Manual 18148599

Manual 18148599
La tenue de documents et la gouvernance dans le monde est un bulletin en ligne diffusé régulièrement
par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) qui porte sur les enjeux liés au gouvernement et aux
pratiques en tenue de documents des secteurs publics et privés.
ISSN : 1916-5722
© Gouvernement du Canada
Le contenu du bulletin est destiné aux fins de renseignements seulement et ne reflète aucunement les
vues et avis de Bibliothèque et Archives Canada.
Certains des hyperliens présents dans ce document mènent à des sources qui ne sont pas assujetties à
la Loi sur les langues officielles et elles sont donc mises à la disposition du public dans leur langue
d'origine.
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Table des matières
Section 1 – Actualités
Actualités générales – Survol : liens rapides
1
Actualités générales
Canada
Autres pays (à l’exception des États-Unis)
États-Unis
Gouvernement fédéral
Gouvernement des États
Secteur privé
3
3
5
5
6
Section 2 – Événements
Assemblées annuelles et conférences
Scène internationale
Scène nationale
Forums
Séminaires
Ateliers
Campagnes
7
8
9
10
10
11
Section 3 – Tendances et produits d’aujourd’hui
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures
12
Produits et outils de partout dans le monde
16
Études et enquêtes
18
Directives, lignes directrices et normes
19
Section 4 – Lectures suggérées
Articles, livres blancs, présentations et rapports
20
Livres
23
1
Section 1 : Actualités
Actualités générales – Survol : liens rapides
Pays – Canada
Université de Calgary
Titre : « New digital library to open in 2010 »
Vancouver
Titre : « Vancouver moves to “open source” government »
Afrique
Titre : « Africa e-Governance academy opens»
Pays – Australie
Titre : « Federal government CIO: Web 2.0 technologies will be the focus»
Europe
Titre : « World’s first treaty on access to information »
Pays – Nouvelle-Zélande
Titre : « Records Act audits to aid organizations »
Pays – Suède
Titre : « Swedish court: Politicians’ text messages “public documents” »
Pays – Émirats arabes unis
Titre : « Creation of e-Government department »
Pays – Royaume-Uni
Titre : « Appointment of Director of Digital Engagement »
Pays – États-Unis
Gouvernement fédéral
Titre : « Libraries urge Senate to support digitization of legacy documents »
Titre : « Legislation to protect access to historical records introduced »
Titre : « President Obama seeks input on classification of records »
Retour
2
Gouvernement des États
Maryland
Titre : « Electronic system to assist in e-discovery requirements »
Secteur privé
IBM
Titre : « IBM helps companies make use of data »
3
Actualités générales
Pays – Canada
Retour
Université de Calgary
Retour
Titre : « New digital library to open in 2010 »
Au moment de son inauguration en 2010, la bibliothèque numérique de l’Université de Calgary sera la
plus avancée sur le plan technologique de tous les équipements de sa catégorie au Canada. Elle
combinera à la fois des ressources traditionnelles, livres imprimés et périodiques, avec des médias
modernes, notamment la vidéo numérique, les livres électroniques et les kiosques d’information à écran
tactile.
D’après le ministre de l’Industrie, Tony Clement, « Un tel projet cadre parfaitement avec mon rêve que le
Canada occupe la première place dans l’économie numérique mondiale. Je crois que cela fait partie de la
productivité, de la compétitivité et de l’esprit d’innovation dont fera preuve cette société dans les années
et les décennies à venir ».
Source : http://www.calgaryherald.com/news/moving+next+level+with+digital+library/1815353/story.html
Vancouver
Retour
Titre : « Vancouver moves to “open source” government »
Le Conseil municipal de Vancouver se penche actuellement sur un projet destiné à mettre en ligne toute
l’information et les statistiques de la Ville sous une forme utilisable par les citoyens dans leurs propres
programmes informatiques.
« La Ville recueille et enregistre une quantité phénoménale de données. Pour assurer une bonne gestion
municipale, les gens doivent pouvoir y accéder, » fait remarquer Andrea Reimer, conseillère municipale et
responsable d’une initiative visant à modifier radicalement le Service de l’information et de la technologie
afin de promouvoir ce qu’on appelle « un gouvernement à source ouverte ».
Source (Publié antérieurement dans le Globe and Mail) : http://www.bcvote.ca/?p=4590
Article connexe : http://fcw.com/articles/2009/08/03/canada-open-government.aspx
Initiative de Reimer : http://vancouver.ca/ctyclerk/cclerk/20090519/documents/motionb2.pdf
Afrique
Retour
Titre : « Africa e-Governance academy opens »
L’objectif de l’Académie est d’encourager les citoyens à participer au processus décisionnel tout en
augmentant la responsabilisation, la transparence et l’efficacité gouvernementales.
Source : http://www.modernghana.com/news2/227965/1/africa-e-governance-academy-opens.html
Pays – Australie
Retour
Titre : « Federal government CIO: Web 2.0 technologies will be the focus »
Conformément aux recommandations du rapport Gershon, les autorités se proposent de perfectionner les
technologies alentour du Web 2.0, la sécurité, les échanges d’information et les TI écologiques, selon Ann
Steward, DPI du gouvernement fédéral.
Signalant que dix projets concrets sont déjà livrés et que d’autres sont en cours, Stewart ajoute que :
« Nous voulons nous doter de la souplesse nécessaire pour augmenter ou réduire nos besoins, et ce, à
un niveau holistique. »
Source : http://news.idg.no/cw/art.cfm?id=3AF3D3B7-1A64-67EA-E4B62B46830BBF01
Lien vers le rapport Gershon : http://www.financeminister.gov.au/media/2008/mr_322008.html
4
Europe
Retour
Titre : « World’s first treaty on access to information »
Douze pays européens viennent de ratifier le premier traité mondial sur l’accès à l’information qui intègre
une norme minimale sur le droit d’accès à l’information.
Cette convention fixe effectivement un droit pour chaque citoyen de demander des « documents
officiels » — tous les renseignements que détiennent les autorités publiques — sans frais. La convention
contient en outre des dispositions optionnelles comme la question de savoir si les organismes judiciaires
et législatifs seront entièrement soumis au droit de demander et de recevoir des renseignements.
Source : http://www.ifex.org/europe_central_asia/2009/06/24/access_info_treaty/
Pays – Nouvelle-Zélande
Retour
Titre : « Records Act audits to aid organizations »
Dès 2010, et en vertu du Public Records Act, plus de 2 000 organisations seront soumises à des
vérifications qui porteront moins sur les échecs passés que sur les modalités d’amélioration.
Selon cette loi datant de 2005, en cas de non-conformité, il est possible d’infliger des amendes allant
jusqu’à 10 000 $, mais de l’avis du directeur général et archiviste en chef de Nouvelle-Zélande, Greg
Goulding, la première série de vérifications portera sur les points positifs du fonctionnement des
organismes et la réorientation de leurs efforts pour augmenter la productivité.
Source : http://www.odt.co.nz/news/national/64512/records-act-audits-aid-groups
Pays – Suède
Retour
Titre : « Swedish court: Politicians’ text messages “public documents” »
Les messages texte envoyés par les politiciens ou qui leur sont destinés peuvent être considérés comme
des documents publics. C’est ce que vient de décider un tribunal suédois.
De l’avis de ce tribunal, le contenu des messages eux-mêmes permet de décider s’il s’agit ou non de
documents publics.
Source : http://www.thelocal.se/19288/20090506/
Pays – Émirats arabes unis
Retour
Titre : « Creation of e-Government department »
Un nouveau ministère de la cyberadministration vient d’être créé. Sa tâche consistera à définir la
stratégie du cybergouvernement, piloter la conversion aux processus électroniques et conduire, orienter
et assurer le suivi de l’adoption par l’administration publique des technologies numériques.
Qui plus est, des initiatives stratégiques seront lancées pour intégrer les procédures gouvernementales
et promouvoir l’avènement d’une société numérique.
Source :
http://www.zawya.com/Story.cfm/sidZAWYA20090312044243/UAE:%20Mohammed%20sets%20up%20
e-government%20department/
Pays – Royaume-Uni
Retour
Titre : « Appointment of Director of Digital Engagement »
Le Secrétariat du Cabinet vient de nommer Andrew Stott au poste de directeur de l’initiative numérique,
fonction récemment créée afin de piloter le programme Power of Information agenda et d’encourager et
de soutenir les ministères dans un dialogue et une collaboration avec les citoyens sur le Web grâce à la
technologie numérique.
5
Source : http://www.mattwardman.com/blog/2009/05/13/cabinet-office-names-andrew-stott-as-director-ofdigital-engagement/
Pays – États-Unis
Gouvernement fédéral
1. Titre : « Libraries urge Senate to support digitization of legacy documents »
Retour
L’American Library Association (ALA) et l’Association of Research Libraries (ARL) pressent le Sénat
américain d’apporter son soutien au projet de Government Printing Office visant à numériser les
collections documentaires composées de plus de 2,2 millions de documents.
L’ALA et l’ARL considèrent que ce projet permettra aux citoyens d'approfondir la culture et l’histoire et de
les percevoir sous un jour nouveau, grâce à des moyens efficaces propres à renforcer l’esprit civique.
Source :
http://www.resourceshelf.com/2009/05/06/arl-ala-support-gpo-project-to-digitize-legacy-documents/
2. Titre : « Legislation to protect access to historical records introduced »
Retour
Un projet de loi soumis au Congrès réserverait un budget annuel de 50 millions de dollars pour les
activités de conservation des documents historiques américains afin de les rendre plus accessibles au
public.
Les éléments essentiels de l’Historical Record Act (H.R. 2256) (Loi sur les documents historiques)
comprennent : 1) la création d’une gamme d’outils pour l’accessibilité, y inclus les instruments de
recherche, 2) les initiatives de conservation pour éviter la destruction des documents historiques et
prolonger leur existence afin que le public puisse les consulter.
Source : http://www.arma.org/news/policybrief/index.cfm?BriefID=3627&Type=W
3. Titre : « President Obama seeks input on classification of records »
Retour
Le 27 mai 2009, le président Obama a émis une note de service demandant aux conseillers nationaux
pour la sécurité de formuler des recommandations sur l’amélioration des règles de classification des
documents et leur mise à la disposition du public, dans un deuxième temps.
Le président souhaite désormais que les citoyens participent à l’élaboration des politiques incluant, entre
autres, les bibliothécaires, les archivistes et les autres spécialistes en gestion de documents, que les
fonctionnaires fédéraux ne consultent généralement pas.
Source : http://www.washingtonpost.com/wp-dyn/content/article/2008/06/09/AR2008060902359.html
http://historycoalition.org/2009/05/30/obama-administration-to-review-declassification-and-cui-policies/
Résumé des commentaires du public : http://blog.ostp.gov/category/declass/
Liens aux interviews : http://www.federalnewsradio.com/?nid=35&sid=1717380
Gouvernement des États
Maryland
Retour
Titre : « Electronic system to assist in e-discovery requirements »
En juillet 2008, en raison d’un renforcement des règles du droit du Maryland, les procureurs doivent
fournir beaucoup plus de renseignements à la défense avant le procès, y compris les déclarations,
photographies, documents et enregistrements.
En conséquence, le bureau de l’attorney du comté de Frederick utilise son système de gestion
électronique de documents pour examiner les causes, permettant au bureau du procureur de fournir la
preuve électronique à la défense, une première dans le Maryland.
Source : http://www.fredericknewspost.com/sections/news/display.htm?StoryID=90861
6
Secteur privé
IBM
Retour
Titre : « IBM helps companies make use of data »
La compagnie IBM vient de se doter d’un nouveau service spécialisé en gestion des données non
structurées qui a le mérite d’offrir des avantages fonctionnels comme des coûts réduits pour la conformité.
Le service fonctionne à partir du texte des courriels, des notes des centres d’appel, des vidéos, des
transcriptions des clavardages et des pages Web.
Ambuj Goyal, directeur général de la gestion de l’information chez IBM, précise que les « entreprises
traitent des masses d’information plus imposantes que jamais, mais les utilisent bien moins pour des fins
stratégiques, car il est souvent difficile de saisir et de gérer efficacement cette information ».
Source : http://www.internetnews.com/devnews/article.php/3822676/IBM+Helps+Companies+Make+Use+of+Data.htm
7
Section 2 – Événements
Assemblées annuelles et conférences
Retour
Scène internationale
1. « 2nd International Conference: The Future of Information Sciences (INFuture 2009): « Digital
Resources and Knowledge Sharing »
Hôte : « Department of Information Sciences, Faculty of Humanities and Social Sciences »
Date : du 4 au 6 novembre 2009
Lieu : Zagreb, Croatie
Résumé : Cette conférence se veut une plateforme de discussion sur des questions à la fois théoriques
et pratiques d’organisation de l’information et de son intégration. INFuture explore l’influence de l’évolution
des technologies de l’information et de la communication sur le domaine des études de l’information.
Conférenciers de BAC : À déterminer
Programme et inscription : http://infoz.ffzg.hr/INFuture/
2. « XXIX Annual Charleston Conference 2009 »
Thème : « Issues in Book and Serial Acquisition »
Hôte : « The Charleston Information Group »
Date : du 4 au 7 novembre 2009
Lieu : Charleston, Caroline du Sud, États-Unis
Résumé : Tous les ans, la Conférence de Charleston réunit de manière informelle les bibliothécaires,
éditeurs, responsables de ressources électroniques, consultants et fournisseurs de matériel de
bibliothèque pour discuter des sujets qui les concernent.
Conférenciers de BAC : À déterminer
Programme et inscription : http://www.katina.info/conference/generalinfo.php
3. « 37th Annual Museum Computer Network Conference »
Thème : « Museum Information, Museum Efficiency: Doing More with Less! »
Hôte : « Museum Computer Network »
Date : du 11 au 14 novembre 2009
Lieu : Portland, Oregon, États-Unis
Résumé : Cette conférence porte sur la 1) convergence numérique des archives, des bibliothèques et
des musées, 2) la préparation, les réalisations et la responsabilisation dans le domaine numérique, 3) la
gestion de la technologie et de l’information en fonction des critères fondamentaux des institutions, 4) les
médias sociaux.
8
Conférenciers de BAC : À déterminer
Programme et inscription : http://www.mcn.edu/conferences/index.asp
http://www.mcn.edu/conferences/index.asp?subkey=2266
4. « 2009 National Digital Forum »
Thème : « Being online now: Culture, creativity and community »
Hôte : « National Digital Forum »
Date : du 23 au 24 novembre 2009
Lieu : Wellington, Nouvelle-Zélande
Résumé : La conférence exploitera les multiples possibilités permettant aux intervenants de la création et
de la culture de dépasser les frontières traditionnelles pour trouver des solutions communes aux
problèmes qu’éprouvent les collectivités en ligne.
Conférenciers de BAC : À déterminer
Programme et inscription : http://ndf.natlib.govt.nz/about/2009-conference.htm
5. « 5th International Digital Curation Conference »
Thème : « Moving to Multi-Scale Science: Managing Complexity and Diversity »
Hôte : « Digital Curation Centre »
Date : du 2 au 4 décembre 2009
Lieu : Londres, Angleterre
Résumé : La conférence portera sur le concept d’infrastructure réservée aux sciences et fondée sur les
données tout en prenant en compte la vaste gamme de disciplines, de compétences, de secteurs,
d’échelles et de financement. Par ailleurs, lors des sessions thématiques en parallèle avec des
présentations revues par les pairs, cette manifestation se concentrera sur les approches des praticiens,
les solutions et les modèles.
Conférenciers de BAC : À déterminer
Programme et inscription : http://www.dcc.ac.uk/events/dcc-2009/
Scène nationale
1. « Public Sector Transformation 2009: Mastering Complex Change for High Performance »
Hôte : Le Conference Board du Canada
Date : du 23 au 24 novembre 2009
Lieu : Ottawa, Ontario, Canada
Résumé : Parmi les multiples défis auxquels se trouve confronté l’ensemble du secteur public, on compte
l’amélioration de la transparence et de la responsabilisation, les nouvelles technologies et l’évolution
démographique ainsi que les attentes des citoyens. À l’heure où les budgets font l’objet d’une attention
croissante, il convient de consacrer toutes les énergies à l’atteinte d’un rendement supérieur.
9
La conférence se penchera donc sur les toutes dernières stratégies et techniques visant à améliorer les
prestations du secteur public grâce une gestion efficace du changement.
Conférenciers de BAC : À déterminer
Programme et inscription : http://www.conferenceboard.ca/conf/09-0169/default.aspx
2. Les archives et vous! 5e conférence nationale
Thème : Venez en percer le mystère et en apprendre davantage
Hôte : Conseil canadien des archives
Date : du 27 au 28 novembre 2009
Lieu : Gatineau, Québec, Canada
Résumé : Les archives et vous! est la seule conférence nationale à réunir les généalogistes, chercheurs,
enseignants, bibliothécaires, historiens, étudiants, conservateurs de musée, bénévoles et tous ceux qui
s'intéressent au patrimoine documentaire canadien.
Conférenciers de BAC : À déterminer
Programme et inscription : http://www.archivesconference.ca/fr_index.html
3. « Ontario Library Association’s 2010 Super Conference »
Hôte : « Ontario Library Association (OLA) »
Date : du 24 au 27 février 2010
Lieu : Toronto, Ontario, Canada
Résumé : La « Super Conference » constitue la plus grande manifestation dans le domaine de
l’éducation continue en bibliothéconomie.
Conférenciers de BAC : À déterminer
Programme et inscription :
http://www.accessola.com/ola/bins/content_page.asp?cid=5
Forums
1. Discussions informelles - La Directive sur la tenue de documents : explication et définition
Date : 10 septembre 2009
Résumé : Découvrez la façon dont la tenue de documents établira les modalités et les moyens qui
permettront aux organisations d'utiliser l'information comme un actif essentiel du processus décisionnel.
Par la tenue de documents, on peut également faire la collecte de données sur les activités en vue de
satisfaire aux exigences de gérance et de responsabilisation ainsi qu'aux obligations légales. Cette
séance est destinée aux spécialistes en GI et on y présentera l'élaboration de l'ensemble des politiques.
Les participants découvriront où se situe la nouvelle directive sur la tenue de documents dans la structure
des politiques de GI, et la façon dont elle touche le futur travail de la collectivité de la GI.
10
Conférencier de BAC : Geneviève Allard, directrice de la Division des opérations gouvernementales à
Bibliothèque et Archives Canada.
Dans l’intervalle, on peut se procurer la vidéo par un prêt entre bibliothèques. Pour de plus amples
renseignements, communiquez avec le 613-943-5599.
2. « Government Recordkeeping Forums en 2009 »
Hôte : « National Archives of New Zealand »
Dates : Quatre forums sont prévus pour 2009 :
4 mars 2009
3 juin 2009
2 septembre 2009
2 décembre 2009
Résumé : Le programme et les formulaires d'inscription en ligne seront affichés sur le site Web
(http://continuum.archives.govt.nz/government-recordkeeping-forums.html-0) au cours du mois
précédent chaque forum.
Programme et inscription : Pour de plus amples renseignements, veuillez contacter :
rkforum@archives.govt.nz
Séminaires
Aucune séminaire à l'heure actuelle.
Ateliers
1. SOIMA 2009 : Protéger les collections de sons et d’images
Hôte : Centre Internationale d'études pour la conservation et la restauration des biens culturels
Date : du 17 novembre au 11 décembre 2009
Lieu : New Delhi, en Inde, avec des visites d’étude dans d’autres villes indiennes
Résumé : Le cours offre un aperçu des divers aspects de la préservation et de l’accès aux matériaux
sonores et visuels : photographies, films, cassettes vidéo et audio et documents numériques. L’intérêt, la
signification, la sélection et la mise en valeur des collections de sons et d’images dans divers contextes
institutionnels seront abordés ainsi que le potentiel de ce type de documents pour la transmission des
savoirs et des traditions culturelles.
Programme et inscription :
http://www.iccrom.org/fra/01train_fr/announce_fr/2009_11SoimaIND_fr.shtml
11
Campagnes
1. « Archive Awareness Campaign 2009 »
Thème : « Take Flight! »
Hôtes : « The National Council on Archives, The National Archives of the United Kingdom et Museums
Libraries Archives Council »
Date : Novembre 2009
Lieu : À déterminer
Résumé : Le thème, largement ouvert à l'interprétation, concerne de nombreux domaines de
l'archivistique, allant de l'histoire économique et industrielle, en passant par les conséquences des
migrations démographiques, l'innovation et les idées ou l'ingénierie et la science. Ce thème, destiné à être
aussi universel que possible, touche tous les secteurs des archives pour rejoindre les différents groupes
d'utilisateurs.
Source : http://www.archiveawareness.com/contributors/nationalcampaign/whats_happening
12
Section 3 – Tendances et produits d’aujourd’hui
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures
Canada – Gouvernement fédéral – Bibliothèque et Archives Canada
Retour
Sujet ou titre : Modernisation des laboratoires fédéraux
Résumé : À partir du programme visant à moderniser les laboratoires fédéraux, l’administration assure un
financement à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour procéder à la modernisation de son Centre de
préservation et de son immeuble de la Place de la Cité.
« En modernisant nos laboratoires, nous améliorons l’accès numérique et mettons en valeur la
préservation d’un important patrimoine documentaire canadien », a déclaré Daniel J. Caron, bibliothécaire
et archiviste du Canada.
Source : http://www.marketwire.com/mw/release.do?id=986743&lang=F5
Canada – Université de Calgary
Sujet ou titre : « Imagine »
Résumé : « Imagine » est un projet à multiples facettes destiné à transformer l’approche de gestion des
documents à l’Université de Calgary de manière à rationaliser les processus fonctionnels essentiels et les
flux de documents grâce à une utilisation plus intensive des documents numériques.
Source et vidéo : http://www.netthrowpc.com/information-management/xerox-global-services-makes-thegrade-at-university-of-calgary
Bahreïn
Sujet ou titre : Blogue sur le cybergouvernement
Résumé : Ce blogue s’inscrit dans les directives gouvernementales recommandant d’utiliser tous les
outils modernes afin d’améliorer la gouvernance et d’établir une interaction directe avec le grand public,
que ce soit au moyen de blogues ou d’autres moyens de communication.
Source : http://www.gulf-daily-news.com/NewsDetails.aspx?storyid=255796
Europe
Sujet ou titre : « IMProving ACcess to Text » (IMPACT Project)
Résumé : D'une durée de quatre ans, le projet IMPACT vise à diffuser une expertise dans toute l’Europe
pour établir des directives communes concernant les meilleures pratiques internationales en vue
d’accélérer la numérisation massive, la standardisation et l’amélioration de la qualité par l’entremise d’un
centre de compétence pour la numérisation des documents.
Source : http://www.ukoln.ac.uk/projects/impact/
France
Sujet ou titre : Contribution commune pour le développement de l’économie numérique
Résumé : La France accuse du retard dans l’usage des technologies de l’information et de la
communication, qui sont à la base de la compétitivité, de l’innovation et du dynamisme économique.
13
Neuf groupements représentatifs de ce secteur technologique se sont associés pour proposer treize
pistes d’actions dans quatre domaines d’intervention prioritaires. Ils espèrent ainsi sensibiliser les
pouvoirs publics à l’importance de l’économie numérique, véritable levier de la croissance au XXIe siècle.
Source : http://www.gfii.asso.fr/article.php3?id_article=3034
France – Archives nationales
Sujet ou titre : Portail Internet « Salle des inventaires virtuelle »
Résumé : Au début de 2013, 7 millions de documents des Archives nationales de France datant de plus
de deux cents ans auront été numérisés et seront mis à la disposition du grand public, qui pourra les
consulter dans la « Salle des inventaires virtuelle ».
La société de services informatiques Logica et l’éditeur de logiciels d’archives physiques et électroniques
Klee Group construiront ensemble le futur système d’information des Archives nationales de France, qui
permettra à l’institution de stocker et de mettre en ligne l’ensemble de ses inventaires.
Source : http://www.lefigaro.fr/hightech/2009/07/11/01007-20090711ARTFIG00554-revolutionnumerique-aux-archives-nationales-.php?mode=imprimer
Grèce
Sujet ou titre : Portail national de l’administration publique
Résumé : Le portail national de l’administration publique, aussi connu sous le nom de Portail Hermès,
assure l’interopérabilité entre les systèmes informatiques des divers services publics, tout en sécurisant
les transactions.
Source : http://www.arma.org/news/policybrief/index.cfm?BriefID=3671
Portugal
Sujet ou titre : Bureau de l'innovation et des projets stratégiques (DSIPE)
Résumé : Le Bureau de l'innovation et des projets stratégiques est responsable de la production d’études
et de projets concernant l’administration électronique, dans le but de contribuer à la préservation des
archives de documents numériques.
Ces études et projets portent sur l’élaboration de normes, de directives techniques ainsi que la
participation à des projets internationaux dans les domaines de la gestion et de la conservation des
documents et archives numériques.
Source : http://archivists.wordpress.com/2009/04/02/the-innovation-and-strategic-projects-office-dsipefrom-the-general-head-office-of-archives-dgarq-as-a-key-element-to-the-administrative-modernization-ofthe-public-services/
Écosse – Archives nationales
Sujet ou titre : « Scottish Archives Online Project »
Résumé : Ce projet se propose de mettre en ligne des informations détaillées sur les fonds
documentaires, à l’intention de toutes les archives écossaises.
Source : http://scottisharchivesonline.blogspot.com/
14
Corée du Sud
Sujet ou titre : Bibliothèque numérique nationale
Résumé : Première institution en son genre au monde, la National Digital Library compte plus de
380 000 ouvrages numérisés et 116 millions de contenus numériques.
Source : http://www.koreatimes.co.kr/www/news/nation/2009/05/113_45292.html
Royaume-Uni
Sujet ou titre : « National Museum Online Learning Project »
Résumé : Ce projet regroupe les collections numérisées de neuf musées et galeries pour former un
ensemble unifié d’outils d’apprentissage par l’entremise des technologies utilisées sur l’Internet.
Source et vidéo : http://www.silicon.com/retailandleisure/0,3800011842,39430293,00.htm
Royaume-Uni – British Library
Sujet ou titre : Site Web des périodiques du XIXe siècle de la British Library
Résumé : Pour la première fois, sur un simple clic de la souris, les utilisateurs peuvent consulter plus de
deux millions de pages de journaux du Royaume-Uni provenant de 49 titres nationaux et régionaux.
Selon Simon Fowler, rédacteur en chef d’Ancestors Magazine : « Ce nouveau service met véritablement
une importante ressource à la disposition des historiens de la famille. De façon réaliste, la consultation
des journaux vient compéter l’utilisation d’autres documents pour construire un portrait plus exact de nos
ancêtres, avec des informations impossibles à obtenir ailleurs. »
Source et Webémission :
http://www.prweb.com/releases/genealogy/The_British_Library/prweb2535394.htm
http://www.youtube.com/watch?v=dE-E8SSRHcY
http://www.jisc.ac.uk/news/stories/2009/06/blnewspapers.aspx
États-Unis – National Archives and Records Administration (NARA)
Sujet ou titre : « Transcontinental Persistent Archives Prototype Project » (TPAP)
Résumé : À une époque où les informations de la nation sont de plus en plus sous forme numérique, ce
projet aborde les problèmes fondamentaux de sauvegarde, de préservation et d’accès aux documents
électroniques authentiques.
« L’objectif est de trouver des règles de préservation et des processus de base permettant d’automatiser
la gestion des archives authentiques sur des décennies ou plus », précise Reagan Moore, professeur et
chercheur principal sur ce projet.
Source : http://www.hpcwire.com/topic/storage/TPAP-Project-Preserves-Fragile-Digital-Data39808107.html
15
Monde
Sujet ou titre : « World Archives Project »
Résumé : Ce projet permettra de préserver des millions de documents numériques du monde entier
présentant une valeur historique pour les mettre en ligne, dont environ 35 millions de documents en 2009.
« Parce que la numérisation des documents historiques et leur présentation en ligne sont à la fois longues
et coûteuses, nombre de gouvernements et de bibliothèques ne disposent pas des budgets
nécessaires. » déclare Tim Sullivan, PDG de The Generations Network, Inc.
Source : http://pressrelated.com/press-release-video-ancestrycom-launches-world-archives-project-tohelp-digitally-preserve-millions-of-historical.html
16
Produits et outils de partout dans le monde
Canada – Gouvernement de l’Ontario
Retour
Produit ou outil : « Enterprise Content Management Solutions »
Résumé : Les solutions serviront au gouvernement de l’Ontario pour fonder sa stratégie de gestion de
l’information pour tous les ministères, organismes et sociétés d’État.
« Les gouvernements se trouvent placés devant des défis extrêmement complexes en matière de gestion
de l’information, compte tenu de leur taille, des multiples organismes concernés et de la responsabilité de
servir le public, explique John Shackleton, président et chef de la direction d’OpenText. Le gouvernement
de l’Ontario est en voie de surmonter ces difficultés en adoptant une vision stratégique de sa propre
gestion de l’information, et faisant les liens importants entre le contenu, les processus et la productivité
des employés dans toute l’administration. »
Source : http://news.prnewswire.com/DisplayReleaseContent.aspx?ACCT=104&STORY=/www/story/0527-2009/0005033145&EDATE=
Brésil
Produit ou outil : « Marco do Acesso »
Résumé : « Marco do Acesso » est un site Web qui « met les mécanismes juridiques existants à la
disposition des citoyens dans le but d’obtenir de l’information auprès des organismes publics, tout en
sensibilisant le public au droit à l’information ».
Ce site va permettre aux individus de trouver des données sur les dispositions légales brésiliennes
relatives à l’accès à l’information et il sera régulièrement mis à jour pour inclure des renseignements sur
les lois d’accès à l’information de partout dans le monde.
Source : http://www.editorsweblog.org/multimedia/2009/03/website_facilitates_access_to_informatio.php
France
Produit ou outil : « eXo Document Management System (DMS) 2.5 »
Résumé : L’interface du système de gestion documentaire eXo Document Management System (DMS) a
été repensée et est maintenant disponible. Elle est supérieure aux logiciels Documentum et SharePoint
qui ne permettent que de naviguer dans des dossiers partagés. Son utilisation est conviviale et intuitive,
ce qui aide à réduire la courbe d’apprentissage de l’utilisateur et offre une meilleure flexibilité dans les
solutions proposées.
Source : http://www.zetta.fr/eXo-ameliore-la-productivite-et-l-experience-utilisateur-de-son-systeme-degestion-documentaire_a609.html
Japon
Produit ou outil : « Automated Discovery service and Interstage® Business Process Manager »
Résumé : Cet outil reconstruit les processus du monde réel fondés sur des informations factuelles pour
créer un diagramme dynamique qui va du plus haut niveau jusqu’au simple détail et s’avère
particulièrement utile aux organisations qui se concentrent sur l’amélioration de leurs processus et
initiatives de gouvernance.
Source : http://www.marketwire.com/press-release/Fujitsu-Computer-Systems-TSE-6702-964522.html
17
Royaume-Uni – Archives nationales
Produit ou outil : « Information Management Value Model » (IMVM)
Résumé : « IMVM » quantifie les importantes économies de coûts et les autres avantages d’une bonne
gestion de l’information et garantit des pratiques exemplaires de gestion de l’information dans le secteur
public.
IMVM se concentre sur les dépenses qu’entraîne une mauvaise gestion de l’information dans une
organisation, comme la perte de temps en recherches inutiles par le personnel ou la duplication des
efforts.
Source : http://www.iwr.co.uk/information-world-review/news/2245279/national-archives-launches-tool
États-Unis – EMC
Produit ou outil : « SourceOne »
Résumé : Ces produits et solutions pour l’archivage, l’enquête électronique et la conformité visent à aider
les organisations à centraliser la gestion des divers types de contenus afin d’appliquer des modalités
uniformes de conservation, de disposition et de gestion du cycle de vie global.
Source : KM World, 1er juin 2009
http://www.kmworld.com/Articles/News/News-Analysis/It%E2%80%99s-all-in-the-(SourceOne)-family53952.aspx
Lien à la webémission : http://www.youtube.com/watch?v=zRXQVmP4JLM
États-Unis – Google
Produit ou outil : « Google Public Data »
Résumé : Google vient de lancer un nouvel outil de recherche appelé Google Public Data, afin d’aider les
internautes à trouver les données de source publique, souvent enfouies dans des zones difficiles d’accès
sur les sites Internet gouvernementaux.
Cet outil de recherche aide les citoyens à accéder à l’information provenant d’un État fédéral et de
gouvernements locaux, un objectif que de nombreux groupes d’intérêt public de Washington ainsi que les
groupes de vigilance partagent avec le président Obama, dont les conseillers techniques intercèdent pour
faire ouvrir les données fédérales au public.
Source : http://news.ciol.com/News/News-Reports/US-public-data-now-at-your-finger-tips/4509119190/0/
États-Unis – Library of Congress
Produit ou outil : « Bagit : Transferring Content for Digital Preservation »
Résumé : Les archives et les bibliothèques doivent s’assurer que les contenus soient préservés sous
forme numérique avant d’être transférés d’un endroit fiable à un autre.
Une suite d’outils a été mise au point par la Library of Congress, pour aider à la création et à la
transmission des contenus numériques. « Bagit » soutient le transfert de contenus dans des colis
autonomes, sortes de « valises » numériques.
Source : http://www.digitalpreservation.gov/library/challenge/data-transfer.html
Vidéo : http://www.digitalpreservation.gov/videos/bagit0609.html
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Études et enquêtes
Monde
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Thème d’étude : Défis de la gestion documentaire
Enquête réalisée par : ARMA International au nom de CA, Inc.
Participants au sondage : La totalité des membres d’ARMA a été contactée, soit plus de 9 000
personnes, dont environ 1 062 ont répondu, 75 % d’entre elles occupant des postes en gestion des
documents.
Principales conclusions :
1) 72 pour cent se disaient mal préparées pour la gestion des courriels.
2) 68 pour cent n’étaient pas préparées pour la preuve électronique.
3) 75 pour cent ne disposaient pas d’un système d’entreprise pour gérer le contenu des documents, les
fichiers numériques ou les dossiers physiques.
4) 62 pour cent ne s’étaient pas dotées de système d’archivage de courriels.
5) 66 pour cent utilisent les mêmes politiques de conservation pour les documents physiques et
électroniques, mais nombreuses sont celles qui manquent de rigueur dans l’application ou l’exécution de
ces politiques.
6) 41 pour cent gèrent leur courrier électronique selon leur politique de conservation.
Source : http://www.cmswire.com/cms/enterprise-cms/arma-survey-on-records-management-woes003380.php
19
Directives, lignes directrices et normes
Canada – Gouvernement fédéral
Retour
Directive : Directive sur la tenue de documents
Date : Entrée en vigueur 1er juin 2009
Objectif : Directive qui a pour but d’assurer l’adoption de pratiques efficaces de tenue de documents afin
de permettre aux ministères de créer, d’acquérir, de saisir, de gérer et de protéger l’intégrité des
ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, relativement à l’exécution des programmes et
à la prestation des services du gouvernement du Canada.
Source : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?section=text&id=16552
Canada – Bibliothèque et Archives Canada
Ligne directrice : Gestion du courrier électronique
Date : 2008
Objectif : Pour comprendre les exigences en matière de gestion de courriels, Bibliothèque et Archives
Canada (BAC) a procédé à une analyse de l’environnement de l’information électronique et mené une
enquête sur les meilleures pratiques de gestion du courrier électronique au sein du gouvernement.
Une conclusion importante s’en est dégagée : le besoin d’orientation sur la gestion du cycle de vie du
courrier électronique. Pour répondre à ce besoin, BAC a préparé deux documents fournissant des
directives de gestion des courriels et une feuille de route. Les ministères ont pleinement reconnu la
nécessité de gérer les courriels et accueilli sans réserve les orientations.
Source : http://www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/produits-services/007002-3000-f.html
France
Norme : NF Z42-013
Date : Mars 2009
Résumé : Une nouvelle version de la norme NF Z42-013 portant sur la conservation et l’intégrité des
documents stockés dans des systèmes informatiques est dorénavant disponible. Elle permet d’attester
l’authenticité des documents stockés sur supports réinscriptibles et accroît leur recevabilité en cas de
litige.
La norme fournit des mesures techniques pour garantir l’intégrité des documents pendant la durée de leur
conservation et tient compte des règles propres à l’archivage (politique sur l’archivage, la sécurité et la
protection des données personnelles).
Source : http://www.web-libre.org/dossiers/archivage-electronique,7386.html
Lien à la norme :
http://www.boutique.afnor.org/NEL5DetailNormeEnLigne.aspx?&nivCtx=NELZNELZ1A10A101A107&ts=2
665643&CLE_ART=FA125098
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Section 4 : Lectures suggérées
Articles, livres blancs, présentations et rapports
Canada
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Titre de l’étude : « Rethinking the Public Policy Process: A Public Engagement Framework »
Auteur : Don Lenihan, président de l’engagement du public, Forum des politiques publiques
Date : Avril 2009
Objectif : Définir le processus d’engagement public, ce qui le distingue des consultations habituelles et
des processus de délibération, ainsi que les raisons qui en justifient la nécessité et préciser ses modalités.
Résumé : Ce document se divise en trois grandes parties.
Partie 1 : Présentation du processus de participation publique et des trois grands types de processus
consultatif, délibératif et engagement.
Partie 2 : Concept de la structure profonde décrivant le point de vue des participants sur le processus
dans son ensemble, leur rôle, et façon dont un tel processus prime ou sanctionne leurs comportements.
Partie 3 : Analyse des parties 1 et 2 pour raffiner la structure profonde des processus d’engagement en
fournissant une liste de certaines de leurs caractéristiques distinctives.
Lien vers le document :
http://www.ppforum.com/sites/default/files/PPF_Framework%20Paper%20April%202009%20%20for%20web.pdf
Repenser le processus des politiques publiques – un cadre d’engagement public :
http://www.ppforum.com/fr/publications/publications-anterieures
France
Sujet ou titre : Quand les entreprises adoptent les bonnes pratiques autour de l'impression
Type de document : Article
Publication : ITRMANAGER.COM
Résumé : Le Syndicat National des Entreprises de Systèmes et de Solution d’impression a tenu, le 18
juin dernier, la seconde édition de son initiative Développement durable autour du thème « Impression et
traitement du document dans une économie de développement durable ».
Certes, on note une réduction de la consommation du papier et des émissions de CO2, mais il reste
encore beaucoup d’efforts à faire en matière de gestion des documents, deux des problèmes étant
l’absence de culture de la gestion du document dans l'entreprise et l'ignorance encore trop grande des
bonnes pratiques autour de l'impression. Des exemples de pratiques nipponnes en disent long sur le
chemin qu’il reste à parcourir.
Source : http://www.itrmanager.com/articles/92997/entreprises-adoptent-bonnes-pratiques-autourimpression.html
21
Nouvelle-Zélande
1. Titre du rapport : « The Chief Archivist’s Annual Report on the State of Government Recordkeeping
2008 »
Organisation : Archives New Zealand
Date de publication : Mai 2009
Survol : Le rapport dresse un portrait de l’état de la tenue des documents gouvernementaux et en tire des
recommandations pour améliorer les méthodes des corps publics, y compris les ministères, les bureaux
du Parlement, entités de la Couronne et les entreprises publiques.
Recommandations :
1) Tous les organismes publics doivent définir leurs orientations de base et leurs responsabilités en
matière de tenue des documents. Les organismes qui n’ont pas encore procédé à cette opération doivent
agir de toute urgence.
2) Les organismes publics doivent s’assurer que l’utilisation des technologies de tenue des documents,
comme les systèmes de gestion des documents et de documents électroniques, repose sur un
programme exhaustif de gestion incluant des politiques, des processus, des directives, une formation et
des communications. Sans un cadre rigoureux de gestion, de tels projets ont bien peu de chance d’être
efficaces.
3) Les organismes publics doivent s’assurer qu’ils disposent d’une procédure d’élimination complète en
vertu du Public Records Act 2005, y compris des calendriers d’élimination continue de leurs documents
fonctionnels.
Source : http://www.parliament.nz/NR/rdonlyres/94DB1D73-F63D-4E56-973DB21C0FA4872B/104911/DBHOH_PAP_18290_ArchivesNewZealandTeRuaMaharaoteKw.pdf
2. « Digital Continuity Action Plan »
Date de publication : 2009
Résumé : Archives New Zealand dirigeront la mise en œuvre de ce plan qui fournira une plateforme
permettant une coordination des services publics pour gérer efficacement leurs informations numériques.
Source : http://continuum.archives.govt.nz/digital-continuity-action-plan.html
Lien vers le plan d’action de continuité numérique : http://continuum.archives.govt.nz/digitalcontinuity-action-plan-document-web-page.html
États-Unis
1. Titre du baladodiffusion : « 2009 Information Management Challenges »
Survol : Ce fichier en baladodiffusion est le premier d’une série d’activités organisées par Hewlett
Packard pour discuter des récentes questions concernant la gestion de l’information et l’enquête
électronique.
Participants : Mark Saussure, directeur de Digital Library Infrastructure, Pennsylvania State University;
Marty Loeber, vice-président du contentieux et avocat général adjoint, Valero Energy Corporation;
Sue Derison, directrice des Systèmes d’Information, Forsyth County School System en Géorgie
Baladodiffusion :
http://h41112.www4.hp.com/promo/imhub/videos_podcasts/videos/ediscovery_roundtable.html
22
2. Sujet ou titre : « Records management roadblocks and Web 2.0 initiatives »
Type de document : Article ou entrevue audio
Hôte : Dorothy Ramienski, FederalNewsRadio
Survol : Les organismes fédéraux se heurtent aux exigences de la gestion des documents au moment où
ils commencent à se concentrer de plus en plus sur les initiatives Web 2.0. Cheryl McKinnon, directrice de
l’équipe de programme de gestion de l’entreprise 2.0 d’Open Text, explique les raisons de la survenue de
ces problèmes et les possibles options pour les résoudre.
Source et entrevue audio : http://www.federalnewsradio.com/?nid=35&sid=1688655
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Livres
Lectures suggérées
Retour
1. SMITH, Catherine F. Writing Public Policy: A Practical Guide to Communicating in the Policy-Making
Process, 2009.
Ce livre offre un guide de rédaction et de communication, à la fois pratique et concis, sur les processus de
politiques publiques.
Source : http://www.amazon.com/Writing-Public-Policy-Communicating-PolicyMaking/dp/0195379829/ref=sr_1_11?ie=UTF8&s=books&qid=1248793594&sr=1-11
2. SPAR, Debora L. Ruling the Waves: From the Compass to the Internet, a History of Business and
Politics along the Technological Frontier, 2003.
Dans cet ouvrage, Spar, professeure à la Harvard Business School, soutient que l’évolution technologique
a fait passer Internet par quatre phases distinctes : l’innovation, la commercialisation, l’anarchie créative
et la gouvernance.
Source : http://www.amazon.com/Ruling-Waves-Internet-BusinessTechnological/dp/015602702X/ref=ntt_at_ep_dpi_3
3. BYGRAVE, Lee A. et John Bing, Internet Governance: Infrastructure and Institutions, 2009.
Ce livre aborde les questions qui se font jour au cours de l’évolution continue de la gouvernance
d’Internet, ainsi que les difficultés associées à la conception et à l’application de structures de
gouvernance au niveau mondial qui se fondent sur une application des processus décisionnels partant de
la base et faisant l’objet d’un consensus, sans ancrage direct dans un cadre conventionnel.
Source : http://www.amazon.com/Internet-Governance-Infrastructure-InstitutionsBygrave/dp/0199561133/ref=sr_1_5?ie=UTF8&s=books&qid=1248792975&sr=1-5
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