Manual 18148594

Manual 18148594
La tenue de documents et la gouvernance dans le monde est un bulletin en ligne diffusé régulièrement
par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) qui porte sur les enjeux liés au gouvernement et aux
pratiques en tenue de documents des secteurs publics et privés.
ISSN : 1916-5722
© Gouvernement du Canada
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Table des matières
Section 1 : Actualités
Actualités générales — Survol : Liens rapides
1
Actualités générales
Canada
Autres pays (à l’exception des États-Unis)
États-Unis
Gouvernement fédéral
Gouvernement des États
3
4
6
7
Section 2 : Événements
Assemblées annuelles et conférences
Scène internationale
Scène nationale
Forums
Séminaires
Ateliers
Campagnes
8
9
10
11
11
11
Section 3 : Tendances et produits d’aujourd’hui
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures
12
Produits et outils de partout dans le monde
16
Études et enquêtes :
Conservation infinie de l’information
19
Section 4 : Lectures suggérées
Articles, livres blancs, présentations et rapports
21
Livres
26
Section 1 : Actualités
Actualités générales – Survol : Liens rapides
Pays : Canada
Retour
Commissaires à l’information et à la protection de la vie privée
Titre : « Commissioners call for more open government »
Nouvelle-Écosse
Titre : « Legislation will impact documents protected by Cabinet and solicitor-client privilege »
Saskatchewan
Titre : « Report: Privacy laws need to be updated »
Asie Pacifique
Titre : « Social media encouraged for Asia government agencies »
Pays : Australie
Titre : « Australian Information Commissioner Act 2010 goes into effect »
Titre : « Chief Information Officer urges civil servants to become “Gov 2.0 activists” »
Iles Vierges Britanniques
Titre : « Archives and Records Management Act to focus on preservation of records »
Pays : Fidji
Titre : « National Recordkeeping Policy to be developed »
Pays : Nouvelle-Zélande
Titre : « Audit process begins for compliance with the Public Records Act »
Pays : Écosse
Titre : « Records organizations could be merged »
Pays : Philippines
Titre : « Supreme Court joins Twitter to widen access to its decisions »
Pays : Royaume-Uni
Titre : « National Archives director calls for simplified data »
1
Pays : États-Unis
Gouvernement fédéral
Titre : « Senate bill would preserve America’s historical record »
Titre : « GAO calls for rules to govern federal use of Web 2.0 »
Titre : « Senate Appropriations Committee to cut funding for cloud computing »
Gouvernement des États
Floride
Titre : « Recordkeeping regulations updated to reflect social media »
Illinois
Titre : « Legislation will increase the use of electronic records in state government »
2
Actualités générales
Pays : Canada
Retour
Commissaires à l’information et à la protection de la vie privée
Retour
Titre : « Commissioners call for more open government »
Les commissaires à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée à l’échelon fédéral, provincial
et territorial commissaires ont émis une résolution commune qui invite les hommes politiques et les
bureaucrates à adopter le principe du « gouvernement ouvert ».
« La divulgation proactive devrait vraiment être la norme, explique Susanne Legault, commissaire à
l’information du Canada. Nous pensons que tous les gouvernements du pays quel, à tous les échelons,
doivent réellement adhérer à cette approche et se conformer à ce changement culturel.
« Un gouvernement ouvert vise à promouvoir une nouvelle façon de voir le rôle de la fonction publique et
la participation des citoyens » déclare Ombudsman et commissaire à l’information et à la protection de la
vie privée du Yukon, Tracy-Anne McPhee. « Un gouvernement ouvert, démocratique et transparent doit
fondamentalement savoir le genre d’information que veulent obtenir les citoyens et la mettre à leur
disposition de façon proactive. »
Source : http://www.montrealgazette.com/news/todayspaper/Privacy+officials+call+more+open+government/3471960/story.html
(Disponible en anglais seulement)
Communiqués de presse : http://www.priv.gc.ca/media/nr-c/2010/nr-c_100901_f.cfm
Résolution : http://www.priv.gc.ca/media/nr-c/2010/res_100901_f.cfm
Nouvelle-Écosse
Retour
Titre : « Legislation will impact documents protected by Cabinet and solicitor-client privilege »
La province de la Nouvelle-Écosse prévoit adopter une législation qui améliorera l’accès de la vérificatrice
générale aux documents gouvernementaux protégés par le Cabinet et le secret professionnel de l’avocat.
Le ministre des Finances de Nouvelle-Écosse, Graham Steele, affirme que le gouvernement souhaite
donner l’accès demandé par le vérificateur général, tout en adoptant des mesures de protection qui
garantissent que le vérificateur général ne puisse être contraint de divulguer à des tiers des documents du
Cabinet et de l’information protégée par le secret professionnel de l’avocat.
Source : http://www.dailybusinessbuzz.ca/2010/06/02/ns-province-agrees-to-give-auditor-general-moreaccess/
(Disponible en anglais seulement)
Saskatchewan
Retour
Titre : « Report : Privacy laws need to be updated »
Selon un rapport récent, la législation sur l’accès à l’information et la vie privée de la Saskatchewan est
obsolète et se trouve en porte à faux avec celle des autres provinces.
Le rapport fait état de l’absence d’une législation sur la protection du secteur privé et d’atteintes à la vie
privée dans le secteur de la santé publique.
Le ministre de la Justice de la Saskatchewan, Don Morgan, affirme qu’un examen en bonne et due forme
du régime d’information et d’accès n’est pas actuellement envisagé, mais que des efforts sont faits pour
implanter « une culture de respect de la vie privée ».
Source : http://www.leaderpost.com/news/Privacy+laws+Saskatchewan+need+updated+Gary+Dickson/3
221656/story.html
Rapport: http://www.oipc.sk.ca/Annual%20Reports/Annual%20Report%202009-2010%20FINAL.pdf
(Disponible en anglais seulement)
3
Asie Pacifique
Retour
Titre : « Social media encouraged for Asia government agencies »
Les institutions gouvernementales des villes de l’Asie-Pacifique, telles Hong Kong et Singapour, se
tournent vers les médias sociaux pour susciter la participation des citoyens, sans toutefois recourir
exclusivement à ces plateformes.
Les responsables de Hong Kong ont utilisé les médias sociaux pour réaliser diverses « activités de
participation électronique » portant sur de multiples initiatives politiques et s’informent de l’utilisation que
fait le public des plateformes de médias sociaux. D’autres administrations publiques leur emboîtent le pas.
À Singapour, les fonctionnaires utilisent le Web 2.0 et les médias sociaux aux fins de diffusion publique.
Source : http://www.zdnetasia.com/social-media-encouraged-for-asia-govt-agencies-62062870.htm
(Disponible en anglais seulement)
Pays : Australie
1. Titre : « Australian Information Commissioner Act 2010 goes into effect »
Retour
Le 1er novembre 2010, l’entrée en vigueur d’une loi a permis la création du Bureau du commissaire à
l’information en Australie.
Le professeur John McMillan, commissaire entrant déclare que « Les réformes de la liberté de
l’information et l’inauguration du bureau du commissaire à l’information de l’Australie marqueront le début
d’une ère nouvelle en matière d’ouverture gouvernementale et un changement historique dans les
pratiques démocratiques en Australie ».
Source : http://www.ombudsman.gov.au/media-releases/show/121
Principaux changements : http://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=f23390ba-259f-4976-9625362a7af952a5
Page d' accueil : http://www.oaic.gov.au/index.html
(Disponible en anglais seulement)
2. Titre : « Chief Information Officer urges civil servants to become “Gov 2.0 activists” »
Retour
Selon le dirigeant principal de l’information, Ann Steward, les organismes doivent détecter les obstacles
internes pour passer au Gouvernement 2.0, et élaborer un « programme d’action », non seulement au
sein de leurs propres organisations, mais aussi en collaboration avec d’autres organismes pour ce qui est
des services communs et du bien du public australien.
Mme Steward a également fait remarquer que « l’information constitue l’une des richesses du secteur
public et que, par le passé, les efforts ont été insuffisants dans ce sens. Le projet de réforme du
gouvernement demande aux organismes de rallier les citoyens et les groupes communautaires pour voir
comment utiliser l’information du secteur public. »
Source : http://www.futuregov.asia/articles/2010/jul/28/australias-gcio-talks-tough-futuregov-forum/
(Disponible en anglais seulement)
Iles Vierges Britanniques
Retour
Titre : « Archives and Records Management Act to focus on preservation of records »
S’il est adopté, le projet de loi sur la gestion des archives et des documents de 2010 créera un ministère
des archives et des documents.
Ralph T. O’Neal, le premier ministre des Îles Vierges britanniques, a souligné qu’une bonne tenue de
documents constitue un atout national, en insistant sur l’importance de la préservation des documents. Il a
ajouté qu’« il est temps et grand temps de porter attention aux documents. Nos archives et divers
documents de toutes sortes y compris la Constitution et les autres documents gouvernementaux
témoignent de la façon dont nous avons survécu ».
4
Source : http://www.vistandpoint.com/news/local/5496-bill-to-focus-on-preservation-of-archives-andrecords
http://www2.bviplatinum.com/news.php?module=news&page=Article&articleID=1279645609
(Disponible en anglais seulement)
Pays : Fidji
Retour
Titre : « National Recordkeeping Policy to be developed »
La commission de la fonction publique de Fidji a approuvé l’élaboration d’une politique nationale de tenue
de documents.
L’élaboration de cette politique reposera sur la collaboration entre les Archives nationales et la
Commission de la fonction publique, afin de renforcer et d’uniformiser la gestion des documents au sein
du gouvernement et de ses entités et elle permettra également d’aligner ces procédures sur les normes
internationales.
Cette politique s’appliquera à l’ensemble de la fonction publique, y compris les employés temporaires et
occasionnels, ainsi qu’aux fournisseurs et aux bénévoles. Elle inclura les fichiers, courriels, mémoires,
procès-verbaux, documents audiovisuels, documents électroniques et numériques et tous les autres
documents créés ou reçus par les officiers publics dans le cadre de leurs fonctions.
Source : http://www.archives.gov.fj/index.php?option=com_content&view=article&id=31:national-recordskeeping-policy&catid=29:archives-update&Itemid=34
(Disponible en anglais seulement)
Pays : Nouvelle-Zélande
Retour
Titre : « Audit process begins for compliance with the Public Records Act »
Cinq organisations du secteur public ont commencé le processus de vérification pour se conformer à la
Loi sur les Archives publiques et des lettres ont été envoyées à dix autres organismes.
En 2005, lorsque cette Loi a été adoptée, les organisations se sont vu octroyer un délai de cinq ans afin
de rendre conformes leurs processus de collecte et d’organiser leurs documents selon les dispositions de
la Loi avant qu’ils soient vérifiés.
L’un des principaux objectifs de cette législation est de « permettre au gouvernement d’être tenu
responsable en s’assurant de la précision complète des documents traitant des affaires du gouvernement
central et local, lors de leur création et de leur gestion et en prévoyant la préservation et l’accès du public
aux documents ayant une valeur durable ».
Source : http://computerworld.co.nz/news.nsf/news/five-govt-agencies-engage-with-act
(Disponible en anglais seulement)
Pays : Écosse
Retour
Titre : « Records organizations could be merged »
Trois organisations responsables de la prise en charge des documents publics en Écosse ont été invitées
à envisager une fusion.
Les ministres ont demandé au General Register Office for Scotland, aux Archives nationales et aux
Registers of Scotland d’étudier les avantages d’une éventuelle fusion.
Le ministre des Entreprises, Jim Mather, a précisé que : « Le gouvernement écossais intervient pour
simplifier les services publics, augmenter leur souplesse, leur coordination et leur proactivité. »
Source : http://www.heraldscotland.com/news/home-news/records-bodies-could-be-merged-1.1053295
(Disponible en anglais seulement)
5
Pays : Philippines
Retour
Titre : « Supreme Court joins Twitter to widen access to its decisions »
La Cour suprême des Philippines vient de créer un compte Twitter, @ KorteSuprema, afin d’« améliorer
l’accès du public aux informations sur le plus haut tribunal du pays.
« L’intention est de rapprocher les citoyens de la Cour suprême et de leur fournir en temps réel les mises
à jour, les nouvelles, les programmes et les projets de cette institution », explique le porte-parole et
administrateur de la Cour, José Midas Marquez.
Source : http://www.gmanews.tv/story/195360/supreme-court-joins-twitter-to-widen-access-to-itsdecisions
(Disponible en anglais seulement)
Pays : Royaume-Uni
Retour
Titre : « National Archives director calls for simplified data »
La directrice de la politique et des services d’information aux Archives nationales a signalé que pour des
raisons d’efficacité, le secteur public doit faciliter l’accès des citoyens à l’information.
Selon, Carol Tullo : « En nous responsabilisant et en fournissant un accès facile, simple et sans obstacle
à la mine d’informations que nous créons dans le secteur public, nous permettrons aux autres de la
valoriser et de l’actualiser et ainsi nous pourrons progresser et rechercher l’innovation ».
Tullo ajoute que les organismes publics « croulent sous l’information et doivent s’attaquer à la gestion de
cette masse d’information sans s’obliger à respecter la conformité au pied de la lettre ».
Source : http://www.kable.co.uk/carol-tull-open-data-efficiency-12may10
(Disponible en anglais seulement)
Pays : États-Unis
Gouvernement fédéral
1. Titre : « Senate bill would preserve America’s historical record »
Retour
Le projet de loi Preserving the American Historical Record Act vise à mettre en place un nouveau
programme fédéral de subventions afin de soutenir les archives et la préservation des documents
historiques à l’échelon des États, des territoires et des municipalités en multipliant ainsi les modalités
d’accès aux documents.
Source : http://www.wo.ala.org/districtdispatch/?p=4786
Communiqués de presse :
http://hatch.senate.gov/public/index.cfm?FuseAction=PressReleases.Detail&PressRelease_id=17acca621b78-be3e-e033-3358f2d4fcec
Lien vers le projet de loi : http://frwebgate.access.gpo.gov/cgibin/getdoc.cgi?dbname=111_cong_bills&docid=f:s3227is.txt.pdf
(Disponible en anglais seulement)
2. Titre : « GAO calls for rules to govern federal use of Web 2.0 »
Retour
Selon le Government Accountability Office (GAO), 22 de 24 grandes agences fédérales ont une présence
sur Facebook, Twitter et YouTube, ce qui n’est pas sans présenter des risques en matière de sécurité et
de respect de la vie privée.
Gregory Wilshusen, directeur des questions de sécurité de l’information au GAO, suggère la possibilité
pour le gouvernement d’adopter des règles pour traiter les informations qu’il recueille et communique sur
le Web 2.0 en faisant remarquer que : « Si les règles guidant leurs décisions sont claires, les organismes
sont en mesure de gérer informations de façon incohérente. »
Source : http://www.govinfosecurity.com/articles.php?art_id=2775
6
http://fcw.com/articles/2010/07/22/nearly-all-major-federal-agencies-now-using-social-media-gaosays.aspx
(Disponible en anglais seulement)
3. Titre : « Senate Appropriations Committee to cut funding for cloud computing »
Retour
Le comité des appropriations du Sénat a voté une réduction des dépenses pour l’exercice 2011
concernant les initiatives de technologie de l’information, y compris celles du cybergouvernement et de
l’informatique dans les nuages.
La Maison Blanche veut commencer à remplacer les centres de données du gouvernement fédéral par un
modèle d’informatique dans les nuages selon lequel les organismes utiliseront les logiciels d’accès et
l’infrastructure des tiers plutôt que d’utiliser des serveurs internes.
Source : http://gcn.com/Articles/2010/08/09/Senate-Appropriations-Committee-IT-Funding.aspx
(Disponible en anglais seulement)
Gouvernement des États
Floride
Retour
Titre : « Recordkeeping regulations updated to reflect social media »
L’État de Floride procède à la mise à jour de sa réglementation relative à la tenue de documents afin
d’être en phase avec l’utilisation que font les employés des médias sociaux et des autres technologies de
communication au travail.
Jusqu’à présent, les règles pour la conservation des communications électroniques en tant que
documents officiels étaient formulées en pensant uniquement aux courriels. Désormais, un nouvel article
du calendrier général de conservation des documents pour l’État de Floride et les organismes publics
locaux mentionne spécifiquement les services de messagerie électronique du type PIN de BlackBerry,
Facebook et Twitter.
Source : http://fcw.com/articles/2010/08/05/web-state-of-florida-record-keeping-electronic.aspx
(Disponible en anglais seulement)
Illinois
Retour
Titre : « Legislation will increase the use of electronic records in state government »
Le gouverneur de l’Illinois, Pat Quinn, vient de signer un projet de loi qui permet aux organismes de l’État
et aux agents de la Constitution de transmettre ou de conserver des documents par voie électronique à
moins que cela n’entre en conflit avec la State Records Act ou les règles administratives de l’organisme
en question. La législation n’exige pas que les organismes transfèrent au format électronique leurs
documents archivés antérieurement.
De plus, la nouvelle loi crée un comité consultatif chargé d’élaborer les pratiques exemplaires des
organismes de l’État sur la façon de mettre en œuvre la gestion électronique des documents et les
politiques de conservation.
Source : http://www.daily-chronicle.com/blogs/entries/2010/07/29/35310897/index.xml
(Disponible en anglais seulement)
7
Section 2 : Événements
Assemblées annuelles et conférences
Retour
.
Scène internationale
1. « 6th International Digital Curation Conference »
Thème : « Participation and Practice: Growing the Curation Community through the Data Decade »
Hôtes : Digital Curation Centre, the Graduate School of Library and Information Science, l’University of
Illinois d’Urbana-Champaign et la Coalition for Networked Information.
Date : du 6 au 8 décembre 2010
Lieu : Chicago, Illinois, États-Unis
Résumé : La conférence portera sur l’évolution des pratiques de préservation et leur propagation dans les
diverses disciplines, structures institutionnelles et collectivités pour mettre en œuvre les changements.
Programme et inscription :
http://www.dcc.ac.uk/events/conferences/6th-international-digital-curation-conference
(Disponible en anglais seulement)
2. « Memory, Identity and the Archival Paradigm: an interdisciplinary approach »
Hôte : Centre for Archive and Information Studies de l’Université de Dundee
Date : du 8 au 10 décembre 2010
Lieu : Dundee, Écosse
Résumé : La conférence porte sur les thèmes suivants : 1) valeur, évaluation et théories de l’identité et de
la mémoire, 2) conséquences de la description des documents d’archives, 3) chacun est son propre
archiviste : une vérité éternelle ou une vertu numérique?
Conférencier de BAC : Dr. Daniel J. Caron, bibliothécaire et archiviste du Canada
Programme et inscription : http://www.dundee.ac.uk/cais/memoryandidentity/
(Disponible en anglais seulement)
3.
« 2011 ICDLM: International Conference on Digital Library Management »
Thème : « Extending Benefits of Modern Technology to Public, Academic, and Special Libraries »
Hôtes : L’Energy and Resources Institute (TERI), la New Delhi et Raja Ram Mohan Library Foundation
(RRRLF) de Calcutta, en partenariat avec le ministère de la Culture
Date : du 11 au 13 janvier 2011
Lieu : Calcutta, Inde
Résumé : Composante essentielle de l’infrastructure mondiale de l’information, les bibliothèques
numériques facilitent la circulation rapide de l’information, réduisent la fracture numérique et, du même
coup, offrent un accès ininterrompu aux informations structurées pour les utilisateurs de tous les secteurs
et dans plusieurs langues. La conférence vise à constituer un forum international pour échanger les idées
et les expériences de pointe sur les bibliothèques numériques et leur gestion.
Programme et inscription : http://www.teriin.org/events/icdlm/
8
(Disponible en anglais seulement)
4. « ICDK 2011: International Conference on Digital Libraries and Knowledge Organization »
Hôtes : « Management Development Institute (MDI) et Indian Association of Special Libraries and
Information Centres »
Date : du 14 au 16 février 2011
Lieu : Gurgaon, Haryana, Inde
Résumé : Cette conférence a pour objectif de réunir les bibliothécaires, les ingénieurs de l’information, les
éducateurs ainsi que des experts et les professionnels des autres domaines connexes, tant Indiens
qu’étrangers, pour échanger des points de vue et mettre en commun les résultats de recherche sur les
bibliothèques numériques et l’organisation des connaissances. La conférence se propose de faire surgir
des concepts utiles à l’avancement des services de création de connaissances grâce à la recherche.
Programme et inscription : http://www.mdi.ac.in/ICDK/Home.html
(Disponible en anglais seulement)
5. « The 2011 AIIM International Exposition and Conference »
Hôte : AIIM
Date : du 21 au 24 mars 2011
Lieu : Washington, D.C., États-Unis
Résumé : Les détails de la conférence suivront.
Programme et inscription : http://www.aiimexpo.com/
(Disponible en anglais seulement)
Scène nationale
1. « The Information Culture: Managing for Today, Preparing for Tomorrow »
Hôte : ARMA Canada ― Région de la Capitale nationale
Date : du 15 au 16 novembre 2010
Lieu : Gatineau, Québec, Canada
Résumé : La culture de l’information traite des méthodes, des approches, des techniques et des
technologies contemporaines utilisées afin d’influencer les méthodes de travail. Cette conférence sera
l’occasion de discuter des nouvelles façons de faire, en sorte que la gestion des informations conserve
non seulement sa pertinence pour les clients, mais qu’elle soit également une force dynamique dans la
culture du travail.
Conférencier de BAC : Dr. Daniel J. Caron, bibliothécaire et archiviste du Canada
Programme et inscription : http://www.imdays.ca
(Disponible en anglais seulement)
2. « Ontario Library Association’s 2011 Super Conference »
Hôte : « Ontario Library Association (OLA) »
Date : du 2 au 5 février 2011
9
Lieu : Toronto, Ontario, Canada
Résumé : La Super Conférence de l’OLA est la grande manifestation d’éducation permanente en
bibliothéconomie et l’occasion de réunir les principaux intervenants nationaux et internationaux du monde
des bibliothèques et de l’extérieur.
Programme et inscription : http://www.accessola.com/ola/bins/content_page.asp?cid=5
(Disponible en anglais seulement)
3. « Association of Canadian Archivists University of British Columbia Student Chapter
3rd Annual International Seminar and Symposium »
Thème : « The Law of Unintended Consequences: The right to be forgotten, the duty to remember »
Hôte : « Association of Canadian Archivists UBC Student Chapter »
Date : 11 février 2011
Lieu : Vancouver, Colombie-Britannique, Canada
Résumé : L'objectif de cette conférence est d'ouvrir un dialogue interdisciplinaire entre les dépositaires du
patrimoine documentaire mondial sur la préservation de ses formes et expressions les plus récentes.
Programme et inscription : http://tinyurl.com/aca-ubc2011
(Disponible en anglais seulement)
4. « Association of Canadian Archivists 36th Annual Conference »
Thème : « Back to Basics?? »
Hôte : « Association of Canadian Archivists »
Date : du 2 au 4 juin 2011
Lieu : Toronto, Ontario, Canada
Résumé : Les détails de la conférence suivront.
Programme et inscription (à suivre) : http://archivists.ca/content/annual-conference
(Disponible en anglais seulement)
5. « 2011 ARMA Canada Conference »
Hôte : « Association of Records Managers and Administrators »
Date : du 5 au 8 juin 2011
Lieu : Charlottetown, Île-du-Prince-Édouard, Canada
Résumé : Les détails de la conférence suivront.
Programme et inscription (à suivre) : http://www.armacanada.org/index.shtml
(Disponible en anglais seulement)
Forums
1. « Government Cloud Computing Forum 2011 »
Hôte : « Hallmark Editions »
10
Date : du 23 au 24 février 2011
Lieu : Canberra, Australie
Résumé : L’informatique dans les nuages ou au sein du gouvernement, sous forme de « G-Cloud » va
radicalement transformer la façon dont sont conçues, gérées et utilisées les technologies de l’information
et de la communication (TIC) dans la fonction publique du XXIe siècle.
Le « Government Cloud Computing Summit 2010 offre à point nommé des suggestions pour réduire les
coûts et des idées pratiques pour l’informatique dans les nuages.
Programme et inscription : http://www.halledit.com.au/CCF2011
(Disponible en anglais seulement)
Séminaires
1. « Strategic Planning and Measurement for Senior Records and Information Managers »
Hôte : « ARMA Canada ― Toronto »
Date : 9 décembre 2010
Lieu : Toronto, Ontario, Canada
Résumé : Savez-vous vers où se dirige votre programme de gestion intégrée des documents (GID)?
Cette réunion portera sur l’importance d’avoir une stratégie de GID conforme à la culture et aux objectifs
de l’organisation. Elle permettra de recenser : 1) les mesures nécessaires pour élaborer une stratégie
efficace de GID, 2) la manière de définir les critères de mesure, 3) la façon d’évaluer la performance du
programme par rapport aux critères définis.
Programme et inscription :
http://www.armatoronto.on.ca/events-calendar.php?month=12&year=2010
(Disponible en anglais seulement)
Ateliers
1. Cours de classification fonctionnelle
Hôte : « Verney Conference Management »
Date : du 15 au 19 novembre 2010
Lieu : Toronto, Ontario, Canada
Résumé : Thèmes à traiter : 1) objectif de la tenue des documents, 2) exigences de conformité pour la
gestion de documents, 3) méthodologie REPS/DIRKS, 4) élaboration d’un système de classification
fonctionnel, 5) création d’un calendrier de conservation.
Programme et inscription : http://www.verney.ca/cfc0910/
(Disponible en anglais seulement)
Campagnes
Aucune campagne à l'heure actuelle.
11
Section 3 : Tendances et produits d’aujourd’hui
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures
Australie
Retour
Sujet ou titre : Centre de conservation des données numériques à haute densité
Résumé : Ce centre est capable de transférer la totalité du contenu de la Bibliothèque du Congrès toutes
les 15 minutes.
Lors de l’inauguration du centre de conservation des données à haute densité par la première ministre,
Anna Bligh, les fonctionnaires ont célébré l’entrée dans une nouvelle ère de stockage de données, à la
fois sécuritaire et durable.
Source : http://www.brisbanetimes.com.au/technology/technology-news/centre-makes-data-cool-andgreen-20100812-121c7.html
(Disponible en anglais seulement)
Inde
Sujet ou titre : La Bibliothèque nationale et l’infrastructure des services d’information pour le contenu
universitaire (N-LIST)/Information et le Centre du réseau des bibliothèques (INFLIBNET)
Résumé : Les principales institutions d’enseignement et les bibliothèques produisent des livres immortels,
d’un point de vue virtuel.
Grâce à des projets tels que N-LIST et INFLIBNET, les livres rares et les publications peuvent maintenant
faire l’objet de nombreux projets de numérisation au niveau national ou local.
Source : http://timesofindia.indiatimes.com/city/ahmedabad/More-libraries-going-for-digitization-ofknowledge-e-resources/articleshow/6272386.cms
Page d’accueil INFLIBNET : http://www.inflibnet.ac.in/
(Disponible en anglais seulement)
Nouvelle-Zélande : Bibliothèque nationale
Sujet ou titre : « National Digital Heritage Archive (NDHA) »
Résumé : Le patrimoine culturel mondial comme celui de la Nouvelle-Zélande est de plus en plus créé et
stocké sous forme numérique et les institutions ont l’obligation de préserver et de fournir un accès à long
terme aux collections du patrimoine numérique placées sous leur garde.
La NDHA constitue la solution professionnelle et technique adoptée par la Bibliothèque nationale de
Nouvelle-Zélande pour se conformer à cette obligation.
La première phase de la NDHA a été mise en place en octobre 2008 et la seconde et dernière phase
devrait être terminée en 2010.
Source : http://www.natlib.govt.nz/about-us/current-initiatives/ndha
(Disponible en anglais seulement)
12
Écosse
Sujet ou titre : « Digital Access Scotland »
Résumé : Digital Access Scotland constitue un forum destiné à offrir à tous les citoyens un accès
numérique à la richesse de l’information et des ressources conservées par les bibliothèques, les musées
et les archives d’Écosse afin de maximiser l’utilisation et la diffusion de celles-ci.
Source : http://scottishlibraries.wordpress.com/2010/05/19/digital-access-scotland/
Page d’accueil : http://www.digitalaccessscotland.org/
(Disponible en anglais seulement)
Pays-Bas : Bibliothèque nationale
Sujet ou titre : « The “new” e-Depot »
Résumé : En 2003, la Bibliothèque nationale des Pays-Bas a lancé l’e-Depot pour la gestion à long terme
des revues électroniques et en raison du succès de cette initiative, l’institution continue sur sa lancée.
Le nouveau e-Depot comprendra un module de planification permettant un processus de décision fondé
sur la politique en matière d’application des mesures de préservation.
Hilde Van Wijngaarden, directrice des acquisitions et du traitement à la Bibliothèque nationale, confirme
que la planification constitue un véritable casse-tête pour les bibliothèques numériques.
La question fondamentale consiste à bien savoir ce qu’il faut faire pour garantir que les informations
resteront accessibles à long terme. « J’ai toujours pensé qu’on se préoccupait de la planification, une fois
qu’on avait regroupé les objets, dit-elle, mais maintenant il faut d’abord se demander comment on va bien
pouvoir assurer leur accessibilité ».
Source : http://www.digitalpreservation.gov/edge/edge_kb.html
(Disponible en anglais seulement)
Royaume-Uni
Sujet ou titre : « CLIF project (Content Lifecycle Integration Framework) »
Résumé : En ce qui concerne les besoins institutionnels de gestion du contenu numérique, il faut avant
tout percevoir clairement les différentes phases par lesquelles passe le contenu, de la planification et la
création jusqu’à l’élimination ou la conservation.
Le projet CLIF examinera la gestion du cycle de vie d’un contenu numérique depuis sa création jusqu’à
son élimination ou sa conservation dans le contexte du système.
Source : http://www2.hull.ac.uk/discover/clif_project/project_aims.aspx
http://www.nla.gov.au/padi/metafiles/resources/42083.html
Page d’accueil :
http://www2.hull.ac.uk/discover/clif.aspx
(Disponible en anglais seulement)
13
Royaume-Uni : Cambridge University Press
Sujet ou titre : Vidéo sur le processus de numérisation d’un livre
Résumé : Cambridge University Press vient de produire une vidéo sur son processus de numérisation de
livres.
Jusqu’alors, Cambridge University Press a été en mesure de mettre 15 000 titres, auparavant épuisés, à
la disposition des chercheurs, des étudiants et du public grâce à son système d’impression à la demande
et elle a également formé une alliance avec la bibliothèque de Cambridge pour balayer et numériser les
livres de la vaste collection de cette institution.
Source et vidéo : http://thecite.blogspot.com/2009/10/video-of-book-digitization-process-at.html
(Disponible en anglais seulement)
Royaume-Uni : Archives nationales
Sujet ou titre : Saisie et préservation des sites Web gouvernementaux
Résumé : L’arrivée d’un nouveau gouvernement intensifie l’urgence d’archiver les pages Web du
gouvernement précédent.
À l’occasion d’un projet spécial, les Archives nationales ont procédé à des captures d’écran des sites Web
gouvernementaux quatre semaines avant, une semaine avant et une semaine après les élections
générales afin de bien retracer la période de transition.
David Thomas, directeur de la technologie aux Archives nationales, souligne que « Le caractère
éphémère des sites Web comporte un risque de perte de l’information importante en l’absence d’un
réseau d’archivage complet du programme. »
Source : http://news.bbc.co.uk/2/hi/uk_news/politics/8680949.stm
(Disponible en anglais seulement)
États-Unis : Gouvernement de l’État de New York
Sujet ou titre : « The Empire 2.0 Center of Excellence »
Résumé : Il s’agit d’un centre à guichet unique qui fournit des ressources et des outils sur les médias
sociaux, les technologies Web 2.0 et les pratiques exemplaires concernant leur utilisation.
Il offre ainsi une section des ressources fournissant une description détaillée des étapes de mise en
œuvre des technologies Web 2.0, accompagnée de trousses d’outils pour aider à planifier et à créer une
stratégie technologique des médias sociaux et des pages Web.
Source : http://www.empirestatenews.net/News/20100821-6.html
Communiqués de presse : http://cio.ny.gov/assets/documents/20100820%20Empire20Strategy.pdf
Page d’accueil : http://www.empire-20.ny.gov/
Vidéo: http://www.youtube.com/watch?v=5_Qp_3cgXgQ
(Disponible en anglais seulement)
14
États-Unis : Library of Congress
Sujet ou titre : « National Digital Stewardship Alliance (NDSA) »
Résumé : La NDSA résulte d’un partenariat entre les institutions et les organismes voués à la
préservation et l’accès aux bases de données, pages Web, vidéos, autres contenus audio et numériques
sélectionnés pour leur valeur pérenne.
Ce partenariat vise à améliorer les normes de préservation et les pratiques, la collaboration avec des
spécialistes pour répertorier les catégories d’informations numériques les plus dignes d’être conservées,
et l’adoption de mesures pour intégrer ce contenu dans une collection nationale.
Source : http://www.loc.gov/today/pr/2010/10-178.html
(Disponible en anglais seulement)
États-Unis : Penn State University
Sujet ou titre : Dépôts destinés aux documents administratifs « créés sous forme numérique » par
l’université
Résumé : Pour les archives de la Penn State University, le plus grand défi du XXIe siècle concerne la
mise en œuvre de dépôts adéquats pour les documents électroniques créés numériquement.
L’élaboration d’un plan stratégique vient de déboucher sur deux initiatives : 1) un groupe de travail sur la
conservation numérique, 2) un groupe de travail sur le dépôt électronique des documents d’archives.
Source (incluant le rapport de recherche) : http://alumni.libraries.psu.edu/eresources.html
(Disponible en anglais seulement)
Monde
Sujet ou titre : L’archivage Web des bibliothèques nationales
Résumé : L’article examine l’archivage Web de quatre institutions : 1) la Bibliothèque nationale de Corée,
2) la Bibliothèque nationale de Nouvelle-Zélande, 3) la Bibliothèque nationale de Paris, 4) Bibliothèque
Nationale de la Diète au Japon.
Source : http://www.ndl.go.jp/en/cdnlao/newsletter/066/66ind.html
Conférence des Directeurs des bibliothèques nationales en Asie et en Océanie, voir le Bulletin
n° 66 de novembre 2009
(Disponible en anglais seulement)
15
Produits et outils de partout dans le monde
Canada : Canadiana.org
Retour
Produit ou outil : Générateur de collections numériques (GCN)
Résumé : Le générateur de collections numériques (GCN) est un outil logiciel libre qui permet aux
bibliothèques, centres d’archives et autres organisations patrimoniales de faciliter l’accès à leurs
collections numériques particulières.
il permet de regrouper leurs collections avec d’autres ressources canadiennes en ligne, ce qui fait que
même les institutions les plus modestes peuvent décrire sans peine leurs contenus numériques de
manière structurée.
Source : http://dcb-gcn.canadiana.org/fr
Australie
Produit ou outil : Projet de normes en matière de tenue de documents
Résumé : Le Public Record Office Victoria projette la création de nouvelles normes et de produits pour la
tenue de documents du gouvernement provincial de Victoria afin d’aider les organismes du secteur public
à mettre en œuvre un programme solide de gestion documentaire répondant aux besoins des
intervenants.
Les documents publiés concernent : 1) la stratégie et la politique de gestion des documents, 2) la mise en
place d’autorisations de disposition, 3) la responsabilisation des fonctionnaires en matière de tenue de
documents, 4) les exigences concernant la numérisation, 5) la liste de contrôle de gestion des documents.
Source : http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/project_overview.asp
Normes et documentation connexe : http://www.prov.vic.gov.au/records/standards.asp#SM
(Disponible en anglais seulement)
Australie : Bibliothèque nationale
Produit ou outil : « Trove »
Résumé : « Trove » est un moteur de recherche qui donne accès à plus de 90 millions d’articles relatifs
aux Australiens et à l’Australie et provenant de plus de 1 000 bibliothèques et institutions culturelles
partout au pays. Il propose huit catégories de recherches.
Source : http://www.networkworld.com/news/2010/042810-australian-national-library-uses-open.html
Présentations : http://www.resourceshelf.com/2010/08/11/two-new-presentations-about-the-trove-onesearchfederated-search-technology-from-national-library-of-australia/
Page d’accueil : http://trove.nla.gov.au/general/about
http://trove.nla.gov.au/
(Disponible en anglais seulement)
16
Israël
Produit ou outil : « NogaLogic 3.0 »
Résumé : La plupart des organisations se retrouvent avec des téraoctets de données non structurées, y
compris les copies multiples et les versions des mêmes documents, éparpillés dans de nombreux dépôts
différents et sur tout le territoire.
« La gestion efficace de l’information oblige les entreprises à savoir comment sont utilisées, déplacées,
partagées et stockées leurs données non structurées et dans quel lieu, pour ensuite pouvoir préserver ces
données tout au long de leur cycle de vie » explique Thomas Quednau, chef de la direction de Nogacom.
Ce logiciel de gestion de l’information et de gouvernance administre, déplace, échange et protège les
données non structurées des entreprises tout au long de leur cycle de vie, indépendamment du lieu où
celles-ci se trouvent dans l’entreprise, des noms de fichiers et de leur accessibilité dans leurs applications
originales.
Source : http://www.prweb.com/releases/2010/06/prweb4195924.htm
(Disponible en anglais seulement)
Royaume-Uni
Produit ou outil : Code de pratique de l’information personnelle en ligne
Résumé : Le Bureau du Commissaire à l’information du Royaume-Uni vient de publier un code de
pratique en ligne relatif aux renseignements personnels.
Ce code analyse l’application de la Data Protection Act à la collecte et à l’utilisation de données
personnelles en ligne et fournit des conseils en matière de pratiques exemplaires aux organisations qui
font des affaires ou fournissent des services en ligne.
Il s’intéresse également aux atteintes à la vie privée qui risquent de survenir lors d’une exploitation en
ligne, et propose aux organisations des moyens de réagir. Il s’applique au secteur public comme au
secteur privé.
Source : http://www.arma.org/policy/policy/globalpolicybrief/10-0817/Guidelines_for_Online_Privacy_Published_in_the_UK.aspx
(Disponible en anglais seulement)
États-Unis : American Library Association (ALA)
Produit ou outil : Boîte à outils pour le cybergouvernement
Résumé : Cet outil a été mis au point pour aider les bibliothécaires à répondre aux demandes croissantes
d’aide de la part du public pour les services gouvernementaux en ligne.
Cette boîte à outils a été créée « ... grâce aux conseils et autres astuces pour guider les bibliothécaires
dans la planification, la gestion, le financement et la promotion des services du cybergouvernement »,
explique Jessica McGilvray, directrice adjointe du Bureau des Relations gouvernementales de l’ALA.
Source : http://www.wo.ala.org/districtdispatch/?p=4998
Lien vers la trousse à outils : http://www.ala.org/ala/issuesadvocacy/egovtoolkit/index.cfm
(Disponible en anglais seulement)
17
États-Unis : RenewData
Produit ou outil : « Anagram Keyword Development »
Résumé : La recherche par mot-clé reste l’approche la plus courante, centrée sur le contenu, afin de
réduire la quantité de données à examiner.
Cependant, la plupart des méthodes de sélection par mot-clé utilisent une approche ad hoc, extrêmement
inefficace et qui ne suit aucun processus clairement défini.
Les méthodes habituelles de sélection des mots-clés peuvent produire des listes qui sont soit trop vastes,
soit trop restreintes, ce qui aboutit à gaspiller un temps précieux dans l’examen manuel d’un contenu sans
aucune pertinence alors que des documents essentiels sont complètement ignorés.
Cet outil offre aux équipes juridiques travaillant sur la preuve électronique, une méthode plus défendable
et plus fiable pour trouver les mots-clés nécessaires afin de repérer les documents pertinents.
Source : http://idm.net.au/blog/007924-renewdata-solves-ediscovery-keyword-puzzle
Article sur l’élaboration des mots-clés pour la preuve électronique :
http://www.metrocorpcounsel.com/current.php?artType=view&artMonth=September&artYear=2010&Entry
No=11396
(Disponible en anglais seulement)
18
Études et enquêtes
Conservation infinie de l’information
Retour
Introduction
Conservation infinie équivaut à gaspillage infini.
L’information est l’élément vital de toute organisation. Néanmoins, une pléthore d’information crée une
surcharge qui finit par augmenter les coûts d’entreposage, alourdir les processus de sauvegarde,
compliquer la preuve électronique et augmenter d’autant les risques de litiges.
Même si les organisations reconnaissent la valeur d’un plan de gestion de l’information, seule une
entreprise sur huit archive ses fichiers ou dossiers sans limitation de durée au lieu de mettre en œuvre
des politiques lui permettant de supprimer en toute tranquillité des données ou des documents sans
importance.
Tant et si bien que les organisations dépensent beaucoup plus de temps et d’argent en raison des
conséquences négatives d’une gestion de l’information et de pratiques médiocres en preuve électronique
qu’elles ne le feraient si elles modifiaient leurs pratiques.
Cette conclusion et d’autres observations apparaissent dans une étude globale de Symantec Corporation
sur les pratiques de conservation des données par les entreprises.
Méthodologie
Lors de son bilan santé sur la gestion de l’information en 2010, Symantec a interrogé les cadres en
gestion des TI et en affaires juridiques de 1 680 entreprises dans 26 pays, dont le Canada.
Résultats
1) Il existe un écart entre les objectifs de gestion de l’information et la pratique
Cet écart se situe entre ce que les organisations pensent qu’elles devraient faire et ce qu’elles font en
réalité.
La plupart des entreprises 87 pour cent déclarent qu’elles appliquent une stratégie d’information de
conservation appropriée pour supprimer les informations inutiles.
Néanmoins, uniquement 46 pour cent d’entre elles ont effectivement un plan officiel d’information. Une
majorité d’entreprises examinent la possibilité de mettre en place un tel plan, mais elles continuent à
chercher le plan parfait.
2) Un tel écart conduit à des erreurs communes en gestion de l’information
Les organisations font une conservation excessive de l’information et, en lieu et place d’un plan de
conservation de l’information, gardent tout, « juste au cas où ».
À titre d’illustration, 75 pour cent des sauvegardes ont un délai de conservation infini, ou font l’objet d’une
mise en suspens et un document sur six est archivé indéfiniment.
3) Cet écart entraîne de graves conséquences pour l’entreprise
Les 1 680 réponses reçues ont été classifiées en cinq niveaux selon les pratiques de gestion de
l’information.
i) Au niveau supérieur, les entreprises sont plus susceptibles d’avoir un plan officiel de conservation
71 pour cent que les entreprises du plus bas niveau 27 pour cent.
19
ii) Au niveau supérieur, elles ont moins tendance à utiliser leur logiciel de sauvegarde pour l’archivage
26 pour cent que les entreprises du plus bas niveau 49 pour cent.
iii) Toujours au plus haut niveau, les entreprises considèrent qu’elles ne nécessitent qu’un très faible
volume de stockage de sauvegarde.
iv) Ces mêmes entreprises utilisent beaucoup moins de stockage de sauvegarde 20 pour cent pour la
mise en suspens que les entreprises du niveau le plus bas 60 pour cent.
Recommandations
1) Créer un plan officiel de conservation
Sans un plan officiel, il est difficile de savoir ce qu’il faut supprimer et quand.
2) Éliminer en fonction du plan de conservation de l’information
La plupart des organisations sont persuadées qu’une stratégie d’information appropriée de conservation
devrait leur permettre de supprimer les informations inutiles.
3) Arrêter d’utiliser la sauvegarde pour l’archivage et la mise en suspens
La sauvegarde est destinée à une reprise après sinistre. Par conséquent, en temps normal, cette
sauvegarde ne doit concerner que les 30 à 60 derniers jours. Passé ce délai, les fichiers ou dossiers
doivent être supprimés ou archivés.
4) Déployer la déduplication
Observations
Le vice-président et directeur général de Symantec Australie, Craig Scroggie, considère que les
organisations traitent les sauvegardes comme des archives, même si les premières comportent une plus
grande intensité de données et sont destinées à la reprise après sinistre.
La pratique du « tout stocker » semble représenter le chemin le moins risqué, selon Scroggie, en faisant
remarquer que les organisations sont probablement en trait de conserver « des centaines de pétaoctets »
de données.
« Comme elles ne savent pas ce qu’il faut garder, elles gardent tout. »
Scroggie explique également que plus une organisation stocke des informations, plus elle risque d’être
citée à comparaître ou convoquée en cas de litige. Les organisations conservant des informations sur le
personnel ou les clients peuvent être poursuivies pour atteinte à la vie privée.
« On dépasse la simple tâche de TI pour en arriver à une approche beaucoup plus pondérée de la gestion
de l’information, conclut Scroggie, car nous sommes dans un domaine complexe et il est difficile de gérer
les exigences opérationnelles en tenant compte des besoins des entreprises. »
Lien vers « 2010 Information Management Health Check » :
http://www.symantec.com/content/en/us/about/media/pdfs/symantec_2010_information_management_he
alth_check_report_global.pdf?om_ext_cid=biz_socmed_twitter_2010Aug_worldwide_IMG
Présentation de diapositives :
http://www.slideshare.net/symantec/symantec-2010-information-management-health-check
Articles :
http://www.itnews.com.au/News/223580,one-in-eight-companies-keep-files-indefinitely-symantec.aspx
http://www.marketwatch.com/story/survey-finds-infinite-data-retention-leading-to-costly-informationmanagement-mistakes-2010-08-04-113290?reflink=MW_news_stmp
http://www.information-management.com/news/Symantec_information_management_retention-100184861.html
(Disponible en anglais seulement)
20
Section 4 : Lectures suggérées
Articles, livres blancs, présentations et rapports
Canada
Retour
1. Sujet ou titre : « OPC gathers input on privacy and cloud computing »
Résumé : En préparation pour le prochain examen de la Loi sur protection des renseignements
personnels et les documents électroniques (LPRPDE), le Commissariat à la protection de la vie privée du
Canada (CPVP) a organisé une série de tables rondes d’une journée (Consultation de 2010 sur la
protection de la vie privée des consommateurs) dans plusieurs villes du Canada.
Elizabeth Denham, commissaire adjointe à la protection de la vie privée du Canada, dit que le CPVP se
demande si la LPRPDE constitue un cadre et un modèle idéal ou si les nouvelles technologies
outrepassent le cadre légal canadien. Denham ajoute que le CPVP doit penser à ce que devient la vie
privée des gens qui utilisent l’informatique dans le nuage et comment ils peuvent avoir un contrôle sur
leurs données personnelles.
Daniel Koffler, directeur de la technologie de la firme montréalaise Syntenic Inc, affirme que sa
préoccupation majeure concerne le « manque réel de discussion stratégique au Canada. Les États-Unis
sont non seulement le plus grand fournisseur d’électronique dans les nuages et de sites de réseautage
social, mais ils sont en train d’élaborer une stratégie nationale pour cette nouvelle façon de faire... mais on
ne constate pas les mêmes tendances ici. »
Source : http://www.itworldcanada.com/news/opc-gathers-input-on-privacy-and-cloudcomputing/140961?sub=1536995&utm_source=1536995&utm_medium=top5&utm_campaign=TD
(Disponible en anglais seulement)
Consultation de 2010 sur la protection de la vie privée des consommateurs 2010 (avec
Webdiffusion) : http://www.priv.gc.ca///resource/consultations/calgary_f.cfm
Lien vers l’article : « Visez les nuages : Questions liées à la protection de la vie privée dans le
contexte de l’informatique dans les nuages » http://www.priv.gc.ca/information/pub/cc_201003_f.cfm
2. Sujet ou titre : « Developing and managing email archiving policies »
Type de document : Article
Auteure : KAVUR, Jennifer., rédactrice principale de Computer World Canada, présente aussi des articles
dans IT World Canada.
Résumé : Les organisations qui ne respectent pas les exigences de conformité s’exposent à des
conséquences légales et cet article fournit des renseignements précieux sur les sujets suivants :
1) élaboration des politiques d’archivage de courriels, 2) implantation rigoureuse d’un calendrier global de
conservation de tous les documents, 3) polarisation sur les trois motivations différentes applicables à tout
projet d’archivage, 4) incidences juridiques de la conservation des courriels, 5) preuve électronique et
bonne organisation des documents, 6) réduction des coûts de recherche documentaire.
Parlant de la conservation infinie, Patrick Eitenbichler, directeur du marketing mondial des produits, de
la gestion de l’information et des logiciels chez Hewlett-Packard Co., dit qu’il est important de mettre en
place des politiques pour saisir les informations pertinentes, sans pour cela conserver tous les documents
de tous les employés.
« Si un document a été supprimé à juste titre, en fonction de la politique qu’ils [l’organisation] se sont
fixée, leur position est bien meilleure du point de vue de la conformité... car il est clair qu’ils ont adopté
une politique et se sont efforcés de conserver les informations pertinentes. »
Source : http://www.itworldcanada.com/news/how-to-develop-and-manage-email-archivingpolicies/140366(Disponible en anglais seulement)
21
3. Sujet ou titre : « Jean-Pierre Wallot fought to preserve Canada’s memory »
Type de document : Article
Auteur : WARD, Bruce., The Ottawa Citizen
Résumé : Alors qu’il était archiviste national du Canada lors de l’avènement de l’ère d’Internet,
Jean-Pierre Wallot a agi comme conservateur du musée de la mémoire collective du Canada.
Il a supervisé la construction du centre de préservation de Bibliothèque et Archives Canada et joué un rôle
clé dans l’élaboration d’une stratégie nationale visant à préserver le patrimoine audiovisuel du Canada.
Source : http://www.ottawacitizen.com/fought+preserve+Canada+memory/3513041/story.html
(Disponible en anglais seulement)
Asie
Sujet ou titre : « Unifying records management »
Type de document : Article
Auteur : TUAZON, John Mark V., MIS ASIA
Résumé : Si elles ne sont pas en mesure de produire l’information sous format papier ou électronique, les
organisations s’exposent à des risques de poursuite.
Damien Wong, directeur général pour l’Asie du Sud de HP Software and Solutions, constate que la
gestion des documents à la fois physiques et numériques avec un contenu mixte est en passe de devenir
ardue.
Il se pose la question suivante : « Entre les deux systèmes, comment faire pour retrouver l’intégrité des
documents? Il est impossible de passer de zéro à 100 pour cent en un mois, il faut un certain temps pour
réaliser une telle migration, par conséquent, il est encore nécessaire de traiter des contenus sur support
papier. »
Selon R.V. Raman, le consultant principal en solutions pour l’Asie du Sud-Est, un système unifié peut
servir de dépôt unifié pour les documents et de passerelle vers les différents silos d’information dans
l’entreprise et il contribue à aider les organisations pour la conservation, le partage et l’organisation des
données physiques et numériques.
Source : http://mis-asia.com/magazines/cio_asia/volume-4-2010/unifying-records-management
(Disponible en anglais seulement)
Australie
Sujet ou titre : « Raising standards for recordkeeping »
Type de document : Article
Auteure : REED, Barbara., directrice de l’innovation en tenue de documents, chef de la délégation
australienne du comité pour l’Organisation internationale de normalisation TC46/C11. Article présenté
dans Image and Data Manager.
Résumé : Dans cet article, Reed fait un tour d’horizon de la gamme des normes qui s’appliquent à la
tenue de documents et explique leur importance.
Source : http://idm.net.au/article/007995-raising-standards-record-keeping
(Disponible en anglais seulement)
22
Nouvelle-Zélande
Titre du rapport : « The Chief Archivist’s Annual Report on the State of Government Recordkeeping
2009 »
Organisation : Archives de Nouvelle-Zélande
Date de publication : Juin 2010
Aperçu : Les organismes publics disposent d’un certain nombre de possibilités pour améliorer la gestion
des documents et de l’information. Trois grands domaines offrent des occasions d’optimisation : 1) la
gestion efficace des documents comme moyen de réduire la paperasserie et l’avalanche de courriels,
2) le rôle de la tenue de documents comme fondement pour la mise en œuvre réussie de nouvelles
technologies, 3) la tenue de documents prudente en tant que base pour assurer la continuité de
l’information dans une période de changements technologiques et sociaux rapides.
Les recommandations :
1) Il faut procéder à un examen soigneux de la tenue de documents lors de la modification ou du
déplacement des fonctions de gouvernement, car il existe un risque important de perturbation des
services publics, si la tenue de documents et la gestion de l’information n’ont pas été bien planifiées dès
le départ.
2) Les organismes publics devraient traiter des questions de continuité numérique en détectant les
informations à risque afin de prendre des mesures pour remédier à de tels risques.
3) Les services publics doivent veiller à se doter de processus robustes pour l’élimination régulière et de
manière efficace de leurs documents.
Source : http://archives.govt.nz/about/publications-media/chief-archivists-annual-report-state-governmentrecordkeeping-2009
REMARQUE : Le rapport annuel 2008 a été présenté dans le numéro d’octobre 2009 du présent
bulletin.
(Disponible en anglais seulement)
Écosse
Titre du rapport : « Thriving or Surviving? Bibliothèque nationale d’Écosse en 2030 »
Organisation : Bibliothèque nationale d’Écosse
Date de publication : 2010
Aperçu : La Bibliothèque nationale d’Écosse est de plus en plus consciente de la nécessité de se
préoccuper non seulement de l’avenir immédiat, mais en faisant des projections sur un horizon plus
lointain. Bon nombre des décisions stratégiques auront tout intérêt à être prises dans un contexte
temporel plus étendu, à titre d’exemple, celles qui concernent la capacité d’organisation ou les dépenses
d’immobilisation.
Ce rapport examine les influences qui, dans les deux prochaines décennies, vont restructurer la
Bibliothèque nationale d’Écosse.
Lien vers le rapport : http://www.nls.uk/about/policy/docs/future-national-libraries.pdf
(Disponible en anglais seulement)
23
Royaume-Uni
Sujet ou titre : « Legal compliance: Preparing for an e-discovery request »
Type de document : Entrevue en baladodiffusion
Résumé : La preuve électronique constitue un élément essentiel de la conformité aux exigences légales
du Royaume-Uni. Lors d’une poursuite judiciaire ou lorsque les exigences réglementaires obligent les
parties en litige à fournir au tribunal des données, il s’agit alors de preuve électronique.
Dans cette entrevue, le chef de bureau du Royaume-Uni de SearchStorage.co.UK, Antony Adshead,
discute avec le chef de la direction de VigiTrust, Mathieu Gorge, de ce qui déclenche une preuve
électronique, quelles données peuvent être concernées et comment se préparer à une demande de
preuve électronique.
Source et balado : http://searchstorage.techtarget.co.uk/generic/0,295582,sid181_gci1512900,00.html
(Disponible en anglais seulement)
États-Unis
1. Sujet ou titre : « Know Your Data – Key to Information Governance »
Type de document : Vidéo
Résumé : Sheila Childs de Gartner et Gabriela Garner d’EMC Corporation abordent la façon dont une
stratégie de gouvernance de l’information permet de venir en aide aux organisations.
Elles abordent les sujets suivants : 1) les pratiques exemplaires, 2) l’information en tant qu’actif et en tant
que passif, 3) le cycle de gestion de l’information, 4) l’élaboration et l’application des politiques adéquates
de gestion des données au cours de ce cycle de vie, 5) les stratégies de gestion des données en voie
d’obsolescence et non structurées, 6) l’optimisation des médias sociaux, 7) l’élaboration et la mise en
œuvre des outils et des technologies pour assurer une bonne gouvernance,
8) les raisons pour lesquelles la gouvernance de l’information est si importante et pour lesquelles les
organisations ne peuvent pas conserver toutes leurs informations.
Source : http://www.emc.com/collateral/demos/microsites/mediaplayer-video/gartner-know-your-data.htm
(Disponible en anglais seulement)
2. Sujet ou titre : « Fending off the digital dark ages: The archival storage issue »
Type de document : Article
Auteur : WOOD, Lamont., ComputerWorld
Résumé : L’article met en lumière les difficultés auxquels font face les organisations de préservation des
données numériques.
Bill LeFurgy, gestionnaire de projet à la Library of Congress, indique que son organisation a fait des tests
de vieillissement accéléré sur les DVD et les CD dans des fours et constaté une variabilité considérable
entre les disques, même ceux provenant de la même marque. « Certains dureront une dizaine d’années
et d’autres beaucoup moins, fait remarquer LeFurgy. Au-delà de cinq ans, je commencerais à me sentir
nerveux ».
« La plupart des pays sont confrontés à ce problème de conservation numérique », note Le Dyung,
directeur de l’ingénierie des systèmes pour l’initiative des documents électroniques à la National Archives
and Records Administration américaine. Cette institution recopie les bandes archivées tous les 10 ans, et
les Archives nationales essaient de conserver au moins trois copies de tout, avec au moins une copie à
l’extérieur des locaux. Il estime que les archives gèrent plus de 400 téraoctets de données.
24
Source :
http://www.computerworld.com/s/article/9181658/Fending_off_the_digital_dark_ages_The_archival_stora
ge_issue?taxonomyId=18
(Disponible en anglais seulement)
3. Sujet ou titre : Archives nationales à Kansas City
Type de document : Vidéo
Résumé : Cette vidéo se concentre sur les services fournis par les Archives nationales à Kansas City.
Source et vidéo : http://www.facebook.com/video/video.php?v=598320134852&ref=mf
(Disponible en anglais seulement)
25
Livres
Retour
Lectures suggérées
.
1. SMALLWOOD, Robert F. et Gurushanta Vigi., Managing Canadian Electronic Records: Standards,
Best Practices & Implementation Issues, deuxième édition, 2010.
Ce guide de gestion présente un examen complet des normes relatives aux documents électroniques du
Canada, des pratiques exemplaires, des technologies, des points de décision et des questions de mise en
œuvre du projet. Il s’intéresse également au programme SharePoint 2010 de Microsoft pour la gestion
des documents et la constitution de taxonomies, et fournit des conseils « écologiques » en gestion des
documents. Les principes fondamentaux et les questions de la preuve électronique conformément à la loi
canadienne y sont également présentés.
Source : http://www.lulu.com/product/paperback/managing-canadian-electronic-records-standards-bestpractices-implementation-issues/11481392
(Disponible en anglais seulement)
2. BERNAL, Joey., Web 2.0 and Social Networking for the Enterprise: Guidelines and Examples for
Implementation and Management Within Your Organization, 2009.
On trouvera dans cet ouvrage une série complète de conseils pratiques pour les entreprises et décideurs
en TI qui souhaitent exploiter la valeur du Web 2.0 et des technologies de réseautage social. Bernal
recense systématiquement les fonctions commerciales et les innovations que ces technologies bonifient
en présentant les meilleures pratiques pour mettre à profit leurs applications tant internes qu’externes.
S’appuyant sur l’impressionnante expérience d’IBM et de ses clients, Bernal couvre à la fois les questions
commerciales et techniques que les entreprises doivent résoudre pour réussir. Il offre des indications
intéressantes et des études de cas couvrant de multiples technologies, entre autres AJAX, REST,
Atom/RSS, les taxonomies d’entreprise, le taggage, la folksonomie, les portails, le mixage, les carnets
Web et les wikis. Il formule également des recommandations pratiques pour construire des applications
robustes et sécuritaires en collaboration grâce à des applications et des services provenant de multiples
sources et des outils puissants tels que WebSphere® Portal, Lotus® Connections et IBM Mashup Center.
Source : http://www.amazon.com/Web-Social-Networking-Enterprise-Implementation/dp/0137004893
(Disponible en anglais seulement)
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