Protocole de réception et de transmission des commentaires soumis aux... d’évaluation (addenda à la politique BD-8)

Protocole de réception et de transmission des commentaires soumis aux... d’évaluation (addenda à la politique BD-8)
Protocole de réception et de transmission des commentaires soumis aux comités
d’évaluation (addenda à la politique BD-8)
Remarque : Le masculin est utilisé pour faciliter la lecture.
1. Une fois les commentaires reçus conformément aux politiques pertinentes, le secrétaire
les consigne et s’assure qu’ils sont signés (dans le cas de commentaires soumis en
version papier) ou qu’ils proviennent d’une adresse électronique valide attribuée à un
membre de la communauté de Concordia (membre du corps professoral, du personnel
ou d’un conseil consultatif, étudiant, diplômé, etc.). Les commentaires dont la
provenance ne peut être déterminée sont signalés au président du comité; si l’identité de
l’expéditeur ne peut être confirmée, ils sont éliminés, ce dont le secrétaire prend note.
2. Lorsque la date limite de soumission des commentaires est dépassée, le secrétaire fournit
au président tous les commentaires en version papier, ainsi que la provenance exacte de
chacun, afin que le président puisse confirmer l’identité de l’expéditeur. À la suite de
cette vérification, le président remet les commentaires au secrétaire.
3. Le secrétaire prépare alors les commentaires pour examen par le comité, en éliminant
leur provenance ou en la rendant illisible. Chaque commentaire est en outre numéroté
afin que l’on puisse facilement s’y reporter durant les discussions du comité.
4. Le secrétaire imprime une copie des commentaires pour chaque membre du comité. Les
commentaires sont accessibles au bureau du secrétaire pour consultation par les
membres du comité avant la première réunion de celui-ci suivant la date limite de
soumission. Les commentaires sont également distribués durant cette réunion et
examinés par le comité; toutes les copies sont ensuite remises au secrétaire pour
élimination. Les membres du comité doivent s’abstenir d’en reproduire des passages.
5. Le secrétaire élimine les copies et s’assure que les originaux sont gardés en lieu sûr afin
de protéger leur confidentialité.
Juin 2013
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