation. Plusieurs départements doivent-ils y avoir accès? Si oui, à quelle
fréquence? En mettant fin au cloisonnement et à la propriété exclusive de la création et
de la gestion de l’information, on facilite les échanges et on garantit que l’information
circule librement dans l’organisation.
• Supprimer autant que possible le papier : la numérisation ou la suppression du papier
dans les processus qui exigent de la paperasserie permettront de simplifier l’activité de
l’organisation.
• Refuser la photocopieuse : détecter les secteurs où les copies redondantes ralentissent
l’organisation et considérer la possibilité de centraliser les informations pour en
améliorer l’accessibilité.
• Être prêt : une organisation efficace se caractérise par une reprise complète après
sinistre et un plan de préparation aux litiges, afin d’assurer que s’il arrive quelque chose,
on puisse avoir accès à l’information essentielle qui permet à l’organisation de
fonctionner.
• Simplifier, pour réagir rapidement : en rationalisant les politiques et les procédures de
gestion de l’information (p. ex., en réduisant le nombre de manipulations et
d’approbations nécessaires pour un même document), il sera plus facile d’adapter les
processus essentiels en période de changement ou de croissance.
Source (anglais seulement) :
http://blog.ironmountain.com/2011/compliance/the-results-are-in-business-efficiency-survey­
reveals-an-opportunity-for-organizations-to-get-their-%E2%80%9Chouse%E2%80%9D-in-order/
http://www.techjournalsouth.com/2011/05/four-information-management-tips-to-improve­
business-efficiency/
http://www.echannelline.com/usa/story.cfm?item=26857
http://www.cmswire.com/cms/information-management/information-management-5­
business-process-issues-that-enterprises-need-to-fix-011537.php
Section 4 : Lectures suggérées
Articles, livres blancs, présentations et rapports
Canada
Questions à la commissaire à la protection de la vie privée Jennifer Stoddart sur la confidentialité en
ligne (anglais seulement)
Animateur : Entrevue avec Jennifer Stoddart par Antoine Reinhart, rédacteur attitré de
Communitech et ancien journaliste au quotidien The Globe and Mail.
La commissaire à la protection de la vie privée, Jennifer Stoddart, fait part de ses réflexions sur
la confidentialité en ligne et, entre autres, des difficultés d’assurer la protection des
renseignements personnels et de la nécessaire sensibilisation du public aux menaces
potentielles.
Vidéo sur les tendances de la réglementation concernant l’information et la protection de la vie privée
(anglais seulement)
Mme Ann Cavoukian, Ph. D., commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de
l’Ontario, fait partie d’un groupe de discussion sur les tendances en matière de réglementation
relative à l’information et à la protection de la vie privée.
Asie
« Asia speeds up e-government efforts » (anglais seulement)
Auteur : YEO, Vivian, ZDNet Asia
Les autorités asiatiques mettent en œuvre ou renforcent les programmes de gouvernement
électronique pour mieux desservir un public qui communique de plus en plus par voie
numérique. Selon Bash Badawi, directeur Asie-Pacifique d’IDC’s Government Insights, au cours
des deux dernières années dans la région, on constate une accélération de la tendance à axer
beaucoup plus les services du gouvernement électronique sur les citoyens. « À l’étape de la
conception et du déploiement des services, les gouvernements de la région se concentrent
davantage sur les besoins du citoyen dans une communication à double sens. » Badawi ajoute
que le recours aux médias sociaux par les gouvernements représente une autre grande
tendance, mais qu’elle se met en place « lentement et prudemment ».
Australie
« Australian States Debate Data Sovereignty Issues With Cloud Computing » (anglais seulement)
Auteur : RACOMA, J. Angelo est journaliste et économiste en technologie à CMS Wire
L’informatique en nuage ne cesse de se développer. Alors que les organisations obtiennent leurs
données et travaillent dans le nuage, on peut toutefois se demander de quelle compétence
relèvent les données, surtout si les centres de données se situent à l’étranger. Dans cette
perspective, la souveraineté des données de l’informatique dans le nuage pose un problème
potentiel, et les États de l’Australie débattent de la question, particulièrement en regard du
stockage des données sensibles et des renseignements personnels des citoyens.
Allemagne
Politiques de conservation (anglais seulement)
Jens Ludwig, Bibliothèque universitaire et d’État de Göttingen
Adoption d’une politique de conservation numérique : expérience de la bibliothèque nationale
d’Allemagne (anglais seulement)
Reinhard Altenhöner, Bibliothèque nationale d’Allemagne
Ces présentations ont été réalisées lors du Sommet sur la conservation numérique 2011 qui
s’est tenu à Hambourg, en Allemagne.
Moyen-Orient
« Organizations in the Middle East need to adopt retention lifecycle management for information
governance » (anglais seulement)
Publication : AME info.com
Le développement des marchés de capitaux dans tout le Moyen-Orient et l’Afrique du Nord a
contraint la région à une plus grande transparence, à une meilleure divulgation et à des
pratiques de gouvernance plus rigoureuses. Dans le domaine de la gouvernance d’entreprise, la
gestion et la sécurité de l’information ont revêtu une importance marquée et suscité un intérêt
croissant.
Nouvelle-Zélande
Présentation du symposium sur la gestion des documents, congrès annuel 2011 de l’ALGIM (anglais
seulement)
Thèmes des présentations : (1) archivage des médias sociaux, (2) étude de cas sur les
paramètres réels de la conservation et de la disposition, (3) domestication de la bête ou premier
signe du nuage? (4) quand et selon quelles approches, réexaminer le système de gestion des
documents électroniques et des dossiers (SGDDE)?
Royaume-Uni
Dépôts institutionnels sur la voie de la conservation numérique (anglais seulement)
Publié par : « JISC KeepIt Project », 28 juin 2011
Le projet JISC KeepIt s’est concentré sur la participation des dépôts institutionnels numériques
(DI), généralement au service des établissements d’enseignement supérieur, à la pratique de la
préservation numérique. Les quatre dépôts qui participaient au projet représentaient à la fois le
type original de dépôt institutionnel, axé sur la collecte de documents de recherche publiés,
généralement avec une forte concentration en sciences (souvent appelé dépôts en libre accès),
et la dernière génération des DI de collecte de données et de matériel pédagogique, des
sciences aux arts en passant par les sciences humaines, autrement dit, les productions de valeur
de l’établissement dans son ensemble.
Fichier balado : Proportionnalité dans l’administration de la preuve électronique, le point de vue du
Royaume-Uni (anglais seulement)
Le fichier balado traite de la proportionnalité au Royaume-Uni, des six principes de
proportionnalité issus de la Conférence Sedona, de l’évolution de la proportionnalité dans les
règlements fédéraux et des récents développements devant les tribunaux.
États-Unis
« 7 steps to modernize your records program » (anglais seulement)
Auteur : DIAMOND, Mark, fondateur et PDG de Contoural, Inc. dans InsideCounsel
L’auteur décrit les sept étapes d’un programme de tenue de document : (1) se concentrer sur le
contenu des documents indépendamment des boîtes où ils se trouvent, (2) obtenir le consensus
du plus grand nombre de parties prenantes, (3) investir et épargner, (4) trouver l’exemplaire
officiel d’un document électronique, (5) éliminer le papier, (6) éviter les programmes basés sur
les rappels, (7) recruter les personnes dotées des compétences voulues.
« Storage tips from heavy-duty users » (anglais seulement)
Auteur : BRANDON, John, ancien responsable informatique dans une entreprise Fortune 100,
écrit aujourd’hui sur la technologie dans ComputerWorld.
La Library of Congress, Amazon.com et Mazda Motor Corp fournissent quelques conseils sur les
difficultés inhérentes à la gestion des grandes bases de données. Cette tâche requiert des
approches novatrices pour traiter des milliards d’objets et des supports de stockage des
données à l’échelle péta, les données de marquage pour la récupération rapide et la découverte
des erreurs.
Relever le défi de la conservation des médias, stratégies et solutions (anglais seulement)
Publié par : Le Groupe de travail sur l’initiative de conservation des médias de Bloomington à
l’Université d’Indiana
Date : Septembre 2011
Le Groupe de travail sur l’initiative de conservation des médias, créé en 2010, a été chargé de
l’élaboration de plans pour un centre universitaire de conservation des médias et
l’établissement des stratégies pour décider des priorités de conservation, explorer les questions
d’accès aux médias, analyser l’infrastructure technologique de l’université, et anticiper les effets
d’entraînement des résultats des travaux de conservation sur la recherche et la formation
existantes sur le campus. Ce rapport présente les solutions qui serviront de base pour
l’exploitation des actifs des médias de l’université afin d’en faire des ressources utilisables.
Page d’accueil : http://www.indiana.edu/~medpres/ (anglais seulement)
« Social media archiving policies must be realistic » (anglais seulement)
Auteur : BERNHART WALKER, Molly, Fierce Content Management
Les politiques des médias sociaux doivent certes être claires, mais elles doivent aussi être
applicables. Les entreprises qui mettent au point des politiques acceptables d’utilisation des
médias sociaux, et sélectionnent les employés autorisés à représenter l’organisation à titre
officiel ont parfois tendance, par inadvertance, à verrouiller la technologie. Les politiques
d’archivage peuvent également aller à l’encontre du motif de participation original aux médias
sociaux. Charley Barth, directeur des documents au ministère de la Marine, rappelle qu’un
simple « instantané » pris une fois que le contenu des médias sociaux se trouve en ligne ne
constitue pas un document d’archives suffisant : « Lorsque les liens ne fonctionnent pas et qu’il
est impossible de fouiller le contenu, ce document n’a pas grande valeur, c’est juste la capture
d’écran d’une page. »
« Practicality of Archive Data in the Cloud » Partie 1, Partie 2, Partie 3 (anglais seulement)
Auteur : MARSH, Chris est le responsable du développement et du marché informatique de
Spectra Logic, présentation dans Technology Review Computer
Cette série en trois parties examine le rôle des bandes de stockage, la vérification de l’intégrité
des données dans le nuage et l’archivage dans le nuage.
Vidéo : Après les médias sociaux, quoi d’autre? L’avenir des médias sociaux aux Archives
nationales (anglais seulement)
Les conversations portant sur les technologies de connexion ne portent plus sur les raisons pour
lesquelles les gouvernements devraient utiliser les médias sociaux, mais cherchent à voir
comment les gouvernements devraient utiliser les médias sociaux. Le public s’interroge sur la
signification de l’explosion des médias sociaux pour l’avenir de la société et se pose la difficile
question des conséquences de ce nouveau contexte pour la protection de la vie privée, la
sécurité, la liberté d’expression et l’identité en ligne. Dans cette vidéo, les discussions portent
sur la conception qu’ont les Archives nationales du travail de conservation à l’ère des médias
sociaux, au moment où les documents deviennent numériques et où l’institution se trouve
confrontée à des défis énormes dans son approche de la conservation des documents
historiques.
Livres
Lectures suggérées
ARMA International, Records and Information Management: Fundamentals of Professional Practice, 2e
éd., 2011. (anglais seulement)
Grâce à son approche pratique et à l’importance accordée aux pratiques exemplaires, Records
and Information Management: Fundamentals of Professional Practice est devenu un ouvrage de
référence pour les professionnels de la gestion des dossiers et de l’information (GDI), qu’ils
soient novices ou chevronnés, de même que pour la formation postsecondaire. Ses huit
chapitres couvrent la portée et les responsabilités des programmes de GDI dans divers
contextes.
STUPSKI, Doreen et Chris Zoladz, Building a Privacy Program: A Practitioner’s Guide, 2011. (anglais
seulement)
À l’ère de l’économie de l’information, de nombreuses organisations reconnaissent l’importance
d’un programme efficace de protection de la confidentialité des données, mais il est bien
souvent difficile de savoir par où commencer. Building a Privacy Program: A Practitioner’s Guide
propose un aperçu pratique et exhaustif pour la création et l’expansion d’une opération efficace
de protection de la vie privée. Quelle que soit l’étape où se trouve une organisation, lancement
d’un programme de protection de la vie privée ou expansion d’un programme existant, Building
a Privacy Program constitue un guide pour la réussite de l’entreprise.
CULLINGFORD, Alison, The Special Collections Handbook, 2011. (anglais seulement)
Ce guide complet est destiné aux personnes qui travaillent dans le secteur des collections
spéciales et des livres rares. Ce genre de travail peut revêtir une multiplicité de facettes, de la
conservation d’un unique livre rare à la gestion et à la numérisation des vastes archives
multimédia. Toutefois, le rôle du professionnel de l’information est toujours fondamental, que
ce soit pour exploiter le potentiel des collections, assurer la protection du patrimoine
documentaire ou les faire connaître au grand public. Qu’on travaille seul ou en équipe de vingt,
ce manuel fournit une rétrospective des compétences et des processus essentiels et présente
les problèmes courants, les solutions et les pratiques exemplaires. Chaque chapitre comporte
des études de cas internationales venant de secteurs diversifiés et offrant un aperçu de la façon
dont les professionnels ont surmonté les difficultés dans la pratique.
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