R ’ appoRt

R  ’ appoRt
Rapport annuel
du bureau de l’ombudsman de
l’approvisionnement
Promouvoir l’équité,
l’ouverture et
la transparence
du processus
d’approvisionnement du
gouvernement fédéral.
Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement
Édifice Constitution Square
340 rue Albert, 11ième étage
Ottawa (Ontario)
K1R 7Y6
Sans frais: 1-866-734-5169
Télécopieur: 1-613-947-9800
Numéro de catalogue: P110 - 2013
1924-1526
La présente publication est également disponible en
format électronique:
www.boa-opo.gc.ca
La ministre des Travaux
publics et des Services
gouvernementaux
Madame la Ministre:
Conformément au paragraphe 22.3(1) de la
Loi sur le ministère des Travaux publics et
des Services gouvernementaux, c’est pour
moi un honneur et un plaisir de présenter le
rapport annuel du Bureau de l’ombudsman
de l’approvisionnement pour l’exercice 20122013.
Je vous prie d’agréer, Madame la Ministre,
l’expression de mes sentiments distingués.
Frank Brunetta
Ombudsman de l’approvisionnement
Ottawa, juillet 2013
Table des matières
2
Message de l’ombudsman de l’approvisionnement
6
Nous sommes là pour vous aider
10
Profil des communications
14
Éduquer
16 Conversations d’un océan à l’autre
18 Au delà de nos frontières
20
Faciliter
23 Contribution à la résolution des différends contractuels
26
Enquêter
27Examen des plaintes des fournisseurs
28 Résumé de l’enquête
29Examen des pratiques gouvernementales en matière d'approvisionnement
31 Sommaires des exames des pratiques d'approvisionnement
34
Initiatives spéciales
35 Évaluation formative
35 Évaluation des communications
36
Annexe A
37 Bilan des opérations
MESSAGE DE
L’OMBUDSMAN DE
L’APPROVISIONNEMENT
MESSAGE DE L’OMBUDSMAN DE
L’APPROVISIONNEMENT
J ’ai le plaisir de
présenter le rapport
annuel du Bureau
de l’ombudsman de
l’approvisionnement
(BOA). Ce rapport
présente un résumé
des activités
entreprises par le
BOA au cours de
l’exercice 2012-2013.
Comme pour
toute nouvelle
entité gouvernementale ayant pour mandat de
fournir des services à une partie de la population
canadienne, mon défi consiste toujours à informer
le milieu des affaires de l’existence du BOA.
En gardant ce défi en tête, le personnel du
BOA a entrepris des activités de rayonnement
généralisées au cours de la dernière année. Nous
avons rencontré des représentants d’entreprises
canadiennes provenant de partout au pays par
l’intermédiaire des chambres de commerce et
des associations de fournisseurs. Lors de ces
réunions, nous avons été surpris d’apprendre que
la majorité des représentants d’entreprise présents
ne connaissaient pas le BOA ni les services qu’il
offre. L’ironie est qu’une fois que mon mandat leur
a été expliqué, plusieurs ont soulevé avoir des
mécontentements relatifs aux approvisionnements.
Dans la plupart des cas, l’explication du
fonctionnement des approvisionnements fédéraux
semble régler le problème. Dans d’autres cas,
des problèmes sont soulevés, ce qui indique
qu’il y a quelque chose qui cloche. Au cours des
nombreuses conversations que j’ai eues avec des
fournisseurs l'an dernier, trois problèmes de ce
genre ont été soulevés à plusieurs reprises.
Comme dans toutes les entreprises, les
fournisseurs avec qui j’ai parlé ont connu des
succès et des déceptions en ce qui concerne
l’obtention de contrats visant la prestation de
biens et de services au gouvernement fédéral.
Lorsqu’un fournisseur n’obtient pas un contrat,
il comprend que, dans le monde des affaires, il
y a souvent un concurrent plus expérimenté et
qualifié ou offrant un meilleur prix. Comme un
propriétaire d’entreprise m’a dit : « On obtient
parfois des contrats, parfois non. C’est comme
ça que ça fonctionne... mais je ne veux pas être
marginalisé ». Cette crainte d’être marginalisé a
été soulevée par de nombreux fournisseurs qui
ont décrit des situations où leurs soumissions
avaient été rejetées par les ministères en raison de
lacunes administratives qui, selon eux, étaient sans
importance. Voici un exemple type : Un fournisseur
potentiel a soumissionné un appel d’offres pour
lequel il devait soumettre le curriculum vitæ et les
diplômes de ses employés qui s’occuperaient des
travaux. Parmi les critères obligatoires, le ministère
demandait que les soumissions comprennent
l’original et quatre copies de ces documents.
Le fournisseur a fourni les curriculum vitæ et les
diplômes originaux de ses employés auxquels le
travail aurait été attribué, mais en raison d’une
erreur administrative, il n’avait pas joint les quatre
copies de ces documents. Le ministère a jugé que
la soumission du fournisseur était non conforme et
l’a rejetée. La majorité des gens d’affaires avec qui
j’ai parlé semblent comprendre la complexité de
l’évaluation des soumissions. D’un côté, une règle
est une règle, et ils comprennent qu’il serait difficile
pour les ministères d’évaluer le degré de non
conformité, l’importance relative ou l’insignifiance
des irrégularités relatives aux soumissions.
D’un autre côté, ils soulèvent rapidement des
préoccupations en ce qui concerne, la plupart du
temps, le temps et les coûts importants associés
à la préparation de soumissions détaillées de
plusieurs pages et souvent très techniques qui
seront ensuite rejetées pour des raisons n’ayant
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
3
aucun lien avec la capacité, la compétence ou
l’aptitude concurrentielle de l’entreprise à fournir
le bien ou le service requis. Je constate le besoin
grandissant d’offrir un meilleur soutien pour
garantir une approche gouvernementale équilibrée
et motivée afin que le résultat de l’évaluation des
soumissions ne soit plus « tout ou rien ».
Des fournisseurs ont également communiqué avec
moi ou mon bureau pour exprimer leur désarroi
relatif à une soumission récemment rejetée.
Comme je l’ai mentionné plus tôt, la grande
majorité était réaliste et comprenait qu’on obtient
parfois des contrats, parfois non. Le résultat du
processus concurrentiel n’était pas la source de
leur mécontentement. Les fournisseurs trouvaient
difficile à accepter que certains ministères
refusaient d’expliquer la raison pour laquelle leur
soumission avait été rejetée. Certains ministères
donnent souvent les renseignements minimaux
requis par la politique aux fournisseurs non retenus,
soit une lettre de refus les informant du nom de
l’entreprise retenue et de la valeur du contrat.
Lorsque les fournisseurs appellent un ministère
pour demander à comprendre les lacunes de leur
soumission afin de ne pas les répéter à l’avenir, on
les informe que le ministère considère que la lettre
de refus est le débreffage auquel ils ont droit. De
nombreux fournisseurs (qui ont investi du temps et
de l’argent dans la préparation de leur soumission)
estiment que le fait de leur donner la possibilité
de comprendre les lacunes de leur soumission
est non seulement une pratique exemplaire, mais
aussi la bonne chose à faire. Une femme d’affaires
m’a signalé ce problème d’une façon qui m’a fait
réfléchir. Elle a dit : « Accepteriez vous que votre
enfant échoue dans son bulletin sans tenter de
savoir auprès de son enseignant quels domaines
il doit travailler? » Il est clair que trop peu de
ministères font ce que les fournisseurs estiment
être la bonne chose.
4
On entend souvent des représentants d’entreprise
parler de leurs tentatives de présentation d’une
soumission et des défis associés à l’obtention de
leur premier contrat du gouvernement fédéral.
Le processus d’obtention des attestations de
sécurité constitue un défi particulièrement difficile
pour un certain nombre d’entreprises. Plusieurs
préoccupations relatives à ce processus ont été
soulevées. Je commencerai par parler d’une
préoccupation touchant à un problème qu’un
fournisseur a qualifié de « labyrinthe circulaire ».
Cette préoccupation a probablement été la mieux
décrite par un propriétaire d’entreprise qui est
venu me parler après un exposé que j’ai présenté à
une chambre de commerce de l’Alberta. L’homme
m’a dit qu’il désirait présenter une soumission au
gouvernement fédéral depuis longtemps, mais
qu’il avait été confronté à un obstacle exaspérant
et inattendu. Il a pris le temps de m’expliquer
qu’il était incapable de soumissionner parce que
son entreprise ne possédait pas l’attestation
de sécurité nécessaire et qu’aucun ministère
ne voulait parrainer son entreprise en vue de
l’obtention de ladite attestation. Il a ajouté que
cette situation empêchait les nouvelles entreprises
comme la sienne de fournir des biens et des
services au gouvernement fédéral et que, par
conséquent, le bassin d’entreprises se limitait à
celles qui faisaient déjà affaire avec les ministères.
D’autres fournisseurs ont souligné le fait qu’il
était incompréhensible de pouvoir présenter
une soumission auprès de certains ministères
qui acceptaient l’attestation de sécurité de leur
entreprise, mais de ne pas pouvoir le faire auprès
d’autres ministères, parce que ces derniers ne
reconnaissaient pas cette même attestation de
sécurité.
Pour ce qui est du travail effectué pour améliorer
le rendement du BOA, comme je l’ai indiqué au
début de mon message, les sondages informels
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
réalisés auprès des gens d’affaires qui ont
participé aux réunions des chambres de commerce
indiquent toujours que peu de gens connaissent
le BOA et les services qu’il fournit. Notre stratégie
de rayonnement a été évaluée afin de garantir
qu’elle est efficace et qu’elle comprend toutes
les possibilités pour faire connaître les services
du BOA. Bien que l’évaluation confirme que nous
faisons beaucoup de choses correctement, elle
a également fourni des approches et des idées
en vue d’accroître la sensibilisation dans le milieu
des affaires. J’ai commencé à mettre en œuvre
plusieurs de ces idées. Par exemple, l’évaluation
a démontré que notre site Web était le principal
moyen pour en apprendre davantage au sujet des
services offerts et pour communiquer avec nous.
Par conséquent, le site Web a été repensé pour
nos clients afin qu’il soit plus convivial et qu’il
mette l’accent sur les problèmes pour lesquels
les gens d’affaires voudraient consulter le site.
Je continuerai à utiliser plusieurs autres moyens
de rayonnement pour veiller à ce que le plus
d’entreprises possible puissent profiter des services
du BOA.
Enfin, dans le rapport de l’année dernière, j’avais
indiqué qu’une évaluation indépendante avait été
commandée pour examiner l’efficacité globale
du BOA. J’avais demandé que l’évaluation porte
principalement sur l’opinion des fournisseurs qui
avaient utilisé nos services, de ceux qui ne les
avaient pas utilisés ainsi que des représentants
des principaux ministères acheteurs. L’évaluation
a permis de conclure qu’il y a un besoin continu
bien réel pour les services que nous offrons. Elle
a également ciblé deux problèmes particuliers
soulevés par les fournisseurs que nous devrions
examiner :
• Déterminer si les ministères devraient
pouvoir refuser de participer au service de
règlement extrajudiciaire des différends
offert par le BOA une fois que le fournisseur
en a fait la demande.
• Déterminer s’il y a des façons de régler les
plaintes des fournisseurs qui ne sont pas
visées par le mandat actuel du BOA.
Nous poursuivrons l’examen de ces problèmes
dans le cadre de nos efforts continus pour
améliorer la capacité du BOA à aider les
fournisseurs qui font appel à lui lorsqu’ils
ont des difficultés en ce qui concerne les
approvisionnements du gouvernement fédéral.
Nous continuerons également à améliorer nos
activités afin que le BOA soit bien positionné pour
identifier les possibilités de promouvoir l’équité,
l’ouverture et la transparence du processus
d’approvisionnement au gouvernement fédéral.
Frank Brunetta
Ombudsman de l’approvisionnement
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
5
NOUS SOMMES LÀ POUR VOUS
AIDER
L e présent rapport représente un événement
marquant; il souligne le cinquième anniversaire
de la création du Bureau de l’ombudsman de
l’approvisionnement (BOA). Lorsque le BOA a
ouvert ses portes en 2008, on s’est rapidement
rendu compte que si l’organisation devait
avoir une incidence positive sur le monde des
approvisionnements fédéraux, le personnel
ne pouvait pas rester là à attendre que le
téléphone sonne. Il devait sortir et travailler
avec les nombreux joueurs qui dirigent les
approvisionnements fédéraux et qui ont un intérêt
direct dans un système d’approvisionnement
efficace, juste, ouvert et transparent. Ces
joueurs comprennent nos clients, les entreprises
canadiennes qui fournissent au gouvernement
fédéral des biens et des services d’une valeur de
plusieurs milliards de dollars chaque année, et les
intervenants, dont les associations commerciales,
les chambres de commerce, les spécialistes en
approvisionnement fédéral, les gestionnaires
de programme et les parlementaires. Depuis la
création du BOA, nous avons cherché activement
à joindre les membres de ces collectivités et à
les écouter. Nous avons également échangé des
renseignements, réglé des problèmes en matière
d’approvisionnement, posé des questions et été la
voix exprimant les préoccupations de nos clients,
au besoin. Nous avons fait tout cela en faisant très
attention de ne pas être un lobbyiste pour les
fournisseurs ni un défenseur des ministères et des
organismes fédéraux, ou être perçu comme tel.
« Dans le cadre du processus, j’ai particulièrement
aimé le fait que vous misiez sur l’établissement de
relations tout en faisant preuve d’impartialité. Votre
approche était calme et mesurée, et vous m’avez
fourni des renseignements solides, dont j’avais
vraiment besoin, sur le processus d’approvisionnement.
Vous avez accompli tout cela de façon juste, ce
qui favorise la confiance à l’égard du processus »
— Fournisseur
Notre principal objectif a toujours été d’aider »de
manière impartiale.
La phrase « Nous sommes là pour vous aider
est devenue plus qu’une devise. Elle a été
intégrée dans nos pratiques commerciales et nos
interactions quotidiennes avec les clients et les
intervenants. Elle est également à la base de notre
modèle opérationnel axé sur la prestation des
services. En résumé, le modèle prévoit que toute
personne répondant à un appel téléphonique, à
une télécopie ou à un courriel sera compétente
et formée pour fournir rapidement de l’aide
personnalisée, et demeurera le point de contact
jusqu’à ce que le problème soulevé soit réglé.
Il est possible que nous ne soyons pas toujours
l’organisation avec laquelle il faut communiquer,
mais nous ferons tout notre possible pour diriger
les clients dans la bonne direction et leur fournir de
l’aide.
Aussi, on comprend que l’efficacité de tout
modèle opérationnel dépend d'une équipe
responsable. Notre équipe, qui possède des
dizaines d’années d’expérience dans les domaines
de l’approvisionnement du gouvernement,
des enquêtes, du règlement extrajudiciaire des
différends, de la vérification, de la recherche
et du service à la clientèle, s’assure que tous
les problèmes et les préoccupations qui sont
portés à notre attention sont traités afin que nous
puissions participer à la promotion de l’équité, de
l’ouverture et de la transparence dans le processus
d’approvisionnement du gouvernement fédéral.
Notre mission
Promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence
du processus d’approvisionnement du
gouvernement fédéral.
Notre mandat
En avril 2006, le gouvernement a adopté la
Loi fédérale sur la responsabilité et le plan
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
7
d’action connexe, qui prévoyait la nomination
d’un ombudsman de l’approvisionnement. Le
poste d’ombudsman de l’approvisionnement
a été créé par suite d’une modification à la
Loi sur le ministère des Travaux publics et des
Services gouvernementaux (1996). Le Règlement
concernant l’ombudsman de l’approvisionnement,
qui a été adopté en mai 2008, permet à
l’ombudsman de l’approvisionnement d’exercer
son mandat relatif à la passation de contrats entre
les entreprises canadiennes et le gouvernement
fédéral de la façon suivante :
• examiner toute plainte relative à l’attribution
d’un contrat d’acquisition de biens dont la
valeur est inférieure à 25 000 $ et de services
dont la valeur est inférieure à 100 000 $;
• examiner toute plainte relative à la gestion
des contrats, peu importe leur valeur;
• examiner les pratiques d’acquisition de biens
et de services des ministères pour en évaluer
l’équité, l’ouverture et la transparence, et
présenter des recommandations en vue de
les améliorer;
• veiller à donner l’accès à un processus de
règlement extrajudiciaire des différends, au
besoin, lorsque les deux parties concernées
par un contrat fédéral acceptent d’y
participer.
Lors de l’examen des plaintes ou des pratiques
des ministères, le BOA examine :
• le respect des politiques et des procédures
pertinentes du Cabinet;
• le respect des politiques et des procédures
ministérielles;
Pour régler certaines lacunes, le BOA peut
recommander :
• des façons d’améliorer les pratiques
ministérielles;
• le service de règlement extrajudiciaire des
différends du BOA;
• un dédommagement aux fournisseurs;
• des façons d’améliorer l’équité, l’ouverture
et la transparence des pratiques
d’approvisionnement.
« Nous tenons à vous remercier, vos collègues et vous,
d'avoir réglé ce problème pour nous. Nous sommes
convaincus que sans votre participation, nous serions
encore en train de chercher à nous faire payer. »
— Fournisseur
Éduquer, faciliter et enquêter
Pour réussir notre mission visant à promouvoir
l’équité, l’ouverture et la transparence des
approvisionnements fédéraux, nos objectifs
stratégiques sont axés sur trois domaines :
• Accroître la sensibilisation aux problèmes
liés à l’approvisionnement et échanger de
l’information par l’éducation.
• Désamorcer les différends possibles et aider
à résoudre les problèmes, lorsque c’est
possible, par la facilitation.
• Examiner les problèmes liés à
l’approvisionnement au moyen d’un examen
et d’une enquête.
• le respect de la Loi sur la gestion des
finances publiques et des règlements
connexes;
• l’équité, l’ouverture et la transparence.
8
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
Éduquer:
Accroître la
sensibilisation
aux problèmes
liés à
l'approvisionnement et
échanger de
l'information.
Faciliter:
Désamorcer
les différends
et aider à
résoudre les
problèmes.
Enquêter:
Examiner les
problèmes liés à
l'approvisionnement.
Ces piliers guident les interactions du BOA et sont
à la base de la gestion des problèmes soulevés par
les fournisseurs, les ministères et les organismes
fédéraux ainsi que les autres intervenants visés par
les approvisionnements fédéraux.
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
9
PROFIL DES COMMUNICATIONS
Diagramme 1
VOLUME DE
COMMUNICATIONS
nombre de communications
comparaison sur trois ans
300
500
400
300
331
329
369
200
100
0
EF 2010-11
C omme l’illustre le Diagramme 1, le Bureau de
l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA)
a traité 369 communications par téléphone,
par courriel, par télécopieur et en personne au
cours de la dernière année. Cela représente une
augmentation de 11 % par rapport à l’année
dernière. Notre objectif relatif à la gestion de ces
communications est de fournir des renseignements
précis et opportuns de façon neutre et impartiale.
Des 369 communications, 136 (37 %)
étaient des questions générales non liées à
l’approvisionnement, comme des Canadiens
tentant de joindre un ministère du gouvernement,
ou un membre du grand public éprouvant des
difficultés par rapport à un programme du
nombre total de
communications :
369
communications
liées à
l'approvisionnement :
233
EF 2011-12
EF 2012-13
gouvernement et ne sachant pas vers qui se
tourner (p. ex. des questions relatives aux voyages,
à l’assurance maladie, à l’immigration et aux
opérations bancaires). Peu importe le problème,
le personnel du BOA a travaillé de façon diligente
en jouant un rôle de guide et en fournissant des
renseignements et du soutien.
Les 233 (63 %) autres communications étaient
liées à l’approvisionnement, allant des
demandes générales (p. ex. comment faire
affaire avec le gouvernement fédéral, où trouver
des renseignements sur certains sujets) aux
intervenants participant à un approvisionnement
fédéral particulier (p. ex. voulant connaître les
détails relatifs à une demande de soumissions
ou les règles qui gouvernent un processus
d’approvisionnement particulier).
communications
non liées à
l'approvisionnement :
136
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
11
Diagramme 2
communications liées à l’approvisionnement par rapport
aux communications non liées à l’approvisionnement
comparaison sur trois ans
VOLUME DE
COMMUNICATIONS
liées à L’APPROVISIONNEMENT
NON liées à L’APPROVISIONNEMENT
300
250
246
150
100
233
204
200
127
136
83
50
0
EF 2010-11
EF 2011-12
EF 2012-13
Le Diagramme 2 montre que, malgré
l’augmentation du volume de communications liées
à l’approvisionnement depuis 2011-2012, le ratio
de communications liées à l’approvisionnement
versus celles non-liées à l'approvisionnement, est
demeuré relativement stable. Les communications
liées à l’approvisionnement représentaient 62 % du
nombre total de communications en 2011-2012, et
63 % en 2012-2013.
Les trois piliers stratégiques Éduquer, Faciliter et
Enquêter, représentent la structure du reste du
rapport, à commencer par le pilier « Éduquer ».
12
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
ÉDUQUER
L’un de nos principaux objectifs est d’accroître la
sensibilisation des intervenants qui communiquent
avec nous et de leur fournir des renseignements. Il
s’agit là du fondement du pilier « Éduquer ».
Conformément aux normes de pratique de
l’International Ombudsman Association, qui
prévoient que l’ombudsman joue un rôle sur une
base informelle et participe à des interventions
informelles de tiers, notre approche consiste
d’abord et avant tout à fournir des renseignements
de manière rapide et personnalisée.
Par conséquent, des 233 communications liées à
l’approvisionnement, 121 (52 %) étaient des cas où
il nous a suffi de fournir des renseignements ou de
répondre à des questions sur l’approvisionnement.
Les 112 autres communications (48 %) étaient des
cas où les fournisseurs soulevaient des problèmes
relatifs à l’approvisionnement ou voulaient discuter
de problèmes. Nous avons pu constater par le
passé que peu de fournisseurs communiquent avec
nous dans le but précis de déposer une plainte.
La plupart d’entre eux sont exaspérés et veulent
seulement obtenir des renseignements
Diagramme 3
nombre total de
communications : 369
communications
liées à
l'approvisionnement :
233
communications
non liées à
l'approvisionnement :
136
PROBLÈMES : 112
DEMANDES DE
RENSEIGNEMENTS
GÉNÉRAUX : 121
attribution des
contrats : 86
administration des
contrats : 26
demandes de
renseignements : 55
entrevues ou
questions diverses : 52
mandat du BOA : 14
ou des explications d’un tiers impartial et neutre.
Le Diagramme 3 montre que le nombre de
communications de ce genre est demeuré stable
au cours des trois dernières années.
La nature des 112 problèmes soulevés est
également demeurée relativement stable : 86
problèmes (77 %) concernaient l’attribution des
contrats et 26 problèmes (23 %) concernaient
l’administration des contrats.
PROBLÈMES D'APPROVISIONNEMENT SOULEVÉS
COMPARAISON SUR TROIS ANS
NOMBRE TOTAL DE PROBLÈMES RELATIVES À
NOMBRE DE
PLAINTES RELATIVES À
L'APPROVISIONNEMENT
L'APPROVISIONNEMENT
120
116
112
108
111
110
112
104
100
0
EF 2010-11
EF 2011-12
EF 2012-13
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
15
Le Diagramme 4 illustre les problèmes qui
sont les plus fréquemment soulevés par les
fournisseurs. Cette liste est semblable à celle de
l’année précédente, c’est à dire que cinq des six
problèmes sont les mêmes. La seule exception est
l’augmentation du nombre de fournisseurs qui se
plaignent des retards dans la réception de leurs
paiements des ministères, ce qui entraîne le retour
de « paiement » parmi les principaux problèmes.
Des choses qui vous feront réfléchir...
Comment une entreprise s’y prend-elle pour conduire
de l’équipement lourd?
En réponse à une possibilité de contrat qui exigeait une
certification pour la conduite d’équipement lourd, la
soumission du fournisseur a été jugée non recevable
parce que la certification qu’il a fournie était au nom
d’une personne plutôt qu’au nom de l’entreprise.
Diagramme 4
2010-2011
2011-2012
2012-2013
Plan d’évaluation et de sélection
(p. ex. critères restrictifs ou méthode de cotation partiale)
PRINCIPAUX PROBLÈMES RELATIFS À L’APPROVISIONNEMENT
29
32
28
Évaluation des soumissions (p. ex. processus d’évaluation
inéquitable)
33
22
28
Stratégie d’approvisionnement (p. ex. non concurrentiel)
19
27
26
Énoncé des travaux ou spécification (p. ex. non clair ou partial)
13
24
13
Exécution des contrats (p. ex. modification d’un contrat)
16
14
13
Paiement (p. ex. paiements en retard)
10
6 (pas dans les
13
six principaux
problèmes)
*Le nombre de « problèmes relatifs à l’approvisionnement » en 2012-2013 est de 121, ce qui diffère des 112 communications liées à
des problèmes. Cet écart s’explique par le fait que plusieurs problèmes relatifs à l’approvisionnement sont souvent soulevés au cours
d’une seule communication.
Conversations d’un océan à l’autre
L’autre composante du pilier « Éduquer » concerne
nos activités de rayonnement. Afin de respecter
notre objectif de mettre en œuvre un programme
de rayonnement plus solide axé sur l’engagement
d’un plus vaste éventail de nos intervenants, nous
avons participé à deux fois plus d’activités que
l’année précédente. L’approvisionnement fédéral
ne se limite pas à la région de la capitale nationale,
et il en va de même pour nos services ou nos
activités de rayonnement. L’échange et la collecte
de renseignements dans le cadre d’activités
d’intervenants partout au pays constituent une
partie fondamentale de notre approche de
rayonnement. Parmi ces activités,
16
on compte des réunions avec des chambres
de commerce de Moncton à Vancouver, des
membres du Parlement et leur personnel, et des
gestionnaires de programme et des spécialistes
en approvisionnement du gouvernement fédéral,
ainsi que de grandes conférences, notamment le
forum national du Conseil canadien des marchés
publics et l’atelier national de l’Institut canadien
d’approvisionnement et de gestion du matériel.
Ces activités et ces réunions visaient à fournir des
renseignements sur nos services aux entreprises,
aux associations professionnelles, aux chambres
de commerce et aux parlementaires du Canada
ainsi qu’aux gestionnaires de programme et
aux spécialistes en approvisionnement du
gouvernement fédéral de même qu’à obtenir des
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
commentaires sur le système d’approvisionnement
et les problèmes qui y sont reliés.
En plus de nous permettre d’échanger des
renseignements, ces activités et ces réunions
nous ont aidés à établir des liens et à améliorer
notre compréhension des problèmes et des
préoccupations des intervenants. Voici certains des
points saillants des types de problèmes qui ont été
soulevés :
Fournisseurs
• Ils étaient préoccupés par le fait que des
soumissions étaient jugées non conformes en
raison de lacunes administratives qui, selon
eux, sont sans importance.
• Ils étaient frustrés par les ministères qui
n’étaient pas disposés à participer à des
réunions de débreffage pour discuter des
lacunes de leur soumission non retenue après
l’attribution d’un contrat.
• D’autres ont rapporté des situations où un
fournisseur ne pouvait pas soumissionner un
contrat sans détenir l’attestation de sécurité
requise, mais ne pouvait également pas être
parrainé par un ministère parce qu’il n’avait
pas obtenu de contrat fédéral ou n’avait
pas de chance raisonnable de remporter un
contrat.
• Ils ont indiqué que le système
d’approvisionnement fédéral, notamment
la complexité, les délais et l’absence
de normalisation, ainsi que le manque
de communication, leur posaient des
problèmes. Certains d’entre eux étaient
particulièrement exaspérés du fait qu’ils
ne savaient pas à qui ils devaient parler
ou à quel endroit ils pouvaient trouver des
renseignements.
• Ils avaient l’impression que des contrats
étaient attribués à des soumissionnaires
dont la soumission n’était pas recevable ou
faisait état de compétences exagérées ou
inventées. Certains se sont demandé s’il y
avait des conséquences au fait de fournir de
faux renseignements, car les compétences ne
semblaient pas être vérifiées adéquatement
par les ministères.
Fonctionnaires fédéraux
• Ils étaient préoccupés par le fait que la
formation sur l’approvisionnement ne
s’adressait pas à des employés autres que les
spécialistes en approvisionnement, comme
les gestionnaires de programme et d’autres
employés qui participent au processus
d’approvisionnement.
• Ils ont recommandé l’intégration de
l’approvisionnement, y compris les exigences
et les délais, dans les cycles de planification
ministériels et opérationnels pour éviter les
retards et réduire au minimum les risques.
• Ils ont indiqué qu’ils n’étaient pas
bien informés de la complexité de
l’approvisionnement et des nombreuses
exigences des politiques et des procédures
qui prennent du temps à respecter lors de la
mise en place d’un contrat. Ils ont donné des
exemples de représentants de programmes
qui communiquaient avec l’unité de
passation des contrats à la dernière minute
et qui s’attendaient à ce que des spécialistes
en approvisionnement mettent aussitôt en
place un contrat.
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
17
Les ministères nous ont aussi fait part de quelques
bonnes pratiques qu’ils mettent en œuvre en vue
de régler certains de ces problèmes. En voici des
exemples :
• donner de la formation sur
l’approvisionnement aux gestionnaires
de programme et aux cadres supérieurs
(cours pendant les pauses repas, formation
individuelle ou outils d’auto apprentissage
en ligne);
• établir des normes de service internes
pour les groupes responsables de
l’approvisionnement;
• élaborer des énoncés des travaux et des
critères d’évaluation des soumissions
normalisés pour les achats courants;
• déterminer les délais typiques pour différents
types d’approvisionnement.
Au delà de nos frontières
Le concept d’un ombudsman de
l’approvisionnement semble susciter un certain
intérêt à l’échelle internationale, comme le
montrent les invitations envoyées par des
gouvernements étrangers :
portant sur la gestion publique efficace
(notamment sur les pratiques exemplaires
dans le domaine de l’approvisionnement).
• L’ombudsman a également accepté une
invitation de l’Institute for Competition and
Procurement Studies (ICPS) de l’Université
de Bangor, au pays de Galles (Royaume
Uni), pour faire un discours à l’occasion
d’un événement annuel de la « semaine
de l’approvisionnement » organisé par
l’ICPS. Des délégués de pays de l’Union
européenne qui travaillent dans le domaine
de l’approvisionnement ont participé à
l’événement. L’ICPS a par la suite offert à
l’ombudsman de l’approvisionnement de
devenir fellow « Compagnon d’honneur » de
l’Academy of Procurement Professionals.
Chacun de ces événements nous a permis de
rencontrer des spécialistes en approvisionnement
étrangers, d’en apprendre davantage sur les
innovations et les tendances internationales en
matière d’approvisionnement, et d’échanger
des renseignements sur l’approche du Canada à
l’égard du processus d’approvisionnement fédéral,
notamment sur notre rôle dans la promotion de
l’équité, de l’ouverture et de la transparence.
• Nous avons accueilli deux délégations du
gouvernement de la Chine qui souhaitaient
en apprendre davantage sur notre mandat,
nos services et notre rôle dans le processus
d’approvisionnement du gouvernement
fédéral.
• L’ombudsman a accepté une invitation de
l’ambassadeur Allan Culham, représentant
permanent du Canada auprès de
l’Organisation des États américains à
Washington (district de Columbia), pour
parler avec des représentants des États
américains dans le cadre d’un séminaire
18
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
FACILITER
D ans de nombreux cas, nous sommes en
mesure de régler les problèmes en fournissant
des renseignements ou en répondant à des
questions, mais il arrive que cela ne suffise pas.
Dans de telles situations, nous nous efforçons
de trouver des façons de régler les problèmes le
plus rapidement et le plus simplement possible.
Souvent, nous devons faciliter un dialogue entre le
fournisseur et le ministère ou l’organisme. En tant
que bureau d’ombudsman, notre statut impartial
et indépendant nous permet d’aider les parties
à discuter de leurs préoccupations de manière
honnête et directe tout en clarifiant les problèmes
et en examinant les points de vue divergents.
Notre approche à l’égard du traitement des
problèmes relatifs à l’approvisionnement
est prescrite par le Règlement concernant
l’ombudsman de l’approvisionnement, qui
établit les paramètres de nos activités. Pour que
nous les examinions, les plaintes doivent être
déposées conformément aux critères énoncés
dans le Règlement concernant l’ombudsman
de l’approvisionnement. Des 112 problèmes
qui nous ont été signalés, 30 plaintes (27 %)
ont été déposées conformément au Règlement
concernant l’ombudsman de l’approvisionnement.
De plus, 24 de ces 30 plaintes concernaient
l’attribution des contrats, alors que les 6 autres se
rapportaient à l’administration des contrats. Dans
le cas des plaintes qui concernent l’attribution ou
l’administration des contrats, l’ombudsman de
l’approvisionnement dispose de 10 jours ouvrables
une fois que la plainte est considérée comme
ayant été déposée pour déterminer si elle doit être
examinée (c. à d. réalisation d’une enquête). Nous
« Nous apprécions le soutien rapide que
vous fournissez et les efforts que vous
déployez pour trouver une solution. »
utilisons ces 10 jours ouvrables pour continuer de
faciliter le règlement des problèmes soulevés dans
la plainte.
nombre total de
communications : 369
communications
liées à
l'approvisionnement : 233
communications
non liées à
l'approvisionnement : 136
PROBLÈMES : 112
DEMANDES DE
RENSEIGNEMENTS
GÉNÉRAUX : 121
attribution des
contrats : 86
administration des
contrats : 26
PLAINTES
(déposées
conformément au
Règlement) : 30
attribution des
contrats : 24
administration des
contrats : 6
demandes de
renseignements : 55
entrevues ou
questions diverses : 52
mandat du BOA : 14
PROBLÈMES
(non soulevés
conformément au
Règlement) : 82
attribution des
contrats : 62
administration des
contrats : 20
Les 82 autres problèmes (73 %) n'ont pas été
soumis conformément au Réglement. Ils ont été
réglés grâce à un dialogue entre le fournisseur et le
ministère ou représentent des cas où le fournisseur
a soulevé un problème, mais n’a pas voulu aller
plus loin.
— Fournisseur
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
21
Voici des exemples de notre capacité à contribuer
au règlement des problèmes dans le cadre de
notre rôle de facilitateur :
Les milles de voyage ne sont pas acceptés?
Des fournisseurs avaient été invités à
soumissionner un contrat et devaient inclure les
coûts de voyage dans leur soumission. Cependant,
comme ils ne provenaient pas tous de la même
région géographique, cela créait des conditions
inéquitables relativement aux coûts du voyage
potentiel. Un fournisseur nous a signalé ce point,
mettant en question l’équité de cette exigence.
Après notre intervention, le ministère responsable
du contrat a supprimé l’exigence d’inclusion des
coûts de voyage dans la proposition financière.
Félicitations... Désolé, il s’agit d’une erreur
Un contrat a été attribué à un fournisseur, mais
le jour suivant, on lui a dit qu’il s’agissait d’une
erreur. Lorsque le fournisseur a posé des questions
sur ce qui s’était passé, le ministère lui a fourni
des explications qui ont suscité encore plus de
questions de sa part;le fournisseur a communiqué
avec nous pour nous demander de l’aide. Après
notre intervention, le ministère nous a demandé
d’organiser une réunion de débreffage entre lui
et le fournisseur. À la suite de cette réunion, le
problème a été réglé.
Voyez vous double?
Selon une possibilité de contrat, les fournisseurs
ne pouvaient pas présenter plus d’une soumission
(c. à d. de façon indépendante, puis comme
membre d’une coentreprise). Un fournisseur a
été désigné comme sous expert conseil dans la
soumission d’un autre fournisseur sans qu’il donne
son consentement. Par conséquent, sa soumission
a été jugée non recevable. Le fournisseur estimait
22
que l’interprétation stricte de la clause était injuste.
Après notre intervention, le ministère a constaté
le problème, a annulé sa décision et a évalué la
soumission du fournisseur.
Un problème qui mérite un examen plus
approfondi
Un fournisseur a communiqué avec nous pour
soulever des préoccupations quant à l’approche
du gouvernement à l’égard de l’acquisition
d’un bien en particulier. Ce fournisseur, qui avait
déjà communiqué avec nous relativement à
des problèmes connexes, était préoccupé des
répercussions négatives potentielles sur ses
activités. Après un examen, il a été déterminé que
les préoccupations du fournisseur ne relevaient pas
de notre mandat en raison de leur nature.
Toutefois, nous avons effectué des recherches
sur les préoccupations et les avons analysées
en consultant des renseignements accessibles
au public et des documents internes au
gouvernement. Nous avons informé le fournisseur
de l’analyse et lui avons offert des options
à envisager s’il souhaitait donner suite à ses
préoccupations. Nous avons aussi communiqué
avec des ministères fédéraux pertinents pour porter
les préoccupations à l’attention de décideurs
principaux de la fonction publique fédérale.
« De notre point de vue, nous avons été en
mesure de discuter des problèmes qui devaient
être examinés comme des adultes. Selon nous,
cette expérience a été profitable. J’aimerais
profiter de l’occasion pour remercier toutes les
personnes qui ont participé à ce processus. »
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
— Fournisseur
Contribution à la résolution des différends
contractuels
À l’occasion, on communique avec nous
parce qu’un différend survient relativement à
l’interprétation d’un contrat existant entre un
fournisseur et un ministère. En général, le différend
porte sur des clauses vagues ou ambiguës dans
les modalités du contrat. Dans ces cas, l’une ou
l’autre des parties du contrat peut demander à
recourir à nos services de règlement extrajudiciaire
des différends (RED). Ce service permet aux
parties au différend d’éviter une action en justice
et de discuter du différend d’une manière non
conflictuelle. Le but ultime de ce service est d’aider
les parties à régler le différend tout en rétablissant
les relations professionnelles et en maintenant
l’objectif initial du contrat (dans le cadre duquel le
ministère ou l’organisme reçoit le bien ou le service
qu’il achète et le fournisseur est rémunéré comme
il se doit). Ce service gratuit permet aux parties :
• d’éviter des procédures juridiques longues et
coûteuses;
• de bénéficier de solutions créatives fondées
sur les compromis;
• d’avoir un plus grand contrôle sur les
résultats;
• de parvenir à un règlement juridiquement
contraignant.
Comme l’illustre le Diagramme 5, nous avons reçu
quatre demandes de règlement extrajudiciaire
des différends au cours de la dernière année. Un
cinquième cas, qui a été entamé en 2011-2012, a
également été réglé.
Des quatre demandes de règlement extrajudiciaire
des différends :
• deux n’ont pas pu être accueillies, car elles
ne relevaient pas de notre compétence
(dans les deux cas, le problème a été porté
à l’attention de l’administrateur général de
l’organisation);
• une a été rejetée par le ministère;
• une a été abandonnée.
DES CHOSES QUI VOUS FERONT RÉFLÉCHIR...
Date d’expiration : Cela ne s’applique pas seulement au lait!
En raison d’une phase d’évaluation prolongée, le ministère
a envoyé des courriels aux fournisseurs soumissionnaires
pour demander une prolongation de la période de validité
des soumissions. Il n’a pas reçu de réponse de l’un de
ces fournisseurs. Afin de connaître l’état du processus de
demande de soumissions, ce fournisseur a communiqué
avec le ministère, qui l’a informé que sa soumission avait
pris fin et qu’elle ne serait pas retenue parce qu’il n’avait pas
envoyé de confirmation concernant la prolongation de la
période de validité. Cependant, les réponses n’étaient pas
obligatoires et les conséquences liées au défaut de donner
une réponse n’avaient pas été précisées par le ministère.
Diagramme 5
Nombre total
des demandes de
RED en 2012-2013
Ne relève pas de
la compétence
du BOA
Refus de participer du
ministère
Retrait de la
demande
Utilisation de modes de
RED et règlement du cas
4
2
1
1
1*
*Cas entamé en 2011-2012, mais réglé en 2012-2013
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
23
L’utilisation du règlement extrajudiciaire des
différends pour le cas entamé en 2011-2012 a
mené à un règlement. Voici un résumé de ce cas :
Nous avons reçu une demande d’un fournisseur
préoccupé par un différend avec un ministère
concernant le processus utilisé pour obtenir les
services d’un conducteur par l'entremise de l'outil
contractuel pour les services d'aide temporaire.
La personne (c. à d. le conducteur) a été
embauchée de façon permanente par le ministère,
et le fournisseur estimait qu’il avait droit à une
rémunération sous la forme d’une commission
d’intermédiaire, conformément aux modalités
du mécanisme d’approvisionnement. Même si le
ministère trouvait qu’il n’avait aucune obligation
ou que le différend n’avait aucun fondement
juridique, il a accepté de participer à un processus
de règlement extrajudiciaire des différends en
signe de bonne volonté. Le processus a mené à un
règlement d’un commun accord.
24
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
ENQUÊTER
Examen des plaintes des fournisseurs
nombre total de
communications : 369
L orsque les fournisseurs nous soumettent leurs
problèmes, notre objectif est de les régler le
plus rapidement possible. Dans certains cas,
nous le faisons en faisant appel à l'education
et à la facilitation. Cependant, il arrive parfois
qu’aucun de ces moyens ne soit suffisant ni
adéquat pour résoudre le problème. Lorsque la
facilitation s’avère un échec et que le fournisseur
décide de poursuivre l’affaire, il doit déposer sa
plainte conformément au Règlement concernant
l’ombudsman de l’approvisionnement.
Toute plainte déposée conformément au
Règlement est ensuite évaluée. Le but est de nous
assurer qu’elle répond aux critères prescrits par le
Règlement (voir le Diagramme 6). Le Règlement
prévoit que toute plainte qui répond aux critères
prescrits doit être examinée (c. à d. faire l’objet
d’une enquête).
L’an dernier, 30 plaintes ont été déposées
conformément au Règlement concernant
l’ombudsman de l’approvisionnement. De ces
plaintes, 27 ont été retirées (p. ex. problème réglé
dans les dix jours au moyen de la facilitation) ou
ne répondaient pas aux critères prescrits par le
Règlement et ne pouvaient pas être examinées (p.
ex. valeur du contrat supérieure aux seuils fixés par
le BOA, plainte adressée à un organisme ou à une
société d’État ne relevant pas de la compétence du
BOA).
Dans les cas où les critères prescrits par
le Règlement ne sont pas respectés, nous
soumettons au moins le problème à l’attention
de l’administrateur général du ministère ou de
l’organisme. Comme mesure de précaution,
nous avons également commencé à soumettre
les plaintes écrites à une évaluation approfondie
pour déterminer si elles comprenaient d’autres
communications
liées à
l'approvisionnement : 233
communications
non liées à
l'approvisionnement : 136
PROBLÈMES : 112
DEMANDES DE
RENSEIGNEMENTS
GÉNÉRAUX : 121
attribution des
contrats : 86
administration des
contrats : 26
demandes de
renseignements : 55
entrevues ou
questions diverses : 52
mandat du BOA : 14
PLAINTES
PROBLÈMES
(déposées
conformément au
Règlement) : 30
(non soulevés
conformément au
Règlement) : 82
attribution des
contrats : 24
administration des
contrats : 6
attribution des
contrats : 62
administration des
contrats : 20
ENQUÊTES : 3
une enquête est
terminée. Deux
enquêtes ont été
lancées et seront
reportées à 20132014.
PLAINTES N’AYANT
PAS FAIT L’OBJET
D’ENQUÊTE : 27
vingt-quatre plaintes
ne répondaient pas
aux critères prescrits
par le Règlement;
trois ont été retirées.
problèmes, outre ceux mentionnés par le
fournisseur. Lorsqu’une plainte ne répond pas aux
critères prescrits par le Règlement, le BOA peut
toujours relever des problèmes qui justifient une
intervention plus poussée.
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
27
Lorsqu’une plainte répond aux critères prescrits
par le Règlement et qu’elle est examinée,
l’ombudsman est tenu de présenter les
conclusions de cet examen et de formuler des
recommandations dans les 120 jours suivant le
dépôt de la plainte.
L’an dernier, trois plaintes répondaient aux
critères prescrits par le Règlement. À cet égard,
une enquête est terminée et deux autres ont été
lancées et seront reportées en 2013-2014. Voici un
résumé de l’enquête effectuée en 2012-2013 :
Résumé de l’enquête
Rejet à tort de la soumission du
fournisseur sur la base de critères
d’évaluation non divulgués
Un fournisseur a déposé une plainte selon laquelle :
• les documents d’appel d’offres n’indiquaient
pas la répartition des points exigée;
• les critères d’évaluation ne précisaient pas la
note minimale nécessaire;
• le ministère a lancé une autre ronde d’appels
d’offres sans tenir compte de la soumission
du fournisseur;
• une demande de débreffage officiel
présentée par le fournisseur à la suite de
l’attribution du contrat a été rejetée.
été autorisé à le faire; la probabilité que le
plaignant ait obtenu le contrat n’eût été des
agissements du ministère concerné; la mesure dans
laquelle le plaignant a subi un préjudice.
DES CHOSES QUI VOUS FERONT RÉFLÉCHIR...
Depuis quand la soumission de propositions est
devenue une course?
Dans un processus de passation de contrats,
deux fournisseurs ont présenté la même personne
pour accomplir le travail. Le ministère a informé un
des fournisseurs que ce n’était pas acceptable, et
que sa soumission avait été rejetée parce que l’autre
fournisseur avait présenté sa soumission avant la sienne.
L’examen a fourni des éléments de preuve
pour étayer les quatre allégations : À son
tour, le ministère a reconnu que le processus
d’approvisionnement présentait des lacunes.
Or, en se fondant sur le Règlement concernant
l’ombudsman de l’approvisionnement, le BOA ne
pouvait recommander l’octroi d’une indemnité. Il
a été déterminé précisément que, si l’évaluation
de la soumission du fournisseur avait été faite en
regard des critères d’évaluation tels qu’ils sont
présentés dans les documents d’appel d’offres,
la soumission ne répondrait pas aux critères. Par
ailleurs, on a conclu que tous les soumissionnaires
avaient été traités de la même manière et que
le plaignant avait eu les mêmes chances que les
autres soumissionnaires.
Parmi les redressements réclamés par le fournisseur
figurait une demande d’indemnité.
En vertu du paragraphe 13(1) du Règlement
concernant l’ombudsman de l’approvisionnement,
l’ombudsman peut recommander l’octroi d’une
indemnité si certaines conditions sont respectées.
En formulant une telle recommandation,
l’ombudsman de l’approvisionnement est tenu
d’examiner plusieurs facteurs, notamment : si le
plaignant a présenté une soumission ou n’a pas
28
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
Diagramme 6
déterminons les sujets de nos examens de deux
manières :
Pour que le BOA examine une plainte concernant l’attribution
d’un contrat, cette plainte doit répondre aux critères prescrits
par le Règlement :
• Le plaignant est un fournisseur canadien.
• La plainte est déposée par écrit dans les délais
prescrits.
1. en établissant un plan d’examen triennal et
2. en examinant les problèmes soulevés par les
intervenants.
1) Plan triennal
• Le contrat a été attribué.
• La valeur du contrat est inférieure à 25 000 $ pour les
biens ou à 100 000 $ pour les services.
• Le ministère relève de la compétence de
l’ombudsman.
• L’Accord sur le commerce intérieur est applicable à
l’exception des seuils financiers.
• Les faits ou les motifs de la plainte n’ont pas été
portés devant le Tribunal canadien du commerce
extérieur ou les tribunaux.
• Il existe des motifs raisonnables de croire que
le contrat n’a pas été attribué conformément au
règlement d’accompagnement de la Loi sur la gestion
des finances publiques.
Les plaintes concernant l’administration des contrats doivent
répondre à certains des critères qui précèdent. En revanche,
aucun montant limite ne s’applique. Autres critères prescrits
par le Règlement :
• Le plaignant doit avoir obtenu le contrat qui fait l’objet
de la plainte.
Le Bureau a mis à jour sa méthode de sélection
des sujets de ses examens des pratiques
d’approvisionnement. Cette mise à jour consistait
notamment à améliorer notre capacité de
surveiller les problèmes éventuels en matière
d’approvisionnement, de mettre à jour nos critères
de sélection des sujets, d’élaborer l’ébauche d’un
plan triennal et d’évaluer la possibilité de créer un
comité consultatif externe dont le mandat serait de
donner un avis indépendant sur notre plan triennal.
Le Diagramme 7 présente les six phases clés
de la méthode mise à jour, utilisée pour choisir
les sujets de nos examens des pratiques
d’approvisionnement.
• La plainte ne peut porter sur l’application ou
l’interprétation des modalités. (Dans ces cas, un
règlement extrajudiciaire des différends est possible.)
Pour voir une liste complète des critères, veuillez consulter le
Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement.
Examen des pratiques gouvernementales en
matière d’approvisionnement
Un autre élément faisant partie du pilier « Enquêter »
est l’examen des pratiques ministérielles quant
à l’acquisition de matériel et de services. Ces
examens visent, d’une part, à analyser les
problèmes systémiques que présente l’évaluation
de l’équité, de l’ouverture et de la transparence
des pratiques en matière d’approvisionnement
et, d’autre part, à formuler des recommandations
au ministère visé aux fins d’améliorations. Nous
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
29
Diagramme 7
1. établissement de l’univers d’examen du BOA
2. détermination de la liste initiale des sujets potentiels
Il s’agit d’un ensemble de sujets potentiels établi en fonction
d’une analyse de l’environnement.
3. réalisation de l’évaluation
application de l’approche fondée sur les risques pour
classer les sujets
4. classement des sujets par
ordre de priorité
5. examen par la haute
direction
Commentaires du
comité consultatif
6. plan triennal
Le point de départ du processus de sélection des
sujets des examens des pratiques était d’établir
son contexte environnemental. Celui-ci représente
tous les secteurs d’activités possibles pouvant
profiter d’un examen. Le contexte environnemental
de l’examen était fondé sur une évaluation des
aspects de l’approvisionnement pouvant présenter
des risques inhérents.
Un exercice d’exploration a ensuite été mené
pour recueillir et analyser les données disponibles
sur les aspects de l’approvisionnement contenus
dans le contexte environnemental des examens.
Cet exercice consistait notamment à analyser les
éléments suivants :
30
• les plaintes déposées par les fournisseurs
auprès du Bureau;
• les problèmes soulevés par les fournisseurs,
les représentants fédéraux, les organisations
professionnelles et les parlementaires
lors des activités de rayonnement et de
sensibilisation menées par le BOA;
• les renseignements glanés des publications
sur les problèmes, les tendances et les faits
en matière d’approvisionnement à l’échelle
nationale et internationale.
Une liste initiale des sujets possibles a été établie
dans le cadre de ce processus d’exploration.
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
Cette liste a été évaluée par une équipe
multidisciplinaire de spécialistes en gestion de
l’approvisionnement, des communications et de
la qualité et des risques. Des critères d’évaluation
fondés sur les risques ont été appliqués à chaque
sujet. Entre temps, le BOA a également consulté
d’autres organismes de surveillance pour réduire
au minimum les chevauchements et l’incidence sur
la charge de travail pour les ministères. Le Bureau
a aussi contacté les plus importants ministères
au niveau de l'approvisionnement afin d'obtenir
leurs commentaires sur les risques potentiels sur le
système d'approvisionnement.
Ce processus a donné lieu à l’établissement d’un
plan triennal des sujets d’examen des pratiques
d’approvisionnement, qui sera analysé par un
comité consultatif externe, puis mis en œuvre au
cours des trois prochaines années.
2) Problèmes soulevés par les intervenants
En vertu de l’article 4 de notre Règlement,
l’ombudsman de l’approvisionnement peut
examiner « les pratiques d’acquisition de matériel
et de services…s’il existe des motifs raisonnables
de le faire… ». Il existe en général deux façons
pour l’ombudsman d’établir les « motifs
raisonnables » pour lancer un examen :
A. à la suite de problèmes éventuels soulevés
par des personnes visées concernant un
processus d’approvisionnement particulier ou
une série de contrats précis. Nous analysons
les renseignements qui nous sont soumis
pour déterminer si ces problèmes sont
fondés;
B. nous soumettons chaque plainte déposée
par écrit à une évaluation exhaustive pour
déterminer s’il existe d’autres problèmes
à examiner, outre ceux mentionnés par le
fournisseur. Ces évaluations étendues servent
à déterminer s’il existe des risques ou des
problèmes susceptibles d’être de nature
systémique au sein d’un ministère ou dans le
cadre d’un processus d’approvisionnement.
Cette évaluation étendue vise à explorer
chaque option dont dispose le Bureau pour
régler les éventuels problèmes. Elle a pour
objectif de déterminer s’il existe des motifs
raisonnables pour lancer un examen des pratiques
d’approvisionnement. Or, elle peut également
mener à d’autres mesures, notamment :
• mener une étude ou une analyse;
• informer le ministère au sujet de la nature
des problèmes pour que des mesures
adéquates soient prises.
L’an dernier, deux cas ont été portés à l’attention
de l’ombudsman par des intervenants. Des « motifs
raisonnables » ont été établis et des examens ont
été lancés.
Sommaires des examens des pratiques
d’approvisionnement
Acquisition de services de formation par un
ministÈre
Le Bureau a reçu des allégations ainsi que des
renseignements à l’appui de cas de favoritisme
dans l’attribution des contrats. Le plaignant a
mentionné un certain nombre de contrats de
formation spécialisée attribués de façon non
concurrentielle (c. à d. à un fournisseur unique) au
même fournisseur sur une période de deux ans.
Un examen a été réalisé pour déterminer si les
processus d’approvisionnement étaient équitables,
ouverts et transparents. Le Bureau a effectué une
analyse des dossiers d’approvisionnement, en
tenant compte du cadre législatif, réglementaire
et politique fédéral relatif aux douze contrats en
question.
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
31
Lors de cet examen, on a déterminé si les
problèmes soulevés par l’intervenant étaient
fondés. Des problèmes de nature systémique
ont été relevés dans les pratiques en matière de
passation de contrats utilisées par le ministère pour
l'acquisition de services de formation.
Examen de suivi
Acquisition de services d’aide temporaires
Des examens de suivi sont effectués chaque
année pour déterminer les mesures prises par
les ministères et organismes fédéraux suite aux
recommandations formulées dans nos examens
antérieurs sur les pratiques d’approvisionnement.
Ces examens de suivi offrent l’occasion de faire
part des améliorations qui sont mises en œuvre à la
suite des recommandations du BOA qui pourraient
inspirer d’autres ministères et organismes. Par
ailleurs, l’information sur ces améliorations donne
au Bureau un indicateur sur l’utilité et la pertinence
de son travail.
Le BOA a reçu des allégations et des
renseignements à l’appui selon lesquels un
ministère avait fait preuve de favoritisme en
attribuant de façon répétitive des contrats à des
experts conseils précis. Un examen a été lancé
pour évaluer si ce ministère avait agi selon les
principes d’équité, d’ouverture et de transparence,
et respecté les politiques en vigueur.
L’an dernier, nous avons évalué les
recommandations contenues dans les rapports sur
les examens des pratiques d’approvisionnement
menés en 2009-2010, portant sur 15 ministères
et organismes fédéraux. Ces derniers ont tous
participé au processus de suivi et ont rendu
compte de la mise en œuvre des modifications
apportées pour améliorer les pratiques
d’approvisionnement.
Le ministère concerné a été invité à commenter
les conclusions du rapport. Dans sa réponse, il a
déclaré qu’un plan d’action de la gestion avait été
établi et que des mesures avaient été prises pour
régler les problèmes mentionnés dans le rapport.
par un ministère
Selon les conclusions du BOA, ce ministère ne
suivait pas toujours ses propres politiques et lignes
directrices en matière de passation de contrats, ni
celles du Conseil du Trésor.
Le BOA lui a recommandé de revoir, de mettre
à jour s’il y a lieu et d’appliquer pleinement son
cadre de politiques d’approvisionnement et la
gouvernance qui y est associée, afin de respecter
les politiques et les exigences en matière de
passation de contrats du Conseil du Trésor.
Au moment de l’examen, la mise en œuvre
d’un bon nombre de plans d’action ministériels
était sur le point d’être terminée. Le rapport
souligne les mesures précises prises par les
ministères et organismes pour améliorer l’équité,
l’ouverture et la transparence de leurs pratiques
d’approvisionnement.
Le ministère a informé le BOA qu’il a pris des
mesures pour régler les problèmes soulevés dans
cet examen.
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BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
INITIATIVES SPÉCIALES
C omme l’indique le rapport annuel de 2011-2012,
une évaluation indépendante a été effectuée
sur l’efficacité du Bureau au cours de ses trois
premières années d’activité. Cette évaluation était
conforme aux exigences du Conseil du Trésor
selon lesquelles il faut évaluer périodiquement la
rentabilité des programmes fédéraux.
toujours une faible connaissance de notre bureau
et de nos services. Nous poursuivons plusieurs
initiatives pour tenir compte des propositions
formulées dans le rapport, notamment : utiliser
davantage notre site Web et les médias sociaux;
accroître notre présence sur le Web et dans les
publications des autres organisations liées à
l’approvisionnement; consacrer des ressources
internes supplémentaires pour cibler et gérer les
activités visant à faire connaître le Bureau auprès
des fournisseurs canadiens.
Selon les conclusions de cette évaluation, le service
fourni par le BOA répond à un besoin permanent
et le mandat du Bureau a été mis en œuvre comme
prévu. Trois mesures particulières devant faire
l’objet d’une analyse plus approfondie ont été
soulignées dans le rapport :
En 2013-2014, nous poursuivrons notre travail
pour tenir compte des points mentionnés
dans le rapport d’évaluation. En améliorant
continuellement notre façon de travailler et de
promouvoir nos services, nous pourrons mieux
servir les fournisseurs et nos intervenants.
Évaluation formative
• étendre la portée de l’utilisation des
processus de règlement extrajudiciaire des
différends du BOA, notamment rendre
obligatoire la participation des ministères à
un processus dès que celui ci est réclamé par
un fournisseur;
• évaluer les avantages et inconvénients
d’élargir le mandat du BOA;
• évaluer la stratégie de communication la
plus appropriée pour faire connaître le plus
possible le BOA auprès des fournisseurs de
l’administration fédérale.
Ces mesures en sont à diverses étapes de leur
mise en œuvre. L’analyse de notre méthode de
communication vient d’être terminée.
Évaluation des communications
Nous avons évalué si notre stratégie de
communication actuelle avait été conçue
efficacement de manière à faire connaître le
plus possible le BOA auprès des fournisseurs.
Le rapport de cette évaluation a confirmé nos
soupçons selon lesquels les fournisseurs avaient
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
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ANNEXE A
ANNEXE A
2. Autorisation parlementaire
Bilan des opérations pour l’exercice terminé le 31
mars 2013
Le Conseil du Trésor a autorisé le financement des
activités du BOA à partir du crédit parlementaire
de Travaux publics et Services gouvernementaux
Canada (TPSGC). Par conséquent, le BOA est
assujetti aux mêmes obligations législatives,
réglementaires et politiques que le Ministère.
Néanmoins, de par sa nature et son objet, il doit
s’acquitter de son mandat de façon indépendante,
et être perçu comme tel, tout en conservant son
indépendance par rapport à TPSGC.
Bilan des opérations
DÉSPENSES
2012-2013
( 000 $ )
Salaires et avantages sociaux des employés
3 072
Services professionnels
400
Frais d’exploitation
53
Information et communication
13
Fournitures et approvisionnements
28
Frais pour services généraux fournis par
TPSGC (note 3)
314
TOTAL
3 880
Les notes suivantes font partie intégrante du bilan
des opérations.
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE
L’APPROVISIONNEMENT
3. Transactions entre parties liées
Services généraux offerts
par TPSGC
( 000 $ )
Finances
89
Ressources humaines
89
Technologie de l’information
129
Services reçus de Services conseils du
gouvernement
7
TOTAL
314
4. Données comparatives
Notes complémentaires au bilan des
opérations pour l’exercice terminé le 31
mars 2013
1. Pouvoir et objectif
Le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement
(BOA) a été créé en vertu de la Loi fédérale sur
la responsabilité et par suite des modifications
apportées à la Loi sur le ministère des Travaux
publics et des Services gouvernementaux. Le BOA
est une organisation indépendante dont le mandat
pangouvernemental est défini dans le Règlement
concernant l’ombudsman de l’approvisionnement.
Dans l’ensemble, son objectif est de veiller
à ce que le processus d’approvisionnement
gouvernemental soit équitable, ouvert et
DÉPENSES
2012-2013
2011-2012
( 000 $ )
Salaires et avantages sociaux
des employés
3 072
2 589
Services professionnels
400
480
Frais d’exploitation
53
38
Information et communication
13
30
Fournitures et
approvisionnements
28
49
Services généraux offerts par
TPSGC
314
428
TOTAL
3 880
3 614
transparent.
BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT RAPPORT ANNUEL 2012-2013
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