Manual 18148598

Manual 18148598
La tenue de documents et la gouvernance dans le monde est un bulletin en ligne diffusé régulièrement
par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) qui porte sur les enjeux liés au gouvernement et aux
pratiques en tenue de documents des secteurs publics et privés.
ISSN : 1916-5722
© Gouvernement du Canada
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Table des matières
Section 1 : Actualités
Actualités générales — Survol : Liens rapides
1
Actualités générales
Canada
Autres pays (à l’exception des États-Unis)
États-Unis
Gouvernement fédéral
Gouvernement des États
Secteur privé
Monde
3
3
5
5
6
6
Section 2 : Événements
Assemblées annuelles et conférences
Scène internationale
Scène nationale
Forums
Séminaires
Ateliers
Campagnes
7
9
10
10
11
11
Section 3 : Tendances et produits d’aujourd’hui
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures
12
Produits et outils de partout dans le monde
15
Études et enquêtes
18
Lignes directrices
19
Déclassification de l’information gouvernementale
20
Section 4 : Lectures suggérées
Articles, livres blancs, présentations et rapports
21
Livres
25
Section 1 : Actualités
Actualités générales – Survol : Liens rapides
Pays : Canada
Retour
Alberta
Titre : « Alberta Privacy Commissioner: Court decision “bad for Albertans” »
Colombie-Britannique
Titre : « Provincial archivist testifies on recordkeeping of government documents »
Asie Pacifique
Titre : « Electronic document management is main spending priority for organizations »
Pays : Australie
Titre : « Victoria to implement Government 2.0 procedures throughout public service »
Pays : Nouvelle-Zélande
Titre : « Public Records Act audits to begin in mid-2010 »
Pays : Russie
Titre : « Government to consider creation of commission for IT in government agencies »
Pays : Royaume-Uni
Titre : « Top data protection issues: Data cleansing and keeping records up to date »
Titre : « Culture Minister: Libraries “must modernise” to secure future »
Pays : États-Unis
Gouvernement fédéral
Titre : « FOIA Ombudsman working with Justice Department to train federal employees »
Titre : « White House reveals email archiving plan »
1
Gouvernement des États
Floride
Titre : « Sanctions imposed for deleting information from BlackBerrys »
Secteur privé
Gartner
Titre : « Gartner tells businesses to retrain their IT staff »
Monde
Titre : « Research could assist in the preservation of books »
2
Actualités générales
Pays : Canada
Retour
Alberta
Retour
Titre : « Alberta Privacy Commissioner: Court decision “bad for Albertans” »
Le commissaire à l’information et à la protection des renseignements personnels de l’Alberta, Frank Work,
s’oppose à un arrêt de la Cour d’appel selon lequel il ne peut plus accorder de « prolongations de
routine » dans les cas de confidentialité, une décision qui s’étend au domaine de la santé et aux plaintes
en vertu des lois sur l’accès à l’information.
Work considère qu’une telle décision porte atteinte à la mission de la commission, c’est pourquoi il entend
faire appel de cette décision devant la Cour suprême du Canada.
Source :
http://www.edmontonjournal.com/news/Court+decision+Albertans+privacy+commissioner/2496678/story.h
tml
(Disponible en anglais seulement)
Colombie-Britannique
Retour
Titre : « Provincial archivist testifies on recordkeeping of government documents »
L’archiviste provincial, Gary Mitchell, vient de témoigner devant un comité législatif sur l’entreposage
et l’élimination des documents gouvernementaux.
Selon lui, à l’âge du téraoctet, le stockage physique ne constitue plus une préoccupation majeure. « S’il
ne s’agissait que d’un problème d’espace, alors je pense que nous pourrions simplement nous borner à
continuer de remplir les entrepôts. »
Mais, d’après Mitchell, en conservant trop de données, les autorités envoient un message équivoque.
« Les fonctionnaires finiront par ne plus différencier les documents qui présentent une valeur à long terme
de ceux qui n’en ont pas. Ils vont tous les traiter sur le même pied, ce qui conduira, au fil du temps, à
favoriser la destruction plutôt que la conservation ».
Source : http://www.kelowna.com/2010/01/29/bc-rail-controversy-turns-record-keeping-into-a-hot-topicmlas-grapple-with-issue-of-what-government-should-dump-or-keep/
(Disponible en anglais seulement)
Asie Pacifique
Retour
Titre : « Electronic document management is main spending priority for organizations »
Lors d’une enquête concernant les organisations de la région Asie-Pacifique, à l’exclusion du Japon, la
gestion documentaire s’est révélée être la priorité numéro un en ce qui concerne les dépenses, suivie par
gestion des documents.
La gestion du contenu revêt toujours la même importance, alors que les organismes se trouvent
confrontés à un volume croissant d’informations à gérer. Qui plus est, il existe une demande continue
pour des logiciels de gestion de contenus de la part des entreprises traditionnelles et des pays en
développement, alors que les organisations font la transition des systèmes manuels vers les systèmes
électroniques.
Source : http://www.documentmanagementnews.com/the-news/general-news/41-general-news/226electronic-document-management-is-main-spending-priority-for-firms-in-asia-pacific-says-idc.html
(Disponible en anglais seulement)
3
Pays : Australie
Retour
Titre : « Victoria to implement Government 2.0 procedures throughout public service »
L’État de Victoria deviendra le premier État australien à donner automatiquement un libre accès à
l’information du secteur public.
Actuellement, il élabore un « Cadre de gestion de l’information », destiné à modifier radicalement les
processus et mesures de l’administration publique, en vue de susciter un changement dans la culture des
fonctionnaires en matière de gestion de l’information.
Source : http://www.itwire.com/information-technology-news/e-government/36582-vics-embrace-creativecommons-for-gov-20
(Disponible en anglais seulement)
Pays : Nouvelle-Zélande
Retour
Titre : « Public Records Act audits to begin in mid-2010 »
Les premières vérifications en vertu de la Loi sur les archives publiques commenceront au deuxième
trimestre de 2010 et, selon John Roberts, gestionnaire de groupe pour la tenue de documents
gouvernementaux, environ 250 services feront l’objet d’une vérification au cours des cinq prochaines
années.
Cette Loi, qui s’applique à toutes les charges publiques et aux autorités locales, établit un cadre de tenue
de documents pour gérer efficacement l’ensemble des documents. Elle concerne les documents
nouveaux et existants et les pratiques de tenue de documents dans toute l’administration et sans se
limiter uniquement au processus de versement des archives.
Source : http://computerworld.co.nz/news.nsf/news/4E66D99DC63EA373CC2576AE006885D9
Article sur le même sujet dans le Bulletin d’octobre 2009 :
http://www.odt.co.nz/news/national/64512/records-act-audits-aid-groups
(Disponible en anglais seulement)
Pays : Russie
Retour
Titre : « Government to consider creation of commission for IT in government agencies »
Le gouvernement russe pense à créer une commission gouvernementale pour l’introduction des
technologies de l’information dans les organes exécutifs fédéraux, régionaux et locaux.
La nouvelle commission se chargera de coordonner les travaux de ces organes exécutifs, afin que
d’augmenter leur efficacité grâce à l’utilisation des technologies de l’information et de télécommunications.
L’usage de ces technologies permettra également d’optimiser les interactions entre ces organismes et à
l’interne.
Source : http://www.ifg.cc/index.php?option=com_content&task=view&id=29560&Itemid=1
(Disponible en anglais seulement)
Pays : Royaume-Uni
Retour
1. Titre : « Top data protection issues: Data cleansing and keeping records up to date »
Selon l’ancien commissaire à l’information, Richard Thomas, le nettoyage des données et la tenue de
documents constitueront la prochaine grande évolution en matière de protection des données.
Thomas considère que les organisations devraient mettre en place des politiques de gestion des
documents et des calendriers de conservation, même si elles n’ont pas une idée très claire des enjeux et
ne disposent souvent pas des bonnes politiques.
Source : http://www.scmagazineuk.com/former-information-commissioner-claims-that-poor-datacleansing-and-records-management-will-be-the-next-growth-area-for-data-protection/article/157882/
(Disponible en anglais seulement)
4
2. Titre : « Culture Minister: Libraries “must modernise” to secure future »
Retour
Si l’on en croit Margaret Hodge, ministre de la Culture, les bibliothèques anglaises doivent se moderniser
de manière radicale, si elles veulent conserver leur pertinence.
D’après elle : « Les progrès phénoménaux de la technologie les obligent à évoluer pour rester dans leur
époque. »
Source : http://news.bbc.co.uk/2/hi/entertainment/8388352.stm
(Disponible en anglais seulement)
Pays : États-Unis
Gouvernement fédéral
1. Titre : « FOIA Ombudsman working with Justice Department to train federal employees »
Retour
La directrice de l’Office of Government Information Service affirme que son personnel collabore
étroitement avec le ministère de la Justice pour sensibiliser les employés fédéraux à la résolution des
différends sur les demandes en vertu du Freedom of Information Act (FOIA).
La directrice, Miriam Nisbet, ajoute : « Notre rôle consiste à examiner la conformité des organismes et,
pour cette tâche, nous travaillons de concert avec le ministère de la Justice. »
Source : http://www.mainjustice.com/2010/01/20/foia-ombudsman-helping-to-train-justice-deptemployees/
Interview audio de Miriam Nisbet : http://www.federalnewsradio.com/index.php?nid=19&sid=1843286
Nouvelles lignes directrices du FOIA selon la note du 10 mars 2009 : http://www.justice.gov/ag/foiamemo-march2009.pdf
Remarque : au sein de certains ministères fédéraux, il se peut que l’audio soit inaccessible.
(Disponible en anglais seulement)
2. Titre : « White House reveals email archiving plan »
Retour
Dans une récente lettre, la Maison Blanche décrit les aspects essentiels du système de conservation et
d’archivage de courriels non classifiés qu’elle utilise actuellement.
Source : http://bit.ly/77qQ6C
Lettre : http://www.gwu.edu/~nsarchiv/news/20100115a/WH_letter.pdf
(Disponible en anglais seulement)
Gouvernement des États
Floride
Retour
Titre : « Sanctions imposed for deleting information from BlackBerrys »
Au cours d’une récente affaire, un tribunal de Floride a imposé des sanctions en raison de la destruction
d’éléments de preuve dans les courriels, les notes d’un agenda et les messages textes stockés sur des
appareils électroniques portables.
Le tribunal a notamment considéré que le fait que des informations stockées sur les appareils BlackBerry
n’aient pas été entièrement synchronisées sur un serveur ministériel était significatif et a donc sanctionné
leur destruction.
Source :
http://www.law.com/jsp/lawtechnologynews/PubArticleLTN.jsp?id=1202436385235&Sanctions_Imposed_f
or_Wiping_BlackBerrys
L’édition du bulletin de décembre 2009 fait référence à cette question (vidéo) :
http://www.postonpolitics.com/2009/09/attorney-general-raises-ante-on-public-record-keeping-will-thelegislature-follow-suit/
(Disponible en anglais seulement)
5
Secteur privé
Gartner
Retour
Titre : « Gartner tells businesses to retrain their IT staff »
Selon une recherche effectuée par Gartner, le volume de données recueillies par les entreprises
augmente constamment, alors que la perception de leur valeur décline. Autrement dit, plus on recueille
des données auprès des clients, des employés, des fournisseurs, etc., moins ces données semblent avoir
de valeur.
Un tel phénomène a donné lieu à une pénurie de compétences dans les TI et pour contrôler l’expansion
des données, il faut créer de nouveaux postes. La seule solution consiste à recycler le personnel en place
pour assumer quatre nouveaux rôles : 1) les gestionnaires de soutien au contentieux, 2) les archivistes
numériques, 3) les gestionnaires de l’information opérationnelle, 4) les architectes d’information
d’entreprise qui mettent en place les structures et les processus pour créer des fichiers et des modèles de
documents.
Source : http://www.techeye.net/business/gartner-tells-businesses-to-retrain-their-it-staff
(Disponible en anglais seulement)
Monde
Retour
Titre : « Research could assist in the preservation of books »
Des chercheurs du Centre for Sustainable Heritage de l’University College de Londres travaillent avec la
Slovénie et les conservateurs des Archives nationales des Pays-Bas pour aider les bibliothèques et les
musées à conserver leurs collections de livres.
Ils ont recensé les 15 composés organiques volatils les plus abondants provenant des livres anciens et
les ont utilisés pour identifier les marqueurs de dégradation. Ces marqueurs servent à fournir des
indications sur le vieillissement des livres, en analysant les gaz qu’ils produisent, sans endommager les
ouvrages eux-mêmes.
Source : http://www.guardian.co.uk/books/2009/nov/13/scientists-preserving-books-smell
(Disponible en anglais seulement)
6
Section 2 : Événements
Assemblées annuelles et conférences
Retour
Scène internationale
1. « Future Perfect: Digital Continuity Conference 2010 »
Hôte : Archives de Nouvelle-Zélande
Date : du 3 au 5 mai 2010
Lieu : Wellington, Nouvelle-Zélande
Résumé : La conférence qui porte sur la continuité numérique, la conservation et les questions à long
terme concernant l’information dans secteur public réunira des experts de renommée internationale venus
d’Australasie, des États-Unis et d’Europe. Elle se concentre sur les technologues de l’information, les
gestionnaires de l’information, des documents et du savoir ainsi que les spécialistes en architecture de
contenu.
Conférenciers de BAC : À préciser
Programme et inscription :
http://www.archives.govt.nz/advice/digital-continuity-action-plan/future-perfect-digital-continuityconference-2010
(Disponible en anglais seulement)
2. « 11th Annual Conference on Digital Government Research »
Thème : « Public Administration Online: Challenges and Opportunities »
Hôte : « The Digital Government Society of North America »
Date : du 17 au 20 mai 2010
Lieu : Puebla, Mexique
Résumé : Tous les ans, cette conférence propose des présentations destinées à faire progresser la
pratique du cybergouvernement et la recherche sur l’administration électronique en tant que domaine
interdisciplinaire.
Conférenciers de BAC : À préciser
Programme et inscription : http://www.dgo2010.org/
(Disponible en anglais seulement)
3. « I-CHORA 5: Fifth International Conference on the History of Records and Archives »
Thème : « Records, archives and technology: interdependence over time »
Hôtes : Les archives nationales d’Angleterre, du Pays de Galles et du Royaume-Uni, le Liverpool
University Centre for Archive Studies et le Department of Information Studies at University College
London.
Date : du 1 au 3 juillet 2010
Lieu : Londres, Angleterre
7
Résumé : Le thème du congrès sera abordé à partir d’une perspective historique, mais selon une
interprétation aussi globalisante que possible et tiendra compte de l’évolution des interrelations entre les
documents, les archives et n’importe quel type de technologie, sans se limiter à la technologie numérique
de l’époque actuelle.
Conférenciers de BAC : À préciser
Programme et inscription : http://www.nationalarchives.gov.uk/ichora5/
(Disponible en anglais seulement)
4. « 4th European Conference on Information Management and Evaluation ECIME 2010 »
Hôte : Universidade NOVA de Lisboa
Date : 9 et 10 septembre 2010
Lieu : Lisbonne, Portugal
Résumé : L’ECIME fera une vaste rétrospective de l’utilisation croissante des technologies pour gérer
l’information dans les organisations de tous types et de toutes tailles à l’échelle planétaire. La conférence
de 2010 offrira l’occasion aux utilisateurs et chercheurs dans le domaine d’échanger leurs connaissances
et leur expertise, de manière formelle et informelle.
Conférenciers de BAC : À préciser.
Programme et inscription :
http://academic-conferences.org/ecime/ecime2010/ecime10-home.htm
http://www.h-net.org/announce/show.cgi?ID=172918
(Disponible en anglais seulement)
5. « 7th International Conference on Preservation of Digital Objects iPRES 2010 »
Hôtes : La Bibliothèque nationale d’Autriche et l’Université technique de Vienne
Date : du 19 au 24 septembre 2010
Lieu : Vienne, Autriche
Résumé : La préservation et la conservation numériques sont en train d’évoluer rapidement pour passer
d’une activité de créneau à une pratique établie et un champ de recherche rassemblant diverses
disciplines et collectivités. iPRES 2010 vient souligner de nouveau la nécessité pour la conservation du
patrimoine scientifique et culturel numérique d’intégrer des activités et des recherches dépassant les
frontières institutionnelles et disciplinaires pour répondre adéquatement aux défis qui se posent. iPRES
2010 renforcera davantage le lien entre la recherche sur la conservation numérique et les praticiens dans
les institutions de mémoire et les centres de données scientifiques.
Conférenciers de BAC : À préciser.
Programme et inscription (à suivre) : http://www.ifs.tuwien.ac.at/dp/ipres2010/
(Disponible en anglais seulement)
8
Scène nationale
1. « Public Sector Social Media: New Rules of Engagement »
Hôte : Le Conference Board du Canada
Date : 3 et 4 mai 2010
Lieu : Ottawa, Ontario, Canada
Résumé : Les médias sociaux changent la façon dont l’information est recueillie, échangée et vérifiée et
la façon dont les affaires sont conduites au jour le jour. Cette conférence propose de réunir des experts
afin de décrire la façon d’optimiser les médias sociaux pour améliorer la performance et en tirer un
avantage concurrentiel.
Conférenciers de BAC : À préciser.
Programme et inscription : http://www.conferenceboard.ca/conf/10-0093/default.aspx
(Disponible en anglais seulement)
2.
Conférence 2010 ARMA Canada
Thème : « Soaring higher with Information Management »
Hôte : « Association of Records Managers and Administrators »
Date : du 30 mai au 2 juin 2010
Lieu : London, Ontario, Canada
Résumé : Les sujets comprennent (1) L'utilisation des documents comme preuve documentaire (2) Le
coût de la mauvaise qualité des systèmes de la tenue de documents (3) Élaborer une stratégie efficace de
gestion de l'information documentaire (4) La fonction de gouvernance de la gestion des documents (5)
Ajouter la sensibilisation à la GI dans votre organisation.
Conférenciers de BAC : À préciser
Programme et inscription : http://www.armacanada.org/London_2010/program_summary.shtml
(Disponible en anglais seulement)
3. « Canadian Library Association 2010 National Conference and Trade Show »
Hôte : Association canadienne des bibliothèques
Date : du 2 au 5 juin 2010
Lieu : Edmonton, Alberta, Canada
Résumé : Le colloque comprend des séances plénières et simultanées sur une variété de sujets.
Conférenciers de BAC : À préciser
Programme et inscription : http://www.cla.ca/conference/2010/
(Disponible en anglais seulement)
9
4.
« Association of Canadian Archivists 35th Annual Conference »
Thème : « Standing on the Shoulders of Giants: The Next Generation of Canadian Archivists »
Hôte : « Association of Canadian Archivists »
Date : du 9 au 12 juin 2010
Lieu : Halifax, Nouvelle-Écosse, Canada
Résumé : Les sujets comportent (1) comment les archives peuvent bénéficier des médias sociaux (2) la
conservation numérique dans le paysage canadien (3) AIPRP et les archives : les modifications
législatives et la continuité.
Conférenciers de BAC : À préciser
Programme et inscription : http://archivists.ca/content/annual-conference
(Disponible en anglais seulement)
5. 62e Conférence annuelle de l’Institut d’administration publique du Canada
Hôte : L’Institut d’administration publique du Canada
Date : du 22 au 25 août 2010
Lieu : Ottawa, Ontario, Canada
Résumé : Renseignements supplémentaires à venir.
Conférenciers de BAC : À préciser.
Programme et inscription : http://www.iapc.ca/2010
Forums
1. « DigCCurr Professional Institute: Curation Practices for the Digital Object Lifecycle »
Hôte : « DigCCurr Professional Institute »
Date : du 16 au 21 mai 2010 et du 6 au 7 janvier 2011
Lieu : Chapel Hill, Caroline du Nord, États-Unis
Résumé : Thèmes traités : 1) le tour d’horizon des problèmes de conservation numérique, 2) la gestion
comme moyen de s’adapter au changement technologique, 3) les caractérisations des objets numériques,
4) l’évaluation de l’utilisation de collections numériques, 5) l’accès et les critères d’utilisation.
Programme et inscription : http://ils.unc.edu/digccurr/institute.html
(Disponible en anglais seulement)
Séminaires
Aucun séminaire à l'heure actuelle.
10
Ateliers
1. « Maritime Privacy and Access Workshop 2010 »
Date : 17 et 18 juin 2010
Lieu : Halifax, Nouvelle-Écosse, Canada
Résumé : Sujets abordés : 1) importance de l’AIPRP au sein de l’organisme, 2) exemptions essentielles
pour traiter une demande, 3) gestion de l’information et accès et protection de la vie privée — relations et
évolution à prévoir, 4) création de documents dans une perspective d’accès, 5) documents de BlackBerry,
6) difficultés pour récupérer les documents électroniques.
Programme et inscription : http://www.verney.ca/mapw2010/
(Disponible en anglais seulement)
L’atelier suivant traite du type de formation dispensée par le Bureau des Archives de la Tasmanie.
2. « Records Management: Writing a Functional Disposal Schedule »
Hôte : Bureau des Archives de Tasmanie
Date : 7 juillet 2010
Lieu : Hobart, Tasmanie
Résumé : Dans le but de répondre aux besoins des entreprises, cet atelier évalue leurs activités afin de
préciser la durée de conservation des documents qui en résultent.
Programme et inscription : http://www.ttc.tas.gov.au/_security/pages/schedule.php3
Lien à la page d’accueil du bureau des Archives de Tasmanie :
http://www.archives.tas.gov.au/aboutus
(Disponible en anglais seulement)
Campagnes
Aucune campagne à l'heure actuelle.
11
Section 3 : Tendances et produits d’aujourd’hui
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures
Canada : Université de Waterloo
Retour
Sujet ou titre : Comité de gestion des documents
Résumé : L’Université de Waterloo a créé un comité de gestion des documents pour conseiller le
secrétaire de l’Université et le vice-recteur principal des systèmes d’information et de la technologie.
Les domaines couverts comprennent les politiques et procédures régissant la création, l’utilisation,
l’entreposage, la conservation et la disposition des documents universitaires.
Source : http://www.secretariat.uwaterloo.ca/Committees/university-wide/recordsmgt.html
(Disponible en anglais seulement)
Égypte : Archives nationales
Sujet ou titre : Projet de numérisation des Archives nationales d’Égypte
Résumé : Comptant plus de vingt-cinq millions d’enregistrements, ce qui représente quatre-vingt-dix
millions de documents, ce projet concerne l’une des plus importantes archives numériques au monde.
Diverses difficultés ont dû être surmontées au cours de ce projet : 1) l’application des méthodes les plus
novatrices pour la numérisation et l’indexation des fichiers, 2) la création d’un laboratoire numérique pour
le balayage, 3) la protection de la sécurité et de l’intégrité des documents contre la copie ou la distorsion
par l’utilisation d’une technologie de filigrane numérique, 4) la création de modèles opérationnels et de
processus pour garantir les niveaux les plus élevés de contrôle de la qualité.
Source : http://www.prnewswire.com/news-releases/ibm-helps-the-egyptian-government-preservenational-archives-79216277.html
Vidéo : http://www.youtube.com/watch?v=xHEbdIxMo1Y&feature=related
(Disponible en anglais seulement)
Nouvelle-Zélande : Bibliothèque nationale
Sujet ou titre : Collecte sur le Web 2010
Résumé : La Bibliothèque nationale de Nouvelle-Zélande est responsable de la conservation de l’histoire
sociale et culturelle de la nation, que ce soit sous forme de livres, journaux et photos, ou de sites web,
blogues et vidéos.
La prochaine collecte sur le Web en 2010 tient compte de l’importance de l’Internet dans tous les
domaines de la société et de la culture néo-zélandaise en prenant un « instantané » de l’ensemble du
domaine NZ, tel qu’il existait sur le Web en avril 2010.
Source : http://www.natlib.govt.nz/about-us/news/20-jan-2010-web-harvest-consult?body_language=en
Présentation : http://archives.govt.nz/sites/default/files/WEB_USE__National_Library_Web_Harvesting_presentation_-_Gillian_Lee_-_December_2009.PPT
(Disponible en anglais seulement)
12
Oman
Sujet ou titre : Portail du cybergouvernement
Résumé : Grâce aux technologies numériques, le portail des services améliore l’efficacité des processus
internes et contribue à transformer le Sultanat d’Oman en une société de la connaissance durable.
Ce modèle étant centré sur le client, les contenus du portail correspondent aux événements de la vie
quotidienne. De cette manière, les internautes accèdent facilement aux services dont ils sont besoin.
Fondamentalement, le portail améliore la qualité des services fournis par gouvernement à ses citoyens.
Source :
http://www.zawya.com/Story.cfm/sidZAWYA20091109033732/Official%20eGovernment%20portal%20lau
nched%20in%20Oman
Remarque : Les Émirats arabes unis ont également un portail basé sur les événements de vie, le
bulletin de février 2010 en faisant mention.
(Disponible en anglais seulement)
Royaume-Uni
Sujet ou titre : « Data.gov.uk »
Résumé : Le Royaume-Uni a dévoilé sa propre version d’une base de données de source ouverte pour
les citoyens appelée « Data.gov.uk », un site qui fournit gratuitement des données officielles au public.
Fruit du travail de Tim Berners-Lee et de Nigel Shadbolt, le site propose aussi des outils, tels que les
ensembles de données et un wiki, qui permettent aux développeurs de créer des applications composites
de données pour leurs propres fins.
Source : http://www.technewsworld.com/story/69168.html
Entrevue vidéo de Tim Berners-Lee et Nigel Shadbolt :
http://www.guardian.co.uk/politics/video/2010/jan/21/uk-national-data-website-launched
(Disponible en anglais seulement)
Royaume-Uni : British Film Institute
Sujet ou titre : Présentation vidéo sur la Cinémathèque du BFI et son programme de conservation
Résumé : Cette vidéo examine la façon dont la cinémathèque résout les problèmes de préservation et de
restauration de milliers de films avant qu’ils ne deviennent inutilisables.
Vidéo : http://www.discoverychannel.co.uk/video/how-do-they-do-it-the-bfi-film-archive/
(Disponible en anglais seulement)
Royaume-Uni : Archives nationales
Sujet ou titre : Programme de continuité du Web
Résumé : Grâce au nouveau programme des Archives nationales, les utilisateurs qui cliquent sur un site
Web du gouvernement qui n’est plus accessible sont redirigés automatiquement vers le site approprié
pour obtenir l’information recherchée. Ce programme est le premier en son genre au monde.
Mme Amanda Spencer, chef de la continuité du Web aux Archives nationales, rappelle qu’« à sa création,
l’Internet était souvent considéré comme éphémère et que les sites Web n’étaient pas considérés comme
des documents à préserver ».
13
« Toutefois, l’Internet est devenu la première source de renseignements gouvernementaux pour la plupart
des gens et tout a changé. Aujourd’hui, certaines informations existent uniquement en ligne et, en tant
qu’experts dans la préservation de l’histoire à l’avenir, nous avons dû nous adapter. »
Source : http://www.nationalarchives.gov.uk/news/392.htm
http://www.publicservice.co.uk/news_story.asp?id=11343
(Disponible en anglais seulement)
États-Unis : Customs and Border Protection
Sujet ou titre : Salle de lecture électronique de la Freedom of Information Act.
Résumé : La salle de lecture électronique de la Freedom of Information Act (FOIA) présente des
documents qui antérieurement n’étaient accessibles que sur demande officielle.
Source : http://www.rightsidenews.com/200910267000/border-and-sovereignty/us-customs-and-bordercreate-freedom-of-information-act-electronic-reading-room.html
(Disponible en anglais seulement)
États-Unis : Library of Congress
Sujet ou titre : Le Groupe « Metadata for Digital Content »
Résumé : Ce groupe comprend des catalogueurs, des programmeurs et des gestionnaires de projets
numériques, leur but étant d’améliorer l’accès aux contenus numériques.
Jane Mandelbaum, directrice de la Direction de la technologie de l’information à la Bibliothèque et l’une
des fondatrices du groupe, explique la façon dont celui-ci se concentre sur « la construction des
métadonnées normalisées pour fonctionner dans l’ensemble du spectre des objets numériques ».
Source : http://www.digitalpreservation.gov/library/challenge/metadata_digital_content_challenge.html
(Disponible en anglais seulement)
Monde
Sujet ou titre : Combler la fracture en conservation numérique
Résumé : La conservation numérique, ou gestion et conservation des données numériques au cours du
cycle de vie complet, revêt une importance stratégique pour les bibliothèques et les archives.
Toutefois, les documents scientifiques et le patrimoine documentaire créés sous forme numérique ne vont
pas sans risques, qu’il s’agisse de l’obsolescence technologique, de la fragilité des supports ou de
l’absence de pratiques de référence pour la gestion et la préservation de ces données.
Ce projet instaure des pratiques de base pour le stockage, la maintenance et la conservation des
données numériques afin d’assurer leur mise en valeur et leur utilisation à long terme.
Source : http://www.imls.gov/news/2009/112009c.shtm
Manuel de conservation numérique en présentations échelonnées :
http://www.dcc.ac.uk/resource/curation-manual/chapters/
(Disponible en anglais seulement)
14
Produits et outils de partout dans le monde
Canada : L’Archives Association of British Columbia
Retour
Produit ou outil : « MemoryBC.ca »
Résumé : Les dépôts d’archives conservent les documents, pièces, photographies et autres types de
témoignages historiques créés par les particuliers et les organismes au fil du temps. Tous ces matériaux
sont mis à la disposition du public aux fins de consultation et de recherche.
Le portail « MemoryBC.ca » fournit une base de données interrogeable sur les documents en consultation
dans environ 200 dépôts d’archives de toute la province de Colombie-Britannique.
Source : http://memorybc.ca/
(Disponible en anglais seulement)
France
Produit ou outil : « Secure Access Gateway Provider platform ou FAST »
Résumé : « FAST » est une plateforme de sécurité qui transforme les courriels en équivalents
électroniques du courrier recommandé et pourrait aider à éliminer les montagnes de paperasses dans
toute l’Europe.
Cette plateforme permet l’échange automatisé et sécurisé de documents, avec accusé de réception
légalement reconnu, un certificat et une signature électroniques, un cryptage sécurisé des informations,
ainsi que la traçabilité, l’horodatage et l’archivage des documents électroniques.
Source :
http://cordis.europa.eu/ictresults/index.cfm?section=news&tpl=article&BrowsingType=Features&ID=90609
(Disponible en anglais seulement)
Irlande : Bibliothèque nationale
Produit ou outil : « Sources: A Database for Irish research »
Résumé : Poussée par la nécessité d’adopter de nouvelles technologies et de nouvelles méthodes pour
donner accès aux sources à l’ère numérique, la Bibliothèque nationale a lancé Sources, une base de
données pour toute la recherche irlandaise. Elle consolide l’ensemble des sources d’information sur
l’Irlande et les Irlandais et couvre toutes les périodes.
M. Martin Mansergh MP, ministre d’État, responsable en particulier des arts, fait remarquer que : « À l’ère
numérique, l’accès aux sources doit être fourni par l’entremise des toutes dernières technologies. Le
contenu numérique comprend maintenant une grande partie de l’histoire intellectuelle, sociale et culturelle
du monde. C’est déjà une réalité, et on peut affirmer qu’avec le temps, de plus en plus de contenus seront
accessibles grâce aux médias numériques. »
Source :
http://7thspace.com/headlines/325409/minister_of_state_dr_mansergh_launches_national_library_of_irela
nd_database_for_irish_research.html
(Disponible en anglais seulement)
15
Nouvelle-Zélande et États-Unis
Produit ou outil : « RapidRedact »
Résumé : « RapidRedact » est un logiciel de rédaction qui permet de se conformer aux obligations
légales quand il s’agit de numériser des documents et des dossiers sensibles.
Ce logiciel supprime les informations sélectionnées dans tout type de documents électroniques, y compris
les renseignements confidentiels, les corrections d’auteur et les données ou codes cachés susceptibles
d’être intégrés dans le document.
« La création de documents numériques offre de nombreux avantages aux entreprises, et avant tout un
meilleur accès à l’information », précise M. Lofti Belkhir, président et fondateur de Kirtas.
Source : http://www.newswiretoday.com/news/50592/
(Disponible en anglais seulement)
Royaume-Uni
Produit ou outil : 1) Boîte à outils sur la politique de gestion de l’information
2) Boîte à outils sur la gestion des documents
Survol : Le groupe des musées de Londres, dont le Musée de Londres (Grande-Bretagne) est le principal
partenaire, vient de publier deux boîtes à outils : une sur la politique de gestion de l’information, l’autre sur
la gestion des documents.
Bien que destinées au personnel muséal, les informations contenues dans ces boîtes à outils peuvent
servir à d’autres organisations.
Résumé :
1) La boîte à outils de la politique de l’information contient des documents et des conseils pour une
organisation qui souhaite élaborer et mettre en œuvre sa propre politique d’information.
2) La boîte à outils de gestion de documents contient un module d’orientation et des outils permettant à
une organisation d’élaborer et de mettre en place un programme de gestion des documents.
Source :
1) http://www.mla.gov.uk/what/programmes/renaissance/regions/london/News_and_Resources/newsletter
2) http://www.mla.gov.uk/what/programmes/renaissance/regions/london/News_and_Resources/newsletter
(Disponible en anglais seulement)
États-Unis : General Services Administration
Produit ou outil : Modèle relatif aux conditions de service pour les médias sociaux
Résumé : Le Bureau des Services aux citoyens de la General Services Administration a élaboré un
modèle destiné aux organismes fédéraux lors de l’élaboration de leurs ententes sur les conditions de
service modifiées avec les fournisseurs de médias sociaux.
Source : http://www.usa.gov/dotgovbuzz/1009.html#web
(Disponible en anglais seulement)
États-Unis : National Archives and Records Administration (NARA)
Produit ou outil : FAQ sur l’informatique dans les nuages
Résumé : La NARA a produit cette FAQ sur l’informatique dans les nuages qui comprend : 1) une
définition de l’informatique dans les nuages, 2) les avantages et les inconvénients de l’informatique dans
les nuages, 3) certaines des conséquences pour la gestion des documents par l’entremise de
l’informatique dans les nuages, 4) les autres interventions de la NARA en ce qui concerne l’informatique
16
dans les nuages.
Source : http://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/cloud.html
(Disponible en anglais seulement)
États-Unis : Archives de l’Université de l’État d’Ohio
Produit ou outil : Programme de gestion des documents
Résumé : L’Université de l’État de l’Ohio vient de mettre sur son site Internet des informations concernant
la gestion des documents qui comprennent les rubriques suivantes :
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Gestion des documents : un survol
Définitions d’un document et autres définitions
Documents transitoires (éphémères) et matériel non documentaire : un survol
Gestion des courriels : un survol
Calendriers de conservation des documents
Documents électroniques : un survol
Versements de document et procédures de destruction
Documents publics, lois et règlements : un survol
Source : http://library.osu.edu/sites/archives/retention/records.php
(Disponible en anglais seulement)
États-Unis : Recommind Inc.
Produit ou outil : « MindServer Categorization »
Résumé : Ce produit permet de gérer les risques croissants associés aux données existantes en
automatisant les marquages et la catégorisation.
Selon Craig Carpenter, vice-président du marketing chez Recommind : « Dans une entreprise type, on
retrouve des silos de données un peu partout et des volumes de données qui ne cessent d’augmenter, ce
qui force les entreprises à se montrer proactives en ce qui concerne la gestion des documents. La
technologie proposée permet de classer et d’étiqueter automatiquement les données selon un nombre
illimité de paramètres. Aujourd’hui, les données existantes constituent un risque majeur, car elles
représentent un volume énorme et les entreprises n’ont pas la moindre idée de ce qu’elles contiennent. »
Source : http://www.v3.co.uk/v3/news/2248005/recommind-helps-firms-manage
(Disponible en anglais seulement)
Monde
Produit ou outil : « ICA-AtoM Beta 1.0.8 »
Résumé : « ICA-AtoM » est un logiciel Web de description archivistique correspondant aux normes du
Conseil international des archives (CIA). Il incite les institutions à mettre leur fonds d’archives en ligne et
les assiste pour ce faire.
L’Archives Association of British Columbia au Canada utilise ce logiciel pour mettre à niveau sa base
de données interrogeable et un portail Internet intitulé MemoryBC.ca.
AtoM est un acronyme anglais signifiant accès à la mémoire (Access to Memory).
Source : http://ica-atom.org/
http://webwatchingforarchivists.blogspot.com/2009/11/ica-atom.html
(Disponible en anglais seulement)
17
Études et enquêtes
États-Unis
Retour
Thème de l’enquête : Étude sur l’état du stockage des entreprises en 2010
Enquête réalisée par : InformationWeek
Participants au sondage : 331 professionnels des technologies
Principales conclusions :
1) Près de 50 pour cent des répondants indiquent que leur principale préoccupation concerne
l’insuffisance des ressources de stockage pour les applications critiques par rapport à 30 pour cent en
2009.
2) 87 pour cent des répondants gèrent plus de un téraoctet de données alors que 29 pour cent
administrent plus de 100 téraoctets.
3) 87 pour cent des répondants ont établi des délais de conservation et 46 pour cent ont des politiques
de conservation des courriels pour moins de cinq ans.
4) 34 pour cent envisagent l’informatique dans les nuages, comparativement à 19 pour cent en 2009.
Source : http://www.informationweek.com/news/storage/systems/showArticle.jhtml?articleID=222600275
(Disponible en anglais seulement)
Monde
Titre de l’enquête : Gestion des documents : Attentes des utilisateurs, tendances du marché et obstacles
Enquête réalisée par : Forrester Research en collaboration avec ARMA International
Participants au sondage : Les intervenants en gestion des documents au cours du troisième trimestre
de 2009
Survol : Les programmes efficaces de gestion et de conservation des documents contribuent
notablement à atténuer les risques juridiques dus au renforcement de la réglementation et aux demandes
de divulgation des informations stockées électroniquement. En 2010, plus de la moitié des intervenants
en gestion de documents s’attendent à renforcer la technologie.
Principales conclusions :
1) Dans 36 pour cent des organisations, les responsables de la gestion des documents ne sont pas
inclus dans le processus de planification stratégique des TI.
2) 50 pour cent des participants à l’enquête utilisent tout type de solution technologique pour appliquer
des politiques de conservation pour les échanges de fichiers, les plans de travail ou tout autre élément
électronique.
3) 63 pour cent des intervenants en gestion des documents font actuellement appel à la technologie pour
mettre en œuvre la conservation des courriels.
4) Plus de 80 pour cent des décideurs en gestion des documents ont recours à des applications
technologiques pour la gestion des documents physiques.
5) 56 pour cent des intervenants en gestion des documents prévoient d’augmenter les dépenses en
logiciels pour 2010.
Source :
http://www.prweb.com/releases/Records_Management/Information_Management/prweb2833654.htm
(Disponible en anglais seulement)
18
Lignes directrices
Modèle international de maturité pour la gouvernance de l’information d’ARMA
Retour
Le modèle de maturité de la gouvernance de l’information se fonde sur les huit principes de la
conservation des documents généralement reconnus (Generally Accepted Recordkeeping Principles
GARP ®) ainsi qu’une base de normes, de pratiques exemplaires et d’exigences légales et
réglementaires.
Ce modèle permet à une organisation d’effectuer une évaluation préliminaire de ses programmes et
pratiques de tenue de documents. Cet examen des pratiques de l’organisation devrait permettre aux
utilisateurs d’avoir un premier aperçu de la maturité de la gouvernance de l’information dans leur propre
organisation.
Au départ, il n’est pas rare pour une organisation de se retrouver à des niveaux différents de maturité par
rapport aux huit principes. On se souviendra également que ce modèle constitue une évaluation initiale.
Pour être plus efficace, il est nécessaire de pratiquer une analyse approfondie des politiques et des
pratiques organisationnelles.
Le modèle dépasse la simple déclaration de principes, car il commence à définir les caractéristiques des
différents niveaux des programmes de tenue de documents. Pour chacun de ces principes, le modèle
associe diverses caractéristiques correspondant aux cinq niveaux du modèle : 1) insuffisant, 2) en
développement, 3) essentiel, 4) proactif, 5) transformationnel.
Source : http://www.arma.org/GARP/Garp%20maturity%20Model.pdf
Lien aux principes généralement reconnus de tenue de documents :
http://www.arma.org/GARP/
(Disponible en anglais seulement)
19
Déclassification de l’information gouvernementale
Retour
Le 29 décembre 2009, le président Obama a signé un décret qui apporte des changements importants au
traitement des documents classifiés. Ce décret représente également une importante innovation dans
l’établissement des paramètres sur la façon dont les organismes partagent les informations classifiées.
Ce décret introduit le principe selon lequel aucune information ne peut rester classifiée indéfiniment et
requiert l’examen des documents classifiés pour de longues périodes, 50 ans après leur création, en ne
faisant que deux exceptions limitées.
Il redéfinit aussi l’expression « nécessité de connaître » en ce qui a trait aux documents classifiés.
Auparavant, c’était le créateur du document qui déterminait le statut relatif à la « nécessité de connaître ».
Toutefois, selon ce nouveau décret, ce sera la mission du receveur potentiel qui constituera le facteur
prédominant dans la définition de cette « nécessité de connaître ».
Ce décret comporte une autre caractéristique : la création du nouveau Centre national de déclassification,
intégré dans la National Archives Records Administration (NARA), qui sera chargé de rationaliser le
processus de déclassification.
Ce centre devra affronter un défi de taille, répondre au carnet de commandes de la NARA pour plus de
400 millions de pages en attente d’être déclassifiées d’ici décembre 2013.
Lien vers le décret : http://www.archives.gov/isoo/pdf/cnsi-eo.pdf
Lien au Centre national de déclassification : http://www.archives.gov/declassification/
Les articles et interviews audio suivants fournissent de plus amples renseignements à ce sujet.
1) Le décret innove en matière de déclassification
Source et interview audio : http://www.federalnewsradio.com/index.php?nid=35&sid=1876294
2) Le nouveau centre national de déclassification prépare un changement à l’échelle de toute
l’administration
Source et interview audio : http://www.federalnewsradio.com/index.php?nid=15&sid=1857603
3) Le centre national de déclassification confronté à des défis exceptionnels
Source et interview audio : http://www.federalnewsradio.com/index.php?nid=19&sid=1879873
4) L’archiviste décrit les difficultés d’une opération massive de déclassification
Source et interview audio : http://www.federalnewsradio.com/index.php?nid=35&sid=1879741
(Disponible en anglais seulement)
Remarque : au sein de certains ministères fédéraux, il se peut que l’audio soit inaccessible.
20
Section 4 : Lectures suggérées
Articles, livres blancs, présentations et rapports
Canada
Retour
1. Sujet ou titre : « Get your content under control »
Type de document : Article
Auteur : KAU, Kathleen ComputerWorld Canada
Survol : L’article présente les éléments à inclure dans une stratégie de gestion du contenu électronique,
ce qu’il convient d’éviter, et la manière de ne pas se laisser submerger. Il comprend une discussion avec
Tim Stevenson, administrateur de la référence et du centre de documentation au Conseil des arts
du Canada.
Résumé : Il y a quelques années, le Conseil des arts a mis en place un système de gestion des
documents destiné à simplifier la recherche de fichiers dans le cas d’audits ou de demandes internes.
Selon Stevenson : « Antérieurement, nous n’avions aucun moyen de savoir si la section des arts des
médias avait un fichier ou si les arts visuels avaient cet autre fichier. Maintenant, quand [un fichier] est
transmis à quelqu’un ou qu’il circule dans le Conseil... si quelqu’un le demande, nous savons exactement
où il se trouve en tout temps. Et cela facilite grandement notre travail. »
Même si cette initiative a porté ses fruits, la collaboration des utilisateurs n’était pas nécessairement
acquise dès le début. C’est pourquoi le Conseil a lancé une campagne de sensibilisation pour informer les
usagers du nouveau processus et leur apprendre à s’en servir. « Ce ne fut pas rien, explique Stevenson,
car les gens n’étaient pas habitués à trouver l’information à l’aide d’un gestionnaire automatisé de
documents ».
Source : http://www.itworldcanada.com/a/News/4ef1016d-b385-4c7c-bb9f-11db006836a4.html
(Disponible en anglais seulement)
2. Sujet ou titre : « Canadian CIOs talk data governance at roundtable »
Type de document : Article
Auteur : KAU, Kathleen, ComputerWorld Canada
Survol : Lors d’un débat interactif sur la gestion des données, les dirigeants principaux de l’information
(DPI) au Canada se sont penchés sur divers thèmes : la propriété, la gouvernance et la sécurité des
données.
Résumé : Ces DPI s’accordent à dire qu’il existe souvent un malentendu à propos des personnes qui
devraient avoir la propriété des données dans un organisme, alors que la conservation et la mesure de la
qualité des données constituent une responsabilité de l’entreprise.
Par ailleurs, une partie de la stratégie de gouvernance des données dans une organisation devrait
comprendre un organe spécialisé pour assurer la qualité des données, afin de favoriser la confiance des
utilisateurs dans l’information.
Source et vidéo : http://www.itworldcanada.com/a/Daily-News/eae17f32-7c7d-4c51-a80b3223a19e673c.html
(Disponible en anglais seulement)
21
Inde
Sujet ou titre : « Cloud computing as a new e-governance paradigm »
Type de document : Article
Auteurs : MALLADI, Guru, associé chez Ernst & Young et HARIHARAN, Anand, professionnel de haut
niveau, consultation technologique chez Ernst & Young, article publié dans Express Computer
Résumé : D’après les auteurs, l’informatique dans les nuages est susceptible d’ajouter une nouvelle
dimension au programme de gouvernance électronique en cours, si le gouvernement indien adopte
certaines mesures préparatoires pour en faire modèle des programmes de gouvernance électronique.
Pour ce faire, quatre étapes doivent être franchies : 1) la mise sur pied d’un organisme central pour
l’informatique dans les nuages, 2) le lancement de solutions pilotes qui prouvent leur efficacité, 3)
l’élaboration d’un cadre juridique et d’un programme de gestion des risques, 4) la création d’un portefeuille
de solutions pour la migration dans les nuages.
Source : http://www.expresscomputeronline.com/20091221/management02.shtml
(Disponible en anglais seulement)
Norvège
Sujet ou titre : Bibliothèque nationale de Norvège
Type de document : Article
Auteur : TACKLE, Marianne, chercheuse principale et directrice de recherche de NOVA — Recherche
sociale norvégienne, dans le numéro 60 d’Ariadne de juillet 2009
Survol : La relation entre les collections et les techniques numériques entre maintenant dans une
nouvelle phase. Le problème n’est plus d’avoir accès aux catalogues par des moyens de communication
numérique, mais plutôt de créer le contenu des collections afin de les mettre à la disposition des
internautes.
Cet article décrit la stratégie de numérisation de la Bibliothèque nationale de Norvège et la façon dont
celle-ci assume un rôle de premier plan en services de bibliothèques numériques à l’échelle nationale.
Résumé : La Bibliothèque nationale de Norvège s’adapte à la transition entre le livre imprimé et les
médias électroniques par l’entremise de sa bibliothèque nationale numérique, connue sous le nom
NBdigital. La bibliothèque met en place un programme pour numériser toutes les formes de documents
publiés en Norvège.
Les éléments essentiels de ce programme comprennent le dépôt de sécurité numérique, une archive pour
le contenu numérique, les trois principes directeurs de la sélection des documents, le dépôt légal
numérique, la mise au point d’un moteur de recherche commun et le droit d’auteur.
Source : http://www.ariadne.ac.uk/issue60/takle/
(Disponible en anglais seulement)
Royaume-Uni
Titre du plan d’action : « Putting the Frontline First: Smarter Government »
Date : Décembre 2009
Publié par : Le gouvernement britannique
Résumé : Ce plan gouvernemental vise l’amélioration de la productivité des services publics, dans un
contexte de redressement des finances publiques, vital pour la croissance de l’économie.
22
Le plan se concentre sur trois interventions : 1) renforcement du rôle des citoyens et de la société civile,
2) refonte de la relation entre le centre et la ligne de front, 3) rationalisation de l’administration centrale
pour améliorer la fourniture des services.
Source et vidéo : http://www.hmg.gov.uk/frontlinefirst.aspx
Plan d’action (consulter l’introduction du premier ministre) :
http://www.hmg.gov.uk/media/52788/smarter-government-final.pdf
(Disponible en anglais seulement)
États-Unis
1. Sujet ou titre : « How to Optimize Your Records Management Program »
Type de document : Présentation vidéo
Hôte : HOUK, Donna, directrice des comptes commerciaux, Iron Mountain, présentation lors de la
conférence-exposition de l’ARMA en 2009 à Orlando, Floride
Résumé : La présentation vidéo décrit trois domaines dans lesquels les organisations sont en mesure de
réduire les coûts de leurs programmes de gestion des documents. Elle fait référence à des situations
réelles vécues par les clients ainsi qu’aux conséquences de l’absence de solides programmes de gestion
des documents.
Vidéo : http://www.youtube.com/watch?v=EghRoGKZxTg
(Disponible en anglais seulement)
2. Sujet ou titre : « Information Lifecycle Management for Storage: Set Policies To Take Real Control of
Your Data »
Type de document : Article
Auteur : GAIN, Bruce, Processor, 29 janvier 2010, vol. 32, no 3
Résumé : La gestion du cycle de vie de l’information (GCVI) offre d’énormes avantages pour les
stratégies de stockage, cependant, il s’agit d’un processus complexe.
Les organisations commencent à peine à comprendre la GCVI et, pour le moment, elles ne l’utilisent pas
pour améliorer le stockage à grande échelle. Cependant, celles qui ont mis en œuvre la GCVI sont en
mesure d’en voir les résultats.
Dans cet article, l’auteur énumère les principes à connaître par les organisations pour tirer le meilleur parti
de la GCVI en ce qui concerne les applications de stockage, notamment :
1) Ne pas adopter une approche réactive aux stratégies de stockage. En d’autres termes, les
organisations doivent exercer un meilleur contrôle sur leurs données stockées, ce qui revient à une
meilleure capacité de planification et de gestion.
2) Les organisations doivent analyser sérieusement leurs données, en se posant les questions suivantes :
notre organisation a-t-elle quantifié ses besoins de stockage de données? Les données sont-elles
organisées selon des catégories distinctes en fonction de leur importance et de la nécessité d’y accéder
rapidement?
23
3) Pour la politique de stockage en fonction de la GCVI, les données doivent être hiérarchisées, en
attribuant la priorité au groupe 1 de données essentielles nécessitant un accès rapide, alors que les
documents qui ne sont pas consultés pendant une période de temps prolongée (plus de trois mois, par
exemple) seront placés dans le groupe 2 de stockage et, après six mois, mis sur bande ou stockés hors
site.
Source :
http://www.processor.com/editorial/article.asp?article=articles%2Fp3203%2F22p03%2F22p03%2F22p03.
asp&guid=&searchtype=&WordList=&bJumpTo=True
(Disponible en anglais seulement)
24
Livres
Lectures suggérées
Retour
1. SMITH, Kelvin. Secteur Public Records Management, 2007.
La gestion des documents a connu des changements importants au cours des dernières années, en
raison de la législation sur la liberté d’information, de la mise en place du gouvernement électronique et
du commerce électronique et de la nécessité de gérer les documents de manière efficace dans les
secteurs privé et public.
Il existe très peu de textes pratiques pour les gestionnaires des documents et cet ouvrage vise à combler
une telle lacune.
Son contenu a une utilité pratique et il est facile à lire. Bien que l’auteur discute de la législation et des
exemples du Royaume-Uni, ses descriptions peuvent être appliquées à la gestion des documents pour le
secteur public au niveau international. Il s’agit d’une lecture essentielle pour les professionnels de la
gestion des documents et pour toute personne responsable de la tenue de documents dans le cadre de
ses fonctions.
Source :
http://www.ashgate.com/default.aspx?page=637&calcTitle=1&pageSubject=839&title_id=7875&edition_id
=10158
http://www.amazon.co.uk/Public-Sector-Records-Management-Practical/dp/0754649873
(Disponible en anglais seulement)
2. FREEMAN, Robert, Mark RW LEMAHIEU, Jason SANDERS, David O. STEPHENS et Julian L. MIMS
III. Electronic Records Management, 2006.
La gestion des documents électroniques constitue un défi nouveau. L’utilisation du courriel présente de
nouveaux risques et de nouvelles responsabilités, entre autres : un risque élevé de perte causée par les
problèmes techniques, les catastrophes naturelles, la courte durée de vie du matériel et des logiciels
nécessaires pour lire le texte, une demande accrue de compétences techniques, des difficultés avec le
personnel qui peut désormais créer, stocker, modifier et supprimer des documents, ainsi que la
confidentialité et la sécurité.
Electronic Records Management décrit les nouveaux défis à l’ère du numérique, de même que les
stratégies et les pratiques exemplaires ainsi que les procédures et les normes pour la conservation des
documents gouvernementaux et la réduction de la paperasse.
Source :
http://bookstore.icma.org/Electronic_Records_Management_P1633C30.cfm?UserID=3116486&jsessionid
=4e30ca62156e37726d2b
(Disponible en anglais seulement)
25
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