SwyxIt! Benutzerdokumentation

SwyxIt!   Benutzerdokumentation
SwyxIt!
Benutzerdokumentation
Stand: März 2017
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Swyx Solutions AG
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www.swyx.com
Neue Funktionen
3
Neue Funktionen
In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche
neuen Möglichkeiten Ihnen SwyxWare bietet.
SwyxIt! 2015 R40.2
Funktion
Erläuterung
Unterstützung von
Skype for Business
2016
Swyx Connector for Skype unterstützt
Skype for Business 2016, siehe auch
Kapitel 14, Swyx Connector for Skype for
Business, Seite 180.
SwyxIt! 2015
Funktion
Erläuterung
Verbindung mit SwyxServer außerhalb des
lokalen Firmennetzwerks jetzt via
SwyxRemoteConnector
Der SwyxRemoteConnector ermöglicht
eine Verbindung mit SwyxServer, wenn Sie
sich außerhalb Ihres Firmennetzwerks
befinden. Die Verschlüsselung erfolgt über
TLS (Transport Layer Security), den aktuellen Verschlüsselungsstandard für die
Datenübertragung im Internet. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt So legen Sie die Verbindungseinstellungen fest, Seite 173.
Neue Skins
Im Benutzerprofil stehen neue Skins zur
Verwendung mit SwyxIt! 2015 zur Verfügung (SwyxIt! 2015 [3x], SwyxIt! 2015 [3x
HD], SwyxIt! 2015 [3x Visual Contacts],
SwyxIt! 2015 [3x WebXT] und SwyxIt! 2015
[5x]).
Webbasierte OnlineHilfe
Die Online-Hilfe zu SwyxIt! ist ab jetzt
webbasiert und öffnet sich im Standardbrowser.
Unterstützte Betriebssysteme
SwyxIt! (inkl. SwyxFax Client) unterstützt
jetzt auch die Betriebssysteme Windows
Server 2012 R2 und Windows 8.1. SwyxIt!
(inkl. SwyxFax Client) kann dabei auch im
Terminalserver-Modus genutzt werden.
Windows XP und Vista sowie Windows
Server 2003 und 2008 werden nicht mehr
unterstützt.
SwyxIt! 2015 R40
Funktion
Erläuterung
Erweitertes Anrufmanagement mit Swyx
Connector for Skype
Sie können den Call Routing Manager und
den Grafischen Skript Editor direkt aus
Swyx Connector for Skype starten.
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 14.14, Erweitertes Anrufmanagement via Call Routing Manager und
Grafischer Skript Editor, Seite 195.
SwyxIt! 2015 R3
Funktion
Erläuterung
Swyx Connector for
Skype
Mit dem Swyx Connector for Skype haben
Sie die Möglichkeit, Microsoft Skype for
Business Funktionalitäten wie Instant
Messaging, Statussignalisierung und
Telefonbuch zusammen mit den zentralen
Telefoniefunktionen von Swyx zu nutzen.
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 14, Swyx Connector for
Skype for Business, Seite 180.
Unterstützte Betriebssysteme
SwyxIt! (inkl. SwyxFax Client) unterstützt
jetzt auch das Betriebssystem Windows 10.
4
Neue Funktionen
SwyxIt! 2013 R4
Funktion
Erläuterung
Collaboration jetzt mit
TeamViewer
Ab sofort steht „TeamViewer“ als StandardCollaboration-Tool zur Verfügung. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 10.14, Collaboration per
Mausklick, Seite 133.
SwyxIt! 2013 R3
Funktion
Erläuterung
Office Communication
AddIn
Die Integration von SwyxWare in Microsoft
Office wird durch das „Office Communication AddIn“ erweitert. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 13,
SwyxIt!-Statussignalisierung bei Microsoft
Office-Kontakten, Seite 177.
SwyxIt! 2013 R2
Funktion
Erläuterung
Sichere KennwortRichtlinie für SwyxServer
Für die Vergabe von Passwörtern können
zusätzliche Sicherheitsbedingungen
definiert werden. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Kapitel 3.2.2,
Komplexes Kennwort, Seite 26.
SwyxIt! 2013
Funktion
Erläuterung
Option „SwyxCTI+“
Diese Option bietet die Möglichkeit, mit
CTI SwyxIt! ein Telefonie-Endgerät zu
steuern oder CTI SwyxIt! mit einem externen Telefon über seine Rufnummer zu
verknüpfen. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Kapitel 18, Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI
und SwyxCTI+, Seite 225.
Funktion
Erläuterung
Option “SwyxPLUS
VisualContacts”
SwyxPLUS VisualContacts bietet einen
schnellen und effizienten Zugriff auf
Kontaktdaten wie Namen, Adressen,
Rufnummern, Bilder und kundenspezifische Angaben. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Option
“SwyxPLUS VisualContacts”, Seite 218.
Option “SwyxPLUS für
DATEV pro”
Diese Option ermöglicht die Integration
von DATEV pro in SwyxWare. Die DATEV
Kontaktdaten und die Telefoniefunktion
werden mit SwyxIt! zusammengeführt.
Telefonische Kommunikation und Datenverwaltung werden effektiver und können
in weniger Schritten abgewickelt werden.
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Abschnitt Option “SwyxPLUS für
DATEV pro”, Seite 218.
Verknüpfte Kontakte
auf Namenstasten
Namenstasten können mit Kontaktdaten
aus angebundenen Anwendungen (z. B.
SwyxPLUS VisualContacts, SwyxPLUS für
DATEV pro, Microsoft® Outlook, IBM®
Lotus Notes) verknüpft werden. Die erweiterten Kontaktinformationen werden im
Kontextmenü der Namenstaste dargestellt.
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Abschnitt Kontextmenü zur
Namenstaste, Seite 120.
Erweiterung der
Kontaktkarten
Kontaktinformationen aus angebundenen
Anwendungen erscheinen ebenfalls auf
der Kontaktkarte, falls die entsprechende
Namenstaste mit einem Verknüpften
Kontakt belegt ist. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt Kontaktkarte, Seite 39.
5
Neue Funktionen
Funktion
Erläuterung
Funktion
Erläuterung
Verbesserte OutlookIntegration
SwyxIt! Wählhilfe und Swyx Voicemail
Player wurden mit verbesserter Benutzeroberfläche und erweiterter Funktionalität
für die Unterstützung von neuen OutlookVersionen ausgestattet. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt Microsoft Outlook - Telefonieren
mit SwyxIt!, Seite 200.
Neue Symbole in der
Taskleiste
Bei entgangenen Anrufen o der neuen
Voicemails wird das SwyxIt!-Symbol in der
Taskleiste entsprechend markiert. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 22.1, Symbole in der
Taskleiste, Seite 274.
Visuelles Hervorheben
verpasster Anrufe im
Rufjournal
Verpasste Anrufe werden im Rufjournal
nun markiert dargestellt. Somit sind
verpasste Anrufe besser ersichtlich.
Unterstützung SwyxIt!
Handset P280
USB-Endgerät, welches die Nutzung des
kompletten SwyxIt!-Funktionsumfangs
ermöglicht. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Anh. 24:, SwyxIt!
Handset P280, Seite 280.
Statussignalisierung im
Telefonbuch
Erweiterte Statusinformationen der
SwyxWare-Benutzer werden nun auch im
Telefonbuch mit Hilfe von Symbolen
angezeigt.
Statussignalisierung im
Vorschaufenster
Der eigene Status des SwyxWare-Benutzers
wird nun auch im SwyxIt!-Vorschaufenster
über der Windows-Taskleiste angezeigt und
kann direkt gewechselt werden. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 22.1.1, Statussignalisierung im
Vorschaufenster, Seite 274.
Kopierfunktion von
Rufnummern im
Kontextmenü
Über das Kontextmenü können Sie jetzt
Rufnummern von der SwyxIt! Oberfläche
in die Zwischenablage kopieren, um sie
anderweitig zu nutzen.
Anrufinformationen in
der Windows-Sprungliste
Die entgangenen Anrufe und zuletzt
gewählten Rufnummern werden nun in der
Sprungliste über der Windows-Taskleiste
angezeigt. Über die Sprungliste können Sie
nun Anrufe initiieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 22.1.2, Sprungliste, Seite 275.
6
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Neue Funktionen ......................................................................................................... 3
Inhaltsverzeichnis 6
Einleitung ................................................................................................................... 13
Was ist gemeint mit ... ? ........................................................................................... 15
1.1 Teilnehmer.............................................................................................. 15
1.2 Gruppe .................................................................................................... 15
1.3 Rufsignalisierung ................................................................................... 15
1.4 Statussignalisierung .............................................................................. 15
1.5 Rufnummer (Telefonnummer) ............................................................ 15
1.6 Rufberechtigungen ............................................................................... 16
1.7 Leitung ..................................................................................................... 16
1.8 Trunk und Trunk-Gruppe .................................................................... 16
1.9 Benutzer .................................................................................................. 17
1.10 Aktive Verbindung ................................................................................ 17
1.11 Gehaltene Verbindung ......................................................................... 17
1.12 Anklopfen ............................................................................................... 17
1.13 Konferenz................................................................................................ 18
1.14 Makeln ..................................................................................................... 18
1.15 Akustische Signale ................................................................................ 18
1.16 Skin........................................................................................................... 18
1.17 Call Routing ............................................................................................ 19
1.18 Voicemail ................................................................................................ 19
1.19 Fernabfrage ............................................................................................. 19
1.20 CTI ............................................................................................................ 19
1.21 Rückruf .................................................................................................... 20
1.22 Nachbearbeitungszeit .......................................................................... 20
1.23 Direktansprache .................................................................................... 20
Wie funktioniert SwyxIt! .......................................................................................... 21
2.1 SwyxWare - Zusammenspiel der Komponenten ............................. 21
2.2
Skalierbarer Funktionsumfang durch Zusatzmodule
(Optionspakete) ..................................................................................... 22
Anmelden und Abmelden ........................................................................................ 24
3.1 Anmeldung an SwyxServer mit den Windows-Benutzerdaten ..... 24
3.2 Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort .. 25
3.2.1 Kennwort ändern ........................................................................... 25
3.2.2 Komplexes Kennwort ..................................................................... 26
3.2.3 Begrenzte Anzahl von Anmeldeversuchen ................................... 27
3.3
3.4
3.5
3.6
Benutzer wechseln ................................................................................ 28
Meldungsprotokoll ............................................................................... 28
Benutzerrechte ...................................................................................... 28
Aufruf aus der Befehlszeile .................................................................. 30
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche .............................................................................. 31
4.1 SwyxIt! Oberflächenelemente ............................................................ 31
4.1.1 Menüleiste...................................................................................... 32
4.1.2 Registerkartenleiste ....................................................................... 32
4.1.3 Infobereich..................................................................................... 32
4.1.4 Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence) .......................... 33
4.1.5 Audio-Bereich ................................................................................ 35
4.1.6 Eingabefeld mit Suchfunktion ....................................................... 35
4.1.7 Leitungen........................................................................................ 35
4.1.8 Leitungsbereich.............................................................................. 36
4.1.9 Optionsbereich .............................................................................. 37
4.1.10 Registerkarten mit Namenstasten ................................................. 38
4.1.11 Funktionsleiste ............................................................................... 40
4.2
SwyxIt! Menüs ....................................................................................... 40
4.2.1 Allgemeines Kontextmenü............................................................. 41
4.2.2 Menü Datei..................................................................................... 41
4.2.3 Menü Bearbeiten............................................................................ 43
4.2.4 Menü Leitungen ............................................................................. 43
4.2.5 Menü Funktionen........................................................................... 43
7
Inhaltsverzeichnis
4.2.6 Menü Listen.................................................................................... 46
4.2.7 Menü Einstellungen ....................................................................... 47
4.2.8 Menü Hilfe ..................................................................................... 49
Telefonieren mit SwyxIt! - Erste Schritte ............................................................... 50
5.1 SwyxIt! starten ....................................................................................... 50
5.2 Wie rufe ich einen Teilnehmer an? .................................................... 50
5.3 Wie nehme ich ein Telefongespräch an? .......................................... 51
5.4 Wie beende ich ein Gespräch? ........................................................... 51
5.5 Wie leite ich eine Rückfrage ein? ....................................................... 52
5.6 Wie wechsle ich zwischen mehreren Teilnehmern? ...................... 52
5.7 Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander? ........................... 52
5.8 Wie übergebe ich ein Gespräch ohne Rückfrage? .......................... 53
5.9 Wie leite ich einen Anruf direkt weiter? ........................................... 54
5.10 Wie nutze ich Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence)? . 54
6.2.2 Leitungstaste konfigurieren........................................................... 72
Das Telefonbuch ....................................................................................................... 74
7.1 Verwenden des Telefonbuches .......................................................... 75
7.2 Importieren/Exportieren von Telefonbucheinträgen ..................... 78
7.3 Besonderheiten beim Ändern des Globalen Telefonbuchs .......... 79
7.4 Globale Kurzwahlen .............................................................................. 80
Umleitungen .............................................................................................................. 82
8.1 Sofortige Umleitung.............................................................................. 82
8.1.1 Umleitungstasten ........................................................................... 82
8.1.2 Standard-Umleitung und vorübergehende Umleitung ................ 83
8.1.3 Sofortige Umleitung von einem anderen Endgerät aus ändern... 84
8.2
8.3
8.4
8.4.1 Parallele Rufsignalisierung............................................................. 87
Leitungen ................................................................................................................... 57
6.1 Telefoniefunktionen ............................................................................. 57
6.1.1 Anrufen .......................................................................................... 57
6.1.2 Annehmen oder Ablehnen eines Gespräches.............................. 58
6.1.3 Halten ............................................................................................. 58
8.4.2 SwyxIt! Mobile und MobileExtensionManager ............................ 88
Voicemail und Fernabfrage ...................................................................................... 90
9.1 Voicemails aufzeichnen, abhören und bearbeiten ......................... 90
9.1.1 Voicemails abhören ....................................................................... 90
6.1.4 Wechseln zwischen Leitungen ...................................................... 58
9.1.1.1Voicemail-Optionen in Ihrem E-Mail-Programm ..................... 90
6.1.5 Verbinden ...................................................................................... 59
9.1.1.2Kontextmenü zur Schaltfläche „Voicemail“............................. 91
6.1.5.1Kontextmenü zur Taste „Verbinden“ ....................................... 60
9.1.1.3Voicemail-Schaltfläche konfigurieren ...................................... 91
6.1.6 Verbinden ohne Rückfrage (Blind Call Transfer).......................... 60
6.1.7 Sperren von Leitungen (Nachbearbeitungszeit)........................... 60
6.1.8 Verwendung einer bestimmten Leitung (Signalisierung der
jeweiligen Rufnummer) ................................................................. 61
6.1.8.1Auswahl einer bestimmten Leitung für einen Ruf ................... 61
6.1.8.2Definition einer Standardleitung für ausgehende Rufe .......... 62
6.2
Funktionen der Leitungstaste.............................................................. 62
6.2.1 Leitungszustand ............................................................................. 63
6.2.1.1Kontextmenü zur Leitungstaste................................................ 64
Verzögerte Umleitung .......................................................................... 85
Umleiten bei Besetzt ............................................................................. 86
Mobile Erweiterungen .......................................................................... 87
9.1.2 Aufgezeichnete Nachricht bearbeiten .......................................... 92
9.2
9.3
9.4
Der Ansagen-Assistent .......................................................................... 93
Konfiguration der Standardvoicemail ................................................ 94
Fernabfrage ............................................................................................. 95
9.4.1 Sofortige Umleitung per Fernabfrage ändern............................... 99
SwyxIt! - Funktionen im Detail ............................................................................. 101
10.1 Übersicht über die Funktionen von SwyxIt! .................................. 101
8
Inhaltsverzeichnis
131
10.2 Lautsprecher und Mikrofon .............................................................. 105
10.2.1 Lautstärke regulieren ................................................................... 105
10.13 Rufsignalisierung und Übernahme .................................................. 131
10.2.2 Mikrofon ausschalten .................................................................. 105
10.13.1Konfiguration der Rufsignalisierung ........................................... 132
10.3 Audio-Modi .......................................................................................... 106
10.14 Collaboration per Mausklick ............................................................. 133
10.3.1 Anrufe in verschiedenen Audio-Modi durchführen .................. 107
10.14.1Besonderheiten bei der Collaboration mit TeamViewer ........... 133
Zweitanruf unterbinden ..................................................................... 108
Rufnummer unterdrücken ................................................................. 108
Suchfunktion im Eingabefeld ............................................................ 108
Rufjournal ............................................................................................. 109
10.14.2Definition einer Standardanwendung für Collaboration........... 134
10.4
10.5
10.6
10.7
10.14.3Collaboration mit SwyxIt! Meeting............................................. 134
10.15 Mitschneiden........................................................................................ 136
10.15.1Mitschneiden von Gesprächen ................................................... 136
10.7.1 Informationen zu den Rufen ....................................................... 110
10.15.1.1Kontextmenü zur Taste „Mitschneiden“............................. 137
10.7.1.1Status der Anrufe ................................................................... 110
10.15.2Anhören und Bearbeiten von mitgeschnittenen Gesprächen ... 137
10.7.2 Funktionen im Rufjournal............................................................ 111
10.15.3Wiedergeben und Exportieren mitgeschnittener Gespräche .... 137
10.7.3 Alle Rufe ....................................................................................... 112
10.15.4Einspielen eines Mitschnitts in ein Gespräch ............................. 138
10.7.4 Anrufliste ...................................................................................... 112
10.15.5Mitschneiden konfigurieren ....................................................... 138
10.7.5 Wahlwiederholungsliste .............................................................. 113
10.7.6 Entgangene Anrufe ...................................................................... 113
10.16 Projektkennziffer ................................................................................. 139
10.17 Rückruf .................................................................................................. 140
10.7.7 Eigene Rückrufwünsche .............................................................. 114
10.17.1Rückruf bei Besetzt...................................................................... 140
10.7.8 Mitgeschnittene Gespräche ........................................................ 115
10.17.2Rückruf bei nicht angenommenem Ruf...................................... 141
10.7.9 Rufjournal konfigurieren ............................................................. 115
10.8 Wahlwiederholung.............................................................................. 116
10.8.1 Kontextmenü zur Wahlwiederholungstaste ............................... 117
10.8.2 Automatische Wahlwiederholung............................................... 118
10.18
10.19
10.20
10.21
Rufprotokoll.......................................................................................... 143
Direktansprache .................................................................................. 143
Wählen aus jeder Anwendung heraus ............................................ 144
Konferenz .............................................................................................. 144
10.8.3 Wahlwiederholung konfigurieren............................................... 119
10.21.1Konferenzen starten .................................................................... 144
10.9 Namenstaste und Statussignalisierung ........................................... 120
10.21.2Rückfragen und Hinzufügen ....................................................... 145
10.9.1 Kontextmenü zur Namenstaste ................................................... 120
10.21.3Konferenz verlassen oder beenden ............................................ 147
10.9.2 Namenstasten konfigurieren....................................................... 123
10.21.4Konferenzräume .......................................................................... 147
10.9.3 Statussignalisierung ..................................................................... 127
10.21.4.1Stumme Konferenzteilnahme.............................................. 148
10.9.4 Verschieben/Kopieren von Namenstasten ................................. 128
10.22 Rufaufschaltung ................................................................................... 148
10.10 Verwendung von DTMF-Signalen als Nachwahlziffern................ 128
10.11 Verknüpfungstasten - Anwendung oder Internet-Adresse
über SwyxIt! aufrufen ......................................................................... 129
10.12 Namens- und Verknüpfungstasten exportieren und importieren ...
10.22.1Mehrere Rufaufschaltungen........................................................ 149
10.22.2Konfiguration einer Namenstaste für die Rufaufschaltung........ 149
10.23 Video ...................................................................................................... 150
10.23.1Videofunktionalität...................................................................... 150
9
Inhaltsverzeichnis
10.23.2Videoanruf starten....................................................................... 150
10.23.3Videoanruf auf Halten legen ....................................................... 151
SwyxIt! Messenger .................................................................................................. 152
11.1 Senden von Sofortnachrichten ......................................................... 152
11.2 Optionen im SwyxIt! Messenger ..................................................... 153
SwyxIt! einstellen .................................................................................................... 155
12.1 Benutzerprofil ...................................................................................... 155
12.1.1 Allgemein ..................................................................................... 155
12.1.2 Listen ............................................................................................ 157
12.1.3 Mitschneiden ............................................................................... 157
12.1.4 Namenstasten .............................................................................. 158
12.1.5 Verknüpfungstasten .................................................................... 158
12.1.6 Leitungstasten .............................................................................. 159
12.1.7 Skin............................................................................................... 159
12.1.8 Ruftöne......................................................................................... 160
12.1.8.1Rufnummerabhängiges Klingeln........................................... 160
12.1.8.2Zweitanruf-Signalisierung nur über die Oberfläche ............ 162
12.1.8.3Stilles „Klingeln“.................................................................... 162
12.1.9 Tastatur ......................................................................................... 162
12.1.10SwyxPhone................................................................................... 164
12.1.11Endgeräte ..................................................................................... 166
12.1.12Verschlüsselung .......................................................................... 167
12.2 SwyxIt! - Lokale Konfiguration .......................................................... 168
14.3
14.4
14.5
14.6
14.7
14.8
14.9
14.10
14.11
14.12
14.13
14.14
14.15
14.16
14.17
14.18
14.19
Installieren ............................................................................................ 181
Anmelden .............................................................................................. 182
Kennwort ändern ................................................................................. 183
Anrufe starten und beenden ............................................................. 184
Anrufe annehmen................................................................................ 185
Audio-Einstellungen ändern .............................................................. 185
Anrufe verwalten ................................................................................. 187
Konferenzen starten und beenden bzw. verlassen ....................... 189
Liste der letzten Anrufe anzeigen ..................................................... 190
Voicemails abhören ............................................................................. 191
Rufumleitungen aktivieren und deaktivieren ................................ 192
Erweitertes Anrufmanagement via Call Routing Manager und
Grafischer Skript Editor ...................................................................... 195
Rufnummer unterdrücken ................................................................. 195
Telefone steuern mit SwyxCTI und SwyxCTI+ ............................... 196
Wählen aus anderen Anwendungen ............................................... 199
Wechseln zu SwyxIt!........................................................................... 199
Deinstallieren ....................................................................................... 199
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt! .................................................... 200
15.1 Rufnummernformate in Outlook ..................................................... 200
15.2 SwyxIt! und Microsoft Outlook ........................................................ 200
15.2.1 Konfiguration ............................................................................... 202
15.2.2 Teilnehmer direkt aus den Outlook-Kontakten anrufen ........... 204
15.2.3 Anruf aus einer E-Mail heraus starten ......................................... 205
SwyxIt!-Statussignalisierung bei Microsoft Office-Kontakten ........................... 177
13.1 Installation des Office Communication AddIn .............................. 177
13.2 Funktionen des Office Communication AddIn ............................. 178
15.2.4 Anruf aus einem Kalender-Eintrag heraus starten ...................... 206
Swyx Connector for Skype for Business ............................................................... 180
14.1 Übersicht der Funktionen .................................................................. 180
14.2 Benutzeroberfläche ............................................................................ 181
15.2.7 Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten aus Listen....... 207
15.2.5 Outlook-Kontakte bei eingehenden Rufen verwenden ............. 206
15.2.6 Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten während eines
Gespräches ................................................................................... 207
15.2.8 Erstellen und Anzeigen von Outlook-Journaleinträgen ............. 207
15.2.9 Erstellen eines Journaleintrags während eines Gespräches....... 208
15.2.10Outlook-Kalender auf Namenstaste ........................................... 208
10
Inhaltsverzeichnis
15.2.11Erstellen einer Terminanfrage über eine Namenstaste.............. 209
17.5.1 Mehrere Anrufe............................................................................ 223
15.2.12Erstellen einer Aufgabenanfrage über eine Namenstaste.......... 209
17.6 Wie benutze ich SwyxPLUS für DATEV pro .................................... 224
15.2.13Auflösung des Outlook-Kontaktes auf der Namenstaste........... 209
17.6.1 Kontakte aus DATEV pro anrufen ................................................ 224
15.2.14Swyx Voicemail Player ................................................................. 210
17.6.2 Anrufdaten an die DATEV-Telefonie weiterleiten....................... 224
15.3 Namensauflösung aus Outlook-Kontakten .................................... 211
Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt! ................................................................ 212
16.1 Swyx-Optionspaket für Lotus Notes - Installation ........................ 212
16.2 Konfiguration ....................................................................................... 212
16.2.1 Rufnummernformate .................................................................. 213
Wählen aus Lotus Notes ..................................................................... 213
Namensauflösung bei eingehendem Ruf ....................................... 214
Anzeigen eines Lotus Notes-Kontaktes bei eingehendem Ruf... 214
Anzeigen und Erstellen von Lotus Notes-Kontakten während
eines Gespräches ................................................................................ 214
16.7 Anzeigen und Erstellen von Lotus Notes-Kontakten aus Listen . 215
16.8 Namenstasten....................................................................................... 215
16.3
16.4
16.5
16.6
16.8.1 Kalender auf der Namenstaste .................................................... 216
16.8.2 Erstellen einer Terminanfrage über eine Namenstaste .............. 216
16.8.3 Erstellen einer Aufgabenanfrage über eine Namenstaste .......... 216
16.8.4 Auflösung des Lotus Notes-Kontaktes auf der Namenstaste ..... 216
16.9 Swyx-Optionspaket für Lotus Notes - Deinstallation ................... 217
SwyxIt! mit SwyxPLUS ........................................................................................... 218
17.1 Voraussetzungen zur Nutzung von SwyxPLUS .............................. 218
17.2 Installation und Einrichtung .............................................................. 219
17.2.1 Installation von DATEV pro.......................................................... 219
17.2.2 SwyxIt! mit SwyxPLUS installieren .............................................. 219
17.2.2.1LDAP-Server-Parameter festlegen......................................... 220
17.3 Wie benutze ich SwyxPLUS VisualContacts ................................... 221
17.3.1 Aufbau der Benutzeroberfläche .................................................. 221
17.4 Nach Kontakten suchen ..................................................................... 222
17.5 Anzeige der Kontakte parallel zum Anruf ....................................... 223
Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+ ................. 225
18.1 CTI SwyxIt! steuert ein SwyxPhone ................................................. 225
18.2 CTI SwyxIt! auf einem Terminalserver steuert ein lokales
SwyxIt! ................................................................................................... 226
18.3 Option "SwyxCTI+"............................................................................. 227
18.3.1 CTI SwyxIt! steuert ein Telefonie-Endgerät ................................ 227
18.3.2 CTI SwyxIt! steuert ein externes Telefon über seine
Rufnummer................................................................................... 228
18.4 Konfiguration der Ruftöne in CTI SwyxIt! ...................................... 230
18.5 Beenden des CTI-Modus.................................................................... 230
18.6 Änderungen des CTI-Modus nach dem Abmelden, Beenden
und Neustarten von SwyxIt! .............................................................. 231
Benutzung von Skins ............................................................................................... 232
19.1 Skin laden.............................................................................................. 232
19.2 Skin bearbeiten .................................................................................... 233
19.2.1 Neu (Menübefehl)........................................................................ 234
19.2.2 Markieren von einem oder mehreren Objekten ........................ 235
19.2.3 Kopieren (Menübefehl) ............................................................... 235
19.2.4 Kopieren von mehreren Elementen ............................................ 235
19.2.5 Einfügen (Menübefehl) ................................................................ 236
19.2.6 Entfernen (Menübefehl) .............................................................. 237
19.2.7 Format kopieren (Menübefehl) ................................................... 237
19.2.8 Format einfügen (Menübefehl) .................................................. 237
19.2.9 Objekt in den Vordergrund (Menübefehl) ................................. 237
19.2.10Objekt eine Position nach vorne (Menübefehl)......................... 238
19.2.11Objekt in den Hintergrund (Menübefehl).................................. 238
19.2.12Objekt eine Position nach hinten (Menübefehl)........................ 238
11
Inhaltsverzeichnis
19.2.13Alle Texte zurücksetzen (Menübefehl)....................................... 238
20.3.4 Aktualisierung .............................................................................. 269
19.2.14Skin laden... (Menübefehl) .......................................................... 238
20.3.5 Deinstallation ............................................................................... 269
19.2.15Skin editieren (Menübefehl) ....................................................... 238
20.3.6 Besonderheiten bei der Verwendung ab Windows 7 und
Windows Server 2008 R2 .............................................................. 269
19.2.16Skin speichern... (Menübefehl)................................................... 239
19.2.17Hilfethemen (Menübefehl) ......................................................... 239
19.2.18Info über SwyxIt!... (Menübefehl) .............................................. 239
19.2.19Beenden (Menübefehl) ............................................................... 239
19.2.20Hintergrundbilder bearbeiten .................................................... 239
19.2.21Das Kopieren zwischen Skins ..................................................... 240
19.2.22Objekt verschieben ..................................................................... 240
19.2.23Tasten bearbeiten (Aktionsflächen) ............................................ 241
20.4 SwyxIt!-Installation außerhalb des Firmennetzwerks .................. 270
20.5 Trace-Dateien zur Fehlerbehebung ................................................. 270
Telefonieren aus Drittanwendungen .................................................................... 272
21.1 Installation der TAPI 2.x ...................................................................... 272
21.2 Drittanwendungen für SwyxIt! konfigurieren am Beispiel der
Microsoft Wählhilfe 1.0....................................................................... 272
19.2.25Schieberegler bearbeiten............................................................ 251
Taskleiste und Windows-Infobereich ................................................................... 274
22.1 Symbole in der Taskleiste .................................................................. 274
19.2.26Registerkarten (Seiten) ................................................................ 255
22.1.1 Statussignalisierung im Vorschaufenster .................................... 274
19.2.26.1Beschriftung der Registerkarte (Tab) ändern...................... 257
22.1.2 Sprungliste ................................................................................... 275
19.2.27SwyxIt! Web Extension................................................................ 258
22.1.3 Anrufinformationen in der SwyxIt!-Sprungliste ......................... 275
19.2.27.1SwyxIt! Web Extension erstellen......................................... 258
22.1.3.1Anrufe aus der Sprungliste starten ....................................... 275
19.2.27.2SwyxIt! Web Extension konfigurieren ................................ 258
22.1.3.2Einträge an die Sprungliste anheften oder von der
Sprungliste lösen..................................................................... 276
19.2.24Informationsflächen (Display-Elemente) bearbeiten ................. 247
19.2.27.3Ereignisse ............................................................................. 260
19.2.27.4Anwendungsbeispiele für Variablen................................... 261
19.3 Skin speichern...................................................................................... 262
SwyxIt! installieren und deinstallieren ................................................................. 263
20.1 Voraussetzungen ................................................................................. 263
20.2 Vorbereitungen für die Installation ................................................. 263
20.2.1 SwyxIt! Handset installieren........................................................ 264
20.2.2 SwyxIt! Headset installieren ........................................................ 264
20.2.3 SwyxIt! Handset / SwyxIt! Headset ohne zusätzliche
Lautsprecher betreiben................................................................ 264
20.3 SwyxIt! - Installation der Software ................................................... 264
20.3.1 Installation.................................................................................... 264
20.3.2 Benutzerdefinierte Installation.................................................... 265
20.3.3 Installation aus der Befehlszeile.................................................. 267
22.1.3.3Einträge aus der Sprungliste entfernen ................................ 276
22.1.3.4Anzahl der Einträge festlegen................................................ 276
22.2 Symbole im Windows-Infobereich .................................................. 277
Übersicht: Drag & Drop ......................................................................................... 278
SwyxIt! Handset P280 ............................................................................................ 280
24.1 Systemvoraussetzungen ..................................................................... 280
24.2 Standardverhalten von SwyxIt! Handset P280................................ 280
24.3 SwyxIt! Handset P280-Funktionen im Detail .................................. 281
24.3.1 Signalisierung der oberen LED .................................................... 281
24.3.2 Lautsprecher-Taste....................................................................... 281
24.3.3 Headset-Taste............................................................................... 282
24.3.4 Plus-/Minus-Taste ......................................................................... 283
Inhaltsverzeichnis
24.3.5 „Stumm“-Taste ............................................................................. 283
24.4 SwyxIt! Handset P280 einem Audio-Modus zuweisen ................. 284
Endgeräte ................................................................................................................. 287
25.1 Übersicht über die verfügbaren Endgeräte .................................... 287
25.1.1 Handsets....................................................................................... 287
25.1.2 Tisch-Telefone.............................................................................. 287
25.1.3 Schnurlose DECT-Telefone.......................................................... 287
25.2 Konfiguration der Endgeräte in SwyxIt! .......................................... 288
25.3 Endgeräte von Fremdherstellern ...................................................... 288
25.3.1 Automatische Erkennung von Geräten ....................................... 288
25.3.2 SIP-Endgeräte ............................................................................... 289
SwyxIt! im Terminalserverbetrieb......................................................................... 290
26.1 CTI SwyxIt! auf einem Terminal Server ........................................... 290
26.2 TAPI für Windows Terminal Services ............................................... 290
Technische Begriffe ................................................................................................ 292
Funktionscodes ........................................................................................................ 299
Index ......................................................................................................................... 304
12
Einleitung
13
Einleitung
Mit SwyxIt! nutzen Sie ein softwarebasiertes Telefoniesystem, das
Ihnen weitreichende Vorteile bietet.
Der Telefonserver SwyxServer ist das Herzstück, das die komplette
Funktionalität einer komplexen Telefon-Nebenstellenanlage bereitstellt. Der SwyxServer steuert die Gesprächsvermittlung (um z. B.
Gespräche an andere Nebenstellen, in das öffentliche Telefonnetz
oder an Ihre Voicemail weiterzuleiten) und verwaltet Endgeräte und
Benutzer.
SwyxWare bietet einen skalierbaren Funktionsumfang - damit können
Sie in Abhängigkeit Ihres Kommunikationsbedarfs verschiedene
Optionspakete erwerben. Damit steht Ihnen ein System zur Verfügung, das Sie auch bei geänderten Anforderungen ganz einfach an
Ihre neue Situation anpassen können.
Was ist “SwyxIt!”?
SwyxIt! ist eine Software, die zusammen mit SwyxServer im PC-Netz
des Unternehmens Ihren PC zu einem äußerst leistungsfähigen Komforttelefon macht. SwyxIt! bietet Ihnen dabei Leistungs- und Funktionsmerkmale, mit denen Sie Ihre Kommunikation erheblich
einfacher, schneller und zielgerichteter durchführen können.
Einen Überblick über die Vielzahl der unterstützten Funktionen bei
Verwendung von SwyxIt! als Endgerät für Ihren SwyxServer finden
Sie in Kapitel 10.1, Übersicht über die Funktionen von SwyxIt!, Seite 101.
Mehr über neue Produkte von Swyx erfahren Sie im Internet unter 
https://www.swyx.de.
SwyxIt! Handbuch
Diese Dokumentation ist für die Anwender von SwyxIt! konzipiert.
Sie steht Ihnen als Online-Hilfe und als PDF zur Verfügung. Darin
werden alle wichtigen Themen zur Nutzung Ihres SwyxIt!-Clients
erläutert.
Handbuch „Swyx Extended Call Routing“
In dieser Dokumentation finden Sie Beschreibungen zu den Komponenten von SwyxIt!, die Ihnen eine professionelle Rufbehandlung
bieten. Dies sind:
 der Call Routing Manager
 der Grafische Skript Editor
Diese Dokumentation setzt voraus, dass Sie mit den Grundfunktionen von SwyxIt!, wie sie in der SwyxIt!-Dokumentation beschrieben
werden, vertraut sind.
Handbuch „SwyxFax Client“
Das Handbuch „SwyxFax Client“ beschreibt die Funktionen zum Senden und Empfangen von Faxen über Ihren Computer. Erläuterungen
zur Serverkomponente SwyxFax Server finden Sie in der Administratordokumentation.
Konventionen für die Beschreibungen
Bedienschritte
“Klicken” bedeutet in dieser Dokumentation grundsätzlich: Sie klicken einmal mit der linken Maustaste.
“Doppelklicken”: Sie klicken zweimal kurz mit der linken Maustaste.
Ist für einen Bedienschritt die rechte Maustaste erforderlich, weist
der Text ausdrücklich darauf hin:
„Klicken Sie mit der rechten Maustaste...“
Menübedienung
Anweisungen, die sich auf das Auswählen bestimmter Menüeinträge
beziehen, werden folgendermaßen dargestellt:
“Listen | Telefonbuch...”
verweist auf den Menüpunkt „Telefonbuch...“, den Sie im Menü „Listen“ finden.
Das Kontextmenü zu einem Bedienungselement öffnet sich, wenn Sie
mit der rechten Maustaste auf das Element klicken.
14
Einleitung
Besondere Gestaltungselemente
So werden Sicherheitshinweise gestaltet, deren Missachtung zu materiellen Schäden oder Datenverlust führen kann.
So werden Hinweise gestaltet, deren Missachtung zu Lizenzrechtverletzungen, Missverständnissen, Störungen und Verzögerungen bei der Softwarebedienung führen kann.
So werden Informationen gestaltet, die nicht überlesen werden sollten.
So werden nützliche Tipps gestaltet, die die Softwarebedienung
erleichtern können.
So werden Anweisungen gestaltet,
...die den Benutzer zu einer Handlung auffordern, die auch in
mehreren Bedienschritten (1., 2. usw.) erledigt werden kann.
Online-Hilfe
Um das Hilfesystem aufzurufen, klicken Sie in der Menüleiste auf
„Hilfe | Hilfe“. Viele Eingabefenster enthalten die Schaltfläche „Hilfe“.
Um Hilfe zu dem jeweiligen Dialog zu erhalten, klicken Sie einfach auf
„Hilfe“. Als schnelle Alternative können Sie auch einfach auf die Funktionstaste „F1“ drücken, um das entsprechende Onlinehilfe-Thema aufzurufen.
Weitere Information
Aktuelle Information zu den Produkten entnehmen Sie bitte der Homepage im Internet:
https://www.swyx.de
Unter der Rubrik ’Support’ der Homepage können Sie die aktuellste
Dokumentation (PDF) herunterladen:
https://www.swyx.de/produkte/support.html
Was ist gemeint mit ... ?
1
15
Teilnehmer
Was ist gemeint mit ... ?
1.3
Bei der Rufsignalisierung werden eingehende Rufe für einen Teilnehmer
(A) auch bei einem anderen Teilnehmer (B) angezeigt. Teilnehmer B hat
die Möglichkeit, diese Rufe anzunehmen. Diese Signalisierung wird vom
Systemadministrator über die Beziehungen der Teilnehmer zueinander
festgelegt.
In der SwyxWare-Dokumentation häufig benutzte Begriffe werden in
diesem Kapitel näher definiert.
Weitere technische Begriffe, die im Zusammenhang mit der „Voice-overIP“-Technik auftreten, finden Sie in Anh. 27: Technische Begriffe.
1.1
Die Rufe werden bei Teilnehmer B in der Windows-Taskleiste angezeigt.
Die Übernahmetaste ist aktiv. Hat Teilnehmer B eine Namenstaste mit
der Rufnummer des Zielteilnehmers (A) belegt, so blinkt diese. Wird der
Ruf nach 10 Sekunden nicht angenommen, so ertönt ein einmaliger Aufmerksamkeitston. Das Telefongespräch kann von Teilnehmer B sofort
oder nach dem Aufmerksamkeitston übernommen werden (siehe Kapitel 10.13, Rufsignalisierung und Übernahme, Seite 131).
Teilnehmer
Als Teilnehmer werden Personen bezeichnet, die ein Telefongespräch
miteinander führen.
Wir unterscheiden dabei
 interne Teilnehmer und
Die Rufsignalisierung verhindert, dass ein Anruf „ins Leere“ läuft (falls
die Standardvoicemail bzw. die Umleitung von Teilnehmer A nicht aktiviert wurden).
 externe Teilnehmer.
Interne Teilnehmer sind Teilnehmer innerhalb des Unternehmens, ggf.
auch an verschiedenen Unternehmensstandorten. Externe Teilnehmer
können entweder über das öffentliche Telefonnetz oder über das Internet erreicht werden (Internettelefonie).
1.2
Gruppe
Den Aufmerksamkeitston und die Anzeige in der Taskleiste können Sie
in Ihrem Benutzerprofil ein- und ausschalten, die Rufsignalisierung wird
aber weiterhin in SwyxIt! angezeigt.
1.4
In einer Gruppe werden Teilnehmer zu einer logischen Einheit zusammengefasst. Die Einrichtung der Gruppen und die Zuordnung von Mitgliedern erfolgt durch den Administrator. So können zum Beispiel alle
Vertriebsmitarbeiter innerhalb eines Unternehmens zu einer Gruppe
zusammengefasst werden, die Sie mit „Vertrieb“ bezeichnen. Die
Gruppe selbst hat eine eigene Durchwahl (Gruppen-Durchwahl).
Bei Anrufen für die Gruppen-Durchwahl klingelt das Telefon bei allen
Mitgliedern der Gruppe (Gruppenruf). Das Telefongespräch kann dann
von jedem Gruppenmitglied angenommen werden. Der Adminstrator
kann jedoch auch Gruppen mit einer bestimmten Rufverteilung definieren. Dabei wird der Ruf je nach Definition zuerst an ein bestimmtes
Gruppenmitglied geleitet - wird er dort nicht angenommen, weil der
Mitarbeiter z. B. nicht am Platz ist oder bereits telefoniert, wird der Ruf
an das nächste Gruppenmitglied weitergeleitet. Dabei kann der Administrator eine Reihenfolge definieren, in der die Gruppenmitglieder
angewählt werden, oder auch eine zufällige Rufverteilung festlegen.
Rufsignalisierung
Statussignalisierung
Die Signalisierung des Status eines anderen internen Teilnehmers (z. B.
wird gerufen, spricht gerade, erreichbar, abwesend etc.) erfolgt über die
mit seiner Rufnummer belegte Namenstaste (siehe Kapitel 10.9,
Namenstaste und Statussignalisierung, Seite 120).
Diese Signalisierung wird vom Systemadministrator über die Beziehungen der Teilnehmer zueinander festgelegt.
1.5
Rufnummer (Telefonnummer)
Eine Rufnummer ist eine Ziffernfolge oder eine SIP-URI. Bei der Rufnummer wird unterschieden zwischen
 internen und
 externen Rufnummern
Interne Rufnummern werden verwendet, um interne Teilnehmer oder
Gruppen anzuwählen, die sich meist innerhalb Ihres Unternehmens
befinden und SwyxServer bekannt sind.
Was ist gemeint mit ... ?
16
Rufberechtigungen
Externe Rufnummern richten sich an andere Teilnehmer im öffentlichen
Telefonnetz Sie werden über ihre normale Rufnummer angewählt. Dabei
muss immer die entsprechende Amtsholung vorweg gewählt werden
(z. B. die „0“). Externe Teilnehmer in einem öffentlichen IP-Netz (Internet) können auch ihre Internetadresse, die SIP-URI oder ihren Domänennamen (zum Beispiel ThomasMeier.firma.de) angewählt werden.
1.6
Der Administrator hat die Möglichkeit, für Gruppen oder Benutzer
Rechte für ausgehende Rufe zu konfigurieren, d.h. bestimmte Rufnummern (z. B. für Ortsverbindungen, Fernverbindungen oder internationale Verbindungen) sind für den jeweiligen Benutzer oder die Gruppe
gesperrt. Wird eine gesperrte Rufnummer gewählt, erscheint eine Fehlermeldung. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren
Administrator.
Beispiele für gültige Rufnummern
Rufnummer
Bedeutung
123
Interne Rufnummer eines Teilnehmers innerhalb des Unternehmens, in dem SwyxServer
zum Einsatz kommt.
09776123
Rufnummer eines über das öffentliche
Telefonnetz erreichbaren Teilnehmers
(Ortsgespräch, die 0 ist in diesem Beispiel die
Amtsholung).
002319776123
Rufnummer eines über das öffentliche
Telefonnetz erreichbaren Teilnehmers
(Ferngespräch, die erste 0 ist in diesem
Beispiel die Amtsholung).
Beachten Sie bitte, dass Sie die Ortsvorwahl
immer verwenden müssen, damit der Ruf
zugestellt werden kann.
0001324345456
Auslandsgespräch (die erste 0 ist in diesem
Beispiel die Amtsholung).
[email protected]
de
SIP-URI. Diese ist ähnlich einer E-Mail
Adresse aufgebaut und besteht aus einem
Benutzernamen und dem Realm (Namensbereich, etwa vergleichbar mit einer Domäne).
Rufberechtigungen
1.7
Leitung
Unter dem Begriff „Leitung“ wird bei SwyxWare eine mögliche
Gesprächsverbindung verstanden, die Sie für Ihre Telefonate nutzen
können. Da SwyxWare die Übertragung der Gespräche über das IP-Protokoll bzw. SIP-Protokoll abwickelt, ist die neue IP-Telefonie nicht an eine
echte „Kabelverbindung“ pro Gespräch gebunden; vielmehr können Sie
mehrere, voneinander unabhängige Gespräche gleichzeitig über Ihre
Netzverbindung führen. SwyxWare verwendet den vertrauten Begriff
der „Leitung“ weiterhin für die „logische“ Verbindungsmöglichkeit
eines Telefonats, obwohl keine „physikalische“ Leitung mehr dahinter
steht. Dieses Konzept erlaubt Ihnen einerseits den praktischen und
anschaulichen Begriff der „Leitung“ beizubehalten - weiterhin kann ein
Teilnehmer „auf der anderen Leitung warten“ - wie auch andererseits
von der neuen Leitungsflexibilität zu profitieren:
So können Sie jetzt z. B. mit wenigen Bedienschritten festlegen, wie viele
Leitungen Sie an Ihrem Arbeitsplatz benötigen, ohne dass dazu wirklich
eine neue physikalische Leitung und ein neues Telefon installiert werden muss.
1.8
Trunk und Trunk-Gruppe
Unter „Trunk“ wird ein Anschluss in ein anderes Netzwerk, z. B. das
öffentliche Telefonnetz verstanden. Ein Anschluss an das öffentliche
Telefonnetz kann z. B. ein "ISDN-Trunk" sein, ein Anschluss an das Internet ein "SIP-Trunk". Anschlüsse (Trunks) des gleichen Typs können zu
Gruppen zusammengefasst werden. Die Trunks einer Trunk-Gruppe
haben dann gleiche Eigenschaften - die Trunk-Gruppen sind deshalb
also primär als Kapazitätserweiterungen zu sehen.
Was ist gemeint mit ... ?
1.9
17
Benutzer
Verschiedene Trunk-Gruppen können vom Administrator unterschiedlich priorisiert werden. Dadurch wird erreicht, dass Rufe z. B. bevorzugt
über eine kostengünstige Verbindung (z. B. über eine SIP-Trunk direkt
ins Internet) abgewickelt werden. Steht diese nicht zur Verfügung, wird
ein niedriger priorisierter Weg gewählt, z. B. ein ISDN-Trunk ins normale
Telefonnetz.
1.10
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare-Dokumentation für Administratoren.
1.11
Als aktive Verbindung wird ein geführtes Telefongespräch für den Zeitraum bezeichnet, in dem Sie Ihren Gesprächspartner hören und Ihr
Gesprächspartner Sie hört.
Der Gesprächsteilnehmer, der gehalten wird, hört eine Wartemusik. Die
gehaltene Verbindung kann wieder aktiviert werden. Falls Sie parallel ein
zweites Gespräch auf einer weiteren Leitung führen, wird die bisher
aktive Verbindung zu einer gehaltenen Verbindung.
Ein Benutzer ist eine Person, eine Gruppe oder ein Ort (zum Beispiel ein
Besprechungsraum), für die/den ein Konto (Account) auf SwyxServer
eingerichtet wurde. Jedem Konto auf SwyxServer ist ein Benutzername,
eine PIN (Personal Identification Number) und in der Regel ein
Windows-Benutzerkonto (gegebenenfalls auch mehrere) zugeordnet.
Die PIN wird bei Verwendung von SwyxPhone, dem Tischtelefon der
SwyxWare-Produktfamilie, und bei der Fernabfrage zur Benutzerauthentifizierung benötigt.
Für jeden Benutzer werden seine individuellen Einstellungen zentral auf
SwyxServer gespeichert (zum Beispiel Einträge im Persönlichen Telefonbuch, Festlegungen von Umleitungen, Zuordnung von Durchwahlnummern auf Leitungen). Das heißt, dass, ganz gleich an welchem PC bzw. an
welchem SwyxPhone Sie sich anmelden, Sie immer dieselbe Telefonumgebung vorfinden werden!
Falls Sie sich mit jemandem ein SwyxPhone teilen, muss der Systemadministrator für Sie beide gemeinsam ein Benutzerkonto einrichten. In
diesem Fall müssen Sie sich mit Ihrem Partner bezüglich des Kennwortes
und allen Einstellungen absprechen, damit Sie beide die Konfiguration
ändern können.
Gehaltene Verbindung
Eine gehaltene Verbindung ist ein Telefongespräch, das Sie führen, aber
kurzzeitig unterbrochen haben.
Benutzer
Beim Starten von SwyxIt! wird automatisch Ihr derzeit benutztes
Windows-Benutzerkonto verwendet, um Ihre Zugriffsberechtigung zu
überprüfen und Ihr Benutzerkonto auf SwyxServer zu erkennen. Findet
SwyxServer zu Ihrem Windows-Benutzerkonto kein SwyxServer-Konto,
so wird SwyxIt! mit einer Fehlermeldung beendet. Existieren zu Ihrem
Windows-Benutzerkonto mehrere SwyxServer-Konten, so werden Sie
von SwyxIt! aufgefordert, sich für eines zu entscheiden.
Aktive Verbindung
Sie können somit komfortabel mehrere Gespräche „gleichzeitig“ führen
und bequem zwischen den einzelnen Gesprächspartnern wechseln
(Makeln).
Beispiel:
Während Sie ein Telefongespräch führen, geht ein weiterer Anruf
für Sie ein. Der neue Anruf wird als eingehender Anruf angezeigt.
Wenn Sie dieses Gespräch annehmen, wird das eben noch aktive
Gespräch gehalten, der eingehende Anruf wird aktiv.
1.12
Anklopfen
Wenn Sie ein Gespräch führen und ein weiterer Anruf eintrifft, wird dieser Anruf als eingehender Anruf angezeigt und ein Anklopfton (kein
Klingeln im eigentlichen Sinne) in das aktive Gespräch eingespielt. Dieser Vorgang wird als Anklopfen bezeichnet. Sie können nun entscheiden, ob Sie das aktuelle Gespräch halten möchten, um das zweite
Gespräch anzunehmen, oder ob Sie ohne Unterbrechung Ihr Telefonat
fortführen möchten. Wenn Sie dieses Gespräch annehmen, wird das
eben noch aktive Gespräch gehalten, der eingehende Anruf wird aktiv.
Was ist gemeint mit ... ?
1.13
18
Konferenz
Konferenz
Eine Konferenz ist ein Gespräch zwischen mindestens drei Teilnehmern.
Sie können eine Konferenz einleiten, wenn Sie mindestens zwei Verbindungen aufgebaut haben. Zu einer bestehenden Konferenz können von
jedem Teilnehmer noch weitere Gesprächspartner hinzugefügt werden.
Alternativ kann der Systemadministrator einen Konferenzraum einrichten, in den sich die Konferenzteilnehmer unabhängig voneinander einwählen können.
Weitere Informationen
Konferenz, Seite 144.
1.14
entnehmen
Sie
bitte
dem
Bedeutung
Anklopfsignal
Wird bei einem besetzten Teilnehmer erzeugt,
wenn dieser telefoniert und ein weiterer Anruf
eingeht, der auf einer anderen Leitung angenommen werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass
die Funktion „Zweitanruf unterbinden“ nicht
aktiviert wurden.
Rufsignalisierung
Ertönt, nachdem der angewählte Zielteilnehmer
den Anruf nicht entgegengenommen hat und ein
Timer (10 Sekunden) abgelaufen ist. Die akustische Signalisierung erfolgt nur einmal durch
einen Aufmerksamkeitston, wenn die Rufsignalisierung aktiviert ist.
Rückrufsignal
Ertönt, wenn Sie einen „Rückruf bei Besetzt“
hinterlegt haben. Der andere Teilnehmer hat sein
Gespräch beendet. Bestätigen Sie den Rückruf,
wird eine Verbindung aufgebaut.
Direktrufsignal
Ertönt zu Beginn eines Direktrufs. Ein anderer
interner Teilnehmer, dem Sie Ihren Status signalisieren, hat eine Direktrufverbindung zu Ihnen
aufgebaut und das Telefon aktiviert den Lautsprecher. Möchten Sie dem Teilnehmer antworten,
heben Sie bitte den Hörer ab.
Kapitel 10.21,
Makeln
Makeln nennt man den Wechsel zwischen der aktiven und einer oder
mehreren gehaltenen Verbindungen. Dabei wird das gerade aktive
Gespräch gehalten und ein zuvor gehaltenes Gespräch nun aktiv (siehe
Kapitel 1.10, Aktive Verbindung, Seite 17 und Kapitel 1.11, Gehaltene Verbindung)
1.15
Signalton
Akustische Signale
In der folgenden Tabelle finden Sie eine kurze Übersicht der wichtigsten
akustischen Signale und deren Bedeutung.
Signalton
Bedeutung
Klingelton
Ertönt bei einem eingehenden Ruf. Sie können für
verschiedene Rufe (z. B. von bestimmten Rufnummern oder interne und externe Rufe) unterschiedliche Klingeltöne wählen.
Freizeichen
Hören Sie vor dem Aufbau der Verbindung.
Unterbrochener
Wählton
Sie haben eine neue Voicemail.
Besetztzeichen
Ertönt nach der Anwahl eines besetzten Teilnehmers.
1.16
Skin
Skin (englisch: skin = Haut, Oberfläche) bezeichnet die Darstellung des
Telefons auf Ihrem Bildschirm (Desktop). Sie können das Erscheinungsbild Ihrer SwyxIt!-Software auf dem Bildschirm (Form, Hintergrundbild
und Texte) nach Ihren persönlichen Vorstellungen gestalten (modifizierbare Bedienoberfläche).
Per Drag & Drop lassen sich genau die Funktionen für das Telefon
zusammenstellen, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Mit einem
Mausklick können neue Kurzwahltasten hinzugefügt oder deren Belegung und Beschriftung geändert werden. Alle Elemente der Bedienoberfläche können so angeordnet werden, wie es der persönlichen
Arbeitsweise entspricht. SwyxIt! ist damit die maßgeschneiderte Telefonie-Lösung für die unterschiedlichsten Arbeitsplätze.
Was ist gemeint mit ... ?
19
Call Routing
Neben der Flexibilität in der funktionalen Gestaltung bietet SwyxIt! die
Möglichkeit, die Oberfläche an den persönlichen Geschmack anzupassen. Farbe, Größe und Aussehen der „Tasten“ können verändert oder
ein beliebiges Hintergrundbild eingefügt werden. Die Skin kann so nach
Corporate-Identity-Gesichtspunkten oder nach Ihren individuellen
Wünschen gestaltet werden. Mit dem integrierten Oberflächen-Editor
lassen sich diese Veränderungen schnell und einfach realisieren.
1.18
SwyxWare bietet seinen Benutzern einen persönlichen Anrufbeantworter.
Die Sprachnachricht des Anrufers wird aufgezeichnet und per E-Mail an
Sie weitergeleitet, diese E-Mail wird im Weiteren Voicemail genannt.
Die Voicemail-Funktionalität geht weit über die Leistung eines Anrufbeantworters hinaus. Sie erlaubt Ihnen z. B. anrufer-, uhrzeit- oder datumsspezifische Ansagetexte zu benutzen, Sprachnachrichten wie eine E-Mail
an eine andere Adresse weiterzuleiten oder auch - mit einem Mausklick
- diese einer ganzen Verteilerliste zugänglich zu machen.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 19, Benutzung
von Skins, Seite 232.
Beachten Sie bitte, dass der Administrator Ihnen das Recht einräumen
muss, die Skin zu verändern.
1.17
Call Routing
Call Routing bezeichnet die Behandlung eingehender Rufe nach vorgegebenen Regeln, beispielsweise das Weiterleiten eingehender Rufe an
andere Teilnehmer.
Alternativ können Sie die für Sie hinterlassenen Nachrichten auch von
Ihrem SwyxIt!, Ihrem SwyxPhone oder einem anderen Telefonanschluss
aus per Fernabfrage abhören und verwalten.
1.19
Der Grafische Skript Editor bietet weitere Möglichkeiten der Rufbehandlung und erlaubt Ihnen, ein komplexes Regelwerk auch grafisch darzustellen. Die damit erstellten Regeln sind nur dann einsetzbar, wenn
’Extended Call Routing’ auf dem SwyxServer installiert wurde. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Call Routing Manager".
Fernabfrage
Die Fernabfrage ermöglicht Ihnen das Abhören der Voicemails von
einem beliebigen Telefonanschluss aus. Bei einem Anruf an Ihre
SwyxWare-Rufnummer identifizieren Sie sich gegenüber SwyxWare mit
Hilfe Ihrer PIN und können dann zuerst die neuen und anschließend alle
vorhandenen Voicemails abhören, wiederholen und ggf. löschen. Außerdem können Sie das Ziel der sofortigen Rufumleitung ändern oder eine
neue Ansage aufnehmen.
Mit dem Call Routing Manager steht Ihnen in SwyxIt! ein äußerst mächtiges Instrument zur Verfügung, das die Erreichbarkeit in Ihrem Unternehmen signifikant verbessert und die Zahl der verlorenen Anrufe stark
reduziert. Zu seiner Bedienung stellt der Call Routing Manager einen
Regel-Assistenten zur Verfügung, um Regeln zu ändern oder neu zu
gestalten.
Beachten Sie bitte, dass der Administrator Ihnen das Recht einräumen
muss, Regeln mit dem Call Routing Manager zu erstellen.
Voicemail
1.20
CTI
CTI ist die Abkürzung für Computer Telephony Integration und bedeutet die Verknüpfung von Telekommunikation mit elektronischer Datenverarbeitung. Sie können Ihre Gesprächspartner z. B. direkt aus Ihren
Kontakten (Outlook oder Lotus Notes) heraus anwählen, wenn Sie SwyxIt! im CTI-Modus verwenden (CTI SwyxIt!).
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen dabei zur Verfügung:
 CTI SwyxIt! steuert ein SwyxPhone
 CTI SwyxIt! auf einem Terminal Server steuert SwyxIt!
 CTI SwyxIt! steuert ein Telefonie-Endgerät (Option CTI+)
 CTI SwyxIt! steuert ein externes Telefon über seine Rufnummer
(Option CTI+)
Was ist gemeint mit ... ?
1.21
Rückruf
Rückruf
SwyxWare bietet die Möglichkeit Rückrufwünsche bei anderen, internen
Teilnehmern zu hinterlegen. Der Teilnehmer kann dann zu einem späteren Zeitpunkt zurückrufen. Ist der angerufene Teilnehmer besetzt, so
kann ein „Rückruf bei Besetzt“ gestartet werden. In diesem Fall wird ein
erneuter Anruf angeboten, sobald der Teilnehmer wieder erreichbar ist.
1.22
Nachbearbeitungszeit
Sie können eine Leitung gezielt für alle weiteren eingehenden Rufe sperren, um z. B. nach einem Kundenanruf ausreichend Zeit zu haben, die
Kundenanfrage zu bearbeiten.
1.23
Direktansprache
Sie können einen Mitarbeiter, der Ihnen seinen Status signalisiert, direkt
ansprechen. Das bedeutet, dass bei Anwahl der Ruf sofort aufgebaut
wird, wenn dieser Mitarbeiter angemeldet ist und nicht telefoniert. Bei
SwyxPhone wird der Lautsprecher des Telefons, bei SwyxIt! die Ausgabe
über die Lautsprecher des PCs aktiviert, der Anrufer kann sofort seine
Nachricht durchsagen. Dies ist nur möglich, wenn Sie eine Namenstaste
belegt haben und die Statussignalisierung des Mitarbeiters, der angesprochen werden soll, aktiviert ist.
20
Wie funktioniert SwyxIt!
2
21
SwyxWare - Zusammenspiel der Komponenten
Wie funktioniert SwyxIt!
In diesem Kapitel werden die technischen Grundkonzepte von SwyxIt!
vorgestellt.
SwyxWare - die moderne VoIP-Lösung
Mit SwyxWare nutzen Sie ein softwarebasiertes Telefoniesystem, das
Ihnen weitreichende Vorteile bietet.
SwyxIt!
SwyxIt! ist Ihr Telefon auf dem PC-Bildschirm. Dabei führen Sie normalerweise Telefongespräche mit Hilfe des SwyxIt! Handset, das Sie wie
einen normalen Telefonhörer bedienen können. Als Vieltelefonierer
können Sie auch das SwyxIt! Headset als Kopfhörer-Sprechgarnitur
benutzen. Weitere Informationen zu den verfügbaren Endgeräten finden
Sie unter 25.1 Übersicht über die verfügbaren Endgeräte.
 Nutzung einer Vielzahl von Features, die weit über die Möglichkeiten klassischer Telefonanlagen hinausgehen
 Flexibilität bei der Rufweiterleitung
 Benutzerkonzept: Ihre Einstellungen werden an jedem SwyxWareEndgerät übernommen
 einfache Konfigurierung von Benutzerdaten
2.1
Internet
ISDN
SwyxWare - Zusammenspiel der Komponenten
SwyxServer
mit SwyxGate
SwyxWare besteht aus verschiedenen Komponenten.
Serverkomponenten
SwyxServer
PC mit
SwyxIt!
Der Telefonserver SwyxServer ist das Herzstück, das die komplette Funktionalität einer komplexen Telefon-Nebenstellenanlage bereitstellt. Der
SwyxServer steuert die Gesprächsvermittlung (um z. B. Gespräche an
andere Nebenstellen, in das öffentliche Telefonnetz oder an Ihre Voicemail weiterzuleiten) und verwaltet Endgeräte und Benutzer.
Ethernet
SwyxGate
SwyxGate ist eine Zusatzkomponente zum SwyxServer und ermöglicht
Ihnen Telefongespräche in das öffentliche Telefonnetz.
Endgeräte
SwyxPhone
Bei SwyxPhone handelt es sich um ein Tischtelefon, das allerdings nicht
an eine gewöhnliche Telefon-Steckdose, sondern an das PC-Netz angeschlossen wird. Sie können SwyxPhone wie jedes andere Tischtelefon
bedienen. Weitere Informationen zu den verfügbaren Endgeräten finden
Sie unter 25.1 Übersicht über die verfügbaren Endgeräte.
PC mit
SwyxIt!
PC mit
SwyxIt!
SwyxPhone
PC mit
SwyxIt!
Smartphone
mit SwyxIt!
Mobile
Wie funktioniert SwyxIt!
2.2
22
Skalierbarer Funktionsumfang durch Zusatzmodule (Optionspakete)
Skalierbarer Funktionsumfang durch
Zusatzmodule (Optionspakete)
Der Funktionsumfang von SwyxIt! wird durch die auf dem SwyxServer
installierten Zusatzmodule und die vom Administrator vergebenen
Funktionsberechtigungen definiert. Die Beschreibungen in dieser Dokumentation beziehen sich immer auf den maximalen Funktionsumfang
aller verfügbaren Optionspakete, wenn nichts anderes vermerkt ist.
Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um Informationen zu dem in
Ihrem System verfügbaren Funktionsumfang zu erhalten. Eine detaillierte Beschreibung zu den Optionspaketen sowie den Kombinationsmöglichkeiten
und
Komplettpaketen
finden
Sie
in
der
Administratordokumentation. Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht
über die einzelnen Zusatzoptionen:
Optionspaket
Erläuterung
SwyxConference
Das Optionspaket „SwyxConference“ bietet ein
professionelles Konferenz-Management. Sie
können Konferenzen mit vielen Teilnehmern
(mehr als drei) durchführen, virtuelle Konferenzräume können eingerichtet werden, in
welche die einzelnen Teilnehmer sich unabhängig voneinander sowohl aus dem Firmennetz als
auch von außen einwählen können.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 10.21, Konferenz, Seite 144.
SwyxRecord
Ist das Optionspaket „SwyxRecord“ verfügbar,
so können Sie während eines Telefonats mit
einem Mausklick das Gespräch mitschneiden.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 10.15, Mitschneiden, Seite 136.
SwyxFax
Ermöglicht das Senden und Empfangen von
Faxen bequem von Ihrem PC aus.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der
Dokumentation "SwyxFax Client".
Optionspaket
Erläuterung
SwyxECR (Extended
Call Routing
Dieses Paket enthält die volle Nutzung des
Grafischen Skript Editors. Dieser ist eine zusätzliche Komponente der SwyxIt!-Software, die
Ihnen eine komfortable Oberfläche bietet, um
insbesondere komplexe Regeln für die Rufbehandlung übersichtlich zu definieren und
darzustellen.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der
Dokumentation "Swyx Extended Call Routing".
SwyxStandby
Das Optionspaket „SwyxStandby“ bietet eine
verbesserte Ausfallsicherheit durch den Einsatz
eines zweiten Servers.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der
SwyxWare-Dokumentation für Administratoren.
SwyxMonitor
Es liegt in Ihrer Verantwortung, bei dem Einsatz
des Optionspaketes „SwyxMonitor“ die jeweils
anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen zu
beachten. Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte der SwyxWare-Dokumentation für
Administratoren. und unter Kapitel 10.22,
Rufaufschaltung, Seite 148.
Swyx-Optionspaket
für Lotus Notes
Das Swyx-Optionspaket für Lotus Notes bietet
Ihnen eine umfassende Integration von SwyxIt!
und Lotus Notes. Es ermöglicht Ihnen beispielsweise das direkte Wählen aus Lotus Notes.
Nutzen Sie außerdem in SwyxIt! die umfassenden Möglichkeiten der Namensauflösung aus
Lotus Notes-Kontakten oder die Anzeige von
Kalenderinformationen im Kontextmenü einer
Namenstaste. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 16, Lotus Notes Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 212.
Wie funktioniert SwyxIt!
Skalierbarer Funktionsumfang durch Zusatzmodule (Optionspakete)
Optionspaket
Erläuterung
SwyxCTI+
Das Optionspaket ermöglicht es mit CTI SwyxIt!
ein Telefonie-Endgerät zu steuern oder CTI
SwyxIt! mit einem externen Telefon über seine
Rufnummer zu verknüpfen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 18, Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und
SwyxCTI+, Seite 225.
SwyxMobile
Das Optionspaket „SwyxMobile“ bietet Ihnen
die Möglichkeit, Mobiltelefone in SwyxWare zu
integrieren. Damit können Sie bestimmte
SwyxWare-Funktionen (Ruf halten, Verbinden,
Makeln, Mitschneiden usw.) nutzen. Dafür
können Sie Mobiltelefone mit SwyxIt! Mobile,
einer speziellen Software zum komfortablen
Zugriff auf den SwyxMobileExtensionManager
verwenden. Jedoch auch ohne SwyxIt! Mobile
ist die Nutzung dieser Funktionen per DTMF
bzw. Funktionscodes möglich.
23
Anmelden und Abmelden
3
24
Anmeldung an SwyxServer mit den Windows-Benutzerdaten
Anmelden und Abmelden
Weitere Informationen finden Sie in der Knowledge Base auf der SwyxWebsite unter:
https://www.swyx.de/produkte/support/wissensdatenbank/artikeldetails/swyxknowledge/kb2613.html
Dieses Kapitel erläutert das An- und Abmelden von SwyxIt! an bzw. von
SwyxServer.
Wie Sie SwyxIt! aus der Befehlszeile aufrufen erfahren Sie in Kapitel 3.6,
Aufruf aus der Befehlszeile, Seite 30
Wenn Sie SwyxIt! aufrufen, wird automatisch eine Anmeldung an SwyxServer durchgeführt:
 Es wird geprüft, ob Sie berechtigt sind, SwyxIt! zu benutzen.
 Wenn ja, werden Ihre persönlichen SwyxIt!-Einstellungen auf den
PC übernommen, an dem Sie gerade arbeiten.
 Wenn Sie als Benutzer an SwyxServer nicht bekannt sind, wenn Ihr
Kennwort geändert werden muss oder bei der automatischen Suche
kein Server gefunden wird, wird ein Anmeldedialog angezeigt, in
dem Sie alle erforderlichen Angaben eingeben können.
Nach der Registrierung an SwyxServer steht Ihnen SwyxIt! in vollem
Umfang zur Verfügung. Eingehende Rufe an Sie sowie ausgehende Rufe
von Ihnen sind möglich.
Wenn Sie SwyxIt! beenden oder sich abmelden, so werden Sie automatisch von SwyxServer abgemeldet. Anrufe für Sie werden dann nicht
mehr durchgestellt, sondern von SwyxServer selbständig gemäß Ihren
Vorgaben behandelt, z. B. an Ihre Voicemail weitergeleitet.
Sind beim Abmeldevorgang noch Anrufe in Bearbeitung, so fragt Sie
SwyxIt!, ob diese Anrufe beendet werden sollen.
Um sofort nach dem Start Ihres PCs über SwyxIt! erreichbar zu sein, tragen Sie die Verknüpfung von SwyxIt! in das Verzeichnis „Autostart“. SwyxIt! wird nach dem Hochladen des Computers automatisch gestartet.
Haben Sie auf Ihrem PC einen Bildschirmschoner aktiviert, so verschwindet dieser bei einem eingehenden Ruf.
Ist Ihr Bildschirmschoner mit der Eingabe eines Kennwortes verbunden,
so müssen Sie bei einem eingehenden Ruf zuerst das Kennwort eingeben und können erst danach über ein SwyxIt! Headset oder die Lautsprecher und das Mikrofon telefonieren. Haben Sie ein SwyxIt! Handset
angeschlossen und es klingelt, so können Sie einfach abheben und telefonieren ohne das Kennwort einzugeben. Die SwyxIt!-Bedienoberfläche
steht Ihnen auf dem PC allerdings erst nach Eingabe des Kennwortes zur
Verfügung. Swyx bietet auch einen speziellen Bildschirmschoner, der
Informationen über einen eingehenden Anruf anzeigt und das Annehmen oder Ablehnen eines Rufes ohne Eingabe eines Kennwortes ermöglicht.
3.1
Anmeldung an SwyxServer mit den WindowsBenutzerdaten
Bevor Sie SwyxIt! starten, müssen Sie sich als Benutzer in Ihrem
Windows-Netzwerk angemeldet haben. Dies geschieht in der Regel
unmittelbar mit dem Starten Ihres PCs, wenn Sie Ihren Benutzernamen
und Ihr Kennwort eingeben. Alternativ kann die Anmeldung an SwyxServer auch über die Eingabe von Benutzernamen und Kennwort erfolgen.
(siehe Kapitel 3.2, Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen und
Kennwort, Seite 25).
Nach der Netzwerkanmeldung können Sie SwyxIt! starten, vorausgesetzt, eine gültige Benutzerlizenz ist vorhanden. SwyxIt! meldet Sie als
Erstes an SwyxServer an. Ausgehend von Ihrer Windows-Benutzerkennung wird dabei ein zugehöriges SwyxWare-Benutzerkonto ermittelt.
Falls Sie mit mehreren Benutzerkonten arbeiten, fragt Sie SwyxIt!, welches dieser Konten Sie benutzen möchten. Aktivieren Sie die Option
„Diesen Benutzernamen immer verwenden“, um automatisch das ausgewählte Benutzerkonto bei jedem Neustart von SwyxIt! zu verwenden.
Wie Sie diese Einstellungen ändern, entnehmen Sie Kapitel 12.2, SwyxIt! Lokale Konfiguration, Seite 168.
Anmelden und Abmelden
3.2
25
Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort
Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen
und Kennwort
So melden Sie sich an SwyxIt! mit Ihren SwyxWare-Benutzerdaten an
Wenn Sie SwyxIt! nach der Installation das erste Mal starten und die
Anmeldung über Ihr Windows-Benutzerkonto nicht erfolgreich ist, wird
ein Anmeldedialog angezeigt. Diesen können Sie jedoch auch bei Bedarf
über das Menü aufrufen.
Wenn die Anmeldung von SwyxIt! über Ihr Windows-Benutzerkonto
nicht erfolgreich ist, können Sie sich auch mit Ihren SwyxWare-Benutzerdaten anmelden. Dazu benötigen Sie entsprechende Anmeldedaten,
die Sie von Ihrem Administrator erhalten. Ihr Kennwort können Sie über
die Oberfläche im Menü „Datei“ auch ändern (siehe Kapitel 3.2.1, Kennwort ändern, Seite 25).
1.
Um den Anmeldedialog aufzurufen, wählen Sie im Menü „Datei“
die Option „Anmelden“.
2.
Geben Sie den Servernamen sowie Ihren Benutzernamen ein. Diese
Informationen werden gespeichert und werden bei der nächsten
Anmeldung wieder vorgegeben.
3.
Geben Sie das Kennwort ein.
Wenn SwyxIt! Ihr Kennwort speichern soll, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen „Kennwort speichern“. Damit erfolgt künftig eine
automatische Anmeldung am Server und der Anmeldedialog wird
nicht mehr angezeigt.
4.
Bestätigen Sie das Dialogfeld mit „OK“. Sie werden am Server
angemeldet und Ihr Benutzername wird im SwyxIt!-Infobereich
angezeigt.
Für den Fall, dass Ihre Anmeldung nicht erfolgreich war, wird der
Anmeldedialog mit einer entsprechenden Korrekturaufforderung
angezeigt. Prüfen Sie in diesem Fall, ob die Anmeldeinformationen
korrekt sind und Ihre Netzwerkverbindung verfügbar ist.
Die Anmeldeinformationen erhalten Sie von Ihrem Administrator. Der
Servername kann als Name im Textformat oder in Form einer IP-Adresse
vorliegen.
Wenn Sie wieder die Anmeldung über ein Windows-Benutzerkonto
verwenden möchten, können Sie dies auch in diesem Dialog aktivieren.
Wählen Sie dazu die Option „Anmeldung mit Windows-Konto“ aus.
So ändern Sie Ihr Benutzerkennwort
Erzwungene Änderung des Kennworts
Komplexes Kennwort
Begrenzte Anzahl von Anmeldeversuchen
3.2.1
Kennwort ändern
Über die SwyxIt!-Oberfläche können Sie Ihr Kennwort ändern. Diese
Option steht nur zur Verfügung, wenn mit einem SwyxWare-Benutzernamen und einem Kennwort an SwyxServer angemeldet sind. Sind Sie
über Ihre Windows-Anmeldung an SwyxServer angemeldet, können Sie
das Kennwort nicht ändern.
Anmelden und Abmelden
26
Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort
So ändern Sie Ihr Benutzerkennwort
3.2.2
Komplexes Kennwort
1.
Wählen Sie im Menü „Datei“ die Option „Kennwort ändern“. 
Das Dialogfenster zum Ändern des Kennwortes wird angezeigt.
Ihr SwyxWare-Administrator kann für Sie die Verwendung komplexer
Kennwörter erzwingen.
2.
Geben Sie zunächst das alte und dann das neue Kennwort ein und
bestätigen Sie das neue Kennwort noch einmal.
In diesem Fall müssen Sie ein komplexes (starkes) Kennwort bei jeder
Kennwort-Änderung einrichten.
3.
Schließen Sie die Änderung durch Klicken auf „OK“ ab.
Komplexe Kennwörter für SwyxServer müssen mindestens die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
Das Kennwort wurde geändert. Wenn Sie die automatischen Anmeldung
aktiviert haben („Kennwort speichern“ im Anmeldedialog aktiviert),
dann wird die Änderung des Kennwortes auch hier übernommen und
muss nicht gesondert eingetragen werden.
Erzwungene Änderung des Kennworts
Wenn Sie sich mit Benutzername und Kennwort anmelden, und ein
Administrator die Kennwort-Änderung in Ihrer Konfiguration erzwungen hat, wird das Dialogfenster „Kennwort ändern“ bei der Anmeldung
erscheinen:
 Das Kennwort ist mindestens acht Zeichen lang
 Das Kennwort enthält beliebige Zeichen aus mindestens drei der folgenden vier Zeichenkategorien:
- Großbuchstaben z. B.: [A-Z]
- Kleinbuchstaben z. B.: [a-z]
- Ziffern [0-9]
- Sonderzeichen, wie z. B.: Punkt, Komma, Klammern, Leerzeichen,
Doppelkreuz (#), Fragezeichen (?), Prozentzeichen (%), Et-Zeichen
(&).
Sonderbuchstaben (z. B.: ß, ü, ä, è, ô) und nicht lateinische Buchstaben
(z. B.: φ, π, β) sind keine Sonderzeichen und fallen in die Buchstabenkategorie.
Um Ihnen zu helfen ein komplexes Kennwort zu erstellen, zeigt der Prüfbalken beim Anlegen eines neuen Kennwortes, ob es die Voraussetzungen erfüllt und zugelassen wird.
Geben Sie nun Ihr neues Kennwort ins Feld „Neues Kennwort“ ein, und
wiederholen Sie die Eingabe im Feld „Neues Kennwort bestätigen“.
Es ist nicht möglich, das bisherige Kennwort bei der Kennwort-Änderung
erneut zu verwenden.
Anmelden und Abmelden
27
Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort
Geben Sie nun Ihr komplexes Kennwort ins Feld „Neues Kennwort“ ein,
und, falls die Mindestvoraussetzungen erfüllt sind, wiederholen Sie die
Eingabe im Feld „Neues Kennwort bestätigen“.
Es ist nicht möglich, das bisherige Kennwort bei der Kennwort-Änderung
erneut zu verwenden.
Wenn Sie angemeldet sind, können Sie Ihr komplexes Kennwort jederzeit ändern. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 3.2.1, Kennwort ändern, Seite 25.
3.2.3
Begrenzte Anzahl von Anmeldeversuchen
Die Anzahl der Anmeldeversuche an SwyxServer kann vom Administrator eingeschränkt werden. In diesem Fall dürfen Sie nur eine bestimmte
Anzahl an Versuchen vornehmen, um sich an SwyxServer anzumelden.
Der Balken besteht aus fünf Abschnitten, wobei jeder Abschnitt einem
der folgenden Kennwortmerkmale entspricht:
 Mindestens acht Zeichen verwendet
Wenn die maximale Anzahl der fehlgeschlagenen Anmeldungen erreicht
wird, erscheint die Fehlermeldung: „Das Benutzerkonto ist gesperrt.
Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator“.
 Großbuchstaben verwendet
 Kleinbuchstaben verwendet
Sie werden nun SwyxWare mit SwyxIt!, SwyxIt! Mobile, SwyxFax Client
oder einem Endgerät nicht benutzen können, solange der Administrator
Ihr Konto nicht wieder aktiviert hat.
 Ziffern verwendet
 Sonderzeichen verwendet
Während der Eingabe des Kennworts wird der Balken länger, je mehr
Kennwortmerkmale Sie verwenden.
Entsprechend ändert sich die Farbe des Balkens. Die Farbe signalisiert,
ob das Kennwort vom System zugelassen wird.
Prüfbalken
Die Anzahl der verbliebenen Versuche wird nicht angezeigt.
Geben Sie Ihr Kennwort immer korrekt ein.
Kennwortmerkmale
Zulassung
3 Kennwortmerkmale
verwendet
Kennwort wird nicht
zugelassen
4 Kennwortmerkmale
verwendet
Kennwort wird
zugelassen
5 Kennwortmerkmale
verwendet
Kennwort wird
zugelassen
Die Anzahl fehlgeschlagener Anmeldungen wird nach einer erfolgreichen
Anmeldung auf Null gesetzt.
Die Anzahl fehlgeschlagener Anmeldungen spielt keine Rolle, wenn der
Administrator die erzwungene Änderung des Kennworts eingestellt hat
und der Benutzer sich dennoch mit seinem alten Kennwort anzumelden
versucht.
Anmelden und Abmelden
3.3
28
Benutzer wechseln
Benutzer wechseln
So rufen Sie das Meldungsprotokoll auf
1.
Sie haben die Möglichkeit, sich mit SwyxIt! unter einem anderen Benutzernamen an SwyxServer anzumelden.
Das Fenster mit den Meldungen wird geöffnet. Sie sehen hier
Informationen zu den Anmeldeversuchen an SwyxServer (z. B.
Name des Servers, Benutzername).
So wechseln Sie den angemeldeten Benutzer
2.
1.
Wählen Sie im Menü „Datei“ die Option „Benutzer wechseln“. Das
Dialogfeld zur SwyxWare-Anmeldung wird angezeigt.
2.
Legen Sie fest, ob Sie sich mit einem Windows-Konto oder über
einen SwyxWare-Benutzernamen und ein Kennwort anmelden
möchten (siehe auch Kapitel 3.1, Anmeldung an SwyxServer mit den
Windows-Benutzerdaten, Seite 24 bzw. Kapitel 3.2, Anmeldung an
SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort, Seite 25).
Beachten Sie, dass Sie sich nur über ein Windows-Konto anmelden
können, wenn Ihr SwyxWare-Benutzername dem jeweiligen
Windows-Benutzerkonto zugewiesen ist. Dies wird beispielsweise
nicht der Fall sein, wenn Sie sich am Arbeitsplatz eines Kollegen
befinden.
3.
Wenn Sie die Option „Anmeldung mit Benutzernamen und
Kennwort“ ausgewählt haben, geben Sie den Benutzernamen und
das Kennwort ein.
4.
Klicken Sie auf „OK“.
5.
Wenn Sie sich über Ihr Windows-Konto anmelden, wählen Sie nun
den SwyxWare-Benutzer aus, unter dem Sie sich anmelden
möchten.
Sie werden nun unter dem neuen Benutzerkonto an SwyxServer
angemeldet.
3.4
Meldungsprotokoll
Das Meldungsprotokoll enthält Meldungen über erfolgreiche oder fehlgeschlagene Anmeldungen. Hier können Sie prüfen, ob die Anmeldung
erfolgreich war, insbesondere wenn Sie über mehrere Konten bei verschiedenen Anbietern verfügen.
Wählen Sie im Menü „Hilfe“ die Option „Meldungsprotokoll“.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Über die Schaltfläche „Neu laden“ können Sie die Meldungen
aktualisieren.
Über die Schaltfläche „Löschen“ können Sie die angezeigten
Meldungen löschen.
3.5
Benutzerrechte
Ein SwyxWare-Benutzer kann verschiedene Rechte besitzen. Einerseits
können ausgehende Rufe eingeschränkt werden, andererseits kann die
Nutzung bestimmter Funktionalitäten untersagt werden.
Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Administrator.
Anrufberechtigung
Für die Rufbeschränkung gibt es verschiedene Abstufungen, die der
Administrator variabel gestalten kann, z.B.
 Interne Verbindungen
nur Anrufe innerhalb der SwyxWare
 Ortsverbindungen
nur Anrufe ohne Vorwahl
 Fernverbindungen
Anrufe innerhalb des Landes; ohne internationale Vorwahl
 Internationale Rufe
alle Anrufe mit internationaler Vorwahl
Darüber hinaus kann der Administrator auch bestimmte Rufnummern
oder Vorwahlen (z.B. kostenpflichtige Vorwahlnummern) sperren.
Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Administrator.
Anmelden und Abmelden
29
Benutzerrechte
Verfügbare Funktionen
Es gibt verschiedene Funktionen von SwyxIt!, die der Administrator für
Benutzer zulassen oder sperren kann. Die Zuweisung der Funktionen
kann dabei über Funktionsberechtigungen oder ein bestimmtes Administrator-Profil erfolgen. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem
Administrator.
 Umleitungen ändern
Der Benutzer darf seine Umleitungen (sofort, verzögert, bei besetzt)
verändern, d.h. festlegen zu welcher Rufnummer umgeleitet wird
oder ob die Rufe direkt zur Voicemail geleitet werden.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8,
Umleitungen, Seite 82.
 Call Routing Manager (CRM) verwenden
Hier kann der Benutzer selber mit Hilfe des Regel-Assistenten ein
Regelwerk für die Rufbehandlung erstellen. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing".
 Grafischer Skript Editor (GSE) verwenden
Zusätzlich zum Regel-Assistenten des Call Routing Managers wird
hier eine grafische Darstellung der Regeln geboten. Der Grafische
Skript Editor ist Bestandteil des Optionspaketes SwyxECR.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation
"Swyx Extended Call Routing".
 Collaboration starten
Bei der Collaboration-Funktion ist es dem Benutzer erlaubt, seinen
Bildschirm während eines Gesprächs über SwyxIt! für seinen
Gesprächspartner freizugeben. Die Freigabe erfolgt auf der Oberfläche von SwyxIt!, im Menü „Funktionen | Collaboration“. Innerhalb
dieser Freigabe kann der Benutzer dem Gesprächspartner erlauben,
Zugriff auf seinen Computer zu nehmen.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.14, Collaboration per Mausklick, Seite 133.
Die Collaboration-Funktion kann nur zwischen SwyxIt!-Benutzern stattfinden. Zu einem SwyxPhone kann keine Collaboration erfolgen. Beide
Teilnehmer müssen TeamViewer ab Verion 8 (zur optimalen Benutzerführung ab Version 9)auf ihrem Computer installiert und das Recht zur Collaboration haben. Ein Benutzer kann zur gleichen Zeit höchstens eine
Anwendungsfreigabe erlauben. Die Collaboration-Funktion mit NetMeeting funktioniert nicht unter Windows Vista, da NetMeeting für dieses
Betriebssystem nicht verfügbar ist. Für Windows Vista, Windows 7 oder
höher steht die Collaboration-Funktion stattdessen basierend auf SwyxIt!
Meeting oder TeamViewer zur Verfügung.
 Lokale Konfiguration ändern
In der lokalen Konfiguration kann der Benutzer festlegen, an welchem Server er sich anmeldet und ob die Anmeldung über das lokale
Netzwerk oder den SwyxRemoteConnector erfolgt.Weitere lokale
Konfigurationen betreffen den Benutzernamen, den E-Mail-Client,
der mit der Taste „Voicemail“ geöffnet wird, und die verwendete
Sprachkompression.
Auf einer weiteren Registerkarte werden die lokalen Einstellungen
für die Sprach-Endgeräte vorgenommen.
Diese Einstellungen gelten für den lokalen Computer und werden
normalerweise nach der Installation nicht mehr geändert.
Die lokale Konfiguration kann nicht in der SwyxWare-Administration
vorgenommen werden. Deshalb kann die lokale Konfiguration direkt
am Computer des Benutzers verändert werden, wenn SwyxIt! abgemeldet ist. Sobald SwyxIt! sich erneut anmeldet, werden die geänderten lokalen Einstellungen wirksam.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 12.2, SwyxIt!
- Lokale Konfiguration, Seite 168.
 Benutzerprofil ändern
Hier können alle Einstellungen vorgenommen werden, die den
Benutzer direkt betreffen und die der Benutzer auf allen TelefonieClients vorfindet, sobald er sich an SwyxServer angemeldet hat, z.B.
Namens- und Verknüpfungstasten, Klingeltöne etcDiese Einstellungen können auch in der SwyxWare-Administration unter den Benutzereinstellungen vorgenommen werden.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 12.1,
Benutzerprofil, Seite 155.
 Skin ändern
Der Benutzer kann andere Skins verwenden.
Anmelden und Abmelden
30
Aufruf aus der Befehlszeile
 Skin bearbeiten
Der Benutzer kann seine Skin mit dem Skin Editor bearbeiten und
verwenden.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation
zum "Swyx Skin Editor".
 Gespräch in SwyxIt! mitschneiden
Der Benutzer kann Gespräche, die er mit SwyxIt! führt, mitschneiden.
Diese Funktionalität ist im Optionspaket SwyxRecord enthalten.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.15,
Mitschneiden, Seite 136.
 Ändern der Einstellungen für Mobile Erweiterungen
Der Benutzer kann die Einstellungen (Anrufernummer und Mobile
ID) für die Nutzung der Mobilen Erweiterung z.B. mit einem Mobiltelefon (SwyxIt! Mobile) selbst konfigurieren.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.4, Mobile
Erweiterungen, Seite 87.
 Videoanrufe
Parameter
Erläuterung
-S <Servername>
oder
-s <Servername>
Name von SwyxServer
Legt den Namen des SwyxServer im Netzwerk
fest, bei dem SwyxIt! sich anmelden soll.
-B <Standby-Servername>
oder
-b <Standby-Servername>
Name des Standby--SwyxServer
Legt den Namen des Standby-SwyxServer im
Netzwerk fest, bei dem SwyxIt! sich während
eines Ausfalls von SwyxServer anmelden soll.
-U <Benutzername>
oder
-u <Benutzername>
Benutzerkonto auf SwyxServer
Legt das Benutzerkonto auf SwyxServer fest,
unter dem SwyxIt! sich anmelden soll.
-d <Rufnummer>
oder
-d <Benutzername>
Wählverfahren
Leitet das Wählverfahren gleich nach dem
SwyxIt!-Start ein.
-?
Hilfe
Gibt eine Liste der möglichen Parameter und
ihre Bedeutung auf dem Bildschirm aus.
Der Benutzer darf Videoanrufe initiieren und empfangen.
 Anzahl und Rufnummern der Leitungen ändern
Der Benutzer darf die Anzahl der Leitungen und die Rufnummern
der Leitungen festlegen.
 Einstellung für die Verschlüsselung ändern
Einstellungen für die Verschlüsselungseinstellungen ändern.
 CTI+ (Externes Telefon über Rufnummer)
Der Benutzer darf mit CTI+ ein externes Telefon über seine Rufnummer steuern.
Die Reihenfolge der Parameter ist beliebig. Enthält ein Name eines oder
mehrere Leerzeichen, sollte er von Anführungszeichen eingeschlossen
werden.
Alle in der Befehlszeile angegebenen Parameter ersetzen für diesen Aufruf die Parameter in der lokalen Konfiguration von SwyxIt!.
Beispiel:
3.6
Aufruf aus der Befehlszeile
Sie können SwyxIt! auch über die Befehlszeile starten. In diesem Fall gelten folgende Parameter.
Parameter
Erläuterung
-M
oder
-m
Minimiert starten
Startet SwyxIt! in einem minimierten Fenster.
Um SwyxIt! für den Benutzer „Zeus“ aufzurufen und auf dem SwyxServer „Olymp“ anzumelden, wechseln Sie in das Verzeichnis, in
dem SwyxIt! installiert ist, und geben folgenden Befehl über die
Befehlszeile ein:
SwyxIt!.exe -S „Olymp“ -U „Zeus“ -M
Ist SwyxIt! bereits gestartet, so wird ein weiterer Aufruf ignoriert.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
4
31
SwyxIt! Oberflächenelemente
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
Dieses Kapitel macht Sie mit den Elementen der Bedienoberfläche von
SwyxIt! vertraut. Zu diesem Zweck finden Sie zunächst eine Auflistung
der SwyxIt! Oberflächenelemente. Im Anschluss daran werden die SwyxIt! Menüs erläutert.
Als Beispiel wird in dieser Dokumentation die Standard-Oberfläche
(Skin) verwendet, die bei der ersten Installation von SwyxIt! installiert
wird. Sie können auch mit einer anderen mitgelieferten Skin arbeiten
oder, sofern von Ihrem Administrator für Sie zugelassen, Ihre Skin mit
dem Skin Editor individuell anpassen. Dabei können Sie beispielsweise
bestimmte Tasten mit anderen Funktionen belegen oder auch eine komplett neue Skin entwickeln.
Menüleiste
Registerkartenleiste
Infobereich
Audio-Bereich
Eingabefeld
Leitungen
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 19, Benutzung
von Skins, Seite 232.
Um die verschiedenen Funktionen von SwyxIt! kennen zu lernen, sollten Sie jedoch zunächst diese Standard-Skin ausprobieren, die alle wichtigen Bedienelemente enthält.
4.1
SwyxIt! Oberflächenelemente
Die SwyxIt!-Standard-Skin beinhaltet auf der linken Seite zwei Registerkarten mit unterschiedlichen Funktionen, zwischen denen Sie wechseln
können. Darüber hinaus werden auf der rechten Seite zwei weitere
Registerkarten mit konfigurierbaren Namenstasten angezeigt
Beim Starten von SwyxIt! sehen Sie die Ansicht unter der Registerkarte
„Wählen“ mit den wichtigsten SwyxIt! Funktionen.
Leitungsbereich
Funktionsleiste
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
32
SwyxIt! Oberflächenelemente
Weiterführende Funktionen finden Sie unter der Registerkarte „Optionen“.
Verwenden Sie eine Skin mit transparentem Hintergrund, dann wird SwyxIt! ohne Fensterrahmen und ohne Menüleiste angezeigt. In diesem Fall
müssen Sie zur Bedienung von Menüelementen immer das allgemeine
Kontextmenü aufrufen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 4.1.2, Registerkartenleiste, Seite 32.
Menüleiste
Registerkartenleiste
Infobereich
4.1.2
Registerkartenleiste
Mit der SwyxIt!-Registerkartenleiste können Sie zwischen den verschiedenen Registerkarten navigieren.
Optionsbereich
4.1.3
In jedem Fall sichtbar sind die Menüleiste, die Registerkartenleiste, der
Infobereich und je zwei Registerkarten mit konfigurierbaren Namenstasten.
Sie haben auch die Möglichkeit, mit dem Skin-Editor weitere Schaltflächen selbst zu erstellen. Das Bearbeiten der Skin muss Ihnen der Administrator erlauben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 19, Benutzung von Skins, Seite 232.
4.1.1
Menüleiste
Unabhängig von der aktiven Registerkarte gelangen Sie über die Menüleiste in die einzelnen Menüs. Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 4.2, SwyxIt! Menüs, Seite 40.
Infobereich
Der Infobereich spiegelt Ihre Einstellungen wider, die Sie innerhalb der
Erweiterten Statusinformationen hinterlegt haben. Somit können Sie
sehr schnell erkennen, welchen Status und welches Benutzerbild Sie
momentan ausgewählt haben. Indem Sie mit der rechten oder linken
Maustaste in den Infobereich klicken, können Sie diese Angaben hier
schnell und komfortabel ändern. Darüber hinaus erscheint hier Ihr Statustext, den Sie ebenfalls mit einem Mausklick ändern können.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.10, Wie nutze
ich Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence)?, Seite 54.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
4.1.4
Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence)
Zusätzlich zu den bisherigen Statusinformationen eines Benutzers (wie
z. B. abgemeldet, spricht gerade) können Sie Ihren Gesprächspartnern
zusätzlich Informationen zu Ihrer Verfügbarkeit bereitstellen. Dadurch
können diese genau erfahren, wann sie mit Ihnen kommunizieren können.
Der von Ihnen ausgewählte Status wird bei Ihren Gesprächspartnern auf
der mit Ihrer Rufnummer konfigurierten Namenstaste, im Telefonbuch,
sowie bei der Suche im Eingabefeld angezeigt.
Folgende Zustände stehen zur Auswahl:
Symbol
33
SwyxIt! Oberflächenelemente
Zustand
Erläuterung
Erreichbar
Durch Setzen des Status „Erreichbar“ teilen Sie Ihren Gesprächspartnern mit, dass Sie momentan
erreichbar sind (siehe auch So
setzen Sie Ihren Status auf
„Erreichbar“, Seite 54).
Symbol
Zustand
Erläuterung
Abwesend
Durch Setzen des Status
„Abwesend“ teilen Sie Ihren
Gesprächspartnern mit, dass Sie
momentan nicht am Platz und somit
nicht verfügbar sind. Dieser Status
wird aus folgenden Gründen
angezeigt:
• Sie setzten den Status manuell
(siehe auch So setzen Sie Ihren Status auf „Abwesend“, Seite 54).
• Sie haben in den lokalen Einstellungen eine Zeit festgelegt, nach
dessen Ablauf, ohne jegliche Eingabe Ihrerseits, der Status automatisch auf „Abwesend“ gesetzt wird.
• Sie haben in den lokalen Einstellungen festgelegt, dass Ihr Status
auf „Abwesend“ gesetzt wird,
sobald Ihr Bildschirmschoner aktiv
wird.
• Sie haben in den lokalen Einstellungen festgelegt, dass Ihr Status
auf „Abwesend“ gesetzt wird,
sobald Sie Ihren Computer sperren.
• Sie haben in den lokalen Einstellungen festgelegt, dass Ihr Status
auf „Abwesend“ gesetzt wird,
wenn Sie lt. Ihres Kalenders einen
Termin haben.
Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte dem Kapitel 12.2, SwyxIt! Lokale Konfiguration, Seite 168.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
Symbol
-
34
SwyxIt! Oberflächenelemente
Zustand
Erläuterung
Symbol
Zustand
Erläuterung
Nicht stören
Durch Setzen des Status „Nicht
stören“ teilen Sie Ihren Gesprächspartnern mit, dass Sie nicht gestört
werden möchten. Versucht dennoch
jemand Sie anzurufen, so klingelt
weder Ihr SwyxIt! noch Ihr
SwyxPhone. Der Anruf wird lediglich
lautlos auf der Leitungstaste bzw. im
Display des Telefons angezeigt
(siehe auch So setzen Sie Ihren Status
auf „Nicht stören“, Seite 55).
-
Eigenes Benutzerbild auswählen
Abgemeldet
Durch Setzen des Status „Abgemeldet“ teilen Sie Ihren Gesprächspartnern mit, dass Sie momentan nicht
am SwyxIt! angemeldet sind (siehe
auch So setzen Sie Ihren Status auf
„Abgemeldet“, Seite 55).
Das innerhalb dieser Option ausgewählte Bild wird auf der
Namenstaste angezeigt, wenn Ihr
Gesprächspartner in den Eigenschaften Ihrer Namenstaste die Option
„Benutzerbilder“ auf „<Automatisch>“ gesetzt hat. Sie können ein
vorgegebenes Bild aus der
SwyxWare Datenbank oder ein
individuelles aus dem Dateisystem
wählen (siehe auch So legen Sie Ihr
eigenes Benutzerbild fest, Seite 56).
Statustext eingeben
Mit Hilfe dieser Option haben Sie
die Möglichkeit einen beliebigen
Text als zusätzliche Information für
Ihre Gesprächspartner zu hinterlegen. Der Text ist auf 252 Zeichen
beschränkt und wird in der Kontaktkarte auf Ihrer Namenstaste
angezeigt. Er wird auch dann noch
angezeigt, wenn Sie Ihren Computer
ausschalten (siehe auch So geben Sie
einen Statustext ein, Seite 55).
Erweiterte Statusinformationen im Telefonbuch
Alle gesetzten Zustände werden bei Ihren Gesprächspartnern nicht nur
auf der Namenstaste angezeigt, sondern auch im Telefonbuch dargestellt.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
4.1.5
35
SwyxIt! Oberflächenelemente
Audio-Bereich
4.1.6
Der Audio-Bereich auf der Registerkarte „Wählen“ bietet Zugriff auf die
folgenden Audio-Einstellungen.
Symbol
Funktion
Erläuterung
Headset
Mit dieser Funktionstaste können Sie ein
Telefonat im Audio-Modus “Headset”
einleiten oder einen eingehenden Anruf
annehmen.
Während eines Telefonats können Sie auf
den Modus “Headset” umschalten.
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 10.3, AudioModi, Seite 106.
Handset
Freisprechen
Lautstärkeregler
Mit dieser Funktionstaste können Sie ein
Telefonat im Audio-Modus “Handset”
einleiten oder einen eingehenden Anruf
annehmen.
Während eines Telefonats können Sie auf
den Modus “Handset” umschalten.
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 10.3, AudioModi, Seite 106.
Mit dieser Funktionstaste können Sie ein
Telefonat im Audio-Modus “Freisprechen” einleiten oder einen eingehenden
Anruf annehmen.
Während eines Telefonats können Sie auf
den Modus “Freisprechen” umschalten.
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 10.3, AudioModi, Seite 106.
Mit dem Lautstärkeregler stellen sie die
Wiedergabelautstärke des aktiven AudioModus ein. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.2.1,
Lautstärke regulieren, Seite 105.
Eingabefeld mit Suchfunktion
Über das Eingabefeld auf der Registerkarte „Wählen“ können Sie:
 eine Rufnummer oder eine SIP-URI direkt über die Tastatur eingeben und den Wählvorgang dann z. B. über die Hörertaste „Abheben“
starten oder
 einen Namen eingeben und damit die Suchfunktion starten. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.6, Suchfunktion im
Eingabefeld, Seite 108.
Weiterhin wird die entsprechende Rufnummer bei anderen Wählverfahren (z. B. Wählen aus Listen, mit F11 oder über die Namenstaste) automatisch in das Eingabefeld übertragen.
4.1.7
Leitungen
Mit SwyxIt! können Sie auf drei (Voreinstellung) und mehr Leitungen
zurückgreifen. Diese werden auf der Oberfläche auf der Registerkarte
„Wählen“als Leitungstasten mit Informationsbereichen dargestellt. Die
Leitungstasten dienen als Anzeige, bieten jedoch auch eine Vielzahl an
Funktionen.
Gesprächspartner
HD-Qualität
Leitungszustand
Verschlüsselt
Leitungsname
Funktionen
Sie können zum Beispiel mittels Mausklick die Leitung auswählen, auf
der Sie sprechen möchten, zwischen den Leitungen wechseln und Leitungen per Drag & Drop zusammenführen, um zwei Teilnehmer miteinander zu verbinden.
Detaillierte Informationen über die Leitungen und ihre Zustände finden
Sie in Kapitel 6, Leitungen, Seite 57.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
36
SwyxIt! Oberflächenelemente
Eine Übersicht über die verfügbaren Drag & Drop-Möglichkeiten finden
Sie im Anh. 23: Übersicht: Drag & Drop, Seite 278.
Informationen
Symbol
Funktion
Erläuterung
Wahlwiederholung
Wahl einer bereits von Ihnen
zuvor genutzten Rufnummer.
In Abhängigkeit von der Tastenkonfiguration wird die Rufnummer sofort gewählt bzw. muss
nach Auswahl durch Klicken auf
die Leitungstaste gewählt
werden.
Mikrofon
Durch Betätigen dieser Funktionstaste können Sie das Mikrofon ein- oder ausschalten.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 10.2.2, Mikrofon
ausschalten, Seite 105.
Mit Voicemail verbinden
Der Anrufer wird direkt an die
eigene Voicemail geleitet.
Ruf übernehmen
Eingehenden Anruf für einen
anderen Teilnehmer (Rufsignalisierung) annehmen.
Wenn die Rufsignalisierung
zwischen dem angerufenen
Teilnehmer und Ihnen eingerichtet ist, werden dessen
Anrufe im Display, in der
Sprechblase und auf dessen
Namenstaste (sofern vorhanden) angezeigt, die Übernahmetaste blinkt und nach 10
Sekunden ertönt ein Signalton.
Durch Klicken auf diesen
Menübefehl, die Übernahmetaste oder die Namenstaste
können Sie das Gespräch sofort
annehmen.
Die Leitungstasten zeigen verschiedene Informationen über die aktuelle
Leitung an, beispielsweise:
 Rufnummer und Name eines Gesprächspartners
 aktuelle Verbindungsdauer, der Verbindungszustand und ggf. aktuelle Gebühren
Auf älteren Skins werden diese Informationen im Display angezeigt.
Sie können die Leitungstasten auch an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dabei
können Sie bestimmte Funktionen direkt über die Leitungstastenkonfiguration ändern (siehe Kapitel 6.2.2, Leitungstaste konfigurieren, Seite 72).
Für andere Anpassungen (z. B. die Art der angezeigten Informationen
auf den Leitungen) benötigen Sie den Skin-Editor.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 19.2, Skin
bearbeiten, Seite 233.
4.1.8
Leitungsbereich
Der Bereich unter den Leitungen auf der Registerkarte „Wählen“ bietet
Ihnen die folgenden Telefoniefunktionen
Symbol
Funktion
Erläuterung
Hörertaste 
„Abheben“
Mit der Hörertaste „Abheben“
können Sie eingehende Anrufe
annehmen oder Verbindungen
starten bzw. eine Leitung aktivieren.
Halten
Das aktive Telefongespräch
wird gehalten. Der Teilnehmer
hört Wartemusik. Klicken Sie
erneut auf diese Taste, um die
gehaltene Verbindung wieder
zu aktivieren.
Hörertaste 
„Auflegen“
Mit der Hörertaste „Auflegen“
können Sie eine Verbindung
beenden.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
Symbol
4.1.9
Funktion
Erläuterung
Verbinden/Übergabe
Zwei Teilnehmer miteinander
verbinden.
Das aktive Gespräch wird mit
dem gehaltenen Gespräch
verbunden. Ihre beiden Leitungen werden frei (inaktiv).
Konferenz
Haben Sie mindestens zwei
Verbindungen, so können Sie
hier alle Ihre Leitungen zu einer
Konferenz zusammenfügen.
Optionsbereich
Auf der Registerkarte „Optionen“ können Sie die folgenden grundlegenden Funktionen aktivieren bzw. deaktivieren.
Funktion
37
SwyxIt! Oberflächenelemente
Erläuterung
Sie können Gespräche aufzeichnen und
die Aufzeichnung zu einem späteren
Zeitpunkt abhören und gegebenenfalls
als E-Mail versenden (siehe auch
Kapitel 10.15, Mitschneiden, Seite 136).
Durch Betätigen dieser Funktionstaste
wird neben Ihrem gewählten AudioModus das Gespräch laut gestellt. So
können weitere Personen dem Telefonat
zuhören.
Welcher Lautsprecher für diese Option
benutzt wird, ist einstellbar.
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Abschnitt Option
“Lauthören”, Seite 106.
Funktion
Erläuterung
Mit der Videotaste können Sie die Videodatenübertragung zu Ihrem Gesprächspartner während eines aktiven Gesprächs
starten. Ihr Gesprächspartner kann Ihr
Videobild anschließend sehen. Die
Videotaste ist nur dann aktiv, wenn ein
aktiver Ruf besteht. Sie blinkt, wenn sich
das Fenster mit dem Videobild Ihres
Gesprächspartners geöffnet hat, Sie Ihr
eigenes Videobild jedoch noch nicht
senden. Durch Klicken der Taste wird Ihr
Videobild gesendet (siehe auch
Kapitel 10.23, Video, Seite 150).
Ermöglicht Ihrem Gesprächspartner die
Anzeige Ihres Bildschirminhaltes (siehe
auch Kapitel 10.14, Collaboration per
Mausklick, Seite 133).
Über diese Schaltfläche können Sie die
Umleitung aktivieren. Rufe werden nicht
mehr an Sie direkt durchgestellt, sondern
gemäß konfigurierte Standardumleitung
behandelt. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Kapitel 9.1,
Voicemails aufzeichnen, abhören und
bearbeiten, Seite 90.
Die Übermittlung der eigenen Rufnummer kann auf Wunsch unterdrückt
werden. Der angerufene Teilnehmer kann
somit nicht erkennen, von wem der
eingehende Ruf stammt (siehe auch
Kapitel 10.5, Rufnummer
unterdrücken, Seite 108).
Über diese Schaltfläche können Sie
definieren, ob Sie Zweitanrufe während
eines aktiven Telefonats zulassen
möchten.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
Funktion
38
SwyxIt! Oberflächenelemente
Erläuterung
Hier können Sie den CTI-Modus aktivieren. Mit SwyxIt! im CTI-Modus können
Sie eines Ihrer Telefone oder ein externes
Telefon über seine Rufnummer steuern.
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 18, Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und
SwyxCTI+, Seite 225.
4.1.10 Registerkarten mit Namenstasten
Die Rufnummern häufig benötigter Gesprächspartner können auf
Namenstasten gespeichert werden. Die Namenstasten ermöglichen eine
schnelle Anwahl: Klicken Sie einfach auf die Namenstaste, um den Teilnehmer anzuwählen. Weiterhin wird auf der Namenstaste der Status des
Teilnehmers signalisiert.
Bestimmte Funktionen, wie beispielsweise die Direktansprache, sind nur
über Namenstasten möglich.
Namenstasten konfigurieren
Kontextmenü zur Namenstaste
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
39
SwyxIt! Oberflächenelemente
Kontaktkarte
Die Kontaktkarte erscheint, wenn Sie einen kurzen Moment mit der
Maus auf der Namenstaste verbleiben oder mit der linken Maustaste auf
den Pfeil klicken.
- Name der Firma (Organisation)
- Abteilung
- Datenbank
- Quelle (z. B. „Outlook“)
Sie enthält den Namen des Gesprächspartners, seinen Status und seine
Rufnummer. Wenn hinterlegt, wird zusätzlich der freie Statustext angezeigt. Hat ihr Gesprächspartner eingestellt, dass wenn er laut seinem
Kalender einen Termin hat, der Betrefftext des Termins als Statustext
angezeigt werden soll, so wird auch dieser im Fenster dargestellt.
Durch Klick auf das entsprechende Symbol können Sie den Teilnehmer
anrufen, ihm eine E-Mail senden, ihm eine Sofortnachricht zukommen
lassen oder einen Videoanruf mit ihm führen. Die Aktivität der Symbole
ist abhängig vom Status des auf der Namenstaste hinterlegten Kontaktes.
Das Kamera-Symbol ist nur bei einer installierten Web-Kamera aktiv.
Erweiterte Kontaktkarte
Falls die Namenstaste mit einem Verknüpften Kontakt belegt ist, können
Sie durch Klick auf den Pfeil in der rechten unteren Ecke die Kontaktkarte aufklappen, um weitere Kontaktinformationen anzuschauen.
Die erweiterte Kontaktkarte wird sofort angezeigt, wenn Sie den Pfeil auf
der Namenstaste anklicken.
Die Informationen für die erweiterte Kontaktkarte werden aus einer
angebundenen Anwendung (z. B. SwyxPLUS VisualContacts, Microsoft®
Outlook, IBM® Lotus Notes) abgerufen. (Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Verknüpfte Kontakte, Seite 123.)
Es können folgende Informationen angezeigt werden:
 Telefonnummer(n)
Sie können auf eine gewünschte Rufnummer, E-Mail-Adresse oder
Faxnummer klicken. Es werden folgende Funktionen ausgeführt:
 Eine Rufnummer wird über SwyxIt! sofort gewählt.
 Über eine Faxnummer wird SwyxFax Client aufgerufen und das Dialogfenster „Fax senden“ geöffnet. 
Die Faxnummer wird ins entsprechende Eingabefeld übernommen.
Weitere Informationen finden Sie in SwyxFax Client-Benutzerdokumentation, Kapitel „Fax versenden“.
 Über eine E-Mail-Adresse wird die mit SwyxIt! verknüpfte E-Mail
Anwendung aufgerufen und ein Dialogfenster für die neue E-MailNachricht geöffnet. 
Die ausgewählte E-Mail-Adresse wird in das entsprechende Eingabefeld übernommen.
 E-Mail-Adresse(n)
 Faxnummer(n)
 Information
Kann Outlook den auf der Namenstaste hinterlegten Namen nicht erkennen, so erfolgt eine entsprechende Meldung. Ggf. müssen Sie den Kontakt
zunächst zu Ihren Outlook-Kontaktdaten hinzufügen.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
4.1.11 Funktionsleiste
Über die Funktionsleiste können Sie schnell auf wichtige Funktionen
zugreifen. Mit der rechten Maustaste können Sie auch das Kontextmenü
mit zusätzlichen Optionen und Einstellungen für jede einzelne Funktion
aufrufen.
Auf der SwyxIt!-Funktionsleiste werden die folgenden Informationen zu
Funktionen und Listen angezeigt
Funktion
Erläuterung
Rufjournal
Das Rufjournal umfasst die Anruf- und
die Wahlwiederholungsliste. Entgangene
Anrufe werden durch eine Zahl neben
der Taste angezeigt.
Die Anrufliste speichert die Rufnummern
aller eingegangenen Anrufe (siehe auch
Kapitel 10.7.4, Anrufliste, Seite 112).
Die Wahlwiederholungsliste zeigt die
zuletzt gewählten Rufnummern an (siehe
auch Kapitel 10.7.5,
Wahlwiederholungsliste, Seite 113).
Voicemail
40
SwyxIt! Menüs
Neue Voicemails werden durch eine Zahl
neben der Taste angezeigt.
oder: Durch Klicken auf diese Taste
können Sie Ihre E-Mail-Anwendung
direkt starten, wenn dies entsprechend
konfiguriert ist. Sie können die Taste
„Voicemail“ auch so konfigurieren, dass
die Fernabfrage gestartet wird
Funktion
Erläuterung
Telefonbuch
Sie können Rufnummern im Telefonbuch
speichern und direkt daraus wählen
(siehe auch Kapitel 7, Das
Telefonbuch, Seite 74). Dabei können Sie
ein Persönliches Telefonbuch für Ihre
eigenen Telefonnummern und ein
zentrales Globales Telefonbuch mit
Telefonnummern, die allen Benutzern
zur Verfügung stehen, verwenden.
Umleitungen
Über diese Schaltfläche können Sie den
Dialog zum Konfigurieren und Einschalten Ihrer Umleitungen aufrufen. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 8.1.1, Umleitungstasten, Seite 82.
4.2
SwyxIt! Menüs
In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zu den Menüs zum Steuern und Konfigurieren von SwyxIt!. Aufrufen können Sie die Menüs entweder über die Menüleiste oder über das allgemeine Kontextmenü.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
4.2.1
41
SwyxIt! Menüs
Allgemeines Kontextmenü
4.2.2
Das allgemeine Kontextmenü ist weitgehend identisch mit dem Menü
der Menüleiste. Es unterscheidet sich lediglich durch die vertikale
Anordnung.
Das Menü Datei beinhaltet die folgenden Funktionen
Menübefehl
Erläuterung
Anmelden...
Anmelden an SwyxServer. Bei der Anmeldung werden der Benutzername und das
Kennwort verwendet, das Sie beim
Starten von Windows eingegeben haben
(Windows-Authentifizierung). Sie können
sich aber auch mit einem SwyxWareBenutzernamen und Kennwort anmelden.
Nach dem Anmelden können Sie telefonieren.
Arbeiten Sie bei der Windows-Authentifizierung mit mehreren SwyxWare-Benutzerkonten, können Sie bei der
Anmeldung das entsprechende Konto
auswählen.
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 3, Anmelden und
Abmelden, Seite 24.
Abmelden
Abmelden von SwyxServer.
Die Verbindung zum Server wird
getrennt, SwyxIt! wird deaktiviert.
Dadurch wird eine nicht autorisierte
Nutzung verhindert. Nach dem Abmelden
können Sie nicht mehr telefonieren.
Neben dem allgemeinen Kontextmenü gibt es noch spezifische Kontextmenüs, die sich auf die einzelnen Skin-Elemente beziehen, z. B. auf
Namens- oder Leitungstasten. Informationen zu den spezifischen Kontextmenüs finden Sie in den Abschnitten zu den jeweiligen Elementen.
So rufen Sie das allgemeine Kontextmenü auf
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Bedienoberfläche von
SwyxIt! auf eine freie Stelle, die nicht durch eine Taste oder ein
Display (Informationsfläche) belegt ist. Auf der Standard-Skin sind
diese freien Bereiche kaum vorhanden. Am besten klicken Sie daher
mit der rechten Maustaste auf das freie Feld zwischen den
Funktionstasten im Optionsbereich oder auf die freie Fläche rechts
auf der Registerkartenleiste am besten klicken Sie daher mit der
rechten Maustaste auf der Registerkarte „Optionen“ auf das freie
Feld zwischen den Funktionstasten im Optionsbereich oder auf die
freie Fläche rechts auf der Registerkartenleiste.
Das Kontextmenü erscheint.
Menü Datei
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
42
SwyxIt! Menüs
Menübefehl
Erläuterung
Menübefehl
Erläuterung
Benutzer wechseln...
Über diese Menüoption können Sie das
Benutzerkonto, mit dem Sie angemeldet
sind, wechseln. Arbeiten Sie bei der
Windows-Authentifizierung mit mehreren
SwyxWare-Benutzerkonten, können Sie
bei der Anmeldung ein anderes Konto
auswählen.
Wenn Sie sich mit einem SwyxWareBenutzernamen und Kennwort anmelden,
können Sie beispielsweise an einem
anderen Arbeitsplatz unabhängig von der
Windows-Anmeldung über Ihr
SwyxWare-Konto telefonieren. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 3.3, Benutzer wechseln, Seite 28.
Persönliches Telefonbuch
Kennwort ändern...
Wenn Sie nicht Ihre Windows-Anmeldung zur Anmeldung an SwyxServer
verwenden, können Sie hier Ihr Kennwort
für die Anmeldung am Server ändern
(siehe Kennwort ändern, Seite 25). Diese
Option ist nur verfügbar, wenn Sie mit
einem SwyxWare-Benutzernamen und
Kennwort angemeldet sind.
Importieren...
Importieren einer kommaseparierten
Datei (CSV) mit Telefonbucheinträgen.
Die Importdatei wird auf fehlerhafte
Einträge überprüft und Sie haben die
Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen.
Weiterhin können Sie festlegen, ob
bereits bestehende Einträge überschrieben oder beibehalten werden sollen.
Exportieren...
Externes Speichern aller oder bestimmter
Einträge im Telefonbuch als kommaseparierte Datei (.csv).
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Abschnitt Importieren/Exportieren von Telefonbucheinträgen, Seite 78.
Skin
Namens-/ Verknüpfungs-tasten
Importieren...
Externes Laden von bereits definierten
Namens- / Verknüpfungstasten. Bereits
belegte Tasten werden überschrieben.
Exportieren...
Externes Speichern der von Ihnen erstellten Namens- / VerknüpfungstastenBelegung.
Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 10.12, Namens- und
Verknüpfungstasten exportieren und
importieren, Seite 131.
Laden
Laden einer anderen, schon vorhandenen
Bedienoberfläche für Ihr SwyxIt!.
Nur verfügbar, wenn der Systemadministrator Ihnen das Wechseln zu anderen
Skins erlaubt.
Bearbeiten
Ändern der Bedienoberfläche Ihres
SwyxIt! Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum
"Swyx Skin Editor".
Nur verfügbar, wenn der Systemadministrator Ihnen das Bearbeiten Ihrer Skin
erlaubt.
Speichern
Speichern einer von Ihnen veränderten
Bedienoberfläche Ihres SwyxIt!. Nur
verfügbar, wenn der Systemadministrator
Ihnen das Bearbeiten Ihrer Skin erlaubt.
Minimieren
SwyxIt! minimieren. Je nach Einstellung
im Benutzerprofil ist SwyxIt! in der
Taskleiste oder nur als Symbol im Infobereich zu finden.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
Menübefehl
Erläuterung
Beenden
SwyxIt! beenden.
4.2.3
Menü Bearbeiten
Dieses Menü enthält die Standardfunktionen Kopieren, Einfügen und
Entfernen.
Menübefehl
Erläuterung
Kopieren
Kopieren des markierten Texts/Elements in die
Zwischenablage.
Einfügen
Einfügen des Texts/Elements aus der Zwischenablage.
Entfernen
Entfernen des markierten Texts/Elements.
Die „Entfernen“-Funktion erscheint nur im Menü „Bearbeiten“ während
die Skin bearbeitet wird.
4.2.4
43
SwyxIt! Menüs
Menü Leitungen
Die Befehle in diesem Menü dienen dem Wechsel zwischen Ihren Leitungen.
Um zu einer anderen Leitung zu wechseln, klicken Sie auf die
gewünschte Leitung.
4.2.5
Menü Funktionen
Dieses Menü umfasst alle Funktionen, die Sie auf der StandardBedienoberfläche und durch Tasten aufrufen können.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
Menübefehl
Erläuterung
Video
Startet während eines aktiven Gesprächs die
Videodatenübertragung. Ihr Gesprächspartner
kann Ihr Videobild anschließend sehen. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt Video, Seite 150.
Ruf übernehmen
Eingehenden Anruf für einen anderen Teilnehmer (Rufsignalisierung) annehmen.
Wenn die Rufsignalisierung zwischen dem
angerufenen Teilnehmer und Ihnen eingerichtet
ist, werden dessen Anrufe im Display, in der
Sprechblase und auf dessen Namenstaste
(sofern vorhanden) angezeigt, die Übernahmetaste blinkt und nach 10 Sekunden ertönt ein
Signalton. Durch Klicken auf diesen
Menübefehl, die Übernahmetaste oder die
Namenstaste können Sie das Gespräch sofort
annehmen.
Hörer abheben/ Verbindung
beenden
Hörer abheben/Verbindung beenden.
Namenstasten
Kurzwahl, d. h. einen Teilnehmer wählen,
dessen Rufnummer/Namen Sie auf einer
Namenstaste gespeichert haben.
Klicken Sie auf den Pfeil, um Ihre Namenstasten
aufzulisten. Klicken Sie auf den gewünschten
Namen, um den Teilnehmer anzuwählen.
Klicken Sie auf „Hinzufügen/Ändern...“, um
neue Namenstasten zu belegen oder bereits
belegte Namenstasten zu ändern (siehe Kapitel
10.9, Namenstaste und
Statussignalisierung, Seite 120).
Wahlwiederholung
44
SwyxIt! Menüs
Wahl einer bereits von Ihnen zuvor genutzten
Rufnummer.
In Abhängigkeit von der Konfiguration wird die
Rufnummer sofort gewählt bzw. muss nach
Auswahl durch Klicken auf die Leitungstaste
gewählt werden.
Menübefehl
Erläuterung
Automatische Wahlwiederholung...
Eine Rufnummer wird wiederholt gewählt.
Sie können eine Zielrufnummer und den
Abstand der Wahlwiederholungen eingeben.
Die Zielrufnummer wird so lange automatisch
angewählt, bis der angerufene Anschluss nicht
mehr besetzt ist oder die Automatische
Wahlwiederholung von Ihnen abgebrochen
wird.
Autom. Wahlwiederholung
abbrechen
Abbrechen einer Automatischen Wahlwiederholung.
Halten
Das aktive Telefongespräch halten. Der Teilnehmer hört Wartemusik.
Klicken Sie erneut auf diesen Menübefehl, um
die gehaltene Verbindung wieder zu aktivieren.
Makeln
Zur nächsten Leitung wechseln.
Die aktive Verbindung wird gehalten und es
wird zur nächsten Leitung gewechselt. Dies
kann entweder eine freie Leitung oder eine
bisher gehaltene Verbindung sein, die nun aktiv
wird. Wenn Sie auf eine freie Leitung wechseln,
hören Sie das Freizeichen und können einen
Teilnehmer anrufen. Klicken Sie so oft auf den
Menübefehl, bis Sie die gewünschte Leitung
ausgewählt haben (siehe Kapitel 5.6, Wie wechsle
ich zwischen mehreren Teilnehmern?, Seite 52).
Übergabe/
Verbinden
Zwei Teilnehmer miteinander verbinden.
Das aktive Gespräch wird mit dem gehaltenen
Gespräch verbunden. Ihre beiden Leitungen
werden frei (inaktiv).
Übergabe an
Die gerade aktive Leitung wird an eine der
gehaltenen Leitungen übergeben. Diese Option
ist nur dann aktiviert, wenn mindestens eine
Leitung gehalten wird.
Mit Rufnummer/URI verbinden
Eine neue Rufnummer kann eingegeben
werden, an die das Gespräch dann übergeben
wird.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
45
SwyxIt! Menüs
Menübefehl
Erläuterung
Menübefehl
Erläuterung
Mit Voicemail 
verbinden
Der Anrufer wird direkt an die eigene Voicemail
geleitet.
Rückruf ablehnen
Konferenz (Alle Leitungen)
Haben Sie mindestens zwei Verbindungen, so
können Sie hier alle Ihre Leitungen zu einer
Konferenz zusammenfügen.
Konferenz beginnen/ erweitern
Haben Sie mindestens zwei Verbindungen, so
können Sie hier auswählen, mit welcher Verbindung Sie eine Konferenz beginnen möchten.
Haben Sie bereits eine Konferenz eingeleitet, so
können Sie hier auswählen mit welcher Leitung
Sie die Konferenz erweitern möchten.
Rückruf bei besetzt ablehnen
Sie haben einen Rückruf bei besetzt hinterlegt
und der Angerufene hat das Gespräch beendet.
Lehnen Sie den Rückruf bei besetzt ab, so wird
Ihnen nicht mehr angeboten die Verbindung
aufzubauen. Der Eintrag in der Liste „Eigene
Rückrufwünsche“ bleibt erhalten.
Journaleintrag
erstellen
Sie können einen Journaleintrag in Outlook für
das aktuelle Gespräch erstellen.
Kontakt anzeigen
Sie können einen Outlook-Kontakt für das
aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen.
Fax senden...
Über diese Option wird SwyxFax Client gestartet und der Dialog zum Senden eines Kurzfaxes
geöffnet. Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte der SwyxFax-Dokumentation.
Mitschneiden
Gespräch aufzeichnen.
Das geführte Gespräch wird mitgeschnitten.
Der Aufzeichnungsbeginn wird dem Gesprächspartner durch einen kurzen Ton signalisiert.
Der Administrator muss Ihnen das Recht eingeräumt haben Gespräche mitzuschneiden. Sie
können die Mitschnitte später exportieren.
Voicemail 
Fernabfrage
Die Verbindung zu Ihrer Voicemail wird aufgebaut. Sie können Ihre Voicemails abhören.
Collaboration
Ermöglicht Ihrem Gesprächspartner die Anzeige
Ihres Bildschirminhaltes (siehe auch
Kapitel 10.14, Collaboration per
Mausklick, Seite 133).
Verknüpfungstasten
Belegte Verknüpfungstasten zu häufig benutzten Programmen werden angezeigt. Klicken Sie
auf „Hinzufügen /Ändern...“, um neue Verknüpfungstasten zu belegen oder bereits belegte
Verknüpfungstasten zu ändern.
Rückruf anfordern
Rückruf annehmen
Rückrufwunsch äußern, nur bei Teilnehmern in
Ihrem Unternehmen möglich (siehe Kapitel
10.17, Rückruf, Seite 140).
• Der Anschluss des angerufenen Teilnehmers
ist besetzt: Die angewählte Rufnummer wird
in der eigenen Rückrufliste gespeichert.
Sobald der Anschluss nicht mehr besetzt ist,
ertönt ein Signalton und im Windows-Infobereich erscheint eine Sprechblase, die eine
erneute Anwahl anbietet.
• Der angerufene Teilnehmer meldet sich nicht:
Ihre Rufnummer wird in die Anrufliste des
Angerufenen eingetragen. In Ihrer eigenen
Rückrufliste wird „Rückruf angefordert“ vermerkt.
Rückruf bei besetzt bestätigen
Sie haben einen Rückruf bei besetzt hinterlegt
und der Angerufene hat das Gespräch beendet.
Ein erneuter Verbindungsversuch ist möglich.
Bestätigen Sie den Rückruf, so wird eine Verbindung aufgebaut.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
4.2.6
46
SwyxIt! Menüs
Menü Listen
Über dieses Menü gelangen Sie zu den Listen und Aufzeichnungen, die
während Ihrer Nutzung von SwyxIt! geführt werden.
Menübefehl
Erläuterung
Rufjournal...
Rufjournal anzeigen. Das Rufjournal wird
geöffnet und alle Rufe werden aufgelistet. Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte dem Kapitel 10.7,
Rufjournal, Seite 109.
Anrufliste...
Die Liste der eingegangenen Anrufe wird
im Rufjournal angezeigt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 10.7.4, Anrufliste, Seite 112.
Wahlwiederholungsliste...
Die Liste der ausgegangenen Anrufe wird
im Rufjournal angezeigt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 10.7.5,
Wahlwiederholungsliste, Seite 113.
Entgangene Anrufe...
Die Liste der eingegangenen Anrufe, die
nicht von Ihnen angenommen wurden,
wird im Rufjournal angezeigt. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 10.7.6, Entgangene
Anrufe, Seite 113.
Eigene Rückrufwünsche...
Liste der von Ihnen gesetzten Rückrufwünsche anzeigen (siehe Kapitel 10.17,
Rückruf, Seite 140).
Mitgeschnittene Gespräche...
Liste der von Ihnen aufgezeichneten
Gespräche anzeigen (siehe Kapitel 10.15,
Mitschneiden, Seite 136).
E-Mail Programm öffnen...
Die unter „Einstellungen | SwyxIt! lokale
Konfiguration...“ konfigurierte E-MailAnwendung wird aufgerufen (siehe
Kapitel 12.2, SwyxIt! - Lokale
Konfiguration, Seite 168). Sie können Ihre
E-Mails oder Voicemails bearbeiten.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
47
SwyxIt! Menüs
Menübefehl
Erläuterung
Menüeintrag
Erläuterung
Voicemail
Fernabfrage
Aufgezeichnete Voicemail(s) abhören.
Ihre Voicemails werden wie bei der
Fernabfrage abgehört (siehe Kapitel 9.4,
Fernabfrage, Seite 95).
Zweitanruf unterbinden
Telefonbuch...
Telefonbuch aufrufen.
Mit dieser Funktion vermeiden Sie bei
Telefongesprächen die Signalisierung
weiterer Anrufe. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 10.4, Zweitanruf
unterbinden, Seite 108.
Rufnummer/URI unterdrücken
Ist die Rufnummernunterdrückung
eingeschaltet, so wird Ihrem externen Gesprächspartner Ihre Rufnummer nicht übermittelt. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 10.5, Rufnummer
unterdrücken, Seite 108.
Mikrofon ausschalten
Sie können während eines Gesprächs
das Mikrofon ein- und ausschalten.
Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte dem Kapitel 10.2.2, Mikrofon
ausschalten, Seite 105.
Lautstärke regulieren...
Es erscheint ein Regler zur Einstellung
der Lautstärke. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 10.2.1, Lautstärke
regulieren, Seite 105.
Lauthören
Das Gespräch wird laut gestellt. So
können weitere Personen dem Telefonat zuhören.
Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte dem Abschnitt Option
“Lauthören”, Seite 106.
Audio-Modus
Über diesen Menüpunkt werden die
Audiomodi-Funktionen aufgerufen
(siehe Audio-Bereich, Seite 35)
4.2.7
Menü Einstellungen
Über dieses Menü können Sie das Verhalten und die Einstellungen von
SwyxIt! anpassen.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
48
SwyxIt! Menüs
Menüeintrag
Erläuterung
Menüeintrag
Erläuterung
Erweiterte Statusinformationen
Konfigurieren Sie hier Ihren Status.
Sie können wählen zwischen
„Erreichbar“, „Abwesend“, „Nicht
stören“ und „Abgemeldet“. Außerdem können Sie Ihren Status durch
Eingabe eines Textes individuell
erweitern. Auch das Hinterlegen
eines eigenen Bildes ist hier möglich.
Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte dem Kapitel 4.1.4, Erweiterte
Statusinformationen (Rich
Presence), Seite 33.
CTI...
Mit CTI können Sie eines Ihrer
Telefone, ein SwyxIt! oder ein externes Telefon über seine Rufnummer
steuern.
Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte dem Kapitel 18, Steuerung von
Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und
SwyxCTI+, Seite 225.
Benutzerprofil...
Hier finden Sie alle weiteren Einstellungen, die dem Benutzer zugeordnet
werden. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Kapitel 12.1,
Benutzerprofil, Seite 155.
Lokale Konfiguration...
Hier finden Sie alle weiteren Einstellungen, die für diese Installation von
SwyxIt! vorgenommen werden.
Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte dem Kapitel 12.2, SwyxIt! Lokale Konfiguration, Seite 168.
Umleitungen konfigurieren...
Konfigurieren Sie hier die sofortige
Umleitung, die verzögerte Umleitung,
die Umleitung bei Besetzt und die
Parallelrufe. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8,
Umleitungen, Seite 82.
Call Routing Manager...
Konfigurieren Sie mit dem Call
Routing Manager weitergehende
Rufbehandlungen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der
Online-Hilfe "Call Routing
Manager".Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing".
Ansagen-Assistent...
Der Ansagen-Assistent unterstützt Sie
bei der Aufnahme der notwendigen
Ansagen, z. B. Ihrer persönlichen
Ansage für die Voicemail. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 9.2, Der AnsagenAssistent, Seite 93.
Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche
4.2.8
SwyxIt! Menüs
Menü Hilfe
Über dieses Menü können Sie folgende Informationen über SwyxIt! aufrufen:
Menübefehl
Erläuterung
Hilfethemen...
Online-Hilfe aufrufen.
Quickstart anzeigen
Zeigt das Quickstart-Dokument an, welches
grundlegende Funktionsbeschreibungen enthält
und Ihnen somit den „Schnelleinstieg“ in die
SwyxIt!-Funktionen erleichtert.
Was ist neu?
Ruft die Online-Hilfe auf - dabei wird das Kapitel
mit den neuen Features der aktuellen Version
direkt angezeigt.
Meldungsprotokoll...
Zeigt Meldungen an, wie beispielsweise An- und
Abmeldungen).
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 3.4, Meldungsprotokoll, Seite 28.
Info über SwyxIt!...
Versions- und Copyright-Information anzeigen.
49
Telefonieren mit SwyxIt! - Erste Schritte
5
Telefonieren mit SwyxIt! - Erste Schritte
Hier finden Sie die grundlegenden Telefonfunktionen von SwyxIt!.
 SwyxIt! starten (Seite 50)
 Anmelden und Abmelden (Seite 24)
 Wie rufe ich einen Teilnehmer an? (Seite 50)
 Wie nehme ich ein Telefongespräch an? (Seite 51)
 Wie beende ich ein Gespräch? (Seite 51)
 Wie leite ich eine Rückfrage ein? (Seite 52)
 Wie wechsle ich zwischen mehreren Teilnehmern? (Seite 52)
 Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander? (Seite 52)
 Wie übergebe ich ein Gespräch ohne Rückfrage? (Seite 53)
 Wie leite ich einen Anruf direkt weiter? (Seite 54)
 Wie nutze ich Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence)?
(Seite 54)
Alle Telefoniefunktionen, die Sie über die SwyxIt!-Skin aufrufen (z. B. eine
Hörertaste oder eine Leitungstaste anklicken) verwenden den StandardAudiomodus (siehe Standard-Audiomodus, Seite 106).
5.1
50
SwyxIt! starten
5.2
Wie rufe ich einen Teilnehmer an?
Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen Wählvorgang einzuleiten:
 Sie geben die Rufnummer ein und starten dann den Wählvorgang
(wie bei einem Mobiltelefon).
 Sie nehmen erst den Hörer ab und wählen dann die Nummer (wie
bei einem klassischen Telefon).
 Sie verwenden die Freisprecheinrichtung. (Dazu müssen Sie über
ein Handset verfügen, das diese Funktion unterstützt z. B. SwyxIt!
Handset P280.)
Der Administrator hat die Möglichkeit, für Gruppen oder Benutzer Rechte
für ausgehende Rufe zu konfigurieren, d. h. bestimmte Rufnummern (z. B.
für Ortsverbindungen, Fernverbindungen oder internationale Verbindungen) sind für den jeweiligen Benutzer oder die Gruppe gesperrt. Wird eine
gesperrte Rufnummer gewählt, erscheint eine Fehlermeldung. Für weitere
Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
So rufen Sie einen Teilnehmer an
1.
Sie können auch eine SIP-URI oder einen symbolischen Namen,
beispielsweise den Benutzernamen, eingeben.
SwyxIt! starten
Wenn SwyxIt! nicht bereits mit dem Start Ihres PCs automatisch aufgerufen wurde, so starten Sie SwyxIt! wie nachfolgend beschrieben.
Die eingegebenen Zeichen erscheinen im Eingabefeld. Mit der
Rücktaste können Sie Ihre Eingabe korrigieren bzw. weitere Ziffern
einfügen, solange der Hörer noch aufliegt.
2.
So starten Sie SwyxIt!
1.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Doppelklicken Sie auf das SwyxIt!-Symbol auf dem Desktop oder
• klicken Sie in der Taskleiste auf
„Start | Programme | SwyxWare | SwyxIt!“.
Geben Sie über die Tastatur die Rufnummer in das Eingabefeld ein.
Um den Wählvorgang einzuleiten,
• nehmen Sie einfach das SwyxIt! Handset ab oder
• drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Eingabetaste oder
• klicken Sie auf die Hörertaste „Abheben“ oder eine Leitungstaste
der SwyxIt!-Bedienoberfläche.
So rufen Sie einen Teilnehmer an (klassisches Telefonieren mit SwyxIt! Handset)
SwyxIt! wird gestartet und nun erfolgt die Anmeldung an
SwyxServer. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 3, Anmelden und Abmelden, Seite 24.
1.
Nach der Anmeldung erscheint die SwyxIt!-Bedienoberfläche.
2.
Heben Sie das SwyxIt! Handset ab.
Sie hören das Freizeichen bzw. den internen Wählton.
Geben Sie über die Tastatur die Rufnummer in das Eingabefeld ein.
Telefonieren mit SwyxIt! - Erste Schritte
51
Wie nehme ich ein Telefongespräch an?
Die eingegebenen Ziffern erscheinen im Eingabefeld. Der
Teilnehmer wird sofort angerufen.
5.3
Ist zum Zeitpunkt eines eingehenden Anrufs der Bildschirmschoner
aktiviert oder ist SwyxIt! auf Minimaldarstellung in der Taskleiste
reduziert, so können Sie das Gespräch einfach durch Abheben des Hörers
entgegennehmen. Dabei wird in Abhängigkeit vom Betriebssystem
normalerweise SwyxIt! in den Vordergrund gestellt. Sollte dies einmal
nicht automatisch passieren, können Sie SwyxIt! mit der Maus aktivieren.
Wie nehme ich ein Telefongespräch an?
Geht für Sie ein Anruf ein, wird ein Ruf an Sie weitergeleitet oder geht
ein Ruf ein an eine Gruppe, deren Mitglied Sie sind, so
 erscheint in der Taskleiste ein Anruf-Symbol mit einer Sprechblase
„Neuer Anruf“, welche die Rufnummer und den Namen des Anrufers enthält,
 erscheint auf der Leitung die Rufnummer oder der Name des Anrufers,
 ertönt ein Klingelton
 erscheint eine animierte Grafik auf der Leitungstaste, auf der das
Gespräch eingeht.
Ist die Rufnummer des Anrufers bekannt, so versucht SwyxWare, diese
weiter zuzuordnen, d.h. ist ein Name im Globalen oder Persönlichen
Telefonbuch, in den Kontakten oder auf den Namenstasten dieser Rufnummer zugeordnet, so wird der Name angezeigt. Andernfalls wird
lediglich die Rufnummer angezeigt (siehe Kapitel 15.3, Namensauflösung
aus Outlook-Kontakten, Seite 211)
Erscheint „XXX“, so wurde die Rufnummer des Anrufers nicht übertragen, z. B. weil der Anrufer seine Rufnummer unterdrückt.
So nehmen Sie ein Telefongespräch an
1.
Um den Anruf anzunehmen,
• nehmen Sie einfach das SwyxIt! Handset ab
oder
• doppelklicken Sie auf das Anruf-Symbol im Tray (Taskleiste)
oder
• klicken Sie auf die Hörertaste oder auf die animierte
Leitungstaste.
Lautsprecher und Mikrofon werden freigeschaltet bzw. das SwyxIt!
Handset oder SwyxIt! Headset aktiviert, so dass Sie mit dem Anrufer
sprechen können.
5.4
Wie beende ich ein Gespräch?
Sie führen ein Telefongespräch und möchten das Gespräch beenden.
So beenden Sie ein Telefongespräch
1.
Um die Verbindung abzubauen,
• legen Sie einfach das SwyxIt! Handset auf
oder
• klicken Sie auf die Hörertaste der SwyxIt!-Bedienoberfläche
(damit wird das Gespräch beendet; die Leitung bleibt jedoch
weiterhin im Zustand „abgehoben“)
oder
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitungstaste und
dann im angezeigten Kontextmenü auf „Verbindung beenden“.
Beenden Sie ein Gespräch und haben Sie noch ein zweites, gehaltenes
Gespräch, so ertönt nach 5 Sekunden ein einmaliger Aufmerksamkeitston.
Heben Sie erneut den Hörer ab, um direkt mit dem gehaltenen Gesprächspartner verbunden zu werden.
Wenn in Ihren SwyxIt!-Einstellungen die Option „Verbinden durch Auflegen“ aktiviert ist und Sie während eines Gesprächs einen weiteren Anruf
starten, werden beim Auflegen Ihres Handsets beide Teilnehmer verbunden. Bei mehreren gehaltenen Gesprächen, führt das Auflegen Ihres
Handsets nicht zu einem Verbinden der Teilnehmer. Stattdessen werden
alle Gespräche gehalten und es ertönt nach 5 Sekunden ein einmaliger
Aufmerksamkeitston. Heben Sie erneut den Hörer ab, um direkt mit dem
zuletzt aktiven Teilnehmer verbunden zu werden.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 12.1.1,
Allgemein, Seite 155.
Telefonieren mit SwyxIt! - Erste Schritte
5.5
52
Wie leite ich eine Rückfrage ein?
Wie leite ich eine Rückfrage ein?
5.6
Sie führen ein Telefongespräch und möchten einen weiteren Teilnehmer
anrufen (Rückfrage). Anschließend möchten Sie mit beiden Teilnehmern
abwechselnd sprechen (Makeln).
Wie wechsle ich zwischen mehreren
Teilnehmern?
Sie führen gleichzeitig Gespräche mit mehreren Teilnehmern. Die aktive
Verbindung ist die Verbindung, über die Sie gerade sprechen. Alle anderen Teilnehmer, die gerade eine Wartemusik hören, sind gehaltene Verbindungen.
Beispiel:
 Sie telefonieren mit einem Kunden (Teilnehmer A) und möchten in
der Lagerhaltung (Teilnehmer B) erfragen, ob ein bestimmter Artikel
noch vorrätig ist.
Beispiel:
In der Zentrale gehen mehrere Anrufe ein, die Sie an verschiedene
Kollegen weitervermitteln möchten, die aber nicht sofort erreichbar
sind. Sie können die Anrufer auf „Halten“ legen, so dass diese die
Wartemusik hören und können jederzeit zu diesen wartenden Verbindungen wechseln, um sie über den Fortgang der Vermittlungsbemühungen zu informieren.
 Sie beginnen gleichzeitig ein zweites Gespräch mit Teilnehmer B.
Danach können Sie abwechselnd mit Teilnehmer A und
Teilnehmer B sprechen.
 Während Sie mit dem einen Teilnehmer sprechen (die entsprechende Leitungstaste ist aktiviert), hört der andere Teilnehmer eine
Wartemusik.
 Wenn Sie das Telefonat mit einem der Teilnehmer beenden (mit
Hilfe der Hörertaste), wird die entsprechende Leitung wieder frei.
Sie können dann zur gehaltenen Leitung wechseln.
So makeln Sie zwischen der aktiven und einer gehaltenen Verbindung
Voraussetzung: Sie haben eine aktive Leitung und mindestens eine
weitere gehaltene Leitung.
Wurde die aktive Leitung von Ihnen aufgebaut und legen Sie dann den
Hörer auf, so werden die beiden Gesprächsteilnehmer miteinander verbunden.
1.
Um zwischen Gesprächen zu wechseln, klicken Sie auf die
entsprechende Leitungstaste.
Oder
So rufen Sie einen weiteren Teilnehmer an
1.
Betätigen Sie während einer aktiven Verbindung eine freie
Leitungstaste.
Sie hören das Freizeichen und können nun einen weiteren
Teilnehmer anrufen.
2.
Wählen Sie im Menü „Funktionen“ die Option „Makeln“.
2.
Durch mehrmaliges Auswählen der Funktion „Makeln“ aktivieren
Sie nacheinander alle verfügbaren Leitungen.
Sie können gleichzeitig so viele Gespräche führen, wie Sie Leitungen
haben, dabei haben Sie mehrere gehaltene und höchstens eine aktive Leitung.
Geben Sie die Nummer ein (manuell, über Ihre Namenstasten oder
das Telefonbuch) und warten Sie, bis die Verbindung zustande
kommt.
Währenddessen wird das erste Gespräch gehalten, Ihr
Gesprächspartner hört eine Wartemusik. Der Zustand der
gehaltenen Leitung wird durch die Animation entsprechend
dargestellt. (Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt Leitungszustand, Seite 63.)
1.
5.7
Wie verbinde ich zwei Teilnehmer
miteinander?
Sie sind gleichzeitig mit zwei Teilnehmern verbunden. Während Sie mit
dem einen Teilnehmer sprechen, wird der andere gehalten. Der gehaltene Teilnehmer hört Wartemusik. Sie können jetzt diese beiden Teilnehmer miteinander verbinden.
Telefonieren mit SwyxIt! - Erste Schritte
So übergeben Sie ein Gespräch ohne Rückfrage
Beispiel:
Sie telefonieren mit Teilnehmer A auf Leitung 1. Auf Leitung 2 befindet sich eine gehaltene Verbindung mit Teilnehmer B. Sie verbinden
Teilnehmer A mit Teilnehmer B. Anschließend sind Ihre Leitungen
wieder frei (inaktiv).
Weitere Informationen
Verbinden, Seite 59.
53
Wie übergebe ich ein Gespräch ohne Rückfrage?
entnehmen
Sie
bitte
dem
Sie führen gerade ein Gespräch (z. B. mit Teilnehmer A), die Leitung ist
aktiv.
1.
Kapitel 6.1.5,
Ihr Gesprächspartner (Teilnehmer A) wird dadurch auf „Halten“
gelegt und hört die Wartemusik.
2.
Wählen Sie nun die Rufnummer des Teilnehmers, an den Sie das
Gespräch übergeben möchten (Teilnehmer B).
3.
Klicken Sie auf die Taste „Verbinden“.
So verbinden Sie zwei Teilnehmer
1.
Klicken Sie auf die Taste „Verbinden“.
Oder
1.
Ziehen Sie per Drag & Drop die aktive Leitung auf die gehaltene
Leitung.
Oder
1.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 6.1.5,
Verbinden, Seite 59.
5.8
Wie übergebe ich ein Gespräch ohne
Rückfrage?
Mit Ihrem SwyxIt! können Sie eingehende Anrufe annehmen und
anschließend an einen anderen Teilnehmer übergeben, ohne die Antwort des neuen Teilnehmers abzuwarten, d.h. Sie können zwei Teilnehmer miteinander verbinden, obwohl zu einem Teilnehmer noch keine
aktive Verbindung besteht.
Ziehen Sie die Leitungstaste per Drag & Drop auf die Namenstaste,
sofern vorhanden.
Ihr Gesprächspartner (Teilnehmer A) hört nun einen Rufton. Die
Leitung, auf der Sie die zweite Verbindung aufgebaut haben, wird
frei und die erste Leitung ändert ihren Zustand von „Halten“ in
„Verbinden“. Ihr ehemaliger Gesprächspartner (Teilnehmer A) hört
das Klingelzeichen.
Die beiden Teilnehmer werden miteinander verbunden. Beide
Leitungen werden inaktiv.
Für die jetzt direkt miteinander verbundenen Teilnehmer, an deren
Gespräch Sie nun nicht mehr beteiligt sind, können trotzdem noch Kosten
bei Ihnen anfallen. Diese entstehen auf Ihrer Seite nur dann, wenn eine
oder beide Verbindungen von Ihnen aufgebaut wurden. Wenn Sie zum
Beispiel von Teilnehmer A angerufen wurden und Sie dann Teilnehmer B
zwecks Rückfrage angerufen haben, laufen bei Ihnen die Gesprächskosten
für die Verbindung zu Teilnehmer B auf. Es entstehen keine Kosten für
Sie, wenn sowohl Teilnehmer A als auch Teilnehmer B bei Ihnen angerufen haben. Wenn Sie jedoch beide Teilnehmer angerufen haben, gehen
die Kosten für beide Verbindungen zu Ihren Lasten.
Klicken Sie auf eine freie Leitungstaste.
2.
Der Angerufene (Teilnehmer B) hört nach dem Abheben die Ansage
„Sie werden verbunden.“ bevor er mit dem Weitergeleiteten
(Teilnehmer A) sprechen kann.
Wird der Ruf innerhalb von 20 Sekunden nicht angenommen oder
wird der Ruf zur Voicemail umgeleitet, so wird der
Verbindungsaufbauversuch beendet, der Anrufer liegt wieder auf
„Halten“ und hört die normale Wartemusik.
3.
Durch Klicken auf „Halten“ oder Aktivieren der Leitungstaste
können Sie das Gespräch wieder übernehmen.
Für den Fall, dass der Gesprächspartner, an den der Ruf übergeben werden soll, nicht erreichbar ist, beachten Sie bitte, dass der Ruf möglicherweise verzögert (nach mehr als 20 Sekunden) umgeleitet wird. Erfolgt die
Umleitung zur Voicemail, so wird die Gesprächsübergabe automatisch
abgebrochen, der Anrufer liegt wieder auf „Halten“ und hört wieder die
normale Wartemusik.
Wird ein nicht angenommener Ruf an Sie zurückgeleitet, liegt er wieder
auf Halten. Informationen zum Ruf werden in einem QuickInfo (ToolTip)
zur Leitungstaste angezeigt.
Telefonieren mit SwyxIt! - Erste Schritte
5.9
54
Wie leite ich einen Anruf direkt weiter?
Wie leite ich einen Anruf direkt weiter?
Geht ein Anruf für Sie ein, so können Sie diesen ohne anzunehmen an
einen anderen Teilnehmer oder an die Voicemail weiterleiten. Dafür
können Sie die Funktionen des Kontextmenüs der Leitungstaste nutzen
oder die Drag & Drop-Funktion (wenn eine entsprechende Namenstaste
konfiguriert wurde).
So leiten Sie ein Gespräch ohne Annahme weiter
So setzen Sie Ihren Status auf „Erreichbar“
1.
oder
2.
3.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitung.
Es öffnet sich das Kontextmenü.
2.
Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
• Klicken Sie auf „Mit Voicemail verbinden“, um den Anrufer zu
Ihrer Voicemail weiterzuleiten.
• Klicken Sie auf „Übergabe an Rufnummer/URI...“, um den
Anrufer an einen anderen Teilnehmer weiterzuleiten. Sie können
die Rufnummer des Teilnehmers anschließend eingeben oder
aus dem Telefonbuch von SwyxIt! wählen.
1.
Der Anrufer wird sofort weitergeleitet.
5.10
Wählen Sie im Menü „Einstellungen“ die Option „Erweiterte
Statusinformationen“
oder
2.
Oder
Ziehen Sie die Leitungstaste, auf der der Ruf eingeht, per
Drag & Drop auf eine konfigurierte Namenstaste bzw. die
Voicemail-Taste („Neue Voicemails“).
Wählen Sie den Status „Erreichbar“. Der Status erscheint
anschließend bei Ihrem Gesprächspartner auf der für Sie
hinterlegten Namenstaste. Zusätzlich wird der Status auch im
Globalen Telefonbuch sowie innerhalb der Suche im Eingabefeld
angezeigt.
So setzen Sie Ihren Status auf „Abwesend“
Der Anrufer wird sofort weitergeleitet.
1.
klicken Sie mit der rechten oder linken Maustaste im Infobereich
auf Ihren momentanen Status.
Es öffnet sich das Kontextmenü.
Bei Ihnen geht ein Anruf ein.
1.
Wählen Sie im Menü „Einstellungen“ die Option „Erweiterte
Statusinformationen“
klicken Sie mit der rechten oder linken Maustaste im Infobereich
auf Ihren momentanen Status.
Es öffnet sich das Kontextmenü.
3.
Wählen Sie den Status “Abwesend“. Der Status erscheint
anschließend bei Ihrem Gesprächspartner auf der für Sie
hinterlegten Namenstaste. Zusätzlich wird der Status auch im
Globalen Telefonbuch sowie innerhalb der Suche im Eingabefeld
angezeigt.
Wie nutze ich Erweiterte Statusinformationen
(Rich Presence)?
Der Status „Abwesend“ kann auch automatisch vergeben werden. Unter
welchen Voraussetzungen das geschehen soll, legen Sie innerhalb der
Lokalen Konfiguration fest. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Abschnitt Registerkarte „Lokale Konfiguration“, Seite 168.
Mit Hilfe Erweiterter Statusinformationen können Sie Ihren Gesprächspartner genaue Auskunft über Ihre Verfügbarkeit geben. Auch Sie
sehen, wenn Ihr Gesprächspartner Erweiterte Statusinformationen
nutzt, seine Verfügbarkeit, auf der für ihn angelegten Namenstaste.
Bei einer Neuanmeldung am SwyxIt! oder im Falle eines SwyxIt!Neustarts werden Sie gefragt, ob Sie Ihren Status zurück auf
„Erreichbar“ setzen möchten oder weiterhin als „Abwesend“ dargestellt
werden wollen.
Telefonieren mit SwyxIt! - Erste Schritte
55
Wie nutze ich Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence)?
Benutzen Sie mehrere SwyxIt! z. B. auf Ihrem Rechner und auf Ihrem Laptop und setzten Sie in einem SwyxIt! den Status manuell auf „Abwesend“,
so wird der Status auf der Namenstaste des Gesprächspartners als „Abwesend“ dargestellt. Schaltet SwyxIt! automatisch auf „Abwesend“ - gemäß
Konfiguration - dann erscheint der Status „Abwesend“ nur dann auf der
Namenstaste, wenn alle Clients automatisch auf Abwesend geschaltet
haben.
Deaktivieren Sie während eines eingehenden Anrufs den Status „Nicht
stören“, so erfolgt weiterhin für diesen Ruf kein akustisches Signal und der
Ruf wird weiterhin nur über die Animation der Leitung oder eine Sprechblase angezeigt.
So setzen Sie Ihren Status auf „Abgemeldet“
1.
So setzen Sie Ihren Status auf „Nicht stören“
1.
Wählen Sie im Menü „Einstellungen“ die Option „Erweiterte
Statusinformationen“
oder
2.
oder
2.
klicken Sie mit der rechten oder linken Maustaste im Infobereich
auf Ihren momentanen Status.
Wählen Sie den Status „Nicht stören“. Der Status erscheint
anschließend bei Ihrem Gesprächspartner auf der für Sie
hinterlegten Namenstaste. Zusätzlich wird der Status auch im
Globalen Telefonbuch sowie innerhalb der Suche im Eingabefeld
angezeigt.
Sobald Sie den Status „Nicht stören“ gewählt haben, werden
eingehende Rufe nicht mehr akustisch signalisiert, d. h. eingehende
Anrufe werden nicht länger durch Klingeln angedeutet. Dass Sie
angerufen werden, signalisiert SwyxIt! lediglich über die Oberfläche, z.
B. über die Animation der Leitung oder - wenn im Benutzerprofil
eingestellt - über die Rufbenachrichtigung in der Taskleiste
(Sprechblase). Das SwyxIt! Fenster erscheint während des stummen
Klingelns nicht im Vordergrund.
Bei einer Neuanmeldung am SwyxIt! oder im Falle eines SwyxIt!Neustarts werden Sie gefragt, ob Sie Ihren Status zurück auf
„Erreichbar“ setzen möchten oder ob Sie den Status „Nicht stören“
beibehalten möchten.
Setzen Sie den Status während es klingelt auf „Nicht stören“, verstummt
anschließend das Klingeln. Der Ruf wird dann lediglich über die Animation der Leitung oder eine Sprechblase signalisiert.
klicken Sie mit der rechten oder linken Maustaste im Infobereich
auf Ihren momentanen Status.
Es öffnet sich das Kontextmenü.
3.
Es öffnet sich das Kontextmenü.
3.
Wählen Sie im Menü „Einstellungen“ die Option „Erweiterte
Statusinformationen“
Wählen Sie den Status „Abgemeldet“. Der Status erscheint
anschließend bei Ihrem Gesprächspartner auf der für Sie
hinterlegten Namenstaste. Zusätzlich wird der Status auch im
Globalen Telefonbuch sowie innerhalb der Suche im Eingabefeld
angezeigt.
Wenn Sie Ihren Status auf “Abgemeldet” setzen, wird die Verbindung zu
SwyxServer getrennt und Sie bleiben telefonisch nicht erreichbar.
So geben Sie einen Statustext ein
1.
Wählen Sie im Menü „Einstellungen“ die Option „Erweiterte
Statusinformationen“
oder
2.
klicken Sie mit der rechten oder linken Maustaste im Infobereich
auf Ihren momentanen Status.
Es öffnet sich das Kontextmenü.
3.
Wählen Sie „Statustext eingeben“. Das Fenster „Eigener Statustext“
öffnet sich. Geben Sie hier den Text ein, der zusätzlich zu Ihrem
Status auf der Kontaktkarte der Namenstaste angezeigt werden soll.
Sie können max. 252 Zeichen eingeben.
Telefonieren mit SwyxIt! - Erste Schritte
Wie nutze ich Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence)?
Der eingegebene Statustext wird immer angezeigt. Die Anzeige des Textes
ist also unabhängig vom ausgewählten Status. D. h. selbst wenn Sie Ihren
Computer herunterfahren, Sie dann auf der Namenstaste als nicht angemeldet gekennzeichnet sind, erscheint auf der Kontaktkarte der hier eingetragene Text. Mit Hilfe dieser Option können Sie z. B. genauere
Angaben zu Ihren Urlaubszeiten (z. B. „Urlaub vom 01. - 09.10.“) hinterlegen. Ihr Gesprächspartner sieht somit während Ihrer Abwesenheit auf
Ihrer Namenstaste in welchem Zeitraum Sie nicht in der Firma sind und
ab wann er wieder mit Ihnen kommunizieren kann.
So legen Sie Ihr eigenes Benutzerbild fest
1.
Wählen Sie im Menü „Einstellungen“ die Option „Erweiterte
Statusinformationen“
oder
2.
klicken Sie mit der rechten Maustaste im Infobereich auf Ihren
momentanen Status.
Es öffnet sich das Kontextmenü.
3.
Wählen Sie „Eigenes Benutzerbild auswählen“. Das Fenster
„Eigenes Benutzerbild auswählen“ öffnet sich.
4.
Wählen Sie in der Dropdownliste Ihr gewünschtes Bild.
Das ausgewählte Bild wird bei Ihren Gesprächspartnern auf der
Namenstaste angezeigt, sofern sie die automatische Anzeige des
Benutzerbilds gewählt haben.
Sie können wählen zwischen
• einem Vorlagenbild aus der SwyxWare Datenbank. Diese Bilder
befinden sich in der Dropdownliste und sind mit (Vorlage)
gekennzeichnet. Sie wurden durch Ihren Administrator
hinterlegt.
oder
• einem Bild, das Sie aus Ihrem Dateisystem wählen. Zuletzt aus
dem Dateisystem gewählte Bilder erscheinen anschließend
ebenfalls in der Dropdownliste.
oder
• <kein Bild>, wenn Sie auf die Anzeige eines Benutzerbildes
verzichten möchten. In diesem Fall wird ein Standardbild mit
einem grauen Konterfei auf der Namenstaste angezeigt.
56
Leitungen
6
57
Telefoniefunktionen
Leitungen
6.1
Telefoniefunktionen
In diesem Abschnitt finden Sie ausführliche Beschreibungen zu grundlegenden Telefoniefunktionen:
Dieses Kapitel beschreibt die Funktionen der Leitungen.
Auf der Telefonoberfläche werden die Leitungen durch Leitungstasten
dargestellt. Diese bieten eine Vielzahl an Funktionen an, dienen jedoch
auch zur Anzeige von Informationen.
 Anrufen
 ein Gespräch verbinden
 einen Ruf halten
Sie können bequem per Mausklick
 zwischen zwei Leitungen wechseln
 die Leitung auswählen, auf der Sie sprechen möchten oder
 Leitungen sperren
 zwischen Leitungen wechseln oder
 Verwendung einer bestimmten Leitung für ausgehende Rufe
 Leitungen „zusammenführen“, um zum Beispiel zwei Teilnehmer zu
verbinden.
Alle Telefoniefunktionen, die Sie über die SwyxIt!-Skin aufrufen (z. B. eine
Hörertaste oder eine Leitungstaste anklicken) verwenden den StandardAudiomodus (siehe Standard-Audiomodus, Seite 106).
In diesem Kapitel finden Sie ausführliche Beschreibungen
1. zu den grundlegenden Telefoniefunktionen:
 Anrufen (siehe Anrufen, Seite 57)
 ein Gespräch verbinden (siehe Annehmen oder Ablehnen eines
Gespräches, Seite 58)
 einen Ruf halten (siehe Halten, Seite 58)
 zwischen zwei Leitungen wechseln (siehe Wechseln zwischen
Leitungen, Seite 58)
 Verbinden von Rufen (siehe Verbinden, Seite 59)
 Verbinden von Rufen ohne Rückfrage (siehe Verbinden ohne Rückfrage (Blind Call Transfer), Seite 60)
6.1.1
Anrufen
Mit Ihrem SwyxIt! können Sie nach der Anmeldung an SwyxServer ganz
einfach einen Ruf starten.
So rufen Sie einen Teilnehmer an
1.
Sie können auch eine SIP-URI oder einen symbolischen Namen,
beispielsweise den Benutzernamen, eingeben.
 Leitungen sperren (siehe Sperren von Leitungen
(Nachbearbeitungszeit), Seite 60)
 Verwendung einer bestimmten Leitung für ausgehende Rufe (siehe
Verwendung einer bestimmten Leitung (Signalisierung der jeweiligen
Rufnummer), Seite 61)
2. zu den Leitungsfunktionen:
 zu den Leitungen und Leitungsstasten (siehe
Leitungszustand, Seite 63)
 zur Konfiguration der Leitungstasten (Rufnummern, Anzahl und
Bezeichnung der Leitungen) (siehe Leitungstaste
konfigurieren, Seite 72)
Geben Sie über die Tastatur die Rufnummer in das Eingabefeld ein.
Die eingegebenen Zeichen erscheinen im Eingabefeld. Mit der
Rücktaste können Sie Ihre Eingabe korrigieren bzw. weitere Ziffern
einfügen, solange der Hörer noch aufliegt.
2.
Um den Wählvorgang einzuleiten,
• nehmen Sie einfach das SwyxIt! Handset ab oder
• drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Eingabetaste oder
• klicken Sie auf die Hörertaste „Abheben“ oder eine Leitungstaste
der SwyxIt!-Bedienoberfläche.
Leitungen
6.1.2
58
Telefoniefunktionen
Annehmen oder Ablehnen eines Gespräches
6.1.3
Mit Ihrem SwyxIt! können Sie auf einfache Weise ein Telefongespräch
durch Abheben des Hörers annehmen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, den Ruf abzulehnen. Wenn Sie eine verzögerte Rufumleitung
konfiguriert haben, wird ein abgelehnter Ruf an das dort angegebene
Ziel weitergeleitet.
Mit der Funktion „Halten“ halten Sie das gerade aktive Telefongespräch,
wenn Sie beispielsweise eine Rückfrage oder ein zweites Gespräch starten möchten. Wenn ein Gespräch gehalten wird, hört der Gesprächspartner Wartemusik. Auf der Leitung sehen Sie die Meldung
„Verbindung gehalten“ und das Leitungssymbol ändert sich entsprechend.
So nehmen Sie ein Telefongespräch an
1.
Um den Anruf anzunehmen,
• nehmen Sie einfach das SwyxIt! Handset ab
Um eine gehaltene Verbindung wieder zu aktivieren, klicken Sie auf die
Taste „Halten“ oder die Leitungstaste.
So halten Sie ein Telefongespräch
oder
• doppelklicken Sie auf das Anruf-Symbol im Tray (Taskleiste)
Sie führen ein Gespräch auf einer Leitung.
1.
oder
• klicken Sie auf die Hörertaste oder auf die animierte
Leitungstaste.
Oder
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Wie nehme
ich ein Telefongespräch an?, Seite 51.
Klicken Sie auf „Ruf ablehnen“.
Wenn Sie eine verzögerte Rufumleitung konfiguriert haben, wird ein abgelehnter Ruf an das dort angegebene Ziel weitergeleitet.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitungstaste, auf der
Sie das Gespräch führen.
2.
Wählen Sie im Kontextmenü der Leitungstaste die Option „Halten“.
Oder
1.
Ein eingehender Ruf wird auf einer Leitungstaste durch eine Animation
angezeigt.
2.
1.
Das Gespräch wird gehalten.
So lehnen Sie ein Telefongespräch ab
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Leitungstaste.
Klicken Sie auf die Taste „Halten“.
Das Gespräch wird gehalten.
Lautsprecher und Mikrofon werden freigeschaltet bzw. das SwyxIt!
Handset oder SwyxIt! Headset aktiviert, so dass Sie mit dem Anrufer
sprechen können.
1.
Halten
Klicken Sie auf eine andere Leitungstaste oder starten Sie einen
weiteren Ruf (z. B. aus dem Telefonbuch oder direkt über eine
Namenstaste. Eine weitere Leitung wird aktiviert und das aktuelle
Gespräch wird gehalten.
Um eine gehaltene Verbindung wieder zu aktivieren, klicken Sie auf die
Taste „Halten“ oder die Leitungstaste.
6.1.4
Wechseln zwischen Leitungen
Sie können zwischen Ihren Leitungen wechseln. Wenn Sie auf einer Leitung ein Gespräch führen und dann zu einer anderen Leitung wechseln,
wird dieses Gespräch gehalten. Der Gesprächspartner hört Wartemusik.
Den Wechsel zwischen verschiedenen Leitungen bezeichnet man auch
als „Makeln“.
Leitungen
So wechseln Sie zwischen den Leitungen (Makeln)
Wenn Sie zwei oder mehrere Verbindungen haben, können Sie
zwischen der aktiven und der/den gehaltenen Verbindung(en)
wechseln.
1.
Klicken Sie dazu auf die Leitung, zu der Sie wechseln möchten.
Die aktive Verbindung wird jetzt gehalten und das zuvor gehaltene
Gespräch wird nun aktiv.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt So makeln Sie
zwischen der aktiven und einer gehaltenen Verbindung, Seite 52.
6.1.5
59
Telefoniefunktionen
Verbinden
Sie können Teilnehmer miteinander verbinden. Dabei können Sie ein
gerade aktives Gespräch mit einem gehaltenen Gespräch verbinden
(siehe So verbinden Sie zwei Teilnehmer, Seite 53).
Hierbei sind zwei Fälle zu unterscheiden:
 Sie halten nur eine Verbindung, dann werden die beiden Teilnehmer
direkt miteinander verbunden.
Nach Verbinden von zwei Teilnehmern werden Ihre beiden Leitungen
automatisch wieder inaktiv.
Verbinden über Namenstaste
Wenn Sie eine Namenstaste mit einem Teilnehmer belegt haben, ist ein
Verbinden auch möglich. Klicken Sie auf die aktive Verbindung und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Maus auf die
Namenstaste des Teilnehmers, mit dem Sie den gerade aktiven
Gesprächspartner verbinden möchten. Lassen Sie die Maustaste los,
beide Teilnehmer sind nun direkt miteinander verbunden.
Verbinden durch Auflegen
Haben Sie die zweite Leitung (aktive Leitung) aufgebaut, z. B. für eine
Rückfrage, so können Sie beide Leitungen auch miteinander verbinden,
indem Sie den Hörer auflegen bzw. die Lautsprechertaste betätigen.
Wurden Sie auf dieser Leitung angerufen, so wird diese Verbindung
beendet, wenn Sie den Hörer auflegen bzw. die Lautsprechertaste betätigen und die vorher gehaltene Leitung wird wieder aktiv. Dieses Verhalten können Sie entsprechend konfigurieren (siehe auch Kapitel 12.1.1,
Allgemein, Seite 155).
Gesprächskosten
Für die jetzt direkt miteinander verbundenen Teilnehmer, an deren
Gespräch Sie nun nicht mehr beteiligt sind, können trotzdem noch Kosten bei Ihnen anfallen. Diese entstehen auf Ihrer Seite nur dann, wenn
eine oder beide Verbindungen von Ihnen aufgebaut wurden. Wenn Sie
zum Beispiel von Teilnehmer A angerufen wurden und Sie dann
Teilnehmer B zwecks Rückfrage angerufen haben, laufen bei Ihnen die
Gesprächskosten für die Verbindung zu Teilnehmer B auf. Es entstehen
keine Kosten für Sie, wenn sowohl Teilnehmer A als auch Teilnehmer B
bei Ihnen angerufen haben. Wenn Sie jedoch beide Teilnehmer angerufen haben, gehen die Kosten für beide Verbindungen zu Ihren Lasten.
Kontextmenü zur Taste „Verbinden“
So verbinden Sie zwei Teilnehmer
Sie führen ein Gespräch mit einem Teilnehmer. Diesen möchten Sie mit
einem weiteren Teilnehmer verbinden, den Sie auf einer weiteren
Leitung auf „Halten“ gelegt haben.
1.
Klicken Sie auf die Leitungstaste der aktiven Verbindung und halten
Sie die Maustaste gedrückt.
2.
Ziehen Sie die Maus auf die Leitungstaste des Teilnehmers, den Sie
mit dem Teilnehmer des aktiven Telefongesprächs verbinden
möchten.
3.
Lassen Sie die Maustaste wieder los (Drag & Drop).
Die beiden Teilnehmer werden miteinander verbunden. Beide
Leitungen werden inaktiv.
Oder
1.
Klicken Sie auf die Taste „Verbinden“.
2.
Falls Sie mehrere Verbindungen halten, wählen Sie jetzt die zu
verbindende Leitung aus.
Die Teilnehmer werden miteinander verbunden und Ihre beiden
Leitungen werden inaktiv.
Leitungen
6.1.5.1
60
Telefoniefunktionen
3.
Kontextmenü zur Taste „Verbinden“
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste „Verbinden“ klicken,
erscheint ein Kontextmenü.
6.1.6
Menübefehl
Erläuterung
Übergabe/
Verbinden
Zwei Teilnehmer miteinander verbinden.
Das aktive Gespräch wird mit dem gehaltenen
Gespräch verbunden. Ihre beiden Leitungen werden
frei (inaktiv).
Wenn Sie nur eine Verbindung halten, werden die
beiden Teilnehmer direkt miteinander verbunden.
Wenn Sie mehrere Verbindungen halten, erscheint
eine Auswahlliste. Klicken Sie auf die Leitung, die mit
der aktiven Leitung verbunden werden soll.
Übergabe an
Die gerade aktive Leitung wird an eine der gehaltenen
Leitungen übergeben. Diese Option ist nur dann
aktiviert, wenn mindestens eine Leitung gehalten wird.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Klick auf Taste
„Verbinden“
Die gerade aktive Leitung mit einer Leitung verbinden,
auf der sich ein gehaltenes Gespräch befindet.
Verbinden ohne Rückfrage (Blind Call Transfer)
Sie können ein Telefongespräch direkt weiterleiten, bevor die Verbindung aufgebaut wurde.
Geben Sie die Rufnummer des Ziels ein, zu dem Sie den ersten Ruf
weiterleiten möchten.
Der Ruf wird weitergeleitet und Ihr Leitung wird inaktiv.
Kommt die Verbindung mit dem Zielteilnehmer nicht innerhalb von 20
Sekunden zustande, so erscheint der ursprünglich eingegangene Ruf
wieder in Ihrem SwyxIt! als ein gehaltener Ruf, den Sie annehmen oder
ggf. zu einer anderen Nummer weiterverbinden können. Hat der
Zielteilnehmer eine sofortige Umleitung oder eine verzögerte
Umleitung mit weniger als 20 Sekunden Wartezeit konfiguriert, wird der
Ruf gemäß dieser Umleitungsregeln weitergeleitet.
6.1.7
Sperren von Leitungen (Nachbearbeitungszeit)
Sie können eine Leitung gezielt für alle weiteren eingehenden Rufe sperren, um z. B. nach einem Kundenanruf ausreichend Zeit zu haben, die
Kundenanfrage zu bearbeiten. Ihr SwyxIt! ist dann für weitere eingehenden Rufe besetzt. Möchten Sie für eine Leitung immer eine Nachbearbeitungszeit konfigurieren, so legen Sie dieses bei der Konfiguration der
Leitung fest.
Auf einer gesperrten Leitung eingehende Rufe werden gemäß der Umleitung bei Besetzt umgeleitet.
So sperren Sie eine Leitung nach jedem Gespräch
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte
Leitungstaste.
Das Kontextmenü erscheint.
So verbinden Sie ein Gespräch ohne Rückfrage
2.
Sie telefonieren mit einem Gesprächspartner.
Wählen Sie im Kontextmenü „Eigenschaften“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
Ein Ruf geht bei Ihnen ein.
1.
Haben Sie eine Namenstaste mit dem Zielteilnehmer belegt, zu dem
Sie diesen Ruf weiterverbinden möchten, so ziehen Sie einfach die
Leitungstaste per Drag & Drop auf die Namenstaste.
Oder
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitung, auf der der
Ruf eingeht.
2.
Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Übergabe/Verbinden“.
3.
Aktivieren Sie die Option „Leitung nach Gespräch sperren“.
4.
Legen Sie eine Zeitspanne (5 - 1800 Sekunden) fest.
5.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf „OK“.
Die Leitung wird nun nach jedem Gespräch für die angegebene
Zeitspanne gesperrt.
Leitungen
61
Telefoniefunktionen
So geben Sie eine gesperrte Leitung frei
1.
Um eine gesperrte Leitung freizugeben, rufen Sie das Kontextmenü
auf und wählen Sie die Option „Leitung freigeben“.
Sie können auch auf der gesperrten Leitung wie gewohnt einen Anruf
starten.
6.1.8
Verwendung einer bestimmten Leitung (Signalisierung
der jeweiligen Rufnummer)
Für ausgehende Rufe können Sie festlegen, welche Leitung verwendet
werden soll. Wenn Sie beispielsweise zwei verschiedene Rufnummern
haben (z. B. Ihre interne Rufnummer und eine Gruppenrufnummer) und
diese über verschiedene Leitungen signalisieren, können Sie durch Auswahl einer Leitung für jeden Ruf die Rufnummer bestimmen, die signalisiert werden soll.
Dabei können Sie:
 nur für den nächsten Anruf eine Leitung auswählen (siehe Auswahl
einer bestimmten Leitung für einen Ruf, Seite 61).
 eine Standardleitung definieren, über die alle ausgehenden Rufe
getätigt werden, es sei denn, Sie haben explizit eine andere Leitung
gewählt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt Definition einer Standardleitung für ausgehende
Rufe, Seite 62.
Beginnen Sie auf einer gesperrten Leitung einen ausgehenden Ruf, so ist
diese Leitung nach dem Auflegen wieder für eingehende Rufe freigegeben.
So sperren Sie eine Leitung
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte
Leitungstaste.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Leitung sperren“.
6.1.8.1
Auswahl einer bestimmten Leitung für einen Ruf
Wenn Sie einen Ruf starten und keine Standardleitung definiert haben,
wird der Ruf immer über die nächste freie Leitung gestartet. Wenn Sie
jedoch einer Leitung eine bestimmte Rufnummer (z. B. eine Gruppenrufnummer) zugewiesen haben, können Sie für den nächsten Ruf eine
bestimmte Leitung auswählen und somit dem Zielteilnehmer eine
bestimmte Rufnummer signalisieren. Informationen zum Zuweisen
einer Rufnummer zu einer Leitungstaste finden Sie in Kapitel 6.2.2, Leitungstaste konfigurieren, Seite 72.
Die Leitung ist gesperrt, bis diese Leitung wieder freigegeben wird.
So rufen Sie einen Teilnehmer von einer bestimmten Leitung aus an
1.
Klicken Sie auf die Leitungstaste, von welcher der Ruf ausgehen soll.
Die Leitung wird aktiviert.
Leitungen
62
Funktionen der Leitungstaste
2.
Wechseln der Skin
Geben Sie über die Tastatur die Rufnummer in das Eingabefeld ein.
Die Rufnummer wird sofort gewählt.
Wenn Sie nach dem Wechseln der Skin weniger Leitungen zur Verfügung haben und die Standardleitung nicht mehr vorhanden ist
(z. B. Leitung 3 ist die Standardleitung, die neue Skin hat jedoch nur
2 Leitungstasten), funktioniert SwyxIt! so, als wäre keine Standardleitung definiert.
Oder
6.1.8.2
1.
Geben Sie über die Tastatur die Rufnummer in das Eingabefeld ein.
2.
Klicken Sie auf die Leitungstaste, von welcher der Ruf ausgehen soll.
Der Ruf wird gestartet.
„Rückruf bei besetzt“
Definition einer Standardleitung für ausgehende Rufe
Für die Funktion „Rückruf bei besetzt“ wird immer dieselbe Leitung
wie für den ursprünglichen Ruf verwendet, auch wenn eine andere
Standardleitung definiert wurde.
Sie können eine Standardleitung definieren. Diese wird für alle ausgehenden Rufe verwendet, wenn Sie keine andere Leitung explizit für
einen Ruf wählen. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn Ihr SwyxIt! mit
einer anderen Anwendung, wie beispielsweise einem Kunden-Datenbanksystem, gekoppelt ist (TAPI oder ClientSDK).
CTI
Wenn Sie eine Standardleitung definiert haben, wirkt sich dies auch
auf ein per CTI gesteuertes SwyxPhone aus.
So definieren Sie eine Standardleitung
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitungstaste, von der
standardmäßig alle Rufe ausgehen sollen.
2.
Wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) die Option „Als
Standardleitung verwenden“.
Die Option „Als Standardleitung verwenden“ ist im Kontextmenü
nun mit einem Häkchen gekennzeichnet.
Um die Definition einer Standardleitung zu entfernen, wiederholen
Sie diesen Vorgang. Das Häkchen vor der Option „Als
Standardleitung verwenden“ wird entfernt.
Wenn Sie eine andere Leitung als Standardleitung festlegen
möchten, definieren Sie einfach diese als Standardleitung. Die
Option „Als Standardleitung verwenden“ wird dabei automatisch
von der bisherigen Standardleitung entfernt.
Sie können die Standardleitung auch über die Konfiguration der
Leitungstaste definieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 6.2.2, Leitungstaste konfigurieren, Seite 72.)
Verhalten der Standardleitung in Verbindung mit anderen
Funktionen
Makeln
Wenn Sie einen Ruf auf einer Leitung haben, die nicht die Standardleitung ist, wird beim Makeln die Standardleitung aktiviert.
6.2
Funktionen der Leitungstaste
Die Leitungstasten repräsentieren die Leitungen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Sie können jeder Leitung eine Rufnummer zuordnen, die
für ein- und ausgehende Rufe verwendet wird. Weiter können Sie eine
Zeitspanne für jede Leitung festlegen, in der diese Leitung für weitere
eingehende Rufe gesperrt ist (siehe Kapitel 6.1.7, Sperren von Leitungen
(Nachbearbeitungszeit), Seite 60).
Beispiel:
Sie ordnen Leitung 1 die Rufnummer „100“ zu, dann wird bei ausgehenden Telefongesprächen auf dieser Leitung die Nummer „100“
übertragen, d. h. der Angerufene sieht in seinem Telefondisplay die
Rufnummer „100“. Werden Sie auf der „100“ angerufen, kommt bei
Ihnen der Ruf auf Leitung 1 an.
So rufen Sie einen Teilnehmer von einer bestimmten Leitung aus an
So nehmen Sie ein Telefongespräch an
So lehnen Sie ein Telefongespräch ab
So wechseln Sie zwischen den Leitungen (Makeln)
So definieren Sie eine Standardleitung
Leitungen
6.2.1
63
Funktionen der Leitungstaste
Leitungszustand
Eine Leitung kann verschiedene Zustände annehmen. Abhängig vom
Zustand können Sie bestimmte Funktionen aufrufen. Jeder Zustand wird
auf der Standard-Bedienoberfläche durch eine animierte Grafik verdeutlicht.
Leitungszustand
Frei
animierte
Grafik
Erläuterung
Sie hören das Freizeichen oder
den internen Wählton und
können mit dem Wählen der
Rufnummer beginnen.
Hörer abgehoben, 
Wählton unterbrochen
Haben Sie eine neue Voicemail
empfangen, so hören Sie einen
unterbrochenen Wählton. Sie
können trotzdem mit dem
Wählen beginnen.
Sie haben bereits die Amtsholung
gewählt und hören das AmtFreizeichen. Sie können nun mit
dem Wählen der öffentlichen
Rufnummer beginnen.
Wählen,
kein Wählton
Sie wählen gerade, haben schon
einige Ziffern der Rufnummer
eingegeben und hören daher
keinen Wählton mehr.
Kommender Ruf
Sie werden angerufen. Der Anruf
auf dieser Leitung wird durch
Klingeln signalisiert.
Gehender Ruf
(Klingeln)
Sie rufen einen Teilnehmer an.
Dort ertönt das Klingelzeichen.
animierte
Grafik
Erläuterung
Gehender Ruf
(Anklopfen)
Der angerufene Teilnehmer
telefoniert gerade. Ihr Anruf wird
dort durch Anklopfen signalisiert.
Gehender Ruf
(Besetzt)
Der angerufene Anschluss ist
besetzt oder der Teilnehmer nicht
erreichbar.
Verbindung aktiv
Die Verbindung ist hergestellt. Sie
können mit dem Teilnehmer
sprechen.
Verbindung gehalten
Das Telefongespräch wird gehalten. Ihr Gesprächspartner hört
eine Wartemusik.
Verbinden ohne
Rückfrage (Blind Call
Transfer)
Ein Gespräch wird ohne
Rückfrage weitergeleitet.
Konferenz
Sie nehmen an einer Konferenz
aktiv teil, d. h. Sie können mit
allen Gesprächspartnern
sprechen.
Konferenz gehalten
Sie nehmen an einer Konferenz
teil, haben diese aber vorübergehend verlassen (gehalten). Die
anderen Konferenzteilnehmer
kommunizieren weiter miteinander.
Beendet
Das Telefongespräch wurde von
der Gegenseite beendet. Sie
hören das Besetztzeichen.
Leitung gesperrt
Die Leitung ist während einer
Nachbearbeitungszeit für eingehende Rufe gesperrt.
Kein Gespräch vorhanden.
Hörer abgehoben, 
Wählton intern
Hörer abgehoben, 
Wählton extern (Amt)
Leitungszustand
Leitungen
64
Funktionen der Leitungstaste
Leitungszustand
animierte
Grafik
Direktansprache
6.2.1.1
Erläuterung
Die Verbindung für die Direktansprache wird sofort hergestellt.
Der Anrufer kann direkt
sprechen.
Den Leitungszustand "Direktansprache" sieht nur der Angerufene. Für den Anrufer sieht die
Leitung wie bei einem normaler
Anruf aus.
Kontextmenü zur Leitungstaste
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Leitungstaste klicken,
erscheint ein Kontextmenü. Das Kontextmenü ist abhängig vom Leitungszustand.
Menübefehl
Erläuterung
Als Standardleitung verwenden
Mit dieser Option können eine Standardleitung definieren. Diese wird für alle
ausgehenden Rufe verwendet, wenn Sie
keine andere Leitung explizit für einen
Ruf wählen.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe
Leitungstaste konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Wechseln in den „Hörer abgehoben“Zustand.
Hörer abgehoben – Sie hören ein Freizeichen oder einen unterbrochenen Wählton und können wählen
Menübefehl
Erläuterung
Frei - Leitung ist inaktiv (kein Gespräch vorhanden)
Verbindungsaufbau abbrechen
Die Leitung wird wieder frei (inaktiv).
Menübefehl
Erläuterung
Einfügen
Abheben und
wählen
Der Hörer wird abgehoben. Sie können
die Rufnummer des Teilnehmers, den Sie
anrufen möchten, über Tastatur oder
Zifferntasten eingeben.
Inhalt der Zwischenablage wird als
Rufnummer übernommen und
angewählt.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe
Leitungstaste konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Verbindung beenden. Die Leitung wird
wieder frei (inaktiv).
Leitung sperren
Einfügen
Die Leitung ist während einer Nachbearbeitungszeit für eingehende Rufe
gesperrt (siehe Kapitel 6.1.7, Sperren von
Leitungen
(Nachbearbeitungszeit), Seite 60).
Inhalt der Zwischenablage wird als
Rufnummer übernommen und
angewählt.
Leitungen
65
Funktionen der Leitungstaste
Wählen - der Wählvorgang läuft
Menübefehl
Erläuterung
Verbindungsaufbau
abbrechen
Die Leitung wird wieder frei (inaktiv).
Einfügen
Inhalt der Zwischenablage wird an die
bisher eingegebene Nummer
angehängt.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren
(siehe Leitungstaste
konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Verbindung beenden. Die Leitung
wird wieder frei (inaktiv).
Kommender Ruf – es klingelt auf dieser Leitung
Menübefehl
Erläuterung
Ruf annehmen/
übernehmen
Sie nehmen den Ruf an. Die Leitung
wird aktiv.
Ruf ablehnen
Der Anruf wird abgewiesen, ohne
dass er angenommen wurde, und
zur Voicemail umgeleitet. Die
Leitung wird wieder frei (inaktiv).
Übergabe an Rufnummer/URI...
Der Ruf wird an die einzugebende
Nummer/URI weitergeleitet.
Übergabe an Voicemail...
Der Ruf wird an die Voicemail
weitergeleitet.
Journaleintrag erstellen
Sie können einen Journaleintrag in
Outlook für das aktuelle Gespräch
erstellen.
Kontakt anzeigen
Sie können einen Outlook-Kontakt
für das aktuelle Gespräch anzeigen
oder neu erstellen.
Menübefehl
Erläuterung
Als Standardleitung
verwenden
Mit dieser Option können eine
Standardleitung definieren. Diese
wird für alle ausgehenden Rufe
verwendet, wenn Sie keine andere
Leitung explizit für einen Ruf
wählen.
Kopieren
Fügt die Informationen der Leitungstaste (Rufnummer/Name des
Gesprächspartners) in die Zwischenablage.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren
(siehe Leitungstaste
konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Gespräch annehmen. Wenn Sie
gerade ein Telefongespräch führen,
wird dieses Gespräch gehalten. Ihr
Gesprächspartner hört eine Wartemusik.
Leitungen
66
Funktionen der Leitungstaste
Gehender Ruf (Klingeln) - beim angerufenen Teilnehmer klingelt
das Telefon
Menübefehl
Erläuterung
Verbindungsaufbau
abbrechen
Die Leitung wird wieder frei (inaktiv).
Übergabe/ Verbinden
Der Ruf wird an die gehaltene Leitung
übergeben (Verbinden ohne Rückfrage).
Übergabe an
Die gerade aktive Leitung wird an eine
der gehaltenen Leitungen übergeben.
Rückruf anfordern
Ihr Wunsch nach Rückruf wird in die
Anrufliste des angerufenen Teilnehmers eingetragen. In Ihrer eigenen
Rückrufliste wird der Rückrufwunsch
ebenfalls vermerkt. Die Leitung wird
wieder frei (inaktiv). Nur intern möglich.
Gehender Ruf (Anklopfen) – beim Teilnehmer wird angeklopft
Menübefehl
Erläuterung
Verbindungsaufbau
abbrechen
Die Leitung wird wieder frei (inaktiv).
Übergabe/ Verbinden
Der Ruf wird an die gehaltene Leitung
übergeben (Verbinden ohne
Rückfrage).
Übergabe an
Die gerade aktive Leitung wird an eine
der gehaltenen Leitungen übergeben.
Diese Option ist nur dann aktiviert,
wenn mindestens eine Leitung gehalten
wird.
Rückruf anfordern
Ihr Wunsch nach Rückruf wird in die
Anrufliste des angerufenen Teilnehmers eingetragen. In Ihrer eigenen
Rückrufliste wird der Rückrufwunsch
ebenfalls vermerkt. Die Leitung wird
wieder frei (inaktiv). Nur intern
möglich.
Journaleintrag erstel- Sie können einen Journaleintrag in
len
Outlook für das aktuelle Gespräch
erstellen.
Kontakt anzeigen
Sie können einen Outlook-Kontakt für
das aktuelle Gespräch anzeigen oder
neu erstellen.
Journaleintrag erstellen
Sie können einen Journaleintrag in
Outlook für das aktuelle Gespräch
erstellen.
Kopieren
Fügt die Informationen der Leitungstaste (Rufnummer/Name des Gesprächspartners) in die Zwischenablage.
Kontakt anzeigen
Sie können einen Outlook-Kontakt für
das aktuelle Gespräch anzeigen oder
neu erstellen.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Kopieren
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe
Leitungstaste konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Fügt die Informationen der Leitungstaste (Rufnummer/Name des
Gesprächspartners) in die Zwischenablage./
Verbindung beenden. Die Leitung wird
wieder frei (inaktiv).
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren
(siehe Leitungstaste
konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Verbindung beenden. Die Leitung wird
wieder frei (inaktiv).
Leitungen
67
Funktionen der Leitungstaste
Gehender Ruf (Besetzt) - Sie hören das Besetztzeichen
Menübefehl
Erläuterung
Verbindungsaufbau
abbrechen
Die Leitung wird wieder frei (inaktiv).
Rückruf anfordern
bei besetzt
Ihr Wunsch nach Rückruf wird in die
Anrufliste des angerufenen Teilnehmers
eingetragen. In Ihrer eigenen Rückrufliste wird der Rückrufwunsch ebenfalls
vermerkt. Die Leitung wird wieder frei
(inaktiv). Nur intern möglich.
Journaleintrag
erstellen
Sie können einen Journaleintrag in
Outlook für das aktuelle Gespräch
erstellen.
Kontakt anzeigen
Sie können einen Outlook-Kontakt für
das aktuelle Gespräch anzeigen oder
neu erstellen.
Kopieren
Fügt die Informationen der Leitungstaste
(Rufnummer/Name des Gesprächspartners) in die Zwischenablage./
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe
Leitungstaste konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Erläuterung
Übergabe/ Verbinden
Zwei Teilnehmer miteinander verbinden.
Das aktive Gespräch wird mit dem
gehaltenen Gespräch verbunden.
Ihre beiden Leitungen werden frei
(inaktiv).
Übergabe an
Die gerade aktive Leitung wird an
eine der gehaltenen Leitungen
übergeben. Diese Option ist nur
dann aktiviert, wenn mindestens eine
Leitung gehalten wird.
Mit Nummer/URI
verbinden...
Eine neue Rufnummer kann eingegeben werden, an die das Gespräch
dann übergeben wird.
Konferenz 
(Alle Leitungen)
Alle Leitungen (die aktive und alle
gehaltenen) werden zu einer Konferenz zusammengefügt.
Auf dieser Leitung
Konferenz einleiten
Diese Leitung wird zur Konferenzleitung. Zu dieser Konferenz können
dann andere Leitungen hinzugefügt
werden.
Rückruf anfordern
Ihr Wunsch nach Rückruf wird in die
Anrufliste des angerufenen Teilnehmers eingetragen. In Ihrer eigenen
Rückrufliste wird der Rückrufwunsch ebenfalls vermerkt.
Kopieren
Fügt die Informationen der Leitungstaste (Rufnummer/Name des
Gesprächspartners) in die Zwischenablage./
Einfügen
Inhalt der Zwischenablage übertragen.
Zum Beispiel können Sie so Ihre PIN
zum Abhören eines Anrufbeantworters übermitteln.
Verbindung beenden. Die Leitung wird
wieder frei (inaktiv).
Verbindung aktiv – Sie können sprechen
Menübefehl
Erläuterung
Halten
Die Verbindung wird gehalten. Ihr
Gesprächspartner hört eine Wartemusik.
Verbindung beenden
Menübefehl
Die Leitung wird wieder frei (inaktiv).
Leitungen
68
Funktionen der Leitungstaste
Menübefehl
Erläuterung
Menübefehl
Erläuterung
Journaleintrag erstellen Sie können einen Journaleintrag in
Outlook für das aktuelle Gespräch
erstellen.
Mit Nummer/URI
verbinden...
Eine neue Rufnummer kann eingegeben werden, an die das Gespräch
dann übergeben wird.
Kontakt anzeigen
Sie können einen Outlook-Kontakt
für das aktuelle Gespräch anzeigen
oder neu erstellen.
Konferenz (Alle
Leitungen)
Alle Leitungen (die aktive und alle
gehaltenen) werden zu einer Konferenz zusammengefügt.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren
(siehe Leitungstaste
konfigurieren, Seite 72).
Auf dieser Leitung
Diese Leitung wird zur KonferenzleiKonferenz einleiten tung. Zu dieser Konferenz können
dann andere Leitungen hinzugefügt
werden.
Klick auf 
Leitungstaste
Telefongespräch halten. Ihr
Gesprächspartner hört eine Wartemusik.
Journaleintrag
erstellen
Sie können einen Journaleintrag in
Outlook für das aktuelle Gespräch
erstellen.
Kontakt anzeigen
Sie können einen Outlook-Kontakt für
das aktuelle Gespräch anzeigen oder
neu erstellen.
Kopieren
Fügt die Informationen der Leitungstaste (Rufnummer/Name des
Gesprächspartners) in die Zwischenablage.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren
(siehe Leitungstaste
konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Gehaltenes Telefongespräch wieder
aktivieren.
Verbindung gehalten – Ihr Gesprächspartner hört Wartemusik
Menübefehl
Erläuterung
Verbindung aktivie- Gehaltenes Telefongespräch wieder
ren
aktivieren.
Verbindung beenden
Die Leitung wird wieder frei (inaktiv).
Übergabe/ Verbinden
Zwei Teilnehmer miteinander verbinden.
Das aktive Gespräch wird mit dem
gehaltenen Gespräch verbunden. Ihre
beiden Leitungen werden frei
(inaktiv).
Übergabe an
Die gerade aktive Leitung wird an eine
der gehaltenen Leitungen übergeben.
Diese Option ist nur dann aktiviert,
wenn mindestens eine Leitung gehalten wird.
Leitungen
69
Funktionen der Leitungstaste
Verbindung weitergeleitet (Blind Call Transfer)
Konferenz - Sie nehmen an der Konferenz teil
Menübefehl
Erläuterung
Menübefehl
Erläuterung
Verbindung aktivieren
Weitergeleitetes Telefongespräch
wieder aktivieren.
Halten
Verbindung beenden
Die Leitung wird wieder frei (inaktiv).
Die weitergeleitete Verbindung wird
abgebaut.
Die Konferenzleitung wird gehalten, alle
anderen Konferenzteilnehmer können
weiter miteinander sprechen.
Konferenz beenden
Sie beenden die Konferenz für alle
Teilnehmer.
Nur möglich wenn Sie die Konferenz
eingeleitet haben.
Konferenz 
(Alle Leitungen)
Alle Leitungen (die aktive und alle gehaltenen) werden zu einer Konferenz
zusammengefügt.
Journaleintrag erstellen Sie können einen Journaleintrag in
Outlook für das aktuelle Gespräch
erstellen.
Kontakt anzeigen
Kopieren
Sie können einen Outlook-Kontakt
für das aktuelle Gespräch anzeigen
oder neu erstellen.
Fügt die Informationen der Leitungstaste (Rufnummer/Name des
Gesprächspartners) in die Zwischenablage.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren
(siehe Leitungstaste
konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Weitergeleitetes Telefongespräch
wieder aktivieren.
Konferenz erweitern Sie können die Leitung auswählen, die
Sie zur bestehenden Konferenz hinzufügen möchten.
Journaleintrag
erstellen
Sie können einen Journaleintrag in
Outlook für das aktuelle Gespräch
erstellen.
Kopieren
Fügt die Informationen der Leitungstaste (Rufnummer/Name des Gesprächspartners) in die Zwischenablage.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe
Leitungstaste konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Die Konferenzleitung wird gehalten.
Leitungen
70
Funktionen der Leitungstaste
Konferenz gehalten - Die Konferenz wird gehalten, die anderen
Teilnehmer sprechen weiter miteinander
Menübefehl
Erläuterung
Verbindung aktivieren
Gehaltene Konferenz wieder aktivieren.
Konferenz beenden
Sie beenden die Konferenz für alle
Teilnehmer. Nur möglich wenn Sie die
Konferenz eingeleitet haben.
Konferenz 
(Alle Leitungen)
Alle Leitungen (die aktive und alle
gehaltenen) werden zu einer Konferenz zusammengefügt.
Konferenz erweitern
Sie können die Leitung auswählen, die
Sie zur bestehenden Konferenz hinzufügen möchten. Die Konferenzleitung
ist anschließend aktiv.
Journaleintrag erstellen
Sie können einen Journaleintrag in
Outlook für das aktuelle Gespräch
erstellen.
Kopieren
Fügt die Informationen der Leitungstaste (Rufnummer/Name des
Gesprächspartners) in die Zwischenablage.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren
(siehe Leitungstaste
konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Die Konferenzleitung wird wieder
aktiviert.
Beendet - Der Gesprächspartner hat aufgelegt
Menübefehl
Erläuterung
Auflegen
Der Hörer wird aufgelegt. Die Leitung wird
wieder frei (inaktiv).
Als Standardleitung
verwenden
Mit dieser Option können eine Standardleitung definieren. Diese wird für alle ausgehenden Rufe verwendet, wenn Sie keine andere
Leitung explizit für einen Ruf wählen.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe
Leitungstaste konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Der Hörer wird abgehoben. Sie können eine
Rufnummer/URI über die Tastatur oder die
Zifferntasten eingeben.
Leitungen
71
Funktionen der Leitungstaste
Gesperrt - Die Leitung ist für eingehende Rufe vorübergehend
gesperrt
Menübefehl
Erläuterung
Abheben und
wählen
Der Hörer wird abgehoben. Sie
können die Rufnummer des Teilnehmers, den Sie anrufen möchten, über
Tastatur oder Zifferntasten eingeben.
Leitung freigeben
Gibt die Leitung wieder für eingehende Rufe frei.
Einfügen
Inhalt der Zwischenablage wird als
Rufnummer übernommen und
angewählt.
Als Standardleitung
verwenden
Mit dieser Option können eine
Standardleitung definieren. Diese wird
für alle ausgehenden Rufe verwendet,
wenn Sie keine andere Leitung explizit
für einen Ruf wählen.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren
(siehe Leitungstaste
konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Der Hörer wird abgehoben. Sie
können eine Rufnummer/URI über die
Tastatur oder die Zifferntasten eingeben.
Direktansprache – Sie werden angesprochen
Menübefehl
Erläuterung
Ruf annehmen
Die Direktansprache wird zu einer
Verbindung, d.h Sie können dem
Gesprächspartner antworten. Die
Leitung geht in den normalen
Gesprächszustand über. Liegt der Hörer
noch auf, wird wenn möglich in den
Modus „Freisprechen“ gewechselt.
Ruf ablehnen
Die aktive Verbindung wird beendet.
Journaleintrag
erstellen
Sie können einen Journaleintrag in
Outlook für das aktuelle Gespräch
erstellen.
Kontakt anzeigen
Sie können einen Outlook-Kontakt für
das aktuelle Gespräch anzeigen oder
neu erstellen.
Als Standardleitung verwenden
Mit dieser Option können eine
Standardleitung definieren. Diese wird
für alle ausgehenden Rufe verwendet,
wenn Sie keine andere Leitung explizit
für einen Ruf wählen.
Kopieren
Fügt die Informationen der Leitungstaste
(Rufnummer/Name des Gesprächspartners) in die Zwischenablage.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe
Leitungstaste konfigurieren, Seite 72).
Klick auf 
Leitungstaste
Die Leitung geht in den normalen
Gesprächszustand über. Liegt der Hörer
noch auf, wird wenn möglich in den
Modus „Freisprechen“ gewechselt.
Leitungen
6.2.2
72
Funktionen der Leitungstaste
Leitungstaste konfigurieren
Sie können die Beschriftung für jede Leitungstaste einzeln festlegen. Da
Sie auch mehrere Rufnummern haben können, bestimmen Sie hier, welche Ihrer Rufnummern oder Benutzerkonten den Leitungen für ein- und
ausgehende Rufe zugeordnet sind.
Beispiel für kommende Rufe (Sie werden angerufen):
Sie haben der Leitung 1 die Nummer 100 und Leitung 2 die
Nummer 101 zugeordnet. Wählt nun ein Teilnehmer die
Nummer 101, kommt das Gespräch bei Ihnen auf Leitung 2 an.
Beispiel für gehende Rufe (Sie rufen an):
Sie haben der Leitung 2 die Nummer 101 zugeordnet. Wenn Sie nun
einen Teilnehmer mit Leitung 2 anrufen, wird die Durchwahl 101 verwendet. Der angerufene Teilnehmer sieht in seinem Display, dass er
von dem Teilnehmer mit der Nummer 101 angerufen wird. Hat der
Administrator für Sie eine Alternative Rufnummer konfiguriert, so
können Sie diese hier auswählen. Sie wird gekennzeichnet mit dem
Zusatz (Alternative Rufnummer).
Die Zuordnung von Benutzerkonten, z. B. wenn Sie bei mehreren Anbietern ein SIP-Konto haben, funktioniert ähnlich. Hier wird der Ruf über
den Anbieter abgewickelt, der der Leitung zugewiesen ist.
So legen Sie die Eigenschaften einer Leitungstaste fest
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitungstaste.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
3.
Geben Sie im Feld „Beschriftung“ den Text ein, der auf der
Leitungstaste angezeigt werden soll.
4.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Als Standardleitung
verwenden“, wenn SwyxIt! diese Leitung für alle ausgehenden Rufe
verwenden soll (siehe auch Kapitel 6.1.8.1, Auswahl einer bestimmten
Leitung für einen Ruf, Seite 61).
5.
Klicken Sie in der Dropdownliste „Kommende Rufe“ auf die
Nummer(n), die für diese Leitung verwendet werden soll.
• Jede Durchwahl
Alle für Sie eingehenden Rufe, ganz gleich für welche Rufnummer, werden auf dieser Leitung angezeigt. Gruppenrufe werden
nicht angezeigt.
• <Rufnummer> oder <SIP-Konto>
Auf dieser Leitung gehen nur Rufe mit dieser Rufnummer oder
für dieses Konto ein.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
Leitungen
Funktionen der Leitungstaste
Beispiel: Sie haben für „Leitung 1“ die Durchwahl „Kommende
Rufe“ 100 konfiguriert. Wird nun die 100 angewählt, geht dieser
Ruf auf „Leitung 1“ ein.
• Nur Gruppenrufe
Alle Gruppenrufe für die Gruppen, deren Mitglied Sie sind.
• Alle Rufe
Alle Rufe für Ihre Rufnummer(n) und alle Gruppenrufe für die
Gruppen, deren Mitglied Sie sind.
Haben Sie keine Leitungstaste für „Nur Gruppenrufe“ oder „Alle Rufe“
konfiguriert, so werden bestimmte Rufe (sowohl Gruppen- als auch persönliche Rufe) trotz anderslautender Konfiguration auf der ersten freien
Leitungstaste signalisiert. Dies dient dazu Rufe auch bei Fehlkonfiguration
der Leitungstasten auf jeden Fall zuzustellen.
6.
Klicken Sie in der Dropdownliste „Gehende Rufe“ auf die
Rufnummer bzw. das SIP-Konto, welche(s) Sie für Anrufe von dieser
Leitung aus verwenden möchten.
Diese Nummer
• wird in der Regel beim angerufenen Teilnehmer angezeigt und
• kann zur Abrechnung herangezogen werden.
Verfügen Sie nur über eine Rufnummer, dann wird diese Nummer
automatisch auch für ausgehende Rufe auf dieser Leitung
verwendet.
Legen Sie hier weiter fest, ob bei gehenden Rufen die Rufnummer
immer unterdrückt werden soll.
7.
Soll diese Leitung nach jedem Gespräch vorübergehend besetzt
(gesperrt) sein, so aktivieren Sie die Option „Leitung nach Gespräch
sperren“.
Legen Sie die Zeitspanne fest, für die diese Leitung im Anschluss an
ein Gespräch gesperrt sein soll (Standardwert: 100 Sekunden).
8.
Klicken Sie auf „OK“.
Im Benutzerprofil legen Sie die Anzahl der Leitungstasten fest. Dort können Sie auch alle Leitungstasten in einem Durchlauf konfigurieren (siehe
Kapitel 6.2.2, Leitungstaste konfigurieren, Seite 72).
73
74
Das Telefonbuch
7
Das Telefonbuch
Dieses Kapitel enthält Informationen zur Verwendung des Telefonbuchs.
Im Telefonbuch werden häufig benötigte Rufnummern gespeichert. Sie
können diese dann direkt aus dem Telefonbuch heraus anwählen. Zwei
verschiedene Telefonbücher stehen für Sie bereit:
 das Globale Telefonbuch und
 das Persönliche Telefonbuch.
Das Globale Telefonbuch
Das Globale Telefonbuch ist allen Benutzern zugänglich und enthält
Informationen über die Verfügbarkeit der Teilnehmer innerhalb Ihres
Unternehmens, z. B. ob sie erreichbar sind oder gerade telefonieren.
Der Systemadministrator oder Benutzer mit entsprechender Berechtigung können weitere Rufnummern in dieses Globale Telefonbuch aufnehmen, z. B. externe Dienstleister. Für diese Rufnummern wird
allerdings keine Verfügbarkeit signalisiert. Im Globalen Telefonbuch finden Sie auch die Rufnummern einzelner Gruppen. Weiterhin werden
bei einer Serververknüpfung auch die Benutzer des anderen Servers im
Globalen Telefonbuch aufgeführt, wenn dies durch den Administrator
entsprechend konfiguriert wurde.
Das Persönliche Telefonbuch
Im Persönlichen Telefonbuch können Sie Ihre persönlichen Rufnummern speichern, verändern und löschen. Es kann beliebig viele Einträge
aufnehmen. Auf dieses Telefonbuch haben Sie alleinigen Zugriff. Sie
können diese Einträge auch exportieren bzw. importieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Importieren/Exportieren von
Telefonbucheinträgen, Seite 78.
Textsuche im Telefonbuch
Das Telefonbuch bietet eine bequeme Textsuche, mit der Sie das Globale und das Persönliche Telefonbuch sowie Ihre Kontakte gleichzeitig
durchsuchen können. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt So durchsuchen Sie die Telefonbücher und Kontakte, Seite 76.
Kontakte
SwyxIt! bietet eine Schnittstelle zu Microsoft Outlook und IBM Lotus
Notes. Damit können Sie Rufnummern, die Sie in Ihren Kontakten führen, direkt mit SwyxIt! wählen. Außerdem werden zur Identifizierung
eines ankommenden Rufes nicht nur die SwyxIt!-Telefonbücher genutzt,
sondern auch Ihre Kontakte. Aus dem SwyxIt!-Telefonbuch können Sie
Ihre Kontakte auch direkt anzeigen oder neue Kontakte erstellen.
Wie Sie Ihre Outlook-Kontakte zusammen mit SwyxIt! verwenden,
erfahren Sie in Kapitel 15, Microsoft Outlook - Telefonieren mit
SwyxIt!, Seite 200.
Wie Sie Ihre Lotus Notes-Kontakte zusammen mit SwyxIt! verwenden,
erfahren Sie in Kapitel 16, Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 212.
Das Telefonbuch
7.1
75
Verwenden des Telefonbuches
Verwenden des Telefonbuches
Sie sehen eine Liste der im Telefonbuch gespeicherten Einträge
sowie die Statusanzeige für die jeweiligen Teilnehmer. Sie haben
auch die Möglichkeit, einen Teilnehmer über die Suchfunktion zu
finden (siehe So durchsuchen Sie die Telefonbücher und
Kontakte, Seite 76).
So rufen Sie das Telefonbuch auf
1.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Klicken Sie auf die Taste „Telefonbuch“ oder
• klicken Sie in der Menüleiste auf „Listen | Telefonbuch...“.
Haben Sie das Globale Telefonbuch ausgewählt, können Sie mit
Hilfe der Schaltfläche „Aktualisieren“ die Statusanzeige der
derzeitigen Erreichbarkeit aktualisieren.
Es erscheint das Fenster „Telefonbuch“.
Im Privaten Telefonbuch sehen Sie, ob Ihre Einträge als „Privat“
gekennzeichnet sind.
Private Einträge werden nur für die Namensauflösung bei Ihnen
verwendet (z. B. in Ihren Listen oder bei einem eingehenden Ruf).
Für die Rufsignalisierung Ihrer Rufe bei einem anderen Teilnehmer
wird nur die Rufnummer angezeigt.
Die Statusanzeige ist nicht für alle Einträge im globalen Telefonbuch verfügbar. Der Status wird nur bei Benutzern angezeigt, die am selben SwyxServer angemeldet sind, oder an einem SwyxServer, der per
Standortkopplung mit Ihrem SwyxServer verknüpft ist und für den die
Statussignalisierung entsprechend konfiguriert wurde.
3.
Klicken Sie in der Liste auf den Teilnehmer, den Sie anrufen
möchten.
4.
Klicken Sie auf „Wählen“.
Die Rufnummer wird gewählt. Alternativ doppelklicken Sie einfach
auf einen Eintrag.
Alle Telefoniefunktionen, die Sie über SwyxIt!-Skin aufrufen (z. B. eine
Hörertaste oder eine Leitungstaste anklicken) verwenden den StandardAudiomodus (siehe Audio-Modi, Seite 106).
So rufen Sie einen Teilnehmer aus dem Telefonbuch an
1.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Klicken Sie auf die Taste „Telefonbuch“ oder
• klicken Sie in der Menüleiste auf „Listen | Telefonbuch...“ oder
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche
von SwyxIt! und dann auf „Listen | Telefonbuch...“.
Es erscheint das Fenster „Telefonbuch“.
2.
Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte, um das zu
verwendende Telefonbuch auszuwählen (global oder persönlich).
Das Telefonbuch
76
Verwenden des Telefonbuches
So durchsuchen Sie die Telefonbücher und Kontakte
1.
Öffnen Sie das Telefonbuch und wählen Sie die Registerkarte „In
Listen suchen“.
Sie können den Suchtext auch direkt im Eingabefeld auf der SwyxIt!-Skin
eingeben und mit der Eingabetaste bestätigen. Wenn der Text nicht als
Rufnummer identifiziert wird, wird die Suchfunktion direkt aufgerufen.
Die Ergebnisse werden als Auswahlliste dargestellt. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.6, Suchfunktion im
Eingabefeld, Seite 108.)
Ist ein Teilnehmer am selben SwyxServer angemeldet wie Sie bzw. an
einem verlinkten SwyxServer mit Statussignalisierung, dann können Sie
aus der Suchliste auch seinen Status erkennen.
Bei der Suche in den Kontakten muss das Outlook- bzw. das Lotus NotesAddIn installiert sein und die zu durchsuchenden Ordner/Datenbanken
müssen entsprechend konfiguriert sein.
So ergänzen Sie einen Teilnehmer im Telefonbuch
1.
2.
Geben Sie im Feld „Suchen“ den Namen bzw. einen Teil des zu
suchenden Namens ein.
Es erscheint das Fenster „Telefonbuch“.
2.
SwyxIt! zeigt alle Einträge aus dem Globalen und dem Persönlichen
Telefonbuch sowie aus den Kontakten an, die den Suchtext
enthalten. Je mehr Zeichen Sie eingeben, desto stärker wird die
Suche eingegrenzt.
3.
Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag, um ihn zu markieren und
klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Wählen“, um den
Wählvorgang zu starten. Sie können den Eintrag auch durch
Doppelklicken direkt wählen.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Klicken Sie auf die Taste „Telefonbuch“ oder
• klicken Sie in der Menüleiste auf „Listen | Telefonbuch...“ oder
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche
von SwyxIt! und dann auf „Listen | Telefonbuch...“.
Wählen Sie über die entsprechende Registerkarte das Persönliche
oder Globale Telefonbuch aus.
Wenn Sie das Globale Telefonbuch bearbeiten möchten, müssen Sie
über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Für weitere
Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Es erscheint das Fenster „Eintrag hinzufügen“.
4.
Geben Sie den Namen und die Nummer des Teilnehmers ein.
Der Name sollte nicht mit einer Ziffer oder dem Zeichen #
beginnen, um Fehlinterpretationen durch das System zu vermeiden.
Das Telefonbuch
5.
Aktivieren Sie ggf. das Kontrollkästchen „Privat“. Dieses ist nur im
Persönlichen Telefonbuch vorhanden.
Kontrollkästchen „Privat“ aktiviert: Damit wird der neue Eintrag nur
für die Namensauflösung bei Ihnen verwendet (z. B. in Ihren Listen
oder bei einem eingehenden Ruf). Für die Rufsignalisierung Ihrer
Rufe bei einem anderen Teilnehmer wird nur die Rufnummer
angezeigt.
Kontrollkästchen „Privat“ deaktiviert: Damit wird der neue Eintrag
generell für die Namensauflösung verwendet. Der Name wird auch
im Rahmen einer Rufsignalisierung bei einem anderen Teilnehmer
angezeigt werden.
Speichern Sie die Rufnummern in das öffentliche Netz in Ihrem Telefonbuch möglichst immer im „Kanonischen Rufnummernformat“ (Beispiel:
+49 (89) 12345-67) bzw. als SIP-URI bei VoIP-Nummern (Beispiel: [email protected]). Wenn Sie die Rufnummer nicht im kanonischen
Format eintragen (z. B. ohne Landeskennzahl), vergessen Sie nicht die
entsprechende Zahl für die Amtsholung.
6.
7.
77
Verwenden des Telefonbuches
4.
Es erscheint das Fenster „Eintrag aktualisieren“.
5.
Speichern Sie die Rufnummern in das öffentliche Netz in Ihrem Telefonbuch möglichst immer im „Kanonischen Rufnummernformat“ (Beispiel:
+49 (89) 12345-67) bzw. als SIP-URI bei VoIP-Nummern (Beispiel: [email protected]).
6.
So löschen Sie einen Eintrag im Persönlichen Telefonbuch
1.
Das Fenster „Telefonbucheintrag“ wird geschlossen.
Klicken Sie auf „Schließen“.
Es erscheint das Fenster „Telefonbuch“.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Klicken Sie auf die Taste„Telefonbuch“ oder
• klicken Sie in der Menüleiste auf „Listen | Telefonbuch...“ oder
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche
von SwyxIt! und dann auf „Listen | Telefonbuch...“.
Es erscheint das Fenster „Telefonbuch“.
Wählen Sie über die entsprechende Registerkarte das Persönliche
oder Globale Telefonbuch aus.
Wenn Sie das Globale Telefonbuch bearbeiten möchten, müssen Sie
über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Für weitere
Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator.
3.
Klicken Sie auf „Ändern...“.
Das Fenster „Telefonbucheintrag“ wird geschlossen.
2.
Klicken Sie in der Liste auf den Eintrag, den Sie ändern möchten.
Wählen Sie über die entsprechende Registerkarte das Persönliche
oder Globale Telefonbuch aus.
Wenn Sie das Globale Telefonbuch bearbeiten möchten, müssen Sie
über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Für weitere
Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator.
So ändern Sie einen Eintrag im Telefonbuch
2.
Geben Sie Ihre Änderungen ein.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Klicken Sie auf die Taste„Telefonbuch“ oder
• klicken Sie in der Menüleiste auf „Listen | Telefonbuch...“ oder
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche
von SwyxIt! und dann auf „Listen | Telefonbuch...“.
Das Telefonbuch wird geschlossen.
1.
Klicken Sie auf „Ändern...“.
3.
Klicken Sie in der Liste auf den Teilnehmer, den Sie löschen
möchten.
4.
Klicken Sie auf „Löschen“.
5.
Klicken Sie auf „Ja“, um das Löschen zu bestätigen.
6.
Klicken Sie auf „Schließen“, um das Fenster zu schließen.
Das Telefonbuch
7.2
78
Importieren/Exportieren von Telefonbucheinträgen
Importieren/Exportieren von
Telefonbucheinträgen
Sie können Einträge aus dem Persönlichen Telefonbuch in eine kommaseparierte Datei (CSV) exportieren, bzw. Einträge aus einer kommaseparierten Datei importieren.
8.
Sollen in der ersten Zeile der Datei die Spaltennamen (Name,
Telefonnummer) stehen, aktivieren Sie das entsprechende
Kontrollkästchen.
9.
Klicken Sie auf „Weiter >“.
Es wird Ihnen vor dem Export eine Übersicht über die ExportParameter angezeigt.
Möchten Sie noch Änderungen vornehmen, so klicken Sie auf
„Zurück“ und ändern die Parameter.
So exportieren Sie Ihre Einträge aus dem Telefonbuch
10. Starten Sie den Export durch Klicken auf „Weiter >“.
1.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Klicken Sie auf die Taste„Telefonbuch“ oder
• klicken Sie in der Menüleiste auf „Listen | Telefonbuch...“ oder
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche
von SwyxIt! und dann auf „Listen | Telefonbuch...“.
Es erscheint das Fenster „Telefonbuch“.
2.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Weitere | Export...“.
Es erscheint der Export-Assistent. Er unterstützt Sie beim Export der
Einträge aus dem Telefonbuch.
3.
11. Es erscheint das Fenster „Beenden des Export-Assistenten für das
Telefonbuch“.
12. Klicken Sie auf „Fertig stellen“.
Der Export-Assistent wird geschlossen
13. Klicken Sie auf „Schließen“, um das Fenster zu schließen.
So importieren Sie Einträge in Ihr Telefonbuch
1.
Klicken Sie auf „Weiter >“.
Es erscheint das Fenster „Wählen Sie die zu exportierenden
Telefonbucheinträge“.
4.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor den Einträgen, die Sie
nicht exportieren möchten.
Möchten Sie mehrere Einträge auf einmal deaktivieren/aktivieren so
markieren Sie diese, indem Sie auf einen Eintrag klicken und bei
gedrückter Strg-Taste auf die anderen Einträge klicken. Alle markierten
Einträge werden farbig unterlegt. Sie können dann die Aktivierung der
markierten Einträge durch Drücken der Leertaste wechseln.
5.
Klicken Sie auf „Weiter >“.
Es erscheint das Fenster „Wählen Sie die Zieldatei“.
6.
Wählen Sie hier das Verzeichnis und einen Dateinamen, unter dem
die exportierte Datei gespeichert werden soll.
7.
Weiter können Sie festlegen, ob die Einträge an eine vorhandene
Datei angefügt werden sollen oder ob eine eventuell existierende
Datei überschrieben werden soll.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Klicken Sie auf die Taste„Telefonbuch“ oder
• klicken Sie in der Menüleiste auf „Listen | Telefonbuch...“ oder
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche
von SwyxIt! und dann auf „Listen | Telefonbuch...“.
Es erscheint das Fenster „Telefonbuch“.
2.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Weitere | Import...“.
Es erscheint der Import-Assistent. Er unterstützt Sie beim Import der
Einträge in das Persönliche Telefonbuch.
3.
Klicken Sie auf „Weiter >“.
Es erscheint das Fenster „Wählen Sie die Quelldatei“.
4.
Geben Sie die Datei an, aus der die Einträge importiert werden
sollen.
Haben Sie die Datei ausgewählt, werden die Einträge überprüft und
im Fenster dargestellt. Zusätzlich wird angezeigt wieviele Einträge
(Zeilen) diese Datei enthält und ob eventuell beschädigte Einträge
vorhanden sind.
Beschädigte Einträge werden im Fenster mit „**** Ungültige Zeilen!
****“ gekennzeichnet.
Sie können die Datei hier vor dem Import noch bearbeiten.
Das Telefonbuch
5.
6.
79
Besonderheiten beim Ändern des Globalen Telefonbuchs
Klicken Sie hierzu auf „Bearbeiten...“. Es öffnet sich ein
Textbearbeitungsprogramm. Sie können Einträge verändern,
löschen oder noch neue hinzufügen. Speichern und schließen Sie
anschließend die Datei.
Möchten Sie noch Änderungen vornehmen, so klicken Sie auf
„Zurück“ und ändern die Parameter.
10. Klicken Sie auf „Weiter >“.
Es erscheint das Fenster „Beenden des Import-Assistenten“.
Haben Sie in der Import-Datei Änderungen vorgenommen, so
klicken Sie auf „Neu laden...“.
Darin wird angezeigt, wie viele und welche Einträge hinzugefügt
bzw. aktualisiert oder übersprungen wurden.
Die Datei wird erneut überprüft.
7.
11. Klicken Sie auf „Fertig stellen“.
Klicken Sie auf „Weiter >“.
Der Import-Assistent wird geschlossen.
Es erscheint das Fenster „Wählen Sie die zu importierenden
Telefonbucheinträge“.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor den Einträgen, die Sie
nicht importieren möchten.
Möchten Sie mehrere Einträge auf einmal deaktivieren/aktivieren so
markieren Sie diese, indem Sie auf einen Eintrag klicken und bei
gedrückter Strg-Taste auf die anderen Einträge klicken. Alle markierten
Einträge werden farbig unterlegt. Sie können dann die Aktivierung der
markierten Einträge durch Drücken der Leertaste wechseln.
8.
Klicken Sie auf „Weiter >“.
9.
Es erscheint das Fenster „Bestehendes Telefonbuch vor Import
löschen“.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Löschen des vorhandenen
Telefonbuchs vor dem Import“, wenn Sie das vorhandene
Telefonbuch durch das importierte ersetzen möchten.
Alle Einträge aus dem vorhandenen Telefonbuch werden gelöscht.
Lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert, wenn die importierten
Einträge dem vorhandenem Telefonbuch hinzugefügt werden
sollen.
In diesem Fall legen Sie fest
• ob vorhandene Telefonbucheinträge mit gleicher Rufnummer/
URI aber anderem Namen aktualisiert werden sollen oder
• ob vorhandene Telefonbucheinträge mit gleicher Rufnummer/
URI aber anderem Namen übersprungen werden.
Es wird Ihnen vor dem Import eine Übersicht über die ImportParameter angezeigt.
12. Klicken Sie auf „Schließen“, um das Fenster zu schließen.
7.3
Besonderheiten beim Ändern des Globalen
Telefonbuchs
Wenn Sie das Globale Telefonbuch bearbeiten möchten, müssen Sie
über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Das Globale Telefonbuch enthält Einträge für SwyxWare-Benutzer mit
ihrer jeweiligen Rufnummer und manuell erstellte Einträge (z. B. externe
Rufnummern, die für alle Benutzer relevant sind). Im Globalen Telefonbuch können Sie nur die manuell erstellten Einträge bearbeiten. Das
Ändern von Benutzern ist nur über die SwyxWare-Administration möglich. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Wenn Sie über die Berechtigung zum Ändern des Globalen Telefonbuch
verfügen, sehen Sie im Globalen Telefonbuch neben der Rufnummer,
Beschreibung und Erreichbarkeit auch, ob der Eintrag von Ihnen editiert
werden kann und ob er für Benutzer, die nicht über die Berechtigung
zum Ändern des Globalen Telefonbuchs verfügen, sichtbar ist.
Das Telefonbuch
80
Globale Kurzwahlen
Das Ändern, Anlegen oder Löschen von Einträgen erfolgt auf dieselbe
Weise wie im Persönlichen Telefonbuch (siehe So ergänzen Sie einen Teilnehmer im Telefonbuch, Seite 76 So ändern Sie einen Eintrag im
Telefonbuch, Seite 77 oder So löschen Sie einen Eintrag im Persönlichen
Telefonbuch, Seite 77).
Das Importieren bzw. Exportieren des Globalen Telefonbuchs ist nur
über die SwyxWare-Administration möglich. Für weitere Informationen
wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Wenn Sie das Globale Telefonbuch ändern, können Sie beim Anlegen
oder Ändern eines Eintrags außerdem eine Beschreibung eingeben.
Diese wird dann im Globalen Telefonbuch in der entsprechenden Spalte
angezeigt. Außerdem können Sie über das Kontrollkästchen „Im Telefonbuch anzeigen“ festlegen, ob der Eintrag nicht für alle Benutzer sichtbar sein soll. Benutzer, die die Berechtigung haben das Globale
Telefonbuch zu ändern, sehen diesen Eintrag allerdings immer (mit dem
Vermerk „Ausblenden“ in der Spalte).
7.4
Globale Kurzwahlen
Im Globalen Telefonbuch können auch Kurzwahlen hinterlegt werden,
die alle Benutzer dieses Servers nutzen können. Dabei wird statt eines
Namens eine Kurzwahl (z.B. #11) hinterlegt und mit einer Rufnummer
verknüpft.
Die globalen Kurzwahlen beginnen immer mit einer Raute (#).
Wenn Sie nun beispielsweise „#11“ wählen, so wird diese Eingabe nicht
als Rufnummer interpretiert sondern über das Globale Telefonbuch aufgelöst. Die hinterlegte Rufnummer wird gewählt.
Wenn Sie über die Berechtigung zum Ändern des Globalen Telefonbuchs verfügen, können Sie auch mithilfe von SwyxIt! globale Kurzwahlen hinterlegen. Legen Sie dazu im Globalen Telefonbuch einen neuen
Eintrag an und geben Sie im Feld „Name“ die gewünschte Kurzwahl ein.
Das Telefonbuch
Globale Kurzwahlen
Beachten Sie, dass der Eintrag mit exakt einer Raute beginnen muss.
Zwei Rauten werden beispielsweise zur Steuerung weiterer Funktionen
genutzt, z. B. ##10 startet die Fernabfrage und ist somit als globale Kurzwahl nicht möglich.
81
Umleitungen
8
82
Sofortige Umleitung
Umleitungen
Die sofortige Umleitung können Sie auch von einem anderen Telefonanschluss aus ändern. (siehe So ändern Sie die Einstellungen der sofortigen
Umleitung per Fernabfrage, Seite 99).
Dieses Kapitel beschreibt die Verwendung und Konfiguration von
Umleitungen. SwyxIt! bietet verschiedene Möglichkeiten, Rufe auf einfache Weise umzuleiten:
Ist die sofortige Umleitung nicht aktiviert, können Sie Anrufe auch verzögert
weiterleiten
(siehe
auch
Kapitel 8.2,
Verzögerte
Umleitung, Seite 85) oder im Falle, dass Sie bereits telefonieren, speziell
umleiten (siehe auch Kapitel 8.3, Umleiten bei Besetzt, Seite 86).
 an einen anderen Benutzer
 zur Voicemail
 an ein externes Gerät
 sofort oder verzögert
 „bei Besetzt“
Umleitungstasten
Die Standard-Skin bietet zwei Umleitungstasten:
 Umleitung
Verschiedene Arten der Umleitung können gleichzeitig eingeschaltet
sein. Die jeweils zutreffende Umleitung wird automatisch angewendet.
 Umleitungen
Bei der Umleitung an ein externes Gerät können Sie eine parallele Rufsignalisierung definieren oder ein SwyxIt! Mobile in Ihr System integrieren.
Taste „Umleitung“
Weiterhin können Sie mit dem Call Routing Manager umfangreiche
Umleitungsregeln erstellen, die nur unter bestimmten Bedingungen verwendet werden. (z. B. bei einem Anruf zu einer bestimmten Zeit oder
von einer bestimmten Rufnummer). Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte der Dokumentation zum "Call Routing Manager".
Die Benutzung des Call Routing Managers und des Grafischen Skript Editors muss vom Administrator für Sie freigegeben werden.
8.1
8.1.1
Sofortige Umleitung
Die Taste „Umleitung“ befindet sich im unteren Bereich der Registerkarte „Optionen“. Darüber können Sie Ihre Standard-Umleitung aktivieren. Je nach Konfiguration werden die Rufe an Ihre Standardvoicemail
oder eine angegebene Rufnummer umgeleitet.
Wenn Sie eine sofortige Umleitung für Ihre Anrufe festgelegt haben,
erscheint in der Funktionsleiste ein entsprechendes Symbol. Klicken Sie
erneut auf „Umleitung“, wird die sofortige Umleitung ausgeschaltet.
Taste „Umleitungen“
Die Taste „Umleitungen“ befindet sich auf der Funktionsleiste . Darüber
können Sie Ihre Standard-Umleitung konfigurieren oder andere Umleitungen definieren.
Die sofortige Umleitung wird für alle eingehenden Telefonanrufe direkt,
d. h. ohne Verzögerung angewendet.
Sofortige Umleitung
Die sofortige Umleitung können Sie aktivieren:
Umleiten bei Besetzt
 über die Taste „Umleitung“ auf der SwyxIt!-Skin (siehe Kapitel 8.1.1,
Umleitungstasten, Seite 82)
 über die Umleitungskonfiguration (siehe So leiten Sie alle Anrufe um
(sofortige Rufumleitung), Seite 83)
Je nach Konfiguration werden die Rufe an Ihre Standardvoicemail oder
eine angegebene Rufnummer umgeleitet.
Verzögerte Umleitung
Umleitungen
83
Sofortige Umleitung
So leiten Sie alle Anrufe um
 Standard-Umleitung
Die Einstellungen gelten immer dann, wenn Sie die Umleitung einschalten. Sie werden solange befolgt, bis Sie die Umleitung wieder
ausschalten. Wenn Sie Ihre Anrufe das nächste Mal umleiten, können Sie auf diese Einstellungen zurückgreifen.
Voraussetzung: Sie haben Ihre Standard-Umleitung konfiguriert.
1.
Klicken Sie auf der SwyxIt!-Skin auf die Taste „Umleitung“.
Alle eingehenden Rufe werden sofort entsprechend Ihrer StandardUmleitung an Ihre Voicemail oder eine andere Rufnummer umgeleitet.
Kontextmenü zur Taste „Umleitung“
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste „Umleitung“ klicken,
erscheint ein Kontextmenü.
Menübefehl
Erläuterung
Sofortige
Umleitung
einschalten
Sofortige Umleitung aktivieren / deaktivieren.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt So leiten Sie alle Anrufe um, Seite 83.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften Umleitungen konfigurieren.
Klick auf Taste
„Umleitung“
Aktiviert die sofortige Umleitung.
Wie die Rufumleitung im Einzelnen konfiguriert wird, entnehmen Sie
bitte
Kapitel 8.1.2,
Standard-Umleitung
und
vorübergehende
Umleitung, Seite 83.
Sofortige Umleitung
Verzögerte Umleitung
Umleiten bei Besetzt
8.1.2
Die feste Umleitung schalten Sie mit einem Klick auf die Taste
„Umleitung“ ein. Die Einstellungen dafür legen Sie generell fest bei
der Konfiguration unter „Standard-Umleitung (aktivierbar über die
Umleitungstaste)“.
 vorübergehende Umleitung
Diese Umleitung schalten Sie gesondert ein und aus. Sie gilt nur bis
Sie diese vorübergehende Umleitung wieder ausschalten. Beim
nächsten Aktivieren der Umleitung wird automatisch wieder die
Standard-Umleitung aktiviert.
Die vorübergehende Umleitung können Sie durch Klicken auf die
Schaltfläche „Umleitungen“ einschalten. Aktivieren Sie hier auf der
Registerkarte „Sofortige Umleitung“ die Option „Vorübergehende
Umleitung“ und geben Sie die Rufnummer ein, zu der in diesem
Falle umgeleitet werden soll. Die Umleitungskonfiguration können
Sie auch über die Taste „Umleitung“ erreichen, indem Sie mit der
rechten Maustaste darauf klicken und im Kontextmenü die Option
„Eigenschaften“ wählen.
Wenn Sie eine sofortige Umleitung für Ihre Anrufe festgelegt haben,
erscheint in der Funktionsleiste ein entsprechendes Symbol. Klicken Sie
erneut auf „Umleitung“, wird die sofortige Umleitung ausgeschaltet.
Ist Ihre Umleitung entsprechend konfiguriert, so können Sie die Parameter der sofortigen Umleitung auch per Fernabfrage verändern (siehe
Kapitel 9.4.1, Sofortige Umleitung per Fernabfrage ändern, Seite 99).
Weiterhin können Sie die sofortige Rufumleitung an einen anderen
Benutzer auch direkt von dessen Endgerät aus aktivieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.1.3, Sofortige Umleitung von
einem anderen Endgerät aus ändern, Seite 84.
Standard-Umleitung und vorübergehende Umleitung
Wenn Sie die sofortige Umleitung mit der Option „Alle Rufe sofort
umleiten“ aktiviert haben, können Sie außerdem definieren, ob Sie einmalig an einen anderen Teilnehmer umleiten möchten (vorübergehende
Umleitung) oder Ihre Standard-Umleitung benutzen möchten:
Kontextmenü zur Taste „Umleitung“
So leiten Sie alle Anrufe um (sofortige Rufumleitung)
1.
Rufen Sie den Eigenschaftendialog auf, z. B. im Menü „Einstellungen
| Umleitungen konfigurieren...“ oder über die Taste „Umleitungen“.
Wechseln Sie zur Registerkarte „Sofortige Umleitung“:
Umleitungen
84
Sofortige Umleitung
• die Standardvoicemail einschalten.
4.
Schalten Sie „Vorübergehende Umleitung“ ein, um Anrufe
umzuleiten, ohne die Einstellungen für die Taste „Umleitung“ zu
verändern.
Wenn Sie die Umleitung über die Bedienoberfläche später
ausschalten, so wird die hier eingestellte Umleitung beim nächsten
Einschalten über die Taste „Umleitung“ nicht verwendet, sondern
die Einstellung unter „Standardumleitung (aktivierbar über die
Umleitungstaste)“.
Damit können Sie eine temporäre Umleitung benutzen, ohne Ihre
Standardumleitung ändern und später wiederherstellen zu müssen.
5.
Klicken Sie auf „OK“ oder wechseln Sie zu einer anderen
Registerkarte um weitere Umleitungen zu konfigurieren.
Haben Sie auf Ihre Standardvoicemail umgeleitet, so werden die
Einstellungen verwendet, die Sie auf der Registerkarte
„Standardvoicemail“ festlegen.
Die auf dieser Registerkarte festgelegten Parameter können Sie auch
von einem anderen Telefonanschluss aus verändern. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 9.4, Fernabfrage, Seite 95.
8.1.3
2.
3.
Aktivieren Sie die Option „Alle Rufe sofort umleiten“, wenn Sie die
eingestellte Umleitungsregel sofort aktivieren möchten (entspricht
der aktivierten Taste „Umleitung“ auf der Bedienoberfläche) oder
lassen Sie das Kontrollkästchen „Alle Rufe sofort umleiten“
deaktiviert, wenn Sie später durch Klicken der Umleitungstaste die
eingestellte sofortige Umleitung aktivieren wollen.
Schalten Sie „Standardumleitung (aktivierbar über die
Umleitungstaste)“ ein, um festzulegen, wohin die Anrufe umgeleitet
werden, wenn Sie auf der Bedienoberfläche auf die Taste
„Umleitung“ klicken.
Sie können das Umleitungsziel
• direkt eingeben
oder
• aus dem Telefonbuch auswählen
oder
Sofortige Umleitung von einem anderen Endgerät aus
ändern
Sie können die sofortige Rufumleitung an einen anderen Benutzer auch
direkt von dessen Endgerät aus aktivieren. Durch Eingabe eines Codes
können Sie Ihre Rufe an diesen Benutzer umleiten. Eine ggf. bereits
bestehende sofortige Umleitung (z. B. an einen anderen Benutzer oder
Ihre Voicemail) wird damit deaktiviert.
So aktivieren Sie die sofortige Umleitung an einen bestimmten Benutzer
Voraussetzung ist:
• eine eingerichtete Fernabfrage (siehe So legen Sie die Parameter
für die Standard-Fernabfrage fest, Seite 96).
1.
Wählen Sie folgenden Code: nnn*ppp*8* (nnn = Ihre eigene
Durchwahl, ppp = Ihre PIN für die Fernabfrage). Es ertönt ein
Signalton zur Bestätigung und die Verbindung wird sofort wieder
beendet.
Umleitungen
Rufe an Ihre Rufnummern werden nun sofort an den Benutzer
umgeleitet, an dessen Endgerät (SwyxIt! oder SwyxPhone) Sie diesen
Code eingegeben haben.
Eine Liste aller Codes zur Steuerung von Funktionen finden Sie unter
Anh. 28: Funktionscodes, Seite 299.
8.2
85
Verzögerte Umleitung
Verzögerte Umleitung
Mit Hilfe dieser Umleitung können Sie festlegen, ob Telefonanrufe weitergeleitet werden, wenn
 Sie das Telefon für eine bestimmte Zeit haben klingeln lassen oder
 Sie nicht an SwyxServer angemeldet sind.
So leiten Sie Anrufe um, die Sie nicht annehmen (verzögerte Rufumleitung)
1.
Rufen Sie den Eigenschaftendialog auf, z. B. im Menü „Einstellungen
| Umleitungen konfigurieren...“ oder über die Taste „Umleitungen“:
Umleitungen
2.
3.
86
Umleiten bei Besetzt
Klicken Sie auf die Registerkarte „Verzögerte Umleitung“. Aktivieren
Sie die Option „Rufe umleiten nach <Anzahl> Sekunden zu:“, um
Anrufe umzuleiten, wenn Sie den eingehenden Ruf nicht innerhalb
dieser Zeit annehmen. Diese Option wird verwendet, wenn
• kommende Rufe eine bestimmte Zeit an Ihrem Telefon
signalisiert wurden und Sie den Ruf nicht angenommen haben
oder
• Sie nicht an SwyxServer angemeldet sind (z. B. weil Sie Ihren PC
schon ausgeschaltet haben).
Stellen Sie außerdem eine Wartezeit ein.
Sollen Rufe, die ohne Rückfrage an Sie weitergeleitet werden, nicht
weiter umgeleitet werden, so stellen Sie für die verzögerte
Umleitung eine Wartezeit von mehr als 20 Sekunden ein. Innerhalb
dieser Zeit wird die „Übergabe ohne Rückfrage“ zum
Weiterleitenden zurückgegeben und dieser kann dann den Anrufer
mit einem anderen Kollegen verbinden.
4.
Geben Sie das Umleitungsziel ein. Sie können das Umleitungsziel
• direkt eingeben
oder
• aus dem Telefonbuch auswählen
oder
• die Standardvoicemail einschalten.
5.
Klicken Sie auf „OK“ oder wechseln Sie zu einer anderen
Registerkarte um weitere Umleitungen zu konfigurieren.
Haben Sie auf Ihre Standardvoicemail umgeleitet, so werden die
Einstellungen verwendet, die Sie auf der Registerkarte
„Standardvoicemail“ festlegen.
Die beiden Arten der Umleitung (verzögert oder bei besetztem
Anschluss) können gleichzeitig eingeschaltet sein. Bei einem Anruf
erkennt SwyxIt! automatisch, ob die Leitung frei oder besetzt ist, und
wendet die entsprechende Umleitung an.
Voraussetzung für die Umleitung bei Besetzt ist allerdings, dass die
Funktion „Zweitanruf unterbinden“ aktiviert ist bzw. alle Ihre Leitungen
besetzt sind.
8.3
Umleiten bei Besetzt
Mit Hilfe dieser Umleitung können Sie festlegen, ob Telefonanrufe weitergeleitet werden, wenn Ihr Anschluss besetzt ist (d. h. Sie gerade telefonieren). Voraussetzung für die Umleitung bei Besetzt ist allerdings,
dass die Funktion „Zweitanruf unterbinden“ aktiviert ist bzw. alle Ihre
Leitungen besetzt sind.
So leiten Sie Anrufe um, wenn Sie bereits telefonieren (Umleiten bei Besetzt)
1.
Rufen Sie den Eigenschaftendialog auf, z. B. im Menü „Einstellungen
| Umleitungen konfigurieren...“ oder über die Taste „Umleitungen“.
2.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Umleiten bei Besetzt“.
Umleitungen
87
Mobile Erweiterungen
3.
Aktivieren Sie die Option „Rufe bei Besetzt umleiten zu:“. Sie legen
fest, wie ein Anruf behandelt werden soll, der nicht zu Ihnen
durchgestellt werden kann, weil Sie bereits telefonieren und keinen
Zweitanruf zugelassen haben.
8.4
Auf der Registerkarte „Mobile Erweiterungen“ können Sie eine Rufsignalisierung auf einem externen Gerät (siehe Kapitel 8.4.1, Parallele
Rufsignalisierung, Seite 87) oder einem SwyxIt! Mobile (siehe Kapitel 8.4.2,
SwyxIt! Mobile und MobileExtensionManager, Seite 88) festlegen.
Geben Sie das Umleitungsziel ein. Sie können das Umleitungsziel
• direkt eingeben
oder
• aus dem Telefonbuch auswählen
oder
• die Standardvoicemail einschalten.
4.
Mit der parallelen Rufsignalisierung werden eingehende Rufe zusätzlich
an einem oder mehreren externen Geräten (z. B. ISDN-Telefon oder
Mobiltelefon) signalisiert und können dort auch angenommen werden.
Mit SwyxIt! Mobile können Sie ein Mobiltelefon in Ihr System integrieren. Dazu muss SwyxMobile verfügbar sein und die Nutzung durch den
Administrator freigeschaltet und konfiguriert sein (siehe Kapitel 8.4.2,
SwyxIt! Mobile und MobileExtensionManager, Seite 88).
Klicken Sie auf „OK“ oder wechseln Sie zu einer anderen
Registerkarte um weitere Umleitungen zu konfigurieren.
Haben Sie auf Ihre Standardvoicemail umgeleitet, so werden die
Einstellungen verwendet, die Sie auf der Registerkarte
„Standardvoicemail“ festlegen.
Die beiden Arten der Umleitung (verzögert oder bei besetztem
Anschluss) können gleichzeitig eingeschaltet sein. Bei einem Anruf
erkennt SwyxIt! automatisch, ob die Leitung frei oder besetzt ist, und
wendet die entsprechende Umleitung an.
Voraussetzung für die Umleitung bei Besetzt ist allerdings, dass die
Funktion „Zweitanruf unterbinden“ aktiviert ist bzw. alle Ihre Leitungen
besetzt sind.
Wird bei der Umleitung eine kostenpflichtige Verbindung aufgebaut, so
fallen die entsprechenden Kosten bei Ihnen an.
Mobile Erweiterungen
8.4.1
Parallele Rufsignalisierung
Mit der parallelen Rufsignalisierung werden eingehende Rufe zusätzlich
an einem oder mehreren externen Geräten (z. B. ISDN-Telefon oder
Mobiltelefon) signalisiert und können dort auch angenommen werden.
Hier geben Sie die Telefonnummer eines beliebigen Gerätes an. Mit der
parallelen Rufsignalisierung stehen keine weiteren SwyxWare-Funktionen am Endgerät zur Verfügung. Wenn Sie weitere Telefonie-Funktionen
nutzen möchten, können Sie die mobilen Erweiterungen direkt per
DTMF oder mit SwyxIt! Mobile verwenden (siehe auch Kapitel 8.4.2, SwyxIt! Mobile und MobileExtensionManager, Seite 88).
Umleitungen
88
Mobile Erweiterungen
So legen Sie fest, an welchen Rufnummern Anrufe parallel signalisiert werden sollen
1.
Rufen Sie den Eigenschaftendialog auf, z. B. im Menü „Einstellungen
| Umleitungen konfigurieren...“ oder über die Taste „Umleitungen“:
2.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Mobile Erweiterungen“:
Wird bei der Umleitung eine kostenpflichtige Verbindung aufgebaut, so
fallen die entsprechenden Kosten bei Ihnen an.
5.
8.4.2
Klicken Sie auf „OK“ oder wechseln Sie zu einer anderen
Registerkarte um weitere Umleitungen zu konfigurieren.
SwyxIt! Mobile und MobileExtensionManager
Der MobileExtensionManager bietet Ihnen Zugriff auf die mobilen
Erweiterungen. Damit können Sie Ihr Mobiltelefon bequem in die
SwyxWare-Umgebung integrieren. Diese Funktion muss durch den
Administrator eingerichtet und aktiviert werden. Die mobilen Erweiterungen können Sie direkt per DTMF oder bequem mit SwyxIt! Mobile
nutzen.
Eingehende Rufe, die an Ihre öffentlichen oder internen Rufnummern
gerichtet sind, werden dann auf allen Endgeräten (z. B. SwyxPhone und/
oder SwyxIt! im Büro) sowie auf Ihrem Mobiltelefon signalisiert. Damit
sind Sie zu jeder Zeit über Ihre „normale“ Büronummer auch auf dem
Mobiltelefon erreichbar. Weiterhin können Sie mit den mobilen Erweiterungen viele der gewohnten SwyxWare-Funktionen, wie Konferenzen,
Halten, Rufumleitung, Mitschneiden, Voicemail nutzen.
3.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Parallele Rufsignalisierung“,
wenn Ihre eingehenden Rufe noch an einem weiteren externen
Gerät signalisiert werden sollen.
4.
Geben Sie dann die externen Rufnummern im kanonischen
Rufnummernformat ein. Wenn der Ruf an mehr als einem externen
Gerät signalisiert werden soll, geben Sie die Nummern
nacheinander mit einem Semikolon getrennt ein.
Umleitungen
So legen Sie die Einstellungen für SwyxIt! Mobile und die mobilen Erweiterungen fest
1.
2.
89
Mobile Erweiterungen
Rufen Sie den Eigenschaftendialog auf, z. B. im Menü „Einstellungen
| Umleitungen konfigurieren...“ oder über die Taste „Umleitungen“.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Mobile Erweiterungen“:
3.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Mobile Erweiterungen
verwenden“. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn der
Administrator die Nutzung von SwyxIt! Mobile bzw. den mobilen
Erweiterungen entsprechend eingerichtet hat.
4.
Geben Sie im Feld „Nummer des Mobiltelefons“ die Rufnummer
Ihres mobilen Gerätes im kanonischen Rufnummernformat ein.
Diese Rufnummer wird verwendet, um eingehende Rufe von
SwyxServer an Ihr mobiles Gerät durchzustellen.
5.
Geben Sie im Feld „Anrufernummer/Mobile ID“ die Rufnummer ein,
mit der Ihr mobiles Gerät an SwyxServer erkannt wird. Diese ist
normalerweise identisch mit der im Feld „Nummer des
Mobiltelefons“ angegebenen Rufnummer.
6.
Klicken Sie auf „OK“ oder wechseln Sie zu einer anderen
Registerkarte um weitere Umleitungen zu konfigurieren.
Weiterhin können Sie für die Behandlung von eingehenden Rufen
Regeln mithilfe des Call Routing Managers festlegen. So können Sie
beispielsweise eine verzögerte Zustellung an das mobile Gerät
einrichten, wenn beispielsweise zuerst nur Ihr SwyxIt! diesen Ruf mit
einer entsprechenden Rufweiterleitung annehmen soll.
Voicemail und Fernabfrage
9
90
Voicemails aufzeichnen, abhören und bearbeiten
Voicemail und Fernabfrage
Sie können für Ihre Voicemails auch per Fernabfrage von jedem beliebigen Telefonanschluss abhören. Dazu muss Ihre Standardvoicemail entsprechend konfiguriert werden (siehe Kapitel 9.3, Konfiguration der
Standardvoicemail, Seite 94 und Kapitel 9.4, Fernabfrage, Seite 95).
Dieses Kapitel beschreibt die Verwendung der Voicemail-Funktionen
und die Fernabfrage.
Der Anrufer kann jederzeit die Ansage bzw. die Aufzeichnung einer
Nachricht durch die Eingabe einer ’0’ abbrechen. In diesem Fall wird er
dann zur Zentrale weitergeleitet.
Eine Voicemail ist eine gesprochene Nachricht in Form einer WAV-Datei.
Diese wird vom Server als E-Mail an Sie zugestellt.
Im Vergleich zu einem herkömmlichen Anrufbeantworter bietet Ihnen
die Voicemail-Funktionalität deutlich mehr Flexibilität und einen erweiterten Funktionsumfang:
 Einfaches Weiterleiten der E-Mail an andere Empfänger
Weiterhin gibt es die Möglichkeit, Ihnen eine Voicemail zu hinterlassen,
auch wenn Sie angemeldet sind und keine entsprechende Weiterleitung
konfiguriert haben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt Kontextmenü zur Namenstaste, Seite 120.
 Zugriff über Ihr E-Mail-Postfach oder per Fernabfrage von Ihrem
SwyxIt!, Ihrem SwyxPhone oder einem anderen Telefonanschluss
Voicemails abhören
Die Fernabfrage ermöglicht Ihnen das Abhören der Voicemails von
einem beliebigen Telefonanschluss aus. Bei einem Anruf an Ihre
SwyxWare-Rufnummer identifizieren Sie sich gegenüber SwyxWare mit
Hilfe Ihrer PIN und können dann zuerst die neuen und anschließend alle
vorhandenen Voicemails abhören, wiederholen und ggf. löschen. Außerdem können Sie das Ziel der sofortigen Rufumleitung ändern oder eine
neue Ansage aufnehmen.
9.1
Voicemail-Optionen in Ihrem E-Mail-Programm
Aufgezeichnete Nachricht bearbeiten
Fernabfrage
So konfigurieren Sie Ihre Standardvoicemail
9.1.1
Wenn für Sie eine Voicemail vorliegt, wird dies auf der Schaltfläche
„Neue Voicemails“ angezeigt.
Voicemails aufzeichnen, abhören und
bearbeiten
Sie können nun zu Ihrer E-Mail-Anwendung wechseln, um die Voicemail
abzuhören. Durch Klicken auf „Neue Voicemails“ können Sie Ihre EMail-Anwendung direkt starten, wenn dies entsprechend konfiguriert
ist. Sie können die Schaltfläche auch so konfigurieren, dass die Fernabfrage gestartet wird.
Wenn ein Anrufer Sie nicht erreichen konnte, so kann er Ihnen eine
Voicemail mit einer Nachricht aufsprechen. Sie können diese Voicemail
abhören, wenn Sie wieder am Platz sind oder von außerhalb mit Hilfe
der Fernabfrage.
Sie können Ihre Voicemails auch über das SwyxIt! Handset abhören,
indem Sie - am einfachsten mit dem Swyx Voicemail Player - den Anhang
im E-Mail-Programm anhören. Wenn Sie die Voicemail über das Handset
anhören möchten, halten Sie die Umschalt-Taste (Shift) gedrückt,
während Sie den Hörer abheben, und spielen Sie dann die Voicemail ab.
Eine für Sie vorliegende neue Voicemail wird angezeigt durch
 ein Häkchen vor der Option „Neue Voicemails“ auf der Skin
 die Anzahl der neuen Voicemails neben der Option „Neue Voicemails“
 einen kurz unterbrochenen („stotternden“) Wählton
 bei entsprechender Konfiguration finden Sie die Voicemail in Ihrem
E-Mail-Eingang.
Voicemails abhören
9.1.1.1
Voicemail-Optionen in Ihrem E-Mail-Programm
Die per E-Mail zugestellte Voicemail bietet Ihnen mehrere Optionen:
 *.wav-Datei mit der Nachricht als E-Mail-Anhang
Voicemail und Fernabfrage
 Starten des Voicemail-Players (bei entsprechender Konfiguration)
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 15.2.14,
Swyx Voicemail Player, Seite 210.
 direktes Starten eines Rückrufes aus der E-Mail
 direktes Senden einer E-Mail an den Anrufer (Dazu muss der Benutzername aufgelöst werden können.)
 Verknüpfung zum direkten Abhören der Voicemail per Fernabfrage
(wenn Sie beispielsweise per CTI arbeiten, und Ihr Computer keine
Soundausgabe bietet).
9.1.1.2
91
Voicemails aufzeichnen, abhören und bearbeiten
9.1.1.3
Voicemail-Schaltfläche konfigurieren
Sie können das Verhalten der Voicemail-Schaltfläche (Option „Neue
Voicemails“) auf der Skin einstellen. Sie haben zwei Optionen:
 Ihr E-Mail Programm wird geöffnet - Sie können Ihre Voicemails im
Posteingang sehen und bearbeiten.
 Die Fernabfrage wird gestartet, d.h. die Voicemails werden Ihnen
vorgespielt.
So legen Sie das Verhalten der Voicemail-Schaltfläche fest
Kontextmenü zur Schaltfläche „Voicemail“
1.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche „Voicemail“ klicken, erscheint ein Kontextmenü:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Option „Neue
Voicemails“.
2.
Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Eigenschaften“.
3.
Wählen Sie die Option „E-Mail-Programm öffnen“, wenn das E-MailProgramm geöffnet werden soll oder wählen Sie die Option
„Voicemail-Fernabfrage“, wenn die Voicemails vorgespielt werden
sollen.
Menübefehl
Erläuterung
E-Mail
Programm
öffnen
Das Programm, das als E-Mail-Client verknüpft ist,
wird geöffnet (siehe auch Kapitel 12.2, SwyxIt! - Lokale
Konfiguration, Seite 168).
Voicemail
Fernabfrage
Ihre Fernabfrage wird gestartet. Sie können Ihre
Voicemails abhören.
1.
Wählen Sie im Menü „Einstellungen“ die Option „Benutzerprofil“.
2.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Listen“.
Umleitungen
konfigurieren...
Sie können Ihre Umleitungen konfigurieren.
3.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Wählen Sie die Option „E-Mail-Programm öffnen“, wenn das E-MailProgramm geöffnet werden soll oder wählen Sie die Option
„Voicemail-Fernabfrage“, wenn die Voicemails vorgespielt werden
sollen.
Eigenschaften
Sie können die Standardeinstellung für die Taste
„Voicemail“ ändern.
Klick auf Taste
„Voicemail“
Je nach Konfiguration wird das Programm, das als EMail-Client verknüpft ist, geöffnet oder die Fernabfrage gestartet.
Oder
Voicemail und Fernabfrage
92
Voicemails aufzeichnen, abhören und bearbeiten
9.1.2
Aufgezeichnete Nachricht bearbeiten
Nach Aufzeichnung der Sprachnachricht kann der Anrufer die Aufzeichnung überprüfen und gegebenenfalls erneut aufsprechen. Das Menü
hierzu wird im Anschluss an die Aufzeichnung eingespielt.
Die Aufzeichnung einer Voicemail wird beendet
 mit dem Auflegen des Anrufers (Hier bestehen keine weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten, die Voicemail wird direkt zugestellt.)
 nach Ablauf der maximalen Aufnahmezeit
 nach einer Sprechpause von fünf Sekunden
 nach Eingabe von ’#’.
Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
DTMF-Eingabe Erläuterung
Abbrechen der Voicemail und Weiterleiten an die
Zentrale
Speichern und Versenden der aufgezeichneten
Nachricht
Abhören der aufgezeichneten Nachricht
Erneutes Aufnehmen einer Sprachnachricht. Die
vorhergehende Nachricht wird gelöscht.
Starten der Fernabfrage, sofern diese konfiguriert ist.
4.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.
Die Auswahl der Menüpunkte erfolgt über DTMF-Töne, die der Anrufer
mit seinem Telefon eingibt.
Voicemail und Fernabfrage
9.2
93
Der Ansagen-Assistent
Der Ansagen-Assistent
• Durch Klicken auf
Mit dem Ansagen-Assistenten können Sie Ihre Namensansage und die
Begrüßungsansage für die Voicemail aufsprechen. Der Ansagen-Assistent wird nach dem erstmaligen Anmelden an SwyxServer automatisch
gestartet, und Sie können die Namensansage und die Begrüßungsansage
für die Voicemail aufsprechen. Diese Ansagen können auch zu einem
späteren Zeitpunkt aufgesprochen werden.
löschen,
• durch Klicken auf
Namensansage für die Voicemail
Um anderen internen Teilnehmern außer der Rufnummer auch Ihren
Namen vorzuspielen, empfiehlt es sich, eine Datei mit der Bezeichnung
„name.wav“ aufzunehmen. Diese wird in der Datenbank auf SwyxServer
abgespeichert. Wenn Sie die Namensansage zu einem späteren Zeitpunkt ändern möchten, rufen Sie den Ansagen-Assistenten erneut auf.
So sprechen Sie Ihren Namen und die Begrüßungsansage für die Voicemail
auf
1.
Wählen Sie in der Menüleiste „Einstellungen | Ansagen-Assistent...“.
Es öffnet sich der Ansagen-Assistent.
2.
Klicken Sie auf „Weiter >“.
3.
Eigener Name
Sprechen Sie Ihren Namen auf.
• Zum Aufnehmen einer neuen Ansage klicken Sie auf
.
Es erscheint das Fenster „Aufnahme starten“.
Klicken Sie auf „Start“, um mit der Aufzeichnung Ihres Namens
zu beginnen.
• Beenden Sie die Aufnahme durch Klicken auf
.
können Sie die ausgewählte Datei
abhören.
4.
Klicken Sie auf „Weiter >“.
5.
Voicemail-Ansage
Sprechen Sie Ihre Begrüßungsansage auf. Dieser Funktion steht im
Ansagen-Assistenten nur zur Verfügung. Wenn Sie die
Begrüßungsansage ändern möchten, ist dies nur über die VoicemailKonfiguration möglich.
Begrüßungsansage für die Voicemail
Die Begrüßungsansage für die Voicemail wird abgespielt, wenn ein
Anrufer an die Voicemail weitergeleitet wurde. Die Begrüßungsansage
können Sie nur bei erstmaligem Starten mithilfe des Ansage-Assistenten
aufsprechen. Wenn Sie die Begrüßungsansage ändern möchten, ist dies
nur über die Voicemail-Konfiguration möglich (siehe Kapitel 9.3, Konfiguration der Standardvoicemail, Seite 94).
können Sie die ausgewählte Datei
Sie können diese Ansage auch zu einem späteren Zeitpunkt
aufsprechen. In diesem Fall Überspringen Sie diese Aufnahme mit
„Weiter >“.
6.
Klicken Sie auf „Fertig stellen“.
Auf SwyxServer existiert nun eine Datei mit der Bezeichnung
„name.wav“, die es SwyxWare ermöglicht einer internen Rufnummer
auch eine entsprechende Ansage zuzuordnen und, bei einer
Fernabfrage, diese dem Anrufer vorzuspielen.
So ändern Sie die Einstellungen der sofortigen Umleitung per Fernabfrage
Voicemail und Fernabfrage
9.3
94
Konfiguration der Standardvoicemail
Konfiguration der Standardvoicemail
Um Voicemails zu empfangen, sollten Sie zunächst Ihre Standardvoicemail konfigurieren. In der Regel geschieht dies direkt nach der Installation von SwyxIt! über den Ansagen-Assistenten. Sie können die
Standardvoicemail jedoch jederzeit in der Umleitungskonfiguration
ändern (siehe So konfigurieren Sie Ihre Standardvoicemail, Seite 94).
Sie können folgende Optionen festlegen:
 die Begrüßungsansage, die ein Anrufer hört
 die Möglichkeit, überhaupt eine Nachricht zu hinterlassen
 die Länge der aufgezeichneten Nachrichten
 die E-Mail-Adresse, an die die Voicemail gesendet wird
 Nutzung der Fernabfrage
Mit der Fernabfrage können Sie z. B. von einem anderen Anschluss aus
Ihre Voicemails abhören oder Ihre sofortige Umleitung verändern.
Weitergehende Rufbehandlungen können Sie mit Hilfe des Call Routing
Managers gestalten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der
Dokumentation zum "Call Routing Manager". Dort erfahren Sie, wie Sie
besondere Ansagen für spezielle Anrufer festlegen und auch die zugehörige Voicemail an andere E-Mail-Adressen senden können.
So konfigurieren Sie Ihre Standardvoicemail
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
1.
4.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Umleitungen
konfigurieren“.
Bei der Installation hat der Ansagen-Assistent Sie bereits
aufgefordert, die Begrüßungsansage für die Voicemail
aufzusprechen - diese können Sie hier ändern.
Oder
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Einstellungen | Umleitungen konfigurieren“.
In jedem Fall erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
3.
Öffnen Sie die Registerkarte „Standardvoicemail“.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Begrüßung“, um den
Begrüßungstext festzulegen.
5.
Definieren Sie die vorzuspielende Ansage.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Wählen Sie aus der Dropdownliste eine Datei aus.
Voicemail und Fernabfrage
95
Fernabfrage
• Durchsuchen Sie Ihre Festplatte durch Klicken auf
7.
.
Sie können sich bei der Suche ebenfalls für eine Datei im MP3Format entscheiden. Die MP3-Datei wird nach der Auswahl
automatisch in das unterstützte WAV-Format konvertiert und in
Ihrem persönlichen Verzeichnis auf SwyxServer abgelegt. Die
konvertierten Dateien stehen somit für die spätere Nutzung zur
Verfügung. Während des Konvertierungsprozesses öffnet sich
der Info-Dialog „Bitte warten Sie, die Datei wird ins WAV-Format
konvertiert“.
• Klicken Sie auf
Klicken Sie auf
Jede aufgezeichnete Voicemail finden Sie dann in Ihrem E-MailClient (z. B. Outlook) als Anlage einer E-Mail. Um diese Voicemail
abzuhören, doppelklicken Sie auf die Anlage.
8.
Schalten Sie „Fernabfrage mit Hilfe der *-Taste während der
Voicemail-Ansage starten“ ein, um von einem anderen Anschluss
aus Ihre Voicemails abzuhören oder um Ihre sofortige Umleitung
aus der Ferne verändern zu können.
, um das Abspielen zu stoppen.
können Sie die ausgewählte Datei
löschen.
Die WAV-Dateien, die vom Administrator allen Benutzern zur Verfügung
gestellt werden, haben den Zusatz „(Vorlage)“ im Dateinamen. Diese Vorlagen können nicht gelöscht werden.
6.
Sie können auch mehrere E-Mail-Adressen angeben. Diese müssen
durch ein Semikolon getrennt sein.
, um die ausgewählte Datei anzuhören.
• Zum Aufnehmen einer neuen Ansage klicken Sie auf
: Sie
werden dann aufgefordert, einen Dateinamen einzugeben. Es
erscheint das Fenster „Aufnahme beginnen“. Klicken Sie auf
„Start“, um mit der Aufzeichnung Ihrer Ansage zu beginnen.
Beenden Sie die Aufnahme durch Klicken auf
.
• Durch Klicken auf
Im Feld „Voicemail an folgende E-Mail-Adresse versenden“ legen Sie
fest, an welche E-Mail-Adresse alle Voicemails gesendet werden.
Schalten Sie „Voicemail aufzeichnen“
• ein, um den Anrufern eine Ansage vorzuspielen und Voicemails
aufzuzeichnen. Hier können Sie auch die Länge der
Aufzeichnung zeitlich begrenzen, damit die Dateien, in denen
die Nachrichten abgelegt werden, nicht zu groß werden.
• aus, um den Anrufern nur eine Ansage vorzuspielen, aber keine
Voicemails aufzuzeichnen.
Bitte bedenken Sie, dass sich eine Begrenzung der Nachrichtenlänge
empfiehlt, da eine Voicemail pro Aufzeichnungssekunde je nach Komprimierung einen Speicherplatz von 2 bis16 KB benötigt (einer Ansage von
14 Sekunden entsprechen z. B. 28 bis 224 KB, einer Ansage von 1:21
Minuten bis zu 1,2 MB).
9.4
Fernabfrage
Die Fernabfrage ermöglicht Ihnen das Abhören der Voicemails von
einem beliebigen Telefonanschluss aus. Bei einem Anruf an Ihre
SwyxWare-Rufnummer identifizieren Sie sich gegenüber SwyxWare mit
Hilfe Ihrer PIN und können dann zuerst die neuen und anschließend alle
vorhandenen Voicemails abhören, wiederholen und ggf. löschen. Außerdem können Sie das Ziel der sofortigen Rufumleitung ändern oder eine
neue Ansage aufnehmen.
Um in die Fernabfrage zu gelangen, müssen Sie Ihre Umleitung so konfiguriert haben, dass Sie zur Voicemail (sofort oder verzögert) weitergeleitet werden. Dann können Sie während der Voicemail-Ansage mithilfe
der Asterisk-Taste (*) in Ihr Fernabfragemenü wechseln, wenn diese
Option entsprechend konfiguriert ist (siehe Kapitel 9.3, Konfiguration der
Standardvoicemail, Seite 94).
Die Anzahl der Voicemails, die zur Fernabfrage bereit gestellt werden, ist
auf die aktuellsten hundert Voicemails begrenzt ist.
Es wird unterschieden zwischen
 der Standard-Fernabfrage
Diese Fernabfrage ist die für einen Benutzer definierte StandardFernabfrage. Sie bietet die hier beschriebenen Funktionen.
Voicemail und Fernabfrage
96
Fernabfrage
 einer speziellen Fernabfrage
Diese Fernabfrage können Sie im Call Routing Manager speziell festlegen, wenn Sie von Ihrem Administrator die entsprechenden
Berechtigungen erhalten haben. Damit können Sie z. B. mit einem
besonderen Kennwort ein anderes Fernabfragemenü nutzen. Die
Standard-Fernabfrage wird dabei nicht verändert. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Call Routing
Manager".
Die PIN (Persönliche Identifikations Nummer) erhalten Sie von Ihrem
Administrator. Sie können diese aber auch selbst konfigurieren.
So legen Sie die Parameter für die Standard-Fernabfrage fest
Legen Sie zuerst die Standardvoicemail fest und aktivieren Sie dabei die
Option „Fernabfrage mit Hilfe der *-Taste starten“ (siehe Kapitel 9.3,
Konfiguration der Standardvoicemail, Seite 94).
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Umleitungen
konfigurieren“.
Oder
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Einstellungen | Umleitungen konfigurieren“.
In jedem Fall erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
3.
Wechseln Sie zur Registerkarte „Standard-Fernabfrage“.
4.
Legen Sie hier die PIN fest, mit der Sie sich später bei der
Fernabfrage identifizieren. Wählen Sie eine mindestens fünfstellige,
nichttriviale Ziffernfolge und bestätigen Sie diese.
5.
Geben Sie die PIN im Feld „PIN bestätigen:“ erneut ein.
6.
Im Feld „Mailserver“ geben Sie den Namen des Mailservers ein, an
den Ihre Voicemails gesendet werden.
Dies ist der Server, dessen E-Mail-Adresse Sie in der Konfiguration
der Standardvoicemail bereits verwendet haben.
7.
Im Feld „Benutzerkonto“ geben Sie Ihr Benutzerkonto für diesen
Mailserver an. Erkundigen Sie sich hierzu bitte bei Ihrem
Systemadministrator nach der korrekten IMAP4-Bezeichnung Ihres
Benutzerkontos (z. B. server/jones.tom/jones.tom).
8.
Geben Sie Ihr Kennwort auf diesem Mailserver ein und bestätigen
Sie es.
Voicemail und Fernabfrage
9.
97
Fernabfrage
Geben Sie den Namen des E-Mail-Ordners an, in dem die neuen
Voicemails zu finden sind. Verwenden Sie „INBOX“ als Synonym für
„Posteingang“.
Geben Sie hier ein Unterverzeichnis an, so achten Sie bitte darauf, den
korrekten Namen z. B. „INBOX/Voicemails“ vollständig anzugeben. (Verwenden Sie in diesem Fall ein ’/’ und kein ’\’.)
10. Weiter können Sie festlegen, ob SwyxServer bei der Abfrage der
Voicemails bei Ihrem Mailserver das Sicherheitsprotokoll SSL
(Secure Socket Layer) benutzen soll. Ihr Mailserver muss dieses
Protokoll unterstützen.
11. Möchten Sie nur die Voicemails abhören, so aktivieren Sie die
Option „Nur E-Mails berücksichtigen, die von SwyxServer gesendet
wurden (Voicemails)“.
12. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf „OK“.
Ändert sich Ihr Kennwort für den Mailserver, so müssen Sie auch hier das
Kennwort ändern.
Haben Sie keine Call Routing Manager-Regeln aktiviert und ändern Sie
dann die sofortige Rufumleitung (z. B. statt zur Standardvoicemail zu
einer anderen Rufnummer), so haben Sie anschließend keine Möglichkeit
mehr zur Fernabfrage zu gelangen.
So fragen Sie Ihre Voicemails aus der Ferne ab
Voraussetzung ist:
• eine eingerichtete Fernabfrage (siehe So legen Sie die Parameter
für die Standard-Fernabfrage fest, Seite 96) und
• die entsprechend konfigurierte Umleitung (siehe So konfigurieren
Sie die Umleitung für die Fernabfrage, Seite 97).
Damit ein eingehender Ruf von Ihrer Standardvoicemail angenommen
werden kann und Ihnen damit auch die Möglichkeit der Fernabfrage zur
Verfügung steht, müssen Sie Ihre Umleitung entsprechend
konfigurieren, d.h. ein eingehender Ruf muss zur Standardvoicemail
gelangen und darf nicht weitergeleitet werden (siehe Kapitel 8,
Umleitungen, Seite 82) .
1.
Mit Hilfe Ihrer Angaben ist es nun für SwyxServer möglich, bei einer
Fernabfrage den Mailserver abzufragen und Ihnen die Voicemails zur
Verfügung zu stellen.
Der Ruf wird angenommen und Sie hören die Begrüßungsansage
Ihrer Voicemail.
2.
 Haben Sie keine weiteren Call Routing Manager-Regeln aktiviert,
richten Sie die „Verzögerte Umleitung“ so ein, dass ein Anruf an die
Standardvoicemail umgeleitet wird. Während der Begrüßungsansage
gelangen Sie dann mit Hilfe der *-Taste in des Menü der Fernabfrage.
 Haben Sie Call Routing Manager-Regeln aktiviert, achten Sie darauf,
dass Ihnen dort die Möglichkeit zur Fernabfrage gegeben wird. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum
"Call Routing Manager".
Während der Begrüßungsansage drücken Sie die *-Taste.
Sie hören die Begrüßungsansage der Fernabfrage und werden
aufgefordert Ihre PIN einzugeben.
So konfigurieren Sie die Umleitung für die Fernabfrage
Um Voicemails aus der Ferne abzuhören, müssen Sie Ihre Umleitung so
einrichten, dass Sie durch einen Anruf in das Menü der Fernabfrage
gelangen:
Wählen Sie Ihre SwyxWare-Rufnummer.
Haben Sie keine Call Routing Manager-Regeln aktiviert und ändern Sie
dann die sofortige Rufumleitung (z. B. statt zur Standardvoicemail zu
einer anderen Rufnummer), so haben Sie anschließend keine Möglichkeit
mehr zur Fernabfrage zu gelangen.
3.
Geben Sie Ihre PIN ein und beenden Sie die Eingabe mit der # Taste.
4.
Liegen neue Voicemails vor, so wird zuerst deren Anzahl
ausgegeben.
Anschließend werden Ihnen alle neuen Voicemails vorgespielt,
wobei mit der zuletzt aufgenommen begonnen wird. Für jede
Voicemail werden dabei zuerst die Absenderinformationen
ausgegeben:
Voicemail und Fernabfrage
•
•
•
•
98
Fernabfrage
Empfangsdatum
Uhrzeit
Rufnummer des Anrufers (falls vorhanden)
Name des Anrufers (falls bei internen Rufen ein WAV-Datei des
Anrufers zur Verfügung steht; siehe So sprechen Sie Ihren Namen
und die Begrüßungsansage für die Voicemail auf, Seite 93)
5.
Nach jeder abgehörten Voicemail stehen Ihnen die folgenden
Optionen zur Verfügung:
Taste
Verbindet mit dem Anrufer (wenn möglich)
Wiederholt die aktuelle Mail
und anschließend
• die aufgesprochene Voicemail.
Löscht die aktuelle Mail, Bestätigung mit
Mit Hilfe der *-Taste können Sie die aktuelle Ansage
(Absenderinformation oder aufgesprochene Voicemail)
überspringen.
Per Voicemail antworten (nur intern möglich)
Weiterleiten an interne Nummer
Während der Ausgabe einer Voicemail stehen Ihnen folgende
Möglichkeiten zur Verfügung:
Taste
Wechselt zur vorherigen Mail
Wechselt zur nächsten Mail
Auswirkung
Hauptmenü
Verbindet mit dem Anrufer (wenn möglich)
Hilfe
Zurück zum Anfang der Mail
Weiter zum Ende der Mail
Im Anschluss an das Abspielen der neuen Voicemails erfolgt die
Ausgabe des Hauptmenüs. Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten
zur Verfügung:
Springt 10 Sekunden zurück
Stopp/Start der Ausgabe
Auswirkung
Taste
Springt 10 Sekunden vorwärts
Auswirkung
Ende der Fernabfrage (=Auflegen)
Wechselt zur vorherigen Mail
Abfrage aller Voicemails (neueste zuerst)
Wechselt zur nächsten Mail
Abfrage aller E-Mails
Hauptmenü
Konfiguration der sofortigen Umleitung
Wechselt zur nächsten Information
(Datum, Uhrzeit, Nummer, Mail-Inhalt)
Notiz aufzeichnen
Voicemail-Ansage ändern
Hilfe
Löscht alle Voicemails, Bestätigung mit
Liegen keine neuen Voicemails für Sie vor, so befinden Sie sich im
Hauptmenü. Hier können Sie sowohl alle vorhandenen Voicemails
abhören als auch Ihre sofortige Umleitung konfigurieren (siehe So
ändern Sie die Einstellungen der sofortigen Umleitung per
Fernabfrage, Seite 99).
Wechselt zur nächsten Mail
Hilfe
6.
Beenden Sie die Fernabfrage durch Auflegen.
Voicemail und Fernabfrage
99
Fernabfrage
Die Menüs der Fernabfrage stehen auch als Druckvorlage auf der
SwyxWare-DVD zur Verfügung. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Beenden Sie die Fernabfrage im Hauptmenü mit ’0’, so können noch
weitere Aktionen des Call Routing Manager angewandt werden. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Call
Routing Manager".
Die Aufforderung zur Eingabe der PIN unterbleibt, wenn Sie von Ihrer
eigenen Durchwahl aus anrufen.
4.
Liegen neue Voicemails vor, so wird Ihnen die Möglichkeit gegeben
diese abzuhören.
5.
Um die sofortige Rufumleitung zu ändern geben Sie bitte eine ’9’
ein um in das Hauptmenü zu gelangen.
Im Hauptmenü stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur
Verfügung:
Haben Sie eine Voicemail bis zu ihrem Ende abgehört, so wird die entsprechende E-Mail in Ihrem E-Mail-Ordner als gelesen gekennzeichnet.
Wurde die Voicemail ganz oder teilweise übersprungen, so bleibt die
Markierung „ungelesen“ im E-Mail-Ordner erhalten.
9.4.1
Taste
Auswirkung
Abfrage aller Voicemails (neueste zuerst)
Abfrage aller E-Mails
Sofortige Umleitung per Fernabfrage ändern
Konfiguration der sofortigen Umleitung
Über das Menü der Fernabfrage können Sie auch die Einstellungen der
sofortigen Rufumleitung verändern. Sie können wählen zwischen
Notiz aufzeichnen
 einer sofortigen Umleitung zu einer Rufnummer,
Voicemail-Ansage ändern
 einer sofortigen Umleitung zur Standardvoicemail oder
 dem Ausschalten der sofortigen Umleitung.
Löscht alle Voicemails, Bestätigung mit
Wechselt zur nächsten Mail
So ändern Sie die Einstellungen der sofortigen Umleitung per Fernabfrage
Hilfe
Voraussetzung ist:
• eine eingerichtete Fernabfrage (siehe So legen Sie die Parameter
für die Standard-Fernabfrage fest, Seite 96) und
• die entsprechend konfigurierte Umleitung (siehe So konfigurieren
Sie die Umleitung für die Fernabfrage, Seite 97).
1.
Wählen Sie Ihre SwyxWare-Rufnummer.
Der Ruf wird angenommen und Sie hören die Begrüßungsansage
Ihrer Voicemail.
2.
Während der Begrüßungsansage drücken Sie die *-Taste.
Sie hören die Begrüßungsansage der Fernabfrage und werden
aufgefordert Ihre PIN einzugeben.
3.
Geben Sie Ihre PIN ein und beenden Sie die Eingabe mit der # -Taste.
Ende der Fernabfrage (=Auflegen)
6.
Um die sofortige Umleitung zu ändern drücken Sie die ’4’.
Es wird der aktuelle Status der sofortigen Umleitung ausgegeben.
Anschließend haben Sie folgende Möglichkeiten Ihre sofortige
Umleitung zu ändern:
Taste
Auswirkung
Umleitung zu gespeicherten Nr. einschalten
Die sofortige Umleitung zur gespeicherten Zielrufnummer
wird aktiviert. Ist keine Zielrufnummer gespeichert, so
werden Sie aufgefordert eine Rufnummer einzugeben.
Voicemail und Fernabfrage
Taste
Fernabfrage
Auswirkung
Umleitung zu Voicemail einschalten
Die Umleitung zu Ihrer Standardvoicemail wird aktiviert.
Umleitung ausschalten
Die sofortige Umleitung wird ausgeschaltet. Beachten Sie
bitte, dass in diesem Fall weitere Regeln des Call Routing
Managers angewendet werden können.
Neues Umleitungsziel festlegen
Hier können Sie eine neue Zielrufnummer eingeben und mit
beenden. Anschließend wird die sofortige Umleitung zu
dieser Nummer aktiviert.
Aktueller Status der Rufumleitung
Der aktuelle Status der sofortigen Umleitung wird ausgegeben.
Voicemail-Ansage ändern
Hauptmenü
Die Fernkonfiguration der sofortigen Umleitung wird beendet
und Sie kehren zum Hauptmenü zurück.
Umleitung zur aktuellen Rufnummer
(nur möglich bei Rufnummerübermittlung)
Hilfe
100
SwyxIt! - Funktionen im Detail
10
10.1
101
Übersicht über die Funktionen von SwyxIt!
SwyxIt! - Funktionen im Detail
Funktion
Erläuterung
In diesem Kapitel finden Sie ausführliche Beschreibungen zu allen SwyxIt!-Telefonie-Funktionen.
Bedienen eines 
Telefons vom PC aus
(CTI/CTI+)
SwyxIt! kann ein Telefon bedienen, d. h. Sie
nutzen die Funktionalität von SwyxIt! und
sprechen über ein Telefon. Ist Ihr PC ausgeschaltet, so stehen Ihnen weiterhin alle
Funktionen des Telefons zur Verfügung
(siehe Kapitel 18, Steuerung von Telefonen vom
PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+, Seite 225).
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
der SwyxPhone Dokumentation.
Call Routing Manager
Grafischer Skript Editor
SwyxIt! stellt Ihnen mit diesen beiden
Komponenten eine komplexe Rufbehandlung zu Verfügung.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
der Dokumentation zum "Call Routing
Manager".
Collaboration
Über die Collaboration-Funktionen können
Sie Ihrem Gesprächspartner während eines
Telefonates die Anzeige Ihres Bildschirminhaltes und ggf. auch den Zugriff auf Ihren
Computer ermöglichen (siehe Kapitel 10.14,
Collaboration per Mausklick, Seite 133).
Direktansprache
Sie können einen anderen internen Teilnehmer anrufen und ihn direkt ansprechen,
ohne dass dieser den Hörer abnehmen muss.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 10.9, Namenstaste und
Statussignalisierung, Seite 120.
Fax versenden
Sie können aus SwyxIt! über das Menü
„Funktionen“ bequem mit einem Mausklick
ein Fax versenden. Damit wird SwyxFax Client
gestartet und der Dialog zum Senden eines
Kurzfaxes geöffnet.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
der SwyxFax-Dokumentation.
Fernabfrage
Sie können Ihre Sprachnachrichten auch von
einem anderen Telefon aus abhören (siehe
auch Kapitel 9.4, Fernabfrage, Seite 95).
Übersicht über die Funktionen von SwyxIt!
In der folgenden Auflistung finden Sie eine kurze Funktionsübersicht
und detaillierte Beschreibungen der Menüs und aller Funktionen.
Funktion
Erläuterung
Anrufbeantworter/
Voicemail
Sprachnachrichten können für Sie aufgezeichnet werden (siehe Kapitel 9.1, Voicemails
aufzeichnen, abhören und bearbeiten, Seite 90).
Diese können von Ihnen später direkt oder
per Fernabfrage abgehört werden (siehe auch
Kapitel 9.4, Fernabfrage, Seite 95).
Audio-Konfiguration
SwyxIt! bietet Ihnen diverse Optionen zur
Lautstärkeregulierung (siehe Kapitel 10.2,
Lautsprecher und Mikrofon, Seite 105) sowie
zur Verwendung von Endgeräten wie Handund Headsets (siehe Kapitel 10.3, AudioModi, Seite 106).
Automatische 
Wahlwiederholung
Die Automatische Wahlwiederholung wählt
wiederholt eine gewünschte Rufnummer
(siehe Kapitel 10.8.2, Automatische
Wahlwiederholung, Seite 118).
Bearbeiten der
Rufnummer beim
Eingeben
Sie können die Telefonnummer vor dem
Wählen bearbeiten (siehe auch Kapitel 5.2,
Wie rufe ich einen Teilnehmer an?, Seite 50).
SwyxIt! - Funktionen im Detail
102
Übersicht über die Funktionen von SwyxIt!
Funktion
Erläuterung
Funktion
Erläuterung
Gruppenruf
Mehrere Teilnehmer können zu einer
Gruppe zusammengefasst und per Gruppenruf erreicht werden (siehe Kapitel 1.2,
Gruppe, Seite 15).
Eingehende Gruppenrufe werden allen
Mitgliedern angezeigt und können von
jedem Mitglied angenommen werden (siehe
Kapitel 5.3, Wie nehme ich ein Telefongespräch
an?, Seite 51).
Mitschneiden
Sie können Gespräche aufzeichnen und die
Aufzeichnung zu einem späteren Zeitpunkt
abhören und gegebenenfalls als E-Mail
versenden (siehe Kapitel 10.15,
Mitschneiden, Seite 136).
Nachwahlziffern
Nachwahlziffern werden nach der eigentlichen Rufnummer per DTMF übertragen,
nachdem eine Verbindung zustande gekommen ist. Damit können Sie beispielsweise
bestimmte Skriptbefehle per DTMF steuern.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 10.10, Verwendung von DTMFSignalen als Nachwahlziffern, Seite 128.
Namenstasten
Frei konfigurierbare Namenstasten erlauben
die schnelle Anwahl häufig benötigter
Kommunikationspartner (siehe Kapitel 10.9,
Namenstaste und
Statussignalisierung, Seite 120).
Projektkennziffer
Wird vor der Rufnummer eine Projektkennziffer (z. B. Buchungsnummer, Kostenstelle)
eingegeben, so kann das folgende Gespräch
vom Administrator einem Projekt zugeordnet
werden (siehe Kapitel 10.16,
Projektkennziffer, Seite 139).
Rückfrage/ Halten
Sie können während eines Gesprächs einen
weiteren Teilnehmer anrufen, wobei die erste
Verbindung bestehen bleibt (siehe Kapitel
6.1.3, Halten, Seite 58).
Rückruf
Der Rückrufwunsch ermöglicht es Ihnen,
einem nicht erreichten internen Teilnehmer
zu signalisieren: „Bitte zurückrufen!“(siehe
auch Kapitel 10.17, Rückruf, Seite 140).
Rufaufschaltung
Die Rufaufschaltung erlaubt das Aufschalten
auf ein Gespräch eines anderen Benutzers“(siehe auch Kapitel 10.17,
Rückruf, Seite 140).
Integration in Outlook
bzw. Lotus Notes
Konferenz
SwyxIt! bietet Ihnen eine umfangreiche
Integration in Outlook bzw. Lotus Notes,
sodass Sie z. B. Kontakte oder Kalenderinformationen nutzen können (siehe Kapitel 15,
Microsoft Outlook - Telefonieren mit
SwyxIt!, Seite 200 bzw. Kapitel 16, Lotus Notes Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 212).
Mittels der Konferenz lassen sich Gespräche
mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig
führen (siehe Kapitel 10.21,
Konferenz, Seite 144).
Lautsprecher und
Mikrofon
SwyxIt! bietet Ihnen diverse Optionen zur
Lautstärkeregulierung (siehe Kapitel 10.2,
Lautsprecher und Mikrofon, Seite 105).
Leitungstasten
Die Leitungstasten symbolisieren die virtuellen Leitungen – Sie können mit einem
Mausklick zwischen den einzelnen Leitungen, d. h. Teilnehmern, wechseln, Teilnehmer
verbinden usw. Sie können jeder Leitungstaste verschiedene Rufnummern sowie eine
Nachbearbeitungszeit zuweisen (siehe
Kapitel 6.2, Funktionen der
Leitungstaste, Seite 62).
Makeln
Das Makeln erlaubt den Wechsel zwischen
verschiedenen Gesprächsteilnehmern (siehe
Kapitel 6.1.4, Wechseln zwischen
Leitungen, Seite 58).
SwyxIt! - Funktionen im Detail
103
Übersicht über die Funktionen von SwyxIt!
Funktion
Erläuterung
Funktion
Erläuterung
Rufjournal
Das Rufjournal bietet Ihnen eine Übersicht
über Ihre Rufe, Rückrufwünsche und
Mitschnitte (siehe Kapitel 10.7,
Rufjournal, Seite 109).
Rufumleitung
Rufprotokoll
An einem Arbeitsplatz, der viele Gespräche
gleichzeitig weitervermittelt (z. B. TelefonZentrale, Call Center), kann es hilfreich sein
direkt zu erkennen, welche Verbindungsversuche bei den Leitungen bereits unternommen wurden. SwyxIt! bietet die Möglichkeit
den Verlauf eines Anrufs (z. B. die Vermittlungsversuche) auf der Oberfläche zu protokollieren (siehe Rufprotokoll, Seite 143).
Rufnummer unterdrücken
Die Übermittlung der eigenen Rufnummer
kann auf Wunsch unterdrückt werden. Der
angerufene Teilnehmer kann somit nicht
erkennen, von wem der eingehende Ruf
stammt (siehe auch Kapitel 10.5, Rufnummer
unterdrücken, Seite 108).
Mit Hilfe der Umleitung an eine andere
Rufnummer (oder Voicemail) können Sie
festlegen, ob und wohin eingehende Rufe
umgeleitet werden. Die Umleitung kann für
alle Rufe sofort oder verzögert eingestellt
werden. Für den Fall, dass Sie bereits telefonieren, kann die „Umleitung bei Besetzt“
eingerichtet werden.
Neben der Umleitung zu einer bestimmten
Rufnummer können Sie auch zur Standardvoicemail umleiten (siehe Kapitel 8,
Umleitungen, Seite 82). Die sofortige Umleitung kann auch aus der Ferne konfiguriert
werden (siehe auch Kapitel 9.4.1, Sofortige
Umleitung per Fernabfrage ändern, Seite 99).
Rufumleitung aus der
Ferne
Sie können die sofortige Umleitung auch aus
der Ferne innerhalb der Fernabfrage verändern (siehe auch Kapitel 9.4.1, Sofortige Umleitung per Fernabfrage ändern, Seite 99).
Rufsignalisierung und
Rufübernahme
Mit der Rufsignalisierung kann anderen
Teilnehmern mitgeteilt werden, dass ein
Anruf für Sie eingeht. Einen signalisierten Ruf
können Sie übernehmen (siehe Rufsignalisierung und Übernahme, Seite 131 und
Kapitel 5.3, Wie nehme ich ein Telefongespräch
an?, Seite 51).
Skin Editor
SwyxIt! bietet Ihnen mit dem Skin-Konzept
die Möglichkeit einer individuellen Oberflächengestaltung (siehe Kapitel 19, Benutzung
von Skins, Seite 232.
Statussignalisierung
Über die Statussignalisierung kann der
aktuelle Status Ihres SwyxIt! anderen
Teilnehmern signalisiert werden (siehe
Statussignalisierung, Seite 127).
Suchfunktion im Eingabefeld
In SwyxIt! haben Sie die Möglichkeit, den
Namen eines Teilnehmers, den Sie anrufen
möchten, direkt im Eingabefeld einzugeben.
Mit der Eingabe wird eine Suchfunktion
gestartet, die nun versucht, die Rufnummer
aufzulösen. (siehe Suchfunktion im
Eingabefeld, Seite 108).
SwyxIt! - Funktionen im Detail
104
Übersicht über die Funktionen von SwyxIt!
Funktion
Erläuterung
Funktion
Erläuterung
SwyxIt! Messenger
Mit dem SwyxIt! Messenger können Sie
Sofortnachrichten senden. Sofortnachrichten
sind kurze Texte, die Sie direkt in das SwyxIt!
Messenger-Fenster eingeben können. Nach
dem Absenden wird beim Empfänger sofort
der SwyxIt! Messenger gestartet und Ihre
Nachricht wird angezeigt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 11,
SwyxIt! Messenger, Seite 152.
Verbinden 
ohne Rückfrage
Sie können Anrufe auch ohne Rückfrage
weiterleiten (siehe auch Kapitel 5.8, Wie
übergebe ich ein Gespräch ohne
Rückfrage?, Seite 53).
Verknüpfungstasten
Die Verknüpfungstasten ermöglichen die
schnelle Ausführung häufig benötigter
Programme, z. B. ein Link auf eine häufig
benutzte Webseite (siehe Verknüpfungstasten Anwendung oder Internet-Adresse über SwyxIt!
aufrufen, Seite 129).
Video
Die Videofunktionalität ermöglicht Ihnen
SwyxIt! mit einer Webkamera einzusetzten.
Somit kann Ihr Gesprächspartner Sie nun
während eines Telefonats auch sehen. (siehe
Kapitel 10.23, Video, Seite 150)
Wählen aus jeder
Anwendung heraus
Sie können aus jeder Microsoft WindowsAnwendung direkt wählen (siehe Wählen aus
jeder Anwendung heraus, Seite 144).
Wahlwiederholung
Über die Wahlwiederholung können Sie die
zuletzt gewählten Rufnummern erneut
wählen (siehe Kapitel 10.8,
Wahlwiederholung, Seite 116).
SwyxPLUS VisualContacts
Mit SwyxPLUS VisualContacts greifen Sie auf
Kontaktdaten aus verschiedenen Datenbeständen zu (siehe Kapitel 17.3, Wie benutze
ich SwyxPLUS VisualContacts, Seite 221).
SwyxPLUS für DATEV
pro
Diese Option ermöglicht den Kontakt- und
Anrufdaten-Austausch mit DATEV pro. Die
DATEV Kontakte können via SwyxIt! angerufen werden (siehe Kapitel 17.6, Wie benutze
ich SwyxPLUS für DATEV pro, Seite 224).
Tastenbelegung
im-/exportieren
Die Eigenschaften von Namens- und
Verknüpfungstasten können importiert bzw.
exportiert werden (siehe Kapitel 10.12,
Namens- und Verknüpfungstasten exportieren
und importieren, Seite 131).
Telefonbücher
Sie können Rufnummern im Telefonbuch
speichern und direkt daraus wählen (siehe
auch Kapitel 7, Das Telefonbuch, Seite 74).
Dabei können Sie ein Persönliches Telefonbuch für Ihre eigenen Telefonnummern und
ein zentrales Globales Telefonbuch mit
Telefonnummern, die allen Benutzern zur
Verfügung stehen, verwenden.
Übergabe/ Vermitteln
Sie können ein Gespräch an einen anderen
Teilnehmer übergeben (siehe Kapitel 6.1.5,
Verbinden, Seite 59).
Zweitanruf unterbinden Sie können z. B. während eines Telefonats
weitere Anrufe unterbinden. Diese werden
dann direkt zur Standardvoicemail umgeleitet (siehe auch Kapitel 10.4, Zweitanruf
unterbinden, Seite 108).
SwyxIt! - Funktionen im Detail
10.2
105
Lautsprecher und Mikrofon
Lautsprecher und Mikrofon
Sie können das Mikrofon ein- und ausschalten und die Lautstärke regulieren.
Beachten Sie bitte die Hinweise zu den Funktionen der jeweiligen
Geräte in Anh. 25: Endgeräte, Seite 287.
10.2.1 Lautstärke regulieren
Über den Lautstärkeregler auf der Skin können Sie die Lautstärke auf
einfache Weise regeln. Die prozentuale Anzeige der Lautstärke wird
angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger einen Moment auf der Minusbzw. Plustaste verweilen.
Wenn keine Verbindung aufgebaut ist, stellen Sie mit dem Lautstärkeregler die Ausgabe des Standard-Audiomodus ein (siehe StandardAudiomodus, Seite 106).
Sie können die Lautstärke ebenso während eines Gesprächs oder während des Klingelns regulieren. In diesem Fall wird die Lautstärke des zur
Zeit genutzten Audio-Modus verändert (siehe Audio-Modi, Seite 106).
Alle Änderungen werden gespeichert und innerhalb der Einstellungen
des Audio-Modus übernommen.
So regulieren Sie die Lautstärke
3.
Sie können nun die Lautstärke des Lautsprechers durch
Verschieben des Reglers verändern.
Die Änderung ist sofort wirksam.
4.
Klicken Sie auf „Schließen“, um das Fenster zu schließen.
10.2.2 Mikrofon ausschalten
Ist das Mikrofon ausgeschaltet (erkennbar am durchgestrichenen Mikrofon-Symbol auf der SwyxIt!-Skin bzw. dem Häkchen 
im Menü), kann Ihr Gesprächspartner Sie nicht mehr hören.
So schalten Sie das Mikrofon aus
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
1.
Benutzen Sie den Schieberegler auf der Oberfläche (Skin) im AudioBereich auf der Registerkarte „Wählen“:
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
1.
Klicken Sie auf das Mikrofonsymbol im Leitungsbereich auf der
Registerkarte „Wählen“.
Oder
Oder
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Lautstärke
regulieren...“.
Oder
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte
Audiomodus-Funktionstaste im Audio-Bereich.Das Kontextmenü
erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Lautstärke regulieren...“.
Es erscheint das Fenster „Lautstärke“.
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Mikrofon
ausschalten“.
Oder
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Einstellungen | Mikrofon ausschalten“.
Rufen Sie diese Funktion erneut auf, wenn Sie wieder mit Ihrem
Gesprächspartner sprechen möchten.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
10.3
106
Audio-Modi
Audio-Modi
In verschiedenen Telefonie-Situationen
(Freisprechen, mit dem Headset telefonieren usw.) werden entsprechende Einstellungen genutzt. Diese Einstellungen
bestimmen, wie die angeschlossenen Audio-Geräte verwendet werden.
Eine Kombination optimaler Einstellungen, die für eine Telefonie-Situation benutzt wird, heißt Audio-Modus.
Angeschlossene Geräte werden in der Regel automatisch erkannt und
konfiguriert. Sie wählen nur den gewünschten Audio-Modus und SwyxIt! benutzt automatisch die richtigen Geräte mit den optimalen Einstellungen.
Sie können die automatisch vorgenommene Konfiguration den eigenen
Vorstellungen anpassen. Jedem Audio-Modus weisen Sie installierte
Audio-Geräte zu und wählen eine gewünschte Lautstärke und Mikrofonempfindlichkeit.
Je nachdem, ob Sie frei sprechen oder mit einem Handset oder Headset
telefonieren möchten, können Sie einen Anruf im gewünschten AudioModus einleiten oder annehmen. Sie können auch während eines Telefongesprächs den Audio-Modus wechseln.
Wenn ein Audio-Gerät über mehrere Vorrichtungen für Sprachein- und
ausgabe verfügt (z. B. Hörer- und Gehäuselautsprecher beim Handset),
kann es verschiedenen Audio-Modi (z. B. “Handset” und “Freisprechen”) zugewiesen werden.
Falls keine Audio-Geräte installiert sind, die einem Audio-Modus zugewiesen werden können, ist dieser Modus nicht verfügbar.
Audio-Modus “Handset”
In diesem Audio-Modus werden der Hörerlautsprecher und
das Hörermikrofon des Handsets verwendet, das diesem
Audio-Modus zugewiesen wurde.
Audio-Modus “Headset”
det, die diesem Audio-Modus zugewiesen wurde. Beim “Freisprechen”
wird die Sprachein- und ausgabe für alle Personen zugänglich, die sich in
der Nähe der Freisprecheinrichtung befinden.
Option “Lauthören”
Bei Verwendung des Audio-Modus
“Handset” oder “Headset” erfolgt die
Sprachausgabe über Hörerlautsprecher
oder Kopfhörer. Damit weitere Personen dem Telefonat zuhören
können, kann parallel zu den genannten Audio-Modi “Lauthören”
aktiviert werden. Die Sprachausgabe wird dann über einen zusätzlichen
Lautsprecher wiedergegeben.
Um die Option “Lauthören” zu aktivieren oder zu deaktivieren, können
Sie auf die entsprechende Funktionstaste auf der Registerkarte „Optionen“ klicken.
Konfiguration
Sie können die Konfiguration der Audio-Modi und der Option “Lauthören” schnell aufrufen, indem Sie auf dem entsprechenden Symbol bzw.
der Funktionstaste mit der rechten Maustaste klicken. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , So legen Sie Einstellungen zur Verwendung der Audio-Geräte fest, Seite 171.
Standard-Audiomodus
Ein Audio-Modus ist jeweils auf Standard gesetzt. Durch Setzen eines
gewünschten Audio-Modus auf Standard können Sie bestimmen, welcher Audio-Modus für Telefonie-Funktionen verwendet wird, die Sie
über SwyxIt!-Skin aufrufen.
Sobald Sie die Gabelfunktion (Abheben, Auflegen) an einem AudioGerät betätigen, schaltet SwyxIt! auf den entsprechenden Modus um
(unabhängig vom Standard-Audiomodus).
Nachdem ein Telefongespräch, das nicht im Standard-Audiomodus
geführt wurde, beendet ist, schaltet SwyxIt! automatisch auf den Standard-Audiomodus um.
In diesem Audio-Modus werden die Kopfhörer und das Mikrofon des Headsets verwendet, das diesem Audio-Modus
zugewiesen wurde.
Um einen Audio-Modus auf Standard zu setzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der gewünschten Funktionstaste (“Handset”, “Headset” oder “Freisprechen”) und wählen Sie “Als Standard-Audiomodus
einstellen“.
Audio-Modus “Freisprechen”
Der Standard-Audiomodus wird mit dem folgenden Symbol gekennzeichnet:
In diesem Audio-Modus werden der Gehäuselautsprecher
und das Raummikrofon der Freisprecheinrichtung verwen-
SwyxIt! - Funktionen im Detail
Symbol
107
Audio-Modi
Gabelfunktion “auf- Gabelfunktion “abgegelegt”
hoben”
Der Audio-Modus
ist auf Standard
gesetzt.
Der Audio-Modus ist
aktiv.
So nehmen Sie einen Anruf in einem gewünschten Audio-Modus an
Sie werden angerufen.
1.
Um den Anruf anzunehmen, klicken Sie im Audio-Bereich auf der
Registerkarte „Wählen“ auf die Funktionstaste des gewünschten
Audio-Modus.
Die Verbindung wird aufgebaut, der Lautsprecher und das
Mikrofon, die dem Audio-Modus zugewiesen sind, werden aktiv.
Der Audio-Modus wird zur Zeit nicht
verwendet.
Der Audio-Modus ist nicht verfügbar
(keine geeignete Audio-Geräte installiert)
Wenn Sie im Standard-Audiomodus “Handset” einen Anruf über die Skin
einleiten oder annehmen, wird der Audio-Modus “Freisprechen” bzw.
“Lauthören” aktiv, solange Sie den Hörer nicht abheben. 
Wenn Sie die Funktionstaste “Handset” anklicken, werden nur das Mikrofon und der Lautsprecher des Hörers aktiv. Um das Gespräch zu führen,
müssen Sie den Hörer abheben oder den Audio-Modus umschalten.
So schalten Sie zwischen Audio-Modi um
Sie führen ein Telefongespräch (z. B. im Audio-Modus “Headset”)
So leiten Sie einen Anruf in einem gewünschten Audio-Modus ein
So nehmen Sie einen Anruf in einem gewünschten Audio-Modus an
So schalten Sie zwischen Audio-Modi um
10.3.1 Anrufe in verschiedenen Audio-Modi durchführen
Unabhängig vom Standard-Audiomodus, können Sie ein Telefonat in
jedem gewünschten Audio-Modus einleiten oder annehmen. Sie können auch während eines Telefonats zwischen den Audio-Modi umschalten.
So leiten Sie einen Anruf in einem gewünschten Audio-Modus ein
1.
Geben Sie über die Tastatur die Rufnummer in das Eingabefeld ein.
2.
Um den Wählvorgang einzuleiten, klicken Sie im Audio-Bereich auf
der Registerkarte „Wählen“ auf die Funktionstaste des gewünschten
Audio-Modus.
Die Verbindung wird aufgebaut, der Lautsprecher und das
Mikrofon, die dem Audio-Modus zugewiesen sind, werden aktiv.
1.
Um das Telefonat mit einem anderen Audio-Gerät (bzw. anderem
Audio-Modus) fortzusetzen, klicken Sie im Audio-Bereich auf der
Registerkarte „Wählen“ auf die Funktionstaste des gewünschten
Audio-Modus.
Der Lautsprecher und das Mikrofon, die dem Audio-Modus
zugewiesen sind, werden aktiv.
Falls die Gabelfunktion (Abheben und Auflegen) unterstützt wird, können
Sie die entsprechende Taste am Gerät betätigen, um den Anruf einzuleiten, anzunehmen oder fortzusetzen. Das Gespräch wird dann im AudioModus geführt, zu dem das Audio-Gerät zugewiesen ist.
Während eines Telefonats können Sie vom “Handset” zum
“Freisprechen” bzw. “Lauthören” wechseln, indem Sie auf Ihrer Tastatur
die Umschalttaste (Shift-Taste) oder die Strg-Taste (Ctrl-Taste) gedrückt
halten und den Hörer auflegen. Möchten Sie wieder über das Handset
telefonieren, nehmen Sie den Hörer wieder aus der Halterung.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
10.4
108
Zweitanruf unterbinden
Zweitanruf unterbinden
Die Rufnummerunterdrückung bei externen Anrufen muss auch von
Ihrem ISDN-Anschluss unterstützt werden, andernfalls wird nur die
Anzeige Ihrer Durchwahl unterdrückt.
Wenn Sie bereits telefonieren, werden weitere Anrufe normalerweise
mit einem Anklopfton signalisiert. Schalten Sie „Zweitanruf unterbinden“ ein, um die Signalisierung weiterer Anrufe zu verhindern.
Ist diese Funktion eingeschaltet (erkennbar an der aktivierten Taste),
hört der Anrufer das Besetztzeichen oder wird umgeleitet, sofern eine
Umleitung bei Besetzt festgelegt wurde (siehe auch Kapitel 8,
Umleitungen, Seite 82).
So verhindern Sie einen Zweitanruf
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
1.
Aktivieren Sie die Option „Zweitanruf unterbinden“.
Oder
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Zweitanruf
unterbinden“.
Rufen Sie diese Funktion erneut auf, um Zweitanrufe wieder zuzulassen.
10.5
Rufnummer unterdrücken
Wenn Sie einen Teilnehmer anrufen, wird dort Ihre Rufnummer angezeigt (sofern die angerufene Gegenstelle dies unterstützt). Ist die Rufnummernunterdrückung eingeschaltet (erkennbar an der aktivierten
Taste), wird dem Angerufenen keine Rufnummer übermittelt.
10.6
Suchfunktion im Eingabefeld
In SwyxIt! haben Sie die Möglichkeit, den Namen eines Teilnehmers,
den Sie anrufen möchten, direkt im Eingabefeld einzugeben. Mit der Eingabe wird eine Suchfunktion gestartet, die nun versucht, die Rufnummer
aufzulösen. Die Suchfunktion sucht:
 in den Outlook- bzw. Lotus Notes-Kontakten
 im Persönlichen Telefonbuch
 im Globalen Telefonbuch.
Die Ergebnisse werden in einer Auswahlliste angeboten. Von dort aus
können Sie dann bequem wählen.
Bei bestimmten Zeichen wird die Suchfunktion nicht gestartet, um die
Eingabe einer direkt zu wählenden Rufnummer oder einer SIP-URI zu
ermöglichen. Wenn die eingegebene Zeichenfolge mit einer Ziffer oder
den Zeichen *#( beginnt, wird die Zeichenfolge als Rufnummer interpretiert. Enthält die Zeichenfolge ein @ oder beginnt sie mit „sip:“, wird sie
als SIP-URI interpretiert. In allen anderen Fällen wird die Zeichenfolge
als Name interpretiert und die Suchfunktion wird gestartet.
So starten Sie die Suchfunktion
So verhindern Sie, dass Ihre Rufnummer übermittelt wird
1.
Bringen Sie SwyxIt! ggf. in den Vordergrund, sodass das Fenster
aktiv ist. Sie sehen eine Einfügemarke im Eingabefeld.
2.
Geben Sie über die Tastatur den Namen oder einen Teil des
Namens ein. Die Ergebnisse werden in einer Auswahlliste
angeboten. Dort sehen Sie auch den Status des jeweiligen
Benutzers. Einträge mit Statusinformationen werden vor Einträgen
ohne Status gelistet.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
1.
Aktivieren Sie die Option „Rufnummer unterdrücken“.
Oder
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Rufnummer
unterdrücken“.
Rufen Sie diese Funktion erneut auf, um Ihre Rufnummer wieder zu
übermitteln.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
3.
109
Rufjournal
Doppelklicken auf einen Eintrag. Der Teilnehmer wird sofort
gewählt.
Sie können durch Anklicken oder über die Pfeiltasten auf der
Tastatur den gewünschten Eintrag erst auswählen und z. B. über die
Hörertaste auf der Skin oder über die Eingabetaste den
Wählvorgang starten.
Über das Löschsymbol
Suchfunktion abbrechen.
10.7
können Sie das Feld leeren und somit die
Rufjournal
Das Rufjournal bietet eine Übersicht über Ihre Anrufe. Das Rufjournal
können Sie über die Taste „Rufjournal“ öffnen.
Die Rufe werden auf unterschiedlichen Registerkarten aufgeführt:
Das Rufjournal kann über verschiedene Optionen aufgerufen werden je nach Aufruf wird die entsprechende Registerkarte angezeigt. Wenn
Sie beispielsweise das Rufjournal über die Option „Entgangene Anrufe“
auf der Skin aufrufen, wird Ihnen die Registerkarte der entgangenen
Anrufe direkt angezeigt.
Zu den im Rufjournal aufgeführten Anrufen und Mitschnitten werden
wichtige Informationen direkt in den Listen dargestellt und es stehen
Ihnen verschiedene Funktionen zur Behandlung der Rufe zur Verfügung. So können Sie beispielsweise direkt aus den Listen einen Teilnehmer anrufen, eine Sofortnachricht senden oder die Rufnummer in Ihr
Telefonbuch aufnehmen.
Informationen zu den Rufen
 Alle Rufe.
Status der Anrufe
 Anrufliste: alle ankommenden Rufe.
Funktionen im Rufjournal
 Wahlwiederholungsliste: alle ausgehenden Rufe.
Anrufliste
 Entgangene Anrufe: ankommende Anrufe, die nicht angenommen
wurden.
Wahlwiederholungsliste
 Eigene Rückrufwünsche: ausgehende Anrufe, die vom anderen Teilnehmer nicht angenommen wurden und für die Sie einen Rückrufwunsch hinterlegt haben.
Eigene Rückrufwünsche
 Mitgeschnittene Gespräche: ein- und ausgehende Rufe, die von
Ihnen mitgeschnitten wurden.
Entgangene Anrufe
Mitgeschnittene Gespräche
Rufjournal konfigurieren
SwyxIt! - Funktionen im Detail
110
Rufjournal
10.7.1 Informationen zu den Rufen
Im Rufjournal werden weitere Informationen zu den Rufen aufgeführt:
Status
Erläuterung
Rufnummer/URI
Rufnummer des Anrufers/Angerufenen
Name
Name des Anrufers/Angerufenen (bei internen
Teilnehmern, oder wenn der Name z. B. über das
Telefonbuch oder die Kontakte aufgelöst werden
kann)
Datum/Zeit
Zeitpunkt des Rufes
Status
Nur bei eingehenden Rufen (Anrufliste, Entgangene
Anrufe oder Alle Rufe). Hier sehen Sie beispielsweise, ob ein Ruf angenommen oder weitergeleitet
wurde (siehe Status der Anrufe, Seite 110).
10.7.1.1 Status der Anrufe
Im Rufjournal sehen Sie in der Spalte „Status“, was mit einem eingegangenen Ruf geschehen ist („Anrufliste“, „Alle Rufe“)
.
Status
Erläuterung
Ruf angenommen
Der Ruf wurde von Ihnen angenommen.
Ruf nicht angenommen
Der Ruf wurde von Ihnen nicht angenommen. Der Anruf wurde beendet, bevor er
weitergeleitet wurde.
Ruf umgeleitet/
angenommen
Der Ruf wurde umgeleitet oder von einem
anderen Mitglied einer Gruppe angenommen (Gruppenruf bzw. Rufsignalisierung).
Ruf zur Voicemail 
umgeleitet
Der Anrufer wurde zu Ihrer Voicemail
umgeleitet.
Rückruf
Damit wird signalisiert, dass ein Anrufer einen
Rückrufwunsch hinterlassen hat.
Rückruf angefordert
Der Anrufer hat einen Rückrufwunsch
geäußert.
Ruf für
Hier können Sie erkennen, welche Rufnummer der
Anrufer ursprünglich gewählt hat, ob also der Anruf
z. B. an Sie weitergeleitet wurde.
Rückruf nicht erforderlich
Der Anrufer hat einen Rückrufwunsch
geäußert. Sie haben den Rückruf mit der
Schaltfläche „Ignorieren“ als erledigt
erklärt.
Verbunden durch 
Weiterleitung
Sie wurden an einen weiteren Teilnehmer
weitergeleitet oder ein Ruf wird an Sie
weitergeleitet. Aus diesem Listeneintrag
können Sie den Teilnehmer und die
Rufnummer erkennen, mit der Sie verbunden wurden.
Die Größe des Fensters und die Breite der einzelnen Spalten können Sie
einfach durch Ziehen ändern. Das Format für die Anzeige von Datum/
Uhrzeit richtet sich nach den Windows-Systemeinstellungen.
Rufjournal
Status der Anrufe
Funktionen im Rufjournal
Rufjournal konfigurieren
Rufjournal
Informationen zu den Rufen
Funktionen im Rufjournal
Anrufliste
Entgangene Anrufe
Rufjournal konfigurieren
SwyxIt! - Funktionen im Detail
111
Rufjournal
10.7.2 Funktionen im Rufjournal
Im Rufjournal stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.
Diese können Sie über die Symbolleiste oder über das Kontextmenü
eines Anrufes in der Liste aufrufen.
Schaltfläche
Funktion
Beschreibung
Eintrag
löschen
Der markierte Eintrag wird gelöscht.
Dabei wird der Eintrag aus der Liste
entfernt. Bei Mitschnitten wird auch
die aufgezeichnete .wav-Datei aus
dem Verzeichnis der Mitschnitte
gelöscht. Beachten Sie, dass vor dem
Löschen keine weitere Abfrage erfolgt.
Abspielen
Der markierte Mitschnitt wird
abgespielt. Wenn Sie diese Option
während eines Gespräches wählen,
hört Ihr Gesprächspartner die
Aufzeichnung mit.
Stopp
Das Abspielen wird angehalten.
Weitere/
Ruftöne
Sie können einer Rufnummer einen
Klingelton zuordnen (siehe auch
Kapitel 12.1.8, Ruftöne, Seite 160).
Weitere/
Ignorieren
Diese Option ist nur vorhanden, wenn
ein Anrufer bei Ihnen einen Rückrufwunsch hinterlegt hat. Der Rückrufwunsch wird ignoriert, die Anzeige
erlischt. In der Liste „Eigene Rückrufwünsche“ des Anrufers wird der
Status „Rückruf nicht erforderlich“
eingetragen (siehe auch Kapitel 10.17,
Rückruf, Seite 140).
Weitere/In
Telefonbuch...
Über diese Option können Sie die
Rufnummer in Ihr Telefonbuch
übernehmen.
Zu den einzelnen Anrufen in der Liste werden nur die jeweils verfügbaren Funktionen im Menü angezeigt bzw. auf der Symbolleiste aktiviert.
Schaltfläche
Funktion
Beschreibung
Wählen
Die ausgewählte Rufnummer wird
gerufen.
Videoanruf
Diese Option startet einen Videoanruf
zur ausgewählten Rufnummer.
E-Mail
Es wird eine neue E-Mail erzeugt, die
bereits die Daten des Anrufes (Name
des Angerufenen, Nummer, Zeitpunkt
des Anrufes) enthält.
Sofortnachricht
Diese Option startet den SwyxIt!
Messenger. Damit können Sie direkt
eine Sofortnachricht senden. Diese
Option steht nur bei Listeneinträgen
für interne angemeldete Teilnehmer
zur Verfügung.
Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte dem Kapitel 11, SwyxIt!
Messenger, Seite 152.
Kontakt 
anzeigen
Sie können einen Outlook-Kontakt
anzeigen oder neu erstellen. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 15.2.7, Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten aus
Listen, Seite 207.
Weitere/
Die gesamte Liste wird gelöscht.
Liste löschen
SwyxIt! - Funktionen im Detail
Schaltfläche
112
Rufjournal
Funktion
Beschreibung
Weitere/
Exportieren
Diese Option steht nur für mitgeschnittene Gespräche zur Verfügung.
Damit können Sie einen Mitschnitt
exportieren (siehe Wiedergeben und
Exportieren mitgeschnittener
Gespräche, Seite 137).
Rufjournal
Informationen zu den Rufen
Status der Anrufe
Anrufliste
Wahlwiederholungsliste
Entgangene Anrufe
Eigene Rückrufwünsche
Mitgeschnittene Gespräche
Rufjournal
Informationen zu den Rufen
Status der Anrufe
Anrufliste
Wahlwiederholungsliste
Entgangene Anrufe
Eigene Rückrufwünsche
Mitgeschnittene Gespräche
Rufjournal konfigurieren
10.7.3 Alle Rufe
Die Registerkarte „Alle Rufe“ bietet Ihnen eine Übersicht über alle eingehenden und ausgehenden Rufe. Sie enthält jedoch nicht Ihre Rückrufwünsche und Mitschnitte. Auf den weiteren Registerkarten im
Rufjournal können Sie Ihre Rückrufwünsche und Mitschnitte sowie Ihre
Rufe nach Status gefiltert anzeigen.
Rufjournal konfigurieren
10.7.4 Anrufliste
Die Anrufliste enthält Informationen über die Anrufe, die bei Ihnen eingegangen sind. Die Anrufliste ist im Rufjournal enthalten und Sie können die Optionen des Rufjournals nutzen (siehe Kapitel 10.7.2,
Funktionen im Rufjournal, Seite 111).
In der Anrufliste sehen Sie die Rufnummern der Anrufer, deren Namen
(sofern bekannt), den Zeitpunkt und was mit dem Anruf geschehen ist
(z.B. ob der Anruf angenommen oder umgeleitet wurde).
Weiterhin können Sie in der Anrufliste erkennen, ob Sie den Anruf angenommen haben oder ob ein Anrufer einen Rückrufwunsch hinterlassen
hat. In der Anrufliste unter „Ruf für“ ist aufgeführt, welche Rufnummer
der Anrufer gewählt hat, Sie sehen also, ob der Anrufer Sie direkt erreichen wollte oder der Ruf an Sie weitergeleitet wurde.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
113
Rufjournal
Informationen zu den Rufen
Status der Anrufe
Funktionen im Rufjournal
Wahlwiederholungsliste
Entgangene Anrufe
Eigene Rückrufwünsche
Mitgeschnittene Gespräche
Rufjournal konfigurieren
10.7.5 Wahlwiederholungsliste
Die von Ihnen gewählten Rufnummern werden in der Wahlwiederholungsliste aufgeführt. Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre ausgehenden Rufe und Sie können alle Optionen des Rufjournals nutzen
(siehe Kapitel 10.7.2, Funktionen im Rufjournal, Seite 111).
Aus dem Kontextmenü können Sie über die Option
„Wahlwiederholungsliste“ auch direkt zur vollständigen Liste im
Rufjournal wechseln. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 10.8, Wahlwiederholung, Seite 116.
Rufjournal
Wahlwiederholung
Informationen zu den Rufen
Funktionen im Rufjournal
Anrufliste
Entgangene Anrufe
Eigene Rückrufwünsche
Mitgeschnittene Gespräche
Rufjournal konfigurieren
10.7.6 Entgangene Anrufe
Eine verkürzte Form der Wahlwiederholungsliste befindet sich im Kontextmenü der Wahlwiederholungstaste. Hier werden jedoch keine doppelten Einträge angezeigt.
1.
Klicken Sie auf einen Eintrag, um den Teilnehmer anzurufen.
Entgangene Anrufe sind ankommende Anrufe, die nicht direkt von Ihnen
angenommen wurden. Dazu zählen auch Rufe, die weitergeleitet wurden (z. B. an Ihre Voicemail oder einen anderen Teilnehmer) oder die im
Rahmen einer Rufsignalisierung von einem anderen Teilnehmer übernommen wurden. Diese Rufe werden im Rufjournal auf der Registerkarte „Entgangene Anrufe“, in der Aufrufliste und unter „Alle Rufe“
vermerkt. Die letzten entgangenen Anrufe werden auch in der Sprungliste angezeigt (siehe 22.1.3 Anrufinformationen in der SwyxIt!Sprungliste, Seite 275).
SwyxIt! - Funktionen im Detail
114
Rufjournal
Haben Sie einen Ruf nicht angenommen, wird dies signalisiert durch:
 ein Symbol in der Taskleiste
 ein Symbol im Windows-Infobereich
 eine Anzeige auf der Skin - neben der Funktionstaste „Rufjournal“
auf der Funktionsleiste erscheint die Anzahl der nicht angenommenen Rufe
aufgeführt. Rückrufwünsche bleiben so lange in der Liste bestehen, bis
sie beantwortet oder als nicht erforderlich gekennzeichnet wurden.
Rufjournal
Rückruf
Informationen zu den Rufen
Status der Anrufe
Funktionen im Rufjournal
Anrufliste
und das Rückrufsymbol wird im Windows-Infobereich angezeigt.
Wahlwiederholungsliste
Eigene Rückrufwünsche
1.
Doppelklicken Sie auf das Symbol im Windows-Infobereich bzw.
klicken Sie auf die Funktionstaste „Rufjournal“ und wählen Sie die
Registerkarte „Entgangene Anrufe“, um die Liste der entgangenen
Anrufe anzuzeigen. Alle neuen entgangenen Anrufe werden in der
Liste fett markiert dargestellt.
Mitgeschnittene Gespräche
Rufjournal konfigurieren
10.7.7 Eigene Rückrufwünsche
Über die Rückruffunktion können Sie einen Rückrufwunsch bei einem
anderen Teilnehmer hinterlegen. Diese Rückrufwünsche werden in der
Liste „Eigene Rückrufwünsche“ im Rufjournal gespeichert.
In der Liste „Entgangene Anrufe“ können Sie die Standardfunktionen
des Rufjournals nutzen (siehe Kapitel 10.7.2, Funktionen im
Rufjournal, Seite 111).
Nach dem Schließen der Liste „Entgangene Anrufe“ wird die Markierung
der neuen entgangenen Anrufe entfernt und die Anzeige auf der Skin
zurückgesetzt. Die Anrufe werden weiterhin in der Anrufliste
In der Liste der Rückrufwünsche können Sie die Standardfunktionen des
Rufjournals
nutzen
(siehe
Kapitel
10.7.2,
Funktionen
im
Rufjournal, Seite 111).
Hat ein anderer Teilnehmer bei Ihnen einen Rückrufwunsch hinterlegt,
wird dies in der Anrufliste bzw. unter „Entgangene Anrufe“ vermerkt.
Weitere Informationen zu Rückrufwünschen finden Sie in Kapitel 10.17,
Rückruf, Seite 140.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
115
Rufjournal
Rückruf
 die Aufzeichnung exportieren (So exportieren Sie mitgeschnittene
Gespräche, Seite 137)
Informationen zu den Rufen
 der Nummer des Gesprächspartners einen Klingelton zuordnen
Funktionen im Rufjournal
 die Nummer des Anrufers in das Persönliche Telefonbuch übernehmen
Rufjournal
Anrufliste
Wahlwiederholungsliste
Entgangene Anrufe
Mitgeschnittene Gespräche
Rufjournal konfigurieren
10.7.8 Mitgeschnittene Gespräche
 den Kontakt des Gesprächspartners anzeigen oder einen neuen Kontakt erstellen
 eine Sofortnachricht senden
 einzelne Mitschnitte oder die gesamte Liste löschen.
Mitschneiden
Rufjournal
SwyxIt! ermöglicht das Mitschneiden von Telefongesprächen durch den
Benutzer. Sie können mit einem Mausklick das gesamte Gespräch oder
einzelne Gesprächsteile mitschneiden. Die mitgeschnittenen Gespräche
werden in einer Liste im Rufjournal verwaltet. Weitere Informationen
zum Mitschneiden finden Sie in Kapitel 10.15, Mitschneiden, Seite 136.
Informationen zu den Rufen
In der Liste der mitgeschnittenen Gespräche können Sie die Standardfunktionen des Rufjournals sowie weitere Funktionen zum Verwalten
Ihrer Mitschnitte nutzen (siehe Kapitel 10.7.2, Funktionen im
Rufjournal, Seite 111).
Entgangene Anrufe
Funktionen im Rufjournal
Anrufliste
Wahlwiederholungsliste
Eigene Rückrufwünsche
Rufjournal konfigurieren
10.7.9 Rufjournal konfigurieren
Bei der Konfiguration des Rufjournals haben Sie die Möglichkeit, die
Länge der Anruf- und Wahlwiederholungsliste festzulegen.
Eine Änderung der Länge der Anrufliste wirkt sich auch auf die Listen
„Alle Rufe“ und „Entgangene Anrufe“ aus, da die Einträge der Anrufliste
als Basis für diese Listen dienen. Beachten Sie bitte, dass durch Löschen
eines Rufes in der Anrufliste auch der dazugehörige Rückrufwunsch mit
entfernt wird.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
So legen Sie die Länge der Listen im Rufjournal fest
 die Mitschnitte anzeigen und abhören (siehe Mitgeschnittene
Gespräche, Seite 115)
1.
 den Gesprächspartner anwählen
2.
 eine E-Mail an den Gesprächspartner versenden, dabei werden
Informationen zum Anruf (beispielsweise Datum, Uhrzeit und Rufnummer) automatisch in die E-Mail übernommen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste „Rufjournal”.
Das Kontextmenü erscheint.
Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
116
Wahlwiederholung
10.8
Wahlwiederholung
Mit der Wahlwiederholung können Sie bereits gewählte Rufnummern
erneut wählen.
Dabei können Sie:
 direkt über die SwyxIt!-Skin wählen: Dazu steht Ihnen eine Wahlwiederholungstaste auf der Skin zur Verfügung,
 die Wahlwiederholungsliste aufrufen: Über die Wahlwiederholungsliste können Sie die Wahlwiederholung starten oder weitere Funktionen aufrufen (siehe Kapitel 10.7.5, Wahlwiederholungsliste, Seite 113),
 die Sprungliste aufrufen: Über die Sprungliste können Sie die Wahlwiederholung einer der zuletzt angewählten Rufnummern starten
(siehe auch Kapitel 22.1.3, Anrufinformationen in der SwyxIt!Sprungliste, Seite 275),
 die automatische Wahlwiederholung starten: Die Zielrufnummer
wird automatisch angewählt, bis der angerufene Anschluss nicht
mehr besetzt ist oder die Automatische Wahlwiederholung von
Ihnen abgebrochen wird.
Durch Klicken auf die Wahlwiederholungstaste wird die zuletzt gewählte
Rufnummer erneut gewählt (Standardeinstellung) oder die Rufnummer
wird zunächst nur im Eingabefeld angezeigt und erst nach Klicken auf
die entsprechende Hörer- oder Leitungstaste gewählt.
3.
Geben Sie unter „Anrufliste“ im Feld „Maximale Länge“ die
maximale Anzahl der Einträge ein, die in der Anrufliste enthalten
sein sollen.
Wird diese Längenangabe überschritten, wird der älteste Eintrag in
der Liste gelöscht. Beachten Sie, dass damit ggf. auch
Rückrufwünsche gelöscht werden könnten.
4.
Geben Sie unter „Wahlwiederholungsliste“ im Feld „Maximale
Länge“ die maximale Anzahl der Einträge ein, die in der
Wahlwiederholungsliste enthalten sein sollen.
5.
Klicken Sie auf „OK“.
In diesem Dialogfeld können Sie weitere Optionen für die
Wahlwiederholung und die Voicemail definieren. Erläuterungen dazu
finden Sie unter So legen Sie die Eigenschaften der Wahlwiederholung
fest, Seite 119 und So legen Sie das Verhalten der Voicemail-Schaltfläche
fest, Seite 91.
Dieses Verhalten ist davon abhängig, ob in der Konfiguration der Wahlwiederholungsliste die Option „Sofortige Anwahl“ aktiviert oder deaktiviert ist (siehe Wahlwiederholung konfigurieren, Seite 119).
Ist die Wahlwiederholungstaste so konfiguriert, dass die automatische
Wahlwiederholung immer verwendet wird (Option „Immer automatische Wahlwiederholung verwenden“), so wird durch Klicken auf die
Wahlwiederholungstaste die automatische Wahlwiederholung der letzten Rufnummer gestartet. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.
Sie können diese Option in den Eigenschaften der Wahlwiederholungsliste aktivieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt Wahlwiederholung konfigurieren, Seite 119.)
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Wahlwiederholungstaste klicken, werden im Kontextmenü die bisher gewählten Rufnummern und
ggf. die zugehörigen Namen aufgelistet. Klicken Sie auf einen Eintrag,
um den Teilnehmer erneut anzurufen. Wenn in der Konfiguration der
Wahlwiederholungsliste die Option „Sofortige Anwahl“ deaktiviert
wurde, müssen Sie den Wählvorgang durch Klicken auf die Hörer- oder
Leitungstaste starten.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
117
Wahlwiederholung
So legen Sie die Eigenschaften der Wahlwiederholung fest
So starten Sie die Automatische Wahlwiederholung
So beenden Sie die Automatische Wahlwiederholung
Menübefehl
Erläuterung
Klicken auf die Taste
„Wahlwiederholung“
In Abhängigkeit von der Tastenkonfiguration
wird die Rufnummer sofort gewählt bzw. muss
nach Auswahl durch Klicken auf die Leitungstaste gewählt werden. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt Wahlwiederholung
konfigurieren, Seite 119.
Wenn in der Konfiguration der Wahlwiederholungsliste die Option „Sofortige Anwahl“
deaktiviert wurde, müssen Sie den Wählvorgang durch Klicken auf die Hörer- oder
Leitungstaste starten.
10.8.1 Kontextmenü zur Wahlwiederholungstaste
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Wahlwiederholungstaste klicken, erscheint ein Kontextmenü.
Menübefehl
Erläuterung
<Bisher gewählte
Rufnummern>
Alle bisher gewählten Rufnummern. Die
Anzahl der Einträge richtet sich nach der konfigurierten Länge der Wahlwiederholungsliste.
Doppelte Einträge werden hier nicht aufgeführt.
In Abhängigkeit von der Tastenkonfiguration
wird die Rufnummer sofort gewählt bzw. muss
nach Auswahl durch Klicken auf die Leitungstaste gewählt werden.
Wahlwiederholungsliste...
Dieser Menüeintrag öffnet die Wahlwiederholungsliste im Rufjournal. Darin sehen Sie die
letzten Rufnummern, die Sie gewählt haben.
Automatische
Wahlwiederholung...
Eine Rufnummer wird wiederholt gewählt.
Nach Auswählen dieses Menüeintrages
können Sie eine Rufnummer aus der Wahlwiederholungsliste auswählen und den Abstand
der Wahlwiederholungen eingeben. Die
Zielrufnummer wird automatisch angewählt,
bis der angerufene Anschluss nicht mehr
besetzt ist oder die Automatische Wahlwiederholung von Ihnen abgebrochen wird.
Autom. Wahlwiederholung abbrechen
Abbrechen einer zuvor initiierten Automatischen Wahlwiederholung.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Wahlwiederholungsliste konfigurieren (siehe
Wahlwiederholung konfigurieren, Seite 119).
So legen Sie die Eigenschaften der Wahlwiederholung fest
So starten Sie die Automatische Wahlwiederholung
So beenden Sie die Automatische Wahlwiederholung
So starten Sie die Wahlwiederholung der letzten Rufnummer
1.
Klicken Sie auf die Wahlwiederholungstaste auf der SwyxIt!-Skin.
Die zuletzt gewählte Rufnummer wird erneut gewählt (bei
Standardkonfiguration).
Wenn in der Konfiguration der Wahlwiederholungsliste die Option
„Sofortige Anwahl“ deaktiviert wurde, müssen Sie den Wählvorgang
durch Klicken auf die Hörer- oder Leitungstaste starten.
So legen Sie die Eigenschaften der Wahlwiederholung fest
So starten Sie die Automatische Wahlwiederholung
So beenden Sie die Automatische Wahlwiederholung
SwyxIt! - Funktionen im Detail
118
Wahlwiederholung
So starten Sie die Wahlwiederholung für eine bestimmte Rufnummer
So starten Sie die Automatische Wahlwiederholung
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
1.
1.
2.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die
Wahlwiederholungstaste auf der SwyxIt!-Skin. Im Kontextmenü
werden die zuletzt gewählten Rufnummern und die Menüoptionen
angezeigt.
Klicken Sie auf die gewünschte Rufnummer. Der Wählvorgang wird
sofort gestartet (bei Standardkonfiguration).
Wenn in der Konfiguration der Wahlwiederholungsliste die Option
„Sofortige Anwahl“ deaktiviert wurde, müssen Sie den Wählvorgang
durch Klicken auf die Hörer- oder Leitungstaste starten.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Funktionen | Automatische
Wahlwiederholung...“.
Oder
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die
Wahlwiederholungstaste.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Automatische Wahlwiederholung...“.
In jedem Fall erscheint das Fenster „Automatische
Wahlwiederholung“:
10.8.2 Automatische Wahlwiederholung
Die automatische Wahlwiederholung bietet Ihnen die Möglichkeit, eine
Zielrufnummer so lange zu wählen, bis der gewählte Anschluss nicht
mehr besetzt ist. Die Zeitdauer zwischen zwei Wählversuchen kann von
Ihnen definiert werden. Ist die automatische Wahlwiederholung aktiv,
wird die Wahlwiederholungstaste animiert. Während des Wählvorganges wird die gewählte Rufnummer im Eingabefeld angezeigt und der
Zustand der Leitung ändert sich. Ein Rufton wird jedoch nicht erzeugt.
Kommt die Verbindung zustande, so ist das Rufzeichen zu hören.
Für die automatische Wahlwiederholung wird immer die zuletzt
benutzte Leitung verwendet. Wenn Sie während der automatischen
Wahlwiederholung ein Gespräch führen, so wird die Wiederholung für
die Dauer des Gespräches unterbrochen und danach wieder fortgesetzt.
Werden Sie von der Zielrufnummer angerufen und nehmen Sie dieses
Gespräch an, so wird die automatische Wahlwiederholung abgebrochen.
Rufen Sie die automatische Wahlwiederholung erneut mit einer anderen
Rufnummer auf, bevor die Verbindung zustande kommt, so erlischt der
erste Auftrag; die automatische Wahlwiederholung besteht immer nur
für eine Zielrufnummer.
Eine automatische Wahlwiederholung kann jederzeit von Ihnen abgebrochen werden.
3.
Geben Sie hier die Zielrufnummer ein, zu der Sie eine Automatische
Wahlwiederholung starten möchten.
4.
Geben Sie die Zeitdauer in Sekunden an, die zwischen zwei
Wählversuchen verstreichen soll.
5.
Klicken Sie auf „Start“.
Die von Ihnen angegebene Rufnummer wird nun so lange gewählt, bis
der Anschluss nicht mehr besetzt ist, die Automatische
Wahlwiederholung von Ihnen abgebrochen oder mit einem anderen
Ziel erneut begonnen wird. Beim Wählen ändert sich das Symbol im
Windows-Infobereich und Sie hören den Wählton.
Der Zustand der Leitungstaste ändert sich bei der automatischen Wahlwiederholung nur dann von „Frei“ in „Wählen“, wenn SwyxIt! gerade die
gewünschte Nummer wählt.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
119
Wahlwiederholung
Ist die Wahlwiederholungstaste so konfiguriert, dass die automatische
Wahlwiederholung immer verwendet wird (Option „Immer
automatische Wahlwiederholung verwenden“), so wird durch Klicken
auf die Wahlwiederholungstaste die automatische Wahlwiederholung
der letzten Rufnummer gestartet. Diese Option ist standardmäßig
deaktiviert. Sie können diese Option in den Eigenschaften der
Wahlwiederholungsliste aktivieren. (Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte dem Kapitel 10.8.3, Wahlwiederholung konfigurieren, Seite 119.)
So beenden Sie die Automatische Wahlwiederholung
 Sie können definieren, ob die Wahlwiederholungstaste immer die
einfache oder die automatische Wahlwiederholung verwendet.
So legen Sie die Eigenschaften der Wahlwiederholung fest
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die
Wahlwiederholungstaste.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
1.
Klicken Sie auf die Wahlwiederholungstaste.
Oder
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die
Wahlwiederholungstaste.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Autom. Wahlwiederholung abbrechen“.
Oder
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Funktionen | Autom.
Wahlwiederholung abbrechen“.
Oder
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Funktionen | Autom. Wahlwiederholung
abbrechen“.
Die Automatische Wahlwiederholung wird abgebrochen.
10.8.3 Wahlwiederholung konfigurieren
Sie können folgende Optionen für die Wahlwiederholung konfigurieren:
 Sie können die Länge der Wahlwiederholungsliste festlegen.
 Sie können festlegen, ob die letzte Nummer bei Klicken auf die
Wahlwiederholungstaste sofort gewählt wird oder ob Sie den Wählvorgang noch mit der Hörer- oder Leitungstaste bestätigen möchten.
3.
Geben Sie unter „Wahlwiederholungsliste“ im Feld „Maximale
Länge“ die maximale Anzahl der Einträge ein, die in der
Wahlwiederholungsliste enthalten sein sollen.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
4.
Aktivieren Sie die Option „Sofortige Anwahl“, wenn die
ausgewählte Rufnummer bzw. der Teilnehmer sofort angewählt
werden soll. (Standardeinstellung: aktiv)
Ist die Option deaktiviert, können Sie die Rufnummer vor dem
eigentlichen Wahlvorgang noch ändern. Außerdem können Sie
durch mehrfaches Klicken auf die Wahlwiederholungstaste die
Rufnummern der Wahlwiederholungsliste „durchschalten“.
5.
Aktivieren Sie unter „Automatische Wahlwiederholung“ die Option
„Immer automatische Wahlwiederholung verwenden“, wenn Sie
die automatische Wahlwiederholung für die letzte Rufnummer über
die Wahlwiederholungstaste direkt beginnen wollen.
Ist die Option deaktiviert, wird über die Wahlwiederholungstaste
nur eine einmalige Wahlwiederholung der zuletzt gewählten
Rufnummer begonnen.
6.
120
Namenstaste und Statussignalisierung
10.9.1 Kontextmenü zur Namenstaste
Manche Punkte des Kontextmenüs sind optional und hängen davon ab,
welchen aktuellen Status der Teilnehmer hat, ob die Namenstaste mit
einem Kontakt aus einer externen Quelle (z. B. Microsoft Outlook) verknüpft ist, und ob eine Web-Kamera installiert ist.
So rufen Sie das Kontextmenü zu den Namenstasten auf
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte
Namenstaste
Das Kontextmenü zu den Namenstasten erscheint.
Klicken Sie auf „OK“, um das Fenster zu schließen.
Wahlwiederholung konfigurieren
10.9
Namenstaste und Statussignalisierung
Die Rufnummern häufig benötigter Gesprächspartner können auf
Namenstasten gespeichert werden. Die Namenstasten ermöglichen eine
schnelle Anwahl: Klicken Sie einfach auf die Namenstaste, um den Teilnehmer anzuwählen.
Statussignalisierung
Rufsignalisierung und Übernahme
Kontextmenü zur Namenstaste
Namenstasten konfigurieren
Standardrufnummer
Über das Kontextmenü können mehrere Rufnummern gewählt werden.
Die Standardrufnummer wird gewählt, wenn Sie auf die Namenstaste
oder auf den Namen im Kontextmenü klicken.
Die Standardrufnummer wird bei der Konfiguration der Namenstaste im
Feld „Rufnummer/URI“ eingegeben, siehe auch Kapitel 10.9.2,
Namenstasten konfigurieren, Seite 123.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
Menübefehl
Erläuterung
Namenstaste <N°>
konfigurieren
Diese Option wird angezeigt, wenn die
Namenstaste nicht belegt ist.
Anrufen
Unter „Anrufen | <Name> (<Status>)“ ist die
Standardrufnummer für die jeweilige
Namenstaste abgespeichert.
Als „<Status> wird der aktuelle Status des
Teilnehmers angezeigt (z. B. „Erreichbar“ oder
„Abwesend“)
Wenn vorhanden, kann auch eine alternative
Rufnummer unter „Anrufen | <Rufnummer>
(<Rufnummerntyp>)“ angeklickt werden.
Als „<Rufnummerntyp>“ wird die Kategorie der
Rufnummer bezeichnet (z. B. „Tel. geschäftlich“). Die Rufnummer wird entsprechend der
Konfiguration der Namenstaste
• sofort gewählt oder
• in das Eingabefeld übertragen.
Videoanruf mit
<Namen> beginnen
Diese Option wird aktiv, wenn eine Web-Kamera
installiert ist.
Über diese Option starten Sie einen Videoanruf
mit dem auf der Namenstaste hinterlegten
Kontakt.
Sprachnachricht
senden
Sie können einem Teilnehmer direkt eine
Sprachnachricht senden. Über diese Option
rufen Sie die Voicemail des Benutzers an, auch
wenn dieser erreichbar ist und keine entsprechende Umleitung aktiviert hat. Sie können Ihre
Sprachnachricht hinterlassen und diese wird
dann als Voicemail zugestellt. Der Anruf wird
dem Benutzer nicht signalisiert, es erscheint
auch kein Hinweis im Rufjournal.
Direktansprache
121
Namenstaste und Statussignalisierung
Die Verbindung für die Direktansprache wird
sofort hergestellt. Der Anrufer kann direkt
sprechen.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 10.19, Direktansprache, Seite 143.
Menübefehl
Erläuterung
Ruf annehmen/ 
übernehmen
Sie können den eingehenden Anruf übernehmen.
Wenn die Rufsignalisierung zwischen dem
angerufenen Teilnehmer und Ihnen eingerichtet
ist, werden dessen Anrufe im Display, in der
Sprechblase und auf dessen Namenstaste
(sofern vorhanden) angezeigt, die Übernahmetaste blinkt und nach 10 Sekunden ertönt ein
Signalton. Durch Klicken auf diesen
Menübefehl, die Übernahmetaste oder die
Namenstaste können Sie das Gespräch sofort
annehmen.
Rückruf anfordern
Ihr Wunsch nach Rückruf wird im Rufjournal
des angerufenen Teilnehmers eingetragen. In
Ihrem Rufjournal wird der Rückrufwunsch
ebenfalls vermerkt. Die Leitung wird wieder frei
(inaktiv). Nur intern möglich.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 10.17, Rückruf, Seite 140.
Fax senden
Über „Fax senden | <Name>“ oder, wenn
vorhanden, „Fax senden | <Faxnummer>
(Faxnummerntyp)“ rufen Sie SwyxFax Client auf.
Das Dialogfenster zum Senden eines Kurzfaxes
öffnet sich. <Faxnummer> wird ins entsprechende Eingabefeld übernommen. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte der
SwyxFax-Dokumentation.
Sofortnachricht
senden
Diese Option startet den SwyxIt! Messenger.
Sofortnachrichten sind kurze Texte, die Sie
direkt in das SwyxIt! Messenger-Fenster eingeben können. Nach dem Absenden wird beim
Empfänger sofort der SwyxIt! Messenger gestartet und Ihre Nachricht wird angezeigt.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
122
Namenstaste und Statussignalisierung
Menübefehl
Erläuterung
Menübefehl
Erläuterung
Kontakt anzeigen,
Informationen zu
<Name>
Hier sehen Sie, ob ein auf einer Namenstaste
hinterlegter Kontakt einem Exchange- oder
Lotus Notes-Benutzer oder einem Ihrer
Kontakte zugeordnet werden kann, oder ob
keine Zuordnung möglich ist. Je nach Zuordnung ändert sich der Menüeintrag entsprechend:
• Informationen zu <Exchange-Name> (Ein Outlook-Exchange-Benutzer wurde gefunden.)
• Kontakt anzeigen <Kontaktname> (Ein Outlook- bzw. Lotus Notes-Kontakt wurde gefunden.)
• Kontakt anzeigen... (Keine Zuordnung.)
(siehe auch Kapitel 15.2.13, Auflösung des
Outlook-Kontaktes auf der Namenstaste, Seite 209
bzw. Kapitel 16.8.4, Auflösung des Lotus NotesKontaktes auf der Namenstaste, Seite 216)
Terminanfrage
Mit dieser Option können Sie eine Terminanfrage erstellen. Als Teilnehmer wird die auf der
Namenstaste gespeicherte Person eingetragen.
(siehe auch Kapitel 15.2.11, Erstellen einer Terminanfrage über eine Namenstaste, Seite 209 bzw.
Kapitel 16.8.2, Erstellen einer Terminanfrage über
eine Namenstaste, Seite 216)
Aufgabenanfrage
Mit dieser Option können Sie eine neue
Aufgabe erstellen. Als Empfänger wird direkt die
auf der Namenstaste gespeicherte Person eingetragen. (siehe auch Kapitel 15.2.12, Erstellen einer
Aufgabenanfrage über eine Namenstaste, Seite 209
bzw. Kapitel 16.8.3, Erstellen einer Aufgabenanfrage über eine Namenstaste, Seite 216)
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Namenstaste konfigurieren (siehe Namenstasten
konfigurieren, Seite 123).
Klick auf 
Namenstaste
Die Rufnummer wird entsprechend der Konfiguration der Namenstaste
• sofort gewählt oder
• in das Eingabefeld übertragen.
Wenn die Rufsignalisierung zwischen dem
angerufenen Teilnehmer und Ihnen eingerichtet
ist, werden dessen Anrufe im Display, in der
Sprechblase und auf dessen Namenstaste
(sofern vorhanden) angezeigt, die Übernahmetaste blinkt und nach 10 Sekunden ertönt ein
Signalton. Durch Klicken auf diesen
Menübefehl, die Übernahmetaste oder die
Namenstaste können Sie das Gespräch sofort
annehmen.
E-Mail senden
Kalender anzeigen
(bzw. Informationen
zur Verfügbarkeit)
Sie können Ihrem Gesprächspartner über die
Namenstaste eine E-Mail senden. Wenn Sie
diese Option wählen, wird Ihre E-Mail-Anwendung gestartet. Diese muss den Namen des
Gesprächspartners einer E-Mail-Adresse zuweisen können. Wenn vorhanden, kann auch eine
alternative E-Mail-Adresse angeklickt werden.
Diese E-Mail-Adresse wird ins entsprechende
Eingabefeld Ihrer E-Mail-Anwendung übernommen.
Mit dieser Option können Sie den Kalender der
auf der Namenstaste gespeicherten Person
aufrufen. Weiterhin werden die nächsten
Verfügbarkeitsinformationen aus dem Kalender
direkt angezeigt. (siehe auch Kapitel 15.2.10,
Outlook-Kalender auf Namenstaste, Seite 208 bzw.
Kapitel 16.8.1, Kalender auf der
Namenstaste, Seite 216)
SwyxIt! - Funktionen im Detail
123
Namenstaste und Statussignalisierung
Konfiguration des Kontextmenüs der Namenstasten
Verknüpfte Kontakte
Eine besondere Zusatzfunktion bietet die Möglichkeit, eigene Einträge
im Kontextmenü der Namenstasten zu erstellen. Damit können externe
Anwendungen mit SwyxIt! verknüpft werden. Diese Anwendungen können dann beispielsweise mit Parametern dieser Namenstaste bzw. des
aktuellen oder letzten Anrufs gestartet werden. Beachten Sie, dass dazu
Änderungen in der Windows-Registrierung erforderlich sind.
Einer Namenstaste können Sie Kontaktdaten aus einer angebundenen
Anwendung (wie z. B. SwyxPLUS VisualContacts, Microsoft Outlook,
IBM Lotus Notes) zuweisen. Die Kontaktdaten auf dieser Namenstaste
werden von der ausgewählten Anwendung jedes Mal neu abgefragt,
wenn Sie das Kontextmenü oder die Kontaktkarte aufrufen, siehe auch
Kapitel 10.9.1, Kontextmenü zur Namenstaste, Seite 120 und siehe auch
Kapitel , Kontaktkarte, Seite 39.
Detaillierte Informationen zur Konfiguration des Kontextmenüs der
Namenstasten entnehmen Sie bitte der Knowledgebase auf der Swyx
Homepage.
https://www.swyx.de/produkte/support/wissensdatenbank/artikeldetails/swyxknowledge/kb3825.html
Informationen zur Konfiguration der Anwendungen entnehmen Sie den
entsprechenden Kapiteln:
SwyxIt! mit SwyxPLUS, Seite 218
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 200
Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 212
Rufsignalisierung und Übernahme
Namenstasten konfigurieren
10.9.2 Namenstasten konfigurieren
Sie können eine einzelne Namenstaste direkt anpassen oder mehrere
Namenstasten über das Benutzerprofil konfigurieren. Dabei stehen
Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
 Anzahl der Namenstasten
 Rufnummer und Beschriftung einer Taste
 Ggf. ein Verknüpfter Kontakt
 Ggf. ein Bild einer Taste
 Sofortige Wahl der Rufnummer
 Löschen des Eingabefeldes (Displays) vor der Anwahl
 Verwendung der Direktansprache
So konfigurieren Sie eine Namenstaste für die Rufaufschaltung
So verschieben/kopieren Sie eine Namenstaste
Der Name des Kontakts (Feld „Beschriftung“) und die Standardrufnummer (Feld „Rufnummer/URI“) werden bei der Abfrage (Aktualisierung
erweiterter Kontaktinformationen) nicht berücksichtigt und können nur
explizit vom Benutzer geändert werden.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
124
Namenstaste und Statussignalisierung
So legen Sie die Eigenschaften einer Namenstaste fest
1.
• Wählen Sie im Globalen oder Persönlichen Telefonbuch den
gewünschten Kontakt und bestätigen Sie mit der Eingabe-Taste.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Namenstaste.
Die Rufnummer und der Name des Kontakts werden entsprechend in die Felder „Rufnummer/URI“ und „Beschriftung“ eingetragen.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
4.
Geben Sie gegebenenfalls im Feld „Beschriftung“ den Text für die
Beschriftung der Namenstaste ein.
5.
Wenn Sie die Namenstaste mit einem verknüpften Kontakt belegen
möchten, klicken Sie rechts neben dem Feld „Verknüpfter Kontakt“
auf
.
Es öffnet sich das Dialogfenster „Verknüpften Kontakt auswählen“:
3.
Geben Sie im Feld „Rufnummer/URI“ die Standardrufnummer ein,
die durch den Klick auf die Namenstaste gewählt wird, (gültige
Rufnummern sind z. B. Ziffernfolgen oder SIP-URIs)
oder
klicken Sie auf
rechts neben dem Feld „Rufnummer/URI“, um
die SwyxIt!-Telefonbücher aufzurufen.
• Wählen Sie im Listenfeld die gewünschte Anwendung
(Datenquelle) aus, oder lassen die Einstellung als „(Alle
Quellen)“.
• Geben Sie im Feld „Suchen“ den Suchbegriff ein.
(Sie können Buchstabenfolgen eingeben, um nach Personennamen und Firmennamen zu suchen.)
SwyxIt! - Funktionen im Detail
125
Namenstaste und Statussignalisierung
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“.
Es erscheint die Liste mit Suchergebnissen.
Die Suchergebnisse können folgende Informationen enthalten,
die in den entsprechenden Spalten dargestellt werden:
Sie können nur dann eine Grafik auswählen, wenn die von Ihnen verwendete Skin für diese Taste ein benutzerdefiniertes Bild vorsieht.
- Name
Sie können Grafiken der Formate BMP, JPEG, PNG und TIFF
verwenden. Diese werden beim Einlesen automatisch skaliert, wenn
sie für den vorgesehenen Bereich auf der Namenstaste zu groß sind.
- Firma (Organisation)
- Datenbank
- Quelle (Anwendung)
Sie können eine unerwünschte Spalte ausblenden, indem Sie auf der
Titelzeile mit der rechten Maustaste klicken und den entsprechenden
Eintrag im Kontextmenü deaktivieren.
• Klicken Sie auf eine Zeile oder scrollen Sie mit den Pfeiltasten
durch die Liste.
Im unteren Bereich erscheint eine Übersicht zum markierten
Kontakt.
• Doppelklicken Sie auf die gewünschte Zeile.
Die Kontaktdaten werden in die entsprechenden Dialogfelder
eingetragen.
6.
Das eigene Benutzerbild sollte eine Größe von 100x100 Pixel möglichst
nicht überschreiten. Bei Auswahl eines größeren Bildes verkleinert SwyxIt! es proportional auf diese Maße. Dabei gehen eventuell vorhandene
Transparenzinformationen im Bild verloren.
7.
Schalten Sie die Option „Sofortige Anwahl“ ein, um den Teilnehmer
sofort durch Klicken auf die Namenstaste anzuwählen.
Ist die Option ausgeschaltet, können Sie die Rufnummer vor dem
eigentlichen Wählvorgang noch ändern.
8.
Schalten Sie die Option „Display vor Anwahl löschen“ ein, damit
nur diese Nummer übernommen wird. Bereits vorhandene
Eingaben werden entfernt.
Ist diese Option ausgeschaltet, wird die zugeordnete Rufnummer an
bereits vorhandene Eingaben angehängt. So ist es möglich, durch
Klicken auf zwei Namenstasten nacheinander eine Call-by-CallVorwahl und die eigentliche Nummer des Teilnehmers
aneinanderzuhängen.
Geben Sie im Feld „Benutzerbild“ den Dateinamen einer Grafik ein.
Dieses Bild wird auf der Namenstaste angezeigt.
Hier können Sie beispielsweise ein kleines Portrait des Teilnehmers
einbringen. Klicken Sie auf
, um nach entsprechenden Dateien
im Dateisystem zu suchen.
9.
Bei Auswahl von „<Automatisch>“, wird automatisch das Bild auf
der Namenstaste angezeigt, welches der Benutzer eigens für sich
hinterlegt hat. Wechselt er sein Benutzerbild, so ändert sich auch
das Bild auf der Namenstaste.
10. Klicken Sie auf „OK“.
Wenn Sie „<Automatisch>“ ausgewählt haben, aktualisiert SwyxIt! das
Bild auf der Namenstaste immer automatisch während der Anmeldung am
Server. Ändert ein Benutzer sein Bild, sehen Sie das neue Bild erst, wenn
Sie SwyxIt! neu am Server anmelden.
Bei einer Neuinstallation ist die Option „Automatisch“ standardmäßig
gesetzt. Bei einer Aktualisierung von einer älteren Version bleibt die bisherige Bildauswahl erhalten.
Aktivieren Sie die Option „Direktansprache“, so wird die Nummer
sofort gewählt und die Verbindung direkt aufgebaut, d. h. das
Telefon ihres Gesprächspartners nimmt den Ruf sofort automatisch
an (siehe Kapitel 10.19, Direktansprache, Seite 143).
Die Namenstaste ist belegt.
Falls Sie die Namenstaste mit einem Verknüpften Kontakt belegt haben,
werden die entsprechenden Kontaktdaten auch dem Kontextmenü und der
Kontaktkarte dieser Namenstaste zugewiesen.
So konfigurieren Sie eine Namenstaste für die Rufaufschaltung
So verschieben/kopieren Sie eine Namenstaste
SwyxIt! - Funktionen im Detail
126
Namenstaste und Statussignalisierung
So konfigurieren Sie die Namenstasten im Benutzerprofil
1.
• Wählen Sie im Globalen oder Persönlichen Telefonbuch den
gewünschten Kontakt und bestätigen Sie mit der Eingabe-Taste.
Klicken Sie Menü „Einstellungen“ auf die Option „Benutzerprofil“
und wählen Sie die Registerkarte „Namenstasten“ aus:
Die Rufnummer und der Name des Kontakts werden entsprechend in die Eingabefelder „Rufnummer/URI“ und „Beschriftung“ eingetragen.
5.
Geben Sie im Feld „Beschriftung“ den Text für die Beschriftung der
Namenstaste ein.
6.
Wenn Sie die Namenstaste mit einem verknüpften Kontakt belegen
möchten, klicken Sie rechts neben dem Feld „Verknüpfter Kontakt“
auf
.
Es öffnet sich das Dialogfenster „Verknüpften Kontakt auswählen“:
2.
Legen Sie im ersten Feld fest, wie viele Namenstasten Ihnen
maximal angezeigt werden sollen.
3.
Wählen Sie in der Dropdownliste „Namenstaste“ die zu
konfigurierende Namenstaste aus.
4.
Geben Sie im Feld „Rufnummer/URI“ die Rufnummer ein, die mit
der Namenstaste gewählt wird, (gültige Rufnummern sind z. B.
Ziffernfolgen oder SIP-URIs)
oder
klicken Sie auf
rechts neben dem Feld „Rufnummer/URI“, um
die SwyxIt!-Telefonbücher aufzurufen.
• Wählen Sie im Listenfeld die gewünschte Anwendung
(Datenquelle) aus, oder lassen die Einstellung als „(Alle
Quellen)“.
• Geben Sie im Feld „Suchen“ den Suchbegriff ein.
(Sie können Buchstabenfolgen eingeben, um nach Personennamen und Firmennamen zu suchen.)
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“.
Es erscheint die Liste mit Suchergebnissen.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
Die Suchergebnisse können folgende Informationen enthalten,
die in den entsprechenden Spalten dargestellt werden:
- Name
- Firma (Organisation)
- Datenbank
- Quelle (Anwendung)
Sie können eine unerwünschte Spalte ausblenden, indem Sie auf der
Titelzeile mit der rechten Maustaste klicken und den entsprechenden
Eintrag im Kontextmenü deaktivieren.
• Klicken Sie auf einer Zeile oder scrollen Sie mit den Pfeiltasten
durch die Liste.
Im unteren Bereich des Fensters erscheint eine Übersicht zum
markierten Kontakt.
• Doppelklicken Sie auf der gewünschten Zeile.
Die Kontaktdaten werden in die entsprechenden Dialogfelder
eingetragen.
7.
8.
127
Namenstaste und Statussignalisierung
Wählen Sie ein Bild (falls die Skin dies vorsieht). Sie können wählen
zwischen:
• einem vorgegebenem Bild aus der SwyxWare-Datenbank,
gekennzeichnet durch den Zusatz „(Vorlage)“.
• der Option „<Automatisch>“, das bedeutet auf der Namenstaste
wird das vom Benutzer eigens hinterlegte Benutzerbild
angezeigt.
• „kein Bild“, das bedeutet es wird ein Standardbild mit einem
grauen Konterfei angezeigt
• einem Bild aus dem Dateisystem.
Wählen Sie den Anwahlmodus und legen Sie fest ob
• Sie die Nummer sofort wählen möchten. d. h. dass beim Klicken
auf die Taste sofort eine Verbindung aufgebaut wird.
• der Inhalt des Eingabefeldes (bzw. des Displays) vor der Anwahl
gelöscht wird. d. h. nur die hier konfigurierte Nummer wird in
die Anzeige übernommen. Es wird keine Vorwahl oder
Projektkennziffer vorangestellt.
• Sie die Nummer für eine Direktansprache nutzen möchten. In
diesem Fall wird die Verbindung sofort aufgebaut und Sie
können dem anderen Teilnehmer Ihre Nachricht direkt
durchsagen, ohne dass dieser abheben muss.
Sie können hier direkt nacheinander alle von Ihnen verwendeten
Namenstasten konfigurieren. Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 10.9, Namenstaste und Statussignalisierung, Seite 120.
Auf der Skin werden nur die Tasten angezeigt, die laut Skindefinition festgelegt sind (z. B. Taste 1-5 und Taste 7).
Sie können Namens- und Verknüpfungstasten auch exportieren und
importieren.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.12, Namensund Verknüpfungstasten exportieren und importieren, Seite 131.
Sie können auch eine Namenstaste mit Nachwahlziffern belegen.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.10,
Verwendung von DTMF-Signalen als Nachwahlziffern, Seite 128.
10.9.3 Statussignalisierung
Für Teilnehmer in Ihrem Unternehmen gibt die Namenstaste ebenfalls
Auskunft darüber, ob
 der Teilnehmer zur Zeit erreichbar, abwesend oder abgemeldet ist
oder ob er nicht gestört werden möchte (siehe auch 5.10 Wie nutze
ich Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence)?, Seite 54).
 die Leitung des Teilnehmers gerade besetzt ist.
 keine Informationen zum Status verfügbar sind.
Diese Statussignalisierung muss vom Systemadministrator definiert werden. Sie kann einseitig oder beidseitig festgelegt werden und ggf. mehrere SwyxServer einbeziehen. Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte der SwyxWare-Dokumentation für Administratoren.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
Namenstasten
128
Verwendung von DTMF-Signalen als Nachwahlziffern
Status
•
•
•
•
•
•
Grün: Anne ist erreichbar.
Rot: Tom telefoniert.
Grau: Frank ist abgemeldet.
Rot: Marie möchte nicht gestört werden.
Gelb: Thomas ist abwesend.
Rot blinkend: Bei Valentin geht ein Ruf ein
(Klingeln) und kann übernommen werden.
• Transparent: Für Tobias ist keine Statussignalisierung verfügbar.
So verschieben/kopieren Sie eine Namenstaste
1.
Um eine Namenstaste zu verschieben, ziehen Sie einfach die
Namenstaste per Drag & Drop an die gewünschte Position innerhalb
des Bereiches der Namenstasten.
Beachten Sie dabei auch die Tooltips - diese weisen Sie darauf hin,
ob Sie eine gültige Zielposition gewählt haben.
2.
Bestätigen Sie den Vorgang im folgenden Meldungsdialog mit
„OK“.
Um eine Namenstaste zu kopieren, verfahren Sie wie beim Verschieben.
Halten Sie jedoch während des Drag & Drop-Vorgangs die Strg-Taste
gedrückt.
10.10 Verwendung von DTMF-Signalen als
Nachwahlziffern
10.9.4 Verschieben/Kopieren von Namenstasten
Sie können Namenstasten auch per Drag & Drop innerhalb des Bereiches der Namenstasten kopieren oder verschieben. Durch Verschieben
können Sie auf einfache Weise Ihre konfigurierten Namenstasten neu
ordnen. Dabei wird die Namenstaste (mit entsprechender Nummer, z. B.
Nr. 3) nicht nur verschoben, sondern Belegung und Einstellungen werden einer anderen Namenstaste (z. B. Nr. 6) zugeordnet.
Eine ggf. bereits bestehende Konfiguration der Zieltaste (hier Nr. 6) wird
überschrieben.
So legen Sie die Eigenschaften einer Namenstaste fest
So konfigurieren Sie eine Namenstaste für die Rufaufschaltung
So konfigurieren Sie die Namenstasten im Benutzerprofil
Nachwahlziffern werden nach der eigentlichen Rufnummer per DTMF
übertragen, nachdem eine Verbindung zustande gekommen ist. Damit
können Sie beispielsweise bestimmte Skriptbefehle per DTMF steuern.
Sie können auch eine Namenstaste mit Nachwahlziffern belegen.
Syntax
Nachwahlziffern werden durch ein „x“ von der Rufnummer abgegrenzt.
Außerdem können Sie durch Verwendung eines Kommas eine Pause von
zwei Sekunden definieren. Für eine längere Pause können Sie auch mehrere Kommas hintereinander einfügen.
Beispiel
1234x567,,89
Über diese Zeichenfolge wird die Rufnummer „1234“ gewählt. Wurde
der Ruf angenommen, werden die Ziffern „567“ sofort per DTMF übertragen. Nach einer Pause von vier Sekunden werden die Ziffern „89“
übertragen.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
129
Verknüpfungstasten - Anwendung oder Internet-Adresse über SwyxIt! aufrufen
10.11 Verknüpfungstasten - Anwendung oder
Internet-Adresse über SwyxIt! aufrufen
Mit Verknüpfungstasten lassen sich Verknüpfungen mit häufig benutzten Programmen und Webseiten erstellen. So können Sie durch einen
Klick auf die Taste beispielsweise eine Suchmaschine im Internet aufrufen oder eine Kundendatenbank starten.
Sie können auf einfache Weise die Zielverknüpfung einer vorhandenen
Verknüpfungstaste ändern. Auf der Standard-Skin ist nur das Swyx-Logo
als Verknüpfungstaste hinterlegt. Weitere Verknüpfungstasten können
Sie mit dem Skin Editor konfigurieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 19, Benutzung von Skins, Seite 232.
Kontextmenü zur Verknüpfungstaste
So verbinden Sie eine Verknüpfungstaste mit einem Programm oder einer
Internet-Adresse
So konfigurieren Sie Ihre Verknüpfungstasten
Kontextmenü zur Verknüpfungstaste
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Verknüpfungstaste klicken,
erscheint ein Kontextmenü.
Menübefehl
Erläuterung
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
3.
Im Feld „Befehlszeile“ geben Sie Namen und Pfad des
auszuführenden Programms oder die gewünschte Webseite ein.
Beispiele:
• www.swyx.com
• Outlook:
Öffentliche Ordner/Alle öffentlichen Ordner/Swyx Mitarbeiter
• C:\Programme\Microsoft Office\Office\winword.exe
Eigenschaften Verknüpfungstaste mit Programm oder InternetAdresse belegen.
Klicken Sie auf
So verbinden Sie eine Verknüpfungstaste mit einem Programm oder einer
Internet-Adresse
1.
4.
In manchen Fällen benötigen Programme Dateien, die an anderen
Orten gespeichert sind. Für diesen Fall können Sie hier den Pfad
zum Arbeitsverzeichnis angeben, sodass diese Dateien gefunden
werden können.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfungstaste.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
, um nach entsprechenden Dateien zu suchen.
Im Feld „Arbeitsverzeichnis“ geben Sie optional den Pfad zum
gewünschten Arbeitsverzeichnis an.
5.
Geben Sie im Feld „Beschriftung“ den Text an, der auf der Taste
angezeigt werden soll.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
6.
Verknüpfungstasten - Anwendung oder Internet-Adresse über SwyxIt! aufrufen
Geben Sie im Feld „Bild“ den Dateinamen einer Grafik ein. Dieses
Bild wird auf der Verknüpfungstaste angezeigt.
Hier können Sie beispielsweise das Logo eines Programms oder
eines Unternehmens einbringen. Klicken Sie auf
, um nach
entsprechenden Dateien zu suchen.
So konfigurieren Sie Ihre Verknüpfungstasten
1.
Klicken Sie Menü „Einstellungen“ auf die Option „Benutzerprofil“
und wählen Sie die Registerkarte „Verknüpfungstasten“ aus.
2.
Legen Sie im ersten Feld fest, wie viele Verknüpfungstasten Ihnen
maximal angezeigt werden sollen.
3.
Wählen Sie in der Dropdownliste „Verknüpfung“ die zu
konfigurierende Verknüpfungstaste aus.
4.
Geben Sie anschließend alle notwendigen Parameter wie die
Befehlszeile, das Arbeitsverzeichnis und die Beschriftung der Taste
ein.
Sie können nur dann eine Grafik auswählen, wenn die von Ihnen
verwendete Skin für diese Taste ein benutzerdefiniertes Bild
vorsieht.
Sie können Grafiken der Formate BMP, GIF, JPEG, PNG und TIFF
verwenden. Diese werden beim Einlesen automatisch skaliert, wenn
sie für den vorgesehenen Bereich auf der Verknüpfungstaste zu
groß sind.
7.
Klicken Sie auf „OK“.
Sie können Namens- und Verknüpfungstasten auch exportieren und
importieren.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.12, Namensund Verknüpfungstasten exportieren und importieren, Seite 131.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt So verbinden
Sie eine Verknüpfungstaste mit einem Programm oder einer InternetAdresse, Seite 129.
130
SwyxIt! - Funktionen im Detail
Auf der Skin werden nur die Tasten angezeigt, die laut Skindefinition festgelegt sind (z. B. Taste 1-5 und Taste 7).
10.12 Namens- und Verknüpfungstasten exportieren
und importieren
Rufnummern häufig benötigter Gesprächspartner sowie Verknüpfungen
zu häufig benutzten Programmen können importiert und exportiert werden.
So exportieren Sie alle Namens- und Verknüpfungstasten
1.
131
Namens- und Verknüpfungstasten exportieren und importieren
Klicken Sie auf „Datei | Namens-/Verknüpfungstasten |
Exportieren...“.
Es erscheint das Fenster „Datei speichern unter...“.
2.
Wählen Sie ein Verzeichnis, in das Sie die Konfiguration Ihrer
Namens- und Verknüpfungstasten speichern möchten.
3.
Geben Sie einen Dateinamen an und bestätigen Sie mit
„Speichern“.
Die Benutzerbilder-Konfiguration und alle konfigurierten Namensund Verknüpfungstasten werden in der definierten Datei
gespeichert.
3.
Wählen Sie das Verzeichnis, das eine Namens- und
Verknüpfungstasten-Datei „*.key“ enthält.
4.
Markieren Sie die gewünschte Datei und bestätigen Sie die Auswahl
durch Klicken auf „Öffnen“.
Die in der ausgewählten Datei definierten Namens- und
Verknüpfungstasten werden importiert. Die Zuordnung der Tasten
erfolgt über die Bezeichnung der Tasten (z. B. „Namenstaste 1“ wird
wieder der „Namenstaste 1“ zugeordnet). Die Anzahl der auf der Skin
Ihres SwyxIt! sichtbaren Tasten wird durch das Importieren nicht
verändert. Verknüpfte Kontakte werden importiert unabhängig davon,
ob die entsprechenden Anwendungen an SwyxIt! angebunden sind.
10.13 Rufsignalisierung und Übernahme
Bei einer Rufsignalisierung wird Ihnen angezeigt, dass ein anderer
Benutzer bzw. eine Gruppe einen Anruf erhält. Diese Signalisierung wird
vom Administrator eingerichtet. Einen signalisierten Ruf können Sie
übernehmen.
Ein Ruf wird folgendermaßen signalisiert:
 In der Windows-Taskleiste erscheint ein Anruf-Symbol mit einer
Sprechblase „Rufsignalisierung“, welche die Rufnummer und den
Namen des Anrufers sowie des Zielteilnehmers enthält. (Die Rufbenachrichtigung in der Taskleiste können Sie im Benutzerprofil auch
deaktivieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt Konfiguration der Rufsignalisierung, Seite 132.)
 Die Übernahmetaste ist aktiv.
So importieren Sie Namens- und Verknüpfungstasten
Das Importieren überschreibt alle Namens- und Verknüpfungstasten.
D. h. wenn die *.key-Datei die Belegung nur einer Namenstaste
beschreibt, werden die anderen vorhandenen Tasten geleert (zurückgesetzt).
1.
Klicken Sie auf „Datei | Namens-/Verknüpfungstasten |
Importieren...“.
2.
Bestätigen Sie die Warnmeldung durch Klicken auf „OK“ oder
klicken Sie auf „Abbrechen“.
Es erscheint das Fenster „Öffnen“.
 Wenn Sie eine Namenstaste mit dem angerufenen Teilnehmer
belegt haben, blinkt das Symbol.
 Wird der Ruf vom Zielteilnehmer nicht angenommen, ertönt nach 10
Sekunden ein Signalton.
So legen Sie die Optionen für die Rufsignalisierung fest
SwyxIt! - Funktionen im Detail
So übernehmen Sie einen signalisierten Ruf
Um den Anruf anzunehmen,
1.
132
Rufsignalisierung und Übernahme
doppelklicken Sie auf das Anruf-Symbol im Tray (Taskleiste).
Oder
1.
Nehmen Sie das Handset ab.
2.
Klicken Sie auf die Übernahmetaste oder auf die Namenstaste.
Lautsprecher und Mikrofon werden freigeschaltet bzw. das SwyxIt!
Handset oder SwyxIt! Headset aktiviert, so dass Sie mit dem Anrufer
sprechen können.
10.13.1 Konfiguration der Rufsignalisierung
Über das Benutzerprofil können Sie festlegen, ob Sie eine Rufbenachrichtigung in der Taskleiste sowie eine akustische Rufsignalisierung wünschen.
So legen Sie die Optionen für die Rufsignalisierung fest
1.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”. Es enthält mehrere
Registerkarten mit Ihren Einstellungen.
2.
So übernehmen Sie ein Telefongespräch, wenn Sie bereits ein anderes Telefongespräch führen
1.
Klicken Sie auf die Übernahmetaste oder auf die grün blinkende
Namenstaste der SwyxIt!-Bedienoberfläche.
Oder
1.
Wählen Sie eine zweite Leitung aus (Makeln) und klicken Sie dann
auf die Übernahme-Taste.
Oder
1.
Ziehen Sie per Drag und Drop die Übernahme-Taste auf die freie
Leitungstaste
Oder
1.
doppelklicken Sie auf das Anruf-Symbol im Tray (Taskleiste).
Die vormals aktive Verbindung wird gehalten, der Teilnehmer hört die
Wartemusik, und der eingehende Ruf wird angenommen.
Ein Anruf lässt sich auch durch Auswählen des Eintrags „Ruf annehmen/
übernehmen“ über das Kontextmenü der jeweiligen Namenstaste übernehmen.
Erhalten mehrere Teilnehmer, die Ihnen die Anrufe signalisieren,
gleichzeitig einen Anruf, so wird nur ein Name in der Statusleiste
angezeigt. Die anderen Rufe werden lediglich auf der entsprechenden
Namenstasten angezeigt. Möchten Sie einen dieser Anrufe
übernehmen, dann übernehmen Sie den Ruf über die entsprechende
Namenstaste und heben dann den Hörer ab.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Benutzerprofil...“.
Wählen Sie die Registerkarte „Allgemein“ aus.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
3.
133
Collaboration per Mausklick
Deaktivieren Sie im Bereich „SwyxIt! das Kontrollkästchen
„Rufbenachrichtigung in der Taskleiste“. Rufe für andere Benutzer
werden Ihnen nun nicht mehr in der Sprechblase in der Taskleiste
angezeigt. Außerdem ertönt nun kein akustisches Signal mehr bei
einer Rufsignalisierung.
10.14 Collaboration per Mausklick
SwyxIt! bietet Ihnen die komfortable Möglichkeit, Ihrem Gesprächspartner während eines Telefonates die Anzeige Ihres Bildschirminhaltes zu
ermöglichen. Dadurch können Sie neben der mündlichen Kommunikation, Fragen auch anhand visueller Daten erläutern. Ihr Gesprächspartner kann dabei nicht nur Ihren Bildschirm sehen, sondern, falls Sie dies
zulassen, auch über seine Eingabegeräte auf Ihren Desktop zugreifen.
Die Collaboration-Funktion können Sie mit SwyxIt! Meeting oder aber
mit TeamViewer nutzen.
Um die Collaboration-Funktionen nutzen zu können, müssen folgende
Voraussetzungen gegeben sein:
 Ihr Administrator muss Collaboration (bzw. Anwendungsfreigabe)
für Sie zulassen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 12.1.1, Allgemein, Seite 155.
 Sie müssen Collaboration in Ihrem Benutzerprofil aktiviert haben.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 12.1.1,
Allgemein, Seite 155.
 Für Collaboration mit TeamViewer: Sie haben die entsprechende
Funktion bei der Installation des SwyxIt! ausgewählt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 20.3.2, Benutzerdefinierte
Installation, Seite 265.
 Für Collaboration mit SwyxIt! Meeting: Sie haben die entsprechende
Funktion bei der Installation des SwyxIt! ausgewählt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 20.3.2, Benutzerdefinierte
Installation, Seite 265.
Ab Version 2013 R4 wird bei einer Neuinstallation automatisch TeamViewer als Standard-Collaboration-Tool installiert. Im Updatefall erfolgt
ebenfalls automatisch die Installation des TeamViewer-PlugIns, es sei
denn, Sie haben während der Installation ein anderes PlugIn ausgewählt.
Das von Ihnen vor dem Update als Standard festgelegte CollaborationTool bleibt auch nach dem Update als Standard-Tool erhalten.
So legen Sie eine Standardanwendung für Collaboration fest
So zeigen Sie Ihren Desktop auf dem Bildschirm Ihres Gesprächspartners an
1.
Klicken Sie während eines Gesprächs auf die Schaltfläche
„Collaboration“ bzw. wählen Sie im Menü „Funktionen“ die Option
„Collaboration“. Damit wird die als Standard definierte
Collaboration-Anwendung gestartet.
Oder
1.
Klicken Sie während eines Gesprächs mit der rechten Maustaste auf
die Taste „Collaboration“. Das Kontextmenü mit den verfügbaren
Collaboration-Anwendungen wird angezeigt.
2.
Klicken Sie auf die gewünschte Anwendung.
3.
Die entsprechende Collaboration-Anwendung wird gestartet. Die
weitere Funktionsweise richtet sich nach der jeweiligen
Anwendung.
Die Collaboration-Funktion ist lediglich während eines aktiven Gesprächs
verfügbar.
10.14.1 Besonderheiten bei der Collaboration mit TeamViewer
Die Collaborationfunktion mit TeamViewer wird wie unter So zeigen Sie
Ihren Desktop auf dem Bildschirm Ihres Gesprächspartners an beschrieben aufgerufen.
In verschiedenen Szenarien kommt es allerdings innerhalb der Kommunikation zwischenSwyxIt! und TeamViewer zu gesondertem Verhalten:
 Wenn Sie im SwyxIt! eine Collaboration-Sitzung starten, ohne dass
TeamViewer bereits läuft und Sie mit Ihrem TeamViewer-Konto
angemeldet sind, müssen Sie diese Anmeldung als Organisator im
TeamViewer-Fenster durch Klick auf „Als Organisator anmelden“
bestätigen, damit die TeamViewer-Sitzung aufgebaut werden kann.
Teilnehmer an einer TeamViewer-Sitzung benötigen kein TeamViewer-Konto.
 Die Collaboration-Sitzung bleibt auf Seite des Organisators bestehen, wenn der Teilnehmer die Sitzung beendet. Der Organisator
muss die Sitzung manuell beenden.
 Die Collaboration-Schaltfläche auf Seite des Teilnehmers bleibt im
Zustand „Freigegeben“ (rot), bis der Ruf im SwyxIt! beendet wurde,
unabhängig davon, ob die TeamViewer-Sitzung noch besteht.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
134
Collaboration per Mausklick
 Die Collaboration-Sitzung bleibt trotz Beenden des Gesprächs weiterhin bestehen. Das TeamViewer-Fenster muss auf beiden Sitzungsseiten manuell geschlossen werden.
10.14.2 Definition einer Standardanwendung für
Collaboration
Wenn auf Ihrem System mehrere Plugins bzw. Anwendungen für die
Nutzung von Collaboration verfügbar sind, können Sie festlegen, welche
davon als Standardoption verwendet werden soll. Die hier gewählte
Standardoption wird direkt gestartet, wenn Sie auf die CollaborationSchaltfläche klicken.
Alle verfügbaren Anwendungen stehen Ihnen im Kontextmenü der Collaboration-Schaltfläche zur Verfügung, sodass Sie auch die nicht als
Standard definierten Anwendungen einfach per Mausklick starten können.
Die Definition einer Standardanwendung wird nicht in Ihrem Benutzerprofil hinterlegt, sondern ist eine lokale Einstellung, d. h. sie gilt nur für
den jeweiligen Computer. Somit ist sichergestellt, dass die gewählte
Anwendung startet, auch wenn auf Ihrem System unterschiedliche Installationen vorliegen.
So legen Sie eine Standardanwendung für Collaboration fest
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche
„Collaboration“ und wählen Sie im Kontextmenü die Option
„Eigenschaften“ aus.
Das Dialogfeld für die lokale Konfiguration wird geöffnet.
2.
Wählen Sie unter „Verfügbare Collaboration-Anwendungen“ die
Standardanwendung aus.
10.14.3 Collaboration mit SwyxIt! Meeting
Mit SwyxIt! Meeting können Sie Ihrem Gesprächspartner während eines
Gesprächs schnell und einfach den Bildschirm oder ausgewählte
Anwendungen zur Ansicht freigeben. Außerdem können Sie Ihm die
Kontrolle Ihrer Maus übergeben.
Voraussetzungen und Empfehlungen zur Nutzung von SwyxIt! Meeting
 Betriebssystem Windows 7 oder höher
 Beide Gesprächspartner müssen die SwyxIt! Meeting-Funktion installiert haben.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
135
Collaboration per Mausklick
Sind die ersten beiden Voraussetzungen nicht erfüllt, steht die SwyxIt!
Meeting-Komponente als Standardanwendung nicht zur Auswahl.
Schaltfläche
Erläuterung
Freigeben
Startet eine neue Collaboration-Sitzung. Ihr
Bildschirminhalt wird bei Ihrem Gesprächspartner
angezeigt. Sie können festlegen, was er genau sehen
soll.
Kontrolle
abgeben
Durch Klicken auf „Kontrolle abgeben“ erlauben Sie
Ihrem Gesprächspartner mit Hilfe seiner Eingabegeräte auf Ihren Desktop zuzugreifen. Diese Schaltfläche ist nur bei einer bestehenden Verbindung aktiv.
 Firewall-Einstellungen
Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zwischen den CollaborationGesprächspartner nicht durch eine Firewall oder einen NAT-Router
unterbunden wird.
 Prozessor-Empfehlung für SwyxIt! Meeting
• Core 2 Duo 1,86 GHz oder höher
 Die empfohlene Netzwerkbandbreite liegt bei mindestens 2 Mbit.
Je mehr Bildpunkte übertragen werden müssen (z. B. Freigabe von einem
oder zwei Bildschirminhalten), desto größer muss die Netzwerkbandbreite sein.
Wenn Sie zusätzlich zu SwyxIt! Meeting auch die Videofunktionalität nutzen möchten, wird für diese Funktion zusätzliche Netzwerkbandbreite
benötigt (siehe auch Kapitel , Voraussetzungen und Empfehlungen zur
Nutzung der Videofunktionalität, Seite 150).
Haben Sie sich für die Standardanwendung „SwyxIt! Meeting“ entschieden, öffnet sich nach Klicken der Schaltfläche „Collaboration“ automatisch das Fenster „SwyxIt! Meeting“.
Anwendungen Über „Anwendungen“ können Sie auswählen,
welcher Bildschirm bzw. welche Anwendungen Sie
mit Ihrem Gesprächspartner teilen möchten.
Pause
Über „Pause“ halten Sie die Collaboration an. Der
Bildschirminhalt bei Ihrem Gesprächspartner wird
mit einem Pause-Zeichen belegt.
Die SwyxIt! Meeting-Funktionen stehen innerhalb einer RemotedesktopVerbindung nicht zur Verfügung.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
136
Mitschneiden
10.15 Mitschneiden
SwyxIt! ermöglicht das Mitschneiden von Telefongesprächen. Diese
Funktion muss vom Administrator erlaubt werden. Dabei gibt es zwei
Möglichkeiten:
 das generelle Mitschneiden aller Gespräche und
 das Mitschneiden einzelner Gespräche durch den Benutzer.
Generelles Mitschneiden aller Gespräche
In vielen Telefonumgebungen, z. B. bei Hotlines, ist es erforderlich, alle
von einem Benutzer geführten Gespräche mitzuschneiden. Diese Funktion wird vom Administrator verwaltet. Wurde diese Funktion vom Administrator aktiviert, können Sie als Benutzer keine weiteren Optionen für
die Aufzeichnung festlegen, die entsprechenden Optionen auf der
Registerkarte zur Konfiguration der Mitschnitte sind ausgegraut. Alle
Ihre Gespräche werden mitgeschnitten und als .wav-Datei abgespeichert. Diese Gespräche werden im Rufjournal in der Liste der mitgeschnittenen Gespräche aufgeführt und können dort von Ihnen auch
angehört oder gelöscht werden, wenn Sie entsprechend Zugriff haben.
Mitschneiden von Gesprächen durch den Benutzer
Beim Mitschneiden von Gesprächen durch den Benutzer können Sie
nach Bedarf das gesamte Gespräch oder einzelne Gesprächsteile
mitschneiden. Diese Gespräche werden im Rufjournal in der Liste der
mitgeschnittenen Gespräche aufgeführt und können dort von Ihnen
auch angehört oder gelöscht werden (siehe Kapitel 10.7.8, Mitgeschnittene Gespräche, Seite 115).
Mitschneiden von Gesprächen
So schneiden Sie ein Telefongespräch mit
10.15.1 Mitschneiden von Gesprächen
Während Sie ein Gespräch führen, können Sie durch Klicken auf die
Taste „Mitschneiden“ das folgende Gespräch aufzeichnen. Die Aufzeichnung eines Gesprächs wird durch ein Anfangssignal und durch die farbliche Kennzeichnung der Taste signalisiert. Ein erneutes Klicken auf die
Taste „Mitschneiden“ unterbricht die Aufzeichnung.
Dem Gesprächspartner wird das Mitschneiden durch einen Signalton
angezeigt. Sie können während eines Gespräches das Mitschneiden
mehrfach ein- und ausschalten. Die einzelnen Teile des Gesprächs werden zusammen in einer Datei gespeichert - somit wird pro Gespräch
auch nur ein Eintrag in der Liste der mitgeschnittenen Gespräche hinzugefügt.
Die mitgeschnittenen Gespräche werden in Ihrem Benutzerverzeichnis
als .wav-Datei gespeichert. (siehe auch Kapitel 10.15.5, Mitschneiden
konfigurieren, Seite 138).
So schneiden Sie ein Telefongespräch mit
Sie führen gerade ein Telefongespräch.
1.
Klicken Sie auf die Taste „Mitschneiden“.
Ihrem Gesprächspartner wird ein Tonsignal eingespielt und die
Taste „Mitschneiden“ ist während der Aufzeichnung aktiviert.
Um einzelne Gesprächsteile mitzuschneiden, schalten Sie während
des Gesprächs die Aufzeichnung wiederholt ein oder aus.
Mitgeschnittene Gespräche
So beenden Sie das Mitschneiden eines Telefongespräches
1.
Klicken Sie auf die Taste „Mitschneiden“, um die Aufzeichnung zu
beenden oder zu unterbrechen oder beenden Sie das Gespräch.
Schalten Sie das Mitschneiden aus, so ertönt kein weiterer
Signalton.
Um einzelne Gesprächsteile mitzuschneiden, schalten Sie während
des Gesprächs die Aufzeichnung wiederholt ein oder aus.
So schneiden Sie ein Telefongespräch mit
SwyxIt! - Funktionen im Detail
137
Mitschneiden
10.15.1.1Kontextmenü zur Taste „Mitschneiden“
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste „Mitschneiden“ klicken erscheint ein Kontextmenü:
Menübefehl
Erläuterung
Mitgeschnittene
Gespräche...
Die Liste der mitgeschnittenen Gespräche wird
angezeigt.
Hilfe
Online-Hilfe aufrufen.
Eigenschaften
Mitschneiden konfigurieren.
Klick auf Taste
„Mitschneiden“
Das Mitschneiden des aktuellen Gesprächs wird
ein- bzw. ausgeschaltet.
10.15.3 Wiedergeben und Exportieren mitgeschnittener
Gespräche
Sie können Ihre Mitschnitte direkt über SwyxIt! wiedergeben. Weiterhin
besteht die Möglichkeit, die Mitschnitte mithilfe des Export-Assistenten
für Mitschnitte in ein bestimmtes Verzeichnis zu exportieren.
So geben Sie mitgeschnittene Gespräche wieder
1.
Eine Liste der mitgeschnittenen Gespräche wird angezeigt.
2.
Markieren Sie das gewünschte Gespräch.
3.
Klicken Sie auf das Symbol „Abspielen“
Datei anzuhören. Klicken Sie auf „Stopp“
anzuhalten.
So beenden Sie das Mitschneiden eines Telefongespräches
Mitgeschnittene Gespräche
10.15.2 Anhören und Bearbeiten von mitgeschnittenen
Gesprächen
Alle von Ihnen aufgezeichneten Gespräche werden im Rufjournal in der
Liste der mitgeschnittenen Gespräche angezeigt. Diese Liste enthält
sowohl alle mitgeschnittenen Gespräche als auch zusätzliche Informationen, z. B. Datum und Uhrzeit des Anrufs, die Telefonnummer des
Gesprächspartners sowie die eigene beteiligte Durchwahl. Außerdem
wird durch ein Symbol signalisiert, ob es sich um einen ausgehenden
(grünes Symbol) oder eingehenden Anruf (blaues Symbol) handelt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.7.8, Mitgeschnittene Gespräche, Seite 115.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Listen“ und wählen Sie die
Option „Mitgeschnittene Gespräche...“ aus.
, um die ausgewählte
, um das Abspielen
Das Gespräch wird nun über die Lautsprecher Ihres PCs bzw. über
den Hörer wiedergegeben.
So exportieren Sie mitgeschnittene Gespräche
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Listen“ und wählen Sie die
Option „Mitgeschnittene Gespräche...“ aus.
Eine Liste der mitgeschnittenen Gespräche wird angezeigt.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Exportieren...“.
Es öffnet sich der Export-Assistent für Mitschnitte.
3.
Sie können hier den Gesprächspartner erneut anrufen, ihm eine E-Mail
schreiben, seiner Rufnummer einen speziellen Klingelton zuordnen
oder seine Nummer in Ihr Persönliches Telefonbuch übernehmen.
Klicken Sie auf "Weiter >". Es erscheint eine Liste der Mitschnitte.
Darin sind alle Mitschnitte enthalten. Als Voreinstellung sind alle
Mitschnitte für den Export markiert.
4.
Deaktivieren Sie in der ersten Spalte ggf. alle Mitschnitte, die Sie
nicht exportieren möchten.
So geben Sie mitgeschnittene Gespräche wieder
5.
Klicken Sie auf "Weiter >".
So exportieren Sie mitgeschnittene Gespräche
6.
Wählen Sie das Verzeichnis aus, in das die Mitschnitte exportiert
werden sollen.
Mitgeschnittene Gespräche
Hier können Sie auch festlegen, ob eine ggf. bereits existierende
Datei überschrieben werden soll oder ob dieser Mitschnitt nicht
exportiert werden soll.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
7.
138
Mitschneiden
Die Mitschnitte werden als WAV-Datei gespeichert. Dabei wird der
Name einer exportierten Datei folgendermaßen zusammengesetzt:
• <Richtung des Gesprächs>#
Es werden ausgehende Gespräche (OUT) und ankommende Rufe
(IN) unterschieden.
• <Rufnummer des Aufzeichners>#
Dies ist die angerufene Durchwahl (IN) bzw. die Durchwahl, von
der das Gespräch gestartet wurde (OUT).
• <Name des Gesprächspartners>#
Der Name kann nur dann angegeben werden, wenn die Rufnummer einem Namen zugeordnet werden konnte.
• <Nummer des Gesprächspartners>#
Wird angezeigt, sofern Sie vorhanden ist. Beachten Sie, dass die
Amtsholung mit abgespeichert wird.
• <Datum des Gesprächs>#
Datum im Format <jjjjmmdd>
• <Uhrzeit des Gesprächs>
Uhrzeit m Format <hhmmss>
Beispiel:
Der Name
Out#123#Schulz, Eva#0012345678#20050217#155844.wav
bedeutet, dass ein ausgehendes Gespräch von der Rufnummer
„123“ an Eva Schulz mit der Rufnummer „0012345678“ am
17.02.2005 um 15:58:44 Uhr aufgezeichnet wurde.
10.15.4 Einspielen eines Mitschnitts in ein Gespräch
Sie können ein mitgeschnittenes Gespräch während eines Telefonats
Ihrem Gesprächspartner vorspielen.
So spielen Sie ein mitgeschnittenes Gespräch in ein laufendes Telefonat ein
1.
Klicken Sie während eines Telefonats mit der rechten Maustaste auf
die Taste „Mitschneiden“ und wählen Sie dann im Kontextmenü die
Option „Mitgeschnittene Gespräche“.
Oder
1.
Klicken Sie während eines Telefonats auf die Taste„Rufjournal“ und
wählen Sie die Registerkarte „Mitgeschnittene Gespräche“.
2.
Klicken Sie auf den Mitschnitt, den Sie abspielen möchten, und
klicken Sie dann auf „Abspielen“
.
Der Mitschnitt wird in das aktuelle Gespräch eingespielt.
10.15.5 Mitschneiden konfigurieren
Standardmäßig werden die Gespräche auf Ihrem PC unter Anwendungsdaten oder in einem vom Administrator festgelegten Verzeichnis abgelegt. Dieses Verzeichnis können Sie ändern, wenn dies vom
Administrator zugelassen wird. Außerdem können Sie erkennen, ob alle
Gespräche mitgeschnitten werden, oder ob Sie Ihre Gespräche selbst
bedarfsgerecht aufzeichnen können. Die entsprechenden Kontrollkästchen sind abgeblendet, da die Einstellungen nur durch den Administrator geändert werden können.
So legen Sie das Verzeichnis für die mitgeschnittenen Gespräche fest
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der SwyxIt!-Oberfläche
auf die Schaltfläche „Mitschneiden“ und wählen Sie im
Kontextmenü die Option „Eigenschaften“.
Oder
SwyxIt! - Funktionen im Detail
1.
139
Projektkennziffer
Klicken Sie Menü „Einstellungen“ auf die Option „Benutzerprofil“
und wählen Sie die Registerkarte „Mitschneiden“ aus.
3.
Klicken Sie auf „OK“, um das Fenster zu schließen.
10.16 Projektkennziffer
SwyxWare kann die Daten einzelner Telefongespräche in CDRs (Call
Detail Records) aufzeichnen und diese verschiedenen Projektkennziffern zuordnen. Diese Daten können später ausgewertet werden. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare-Dokumentation für
Administratoren.
Um einen Anruf einem Projekt zuzuordnen, müssen Sie vor dem Anruf
die zugeordnete Projektkennziffer eingeben.
Die Verwendung der Projektkennziffern ist auch beim Wählen aus Outlook möglich.
So ordnen Sie einen Anruf einem Projekt zu
1.
Geben Sie ’*’ ein und anschließend die Projektkennziffer.
2.
Beenden Sie die Eingabe der Projektkennziffer mit ’#’.
3.
Wählen Sie anschließend sofort die Zielrufnummer wie gewohnt.
Die Projektkennziffer wird nun von SwyxWare in den
Einzelverbindungsinformationen (CDR) aufgezeichnet.
2.
Klicken Sie auf
unter „Dateien speichern“ um das gewünschte
Verzeichnis zu suchen.
Die Option wird automatisch aktiviert, sobald das Feld ein
Verzeichnis enthält.
Wenn die Mitschnitte in einem durch den Administrator
vorgegebenen Standardverzeichnis gespeichert werden sollen,
aktivieren Sie die Option „Servereinstellungen verwenden“. Wenn
Ihr Administrator die Standardeinstellungen verwendet hat, werden
Ihre Mitschnitte in Ihrem Windows-Benutzerverzeichnis (meist auf
Ihrem lokalen PC) gespeichert. Um das Verzeichnis einzusehen,
geben Sie Folgendes in die Adressleiste des Windows Explorers ein:
%appdata%\Swyx\Recording
Sie können beispielsweise die Projektkennziffer auf eine Namenstaste
legen (z. B. *123#, Option: „Display vor Anruf löschen“ aktivieren und
„Sofortige Anwahl“ deaktivieren) und einen entsprechenden
Kontaktpartner auf eine zweite Namenstaste (z. B. 00123 4567, hier bitte
nicht „Display vor Anruf löschen“ aktivieren). Möchten Sie nun ein
Gespräch mit Ihrem Kontaktpartner dem Projekt zuordnen, so betätigen
Sie zuerst die Namenstaste mit der Kennziffer und anschließend die
Taste mit der Telefonnummer.
So ordnen Sie beim Wählen aus Outlook oder Lotus Notes einen Anruf einem
Projekt zu
1.
Wählen Sie einen Kontakt und klicken Sie auf das SwyxIt!-Symbol.
Es erscheint das Fenster „SwyxIt! Wählhilfe“.
2.
Geben Sie eine Projektkennziffer ein oder wählen Sie aus der
Dropdownliste eine Projektkennziffer aus.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
140
Rückruf
3.
Klicken Sie anschließend hinter der Rufnummer, die Sie benutzen
möchten auf „Wählen“.
4.
Die angegebene Rufnummer wird, angeführt von der
Projektkennziffer, gewählt.
Voraussetzung: Sie rufen einen anderen internen Teilnehmer an. Dieser
spricht gerade.
Die Projektkennziffer wird nun von SwyxWare in den
Einzelverbindungsinformationen (CDR) aufgezeichnet.
1.
So äußern Sie einen Rückrufwunsch bei Besetzt
In Ihrer Liste „Eigene Rückrufwünsche“ wird ein Eintrag erzeugt mit
„Rückruf bei besetzt“. Dem Angerufenen wird Ihr Rückruf bei
besetzt nicht signalisiert. Ihr Anruf wird beendet.
10.17 Rückruf
Rufen Sie einen anderen Teilnehmer innerhalb Ihres Unternehmens an
und die Verbindung kommt nicht zustande (z. B. spricht gerade, besetzt,
nicht angenommen, abwesend), so können Sie einen Rückrufwunsch
äußern.
Es werden zwei Fälle unterschieden:
 Rückruf bei Besetzt, d. h. der Angerufene spricht gerade
 Rückruf (bei freiem Anschluss wird der Ruf nicht angenommen oder
gelangt zur Voicemail)
Für die Verwaltung Ihrer Rückrufwünsche bietet Ihnen SwyxIt!eine Liste.
Hinterlässt ein anderer Benutzer bei Ihnen einen Rückrufwunsch, wird
dieser in Ihrer Anrufliste vermerkt.
2.
So starten Sie den Rückruf nach Besetzt
Voraussetzung: Sie haben einen Rückruf bei Besetzt geäußert.
1.
Sie rufen einen anderen Teilnehmer Ihres Unternehmens an und dieser
spricht gerade. Sie erhalten die Meldung „besetzt“ oder „Es wird angeklopft“, je nachdem, ob der Angerufene einen Zweitanruf zugelassen
hat. (In der Anrufliste des Angerufenen erscheint - wie bei jedem Anruf ein Eintrag). Hat der Angerufene sein Gespräch beendet, dann wird dies
Ihrem SwyxIt! signalisiert und es wird nach Rückfrage automatisch ein
erneuter Anruf (Rückruf) gestartet.
Für die Funktion „Rückruf bei besetzt“ wird immer dieselbe Leitung wie
für den ursprünglichen Ruf verwendet, auch wenn eine andere Standardleitung definiert wurde.
Der Angerufene beendet sein Gespräch.
Es ertönt ein Signalton und im Windows-Infobereich erscheint eine
Sprechblase, die eine erneute Anwahl anbietet.
Rückruf bei nicht angenommenem Ruf
10.17.1 Rückruf bei Besetzt
Hat der Angerufene sein Gespräch beendet, so wird von Ihrem
SwyxIt! - nach Rückfrage - ein erneuter Anruf gestartet (siehe So
starten Sie den Rückruf nach Besetzt, Seite 140).
Mehrere Rückrufwünsche bei Besetzt an denselben Benutzer, auch an
unterschiedliche Rufnummern, werden in der Liste „Eigene Rückrufwünsche“ zusammengefasst zu einem Eintrag.
Rückruf bei Besetzt
Liste „Eigene Rückrufwünsche“
Klicken Sie im Kontextmenü der Namenstaste auf "Rückruf
anfordern bei besetzt" oder im Menü „Funktionen" auf „Rückruf
anfordern“.
2.
Bestätigen Sie den erneuten Anruf durch Klicken auf die
Sprechblase im Windows-Infobereich.
Der Ruf wird aufgebaut.
Bestätigen Sie innerhalb von 20 Sekunden den erneuten Anruf
nicht, so ändert sich in der Liste „Eigene Rückrufwünsche“ der
Eintrag in „War frei. Neuer Versuch?“.
Klicken Sie dann auf den Eintrag, um aus dieser Liste heraus
zurückzurufen.
Ist eine Verbindung zu dem ursprünglich Angerufenen aufgebaut
worden, so erlischt der Eintrag in der Liste „Eigene
Rückrufwünsche“ automatisch.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
So lehnen Sie einen Rückruf bei Besetzt ab
Voraussetzung: Sie haben einen Rückruf bei Besetzt geäußert. Der
andere Teilnehmer wird frei und Ihnen wird ein erneuter Anruf
vorgeschlagen. Es ertönt ein Signalton und im Windows-Infobereich
erscheint eine Sprechblase, die eine erneute Anwahl anbietet.
1.
Klicken Sie nun im Menü „Funktionen“ auf „Rückruf anfordern“, so
erhält dieser Eintrag im Rufjournal des Angerufenen den Status „Rückruf
angefordert“.
In Ihrer Liste „Eigene Rückrufwünsche“ wird dieser Wunsch eingetragen
mit „Rückruf angefordert“. Bearbeitet der Angerufene sein Rufjournal,
dann kann er
Klicken Sie im Menü „Funktionen“ auf „Rückruf ablehnen“.
 aus dem Rufjournal den Rückruf starten.
Der Eintrag in der Liste „Eigene Rückrufwünsche“ wird gelöscht.
Nehmen Sie dann den Rückruf an, wird der Rückrufwunsch in Ihrer
Liste gelöscht.
Kommt keine Verbindung zustande, so bleibt der Rückrufwunsch
unverändert erhalten.
 den Rückrufwunsch ignorieren.
So löschen Sie einen Rückruf bei Besetzt
Voraussetzung: Sie haben einen Rückruf bei Besetzt geäußert.
1.
141
Rückruf
Klicken Sie im Rufjournal auf „Eigene Rückrufwünsche...“.
Ignoriert der Angerufene den Eintrag in seiner Liste, so ändert sich
der Status des Eintrages in „Rückruf nicht erforderlich“.
 den Rückrufwunsch im Rufjournal löschen.
In der Liste des Angerufenen wird der komplette Eintrag gelöscht
und in Ihrer Liste “Rückrufwünsche“ ändert sich der Eintrag in
„Rückruf nicht erforderlich“.
Rückrufwünsche bei nicht angenommenem Ruf können nur für Teilnehmer geäußert werden, die am selben SwyxServer angemeldet sind, wie
Sie.
2.
Markieren Sie den Eintrag, den Sie löschen möchten, und klicken
Sie auf „Eintrag entfernen“.
Der Eintrag wird gelöscht.
So äußern Sie einen Rückrufwunsch bei freiem Anschluss
Sie rufen einen internen Teilnehmer an. Der andere Teilnehmer nimmt
den Ruf nicht an oder Ihr Ruf wird zur Voicemail umgeleitet.
1.
Dem Angerufenen wird Ihr Rückrufwunsch signalisiert.
So lehnen Sie einen Rückruf bei Besetzt ab
So starten Sie den Rückruf nach Besetzt
So äußern Sie einen Rückrufwunsch bei Besetzt
10.17.2 Rückruf bei nicht angenommenem Ruf
Sie rufen einen anderen internen Teilnehmer an und dieser Ruf wird
nicht angenommen. Sie erhalten die Meldung „Gehender Ruf, Klingeln“
oder die Ansage der Voicemail. (Im Rufjournal des Angerufenen
erscheint - wie bei jedem Anruf - ein Eintrag, die Option „Entgangene
Anrufe“ ist aktiv.)
Klicken Sie im Menü „Funktionen“ auf „Rückruf anfordern“.
2.
Ihr Anruf wird beendet.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
142
Rückruf
So beantworten Sie einen Rückrufwunsch
1.
Klicken Sie auf die Option „Entgangene Anrufe“.
Das Rufjournal öffnet sich. Sie haben in Ihrer Anrufliste bzw. unter
„Entgangene Anrufe“ einen Eintrag „Rückruf angefordert“.
Markieren Sie diesen Eintrag.
2.
Klicken Sie auf „Wählen“.
3.
Die entsprechende Rufnummer wird gewählt.
So beantworten Sie einen Rückrufwunsch per E-Mail
1.
Klicken Sie auf die Option „Entgangene Anrufe“.
Das Rufjournal öffnet sich. Sie haben in Ihrer Anrufliste bzw. unter
„Entgangene Anrufe“ einen Eintrag „Rückruf angefordert“.
Markieren Sie diesen Eintrag.
2.
Klicken Sie auf „E-Mail“.
Es öffnet sich eine E-Mail mit den Daten des Anrufers und der
Uhrzeit des hinterlegten Rückrufwunsches.
3.
Geben Sie Ihre Nachricht ein und versenden Sie die E-Mail.
Der Eintrag ändert sich in „Rückruf nicht erforderlich“.
Ist der Anrufer in Ihren Kontakten vorhanden, so wird bereits die
entsprechende E-Mail-Adresse vorgeschlagen.
Der Eintrag in Ihrer Liste „Eigene Rückrufwünsche“ wird auf jeden Fall
gelöscht, wenn eine Verbindung zu dem Angerufenen zustande kommt,
unabhängig davon, ob der Angerufene Ihren Rückrufwunsch zur Kenntnis
genommen hat. Ebenso verändert sich der Eintrag in der Anrufliste des
Angerufenen in „Rückruf nicht erforderlich“.
Liste „Eigene Rückrufwünsche“
In der Liste „Eigene Rückrufwünsche“ finden Sie alle Rückrufe, die Sie
selbst angefordert haben. Diese ist Bestandteil des Rufjournals.
Sie erkennen in dieser Liste den Zustand des von Ihnen angefragten
Rückrufs:
• Rückruf bei besetzt
Rückruf wurde von Ihnen bei einem besetzten Teilnehmer geäußert. Dieser spricht immer noch.
• War frei. Neuer Versuch?
Der Rückruf wurde von Ihnen bei einem besetzten Teilnehmer
geäußert und später signalisiert. Sie haben den Rückruf nicht
angenommen. Mit „Wählen“ können Sie diesen Rückruf erneut
durchführen.
• Rückruf angefordert
Rückruf wurde von Ihnen bei einem Teilnehmer mit freiem
Anschluss geäußert. Danach ist noch keine Verbindung zustande
gekommen.
• Rückruf nicht erforderlich
Rückruf wurde von Ihnen bei einem Teilnehmer mit freiem
Anschluss geäußert. Danach ist dieser Rückruf von dem anderen
Teilnehmer entweder ignoriert, per E-Mail beantwortet oder
gelöscht worden
Sie können einen Eintrag in dieser Liste anwählen, einzelne Einträge
entfernen oder die ganze Liste löschen. Beim Löschen werden die
Einträge „Rückruf angefordert“ aus der Liste des anderen
Teilnehmers entfernt.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
143
Rufprotokoll
So weisen Sie einer Nummer aus der Liste „Eigene Rückrufwünsche“ einen
Rufton zu
Voraussetzung: Sie haben einen Rückruf geäußert.
1.
Klicken Sie im Rufjournal auf „Eigene Rückrufwünsche...“.
2.
Markieren Sie den Eintrag, für den Sie einen Rufton konfigurieren
möchten.
3.
Klicken Sie auf „Ruftöne...“.
Es öffnet sich die Seite „Ruftoneigenschaften“.
4.
Legen Sie den Rufton für diese Rufnummer fest und schließen Sie
die Registerkarte mit „OK“.
5.
Schließen Sie die Liste „Eigene Rückrufwünsche...“ mit „Schließen“.
10.18 Rufprotokoll
An einem Arbeitsplatz, der viele Gespräche gleichzeitig weitervermittelt
(z. B. Telefon-Zentrale, Call Center), kann es hilfreich sein direkt zu
erkennen, welche Verbindungsversuche bei den Leitungen bereits
unternommen wurden.
10.19 Direktansprache
Sie können einen internen Teilnehmer direkt ansprechen. In diesem Fall
nimmt das Telefon des anderen Teilnehmers Ihren Ruf sofort automatisch an, schaltet den Lautsprecher ein und ein Signal ertönt. Sie können
direkt eine Nachricht durchgeben. Das Mikrofon des angerufenen Teilnehmers ist dabei stummgeschaltet. Die Direktansprache kann generell
als Eigenschaft einer Namenstaste festgelegt werden.
Bei einer Direktansprache ertönt das Direktrufsignal durch den Lautsprecher, welcher der Option “Lauthören” zugewiesen ist (siehe Option
“Lauthören”, Seite 106).
Die Direktansprache funktioniert nur bei internen Teilnehmern, die am
selben SwyxServer angemeldet sind wie Sie. Bei Teilnehmern, die per
Serververknüpfung (Intersite Presence) verbunden sind, wird statt der
Direktansprache ein normaler Ruf aufgebaut.
Direktansprache per Namenstaste
Sie können eine Namenstaste so konfigurieren, dass der Teilnehmer
direkt angesprochen wird (siehe Kapitel 10.9.2, Namenstasten
konfigurieren, Seite 123).
SwyxIt! bietet die Möglichkeit den Verlauf eines Anrufs (z. B. die Vermittlungsversuche) auf der Oberfläche zu protokollieren. Verwenden Sie
hierzu eine spezielle Skin (CallHistory), die Displayelemente enthält,
welche das Rufprotokoll für die zugeordnete Leitung darstellen. Wenden Sie sich hierzu an Ihren Administrator.
Sie können aber auch spontan einen Teilnehmer über das Kontextmenü
der Namenstaste direkt ansprechen. Damit Sie einen Mitarbeiter direkt
ansprechen können, muss dieser Ihnen seinen Status signalisieren.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 19, Benutzung
von Skins, Seite 232.
Durch Eingeben eines Codes können Sie die Direktansprache auch
sofort starten, ohne dass Sie eine Namenstaste konfiguriert haben müssen. Geben Sie dazu einfach die Durchwahl und danach direkt *72* ein
und starten Sie danach den Wählvorgang. Sie können diesen Code auch
auf einer separaten Namenstaste hinterlegen.
Auf dem Display wird der Verlauf des Gesprächs dargestellt. Es werden
Ereignisse festgehalten wie
 Anrufzeitpunkt,
 Annahme des Anrufs,
 Halten,
Direktansprache per Codeeingabe
So sprechen Sie einen Teilnehmer direkt an
 Verbindungsversuche und
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
 Beenden des Anrufs (mit Ursache).
1.
Legen Sie die Direktansprache als Eigenschaft einer Namenstaste
fest (siehe Kapitel 10.9.2, Namenstasten konfigurieren, Seite 123).
2.
Klicken Sie auf die Namenstaste, so wird die Direktansprache sofort
gestartet.
Oder
SwyxIt! - Funktionen im Detail
1.
2.
144
Wählen aus jeder Anwendung heraus
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Namenstaste.
Der markierte Text wird von SwyxIt! folgendermaßen gewählt:
Es öffnet sich das Kontextmenü.
 Buchstabenfolge
Klicken Sie auf „Direktansprache“.
wird von SwyxIt! direkt gewählt, wie z. B. ein Benutzername. Dieser
muss in der entsprechenden Form im Globalen oder Persönlichen
Telefonbuch gespeichert sein.
 kanonische Rufnummer (z. B. +123 4567-890)
Die Nummer wird gewählt und die Verbindung wird direkt
hergestellt. Sie können sofort sprechen.
Oder
1.
Geben Sie folgenden Code ein: nnn*72* (nnn=Durchwahl des
Teilnehmers, den Sie ansprechen möchten).
2.
Starten Sie nun den Wählvorgang. Die Direktansprache wird sofort
gestartet.
10.20 Wählen aus jeder Anwendung heraus
Sie können aus jeder Microsoft Windows-Anwendung direkt wählen.
Markieren Sie die gewünschte Rufnummer (z. B. indem Sie bei gedrückter Umschalttaste (Shift) mit der Pfeiltaste nach rechts gehen). Ist die
vollständige Nummer markiert, so drücken Sie die Taste „F11“ auf Ihrer
Tastatur. SwyxIt! wird aktiviert und die Rufnummer wird sofort gewählt.
Heben Sie den Hörer ab, um zu sprechen.
wird direkt gewählt.
 SIP-URI (z. B. [email protected])
wird direkt gewählt. Die Verbindung wird in der Regel komplett über
das Internet hergestellt.
 Zeichenfolge mit mehr als 4 Ziffern
wird mit Amtsholung gewählt als externe Rufnummer.
 Zeichenfolge mit 4 Ziffern und kürzer
wird direkt als interne Durchwahl gewählt.
Wie Sie eine andere Taste mit dieser Funktion belegen, entnehmen Sie
bitte Kapitel 12.1.9, Tastatur, Seite 162.
10.21 Konferenz
Mit SwyxWare können Sie interne und externe Gesprächsteilnehmer zu
einer Konferenz zusammenfügen. Weiter können Sie neue Teilnehmer
zu einer bestehenden Konferenz hinzufügen. Alternativ können Sie sich
auch mit anderen Teilnehmern in einem Konferenzraum verabreden. In
einem Konferenzraum können Sie aktiv am Gespräch beteiligt sein oder
nur als Zuhörer fungieren.
10.21.1 Konferenzen starten
Haben Sie mindestens zwei Leitungen im Zustand „Aktiv“ bzw. „Halten“,
so haben Sie die Möglichkeit eine Konferenz zwischen Ihnen und diesen
Teilnehmern zu starten.
So fügen Sie einen weiteren Teilnehmer zu einer Konferenz hinzu
SwyxIt! - Funktionen im Detail
So starten Sie eine Konferenz
Voraussetzung: Sie haben mindestens zwei Leitungen im Zustand
„Aktiv“ bzw. „Halten“.
1.
Klicken Sie auf die Taste „Konferenz“.
Oder
1.
Wählen Sie im Kontextmenü der Leitungstaste „Konferenz (Alle
Leitungen)“ aus.
Alle von Ihnen gerade geführten Einzelgespräche, sowohl das aktive
als auch die gehaltenen Gespräche, werden zu einer Konferenz
zusammen geschaltet. Alle Leitungen außer der Konferenzleitung
werden wieder frei. Auf der Konferenzleitung erscheint die
Meldung „Konferenz“. Für alle Teilnehmer ertönt ein
Begrüßungssignal innerhalb der Konferenz.
Oder
1.
145
Konferenz
Wählen Sie im Kontextmenü der Leitungstaste „Auf dieser Leitung
Konferenz einleiten“ aus.
In diesem Fall wird die Konferenz nur mit dieser Leitung begonnen
und Sie können die anderen Leitungen schrittweise z. B. per Drag &
Drop hinzufügen.
10.21.2 Rückfragen und Hinzufügen
Sind Sie Teilnehmer einer Konferenz, so können Sie während dieser
Konferenz eine Rückfrage zu einem anderen Teilnehmern starten. Während einer solchen Rückfrage können Sie den anderen Teilnehmer der
Konferenz hinzufügen. Der andere Teilnehmer kann seinerseits eine
Konferenz aufbauen, deren Mitglied Sie dann sind. In einer solche Situation können Sie mit der Taste „Konferenz“ beide Konferenzen zu einer
zusammenfügen.
So starten Sie eine Rückfrage aus einer Konferenz
Voraussetzung: Sie sind Teilnehmer an einer Konferenz.
1.
Oder
1.
Klicken Sie auf die Namenstaste, sofern vorhanden.
2.
In jedem Fall wird die Leitung mit der Konferenz auf „Halten“ gelegt.
Sie können nun auf der freien Leitung die Rufnummer für die
Rückfrage eingeben.
3.
Führen Sie die Rückfrage durch und wechseln Sie durch Klicken auf
die entsprechende Leitungstaste zur Konferenz.
• Makeln zwischen Konferenzen
Sind Sie Teilnehmer an verschiedenen Konferenzen, z. B. hat der
rückgefragte Teilnehmer seinerseits eine Konferenz mit Ihnen
und einem Dritten aufgebaut, so können Sie mit „Makeln“ auch
zwischen diesen Konferenzen wechseln.
• Konferenzen zusammenfügen
Sind Sie Teilnehmer an verschiedenen Konferenzen, so können
Sie mit „Konferenz“ beide Konferenzen zusammenfügen. Alle
Teilnehmer hören ein Begrüßungssignal.
4.
Möchten Sie die Verbindung zum rückgefragten Teilnehmer
beenden, so legen Sie nach dem Gespräch auf bzw. betätigen Sie die
zugeordnete Leitungstaste.
Oder
1.
Ziehen Sie per Drag & Drop die gehaltene Leitung auf die aktive
Leitung.
Die aktive Leitung wird zur Konferenzleitung, die gehaltene Leitung
wird frei.
Oder
1.
Ziehen Sie per Drag & Drop die Leitungen auf die Taste
„Konferenz“.
Die aktive Leitung wird zur Konferenzleitung, die gehaltene Leitung
wird frei.
In den drei letzten Fällen können Sie auswählen, welche Leitungen zur
Konferenz hinzugefügt werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie gleichzeitig nur eine Konferenz einleiten können. Sie können allerdings an weiteren anderen Konferenzen teilnehmen.
Diese Konferenzen müssen dann jedoch von anderen Teilnehmern eingeleitet worden sein.
Klicken Sie auf eine freie Leitungstaste.
Sind Sie an demselben SwyxServer angemeldet wie der Initiator der Konferenz, so können Sie die Konferenzleitung auf „Halten“ legen. Ist dies
nicht der Fall, sind Sie also z.B. extern oder über einen SwyxLink mit dem
Initiator verbunden, so wird den anderen Teilnehmern Ihre übliche Wartemusik eingespielt, wenn Sie die Verbindung auf „Halten“ legen.
So starten Sie eine Konferenz
SwyxIt! - Funktionen im Detail
So fügen Sie einen weiteren Teilnehmer zu einer Konferenz hinzu
Voraussetzung: Sie sind Teilnehmer an einer Konferenz.
1.
2.
146
Konferenz
So wählen Sie einzelne Teilnehmer aus, die zu einer Konferenz hinzugefügt
werden
Wechseln Sie zu einer freien Leitung und rufen Sie den neuen
Teilnehmer an.
Voraussetzung: Sie haben eine Konferenzleitung und mindestens noch
zwei weitere Gespräche.
Sie können die Nummer direkt wählen oder aus dem Telefonbuch
oder Ihren Listen wählen.
1.
Haben Sie den neuen Teilnehmer erreicht, d. h. die Verbindung
besteht, so betätigen Sie die Taste „Konferenz“ bzw. bestätigen Sie
den Menüeintrag „Funktionen | Konferenz beginnen / erweitern“.
Alternativ können Sie die zweite Leitung per Drag & Drop auf die
Konferenzleitung oder die Taste „Konferenz“ ziehen.
Anschließend befinden Sie sich mit dem neuen Teilnehmer in der
Konferenz; die andere Leitung wird wieder frei. Es ertönt für alle
Konferenzteilnehmer ein Begrüßungssignal, da ein neuer
Teilnehmer hinzugefügt wurde.
Legt ein Konferenzteilnehmer seine Konferenzleitung auf „Halten“ und
kehrt anschließend wieder in die Konferenz zurück, so ertönt kein Begrüßungssignal.
Haben Sie mehrere Gespräche gehalten und möchten Sie nicht alle
Gespräche zu einer Konferenz hinzufügen, so besteht die Möglichkeit
einzelne Leitungen auszuwählen, die dann zur Konferenz hinzugefügt
werden.
So starten Sie eine Konferenz
Ziehen Sie per Drag & Drop die Leitungstaste des Teilnehmers auf
die Leitungstaste der Konferenz oder die Taste „Konferenz“.
Oder
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste „Konferenz“.
Oder
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitungstaste der
Konferenz.
In jedem Fall erscheint das Kontextmenü.
2.
Wählen Sie im Kontextmenü „Konferenz beginnen / erweitern“.
3.
Klicken Sie auf die Leitung, die Sie zur Konferenz hinzufügen
möchten.
Die ausgewählte Leitung wird zur Konferenz hinzugefügt.
So starten Sie eine Konferenz
SwyxIt! - Funktionen im Detail
147
Konferenz
10.21.3 Konferenz verlassen oder beenden
Beim Auflegen werden zwei Fälle unterschieden:
 Sie haben die Konferenz eingeleitet.
In diesem Fall wird die Konferenz für alle Teilnehmer beendet, wenn
Sie den Hörer auflegen.
 Ein anderer Teilnehmer hat die Konferenz eingeleitet.
Legen Sie den Hörer auf, so verlassen Sie die Konferenz. Es ertönt für
alle anderen Teilnehmer ein Abschiedssignal und die verbliebenen
Teilnehmer können weiter miteinander sprechen.
Alle Teilnehmer, die Sie zu dieser Konferenz hinzugefügt haben verlassen
mit Ihnen die Konferenz. Für alle anderen Teilnehmer bleibt die Konferenz bestehen.
So verlassen Sie eine Konferenz
10.21.4 Konferenzräume
Konferenzräume werden vom Administrator eingerichtet. Dabei wird
eine Rufnummer vergeben, über die der Konferenzraum „betreten“ werden kann. Im Gegensatz zu einer nur über SwyxIt! geführten Konferenz
können alle Teilnehmer die Konferenz unabhängig voneinander verlassen, ohne dass die Konferenz beendet ist. Alle Teilnehmer können dann
diesen Konferenzraum anwählen und dort an einer Konferenz mit anderen eingewählten Benutzern teilnehmen. In einen Konferenzraum können Sie als Mitglied einer Konferenz oder als Zuhörer eintreten (siehe
Kapitel 10.21.4.1, Stumme Konferenzteilnahme, Seite 148).
So besuchen Sie einen Konferenzraum
Voraussetzung: Ihr Administrator hat einen Konferenzraum eingerichtet.
1.
Sie werden mit der Konferenz verbunden. Alle Teilnehmer im
Konferenzraum hören ein Begrüßungssignal.
Voraussetzung: Ein anderer Teilnehmer hat die Konferenz eingeleitet.
1.
So beenden Sie eine Konferenz
Voraussetzung: Sie haben die Konferenz gestartet.
1.
Sind Sie der einzige Teilnehmer einer Konferenz, so wird eine
entsprechende Ansage abgespielt.
Legen Sie einfach auf.
Verlässt ein Teilnehmer die Konferenz, so ertönt für alle anderen
Teilnehmern ein Abschiedssignal.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Ist die Konferenzleitung aktiv, so legen Sie einfach auf.
• Wird die Konferenzleitung gehalten, so klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf die Leitungstaste und wählen Sie den
Eintrag „Konferenz beenden“.
Die Konferenz ist beendet. Die Leitung wird wieder frei und die
Taste „Konferenz“ wird deaktiviert.
Hat Teilnehmer A der ursprünglichen Konferenz weitere Teilnehmer z.B. B
und C zu dieser Konferenz hinzugefügt, so bleibt eine zweite Konferenz
zwischen A, B und C so lange bestehen, bis Teilnehmer A als Initiator der
zweiten Konferenz die Verbindung und damit die Konferenz beendet.
Wählen Sie die Nummer des Konferenzraumes.
2.
Um die Konferenz zu verlassen, legen Sie einfach auf. Alle im
Konferenzraum Anwesenden hören ein Abschiedssignal. Die
Konferenz der anderen Teilnehmer bleibt bestehen.
Sie können auch aus einem Konferenzraum heraus Rückfragen starten
(siehe So starten Sie eine Rückfrage aus einer Konferenz, Seite 145).
Außerdem können Sie weitere Teilnehmer zu diesem Konferenzraum
hinzufügen (siehe So fügen Sie einen weiteren Teilnehmer zu einer
Konferenz hinzu, Seite 146.
Beachten Sie bitte, dass in diesem Fall alle von Ihnen hinzugefügten
Konferenzteilnehmer mit Ihnen die Konferenz auch wieder verlassen.
Weiter können Sie einen anderen Teilnehmer mit dem Konferenzraum
verbinden. Dieser ist dann unabhängig von Ihnen Mitglied der
Konferenz und muss die Verbindung zu dieser Konferenz selbst
beenden.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
So verbinden Sie einen anderen Teilnehmer mit dem Konferenzraum
Voraussetzungen:
• Sie haben eine Verbindung zum Konferenzraum und
• Sie haben eine zweite Leitung zu einem anderen Teilnehmer.
1.
148
Rufaufschaltung
Betätigen Sie die Taste „Verbinden“ bzw. bestätigen Sie den
Menüpunkt „Verbinden“.
Der andere Teilnehmer wird mit dem Konferenzraum verbunden, es
ertönt in der Konferenz ein Begrüßungssignal. Ihre beiden
Leitungen sind wieder frei.
Beachten Sie bitte, dass in diesem Falle derjenige die Kosten trägt, der die
Verbindung zwischen Ihnen und dem anderen Teilnehmer aufgebaut hat.
Sie können keine Konferenzräume direkt miteinander verbinden. Möchten
Sie, dass die Teilnehmer aus zwei verschiedenen Konferenzräumen konferieren können, so leiten Sie in diesem Falle eine Konferenz zwischen den
beiden Leitungen ein. Diese ’Konferenz der Konferenzräume’ besteht so
lange, wie Sie als Initiator an dieser Konferenz teilnehmen und endet mit
Ihrem Auflegen.
10.21.4.1Stumme Konferenzteilnahme
Bei Konferenzen in Konferenzräumen können Sie sich auch als Zuhörer
einwählen. Damit können Sie die Konferenz verfolgen, sich aber nicht
am Gespräch beteiligen.
Die Einwahl als stummer Konferenzteilnehmer erfolgt über die Nummer
des Konferenzraums plus die Zeichenfolge ’#OWC’, also z. B.
„219#OWC“. Diese Einwahlmöglichkeit kann jedoch von Ihrem Administrator individuell per Script angepasst werden. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte der SwyxWare-Dokumentation für Administratoren.
Beachten Sie bitte hierbei, dass die komplette Ziffernfolge (<Nummer des
Konferenzraums>#OWC) als Blockwahl gewählt werden muss.
Auch der Eintritt bzw. Austritt eines stummen Konferenzteilnehmers wird
mit einem Ton signalisiert. Dieser Ton ist anders als der übliche Ein-/Austritt-Ton, so dass man erkennen kann, das dieser Konferenzteilnehmer
nicht am Konferenzgespräch teilnehmen kann.
10.22 Rufaufschaltung
Das Optionspaket „SwyxMonitor“ ermöglicht neben einer permanenten
Rufaufzeichnung (nur für den Administrator) auch das Aufschalten auf
ein Gespräch eines anderen Benutzers. Dabei kann ein Supervisor (z.B.
in einem Callcenter) ein bestehendes Gespräch mithören (Modus „Nur
zuhören“), dem sprechenden Agenten Anweisungen geben (z.B. eine
Argumentationshilfe) oder sogar aktiv am Gespräch teilnehmen (SprachModus).
Es liegt in Ihrer Verantwortung, bei dem Einsatz des Optionspaketes
SwyxMonitor die jeweils anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen zu
beachten.
Für die Rufaufschaltung muss das Optionspaket „SwyxMonitor“ installiert sein und der SwyxWare-Administrator muss diese Funktion für
jeden einzelnen Benutzer entsprechend aktivieren.
Weiterhin können nur Gespräche mitgehört werden, die direkt mit SwyxIt! (und nicht im CTI-Modus) geführt werden. Auch Gespräche, die mit
einem SwyxPhone geführt werden, können Sie nicht mithören.
So hören Sie ein Gespräch mit
1.
Wählen Sie die Rufnummer des Agenten, dessen Gespräch Sie
mithören möchten, gefolgt vom DTMF-Befehl *24*1# und starten Sie
den Ruf wie gewohnt. Beachten Sie bitte, dass Sie den Rufaufbau
nur über den DTMF-Befehl für den Modus „Nur zuhören“ starten
können. Hört allerdings schon ein weiterer Supervisor in einem
Sprech-Modus dieses Gespräch mit, werden Sie auch sofort in
denselben Modus geschaltet.
Die Rufnummer des Agenten wird gewählt. Beim Agent erfolgt
keine Rufsignalisierung, der Ruf wird direkt angenommen und mit
dem aktiven Gespräch gekoppelt. Sie hören nun das Gespräch mit,
von den beiden Gesprächspartnern werden Sie jedoch nicht gehört.
Hat der Agent derzeit kein aktives Gespräch, wird der Rufaufbau
abgebrochen. Rufumleitungen des Agenten (z.B. die Weiterleitung
eines Zweitanrufs zur Voicemail oder zu einem Kollegen) werden
ignoriert, d.h. der Ruf wird immer angenommen. Eine Ausnahme
bildet die unbedingte, sofortige Rufumleitung - hier wird auch
Rufaufschaltung umgeleitet.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
149
Rufaufschaltung
2.
Wählen Sie den entsprechenden DTMF-Befehl, um mit dem
Agenten oder beiden Gesprächspartnern zu sprechen.
3.
Beenden Sie das Mithören wie ein normales Gespräch, z.B. durch
Auflegen des Handsets.
Wenn der Gesprächspartner des Agenten (z.B. der Kunde) das Gespräch
beendet, werden Sie automatisch mit dem Agenten verbunden es sei
denn, Sie sind im Modus „Nur zuhören“ - dann wird der Ruf beendet.
DTMF-Befehl
Erläuterung
*24*1#
Nur zuhören.
Sie hören beide Gesprächspartner.
*24*2#
Beiden Seiten zuhören, mit Agent sprechen.
Sie hören beide Gesprächspartner und der Agent
hört Sie. Der andere Gesprächspartner (z.B. der
externe Kunde) hört nur den Agenten.
*24*3#
Beiden Seiten zuhören, mit beiden Seiten
sprechen.
Sie können sich am Gespräch direkt beteiligen.
10.22.1 Mehrere Rufaufschaltungen
Ein Gespräch kann auch von mehreren Personen mitgehört werden.
Dabei werden die Supervisoren immer in denselben Modus geschaltet.
Wechselt also ein Supervisor per DTMF-Befehl aus dem Modus „Nur
zuhören“ in einen Sprech-Modus, hört der Agent auch alle anderen
Supervisoren, die mit ihm verbunden sind.
Die Supervisoren können immer direkt miteinander sprechen, auch
wenn Sie im Modus „Nur zuhören“ sind. Weder der Agent noch der
Gesprächspartner des Agents können sie hören.
10.22.2 Konfiguration einer Namenstaste für die
Rufaufschaltung
Wenn Sie häufiger Rufaufschaltungen durchführen, empfiehlt sich die
Konfiguration einer entsprechenden Namenstaste mit dem DTMFBefehl. Damit müssen Sie die Rufnummer des Agents eingeben und können dann über die konfigurierte Namenstaste die Rufaufschaltung starten.
So konfigurieren Sie eine Namenstaste für die Rufaufschaltung
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Namenstaste, die Sie
konfigurieren möchten.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
3.
Geben Sie im Feld Rufnummer/URI den DTMF-Befehl zum Starten
der Rufaufschaltung *24*1# ein.
4.
Deaktivieren Sie auf jeden Fall das Kontrollkästchen „Display vor
Anwahl löschen“, da sonst die Rufnummer des Agents, dessen
Gespräch Sie mithören möchten, wieder gelöscht würde.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
150
Video
10.23 Video
Mit Hilfe der Videofunktionalität im SwyxIt! haben Sie die Möglichkeit
sich mit Ihrem Gesprächspartner von Angesicht zu Angesicht - per Video
- zu unterhalten.
Voraussetzungen und Empfehlungen zur Nutzung der Videofunktionalität
 Sie haben die Videofunktion bei der Installation von SwyxIt! ausgewählt (Standardeinstellung).
 Sie haben eine für Windows kompatible Webkamera angeschlossen.
 Sie müssen die Webkamera, die Sie für die Videofunktionalität nutzen möchten, im Menü unter „Einstellungen | Lokale
Konfiguration | Video“ auswählen (siehe So legen Sie die Optionen für
die Videofunktionalität fest, Seite 175).
 Prozessor-Empfehlung:
• Pentium 4 2,8 GHz mit HT oder höher bei einer Videoauflösung
von 320 x 240
• Core 2 Duo 1,86 GHz oder höher bei einer Videoauflösung von
640 x 400
• Quad Core 2,4 GHz oder höher bei einer Videoauflösung von 960
x 720
 Die empfohlene Netzwerkbandbreite sollte auch für niedrige Auflösungen bei ca. 1 Mbit liegen (in beide Richtungen). Bei höheren Auflösungen wird entsprechend mehr Bandbreite benötigt.
Wenn Sie zusätzlich zur Videofunktion auch SwyxIt! Meeting nutzen
möchten, wird für diese Funktion zusätzliche Bandbreite benötigt. (siehe
auch Kapitel 10.14.3, Collaboration mit SwyxIt! Meeting, Seite 134)
Wie sich SwyxIt! jeweils bei der Übertragung aus- und eingehender
Videodaten verhalten soll, kann individuell konfiguriert werden. So können Sie z. B. festlegen, ob Sie eingehende Videodaten immer oder niemals empfangen wollen und ob Sie Ihre eigenen Videodaten bei jedem
Ruf an Ihren Gesprächspartner übertragen wollen oder dies während
eines Gesprächs individuell entscheiden möchten.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , So legen Sie die
Optionen für die Videofunktionalität fest, Seite 175.
Bei einem Videoanruf öffnet SwyxIt! pro Videodatenübertragung ein
Fenster. Das heißt, es wird ein Fenster geöffnet, in welchem Sie Ihren
Gesprächspartner sehen (nur wenn er Videodaten sendet) und ein weiteres, in dem Sie Ihr eigenes Videobild sehen, so wie auch Ihr
Gesprächspartner Sie sieht.
Beenden Sie Ihre Videodatenübertragung während des Telefonats, so
wird auf der Seite Ihres Gesprächspartners das Fenster mit Ihrem
Videobild automatisch geschlossen. Ebenso schließt sich auf Ihrer Seite
das Fenster mit Ihrem Videobild, wenn Ihr Gesprächspartner das Fenster,
in welchem Sie zu sehen sind, auf seiner Seite schließt.
Sie können die Größe und Position beider Fenster Ihren Wünschen entsprechend anpassen. SwyxIt! speichert Größe und Position ab und platziert Sie bei einem erneuten Videoanruf entsprechend der letzten
Einstellungen.
10.23.2 Videoanruf starten
Eine Videodatenübertragung zwischen zwei Gesprächspartnern kann
nur dann erfolgen, wenn zwischen ihnen eine Rufverbindung besteht.
Eine Videodatenübertragung ohne eine aktive Rufverbindung ist nicht
möglich.
Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen Videoanruf einzuleiten:
10.23.1 Videofunktionalität
Innerhalb der Videofunktionalität wird zwischen
 Videodaten, die Sie Ihrem Gesprächspartner senden (ausgehenden
Videodaten)
und
 Videodaten, die Sie von Ihrem Gesprächspartner empfangen (eingehenden Videodaten)
unterschieden.
 Sie geben die Rufnummer ein und starten den Videoanruf, sobald
die Verbindung steht, über die Videotaste auf der SwyxIt!-Skin.
 Haben Sie unter „Einstellungen | Lokale Konfiguration | Video“ konfiguriert, dass Sie Ihre eigenen Videodaten bei jedem Ruf senden
wollen, dann wird der Videoanruf automatisch gestartet, ohne dass
Sie die Videotaste tätigen müssen (siehe So legen Sie die Optionen für
die Videofunktionalität fest, Seite 175).
 Sie starten einen Videoanruf über das Kontextmenü einer
Namenstaste.
SwyxIt! - Funktionen im Detail
 Sie starten den Videoanruf spontan im Laufe eines aktiven
Gesprächs durch Klicken der Videotaste.
So starten Sie einen Videoanruf
1.
Geben Sie über die Tastatur die Rufnummer in das Eingabefeld ein
und klicken Sie auf die Hörertaste „Abheben“.
Sobald eine Verbindung besteht, wird die Videotaste aktiviert.
2.
Klicken Sie auf die Videotaste.
Der Videoanruf wird aufgebaut.
Oder
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Namenstaste.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Videoanruf mit <Namen> beginnen“
Je nach Konfiguration der Namenstaste wird
• die Rufnummer sofort gewählt und der Videoanruf aufgebaut
• die Rufnummer in das Eingabefeld übertragen. Klicken Sie
anschließend auf die Hörertaste „Abheben“ um den Videoanruf
zu starten.
Oder
1.
151
Video
Klicken Sie während eines aktiven Gesprächs spontan auf die
Videotaste.
Ihre Videodaten werden zu Ihrem Gesprächspartner übertragen.
In allen Fällen öffnet SwyxIt! ein Fenster, in welchem Sie Ihr eigenes
Videobild sehen (Fenster „Eigene Videodaten“). Dieses empfängt auch
Ihr Gesprächspartner.
Sendet Ihr Gesprächspartner ebenfalls Videodaten und haben Sie in
Ihrer Videokonfiguration eingestellt, dass Sie den Empfang von
Videodaten zulassen, so öffnet SwyxIt! ein weiteres Fenster, in dem Sie
das Videobild Ihres Gesprächspartners sehen können (Fenster „<Name
des Gesprächspartners>“).
Sie können sich nun von Angesicht zu Angesicht unterhalten.
Sobald Ihr Gesprächspartner die Übertragung seiner Videodaten während
eines Gesprächs aktiviert und Sie sein Videobild im Fenster „<Name des
Gesprächspartners>“ sehen, blinkt die Videotaste auf Ihrer Skin. Sie soll
Sie darauf aufmerksam machen, dass auch Sie Ihre Videodaten durch Klicken der Videotaste übertragen können.
10.23.3 Videoanruf auf Halten legen
Legen Sie einen Videoanruf auf Halten werden alle Videofenster mit
einem Pause-Zeichen belegt.
So legen Sie einen Videoanruf auf Halten
Sie führen einen Videoanruf.
1.
Klicken Sie auf die Taste „Halten“.
Das Gespräch wird gehalten, Ihr Gesprächspartner hört
Wartemusik.
Solange der Ruf auf Halten liegt, werden alle Videofenster mit
einem Pause-Zeichen belegt - sowohl auf Ihrer Seite, als auch auf
der Seite Ihres Gesprächspartners. Wird der Ruf fortgeführt, wird
die Videodatenübertragung automatisch reaktiviert.
Beim Wechseln der Leitung ist das Verhalten anders. In diesem Fall werden alle Videofenster geschlossen - sowohl auf Ihrer, als auch auf der Seite
Ihres Gesprächspartners. Wechseln Sie erneut auf die vorherige Leitung,
so müssen Sie die Videodatenübertragung durch Klicken der Videotaste
auf der Skin manuell aktivieren.
SwyxIt! Messenger
11
152
Senden von Sofortnachrichten
SwyxIt! Messenger
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie mit dem SwyxIt! Messenger Sofortnachrichten senden können.
Sofortnachrichten sind kurze Texte, die Sie direkt in das SwyxIt! Messenger-Fenster eingeben können. Nach dem Absenden wird beim Empfänger sofort der SwyxIt! Messenger gestartet und Ihre Nachricht wird
angezeigt.
Senden von Sofortnachrichten
Optionen im SwyxIt! Messenger
11.1
Senden von Sofortnachrichten
Den SwyxIt! Messenger können Sie über das Kontextmenü einer
Namenstaste oder aus einer Liste (Telefonbuch oder Rufjournal) starten.
Wenn Sie eine Sofortnachricht von einem anderen Benutzer erhalten,
wird der SwyxIt! Messenger automatisch gestartet.
Voraussetzungen für das Senden von Sofortnachrichten:
 Der Empfänger muss angemeldet sein. Nur dann sind die entsprechenden Optionen auf der SwyxIt!-Oberfläche auch verfügbar.
 Die Statussignalisierung zwischen beiden Benutzern muss aktiviert
sein.
So senden Sie eine Sofortnachricht über eine Namenstaste
1.
 Beide Benutzer müssen SwyxIt! verwenden. (Ein SwyxPhone kann
auch den Status, z. B. „Erreichbar“ signalisieren. Wenn Sie daraufhin
eine Sofortnachricht an diesen Benutzer senden, erhalten Sie die
Fehlermeldung, dass kein Gerät verfügbar ist.)
 SwyxIt! darf nicht per CTI von einem anderen Gerät gesteuert werden. Wenn Sie SwyxIt! im CTI-Modus verwenden, um ein weiteres
SwyxIt! zu steuern, funktioniert der SwyxIt! Messenger nur auf dem
steuernden SwyxIt!.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Namenstaste oder
klicken Sie auf den Pfeil auf der Namenstaste.
Diese Namenstaste muss mit einem internen Teilnehmer belegt
sein, der angemeldet ist.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Sofortnachricht senden“.
Der SwyxIt! Messenger wird gestartet.
3.
Geben Sie nun im unteren Bereich Ihre Nachricht ein.
Sie können eine Nachricht auch aus der Zwischenablage einfügen.
Beim Eingeben der Nachricht stehen Ihnen auch Emoticons zur
Verfügung.
Weiterhin können Sie den Text vor dem Senden noch formatieren
(fett, kursiv, unterstrichen).
SwyxIt! Messenger
4.
153
Optionen im SwyxIt! Messenger
Klicken Sie anschließend auf „Senden“ oder drücken Sie die
Eingabetaste. Ihre Nachricht wird gesendet und gleichzeitig im
Verlaufsbereich angezeigt.
Wenn der Empfänger keine Nachrichten erhalten kann (weil z. B. ein
SwyxPhone angemeldet ist, wird eine entsprechende Meldung
angezeigt.
11.2
Optionen im SwyxIt! Messenger
Zum Senden und Empfangen von Nachrichten steht Ihnen das SwyxIt!
Messenger-Fenster mit weiteren Optionen zur Verfügung. In der Titelleiste des Fensters wird der Name des Gesprächspartners angezeigt.
Optionen im SwyxIt! Messenger
So senden Sie eine Sofortnachricht aus einer Liste
1.
Öffnen Sie das Telefonbuch oder das Rufjournal.
2.
Klicken Sie auf einen Listeneintrag.
Dieser Listeneintrag muss für einen internen Teilnehmer gelten, der
angemeldet ist - dann ist die Schaltfläche „Sofortnachricht“ aktiv.
3.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche „Sofortnachricht“.
Der SwyxIt! Messenger wird gestartet.
4.
Geben Sie nun im unteren Bereich Ihre Nachricht ein.
Sie können eine Nachricht auch aus der Zwischenablage einfügen.
Beim Eingeben der Nachricht stehen Ihnen auch Emoticons zur
Verfügung.
Weiterhin können Sie den Text vor dem Senden noch formatieren
(fett, kursiv, unterstrichen).
5.
Klicken Sie anschließend auf „Senden“ oder drücken Sie die
Eingabetaste. Ihre Nachricht wird gesendet und gleichzeitig im
Verlaufsbereich angezeigt.
Wenn der Empfänger keine Nachrichten erhalten kann (weil z. B. ein
SwyxPhone angemeldet ist, wird eine entsprechende Meldung
angezeigt.
Nachrichtenverlauf speichern
Optionen im SwyxIt! Messenger
Nachrichtenverlauf löschen
Über die Schaltfläche „Speichern“ im oberen Fensterbereich können Sie
den Inhalt des Verlaufsbereiches als *.rtf-Datei speichern.
Über die Schaltfläche „Löschen“ im oberen Fensterbereich können Sie
den Inhalt des Verlaufsbereiches löschen.
Nachricht formatieren
Sie können den Nachrichtentext fett, kursiv oder unterstrichen formatieren. .
SwyxIt! Messenger
Optionen im SwyxIt! Messenger
Emoticons (Smileys)
Durch Klicken auf ein Emoticon können Sie dies in Ihre Nachricht einfügen.
Fenstergröße anpassen
Sie können über die Ziehpunkte am Fensterrand die Größe des Fensters
anpassen. Über den Ziehpunkt im mittleren Bereich können Sie die Aufteilung des Verlaufs- und Eingabebereiches ändern.
E-Mail senden
Sie können Ihrem Gesprächspartner direkt aus dem SwyxIt! Messenger
eine E-Mail senden. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche „EMail“ im unteren Fensterbereich. Ihr E-Mail-System wird gestartet und
eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet.
Anruf
Sie können Ihren Gesprächspartner direkt aus dem SwyxIt! Messenger
anwählen. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche „Anruf“ im unteren Fensterbereich. SwyxIt! wählt die Nummer des Benutzers.
154
SwyxIt! einstellen
12
155
Benutzerprofil
SwyxIt! einstellen
1.
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie das Verhalten verschiedener SwyxIt!Funktionen einstellen können.
2.
Die meisten Einstellungen werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert,
d. h. Sie finden diese persönlichen Einstellungen an jedem PC wieder, an
dem Sie SwyxIt! starten. Wenn Sie SwyxPhone verwenden, werden
bestimmte Einstellungen auch für Ihr SwyxPhone verwendet.
Weitere
Informationen
entnehmen
Abschnitt Benutzerprofil, Seite 155.
Sie
bitte
dem
Bestimmte Einstellungen gelten hingegen nur für den Computer, an dem
Sie gerade arbeiten.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt SwyxIt! Lokale Konfiguration, Seite 168.
12.1
Benutzerprofil
Das Benutzerprofil enthält benutzerspezifische Informationen, wie beispielsweise die Zuordnung von Rufnummern zu Leitungen, Belegung
von Namenstasten und vieles mehr.
Dieses Benutzerprofil wird auf SwyxServer abgelegt. Sie finden somit an
jedem PC, auf dem Sie SwyxIt! starten, Ihre persönlichen Einstellungen
wieder. SwyxIt! erkennt Sie anhand Ihres Benutzernamens und lädt Ihre
Konfiguration von SwyxServer.
In Ihrem Benutzerprofil können Sie weiter komfortabel die Tastenbelegung Ihres SwyxPhone festlegen. Sobald sich Ihr SwyxPhone bei SwyxServer anmeldet finden Sie dann Ihre Tastenbelegung auf diesem
SwyxPhone vor.
Davon ausgenommen sind die Einstellungen, die Sie unter „Einstellungen | SwyxIt! lokale Konfiguration...“ angegeben haben. Dies ist beispielsweise die Abstimmung Ihres Audiogerätes (SwyxIt! Handset,
SwyxIt! Headset etc.). Diese Einstellungen sind computerspezifisch.
So zeigen Sie Ihr Benutzerprofil an
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Benutzerprofil...“.
Oder
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Benutzerprofil...“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”. Es enthält mehrere
Registerkarten mit Ihren Einstellungen.
12.1.1 Allgemein
Auf dieser Registerkarte legen Sie das grundlegende Telefonieverhalten
von SwyxIt! fest.
SwyxIt! einstellen
156
Benutzerprofil
Schalter
SwyxIt! Fenster
Unter Schalter bestimmen Sie das grundlegende Verhalten Ihres SwyxIt!
und Ihres SwyxPhone:
Diese Einstellungen beziehen sich ausschließlich auf das Verhalten des
SwyxIt!-Fensters.
 Rufnummer/URI unterdrücken
 Collaboration zulassen
Aktivieren Sie diese Option, um Ihre eigene Rufnummer bei ausgehenden externen Rufen nicht zu signalisieren.
Das Einschalten dieser Option entspricht einem Klicken auf „Rufnummer unterdrücken“ auf der Skin. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.5, Rufnummer unterdrücken, Seite 108.
 Zweitanruf unterbinden
Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Ihren Bildschirm während
eines Telefonates freigeben möchten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte Kapitel 10.14, Collaboration per Mausklick, Seite 133.
 Rufbenachrichtigung in der Taskleiste für eingehende Rufe
Wenn Sie diese Option aktivieren, dann werden Ihnen keine weiteren Anrufe angezeigt, während Sie telefonieren. Ein Teilnehmer, der
versucht Sie anzurufen, hört den Besetztton oder sein Ruf wird
gemäß Ihrer Einstellung bei Umleitung bei Besetzt umgeleitet. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.3, Umleiten bei
Besetzt, Seite 86.
Das Einschalten dieser Option entspricht einem Klick auf „Zweitanruf unterbinden“ auf der Skin. Weitere Informationen entnehmen
Sie bitte dem Kapitel 10.4, Zweitanruf unterbinden, Seite 108.
 Verbinden durch Auflegen
Wird diese Option aktiviert, so können zwei Gespräche beim Auflegen automatisch miteinander verbunden werden:
Vorausgesetzt Sie haben zwei Gespräche. Ist das von Ihnen aufgebaute Gespräch aktiv, so können Sie die beiden Gesprächspartner
miteinander verbinden, indem Sie einfach den Hörer auflegen. Diese
Eigenschaft „Verbinden durch Auflegen“ können Sie hier aktivieren.
Haben Sie das aktive Gespräch nicht aufgebaut, so wird bei Auflegen
des Hörers die Verbindung lediglich beendet. Das zweite Gespräch
wird weiterhin gehalten.
Beispiel:
Teilnehmer A wird von C angerufen. Anschließend beginnt Teilnehmer A auf einer weiteren Leitung ein zweites Gespräch zu
Teilnehmer B (z. B. für eine Rückfrage). Legt A nun auf, so sind
Teilnehmer B und C miteinander verbunden.
Sie müssen den Hörer des Endgeräts auflegen. Klicken Sie auf die Oberfläche von SwyxIt! um die Verbindung zu beenden, so werden die beiden
Leitungen nicht miteinander verbunden.
Ist diese Option nicht aktiviert, so wird das aktive Gespräch beendet und
das andere weiter gehalten.
In diesem Fall wird ein Anruf durch eine Sprechblase angezeigt, d. h.
das aktive Fenster verändert sich nicht. Sie können dann den Ruf
durch Abnehmen des Handsets oder durch Doppelklicken auf das
Symbol in der Taskleiste annehmen.
 Rufbenachrichtigung in der Taskleiste für Rufsignalisierungen
In diesem Fall wird ein signalisierter Ruf für einen anderen Teilnehmer durch eine Sprechblase angezeigt, d. h. das aktive Fenster verändert sich nicht. Sie können dann den Ruf durch Doppelklicken auf
das Symbol in der Taskleiste übernehmen.
 Immer im Vordergrund zeigen
Ist diese Option aktiviert, so wird das SwyxIt!-Fenster immer im Vordergrund angezeigt.
 Beim Klingeln anzeigen
Aktivieren Sie diese Option, damit bei eingehenden Anrufen das
SwyxIt!-Fenster im Vordergrund erscheint und sofort eingabebereit
ist.
 Während eines Gesprächs anzeigen
Aktivieren Sie diese Option, so erscheint das SwyxIt!-Fenster im Vordergrund, wenn Sie den Hörer abheben.
 Nach einem Gespräch minimieren
Ist diese Option aktiviert, so wird das SwyxIt!-Fenster nach dem
Beenden aller Gespräche automatisch geschlossen und als Symbol
im Windows-Infobereich angezeigt.
 Bei Minimieren nur Symbol zeigen
Aktivieren Sie diese Option, um im minimierten Zustand SwyxIt!
lediglich als Symbol im Windows-Infobereich anzuzeigen. Andernfalls wird SwyxIt! im Windows-Infobereich und in der Taskleiste
angezeigt.
SwyxIt! einstellen
157
Benutzerprofil
12.1.2 Listen
Mit Hilfe dieser Registerkarte konfigurieren Sie die Anrufliste, das Verhalten der Voicemail-Funktion und das Verhalten der Wahlwiederholung.
Hier können Sie folgende Optionen festlegen:
 die maximale Anzahl der Einträge in der Anruf- und Wahlwiederholungsliste
 das Verhalten der automatischen Wahlwiederholung
12.1.3 Mitschneiden
Standardmäßig werden die Gespräche auf Ihrem PC unter Anwendungsdaten oder in einem vom Administrator festgelegten Verzeichnis abgelegt. Dieses Verzeichnis können Sie ändern, wenn dies vom
Administrator zugelassen wird. Außerdem können Sie erkennen, ob alle
Gespräche mitgeschnitten werden, oder ob Sie Ihre Gespräche selbst
bedarfsgerecht aufzeichnen können. Die entsprechenden Kontrollkästchen sind abgeblendet, da die Einstellungen nur durch den Administrator geändert werden können.
 das Verhalten der Voicemail-Funktion auf der Skin
So legen Sie das Verzeichnis für die mitgeschnittenen Gespräche fest
So legen Sie das Verhalten der Voicemail-Schaltfläche fest
So legen Sie die Eigenschaften der Wahlwiederholung fest
So legen Sie die Länge der Listen im Rufjournal fest
SwyxIt! einstellen
158
Benutzerprofil
12.1.4 Namenstasten
Mit Hilfe dieser Registerkarte können Sie Ihre Namenstasten konfigurieren:
 Anzahl der Namenstasten
 Rufnummer und Beschriftung einer Taste
 Verknüpfte Kontakte
 Sofortige Wahl der Rufnummer
12.1.5 Verknüpfungstasten
Mit Hilfe dieser Registerkarte konfigurieren Sie Ihre Verknüpfungstasten.
Mit Verknüpfungstasten lassen sich Verknüpfungen mit häufig benutzten Programmen und Webseiten erstellen. So können Sie durch Klicken
auf die Taste beispielsweise eine Suchmaschine im Internet aufrufen
oder eine Kundendatenbank starten.
 Löschen des Eingabefeldes (Displays) vor der Anwahl
 Verwendung der Direktansprache
So verbinden Sie eine Verknüpfungstaste mit einem Programm oder einer
Internet-Adresse
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.9.2,
Namenstasten konfigurieren, Seite 123.
So konfigurieren Sie die Namenstasten im Benutzerprofil
SwyxIt! einstellen
159
Benutzerprofil
12.1.6 Leitungstasten
Mit Hilfe dieser Registerkarte konfigurieren Sie Ihre Leitungstasten. Sie
können folgende Optionen festlegen:
 Anzahl der Leitungen
 Beschriftung der Leitungstasten
 Verwendung einer Leitung nur für bestimmte kommende Rufe (z. B.
nur Gruppenrufe oder Rufe an eine bestimmte Rufnummer)
Diese Nummer wird in der Regel beim angerufenen Teilnehmer
angezeigt und kann zur Abrechnung herangezogen werden.
Verfügen Sie nur über eine Rufnummer, dann wird diese Nummer automatisch auch für ausgehende Rufe auf dieser Leitung
verwendet.
 Festlegen der Rufnummer, die für ausgehende Rufe von einer Leitung verwendet werden soll.
 Rufnummerunterdrückung bei gehenden Rufen für diese Leitung
 Sperren der Leitung nach einem Gespräch für eine bestimmte Zeit
(siehe Kapitel 6.1.7, Sperren von Leitungen
(Nachbearbeitungszeit), Seite 60)
So legen Sie die Eigenschaften einer Leitungstaste fest
So sperren Sie eine Leitung
12.1.7 Skin
Auf der Registerkarte „Skin“ können Sie überprüfen, welche Rechte
Ihnen der Systemadministrator erteilt hat. Sind die entsprechenden
Optionen deaktiviert, können Sie ausschließlich mit der vom Administrator festgelegten Standard-Skin telefonieren. Folgende Optionen sind
vorhanden:
SwyxIt! einstellen
160
Benutzerprofil
 „Wechseln der Skin erlaubt“:
Sie dürfen eine andere Skin laden, die Dropdownliste „Skin“ ist aktiviert. Wenn Sie das Recht haben, Skins zu wechseln, können Sie hier
auch mit
eine andere Skin laden.
 „Editieren der Skin erlaubt“:
Sie dürfen vorhandene Skins ändern, unter einem anderen Namen
speichern und damit eine „neue“ Skin erstellen.
Wenn Sie das Recht haben, Skins zu wechseln, können Sie hier auch
eine andere Skin laden.
Haben Sie eine Skin geladen, die über weniger Leitungstasten verfügt als
Ihre vorhergehende Skin, so bleibt die Leitungskonfiguration erhalten.
Alle nicht auf der aktuellen Skin sichtbaren Leitungen werden auf die
erste verfügbare Leitungstaste gelegt, so dass kein Ruf für Sie verloren
geht. Verwenden Sie später eine Skin mit mehr verfügbaren Leitungstasten, so wird die alte Leitungskonfiguration wieder verwendet.
12.1.8 Ruftöne
Auf der Registerkarte „Ruftöne” können Sie die Klingelzeichen der
Anrufe bestimmen.
Es besteht die Möglichkeit, Ruftöne in Abhängigkeit des Anrufers oder
abhängig von der gewählten Durchwahl auszuwählen (siehe Kapitel
12.1.8.1, Rufnummerabhängiges Klingeln, Seite 160). Weiter können Sie
eine Signalisierung nur noch über die Oberfläche konfigurieren (siehe
Kapitel 12.1.8.3, Stilles „Klingeln“, Seite 162). Der Anklopfton für den
Zweitanruf ist ausschaltbar (siehe Kapitel 12.1.8.2, Zweitanruf-Signalisierung nur über die Oberfläche, Seite 162).
Sie können jederzeit beliebige Dateien, die von Windows Media Player
unterstützt werden (z. B. WAV, MP3, WMA) als Rufzeichen verwenden
oder neue Rufzeichen mit Hilfe von SwyxIt! aufnehmen.
So legen Sie unterschiedliche Klingeltöne fest
12.1.8.1 Rufnummerabhängiges Klingeln
Abhängig von der Rufnummer des Anrufers kann SwyxIt! verschiedene
Klingeltöne wählen. Alternativ können Sie hier auch Ihre Durchwahlen
angeben. In diesem Falle klingelt es unterschiedlich je nach angerufener
Durchwahl.
So laden Sie eine andere Skin
SwyxIt! einstellen
161
Benutzerprofil
So legen Sie unterschiedliche Klingeltöne fest
1.
Alternativ können Sie hier eine Ihrer Durchwahlen bzw. MSNs
angeben. In diesem Fall wird der Rufton ausgewählt, wenn diese
Durchwahl angerufen wird.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Benutzerprofil...“..
Sie können die Platzhalter „*“ für mehrere Zeichen oder „?“ für
genau ein Zeichen verwenden.
Es wird immer der Rufton ausgewählt, bei dem die größtmögliche
Übereinstimmung besteht.
Die Seite „Eigenschaften von...“ erscheint.
2.
Wählen Sie die Registerkarte „Ruftöne“.
3.
Auf dieser Registerkarte sind alle Rufnummern bzw.
Rufnummermasken mit den ihnen zugeordneten Klingletönen
erkennbar. Sie können vorhandene Einträge verändern bzw.
löschen oder neue Einträge hinzufügen.
6.
Legen Sie den Rufton fest. Wählen Sie hierzu eine Datei aus der
Dropdownliste, suchen Sie danach oder nehmen Sie hier einen Ton
auf.
7.
4.
Legen Sie den Abstand zwischen zwei Klingelzeichen fest.
Klicken Sie auf „Hinzufügen...“, um ein besonderes Klingelzeichen
festzulegen.
8.
Bestimmen Sie die Lautstärke des Ruftons.
5.
Legen Sie den Namen und die Rufnummer des Anrufers fest.
Wenn nötig, erhöhen oder verringern Sie mit dem Regler die
Lautstärke dieses Ruftons im Verhältnis zur Lautstärke-Einstellung
im Menü “Ruftöne Audio-Konfiguration” (siehe So legen Sie
Einstellungen zur Verwendung der Audio-Geräte fest, Seite 171).
SwyxIt! einstellen
9.
162
Benutzerprofil
Klicken Sie auf „OK“.
10. Sie kehren zur Registerkarte „Ruftöne“ zurück.
11. Aktivieren Sie „Aufmerksamkeitston für signalisierte Rufe
(Übernahme)“, um auch einen Rufton zu erhalten, falls der Ruf nach
10 Sekunden nicht vom Zielteilnehmer angenommen wurde (siehe
Kapitel 1.3, Rufsignalisierung, Seite 15).
12. Legen Sie fest, ob Sie im Hörer einen Anklopfton für Zweitanrufe
hören möchten.
Ist das Kontrollkästchen nicht aktiviert, so wird ein Zweitanruf
lediglich auf der PC-Oberfläche signalisiert (stille
Zweitanrufsignalisierung).
13. Unter „Klingeln von CTI-Engeräten“ können Sie festlegen welches
Endgerät klingelt wenn sich SwyxIt! im CTI-Modus befindet. Zur
Auswahl steht:
• nur das steuernde CTI-SwyxIt! klingelt
• nur das gesteuerte Endgerät (SwyxIt! oder SwyxPhone) klingelt
• beide klingeln.
14. Klicken Sie auf „OK“.
Die Ruftöne für interne und externe Rufe können Sie nicht entfernen,
sondern lediglich verändern.
12.1.8.2 Zweitanruf-Signalisierung nur über die Oberfläche
Sie können festlegen ob ein Zweitanruf nur optisch (auf der Oberfläche
von SwyxIt!) signalisiert wird oder ob zusätzlich ein Anklopfton im
Hörer zu hören ist. In der Standardeinstellung ist der Anklopfton an.
Deaktivieren Sie hierzu auf der Registerkarte „Ruftöne“ die Option
„Anklopfton für Zweitanrufe“ (siehe So legen Sie unterschiedliche Klingeltöne fest, Seite 161 Bedienschritt (12)).
12.1.8.3 Stilles „Klingeln“
Möchten Sie keine akustische Meldung bei einem Anruf erhalten, so
wählen Sie für diese Rufnummern in der Dropdownliste „Rufton“ die
Option „kein Rufton“ (siehe So legen Sie unterschiedliche Klingeltöne
fest, Seite 161 Bedienschritt (6)). SwyxIt! signalisiert Ihnen einen eingehenden Ruf dann über die Oberfläche z. B. die Animation der Leitung
oder - wenn im Benutzerprofil eingestellt - durch ein SwyxIt!-Fenster im
Vordergrund oder eine Sprechblase.
12.1.9 Tastatur
Mit Hilfe der Registerkarte „Tastatur“ können Sie sich individuelle Hotkeys für die wichtigsten SwyxIt!-Funktionen definieren.
 SwyxIt! in den Vordergrund
 Hörer abnehmen / auflegen
 Ziffer 0-9, Raute, Stern, Rücktaste
 Wahlwiederholung, Halten, Telefonbuch, Makeln, Übergabe / Verbinden
 Fenster minimieren
 Alle aktiven Leitungen zur Konferenz hinzufügen
 Ruf an ein Gruppenmitglied übernehmen
 Rückruf anfordern
 Signalisierten Rückruf annehmen
 Markierte Rufnummer wählen
 Persönliches Telefonbuch
 Leiser, Lauter
 Alle Namenstasten
Diese Hotkeys sind programmübergreifend aktiv. Wenn Sie beispielsweise
die Taste F5 als Hotkey für eine SwyxIt!-Funktion definieren, wird die
Standard-Windows-Funktion „Aktualisieren“ (z. B. der Ansicht) nicht
funktionieren, sondern die entsprechende SwyxIt!-Funktion aufrufen.
Möchten Sie die ursprüngliche Funktion wiederherstellen, so löschen Sie
den für SwyxIt! definierten Hotkey.
SwyxIt! einstellen
163
Benutzerprofil
So legen Sie das Verhalten bei weiteren Tastatureingaben fest
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Benutzerprofil...“.
2.
Die Seite „Eigenschaften von...“ erscheint.
SwyxIt! überprüft nun, ob der von Ihnen gewählte Hotkey nicht
schon anderweitig vergeben ist. Ist dies der Fall, so wird eine
Meldung ausgegeben.
Wiederholen Sie dann Bedienschritt (5).
7.
Aktivieren Sie „Kommende Rufe mit ’Eingabe’ annehmen“, so
können Sie beim Klingeln diesen Ruf durch Drücken der Taste
’Eingabe’ (Return) annehmen. Telefonieren Sie mit einem Headset,
wird dieses aktiviert, Telefonieren Sie mit einem Handset oder
einem Telefon (im CTI-Modus) so wird - falls vorhanden - die
Freisprecheinrichtung aktiviert. Andernfalls wird nur der
Lautsprecher aktiviert.
8.
Aktivieren Sie „Num-Taste einschalten wenn SwyxIt!-Fenster aktiv
wird“, so können Sie bei aktiviertem SwyxIt!-Fenster die
Rufnummer sofort mit Hilfe des Ziffernblocks eingeben. Ist dieses
Kontrollkästchen nicht aktiviert, können Sie trotzdem, auch wenn
das SwyxIt!-Fenster nicht aktiv ist, nach Drücken der Num-Taste
eine Rufnummer eingeben. Das SwyxIt!-Fenster öffnet sich dann
mit der eingegebenen Nummer im Eingabefeld.
9.
Klicken Sie auf „OK“.
So löschen Sie einen Hotkey
3.
Wählen Sie die Registerkarte „Tastatur“:
4.
Wählen Sie aus der Dropdownliste eine Funktion aus.
Ist bereits ein Hotkey vergeben, so sehen Sie diesen im Feld
„Hotkey“.
5.
Klicken Sie auf das Feld „Neuer Hotkey“.
Sie können nun einen Hotkey durch Drücken der
Tastenkombination angeben.
6.
Klicken Sie auf „Setzen“, um den gewählten Hotkey zu belegen.
1.
Wenn Sie einen Hotkey löschen möchten, wählen Sie die
zugeordnete Funktion aus der Dropdownliste aus.
2.
Der vergebene Hotkey wird unter „Hotkey“ angezeigt.
3.
Klicken Sie auf „Entfernen“, um den eingetragenen Hotkey zu
löschen.
4.
Klicken Sie auf „OK“.
Haben Sie den SwyxIt!-Hotkey gelöscht, so ist die ursprüngliche
Windows-Hotkey-Funktion wieder verfügbar.
SwyxIt! einstellen
164
Benutzerprofil
12.1.10 SwyxPhone
Mit Hilfe der Registerkarte „SwyxPhone“ können Sie im Benutzerprofil
komfortabel die Tasten der verschiedenen IP-Telefone belegen.
So konfigurieren Sie in SwyxIt! die Tasten für SwyxPhone
1.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Telefontyp aus, den Sie
konfigurieren möchten und klicken Sie anschließend auf
„Konfigurieren...“.
Sie sehen ein Bild des gewählten Telefons und Schaltflächen, die
entsprechend den Tasten auf diesem Telefon angeordnet sind.
2.
Klicken Sie auf eine Schaltfläche um die entsprechende Taste zu
konfigurieren.
Es öffnet sich die Eigenschaftenseite der Taste.
Es öffnet sich ein neuer Dialog mit den Eigenschaften des
ausgewählten Telefons.
SwyxIt! einstellen
165
Benutzerprofil
Je nach ausgewählter Funktion der Taste steht eine weitere
Registerkarte zur Verfügung, um die Eigenschaften dieser Taste
näher festzulegen.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxPhone
Dokumentation.
3.
Konfigurieren Sie in dieser Art alle Tasten des ausgewählten
Telefons.
Nutzt der Benutzer verschiedene Telefontypen, so können Sie hier alle
Tasten für diese Telefontypen konfigurieren. Je nach ausgewähltem
Telefontyp stehen dem Benutzer auch weitere Registerkarten für
Tastenmodule zur Konfiguration zur Verfügung.
4.
Wählen Sie welches Modul Sie anschließen möchten.
5.
Belegen Sie die Tasten wie beim Telefon und klicken Sie auf OK, um
zur Registerkarte „Eigenschaften von...“ zurückzukehren.
Beachten Sie bitte, dass alle Namenstasten und Leitungstasten für SwyxIt!
und SwyxPhone, die mit demselben Benutzerkonto angemeldet sind,
gleich konfiguriert sind. D.h. die Namenstaste 1 ist für alle Telefone und
das SwyxIt! eines Benutzers identisch belegt.
SwyxIt! einstellen
6.
166
Benutzerprofil
Weiter können Sie im Dialog „Eigenschaften von...“ die
Tastenbelegung des Telefons im- bzw. exportieren.
7.
Legen Sie fest, ob Sie an das SwyxPhone ein Headset anschließen
möchten.
• Ist diese Option nicht aktiviert, so wird bei aufliegendem Hörer
z.B. bei Rufannahme, die Freisprecheinrichtung aktiviert. Ein
angeschlossenes Headset wird in diesem Fall erst durch Drücken
der Headset-Taste auf dem Telefon aktiviert.
• Ist diese Option aktiviert, so wird vom Telefon aus die Sprache
über den Headset-Anschluss ausgegeben. Die Aktivierung der
Freisprecheinrichtung erfolgt dann über die Lautsprecher-Taste
am Telefon.
Diese Option ist nur relevant, wenn der Benutzer ein SwyxPhone
verwendet, an welches er ein Headset anschließen kann. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang 25,
Endgeräte, Seite 287.
Verschlüsselung von Gesprächsdaten via SRTP
Ab SwyxWare 2011 wird die Verschlüsselung von Gesprächsdaten via
„Secure Real Time Transport Protocol“ (SRTP) unterstützt. Das für Echtzeitkommunikation ausgelegte Protokoll bedeutet Sicherheit für die
Sprachdatenübertragung. Hierbei werden die Daten verschlüsselt und
somit das Abhören von Gesprächen unmöglich gemacht.
Die Endgeräte der SwyxPhone Lxxx-Serie sowie SwyxIt! unterstützten
diese Technologie und können für Gespräche via SRTP verwendet werden.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 12.1.12,
Verschlüsselung, Seite 167.
Verwenden Sie dazu die Schaltflächen „Datei exportieren“ bzw.
„Datei importieren“.
Hierbei können Sie festlegen, ob beim Export bzw. Import die
Datensätze die Nummern und Namen, mit denen die Namenstasten
belegt sind, enthalten sollen oder nicht. Deaktivieren Sie das
Kontrollkästchen „Namenstasten einbeziehen, so wird lediglich die
Funktion (z.B. Namenstaste 3“) exportiert, nicht aber der Name und
die Rufnummer.
Exportiert werden hierbei alle Datensätze, die für dieses Benutzerkonto
konfiguriert worden sind. Melden Sie sich an einem SwyxPhone an, wird
automatisch die Standardkonfiguration unter Ihrem Benutzerkonto
gespeichert.
12.1.11 Endgeräte
Ein Benutzer kann anderen Benutzern seinen Status anzeigen (siehe
Kapitel 1.4, Statussignalisierung, Seite 15). Ist ein Benutzer mit mehreren
verschiedenen Endgeräten an SwyxServer angemeldet, so können Sie
hier festlegen welches Endgerät den Status des Benutzers signalisiert.
Beispiel:
Ein Benutzer hat ein SwyxPhone auf seinem Schreibtisch und auf
seinem Arbeitsplatzrechner SwyxIt! installiert. Das SwyxPhone ist
immer angemeldet, der Rechner ist nur eingeschaltet, wenn der
Benutzer in der Firma anwesend ist. Es ist sinnvoll den Anmeldestatus nur durch SwyxIt! zu signalisieren.
SwyxIt! einstellen
So legen Sie das Endgerät fest, das den Status signalisiert
1.
167
Benutzerprofil
Legen Sie fest, ob Sie die Standardeinstellungen des Servers
verwenden möchten.
12.1.12 Verschlüsselung
Mit Hilfe der Registerkarte „Verschlüsselung“ können Sie den Verschlüsselungsmodus einstellen. Die Verschlüsselung von Gesprächsdaten findet via „Secure Real Time Protocol“ (SRTP) statt. Das für
Echtzeitkommunikation ausgelegte Protokoll bedeutet Sicherheit für die
Sprachdatenübertragung. Hierbei werden die Daten verschlüsselt und
somit das Abhören von Gesprächen unterbunden.
Folgende Verschlüsselungs-Modi stehen zur Verfügung:
 Keine Verschlüsselung
Die Sprachdaten werden nicht verschlüsselt. Ist dieses Feld deaktiviert, so hat der Administrator „Keine Verschlüsselung“ bereits in
den globalen Einstellungen von SwyxServer ausgewählt.
 Verschlüsselung bevorzugt
Bei Auswahl von „Verschlüsselung bevorzugt“ erfolgt nur dann eine
Verschlüsselung, wenn Ihr Gesprächspartner entweder den Modus
„Verschlüsselung bevorzugt“ oder „Verschlüsselung erforderlich“
konfiguriert hat. Ist dies nicht der Fall, werden die Sprachdaten nicht
verschlüsselt, Telefonie ist aber weiterhin möglich.
 Verschlüsselung erforderlich
Bei Auswahl von „Verschlüsselung erforderlich“ ist die Verschlüsselung der Sprachdaten verpflichtend. Das bedeutet, eine Verschlüsselung erfolgt entweder immer oder der Ruf wird mit der Begründung
„Nicht kompatible Verschlüsselungseinstellungen“ abgebrochen.
Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Gegenseite „Keine
Verschlüsselung“ konfiguriert hat.
Einstellungen zur Verschlüsselung können durch den Administrator global
in SwyxServer festgelegt werden. Die von ihm getätigte Auswahl hat Einfluss auf die hier möglichen Konfigurationsoptionen.
2.
Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, so können Sie in der Liste
darunter die Endgerätetypen auswählen. Aktivieren Sie das jeweilige
Kontrollkästchen in der Liste.
Nur die hier aktivierten Endgeräte signalisieren Ihren Status an
andere Benutzer.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare-Dokumentation für Administratoren.
SwyxIt! einstellen
So legen Sie den Verschlüsselungsmodus fest
1.
168
SwyxIt! - Lokale Konfiguration
Wählen Sie den gewünschten Verschlüsselungsmodus aus:
12.2
SwyxIt! - Lokale Konfiguration
Hier werden alle lokalen Einstellungen festgelegt, d. h. alle Angaben, die
nur für den Rechner gelten, an dem Sie in dem Moment arbeiten. Dazu
steht Ihnen ein Dialogfeld mit mehreren Registerkarten zur Verfügung:
Registerkarte „Lokale Konfiguration“
 Angabe der E-Mail-Anwendung zum Abrufen Ihrer Voicemail
 Auswahl der Collaboration-Anwendung, die Sie standardmäßig nutzen möchten
 Einstellung für die Sprachdatenkompression
So bestimmen Sie die lokalen Einstellungen für Ihren SwyxIt!-Rechner
Registerkarte “Erweiterte Statusinformationen”
Konfiguration, wann Ihr Status auf „Abwesend“ gesetzt werden soll.
 Ihr Status wird automatisch auf „Abwesend“ gesetzt, wenn Sie die
hier angegebenen Minuten inaktiv waren.
 Ihr Status wird automatisch auf „Abwesend“ gesetzt, sobald Ihr Bildschirmschoner aktiv wird.
 Ihr Status wird automatisch auf „Abwesend“ gesetzt, sobald Ihr
Computer gesperrt wird.
 Ihr Status wird automatisch auf „Abwesend“ gesetzt, wenn Sie laut
Kalender einen Termin haben.
 Den Betreff des Termins können Sie als Statustext anzeigen lassen.
So bestimmen Sie die lokalen Einstellungen für Erweiterte Statusinformationen
Registerkarte „Audio-Modus“
Hier können Sie Einstellungen zur Verwendung der Audio-Geräte konfigurieren:
 Audio-Geräte zu den Audio-Modi zuweisen
 Einen Lautsprecher für die Option “Lauthören” festlegen
 Einen Lautsprecher für die Wiedergabe des Klingeltons festlegen
 Die Lautstärke und Mikrofonempfindlichkeit für die Audio-Modi einstellen
 Die Lautstärke für die Option “Lauthören” einstellen
 Die Lautstärke für die Wiedergabe des Klingeltons einstellen
SwyxIt! einstellen
169
SwyxIt! - Lokale Konfiguration
 Zusätzliche Signalisierung des Klingeltons über den PC-Gehäuselautsprecher festlegen (z. B. bei Verwendung eines Headsets).
So legen Sie Einstellungen zur Verwendung der Audio-Geräte fest
Registerkarte „Terminalserver“
Hier können Sie die Einstellungen bei Verwendung eines Terminalservers festlegen.
So legen Sie die Optionen für den Terminalserver fest
Registerkarte „Verbindungseinstellungen“
 Computername von SwyxServer bzw. Standby-Server oder automatische Servererkennung
 Anmeldung mit Benutzername und Kennwort oder WindowsAuthentifizierung
 Verbindungseinstellungen für den SwyxRemoteConnector
So legen Sie die Verbindungseinstellungen fest
Registerkarte „Video“
Hier legen Sie das Verhalten der Videofunktionalität fest.
So legen Sie die Optionen für die Videofunktionalität fest
Die hier konfigurierten Parameter werden nicht von SwyxServer unter
Ihrem Benutzerkonto gespeichert, sondern auf Ihrem PC.
2.
Wählen Sie die Registerkarte „Lokale Konfiguration“.
3.
Im Feld „E-Mail-Client“ legen Sie die E-Mail-Anwendung fest, die
angesprochen wird, wenn Sie die Voicemail benutzen. Diese
Anwendung wird gestartet, wenn Sie auf die Taste „Voicemail“
klicken, um Ihre eingegangenen Voicemails abzuhören. Ist zu dem
Zeitpunkt der Installation von SwyxIt! ein beliebiges E-MailProgramm installiert, wird dessen Aufruf hier automatisch
eingetragen.
So bestimmen Sie die lokalen Einstellungen für Ihren SwyxIt!-Rechner
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Lokale
Konfiguration...“.
Die Seite „Eigenschaften von...“ erscheint.
Oder klicken Sie auf
4.
, um in der Netzwerkumgebung zu suchen.
Wählen Sie unter „Verfügbare Collaboration-Anwendungen“ die
Standardanwendung für die Collaboration-Funktion aus. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.14.2, Definition
einer Standardanwendung für Collaboration, Seite 134.
SwyxIt! einstellen
5.
170
SwyxIt! - Lokale Konfiguration
Im Bereich „Sprachcodec“ können Sie mit Hilfe eines
Schiebereglers festlegen, wie die Sprache bei der Übertragung
komprimiert wird. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
• Höchste Sprachqualität
Wenn möglich werden die Sprachdaten in HD-Audioqualität
übertragen. In diesem Fall wird versucht Codecs in der Reihenfolge
G.722/G.711a/G.711μ/G.729 zu verwenden.
• Sprachqualität bevorzugen
Sprachdaten werden nur wenn nötig komprimiert. In diesem Fall
wird versucht Codecs in der Reihenfolge G.711a/G.711μ/G.729 zu
verwenden.
• Geringe Bandbreite bevorzugen
Um Bandbreite zu sparen werden die Sprachdaten komprimiert. In
diesem Fall wird versucht Codecs in der Reihenfolge G.729/G.711a/
G.711μ zu verwenden.
• Geringste Bandbreite nutzen
Um die geringste Bandbreite zu nutzen werden die Sprachdaten
immer komprimiert. Der Codec G.729 wird genutzt.
So bestimmen Sie die lokalen Einstellungen für Erweiterte Statusinformationen
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Lokale
Konfiguration...“.
Die Seite „Eigenschaften von...“ erscheint.
2.
Wählen Sie die Registerkarte „Erweiterte Statusinformationen“.
3.
Legen Sie im Bereich „Status“ fest,
• ob Ihr Status automatisch auf „Abwesend“ gesetzt werden soll,
wenn Sie die hier eingetragenen Minuten inaktiv waren
(Standard: 10 Minuten),
und/oder
SwyxIt! einstellen
171
SwyxIt! - Lokale Konfiguration
• ob Ihr Status automatisch auf „Abwesend“ gesetzt werden soll,
sobald Ihr Bildschirmschoner aktiv wird,
und/oder
• ob Ihr Status automatisch auf „Abwesend“ gesetzt werden soll,
sobald Ihr Computer gesperrt wird,
und/oder
• ob Ihr Status automatisch auf „Abwesend“ gesetzt werden soll,
wenn Sie laut Kalender einen Termin haben,
und/oder
• ob der Betreff Ihres Termins als Statustext angezeigt werden soll.
Sperren Sie Ihren Rechner während eines aktiven Anrufs oder wird währenddessen der Bildschirmschoner aktiv, so wird - auch wenn konfiguriert
- Ihr Status nicht automatisch auf „Abwesend“ gesetzt. Er bleibt weiterhin
auf „Spricht gerade“. Gleiches gilt, wenn Sie während eines aktiven
Anrufs die von Ihnen vorgegebenen Minuten inaktiv waren, dass heißt
weder Maus noch Tastatur betätigen.
So legen Sie Einstellungen zur Verwendung der Audio-Geräte fest
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Lokale
Konfiguration...“.
Die Seite „Eigenschaften von...“ erscheint.
2.
Wählen Sie die Registerkarte „Audio-Modus“:
3.
Klicken Sie im Bereich „Endgeräte“ auf die gewünschte Zeile eines
Audio-Modus oder Option.
Die Zeile wird markiert.
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche “Konfigurieren”
Das Fenster “Audio-Konfiguration” erscheint.
SwyxIt! einstellen
172
SwyxIt! - Lokale Konfiguration
7.
Falls Sie das Mikrofon von einem anderen Audiogerät verwenden
möchten, klicken Sie im Kontrollkästchen “Alternatives Mikrofon”
und wählen Sie im Listenfeld das gewünschte Endgerät.
In den Optionen “Lauthören” und “Ruftöne” ist die Einstellung des Mikrofons nicht verfügbar.
8.
Um die Lautstärke der Klang- oder sprachausgabe für den AudioModus zu konfigurieren, klicken Sie auf die Schaltfläche
“Abspielen” und schieben Sie den Regler bis die gewünschte
Lautstärke eingestellt ist.
9.
Um die Mikrofonempfindlichkeit zu konfigurieren, klicken Sie auf
die Schaltfläche “Einstellen” und lesen Sie den Text in
Anführungszeichen vor, bis der Konfigurationsvorgang
abgeschlossen ist (Fortschrittsanzeige im Statusbalken erreicht das
Ende).
10. Klicken Sie auf “OK”.
11. Wenn Sie die Option „Eingehende Rufe zusätzlich über internen
PC-Lautsprecher signalisieren“ einschalten, so wird bei
eingehenden Rufen, zusätzlich zu dem Klingelzeichen ein Signalton
über den PC-Gehäuselautsprecher ausgegeben.
5.
Im Listenfeld „Audiogerät“ wählen Sie ein installiertes Endgerät,
welches in diesem Audio-Modus verwendet werden soll. Wenn Sie
„Deaktiviert“ wählen, wird dieser Audio-Modus abgeschaltet.
Der Option “Ruftöne” weisen Sie ein Audiogerät zu, das für das Klingelzeichen bei eingehenden Rufen verwendet werden soll. Für weitere Informationen über Audio-Modi und die Option “Lauthören” siehe Kapitel
10.3, Audio-Modi, Seite 106.
6.
Aktivieren Sie das Kontrollfeld „Gegenüber anderen möglichen
Audiogeräten bevorzugen“, damit das ausgewählte Gerät bei einer
automatischen Zuweisung zu dem Audio-Modus vor anderen
Audiogeräten bevorzugt wird.
Wenn Sie das Kontrollfeld deaktiviert lassen, wird die Rangfolge von
Audiogeräten von SwyxIt! festgelegt. Wird ein zusätzliches Endgerät, das
den entsprechenden Audio-Modus unterstützt, neu angeschlossen, kann
es automatisch die bestehende Konfiguration ersetzen.
Dies ist insbesondere bei Verwendung eines SwyxIt! Headset
sinnvoll, wenn dieses nicht ständig getragen wird.
Die Audio-Konfiguration ist gespeichert.
12. Falls Sie den markierten Audio-Modus (“Handset”, “Headset” oder
“Freisprechen” als Standard einstellen möchten, klicken Sie auf die
Schaltfläche “Als Standard”.
Der Audio-Modus wird entsprechend gekennzeichnet.
13. Klicken Sie auf “OK”.
Die Einstellungen im Menü “Audio-Modus” sind gespeichert.
SwyxIt! einstellen
So legen Sie die Optionen für den Terminalserver fest
1.
173
SwyxIt! - Lokale Konfiguration
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Lokale
Konfiguration...“.
So legen Sie die Verbindungseinstellungen fest
1.
Geben Sie im Feld „Server“ den Namen des Computers ein, auf dem
SwyxServer installiert ist.
Die Seite „Eigenschaften von...“ erscheint.
2.
Wechseln Sie zur Registerkarte „Terminalserver“:
Oder klicken Sie auf
3.
Wird SwyxIt! auf einem Terminal Server betrieben, so können Sie
hier eine TAPI-Leitung diesem SwyxIt! zuweisen.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang 26, SwyxIt!
im Terminalserverbetrieb, Seite 290.
4.
Klicken Sie auf „OK“.
2.
, um in der Netzwerkumgebung zu suchen
Geben Sie im Feld „Standby-Server“ einen zweiten SwyxServer an,
sofern der Administrator einen Standby-SwyxServer im Netzwerk
eingerichtet hat.
Oder klicken Sie auf
, um in der Netzwerkumgebung zu suchen.
Ist der Server nicht betriebsbereit, erfolgt die Anmeldung
automatisch beim Standby-Server.
SwyxIt! einstellen
3.
Damit SwyxIt! automatisch erkennt, an welchem SwyxServer die
Anmeldung erfolgen soll, aktivieren Sie die Option „Automatische
SwyxServer-Erkennung“. Die Erkennung wird je nach Konfiguration
Ihres Netzwerkes per DNS ausgeführt. Bitte wenden Sie sich dazu
an Ihren Administrator.
Eine Eingabe von Server und Standby-Server ist bei automatischer
SwyxServer-Erkennung nicht möglich.
4.
174
SwyxIt! - Lokale Konfiguration
Bei einer Verbindung via SwyxRemoteConnector stehen SwyxPLUS, SwyxIt! Meeting, die SwyxIt! Videofunktion sowie SwyxIt! auf einem Terminal
Server in der aktuellen Version nicht zur Verfügung.
Bei einer Verbindung via VPN können die genannten Funktionen weiterhin in vollem Umfang genutzt werden.
5.
Über die Schaltfläche „Erweitert“ gelangen Sie zum Dialog mit den
Verbindungseinstellungen für den SwyxRemoteConnector.
Im Bereich „Anmeldung“ können Sie festlegen, ob die Anmeldung
an SwyxServer über einen SwyxWare-Benutzernamen und/oder
über Ihre Windows-Anmeldung erfolgen soll.
Anmeldung mit Windows-Konto:
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Anmeldung mit Windows-Konto“
aktivieren, wird zunächst versucht eine Authentifizierung mit Ihrem
Windows-Benutzerkonto durchzuführen. Sind Ihrem
Benutzerkonto mehrere SwyxWare-Benutzer zugeordnet, dann
werden Sie bei der Anmeldung gefragt, unter welchem Benutzer Sie
sich an SwyxServer anmelden möchten.
Anmeldung mit SwyxWare-Benutzernamen:
Geben Sie im Feld „Benutzername“ den Namen des Benutzerkontos
auf SwyxServer an, mit dem Sie arbeiten möchten. Dies muss der
Administrator für Sie eingerichtet haben. Wenn Sie keine WindowsAuthentifizierung verwenden (d. h. das Kontrollkästchen
„Anmeldung mit Windows-Konto“ ist deaktiviert) , benötigen Sie für
die Anmeldung ein Kennwort.
6.
Klicken Sie auf „OK“.
So legen Sie die Verbindungseinstellungen für SwyxRemoteConnector fest
1.
Der SwyxRemoteConnector ermöglicht eine Verbindung mit
SwyxServer, wenn Sie sich außerhalb Ihres Firmennetzwerks
befinden. Die Verschlüsselung erfolgt über TLS (Transport Layer
Security), die dabei verwendeten Zertifikate werden von Ihrem
Administrator verwaltet und bereitgestellt.
Um sich via SwyxRemoteConnector mit SwyxServer zu verbinden
wählen Sie unter „RemoteConnector Verbindung“ eine der drei
folgenden Optionen:
• Automatisch
Es wird zunächst versucht eine direkte Verbindung mit SwyxServer herzustellen. Wenn die Verbindung fehlschlägt, z. B. weil Sie
sich außer Reichweite Ihres Firmennetzwerks befinden, werden
Sie via SwyxRemoteConnector mit SwyxServer verbunden.
Diese Option ist voreingestellt. Sie können diese Einstellung nur dann
ändern, wenn Ihr Administrator die Auswahl der Verbindungsoptionen für
Sie aktiviert hat.
SwyxIt! einstellen
175
SwyxIt! - Lokale Konfiguration
• Immer
Die Verbindung mit SwyxServer erfolgt immer via SwyxRemoteConnector.
Wenn keine Verbindung via SwyxRemoteConnector möglich ist,
wird nicht versucht eine Verbindung über Ihr Firmennetzwerk
herzustellen.
• Nie
Es wird immer eine direkte Verbindung über Ihr Firmennetzwerk
mit SwyxServer hergestellt.
SwyxRemoteConnector wird nicht verwendet.
2.
Geben Sie im Feld „Öffentliche Serveradresse“ Serveradresse bzw.
Servernamen gemäß den Angaben ein, die Sie von Ihrem
Administrator zur Verbindung mit dem SwyxRemoteConnector
erhalten haben.
3.
Geben Sie im Feld „Öffentliche Standby-Serveradresse“ einen
zweiten Server an, sofern der Administrator einen Standby
SwyxServer im Netzwerk eingerichtet hat.
Ist der Server nicht betriebsbereit, erfolgt die Anmeldung
automatisch beim Standby-Server.
Abhängig von der Konfiguration durch den Administrator können die Server-Adressen bereits eingetragen sein.
downliste ein Zertifikat auswählen, das Sie auf Ihrem Rechner
installiert haben.
Die erforderlichen Informationen für die Installation von Zertifikaten erhalten Sie von Ihrem Administrator.
Die Verbindungsoptionen für den SwyxRemoteConnector, die ServerAdressen sowie die Optionen zum Import von Zertifikaten können durch
den Administrator vorgegeben sein.
Bei Fragen zu Zertifikaten wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
So legen Sie die Optionen für die Videofunktionalität fest
Innerhalb der Videokonfiguration wird zwischen
• Videodaten, die Sie von Ihrem Gesprächspartner empfangen
(eingehenden Videodaten)
und
• Videodaten, die Sie Ihrem Gesprächspartner senden
(ausgehenden Videodaten)
unterschieden.
1.
4.
Unter dem Punkt „Zertifikate“ können Sie zwischen den folgenden
Optionen wählen:
• Automatisch
Wenn Ihr Administrator ein Zertifikat zur Verbindung via
SwyxRemoteConnector für Sie generiert hat, wird dieses automatisch von SwyxServer bezogen.
Zu diesem Zweck muss eine Verbindung mit SwyxServer bestehen.
Diese Option ist voreingestellt. Der automatische Import von Zertifikaten
erfolgt unabhängig von der gewählten Verbindungsoption. Wenn Ihr
Administrator ein gültiges Zertifikat für Sie hinterlegt hat, steht Ihnen dieses auch dann zur Verfügung, wenn zuvor die Verbindungsoption „Nie“
ausgewählt war.
• Manuell
Wenn Sie diese Option gewählt haben, können Sie aus der Drop-
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen | Lokale
Konfiguration...“.
Die Seite „Eigenschaften von...“ erscheint.
SwyxIt! einstellen
176
SwyxIt! - Lokale Konfiguration
5.
Durch Einschalten der Option „Empfang von Videodaten immer
ablehnen“ legen Sie fest, dass Sie die Videodaten, die ein
Gesprächspartner sendet, nie empfangen wollen und diese
abgewiesen werden. Das Videobild Ihres Gesprächspartners wird
somit nie angezeigt.
Möchten Sie die von Ihrem Gesprächspartner gesendeten
Videodaten jedoch immer empfangen, so schalten Sie diese Option
aus (Standardeinstellung). Immer dann, wenn Ihr Gesprächspartner
Videodaten überträgt, wird sein Videobild in einem separaten
Fenster angezeigt.
6.
Wünschen Sie, dass Ihr eigenes Videobild bei jedem Ruf - egal ob
ein- oder ausgehend - automatisch zu Ihrem Gesprächspartner
übertragen wird, so aktivieren Sie die Option „Eigene Videodaten
bei jedem Ruf übertragen“.
Möchten Sie lieber individuell - je nach Gespräch - entscheiden, ob
eine Videodatenübertragung erfolgen soll, so deaktivieren Sie diese
Option (Standardeinstellung).
Die Videodatenübertragung können Sie dann, während eines
aktiven Gesprächs, spontan mit Hilfe der Videotaste auf der Skin
aktivieren.
7.
2.
Wechseln Sie zur Registerkarte „Video“.
3.
Wählen Sie im Feld „Videogerät“ die Webkamera aus, mit der Sie
Videoanrufe tätigen möchten.
Nach einigen Sekunden beginnt die Übertragung Ihrer Kamera. Sie
sehen Ihr eigenes Videobild im Dialogfenster.
Die Webkamera muss an Ihrem Computer angeschlossen sein und Sie
müssen die mit der Webkamera gelieferten Treiber installiert haben.
Außerdem muss die Webkamera eingeschaltet sein.
4.
Wählen Sie die gewünschte Auflösung. Die Auflösung variiert von
Webkamera zu Webkamera. In Klammern finden Sie die Bandbreite,
welche für die ausgewählte Auflösung benötigt wird.
Klicken Sie auf „OK“.
Eine Videodatenübertragung kann nur während eines aktiven Gesprächs
erfolgen!
Weitere Informationen
Video, Seite 150.
entnehmen
Sie
bitte
dem
Kapitel 10.23,
SwyxIt!-Statussignalisierung bei Microsoft Office-Kontakten
13
Installation des Office Communication AddIn
SwyxIt!-Statussignalisierung bei Microsoft
Office-Kontakten
Das Office Communication AddIn ist eine SwyxWare-Erweiterung, die es
ermöglicht, bei der Anzeige von Kontakten in Microsoft Office, z. B. im
E-Mail-Header in Outlook, den SwyxIt!-Benutzerstatus zu sehen.
Auf den Kontaktkarten in Office-Anwendungen werden Kontaktinformationen zu Personen angezeigt. Sie ermöglichen den Zugriff auf unterschiedliche Kommunikationsmittel, um eine Person zu kontaktieren, wie
z. B. E-Mail, Sofortnachricht oder Telefon. Durch das Office Communication AddIn kann ein Anruf mit SwyxIt! direkt von einer Kontaktkarte aus
gestartet werden.
Das Office Communication AddIn bietet folgende Funktionen:
 Anzeige des SwyxIt!-Benutzerstatus bei Office-Kontakten
 Anrufe mit SwyxIt! von Office-Kontaktkarten aus
 Anzeige des SwyxIt!-Statustextes auf Office-Kontaktkarten
13.1
Installation des Office Communication AddIn
Ist Microsoft Office bereits auf dem Rechner vorhanden, wird das Office
Communication AddIn automatisch mit SwyxIt! installiert. Sie können
diese Komponente auch nachträglich installieren, indem Sie die SwyxIt!Installationsdatei aufrufen und die Installationsart "Modifizieren" auswählen.
So installieren Sie das Office Communication AddIn
1.
Schließen Sie alle Office-Anwendungen.
2.
Starten Sie den SwyxIt!-Installationsassistenten und folgen Sie den
Anweisungen.
3.
Wählen Sie als Installationsart die Option "Modifizieren". Über
diese Option können Sie die zu installierenden Komponenten
festlegen.
4.
Wählen Sie die Komponente "Office Communication AddIn" aus
und fahren Sie mit der Installation fort.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 20.3, SwyxIt! Installation der Software, Seite 264.
Zur Benutzung des Office Communication AddIn müssen die entsprechenden Einstellungen in der SwyxWare-Administration vorgenommen
werden. Fragen Sie hierzu Ihren Administrator.
Nach der Installation des Office Communication AddIn wird innerhalb
von Office nur noch die Statussignalisierung von SwyxIt! angezeigt.
Das Office Communication AddIn von SwyxIt! funktioniert mit allen
Microsoft Office-Anwendungen (32bit) ab Version 2010.
177
SwyxIt!-Statussignalisierung bei Microsoft Office-Kontakten
13.2
178
Funktionen des Office Communication AddIn
Funktionen des Office Communication AddIn
Nach Installation des Office Communication AddIn sehen Sie in OfficeAnwendungen den SwyxIt!-Benutzerstatus, können von Office-Kontaktkarten aus Anrufe starten und sehen den SwyxIt!-Statustext.
So sehen Sie den SwyxIt!-Benutzerstatus
Der Status eines anderen internen SwyxIt!-Teilnehmers (wird gerufen,
spricht gerade, erreichbar, abwesend etc.) wird in Office-Anwendungen,
z. B. in Outlook, durch ein farbiges Kästchen neben dem Namen
angezeigt.
So telefonieren Sie von Office-Kontaktkarten aus mit SwyxIt!
1.
Bewegen Sie die Maus über das farbige Kästchen, um die OutlookKontaktkarte zu öffnen.
2.
Klicken Sie auf das Hörersymbol, um einen Anruf über SwyxIt! zu
starten.
SwyxIt!-Statussignalisierung bei Microsoft Office-Kontakten
Funktionen des Office Communication AddIn
So sehen Sie den SwyxIt!-Statustext auf Office-Kontaktkarten
1.
Bewegen Sie die Maus über das farbige Kästchen, um die OutlookKontaktkarte zu öffnen.
2.
Klicken Sie auf den Pfeil, um die Kontaktkarte auszuklappen. In der
Titelzeile sehen Sie den Statustext, den der Benutzer in SwyxIt!
hinterlegt hat.
179
Swyx Connector for Skype for Business
14
180
Übersicht der Funktionen
Swyx Connector for Skype for Business
Mit Swyx Connector for Skype haben Sie die Möglichkeit, Microsoft Skype for Business Funktionalitäten wie Instant Messaging, Statussignalisierung und Telefonbuch
zusammen mit den zentralen Telefoniefunktionen von Swyx zu nutzen.
Anrufe mit Swyx-Funktionalität starten Sie direkt aus Microsoft Skype for Business
z. B. über das Swyx Connector for Skype-Fenster oder über das Kontextmenü zu
Ihren Skype-Kontakten.
Swyx Connector for Skype for Business wird im aktuellen Handbuch auch
als Swyx Connector for Skype und als Skype Connector bezeichnet.
Microsoft Skype for Business wird im aktuellen Handbuch auch als Skype
bezeichnet.
14.1
Übersicht der Funktionen
 Anrufe mit Swyx-Funktionalität aus Microsoft Skype for Business
 Synchronisation des Benutzerstatus zwischen Microsoft Skype for Business und
Swyx Connector for Skype
 Namensauflösung Ihrer Skype-Kontakte
 Swyx-Audio-Einstellungen (Telefonieren mit Headset, Anrufe stumm schalten
etc.)
 Gespräche halten
 Wechseln zwischen Gesprächsteilnehmern
 Anrufe übergeben
 Zweitanrufe unterbinden
 Konferenzen
 Rufjournal mit Informationen zu Ihren letzten Anrufen
 Voicemail und Fernabfrage
 Rufumleitungen
 Erweitertes Anrufmanagement via Call Routing Manager und Grafischer Skript
Editor
 Rufnummer unterdrücken
 Telefone steuern mit SwyxCTI und SwyxCTI+
 Telefonieren außerhalb des lokalen Firmennetzwerks über SwyxRemoteConnector
 Wählen aus anderen Anwendungen, z. B. Microsoft Office Programme oder
Internet-Browser, mit der Funktionstaste F11
Swyx Connector for Skype for Business
14.2
181
Benutzeroberfläche
Benutzeroberfläche
Wenn Sie Skype im Vollbildmodus verwenden, wird das Skype ConnectorFenster nicht mehr angezeigt.
Swyx Connector for Skype erscheint direkt unter dem Skype-Hauptfenster.
VoicemailSymbol
Eingabefeld
Einstellungssymbol
(öffnet
weiterführende
Einstellungen)
RufjournalSymbol
(öffnet das
Rufjournal)
Wenn das Skype Connector-Fenster ausgegraut ist, müssen Sie sich ggf.
neu anmelden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Abschnitt Anmelden, Seite 182.
Die Schaltflächen auf der Skype Connector-Oberfläche passen sich automatisch Ihrer aktuellen Telefoniesituation an. Die Schaltfläche „Konferenz“ erscheint z. B. nur, wenn Sie mit mehr als einem Teilnehmer
verbunden sind.
Audio-Symbol
(öffnet AudioEinstellungen)
Unter einem Skype-Unterhaltungsfenster bietet Ihnen Skype Connector die wichtigsten Swyx-Funktionalitäten.
14.3
Installieren
Um Swyx Connector for Skype zu verwenden, müssen Sie die Komponente bei der
Installation von SwyxIt! aus der Liste der Funktionen auswählen. Wenn Sie Swyx
Connector for Skype nicht bereits bei der Installation von SwyxIt! ausgewählt
haben, können Sie die Komponente nachträglich installieren.
Sie können Swyx Connector for Skype und das Office Communication
Addin nicht gleichzeitig installieren und somit verwenden.
Wenn Sie das Office Communication AddIn bereits installiert haben und
Swyx Connector for Skype verwenden möchten, müssen Sie bei Aktualisierung der Installation das Office Communication AddIn deinstallieren
(siehe
So
installieren
Sie
Swyx
Connector
for
Skype
nachträglich, Seite 182).
Hörertaste „Abheben“
Hörertaste
„Auflegen“/
Übergabeoptionen
Taste
„Anruf
halten“/
Anruf
aktivieren
Taste
„Stumm
schalten“/
Mikrofon
einschalten
Taste
„Konferenz“
Bei einer Neuinstallation oder Aktualisierung von SwyxIt! wird Swyx
Connector for Skype nicht automatisch installiert, wenn es nicht vorher
bereits installiert war. Starten Sie nach der Aktualisierung das Setup
erneut und wählen Sie mit der Option “Modifizieren” die benutzerdefinierte Installation. Aktivieren Sie anschließend die Funktion ”Swyx
Connector for Skype”.
Um Swyx Connector for Skype nutzen zu können, benötigen Sie mindestens Microsoft Lync 2013 bzw. Microsoft Lync Basic 2013.
Swyx Connector for Skype for Business
182
Anmelden
Wenn SwyxIt! bereits zur Autostart-Gruppe hinzugefügt ist und Swyx
Connector for Skype nachträglich installiert wird, wird die SwyxIt!Autostart-Verknüpfung automatisch gelöscht und eine Autostart-Verknüpfung für Swyx Connector for Skype hinzugefügt.
14.4
Anmelden
Wenn Sie Swyx Connector for Skype nach der Installation das erste Mal starten,
erscheint ein Dialogfenster zur Anmeldung an SwyxServer.
So installieren Sie Swyx Connector for Skype nachträglich
1.
Starten Sie den SwyxIt!-Installationsassistenten und folgen Sie den
Anweisungen.
2.
Wählen Sie als Installationsart die Option "Modifizieren". Über diese Option
können Sie die zu installierenden Komponenten festlegen.
3.
Deaktivieren Sie die Komponente „Office Communication AddIn“.
4.
Aktivieren Sie die Komponente "Swyx Connector for Skype" und fahren Sie mit
der Installation fort.
So melden Sie sich an
1.
Füllen Sie den Anmeldedialog mit Ihren Windows- oder Ihren SwyxWareBenutzerdaten aus.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte Kapitel 3.1, Anmeldung an
SwyxServer mit den Windows-Benutzerdaten, Seite 24 und Kapitel 3.2, Anmeldung
an SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort, Seite 25.
Wenn Ihrem Windows-Konto innerhalb der SwyxWare mehrere Benutzerkonten zugeordnet sind, werden diese bei einer Anmeldung über Swyx
Connector for Skype nicht angezeigt. Es wird automatisch das Benutzerkonto verwendet, das zuerst registriert wurde.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 20.3, SwyxIt! - Installation
der Software, Seite 264.
Es erscheint ein Dialogfenster mit dem Hinweis, dass der Verbindung mit
SwyxServer nicht vertraut wird.
Swyx Connector for Skype for Business
183
Kennwort ändern
Wenn die Verbindung zu SwyxServer unterbrochen wurde, können Sie
sich durch Klicken auf das Einstellungssymbol im Menü „Einstellungen“
unter der Option „Anmelden“ wieder anmelden.
Informationen zur Verbindung via SwyxRemoteConnector entnehmen Sie
bitte dem Abschnitt So legen Sie die Verbindungseinstellungen für
SwyxRemoteConnector fest, Seite 174.
14.5
Kennwort ändern
Sie können Ihr Kennwort über das Skype Connector-Hauptfenster ändern.
So ändern Sie Ihr Benutzerkennwort
1.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zertifikat ansehen...“, um Details zu dem
Sicherheitszertifikat des Servers zu erhalten.
3.
Wählen Sie die Option „Diesem Zertifikat immer vertrauen“, um der
Verbindung mit SwyxServer dauerhaft zuzustimmen
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Einstellungssymbol.
Es erscheint das Menü „Einstellungen“.
oder
wählen Sie die Option „Diesem Zertifikat für diese Sitzung vertrauen“, um der
Verbindung mit SwyxServer einmalig zuzustimmen.
4.
Klicken Sie auf „OK“.
Sie sind nun mit SwyxServer verbunden und können Swyx Connector for Skype
verwenden.
Wenn Sie der Verbindung mit SwyxServer dauerhaft zustimmen, wird der
Zertifikatsdialog nicht mehr angezeigt bis Ihr Zertifikat nicht mehr gültig
ist.
Wenn Sie der Verbindung einmalig zustimmen, erscheint der Dialog bei
der nächsten Anmeldung erneut.
Bei Fragen zu Zertifikaten wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
2.
Wählen Sie den Menüpunkt „Kennwort ändern...“.
Es erscheint ein Dialogfenster zur Änderung des Kennworts.
Swyx Connector for Skype for Business
184
Anrufe starten und beenden
Wenn Sie bereits mit Skype Connector telefoniert haben, erscheinen bei
einem Klick in das Eingabefeld Ihre letzten Anrufe. Klicken Sie auf den
gewünschten Eintrag, um einen Anruf zu dieser Rufnummer zu starten.
Die eingegebenen Zeichen erscheinen im Eingabefeld.
Verwenden Sie die Rücktaste auf Ihrer Tastatur oder das Kreuzsymbol im
Eingabefeld, um Ihre Eingabe zu korrigieren.
2.
3.
Geben Sie zunächst das alte und dann das neue Kennwort ein und bestätigen
Sie das neue Kennwort noch einmal.
4.
Klicken Sie auf „OK“.
Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Eingabetaste.
Der Anruf startet und es erscheint ein Skype Connector-Unterhaltungsfenster.
Das Kennwort wurde geändert.
Weitere Informationen zu Anmeldung und Kennwörtern entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 3.2, Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort.
14.6
Anrufe starten und beenden
Anrufe mit Skype Connector können Sie direkt aus Skype auf die folgenden Arten
starten:
Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Eingabefeld, um bei einem Kontakt
mit mehreren gespeicherten Rufnummern eine der anderen Rufnummern
zu wählen.
 Über das Skype Connector-Hauptfenster
 Über das Kontextmenü zu Ihren Skype Kontakten
3.
Swyx Connector for Skype greift nur auf Ihre Skype-Kontakte zu. Die Kontakte werden ggf. um ihre SwyxWare-Rufnummern erweitert.
So starten Sie einen Anruf über das Skype Connector-Fenster
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster in das Eingabefeld und geben Sie
über die Tastatur die gewünschte Rufnummer ein.
Klicken Sie auf die Hörertaste „Auflegen“, um den Anruf zu beenden.
Swyx Connector for Skype for Business
185
Anrufe annehmen
So starten Sie einen Anruf über das Kontextmenü zu Ihren Skype-Kontakten
Diese Option ist nur für Microsoft Office Versionen ab 15.0.4569.1506
verfügbar.
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Skype-Kontakt.
2.
Wählen Sie im Skype-Kontextmenü „Swyx-Anruf“.
Sie sind mit dem Anrufer verbunden und es erscheint ein Skype ConnectorUnterhaltungsfenster.
Der Anruf startet und es erscheint ein Skype Connector-Unterhaltungsfenster.
14.8
Audio-Einstellungen ändern
Mit Swyx Connector for Skype können Sie zwischen den folgenden Audio-Einstellungen wählen:
 Telefonieren über Hörerlautsprecher und Hörermikrofon Ihres Telefons mit der
Einstellung „Handset“
3.
Klicken Sie auf die Hörertaste „Auflegen“, um den Anruf zu beenden.
 Telefonieren über Kopfhörer und Mikrofon Ihres Headsets mit der Einstellung
„Headset“
14.7
Anrufe annehmen
Bei eingehenden Anrufen erscheint ein Benachrichtigungsfenster in der WindowsTaskleiste.
 Telefonieren über Raummikrofon der Freisprecheinrichtung mit der Einstellung
„Freisprechen“
So nehmen Sie einen Anruf an
1.
Klicken Sie im Benachrichtigungsfenster auf die Hörertaste „Abheben“.
Zusätzlich können Sie die Lautstärke regeln und das Mikrofon stumm schalten.
Das Swyx Handset P250 kann nicht mit Swyx Connector for Skype verwendet werden.
Swyx Connector for Skype for Business
186
Audio-Einstellungen ändern
Die Audio-Einstellung „Handset“ ist voreingestellt d. h. wenn Sie keine
andere Einstellung wählen, wird für einen Anruf immer „Handset“ verwendet.
Wenn Sie Ihre Audio-Einstellung während eines Gesprächs ändern, gilt die
Änderung nur für dieses Gespräch.
So verwenden Sie zum Telefonieren ein Headset
1.
Verbinden Sie Ihr Headset mit Ihrem Rechner.
2.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Symbol der zuletzt
verwendeten Audio-Einstellung.
Es erscheint das Menü „Audiogeräte“.
2.
Klicken Sie auf die Taste „Freisprechen“.
So regeln Sie die Lautstärke während eines Gesprächs
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Symbol der zuletzt
verwendeten Audio-Einstellung.
Es erscheint das Menü „Audiogeräte“.
3.
Klicken Sie auf die Taste „Headset“.
So verwenden Sie zum Telefonieren die Freisprecheinrichtung
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Symbol der zuletzt
verwendeten Audio-Einstellung.
Es erscheint das Menü „Audiogeräte“.
2.
Bewegen Sie den Schieberegler, um die Lautstärke anzupassen.
Swyx Connector for Skype for Business
So schalten Sie Ihr Mikrofon während eines Gesprächs stumm
1.
187
Anrufe verwalten
So wechseln zwischen Teilnehmern
Klicken Sie während des Gesprächs im Skype Connector-Unterhaltungsfenster
auf die Taste „Stumm schalten“.
Wenn Sie während eines Gesprächs einen weiteren Anruf annehmen oder
starten, wird das andere Gespräch automatisch gehalten und der gehaltene
Teilnehmer hört eine Wartemusik.
1.
Ab sofort kann Ihr Gesprächspartner Sie nicht mehr hören.
Klicken Sie erneut auf die Taste „Stumm schalten“, um Ihr Mikrofon
wieder einzuschalten.
Der gehaltene Teilnehmer hört eine Wartemusik.
Beenden Sie ein Gespräch und haben Sie noch ein zweites, gehaltenes
Gespräch, so ertönt nach 5 Sekunden ein einmaliger Aufmerksamkeitston.
Heben Sie erneut den Hörer ab, um direkt mit dem gehaltenen Teilnehmer
verbunden zu werden.
Wenn Ihr Endgerät über eine entsprechende Taste verfügt, können Sie auch
diese zum Stummschalten des Mikrofons verwenden.
14.9
Wenn in SwyxIt! die Option „Verbinden durch Auflegen“ aktiviert ist und
Sie während eines Gesprächs einen weiteren Anruf starten, werden beim
Auflegen Ihres Handsets beide Teilnehmer verbunden. Bei mehreren
gehaltenen Gesprächen führt das Auflegen Ihres Handsets nicht zu einem
Verbinden der Teilnehmer. Stattdessen werden alle Gespräche gehalten
und es ertönt nach 5 Sekunden ein einmaliger Aufmerksamkeitston. Heben
Sie erneut den Hörer ab, um direkt mit dem zuletzt aktiven Teilnehmer
verbunden zu werden.
Weitere Informationen zum Verbinden durch Auflegen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 12.1.1, Allgemein, Seite 155.
Anrufe verwalten
Mit Swyx Connector for Skype können Sie Anrufe auf die folgenden Arten verwalten:
 Gespräche halten
 Wechseln zwischen Gesprächsteilnehmern
 Zwei Teilnehmer miteinander verbinden (und das Gespräch verlassen)
 Aktive Gespräche an andere Teilnehmer übergeben
 Anrufe ohne Annahme an andere Teilnehmer oder Ihre Voicemail übergeben
 Zweitanrufe unterbinden
So verbinden Sie zwei Teilnehmer miteinander
Wenn Sie ein aktives und ein gehaltenes Gespräch haben, können Sie die
beiden Teilnehmer miteinander verbinden und das Gespräch verlassen.
So halten Sie Gespräche
1.
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Unterhaltungsfenster auf die Taste „Anruf
halten“.
Der gehaltene Teilnehmer hört eine Wartemusik.
Klicken Sie im Skype Connector-Unterhaltungsfenster des gehaltenen
Gesprächs auf die Taste „Anruf aktivieren“, um den gehaltenen Anruf zu
aktivieren und so zwischen den Teilnehmern zu wechseln.
Klicken Sie in einem der Skype Connector-Unterhaltungsfenster auf den Pfeil
rechts auf der Hörertaste „Auflegen“.
Es erscheint das Menü „Anruf übergeben“.
Swyx Connector for Skype for Business
2.
188
Anrufe verwalten
Wählen Sie den Menüpunkt „Anruf übergeben an <Name des anderen
Teilnehmers>“.
3.
Geben Sie die Rufnummer ein, an die Sie den Anrufer weiterleiten möchten.
4.
Klicken Sie auf die Taste „Anruf übergeben“.
Der ursprünglich eingegangene Anruf wird so lange als gehalten angezeigt, bis die Verbindung mit dem Zielteilnehmer zustande gekommen ist.
Hat der Zielteilnehmer eine sofortige Umleitung oder eine verzögerte
Umleitung mit weniger als 20 Sekunden Wartezeit konfiguriert, wird der
Ruf gemäß dieser Umleitungsregeln weitergeleitet.
Die beiden Teilnehmer sind miteinander verbunden und Ihre Leitung ist frei.
Für die jetzt direkt miteinander verbundenen Teilnehmer, an deren
Gespräch Sie nun nicht mehr beteiligt sind, können trotzdem noch Kosten
bei Ihnen anfallen. Diese entstehen auf Ihrer Seite nur dann, wenn eine
oder beide Verbindungen von Ihnen aufgebaut wurden. Wenn Sie zum
Beispiel von Teilnehmer A angerufen wurden und Sie dann Teilnehmer B
zwecks Rückfrage angerufen haben, laufen bei Ihnen die Gesprächskosten
für die Verbindung zu Teilnehmer B auf. Es entstehen keine Kosten für
Sie, wenn sowohl Teilnehmer A als auch Teilnehmer B bei Ihnen angerufen haben. Wenn Sie jedoch beide Teilnehmer angerufen haben, gehen
die Kosten für beide Verbindungen zu Ihren Lasten.
So übergeben Sie einen Anruf ohne Annahme
1.
Klicken Sie im Benachrichtigungsfenster auf den Pfeil rechts auf der Hörertaste
„Auflegen“.
Es erscheint das Menü „Anruf übergeben“.
So übergeben Sie ein aktives Gespräch an einen anderen Teilnehmer
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Unterhaltungsfenster auf den Pfeil rechts auf
der Hörertaste „Auflegen“.
2.
Wählen Sie den Menüpunkt „Anruf übergeben an Voicemail“, um den Anrufer
zu Ihrer Voicemail weiterzuleiten
oder
2.
Es erscheint das Menü „Anruf übergeben an...“.
wählen Sie den Menüpunkt „Anruf übergeben...“, um den Anrufer zu einer
Rufnummer weiterzuleiten.
Wählen Sie den Menüpunkt „Anruf übergeben an...“, um den Anrufer zu einer
Rufnummer weiterzuleiten.
Es erscheint ein Eingabefenster.
Es erscheint ein Eingabefenster.
3.
Geben Sie die Rufnummer ein, an die Sie den Anrufer weiterleiten möchten.
4.
Klicken Sie auf die Taste „Anruf übergeben“.
Der Anruf wurde übergeben und Ihre Leitung ist frei.
Swyx Connector for Skype for Business
So unterbinden Sie einen Zweitanruf
Wenn Sie bereits telefonieren, werden weitere Anrufe durch einen Anklopfton
und ein Benachrichtigungsfenster signalisiert. Sie können die Signalisierung
weiterer Anrufe deaktivieren.
1.
189
Konferenzen starten und beenden bzw. verlassen
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Einstellungssymbol.
Es erscheint das Menü „Einstellungen“.
14.10 Konferenzen starten und beenden bzw.
verlassen
Mit Swyx Connector for Skype können Sie mit einem Mausklick eine Telefonkonferenz starten. Dazu müssen Sie mit mindestens zwei Teilnehmern verbunden sein.
Sie können eine Konferenz, die Sie selbst gestartet haben, beenden. Für Teilnehmer,
die nicht von Ihnen zu der Konferenz hinzugefügt wurden, bleibt die Konferenz
bestehen.
So starten Sie eine Konferenz
1.
Klicken Sie in einem der Skype Connector-Unterhaltungsfenster auf die Taste
„Konferenz“.
Sowohl das aktive als auch alle gehaltenen Gespräche werden zu einer
Konferenz zusammengeschaltet, es erscheint ein drittes Unterhaltungsfenster
und es ertönt ein Begrüßungssignal.
2.
Klicken Sie im Skype Connector-Unterhaltungsfenster „Konferenz“ auf die
Taste „Stumm schalten“,
Deaktivieren Sie die Option „Zweitanruf zulassen“.
Zweitanrufer hören das Besetztzeichen.
wenn Sie Ihr Mikrofon zwischenzeitlich ausschalten möchten.
Wenn eine Umleitung „Bei besetzt“ aktiv ist, werden Zweitanrufe gemäß
Ihren Einstellungen umgeleitet.
So beenden bzw. verlassen Sie eine Konferenz
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Unterhaltungsfenster „Konferenz“ auf die
Hörertaste „Auflegen“.
Es ertönt ein Abschiedssignal und die Konferenz ist für Sie und die Teilnehmer,
die Sie hinzugefügt haben, beendet.
Swyx Connector for Skype for Business
190
Liste der letzten Anrufe anzeigen
Sie können nur eine Konferenz gleichzeitig einleiten. Sie können allerdings an weiteren anderen Konferenzen teilnehmen. Diese Konferenzen
müssen dann jedoch von anderen Teilnehmern eingeleitet worden sein.
14.11 Liste der letzten Anrufe anzeigen
Eine Liste Ihrer letzten Anrufe mit Informationen zu Anrufen und Kontakten wird im
Swyx Connector for Skype-Rufjournal angezeigt.
Informationen zu den Einträgen erscheinen auf den folgenden Registerkarten:
 Unter dem Reiter „Profile“ sehen Sie alle hinterlegten Rufnummern und E-MailAdressen des gewählten Kontakts.
Die farbigen Kreise um das Benutzerbild signalisieren den Status Ihrer
Kontakte entsprechend den Skype-Statusoptionen.
 Unter dem Reiter „Anrufe“ sehen Sie alle Anrufe zwischen Ihnen und dem ausgewählten Kontakt.
Sie können das Rufjournal nach den folgenden Kategorien filtern:
 Eingehende Anrufe
 Ausgehende Anrufe
 Entgangene Anrufe
 Zu einer anderen Rufnummer umgeleitete Anrufe
 Zur Voicemail umgeleitete Anrufe
So zeigen Sie die Liste Ihrer letzten Anrufe an
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Rufjournal-Symbol.
Es erscheint das Swyx-Rufjournal mit einer chronologischen Liste aller Anrufe
sowie Details zu dem zuletzt angesehenen Kontakt.
2.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Kategorie, um die
angezeigten Anrufe zu filtern.
Swyx Connector for Skype for Business
Symbole im Swyx Connector for Skype-Rufjournal
Zu welcher Kategorie ein Anruf gehört, erkennen Sie auch an dem entsprechenden
Pfeilsymbol.
Symbol
191
Voicemails abhören
Kategorie
Eingehende Anrufe
14.12 Voicemails abhören
Für das Abhören Ihrer Voicemails mit Swyx Connector for Skype haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
 Abspielen der Voicemails in Ihrem Standard-E-Mail-Programm
 Abhören der Voicemails über die Fernabfrage
Weitere Informationen zu Voicemail und Fernabfrage entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 9, Voicemail und Fernabfrage, Seite 90.
Ausgehende Anrufe
So wechseln Sie zu Ihrem Standard-E-Mail-Programm, um Ihre Voicemails
abzuspielen
Entgangene Anrufe
Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie ein Standard-EMail-Programm festgelegt haben. Diese Einstellung können Sie in Ihren
Microsoft Windows-Einstellungen festlegen oder in SwyxIt! (siehe So
bestimmen Sie die lokalen Einstellungen für Ihren SwyxIt!Rechner, Seite 169).
Wenn Sie kein Standard-E-Mail-Programm festgelegt haben, erscheint
nach einem Klick auf das Voicemail-Symbol ein Unterhaltungsfenster und
Sie werden über die Tastenkombination ##10 automatisch mit Ihrer Voicemail verbunden.
Zu einer anderen Rufnummer umgeleitete Anrufe
Zur Voicemail umgeleitete Anrufe
Sie können aus dem Rufjournal auch Anrufe starten und E-Mails
versenden. Klicken Sie zu diesem Zweck auf einen Eintrag des
gewünschten Teilnehmers. Fahren Sie mit der Maus unter den Reitern
„Profile“ und „Anrufe“ über die Zeile mit der gewünschten Rufnummer
bzw. E-Mail-Adresse. Klicken Sie rechts in der Zeile auf das erscheinende
Hörer- bzw. Briefsymbol. Nachdem Sie auf das Hörersymbol geklickt
haben, wird er Teilnehmer sofort angerufen und es erscheint ein
Unterhaltungsfenster. Nachdem Sie auf das Briefsymbol geklickt haben
erscheint ein Fenster innerhalb Ihres Standard-E-Mail-Programms.
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Voicemail-Symbol.
Es erscheint Ihr Standard-E-Mail-Programm.
2.
Zum Abspielen Ihrer Voicemails folgen Sie den Anweisungen in dem Abschnitt
So hören Sie Ihre Voicemails in Outlook ab.
So hören Sie Ihre Voicemails ab, wenn Sie kein Standard-E-Mail-Programm
festgelegt haben
1.
Starten Sie einen Anruf, wie in Abschnitt So starten Sie einen Anruf über das Skype
Connector-Fenster beschrieben und geben Sie die Zeichenfolge ##10 ein.
2.
Folgen Sie den Anweisungen ab Schritt 4 in dem Abschnitt So fragen Sie Ihre
Voicemails aus der Ferne ab.
Swyx Connector for Skype for Business
192
Rufumleitungen aktivieren und deaktivieren
14.13 Rufumleitungen aktivieren und deaktivieren
Mit Swyx Connector for Skype können Sie die folgenden Rufumleitungen einstellen/aktivieren:
 Bei besetzt
 Verzögert
 Sofort (alle Anrufe)
Weitere Informationen zu Rufumleitungen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8,
Umleitungen, Seite 82.
So leiten Sie Anrufe um, die bei besetztem Anschluss eingehen
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Einstellungssymbol.
Es erscheint das Menü „Einstellungen“.
3.
Stellen Sie den Umschalter rechts in der Zeile „Bei besetzt“ auf „Ein“.
Per Voreinstellung ist die Option „Umleiten zu Voicemail“ ausgewählt.
Um die Einstellung beizubehalten, schließen Sie das Dialogfenster.
2.
Wählen Sie den Menüpunkt „Rufumleitungen öffnen...“.
Es erscheint ein Dialogfenster zur Einstellung von Rufumleitungen.
4.
Klicken Sie in die Zeile „umleiten zu“.
Es erscheint das Menü „Umleiten zu“.
5.
Wählen Sie den Menüpunkt, „Umleiten zu Voicemail“, wenn Sie eine
Rufumleitung zu Ihrer Voicemail aktivieren möchten
oder
wählen Sie den Menüpunkt „Umleiten zu Rufnummer“, wenn Sie eine
Rufumleitung zu einer Rufnummer aktivieren möchten.
Es erscheint ein Eingabefenster.
Swyx Connector for Skype for Business
193
Rufumleitungen aktivieren und deaktivieren
Es erscheint ein Dialogfenster zur Einstellung von Rufumleitungen.
6.
Geben Sie die gewünschte Rufnummer ein.
7.
Klicken Sie auf die Taste „OK“.
Anrufe, die während eines Gesprächs bei Ihnen eingehen, werden gemäß
Ihren Einstellungen umgeleitet.
Stellen Sie den Umschalter in der Zeile einer aktiven Umleitung auf „Aus“,
um die Rufumleitung zu deaktivieren.
So leiten Sie Anrufe um, die Sie nicht annehmen (verzögerte Rufumleitung)
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Einstellungssymbol.
Es erscheint das Menü „Einstellungen“.
3.
Stellen Sie den Umschalter rechts in der Zeile „Verzögert“ auf „Ein“.
Per Voreinstellung ist die Option „Umleiten zu Voicemail“ ausgewählt.
Um die Einstellung beizubehalten, schließen Sie das Dialogfenster.
4.
Klicken Sie in die Zeile „umleiten zu“.
Es erscheint das Menü „Umleiten zu“.
5.
2.
Wählen Sie den Menüpunkt „Rufumleitungen...“.
Wählen Sie den Menüpunkt „Umleiten zu Voicemail“, wenn Sie eine
Rufumleitung zu Ihrer Voicemail aktivieren möchten
oder
Swyx Connector for Skype for Business
194
Rufumleitungen aktivieren und deaktivieren
wählen Sie den Menüpunkt „Umleiten zu Rufnummer“, wenn Sie eine
Rufumleitung zu einer Rufnummer aktivieren möchten.
Es erscheint ein Eingabefenster.
2.
6.
Geben Sie die gewünschte Rufnummer ein.
7.
Klicken Sie auf die Taste „OK“.
8.
Klicken Sie in die Zeile „nach“.
Wählen Sie den Menüpunkt „Rufumleitungen...“.
Es erscheint ein Dialogfenster zur Einstellung von Rufumleitungen.
Es erscheint ein Eingabefenster.
9.
Geben Sie die gewünschte Zeit in Sekunden ein (5-180).
10. Klicken Sie auf die Taste „OK“.
Anrufe, die Sie nicht innerhalb der festgelegten Zeit annehmen, werden gemäß
Ihren Einstellungen umgeleitet.
Stellen Sie den Umschalter in der Zeile einer aktiven Umleitung auf „Aus“,
um die Rufumleitung zu deaktivieren.
So leiten Sie alle Anrufe um
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Einstellungssymbol.
Es erscheint das Menü „Einstellungen“.
3.
Stellen Sie den Umschalter rechts in der Zeile „Alle Anrufe“ auf „Ein“.
Swyx Connector for Skype for Business
Erweitertes Anrufmanagement via Call Routing Manager und Grafischer Skript Editor
Per Voreinstellung ist die Option „Umleiten zu Voicemail“ ausgewählt.
Um die Einstellung beizubehalten, schließen Sie das Dialogfenster.
4.
5.
14.14 Erweitertes Anrufmanagement via Call Routing
Manager und Grafischer Skript Editor
Es erscheint das Menü „Umleiten zu“.
Sie können via Call Routing Manager umfangreiche Umleitungsregeln erstellen, die
nur unter bestimmten Bedingungen verwendet werden. (z. B. bei einem Anruf zu
einer bestimmten Zeit oder von einer bestimmten Rufnummer).
Wählen Sie den Menüpunkt „Umleiten zu Voicemail“, wenn Sie eine
Rufumleitung zu Ihrer Voicemail aktivieren möchten
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended
Call Routing".
Klicken Sie in die Zeile „umleiten zu“.
oder
Die Benutzung des Call Routing Managers und des Grafischen Skript Editors muss vom Administrator für Sie freigegeben werden.
wählen Sie den Menüpunkt „Umleiten zu Rufnummer“, wenn Sie eine
Rufumleitung zu einer Rufnummer aktivieren möchten.
6.
Es erscheint ein Eingabefenster.
Um den Grafischen Skript Editor zu verwenden, müssen Sie die Komponente bei der Installation von SwyxIt! aus der Liste der Funktionen auswählen.
Wenn Sie den Grafischen Skript Editor nicht bereits bei der Installation
von SwyxIt! ausgewählt haben, können Sie die Komponente nachträglich
installieren (siehe auch Kapitel 14.3, Installieren, Seite 181).
So starten Sie den Call Routing Manager
7.
Geben Sie die gewünschte Rufnummer ein.
8.
Klicken Sie auf die Taste „OK“.
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Einstellungssymbol.
Alle Anrufe an Ihre Rufnummer werden direkt umgeleitet.
Die untere Menüleiste im Skype Connector-Hauptfenster erscheint in rot und
zeigt ein Rufumleitungssymbol an.
Es erscheint das Menü „Einstellungen“.
2.
Wählen Sie den Menüpunkt „Call Routing Manager öffnen...“.
Es erscheint der Call Routing Manager.
14.15 Rufnummer unterdrücken
Stellen Sie den Umschalter in der Zeile einer aktiven Umleitung auf „Aus“,
um die Rufumleitung zu deaktivieren.
Um eine Rufumleitung für alle Anrufe zu deaktivieren, können Sie auch
durch Klicken auf das Rufumleitungssymbol in der unteren Menüleiste im
Skype Connector-Hauptfenster zu den Einstellungen für Rufumleitungen
gelangen.
Sie können Ihre Rufnummer bei ausgehenden Anrufen im Allgemeinen unterdrücken.
Die Rufnummerunterdrückung bei externen Anrufen muss auch von
Ihrem ISDN-Anschluss unterstützt werden, andernfalls wird nur die
Anzeige Ihrer Durchwahl unterdrückt.
195
Swyx Connector for Skype for Business
So unterdrücken Sie Ihre Rufnummer
1.
196
Telefone steuern mit SwyxCTI und SwyxCTI+
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Einstellungssymbol.
Weitere Informationen zu Funktionsweise und Optionen von SwyxCTI und
SwyxCTI+ entnehmen Sie bitte dem Kapitel 18, Steuerung von Telefonen vom PC aus
mit SwyxCTI und SwyxCTI+, Seite 225.
So aktivieren Sie SwyxCTI zur Steuerung eines SwyxPhone
Es erscheint das Menü „Einstellungen“.
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Einstellungssymbol.
Es erscheint das Menü „Einstellungen“.
2.
Wählen Sie den Menüpunkt „CTI öffnen...“.
Es erscheint ein Dialogfenster zur Einstellung von CTI.
2.
Aktivieren Sie die Option „Rufnummer unterdrücken“.
Ihre Rufnummer wird bei ausgehenden Anrufen nicht übermittelt.
14.16 Telefone steuern mit SwyxCTI und SwyxCTI+
Mit Swyx Connector for Skype im CTI-Modus haben Sie die Möglichkeit, Telefone
von Ihrem PC aus zu steuern.
Mit SwyxCTI stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
 SwyxIt! steuert ein SwyxPhone
Mit SwyxCTI+ stehen Ihnen darüber hinaus folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
 SwyxIt! steuert ein Drittanbieter-Telefon
 SwyxIt! steuert ein externes Telefon
Wenn Sie beim Anmelden an SwyxServer die Option „Diesem Zertifikat
für diese Sitzung vertrauen“ gewählt haben, erscheint der Zertifikatsdialog
nach dem Starten einer CTI-Verknüpfung erneut. Sie müssen der Verbindung mit SwyxServer zustimmen, um Swyx Connector for Skype weiter
verwenden zu können.
Weitere
Informationen
entnehmen
Sie
bitte
dem
Abschnitt Anmelden, Seite 182.
3.
Stellen Sie den Umschalter rechts in der Zeile „CTI aktivieren“ auf „Ein“.
4.
Klicken Sie auf die Taste "CTI-Verknüpfung starten".
Es wird nach einem SwyxPhone gesucht, das an diesem SwyxServer unter
demselben Benutzer angemeldet ist. Im Display aller in Frage kommenden
Telefone erscheint eine entsprechende Abfrage.
Im CTI-Dialogfenster erscheint eine Meldung über den Status der Suche nach
Geräten und/oder einer Handlungsaufforderung.
Swyx Connector for Skype for Business
197
Telefone steuern mit SwyxCTI und SwyxCTI+
Es erscheint im Skype Connector-Hauptfenster die Taste „CTI“ mit der
Rufnummer des verknüpften Geräts.
5.
Bestätigen Sie die Abfrage am gewünschten SwyxPhone mit "Annehmen". Wird
nur ein SwyxPhone gefunden, so akzeptiert dieses die CTI-Verknüpfung nach
wenigen Sekunden automatisch.
Sie können nun die SwyxCTI-Funktionen für SwyxPhones ausführen.
6.
Stellen Sie den Umschalter rechts in der Zeile "CTI bei jedem Skype
Connector-Start automatisch aktivieren" auf „Ein“, wenn Sie möchten, dass
SwyxCTI bei jedem Start automatisch aktiviert wird.
Klicken Sie auf die CTI-Schaltfläche in der unteren Menüleiste im Skype
Connector-Hauptfenster, um direkt zu den CTI-Einstellungen zu gelangen
und ggf. CTI zu deaktivieren.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 18.1, CTI SwyxIt! steuert ein
SwyxPhone, Seite 225.
So aktivieren Sie den SwyxCTI+ zur Steuerung eines Drittanbieter-Telefons
1.
3.
Stellen Sie den Umschalter rechts in der Zeile „CTI aktivieren“ auf „Ein“.
4.
Klicken Sie auf die Taste „CTI-Verknüpfung starten“.
Es wird nach Telefonie-Endgeräten gesucht, die an diesem SwyxServer unter
demselben Benutzer angemeldet sind.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Einstellungssymbol.
Alle in Frage kommenden Telefonie-Endgeräte klingeln.
Im CTI-Dialogfenster erscheint eine Meldung über den Status der Suche nach
Geräten und/oder eine Handlungsaufforderung.
Es erscheint das Menü „Einstellungen“.
2.
Es erscheint im Skype Connector-Hauptfenster die Taste „CTI“ mit der
Rufnummer des verknüpften Geräts.
Wählen Sie den Menüpunkt „CTI öffnen...“.
Es erscheint ein Dialogfenster zur Einstellung von CTI.
5.
Nehmen Sie am gewünschten Telefonie-Endgerät den Hörer ab und folgen Sie
den Anweisungen der Ansage.
Sie können nun die SwyxCTI-Funktionen für Telefonie-Endgeräte ausführen.
6.
Stellen Sie den Umschalter rechts in der Zeile „CTI bei jedem Skype
Connector-Start automatisch aktivieren“ auf „Ein“, wenn Sie möchten, dass
SwyxCTI+ bei jedem Start automatisch aktiviert wird.
Swyx Connector for Skype for Business
198
Telefone steuern mit SwyxCTI und SwyxCTI+
Klicken Sie auf die CTI-Schaltfläche in der unteren Menüleiste im Skype
Connector-Hauptfenster, um direkt zu den CTI-Einstellungen zu gelangen
und ggf. CTI zu deaktivieren.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 18.1, CTI SwyxIt! steuert ein
SwyxPhone, Seite 225.
So aktivieren Sie SwyxCTI+ zur Steuerung eines externen Telefons
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Einstellungssymbol.
5.
Geben Sie die gewünschte Rufnummer ein.
6.
Klicken Sie auf die Taste „Verknüpfung starten“.
Das externe Telefon klingelt.
Im CTI-Dialogfenster erscheint eine Meldung über den Status der Suche nach
Geräten und/oder einer Handlungsaufforderung.
Es erscheint im Skype Connector-Hauptfenster die Taste „CTI“ mit der
Rufnummer des verknüpften Geräts.
Es erscheint das Menü „Einstellungen“.
2.
Wählen Sie den Menüpunkt „CTI öffnen...“.
Es erscheint ein Dialogfenster zur Einstellung von CTI.
7.
Nehmen Sie am gewünschten Telefonie-Endgerät den Hörer ab und folgen Sie
den Anweisungen der Ansage.
Sie können nun die SwyxCTI+-Funktionen für externe Telefone ausführen.
8.
Stellen Sie den Umschalter rechts in der Zeile "Anrufe zur Rufnummer
weiterleiten, auch wenn Skype Connector beendet ist" auf „Ein“, wenn Sie
möchten, dass eingehende Anrufe unabhängig von Swyx Connector for Skype
auf das externe Telefon umgeleitet werden, auch dann, wenn der Computer
ausgeschaltet oder CTI deaktiviert ist.
9.
Stellen Sie den Umschalter rechts in der Zeile "CTI bei jedem Skype
Connector-Start automatisch aktivieren" auf „Ein“, wenn Sie möchten, dass
SwyxCTI+ bei jedem Start automatisch aktiviert wird.
Klicken Sie auf die CTI-Schaltfläche in der unteren Menüleiste im Skype
Connector-Hauptfenster, um direkt zu den CTI-Einstellungen zu gelangen
und ggf. CTI zu deaktivieren.
3.
Stellen Sie den Umschalter rechts in der Zeile „CTI aktivieren“ auf „Ein“.
4.
Klicken Sie in die Zeile „Externes Telefon über diese Rufnummer nutzen“.
Es erscheint ein Eingabefenster.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 18.3.2, CTI SwyxIt! steuert
ein externes Telefon über seine Rufnummer, Seite 228.
Swyx Connector for Skype for Business
199
Wählen aus anderen Anwendungen
14.17 Wählen aus anderen Anwendungen
14.19 Deinstallieren
Sie können aus Anwendungen, die das Kopieren von Daten in die Zwischenablage
unterstützen, direkt wählen. Dazu zählen z. B. Microsoft Office Programme oder Ihr
Internet-Browser.
Sie können Swyx Connector for Skype deinstallieren.
So wählen Sie aus einer Microsoft-Anwendung
1.
Markieren Sie in der entsprechenden Anwendung die gewünschte
Rufnummer.
2.
Drücken Sie die Taste “F11“ auf Ihrer Tastatur.
Der Anruf startet und es erscheint ein Skype Connector-Unterhaltungsfenster.
14.18 Wechseln zu SwyxIt!
Eine Reihe von Einstellungen, wie z. B. die Verbindungseinstellungen für den
SwyxRemoteConnector können Sie nur in SwyxIt! festlegen.
So wechseln Sie zu SwyxIt!
1.
Klicken Sie im Skype Connector-Hauptfenster auf das Einstellungssymbol.
Es erscheint das Menü „Einstellungen“.
2.
Wählen Sie „Hilfe | SwyxIt! öffnen...“.
Es erscheint SwyxIt!.
So deinstallieren Sie Swyx Connector for Skype
1.
Starten Sie dann den SwyxIt!-Installationsassistenten (siehe So aktualisieren Sie
Ihre SwyxIt!-Version, Seite 269) und folgen Sie den Anweisungen des
Installationsassistenten.
2.
Wählen Sie auf der Seite „Anwendung ändern, reparieren oder entfernen“ die
Option „Modifizieren“.
3.
Deaktivieren Sie auf der folgenden Seite die Komponente „Swyx Connector for
Skype“ und fahren Sie mit der Deinstallation fort.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 20.3, SwyxIt! - Installation
der Software, Seite 264.
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
15
200
Rufnummernformate in Outlook
Microsoft Outlook - Telefonieren mit
SwyxIt!
Leerzeichen können Sie zur besseren Übersichtlichkeit einfügen, müssen Sie aber nicht. Durchwahlnummern bei Telefonanlagen können Sie
auch mit einem Bindestrich von der Anschlussnummer abtrennen.
Beispiel:
+49 (89) 12345-67
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie SwyxIt! in Microsoft Outlook
direkt nutzen können.
Die Outlook-Integration bietet wesentliche Erleichterungen beim Telefonieren mit SwyxIt!. Die notwendigen Einstellungen werden in diesem
Abschnitt eingehend behandelt.
Es werden Outlook-Versionen für Windows ab Outlook 2007 umfassend
unterstützt.
Die für die Outlook-Integration benötigte Komponente (Outlook 2007
AddIn) wird automatisch mit SwyxIt! installiert, wenn eine vorhandene
Outlook-Version auf Ihrem Rechner erkannt wird.
Wenn Sie Outlook später als SwyxIt! installiert haben, können Sie das
Outlook Add-In für SwyxIt! selber installieren, indem Sie die SwyxIt!Installationsdatei aufrufen und nachträglich die Installationsart „Modifizieren“ auswählen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel 20.3, SwyxIt! - Installation der Software, Seite 264.
Wenn Sie MS Outlook ab Version 2007 verwenden, muss Outlook mit der
Komponente „.NET-Programmierunterstützung“ („.NET Programmability
Support“) installiert sein, um die SwyxIt!-Anbindung sicherzustellen.
SwyxIt! und Microsoft Outlook
15.1
Beachten Sie länderspezifische Besonderheiten, wie z. B. für Italien: Hier
muss die führende Null in der Ortsvorwahl enthalten sein.
15.2
SwyxIt! und Microsoft Outlook
Mit Outlook können Sie SwyxIt! nicht nur als Wählhilfe nutzen, sondern
auch, um eingehende Rufe zu identifizieren. Kann die Nummer eines
eingehenden Rufes in den Outlook-Kontakten identifiziert werden, so
wird der zugeordnete Name sowohl während des Klingelns angezeigt,
als auch in die Anrufliste und die Wahlwiederholungsliste aufgenommen. SwyxIt! kann dabei alle Ihnen zur Verfügung stehenden KontakteOrdner durchsuchen (siehe Kapitel 15.3, Namensauflösung aus OutlookKontakten, Seite 210).
Outlook-Kontakte
Weiter können Sie in Ihrem Outlook bestimmen, dass der entsprechende Kontakt aus Ihren Outlook-Kontakten automatisch geöffnet
wird. Die zu verwendenden Outlook-Ordner können in der OutlookKonfiguration ausgewählt werden. Je nach Art des Anrufs (intern oder
extern) wird unterschieden zwischen:
Rufnummernformate in Outlook
 Kontakte ausschließlich für bereits in Outlook-Kontakte eingetragene Anrufer anzeigen oder
Damit Sie Outlook sinnvoll zusammen mit SwyxIt! nutzen können, müssen die externen Rufnummern in den Outlook-Kontakten – wie von
Microsoft empfohlen – im so genannten „Kanonischen Rufnummernformat“ gespeichert sein. Eine kanonische Rufnummer beginnt immer mit
einem Pluszeichen. Anschließend folgt die Landeskennzahl (für
Deutschland also ’49’), die Ortsvorwahl ohne führende Null in Klammern
und dann die Rufnummer.
 immer einen Kontakt zu jedem Anrufer anzeigen, gegebenenfalls
also einen neuen Kontakt anlegen.
Beispiel für eine Rufnummer in München:
+49 (89) 12345678
Das Anzeigen bzw. Erstellen eines neuen Kontakts kann auch aus verschiedenen Listen in SwyxIt! erfolgen (siehe Kapitel 15.2.7, Anzeigen und
Erstellen von Outlook-Kontakten aus Listen, Seite 206).
Journal-Einträge
Ebenfalls können Sie die Journalfunktionalität Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Dabei wird zwischen eingehenden und ausgehenden
Rufen unterschieden.
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
201
SwyxIt! und Microsoft Outlook
 Das Verhalten bei eingehenden Anrufen teilt sich auf in Anrufe von
extern und Anrufe von intern. Hier können Sie festlegen, ob ein
Journaleintrag nur erzeugt oder auch angezeigt wird.
 Bei eingehenden Anrufen können Sie definieren, ob ein Journaleintrag erfolgen soll und dieser direkt angezeigt wird.
 Das Verhalten bei ausgehenden Anrufen lässt sich für Anrufe aus
den Outlook-Kontakten und Anrufen aus anderen Anwendungen
einstellen. In Abhängigkeit von erfolgreichen oder nicht erfolgreichen Anrufen können Sie festlegen, ob Journaleinträge nur erzeugt
oder auch angezeigt werden.
Die Zuordnung der Rufnummer eines eingehenden Rufes zu einem Outlook-Kontakt ist nur dann möglich, wenn Outlook bereits gestartet ist.
 Aufgabenanfrage
Sie können über das Kontextmenü der Namenstaste eine neue Aufgabe erstellen. Als Empfänger wird direkt die auf der Namenstaste
gespeicherte Person eingetragen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 15.2.12, Erstellen einer Aufgabenanfrage über
eine Namenstaste, Seite 208.
 Auflösung des Outlook-Benutzers über die Namenstaste
Sie können über das Kontextmenü der Namenstaste sehen, ob ein
auf einer Namenstaste hinterlegter Kontakt einem Exchange-Benutzer oder einem Ihrer Outlook-Kontakte zugeordnet werden kann,
oder ob keine Zuordnung möglich ist. Je nach Zuordnung ändert
sich der Menüeintrag entsprechend. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 15.2.13, Auflösung des Outlook-Kontaktes auf der Namenstaste, Seite 208.
Namenstasten
So rufen Sie einen Teilnehmer aus Outlook an
Bestimmte Outlook-Funktionen können Sie direkt über die Namenstaste
in SwyxIt! aufrufen.
So arbeiten Sie mit Outlook-Kontakten bei eingehenden Rufen
 Anzeige von Kontakt-Informationen
Sie können Outlook-Kontakte den SwyxIt!-Namenstasten zuweisen
(Verknüpfte Kontakte). Die Kontaktinformationen aus Outlook werden im Kontextmenü und auf der Kontaktkarte der entsprechenden
Namenstaste angezeigt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 10.9.2, Namenstasten konfigurieren, Seite 123.
 Anzeige von Kalender-Informationen
Im Kontextmenü einer Namenstaste können Sie den Outlook-Kalender der auf der Namenstaste gespeicherte Person aufrufen. Weiterhin werden die nächsten Verfügbarkeitsinformationen aus dem
Outlook-Kalender direkt angezeigt. (Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 15.2.10, Outlook-Kalender auf
Namenstaste, Seite 208.)
 Terminplanung
Sie können über das Kontextmenü der Namenstaste eine Terminanfrage erstellen. Als Teilnehmer wird die auf der Namenstaste gespeicherte Person eingetragen. (Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 15.2.11, Erstellen einer Terminanfrage über eine
Namenstaste, Seite 208.)
So benutzen Sie das Outlook-Journal
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
202
SwyxIt! und Microsoft Outlook
15.2.1 Konfiguration
Sie können das Verhalten von Outlook für ein- und ausgehende Rufe an
Ihre Bedürfnisse anpassen.
So legen Sie das Verhalten der Outlook-Kontakte, des Swyx Voicemail Players
und des Outlook-Journals fest
1.
Starten Sie Outlook.
2.
Klicken Sie unter „Datei | Optionen | Add-Ins“ auf die Schaltfläche
„Add-In-Optionen...“.
(In Outlook 2007 befinden sich die Einstellungen unter „Extras |
Optionen...“.)
4.
Das Dialogfenster „Add-In-Optionen“ („Optionen“) öffnet sich.
3.
Wählen Sie die Registerkarte „SwyxIt!“.
Wählen Sie aus der Dropdownliste „Kontakt anzeigen“ die Option
• „nicht anzeigen“, um die Benachrichtigung durch OutlookKontakte auszuschalten, oder
• „bei externen Anrufen anzeigen“, um nur externe Anrufe in den
Outlook-Kontakten zu suchen und ggf. anzuzeigen, oder
• „bei internen Anrufen anzeigen“, um nur interne Anrufe in den
Outlook-Kontakten zu suchen und ggf. anzuzeigen, oder
• „bei allen Anrufen anzeigen“, um bei allen eingehenden Anrufen
in den Kontakten zu suchen und ggf. anzuzeigen.
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
203
SwyxIt! und Microsoft Outlook
5.
Wählen Sie aus der Dropdownliste „Unbekannte Anrufer“ die
Option
• „keine Aktion“, um für den Anrufer keinen Outlook-Kontakt zu
erzeugen, oder
• „neuen Kontakt erzeugen“, um einen neuen Kontakt in OutlookKontakte anzulegen.
6.
Um das Journal für kommende Rufe zu konfigurieren, wählen Sie
aus den Dropdownlisten „Anrufe von extern“ und „Anrufe von
intern“ die Option
• „keine Aktion“, um für kommende Rufe keine Journaleinträge im
Outlook-Journal einzutragen, oder
• „In Journal eintragen“, um eingehende Rufe im Outlook-Journal
einzutragen. Dabei werden verfügbare Informationen im
Journaleintrag vermerkt, oder
• „In Journal eintragen und anzeigen“, um eingehende Rufe im
Outlook-Journal einzutragen und direkt anzuzeigen. Mit dieser
Option können Sie den Journaleintrag direkt während des
Telefonats bearbeiten - allerdings werden bestimmte Details des
Rufes, wie Anrufdauer oder Gebühreninformationen, nicht im
Journaleintrag vermerkt.
7.
Um das Journal für gehende Rufe zu konfigurieren, wählen Sie aus
der Dropdownliste die Option
• „keine Aktion“, wenn Sie beim Telefonieren aus Outlook keine
Journaleinträge anlegen möchten, oder
• „Erfolgreiche Anrufe in Journal eintragen“, um einen Eintrag im
Outlook-Journal anzulegen, wenn das Telefonat zustande kommt
oder
• „Alle Anrufe in Journal eintragen“, um bei jedem eingeleiteten
Ruf einen Eintrag zu erzeugen oder
• „Erfolgreiche Anrufe eintragen und anzeigen“, um einen Eintrag
im Outlook-Journal anzulegen und abzuspeichern, wenn das
Telefonat zustande kommt oder
• „Alle Anrufe in Journal eintragen und anzeigen“, um bei jedem
eingeleiteten Ruf einen Eintrag zu erzeugen und abzuspeichern.
8.
Verwenden Sie die beiden unteren Kontrollkästchen, um die
Optionen für den Swyx Voicemail Player zu definieren. Mit dem
Swyx Voicemail Player können Sie ohne weitere Zusatzsoftware Ihre
Voicemails direkt anhören (siehe Kapitel 15.2.14, Swyx Voicemail
Player, Seite 209).
• „Swyx Player in geöffneten Voicemails aktivieren“: Aktivieren Sie
diese Option, dann wird der Swyx Voicemail Player beim Öffnen
einer Voicemail-Nachricht in Outlook automatisch aktiviert.
• „Swyx Player in E-Mail-Vorschauliste aktivieren“: Aktivieren Sie
diese Option, dann wird der Swyx Voicemail Player beim Klicken
auf eine Voicemail-Nachricht in der Vorschauliste automatisch
aktiviert.
9.
Wählen Sie die Registerkarte „SwyxIt! Namensauflösung“. Sie
sehen alle Kontakte-Ordner, die Sie in Ihrem Outlook auswählen
können.
10. Wählen Sie hier aus, in welchen Ordnern bei einem eingehenden
Ruf nach Kontakten gesucht werden soll. Standardmäßig sind alle
verfügbaren Ordner ausgewählt.
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
204
SwyxIt! und Microsoft Outlook
11. Klicken Sie auf „OK“.
In Abhängigkeit der von Ihnen gewählten Einstellungen werden
eingehende Rufe durch das Anzeigen von Outlook-Kontakten
signalisiert.
Die korrekte Rufnummern-Formatierung, wie in Kapitel 15.1, Rufnummernformate in Outlook, Seite 200 beschrieben, ist Voraussetzung dafür,
dass SwyxIt! Sie bei ein- und ausgehenden Rufen unterstützen kann.
15.2.2 Teilnehmer direkt aus den Outlook-Kontakten anrufen
Sie können Ihre Outlook-Kontakte nutzen, um Teilnehmer direkt aus
Outlook heraus anzurufen.
So rufen Sie einen Teilnehmer aus Outlook an
1.
Öffnen Sie den Outlook-Ordner „Personen”.
Die Liste mit Ihren Kontakten wird angezeigt.
2.
Markieren Sie mit einem Klick den gewünschten Kontakt.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf das SwyxIt!-Symbol oder (je
nach Outlook-Version)
• wählen Sie im Kontextmenü des Kontakts „Anrufen“.
Es erscheint das Outlook-Fenster „SwyxIt! Wählhilfe”
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
205
SwyxIt! und Microsoft Outlook
Damit SwyxIt! die in Outlook eingetragenen Rufnummern nutzen kann,
müssen die Outlook-Rufnummern im richtigen Format erfasst sein. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 15.1, Rufnummernformate in Outlook, Seite 200.
Beachten Sie bitte die länderspezifischen Besonderheiten, wie z. B. für
Italien: Hier muss die führende Null in der Ortsvorwahl enthalten sein.
Telefongespräch beenden
Sie haben aus Outlook heraus ein Telefonat begonnen und möchten
dieses beenden.
So beenden Sie das Telefongespräch in SwyxIt!
3.
Über das Suchfeld „Name“ können sie nach einem anderen
Outlook-Kontakt suchen.
4.
Möchten Sie den Anruf einem Projekt zuordnen, so geben Sie die
Projektkennziffer ein oder wählen Sie die Ziffer aus der
vorhandenen Dropdown-Liste aus.
1.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.16,
Projektkennziffer, Seite 139.
5.
Klicken Sie auf die gewünsche Rufnummer.
Das SwyxIt!-Fenster kommt in den Vordergrund und die
Rufnummer wird von SwyxIt! gewählt.
Wenn Sie die Option „Alle Anrufe in Journal eintragen und
anzeigen“ in Outlook unter „Datei | Optionen | Add-Ins | Add-InOptionen...“ (In Outlook 2007 unter „Extras | Optionen...“) aktiviert
haben, wird das Fenster mit dem Journaleintrag angezeigt.
Sie können jetzt mit SwyxIt! Ihr Telefongespräch wie gewohnt
führen.
oder
6.
Klicken Sie auf die gewünschte Faxnummer.
SwyxFax Client wird aufgerufen. Das Dialogfenster zum Senden
eines Kurzfaxes öffnet sich. Empfängerdaten werden aus dem
Outlook-Kontakt in die entsprechenden Eingabefelder
übernommen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der
SwyxFax-Dokumentation.
Um die Verbindung zu beenden,
• legen Sie einfach das SwyxIt! Handset auf
oder
• klicken Sie auf die Hörertaste „Auflegen“ der SwyxIt!Bedienoberfläche,
oder
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitungstaste und
dann im angezeigten Kontextmenü auf „Verbindung beenden“.
Das Gespräch wird beendet.
15.2.3 Anruf aus einer E-Mail heraus starten
Sie können direkt aus einer E-Mail heraus den Absender dieser E-Mail
anrufen. SwyxIt! Wählhilfe bietet die in den Adressbüchern oder Kontakten gefundenen Rufnummern an.
So rufen Sie den Absender einer E-Mail in Outlook an
1.
Markieren Sie die E-Mail-Nachricht in Ihrem Posteingang.
• Klicken Sie auf das SwyxIt!-Symbol in der Menüleiste
oder (je nach Outlook-Version)
• wählen Sie im Kontextmenü der Nachricht „Anrufen“ .
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
SwyxIt! Wählhilfe öffnet sich und bietet Ihnen alle zu diesem
Teilnehmer verfügbaren Rufnummern an.
2.
206
SwyxIt! und Microsoft Outlook
Wählen Sie die gewünschte Rufnummer, zu der Sie eine
Verbindung aufbauen möchten.
Alternativ können Sie nach einem Namen suchen lassen oder die
Adressbücher öffnen.
Ist die E-Mail eine Voicemail, so wird nicht der Absender (SwyxServer),
sondern der Anrufer in die SwyxIt! Wählhilfe übernommen.
So arbeiten Sie mit Outlook-Kontakten bei eingehenden Rufen
Passen Sie das Verhalten von Outlook-Kontakten entsprechend Ihren
Wünschen an, indem Sie auf der Registerkarte „SwyxIt!“ unter „Datei |
Optionen | Add-Ins | Add-In-Optionen...“ (in Outlook 2007 unter „Extras |
Optionen“) die Option „Anrufer in Kontakten suchen“ verändern.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 15.2.1,
Konfiguration, Seite 202.
1.
15.2.4 Anruf aus einem Kalender-Eintrag heraus starten
Existiert für den Anrufer bereits ein Kontakt in Outlook, wird dieser
geöffnet. Existiert zu dieser Rufnummer kein Kontakt, wird, je nach
ausgewählter Option, ein neuer Kontakt erstellt bzw. es erfolgt
keine weitere Aktion.
Sie können direkt aus einem Kalender-Eintrag den Absender einer Einladung anrufen. SwyxIt! Wählhilfe bietet dabei die in den Adressbüchern
gefundenen Rufnummern an.
2.
So rufen Sie den Absender eines Kalender-Eintrags an
1.
Öffnen Sie Ihren Kalender.
Markieren Sie einen Kalender-Eintrag.
• Klicken Sie auf das SwyxIt!-Symbol in der Menüleiste
oder (je nach Outlook-Version)
• wählen Sie im Kontextmenü des Eintrags „Anrufen“ .
SwyxIt! Wählhilfe öffnet sich und bietet Ihnen alle zu diesem
Teilnehmer verfügbaren Rufnummern an.
2.
Wählen Sie die gewünschte Rufnummer, zu der Sie eine Verbindung
aufbauen möchten.
Alternativ können Sie nach einem Namen suchen lassen oder die
Adressbücher öffnen.
15.2.5 Outlook-Kontakte bei eingehenden Rufen verwenden
Sie arbeiten mit Outlook und möchten über die Namensanzeige in SwyxIt! hinaus eingehende Telefongespräche mit Ihren Outlook-Kontakten
abgleichen und evtl. neue Kontakte anlegen.
Sie hören ein Klingelzeichen und haben für „Anrufer in Kontakten
suchen“ die Optionen „bei allen Anrufen anzeigen“ und
• „neuen Kontakt erzeugen“ gewählt oder
• „keine Aktion“ gewählt.
Sie telefonieren wie gewohnt mit SwyxIt! und können
gegebenenfalls die Daten für den Kontakt aktualisieren, z. B.
Notizen in dem geöffneten Kontakte-Fenster einfügen.
Es wird immer der Kontakt mit der weitestgehenden Übereinstimmung
angezeigt. Kommt also ein interner Ruf von der Durchwahl 123 und Sie
haben einen Kontakt „Meyer“ mit der Rufnummer „+49 (231) 444123“
und einen Kontakt „Jones“ mit der Rufnummer „123“, so wird in diesem
Fall der Kontakt „Jones“ angezeigt.
Voraussetzung für das Öffnen eines Outlook-Kontaktes ist, dass der Anrufer seine Rufnummer übermittelt. Der Kontakt-Eintrag kann nur dann
richtig geöffnet werden, wenn der Anrufende eine der für ihn gespeicherten Rufnummern benutzt.
Haben Sie für den Kontakte-Ordner, in dem dieser Kontakt identifiziert
wurde, Schreibrechte, so werden Ihre Änderungen dort abgespeichert.
Stammt der Kontakt aus einem Ordner, für den Sie nur Leserechte haben,
so müssen Sie anschließend den Kontakt in einem anderen Ordner ablegen.
In Abhängigkeit der von Ihnen gewählten Einstellungen auf der Registerkarte „SwyxIt!“ unter „Datei ¦ Optionen ¦ Add-Ins ¦ Add-In-Optionen“
(in Outlook 2007 unter „Extras ¦ Optionen“), werden keine, alle oder nur
interne bzw. externe Anrufe durch Outlook-Kontakte angezeigt.
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
15.2.6 Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten
während eines Gespräches
Sie können Outlook so konfigurieren, dass bei Telefonaten automatisch
ein Outlook-Kontakt angezeigt bzw. angelegt wird (siehe Kapitel 15.2.5,
Outlook-Kontakte bei eingehenden Rufen verwenden, Seite 205).
Wenn Sie diese Funktion generell ausgeschaltet oder nur für bestimmte
Anrufe aktiviert haben, können Sie während eines Gespräches (bzw.
auch schon während des Klingelns) einen Outlook-Kontakt für den
jeweiligen Gesprächspartner anzeigen bzw. anlegen. Ist kein Kontakt
vorhanden, wird ein neuer Kontakt angelegt, jedoch noch nicht direkt
abgespeichert. Den neuen Kontakt können Sie dann in Outlook entsprechend weiterbearbeiten und speichern.
So öffnen Sie einen Outlook-Kontakt während eines Gespräches
Sie erhalten einen Ruf oder haben gerade einen Teilnehmer gewählt
oder Sie führen gerade ein Gespräch und möchten für dieses Gespräch
einen Outlook-Kontakt anlegen oder anzeigen.
1.
Dabei wird anhand der Rufnummer geprüft, ob ein Kontakt schon vorhanden ist. Wird ein entsprechender Kontakt gefunden, dann wird er
angezeigt. Es wird immer der Kontakt mit der weitestgehenden Übereinstimmung angezeigt. Kommt also ein interner Ruf von der Durchwahl
123 und Sie haben einen Kontakt „Meyer“ mit der Rufnummer „+49 (231)
444123“ und einen Kontakt „Jones“ mit der Rufnummer „123“, so wird in
diesem Fall der Kontakt „Jones“ angezeigt.
Ist kein Kontakt vorhanden, wird ein neuer Kontakt angelegt, jedoch
noch nicht direkt abgespeichert. Den neuen Kontakt können Sie dann in
Outlook entsprechend weiterbearbeiten und speichern.
So öffnen Sie einen Kontakt aus einer Liste
1.
Starten Sie Outlook.
2.
Öffnen Sie in SwyxIt! die Liste (z. B. die Anrufliste), aus der Sie den
Kontakt öffnen möchten.
3.
Markieren Sie den Kontakt und klicken Sie auf die Schaltfläche
„Kontakt“.
Ein vorhandener Outlook-Kontakt wird geöffnet, oder ein neuer
Kontakt wird erstellt. Die Zuordnung eines Anrufes zu einem
Kontakt erfolgt anhand der Rufnummer.
Wählen Sie im Menü „Funktionen“ oder im Kontextmenü der
entsprechenden Leitungstaste die Option „Kontakt anzeigen“.
Ein vorhandener Outlook-Kontakt wird geöffnet, oder ein neuer
Kontakt wird erstellt. Die Zuordnung eines Anrufes zu einem
Kontakt erfolgt anhand der Rufnummer.
2.
207
SwyxIt! und Microsoft Outlook
Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellt haben, passen Sie Ihn ggf.
weiter an und speichern Sie ihn in Outlook ab.
15.2.7 Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten aus
Listen
Ihre Outlook-Kontakte können Sie direkt aus verschiedenen Listen (z. B.
dem Telefonbuch) in SwyxIt! anlegen oder öffnen. Diese Funktion steht
Ihnen in folgenden Listen zur Verfügung:
 Anrufliste
 Wahlwiederholungsliste
 Liste der Mitschnitte
 Telefonbuch (Global und Persönlich)
 Liste der Rückrufwünsche
4.
Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellt haben, passen Sie Ihn ggf.
weiter an und speichern Sie ihn in Outlook ab.
15.2.8 Erstellen und Anzeigen von Outlook-Journaleinträgen
Sie können Ihre Telefonate im Outlook-Journal verwalten und damit
Telefonaktivitäten im Überblick haben und zu Telefonaten Notizen
schreiben. Wenn Sie die Journalfunktionen nutzen, werden Ihre Telefonate automatisch in das Journal eingetragen. Sie können festlegen, welche Telefonate (ankommende interne, ankommende externe oder
ausgehende Rufe) generell in das Outlook-Journal eingetragen werden.
Sie können Journaleinträge bei Bedarf auch während eines Gespräches
erstellen (siehe Kapitel 15.2.9, Erstellen eines Journaleintrags während eines
Gespräches, Seite 207).
So benutzen Sie das Outlook-Journal
Passen Sie das Verhalten des Outlook-Journals entsprechend Ihren
Wünschen an, indem Sie die Optionen „Journal für kommende Rufe“
und „Journal für gehende Rufe“ auf der Registerkarte „SwyxIt!“ unter
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
„Datei | Optionen | Add-Ins | Add-In-Optionen“ (in Outlook 2007 unter
„Extras | Optionen“) verändern. Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 15.2.1, Konfiguration, Seite 202.
1.
2.
3.
208
SwyxIt! und Microsoft Outlook
Sie haben zum Beispiel für kommende Rufe die Optionen
• „In Journal eintragen und anzeigen“ gewählt, dann wird zu allen
eingehenden Rufen ein Journaleintrag angelegt und direkt
angezeigt. Sie können nun während des Gespräches Notizen
eintragen.
• „In Journal eintragen“ gewählt, dann werden Journaleinträge zu
eingehenden Rufen erzeugt, aber nicht angezeigt.
Sie haben zum Beispiel für gehende Rufe die Optionen
• „Erfolgreiche Anrufe in Journal eintragen“ und „Anrufe in
Journal eintragen“ gewählt. Dann werden zu Anrufen aus
Outlook, bei denen Sie den gewünschten Teilnehmer erreicht
haben, und zu Anrufen aus SwyxIt! Journaleinträge erzeugt, aber
nicht angezeigt.
Sie finden in Abhängigkeit der von Ihnen vorgenommenen
Einstellungen im Outlook-Journal Einträge zu Telefonanrufen. Diese
werden im Betreff mit „SwyxIt! Anruf <an/von> <Rufnummer oder
Name>“ und mit Eintragstyp „Telefonanruf“ beschriftet. Öffnen Sie
durch Doppelklicken einen Journaleintrag und fügen Sie Notizen
hinzu.
1.
Wählen Sie im Menü „Funktionen“ oder im Kontextmenü der
entsprechenden Leitungstaste die Option „Journaleintrag anlegen“.
Das Telefonat wird im Outlook-Journal vermerkt.
15.2.10 Outlook-Kalender auf Namenstaste
Sie können über das Kontextmenü einer Namenstaste für den jeweiligen
Teilnehmer den Outlook-Kalender direkt aufrufen. Weiterhin werden
die nächsten Verfügbarkeitsinformationen aus dem Outlook-Kalender
auf der Kontaktkarte unter bestimmten Voraussetzungen angezeigt.
Die Kontaktkarte zeigt dann den aktuellen Status (z. B. „frei bis 10:30“)
und den folgenden Status an (z. B. „dann abwesend bis 12:00“).
Voraussetzung ist, dass der Teilnehmer durch Outlook erkannt wird. Die
Erkennung erfolgt über die Beschriftung der Namenstaste oder über die
gespeicherte Rufnummer. Weiterhin muss der Outlook-Kalender des
jeweiligen Teilnehmers entsprechend freigegeben sein. Durch Klicken
auf diesen Eintrag wird der Outlook-Kalender geöffnet.
Sind die Voraussetzungen für die Anzeige der Verfügbarkeitsinformationen erfüllt, wird im Kontextmenü der Eintrag „Kalender anzeigen“
erscheinen.
15.2.9 Erstellen eines Journaleintrags während eines
Gespräches
Sie können Outlook so konfigurieren, dass bei ankommenden internen,
ankommenden externen oder ausgehenden Rufen automatisch ein Journaleintrag angelegt und ggf. angezeigt wird (siehe Kapitel 15.2.8, Erstellen
und Anzeigen von Outlook-Journaleinträgen, Seite 207).
Wenn Sie diese Funktion generell ausgeschaltet oder nur für bestimmte
Anrufe aktiviert haben, können Sie während eines Gespräches (bzw.
auch schon während des Klingelns) einen Journaleintrag für dieses
Gespräch anlegen.
So erstellen Sie einen Journaleintrag während eines Gespräches
Sie erhalten einen Ruf oder haben gerade einen Teilnehmer gewählt
oder Sie führen gerade ein Gespräch und möchten für dieses Gespräch
einen Journaleintrag anlegen.
In folgenden Fällen wird der Menüeintrag „Kalender anzeigen“ ausgegraut :
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
209
SwyxIt! und Microsoft Outlook
 Outlook ist nicht gestartet.
 Das Outlook-AddIn ist nicht installiert.
 Der Outlook-Kalender des entsprechenden Teilnehmers ist nicht
freigegeben.
Die Zuordnung eines Kontaktes wird benötigt, wenn Sie eine Aufgabenoder Terminanfrage stellen oder die Kalenderinformationen eines
Benutzers auf der Namenstaste anzeigen möchten.
 Die Namenstaste wurde mit einer externen Rufnummer belegt.
15.2.11 Erstellen einer Terminanfrage über eine Namenstaste
Sie können über das Kontextmenü einer Namenstaste direkt eine Terminanfrage erstellen. Als Teilnehmer wird die auf der Namenstaste gespeicherte Person eingetragen.
So erstellen Sie eine Terminanfrage aus SwyxIt!
1.
Wählen Sie im Kontextmenü der Namenstaste die Option „Termin
planen...“.
Eine neue Outlook-Terminanfrage wird erstellt und die auf der
Namenstaste gespeicherte Person wird als Teilnehmer eingetragen.
2.
Passen Sie die Angaben in der Terminanfrage wie gewohnt an.
15.2.12 Erstellen einer Aufgabenanfrage über eine
Namenstaste
Sie können über das Kontextmenü einer Namenstaste direkt eine Aufgabenanfrage erstellen. Als Empfänger wird die auf der Namenstaste
gespeicherte Person eingetragen.
Je nach Zuordnung ändert sich der Menüeintrag entsprechend:
 Informationen zu <Exchange-Name>
Ein Outlook-Exchange-Benutzer wurde gefunden. Durch Klicken auf
diesen Eintrag werden die Outlook-Eigenschaften des aufgelösten
Benutzers angezeigt.
 Kontakt anzeigen <Kontaktname>
So erstellen Sie eine Aufgabenanfrage aus SwyxIt!
1.
Wählen Sie im Kontextmenü der Namenstaste die Option „Aufgabe
anfragen...“.
Eine neue Outlook-Aufgabenanfrage wird erstellt und die auf der
Namenstaste gespeicherte Person wird als Teilnehmer eingetragen.
2.
Passen Sie die Angaben in der Aufgabenanfrage wie gewohnt an.
15.2.13 Auflösung des Outlook-Kontaktes auf der Namenstaste
Sie können über das Kontextmenü der Namenstaste sehen, ob ein auf
einer Namenstaste hinterlegter Kontakt einem Outlook-ExchangeBenutzer oder einem Ihrer Outlook-Kontakte zugeordnet werden kann.
Ein Outlook-Kontakt wurde gefunden. Durch Klicken auf diesen Eintrag wird Ihr Outlook-Kontakt angezeigt.
 Kontakt anzeigen...
Es ist keine Zuordnung möglich. Der Eintrag ist deaktiviert.
Die Erkennung erfolgt anhand der Beschriftung der Namenstaste. Dieser
Name wird über Outlook mit dem Exchange-Server abgeglichen. Wenn
ein Exchange-Benutzer identifiziert wurde, wird keine weitere Suche
gestartet - z. B. in Ihren Outlook-Kontakten. In bestimmten Fällen kann
dies jedoch zu fehlerhaften Auflösungen führen, wenn die Namenstaste
z. B. nur mit einem Teil des Namens beschriftet ist. Deshalb sollten Sie
möglichst vollständige Namen auf Namenstasten hinterlegen.
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
210
SwyxIt! und Microsoft Outlook
Ist eine Auflösung allein anhand des auf der Namenstaste gespeicherten
Namens nicht möglich, wird die auf der Namenstaste hinterlegte Rufnummer im Globalen und Persönlichen Telefonbuch geprüft, sowie in
den Outlook-Kontakten. Ergibt sich dabei eine Übereinstimmung,
erfolgt eine erneute Überprüfung des im Telefonbuch gespeicherten
Namens über den Exchange-Server bzw. es wird der in den OutlookKontakten gespeicherte Name verwendet.
15.2.14 Swyx Voicemail Player
Mit dem Swyx Voicemail Player können Sie Ihre Voicemails direkt in
Microsoft Outlook anhören, ohne dass eine zusätzliche Software installiert werden muss.
Sie können festlegen, ob der Player erst nach Öffnen einer Voicemail
oder schon beim Klicken auf die geschlossene Nachricht im Lesebereich
aufgerufen wird. Bei einer Neuinstallation sind diese Funktionen standardmäßig aktiviert. Informationen zum Aktivieren/Deaktivieren der
Funktion finden Sie unter So legen Sie das Verhalten der Outlook-Kontakte,
des Swyx Voicemail Players und des Outlook-Journals fest, Seite 202.
Sie können mehrere Voicemail-Nachrichten öffnen und abwechselnd
abspielen und parallel nach weiteren Voicemails im Navigationsbereich
suchen.
So hören Sie Ihre Voicemails in Outlook ab
1.
Starten Sie Outlook.
2.
Wählen Sie eine Voicemail-Nachricht im Navigationsbereich oder
öffnen Sie die Nachricht (je nach Konfiguration). Der Swyx
Voicemail Player erscheint über der Nachricht:
• Klicken Sie auf
, um die Voicemail anzuhören.
• Klicken Sie auf
, um das Abspielen zu unterbrechen.
• Klicken Sie auf
, um das Abspielen zu stoppen.
• Mit der Suchleiste
können Sie zu
einer anderen Stelle in der Nachricht gelangen.
• Mit dem Lautstärkeregler
können Sie die
gewünschte Lautstärke einstellen.
Als Standard wird die Lautstärke vom SwyxIt! übernommen, die
für jeden Audio-Modus separat eingestellt ist.
• Über die Schaltflächen
können Sie den
Audio-Modus für die Wiedergabe auswählen.
Wenn nicht anders gewählt, wird der Audio-Modus verwendet,
den Sie in SwyxIt! als Standard gesetzt haben. Sie können den
Audio-Modus mit dem Audio-Gerät auswählen, indem Sie die
Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!
211
Namensauflösung aus Outlook-Kontakten
Gabelfunktion (Abheben/Auflegen) betätigen.
Welches Audiogerät zu welchem Audio-Modus zugewiesen ist,
legen Sie in der lokalen Einstellungen von SwyxIt! fest (siehe So
legen Sie Einstellungen zur Verwendung der Audio-Geräte
fest, Seite 171).
15.3
Namensauflösung aus Outlook-Kontakten
Ist die Rufnummer eines Anrufers bekannt (z. B. in den Outlook-Kontakten oder dem Telefonbuch), so zeigt SwyxIt! statt der Rufnummer direkt
den Namen des Anrufers an. Sie können wählen, welche Kontakt-Ordner bei einem eingehenden Ruf durchsucht werden sollen, um die Nummer aufzulösen. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Kontakte-Ordner, die Sie
auch bereits in Ihrem Outlook aufgelistet sehen.
So wählen Sie die Outlook-Kontakte für die Namensauflösung aus
1.
Klicken Sie in Ihrem Outlook unter „Datei | Optionen | Add-Ins“ auf
die Schaltfläche „Add-In-Optionen...“. (In Outlook 2007 befinden
sich die Einstellungen unter „Extras | Optionen“.).
Wählen Sie die Registerkarte „SwyxIt! Namensauflösung“. Sie sehen
alle Kontakte-Ordner, die Sie in Ihrem Outlook auswählen können.
2.
Wählen Sie hier aus, in welchen Ordnern bei einem eingehenden
Ruf nach Kontakten gesucht werden soll. Standardmäßig sind alle
verfügbaren Ordner ausgewählt.
Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!
16
212
Swyx-Optionspaket für Lotus Notes - Installation
Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie SwyxIt! und IBM Lotus Notes
zusammen nutzen können. Das Swyx-Optionspaket für Lotus Notes bietet folgende Funktionen:
 Lotus Notes-Kontakte bei eingehenden Rufen oder aus Listen anzeigen (siehe Kapitel 16.5, Anzeigen eines Lotus Notes-Kontaktes bei eingehendem Ruf, Seite 214)
 die Suchfunktion im Eingabefeld und im Telefonbuch sucht auch in
Lotus Notes-Kontakten (siehe Kapitel 16.2, Konfiguration, Seite 212
und Kapitel 10.6, Suchfunktion im Eingabefeld, Seite 108)
 Namensauflösung aus Lotus Notes bei eingehenden Rufen und für
die Listensuche (siehe Kapitel 16.4, Namensauflösung bei eingehendem
Ruf, Seite 214)
 Lotus Notes-Funktionen auf der Namenstaste, wie beispielsweise
Kalenderinformationen (siehe Kapitel 16.8, Namenstasten, Seite 215)
4.
16.2
Konfiguration
Damit Ihre Lotus Notes-Kontakte für die Funktionen der Lotus NotesIntegration verwendet werden, sollten Sie die Datenbanken angeben,
die zur Suche in Ihren Kontakten verwendet werden.
Die Auswahl wirkt sich aus auf:
 die Namensauflösung bei eingehenden Rufen
 die Rufnummernauflösung z. B. beim Wählen aus einer E-Mail
 die Suchfunktionen (im SwyxIt!-Eingabefeld und im Telefonbuch bei entsprechender Konfiguration).
So legen Sie die Optionen für die Lotus Notes-Integration fest
1.
16.1
Swyx-Optionspaket für Lotus Notes Installation
Installieren Sie das Swyx-Optionspaket für Lotus Notes im Rahmen der
SwyxIt!-Installation mit. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 20.3.1, Installation, Seite 264. Damit stehen die Lotus NotesFunktionen auf der SwyxIt!-Oberfläche zur Verfügung (z. B. Optionen
im Kontextmenü der Namenstasten).
Wählen Sie die Komponente Lotus Notes aus und fahren Sie mit der
Installation wie unter So installieren Sie SwyxIt! beschrieben fort.
Klicken Sie in Lotus Notes in der Symbolleiste auf das SwyxIt!Symbol. Alternativ können Sie den Dialog via Windows-Explorer
über das Verzeichnis
„Programme\SwyxIt!\NotesAddInSettings.exe“ aufrufen.
Das Dialogfeld zu den Einstellungen der Datenbanken wird
geöffnet.
2.
Wählen Sie unter „Speicherort der Datenbank auswählen“ die
Option „Eigener Computer“ bzw. den Namen des Domino-Servers
aus. Damit definieren Sie zunächst, ob Sie die Liste der lokalen
Datenbanken (Ihre eigenen Kontakte) oder der Datenbanken auf
dem DominoServer (Kontakte, die auch anderen Benutzern zur
Verfügung stehen) konfigurieren möchten. Nach der Auswahl eines
Speicherortes werden alle dort verfügbaren Datenbanken
angezeigt. Diese Auswahlliste kann für die Datenbanken auf dem
Domino-Server durch den Administrator konfiguriert werden.
Um das Swyx-Optionspaket für Lotus Notes nutzen zu können, benötigen Sie mindestens Lotus Notes V8.5.2 Fix Pack 3.
So installieren Sie das Swyx-Optionspaket für Lotus Notes
1.
Schließen Sie ggf. Lotus Notes.
3.
2.
Starten Sie den SwyxIt!-Installationsassistenten (siehe So
installieren Sie SwyxIt!) und folgen Sie den Anweisungen des
Installationsassistenten.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Datenbanken, die zur
Namensauflösung verwendet werden sollen.
4.
Legen Sie für die einzelnen Datenbanken weitere Optionen fest.
Diese gelten für die jeweils markierte Datenbank:
„Kontakt bein eingehendem Ruf öffnen“: Wird ein Lotus NotesKontakt in dieser Datenbank gefunden, wird er direkt geöffnet.
Sind mehrere passende Kontakte vorhanden, wird jedoch nur
der erste geöffnet.
3.
Wählen Sie als Installationsart die Option „Benutzerdefiniert“. Über
diese Option können Sie die zu installierenden Komponenten
festlegen.
Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!
213
Wählen aus Lotus Notes
„Kontakt für unbekannten externen Anruf in dieser Datenbank
erstellen“: Wird kein Lotus Notes-Kontakt in dieser Datenbank
gefunden, wird ein neuer Kontakt erstellt. Diese Option lässt sich
nur für eine Datenbank aktivieren.
„Datenbank für Textsuche in Listen verwenden“: Aktivieren Sie
dieses Kontrollkästchen, um diese Datenbank auch für die Suchfunktion im Eingabefeld und im Telefonbuch sowie für die
Namensauflösung einzubeziehen.
16.2.1 Rufnummernformate
Damit Sie Lotus Notes sinnvoll zusammen mit SwyxIt! nutzen können,
müssen die externen Rufnummern in den Lotus Notes-Kontakten im so
genannten „Kanonischen Rufnummernformat“ gespeichert sein. Eine
kanonische Rufnummer beginnt immer mit einem Pluszeichen.
Anschließend folgt die Landeskennzahl (für Deutschland also ’49’), die
Ortsvorwahl ohne führende Null in Klammern und dann die Rufnummer.
Nach dem Aufrufen der SwyxIt! Wählhilfe können Sie über eine Suchfunktion einen Kontakt in den konfigurierten Datenbanken suchen und
die Rufnummern des Kontaktes werden in die Wählhilfe übernommen.
Wenn Sie die SwyxIt! Wählhilfe in einer E-Mail, einem Kalendereintrag,
einer zugewiesenen Aufgabe oder einem Lotus Notes-Kontakt starten,
bietet die SwyxIt! Wählhilfe die im jeweiligen Kontakt gefundenen Rufnummern an.
Ist die E-Mail eine Voicemail, so wird nicht der Absender (SwyxServer),
sondern der Anrufer in die SwyxIt! Wählhilfe übernommen.
So rufen Sie einen Teilnehmer aus Lotus Notes an
1.
Oder
Markieren Sie ggf. mit einem Klick den (Kontakt, die E-Mail, den
Kalendereintrag oder Aufgabe) des gewünschten
Gesprächspartners und klicken Sie in der Menüleiste auf das
SwyxIt!-Symbol.
Beispiel für eine Rufnummer in München:
+49 (89) 12345678
Leerzeichen können Sie zur besseren Übersichtlichkeit einfügen, müssen Sie aber nicht. Durchwahlnummern bei Telefonanlagen können Sie
auch mit einem Bindestrich von der Anschlussnummer abtrennen.
Die „SwyxIt! Wählhilfe” öffnet sich.
2.
Geben Sie ggf. den Namen des gewünschten Gesprächspartners
ein, und klicken Sie auf „Namen überprüfen“. Die konfigurierten
Datenbanken werden durchsucht. Bei mehreren Ergebnissen
werden diese in einer Auswahlliste dargestellt. Wählen Sie den
entsprechenden Kontakt und klicken Sie auf „OK“, um zum
Dialogfeld „SwyxIt! Wählhilfe” zurückzukehren.
3.
Möchten Sie den Anruf einem Projekt zuordnen, so geben Sie die
Projektziffer ein oder wählen Sie die Ziffer aus der vorhandenen
Dropdown-Liste aus.
Beispiel:
+49 (89) 12345-67
Beachten Sie länderspezifische Besonderheiten, wie z. B. für Italien: Hier
muss die führende Null in der Ortsvorwahl enthalten sein.
16.3
Wählen aus Lotus Notes
Zum Wählen aus Lotus Notes steht Ihnen in der Lotus Notes-Symbolleiste eine Schaltfläche zur Verfügung. Sie können damit die SwyxIt!
Wählhilfe in Lotus Notes von jeder Stelle aus starten.
Dieses Feature ist nicht Bestandteil des SwyxIt! Setups. Sie erhalten
das Installationspaket über die Wissensdatenbank.
Klicken Sie in der Menüleiste auf das SwyxIt!-Symbol.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.16,
Projektkennziffer, Seite 139.
4.
Hat Ihr ausgewählter Kontakt mehr als eine Rufnummer, so werden
Ihnen alle verfügbaren Rufnummern dargestellt.
Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!
214
Namensauflösung bei eingehendem Ruf
im Rufjournal aufgeführt. SwyxIt! durchsucht dabei alle konfigurierten
Kontakte-Datenbanken (siehe Kapitel 16.2, Konfiguration, Seite 212).
16.5
Anzeigen eines Lotus Notes-Kontaktes bei
eingehendem Ruf
Sie können Sie in Ihrem Lotus Notes bestimmen, dass der entsprechende Kontakt aus Ihren Lotus Notes-Kontakten automatisch geöffnet
wird. Die zu verwendenden Lotus Notes-Datenbanken können in der
Lotus Notes-Konfiguration ausgewählt werden. Für jede Kontakte-Datenbank können Sie definieren, ob
 Kontakte ausschließlich für bereits in Lotus Notes-Kontakte eingetragene Anrufer angezeigt werden sollen oder
 immer ein Kontakt zu jedem Anrufer angezeigt werden soll - bei
einem unbekannten Anrufer wird also ein neuer Kontakt angelegt.
Weitere Informationen
Konfiguration, Seite 212.
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Wählen“, die der gewünschten
Rufnummer zugeordnet ist.
Das SwyxIt!-Fenster kommt in den Vordergrund und die
Rufnummer wird von SwyxIt! gewählt.
Damit SwyxIt! die bei Lotus Notes eingetragenen Rufnummern nutzen
kann, müssen die Rufnummern im richtigen Format erfasst sein. Weitere
Informationen
entnehmen
Sie
bitte
dem
Kapitel 16.2.1,
Rufnummernformate, Seite 213.
Beachten Sie bitte die länderspezifischen Besonderheiten, wie z. B. für
Italien: Hier muss die führende Null in der Ortsvorwahl enthalten sein.
16.4
Namensauflösung bei eingehendem Ruf
Mit Lotus Notes können Sie SwyxIt! nicht nur als Wählhilfe nutzen, sondern auch zum Identifizieren eingehender Rufe. Kann die Nummer eines
eingehenden Rufes in den Lotus Notes-Kontakten identifiziert werden,
dann wird der zugeordnete Name während des Klingelns angezeigt und
16.6
entnehmen
Sie
bitte
dem
Kapitel 16.2,
Anzeigen und Erstellen von Lotus NotesKontakten während eines Gespräches
Sie können die Lotus Notes-Integration so konfigurieren, dass bei Telefonaten automatisch ein Lotus Notes-Kontakt angezeigt oder sogar angelegt wird (siehe Kapitel 16.2, Konfiguration, Seite 212).
Wenn Sie diese Funktion generell ausgeschaltet oder nur für bestimmte
Datenbanken aktiviert haben, können Sie während eines Gespräches
(bzw. auch schon während des Klingelns) einen Lotus Notes-Kontakt für
den jeweiligen Gesprächspartner anzeigen bzw. anlegen. Ist kein Kontakt vorhanden, wird ein neuer Kontakt angelegt, jedoch noch nicht
direkt abgespeichert. Den neuen Kontakt können Sie dann in Lotus
Notes entsprechend weiterbearbeiten und speichern.
Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!
So öffnen Sie einen Lotus Notes-Kontakt während eines Gespräches
Sie erhalten einen Ruf oder haben gerade einen Teilnehmer gewählt
oder Sie führen gerade ein Gespräch und möchten für dieses Gespräch
einen Lotus Notes-Kontakt anlegen oder anzeigen.
1.
Wählen Sie im Menü „Funktionen“ oder im Kontextmenü der
entsprechenden Leitungs- oder Namenstaste die Option “Kontakt
anzeigen“.
Ein vorhandener Lotus Notes-Kontakt wird geöffnet, oder ein neuer
Kontakt wird erstellt. Die Zuordnung eines Anrufes zu einem
Kontakt erfolgt anhand der Rufnummer.
2.
16.7
Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellt haben, passen Sie Ihn ggf.
weiter an und speichern Sie ihn in Lotus Notes ab.
Anzeigen und Erstellen von Lotus NotesKontakten aus Listen
Ihre Lotus Notes-Kontakte können Sie direkt aus dem Telefonbuch oder
den Listen im Rufjournal in SwyxIt! anlegen oder öffnen.
Dabei wird anhand der Rufnummer geprüft, ob ein Kontakt schon vorhanden ist. Wird ein entsprechender Kontakt gefunden, dann wird er
angezeigt. Es werden nur Kontakte angezeigt, bei denen die Rufnummer
komplett übereinstimmt, andernfalls wird immer ein neuer Kontakt
angelegt.
Ist kein Kontakt vorhanden, wird ein neuer Kontakt angelegt, jedoch
noch nicht direkt abgespeichert. Den neuen Kontakt können Sie dann in
Lotus Notes entsprechend weiterbearbeiten und speichern.
So öffnen Sie einen Kontakt aus einer Liste
1.
Starten Sie Lotus Notes.
2.
Öffnen Sie die Liste (z. B. das Telefonbuch), aus der Sie den Kontakt
öffnen möchten.
3.
Markieren Sie den Kontakt und klicken Sie auf „Kontakt anzeigen“
Ein vorhandener Lotus Notes-Kontakt wird geöffnet, oder ein neuer
Kontakt wird erstellt. Die Zuordnung eines Anrufes zu einem
Kontakt erfolgt anhand der Rufnummer.
4.
215
Anzeigen und Erstellen von Lotus Notes-Kontakten aus Listen
Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellt haben, passen Sie Ihn ggf.
weiter an und speichern Sie ihn in Lotus Notes ab.
16.8
Namenstasten
Bestimmte Lotus Notes-Funktionen können Sie direkt über die SwyxIt!Namenstaste aufrufen.
 Anzeige von Kalender-Informationen
Im Kontextmenü einer Namenstaste können Sie den Lotus NotesKalender der auf der Namenstaste gespeicherte Person aufrufen.
(Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 16.8.1,
Kalender auf der Namenstaste, Seite 216.)
 Terminplanung
Sie können über das Kontextmenü der Namenstaste eine Terminanfrage erstellen. Als Teilnehmer wird die auf der Namenstaste gespeicherte Person eingetragen.(Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte dem Kapitel 16.8.2, Erstellen einer Terminanfrage über eine
Namenstaste, Seite 216.)
 Aufgabenanfrage
Sie können über das Kontextmenü der Namenstaste eine neue Aufgabe erstellen. Als Empfänger wird direkt die auf der Namenstaste
gespeicherte Person eingetragen.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 16.8.3, Erstellen einer Aufgabenanfrage über
eine Namenstaste, Seite 216.
 Auflösung des Lotus Notes-Benutzers über die Namenstaste
Sie können über das Kontextmenü der Namenstaste sehen, ob ein
auf einer Namenstaste hinterlegter Kontakt einem Lotus NotesBenutzer oder einem Ihrer Lotus Notes-Kontakte zugeordnet werden kann, oder ob keine Zuordnung möglich ist. Je nach Zuordnung
ändert sich der Menüeintrag entsprechend. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Kapitel 16.8.4, Auflösung des Lotus NotesKontaktes auf der Namenstaste, Seite 216.
So rufen Sie einen Teilnehmer aus Lotus Notes an
Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!
216
Namenstasten
16.8.1 Kalender auf der Namenstaste
Sie können über die Kontaktkarte einer Namenstaste für den jeweiligen
Teilnehmer den Lotus Notes-Kalender direkt aufrufen. Weiterhin werden
die nächsten Verfügbarkeitsinformationen aus dem Lotus Notes-Kalender direkt auf der Kontaktkarte unter bestimmten Voraussetzungen
angezeigt.
Die Kontaktkarte zeigt dann den aktuellen Status (z. B. „frei bis 10:30“)
und den folgenden Status an (z. B. „dann abwesend bis 12:00“).
16.8.2 Erstellen einer Terminanfrage über eine Namenstaste
Sie können über das Kontextmenü einer Namenstaste direkt eine Terminanfrage erstellen. Als Teilnehmer wird die auf der Namenstaste gespeicherte Person eingetragen.
So erstellen Sie eine Terminanfrage aus SwyxIt!
1.
Wählen Sie im Kontextmenü der Namenstaste die Option
„Terminanfrage“.
Eine neue Lotus Notes-Terminanfrage wird erstellt und die auf der
Namenstaste gespeicherte Person wird als Teilnehmer eingetragen.
2.
Voraussetzung ist, dass der Teilnehmer durch Lotus Notes erkannt wird.
Die Erkennung erfolgt über die Beschriftung der Namenstaste oder über
die gespeicherte Rufnummer. Weiterhin muss der Lotus Notes-Kalender
des jeweiligen Teilnehmers entsprechend freigegeben sein. Durch Klicken auf diesen Eintrag wird der Lotus Notes-Kalender geöffnet.
Sind die Voraussetzungen für die Anzeige der Verfügbarkeitsinformationen nicht erfüllt, wird der Menüeintrag „Kalender angezeigen“ statt der
Kalender-Informationen angezeigt.
 Menüeintrag „Kalender anzeigen“ aktiv: SwyxIt! konnte die Kalenderinformationen nicht einsehen. Die Ursache könnten beispielsweise Netzwerkprobleme oder bestimmte Lotus NotesKonfigurationseinstellungen sein. Durch Klicken auf diese Menüoption wird der Lotus Notes-Kalender geöffnet. Wurde der Kontakt
nicht eindeutig erkannt oder der Kalender nicht freigegeben, kann
der Kalender nicht aufgerufen werden und eine entsprechende Meldung wird angezeigt.
 Menüeintrag „Kalender anzeigen“ ausgegraut: Lotus Notes ist nicht
gestartet, das Lotus Notes-Plugin ist nicht installiert, die Namenstaste
wurde mit einer externen Rufnummer belegt.
Passen Sie die Angaben in der Terminanfrage wie gewohnt an.
16.8.3 Erstellen einer Aufgabenanfrage über eine
Namenstaste
Sie können über das Kontextmenü einer Namenstaste direkt eine Aufgabenanfrage erstellen. Als Empfänger wird die auf der Namenstaste
gespeicherte Person eingetragen.
So erstellen Sie eine Aufgabenanfrage aus SwyxIt!
1.
Wählen Sie im Kontextmenü der Namenstaste die Option
„Aufgabenanfrage“.
Eine neue Lotus Notes-Aufgabenanfrage wird erstellt und die auf
der Namenstaste gespeicherte Person wird als Teilnehmer
eingetragen.
2.
Passen Sie die Angaben in der Aufgabenanfrage wie gewohnt an.
16.8.4 Auflösung des Lotus Notes-Kontaktes auf der
Namenstaste
Sie können über das Kontextmenü der Namenstaste sehen, ob ein auf
einer Namenstaste hinterlegter Kontakt einem Lotus Notes-Kontakt
zugeordnet werden kann. Die Zuordnung eines Kontaktes wird benötigt,
wenn Sie eine Aufgaben- oder Terminanfrage stellen oder die Kalenderinformationen eines Benutzers auf der Namenstaste anzeigen möchten.
Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!
217
Swyx-Optionspaket für Lotus Notes - Deinstallation
16.9
Swyx-Optionspaket für Lotus Notes Deinstallation
Wie bei der Installation sind auch bei der Deinstallation zwei Schritte
erforderlich.
So deinstallieren Sie das Swyx-Optionspaket für Lotus Notes
Je nach Zuordnung ändert sich der Menüeintrag entsprechend:
 Informationen zu <Kontaktname>
Ein Lotus Notes-Kontakt wurde gefunden. Durch Klicken auf diesen
Eintrag wird der Lotus Notes-Kontakt angezeigt.
 Kontakt anzeigen...
Es ist keine Zuordnung möglich. Der Eintrag ist deaktiviert.
Die Erkennung erfolgt anhand der Beschriftung der Namenstaste und
der hinterlegten Rufnummer. Dieser Name wird über Lotus Notes mit
den Lotus Notes-Kontakten abgeglichen. In bestimmten Fällen kann es
jedoch zu fehlerhaften Auflösungen führen, wenn die Namenstaste z. B.
nur mit einem Teil des Namens beschriftet ist. Deshalb sollten Sie möglichst vollständige Namen auf Namenstasten hinterlegen.
1.
Schließen Sie ggf. Lotus Notes.
2.
Starten Sie dann den SwyxIt!-Installationsassistenten (siehe So
aktualisieren Sie Ihre SwyxIt!-Version) und folgen Sie den
Anweisungen des Installationsassistenten.
3.
Wählen Sie auf der Seite „Anwendung ändern, reparieren oder
entfernen“ die Option „Modifizieren“.
4.
Deaktivieren Sie auf der folgenden Seite die Komponente Lotus
Notes und fahren Sie mit der Installation wie unter So installieren
Sie SwyxIt! beschrieben fort.
SwyxIt! mit SwyxPLUS
17
218
Voraussetzungen zur Nutzung von SwyxPLUS
SwyxIt! mit SwyxPLUS
LDAP-Server
Die Reihe SwyxPLUS umfasst verschiedene Optionen, die es ermöglichen Anwendungen von Drittherstellern in SwyxWare einzubinden:
DATEV Stammdaten
ESTOS MetaDirectory
Option “SwyxPLUS VisualContacts”
DATEV Stammdaten
(repliziert)
SwyxPLUS VisualContacts erweitert SwyxIt! durch die Anbindung an
ESTOS MetaDirectory 3.0 Professional.
ESTOS MetaDirectory ist eine Serveranwendung und führt unterschiedliche Datenbanken zu einem einzigen, konsistenten LDAP-Verzeichnis
zusammen.
Benutzer-PC
DATEV pro
SwyxIt!
SwyxPLUS VisualContacts bietet Ihnen die Möglichkeit auf Kontaktdaten
wie Namen, Adressen, Rufnummern, Bilder und kundenspezifische
Informationen effizient und individuell zuzugreifen. Bei großen und verteilten Datenbeständen wird die Suche nach Kontaktdaten einfacher
und die Anzeige der Suchergebnisse schneller.
VisualContacts
Leitung
Kontakt
Anrufdaten
Kontakt
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 17.3, Wie
benutze ich SwyxPLUS VisualContacts, Seite 221.
Option “SwyxPLUS für DATEV pro”
DATEV Telefonie
Stammdatenübersicht
Ausgehender Ruf via SwyxIt!
Die Anbindung an ESTOS MetaDirectory 3.0 Professional ermöglicht
außerdem die Integration von DATEV pro in SwyxWare. Damit werden
die DATEV-Kontaktdaten und die Telefonie-Funktion mit SwyxIt!, dem
Computer-Telefonie-Client, zusammengeführt. Telefonische Kommunikation und Datenverwaltung werden effektiver und können in weniger
Schritten abgewickelt werden.
ausgehender Ruf
eingehender Ruf
SwyxIt! dient als die Schnittstelle zwischen der Telefon-Leitung und der
Datenverwaltung in DATEV pro.
 Kontakte, die Sie aus DATEV pro anrufen, werden über SwyxIt!
gewählt.
 Die Daten aller eingehenden Rufe werden mit den DATEV Stammdaten verglichen, um eine mögliche Zuordnung zu einem DATEVAdressaten festzustellen. Wurde eine Zuordnung festgestellt, d. h.
der Anruf ist von einem DATEV-Adressaten eingegangen, werden die
Schnellinfos zum Adressaten und kontextbezogenen Links zum
DATEV Arbeitsplatz dynamisch aufgerufen und im SwyxIt! angezeigt.
 Die Anrufdaten (Status, Dauer) werden auf Wunsch an die DATEVTelefonie weitergeleitet.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 17.6, Wie
benutze ich SwyxPLUS für DATEV pro, Seite 224.
17.1
Voraussetzungen zur Nutzung von SwyxPLUS
 ESTOS MetaDirectory ab Version 3.0 Professional muss auf einem
Server im lokalen Netzwerk installiert sein.
 Microsoft .NET Framework 4.0 muss auf dem lokalen Rechner installiert sein.
 SwyxIt! ab Version 2011 R2 MP1 muss installiert sein.
 Nur SwyxPLUS für DATEV pro: DATEV Basis pro V 2.0 oder höher mit
DATEV Telefonie Basis V 1.0 oder höher muss auf demselben Rechner wie SwyxIt! installiert sein.
SwyxIt! mit SwyxPLUS
17.2
219
Installation und Einrichtung
Installation und Einrichtung
Dieses Kapitel beinhaltet eine kurze Übersicht über die Installation und
unbedingt erforderlichen Einstellungen der notwendigen Programme.
17.2.1 Installation von DATEV pro
17.2.2 SwyxIt! mit SwyxPLUS installieren
Voraussetzungen und Handlungsanweisungen für die benutzerdefinierte SwyxIt!-Installation entnehmen Sie Kapitel 20, SwyxIt! installieren
und deinstallieren, Seite 263
SwyxPLUS VisualContacts
Für die Integration von DATEV wird es empfohlen zunächst DATEV pro
zu installieren und anschließend SwyxIt!.
Bei einer Neuinstallation von SwyxIt! müssen Sie im Installationsassistenten die Option “Benutzerdefiniert” auswählen.
Detaillierte Informationen zur DATEV pro Installation entnehmen Sie
bitte der DATEV Dokumentation.
Für die Installation von SwyxPLUS VisualContacts muss die Komponente
“VisualContacts AddIn” aktiviert werden.
Nach der Installation müssen Sie im DATEV Arbeitsplatz unter “Extras |
Einstellungen | Stammdaten” die Option “Telefon- und Faxnummern bei
Eingabe ins DIN-Format umwandeln” aktivieren:
Bei einer Aktualisierung von SwyxIt! wird SwyxPLUS VisualContacts
nicht automatisch installiert. Starten Sie nach der Aktualisierung das
Setup erneut und wählen Sie mit der Option “Modifizieren” die benutzerdefinierte Installation. Aktivieren Sie anschließend die Funktion “VisualContacts AddIn”.
SwyxPLUS für DATEV pro
Für die DATEV-Integration müssen Sie die Komponente “DATEV pro
AddIn” im Installationsassistenten aktivieren:
Für die Nutzung von DATEV pro benötigen Sie eine entsprechende
Lizenz.
SwyxIt! mit SwyxPLUS
220
Installation und Einrichtung
Wenn DATEV pro auf dem System bereits vorhanden ist, wird dies bei der
SwyxIt!-Installation erkannt und die erforderlichen Komponenten werden
automatisch mitinstalliert.
Bei einer Aktualisierung von SwyxIt! wird SwyxPLUS für DATEV pro nicht
automatisch installiert. Starten Sie nach der Aktualisierung das Setup
erneut und wählen Sie mit der Option “Modifizieren” die benutzerdefinierte Installation. Aktivieren Sie anschließend die Funktion ”DATEV pro
AddIn”.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 20, SwyxIt! installieren und deinstallieren, Seite 263.
SwyxPLUS VisualContacts Skin
Um SwyxPLUS Optionen nutzen zu können, müssen Sie im SwyxIt!
unter “Einstellungen | Benutzerprofil | Skin” die Skin “SwyxIt! 2013 [4x
VisualContacts].cab” oder “SwyxIt! 2013 [8x VisualContacts].cab” auswählen:
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 19, Benutzung
von Skins, Seite 232.
17.2.2.1 LDAP-Server-Parameter festlegen
ESTOS MetaDirectory 3.0 Professional basiert auf einem LDAP-(Lightweight Directory Access Protocol) Server. Der LDAP-Server stellt für die
Kontaktinformationen einen Verzeichnisdienst zur Verfügung.
Um den Zugang zum ESTOS MetaDirectory via SwyxIt! zu ermöglichen,
müssen die Zugangsparameter des LDAP-Servers auf der Registerkarte
“VisualContacts” angegeben werden.
Die LDAP-Server-Parameter rufen Sie auf, indem Sie auf die Einstellungstaste auf der Registerkarte “VisualContacts” klicken:
SwyxIt! mit SwyxPLUS
221
Wie benutze ich SwyxPLUS VisualContacts
17.3.1 Aufbau der Benutzeroberfläche
Die Registerkarte “VisualContacts” besteht aus Bedienelementen und
einer Kontaktliste.
 Im Feld „Kontakte suchen“ können Sie Ziffern- oder Buchstabenfolgen eingeben, um nach Telefonnummern, Adressen oder Kontaktnamen zu suchen.
 Mit der Suchtaste starten Sie die Suche.
 Suchergebnisse und Kontextinformationen werden in der Kontaktliste dargestellt.
 Mit der Einstellungstaste rufen Sie die LDAP-Serverkonto-Einstellungen auf.
 Unter “Server:” muss die IP-Adresse oder der Name des Servers
angegeben werden, auf dem ESTOS MetaDirectory installiert ist.
Falls erforderlich, muss auch der Port angegeben werden. Standardmäßig verwendet ESTOS MetaDirectory den Port 712.
 Falls eine Berechtigung für den Zugang zum Server erforderlich ist,
muss die Option “Anmeldedaten verwenden” aktiviert und der
Benutzername und das Kennwort angebeben werden.
 Für den Zugriff auf einen bestimmten LDAP-Knoten im MetaDirectory muss die Option “Anderen LDAP-Knoten nutzen” aktiviert und
der gewünschte Knoten angegeben werden.
Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator.
17.3
Wie benutze ich SwyxPLUS VisualContacts
Mit SwyxPLUS VisualContacts suchen Sie nach Kontakten in vorausgewählten Datenquellen. Außerdem findet SwyxIt! automatisch bei eingehenden und ausgehenden Anrufen anhand der Rufnummer die
passenden Kontakte im ESTOS MetaDirectory und zeigt sie auf der
Registerkarte “VisualContacts” an.
SwyxIt! mit SwyxPLUS
17.4
222
Nach Kontakten suchen
Nach Kontakten suchen
Sie können nach Adressen, Namen und Telefonnummern suchen.
Es wird eine begrenzte Anzahl von Suchergebnissen angezeigt. Präzisieren Sie Ihren Suchbegriff, wenn das gewünschte Resultat nicht dabei ist.
So suchen Sie nach Kontakten
1.
Geben Sie im Feld „Kontakte suchen“ auf der Registerkarte
“VisualContacts” den Suchbegriff ein.
2.
Klicken Sie auf die Suchtaste.
Die Suchergebnisse werden in der Kontaktliste dargestellt:
Falls der Suchbegriff in keiner Kontaktdatenquelle gefunden wird,
erscheint die Meldung: “Die Suche nach ”<Suchbegriff>” liefert keine
Ergebnisse”:
3.
Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem gewünschten Eintrag, um
alle in diesem Kontakt hinterlegten Informationen (Namen,
Adressen, Rufnummern, Bilder, kundenspezifische Informationen,
usw.) aufzurufen:
Versuchen Sie es mit einem anderen Suchbegriff.
Die Einzelheiten über die Suchkriterien entnehmen Sie bitte der ESTOS
MetaDirectory-Dokumentation.
SwyxIt! mit SwyxPLUS
17.5
223
Anzeige der Kontakte parallel zum Anruf
Anzeige der Kontakte parallel zum Anruf
Bei einem eingehenden Anruf sucht SwyxIt! automatisch, anhand der
Telefonnummer des Anrufers, die Kontaktdaten im ESTOS MetaDirectory und zeigt diese an.
 Der den Klick auf eine Adresse öffnet Google Maps im externen
Browser.
Auch das Starten von Anwendungen aus den Kontaktdetails heraus ist
möglich. Dies muss zuvor im MetaDirectory entsprechend eingerichtet
werden.
17.5.1 Mehrere Anrufe
Die Schnellinfos und kontextbezogenen Informationen werden zu der
Kontaktperson angezeigt, die gerade anruft. Bei zwei oder mehreren
parallelen Verbindungen, werden die Informationen zur Kontaktperson
angezeigt, die sich gerade auf der aktiven Leitung befindet. Wenn Sie zu
einer gehaltenen Verbindung wechseln und die gewünschte Leitung
aktivieren, wird die Anzeige der Kontaktinformationen entsprechend
aktualisiert.
Falls die Rufnummer zu keiner Kontaktdatenquelle zugeordnet werden
kann, erscheint im VisualContacts-Fenster die Meldung: “Die Suche
nach ”<Suchbegriff>” liefert keine Ergebnisse”.
Handelt es sich bei einem Kontakt um einen DATEV-Adressaten, so wird
der Kontakt mit einem “DATEV-Klick”-Symbol gekennzeichnet. Weitere
Informationen
entnehmen
Sie
bitte
dem
Abschnitt DATEVKlick, Seite 224.
Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem entsprechenden Eintrag, um
alle in diesem Kontakt hinterlegten Informationen (Namen, Adressen,
Rufnummern, Bilder, kundenspezifische Informationen, usw.) aufzurufen.
Bei ausgehenden Anrufen spielt es keine Rolle, ob Sie diesen über das
Eingabefeld von SwyxIt! tätigen oder z. B. von DATEV pro aus initiieren SwyxIt! zeigt Ihnen die passenden Kontaktdaten auf der Registerkarte
“VisualContacts” an.
 Durch den Klick auf eine Telefonnummer wird die Kontaktperson via
SwyxIt! angerufen.
 Durch den Klick auf eine E-Mail-Adresse in den Kontaktdetails öffnet
sich Ihr Standard-E-Mail-Programm und übernimmt die E-MailAdresse in ein leeres E-Mail-Fenster.
 Durch den Klick auf eine Faxnummer rufen Sie SwyxFax Client auf.
Das Dialogfenster zum Senden eines Kurzfaxes öffnet sich. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxFax-Dokumentation.
Weitere Informationen, wie Sie zwischen der aktiven und gehaltenen
Verbindungen wechseln können, entnehmen Sie dem Kapitel 5.6, Wie
wechsle ich zwischen mehreren Teilnehmern?, Seite 52.
SwyxIt! mit SwyxPLUS
17.6
224
Wie benutze ich SwyxPLUS für DATEV pro
Wie benutze ich SwyxPLUS für DATEV pro
Zusätzlich zu den Funktionen von SwyxPLUS VisualContacts bietet
SwyxPLUS für DATEV pro spezielle Funktionen für DATEV-Benutzer.
17.6.1 Kontakte aus DATEV pro anrufen
Sie können Kontakte direkt aus der DATEV Stammdatenübersicht anrufen.
DATEV-Klick
Wenn Sie auf das “DATEV-Klick”-Symbol oder auf den Link klicken, werden die Anrufdaten an DATEV Telefonie weitergeleitet.
So rufen Sie Kontakte aus DATEV pro an
Die Liste “Kommunikation” ist in DATEV pro aufgerufen.
1.
Klicken Sie auf das Hörer-Symbol neben der gewünschten
Rufnummer.
Das SwyxIt!-Fenster erscheint im Vordergrund. Die Verbindung
wird via SwyxIt! aufgebaut. Die Anrufdaten werden in das DATEVTelefonie-Protokoll eingetragen.
17.6.2 Anrufdaten an die DATEV-Telefonie weiterleiten
Wenn bei einem eingehenden Ruf der Anrufer in den DATEV-Stammdaten gefunden wurde, zeigt SwyxIt! zusätzlich zum Namen das Symbol
“DATEV-Klick” an:
Um die Weiterleitung der Anrufdaten zu ermöglichen, muss der DATEV
Arbeitsplatz gestartet sein.
Nach der Trennung der Verbindung zum Gesprächspartner ist die Weiterleitung der Anrufdaten an die DATEV-Telefonie nicht mehr möglich.
Sie können weitere Information zum Adressaten sehen, wenn Sie auf
den Pfeil rechts in der Zeile klicken.
Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+
18
225
CTI SwyxIt! steuert ein SwyxPhone
Steuerung von Telefonen vom PC aus mit
SwyxCTI und SwyxCTI+
Mit SwyxIt! im CTI-Modus (CTI SwyxIt!) haben Sie die Möglichkeit, Telefone von Ihrem PC aus zu steuern.
Mit SwyxCTI stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
 CTI SwyxIt! steuert ein SwyxPhone
 CTI SwyxIt! auf einem Terminalserver steuert SwyxIt!
Mit der Option SwyxCTI+ stehen Ihnen darüberhinaus folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
 CTI SwyxIt! steuert ein Telefonie-Endgerät
 Einstellungen
Tastenbelegungen (Namen und Verknüpfungen), Ruf- und Statussignalisierungen, Umleitungen, Voicemail und Call Routing Manager
sind dem Benutzerkonto zugeordnet und deshalb für das gesteuerte
SwyxPhone und CTI SwyxIt! gleich.
Nicht zur Verfügung stehen Ihnen:
 Mitschneiden
 Lautsprechertaste und Mikrofon des CTI SwyxIt!
So aktivieren Sie den CTI-Modus zur Steuerung eines SwyxPhone
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf "Einstellungen | CTI...".
2.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "CTI aktivieren".
3.
Klicken Sie anschließend auf "CTI-Verknüpfung starten".
 CTI SwyxIt! steuert ein externes Telefon über seine Rufnummer
Im CTI-Modus ist das Aufnehmen von Voicemail-Ansagen nur via Fernabfrage möglich, siehe auch Fernabfrage, Seite 95.
18.1
CTI SwyxIt! steuert ein SwyxPhone
SwyxIt! ist auf dem PC des Benutzers installiert und steuert mit aktiviertem CTI-Modus ein SwyxPhone, welches unter dem gleichen SwyxWareBenutzer angemeldet sein muss. Das SwyxPhone arbeitet in diesem Fall
unabhängig vom PC und funktioniert auch dann, wenn der Computer
ausgeschaltet ist.
In CTI SwyxIt! stehen Ihnen folgende Möglichkeiten bei der Steuerung eines
SwyxPhone zur Verfügung:
 Sie können aus Outlook oder aus einer anderen Anwendung heraus
wählen, aber auch über die Anruf- bzw. Wahlwiederholungsliste und
aus den Telefonbüchern heraus.
 Halten, Makeln, Verbinden, Konferenzen einleiten, Rückruf und
Rückruf bei Besetzt
 Zweitanruf starten oder annehmen
 Collaboration
 Videofunktionalität
SwyxIt! sucht jetzt nach einem SwyxPhone, das an diesem
SwyxServer unter demselben Benutzer angemeldet ist. Im Display
aller in Frage kommenden Telefone erscheint eine entsprechende
Abfrage.
Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+
4.
5.
CTI SwyxIt! auf einem Terminalserver steuert ein lokales SwyxIt!
Bestätigen Sie die Abfrage am gewünschten SwyxPhone mit
"Annehmen". Wird nur ein SwyxPhone gefunden, so akzeptiert
dieses die CTI-Verknüpfung nach wenigen Sekunden automatisch.
Klicken Sie auf "OK". Sie können nun alle Funktionen für das
SwyxPhone in CTI SwyxIt! ausführen.
Über das Kontrollkästchen "CTI bei jedem SwyxIt!-Start automatisch
aktivieren" legen Sie fest, ob SwyxIt! nur bis zum Beenden im CTIModus läuft oder bei jedem Start automatisch aktiviert wird.
Im Fenstertitel von SwyxIt! sehen Sie in Klammern den Hinweis, dass
SwyxIt! nun im CTI-Modus läuft.
CTI SwyxIt! zeigt auf einem Terminalserver ein spezielles Verhalten:
 SwyxIt! läuft auf dem Terminalserver immer als CTI-Master
 Kein Aufruf des Ansagenassistenten
 Keine Warnung bei zu vielen Farben
Bei der Installation des TAPI Service Providers legt man so viele TAPI-Leitungen an wie SwyxIt!-Benutzer, die CTI SwyxIt! auf dem Terminalserver
nutzen werden.
So aktivieren Sie den CTI-Modus in SwyxIt! auf dem Terminalserver zur Steuerung des lokalen SwyxIt!
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf "Einstellungen | CTI…".
2.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "CTI aktivieren".
3.
Klicken Sie anschließend auf "CTI-Verknüpfung starten". 
CTI SwyxIt! sucht jetzt nach einem SwyxIt!, das an SwyxServer unter
demselben Benutzer angemeldet ist.
Außerdem sehen Sie unter der Registerkarte „Optionen“ auf der Skin,
dass CTI aktiviert ist.
Wenn Sie den Hörer des SwyxPhone abheben und dadurch eine Leitung
aktivieren, wird damit auch die Leitung im CTI SwyxIt! aktiviert. Im CTIModus stehen am SwyxPhone so viele Leitungen zur Verfügung wie die
Oberfläche des CTI SwyxIt! bietet.
Für jedes Windows-Benutzerkonto kann zur gleichen Zeit nur ein SwyxIt!
im CTI-Modus betrieben werden.
Verwenden Sie CTI SwyxIt! zur Steuerung Ihres SwyxPhone, und ein
zusätzliches Handset ist an Ihren PC angeschlossen, funktioniert die
Handset-Steuerung nicht mehr. Sie können dann Rufe nicht mehr durch
Abheben des Handsets annehmen oder eine Leitung durch Abheben aktivieren. Dies funktioniert nur am gesteuerten SwyxPhone.
18.2
CTI SwyxIt! auf einem Terminalserver steuert
ein lokales SwyxIt!
CTI SwyxIt! läuft auf einem Terminalserver und steuert ein SwyxIt! am
Rechner des Benutzers. Dieses lokale SwyxIt! dient insbesondere der
Sprachausgabe und -aufzeichnung über ein Handset bzw. Headset.
226
Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+
4.
227
Option "SwyxCTI+"
Bestätigen Sie im lokalen SwyxIt! die Anfrage mit "Annehmen".
Klicken Sie im CTI SwyxIt! in der Terminalserver Umgebung auf
"OK", um die Verknüpfung zu starten.
Die Verwendung von SwyxIt! in einer Terminalserver Umgebung ist nur
sinnvoll, wenn SwyxIt! im CTI-Modus betrieben wird. Der CTI-Modus
kann in diesem Fall vom Administrator voreingestellt werden. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare Administrator-Dokumentation.
Nicht zur Verfügung stehen Ihnen:
 Mitschneiden
 Lautsprechertaste und Mikrofon des CTI SwyxIt!
 Eingehende Anrufe am SwyxIt! annehmen
So aktivieren Sie den CTI-Modus zur Steuerung eines Telefonie-Endgerätes
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf "Einstellungen | CTI…".
2.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "CTI aktivieren".
3.
Klicken Sie anschließend auf "CTI-Verknüpfung starten". SwyxIt!
sucht jetzt nach Telefonie-Endgeräten, die an diesem SwyxServer
unter demselben Benutzer angemeldet sind. Alle in Frage
kommenden Endgeräte klingeln.
4.
Nehmen Sie am gewünschten Telefonie-Endgerät den Hörer ab und
folgen Sie den Anweisungen der Ansage. Legen Sie anschließend
auf.
In diesem Szenario ist keine Videotelefonie möglich.
18.3
Option "SwyxCTI+"
Die Option "SwyxCTI+" bietet Ihnen die Möglichkeit, mit CTI SwyxIt!
ein Telefonie-Endgerät zu steuern oder CTI SwyxIt! mit einem externen
Telefon über seine Rufnummer zu verknüpfen.
18.3.1 CTI SwyxIt! steuert ein Telefonie-Endgerät
SwyxIt! ist auf dem PC des Benutzers installiert und steuert mit aktiviertem CTI-Modus ein Telefonie-Endgerät (z. B. ein SIP-Endgerät oder ein
DECT-Endgerät), welches unter dem gleichen SwyxWare-Benutzer angemeldet ist. Das Telefonie-Endgerät arbeitet in diesem Fall unabhängig
vom PC und funktioniert auch dann, wenn der Computer ausgeschaltet
ist.
In CTI SwyxIt! stehen Ihnen folgende Möglichkeiten bei der Steuerung eines
Telefonie-Endgerätes zur Verfügung:
 Sie können aus Outlook oder aus einer anderen Anwendung heraus
wählen, aber auch über die Anruf- bzw. Wahlwiederholungsliste und
aus den Telefonbüchern heraus.
 Makeln, Verbinden, Konferenzen einleiten, Rückruf und Rückruf bei
Besetzt
 Zweitanruf starten oder annehmen
 Collaboration
 Videofunktionalität
Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+
5.
228
Option "SwyxCTI+"
Klicken Sie auf "OK".
Ab jetzt können Sie die oben aufgelisteten Funktionen für das
Telefonie-Endgerät in CTI SwyxIt! ausführen.
Über das Kontrollkästchen "CTI bei jedem SwyxIt!-Start automatisch
aktivieren" legen Sie fest, ob SwyxIt! nur bis zum Beenden im CTIModus läuft oder bei jedem Start automatisch aktiviert wird.
Im Fenstertitel von SwyxIt! sehen Sie in Klammern den Hinweis, dass
SwyxIt! nun im CTI-Modus läuft.
Sie haben hiermit z. B. die Möglichkeit, auf Geschäftsreise den Telefonapparat in Ihrem Hotelzimmer über CTI SwyxIt! zu nutzen und eingehende Rufe an diesem Apparat anzunehmen. Auch ausgehende Rufe
können über diese Verknüpfung mit dem externen Telefon geführt werden, allerdings werden in CTI SwyxIt! nur die ausgehenden Anrufe aufgelistet, die auch vom CTI SwyxIt! aus gestartet werden.
Anrufe, welche direkt vom externen Apparat aus gestartet werden,
erscheinen in der Regel nicht im CTI SwyxIt! und werden regulär über
den externen Telefonanschluss abgerechnet.
Auch die Eingabe einer Mobilfunknummer ist möglich, so dass eingehende Anrufe automatisch zu Ihrem Handy weitergeleitet werden.
Außerdem sehen Sie unter der Registerkarte „Einstellungen“ auf der
Skin, dass CTI aktiviert ist.
Beachten Sie bitte, dass zur Benutzung von Telefonie-Endgeräten mit CTI
SwyxIt! in der SwyxWare-Administration die entsprechende SIP-Einstellung aktiviert sein muss. Fragen Sie hierzu Ihren Administrator.
Beachten Sie bitte, dass nur Telefonie-Endgeräte angesteuert werden, die
am selben SwyxServer unter demselben Benutzer angemeldet sind. Fragen Sie hierzu Ihren Administrator.
Beachten Sie bitte, dass bei ausgehenden Rufen manche der gesteuerten
Telefonie-Endgeräte klingeln (z. SwyxPhoneB. D310), während der Ruf
aufgebaut wird. Heben Sie in diesem Fall einfach den Hörer ab.
Informationen zur Nutzung von DTMF-Zeichenfolgen mit CTI+ entnehmen Sie bitte Anh. 28: Funktionscodes, Seite 299.
18.3.2 CTI SwyxIt! steuert ein externes Telefon über seine
Rufnummer
CTI SwyxIt! steuert ein externes Telefon über seine Rufnummer. Dies
kann beispielsweise ein ISDN-Telefon, ein Mobiltelefon oder auch die
Rufnummer eines anderen SwyxWare-Benutzers sein.
Eine weitere Anwendungsmöglichkeit ist die Situation, dass Sie als
SwyxWare-Benutzer innerhalb einer Firma vorübergehend nicht an
Ihrem Arbeitsplatz sitzen, sondern sich beispielsweise in einem Konferenzraum befinden oder den Arbeitsplatz eines Kollegen benutzen. Dort
können Sie sich mit SwyxIt! anmelden, den CTI-Modus starten und die
Verknüpfung mit der Durchwahl des Konferenzraumes oder des Kollegen aktivieren.
In CTI SwyxIt! stehen Ihnen folgende Möglichkeiten bei der Steuerung eines
externen Telefons über seine Rufnummer zur Verfügung:
 Sie können aus Outlook oder aus einer anderen Anwendung heraus
wählen, aber auch über die Anruf- bzw. Wahlwiederholungsliste und
aus den Telefonbüchern heraus.
 Makeln, Verbinden, Konferenzen einleiten, Rückruf und Rückruf bei
Besetzt
 Zweitanrufe starten oder annehmen
 Collaboration
 Videofunktionalität
Nicht zur Verfügung stehen Ihnen:
 Mitschneiden
 Lautsprechertaste und Mikrofon des CTI SwyxIt!
 Eingehende Anrufe am SwyxIt! annehmen
Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+
229
Option "SwyxCTI+"
So aktivieren Sie den CTI-Modus zur Steuerung eines externen Telefons über
seine Rufnummer:
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf "Einstellungen | CTI…".
2.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "CTI aktivieren".
3.
Geben Sie unter "Externes Telefon über diese Rufnummer nutzen:"
die Rufnummer des Telefons ein, welches Sie mit Ihrem CTI SwyxIt!
steuern möchten.
7.
Klicken Sie auf "OK".
Ab jetzt können Sie die oben aufgelisteten Funktionen für das
externe Telefon in CTI SwyxIt! ausführen.
Über das Kontrollkästchen "CTI bei jedem SwyxIt!-Start automatisch
aktivieren" legen Sie fest, ob SwyxIt! nur bis zum Beenden im CTIModus läuft oder bei jedem Start automatisch aktiviert wird.
Im Fenstertitel von SwyxIt! sehen Sie in Klammern den Hinweis, dass
SwyxIt! nun im CTI-Modus läuft.
Außerdem sehen Sie unter der Registerkarte „Optionen“ auf der Skin,
dass CTI aktiviert ist.
Beachten Sie bitte, dass Sie in der SwyxWare-Administration die Rechte
für die Steuerung eines externen Telefons besitzen müssen. Wenden Sie
sich hierfür an Ihren Administrator.
Beachten Sie bitte, dass Sie auch unabhängig von SwyxIt! weiterhin direkt
über das externe Telefon Rufe starten können. Hierbei fallen die regulären Telefongebühren für diesen Anschluss an.
Beachten Sie bitte, dass Sie keine CTI-Verknüpfung zu einer Rufnummer
herstellen können, die Ihrem eigenen Benutzerkonto in der SwyxWareAdministration zugeordnet ist.
4.
Über die Option "Anrufe zur Rufnummer weiterleiten, auch wenn
SwyxIt! beendet oder CTI deaktiviert ist" stellen Sie sicher, dass
eingehende Rufe unabhängig von SwyxIt! auf das externe Telefon
umgeleitet werden, auch dann, wenn der Computer ausgeschaltet
oder CTI deaktiviert ist.
5.
Klicken Sie anschließend auf "CTI-Verknüpfung starten". Das
externe Telefon klingelt.
6.
Nehmen Sie den Hörer ab und folgen Sie den Anweisungen der
Ansage. Legen Sie anschließend auf.
Deaktivieren Sie Funktionalitäten wie beispielsweise Anrufbeantworter
oder IVR-Funktionen an Mobilfunkanschlüssen, bei denen Rufe automatisch angenommen werden, bevor Sie eine CTI-Verknüpfung herstellen.
Beachten Sie bitte, dass bei ausgehenden Rufen manche Telefonie-Endgeräte klingeln, während der Ruf aufgebaut wird. Heben Sie in diesem Fall
einfach den Hörer ab.
Informationen zur Nutzung von DTMF-Zeichenfolgen mit CTI+ entnehmen Sie bitte Anh. 28: Funktionscodes, Seite 299
Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+
18.4
230
Konfiguration der Ruftöne in CTI SwyxIt!
Konfiguration der Ruftöne in CTI SwyxIt!
sprechend variieren.
• „Beide Endgeräte“
Es klingeln das CTI SwyxIt! und das Telefonie-Endgerät.
So stellen Sie die Ruftöne in CTI SwyxIt! ein
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf "Einstellungen | Benutzerprofil…".
Die Seite "Eigenschaften von…" erscheint.
2.
Wählen Sie die Registerkarte „Ruftöne“.
Bei der Nutzung von CTI SwyxIt! mit einem Telefonie-Endgerät oder mit
einem externen Telefon über die Rufnummer, ist die Option „Nur CTI
SwyxIt!“ nicht möglich. Es klingeln entweder beide Endgeräte oder nur
das gesteuerte Endgerät.
18.5
Beenden des CTI-Modus
So beenden Sie den CTI-Modus
1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf "Einstellungen | CTI…".
2.
Deaktivieren Sie die Option "Anrufe zur Rufnummer weiterleiten,
auch wenn SwyxIt! beendet oder CTI deaktiviert ist", wenn Sie nach
Beendigung des CTI-Modus nicht möchten, dass Rufe weiterhin auf
das externe Telefon umgeleitet werden. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Kapitel 18.3.2, CTI SwyxIt! steuert ein
externes Telefon über seine Rufnummer, Seite 228.
3.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "CTI aktivieren" und klicken
Sie auf "OK".
Die Verbindung zum verknüpften Endgerät wird beendet, und
SwyxIt! befindet sich anschließend nicht mehr im CTI-Modus
Der CTI-Modus kann nicht an den gesteuerten Endgeräten beendet werden, sondern nur vom CTI SwyxIt! aus.
Falls das Kontrollkästchen „CTI aktivieren“ ausgegraut ist, und Sie den
CTI-Modus deswegen nicht beenden können, wenden Sie sich bitte an
Ihren Administrator.
3.
Wählen Sie in der Liste "Klingeln von CTI-Endgeräten" den
gewünschten Eintrag aus:
• „Nur gesteuertes Endgerät"
In diesem Fall klingelt nur das gesteuerte Telefonie-Endgerät.
• „Nur CTI SwyxIt!“
Es klingelt nur das CTI SwyxIt!. Dort können Sie die Ruftöne ent-
Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+
18.6
Änderungen des CTI-Modus nach dem Abmelden, Beenden und Neustarten von SwyxIt!
Änderungen des CTI-Modus nach dem
Abmelden, Beenden und Neustarten von
SwyxIt!
Über das Kontrollkästchen "CTI bei jedem SwyxIt!-Start automatisch
aktivieren" legen Sie fest, ob SwyxIt! nur bis zum Beenden im CTIModus läuft oder bei jedem Start automatisch aktiviert wird.
Ist diese Option aktiviert, und Sie beenden CTI SwyxIt!, wird nach dem
erneuten Start des Programmes folgendes angezeigt, je nachdem ob die
CTI-Verknüpfung automatisch wieder hergestellt werden konnte oder
nicht:
CTI-Verknüpfung konnte automatisch wieder hergestellt werden
 Klicken Sie auf "Weiterhin CTI nutzen", um Ihr zuvor ausgewähltes
SwyxPhone, Telefonie-Endgerät oder externes Telefon weiterhin mit
CTI SwyxIt! zu steuern.
 Klicken Sie auf "CTI-Einstellungen ändern", um Ihre CTI-Verknüpfung zu konfigurieren.
 Klicken Sie auf "CTI deaktivieren", um den CTI-Modus zu beenden
und SwyxIt! im Normalmodus zu verwenden.
CTI-Verknüpfung konnte nicht automatisch wieder hergestellt werden
In diesem Fall erscheint unter der Registerkarte „Optionen“ auf der Skin
das runde Symbol so lange, bis die Verknüpfung automatisch wieder
hergestellt werden konnte.
Eventuell ist das SwyxPhone, Telefonie-Endgerät oder externe Telefon
nicht eingeschaltet oder Sie haben sich am SwyxPhone nicht angemeldet. Schalten Sie das Endgerät ein bzw. melden Sie sich mit Ihrer PIN am
SwyxPhone an.
231
Benutzung von Skins
19
232
Skin laden
Benutzung von Skins
Ein herausragendes Merkmal von SwyxIt! ist die Möglichkeit, die
Bedienoberfläche ganz nach Ihren Anforderungen und Wünschen zu
gestalten. Diese Art der frei konfigurierbaren „Oberfläche“ oder äußeren Gestaltung wird als Skin (eng. Skin = Haut, Oberfläche) bezeichnet.
Diese Dokumentation erläutert, wie Sie andere Darstellungen der SwyxIt!-Oberfläche (sogenannte Skins) laden, bearbeiten und neu erstellen
können.
Im Lieferumfang von SwyxIt! sind Skins in unterschiedlichen Designs
enthalten, die verschiedene Anforderungen erfüllen (z. B. Skins für den
normalen Gebrauch, Skins für Vermittlungsstellen oder kleine Skins, die
nur sehr geringen Platz auf dem Bildschirm in Anspruch nehmen). Weiterhin kann der Administrator eine Standard-Skin definieren, die Sie
ganz oben in der Liste der Skins finden („Systemstandard“).
Wenden Sie sich hierzu an Ihren Systemadministrator. Sie können weitere Skins auch von der Swyx-Website downloaden.
Das Laden, Bearbeiten und Erstellen von Skins muss Ihnen durch den Systemadministrator erlaubt werden. Folgende Rechte sind möglich:
19.1
Skin laden
Eine Skin wird generell in Form einer komprimierten CAB-Datei gespeichert. In dieser Datei stehen alle Informationen, die SwyxIt! benötigt, um
die Skin aus den Einzelkomponenten (Hintergrundbilder, Tasten und Displays) zusammenzufügen.
Skin von der Swyx-Website herunterladen
In SwyxWare stehen Ihnen verschiedene Skins auf SwyxServer zur Verfügung. Außerdem bietet Swyx auf der Website weitere Skins zum Download. Diese können Sie über das Hilfemenü oder über die Registerkarte
„Skin“ im Menü „Datei“ oder im Benutzerprofil downloaden.
So laden Sie eine andere Skin
1.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Oberfläche von
SwyxIt!. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf „Datei | Skin |
Laden...“ oder
• klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Skin | Laden...“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
 „Editieren der Skin erlaubt“: Sie dürfen vorhandene Skins ändern,
unter einem anderen Namen speichern und damit eine „neue“ Skin
erstellen.
 „Wechseln der Skin erlaubt“: Sie dürfen eine andere Skin laden, die
Dropdownliste „Skin“ ist aktiviert.
Welche(s) Recht(e) Ihnen erteilt wurde(n), sehen Sie im Benutzerprofil.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 12.1.7,
Skin, Seite 159.
Weiterhin hat der Administrator die Möglichkeit, Ihnen eine beliebige
Skin oder die Standard-Skin zuzuweisen.
Benutzung von Skins
233
Skin bearbeiten
Haben Sie eine Skin geladen, die über weniger Leitungstasten verfügt als
Ihre vorhergehende Skin, so bleibt die Leitungskonfiguration erhalten.
Alle Rufe für die nicht auf der aktuellen Skin sichtbaren Leitungen werden
auf die erste verfügbare Leitungstaste gelegt, so dass kein Ruf für Sie verloren geht. Ist nach dem Wechseln der Skin die Standardleitung nicht
mehr vorhanden (z. B. Leitung 3 ist die Standardleitung, die neue Skin hat
jedoch nur 2 Leitungstasten), funktioniert SwyxIt! so, als wäre keine Standardleitung definiert. Verwenden Sie später eine Skin mit mehr verfügbaren Leitungstasten, so wird die alte Leitungskonfiguration wieder
verwendet.
19.2
Skin bearbeiten
Um die Bedienoberfläche zu ändern, müssen Sie in den Editier-Modus
wechseln.
Das Ändern der Skin ist speziell für Anwender gedacht, die bereits über
Erfahrungen mit Bedienoberflächen verfügen. Deshalb können Sie diese
Funktionen erst dann ausführen, wenn Ihnen der Systemadministrator
dies ausdrücklich erlaubt hat.
Innerhalb einer Skin stehen Ihnen folgende änderbare Elemente zur
Verfügung:
 Hintergrundbilder
 Aktionsflächen (Tasten)
2.
Wählen Sie aus der Dropdownliste „Skin“ die gewünschte Skin aus.
Nach Auswahl einer Skin wird ggf. eine Vorschau der jeweiligen Skin
angezeigt.
Sie können hier auch eine neue Skin von der Swyx-Website laden.
Klicken Sie dazu einfach auf die Verknüpfung „Skins
herunterladen“ unter dem Vorschaubereich.
3.
Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie die gewünschte Skin gewählt haben.
 Informationsflächen (Display-Elemente)
 Schieberegler
 Web Extension
 Registerkarten (Seitenelemente)
Skins werden als komprimiertes Cabinet-Archiv (CAB) auf SwyxServer
gespeichert. Ein CAB enthält die folgenden Dateien:
 Skin-Definitionsdateien (SKN)
 Datei mit Informationen über transparenten Hintergrund (RegionCache.dat)
 Grafiken
 Videoclips (AVI)
Benutzung von Skins
234
Skin bearbeiten
Zusätzlich wird die z.Zt. ausgewählte Skin lokal auf Ihrem PC gespeichert. Arbeiten Sie z. B. in einem von SwyxServer entfernten Unternehmensstandort und sind über ein WAN (Wide Area Network) mit
SwyxServer verbunden, so hat dies den Vorteil, dass bei der SwyxIt!Anmeldung die Skin nicht von SwyxServer geladen werden muss, sondern auf die lokale Kopie zurückgegriffen wird.
Da die Telefonie-Funktionalität beim Bearbeiten der Oberfläche nicht wie
gewohnt zur Verfügung steht, können Sie während der Bearbeitung nur
bedingt telefonieren. Eingehende Rufe können Sie z. B. einfach durch
Abnehmen des Hörers oder über die Menüleiste der nicht-transparenten
Skin mit Hilfe von „Funktionen | Ruf annehmen / übernehmen“ beantworten.
So bearbeiten Sie die Bedienoberfläche
1.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Oberfläche von
SwyxIt!. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf „Datei | Skin |
Bearbeiten“ oder
• klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Skin | Bearbeiten“.
Ein Hinweis auf die aktuelle Online-Hilfe erscheint.
Sie befinden sich nun im Editier-Modus, um die aktuelle Oberfläche
zu ändern. Sie können das Aussehen vorhandener Elemente
(Objekte) verändern, neue Elemente hinzufügen, kopieren und
löschen.
Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie das Erscheinungsbild der
Oberfläche ändern.
So verändern Sie Objekte der Bedienoberfläche
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Oberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
Im Folgenden werden die Befehle in den Menüs erläutert.
19.2.1 Neu (Menübefehl)
Fügen Sie ein neues Objekt wie nachfolgend beschrieben ein.
In der Praxis ist es oft einfacher, bereits vollständig definierte Tasten
(Aktionsflächen),
Display-Elemente
(Informationsflächen)
oder
Schieberegler zu kopieren, als diese von Grund auf neu zu entwerfen
(siehe Kopieren (Menübefehl), Seite 235).
So fügen Sie ein neues Objekt ein
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Oberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Neu...“.
Es erscheint das Fenster „Neues Objekt einfügen“:
Benutzung von Skins
235
Skin bearbeiten
Das Element wird markiert, d. h. von einer gestrichelten Linie
umrahmt und die Registerkarte „Eigenschaften von...“ öffnet sich.
2.
Zur gemeinsamen Bearbeitung können Sie auch mehrere Objekte
gleichzeitig markieren.
So markieren Sie mehrere Objekte
3.
4.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Klicken Sie auf „Aktionsfläche“, um eine neue Taste zu erstellen
oder
• Klicken Sie auf „Informationsfläche“, um ein neues DisplayElement zu erstellen, oder
• Klicken Sie auf „Schieberegler“, um einen neuen Schieberegler
zu erstellen.
Klicken Sie auf „OK“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
5.
Konfigurieren Sie
• die neue Aktionsfläche, wie in Taste konfigurieren, Seite 241
beschrieben.
• die neue Informationsfläche, wie in Display-Element
konfigurieren, Seite 247 beschrieben.
• den neuen Schieberegler, wie in Schieberegler
konfigurieren, Seite 251 beschrieben.
• die neue SwyxIt! Web Extension, wie in SwyxIt! Web Extension
konfigurieren, Seite 258 beschrieben.
19.2.2 Markieren von einem oder mehreren Objekten
Wenn Sie ein vorhandenes Objekt verschieben, kopieren oder löschen
wollen, müssen Sie es zuerst markieren.
So markieren Sie ein Objekt
1.
Klicken Sie auf eine Taste oder das Display-Element.
1.
Klicken Sie auf eine Taste oder das Display-Element, das Sie
markieren möchten.
2.
Halten Sie dann die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf alle
weiteren gewünschten Objekte.
Wollen Sie die Markierung eine Objektes rückgängig machen, so
drücken Sie die Steuerungstaste und klicken Sie auf dieses Objekt.
Mit der gedrückten Steuerungstaste kann der Markierungszustand eines
Objektes durch Klicken gewechselt werden.
19.2.3 Kopieren (Menübefehl)
Kopieren Sie ein vorhandenes Objekt wie nachfolgend beschrieben in
die Zwischenablage.
So kopieren Sie ein vorhandenes Objekt
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste oder das
Display-Element, welches Sie kopieren möchten.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Kopieren“.
Das Objekt wird in der Zwischenablage gespeichert.
So kopieren Sie mehrere vorhandene Objekte
19.2.4 Kopieren von mehreren Elementen
Sie können auch mehrere Objekte gleichzeitig kopieren, in dem Sie
diese gemeinsam markieren und weiterhin wie ein Objekt behandeln.
Benutzung von Skins
So kopieren Sie mehrere vorhandene Objekte
1.
Klicken Sie auf eine Taste oder das Display-Element, das Sie
markieren möchten.
2.
Halten Sie dann die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf alle
weiteren gewünschten Objekte.
Sie haben nun alle gewünschten Objekte gemeinsam markiert.
3.
Halten Sie die Umschalttaste weiter gedrückt und klicken Sie mit
der rechten Maustaste auf die markierten Elemente.
Das Kontextmenü erscheint.
4.
Klicken Sie auf „Kopieren“.
Die markierten Objekte werden als ein gemeinsames Objekt in der
Zwischenablage gespeichert.
Sie können auch die Tastenkombination Strg+C verwenden, um die
markierten Objekte in die Zwischenablage zu kopieren und die Objekte
mit Strg+V einfügen.
19.2.5 Einfügen (Menübefehl)
Sie können aus der Zwischenablage ein einzelnes Objekt oder aber
gemeinsam markierte und kopierte Objekte einfügen. Fügen Sie solche
Objekte wie nachfolgend beschrieben ein.
So fügen Sie Objekte aus der Zwischenablage ein
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Oberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
236
Skin bearbeiten
Klicken Sie auf „Einfügen“.
Das Objekt wird auf der Oberfläche eingefügt.
Sobald Sie die Platzierung des eingefügten Objektes verändern,
erscheint die Registerkarte „Eigenschaften von...“.
Haben Sie mehrere Einzelobjekte gemeinsam kopiert, kann sich
keine Registerkarte „Eigenschaften von...“ öffnen. Sie müssen erst
die gemeinsame Markierung aufheben, indem Sie z. B. auf die
Oberfläche von SwyxIt! klicken und dann die Eigenschaften der
einzelnen Elemente festlegen.
Die Schaltflächen „OK“, „Abbrechen“, „Übernehmen“ und „Hilfe“ im
Eigenschaftenfenster sind nur bei der Erstellung neuer Objekte vorhanden.
Bei bereits definierten Objekten (z. B. kopierten Objekten) werden sämtliche Änderungen automatisch beim Schließen des Fensters durch Klicken
auf
übernommen.
Wenn Sie unbeabsichtigte Änderungen an einer Skin vorgenommen
haben, können Sie die Änderungen durch Nichtspeichern der modifizierten Skin verwerfen. Die modifizierte Skin bleibt jedoch bis zum Abmelden
Ihres SwyxIt! erhalten und kann auch nachträglich noch gespeichert werden (siehe Kapitel 19.3, Skin speichern, Seite 262).
3.
Konfigurieren Sie
• die neue Aktionsfläche, wie in Taste konfigurieren, Seite 241
beschrieben.
• die neue Informationsfläche, wie in Display-Element
konfigurieren, Seite 247 beschrieben.
• den neuen Schieberegler, wie in Schieberegler
konfigurieren, Seite 251 beschrieben.
• die neue SwyxIt! Web Extension, wie in SwyxIt! Web Extension
konfigurieren, Seite 258 beschrieben.
Benutzung von Skins
19.2.6 Entfernen (Menübefehl)
Entfernen Sie ein oder mehrere Objekte wie nachfolgend beschrieben.
So entfernen Sie Objekte
1.
Markieren Sie ein oder mehrere Objekte (siehe So markieren Sie
mehrere Objekte, Seite 235).
2.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Tasten
oder Display-Elemente, welche Sie entfernen möchten.
Das Kontextmenü erscheint.
3.
237
Skin bearbeiten
Klicken Sie auf „Entfernen“.
19.2.8
Format einfügen (Menübefehl)
Sie können das Format eines gleichartigen Elementes aus der Zwischenablage einfügen.
Beachten Sie bitte, dass nur die Formatdefinitionen zwischen gleichartigen Elementen übernommen werden können. Sinnvoll ist dieses vor allem
für Informationsflächen (Display-Elemente) und Aktionsflächen
(Namenstasten, Verknüpfungstasten und Leitungstasten).
So fügen Sie das Format aus der Zwischenablage ein
1.
Markieren Sie das Objekt, das die Formatdefinition aus der
Zwischenablage übernehmen soll.
2.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Objekt.
Die Objekte sind auf der Oberfläche nicht mehr vorhanden.
Sie können auch die Taste „Entf“ verwenden, um die markierten Objekte
zu entfernen.
Das Kontextmenü erscheint.
3.
Wählen Sie „Format einfügen“ aus.
Das Format wird aus der Zwischenablage übernommen.
19.2.7 Format kopieren (Menübefehl)
Sie können das Format eines Elementes kopieren und auf ein gleichartiges Element in einer anderen Skin übertragen.
So kopieren Sie das Format eines Elementes in die Zwischenablage
1.
Markieren Sie das Objekt, dessen Format kopiert werden soll,
indem Sie darauf klicken.
2.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Objekt.
Das Kontextmenü erscheint.
3.
Wählen Sie „Format kopieren“ aus.
19.2.9 Objekt in den Vordergrund (Menübefehl)
Wenn sich mehrere Elemente überlappen, können Sie die Position jedes
Elements innerhalb der Anzeigeebene ändern.
Die Anzeigeebene legt fest, an welcher Stelle sich das Element innerhalb
der Ebene befindet. Wird z. B. eine Leitungstaste von einer anderen Taste
teilweise überdeckt, können Sie die im Hintergrund liegende Taste in
den Vordergrund holen.
So holen Sie ein Objekt in den Vordergrund
1.
Das Format wird in die Zwischenablage übernommen.
Sie können nun wie gewohnt die Skin wechseln und das Format in der
neuen Skin einfügen (siehe auch Kapitel 19.2.8, Format einfügen
(Menübefehl), Seite 237). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Kapitel 19.2.21, Das Kopieren zwischen Skins, Seite 240.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, dessen
Position Sie ändern möchten.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Objekt in den Vordergrund“.
Das Element wird dadurch zu dem ersten Element innerhalb der
Anzeigeebene.
Benutzung von Skins
238
Skin bearbeiten
19.2.10 Objekt eine Position nach vorne (Menübefehl)
Im Gegensatz zu dem Befehl „Objekt in den Vordergrund“, wird das
Objekt mit diesem Befehl nur um eine Position nach vorne verschoben.
So verschieben Sie ein Objekt innerhalb der Anzeigeebene eine Position
nach hinten
1.
So holen Sie ein Objekt innerhalb der Anzeigeebene eine Position nach vorne
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, dessen
Position Sie ändern möchten.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Objekt eine Position nach vorne“.
Das Element schiebt sich innerhalb der Anzeigeebene um eine
Position nach vorne.
19.2.11 Objekt in den Hintergrund (Menübefehl)
Wenn sich mehrere Elemente überlappen, können Sie die Position jedes
Elementes innerhalb der Anzeigeebene ändern. Die Anzeigeebene legt
fest, an welcher Stelle sich das Element innerhalb der Ebene befindet.
Wird z. B. eine Leitungstaste von einer anderen Taste teilweise überdeckt, können Sie die im Vordergrund liegende Taste in den Hintergrund
verschieben.
19.2.13 Alle Texte zurücksetzen (Menübefehl)
Mit diesem Befehl werden alle Standard-Beschriftungen der Skin wieder
zugewiesen.
So weisen Sie die Standard-Beschriftungen wieder zu
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, dessen
Position Sie ändern möchten.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Objekt in den Hintergrund“.
Das Element wird dadurch zu dem hintersten Element innerhalb der
Anzeigeebene.
19.2.12 Objekt eine Position nach hinten (Menübefehl)
Im Gegensatz zu dem Befehl „Objekt in den Hintergrund“, wird das
Objekt nur um eine Position nach hinten verschoben.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Alle Texte zurücksetzen“.
Die Standard-Beschriftungen werden wieder zugewiesen.
So verschieben Sie ein Objekt in den Hintergrund
1.
Klicken Sie auf „Objekt eine Position nach hinten“.
Das Element schiebt sich innerhalb der Anzeigeebene um eine
Position nach hinten.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, dessen
Position Sie ändern möchten.
19.2.14 Skin laden... (Menübefehl)
Sie können eine andere, bereits vorhandene Bedienoberfläche benutzen (siehe Kapitel 19.1, Skin laden, Seite 232).
19.2.15 Skin editieren (Menübefehl)
Da Sie sich bereits im Editier-Modus befinden (erkennbar am Häkchen
), können Sie durch erneutes Klicken auf „Skin editieren“ die SkinBearbeitung beenden.
So beenden Sie die Skin-Bearbeitung
Sie befinden sich im Editier-Modus für die Skin.
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Oberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
Benutzung von Skins
2.
239
Skin bearbeiten
Klicken Sie auf „Skin editieren“.
Beispiel:
Sie definieren einen blauen Hintergrund für den aktiven Zustand
und einen grauen für den inaktiven. Es ist nun ein SwyxIt!-Fenster
mit grauem Hintergrund auf Ihrem PC zu sehen. Werden Sie nun
angerufen oder aktivieren Sie selber die Oberfläche von SwyxIt!
durch Klicken, so verändert sich der graue Hintergrund in einen
blauen.
Die Meldung, dass die Bedienoberfläche geändert wurde, erscheint.
3.
Klicken Sie auf „Ja“, wenn Sie die Änderungen speichern möchten.
Es erscheint das Fenster „Datei überschreiben“.
4.
Geben Sie einen Namen für die geänderte Skin ein. Übernehmen
Sie nur dann den Namen der Skin, wenn Sie die Datei
überschreiben möchten.
5.
Klicken Sie auf „OK“.
So bestimmen Sie Grafiken für den Hintergrund
Die Skin wird unter dem angegebenen Namen gespeichert.
Sie befinden sich im Editier-Modus für die Skin.
19.2.16 Skin speichern... (Menübefehl)
1.
Klicken Sie auf die Oberfläche von SwyxIt!.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
Sie können die von Ihnen vorgenommenen Änderungen der
Bedienoberfläche
abspeichern
(siehe
Kapitel
19.3,
Skin
speichern, Seite 262).
19.2.17 Hilfethemen (Menübefehl)
Sie können sich die Online-Hilfe anzeigen lassen.
19.2.18 Info über SwyxIt!... (Menübefehl)
Sie können Versions- und Copyright-Informationen von SwyxIt! anzeigen lassen.
19.2.19 Beenden (Menübefehl)
Hiermit beenden Sie SwyxIt!.
19.2.20 Hintergrundbilder bearbeiten
Sie können SwyxIt! mit beliebigen Hintergrundbildern belegen. Dazu
können Sie folgende Formate verwenden: BMP, GIF, JPEG oder TIFF. Die
Fenstergröße von SwyxIt! entspricht dann der Größe der verwendeten
Grafik.
Weiter können Sie ein zweites Hintergrundbild definieren. In diesem
Falle wird unterschieden zwischen dem aktiven und inaktiven Zustand
des SwyxIt!-Fensters, der bei einer transparenten Skin nicht ohne weiteres optisch unterscheidbar ist.
2.
Im Feld „Fenster aktiv“ definieren Sie die Grafik-Datei, die Sie für
den Hintergrund von SwyxIt! verwenden möchten:
• Klicken Sie auf
suchen.
Oder
, um nach entsprechenden Dateien zu
Benutzung von Skins
• Klicken Sie auf
, um die ausgewählte Grafik mit dem
verknüpften Grafikprogramm zu bearbeiten.
3.
Möchten Sie ein zweites Hintergrundbild für den inaktiven Zustand
definieren, so geben Sie im Feld „Fenster inaktiv“ die
entsprechende Grafik-Datei an. Wenn Sie kein zweites
Hintergrundbild wünschen, so lassen Sie dieses Feld leer.
Beachten Sie bitte, dass die Grafiken für die beiden Hintergrundbilder
gleich groß sein sollten.
4.
Schalten Sie die Option „Hintergrund transparent“ ein, um die
Oberfläche von SwyxIt! ohne Fensterrahmen und Menüleiste
anzuzeigen.
Wenn Sie diese Option verwenden und das Grafikformat keine
Transparenz unterstützt (BMP, JPG), so wird die Farbe des obersten
linken Pixels der Grafik als Transparentfarbe interpretiert. Das heißt,
dass alle Bereiche des Hintergrundbildes, die in dieser Farbe vorliegen,
transparent dargestellt werden.
Wenn das Grafikformat Alphakanal-Transparenz unterstützt, so wird die
Transparenz-Information des jeweiligen Pixels angewendet.
5.
240
Skin bearbeiten
Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um die Grafik erneut einzubinden.
Dies ist sinnvoll, wenn Sie die Hintergrund-Grafik mit einem
Zeichenprogramm verändern, während Sie die aktuelle Skin
editieren.
6.
Im Feld „Autor“ geben Sie Ihren Namen ein.
7.
Im Feld „Skin-Name“ geben Sie den Namen für die Skin ein.
8.
Klicken Sie auf das Kreuz, um das Fenster zu schließen.
2.
Markieren Sie ein oder mehrere Objekte (siehe So markieren Sie
mehrere Objekte, Seite 235).
3.
Kopieren Sie diese Objekte in die Zwischenablage (siehe So
kopieren Sie mehrere vorhandene Objekte, Seite 236).
4.
Schließen Sie die die erste Skin ohne diese zu speichern (siehe So
beenden Sie die Skin-Bearbeitung, Seite 238).
5.
Laden Sie die zweite Skin (siehe So laden Sie eine andere
Skin, Seite 232).
6.
Fügen Sie die kopierten Elemente aus der Zwischenablage ein,
indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Oberfläche klicken.
Das Kontextmenü erscheint.
7.
Die Objekte werden aus der Zwischenablage eingefügt und können
nun von Ihnen weiter bearbeitet werden.
8.
Sie können einzelne Elemente der Skin oder auch Gruppen von Elementen verschieben.
So verschieben Sie ein Objekt
Sie befinden sich im Editier-Modus für die Skin.
1.
Laden Sie die erste Skin (siehe So laden Sie eine andere
Skin, Seite 232).
Klicken Sie auf das Objekt, dessen Position Sie ändern möchten.
Das Objekt wird markiert. Es erscheint das Fenster „Eigenschaften
von...”.
2.
Klicken Sie erneut auf das Objekt und halten Sie die Maustaste
gedrückt.
3.
Ziehen Sie das Objekt mit der Maus auf die gewünschte Position.
4.
Lassen Sie die Maustaste wieder los.
5.
Falls erforderlich, können Sie die Position mit Hilfe der x- und yAchsen justieren.
6.
Klicken Sie auf das Kreuz, um das Fenster zu schließen.
So kopieren Sie Elemente zwischen zwei Skins
1.
Definieren Sie die Eigenschaften der Elemente, indem Sie auf diese
klicken und so die Seite „Eigenschaften von...“ öffnen.
19.2.22 Objekt verschieben
19.2.21 Das Kopieren zwischen Skins
Um das Erstellen oder Verändern einer Skin zu vereinfachen, besteht die
Möglichkeit, Elemente zwischen zwei Skins zu kopieren.
Klicken Sie auf „Einfügen“.
Benutzung von Skins
241
Skin bearbeiten
Registerkarte „Allgemein“
Sie können nicht nur ein Objekt platzieren, sondern auch mehrere
Objekte markieren (siehe So markieren Sie mehrere Objekte, Seite 235)
und dann gemeinsam verschieben.
19.2.23 Tasten bearbeiten (Aktionsflächen)
SwyxIt! bietet Ihnen die Möglichkeit, vorhandene Tasten oder Symbolschaltflächen zu ändern, Tasten oder Symbole (Schaltflächen) hinzuzufügen oder zu löschen.
Mit Hilfe dieser Registerkarte legen Sie die allgemeinen Einstellungen
der Taste fest.
So legen Sie die allgemeinen Einstellungen für eine Taste fest
1.
Klicken Sie in der Dropdownliste „Typ“ auf die Tastenart (Funktion).
2.
Im Feld „Name“ geben Sie den für die Beschriftung der Taste zu
verwendenden Text ein. Für Namenstasten, Leitungstasten und
Verknüpfungstasten können Sie die Beschriftung ausschließlich im
Rahmen der Konfiguration Normalmodus, also nach Verlassen des
Bearbeitungsmodus, ändern.
3.
Klicken Sie auf „Vorgabe“, um ggf. den voreingestellten Text
(Standard) wieder als Namen für den in „Typ“ ausgewählten
Tastentyp zu verwenden.
4.
Im Feld „Nummer“ geben Sie eine eindeutige Nummer
für Leitungs-, Verknüpfungs- und Namenstasten für diese Taste an.
Taste konfigurieren
Mit SwyxIt! können Sie das Aussehen und die Funktion der einzelnen
Tasten ändern. Eine Taste setzt sich aus folgenden veränderbaren Komponenten zusammen:
 Tastenfunktion (Typ)
 Tastenhintergrundbild
 Tastenzustand
 Bild oder Animation, die den jeweiligen Zustand der Taste widerspiegelt
 Beschriftung der Taste (Text oder Bild).
siehe auch Kapitel , Taste hinzufügen, Seite 246
siehe auch Kapitel , Taste entfernen, Seite 246
So ändern Sie das Erscheinungsbild einer Taste
1.
Klicken Sie auf die zu ändernde Taste.
Es erscheint das Fenster “Eigenschaften von...” mit mehreren
Registerkarten.
Registerkarte „Allgemein“
Registerkarte „Zustände“
Registerkarte „Textformat“
Registerkarte „Benutzerdefiniertes Bild“
Benutzung von Skins
242
Skin bearbeiten
• „Fläche im Fokus“: Die Grafik-Datei, die statt des normalen
Tasten-Hintergrundbilds verwendet wird, wenn diese Taste aktiv
ist. Diese Option steht nur für Leitungstasten und RegisterkartenElemente zur Verfügung.
• Deaktiviert: Die Grafik-Datei, die statt des normalen TastenHintergrundbildes verwendet wird, wenn diese Taste nicht aktiv
ist.
• Angeklickt: Die Grafik-Datei, die statt des normalen TastenHintergrundbildes verwendet wird, wenn diese Taste angeklickt
wird.
• MouseOver: Die Grafik-Datei, die statt des normalen TastenHintergrundbildes verwendet wird, wenn der Mauszeiger über
diese Taste geführt wird.
Falls Sie z. B. eine Namenstaste kopiert haben, ist zunächst über
beide Tasten das gleiche Ziel anwählbar. Wenn Sie aber eigentlich
zwei Tasten haben möchten, die Sie mit unterschiedlichen Zielen
belegen können, so müssen Sie den Tasten unterschiedliche
Nummern geben. Erst dann können Sie beiden Tasten im
Normalmodus unterschiedliche Kurzwahlen zuordnen.
5.
Das Kontrollkästchen „Indizierte Fläche“ zeigt an, dass dieser
Tastentyp indiziert ist. Zu diesem Index kann dann eine eigene
Informationsfläche zugeordnet werden. Diese Option ist nur für
Leitungstasten relevant.
Beispiel:
Sie haben eine Taste „Leitung 1“ und eine Taste „Leitung 2“. Sie
können später eine Informationsfläche einfügen, die nur der
Leitung 1 zugeordnet ist. Hier lassen Sie z. B. das Rufprotokoll
darstellen. So haben Sie die Möglichkeit den Verlauf eines Anrufs
und die verschiedenen Verbindungsversuche darzustellen.
6.
7.
8.
Wenn Sie für einen bestimmten Zustand kein Hintergrundbild
angeben, wird die im Feld „Normal“ angegebene Grafik verwendet.
Auf der Registerkarte „Zustände“ können Sie weitere
Hintergrundbilder für tastenspezifische Zustände hinterlegen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Beschriftung anzeigen“, wenn
Sie die Taste mit dem unter „Name“ angegebenen Text beschriften
möchten. Die Positionierung, Farbe und Schriftart des Texts wird auf
der Registerkarte „Textformat“ eingestellt.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Benutzerdefiniertes Bild
erlauben“, damit nach Verlassen des Editier-Modus ein Bild durch
den Benutzer definiert werden kann. Diese Option steht nur für
Namens- und Verknüpfungstasten zur Verfügung.
Bei Formaten, die keine Transparenz unterstützen, wird die Farbe
des obersten linken Pixels der Grafik als Transparentfarbe
interpretiert. Das heißt, dass bei allen Bereichen des
Tastenhintergrunds, die in dieser Farbe vorliegen, die HintergrundGrafik der Skin durchscheint.
9.
Unter „Hintergrundbild“ im Feld „Normal“ definieren Sie die
Grafik-Datei, die Sie für den Tasten-Hintergrund verwenden
möchten:
• Klicken Sie auf
, um nach entsprechenden Dateien zu suchen
oder
• Klicken Sie auf
, um die ausgewählte Grafik mit dem
verknüpften Grafikprogramm zu modifizieren.
Im Feld „Normal“ müssen Sie immer ein Hintergrundbild angeben.
Lassen Sie dieses Feld frei, wird beim Verlassen der Registerkarte
eine Fehlermeldung angezeigt.
Definieren Sie ggf. weitere Hintergrundbilder für bestimmte
Zustände der jeweiligen Taste.
Unter „Position“ in den Feldern „x-Achse“ und „y-Achse“
bestimmen Sie die Koordinaten der Taste innerhalb der SwyxIt!Oberfläche. Der Nullpunkt des Koordinatensystems liegt in der
linken oberen Ecke.
Registerkarte „Zustände“
Jede Taste kann abhängig von ihrem Typ unterschiedliche Zustände einnehmen. Für jeden dieser Zustände können Sie der Taste ein Bild (BMPDatei) oder eine Animation (AVI-Datei) zuordnen.
So legen Sie die Zustandseigenschaften für eine Taste fest
1.
Klicken Sie unter „Zustand“ auf die Dropdownliste „Name“.
Hier werden je nach Typ der Taste alle zur Verfügung stehenden
Zustände aufgelistet.
Benutzung von Skins
243
Skin bearbeiten
Bei Formaten, die keine Transparenz unterstützen, wird die Farbe
des obersten linken Pixels der Grafik bzw. desselben Pixels der
ersten Grafik der AVI-Animation als Transparentfarbe interpretiert.
Das heißt, dass bei allen Bereichen des Zustands-Bildes, die in
dieser Farbe vorliegen, die Tastenhintergrund-Grafik und/oder die
Hintergrund-Grafik der Skin durchscheint.
3.
Im Feld „Beschreibung“ geben Sie einen kurzen Hilfetext für die
QuickInfo ein. Diese QuickInfo erscheint, wenn Sie den Mauszeiger
über die entsprechende Taste bewegen.
4.
Klicken Sie auf „Vorgabe“, um den voreingestellten Text (Standard)
wieder als Beschreibung zu verwenden.
5.
Unter „Positionierung des Zustand-Bildes auf der Fläche“ in den
Feldern „x-Achse“ und „y-Achse“ bestimmen Sie die Koordinaten
der darzustellenden Grafik- oder AVI-Datei innerhalb der Taste. Der
Nullpunkt des Koordinatensystems liegt in der linken oberen Ecke
der Tastenhintergrund-Grafik.
6.
Aktivieren Sie die Option „Verwende Position für alle Zustände“,
um für alle den Zuständen zugeordneten Grafik- oder AVI-Dateien
die für die x- und y-Achse angegebenen Positionen zu verwenden.
Registerkarte „Textformat“
Beispiel: Eine Leitungstaste hat beispielsweise die Zustände
• „Frei“,
• „Wählen“,
• „Gehender Ruf, Besetzt“.
Einige Zustände können Platzhalter enthalten. Dabei bezeichnet
%peeraddress% den Namen des Anrufers und %calledaddress%
den Namen des angerufenen Teilnehmers.
2.
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Eigenschaften der Tastenbeschriftung fest.
So legen Sie den Text für eine Taste fest
1.
Unter „Textbereich innerhalb Fläche“ in den Feldern „x-Achse“ und
„y-Achse“ bestimmen Sie die Position des für den Text verwendeten
Bereiches innerhalb der Taste. Der Nullpunkt des
Koordinatensystems liegt in der linken oberen Ecke der
Tastenhintergrund-Grafik.
2.
In den Feldern „Breite“ und „Höhe“ bestimmen Sie die Größe des
für den Text verwendeten Bereiches.
Im Feld „Zustands-Bild“ bestimmen Sie eine Grafik-Datei oder eine
AVI-Animation, die für den Tastenzustand verwendet werden soll:
• Klicken Sie auf
, um nach entsprechenden Dateien zu
suchen oder
• Klicken Sie auf
, um die ausgewählte Grafik mit dem
verknüpften Grafikprogramm zu modifizieren.
Wenn für einen bestimmten Zustand kein Zustandsbild angegeben
wurde, wird das Hintergrundbild angezeigt.
Benutzung von Skins
244
Skin bearbeiten
So legen Sie die Eigenschaften für ein vom Benutzer der Taste zugeordnetes
Bild fest
3.
Wählen Sie unter „Textformat“ eine Ausrichtungsoption aus:
• „links“: Der Text wird linksbündig angezeigt
• „zentriert“: Der Text wird zentriert angezeigt.
• „rechts“: Der Text wird rechtsbündig angezeigt.
4.
Klicken Sie auf „Zeichensatz...“, um die für den Text zu
verwendende Schriftart auszuwählen.
5.
Klicken Sie auf „Farbe...“, um die für den Text zu verwendende
Farbe auszuwählen.
Registerkarte „Benutzerdefiniertes Bild“
Sofern der Systemadministrator dies bei der Definition der Skin erlaubt,
darf jeder Benutzer für bestimmte Tastentypen (Namenstasten, Verknüpfungstasten) eigene Grafiken und/oder individuelle Texte festlegen.
Dabei wird die Skin selbst nicht editiert.
Wenn Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ die Darstellung eines benutzerspezifischen Bildes auf dieser Taste erlaubt haben, so legen Sie auf
dieser Registerkarte die Eigenschaften für diese Grafik fest.
1.
Unter „Bildbereich innerhalb Fläche“ in den Feldern „x-Achse“ und
„y-Achse“ bestimmen Sie die Position des für die Grafik
verwendeten Bereiches innerhalb der Taste. Der Nullpunkt des
Koordinatensystems liegt in der linken oberen Ecke der
Tastenhintergrund-Grafik.
2.
In den Feldern „Breite“ und „Höhe“ bestimmen Sie die Größe des
für die Grafik verwendeten Bereiches.
3.
Unter „Bildausrichtung innerhalb Bildbereich“ schalten Sie per
Option ein, wie die Grafik innerhalb des definierten Bereichs
ausgerichtet wird, falls sie kleiner als dieser festgelegte Bereich ist.
Benutzung von Skins
Registerkarte „Kontextmenü“
Das Kontextmenü können Sie normalerweise auf bestimmten Tasten
durch Klicken mit der rechten Maustaste aufrufen. Auf der Registerkarte
„Kontextmenü“ können Sie festlegen, dass auf einem bestimmten
Bereich einer Taste das Kontextmenü durch einfaches Klicken mit der
linken Maustaste aufgerufen werden kann.
So legen Sie die Eigenschaften für das Kontextmenü fest
1.
2.
245
Skin bearbeiten
Wenn Sie das Kontextmenü nutzen möchten, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen „Kontextmenü-Bereich aktivieren“.
Geben Sie die Koordinaten für den Bereich ein, auf dem das
Kontextmenü zur Verfügung stehen soll.
Wenn Sie auf einer Skin den Mauszeiger über einen Bereich führen, für
den ein Kontextmenü definiert wurde, ändert sich der Mauszeiger
entsprechend. Durch Klicken mit der linken Maustaste öffnet sich das
Kontextmenü für diese Schaltfläche.
Registerkarte „Registerkarten“
Sie können Skin-Elemente auf Registerkarten gruppieren. Die Informationen zur Gruppe und Seite müssen Sie bei jedem Element angeben, das
auf einer Registerkarte platziert werden soll.
Bevor Sie bei einzelnen Skin-Elementen die Gruppen- und Seiteninformationen für die Registerkarte zuweisen, sollten Sie zunächst die Registerkarten-Elemente mit den Gruppen- und Seiteninformationen erstellen.
Beachten Sie die Informationen zum Erstellen von Registerkarten unter
Registerkarten (Seiten), Seite 255.
So weisen Sie ein Skin-Element einer Registerkarte zu
Für den Kontextmenü-Bereich können Sie kein separates
Hintergrundbild verwenden. Wenn Sie den Bereich grafisch
hervorheben möchten, müssen Sie das Hintergrundbild der Taste
entsprechend ändern.
1.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Registerkarten verwenden“.
2.
Geben Sie eine Ziffer für die Gruppe in das entsprechende Feld ein.
Alle Elemente einer Gruppe müssen dieselbe Ziffer haben.
3.
Geben Sie eine Ziffer für die Seite in das entsprechende Feld ein.
Die Seite mit der geringsten Nummer wird als Standard im
Vordergrund verwendet.
Benutzung von Skins
246
Skin bearbeiten
2.
Klicken Sie auf „Neu...“.
Es erscheint das Fenster „Neues Objekt einfügen“
3.
Klicken Sie unter „Typ auswählen“ auf die Option „Aktionsfläche“.
4.
Klicken Sie auf „OK“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
5.
Konfigurieren Sie die neue Aktionsfläche, wie in Taste
konfigurieren, Seite 241 beschrieben.
Taste entfernen
Taste hinzufügen
In der Praxis ist es oft einfacher, bereits vollständig definierte Tasten zu
kopieren als eine Taste von Grund auf neu zu entwerfen (siehe Kopieren
(Menübefehl), Seite 235).
Löschen Sie eine Taste wie nachfolgend beschrieben.
So löschen Sie eine Taste
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Taste.
Das Kontextmenü erscheint.
So erstellen Sie eine neue Taste
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Entfernen“.
Die Taste wird gelöscht.
Benutzung von Skins
247
Skin bearbeiten
19.2.24 Informationsflächen (Display-Elemente) bearbeiten
Display-Elemente dienen zur Anzeige verschiedener Informationen,
z. B.: Datum, Uhrzeit, Gebühren, Name und Telefonnummer des Anrufers, Name und Telefonnummer des Angerufenen, usw.
Sie können die Display-Elemente frei auf geeigneten Bereichen der Skin
anordnen. Auf der Standard-Skin befinden sich ein Teil der Display-Elemente beispielsweise auf den Leitungstasten.Auf älteren Skins sind die
Display-Elemente auf einem Telefondisplay angeordnet. Im Folgenden
wird beschrieben, wie Sie vorhandene Display-Elemente ändern, neue
hinzufügen und löschen.
Registerkarte „Allgemein“
Auf dieser Registerkarte legen Sie die allgemeinen Einstellungen für das
Display-Element fest.
So legen Sie die allgemeinen Einstellungen für das Display-Element fest
1.
Möchten Sie dieses Display einer bestimmten Leitungstaste
zuordnen, so geben Sie im Feld „Nummer“ die Indexnummer der
entsprechenden Leitungstaste ein.
So können Sie z. B. hier das Rufprotokoll darstellen, das sich auf die
Verbindung der indizierten Leitung bezieht.
Suchfunktion
Ist die Informationsfläche nicht indiziert (Index 0), so werden die
Informationen für die aktive Leitung dargestellt.
Eine Besonderheit stellt das Display-Element mit dem Informationstyp
„Gewählte Rufnummer“ dar. Dieses dient nicht nur zur Anzeige, sondern auch zum Eingeben einer Rufnummer bzw. eines Namens und
beinhaltet auch die Suchfunktion.
Informationen zur Verwendung der Suchfunktion finden Sie in
Kapitel 10.6, Suchfunktion im Eingabefeld, Seite 108.
Display-Element konfigurieren
Mit SwyxIt! können Sie das Aussehen und die darzustellenden Informationen der einzelnen Display-Elemente ändern. Ein Display-Element
setzt sich aus folgenden drei Komponenten zusammen:
 Displayhintergrundbild
 Anzuzeigende Informationen
 Priorität der anzuzeigenden Information
Weiterhin können Sie festlegen, ob das Element immer oder nur auf
einer bestimmten Registerkarte angezeigt werden soll.
So ändern Sie das Erscheinungsbild eines Display-Elements
1.
Klicken Sie auf das zu ändernde Display-Element.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...” mit mehreren
Registerkarten.
2.
Registerkarte „Allgemein“
Registerkarte „Darstellung von Informationen“
Unter „Hintergrundbild“ im Feld „Normal“ bestimmen Sie die
Grafik-Datei, die als Hintergrund verwendet wird:
• Klicken Sie auf
suchen oder
, um nach entsprechenden Dateien zu
Benutzung von Skins
248
Skin bearbeiten
• Klicken Sie auf
, um die ausgewählte Grafik mit dem
verknüpften Grafikprogramm zu modifizieren.
3.
Verfügbare Information
Erläuterung
Meldungen
Hinweise von SwyxIt!
Dabei handelt es sich um Statusmeldungen, die SwyxIt! bei einem Vorgang
ausgibt, z. B. während der Anmeldung an
SwyxServer, oder beim Wechsel in den
CTI-Modus.
Name
Name des Anrufers (soweit verfügbar)
XXX steht für einen unbekannten
Anrufer
Name/ Nummer
Name und Nummer des Anrufers
(soweit verfügbar)
XXX steht für einen unbekannten
Anrufer
Rufnummer
Rufnummer des Anrufers (soweit verfügbar)
XXX steht für eine unbekannte Rufnummer
Unter „Position“ in den Feldern „x-Achse“ und „y-Achse“
bestimmen Sie die Koordinaten des Display-Elements innerhalb der
SwyxIt!-Oberfläche. Der Nullpunkt des Koordinatensystems liegt in
der linken oberen Ecke.
Weitere Felder können für das Display-Element nicht geändert
werden.
Beachten Sie bitte, dass der Hintergrund für ein Display, in dem Sie ein
Rufprotokoll darstellen möchten, hinreichend hoch ist (ca. 6-8 Zeilen).
Registerkarte „Darstellung von Informationen“
Auf dieser Registerkarte legen Sie fest, welche Informationen auf einem
Display-Element angezeigt werden. Folgende Informationen werden zur
Anzeige zur Verfügung gestellt:
Verfügbare Information
Erläuterung
Aktive Umleitung
Anzeige der Sofortigen Umleitung
(Umleitung: <Ziel>)
Rufprotokoll
Zeigt alle Aktionen an, die Sie mit
diesem Ruf ausgeführt haben.
Aktiver Server
Anzeige des Servers, an dem SwyxIt!
derzeit angemeldet ist.
Rufprotokoll (kurz)
Zeigt in Kurzform die Aktionen an, die
Sie mit diesem Ruf ausgeführt haben.
Angerufene Durchwahl
(kommend)
Anzeige der Durchwahl, die der Anrufer
gewählt hat.
Uhrzeit
Aktuelle Uhrzeit (hh:mm:ss)
Umgeleitet von Name
Angerufener Name
(kommend)
Anzeige des Teilnehmernamens, den der
Anrufer gewählt hat.
Name des Teilnehmers, von dem dieser
Ruf umgeleitet wurde.
Umgeleitet von Rufnummer
Datum
Aktuelles Datum (tt.mm.jjjj)
Rufnummer des Teilnehmers, von dem
dieser Ruf umgeleitet wurde.
Eigener Name
Benutzername, mit dem SwyxIt! an
SwyxServer angemeldet ist.
Verbindungsdauer
Dauer der aktiven Verbindung
(hh:mm:ss)
Gebühren
Anfallende Gebühren der aktiven
Verbindung
Verbindungszustand
Zustand der aktiven Leitung.
Gewählte Rufnummer
Darstellung einer eingegebenen
Rufnummer bzw. Suchfunktion.
Soll ein Display-Element mehr als eine Information anzeigen, können Sie
bestimmen, welche Priorität die einzelnen Informationen besitzen. Falls
beispielsweise von ein und demselben Display-Element die aktuelle
Benutzung von Skins
249
Skin bearbeiten
Uhrzeit und Rufnummer/Name eines Anrufers angezeigt werden sollen,
ist es sinnvoll, der Rufnummer/Name-Information eine höhere Priorität
zuzuteilen, als der Uhrzeit-Information. Sobald ein Anruf eingeht, wird
die Uhrzeit-Information ausgeblendet und stattdessen die Rufnummer/
Name-Information eingeblendet.
In dem Listenfeld „Gewünscht“ sind die Informationen aufgelistet, die
tatsächlich auf dem ausgewählten Display-Element angezeigt werden.
So fügen Sie eine Information zu einem Display-Element hinzu
Mit den Feldern „Mindestens anzeigen“ und „Höchstens anzeigen“
bestimmen Sie, wie lange eine neue Information im Display angezeigt
wird.
1.
Klicken Sie im Listenfeld „Verfügbar“ auf die Information, die Sie
auf dem Display-Element anzeigen möchten.
2.
Klicken Sie auf
Beispiel:
Oder
Tragen Sie für die Rufnummer/Name-Information in dem „Mindestens anzeigen“-Feld 5 Sekunden und in dem „Höchstens anzeigen“Feld 10 Sekunden ein, wird diese Information mindestens 5 (auch
wenn in der Zwischenzeit eine Information mit höherer Priorität verfügbar werden sollte) und höchstens 10 Sekunden angezeigt. Nach
Ablauf der Zeit wird wieder das Informationselement mit der niedrigeren Priorität, also die Uhrzeit-Information, eingeblendet.
1.
.
Doppelklicken Sie im Listenfeld „Verfügbar“ auf die Information,
die Sie auf dem Display-Element anzeigen möchten.
In jedem Fall wird die anzuzeigende Information in das Listenfeld
„Gewünscht“ kopiert.
So entfernen Sie eine Information aus einem Display-Element
1.
Klicken Sie im Listenfeld „Gewünscht“ auf die Information, die Sie
nicht mehr auf dem Display-Element anzeigen möchten.
2.
Klicken Sie auf
.
Oder
1.
Doppelklicken Sie im Listenfeld „Gewünscht“ auf die Information,
die Sie nicht mehr auf dem Display-Element anzeigen möchten.
In jedem Fall wird die Information aus dem Listenfeld „Gewünscht“
gelöscht.
So ändern Sie die Priorität einer Information auf dem Display-Element
1.
Klicken Sie im Listenfeld „Gewünscht“ auf die zu ändernde
Information.
2.
Klicken Sie
• auf
, um die Priorität zu erhöhen
oder
• auf
In dem Listenfeld „Verfügbar“ sind alle auf einem Display-Element
anzeigbaren Informationen aufgelistet.
, um die Priorität zu verringern.
Die Position innerhalb des Listenfeldes „Gewünscht“ verändert sich
entsprechend Ihrer Eingabe.
Benutzung von Skins
250
Skin bearbeiten
So legen Sie fest, wie lange eine Information angezeigt wird
1.
Klicken Sie im Listenfeld „Gewünscht“ auf die zu ändernde
Information.
2.
Im Feld „Mindestens anzeigen“ geben Sie die Zeit ein, wie lange die
Information mindestens angezeigt werden soll. Diese Zeitdauer gilt
selbst dann, wenn zwischenzeitlich eine Information mit höherer
Anzeigepriorität verfügbar wird.
3.
Im Feld „Höchstens anzeigen“ geben Sie die Zeit ein, wie lange die
Information höchstens angezeigt werden soll.
Der Wert „0“ bedeutet, dass die Information immer angezeigt
werden soll (sinnvoll bei Datum oder Uhrzeit).
Registerkarte „Registerkarten“
Sie können Display-Elemente auf Registerkarten gruppieren. Die Informationen zur Gruppe und Seite müssen Sie bei jedem Element angeben,
das auf einer Registerkarte platziert werden soll.
Bevor Sie bei einzelnen Skin-Elementen die Gruppen- und Seiteninformationen für die Registerkarte zuweisen, sollten Sie zunächst die Registerkarten-Elemente mit den Gruppen- und Seiteninformationen erstellen.
Beachten Sie die Informationen zum Erstellen von Registerkarten unter
Registerkarten (Seiten), Seite 255.
So weisen Sie ein Skin-Element einer Registerkarte zu
1.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Registerkarten verwenden“.
2.
Geben Sie eine Ziffer für die Gruppe in das entsprechende Feld ein.
Alle Elemente einer Gruppe müssen dieselbe Ziffer haben.
3.
Geben Sie eine Ziffer für die Seite in das entsprechende Feld ein.
Die Seite mit der geringsten Nummer wird als Standard im
Vordergrund verwendet.
Display-Element hinzufügen
Fügen Sie ein Display-Element wie nachfolgend beschrieben hinzu.
So fügen Sie ein neues Display-Element hinzu
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Neu...“.
Es erscheint das Fenster „Neues Objekt einfügen“:
Benutzung von Skins
251
Skin bearbeiten
19.2.25 Schieberegler bearbeiten
Um die Lautstärke zu regulieren kann man auf der Skin einen Schieberegler definieren. Er verfügt über einen Anfang- und Endpunkt, ein Hintergrundbild evtl. mit Beschriftung und einen verschiebaren Regler, der
gestaltbar ist.
Schieberegler konfigurieren
So ändern Sie das Erscheinungsbild des Schiebereglers
1.
3.
Klicken Sie unter „Typ auswählen“ auf die Option
„Informationsfläche“.
4.
Klicken Sie auf „OK“.
5.
Klicken Sie auf den zu ändernden Schieberegler.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...” mit mehreren
Registerkarten.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
Registerkarte „Allgemein“
Konfigurieren Sie die neue Informationsfläche, wie in DisplayElement konfigurieren, Seite 247 beschrieben.
Registerkarte „Zustände“
Registerkarte „Textformat“
Display-Element entfernen
Registerkarte „Schieberegler“
Löschen Sie ein Display-Element wie nachfolgend beschrieben.
Registerkarte „Allgemein“
So löschen Sie ein Display-Element
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende
Display-Element.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Entfernen“.
Das Display-Element wird gelöscht.
Auf dieser Registerkarte legen Sie die allgemeinen Einstellungen fest.
So legen Sie die allgemeinen Einstellungen für den Schieberegler fest
1.
Klicken Sie in der Dropdownliste „Typ“ auf die Art des
Schiebereglers.
Benutzung von Skins
252
Skin bearbeiten
5.
Unter „Position“ in den Feldern „x-Achse“ und „y-Achse“
bestimmen Sie die Koordinaten des Schiebereglers innerhalb der
SwyxIt!-Oberfläche. Der Nullpunkt des Koordinatensystems liegt in
der linken oberen Ecke.
Weitere Felder können für den Schieberegler nicht geändert
werden.
Registerkarte „Zustände“
Der Schieberegler kann unterschiedliche Zustände einnehmen abhängig davon, welche Ausgabe reguliert wird (z. B. die Lautstärke eines
Handsets, Headsets oder Klingeln). Für jeden dieser Zustände können
Sie dem Regler ein Bild (BMP-Datei) oder eine Animation (AVI-Datei)
zuordnen.
So legen Sie die Zustandseigenschaften für einen Schieberegler fest
1.
Klicken Sie unter „Zustand“ auf die Dropdownliste „Name“.
Hier werden alle zur Verfügung stehenden Zustände aufgelistet.
2.
Im Feld „Name“ geben Sie den für die Beschriftung der Taste zu
verwendenden Text ein.
3.
Möchten Sie den Namen des Schieberegler auf der Oberfläche
darstellen, aktivieren Sie „Beschriftung anzeigen“.
4.
Unter „Hintergrundbild“ im Feld „Normal“ bestimmen Sie die
Grafik-Datei, die als Displayhintergrund verwendet wird:
• Klicken Sie auf
, um nach entsprechenden Dateien zu
suchen oder
• Klicken Sie auf
, um die ausgewählte Grafik mit dem
verknüpften Grafikprogramm zu modifizieren.
Benutzung von Skins
2.
253
Skin bearbeiten
Im Feld „Zustands-Bild“ bestimmen Sie eine Grafik-Datei oder eine
AVI-Animation, die für den Zustand des Schiebereglers verwendet
werden soll:
• Klicken Sie auf
2.
In den Feldern „Breite“ und „Höhe“ bestimmen Sie die Größe des
für den Text verwendeten Bereiches.
3.
Wählen Sie unter „Textformat“ eine Ausrichtungsoption aus:
• „links“: Der Text wird linksbündig angezeigt
• „zentriert“: Der Text wird zentriert angezeigt.
• „rechts“: Der Text wird rechtsbündig angezeigt.
4.
Klicken Sie auf „Zeichensatz...“, um die für den Text zu
verwendende Schriftart auszuwählen.
5.
Klicken Sie auf „Farbe...“, um die für den Text zu verwendende
Farbe auszuwählen.
, um nach entsprechenden Dateien zu
suchen oder
• Klicken Sie auf
, um die ausgewählte Grafik mit dem
verknüpften Grafikprogramm zu modifizieren.
Bei Formaten, die keine Transparenz unterstützen, wird die Farbe
des obersten linken Pixels einer Grafik bzw. einer AVI-Animation als
Transparentfarbe interpretiert. Das heißt, dass auf allen Bereichen
des Bildes, die diese Farbe haben, der Hintergrund durchscheint.
3.
Im Feld „Beschreibung“ geben Sie einen kurzen Hilfetext für die
QuickInfo ein. Diese QuickInfo erscheint, wenn Sie den Mauszeiger
über die entsprechende Taste bewegen.
4.
Klicken Sie auf „Vorgabe“, um den voreingestellten Text (Standard)
wieder als Beschreibung zu verwenden.
5.
Unter „Positionierung des Zustand-Bildes auf der Fläche“ in den
Feldern „x-Achse“ und „y-Achse“ bestimmen Sie die Koordinaten
der darzustellenden Grafik- oder AVI-Datei innerhalb der Taste. Der
Nullpunkt des Koordinatensystems liegt in der linken oberen Ecke
der Tastenhintergrund-Grafik.
6.
Aktivieren Sie die Option „Verwende Position für alle Zustände“,
um für alle den Zuständen zugeordneten Grafik- oder AVI-Dateien
die für die x- und y-Achse angegebenen Positionen zu verwenden.
Registerkarte „Textformat“
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Eigenschaften der Tastenbeschriftung fest. Diese Registerkarte ist nur dann konfigurierbar, wenn auf der
Registerkarte „Allgemein“ das Kontrollkästchen „Beschriftung anzeigen“ aktiviert ist.
So legen Sie das Textformat für einen Schieberegler fest
1.
Unter „Textbereich innerhalb Fläche“ in den Feldern „x-Achse“ und
„y-Achse“ bestimmen Sie die Position des für den Text verwendeten
Bereiches innerhalb der Taste. Der Nullpunkt des
Koordinatensystems liegt in der linken oberen Ecke der
Tastenhintergrund-Grafik.
Registerkarte „Schieberegler“
Auf der Registerkarte „Schieberegler“ werden die Eigenschaften des
Reglers festgelegt.
Benutzung von Skins
254
Skin bearbeiten
So legen Sie die Eigenschaften des Reglers fest
1.
2.
3.
Unter „Länge des Reglerbereiches“ in den Feldern „x-Achse“ und
„y-Achse“ bestimmen Sie die Anfangs - und End-Position des RegelBereiches. Der Nullpunkt des Koordinatensystems liegt in der
linken oberen Ecke der Hintergrund-Grafik.
Unter „Bild für Reglertaste“ legen Sie das Aussehen der Taste fest,
die über den Regelbereich bewegt wird. Sie können hier zwei
unterschiedliche Bilder auswählen, eines für den Ruhezustand und
eine Darstellung für den „gedrückten“ Zustand dieser Taste.
Mit dem „Steuerpunkt auf der Reglerleiste“ legen Sie die genaue
Position des Punktes fest, der innerhalb der Reglertaste als
Regelpunkt (hot spot) interpretiert wird.
Registerkarte „Registerkarten“
Sie können Schieberegler-Elemente auf Registerkarten gruppieren. Die
Informationen zur Gruppe und Seite müssen Sie bei jedem Element
angeben, das auf einer Registerkarte platziert werden soll.
Bevor Sie bei einzelnen Skin-Elementen die Gruppen- und Seiteninformationen für die Registerkarte zuweisen, sollten Sie zunächst die Registerkarten-Elemente mit den Gruppen- und Seiteninformationen erstellen.
Beachten Sie die Informationen zum Erstellen von Registerkarten unter
Registerkarten (Seiten), Seite 255.
So weisen Sie ein Skin-Element einer Registerkarte zu
1.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Registerkarten verwenden“.
2.
Geben Sie eine Ziffer für die Gruppe in das entsprechende Feld ein.
Alle Elemente einer Gruppe müssen dieselbe Ziffer haben.
3.
Geben Sie eine Ziffer für die Seite in das entsprechende Feld ein.
Die Seite mit der geringsten Nummer wird als Standard im
Vordergrund verwendet.
Benutzung von Skins
Schieberegler-Element hinzufügen
Fügen Sie ein Schieberegler-Element wie nachfolgend beschrieben
hinzu.
So fügen Sie ein neues Schieberegler-Element hinzu
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
255
Skin bearbeiten
Klicken Sie auf „Neu...“.
Es erscheint das Fenster „Neues Objekt einfügen“:
Das Schieberegler-Element wird gelöscht.
19.2.26 Registerkarten (Seiten)
Sie können Skin-Elemente auf Registerkarten gruppieren. Damit können
Sie eine große Anzahl von Elementen auf einer Skin anordnen. Durch
die Gruppierung auf den Registerkarten wird die Übersichtlichkeit beibehalten und gleichzeitig ein schneller Zugriff ermöglicht.
Registerkarten-Element:
„Kopfbereich“ einer Registerkarte (Seite). Es enthält die Beschriftung.
Durch Klicken auf das Registerkarten-Element können Sie zwischen den
einzelnen Seiten wechseln.
Gruppe:
Zu einer Gruppe gehören alle Registerkarten (Seiten), die „übereinander“ gelagert sind. Eine Gruppe kann beliebig viele Seiten haben.
Seite:
Bereich, auf dem Skin-Elemente platziert werden können. Die Seiten
gehören immer einer Gruppe an und werden durch Klicken auf das
zugehörige Registerkarten-Element in den Vordergrund gebracht.
Seite
3.
Klicken Sie unter „Typ auswählen“ auf die Option „Schieberegler“.
4.
Klicken Sie auf „OK“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
5.
Konfigurieren Sie den neuen Schieberegler, wie in Schieberegler
konfigurieren, Seite 251 beschrieben.
Schieberegler-Element entfernen
Löschen Sie ein Schieberegler-Element wie nachfolgend beschrieben.
So löschen Sie ein Schieberegler-Element
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende
Schieberegler-Element.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Entfernen“.
Gruppe
Benutzung von Skins
256
Skin bearbeiten
Um eine Registerkarte anzulegen müssen Sie ein Registerkarten-Element und die Skin-Elemente, die Sie auf den Seiten anordnen möchten,
erstellen. Diese Elementen weisen Sie dann einer Registerkarte zu,
indem Sie die Gruppen- und Seiteninformationen angeben.
So konfigurieren Sie ein neues Registerkarten-Element
1.
Bevor Sie bei einzelnen Skin-Elementen die Gruppen- und Seiteninformationen für die Registerkarte zuweisen, sollten Sie zunächst die Registerkarten-Elemente mit den Gruppen- und Seiteninformationen erstellen.
Erstellen Sie ein neues Registerkarten-Element, wie unter So legen
Sie ein neues Registerkarten-Element an, Seite 256 beschrieben oder
klicken Sie auf ein vorhandenes Registerkarten-Element. Es
erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
Im Feld „Typ“ ist die Option „Registerkarten-Element“ ausgewählt.
So legen Sie ein neues Registerkarten-Element an
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
2.
Klicken Sie auf „Neu...“.
Es erscheint das Fenster „Neues Objekt einfügen“:
3.
Klicken Sie unter „Typ auswählen“ auf die Option „Aktionsfläche“.
4.
Klicken Sie auf „OK“.
Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.
5.
Wählen Sie im Feld „Typ“ die Option „Registerkarten-Element“ aus.
6.
Konfigurieren Sie die neue Informationsfläche, wie in So
konfigurieren Sie ein neues Registerkarten-Element, Seite 256
beschrieben.
7.
Legen Sie für jede weitere Registerkarte jeweils ein RegisterkartenElement an und weisen Sie die Gruppen- und Seiteninformationen
entsprechend zu (Registerkarte „Gruppe“).
2.
Wenn Sie eine Beschriftung für die Registerkarte hinzufügen
möchten, geben Sie im Feld „Name“ die Beschriftung des
Registerkarten-Elementes ein und aktivieren Sie das
Kontrollkästchen „Beschriftung anzeigen“. Diese Beschriftung wird
für die Skin gespeichert. Sie können im Normalmodus diese
Beschriftung auf Benutzerebene ändern. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Kapitel 19.2.26.1, Beschriftung der
Registerkarte (Tab) ändern, Seite 257.
Benutzung von Skins
3.
257
Skin bearbeiten
Wählen Sie die Hintergrundbilder aus und geben Sie die
Positionsinformationen an. Detaillierte Informationen zum
Hintergrundbild finden Sie unter So legen Sie die allgemeinen
Einstellungen für eine Taste fest, Seite 241.
4.
Auf der Registerkarte „Zustände“ sind keine Änderungen für das
Registerkarten-Element erforderlich, da nur ein Zustand „Seite“
vorhanden ist.
5.
Auf der Registerkarte „Textformat“ können Sie die Formatierung
und die Position der Beschriftung ändern. Die Felder sind nur
aktiviert, wenn Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ das
Kontrollkästchen „Beschriftung anzeigen“ keine Änderungen für
das Registerkarten-Element erforderlich, da nur ein Zustand „Seite“
vorhanden ist.
6.
Auf der Registerkarte „Benutzergrafik“ sind keine Änderungen für
das Registerkarten-Element möglich, da für diesen Elementtyp keine
Benutzergrafiken hinterlegt werden können.
7.
Auf der Registerkarte „Kontextmenü“ können Sie einen Bereich für
das Kontextmenü hinterlegen. Beim Registerkarten-Element ist
jedoch nur die nur die Hilfefunktion im Kontextmenü hinterlegt.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt So legen
Sie die Eigenschaften für das Kontextmenü fest, Seite 245.
8.
Geben Sie auf der Registerkarte „Registerkarten“ die Gruppe und
die Seite an, für die Sie das Registerkarten-Element erstellt haben
(siehe So weisen Sie ein Skin-Element einer Registerkarte zu, Seite 245).
9.
Erstellen Sie ggf. weitere Registerkarten-Elemente für alle Seiten
aller Gruppen.
10. Erstellen Sie die Skin-Elemente, die Sie auf den Seiten anordnen
möchten und geben Sie bei diese Elementen die entsprechenden
Gruppen- und Seiteninformationen an.
So legen Sie ein neues Registerkarten-Element an
So weisen Sie ein Skin-Element einer Registerkarte zu
So ändern Sie die Beschriftung einer Registerkarte
19.2.26.1Beschriftung der Registerkarte (Tab) ändern
Sie haben die Möglichkeit, die auf der Skin vorgegebene Beschriftung
einer Registerkarte im Normalmodus zu ändern. Diese Änderung wird
nicht in der Skin selbst sondern in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.
Wenn Sie keine benutzerspezifische Beschriftung eingeben, wird die auf
der Skin definierte Beschriftung angezeigt.
So ändern Sie die Beschriftung einer Registerkarte
1.
Klicken Sie im Normalmodus mit der rechten Maustaste auf die
Beschriftung der Registerkarte und wählen Sie im Kontextmenü die
Option „Eigenschaften“.
2.
Geben Sie im Eigenschaftenfenster die neue Beschriftung ein und
bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“.
Benutzung von Skins
19.2.27 SwyxIt! Web Extension
SwyxIt! bietet die Möglichkeit, Web-Inhalte direkt auf der Skin anzuzeigen. Dazu müssen Sie eine Skin mit dem Skin-Element „SwyxIt! Web
Extension“ erstellen und entsprechend konfigurieren.
19.2.27.1SwyxIt! Web Extension erstellen
Sie können Skins erstellen, die Web-Inhalte anzeigen können. Dazu
steht Ihnen das Skin-Element „SwyxIt! Web Extension“ zur Verfügung.
So erstellen Sie ein neues Skin-Element für die SwyxIt! Web Extension
1.
258
Skin bearbeiten
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hintergrund der Skin.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option „Neu...“ aus. Ein
Dialogfeld wird geöffnet.
2.
Wählen Sie die Option „SwyxIt! Web Extension“ aus.
3.
Klicken Sie auf „OK“.
So legen Sie die allgemeinen Einstellungen für die SwyxIt! Web Extension fest
So ändern Sie die Eigenschaften der SwyxIt! Web Extension
Registerkarte „Allgemein“
Auf dieser Registerkarte legen Sie die allgemeinen Einstellungen fest.
Dabei können Sie eine Grafik für den Hintergrund und die Position der
SwyxIt! Web Extension auf der Skin festlegen.
So legen Sie die allgemeinen Einstellungen für die SwyxIt! Web Extension
fest
1.
Geben Sie im Bereich „Flächendefinition“ im Feld „Nummer“ eine
Leitungsnummer ein, wenn Sie eine URL mit einer Leitungstaste
verknüpfen möchten. Ansonsten lassen Sie die „0“ stehen.
Die anderen beiden Felder im Bereich „Flächendefinition“ können
Sie nicht ändern.
Ein Dialogfeld wird geöffnet, in dem Sie die Eigenschaften festlegen
können.
So legen Sie die allgemeinen Einstellungen für die SwyxIt! Web Extension fest
19.2.27.2SwyxIt! Web Extension konfigurieren
Wenn Sie ein neues Skin-Element „SwyxIt! Web Extension“ erstellt
haben, müssen Sie dies zunächst konfigurieren. Dabei können Sie verschiedene Optionen festlegen.
Auf der Registerkarte „Allgemein“ können Sie allgemeine Optionen festlegen, wie die Position und die Hintergrundgrafik.
Auf der Registerkarte „SwyxIt! Web Extension“ können Sie zusätzliche
Optionen festlegen, wie die URL, die im Browser-Bereich angezeigt werden soll, das Ereignis, bei dem der Web-Inhalt geladen wird oder Sie
können den Inhalt an eine bestimmte Leitungstaste koppeln. Weiterhin
können Sie festlegen, ob der Inhalt in einem separaten Browserfenster
oder innerhalb des auf der Skin definierten Browserbereiches angezeigt
werden soll.
Sie können die SwyxIt!-Web-Erweiterung so konfigurieren, dass je nach
Situation ein anderer Browserinhalt angezeigt wird. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Ereignisse, Seite 260.
2.
Unter „Hintergrundbild“ im Feld „Normal“ können Sie die GrafikDatei festlegen, die als Hintergrund verwendet wird:
Benutzung von Skins
259
Skin bearbeiten
• Klicken Sie auf
, um nach entsprechenden Dateien zu
suchen.
• Klicken Sie auf
, um die ausgewählte Grafik mit dem
verknüpften Grafikprogramm zu bearbeiten.
3.
Unter „Position“ in den Feldern „x-Achse“ und „y-Achse“
bestimmen Sie die Koordinaten des der SwyxIt! Web Extension
innerhalb der SwyxIt!-Oberfläche. Der Nullpunkt des
Koordinatensystems liegt in der linken oberen Ecke.
Weitere Felder können für die SwyxIt! Web Extension nicht
geändert werden.
Registerkarte „SwyxIt! Web Extension“
Auf dieser Registerkarte können Sie weitere Eigenschaften für die SwyxIt! Web Extension definieren:
 die Größe und Position des Browser-Bereiches innerhalb der SwyxIt!
Web Extension
 die URL, die im Browser-Bereich angezeigt werden soll
 das Ereignis, bei dem der Web-Inhalt geladen wird
 Kopplung des Inhaltes an eine bestimmte Leitungstaste
 Verwendung des Kontextmenüs im Browser-Bereich
3.
Geben Sie nun die Koordinaten für den Browser-Bereich innerhalb
der SwyxIt! Web Extension ein. Dieser Bereich wird im Skin-Editor
zunächst mit einer gelben Linie markiert.
4.
Wählen Sie nun ein Ereignis aus der Liste aus, bei dem die URL
geladen wird. Geben Sie dann die URL für dieses Ereignis ein.
 Anzeige von Bildlaufleisten im Browser-Bereich
 Öffnen eines neuen Fensters pro Ereignis
 SwyxIt! Web Extension bei Ereignis im Vordergrund anzeigen
Sie können auch verschiedene Ereignisse angeben, bei denen
jeweils eine andere URL aufgerufen wird. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Ereignisse, Seite 260.
So ändern Sie die Eigenschaften der SwyxIt! Web Extension
1.
Klicken Sie auf die SwyxIt! Web Extension. Es erscheint das
Dialogfeld „Eigenschaften von...”.
2.
Wählen Sie die Registerkarte „SwyxIt! Web Extension“ aus.
5.
Wenn Sie die SwyxIt! Web Extension mit einer bestimmten Leitung
verknüpfen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Aufruf
durch Leitung mit demselben Index“. Sie müssen dann auf der
Registerkarte „Allgemein“ die Nummer der Leitungstaste im Feld
„Nummer“ eingeben.
6.
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Kontextmenü des Browsers
anzeigen“ aktivieren, wird das Kontextmenü des Browsers (Internet
Explorer) verwendet. Wenn Sie diese Option deaktvieren, ist im
Browser-Bereich kein Kontextmenü verfügbar.
Benutzung von Skins
260
Skin bearbeiten
7.
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Bildlaufleisten zulassen“
aktivieren, werden Bildlaufleisten angezeigt, wenn der Web-Inhalt
größer als das Fenster ist.
8.
Wenn Sie das Kontrollkästchen „SwyxIt! Web Extension bei Ereignis
im Vordergrund anzeigen“ aktivieren, wird die Registerkarte mit
dem Web-Inhalt auf der Skin im Vordergrund angezeigt, sobald das
Ereignis eintritt.
Registerkarte „Registerkarten“
Sie können SwyxIt! Web Extension-Elemente auf Registerkarten gruppieren. Die Informationen zur Gruppe und Seite müssen Sie bei jedem
Element angeben, das auf einer Registerkarte platziert werden soll.
Bevor Sie bei einzelnen Skin-Elementen die Gruppen- und Seiteninformationen für die Registerkarte zuweisen, sollten Sie zunächst die Registerkarten-Elemente mit den Gruppen- und Seiteninformationen erstellen.
Beachten Sie die Informationen zum Erstellen von Registerkarten unter
Registerkarten (Seiten), Seite 255.
So weisen Sie ein Skin-Element einer Registerkarte zu
1.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Registerkarten verwenden“.
2.
Geben Sie eine Ziffer für die Gruppe in das entsprechende Feld ein.
Alle Elemente einer Gruppe müssen dieselbe Ziffer haben.
3.
Geben Sie eine Ziffer für die Seite in das entsprechende Feld ein.
Die Seite mit der geringsten Nummer wird als Standard im
Vordergrund verwendet.
19.2.27.3Ereignisse
Sie können die SwyxIt!-Web-Erweiterung so konfigurieren, dass je nach
Situation ein anderer Browserinhalt angezeigt wird. Dafür müssen Sie
für verschiedene Ereignisse jeweils eine URL angeben. Haben Sie für ein
Ereignis keine URL definiert, dann wird bei diesem Ereignis der bisherige
Browser-Inhalt jeweils beibehalten.
Benutzung von Skins
261
Skin bearbeiten
Ereignis
Aktion
Skin laden
Hier wird die URL mit dem Laden der
Skin aufgerufen, also:
• beim Starten von SwyxIt!
• beim Wechseln der Skin
• beim Aktualisieren der Skin (z. B. mit
F5)
Eingehender Ruf
Eingehender externer Ruf
Eingehender interner Ruf
Zweitanruf
Zweitanruf (extern)
Zweitanruf (intern)
Die URL wird bei einem eingehenden
Ruf aufgerufen.
Wenn Sie die Option „Aufruf durch
Leitung mit demselben Index“ aktiviert
haben, wird die URL nur bei einem Ruf
auf der angegebenen Leitung aufgerufen.
Gehender Ruf
Gehender externer Ruf
Gehender interner Ruf
Die URL wird bei einem gehenden Ruf
(Rufen oder Anklopfen) aufgerufen.
Wenn Sie die Option „Aufruf durch
Leitung mit demselben Index“ aktiviert
haben, wird die URL nur bei einem Ruf
auf der angegebenen Leitung aufgerufen.
Verbindung aufgebaut
Externe Verbindung aufgebaut
Interne Verbindung aufgebaut
Verbindung beendet
Externe Verbindung beendet
Interne Verbindung beendet
Die URL wird aufgerufen, wenn eine
neue Verbindung hergestellt wird.
Wenn Sie die Option „Aufruf durch
Leitung mit demselben Index“ aktiviert
haben, wird die URL nur bei einem Ruf
auf der angegebenen Leitung aufgerufen.
Die URL wird aufgerufen, wenn eine
Verbindung beendet wird.
Wenn Sie die Option „Aufruf durch
Leitung mit demselben Index“ aktiviert
haben, wird die URL nur bei einem Ruf
auf der angegebenen Leitung aufgerufen.
Ereignis
Aktion
Leitung geändert
Die URL wird aufgerufen, wenn Sie eine
andere Leitung aktivieren. Wenn Sie die
Option „Aufruf durch Leitung mit
demselben Index“ aktiviert haben, wird
die URL nur beim Wechseln zu der
angegebenen Leitung aufgerufen.
Leitungsdetails geändert
Die URL wird aufgerufen, wenn die
Rufnummer oder der angezeigte Name
der Leitung sich ändern. (z. B. wenn Sie
zu einem anderen Teilnehmer weitergeleitet werden). Wenn Sie die Option
„Aufruf durch Leitung mit demselben
Index“ aktiviert haben, wird die URL
nur bei der Änderung der angegebenen
Leitung aufgerufen.
So legen Sie für verschiedene Ereignisse unterschiedliche URLs fest
1.
Klicken Sie auf die SwyxIt! Web Extension. Es erscheint das
Dialogfeld „Eigenschaften von...”.
2.
Wählen Sie die Registerkarte „SwyxIt! Web Extension“ aus.
3.
Wählen Sie nun ein Ereignis aus der Liste aus, bei dem eine URL
angezeigt werden soll, und geben Sie im Feld „URL“ die URL ein, die
nur bei diesem Ereignis geladen wird.
4.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für verschiedene Ereignisse.
19.2.27.4Anwendungsbeispiele für Variablen
Neben den Ereignissen können Sie auch rufbezogene Variablen nutzen,
um spezifische Web-Anwendungen zu erstellen, auf die Sie dann per
URL zugreifen können. Damit ist es beispielsweise möglich, über die
Rufnummer eines eingehenden Rufes eine Adressauflösung in einem
Telefonverzeichnis durchzuführen. Diese Informationen können dann
direkt auf der SwyxIt!-Skin angezeigt werden oder Sie können damit
weitere Abfragen starten.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen beispielsweise Informationen in einer
Kundendatenbank speichern, können Sie diese auch auf Basis der Telefonnummer direkt anzeigen.
Benutzung von Skins
262
Skin speichern
2.
Klicken Sie auf „Skin speichern...“.
3.
Geben Sie im Fenster zum Speichern der Skin ggf. einen Namen für
die Skin ein.
4.
Wählen Sie eine der Optionen aus, um den Speicherort für die Skin
anzugeben:
• Skin in eigenem Benutzerprofil auf dem Server speichern
• Skin für alle Benutzer auf dem Server freigeben
(Administratorrechte erforderlich)
• Skin exportieren (als Datei speichern)
Detaillierte Informationen zu den Variablen entnehmen Sie bitte der
Knowledgebase auf der Swyx Homepage.
https://www.swyx.de/produkte/support/wissensdatenbank/artikeldetails/swyxknowledge/kb3694.html
19.3
Skin speichern
Sie können eine Skin jederzeit speichern (im Normalmodus oder im Editier-Modus).
Sie können eine geänderte Skin:
 unter demselben Namen in Ihrem Benutzerverzeichnis speichern.
Die Originalskin wird dabei überschrieben.
 unter einem anderen Namen in Ihrem Benutzerverzeichnis speichern.
 auf dem Server speichern und für alle Benutzer dieses Servers freigeben. Dazu müssen Sie über entsprechende Berechtigungen verfügen.
 als Datei in einem beliebigen Verzeichnis abspeichern (exportieren).
Eine Skin wird generell in Form einer komprimierten CAB-Datei gespeichert. In dieser Datei stehen alle Informationen, die SwyxIt! benötigt, um
die Skin aus den Einzelkomponenten (Hintergrundbilder, Tasten und Displays) zusammenzufügen.
Wenn Sie die Option „Skin exportieren“ auswählen, wird
automatisch der letzte Speicherort bzw. Ihr StandardBenutzerverzeichnis angegeben.
Beim Speichern einer Skin wird eine Vorschaugrafik erzeugt, die beim
Laden einer Skin angezeigt wird. Diese bildet den aktuellen Oberflächenzustand Ihrer Skin ab (z. B. auch mit Ihrer aktuellen Namenstastenbeschriftung). Wenn Sie die Skin veröffentlichen möchten, sollten Sie
daher die Skin möglichst im Normalmodus und mit entsprechender
Konfiguration speichern.
So speichern Sie eine Skin
1.
Wählen Sie im Menü „Datei“ die Option „Skin | Speichern“.
oder
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von
SwyxIt!.
Das Kontextmenü erscheint.
Um einen anderen Speicherort für die Skin anzugeben, klicken Sie
auf die Schaltfläche
neben dem Namen/Speicherort der Skin.
Wählen Sie das gewünschte Verzeichnis aus und geben Sie einen
Dateinamen für die Skin ein.
5.
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit „OK“.
Die Skin wird mit der Dateierweiterung *.cab gespeichert.
SwyxIt! installieren und deinstallieren
20
263
Voraussetzungen
SwyxIt! installieren und deinstallieren
ver 2012 R2 jeweils mit installiertem TCP/IP-Protokoll v4 (für die
Datenübertragung).
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie SwyxIt! und externe Audiogeräte (SwyxIt! Handset bzw. SwyxIt! Headset) installieren und wieder
deinstallieren können.
Bitte benutzen Sie auf allen Betriebssystemen immer jeweils das neueste
von Microsoft offiziell freigegebene Servicepack sowie die entsprechenden Patches.
Nach der erfolgreichen Installation finden Sie, entsprechend der Installationskonfiguration, eine Verknüpfung zu SwyxIt! auf Ihrem Desktop
und SwyxIt! im Windows-Startmenü und im Windows-Autostartmenü. In
Windows 8 und 8.1 können Sie anstelle der Verknüpfungen im Start- und
Autostartmenü manuell eine Verknüpfung auf der Startseite erstellen.
 Microsoft .NET Framework 4.5.1 (ist auf der SwyxWare-DVD enthalten).
Detailliertere Information bezüglich der Computer-Ausstattung entnehmen Sie bitte der Knowledgebase auf der Swyx Homepage.
https://www.swyx.de/produkte/support/wissensdatenbank/artikeldetails/swyxknowledge/kb4496.html
Voraussetzungen
Vorbereitungen für die Installation
SwyxIt! - Installation der Software
20.1
Wenn Sie eine Desktop-Firewall-Software verwenden, müssen Sie diese
entsprechend konfigurieren.
Voraussetzungen
Integration in Microsoft Outlook
SwyxServer
SwyxIt! unterstützt die Anbindung an Microsoft Outlook ab Version
2003, siehe SwyxIt!-Komponenten, Seite 265.
SwyxServer muss innerhalb des Netzwerkes installiert und betriebsbereit sein. In einer SwyxWare for DataCenter befindet sich SwyxServer
nicht innerhalb des Netzwerkes.
Wenn Sie MS Outlook ab Version 2007 verwenden, muss Outlook mit der
Komponente „.NET-Programmierunterstützung“ („.NET Programmability
Support“) installiert sein, um die Anbindung von SwyxIt! sicherzustellen.
SwyxIt!
Um SwyxIt! nutzen zu können, muss Ihr PC bestimmte Voraussetzungen
erfüllen:
 Prozessor: Intel Pentium 1 GHz oder höher
 Arbeitsspeicher: Windows 7, Windows 8, Windows 8.1 und Windows
10 mindestens 2 GB
 mindestens 100 MB freier Festplattenspeicher (mit SwyxFax Client ca.
160 MB)
 DirectX-fähige Grafikkarte mit der Mindestauflösung 800 x 600 Pixel
und mindestens 16 Bit Farbtiefe (32767 Farben)
 Soundkarte, um externe Audiogeräte eines Drittherstellers oder ein
anderes externes Audiogerät anzuschließen.
 Netzwerkkarte, die Ihnen den Zugriff auf das Netzwerk ermöglicht
 Betriebssystem: Windows 7, Windows Server 2008 R2, Windows 8,
Windows 8.1, Windows 10, Windows Server 2012 und Windows Ser-
20.2
Vorbereitungen für die Installation
Das Installationsprogramm von SwyxIt! prüft, ob die Installationsvoraussetzungen erfüllt sind. Wenn nicht, wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt und die Installation abgebrochen.
Sie können bereits vor der Installation oder auch zu einem beliebigen
späteren Zeitpunkt ein Handset oder Headset anschließen.
SwyxIt! installieren und deinstallieren
20.2.1 SwyxIt! Handset installieren
In Anh. 25: Endgeräte finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen
Headsets und Handsets, die mit SwyxIt! betrieben werden können.
Installation des SwyxIt! Handset P280
Verbinden Sie den USB-Stecker am SwyxIt! Handset mit einem USBAnschluss des PCs. Das Handset wird vom Betriebssystem erkannt und
steht in SwyxIt! als Audiogerät zur Verfügung. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Anhang 24, SwyxIt! Handset P280, Seite 280.
20.2.2 SwyxIt! Headset installieren
Ein SwyxIt! Headset ermöglicht Ihnen, besonders komfortabel zu telefonieren und beispielsweise gleichzeitig beidhändig zu tippen.
Wird ein SwyxIt! Headset an den PC angeschlossen, so wird der Adapter
vom Betriebssystem erkannt und steht Ihnen in SwyxIt! direkt zur Verfügung.
20.2.3 SwyxIt! Handset / SwyxIt! Headset ohne zusätzliche
Lautsprecher betreiben
Verwenden Sie ein SwyxIt! Headset oder betreiben Sie das SwyxIt!
Handset ohne zusätzliche Lautsprecher, so verfügen Sie über kein Ausgabegerät für die Ruftöne. In diesem Fall können Sie jedoch eine zusätzliche Signalisierung von eingehenden Anrufen über den internen PCLautsprecher einschalten. Sie können diese Option auf der Registerkarte
„Audio-Modus” unter dem Menüpunkt „Einstellungen | Lokale Konfiguration...” aktivieren.
20.3
264
SwyxIt! - Installation der Software
SwyxIt! - Installation der Software
So aktualisieren Sie Ihre SwyxIt!-Version
So installieren Sie SwyxIt!
So deinstallieren Sie SwyxIt!
20.3.1 Installation
Die Installation wird mit Hilfe der Standard-Schaltflächen „< Zurück“,
„Weiter >“ und „Abbrechen“ durchgeführt. Falls Sie Eingaben in einem
vorherigen Fenster ändern möchten, klicken Sie so lange auf „< Zurück“,
bis Sie an dem gewünschten Fenster angekommen sind, ändern Sie Ihre
Eingaben und fahren Sie durch Klicken auf „Weiter >“ fort. Möchten Sie
die Installation abbrechen, klicken Sie auf „Abbrechen“.
Für die Installation von SwyxIt! benötigen Sie Administratorrechte auf
dem PC.
So installieren Sie SwyxIt!
1.
Andernfalls werden möglicherweise nicht alle Komponenten
korrekt installiert.
2.
Legen Sie die SwyxWare-DVD in Ihr Laufwerk.
Das Installationsprogramm der DVD startet automatisch.
3.
Falls die Installation nicht startet, doppelklicken Sie auf die Datei
„autorun.exe“, die sich auf der SwyxWare-DVD befindet.
4.
Die SwyxWare-Startseite erscheint.
5.
Wählen Sie die Option „SwyxIt! installieren“.
Das Installationsprogramm prüft nun, ob das Microsoft .Net
Framework und die Microsoft WSE Runtimeauf dem System bereits
installiert istsind. Diese für die Installation von SwyxIt! relevante
Komponente ist im Lieferumfang enthalten. Ist diese Komponente
nicht installiert, klicken Sie auf die entsprechende Verknüpfung.
SwyxIt! zeichnet sich durch sehr einfache und benutzerfreundliche Installations- und Deinstallationsprozesse aus, die mit Windows-Grundkenntnissen schnell durchzuführen sind.
Zusammen mit SwyxIt! wird auch der SwyxFax Client installiert. Zur Verwendung von SwyxFax Client ist das Optionspaket „SwyxFax“ erforderlich.
Schließen Sie vor der Installation Microsoft Outlook bzw. Lotus
Notes.
6.
Wenn Sie die Readme-Datei mit wichtigen Informationen anzeigen
möchten, klicken Sie unter „Installieren oder Aktualisieren“ auf die
entsprechende Verknüpfung. Um die Installation zu starten, wählen
Sie dann unter „Installieren oder Aktualisieren“ die Option „SwyxIt!
installieren“.
SwyxIt! installieren und deinstallieren
Die Startseite des SwyxIt!-Installationsprogramms erscheint.
7.
Beachten Sie bitte die Hinweise und klicken Sie anschließend auf
„Weiter >“.
8.
Lizenzvereinbarung:
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich nehme den
Lizenzvertrag an.“ und klicken Sie auf „Weiter >“.
• Falls Sie der Lizenzvereinbarung nicht zustimmen, beenden Sie
die Installation durch Klicken auf „Abbrechen“.
9.
265
SwyxIt! - Installation der Software
Benutzerinformationen:
Beachten Sie die aktuellen Informationen zu dieser Version.
Klicken Sie auf „Weiter >“.
10. Installationsart:
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
• Klicken Sie auf die Option „Normal“, um die SwyxIt!Standardinstallation durchzuführen. Klicken Sie anschließend
auf „Weiter >“ und fahren Sie fort mit Bedienschritt (12).
• Klicken Sie auf die Option „Benutzerdefiniert“, um zusätzlich das
Installationsverzeichnis und die zu installierenden Komponenten
festzulegen. Diese Option sollten Sie nur dann auswählen, wenn
Sie mit den Komponenten von SwyxIt! vertraut sind. Klicken Sie
anschließend auf „Weiter >“ und fahren Sie fort mit
Bedienschritt (11).
• Klicken Sie auf die Option „Vollständig“, um alle verfügbaren
Komponenten von SwyxIt! zu installieren. Klicken Sie
anschließend auf „Weiter >“ und fahren Sie fort mit
Bedienschritt (12).
11. Wenn Sie die Option „Benutzerdefiniert“ gewählt haben, können
Sie nun weitere Installationsoptionen auswählen. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Benutzerdefinierte
Installation, Seite 265.
Wenn Sie SwyxIt! nicht im angegebenen Verzeichnis installieren
möchten, können Sie das Installationsverzeichnis über die
Schaltfläche „Durchsuchen“ ändern.
Über die Schaltfläche „Speicherplatz“ können Sie den auf Ihrem
Rechner verfügbaren Speicherplatz ermitteln. Dabei werden alle
lokalen Laufwerke und alle eingebundenen Netzlaufwerke
berücksichtigt. Damit können Sie feststellen, ob genügend
Speicherplatz für die von Ihnen ausgewählten Komponenten zur
Verfügung steht.
Über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ können Sie die
Standardeinstellungen für die Komponenten wiederherstellen
(entspricht der Installationsart „Normal“).
Klicken Sie auf „Weiter >“.
12. Installation starten
Mit „< Zurück“ können Sie Ihre Eingaben überprüfen bzw.
korrigieren.
Klicken Sie auf „Installieren“, um die Installation von SwyxIt! zu
starten.
13. Nach erfolgreicher Installation wird dies im Installations-Assistenten
angezeigt. Schließen Sie den Assistenten dann über die Schaltfläche
„Beenden“.
20.3.2 Benutzerdefinierte Installation
Bei der Installation können bestimmte Funktionen und Komponenten
für SwyxIt! installiert werden.
SwyxIt!-Komponenten
 Grafischer Skript Editor
Mit dieser Komponente wird der Call Routing Manager erweitert,
sodass eine grafische Darstellungsweise bei der Erstellung von
Regeln für die Rufbehandlung möglich ist. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Call Routing Manager".
 Video
Diese Komponente ermöglicht eine Videoverbindung zu einem
anderen SwyxIt!. Somit können Sie mit Ihrem Gesprächspartner
über Video von Angesicht zu Angesicht telefonieren (siehe Kapitel
10.23, Video, Seite 150).
 TeamViewer-Plugin
Das TeamViewer-Plugin bietet Collaboration-Funktionen per TeamViewer. Damit können Sie Ihrem Gesprächspartner während eines
Telefonats die Anzeige Ihres Bildschirminhaltes und ggf. auch den
Zugriff auf Ihren Computer ermöglichen (siehe Kapitel 10.14, Collaboration per Mausklick, Seite 133).
SwyxIt! installieren und deinstallieren
266
SwyxIt! - Installation der Software
 SwyxIt! Meeting-Plugin
 SwyxPLUS für DATEV pro
Das SwyxIt! Meeting-Plugin ist eine weitere Anwendung, um die Collaboration-Funktionen im SwyxIt! zu nutzen. Damit können Sie
Ihrem Gesprächspartner während eines Telefonates die Anzeige
Ihres Bildschirminhaltes und ggf. auch den Zugriff auf Ihren Computer ermöglichen (siehe Kapitel 10.14, Collaboration
per
Mausklick, Seite 133).
 Outlook AddIn (2003)
Diese Komponente ermöglicht die Integration von DATEV pro in
SwyxWare. Damit werden die DATEV-Kontaktdaten und die Telefonie-Funktion mit SwyxIt! zusammengeführt (siehe Kapitel 17, SwyxIt!
mit SwyxPLUS, Seite 218).
 TAPI Service Provider
Diese Komponente ermöglicht die Anbindung an Outlook ab Version 2003 (siehe auch Kapitel 15, Microsoft Outlook - Telefonieren mit
SwyxIt!, Seite 200).
 Outlook AddIn (2007 oder neuer)
Diese Komponente ermöglicht die Anbindung an Outlook ab 2007,
und neuer (siehe auch Kapitel 15, Microsoft Outlook - Telefonieren mit
SwyxIt!, Seite 200).
Mit der TAPI können Sie aus Drittanwendungen telefonieren (siehe
auch Anh. 21: Telefonieren aus Drittanwendungen, Seite 272).
Wählen Sie bei der Installation von SwyxIt! die Einstellung „Normal“, so
wird der Grafische Skript Editor installiert. Die Komponenten „Outlook
2003 AddIn“, „Outlook 2007 AddIn“ oder „Lotus Notes AddIn“ werden
nur dann installiert, wenn eine entsprechende Outlook-Version oder
Lotus Notes auf Ihrem Computer installiert ist.
SwyxIt!-Funktionen
 Desktop-Verknüpfung
Es kann entweder „Outlook AddIn (2003)“ oder „Outlook AddIn (2007
oder neuer)“ installiert werden. Wenn Sie beide Komponenten ausgewählt
haben, wird nur „Outlook AddIn (2007 oder neuer)“ installiert.
Es wird bei der Installation automatisch eine Verknüpfung auf dem
Desktop erstellt.
 SwyxIt! zur Autostart-Gruppe hinzufügen
 Office Communication AddIn
SwyxIt! wird bei der Installation automatisch zur Autostart-Gruppe
hinzugefügt, d.h. es wird bei jedem Starten von Windows automatisch mit gestartet.
 Quickstart-Dokumentation
Diese Komponente ermöglicht es, bei der Anzeige von Kontakten in
Microsoft Office den SwyxIt!-Benutzerstatus zu sehen und einen
Anruf mit SwyxIt! direkt von einer Office-Kontaktkarte aus zu starten
(siehe Kapitel 13, SwyxIt!-Statussignalisierung bei Microsoft OfficeKontakten, Seite 177).
 SwyxConnector for Skype
Mit dem SwyxConnector for Skype haben Sie die Möglichkeit,
Microsoft Skype for Business Funktionalitäten wie Instant Messaging, Statussignalisierung und Telefonbuch zusammen mit den zentralen Telefoniefunktionen von Swyx zu nutzen.
 Lotus Notes Plugin
Diese Komponente ermöglicht die Anbindung an Lotus Notes. Für
die vollständige Installation der Lotus Notes-Funktionen ist noch ein
weiterer Installationsschritt erforderlich (siehe Kapitel 16.1, SwyxOptionspaket für Lotus Notes - Installation, Seite 212).
 SwyxPLUS VisualContacts
Diese Komponente erweitert SwyxIt! durch die Anbindung an
SwyxPLUS ContactServer. SwyxPLUS ContactServer ist eine Serveranwendung und führt unterschiedliche Datenbanken zu einem einzigen, konsistenten LDAP-Verzeichnis zusammen (siehe Kapitel 17,
SwyxIt! mit SwyxPLUS, Seite 218).
Es wird bei der Installation eine Verknüpfung zur Kurzdokumentation „Quickstart“ im Startmenü erstellt. Dieses Dokument besteht
aus einer PDF-Datei, die Sie sich als Schnellreferenz ausdrucken können
Wählen Sie bei der Installation von SwyxIt! die Einstellung „Normal“, so
werden alle drei Funktionen installiert.
SwyxFax Client:
 SwyxFax Client
Mit SwyxFax Client können Sie Dokumente per Fax versenden, empfangen und verwalten. Zur Verwendung von SwyxFax Client ist das
Optionspaket „SwyxFax“ erforderlich. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxFax-Dokumentation.
 Desktop-Verknüpfung
Es wird bei der Installation automatisch eine Verknüpfung auf dem
Desktop erstellt.
SwyxIt! installieren und deinstallieren
267
SwyxIt! - Installation der Software
 SwyxFax Client zur Autostart-Gruppe hinzufügen
SwyxFax Client wird bei der Installation automatisch zur AutostartGruppe hinzugefügt, d.h. es wird bei jedem Starten von Windows
automatisch mit gestartet.
Wählen Sie bei der Installation die Einstellung „Normal“, so wird SwyxFax Client installiert. Es wird jedoch keine Desktop-Verknüpfung eingerichtet und SwyxFax Client wird nicht zur Autostart-Gruppe hinzugefügt.
Wenn Sie den Funktionsumfang später ändern möchten, führen Sie die
Installationsdatei erneut aus, wählen „Modifizieren“ und ändern die Einstellungen entsprechend.
:
Parameter
Erläuterung
msiexec /i
Aufruf der Installation
SwyxIt!German32.m
si
oder
SwyxIt!German64.m
si
Name der Installationsdatei
Bitte wählen Sie die MSI-Installationsdatei
abhängig von Ihrem Betriebssystem (32 bit oder
64 bit). Prüfen Sie die korrekte Bezeichnung.
/qb+
Stille Installation
Die Installation von SwyxIt! erfolgt ohne weitere
Benutzereingaben. Wenn Sie diesen Parameter
nicht verwenden, wird der Installationsassistent
wie bei der normalen Installation gestartet.
Jeder einzelne Schritt muss dann über die
Schaltfläche „Weiter“ bestätigt werden und die
vordefinierten Optionen können geändert
werden.
ADDLOCAL
Definition der Funktionen
Die verfügbaren Funktionen und Komponenten
finden Sie in der folgenden Tabelle.
/l*v
Generieren einer detaillierten Protokolldatei bei
der Installation
Mit einer Protokolldatei (*.log) können Sie
Fehler bei der Installation erkennen. Das
Verzeichnis, in das die Protokolldatei geschrieben wird, muss schon vorhanden sein.
REGCTISETTING
Festlegen der CTI-Einstellung (REGCTISETTING=#1)
Über diese Option können Sie definieren, ob
SwyxIt! direkt nach der Installation im CTIModus ausgeführt wird. Diese Einstellung kann
auch später über die Oberfläche von SwyxIt!
vom Benutzer geändert werden.
INSTALLDIR
Festlegen des Installationsverzeichnisses
Mit dieser Option können Sie das Verzeichnis
festlegen, in dem SwyxIt! installiert werden soll.
20.3.3 Installation aus der Befehlszeile
Sie können die Installation von SwyxIt! auch durch einen Aufruf aus der
Befehlszeile starten. Es ist empfehlenswert, bei dieser Art der Installation
immer eine Protokolldatei anzulegen (msiexec /l). Die Installation rufen
Sie über den Befehl „msiexec /i“ auf. Dabei können Sie Umfang und
Ablauf der Installation über bestimmte Parameter steuern.
Beispiel 1:
Sie möchten SwyxIt! ohne weitere Funktionen sowie die QuickstartDokumentation installieren. Dabei soll die Installation ohne Eingriff
des Benutzers erfolgen (stille Installation):
msiexec /i "SwyxIt!German64.msi" /qb+
ADDLOCAL="PhoneClient,Quickstart"
Beispiel 2:
Sie möchten SwyxIt! mit allen verfügbaren Funktionen in einem
angegebenen Verzeichnis installieren. Dabei soll SwyxIt! im CTIModus installiert werden, eine stille Installation erfolgen und eine
Protokolldatei geschrieben werden:
msiexec /i "SwyxIt!German64.msi" /qb+ ADDLOCAL=ALL
INSTALLDIR="C:\programme\SwyxIt!" REGCTISETTING=#1 /l*v
%temp%\SwyxIt!_install.log
Beispiel 3:
Sie möchten SwyxIt! mit allen verfügbaren Funktionen sowie die
Quickstart-Dokumentation installieren. Dabei soll der Benutzer die
Möglichkeit haben, während der Installation diese Parameter über
die Oberfläche des Installationsassistenten zu ändern:
msiexec /i "SwyxIt!German64.msi" ADDLOCAL="All"
Die folgenden Parameter können Sie verwenden
SwyxIt! installieren und deinstallieren
268
SwyxIt! - Installation der Software
Parameter
Erläuterung
Parameter
Komponentenname
/help
Hilfefunktion
Über diese Option werden weitere Parameter
des Windows Installers angezeigt, die Sie möglicherweise verwenden können.
Netviewer
Netviewer-Funktion für Collaboration
(Unterfunktion von PhoneClient)
ClientMeeting
SwyxIt! Meeting-Funktion für Collaboration
(Unterfunktion von PhoneClient)
CLMgrTSP
TAPI Service Provider
(Unterfunktion von PhoneClient)
DesktopShortcut
Desktop-Verknüpfung für SwyxIt!
(Unterfunktion von PhoneClient)
StartupShortcut
SwyxIt! zur Autostart-Gruppe hinzufügen
(Unterfunktion von PhoneClient)
Die folgende Tabelle enthält die für ADDLOCAL gültigen Funktionen:
Parameter
Komponentenname
All
Alle verfügbaren Optionen werden installiert
(siehe Hinweis nach der Tabelle).
PhoneClient
SwyxIt!
ScriptEditor
Grafischer Skript Editor
(Unterfunktion von PhoneClient)
Quickstart
Quickstart-Dokumentation für SwyxIt!
(Unterfunktion von PhoneClient)
OfficeUCSupport
Office Communication AddIn
(Unterfunktion von PhoneClient)
FaxClient
SwyxFax Client
LyncSupport
Swyx Connector for Skype
(Unterfunktion von PhoneClient)
DesktopShortcutFaxClient
Desktop-Verknüpfung für SwyxFax Client
(Unterfunktion von FaxClient)
Outlook2003Support
Outlook AddIn (2003)
(Unterfunktion von PhoneClient)
StartupShortcutFaxClient
SwyxFax Client zur Autostart-Gruppe hinzufügen
(Unterfunktion von FaxClient)
Outlook2007Support
Outlook AddIn (2007 oder neuer)
(Unterfunktion von PhoneClient)
EstosAccess
SwyxPLUS VisualContacts
(Unterfunktion von PhoneClient)
DatevIntegration
SwyxPLUS für DATEV pro
(Unterfunktion von PhoneClient)
NotesAccess
Lotus Notes AddIn
(Unterfunktion von PhoneClient)
Video
Videofunktion im SwyxIt!
TeamViewer
TeamViewer-Funktion für Collaboration
(Unterfunktion von PhoneClient)
Es kann entweder „Outlook AddIn (2003)“ oder „Outlook AddIn (2007
oder neuer)“ installiert werden. Wenn Sie den Parameter „All“ verwenden, wird nur „Outlook 2007 AddIn“ installiert.
Es kann entweder „Office Communication AddIn“ oder „Swyx Connector
for Skype“ installiert werden. Wenn Sie den Parameter „All“ verwenden,
wird nur „Office Communication AddIn“ installiert.
Weitere Informationen zu den Komponenten/Features finden Sie unter
Kapitel 20.3.2, Benutzerdefinierte Installation, Seite 265.
SwyxIt! installieren und deinstallieren
269
SwyxIt! - Installation der Software
20.3.4 Aktualisierung
Wenn Sie SwyxIt! in einer älteren Version verwenden oder den Umfang
der Installation ändern möchten, können Sie Ihre Version aktualisieren.
Ihre persönlichen Einstellungen bleiben dabei erhalten. Neue Features
können Sie über „Modifizieren“ hinzufügen, da diese bei einer Aktualisierung nicht automatisch selektiert werden.
So deinstallieren Sie SwyxIt!
Für die Deinstallation von SwyxIt! benötigen Sie Administratorrechte auf
diesem PC.
Prüfen Sie, welche SwyxServer-Version in Ihrem Unternehmen verwendet wird. Bevor Sie SwyxIt! auf eine neue Version aktualisieren, sollten
die Serverkomponenten aktualisiert werden.
1.
Schließen Sie ggf. Microsoft Outlook bzw. Lotus Notes.
2.
Öffnen Sie die Windows-Systemsteuerung.
3.
Doppelklicken Sie auf „Software“.
Wenn Sie eine Aktualisierung vornehmen und eine vorgegebene Skin
verwenden, kann es dazu kommen, dass Ihre eingestellte Skin durch
eine vom Administrator definierte systemweite Standard-Skin ausgetauscht wird.
4.
Markieren Sie in der Auswahlliste SwyxIt! und klicken Sie auf
„Entfernen“.
5.
Bestätigen Sie die Meldung, ob Sie SwyxIt! wirklich deinstallieren
möchten, mit „Ja“.
So aktualisieren Sie Ihre SwyxIt!-Version
1.
Falls SwyxIt! aktiv ist, beenden Sie SwyxIt!.
2.
Schließen Sie ggf. Microsoft Outlook bzw. Lotus Notes.
3.
Legen Sie die SwyxWare-DVD in Ihr Laufwerk.
Das Installationsprogramm der DVD startet automatisch.
4.
Falls die Installation nicht startet, doppelklicken Sie auf die Datei
„autorun.exe“, die sich auf der SwyxWare-DVD befindet.
Die SwyxWare-Startseite erscheint.
5.
Wählen Sie die Option „SwyxIt! installieren / aktualisieren“.
Das Setup aktualisiert nun Ihr SwyxIt!.
6.
Folgen Sie den bekannten Anweisungen, um die Aktualisierung
durchzuführen.
20.3.5 Deinstallation
Die Deinstallation von SwyxIt! wird benutzerfreundlich über die Systemsteuerung durchgeführt.
Die Deinstallation wird automatisch durchgeführt.
6.
Klicken Sie auf „OK“, um das Fenster „Eigenschaften von Software“
zu schließen.
Durch die Deinstallation von SwyxIt! wird Ihr Benutzerprofil auf SwyxServer nicht gelöscht. Das heißt, dass Sie auch nach einer Neuinstallation
alle vormals von Ihnen erstellten Ansagen, Skins und Ruftöne wieder verwenden können.
20.3.6 Besonderheiten bei der Verwendung ab Windows 7
und Windows Server 2008 R2
Beachten Sie bitte folgende Punkte, wenn Sie SwyxIt! unter Windows 7,
Windows 8 und Windows 8.1, Windows Server 2008 R2, Windows Server
2012 und Windows Server 2012 R2 verwenden.
 Anwendungsfreigabe basierend auf NetMeeting nur bedingt verfügbar.
Die Anwendungsfreigabe in SwyxIt! basierend auf Microsoft NetMeeting, steht nur für Windows XP zur Verfügung. SwyxIt! bietet
unter Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows
Server 2008 oder Windows Server 2012 stattdessen eine erweiterte
Collaboration-Funktion. Diese unterstützt weitere Tools (SwyxIt!
Meeting, TeamViewer) zur Anwendungsfreigabe. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Collaboration per
Mausklick, Seite 133.
SwyxIt! installieren und deinstallieren
270
SwyxIt!-Installation außerhalb des Firmennetzwerks
 Bestimmte Headsets und Handsets werden unter Windows 7,
Windows 8.x Windows Server 2008 R2 oder Windows Server 2012
nicht in vollem Umfang unterstützt:
Gerät
SwyxIt! Handset P230
20.4
Das Gerät wird umfassend unterstützt. (Nur
SwyxIt! 2011 R2 deutsche und englische
Version)
Siehe auch Knowledgebase-Artikel https://
www.swyx.de/produkte/support/wissensdatenbank/artikel-details/swyxknowledge/
kb4377.html
Das Gerät wird umfassend unterstützt.
Headset-Kabel K410
(GN 8110 USB)
Das Gerät wird umfassend unterstützt. Bei
älteren Geräten ist eine Aktualisierung der
Firmware erforderlich. Die Aktualisierung
können Sie auf der Webseite von GN Netcom
downloaden.
SwyxIt!-Installation außerhalb des
Firmennetzwerks
Wenn SwyxIt! über eine Fernverbindung (WAN) an SwyxServer angeschlossen wird, muss die Sprachkompression gemäß der Mindestbandbreite konfiguriert werden. Grundsätzlich soll die höchste Audioqualität
verwendet werden, wenn eine ausreichende Übertragungsrate von
Daten SwyxIt! zur Verfügung steht. Bei einer Übertragungsrate weniger
als 84 kbit/s (beim Hochladen oder Herunterladen), muss Sprachkompression verwendet werden.
Alle anderen hierfür notwendigen Einstellungen werden in SwyxServer
vom Administrator festgelegt.
So konfigurieren Sie SwyxIt! für eine WAN-Verbindung
Rufen Sie SwyxIt! auf und öffnen Sie unter „Einstellungen | Lokale
Konfiguration...“ die Registerkarte „Lokale Konfiguration“.
Wählen Sie im Feld „Sprachcodec“ die Einstellung, die der
Bandbreite der Verbindung entspricht.
Für die Home Office-Anbindung gibt es keine Einschränkungen der Funktionalität des Telefonie-Clients. Beachten Sie aber bitte, dass das Starten
von SwyxIt! und das Abspielen und Abhören von Ansagen einige Zeit in
Anspruch nehmen kann, da in diesen Fällen die hierfür notwendigen
Dateien über die WAN-Verbindung von SwyxServer geladen werden.
Außerdem kann das Abspeichern von Mitschnitten länger dauern und
zusätzliche Bandbreite beanspruchen, wenn das Verzeichnis für die mitgeschnittenen Gespräche nicht lokal auf dem Benutzer-PC liegt.
Unterstützung von Windows 7, 8.x, 2008 R2 und
2012
SwyxIt! Handset P280
1.
2.
20.5
Trace-Dateien zur Fehlerbehebung
SwyxWare bietet die Möglichkeit, die Aktivitäten der Software zu protokollieren. Standardmäßig werden nur Ausgaben erzeugt, die mindestens
dem Level „Error“ entsprechen.
Für genaue Fehleranalysen ist es oft nötig, die einzelnen Aktionen detaillierter zu verfolgen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, die hier
kurz erläutert werden sollen.
Die Festlegung der sogenannten Trace-Tiefe wird über eine Anzahl von
Registierungseinträgen realisiert.
Das Programmverzeichnis von SwyxIt! enthält Dateien (TraceOn.reg
bzw. TraceOn-x64.reg), die eine für die meisten Anwendungsfälle ausreichende Genauigkeit aktivieren.
Verwenden Sie diese REG-Dateien nur, wenn Sie von einem Swyx-Support-Mitarbeiter dazu aufgefordert werden.
Je nach verwendetem System wählen Sie bitte das Verzeichnis 32 Bit (TraceOn.reg bzw. TraceOff.reg) oder 64 Bit (TraceOn-x64.reg bzw. TraceOffx64.reg). Aktivieren Sie das Tracing mit einem Doppelklick auf die jeweilige Datei.
Wo sind die Trace-Dateien zu finden?
Die Trace-Dateien finden Sie im Temp-Verzeichnis des Anwenders, der
SwyxIt! ausführt. Das jeweilige Temp-Verzeichnis erreichen Sie durch
Eingabe von „%temp%“ in der Verzeichnisübersicht. Die Traces finden
Sie im Verzeichnis „Swyx\Traces“.
SwyxIt! installieren und deinstallieren
Trace-Dateien zur Fehlerbehebung
SwyxIt! löscht beim Start automatisch alle SwyxIt! Trace-Dateien aus
dem Temp-Verzeichnis, die älter als sieben Tage sind.
Möchten Sie in besonderen Fällen die Trace-Dateien von einem größeren Zeitraum sammeln, so können Sie das Ziel-Verzeichnis für die TraceDateien anpassen. Hierzu öffnen Sie den Registrierungs-Editor und passen Sie unterhalb des Schlüssels „HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Swyx\Client Line Manager\CurrentVersion\Tracing“ den Wert
„Logfile“ an. Wenn dort nur ein Dateiname angegeben ist, werden die
Trace-Dateien in das Temp-Verzeichnis geschrieben. Wenn dort ein vollständiger Pfad angegeben ist (Beispiel: c:\trace\SwyxIt!.log), werden die
Trace-Dateien in das entsprechende Verzeichnis geschrieben.
Tracing wieder ausschalten
Nach der Fehlersuche ändern Sie bitte die Tracetiefe wieder, da die so
erzeugten Dateien über einen längeren Zeitraum sehr viel Speicherplatz
benötigen. Die hierzu notwendigen Dateien (TraceOff.reg bzw. TraceOff-x64.reg) finden Sie im Programmverzeichnis von SwyxIt!. Um die
Trace-Tiefe wieder zu verkleinern und den Standardzustand wiederherzustellen doppelklicken Sie auf die entsprechende Datei.
271
Telefonieren aus Drittanwendungen
272
Installation der TAPI 2.x
Anh. 21: Telefonieren aus Drittanwendungen
In diesem Anhang wird beschrieben, wie Sie mit SwyxIt! in Drittanwendungen Anrufe starten können.
Für diese Anwendungen stellt SwyxIt! eine TAPI 2.x (Telephony Application Interface) zur Verfügung.
21.2
Drittanwendungen für SwyxIt! konfigurieren
am Beispiel der Microsoft Wählhilfe 1.0
Sie haben die Komponente TAPI Service Provider installiert und müssen
nun in der Drittanwendung - hier als Beispiel die Microsoft Wählhilfe 1.0
- folgende Parameter festlegen:
 den Standort,
21.1
Installation der TAPI 2.x
 die Ortskennzahl,
Bei der Installation von SwyxIt! müssen Sie die benutzerdefinierte Installation ausgewählt und dabei die Komponente TAPI Service Provider installiert
haben
(siehe
Kapitel
20.3.2,
Benutzerdefinierte
Installation, Seite 265). Ist dies nicht der Fall, so können Sie die TAPI 2.x
nachträglich installieren.
 Wählverfahren.
 Amtskennziffer für Orts- und Ferngespräche und
Nachfolgend werden die benötigten Einstellungen am Beispiel der
Microsoft Wählhilfe 1.0 unter Windows 2000 erklärt.
So stellen Sie die Telefonoptionen ein
So installieren Sie die TAPI 2.x nachträglich
1.
2.
3.
1.
Doppelklicken Sie unter „Start | Einstellungen | Systemsteuerung“
auf „Software“.
Wählen Sie in der Windows Wählhilfe den Menüeintrag „Bearbeiten
| Optionen...“.
2.
Klicken Sie unter „Bevorzugte Leitung für Anrufe“ auf „Telefon“.
Eine Liste der zur Zeit installierten Programme erscheint.
3.
Wählen Sie aus der Dropdownliste „Leitung wird verwendet für
Telefonanrufe“ die Option „Swyx Line“ aus.
Windows Installer ruft jetzt den Installations-Assistenten von
SwyxIt! auf.
4.
Klicken Sie auf „Telefon- und Modemoptionen...“.
Markieren Sie „Ändern“ und klicken Sie auf „Weiter“.
5.
Markieren Sie SwyxIt! und klicken Sie auf „Ändern“.
Es erscheint das Fenster „Telefon- und Modemoptionen...“.
Es erscheint das Fenster „Funktionen auswählen“.
Wählen Sie Ihren Standort aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“
oder klicken Sie auf „Neu“ um einen neuen Standort zu definieren.
4.
Wählen Sie aus der Dropdownliste der Funktion „TAPI Service
Provider“ die Art der Installation aus.
Es erscheint das Fenster „Neuer Standort“ bzw. „Standort
bearbeiten“.
5.
Klicken Sie auf „Weiter“ und starten Sie die Installation.
Die TAPI 2.x wird installiert. Sie finden nun unter „Start |
Einstellungen | Systemsteuerung | Telefon und Modemoptionen“
auf der Registerkarte „Erweitert“ den Eintrag „SwyxIt! TAPI Service
Provider“.
In der Drittanwendung, die auf die nun installierte TAPI zugreifen soll,
nehmen Sie bitte die entsprechenden Einstellungen vor; als TAPIVerbindung wählen Sie dort „Swyx Line“.
6.
Wählen Sie aus der Dropdownliste „Land/Region“ das Land aus, von
dem aus Sie telefonieren möchten.
7.
Geben Sie im Feld „Ortskennzahl“ die Vorwahl des Ortsnetzes Ihres
Standortes ohne führende Null ein.
8.
Geben Sie in den Feldern für die Amtskennziffer die Nummer ein,
die Sie benötigen, um eine Orts- und eine Fernverbindung zu
bekommen.
9.
Klicken Sie auf „OK“.
10. Klicken Sie Im Fenster „Telefon- und Modemoptionen“ auf „OK“.
11. Klicken Sie Im Fenster „Optionen“ auf „OK“.
Telefonieren aus Drittanwendungen
Drittanwendungen für SwyxIt! konfigurieren am Beispiel der Microsoft Wählhilfe 1.0
Wenn Sie Ihre Einstellungen überprüfen möchten, so wählen Sie
den Menüeintrag „Telefon | Wählen...“ und rufen einen Teilnehmer
an.
Bei TAPI 2.x-Applikationen ist es in der Regel erforderlich, dass der
Standort korrekt konfiguriert ist und die Rufnummern kanonisch eingegeben werden. Eventuelle Amtsholungen oder Ortsvorwahlen werden von
der TAPI 2.x nur dann automatisch hinzugefügt, wenn die Nummer im
kanonischen Format vorliegt.
273
Taskleiste und Windows-Infobereich
Anh. 22: Taskleiste und Windows-Infobereich
Bestimmte Zustände und Vorgänge für SwyxIt! werden auf der
Windows-Taskleiste und/oder im Windows-Infobereich signalisiert. Hier
finden Sie eine Übersicht über die Funktionen, die verwendeten Symbole und ihre Bedeutung.
22.1
274
Symbole in der Taskleiste
Symbol
Programm
Bedeutung
SwyxIt! Meeting
Sie befinden Sich in einer
SwyxIt! Meeting Sitzung
Swyx Connector for Skype
for Business
Ein Swyx Connector for
Skype for Business Dialogfenster ist geöffnet
Symbole in der Taskleiste
Nach dem Start des Programms wird ein entsprechendes Symbol in der
Taskleiste angezeigt:
SwyxWare-Programme verwenden die folgenden Symbole für die
Taskleiste:
Symbol
Programm
Bedeutung
SwyxIt!
Sie haben neue entgangene
Anrufe
SwyxIt!
Sie haben neue entgangene
Anrufe
SwyxIt!
Sie haben neue Voicemails
SwyxIt!
Sie haben hinterlassene
Rückrufwünsche
Call Routing Manager
Das Fenster des Call Routing
Managers ist geöffnet
Grafischer Skript Editor
Das Fenster des Grafischen
Skript Editors ist geöffnet
SwyxFax Client
Das Fenster des SwyxFax
Client ist geöffnet
SwyxIt! Messenger
Das Fenster für den SwyxIt!
Messenger ist geöffnet
Die Taskleisten-Symbole bei entgangenen Anrufen, Voicemails und Rückrufwünschen werden nicht angezeigt, wenn in den Eigenschaften der
Taskleiste die Option „Kleine Schaltflächen der Taskleiste verwenden“
aktiviert ist.
22.1.1 Statussignalisierung im Vorschaufenster
Wenn SwyxIt! gestartet ist, und Sie den Mauszeiger über das SwyxIt!Symbol in der Taskleiste bewegen, erscheint ein Vorschaufenster, in dem
Ihr aktueller Status angezeigt wird:
Sie können Ihren Status direkt ändern, indem Sie auf das entsprechende
Symbol klicken (siehe auch Kapitel 4.1.4, Erweiterte Statusinformationen
(Rich Presence), Seite 33).
Taskleiste und Windows-Infobereich
275
Symbole in der Taskleiste
Das Vorschaufenster wird nur dann angezeigt, wenn in SwyxIt! unter den
Einstellungen zum SwyxIt!-Fenster im Benutzerprofil auf der Registerkarte
„Allgemein“ die Option „Bei Minimieren nur Symbol anzeigen“ aktiviert
ist.
22.1.2 Sprungliste
SwyxIt! unterstützt die Microsoft Sprunglisten-Funktion.
Die Sprungliste können Sie auch bei geschlossenem SwyxIt! aufrufen,
wenn das SwyxIt!-Symbol an die Taskleiste angeheftet ist.
22.1.3 Anrufinformationen in der SwyxIt!-Sprungliste
In der Sprungliste des SwyxIt!-Symbols werden außer den oben genannten Funktionen die Anrufinformationen der Teilnehmer (Name und Rufnummer) angezeigt.
Die Anrufinformationen unterteilen sich in die Bereiche „Entgangene
Anrufe“ und „Wahlwiederholungsliste“. Die Einträge werden durch folgende Symbole gekennzeichnet:
Symbol
Bedeutung
Ein entgangener Anruf
Ein entgangener externer Anruf, der zu Ihnen
weitergeleitet wurde.
Ein entgangener Anruf. Der Anrufer hat für Sie
eine Voicemail hinterlassen.
Ein getätigter Anruf
Mit den folgenden Optionen können Sie die Sprungliste aufrufen:
 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das SwyxIt!-Symbol in der
Taskleiste
 Ziehen Sie das Symbol mit gedrückter Maustaste in Richtung Desktop
Die Einträge in der Sprungliste werden nicht aktualisiert, wenn SwyxIt!
geschlossen ist.
Die Sprungliste bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
 SwyxIt! starten
 SwyxIt! in den Vordergrund bringen
 SwyxIt! von der Taskleiste lösen SwyxIt! beenden („Fenster schließen“)
Es kann nur eine Instanz (laufendes Programm) von SwyxIt! gestartet werden.
22.1.3.1 Anrufe aus der Sprungliste starten
Sie können die in der Sprungliste vermerkten Teilnehmer direkt anwählen. Dies gilt sowohl bei entgangenen Anrufen aus dem Bereich „Entgangener Anruf“ als auch bei Einträgen aus dem Bereich
„Wahlwiederholungsliste“.
1.
Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag
SwyxIt! erscheint im Vordergrund und der Teilnehmer wird
zurückgerufen bzw. wieder angewählt.
Taskleiste und Windows-Infobereich
276
Symbole in der Taskleiste
1.
Anrufe aus der Sprungliste können Sie auch dann starten, wenn SwyxIt!
geschlossen ist. Das Programm wird gestartet und das Wählverfahren eingeleitet.
22.1.3.2 Einträge an die Sprungliste anheften oder von der Sprungliste
lösen
Die Anzahl der Einträge in jedem Bereich ist beschränkt (siehe Kapitel
22.1.3.4, Anzahl der Einträge festlegen, Seite 276). Wenn neue Anrufe hinzukommen, werden die älteren Einträge überschrieben.
Mit den folgenden Optionen können Sie jedoch die gewünschten Einträge permanent an die Sprungliste anheften:
 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag und wählen Sie „An diese Liste anheften“.
 Klicken Sie rechts in der entsprechenden Zeile auf das PinnnadelSymbol.
 Ziehen Sie den entsprechenden Eintrag zum oberen Rand der Sprungliste und lassen Sie die Maustaste los, wenn das Verknüpfungssymbol neben dem Mauszeiger erscheint.
Die angehefteten Einträge erscheinen in der Sprungliste in einem
weiteren Bereich mit der Bezeichnung „Angeheftet“.
Die Einträge bleiben solange angeheftet, bis Sie diese wie folgt von
der Sprungliste lösen:
 Klicken Sie erneut auf das Pinnnadel-Symbol rechts in der entsprechenden Zeile.
Der entsprechende Eintrag wird in seinen ursprünglichen Bereich
verschoben und später durch einen neueren ersetzt.
22.1.3.3 Einträge aus der Sprungliste entfernen
Einträge aus der Sprungliste können Sie einzeln oder komplett entfernen. Einzelne Einträge können Sie direkt in der Sprungliste zum Entfernen auswählen.
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden
Eintrag und wählen Sie „Aus Liste entfernen“.
So löschen Sie den kompletten Bereich der Sprungliste:
Um alle Einträge eines Bereichs gleichzeitig zu entfernen, verwenden Sie
das Rufjournal in SwyxIt!.
Klicken Sie auf der Funktionsleiste auf die Taste „Rufjournal“.
Es öffnet sich die Liste mit allen Anrufen.
2.
Wählen Sie die Registerkarte „Entgangene Anrufe“ oder
„Wahlwiederholungsliste“.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere...“ und wählen Sie „Liste
löschen“.
Die komplette Liste wird in Rufjournal und Sprungliste gelöscht.
22.1.3.4 Anzahl der Einträge festlegen
Die Anzahl der Einträge in der Sprungliste können Sie in den WindowsEinstellungen festlegen. Die maximale Anzahl der Einträge kann 60 betragen. Jeder einzelne Bereich der SwyxIt!-Sprungliste („Entgangene
Anrufe“ und „Wahlwiederholungsliste“) kann bis zu 30 Einträge enthalten.
Die folgende Einstellung wird für alle Programme auf Ihrem System, die
eine Sprungliste unterstützen, angewendet.
So legen Sie die Anzahl der Einträge fest:
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste und wählen
Sie Eigenschaften.
Es öffnet sich das Fenster „Taskleisten- und
Navigationseigenschaften“.
2.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Sprunglisten“.
3.
Im Feld „Anzahl der zuletzt verwendeten, in Sprunglisten
anzuzeigenden Elemente“ legen Sie die gewünschte Zahl fest.
Wenn Sie die Anzahl, z. B. als „6“ festlegen, dann werden in den
Bereichen „Entgangene Anrufe“ und „Wahlwiederholungsliste“ je drei
Einträge angezeigt.
Die maximale Anzahl der Einträge in der Sprungliste kann auch in SwyxIt!
unter den Einstellungen zum Benutzerprofil auf der Registerkarte „Listen“
beschränkt
werden
(siehe
auch
Kapitel 10.7.9,
Rufjournal
konfigurieren, Seite 115).
Taskleiste und Windows-Infobereich
22.2
Symbole im Windows-Infobereich
Der Windows-Infobereich befindet sich rechts in der Taskleiste.
Im Windows-Infobereich können die folgenden SwyxWare-Symbole
angezeigt werden, wenn die SwyxWare-Programme geöffnet sind:
Symbol
277
Symbole im Windows-Infobereich
Bedeutung
Erläuterung
SwyxIt! ist aktiv
SwyxIt! ist gestartet und Sie
sind angemeldet. Sie können
telefonieren und angerufen
werden.
Der Hörer ist abgenommen
Sie sprechen bzw. können
eine Rufnummer wählen.
SwyxIt! ist abgemeldet
SwyxIt! ist gestartet und Sie
sind nicht angemeldet. Sie
können nicht telefonieren
und nicht angerufen werden.
Anrufliste
Sie haben einen neuen Anruf.
Rückrufwunsch
Sie haben einen neuen
Rückrufwunsch.
Sie können einen Ruf
übernehmen
Klicken Sie auf die Sprechblase um den Ruf anzunehmen. (Nur wenn im
Benutzerprofil die „Rufbenachrichtigung in der
Taskleiste“ aktiv ist).
Sie werden angerufen
Sie können nun den Hörer
abheben um mit dem Anrufer
zu sprechen. (Nur wenn im
Benutzerprofil die „Rufbenachrichtigung in der
Taskleiste“ aktiv ist).
Symbol
Bedeutung
Erläuterung
SwyxFax Client ist aktiv
Sie können Faxe versenden
und empfangen.
Sie haben ein neues Fax
empfangen
Klicken Sie auf das Symbol
um den Faxeingang in
SwyxFax Client zu öffnen.
Swyx Connector for
Skype for Business ist
aktiv
Swyx Connector for Skype
for Business ist gestartet.
Die Symbole werden nur dann angezeigt, wenn in den Eigenschaften des
Infobereichs der Taskleiste die Option „Symbol und Benachrichtigungen
anzeigen“ ausgewählt wurde.
278
Übersicht: Drag & Drop
Anh. 23: Übersicht: Drag & Drop
Gehaltene Leitungstaste
In diesem Kapitel erhalten Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten,
die die Drag & Drop-Funktion auf der SwyxIt!-Oberfläche bietet.
Wenn Sie eine Taste über eine Fläche ziehen, wird meist eine Quickinfo
(ToolTip) angezeigt. Darüber erhalten Sie Hinweise auf die Aktion, die
beim Loslassen der Maustaste an dieser Stelle ausgeführt wird.
Taste
wird gezogen auf:
Erläuterung
Gehaltene
Leitungstaste
Aktive 
Leitungstaste
Auf der aktiven Leitung wird
eine Konferenz begonnen, die
gehalten Leitung wird wieder
frei.
Gehaltene
Leitungstaste
Aktive
Konferenzleitung
Der gehaltene Teilnehmer wird
der Konferenz hinzugefügt, die
gehaltene Leitung wird wieder
frei.
Gehaltene
Leitungstaste
Gehaltene
Konferenzleitung
Der gehaltene Teilnehmer wird
der Konferenz hinzugefügt, die
Konferenzleitung wird aktiv
und die gehaltene Leitung wird
wieder frei.
Gehaltene
Leitungstaste
Taste „Makeln“
Es wird zur nächsten Leitung
gewechselt.
Gehaltene
Leitungstaste
Taste „Konferenz“
Der gehaltene Teilnehmer wird
der Konferenz hinzugefügt, die
gehaltene Leitung wird wieder
frei.
Aktive Leitungstaste
Taste
wird gezogen auf:
Erläuterung
Aktive 
Leitungstaste
Gehaltene
Leitungstaste
Die Teilnehmer werden miteinander verbunden; beide Leitungen werden wieder frei.
Aktive 
Leitungstaste
Gehaltene
Konferenzleitung
Der Teilnehmer wird der Konferenz hinzugefügt; die Konferenzleitung wird aktiviert.
Aktive 
Leitungstaste
Taste „Halten“
Die Leitung wird gehalten.
Aktive 
Leitungstaste
Taste „Makeln“
Die aktive Leitung wird gehalten; die nächste Leitung wird
aktiviert.
Aktive 
Leitungstaste
Taste „Konferenz“
Die aktive Leitung wird zur
Konferenzleitung.
Gehaltene
Leitungstaste
Aktive 
Leitungstaste
Taste „Telefonbuch“
Sie können einen Telefonbucheintrag auswählen, mit dem die
aktive Leitung verbunden
werden soll.
Taste „Telefonbuch“ Sie können einen Telefonbucheintrag auswählen, mit dem die
gehaltene Leitung verbunden
werden soll.
Gehaltene
Leitungstaste
Namenstaste
Aktive 
Leitungstaste
Namenstaste
Der Teilnehmer wird ohne
Rückfrage mit der Rufnummer
verbunden, mit der die
Namenstaste belegt ist.
Der Teilnehmer wird ohne
Rückfrage mit der Rufnummer
verbunden, mit der die
Namenstaste belegt ist.
279
Übersicht: Drag & Drop
Aktive Konferenzleitung
Taste
wird gezogen auf:
Erläuterung
Aktive Konfrenezleitung
Taste „Halten“
Die aktive Konferenzleitung
wird gehalten.
Aktive Konferenzleitung
Taste „Makeln“
Die aktive Konferenzleitung
wird gehalten und es wird zu
nächsten Leitung gewechselt.
Namenstaste
Taste
wird gezogen auf:
Erläuterung
Namenstaste
Freie Leitungstaste Je nach Konfiguration der
Namenstaste wird der Teilnehmer gewählt.
Namenstaste
Umleitungstaste
Die sofortige Umleitung zu
diesem Teilnehmer wird
aktiviert.
Beispiel:
Ziehen Sie eine aktive Leitungstaste per Drag & Drop auf eine gehaltene
Leitungstaste, so werden beide Teilnehmer miteinander verbunden.
SwyxIt! Handset P280
280
Systemvoraussetzungen
Anh. 24: SwyxIt! Handset P280
Mit den Tasten „Plus“ und „Minus“ regulieren Sie die Lautstärke. Die
Lautstärkeregulierung wirkt sich auf die Ausgabe (Headset, Hörer und
Lautsprecher) aus, in der gerade die Sprache wiedergegeben wird. Die
Taste „Stumm“ schaltet das Mikrofon an bzw. aus, über das gerade
gesprochen wird. Die Taste „Headset“ schaltet den Headset-Modus ein.
Die Taste „Lautsprecher“ aktiviert den Gerätelautsprecher.
Design und Funktionalität perfekt kombiniert
Das SwyxIt! Handset P280 ist ein Handset welches ein attraktives Design
mit einer perfekt auf SwyxWare abgestimmten Funktionalität verbindet.
Es bietet Sprachqualität in HD-Audio und unterstützt einen zusätzlichen
Headset-Betrieb unter Windows 7, Windows 8. und Windows 8.1. Das
SwyxIt! Handset P280 wird an den USB-Anschluss am Computer angeschlossen; über diesen Anschluss erfolgt ebenfalls die Stromversorgung.
Generell gilt:
 die obere LED blinkt, wenn ein Ruf eingeht
 die obere LED leuchtet, wenn für Sie eine Voicemail hinterlassen
wurde
Des Weiteren bietet das Handset weitere Leistungsmerkmale wie Lauthören und Freisprechen, eine Hook on/off-Funktion (Gabelfunktion)
sowie eine optische Rufsignalisierung. Die integrierten Lautsprecher
ermöglichen zudem eine individuelle Rufsignalisierung.
 die Lautsprecher-Taste leuchtet, wenn der Lautsprecher aktiviert
wurde
 die Taste „Headset“ leuchtet, wenn der Lautsprecher des Headsets
aktiviert ist
Wichtige Telefonfunktionen, wie das Weiterverbinden, Halten, Weiterleiten oder Konferenzen können einfach über die grafische Oberfläche
von SwyxIt! erfolgen.
 die Taste „Stumm“ leuchtet, wenn das Mikrofon ausgeschaltet ist
Alle hier genannten Funktionen können auch über SwyxIt! ausgelöst
werden.
Das SwyxIt! Handset P280 hat zusätzlich zum Hörer
 einen Lautsprecher zum Mithören
 einen Headset-Anschluss (RJ11-Stecker)
24.1
 auf der rechten Seite fünf Tasten sowie
Um das SwyxIt! Handset P280 nutzen zu können benötigen Sie
SwyxWare 2011 R2 und SwyxIt! 2011 R2 MP2 oder höher.
 eine LED zur optischen Ruf- oder Voicemail-Signalisierung.
24.2
LED
Systemvoraussetzungen
Standardverhalten von SwyxIt! Handset P280
 SwyxIt!benutzt das Handset für die Gabelfunktion (Abheben und
Auflegen).
 SwyxIt! benutzt das Handset als Sprachein- und -ausgabe.
Lautsprecher-Taste mit LED
Headset-Taste mit LED
Lautstärkeregelung
Taste „Stumm“ mit LED
 SwyxIt! benutzt das Handset als Ruftonausgabe (Lautsprecher).
 Wird die Taste „Lautsprecher“ während eines Gesprächs gedrückt,
so wird der Lautsprecher in der Auflage zum Lauthören aktiviert.
Die LED der Lautsprechertaste leuchtet.
 SwyxIt! benutzt die Lautstärkeregelung auf dem Handset, um während des Klingelns die Lautstärke für diesen Klingelton anzupassen.
 SwyxIt! benutzt die Lautstärkeregelung auf dem Handset, um während des Gesprächs die Lautstärke anzupassen.
SwyxIt! Handset P280
24.3
281
SwyxIt! Handset P280-Funktionen im Detail
SwyxIt! Handset P280-Funktionen im Detail
Die verschiedenen Verhaltensweisen von SwyxIt! Handset P280 werden
nachfolgend im Einzelnen beschrieben.
24.3.1 Signalisierung der oberen LED
Situation
Drücken der
Taste
Der Hörer ist
abgenommen, Sie
befinden sich in einem
Gespräch.
Lautsprecher
Der Gerätelautsprecher im
SwyxIt! Handset P280 wird
eingeschaltet. Die LED der
Lautsprecher-Taste leuchtet. Zum Sprechen müssen
Sie weiterhin das Mikrofon
des Hörers nutzen. Ein
erneutes Drücken der
Lautsprecher-Taste schaltet den Gerätelautsprecher wieder aus, die LED
erlischt.
Der Hörer ist aufgelegt, Sie führen ein
Gespräch über ein
angeschlossenes
Headset.
Lautsprecher
Der Gerätelautsprecher
des SwyxIt! Handset P280
wird eingeschaltet. Die LED
der Lautsprecher-Taste
leuchtet. Die Sprachausgabe erfolgt über den
Gerätelautsprecher des
Handsets sowie des
Headsets. Zum Sprechen
müssen Sie weiterhin das
Mikrofon am Headset
nutzen. Ein erneutes
Drücken der LautsprecherTaste schaltet den
Lautsprecher am Handset
wieder aus, die LED
erlischt.
Der Hörer ist aufgelegt, Sie führen ein
Gespräch im
Freisprechmodus.
Lautsprecher
Die LED der LautsprecherTaste erlischt, das
Gespräch wird beendet.
Hörer ist aufgelegt und die LED blinkt
Sie erhalten einen Anruf. Nach Annahme des Rufs erlischt die LED.
Hörer ist aufgelegt und die LED leuchtet
Für Sie liegt eine Voicemail vor. Nach Abhören der Voicemail erlischt die
LED.
24.3.2 Lautsprecher-Taste
Situation
Drücken der
Taste
Ergebnis
Der Hörer ist aufgelegt, es klingelt.
Lautsprecher
Der Modus „Freisprechen“ wird aktiviert. Die
LED der Lautsprecher-Taste
leuchtet. Der Gerätelautsprecher und das Raummikrofon der
Freisprecheinrichtung
werden verwendet, die
diesem Audio-Modus
zugewiesen wurden. Ein
erneutes Drücken der
Lautsprecher-Taste
beendet den Anruf.
Der Hörer ist aufgelegt.
Lautsprecher
Die LED der LautsprecherTaste leuchtet. Sie hören
das Freizeichen über den
Gerätelautsprecher. Sie
können wählen. Das anstehende Gespräch wird im
Freisprechmodus geführt.
Ergebnis
SwyxIt! Handset P280
282
SwyxIt! Handset P280-Funktionen im Detail
Wurde der Audio-Modus „Freisprechen“ innerhalb der Einstelllungen
deaktiviert, können Rufe nur über den Hörer oder ein angeschlossenes
Headset geführt werden.
Situation
Drücken der
Taste:
Der Hörer ist aufgelegt, es klingelt.
Headset
Sie nehmen das Gespräch
über das Headset an. Die
LED der Headset-Taste
leuchtet. Ein erneutes
Drücken der Headset-Taste
beendet das Gespräch, die
LED erlischt.
Der Hörer ist
abgenommen, Sie
befinden sich im
Gespräch.
Headset
Das Gespräch wird über
das Headset geführt, die
LED der Headset-Taste
leuchtet. Sie können den
Hörer auflegen. Um das
Gespräch wieder über den
Hörer zu führen, heben Sie
ihn erneut ab. Legen Sie
den Hörer dann auf, wird
das Gespräch beendet.
Befinden Sie sich im
Headset-Modus drücken
Sie erneut die HeadsetTaste, um das Gespräch zu
beenden.
24.3.3 Headset-Taste
Situation
Drücken der
Taste:
Ergebnis
Der Hörer ist aufgelegt, es klingelt.
Headset
Das Gespräch wird über
das Headset geführt. Die
LED der Headset-Taste
leuchtet. Ein erneutes
Drücken der Headset-Taste
beendet den Ruf.
Der Hörer ist aufgelegt, Sie führen ein
Gespräch im
Freisprechmodus.
Headset
Das Gespräch wird über
das Headset geführt. Die
LED der Headset-Taste
leuchtet. Ein erneutes
Drücken der Headset-Taste
beendet den Anruf, die LED
erlischt.
Der Hörer ist aufgelegt.
Headset
Sie hören das Freizeichen
über den HeadsetLautsprecher. Sie können
wählen. Die LED der
Headset-Taste leuchtet. Das
anstehende Gespräch wird
über das Headset geführt.
Ein erneutes Drücken der
Headset-Taste beendet das
Gespräch, die HeadsetTaste erlischt.
Ergebnis
Besonderheit bei der Nutzung eines Headsets, das nicht über
das SwyxIt! Handset P280 angeschlossen ist
Standardmäßig ist das SwyxIt! Handset P280 zur Nutzung mit einem
daran angeschlossenen Headset vorkonfiguriert.
Möchten Sie ein Headset nutzen, das nicht am SwyxIt! Handset P280,
sondern direkt über einen USB-Port angeschlossen ist, so muss der
Headset-Modus am P280 manuell deaktiviert werden. Dazu drücken Sie
die Headset-Taste am P280 für mindestens 5 Sekunden. Wenn die Taste
anschließend wieder losgelassen wird, muss die rote LED 2 Sekunden
lang blinken. Im Konfigurationsdialog des SwyxIt! ist das P280 jetzt nicht
mehr für den Audiomodus Headset verfügbar. Außerdem ist die Headset-Taste am P280 ohne Funktion (keine LED-Anzeige).
SwyxIt! Handset P280
283
SwyxIt! Handset P280-Funktionen im Detail
Durch erneutes Drücken der Headset-Taste am SwyxIt! Handset P280 für
mindestens 5 Sekunden wird diese Einstellung wieder rückgängig
gemacht. Zur Bestätigung leuchtet die rote LED für 2 Sekunden.
24.3.4 Plus-/Minus-Taste
Situation
Drücken der
Taste:
Der Hörer ist aufgelegt, es klingelt.
Plus-/MinusTaste
Situation
Der Hörer ist aufgelegt, Sie führen ein
Gespräch im
Freisprech-Modus.
Drücken der
Taste:
Plus-/MinusTaste
Ergebnis
Die Ruftonlautstärke am
SwyxIt! Handset P280 wird
festgelegt. Die Änderungen werden gespeichert
und innerhalb der Einstellungen des Audio-Modus
übernommen (siehe auch
Kapitel 12.2, SwyxIt! - Lokale
Konfiguration, Seite 168).
Der Hörer ist
abgenommen, Sie
befinden sich im
Gespräch.
Plus-/MinusTaste
Die Wiedergabelautstärke
des Handsets wird festgelegt. Die Änderungen
werden gespeichert und
innerhalb der Einstellungen
des Audio-Modus
übernommen (siehe auch
Kapitel 12.2, SwyxIt! - Lokale
Konfiguration, Seite 168).
Der Hörer ist aufgelegt, Sie führen ein
Gespräch über das
Headset.
Plus-/MinusTaste
Die Wiedergabelautstärke
des Headsets wird festgelegt. Die Änderungen
werden gespeichert und
innerhalb der Einstellungen
des Audio-Modus
übernommen (siehe auch
Kapitel 12.2, SwyxIt! - Lokale
Konfiguration, Seite 168).
Ergebnis
Die Wiedergabelautstärke
des Gerätelautsprechers
wird festgelegt. Die
Änderungen werden
gespeichert und innerhalb
der Einstellungen des
Audio-Modus übernommen (siehe auch
Kapitel 12.2, SwyxIt! - Lokale
Konfiguration, Seite 168).
24.3.5 „Stumm“-Taste
Situation
Drücken der
Taste:
Ergebnis
Der Hörer ist
abgenommen, Sie
befinden sich im
Gespräch.
Stumm
Die LED der Stumm-Taste
leuchtet. Das Mikrofon am
Hörer wird ausgestellt. Sie
können Ihren Gesprächspartner weiterhin hören, er
Sie allerdings nicht mehr.
Durch erneutes Drücken
der Taste wird das Mikrofon wieder aktiviert, die
LED erlischt.
Der Hörer ist aufgelegt, Sie befinden sich
im Gespräch über ein
Headset.
Stumm
Die LED der „Stumm“-Taste
leuchtet. Das Mikrofon am
Headset wird ausgestellt.
Sie können Ihren
Gesprächspartner weiterhin hören, er Sie allerdings
nicht mehr. Durch erneutes
Drücken der Taste wird das
Mikrofon wieder aktiviert,
die LED erlischt.
SwyxIt! Handset P280
284
SwyxIt! Handset P280 einem Audio-Modus zuweisen
Situation
Der Hörer ist aufgelegt, Sie führen ein
Gespräch im
Freisprech-Modus.
Drücken der
Taste:
Stumm
Ergebnis
Die LED der „Stumm“-Taste
leuchtet. Das Raummikrofon am Handset wird
ausgestellt. Sie können
Ihren Gesprächspartner
weiterhin hören, er Sie
allerdings nicht mehr.
Durch erneutes Drücken
der Taste wird das Mikrofon wieder aktiviert, die
LED erlischt.
24.4
SwyxIt! Handset P280 einem Audio-Modus
zuweisen
Sie können das SwyxIt! Handset P280 verschiedenen Audio-Modi zuweisen. Beim Einstecken eines SwyxIt! Handset P280 in den USB-Stecker am
PC wird das Handset automatisch in die Audio-Modi „Handset“, „Headset“ und „Freisprechen“ eingetragen. Sollte für „Lauthören“ und
„Ruftöne“ noch kein Audio-Gerät eingetragen worden sein, so wird das
P280 auch dort automatisch eingetragen.
So legen Sie die Einstellungen zur Verwendung des SwyxIt! Handset P280 am
Beispiel des Audio-Modus „Handset“ manuell fest
1.
Nutzung der Tasten am SwyxIt! Handset P280 bei Anschluss weiterer
Endgeräte (z. B. eines SwyxIt! Speakerphone P150)
Die Nutzung der Tasten am SwyxIt! Handset P280 bezieht sich immer nur
auf das Handset selbst. Ein Steuern anderer Geräte über die Tasten des
Handsets ist nicht möglich.
Wählen Sie innerhalb der Audio-Modus-Einstellungen ein anderes Gerät
als das P280, sind die entsprechenden Tasten am SwyxIt! Handset P280
funktionslos
(siehe
auch
Kapitel 12.2,
SwyxIt!
Lokale
Konfiguration, Seite 168). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte
dem Abschnitt So legen Sie die Einstellungen zur Verwendung des SwyxIt!
Handset P280 am Beispiel des Audio-Modus „Handset“ manuell
fest, Seite 284.
Klicken Sie in der SwyxIt! Menüleiste auf „Einstellungen | Lokale
Konfiguration...“.
Die Seite „Eigenschaften von...“ erscheint.
2.
Wählen Sie die Registerkarte „Audio-Modus“
SwyxIt! Handset P280
285
SwyxIt! Handset P280 einem Audio-Modus zuweisen
5.
3.
Klicken Sie im Bereich „Endgeräte“ auf die gewünschte Zeile eines
Audio-Modus (z. B. Handset) oder einer Option.
Die Zeile wird markiert.
4.
Wählen Sie im Listenfeld „Audiogerät“ „P280“ aus. Das SwyxIt!
Handset P280 wird anschließend im Audio-Modus „Handset“
verwendet.
Das SwyxIt! Handset P280 muss vorher in den USB-Steckplatz Ihres PC
gesteckt worden sein, damit es in den Einstellungen erscheint.
Klicken Sie auf die Schaltfläche “Konfigurieren”
Das Fenster “Handset Audio- Konfiguration” erscheint.
Der Option “Ruftöne” weisen Sie ein Audio-Gerät zu, das für das Klingelzeichen bei eingehenden Rufen verwendet werden soll. Für weitere Informationen über Audio-Modi und die Option “Lauthören” siehe Kapitel
10.3, Audio-Modi, Seite 106.
6.
Falls Sie das Mikrofon von einem anderen Audio-Gerät verwenden
möchten, klicken Sie im Kontrollkästchen “Alternatives Mikrofon”
und wählen Sie im Listenfeld das gewünschte Endgerät.
SwyxIt! Handset P280
SwyxIt! Handset P280 einem Audio-Modus zuweisen
In den Optionen “Lauthören” und “Ruftöne” ist die Einstellung des Mikrofons nicht verfügbar.
7.
Um die Lautstärke der Klang- oder Sprachausgabe für den AudioModus zu konfigurieren, klicken Sie auf die Schaltfläche
“Abspielen” und schieben Sie den Regler bis die gewünschte
Lautstärke eingestellt ist.
8.
Um die Mikrofonempfindlichkeit zu konfigurieren, klicken Sie auf
die Schaltfläche “Einstellen” und lesen Sie den Text in
Anführungszeichen vor, bis der Konfigurationsvorgang
abgeschlossen ist.
9.
Klicken Sie auf “OK”.
10. Wenn Sie die Option „Eingehende Rufe zusätzlich über internen
PC-Lautsprecher signalisieren“ einschalten, so wird bei
eingehenden Rufen, zusätzlich zu dem Klingelzeichen ein Signalton
über den PC-Gehäuselautsprecher ausgegeben.
Dies ist insbesondere bei Verwendung eines SwyxIt! Headset
sinnvoll, wenn dieses nicht ständig getragen wird.
Die Audio-Konfiguration ist gespeichert.
11. Falls Sie den markierten Audio-Modus (“Handset”, “Headset” oder
“Freisprechen” als Standard einstellen möchten, klicken Sie auf die
Schaltfläche “Als Standard”.
Der Audio-Modus wird entsprechend gekennzeichnet.
12. Klicken Sie auf “OK”.
Die Einstellungen im Menü “Audio-Modus” sind gespeichert.
286
Endgeräte
Anh. 25: Endgeräte
Telefontyp
In diesem Anhang finden Sie Informationen über die verschiedenen
Endgeräte (Handsets und Headsets), die für die Verwendung mit SwyxIt!
geeignet sind.
Alle bei Swyx lieferbaren Geräte werden automatisch erkannt, ebenso
einige Geräte von Fremdherstellern. Für diese werden automatisch die
optimalen Einstellungen verwendet. Eine Liste der automatisch erkannten Geräte von Fremdherstellern finden Sie im Kapitel Automatische
Erkennung von Geräten, Seite 288.
25.1
287
Übersicht über die verfügbaren Endgeräte
HeadsetAnschluss
SwyxPhone L640
Ja
IP-Telefon mit erweitertem LCDDisplay, Displaybeleuchtung,
Anschluss für Tastenmodul bzw. für
Besetztlampenfeld.
SwyxPhone L660
Ja
IP-Telefon mit Farb-TFT-Display
(320x240), Anschluss für Tastenmodul.
Tastenmodul T6xx
Zusätzliches Tastenmodul (Tastendisplays) zur Erweiterung von SwyxPhone
L640 und SwyxPhone L660. Für die
einzelnen Telefone ist jeweils ein
eigenes Modell verfügbar.
Besetztlampenfeld
Zusätzliches Tastenmodul (mit
Beschriftungsvorlagen) zur Erweiterung von SwyxPhone L640.
Übersicht über die verfügbaren Endgeräte
Mit SwyxIt! können Sie verschiedene Endgeräte nutzen:
 Handsets
 Tisch-Telefone
 Schnurlose DECT-Telefone
25.1.1 Handsets
25.1.3 Schnurlose DECT-Telefone
Die Handsets werden an den USB-Anschluss angeschlossen.
Produkt
Erläuterung
SwyxIt! Handset P280
Handset mit herausragender Sprachqualität
mit HD-Audio und Headset-Anschluss.
Ist SwyxIt! auf Ihrem PC installiert, so kann dieses mit einem Telefon
zusammenarbeiten. Sie können x Ihr Telefon über SwyxIt! auf einfache
Weise konfigurieren. Weiterhin besteht die Möglichkeit, ein Telefon
direkt mit SwyxIt! zu bedienen. Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte der SwyxIt!-Dokumentation.
Folgende Tisch-Telefone sind verfügbar:
SwyxPhone L615
Swyx bietet auch schnurlose Telefone. Damit sind Sie auch erreichbar,
wenn Sie sich nicht an Ihrem Schreibtisch befinden. Voraussetzung sind
entsprechende DECT-Basisstationen innerhalb des Unternehmens, wo
eine Erreichbarkeit ermöglicht werden soll.
SwyxDECT 500
 SwyxDECT 500 Basisstation
25.1.2 Tisch-Telefone
Telefontyp
Erläuterung
HeadsetAnschluss
 SwyxPhone D510
 SwyxPhone D565
 Desktop Ladegerät
SwyxDECT 800
 SwyxDECT 800 Basisstation (Ascom BS330 GAP/CAP), Power over LAN
 Netzteil für die Basisstation
Erläuterung
IP-Telefon mit 2-zeiligem LCD-Display
Endgeräte
288
Konfiguration der Endgeräte in SwyxIt!
SwyxDECT 700
Sind mehrere Endgeräte (SwyxIt!, SwyxPhone, SIP-Endgerät) mit demselben Benutzerkonto angemeldet, so kann man festlegen, welcher Typ
Endgerät den Zustand des Benutzers signalisiert.
 SwyxPhone D710
 SwyxPhone D750
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxIt!-Dokumentation.
 SwyxPhone D765
25.2
Nutzung eines Headsets an einem SwyxPhone Lxxx
Konfiguration der Endgeräte in SwyxIt!
Für Vieltelefonierer kann ein Headset direkt an einem SwyxPhone Lxxx
angeschlossen werden. Verfügt ein SwyxPhone Lxxx über einen Headset-Anschluss, so können Sie das Verhalten im Benutzerprofil, auf der
Registerkarte „SwyxPhone“ konfigurieren. Dazu stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Viele der Endgeräte können in SwyxIt! konfiguriert werden.
Konfiguration der Ausgabe
Welches Endgerät am PC benutzt wird, können Sie in den lokalen Einstellungen von SwyxIt! festlegen (Menü „Einstellungen | Lokale Konfiguration“,
Registerkarte
„Audio-Modus“).
Dabei
können
Sie
unterschiedliche Geräte festlegen für:
 Option „SwyxPhone mit Headset verwenden“ nicht aktiviert
Es wird bei aufliegendem Hörer z. B. bei Rufannahme die Freisprecheinrichtung aktiviert. Ein angeschlossenes Headset wird in diesem
Fall erst durch Drücken der Headset-Taste auf dem Telefon aktiviert.
 Option „SwyxPhone mit Headset verwenden“ aktiviert
 den Audio-Modus “Handset”,
 für den Audio-Modus “Headset”,
Es wird vom Telefon aus die Sprache über den Headset-Anschluss
ausgegeben. Die Aktivierung der Freisprecheinrichtung erfolgt dann
über die Lautsprecher-Taste am Telefon.
 für den Audio-Modus “Freisprechen”,
 für die Option “Lauthören” und
 für die Wiedergabe des Klingeltons.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxIt!-Dokumentation.
Konfiguration von SwyxPhone Lxxx
Die Konfiguration eines SwyxPhone Lxxx kann komfortabel mit Hilfe von
SwyxIt! vorgenommen werden. Dabei können Sie
 die Definition der Telefontasten und
 die Belegung der Telefontasten (z. B. mit Rufnummern)
festlegen.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxIt!-Dokumentation.
Konfiguration der Rufsignalisierung
Der Zustand eines Benutzers (erreichbar, abwesend, spricht gerade,
abgemeldet) kann anderen Benutzern signalisiert werden.
25.3
Endgeräte von Fremdherstellern
Über die von Swyx zur Verfügung gestellten Endgeräte hinaus können
Sie natürlich auch weitere Endgeräte von Fremdherstellern benutzen. Es
können SIP-Telefone und PC-Clients angemeldet werden.
Sofern vom Fremdhersteller kein Treiber für die Unterstützung von SwyxIt! mitgeliefert wird, kann die Gabelfunktion (Abheben und Auflegen)
nur über die Oberfläche von SwyxIt! ausgelöst werden. Die Sprachqualität und die Funktionalität kann unter Umständen eingeschränkt sein.
25.3.1 Automatische Erkennung von Geräten
Die von Swyx zur Verfügung gestellten Endgeräte werden alle automatisch erkannt. Außerdem werden folgende Geräte von Fremdherstellern
durch SwyxIt! automatisch erkannt:
 Jabra GN Netcom
Endgeräte
289
Endgeräte von Fremdherstellern
25.3.2 SIP-Endgeräte
Es werden SIP-Endgeräte von SwyxWare unterstützt. Im Einzelnen werden folgende Eigenschaften (Supplementary Services) angeboten:
 gehende Rufe
 kommende Rufe
 Fax T.38
 Makeln, aktiv
Vom Endgerät aus kann zwischen dem aktiven Ruf und gehaltenen
Rufen gewechselt werden.
 Makeln, passiv
Das Endgerät kann vom Gesprächspartner auf Halten gelegt und wieder aktiviert werden.
 Umleitung, Sofortige
Das Endgerät ruft einen anderen Benutzer an, der diesen Ruf sofort
umleitet.
 Umleitung, verzögert
Das Endgerät ruft einen anderen Benutzer an, der diesen Ruf verzögert umleitet.
 Umleitung bei besetzt
Das Endgerät ruft einen anderen Benutzer an, der diesen Ruf umleitet, da der Anschluss besetzt signalisiert.
 Halten, aktiv
Vom Endgerät aus kann ein Ruf auf Halten gelegt werden.
 Halten, passiv
Das Endgerät kann seinerseits auf Halten gelegt werden.
 Verbinden, aktiv
Vom Endgerät aus kann ein Ruf weiterverbunden werden.
 Verbinden ohne Rückfrage (Blind Call Transfer), aktiv
Vom Endgerät aus kann ein Ruf ohne Rückfrage weiterverbunden
werden.
 Verbinden, passiv
Das Endgerät kann weiterverbunden werden.
 Konferenz, aktiv
Vom Endgerät aus kann eine Konferenz eingeleitet werden.
 Konferenz, passiv
Das Endgerät kann in eine Konferenz eingebunden werden.
 Zweitanrufsignalisierung (Anklopfen)
Dem Endgerät kann ein zweiter Anruf signalisiert werden (Anklopfen).
 Gruppenruf
Das Endgerät kann Mitglied einer Gruppe sein.
 Zweitanmeldung
Das Endgerät kann als Zweitgerät verwendet werden (paralleler
Betrieb).
 DTMF-Töne senden und empfangen
Es ist möglich vom Endgerät aus DTMF-Töne zu senden bzw. zu empfangen. Diese werden über SIP INFO gesendet (out-band) und sind
Cisco-kompatibel; RFC 2833 und in-band im RTP-Datenstrom werden
von SwyxWare nicht unterstützt.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserer Wissensdatenbank
https://www.swyx.de/produkte/support/wissensdatenbank/artikeldetails/swyxknowledge/kb2898.html
SwyxIt! im Terminalserverbetrieb
290
CTI SwyxIt! auf einem Terminal Server
Anh. 26: SwyxIt! im Terminalserverbetrieb
In diesem Anhang finden Sie Informationen, wie SwyxIt! in einer Terminalserverumgebung betrieben werden kann.
Die Übertragung von Audiodaten in einer Terminalserverumgebung ist
immer ein kritischer Vorgang, besonders dann, wenn die Qualität den
Ansprüchen von Telefonie genügen soll.
Aktuelle Informationen hierzu können Sie der Wissensdatenbank entnehmen:
So konfigurieren Sie den Swyx TSP auf einem Terminalserver
Für jeden Benutzer des Terminalservers muss eine TSP-Leitung konfiguriert werden:
1.
Konfigurieren Sie in der Telefonie-Konfiguration unter „Start |
Einstellungen | Systemsteuerung | Telefon- und Modemoptionen“
so viele Leitungen, wie SwyxIt!-Benutzer auf den Terminalserver
zugreifen sollen.
2.
Weisen Sie den TSP-Leitungen jeweils ein Windows Benutzerkonto
zu (siehe So weisen Sie den Benutzern Leitungen zu, Seite 291).
https://www.swyx.de/produkte/support/wissensdatenbank/artikeldetails/swyxknowledge/kb2749.html
26.1
CTI SwyxIt! auf einem Terminal Server
CTI ist die Abkürzung für Computer Telephony Integration und bedeutet die Verknüpfung von Telekommunikation mit elektronischer Datenverarbeitung. Die Verwendung von SwyxIt! in einer Terminalserver
Umgebung ist nur sinnvoll, wenn SwyxIt! im CTI-Modus betrieben wird.
CTI SwyxIt! auf einem Terminalserver kann z. B. ein lokales SwyxIt! auf
einem anderen Rechner steuern.
Der CTI-Modus kann vom Administrator voreingestellt werden. Weitere
Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare Administrator-Dokumentation.
26.2
In einem Terminalfenster sind für einen Benutzer nur die ihm
zugewiesenen Leitungen sichtbar. Nur Benutzer mit lokalen
Administratorrechten für den Terminalserver sehen alle TSP
Leitungen.
3.
Falls Sie gezielt TSP-Leitungen einzelnen Windows Benutzerkonten
zugewiesen haben, wird hier auch nur genau diese eine Leitung
sichtbar sein.
4.
Auf einem Server erlaubt die Konfiguration des Swyx TSP auch die Festlegung der gewünschten Anzahl Leitungen. Eine spätere Änderung dieses Wertes erfordert den Neustart des Windows Telefonie Dienstes.
Wählen Sie dieselbe TSP-Leitung auch in dem SwyxIt! aus, das im
Terminal Client-Fenster desselben Benutzers läuft (unter „SwyxIt!
lokale Konfiguration...“ auf der Registerkarte „Terminalserver“).
Falls Sie gezielt TSP-Leitungen einzelnen Windows Benutzerkonten
zugewiesen haben, wird auch hier nur genau diese eine Leitung
sichtbar sein.
TAPI für Windows Terminal Services
Auf einem Windows Terminalserver kann der Swyx TSP (TAPI Service
Provider) eine beliebige Anzahl von Leitungen anbieten. Bei der Installation von SwyxIt! mit aktivierter Eigenschaft „TSP“ erscheint auf einem
Server automatisch der Eigenschaften-Dialog des TSP. Sie können den
Dialog auch später aus der Telefonie-Konfiguration des Servers öffnen
(„Start | Einstellungen | Systemsteuerung | Telefon- und Modemoptionen“).
Wählen Sie in der TAPI-Anwendung, die im Terminal Client-Fenster
desselben Benutzers läuft, dieselbe entsprechende TSP-Leitung aus.
Wichtig ist, dass eine bestimmte TSP-Leitung nur von genau einem Benutzer verwendet wird. So ist sichergestellt, dass die Zuordnung von TSP-Leitungen zu den Terminalsitzungen erfolgen kann.
So aktivieren Sie den Telefonserver
1.
Klicken Sie auf „Start | Ausführen...“.
Es öffnet sich das Fenster „Ausführen“.
2.
Geben Sie „TapiMgmt.msc“ ein und bestätigen Sie die Eingabe mit
der Eingabetaste.
3.
Klicken Sie in der Konsolenansicht auf das Plus-Zeichen (+) neben
„Telefonie“, um den Baum zu erweitern.
4.
Markieren Sie den Server, den Sie konfigurieren möchten.
SwyxIt! im Terminalserverbetrieb
TAPI für Windows Terminal Services
5.
Öffnen Sie im Kontextmenü die Eigenschaften des TelefonieAnbieters
6.
Markieren Sie das Kontrollkästchen „Telefonie Dienstanbieter
Aktivieren“ um den Dienst zu starten,
Falls das Kontrollkästchen inaktiv ist, muss zunächst der Telefoniedienst
gestartet werden. Öffnen Sie hierzu unter „Start | Einstellungen |
Systemsteuerung | Verwaltung | Dienste“ die Dienste-Konfiguration und
starten Sie über das Kontextmenü den Telefonie-Dienst.
7.
Nach dem Aktivieren des Telefonieservers weisen Sie dem Dienst
noch Administratorrechte zu.
Benutzer einrichten
Für jeden Benutzer des Terminalservers muss eine TSP-Leitung konfiguriert werden.
So weisen Sie den Benutzern Leitungen zu
1.
Wählen Sie aus der Konsolenansicht der Telefoniekonfiguration den
zu konfigurierenden Dienstanbieter.
2.
Markieren Sie im rechten Fenster die zu konfigurierende Leitung.
3.
Wählen Sie im Kontextmenü „Benutzer bearbeiten“ und fügen Sie
einen Benutzer hinzu.
Die Änderungen werden nach dem nächsten Starten des
Telefoniedienstes wirksam.
291
292
Technische Begriffe
Anh. 27: Technische Begriffe
Im Folgenden finden Sie nähere Erläuterungen zu technischen Begriffen,
die im Zusammenhang mit der „Voice-over-IP“-Technik auftreten.
Diese Begriffe sind zum besseren Verständnis der technischen Zusammenhänge hilfreich, für die Telefonbedienung selbst jedoch nicht unbedingt erforderlich. Es wird aber auch dem technischen „Laien“
empfohlen, diese Begriffe einmal kurz durchzulesen; einige dieser
Begriffe sind einfach zu verstehen, andere Erläuterungen wenden sich
eher an den technisch interessierten Leser.
Begriff
Erläuterung
Anlagenanschluss
ISDN-Anschluss für den Betrieb eines einzigen
ISDN-Endgerätes. In der Regel ist dies eine TKAnlage mit der Möglichkeit der Durchwahl zur
Nebenstelle. Der Anlagenanschluss bietet
gegenüber dem Mehrgeräteanschluss den
Vorteil, dass die Zahl der Durchwahlnummern
nicht begrenzt ist.
ACD
Automatic Call Distribution
Automatische Anrufverteilung
API
Application Programming Interface
Schnittstelle für Anwendungsprogramme
Blockwahl
Alle Ziffern der Zielrufnummer werden eingegeben bevor der Hörer abgehoben wird. In diesem
Fall kann die Rufnummer noch nach der Eingabe
verändert werden. Die Rufnummer wird nach
Abheben des Hörers vollständig (als Block)
gewählt. Das Gegenteil ist ’Overlap Sending’.
CAPI
Common-ISDN Application Programmable Interface
CAPI ist die Software-Schnittstelle, die die
Datenvermittlung zwischen der ISDN-Karte und
den Anwendungen regelt. Die CAPI ist ein
Standard, der in der CAPI-Version 2.0 auch das DKanal-Protokoll des Euro-ISDN (DSS1) unterstützt.
Begriff
Erläuterung
CCITT
Comité Consultatif International Télégraphique
et Téléphonique
Internationaler beratender Ausschuß für den
Telegrafie- und Telefondienst; heute ITU-T
CDR
Call Detail Records
Einzelverbindungsnachweis, liefert statistische
Information, wie z. B. Verbindungspartner,
Dauer und Kosten der Verbindung
Client-Computer
Der Client-Computer ist ein einzelner Arbeitsplatzrechner (PC). Viele Client-Computer sind
über das Netzwerk an einem Server angeschlossen.
CMI
Cordless Multicell Integration
Multizellulares Funknetz für schnurlose Geräte
CorNet®
Ein von der Siemens AG entwickeltes Protokoll,
über welches SwyxPhone Lxxx mit SwyxServer
kommuniziert.
Dabei wird lediglich die Information, z. B. über
die betätigte Taste zum Server hin, und die
Display-Information vom Server an SwyxPhone
übertragen. Die eigentlichen Telefoniefunktionen werden im SwyxServer ausgeführt.
CTI
Computer Telephony Integration
Bezeichnung für die Verbindung von TK-Anlagen
und Computersystemen (z. B. Datenbanken)
über eine spezielle Schnittstelle. Der Benutzer
kann so Telefonie-Dienste vom Computer aus
nutzen.
DECT
Digital Enhanced Cordless Telecommunication
Europäischer Standard für die digitale drahtlose
Telekommunikation zwischen einer Basisstation
und einen transportablen Endgerät mit einer
Reichweite von einigen hundert Metern.
293
Technische Begriffe
Begriff
Erläuterung
Begriff
Erläuterung
DHCP
Dynamic Host Configuration Protocol
Statt einem Computer in einem LAN eine IPAdresse fest zuzuweisen, ermöglicht das DHCP
eine dynamische, variable IP-Adresszuordnung.
Anwendungen, die auf eine IP-Adresse angewiesen sind, bekommen diese auf Anforderung
sofort zugewiesen.
Durchwahlfähiger
Anschluss
DDI
Direct Dial In
DDI bezeichnet die direkte Durchwahl aus
einem Telefonnetz zu einem Teilnehmer. Mit der
Durchwahl besteht die Möglichkeit bestimmte
Nebenstellen direkt über diese Nummer
anzuwählen.
ISDN-Anschluss, an den eine TK-Anlage mit so
genannten Durchwahlnummern, über die ein
Teilnehmer direkt erreicht werden kann,
angeschlossen wird. Bei der Rufnummer „(0231)
4777-227“ ist die „227“ die Durchwahlnummer
innerhalb einer TK-Anlage. Mit der Durchwahlnummer besteht die Möglichkeit, bestimmte
Nebenstellen einer TK-Anlage direkt über diese
definierten Nummern anzuwählen.
E.164
ITU-T Standard für weltweite Telefon-Nummerierung (Landeskennzahl, Ortsvorwahl und Teilnehmernummer, z. B. +49 (231) 123456-789.
ENUM
tElephone NUmber Mapping
ENUM ist eine Anwendung des Domain Name
Systems zur Übersetzung von Telefonnummern
(im E.164-Format) in Internet-Adressen. Durch
eine ENUM-Registrierung einer VoIP-Rufnummer ist beispielsweise die direkte Zustellung von
Rufen über das Internet möglich.
Ethernet
Netzwerk für den lokal begrenzten Einsatz (10 m
bis 10 km) im LAN. Die einzelnen Computer sind
über ein Kabelnetz miteinander verbunden. Die
Daten werden innerhalb dieses Netzes mit einer
Rate von 10 Mbit/s, 100 Mbit/s oder 1 Gbit/s
übertragen.
FD
Full Duplex (Vollduplex, DX, manchmal auch
FDX, lässt die Übertragung der Informationen in
beide Richtungen zu gleicher Zeit zu, z. B. in der
Telefonie)
FTP
File Transfer Protocol (Netzwerkprotokoll zur
Dateiübertragung)
G.711
ITU-Standard für Kompression,
hier: Audiocodec 64 kbit/s
DMZ
Demilitarisierte Zone
DMZ stellt im Zusammenhang mit Firewalls ein
logisch geschütztes Netzwerksegment dar, in
dem öffentlich zugängliche Dienste eines Unternehmens beheimatet sind. Die DMZ verhindert
somit Zugriffe von außen auf interne IT-Strukturen.
DNS
Domain Name Server
Server, der den symbolischen Namen (z. B.
www.microsoft.com) in eine IP-Adresse
übersetzt.
DTMF
Dual Tone Multi-Frequency
Sieben unterschiedliche Frequenzen und zusätzliche Mischfrequenzen werden in die Telefonleitung gesendet, um die betätigte Taste eindeutig
zu übermitteln.
DSP
Digital Signal Processor
294
Technische Begriffe
Begriff
Erläuterung
Begriff
Erläuterung
G.722
ITU-Standard für Kompression,
hier: Audiocodec 64 kbit/s
Hub
G.723.1
ITU-Standard für Kompression,
hier: Audiocodec 5,3 kbit/s und 6,3 kbit/s
Ein Hub bildet einen Knoten in einem sternförmigen LAN und verbindet mehrere Clients mit
dem Netzwerk.
ID
Identifikation
G.729
ITU-Standard für Kompression
hier: Audiocodec 8 kbit/s
IEEE
Institute of Electrical and Electronics Engineers
Internationales Standardisierungsgremium
GAP
Generic Access Protocol
Standard für die DECT-Handys, der die Kommunikation von Handys und Basisstationen
verschiedener Hersteller ermöglicht
Instant Messaging
Gateway
Ein Gateway ist ein System, das zwei unterschiedliche Netze verbindet und Daten dieser
Netze in das jeweils andere Netz weiterleiten
kann. Dabei können sowohl die physikalischen
Netze unterschiedlich sein, wie auch die verwendeten Protokolle (z. B. IP-Netz und ISDN).
GSM
Global System for Mobile Communication
Weltweites System zur mobilen Kommunikation
H.323
Sammlung von internationalen Spezifikationen
(ITU), welche die Übertragung von multimedialen Daten auf paketorientierten Datenverbindungen definieren.
(Sofortige Nachrichtenübermittlung). Ein Dienst,
der es ermöglicht, mittels einer Software
(Client), dem Instant Messenger, in Echtzeit mit
anderen Teilnehmern zu kommunizieren
(chatten). Dabei werden kurze Text-Mitteilungen
im Push-Verfahren über ein Netzwerk (Server) an
den Empfänger geschickt (meist über das Internet), auf die dieser unmittelbar antworten kann.
Auf diesem Weg lassen sich meist auch Dateien
austauschen. Zusätzlich bieten zahlreiche
Messaging-Programme Video- oder Telefonkonferenzen an. In der deutschsprachigen Fachliteratur wird auch der Begriff
„Nachrichtensofortversand“ als Synonym
verwendet.
IPEI
Zwölfstellige Hardware-Adresse eines DECTHandsets zur eineindeutigen Identifizierung,
IP
Internet Protocol
Grundlegendes Protokoll des Internet, das
paketorientierte Netzwerke mit unterschiedlicher technischer Basis zu einem großen
Netzwerk zusammenfügt.
Dabei dient dieses Protokoll (auf Schicht 3 des
OSI-Schichtenmodells) der Adressierung und
Aufteilung der Daten in Pakete.
H.323 Aliasname
Symbolischer Name (z. B. TOMMY), der zur
Adressierung eines H.323-Endgerätes anstatt
einer IP-Adresse genutzt werden kann.
H.450
Standard für zusätzliche Leistungsmerkmale in
H.323 wie z. B. Konferenz, Umleitung, Halten,
Makeln etc.
HTTP
HyperText Transfer Protocol. Ein Protokoll zur
Übertragung von Daten über ein Netzwerk. Es
wird hauptsächlich eingesetzt, um Webseiten
und andere Daten aus dem World Wide Web
(WWW) in einen Webbrowser zu laden.
295
Technische Begriffe
Begriff
Erläuterung
Begriff
Erläuterung
IP-Adresse
Eine IP-Adresse ist eine 32-Bit-Zahl, meist dargestellt als eine viergliedrige Zahl z. B. 192.177.65.4,
die jedem mit dem Internet verbundenen
Rechner zugewiesen wird. Um diese Adressen
für Nutzer einfacher und übersichtlicher zu
gestalten, wurden die Domainnamen eingeführt,
die den IP-Adressen über einen DNS-Server
eindeutig zuzuordnen sind.
LED
Light Emitting Diode
Leuchtdiode (Lämpchen) zur Anzeige von Statusinformationen z. B. beim SwyxPhone.
MAC-Adresse
Medium Access Control-Adresse
Jede Netzwerkkarte identifiziert sich mit der
MAC-Adresse. Diese Adresse ist eine 8-ByteAdresse, die weltweit eindeutig festgelegt ist.
MAPI
Mail Application Programming Interface
Über diese Microsoft-Schnittstelle können
Applikationen E-Mails versenden.
Mehrgeräteanschluss
Basisanschluss für den Betrieb von bis zu acht
ISDN-Endgeräten (ISDN-Telefone etc.) an einem
S0-Bus. Am Mehrgeräteanschluss können
sowohl ISDN-Telefone, ISDN-Karten oder ISDNTK-Anlagen betrieben werden. Die Adressierung
der Geräte erfolgt über MSNs.
MSN
Multiple Subscriber Number
Ein nicht-durchwahlfähiger Anschluss kann
mehrere Rufnummern haben (MSNs). Die
Zuordnung dieser MSNs zu den Endgeräten
findet in den Endgeräten selbst statt.
Namensauflösung
Automatische Zuordnung eines Namens zu
einer Rufnummer.
Beispiel: Sie bekommen einen Anruf aus dem
öffentlichen Telefonnetz und die Rufnummer
des Anrufers wird übertragen. SwyxWare sucht
dann z. B. in den Microsoft Outlook Kontakten
und dem persönlichen Telefonbuch, ob es einen
Kontakt mit dieser Rufnummer findet. Wenn ein
Kontakt gefunden wird, so zeigt SwyxIt! im
Display zusätzlich zur Rufnummer des Anrufers
auch den Namen an.
IP-PBX
IP-Private Branch Exchange
Eine Telefon-Nebenstellenanlage (PBX), die
durch eine Software realisiert wird. Sie nutzt zur
Sprachübertragung die Voice-over-IP-Technologie (VoIP).
ISDN
Integrated Services Digital Network
Dienstintegrierendes digitales Netzwerk
ITSP
Internet Telephony Service Provider.
Ein Internet Telephony Service Provider bietet
über ein Gateway eine Schnittstelle zwischen
Internettelefonie und dem klassischen Telefonnetz. Über einen ITSP können somit VoIP-Nutzer
auch Teilnehmer im klassischen Telefonnetz
erreichen und umgekehrt.
IVR
Interactive Voice Response
Interaktive Rufbehandlung
LAN
Local Area Network
Ein lokales Netzwerk, das aus vielen untereinander verbundenen Computer-Terminals innerhalb
eines Firmengeländes besteht und der Datenübertragung dient.
LDAP
Lightweight Directory Access Protocol
Ein Netzwerkprotokoll, das die Abfrage und die
Modifikation von Informationen eines Verzeichnisdienstes (eine im Netzwerk verteilte hierarchische Datenbank) erlaubt. Die aktuelle Version
ist in RFC 4511 spezifiziert.
296
Technische Begriffe
Begriff
Erläuterung
Begriff
Erläuterung
NAT
Network Address Translation ist ein Verfahren,
um eine IP-Adresse in einem Datenpaket durch
eine andere zu ersetzen. Häufig wird dies
benutzt, um private IP-Adressen auf öffentliche
IP-Adressen abzubilden.
PIN
Personal Identification Number
Diese Nummer ist mit dem Benutzernamen
verknüpft und dient der Benutzer-Authentifizierung.
Peer-to-Peer
NT-Mode
Network Terminator
In ISDN (und anderen Protokollen) wird oft ein
unterschiedliches Verhalten angestrebt, in
Abhängigkeit von der Funktion. Bei ISDN arbeitet die Vermittlungsstelle im NT-Mode und die
Telefone (Terminals) im TE-Mode. Beispiel für
das unterschiedliche Verhalten ist die Übermittlung von Gebühreninformationen, die natürlich
nur von NT zu TE und nicht umgekehrt erfolgt.
Netzwerkprinzip, bei dem der Datenaustausch
dezentral direkt zwischen den einzelnen
Computern erfolgt. Im VoIP-Bereich bedeutet
dies, dass die Verbindung ohne Server oder
Provider direkt zwischen den beiden Teilnehmern besteht.
POTS
Plain Old Telephony System
Dies ist das klassische analoge Telefon.
Power over LAN
Mit Power over LAN wird eine Eigenschaft von
Geräten mit Ethernet-Anschluss bezeichnet, z. B.
IP-Telefone. Dabei erfolgt die Stromversorgung
über die Ethernet-Anschlussleitung und nicht,
wie üblich, über ein Stecknetzteil. In diesem Fall
muss der Switch oder Hub, an den dieses Gerät
per Ethernet angeschlossen ist, in der Lage sein,
diese Stromversorgung über die EthernetLeitung sicherzustellen.
PSTN
Public Switched Telephone Network
Oberbegriff für analoge Telefonnetze, meist
über digitale Vermittlungsstellen (Switches).
QoS
Quality of Service
Die Qualität in Kommunikationsnetzen. Je nach
Standard bzw. Protokoll werden unterschiedliche Parameter zur Bewertung der Eigenschaften,
wie Verlustrate, Verfügbarkeit, Durchsatz und
Verzögerung verwendet.
NetBIOS-Name
Symbolischer Name (z. B. WS-JONES), der zur
Adressierung eines Computer dient, wenn
dieser mit dem Microsoft-NetBIOS-Protokoll
angesprochen werden soll.
Overlap Sending
Die eingegebenen Ziffern werden sofort
gewählt. Die Zielrufnummer kann nicht mehr
bearbeitet werden. Das Gegenteil ist ’Blockwahl’.
P2P
siehe Peer-to-Peer
PABX
Private Automatic Branch Exchange
Private Nebenstellenanlage
PBX
Private Branch Exchange
Nebenstellenanlage, d.h. Anlage zum Steuern
von Telefonanlagen in einem meist kleineren
Telefonnetz mit Übergang zum öffentlichen
Telefonnetz.
PDA
Personal Digital Assistent. Kleiner tragbarer
Computer, der meist mit einem schnell startenden Betriebssystem ausgestattet ist und neben
vielen anderen Programmen hauptsächlich für
die persönliche Kalender-, Adress- und Aufgabenverwaltung benutzt wird.
297
Technische Begriffe
Begriff
Erläuterung
Begriff
Erläuterung
Router
Ein Router verbindet Netzwerke unterschiedlicher Art miteinander. Er kennt die angrenzenden
Netzwerke und benachbarte Router und
bestimmt den Weg eines Datenpaketes. Diese
Verbindung kann sowohl mit einer Software- als
auch mit einer Hardware-Lösung realisiert
werden.
SNTP
RSVP
Resource Reservation Protocol
Standard der IETF zur Gewährleistung bestimmter Übertragungsqualitäten wie Bandbreite und
Priorität über TCP/IP.
Simple Network Time Protocol
Standard zur Synchronisierung von Uhren in
Computersystemen über paketbasierte Kommunikationsnetze. Obwohl es meistens über UDP
abgewickelt wird, kann es durchaus auch über
andere Layer-4-Protokolle wie z. B. TCP transportiert werden. Es wurde speziell dafür entwickelt,
eine zuverlässige Zeitgabe über Netzwerke mit
variabler Paketlaufzeit (Ping) zu ermöglichen.
Sprachkompression
Die Sprachdaten werden komprimiert über das
Netzwerk gesendet. Dadurch verringert sich die
Menge der zu übertragenen Daten. Dies ist
insbesondere für die Home Office-Anbindung
und die Kopplung von mehreren Niederlassungen über das Internet wichtig.
Server
Der Server ist der „Zentralrechner“, an den die
Arbeitsplatzrechner (z. B. über Ethernet)
angeschlossen sind.
SIP
Session Initiation Protocol
Ein Netzprotokoll zum Aufbau einer Kommunikationssitzung zwischen zwei oder mehr
Teilnehmern.
STUN
STUN ist ein einfaches Netzwerkprotokoll, um
das Vorhandensein und die Art von Firewalls und
NAT-Routern zu erkennen und diese zu
umgehen.
Smartphone
Ein Smartphone/Smartfon vereint den Leistungsumfang eines Mobiltelefones mit dem eines
PDAs. Bei vollständiger Tastatur oder Touchscreen spricht man von einem PDA-Phone. Wie
bei vielen Fotohandys sind in einigen Geräten
auch Digitalkameras eingebaut.
Subnetz
SNMP
Simple Network Management Protocol
Netzwerkprotokoll, das von der IETF - einer
offenen, internationalen Freiwilligenvereinigung von Netzwerktechnikern, Herstellern und
Anwendern, die für Vorschläge zur Standardisierung des Internets zuständig ist - entwickelt
wurde, um Netzwerkelemente (z. B. Router,
Server, Switches, Drucker, Computer usw.) von
einer zentralen Station aus überwachen und
steuern zu können.
Ein Netzwerk kann man in verschiedene
Subnetze unterteilen, z. B. können mit der IPAdresse 192.177.65.xxx alle Rechner adressiert
werden, welche die Ziffern 192.177.65. gemeinsam haben und sich nur in den letzten drei
Ziffern (xxx) unterscheiden. Die Subnetzmaske
gibt an, welche Stellen zur Unterscheidung
innerhalb des Subnetzes herangezogen werden.
In einem Subnetz kommunizieren zwei Teilnehmer direkt miteinander. Erst wenn Teilnehmer
außerhalb des Subnetzes kommunizieren,
müssen die IP-Pakete den Router passieren.
298
Technische Begriffe
Begriff
Erläuterung
Begriff
Erläuterung
Switch
Unter einem Switch versteht man einen aktiven
Hub, der wie eine Art Vermittlungsstelle funktioniert. Im Unterschied zu einem Hub leitet der
Switch die eintreffenden Datenpakete nicht an
alle Anschlüsse weiter, sondern nur an den
Anschluss, hinter dem sich das Ziel des Paketes
befindet.
USB
TA
Terminaladapter
Universal Serial Bus. Bussystem zur Verbindung
eines Computers mit Zusatzgeräten. Ein USBAnschluss belegt wenig Platz und kann einfache
Geräte wie Mäuse, Telefone oder Tastaturen mit
Strom versorgen. Mit USB ausgestattete Geräte
können im laufenden Betrieb miteinander
verbunden werden (Hot-Plugging), angeschlossene Geräte und deren Eigenschaften können
automatisch erkannt werden.
TAPI
Terminal Application Programming Interface
Schnittstelle für die Programmierung von Terminal-Anwendungen
VLAN
TE-Mode
Terminal Endpoint
siehe NT-Mode, Seite 296
Virtual LAN. Virtuelles lokales Netzwerk innerhalb eines physikalischen Netzwerkes. Eine weit
verbreitete technische Realisierung von VLANs
ist teilweise im Standard IEEE 802.1Q definiert.
VoIP
Terminal Endpoint Identifier
Mit Hilfe der TEI werden verschiedene Endgeräte
an einem ISDN-Bus auf Schicht 2 adressiert.
Voice over IP
Sammelbegriff für alle Techniken zur Sprachübertragung über IP-Netze.
WAP
Wireless Application Protocol. Das Wireless
Application Protocol bezeichnet eine Sammlung
von Technologien und Protokollen, deren
Zielsetzung es ist, Internetinhalte für die langsamere Übertragungsrate und die längeren
Antwortzeiten im Mobilfunk sowie für die
kleinen Displays der Mobiltelefone verfügbar zu
machen. WAP steht damit in direktem Wettbewerb zum i-mode-Dienst.
WAV
Dateiformat, in welchem Sprache oder Musik
aufgezeichnet wird, z. B. Ansagetexte, Wartemusik oder Voicemail. Pro aufgezeichneter Sekunde
wird ein Speicherplatz von ca. 16 KB benötigt.
TEI
TCP/IP
Transmission Control Protocol / Internet Protocol
Zwei häufig verwendete Protokolle zur Datenübertragung und Internetanbindung, die auf
unterschiedlichen Transportmedien eingesetzt
werden können.
TLS
Transport Layer Security
Internetprotokoll zur verschlüsselten Datenübertragung (Weiterentwicklung von SSL)
TSP
TAPI Service Provider, Treiber für TAPI-Geräte
Unified Messaging
Ein im Jahre 1989 entworfenes NachrichtenManagement. Es bezeichnet ein Verfahren, in
jeglicher Form eingehende und zu sendende
Nachrichten (z. B. Voicemail, E-Mail, Fax, SMS,
MMS, etc.) in eine einheitliche Form zu bringen
und dem Benutzer über verschiedenste Clients
Zugang auf diese zu gewähren (Festnetz- oder
Mobiltelefon, E-Mail-Client).
299
Funktionscodes
Anh. 28: Funktionscodes
Dieser Anhang enthält eine Übersicht über die verschiedenen Funktionscodes. Damit können Sie per Tasteneingabe bestimmte Funktionen
schneller ausführen.
Innerhalb von SwyxWare können bestimmte Funktionen auch durch die
Eingabe eines Funktionscodes gesteuert werden. Die Zeichenfolge wird
von SwyxServer interpretiert und als Befehl ausgeführt.
Es wird unterschieden zwischen
 Template Script Code
Diese Zeichenfolgen werden vom Skript-Template des Benutzers
erkannt und interpretiert.
Beachten Sie, dass diese Codes nur innerhalb von SwyxWare verwendet werden können und nicht von außen.
 CTI+ Code
Diese DTMF-Zeichenfolgen werden im Zusammenhang mit CTI+
benutzt (Steuerung von Telefonie-Endgeräten und Steuerung von
Telefonen über ihre Rufnummer). Bestimmte SwyxWare-Funktionen
können über DTMF-Funktionscodes, unabhängig von SwyxIt!, direkt
an den verknüpften Endgeräten ausgeführt werden.
 MobileExtensionManager Code
Diese DTMF-Zeichenfolgen werden vom MobileExtensionManager
erkannt und interpretiert. Sie sind dementsprechend nur relevant in
einer Verbindung zum MobileExtensionManager.
 Rufaufschaltung
Diese Funktionscodes werden nur im Zusammenhang mit der Aufschaltung auf fremde Gespräche benutzt (Optionspaket SwyxMonitor notwendig). Sie sind nur in Blockwahl möglich, d.h. vor dem
Abheben des Hörers (z. B. über eine Kurzwahltaste).
 Feature Codes
Diese Zeichenfolgen betreffen die Fernabfrage fremder Voicemails.
Sie sind nur in Blockwahl möglich, d.h. vor dem Abheben des Hörers
(z. B. über eine Kurzwahltaste).
300
Funktionscodes
Folgende Funktionscodes stehen zur Verfügung:
Code
Funktion
Beschreibung
Template Skript Code (nur intern)
##70*
Alle Endgeräte
anrufen
Unabhängig von den Umleitungsregeln klingeln
alle angemeldeten Endgeräte des anrufenden
Benutzers
##71*
Verbinden zur
Voicemail
Unabhängig von allen Umleitungseinstellungen
wird der anrufende Benutzer mit seiner eigenen
Voicemail verbunden. Er kann sich selber damit
eine Sprachnachricht hinterlassen.
##8nnn*pp
p#
Sofortige Umleitung von nnn
Für den Benutzer mit der Nummer nnn wird die
sofortige Umleitung zum anrufenden Anschluss
eingeschaltet. Die angegebene Pin ppp wird
dabei überprüft.
##9nnn#
Fernabfrage von
nnn
Die Fernabfrage des Benutzers mit der Nummer
nnn wird angerufen. Die PIN wird im Menü der
Fernabfrage abgefragt.
Code
Funktion
Beschreibung
##
-
Anfangssequenz, die einen Ruf direkt an den
Benutzer selber leitet. Weitere Zeichen werden
von seinem Skript (template.vbs) verarbeitet.
##10
Fernabfrage
Die Fernabfrage zum Benutzer wird aktiviert, die
PIN wird nicht abgefragt, da der Benutzer selber
(von seinem eigenen Endgerät aus) anruft!
Untermenüs der Fernabfrage können direkt
durch Nachwahl angesprungen werden.
##20nnn#
Sofortige Umlei- • Sofortige Umleitung zu nnn* einschalten.
tung zu nnn
• Wird statt nnn ein * eingegeben, so wird die
sofortige Umleitung zur Voicemail aktiviert.
• Ohne nnn wird die sofortige Umleitung deaktiviert.
##21nnn#
Umleitung bei
Besetzt zu nnn
• Umleitung bei Besetzt zu nnn* einschalten.
• Wird statt nnn ein * eingegeben, so wird die
Umleitung bei Besetzt zur Voicemail aktiviert.
• Ohne nnn wird die Umleitung bei Besetzt
deaktiviert.
##22nnn#
Verzögerte
Umleitung zu
nnn
• Verzögerte Umleitung zu nnn* einschalten.
• Wird statt nnn ein * eingegeben, so wird die
verzögerte Umleitung zur Voicemail aktiviert.
• Ohne nnn wird die verzögerte Umleitung
deaktiviert.
##23
Sofortige Umleitung deaktivieren
Sofortige Umleitung deaktivieren
##24
Umleitung bei
Besetzt deaktivieren
Umleitung bei Besetzt deaktivieren
##25
Verzögerte
Umleitung
deaktivieren
Verzögerte Umleitung deaktivieren
*. <nnn> steht für Durchwahl oder externe Nummer mit Amtsholung oder im Format
**49231123456
<ppp> steht für die PIN
301
Funktionscodes
CTI+
Code
Funktion
Beschreibung
*0
DTMF-ErkenDie DTMF-Erkennung wird ausgeschaltet. Dies kann
nung ausschal- notwendig sein, um DTMF-Signale an den Gesprächsten
partner zu senden. Für # verwenden Sie dabei bitte
die Folge ##.
#0
DTMF-Erkennung einschalten
Die DTMF-Erkennung wird eingeschaltet.
##
Einzelnes #
senden
Sendet ein # als DTMF-Zeichen zum Gesprächspartner (transparent), wenn die DTMF-Erkennung ausgeschaltet ist.
*3
Einleiten einer
Konferenz
Es wird eine Konferenz eröffnet, mit aktiven und
gehaltenen Gesprächspartnern.
*7
Halten/
Makeln/
Aktivieren
Der aktive Ruf wird auf Halten gelegt. Es wird zu einer
freien bzw. zu einer anderen gehaltenen Leitung
gewechselt.
Liegt bereits ein Ruf auf Halten, wird dieser durch die
Eingabe von *7 wieder aktiviert.
*8
Beenden
Der gerade aktive Ruf wird beendet.
*9
Verbinden
Der aktive Ruf wird mit dem gehaltenen Ruf verbunden.
*9nnn#
Verbinden
ohne
Rückfrage
Der aktive Ruf wird ohne Rückfrage mit nnn verbunden. Voraussetzung: Sie haben nur einen Ruf.
Kommt die Verbindung mit dem Zielteilnehmer nicht
innerhalb von 20 Sekunden zustande, so erscheint
der ursprünglich eingegangene Ruf wieder in Ihrem
SwyxIt! als ein gehaltener Ruf. Durch Eingabe von *7
kann der gehaltene Ruf erneut aktiviert werden.
*0
DTMF-ErkenDie DTMF-Erkennung wird ausgeschaltet. Dies kann
nung ausschal- notwendig sein, um DTMF-Signale an den Gesprächsten
partner zu senden. Für # verwenden Sie dabei bitte
die Folge ##.
Code
Funktion
Beschreibung
#0
DTMF-Erkennung einschalten
Die DTMF-Erkennung wird eingeschaltet.
Für die Nutzung von DTMF im Zusammenhang mit SwyxCTI+ müssen die
SIP-Endgeräte DTMF über SIP-INFO unterstützen.
Für die Nutzung von DTMF im Zusammenhang mit SwyxCTI+ gilt folgender Hinweis: Liegt ein aktiver Ruf auf Halten, und ein zweiter Ruf soll
abgebrochen werden, bevor er verbunden ist, so kann hierfür kein DTMFCode verwendet werden. In diesem Fall legen Sie am gesteuerten Endgerät
auf. Für die noch gehaltene Leitung erhalten Sie nun einen Rückruf, und
durch die Eingabe von *7 kann erneut ein zweiter Ruf aufgebaut werden.
Auf SwyxDECT 500 Mobilteilen im CTI-Modus ersetzen Funktionstasten
am Gerät die Funktionscodes für „Einleiten einer Konferenz“, „Halten/
Makeln/Aktivieren“ und „Verbinden“. Die Funktion „Verbinden ohne
Rückfrage“ ist nur via Funktionscode verfügbar.
302
Funktionscodes
MobileExtensionManager
Code
Funktion
Beschreibung
Code
Funktion
Beschreibung
**
+-Ersatz
Ersetzt das + in einer kanonischen Rufnummer
*6xxnn
n#
Initiiert den
Funktionscode xx
*0
DTMF-ErkenDie DTMF-Erkennung des MobileExtensionManagers
nung ausschal- wird ausgeschaltet. Dies kann notwendig sein um
ten
DTMF-Signale an den Gesprächspartner zu senden.
Für # verwenden Sie dabei bitte die Folge ##.
Der Funktionscode xx (immer zwei Zeichen) wird
weitergegeben. Die Parameterübergabe nnn ist optional. Wird ein weiterer Parameter benötigt, so kann
dieser separiert durch * eingegeben werden. Der
Befehl wird mit einem # beendet. Damit kann der
Mobil-Nutzer so agieren, als ob er innerhalb von
SwyxWare den Funktionscode ##xxnnn# eingibt.
#0
DTMF-Erkennung wieder
einschalten
Die DTMF-Erkennung des MobileExtensionManagers
wird wieder eingeschaltet.
*600#
Fernabfrage
starten
Startet die persönliche Fernabfrage
##
Einzelnes #
senden
Sendet ein # als DTMF-Ton zum Gesprächspartner
(transparent)
*6002dd
d#
Zugriff auf die
persönliche
Voicemail
Startet die Wiedergabe der Voicemail mit der ID ddd
ohne Angabe von Datum und Uhrzeit
*1
Fernabfrage
Startet die eigene Fernabfrage
*7
Halten/Makeln
*20nnn
#
*20*#
*20#
Sofortige
Umleitung zu
nnn
• Sofortige Umleitung zu nnn* einschalten.
• Wird statt nnn ein * eingegeben, so wird die sofortige
Umleitung zur Voicemail aktiviert.
• Ohne nnn wird die sofortige Umleitung deaktiviert.
Der aktuelle Ruf wird gehalten. Es wird zu einer freien
Leitung bzw. zu der bisher gehaltenen Leitung
gewechselt.
*8
Beenden
Der gerade aktive Ruf wird beendet.
*9
Verbinden
*21nnn
#
*21*#
*21#
Umleitung bei • Umleitung bei Besetzt zu nnn* einschalten.
Besetzt zu nnn • Wird statt nnn ein * eingegeben, so wird die Umleitung bei Besetzt zur Voicemail aktiviert.
• Ohne nnn wird die Umleitung bei Besetzt deaktiviert.
Der aktive Ruf wird mit dem gehaltenen Ruf verbunden.
*9nnn#
Verbinden
ohne
Rückfrage
Der aktive Ruf wird ohne Rückfrage mit nnn verbunden.Voraussetzung: Sie haben nur einen Ruf.
*22nnn
#
*22*#
*22#
Verzögerte
Umleitung zu
nnn
• Verzögerte Umleitung zu nnn* einschalten.
• Wird statt nnn ein * eingegeben, so wird die verzögerte Umleitung zur Voicemail aktiviert.
• Ohne nnn wird die verzögerte Umleitung deaktiviert.
*9*#
Verbinden mit
dem BüroEndgerät
Das aktive Gespräch wird unterbrochen und erneut an
die Endgeräte des Benutzers (exklusive des MobilTelefons) durchgestellt.
*3
Dreierkonferenz
Es wird eine Dreierkonferenz eröffnet mit dem aktiven
und dem gehaltenen Gesprächspartner.
#
Rufannahme
*4
Mitschneiden
aktivieren
Die Aufzeichnung der Gespräche wird aktiviert. Beachten Sie, dass alle Gespräche des Mobil-Teilnehmers
mitgeschnitten werden.
Nimmt einen eingehenden Ruf auf einem MobilTelefon an, nachdem der Ruf von SwyxIt! Mobile
akzeptiert wurde. d. h. der MobileExtensionManager
übergibt den Ruf, nachdem er -meist von SwyxIt!
Mobile- ein # übermittelt bekommen hat.
*5
Mitschneiden
beenden
Die Aufzeichnung aller Gespräche wird beendet.
*. <nnn> steht für Durchwahl oder externe Nummer mit Amtsholung oder im Format
**49231123456
<ppp> steht für die PIN
303
Funktionscodes
Rufaufschaltung (nur als Blockwahl möglich)
Code
Funktion
Beschreibung
nnn*24*1#
Rufaufschaltung (nur
Hören)
Auf ein Gespräch, das der Agent mit der Rufnummer nnn führt, wird aufgeschaltet im Modus ’Nur
Hören’.
nnn*24*2#
Rufaufschaltung
(Sprechen mit
dem Agent)
Auf ein Gespräch, das der Agent mit der Rufnummer nnn führt, wird aufgeschaltet, der Agent kann
den Aufgeschalteten hören.
nnn*24*3#
Rufaufschaltung (Konferenz)
Das Gespräch, das der Agent mit der Rufnummer
nnn führt, wird zu einer Konferenz.
Feature Code (nur als Blockwahl möglich)
Code
Funktion
Beschreibung
nnn* 71*
Voicemail
Ruft die Voicemail des Benutzers nnn an ungeachtet
der eingestellten Rufumleitungen. Sie können
direkt eine Sprachnachricht hinterlassen.
nnn*72*
Direktruf
Ruft den Benutzer nnn als Direktruf (Intercom) an,
d. h. ein Endgerät des Angerufenen wird sofort auf
Wiedergabe geschaltet.
nnn*ppp*
8*
Sofortige
Umleitung
von nnn
Für den Benutzer mit der Nummer nnn wird die
sofortige Umleitung zum anrufenden Anschluss
eingeschaltet. Die angegebene Pin ppp wird dabei
überprüft.
nnn*9*
Fernabfrage
von nnn
Die Fernabfrage des Benutzers mit der Nummer nnn
wird angerufen. Die PIN wird im Menü der Fernabfrage abgefragt.
*. <nnn> steht für Durchwahl oder externe Nummer mit Amtsholung oder im Format
**49231123456
<ppp> steht für die PIN
304
Index
Index
A
Abhören
Gespräch 148
Abmelden 24
(Menübefehl) 41
Account 17
ACD
(Definition) 292
Aktive Verbindung 17
Aktivieren
Num-Taste 163
Aktualisieren
Version 269
Akustische Signale 18
Alle Texte zurücksetzen (Menübefehl) 238
Allgemein (Registerkarte zu Schieberegler) 251
Allgemein (Registerkarte zu Taste) 241
Allgemein (Registerkarte zu Telefondisplay) 247, 251
Allgemein (Registerkarte zu Web-Erweiterung) 258
Allgemein (Registerkarte) 155
Allgemeine Angaben
Benutzerprofil 155
Alphakanal-Transparenz 240
Amtston 63
Anklopfen 17
Anklopfsignal 18
Anklopfton
Ausschalten 162
Für Zweitanrufe 162
Anlagenanschluss 292
Anmeldebestätigung 28
Anmeldedaten 221
Anmelden 24
(Menübefehl) 41
Als Benutzer 24
Anmeldeversuch 27
Anmeldung
Erfolgreich 28
fehlgeschlagen 27
Annehmen
Eines Anrufs 51
Mit Eingabetaste 163
Telefongespräch 58
Anruf 51
Annehmen 51
Beenden 51
In Outlook 205
Übernehmen 131
Umleiten 85, 86
Anrufbeantworter (Voicemail) 101
Anrufberechtigungen 28, 50
Anrufen
Aus Outlook 204
Einlader 206
E-Mail Absender 205
Anrufhistorie 143
Anrufliste 112
(Fenster) 112
Anzeigen...
(Menübefehl) 46
Länge 115
Rufjournal 109
Anrufumleitung
Konfigurieren 83, 84
Ansagenassistent 93
Anschluss
Anlagen- 292
Durchwahlfähig 293
Mehrgeräte- 295
Anwendungen
Gemeinsam nutzen 133
Anwendungsfreigabe 133
Unterbinden 156
Anzeigeebene 237, 238
API
(Definition) 292
Audio-Modi
Freisprechen 106
Handset 106
Umschalten 107
Auflegen
In Outlook 205
Auflösung
NamensAus Outlook 211
Namensauflösung aus Lotus Notes 212
Aufmerksamkeitston 15
Für signalisierte Rufe 162
Aufnehmen
Siehe Mitschneiden 136
Aufruf
Befehlszeile 30
Aufzeichnen
Liste der Gespräche 115
Siehe Mitschneiden 136
Voicemail 90
ausgehender Anruf 223
Auslandsgespräch 16
Automatische Wahlwiederholung
Beenden 119
Fenster 118
Starten 118
Autostart 266
B
Bearbeiten
(Menübefehl) 42
Bedienoberfläche 18, 232
editieren 233
Elemente 31
Beenden
(Menübefehl) 43, 239
305
Index
Anruf
In Outlook 205
SwyxIt! 239
Beenden eines Gesprächs 51
Befehlszeile
Aufruf aus der 30
Benutzerkonto 30
Minimieren 30
Standby-Server 30
SwyxIt! installieren 267
SwyxIt! starten 30
SwyxServer 30
Begrüßungsansage 93
Benutzer 17
An- und abmelden 24
Wechseln 42
Benutzer anmelden (Fenster) 25
Benutzerauthentifizierung 17
Benutzerdefiniertes Bild (Registerkarte zu Taste) 244
Benutzereigenschaften
Anwendungsfreigabe 29
Call Routing Manager
Rechte 29
Rufbeschränkung 28
Benutzerkonto 17
Benutzername 17, 174
Benutzerprofil 29, 155
Anzeigen 155
Endgeräte 166
Rufannahme mit Eingabetaste 163
Beschränkung der Rufe 50
Besetzt
Rufumleitung 86
Besetztzeichen 18
Einschalten 108
Bildschirmfreigabe 133
Bitmap
als Hintergrundbild verwenden 239
Blind Call Transfer 60, 69
Blockwahl 50, 57, 292
C
Call Routing 19, 82
Call-by-call-Vorwahl 125
CAPI
(Definition) 292
CDR
(Definition) 292
CDR (Call Detail Records) 139
Chat 152
Client-Computer
(Definition) 292
CMI
(Definition) 292
Collaboration 29, 133
Standardanwendung festlegen 134
SwyxIt! Meeting 134
unterbinden 156
Copyright-Information 239
CorNet
(Definition) 292
CTI
(Definition) 19, 292
CTI SwyxIt! 225
CTI SwyxIt! steuert externes Telefon über Rufnummer
228
CTI SwyxIt! steuert SwyxIt! 226
CTI SwyxIt! steuert SwyxPhone 225
CTI SwyxIt! steuert Telefonie-Endgerät 227
Option SwyxCTI+ 227
Ruftöne in CTI SwyxIt! 230
Standardleitung 62
SwyxCTI 225
SwyxCTI+ 225
CTI SwyxIt!
CTI-Modus beenden 230
D
Darstellung von Informationen (Registerkarte zu Telefondisplay) 248
Datei
Menü 41
Datenquelle 223
Datenquellen 221
DATEV-Klick 223, 224
DDI (Direct Dial In) 293
Deaktivieren
Num-Taste 163
DECT
(Definition) 292
Deinstallieren
SwyxIt! 263
Deinstallieren 269
Desktop
Verknüpfung installieren 266
Desktopfreigabe 133
Desktop-Sharing 133
DHCP
(Definition) 293
Direktansprache 20, 143
Definition 20
Konfigurieren 125
Direktrufsignal 18
Display 36
Allgemeine Einstellungen 247, 251
Bearbeiten 247
Darstellung von Informationen 248
Hintergrundbild 247
Konfigurieren 247
Display-Element
Entfernen 251
Hinzufügen 250
DMZ (Demilitarisierte Zone) 293
DNS
Definition 293
Drittanwendungen
Beispiel (MS Wählhilfe) 272
Für SwyxIt! konfigurieren 272
Telefonieren aus 272
DSP
(Definition) 293
DTMF
(Definition) 293
DTMF-Töne
306
Index
Nachwahl 128
Durchsage 20, 143
Durchwahl 15
Gruppen- 15
Durchwahlfähiger Anschluss 293
E
E.164
(Definition) 293
Editierbar
Eintrag im Globalen Telefonbuch 79
Editier-Modus 233
beenden 238
Eigene Rückrufwünsche
Liste 142
Eigenschaften
Leitungstaste (Kontextmenü) 64
Namenstaste (Kontextmenü) 122
Eigenschaften von...
Benutzerprofil (Fenster) 155
Leitungstasten (Fenster) 72, 159
Listen (Fenster) 115
Lokale Konfiguration (Fenster) 168
Schieberegler (Fenster) 251, 252
Skin (Fenster) 239
Standardvoicemail (Fenster) 94
Taste (Fenster) 242
Telefondisplay (Fenster) 247
Verknüpfungstasten (Fenster) 158
Wahlwiederholungsliste (Fenster) 119
Einfügen
(Menübefehl) 43, 236
Eingabefeld 35
Eingabetaste 163
eingehender Anruf 223
Einstellung
DATEV pro 219
Einstellungen
Menü 47
Eintrag
Im Globalen Telefonbuch ändern 79
Im Globalen Telefonbuch ausblenden 79
E-Mail 223
Absender anrufen 205
Aus der Anrufliste 111
Programm öffnen...(Menübefehl) 46
E-Mail-Client
(Voicemail) 169
Endgeräte
Benutzerprofil 166
Entfernen
(Menübefehl) 43, 237
Entgangene Anrufe
Anzeige 113
Liste 113
ENUM 293
Erreichbarkeit
Anzeige 79
Erweiterte Kontaktkarte 39
Erweiterte Verbindungseinstellungen 173
Ethernet
(Definition) 293
Exportieren
Mitschnitte 137
Tastenbelegung des Telefons 166
Telefonbucheinträge 78
Externe Anwendung
Namenstaste 123
Externer Teilnehmer 15, 16
F
F11
Wählen aus jeder Anwendung 144
Fax senden
Menü "Funktionen" 45
FD 293
(Definition) 293
Fernabfrage
(Definition) 19
(Menübefehl) 45, 47
Parameter konfigurieren 96
Umleitung konfigurieren 97
Ferngespräch 16
Firewall 263
Freisprecheinrichtung 105
Freisprechen 35
Freizeichen 18, 63
unterbrochen 63
FTP
(Definition) 293
Funktionen
Beschreibung 90, 101
Menü 43
Funktionsübersicht 101
G
G.711
(Definition) 293
G.722 294
G.723.1 294
G.729 294
GAP
(Definition) 294
Gateway
(Definition) 294
Gehaltene Verbindung 17
Gespräch
Annehmen 51, 58
Aufzeichnen 45
Beenden 51
In Outlook 205
Mithören 148
Übergeben (ohne Rückfrage) 53
Übernehmen 131
Verbinden 60
Globales Telefonbuch
Ändern 79
Eintrag ausblenden 79
Google Maps 223
Grafikformat
Namenstaste 125
Gruppe 15
Gruppen-Durchwahl 15
Gruppenruf 15
GSM
(Definition) 294
307
Index
H
H.323
(Definition) 294
Aliasname 294
Protokoll 294
H.450
(Definition) 294
Halten 58
(Menübefehl) 44
Handset 35
Ohne Zusatzlautsprecher 264
Headset 35
Mit Telefon verwenden 166
Ohne Zusatzlautsprecher 264
Hilfe
Menü 49
Hilfethemen 239
(Menübefehl) 49, 239
Hintergrund
Objekt 238
Hintergrundbild 239
Telefondisplay 247
Home Office
Konfiguration 270
Hörer
Abheben und wählen
(Menübefehl) 44
HTTP
(Definition) 294
Hub
(Definition) 294
I
Icon
Hinzufügen 241
SwyxIt! minimieren 156
ID
(Definition) 294
IEEE
(Definition) 294
Importieren
Tastenbelegung des Telefons 166
Telefonbucheinträge 78
Indizierte Taste 242
Info über SwyxIt!...
(Menübefehl) 49, 239
Installation 219
DATEV pro 219
SwyxFax Client 266
SwyxPLUS 219
Installieren
SwyxIt! 263
Instant Messaging
(Definition) 294
Intercom 20
Interner Teilnehmer 15
IP
(Definition) 294
IP (Internet Protocol) 294
IP-Adresse 221
(Definition) 295
IPEI
(Definition) 294
IP-PBX
(Definition) 295
ISDN
(Definition) 295
ITSP
(Definition) 295
IVR
(Definition) 295
J
Journaleintrag
(Menübefehl) 45
K
Kalender-Eintrag
Einlader anrufen 206
Kanonisches Rufnummernformat 200, 213
Kennwort 26
Ändern 42
Änderung 26
Klingeln
Rufnummerabhängig 160
Klingelton 18
Aus der Anrufliste 111
Aus der Rückrufliste 143
Klingelzeichen
Für Anruf 160
Komma
Nachwahl 128
Kompression 168
Sprache 297
Konferenz 144
(Definition) 18
(Menübefehl) 45
Einleiten 45
Erweitern 45
Nur zuhören 148
Konfiguration
Lokale 168
Kontakt
Anzeigen 207, 215
Öffnen 207, 215
Kontakt anzeigen
(Menübefehl) 45
Kontaktdaten 223
Kontakte - Microsoft Outlook 2000/XP (Fenster) 204
Kontaktliste 221
Kontextmenü 13
Eigenschaften Namenstaste 122
Skin Editor 245
Übergabe/Verbinden 60
Voicemail abhören... 91
Kontextmenü Leitungstaste
Beenden 70
Direktansprache 71
Frei 64
Gehender Ruf (Anklopfen) 66
Gehender Ruf (Klingeln) 66
Gesperrt 71
Hörer abgehoben 64
Konferenz gehalten 70
308
Index
Verbindung aktiv 67
Verbindung gehalten 68
Wählen 65
Kontextmenü Umleitungstaste 83
Kontextmenü Wahlwiederholungstaste 117
Konto
Auf SwyxServer 17
Benutzer- 17
Windows- 17
Kopieren
(Menübefehl) 43, 235
L
LAN (Local Area Network) 295
Lautsprecher 105
Lautstärke
Regulieren 105
Lautstärkeregler auf der Oberfläche 251
LDAP
(Definition) 295
LDAP-Knoten 221
LDAP-Server 220
LDAP-Server-Parameter 221
LDAP-Verzeichnis 218
LED
(Definition) 295
Leitung
(Definition) 16
Auswählen 35
Konzept 57
Sperren 60
Virtuelle 57
Zustand 63
Leitungen
Funktionen 41
Menü 43
Leitungstaste 35, 62, 64
Auf einer neuen Skin 160, 233
Eigenschaften festlegen 72
Gruppenruf 73
Konfigurieren 72
Leitungstaste (Registerkarte) 72
Leuchtdiode 295
Liste
Eigene Rückrufwünsche 142
Wahlwiederholung (Registerkarte) 119
Listen
(Registerkarte) 115, 157
Länge festlegen 115
Menü 46
Listen (Registerkarte) 115
Log in Devices 166
Lokale Konfiguration 168
Standby-Server 173, 175
Lokales Netzwerk 295
Lotus Notes
Namensauflösung 212
M
MAC-Adresse
(Definition) 295
Makeln 18, 52, 58, 59, 223
Standardleitung 62
MAPI
(Definition) 295
Mehrgeräteanschluss 295
Meldungsprotokoll 28
Menu
Funktionen 41
Menü 32
Auf Taste hinterlegen 245
Bearbeiten 41, 120
Datei 41, 120
Funktionen 41
Leitungen 41, 120
Menübefehl
Abmelden 41
Alle Texte zurücksetzen 238
Anmelden 41
Anrufliste
Anzeigen... 46
Autom. Wahlwiederholung abbrechen 44
Automatische Wahlwiederholung 44
Beenden 43, 239
Eigene Rückrufwünsche... 46
Einfügen 43, 236
E-Mail Programm öffnen... 46
Entfernen 43, 237
Fernabfrage 45, 47
Halten 44
Hilfethemen 49, 239
Hörer abheben und wählen 44
Info über SwyxIt!... 49, 239
Konferenz 45
Kopieren 43, 235
Minimieren 42
Mitschneiden 45
Namenstaste 44
Objekt eine Position nach hinten 238
Objekt eine Position nach vorne 238
Objekt in den Hintergrund 238
Objekt in den Vordergrund 237
Rückfrage/Makeln 44
Rückruf ablehnen 45
Rückruf annehmen 45
Ruf übernehmen 44
Skin editieren 238
Skin laden 238
Skin speichern 239
Übergabe an > 44
Übergabe an Rufnummer... 44
Übergabe an Voicemail... 36, 45
Übergabe/Verbinden 44
Voicemail 45, 47
Voicemail Abhören... 47
Wahlwiederholung 44
Wahlwiederholungsliste anzeigen... 46
Menüleiste 32
Messenger 152
Nachricht empfangen 152
Nachricht senden 152
Mikrofon 36
ausschalten 105
Stummschalten 105
Minimieren
(Menübefehl) 42
309
Index
Mitgeschnittene Gespräche
Anhören 137
Speichern 138
Mithören 148
Schaltfläche 149
Mitschneiden
(Menübefehl) 45
Mitschnitte
Exportieren 137
Liste 115
Mobile Erweiterungen 87
Modus
Nicht-Transparenter 32, 40
Transparenter 32
MS Outlook AddIn 202
msiexec 267
MSN
(Definition) 295
N
Nachbearbeitungszeit 60
Definition 20
Nachricht
Abhören 47
Messenger 152
Nachwahlziffern 128
Name
Ändern im Telefonbuch 77
Hinzufügen zum Telefonbuch 76
Löschen im Telefonbuch 77, 78
Name aufsprechen 93
name.wav 93
Namensansage 93
Namensauflösung 51, 295
Aus Lotus Notes 212
Aus Outlook 211
Namenstaste 38, 120
(Menübefehl) 44
(Registerkarte) 124, 158
Exportieren 131
Exportieren (Menübefehl) 42
Externe Anwendungen verknüpfen 123
Importieren 131
Importieren (Menübefehl) 42
Kontextmenü konfigurieren 123
Maximale Anzahl 126
Rufaufschaltung 149
Skin Editor
Benutzerdefiniertes Bild 244
Namenszuordnung
Aus Outlook-Kontakten 200, 214
NAT (Network Address Translation) 296
NetBIOS-Name
(Definition) 296
NetMeeting 29, 133
NetViewer 29
Netzwerk
Lokal 295
Windows 24
Netzwerkkarte 263
Neuer Telefonanruf (Fenster) 213
Nicht-Transparenter Modus 32, 40
NT-Mode
(Definition) 296
Num-Taste 163
O
Oberfläche
Elemente 31
Objekt
eine Position nach hinten 238
eine Position nach vorne 238
einfügen 236
Fein justieren 241
hinzufügen 234
in den Hintergrund 238
in den Vordergrund 237
kopieren 235, 236
Löschen 237
Platzieren 240
Verschieben 240
Objekt eine Position nach hinten
(Menübefehl) 238
Objekt eine Position nach vorne
(Menübefehl) 238
Objekt in den Hintergrund
(Menübefehl) 238
Objekt in den Vordergrund (Menübefehl) 237
Office Communication AddIn 177
Online-Hilfe
anzeigen 239
Ortsgespräch 16
Outlook
Gespräch beenden 205
Journal-Einträge bei Rufen 202
Konfiguration für SwyxIt! 202
Kontakt öffnen bei eingehenden Rufen 202, 206
Namensauflösung 211
Namenszuordnung aus Kontakten 200, 214
Rufe verwalten mit dem Journal 207
Rufnummernformat 200, 213
Wählen mit SwyxIt! 200, 212
Outlook-Kontakt
Anzeigen 207, 215
Neu 207, 215
Overlap Sending
(Definition) 296
OWC 148
P
PABX
(Definition) 296
Parameter
Befehlszeilenaufruf 30
Pause
Nachwahl 128
PBX
(Definition) 296
PDA 296
Personengruppe 15
Persönliches Telefonbuch
Exportieren (Menübefehl) 42
Importieren (Menübefehl) 42
Teilnehmer ändern 77
Teilnehmer hinzufügen 76
Teilnehmer löschen 77, 78
310
Index
PIN 17
(Definition) 296
Port 221
Position
Objekt 238, 240
POTS
Definition 296
Power over LAN 296
Projektkennziffer 83, 139
Outlook 205, 213
Prüfbalken 26
PSTN
(Definition) 296
Q
QoS
(Definition) 296
Quickstart 266
Quickstart anzeigen
(Menübefehl) 49
R
REG-Dateien 270
Registerkarte
Leitungstasten 72
Video 169
Return-Taste 163
Router
(Definition) 297
RSVP
(Definition) 297
Rückfragen 52
Makeln (Menübefehl) 44
Ruf halten 102
Rückruf 140
Bei besetzt 140
Löschen 141, 143
Definition 20
Rückruf ablehnen
(Menübefehl) 45
Rückruf angefordert
Rufstatus 110
Rückruf annehmen
(Menübefehl) 45
Rückruf bei besetzt
Standardleitung 62
Rückruf nicht erforderlich
Rufstatus 110
Rückrufsignal 18
Rückrufwunsch
Gelöscht 115
Liste 114
Rückrufwünsche
Beantworten 142
Bei besetzt
Äußern 140
Bei freiem Anschluss
Äußern 141
Eigene 142
Eigene (Menübefehl) 46
Ruf
Alle umleiten 83
Annehmen 58
Übernehmen
(Menübefehl) 44
Ruf angenommen
Rufstatus 110
Ruf nicht angenommen
Rufstatus 110
Ruf umgeleitet / angenommen
Anrufliste 112
Anrufstatus 110
Datumsformat 110
Fenstergröße 110
Funktionen 111
Informationen 110
Spaltenbreite 110
Status 110
Symbolleiste 111
Rufnummer 15
Externer Teilnehmer 15
Im Globalen Telefonbuch ändern 79
Interner Teilnehmer 15
Unterdrücken 108, 156
Rufnummern
Gewählte 113
Rufnummernformat
Kanonisches 200, 213
Rufprotokoll 143
Rufsignalisierung 18
Ruftöne (Registerkarte) 160
Rufumleitung
Sofortige 83
Sonstige 85
Unbedingte 83
Rufverteilung
Gruppenrufe 15
Rufweiterleitung
Call Routing 19
Rufstatus 110
Ruf zur Voicemail umgeleitet
Rufstatus 110
Rufannahme
Mit Eingabetaste 163
Rufbeschränkung 28
Rufe
Übersicht 109
Rufe verwalten
Mit dem Outlook-Journal 207
Rufjournal 40, 46
Alle Rufe 112
S
Schalter 156
Schieberegler 251
Schieberegler (Registerkarte zu Schieberegler) 253
Schieberegler-Element
Entfernen 255
Hinzufügen 255
Server
(Definition) 297
Abmelden 41
Anmelden 41
Anmelden außerhalb des Firmennetzwerks 173
311
Index
Standby 169
Wechseln 29
Sichtbar
Eintrag im Globalen Telefonbuch 79
Signal
Akustisch 18
Signalisierung
Status - 15, 127
Signalton 17, 18
SIP (Definition) 297
SIP-Endgeräte 289
SIP-URI 16
Skin 18, 232
Bearbeiten (Menübefehl) 42
Download 232
Editieren 233
(Menübefehl) 238
Editieren beenden 238
Editier-Modus 233
Format einfügen 237
Format kopieren 237
Hintergrundbild 239
Kopieren zwischen Skins 240
Laden 238
Laden (Menübefehl) 42, 238
Markieren von Objekten 235
mehrere Objekte kopieren 236
Objekt eine Position nach hinten 238
Objekt eine Position nach vorne 238
Objekt einfügen 236
Objekt hinzufügen 234
Objekt in den Hintergrund 238
Objekt in den Vordergrund 237
Objekt kopieren 235
Objekt löschen 237
Objekt platzieren 240
Schieberegler 251
Speichern 239, 262
(Menübefehl) 239
Speichern (Menübefehl) 42
Standard- 31
Standardleitung 62
Taste hinzufügen 246
Weitere Skins von Swyx 232
Zweites Hintergrundbild 239
Skin (Registerkarte) 239
Skin-Dateien 220
Smartphone
(Definition) 297
SNMP
(Definition) 297
SNTP
(Definition) 297
Sofortige Umleitung
(Registerkarte) 83
Ändern von einem anderen Anschluss 95
Sofortnachricht 152
Namenstaste 152
Voraussetzungen 152
Speichern
(Menübefehl) 42
Sperren
Leitung 60
Spontan weiterleiten 54
Sprachdatenkompression 168
Sprachnachricht 121
Standard-Audiomodus 106
Standard-Bedienoberfläche 31
Standardleitung 62
CTI 62
Makeln 62
Rückruf bei besetzt 62
Skin wechseln 62
Standardrufnummer 120, 124
Standard-Skin 31
Standardvoicemail
Abhören 47
Standby-Server 169
Lokale Konfiguration 173, 175
Startmenü 267
Statussignalisierung 15, 127, 177
Endgeräte 166
Stumme Konferenzteilnahme 148
STUN 297
Subnetz
(Definition) 297
Subnetzmaske 297
Suchfeld 35
Suchfunktion
Skin Editor 247
Supervisor 148
Switch
(Definition) 298
Swyx Connector for Skype 180
SwyxFax Client
Installation 266
SwyxGate 16, 21
SwyxIt!
Allgemeine Angaben 155
Als Symbol anzeigen 156
Als Tray Icon anzeigen 156
Beenden 239
Deinstallieren 263
Immer im Vordergrund 156
Installieren 263
Aus der Befehlszeile 267
Lokale Konfiguration... (Registerkarte) 168
Starten 50
Aus der Befehlszeile 30
SwyxIt! Connector 173
SwyxIt! Handbuch 13
SwyxIt! Headset H360 288
SwyxIt! Headset H380 288
SwyxPhone 287
Mit Headset verwenden 166
Tastenbelegung 155
Tastenbelegung im-/exportieren 166
SwyxServer
Abmelden 41
Anmelden 41
Konto 17
Wechseln 29
Symbol
Hinzufügen 241
In der Taskleiste zeigen 156
Symbolleiste
312
Index
Rufjournal 111
T
TA
(Definition) 298
TAPI
(Definition) 298
Installation nachträglich 272
Taste
Allgemeine Einstellungen 241
Ändern 241
Benutzerdefiniertes Bild 244
Entfernen 246
Halten 58
Hinzufügen 246
Konfigurieren 241
Makeln 58
Rückruf 140
Textformat 243, 253
Umleitung 83
Verbinden 60
Voicemail 90
Zustandseigenschaften 242, 252
Tastenart 241
Tastenbelegung des Telefons im-/exportieren 166
Tastentyp 241
TCP/IP
(Definition) 298
TEI
(Definition) 298
Teilnehmer 15
Ändern im Telefonbuch 77
Anrufen 61, 62
Anrufen aus Outlook 204
Externer 15, 16
Hinzufügen zum Telefonbuch 76
Interner 15
Löschen im Telefonbuch 77, 78
Makeln zwischen 52, 59
Verbinden 53, 59, 60
Weiterverbinden 59
Teilnehmerstatus 127
Telefon
Mit Headset verwenden 166
Tastenbelegung 155
Telefonat
Mithören 148
Telefonbuch
(Fenster) 75
(Globales) Ändern 79
(Globales) Exportieren 80
(Globales) Importieren 80
(Menübefehl) 47
Aktualisieren 75
Aufrufen 75
Eintrag ausblenden 79
Einträge exportieren 78
Einträge importieren 78
Exportieren 42
Importieren 42
Statusanzeige 75
Teilnehmer ändern 77
Teilnehmer ergänzen 76
Teilnehmer löschen 77
Telefondisplay
Allgemeine Einstellungen 247, 251
Bearbeiten 247
Darstellung von Informationen 248
Element entfernen 251
Element hinzufügen 250
Hintergrundbild 247
Konfigurieren 247
Telefongespräch
Annehmen 58
Telefonnummer 15
Ändern im Telefonbuch 77
Externer Teilnehmer 15
Hinzufügen zum Telefonbuch 76
Interner Teilnehmer 15
Löschen im Telefonbuch 77, 78
Unterdrücken 156
unterdrücken 108
TE-Mode
(Definition) 298
Textformat (Registerkarte zu Schieberegler) 253
Textformat (Registerkarte zu Taste) 243
TLS 173
Ton
Für Anruf 160
Toolbar
Symbol hinzufügen 241
Tracing
Client 270
SwyxIt! 270
Transparenter Modus 32
Transparentfarbe 240
Transparenz
Alphakanal 240
Tray Icon 156
TSP
(Definition) 298
Installation 272
Two-stage dialling 128
U
Übergabe an >
(Menübefehl) 44
Übergabe an Rufnummer...
(Menübefehl) 44
Übergabe an Voicemail...
(Menübefehl) 36, 45
Übergabe/Verbinden
(Kontextmenü) 60
(Menübefehl) 44
Übergeben
Gespräch 53
Übernehmen eines Anrufs 131
Umleiten
Alle Rufe 83
Verzögert 85
Umleitung
Ändern von einem anderen Anschluss 95
Bei Besetzt 86
Für die Fernabfrage 97
Konfigurieren 82
Sofortige 83, 85
313
Index
Sonstige 85
Verzögerte 85
Unbedingte Rufumleitung 83
Unified Messaging
(Definition) 298
Unterbrochener Wählton 18
Unterdrücken
Rufnummer 108, 156
Update
Version 269
USB
(Definition) 298
V
Verbinden 52, 59
Durch Auflegen 156
Ohne Rückfrage 60, 69
Teilnehmer 59
Verbindung
Aktive 17
Gehaltene 17
Wechseln zwischen 52, 59
Verbindungseinstellungen 173
Verbunden durch Weiterleitung
Anrufliste 110
Verknüpfter Kontakt 39, 123
Verknüpfungstaste 129
(Registerkarte) 158, 159
Benutzerdefiniertes Bild 244
Exportieren 131
Exportieren (Menübefehl) 42
Importieren 131
Importieren (Menübefehl) 42
Maximale Anzahl 130
Verschlüsselung 173
Version
Aktualisieren 269
Versionsinformation 239
Verzögerte Rufumleitung 85
Video 150
Videoanruf auf Halten legen 151
Videoanruf starten 150
Video-Funktionalität festlegen 175
Virtuelle Leitung 57
VLAN
(Definition) 298
Voicemail 19, 90
(Menübefehl) 45, 47
Abhören 90, 91
Abhören...
(Kontextmenü) 91
(Menübefehl) 47
Aufzeichnen 91
aufzeichnen 90
Aus der Ferne abfragen 97
Begrüßung aufsprechen 93
E-Mail-Client 169
Fernabfrage 95
Versenden 90, 91
VoIP (Voice over IP)
(Definition) 298
Vordergrund
Objekt 237
W
Wählen 61, 62
Aus E-Mail heraus 205
Aus jeder Anwendung 144
Aus Kalender-Eintrag heraus 206
Aus Outlook 204
Selektierte Rufnummer 144
Ziffernblock (Num-Taste) 163
Wählton
Intern 63
Unterbrochener 18
Wahlwiederholung 116
(Menübefehl) 44
Automatische 118
Abbrechen 44
Fenster 118
Starten 117, 118
Starten 117, 118
Taste 36
Wahlwiederholungsliste 113
(Registerkarte) 119
Anzeigen 46
Länge 115
Wahlwiederholungstaste 116
WAP
(Definition) 298
Was ist neu?
(Menübefehl) 49
WAV
(Definition) 298
Web Extension
Allgemeine Einstellungen 258
Web Extension Skin 219
Web-Erweiterung
Allgemeine Einstellungen 258
Wechseln
Zwischen mehreren Verbindungen 52, 59
Weiterleiten 54
Weiterleiten ohne Rückfrage 69
Weiterverbinden
Teilnehmer 59
Windows-Benutzerkonto 17
Windows-Netzwerk 24
X
x
Nachwahl 128
XXX
im Display 51
Z
Zertifikate 173
Automatisch beziehen 173
Manuell installieren 173
Ziffernblock
Wählen 163
Zugangsparameter 220
Zugriffsberechtigung 17
Zustände (Registerkarte zu Schieberegler) 252
Zustände (Registerkarte zu Taste) 242
Zweitanruf
Index
Anklopfton 162
Signalisierung 162
Unterbinden 108, 156
314
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