Projekt Management Austria/Tipps: Controlling: Was zeichnet

Projekt Management Austria/Tipps: Controlling: Was zeichnet
Projekt Management Austria/Tipps:
Controlling: Was zeichnet effektives und effizientes Projektcontrolling aus?
Das Ziel von Projektcontrolling ist es, bei der erfolgreichen Umsetzung des Projekts zu unterstützen. Darauf zu achten, dass
Qualität und Funktionalität, Kosten und Zeit wie geplant und vereinbart stimmen. Und auch darauf, dass organisatorische
und persönliche Reibungsverluste vermieden werden. Kontrolle ist dabei allerdings nur ein Teilaspekt. Denn Controlling ist
weit mehr, nämlich Steuerung – also aktives Mitgestalten. 5 Tipps für ein wirklich unterstützendes Projektcontrolling:
1.
Installierung des Projektcontrollings vom Start weg und Planung der Meetings
Leider wird allzu oft einfach mal drauf losgearbeitet. An Controlling wird nicht wirklich gedacht. Fixe
Controlling-Termine werden nicht eingeplant. Erst mitten im Projektverlauf oder wenn Sand im Getriebe ist,
denkt man an Controlling. Besser: Professionelles Projektcontrolling ab Projektstart. Am besten: Bereits in
der Startphase Häufigkeit und Termine der Controlling-Meetings fixieren. Bei Bedarf können natürlich
zusätzliche Meetings eingebaut oder auch der gesamte Meeting-Zyklus im Laufe des Projekts verändert
werden. Wichtig ist jedenfalls, dass Projektcontrolling-Meetings in regelmäßigen Abständen über die
gesamte Projektlaufzeit stattfinden. Nur so ist eine aktive Koordination und Überwachung der Projektpläne
möglich.
2.
TeilnehmerInnen und Verantwortlichkeiten bedenken
Teilnehmen sollten an den Controlling-Meetings die Projektleitung, das Projektkernteam und das
Projektcontrolling, so es eine Projekt- externe Person und nicht ohnedies ein Mitglied des Kernteams ist. Bei
Bedarf bzw. wenn sinnvoll kann der Personenkreis natürlich erweitert werden. Wichtig: Auch wenn es eigene
ProjektcontrollerInnen gibt – die Hauptverantwortung im Projektcontrolling trägt die Projektleitung.
3.
Stetige Beleuchtung der Risiken und Chancen
Eine wichtige Aufgabe des Projektcontrollings sollte keinesfalls übersehen werden: Chancen und Risiken des
Projekts ermitteln. Und das nicht nur zu Projektbeginn. Die stetige Überprüfung der Risiken/Chancen ist
ebenso von Bedeutung: Welche sind weggefallen? Welche sind schlagend geworden? Welche
hinzugekommen? Welche wahrscheinlicher geworden?
4.
Inkludieren von Sozialem Controlling
Soziales Controlling umfasst die Betrachtung und Steuerung der Projektorganisation, der Projektkultur sowie
der Projektumweltbeziehungen. Es wird also beleuchtet: Wie geht es dem Team, wie kommen die
Teammitglieder miteinander aus, ist das Team arbeitsfähig? Aber auch, wie ist die Beziehung zum
Projektauftraggeber/zur Projektauftraggeberin und zu den unterschiedlichen Stakeholdern? Wie wird mit
diesen interagiert? Und wenn erforderlich werden durch das Projektcontrolling notwendige Adaptierungen
durchgeführt bzw. veranlasst?
5.
Verfassen schriftlicher Fortschrittsberichte
Der Fortschrittsbericht wird nach jeder Projektcontrolling-Sitzung auf Basis der präsentierten Projektstatusberichte erstellt. Er ist eine wichtige Entscheidungsgrundlage zur strategischen Projektsteuerung für die
ProjektauftraggeberInnen und/oder für die Mitglieder des Lenkungsausschusses. Aufbau und Gestaltung des
Fortschrittberichts sollten den Standards entsprechen, die im Unternehmen/der Organisation vorhanden sind
und verwendet werden. Diese Struktur ist verbindlich beizubehalten. Hilfreich kann auch die Erstellung eines
Bericht-Templates sein. Dadurch sind eine schnelle Orientierung und ein vergleichender Überblick möglich.
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