LES DOCUMENTS ET LES ARCHIVE S LES DOCUMENTS documents .

LES DOCUMENTS ET LES ARCHIVE S LES DOCUMENTS documents .
LES DOCUMENTS ET LES ARCHIVE S
LES DOCUMENT S
I La garde et la destruction des documents
publics doivent s'appuyer solidement sur des
programmes de conservation et d'evaluation .
La determination de periodes de conse rvation
pour contr8ler la documentation depuis son
acquisition jusqu'au moment ou son sort est
definitivement regle, doit relever de la Direction d'un ministere ; par contre 1'evaluation
est du ressort de 1'archiviste . C'est entre ces
deux fonctions intimement liees mais distinctes que se situe la tache intermediaire
de conservation des documents .
CONSERVATION
2 Au chapitre 5 (LES DossIERS), nous avons
deja dit que les ministeres ne s'interessent pas
tous de ]a meme faqon a 1'etablissement de
periodes de conservation et it la destruction
des documents . Cela tient surtout au manque
de personnel qualifie aux services des dossiers, a 1'absence de procedures uniformes et
appropriees de classement et au fait que les
hauts fonctionnaires ne tiennent pas a assumer ]a responsabilite d'un programme tou-
chant la conservation et la destruction des
documents .
3 Le personnel que vos commissaires ont
charge de faire enquete a constate 1'absence
de methodes afferentes a]a separation des
documents actifs et inactifs, des documents
precieux et des documents qui n'offrent qu'un
interet passager, soit pour faciliter le retrait
des documents inactifs qui encombrent les
bureaux, soit pour, detruire ceux qui n'ont
aucune valeur .
4 Les grades accordes aux employes des
services de dossiers font d'eux les parents
pauvres des ministeres. 11 importe surt out
d'etablir des classifications appropriees pour
les echelons superieurs des preposes a la documentation .
5 Enjuillet 1961, un cours de gestion des documents etait inaugure ; vers le meme temps,
le Depot des documents publics publiait un
Procedure and Training Manual . Cette initiative doit @tre completee par un programme
plus etendu d'enseignement si l'on veut ob-
M$THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 605
vier a la penurie actuelle de competences dans
le domaine de la gestion des documents .
6 Dans son rapport de fevrier 1960, le Comite
d'etude sur la gestion des documents concluait que les methodes des ministeres laissent a
desirer parce que les rouages generaux de
controle etablis en decembre 1945 sont insuffisants. Ces rouages sont aux mains du Comite des documents publics, lequel se compose
en ce moment de I'archiviste federal, qui en
est le president, et de representants de huit
ministeres designes et de deux organismes
designes. Bien que tous les principaux ministeres y soient representes, aucune commission ni aucune societe de la Couronne
n'en fait partie .
7 Les pouvoirs et fonctions du Comite sont
ainsi definis par le decret C .P. 212 du 16
fevrier 1961 :
Le Comite recommandera au conseil du TrBsor
les directives a donner, au besoin, sur des questions interessant la conservation ou le retrait de
documents .
Ses fonctions consisteront a faire une revue constante de 1'etat des documents publics ; a voir, de
concert avec les ministeres et organismes de
I'Etat, au classement, au soin, au depot et a la
destruction de documents publics et a conseiller,
au besoin, ces ministeres et organismes . A cet
egard, le Comit6 agira surtout aupres des ministeres et organismes mentionnes aux annexes A
et B de ]a Loi sur I'administration financiere .
C'est sur les ministeres et organismes intesresses
que repose avant tout 1'obligation de conserver
les documents en bon etat et d'en recommander
le retrait . Chaque ministere et organisme doit
prendre les mesures n8cessaires au soin, a la conservation et an retrait de ses propres documents,
dont aucun ne sera detruit sans l'assentiment du
Comite et du conseil du Tresor, sauf si Pon en
possede des exemplaires suppl6mentaires .
Les ministeres et organismes, quand c'est possible, doivent classer leurs dossiers en vue de
leur retrait, de ]cur destruction 8ventuelle ou de
leur conservation . Ce classement doit, dans tous
les cas, etre approuve par le Comite et par le
conseil du Tresor.
8 La seule directive courante emise par le
Comite des documents publics est la Circulaire no 5 de mai 1961, laquelle a) definit les
«documents publics>> pour la premiere fois
et b) modifie les dispositions it prendre concernant la destruction de ces documents . On
ne saurait mettre en doute ]a sincerite des
efforts de cet organisme, mais it y a lieu de se
demander si un comite, quel qu'il soit, peut
dormer les resultats recherches .
9 Un programme efficace de determination
des dates de declassement et de destruction
se compose d'au moins trois elements principaux :
• Une base statutaire qui comprend des definitions et qui delimite les attributions .
• Des criteres promulgues par l'echelon superieur d'autorite pour la selection des
documents prets a etre declasses ou detruits .
• Un personnel competent possedant 1'habilete technique necessaire a l'application de
ces criteres .
DEPOT DES DOCUMENTS PUBLIC S
10 Le Depot des documents publics se situe
it mi-chemin entre les ministeres d'ou emanent les documents et les Archives publiques
ou sont logees en permanence les pieces qui
presentent un interet historique . De la masse
enorme de documentation qui provient des
ministeres, une tranche d'a peine 5 p . 100
sera acheminee vers une niche permanente
aux Archives publiques . II faut done un depot qui serve d'etape intermediaire, en quelque sorte, pour la conservation des documents inactifs jusqu'a cc que leur sort soit
definitivement regle, soit par leur transfert
aux Archives publiques, soit par leur destruction .
11 Le Depot des documents publics devrait
continuer d'etre le foyer central de tout programme de declassement . Depuis les derniers
mots de 1955, it occupe un nouvel immeuble
moderne specialement conGu pour lui ou it
dispose d'une surface de plancher de trois
acres et demie et de soixante-six milles de
rayons . Huit de ses trente-cinq compartiments sont occupes par la Bibliotheque na-
606 LA GESTION DE, LA FONCTION PUBLIQUE
tionale et deux par les Archives publiques
qui y deposent les documents pour lesquels
on n'a pas de ,place dans I'edifice de la rue
Sussex . Le 1er septembre 1961, 210,739 pieds
cubes y etaient occupes, soit a peu pres tout
1'espace disponible.
12 Prochainement, une partie de 1'espace
redeviendra libre lorsque les Archives publiques auront transfere leur part dans des
locaux loues au centre de la ville . La capacite
actuelle sera accrue de moitie environ lorsque
sera acheve le nouvel edifice en voie de construction a Tunney's Pasture . Quand l'immeuble de la Bibliotheque nationale sera pret,
un autre secteur sera libere . Deux periodes
critiques occasionnees par le manque d'espace sont en perspective ; la premiere surviendra dans environ deux ans et I'autre dans
sept on huit ans . Un troisieme immeuble sera
necessaire, car il est prevu qu'il faudra douze
acres environ pour 1'emmagasinage .
13 L'effectif du Depot des documents publics est de trente-trois employes en tout . Il
suffit pour le moment, mais si 1'activite de la
section chargee de la destruction prend les
proportions prevues, il lui faudra du renfort .
Le tableau 8 donne un etat des frais globaux
du Depot pour 1'annee 1960-1961 .
14 Le principe fondamental qu'il ne faut
jamais perdre de vue, c'est que le Depot des
documents publics ne possede aucune autorite en ce qui a trait a l'affectation des dossiers
dont il a la garde . Ses fonctions officielles se
ramenent a trois :
• Assurer la securite et 1'emmagasinage economique des documents inactifs de tous
les ministeres et organismes federaux .
• Assurer la securite et ]a conservation des
documents presentant une valeur permanente .
Aider les ministeres et organismes a etablir
et a appliquer des methodes rationnelles
de gestion des documents.
15 Les documents loges au Depot sont en
securite . On y a amenage des installations
de fumigation et de nettoyage . Des precautions speciales ont ete prises pour repondre
aux besoins particuliers de ministeres comme
celui des Affaires exterieures ou d'organismes
comme la Gendarmerie royale du Canada .
Le cout de 1'entreposage et du service est
minime ; il s'est eleve a environ $1 par pied
cube durant 1'annee financiere 1960-1961 .
Comme 1'atteste le volume considerable d'equipement et d'espace libere grace a son activite, le Depot a permis aux ministeres de
realiser des economies (voir le tableau 9
ci-dessous) .
16 Sans doute 1'existence du Depot des documents publics peut-elle se motiver par des
raisons d'economie ; mais une autre consideration est egalement importante : la conservation des pieces presentant une valeur historique . C'est en fonction de ce double objectif
que la ligne de conduite et les methodes du
Depot ont ete conques .
17 C'est la Division des acquisitions qui
voit au transfert des documents inactifs et
precieux des ministeres et organismes, et qui
les libere des dossiers que personne ne consulte plus pour les repartir entre ceux qui
presentent un interet historique et ceux qui
sont superflus et voues a la destruction . Tous
les dossiers sont arbitrairement ranges en
deux categories : les dossiers du personnel et
les autres dossiers . On a mis an point des
procedes d'examen appropries pour chacune
des deux categories .
18 Les dossiers personnels de tous les employes qui ont quitte le service public, qui
sont passes d'un ministere a un autre il y a
moins de trois ans et qui n'ont pas atteint
1'age de 70 ans ont ete groupes, quel que soit
le ministere d'ou ils proviennent . Ce systeme
a donne d'excellents resultats ; on songe serieusement a 1'etendre au personnel des forces
armees .
METHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 607
Tableau 8-PRIX DE REVIENT DU DEPOT DES DOCUMENTS PUBLICS, ANNEE FINANCI`ERE 1960-196 1
Traitements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . $105,554 .27
Voyages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . .. . .. . . . . .
616 .85
$quipement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17,894 .95*
Caisses du Depdt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6,250 .00
Papeterie, poste, telephone, menue monnaie, etc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1,172 .00
Camions . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1,839 .12
Entretien des camions . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1,125 .02
Entretien de l'immeuble . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . .. . . . . $63,062 .8 0
Moins ; pour la Bibliot . nat. et le service du microfilm . . . . . . . . . . .. . .. . . . . .. . 21,020 .9 3
42,041 .87
Immobilisations, y compris les rayons (amorties sur 40 ans) . . . . . . . . . . . . . . . . $42,288 .35
Moins z pour la Bibliot . nat . et le service du microfilm . . . . . . . . . . .. . .. . .. . .. . 10,572 .0 8
31,716 .2 7
Commissionnaires . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . $14,155 .03
Moins ; pour la Bibliot . nat . et le service du microfilm . . . . . . . . . . .. . .. . .. . . . . 4,718 .34
9,436 .6 9
Prix de revient total . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . $217,647 .0 4
Hommes-annee. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . 271
Inventaire le 31 mars 1961 . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190,649 pieds cubes
*Ce chiffre tres 61ev8 est surtout attribuable A 1'examen d'une accumulation de dossiers du personnel .
Tableau 9-EQUIPEMENT ET ESPACE LIBERES GRACE AU DEPOT DES DOCUMENTS PUBLIC S
1956 1957 1958
1959 1960
Total
Caisses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3,107 7,501 3,273 3,013 3,235 20,189
Classeurs . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1,254 1,833 2,290 2,070 2,982 10,429
Rayons (pieds) . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 6,698 10,224 3,994 6,929 3,507 31,352
Autres . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 201 219 482 1,059 2,118
Superficie liberee (pieds carres) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462291 21,609 19,742 15,125 23 , 393 126,16 0
19 C'est generalement le ministere interesse
qui prend l'initiative du transfert des autres
dossiers. Grace a des consultations entre le
ministere et le Depot, les dossiers sont evalues, mis en ordre et decrits ; le transfert
meme est ensuite effectue par le personnel du
Depot. Cependant le volume des acquisitions
n'est pas l'unique ou le principal critere de
1'utilite . Un releve mend en 1960 par le Comite de gestion des documents a revele que
30,920 pieds cubes de documents avaient ete
transferes au Depot durant 1'annee 1959 .
Mais sur les cinquante-deux ministeres et
organismes interroges, vingt-cinq seulement
en avaient fourni et trois d'entre eux comptaient pour plus de la moitie des documents
608 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
transferes. Les tableaux 10 et 11 donnent un
bref resume des travaux de la Division des
acquisitions .
20 Voici quels ont ete les volumes minimum
et maximum des transferts pour 1'annee 1959 :
Production de defense. . . . . . . . . . . . . . .. . . 10 pieds cubes
Corporation commerciale canadien n e. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .. . . . . . 16
Commerce. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . 45
Affaires des anciens combattants . . 5,089
que de trente-six minist6res et organismes ;
encore faut-il dire que certains n'etaient que
symboliques . Ce fait s'explique par 1'inertie
des ministeres, qui ne comprennent pas le
role reel du Depot . On ne peut les forcer a
transferer leurs documents ; le Depot ne peut
que demontrer par les services qu'il rend que
ces transferts les debarrasseront de besognes
inutiles et fastidieuses .
22 Les fonctions principales de la Division
du declassement et de la destruction sont au
nombre de trois :
Soc. centrale d'hyp . et de logemen t. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . 5,273
Controleur du TrBsor . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . 5,44 1
21 Jusqu'a septembre 1961, le Depot des
documents publics n'avait resu de transferts
• Aider les minist6res a etablir des periodes de
conservation pour leurs documents, a transferer les documents inactifs au Depot de s
Tableau 10-STATISTIQUE SUR L'ACTIVITE DE LA DIVISION DES ACQUISITION S
1956 1957
1958
1959 1960 Total
Nombre de transferts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . 66 74 122 97 130 489
Dossiers du personnel (pieds cubes) . . . . . . . . . . . .. . . . 53,471 29,007 31,242 34,410 39,408 187,538
Autres dossiers (pieds cubes) . . . . . . . . . .. . .. . .. . . . . . . . . . - 553 3,704 4,950 5,695 14,90 2
Inventaire (moins le volum e
detruit) (pieds cubes) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - - - - 178,23 7
Tableau 11-VOLUME DES ACQUISITIONS PERIODES MAXIMUM ET MINIMUM DE
DISTRIBUTION *
Maximum Minimum
Pieds Pieds
Annie Mois cubes Mois cubes
1956 Mai 12,429 Juillet 332
1957 Ao13t
7,587 Oct. 160
1958 Juin 5,139 Nov . 278
-1959 Fev. 8,476 Avril 620
1960 Fev.
16,301 Avril 600
*Cc tableau indique que les transferts sont inegalement r€partis . Cette inogalit8 West pas attribuable
uniquement aux minist6res puisque le moment de
1'acceptation peut d6pendre de 1'espace dont le
DBpot dispose . II est clair cependant que s'il
6tait possible d'exercer un plus grand controle sur
le choix du moment, on pourrait procdder a une
r6partition plus judicieuse du personnel .
documents publics, a detruire les pieces
sans valeur et a ceder a la Division des
manuscrits des Archives publiques celles
qui presentent un interet historique .
• Prendre des dispositions pour la destruction des pieces qui n'ont ni valeur historique ni valeur permanente pour le ministere Toil elles proviennent . Cela vaut a la
fois pour les documents deja transferes au
Depot et pour ceux que les minist6res lui
offrent.
• Assurer la conservation des documents qui
prdsentent un interet permanent pour le
minist8re ou un interet historique futur
pour les Archives publiques .
23 Les methodes applicables aux dossiers
du personnel ainsi qu'aux autres dossiers on t
M$THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 609
ete soigneusement formulees . Aucun document ne peut etre detruit par le Depot sans
I'autorisation voulue . A cette fin, le ministere
doit lui faire parvenir une copie de 1'autorisation obtenue du conseil du Tresor . Avant
de s'adresser au conseil du Tresor, le Depot
doit d'abord demander 1'assentiment du ministere . Pour que les ministeres soient renseignes sur les documents qui sont transferes
au Depot, on accumule des statistiques indiquant combien de fois ces pieces ont ete consultees . Ces rapports sont adresses aux ministeres ; souvent on leur propose en meme
temps d'envisager la destruction possible de
ces dossiers . Les economies qui resultent de
la destruction sont d'importance secondaire
puisque l'objectif principal est de conserver
les documents precieux . Afin de detruire tout
ce qui peut etre detruit, il faut que les ministeres s'appliquent a etablir des periodes de
conservation fondees sur les exigences ; or,
nous 1'avons deja dit, tout n'est pas parfait
de ce cote, loin de 1'a . Le tableau 12 resume
les travaux de la Division .
24 S'il est vrai qu'il ne semble pas y avoir
eu de destruction non justifiee de documents
presentant un interet permanent, il est manifeste que trop peu de documents inutiles ont
ete detruits. Le Depot des documents publics
n'a recu jusqu'ici qu'une tres faible proportion des documents du service public, dont
une fraction seulement a ete liquidee . En
1958, les ministeres n'ont dispose a Ottawa
que de 122,063 pieds cubes, en plus de 11,052
pieds cubes ailleurs au pays, soit 233,115
pieds cubes en tout ; ceux-ci etaient repartis
entre trente-cinq ministeres et organismes
dont un a compte a lui seul pour pres du
tiers et les trois principaux pour pres de 60
p . 100 . L'ecart qui existe estinteressant :
Commission maritime canadienne . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . 8 pieds cubes
Office f8d6ral du charbon . . . . . . . . . . . . 20 »
»
Auditeur gen6ral . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 85
Travaux publicsOttawa . . . . .. . . . . . . . .. . . . . . . . . . 25
Ailleurs . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . 112
137
Directeur g8n6ral des elections 13,728
Controleur du TresorO ttawa . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 8,349
Ailleurs . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . 15,599
23,948
Revenu national (impbt) 35,860
Citoyennete et ImmigrationOttawa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1,151
Ailleurs . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. 74,800
75,951
,
25 Le service assure aux ministeres et organismes dont les dossiers sont confies au Depot
des documents publics est de premiere importance ; pour motiver 1'existence du Depot, au
point de vue des ministeres, c'est la qualite
de ce service qui est le critere decisif . 11 s'ensuit que sa ligne de conduite et ses methodes
dependent en somme de 1'activite de la Division des references dans trois domaines particuliers :
• Le pret de documents au ministere d'oit ils
proviennent .
• Les moyens de recherches assures aux representants du ministere et aux etudiants
qui ont obtenu 1'autorisation du ministere .
• Le depouillement de ces documents pour
reperer des renseignements .
Tableau 12-ACTIVTI11 DE LA DIVISION DU DECLASSEMENT ET DE LA DESTRUCTIO N
1957 1958 1959 1960 Tota l
1956
Nombre de transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Dossiers du personnel (pieds cubes) . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Autres dossiers (pieds cubes) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. -
24 16 15 32 90
7,425 4,640 5,790 3,141 21,24 4
610 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
26 Tant du c8t6 quantite que du c6t8 qualite, le service de references cr6e une excellente impression . Les prets ainsi que le rangement des nouveaux transferts repr6sentent
95 p. 100 du travail accompli par la Division .
On conserve un registre des dossiers pretes
aux ministeres ; au besoin, un dossier peut
etre retourne au ministere et ray6 des listes
du D6p6t . Le travail de r6ference se rdpartit
A raison d'environ 98 p . 100 pour les ministeres et de 2 p . 100 seulement pour le public .
Le tableau 13 donne la statistique de l'activit6 de cette division .
DEPOTS REGIONAUX DE DOCUMENTS PUBLICS
27 Puisqu'il se trouve un plus grand nombre de documents publics dans les bureaux
regionaux qu'a Ottawa meme, et puisque la
plus grande partie de ces documents de 1'exterieur sont centralises dans quelques villes,
il vaut la peine de se demander s'il n'y aurait
pas lieu d'etablir des depSts regionaux . Les
donnees recueillies par le Comite d'etude sur
la gestion des documents, dont nous avons
d6ja parle, sont resum6es aux tableaux 14,
15 et 16 .
Tableau 1 3-DIVISION DES REFERENCES-STATISTTQUE DE SON ACTIVIT E
1956 195 7
Demandes. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3,777
15,404
Recherches (heures). .. . . . . . . . . . . . . . . .. . 136 196
Additions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1,421
7,838
Dossiers du personnel. . . . . . . . . . . . . . .. . . 4,765
1958 1959 1960 Total
35,758 34,669 57,700
190 585 ; 827
63,715 63,710 55,571
79,234 101,600 96,300
147,308
1,934 f
192,255
281,899
Tableau 14- VOLUME DES DOCUMENTS PUBLICS DETENUS A OTTAWA ET AILLEURS AU CANADA EN 1959LE VOLUME EST DISTRIBUE D'APRES LES MOYENS DE CONSERVATION ET PAR CATEGORIE DE
DOCUMENTS (ACTIFS ET INACTIFS), LES FRAIS ETANT EXPRIMES EN MII .LIERS DE DOLLARS
Act ifs InactiJs Total CoGt (est. )
($000)
1 . TIROIRS DE CLASSEURS
Ottawa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 171,566 36,420 207,986
Ailleurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262,794 47,063 309,85 7
Total . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 434,360 83,483 517,84 3
Cofit (estim.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .. .
$ 6,179
2. RAYONS (PIEDS LINEAIRES)
Ottawa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
180,931
Ailleurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267,129
314,445
367,412
495,376
634,54 1
Total . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . 448,060 681,857 1,129,917
Cout (estim .) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . $ 1,58 1
METHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 611
Tableau 14- VOLUME DES DOCUMENTS PUBLICS DtTENUS A OTTAWA ET AILLEURS AU CANADA EN 1959LE VOLUME EST DISTRIBUE D'APRES LES MOYENS DE CONSERVATION ET PAR CATEGORIE DE
DOCUMENTS (ACTIFS ET INACTIFS), LES FRAIS ETANT EXPRIMES EN MILLIERS DE DOLLARSFin
Actifs Inactifs Total
Coal (est. )
3 . CAISSES
3,669
36 , 422 40,091
Ottawa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .
Ailleurs . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10,190 25 , 996 36,18 6
Total. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13,859 62,418 76,27 7
Cout (estim .) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . $ 91 5
4 . FICHES (TIROiRS)
Ottawa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 , 385 5,072 58,457
Ailleurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106,282 34,359 140,64 1
Total . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159,667 39,431
199,09 8
Cout (estim .). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . $ 1,046
tquipement : Somme partielle $ 9,72 1
5 . CARTES PERFOREES
18,224 57,492
39,268
Ottawa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
68
,
683
32,108
100,79 1
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Ail leurs . . . . . . . . . . . . .
Total . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
107,951 50,332 158,28 3
6. SUPERFICIE OCCUPEE (PIEDS CARRES)
Ottawa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689,320 433 , 209 1,122, 529 $ 2,040
Ailleurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . 1,101,710 255,441 1,357,151 $ 2,67 8
Total . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1,791,030 688,650 2,479,680
CoOt (estim.) . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . .. . .. . .. . .. . .. . . . . . . . . . . .. . . . . .. . . . .Superficie : Somme partielle $ 4,71 8
7. DOSSIERS DU PERSONNE L
Ottawa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 2,747 133 2,880 $ 7,931
Ailleurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9,243 189 9,432 $19,81 7
Total . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11,990
322 12 , 31 2
Cout (estim.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Personnel : Somme partielle $27,748
GRAND TOTAL (ESTIM.)
"
612 LA GESTION- DE LA FONCTION PUBLIQUE
$42,18 7
Tableau 15-DONNEES DU TABLEAU 14 EXPRIMkES EN POURCENTAG E
Hors d'Ottaw a
Equipement
Act ifs Inactifs
Tiroirs de classeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rayons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .
Caisses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .
Tiroirs de fiches . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .
Cartes perforees . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .
Superficie (pieds carres) . . . . . . . . . . . .
Personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .
60 .5
59 .6
73 .5
66 .6
63 .6
61 .5
77 .1
Inactifs
Total Ottawa Ailleurs Tota l
56 .4
53 .9
41 .6
87 .1
63 .8
37 .1
58 .7
59 .8
56 .1
47 .4
70 .6
63 .7
54 .7
76 .6
17 .6
63 .5
90 .8
8 .7
31 .7
38 .6
4 .6
15 .2
57 .9
71 .8
24 .4
31 .9
18 .8
2 .0
16 .1
60 .3
81 .8
19 .8
31 .8
27 .8
2 .6
Tableau /G-DOCUMENTATION CONSERVEE ET ESPACE OCCUPE HORS D'O TTAWA-EN MILLIERS
Volume des documents (pi. cubes )
Actifs Inactifs
Total Actifs Inactifs Tota l
Toronto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . 94 56
Ailleurs, Ont . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . : . . 129 102
150
231
Somme partielle, Ont . . . . . . . . . . . 223 15 8
Montreal . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Ailleurs, Que. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2
Somme partielle, QuB . . . . . . . . . . . 127
C .-B . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
N . t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 82
Manitoba. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 77
Superficie (pi . carres)
151 40 191
185 75 26 0
381 s . p . 336 115 45 1
27
66
92 116 38 154
128 77 18 9 5
93 220 s . p . 193 56 249
71
72
43
179 135 37 172
154 76 40 116
120 102 27 129
Total . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . 617 437 1,054 842* 275* 1,117*
Total, bureaux exterieurs . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1,101*
255*
1 356 *
*On ne possede pas de donn8es permettant d'expliquer 1'ecart entre ces deux chiffres .
Deux conclusions se degagent d'une etude
de la situation actuelle :
comparativement a ce que coQterait un
depot regional .
Etant donne 1'ecart appreciable constate
dans la superficie affectee aux documents
inactifs (a Montreal, .7 pied cube par pied
carre et a Vancouver, 1 .9 pied cube par pied
cane), ii faudrait proceder immediatement
a une enquete sur l'utilisation irrationnelle
de 1'espace disponible et determiner avec
exactitude le coQt de la superficie actuelle
Un depot regional devient une unite viable .
pour un personnel minimum de trois employes s'il a en main 30,000 pieds cubes de
documents, si ses acquisitions annuelles
atteignent de 8,000 a 10,000 pieds cubes et
ses liquidations annuelles de 4,000 a 8,000
pieds cubes, et si le nombre de references
est de 10,000 a 15,000 par annee .
MMODES ET TRAVAIL DE BUREAU 613
28 D'apres ces criteres, il conviendrait d'etablir des depots regionaux & Toronto et a
Montreal (en incluant les zones peripheriques) . Il faudrait aussi envisager la possibilite
d'en etablir a Vancouver, a Winnipeg et en
quelque endroit central des provinces maritimes . Puisque c'est la qualite du service qui
compte avant tout, le choix de 1'emplacement
est important, comme le sont egalement tous
les plans de decentralisation qui ont trait aux
autres activites federales .
CONCLUSIONS GMRALE S
29 Le but doit etre de realiser les economies
maximums dans le transfert des documents
d'un ministere ou organisme au Depot des
documents publics, et de 1a aux Archives publiques, le tri approprie etant fait en cours
de route pour eliminer les pieces inutiles et
conserver toutes celles qui ont une valeur
historique . Ces deux dernieres demarches
doivent etre envisagees simultanement et sont
d'egale importance . Pour eviter que le Depot
des documents publics ne soit inonde d'un
torrent de papiers inutiles, les ministeres doivent autoriser la destruction de certaines
pieces. Le Depot est avant tout un organisme
de garde . C'est 1'archiviste qui doit decider
quels sont les documents qu'il faut conserver
en permanence ; c'est lui qui, apres avoir consulte les ministeres, doit determiner dans
quelle mesure le public aura acces aux documents .
30 Les Archives publiques doivent jouer un
role important dans ce processus de declassement et de destruction . C'est une responsabilite qui incombe aux Archives publiques
plutot qu'a ]a direction, et il importe que
toutes les etapes de cette operation soient
bien reussies . 11 faut que les Archives publiques puissent juger si les periodes de conservation fixees par les ministeres sont raisonnables . Cet organisme doit avoir le pouvoir
d'examiner la documentation conservee et
d'approuver toutes les demandes de destruc-
tion de dossiers ; ses decisions doivent etre
irrevocables .
31 Aucun document ne doit etre detruit a
quelque etape que ce soit sans une autorisation formelle. En ce moment, 1'autorite est
devolue au conseil du Tresor qui consulte a
ce sujet le Comite des documents publics.
Si l'on mettait sur pied un programme rationnel de declassement et de destruction qui soit
appuye sur une loi et qui presupposerait 1'etablissement de criteres par les autoritcs superieures et 1'existence d'un personnel competent, il semblerait plus logique de confier a
1'archiviste federal le pouvoir necessaire pour
la destruction de documents.
32 Dans le meme ordre d'idees, la question
du transfert obligatoire se pose . Au Canada,
la loi confere a l'archiviste federal le droit de
requisitionner des documents publics ; c'est
un droit dont il ne s'est jamais prevalu . RBgle
generale, il prefere user de persuasion et en
venir a une entente tacite. Le Depot des documents publics, par 1'entremise de son service de declassement et de destruction, a deja
demontre qu'il peut etre utile aux minist8res .
A mesure queles programmes de declassement
s'amelioreront, le recours a la persuasion
donnera des resultats satisfaisants .
33 Un argument que les ministeres font
souvent valoir pour s'opposer aux transferts,
c'est qu'ils perdent ainsi, disent-ils, leur droit
de determiner dans quelle mesure le public
aura acc8s aux documents. Or ils n'ont rien
a craindre de ce cote car les Archives publiques et le Depot peuvent proteger ce droit
d'acces tout aussi efficacement que les ministeres. Le but doit etre d'effectuer le transfert
le plus tot possible, compte tenu de la nature
des documents a transferer . Aucune regle generale satisfaisante n'est applicable au droit
d'acces ; un programme souple, elabore par
les Archives publiques en etroite collaboration avec le ministere et fonde sur une appreciation mutuelle des objectifs recherches, semble la solution la plus logique .
614 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
34• L'abaissement de la cote de securite de
certains documents fait surgir un probleme
complique en matiere de declassement . C'est
de la direction des ministeres que doivent
relever les decisions essentielles . Quoi qu'il
en soit,l'examen de chaque piece individuelle
ou de chaque dossier prend du temps et coflte
cher. Deux methodes permettraient peut-etre
d'ameliorer les choses . La premiere consisterait a etablir une cote de securite d'es la constitution du document . La deuxieme-la plus
pratique des deux-consisterait a abaisser
automatiquement, apres un nombre determine d'annees, la cote de certaines categories
de dossiers pris en blocs,•les documents privilegies etant revus et mis a part . L'abaissement
de la cote permet de realiser des economies
appreciables, car a partir de ce moment, les
documents peuvent etre deposes dans des
endroits ou 1'espace coAte beaucoup moins
cher .
LES ARCHIVE S
35 Les documents historiques canadiens
sont rassembles aux Archives publiques, mais
trois autres organismes ont des sections
d'histoire dont les fonctions sont assez apparentees a celles des Archives pour meriter une
consideration speciale.
LES ARCHIVES PUBLIQUES
36 Les Archives publiques du Canada doivent leur existence a un decret en conseil de
1872 qui chargeait un fonctionnaire du ministere de I'Agriculture de diriger un centre
«d'archives publiques>> ; un decret de 1903
stipulait que les documents publics udevaient
We rassembles en un meme endroit et confies a la garde d'une meme personne>> . Une
loi de 1912 a etabli un service des archives
publiques sous la direction du secretaire
d'Etat . Depuis 1954, cc service releve du
ministre de la Citoyennete et de 1'Immigration .
37 La Loi sur les archives publiques prevoit la nomination d'un fonctionnaire ayant
le titre «d'archiviste federal», ainsi que le
rang et le traitement d'un sous-ministre . Sous
la direction du ministre, cc fonctionnaire est
prepose «au soin, a la garde et a la regie des
archives publiques>>. II a«la regie et la direction de tous les fonctionnaires, commis et
employes nommes pour 1'aider dans 1'accomplissement de ses fonctions>> . Les Archives
publiques se composent odes actes et documents publics ainsi que des pieces historiques
de toute espece, nature et description, confies,
sous 1'autorite des dispositions de la presente
loi ou de quelque arrete en conseil rendu sous
son regime, au soin, a la garde et a la regie de
1'archiviste federal» . De plus, les moyens
d'acquisition de documents par les Archives
publiques sont prevus par des dispositions
generales .
38 Les ressources des Archives sont exceptionnellement riches et variees, et refletent
generalement bien les Canadiens aux points
de vue chronologique, geographique, politique, economique, social et culturel . Les services rendus par les Archives publiques aux
ministeres, aux chercheurs et au public en
general sont d'habitude fort apprecies . Cette
institution merite la bonne reputation dont
elle jouit . Les documents qu'elle conserve
ne sont pas tous des «archives» au sens rigoureux du terme ; certaines des fonctions
qu'elle continue d'assumer ne s'apparentent
que de loin au domaine des archives . Quoi
qu'il en soit, cet effort pour conserver notre
patrimoine, surtout a une epoque ou it n'existait aucune autre institution nationale appropriee, a immensement enrichi notre culture .
39 Les moyens materiels qu'offre l'immeuble actuel de la rue Sussex (amenage en 1906
et agrandi en 1925) sont lamentablement insuffisants ; it est evident qu'on y est a I'etroit .
Des documents sont maintenant emmagasines
au Depot des documents publics a Tunney's
Pasture et, ailleurs a Ottawa, dans des locaux
loues . II faut empecher que cet etat de choses
se perpetue. Les plans de l'immeuble qui doi t
M$THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 615
abriter a la fois les Archives publiques et la
Bibliotheque nationale ont ete congus pour
repondre aux besoins particuliers de ces deux
institutions differentes mais apparentees . On
a tenu compte non seulement des besoins
actuels, mais de 1'expansion prevue pour un
avenir assez eloigne.
d'etre le cas il y a dix ans a peine . Les traitements representent le principal chef de depenses . Les fonds affectes a 1'acquisition de
documents historiques peuvent sembler minimes ; toutefois, ces ressources proviennent
en grande partie des ministeres et de particuliers .
40 Le 31 decembre 1960, les Archives comptaient 106 employes, comparativement a un
effectif approuve de 115 . La repartition du
personnel entre les diverses divisions semble
equitable ; les classifications actuelles des employes permettent a cette institution de fonctionner efficacement et sans heurt .
43 Quatre divisions, celles de la bibliotheque, des manuscrits, des gravures et des publications, assurent les services importants
des Archives publiques.
41 Rien n'indique que 1'effectif soit trop
nombreux ; le moral est bon et le personnel
merite des louanges. On constate que les services communs ont ete planifies ; les divisions
de la comptabilite et du personnel de la
Bibliotheque nationale et des Archives publiques ont ete fusionnees ; le service de reli.ure et la Section centrale de microfilm travaillent au prix coutant pour tous les ministeres et organismes de 1'Etat.
42 Les Archives peuvent maintenant compter sur un appui financier compatible avec
leur statut et leurs obligations d'institution
nationale (voir le tableau 17) . C'etait loi n
Tableau 1 7 -BUDGETS DES ARCHIVES PUBLIQUES
PAR ANNEE FINANCIGR E
Annees Depenses
1938-1939 . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . $ 158,697
1943-1944. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .
123,335
1953-1954. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . 264,264
1954-1955 . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . 286 , 702
1955-1956 . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . 334,450
1956-1957 . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . 407,904
1957-1958 . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . 477 , 408
1958-1959 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 524, 087
1959-1960 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
533 :262
1960-1961 (previsions) . . . . . . . . 598 , 752
1961-1962 (estimations) . . . . . .
716,268
Dil,ision de la bibliothequ e
44 Les chercheurs ont toujours apprecie la
facilite d'acces aux manuscrits et aux livres,
facilite d'autant plus grande que la bibliotheque et la salle des manuscrits sont voisines .
On dira peut-etre que les livres ne sont pas a
proprement parler une collection d'archives ;
on a soigneusement reconsidere cette fonction lorsqu'on a elabore les attributions de la
Bibliotheque nationale . Quoi qu'il en soit, le
rassemblement par les Archives publiques de
la collection Canadiana, longtemps avant I'etablissement de la Bibliotheque nationale, a
enrichi notre patrimoine de ressources historiques.
45 Concentrant ses efforts sur 1'histoire et la
geographie du Canada, ainsi que sur ]a documentation britannique, franqaise et americaine qui s'y rattache, la Division de la bibliotheque a accumule peu a peu une importante
collection d'ouvrages imprimes . Elie compte
environ 70,0001ivres (on acquiert chaque annee de 200 a 500 ouvrages), 10,000 brochures
et 5,000 ephemerides non cataloguees ; une
tres riche collection de documents du gouvernement federal allant des debuts jusqu'a nos
jours et un assez fort volume de documents
des gouvernements provinciaux remontant
aux premieres epoques ; un riche assortiment
de periodiques dont 80 series ont ete achetees
et 320 reques en don ou en echange, et une
excellente collection de journaux presentant
un interet historique . La Division est tre s
616 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
a 1'etroit mais demenagera prochainement
dans des locaux plus commodes .
46 La Division perdra son identite lorsqu'elle sera absorbee par ]a Bibliotheque nationale . Celle-ci, soucieuse d'elargir la collection Canadiana, en etendra sans aucun doute
les cadres ; d'autre part, les ouvrages que
possede la Division enrichiront considerablement l'inventaire de la Bibliotheque nationale .
Il en resultera une riche section d'histoire du
Canada .
47 La collection de journaux de la Division
represente une valeur historique inestimable .
Les titres offrent un eventail tres vane reparti
suivant la chronologie, la geographie et la
langue ; beaucoup de numeros sont vieux et
fletris . Les series sont plus ou moins longues
et plus ou moins completes . A mesure que les
travaux de collation avancent, on prepare
d'excellents index . En outre, une vingtaine
de collections ont ete transferees de la bibliotheque du Parlement et integrees aux archives, les exemplaires doubles etant elimines .
Cette collection est dispersee a trois endroits
differents .
48 Les deux autres principaux depositaires
de collections de journaux sont la bibliotheque du Parlement et la Bibliotheque nationale . La premiere possede la plus volumineuse et la plus importante serie de journaux
d'histoire et d'actualite, rangee actuellement
a trois differents endroits . Elle s'approvisionne a]a salle de lecture du Parlement,
laquelle est abonnee it non moins de 761
publications dont une partie d'environ 10 p .
100, egalement repartie entre les titres canadiens et etrangers et ceux de langue fran(;aise et de langue anglaise, est choisie pour
etre conservee en permanence. On ne garde
que quelques hebdomadaires car on suppose
que les organismes provinciaux correspondants les conservent . La collection de ]a Bibliotheque nationale est moins abondante
mais elle s'enrichit rapidement ; elle compte
quelques publications etrangeres importantes .
49 En plus des collections ordinaires, il
existe un assortiment de journaux presentant
un interet particulier . Ce sont :
• Les journaux de groupes ethniques-ils
sont conserves par la Bibliotheque nationale qui les a obtenus de la Division des
journaux de langue etrangere du ministere
de ]a Citoyennete et de 1'Immigration et de
la Gendarmerie royale.
• Lesjournaux ayant trait au travail-la bibliotheque du ministere du Travail se charge de les recueillir ; elle ne les conserve que
sur microfilms .
Les journaux agricoles - c'est la bibliotheque du ministere de 1'Agriculture qui s'en
charge.
Les journaux militaires-c'est la bibliotheque du ministere de la Defense nationale
qui, en etroite collaboration avec les Archives publiques, s'occupe le plus activement de les recueillir.
Les journaux etrangers-la responsabilite
est divisee ; actuellement, on n'en conserve
que quelques collections importantes .
50 It y a tout a gagner a concentrer entre
les mains d'un seul et meme organisme les
collections de journaux du gouvernement
federal . Deja les ministeres transferent les
leurs aux Archives publiques en attendant
que la Bibliotheque nationale dispose d'espace a cette fin . La bibliotheque du Parlement a demontre, par la ligne de conduite et
les methodes qu'elle a adoptees, qu'elle est
disposee a collaborer, pourvu que ses besoins
particuliers soient proteges . Quoi qu'il en soit,
en attendant que la ligne de conduite de la
Bibliotheque nationale soit clairement definie, it y aurait lieu de determiner jusqu'ou va
la responsabilite des organismes provinciaux
a 1'egard de la conservation des hebdomadaires . Pour empecher un chevauchement
inutile, it serait bon aussi d'etudier avec soin
la conservation des journaux d'interet special
et des journaux etrangers .
M M ODES ET TRAVAIL DE BUREAU 617
51 Comme les journaux occupent beaucoup
d'espace et se deteriorent facilement, on peut
se demander s'il serait possible de les microfilmer . Sous cette forme, on pourrait faire
1'acquisition de series jusqu'ici inaccessibles
et enrichir les collections courantes puisque
beaucoup de journaux sont maintenant disponibles en exemplaires microfilmes . Les economies afferentes a la reliure et a 1'emmagasinage permettraient de se procurer sans une
trop forte augmentation des frais un plus
grand nombre de series . Les opinions different encore quant a savoir s'il y a lieu de
conserver les collections dejournaux sous leur
forme originale meme s'ils ont ete microfilmes . Ces derniers ne sont pas encore tres populaires aupres des usagers .
52 Le projet de reproduction sur microfilms,
mis en eeuvre par 1'Association canadienne
des bibliotheques, a ete soutenu a ses debuts
par une subvention de la fondation Rockefeller et, plus tard, par le Conseil des Arts du
Canada . 11 s'est limite d'abord aux journaux
historiques, mais il s'etend maintenant aux
journaux d'importance historique ; on dispose d'une camera logee aux Archives publiques ; le travail technique est excellent . On
prend soin de s'assurer que les collections de
journaux sont completes et 1'on entreprend
des recherches actives pour se procurer les
numeros manquants . II a ete possible d'obtenir 1'etroite collaboration de bibliotheques
partout au Canada et aux Etats-Unis . On
vend des diapositives ; comme le projet
doit faire ses frais, la question de sa rentabilite influe necessairement sur le choix des
series a filmer. Le cofit d'une impression definitive peut paraitre eleve, mais il I'est moins
quand on tient dQment compte de la somme
des recherches et de la qualite du produit
fini .
53 L'Association remplit cette fonction qui,
sans elle, retomberait sans doute sur la Bibliotheque nationale . Etant donne le nombre incalculable de services que la Bibliotheque
nationale naissante pourrait etre appelee it
etablir, il serait bon qu'elle laisse a ]'Association le domaine des journaux et qu'elle prenne
l'initiative de microfilmer les periodiques et
les publications connexes .
Division des cartes geographiques
54 Non seulement cette division possede
la plus riche collection canadienne de cartes
geographiques d'interet historique, mais elle
fait egalement 1'acquisition de nouvelles cartes interessant le Canada qui sortent des ateliers federaux et provinciaux et meme d'ateliers prives . Le 31 decembre 1960, les Archives
publiques possedaient 84,600 cartes et plans
catalogues et classes ; un nombre au moins
egal etait entrepose au Depot des documents
publics . La Division a mis au point son propre systeme de classification et de cote des
cartes geographiques, ce qui permet une repartition equitable des frais . C'est la Division
des cartes geographiques et non la Division
de la bibliotheque qui a la garde des atlas .
55 Le rythme des acquisitions varie considerablement, car un simple transfert peut signifier 1'arrivee soudaine d'une multitude de
cartes geographiques . Un budget est prevu
pour 1'acquisition ou 1'achat de cartes rares
et tres anciennes. Les dimensions, 1'etat et
la valeur des cartes variant sensiblement, on
a recours a toutes sortes d'installations pour
1'emmagasinage. On a publie, a l'usage du
public, certains catalogues des inventaires
ainsi que des monographies bibliographiques
annotees . Les ministeres et les etudiants qui
font des recherches ont largement recours aux
ressources de cette division . Elle reqoit egalement du public un grand nombre de demandes de renseignements .
56 Bien qu'il soit incontestable qu'une collection de cartes geographiques canadiennes
presente un interet historique - les cartes sont
en effet une categoric particuliere de la documentation-it y a possibilite de chevauchement des ressources et des services quan d
618 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
d'autres organismes gouvernementaux s'occupent aussi d'en recueillir .
57 La Division des references de la Direction de la geographie (ministere des Mines
et des Releves techniques) est autorisee a
«recueillir et a classifier pour qu'ils soient
immediatement disponibles» tous les documents appropries (y compris les cartes geographiques et les atlas) relatifs au Canada et
a des pays etrangers . Le mot «geographie»
est interprete dans son acception la plus large
et englobe les aspects humain, economique,
social et politique aussi bien que materiel .
La Division fait l'acquisition de cartes geographiques preparees par des cartographes
particuliers, aussi bien quede toutes les cartes
publiees par les gouvernements du Canada,
du Royaume-Uni et des Etats-Unis . Elie a
aussi conclu des accords avantageux d'echange avec plusieurs pays etrangers . Les rentrees
mensuelles varient entre mille et deux mille ;
environ 200,000 cartes geographiques ont ete
classifiees et ajoutees au repertoire .
58 En plus de repondre aux demandes de
son propre ministere en matiere de references, la Division met ses services a la disposition d'autres ministeres (par exemple, a ceux
des Affaires exterieures et du Commerce) et,
dans une certaine mesure, a la disposition du
grand public . Cependant, cette activite se limite d'habitude aux aspects techniques de la
cartographic . En somme, elle collectionne
surtout les cartes geographiques actuelles et
son activite est orientee vers 1'avenir plut6t
que vers le passe . Elie ne conserve pas les exemplaires de cartes etrangeres desuetes mais,
avec 1'assentiment du ministre, elle en dresse
une liste et les offre aux universites canadiennes . Elie garde les anciennes emissions de
cartes au Canada parce qu'elle les juge precieuses au point de vue de 1'evolution de ]a
cartographic plutot qu'au point de vue historique . Bien que la conservation de cartes
geographiques a la fois par les Archives publiques et par la Direction de la geographic
du ministere des Mines et des Releves techni-
ques donne lieu a un certain chevauchement,
il semble contenu dans des limites raisonnables, grace a la repartition des responsabilites.
La collection de la Direction de la geographic
doit cependant etre consideree comme une
richesse nationale . C'est en tenant compte du
statut de cette collection qu'il faut repenser
les programmes d'acquisition, de conservation et de mise a la disposition du public .
Division des manuscrit s
59 La Division des manuscrits, qui dispose
de 18,000 pieds lineaires depuis 1961, est une
veritable mine d'or pour ceux qui s'interessent aux recherches historiques sur le Canada,
bien que la statistique ne saurait donner une
juste We de son utilite . On conserve deux
categories principales d'archives : les «documents», terme qu'on applique aux pieces
d'origine gouvernementale, et les «manuscrits», appellation reservee aux pieces privees .
Etant donne 1'important volume de manuscrits conserves par les Archives publiques, on
peut dire que cette institution est plus qu'un
simple bureau des documents publics, par
opposition, par exemple, aux Archives nationales des Etats-Unis . Documents et manuscrits sont conserves tant sous leur forme
originale que sous forme de microfilms . Ils
relevent de deux sections differentes suivant
qu'ils sont anterieurs ou posterieurs a la Confederation . Le tableau 18 donne un resume
de l'inventaire de ]a Division .
60 Ces dernieres annees, 1'acquisition de
documents et de manuscrits a progresse a
pas de geant . Apres 1867 et, en particulier,
apres 1900, les additions de manuscrits ont
ete plus nombreuses que les additions de
documents ; nous expliquons pourquoi ailleurs dans le present chapitre .
61 La Division des manuscrits jouit d'un
excellent renom ; ses services sont disponibles
vingt-quatre heures par jour et sept jours par
semaine, ce qui est tres commode pour les
etudiants qui se livrent a des recherches . En-
M tTHODES ET TRAVAIL DE BUREAU
619
Tablean IS-ARCHIVES PUBLIQUES, 1NVENTAIRE DE
LA DIVISION DES MANUSCRITS (PIEDS
LINEAIRES)
Docu- Manusments crits Total
Avant l a
Confederation . . . . . . 2,526 2,474 5,000
Apres l a
Confed@ration . . . . . . 2,847
3,153
6,00 0
Salle des vieux
manuscri ts . . . . . . . . . . . . 1, 700*
1,700
Salle 44. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1, 000*
1,000
Depot des documents
publics . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 1, 500* 1,500
Total . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9,573
5,627 15,200
*On n'a pas fait la distinction entre les pieces
ant6rieures et post6rieures a la Confedtsration et
ces chiffres comprennent peut-@tre une faible proportion de manuscrits . L'inventaire des microfilms
West pas inclus .
viron 90 p . 100 des visiteurs et des appels
telephoniques viennent du grand public et
10 p. 100 des ministeres . La proportion du
temps affecte aux demandes de renseignements est un peu differente (75 p . 100 pour le
public et 25 p . 100 pour les ministeres) . On
etudie toutes les demandes raisonnables afin
de determiner 1'etendue des recherches
qu'elles pourraient occasionner . Ce qu'il importe surtout de retenir, c'est que la Division
offre un service de reference et non de recherche ; elle communique tous les documents pertinents mais sans les interpreter . Tout indique que les ministeres trouvent a la fois utiles
et satisfaisants les services offerts ; c'est aussi
l'avis du public .
62 A l'occasion, on a propose d'etendre le
champ d'activite de la Division des manuscrits. Le domaine des documents commerciaux a deja retenu son attention, bien que
sa collection commerciale ne soit pas volumineuse . Le monde du commerce et de I'industrie ne s'est engage que lentement dans
la voie de la conservation systematique des
documents ; une institution nationale inte-
ressee a l'histoire economique de la nation
serait toute designee pour se mettre a la tete
d'une campagne plus energique en vue de ]a
solution de ce probleme . Pour que la Division
puisse se charger de cette tache, il est clair
qu'il lui faudrait plus d'argent et d'espace .
63 On a aussi propose deja qu'une autre
activite soit confide a la Division des manuscrits, soit un programme de conservation
d'enregistrements sonores, c'est-a-dire de documents panes par opposition aux documents ecrits . Grace aux methodes modernes,
il est possible de conserver a perpetuite des
documents parles ; on peut donc dire qu'une
forme nouvelle de documentation est nee. La
Societe Radio-Canada a transfere du materiel
et de 1'equipement au Depot des documents
publics, laissant aux Archives publiques le
soin d'etablir un programme d'acquisition .
Il va de soi que cette forme nouvelle de documentation pose des problemes particuliers,
mais afin de conserver de fagon permanente
les bandes sonores qui presentent un veritable interet historique, les Archives devraient
proceder a un choix .
Division des gravure s
64 L'inventaire de ]a Division des gravures
cotnprend une riche et precieuse collection de
peintures, de gravures et de photographies.
II y a plusieurs centaines de peintures a 1'huile,
portraits de personnages historiques pour la
plupart, et plus d'un millier d'aquarelles et
de dessins dont un grand nombre sont utilises
a des fins d'etalage et de decoration partout
dans l'immeuble . Le rythme annuel des acquisitions varie, mais elles ne sont habituellement pas tres nombreuses .
65 On ne possede pas d'atelier de restauration . La Galerie nationale est consultee mais
a cause de moyens limites on fait generalement appel a des restaurateurs commerciaux .
La collection se compose de milliers de pieces,
y compris des gravures, lithographies, etc .
Le nombre de photographies atteint plusieur s
620 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
centaines de milliers . Beaucoup de plaques de
verre et de cliches sont loges au Depot des
documents publics . Dans bien des cas, on ne
possede pas de copies et seuls les cliches ont
ete catalogues . Pour les pieces souvent demandees, on a prepare des cliches de dimensions uniformes de 4 sur 5 pouces que la
Section de la photographie peut facilement
reproduire. On a fait un premier pas dans la
preparation de diachromies de certaines peintures mais c'est une entreprise relativement
couteuse . Le rythme annuel des acquisitions
est eleve, car en plus des achats, plusieurs
organismes du gouvernement (notamment
I'Office national du film et 1'Office du tourisme du gouvernement canadien) effectuent
d'importants transferts .
66 La Division possede une collection rarement utilisee de bandes d'images qu'elle met
a la disposition du public . On lui a aussi
confie des disques, y compris des enregistrements de guerre, qu'il eUt ete preferable d'assigner a la Division des manuscrits . Le public
et les organismes de 1'Etat, notamment l'Office national du film, la Commission des lieux
et monuments historiques du Canada et, a
un moindre degre, la Societe Radio-Canada,
demandent en moyenne 400 epreuves par
mois . On observe scrupuleusement les reglements touchant le droit d'auteur . En cas de
doute, on consulte le Bureau du droit d'auteur.
67 Etant donne la nature de son inventaire,
it y a possibilite de conflit d'interet entre la
Division et d'autres institutions nationales .
Une peinture et, a un moindre degre, une
gravure ou une photographie, peuvent etre
a la fois une ceuvre d'art (elle est donc censee
interesser un musee) ou, a cause de son contenu, un document (elle est donc censee interesser les Archives) . Les acquisitions de la
Galerie nationale se fondent avant tout sur
le critere de la valeur artistique . Elle se preoccupe surtout de la qualite et peut avec
raison negliger des elements accessoires comme le contenu, 1'origine ou la provenance
de pieces qui presentent un interet particulier
pour le Canada . Il y a des peintures pour
lesquelles ces elements accessoires deviennent
a juste titre les criteres d'acquisition, mais ces
oeuvres ne sont pas du domaine de la Galerie
nationale . Le conflit tient a ce qu'une meme
peinture peut satisfaire a ces deux categories
de normes . Quoi qu'il en soit, peu importe
qui en est le depositaire pourvu que les programmes de prets entre institutions soient
assez souples . C'est le but vers lequel doivent
tendre les Archives publiques, la Galerie nationale et le Musee national .
68 Le nouvel immeuble assurera a la Bibliotheque nationale et aux Archives des installations et des moyens d'etalage limites mais
suffisants . 11 ne fallait pas s'attendre d'y
trouver-on n'y trouve pas, du reste-les
amenagements necessaires a une galerie d'art .
Cependant, on a souvent insiste sur la necessite d'etablir une galerie nationale de portraits
et une galerie de peintures historiques canadiennes ; le noyau de ces deux collections
existe deja . Bien entendu, c'est un domaine
qui tombe plutot dans les attributions d'une
galerie d'art que d'un musee, mais it est
difficile de tracer une ligne precise de demarcation .
69 Dans la preparation des plans pour l'immeuble qui abritera en permanence la Galerie
nationale et le Musee d'histoire du Canada,
it faudrait etudier avec soin la possibilite d'y
loger 1'une ou 1'autre de ces collections d'interet particulier, ou les deux a la fois ; autrement, it faudra songer a leur amenager des
locaux appropries .
70 II y a lieu de considerer le role que doit
jouer la Division des photographies et des
peintures a 1'egard de l'acquisition et de la
preservation de films qui, sous une forme
particuliere, presentent des comptes rendus
d'evenements d'importance historique . En
Grande-Bretagne, la Filmatheque nationale
est dirigee par un organisme extra-gouvernemental, le British Film Institute, qui reeoi t
M<:THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 621
une aide appreciable de 1'Etat en compensation des services qu'il rend . La Commission
royale d'enquete sur 1'avancement des arts,
des lettres et des sciences recommandait de
confier cette tache a ]'Office national du film,
mais peu de progres ont ete realises jusqu'ici ;
avec le temps, on semble oublier de plus en
plus cette recommandation . Un credit annuel
de $40,000 pendant quelques annees contribuerait largement, croit-on, a la solution de
ce probl'eme .
71 Les films peuvent etre consideres comme
des archives ; de fait, ceux de l'Office national
du film sont des documents du gouvernement .
Il serait deraisonnable que les Archives publiques soient pourvues des memes moyens
techniques et des memes installations que
1'Office, mais le moment semble maintenant
opportun pour qu'elles prennent 1'initiative
de conclure un arrangement pratique avec
lui afin que les collections de films sur le
Canada soient convenablement protegees .
Division des publication s
72 11 y a quelques annees, les Archives publiques avaient amorce un vaste programme
de publication comprenant un rapport annuel
volumineux, des listes de documents, la reproduction de pieces constitutionnelles et
autres, et la reproduction d'etudes bibliographiques speciales . Beaucoup de ces publications co0taient cher et n'avaient qu'un tirage
limite . Plus recemment, le programme s'est
limite a un rapport annuel moins etendu mais
suffisant, ainsi qu'a des inventaires . Ce changement, en particulier 1'abandon des listes,
est judicieux ; il y a lieu cependant d'intensifier la publication d'inventaires qui rendent
de precieux services aux chercheurs .
73 11 semblerait maintenant opportun
d'elargir le programme pour y inclure la publication de series importantes de documents
et de manuscrits dont cette institution est si
abondamment pourvue . La publication de
monographies documentees ne devrait pas
etre confide aux Archives . D'autres organismes au Canada sont desireux et capables
d'aider a publier les resultats de travaux de
recherche dont la publication n'est pas entierement rentable . Mais les Archives ont 1'obligation nationale d'offrir des travaux de documentation soigneusement choisis et bien presentes.
Bureaux de Londres et de Paris
74 Les bureaux des Archives publiques a
Londres et a Paris s'occupent depuis un certain temps de reproduire sur microfilms les
documents britanniques et franqais importants qui se rapportent au Canada . Ces travaux ont singulierement enrichi les ressources
des Archives . La camera du bureau de Londres est la propriete du gouvernement du
Canada, mais a Paris, conformement aux
reglements frangais, la production de films
est adjugee par contrats . On recrute le personnel sur les lieux . Au debut, les deux bureaux filmaient des quantites considerables
de documents gouvernementaux ; maintenant,
ils operent un choix . Les criteres ont ete soigneusement etablis par 1'archiviste federal
qui surveille de pres 1'execution du programme . A Londres, on a filme des documents
provenant du secteur prive qui sont extremement precieux, notamment les archives de la
periode 1670-1870 de la Compagnie de la Baie
d'Hudson qui relatent deux siecles de 1'histoire de 1'Ouest canadien . Non seulement ce
programme de reproduction sur films a-t-il
enrichi notre patrimoine culturel, mais les
Archives se sont acquis une reputation mondiale enviable. Elles rendent done ainsi un
service inestimable au pays et meritent un
appui illimite .
Fonctions de inusee, y compris
la maison Laurie r
75 On entend dire souvent que les objets
sont du domaine des musees et les documents
du ressort des Archives . C'est evidemment
une formule trop simpliste car dans certaine s
622 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
circonstances la distinction est difficile . Quoi
qu'il en soit, il y a lieu de se demander si le
role de musee, qui a un moment donne pouvait convenir aux Archives puisqu'il n'existait
pas de musee veritable, leur convient encore .
Les Archives elles-memes reconnaissent que
cette fonction depasse leurs attributions ; elles
ont graduellement reduit leur activite dans ce
domaine et ne se proposent pas de 1'exercer
dans leurs nouveaux locaux . Elles sont disposees a s'en retirer completement pourvu
qu'un organisme plus approprie prenne la
rel'eve.
76 La Section de 1'histoire de 1'homme du
Musee national aurait pu se charger de cette
tache mais il semble qu'elle conviendraitencore mieux au Musee d'histoire du Canada
dont l'etablissement a ete recemment autorise . La collection numismatique specialisee
des Archives publiques devrait un jour ou
1'autre passer sous la direction du Musee
d'histoire du Canada, de meme que la collection philatelique du ministere des Postes .
77 La maison Laurier a ete leguee a la nation par le tres honorable W . L. Mackenzie
King et une loi en a confie l'administration a
l'archiviste federal . Le testament de M . King
se ramenait a une autorisation et non a un
ordre : <<Cette maison pourrait avec raison, je
pense, etre rattachee directement aux Archives publiques du Canada .>> M . King s'inquietait aussi de 1'exigu3te de 1'espace mis a
la disposition des chercheurs aux Archives
publiques et a la bibliotheque du Parlement .
Le nouvel immeuble destine aux Archives et
a la Bibliotheque nationale repondra dans
une large mesure a ce besoin . L'administration de la maison Laurier pourrait done We
commodement transferee a un autre organisme gouvernemental plus approprie (la Division des lieux historiques du ministere du
Nord canadien et des Ressources nationales,
par exemple), une fois que les documents
pertinents qui y sont loges auront ete transferes aux Archives ou a la Bibliotheque nationale .
Division de l'administratio n
78 La Division de l'administration est chargee des services du personnel et de la comptabilite de la Bibliotheque nationale et des
Archives publiques ; elle s'occupe de la reliure, de la photographie et du microfilm .
Depuis le ler avril 1956, ce dernier service
opere suivant le principe de la caisse renouvelable ; il travaille au prix coQtant pour tons
les ministeres et organismes du gouvernement. Le controle de la reproduction sur
microfilm se trouve ainsi facilite pour toute
la fonction publique et il devient possible
d'utiliser pleinement l'equipement . L'atelier
de reliure repond aux besoins particuliers de
l'institution-reliures speciales pour ouvrages rares ou de tres grandes dimensions, reparation des livres et documents, laminage, renforcement des cartes, etc . La Division de la
photographic fournit non seulement des photographies, des photostats et des microfilms
au grand public, mais repond aussi aux
besoins des Archives publiques .
Liaison interministerielle
79 Les ressources des Archives publiques
sont naturellement a la disposition de tous
les ministeres, mais par 1'intermediaire de
1'archiviste federal, une liaison plus directe
et plus precise existe du fait que les Archives
sont representees an sein des organismes interministeriels suivants :
Comite des documents publics (1'archiviste en
est le president)
Commission des lieux et monuments historiques
Commission canadienne des noms geographiques
Comite de coordination des bourse s
Comite d'histoire de la Commission de la capitale nationale
Bureau des standards du gouvemement canadien
(I'agent d'administration est copresident du
sous-comite des normes du microfilm )
Comite de la securit e
Comite des primes a 1'initiativ e
Comite interministeriel des publications (le bibliothecaire national en est le president)
M1rTHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 623
Sections d'histoire et d'archives des ministiire s
80 Les sections d'histoire des forces armees
et les sections d'archives du ministere des
Affaires exterieures et de la Direction des
affaires indiennes (ministere de la Citoyennete et de 1'Immigration) exercent une activite qui s'apparente a celle des Archives
publiques .
Sections d'histoire des forces armee s
81 Les sections d'histoire des trois armes
different beaucoup quant a leurs effectifs, a
leurs fonctions et a leur rendement . 11 est
interessant de noter que leurs personnels reunis representent la moitie de 1'effectif perma.nent des Archives publiques, le Depot des
documents publics non compris . Le tableau
19 indique les effectifs autorises.
Tableau I9-EFFECTIFS DES SECTIONS D'HISTOIRE
DES FORCES ARIvI1:E S
Militaires
Civils Total
Armee. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 30 9 39
Marine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - 9 9
Aviation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1
4
Total . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 19 5 2
82 L'espace dont disposent les services
armes pour leurs documents historiques varie
enormement. La section d'histoire de 1'Armee
occupe environ 8,400 pieds carres . Celle de
]a Marine est plus a 1'etroit mais ii existe un
,depot des documents navals a Sydney (Nouvelle-Ecosse), dont Ia collection couvre 20,000
pieds (lineaires) et remonte jusqu'a l'origine
de la Marine royale canadienne (1910) . La
section d'histoire de 1'Aviation dispose de
2,000 pieds carres (60 p . 100 affectes aux
documents) dans un immeuble provisoire en
bois oiI la protection contre le feu et les installations de securite sont insuffisantes .
83 La documentation porte surtout sur les
operations militaires des trois armes . L'Aviation possede une masse enorme de documents
sur ses operations d'outre-mer, mais la plupart ne sont pas classifies et sont entreposes
pele-mele . L'Armee possede une quantite plus
volumineuse de documents sur la seconde
Grande Guerre ; ses annales de la premiere
Grande Guerre ont ete transferees aux Archives publiques . La Marine a conserve moins
de documents ;l'inventaire de son depot d'archives n'a pas ete classe et pourrait utilement
etre transfere aux Archives publiques . On
consulte les directeurs des trois services pour
la determination des periodes de conservation et une liaison directe existe avec le Comite des documents publics . Les trois sections
sont aux prises avec le probleme de l'abaissement des cotes de securite, mais on n'a pas
fait grand-chose jusqu'ici pour le resoudre.
A des degres divers, toutes trois cherchent a
enrichir leurs collections officielles en puisant
a des sources non officielles ; toutes trois ont
le sentiment qu'elles doivent elles-memes conserver en permanence certaines categories de
documents.
84 Les services de reference de ces sections
limitent leur activite aux demandes emanant
des trois armes. Des recherches sont entreprises en vue de la preparation d'histoires
richement documentees sur 1'activite militaire
des forces armees, aussi bien que pour repondre a des besoins particuliers a 1'interieur
d'un service, par exemple en vue d'etudes
specialisees pour le compte du personnel ou
en vue du rassemblement de documents pour
les programmes de formation des officiers .
85 11 semble que les sections d'histoire des
forces armees aient eu tendance a assumer
des fonctions qui depassent le domaine des
references requises par le ministere de la Defense nationale ou par les autres ministeres .
Cela ne signifie pas qu'il leur faudrait renoncer a certains travaux lorsque des connaissances specialisees peuvent utilement We
mises a profit. Cependant, on a l'impression
624 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
qu'elles tentent de se transformer en une succursale des Archives publiques ; c'est un danger qu'il faudrait eviter . Personne ne conteste
que 1'acces direct aux documents est tres
commode pour la preparation de recits historiques, mais une fois ces taches achevees,
les sections d'histoire ne devraient pas chercher a retenir en permanence des documents
qui devraient etre cedes aux Archives .
Ministere des Affaires exterieures
86 Les archives, la biblioth8que et le service
de coupures de journaux composent la Division d'histoire du ministere des Affaires exterieures . A cause de problemes particuliers a
la bibliotheque, dont rel'event 79 succursales
dans les ambassades et autres missions diplomatiques, les affaires administratives courantes occupent environ 40 p . 100 du temps du
directeur de la Division, ce qui reduit d'autant
les heures qu'il peut consacrer aux archives .
87 La Division doit conserver et classifier
les documents qui lui sont confies et disposer
de ceux qui n'ont pas de valeur permanente .
Les operations de liquidation ont ete jusqu'ici
extremement rares .
88 Le service des archives du ministere
compte quatre employes. Leur activite principale a consiste jusqu'ici'a recueillir les
<<documents importants>> et a faire l'inventaire de collections particulieres . On reconnalt en principe que les documents des ambassades et des missions a 1'etranger devraient
etre periodiquement transferes a Ottawa,
mais jusqu'ici les bureaux de Washington et
de Londres ont ete a peu pres les seuls a le
faire. Sous la pression d'une penurie aigue
d'espace, les ambassades ont procede plus vite
que le ministere a la liquidation de leurs documents . Les archives du ministere tiennent
a ce que les ambassades leur communiquent
des listes des pieces a liquider afin qu'elles
puissent les soumettre au Comite des documents publics.
89 On a transfere quelques pieces importantes aux Archives publiques et quelques documents inactifs au Depot des documents
publics ; le ministere est satisfait des services
regus . Cependant, le gros des documents demeure dans 1'edifice de 1'Est sur la colline du
Parlement, soit au service des dossiers, soit
dans les archives du ministere .
90 Le service des affaires exterieures dessert
avant tout le ministere lui-meme, ce qui n'exclut pas certains echanges . On se plaint parfois que les documents soient difficilement
accessibles aux chercheurs . Ce point est a
1'etude en ce moment mais la solution n'est
pas facile . ll est incontestable, en principe,
que le public a le droit de se renseigner sur la
politique etrangere ; la difficulte tient au caractere necessairement secret de certains documents ; on craint que les fonctionnaires hesitent a s'exprimer librement s'ils savent que
leurs rapports seront accessibles au public .
Du reste, la communication de certains dossiers est subordonnee a l'assentiment des
autres gouvernements interesses . En GrandeBretagne, le delai est fixe a cinquante ans ; il
est beaucoup plus court aux $tats-Unis.
91 Si elle disposait d'un personnel plus qualifie, la Division d'histoire serait prate a entreprendre la publication d'etudes historiques
et de travaux de reference . Quelques-unes de
ces etudes sont achevees et la publication de
certains documents d'$tat est deja amorcee .
Cependant, cette activite est frequemment interrompue par d'autres taches . On s'interesse
it 1'histoire du ministere lui-meme et a celle
des relations du Canada avec les autres pays .
92 En regle generale, on peut dire que ce
service des archives ne repond convenablement ni aux besoins du ministere lui-meme
ni a ceux des chercheurs avertis.
Ministere de la Citoyennete et de
1'Immigratio n
93 La Direction des affaires indiennes du
ministere de la Citoyennete et de 1'Immigra-
M t TIIODES ET TRAVAIL DE BUREAU 625
tion poss8de un service des archives qui
compte deux employes et qui travaille en
etroite collaboration avec le service des dossiers, lequel peut, a cause tant de ses
ressources que de ses fonctions, etre assimile
dans un certain sens a un service d'archives .
Les livres et les documents du gouvemement
y sont melds aux dossiers ; beaucoup ne sont
pas catalogues et il faut les fouiller laborieusement pour en connaitre le contenu . Les relations avec la bibliotheque du ministere sont
tendues .
95 Certaines publications historiques ont
ete preparees et l'on dispose d'une grande
variete d'index, de listes de reperes, etc . L'echange de references semble se pratiquer sur
une grande echelle entre les directions du ministere, mais 1'acces a cette documentation
n'est pas facile pour les autres ministeres ou
pour le grand public . L'objectif de ce service
des archives laisse beaucoup a desirer ; ses
fonctions ne semblent ni clairement definies
ni sagement orientees .
94 Le role de depositaire est extremement
complique pour le service des archives . Certaines pieces tres anciennes ont ete transferees
aux Archives publiques ; mais presque toutes
celles qui sont posterieures a 1880 ne l'ont
pas encore ete . Un volume considerable de
dossiers a ete confie au Dep6t des documents
publics, mais il est difficile de determiner sur
quels criteres leur choix s'est fonde . De fait,
on a la desagreable impression qu'il repose
uniquement sur ]a commodite et que ce transfert regle momentanement le probleme aigu
de 1'espace jusqu'au moment ou il sera possible de faire revenir ces documents et de les
integrer aux archives du ministere . Le service
des archives s'est applique avec succes a persuader les bureaux de 1'exterieur de lui ceder
leurs documents ; toutefois, les facilites dont
il dispose a Ottawa sont a la fois limitees et
eparpillees .
Conclusio n
96 Le travail accompli par tons ces services
d'histoire et d'archives ne saurait se comparer
favorablement a ce qui se fait aux Archives
publiques . Des documents sans valeur
encombrent les rayons et immobilisent un
dquipement precieux ; des dossiers importants
ne sont ni tries ni classes, de sorte qu'ils ne
sont pas d'acces facile . Les recherches erudites sont inutilement limitees . Les minist8res
ont besoin de bibliotheques et de services de
dossiers pour y deposer les documents essentiels a leur activite quotidienne, mais les archives, c'est-a-dire les documents de valeur
historique, devraient etre transferees aux
Archives publiques oa elles seraient cataloguees et disposees suivant des methodes professionnelles et ou il serait relativement facile
de les consulter .
626 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
8
LE TRAITEMENT AUTOMATIQUE DES INFORMATION S
INTRODUCTION
1 Le traitement automatique des informations s'entend de 1'emploi de materiel de
traitement electronique des informations :
ordinateurs electroniques servant a des fins
d'ordre scientifique et technique, machines a
cartes perforees, machines a bande de papier
perforee, machines d'identification et d'exploration des caracteres et machines de transmission des donnees .
2 L'etude de la Commission s'est centree
sur ces operations de traitement des donnees
dont le coAt represente plus des huit dixiemes
des frais de materiel . La Commission a examine vingt-trois ensembles a cartes perforees
dans treize grands ministeres ainsi que les
ensembles de deux societes de laCouronne : la
Commission canadienne du b1e et la Societe Radio-Canada . Elle a aussi examine les
quatre ordinateurs electroniques existants et
elle a etudie les plans relatifs a quatre ensembles futurs . Ces ensembles servent a toutes
les operations de traitement electronique des
informations, sauf ceux des chemins de fer
Nationaux et d'Air-Canada .
3 La Commission a examine les besoins
d'ordinateurs electroniques dans les domaines scientifique et technique du Conseil de
recherches pour la defense, du Conseil national de recherches, de la Direction des recherches du ministere de 1'Agriculture, de la
Direction de la meteorologie du ministere des
Transports et du ministere des Mines et des
Releves techniques.
CROISSANCE DE L'AUTOMATISATION
DANS LE SERVICE PUBLI C
4 Le traitement automatique des informations dans le service public s'accroit rapidement depuis neuf ans . L'utilisation croissante
d'ordinateurs electroniques n'a pas reduit les
depenses toujours plus elevees d'achat de machines a cartes perforees qui servent de plus
en plus comme auxiliaires des ensembles electroniques . La comparaison des depenses annuelles de location de materiel fait voir une
augmentation de 375 p . 100 au cours de la
periode (voir le graphique 4) .
Installations a cartes perforee s
5 En mars 1961, il existait dans dix-huit
M M ODES ET TRAVAIL DE BUREAU 627
Fac-similC 4-CROISSANCE DU COOT DU MATERIEL SERVANT AU TRAITEMENT ELECTRONIQUE DES
INFORMATIONS DANS LE SERVICE PUBLI C
(en millions de dollars) Annees fiscales commengant le 1er avri l
5
I lilt
4
OTAL
I lil
t
3
MACHINES A
CARTES PERFOREES
it
1
01 1
I
2
1
EQUIPEMENT
ELECTRONIQU E
0
1953 54
55
56
57
ministeres et organismes du gouvernement
quarante-quatre installations de machines a
cartes perforees ; chacune comprenait au
moins une tabulatrice dotee de machines
auxiliaires . Les huit dixiemes du coOt de location de ces machines proviennent des installations dans six ministeres ; trente et un des
ensembles se trouvent a Ottawa et dans les
environs. En outre, il existe trente-quatre petits groupes de materiel auxiliaire dans dixneuf villes . Les tableaux 20 et 21 indiquent
les ministeres pourvus d'installations et
1'endroit ou elles se trouvent .
58
59
60
61
62 63 64
Machines de traitement electronique
des information s
6 Le 17 avril 1957, le premier ordinateur
electronique du gouvernement a ete installe
a la 1''e Unite du grand livre de l'Armee . Cet
ensemble moyen (IBM 650) conqu pour la
verification de la solde de 1'Armee, a aussi
fait fonction dans une faible mesure de centre
de service du traitement electronique des informations pour d'autres ministeres et organismes . En juillet 1959, le premier gros ordinateur (IBM 705) a ete installe au Commandement du materiel aeronautique d e
628 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
Tableau ZO-INSTALLATIONS A CARTES PERFOREESPAR MINISTERE
NomGre Instald'instal- lotions
MinistPre ou organisme lotions examinJes
D6fense nationale . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . 17 9
Finances. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. 7 4
Bureau f6dEral de la statistique . . .. 1 1
Transports . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. 2 2
3
Revenu national . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .
Agriculture . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . 1 1
Commission d'assurance-chomage 1 l
Po stes . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. 2 1
Impressions et papeterie publiques 1 1
Travail . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. 1 1
Commission du service civil . . . . . . . . 1 1
Commission des grains . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1
1
Affaires des anciens combattants
Production de defense . . . . . . . . . . . . . . . . .. 1
Mines et Relev€s techniques . . . . . . . . .. 1
Nord canadien et Ressources
nationales. . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . 1
CitoyennetB et Immigration . . . . . .. . . . I
Sant6 nationale et Bien-etre social
1
Total . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . 44 2 3
1'ARC pour les fins d'un systeme de .controle
integre des stocks . Le Bureau federal de la
statistique a acquis un ordinateur (IBM 705)
pour etablir les resultats du recensement de
1961 au Canada et pour assurer un centre de
service de traitement electronique des informations au benefice des ministeres et organismes qui n'ont pas leur propre ensemble .
Un petit ordinateur est venu remplacer 1'enserlible a cartes perforees au Departement des
impressions et de la papeterie publiques . Le
Controleur du Tresor doit bientot installer
un gros ordinateur qui sera utilise au Bureau
central de la paye et a la Division des rectifications de cheque, tandis que la Division de
1'imp8t du ministere du Revenu national projette de se doter d'un gros ordinateur electronique qui servira a la verification des feuilles
d'impot et a 1'etablissement de statistiques
connexes pour 1'ensemble du pays . Deux petites installations doivent etre achetees pour
les fins de la Commission canadienne du ble
et de 1'Arniee canadienne . Le tableau 22
montre dans quelle mesure le traitement electronique des informations se pratique dans
le service public .
Tableau 2]-INSTALLATIONS A CARTES PERFOR9ES
-SELON LE LIEU
Instal- Installations lations
com- parLieu des installations plptes
tielles
St. John's (T: N .) . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
Sydney. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
Halifax . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
Moncton . . . .. . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . .
Cornwallis . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
St. Andrews . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .
Fredericton . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .
Qu6bec. . . .. . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . .
Montr6al . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
Ottawa . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . .
Cobourg . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .
Toronto. .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .
London . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .
Shirley's Bay. . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
1
1
1
31
1
3
1
1
Sault Sainte-Marie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Winnipeg . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 2
R 6 gina. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . 1
Edmonton . . . . . . : . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .
Calgary . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . Lacombe .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . Nanaimo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . Victoria. . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . Langar (Angleterre). . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .
I
I
I
4
I
1
2
I
1
8
2
1
1
2
1
1
1
1
I
3
Total. . . . . . . . .. . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 44 34
NOTA :
1 . Dans certains cas, les installations a cartes per-
for8es sont utilis8es comme satellites des ensembles 6lectroniques.
2 . Les installations partielles comprennent de une
a sept machines auxiliaires, mais ne comprennent
pas de tabulatrice .
.Ordinateurs numeriques electronique s
7 L'emploi des ordinateurs dlectroniques
afin d'effectuer des recherches et des travaux
scientifiques s'est aussi accru rapidement
dans le service public . A la fin de mars 1959,
le gouvernement possedait quatre ensembles
numeriques et des machines auxiliaires qui
avaient cotite $390,000 . Compte tenu des
dernieres autorisations, le gouvernement em-
METHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 629
Tableau 2 2 -ENSEMBLES DE TRAITEMENT tLECTRONIQUE DES INFORMATIONS-INSTALUS OU PROJETl :S
(novembre 1961 )
Cofit (en milliers
de dollars) Utilisation
Date
d'installation
Ministeire ou organisme Machine s
approximaPrix Loyer rive
d'achat
annuel
(Equipes)
INSTALLATIONS EN PLAC E
D6fense nationale :
Unit6 du grand livre de la sold e
de 1'Arm6 e. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. IBM 65 0
avril 1957
Commandement du materiel
a6ro na u ti q ue. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . IBM 705 III juillet 1959
IBM 1401 f8vrier 1962
Bureau f6d8ra1 de la statistique . . IBM 705 III aout 1960
IBM 1401 juin 1961
Impressions et papeterie publiques UNIVAC Step 90" octobre 1961
- 100
2
1,890 - 3
280
3
1,960 - 2-3
360 - 2-3
54
1
INSTALLATIONS APPROUV f ES
Finances :
Contr6leur du Tr6sor. . . . .. . . . . . . . . . . . .
IBM 7070 - - IBM 1401 avril 1962 - 319 1
Commission canadienne du b16. . . . IBM 1410 octobre 1962 - 200
1
INSTALLATIONS EN INSTANCE
D'APPROBATIO N
Revenu national :
Division de I'imp6t. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . Grande installatio n
D6fense nationale :
Direction du catalogage et des
besoins en materiel (ArmBe
canadienne) . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . .. .. . . . Petite installation
500
100
1-2
1
NoTA : Ne sont pas comprises les installations du National-Canadien et d'Air-Canada.
ploiera bient6t pour ces fins onze ordinateurs
electroniques, soit Sept achetes au prix total
de $610,000 et quatre lou8s au coQt annuel
de $407,000 . Le gouvernement a aussi achete
des ordinateurs analogues pour certaines fins
particulieres . Le tableau 23 donne le detail
des installations et des projets d'installations .
8 En outre, ces ministeres et organismes, et
d'autres, dont 1'Office des recherches sur les
pecheries et le ministere des Forets, achetent
des periodes de temps durant lesquelles ils
utilisent des ensembles de 1'exterieur . Le tableau 24 donne le total des depenses de cette
nature.
FRAIS DE FONCTIONNEMENT
9 Il n'existe pas de statistique compl'ete sur
le total des salaires annuels et sur 1'effectif
du personnel affecte an traitement automatique des informations . Mais il est visible que
cet element des frais a augmente comme le
reste. L'evolution de 1'effectif des ministeres
en fait de mCcanographes et de surveillants
de mecanographes, au cours des six dernieres
annees, donne une bonne indication de la
tendance.
10 En outre, au moins 180 militaires s'occupent du traitement des informations d'ordre administratif sans etre classes dans cett e
630 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
Tableau 23- ORDINATEURS NUMERIQUES ELECTRONIQUES-EN FONCTION OU PROJETfS
(novembre 1961)
Coat (en milliers
de dollars)
Prix Loyer
Machines d'achat annuel
MinistPre ou organisme
INSTALLATIONS EN FONCTION OU PROJETEES
Conseil de recherches pour la defense :
Station exp8rimentale de Suffield . . . . . . Stantec Zebra et machines auxiliaires $ 7 3
Laboratoire naval du Pacifique (pour
le laboratoire medical) . . . . . . . . . . . . . . . . . . McBee LGP-30 et machines auxiliaires . . . . .. . . . . . . .. . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 6
Laboratoire naval du Pacifique . . . . . . . . P .B. 250 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 103
Etablissement de recherches navales . ALWAC III E et machines auxiliaires 16 0
1~tablissement de recherches et de
perfectionnement de 1'armement
canadien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ALWAC III E et machines auxiliaires 129
Conseil national de recherches :
Division de la mecanique . . . . .. . . . . .. . .. . . . Bendix G15D et machines auxiliaires 68
ttablissement d'aeronautique
national . . . . . . . .. . .. . .. . .. . . . . . . . . . .. . .. . .. . .. . . . . . . Bendix G I 5D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1
Groupe d'analyse mathematique . . . . IBM 1620 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . $ 42
Transports :
Direction de la meteorologie . . . . . . . . . . . . Bendix G20 . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . .. . .. . . . . . . . . . . 284
39
Mines et Releves techniques . . . . . . . . . . . . . . .. IBM 1620 . . . . . . . . .. . . . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
INSTALLATIONS EN INSTANCE D'APPROBATIO N
Agriculture -Direction des recherches
Petit ordinateur. .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .
42
610 40 7
NOTA : N'est pas compri s l'ordinateur electronique de 1'Atomic Energy of Canada Limited.
categorie d'activite ; il existe aussi des commis, des dactylographes, des employes des
classes dites professionnelles et des programmateurs qui, tout en s'inscrivant dans
d'autres categories d'emplois, s'occupent effectivement de travaux de traitement automatique des informations .
fournitures . Meme s'il n'existe pas de chiffres
precis, il est manifeste que, compte tenu de
toutes ces depenses et d'autres frais non visibles, le traitement automatique des informations dans le service public s'el'eve a plus de
10 millions de dollars par annee .
11 D'importantes depenses supplementaires
s'ajoutent au coOt des machines et au coQt
de 1'espace requis pour les loger . Ainsi, les
seules cartes perforees comptent pour
$375,000 dans les depenses de papeterie et de
METHODE DE CONTROLE
Conseil du Treso r
12 La location ou 1'achat de machines de
traitement automatique des information s
METHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 631
Tableau 24-DEPENSES AUTORISEES : UTILISATION
DES ORDINATEURS ELECTRONIQUES DE
L'EXTtRIEUR
Annie financiere Cola approximatif
$
1958-1959 70,000
1959-1960 90,000
1960-1961 250,000
1961-1962 280,00 0
(jusqu'en novembre 1961 )
NOTA : Ces chiffres ne tiennent pas compte des
contrats de services de programmation et de math6matique ; au cours de 1'annee financiere 1961-1962,
une somme d'environ $250,000 a et6 autoris8e a
cette fin .
Tableau 25-EFFECTIF DES MECANOGRAPHES ET DES
SURVEILLANTS DE MECANOGRAPHES
DANS LE SERVICE CIVI L
(Source : Previsions budgetaires annuelles)
Chiffre
Annie approximatifdes
financiere Effect if
traitement s
$
1956-1957 326 858,000
1957-1958 622 1,768,000
1958-1959 698 2,122,000
1959-1960 768 2,249,000
1960-1961 915 2,930,000
1961-1962 1,005 3,432,000
est assujetti a I'approbation du Conseil du
Tresor. Dans le passe, chaque .ministere ou
chaque organisme determinait lui-meme
l'emploi qu'il faisait des cartes perforees ainsi
que de ses installations, ses pratiques et ses
normes . La demande de nouvelles machines
etait soumise au conseil du Tresor qui approuvait la depense relative a 1'installation
initiale et aux additions ou modifications subsequentes. Le personnel du Conseil examinait
le bien-fonde de chaque cas, mais it ne possedait pas suffisamment de connaissances
techniques pour etudier les demandes en profondeur ou pour comparer plus tard les resultats avec les previsions .
13 C'est a 1955 que remonte 1'obligation de
soumettre au conseil du Tresor toutes les depenses pour les ordinateurs electroniques . Se
rendant compte qu'il lui fallait de 1'aide pour
se prononcer Sur les demandes et pour recruter le personnel bien forme et necessaire a
1'operation d'ordinateurs electroniques, le
Conseil a cree en mars 1955 un comite consultatif appele Comite interministeriel des ordinateurs electroniques .
Comite interministeriel des
ordinateurs electroniques
14 Le Comite se compose de onze representants de huit ministeres ou organismes qui
utilisent beaucoup les ordinateurs electroniques pour le traitement des informations et
pour des fins d'ordre scientifique. Les exceptions notables sont les ministeres de 1'Agriculture, du Revenu national et des Transports
qui sont tous dotes de grandes installations
de traitement electronique des informations.
15 Le role du Comite est de coordonner le
choix et la formation du personnel, de conseiller le conseil du Tresor sur les demandes
d'ordinateurs electroniques, de conseiller les
ministeres sur 1'emploi des ordinateurs, d'eliminer le double emploi et le chevauchement
des depenses des ministeres en fait de cours
de formation et de programmation, et de
trouver des domaines qui se pretent au traitement electronique des informations .
16 Le Comite a connu un certain succes . 11
a aide le Conseil a etudier les demandes des
ministeres et it a decourage les depenses qui
ne pouvaient se justifier . Il a aussi encourage
les autres ministeres a utiliser davantage les
installations (afin de reduire les temps morts)
et a fait pression sur la Commission du service
civil pour l'amener a etablir 1'enonce des fonctions des diverses classes de programmateurs .
632 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
17 Le Comite n'a cependant pas joue le role
d'inspirateur et de conseiller aupres des ministeres et ne leur a pas non plus fourni assez
d'aide technique . II n'a pas redige de normes
pour presider a]a justification et a 1'emploi
des ordinateurs electroniques . En novembre
1961, it n'existait qu'un projet de criteres relatifs a 1'emploi des machines a cartes perforees . Le Comite n'a pas etabli de regles
officielles relatives a la presentation de rapports afin de faciliter la coordination des travaux de traitement automatique des informations, et it n'a pas cherche a comparer les resultats avec les previsions, ni a determiner les
repercussions que l'installation d'ordinateurs
electroniques a pu avoir sur les ministeres .
18 En outre, le Comite n'a pas pris 1'initiative d'etablir et d'appliquer des plans et des
regles d'ensemble qui favoriseraient 1'introduction du traitement automatique des informations . Il n'a pas vraiment travaille a en
pousser 1'application en encourageant les ministeres a etudier les avantages du traitement
electronique des informations, lorsqu'ils se
sont montres parfois tents ou peu enclins a
en examiner les possibilites . 11 s'est peu occupe de favoriser 1'integration des ensembles et
l'utilisation multiple des donnees et d'assurer
1'etablissement de services centraux sur une
echelle beaucoup plus grande que celle qui
existe presentement .
19 Au lieu de coordonner, d'indiquer et de
determiner les usages auxquels se pretent les
ordinateurs, le Comite s'est surtout occupe
de scruter les demandes d'achat de materiel
ou d'utilisation de materiel exterieur, et d'etudier les demandes en vue de permettre a des
employes de suivre des cours dans ce domaine. C'est une initiative qu'il a entierement
laissee aux ministeres.
Services centraux de consultation
administrative
20 La Division de 1'analyse de ]a gestion de
la Commission du service civil a participe a
des etudes en vue de determiner s'il y avait
lieu d'installer ou d'utiliser des machines de
traitement automatique des donndes . Elie Pa
fait parfois a la demande des ministeres, mais
d'habitude sur 1'avis du Comite interministeriel des ordinateurs electroniques . Les etudes
se sont echelonnees depuis la determination
generale des besoins (sans mention du debit
attendu du materiel) jusqu'a 1'examen a fond
et detaille .
21 Malheureusement, la Division ne comptait pas suffisamment de specialistes ayant les
connaissances et les aptitudes necessaires
pour lui permettre de bien controler ou de
pousser 1'emploi de machines de traitement
automatique des informations. En 1955, le
Comite interministeriel des ordinateurs electroniques s'est rendu compte qu'il fallait adjoindre a la Division quatre specialistes bien
au fait du traitement automatique des informations . Il n'en reste pas moins que le traitement electronique des informations demeure
une question qui releve surtout d'un seul employe de la :Division .
22 Il n'est pas etonnant que certains ministeres soient peu satisfaits des services de la
Division . En outre, le Comite interministeriel
n'a pas toujours suivi les avis de Ia Division .
Ainsi, dans son rapport (Etude 501) sur le
Departement des impressions et de la papeterie publiques, la Division a conclu que rien
ne justifiait 1'emploi d'un ordinateur electronique et qu'il y avait lieu de se demander si
certaines utilisations projetees necessitaient
meme des machines a cartes perforees . Malgre
ces avis energiques, le conseil du Tresor a approuve 1'achat d'un petit ordinateur electronique qui est maintenant installe .
Organisation des ministeres
23 Tres peu de ministeres ont donne pleine
responsabilite et pleins pouvoirs a un haut
fonctionnaire particulier pour s'occuper d'etablir et d'executer un programme de traitement des informations. La plupart ont cher-
Ml`,THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 633
che a aller de 1'avant en creant un comite interne forme des interesses on des usagers
eventuels et charge d'etudier la question de
1'emploi et de 1'achat d'ordinateurs electroniques et de formuler des avis.
24 Dans la plupart des cas, le comite n'a
pas parmi ses membres de personnes qui ont
des connaissances techniques . Les comites
internes n'ont guere travaille a favoriser 1'emploi interministeriel des ordinateurs electroniques ou a en encourager 1'integration ; its ont
souvent retarde au lieu de hater 1'emploi du
traitement automatique des informations ; its
ont passe des demandes an crible mais, peutetre a cause de leur nature meme, its ont tres
peu entrepris .
25 La responsabilite des travaux de traitement des informations dans les ministeres et
organismes est confiee sans beaucoup de logique a des fonctionnaires de divers paliers .
Le lien qui existe entre la phase de preparation et la phase d'execution des travaux
dans le domaine du traitement automatique
des informations est generalement faible et
mal defini . It en est de meme pour le lien qui
existe entre ces deux phases et la direction du
ministere. Le climat propice a l'implantation
d'un regime d'integration reste encore a creer .
26 Par exemple, au Commandement du materiel aeronautique de 1'ARC, aucun groupe
n'est autorise a sortir de la hierarchie etablie
pour integrer la documentation aux travaux
de traitement automatique des informations ;
on n'a pas retenu ]a structure de l'organisation comme element ayant a compter dans
l'introduction d'un controle integre des approvisionnements . La Commission d'assurance-chomage compte a Winnipeg un grand
centre de machines a cartes perforees etabli
a titre d'installation auxiliaire, mais elle
n'a aucun groupe local de preparation et d'application ; le personnel du bureau central
d'Ottawa, qui cherche a developper l'installation, a depense a cette fin en deplacements
$43,000 au cours d'une annee.
NtCESSIA D'UN CONTROL E
27 Le gouvernement devrait mflrir, coordonner et controler ses travaux de traitements
automatiques des informations. 11 n'a pas defini ses objectifs ni sa regle de conduite et
c'est a peine s'il a reconnu ]a valeur du concept d'integration . Les connaissances et 1'experience techniques ne sont pas assez etendues pour assurer aux interesses le benefice
d'une consultation experte ; il est permis aux
ministeres d'installer du materiel sans tenir
compte de son utilisation la plus avantageuse
ou des besoins d'autres ministeres .
28 Une consultation technique sflre au sujet
de la programmation et de 1'emploi des machines est indispensable a 1'admininistration
centrale et a celle des ministeres. La somme
de 1'experience des nombreux ministeres usagers est impressionnant, mais une bonne partie n'en est pas generalement accessible aux
autres ministeres .
ETABLISSEMENT D'UN PLAN D'AVENIR
29 Vos commissaires ont recommande 1'etablissement d'une Division des reformes administratives appelee a servir le conseil du Tresor et a conseiller 1'ensemble de 1'administration federale sur les methodes d'administration . La Division devrait compter un petit
groupe consultatif a plein temps charge du
traitement automatique des informations et
compose de trois a six hauts fonctionnaires .
Ce groupe devrait concentrer son attention
sur les aspects d'ordre administratif des ensembles de traitement automatique des informations . It doit etre tres competent du
point de vue technique et administratif.
30 Le groupe aurait pour fonctions d'aider
a etablir, a coordonner et a appliquer la ligne
de conduite relative au traitement automatique des informations . Il ne faudrait pas chercher a decourager l'initiative des ministeres,
mais it faut etablir des pratiques uniformes
afin de coordonner I'action du gouvernement,
assurer des directives et de 1'aide et eliminer
634 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
le double emploi des efforts . 11 faut donner
un caractere officiel a ces normes et it faut
remettre a tous les ministeres et organismes
une directive emanant de 1'administration
centrale. Nous explicitons ci-apres certains
aspects de la ligne de conduite et des normes
qui requierent une formulation et un contr6le
d'ordre central .
Controle de 1'acquisitio n
31 L'attention du conseil du Tresor et des
organismes consultatifs s'est concentree sur
l'acquisition d'ordinateurs electroniques .
Faute d'autres directives, les ministeres tendent a s'en remettre a 1'avis des constructeurs
d'ensembles dlectroniques ; on a trop peu tenu
compte d'elements autres que le prix d'achat
ou le coat de location .
32 II existe dans 1'administration federale
un processus selon lequel un ministere demande au conseil du Tresor 1'autorisation
d'installer ou d'employer un ensemble de
traitement automatique des informations ;
ce processus de demande consiste donc a etablir le besoin du materiel et a en determiner
1'emploi particulier.
33 It n'existe pas de principes qui regissent
les formalites administratives ou les criteres
necessaires a la justification et a 1'emploi d'un
ensemble electronique . Le processus a suivre
pour en etudier 1'utilite n'est pas determine et
les elements de cout et d'economie qui doivent etre pris en consideration ne sont pas
definis a l'intention des ministeres .
34 Ainsi, dans sa demande en vue d'acquerir un ordinateur electronique, le Commandement du materiel aeronautique a simplement
soutenu qu'il en fallait un afin de mieux repondre aux besoins d'une aviation militaire
moderne . Pour justifier l'installation d'un ordinateur electronique au Bureau federal de la
statistique, on a fait etat d'une estimation tres
hypothetique du revenu que rapporterait la
« location» de 1'ensemble electronique a d'au-
tres ministeres . La demande soumise par le
Contr6leur du Tresor mentionnait des economies fondees sur 1'amortissement en dix ans
du prix d'achat, alors que le Contr6leur entendait effectivement louer 1'ensemble pour
deux annees avec faculte d'achat . En outre,
dans ce cas-ci, on aurait pu realiser une economie de $240,000 au moyen d'une meilleure
conception des formules, d'une meilleure repartition des travaux, etc ., sans utiliser un
ordinateur electronique .
35 Le processus suivi pour etudier l'utilite de machines a cartes perforees est encore
plus illogique . On fait peu de previsions et on
etablit rarement comme it convient la rentabilite du materiel . II faut manifestement que
des principes directeurs et des connaissances
techniques president a 1'etude de 1'utilite du
materiel afin qu'elle soit objective .
Approbation des depenses de machine s
36 Deux regles debase devraient jouer dans
la determination de la rentabilite d'un ensemble electronique . D'abord it faut tenir
compte du coilt de la location d'un ordinateur comme base de comparaison avec le coflt
du systeme existant ; cela permet de reduire
au minimum le risque de se tromper dans le
calcul des deux elements que sont les economies et ]a duree utile . Si le toyer du materiel
ne peut se justifier, it est invraisemblable que
son achat en soit economique .
37 En second lieu, it faut calculer combien
d'annees it faudra pour recouvrer les frais
cumulds de preparation, d'installation, de
conversion et de fonctionnement de 1'ensemble . Normalement, s'il faut plus de quatre ou
cinq ans, it ne faut pas approuver I'achat de
machines de traitement automatique des informations.
Pratiques d'acquisitio n
38 Le probl'eme de savoir s'il faut acheter ou
louer un ensemble electronique est trop sou-
METHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 635
vent confondu avec un autre probleme : sa
rentabilite . Bien qu'il faille retenir le coOt du
loyer de I'ensemble pour en determiner la
justification economique, it est possible qu'il
vaille mieux 1'acheter . C'est 1'a une toute autre
affaire . La decision d'acheter des machines
de traitement des informations doit toujours
se fonder sur les avantages respectifs de Pachat ou de la location d'apres les divers emplois qu'on en fera et d'apres le volume du
travail auquel elles serviront .
39 Il peut etre impossible d'etablir une ligne
de conduite permanente qui favorise 1'achat
ou la location . En general, plus les frais de
location atteignent vite le montant du prix
d'achat, plus 1'achat devient interessant . En
outre, le choix dependra de trois grands elements : disponibilite de fonds, genre de materiel envisage et utilisations projetees . Chaque
element d'un ensemble de traitement automatique des informations devra s'etudier a
part.
40 D'apres la ligne de conduite du conseil
du Tresor, les ministeres doivent demander
des soumissions afin de determiner quels seront les fournisseurs qui fourniront le materiel . En principe, cela est bon dans le cas d'un
organisme public qui s'adresse a un marche
tres concurrentiel, mais les ministeres ne s'y
sont pas strictement conformes . Ainsi, quand
le Departement des impressions et de la papeterie publiques a remplace son ensemble a
cartes perforees par un ordinateur, it n'a donne a nut autre que le fournisseur du materiel
a cartes perforees 1'occasion de faire une offre
particuliere . Dans d'autres cas, comme dans
celui de la Division de l'impot du ministere
du Revenu national, la ligne de conduite officielle a occasionne des retards et des ennuis .
11 n'y a pas que le prix qui compte : le soutien
et 1'assistance technique, le service d'entretien, le materiel de reserve ou auxiliaire, les
moyens de formation du personnel et la
compatibilite avec le materiel en place sont
aussi des elements importants .
41 Afin d'assurer la bonne application du
principe de soumission, le groupe consultatif
central du traitement automatique des infortions devrait etablir des procedures uniformes
a suivre et participer au systeme d'adjudication en contr6lant les specifications etablies
par les ministeres et en aidant ensuite a etudier les soumissions . L'invitation faite aux
fournisseurs de proposer des ensembles et de
presenter des soumissions devrait enoncer
toutes les taches a accomplir et renfermer
des directives au sujet des renseignements a
fournir . Les fournisseurs devraient avoir a
indiquer la garantie qu'ils offrent si le materiel n'est pas livre a la date prevue et s'ils ne
donnent pas le rendement convenu . En outre,
la soumission devrait mentionner les moyens
de formation du personnel disponible, la somme d'aide qui sera fournie en fait de programmation et d'essai, et 1'entretien qui sera assure,
y compris I'emploi de materiel de reserve en
cas de panne importante. L'evaluation et le
choix du materiel ne devraient pas dependre
uniquement du prix, mais les ministeres n'en
devraient pas moins etre tenus de motiver le
rejet des soumissions .
ADMINISTRATION DU TRAITEMENT
AUTOMATIQUE DES INFORMATION S
42 C'est aux ministeres qu'il incombe de
controler 1'emploi du materiel de traitement
automatique des informations . Les organismes de controle central actuels n'exercent
qu'une coordination limitee, bien qu'ils surveillent de pres les engagements de depenses
ulterieures . L'administration des travaux interm inisteriels, qui se feront de plus en plus
importants, est pour ainsi dire inexistante .
43 Le degre d'efficacite de la planification
anterieure a 1'installation varie grandement
selon le ministere . Le defaut predominant est
le manque de coordination avec les groupes de
l'analyse des procedures et methodes de bureau du ministere avant l'installation . En
outre, on ne pense pas assez aux repercussions
d'ordre structurel et administratif qu'aura l a
636 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
'decision d'utiliser du materiel de traitement
automatique des informations . Trop souvent,
les ministeres fixent 1'installation a une date
irrealisable ; le sentiment parfois injustifie
qu'il faut faire vite amene a regler les plans
d'apres la disponibilite du materiel plutSt que
d'apres 1'etat des preparatifs .
44 L'importance de cet aspect de ]a question, qui peut compter beaucoup dans le succes ou 1'echec de l'installation d'un ordinateur, n'est pas bien saisie dans le secteur public . I1 faudrait etablir et communiquer des
normes . Le groupe consultatif du traitement
automatique des informations devrait fournir
aux ministeres toutes les directives et 1'aide
technique necessaires pour qu'ils puissent
faire face aux repercussions qu'aura une installation et se garder de fixer une date irrealisable a l'installation .
PROBLEMES DE PERSONNEL
45 Nous avons pris note des problemes de
personnel qui decoulent de l'introduction de
materiel de traitement automatique des informations . Il existe de grandes variations dans
les methodes de selection, de formation et de
classement des programmateurs, et du personnel prepose a la conduite du materiel ainsi
que dans la readaptation generale du personnel des ministeres . Bien qu'il utilise les ensembles electroniques depuis 1957, le gouvernement met du temps a s'adapter aux besoins
particuliers de cette nouvelle technique . Utilisation inefficace de personnel qualifie peu
nombreux, passage a l'industrie d'employes
specialises, permutations inopportunes entre
ministeres et recrutement insuffisant de personnes competentes pour developper vigoureusement le traitement automatique des informations, voila quels en sont les resultats .
46 Le Comite interministeriel des ordinateurs electroniques est charge de coordonner
la selection et la formation du personnel, mais
la Commission du service civil en conserve la
responsabilite generale et n'a pas reussi a re-
pondre aux besoins de la nouvelle technique .
Elie n'a pas recrute les specialistes recommandes par le Comite en 1956, et ce West qu'en
octobre 1961 qu'elle a etabli une classe propre au personnel prepose au traitement electronique des informations .
Recrutemen t
47 Les ministeres n'ont pas requ de directives relatives au recrutement et it ]a selection
du personnel approprie, et its s'en sont trop
remis aux titres scolaires et aux tests d'aptitudes . L'emploi sans discernement des tests
fait qu'un grand nombre d'employes sont encourages a les passer ; mais comme its ne sont
pas engages par la suite pour s'occuper du
traitement automatique des informations, its
retournent decourages a leur emploi normal .
Sur les cinq cent cinquante fonctionnaires relevant du Controleur du Tresor a qui on a
fait subir un test d'aptitudes, seulement six
ont ete engages comme programmateurs . La
Division de l'imp8t du ministere du Revenu
national en a fait subir un a plus de sept cents
membres de son personnel ; cent quinze l'ont
reussi, mais la Division n'entendait faire suivre un cours de programmation qu'a une cinquantaine comme seconde etape de la selection .
48 II faudrait etablir une regle de conduite
generale sur laquelle les ministeres pourraient
se guider pour proceder au recrutement et a la
selection . Tous les jurys charges de la selection des programmateurs, analystes des prockdures et methodes de bureau et mathematiciens devraient, en particulier, comprendre
au moms un technicien de ces trois domaines ;
en outre, il faudrait decourager l'utilisation
aveugle des tests d'aptitudes .
Formation
49 En regle generale, les operateurs ont requ
une bonne formation . Les cours d'ordre plus
technique, comme la programmation, son t
METHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 637
habituellement assures par le fournisseur dans
le cadre du service oflert avec le materiel . Le
Comite interministeriel des ordinateurs electroniques a particulierement reussi a coordonner les demandes de participation a des cours
exterieurs de formation . Certains ministeres
ont donne de bons cours de formation et ont
aussi assure une bonne formation sur place .
11 s'est fait quelques eflorts en vue de readapter le personnel non affecte au traitement
electronique des informations . Les ministeres
devraient s'eflorcer sans cesse d'ameliorer les
programmes de formation .
50 Le roulement du personnel prepose au
traitement des informations est tres eleve dans
certains ministeres . Il a ete de 30 pour cent
an Bureau federal de ]a statistique au cours
d'une periode de deux ans et it s'est etabli a
un pourcentage de meme ordre chez les militaires . Le traitement des informations ne constitue pas une carriere aux yeux des officiers
des services armes ; 1'emploi de mecanographes civils aux has echelons de l'organisation
ainsi que les occasions d'avancement trop
rares entrainent un roulement rapide ainsi
que de fortes depenses de formation . Dans
les forces armees, it faudrait s'occuper davantage de recruter des civils et de les retenir .
51 Nous n'avons pas constate qu'il se pratiquait une rotation systematique du personnel prepose au traitement des informations
entre les ministeres ni entre ces derniers et les
groupes techniques centraux . Par exemple,
l'experience acquise en matiere de traitement
electronique et de logistique du Commandement du materiel aeronautique West pas mise
a profit par 1'Armee qui est en train de mettre
en ceuvre un programme de traitement des
informations semblable . De meme, l'aide des
programmateurs du Bureau federal de ]a statistique n'a pas ete assuree au Bureau central
de la paye qui est etabli dans un edifice voisin .
Pour une meilleure utilisation des ressources
existantes, it faudrait etablir un programme a
long terme de rotation des employes des ministeres, afin que la fonction du traitement
automatique des informations soit plus largement comprise .
52 On ne saurait trop souligner combien it
importe d'implanter un bon esprit chez le personnel d'es les premiers stades de l'adoption du
traitement automatique des informations . 11
existe des publications sur L'experience acquise dans ce domaine dans l'industrie et dans le
service public des $tats-Unis et it faudrait
s'en inspirer chaque fois qu'il y a lieu . Les
employes s'inquietent de la possibilite de se
trouver en surnombre et 1'ignorance de la situation ne fait qu'ajouter a ces craintes .
Utilisation et travaux
53 On n'a pas etabli de normes relatives au
controle de 1'emploi du materiel, et 1'utilisation qu'en font les ministeres ou le rendement
qu'ils en obtiennent West pas suivi de
fagon reguliere. Il n'a pas ete possible de comparer les resultats obtenus avec les previsions
formulees dans les demandes presentees au
conseil du Tresor faute de documentation sur
les depenses . Le controle de 1'acquisition du
materiel n'est pas la garantie de son utilisation efficace et rien n'assure que le materiel
serve effectivement aux fins invoquees pour
en motiver 1'installation .
54 Dans leurs previsions au sujet du traitement automatique des informations, les ministeres reconnaissent que le travail par equipe, particulierement aux periodes de pointe,
prendra de 1'expansion avec 1'introduction
d'ordinateurs tres coUteux. Le travail par
equipe devrait etre chose normale, mais it
n'a pas ete formule de ligne de conduite generate ni donne de directives centrales aux
ministeres .
55 Les contrats de location ou d'entretien
de materiel se fondent generalement sur une
seule periode de cent soixante-seize heures
par mois ; its prevoient aussi une location
supplementaire pour les fins de ]a mise au
travail d'une deuxieme et d'une troisiem e
638 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
periode . Ti est d'habitude plus economique
d'employer du personnel supplementaire pour
le travail de la deuxieme ou de la troisieme
equipe-moyennant un loyer reduit-que
d'acheter plus de materiel et de faire travailler
le personnel durant la journee normale .
56 Le personnel prepose aux ordinateurs
dans plusieurs ministeres accepte deja le travail par equipe comme normal, mais il est
necessaire de mieux comprendre les problemes qui se posent . Les machines a cartes perforees sont rarement utilisees par plus d'une
equipe, meme si la location de grandes installations est tres dispendieuse .
57 Les chiffres relatifs a l'utilisation sont
souvent trompeurs . La statistique se fonde
surtout sur les heures «normales» de travail
plutot que sur la totalite du temps disponible .
Par exemple, 1'Aviation royale du Canada a
propose de modifier son materiel en faisant
etat de ce que seulement cent vingt-six heures
d'utilisation sont disponibles par mois (i .e.
vingt et un jours de travail de six heures) ;
pourtant, les contrats de location autorisent
d'habitude une utilisation de cent soixanteseize heures pour la premiere equipe . C'est
ainsi qu'on projette d'augmenter le materiel,
au prix d'une augmentation de loyer, alors
que le materiel en place est loin d'etre utilise
a la pleine capacite d'une seule equipe .
58 Le rendement est souvent inferieur parce
qu'on n'emploie pas les moyens indispensables : normes de travail, tableaux d'utilisation, manuels de directives, etc . Certains chefs
d'atelier manquent de competence technique
ou ne sont pas tres au fait des techniques de
fonctionnement et des possibilites du materiel .
59 Plusieurs des installations examinees
nous ont paru peu satisfaisantes du point de
vue de l'espace, des locaux, de la disposition ,
et du voisinage. Les grandes installations du
Bureau federal de la statistique et de 1'Aviation royale du Canada font exception . Sur les
dix-neuf installations, l'utilisation de 1'espace
etait bonne dans le cas de six seulement et
passable dans le cas de quatre . D'apres les
normes appliquees dans l'industrie, la situation etait mediocre dans le cas de neuf .
60 On ne met pas assez d'accent sur le dessin des formules de base . La plupart du
temps, il variait de mediocre a suffisant ; il etait
uniformement bon dans quelques cas . Dans
plusieurs cas, on ne s'efforce pas assez d'etablir et de maintenir des instructions relatives
aux applications et aux operations . Dans le
cas de neuf des installations, le manuel de
directives etait mediocre ou inexistant .
61 Afin de remedier a plusieurs de ces defauts, il faudrait adopter des procedes et
methodes fondes sur les principes que devrait
etablir le groupe consultatif du traitement
automatique des informations . Il faudrait
aussi appliquer des normes relatives a l'utilisation de 1'espace, aux documents de base,
aux directives et aux rapports .
Emploi commun du materie l
62 L'ordinateur IBM 650 de ]a 1''e Unite
du grand livre de la solde de 1'Armee et
1'IBM 705 du Bureau federal de ]a statistique
sont utilises par d'autres ministeres durant
des periodes limitees . Bien que l'installation
du Bureau federal de la statistique soit nominalement le centre de service du gouvernement, les besoins prevus par les autres ministeres en 1962 et 1963 ne representent que 3 p .
100 environ de sa capacite.
63 Il ne s'est pas exerce d'effort concerte en
vue d'assurer, de pousser et de controler
1'emploi des grandes installations electroniques. Celles-ci sont loin de fonctionner a
plein . Bien que ces installations aient beaucoup de temps disponible, on projette d'en
etablir d'autres pour le Bureau central de la
paye et pour la Division de 1'imp6t . A la fin
de 1962, les ordinateurs electroniques dont
il est question ci-apres se trouveront dan s
M$THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 639
Tableau 26-INSTALLATIONS PROJET &S
Nombre
d'Imites d
ruban Prix
Installation Ordinateur magnetique d'acha t
Bureau federal de la statistique . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IBM 705 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . 12 $2,056,000
IBM 1401 . . . . . . .. . .. . .. . .. . . . . . . . . . . . 4 388,000
Bureau central de ]a paye . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . IBM 7070 .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 816,000
IBM 1401 . . . . . . .. . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . 2
330,000
Division de 1'imp6t . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . Grande installation . . .. . .. . . . . . 16 1,700,000
(approx.)
Prix d'achat total . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .$5,290,000
NOTA : Exception faite de tout le mat6riel de conversion .
des edifices voisins a Tunney's Pasture, it
Ottawa .
64 Les nouveaux ordinateurs sont censes
fonctionner, en moyenne, au rythme d'une
equipe seulement ou de deux au plus . D'apres
les mei lleures estimations qu'on a pu etablir,
les ensembles fonctionneront durant environ
7,500 heures en 1962 et 9,200 heures en 1964
pour effectuer les travaux des trois ministeres . Le temps disponible dans le cas des
deux grandes installations qui font fonction
de serv ice central serait d'environ 12,500
heures par annee. De cette fa g on, 1'expansion independante et sans coordination des
moyens de traitement electronique des informations se traduira bientot par une capacite
en chomage equivalente a une grande installation .
65 Vos commissaires ont recommande I'etablissement d'un service commun de traitement automatique des informations . A1'heure
actuelle, c'est a Ottawa que les besoins sont
les plus grands, mais ils sont egalement considerables a Montreal, a Toronto, a Winnipeg
et ailleurs . Chaque fois qu'il est possible, il
faudrait mettre en commun sous une administration unifiee les moyens de traitement
automatique des informations et les mettre
a la disposition de 1'ensemble du service public. Une fagon pratique d'y arriver serait de
considerer toutes les nouvelles demandes de
materiel a la Iumiere d'une ligne de conduite
bien arretee relative au traitement central des
informations . Les besoins du Bureau central
de la paye et de la Division de I'impot pourraient etre reunis, et constituer ]a charge
d'une seule installation soumise au regime du
travail par equipe ; il faudrait aussi faire entrer dans le systeme central l'ordinateur du
Bureau federal de la statistique quand le gros
des travaux du recensement de 1961 sera termine .
66 Les ministeres s'opposeront a la centralisation, mais ils ne devraient pas perdre leur
controle d'ordre fonctionnel . Its devraient
conserver la responsabilite de 1'elaboration
des ensembles et des programmes, du controle de la preparation des donnees et du mode
de presentation des resultats . Le role premier
du Service central de traitement des informations serait de repartir le temps disponible
de la fagon la plus propre a repondre aux besoins des ministeres et d'assurer 1'utilisation
optimum du materiel .
640 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
Frais exiges pour l'utilisation
des ordinateurs electroniques
67 La determination des frais a exiger des
ministeres qui utilisent des moyens de traitement partages se ressent de la methode traditionnelle qui consiste a annuler les immobilisations en les passant aux depenses courantes au moment de 1'acquisition du materiel .
Le prix du temps durant lequel les ordinateurs achetes sont utilises ne comprend que
les frais de fonctionnement ; par contre, les
frais relatifs aux ordinateurs loues comprennent les frais de fonctionnement et de location . C'est ainsi que les ministeres ne paieraient que $301'heure pour l'utilisation d'une
IBM 650 louee et seulement $36 dans le cas
d'une IBM 705 achetee ; comme cette derniere a une capacite de traitement au moins
vingt fois plus grande, it serait plus logique
qu'ils payent $300 . Un prix fonde sur le toyer
courant du materiel et sur les frais generaux
devrait presider a toutes les nouvelles demandes de traitement des informations . Il est
particulierement dangereux de fonder sur un
prix mal etabli les nouvelles demandes et la
creation d'un service commun de traitement
des informations rendrait d'autant plus urgente 1'adoption des mesures qui s'imposent .
1NTtGRATION DU COURANT DES
INFORMATION S
68 Parce que les ministeres et organismes
sont laisses libres d'aviser isolement au traitement des informations, it ne se fait pas d'effort concerte en vue d'assurer l'integration
interieure et exterieure des besoins du gouvernement. On ne s'est pas encore occupe a la
diffusion des renseignements d'interet commun ; on n'a pas cherche de far,on systematique a faire servir a d'autres ministeres les
renseignements fournis par ]a machine a un
ministere . Il s'est fait peu de chose a cet egard
meme au sein des ministeres .
69 Le gouvernement beneficierait beaucoup
du partage systematique des donnees, partage
que facilite 1'utilisation grandissante d'un or-
dinateur numerique electronique . Beaucoup
de grandes entreprises commerciales et industrielles ont gagne a utiliser a plein des
donnees mecanographiques d'interet commun a plusieurs de leurs sections . La nature
tres differente de 1'activite du gouvernement
y limite dans une certaine mesure I'integration du courant des informations, mais it y a
beaucoup a faire dans le domaine de 1'analyse statistique et economique . Le groupe
consultatif du traitement automatique des
informations, dont nous proposons de doter
le conseil du Tresor, enqueterait sur les sources actuelles de la documentation dans le
service public, determinerait les informations
utiles a plus d'un ministere ou d'un organisme qui se pretent a 1'integration et, a la
lumiere de 1'experience et des connaissances
accumulees, agirait comme conseiller a l'elaboration de plans pour de nouvelles installations . Cette action permanente et coordonnee
viserait a integrer au maximum la diffusion
des informations communes .
70 Le materiel de transmission des donnees
s'utilise peu parce que le cofit des install ations est prohibitif pour la plupart des ministeres qui emploient des ensembles de traitement automatique des informations . Le systeme de telecommunication de 1'Aviation
royale du Canada sert au Commandement
du materiel aeronautique, et le Se rv ice meteorologique projette de rattacher a 1'ordinateur
qu'il se propose d'etablir a Montreal le materiel necessaire a la transmission des donnees .
Les organismes publics qui recourent au
traitement automatique des informations em=
ploieront de plus en plus ]a transmission
automatique, mais les besoins de la plupart
des ministeres et organismes ne sont ni fixes
ni definis . Les plans des ministeres au sujet
des installations de transmission devront etre
coordonnes dans le cadre de 1'ensemble du
service public si Pon veut en tirer le maximum d'avantages .
71 La liaison entre les machines est essen-tiellement affaire de compatibili te et necessite
M tTHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 641
aussi un langage commun, c'est-a-dire un
systc?me de codification . La compatibilite du
materiel est peut-etre un probl'eme d'ordre
temporaire ; les constructeurs d'ensembles
electroniques, conscients des avantages de
la normalisation, travaillent a augmenter
1'interchangeabilite de leurs machines . L'etablissement d'un service commun de traitement des informations devrait assurer la
compatibilite des installations futures du gouvernement. Vos commissaires ont deja signale 1'opportunite d'etablir un code uniforme
de chiffres d'identification .
tallation . Meme si 1'utilisation de moyens
de traitement scientifique des informations
augmente rapidement dans le service public,
1'installation d'un gros ordinateur pour les
seuls travaux scientifiques et techniques du
gouvernement n'est pas justifiee . Cependant,
si un centre de traitement electronique des
informations s'etablit a Ottawa, il pourrait
repondre a de nombreux besoins des chercheurs et des ingenieurs, mais le gouvernement
continuera d'avoir besoin de petites installations locales.
CONCLUSIO N
ORDINATEURS NUME`RIQUES );LECTRONIQUES
SERVANT A DES FINS D'ORDRE
SCIENTIFIQUE ET TECHNIQU E
72 L'acquisition et 1'utilisation d'ordinateurs scientifiques exigent des considerations
speciales. L'ordinateur qui sert a des calculs
scientifiques ou techniques est un instrument
de recherche individuel qui assure au scientifique ou a 1'ingenieur un outil qui accroit sa
productivite . L'ordinateur lui permet d'effectuer des calculs simples beaucoup plus rapidement que d'autres methodes ; il lui est
possible de resoudre des problemes mathematiques qui etaient auparavant economiquement insolubles .
73 L'utilisation efficace d'un ensemble electronique pour des fins d'ordre scientifique
ou technique suppose 1'emploi de personnes
qui ont des connaissances et de 1'experience
dans le domaine de 1'analyse numerique . Ces
gens-1A ne sont pas nombreux et le gouvemement a de la difl'iculte a les recruter. Il existe
peu de minist8res qui font des recherches
portant sur les methodes numeriques et les
analystes numeriques ne seront pas attires
vers le service public s'ils n'y trouvent une
carriere vraiment interessante .
74 La majorite des chercheurs preferent
disposer de moyens locaux de traitement
electronique des informations ; quelques-uns
aiment mieux avoir acces a une grande ins-
75 Les avantages que rapportera 1'adoption
de nos recommandations au sujet de 1'administration du traitement automatique des informations dans le service public sont surtout
a venir . Vos commissaires estiment tres important 1'etablissement d'un groupe consultatif du traitement automatique des informations dans le cadre d'une Division des reformes administratives relevant du conseil du
Tresor. Voici, en resume, quelles seront les
fonctions du groupe :
•$tablir et perfectionner les pratiques uniformes a suivre par tous les minist8res et
organismes du gouvernement dans l'utilisation de machines de traitement automatique des informations .
• Aider la Division du personnel du conseil
du Tresor a etablir des programmes de
personnel destines a encourager la formation et l'utilisation au mieux des employes
preposes aux travaux de traitement automatique des informations (cours de formation, echanges interministeriels de personnel, mise en commun de 1'experience
acquise, etc .) .
• Pousser et coordonner les plans destines a
accroitre la compatibilite du materiel et
des ensembles de traitement automatique
des informations dans tout le service public.
• Determiner les acquisitions de la technique
et leurs repercussions eventuelles sur Faction previsionnelle du gouvernement .
642 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
• Effectuer une evaluation constante des installations de traitement automatique des
informations (etats sommaires des depenses en materiel et en frais d'utilisation et
previsions relatives a 1'utilisation que les
ministeres et organismes feront du materiel au cours de chaque annee successive) .
• Assurer une aide et des directives vraiment
utiles aux ministeres dans toutes les questions de prevision et de preparation en vue
de 1'etablissement d'ensembles de traitement automatique des informations.
•$tablir le bien-fonde, au benefice du conseil du Tresor, de toutes les demandes
d'acquisition ou d'utilisation de materiel
de traitement automatique des informations ; des scientifiques bien au fait du traitement automatique des informations devraient participer a 1'etude des demandes .
• Etablir des pratiques uniformes relatives
a]a justification des demandes, a la determination du rendement et a 1'etablissement
de la statistique de l'utilisation .
• Pousser 1'integration, la diffusion des informations et le recours aux services centraux de traitement automatique des informations .
M$THODES ET TRAVAIL DE,BUREAU 643
9
LE MATtRIEL, LE MOBILIER ET L'AIRE DE BUREA U
LE MATtRIEL DE BUREA U
Mat9riel en usage
1 Le gouvernement utilise beaucoup de materiel de bureau : additionneuses, calculateurs,
machines comptables, duplicateurs, materiel
de reproduction de fac-similes, machines a
dicter et a transcrire et machines a ecrire .
Lorsqu'il est bien utilise, ce materiel accroit
la productivite de 1'employe de bureau et permet un revenu considerable en regard des
sommes engagees .
3 L'inspection du materiel de bureau a montre qu'il existait une accumulation de materiel
vieux et demode dans plusieurs ministeres .
Une partie de cet equipement n'est pas du
tout utilisee et occupe indQment de 1'espace ;
une autre partie est rarement utilisee ou ne
1'est que durant de courtes periodes quotidiennes . Les machines demodees et inefficaces sont une source de gaspillage et doivent
etre mises a la ferraille .
2 Notre enquete a porte d'abord sur la justification, 1'acquisition, 1'entretien et le declassement du materiel de bureau en general .
Ensuite, nous avons recueilli des renseignements sur l'usage qui est fait de certaines
machines . Nous avons choisi les machines a
ecrire, a dicter et a transcrire, les machines
comptables et les appareils de photocopie
parce qu'ils constituent le materiel qui est le
plus utilise dans tous les bureaux . L'enquete
s'est concentree sur treize ministeres qui
comptent 85 p . 100 de tous les employes de
bureau du Service civil et elle a porte sur
certains bureaux regionaux ainsi que sur le
bureau central des ministeres a Ottawa.
644
4 11 existe un exc8s de machines a dcrire
dans presque tous les ministeres . L'Agriculture, par exemple, compte un stock de sept
cent neuf machines a ecrire dont cent vingt
sont des machines de reserve et trente-cinq
des machines en surplus .
5 11 est de bonne administration d'utiliser
la machine a ecrire electrique pour le travail
repete qui est d'ordinaire demande aux services stenographiques ; mais dans le service
public les machines a ecrire electriques sont
considerees comme du materiel de luxe ou
<<de prestige>> et servent rarement aux transcriptions massives et volumineuses ou a d'au-
LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
tres travaux appropries . Une exception notable est la Direction de l'immigration, a
Ottawa, qui utilise quarante-quatre machines
electriques et dix machines manuelles dans
son service de transcription ; ces dernieres
sont des machines de secours ou sont affectees
a des fins speciales . Par contre, les bureaux
de la douane et de 1'accise, a Ottawa, comptent trois cent huit machines a ecrire dont
cent trois sont utilisees dans sept services de
transcription ; les machines utilisees dans ces
services sont toutes manuelles . Il faut reviser
la ligne de conduite actuelle relative aux machines electriques afin qu'elles s'utilisent davantage quand les conditions s'y pretent .
6 Certains ministeres, tels que les Postes et
la Citoyennete et l'Immigration (Division de
1'immigration), utilisent de fagon efficace les
services de transcription, mais d'autres ministeres pourraient etre bien ameliores sur ce
point . On n'utilise pas pleinement les machines a dicter et a transcrire actuelles ; certaines
machines, telles que les machines a dicter
a rouleau de cire, ne s'utilisent presque jamais. II faudrait ameliorer les methodes qui
president a la correspondance en adoptant
le materiel approprie et en enseignant au
personnel a bien s'en servir.
7 It s'est fait peu de chose pour reunir dans
des services centraux les machines a calculer,
les machines a additionner et les autres machines comptables dispersees dans des bureaux distincts ; c'est une situation a laquelle
fait particulierement exception ]a Direction
economique du ministere de 1'Agriculture qui
a beaucoup beneficie d'un service central . Ce
service permet d'assigner des travaux a des
operateurs competents et d'utiliser un nombre
minimum de machines modernes bien adaptees aux travaux .
8 11 existe bien des cas ou des machines inappropriees sont utilisees au prix de depenses
plus grandes qu'il n'est necessaire . Ainsi, au
bureau regional de Toronto de la Commission d'assurance-chomage, les commis se ser-
vent de machines a additionner pour etablir
les resumes de rapports statistiques ; des operateurs de machines a touches motrices pourraient faire les memes travaux a bien meilleur
compte . La Commission d'energie du Nord
canadien possede de grandes machines comptables, mais elle pourrait effectuer les memes
travaux de fagon plus efficace en utilisant
d'autres methodes et un materiel plus simple .
Les machines comptables des services des
taxes de vente et d'accise du Revenu national ont coQte $75,000 ; et pourtant les travaux
pourraient mieux se faire manuellement .
9 A 1'exception d'une quantite Iimitee de
travaux faits au moyen de duplicateurs dont
sont dotes les divers ministeres pour poly- .
copier des formules ou des documents secrets
et tres prioritaires, l'imprimeur de la Reine a
pris en charge le gros des travaux de polycopie pour le compte des ministeres . La seule
exception est 1'Agriculture qui maintient une
section complete de polycopie . Tous les ministeres qui utilisent les services de polycopie
ou d'impression-assures par l'imprimeur de
la Reine - fontl'eloge de la qualite des travaux
et de 1'excellence des services. It faut maintenir ces dispositions qui donnent satisfaction, mais it faut permettre aux ministeres de
controler le materiel de polycopie qui se rattache etroitement aux systemes ou aux travaux locaux.
10 Nous avons examine plusieurs installations de photocopie ; divers prockdes sont
utilises. Tous nous ontparu bien diriges . It se
pose des problemes au sujet de 1'emplacement
du materiel, des frais de fonctionnement comparatifs du materiel centralise et decentralise,
des frais de la livraison et du service . Par
exemple, tres peu de services centraux de
transcription possedent un materiel de photocopie dont its pourraient se servir pour reproduire des textes dont it ne faut que quelques
copies . Ce materiel devrait leur etre fourni
et it faudrait aussi etablir un service central
de photocopie qui pourrait reproduire des
textes plus economiquement et en grand e
M$THODES ET TRAVAIL DE . BUREAU 645
quantite par 1'entremise d'equipement electrostatique .
11 Sauf quelques notables exceptions, le
personnel des ministeres n'est pas assez renseigne pour etablir la valeur des differentes
machines disponibles ou pour determiner ou
et comment ces machines peuvent We utilisees avec avantage . Seule la Societe RadioCanada possede un manuel de normes de
selection pour le materiel de bureau de petite
dimension, normes fondees sur une evaluation systematique du materiel . On peut parer
aux connaissances insuffisantes, au mesusage
et au controle administratif inefficace en etablissant et en diffusant des normes et des
criteres, en formant les preposes et en assignant des responsabilites dans ce domaine a
tous les ministeres . La normalisation du materiel dans les ministeres devrait etre un objectif de prime importance .
12 Il faudrait preparer un manuel de normes de bureau a l'intention de tous les employes a qui il incombe de proposer, d'approuver et d'obtenir du materiel de bureau .
11 faudrait constamment reviser le manuel en
fonction de 1'essai et de 1'evaluation systematiques du materiel de bureau existant et neuf .
14 Les budgets ne font pas fonction de
moyens de prevision et de contr8le, mais sont
d'habitude des totalisations fondees sur 1'experience passee et sur des conjectures plutot
que sur une estimation detaillee des besoins .
La papeterie et les fournitures de bureau sont
classees avec le materiel, de sorte qu'on peut
utiliser une surestimation des premieres pour
compenser une sous-estimation du second.
Lorsque le credit attribue ne suffit pas aux
besoins, le travail du ministere en souffre ;
par contre, lorsqu'il est trop eleve, on s'affaire en derniere heure a la seule fin d'utiliser
tout le credit avant qu'il ne soit annule .
15 Il est difficile de determiner si 1'attitude
irresponsable de certains ministeres et organismes est la cause ou 1'effet du controle meticuleux exercd par le conseil du Tresor et
l'imprimeur de la Reine . Ce qui est certain,
cependant, c'est que ce contr6le est inefficace .
Vos commissaires sont d'avis qu'il ne faut pas
permettre aux organismes de service commun,
comme le Departement des impressions et de
la papeterie publiques, d'exercer un controle
et qu'il faudrait charger les usagers de materiel de bureau de determiner eux-memes leurs
besoins.
Acquisition
Determination et approbation
des demande s
13 L'acquisition du materiel de bureau se
fait souvent par des voies tortueuses . En plus
de la justification particuliere intervenant
dans le ministere-d'habitude a plusieurs
paliers-la plupart des demandes sont aussi
soumises a 1'approbation de l'imprimeur de
la Reine . Dans le cas de certains articles
speciaux, tels que les machines a ecrire electriques ou le materiel de photocopie, un representant de l'imprimeur de la Reine fait
une enquete detaillee avant la presentation
de la demande au conseil du Tresor qui peut
fort bien exiger de plus amples renseignements .
16 La paperasserie et les lenteurs administratives du systeme actuel qui centralise 1'acquisition du materiel au Departement des
impressions et de la papeterie publiques sont
incroyables . Les ministeres se servent d'une
foule de formules de demande et la correspondance echangee coOte beaucoup d'argent
et de temps . De longs delais et des substitutions sont acceptes comme choses tout a fait
normales. Par exemple, la Marine royale du
Canada, qui avait demande le 2 fevrier 1959
deux machines it dicter et un transcripteur
d'une certaine marque, a recu et accepte sous
reserve le 24 avri11961 deux machines a dicter
et un transcripteur d'une autre marque apres
un echange de trente-huit communications .
646 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
17 Les substitutions ne sont pas toujours
signalees a 1'avance a 1'usager et souvent ne
repondent pas aux besoins . Ainsi, la Division
de 1'imp6t du Revenu national, ayant a remplacer cinq vieilles machines a ecrire electriques servant a une fin particuliere, a fait
1'essai de plusieurs marques et a demande un
certain mod'ele . On lui a livre des machines
d'un autre genre qui se sont revelees insuffisantes bien qu'on ait consciencieusement cherche a les adapter ; force lui a ete de continuer
d'utiliser les vieilles machines a ecrire jusqu'a
la livraison des machines de la marque desiree, plusieurs mois plus tard .
18 Il est manifeste que le prix 1'emporte sur
la valeur dans les achats . Cela entraine sans
cesse des frais accrus qui depassent de loin la
petite economie realisee a 1'achat . On ne se
preoccupe pas assez de la qualite du materiel
et de son utilite par rapport aux travaux a
effectuer .
19 Le gouvernement cherche a dormer aux
fabricants de materiel de bureau une part
equitable de ses achats, mais il ne doit pas
repartir ses commandes sans s'assurer que le
materiel qui lui est offert lui convient . Les
besoins du service public sont assez considerables pour permettre une certaine normalisation, du moins dans les directions sinon
dans les ministeres ; mais c'est un objectif auquel le Departement des impressions et de ]a
papeterie publiques porte peu d'attention .
20 Enjuin 1960, apres de longs essais commandes par des besoins particuliers, la Direction des aliments et drogues du ministere de
la Sante nationale et du Bien-etre social a
demande deux enregistreuses d'une certaine
marque avec leurs accessoires . Elle a requ des
machines d'un autre genre qui coiitent moins
cher, mais qui sont beaucoup moins puissantes . Afin de les adapter aux besoins, la
Direction a dQ se procurer du materiel sup=
plementaire qui a porte le coiut total au-dessus
du prix des machines demandees . Plus tard,
quand il lui a fallu du materiel complemen-
taire, la Direction a decide de s'en tenir aux
machines qu'on leur avait fournies precedemment afin d'en arriver a la normalisation et
elle a pris soin d'inscrire la mention <<PAS
DE SUBSTITUTION)) sur sa demande ; ici
encore, la commande a ete confiee a un autre
fournisseur qui etait le plus bas soumissionnaire . Le materiel, livre quatre mois plus tard,
etait incompatible avec les installations existantes.
21 Le volume des besoins en machines de
bureau du gouvernement est si considerable
qu'il y a de grands avantages a en centraliser
1'achat. Cependant, ces avantages peuvent se
reveler illusoires si le systeme entraine des delais trop longs ou si ]a valeur et 1'utilite le
cedent entierenient a la question du prix .
La demande de soumissions dans le cas de
chaque commande de materiel de plus de
$1,000 entraine des lenteurs tres coUteuses .
11 faudrait s'occuper de negocier avec les
grands fournisseurs de materiel de bureau
des contrats qui assureraient la livraison locale de materiel sur la demande des ministeres
et organismes .
Inventair e
22 Les pratiques different entre ministeres
quant a 1'enregistrement du materiel de bureau . La frequence de l'inventaire varie de
tous les deux mois a toutes les deux annees ;
la plupart des ministeres font un inventaire
annuel comme le prescrivent les reglements
du conseil du Tresor . Cet inventaire indique
d'habitude la quantite de materiel par genre
et par endroit ; certains en donnent la valeur
tandis que d'autres mentionnent le materiel
en surplus et 1'etat du materiel .
23 Pour assurer un controle efficace du materiel de bureau, il suffit que chaque ministere
tienne un inventaire permanent . Afin de verifier cet inventaire permanent, il faut en faire
le denombrement materiel tous les deux ans .
Les articles qui se derobent facilement doivent faire l'objet d'un controle plus strict e t
M$THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 647
doivent etre mis au compte particulier d'em-ployes responsables .
Entretien
24 C'est l'imprimeur de la Reine qui est
charge de 1'entretien de tout le materiel de
bureau de petite dimension . Des sections
d'entretien des machines sont etablies dans
douze centres bien choisis du Canada ; des
entrepreneurs de 1'exterieur en ont ]a charge
ailleurs et s'occupent aussi de ]°entretien du
materiel plus complexe.
25 Les ministeres ne trouvent pas la situation pleinement satisfaisante. 11 s'ecoule souvent un retard de deux a trois jours, mais
plusieurs ont tellement de materiel inutilise
que meme des delais plus longs ne les incommodent pas .
26 Le service d'entretien des machines a
ecrire est repute bon en general, mais on est
tr8s peu satisfait de 1'entretien du materiel
complexe . Par exemple, le 12e Depot regional
des magasins militaires, a Halifax, a tenu
durant pres de cinq ans un registre du pourcentage des periodes d'arret de trois machines comptables . Le pourcentage s'est sensiblement accru quand l'imprimeur de la Reine
en a pris 1'entretien a sa charge.
27 Mieux vaut prevenir que guerir, certes,
mais c'est un truisme que ne reconnait pas la
regle actuelle qui interdit les contrats d'entretien preventif, meme pour le materiel de bureau le plus complexe . On ne peut evaluer ce
que cofltent les pannes et les pertes de temps
qui en resultent, mais il faut reviser la ligne
de conduite adoptee .
28 Toutes les depenses d'entretien du materiel de bureau sont imputees sur le credit de
l'imprimeur de ]a Reine, peu importe qui fait
I'entretien . C'est le personnel de l'imprimeur
de la Reine a Ottawa qui decide des reparations de plus de $40 pour tous les bureaux du
service federal . Les ministeres se soustraient
souvent a la limitation imposee a leurs pouvoirs pour les reparations faites par 1'exterieur en demandant aux entrepreneurs de leur
remettre deux ou plusieurs petites factures .
Les comptes de reparations locales a 1'exterieur d'Ottawa sont verifies et contre-verifies
cinq fois avant d'etre regles.
29 Ces dispositions comportent de graves
desavantages . N'etant pas responsables des
frais d'entretien, les ministeres et les organismes s'inquietent peu de la depense et les services du reparateur sont souvent demandes
pour des difficultes imaginaires on insignifi antes qu'un operateur bien forme pourrait
corriger . L'imprimeur de la Reine tient note
des frais d'entretien mais ne s'occupe pas des
temps de fonctionnement ou encore de 1'utilisation du materiel, tan dis que les usagers
ne tiennent p as compte de 1'entretien dans le
total des frais d'utilisation . 11 faut considerer
les frais d'entretien et tous les autres frais
occasionnes par les defectuosites du materiel
en rapport avec les autres elements qui president a 1'acquisition et a 1'emploi du materiel
de bureau .
30 Les ministeres devraient voir a 1'entretien du materiel de bureau et avoir les pouvoirs necessaires pour faire des depenses .
L'entretien assure par le service commun
devrait se limiter au materiel repandu au point
de motiver 1'emploi de mecaniciens tr8s competents . Les frais et la qualite du service devraient etre regulierement compares avec
1'exterieur . 11 faudrait debiter les frais du service aux minist8res et organismes, et ceux-ci
devraientjouir d'une certaine latitude lorsque
le service est peu satisfaisant . Lorsque le service est assure par des entrepreneurs de 1'exterieur, les comptes d'entretien devraient etre
regles localement afin d'eliminer la paperasserie. L'application d'un programme permanent destine a enseigner aux operateurs
comment assurer 1'entretien quotidien de leur
machine permettra d'ameliorer le rendement
et de reduire les frais d'entretien .
648 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
Declassement
31 Le materiel de surplus et de reserve, et
le materiel demode sont abondants . L'imprimeur de la Reine s'occupe de 1'entretien
d'environ cinquante-cinq mille machines a
ecrire, soit presque une machine pour chaque
commis, steno et dactylo dans les ministeres .
Le surplus de 20 p . 100 du minist6re de
1'Agriculture est probablement exceptionnel,
mais nous estimons qu'il y a un surplus d'au
moins trois mille machines a ecrire dans le
service public . On a trouve dans un magasin
une machine a adresser qui portait une etiquette d'apres laquelle la machine avait ete
livree en 1953 mais n'etait jamais sortie du
magasin ou n'avait jamais servi . On a decouvert beaucoup de materiel mis de cote et presque oublie . Souvent le materiel de surplus est
identique au materiel achete'pour d'autres
ministeres . Ainsi, un changement apporte aux
systemes du Depot d'approvisionnement du
Commandement du materiel aeronautique, a
Downsview, a fait en sorte que quarante classeurs Visirecord sont immediatement devenus
materiel de surplus et que cent le sont devenus
plus tard. Du materiel neuf de ce genre a depuis ete achete pour le ministere de la Sante
nationale et du Bien-etre social .
32 La regle actuelle de la vente en reprise a
beaucoup contribue a creer un excedent de
machines a ecrire . Pour remettre une machine en reprise, le minist6re doit demander a
l'imprimeur de la Reine de la condamner,
mais l'imprimeur peut rejeter la demande . Il
est plus facile pour le ministere de demander
une machine neuve . Il n'existe pas de critere
de condamnation regle sur les frais eleves
d'entretien ou sur le vieillissement du materiel . Le materiel est garde tant qu'il est possible d'obtenir des pieces et tant que le materiel
n'est pas trop endommage pour etre repare .
Aussi certains ministeres ont-ils du materiel
dont la vie economique est tres souvent revolue . Au bureau de Toronto de la Commission
d'assurance-chomage, les trois quarts des
machines a ecrire ont plus de quinze ans .
Trente-cinq p . 100 des sept cent neuf machines a ecrire du minist6re de 1'Agriculture ont
aussi plus de quinze ans . L'age n'est pas, il
va de soi, le seul critere qui doit presider au
renouvellement ; l'usure causee par le grand
usage, ou I'av8nement de materiel plus perfectionne et presentant des avantages supplementaires ou plus grands doit aussi intervenir.
33 II faudrait proceder a un examen complet et detaille du materiel et pointer tout le
materiel de surplus . Les minist8res devraient
conserver certains articles particuliers pour
parer aux eventualites et se departir du reste
de leur materiel . Une liste du materiel de surplus, etablie d'apres les indications des ministeres au sujet du materiel devenu excedentaire par suite de changements apportes a
leur administration ou a leurs systemes, devrait periodiquement faire le tour de tous les
ministeres . Cela reduirait au minimum Vaccumulation du materiel et aiderait a eliminer
le surplus actuel. Il est souhaitable de modifier la pratique de la vente en reprise et du
declassement du materiel .
Conclusion
34 Vos commissaires sont d'avis que l'adoption des propositions qu'ils formulent
entrainera d'importantes economies et corrigera grandement la situation actuelle . La mise
a execution de ces propositions exigera
plusieurs annees et dependra de 1'etablissement d'un programme general de formation
a l'intention des operateurs et des services de
gestion des ministeres ; en outre, elle doit etre
une des grandes preoccupations de la Division des reformes administratives dont nous
proposons la creation au sein du conseil du
Tresor .
LE MOBILIER DE BUREAU
35 Le gouvernement du Canada est le plus
gros acheteur et usager de mobilier de bureau
au pays . Sauf quelques exceptions, l'adminis-
M$THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 649
tration et le controle du mobilier incombent
au ministere des Travaux publics .
36 La Commission a fait enquete dans
quinze ministeres et organismes qui emploient
environ les huit dixiemes des fonctionnaires ;
1'enquete a porte sur le bureau central des
ministeres et organismes a Ottawa et sur leurs
bureaux a 1'exterieur. La Commission a examine un echantillon du vaste ensemble de
mobilier et d'agencements actuellement en
usage et elle a inspecte un certain nombre de
bureaux pris au hasard afin de se faire une
We concrete des methodes d'administration
en vigueur.
Mobilier en usage
37 Sauf quelques exceptions communes, le
service public utilise raisonnablement bien le
mobilier dont il dispose . Trop souvent, les
pupitres font fonction de supports pour les
machines a ecrire ou autres, ou servent de
tables d'emballage ; certaines tables a dessin
sont affectees au rangement d'ouvrages de reference . Le ministere de la Defense nationale
emploie des bureaux a double rangee de tiroirs alors qu'il lui serait plus economique et
plus pratique d'en utiliser a une seule rangee
de tiroirs .
38 On n'utilise pas ]a documentation sur
1'administration du mobilier . On ne se sert
pas beaucoup de 1'excellent Manuel de
1'agencement des bureaux etabli par la Commission du service civil ; certains ministeres
ne savent meme pas qu'il existe . Le ministere
des Travaux publics a son catalogue du mobilier, mais la distribution en est limitee presque uniquement aux agents de controle du
mobilier . Ce ministere a deja eu une salle d'echantillons ou se faisait la demonstration de
certaines caracteristiques de divers mod'eles
de mobilier ; elle sert aujourd'hui de salle pour
la reception des echantillons presentes par
des foumisseurs eventuels pour fins d'essai .
au mobilier a la suite des suggestions des usagers ou du personnel des Travaux publics,
mais ces ameliorations amenent rarement la
modification des prescriptions relatives au
mobilier . Par exemple, il y a moyen d'empecher les vetements de s'endommager an contact des pieds de bureau erafles en y posant
des garde-jambes et en les sablant, mais les
prescriptions n'y avisent pas encore . Le ministere des Travaux publics achete a 1'occasion du nouveau mobilier afin d'en faire
1'experience, mais ce sont presque toujours
les fabricants de nouveaux produits qui prennent l'initiative dans ce domaine . La Direction des achats et des approvisionnements rer,oit habituellement une appreciation, mais
elle ne dispose d'aucun moyen officiel qui lui
permette d'en communiquer la teneur a tous
les ministeres .
40 Le perfectionnement technique devrait
tendre a repenser et a ameliorer les produits
existants et a chercher de nouveaux produits
afin d'accroitre 1'efTicacite. II faut etablir un
cours de formation a l'intention des agents de
controle du mobilier et d'autres fonctionnaires importants des ministeres . Il faut aussi
une salle d'exposition du mobilier et un manuel d'administration du mobilier, manuel
assorti d'illustrations, de textes descriptifs et
de normes de justification .
Besoins et acquisitions
41 La depense affectee au mobilier fait 1'objet d'un credit dans les previsions budgetaires
du ministere des Travaux publics ; les ministeres ne sont pas debites du mobilier. Depuis
1951, le ministere des Travaux publics s'efforce de fonder ses previsions relatives au
mobilier sur les besoins eventuels ; il reunit
les budgets des divers ministeres et en reduit
ensuite le total d'un pourcentage arbitraire
pour en arriver au chiffre qu'il soumet au
conseil du Tresor .
42 Les previsions reflechies sont souvent
39 Des ameliorations sont parfois apportees penalisees . En effet, au cours de l'annee, le
650 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
credit du mobilier se depense presque entierement en fonction de la regle du «premier
arrive premier servi» . Par exemple, vers la
fin de 1960-1961, la Division de 1'imp 6t du
ministere du Revenu national a demande des
rayons de rangement de dossiers qu'elle avait
specialement prevus pour son bureau de
Toronto, mais elle n'a pu les obtenir parce
que le credit du mobilier des Travaux publics
etait epuise .
43 Comme dans le cas du materiel de bureau, les methodes qui president a 1'approbation et a 1'acquisition du mobilier de bureau
sont incommodes et coQteuses . Des delais de
livraison de cinq a treize semaines ne sont pas
anormaux, bien qu'il y ait en moyenne
$400,000 de mobilier en stock en tout temps .
Le stock de certains articles est par trop considerable. Le stock d'horloges electriques de
douze pouces represente une utilisation de six
mois, mais ces horloges peuvent s'obtenir a
bref delai des fournisseurs . Les articles non
stockes s'ach8tent selon le besoin sur appel
d'offres ou de soumissions, suivant leur valeur. L'approbation donnee par plusieurs paHers ministeriels est suivie d'une enquete
detaillee des Travaux publics dans le cas des
demandes de plus de $300 ; les articles specifies sont en outre assujettis it 1'approbation
du conseil du Tresor. Regle generale, le volume de la paperasserie est prodigieux .
Entretien
44 Le ministere des Travaux publics assure
un service d'entretien decentralise dans tout
le pays. Le mobilier de bureau est generalement en bon etat et la qualitd des reparations
effectuees par le ministere est generalement
satisfaisante .
45 Il n'existe pas de programme d'entretien
preventif du mobilier de bureau, sauf au ministere des Affaires des anciens combattants .
C'est un programme qu'on aurait avantage
a appliquer et les formalitds relatives aux petites reparations pourraient etre simplifiees .
Les grandes reparations prennent en moyenne
deux mois a s'effectuer et il s'ecoule environ
trois semaines avant qu'un avis de condamnation du mobilier ne soit envoye aux ministeres. Bien qu'il soit de regle de mettre au
rebut le bureau dont ]a reparation coUterait
40 p . 100 du prix d'un neuf, les chiffres releves au sujet d'un echantillon representatif ont
montre qu'il en coate actuellement 45 p . 100
du prix d'un bureau neuf pour remettre a
neuf un pupitre ordinaire dans un atelier des
Travaux publics .
Registres et declassement
du mobilier
46 L'inventaire pose certains probl8mes
d'identification . Les commis qui y sont preposes ont de la difliculte a distinguer entre le
mobilier et le materiel de fonctionnement qui
doit figurer a part . Ainsi, les rayons de rangement de la papeterie sont classes dans le
mobilier, mais les rayons semblables employes par le ministere des Transports pour
ranger les pieces de radio ne concernent en
rien les Travaux publics ; parfois, un article
de mobilier est reuni a un article de materiel
dans un ensemble tel qu'une planche a dessin .
Beaucoup de temps est consacre a dresser et
a tenir l'inventaire d'une foule de petits articles peu coQteux comme les cendriers .
47 La documentation detaillee que tient le
Contioleur du Tresor pour le compte des Travaux publics n'assure pas un controle efficace .
La repartition du mobilier selon sa localisation ne su ffit pas pour aider a la verification
du . stock ; les erreurs d'inscription et les deplacements de stock entrainent des desaccords ; les deplacements ne sont pas toujours
consignes . La plupart des ministeres ne tiennent pas de registres au jour le jour, bien
qu'ils tiennent le registre de 1'inventaire materiel exige par le conseil du Tresor . Quatre
ministeres tiennent un inventaire perpetuel
qui fait double emploi avec celui des Travaux
publics.
METHODES ET TRAVAIL DE BUREA U
651,
48 Ces pratiques sont coQteuses et ne sont
pas tres utiles . Lorsqu'un objet manquant ne
peut se justifier, il est souvent peu pratique de
chercher a retracer 1'article et le minist6re est
d'habitude autorise a le radier . II faut que
1'inventaire soit dresse tous les cinq ans afin
de satisfaire a des besoins statistiques, mais
il faut inscrire et verifier materiellement au
moins chaque annee les articles qui peuvent
se derober et qui sont relativement dispendieux, ainsi que certains materiels de fonctionnement dont la localisation doit etre
connue en tout temps .
49 Il y a du mobilier de surplus dans des
locaux a bureau tres dispendieux . Cela tient
au fait que les surveillants sont lents a signaler
le mobilier de surplus, que le renvoi de celuici s'accompagne de beaucoup de paperasserie
et que son enl'evement traine en longueur .
L'entrepot du stock usage du minist6re des
Travaux publics a Ottawa renferme environ
cent quatre-vingts bureaux a double rangde de
tiroirs irreparables qui y sont depuis au moins
cinq ans, ainsi que cent dix pupitres a bascule
et a double rangee de tiroirs dont peu sont reparables et qui ne sont pas demandes . Ces
bureaux occupent environ six cent cinquante
pieds carres . La Corporation de disposition
des biens de la Couronne est lente a se defaire
du mobilier demode . Le delai peut aller de
deux a cinq mois ; il faut etablir six formules
dont le coQt depasse le produit de la vente du
mobilier de bureau qui revient en moyenne a
$2 par article.
L'AIRE DE BUREAU
50 L'usage selon lequel les minist8res et les
organismes obtiennent des locaux au moyen
d'un credit du minist6re des Travaux publics
aboutit a des normes d'amenagement tres
diverses . La Commission est d'avis qu'en imposant aux usagers un tarif raisonnable et en
les tenant responsables du bon emploi de
1'espace qu'ils occupent, on realiserait des
economies considerables tout en ameliorant
les normes .
51 Il importe beaucoup de bien etablir les
plans de construction et 1'agencement des
pieces d'un edifice ; toutefois, meme certains
des plus recents edifices du gouvernement
pretent a la critique. Il y a bien des cas ou
1'agencement des pieces est peu satisfaisant .
Les classeurs sont souvent places loin des endroits ou ils seraient le plus utiles, par exemple, au service des dossiers du minist6re des
Travaux publics . Au bureau de la Division
de 1'imp6t sur Ie revenu a Montreal, trois
comptoirs occupent une partie considerable
de bureaux qui re~oivent peu de visiteurs . Au
bureau central de paye du Controleur du Tresor, il y a un va et vient inutile de documents
parce que ceux qui les preparent et ceux qui
les verifient sont places aux extremites opposees de ]a piece . La Division de 1'analyse de
]a gestion de la Commission du service civil
a publie un excellent Manuel de 1'agencement
des bureaux afin de guider les preposes a
1'amenagement dans 1'analyse et la solution
des problemes que pose I'agencement des bureaux ; toutefois, ce manuel n'est guere utilise .
52 A la demande des ministeres, la Division
de 1'analyse de la gestion aide aussi a resoudre de tels problemes ; cependant, les preposes a 1'amenagement n'ont pas beaucoup recours a ses services . Sur les centaines de rapports qui ont ete rediges par la Division de
1'analyse de ]a gestion, sept seulement
traitaient longuement de 1'agencement des
bureaux, et ils n'ont pas tous ete utilises a
fond . Par exemple, une etude a ete entreprise
en 1957 au Bureau federal de la statistique .
Outre le besoin d'expansion qui se faisait sentir, il etait manifeste que certains bureaux
etaient encombres ; 1'etude a toutefois revele
qu'on utilisait en moyenne cent soixantequatre (164) pieds carres par employe . Les
auteurs du rapport ont recommande d'agencer les bureaux de faqon a reduire 1'espace
prevu pour chaque personne a cent pieds carres, tout en tenant suffisamment compte de
I'accroissement prevu du personnel . On n'a
pas fait grand-chose pour donner suite a l a
652 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
recommandation et Pon a fini par ajouter un
autre etage a 1'edifice .
53 L'amenagement de nouveaux edifices ou
les bureaux sont bien agences est le resultat
d'un excellent travail . Le nouvel edifice du
ministere des Postes a Ottawa, avec ses pieces
d'une aire considerable et ses cloisons mobiles, est bien amenage pour assurer le maximum de souplesse . De meme, l'edifice occupe
par la Direction du rajustement des cheques
a Ottawa a ete dessine et construit apres une
etude approfondie ou, dans 1'agencement des
bureaux, on a tenu compte du volume du travail et des besoins d'expansion futurs . C'est
un des rares cas ou Pon a eu recours au
Manuel de 1'agencement des bureaux et a
1'aide de la Division de l'analyse de la gestion
pour le trace des plans et devis . C'est une
methode qu'il faudrait generaliser et les preposes a 1'amenagement des ministeres de-
vraient etre formes aux techniques relatives
a 1'agencement des pieces . On estime que
1'application d'un programme energique en
ce sens ferait economiser le dixieme de Fespace actuellement utilise .
CONCLUSION
54 En regle generale, le controle supposement strict n'a pas reussi a assurer l'usage rationnel des locaux ni ]a bonne administration du mobilier . Les remedes a appliquer
sont semblables a ceux qui sont indiques pour
le materiel de bureau : responsabilite ministerielle, delegation et decentralisation des pouvoirs, acquisition en commun detachee du
contr6le, programmes de formation, et vigilance constante de la part de la Division
des reformes administratives que nous proposons de creer dans le cadre du conseil du
Tresor.
M t THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 653
10
L'EVALUATION DU TRAVAIL ACCOMPL I
1 Le coUt annuel des traitements des
commis, stenographes, mecanographes et
telephonistes dans les ministeres et les organismes du gouvernement est probablement de
l'ordre de 325 millions de dollars . En outre,
les militaires faisant fonction de commis de
bureau touchent en traitements et en indemnites une somme estimative de 50 millions de
dollars . Si 1'on ajoute a cela les frais d'administration et les avantages sociaux, le coilt du
travail de bureau du gouvernement canadien
depasse la somme de 400 millions de dollars
par an .
2 Pendant bien des annees, on a employe
les techniques d'organisation industrielle
pour reduire les frais de fabrication en mesurant l'ampleur des taches et en analysant les
methodes d'execution . Plus recemment on a
eu recours a ces techniques avec succes pour
evaluer la qualite et la quantite du travail de
bureau . Or le volume de ce travail au gouvernement est considerable ; c'est un domaine ou
on pent realiser d'importantes economies,
grace a 1'etude des methodes de travail, c'esta-dire a la mesure du travail et a l'analyse des
methodes .
3 Dans un vaste secteur du service public,
on a pour principe de rattacher ]a quantite du
travail accompli a une unite de temps . Trentecinq ministeres et organismes du gouvemement sur les soixante-dix-neuf qui ont ete
interroges emploient certains criteres de productivite, ordinairement en comparant le rendement de differentes pdriodes . Une telle methode, meme si elle n'est pas scientifique, denote qu'on evalue la productivite .
4 On reconnait en general 1'importance
d'une evaluation du rendement et les hauts
fonctionnaires sont impatients d'utiliser davantage les techniques existantes . C'est la une
attitude positive passablement repandue et
en aucun cas 1'evaluation du travail ne semble avoir donne de mauvais resultats .
5 Meme si le principe en est accepte, les veritables methodes de determination de ]a productivite ne sont generalement pas comprises ;
c'est cc qui ressort du nombre considerable de
ministeres et organismes qui n'utilisent d'autres normes que les statistiques basees sur le
rendement passe . On ne sait guere comment
etablir l'analyse scientifique du travail, oi r
654 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
1'appliquer, quels avantages on peut en tirer
et quelles depenses sont en cause . 11 y a des
cas d'exception en marge de ce tableau general, par exemple le travail accompli par ]a Division des douanes et de 1'accise du ministere
du Revenu national et par les depots des magasins militaires de 1'Armee canadienne .
6 Dans 1'empressement general 'a recolter
des avantages, on court toujours le danger de
mat appliquer les techniques relatives a l'evaluation scientifique du travail . Comme le demontre clairement 1'experience qui en a ete
faite sur le plan industriel, l'evaluation du travail par des personnes incompetentes peut
produire des resultats deplorables . Un sage
programme s'impose, tant pour regir l'utilisation de cette analyse du travail que pour
tirer parti de 1'etat receptif des esprits a
1'heure actuelle.
7 Dans l'industrie, le premier objectif d'un
programme d'evaluation de la productivite
est ordinairement la reduction du prix de revient par l'accroissement de ]a productivite
du travailleur . Au sein du gouvernement l'accent porte plus souvent sur ]a justification des
demandes de personnel supplementaire . Cela
explique peut-etre pourquoi les ministeres ont
tendance a envisager 1'evaluation du travail
comme 1'analyse statistique du rendement
passe, ce qui n'est pas un critere satisfaisant
pour controler le coUt de la main-d'ceuvre
puisqu'il n'y est pas question de ce que le coOt
aurait dQ etre, mais uniquement de ce qu'il a
W.
8 Pour etablir des normes de travail, it y a
trois methodes principales : observation et
chronometrage, analyse du travail par l'utilisation des temps preetablis, et echantillonnage du travail . Des analystes compcs.tents devraient etre capables d'appliquer ces trois methodes, bien que le chronometrage du travail
soit la methode suivie dans 1'administration
federale, en particulier dans la Division des
douanes et de 1'accise du ministere du Revenu
national, le Corps des magasins militaires
royal canadien, la Commission d'assurancechomage, le ministere des Affaires des anciens
combattants et la Division de 1'analyse de la
gestion de ]a Commission du service civil . On
n'utilise guere les regimes de temps preetablis
et de donnees de types ; le seul regime de temps
preetabli en usage est celui de la determination des temps et des methodes ; mais cc regime n'est pas utilise pour le travail de bureau
auquel it convient pourtant tout specialement .
9 L'emploi de donnees types est d'origine
recente et convient surtout a 1'evaluation economique du travail de bureau . La Societe Radio-Canada semble etre le seul organisme du
service public qui utilise cette methode. On
dispose maintenant de manuels sur 1'emploi
du temps pour le travail de bureau, le travail
d'entretien et les travaux d'usine . Bien utilisees, de telles donnees accelerent 1'etablissement de normes et les ministeres devraient recourir a cette methode pour accroitre la productivite .
10 La methode d'echantillonnage du travail
se fonde sur les observations faites au hasard
sur un ou plusieurs travailleurs pour calculer
le temps consacre a chacune des taches . Cette
methode est surtout utile pour evaluer le travail d'un groupe de personnes ayant une somme de travail semblable et tres variable, par
exemple, des commis travaillant a leurs pupitres et repondant aussi au public a un comptoir . L'echantillonnage du travail peut We un
moyen rapide et peu coQteux d'etablir des
normes pour des taches qu'il serait peu economique d'evaluer par d'autres methodes .
11 A une exception pres, it n'y a dans le service public aucun moyen de formation a I'egard de 1'evaluation de la productivite . La plus
grande partie du personnel qualifi8 vient de
l'industrie . L'exception est 1'ecole du Corps
des magasins militaires de 1'Armee, situee au
dep8t central des magasins militaires no 25,
it Montreal . A cette ecole, on a mis au point
un bon manuel de formation ; la matiere des
cours est bien preparee, adaptee it son obje t
M tTHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 655
etfondee surdesprincipes solides . II en resulte
que le Corps des magasins militaires royal canadien a probablement le meilleur programme d'evaluation de la productivite qui soit
dans le gouvernement .
.12 Le gouvernement ne produit pas en nombre suffisant des analystes formes a 1'evaluation de la productivite et le nombre dont it
dispose est trop restreint pour satisfaire aux
besoins . Il y aurait done lieu d'inscrire cette
formation au premier article d'un programme
destine a introduire 1'evaluation de la produc-tivite dans 1'administration federale. It faudrait recourir aux services de moniteurs tr8s
competents pour que les analystes regoivent
un bon enseignement, que les methodes ne
soient pas deformees et que le probleme des
relations humaines soit bien presente . Ce programme de formation sera considerable, parce
que 1'administration federale aura probablement besoin de deux cent cinquante a trois
cents analystes competents en evaluation du
travail .
13 Trois exemples precis tires du service pu'blic illustrent les avantages qu'offre un programme d'evaluation du travail ; d'abord, le
travail actuel du Corps des magasins militaires royal canadien ; deuxiemement, la Division des douanes et de 1'accise du ministere
Au Revenu national ; et troisiemement, une
etude speciale d'essai menee au cours de la
presente enquete .
14 La Direction des services du materiel definit la ligne de conduite et coordonne les programmes d'evaluation de la productivite des
depots des magasins militaires . L'excellent
programme applique au Depot central des magasins militaires no 25 renferme presque tous
les elements essentiels a 1'amelioration de ]a
productivite au moyen des normes de travail,
soit :
• L'appui entier et la participation soutenue
des preposes superieurs a la gestion de 1'organisme.
• Un rang assez eleve dans 1'organisme pour
que le groupe d'analyse du travail exerce
son activite de fagon independante et efficace .
Une technique d'evaluation du travail reconnue pour etablir des normes sores.
Les moyens de former des analystes qualifies pour evaluer le travail, et de former des
surveillants a l'utilisation des normes de
controle etablies .
• Des formules de rapport destinees a faciliter aux surveillants le controle quotidien du
rendement et a procurer a la direction le
controle general de la productivite .
• Des unites de travail clairement definies et
rattachees a des taches precises, lesquelles
sont rattachees a leur tour a des methodes
autorisees de la structure de 1'organisme .
15 Le groupe de contr6le du depot a un effectif autorise de six, ce qui est suffisant pour
un personnel de mille . Le surveillant fait directement rapport au contr8leur, employe civil superieur responsable au commandant . On
fait rapport chaque jour, pour chaque centre
de travail, sur le volume de la production, le
temps gagne et le temps reel . Des rapports
sommaires communiquent au fur et a mesure
a la direction les donnees pertinentes et forment des resumes mensuels sur l'utilisation
generaledutemps . Ces rapports sont efficaces ;
its sont compris et utilises . Le commandant
est d'avis que sans cette evaluation du travail,
it lui faudrait accroitre son personnel de 30 p .
100 pour accomplir les travaux courants .
16 Un autre programme d'evaluation de ]a
productivite, qui est l'un des mieux applique
dans le service public, est celui de la Division
des douanes et de 1'accise du ministere du Revenu national . L'application logique et methodique des lignes de conduite et des methodes a entraine une reduction importante des
frais . Depuis quelques annees la Division
avait recours a 1'analyse des taches pour evaluer ses besoins en personnel . Toutefois, en
'656 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
1957, on a constitue un groupe dit des methodes et procedes qui, grace a un personnel venu
de l'industrie, introduisait un projet d'evaluation du travail fondee sur la determination des
temps . On a donne un objectif plus vaste au
groupe nouveau, comprenant 1'amelioration
des methodes et ]a reduction des frais ainsi
que 1'autorite de faire des analyses dans tout
secteur de la Division ; il devait cependant
respecter 1'autorite aux divers echelons de la
hierarchie . Au cours des quatre annees suivantes, grace a une trentaine d'etudes d'evaluation du travail, les frais ont ete reduits
d'une somme estimative de 2 millions de
dollars .
17 La marche a suivre pour mettre au point
un programme d'evaluation du travail est bien
definie. Meme si le groupe des methodes et
procedes relevant du directeur de 1'administration des bureaux a acces a n'importe quel
secteur, beaucoup d'etudes sont realisees a la
demande des executants . Chaque etude fait
l'objet d'un rapport distinct sous une forme
qui facilite la comprehension et la mise au
point .
18 Une attitude tres louable-et qui offre
un interet particulier-en tace du probleme
que pose I'adoption de 1'evaluation du travail
consiste a utiliser le manuel officiel qui porte
sur la notion de 1'evaluation du travail ainsi
que sur les lignes de conduite et les methodes
a suivre, et qui invite en general le personnel
de la gestion et de 1'administration a accepter
1'evaluation du travail .
19 Toutefois, trois analystes dans le domaine de 1'evaluation de la productivite ne peuvent guere suffire a une Division qui compte
huit mille employes . L'accroissement du nombre des analystes devrait non seulement accroitre les economies mais aussi permettre
d'appliquer des regimes de temps preetablis .
20 La Commission a fait pendant cinqjours
une etude speciale des travaux d'ecritures dans
un service du gouvernement pour illustrer
1'application des techniques d'evaluation du
travail d'ecritures, pour confirmer des observations generales sur la possibilite d'ameliorer ]a productivite, et pour dvaluer le temps
requis (du point de vue de la tache que chaque
analyste peut accomplir par semaine) afin
d'appliquer 1'evaluation du travail dans les
services du gouvernement .
21 On a choisi pour cette etude un groupe
de verificateurs (Solde et indemnites, Air)
relevant du Controleur du Tresor a Ottawa .
Ce groupe comprend vingt commis qui verifient les feuilles de paye du personnel de
1'ARC ; chacun des commis accomplit un travail a peu pres semblable et est comptable
d'une partie particuliere de chaque carte . On
estime generalement qu'il est difficile d'evaluer le travail de verification ; l'heureuse application de la methode a ce travail est donc un
indice de la facilitd avec laquelle il est possible
de 1'appliquer a. des travaux courants comme
la dactylographie et le classement des dossiers .
22 Sous la direction du surveillant de la section, trois commis choisis ont pris note de leur
activite. pendant trois jours ; ils ont note le
temps consacre a chaque tache et la quantite
de travail accompli ; les taches etaient les suivantes :
a . Inscrire ]a solde attribuee
b . Verifier les comptes d'habillemen t
c . Inscrire et verifier les articles des ordres
quotidiens de service courant
d . Verifier les comptes de solde
e . Verifier les rerus divers
f. Verifier les retenues pour la constitution
de pension de retraite
g• Inscrire la verificatio n
23 Le surveillant a alors redige une description detaillee de chaque tache ; on a etabli la
moyenne des donnees relatives a la duree et a
la quantite notees sur les feuilles afin d'dtablir
le temps effectivement pris pour chaque unit~
de travail et la proportion de 1'ensemble du
temps consacre a chaque tache . Chacun des
M$THODES ET TRAVAIL ;DE •BUREAU
-.657
commis a ete interroge sur les methodes suivies pour chacune des sept taches ; ces methodes ont alors ete reparties entre divers e1ements de travail d'apres le manuel des temps
types relatifs au travail de bureau utilise pour
cette etude. On a fait la somme des temps propres a chaque element de travail, a quoi on a
ajoute 15 p . 100 pour tenir compte de facteurs d'ordre personnel (fatigue et delais inevitables) pour en arriver a des temps standards .
27 L'experience dans l'industrie atteste
qu'on peut atteindre regulierement un niveau
de rendement de 85 p . 100 . Toutefois, pour
atteindre et conserver un tel niveau, les administrateurs doivent veiller constamment a eliminer les obstacles qui empechent les employes de travailler, entre autres :
24 Cette analyse n'a ete faite que pour les
taches a, c, d, g, et la tache distincte qui consiste a formuler des observations, ce que tout
commis doit faire lorsqu'il rel'eve des erreurs .
11 n'a pas ete juge economique d'analyser les
taches b, e et f, ni d'etablir des normes a leur
egard, parce qu'elles ne comptent que pour
2.5 p. 100, 3 .1 p . 100 et .4 p . 100 respectivement de 1'ensemble du temps employe ; on
s'en est tenu dans ces cas a la duree moyenne .
• Le travail non autorise.
25 En appliquant les normes etablies au
nombre d'unites de travail fournies durant la
periode d'etude de trois jours, le rendement
des trois commis a ete evalue a 76 p . 100, 75
p .100 et 71 p. 100, c'est-a-dire, pour le groupe,
a un rendement moyen de 74 p . 100 pour cette
periode. C'est un niveau de rendement assez
eleve. L'objectif pour ce genre de travail est
ordinairement fixe a environ 85 p . 100 ; toutefois, la plupart des groupes non assujettis it ce
controle n'atteignent qu'un niveau de 45 p .
100 a 55 p . 100.
26 Les nouvelles normes ont ete appliquees
durant le mois d'octobre 1961 a la production
de 1'ensemble du groupe de 20 commis dont
le rendement s'est etabli a 53 p . 100 du niveau
moyen . Le rendement de 74 p . 100 atteint par
J es trois commis durant les trois jours de 1'etude revele que le travail accompli au cours du
mois en question pouvait etre execute par 14
personnes, ce qui suppose une reduction de
personnel de 30 p . 100 .
• La derogation a la bonne methode.
• L'insuffisance de formation . '
• La mauvaise repartition du travail .
• Les debuts tardifs et les arrets prematures .
• Les periodes de repos trop prolongees .
• Les mauvaises conditions de travail .
• L'entretien insuffisant des machines et de
1'equipement.
28 II importe de remarquer qu'aucune de
ces causes n'a trait au rythme de travail des
employes ; aucune acceleration du travail ni
aucun effort particulier n'est requis des employes, lorsqu'ils sont au travail, pour atteindre le niveau de rendement prevu .
29 Une saine politique, un centre de conseil
et d'orientation et un programme energique
de formation permettront au gouve rn ement
de tirer avan tage de 1'etat receptif des esprits
A 1'egard de 1'evaluation du travail et de realiser des economies considerables . Il y a lieu de
signaler qu'une reduction de 10 p. 100 du travail de bureau entrainerait une economie
annuelle de 40 millions de dollars . En outre,
un programme efficace et bien applique peut
etre une source d'inspiration et d'aide pour
l'industrie canadienne . L'utilisation maximum de la main-d'ceuvre dans le se rv ice public peut devenir une politique nationale importante pour les annees a venir ou la maind'oeuvre canadienne devra alors etre capable
d'affronter une rude concurrence .
658 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
11
LE CONTROLE DE LA QUALITE
1 De toutes les methodes statistiques dont
dispose la gestion, la plus utile est peut-etre
celle de 1'echantillonnage. L'examen mathematique des probabilites sert a etablir la validite des echantillons, la precision avec laquelle les estimations peuvent se faire et les
•risques que comportent les decisions fondees
sur 1'echantillon . Jusqu'a une epoque assez
recente, 1'emploi de la methode statistique
etait generalement restreint a la recherche
scientifique. Ce n'est qu'apres 1920, avec 1'expansion des methodes de production en serie,
qu'on a commence a 1'appliquer a 1'industrie. A mesure qu'augmentaient la productivite et la concurrence, le probleme de la qualite du produit prenait de l'importance . Dans
un effort tente en vue de controler la qualite
du produit mis sur le marche, on a etabli un
systeme d'inspection ou chaque article etait
examine et tout produit de qualite inferieure
elimine. On s'est bientot rendu compte que,
meme si le systeme d'inspection ameliorait la
qualite, il accroissait aussi les frais de production et, ce qui est plus important, il ne tendait
pas a extirper la racine meme du mal . Des'methodes statistiques de contr6le de la qualite
furent alors mises au point en vue de deceler
et d'eliminer les causes de la mauvaise qualite
et de reduire en meme temps le cottt de l'inspection .
2 Bien que 1'emploi des methodes statistiques d'evaluation et de controle de la qualite
du produit soit aujourd'hui assez repandu
dans 1'industrie, ce n'est que depuis une dizaine d'annees qu'on etudie serieusement la possibilite d'appliquer les memes methodes an
travail de bureau . II est maintenant bien etabli que la chose est possible, surtout la ou 1'on
doit manipuler une quantite considerable de
documents semblables, comme c'est le cas
dans les bureaux de 1'administration federale .
3 On ne recourt que rarement aux methodes
statistiques pour ameliorer le travail de bureau dans le service public, bien que de nombreuses decisions de la gestion s'inspirent de
la methode statistique. On tente, par exemple,
de reduire les frais de verification en ne verifiant que quelques elements an hasard ou encore on tire des conclusions de 1'examen d'une
partie seulement d'une masse de donnees .
M tTHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 659
4 On a releve quatre methodes fondamentales de verification. La methode qui est de
loin la plus repandue dans 1'administration
federale est celle de la verification a 100 p .
100, fondee sur 1'hypothese erronee selon laquelle il suffirait de verifier chaque detail pour
deceler toutes les erreurs et arriver a la perfection. Par suite de la monotonie de ce genre de
verification et de la fatigue qui en resulte, il a
ete prouve que de 5 a 15 p . 100 des erreurs
echappent au verificateur . En outre, cette formule ne tient pas compte de la gravite relative
des erreurs eventuelles, car elle fait abstraction du rapport entre le coQt et la valeur .
5 Les administrateurs ont souvent recours
a la verification au hasard . C'est une verification au petit bonheur d'une faible partie de
1'ensemble . La valeur en est douteuse ; on ne
peut guere en tirer qu'une certaine tranquillite
d'esprit .
6 La methode de verification fondee sur un
pourcentage fixe admet la possibilite d'un
echantillonnage ; toutefois, 1'6chantillon West
pas choisi scientifiquement . Le pourcentage
est souvent determine de fagon arbitraire et
n'a aucun rapport avec le taux d'erreurs des
documents a verifier . On constate tres souvent
que la faron de choisir 1'echantillon-1'element le plus important de tout echantillonnage-n'est pas specifiee . La verification du
travail d'un jour sur dix peut donner des resultats absolument differents de ceux de la
verification d'un dixieme du travail de chaque
jour.
7 Lorsqu'il s'agit de verification selective,
on ne verifie que les articles choisis au prealable d'un document donne ; cette methode
suppose que les erreurs se produiront le plus
probablement a 1'egard d'articles precis .
8 Des ministeres utilisent parfois plus d'une
methode de verification ou recourent a la double verification dans 1'espoir d'eliminer les
erreurs . Les commis du Controleur du Tresor
affectes au service du traitement des informa-
tions du ministere de 1'Agriculture additionnent et verifient les donnees ou quantites que
renferment les rapports des cultivateurs sur
leurs envois d'oeufs ; par la suite des cartes
sont perforees et verifiees . Comme les versements d'appoint aux cultivateurs sont fondes
sur les donnees statistiques relatives a ces envois, le personnel du Tresor au sein du ministere verifie 1'exactitude des calculs en faisant
certaines totalisations it 1'aide des cartes perforees . Des contradictions relevees au cours
de cette enquete ont revele 1'inefficacite des
verifications anterieures. Vos commissaires
remarquent avec plaisir qu'une des verifications a ete eliminee et qu'une autre fait Fobjet d'un nouvel examen destine a simplifier
davantage ce travail .
9 Il est necessaire de faire une distinction
entre deux genres de verification fondamentalement differents : d'abord, la verification interne destinee a assurer la qualite des documents ou ecritures produits dans les services
du gouvernement, la ou il est possible d'en
controler la qualite ; en second lieu, la verification externe destinee a assurer la qualite
des documents ou ecritures produits en dehors
de 1'administration federale, ou la qualite
echappe en general a tout controle direct .
Voici des exemples typiques de verification
interne :
• La verification prealable faite par le Controleur du Tresor comme faisant partie du
controle des depenses . Dans bien des cas
cette verification prealable est la repetition
d'une verification deja faite dans les ministeres . Le Controleur du Tresor tente de verifier tous les elements .
• La verification des declarations d'entree en
douane par le Service d'evaluation des
douanes, dont 1'objet est de decouvrir les
erreurs conunises aux points d'entree du
pays et de recouvrer le revenu perdu a cause
de ces erreurs . La verification dont il s'agit
ici combine 1'examen au pourcentage fixe,
1'examen a 100 p . 100 et 1'examen au hasard .
Avant la presente enquete, aucun program-
'660 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
me ne prevoyait la compilation de donnees
statistiques relatives aux erreurs ni 1'utilisation des renseignements ainsi obtenus
pour ameliorer le travail fait aux points
d'entree . Un programme recommande afin
d'ameliorer le travail est en pleine voie
d'execution et il a deja donne d'excellents
resultats.
La verification par vingt-cinq commis verificateurs des modifications apportees aux
registres de paye par quatre-vingt-six autres
commis du Bureau central de la paye . Ces
derniers se repartissent en quatre sections
et le travail de chaque section est verifie
par une equipe de commis verificateurs . Ce
genre d'activite pourrait s'appeler : «retablissement de la qualite du produit>>, car
il tend surtout a corriger les erreurs plutot
qu'a les prevenir. En concentrant leur
attention sur les probl'emes relatifs a la
qualite du travail, les administrateurs
pourraient reduire au minimum l'incidence
des erreurs et une methode de verification
selective pourrait reduire de moitie le travail de verification necessaire, ce qui represente une economie eventuelle de $40,000
a$50,000 en traitements verses aux commis verificateurs .
10 La verification des documents d'origine
externe a pour objet d'assurer que les donnees
figurant sur une formule, une reclamation,
une facture ou quelque autre document, sont
exactes, completes et valides . Meme si 1'objet
d'une telle verification est encore d'assurer la
qualite, la possibilite de reduire ou d'eliminer
les erreurs est faible, parce que ces documents
sont de sources externes . Voici des exemples
typiques :
• La verification a 100 p . 100-faite par la
Section des reclamations au ministere du
Travail -des etats mensuels des debourses
faits aux employes federaux (ou au nom du
gouvernement federal) par les Commissions provinciales des accidents du travail .
• La verification que fait des bordereaux
d'expedition d'Air-Canada la Section aero-
postale du ministere des Postes . Les renseignements sur les bordereaux d'expedition
sont confrontes tous les mois a la facture
que presente Air-Canada pour les services
de courrier aerien qu'elle a rendus.
La verification-faite par le Service du trafic de la Commission des transports-de
toutes les reclamations de remboursement
de frais de transport par chemin de fer en
vertu de la Loi sur les taux de transport
dans les provinces Maritimes . Aux termes
des dispositions de cette loi, les chemins de
fer qui consentent des taux reduits de
transport pour encourager les expediteurs
des provinces Maritimes ont droit a un
remboursement du gouvernement . La verification d'une reclamation, qui comprend
ordinairement plusieurs centaines de bordereaux d'expedition, entraine 1'examen de
chaque envoi et du droit qu'iI comporte
dans chaque cas durant la periode a laquelle
s'applique la reclamation .
11 Dans aucun cas oil il s'agit de verifier
des documents provenant de 1'exterieur on n'a
etudie la possibilite de recourir a 1'echantillonnage statistique .
12 L'idee qu'on se fait de la responsabilite
statutaire a 1'egard de la qualite du travail
d'ecritures empeche 1'application des methodes statistiques de verification . Dans la majorite des cas qui ont fait l'objet de 1'enquete,
1'interpretation assez rigoureuse des exigences
sur le plan de la qualite entraine un travail
de verification a 100 p . 100 . Une telle attitude
est facile a comprendre ; dans les services du
gouvernement, la moindre erreur peut faire
l'objet d'une tres grande publicite . On peut
cependant se proteger de bien des manieres .
Celui qui evalue la necessite et la logique d'une
interpretation aussi rigoureuse des statuts
doit tenir compte des deux points suivants :
• Dans la plupart des cas, la haute qualite
que la verification a 100 p . 100 est censee
produire n'est vraiment pas atteinte. 11 est
humain de se tromper et toutes les metho-
M$THODES ET'TRAVAIL : DE BUREAU 661
des de verification sont sujettes a 1'erreur.
En outre, une verification faite sans discernement attache autant d'importance a
un element insignifiant qu'a un element important .
Dans la perception des revenus et le
deboursement des fonds, les exigences statutaires sont differentes .
13 Le ministere du Revenu national est
charge de percevoir tous les fonds dus au
gouvernement en vertu des lois particulieres
d'imposition . Les dispositions des diverses
lois sont precises sur ce point . La Loi de
1'imp8t sur le revenu, par exemple, prevoit
que :
46 . (1) Le Ministre doit . . . examiner chaque declaration de revenu et repartir 1'imp6t . . .
payable, s'il en est .
En pratique, le ministere fait certaines verifications statistiques et, en general, il accorde
la priorite aux sommes a recouvrer qu'il est
economique de percevoir.
14 D'autre part, la Loi sur 1'administration
financiere prevoit que :
33 . (1) Tout paiement aux termes d'un credit . . .
doit @tre fait sur les instructions et sous ]a
direction du Contr8leur . . .
Cette disposition s'interprete comme exigeant
du Controleur qu'il assure 1'exactitude de tout
deboursement, independamment de la valeur .
15 Cette difference d'interpretation influe
sur l'application des methodes statistiques
d'echantillonnage dans 1'administration federale. En s'acquittant de ses responsabilites
statutaires, la direction devrait rattacher de
fagon pratique le prix de revient a 1'exactitude
prevue des resultats, ettenircomptequememe
une verification a 100 p . 100 presente bien des
imperfections .
16 Toutefois, le premier facteur qui empeche 1'application des methodes statistiques
au travail d'ecritures est le manque de personnel forme a 1'analyse de la gestion . Comme
dans la plupart des cas la verification des
ecritures fait partie integrante d'une fonction
ou d'un regime plus vaste, l'amelioration des
methodes propres a de telles verifications devrait logiquement etre du ressort des groupes
affectes aux services de gestion des ministeres .
17 La direction n'a pas eu suffisamment
l'occasion de constater le parti et les avantages eventuels qu'on peut tirer des methodes
statistiques . Dans de nombreux ministeres,
les statisticiens ont la competence requise
pour conseiller en matiere d'echantillonnage ;
toutefois, ils n'ont pas necessairement le souci de la gestion et ne sont pas en mesure de
decouvrir a quelles procedures ces techniques
statistiques pourraient We appliquees . Il est
necessaire de generaliser l'emploi des methodes statistiques scientifiques, tant pour assurer
la qualite que pour recueillir des renseignements . La Division des reformes administratives du conseil du Tresor, dont ce rapport
propose la constitution, devrait encourager
l'introduction de methodes statistiques et
scientifiques dans toute la fonction publique .
662 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
12
LES SYSTEMES ET LES PROCEDES
1 Il y a un siecle, presque tous les renseignements etaient inscrits par des commis au
moyen du materiel de bureau le plus rudimentaire . Les renseignements de gestion
dtaient tres succincts et les systemes etaient
relativement simples . Les progres rapides des
machines de bureau, aboutissant a Pere de la
carte perforee, ont permis de preparer des
renseignements de plus en plus nombreux a
l'intention des preposes a la gestion . La notion des organisations a pris de plus en plus
d'ampleur, exigeant une attention plus objective et plus panoramique a un niveau de gestion plus eleve que jamais auparavant . C'est
,ce qui explique la creation d'un personnel
consacrant tout son temps a la coordination
des divers syst8mes en un tout aussi pratique
et economique que possible .
2 Les ordinateurs electroniques ont augmente considerablement 1'aptitude de la
machine a enregistrer et a analyser les informations . Les travaux sont beaucoup plus
compliques, mais les avantages qui en decoulent ont augmente dans la meme proportion .
En presence de ce potentiel illimite, il est plus
important que jamais que les systemes soient
analyses par rapport a 1'ensemble des besoins
de 1'administration federale plutot que pour
repondre aux exigences isolees d'un seul ministere .
3 Vos commissaires ont constate que personne pour ainsi dire ne semble conscient de
la necessite d'envisager globalement les regimes d'organisation de la fonction publique .
Dans les ministeres, on se contente en general de la situation actuelle, on ignore 1'activite
connexe d'autres ministeres ou on ne s'y interesse pas, et nul ne semble se rendre compte
du coQt eleve des details superHus . Nous
n'avons pas cherche a examiner le probleme
dans tous les ministeres et organismes, mais
les principes en cause seront illustres par 1'etude de quelques exemples .
COMMISSION D'ASSURANCE-CHOMAGE
4 Environ la moitie des travailleurs proteges par la Caisse d'assurance-chomage sont
au service d'entreprises qui pratiquent le versement global des contributions, en vertu
duquell'employeur inscrit des retenues sur le
salaire sur une formule uniforme et 1'adress e
METHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 663 •
a la Commission a la fin de 1'annee financiere
du gouvernement ou de 1'entreprise. Ce procede est relativement simple, meme s'il manque de souplesse. L'autre moitie de 1'effectif
ouvrier se trouve aux prises avec un regime
plutot incommode qui repose sur 1'emploi de
livrets et de timbres ou de cachets au tampon
compteur. It existe quatorze sortes de timbres
que 1'employeur doit utiliser suivant la duree
de service pour laquelle il paye et suivant le
salaire brut de 1'employe . Au lieu de calculer
les contributions en pourcentage du revenu
brut, les deux regimes reposent sur 1'emploi
de tableaux fournis par la Commission et indiquant les contributions a verser suivant que
1'employe est paye :
toutes les semaines ou moins,
toutes les deux semaines,
toutes les trois semaines,
toutes les quatre semaines,
deux fois par mois ,
une fois par mois.
5 Ces distinctions subtiles compliquent a
la fois la preparation du bordereau de paye
et les verifications de la Commission . On invoque comme justification du livret et des
timbres qu'il est impossible de se fier aux petits employeurs pour la remise des contributions et des deductions d'assurance-chomage,
bien que le ministere du Revenu national consente a leur faire confiance pour les deductions de 1'imp6t sur le revenu . Dans leur rapport sur la gestion financi8re, vos commissaires ont recommande que la verification des
deux genres de versements soit combinee ; cela
permettrait de simplifier et d'uniformiser le
regime de contributions et de deductions
d'assurance-ch8mage .
6 Les procedes relatifs aux employeurs n'ont
donne lieu a aucune coordination entre les
ministeres et les organismes. 11 existe de nombreux repertoires separes ou les memes renseignements sont repetes . Par exemple :
• Il y a vingt-trois commis dans le service du
repertoire des employeurs de la Division
des services administratifs de la Commission d'assurance-chomage . Ils tiennent un
repertoire alphabetique et numerique-il
en est de meme pour les plaques de machines a adresser-de tous les employeurs
ayant un numero de permis d'assurancechomage (313,000 employeurs) .
• Il y a a]a Division de la statistique du
Service national de placement vingt-deux
commis qui recueillent des renseignements
sur le nombre d'engagements et de cessations de service chez tous les employeurs
ayant dix employes ou plus . Soixante-six
mile employeurs et etablissements appartiennent a ce groupe, et tous sont inscrits
dans le repertoire des employeurs signale
ci-dessus . Le nombre total d'employes est
inscrit regulierement sur ces fiches .
• La Section de 1'assurance-ch6mage du Bureau federal de la statistique a recemment
mis au point un jeu de cartes perforees de
nature analogue (120,000 fiches) . Ce repertoire sert a inscrire en code les engagements
et cessations de service declares par la Division de la statistique du Service national
de placement .
• La Section de 1'emploi du Bureau federal
de la statistique a deux repertoires, tous
deux alphabetiques et numeriques, de certaines categories d'employeurs . L'un contient environ 34,000 fiches, et 1'autre 12,000 .
A quelques exceptions pres, les employeurs
qui sont inscrits figurent deja dans les trois
repertoires decrits ci-dessus .
Un grand nombre de ces employeurs doivent
repondre regulierement a des questionnaires
que leur adressent deux ou trois de ces groupes qui travaillent chacun de leur cote.
7 Les fonctions statistiques relatives a 1'assurance-ch6mage et a 1'emploi ne sont pas
bien coordonnees . La Commission d'assurance-chomage n'a incorpore aucune preparation statistique dans la trame meme de son
organisation et la plupart des personnes interrogees etaient fort peu au courant des ren-
664 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
seignements publies par le Bureau federal de
la statistique ou de Ia faqon dont ils sont prepares.
8 Par contre, les fonctionnaires du Bureau
federal de la statistique consid'erent leur travail comme un service qu'ils rendent a la
Commission d'assurance-chomage. Aucun
des deux organismes ne semble avoir assume
1'entiere responsabilite, au niveau de ]a direction, de la preparation et de ]a production des
informations statistiques . Un comite de coordination, qui comprend le ministere du Travail, determine les donnees statistiques qu'il
y a lieu de produire, mais il n'a pas reussi a
coordonner les procedes qui permettent de
les preparer .
9 Les statisticiens du ministere du Travail
sont tres peu au courant de ce que font leurs
homologues du Service national de placement ; c'est ainsi que les deux groupes etablissent simultanement un sommaire de ]a situation de 1'emploi par industrie et par province.
On trouve de nombreux autres domaines d'interet commun qui pretent au double emploi .
Theoriquement, le ministere du Travail
s'occupe de la politique de 1'emploi, tandis
que le Service national de placement se charge de ses aspects pratiques . En general, il n'y
a pas assez de coordination et de consultation .
10 L'application compartimentee du traitement automatique des informations a ces besoins prouve qu'il est necessaire de proceder
a une revision minutieuse de l'organisation
des renseignements demandes aux employeurs . Une declaration unique, donnant
tous les renseignements dont peuvent avoir
besoin les divers ministeres et organismes interesses, pourrait accompagner les remises
d'impot sur le revenu et d'assurance-chomage, et pourrait servir de matiere premiere a la
preparation de toutes les donnees statistiques
requises. On estime qu'une integration des
procedes de cette nature, accompagnee de
1'emploi d'un ordinateur electronique, ferait
epargner au gouvernement plus de 4 millions
de dollars par an . Les employeurs canadiens
economiseraient encore beaucoup plus .
OFFICE DE STABILISATION
DES PRIX AGRICOLES
11 L'Office de stabilisation des prix agricoles a ete cree en vue de stabiliser les prix des
bovins, des porcins et des ovins ; du beurre,
du fromage et des ceufs ; du ble, de 1'avoine
et de 1'orge cultives dans les regions qui ne relevent pas de la Loi sur ]a Commission canadienne du ble ; et d'autres denrees designees,
quand besoin est, par decret en conseil .
12 La stabilisation des prix peut se faire de
deux manieres :
• Par 1'achat du produit a un prix prescrit en
vue de la vente sur le marche . L'administration de tels programmes exige assez peu
de paperasserie, car les negociations portent sur de grandes quantites et le nombre
des transactions est relativement petit ; la
manutention et la gestion restent essentiellement entre les mains des commergants
interesses et la Commission tient un registre des stocks et de leurs mouvements .
• Par le paiement aux producteurs de tout
ecart entre le prix moyen du marche pour
1'annee agricole en cours et le prix prescrit,
habituellement sous reserve d'un plafond
fixe a la quantite ainsi subventionnee . Appliquee aux oeufs et aux porcins, cette methode exige une comptabilite detaillee des
ventes realisees par les producteurs ; il a
donc fallu creer des dispositifs d'enregistrement et entreprendre de vastes travaux de
traitement des informations .
Une variante interessante mais compliquee
de la premiere methode est le programme des
prix de soutien cree par decret en conseil pour
le lait entrant dans des objets fabriques ; les
paiements prescrits sont faits aux producteurs
par les usines, puis rembourses par 1'Office.
Cette methode est conforme aux principes
generaux de 1'Office qui tient a recourir dan s
M$THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 665
toute la mesure du possible aux voies commerciales pour 1'administration des programmes de stabilisation .
13 Le tableau 27 demontre que les decaissements et les frais d'exploitation ont augmente
rapidement ces dernieres annees :
Tableau 27- OFFICE DE STABILISATION DES
PRIX AGRICOLES-DECAISSEMENTS
ET FRAIS D'EXPLOITATIO N
AnnJes termin6es le 31 mars
1958
1959
1960 1961
Frais d'exploitation
(en milliers d e
64 .7 73 .2 224 .2 408 .1
dollars)
Depenses de stabilisation (en millions d e
6 .0 15 .1 60 .2 69 . 5
dollars)
Les frais enumeres ci-dessus sont bien loin
d'etre complets . Ils ne comprennent pas les
frais des operations connexes du Controleur
du Tresor ni les vastes services assures par le
ministere de l'Agriculture .
14 11 n'existe aucune organisation distincte
pour 1'execution des taches de 1'Office . Les
membres de I'Office sont tous des hauts fonctionnaires du ministere de l'Agriculture qui
assument aussi d'autres responsabilites administratives . La gestion de ces programmes
met en cause les bureaux locaux de la Direction de la production et des marches ; par
exemple, d'apres une analyse restreinte des
rapports des temps soumis par les inspecteurs
de la Division de l'aviculture, il semble que
jusqu'a 10 p . 100 de leur temps se passe a
verifier les releves synoptiques pour les ceufs,
prepares par les postes d'emballage en vue
de la declaration des expeditions . Dans le service de traitement des informations attache
au ministere, un grand nombre d'employes
enregistrent et analysent les rapports adresses
a I'Office par les postes de classement et les
postes d'emballage ; les frais de traitement des
informations ne sont pas compris dans les
frais d'exploitation precites .
15 On a analyse tout specialement les programmes relatifs aux oeufs et aux pores, qui
interessent plus de 400,000 producteurs et representent quelque 5,000,000 de transactions
individuelles par an . Chacun des deux programmes impose des charges considerables
aux divers commergants pour la collecte et la
remise des renseignements a 1'Office .
16 11 y a un certain chevauchement entre le
programme de paiements d'appoint sur les
pores et le programme simultane de primes
sur les pores . La prime sur les pores vise essentiellement a encourager la production des
pores de haute qualite, et le programme des
versements d'appoint sur les pores ne s'applique qu'aux pores de qualite superieure.
17 Les programmes de versements d'appoint se caracterisent partiellement par le
fait que des paiements ne sont effectues que
lorsque le prix moyen du marche pour 1'annee en cours est inferieur au prix de soutien ;
ce phenomene ne s'est jamais produit pour le
prix des pores . Il en resulte que les travaux de
collecte de renseignements executes en prevision des versements a faire aux producteurs
de pores n'ont servi que de source supplementaire de renseignements statistiques . 11
coflte probablement assez cher de mettre tous
ces dossiers a jour, alors qu'ils ne seront peutetre jamais utilises a leur fin premiere .
18 En vertu du programme pour les oeufs,
les commerrants preparent toutes les deux
semaines des declarations portant le nom,
1'adresse, be numero matricule et la quantite
d'ceufs expedies dans chaque categorie . On a
tente de faciliter la tache des postes d'emballage en leur fournissant les listes imprimees
des noms, adresses et numeros matricules des
producteurs qui expedient normalement leurs
produits au poste interesse. Ces listes doivent
neanmoins subir de frequentes additions ou
suppressions ; certains producteurs peuven t
666 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
expedier leurs ocufs a plusieurs postes d'emballage . Ce travail impose un tres lourd fardeau aux commergants ; a defaut d'une
evaluation precise, il ne parait pas exagere
d'evaluer a environ un million de dollars le
coQt annuel de ces operations .
19 Les programmes de versements d'appoint obligent les cultivateurs a s'immatriculer, et chaque denree donne lieu a 1'etablissement d'un registre distinct . Il en resulte
qu'un cultivateur qui produit des eeufs, des
pores et d'autres denrees a un numero matricule different pour chaque denree . Pour que
tout le monde soit immatricule aux fins du
traitement des informations, des numeros
matricules speciaux sont assignes aux cultivateurs qui n'ont pas presente de demande, de
sorte qu'il faut perpetuellement s'assurer que
les auteurs de nouvelles demandes Wont pas
deja ete immatricules . La confusion qui regne
ainsi dans l'immatriculation ou le denombrement des producteurs nuit considerablement
a un traitement automatique ulterieur des
donnees .
20 Les registres ainsi tenus deviennent une
source de statistiques a laquelle on puise pour
elaborer les lignes de conduite ou verifier des
resultats . Ce besoin auxiliaire est assez important pour meriter qu'on s'en occupe dans les
plans des procedes, mais l'obtention des renseignements par echantillonnage suffirait aux
fins visees .
21 Ces operations sont caracterisees par 1'alternance de periodes pleines et de periodes
creuses . Le caractere saisonnier de l'industrie
cree des afflux d'expeditions et des amoncellements de renseignements a leur sujet . D'autres periodes de pointe ont ete provoquees
par des changements subits de ligne de conduite, comme la decision d'effectuer un versement provisoire pour les ceufs . Ce paiement
provisoire a eu pour autre resultat qu'il n'a
pas ete possible de recouvrer, lors du paiement final, les sommes excedentaires versees
a certains producteurs .
22 L'ensemble des procedes actuels est surcharge d'erreurs malgre toutes les precautions
prises pour verifier les numeros matricules,
pour etablir des listes imprimees de numeros
matricules sur les releves synoptiques pour
les ceufs, et pour attribuer des numeros de
contr8le et des numeros matricules lorsqu'ils
n'ont pas ete inscrits dans les rapports . La
frequence des expeditions d'ceufs et la possibilite d'imprimer d'avance certains de ces renseignements ont ameliore la situation grace a
des verifications constantes, mais cela n'a pas
ete aussi simple pour les pores ; les expeditions
sont en effet beaucoup moins frequentes et
les abattoirs n'ont habituellement aucun contact direct avec les producteurs . Les inspecteurs de la Division de la production et des
marches veillent attentivement a cc que les
numeros matricules soient inscrits sur tous les
documents, mais leur exactitude demeure sujette a caution.
23 On evalue que, tout compte fait, le coQt
veritable de 1'application des programmes de
versements d'appoint pour les ceufs et les
pores est de 1'ordre de $420,000 par an . Diverses solutions de rechange permettraient de
realiser des economies d'au moins $100,000
par an qui augmenteraient en proportion inverse du nombre de versements a effectuer.
Par exemple, les versements pourraient etre
calcules d'apres les reclamations soumises directement par les cultivateurs ; cette solution
eliminerait toute intervention administrative
durant ces annees ou le prix moyen du marche est superieur au prix prescrit .
24 S'il demeure necessaire de numeroter les
producteurs, il conviendrait de reviser les methodes actuelles d'immatriculation distinctes
en vue de les regrouper . S'il parait preferable
de continuer a recevoir des rapports locaux
pour chaque expedition, il faudrait veiller davantage a ameliorer l'identification de 1'expediteur au moment de 1'enregistrement . Ceci
pourrait se faire au moyen de listes imprimees
d'avance, de tickets par unite, ou de cartes
M$THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 667
perforees, a moins qu'on ait recours a la me- securite de ]a vieillesse a environ $592 milthode d'identification par plaque de credit . lions .
25 Il faudrait envisager egalement la possibilite de decentraliser les operations au profit
de divers centres regionaux . Si par exemple
des centres de traitement des donnees etaient
etablis dans les secteurs regionaux ou si le
ministere de 1'Agriculture avait lui-meme un
service de traitement des donnees, mettons a
Winnipeg, de tels moyens pourraient etre utilises pour tous les travaux de traitement des
informations necessaires a 1'execution des
programmes de stabilisation .
29 Les deux programmes sont administres
par la Direction du bien-etre du ministere de
la Sante nationale et du Bien-etre social . La
Division des allocations familiales et de la
securite de la vieillesse comprend un bureau
national a Ottawa et dix bureaux regionaux
installes dans chacune des capitales provinciales, a portee des registres de 1'etat civil .
Un bureau regional pour le Yukon et les
Territoires du Nord-Ouest est incorpore au
bureau national d'Ottawa .
26 Le ministere de 1'Agriculture se rend
compte de la necessite d'une revision minutieuse des syst8mes et des procedes qui regissent les plans de versements d'appoint . Une
telle revision devrait englober 1'ensemble des
problemes d'organisation, 1'utilisation des
services de traitement des donnees et tous les
autres secteurs susceptibles d'amelioration .
Une telle etude exigera 1'etroite collaboration
du secteur commercial en vue de determiner
la methode qui convient le mieux a chaque
denree, bien qu'il y ait lieu de viser a l'uniformisation dans toute la mesure du possible .
30 Le bureau regional de 1'Ontario est le
plus grand, et groupe environ 35 p . 100 du
total des beneficiaires ; or, le tableau 28 prouve que les plus grands bureaux ont les frais
les moins eleves .
27 (Depuis la redaction de ce qui precede,
des modifications apportees aux versements
d'appoint pour les poulets et les pores devraient permettre de realiser d'importantes
economies d'administration . )
ALLOCATIONS FAMILIALES ET
SECURITE DE LA VIEILLESSE
28 Toutes les families peuvent, quel que soit
leur revenu, inscrire leurs enfants de moins
de 16 ans et toucher des allocations familiales ; a partir de 10 ans, le versement mensuel
passe de $6 a$8 . En vertu de la Loi sur la securite de la vieillesse, les personnes de plus
de 70 ans regoivent a 1'heure actuelle une
pension de $65 par mois . En 1960-1961, les
versements d'allocations familiales se sont
eleves a environ $506 millions, et ceux de la
31 Chacun des dix bureaux regionaux beneficie des services d'un agent regional du
Tresor qui releve du Controleur du Tresor a
Ottawa . Les agents du Tresor executent des
travaux de comptabilite et doivent, en vertu
de la Loi sur l'administration financicre, verifier toutes les demandes en vue d'en determiner la legitimite avant d'ouvrir le compte de
prestations (verification prealable) ; ils emettent aussi les ch8ques d'allocations familiales
et de securite de la vieillesse .
32 La Division de 1'analyse de la gestion de
la Commission du service civil a entrepris une
etude d'evaluation du travail dans le bureau
regional du Quebec . Les resultats preliminaires indiquent qu'il sera possible d'economiser jusqu'a $100,000 par an par 1'adoption
de procedes d'evaluation du travail . Cette etude est maintenant etendue au bureau regional de l'Ontario, et ce procede sera finalement applique a tous les bureaux . Les
economies realisees a 1'echelle nationale devraient etre proportionnelles a celles qui se
realisent dans le Quebec, et pourraient depasser $300,000 par an .
668 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
.LESSE
-Tableau 28-FRAIS DES BUREAUX R) :GIONAUX-ALLOCATIONS FAMILIALES ET SECURIT6 DE LA VIEn
Bureau regional
Coat moyen
Nombre Nombre de pa r
d'employes beneficiaires benefrciair e
Terre-Neuve . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .
lie du Prince-$douard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Nouvelle-Ecosse . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .
Nouveau-Brunswick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Quebec . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .
Ontario . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .
Manitoba . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .
Saskatchewan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .
Alberta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .
Colombie-Britannique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bureau central y compris les Territoires du NordOuest et le Yukon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .
(en milliers $
de dollars)
49 82 2 .98
17 21 4 .00
72 147 2 .46
59 113 2 .94
374 914 2 .28
467 1,240 2 .04
75 186 2 .18
75 188 2 .14
91 260 2 .07
113 349 1 .84
65
1,457
33 L'evaluation de la productivite ne porte
pas sur 1'activite du Trdsor, bien qu'un echantillonnage ait revele qu'il serait possible de
realiser jusqu'a $100,000 d'economies supplementaires par an . En effet, depuis l'inauguration de ces programmes, les deux ministeres
concernes n'ont fait aucun effort concerte
pour rationaliser les procedes suivis dans
leurs operations connexes .
34 De nombreuses economies pourraient
encore etre realisees par 1'amelioration de Ia
repartition du travail, de la regularite des paiements et de 1'emploi de machines a adresser .
La reduction des frais obtenus dans les bureaux les plus grands montre qu'il y aurait
lieu de se demander s'il convient encore d'avoir des bureaux regionaux dans les capitales
provinciales, compte tenu des moyens modernes de telecommunication et de transmission
des informations .
35 La Direction du bien-@tre administre egalement le programme del'assistance-vieillesse,
en vertu d'accords entre le gouvernement fe-
7
-
3,507
2 .2 6
deral et les provinces, en vue de venir en aide
-sous reserve d'une evaluation des ressources-aux interesses de 65 a 70 ans . Les allocations sont payees aux particuliers par les
autorites provinciales, mais la Direction du
bien-etre a un personnel distinct par tout le
Canada pour verifier les reclamations provinciales de subventions federales au titre des
divers programmes de ce genre, dont le programme d'assistance aux chomeurs . Nous
sommes portes a croire que ces operations
de controle ne sont pas necessaires .
36 Les enfants des immigrants Wont droit
aux allocations familiales qu'apres un an de
sejour au Canada. A titre de compensation,
le programme d'assistance familiale, gere par
le ministere de la Citoyennete et de l'Immigration, accorde une allocation de $5 par mois et
par enfant, ce qui represente actuellement un
total de $80,000 par an . Vos commissaires
sont d'avis que 1'administration de ce programme aurait tout lieu d'etre transferee au
ministere de la Sante nationale et du Bien-etre
social .
M$THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 669
MINIS ARE DU REVENU NATIONALDIVISION DES DOUANES ET DE L'ACCIS E
37 Les taxes d'accise grevent un tres grand
nombre de produits, qu'ils soient d'origine
canadienne ou etrangere . A defaut de chiffres
exacts, on evalue a environ 15 pour cent des
recettes de cette source les sommes perrues
sur les produits importes . Des taxes d'accise
sur les produits canadiens s'elevant a environ
1 .3 milliard de dollars sont per~ues aupres de
quelque 40,000 entreprises lors de la vente des
articles ou de leur retrait des entrepots pour
livraison a la consommation .
38 La Division des douanes et de 1'accise du
ministere du Revenu national a un reseau de
verification de la taxe d'accise dont les bureaux sont repartis dans 21 villes du Canada,
mais la fraude fiscale n'en demeure pas moins
un probleme serieux . Il y aurait lieu de reviser
ce service et d'examiner s'il ne serait pas possible de realiser des economies et des ameliorations souhaitables par le transfert de la perception et de la verification de la taxe d'accise
aux bureaux regionaux de la Division de 1'impot du ministere . Meme s'il West pas tres
avantageux de combiner les verifications de
la taxe d'accise et de 1'imp6t sur le revenu en
une seule inspection, il y aurait sans doute de
grands avantages a retirer du regroupement
de la perception de la taxe d'accise et de 1'impot sur le revenu en un seul service administratif.
39 Pres de deux milliards de timbres d'accise
ont ete imprimes et vendus en 1960-1961 aux
fabriques de tabac, et 130 millions de bandes
timbrees de garantie d'age ont ete distribuees
aux distilleries . Les frais d'impression ont ete
superieurs a$500,000. Contrairement a la plupart des autres articles soumis a la taxe d'accise, lesjeux de cartes doivent eux aussi porter
un timbre ; on en a vendu 4 millions en 19601961 . Une autre solution consisterait a percevoir aupres des fabricants des sommes proportionnelles au volume de leur production,
sous reserve de verification ulterieure . L'expe-
rience acquise dans bien d'autres pays demontre que 1'abandon des methodes actuelles ne
reduirait pas les revenus, et la simplification
des methodes administratives peut entrainer
des economies considerabies .
COMMISSION DES GRAINS
40 La Commission est chargee, en vertu de
la Loi sur les grains du Canada, de surveiller
et de reglementer 1'ecoulement des grains,
ainsi que d'inspecter les expeditions de grains
pour en certifier la qualite et la quantite, ses
pouvoirs de reglementation comprenant la
delivrance de permis et la fixation de tarifs
maximums de manutention aux elevateurs .
La Commission fait certaines recherches sur
les qualites meunieres et boulangeres des cereales et se charge de la gestion des elevateurs
du gouvernement .
41 La Commission publie toutes les semaines un excellent releve statistique du commerce des grains, d'apres les renseignements emanant des services d'inspection et de pesee, et
des rapports presentes a titre independant par
les commergants de grain. Ce releve sert a
1'etablissement d'autres rapports prepares par
la Commission canadienne du ble et le Bureau federal de la statistique . Vos commissaires avaient signale le double emploi des rapports de la Commission des grains et de ceux
de la Commission canadienne du b16, et ont
appris avec satisfaction que cette derniere a
renonce aux siens.
42 L'inspection et la pesee des grains sont
effectuees parallelement par deux divisions
independantes 1'une de I'autre . Voici le deroulement des operations :
• Le producteur livre le grain it I'elevateur
rural ou 1'agent d'un commerGant de grain
le classe et le pese pour determiner le paiement initial ; si le producteur en appelle de
ce classement preliminaire, un echantillon
est envoye au bureau de ]a Commission le
plus voisin .
670 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
• Le grain livre a 1'elevateur rural est normalement mele a des grains de qualite analogue, puis expedie aux elevateurs terminaux ;
1'agent d'elevateur rural place un sac echantillon de deux livres dans chaque wagon,
symbolisant theoriquement le contenu du
wagon .
• Tous les trains de marchandises qui trans
portent des cereales sont interceptes a Winnipeg s'ils vont vers 1'est, et a Calgary ou
Edmonton s'ils vont vers l'ouest ; les sacs
echantillons y sont alors recueillis et examines par l'inspecteur de la Commission (premiere inspection) ; un certificat provisoire
de classement est delivre au commergant de
grain, et le wagon est etiquete en consequence .
• Les echantillons sont habituellement inspectes de nouveau par 1'agent du commerqant de grain interesse .
• Aux elevateurs terminaux de la tete des
Lacs, de Vancouver ou d'ailleurs, les grains
de chaque wagon sont peses et inspectes au
dechargement ; il s'agit de l'inspection finale effectuee par la Commission et un certificat officiel fixe le prix qui sera paye par la
Commission canadienne du ble .
• Tous les grains preleves des elevateurs terminaux pour le chargement de navires ou
de wagons en vue d'un nouveau transport
sont de nouveau peses et inspectes par les
representants de la Commission en vue d'en
certifier le classement .
43 L'organisation de l'inspection et de la
pesee en divisions distinctes, gerees de fagon
independante, constitue un gaspillage de
main-d'oeuvre, surtout aux grands elevateurs
terminaux comme ceux de Fort-William oil
de nombreux inspecteurs ou agents de pesee
executent cote-a-c&te des operations semblables ; la preparation detaillee des documents
de chargement des navires aboutit a la delivrance d'un grand nombre de certificats emanant de chaque division et presque identiques
les uns aux autres .
44 Ce dedoublement de paperasserie se prolonge en des methodes distinctes pour chaque
division du bureau central a Winnipeg . En
outre, les registres des commergants de grain
reproduisent presque integralement ceux de
la Commission . Nul n'a cherche a regrouper
ces divers registres . De plus, la Commission
exige des agents d'elevateur des travaux d'ecriture qui ne correspondent pas exactement
a leur activite . Une revision permettrait a la
Commission ainsi qu'aux commerqants de
grain de realiser des economies considerables .
45 Il y aurait lieu de chercher a regrouper
les operations d'inspection et de pesee afin de
simplifier la documentation et de la combiner
aussitot que possible dans la suite des operations . Les documents exiges des commergants
de grain devraient etre revises simultanement ;
il n'est peut-etre pas impossible qu'apres certaines adaptations et 1'adoption de methodes
simples de controle et de verification, la Commission puisse accorder aux registres des commergants le statut de documentation officielle.
46 La conversion en boisseaux des quantites
exprimees en livres exige d'importants travaux d'ecriture. Toutes les mesures effectuees
en vue de 1'achat, du transport ou de la vente
des grains se font au poids (livres, quintaux
ou tonnes) . Par tradition, les commergants
emploient une mesure de volume, le boisseau,
qui est utile lorsqu'il s'agit de 1'entreposage
ou du transport d'une variete de cereales . La
conversion se fait suivant des facteurs uniformes . La serie complete des operations de commercialisation comporte normalement quinze
calculs de conversion.
47 La mesure des grains en boisseaux est
conforme a la tradition, mais il semble bien
inutile de convertir des livres en boisseaux
pour les cert ificats des grains charges a bord
des navires . La Commission des grains devrait etudier objectivement les av antages respectifs de la mesure au boisseau ou au poids,
collaborant etroitement avec la Commissio n
M)rTHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 671
canadienne du ble et 1'ensemble des commerqants de grains.
48 La premiere inspection oblige a arreter
les trains, a verifier les bordereaux d'expedition, a ouvrir les wagons couverts pour recueillir les echantillons, a inspecter ces echantillons, it etablir les documents necessaires a
la d8livrance d'un certificat officieux donnant
la qualite de chaque 8chantillon recueilli, et a
entreposer des echantillons en vue de la contre-inspection que les commergants de grains
et les inspecteurs de la Commission peuvent
r8clamer . Le tableau 29 donne une evaluation
des frais mensuels de traitement entraines par
la premiere inspection a Winnipeg, Calgary
et Edmonton .
49 Il faudrait songer a renoncer a la premiere inspection qui n'exerce aucune influen-
ce sur 1'etablissement du certificat definitif de
qualite vis-a-vis du producteur ou de 1'acheteur . Tres souvent, les sacs d'echantillons mis
dans les wagons par les agents d'elevateurs
ruraux ne representent pas le contenu de faqon
valable. On a constate que pres de 18 pour
cent de ces echantillons different de la qualitC
determinee par les echantillons officiels preleves lors du dechargement des wagons a 1'e1evateur terminal .
50 La Commission exige a 1'heure actuelle
un droit de $2 par wagon pour tous les services d'inspection, mais les depenses qu'ils
entrainent depassent les recettes de quelque
$775,000 par an . Pour reduire cet ecart, il faudrait soit supprimer la premiere inspection,
soit imposer un droit supplementaire facultatif aux commergants de grain qui demandent le maintien du service .
Tableau 29-FRAIS MENSUELS APPROXIMATIFS DE TRAITEMENT DE LA PREMIERE INSPECTION ;
Personnel et frais
Salaire
mensuel
moyen
Winnipeg
Poste et titre des employes $ Nombr e
Calgary
Edmonto n
$ Nombre $ Nombre
$
GARES DE TRIAGE-
Commis, etc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . .. . . . . . 220
)rchantillonneurs . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 220
Contremai tres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 8
14 3,080 - - - 67 14,757
11 2,420 10 2,420
15 4,765 3 954 4 1,27 2
BUREAUX CENTRAUX-
lnspecteurs . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .
Adjoints . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .
Echantillonneurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Commis, etc . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
447 15 6,704 3 1,341 3 1,341
347 8 2,781 - - - 220 2 440 1 220 1 220
250 6 1,500 1 250 1 25 0
TOTAL . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .
127 34,027 19 5,185 19 5,50 3
TOTAL :-$45,000 par mois, ou $536,000 par an .
*Ces chiffres ne comprennent pas les frais de travaux d'dcriture suppl8mentaires entrain6s aux terminus
pour 1'immatriculation et la manutention des certificats de premiere inspection, ni les frais de 1'6tiquetage
des wagons exdcutb par douze employ6s .
672 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
13
LES SERVICES DE GESTIO N
1 Une bonne gestion depend, comme un bon
cafe, de ]a qualite de la matiere premiere et
des soins consacres a sa preparation . Vos
commissaires ne sont pas en mesure de recommander une «formule de gestion instantanee», mais ils attachent une grande importance a la creation et a 1'extension d'un groupe de services de gestion dans tous les grands
ministeres et organismes .
2 Un certain nombre de ces groupes existent
deja, sous diverses denominations ; beaucoup
n'ont qu'une portee restreinte parce qu'ils ne
font partie que d'une seule direction ou division, et certains ministeres ou organismes
en ont plus d'un . La Societe Radio-Canada
par exemple en a deux, et le ministere de la
Citoyennete et de 1'Immigration en a six . Le
plus grand inconvenient de cette fragmentation est ]a dispersion du petit nombre de personnes competentes en la matiere ; ce travail
exige des specialistes dont les techniques sont
d'application generale ; il est dommage de
leur imposer des limites trop etroites .
3 Nous avons souligne l'importance d'un
plan d'organisation integrale et de l'implantation de normes et de procedes bien etudies
pour le materiel, les installations et les methodes employees couramment ; chaque ministere ou organisme devrait posseder un foyer de
synthese des services de gestion . Chacun des
sous-ministres a besoin d'un service de gestion ; si le champ d'activite du sous-ministre
n'est pas assez vaste pour qu'un tel groupe lui
soit attache en propre, des contrats conclus
avec un organisme plus vaste devraient repondre a cc besoin .
4 Les services de gestion qui existent presentement sont attaches individuellement a
1'administration, a la comptabilite, au personnel, ou a diverses directions d'execution . Le
seul element de coherence que l'on puisse y
trouver est que tous ces groupes sont places
trop bas dans 1'echelle hierarchique et trop
loin du sous-ministre . Si l'on veut que les sousministres soient pleinement responsables de
1'activite qui releve de leur autorite, il faut
qu'ils aient pleinement recours aux techniques et aux procedes modernes qui existent
deja ou sont en cours de mise au point . Il es t
WTHODES ET TRAVAIL DE BUREAU 673
necessaire a cette fin que des experts soient
disponibles, et les services de gestion devraient
donc relever directement des sous-ministres .
5 L'idee des services de gestion n'est pas
nouvelle. Elle est admise et employee dans la
fonction publique canadienne depuis plus de
quinze ans, mais la Commission du service
civil n'a pas encore cree de categoric pour ce
genre de travail . A quelques exceptions pres,
il n'existe aucune description d'emploi et nul
n'a cherche a en definir les devoirs et responsabilites, de sorte que des specialistes sont
souvent affectes a des travaux de routine que
d'autres pourraient faire tout aussi bien .
6 La dimension ideale d'un service de gestion depend d'un grand nombre de facteurs et
ne saurait obeir a aucune formule universelle .
Neanmoins, la plupart des groupes actuels
sont trop petits pour etre vraiment efficaces ;
leur mauvais emploi n'en est donc que plus a
regretter. Le critere essentiel de la grandeur
d'un service de gestion, c'est qu'il ne doit pas
produire des recommandations a un rythme
superieur a leur absorption et a leur application.
7 Des classifications appropriees et une
bonne remuneration ne resoudront que partiellement le probleme du recrutement . II y a
dans tout le Canada penurie de personnes
possedant les connaissances et 1'experience
requises . La seule solution est d'entreprendre
un vaste programme de formation et de perfectionnement .
8 Les ministeres et organismes se chargent
en general de la formation ; les resultats n'en
sont pas satisfaisants. On insiste trop sur la
theorie et Pon fait trop peu appel aux stages
de formation a 1'exterieur ; la Societe RadioCanada s'est toutefois distinguee de fagon
notoire en envoyant un certain nombre de
stagiaires administratifs suivre des cours
d'administration a 1'universite . La Division
de 1'analyse de la gestion de la Commission du
service civil donne tous les ans un cours de
trois semaines qui constitue une bonne initiation aux principes fondamentaux, mais il serait urgent de prodiguer un enseignement pratique sur la simplification et la mesure du travail, sur 1'elaboration de systemes et sur bien
d'autres sujets signales dans le present rapport . Vos commissaires croient que la tache
la plus importante de la future Division des
reformes administratives qui rel'everait du
conseil du Tresor, du moins au cours des premieres annees, serait de preparer et d'organiser des programmes de formation pour les
services de gestion en collaboration avec la
Division du personnel .
9 11 est egalement important d'augmenter
les effectifs du personnel qualifie et de garder
cc personnel . L'augmentation des effectifs est
compromise par des changements constants
de personnel et la formation coQte trop cher
pour qu'on se permette den perdre les avantages en employant mal, en dispersant ou en
perdant les specialistes qui en ont beneficie .
II arrive trop souvent que des hommes competents soient portes a des postes de gestion
plus eleves ou obtiennent un emploi plus remunerateur ailleurs avant que les bienfaits de
leur formation aient porte fruit . On peut citer
la Commission d'assurance-chomage qui a
procede ces dernieres annees it quinze nominations de hauts fonctionnaires provenant du
groupe de services de gestion, bien que plus
de la inoitie des postes, dont le nombre est
deja insuffisant, soient actuellement vacants
au sein de ce groupe.
10 On ne peut ralentir le renouvellement si
coQteux du personnel qu'en proportionnant
la remuneration aux responsabilites et a la
competence ; pour maintenir les services de
gestion a un niveau approprie, les ministeres
devront assurer de longues carri8res a ceux
qui en font partie . II serait egalement tr8s utile
pour 1'ensemble de la fonction publique de
faciliter 1'echange mutuel des idees et des experiences dans ce domaine specialise par une
rotation du personnel ou par d'autres mesures tendant au meme but.
674 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUB
11 La Division de 1'analyse de la gestion de
la Commission du service civil a entrepris plus
de 500 grandes etudes, souvent couronnees de
succes, mais elles ont porte en general sur des
probl'emes et des remedes precis plutot que
sur les vastes probl'emes de la structure d'organisation et des plans de coordination . Comme dans le cas des etudes faites a 1'interieur
d'un ministere, on se preoccupe trop peu dans
1'elaboration des recommandations de la mesure dans laquelle des economies pourraient
etre realisees. Ces economies sont quelquefois
mentionnees mais jamais prises en consideration de fagon systematique.
12 Les experts-conseils en matiere de gestion ont tous pour principe que tout en faisant l'analyse et 1'etude du probl'eme, il faut
preparer les esprits a la realisation des recommandations. Cette realisation ne peut reussir
la plupart du temps que si Pon a convaincu
les executants et leurs surveillants du bienfonde des recommandations ; et le fait que la
direction les ait acceptees n'en gaiantit pas la
realisation efficace. Il est arrive tres souvent,
surtout dans les etudes de la Division de 1'analyse de la gestion, que trop d'importance
ait ete accordee aux rapports et pas assez a la
valeur de la discussion et de 1'accord partiel
obtenu a mesure que 1'etude progresse . Si parfait soit-il, un rapport est rarement assez persuasif pour entrainer 1'adhesion totale de la
haute direction et son acceptation a 1'aveu-
glette est un mauvais point de depart pour sa
realisation .
13 Les etudes entreprises par les groupes des
ministeres portent souvent sur des probl'emes
plus simples ou plus restreints que ceux dont
se charge la Division de 1'analyse de la gestion
de la Commission du service civil . Ceci n'explique cependant pas entierement les ecarts
considerables d'acceptation et de realisation
mis en relief par 1'etude detaillee d'un certain
nombre de rapports emanant des deux sources, rapports pris au hasard et resumes au tableau 30 .
14 Ces chiffres confirment qu'il y a lieu de
renforcer les services de gestion dans les ministeres, comme nous le recommandons . Se
trouvant en rapport etroit avec des groupes
d'execution sous la direction du sous-ministre, ces services sont en mesure d'obtenir
1'adhesion a leurs recommandations a tous
les echelons au cours de leur etude et d'apporter leurs conseils et leur collaboration a
1'oeuvre ulterieure de formation et de realisation .
15 En insistant sur l'importance des groupes de services de gestion au sein des ministeres, vos commissaires ne souhaitent nullement minimiser l'importance qu'ils attachent
a la creation d'une Division des reformes administratives relevant du conseil du Tresor .
L'elaboration de methodes de gestion, le choi x
Tablcau 30-ANALYSE DE L'ADHESION AUX ETUDES DE GESTION
Eftudes de la
Etudes des Division de
groupes des !'analyse de
rninisteres !a gestio n
%
%
Rapports entierement acceptes et realises . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
65
17
Rapports entierement acceptes et partiellement realises . . . . . . . . . . . . . .
11
24
Rapports partiellement acceptes . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18
35
Rapports completement rejetes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6
24
M$THODES ET TRAVAIL DE BUREAU 675
et 1'emploi appropries du materiel et des installations, l'organisation des systemes et procedes sont tous des sujets hautement techniques qui exigent des connaissances approfondies et une vaste experience . La Division des
reformes administratives devra done avant
tout savoir ou trouver les specialistes indispensables, soit dans la fonction publique, soit
a 1'exterieur, et faire en sorte qu'ils soient dis-
ponibles oiu et quand on peut avoir besoin de
leurs services ; elle devra aussi diffuser des
renseignements sur la gestion, encourager les
echanges d'idees et d'experience dans toute la
fonction publique, contribuer a 1'evaluation
centrale du rendement des ministeres et aider
le conseil du Tresor a s'assurer que le peuple
canadien en a pour son argent .
676 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
INDEX
INDEX
A
ABSENCES, LE CONTROLE DES, 295-298 ; programme de prevention des accidents, 295298 ; conges de maladie, 295-298 ; mentions
superflues, 576 .
ACCROISSEMENT DU PERSONNEL, developpement historique, 325 ; emploi actuel, 328 ;
a 1'exterieur d'Ottawa, 349 .
ACHAT DE LIVRES, administration, 601 ; bibliotheques, 601 .
ACHETER PLUTOT QUE FABRIQUER, 49 .
ACTE DE L'AMERIQUE DU NORD BRITANNIQUE,
pouvoirs federaux et provinciaux, 31 ; pouvoirs et interets paralleles, 31 .
ACTIF ET PASSIF, etat annuel, origine, 122 ;
dette nette, 123 ; recommandation, 123 ;
etat, 217 .
ADMINISTRATION, classes d'occupations, 351 .
ADMINISTRATION DES MINISTERES, besoins, 51 .
ADMINISTRATION FEDERALE, services locaux ,
28 ; services regionaux, 28 ; situation du
bilinguisme, 74.
A 15MINISTRATION PAR EXCEPTION, 193 .
ADMINISTRATION PUBLIQUE, LE CARACTERE
POLITIQUE DE L', 33 .
AFFAIRES EXTERIEURES, MINISTERE DES, 22, 41 ;
sous-secretaire d'Etat adjoint, 77 ; stenodactylos de langue frangaise, 78 ; etat
d'apres la balance de la verification, 193 ;
courrier, 581, 587 ; dossiers, 593 ; archives,
625 .
AFFECTATION DES FONDS, 155-161 ; contr6le
qu'exerce le Parlement, 155 ; contr6le qu'exerce le Contr6leur du Tresor, 155 ; contr6le
par les ministeres, 156, 158 ; contr6le par
programmes, 157 .
AFRIQUE DU SUD, LE BILINGUISME EN, 75 .
AGENT D'ADMINISTRATION JUNIOR, perfectionnement de la gestion, 402.
AGRICULTURE, MINISTERE DE L', consommation
d'essence, 20 ; augmentation du personnel
federal, 326 ; groupes soustraits a la loi,
334 ; materiel, 565 ; correspondance, 565 ;
formules, 572; courrier a expedier, 587 ;
dossiers, 592 ; declassement et destruction
des documents, 596 ; bibliotheques, 599 ;
contr6le de ]a qualite, 660 ; systemes et
procedes, 668 .
AIR-CANADA, 20, 21, 27 ; effectif, 328 ; controle de la qualite, 661 .
AIRE DE BUREAU, 652 .
ALCOOL, verification des droits d'accise, 238 .
ALLOCATIONS FAMILIALES, gestion des methodes, 541 ; systemes et procedes, 668 .
AMELIORATION DES PRATIQUES ADMINISTRATIVES, ETUDES POUR L', 554 .
AMENAGEMENT ET ACCESSOIRES, 534 ; mobi-
lier en usage, 650 ; besoins et acquisitions,
650 ; entretien, 651 ; registres et declassement du mobilier, 651 .
INDEX 679
ANALYSE DE LA GESTION, formules, 521 ;
evaluation du travail accompli, 536 ; correspondance, 557 ; centres de stenographie
et de transcription, 566 ; Commission du
service civil, 633, 652, 668 ; services de
gestion, 674, 675 .
ASSURANCE-HOSPITALISATION, 428 .
ATOMIC ENERGY OF CANADA LIMITED, relations avec les banques, 226-227 .
AUDITEUR GENERAL, sauvegardes essentielles,
665 ; verification par importance, 124 ;
attributions, organisation et fonction, 142 .
ANCIENNETE, CONGE D', 426 .
AUTOMATISATION, CROISSANCE DE L', 627 ;
ANCIENS COMBATTANTS, MINISTERE DES AFFAIRES DES, augmentation du personnel, 326(7) ;
employes a taux regnants, 332(28) ; courrier regu 582(18) ; affranchissement du
courrier, 586(23) ; fichier meticuleux,
594(16) .
ANCIENS COMBATTANTS, PREFERENCE ACCORDEE
ordinateurs numeriques electroniques, 629 .
AUTORITE ET RESPONSABILITE, GESTION DU PER-
AUX, recommandation, 284 ; recrutement,
393 .
APPAREILS ELECTRIQUES, expedition et classement, 525 ; services de gestion, 545 .
ARCHIVES, declassement de la documentation ,
527 ; Depot des documents publics, 527 ;
bibliotheques, 599, 603 ; Bibliotheque nationale, 603 ; documents, 605-626 ; Division
des cartes geographiques, 618 ; sections
d'histoire et d'archives des ministeres, 624 .
ARCHIVISTE FEDERAL, Depot des documents
publics, 528 ; services de gestion, 546 ;
bibliotheques, 602 ; documents, 614 .
ARMEE, traitement automatique des informations, 530 .
SONNEL, 268 ; recommandations, 274 .
AVANCEMENT : voir Promotion .
AVANTAGES SOCIAVx, regimes de prevoyance
uniformises, 311 ; remuneration, 423 ; assurances, 428 ; plan de pension, 428 ; retribution des heures supplementaires, 430 ;
Loi concernant 1'indemnisation des employes de 1'Etat, 430 ; conditions de travail,
429 ; repos paye, 430 ; assurance-ch8mage,
430 ; indemnisation des travailleurs, 430 ;
organismes exemptes, 432 ; hauts fonctionnaires, 431 ; employes a taux regnants, 433 .
AVANTAGES SOCIAUX ET CONDITIONS DE TRAVAIL, niveaux de traitements et avantages sociaux, 307 ; modalites de determination des traitements, salaires et avantages
sociaux, 314-317 ; comparaison avec 1'emploi dans le secteur prive, 424-425 .
AVIATION ROYALE CANADIENNE, traitement 'automatique des informations, 531 .
ASSOCIATION CANADIENNE DES BIBLIOTHEQUES,
Archives, 618 .
ASSOCIATION DES BANQUIERS CANADIENS, 226 .
ASSOCIATION DES DISTILLATEURS, expose d'une
methode de verification, 239 .
ASSOCIATIONS DE FONCTIONNAIRES, ROLE DES,
302 .
ASSURANCES, 428 ; assurance chirurgicale-medicale collective, 428 ; assurance-hospitalisation, 428 ; prestations supplementaires de deces, 428 ; employes a taux regnants, 433 .
ASSURANCE CHIRUR GICALE-MEDICALE COLLECTIVE, modalites du plan, 428 .
ASSURANCE-CHOMAGE, POURSUITE EN VERTU D E
LA LOI DE L', 116 ; verification externe des
registres de paie, 235 ; verification interne
des bureaux, 240 ; Caisse d'assurance-chOmage, 430(d) ; conseil du Tresor et
listes de paie, 549, controle des formules,
532(21) ; traitement du courrier, 587(27) ;
systemes et procedes, 663(4), 665(8) ; nomination des hauts fonctionnaires, 674(9) .
BANQUE DU CANADA, revenu des placements,
172 ; encaisse de roulement, 223 ; interet
requ, 225 .
BANQUES A CHARTE, consentement d'interets
sur les soldes du receveur general, 225 ;
interdiction de verser des interets, 225 ; operations bancaires du gouvernement, 225 .
BELGIQUE, LE BILINGUISME EN, 76 .
BIBLIOTHECONOMIE, Ecoles, 600 .
BIBLIOTHEQUE DU PARLEMENT, 598 .
BIBLIOTHEQUE NATIONALE, 602 ; declassement
et destruction des documents, 529 ; bibliothecaires, 600 ; administration, 601 .
BIBLIOTHEQUES, 598-604 ; affectation du personnel, 599 ; administration, 600.
BIEN-aTRE, DIRECTION DU, ministere de la
Sante nationale et du Bien- "etre social, coot
des allocations familiales et des pensions de
vieillesse, 668(28) ; systemes et procedes,
668-669 ; assistance aux enfants des immigrants, 669(36) .
680 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
BIEN-iTRE SOCIAL, intervention federale, 42 .
BILINGUISME, opinion personnelle du commissaire F .-E. Therrien, 25, 71-82 ; nature
du probl'eme, 72 ; ailleurs qu'au Canada,
75 ; controle, 81 ; choix des candidats, 281 ;
Loi sur le service civil, 282 ; selection et
nomination des fonctionnaires, 394 ; formules, 520 ; correspondance, 523 ; voir aussi
Afrique du Sud, Belgique et Suisse .
BOISSONS DISTILLEES, verification des droits
d'accise, 238 .
BORDEREAUX DES SALAIRES, personnel actuel,
331 ; deductions d'assurance-chdmage, 664 .
BUDGET DES DEPENSES, planification, 96, 97 ,
152, 154 ; examen detaille, 101, 103 ; etude,
152 ; presentation, 102 ; normes, 103 ; forme,
195 ; recommandations, 104, 105 ; inc mvenients, 121 ; recommandations, form( : du
Budget, 122 ; soumission an Parlement, 133 ;
responsabilites parlementaires, 133 ; res,ponsabilite pour ]a preparation, 147 ; liste des
postes, 150 ; forme des previsions, 152 ; collaboration, 153 ; controle des depenses de
main-d'ceuvre, 378 ; voir aussi Recommandations.
BUREAU, MATERIEL ET AMEUBLEMENT DE, 533 ;
amenagement et accessoires, 534 ; inventaire, 647 ; entretien, 648 ; declassement,
649 ; aire de bureau, 652.
BUREAU CENTRAL DE LA PAYE, controle de ]a
qualite, 661 .
BUREAU D'ETUDEDES TRAITEMENTS, etablissement, 49 : fonctions actuelles et futures, 314-316, 321 ; analyses de 1'effectif,
373 ; criteres de comparaison, 420, 441 ;
normes de comparaison insuffisantes, 449 ;
employes a taux regnants, 453 .
BUREAU DES TRADUCTIONS, 78-79.
BUREAU FEDERAL DE LA STATISTIQUE, emploi
du personnel feminin, 335 ; statistique publiee, 373 ; traitement automatique des informations, 530, 629 ; gestion des methodes,
541 ; formules, 571 .
C
CABINET, services de gestion, 547 .
CADRES, LE ROLE DES, autorite, responsabilite et rendement, 293-295 ; remuneration,
305-306 .
CAISSE, LA GESTION DE LA, 116-118 .
CALCULATRICES ELECTRONIQUES, 48, 628-630 ;
frais de fonctionnement, 630 ; methode
de contrOle, 631 ; comite interministeriel,
632 ; fins scientifiques et techniques, 642 .
CANADIAN ARSENALS LIMITED, 22 ; relations
avec les banques, 227 .
CANADIENS FRAN(; AIS, postes de commande,
73, 77 ; recrutement, 77, 80 ; conditions de
travail, 78 ; Canadiens fran g ais dans la
fonction publique, 370 .
CARTES PERFOREES, installations existantes,
627 .
CATALOGUE, administration, 601 ; bibliotheques, 601 .
CENTRE BIBLIOGRAPHIQUE CANADIEN, Bibliotheque nationale, 602 ; bibliotheques, 602 .
CENTRES DE MANIPULATION DES DONNEES, 48 .
CHEFS DU PERSONNEL, attributions, 273 . CHEMINS DE FER NATIONAUX, PLACEMENT D E
L'ETAT DANS LES, 217(4a) .
CITOYENNETE ET DE L'IMMIGRATION, MINISTeRE DE LA, lettres polycopiees et lettres
mod'eles, 559 ; materiel, correspondance,
565 ; formules, 573 ; courrier a expedier,
587 ; archives, 615 ; sections d'histoire et
d'archives, 625 ; services de gestion, 673 .
CLASSEMENT, gestion des documents publics,
525 ; appareils electroniques, 526 ; methodes, 545 .
CLASSIFICATION, 442-448 ; Loi sur le service
civil, 443 ; affectation du personnel, 599 .
COLLATIONS, 430.
COMITE INTERMINISTERIEL DES CALCULATRICES
ELECTRONIQUES, traitement automatique
des informations, 531 .
COMMISSION DE LA CAPITALE NATIONALE, relations avec les banques, 227 .
COMMISSION DES GRAINS, 670 .
COMMISSION DES TRANSPORTS, contrOle de ]a
qualite, 661 .
COMMISSION DU SERVICE CIVIL, sauvegardes
essentielles, 66 ; approbation des nominations, 277 ; cours, 290 ; griefs, 301 ; determination des salaires, 314 ; juridiction,
320 ; fonctions, 377 ; formules, 521 ; directives, 523 ; correspondance, 523, 557 ; traitement automatique des informations, 531 ;
evaluation du travail accompli, 539 ; gestion
des methodes, 540 ; services de gestion, 546 ;
materiel, correspondance, 565 ; centres de
stenographie et de transcription, 566 ; Division de I'analyse de la gestion, 576, 633,
652, 668 ; voir aussi Recommandations .
INDEX 681
COMMISSION GEOLOGIQUE, bibliotheque, 599 .
COMMISSIONS SEMI-AUTONOMES, RECOURS AUX,
53 .
COMPTES PUBLICS, COMITE PERMANENT DES,
122, 187, 216 .
COMMUNICATION, usage de la langue frangaise,
73, 77 ; rendement dans la fonction publique, 293-303 ; modalites d'audition des
griefs, 301 .
COMMUNICATION 1NTERNE, VOIES DE, 300,
413-415 .
coNGES, reglements, 425 ; accidents de travail, 427 ; annuels, 425 ; d'etudes, 427 ; d'anciennete, 426 ; de grossesse, 428 ; employes
a taux regnants, 433 ; de retraite, 426 ; de
maladie, 425 ; speciaux, 427 ; statutaires, 425 .
COMPOSITION DE LA FONCTION PUBLIQUE,
264-267 ; importance et accroissement, 325327 ; etat de 1'emploi, 328-346 ; repartition
geographique, 347-349 ; courbes et tendances des occupations, 351-358 .
soustrait a la loi, 334 ; directives, 576 .
CONSEIL DE RECHERCHES SUR LES PECHERIES ,
COMPTABILITE, 112-114 ; des ministeres, 113 ;
d'exercice, 114 ; d'amortissement, 113 ; recommandations, 115 ; besoins du gouvernement, 179 ; comptabilite tenue par le Controleur du Tresor, 180 ; comptes tenus par
les ministeres, 181-182 ; survei ll ance des
sommes engagees, 182 ; double emploi, 182 ;
absence de renseignements, 186 ; methodes
en cours dans 1'industrie, 190 .
COMPTABILITE CENTRALE, Controleur du Tresor, 69 ; methodes appliquees de la meme
fa g on d'annee en annee, 185 .
COMPTABILIT9 CENTRALE DE L'ETAT, 184 .
COMP'rABILITE D'EXERCICE, 182-183 ; besoins,
182 ; nature, 182 ; au Royaume-Uni, 184 ;
aux Etats-Unis, 184 ; recours frequent a
la comptabilite d'exercice, 185 ; avantages,
185 .
COMPTABILIT9 DE CAISSE, besoins, 182-183 .
COMPTABILIT9 ET RAPPORTS, 179-194 .
COMPTABLE GENERAL, t5ches, 126 ; voir auss i
Controleur du Tresor .
COMPTES, caisse renouvelable, 118 ; verification par les ministeres avant paiement, 170 ;
methode, 178 ; inventaires permanents, 231 ;
comptes d'avances, 231 .
'COMPTES DES MINISTERES, 185 .
COMPTES DU FONDS DES CHANGES, 223-224 .
COMPTES EN BANQUE, 223 .
COMPTES PUBLICS, ameliorations suggerees
dans la preparation des, 122 ; budget des
depenses et, 195-216 ; changements recommandes par le Comite permanent des,
details superflus, cout de la publication,
216, 217 ; etat de 1'actif et du passif, 217 ;
programmes, comptabilite d'exercice et
couts fournis gratuitement, 222 .
CONCOURS INTERMINISTERIELS, 286 .
CONSEIL DE RECHERCHES POUR LA DEFENSE,
soustrait a la loi, 334.
CONSEIL DES ARTS, exclusion de 1'enquete, 22 .
CONSEIL DES PORTS NATIONAUX, comptes en
banque, 227 ; fonds disponibles, 228 .
CONSEIL DU TRESOR, etablissement et evolution, 46 ; nouveau concept de responsabilite, 57-67 ; controle de la depense, 106112 ; approbation des programmes, 126,
127 ; attributions, organisation, personnel,
etudes des problemes, competence, 134138 ; direction des ressources humaines,
268-275 ; recrutement, choix, nomination et
formation des fonctionnaires, 276-292 ; administration des salaires, 316 ; gestion du
personnel, 319, 377 ; gestion des documents et formules, 521 ; directives, 523 ;
declassement de la documentation, 528 ;
traitement automatique des informations ;
531, 631 ; amenagement et accessoires,
535 ; Division des reformes administratives,
fonctions principales, 547-550, 553, 554 ;
verification des formules, 568-571 ; destruction des documents, 610(23), 614(31) ;
tache de la future Division des reformes
administratives, 674(8), 675(15) .
CONSEIL DU TRESOR, SECRETAIRE DU, nouvelle
evaluation de son statut, 59 ; trois nouvelles
divisions proposees, 68 ; plan general d'une
autorite centrale, 69 .
CONSEIL NATIONAL DE RECHERCHES, statut
des groupes soustraits a la loi, 334 ; formules, 570 ; bibliotheque, 599 .
CONSEIL NATIONAL MIXTE DU SERVICE PUBLIC,
302 ; griefs et appels, 415 .
CONSEIL PRIVE, role special du greffier, 60,
68, 69 ; Division des reformes administratives, 547 .
CONTRATS, 161-164 ; reglements, 161 ; approbation par le conseil du Tresor, 162 ; approbation par les ministeres, 163 ; patronage,
163 .
682 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
CONTROLE DE L'ENCAISSE, 223-233 .
CONTROLE DES DEPENSES DE MAIN-D'OEUVRE,
378-379 .
CONTROLE DES ENGAGEMENTS FINANCIERS, 164167 ; regime etabli, 164 ; methode appliquee au bureau du Tresor, 164 ; fagon
precitee, 165 ; methodes employees dans
les ministeres, 166 ; controle central impossible 166 (69) ; remede tres coilteux et a
peu prs inefficace, 185 ; voir aussi Recommandations .
CONTROLE FINANCIER, organisation actuelle,
131-145 ; origines, 131 ; au Royaume-Uni,
144 ; aux Etats-Unis, 144 .
CONTROLEUR DU TRESOR, 46 ; besoins de comptabilite centrale, 69 ; attributions, 138 ; organisation, 139 ; traitements, 141 ; fonctions,
139 ; verification, 167 ; emission des cheques
169 ; comptabilite, 180 ; emploi du personnel feminin, 335 ; evaluation de ]a maind'ceuvre, 373 ; gestion des methodes, 540 ;
services consultatifs centraux, 549 ; controle de la qualite, 660.
COORDINATION ET CONTROLE, 375 .
COORDONNATEUR DES FORMULES, 571 .
CORPORATION DE DISPOSITION DES BIENS DE LA
COURONNE, 652.
CORRESPONDANCE, 523-525, 557-567 ; Commission du service civil, 523 ; traduction
des documents, 524 ; qualite, 558 ; lettres
polycopiees et lettres mod'eles, 559 ; centres de stenographie et de transcription,
566 ; materiel, 565 ; instructions, 566 .
COTE DE L'EMPLOYE, avancement et mutation,
397 .
DCFALCATIONS, 178 .
DEFENSE NATIONALE, MINISTERE DE LA, 22 ;
bilinguisme, 79-81 ; rapports faits a la direction, 192 ; verification interne, 240; emplois superflus, 383 ; statut des employes
soustraits a la loi, 332 ; augmentation du
personnel, 326 ; officiers de marine et equipages, 332 ; correspondance, qualite, 558 ;
lettres polycopiees et lettres mod'eles, 560 ;
directives, 576 ; courrier, 581 ; messagers,
587 ; personnel, dossiers, 595 .
DEPENSES BUDGETAIRES, 97-99 ; previsions, ministeres, 225 .
DEPENSE, CATLGORIES DE, 102, planification a
long terme, 105 ; verification et approbation, 167 ; verification avant le paiement,
167 ; verification apres le paiement, 167 ;
verification du Controleur du Tresor, 167 ;
depenses conformes a la loi, 168 ; chevauchement dans les ministeres, 168 ; reglements, 168 ; methode de verification, 170 ;
verification dans 1'industrie, 171 ; conclusion, 170 ; autorite insuffisante aux fonctionnaires, 171 .
DtPENSE, CONTROLE DE LA, 106-112 ; vote des
fonds, 106 ; restrictions, 107 ; administration
des ministeres, 107, 110 ; reglements du
conseil du Tresor, 108 ; contrats du gouvernement, 108 ; recommandations, 109,
111, 112 ; probl'emes fondamentaux, 147 .
DGPENSES
GOUVERNEMENTALES,
TIONS DES, 327 .
AUGMENTA-
D "c-seQUILIBRE, courbes actuelles des occupations, 353 .
DETT E, GESTION DE LA, 230 .
COUR DE L'ECHIQUIER, 116 .
DETTE EVENTUELLE, 221 .
COURRIER, 580-590; courrier requ, 580 ; courrier expedie, 581 ; services de messagers,
587 ; aides-mecaniques, 590 ; statistiques,
590(34) .
COURS DE PERFECTIONNEMENT, 78, 288, 401403 .
CRLDIT PARLEMENTAIRE, 155, affectations, 156 .
CREDITS, REDUCTION DU NOMBRE DE, recommandations, 104 ; etablissement des previsions, 147(5) ; affectation des fonds, 155
(29) ; affectations des ministeres, 158(39) .
DETTE NETTE, 217 .
DEVISES LTRANGLRES, 224.
DIEFENBAKER, LE TRES HONORABLE JOHN, remuneration an sein de la fonction publique,
439 .
DIPLOMGS D'UNIVERSITE, recrutement, 280;
nombre et proportion, 360(15) .
DIRECTION ADMINISTRATIVE, L'IMPORTANCE
D'UNE, 63 .
DIVISION DE LA COMPTABILITE FISCALE, 180 .
DIVISION DE L'ADMINISTRATION, archives, 623 .
DIVISION DE L'IMMIGRATION, service au public ,
D
DECENTRALISATION, Commission du service
civil des Etats-Unis, 389 ; Commission du
service civil du Canada, 390 .
418 ; lettres polycopiees et lettres mod'eles,
559 ; formules, 572 .
DIVISION DE L'INDEMNISATION DES EMPLOYI'S
DU GOUVERNEMENT, cas d'invalidite professionnelle, 406 .
INDEX 683
DIVISION DES CARTES GEOGRAPHIQUES, archives, 618 .
DIVISION DES DOUANES ET DE L'ACCISE, verification externe, 234 .
DIVISION DES MANUSCRITS, 619 ; archives, 619,
620 .
DIVISION DES REFORIvIES ADMINISTRATIVES, services consultatifs centraux, 547-550 ; services de gestion des ministeres, 550-552 ;
services de gestion, 553, 673, 675 ; recommandations, 553 ; documents, 554 ; formules, 568 ; controle de la qualite, 659 .
DIVISION DU CONTROLE DES CHEQUES, 225 .
DIVISION DU SERVICE DE SANTE DES FONCTIONNAIRES FEDERAUX, 409 .
DOCUMENTS, publication et mise en circulation en langue frangaise, 79 .
DOCUMENTS ET ARCHIVES, declassement et
destruction des documents, 596 ; conservation, 605 ; depSts, 606, 611 ; conclusions
generales, 614 .
DOCUMENTS PUBLICS, GESTION DES, 519-527 ;
Comite des documents publics, 528 ; Impressions et papeterie publiques, 521 ; Commission du service civil et conseil du Tresor, 523 ; declassement et destruction, 596 ;
conservation, 605 ; depots, 606, 611 .
EMPLOIS ADMINISTRATIFS, traitements, 422 .
EMPLOIS DE BUREAU, commis, secretaire, e t
occupations connexes, 419 .
EMPLOIS SUPERFLUS, systeme de 1'effectif,
382 .
EMPLOYES A TAUX REGNANTS, soustraits a
la Loi sur le service civil, 332 ; conges, assurances et plans de pension, 433 ; conditions de travail, 434 ; fixation de la remuneration, 452 .
EMPLOYES INTERMITTENTS ET A TEMPS PARTIEL, soustraits a]a loi, 332 .
ENCAISSE DE ROULEMENT, reserves liquides,
223 ; fluctuations, 223 ; ressources, 223 .
ENSEIGNEMENT, camps militaires, 80, 81 .
ENTRETIEN, EMPLOYLS CHARGES DE L', 353 ;
salaires payes, 420 .
ETATS-UNIS, COMMISSION DU SERVICE CIVIL DES,
decentralisation en faveur des ministeres,
390(5) .
ETATS-UNIS, controle financier, 144 ; Bureau
des comptes, 170(85) ; etat comparatif de
I'emploi, 331(19) ; services contractuels,
374(55) ; enquetes sur le cout de la correspondance, 558(4) ; affranchissement du
courrier, 586(25) .
ETUDES, CONGE D', 427 .
DOCUMENTS PUBLICS, COMITE DES, declassement de la documentation, 528 ; souscomite de 1959 sur les dossiers, 592 ; declassement et destruction, 596 ; pouvoirs et
fonctions du Comite, 606 .
ETUDES A L'ExTERIEUR, stages recommandes, 290.
DOSSIERS, 591 ; methodes de classement, 593 ;
personnel, 595 ; declassement et destruction des documents, 596.
EXAMEN, METHODES D', recrutement du personnel, 394 .
DOUANES, 417 .
DOUANES ET ACCISE, 234 ; formules, 572 ; programme d'evaluation, 656, 657 ; controle
de la qualite, 660 .
ETUDES SPECIALES, 22 .
ETUDIANTS D'UNIVERSITE, emplois d'ete, 358
(11) .
EXAMENS, selection et nomination des fonctionnaires, 391 .
EXPEDITION ET CLASSEMENT, 525 ; appareils
electroniques, 526 .
DROITS D'ACCISE, VERIFICATION DES, 238 .
FAVORITISME :
ECOLES FEDERALES, 21 .
EFFECTIFS, previsions, 150 ; revision, 271 ;
emplois superfius, 382 ; fiche relative a
chaque poste, 384 .
ELDORADO MINING AND REFINING LIMITED,
emploi dans ]a fonction publique, 328 .
EMISSION DES CHEQUES, centralisation, 169 .
EMPLOIS, CATEGORIES D', Loi sur le service
civil, 312 .
voir Patronage .
FEMMES, EMPLOI DES, principe de 1'egalite de
traitement, 292 ; 1'emploi selon le sexe,
330 (tableau 2) ; emploi du personnel feminin, 335(42) ; aptitudes et qualites, 404,
405 .
FINANCES, MINISTERE DES, gestion des deniers
de la Couronne, 118 ; Comite permanent
des comptes publics, proposition, 187 ; gestion des methodes, 542 ; courrier expedie,
586 .
684 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
FINANCES, MINISTRE DES, et conseil du Tresor,
GESTION, PERFECTIONNEMENT DE LA, 401 .
57 .
FISCALITE, DIVISION DE LA, REVENU NATIONAL,
preparation des recettes budgetaires, 225 ;
GESTION DE L'ENCAISSE, 223-225 .
verification externe, 235 .
FONCTION PUBLIQUE, LES CADRES DE LA, 27,
293, 318 ; immensite et diversite, 27 ; les
deux groupes linguistiques, 29 ; caractere
politique, 33 ; plan general de gestion, 68 ;
importance numerique et composition, 264,
325, 351-370 ; constitution, 276-290 ; personnel feminin, 292 ; rendement, 293-300,
406-417 ; remuneration, 304-314, 419-452 ;
evaluation du travail, 536-539 .
FONDS D'EXPLOITATION, 231 .
FONDS EXCEDENTAIRES, SOcieteS de la
Cou-
ronne, placements, 228 .
FONDS RENOUVELABLES, definition, exploitation, controle et avantages, 230-233 .
FORCES ARMEES, 19, 21, 42 ; bilinguisme ,
79-81 ; emploi courant, 328 ; directives,
522 ; traitement automatique des informations, 530 ; gestion des methodes, 543 ; sections d'histoire, 624 .
FORMATION ET PERFECTIONNEMENT, 288-290,
398-404 ; traitement automatique des informations, 637(49) .
FORMULES, nombre, 20 ; bilinguisme, 74, 78,
520 ; gestion des documents publics, 520 ;
se rvices de gestion, 545 ; definitions, 568 ;
Institute of Continuous Forms Manufacturers, 569 ; verification centrale, 569 ; comite des formules, 570 ; coordonnateur des
formules de bureau, 571 ; douanes et accise,
572 ; autorite du ministere, 571 ; Division
des reformes administratives, 574 ; conclusions et recommandations, 553 .
FORMULES DE BUREAU, COORDONNATEUR DES,
571 .
FRAIS, IMPUTATION DES, 185 .
GESTION DES DOCUMENTS PUBLICS, 519 ; formules, 520 ; rapports, 521 ; directives, 522 ;
correspondance, 523 ; expedition et classement, 525 ; declassement de la documentation, 527.
GESTION DU PERSONNEL, autorite et responsabilite, 268-275 .
GESTION FINANCIt;RE, conclusions, 125-128 ;
organismes exclus, 127-128 ; services consultatifs centraux, 547 .
GOUVERNEMENT, activite multiple et variee,
21 ; effectif, 20 ; expansion rapide, 37 ; croissance de 1939 a 1960 (graphique 1), 38 ;
complexite croissante, 40 ; proliferation des
controles, 43 ; ressources et techniques nouvelles, 47 .
GOUVERNEUR GENERAL, MANDATS DU, 134 .
GRIEFS ET APPELS, 415 .
H
HAUTS FONCTIONNAIRES, ROLE CONSTITUTIONNEL DES, 35 ; cadres superieurs, 318 ; rotation, 53 ; erreur dans le regime de traitements, 306 ; augmentation des traitements,
recommandation, 307 .
HEURES SUPPLEMENTAIRES, RETRIBUTION DES,
430 .
HIERARCHIE, fonction publique, 353
. HOPITAUX FEDERAUX, LE BILINGUISME DANS
LES, 79 .
HOOVER, COMMISSION, 158, 184 .
I
INDEMNISATION DES EMPLOYES DE L'ETAT, LOI
CONCERNANT L', indemnite de traitement
medical, 427(h) ; indemnisation des travailleurs, 430(e) .
FRAIS DE BANQUE, 226 .
INDEX, directives, 578 .
FRAIS D'ENSEIGNEMENT, enfants des fonctionnaires postes a 1'etranger, 81 .
INFORMATION, rarete de la redaction en frangais, 79 .
INFORMATIONS, integration du courant des,
641 .
IMPOTS, PERCEPTION DES, ]ncoherences dans
la legislation, 116 ; recommandation, 117 ;
controle des recettes, 172 .
IMPRESSIONS ET DE LA PAPETERIE PUBLIQUES,
DEPARTEMENT DES, ( imprimeur de la Reine),
general, 22; rapports financiers, 193 ; employes a taux regnants, 332 ; gestion des
FRAIS DE SERVICES COLLECTIFS VOTES PAR LE
PARLEMENT, 186 .
G
GALERIE NATIONALE, 603 ; gravures, 620.
GENDARMERIE ROYALE DU CANADA, rapport s
financiers, 193 ; employes soustraits a la Loi
sur le service civil, 332 ; collaboration du
public, 418 .
INDEX
685
formules, 521 ; catalogue de fournitures de
bureau, 535 ; nombre et cout des commandes regues, 540 ; methodes de gestion
interne ameliorees, 546 ; manuels a l'usage
du personnel, 566, 579 ; verification des formules, 568-572 ; expedition des publications
centralisee, 590 ; comptabilite electronique,
633, 636 ; service de polycopie, 645 ; acquisition et entretien du materiel de bureau,
646-649 .
taires, 228 ; Loi de 1951, 332 ; formules,
569 ; controle de la qualite, 662 .
LOI SUR LE TARIF DES DOUANES, 541 .
LOI SUR LES GRAINS DU CANADA, 117 .
M
MACHINES ELECTRONIQUES, 624 ; ordinateurs
numeriques, 629 ; pratiques d'acquisition,
635 .
IMPRIMEUR DE LA REINE : voir Impressions el
papelerie publiques .
IMPUTATION DES FRAIS, 185-19 0 ; services imputes, 186 ; la classification des comptes Be
donne pas les couts, 186 ; note explicative
proposee au Comite permanent des comptes
MAGASINS MILITAIRES DE L'ARMEE, CORPS DES,
ecole de formation et manuel, 576, 655,
656 .
publics par le ministere des Finances, 187 ;
importance du total des frais, 187 ; sommes
necessaires au credit des ministeres fournisseurs, 188 ; adoption du principe de l'imputation totale des frais, 188 ; methode de
comptabilite, 189 ; recommandation, 190.
INFORMATION, publications destinees aux nouveaux Canadiens, 79 .
INSTALLATIONS, traitement automatique des
informations, 530, 636, 640 ; materiel de
bureau, 644 ; determination des demandes, 646 .
INVENTAIRE, 647 .
MALADIE, CONGE DE, controle, 408 ; reglements, 425 (c) .
INVENTAIRE
PERPfTUEL
DE LA FONCTION
PUBLIQUE, 266 .
INVENTAIRES, fonds renouvelables, 231 .
J
JOURNEE DE
vail, 429 .
TRAVAIL,
JURY CONSULTATIF
nomination, 391 .
conditions de tra-
D'EXAMEN, selection et
MAIN-D'OEUVRE ET POPULATION, accroissement,
327 .
MAITRES DE POSTE, nombre, 20, 308 .
MANUELS ADMINISTRATIFS, 575, 576.
MARINE, officiers et equipages, 332 .
MEMOIRES PRESENTES A LA COMMISSION, 22 .
METHODES ET TRAVAIL DE BUREAU, 115 ; directives, 575 ; dossiers, 591-597 ; courrier,
580-590 ; bibliotheques, 598-602 ; documents et archives, 605-626 ; traitement automatique des informations, 627-642 ;
materiel de bureau, 644-653 ; systemes et
procedes, 663-670 .
MGTHODES, GESTION DES, commandes d'impression, 540 ; Loi sur le tarif des douanes,
541 ; Sante nationale et Bien-etre social,
541 ; Bureau federal de la statistique, 541 ;
Commission du service civil, 542 ; ministere des Finances, 542 ; forces armees, 543 .
MILIEU DE TRAVAIL, 399 .
MINES ET RELEVES TECHNIQUES, MINISTERE
DES, officiers de marine et equipages, 332 ;
cartes geographiques, 618 .
MINISTERES, effectif, 20; administration, 110 ;
officiers de marine et equipages, 332 ; nouvelle Loi de 1961, 377 ; remuneration, 439 ;
restrictions, 110 ; responsabilites, 125 ; prevision de depenses, 143 ; responsabilites
financieres, 143 ; comptes tenus, 181-182 ;
administration des salaires, 316 ; accroissement des effectifs, 325 ; services de gestion,
550 ; Division des reformes administratives,
551 ; conseil du Tresor, 551-552 ; formules,
571 ; sections d'histoire et d'archives, 624,
regime de classification, 443 ; services de
gestion, 546 .
626 ; organisation, 633 ; ordinateurs electroniques, 634 .
LOI SUR L'ADMINISTRATION FINANCIERE, 107,
224 ; relations entre les banques et les socie-
MINISTERES ET ORGANISMES, denombrement,
19 ; structure actuelle, 377 ; direction du
personnel, 386 .
LINGUISTIQUES, LES DEUX GROUPES, 29 .
LOI SUR LE SERVICE CIVIL, 44 ; fonctionnaires
aux termes de cette loi, 20 ; bilinguisme,
29 ; employes soustraits a la loi, 332, 334 ;
tes de ]a Couronne, 226; fonds exceden-
686 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
MINISTRES, responsabilite envers le Parlement
et la population, 67 ; responsabilite illimitee,
34.
MISE EN DISPONIBILITE DU PERSONNEL, 287 .
MONNAIE ROYALE CANADIENNE, source de revenu, 173 .
MORAL ET PRODUCTIVITE, 298 ; autonomie,
299 ; rendement, 411 .
MUSEE, FONCTIONS DE, 622 ; maison Laurier,
622 ; Archives publiques, 622, 623 .
MUTATIONS, 284-285 .
N
NATIONAL-CANADIEN, exclusion de 1'enqu6te,
22 ; employes, 328 .
NOMINATION, constitution du corps des fonctionnaires, 276-281 ; patronage interne, 284.
NORD CANADIEN ET DES RESSOURCES NATIONALES, MINISTEREDU, employes soustraits
a la loi, 332 .
NORMES, OFFICE DES, 535 ; comite des formules, 570 .
0
OBLIGATIONS D'EPARGNE DU CANADA, coUt, 230 .
OCCUPATIONS, activites variees, 21 ; classe s
d'occupations, courbes et tendances, 351 ;
grand nombre et diversite, 353 ; specialisation professionnelle, 361 .
OFFICE DE STABILISATION DES PRIX AGRICOLES,
systemes et procedes, 665 .
OFFICE DES NORMES DU GOUVERNEMENT CANADIEN, 521 ; amenagement et accessoires,
535 ; services de gestion, 546 ; formules,
568, 570 .
OFFICE NATIONAL DU FILM, statut des groupes soustraits a la loi, 334 ; formules, 571 .
OFFICES SEMI-AUTONOMES, RECOURS AUX, 53 .
OFFICES STATUTAIRES, NOMBRE D', 19 .
ORDRES DE L'ARMEE CANADIENNE, directives,
579 .
ORDRES DE SERVICE COURANT DE L'AVIATION,
directives, 578 .
ORGANISMES DE CONTROLE, 47 ; gestion du
personnel, 376 ; Commission du service
civil, 377 ; conseil du Tresor, 377 .
PATRONAGE POLITIQUE, DANGER DU, 66 ; protection contre le patronage, 163 ; patronage
dans la nomination des fonctionnaires, 377,
395 .
PECHERIES, MINISTERE DES, officiers de marine
et equipages, 332 .
PENITENCIERS, ENSEIGNEMENT DU FRANQ AIS
DANS LES, 81 .
PENSION DU SERVICE PUBLIC, LOI SUR LA, assurances diverses et plan de pension, 428429 .
PENSIONS, REGIME DES, comparaisons avec
I'industrie privee, 424, 428 ; employes a
taux regnants, 433 .
PERSONNEL, AGENTS DU, perspectives restreintes, 388 .
PERSONNEL, integration au cout des programmes, attribution aux ministeres, et recommandations, 271-275 ; prevision des besoins
futurs, 287 ; repartition geographique de la
main-d'aeuvre, 374 ; relations avec les agences de controle, 377 ; contrSle des depenses,
378 ; importance des sous-ministres, 388 .
PIrCES JUSTIFICATIVES DE COMPTABILITE, 170 .
PLAN DE GESTION, etendue de la tache, 19 ;
methode d'enquete, 21 ; objectifs, 25 ; outils
administratifs, 49 ; besoins administratifs
des ministeres 51 ; une optique nouvelle, 51 ;
besoins de la direction centrale, 55 ; services
communs, 61 ; importance d'une direction
administrative, 63 ; freins et contrepoids, 66 ;
un plan general, 68 ; autorite centrale (diagramme), 69 ; aspects financiers, 100.
PLANS FINANCIERS A LONG TERME, 154 .
POLYCOPIE, SERVICE DE, par l'imprimeur de
la Reine, 645 .
POLYMER, SOCIETE, 20, 21, 27 ; employes,
328, 333 .
POSTES, DOUANE ET. IMMIGRATION, comparaisons des salaires par le Bureau d'etude des
traitements, 420 .
POSTES, MINISTERE DES, 22 ; recettes du ministere, 43 ; croissance du personnel, 326 ;
pourcentage de fonctionnaires, 337 ; repartition geographique, 349 ; personnel feminin, 335 ; reponse aux lettres de plaintes,
418 ; correspondance, 565 ; bon service
central, 566 ; gestion du courrier, 581, 586 ;
revue des dossiers, 596 .
POUVOIR EXECUTIF, RESPONSABILITE POLITIQUE
Du, 33 .
PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES DE DECES,
428 .
PREVENTION DES ACCIDENTS, hygiene, 406 .
INDEX 687
PREVISIONS (PRINCIPALES) DES DEPENSES, 146 ;
trois grandes rubriques, 196 ; changements
en 1962-1963, 196 .
SOMMAIRE, 197 ; fonds a voter, 197 ; formule actuelle, 197 ; ameliorations, 197 .
SECTION DES CREDITS, 198 ; texte et dispo-
tion, 198 ; fins legislatives, 198 ; nombre
des credits reduits, 205 ; libelle modifie,
205 .
SECTION DU DETAIL DES AFFECTATIONS, fins
statistiques, 205 ; forme, 206 ; presentation
de la repartition entre les ministeres,
215 ; conclusion, 206 .
PRIMES A L'INITIATIVE, 299 .
PRINCIPE DU MERITE, Loi de 1918 sur le service civil, 276.
PRINCIPES DE COMPTABILITE, 170-180 .
PROBATION, emploi judicieux du stage preliminaire, 281 .
PROBLEMES PARTICULIERS, certains aspects du
bilinguisme, et recommandations, 281-283 .
PROCEDURE D'APPEL, 396 ; rendement efficace,
406.
PROCEDURES :
voir MCthodes.
PRODUCTION DE DEFENSE, MINISTERE DE LA,
comptabilite, 181 ; fonds renouvelables, 232 ;
centres de stenographie et de transcription,
566 .
PRODUCTIVITE, MORAL ET RENDEMENT, 298303, 411-413 .
RAPPORT A. YOUNG DE 1919 :
ports par exception, 193 ; production couteuse, 521, 545 .
RAPPORT D'ADMINISTRATION, PRATIQUE MODERNE DU, 115 ; methodes en cours dans
1'industrie, 190 ; methodes en cours au gouvernement, 192 .
RAPPORTS FINANCIERS, methodes en cours dans
1'industrie, 190 ; autres exigences, 194 .
RECETTES DEFALQUEES DES DEPENSES, 105 ;
gestion, 116-118 ; controle, prix exiges,
coOt de revient, revision des prix, source
de revenu importante, 172-176 ; methodes
de comptabilite, 177 ; defalcations, 178.
RECEVEUR GENERAL, soldes de banque, 224 .
RECHERCHE ET PLANIFICATION, besoins futurs
en main-d'oeuvre, 375 .
RECHERCHE SCIENTIFIQUE, moral et rendement
des chercheurs, 412 ; realisations a faire
connaitre, 413 .
RECHERCHES, CONSEIL NATIONAL DE, cOmite
des formules, 570.
RECLASSIFICATION, AVANCEMENT PAR, 396 .
RECOMMANDATIONS, ECONOMIE ANNUELLE
PREVUE PAR LA MISE EN CE UVRE DES, 25 .
ASPECT FINANCIER DE LA GESTION, planifi-
cation, 104, 105, 106 ; controle de ]a
depense, 109, 111, 112 ; comptabilite
dans les ministeres, 113, 114 ; autres controles, 115, 116 ; gestion des recettes et
de la Caisse, 117, 118 ; verification de
la comptabilite du secteur prive, 120 .
PROFESSIONNELS ET SCIENTIFIQUES, 290-292 ;
classes d'occupations, 351-352 ; personnel
scientifique, 403 ; remuneration, 421, 422 ;
services obtenus de 1'exterieur, 346 .
PROGRAMMES ET NORMES, DIVISION DES, 68,
69, 127 .
PROMOTION, AVANCEMENT ET MUTATIONS, 284288, 396 ; procedure d'appel, 396 ; cote de
1'employe, 397 .
PROPRIETEs, 1'>rtat proprietaire foncier, 20 .
PUBLICATIONS, forme et style des lettres, 566 ;
manuels a 1'usage du personnel, 579 ; manuel de normes de bureau, 646 ; Manuel
de 1'agencement des bureaux, 650 .
QUALITE, CONTROLE DE LA, evaluation du travail accompli, 536 ; controleur des methodes
d'echanti llonnage dans les ministeres, 659662 ; role de la Division des reformes
administratives, 662 .
voir Young .
RAPPORTS SELON LES FONCTIONS, 193 ; rap-
RESPONSABILITE ENVERS LE PARLEMENT,
122, 123 .
GESTION DU PERSONNEL, donnees statistiques, 267 ; autorite et responsabilite,
274, 275 ; recrutement, selection et nomination, 278, 280; Canadiens de langue
frangaise, 283 ; preference aux anciens
combattants, 284 ; avancement et mutations confies aux ministeres, 285 .
REMUNERATION DANS LA FONCTION PUBLIQUE, traitements et salaires, 307 ; classement simplifie et classement des emplois
par les ministeres, 314 ; traitement en
fonction du rendement, 314 ; Bureau d'etude des traitements, 316 .
METHODES ET TRAVAIL DE BUREAU, services
de gestion, 553 ; regie des documents,
traitement des informations et exame n
688 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
des programmes de modernisation administrative, 554 .
RECRUTEMENT, pressions indues, 276 ; constitution du corps des fonctionnaires, 276281 ; postes classifies, 279 ; choix des cadres par les ministeres, 279 ; role de la
Commission du service civil, 280 ; stage
preliminaire, 281 ; bilinguisme, 77, 281, 394 ;
favoritisme, 395 ; personnel pour le traitement automatique des informations, 637 .
REGIMES DE PRESTATIONS OU D'AVANTAGES,
308 ; recommandations, 435, 436 ; conditions
de travail, 434 .
REGLEMENTATION, situation intolerable, 299,
412(32) .
RELIURES, 579 .
service de sante dans la region OttawaHull, 296 ; programme de sante, 321 ; Division du service de sante des fonctionnaires
federaux, 409 ; services de sante, 409 ; gestion des methodes, 541 ; formules, 572 ; Direction du bien-etre, 668 .
SCIENTIFIQUE, PERSONNEL, recrutement et
conditions de travail, 290, 403 .
SECURITE DE LA VIEILLESSE, gestion des me-
thodes, 540, 541, 668 .
SERVICES DE GESTION, 545 ; services consultatifs, 546 ; creation et extension, 673 ; programmes de formation et personnel qualifie, 674.
SERVICE DU PUBLIC, Au, rendement a ameliorer et relations exterieures, 417-418 .
REMUNERATION, CRITERES EXTERNES RELATIFS
A LA, 309 ; considerations geographiques,
310 ; criteres internes, 312 ; comparaison des
niveaux, 419 ; avantages sociaux, 424 ;
SERVICE NATIONAL DE PLACEMENT, 664.
regime des pensions, 424 ; historique, 437 ;
Loi sur le service civil, 439 ; classification,
442-448 ; principes et application, 437 .
REMUNERATION, LE REGIME DE, considerations fondamentales, 448 ; systeme actuel
negatif, 451 ; role des associations de personnel, 453 ; methodes de fixation, 452 .
PRINCIPES, MODALITES D'APPLICATION ET
NORMES, 304-317 ; modifications envisagees,
SERVICES COMMUNS, etablissement, 61 ; principes generaux, 62 .
318-322 .
REPARTITION SELON L'AGE, personnel dans
1'administration federale, 364 .
RESPONSABILITE ENVERS LE PARLEMENT, 121-
surance-chomage, 549 .
SERVICES DE SANTE, 280 ; hygiene et absences,
406 .
124 .
RETRAITE, CONGE DE, 30 8 , 426 ; indemnite de
depart, 426 .
REVENU NATIONAL, MINISTERE DU, controle
des recettes, 172 ; application des lois fiscales, 172 ; croissance, 326 ; services con-
SERVICES PAR CONTRAT, accroissement, 346 .
sultatifs centraux, 549 ; materiel, correspondance, 565 ; courrier regu, 582 ; controle de la qualite, 662 .
REVOCATION, responsabilite, 294 .
ROTATION, directeurs des finances et directeurs du personnel, 65 .
ROULEMENT DU PERSONNEL, 370 .
ROYAUME-UNI, controle financier, 144 ; etat
comparatif de I'emploi, 331(19) .
S
SANTE NATIONALE ET DU BIEN-ETRE SOCIAL, MINISTERE DE LA, contrOle des absences, 296 ;
SERVICES CENTRAUX DE CONSULTATION ADMI-
NISTRATIVE, Division de l'analyse de la
gestion, 633 .
SERVICES CONSULTATIFS, gestion des methodes, 542 ; services de gestion, 546 ; gestion
financiere, 547 ; Conseil prive, 547 ; gestion
du personnel, 547 ; plan de gestion, 547 ;
Division des reformes administratives, 547550 ; conseil du Tresor, 547-550 ; ministere
du Revenu national, 549 ; Commission d'as-
SERVICES ET HONORAIRES, 173(5) .
SIMULATION DES CONDITIONS DE TRAVAIL, 399 .
SOCIETE CANADIENNE DES TELECOMMUNICATIONS TRANSMAR IN ES, placement des fonds
excedentaires, 228 ; employes, 328 .
SOCIETE CENTRALE D'HYPOTHEQUES ET DE LO-
GEMENT, relations avec les banques, 227 .
SOCIETE DU CREDIT AGRICOLE, ententes conclues avec les banques, 228SOCIETE RADIO-CANADA, 22 ; relations entre les
banques, 226 ; nombre actuel d'employes,
328 ; services de gestion, 674 ; directives,
579 ; archives, 620 .
SOCIETES DE LA COURONNE, nombre, 19 ; relations entre les banques, 226 ; analyse des
interets verses par les banques a charte,
226 ; placement des fonds excedentaires,
228 ; Loi sur . 1'administration financiere,
228 ; remise des gains au receveur genera l
INDEX 689
du Canada, 228 ; accroissement de la fonction publique, de la main-d'ceuvre et de la
population, 327 ; depenses gouvernementales, 327 ; employes, 332 ; corporations de
ministere, de mandataire, de proprietaire
et =autres societes=, 333 ; structure actuelle,
377 .
SOCIETES SEMI-AUTONOMES, RECOURS A DES,
53 .
SOUS-MINISTRES, formation professionnelle,
292 ; gestion du personnel, 388 .
STATISTIQUE DE LA MAIN-D' (E UVRE DE L'ETAT,
372-375.
STENOGRAPHIE ET DE TRANSCRIPTION, CENTRES
DE, 566, 567 .
TRAITEMENTS ET AVANTAGES SOCIAUX, NIVEAUX
DES, 305-308 .
TRAITEMENTS, GROUPES DE, repartition des
employes et salaires medians, 368 .
TRANSCRIPTION, SERVICES DE, 645 .
TRANSPORTS, MINISTERE DES, regimes de comp-
tabilite, 181 ; verification interne, 240 ; augmentation du personnel, 326 ; employes a
taux regnants, 332 ; officiers de marine et
equipages, 332 ; controle des formules,
572(21) ; controle du courrier, 582 ; dossiers, 598(18) .
TRAVAIL, CONDITIONS DE, 78 ; journee de travail,
429(37) ; repos paye, assurance-ch&mage,
indemnisation, supplements de traitement
et primes de rendement, 430 ; indemnites
et avantages divers, 431 .
SUISSE, LE BILINGUISME EN, 76 .
SYSTEME DU MERITE, Service civil, 276 ; methodes d'examen, 394 .
TABAC, PRODUITS DU, verification des droits
d'accise, 238 .
TECHNIQUES, occupations des techniciens employes, 352 ; aides-techniciens, 404 ; emplois
techniques (semi-professionnels), 420 .
TECHNOLOGIE, ressources et techniques
adopter, 48 .
a
TELECOMMUNICATIONS, DEPENSES ANNUELLES
POUR LES, 21 .
THERRIEN, F .-EUGENE, C.R ., commissaire, expose divergent sur le bilinguisme, 71 .
TRADUCTION, 78-79 .
TRAITEMENT AUTOMATIQUE DES INFORMATIONS,
496-499, 530, 584-599 ; installations, amenagement et accessoires, 530 ; C.A.R .C.,
530, 531 ; Bureau federal de la statistique,
531 ; Division de 1'analyse de ]a gestion,
Commission du service civil, 531 ; conseil
du Tresor, 531 ; Comite interministeriel des
calculatrices electroniques, 531, 532 ; forces
armees, 532 ; frais de fonctionnement, 630 ;
methodes de contr8le, 631 ; recommandations, 634 ; approbation des depenses de
machines, 635 ; administration, 636 ; recrutement, 637 ; formation, 637 ; utilisation,
638 ; conclusion, 642 ; controle de la qualite, 659 .
TRAITEMENT D'ENCOURAGEMENT, 430 .
TRAITEMENTS, DETERMINATION DES, comparaisons avec 1'exterieur, 314-316 ; recommandation, 316 ; methode de fixation, 452(67) ;
Bureau d'etude des traitements, 452, 454 .
TRAVAIL DE BUREAU, classes d'occupations,
352 .
TRAVAIL, EVALUATION DU, principes, techniques
et programmes, 654-658 .
TRAVAIL, MILIEU DE, programmes de formation et de perfectionnement, 399 .
TRAVAIL, MINISTERE DU, accidents de travail,
321 ; comparaison des travailleurs et salaries soustraits a la Loi sur le service civil,
315 ; archives, 617 .
TRAVAUX PUBLICS, MINISTERE DES, employes
a taux regnants, 332 ; methodes de gestion
ameliorees, 546 ; qualite de la correspondance, 558 ; duree des formules speciales,
573 ; courrier requ, 582 ; courrier expedie,
587 ; acquisition, entretien et declassement
du mobilier de bureau, 650-653 .
U
UNESCO, bibliotheques, 599(8) .
V
VARITYPER, composition des manuels de directives, 578 .
VERIFICATEURS DE LA TAXE D'ACCISE, programme (1944), 236 .
VERIFICATION CENTRALE, 569 ; Loi sur 1'administration financiere, 569 .
VERIFICATION DE LA COMPTABILITE DU SECTEUR
PRIVE, 119-120 ; methodes du gouvernement, 120 ; recommandation, 120 ; necessite,
120 ; voir aussi Verification interne.
VERIFICATION DU GOUVERNEMENT, deux categories, 234 .
690 LA GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE
VERIFICATION EXTERNE, 234 ; ministeres responsables, 234, 235 ; formation, 235 ; manuels d'instruction, 235 ; competence des
verificateurs, 236 ; methodes, 236 ; comita
interministeriel, 237 ; fusion de groupes de
verificateurs, 237 ; verification des droits
d'accise, 238 ; acces aux entrepots de douane, 239 .
VERIFICATION INTERNE, 115, 240 ; verification
actuelle, 240 ; necessite, 241 .
VOYAGES, cout annuel, 20 ; reglementation des
frais, 109, 110 .
Y
YOUNG, A ., RAPPORT DE 1919, 288, 437-438,
442-443, 448-450 .
INDEX 691
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