Benutzerhandbuch

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Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages und der
Verpflichtung, sie nicht weiterzugeben, geliefert. Kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner
Form (Fotokopien, Druck, Mikrofilm oder andere Verfahren) oder unter Verwendung elektronischer
Systeme ohne schriftliche Genehmigung der Dr.DOC GmbH vervielfältigt werden.
Trotz größter Sorgfalt kann dieses Handbuch Unvollständigkeiten oder Fehler enthalten. Es wird
keinerlei Haftung für Fehler oder Datenverlust als Folge hieraus übernommen.
Unsere Software wird ständig weiterentwickelt. Aus diesem Grunde sind neue Funktionen nicht
immer im Handbuch beschrieben. Kurzbeschreibungen dieser neuen Funktionen sind aber in der
ständig aktualisierten Datei README enthalten.
Stand 01/09
Copyright © 1984–2009
Dr.DOC GmbH
Software aus Deutschland
„Dr.DOC", und „DOC it" sind eingetragene Warenzeichen der Dr.DOC GmbH, München.
Bei sämtlichen Marken- und Produktnamen kann es sich um eingetragene Warenzeichen handeln,
auch wenn sie nicht als solche gekennzeichnet sind.
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Lieber Dr.DOC -Besitzer,
ich freue mich, daß Sie sich für Dr.DOC entschieden haben. Mit
Dr.DOC haben Sie eine intelligente Software erhalten, die Ablage
und Suche von digital gespeicherten Informationen organisiert.
Dr.DOC arbeitet mit allen Ihren Applikationen (z.B. Word) zusammen, so daß Sie in Ihrer gewohnten Programmumgebung weiterarbeiten können.
Damit Ihnen die Integration Ihrer "alten" Aufgaben mit den neuen
Möglichkeiten von Dr.DOC leicht fällt, besitzt Dr.DOC einen
Desktop, auf dem Sie sich alles individuell zusammenstellen können. Damit wird Dr.DOC für Sie zur perfekten "Front-OfficeLösung“.
Ziel von Dr.DOC ist es, die Bearbeitungsschritte über den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes bzw. einer Information hinweg automatisieren und kontrollieren zu können.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit Dr.DOC. Und wenn Sie Fragen
haben, wenden Sie sich bitte gerne an uns.
München, den 07. Januar 2009
Dr. Thomas Pfaff
Geschäftsführer
Dr.DOC GmbH
-4-
Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS
INFORMATIONEN ÜBER DAS HANDBUCH ................................................... 15
HANDBUCH ÜBERSICHT ........................................................................................ 16
HANDBUCH SYMBOLE .......................................................................................... 17
KONVENTIONEN ................................................................................................... 18
WICHTIGE BEGRIFFE ............................................................................................ 19
EINFÜHRUNG ................................................................................................... 21
DIE PHILOSOPHIE VON DR.DOC ......................................................................... 22
WARUM DR.DOC? ............................................................................................ 23
RECHTLICHER STATUS ......................................................................................... 29
TEIL 1 INSTALLATION UND UPDATE .......................................................... 31
TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN ............................................................................ 32
INSTALLATION ...................................................................................................... 33
1.
INSTALLATION EINZELPLATZ .......................................................... 34
2.
INSTALLATION CLIENT/SERVER ..................................................... 38
2.1 Installation Archiv-Server ................................................................................42
2.2 Installation des Clients ....................................................................................44
3.
INSTALLATION IM STANDARDNETZ................................................ 48
UPDATE-INFORMATIONEN ..................................................................................... 49
VERÄNDERUNGEN ZU FRÜHEREN VERSIONEN ........................................................ 50
-5-
-6-
Inhaltsverzeichnis
TEIL 2 SCHNELLEINSTIEG............................................................................ 55
4.
5.
INSTALLATION VON Dr.DOC ........................................................... 56
STARTEN VON Dr.DOC .................................................................... 57
5.1 Navigation .......................................................................................................58
5.1.1 Dr.DOC-Desktop....................................................................................58
5.1.2 Hierarchische Ordnerstruktur (Treeview) ................................................60
5.2 Übersicht: Wichtige Dr.DOC-Funktionen.......................................................61
6.
ERSTE SCHRITTE.............................................................................. 62
6.1 Archiv wählen..................................................................................................62
6.2 Suchen ............................................................................................................63
6.2.1 Such-Funktionen .....................................................................................63
6.2.2 Suchergebnis ..........................................................................................64
6.2.3 Blättern von Datensatz zu Datensatz ......................................................65
6.3 Datensatz Ansicht / Datensatz ändern............................................................65
6.3.1 Datensatz-Ansicht: Maske mit Datenbankfeldern ...................................65
6.3.2 Ändern von Profildaten............................................................................67
6.3.3 Beenden von Datensatz-Ansicht/Datensatz ändern................................67
6.4 Neueingabe.....................................................................................................68
6.4.1 Neueingabe-Modus: Datensatz neu anlegen ..........................................68
6.4.2 Neu angelegten Datensatz suchen .........................................................69
6.5 Briefschreiben und archivieren........................................................................70
6.5.1 Adresse suchen/Datenübergabe an Word..............................................70
6.5.2 Word-Serienbriefvorlagen auswählen .....................................................71
6.5.3 Brief archivieren/Mit Thesaurus arbeiten.................................................73
6.5.4 Archivierten Brief finden – über Infobutton..............................................76
6.6 Anbindung an andere Applikationen ...............................................................78
6.6.1 Neues Word-Dokument erstellen und archivieren ..................................79
6.6.2 Datei archivieren .....................................................................................81
6.6.3 Bild-Datei archivieren ..............................................................................83
6.7 Scannen: Archivierung von Papier-Dokumenten ............................................86
6.8 Menüpunkt Ansicht: Konfiguration ..................................................................89
7.
8.
ÜBERSICHT: Dr.DOC-ARCHIVE ...................................................... 90
ARBEITSABLAUF: STARTEN - ARBEITEN - BEENDEN................... 93
8.1 Starten.............................................................................................................93
8.2 Mit einem Archiv arbeiten................................................................................97
8.2.1 Menüstruktur im Überblick ......................................................................98
8.2.2 Benutzeroberfläche .................................................................................99
8.2.3 Symbolleiste..........................................................................................103
8.2.4 Tastatur- und Maus-Funktionen ............................................................105
Inhaltsverzeichnis
8.2.5 Kontextmenü .........................................................................................109
8.2.6 Hilfe benützen .......................................................................................109
8.3 Beenden ........................................................................................................111
TEIL 3 ARBEITEN MIT Dr.DOC .................................................................. 111
9.
10.
BENUTZER-ANMELDUNG ............................................................... 112
BENUTZER-FÜHRUNG.................................................................... 114
10.1 Navigation .....................................................................................................115
10.2 Konfiguration .................................................................................................120
10.2.1 Dr.DOC-Desktop..................................................................................120
10.2.2 Dr.DOC-Konsole ..................................................................................124
10.2.3 Menüpunkt „Ansicht“ .............................................................................126
11.
ARCHIV UND MASKE WÄHLEN ...................................................... 128
11.1 Archiv wählen ................................................................................................128
11.2 Maske wählen ...............................................................................................129
12.
NEUEINGABE ................................................................................... 130
12.1 Neueingabe: Kurzinfo allgemein ...................................................................131
12.2 Profildaten neu anlegen ................................................................................134
12.2.1 Thesaurus .............................................................................................135
12.2.2 Erhalten der Einträge ............................................................................139
12.2.3 ASCII/ANSI-Daten importieren ..............................................................141
12.2.4 Eingabevereinfachung durch Duplizieren von Datensätzen..................142
12.2.5 Eingabedublettenprüfung ......................................................................143
12.3 Dokumente archivieren .................................................................................145
12.3.1 Dateien archivieren ...............................................................................153
12.3.2 Import von Dokumenten über einen Scanner........................................158
12.3.2.1 Grundsätzliches: Warum OCR? ..................................................159
12.3.2.2 Voreinstellungen..........................................................................162
12.3.2.3 Die Funktionen des OCR-Dialogs ...............................................165
12.3.2.4 Einstellungen global ....................................................................176
13.
DOKUMENT-ASSISTENT................................................................. 183
13.1 Dokument-Definition erstellen .......................................................................184
13.1.1 Allgemeine Beschreibung......................................................................184
13.1.2 Beispiele................................................................................................191
13.2 Arbeiten mit Dokument-Definitionen..............................................................198
14.
SUCHEN ........................................................................................... 200
14.1 Kurzinfo allgemein.........................................................................................200
14.2 Optionen für alle Grundsucharten .................................................................201
-7-
-8-
Inhaltsverzeichnis
14.3 Volltextsuche.................................................................................................204
14.4 Feldsuche......................................................................................................208
14.5 Hypersuche ...................................................................................................215
15.
BEARBEITEN UND AUSWERTEN ................................................... 217
15.1 Ansicht ..........................................................................................................218
15.1.1 Profildaten .............................................................................................218
15.1.2 Dokument..............................................................................................220
15.2 Ändern und löschen ......................................................................................224
15.2.1 Profildaten .............................................................................................224
15.2.1.1 Arbeitsmodus ..............................................................................225
15.2.1.2 Ändern im einzelnen Datensatz...................................................225
15.2.1.3 Einzelnen Datensatz löschen ......................................................226
15.2.1.4 Suchen und Ersetzen ..................................................................226
15.2.1.5 Mehrere Datensätze löschen.......................................................228
15.2.2 Dokumente............................................................................................228
15.2.2.1 Dokumente ändern und neu archivieren .....................................229
15.2.2.2 Anmerkungen hinzufügen (Redlining) .........................................231
15.2.2.3 Dokumente löschen.....................................................................233
15.2.2.4 Dokumente nachträglich neu archivieren ....................................233
15.2.2.5 Bestehende Dokumente erweitern (bei Ansicht-Link Intern) ......234
15.2.2.6 Dokumente verschieben: Dokumenten-Ablage ...........................235
15.2.2.7 Dokumentversionen verwalten (Entwurf und Releases)..............237
15.3 Drucken.........................................................................................................239
15.3.1 Drucker einrichten .................................................................................239
15.3.2 Profildaten drucken ...............................................................................240
15.3.3 Dokumente drucken ..............................................................................245
15.4 Datenübergabe .............................................................................................247
15.5 Daten an Email-Programm weitergeben .......................................................253
15.6 Daten exportieren..........................................................................................255
15.6.1 Export von Dokumenten als Datei.........................................................256
15.7 Statistik..........................................................................................................257
15.8 Zusatz-Informationen aufrufen ......................................................................259
TEIL 4 ADMINISTRATION ............................................................................ 261
VORBEMERKUNG................................................................................................ 262
GRUNDSÄTZLICHE HINWEISE FÜR DEN C/S-SYSTEMBETREUER ........................... 263
ARCHIV EINRICHTEN UND ORGANISIEREN ............................................................ 264
16.
ARCHIV EINRICHTEN ...................................................................... 266
Inhaltsverzeichnis
16.1 Neues Archiv anlegen ...................................................................................267
16.2 Datenbankfelder definieren ...........................................................................271
16.2.1 Datenbankeinstellungen........................................................................276
16.3 Masken erstellen ...........................................................................................282
16.4 Karteikarten anlegen .....................................................................................284
16.5 Elemente einfügen ........................................................................................286
16.6 Elemente editieren ........................................................................................290
16.6.1 Einzeiliges Feld .....................................................................................292
16.6.2 Endlosfeld..............................................................................................293
16.6.3 Tabelle...................................................................................................293
16.6.4 Schalter .................................................................................................295
16.6.5 Bild ........................................................................................................296
16.6.6 Weitere Elemente..................................................................................297
16.7 Archivparameter editieren .............................................................................298
16.7.1 Pfade einrichten bei lokalen und bei Standardnetz-Archiven................298
16.7.2 Pfade einrichten bei C/S-Archiven: .......................................................303
16.7.3 Zusammenfassender Überblick für C/S-Pfade:.....................................310
17.
18.
VERSIONSVERWALTUNG .............................................................. 311
BENUTZERVERWALTUNG.............................................................. 313
18.1 Grundsätzliches.............................................................................................313
18.2 Kurzanleitung Benutzerverwaltung................................................................316
18.3 Benutzerverwaltung.......................................................................................322
18.4 Benutzer und Benutzergruppen ....................................................................324
18.5 Benutzeranmeldung automatisieren..............................................................329
18.6 Archive eintragen ..........................................................................................331
18.7 Archive Benutzern und Benutzergruppen zuordnen......................................333
18.8 Rechte zuordnen ...........................................................................................334
19.
ZUGRIFFSRECHTE UND ZUGRIFFSKONTROLLE........................ 335
19.1 Gesamtes Archiv sperren..............................................................................336
19.2 Gesamten Datensatz sperren .......................................................................337
19.3 Einzelne Profildaten-Felder sperren..............................................................339
19.4 Gesamtes Dokument sperren/freigeben .......................................................340
19.5 Neueingabe protokollieren ............................................................................341
19.6 Änderungen protokollieren ............................................................................342
19.7 Fehlzugriffe protokollieren .............................................................................345
19.8 Meldungen erzeugen.....................................................................................347
20.
EINSTELLUNGEN............................................................................. 349
20.1 Eingabekriterien festlegen/ändern ................................................................350
20.1.1 Datentypen ............................................................................................351
20.1.1.1 Besonderheiten Datentyp „Datum“ ..............................................351
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Inhaltsverzeichnis
20.1.1.2 Besonderheiten Datentyp „Datum und Uhrzeit“...........................352
20.1.1.3 Besonderheiten Datentyp „Währung“..........................................352
20.1.1.4 Besonderheiten Bereichsdatentypen ..........................................353
20.1.1.5 Besonderheiten Datentyp „Frist“..................................................353
20.1.1.6 Besonderheiten Datentyp „Gliederung“ .......................................354
20.1.2 Autofelder..............................................................................................355
20.1.2.1 Besonderheiten Autofelder „Benutzer“, „Datum“ und „Zeit“.........355
20.1.2.2 Besonderheiten „Bedingte Autofelder“ ........................................356
20.1.2.3 Besonderheiten Autofeld „Nummerngenerator“...........................356
20.1.2.4 Besonderheiten Autofeld "Veränderbarer Nummerngenerator" ..357
20.1.2.5 Besonderheiten Autofeld „Dateiname“ ........................................359
20.1.2.6 Besonderheiten Autofeld "Automatischer Eintrag" ......................359
20.1.3 Rechendefinition ...................................................................................360
20.1.4 Pflicht-Feldbelegung (Pflichfelder) ........................................................361
20.1.5 Schlüsselfelder/Index anlegen ..............................................................362
20.1.6 Eingabedublettenprüfung ......................................................................363
20.1.7 Feldeinträge erhalten bei Neueingabe ..................................................363
20.1.8 Feldvorbelegung ...................................................................................365
20.1.9 Datenübergabe-Archivierung ................................................................365
20.2 Ausgabekriterien festlegen/ändern ...............................................................366
20.2.1 Suchvorlagen definieren .......................................................................367
20.2.2 Angaben in der Auswahlliste.................................................................368
20.2.3 Überschriften für Spalten ......................................................................369
20.2.4 Sortierung..............................................................................................370
20.2.5 Auswahl für Spaltendruck .....................................................................371
20.2.6 Karteikartendruck ..................................................................................372
20.2.7 Ausgabedublettenprüfung .....................................................................372
20.2.8 Hypersuche definieren ..........................................................................374
20.2.8.1 Suchdefinition neu anlegen .........................................................374
20.2.8.2 Suchdefinition ändern..................................................................378
20.2.8.3 Hypervorlagensuche....................................................................380
20.3 Datenübergabe an Fremdprogramm vorbereiten..........................................384
20.3.1 Vorarbeiten bei Word ............................................................................385
20.3.2 Datenübergabe an andere Programme ................................................390
20.4 Archivspezifische Programmeinstellungen in Dr.DOC ................................392
21.
22.
23.
THESAURUS ERSTELLEN............................................................... 393
ARCHIVE RELATIONAL VERBINDEN (Zusatz-Informationen) ........ 398
DATENAUSTAUSCH ........................................................................ 402
23.1 Vorbemerkung: Datenformat in Dr.DOC ......................................................403
23.2 Import ............................................................................................................404
Inhaltsverzeichnis
23.2.1 Import ASCII/ANSI-Datei oder aus einem anderen Archiv ....................404
23.2.2 Import von DBASE-Daten......................................................................409
23.3 Export ............................................................................................................411
23.3.1 Export im ASCII/ANSI-Format oder in ein anderes Archiv ....................411
23.3.2 Export im DBase-Format .......................................................................414
23.4 COLD-Schnittstelle........................................................................................416
23.4.1 Übersicht ...............................................................................................416
23.4.2 Beschreibung der Komponenten...........................................................417
23.4.3 COLD-Schnittstelle verwenden .............................................................418
23.5 Automatischer Server ASCII-Import ..............................................................426
24.
Dr.DOC-Datenbank-Replikationen .................................................. 428
24.1 Kurzbeschreibung .........................................................................................428
24.2 Begriffsdefinitionen........................................................................................428
24.3 Grundvoraussetzung .....................................................................................429
24.4 Erstellung der Replikations-Archivstruktur ....................................................429
24.5 Dr.DOC-Programm-Dateien für Replikationen.............................................431
24.6 Konfiguration: Replikations-Vorschrift ...........................................................431
24.7 Start des Replikations-Programms................................................................433
25.
26.
PFADANGABEN ÄNDERN ............................................................... 434
UMWANDLUNG VON ARCHIVEN ................................................... 436
26.1 Umwandlung eines lokalen Archivs in ein C/S-Archiv...................................436
26.2 Umwandlung eines C/S-Archives in ein lokales Archiv .................................442
26.3 Erstellen eines DR.DOC-CD-Recherchearchivs..........................................443
ARCHIV-PFLEGE ................................................................................................ 445
27.
ARCHIV REORGANISIEREN ........................................................... 446
28.
ARCHIV SICHERN............................................................................ 448
WEITERE TOOLS ................................................................................................ 450
29.
DOKUMENTE VERLAGERN AUF CD .............................................. 450
30.
ARCHIVE RÜCKSETZEN ................................................................. 453
31.
ARCHIVE LÖSCHEN ........................................................................ 453
32.
ARCHIVSTRUKTUR KOPIEREN...................................................... 453
33.
HILFE WÄHLEN UND PFLEGEN ..................................................... 454
33.1 Archiv-spezifische Hilfe .................................................................................454
33.2 Hilfetexte ändern ...........................................................................................455
34.
Dr.DOC DEINSTALLIEREN ............................................................ 456
- 11 -
- 12 -
Inhaltsverzeichnis
TEIL 5 Dr.DOC-WORKFLOW ..................................................................... 459
DR.DOC-WORKFLOW-MODUL.......................................................................... 460
35.
ÜBERSICHT ...................................................................................... 460
36.
ADMINISTRATION ............................................................................ 461
36.1 WF-Benutzer-Oberfläche ..............................................................................461
36.1.1 Hauptkomponenten...............................................................................461
36.1.2 Befehlsbeschreibung.............................................................................462
36.2 Erstellen von WF-Archiven ...........................................................................473
36.2.1 WF-Hauptarchiv erstellen .....................................................................473
36.2.2 WF-Typenarchiv erstellen .....................................................................475
36.2.3 Verknüpfung von WF-Haupt- und WF-Typenarchiv..............................477
36.3 Benutzermanager: WF-Konfiguration ...........................................................477
36.3.1 WF-Objekte im Benutzermanager.........................................................478
36.3.2 Abbildung eines Organigramms............................................................479
36.3.3 Erstellen der hierarchischen WF-Gruppen-Struktur ..............................480
36.3.4 Erstellen der Rollen...............................................................................482
36.3.5 Zuordnung der Rollen zu den WF-Gruppen..........................................484
36.4 WF-Typen erstellen.......................................................................................486
36.4.1 Verfügbare WF-Typen...........................................................................486
36.4.2 Erstellen eines WF-Typen.....................................................................486
36.4.3 WF-Typen: Beispiele.............................................................................492
36.4.3.1 Beispiel 1 - nicht streng hierarchisch...........................................492
36.4.3.2 Beispiel 2 - streng hierarchisch ...................................................493
36.4.3.3 Beispiel 3 - fest definiert ..............................................................494
36.4.3.4 Beispiel 4 - Vier Augen Prinzip (parallel) .....................................495
36.4.3.5 Beispiel 5 - Vier Augen Prinzip (sequentiell) ...............................496
36.5 Dokument-Assistent: WF-Dokument-Definitionen ........................................497
36.5.1 Dokumentarchiv: WF-Dokument-Definition...........................................498
36.5.2 WF-Hauptarchiv: WF-Dokument-Definition...........................................499
36.5.3 Erstellen einer Dokument-Definition......................................................501
36.6 WF-Push-System aktivieren .........................................................................507
36.6.1 Einstellungen am Dr.DOC-Server........................................................507
36.6.1.1 Einstellen des ToDo-Intervalles...................................................507
36.6.1.2 Festlegen der ToDo-Definition.....................................................508
36.6.2 Einstellungen am Dr.DOC-Client .........................................................509
36.6.2.1 Einstellen des ToDo-Intervalls.....................................................509
36.6.2.2 Erstellen der Vorlagen-Hypersuche ToDo-Liste ..........................510
36.7 Anpassung vorhandener Archive an Dr.DOC-WF.......................................511
Inhaltsverzeichnis
37.
WORKFLOW-ANWENDER-SICHT .................................................. 512
37.1 WF-Benutzer-Oberfläche ..............................................................................512
37.2 Befehlsbeschreibung.....................................................................................513
37.3 ToDo-Liste abfragen......................................................................................524
37.4 WF-Schritt bearbeiten und erledigen ............................................................527
37.5 Neuen WF anlegen und starten ....................................................................529
37.5.1 Ausgangspunkt Dokumentarchiv...........................................................530
37.5.1.1 Dokument-Definition mit WF-Typ-Vorbelegung...........................530
37.5.1.2 Dokument-Definition ohne WF-Typ-Vorbelegung........................533
37.5.2 Ausgangspunkt WF-Archiv....................................................................537
37.5.2.1 WF-Archiv: Dokument-Definition mit WF-Typ-Vorbelegung........537
37.5.2.2 WF-Archiv: Dokument-Definition ohne WF-Typ-Vorbelegung.....538
37.5.2.3 WF-Archiv: manuelles Erzeugen von WF-Schritten ....................539
37.6 Dokument für laufenden WF erstellen...........................................................544
ANHANG ......................................................................................................... 547
GLOSSAR .......................................................................................................... 548
FEHLERMELDUNGEN .......................................................................................... 553
INDEX ................................................................................................................ 561
- 13 -
- 14 -
- 15 -
INFORMATIONEN
ÜBER DAS
HANDBUCH
Handbuch Übersicht
Handbuch Symbole
Konventionen
Wichtige Begriffe
- 16 -
HANDBUCH ÜBERSICHT
In diesem Handbuch finden Sie alle Beschreibungen zur Installation und zum
Arbeiten mit Dr.DOC.
Das Handbuch gilt für den Einsatz am Einzelplatz, im konventionellen
Standardnetz sowie im Client/Server-Betrieb. Für Client/Server (C/S) sind bei
manchen Funktionen veränderte bzw. erweiterte Arbeitsschritte auszuführen.
Einen Hinweis dazu finden Sie an der jeweiligen Stelle.
Inhaltlich ist das Handbuch wie folgt gegliedert:
Einführung
Philosophie von Dr.DOC, Auskunft zu rechtlichen Fragen
Teil 1
Installation und Update Information
Teil 2
Schnelleinstieg
Teil 3
Arbeiten mit Dr.DOC,
Teil 4
Administration
Teil 5
Dr.DOC Workflow
Anhang
Glossar, Fehlermeldungen, umfassender Index
Handbuch Symbole
- 17 -
HANDBUCH SYMBOLE
In diesem Handbuch finden Sie unter folgenden Symbolen am Seitenrand
wichtige Hinweise und Tips:
Schritt für Schritt Erklärung des Ablaufs.
Schritt für
Schritt
Konkrete Beispiele zum Thema.
Beispiel
Weiterführende Informationen und Anregungen zum Thema.
Wichtige Informationen oder Verdeutlichung eines wichtigen Sachverhalts.
Zusatzinformationen speziell zu Client/Server-Anwendungen.
Information über potentielle Probleme oder Gefahrenzonen, die Sie vermeiden
können.
WEITERE INFORMATIONEN ZU
Hinweis auf weitere Informationen zu dem Thema in anderen HandbuchKapiteln.
TIP
Hinweis
C/S
Achtung
!
- 18 -
Konventionen
KONVENTIONEN
In diesem Handbuch werden im allgemeinen die folgenden Schreibweisen verwendet:
Namen von Befehlen, Funktionen, Fenstern, Dialogen und Symbolen:
z.B. „Dr.DOC-Desktop“ oder „Archivieren“
Befehle, die mit einer bzw. mehreren Tasten ausgeführt werden:
z.B. [Strg+F4]
Text, der eingegeben werden muss oder eingegeben werden kann, und
Dateinamen:
z.B. install c:\drdoc, oder brieffor.doc
Menüpunkte die sie Schritt für Schritt auswählen müssen:
z.B. „Archiv/Wählen“ oder „Bearbeiten/Einfügen“
Platzhalter für einen eigens gewähltenText, der eingegeben werden muss:
z.B. auf S. 43, <Name>.BVP:
(Name= Platzhalter).
Wichtige Begriffe
WICHTIGE BEGRIFFE
Einige Begriffe werden im Handbuch sehr häufig verwendet. Deshalb hier
einige kurze Erläuterungen dazu. Verweispfeile → deuten auf Erklärungen hin
die auch umfangreicher im Glossar im Anhang beschrieben sind.
Archiv
Eine Applikation innerhalb des Programms Dr.DOC, zum Beispiel eine Schriftgutsammlung, und das jeweils verfügbare Vorgangsbearbeitungspotential, zum Beispiel die
Schnittstelle zu einer Textverarbeitung. Ein Archiv muss nicht unbedingt Dokumente
enthalten - es kann auch als einfache Datenbank z.B. für Adreßdaten benutzt werden.
Client/Server
Eine besondere Art Netzbetrieb, die vollparalleles Arbeiten ermöglicht. Erläuterungen
und Empfehlungen zu verschiedenen Einsatzmöglichkeiten enthält das InstallationsKapitel.
Datensatz
Abgespeicherte → Profildaten mit oder ohne Dokument. Ein → Archiv besteht aus einer
bestimmten Anzahl von Datensätzen.
Dokument
Verwaltungsobjekt, bestehend aus →Verwaltungsdaten und →CI/NCI-Daten.
Feld
Die → Profildaten werden in frei festzulegende Felder einer Eingabemaske eingegeben.
Es gibt u.a. einzeilige Felder, sogenannte Endlosfelder (für fortlaufenden Text; d.i.
Memofeld) und Tabellen (z.B. für einen Verteiler).
Karteikarte
Die → Felder werden in Karteikarten auf dem Bildschirm angeordnet.
Maske
Die Anordnung der → Felder und → Karteikarten auf dem Bildschirm.
Profildaten
Beschreibungsteil eines Datensatzes, in dem meist Ordnungsmerkmale wie zum Beispiel Aktenzeichen, Betreff, Sachbearbeiter etc. zum leichten Wiederfinden des Dokumentes eingetragen werden.
Thesaurus
"Wörterbuch" der möglichen Einträge in →Profildaten-Felder.
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- 21 -
EINFÜHRUNG
Die Philosophie von Dr.DOC
Warum Dr.DOC?
Rechtlicher Status
- 22 -
Die Philosophie von Dr.DOC
DIE PHILOSOPHIE VON Dr.DOC
Man kann Dr.DOC stark vereinfacht als sehr leistungsfähige Datenbank bezeichnen, die aber mehr als nur einfache Daten verwalten kann. Dr.DOC verwaltet Abbildungen (sog. NCI-Dokumente) und "aktive" Dokumente, wie zum
Beispiel CAD-Zeichnungen, Tabellen einer Tabellenkalkulation oder formatierte,
codierte Textverarbeitungsdateien (sog. CI-Dokumente). Dr.DOC verwaltet
darüber hinaus auch noch die dazugehörigen Programme und bietet WorkflowKomponenten zur Automatisierung von Arbeitsabläufen an.
Dr.DOC ist ein Hybridsystem, das die Vorteile von objektorientierten und
relationalen Systemen verbindet.
Mit welchen Programmen arbeitet Dr.DOC zusammen?
Dr.DOC arbeitet mit allen Applikationen (z.B. Word) zusammen, so daß in der
gewohnten Programmumgebung weitergearbeitet werden kann. Beim
Archivierungsvorgang werden die Dokumente mit einem Vermerk (ProgrammLink) versehen, zu welchem Programm sie gehören. Beim erneuten
Dokumentaufruf wird das Dokument automatisch im dazugehörigen Programm
geöffnet und kann sofort bearbeitet werden, ohne dass der Benutzer Pfad oder
Programmnamen wissen muss.
Warum Dr.DOC?
WARUM Dr
Dr.DOC ?
Information ist in unserer Wissensgesellschaft zu einem wichtigen
Produktionsfaktor geworden. Ein schneller und effizienter Zugriff auf
Informationen kann für ein Unternehmen ein erheblicher Wettbewerbsvorteil
sein. Auf der einen Seite wächst die Menge an gespeicherten Informationen an,
auf der anderen Seite dauert die Suche nach Informationen immer länger.
Zusätzlich fallen in den einzelnen betrieblichen Aufgabenbereichen artmäßig
sehr unterschiedliche Daten an, von Grafiken über Schriftgut bis hin zu Belegen
aller Art, die erfaßt werden müssen.
Um diese Daten zu erfassen bzw. weiterzuverarbeiten werden wiederum die
unterschiedlichsten Programme eingesetzt, vom Lohn- und Gehaltsprogramm,
über Textverarbeitung bis hin zu Fakturier- und Buchhaltungsprogrammen.
Dazu kommt eine fortschreitende Dezentralisierung im Unternehmen. Die Dezentralisierung reduziert nicht die Datenflut, sondern verlagert sie mehr und
mehr auf die Benutzerseite. Der Benutzer ist damit in steigendem Maße mit der
Verwaltung der durch ihn produzierten Daten konfrontiert.
Wo liegt das Problem?
Einige wenige Aktenordner sind sicher noch ohne jede DV-Hilfe zu bewältigen.
Sobald aber z.B. die Schriftstücke, die den Betrieb verlassen, auf Disketten
archiviert werden, und nur noch die zuständige Schreibkraft weiß, welches
Schriftstück auf welcher Diskette mit welcher Formatierung archiviert wurde,
wird jedem Vorgesetzten spätestens beim nächsten Urlaub dieser Schreibkraft
schnell bewußt, wie sehr diese Problematik ihn bereits betrifft, wenn er selbst
nichts findet.
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Warum Dr.DOC?
Vorteile der elektronischen Datenverwaltung
Für den Einsatz von Dokumentenmanagement spricht also vieles:
•
Wachsende Suchzeiten für das Auffinden von Dokumenten
•
Dezentralisierung im Unternehmen fordert standortübergreifenden Zugriff
auf Daten und Dokumente von jedem Ort und zu jeder Zeit
•
Kunden fordern schnellere Antwortzeiten
•
Reaktionszeiten bei Entscheidungen werden immer kürzer
•
Vernetzte Unternehmen brauchen Mehrfachzugriff auf Dokumente
•
Informationen kommen heute in sehr unterschiedlichen Formaten und
Formen
Leistungsmerkmal "Benutzerfreundlichkeit"
Das wichtigste Leistungsmerkmal eines modernen Programms ist mit großem
Abstand seine Benutzerfreundlichkeit. Denn durch die damit verbundene Erhöhung der Akzeptanz kann der Nutzungsgrad eines Systems und damit seine
Rentabilität gesteigert werden.
Welche Konzepte gibt es zur Datenverwaltung?
Der Schlüssel zur Komplexitätsreduktion liegt in der Organisationsstruktur der
Daten und der entsprechenden Zugriffsphilosophie, dem sogenannten Datenbankkern. Bei diesen Datenverwaltungskonzepten kann man zwei relevante
Grundtypen unterscheiden:
"
"
hierarchische, streng relationale Systeme
objektorientierte Systeme
Einfache objektorientierte Systeme im hier verstandenen Sinn besitzen nicht
die Nachteile streng relationaler Systeme hinsichtlich der Komplexität der
Datenhaltung, andererseits verfügen sie über keine funktionalen Fähigkeiten
zur Überwindung der Sektorierung (Trennung der verschiedenen
Arbeitsbereiche). Während hierarchische, streng relationale Systeme den
einzelnen Datensatz sehr kompliziert verwalten, unterschiedliche Archive aber
gut miteinander verbinden können, ist dies bei normalen objektorientierten
Systemen genau umgekehrt: Dort ist die Verwaltung des einzelnen Datensatzes
sehr einfach, die einfache Verbindung zwischen den unterschiedlichen Archiven
aber nicht gewährleistet.
Warum Dr.DOC?
Die Lösung bringt Dr.DOC
Objektorientierte Technologien werden bei Dr.DOC mit relationalen Systemeigenschaften verbunden. Dieses Hybridsystem erfüllt alle beschriebenen Anforderungen an ein Dokumenten Management System (DMS) und WorkflowSystem.
HYBRIDSYSTEM Dr.Doc
Objektorientiert +
Relationale Fähigkeiten
+ Vorgangsbearbeitung
Dr.DOC ist zum Ersten wie jedes Programm, das zugleich Daten, Dokumente
und Programme verwalten will und dabei zukunftsoffen ist, objektorientiert. Nur
so kann die benötigte Flexibilität per se garantiert werden.
Zum Zweiten sind in Dr.DOC relationale oder assoziative Fähigkeiten
integriert, die durch einen Hyperlink das Problem der Sektorierung überwinden
helfen. Durch die Verknüpfung von objektorientiertem Arbeiten und
relationalen Fähigkeiten hat der Benutzer zudem unter anderem den Vorteil,
dass nicht zwingend hierarchisch gearbeitet werden muss. Das ist
insbesondere bei Recherchen "quer" zu etwaigen Hierarchien von großem
Vorteil für den Benutzer, da die Suchanfrage wesentlich einfacher zu
formulieren ist und die Recherche in der Regel auch wesentlich schneller
vonstatten geht.
Die dritte Komponente ist die sogenannte Workflow-Fähigkeit, worunter in diesem Fall eine Vorgangsbearbeitung im weitesten Sinne verstanden werden soll.
Aufgrund dieser Eigenschaften kann mit Dr.DOC objekt- und projektbezogen
gearbeitet werden.
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Warum Dr.DOC?
Wird ein Dokument wieder benötigt, kann der Sachbearbeiter rein projekt- und
themenbezogen anfragen, ohne sich damit befassen zu müssen, wo welche
Datei ist, mit welchem Programm sie aufgerufen werden muss bzw. in welchem
Ordner die betreffende Information zu finden ist:
Frage: Was wurde mit Firma XYZ zum Thema ... vereinbart ?
Mit Dr.Doc
Ohne Dr.Doc
Suche nach "Firma XYZ und Thema ..."
Wann war Vorgang?
Wo ist der Vorgang abgelegt?
Wo ist der Ordner?
Ordner holen/anfordern
Im Ordner blättern
Dokument
Profildaten
CI/NCI-Daten
TEDID
Dokument
Das Dokumenten-M anagement-
Name1:
Name2:
Zu Hd.
Straße:
Ort:
Firma XYZ
Frau Meier
Blumenstr. 3
90809 Neustadt
System, das Si e brauchen, heiß t
PF AFF -ARCHIV:Kein anderes i st
so schnel l, sofl exi bel, so
leistungsfähi g.
Überzeugen Sie sich doch selbst!
Es bleibt ei nfach kein Wunsch
mehr offen
Überzeugen Sie sich doch selbst!
Al le Ihre Daten si nd mi teinander
vernetzbar, und endl ich finden Si e
alle Daten zu ei nem T hema auf
einen einzigen Knopfdruck!
Das Dokumenten-M anagementSystem, das Sie brauchen, heißt
PFAF F-ARCHIV:Kei n anderes ist
so schnell, soflexibel , so leistungsfähi g.
Überzeugen Si e si ch doch selbst!
Es bl ei bt einfach kein Wunsch
mehr offen
Überzeugen Si e si ch doch selbst!
Alle Ihre Daten sind miteinander
vernetzbar, und endlich fi nden Sie
all e Daten zu einem Thema auf
einen ei nzig en Knopfdruck!
AZ:
lfd.Nr.:
Vorgang:
Eingang:
9480/02
15
...
15.12.92
Kennen Sie ein anderes System
mi t so vielen Vorteil en? M anche
unserer Kunden haben lang e
g esucht und nichts verg leichbares g efunden!
Das Dokumenten-Manag ementSystem, das Si ebrauchen, heiß t
PF AFF -ARCHIV:Kein anderes i st
so schnel l, soflexibel, so l ei stungsfähig.
Überzeugen Sie sich doch selbst!
Es bleibt ei nfach kei n Wunsch
mehr offen
Überzeugen Sie sich doch selbst!
Al le Ihre Datensind mitei nander
vernetzbar, und endli ch finden Si e
alle Daten zu einem Thema auf
einen einzigen Knopfdruck!
Kennen Si e ei nanderes System
mit so vielen Vortei len? M anche
unserer Kundenhaben lange
gesucht und ni chts vergleichbares gefunden!
Des weiteren sollten alle bisherigen organisatorischen Abläufe unter dem
Aspekt der vielfältigen Möglichkeiten von Dr.DOC überprüft werden. In vielen
Fällen können Sie mit Hilfe von Dr.DOC Arbeitsabläufe effizienter als bisher
gestalten.
automat. Tätigkeit von Dr.Doc
Benutzertätigkeit
Adresse selektieren
Textverarbeitung starten
Adresse in Briefkopf eintragen
Brief schreiben
und drucken
Schriftgutverwaltung starten
Adressat, Datum etc. eintragen
Brief archivieren
Bereit für nächste Aktion
Warum Dr.DOC?
Wann ist Dr.DOC besonders wirtschaftlich?
Dr.DOC kann als hybrides DMS in allen Arbeitsbereichen, in denen elektronische Daten anfallen, eingesetzt werden. Die Wirtschaftlichkeit ist in der Regel
dann am höchsten, wenn Dr.DOC in möglichst vielen Bereichen eingesetzt
wird.
Nur ein kleiner Teil der gesamten anfallenden Kosten beim Einsatz eines bzw.
der Umstellung auf Dr.DOC sind die Anschaffungskosten für Soft- und
Hardware:
Kostenverteilung
% 55
50
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
Anschaffung
Einführung
Zugriff
Software
Anschaffung
Erfassung
Geräte
Systempflege
Den größten Teil der Betriebskosten machen die Erfassungskosten für die Dokumente aus.
KOSTENASPEKTE
Anschaffungskosten
Betriebskosten
abhängig von:
Benutzerfreundlichkeit
Akzeptanz
kurze Migrationsphase
Geschwindigkeit
Leistungsumfang
Durch einen effizienten Einsatz von Dr.DOC in vielen
Aufgabenbereichen des Betriebs sowie einer effizienten
Arbeitsplatzgestaltung können auch diese Betriebskosten vergleichsweise niedrig gehalten werden.
Zu einer "ganzheitlichen" Software wie Dr.DOC gehört auch ein
ganzheitlicher organisatorischer Rahmen, und zwar sowohl in technischer wie
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Warum Dr.DOC?
auch in "arbeitsplatzphilosophischer" Hinsicht. Dr.DOC sollte als zentraler
Bestandteil der betrieblichen Infrastruktur als Anlaß und Instrument zur
Optimierung von Geschäftsprozessen gesehen werden. Dr.DOC ist nur zu
einem kleinen Teil ein Ablagesystem, es ist viel eher ein "Wiederfinde"- und
"Bring"-System.
Ziel von Dr.DOC ist es, unabhängig vom Dokumententyp, die
Geschäftsabläufe über den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes
hinweg zu automatisieren. Dies führt automatisch zu höherer Produktivität
und Kosteneffizienz. Je nach Geschäftsbereich in welchem Dr.DOC
eingesetzt wird, ergibt sich ein Amortisationszeitraum von 1-2 Jahren.
Wie werden die Dokumente abgelegt?
Dr.DOC ist ein containerbasiertes System. Das bedeutet: Im Gegensatz zu
dateibasierten Systemen wird in containerbasierten Systemen nur der Speicherplatz für die effektive Größe der Dokumente benötigt. Hier ein Beispiel:
File-System (DATEIbasiert):
Gesamtspeicherbedarf:
288 KB
Dr.DOC (CONTAINERbasiert):
Gesamtspeicherbedarf:
85 KB
288 KB
Cluster
32
64
96
128
160
192
224
256
288
K
85 KB
Bei einem containerbasierten System werden praktisch alle Dokumente in einen
großen Container gesteckt, der sich für das Betriebssystem als eine Datei darstellt. Dieses Ablageprinzip erlaubt unabhängig vom Betriebssystem beliebig
große Archive.
Ein weiterer Vorteil ist, dass ein containerbasiertes System wie Dr.DOC
wesentlich effizienter sequentiell recherchieren kann und deswegen für
Volltextretrieval keine Indexbäume und damit auch keinen diesbezüglichen
Speicher benötigt. Und schließlich ist damit auch eine erhöhte
Datensicherheit gewährleistet: Die Dokumente können nur über das Archiv
aufgerufen werden (das zusätzlich durch differenzierte Zugangsberechtigungen
abgesichert werden kann). Der Aufruf oder die Manipulation eines Dokuments
über einen Datei-Manager ist ausgeschlossen.
Rechtlicher Status
RECHTLICHER
RECHTLICHER STATUS
Das Handelsgesetzbuch (HGB), die Zivilprozeßordnung (ZPO), die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung
(GoS) regeln die Ablage aller elektronisch archivierten Daten und die entsprechenden Zugangskontrollen. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt bei
personenbezogenen Daten die Zugangskontrollen und die Pflege der Daten
noch enger.
Aufbewahrung nach Handels- und Steuerrecht
Der Gesetzgeber in Deutschland schreibt nur vor, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist Bücher zu führen. Über die Art der Datenhaltung schreibt der Gesetzgeber keine Technik vor, er stellt nur gewisse Anforderungen an das Verfahren:
•
ordnungsgemäße Transformation
•
ordnungsgemäße Aufbewahrung
•
ordnungsgemäße Wiedergabe
Die Übertragung von einem Medium auf ein gleiches oder anderes wird als
Transformation bezeichnet. Diese Transformation ist dann ordnungsgemäß,
wenn das Speicherverfahren zulässig, die Transformation vollständig, richtig
und nachvollziehbar ist und wenn die Methode definiert ist. Das Verfahren muss
dokumentiert und nachprüfbar sein. Deshalb muss auch festgestellt werden
können, wer welche Dokumente archiviert hat. Dies kann entweder organisatorisch oder einfacher über entsprechende Funktionalität des Dokumenten-Management-Systems (DMS) sichergestellt werden.
Die Aufbewahrung ist dann ordnungsgemäß, wenn die Daten während der
Aufbewahrungsfrist vollständig und unveränderbar erhalten bleiben, die Speicherung geordnet ist, die Daten jederzeit verfügbar sind und in angemessener
Zeit wieder lesbar gemacht werden können. Die Archivierung der Daten sollte
daher auf nur einmal beschreibbaren Datenträgern (WORM, CD) erfolgen, da
bei diesen die Unveränderbarkeit per se garantiert ist. Welches Ordnungsschema mit Hilfe des DMS realisiert wird, bleibt dem Benutzer frei überlassen,
für das Gesetz ist jede nachprüfbar fixierte Ordnung eine Ordnung.
Die Wiedergabe muss lesbar und bildlich bzw. inhaltlich richtig sein, um als
ordnungsgemäß bezeichnet werden zu können.
- 29 -
- 30 -
Rechtlicher Status
Darüber hinaus schreiben HGB und Abgabenordnung (AO) vor, dass eine
Reihe von Dokumentarten, z.B. Briefe, Frachtbriefe und Buchungsbelege,
bildlich wiedergegeben werden müssen, für die anderen Dokumente genügt die
inhaltliche Wiedergabe. Die Speicherung kann dabei sehr wohl auch für
Dokumente, die bildlich wiedergegeben werden müssen, als CI-Dokument, z.B.
als Textverarbeitungstext, erfolgen, wenn mit Hilfe der Textverarbeitung ein
bildlich identischer Ausdruck reproduziert werden kann (und das ist ja bei den
im Hause erstellten Dokumenten der Fall).
Eine Ausnahme von der Erlaubnis zur rein elektronischen Archivierung bilden
Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse und Belege im Zusammenhang mit der Einfuhrumsatzsteuer wie Zollbelege. Diese Dokumente
müssen auch in Papierform vorliegen.
Um den genannten Anforderungen zu genügen, ist es nötig, den gesamten Verfahrensablauf schriftlich zu fixieren. Hierunter fallen auch die Lokalisierung der
Daten, die Datensicherung und Fehlerbehandlung.
Dr.DOC erfüllt die beschriebenen Anforderungen gemäß HGB, ZPO, AO und
GoS und kann somit zu handels- und steuerrechtlichen Zwecken eingesetzt
werden.
Die langfristige Haltbarkeit von Datenträgern, bei denen oft 30 Jahre garantiert
werden, ist von hoher Qualität. Trotzdem sollte auch wegen Diebstahl- und Feuergefahr auf eine zweite Sicherung nicht verzichtet werden.
Hinweis
Falls Sie sich tiefer in das Thema "Aufbewahrungspflichten und -fristen" einarbeiten
wollen oder müssen, empfehlen wir diesbezügliche Fachliteratur z.B. von der "Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. - AWV", Eschborn.
- 31 -
TEIL 1
INSTALLATION UND UPDATE
UPDATE
Technische Spezifikationen
Installation Einzelplatz
Installation Client/Server
Installation im Standartnetz
Update-Information
Veränderungen zu früheren Versionen
- 32 -
Teil 1: Technische Spezifikationen
TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN
Um mit Dr.DOC arbeiten zu können, benötigen Sie folgende Komponenten:
Hardware am Client oder am Einzelplatz:
Einzelplatz:
•
PC (32 BIT), min. 256 MB RAM Speicher (empfohlen 512 MB RAM)
(Achtung: bei Einsatz des OCR-Moduls: mindestens 512 MB RAM)
•
CD/DVD-Laufwerk, Diskettenlaufwerk 3.5", Festplatte
Hardware am ArchivArchiv-Server:
Server:
•
PC (32 BIT), min. 512 MB RAM, Speicher (abhängig von Betriebssystem und
Fragestellung)
•
CD/DVD-Laufwerk, Diskettenlaufwerk 3.5", Festplatte
Betriebssystem:
Betriebssystem:
•
Windows ´98, 2000, Millenium, NT, XP oder Vista
Für Dr.DOCN: bei getrenntem Archiv-/Netzserver:
- Netzserver: beliebig
- Archiv-Server und Clients: PC-Betriebssystem (s.o.)
Sonstiges:
Maus: MS-Windows kompatible Maus
Drucker: alle von MS-Windows unterstützten Drucker
Scanner: alle die über Kofax oder TWAIN ansteuerbar sind
Grafikkarten – und Bildschirme: alle vom Betriebssystem unterstützten
Datenspeicher: beliebige Speichermedien, z.B. Wechselplattensysteme (CD,
MO, WORM, Jukeboxen)
Anwendungsprogramme aller Art (Achtung: für eine Anbindung an andere
Programme, sollten Programm Makrofunktionalitäten haben, z.B. Microsoft
Word, SAP etc.)
Hinweis
Für das mitgelieferte Datenübergabe-Makro benötigen Sie Microsoft Word 2000,
2002, 2003 oder 2007. Weiter können entsprechende Makros zur Datenübergabe
in allen Programmen mit Makrosprache erstellt werden.
Teil 1: Installation
INSTALLATION
Sie können Dr.DOC in zwei verschiedenen Variationen einsetzen:
Einzelplatz:
Bei Einsatz als Einzelplatz-System läuft das Programm unabhängig vom
eventuell vorhandenen Netz nur auf einem Rechner lokal. Es kann von anderen
Arbeitsstationen nicht darauf zugegriffen werden.
Netz:
Um mehreren Benutzern den vollparallelen Zugriff auf die gleichen Archive zu
ermöglichen, setzen Sie Dr.DOC im Netz ein. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
Standardnetz
Die Daten werden zentral auf einem Netzserver gehalten. Ein wesentlicher
Nachteil ist die bis zu 1000fache Mehrbelastung des Netzwerks an sich. Der
Einsatz als Standardnetz sollte nur gewählt werden, wenn der Client/ServerBetrieb aus hardware-technischen Gründen nicht möglich ist.
Client/Server
Der Einsatz als C/S-System ist dem Standardnetz vorzuziehen. Neben der
so gering wie möglich gehaltenen Belastung des Netzwerks sind erhöhter
Zugriffsschutz und mehr Datensicherheit ein wichtiges Kriterium.
- 33 -
- 34 -
Teil 1: 1. Installation Einzelplatzversion
1.
INSTALLATION EINZELPLATZ
(1)
Zur Installation von Dr.DOC legen Sie die Dr.DOC-CD in das CDLaufwerk ein. Wenn das Installationsprogramm nicht automatisch
startet, gehen Sie wie folgt vor:
• entweder im Explorer das CD-Laufwerk auswählen und die Datei
"Setup.exe" doppelklicken
• oder den "Start"-Button betätigen und den Befehl "Ausführen..."
aufrufen. Klicken Sie im Dialog "Ausführen" auf die Schaltfläche
"Durchsuchen" und wählen Sie die Datei "Setup.exe" im CDLaufwerk aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen". Starten
Sie jetzt den Installationsvorgang im Dialog "Ausführen" mit "OK".
(2)
Das Dr.DOC Setup wird gestartet. Im ersten Fenster können Sie die
gewünschte Sprache auswählen.
(3)
Dr.DOC Setup-Hauptauswahl:
installieren...“
(4)
Dr.DOC installieren: markieren Sie „Dr.DOC Einzelplatzversion“
und bestätigen Sie diesen Dialog mit „OK“.
(5)
Willkommen zum Installationsprogramm von Dr.DOC. Bestätigen Sie
diesen Dialog mit "OK".
(6)
Software-Lizenzvertrag: Lesen Sie diesen eingehend und bestätigen Sie
Ihr Einverständnis mit dem Software-Lizenzvertrag mit "OK".
(7)
Wahl des Zielverzeichnisses: Hier wird der Pfad des Zielverzeichnisses
eingestellt, in dem Dr.DOC installiert wird. Wir empfehlen ihnen den
Pfad c:\drdoc. Bei diesem Pfad können Sie die mitgelieferte
Serienbriefvorlage brief.for direkt verwenden. Falls Sie Dr.DOC
in einem anderen Zielverzeichnis installieren, ist zu beachten, dass in
der Word-Serienbrief-Vorlage der Pfad der Datenquelle und der
Steuerdatei angepasst werden muss.
(8)
Auswahl der Software-Komponenten: Wählen Sie im folgenden Dialog
die Software-Komponenten aus, die Sie installieren möchten.
Hier
wählen
Sie
„Dr.DOC
Teil 1: 1. Installation Einzelplatzversion
Achtung, wichtiger UpdateUpdate-Hinweis!!!
Hinweis!!!
Achtung
Installieren Sie KEINESFALLS die Beispiel-Archive, falls Sie diese bereits
zur Archivierung Ihrer wichtigen Daten und Dokumente verwenden. (Bei
der Installation der Beispiel-Archive werden die vorhandenen Daten
überschrieben.)
1
2
3
4
5
6
1: Dr.DOC-Systemdateien: Programm- und Systemdateien von Dr.DOC. (Dieser Punkt muss
zur Installation von Dr.DOC angeklickt werden)
2: Datenübergabe an Word: auswählen,
Serientextdokumente übertragen wollen.
wenn
Sie
Daten
aus
Dr.DOC
in
Word-
3: Hilfe: Dr.DOC bietet eine umfangreiche, editierbare Hilfe (empfohlen).
4: Beispiel-Archive: Zum Kennenlernen von Dr.DOC können Sie Beispiel-Archive, die u.a. eine
Adressverwaltung und eine Schriftgutverwaltung enthalten, installieren (bei der Erstinstallation
empfohlen).
5: Powerpoint-Präsentation: Eine selbstablaufende
Funktionalitäten von Dr.DOC vorstellt.
- 35 -
Präsentation,
die
die
wichtigsten
6: Scannerunterstützung: Falls Sie einen Scanner einsetzen, geben Sie an, ob er über einen
Twain- oder über einen Kofax-Treiber angesteuert wird.
- 36 -
Teil 1: 1. Installation Einzelplatzversion
(9)
Folgender „Hinweis“ erscheint, wenn
„Datenübergabe an Word“ mitinstallieren:
Sie
die
Komponente
Bitte überprüfen Sie beim nächsten Arbeiten mit Dr.DOC Ihre
Einträge in „Dokument-Verbindung“ (Aufruf über die Menüleiste:
„Einstellungen / Dokument-Verbindung“).
(10)
Einen eventuell vorhandenen Eintrag:
WINWORD,DOC,[DrDocTv],[DrDoc.DateiÖffnen“%s“],[DrDocNeu]
ersetzen Sie bitte durch
WINWORD,DOC,[DrDocTv.main()],[DrDoc.WEITERSUCHE“%s“],
[DrDocNeu.main()]
(11)
Bestätigen Sie diesen Hinweis mit „OK“ und überprüfen dies nach
beenden der Installation.
Die Installation wird nun ausgeführt
(12)
Programm-Symbole installieren: Sie können wählen, ob das Dr.DOC
Programmsymbol dem Start-Menü hinzugefügt werden soll.
Wenn Sie mit MS-Office ´97 oder neueren Versionen arbeiten, ist die Installation
jetzt fertig. Die Word-Makros werden mit der Vorlagendatei drdoc.dot
installiert. Bei älteren Versionen von MS-Office werden die Makros wie folgt
installiert:
Teil 1: 1. Installation Einzelplatzversion
- 37 -
Zusätzlich notwendige Schritte bei der Installation von Dr.DOC mit MSMSOffice `95 und älter:
TextverarbeitungsTextverarbeitungs-Makro: Bestimmen Sie,
Datenübergabe jetzt installiert werden sollen:
ob
die
Word-Makros
für
Wenn Sie die Frage, mit "Ja" beantwortet haben, wird anschließend automatisch Word gestartet und das Dokument drdocmak.doc wird geöffnet.
Falls Sie eine Word-Abfrage erhalten, ob das Dokument ohne Makros geöffnet
werden soll, wählen Sie unbedingt "Nein".
Das Fenster "Datenübergabe-Makro Dr.DOC“ enthält einige grundsätzliche
Informationen zur Datenübergabe.
Pfadangaben einstellen: Standardmäßig lautet das lokale Arbeitsverzeichnis
c:\drdoc\tmp Es wird empfohlen, dieses zu übernehmen.
Ist die Installation der Makros vollständig beendet, schließen Sie bitte unbedingt das Programm Word wieder, um die Dr.DOC Installation fertigzustellen.
Die erfolgreiche Installation wird mit einer entsprechenden Meldung
abgeschlossen. Starten Sie anschließend bei Aufforderung Windows neu.
Sollten Sie mit dem geräteeigenen Twain-Treiber Ihres Scanners Probleme haben,
beachten Sie beiliegende Installationshinweise. Prüfen Sie gegebenenfalls auch die
Demo-Treiber unter www.cfm.de.
Die Verzeichnisse, in die die einzelnen Komponenten installiert werden, können bei
Bedarf verändert werden. Es wird empfohlen, die vorgeschlagenen Dr.DOC-Verzeichnisse zu übernehmen.
Hinweis
- 38 -
Teil 1: 2. Installation Client/Server
2.
INSTALLATION CLIENT/SERVER
Grundsätzlich
Für die Konfiguration von Netzwerk-Server, Archiv-Server und Clients gibt es
zwei Möglichkeiten. Zur Gewährleistung der optimalen Performance und
Datensicherheit wird die Konfigurationsart (A) empfohlen.
(A)
Empfohlene Konfiguration:
Der Archiv-Server ist ein Netzwerk-Client
CLIENT
CLIENT
ARCHIV-
NETZ-
SERVER
SERVER
CLIENT
CLIENT
Bei dieser Konfiguration ist die Datensicherheit wesentlich einfacher zu gewährleisten. Der Archiv-Server wird nicht freigegeben für den direkten Zugriff,
sondern die Clients haben nur über die WIN-Sockets-Funktionalität und damit
nur innerhalb des Programms Dr.DOC Zugriff.
Somit ist eine Manipulation der Daten außerhalb von Dr.DOC ausgeschlossen
(diese Sicherheit kann noch erhöht werden, wenn das Gerät in einen abgeschlossenen Raum gestellt wird). Innerhalb von Dr.DOC können die Daten
ebenfalls durch die differenzierte Benutzerverwaltung mit frei definierbaren Zugriffsrechten geschützt werden.
Teil 1: 2. Installation Client/Server
Darüber hinaus können weitere Serverprozesse für ein abundantes, ausfallsicheres und skalierbares System oder für verteilte Datenhaltung eingesetzt
werden.
CLIENT
NETZSERVER
CLIENT
CLIENT
ARCHIVSERVER
ARCHIVSERVER
1
2
Daten
Daten
- 39 -
- 40 -
Teil 1: 2. Installation Client/Server
(B) Der Netzwerk-Server und der Archiv-Server befinden sich auf demselben Rechner
Client
C:
NS/AS
C: + E:
Client
C:
Diese Konfiguration ist nur sinnvoll, wenn kein eigener Rechner als Archiv-Server zur Verfügung steht, der Netzwerk-Server eine genügend große Speicherkapazität besitzt und nicht ohnehin schon ausgelastet ist. Diese Betriebsart ist
nicht möglich in Novell-Netzen.
Teil 1: 2. Installation Client/Server
Installation
(1)
Zur Installation von Dr.DOC legen Sie die Dr.DOC-CD in das CDLaufwerk ein. Wenn das Installationsprogramm nicht automatisch
startet, gehen Sie wie folgt vor:
•
entweder im Explorer das CD-Laufwerk auswählen und die Datei
setup.exe doppelklicken
•
oder den "Start"-Button betätigen und den Befehl "Ausführen"
aufrufen. Klicken Sie im Dialog "Ausführen" auf die Schaltfläche
"Durchsuchen" und wählen Sie die Datei setup.exe im CDLaufwerk aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen". Starten
Sie jetzt den Installationsvorgang im Dialog "Ausführen" mit "OK".
(2)
Das Dr.DOC Setup wird gestartet. Im ersten Fenster können Sie die
gewünschte Sprache auswählen.
(3)
Dr.DOC
Setup-Hauptauswahl:
installieren...“
(4)
Zur Installation der Netzversion markieren Sie die entsprechende Zeile,
wählen die Anzahl der Benutzer und bestätigen mit „OK“.
Für eine N2 Lizenz benötigen Sie zwei „Schlüssel“ (diese erhalten Sie
bei Bestellung einer N2-Lizenz mit dem Lieferschein).
Bei N5 und höher benötigen Sie den entsprechenden Dongle, den Sie
am Parallelport des Archiv-Servers aufstecken.
(5)
Willkommen zum Installationsprogramm von Dr.DOC: Bestätigen
Sie diesen Dialog mit "OK".
(6)
Software-Lizenzvertrag:: Lesen Sie diesen eingehend und bestätigen
Sie Ihr Einverständnis mit dem Software-Lizenzvertrag mit "OK".
(7)
Bei einer N2-Version werden jetzt die beiden „Schlüssel“ abgefragt,
geben Sie diese OHNE Leerzeichen ein und bestätigen mit „OK“.
(8)
Auswahl der Installationsart:
Hier wählen Sie, welche Aufgabe der zu installierende Rechner
übernehmen soll. Ob er als „Client“ oder als „Archiv-Server“ verwendet
wird.
Hier
wählen
Sie
„Dr.DOC
- 41 -
- 42 -
Teil 1: 2. Installation Client/Server
2.1
Installation Archiv-Server
(9)
Wählen Sie den Punkt „Archiv-Server“ aus und bestätigen Sie mit „OK“.
(10)
Wahl des Zielverzeichnisses: Hier wird der Pfad des
Zielverzeichnisses eingestellt, in dem Dr.DOC installiert wird. Wir
empfehlen ihnen den Pfad c:\drdoc.
(11)
Auswahl der Software-Komponenten: Wählen Sie in diesem Dialog
die Software-Komponenten aus, die Sie installieren möchten.
1: Dr.DOC Systemdateien: Programm- und Systemdateien von Dr.DOC. Dieser Punkt muss zur
Installation von Dr.DOC angeklickt werden.
2: Datenübergabe an Word: Zur Installation des Archiv-Servers deaktivieren
3: Compound-Funktionalität für Word: Zur Installation des Archiv-Servers deaktivieren
4: Hilfe: Dr.DOC bietet eine umfangreiche, editierbare Hilfe: Empfohlene Komponente
5: Beispiel-Archive: Zur Installation des Archiv-Servers deaktivieren
6: Powerpoint-Präsentation: Eine
selbstablaufende
Präsentation,
die die wichtigsten
Funktionalitäten von Dr.DOC vorstellt; zur Installation des Archiv-Servers deaktivieren.
7: Scannerunterstützung: Falls Sie einen Scanner einsetzen, geben Sie an, ob er über einen
Twain- oder über einen Kofax-Treiber angesteuert wird; zur Installation des Archiv-Servers
deaktivieren.
Teil 1: 2. Installation Client/Server
(12)
Folgender „Hinweis“ erscheint, wenn
„Datenübergabe an Word“ mitinstallieren.
Sie
die
(13)
Bitte überprüfen Sie beim nächsten Arbeiten mit Dr.DOC Ihre
Einträge in „Dokument-Verbindung“. (Aufruf über die Menüleiste:
„Einstellungen/Dokument-Verbindung“). Einen eventuell vorhandenen
Eintrag:
- 43 -
Komponente
WINWORD,DOC,[DrDocTv],[DrDoc.DateiÖffnen“%s“],[DrDocNeu]
ersetzen Sie bitte durch
WINWORD,DOC,[DrDocTv.main()],[DrDoc.WEITERSUCHE“%s“],
[DrDocNeu.main()]
(14)
Bestätigen Sie diesen Hinweis mit „OK“ und überprüfen dies nach
beenden der Installation.
Die Installation wird nun durchgeführt
(15)
Programm-Symbole installieren: Wählen Sie, ob Dr.DOC dem StartMenü hinzugefügt werden soll.
(16)
Die erfolgreiche Installation wird mit einer entsprechenden Meldung
abgeschlossen. Starten Sie anschließend bei Aufforderung Windows
neu.
(17)
Die Konfiguration des Dr.DOC Serverprozess–Icons muss wie folgt
lauten:
Ziel: <Pfad>\docserv.exe <Pfad>\<Name der
Benutzerverwaltung>.bvd <Pfad für Dr.DOCKommunikationsverzeichnis>
Vor dem erstmaligen Start des Serverprozesses müssen die Archive und die
Benutzerverwaltung am Archiv-Server angelegt werden! Starten Sie dazu am ArchivServer das Programm drdoc.exe (im drdoc/System Verzeichnis)
Hinweis
- 44 -
Teil 1: 2. Installation Client/Server
2.2
Installation des Clients
Grundsätzlich
Für die Einrichtung
Möglichkeiten:
der
Dr.DOC-Clients
gibt
es
grundsätzlich
zwei
(A)
Zentrale Einrichtung des Programms und der Hilfe
Das Programm mit allen Dateien und Anwendungen muss zentral am
Archiv-Server oder im Netzlaufwerk zur Verfügung gestellt werden. Zur
Einrichtung des Clients muss Dr.DOC einmal lokal installiert werden.
Anschließend wird das lokale Verzeichnis drdoc/system wieder
entfernt.
(B)
Teilweise lokale Einrichtung des Programms und der Hilfe
Das Programm und/oder Online-Hilfe liegt zusätzlich lokal am ArchivClient. Die lokale Installation des Programms am Client ist nötig, wenn
die Clients mit unterschiedlichen Betriebssystemen ausgestattet sind.
Konfiguration des Dr.DOC-Client-Icons
drdoc.exe Datei verwiesen werden.
Bei
der
muss
dann
auf
die
Installation
Start des Setups am Client wie unter Kapitel 2.1. INSTALLATION CLIENTSERVER beschrieben, die Schritte (1)-(8) durchgehen - bis zu „Installation des
Archiv-Servers“. Anschließend fahren Sie wie folgt fort:
(9)
Auswahl der Installationsart: Hier wählen Sie, welche Aufgabe der zu
installierende Rechner übernehmen soll. Markieren Sie „Client“ und
bestätigen Sie mit „OK“.
(10)
Wahl des Zielverzeichnisses: Hier wird der Pfad des
Zielverzeichnisses eingestellt, in dem Dr.DOC installiert wird. Wir
empfehlen ihnen den Pfad c:\drdoc, falls Dr.DOC lokal installiert
werden soll.
Teil 1: 2. Installation Client/Server
(11)
Auswahl der Software-Komponenten: Wählen Sie in diesem Dialog
die Software-Komponenten aus, die Sie installieren möchten.
1: Dr.DOC Systemdateien: Programm- und Systemdateien von Dr.DOC. Dieser Punkt muss zur
Installation von Dr.DOC angeklickt werden.
2: Datenübergabe an Word: Wenn diese Funktion gewünscht wird, muss Sie zur Installation des
Clients aktiviert werden.
3: Compound-Funktionalität für Word: Zur Installation des Clients optional möglich
4: Hilfe: Dr.DOC bietet eine umfangreiche, editierbare Hilfe: empfohlen
5: Beispiel-Archive: Zur Installation des Clients deaktivieren
6: Powerpoint-Präsentation: Eine
selbstablaufende
Präsentation,
die die wichtigsten
Funktionalitäten von Dr.DOC vorstellt; zur Installation des Clients optional möglich
7: Scannerunterstützung: Falls Sie einen Scanner einsetzen, geben Sie an, ob er über einen
Twain- oder über einen Kofax-Treiber angesteuert wird; an Scanner-Erfassungsplätzen
aktivieren.
- 45 -
- 46 -
Teil 1: 2. Installation Client/Server
(12)
Folgender Hinweis erscheint, wenn
„Datenübergabe an Winword“ mitinstallieren:
Sie
die
Komponente
Bitte überprüfen Sie beim nächsten Arbeiten mit Dr.DOC Ihre
Einträge in „Dokument-Verbindung“ (Aufruf über die Menüleiste:
„Einstellungen / Dokument-Verbindung“).
(13)
Einen eventuell vorhandenen Eintrag
WINWORD,DOC,[DrDocTv],[DrDoc.DateiÖffnen“%s“],[DrDocNeu]
ersetzen Sie bitte durch
WINWORD,DOC,[DrDocTv.main()],[DrDoc.WEITERSUCHE“%s“],
[DrDocNeu.main()]
Bestätigen Sie diesen Hinweis mit „OK“ und überprüfen dies nach Beenden der
Installation.
Die Installation wird nun durchgeführt
Hinweis
(14)
Programm-Symbole installieren: Wählen Sie, ob Dr.DOC dem StartMenü hinzugefügt werden soll.
(15)
Fertigstellen der Installation von Dr.DOC: Die erfolgreiche
Installation wird mit einer entsprechenden Meldung abgeschlossen.
Starten Sie anschließend bei Aufforderung Windows neu.
(16)
Starten Sie Dr.DOC 7.0 und melden Sie sich über
„Archiv/Benutzeranmeldung“ an (Host-Name oder IP-Adresse des
Archiv-Servers und Anmeldename mit Kennwort eingeben).
(17)
Wählen Sie anschließend ein Archiv (Menüpunkt „Archiv/Wählen“).
Vor dem ersten Anmeldevorgang am Client müssen die Archive und die
Benutzerverwaltung am Archiv-Server angelegt worden sein! Außerdem muss der
Dr.DOC Serverprozess am Archiv-Server gestartet sein.
(18)
Beenden Sie Dr.DOC und speichern dabei die Einstellungen ab.
Teil 1: 2. Installation Client/Server
(19)
Optionale Konfiguration des Dr.DOC-Client-Icons :
Archivaufruf über IP-Adresse oder Host-Name
-
Direkter
Minimale Konfiguration:
<Pfad>\drdoc.exe <Host oder IP-Adresse des Archiv-Servers>
<Port-Nr.> <Archivname>
-
Erweiterte Konfiguration:
<Pfad>\drdoc.exe <Host oder IP-Adresse des Archiv-Servers>
<Port-Nr.> <Archivname> <Pfad>\whilfe<Host oder IP-Adresse des
Archiv-Servers>\ <Name der Dr.DOC-Benutzerverwaltung>.bvd
(20)
Bei dem nächsten
Anmeldedialog.
Dr.DOC-Aufruf
erscheint
automatisch
der
Umwandlung von Beispielarchiven in C/SC/S-Anwendungen:
Wenn Sie die Beispiel-Archive lokal am Archiv-Server installiert haben und nun
allen Clients zur Verfügung stellen wollen, führen Sie für jedes Archiv die Umwandlung wie in Kapitel 24 beschrieben durch.
Umwandlung von lokaler OnlineOnline-Hilfe in zentrale Anwendung:
Wenn Sie die Online-Hilfe zentral allen Clients zur Verfügung stellen wollen,
führen Sie die Umwandlung wie in Kapitel 24 beschrieben durch.
- 47 -
- 48 -
Teil 1: 3. Installation im Standardnetz
3.
INSTALLATION IM STANDARDNETZ
Sie möchten Dr.DOC im Netz einrichten, um den Zugriff auf die verschiedenen
Archive mehreren Benutzern zu ermöglichen. Die Archive liegen also zentral auf
dem Server. Das Programm kann entweder ebenfalls zentral liegen
(Voraussetzung: alle angeschlossenen Workstations haben dasselbe Betriebssystem) oder auf jeder Workstation lokal installiert werden.
Die Installation für den Standardnetz-Betrieb erfolgt in jedem Fall von einer
Workstation aus. Führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
(1)
Legen Sie die Dr.DOC-Diskette mit der Aufschrift "Disk1" bzw. die
Dr.DOC-CD in das entsprechende Laufwerk.
(2a)
Starten Sie Ihr Betriebssystem, wählen Sie im Explorer das CD- oder
Disketten-Laufwerk aus und doppelklicken Sie die Datei setup.exe.
ODER
(2b)
Starten Sie Ihr Betriebssystem, wählen Sie im Explorer den „START“Button, rufen Sie "Ausführen" auf und geben Sie in das "Ausführen"Fenster folgendes ein:
<laufwerk:>\setup
(Hinweis: das Wort „laufwerk“ ist ein Platzhalter und steht für den
Namen Ihres Laufwerks, z.B. d:)
(3)
Tip
Beachten Sie die ausführlichen Anleitungen innerhalb der Installation
und beantworten Sie die Abfragen entsprechend Ihren Wünschen.
Bitte beachten Sie zur Installation auch die extra beiliegenden "Installations-Hinweise".
Teil 1: Update-Informationen
- 49 -
UPDATE-INFORMATIONEN
Wenn Sie bereits mit Dr.DOC 6.0 gearbeitet haben, werden die vorhandenen
Daten, Felder und Masken übernommen.
Zum Anpassen der Daten wird - nach einer entsprechenden Meldung - eine
Reorganisation durchgeführt.
Beachten Sie die gegebenenfalls beiliegenden gesonderten Update-Informationen!
Hinweis
- 50 -
Teil 1: Veränderung zu früheren Versionen
VERÄNDERUNGEN ZU FRÜHEREN VERSIONEN
Wenn Sie bereits mit Vorgängerversionen gearbeitet haben, erhalten Sie hier
einen Überblick über wichtige Neuerungen und Änderungen.
Aber auch wenn Sie noch nie mit Dr.DOC gearbeitet haben, können diese Informationen als erster Einblick für Sie interessant sein.
Neu in Version 7.0
! Neue Benutzeroberfläche
• Die neue Dr.DOC-Benutzeroberfläche erlaubt Ihnen die Organisation Ihres
persönlichen Arbeitsplatzes zur effizienten Bearbeitung Ihrer täglichen
Aufgaben.
• Für die einfache und intuitive Bedienung stehen Ihnen der Dr.DOCDesktop und die Dr.DOC-Konsole (Treeview) zur Verfügung.
• Neben dem Desktop und dem Treeview können Sie in Dr.DOC
selbstverständlich die gewünschten Funktionen wie gewohnt auch über die
Menüleiste oder die Symbolleiste aufrufen.
! Dr.DOC-Desktop
• Auf dem Dr.DOC-„Desktop" können Sie Ihre persönlichen Symbole für
häufig benötigte Arbeitsschritte griffbereit anlegen.
• Mit diesen „Desktop"-Symbolen können Sie mehrere Arbeitsschritte mit
einem Klick ausführen und sehr elegant unterschiedlichste Dokumente in
Dr.DOC erfassen bzw. recherchieren.
! Dr.DOC-Konsole (Treeview)
• Falls Sie das Arbeiten über Konsolen - Ordner bevorzugen, dann bietet
Ihnen der Dr.DOC-„Treeview“ in dem Ansichtsmodus „Aktionen“ den
schnellen
Zugriff
auf
die
wichtigsten
Funktionen
für
Ihre
Vorgangsbearbeitung.
! Dokument-Assistent
• Mit dem Dokument-Assistent können Sie sehr elegant Ihre
Dokumenterfassung für beliebige Dokument-Arten konfigurieren.
• Der Dokument-Assistent ermöglicht die Erstellung und Verwendung von
vordefinierten Konfigurationen (Dokument-Definitionen) für die Neueingabe
von Dokumenten. In diesen Dokument-Definitionen können Sie alle
Neueingabe-Parameter (Zielarchiv, Feldvorbelegung, Dokumentquelle und Verbindung, etc.) zusammenfassen.
Teil 1: Veränderung zu früheren Versionen
•
Ihre Dokument-Definitionen können Sie auch über den Dr.DOC-Desktop
und Dr.DOC-Treeview aufrufen.
! MS Office XP–Anbindung
• Die neue Dr.DOC-Datenübergabe wurde für den Serienbrief-Manager von
WORD XP erweitert.
• Die Dr.DOC-Datenquelle daten2.txt enthält für WORD XP sowohl die
Seriendruckfeldnamen als auch die Daten selbst.
! Hochleistungs-Scan-Modul
• Das TWAIN-Scan-Modul wurde für Hochleistungs-Scanner mit sehr hohen
Scanraten optimiert.
! Workflow-Modul
• Das Dr.DOC-Workflowsystem sorgt für die effiziente und transparente
Vorgangsbearbeitung in Ihrem Unternehmen. Das Workflow-Modul erlaubt
die Abbildung Ihrer betriebsinternen Arbeitsabläufe und die Steuerung des
Dokumentenflusses.
• Hohe Termintreue bei der Vorgangsbearbeitung durch „Push“Funktionalität: Der Benutzer wird automatisch auf anstehende Aufgaben
hingewiesen, damit alle Aufgaben termingerecht abgearbeitet werden
können.
• Maximaler Datenschutz: Die Transparenz der Workflows kann stufenlos
eingestellt werden. Dem Benutzer kann beispielsweise Zugriff auf die
Workflows und Dokumente anhand des Workflow-Typs, des WorkflowSchritts, der Zuständigkeit (Gruppenmitgliedschaft) oder der Dokument-Art
erlaubt werden.
• Stellvertreter-Konzept: Zeitlich steuerbare automatische Weiterleitung der
Bearbeitung an den zuständigen Stellvertreter bei Verzug.
• Grafischer Workflow-Manager zur komfortablen Erstellung und
Visualisierung der Worklfows.
• Einfaches Starten von Workflows durch Zuweisung von vordefinierten
Workflow-Typen.
• Leichte Administrierbarkeit: Die Zuweisung der zuständigen Bearbeiter kann
explizit oder auch über Gruppen und Rollen erfolgen.
- 51 -
- 52 -
Teil 1: Veränderung zu früheren Versionen
! Dr.DOC-Internet-Browser-Anbindung
• Hohe Sicherheit durch Einbindung der Dr.DOC-Benutzerverwaltung
• Zwei Lösungsvarianten verfügbar: Browser-Anbindung entweder HTML oder
Java-Applet basiert.
• Systemvoraussetzung: MS Internet-Information-Server (IIS) 4 oder 5.
• HTML-basierte Lösung: Nur lesender Zugriff auf Dr.DOC-Archive möglich.
• Java-Applet: Lesender und schreibender Zugriff auf Daten und Dokumente
in Dr.DOC-Archiven mit automatischer dynamischer Formular (Masken)Generierung möglich.
Neu ab Version 6.1
! Sprache zur Laufzeit wählbar
• Die gewünschte Sprachversion kann zur Laufzeit gewählt werden.
! Client spezifisches lokales Arbeitsverzeichnis
• Das lokale Arbeitsverzeichnis kann Client spezifisch über den Parameter
„TMP=“ in der „archiv.ini“ eingestellt werden.
! Dokumente aus Auswahlliste drucken
• Aus der Auswahlliste können jetzt alle Dokumente (interne Dokumente und
Fremdprogramme (NCI- und CI-Dokumente)) auf einmal mit einem Befehl
ausgedruckt werden.
! Summe über Tabellenspalte
• Alle Einträge einer Tabellenspalte können aufsummiert werden.
• Rechendefinition: Ergebnisfeld (Feldtyp=Einzeiliges Feld) = Summand1 +
Summand2; (Summand1 = Summand2 = Feldname für gewünschte
Tabellenspalte)
Neu ab Version 6.0
!
•
•
•
WIN-Sockets – C/S-Kommunikation
Basierend auf Internet-Standard: TCP/IP-Protokoll
Erhöhte Performance und Sicherheit:
Benutzerverwaltung,
Datenbank-Konfigurationsdateien
und
Kommunikations-Ordner sind auf Explorer-Ebene vom Client aus nicht mehr
im Zugriff.
Teil 1: Veränderung zu früheren Versionen
•
•
•
Client benötigt zur Kommunikation lediglich Hostnamen oder IP-Adresse,
Portnummer und Archivname
Effiziente Administration
Vereinfachte Archivstruktur
! Automatische Generierung neuer Dokument-Container
• Die Containergröße ist einstellbar bis maximal 2 GB.
• Die Default-Größe ist 600 MB, dies erlaubt ein einfaches Auslagern von
Containern auf CD
•
Bei Erreichen der vordefinierten Containergröße wird automatisch neuer
Container erstellt
•
Optional ist eine Bildung eines Containerpools mit fest vordefinierter
Containerstruktur möglich
! Tree-View
• Durch
eine
übersichtlichere
Programmoberfläche
wird
die
Benutzerfreundlichkeit erhöht.
• Das Dr.DOC Programmfenster ist zur übersichtlichen Daten- und
Dokument-Darstellung in drei Teilfenster aufgeteilt
1. Treeview bzw. virtuelle Ablage-Ordnerstruktur
2. tabellarische Auswahlliste
3. detaillierte Datensatzansicht
! Neues Twain-Modul
• Der aktuelle TWAIN-Standard 1.8 Treiber (CFM-TWAIN-Treiber V.5.2) wird
unterstützt
• Dadurch wird eine erhöhte Kompatibilität zu einer Vielzahl von
Scannertypen erreicht
! Neues Scannmodul
• Neues OCR und Barcode-Modul wurde integriert
Folgende Barcodes werden erkannt: Check Code 39, Check Interleaved 25,
Code 128, Code 39, EAN 13, EAN 8 und Interleaved 25
• Neue Funktion „Barcode als Dokumententrenner“
• Beim „Stapelbetrieb“: kann für die automatische Archivierung der Barcode
als Dokument-Trenner verwendet werden.
- 53 -
- 54 -
Teil 1: Veränderung zu früheren Versionen
•
Stapelbetrieb:
Stapelverarbeitung von Dateien: Erfassung von NCI-Dokumenten
mit simultaner OCR-Erkennung möglich
Stapelverarbeitung von Dateien: Multipage-Dokumente können
komplett übernehmen werden
! Erweiterte E-Mail-Schnittstelle
• Kompatibel zu MS Outlook, MS Outlook Express und Netscape Messenger
• Senden von E-Mails aus Dr.DOC :
E-Mail-Typen: Nachricht
MS Outlook zusätzlich: Aufgabe, Termin
Anhang: Profildaten, Dokumente;
MS Outlook: zusätzlich: Verweis (Aufruf des Dr.DOC-Dokumentes
aus MS Outlook-E-Mail)
! Automatisch Anmeldung mit NT-Anmeldenamen
• Länge des Anmeldenamens größer 7 Zeichen
• Optional für alle User oder userspezifisch kann ein Abgleich mit dem
Netzwerklogin eingestellt werden
• Anpassungsmöglichkeit für vorhandene Benutzerverwaltungen
! COLD-Viewer
•
Als Beleg-Formular Bildvorlagen sind jetzt auch z.B. TIFF und JPEG
zusätzlich zu BMP erlaubt
! Neuer Datentyp „XD“ für Datum und Uhrzeit
! Feldvorbelegung für Neueingabe möglich
#
INFORMATIONEN ZUM UMFANGREICHEN NEUEN
BITTE DEM TEIL 5 IN DIESEM HANDBUCH.
W ORKFLOW -SYSTEM ENTNEHMEN SIE
- 55 -
TEIL 2
SCHNELLEINSTIEG
Installation von Dr.DOC
Starten von Dr.DOC
Erste Schritte
Übersicht: Dr.DOC-Archive
Arbeitsablauf:
Starten
Arbeiten
Beenden
- 56 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 4. Installation von Dr.DOC
SCHNELLEINSTIEG
4.
INSTALLATION VON Dr.DOC
Zur Installation von Dr.DOC führen Sie das Setup, wie im Teil 1.
INSTALLATION beschrieben, von Ihrer Dr.DOC CD oder von Ihrem Dr.DOCDemo-Download (www.drdoc.de) aus.
Beachten Sie bitte bei dem Setup-Dialog „Wahl des Zielverzeichnisses“ (Pfad, in
dem Dr.DOC und die Demo-Archive installiert werden) folgende Empfehlung:
Wählen Sie als Zielverzeichnis den Pfad c:\drdoc, damit Sie das Übungsbeispiel „Brief Schreiben und Archivieren“ unten in Kapitel 6.5. BRIEF SCHREIBEN
UND ARCHIVIEREN erfolgreich ausführen zu können.
Abb. 4.1: Wahl des Zielverzeichnisses bei der Installation von Dr.DOC
Teil 2: Schnelleinstieg: 5. Starten von Dr.DOC
5.
STARTEN VON Dr.DOC
Starten Sie Dr.DOC indem Sie in der „Windows-Taskleiste“ auf die Schaltfläche „Start“ klicken und dann in dem Menü „Programme/Dr.DOC“ das Symbol
„Dr.DOC“ auswählen
Sie gelangen nun in den Dr.DOC-Desktop Startbildschirm mit dem „Dr.DOCDesktop" und der Ordnerstruktur (Treeview) „Aktionen“. In der ProgrammTitelzeile wird angezeigt, dass noch „Kein Archiv geöffnet“ ist.
Treeview - Anzeigemodus “Aktionen“
Symbol-Leiste
Menü-Leiste
Dr.DOC-Desktop
Abb. 5.1: Dr.DOC-Startbildschirm mit dem „Dr.DOC-Desktop“ und der hierarchischen Ordnerstruktur (Treeview) im Anzeigemodus „Aktionen“
- 57 -
- 58 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 5. Starten von Dr.DOC
5.1
Navigation
Der „Dr.DOC-Desktop“ und die Treeview-Ordnerstruktur „Aktionen“ erleichtern
Ihnen die Navigation beim Arbeiten mit Dr.DOC .
5.1.1
Dr.DOC-Desktop
Auf dem „Dr.DOC-Desktop“, Ihrem persönlichen Arbeitsbereich, finden Sie
sowohl die ausführbaren Symbole für Ihre Dr.DOC-Archiv-Lösungen als auch
die Symbole zur Erfassung von Dokumenten und Bildern. Diese Symbole sind
aus jedem Arbeitsschritt heraus aufrufbar. Sie können über den „Dr.DOCDesktop“ per Doppelklick von der Datensatzansicht in die Neueingabe des aktiven (oder jedes anderen Archivs) wechseln und umgekehrt.
Um den Inhalt eines Archivs anzuzeigen, müssen Sie lediglich auf das gewünschte Archivsymbol auf Ihrem Desktop klicken. Um beispielsweise alle
Adressen anzuzeigen, führen Sie einen Doppelklick auf das Symbol „Adressen“
aus: Daraufhin werden Ihnen alle Adressen angezeigt.
Abb. 5.2: Inhalt des Archivs „Adressen“ (Anzeige durch Doppelklick auf das Desktop-Symbol
„Adressen“)
Teil 2: Schnelleinstieg: 5. Starten von Dr.DOC
- 59 -
Wenn Sie nun beispielsweise von Ihren „Adressen“ direkt zu Ihren „Fotos“
wechseln möchten, dann müssen Sie lediglich folgende zwei Schritte ausführen:
•
Aktivieren Sie Ihren „Dr.DOC-Desktop“ über das Symbol „Desktop
ein/ausschalten“
•
Führen Sie einen Doppelklick auf das Symbol „Fotos“ aus
Dr.DOC zeigt Ihnen nun den Inhalt des Archivs „Fotos“ an.
Abb. 5.3: Inhalt des Archivs „Fotos“ (Anzeige durch Doppelklick auf das
Desktop-Symbol „Fotos“)
Ihren „Dr.DOC-Desktop“ können Sie selbst gestalten: Über das Kontextmenü
(Aufruf über rechte Maustaste) können Sie die Eigenschaften (Hintergrundfarbe,
Farbverlauf, u.a.) editieren. Weiterhin können Sie zusätzliche Symbole
hinzufügen oder nichtbenötigte Symbole löschen. Um beispielsweise ein Symbol
hinzufügen, wählen Sie das gewünschte Symbol in der Treeview-Ordnerstruktur
„Aktionen“ aus und ziehen dieses mit der gedrückten linken Maustaste auf das
Dr.DOC-Desktop-Fenster.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM ERSTELLEN VON PERSÖNLICHEN (SELBST KONFIGUSYMBOLEN ERFAHREN SIE IM KAPITEL 13. DOKUMENT ASSISTENT.
RIERTEN)
!
- 60 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 5. Starten von Dr.DOC
5.1.2
Hierarchische Ordnerstruktur (Treeview)
Das Treeview-Fenster bietet Ihnen in dem Anzeigemodus „Aktionen“ wichtige
Funktionsaufrufe in einer hierarchischen Ordnerstruktur. Diese Konsole ermöglicht Ihnen den schnellen Zugang zu häufig verwendeten Dr.DOC-Funktionen
(Konsolen-Ordner „Dr.DOC“) und zu Fremd-Applikationen (Konsolen-Ordner
„Windows-Desktop“). Die ausführbaren Dr.DOC-Funktionen in dem Ordner
„Dr.DOC“ sind durch farbige Symbole dargestellt. Durch Doppelklick auf das
gewünschte Symbol können Sie diese Dr.DOC-Funktion ausführen.
Abb. 5.4: Konsolen-Ordner-Struktur
!
MEHR INFORMATIONEN ZU DEM ZWEITEN TREEVIEW -ANZEIGEMODUS „SUCHERGEBNISSE“ ERHALTEN SIE IN DEM KAPITEL 14. SUCHEN.
!
W EITERE INFORMATIONEN ZU KONFIGURATIONSMÖGLICHKEITEN FÜR DAS TREEVIEW FENSTER FINDEN SIE IN DEM KAPITEL 10.2 KONFIGURATION.
Teil 2: Schnelleinstieg: 5. Starten von Dr.DOC
5.2
Übersicht: Wichtige Dr.DOC-Funktionen
Bei den nun folgenden ersten Schritten mit Dr.DOC werden wir Ihnen
wichtige Funktionen anhand folgender Symbole auf dem „Dr.DOC-Desktop"
bzw. aus der Symbol-Leiste vorstellen:
Funktion
Archiv wählen:
Beispiel: Archiv „Adressen“
Inhalt eines Archivs anzeigen
Beispiel: Archiv „Adressen“
Brief schreiben und archivieren
„Datenübergabe“
Neueingabe
WORD-Neu:
Neue Word-Dokumente erstellen und in dem Archiv
„Dokumente“ archivieren
Dokument von Datei archivieren:
Dokument- oder Bild-Dateien aus einer beliebigen
Applikation in dem Archiv „Dokumente“ archivieren
Bild-Datei (Ansicht: Intern):
Bild-Dateien in dem „Dokumente“ archivieren
Scannen:
Einführung in die OCR-Scanner-Schnittstelle zur Erfassung
von Papierdokumenten.
Symbol
- 61 -
- 62 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.
ERSTE SCHRITTE
6.1
Archiv wählen
Anhand des Archivs „Adressen“ möchten wir Ihnen nun zeigen, wie Sie in
Dr.DOC ein Archiv auswählen können.
Wählen Sie das Archiv „Adressen“ in dem Sie:
•
in der Symbol-Leiste das Symbol „Archiv wählen“ [Alt+F2] wählen
oder
•
in der Menü-Leiste über die Auswahl „Archiv/Wählen“ das gewünschte Archiv aus der Liste aller Archive“ auswählen.
Sie gelangen daraufhin in das Grundmenü des Archivs „Adressen“:
In der Dr.DOC-Titelzeile wird das Archiv „Adressen“ angezeigt. Im Hauptfenster wird die Maske des Archivs schematisch dargestellt.
Von diesem Grundmenü aus können Sie sowohl vorhandene Adressen suchen
als auch neue Adressen eingeben.
NeueingabeSymbol
Grundmenü
des Archiv
„Adressen“:
Maske wird
schematisch
angezeigt
Abb. 6.1: Grundmenü für Archiv „Adressen“
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.2
- 63 -
Suchen
Zunächst zeigen wir Ihnen, wie Sie beispielsweise Adressen gezielt suchen
können. Folgende Dr.DOC-Funktionen werden besprochen:
•
Unterschiedliche Such-Arten
•
Suchergebnis: Darstellungsmöglichkeiten
•
Auswahl eines bestimmten Datensatzes aus einer Liste von Treffern.
6.2.1
Such-Funktionen
Für die effiziente Suche stehen Ihnen in der Dr.DOC-Symbol-Leiste folgende
drei Suchsymbole zur Verfügung:
Feldsuche mit
Volltextsuche
Vorlage
[Alt+F5]
[Alt+F7]
Feldsuche [Alt+F8]
DETAILLIERTE INFORMATIONEN ZU DIESEN SUCH-FUNKTIONEN FINDEN SIE IM KAPITEL
6.2 SUCHEN.
Eine elegante Möglichkeit, eine Suche über alle Datensätze in einem Archiv zu
starten, steht auf dem „Dr.DOC-Desktop“ in Form des jeweiligen Archivsymbols zur Verfügung. Beispielsweise können Sie alle Adressen suchen, indem Sie
folgende Schritte ausführen:
•
Aktivieren Sie dazu zuerst den „Dr.DOC-Desktop“ über das Symbol „Desktop ein/aus“ und
•
klicken Sie doppelt auf das Symbol „Adressen“
!
- 64 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.2.2
Suchergebnis
Die gefundenen Adressen werden in folgenden drei Teilfenstern dargestellt:
•
„Auswahlliste“ mit tabellarischer Anzeige aller Adressen
•
Treeview-Anzeigemodus „Suchergebnisse“ mit hierarchischer Darstellung
aller Adressen
•
Datensatz-Ansicht: Anzeige der Adresse, die in der Auswahlliste (oder im
Treeview) ausgewählt wurde. Der Datensatz besteht aus der Maske mit den
Datenbankfeldern und den darin eingetragenen Adressdaten (Profildaten).
Auswahlliste: Tabellarische
Darstellung der Treffer
TreeviewAnzeigemodus
„Suchergebnisse“:
Hierarchische
Darstellung der
Treffer
DatensatzAnsicht: Maske
mit den Datenbankfeldern
Abb. 6.2: Dialogfenster „Suchergebnis“ mit Anzeige der gefundenen Adressen
!
MEHR ÜBER DIE KONFIGURATION DER „AUSWAHLLISTE“ UND DER TREEVIEW -ANSICHT
„SUCHERGEBNISSE“ FINDEN SIE IM KAPITEL 20.2 AUSGABEKRITERIEN FESTLEGEN/ÄNDERN.
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.2.3
Blättern von Datensatz zu Datensatz
Für das Blättern von Treffer zu Treffer in Ihrem Suchergebnis stehen Ihnen folgende Varianten zur Verfügung:
•
Mausklick auf die blauen Pfeile in der Symbolleiste
•
Mausklick auf eine Zeile in der Auswahlliste
•
In der Auswahlliste können Sie sich auch mit den Pfeiltasten Ihrer Tastatur
nach oben oder unten bewegen.
•
Mausklick auf einen der Ordner in „Suchergebnisse“ (Treeview)
6.3
Datensatz Ansicht / Datensatz ändern
Im Folgenden möchten wir Ihnen für das Archiv „Adressen“ anhand des Suchergebnisses aus dem vorhergehenden Abschnitt kurz die Datensatz-Ansicht
und das Ändern von Datensätzen erläutern.
6.3.1
Datensatz-Ansicht: Maske mit Datenbankfeldern
In dem Archiv „Adressen“ sind die Datenbankfelder auf den vier Karteikarten
„Adressdaten, CRM, Sonstiges und Änderungen“ angeordnet.
Als Datenbankfeld-Typen stehen Ihnen zur Verfügung:
•
Einzeilige Felder (z.B.: „Firma1“)
•
Endlosfelder (z.B.: „Bemerkungen“)
•
Tabellenfelder (z.B.: „weitere Ansprechpartner“)
•
Bild-Element „Passbild/Visitenkarte“
Das Layout für die Datensatzmaske (Feldpositionen, Feldnamen, Karteikarten,
Farben, etc.) können Sie auf Wunsch auch selbst bestimmen. Wie Sie den
Inhalt der Datenbankfelder ändern können, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
- 65 -
- 66 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
1
2
3
Abb. 6.3: Archiv „Adressen“: Datensatzmaske mit Feldinhalten
Erläuterungen zur Abbildung oben:
1:
Durch Klick mit der linken Maustaste auf den gewünschten KarteikartenReiter können Sie die Karteikarte anzeigen.
2:
Mit diesem Schalter können Sie das Endlosfeld „Bemerkungen“ oder
die Tabelle „weitere Ansprechpartner“ zur Großansicht in einem separaten Fenster öffnen.
3:
In diesem Bildfenster kann das Passbild angezeigt werden.
!
W IE SIE DAS LAYOUT DER DATENSATZMASKE INDIVIDUELL GESTALTEN KÖNNEN, ERARCHIV EINRICHTEN/MASKEN ERSTELLEN.
FAHREN SIE IM KAPITEL 16.3
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.3.2
Ändern von Profildaten
Um Ihnen das Ändern von Profildaten, also von Einträgen in den Datenbankfeldern, zu zeigen, wählen wir folgendes Beispiel:
Die Postleitzahl für die Adresse „Software-House GmbH“ hat sich geändert und
diese Änderung soll in den entsprechenden Datensatz in dem „Adressarchiv“
eingetragen werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
•
Wählen Sie die Adresse „Software-House GmbH“ aus
•
Klicken Sie mit der linken Maustaste in das Datenbankfeld „PLZ“
•
Tragen Sie die geänderte Postleitzahl ein
•
Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie in der Symbolleiste auf das
Symbol “Datensatz speichern“ [Strg+S] klicken.
6.3.3
Beenden von Datensatz-Ansicht/Datensatz ändern
Wenn Sie die Änderung der Adresse „Software-House GmbH“ erfolgreich abgeschlossen haben, können Sie den Datensatz-Bearbeitungsmodus über das
„STOP“-Symbol in der Symbol-Leiste beenden und zum Grundmenü zurückkehren.
Beachten Sie bitte, dass Sie nach der Ausführung von „STOP“ entweder direkt
zurück zum Grundmenü gelangen oder zunächst zur „Auswahlliste“ (falls im
Menü „Ansicht“ der Menüpunkt „Auswahlliste“ deaktiviert wurde). In letzterem
Fall klicken Sie erneut auf das „STOP“-Symbol, um zurück zum Grundmenü des
Archivs „Adressen“ zu gelangen.
- 67 -
- 68 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.4
Neueingabe
In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen anhand des Archivs „Adressen“ zeigen,
wie Sie einen neuen Datensatz, also eine neue Adresse, anlegen können.
6.4.1
Neueingabe-Modus: Datensatz neu anlegen
Führen Sie zum Anlegen einer neuen Adresse folgende Schritte aus:
•
Wählen Sie das Archiv „Adressen“
•
Klicken Sie auf das Symbol „Neueingabe“.
•
In die nun angezeigte leere „Datensatz-Maske“ geben Sie die Adressdaten
Ihrer Wahl ein:
Datensatz speichern: Im
Neueingabe-Modus können
Sie mit diesem Symbol neue
Datensätze anlegen
Abb. 6.4: Neueingabe-Modus mit leerer Datensatz-Maske für die Eingabe neuer
Profildaten
Sobald Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf das Symbol „Speichern“ [Strg+S]
bestätigen, werden diese als neuer Datensatz in der Datenbank abgelegt.
Zugleich wird eine neue leere Datensatz-Maske angezeigt, damit Sie weitere
Datensätze anlegen können.
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Wenn Sie den Neueingabe-Modus beenden und zum Grundmenü zurückkehren möchten, dann klicken auf das „STOP“-Symbol. Sie gelangen zurück ins
Grundmenü des Archivs „Adressen“:
Abb. 6.5: Grundmenü des Archivs „Adressen“
6.4.2
Neu angelegten Datensatz suchen
Wenn Sie Ihren neu angelegten Datensatz suchen möchten, gehen Sie wie
folgt vor:
•
Aktivieren Sie den Dr.DOC-Desktop über das Symbol „Desktop ein/aus“
und
•
klicken Sie doppelt auf das Symbol „Adressen“
•
Wählen Sie in der Trefferliste Ihren neu angelegten Datensatz aus.
Wenn Sie den Datensatz-Ansichtsmodus beenden und zum Grundmenü des
Archivs zurückkehren möchten, klicken Sie auf das „STOP“-Symbol in der Symbolleiste.
- 69 -
- 70 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.5
Brief schreiben und archivieren
In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie
Achtung
•
einen Brief an die Adresse „Software-House GmbH“ schreiben,
•
diesen Brief in dem Archiv „Dokumente“ archivieren und
•
diesen Brief wieder aufrufen können.
Damit Sie die folgenden Schritte erfolgreich nachvollziehen können, müssen Sie
die Installation von Dr.DOC in den Pfad c:\drdoc vorgenommen haben. Nur
dann können Sie die vom Setup installierte Word-Serienbrief-Vorlage ohne
Anpassungen verwenden. Falls Sie Dr.DOC in einem anderen Zielverzeichnis
installiert haben, ist zu beachten, daß in der Word-Serienbrief-Vorlage
brief.for der Pfad der Datenquelle (daten.txt) und der Steuerdatei
(steuer.txt) angepasst werden muß.
6.5.1
Adresse suchen/Datenübergabe an Word
Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Brief an die „Software-House
GmbH“ zu schreiben:
•
Suchen Sie alle Adressen, indem Sie doppelt auf das Symbol
„Adressen“ auf dem „Dr.DOC-Desktop“ klicken
•
Wählen Sie die Adresse „Software-House GmbH“ aus der „Auswahlliste“
aus und
•
klicken Sie in der Menüleiste auf das Symbol für „Datenübergabe“
[Alt+F11].
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Es öffnet sich das „Datenübergabe Dialog-Fenster“ (Abb. 6.6). Wählen Sie
hier „aktuellen Datensatz“ und drücken Sie auf „OK“.
Abb. 6.6: Dialogfenster „Datenübergabe“
In dem Dialog „Wahl der Vorlage“ können Sie nun eine Briefvorlage zum
Einspielen der Adresse „Software-House GmbH“ wählen.
6.5.2
Word-Serienbriefvorlagen auswählen
Als Word-Serienbriefvorlagen werden vorgefertigte Dokumente wie z.B. ein
Geschäftsbrief, ein Fax, ein Privatbrief etc. bezeichnet. Diese können Sie selbst
nach eigenen Bedürfnissen (z.B. mit Firmenlogo) erstellen. Die Briefvorlage
brieffor.doc haben wir Ihnen bereits vorgefertigt. Sie wird automatisch in
dem Dialog „Wahl der Vorlage“ in dem Pfad c:\drdoc\vorlagen
angezeigt (Falls Sie, wie unter "Installation von Dr.DOC beschrieben, bei der
Zielverzeichnis den Pfad c:\drdoc ausgewählt haben).
•
Wählen Sie nun aus der Vorlagenliste die Vorlage brieffor.doc und
bestätigen Sie ihre Wahl mit „OK“:
- 71 -
- 72 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Abb. 6.7: Das Dialogfenster „Wahl der Vorlage“ wird geöffnet, um den Datensatz an eine
Briefvorlage zu übergeben
Die Applikation Word wird geöffnet und die Adressdaten der „Software-House
GmbH“ werden automatisch in die betreffenden Seriendruckfelder eingespielt.
Word teilt Ihnen in folgender Meldung mit, dass Sie nun den Brief editieren können und anschließend über die Schaltfläche „Dr.DOC Archivierung“ archivieren
können.
Abb. 6.8: Meldung beim Einspielen der Daten in eine Briefvorlage
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.5.3
Brief archivieren/Mit Thesaurus arbeiten
Wenn Sie Ihren Brief fertig gestellt haben und in Dr.DOC archivieren
möchten, führen Sie folgende Aktionen aus:
•
Klicken Sie in der
“Dr.DOC Archivierung“:
Word-Symbolleiste
auf
die
Schaltfläche
Abb. 6.9: Archivieren eines Word-Briefes über die Schaltfläche "Dr.DOC-Archivierung"
Nachdem Sie auf „Dr.DOC Archivierung“ geklickt haben, öffnet Dr.DOC
automatisch das Archiv „Dokumente“.
Die Adressdaten des Empfängers werden dabei automatisch in die entsprechenden Datenbankfelder eingetragen (siehe Abb. oben 6.9.). Sie können jetzt
noch weitere Profildaten in die Maske eingeben (z.B. Thema, Dokumentart etc).
- 73 -
- 74 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Sie können diese Informationen manuell eingeben oder aus einer Liste von vordefinierten Feldeinträgen auswählen und übernehmen. Diese Thesaurus- Listen können Sie über die Schaltfläche
aufrufen. Verwenden Sie diese Listen,
um Ihre Dokumente einheitlich abzulegen.
Thesaurus für das
Feld „Art“
Abb. 6.10: Archivierung eines Briefes im Archiv „Dokumente“
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Um beispielsweise das Feld “Art“ mittels Thesaurus zu füllen, gehen Sie wie
folgt vor:
•
Klicken Sie im Feld “Art“ auf den Thesaurus-Schalter
und wählen Sie
eine der vordefinierten Dokument-Arten aus der Thesaurus-Liste durch
Doppelklick aus:
Abb. 6.11: Thesaurus-Liste „Dokument-Art“
Um Ihren Brief abzuspeichern, führen Sie folgenden Schritt aus:
•
Archivieren Sie Ihren Brief, indem Sie in der Dr.DOC-Menüleiste auf das
Symbol „Speichern“ klicken.
Nach dem Abspeichern des Briefes kehren Sie automatisch in die Adresse
„Software-House GmbH“ zurück.
- 75 -
- 76 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Wie Sie Ihren Brief an die Adresse „Software-House GmbH“ wieder anzeigen
können, zeigen wir Ihnen im nächsten Abschnitt.
6.5.4
Archivierten Brief finden – über Infobutton
Wollen Sie nun Ihren Brief an die „Software-House GmbH“ wiederfinden? Ganz
einfach:
Den von Ihnen geschriebenen Brief können Sie einsehen, indem Sie zunächst
den Adress-Datensatz der „Software-House GmbH“ aufrufen.
•
Klicken Sie dann auf den Zusatz-Info-Schalter „Dokumente“:
Abb. 6.12: Info-Schalter „Dokumente“ zur Anzeige der Dokumente
Nach dem Aktivieren des Zusatz-Info-Symbols wird Ihnen die Liste der Briefe an
die „Software-House GmbH“ angezeigt:
•
Wählen Sie Ihren Brief aus der Auswahlliste aus und
•
klicken Sie auf das Symbol „Dokument anzeigen“, um ihren Brief in Word
zu öffnen.
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Wählen Sie aus der
Liste der Briefe
Ihren Brief aus
- 77 -
Über „Dokument anzeigen“
können Sie Ihren Brief in
Word anzeigen lassen
Abb. 6.13: Auflistung der Dokumente für die Beispieladresse „Software-House GmbH“
Um das Archiv „Dokumente“ wieder zu schließen und in das Archiv „Adressen“
zurückzukehren, führen Sie folgende Aktionen aus:
•
Schließen Sie den geöffneten Brief in „Word“ und
•
klicken Sie in der Dr.DOC-Menüleiste auf das „STOP“-Symbol
Um den Brief wiederzufinden, können Sie natürlich auch direkt in dem Archiv „Schriftgut“
suchen. Rufen Sie hierzu dieses Archiv auf und starten sie z.B. die Volltextsuche oder
die „Feldsuche mit Vorlagen“ mit der Vorlage “Alle Dokumente“ (über das entsprechende Symbol in der Symbolleiste).
Hinweis
- 78 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.6
Anbindung an andere Applikationen
Mit Dr.DOC können Sie an andere Applikationen anbinden: Auf häufig gestellte
Fragestellungen zur Archivierung und Erfassung von elektronischen Dokumenten aus unterschiedlichsten Applikationen haben Sie mit Dr.DOC effiziente
Lösungen parat.
Wir möchten Ihnen die Anbindung an andere Applikationen für typische Fragestellungen anhand folgender Symbole auf dem „Dr.DOC-Desktop“ zeigen:
Funktion
WORD-Neu:
Mit diesem Symbol können Sie neue Word-Dokumente
erstellen und in dem Archiv „Dokumente“ archivieren.
Natürlich können Sie mit Dr.DOC auch an alle anderen MS OfficeAnwendungen (Excel, PowerPoint, etc) elegant anbinden. Wie, das
erfahren Sie im Handbuch im KAPITEL 6.6 ANBINDUNG AN ANDERE
APPLIKATIONEN.
Dokument von Datei archivieren:
Mit diesem Symbol können Sie Dokument- oder Bild-Dateien
aus einer beliebigen Applikation in dem Archiv „Dokumente“ abspeichern. Die Anzeige des Dokumentes oder der Bilder erfolgt in der Original-Applikation.
Bild-Datei (Ansicht: Intern):
Mit diesem Symbol können Sie Bild-Dateien in dem Archiv
„Dokumente“ abspeichern. Die Anzeige der Bild-Datei erfolgt
über den internen „Viewer“ von Dr.DOC.
Scannen:
Hier erhalten Sie eine Einführung in die Scanner-Schnittstelle
zur Erfassung von Papierdokumenten.
Desktop-Symbol
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.6.1
Neues Word-Dokument erstellen und archivieren
Um ein neues Word-Dokument zu erstellen und anschließend in dem Archiv
„Dokumente“ zu archivieren, führen Sie folgende Schritte aus:
•
Aktivieren Sie den Dr.DOC-Desktop.
•
Klicken Sie doppelt auf das Symbol „WORD-Neu“.
Der Doppelklick auf das Symbol „WORD-Neu“ öffnet das Archiv „Dokumente“
und ein vordefiniertes „Word“-Musterdokument. Sie können nun dieses Dokument editieren und in dem Archiv „Dokumente“ wie folgt abspeichern:
•
Klicken Sie in Word auf „Speichern“ und schließen Sie Word.
•
Ergänzen Sie in Dr.DOC die Profildaten Ihres Dokumentes.
•
Speichern Sie Ihr Dokument in Dr.DOC über das Symbol „Datensatz
speichern“.
Abb. 6.14: Archivieren eines neuen Word-Dokumentes in dem Archiv „Dokumente“
- 79 -
- 80 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Um Ihr neu angelegtes Word-Dokument wieder aufzurufen, führen Sie in dem
Archiv „Dokumente“ folgende Schritte durch:
•
Klicken Sie in Dr.DOC auf das „STOP“-Symbol, um zum Grundmenü
zurückzukehren.
•
Klicken Sie auf das Symbol „Feldsuche mit Vorlage“
•
Wählen Sie die Vorlage „Alle Dokumente“ aus und starten Sie diese durch
Klicken auf die Schaltfläche „OK“.
•
Wählen Sie aus der Liste der gefundenen Dokumente Ihr neu angelegtes
Word-Dokument und
•
klicken Sie zur Ansicht Ihres Word-Dokumentes auf das Symbol „Dokument anzeigen“.
Wenn Sie die Dokument-Ansicht beenden möchten, führen Sie folgende
Schritte aus:
Hinweis
•
Schließen Sie das Word-Dokument
•
Klicken Sie in Dr.DOC auf das „STOP“-Symbol, um zum Grundmenü zurückzukehren.
Natürlich können Sie mit Dr.DOC neben Word auch an alle anderen MS OfficeAnwendungen (Excel, PowerPoint etc.) sowie beliebige Fremdapplikationen elegant
anbinden. Mehr Informationen dazu und wie Sie Ihr persönliches Word-MusterDokument hinterlegen können, erfahren Sie im KAPITEL 13. DOKUMENT-ASSISTENT.
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.6.2
Datei archivieren
Um eine vorhandene Dokument- oder Bild-Datei, die in einer beliebigen Applikation erstellt wurde, in dem Archiv „Dokumente“ zu archivieren, führen Sie
folgende Schritte aus:
•
Aktivieren Sie den Dr.DOC-Desktop.
•
Klicken Sie doppelt auf das Symbol „Dokument von Datei archivieren“.
Der Doppelklick auf das Symbol „Dokument von Datei archivieren“ öffnet das
Archiv „Dokumente“ und den Dialog „Dateiarchivierung“:
Abb. 6.15: Archivieren einer Datei in dem Archiv „Dokumente“. Die spätere Ansicht des
Dokumentes erfolgt in der Original-Applikation.
- 81 -
- 82 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Sie können nun die gewünschte Datei auswählen und in dem Archiv „Dokumente“ wie folgt abspeichern:
•
Wählen Sie in dem Dialog „Dateiarchivierung“ die zu archivierende Datei
und klicken Sie auf „OK“.
•
Ergänzen Sie in Dr.DOC die Profildaten Ihrer Datei.
•
Speichern Sie Ihr Dokument über das Symbol „Datensatz speichern“.
Um Ihre archivierte Datei wieder aufzurufen, führen Sie in dem Archiv „Dokumente“ folgende Schritte durch:
•
Klicken Sie in Dr.DOC auf das „STOP“-Symbol, um zum Grundmenü
zurückzukehren.
•
Klicken Sie auf das Symbol „Feldsuche mit Vorlage“
•
Wählen Sie die Vorlage „Alle Dokumente“ aus und starten Sie diese
durch Klicken auf die Schaltfläche „OK“
•
Wählen Sie aus der Liste der gefundenen Dokumente Ihre archivierte Datei
und
•
klicken Sie zur Ansicht Ihrer archivierten Datei auf das Symbol „Dokument
anzeigen“.
Die Anzeige Ihrer archivierten Dokument- oder Bilddatei erfolgt in der OriginalApplikation, in der diese Datei erstellt wurde.
Wenn Sie die Dokument-Ansicht beenden möchten, führen Sie folgende Schritte aus:
Hinweis
•
Schließen Sie das Dokument in der Original-Applikation
•
Klicken Sie in Dr.DOC auf das „STOP“-Symbol, um zum Grundmenü
zurückzukehren.
Wie Sie ein Desktop-Symbol zur Archivierung von vorhandenen Dokument- oder BildDatei, die in einer Fremd-Applikation erstellt wurden und nach der Archivierung in der
Original-Applikation angezeigt werden sollen, erstellen oder editieren können, erfahren
Sie im KAPITEL 13. DOKUMENT-ASSISTENT.
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.6.3
Bild-Datei archivieren
Um eine vorhandene Bild-Datei in dem Archiv „Dokumente“ zu archivieren und
mit dem Dr.DOC-Ansichtsmodus „Interner Viewer“ zu verknüpfen, führen Sie
folgende Schritte aus:
•
Aktivieren Sie den Dr.DOC-„Desktop“.
•
Klicken Sie doppelt auf das Symbol „Bild-Datei (Ansicht: Intern)“.
Der Doppelklick auf das Symbol „Bild-Datei (Ansicht: Intern)“ öffnet das Archiv
„Dokumente“ und den Dialog „Bilddatei-Import“:
Abb. 6.16: Archivieren einer Bild-Datei in dem Archiv „Dokumente“. Die spätere Anzeige
des Bildes erfolgt über den internen Dr.DOC-Viewer
- 83 -
- 84 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Sie können nun die gewünschte Bild-Datei auswählen und in dem Archiv
„Dokumente“ wie folgt abspeichern:
•
Wählen Sie die zu archivierende Datei und klicken Sie auf „OK“.
•
Ergänzen Sie in Dr.DOC die Profildaten Ihrer Datei.
•
Speichern Sie Ihre Bild-Datei über das Symbol „Datensatz speichern“.
Um Ihr archiviertes Bild wieder aufzurufen, führen Sie in dem Archiv
„Dokumente“ folgende Schritte durch:
•
Klicken Sie in Dr.DOC auf das „STOP“-Symbol, um zum Grundmenü
zurückzukehren.
•
Klicken Sie auf das Symbol „Feldsuche mit Vorlage“.
•
Wählen Sie die Vorlage „Alle Bilder“ aus und starten Sie diese durch Klicken auf die Schaltfläche „OK“.
•
Wählen Sie aus der Liste der gefundenen Bilder Ihr Bild aus.
Das archivierte Bild wird automatisch auf der Karteikarte angezeigt:
Abb. 6.17: Anzeige eines archivierten Bildes in dem Archiv „Dokumente“
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
- 85 -
Wenn Sie Ihr Bild in einem separaten Bild-Fenster (Großbild-Fenster) öffnen
möchten, dann führen Sie folgende Aktion aus:
•
Klicken Sie auf das in der Karteikarte angezeigte Bild
Die Anzeige Ihres Dokumentes erfolgt daraufhin in dem Großbild-Fenster.
Abb. 6.18: Großbild-Anzeige eines Bildes
Wenn Sie die Dokument-Ansicht beenden möchten, dann schließen Sie das
Großbild-Fenster und
•
klicken auf das „STOP“-Symbol.
Hinweis
Achten Sie bei der Archivierung von Bilddateien stets darauf, daß die Bilder komprimiert abgelegt werden.
Wie Sie ein Desktop-Symbol zur Archivierung von vorhandenen Bild-Dateien erstellen
können, erfahren Sie im KAPITEL 13. DOKUMENT-ASSISTENT.
- 86 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.7
Scannen: Archivierung von Papier-Dokumenten
In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen eine kurze Einführung in das Thema
„Scannen von Papier-Dokumenten“ geben. Weiterführende Informationen
finden Sie im Handbuch unter KAPITEL 13. DOKUMENT-ASSISTENT.
Bevor Sie die folgenden Schritte ausführen, sollten Sie sicherstellen, daß Ihr
Scanner angeschlossen und betriebsbereit ist.
Stellen Sie zunächst Ihre gewünschten Scan-Parameter ein. Gehen Sie dazu
wie folgt vor:
•
Klicken Sie auf das Dr.DOC-Desktop-Symbol „Scannen“.
Daraufhin wird die Neueingabe-Maske für das Archiv „Dokumente“ gestartet
und der Dialog „Neueingabe Bilddaten“ geöffnet. In diesem Dialog können Sie
Ihren Scanner über die Schaltfläche „Bearbeiten“ konfigurieren:
Abb. 6.19: Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ können Sie Ihren Scanner anbinden.
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Abb. 6.20: Konfiguration der Scanner-Schnittstelle
In dem Dialog „Einstellungen“ können Sie über folgende Schaltflächen Ihre
Scanner-Konfiguration vornehmen:
•
„Scannerwahl“: Auswahl des TWAIN-Treibers für Ihren Scanner
•
„Scanner-Setup“: Konfiguration der Scanner-Parameter
•
„Komprimierung“: Aktivierung der Bild-Komprimierung
•
„OCR-Einstellungen“: Einstellen der OCR-Parameter
Wenn Sie Ihre Konfiguration abgeschlossen haben, schließen Sie den Dialog
„Einstellungen“ über die Schaltfläche „OK“. Ihre Einstellungen werden daraufhin
von Dr.DOC gespeichert. Diese Einstellungen werden bei jedem späteren Aufruf der Scanner-Schnittstelle automatisch geladen.
- 87 -
- 88 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
Um den Scan-Vorgang zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Starten“:
Abb. 6.21: Starten des Scanvorgangs
Wenn der Scanvorgang abgeschlossen ist, wird das Dokument in dem Dokument-Fenster angezeigt.
Sie können das gescannte Dokument wie folgt abspeichern:
•
Ergänzen Sie in Dr.DOC die Profildaten für das gescannte Dokument.
•
Speichern Sie Ihr Dokument über das Symbol „Datensatz speichern“.
Sie können nun weitere Dokumente einscannen oder über das „STOP“-Symbol
den Neueingabe-Modus beenden und in das Grundmenü zurückkehren.
Teil 2: Schnelleinstieg: 6. Erste Schritte
6.8
- 89 -
Menüpunkt Ansicht: Konfiguration
Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in dem Menüpunkt „Ansicht“
die Anzeige der Teilfenster „Treeview“ und „Auswahlliste“ steuern können.
Rufen Sie den Menüpunkt „Ansicht“ auf und aktivieren bzw. deaktivieren Sie die
gewünschten Teilfenster „Treeview“ und „Auswahlliste“.
Abb. 6.22: Konfiguration der Ansichtsoptionen in dem Menü „Ansicht“
Deaktivieren Sie im Menü „Ansicht“ die Anzeige der „Auswahlliste“ und des „Treeviews“,
wenn Sie die Größe des Datensatzmasken-Fensters maximieren möchten. Verwenden
Sie für das Blättern von Datensatz zu Datensatz in der Datensatz-Ansicht die blauen
Pfeilsymbole in der Symbolleiste.
Hinweis
Der Menüpunkt „Ansicht“ ist sehr hilfreich! Machen Sie sich daher unbedingt mit den
Optionen dieses Menüpunktes vertraut.
Tip
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS FINDEN SIE IM KAPITEL 15.1. ANSICHT.
!
- 90 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 7. Übersicht: Dr.DOC-Archive
7.
ÜBERSICHT: Dr.DOC-ARCHIVE
Dr.DOC bietet Ihnen umfangreiche Archiv-Lösungen zur Auswahl an. Diese
Archiv-Lösungen erleichtern Ihnen die Organisation Ihrer privaten und beruflichen Aktivitäten.
Um Ihnen die Auswahl aus der Vielzahl von Archiv-Lösungen zu erleichtern,
finden Sie im Folgenden eine Einteilung der Archiv-Lösungen in beispielhafte
Kategorien.
Kategorie
Archiv Lösungen
Familie & Freunde
Adressen und Dokumente
Geburtstage
Hochzeit
Ahnentafel
Taschengeld
Zensuren
Freizeit & Hobby
Bücher/Zeitschrift/Rezepte/Fotos/Video/Musik
Vereinsmitglieder-Verwaltung
Fußball: Bundesliga Spieler/Bundesliga Vereine
Beruf & Büro
Adressen- und Dokumenten-Management
CRM (Customer-Relation-Management)
Reisekosten
Fach-Literatur: Bücher/Zeitschrift
Finanzen
Haushaltskosten/Taschengeld/Reisekosten
Börse: Transaktionskosten, Dividenden, Aktien
Abb.7.1: Wählen Sie Ihre Dr.DOC-Archiv-Lösungen aus folgenden Kategorien aus.
Das Arbeiten mit diesen Archiven ist ganz einfach!
Wählen Sie Ihre Archiv-Lösungen aus und legen Sie sofort los: Sie können die
einsatzbereiten Archive ohne weitere Anpassungen verwenden oder aber auch
an Ihre persönlichen Vorstellungen und Anforderungen anpassen.
Teil 2: Schnelleinstieg: 7. Übersicht: Dr.DOC-Archive
In der folgenden Übersicht können Sie sich über alle Archiv-Lösungen detailliert
informieren:
Archiv
Adressen
Beschreibung
Adressen-Management mit Customer Relation Management
(CRM), Bankverbindungen, Foto, Vertriebsinformationen;
Mit Schnittstelle zu Word-Serienbrief-Funktionalität und anschließender Archivierung in dem Archiv „Dokumente“
Verwaltung und Archivierung Ihrer Dokumente mit Verweismöglichkeit auf die Empfänger- bzw. Absenderadressen
Dokumente
Geburtstags-Management mit Erinnerungsfunktion für Geburtstagstermine; Verknüpfung mit Adressen möglich
Geburtstage
Auflistung und Berechnung Ihrer einzelnen Haushaltskosten
sortiert nach Personen oder speziellen Ausgabekategorien
Haushaltskosten
Verwaltung und Berechnung Ihrer Reisekosten mit detaillierter
Auflistung der Einzelposten
Reisekosten
Ihr persönlicher Planer für Einladungen zu Hochzeitsfeiern und
Polterabenden mit Verweis zu den Adressen
Hochzeit
Einrichtung Ihrer persönlichen Ahnentafel mit Verweismöglichkeit auf die Adressverwaltung
Ahnentafel
Verwaltung Ihrer Bücher (bibliographische Daten, Schlagworte,
Archivierung von Buchausschnitten etc.)
Bücher
Verwaltung Ihrer Zeitschriften (bibliographische Daten, Schlagworte, Archivierung von Zeitungsausschnitten etc.)
Zeitschrift
Ihre Kochrezept-Sammlung
Rezepte
Ihr digitales Foto-Archiv mit Ausleih-Verwaltung
Fotos
- 91 -
- 92 -
Teil 2: Schnelleinstieg: 7. Übersicht: Dr.DOC-Archive
Fortsetzung: Beschreibung der Dr.DOC-Archiv-Lösungen:
Archiv
Beschreibung
Archivierung Ihrer Videobänder (Verbleib und Aufbewahrungsort) mit Ausleih-Verwaltung
Video
Archivierung von Verbleib und Aufbewahrungsort Ihrer CD’s
oder Tonträger mit Ausleih-Verwaltung
Musik
Bundesliga
Spieler
Digitale Sammlung für Bundesliga-Fußballspieler mit Foto
und persönlichen Daten sowie einem Verweis auf den jeweiligen Fußballverein
Digitale Sammlung für Fußballvereine mit Foto und Vereinswappen
Bundesliga
Vereine
Vereinsmitglieder-Verwaltung mit Foto und Detaildaten sowie Verweismöglichkeit auf die Adressverwaltung
Vereins
Verwaltung
Auflistung, Berechnung und Verwaltung von
Transaktionskosten und Dividenden verschiedener Aktien
Transaktionskosten aus den dazugehörigen Depots
Dividenden
Auflistung, Berechnung und Verwaltung von Aktien und
Fonds mit den dazugehörigen Depots, Börsenplätzen und
Fondsanbietern
Aktien
Verwaltung von Zensuren in verschiedenen Schulfächern
sowie einzelnen Jahrgangsstufen
Zensuren
Verwaltung von Taschengeldern
Taschengeld
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
8.
8.1
- 93 -
ARBEITSABLAUF: STARTEN - ARBEITEN - BEENDEN
Starten
Windows starten
Dr.Doc starten
Archiv wählen
Mit dem Archiv arbeiten
Dr.Doc beenden
!
Windows starten:
Falls noch nicht geschehen: Windows starten.
Schritt für
Schritt
"
Dr.DOC starten:
Starten Sie Dr.DOC indem Sie in der „Windows-Taskleiste“ auf die Schaltfläche „Start“ klicken und dann in dem Menü „Programme/Dr.DOC“ den Menüpunkt „Dr.DOC“ auswählen. Alternativ können Sie Dr.DOC durch Doppelklick
auf das Dr.DOC-Symbol auf Ihrem „Windows“-Desktop starten (falls Sie dieses auf dem „Windows“-Desktop bereits angelegt haben).
Bei aktiver Benutzerverwaltung muss ein (berechtigter) Benutzer mit Name und
Kennwort angemeldet werden.
Für den C/S-Betrieb muß am Archivserver das Dr.DOC-Serverprogramm gestartet sein (wird bei der Installation am Server eingerichtet). Dieses Programm
stellt die Kommunikation des Archiv-Servers zu den einzelnen Clients her.
W EITERE INFORMATIONEN ZU DIESEM THEMA:
#
TEIL 4 ADMINISTRATION
C/S
Hinweis
- 94 -
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
$
Archiv wählen:
Menüpunkt "Archiv/Wählen" im Menü "Archiv" aufrufen. In der Listbox das gewünschte Archiv markieren und mit Doppelklick oder mit dem Befehl "OK" aufrufen (siehe auch KAPITEL 11.1 ARCHIV W ÄHLEN).
Falls noch kein Archiv vorhanden ist, bzw. ein neues Archiv erstellt werDEN SOLL,
rufen Sie den Menüpunkt "Archiv/Neu" auf (genaue Informationen siehe KAPITEL
16. ARCHIV EINRICHTEN).
Achtung
Das Programm ist mit der Möglichkeit einer Benutzerverwaltung ausgestattet, in der
Benutzer mit verschiedenen Zugriffsrechten festgelegt werden können.
Damit Sie mit der Dr.DOC-Einzelplatzversion Ihre Archive ohne Benutzeranmeldung
aufrufen können, ist automatisch ein Supervisor (Zugriff auf alle Menüpunkte) festgelegt.
Falls Sie also keine explizite Benutzer-Anmeldung wünschen, dann sollten Sie keine
Änderungen an Ihrer Dr.DOC-Benutzerverwaltung vornehmen.
Falls bei einer Einzelplatzversion die Benutzerverwaltung verwendet werden soll oder
das gleichzeitige Arbeiten von mehreren Benutzern möglich sein soll (Dr.DOCNetzversion), dann muss als erstes dieser vorhandene Benutzereintrag gelöscht und
sofort im gleichen Arbeitsgang ein eigener Supervisor-Benutzer mit Passwort eingerichtet
werden!
Beachten
Sie
dazu
das
entsprechende
KAPITEL 18.
BENUTZERVERWALTUNG.
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
Ein bestimmtes Archiv gleich beim Programmaufruf automatisch starten
Optional kann auch mit dem Programmstart ein bestimmtes Archiv geöffnet werden.
Markieren Sie dazu das Dr.DOC-Symbol auf Ihrem Windows-Desktop mit der rechten
Maustaste (kein Doppelklick) und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Eigenschaften" aus.
- 95 -
TIP
Editieren Sie die Befehlszeile "Ziel" nach folgendem Schema:
<Pfad>\drdoc.exe <Pfad>\<Archivname>
c:\drdoc\system\drdoc.exe
c:\drdoc\demo\briefe
Beispiel
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK".
Wenn Sie nun auf das Dr.DOC-Symbol doppelklicken, wird beim Start automatisch das angegebene Archiv aufgerufen.
INFORMATIONEN BEZÜGLICH DER AUTOMATISCHEN ANMELDUNG VON BENUTZERN
BENUTZERVERWALTUNG.
FINDEN SIE IN DEM KAPITEL 18.
%
- 96 -
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
TIP
Beim Beenden des Programms werden Sie gefragt, ob Sie Ihre Einstellungen speichern
möchten. Wenn Sie diese Abfrage mit "Ja" beantworten, wird beim nächsten Programmstart automatisch das zuletzt geöffnete Archiv wieder aufgerufen (Ausnahme:
Wenn, wie im vorherigen „TIP“ beschrieben, dem Dr.DOC-Symbol ein bestimmtes
Archiv zugeordnet ist).
TIP
Wenn Sie ein vorhandenes Archiv in der Benutzerverwaltung nicht finden, kann dies
folgende Gründe haben:
C/S
•
Das Archiv ist in der Archivliste der Benutzerverwaltung unter einem anderen Bezeichner aufgeführt. Beispiel: Das Archiv wurde mit dem Namen "briefe" angelegt. In
der Benutzerverwaltung ist aber der Bezeichner "Schriftgutverwaltung" zugeordnet.
•
Das Archiv ist nicht in die Benutzerverwaltung eingetragen, die Sie aufgerufen haben. Wenn das Archiv noch in keiner Benutzerverwaltung eingetragen ist, kann es
über den Menüpunkt "Organisation/Benutzermanager" aufgenommen werden. Beachten Sie dabei, dass ein Archiv in genau eine Benutzerverwaltung eingetragen
werden kann.
Bei C/S-Archiven bitte beachten:
Am Client werden C/S-Archive grundsätzlich über „Archiv/Wählen“ geöffnet. Am
Archiv-Server können C/S-Archive zusätzlich aus dem Unterverzeichnis
komm\server über den Menüpunkt „Archiv/Öffnen“ geöffnet werden.
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
8.2
Mit einem Archiv arbeiten
Windows starten
Dr.Doc starten
Archiv wählen
Mit dem Archiv arbeiten
Dr.Doc beenden
Alle Arbeitsmöglichkeiten mit Dr.DOC sind in Teil 3 und 4 des Handbuchs ausführlich beschrieben.
Im folgenden erfahren Sie für den ersten Überblick:
•
welche Menüpunkte Dr.DOC bietet
•
wie die Benutzeroberfläche aussieht
•
wie Sie Dr.DOC-Funktionen per Tastatur und Maus aufrufen können
•
wie die Online-Hilfe benützt wird.
- 97-
- 98 -
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
8.2.1
Menüstruktur im Überblick
Das Menü...
bietet:
Archiv
&
Wählen, Neu, Öffnen, Schließen, In Benutzerverwaltung eintragen, Benutzeranmeldung, Beenden
Bearbeiten
&
Rückgängig, Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Löschen, Alles markieren, Feldinhalt drucken, Feldrechte, Wiedervorlage, Thesaurus aufrufen,
Zusatz-Info aufrufen, Datum/Uhrzeit, Wählen, Email
Ansicht
&
Datenbank
&
Datensatz
&
Symbolleiste, Statuszeile, TreeView, Auswahlliste, Maske als Hintergrund, Workflow-Manager, Daten, Favoriten, Favoriten als Teilbild, Kleinbild automatisch anzeigen, Großbild automatisch anzeigen, Großbild frei
schwebend anzeigen, Großbild im Vordergrund anzeigen, Graustufendarstellung für SW-Bilder, Großbild an Fenstergröße/-breite/-höhe anpassen, Großbild 100%, Großbild benutzerdefiniert, Redlining anzeigen,
Eingabeposition beibehalten
Neueingabe, Volltextsuche, Feldsuche, Feldsuche mit Vorlage, Hypersuche, Import ASCII/ANSI, Import dBASE, Export dBASE, Info
Speichern, Bearbeitung abbrechen, Vorblättern, Zurückblättern, Dokumenten-Ablage zuweisen, Datenübergabe, Email, Drucken, Import ASCII,
Export ASCII, Statistik, Kopieren, Löschen, Ersetzen, Berechtigungen,
Besitzer
Dokument
&
Einstellungen
&
Organisation
&
Workflow
&
Fenster
&
Assistent, Neu, Bild anhängen, Bild verwerfen, Redlining-Editor, Großbild
drucken/exportieren/löschen/zoomen/ drehen 90°, 180°, 270°, zurückblättern, vorblättern
Dokument-Quelle, Dokument-Verbindung, Versionsverwaltung, Stapelbetrieb, Videoansicht, Komprimierung, Druckereinrichtung, Sprache wählen,
Maske wählen, Feldauswahl für, Feldauswahl-Tabelle, Formel für Statistik, Hypersuche, Vorlagensuche, Zusatz-Info, Thesaurus, Rechendefinition, Dokumenten-Ablage
Archivparameter editieren, Archiv einrichten/reorganisieren/rücksetzen/
löschen, Nummerngenerator neu, Archivstruktur kopieren, Archivrechte,
Benutzer-Information, Benutzer-Manager
Aktivitätenliste, Aufgabe erledigt, Zuweisen, Manager, Schritt definieren,
Abbrechen, Einstellungen, Feldauswahl für Pflichtfelder, Assistent, Starten, Zuordnen, Anzeigen
Überlappend anordnen
Hilfe
&
Index, Themen, Kontext, Hilfe wählen, Info über Dr.DOC
Teil 2: Arbeitsablauf: 8. Arbeiten-Starten-Beenden
8.2.2
Benutzeroberfläche
Beim Aufruf eines Archivs über „Archiv wählen“ “wird das Dr.DOCGrundmenü angezeigt. Die Symbolleiste und Statuszeile können unter dem
Menüpunkt "Ansicht" ein- oder ausgeblendet werden. Von dem Grundmenü aus
können Sie eine „Neueingabe“ oder eine „Suche“ starten.
Nach dem Start einer Suche gelangen Sie in die Datensatz–Ansicht. In der Datensatz-Ansicht bietet Ihnen Dr.DOC folgende Funktionalitäten.
Titelzeile Programm
Symbolleiste
Name der Karteikarte
Auswahlliste
Menüleiste
Karteikarten
Datenbankfeld „Bild“
(Kleinbild/Preview)
TreeView
Tabelle
Feldbezeichner
Statuszeile
Abb. 8.2: Datensatz-Ansicht in Dr.DOC
- 99 -
- 100 -
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
Für die übersichtliche Datensatz- und Dokumentendarstellung verfügt das
Dr.DOC-Programmfenster über folgende drei Teilfenster.
•
Tree-View; virtuelle Ordner-Ablage-Struktur
•
Auswahlliste (Einstellung hierzu siehe KAP. 20.2.2 ANGABEN IN DER AUSWAHLLISTE)
•
Detaillierte Datensatzdarstellung; hier erscheint der Datensatz, der in der
Auswahlliste bzw. im Tree-View gerade markiert ist
Die 3 Teilfenster können über den Menüpunkt „Ansicht" ein- und ausgeblendet werden.
Die Konfiguration des Treeview-Ansichtsmodus „Suchergebnisse“ (logische
Ordner-Ablage-Struktur) erfolgt in dem Menüpunkt „Einstellungen/Feldauswahl
für../Sortierung“. Das nachfolgende Beispiel soll Ihnen die Funktionsweise das
Treeviews verdeutlichen.
Beispiel
Generierung eines PLZ-Registers anhand des Treeviews:
Die abgebildete Konfiguration in „Einstellungen/Feldauswahl für.../Sortierung“ (Linke
Abbildung im Hintergrund) führt zu einer Darstellung des Suchergebnisses in Form
eines PLZ-Registers (rechte Abbildung im Vordergrund).
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
2. Zahl
3. Zahl
Erläuterung der Sortierungs-Einstellung:
Die erste Zahl legt die Sortier-Reihenfolge der Felder in der ersten Sortierebene
fest. Die zweite Zahl definiert die Anzahl der in der ersten Sortierebene für die
Sortierung zu verwendenden Zeichen. Die dritte Zahl beschreibt die Sortiertiefe
für die zweite Sortierebene.
- 101-
- 102 -
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
Die Beschreibungsdaten (Profildaten) eines Datensatzes können aus folgenden
Feldtypen bestehen:
Endlosfeld: durch Mausklick in die rechte untere Ecke
kann die Feldansicht vergrössert werden.
Mehrere beliebige Felder können mit Rahmen
optisch zusammengefasst werden.
Schalter (Ein/Aus)
Einzeiliges Feld: horizontal scrollbar
über den sichtbaren Bereich hinaus
Anordnung mehrerer Felder als Tabelle
Außerdem können zu den einzelnen Feldern feststehende (also vom Benutzer
nicht veränderbare) Kommentare angelegt werden.
%
W EITERE INFORMATIONEN ZU DIESEM THEMENKREIS:
#
KAP. 16. ARCHIV EINRICHTEN
#
KAP. 20.2 AUSGABEKRITERIEN FESTLEGEN/ÄNDERN
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
8.2.3
Symbolleiste
Die wichtigsten Befehle und Funktionen in Dr.DOC können auch über die
Symbolleiste ausgeführt werden:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Erklärung zu den Symbolen:
1.
Dr.DOC-Desktop ein-/ausschalten
2.
Archiv wählen
3.
Volltextsuche
4.
Feldsuche
5.
Feldsuche mit Vorlage
6.
Dokument-Assistent
7.
Neueingabe (Im Grundmenü), Neues Dokument (In der Datensatzansicht;
Grundeinstellung für Dokumentenquelle und -Verbindung im Menüpunkt "Einstellungen/Dokumenten Quelle“)
8.
STOP: Jeweiligen Vorgang abbrechen
9.
Datensatz /Dokument abspeichern, (Menüpunkt "Datensatz/ Speichern")
10.
In der Auswahlliste um einen Datensatz zurückblättern
11.
In der Auswahlliste um einen Datensatz vorblättern
12.
Dokument anzeigen: Das archivierte Dokument im entsprechenden Fremdprogramm anzeigen oder - bei Bildern - über den internen Viewer darstellen.
13.
Vorige Dokumentenseite (bei mehrseitigen Bilddokumenten)
14.
Nächste Dokumentenseite (bei mehrseitigen Bilddokumenten)
15.
Datenübergabe (adhoc-Workflow) an Fremdprogramm starten
16.
Email-Funktion starten
17.
Drucken
18.
Einstellungen/Dok.Verbindung: Die Dokumentverbindung für neues Dokument
einstellen (Fremdprogramm (Autolink) oder interner Viewer)
19.
Hilfe aufrufen
- 103-
- 104 -
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
Außerdem können weitere Funktionen über folgende Symbole aufgerufen werden:
Suchvorgang starten
Bei Suche Dublettenprüfung aktivieren/deaktivieren
Bei Suche Groß-, Kleinschreibung beachten/ignorieren
Hypersuche
Hypersuche rekursiv
Konfiguration speichern
Maske wählen
Schriftart (Redlining Editor)
Schriftfarbe (Redlining Editor)
%
DIE SYMBOLE FÜR DIE BENUTZERVERWALTUNG SIND IM ENTSPRECHENDEN KAPITEL
GENAUER ERLÄUTERT.
Teil 2: Arbeitsablauf: 8. Arbeiten-Starten-Beenden
8.2.4
Tastatur- und Maus-Funktionen
SIE MÖCHTEN ...
Menüpunkt bzw. Befehl aufrufen
(Abgeblendete Menüpunkte bzw. Befehle sind nicht verfügbar.)
Menüpunkt abbrechen
INNERHALB DER EINGABEMASKE:
an verschiedene Positionen gehen:
- nächstes Feld (gemäß Tabfolge)
- vorheriges Feld
- nächste bzw. vorherige Karteikarte
- Anfang bzw. Ende der aktuellen
Zeile
- an Anfang bzw. Ende eines Endlosfeldes/einer Tabelle
- jede beliebige Stelle eines Endlosfeldes
Tabellen bearbeiten:
- Zeilenwechsel
- oberhalb Cursorposition eine Zeile
einfügen
Einfügen:
- Einfügemodus/Überschreibmodus
ein- bzw. ausschalten
- Zeilenwechsel in Endlosfeld
- Text aus Zwischenablage
' PER TASTATUR:
Alt + unterstrichener Buchstabe
des Menüpunktes bzw. Befehls
( PER MAUS:
Linke Maustaste
Alt +F4 oder Strg+A
Linke Maustaste
Tab, Enter
Shift + Tab
Strg + Bild ↓ bzw. Bild↑
↑
oder
Strg + Tab bzw. Strg + Shift +
Tab
Pos1 bzw. Ende
Linke Maustaste
Linke Maustaste
Linke Maustaste
Strg + Pos1 bzw.
Strg + Ende
←↑ → ↓
Linke Maustaste
Linke Maustaste
Linke Maustaste
←↑ → ↓
Strg + Enter
Einfg
Enter
Strg + V oder Shift + Einfg
Rechte Maustaste
Shift + ← bzw. →
Strg + Shift + ← bzw. →
Shift + Pos1
Shift + Ende
Shift + ↑ bzw. ↓
Strg+ Shift +Pos1/Ende
Linke Maustaste
Doppelklick links
Linke Maustaste
Linke Maustaste
Linke Maustaste
Linke Maustaste
Markieren (ab Cursorposition):
-
einen Buchstaben
ein Wort
bis Zeilenanfang
bis Zeilenende
zeilenweise im Endlosfeld
bis Endlosfeldanfang/-ende
- 105 -
- 106 -
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
SIE MÖCHTEN ...
Löschen/Kopieren:
- die aktuelle Karteikarte löschen
- einen Buchstaben vor Cursorposition
löschen
- einen Buchstaben an Cursorposition
bzw. eine Markierung löschen
' PER TASTATUR:
( PER
MAUS:
Shift + F4
Rückpfeil (Backspace)
Entf
- eine Markierung ausschneiden
Strg + X oder Shift + Entf
- eine Markierung in Zwischenablage
kopieren
Strg + C oder Strg + Einfg
- den Eintrag eines einzeiligen Feldes ab Strg + Entf
Cursorposition löschen
INNERHALB EINER LISTE (Auswahlliste oder Listbox) :
in einer Liste anwählen/markieren:
- einen Eintrag
↑ bzw. ↓
- mehrere aufeinander folgende Einträge
Shift + ↑ bzw. ↓
- mehrere nicht aufeinander folgende
Einträge
- bis zum Ende bzw. Anfang
Strg + ↑ bzw. ↓ + Leertast
Shift + Ende bzw. Pos1
Rechte
Maustaste
Rechte
Maustaste
Rechte
Maustaste
Linke
Maustaste
Shift + linke
Maustaste
Strg + linke
Maustaste
Shift + linke
Maustaste
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
Weitere Tastaturbefehle...
Kontexthilfe
Zusatz-Info (Steuerung
über Cursorposition)
Thesaurus (Steuerung
über Cursorposition)
Löschen gesamter Profildaten auf allen Karteikarten
Zurückblättern Datensatz
Vorblättern Datensatz
Zurückblättern in Dokument-seiten (Großbildfenster)
Vorblättern in Dokumentseiten
Menüansteuerung: "Archiv"
Dokument - Ansicht
Speichern
Favoriten an/aus
F1
F2 oder
Strg + I
F3 oder
Strg + T
F4
Archiv wählen
Neueingabe
Volltextsuche
Alt + F2
Alt + F3 oder
Strg + N
Alt + F4 oder
Strg + A
Alt + F5
F6 oder
Strg + U
F7 oder
Strg +O
F8
Feldsuche
Alt + F8
Feldsuche mit Vorlage
Alt + F7
Dokument neu
Strg + N
F9
Datenübergabe
(Workflow)
Email
Alt + F11
Drucken
Redline-Editor
Strg + P
Strg + R
Dokument-Assistent
Strg + Shift + N
F10
F11
F12 oder
Strg + S
Strg + D
Beenden
Strg + M
- 107-
- 108 -
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Arbeiten-Starten-Beenden
8.2.5
Kontextmenü
Das Kontextmenü wird mit der rechten Maustaste aufgerufen und enthält die
wichtigsten der „gerade möglichen“ Funktionen. Der Inhalt ist von Dialog zu
Dialog verschieden
8.2.6
Hilfe benützen
Wenn Sie bei der Arbeit im Programm einmal nicht weiter wissen sollten, dann
rufen Sie einfach das Menü "Hilfe" auf.
Kontexthilfe:
Die Kontexthilfe bietet sofortige direkte Hilfestellung zum Menüpunkt, in dem Sie
sich gerade befinden.
Rufen Sie, ohne den Menüpunkt zu verlassen, im Hauptmenü den Menüpunkt
"Hilfe/Kontext" auf, wählen Sie im jeweiligen Dialog die Schaltfläche "Hilfe"
oder klicken Sie auf das Hilfesymbol in der Symbolleiste.
Abb. 8.4: Kontextsensitive Hilfe: Feldname mit Vorlage
Mit dem Befehl "OK" kehren Sie wieder zu dem angewählten Menüpunkt zurück.
Teil 2: Arbeitsablauf: 8. Arbeiten-Starten-Beenden
- 109 -
Stichwortverzeichnis:
Über den Menüpunkt "Hilfe/Index" gelangen Sie zu einem Stichwortverzeichnis,
aus dem Sie ein bestimmtes Stichwort wählen können. Markieren Sie das gewünschte Stichwort und aktivieren Sie den Befehl "Ansicht", um ausführliche
Informationen über dieses Stichwort zu erhalten. Verlassen Sie den Menüpunkt
mit dem Befehl "OK".
Thematisches Verzeichnis:
Der Menüpunkt "Hilfe/Themen" zeigt Ihnen verschiedene Themen des Programms an. Wenn Sie ein Thema auswählen, erhalten Sie eine Stichwortübersicht speziell zu diesem Themenbereich, aus der Sie wieder eine Auswahl treffen können mit dem Befehl "Ansicht". Mit dem Befehl "OK" verlassen Sie den
Menüpunkt.
Es kann für jedes Archiv eine spezielle Hilfe eingerichtet werden, in der die Standardtexte beliebig verändert und ergänzt werden können. So können z.B. in die Kontext-Hilfe
spezielle Informationen zur Neueingabe eingetragen werden.
W EITERE INFORMATIONEN DAZU ENTHÄLT DAS KAPITEL:
#
33. HILFE WÄHLEN UND PFLEGEN
TIP
%
- 110 -
Teil 2: 8. Arbeitsablauf: Starten-Arbeiten-Beenden
8.3
Beenden
Windows starten
Dr.Doc starten
Archiv wählen
Mit dem Archiv arbeiten
Dr.Doc beenden
Offene Fenster schließen:
Schließen Sie zunächst über das „STOP“-Symbol alle offenen Dialoge und Menüpunkte innerhalb von Dr.DOC.
Ein Archiv schließen:
Ein Archiv wird automatisch geschlossen, sobald ein anderes aufgerufen wird
(z.B. nach der Adressverwaltung wird die Schriftgutverwaltung aufgerufen) oder
indem das Programm beendet wird. Außerdem kann ein Archiv mit dem Menüpunkt "Archiv/Schließen" geschlossen werden.
Falls Sie sich als Benutzer abmelden wollen, rufen Sie den Menüpunkt "Archiv/Benutzeranmeldung" auf und aktivieren den Befehl "Abmelden".
Programm beenden:
Das Programm selbst verlassen Sie über das Menü "Archiv/Beenden", mit Doppelklick auf das Systemmenüfeld oder durch klicken auf das „STOP“-Symbol.
Die Abfrage, ob die Archiv-Einstellungen gespeichert werden sollen, bezieht sich
auf die Anordnung der einzelnen Fenster innerhalb von Dr.DOC sowie auf das
zuletzt aufgerufene Archiv, die Benutzerverwaltung und die Hilfe.
C/S
Bei C/S-Betrieb ist am Archiv-Server das Dr.DOC Server-Programm zur Kommunikation zwischen den einzelnen Arbeitsstationen permanent in Betrieb. Dieses Programm sollte nur beendet werden, wenn keine C/S-Anwendung mehr
aktiv ist. Ordnungsgemäß beenden Sie diesen Prozess über „Server/Beenden“.
- 111 -
TEIL 3
ARBEITEN MIT Dr.DOC
Benutzer-Anmeldung
Benutzer-Führung
Archiv und Maske wählen
Neueingabe
Dokument-Assistent
Suchen
Bearbeiten und Auswerten
- 112 -
Teil 3: 9. Benutzer-Anmeldung
9.
BENUTZER-ANMELDUNG
Das Programm ist mit einer Benutzerverwaltung mit Kennwort-Schutz abgesichert. Der Benutzername und das jeweils dazugehörige Kennwort werden von
einem berechtigten Benutzer im Menüpunkt "Organisation/Benutzermanager"
festgelegt. Grundsätzlich erfolgt die Abfrage nach Benutzer und Kennwort beim
Aufruf des Programms.
Wenn dem User in der Benutzerverwaltung die Funktion „Automatische Anmeldung mit Netzwerk-Anmeldenamen“ zugeordnet wurde, entfällt diese Abfrage.
Über "Archiv/Benutzer anmelden" besteht zusätzlich die Möglichkeit, den Benutzer zu wechseln oder einen Benutzer abzumelden, ohne das Programm verlassen zu müssen (wenn z.B. mehrere Bearbeiter an einem Arbeitsplatz arbeiten).
"
W EITERE INFORMATIONEN ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
18.2
KURZANLEITUNG BENUTZERVERWALTUNG
Wenn durch die Benutzerverwaltung beim Programmstart eine Abfrage vorgesehen ist erscheint folgender Dialog:
1: Anzeige voreingestelltes Archiv
2: Bezeichnung der Benutzerverwaltung
3: IP-Adresse oder Name des Archivservers
4: Port für C/S Kommunikation
5: Eingabefeld Benutzername; Groß- und Kleinschreibung beachten
6: Eingabefeld Passwort; Groß-/Kleinschreibung.beachten. Die Passwort-Eingabe
wird (im Gegensatz zur Eingabe des Benutzernamens) verschlüsselt angezeigt.
Teil 3: 9. Benutzer-Anmeldung
Der Benutzername bzw. das Kennwort wird nicht akzeptiert
•
•
- 113 -
Tip
Haben Sie auf Groß-/Kleinschreibung geachtet?
Versuchen Sie mit einem Namen bzw. Kennwort zuzugreifen, der bzw. das in der
aktuellen Benutzerverwaltung nicht eingerichtet ist?
Wenn Sie keine Lösung finden: Der Systembetreuer kann im Benutzermanager die
zugelassenen korrekten Einträge (abgesehen vom Kennwort) lesen und ggf. ändern!
•
Beim Aufruf des Menüpunktes "Archiv/Benutzeranmeldung" erscheint folgender Dialog:
1
2
4
3
5
7
6
1:
Anzeige des derzeitigen Benutzers (kann nicht verändert werden).
2:
Für den derzeitigen Benutzer das Kennwort (Passwort) ändern: Geben Sie das neue Kennwort zweimal (mit Bestätigung) an.
3:
Der derzeitige Benutzer wird abgemeldet.
4:
Aktuellen Benutzer abmelden und Neuen anmelden (Name und Kennwort).
5:
Derzeitigen oder anderen Benutzer in einer frei wählbaren Benutzerverwaltung anmelden.
6:
Derzeitigen Benutzer in allen Benutzerverwaltungen abmelden.
7:
Benutzeranmeldung beenden und Änderungen bestätigen.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
18. BENUTZERVERWALTUNG
"
- 114 -
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
10.
BENUTZER-FÜHRUNG
Die Dr.DOC-Benutzeroberfläche ermöglicht Ihnen die Organisation Ihres persönlichen Arbeitsplatzes zur effizienten Bearbeitung Ihrer täglichen Aufgaben.
So können Sie auf Ihrem persönlichen Dr.DOC-Desktop Ihre Symbole für
häufig benötigte Arbeitsschritte griffbereit anlegen.
Falls Sie das Arbeiten über Konsolen-Fenster bevorzugen, dann bietet Ihnen
der Dr.DOC-Treeview in dem Ansichtsmodus „Aktionen“ den schnellen Zugriff
auf die wichtigsten Funktionen für Ihre Vorgangsbearbeitung.
Neben dem Desktop und dem Treeview können Sie in Dr.DOC selbstverständlich die gewünschten Funktionen wie gewohnt auch über die Menü- oder die
Symbolleiste aufrufen.
Abb. 10.1: Dr.DOC-Benutzeroberfläche mit der Dr.DOC-Konsole „Aktionen“ (linkes
Teilfenster) und dem Dr.DOC-Desktop (rechtes Teilfenster)
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
10.1
Navigation
Alle Varianten, die Ihnen die Dr.DOC-Benutzeroberfläche zum Aufruf der wichtigsten Funktionen bietet, sind im Folgenden aufgelistet. Als beispielhafter
Dr.DOC-Funktionsaufruf wird „Archiv wählen“ für das Archiv „Adressen“ erläutert.
•
Menüleiste: Menüpunkt "Archiv/Wählen"
•
Symbolleiste: Symbol „Archiv wählen“
•
Dr.DOC-Desktop: Archivsymbol (Doppelklick)
•
Dr.DOC-Treeview-Ansichtsmodus „Aktionen“ (Konsole) mit folgender
Konsolen-Ordner-Struktur:
Abb. 10.2: Konsolen-Ordner-Struktur
- 115 -
- 116 -
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
Die Funktionsaufrufe über Dr.DOC-Desktop und Dr.DOC-Treeview können
Sie wie folgt ausführen:
#
Dr.DOC-Desktop
Die Symbole auf Ihrem Dr.DOC-Desktop können Sie durch Doppelklick ausführen (z.B.: Symbol „Adressen“).
Abb. 10.3: Dr.DOC-Desktop: Ausführen eines Symbols durch Doppelklick,
z.B.: Archiv „Adressen“
$
Dr.DOC-Treeview-Ansichtsmodus „Aktionen“ (Konsole):
In dem Dr.DOC-Treeview-Ansichtsmodus „Aktionen“ können Sie Funktionen
mittels Doppelklick auf die farbig hervorgehobenen Funktions-Symbole ausführen. Die Dr.DOC-Funktionen sind, sortiert nach „Archive“, „Funktionen“ und
„Symbole“, in den gleichnamigen Konsolen-Ordnern aufrufbar. Dadurch können
Sie sehr zielstrebig zu der gewünschten Funktion navigieren.
Durch Einfachklick auf einen Knotenpunkt öffnen Sie den zugehörigen Konsolen-Ordner. Alternativ können Sie diesen Ordner auch durch Doppelklick auf
den Ordnernamen öffnen.
Öffnen Sie den Konsolen-Ordner „Dr.DOC/Archive“, wenn Sie für Ihren Funktionsaufruf eine Sortierung der Funktionen nach Archiven wünschen:
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
Abb. 10.4: Konsolen-Ordner „Dr.DOC/Archive“
In dem Konsolen-Ordner „Dr.DOC/Funktionen“ finden Sie die wichtigsten Funktionen nach Funktionen sortiert:
Abb. 10.5: Konsolen-Ordner „Dr.DOC/Funktionen“
- 117 -
- 118 -
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
Über den Konsolen-Ordner „Dr.DOC/Symbole“ können Sie benutzerdefinierte
Funktionen (Dokument-Definitionen) aufrufen.
"
INFORMATIONEN ZUR ERSTELLUNG VON „DOKUMENT-DEFINITIONEN“ FINDEN SIE IM
KAPITEL 13. Dokument-Assistent
Abb. 10.6: Konsolen-Ordner „Dr.DOC/Symbole“
Wenn Sie ein Windows-Desktop-Symbol über die Dr.DOC-Konsole ausführen
möchten, dann öffnen Sie den Konsolen-Ordner „Windows-Desktop“:
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
Abb. 10.7: Konsolen-Ordner „Windows-Desktop“
Wenn Sie ein Dr.DOC-Desktop-Symbol über die Konsole ausführen möchten,
dann öffnen Sie den Konsolen-Ordner „Dr.DOC-Desktop“:
Abb. 10.8: Konsolen-Ordner „Dr.DOC-Desktop“
- 119 -
- 120 -
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
10.2
Konfiguration
Ihren persönlichen Dr.DOC-Arbeitsplatz können Sie mittels folgender Komponenten einrichten und gestalten:
•
Dr.DOC-Desktop
•
Dr.DOC-Treeview-Ansichtsmodus “Aktionen” (Konsole)
•
Menüpunkt “Ansicht”
Diese Komponenten bieten Ihnen folgende Konfigurationsmöglichkeiten.
10.2.1
Dr.DOC-Desktop
Auf Ihrem Dr.DOC-Desktop können Sie Ihre persönlichen Symbole für häufig
benötigte Arbeitsschritte griffbereit anlegen. Zum Anlegen Ihrer Symbole stehen
Ihnen sowohl Standard-Funktionalitäten als auch benutzerdefinierte Aktionen,
sogenannte „Dokument-Definitionen“, zur Verfügung.
Folgende Standard-Funktionalitäten können Sie als Symbol anlegen und aufrufen:
•
Archiv wählen
•
Suche (Volltextsuche, Feldsuche und Feldsuche mit Vorlage)
•
Neueingabe (Neuer Datensatz)
•
Neues Dokument
•
Hypersuche (Archiv übergreifende Suche)
•
Workflow (Nur für C/S-Archive und bei aktiver Workflow-Umgebung)
Um Ihrem Dr.DOC-Desktop neue Symbole hinzuzufügen, führen Sie folgende
Schritte aus:
•
Aktivieren Sie den Dr.DOC-Desktop durch Klick auf das Symbol „Desktop
ein/aus“.
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
•
Aktivieren Sie das Treeview-Fenster über den Menüpunkt „Ansicht“.
•
Wählen Sie das gewünschte Symbol in dem Treeview-Fenster „Aktionen“
aus. Ziehen Sie das Symbol mit der eingedrückten linken Maustaste auf Ihren „Dr.DOC-Desktop“ und positionieren Sie dieses durch loslassen der
Maustaste.
Die Eigenschaften Ihrer Desktop-Symbole können Sie wie folgt editieren: Öffnen Sie folgendes Kontextmenü durch Einfachklick mit der rechten Maustaste
auf das gewünschte Desktop-Symbol:
Abb. 10.9: Kontextmenü für DesktopSymbol (Aufruf durch Klick mit rechter
Maustaste auf Desktop-Symbol)
Über diese Kontext-Menüpunkte können Sie folgende Funktionalitäten für das
Desktop-Symbol aufrufen:
•
Ausführen / Kopie einfügen / Löschen und Umbenennen
•
Eigenschaften: Zuweisung eines anderen Symbols
•
Vorlage bearbeiten (Nur für „Feldsuche mit Vorlage“-Symbol)
Die Eigenschaften Ihres Desktops können Sie editieren, indem Sie mit der
rechten Maustaste auf eine beliebige freie Stelle des Desktops klicken.
- 121 -
- 122 -
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
Über das daraufhin angezeigte Desktop-Kontextmenü können Sie folgende
Funktionen aufrufen.
•
Neu
-
Desktop-Ordner (Anlegen eines neuen Desktop-Ordners zur logischen Gruppierung von Funktions-Symbolen)
Suchvorlage (Erstellen einer neuen Suchvorlage)
Dokument-Definition (Neue „Dokument-Definition“ erstellen)
•
Symbole automatisch anordnen
•
Am Raster ausrichten
•
Aktualisieren
•
„desktop.ini“ aufrufen
Hier können Sie Ihr persönliches Logo oder Ihr Firmenlogo anstelle des
einblenden:
Tragen
Sie
für
den
Parameter
Dr.DOC-Logos
„image_filename=“ den Namen Ihrer Logo-Datei ein. Kopieren Sie anschließend diese Logo-Datei in das Dr.DOC-Systemverzeichnis.
•
Einstellungen (Konfiguration des Desktop-Hintergrundes)
Abb. 10.10: Desktop-Kontextmenü (Aufruf durch Klick mit rechter Maustaste auf Desktop)
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
- 123 -
Über den Kontextmenüpunkt „Einstellungen“ können Sie Ihre persönlichen
Desktop-Einstellungen
bezüglich
„Hintergrundfarbe,
Hintergrundbild,
Symbolbeschriftung und -abstand vornehmen.
Abb. 10.11: Desktop-Kontextmenüpunkt „Einstellungen“
Hinweis
Die Funktion „Farbverlauf“ steht für die Betriebssysteme WIN98, WIN-ME, WIN2000
und WIN-XP zur Verfügung.
- 124 -
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
10.2.2
Dr.DOC-Konsole
Die Konfiguration des Dr.DOC-Treeview-Fensters „Aktionen“ (Konsole) können Sie wie folgt ausführen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein farbiges Konsolen-Symbol und wählen Sie in dem Kontextmenü eine der folgenden
Funktionen aus:
•
Ausführen
•
Zum Dr.DOC-Desktop hinzufügen
•
Löschen und Umbenennen
•
Eigenschaften (Zuweisung eines anderen Symbols)
•
Vorlage bearbeiten (Nur für „Feldsuche mit Vorlage“-Symbol)
•
Neu
-
Desktop-Ordner (Anlegen eines neuen Desktop-Ordners zur logischen Gruppierung von Funktions-Symbolen)
Suchvorlage (Erstellen einer neuen Suchvorlage)
Dokument-Definition (Neue „Dokument-Definition“ erstellen)
•
Aktualisieren (Für Anzeige neu erstellter Dokument-Definitionen)
•
Einstellungen (Konfiguration von Ordner-Struktur und Anzeigemodus)
Abb. 10.12: Dr.DOC-Konsole: Kontextmenü
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
Über den Kontextmenüpunkt „Einstellungen“ können Sie Ihre persönlichen Einstellungen bezüglich Konsolen-Ordner-Struktur und -Anzeigemodus vornehmen.
Dieser Dialog bietet folgende Funktionalitäten:
•
In dem Abschnitt „Ordner“ können Sie wählen, welche Konsolen-Ordner
angezeigt werden sollen.
•
Die Option „Einzelnes einblenden“ steuert den Anzeigemodus. Aktivieren
Sie diese Option, wenn gleichzeitig nur ein Ordner geöffnet werden soll:
Beim Öffnen eines Ordners durch Einfachklick auf den Ordnernamen wird
der bereits geöffnete Ordner automatisch geschlossen.
•
In dem Abschnitt „Funktionen anzeigen“ können Sie zwischen folgenden
Optionen auswählen:
Alle / Nur Standard-Menü-Funktionen / Nur Dokument-Def.
Abb. 10.13: Dr.DOC-Konsole: Kontextmenüpunkt „Einstellungen“
- 125 -
- 126 -
Beispiel
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
Konfigurationsbeispiel: Dokument-Typ bezogene Benutzerführung
Wenn Sie die Dokument-Typ bezogene Benutzerführung gegenüber der Archiv bezogenen in den Vordergrund stellen möchten, dann sollten Sie die Option „nur „Dokument Definitionen“ aktivieren und die Anzeige des Konsolen-Ordners „Archive“ deaktivieren
(Siehe auch: Kapitel „Dokument-Assistent“)
10.2.3
Menüpunkt „Ansicht“
Über den Menüpunkt „Ansicht“ können Sie die Anzeige der Dr.DOCProgrammfenster vorkonfigurieren.
Hier können Sie einstellen, ob der Dr.DOC-Desktop als Teilbild oder als Vollbild angezeigt werden soll.
Weiterhin können Sie in dem Menüpunkt „Ansicht“ die Anzeige der Teilfenster
„Treeview“ und „Auswahlliste“ aktivieren bzw. deaktivieren.
Um beispielsweise die Teilfenster „Treeview“ und „Auswahlliste zu aktivieren
oder deaktivieren, führen Sie folgende Schritte aus:
#
Klicken Sie in dem Menü „Ansicht“ auf die Optionen „Treeview“ und
„Auswahlliste“.
Alternativ können Sie die Teilfenster „Treeview“ und „Auswahlliste“ auch
über die Schaltfläche „Schließen“ deaktivieren.
Abb. 10.14: Menü „Ansicht“
Teil 3: 10. Benutzer-Führung
- 127 -
Hinweis
Das Deaktivieren des Menüpunktes „Ansicht/Auswahlliste“ bewirkt, daß nach einer Suche zunächst die „Auswahlliste“ angezeigt wird. Durch Doppelklick auf einen der Treffer
können Sie dann in die Datensatz - Ansicht wechseln. Über das „STOP-Symbol“ gelangen Sie von der „Datensatz-Ansicht“ zurück in die „Auswahlliste“.
$
In dem Menüpunkt „Ansicht“ können Sie über den Menüpunkt „Maske
als Hintergrund“ definieren, ob im Grundmenü die Maske des geöffneten
Archivs als Hintergrund dargestellt werden soll.
%
Auf der Hintergrund-Maske können Sie Ihr persönliches Logo einblenden, indem Sie durch Klick mit der rechten Maustaste auf diese Hintergrund-Maske die Schaltfläche „WORKSPACE.INI“ aktivieren.
&
Klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf diese Schaltfläche und
tragen Sie für den Parameter „image_filename=“ den Namen Ihrer
Logo-Datei ein. Kopieren Sie anschließend diese Logo-Datei in das
Dr.DOC-Systemverzeichnis.
Abb. 10.15: Im Grundmenü wird die Maske des geöffneten Archivs als Hintergrundbild
angezeigt (Beispiel: Archiv „Adressen“).
- 128 -
Teil 3: 11. Archiv und Maske wählen
11.
11.1
ARCHIV UND MASKE WÄHLEN
Archiv wählen
Über die Funktion „Archiv wählen“ können Sie alle Archive aufrufen, die in der
aktiven Benutzerverwaltung eingetragen sind. Sie müssen zum Wählen eines
Archivs also nicht jedes Mal Ihre Laufwerke und Verzeichnisse durchsuchen.
Dies erlaubt Ihnen das einfache Wiederfinden und Aufrufen Ihrer Einzelplatzoder C/S-Archive.
Dr.DOC bietet Ihnen folgende Varianten zum Wählen eines Archivs:
•
Menüleiste: Menüpunkt "Archiv/Wählen"
•
Symbolleiste: Symbol „Archiv wählen“
•
Dr.DOC-Desktop: Archivsymbol (Doppelklick, falls Symbol auf dem Desktop vorhanden)
•
Dr.DOC-Treeview-Ansichtsmodus Aktionen:
Ordner „Archive/<Archivname>/“Archiv wählen“
Ordner “Funktionen/Archiv wählen“
Ordner „Dr.DOC-Desktop“: Archivsymbol
Bei Aufruf des Menüpunktes "Archiv/Wählen" oder des Symbols „Archiv wählen“
wird eine Auswahlliste der verfügbaren Archive angezeigt. Markieren Sie das
gewünschte Archiv und rufen Sie es mit Doppelklick der linken Maustaste oder
mit dem Befehl "OK" auf.
Tip
Sie wollen ein Archiv aufrufen, das nicht in der Benutzerverwaltung eingetragen ist?
Über den Menüpunkt "Archiv/Öffnen" wählen Sie das betreffende Verzeichnis und den
Namen des Archivs an. Dies ist allerdings nur bei der Einzelplatzversion, im Standardnetzwerk und am Archiv-Server im C/S-Betrieb möglich.
Teil 3: 11. Archiv und Maske wählen
Bei C/S-Archiven muss folgendes beachtet werden:
•
Aufruf am Client: Hier können ausschließlich Archive gewählt werden (über
Archiv/wählen), die in der aktiven Benutzerverwaltung eingetragen sind!
Wenn noch keine Benutzerverwaltung aktiv ist, können Sie sich über „Archiv/Benutzerverwaltung/weitere Anmeldung“ dort anmelden.
•
Aufruf am Archivserver: Hier können über den Menüpunkt „Archiv öffnen“
Archive im Verzeichnis KOMM/SERVER geöffnet werden.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
16.
ARCHIV EINRICHTEN
11.2
- 129 -
C/S
"
Maske wählen
Die Eingabefelder des Archivs sind in sogenannten Masken am Bildschirm angeordnet. In der Regel wird mit der Wahl des Archivs auch eine zugehörige
Maske aufgerufen.
Wenn keine Maske aktiv ist, ist kein Zugriff auf die Daten möglich und das Symbol für
"Maske wählen" erscheint in der Symbolleiste.
Um eine Maske auszuwählen, klicken Sie auf dieses Symbol bzw. rufen Sie den
Menüpunkt "Einstellungen/Maske wählen" auf. Wählen Sie aus der Liste die
gewünschte Maske aus und bestätigen Sie mit "OK".
Der Zugriff auf Masken ist abhängig von dem jeweiligen Dr.DOC-Benutzer-Profil.
Hinweis
- 130 -
Teil 3: 12. Neueingabe
12.
NEUEINGABE
Im Allgemeinen werden zu jedem Dokument auch sogenannte Profildaten abgespeichert. Es können aber auch nur Profildaten ohne Dokument angelegt und
gespeichert werden.
Ein einfaches Beispiel ist die Adressverwaltung. Hier können für die Adressen
Adressdaten mit und ohne Paßbild verwaltet werden. Selbstverständlich können
Dokumente auch nachträglich an bestehende Datensätze angehängt werden.
Es besteht auch die Möglichkeit zwei Archive miteinander zu verknüpfen. So
kann man sich z.B. den Schriftverkehr einer ausgewählten Adresse in der
Schriftgutverwaltung anzeigen lassen
Wie Sie grundsätzliche Voreinstellungen vornehmen zur Neueingabe (z.B. Datentypen, Pflicht-Feldbelegung), entnehmen Sie den entsprechenden Kapiteln.
"
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
20.1
EINGABEKRITERIEN FESTLEGEN/ÄNDERN
Teil 3: 12. Neueingabe
12.1
Neueingabe: Kurzinfo allgemein
Datei
Papiervorlage
Objekt
Einstellungen/Stapelbetrieb
Einstellungen/Dok.Verbindung
Einstellungen/Dok.Quelle
Datei
Fremdprogramm
OCR-Scanner
Video
(beliebig)
Neueingabe/Dok.Neu
Datei wählen bzw.
neu erstellen
OCR-Modul
Bild
aufnehmen
Profildaten eingeben
Speichern
Dr.DOC kann Daten aller Art verwalten z.B. Papiervorlagen die eingescannt
und mit OCR und/oder Barcode-Erkennung bearbeitet werden, Dateien beliebiger Formate, "Objekte" wie z.B. Aufnahmen mit Video, usw.
- 131 -
- 132 -
Tip
Teil 3: 12. Neueingabe
Vorausplanung macht die Arbeit leichter!
Es ist sicher am effektivsten, gleichartiges Archivgut in einem Arbeitsgang zu verarbeiten, um dann zum nächsten Archivgut überzugehen. Ein Beispiel hierfür zeigt die folgende Abbildung.
Papiervorlagen
(Bild + Text)
1. Vorgang
Scannen
evtl. OCR-Bearbeitung
2. Vorgang
Textdateien
Dateiarchivierung
evtl. mit Stapelverarbeitung
3. Vorgang
CAD-Dateien
Dateiarchivierung
evtl. mit Stapelverarbeitung
u.s.w.
Teil 3: 12. Neueingabe
Dr.DOC bietet Ihnen folgende Varianten zur Neueingabe:
•
Menüleiste: Menüpunkt "Datenbank/Neueingabe"
•
Symbolleiste: Symbol „Neueingabe“
•
Dr.DOC-Desktop: Doppelklick (Falls Symbol eingerichtet)
•
Dr.DOC-Treeview- Ansichtsmodus Aktionen:
Ordner „Archive/<Archivname>/“ Neueingabe“
Ordner “Funktionen/ Neueingabe“
Ordner „Dr.DOC-Desktop“: Falls Symbol eingerichtet: Doppelklick
Wenn Sie über eine dieser Varianten den Neueingabe-Modus aufrufen, erscheint ein Fenster mit einer leeren Eingabemaske des aktuellen Archivs (zum
Beispiel ein Archiv Schriftgutverwaltung) auf dem Bildschirm. Die Befehle und
Funktionen für die Neueingabe sind in den entsprechenden Menüs und auf der
Symbolleiste zu finden.
- 133 -
- 134 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Die folgenden Kapitel zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie
• Profildaten neu anlegen
• Dokumente archivieren (Dateien und Papierdokumente)
12.2
Profildaten neu anlegen
Wenn Sie Datensätze ohne Dokumente anlegen wollen bzw. Profildaten zu einem Dokument eingeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
'
'
'
'
Der Cursor befindet sich zunächst immer im ersten Feld der Datensatzmaske. Geben Sie per Tastatur die Daten ein.
In das nächste Feld gelangen Sie mit Mausklick oder mit der Tab oder
Enter-Taste (Die Tabulatorreihenfolge können Sie im Masken-Editor festgelegen).
Ausnahme: Bei Endlosfeldern erfolgt bei der Eingabe von Enter ein Zeilenumbruch.
Bei mehreren Karteikarten klicken Sie die nächste mit der Maus an oder
blättern mit [Strg + Tab].
Zum Anlegen einer neuen Zeile in einer Tabelle oberhalb der Cursorposition drücken Sie die Tastenkombination [Strg + Enter].
Beachten Sie, dass einzeilige Felder in horizontaler Richtung scrollbar sind: Die
Einträge können länger als der sichtbare Bereich des Datenbankfeldes sein.
Maximal können in ein einzeiliges Feld 128 Zeichen eingegeben werden.
"
DETAILLIERTE INFORMATIONEN ZU DEN FUNKTIONEN DER TASTATUR BEI DER DATENSIE BITTE DEM KAPITEL 8.2.4 TASTATUR- UND MAUSFUNKTIONEN.
EINGABE ENTNEHMEN
Tip
Wenn der Cursor beim nächsten Datensatz nicht in das erste Feld auf der ersten Karteikarte springen soll, sondern die letzte Eingabeposition beibehalten werden soll, muss
dazu der Menüpunkt "Ansicht/Eingabeposition beibehalten" aktiviert werden.
Teil 3: 12. Neueingabe
- 135 -
Für die Eingabe der Daten gibt es noch verschiedene hilfreiche Zusatzfunktionen:
•
Thesaurus
•
Erhalten der Einträge für die nächste Eingabe
•
Import von ASCII/ANSI-Daten
•
Eingabevereinfachung durch duplizieren vorhandener Datensätze (nur Profildaten)
•
Eingabedublettenprüfung
Diese Funktionen sind im folgenden erläutert.
12.2.1
Thesaurus
Um die Eingabe von Feldeinträgen z.B. hierarischer Ordnungen zu erleichtern
und die Konsistenz dieser Einträge zu gewährleisten, besteht die Möglichkeit mit
dem Befehl "Thesaurus" Einträge aus einem anderen Archiv zu übernehmen.
Voraussetzung dafür ist, dass
•
im Menüpunkt "Einstellungen/Thesaurusdefinition" in dem Archiv, in das die
Daten übernommen werden sollen, die Verknüpfung festgelegt wurde.
•
dieser Thesaurus einen Datensatz mit einem gleichlautenden ProfildatenEintrag in dem betreffenden Referenz-Feld enthält.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA THESAURUS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
21.
THESAURUS ERSTELLEN
"
- 136 -
Teil 3: 12. Neueingabe
'
Geben Sie in das betreffende Feld den Begriff ein, den das Referenz-Feld
des Thesaurus enthält. Es kann dies sein:
- der gesamte Feldeintrag
- ein Wortteil (in Verbindung mit dem * (wie bei Feldsuche!))
- oder ein * bzw. nichts (d.h. nur der Cursor blinkt), wenn Sie die gesamte Liste einsehen wollen, oder
- ein Kürzel, wenn der Thesaurus hierfür definiert ist.
'
Aktivieren Sie den Befehl "Bearbeiten/Thesaurus aufrufen" oder klicken
Sie auf das Symbol in der rechten Ecke des Feldes:
Ausnahmen:
Wenn die Option Automatische Übernahme vom Thesaurus aktiviert ist,
erfolgt die Übernahme beim "Speichern".
Wenn die Option "Automatische Prüfung" eingestellt ist, erfolgt beim
Speichern eine Konsistenzprüfung, ob der gleiche Eintrag im Thesaurusarchiv existiert. Nur dann kann der Datensatz abgespeichert werden.
'
Wird nur ein zutreffender Thesaurus-Eintrag gefunden, müssen Sie nun
angeben, ob der Eintrag an evtl. bereits vorhandene Einträge angefügt
werden soll oder ob diese überschrieben werden sollen.
Werden mehrere Einträge gefunden, wird eine Auswahlliste angezeigt,
aus der der gewünschte mit dem Befehl "Anfügen" bzw. "Überschreiben"
ausgewählt wird.
Ausnahmen:
Wenn die Option Automatische Übernahme vom Thesaurus aktiviert ist,
muss der "Sucheintrag" eindeutig einem Thesauruseintrag zuzuordnen
sein.
Wenn die Option "Anfügen" bzw. "Überschreiben" schon bei der Definition
gewählt wurde, wird keine Auswahlliste angezeigt.
Teil 3: 12. Neueingabe
Wird der eingetragene Begriff im Thesaurus nicht gefunden, kann dies mehrere Gründe
haben:
•
•
•
- 137 -
Tip
Der Cursor ist nicht in das betreffende Feld gesetzt.
Der Eintrag wurde fehlerhaft vorgenommen. In diesem Fall beenden Sie die Anfrage,
ob ein neuer Thesauruseintrag vorgenommen werden soll, mit "Nein" und korrigieren
Sie die Eingabe.
Der Eintrag existiert noch nicht, soll aber neu im Thesaurus aufgenommen werden.
In diesem Fall bestätigen Sie die Abfrage mit "Ja". Das Programm ruft nun den Thesaurus zur Neueingabe auf. Nehmen Sie den neuen Thesaurus-Eintrag vor und bestätigen Sie mit "OK". Mit "Abbrechen" verlassen Sie dann die Thesaurus-Neueingabe wieder.
Wenn Sie nun im Ausgangs-Archiv wieder den Befehl "Thesaurus" aktivieren, wird
der neue Eintrag übernommen.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
21.
THESAURUS ERSTELLEN
"
Wenn die Option "Automatische Prüfung" aktiviert ist, muss in ein Thesaurusfeld ein
Eintrag vorgenommen werden, da "kein Eintrag" in diesem Fall gleichbedeutend ist mit
einem falschen Eintrag.
Hinweis
In einer Schriftgutverwaltung können z.B. in ein Feld "Aktenzeichen" beliebige, völlig
unsinnige Zahlen eingetragen werden. Die strukturelle Ordnung ist gewahrt, nicht aber
die inhaltliche. Um eine inhaltliche Konsistenz der Daten zu gewährleisten, wird ein
Aktenplan als Thesaurus hinterlegt.
Der Aktenplan enthält die genauen Aktenzeichen mit der Vorgangsbezeichnung.
Beispiel
Schriftgutverwaltung
THE SAU R U S
Anfrage
Aktenplan
?
AZ:
Lfd.Nr.:
Vorgangsbez.: ?
Eingangsdatum:
Einsender:
Import
Import
01/49 80
AZ :
Vorgangsbez.: Beschaffung EDV
- 138 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Zur Übernahme von Aktenzeichen aus dem Aktenplan wird in der Schriftgutverwaltung
im Feld AZ der Thesaurus (=Aktenplan) aufgerufen. Dabei kann nach vollständigen
Einträgen (z.B. 001/2), nach Teileinträgen (z.B. 001/*) oder nach allen verfügbaren Aktenzeichen (*) gesucht werden. In jedem Fall kann - wenn vorhanden - der selbe Eintrag
übernommen werden, wie die folgende Abbildung zeigt:
Schriftgutverwaltung
001/2
AZ :
Lfd.Nr.:
Vorgangsbez.:
001/*
AZ:
Lfd.Nr.:
Vorgangsbez.:
Anfrage
Anfrage
THESAURUS
Aktenplan
AZ:
001/2
Lfd.Nr.:
Vorgangsbez.: Beschaffung EDV
Import
*
AZ:
Lfd.Nr.:
Vorgangsbez.:
Aktenplan
AZ
001/1
001/2
001/3
Auswahlliste
Vorgang
Beschaffung allgemein
Beschaffung EDV
Beschaffung Büromaterial
Import
Schriftgutverwaltung
001/2
AZ:
Lfd.Nr.:
Vorgangsbez.: Beschaffung EDV
Anfrage
Aktenplan
AZ
001/1
001/2
001/3
002/1
002/2
003/1
Auswahlliste
Vorgang
Beschaffung allgemein
Beschaffung EDV
Beschaffung Büromaterial
Raumvergabe intern
Raumvergabe extern
Personalplanung
Import
Teil 3: 12. Neueingabe
12.2.2
Erhalten der Einträge
Nach dem Abspeichern eines Datensatzes werden die Eingaben der einzelnen
Felder auf dem Bildschirm gelöscht oder aber erhalten - je nachdem, wie das
Archiv
eingerichtet
wurde.
Zu
ändern
ist
dies
im
Menü
"Organisation/Archivparameter editieren..." durch Anwählen der Option "Nach
Neueingabe Maske löschen".
•
Wenn diese Option nicht angekreuzt ist, bedeutet das, dass alle Einträge in
allen Feldern nach dem Speichern erhalten bleiben und für den folgenden
Datensatz verwendet werden können. Durch Überschreiben oder Löschen
werden die neuen Profildaten entsprechend geändert.
•
Wenn diese Option angekreuzt ist, bedeutet das, dass alle Einträge in allen
Feldern nach dem Speichern gelöscht sind. Empfehlenswert ist diese Variante dann, wenn die einzugebenden Profildatensätze sehr verschieden sind
bzw. die Gefahr besteht, dass bestimmte Einträge vom vorherigen Datensatz unbesehen und fälschlicherweise übernommen werden (z.B. Einträge
auf verdeckten Karteikarten).
Wenn Sie aber trotzdem einzelne Feldeinträge erhalten möchten, geben Sie
im Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Feldeintrag erhalten" in die
betreffenden Felder ein beliebiges Zeichen ein.
Ein Beispiel sehen Sie auf der nächsten Seite.
- 139 -
- 140 -
Teil 3: 12. Neueingabe
1. Datensatz
Name1: Firma XYZ
Name2: Abt. Werbung
Zu Hd. Frau Meier
Straße: Blumenstr. 3
Ort:
90809 Neustadt
2. Datensatz
Name1: Firma XYZ
Name2:
Zu Hd.
Straße: Blumenstr. 3
Ort:
90809 Neustadt
Name1:
Name2:
Zu Hd.
Straße:
Ort:
Firma XYZ
Abt. Einkauf
Herr Huber
Blumenstr. 3
90809 Neustadt
vor
nach
Bearbeitung
"
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
20.1.7 FELDEINTRÄGE ERHALTEN BEI NEUEINGABE
Teil 3: 12. Neueingabe
12.2.3
- 141 -
ASCII/ANSI-Daten importieren
ASCII/ANSI-Daten können mit dem Befehl "Datensatz/Import ASCII" in die Neueingabe eines Datensatzes übernommen werden.
Zu Verkaufsartikeln liegen Beschreibungstexte vor, die nicht noch einmal abgeschrieben, sondern einfach in ein Endlosfeld in die Neueingabe importiert werden sollen.
Voraussetzung ist, dass im Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für ASCII-Import"
angegeben ist, in welches Feld bzw. welche Felder die Import-Daten eingespielt werden
sollen.
'
Rufen Sie in der Neueingabe den Befehl "Datensatz/Import ASCII" auf.
'
Wenn die Daten aus einem anderen Archiv importiert werden sollen,
kreuzen Sie diese Option an.
Beim Import von Fremddaten geben Sie ASCII- oder ANSI-Format an.
Geben Sie den Dateinamen der Import-Datei an.
Gegebenenfalls geben Sie mit dem Befehl "Trennzeichen" noch die ASCII-Werte für die Feld-, Satz- und Dokumententrennzeichen der Importdatei an.
'
Mit "OK" wird der Import ausgeführt.
Es wird nur ein Datensatz importiert auf diese Weise. Zum Import von mehreren Datensätzen verwenden Sie den Menüpunkt "Datenbank/Import ASCII/ANSI".
W EITERE INFORMATIONEN ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
23.2.1 IMPORT ASCII/ANSI-DATEI ODER AUS EINEM ANDERN ARCHIV
Beispiel
Hinweis
"
- 142 -
Teil 3: 12. Neueingabe
12.2.4
Eingabevereinfachung durch Duplizieren von
Datensätzen
Wenn ein neuer Datensatz angelegt werden soll, der mit einem bereits vorhandenen in großen Teilen identisch ist, geschieht dies auf einfache Weise im Bearbeiten-Modus. Suchen Sie zunächst den vorhandenen Datensatz und duplizieren Sie ihn mit dem Befehl "Datensatz/Kopieren". Daraufhin erscheint ein
Dialogfeld, in dem Sie festlegen können, ob Sie den Datensatz als neues Dokument, als neue Version, mit oder ohne Dokumentdaten kopieren wollen.
Wenn Sie mit “OK“ bestätigen erscheint in der Dialog-Titelzeile "Duplizierter
Datensatz". Dieser kann nun weiter bearbeitet und geändert werden.
Zu beachten ist, dass
•
Änderungen im gefundenen Datensatz, die noch nicht mit "Speichern" bestätigt wurden, nur in dem neuangelegten vorhanden sind.
•
vor dem Duplizieren Änderungen vorgenommen werden müssen (ohne sie
abzuspeichern), wenn eine Eingabedublettenprüfung eingerichtet ist. Ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass Dubletten nicht zugelassen
sind.
•
eventuell vorhandene Dokumente im gefundenen Datensatz nicht in den duplizierten übernommen werden. Es können jedoch im gleichen Arbeitsgang
neue Dokumente an den duplizierten Datensatz angehängt werden.
•
der duplizierte Datensatz erst bei einer erneuten Suchabfrage in der Auswahlliste gezeigt wird.
Teil 3: 12. Neueingabe
12.2.5
- 143 -
Eingabedublettenprüfung
Für viele Fälle, in denen verhindert werden soll, dass ein Eintrag bei der Erfassung aus Versehen doppelt erfolgt (also als sogenannte Dublette abgelegt wird),
ist die Eingabedublettenprüfung ein hilfreiches Kontrollinstrument zur Steigerung
der Erfassungsqualität.
INFORMATIONEN ZUR DEFINITION ENTHALTEN DIE KAPITEL:
!
20.1.5 SCHLÜSSELFELDER/INDEX ANLEGEN
!
20.1.6 EINGABEDUBLETTENPRÜFUNG
"
Sobald bei der Neueingabe zwei Datensätze in einem bestimmten Feld denselben Eintrag haben, untersucht das Programm weitere vorgegebene Felder, ob
auch hier übereinstimmende Einträge vorhanden sind. Wenn ja, erfolgt eine
Fehlermeldung. Verändern Sie den neuen Eintrag entsprechend, um eine Eindeutigkeit zu erzielen.
Da z.B. ein Aktenzeichen für mehrere Dokumente dasselbe sein kann, sollte die
Eingabedublettenprüfung auch für mehrere Felder definiert werden.
In einer Adressverwaltung existiert ein Feld für "Name", eines für "Ort" und eines für
"Straße". Der Eintrag "Herr Meier" kann in München durchaus mehrfach existieren,
eindeutig ist er erst durch die exakte Wohnadresse. Die Eindeutigkeit ist in diesem Fall
gegeben, wenn Herr Meier in München in der Lindwurmstraße wohnt. Ein Herr Meier in
München in der Landsbergerstraße ist eindeutig unterschieden.
Beispiel
In der Neueingabe mit den Daten gleich arbeiten
Wenn ein Datensatz gespeichert ist, können Sie einige Bearbeitungsfunktionen gleich
ausführen, ohne die Neueingabe zu verlassen. Die Funktionen selbst sind genauso zu
bedienen wie im Bearbeiten-Modus, deshalb ist hier nur auf die entsprechenden Kapitel
verwiesen.
Tip
- 144 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Sie können:
"
DIE PROFILDATEN DRUCKEN MIT DEM BEFEHL "DATENSATZ/DRUCKEN"
INFORMATIONEN ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
15.3
DRUCKEN
DIE PROFILDATEN WAHLWEISE MIT ODER OHNE BILD-DOKUMENT MIT DEM BEFEHL
"DATENSATZ/DATENÜBERGABE" AN EIN FREMDPROGRAMM ÜBERGEBEN"
INFORMATIONEN ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
15.4
DATENÜBERGABE
DIE PROFILDATEN WAHLWEISE MIT DOKUMENT EXPORTIEREN MIT DEM BEFEHL "DATENSATZ/EXPORTIEREN"
INFORMATIONEN ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
23.3.1 EXPORT IM ASCII/ANSI-FORMAT ODER IN EIN ANDERES ARCHIV
DEN GESAMTEN DATENSATZ LÖSCHEN (Z.B. BEI FEHLEINGABE) MIT DEM BEFEHL
"DATENSATZ/LÖSCHEN"
INFORMATIONEN ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
15.2. ÄNDERN UND LÖSCHEN
Beachten Sie, dass diese Funktionen sich nur auf den letzten soeben gespeicherten Datensatz beziehen!
Teil 3: 12. Neueingabe
12.3
- 145 -
Dokumente archivieren
Sie können in Dr.DOC-Dokumente beliebiger Art archivieren:
•
Dateien beliebiger Programme aller Art (Texte, Grafiken etc.)
•
beliebige Text- und Bildvorlagen über einen Scanner
•
Videoaufnahmen o.ä. über eine Videokamera
Dateien anderer Programme werden über einen sogenannten Link (= Verbindung), der beim Archivieren angegeben wird, mit dem jeweiligen Programm wieder aufgerufen. Dieser Aufruf über ein Dr.DOC-externes Programm hat den
großen Vorteil, dass für das archivierte Dokument sämtliche Bearbeitungsmöglichkeiten dieses Programms, mit dem es in der Regel auch erstellt wurde, zur
Verfügung stehen.
Neu eingescannte Vorlagen oder über eine Videokamera aufgenommene
Standbilder werden normalerweise mit dem internen Viewer wieder aufgerufen.
ZUM IMPORT VON DOKUMENTEN ÜBER DIE COLD-SCHNITTSTELLE SIEHE
!
23.4
COLD-SCHNITTSTELLE
"
Legen Sie vor der Neueingabe fest, welche Art von Dokumenten auf welche Schritt für
Weise archiviert werden soll. Diese Grundeinstellungen, die Sie innerhalb des
Schritt
Menüs "Einstellungen" im Hauptmenü vornehmen, können Sie später jederzeit
auch während der Neueingabe verändern.
Folgende Punkte sollten vorab geklärt und die entsprechenden Einstellungen
vorgenommen werden:
1.
2.
3.
Stapelverarbeitung
Dokument-Verbindung
Dokumentenquelle
- 146 -
Teil 3: 12. Neueingabe
#
Stapelverarbeitung:
Menüpunkt "Einstellungen/Stapelbetrieb" aufrufen
.
Erläuterung zur Abbildung oben:
1:
Multipagedokumente (z.B. mehrseitige TIF-Dateien) werden vollständig übernommen, ansonsten muss die Übernahme jeder einzelnen Seite bestätigt werden.
2:
Es können beliebige Dateien als Stapel verarbeitet werden. Dabei ist zu beachten:
• Ein Stapel kann nur aus Dateien gleichen Formats bestehen.
• Ein Dokument kann nur aus einer Datei erstellt werden (Ausnahme: NCI-Dateien, die mit
dem internen Viewer verknüpft werden). Die weiteren im Stapel angewählten Dateien
werden nach der Archivierung der jeweiligen vorherigen automatisch in der Titelzeile des
Eingabefensters angezeigt.
3:
Das automatische Einscannen eines Papierstapels ist nur bei Scannern mit automatischem
Einzug (ADF) möglich.
Teil 3: 12. Neueingabe
4:
- 147 -
Hier können Sie den Archivierungsvorgang bei Stapel- oder auch Einzelverarbeitung weiter
automatisieren. Dateien bzw. Vorlagen-Seiten werden im eingestellten Intervall (siehe 5: und
6:) archiviert:
• Autofelder für Benutzer, Datum, Nummerngenerator und bei Dateien der Dateiname
(Vorsicht: wenn mehrere Dateien für den internen Viewer zu einem Dokument zusammen- gefasst werden, bleibt das Autofeld Dateiname leer!).
• Übernahme manueller Einträge, die vor dem Start der Stapelverarbeitung in den ersten
Datensatz eingegeben wurden (evtl. in Verbindung mit verschiedenen Autofeldern).
5:
Barcode als Dokumententrenner: Wenn das System bei Verwendung der Stapelverarbeitung
und der Barcodeerkennung im Barcode-Rahmen einen Barcode erkennt, wird ein neuer Datensatz erzeugt.
6:
Hier geben Sie die Anzahl der Vorlagen-Seiten an, die zu einem Dokument
zusammengefasst werden sollen. Diese Angabe ist relevant im Zusammenhang mit der
automatischen Archivierung.
7:
Dieses Feld ist nur dann für Sie anwählbar, wenn Sie einer Besitzergruppe angehören, die
mit dem Archiv verbunden ist, und Sie entsprechende Archivrechte besitzen.
8:
Mit der Aktivierung von Feld 8 kann auch die „Automatische Zugriffssperre“ betätigt werden.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL:
!
20.1.2 AUTOFELDER
!
20.1.7 FELDEINTRÄGE ERHALTEN BEI NEUEINGABE
"
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA „BENUTZERVERWALTUNG“ ENTHÄLT KAPITEL:
!
18.3. BENUTZERVERWALTUNG
"
- 148 -
Teil 3: 12. Neueingabe
$
Dokument-Verbindung (Programmlink):
Grundsätzlich werden unterschieden:
•
Dokumente, die CI-Programmen entstammen und in denen mit Volltextsuche direkt recherchiert werden kann (z.B. Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme)
•
Dokumente, die NCI-Programmen entstammen bzw. als Rasterbild vorliegen, also nicht für Volltextsuche geeignet sind.
Menüpunkt "Einstellungen/Dok.Verbindung" aufrufen.
1
2
4
3
1:
In der Rubrik CI-Dokumente können Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, vektororientierte Zeichenprogramme u.ä. angegeben werden.
2:
In der Rubrik NCI-Dokumente steht die Dr.DOC-interne Bilddaten-Darstellung (Viewer) zur
Verfügung, die auch zur Darstellung von über einen Scanner archivierten Dokumenten benützt werden kann. Daneben können in dieser Rubrik noch weitere verschiedene Programme
aller Art angegeben werden (z.B. rasterorientierte Zeichenprogramme, CAD, Notation etc.).
3:
Bei Anwählen der Option "Auto-Link" stellt Dr.DOC automatisch den Link abhängig vom
Dateityp (Datei-Extension) ein.
Teil 3: 12. Neueingabe
4:
- 149 -
In der Rubrik DÜ (Datenübergabe-Verbindung) wird die Verbindung für den Datenexport in
Fremdprogramme (z.B. Textverarbeitung) angelegt. Diese Verbindung wird nicht benötigt
zum Archivieren eines Dokumentes und wird hier deshalb nicht näher beschrieben.
Hat eine zum Archivieren ausgewählte Datei den Namen auslagen.xls, wählt
Dr.DOC automatisch das Programm Excel als Verbindung.
Beispiel
In Archiven, die mit einer Vorgängerversion von Dr.DOC 5.0 erstellt worden sind, muss
die Auto-Link-Funktionalität erst nachträglich aktiviert werden. Erstellen Sie dazu die
folgenden zwei Felder neu (beide Feldtyp: einzeilig, Datentyp: Text): "ContentType" und
"Extension" (Groß/Kleinschreibung beachten). Laden Sie anschließend das Archiv neu.
(Diese Felder können nicht in die Maske eingefügt werden).
Hinweis
INFORMATIONEN ENTHÄLT DAS KAPITEL:
! 20.3. DATENÜBERGABE AN FREMDPROGRAMM VORBEREITEN
"
Dr.DOC muss grundsätzlich wissen, woher die zu archivierenden Daten
stammen (Auswahl "Quelle") und in welcher Art sie später wieder aufrufbar sein
sollen (Auswahl "Ansicht"). Die Quelle muss nicht identisch sein mit dem Ansicht-Link des dann archivierten Dokumentes.
Eine Excel-Tabelle soll archiviert werden. Dazu wird als Quelle-Link Excel angekreuzt.
Das archivierte Dokument soll beim späteren Aufruf gleich in Word angezeigt werden
und nicht in Excel - dazu wird als Ansicht-Link die Word-Verbindung angekreuzt. Diese
Verbindung mit Word wird mit dem Dokument archiviert. Wenn Sie bei einem späteren
Aufruf aber doch einmal die Tabelle z.B. wieder mit Excel oder mit einem anderen Textverarbeitungsprogramm aufrufen wollen, können Sie die Verbindung einfach wechseln kreuzen Sie statt der archivierten Verbindung mit Word diejenige an, die Sie für diesen
Aufruf haben wollen.
Standardmäßig ist eine Verbindung für Word eingetragen, da Dr.DOC nicht
wissen kann, welche Programme beim jeweiligen Anwender zur Verfügung stehen.
Am besten werden die Programme, die für zu archivierende Dateien bzw. für die
Ansicht der Dokumente zur Verfügung stehen, in einem Arbeitsgang eingegeben.
Beispiel
- 150 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Beachten Sie zur Eingabe:
C:\WINWORD\WINWORD,DOC,[DrDocTv],[WEITERSUCHE"%s"],[DrDocNeu
a
b
c
d
e
Angegeben werden grundsätzlich
a: Laufwerk, Verzeichnis und Programmname.
Zusätzlich kann angegeben werden (getrennt durch Kommata, ohne Leerzeichen):
b:
Eine Dateinamenserweiterung. Mit diesem Dateityp wird die DateiwahlListbox gefüllt.
c:
Das Makro für die Datenübergabe. Standardmäßig enthält das Programm
ein Makro für Winword (Word), das in der oben angegebenen Weise eingetragen wird.
d:
Bei DDE-fähigen Programmen ein DDE-Befehl zum Öffnen von Dateien.
Diese Befehle sind abhängig vom jeweiligen anzusprechenden Programm
und stehen immer in eckigen Klammern.
In Winword kann grundsätzlich jeder Makro als DDE-Befehl verwendet werden. Weitere Beispiele entsprechender DDE-Befehle von anderen Programmen:
Excel: [Öffnen("%s")]
AmiPro: [FileOpen("%s" 1 "")].
Die gültigen DDE-Befehle für die von Ihnen verwendeten Programme entnehmen Sie den jeweiligen Handbüchern.
e:
Ein Makro, das automatisch eine neue Datei im betreffenden Programm
anlegt, wenn dieses über Dokument/Neu gestartet wird. Standardmäßig
wird ein solches Makro für Word mitgeliefert.
Teil 3: 12. Neueingabe
- 151 -
Die Reihenfolge der Angabe dieser Argumente muss unbedingt eingehalten
werden. Wenn Sie z.B. kein Datenübergabe-Makro angeben wollen, aber einen
DDE-Befehl, setzen Sie trotzdem die Kommata für beide Argumente (also: vor
dem DDE-Befehl zwei Kommata).
Damit das Öffnen von archivierten Word-8.0-Dokumenten reibungslos funktioniert, ändern Sie den Word -Link wie folgt:
WINWORD,DOC,[DrDocTv.main()],[DrDoc.WEITERSUCHE"%s"],[DrDocNeu.main()]
Wenn Sie einmal alle möglichen Programme festgelegt haben, brauchen Sie
nur noch für die aktuelle Verbindung das jeweilige gewünschte Programm mit
der linken Maustaste anklicken und die Eingabe mit "OK" bestätigen.
%
Dokumenten-Quelle festlegen:
Menüpunkt "Einstellungen/Dok.Quelle" aufrufen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument zu erstellen. Mit dem Menüpunkt "Dok.Quelle" legen Sie diese Herkunft eines zu archivierenden Dokumentes fest.
1
2
3
4
Hinweis
- 152 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Wählen Sie die gewünschte Option:
1:
bereits vorhandene Dateien aller Art
2:
Papier-Vorlagen über einen Scanner mit zusätzlicher OCR-Bearbeitung;
Ablage als Abbild
3:
Aufnahmen aus Bewegt- bzw. Still-Video
4:
mit einem beliebigen Fremdprogramm zunächst neu zu erstellende Datei
(im Gegensatz zu Nr. 1), die dann sofort archiviert werden soll.
Teil 3: 12. Neueingabe
12.3.1
Dateien archivieren
Kurzinfo
Datei
vorhanden
neu erstellen
Stapelbetrieb-Optionen
Dok.Verbindung
Dok.Quelle
Datei
Fremdprogramm
Datenbank/Neueingabe: Dokument/Neu
Datei neu erstellen,
speichern und
zu ARCHIV wechseln
Datei(en) auswählen
Profildaten eingeben
Speichern
- 153 -
- 154 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Schritt für #
Schritt
Stapelbetrieb:
Wenn eine größere Anzahl vorhandener gleichartiger Dateien archiviert werden
soll, sollten Sie überlegen, ob diese
- als Stapel verarbeitet werden sollen
und/oder
- eine automatische Archivierung erfolgen soll.
Menüpunkt "Einstellungen/Stapelbetrieb" aufrufen und
'
'
"
Option "Stapelverarbeitung Datei"
und/oder Option "automatische Archivierung"
ankreuzen.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA ENTHÄLT DAS KAPITEL:
!
12.3
DOKUMENTE ARCHIVIEREN
$
Dok.Verbindung:
Menüpunkt "Einstellungen/Dok.Verbindung" aufrufen.
'
'
als Quelle-Link das Programm anwählen, mit dem die Datei erstellt wurde
bzw. neu erstellt werden soll.
als Ansicht-Link das Programm anwählen, mit dem das archivierte Dokument grundsätzlich verbunden werden soll für den späteren Aufruf.
Optional kann als Quelle-Link und/oder Ansicht-Link auch der "Auto-Link"
markiert werden. Dann nimmt Dr.DOC als Quell- bzw. Ansichtsprogramm dasjenige, das standardmäßig mit der bei der Dateiarchivierung
angegebenen Dateinamenserweiterung arbeitet.
Beispiel
Sie wollen eine Datei aus einer Tabellenkalkulation archivieren.
Als Quelle legen Sie also die Tabellenkalkulation fest. Als Ansichts-Verbindung für das
archivierte Dokument wählen Sie entweder auch die Tabellenkalkulation an oder aber
ein anderes Programm, z.B. eine Textverarbeitung.
Teil 3: 12. Neueingabe
%
Dokument Quelle:
Menüpunkt "Einstellungen/Dok.Quelle" aufrufen.
'
Für die Archivierung von bereits vorhandenen Dateien die Option "Datei"
anwählen.
'
Wenn eine Datei zuerst mit einem anderen Programm neu erstellt werden
soll, die Option "Fremdprogramm" anwählen.
&
Dokument/Neu:
In der Menüleiste "Datenbank/Neueingabe" aufrufen.
'
Den Befehl "Dokument/Neu" aktivieren.
Bei vorhandenen Dateien (also: Dok.Quelle "Datei"):
'
Im Dateiwahl-Dialog die gewünschte Datei anwählen. Wenn Stapelverarbeitung aktiviert ist, können mehrere Dateien in der Listbox markiert werden. Die Auswahl mit "OK" bestätigen.
Bei neu zu erstellenden Dateien (also: Dok.Quelle "Fremdprogramm"):
'
Das in der Verbindung angegebene Fremdprogramm wird automatisch
gestartet. Sie erstellen die gewünschte neue Datei und arbeiten wie gewohnt mit dem betreffenden Programm. Wenn die Datei abgeschlossen
ist, speichern Sie diese: Um eine automatische Weiterverarbeitung (Archivierung) zu ermöglichen, muss die Datei im lokalen Arbeitsverzeichnis
abgelegt werden (standardmäßig: c:\drdoc\tmp) und den Namen archiv.erw erhalten. Statt erw geben Sie die für das betreffende Programm übliche Dateinamenserweiterung an.
'
Beenden Sie das Fremdprogramm bzw. wechseln Sie zu Dr.DOC zurück
mit [Alt+Tab].
- 155 -
- 156 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Die folgenden letzten Schritte gelten wieder gemeinsam für vorhandene und neu
erstellte Dateien:
'
Geben Sie nun die Profildaten ein (Möglichkeiten zur Eingabeerleichterung siehe KAP. 12.2 PROFILDATEN NEU ANLEGEN).
Wenn bei vorhandenen Dateien "Stapelverarbeitung" und "automatische
Archivierung" aktiviert sind, sollten Sie unbedingt folgendes beachten:
Sobald Sie das erste Mal den Befehl "Speichern" anwählen, beginnt die
Stapelverarbeitung und Archivierung. Dabei wird für jede Datei ein eigener Datensatz angelegt. Achten Sie deshalb darauf, dass die Profildaten
für jeden Satz vorhanden und eindeutig sind. Das Programm bietet hierzu
verschiedene Möglichkeiten:
- Die Einträge in die Felder können alle oder teilweise erhalten bleiben,
sobald ein Datensatz gespeichert ist.
- Legen Sie Autofelder an, z.B. einen Nummerngenerator und/oder ein
Feld, in das automatisch der Dateiname eingetragen wird.
'
Wenn die Profildaten eingegeben sind, aktivieren Sie den Befehl "Speichern". Die gewählte vorhandene bzw. die neu erstellte Datei wird nun mit
diesen Daten verknüpft und als Dokument abgelegt.
Bei Stapelverarbeitung von bereits vorhandenen Dateien wird nun automatisch die nächste bereitgestellt für die Archivierung. Sie brauchen also
nur noch die Profildaten eingeben.
Bei automatischer Archivierung von vorhandenen Dateien wird der Stapel
ohne weitere Befehlseingabe automatisch abgearbeitet und gespeichert.
Tip
Quelldatei löschen
Die Dateien, die archiviert werden, sind nach erfolgreicher Archivierung nicht mehr nötig, da sie nun im "Archiv-Container" verwaltet werden. Es ist unter anderem auch eine
Speicherplatz-Ersparnis, wenn diese Quelldateien gelöscht werden. Sie können (und
sollten) dies manuell von Zeit zu Zeit tun. Automatisiert wird dieses Löschen, wenn das
Archiv mit der Option "Quelldatei nach Archivierung löschen" eingerichtet ist (über den
Menüpunkt "Organisation/Archivparameter editieren"). Dann wird grundsätzlich jede
Quelldatei, die archiviert wird, sofort gelöscht.
Beispiel
Für ein Projekt wurden mit einem CAD-System viele Zeichnungen erstellt und als Dateien mit eindeutigen Dateinamen abgelegt. Diese Dateien sollen nun mit möglichst
wenig Arbeitsaufwand archiviert werden.
• Dazu werden im Menüpunkt "Stapelbetrieb" als Voreinstellung die Optionen "Stapelverarbeitung Datei" und "automatische Archivierung" angekreuzt.
• Als "Dok.Quelle" wird die Option "Datei" gewählt.
• Bei "Dok.Verbindung" wird als Quelle und als Ansicht das CAD-System gewählt.
Teil 3: 12. Neueingabe
- 157 -
• Außerdem
-
ist das Archiv mit einem Autofeld für die Übernahme des jeweiligen Dateinamens
eingerichtet.
- werden die gesamten Profildateneinträge am Bildschirm erhalten (die Einstellung
"Nach Neueingabe Maske löschen" ist also deaktiviert).
In der Neueingabe werden im Dateiwahl-Dialog die gewünschten Dateien alle markiert
und mit "OK" bestätigt. In die Profildaten werden nun für alle Dateien gleichbleibende
Daten (z.B. der Projekttitel, Datum etc.) eingetragen.
Mit Speichern wird nun automatisch jede Datei als Dokument archiviert. Die Profildaten
werden jeweils nur im Feld für den Dateinamen (Autofeld) entsprechend geändert; der
Rest der Eintragungen (Projekttitel etc.) ist überall gleichlautend.
Bilddateien mit Ansicht-Intern archivieren
Archivieren Sie Bilddateien (z.B. TIFF, BMP) mit dem Ansicht-Link "Intern", auch wenn
Sie diese eventuell später weiter bearbeiten möchten.
Diese Verbindung hat mehrere Vorteile:
• Bei der Ansicht der archivierten Dokumente haben Sie einen schnelleren Zugriff
über diesen internen "Viewer", da kein Fremdprogramm gestartet wird.
• Vielseitige Komprimiermöglichkeiten stehen zur Verfügung.
• Für die Weiterbearbeitung (und Neuarchivierung) setzen Sie den Ansicht-Link auf
das entsprechende Programm und aktivieren den Befehl "Dokument/Anzeigen", um
das Dokument (bzw. die Dokumentseite) in das Fremdprogramm zu laden.
Bei der Neuarchivierung des bearbeiteten Dokumentes verwendet das Programm
die Verbindungen für das Ursprungs-Dokument: das heißt, auch das neue Dokument wird standardmäßig mit der internen Ansicht verbunden.
Tip
Bilder, die Text enthalten, durchsuchen
CI-Dokumente können mit der Volltextsuche direkt durchsucht werden. Sie müssen also
keine weiteren Schlagworte oder Inhaltsangaben eingeben. Dies betrifft neben Textdokumenten (z.B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.) auch z.B. Zeichnungen bestimmter Programme, sofern diese Text enthalten. Voraussetzung dafür ist, dass das
Ursprungsprogramm vektororientiert arbeitet (im Gegensatz zu rasterorientierten Programmen).
Innerhalb von Dr.DOC ist Voraussetzung, dass das entsprechende Programm in der
Rubrik CI-Dokumente eingetragen ist und als Verbindung markiert ist.
Tip
Automatische Archivierung nach Datenübergabe
Falls Sie aus einem Archiv (z.B. Adressverwaltung etc.) Daten z.B. in Ihr Textverarbeitungssystem eingespielt haben, kann automatisch nach Verlassen der Textverarbeitung
die Neueingabe eines Archivs zur Verwaltung des Textes (z.B. Schriftgutverwaltung)
aufgerufen werden. Sie geben wie beschrieben die Profildaten zum Dokument ein und
bestätigen die Eingabe mit "Speichern". Daraufhin wird ohne weitere Abfrage automatisch das soeben in der Textverarbeitung erstellte Dokument archiviert.
Tip
- 158 -
Teil 3: 12. Neueingabe
12.3.2
Import von Dokumenten über einen Scanner
Papiervorlage
Einstellungen/Dokumentenquelle/OCRScanner
Datenbank/Neueingabe
Dokument/Neu
Scannereinstellungen, wie
OCR-Bearbeitung
Komprimierung
Barcode-Erkennung
Stapelbetrieb
Ablage als Image
Scan-Job
Scan-Vorgang Starten
Profildaten eingeben
Speichern
Textvorlagen können sowohl nur als Image eingescannt werden als auch mit
Texterkennung (OCR) und/oder Barcode-Erkennung bearbeitet werden.
Dr.DOC generiert automatisch einen Bildrahmen, der zunächst nicht definiert
werden muss.
Tip
Der automatische Bildrahmen lässt sich auch über einen
schalten.
[SCANNER]
AUTO_RAHMEN=0
archiv.ini-Eintrag aus-
Teil 3: 12. Neueingabe
- 159 -
Die Bearbeitung mit OCR hat den Vorteil, dass der eingescannte Text bei späteren Suchvorgängen direkt durchsucht werden kann (also nicht weiter manuell
verschlagwortet werden muss, was bei der Ablage nur als Image nötig ist). Dasselbe trifft auch auf Barcode zu: Der Strichcode kann automatisch vom Programm erkannt und - umgesetzt in den alphanumerischen Code - in ein Feld der
Profildaten eingetragen werden.
Stellen Sie vor der Arbeit mit dem Scanner sicher, dass der richtige Scannertyp angewählt ist. Rufen Sie dazu im OCR-Modul in der Dialogbox „Neueingabe Bilddaten“ den
Befehl „Einstellungen/Bearbeiten“ auf, um den richtigen Scannertyp zu bestimmen.
Klicken Sie mit der linken Maustaste den passenden Namen an (bei TWAIN dann mit
"Selektion" den Treiber wählen) und bestätigen Sie die Wahl mit "OK".
12.3.2.1
Grundsätzliches: Warum OCR?
Mit Dr.DOC können Sie alle Arten von Dokumenten archivieren, z.B. einzuscannende Vorlagen, Dateien, Audio- und Videosequenzen.
Werden Texte, wie z.B. eingehende Briefe, Rechnungen, Zeitungsausschnitte
etc. über den Scanner eingelesen, liegt für das Archiv zunächst "nur" die Bildinformation vor, es ist also eine digitale Kopie erstellt worden.
Dieses Bild kann archiviert werden - doch um es auch wiederfinden zu können,
müssen zumindest Schlagworte dazu eingegeben werden, da ein Computer
eine Bild-Information (sog. NCI) nicht als Text erkennen kann.
Da das zusätzliche Eingeben von Schlagworten und kurzen Inhaltsangaben
aber oft viel zu zeitaufwendig ist, wird hier die sogenannte OCR (Optical Character Recognition) eingesetzt. Ein solches OCR-Programm kann die Bildinformation (NCI) in computerlesbare Textinformation (CI) umwandeln und damit für Recherchen verfügbar machen.
Hinweis
- 160 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Was leistet das OCR-Modul von Dr.DOC?
Das OCR-Modul von Dr.DOC
• unterstützt die sogenannte dynamische Schwellwerterkennung (sofern der
Scanner dementsprechend ausgestattet ist).
• kann Compound-Dokumente verwalten, also Dokumente mit Bild und Text
gemischt.
• kann Barcode erkennen (derzeit Check Code 39, Check Interleaved 25, Code 128, Code 39 EAN 13, EAN 8 und Interleaved 25).
• enthält eine Formularbearbeitung. Das heißt: Für häufig wiederkehrende
Vorlagen (z.B. Lieferscheine eines bestimmten Lieferanten) kann eine
"Schablone" erstellt werden, in der festgelegt ist, wo sich der zu erkennende
Text befindet. Auch für "einmalige" Vorlagen kann auf diese Weise Text herausgefiltert werden, der nicht erkannt werden muss.
• übernimmt den erkannten Text automatisch in die Profildaten des
Datensatzes. Dabei kann der Text in mehrere Bereiche aufgeteilt werden, die
verschiedenen Profildaten-Feldern zugeordnet werden können.
• kann alle Einstellungen mit verschiedenen Konfigurationsnamen abspeichern, sodass die für die Vorlage jeweils optimale Konfiguration sofort abrufbar ist.
• bearbeitet nicht nur neu eingescannte Vorlagen, sondern auch vorhandene
Bilddateien, die Text enthalten.
• verfügt über eine interne Zwischenspeicherung der Vorlage, so dass
mehrere Arbeitsschritte auch nacheinander ausgeführt werden können, ohne
dass die Vorlage neu eingescannt werden muss.
• arbeitet auch selbständig mit Stapelverarbeitung und automatischer Archivierung (entweder eine voreingestellte Anzahl von Vorlagenseiten wird zu einem
Dokument zusammengefasst oder Barcodes werden als Dokumententrenner
verwendet), was eine große Zeitersparnis bedeuten kann.
• kann z.B. für Schriftgutverwaltung, Pressearchiv, Bibliotheksverwaltung, Inventarisierung u.s.w. eingesetzt werden.
Teil 3: 12. Neueingabe
Kurzinfo

Vorgehensweise
Befehle in Dr.DOC
Dok.-Quelle definieren
'
Einstellungen/Dok.Quelle: OCR-Scanner
Stapelverarbeitung?
'
Einstellungen/Stapelverarbeitung (auch später möglich)
Neueingabe aufrufen
'
Über Symbole Neueingabe/Neues Dokument erfassen
Einstellungen kontrollieren
'
•
Im Dialogbereich „Einstellungen“ vordefinierte Einstellungen oder
„Bearbeiten“ (Komprimierung, OCR-Einstellungen, Scannereinstellungen)
•
Im Dialogbereich „Rahmen“ vordefinierten wählen. Für Neudefinition
eines Rahmens -> zuerst scannen
•
Auszuführende Optionen ankreuzen
(OCR-Erkennung, Stoppwortliste etc., falls noch kein Rahmen definiert wurde, noch nichts ankreuzen!)
•
Im Dialogbereich „Quelle“ Auswahl treffen
(ADF, Flachbett, Datei...)
(
Vorlage einscannen
'
„Starten“ -> Vorlage wird im „Bild“-Fenster angezeigt
'
•
Im Dialogbereich „Rahmen“ Namen eintragen (wenn Abspeichern
erwünscht ist)
•
Im Bild-Fenster gewünschten Rahmen ziehen
•
Rahmentyp auswählen (OCR, Bild oder Barcode)
•
Bei OCR und Barcode das Ziel-Feld auswählen, in das das Ergebnis
eingetragen werden soll
•
Weitere Rahmen ziehen und Definition zuordnen, dann „Speichern“
•
Gewünschte Bearbeitungsoption ankreuzen (OCR, Barcode,...)
•
Als Quelle „interne Ablage“ wählen und mit „Starten“ die Bearbeitung
aktivieren
•
Das Ergebnis kann entweder direkt in den Profildaten oder über
„Ergebnisse/OCR-Text editieren“ kontrolliert und ggf. verbessert werden
•
Wenn das Ergebnis gar nicht zufriedenstellend ist „Verwerfen“
Im Dialogbereich „Einstellungen“ auf „Bearbeiten“ und in „OCREinstellung“ bzw. „Scanner-Setup“ Anpassungen vornehmen z.B. Auflösung, Helligkeit, Kontrast, usw.)
und erneut „Starten“
(
Wenn Rahmen und Bearbeitungen
schon gewählt waren, wird Bearbeitung sofort ausgeführt.
Falls noch keine Rahmen angelegt wurden oder keiner gewählt
war
OCR-Ergebnis kontrollieren
'
(
Weitere Seiten einscannen
'
Durch „Starten“ wird die vorherige Seite automatisch archiviert und die
Verarbeitung der neuen Seite gestartet
Profildaten eingeben und speichern
- 161 -
- 162 -
Tip
Teil 3: 12. Neueingabe
Vorausplanung macht die Arbeit leichter!
Wie bei allen Arten von Dokument-Archivierung ist es auch bei der OCR-Bearbeitung
sicher am effektivsten, gleichartige Vorlagen in einem Arbeitsgang nacheinander zu
verarbeiten, um dann zum nächsten Stapel gleichartiger Vorlagen überzugehen.
Ordnen Sie also als ersten Schritt die einzuscannenden Vorlagen nach Qualität (Helligkeit des Hintergrundes und der Schrift etc.), Größe der Vorlage und weiteren von Fall zu
Fall verschiedenen Kriterien. Es kann z.B. auch eine inhaltliche Sortierung der Vorlagen
sinnvoll sein.
Ebenfalls vorsortiert werden kann nach der Art der Vorlagen für den automatischen
Einzug bzw. das Flachbett des Scanners. So sind dünne Lieferschein-Durchschläge
oder Zeitungsausschnitte z.B. manchmal nicht für den automatischen Einzug (ADF) des
Scanners geeignet.
12.3.2.2
Voreinstellungen
Legen Sie vor der Neueingabe einige Grundeinstellungen fest. Diese Angaben,
die Sie innerhalb des Menüs "Einstellungen" im Hauptmenü vornehmen, können
Sie später jederzeit auch während der Neueingabe verändern.
Folgende Punkte sollten vorab geklärt bzw. die entsprechenden Einstellungen
vorgenommen werden:
1.
2.
3.
#
Dokument-Quelle
Dokumenten-Verbindung
Stapelverarbeitung
Dokumenten-Quelle festlegen:
Menüpunkt "Einstellungen/Dok.Quelle" aufrufen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten für die Herkunft eines Dokumentes. Mit dem
Menüpunkt "Dok.Quelle" legen Sie diese Herkunft eines zu archivierenden Dokumentes fest.
Teil 3: 12. Neueingabe
- 163 -
1
1:
$
Die "OCR-Scanner"-Dokumenten-Quelle gilt für:
- mit OCR-Erkennung einscannen
- ohne OCR-Erkennung einscannen
- OCR-Erkennung in Dateien
- Barcodeerkennung
- usw.
Dokumenten-Verbindung:
Menüpunkt "Einstellungen/Dok.Verbindung" aufrufen und als Quelle- und Ansicht-Link „Bilddatei/Intern“ anwählen.
%
Stapelverarbeitung:
Wenn eine größere Anzahl von Papiervorlagen auf die gleiche Weise archiviert
werden soll, sollten Sie überlegen, ob diese
•
als Stapel verarbeitet werden sollen (nur bei Scannern mit ADF möglich).
und/oder
•
eine automatische Archivierung erfolgen soll.
Menüpunkt "Einstellungen/Stapelbetrieb" aufrufen.
Die Stapelbetrieb-Einstellungen können auch direkt aus dem OCR-Modul-Dialog aufgerufen werden.
Hinweis
- 164 -
Teil 3: 12. Neueingabe
1:
Multipagedokumente (z.B. mehrseitige TIFF-Dateien) werden vollständig
übernommen, ansonsten muss die Übernahme jeder einzelnen Seite bestätigt werden.
2:
Es können beliebige Dateien als Stapel verarbeitet werden. Dabei ist zu
beachten:
• Ein Dokument kann nur aus einer Datei erstellt werden (Ausnahme:
NCI-Dateien, die mit dem internen Viewer verknüpft werden). Die weiteren im Stapel angewählten Dateien werden nach der Archivierung der
jeweils vorangegangenen automatisch in der Titelzeile des Eingabefensters angezeigt.
3:
Das automatische Einscannen eines Papierstapels ist nur bei Scannern mit
automatischem Einzug (ADF) möglich.
4:
Hier können Sie den Archivierungsvorgang bei Stapel- oder auch Einzelverarbeitung weiter automatisieren. Dateien bzw. Vorlagen-Seiten werden im
eingestellten Intervall (siehe 5: und 6:) archiviert:
• Autofelder für Benutzer, Datum, Nummerngenerator und bei Dateien der
Dateiname (Vorsicht: wenn mehrere Dateien für den internen Viewer zu
einem Dokument zusammengefaßt werden, bleibt das Autofeld Dateiname leer!).
Teil 3: 12. Neueingabe
- 165 -
• Übernahme manueller Einträge, die vor dem Start der Stapelverarbeitung in den ersten Datensatz eingegeben wurden (evtl. in Verbindung
mit verschiedenen Autofeldern).
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL:
!
20.1.2 AUTOFELDER
!
20.1.7 FELDEINTRÄGE ERHALTEN BEI NEUEINGABE
5:
Barcode als Dokumententrenner:
Wenn das System bei Verwendung der Stapelverarbeitung und der Barcodeerkennung im Barcode-Rahmen einen Barcode erkennt, wird ein neuer
Datensatz erzeugt.
6:
Hier geben Sie die Anzahl der Vorlagen-Seiten an, die zu einem Dokument
zusammengefasst werden sollen. Diese Angabe ist relevant im Zusammenhang mit der automatischen Archivierung.
7:
Dieses Feld ist nur dann für Sie anwählbar, wenn Sie einer Besitzergruppe
angehören, die mit dem Archiv verbunden ist, und Sie entsprechende Archivrechte besitzen.
8:
Mit der Aktivierung von Feld 8 kann auch die „Automatische Zugriffssperre“
betätigt werden.
12.3.2.3
Die Funktionen des OCR-Dialogs
"
- 166 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Bearbeitungs-Optionen
In dieser Spalte bestimmen Sie, welche Bearbeitung durchgeführt werden soll.
OCR-Bearbeitung/Barcode-Erkennung:
Kreuzen Sie OCR-Bearbeitung und/oder Barcode-Erkennung an, wenn gewünscht. Sind diese Option(en) aktiviert, werden sie sofort nach dem scannen
ausgeführt, sofern entsprechende Rahmen definiert wurden. Falls noch kein
entsprechender Rahmen definiert wurde, kann dies nachträglich geschehen
(siehe unten).
Hinweis
Weitere Optionen zur OCR-Bearbeitung werden im OCR-Modul im Dialogbereich „Einstellungen“ „Bearbeiten/OCR-Einstellungen“ vorgenommen (siehe unten).
Der Barcode kann bei der Stapelverarbeitung als Dokumententrenner verwendet werden (siehe hierzu unter Stapelverarbeitung).
Als Barcode werden derzeit folgende Codes unterstützt: Check Code 39, Check Interleaved 25, Code 128, Code 39 EAN 13, EAN 8 und Interleaved 25. Wenn der Barcode
nicht erkannt werden kann, erfolgt eine Meldung. Oft genügt es in diesem Fall, den
Barcode-Rahmen etwas größer zu setzen.
Stoppwortliste:
Eine Stoppwortliste dient dazu, häufige Worte, die aber keine Suchworte sind,
aus dem erkannten Text herauszufiltern (z.B. und, mit, durch, ich, du, wenn,
aber, außerdem Satzzeichen wie Punkt, Kommata etc.) und die Profildaten nicht
unnötig zu belasten, was gerade bei großen Datenmengen sinnvoll ist. Die restlichen Worte des Textes sind natürlich auch bei Verwenden der Stoppwortliste
frei recherchierbar. Der gesamte Text kann - wie überhaupt empfehlenswert im archivierten Abbild gelesen werden.
Teil 3: 12. Neueingabe
- 167 -
Es wird eine Standardstoppwortliste mitgeliefert, die häufig wiederkehrende
Worte bereits enthält. Diese Liste kann weitergepflegt und ergänzt werden. Es
können aber auch weitere Stoppwortlisten angelegt werden - dies kann z.B.
sinnvoll sein für die Benutzung in verschiedenen Archiven.
Welche Stoppwortliste verwendet wird (falls angekreuzt), legen Sie im OCRModul im Dialogbereich „Einstellungen“ über „Bearbeiten/OCR-Einstellungen“
fest (siehe unten).
Um eine Stoppwortliste zu editieren bzw. zu erstellen, gehen Sie auf „StartMenü/Programme/Dr.DOC“.
Die Stoppwortliste darf nie mit einem Windows-Editor bearbeitet werden, da sie reines
ASCII-Format haben muss.
Dialogbereich „OCR-Bearbeitung“
Nach erfolgter OCR-Bearbeitung wird im Feld "erkannt: %" die Erkennungsqualität in Prozent angegeben. Unterschreitet diese Zahl den darüber angegebenen Schwellwert (standardmäßig auf 99.50 % eingestellt), wird mit einem Warnton darauf hingewiesen. In diesem Fall kann der Scan- und OCRVorgang z.B. mit veränderten Parametern wiederholt werden.
Über „Ergebnisse“ erhalten Sie eine Liste der im Dokument erkannten Texte (je
nach Anzahl der aktuellen OCR-Rahmen). Durch markieren einer Zeile und
klicken auf „OCR-Text Editieren“ erhalten Sie ein zweigeteiltes Fenster. Im oberen Teil sehen Sie das eingescannte Bild im Vergleich zum unteren Fenster das
den erkannten Text enthält.
Achtung
- 168 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Um das Vergleichen zu erleichtern wird der Text im Bild (oberer Teil) an der
Stelle gelb markiert, an der sich der Cursor im editierbaren Bereich (unterer
Teil) befindet.
Dialogbereich „Rotation“
Eine Vorlage kann in 90°-Schritten gedreht werden. Die Rotation kann schon vor
dem Einscannen bzw. dem Aufrufen der Datei festgelegt werden oder aber erst
nachträglich.
Die Rotation ist Bestandteil der Rahmeneinstellung und wird mit diesen Konfigurationsnamen abgespeichert (s.unten).
Stapelbetrieb / Bild anzeigen:
Erläuterungen zur Stapelbetrieb-Funktion entnehmen Sie dem vorausgehenden
KAPITEL 12.3.2.2. VOREINSTELLUNGEN.
Gerade bei Stapelbetrieb kann es sinnvoll sein, das eingescannte Abbild nicht
anzeigen zu lassen. Die Verarbeitung erfolgt dann automatisch im Hintergrund.
Scanjobs neu erstellen / ändern / löschen:
Um einen neuen Scanjob zu definieren, müssen vorher alle Scan-Einstellungen
getroffen werden. Wenn dies geschehen ist, betätigen Sie den Button „Scanjobs...“ Sie erhalten folgenden Dialog:
Teil 3: 12. Neueingabe
Für jeden Scanjob muss eine eigene separate Scan-Einstellung definiert werden.
•
Job/Schalter-Auswahl
Suchen Sie sich zum Neuerstellen bzw. ändern einen Schalter aus (5 mögliche Schalter).
•
Job-Name:
Ändern Sie den Namen bzw. vergeben einen neuen. Wenn Sie nur die Einstellungen eines Jobs überprüfen bzw. geänderte Einstellungen zuordnen
wollen, verändern Sie hier nichts.
•
Einstellungen anzeigen
Hier können Sie sich die Scan-Einstellungen des gewählten Jobs anzeigen
lassen.
•
Einstellungen zuordnen
Hier ordnen Sie dem oben gewählten Job die aktuellen Scan-Einstellungen
zu.
•
Löschen
Hier wird der dem gewählten Schalter zugeordnete Job wieder gelöscht.
Der Schalter ist wieder frei für einen neuen Job.
- 169 -
Achtung
- 170 -
Teil 3: 12. Neueingabe
•
Scanjobs Starten:
Im „Neueingabe Bilddaten“-Dialog aktivieren Sie „Scanjob-Dialog anzeigen“
und beenden mit „Schließen“.
Wenn Sie jetzt erneut auf das Symbol für „Neues Dokument erfassen“ klicken erhalten Sie den Auswahldialog für Scanjobs. Wenn Sie jetzt den
Schalter für den gewünschten Scanjob betätigen, startet der hinterlegte
Job.
•
Scanjob Verwerfen
Verwirft das aktuelle nicht gespeicherte Scanergebnis (entspricht dem
„Verwerfen“ im „Neueingabe Bilddaten“-Dialog).
•
Einstellungen
Über diese Funktion kommen Sie zu den Einstellungsmöglichkeiten des
„Neueingabe Bilddaten“-Dialoges.
Dies bietet Ihnen 2 Möglichkeiten fortzufahren:
Funktion „Scanjob-Dialog anzeigen“ deaktivieren
Wenn Sie jetzt auf „Schließen“ gehen und erneut das Symbol für
„Neues Dokument erfassen“ anklicken, erhalten Sie wieder den
normalen „Neueingabe Bilddaten“-Dialog.
Einstellungen ändern und mit „Schließen“ in den ScanjobAuswahldialog zurückkehren.
Wenn die Änderungen dem Scanjob nicht neu zugeordnet wurden,
gelten diese temporär, solange bis sie wieder geändert werden oder
dieser Dialog neu gestartet wird.
Wenn die Änderungen dem Scanjob neu zugeordnet wurden, gelten
diese für die Zukunft.
Teil 3: 12. Neueingabe
•
Schließen
Hier wird der Scanjob-Auswahldialog beendet. Wenn jedoch das nächste
Mal das Symbol für „Dokument neu erstellen“ angeklickt wird, startet dieser, „Scanjob-Dialog anzeigen“ deaktiviert wird (s.o.).
Vorlagenquelle
Als Vorlagen-Quelle stehen zur Verfügung: Datei (z.B. TIFF), Scanner (ADF
oder Flachbett) und interne Ablage.
Eine eingelesene Vorlage wird vom Programm zunächst in eine „interne Zwischenablage“ kopiert, so dass für eine weitere Bearbeitung kein erneutes Einlesen nötig ist.
D.h. wenn sie die Rahmen erst nach dem scannen festlegen, markieren Sie
„Interne Ablage“ und klicken auf „Starten“. Jetzt wird z.B. die OCR-Erkennung
über die Daten im Zwischenspeicher durchgeführt und das Dokument muss
nicht noch einmal eingescannt werden.
- 171 -
- 172 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Rahmen
Rahmen definieren
Zu jeder Bearbeitung einer Vorlage ist es nötig, entsprechende Rahmen zu setzen. Das heißt: Für OCR-Bearbeitung und Barcode-Erkennung muss definiert
werden, welcher Bereich der Vorlage bearbeitet, sowie in welches ProfildatenFeld das Ergebnis übertragen werden soll. Für die Archivierung des Abbilds
muss ebenfalls ein Rahmen gesetzt werden.
Diese Rahmen können unter einem Konfigurationsnamen gemeinsam abgespeichert werden (inklusive der eingestellten Rotation) und sind so als "Schablone" jederzeit wieder abrufbar.
Achtung
Die Rotationseinstellung wird bei der Rahmenkonfiguration mit abgespeichert.
Zur Definition gehen Sie folgendermaßen vor:
#
$
Vorlage einscannen bzw. Datei aufrufen, eventuell rotieren.
Ein Rahmen wird zwischen gegenüberliegenden Eckpunkten mit der
linken Maustaste gezogen. Wird die Maustaste losgelassen, erscheint ein
Dialog zur Definition:
Teil 3: 12. Neueingabe
•
Die Rahmen-Nr. wird automatisch vergeben.
•
Aus der Listbox der Rahmen-Typen wählen Sie OCR, Barcode oder Bild.
•
Wenn der Rahmen-Typ „OCR“ oder „Barcode“ ist, müssen Sie einen ZielBezeichner angeben, d.h. ein Profildaten-Feld, in das die Daten eingespielt
werden sollen. In der Listbox werden Ihnen sämtliche Feldnamen angezeigt.
•
Wenn der Rahmen-Typ „OCR“ ist, wählen Sie im Sprachen-Feld, über den
Auswahlbutton, die Sprache der Vorlage aus.
•
Das Feld Text-Typ ist ebenfalls für die OCR-Erkennung relevant.
•
Bei den meisten Texten wird der Text-Typ automatisch erkannt. Hierfür wird
„Automatisch“ eingestellt. Für Texte von Nadeldruckern und Schreibmaschinen können Sie die Erkennungsqualität erhöhen, wenn Sie hier
„Schreibmaschine“ bzw. „Matrixdrucker“ (für Nadeldrucker) einstellen.
•
Bei der Einstellung „Standard“ erscheint in Klammern ( ) was bei den
Einstellungen der OCR-Erkennung voreingestellt ist.
•
Die Einstellungen hier überschreiben die Voreinstellungen!
•
Bei OCR und Barcode muss noch ausgewählt werden, ob der Text an den
eventuell bereits vorhandenen Eintrag angehängt wird oder ob er diesen ersetzen soll. Anhängen ist z.B. nötig bei einem OCR-Text, der aber auf mehrere Rahmen aufgeteilt ist, aber in ein Endlosfeld (s. Tip) eingetragen werden soll. Mit dem Button „Löschen“ wird der ganze Rahmen gelöscht.
- 173 -
- 174 -
Tip
Teil 3: 12. Neueingabe
Legen Sie sich in Ihrem Karteikartensatz als letzte Karteikarte ein Endlosfeld an, das
Sie z.B. "OCR-Text" nennen. Denn meistens wird ein ganzer Textkomplex mit OCR
bearbeitet, der dann hier - eventuell noch verkürzt durch Anwendung der Stoppwortlisteeingetragen wird. Zum späteren Lesen ist dieses Feld nicht gedacht, deshalb kann es
auch gut im Hintergrund liegen.
%
Bestätigen Sie die Angaben mit „OK“. Auf diese Art können noch weitere
Rahmen gesetzt werden. Vergessen Sie nicht, dass Sie, um das
Bild/Image zu archivieren, einen (oder mehrere) Bildrahmen setzen müssen. Ohne Bildrahmen wird kein Bild archiviert.
Falls ein Rahmen nicht wie gewünscht platziert ist oder später bearbeitet werden soll, setzen Sie den Mauszeiger in diesen Rahmen und drücken die rechte
Maustaste. So wird die entsprechende Rahmendefinition wieder aufgerufen, in
der Sie Änderungen vornehmen oder den Rahmen löschen können.
Rahmen speichern
Wenn Sie die Rahmenkonfiguration speichern möchten, geben Sie im OCRModul im Dialogbereich "Rahmen" einen Namen an und aktivieren "Speichern".
Hier können Sie sich im übrigen auch mit "Übersicht" die einzelnen Rahmendefinitionen einer Konfiguration tabellarisch anzeigen lassen.
Teil 3: 12. Neueingabe
Eine Rahmenkonfiguration ist archivspezifisch und kann nicht auf ein anderes Archiv
übertragen werden.
- 175 -
Hinweis
Rahmen ändern/löschen
Soll eine Rahmenkonfiguration geändert werden, rufen Sie diese aus der Listbox aus, und klicken auf „Übersicht“. Sie erhalten eine tabellarische Ansicht der
zugeordneten Rahmen. Markieren Sie den Rahmen, den Sie ändern möchten.
Im „Rahmen-Definitions-Dialog“ können Sie nun Änderungen vornehmen bzw.
den gewählten Rahmen löschen.
Rahmenkonfiguration löschen
Um eine ganze Rahmenkonfiguration zu löschen, wählen Sie die gewünschte
aus und markieren Sie diese. Klicken Sie auf „Löschen“, es erscheint ein Auswahldialog:
aus dem Arbeitsspeicher: Wenn die Konfiguration geladen und am
Bildschirm angezeigt wurde, aber nicht erwünscht ist (d.h. sie bleibt in
der Liste noch erhalten).
von der Festplatte: Wenn die Konfiguration aus der Liste entfernt werden soll.
•
Rahmen müssen nicht gespeichert werden. Sie können Rahmen auch für eine einmalige Aktion setzen, ohne einen Namen zu vergeben. Dies ist z.B. der Fall bei sehr
unterschiedlichem Beleggut, das differenziert erfasst werden soll.
•
Allerdings empfiehlt es sich, eine alles erfassende Konfiguration anzulegen, z.B. mit
dem Namen "alles". Setzen Sie dazu jeweils einen OCR- und Bildrahmen über die
gesamte Vorlage.
•
Scheuen Sie sich nicht davor, dass im OCR-Text dadurch zuviel bearbeitet werden
könnte. Der Zeitaufwand, für jede Vorlage eigene Rahmen zu setzen, kann unter
Umständen wesentlich mehr wiegen.
•
Setzen Sie nicht zu enge OCR-Rahmen. Die Vorlagen werden vom Scanner immer
etwas verschieden eingezogen, die Schablone bleibt aber an der gleichen Stelle - so
kann leicht der gewünschte Text nur noch halb im Rahmen stehen und eine OCRBearbeitung ist nicht mehr möglich. Dasselbe gilt auch für Barcode-Rahmen.
•
Verzichten Sie deshalb darauf, zu versuchen, bei eng aufeinanderfolgenden Zeilen
für jede Zeile einen eigenen Rahmen zu definieren, um die Texte in verschiedene
Felder zu platzieren. Setzen Sie lieber einen großen Rahmen über mehrere Zeilen
und tragen Sie das Ergebnis in ein Sammelfeld ein - der Text kann genauso gefunden werden, und gelesen wird ja im Bild.
Tips
- 176 -
Teil 3: 12. Neueingabe
12.3.2.4
Einstellungen global
Als Scankonfiguration speicherbar sind folgende grundsätzlichen Einstellungen:
•
Scannertyp (Scannerwahl)
•
Scanner-Einstellungen (Scanner-Setup)
•
Komprimierung
•
OCR-Einstellungen
Es ist sinnvoll, sich verschiedene Standardeinstellungen anzulegen. Geben Sie
dazu einen neuen Namen an und aktivieren Sie "Bearbeiten".
Teil 3: 12. Neueingabe
- 177 -
Die direkten Einstellungen in diesem Dialog sind für KOFAX-Scanner. Für
Scanner mit TWAIN-Treiber nehmen Sie Ihre Einstellungen unter „ScannerSetup“ vor. Die Bedienung dieses Dialogs ist in Ihrer Scanner-Dokumentation
beschrieben.
•
Auflösung: In der Regel reicht für OCR eine Auflösung von 200-300dpi
(empfohlene Auflösung: 300 dpi) aus. Welche Auflösungen zur Verfügung
stehen, hängt vom eingesetzten Scanner ab. Die Auflösung kann außerdem
meistens noch direkt im "Scanner-Setup" festgelegt werden.
•
Schwellwerterkennung (nur bei entsprechend ausgestatteten Scannertypen): Bei aktivierter Schwellwerterkennung wird als Wert 0 empfohlen.
Höhere Werte (1-3) verändern die Helligkeit.
•
DTC-Optionen (nur bei entsprechend ausgestatteten Scannertypen): Diese
Optionen (Dynamic Threshold Circuit) gelten für die Texterkennung und
können auch bei schlechten Vorlagen das OCR-Ergebnis wesentlich
verbessern. Kreuzen Sie bei Bedarf DTC-Optionen sowie weitere Optionen
an.
•
IPC-Optionen (nur bei entsprechend ausgestatteten Scannertypen): Diese
Optionen (Image Processing Circuit) gelten für die Ablage als Image. Kreuzen Sie bei Bedarf IPC-Optionen an sowie weitere Optionen.
•
Scannerwahl: Klicken Sie mit der linken Maustaste den passenden Namen
an (bei TWAIN dann mit "Selektion" den Treiber wählen) und bestätigen Sie
die Wahl mit "OK".
Falls keine CFM-TWAIN-Treiber eingesetzt werden und infolgedessen nicht alle Scannerfunktionen unterstützt werden, sollten Sie die Checkbox "Scannen über TWAIN Dialog Box" aktivieren (Anwendungsbeispiel: mit dem HP-TWAIN-Treiber ist Farbscan nur
mit "Scannen über TWAIN Dialog Box" möglich).
•
Scanner-Setup: Je nach Scannertyp und -treiber unterschiedlich können
Sie hier Einstellungen vornehmen.
Hinweis
- 178 -
Teil 3: 12. Neueingabe
•
Komprimierung: Komprimierung ist bei Schwarz-Weiß-Bildern und bei
Farb- und Graustufenbildern möglich. Grundsätzlich sollten Sie beachten: je
höher die Komprimierung, desto größer ist der Qualitätsverlust beim Wiederaufruf des Dokuments!
Welche Komprimierart die beste ist, hängt zum einen von der Art der Dokumente und zum anderen von den Ansprüchen an Bildqualität bzw. Speicherbedarf ab.
4
1
2
3
'
Im Dialogbereich "Einstellungen“ „Bearbeiten/Komprimierung" aufrufen.
1:
Bei Schwarz-Weiß-Vorlagen kann zwischen verschiedenen TIFF-Komprimierungen und Dr.DOC-eigenen Einstellungen gewählt werden.
2+3:
Bei Farb- und Graustufenbildern wird die Einstellung "ARCHIV" empfohlen, da
hier zusätzlich die Komprimiergüte eingestellt werden kann.
4:
Grundsätzlich werden nur Dokumente, die mit dem internen Link archiviert
werden, komprimiert. Zusätzlich können auch NCI-Dokumente mit Link zu
Fremdprogrammen wahlweise komprimiert werden. Kreuzen Sie die Option,
wenn gewünscht, an.
Teil 3: 12. Neueingabe
Dokumente mit CI-Link in „Einstellungen/Dokument-Verbindung“ werden nicht komprimiert, da nur in unkomprimierten Dokumenten eine Volltextsuche durchgeführt werden
kann. Falls Sie keine Volltextsuche benötigen, tragen Sie das entsprechende Programm
(z.B. eine Textverarbeitung) in „Einstellungen/Dokument-Verbindung“ zusätzlich in die
Spalte der NCI-Dokument-Links ein. Aktivieren Sie anschließend die Komprimieroption
„NCI-Dokumente komprimieren“.
- 179 -
Hinweis
Nehmen Sie die gewünschte Einstellung vor durch Anklicken mit der Maus und speichern Sie mit "OK".
Komprimierung und Scannereinstellung
•
Experimentieren! Es kann keine allgemeingültige Empfehlung für die richtige Komprimierung gegeben werden. Am besten probieren Sie mit einer für Ihre Anwendung
typischen Vorlage verschiedene Komprimierungen aus und speichern die Einstellungen unter eigenen Namen ab, bevor Sie zur eigentlichen Archivierung übergehen.
•
Grundsätzlich ist für verschiedene Vorlagenarten auch eine unterschiedliche ScannEinstellung optimal.
•
Außerdem sollten Sie wissen: Die optimale Einstellung für OCR ist nicht die optimale
Einstellung für das Abbild. Beides gleichzeitig optimal einzuscannen ist nicht möglich, da der Scanner hier jeweils anders betrieben werden muss. Wenn Sie trotzdem
auf eine wirklich optimale Bildqualität nicht verzichten können oder wollen, müssen
Sie die Vorlage zweimal scannen - einmal mit den OCR-Einstellungen, einmal mit
den Bild-Einstellungen.
•
Für optimale Text-Abbilder sollten Sie den Kontrast eher wegnehmen, eine hohe
Auflösung wählen, sowie, falls vom Scanner her möglich, dithern. Wenn die Text-Bilder am Bildschirm optimal dargestellt werden sollen, ist die Graustufen-Komprimierung zu empfehlen, da am besten lesbar. Der Nachteil gegenüber TIFF-Komprimierung: beim Ausdruck leicht unscharfes Bild.
•
Wenn Text-Images am Bildschirm nur selten benötigt werden bzw. im Ausdruck
optimal sein sollen, ist TIFF-Komprimierung empfehlenswert. Hier sind im Ausdruck
auch kleine Schriften relativ gut lesbar.
•
Wenn Schwarz/Weiß-Fotos archiviert werden sollen, beachten Sie folgende Faustregeln, je nach Scanner:
•
Ein Graustufenscanner liest die Schwarz/Weiß-Vorlage als Graustufenbild. Gute
Ergebnisse erzielen Sie z.B. mit 100-150 dpi, kein Dither, JFIF-Komprimierung und
Güte nach Wahl.
•
Ein Schwarz/Weiß-Scanner nimmt die Vorlage als Schwarz/Weiß-Bild. Gute Ergebnisse erzielen Sie z.B. mit 400 dpi, Dither 2-3 und Dr.DOC-GraustufenKomprimierung.
Tips
- 180 -
Teil 3: 12. Neueingabe
•
OCR-Einstellungen: Für die OCR-Bearbeitung sollten Sie die entsprechenden Einstellungen überprüfen.
Dialogbereich „Texterkennung“:
Stoppwortliste
Geben Sie hier den Namen der Stoppwortliste an. Ob eine Stoppwortlisteverwendet wird, wird im OCR-Modul-Dialog selbst festgelegt. Um eine Stoppwortliste
zu
editieren
bzw.
zu
erstellen,
rufen
Sie
„StartMenü/Programme/Dr.DOC“ auf.
Teil 3: 12. Neueingabe
Die Stoppwortliste darf nie mit einem Windows-Editor bearbeitet werden, da sie reines
ASCII-Format haben muss.
Druckbild
Bei den meisten Texten wird der Texttyp automatisch erkannt. Hierfür wird „Automatisch“ eingestellt. Für Texte von Nadeldruckern und Schreibmaschinen
können Sie die Erkennungsqualität erhöhen, wenn Sie hier „Schreibmaschine“
bzw. „Matrixdrucker“ (für Nadeldrucker) einstellen. Diesbezügliche Einstellungen
die dem „Rahmen“ zugeordnet wurden, überschreiben diese Einstellung.
Dialogbereich „Formatierung“:
Hier können Sie Einstellungen machen, die die Formatierung des Ergebnisses
betreffen.
Dialogbereich „Ergebnisse bearbeiten“:
Hier können Sie einstellen, ob Sie für die direkte Ergebnisbearbeitung vom System vermutete Textfehler angezeigt haben möchten.
Dialogbereich „Seitenanalyse“:
Seitenausrichtung erkennen
Dies ist hilfreich wenn die Vorlage nicht gerade ist.
Flecken entfernen
Gedacht, um bei älteren bzw. nicht ganz weißen Vorlagen das Ergebnis zu verbessern.
Strukturierter Hintergrund
Hilft bei nicht weißen Hintergründen das Ergebnis zu verbessern.
Dialogbereich „Fehlererkennung“:
Funktionen zur Veränderung der Fehlererkennung. Diese Funktion ist stufig
schaltbar: durch Klicken auf die Linie wird immer eine Stufe weiter geschaltet.
- 181 -
Achtung
- 182 -
Teil 3: 12. Neueingabe
Dialogbereich „Rahmenanalyse“:
Diese Funktion hier kann das OCR-Ergebnis verändern. Welche Einstellung
sinnvoll ist muss individuell entschieden werden.
Diese Funktion ist ebenfalls stufig schaltbar: durch Klicken auf die Linie wird
immer eine Stufe weiter geschaltet.
Wenn Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie diese mit
„OK“.
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
13.
DOKUMENT-ASSISTENT
Der „Dokument-Assistent“ unterstützt Sie bei der Erfassung von Dokumenten
und bei der Anbindung von Dr.DOC an Fremd-Applikationen.
Mit dem „Dokument-Assistent“ können Sie Ihre Neueingabe-Parameter vorkonfigurieren und in „Dokument-Definitionen“ abspeichern. Mit diesen „DokumentDefinitionen“ können Sie somit mehrere Neueingabe-Arbeitsschritte zusammenfassen und sehr elegant unterschiedlichste Dokumente in Dr.DOC erfassen.
Als besonders wichtige Anwendungsbeispiele können folgende „DokumentDefinitionen“ genannt werden:
•
Dateiarchivierung: Erfassung vorhandener Dokument- und Bilddateien
aus beliebigen Applikationen
•
Erstellung und Archivierung neuer Dokumente anhand strukturierter
Dokument-Vorlagen aus beliebigen Applikationen
•
Scannen von Papierdokumenten (Eingangspost)
•
Workflow: Verbindung zwischen Dokumenten und Workflows herstellen
(diese Option steht nur der Client/Server-Version der Dr.DOC-Software zur
Verfügung)
Folgende Neueingabe-Parameter können Sie in „Dokument-Definitionen“ vorkonfigurieren:
•
Archiv, in dem das Dokument gespeichert werden soll
•
Neueingabe-Feldvorbelegung
•
Dokument-Quelle
•
Dokument-Verbindung
•
Muster-Dokument zur Erstellung und Archivierung eines Dokumentes
•
Workflow-Eigenschaften (diese Option steht nur der Client/Server-Version
der Dr.DOC-Software zur Verfügung)
- 183 -
- 184 -
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
13.1
13.1.1
Dokument-Definition erstellen
Allgemeine Beschreibung
Rufen Sie den „Dokument-Assistent“ über das gleichnamige Symbol in der
Menüleiste auf, um eine „Dokument-Definition“ zu erstellen. In dem Dialog
„Neueingabe“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Einrichten“:
Klicken Sie anschließend in dem Dialog „Dokument-Assistent: DokumentDefinitionen einrichten“ auf die Schaltfläche „Neu“, um den Dialog „Eigenschaften“ zu öffnen:
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
- 185 -
- 186 -
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
Abb. 13.1: Dialog „Eigenschaften“
Tragen Sie in dem Dialog „Eigenschaften“ einen „Bezeichner“ für Ihre
„Dokument-Definition“ ein und wählen Sie auf der ersten Karteikarte „Archiv“
das Archiv, in dem Sie archivieren möchten, über die Schaltfläche „Wählen“
aus.
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
Wählen Sie anschließend die Karteikarte „Allgemein“ aus:
Abb. 13.2: Auswahl der Karteikarte „Allgemein“
Folgendes ist zu beachten:
Auf der Karteikarte „Allgemein“ können Sie in dem Feld „Beschreibung“ einen
beschreibenden Text zu dem Symbol eingeben und über die Schaltfläche „Anderes Symbol“ ein Symbol Ihrer Wahl auswählen (Schalter „Automatisches
Symbol“ deaktivieren).
In dem Abschnitt „Verfügbar“ für sollten Sie die vorbelegte Einstellung „Neueingabe/Neues Dokument“ übernehmen, damit das gewählte Symbol für diese
Menüpunkte zur Verfügung steht.
- 187 -
- 188 -
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
Wenn Sie Ihr Symbol für die Funktionen „Archiv wählen“ und diverse Suchfunktionen verwenden möchten, dann aktivieren Sie zusätzlich in der Karteikarte
„Allgemein“ den Schalter „Archiv wählen/Suchfunktionen“. Das Symbol steht
nun im Treeview-Fenster „Aktionen“ für das zugewiesene Archiv zum Aufruf von
„Archiv wählen“ sowie der Suchfunktionen zur Verfügung.
Ziehen Sie dieses Symbol vom Treeview-Fenster auf Ihren „Dr.DOCDesktop“ (mit gedrückter Maustaste), um von dort Dokument-Typ spezifisch
die Funktionen „Neueingabe/Neues Dokument“, „Archiv wählen“ und beispielsweise „Volltextsuche“ auszuführen.
In dem Abschnitt „Neueingabe-Vorbelegung“ können Sie eine Feldvorbelegung in „Feldvorbelegung“ auswählen.
Wechseln Sie nun zur Karteikarte „Dokument-Quelle“ und wählen Sie eine
der folgenden „Dokument-Quellen“ aus:
•
Datei / OCR – Scanner / Fremdprogramm / Keine
Abb. 13.3: Auswahl der Dokumentenquelle
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
Wenn Sie die Option „Veränderbar“ in der Karteikarte „Dokument-Quelle“ aktivieren, können Sie beim späteren Aufruf dieser Dokument-Definition über den
Dokument-Assistenten die Dokument-Quelle in Abhängigkeit von der Dokument-Verbindung wie folgt wählen:
Bilddatei/intern
•
Auswahl für Dokumenten Quelle: Datei oder OCR-Scanner
•
Anwendungsbeispiel: Bilder von Texte oder Scanner erfassen.
Autolink (mit eindeutigem zugewiesenem Dateityp z.B. „doc“) und DokumentVorlage
•
Auswahl für Dokumenten Quelle: Datei oder Fremdprogramm
•
Anwendungsbeispiel: Dokument-Typ (z.B. Word) von Datei erfassen oder
anhand einer Dokument-Vorlage neu erstellen und erfassen.
- 189 -
- 190 -
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
Wechseln Sie anschließend zur Karteikarte „Dokument-Verbindung“, auf der
Sie folgende Einstellungen vornehmen:
•
Wählen Sie zunächst über die Schaltfläche „Wählen“ die gewünschte Dokument-Verbindung aus.
•
In dem Abschnitt „Quelle“ können Sie folgende Parameter einstellen:
Dateityp: Editieren Sie ggf. den „Dateityp“ (für Link = Autolink)
„Dokument-Vorlage für Fremdprogramm (nur aktiv für „DokumentQuelle“ Einstellung bei Archivierung von Fremdprogrammen)
Abb. 13.4: Einstellungen von Dokumenten-Verbindungen
Um Ihre „Dokument-Definition“ abzuspeichern, bestätigen Sie Ihre Eingaben
mit „OK“.
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
13.1.2
Beispiele
Wir möchten Ihnen die Erstellung von „Dokument-Definitionen“ anhand folgender vier Beispiele genauer erläutern:
Anwendungsbeispiel für Dokument-Definition
WORD-Neu:
Mit diesem Symbol sollen neue Word-Dokumente erstellt und in
dem Archiv „Dokumente“ archiviert werden.
(Natürlich können Sie mit Dr.DOC auch an alle anderen MS
Office-Anwendungen (Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) entsprechend elegant anbinden.)
Dokument von Datei archivieren:
Mit diesem Symbol sollen Dokument- oder Bild-Dateien aus
einer beliebigen Applikation in dem Archiv „Dokumente“ abspeichert werden.
Die Anzeige des Dokumentes oder der Bilder soll in der Original-Applikation erfolgen.
Bild-Datei (Ansicht Intern):
Mit diesem Symbol sollen Bild-Dateien in dem Archiv
„Dokumente“ abspeichert werden.
Die Anzeige der Bild-Datei soll über den internen „Viewer“ von
Dr.DOC erfolgen.
Scannen:
Über dieses Symbol soll die Scanner-Schnittstelle zur Erfassung
von Papierdokumenten in dem Archiv „Dokumente“ aufgerufen
werden.
StandardSymbol
- 191 -
- 192 -
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
Führen Sie zum Erstellen der o.g. „Dokument-Definitionen“ folgende Schritte
aus:
•
Starten
Symbol.
•
Klicken Sie in dem Dialog „Dokument-Assistent: Neueingabe“ auf die
Schaltfläche „Einrichten“.
•
Klicken Sie anschließend in dem Dialog „Dokument-Definitionen einrichten“
auf die Schaltfläche „Neu“.
•
Tragen Sie eins von den o.g. vier Beispielen ein.
•
Da sich alle vier Beispiele auf das Dr.DOC-Muster-Archiv „Dokumente“
beziehen, wählen Sie wie unten abgebildet stets das Archiv „Dokumente“
aus:
Sie
den
Dokument-Assistent
Abb. 13.5: Auswahl des Archivs „Dokumente“
über
das
gleichnamige
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
Auch die Einstellungen auf der Karteikarte „Allgemein“ können Sie für alle vier
Beispiele identisch vornehmen:
Abb. 13.6: Einstellung der Karteikarte „Allgemein“
Definieren Sie die Parameter „Dokument-Quelle“
Verbindung“ für die vier Beispiele wie folgt:
und
„Dokument-
- 193 -
- 194 -
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
WORD - Neu
•
Dokument-Quelle: „Fremdprogramm“
•
Dokument-Verbindung:
Wählen Sie als Link: „Autolink“
Tragen Sie als Dateityp: „doc“ ein
Wählen Sie von „Datei“ Ihre Word-Dokumentvorlage
Abb. 13.7: Auswahl der Dokumentenverbindung vom Dateityp „doc“
Speichern Sie Ihre „Dokument-Definition“ mit „OK“.
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
Dokument von Datei archivieren
•
Dokument-Quelle: „Datei“
•
Dokument-Verbindung:
Wählen Sie als Link: „Autolink“
-
Übernehmen Sie den Dateityp: „*“ unverändert
Abb. 13.8: Auswahl der Dokumentenverbindung vom Dateityp „*“
Speichern Sie Ihre „Dokument-Definition“ mit „OK“.
- 195 -
- 196 -
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
Bild-Datei (Ansicht Intern)
•
Dokument-Quelle: „Datei“
•
Dokument-Verbindung:
Wählen Sie als Link: „Bilddatei / intern“
Übernehmen Sie den Dateityp: „BMP“ unverändert
Abb. 13.9: Archivierung der Bild-Datei im Dateityp: „BMP“
Speichern Sie Ihre „Dokument-Definition“ mit „OK“.
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
Scannen
•
Dokument-Quelle: „OCR-Scanner“
•
Dokument-Verbindung:
Wählen Sie als Link: „Bilddatei/intern“
Übernehmen Sie den Leereintrag in „Dateityp“ unverändert
Abb. 13.10: Übernahme des Dateityp ohne eine Veränderung
Speichern Sie Ihre „Dokument–Definition“ mit „OK“.
- 197 -
- 198 -
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
13.2
Arbeiten mit Dokument–Definitionen
Der Aufruf von „Dokument-Definitionen“ zur Archivierung von Dokumenten kann
über folgende 3 Varianten erfolgen:
•
Dr.DOC-Desktop: Doppelklick auf das gewünschte Symbol für „Dokument-Definition“ (Richten Sie dazu das entsprechende Symbol auf dem
Desktop ein)
•
Dr.DOC-Treeview-Fenster „Aktionen“ (Konsole): Wählen Sie das gewünschte Symbol für „Dokument–Definition“ in einem der Konsolen-Ordner
•
Rufen Sie den Dokument-Assistent auf und wählen Sie auf der Karteikarte
„Neues Dokument“ das gewünschte Symbol für „Dokument-Definition“ aus.
Die Dokument-Erstellung über den Dokument-Assistenten bietet ein hohes Maß
an Benutzerführung. Im Gegensatz zu den beiden anderen Aufrufvarianten werden Ihnen im „Dokument-Assistenten“ nur die verfügbaren Symbole in Abhängigkeit von dem geöffneten Archiv und dem geöffneten Menüpunkt angezeigt.
Beispielsweise stehen die Symbole, die in dem vorangegangenem Abschnitt für
das Archiv „Dokumente“ erstellt wurden im Dokument-Assistenten zur Verfügung, wenn das Archiv „Dokumente“ auch wählbar ist.
Teil 3: 13. Dokument-Assistent
Im Folgenden wird die Vorgehensweise anhand der Dokument-Definition „Dokument von Datei archivieren“ erläutert. Die Archivierung einer Datei besteht
aus folgenden Schritten:
#
Archiv „Dokumente“ wählen
$
Dokument-Assistent“ aufrufen
%
Dokument-Definition „Dokument von Datei archivieren“ durch Doppelklick“ aufrufen.
Der Doppelklick auf das Symbol „Dokument von Datei archivieren“ startet den
Neueingabe-Modus und öffnet automatisch den Dialog „Dateiarchivierung“:
Abb. 13.11: Öffnen des Dialogs „Datei-Archivierung“ nach Doppelklick vom Symbol „Dokument von Datei archivieren“
&
In dem Dialog „Dateiarchivierung“ die zu archivierende Datei wählen und
mit „OK“ bestätigen.
)
Profildaten eingeben und Dokument speichern über das Symbol „Datensatz speichern“.
Damit ist die Dokument-Archivierung abgeschlossen.
- 199 -
- 200 -
Teil 3: 14. Suchen
14.
14.1
SUCHEN
Kurzinfo allgemein
Mit Hilfe der Feldsuche können Sie feldorientiert nach allen Einträgen des Archivs suchen. Die Feldsuche kann über indizierte und/oder nichtindizierte Felder
erfolgen. Dabei können auch Suchbegriffe in verschiedenen Feldern bzw. logisch innerhalb eines Feldes verknüpft werden.
Bei der Feldsuche mit Vorlage wird die Feldsuche mit einer Vorlage, in der
Suchkriterien vordefiniert sind, gestartet. Dies ist hilfreich wenn man öfters nach
dem gleichen Datensatzkreis auf der Suche ist.
Mit der Volltextsuche haben Sie die Möglichkeit, im Gegensatz zur Feldsuche
feldunabhängig an beliebiger Stelle der Profildaten oder innerhalb von CI-Dokumenten oder im Redlining von NCI-Dokumenten nach bestimmten Begriffen
bzw. Textbestandteilen zu suchen.
Als Voreinstellung können Sie bei der Volltextsuche zwischen Standardsuche,
phonetischer Suche und fehlertoleranter Suche wählen sowie die Trefferanzahl
begrenzen.
Diese Suchfunktionen können auch in einer eingrenzenden Suche (innerhalb
der gefundenen Treffer) und in einer Hypersuche eingesetzt werden. Diese
Suche startet nach der vom Benutzer aktiv angegebenen Suche automatisch
die Grundsucharten gemäß einer zuvor festgelegten Definition entweder innerhalb eines Archivs weiterführend oder archivübergreifend. Dabei kann noch
zusätzlich eine "Schleifen-Option“ gewählt werden, d.h. die Suche wird solange
fortgeführt, bis kein Treffer mehr erfolgt (rekursiv).
"
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL:
!
14.2
OPTIONEN FÜR ALLE GRUNDSUCHARTEN
!
14.5
HYPERSUCHE
Teil 3: 14. Suchen
14.2
- 201 -
Optionen für alle Grundsucharten
Die zu suchenden Daten geben Sie, wie in den nachfolgenden einzelnen Kapiteln beschrieben, ein. Ist der jeweilige Suchvorgang beendet, erscheint, wenn
nur ein Datensatz gefunden wurde, dieser auf Ihrem Bildschirm, oder es wird
eine Auswahlliste angezeigt, wenn mehrere gefunden wurden. In dem
dreigeteilten Programmfenster von Dr.DOC (Treeview, Auswahlliste,
Datensatz-Karteikarte) ist das Ergebnis in der Auswahlliste und der erste
Datensatz des Ergebnisses in der Datensatz-Karteikarte ersichtlich.
Voraussetzung für diese Darstellung ist, daß unter dem Menüpunkt „Ansicht“ die
Punkte „Treeview“ und „Auswahlliste“ aktiviert sind.
Bevor Sie mit den Suchfunktionen arbeiten, sollten Sie die nachfolgenden Hinweise beachten.
Auswahlliste wählen:
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für/Auswahlliste" aufrufen.
!
Eine oder mehrere definierte Listen werden angezeigt. Markieren Sie die
gewünschte und bestätigen Sie mit "OK".
Sie können mehrere Listen unter verschiedenen Namen vordefinieren. Eine solche Liste
kann jederzeit angelegt bzw. verändert werden.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL:
"
16.
ARCHIV EINRICHTEN
"
20.2.2 ANGABEN IN DER AUSWAHLLISTE
Sortierung wählen:
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für/Sortierung" aufrufen.
!
Eine oder mehrere definierte Sortierungen werden angezeigt. Markieren
Sie die gewünschte und bestätigen Sie mit "OK".
Hinweis
#
- 202 -
Hinweis
#
Teil 3: 14. Suchen
Sie können mehrere Sortierungen unter verschiedenen Namen vordefinieren. Eine solche Liste kann jederzeit angelegt bzw. verändert werden.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA ENTHÄLT DAS KAPITEL:
"
20.2.4 SORTIERUNG
Ausgabedublettenprüfung:
Dr.DOC kann bei der Suche optional eine Dublettenprüfung vornehmen, um
die Ausgabe von Dubletten in der Auswahlliste zu unterbinden.
Beispiel
In einer Adressverwaltung sind jeweils zu einer Firmenadresse mehrere Datensätze mit
verschiedenen Ansprechpartnern vorhanden. In einer Auswahlliste soll jede Firma nun
nur ein einziges Mal erscheinen.
Ein anderer Anwendungsfall für Ausgabedubletten kommt zum Beispiel im wissenschaftlichen Bereich vor: Ein Biologe, der eine zoologische Sammlung betreut, möchte
wissen, welche Tierarten in der Sammlung vorhanden sind, um eine sogenannte Artenliste zu erstellen. Obwohl die Sammlung 100 verschiedene Hunde und 100 verschiedene Katzen aufweist, möchte er eine Liste erstellen, in der Hund und Katze nur jeweils
einmal aufgelistet sind. Dadurch hat er einen Überblick über die thematischen Bereiche
seiner Sammlung.
Um eine Ausgabendublettenprüfung zu verwenden, Menüpunkt "Einstellungen/
Feldauswahl für/ Ausgabedublettenprüfung" aufrufen. Eine oder mehrere
Konfigurationen werden angezeigt. Markieren Sie die gewünschte und
bestätigen Sie mit "OK".
Aktiviert wird die Dublettenprüfung beim Suchvorgang entweder mit der Option
im Such-Dialog oder mit dem entsprechenden Symbol.
#
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA ENTHÄLT DAS KAPITEL:
"
20.2.7 AUSGABEDUBLETTENPRÜFUNG
Teil 3: 14. Suchen
- 203 -
Eingrenzende Suche:
Innerhalb der durch eine Recherche gefundenen Datensätze kann eine weitere
einengende Suche durchgeführt werden.
Rufen Sie dazu mit der Maus einfach noch einmal einen Suchbefehl aus dem
Hauptmenü auf, ohne die Auswahlliste abzubrechen, und geben weitere einengende Suchbefehle an. Die aus der Auswahlliste selektierten Datensätze werden in einer neuen Auswahlliste angezeigt. Dieser Vorgang kann beliebig oft
wiederholt werden.
Bei "Abbrechen" oder über das Stopschild-Symbol gelangen Sie in die jeweils vorherige
Auswahlliste zurück. Das System merkt sich allerdings nur die aktuelle und die
vorherige Liste. Wenn Sie also eine völlig neue Suche starten wollen, klicken Sie 2x auf
das Stop-Symbol, um zum Dr.DOC Grundfenster gelangen.
Hinweis
Groß-/Kleinschreibung:
Bei der Suche kann Groß-/Kleinschreibung optional eingestellt werden. Diese
Einstellung kann bei der jeweiligen Suche innerhalb des Suchdialogs bzw. mit
dem entsprechenden Symbol verändert werden.
Suche nach aktuellem Datum:
Mit Hilfe von Platzhaltern kann in der Feld-, Vorlagen- und Volltextsuche nach
dem aktuellen Systemdatum bzw. Benutzer gesucht werden.Der Eintrag für den
Autofeldtyp (entsprechend Feldauswahl für Autofelder) wird durch “%“
eingeschlossen.
%D% wird durch das aktuelle Datum ersetzt.
(Außer “D“ (Datum) sind auch “B“ (Benutzer) und “T“ (Zeit) möglich.)
Beispiel
- 204 -
Teil 3: 14. Suchen
14.3
Volltextsuche
SUCHEN
Im Datensatz (Profildaten)
Feldspezifisch
Feld
Im Redlining des
NCI-Dokumentes
Im archivierten
CI-Dokument
Global über alle Felder
Volltext
(evtl. mit Vorlage)
Mit der Volltextsuche können Sie suchen:
• feldunabhängig an beliebiger Stelle der Profildaten
• innerhalb von CI-Dokumenten
• im Redlining von NCI-Dokumenten
Als Voreinstellung können Sie bei der Volltextsuche zwischen Standardsuche,
phonetischer Suche und fehlertoleranter Suche wählen sowie die Trefferanzahl
begrenzen.
Auswahlliste/Sortierung bestimmen
In den meisten Fällen bleiben Auswahlliste und Sortierung bestehen. Wenn Sie
eine Änderung vornehmen wollen, müssen Sie dies vor dem Suchvorgang tun
(Wie Sie im einzelnen vorgehen, entnehmen Sie dem vorstehenden Kapitel).
Suche
Menüpunkt "Datenbank/Volltextsuche" aufrufen oder auf das Symbol für
"Volltextsuche" klicken.
Teil 3: 14. Suchen
1
2
3
4
5
3
6
Erklärung zur Abbildung oben:
1:
Suchbegriff eingeben. Sie können dabei
nur nach Teilbegriffen suchen (z.B.: "Kun" statt "Kunert" oder "stadt" statt
"Neustadt" )
•
mehrere Suchbegriffe eingeben und logisch verknüpfen. Verwenden Sie zur
Verknüpfung folgende Zeichen und achten Sie darauf, daß zwischen
Suchbegriffen und Verknüpfungszeichen keine Leerzeichen stehen dürfen:
•
&
für "und"
|
für "oder"
!
für "nicht"
Zur Verknüpfung von Operatoren verwenden Sie die Klammern ( ).
In Verbindung mit einer "fehlertoleranten Suche" (siehe 3.!) sind außerdem
folgende Eingaben möglich:
?
als Joker für jeweils ein Zeichen
[ ]
für "Klassen": eines der Zeichen in der Klammer
sollte im Treffer an dieser Position stehen
{ }
für "Zwangszeichen": diese Zeichen müssen - trotz
erlaubter Fehler - unbedingt im Treffer vorkommen
- 205 -
- 206 -
Beispiel
Teil 3: 14. Suchen
Mit Joker:
Ma?er
findet Mayer, Maier, Maser, Mauer ...
Mit Klassen:
M[ae][iy]er
findet Mayer, Maier, Meier, Meyer ...
Mit Zwangszeichen:
{M}ei{er}
findet Mayer, Maier, Meier, Meyer, Maxer, Moper, Mauer ...
2:
Kreuzen Sie an, was Sie durchsuchen wollen: Profildaten, CI-Dokumente oder
Redlining. Sie können auch mehrere Datenbereiche zusammen durchsuchen.
3:
Neben der Standard-Suche kann eine phonetische oder eine fehlertolerante
Suche durchgeführt werden.
Die Einstellung "phonetische Suche" sucht nach "phonetisch-ähnlichen", also
nach ähnlich klingenden Wörtern. Bei der phonetischen Suche wird die Groß/Kleinschreibung grundsätzlich ignoriert. Wenn Sie z.B. nach "Mayer" suchen,
können Sie als Ergebnis folgendes erhalten: Mayer, mAIEr, Meir, Moier.
Bei der "fehlertoleranten Suche" können mit Hilfe der "zulässigen Fehleranzahl"
auch Datensätze gefunden werden, bei denen einzelne Zeichen nicht mit dem
eingegebenen Suchbegriff übereinstimmen. Die "zulässige Fehleranzahl"
bestimmt die maximale Anzahl der Zeichen, die "falsch" sein dürfen.
Beispiel
Diese fehlertolerante Volltextsuche mit der zulässigen
Fehleranzahl 2 findet alle Datensätze, die Feldeinträge
wie z.B. "Meier", "Bayer", "Baier", "Fayer", "Mayer" enthalten.
4:
Wenn die Option "Dubletten entfernen" aktiviert ist, wird von Datensätzen, die in
definierten Bereichen gleiche Einträge haben, nur jeweils einer angezeigt (die
Voraussetzungen für eine solche Ausgabedublettenprüfung entnehmen Sie dem
vorstehenden Kapitel).
5:
Kreuzen Sie an, wenn Groß-/Kleinschreibung beachtet werden soll.
Teil 3: 14. Suchen
6:
- 207 -
Die Suchzeit kann vor allem bei großen Datenmengen verkürzt werden, wenn ein
Suchlimit angegeben wird.
In der Lagerverwaltung wird der Artikel "Mountainbike" gesucht, der aber nur zweimal
vorhanden ist. In der Volltextsuche wird die Trefferanzahl auf 2 beschränkt. Sobald das
Programm zwei Datensätze mit "Mountainbike" gefunden hat, stoppt es das Durchsuchen der restlichen Datensätze und spart damit Zeit ein.
Beispiel
Wenn mit einem Suchlimit gearbeitet wird und die angegebene maximale
Trefferanzahl erreicht ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Das Suchergebnis wird in
einer Auswahlliste angezeigt.
Eine weitere Volltextsuche
wird durchgeführt.
Die Suche durch den restlichen
Datenbestand wird fortgesetzt.
Einträge in Währungs- und Datumsfeldern werden nur gefunden, wenn der Suchbegriff
so eingegeben wird, wie die Daten abgespeichert sind im entsprechenden Feld (d.h. es
ist hier keine Kurzeingabe der Währung bzw. eines Datums möglich).
Hinweis
Starten Sie den Suchvorgang mit "OK".
Beispiele zu allen Sucharten finden Sie am Ende des KAPITELS 14. SUCHEN.
Hinweis
- 208 -
Teil 3: 14. Suchen
14.4
Feldsuche
SUCHEN
Im Datensatz (Profildaten)
Feldspezifisch
Feld
Im Redlining des
NCI-Dokumentes
Im archivierten
CI-Dokument
Global über alle Felder
Volltext
(evtl. mit Vorlage)
Mit Hilfe der Feldsuche können Sie feldorientiert nach allen Einträgen des Archivs suchen. Die Feldsuche kann über indizierte und/oder nichtindizierte Felder
erfolgen. Dabei können auch Suchbegriffe in verschiedenen Feldern bzw. logisch innerhalb eines Feldes verknüpft werden.
Auswahlliste/Sortierung bestimmen
In den meisten Fällen bleiben Auswahlliste und Sortierung bestehen. Wenn
Sie eine Änderung vornehmen wollen, müssen Sie dies vor dem
Suchvorgang tun. (Wie Sie im einzelnen vorgehen, entnehmen Sie den
vorstehenden Kapiteln.)
Suche
Menüpunkt "Datenbank/Feldsuche..." aufrufen bzw. Symbol für "Feldsuche"
anklicken.
!
Suchbegriff(e) in die Felder eingeben. Folgende Eingaben sind möglich:
Teil 3: 14. Suchen
- 209 -
• Suchen nach bestimmten Einträgen in einem Feld:
Geben Sie den Suchbegriff in das jeweilige Feld ein. Sie suchen z.B. alle
Datensätze, die im Feld Name den Eintrag Maier enthalten.
Eine Besonderheit ergibt sich bei Feldern, die als Bereichsdatentyp definiert
sind: hier können Sie nach einem Wert suchen, der innerhalb des angegebenen Bereichs liegt.
Sie suchen nach 1830 und finden auch Datensätze, die den Eintrag 1815-1864 enthalten.
Beispiel
• Suchen nach Wortteilen:
Nach Wortteilen suchen Sie mit Hilfe des * , das Sie als "Joker" an jeder beliebigen Stelle einsetzen können:
Mai* findet alle Datensätze, die im betreffenden Feld mit "Mai" beginnen
*aier findet alle Datensätze, die im betreffenden Feld mit "aier" enden
*aier* findet alle Datensätze, die im betreffenden Feld an beliebiger Stelle den Eintrag "aier" aufweisen.
Beispiel
• Suchen nach beliebigen Feld-Einträgen:
Wenn Sie in ein Feld nur * eingeben, werden sämtliche Datensätze selektiert, die im jeweiligen Feld einen beliebigen Eintrag enthalten.
• Suchen nach Einträgen zwischen zwei eingegebenen Grenzen:
Geben Sie die Grenzdaten getrennt durch <-> ein. So können Sie z.B.
nach Einträgen eines bestimmten Zeitraumes suchen oder nach Zahleneinträgen, die z.B. einen Umsatz zwischen 1000 DM und 2000 DM aufweisen
(1000<->2000 ).
Es besteht aber auch die Möglichkeit nach Zeichenketten zu suchen, wobei
Suchkombinationen wie in folgenden Beispielen zur Verfügung stehen:
Alfred<->Berta
D*<->H*
B*<->*
*<->M*
findet alle Namen von Alfred bis Berta
findet alle Namen mit den Anfangsbuchstaben von D bis H
findet alle Namen mit den Anfangsbuchstaben von B bis Z
findet alle Namen mit den Anfangsbuchstaben von A bis M.
Für die Bereichsuche bei Zahlen oder Datum ist es nötig, daß der Datentyp
des betreffenden Feldes als Zahl bzw. Datum definiert ist.
Beispiel
- 210 -
Teil 3: 14. Suchen
•
Suche nach Datumsbereich – relativ zum Systemdatum
Mit %D-1%<->%D+1% werden alle Datensätze gefunden die einen
Datumseintrag „1 Tag vor“ (%D-1%) und „1 Tag nach“ (%D+1%) dem
aktuellen Datum enthalten. Dies ist z.B. für Wiedervorlage-Zeiträume
hilfreich.
Wenn man nur nach %D% sucht findet man alle Datensätze die in diesem
Feld das Systemdatum enthalten
• Suchen nach Schaltern:
- Schalter ist grau: Der Eintrag wird ignoriert (Standard)
- Schalter ist angekreuzt: Alle Datensätze mit angekreuztem Schalter werden gesucht.
- Schalter ist nicht angekreuzt: Alle Datensätze mit leerem Schalter werden
gesucht.
Klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu aktivieren oder zu deaktivieren.
#
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA ENTHÄLT DAS KAPITEL:
"
20.1.1 DATENTYPEN
• Suchen nach Zahlen- und Begriffskombinationen:
Sie haben die Möglichkeit, nach kombinierten Feldeinträgen zu suchen, wobei alle der eingegebenen Suchkriterien erfüllt sein müssen. So können Sie
z.B. alle Datensätze suchen, bei denen der Name mit "Mai*" beginnt und
deren Umsatz zwischen 100 DM und 200 DM liegt. Geben Sie in die
jeweiligen Felder die Wortteile oder Einträge, die gegebenenfalls zwischen
zwei eingegebenen Grenzen liegen, ein und starten Sie den Suchvorgang
mit "OK".
• Logische Operatoren:
Zur logischen Verknüpfung verschiedener Suchbegriffe in einem Feld stehen
Ihnen folgende Zeichen zur Verfügung:
&
|
!
für "und"
für "oder"
für "nicht"
Teil 3: 14. Suchen
- 211 -
Zur Verknüpfung von Operatoren und logischen Abgrenzungen verwenden
Sie die Klammern ( ).
Achten Sie darauf, daß zwischen den Suchbegriffen und den Verknüpfungszeichen keine Leerzeichen stehen. Bei der Feldsuche ist die Verknüpfung
der logischen Operatoren mit dem Platzhalter * notwendig: Wenn Sie mit
einem oder mehreren logischen Zeichen suchen, wird nur dann der Begriff
an beliebiger Stelle im betreffenden Feld gesucht, wenn Sie den Platzhalter *
verwenden.
Logische Verknüpfungen können bei einem Suchvorgang nur in einem einzigen Feld
angegeben werden.
Hinweis
Zur ausschließenden Suche wird vor das betreffende Zeichen oder Wort
ein ! gesetzt (ohne Leerzeichen). Das ausschließende Suchen kann mit den
anderen Suchmöglichkeiten verknüpft werden.
!Meier
!*Meier*
!Meier&Huber
!Meier&!Huber
!*
findet alle Datensätze, die im betreffenden Feld nicht den
Eintrag "Meier" haben.
findet alle Datensätze, die an beliebiger Stelle im betreffenden Feld nicht den Eintrag "Meier" haben.
findet alle Datensätze, die an beliebiger Stelle im betreffenden Feld nicht den Eintrag "Meier", aber den Eintrag
"Huber" haben
findet alle Datensätze, die an beliebiger Stelle im betreffenden Feld nicht den Eintrag "Meier" und auch nicht den Eintrag
"Huber" haben
findet alle Datensätze, die im betreffenden Feld keinen
Eintrag haben
Geben Sie den oder die Suchbegriffe mit den beschriebenen Möglichkeiten ein.
!
Dublettenprüfung vornehmen: Wenn Sie die Suche mit Dublettenprüfung
(Symbol) starten, wird von Datensätzen, die in definierten Bereichen gleiche Einträge haben, nur jeweils einer angezeigt (die Voraussetzungen für
eine solche Ausgabedublettenprüfung entnehmen Sie dem vorstehenden
Kapitel).
!
Starten Sie den Suchvorgang mit dem Symbol oder mit "Suche/Starten".
Nach dem Suchvorgang wird eine Auswahlliste bzw. ein gefundener Datensatz angezeigt.
Beispiel
- 212 -
Teil 3: 14. Suchen
Hinweis
Bei der Feldsuche in Tabellenzeilen wird in jeder der vorhandenen Zeilen der Spalte
nach dem Suchbegriff gesucht.
Tips
Feldsuche im Datumsfeld
Geben Sie das Datum in verkürzter Form an - es ist nicht nötig, das abgespeicherte
Format TT.MM.JJJJ vollständig anzugeben. Wenn Ihre Eingabe bei einer Bereichssuche z.B. lautet 020894<->010395, dann sucht Dr.DOC nach allen Datumseinträgen
vom 02.08.1994 bis 01.03.1995.
Wenn Sie allerdings im Datumsfeld in Verbindung mit dem Sternchen suchen wollen,
müssen Sie den Rest korrekt in Langform eingeben.
Feldsuche im Währungsfeld
Geben Sie den Betrag ohne Leerzeichen an. Wenn Sie allerdings im Währungsfeld in
Verbindung mit dem Sternchen suchen wollen, müssen Sie den Rest korrekt mit Leerzeichen eingeben.
Feldsuche mit Thesaurus
Wenn Sie mit einem Thesaurus arbeiten, können Sie diesen auch bei der Suche benutzen. Übernehmen Sie die Einträge wie bei der Neueingabe beschrieben und starten Sie
dann die Suche. Das erspart viel TIP-Arbeit und vermeidet, daß durch fehlerhafte Eingaben ein Datensatz nicht gefunden wird.
Wiederkehrende Feldsuch-Abfragen speichern
Bestimmte Suchabfragen werden Sie immer wieder vornehmen. In solchen Fällen ist es
eine wesentliche Erleichterung, wenn Sie sich die Suchabfrage als Suchvorlage unter
einem eindeutigen Namen abspeichern.
Sie speichern eine Suchabfrage im Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Suchvorlagen".
Geben Sie zunächst einen Namen für die Suche an und aktivieren Sie dann den Befehl
"Editieren". Geben Sie nun Ihre Suchbegriffe ein wie bei einer gewöhnlichen Feldsuche.
Bestätigen Sie mit "OK".
Um die Suchvorlage zu benützen, rufen Sie den Menüpunkt "Datenbank/Feldsuche mit
Vorlage" auf (bzw. klicken Sie auf das Symbol), markieren den entsprechenden Namen
und starten die Suche mit "OK".
Beispiel
Beispiele zu allen Sucharten finden Sie am Ende des KAPITELS 14. SUCHEN.
Teil 3: 14. Suchen
- 213 -
Folgende Beispiele veranschaulichen anhand einer Projekteverwaltung verschiedenste
Suchmöglichkeiten.
Beispiel
für alle
Sucharten
• Frage: Was hat der Bearbeiter Herr Kunert zum Projekt Neustadt archiviert?
Eingabe in die Volltextsuche, Suche in Profildaten: Kunert&Neustadt (Es werden auch die
Datensätze gefunden, die Kunert nicht als Bearbeiter, sondern z.B. in einem
Kommentar vermerkt haben. In jedem Fall enthält aber jeder Datensatz beide Begriffe:
Kunert und Neustadt)
Eingabe in die Feldsuche: Im Feld Projekt: Neustadt ; Im Feld Bearbeiter: Kunert
(Es werden nur die Datensätze gefunden, die in beiden Feldern die entsprechenden
Einträge haben)
• Frage: Was hat Herr Kunert alles bearbeitet?
Eingabe in die Volltextsuche, Suche in Profildaten: Kunert (Es werden auch die Datensätze gefunden, die Kunert nicht als Bearbeiter, sondern z.B. in einem Kommentar vermerkt haben; bzw. Daten aus verschiedenen Projekten)
Eingabe in die Feldsuche: im Feld Bearbeiter: Kunert
(Sie finden nur die Datensätze, in denen Kunert explizit als Bearbeiter im betreffenden
Feld angegeben ist)
•
Frage: Was hat Herr Kunert alles bearbeitet und was liegt alles zum Projekt Neustadt vor? (Sie suchen also nach Kunert oder Neustadt)
Eingabe in die Volltextsuche, Suche in Profildaten: Kunert|Neustadt (Sie finden auch die
Datensätze, in denen Kunert oder Neustadt z.B. im Kommentar vermerkt ist)
Eingabe in die Feldsuche: Im Feld Projekt: Neustadt
Sie finden zunächst alle Datensätze zum Projekt Neustadt, mit verschiedenen Bearbeitern. Wollen Sie nun weiter differenzieren, z.B.: ... und welche dieser Daten hat Herr
Kunert bearbeitet?, dann wählen Sie noch einmal im Hauptmenü die Feldsuche und
geben im Feld Bearbeiter Kunert ein. Dann wird die Auswahlliste zum Projekt Neustadt
weiter durchsucht und eine neue Auswahlliste mit allen Datensätzen angezeigt, die Herr
Kunert zum Projekt Neustadt bearbeitet hat.
Natürlich ist auch der umgekehrte Fall möglich: Sie geben im Feld Bearbeiter Kunert ein
und finden zunächst alle Datensätze zu verschiedenen Projekten, die Herr Kunert bearbeitet hat.
• Frage: Was haben Herr Kunert und Herr Huber bei dem Projekt Neustadt
bearbeitet? (Sie suchen also Kunert oder Huber und das Projekt Neustadt).
Eingabe in die Volltextsuche: (Kunert|Huber)&Neustadt
(Sie finden alle Datensätze, die z.B. im Kommentar einen der drei Suchbegriffe enthalten. In jedem Fall aber enthalten die Datensätze entweder "Kunert und Neustadt" oder
"Huber und Neustadt").
Eingabe in die Feldsuche: Im Feld Projekt: Neustadt; Im Feld Bearbeiter: Kunert|Huber
(Sie finden alle Datensätze zum Projekt Neustadt, die entweder Kunert oder Huber
bearbeitet haben.)
- 214 -
Teil 3: 14. Suchen
• Frage: Was hat Herr Kunert im ersten Halbjahr 1994 zum Projekt Neustadt beigetragen?
Eingabe in die Feldsuche: Im Feld Projekt: Neustadt ; Im Feld Bearbeiter: Kunert; Im Feld
Datum: 01.01.1994<->31.06.1994. (Dabei kann das Datum auch in verkürzter Form eingegeben werden - z.B. 010194<->310694)
• Frage: Was hat Herr Kunert zum Projekt Neustadt irgendwann in einem Bericht zum
Thema Kostenabschätzung geschrieben?
Eingabe in die Volltextsuche, Suche in Dokumenten:
Kunert&Neustadt&Kostenabschätzung
(Sie finden alle Datensätze, die in einem archivierten Dokument die Einträge Kunert und
Neustadt und Kostenabschätzung enthalten. Sie finden aber nicht die Datensätze, die
den Namen Kunert nur in den Profildaten vermerkt haben.)
Eingabe in die Volltextsuche, Suche in Profildaten und in Dokumenten:
Kunert&Neustadt&Kostenabschätzung
(Sie finden alle Datensätze, die die drei Suchbegriffe in Profildaten oder Dokument
enthalten.)
Für diesen Fall ist die Volltextsuche nur in Profildaten bzw. die Feldsuche nicht ausreichend, vor allem wenn die archivierten Texte nicht weiter verschlagwortet wurden.
Tip
Effektive Suchanfragen
Generell gilt:
• Verwenden Sie nicht zu viel Zeit darauf, sich eine möglichst exakte Suchanfrage
auszudenken, um möglichst nur einen einzigen bestimmten Datensatz zu finden.
Machen Sie Gebrauch davon, daß Sie nur Teilbegriffe eingeben müssen, auch wenn
Sie ganz genau den vollständigen Suchbegriff wissen - beispielsweise genügt es,
"Kun" (bzw. "Kun*" bei der Feldsuche) einzugeben, um "Kunert" zu finden. Im
"schlimmsten" Fall erhalten Sie einige zusätzliche Treffer in der Auswahlliste, die Sie
eigentlich nicht finden wollten.
• Meistens ist es schneller, zunächst etwas ungenauer zu suchen und gegebenenfalls
durch eine eingrenzende Suche die Treffer noch einmal einzugrenzen.
• Statt nacheinander mehrere Suchanfragen zu starten, da mit den jeweiligen Datensätzen verschiedene Bearbeitungen gewünscht sind, kann es schneller sein, diese
Suchanfragen miteinander zu verbinden und dann in der Auswahlliste die jeweils zu
bearbeitenden zu markieren (Beispiel: an Firma A und B soll eine Auftragsbestätigung verschickt werden, an Firma C und D eine Anfrage. Suchen Sie gleich alle vier
Firmen, markieren Sie zunächst die Firmen A und B und erledigen Sie die Auftragsbestätigung, markieren Sie dann die Firmen C und D und erledigen Sie die Anfrage.).
Teil 3: 14. Suchen
14.5
- 215 -
Hypersuche
Eine Hypersuche startet nach der vom Benutzer aktiv angegebenen Suche automatisch die Grundsucharten gemäß einer zuvor festgelegten Definition,
entweder innerhalb eines Archivs weiterführend oder archivübergreifend. Dabei
kann noch zusätzlich eine „Schleifen“-Option gewählt werden, d.h., die Suche
wird solange fortgeführt, bis kein Treffer mehr erfolgt (rekursiv).
#
INFORMATIONEN ZUR DEFINITION ENTHÄLT DAS KAPITEL:
"
20.2.8 HYPERSUCHE DEFINIEREN
$
Suche starten:
Über den Menüpunkt "Datenbank/Hypersuche" folgenden Dialog aufrufen.
1
2
3
4
5
6
Schritt für
Schritt
- 216 -
Teil 3: 14. Suchen
1:
Suchbegriff eintragen
2:
Vordefinierte Suchdefinition auswählen
3:
Hier wird die Einstellung der ausgewählten Suchdefinition angezeigt.
4:
Gewünschte Suchalgorithmen auswählen
5:
Wenn eine Trefferbegrenzung erwünscht ist, wird das Feld für die Anzahl zum
Eintrag freigegeben.
6:
Hier wird angezeigt ob die ausgewählte Suchdefinition eine Volltext- oder eine
Vorlagensuche ist.
Mit „Ok“ wird die Suche gestartet
#
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL:
"
20.2.2.1 Suchdefinition neu anlegen
%
Zweite Möglichkeit zum Starten einer Suche:
Im Menü "Datenbank" eine Suchart wählen (Feld- oder Volltextsuche),
Suchbegriff eingeben.
In der Volltextsuche die Option "Hypersuche mit Suchdefinition" und bei
Bedarf "rekursiv" ankreuzen.
In der Feldsuche das Hypersuche-Symbol und bei Bedarf das Hypersuche
rekursiv-Symbol aktivieren.
Die Suche mit "OK" starten.
Es wird nun nach der "Grundsuche" die definierte Hypersuche durchgeführt und
eine Ergebnisliste angezeigt.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.
BEARBEITEN UND AUSWERTEN
Kurzinfo
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Datenübergabe
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
Dokument
- 217 -
- 218 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.1
15.1.1
Ansicht
Profildaten
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Datenübergabe
Dokument
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
Die gefundenen Datensätzen werden in der Auswahlliste angezeigt.
#
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL:
"
20.2.2 ANGABEN IN DER AUSWAHLLISTE
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
Die Ansicht-Funktionen innerhalb der Auswahlliste:
A (aus Abb. oben):
1: Schaltet die unten dargestellten Buttons ein und aus
2: Macht die Auswahlliste zu einem eigenständigen Fenster
3: Schließt die Auswahlliste
1:
Mit "|<" und ">|" gelangen Sie zum Anfang bzw. an das Ende der Auswahlliste.
2:
Die maximal gezeigte Anzahl der Einträge in die Auswahlliste ist standardmäßig mit 100 vorbelegt. Diese Angabe hat keinen Einfluß auf die Anzahl
der gefundenen Datensätze, sondern nur auf die Geschwindigkeit bei der
Anzeige bzw. beim Blättern in der Liste und in den Datensätzen. Mit den
Befehlen "<" und ">" werden die jeweils nächsten 100 (bzw. die angegebene Anzahl) an gefundenen Datensätzen aktiviert. (Hinweis: Die maximale
Anzahl wird geändert im Menüpunkt "Organisation/Archiv-Parameter editieren". )
Innerhalb dieser maximalen Anzahl können Sie auch mit Bild ↑↓ , Pos1
und Ende sowie (mit der Maus) mit der Bildlaufleiste arbeiten.
Angezeigt wird der Markierte Datensatz in der Datensatz-Karteikarte unterhalb
der Auswahlliste.
- 219 -
- 220 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.1.2
Dokument
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Datenübergabe
Dokument
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
Das zum Datensatz gehörige Dokument wird grundsätzlich über den Befehl
"Dokument/Anzeigen" zur Ansicht aufgerufen.
Für diese Ansicht gilt nun die Verbindung, die beim Archivieren des Dokumentes festgelegt wurde.
Sie können aber auch temporär eine andere Verbindung für das Dokument herstellen als die archivierte.
Beispiel
Ansicht-Link ändern
Eine Datei mit Meßwerten wurde beim Archivieren mit einem einfachen 2D-Zeichenprogramm verbunden. Die Daten werden aber nun auch für ein 3D-Zeichenprogramm benötigt. Dazu wird der Datensatz aufgerufen und im Hauptmenü der Befehl
"Einstellungen/Dok.Verbindung" aufgerufen. Hier wird das 3D-Programm als AnsichtLink angewählt.
Mit "Dokument/Anzeigen" wird nun das Dokument mit dieser temporären neuen Verbindung aufgerufen.
Beachten Sie, daß das Dokument weiterhin mit dem ursprünglichen Programm
verbunden bleibt, d.h. die neu angewählte Verbindung wird nicht gespeichert.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
- 221 -
Kleinbild/Großbild:
Wenn die Maske des Archivs entsprechend eingerichtet ist, ist das Element
"Kleinbild" zu sehen.
Wenn das Element Bild in der Maske nicht vorhanden ist, kann es jederzeit nachträglich
ergänzt werden. Siehe hierzu KAPITEL 14. SUCHEN.
Um das Kleinbild sofort bei Aufruf des Datensatzes zu aktivieren, muss die Option "Ansicht/Kleinbild automatisch anzeigen" markiert sein. Wenn diese Option
nicht markiert ist, muss zunächst in den leeren Kleinbildrahmen doppelgeklickt
werden.
Das Kleinbild enthält bei Dokumenten,
• die mit der internen Ansicht archiviert sind, eine Vorschau (Preview).
• die mit einem Fremdprogramm archiviert sind, den Programm-Namen.
Wenn das Kleinbild angezeigt wird, wird mit einem Doppelklick in das KleinbildElement
• bei interner Ansicht das Großbild (eigenes Fenster),
• bei externer Ansicht das entsprechende Programm mit dem Dokument,
aufgerufen.
Hinweis
- 222 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
Die Großbild- bzw. externe Ansicht kann auch - unabhängig vom Kleinbild erfolgen
• mit dem Menüpunkt "Dokument/Anzeigen".
• mit dem Symbol bei interner Ansicht automatisch beim Aufruf des
Datensatzes mit dem Menüpunkt "Ansicht/Großbild automatisch anzeigen".
Externe Ansicht über Fremdprogramm:
Wenn der Ansicht-Link ein anderes Anwendungsprogramm ist, wird immer das
betreffende Fremdprogramm mit dem Dokument aufgerufen.
Tip
Dokumente immer schließen
Beachten Sie bitte, daß Sie diese Dokumente im Fremdprogramm immer wieder schließen, bevor Sie zu Dr.DOC zurückwechseln, um eventuelle Meldungen beim nächsten
Dokumentaufruf zu vermeiden. Das Programm selbst muss, wenn es DDE-fähig ist,
nicht beendet werden. So ersparen Sie sich den erneuten Programmstart für ein
weiteres Dokument - dieses wird dann einfach in das bereits gestartete Programm
geladen.
Tip
Bildschirmaufteilung
Es kann sinnvoll sein, verschiedene Anwendungen nebeneinander am Bildschirm anzuordnen. Wenn Sie z.B. mehrere Dokumente nacheinander einsehen wollen, die alle mit
einer Textverarbeitung verbunden sind, so ordnen Sie die Fenster von Dr.DOC und
von der Textverarbeitung neben- oder untereinander an, um die Dokumente schneller
einsehen zu können.
Interne Ansicht:
Wenn das Dokument Intern abgelegt wurde (z.B. eine Bilddatei oder eine eingescannte Vorlage), stehen für die Ansicht folgende Funktionen zur Verfügung:
Kleinbild (Preview):
Anzeige automatisch bei markiertem Menüpunkt "Ansicht/Kleinbild automatisch
anzeigen" oder mit Doppelklick in das Bild-Element.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
Mit der Scroll-Leiste kann in den Seiten
des Dokumentes geblättert werden.
2
Großbild:
Grundsätzlich kann im Menü "Ansicht" eingestellt werden,
• ob das Großbild automatisch angezeigt werden soll, sobald der Datensatz
aufgerufen wird.
• ob es automatisch im Vordergrund liegen soll (unabhängig davon kann im
Menü "Fenster" die Schichtung der Fenster bestimmt werden).
• ob Bild- und Fenstergröße gleich sein sollen (d.h., wenn das Fenster vergrößert oder verkleinert wird, wird auch das Bild entsprechend vergrößert/verkleinert).
Weitere Ansicht-Funktionen sind im Menü "Dokument" und teilweise als Symbol
zu finden:
• "Anzeigen": Stellt das Großbild dar (wenn es nicht automatisch angezeigt
wird)
• "Großbild/Vor" und "Großbild/Zurück": Blättern bei mehreren Dokumentseiten
• „Großbild/Drehen“: Die aktuelle Dokumentenseite kann um jeweils 90°
gedreht werden.
• "Großbild/Zoom": Die Dokumentseite oder auch Ausschnitte daraus können
stufenlos gezoomt werden. Geben Sie in die Abfrage die gewünschte Prozentzahl ein.
Wenn ein Ausschnitt gezoomt werden soll, müssen Sie zuvor den Ausschnitt
festlegen. Klicken Sie mit der linken Maustaste in die linke obere Ecke, halten die Taste gedrückt und ziehen Sie den Rahmen in die gewünschte
Größe. Drücken Sie dann die rechte Maustaste, um nur noch den Ausschnitt
darzustellen.
- 223 -
- 224 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.2
15.2.1
Ändern und löschen
Profildaten
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Datenübergabe
Dokument
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
Die meisten Befehle stehen sowohl in der Auswahlliste als auch in einem einzelnen zur Ansicht aufgerufenen Datensatz zur Verfügung. Innerhalb der Auswahlliste kann über Anklicken und Markieren einzelner Datensätze mit der linken Maustaste eine weitere Auswahl für die gewünschte Verarbeitung getroffen
werden.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.2.1.1
- 225 -
Arbeitsmodus
Es gibt mehrere Möglichkeiten festzulegen, inwieweit ein Benutzer Daten eines
Archivs verändern darf:
•
Eintrag im Menüpunkt "Organisation/Archiv-Parameter editieren" bei der
Option "Nach Programmstart ändern möglich":
-
-
•
Bei nicht aktivierter Option können Sie die Datensätze einsehen
und für Datenübergabe, Ausdruck etc. verwenden. Änderungen
oder das Löschen von Datensätzen können von keinem Benutzer
vorgenommen werden.
Bei aktivierter Option können die Datensätze grundsätzlich verändert oder auch gelöscht werden.
Je nach Zugangsberechtigung des Benutzers ist zusätzlich festgelegt, welche Einträge von dem Benutzer eingesehen und/oder geändert werden
dürfen.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
"
18.
BENUTZERVERWALTUNG
15.2.1.2
Ändern im einzelnen Datensatz
!
Gewünschten Datensatz aufrufen bzw. in der Auswahlliste markieren, in
der Datensatz-Karteikarte erscheint der Datensatz.
!
Text ergänzen, ändern, löschen.
Eingabeerleichterung bei Profildatenänderungen und -ergänzungen: Thesaurus verwenden
Wie in der Neueingabe können auch hier Thesaurus-Einträge übernommen werden,
wenn die Voraussetzungen dazu erfüllt sind. Wie Sie dazu im einzelnen vorgehen, entnehmen Sie KAP. 12.2 PROFILDATEN NEU ANLEGEN.
!
#
Änderungen mit "Speichern" übernehmen.
Tip
- 226 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.2.1.3
Einzelnen Datensatz löschen
!
Gewünschten Datensatz aufrufen und den Befehl "Datensatz/Löschen"
aktivieren.
!
Oder: den Datensatz in der Auswahlliste markieren und den Befehl
"Löschen" aktivieren.
.
15.2.1.4
Suchen und Ersetzen
!
Datensätze, an denen überall dieselben Änderungen vorgenommen
werden sollen, in der Auswahlliste markieren.
!
Die Funktion "Datensatz/Ersetzen" aufrufen.
1
4
2
3
5
1:
Geben Sie an, ob Sie alle Datensätze der Auswahlliste oder nur die
markierten Datensätze bearbeiten wollen.
2:
Geben Sie den Suchbegriff an. Außer der Eingabe von ganzen
Wörtern oder Wortteilen gibt es noch folgende Eingabemöglichkeiten:
*
^*
^^
#n#
3:
für beliebigen Eintrag
für Suche nach dem Sternchen *
für Suche nach ^
für Suche nach ASCII-Werten. Dabei statt n den
entsprechenden Wert angeben (z.B. #20# )
Hier geben Sie den Begriff ein, mit dem der Suchbegriff ersetzt
werden bzw. welcher an den Suchbegriff angehängt werden soll.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
- 227 -
Neben der Eingabe von ganzen Wörtern oder Wortteilen gibt es noch
folgende Eingabemöglichkeiten:
!*
^!*
#n#
4:
für Suchbegriff oder Feldinhalt löschen
für Ersetzen durch !*
für Ersetzen durch einen ASCII-Wert. Dabei statt n
den entsprechenden Wert angeben
(z.B. #20# )
Wählen Sie, ob der Suchbegriff ersetzt werden oder ob der eingetragene Ersatzbegriff angehängt werden soll.
Innerhalb einer Tabelle bewirkt "Anhängen", daß eine neue Zeile eingefügt wird.
5:
Hinweis
Klicken Sie nun auf "OK". In die betreffenden Felder, für die Sie den
Vorgang ausführen möchten, tragen Sie in der daraufhin
erscheinenden Maske ein beliebiges Zeichen (z.B. "X") ein und starten
den Vorgang dann mit "Speichern".
In einer Adressverwaltung soll der Wortteil "str." durch "straße" ersetzt werden. Dazu
werden Such- und Ersatzbegriff wie in obiger Abbildung eingetragen. Da der Vorgang
nur im Feld Straße durchgeführt werden soll, wird in der erscheinenden Eingabemaske
im Feld "Straße" ein beliebiges Zeichen eingetragen.
Beispiel
Änderung von Autofeldern unterbinden
Wenn ein Autofeld Benutzer, Datum und/oder Zeit eingerichtet ist, wird dies bei Änderungen in einer größeren Anzahl an Datensätzen natürlich auch geändert. Da dies nicht
unbedingt erwünscht ist, nehmen Sie am einfachsten im Menüpunkt
"Einstellungen/Feldauswahl für Autofelder" die jeweiligen Einträge vor der Änderung
heraus. Nach dem Änderungsvorgang tragen Sie die jeweiligen Autofelder wieder ein.
Tip
SEHEN SIE HIERZU AUCH DAS KAPITEL:
"
20.1.2 AUTOFELDER
#
- 228 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.2.1.5
!
Mehrere Datensätze löschen
Sollen mehrere Datensätze gelöscht werden (inkl. Dokument), diese in
der Auswahlliste markieren und den Befehl "Löschen" aktivieren, dann die
Option "Selektierte Datensätze löschen".
Wenn die gesamte Auswahlliste gelöscht werden soll, markieren Sie alle
Datensätze darin.
15.2.2
Dokumente
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Datenübergabe
Dokument
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
In Bezug auf Dokumente sind folgende Änderungen möglich:
•
Ändern und neu archivieren, optional mit Versionsverwaltung
•
Anmerkungen hinzufügen (Redlining)
•
Löschen
•
Dokumente nachträglich neu archivieren
•
Bestehende Dokumente erweitern
•
Dokumente sperren bzw. freigeben (Versionsverwaltung)
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.2.2.1
Dokumente ändern und neu archivieren
Grundsätzlich können einmal archivierte Dokumente aus Sicherheitsgründen
nicht im selben Datensatz, sondern nur als neuer Datensatz verändert abgespeichert werden.
Ausnahme: das Archiv ist mit Versionsverwaltung eingerichtet. Dann kann jedes
Dokument Entwurf- und Release-Zustände haben. Dieser spezielle Fall ist in
KAPITEL 13.2.2.6 beschrieben.
!
Wenn der Ansicht-Link intern ist, müssen Sie diesen zuvor auf einen anderen Ansicht-Link für ein Programm ändern, das das Bild anzeigen und
bearbeiten kann.
!
Rufen Sie das Dokument mit "Dokument/Anzeigen" auf.
!
Im Fremdprogramm können Sie nun die gewünschten Änderungen vornehmen. Speichern Sie das geänderte Dokument, und zwar unbedingt
unter dem vorgegebenen Namen dokument.erw im vorgegebenen Verzeichnis.
!
Wechseln Sie mit [Alt+Tab] zum Archiv zurück. Hier wird zunächst der
Datensatz des ursprünglichen Dokuments angezeigt und die Abfrage, ob
das geänderte Dokument neu archiviert werden soll, die Sie mit "Ja" bestätigen.
!
Es wird nun automatisch ein neuer Datensatz angelegt. Dabei wird das
Dokument mit dem selben Ansicht-Link archiviert, den das ursprüngliche
Dokument hat (wenn also beim ursprünglichen Dokument dieser Link Intern ist, dann wird auch das neue Dokument so archiviert - auch wenn es
in einem anderen Programm bearbeitet wurde).
Die Profildaten werden ebenfalls übernommen. Nehmen Sie darin noch
Änderungen vor, wenn nötig.
!
Archivieren Sie den neuen Datensatz inkl. Dokument mit "Speichern".
- 229 -
- 230 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
DMS
Programmaufruf
Fremdprogramm
Archiv
DOK1
Bearbeitung von DOK1
DOK2
DOK3
DOK1 NEU
Tip
Archivierung von
geändertem Dokument
Fehler durch Dublettenprüfung vermeiden
Wenn in den Profildaten ein Einzel- oder Dublettenschlüssel vorhanden ist, ändern Sie
die Profildaten für das neue Dokument (ohne Speichern), bevor Sie das Dokument zur
Bearbeitung aufrufen, da sonst beim Versuch, das neue Dokument zu archivieren, eine
(berechtigte) Meldung erscheint.
Wenn der Fehler doch einmal auftritt, führen Sie sofort folgende Schritte durch:
Ändern Sie die Profildaten (ohne Speichern), rufen Sie den Befehl "Datensatz/Neu" auf,
dann den Befehl "Dokument/Neu" und archivieren Sie das geänderte Dokument. Sie
finden das geänderte Dokument im lokalen Arbeitsverzeichnis mit dem Namen
„dokument“ und Namenserweiterung des Fremdprogramms, in dem es erstellt wurde.
Wenn Sie diese Namenserweiterung nicht wissen, rufen Sie im Hauptmenü (ohne die
Neueingabe zu verlassen!) den Menüpunkt "Einstellungen/Dok.Verbindung" auf. Hier
sollte hinter dem Programmnamen die entsprechende Erweiterung angegeben sein.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.2.2.2
- 231 -
Anmerkungen hinzufügen (Redlining)
Bei Dokumenten, die mit dem Ansicht-Link INTERN archiviert sind, können
nachträglich Anmerkungen hinzugefügt werden. Diese Anmerkungen
(Redlining) können
• in verschiedenen Schriftarten und Farben angelegt werden.
• bei der Dokumenten-Ansicht ein- oder ausgeblendet werden.
• für verschiedene Gruppen sichtbar gemacht werden, d.h. die Sichtbarkeit ist
für Gruppen abgrenzbar und innerhalb einer Gruppe können alle Einträge für
jeden sichtbar sein.
(Die Einstellung legen Sie im Benutzer-Manager/ Gruppenübersicht/ Recht/
Datensatz-Rechte: Redlining/ erstellen, drucken, sehen fest.)
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA BENUTZERVERWALTUNG FINDEN SIE IN DEN
KAPITELN 18.
#
Jeder Benutzer sollte eine eigene Schriftfarbe verwenden zur Abgrenzung der Einträge
verschiedener Benutzer.
Tip
W IE DIE FUNKTION REDLINING GRUNDSÄTZLICH FÜR DAS BETREFFENDE ARCHIV
AKTIVIERT WIRD, ENTNEHMEN SIE DEM KAPITEL 18.
#
$
Schalten Sie von dem Dokument, das Sie mit Anmerkungen versehen Schritt für
wollen, die Großbild-Ansicht ein.
Schritt
%
Starten Sie den Redline-Editor mit dem Menüpunkt "Dokument/RedlineEditor" oder der Tastenkombination [Strg + R] Die Menü- und die Symbolleiste ändern sich:
&
Wählen Sie Schriftart und Farbe für Ihre Anmerkung mit dem entsprechenden Symbol oder den Menüpunkten "Einstellungen/Schriftart" bzw.
"Einstellungen/Schreibfarbe".
- 232 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
'
Setzen Sie den Mauszeiger an die Stelle im Dokument, an der die Anmerkung eingetragen werden soll und klicken Sie mit der linken Maustaste.
Wenn der Cursor blinkt, können Sie den Text eingeben.
(
Für die nächste Anmerkung setzen Sie wieder den Cursor an die gewünschte Stelle.
)
Die Einträge können auch nachträglich bearbeitet werden: Klicken Sie
mit der Maus in den Text. Sobald dieser umrahmt ist, können Sie darin ändern bzw. auch die Formatierung (Schriftart, Farbe).
Zum Löschen einer Anmerkung markieren Sie sie und aktivieren den
Menüpunkt "Bearbeiten/Zeile löschen".
Sollen alle Anmerkungen gelöscht werden, aktivieren Sie den Menüpunkt
"Bearbeiten/Alle Einträge löschen".
*
Zum Speichern des Redlinings klicken Sie auf das entsprechende Symbol oder aktivieren den Menüpunkt "Redlining/Einträge speichern".
Außerdem gilt:
•
Redlining (Editieren und Ansicht) ist nur in der Großbild-Ansicht möglich. Im
Kleinbild/Preview wird vorhandenes Redlining also nicht angezeigt.
•
Es gibt nur einzeilige Einträge. Mit der Enter-Taste wird automatisch in der
nächsten Zeile ein neuer Eintrag angelegt.
•
Ein einzelner Eintrag kann mit der rechten Maustaste beliebig verschoben
werden.
•
Pro Eintrag kann ein Font und eine Farbe gewählt werden.
•
Die Fontgröße ist eine absolute Punktgröße bezogen auf das Original-Dokument, wie es im Ausdruck erscheint.
•
Jeder Benutzer kann nur seine eigenen Einträge editieren oder löschen.
•
Das Redlining kann auch beim Drucken ein- oder ausgeblendet werden, mit
dem Menüpunkt "Ansicht/Redlining anzeigen".
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.2.2.3
!
Dokumente löschen
Suchen Sie die Datensätze, deren Dokumente gelöscht werden sollen.
Aktivieren Sie in der Auswahlliste den Befehl "Löschen" und darin die Option "Dokumente löschen".
Bei Dokumenten mit interner Ansicht können darüber hinaus auch einzelne
Seiten gelöscht werden:
!
Rufen Sie das Dokument mit "Dokument/Anzeigen" auf und aktivieren Sie
die Großbild-Ansicht.
!
Die
jeweils
aktuelle
Seite
wird
"Dokument/Großbild/Löschen" gelöscht.
15.2.2.4
mit
dem
Befehl
Dokumente nachträglich neu archivieren
In Datensätzen, die bisher noch kein Dokument hatten, kann auch nachträglich
ein Dokument angehängt werden.
!
Rufen Sie den Datensatz auf, der um ein Dokument ergänzt werden soll.
!
Die weitere Vorgehensweise entspricht genau derjenigen, die im
KAP. 12.3 DOKUMENTE ARCHIVIEREN beschrieben ist.
- 233 -
- 234 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.2.2.5
Bestehende Dokumente erweitern
(bei Ansicht-Link Intern)
!
Kontrollieren Sie die Dokumenten-Quelle mit dem Menüpunkt
"Einstellungen/Dok.Quelle" im Hauptmenü. Sie können
- mit der Option "Datei" eine vorhandene Bilddatei anhängen
- mit der Option "OCR-Scanner" ein Image neu einscannen und
anhängen
- mit der Option "Fremdprogramm" eine Datei in einem (NCI-) Programm neu erstellen und anhängen.
Bestätigen Sie die Wahl mit "OK".
!
Kontrollieren Sie anschließend die Einstellungen im Menüpunkt
"Einstellungen/Dok.Verbindung".
- Als Quelle-Link kann ein beliebiges Programm aus der NCI-Rubrik
angewählt werden.
- Als Ansicht-Link wird für das Anhängen automatisch Bilddatei/Intern
genommen.
!
Wenn noch nicht geschehen: Rufen Sie den Datensatz auf, in dem das
Dokument erweitert werden soll.
!
Aktivieren Sie den Befehl "Dokument/Bild anhängen". Je nachdem, welche Dok.Quelle aktiviert ist, kann eine Datei ausgewählt oder erstellt oder
eine Vorlage eingescannt werden.
Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten für die neue Dokument-Seite sind
dieselben wie bei der Neueingabe.
!
Wenn Sie ein weiteres Bild anhängen wollen, aktivieren Sie wieder den
Befehl "Bild anhängen" (Sie müssen also nicht dazwischen speichern).
Zum Schluß nehmen Sie die Änderung mit "Datensatz/Speichern" auf.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.2.2.6
Dokumente verschieben: Dokumenten-Ablage
Mit dieser Funktion können Sie Datensätze bzw. Dokumente von einem
Quellarchiv in ein Zielarchiv verschieben. Diese Funktion steht ausschließlich für
C/S-Archive zur Verfügung.
Die Berechtigungen für die Funktion „Dokumenten-Ablage“ können in der
Dr.DOC-Benutzerverwaltung über das Archivrecht „Dokumenten-Ablage
definieren“ (Empfehlung: Nur für Administratoren erlauben) und das
Datensatzrecht: „Dokumenten-Ablage zuweisen“ gesteuert werden.
Definieren Sie zunächst in dem Quellarchiv über
„Einstellungen/Dokumenten-Ablage..“ folgende Parameter:
den
Menüpunkt
Erläuterungen:
•
Ziel-Bezeichner: Legen Sie hier einen Bezeichner für die „DokumentenAblage“-Definition fest. Dieser Bezeichner wird beim Zuweisen der
„Dokumenten-Ablage“ für den Benutzer zur Auswahl angezeigt.
•
Ziel-Archiv: Weisen Sie hier über die Schaltfläche „Wählen“ das
gewünschte Zielarchiv zu.
•
Exportdefinition: Ordnen Sie hier die gewünschte Exportdefinition für die
Dokument-Profildaten zu. In der Exportdefinition (Vom User „PUBLIC“ im
Quellarchiv vorzunehmen!) müssen die jeweiligen Feldnamen des
Zielarchivs eingetragen sein.
- 235 -
- 236 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
Um Datensätze bzw. Dokumente zu verschieben, müssen Sie zunächst die
betreffenden Datensätze suchen. Den Dialog „Dokumenten-Ablage zuweisen“
können Sie über folgende Varianten aufrufen:
•
Kontextmenü (Klick
Datensatzmaske)
•
Menüpunkt „Datensatz/Dokumenten-Ablage zuweisen“
mit
rechter
Maustaste
auf
Auswahlliste
oder
Wählen Sie in dem Dialog „Dokumenten-Ablage zuweisen“ in der Rubrik
„Auswahl“ aus, ob Sie für „Alle“ oder nur „markierte Datensätze“ die
„Dokumenten-Ablage“ zuweisen möchten. Selektieren Sie dann den „ZielBezeichner“ und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“. Daraufhin werden die
ausgewählten Datensätze in das Zielarchiv verschoben und im Quellarchiv
gelöscht.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.2.2.7
- 237 -
Dokumentversionen verwalten (Entwurf und
Releases)
Die Dr.DOC-Versionsverwaltung ermöglicht die Verwaltung von unterschiedlichen Dokumentversionen. Voraussetzung ist die Einrichtung der Versionsverwaltung beim Neuanlegen des Archivs.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
"
17.
VERSIONSVERWALTUNG
Ein Dokument kann verschiedene Zustände annehmen:
Entwurf
frei
Release
gesperrt
Eine Entwurfsversion kann in eine Releaseversion umgewandelt werden, aber
nicht umgekehrt (d.h. eine Release kann nicht wieder in den Entwurfsstatus
zurückgesetzt werden).
Die grundsätzliche Konfiguration erfolgt über den Menüpunkt "Einstellungen/
Versionsverwaltung":
#
- 238 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
Des weiteren ist zu beachten:
• Grundsätzlich wird pro Dokument nur ein freies Release erlaubt. Die Änderung eines Releases führt immer zu einer neuen Version (d.i. auch: ein neuer
Datensatz).
• Zur Option "Neue Dokumente haben standardmäßig Release-Status": Ist die
Option deaktiviert, bedeutet dies: neue Dokumente haben "Entwurfs-Status".
Eine Änderung eines Entwurfs führt zu keiner neuen Version (es bleibt also
bei einem Datensatz!).
Beispiel
Ein nach Datenübergabe automatisch archivierter Brief ist nur Entwurf und wird erst
nach Überarbeitung versandt. Mit Entwurf-Status kann dieses Dokument nachträglich
editiert und korrigiert werden, bis die versandfertige Fassung vorliegt und als gesperrtes
Release archiviert werden kann. Hätte das Dokument von vornherein Release-Status,
würde bei jeder Änderung ein neuer Datensatz mit der jeweiligen Version angelegt.
#
DIE ZUR VERSIONSVERWALTUNG BENÖTIGTEN FELDER WERDEN BEIM NEUERSTELLEN
DES ARCHIVS IN DER MASKE ANGELEGT. GENAUERE INFORMATIONEN HIERZU
ENTNEHMEN SIE DEM ENTSPRECHENDEN KAPITEL 16. ARCHIV EINRICHTEN.
#
GENAUE INFORMATIONEN ZU SPERRUNG UND FREISCHALTUNG ENTHÄLT DER
SUPERVISOR-TEIL IM KAPITEL 19. ZUGRIFFSRECHTE UND ZUGRIFFSKONTROLLE.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.3
Drucken
Grundsätzlich werden zunächst die Daten gesucht, dann der gewünschte
Druckvorgang ausgewählt und die verschiedenen Optionen bestimmt.
15.3.1
Drucker einrichten
Im Menüpunkt "Einstellungen/Druckereinrichtung" wird der aktuelle Drucker
angezeigt. Es können hier:
•
ein Drucker gewählt werden.
•
verschiedene Druckoptionen gewählt werden (Hoch-/Querformat, Papierformat/-zufuhr).
•
verschiedene Druckereinstellungen (über "Einstellungen") vorgenommen
werden (je nach Drucker und Treiber unterschiedlich).
- 239 -
- 240 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.3.2
Profildaten drucken
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Datenübergabe
Dokument
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
Profildaten können gedruckt werden
• als Spaltendruck und
• als Karteikartendruck.
Es ist auch der Ausdruck mit Datenübergabe an ein Fremdprogramm möglich.
Dies ist im nachfolgenden Kapitel beschrieben.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
$
Suche:
! Suchen Sie die gewünschten Daten.
%
Optionen festlegen:
! Eine weitere Auswahl treffen
Aktivieren Sie dann den Befehl "Drucken". Wenn ein einzelner Datensatz
zur Bearbeitung aufgerufen ist, aktivieren Sie den Befehl
"Datensatz/Drucken". In jedem Fall erhalten Sie dieselbe Druckabfrage, in
der Sie zwischen Spalten- und Karteikartendruck wählen können. Bei
beiden Ausdrucks-Formaten sind die restlichen Abfragen des DruckDialogs identisch:
1
2
3
4
Wählen Sie:
1:
"Alle Datensätze" für den Ausdruck aller ausgewählten Datensätze.
2:
„Aktuellen Datensatz" bzw. "Markierte Datensätze" für den Ausdruck der in der
Auswahlliste markierten bzw. des auf dem Bildschirm angezeigten Datensatzes.
3:
„Drucker" zur direkten Ausgabe an den angeschlossenen Drucker (Es wird der
Drucker verwendet, der in Windows als aktueller Drucker gekennzeichnet ist.
Änderungen an den Druckereinstellungen nehmen Sie über Windows vor.).
4:
"Datei" zur Ausgabe in eine Datei, die dann z.B. über ein Textverarbeitungssystem
weiter bearbeitet werden kann. Geben Sie in der folgenden Abfrage Laufwerk,
Verzeichnis und Name der gewünschten Datei ein.
- 241 -
Schritt für
Schritt
- 242 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
&a.
Spaltendruck:
Der Spaltendruck ermöglicht einen Ausdruck in Spalten mit frei ausgewählten
Feldern, z.B.:
DATENVERZEICHNIS Dr.DOC
Stand: 10.12.1996
Kundenverwaltung
=======================================
Auswahl: A*<->H*
=======================================
Name
Umsatz
Kunde seit
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Auer
Berger
Ehrensberger
Huber
ENDE
!
35641.00
4561.00
16548.00
15674.00
01.05.1986
05.06.1985
23.10.1990
04.08.1984
Felder für den Spaltendruck festlegen:
Welche Felder auf einem Ausdruck der Profildaten in Spalten erscheinen
sollen, legen Sie im Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für
Spaltendruck" im Hauptmenü fest.
Geben Sie in der Feldauswahl in die betreffenden Felder die Reihenfolge
der zu druckenden Felder und nach einem Leerzeichen die Anzahl der
Zeichen, die gedruckt werden soll.
Achten Sie darauf, daß die Zeichenanzahl auf 253 begrenzt ist, wobei
Dr.DOC für jedes ausgewählte Feld automatisch ein Zeichen dazuzählt,
um die Spalten voneinander abzusetzen. Bestätigen Sie die Eingabe mit
"OK".
#
EIN BEISPIEL FINDEN SIE IM KAPITEL:
"
20.2.5 AUSWAHL FÜR SPALTENDRUCK
!
In der Druckabfrage die Optionen speziell für den Spaltendruck bestimmen:
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
- 243 -
Markieren Sie die Option "Spaltendruck".
Wählen Sie als zusätzliche Option "Spaltendruck mit Überschrift", wenn Sie dies
wünschen (wie im obigen Beispiel). Dabei wird die Überschrift genommen, die
im Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Spaltenüberschrift" eingetragen
ist.
Wählen Sie als zusätzliche Option "Spaltendruck mit Zeilenumbruch", wenn die
gewählte Spaltenbreite möglicherweise schmäler ist als die Textlänge und ein
automatischer Zeilenumbruch innerhalb der Spalte erfolgen soll.
!
Falls noch nicht geschehen: Die restlichen Optionen in der Druckabfrage
festlegen wie oben beschrieben.
!
Den Druckvorgang starten mit "OK".
Der Drucker druckt nichts?
Kontrollieren Sie, ob in der Feldauswahl für Spaltendruck wirklich ein Eintrag vorhanden
ist! Wenn diese Feldauswahl leer ist, dann kann Dr.DOC nichts drucken.
&b.
Feldinhalt drucken
Gedruckt wird der Inhalt des Feldes, in dem der Cursor steht. Über
“Datensatz/Drucken“ (bzw. das Drucker-Icon) wird der Feldinhalt gedruckt
wie er im Datensatz abgespeichert ist, das heißt, bei Neueingabe der
zuletzt gespeicherte Datensatz. Über “Bearbeiten/Feldinhalt drucken“
(bzw. rechte Maustaste) wird gedruckt, was momentan im Feld ist.
Tip
- 244 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
&c.
Karteikartendruck:
Der Karteikartendruck dient zum Ausdruck der Eingabemaske mit dem
Profildaten, wie es auf dem Bildschirm erscheint.
Rufen Sie im Datensatz bzw. in der Auswahlliste nach einer Suche den Befehl
"Drucken" bzw. "Datensatz/Drucken" auf.
!
!
Beispiel
Hinweis
Markieren Sie die Option "Karteikartendruck".
Wählen Sie, ob alle Karteikarten, nur die aktuelle oder bestimmte gedruckt werden sollen. Wenn ausgewählte Karteikarten gedruckt werden
sollen, geben Sie die Karteikarten-Seiten-Nummern ein: einzelne Seiten
durch Semikola und Bereiche mit Bindestrich.
Wollen Sie die 1., 4., 5., 6. und 8. Seite drucken, geben Sie ein: 1;4-6;8
!
Falls noch nicht geschehen: Die restlichen Optionen in der Druckabfrage
festlegen wie oben beschrieben.
!
Den Druckvorgang starten mit "OK".
Der Ausdruck der Profildaten über die Datenübergabe an ein anderes Anwendungsprogramm ist im nachfolgenden Kapitel 15.4 gesondert beschrieben, da es Profildaten
und Dokumente gleichermaßen betrifft.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.3.3
Dokumente drucken
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Datenübergabe
Dokument
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
Dokumente können je nach Verbindung ausgedruckt werden
•
über die interne Verbindung und
•
über ein Fremdprogramm.
Außerdem ist auch der Ausdruck mit der Datenübergabe an ein Fremdprogramm möglich, wie im nachfolgenden Kapitel beschrieben ist.
$
!
Suche und Dokument-Aufruf:
Suchen Sie zunächst die gewünschten Datensätze. Rufen Sie dann einen
Datensatz zur Ansicht auf, da in einer Auswahlliste der Dokument-Druck
nicht möglich ist.
Rufen Sie das Dokument im Großbild mit "Dokument/Anzeigen" auf.
Optional können Sie auf gescannten Bildern einen Druckstempel
ausdrucken. Der Druckstempel kann folgende Angaben enthalten:
Ausführender Benutzer, Druck-Datum, -Uhrzeit, Dokument-ID und
Versionsnummer der Versionsverwaltung.
- 245 -
- 246 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
%a.
!
Ausdruck Intern:
Aktivieren Sie den Befehl "Dokument/Großbild/Drucken".
Der aktuelle Drucker wird angezeigt. Die Druckerwahl und -einrichtung
ändern Sie bei Bedarf mit dem Menüpunkt "Einstellungen/
Druckereinrichtung".
Wählen Sie, was gedruckt werden soll: das aktuelle Bild, alle Bilder
(Seiten) oder ausgewählte Seiten. Im letzten Fall geben Sie die gewünschten Seiten-Nummern getrennt durch Semikolons an.
!
Eventuell vorhandene Redlining-Einträge können mitgedruckt werden,
wenn der Menüpunkt "Ansicht/Redlining anzeigen" aktiviert ist.
!
Starten Sie den Druckvorgang mit "OK".
%b.
Ausdruck über Fremdprogramm:
Dies betrifft alle Dokumente, die mit einem anderen Ansicht-Link als
"Bilddatei/Intern" archiviert sind. Bei diesen Dokumenten wird das
jeweilige Fremdprogramm zur Dokument-Ansicht gestartet.
Zum Drucken stehen Ihnen dann die Möglichkeiten dieses Programms zur Verfügung.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.4
- 247 -
Datenübergabe
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Datenübergabe
Dokument
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
Als Datenübergabe wird das Einspielen von Daten (Profildaten und/oder
Dokument) aus Dr.DOC in ein Formular oder eine Vorlage eines anderen
Programms verstanden.
Mit eigenem Layout drucken
Verwenden Sie die Datenübergabe-Funktion, wenn Sie z.B. einen mit Rahmen, verschiedenen Schriften etc. gestalteten Ausdruck von Profildaten und/oder Dokumenten
benötigen.
Zur Benutzung der Datenübergabe-Funktion sind einige Vorarbeiten nötig: Im
Archiv muss angegeben werden, aus welchen Feldern Profildaten übernommen
werden sollen und im Fremdprogramm, an das die Daten übergeben werden,
muss eine Vorlage zum Einspielen der Daten vorhanden sein.
Diese grundsätzlichen Arbeiten, die in der Regel vom Systembetreuer nur einmal durchzuführen sind, sind im TEIL 4, KAPITEL 20.3 DATENÜBERGABE AN
FREMDPROGRAMM VORBEREITEN detailliert beschrieben.
Diese Datenübergabe ist grundsätzlich möglich an alle Programme, die eine
Makrosprache haben, wie z.B. Textverarbeitungen. Standardmäßig enthält
Dr.DOC ein Makro für Winword (Word). Auf diese Verbindung beziehen sich
auch verschiedene Beispiele.
Tip
- 248 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
Kurzinfo
Datenübergabe
alle Datensätze
markierte Datensätze
aktueller Datensatz
evtl: Dokumentseite(n)
angeben
Formular wählen (Dateiwahl)
Daten werden automatisch in Formular eingespielt
Seriendatei bearbeiten (Text schreiben, Drucken ...)
Seriendatei unter dem vorgegebenem Namen speichern
In das Archiv wechseln
Automatische Archivierung
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
$
!
%
!
Suche:
Suchen Sie die gewünschten Daten.
Optionen festlegen:
Wenn Sie eine Auswahlliste erhalten, können Sie darin durch Markieren
eine weitere Auswahl treffen. Aktivieren Sie dann den Befehl
"Datenübergabe" oder klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste.
Wenn ein einzelner Datensatz zur Bearbeitung aufgerufen ist, aktivieren
Sie den Befehl "Datensatz/Datenübergabe".
1
2
3
4
1: Wählen Sie "aktuellen Datensatz" bzw. "markierte Datensätze" (erscheint, wenn Sie in der
Auswahlliste mehrere Datensätze zur Übergabe markiert haben). Für das Einspielen
feststehender Daten eines einzigen Datensatzes in eine Vorlage (z.B. Überweisungsträger oder
Einzelbrief). Dr.DOC spielt die von Ihnen festgelegten Profildaten in das Formular ein, das Sie
dann mit beliebigen Eintragungen erweitern und bearbeiten können.
2: Wählen Sie "alle Datensätze" für das Einspielen aller Datensätze der Auswahlliste in eine
Seriendatei.
3: Das Einspielen einer Seite aus dem zum Datensatz gehörenden Dokument ist nur möglich bei
Bild-Dokumenten, die mit dem Dokument-Link Intern archiviert sind. Bitte beachten Sie, daß für
die Datenübergabe von Dokumentseiten
-
genügend Speicherplatz vorhanden ist
-
die Vorlage einen entsprechenden Vermerk enthalten muss, an welcher Stelle das
Dokument eingefügt werden soll. Beachten Sie dazu den Hinweis im
Kapitel 20.3 DATENÜBERGABE AN FREMDPROGRAMM VORBEREITEN im Teil 4.
4: Wenn ein Dokument übergeben wird, geben Sie bitte auch an, wie groß der in der Vorlage
dafür vorgesehene Platz ist, damit das Bild optimal eingepaßt werden kann.
- 249 -
Schritt für
Schritt
- 250 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
!
Bestätigen Sie Ihre Wahl mit "OK".
&
Formular wählen:
Wählen Sie nun den Namen der Vorlagen-Datei. Mit "OK" wird das Einspielen der Daten in das Fremdprogramm gestartet.
!
Hinweis
Bei der Verbindung mit dem Textverarbeitungssystem Word erscheint möglicherweise
die Abfrage "Datei umwandeln von". Hier muss die Option "MS-DOS Text" gewählt
werden.
Sie haben nun die Möglichkeit, den Text mit Hilfe Ihres Textverarbeitungssystems eventuell weiter zu bearbeiten (z.B. individuellen Brieftext einfügen),
auszudrucken und natürlich auch abzuspeichern. Ihre Texte werden in Word
zunächst als archiv.doc abgelegt.
'
Optional: automatische Archivierung nach Datenübergabe:
Die Archivierung der Datei mit den eingespielten Daten kann automatisiert werden. Wenn das Archiv entsprechend eingerichtet ist, wird nach Beenden der
Datenübergabe automatisch ein weiteres Archiv aufgerufen.
!
Um die automatische Archivierung zu ermöglichen, muss die Datei mit
den eingespielten Daten unbedingt unter dem vorgegebenen Namen
archiv.erw (.erw = z.B. .doc für Word) im vorgegebenen
Verzeichnis gespeichert werden. Am einfachsten ist es, wenn Sie nach
Beenden der Arbeit an dieser Datei, diese schließen (in Word der
Menüpunkt "Datei/Schließen") und die Abfrage, ob gespeichert werden
soll, mit "Ja" beantworten.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
!
Das Fremdprogramm selbst muss nicht beendet werden. Wechseln Sie
mit [Alt+Tab] direkt zurück zu Dr.DOC.
!
Den Datenübergabe-Dialog im Archiv beenden Sie mit "Abbrechen". Es
wird nun automatisch das Archiv zur Datenübernahme aufgerufen.
Geben Sie hier gegebenenfalls Profildaten ein. Zur Archivierung aktivieren Sie den Befehl "Speichern".
!
Das Archiv zur Datenübernahme wird wieder automatisch beendet. Sie
befinden sich nun wieder im ursprünglichen Archiv.
Ab Word 95 und neuer erfolgt die Archivierung eines mit Datenübergabe erstellten
Dokuments über „Dr.DOC Archivierung“ in der Menüzeile von Winword (Word).
INFORMATIONEN ZUM THEMA AUTOMATISCHE ARCHIVIERUNG ENTHÄLT DAS KAPITEL:
"
16.
ARCHIV EINRICHTEN
Brief erstellen und in Schriftgutverwaltung archivieren
Adreßverwaltung
Adresse
Textverarbeitung
Briefkopf
Schriftgutverwaltung
Dokument
Brief
An die Firmen XYZ und ABC soll ein (Serien-)Brief geschrieben und sofort archiviert
werden.
• Der Arbeitsvorgang beginnt in der Adressverwaltung: Sie suchen z.B. mit der
Volltextsuche nach XYZ.
• In der Auswahlliste mit dem gefundenen Datensatz aktivieren Sie den Befehl
"Datenübergabe".
• Als Formular wählen Sie die Briefvorlage in der Textverarbeitung, die z.B.
anfrage.doc heißt.
• Die zwei Adressen werden nun automatisch eingespielt. Sie ergänzen eventuell
noch den Brieftext. Dann drucken Sie den Brief zum Versand aus.
- 251 -
Hinweis
#
Beispiel
- 252 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
• Nun schließen und speichern Sie die Datei und wechseln zurück zum Archiv. Hier
wird nun automatisch eine Schriftgutverwaltung gestartet.
• In die Schriftgutverwaltung tragen Sie noch ein paar Profildaten ein (z.B. das Thema
des Briefes, ein Wiedervorlagedatum oder ähnliches). Sie müssen nicht eine
"Schlagwortliste" mit dem Briefinhalt eintragen, da Sie später ja mit der Volltextsuche
direkt nach dem archivierten Brief durchsuchen können.
Sie archivieren das neue Dokument.
Die Schriftgutverwaltung wird automatisch beendet und Sie befinden sich wieder in
der Adressverwaltung.
Beispiel
Karteikarte erstellen aus einer Inventarisierung
Aus einer Inventarisierung heraus soll eine Karteikarte mit den wesentlichen Daten und
einem Bild des Gegenstandes z.B. als "Packzettel" für den Leihverkehr erstellt werden.
• In der Inventarisierung suchen Sie den Gegenstand, z.B. mit der Inventarnummer.
• Im Datensatz rufen Sie "Datenübergabe" auf. Darin bestimmen Sie:
Hier geben Sie an , daß
die erste Dokumentseite
übergeben werden soll.
Hier geben Sie an, in
welcher Größe das Bild
auf der Karteikarte
eingepaßt werden soll.
• Als Formular wählen Sie die Karteikarten-Vorlage in der Textverarbeitung.
• Die Daten werden nun automatisch in die Vorlage eingespielt.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.5
- 253 -
Daten an Email-Programm weitergeben
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Datenübergabe
Dokument
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
Profildaten, Dokumente oder Verweise auf solche können zum versenden an
ein Email-Programm weitergegeben und mit diesem versandt werden.
Anforderungen an Email-Programm: Das Programm muss MAPI-Fähig sein.
$
!
%
!
!
Suche:
Suchen Sie die gewünschten Daten.
Optionen festlegen:
Gehen Sie in der Menüleiste auf „Einstellungen/Feldauswahl für/ASCIIExport“ und bestimmen Sie die Felder, deren Inhalt in die Email
übertragen werden soll.
Wenn Sie eine Auswahlliste erhalten, können Sie darin durch Markieren
eine weitere Auswahl treffen. Aktivieren Sie dann den Befehl
„Datensatz/Email" oder klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste.
Hinweis
Schritt für
Schritt
- 254 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
1:
Die Profildaten der selektierten Datensätze werden versandt.
2:
Die Dokumente werden versandt.
3:
Verweise auf die selektierten Datensätze werden versandt (bei mehreren
Datensätzen wird für jeden einzelnen Datensatz EIN Verweis erzeugt und
versandt).
Voraussetzung hierfür ist dass der Empfänger:
4-6:
7:
-
mit Dr.DOC ab Version 6.0 arbeitet.
-
Zugang zum gleichen Archivserver hat.
-
In der gleichen Benutzerverwaltung angemeldet ist.
Nur für Dr.DOC-Workflow-Modul: Mailadresse des Empfängers, Betreff
und Email-Text eintragen.
Markieren bei normaler Mail-Nachricht.
8+9:
Hier kann eine Aufgabe/Termin versandt werden. Voraussetzung hierfür ist,
daß Sender und Empfänger mit Outlook arbeiten. Falls der Empfänger nicht
mit Outlook arbeitet, erhält dieser eine normale Email.
10:
Nur für Dr.DOC-Workflow-Modul: Hier ist als Empfänger ein WorkflowUser der aktuellen Benutzerverwaltung wählbar.
Mit "OK" startet die Übergabe der Daten. Tragen Sie zum Versenden der Email
in Ihrem Email-Programm den Empfänger, Betreff und ggf. Email-Text ein.
Die Daten werden im lokalen Arbeitsverzeichnis in einem Unterordner „Email“
als *.dat (Profildaten), *.tif (Dokument) bzw. *.arx (Verweis) abgelegt.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.6
Daten exportieren
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Dokument
Datenübergabe
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
Sie haben grundsätzlich folgende Möglichkeiten zum Exportieren von Daten:
Profildaten
ASCII/ANSI
Dbase
Dokument
anderes
Archiv
Datei im
betreffenden Format
Im folgenden beschrieben ist nur der Export von Dokumenten als Datei. Der
Export von Profildaten ohne bzw. mit Dokument ist ausführlich im Systembetreuer-Teil im KAPITEL 23.3 erläutert.
- 255 -
- 256 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.6.1
Export von Dokumenten als Datei
Schritt für
Archivierte Dokumente können jederzeit in eine Datei exportiert werden. Die archivierten
Schritt
Dokumente selbst bleiben davon unberührt.
$
Rufen Sie den Datensatz auf, der das zu exportierende Dokument enthält.
%
Bei Dokumenten, die mit interner Ansicht archiviert sind gibt es zwei
Möglichkeiten diese zu exportieren:
• Dokument seitenweise exportieren (also: eine Seite = eine Datei).
Rufen Sie mit "Dokument/Anzeigen" das Dokument auf und blättern
Sie zu der Seite, die exportiert werden soll; aktivieren Sie den Befehl
"Dokument/Großbild exportieren", kontrollieren Sie das Verzeichnis, in
dem die Datei angelegt werden soll und geben Sie den Dateinamen
an. Starten Sie den Export mit "OK".
• Dokument in Multipage-TIFF-File exportieren (alle Seiten = eine Datei)
Rufen Sie mit „Dokument/Anzeigen“ das Dokument auf; aktivieren Sie den
Befehl „Dokument/Exportieren“; kontrollieren Sie das Verzeichnis, in dem die
Datei angelegt werden soll und geben Sie den Dateinamen an. Starten Sie den
Export mit "OK".
&
Bei Dokumenten, die mit einem Fremdprogramm zur Ansicht verbunden
sind aktivieren Sie den Befehl "Dokument/Exportieren". Kontrollieren Sie
das Verzeichnis, in dem die Datei abgelegt werden soll und geben Sie den
Dateinamen an. Starten Sie den Export mit "OK".
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.7
- 257 -
Statistik
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Datenübergabe
Dokument
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
Der Befehl "Statistik" bietet Ihnen die Möglichkeit, in kürzester Zeit in von Ihnen
ausgewählten
Datensätzen
mit
bestimmten
Einträgen
statistische
Berechnungen durchzuführen. Dabei wird die im Menüpunkt "Einstellungen/
Formeln für Statistik" festgelegte Berechnungsart durchgeführt.
Diese Auswertungen sind nicht zu verwechseln mit den Rechenfelddefinitionen!
$
Formeln festlegen:
Geben Sie in "Einstellungen/Formeln für Statistik" die Formeln in das Formular
ein (z.B.):
Summe=a+b
Geben Sie dabei statt der Parameter a und b den Feldnamen des betreffenden
Feldes ein, aus dem berechnet werden soll.
Gültig sind als Operationszeichen = , + , - , / , *
Nicht gültig sind : und x
Achten Sie darauf, daß innerhalb der Formeln keine Leerzeichen stehen.
Schritt für
Schritt
- 258 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
Beispiel
Hier werden zunächst alle Einträge im Feld "Gewinn95" in den ausgewählten
Datensätzen addiert als Summe1, dann alle Einträge im Feld "Gewinn96". Als
"Gesamt" wird die Summe1 "Gewinn95" addiert mit der Summe2 "Gewinn96".
%
!
Berechnungen durchführen:
Suchen Sie zunächst die Datensätze, mit denen Berechnungen durchgeführt werden sollen. Sie erhalten eine Auswahlliste, in der der Befehl
“Statistik“ aktiviert werden kann und mit dem die Berechnung ausgeführt
wird. Die Berechnung wird immer in der gesamten Auswahlliste
unabhängig von Markierungen durchgeführt.
!
Als Ergebnis erscheint eine Tabelle, z.B.:
!
Die angezeigte Liste können Sie sich mit dem Befehl "Drucken" auch ausdrucken lassen.
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
15.8
- 259 -
Zusatz-Informationen aufrufen
Ansicht
Ändern + Löschen
Drucken
Profildaten
Datenübergabe
Dokument
Email
Exportieren
Statistik
Zusatzinformationen
Sie haben die Möglichkeit, zu einem bestimmten Datensatz Zusatz-Informationen aus einem anderen Archiv aufzurufen.
Wie Sie die Grundlagen für diese relationale Verknüpfung von Archiven schaffen, entnehmen Sie dem entsprechenden Kapitel 20 ARCHIVE RELATIONAL
VERBINDEN.
Rufen Sie einen Datensatz auf. Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche "i"
in der rechten Eckes des Feldes:
Oder: Bewegen Sie den Cursor in das Feld, für das die Verknüpfung angegeben
ist. Wählen Sie den Menübefehl "Bearbeiten/Zusatz-Info aufrufen".
Das verknüpfte Archiv wird mit den gewünschten Daten aufgerufen.
Werden Zusatz-Infos in einer Tabellen-Spalte aufgerufen, werden die Infos zu dem
Eintrag in der Tabellen-Zeile gesucht, in der der Cursor steht.
Hinweis
Wenn in dem verknüpften Archiv noch kein entsprechender Datensatz vorhanden ist,
haben Sie jetzt die Möglichkeit, diesen neu anzulegen. Dazu wird in das
Verbindungsfeld der Eintrag des Ausgangs-Archivs gleich automatisch übernommen.
Eine Projektverwaltung enthält unter anderem ein Feld mit Bearbeiter-Namen sowie ein
Feld für betroffene Vorschriften und Gesetze. Für diese Felder sind verschiedene
Verknüpfungen eingerichtet:
Beispiel
- 260 -
Teil 3: 15. Bearbeiten und Auswerten
Bearbeiter-Name ,
Gesetzes-Kurztitel ,
Adress-Verwaltung
Gesetzverwaltung
Z.B. können diese Verknüpfungen wie folgt verwendet werden:
Der Bearbeiter Herr Kunert muss angerufen werden. Die Telefon-Nummer steht aber
nur in der Adress-Verwaltung. Also wird der Cursor in das Feld Bearbeiter gesetzt und
mit dem Befehl "Zusatz-Info" die Adress-Verwaltung mit dem betreffenden
Adresseintrag aufgerufen.
Wenn nun auch noch ein Brief an Herrn Kunert geschrieben werden muss, kann in der
Adress-Verwaltung die Datenübergabe gestartet werden an eine Textverarbeitung
("Datensatz/Datenübergabe"). Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, ist wieder die
Projektverwaltung aktiv.
Oder: Zu dem Gesetz-Kurztitel WHG werden genauere Informationen benötigt. Dazu
wird der Cursor in das Feld Gesetz gesetzt und hier die "Zusatz-Info" gestartet. Jetzt
wird die Gesetzverwaltung mit dem entsprechenden Datensatz aufgerufen.
- 261 -
TEIL 4
ADMINISTRATION
Grundsätzliche Hinweise für den C/S Systembetreuer
Archiv Einrichten und Organisieren
Versionsverwaltung
Benutzerverwaltung
Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
Einstellungen
Thesaurus erstellen
Archive relational verbinden
Datenaustausch
Dr.DOC-Datenbank-Replikationen
Pfadangaben ändern
Umwandlung von Archiven
Archiv reorganisieren
Archiv sichern
Weitere Tools
Dr.DOC deinstallieren
- 262 -
Teil 4: Vorbemerkung
VORBEMERKUNG

Es wird empfohlen, für den Einsatz von Dr.DOC einen Systembetreuer zu
bestimmen, der sich mit dem Einrichten und der grundlegenden Organisation
der Archive befasst. Diese Empfehlung gilt sowohl für den Einzelplatzbetrieb,
wenn hier mehrere Benutzer an dem einen Arbeitsplatz arbeiten sowie
insbesondere für Standardnetz- und Client/Server-Netz-Einsatz.
Dieser Teil 4 enthält Informationen über Funktionen für den Systembetreuer

und Supervisor, die nicht bei der täglichen Arbeit mit Dr.DOC benötigt
werden.
Sie erfahren, wie Sie
•
ein Archiv einrichten und organisieren
•
die Benutzerregistrierung vornehmen
•
eine Benutzerverwaltung einrichten und organisieren
•
einen Thesaurus erstellen
•
Archive miteinander relational verknüpfen (Zusatz-Info)
•
eine applikationsspezifische Hilfe einrichten und pflegen
•
Daten importieren und exportieren
•
den Datenbestand sichern
Teil 4: Grundsätzliche Hinweise für den C/S Systembetreuer
GRUNDSÄTZLICHE HINWEISE FÜR DEN
C/S-SYSTEMBETREUER
Wenn Sie mit einem Client/Server-System arbeiten, beachten Sie bitte
unbedingt die jeweiligen Hinweise, wenn Arbeitsschritte bei C/S etwas anders
ablaufen sowie die zusätzlichen speziellen Tips!
•
Bei
C/S-Betrieb
ist
es
nötig,
zusätzlich
das
Server-Programm
docserv.exe am Archiv-Server ablaufen zu lassen. Dieses Programm
stellt die Kommunikation zu den einzelnen Clients her (unabhängig vom
Netzwerkprotokoll).
•
Bei Pausieren oder Beenden des Server-Programms werden sämtliche zu
diesem Zeitpunkt in Bearbeitung befindlichen Arbeitsaufträge von Clients
angehalten (nicht abgebrochen). Bei Neustart bzw. Aufheben der Pause
des Server-Programms wird die Bearbeitung fortgesetzt.
•
Manche Einstellungen und Funktionen können nur am Archiv-Server
vorgenommen bzw. ausgeführt werden (siehe die entsprechenden
Hinweise).
•
Wenn der Systembetreuer am Server in einem Archiv Änderungen
vornimmt, sollte grundsätzlich an keinem Client mit diesem Archiv
gearbeitet werden!
•
Bei manchen Einstellungen werden Sie beim Abspeichern darauf
hingewiesen, dass die Client-Parameter noch aufgerufen werden müssen.
Dies ist nötig, um sicherzustellen, dass die Änderungen an den Clients
verfügbar sein werden. Rufen Sie in diesem Fall nur den Menüpunkt
"Organisation/Archiv-Parameter editieren..." auf und darin den Befehl
"Clientparameter editieren". Nehmen Sie hier keine Änderungen vor,
sondern bestätigen Sie nur mit "OK".
- 263 -
- 264 -
Teil 4: Archiv einrichten und organisieren
ARCHIV EINRICHTEN UND ORGANISIEREN
Vorüberlegungen
Bevor Sie ein Archiv neu einrichten, sollten Sie sich die folgenden Fragen
stellen und Stichpunkte auf Papier kurz festhalten. Diese Vorüberlegungen
tragen sehr dazu bei, die eigentlichen Arbeiten schnell erledigen zu können.
!
Sammeln:
Welche Daten sollen archiviert werden? Handelt es sich bei den zu
archivierenden Dokumenten um Bilder, Dateien...?
!
Sichten:
Sollen alle Daten in einem Archiv abgelegt werden oder ist es
sinnvoller/übersichtlicher, bestimmte Einträge in einem eigenen Archiv
abzulegen, das relational verbunden wird? Beispiel: Bei einer
Gemäldesammlung werden die Künstler-Biographien extra in einem
eigenen Archiv abgelegt und nicht bei jedem Gemälde. Oder: In einem
Rechnungsausgangsarchiv werden die gesamten Adressdaten der
Empfänger nicht bei jeder Rechnung, sondern einmalig in einem
Adressarchiv gespeichert.
!
Ordnen:
Reihenfolge der Datenfelder bestimmen. Festlegen, welche Felder
thematisch auf einer Karteikarte zusammengefasst werden sollen und
welche Felder z.B. als Endlostext oder als Tabelle definiert werden.
Teil 4: Archiv einrichten und organisieren
!
Eventuell weitere Felder einplanen für:
• Benutzerregistrierung: Felder für "Erfasst am", "Erfasst von",
(Tabellen?) Felder für "Geändert am", "Geändert von"
• Definition des Zugriffsrechts auf einen Datensatz mit Dokument (ein
Feld)
• Nummerngenerator (ein Feld)
• Dateiname, wenn bei der Archivierung von Dateien der
ursprüngliche Dateiname automatisch eingetragen werden soll (ein
Feld)
• Fristenberechnung: Ein Feld für Ausgangsdatum, ein Feld für
Fristangabe, ein Feld für Ergebnisdatum
• OCR-bearbeiteten Text (besonders bei Einsatz des OCR-Moduls;
ein Endlosfeld)
• Schalter: Dieses Feld bietet bei der Dateneingabe nur die Optionen
"an" (angekreuzt) oder "aus" (nicht angekreuzt).
!
Weitere Fragestellungen:
Sollte ein (oder mehrere) Thesaurus angelegt werden (z.B. als
(hierarchischer) Thesaurus, zur Konsistenzprüfung bei der Eingabe
etc.)? Mit welchem Feld wird er am besten verbunden?
- 265 -
- 266 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
16.
ARCHIV EINRICHTEN
Kurzinfo: Vorgehensweise für das Einrichten neuer Archive
Vorgehensweise
Neues Archiv anlegen
Datenbankfelder definieren
Befehle in DR.DOC
Menüpunkt Archiv/Neu
Menüpunkt Organisation/ Archiv einrichten:
"Datenbankeinstellungen"
Masken erstellen
Menüpunkt Organisation/ Archiv einrichten:
"Masken", Schaltfläche "Neu einfügen"
Menüpunkt Organisation/ Archiv einrichten:
Karteikarten für Masken definieren
"Masken", Schaltfläche "Bearbeiten"
"Karteikarte", Schaltfläche "Neu"
Menüpunkt Organisation/ Archiv einrichten:
Elemente auf Karteikarten einfügen
"Masken", Schaltfläche "Bearbeiten"
"Elemente einfügen", Schaltfläche "Einfügen"
Pfade etc. festlegen
Archiv in Benutzerverw. eintragen
und Benutzerrechte bestimmen
Evtl. weitere Einstellungen
Menüpunkt Organisation/ Archivparameter editieren
Menüpunkt Organisation/Benutzermanager
Menüpunkte Einstellungen/Feldauswahl für ...
bzw. Einstellungen/Feldauswahl-Tabelle
Teil 4:
16.1
16. Archiv einrichten
Neues Archiv anlegen
Rufen Sie den Menüpunkt "Archiv/Neu" auf, um ein neues Archiv zu erstellen.
Der Dr.DOC-Assistent bietet bereits grundsätzliche Einstellungen an:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1:
Archiv Name:
Geben Sie hier das Verzeichnis und den Namen des neuen Archivs an.
Sie können auch auf den Befehl "Durchsuchen" klicken, um den
Dateiwahl-Dialog angezeigt zu bekommen:
- 267 -
- 268 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
a
c
b
2:
a:
Hier ist das aktuelle Verzeichnis angegeben. Wenn das neue Archiv nicht in
diesem Verzeichnis angelegt werden soll, wählen Sie zunächst das
gewünschte Verzeichnis aus.
b:
Der angezeigte Dateityp darf nicht verändert werden.
c:
Hier geben Sie den Namen des neuen Archivs an.
Client/Server-Modus:
Für Client/Server-Archive hier ankreuzen.
Beachten Sie unbedingt, dass C/S-Anwendungen nur am Archiv-Server
neu eingerichtet werden können, um richtige Pfadangaben zu erhalten.
Wenn Archiv- und Netzwerk-Server getrennt sind, muss das Archiv
zunächst auf dem Netzwerk-Server im Unterverzeichnis KOMM\SERVER
angelegt werden (Laufwerk-Benennung aus Sicht des Clients).
Bei C/S-Archiven werden mehrere Unterverzeichnisse im angegebenen
Pfad eingerichtet.
Der Aufruf von C/S-Anwendungen erfolgt dann am Archiv-Server aus
dem Unterverzeichnis \komm\server im angegebenen Pfad am Client:
Hier können nur Archive gewählt (über "Archiv/Wählen") werden, die in
der aktiven Benutzerverwaltung zugeordnet wurden!
Wenn noch keine Benutzerverwaltung aktiv ist kann man sich über
"Archiv/Benutzerverwaltung/weitere Anmeldung" dort anmelden.
#
GRUNDSÄTZLICHES ZUR TRENNUNG VON ARCHIV- UND NETZWERKSERVER:
"
2.
INSTALLATION: CLIENT/SERVER
Teil 4:
16. Archiv einrichten
3:
Workflow:
Kreuzen Sie hier an, wenn Sie ein Workflow-Hauptarchiv oder ein
Workflow-Typenarchiv erstellen möchten.
4:
Redlining:
NCI-Dokumenten, die mit dem Ansicht-Link Intern archiviert sind, kann
jeder Benutzer seine Anmerkungen als Redlining hinzufügen. Dieses
Redlining kann sowohl in der Ansicht als auch beim Drucken ein- und
ausgeblendet werden und ist voll recherchierbar.
Wenn Sie die Option "Redlining" hier ankreuzen, wird ein gleichnamiges
Feld erstellt (das nur programmintern benötigt wird und nicht in die
Maske eingefügt werden kann).
Die Redlining-Funktion kann auch nachträglich in ein bestehendes Archiv über den
Menüpunkt "Organisation/Archiv einrichten" eingefügt werden, indem ein neues
einzeiliges Feld mit Namen "Redlining" angelegt wird.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL:
"
16.7
ARCHIVPARAMETER EDITIEREN
5:
Datensatzspezifische Berechtigungen:
Diese Option erlaubt später die Zuordnung von Datensätzen und/oder
Dokumenten zu bestimmten Besitzern sowie von Berechtigungen, die
von Datensatz zu Datensatz verschieden sein können.
6:
Änderungsverwaltung:
Es können Änderer, Datum und Uhrzeit protokolliert werden, sobald der
Datensatz gespeichert wird. Die dazu nötigen Felder "geändert von",
"geändert am" und "geändert um" werden beim Ankreuzen der Option
automatisch angelegt.
Die entsprechenden Felder können auch nachträglich manuell angelegt werden.
- 269 -
Hinweis
#
Hinweis
- 270 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
7:
#
W EITERE INFORMATIONEN:
"
17.
VERSIONSVERWALTUNG
8:
Hinweis
Änderungsprotokoll:
Um Änderungen der Profildaten zu protokollieren (d.h. Text
vorher/nachher), muss ein Änderungsprotokoll angelegt sein. Diese Datei
wird beim Ankreuzen der Option angelegt.
Das Änderungsprotokoll kann auch nachträglich in einem bestehenden Archiv über den
Menüpunkt "Organisation/Archivparameter editieren" eingerichtet werden.
9:
Hinweis
Versionsverwaltung:
Dokumente können in verschiedenen Versionen (Entwurf = veränderbar
sowie Release = nicht veränderbar, aber kopierbar) abgelegt werden. Als
Release archivierte Dokumente können darüber hinaus auch (optional in
Verbindung mit einer Laufzeit) gesperrt bzw. freigegeben werden. Bei
Anwählen dieser Option werden ca. 20 Datenbankfelder automatisch
generiert.
Zugriffsprotokoll:
Kreuzen Sie diese Option an, wenn Sie mit einem Zugriffsprotokoll
Anmeldungen mit falschem Passwort protokollieren wollen.
Das Zugriffsprotokoll kann auch nachträglich in einem bestehenden Archiv über den
Menüpunkt "Organisation/Archivparameter editieren" eingerichtet werden.
Sind alle Optionen entsprechend eingestellt, erstellen Sie das neue Archiv
mit "OK".
Anschließend wird automatisch das Fenster "Editor-Tool" angezeigt. Klicken Sie
zur Definition von Datenbankfeldern auf das Register "Datenbankeinstellungen"
und fahren Sie wie im nächsten Kapitel beschrieben fort.
Teil 4:
16.2
16. Archiv einrichten
Datenbankfelder definieren
Im Fenster "Datenbankeinstellungen" können neue Datenbankfelder angelegt
und bestehende Felder verändert oder gelöscht werden, sowie eine Vielzahl
von Einstellungen getroffen werden.
Menüpunkt "Organisation/Archiv einrichten"
"Datenbankeinstellungen" anwählen:
aufrufen
und
Karteikarte
Grundsätzliche Erläuterungen:
1
5
3
4
6
2
7
1+2: Kontextfeld bzw. Feldname und Feldbezeichner
Der Datenbankfeldname (1) ist der interne Name des Feldes, der, sobald
er vergeben wird, nicht mehr verändert werden kann. Die Bezeichnung des
Feldes (2), so wie sie dann auf dem Bildschirm erscheint, kann sich von
diesem Datenbank-Feldnamen also unterscheiden!
Die Feldnamen (1) werden bei einigen Einstellungen benötigt (z.B.
Thesaurus). Deshalb kann ein Feldname nur einmal vergeben werden.
Außerdem dürfen Feldnamen keine Umlaute enthalten. Die Feldbezeichner
(2) dagegen dürfen öfter verwendet werden: außerdem sind Umlaute
zugelassen.
- 271 -
- 272 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Das Kontextfeld (1) enthält, wenn nicht die Feldbezeichner editiert
werden, den Namen der gerade ausgewählten Einstellung (4), also z.B.
den Namen der aktuellen Suchvorlage, Sortierung etc.
Das Feld "Bild" (Name und Bezeichner) ist standardmäßig bereits in
jedem Archiv vorhanden. Löschen Sie dieses Feld hier bitte nicht und
benennen Sie es nicht um! (Hinweis: nicht alle Felder müssen auch
angezeigt werden; für ein Archiv ohne Bilddokumente ist es also nicht
störend, wenn das Feld "Bild" grundsätzlich existiert.)
Ebenfalls bereits vorhanden sind die Felder "ContentType" und
"Extension", die für die Dokument-Verbindung von Dr.DOC intern
benötigt werden. Diese Felder können nicht in eine Maske eingefügt
werden.
Hinweis
In obiger Abbildung sind bereits die Felder vorhanden, die beim Neuerstellen des
Archivs mit dem Dr.DOC-Assistenten automatisch angelegt werden können (Redlining,
Dokument gesperrt, Geändert von/am/um).
3:
Spaltenköpfe
sind die Überschriften der einzelnen Einstellungsmöglichkeiten. Klicken Sie
auf den entsprechenden Namen, um die Spalte zu aktivieren und darin
Änderungen vornehmen zu können.
4:
Konfigurationsnamen
Für manche Einstellungen können unterschiedliche Konfigurationen
abgespeichert werden. In (4) stehen diese dann in einer Drop-Down-Liste
zur Verfügung.
5:
Befehlszeile
"Neu"
legt je nach ausgewählter Spalte (siehe (3)) ein neues
Datenbankfeld bzw. eine neue Konfiguration an.
"Löschen" löscht je nach ausgewählter Spalte ein Datenbankfeld oder
eine Konfiguration.
"Drucken" druckt die gesamten Datenbankeinstellungen.
"Editieren" bietet für die ausgewählte Spalte die Möglichkeit, direkt in der
Maske die Eintragungen vorzunehmen (entspricht den
Menüpunkten "Einstellungen/Feldauswahl für..."). Der Befehl
ist nicht bei allen Spalten verfügbar. Wenn keine Maske aktiv
oder noch keine vorhanden ist, ist "Editieren" gar nicht
möglich.
Teil 4:
16. Archiv einrichten
- 273 -
"OK"
speichert alle Datenbankeinstellungen und schließt das
Fenster.
"Abbrechen" schließt das Fenster, ohne die Einstellungen bzw.
Änderungen zu speichern.
"Hilfe"
bietet Online-Hilfe zum Thema.
6+7:
Scrollbars
Mit dem horizontalen Scrollbar (6) werden weitere Spalten angezeigt.
Mit (7) kann vertikal gescrollt werden, wenn mehr Felder als im Fenster
sichtbar vorhanden sind.
Vorgehensweise:
Neue Felder anlegen:
Cursor in die Feldbezeichner setzen und Befehl "Neu" aufrufen.
•
1
2
3
4
1:
Feldnamen vergeben (entspricht oben (1)!)
2:
Feldtyp wählen (Erläuterung der einzelnen Feldtypen siehe Kapitel 8.2.2
BILDAUFBAU/BENUTZEROBERFLÄCHE und nachfolgend Kapitel 16.6.1 - 16.6.6!)
3:
Je nach Feldtyp einen Datentyp wählen.
Feldtypen können nachträglich nicht mehr verändert werden, Datentypen und
"Sonstige Kennzeichnungen" dagegen schon!
Achtung
- 274 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
4:
Sonstige Kennzeichnung (nur bei einzeiligen und Tabellen-Feldern
möglich) wählen. Je nach Datentyp stehen unterschiedliche Auswahlen zur
Verfügung:
Datentyp
Mögliche sonstige
Kennzeichnungen
Erläuterung
Textfeld
Autofeld Benutzer
Beim Speichern automatischer Eintrag des aktuellen
Benutzers
Bei aktiver datensatzspezifischer Besitzvergabe
(Zugriffsrecht) automatischer Eintrag des aktuellen
Besitzers
Bei Datei-Archivierung: beim Speichern automatischer
Eintrag des ursprünglichen Dateinamens der in diesem
Datensatz archivierten Datei
Autofeld Besitzer
Autofeld Importdatei
Numerisch
Bereich
Nummerngenerator
Datum
Bereich
Autofeld
Numerischer Bereich; nach Werten innerhalb dieses
Bereichs kann gesucht werden
Automatische Zählung der Datensätze
Datumsbereich; nach Daten innerhalb dieses Bereichs
kann gesucht werden
Beim Speichern automatischer Eintrag des aktuellen
Datums
Zeit
Autofeld
Beim Speichern automatischer Eintrag der aktuellen
Uhrzeit
Währung
Bereich
Währungsbereich; nach Werten innerhalb dieses
Bereichs kann gesucht werden
Gliederung
Format
Per Datentypen-Kürzel das Format der Gliederung
eintragen (ist für korrekte Sortierung nötig)
Auswahl
Anzahl
Auswahlschalter
Nur bei Feldtyp "Schalter": mehrere
Optionsschaltflächen können angelegt werden; nur eine
von den angegebenen kann jeweils aktiviert werden.
Die Namen der einzelnen Schalter werden durch
Kommata getrennt bei "Datenbankfeld" angegeben
(z.B.: frei, gesperrt)
Teil 4:
16. Archiv einrichten
GENAUE INFORMATIONEN UND BEISPIELE ZU TYPEN UND KENNZEICHNUNGEN:
"
20.
Einstellungen
- 275 -
#
Mit "OK" die Definition verlassen und für das nächste neue Feld wieder den
Befehl "Neu" aufrufen.
Einstellungen für die Felder vornehmen:
! Feldbezeichner (entspricht oben (2)) eintragen, wenn er nicht identisch mit
dem Feldnamen sein soll.
! Die grundsätzlichen Einstellungen für jede Spalte vornehmen, soweit
schon bekannt. Diese Einstellungen können jederzeit auch wieder ergänzt
oder verändert werden. (siehe KAPITEL 20.1. UND 20.2)
Ein neues Archiv enthält immer bereits das Datenbankfeld "Bild". Archivierte
Bilddokumente können mit Hilfe dieses Feldes als sogenanntes "Kleinbild" zu
Previewzwecken auf einer Karteikarte dargestellt werden. Löschen Sie dieses Feld bitte
nicht und benennen Sie es auch nicht um!
Hinweis
Feldnamen eindeutig vergeben:
Ein Feldname kann nur einmal vergeben werden, denn wenn Sie das neue Archiv mit
anderen Archiven zusammen nützen wollen (z.B. als Thesaurus bzw. für ThesaurusÜbernahme, für Zusatz-Info etc.), dann werden viele Definitionen nur über die
Feldnamen vorgenommen und eindeutige Zuordnungen wären sonst nicht möglich.
Feldbezeichner dagegen können Sie ohne weiteres gleich benennen: So legen Sie z.B.
die Feldnamen "ErfassDatum" und "AenderDatum" an, als Bezeichner wählen Sie aber
beide Male "Datum".
Tip
Durch das Anlegen eines neuen Datenbankfeldes werden die Feldbezeichner und die
Feld-Definitionen für Datentypen und Autofelder automatisch in die entsprechenden
Spalten der Tabelle "Datenbankeinstellungen" eingetragen:
Hinweis
Wenn Sie nachträglich diese Definitionen verändern möchten, tragen Sie sie in die
Tabelle ein. (siehe Kapitel 20.1 EINGABEKRITERIEN FESTLEGEN/ÄNDERN)
- 276 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
16.2.1
Datenbankeinstellungen
Im Fenster "Datenbankeinstellungen" werden nicht nur Datenbankfelder
definiert, sondern es können auch grundsätzliche Einstellungen wie z.B.
Suchvorlagen, Auswahllisten, Sortierungen, Datentypen, Import- und
Exportdefinitionen getroffen werden. Diese Einstellungen können Sie auch
jederzeit nachträglich vornehmen und verändern.
Tip
Wenn Sie ein Archiv neu anlegen, wird empfohlen, zunächst nur die grundsätzlichen
Definitionen vorzunehmen (z.B. Pflichtfeld) und gleich die Maske(n) anzulegen. Die
restlichen Einstellungen und Definitionen können Sie danach dann sowohl in der Tabelle
als auch in der Maske (über "Editieren" oder über die Menüpunkte "Einstellungen/
Feldauswahl für...") vornehmen.
Die folgende Tabelle dient zum schnellen Überblick über die verschiedenen
Einstellungsmöglichkeiten. Genaue Informationen und Beispiele zu den
einzelnen EINSTELLUNGEN FINDEN SIE IN KAPITEL 20.
Suchvorlagen
Auf
Suchvorlagen
wird
zurückgegriffen,
sobald
"Datenbank/Feldsuche mit Vorlage" aufgerufen wird. Bestimmte
Suchkriterien können als Suchvorlagen abgespeichert werden.
Sie dienen dem schnellen und bequemen Aufruf von
Suchabfragen, die immer wieder gebraucht werden.
Auswahlliste
Eine Auswahlliste ist die Trefferliste, die nach einer Suchabfrage
gezeigt wird. Hier können Sie definieren, welche Felder und wie
viele Zeichen pro Feld in der Auswahlliste gezeigt werden sollen.
(Aufzulistende Felder der Reihe nach durchnumerieren und nach
einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen eingeben)
Überschriften
Ein beliebiger Überschrifttext für die Felder, die in der
Auswahlliste gezeigt werden, kann hier eingegeben werden.
Sortierung
Sortierkriterien, nach denen die gefundenen Datensätze in der
Auswahlliste sortiert werden sollen. Geben Sie zunächst die
Sortierfolge und nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen
ein, die bei der Sortierung überprüft werden sollen. Wollen Sie
beispielsweise zuerst nach dem Namen, dann nach dem
Vornamen und anschließend nach dem Ort sortieren, geben Sie
bei den entsprechenden Feldern folgende Ziffern ein:
Name
1 10
Vorname
2 10
Ort
3 10
Teil 4:
16. Archiv einrichten
Spaltendruck
Nummerieren Sie die Felder, die gedruckt werden sollen und
geben Sie nach einem Leerzeichen die Zeichenanzahl für die
Spaltenbreite ein.
Feldeinträge
erhalten
Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn unter "Organisation/
Archivparameter editieren..." das Kontrollkästchen für "Nach
Neueingabe Maske löschen" aktiviert ist. Dann werden im
Neueingabemodus beim Speichern eines neuen Datensatzes alle
Felder der Eingabemaske für den nächsten Datensatz geleert. Es
besteht aber auch die Möglichkeit, mit Hilfe der Funktion
"Feldeintrag erhalten" einzelne Felder festzulegen, in denen der
Eintrag für den nächsten Datensatz erhalten bleiben soll. Geben
Sie dazu in die betreffenden Feldern ein beliebiges Zeichen ein.
Ausgabedubletten- Das Programm kann bei Global- und Feldsuche eine
Ausgabedublettenprüfung vornehmen, um die Ausgabe von
prüfung
Dubletten ( = Datensätze, bei denen die Feldeinträge in den hier
angegebenen Feldern gleich sind) in der Auswahlliste zu
unterbinden. Voraussetzung dafür ist, daß zuvor unter
"Ausgabedublettenprüfung"
die
gewünschten
Felder
durchnumeriert werden.
Datenübergabe
"Datenübergabe" (DÜ) gilt für das Einspielen von Daten in ein
Formular (z.B. Serienbriefdokument) eines Fremdprogramms.
Nummerieren Sie die Felder, die übertragen werden sollen,
fortlaufend. Legen Sie die Auswahl der Felder für alle Formulare
(Brief, Überweisung etc. ) gemeinsam fest. Halten Sie sich dabei
jedoch unbedingt an die Reihenfolge Ihrer Eingaben in der
Steuersatzdatei. Der erste Feldname der Steuersatzdatei muss
also als erstes Druckfeld eingegeben werden usw.
DÜ-Archivierung
Es besteht die Möglichkeit, nach Benutzen der DatenübergabeSchnittstelle bestimmte Feldeinträge aus einem Archiv (z.B. aus
einer
Adresse den Firmennamen) automatisch in das
verbundene Archiv zu übertragen. Hierzu wird bei
"Datenübergabe-Archivierung" in das Feld, aus dem die Daten
übernommen werden sollen, der Feldname des Archivs
eingetragen, in das die Daten eingespielt werden.
ASCII-Import
Mit dem Menüpunkt "Import ASCII/ANSI-Datei" können extern
erstellte ASCII/ANSI-Archivdateien oder auch andere Dr.DOCArchive in das aktuelle Archiv eingespielt werden. Nummerieren
Sie dazu zunächst bei "ASCII/ANSI-Import" die Felder, in die die
Daten eingetragen werden sollen, fortlaufend. HINWEIS: Falls
Sie ein Dr.DOC-Archiv einspielen wollen, müssen Sie die
Auswahl nur vornehmen, wenn die beiden Archive nicht identisch
aufgebaut
sind.
Bei
gleichem
Format
entfällt
die
Durchnummerierung der Felder.
- 277 -
- 278 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
ASCII-Export
Der Export von Daten in ein anderes Archiv bzw. als ASCII-Datei
wird, um eine Teilselektion zu ermöglichen, über den Befehl
"Export" innerhalb von Auswahllisten oder innerhalb eines
einzelnen Datensatzes durchgeführt. Tragen Sie dazu zunächst
(in dem Archiv, aus dem Daten im ASCII-Format exportiert
werden sollen) bei "ASCII-Export" folgendes ein:
•
Bei Export in ein anderes Archiv: die Feldnamen des
Zielarchivs, in das exportiert werden soll.
•
Bei Export in ASCII-Datei: nummerieren Sie die zu
exportierenden Felder fortlaufend.
Dbase-Import
Daten im Dbase-Format können mit Hilfe dieser Einstellung
übernommen werden. Nummerieren Sie dazu zunächst die
Felder, welche in die Daten eingetragen werden sollen,
fortlaufend. Kontrollieren Sie unbedingt, dass die für die
Übertragung richtigen Datentypen (z.B. Datum, Zahlenfeld)
eingetragen sind. Rufen Sie zu Importieren den Menüpunkt
"Datenbank/Import DBASE" auf und geben Sie Pfad und Namen
der Dbase-Datei ein, die importiert werden soll.
Dbase-Export
Für den Export von Daten in das Dbase-Format geben Sie hier
zunächst die Reihenfolge ein, in der die Felderübernommen
werden sollen. Für einen fehlerlosen Export ist unbedingt zu
beachten, dass
Verkettungsvorschrift
•
falls in eine bereits vorhandene Dbase-Datei importiert
wird, Felder, die länger sind als in der Dbase-Datei
vorgegeben, nicht übertragen werden.
•
bei
Zahlenfeldern
hinter
der
Ziffer
der
Übertragungsreihenfolge die Gesamtlänge sowie die
Nachkommastellen angegeben werden müssen. Das
bedeutet: Gesamtlänge einer Zahl ist die gesamte
Zeichenanzahl
mit
Dezimalpunkt
und
Nachkommastellen: 852.56 hat z.B. die Zeichenanzahl
6. Nachkommastellen sind im vorausgehenden Beispiel
2. Wenn das Zahlenfeld nun als drittes in der
Reihenfolge überspielt werden soll, muss der Eintrag in
dieses Feld lauten: 3 6 2 . Die einzelnen Ziffern werden
durch Leerzeichen getrennt.
Bitte beachten Sie die ausführlichen Anleitungen für
Verkettungsvorschriften von Hypersuchdefinitionen in Kapitel
14.5
HYPERSUCHE DEFINIEREN
Teil 4:
Datentypen
16. Archiv einrichten
Geben Sie ein:
S für Zeichenkette (Buchstaben, Ziffern)
U für Zeichenkette (Buchstaben, Ziffern) für Workflow
Z für Ziffer
ZB für numerischen Bereich
D für Datum
DB für Datumsbereich
W für Währung
WB für Währungsbereich
G für Gliederung
F für Frist
XD für Datum + Uhrzeit
Bool für Schalter (an=aktiviert=1 oder aus=leer=0)
Autofelder
Pflichtfelder
Neben der Festlegung von grundsätzlichen Datentypen für die
Datenbankfelder besteht auch noch die Möglichkeit, vom
Programm automatische Eintragungen in ausgewählte Felder
vornehmen zu lassen. Es stehen zur Verfügung
B
für Benutzername
D
für aktuelles Datum
T
für aktuelle Zeit
F
für Dateiname
N
für Nummerngenerator
NV
für veränderbaren Nummerngenerator
V
für Übernahme eines Eintrages aus einem anderen Feld.
Wenn in einem Feld immer ein Eintrag vorhanden sein muss,
kann dies definiert werden, indem in die betreffenden Felder bei
"Pflichtfelder" ein beliebiges Zeichen eingegeben wird. Ein
Datensatz kann dann nur abgespeichert werden, wenn in dem
Pflichtfeld ein Eintrag vorhanden ist.
- 279 -
- 280 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Schlüsselfelder
Die Schlüsselverwaltung (Index) erleichtert den schnellen Zugriff
beim
feldorientierten
Suchen
bestimmter
Einträge in
Datensätzen, wobei beliebige Felder vom Benutzer als
Schlüsselfelder festgelegt werden können. Ein Schlüssel kann
jederzeit angelegt und/oder verändert werden.
Es kann unter drei Arten von Schlüsseln gewählt werden:
•
Mehrfachschlüssel (MS): Ein Begriff kann beliebig oft in
diesem Schlüsselfeld stehen
•
Dublettenschlüssel (DS): Ein Begriff kann grundsätzlich
beliebig oft in diesem Schlüsselfeld stehen. Sobald zwei
Datensätze denselben Eintrag in diesem Schlüsselfeld
haben, untersucht das Programm bei der Neueingabe
weitere vom Benutzer vorgegebene Felder, ob auch hier
übereinstimmende Einträge vorhanden sind. Wenn ja,
erfolgt
eine
Fehlermeldung.
(siehe
auch:
Eingabedublettenprüfung)
•
Einzelschlüssel (ES): Dies ist die strengste Vorgabe für
Schlüsselfelder: Ein Begriff darf nur einmal in diesem
Schlüsselfeld stehen
Eingabedublettenprüfung
Sobald zwei Datensätze denselben Eintrag in einem
Schlüsselfeld haben, untersucht das Programm bei der
Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Felder, ob auch
hier übereinstimmende Einträge vorhanden sind. Wenn ja, erfolgt
eine Fehlermeldung. Um eine Eingabedublettenprüfung über
festgelegte Felder durchführen zu können, muss ein
Schlüsselfeld für Dublettenschlüssel definiert sein. Geben Sie
dazu durchnumeriert die gewünschten Felder für die
Eingabedublettenprüfung ein.
Zusatz-Info
Zu einem bestimmten Feldeintrag können Zusatzinformationen
aus einem anderen Archiv aufgerufen werden. Voraussetzung
dafür ist,
•
dass in beiden Archiven ein Feld existiert, das in beiden
Archiven den gleichen Eintrag enthält
•
und dass in "Einstellungen/Zusatz-Info-Definition..." die
entsprechenden Definitionen getroffen wurden
Eine Verzweigung in das Zusatz-Info-Archiv findet statt, sobald
Sie im Bearbeitungsmodus auf die Schaltfläche "i" im
Verbindungsfeld klicken. Wird im Zusatz-Info-Archiv ein
Datensatz mit identischem Inhalt im Zusatzfeld gefunden, so
wird dieser eingeblendet.
Teil 4:
Thesaurus
Feldtypen
max. bzw.
Feldlänge
16. Archiv einrichten
Um die Eingabe von Feldeinträgen zu erleichtern und Konsistenz
dieser Einträge zu gewährleisten, besteht die Möglichkeit, mit
dem Befehl "Bearbeiten/Thesaurus aufrufen" im Neueingabeoder Bearbeiten-Modus Einträge aus einem anderen Archiv in
das aktuelle Archiv zu übernehmen. Voraussetzung dafür ist,
•
dass zunächst ein Archiv erstellt wurde, das als
Thesaurus-Archiv dienen soll.
•
dass im Dialog "Einstellungen/Thesaurusdefinition..." die
entsprechenden Einstellungen getroffen wurden.
Geben Sie ein:
E
für Einzeiliges Feld
M
für Endlosfeld (Memofeld)
T
für Tabelle
S
für Schalter
min. Der hier eingegebene Zahlenwert gibt an, wie viele Zeichen der
Feldeintrag mindestens bzw. maximal enthalten darf.
- 281 -
- 282 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
16.3
Masken erstellen
Die Datenbankfelder müssen am Bildschirm angeordnet werden. Mehrere
unterschiedliche Anordnungen sind möglich und werden als Masken
gespeichert. Eine Maske muss nicht alle verfügbaren Datenbankfelder
enthalten - unabhängig von den Daten, die ein Datensatz enthält. Da der Zugriff
auf eine Maske von den Zugriffsberechtigungen des jeweiligen Benutzers
abhängt, sind Masken neben dem Datensatz-Zugriffsschutz durch die
Benutzerverwaltung ein weiteres Mittel zur Geheimhaltung von Daten, die nicht
allgemein verfügbar sein sollen.
Tip im
Netz
Wenn Sie Masken erstellen, die an mehreren Arbeitsplätzen verwendet werden, sollten
Sie die größte Bildschirmauflösung verwenden, die im Netz verwendet wird. Nur so ist
sichergestellt, dass an allen Arbeitsplätzen die vollständige Maske - ohne scrollen zu
müssen - sichtbar ist. Wenn sehr unterschiedliche Auflösungen benützt werden, sollten
Sie auch überlegen, ob nicht zwei verschiedene Masken sinnvoll sind - z.B. eine für die
Auflösung 800x640, eine für die Auflösung 1024x768.
•
Entweder - beim Neueinrichten eines Archivs - mit "OK" die
Datenbankeinstellungen verlassen. Der Masken-Editor wird automatisch
aufgerufen.
•
Oder Menüpunkt "Organisation/Archiv einrichten", Registerkarte "Masken"
aufrufen.
Teil 4:
16. Archiv einrichten
Geben Sie den neuen Maskenbezeichner ein oder wählen Sie einen
vorhandenen Namen zum Bearbeiten aus.
Klicken Sie nun bei einer neuen Maske auf die Schaltfläche "Neu einfügen".
Dann den Befehl "Bearbeiten" wählen.
Als weitere Befehle stehen zur Verfügung:
"Löschen"
löscht die markierte Maske.
"Kopieren"
kopiert die markierte Maske (neuen Namen eingeben, mit
"OK" bestätigen).
"Umbenennen" vergibt der markierten Maske einen neuen Namen (neuen
Namen eingeben, mit "OK" bestätigen).
"Abbrechen"
bricht das Editiertool ab ohne zu Speichern.
Außerdem stehen hier und beim weiteren Editieren der Maske Befehle in der
Befehlszeile am oberen Bildschirmrand zur Verfügung:
1:
Editor (und Maske) verlassen mit Speichern der Einstellungen.
2:
Maske verlassen mit Speichern der Einstellungen; neue Maske kann
erstellt werden.
3:
Zwischenspeichern bei allen Arbeiten mit dem Editor.
4:
Editor (und Maske) verlassen ohne Speichern.
5:
Maske verlassen ohne Speichern.
6+7:
Editor-Fenster einblenden bzw. ausblenden (hilfreich beim Positionieren
der Elemente).
8:
Hilfe
In einer Maske können die Felder auf mehrere Karteikarten aufgeteilt und durch
Rahmen zusätzlich optisch zusammengefasst werden.
- 283 -
- 284 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
16.4
Karteikarten anlegen
Die Felder werden in Karteikarten angeordnet. Eine Karteikarte (Default-Name
"Seite-1") ist immer vorhanden.
!
Im Menüpunkt "Organisation/Archiv einrichten", Register "Masken", eine
Maske wählen oder neu anlegen und "Bearbeiten" aktivieren.
1
3
2
4
5
6
1:
Mit den verschiedenen Registerkarten können Sie zwischen
Datenbankeinstellungen, Karteikarten-Anlage und Elemente einfügen
wechseln.
2:
Geben Sie hier die Überschrift für die Karteikarte an. Wenn eine bereits
vorhandene Karteikarte bearbeitet werden soll, klicken Sie auf den
Karteikartennamen hinter dem Fenster "Editier-Tool: Karteikarte", um
diese Karteikarte zu aktivieren.
3:
Die Anordnung der Karteikarten von links (=Nummer 1; bei Neuaufruf
die oberste) nach rechts ist hier festgehalten. Die Vorgabe können Sie
manuell ändern.
4-6:
Diese Einstellungen gelten nicht nur für die Karteikarte selbst, sondern
auch als Voreinstellung für die einzufügenden Elemente (die dann noch
individuell verändert werden können).
4:
Klicken Sie auf "Wählen" und stellen Sie Schriftart, -grad und weitere
Optionen ein.
Teil 4:
16. Archiv einrichten
5:
Die x/y-Koordinaten bestimmen den Abstand der Felder voneinander
auf der Karteikarte. Die X-Koordinaten stehen für den waagrechten
Abstand und die Y-Koordinaten für den senkrechten Abstand in
Bildpunkten. Außerdem kann bestimmt werden, ob die Felder am
Raster ausgerichtet werden sollen oder nicht.
6:
Hier können Vordergrundfarbe für Beschriftungen (z.B. Feldbezeichner,
Kommentare) und Hintergrundfarbe der Karteikarte festgelegt werden.
- 285 -
Um eine neue Karteikarte anzulegen, Namen vergeben und Einstellungen
vornehmen, dann mit "Neu" bestätigen.
Um eine vorhandene Karte zu ändern, diese anklicken, Änderungen vornehmen
und mit "Ändern" bestätigen.
Beim Neuerstellen eines Archivs muss die erste Karteikarte, die erstellt wird, mit
"Ändern" bestätigt werden, da es eine Änderung der - immer schon vorhandenen Karteikarte ist.
Weitere Befehle:
"Zurücksetzen"
"Löschen"
"OK"
"Abbrechen"
macht alle noch nicht eingetragenen Einstellungen (sowohl
neue Definitionen als auch Änderungen) rückgängig und
stellt die Standardwerte ein.
löscht die Karteikarte, die sich im Vordergrund befindet.
Diese Schaltfläche ist nur wählbar, wenn es mehr als eine
Karteikarte gibt.
speichert die getroffenen Definitionen aller Karteikarten ab;
der Dialog "Masken" erscheint wieder.
verwirft alle Neueinstellungen und Änderungen.
Achtung
- 286 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
16.5
Elemente einfügen
Sobald Sie mindestens eine Karteikarte angelegt haben, können Sie die in
"Datenbankeinstellungen" definierten Felder und andere Elemente wie Rahmen
und Kommentare sowie Überschriften in die Karteikarte aufnehmen. Klicken Sie
hierfür im Editor-Fenster auf das Register "Elemente einfügen".
Bestimmen Sie zunächst, zu welcher Ihrer Karteikarten Elemente hinzugefügt
werden sollen. Falls die gewünschte Karteikarte von anderen Karteikarten
überdeckt wird und Sie sie hinter dem Editor-Fenster nicht sehen, muss sie
zuerst in den Vordergrund gebracht werden: Hierfür klicken Sie auf den Namen
der Karteikarte, die Sie verändern wollen: Jetzt wird hinter dem Editor-Fenster
die gewünschte Karteikarte gezeigt und Sie können die Elemente darauf
einfügen.
Tip
Es ist ratsam, vor dem Einfügen der Datenbankfelder einige Vorüberlegungen
hinsichtlich der Positionierung der einzelnen Elemente zu treffen: Grundsätzlich platziert
Dr.DOC die Elemente auf der Karteikarte zunächst in der Reihenfolge von links oben
nach links unten. Sobald der untere Bildschirmrand erreicht ist, werden die weiteren
Elemente auf der rechten Bildschirmhälfte wiederum von oben nach unten eingefügt.
Daher empfiehlt es sich, die Elemente gleich in der gewünschten Reihenfolge
einzufügen. Sie können die Position der Elemente zwar auch nachträglich verändern,
sollten aber in Betracht ziehen, daß jedes Element nur einzeln verschoben werden kann,
da eine Mehrfachselektion nicht möglich ist.
#
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL:
"
16.6
ELEMENTE EDITIEREN
Teil 4:
16. Archiv einrichten
Bestimmen Sie zuerst den Elementtyp aus der Liste der Elemente. In der Spalte
daneben werden die für diesen Typ vorhandenen Felder angezeigt.
Markieren Sie dann das gewünschte Datenbankfeld, ändern bei Bedarf die
Farb- und Schriftvorgaben und klicken anschließend auf die Schaltfläche
"Einfügen". Der Feldbezeichner und das Feld werden in die Karteikarte
übertragen und das Datenbankfeld wird aus der Liste der zur Verfügung
stehenden Datenbankfelder entfernt. Die individuelle Positionierung der Felder
erfolgt später (siehe nächstes Kapitel).
- 287 -
- 288 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Sonderfall Auswahlschalter:
Auswahlschalter werden automatisch in der angegebenen Anzahl
untereinander und umrahmt eingefügt:
Sonderfall Tabelle:
Die Spaltenbreite kann beim späteren Editieren individuell verändert werden.
Tip
Tabellen und Endlosfelder lassen sich bei der Dateneingabe über eine Schaltfläche im
rechten unteren Feldbereich groß schalten. Sie können sie dann in einem eigenen
großen Fenster einsehen. Es ist also nicht nötig, in der "kleinen" Ansicht schon möglichst
viel unterzubringen.
Teil 4:
16. Archiv einrichten
- 289 -
Zusätzlich zu den definierten Datenbankfeldern gibt es als Elemente:
"Bild"
Fügt das sogenannte Kleinbild-Element ein, in dem als Preview
die mit interner Ansicht archivierten Dokumente dargestellt
werden.
"Rahmen"
Fügt einen Rahmen ein, der auch einen Titel haben kann. Der
Rahmen kann um mehrere Felder positioniert werden.
"Kommentar" Fügt einen Text ein (der hier einzugeben ist), der z.B. eine
Erläuterung zur Eingabe in ein bestimmtes Feld enthalten kann.
Wenn Sie durch den Dr.DOC-Assistenten schon automatisch die Felder "geändert
von/am/um" erstellt haben: Diese Felder sind als Tabellen-Felder definiert, die Sie in die
Maske einfügen.
Wenn alle in der Maske benötigten Elemente eingefügt sind, sollten Sie
zwischenspeichern mit dem "Speichern"-Button in der oberen Befehlsleiste.
Hinweis
- 290 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
16.6
Elemente editieren
Für jedes einzelne Element kann mit Hilfe der Funktion "Elemente editieren"
zwischen verschiedenen Darstellungsarten wie z.B. Schriftart, Schriftgröße und
Schriftfarbe, Umrandung, etc. gewählt werden. Auch das nachträgliche Ändern
oder Löschen von Elementen ist hier möglich.
Sie gelangen zur Registerkarte "Elemente editieren", indem sie auf das
betreffende Element auf der Karteikarte doppelklicken:
Tip
Blenden Sie das Editor-Fenster immer wieder mit dem Befehl "Tool klein"
in der oberen Befehlszeile aus, um den Bildschirm frei zu haben für die Positionierung
der Elemente.
Achtung: Klicken Sie nicht auf das Schließsymbol
Editor ganz geschlossen wird!
im Editor-Fenster, da damit der
Für jede Feldart gibt es ein eigenes Editier-Fenster, die in den nachfolgenden
Unterkapiteln beschrieben sind. Für alle Elemente ist das Verfahren zum
Positionieren gleich:
1.
2.
3.
Doppelklick auf das Element: Das Element wird aktiviert, was durch
Ziehpunkte am Element-Rand gekennzeichnet wird. Der Mauszeiger
erhält folgende Form: E
Klicken Sie auf das Element, halten Sie die Maustaste gedrückt und
verschieben Sie es an die gewünschte Position auf der Karteikarte.
Verändern Sie Breite und/oder Höhe des Elements, indem Sie einen
Doppelklick auf das Element ausführen und den Mauszeiger an den
Ziehpunkten bewegen. Der Mauszeiger erhält diese Form: Ö . Halten
Sie die Maus gedrückt und verändern Sie die Größe durch Ziehen.
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Für alle nachfolgend beschriebenen Editiermöglichkeiten gilt:
•
Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern" klicken.
•
Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die Formatierungseinstellungen der
Karteikarte für das aktuelle Element.
•
"Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
•
"Löschen" entfernt das gewählte Element von der Karteikarte und stellt es
wieder in der Listbox der neu einzufügenden Elemente zur Verfügung.
•
"Am Raster ausrichten" entscheidet darüber, ob das Element beim
Verschieben an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird, oder ob es frei
verschoben werden kann.
•
Tabfolge: Hier können Sie für die Dateneingabe die Reihenfolge festlegen,
in der die einzelnen Felder beim Drücken der Tabulator-Taste
angesprungen werden (nur editierbar, wenn das Feld selbst (also nicht der
Bezeichner) markiert ist).
•
Feldbezeichner können sowohl hier als auch in den Datenbankeinstellungen geändert werden.
- 291 -
- 292 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
16.6.1
Einzeiliges Feld
Editieren des
Feldes Tabfolge
kann geändert
werden.
Editieren des
Bezeichners
Text und
Umrandung können
geändert werden.
Bei beiden können geändert werden (unabhängig voneinander!): Farben, Schrift und Rasterausrichtung.
Einzeilige Felder sind horizontal scrollbar, d.h. ein Eintrag kann länger sein, als
das Element breit ist. Der Maximaleintrag in ein einzeiliges Feld beträgt 128
Zeichen (unabhängig davon, wie breit das Feld dargestellt ist).
Teil 4: 16. Archiv einrichten
16.6.2
Endlosfeld
Änderungsmöglichkeiten siehe Abbildung im KAPITEL 16.6.1. EINZEILIGES FELD.
Sie können bei Eingabe von Datensätzen in Endlosfelder fortlaufend Text
schreiben; der Zeilenumbruch erfolgt automatisch. Außerdem ist keine
bestimmte Zeilenanzahl vorgeschrieben. Sind die sichtbaren Zeilen des
Endlosfeldes gefüllt, wird der Text nach oben verschoben. In ein Endlosfeld
passen höchstens 655360 Zeichen (640KB).
Mit dem Schalter kann zwischen Klein- und Groß-Ansicht des
Endlostextes hin- und hergeschaltet werden.
Die Groß-Ansicht ist ein eigenes Fenster, dass auch bei der Bearbeitung bzw.
Neueingabe beliebig vergrößert und verkleinert werden kann, während die
Klein-Ansicht fest auf der Karteikarte positioniert ist.
16.6.3
Tabelle
Bei Tabellen werden ein oder mehrere Felder als Spalten dargestellt. Das
bedeutet dass, im Gegensatz zum einzeiligen Feld, ein Datensatz in einem
Tabellenfeld mehrere Einträge haben (Wiederholfeld) kann.
Als „Tabelle“ vordefinierte Felder werden zu einer Tabelle zusammengefasst,
indem man diese gemeinsam markiert und in die gewünschte Karteikarte
übernimmt.
- 293 -
- 294 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Titelzeile
Mit den Schaltern kann zwischen Klein- und
Großansicht des Endlosfeldes hin- und
hergeschaltet werden.
Spalte
Spaltenüberschrift
Zeile
Die Groß-Ansicht ist ein eigenes Fenster, dass auch bei der Bearbeitung bzw.
Neueingabe beliebig vergrößert und verkleinert werden kann, während die
Klein-Ansicht fest auf der Karteikarte positioniert ist. In der Datensatzansicht
springt der Cursor automatisch an das Tabellenende, zum aktuellsten Eintrag.
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Folgende Einstellungen können Sie vornehmen:
Titelzeile
Tabfolge
Spaltenüberschrift
KBreite
GBreite
Pos
Farben/Schrift
16.6.4
Text eingeben/ändern
Tabfolge der Tabelle (=erste Spalte, erste Zeile)
innerhalb der Karteikarte
Entspricht den Bezeichnern der Felder. Diese können
hier auch geändert werden.
Breite der Spalte in der Klein-Ansicht
Breite der Spalte in der Groß-Ansicht
Position der Spalte in der Tabelle (von links nach rechts
gezählt)
Für Titelzeile, Überschriften und Zellen können jeweils
verschiedene Farben und Schriften gewählt werden
Schalter
Ein Schalter bietet bei der Dateneingabe nur die Optionen "an" (angekreuzt)
oder "aus" (nicht angekreuzt).
Eingegeben bzw. geändert werden können Bezeichner, Farben und Schrift
sowie die Ausrichtung am Raster.
- 295 -
- 296 -
Hinweis
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Es besteht auch die Möglichkeit, Schalter z.B. in die Auswahlliste aufzunehmen. In
diesem Fall wird ein angekreuzter Schalter mit "1" und ein leerer Schalter mit "0"
gekennzeichnet.
Beachten Sie bitte auch die Besonderheiten beim Suchen nach Schaltereinträgen bei
der Feldsuche.
16.6.5
Bild
Pro Maske kann der Feldtyp „Bild“ nur einmal zugeordnet werden. Er muss
nicht in den Datenbankeinstellungen vordefiniert werden, sondern kann direkt
über den Punkt „Bild/Dokument“ in der Registerkarte „Elemente einfügen“ der
Maske hinzugefügt werden.
Für die Kleinbild-Darstellung können Farben und Schrift sowie Ausrichtung am
Raster verändert werden. Der Bezeichner ist hier fest vorgegeben.
Außerdem können mit der Verwendung von Bildsplitting mehrere Seiten des
Bilddokumentes gleichzeitig im Kleinbild-Fenster als Preview dargestellt werden
(Thumbnail).
Wählen Sie durch Angabe der Spalten und Zeilen, wie viele Seiten auf einen
Blick zu sehen sein sollen.
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Speicherverwaltung beim Kleinbild
Je größer die Anzahl der gleichzeitig angezeigten Bild-Seiten sein soll, um so mehr
Speicher wird benötigt. Um den Arbeitsspeicher nicht zu überlasten, wird deshalb
empfohlen, nicht zu sehr zu splitten.
Die Anzahl der Previews, die gleichzeitig in den Speicher geladen werden, ist in einem
Eintrag in der Dr.DOC-Initialisierungsdatei archiv.ini festgelegt. Default-Wert ist "1" d.h., beim Blättern durch 250 Bilder bleibt nur ein Bild im Speicher. Wenn Bilder
gesplittet werden, vergrößert sich der Wert entsprechend: bei z.B. 3 Spalten und 3
Zeilen wird der Wert "12" eingetragen.
Die Maximale-Kleinbild-Anzahl kann auch manuell verändert werden.
Ändern Sie dazu den Eintrag "MAX_KLEINBILD_ANZAHL=1 auf die gewünschte Zahl.
16.6.6
Weitere Elemente
Neben den bereits aufgeführten Elementen stehen außerdem zur Verfügung:
•
•
Rahmen:
Zur optischen Gruppierung einzelner Elemente.
Hierfür können Titel, Farben, Schrift und Ausrichtung am Raster verändert
werden
Kommentar:
Zu den einzelnen Feldern können feststehende (also vom Benutzer nicht
veränderbare) Kommentare angelegt werden.
Hierfür können Text, Farben, Schrift, Ausrichtung am Raster und
Umrandung geändert werden.
- 297 -
Tip
- 298 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
16.7
16.7.1
Archivparameter editieren
Pfade einrichten bei lokalen und bei
Standardnetz-Archiven
C/S
Die Einrichtung für C/S-Archive ist unter Punkt 16.7.2 extra beschrieben!
In dem neu eingerichteten Archiv bzw. in dem Archiv, in dem Änderungen
vorgenommen werden sollen, den Menüpunkt "Organisation/Archivparameter
editieren..." aufrufen.
Standardnetz-Archive rufen Sie von einer Workstation aus auf (also nicht am
Server).
Kontrollieren Sie die vorgegebenen Eintragungen und korrigieren Sie diese
gegebenenfalls. Von Zeile zu Zeile gelangen Sie entweder mit der Tab-Taste
oder durch anklicken mit der linken Maustaste.
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Für Verwaltungs-, Archiv- und Hilfsdateien wird bei lokalen bzw. Standardnetz-Archiven
in der Regel derselbe Pfad gewählt.
- 299 -
Tip
Verwaltungsdatei:
Die Verwaltungsdatei enthält sämtliche grundsätzliche Pfad-Informationen zum
Aufruf eines Archivs. Das Archiv selbst wird immer mit dieser Verwaltungsdatei
(Erweiterung da ) aufgerufen. Das bedeutet: Der Pfad, der hier angegeben
wird, ist der Pfad, aus dem später das Archiv gestartet wird.
Archivdateien:
In diesem Pfad werden die Profildaten und interne Verwaltungsdaten abgelegt.
Hilfsdateien:
Als Hilfsdateien gelten die verschiedenen archivspezifischen Einstellungen.
Werden in einem vorhandenen Archiv nachträglich die Pfadangaben für Verwaltungs-,
Archiv- und/oder Hilfsdateien verändert, so werden die betreffenden Dateien bei
Verlassen des Menüpunktes "Archivparameter editieren..." automatisch in das neu
angegebene Verzeichnis kopiert und im alten Verzeichnis gelöscht.
NCI- und CI-Archiv:
Die archivierten Dokumente werden in zwei "Container-Dateien" abgelegt, die
von Dr.DOC verwaltet werden. Dabei wird getrennt in die Datei für CIDokumente und diejenige für NCI-Dokumente. Beide Dateien können auf
beliebigen Speichermedien - angefangen bei der Festplatte bis zur Jukebox angelegt werden. Welches Speichermedium Sie wählen, hängt von der Anzahl
und Größe der zu archivierenden Dokumente ab. Geben Sie hier das
entsprechende Laufwerk bzw. den Pfad an.
Beachten Sie, dass auf Worm-Medien nicht direkt archiviert werden kann.
Achtung
- 300 -
Achtung
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Die Pfadangaben für NCI- und CI-Archive können, wie alle anderen Angaben, auch
jederzeit verändert werden. Allerdings ist hier besonders darauf zu achten, dass bereits
archivierte Dokumente grundsätzlich, in dem zum Zeitpunkt der Archivierung
angegebenen Pfad, abgelegt bleiben. Beachten Sie bei einer gewünschten Änderung
unbedingt das KAPITEL 25 PFADANGABEN ÄNDERN!
Containergröße:
Die Containergröße für NCI- und CI- Dokumente ist einstellbar. Sobald die
voreingestellte Containergröße erreicht ist, werden automatisch neue Container
von Dr.DOC erstellt. Die Container in der Verzeichnisstruktur stets auf gleicher
Ebene gemäß Voreinstellung angelegt z.B.: D:\drdoc\dbank\NCI00;
...\NCI01; ...\NCI02 (NCI00 = Verzeichnisname) Standardmäßig sind 600 MB
voreingestellt. Die maximale Größe ist 2GB.
Optional ist es möglich einen Containerpool, mit einer fest vordefinierten
Containerstruktur, zu bilden
Pfad für DÜ-Vorlagen:
Für die Datenübergabe an andere Programme (z.B. Adressdaten in ein
Briefformular der Textverarbeitung) müssen in diesen Programmen Vorlagen
(Formulare, z.B. Word-Serienbriefdokumente) angelegt sein. Diese Vorlagen
sollten in einem einzigen Verzeichnis abgelegt sein, dessen Inhalt beim Aufruf
von Datenübergabe immer angezeigt wird. Geben Sie dieses Verzeichnis hier
an.
Pfad \ Name für DÜ-Archivierung:
Nach der Arbeit mit der Datenübergabe-Schnittstelle aus einem Archiv heraus
wird automatisch zum Archivieren des erstellten Dokuments das hier
angegebene Archiv aufgerufen. Geben Sie Laufwerk, Verzeichnis und Name
des Archivs an, wenn Sie diese automatische Archivierung wünschen.
Lokales Arbeitsverzeichnis:
Das lokale Arbeitsverzeichnis ist nötig für die temporäre Zwischenlagerung von
Dateien bei verschiedenen Aktionen sowie benutzerspezifische Einstellungen.
Geben Sie diesen Pfad (standardmäßig c:\drdoc\tmp) hier ein.
Teil 4: 16. Archiv einrichten
- 301 -
Bei Netzbetrieb muss ein lokales Laufwerk der Workstation angegeben werden.
Dieses Verzeichnis muss unbedingt auf jeder Arbeitsstation identisch sein.
Maximale Anzahl an Listbox-Einträgen:
Diese Angabe betrifft die Auswahllisten, die nach einer Suche bei mehreren
Treffern angezeigt wird.
Die maximal gezeigte Anzahl der Einträge ist standardmäßig auf 100 vorbelegt.
Diese Angabe hat keinen Einfluss auf die Anzahl der gefundenen Datensätze,
sondern nur auf die Geschwindigkeit bei der Anzeige bzw. beim Blättern in der
Liste und in den Datensätzen. Eine geringere Angabe kann also bei sehr
großen Datenbeständen sinnvoll sein. Mit den Befehlen "Vor" und "Zurück"
werden die jeweils nächsten 100 (bzw. die angegebene Anzahl) gefundenen
Datensätze aktiviert.
Benutzerverwaltung:
Deaktivieren dieser Option veranlasst das Entfernen des Archivs aus der
aktuellen Benutzerverwaltung. Der erneute Eintrag des Archivs in eine
Benutzerverwaltung
ist
nur
über
den
Menüpunkt
"Organisation/Benutzermanager" möglich.
Änderungsprotokoll:
Um Änderungen der Profildaten zu protokollieren (Text vorher/nachher), muss
ein Änderungsprotokoll angelegt sein.
Zugriffsprotokoll:
Um Zugriffe mit falschen Passwörtern oder unberechtigte Zugriffe auf
Dokumente zu protokollieren, muss ein Zugriffsprotokoll angelegt sein.
Nach Programmstart Ändern möglich:
Dr.DOC bietet Ihnen verschiedene grundsätzliche Arbeitsmodi. Mit dem
Modus "Ändern möglich" können Sie Ihre Datensätze einsehen und auch
Korrekturen vornehmen. Mit dem Modus "Ändern gesperrt" können Sie die
Datensätze grundsätzlich nur einsehen, aber nicht ändern. Aktivieren Sie die
Option für "Ändern möglich" bzw. deaktivieren Sie diese für "Ändern gesperrt".
Diese Option gilt als grundsätzliche Einstellung. Darüber hinaus ist aber auch noch eine
weitere Differenzierung über die Benutzerverwaltung möglich .
Hinweis
- 302 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Nach Neueingabe Maske löschen:
Aktivieren Sie die Option, wenn Sie nach der Eingabe eines neuen Datensatzes
wieder die leere Eingabemaske vor sich sehen wollen. Deaktivieren Sie die
Option, wenn die eingegebenen Profildaten in der Maske stehen bleiben sollen.
Dies ist besonders von Vorteil, wenn sich in mehreren Datensätzen nur geringe
Detailangaben ändern und der Rest der Datensätze gleich ist.
Hinweis
#
Diese Option gilt als grundsätzliche Einstellung. Darüber hinaus ist mit dem Erhalten von
Einträgen nur von ausgewählten Feldern auch eine weitere Differenzierung möglich.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL:
"
20.1.7 FELDEINTRÄGE ERHALTEN BEI NEUEINGABE
Quelldatei nach Archivierung löschen
Nach der erfolgreichen Archivierung einer vorhandenen Datei wird diese in der
ursprünglichen Form nicht mehr benötigt und kann gelöscht werden. Dieses
Löschen kann mit der Option "Quelldatei löschen" automatisiert werden.
Netzbetrieb:
Aktivieren Sie die Option für Standardnetz-Archive
Hinweis
Für Standardnetz-Archive müssen keine weiteren Pfadangaben gemacht werden. Der
Befehl "Clientparameter editieren" soll also nicht aufgerufen werden, außerdem muss
auch der Kommunikations-Pfad nicht berücksichtigt werden.
Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, speichern Sie die Daten mit dem
Befehl "OK" ab.
Teil 4: 16. Archiv einrichten
16.7.2
Pfade einrichten bei C/S-Archiven:
In dem neu eingerichteten Archiv bzw. in dem Archiv, in dem Änderungen
vorgenommen werden sollen, am Archiv-Server den Menüpunkt "Organisation/
Archivparameter editieren..." aufrufen.
Kontrollieren Sie die vorgegebenen Eintragungen und korrigieren Sie diese
gegebenenfalls. Von Zeile zu Zeile gelangen Sie entweder mit der Tab-Taste
oder durch anklicken mit der linken Maustaste.
Geben Sie im folgenden zunächst sämtliche Pfadangaben aus Sicht des ArchivServers ein.
Das heißt: Wenn Archiv- und Netzwerk-Server in einem Gerät
zusammengefasst sind, überall die lokale Laufwerksbezeichnung aus Sicht des
Servers angeben.
- 303 -
- 304 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Wenn Archiv- und Netzwerk-Server getrennt sind, gelten manche Angaben für
ein Laufwerk auf dem Netzwerk-Server, das dann die Bezeichnung aus Sicht
des Archiv-Servers haben muss. Dies ist an den betreffenden Stellen vermerkt.
Verwaltungsdatei:
Die Verwaltungsdatei enthält sämtliche grundsätzliche Pfad-Informationen zum
Aufruf eines Archivs. Das Archiv selbst wird immer mit dieser Verwaltungsdatei
(Erweiterung da ) aufgerufen. Das bedeutet: Der Pfad, der hier angegeben
wird, ist der Pfad, aus dem später das Archiv gestartet wird.
Bei C/S-Betrieb werden für ein Archiv zwei Verwaltungsdateien angelegt: Für
den Aufruf am Archiv-Server und den Aufruf am Client.
Jetzt geben Sie den Pfad für den Aufruf am Archiv-Server an. Vorgegeben ist
hierfür das Unterverzeichnis KOMM\SERVER.
Archivdateien:
In diesem Pfad werden die Profildaten und interne Verwaltungsdaten abgelegt.
Vorgegeben ist hierfür das Unterverzeichnis DBANK.
Wenn Archiv- und Netzwerk-Server getrennt sind, muss dieses Verzeichnis auf
dem Archiv-Server liegen (also: lokale Laufwerkbenennung).
Hilfsdateien:
Als Hilfsdateien gelten die verschiedenen archivspezifischen Einstellungen.
Vorgegeben ist hierfür das Unterverzeichnis FORM.
Wenn Archiv- und Netzwerk-Server getrennt sind, kann das Verzeichnis auf
dem Netzwerk-Server liegen. Empfohlene Konfiguration: auf Archivserver
anlegen.
Achtung
Werden in einem vorhandenen Archiv nachträglich die Pfadangaben für Verwaltungs-,
Archiv- und/oder Hilfsdateien verändert, so werden die betreffenden Dateien bei
Verlassen des Menüpunktes "Archivparameter editieren..." automatisch in das neu
angegebene Verzeichnis kopiert und im alten Verzeichnis gelöscht.
NCI- und CI-Archiv:
Die archivierten Dokumente werden in zwei "Container-Dateien" abgelegt, die
von Dr.DOC verwaltet werden. Dabei wird getrennt in die Datei für CIDokumente und diejenige für NCI-Dokumente. Beide Dateien können auf
beliebigen Speichermedien - angefangen bei der Festplatte bis zur Jukebox angelegt werden. Welches Speichermedium Sie wählen, hängt von der Anzahl
Teil 4: 16. Archiv einrichten
- 305 -
und Größe der zu archivierenden Dokumente ab. Geben Sie hier das
entsprechende Laufwerk bzw. den Pfad an.
Beachten Sie, dass auf Worm-Medien nicht direkt archiviert werden kann.
Containergröße
Die Containergröße für NCI- und CI-Dokumente ist einstellbar. Sobald die
voreingestellte Containergröße erreicht ist, werden automatisch neue Container
von Dr.DOC erstellt. Die Container in der Verzeichnisstruktur stets auf gleicher
Ebene gemäß Voreinstellung angelegt z.B.: d:\drdoc\dbank\NCI00; ...\NCI01;
...\NCI02 (NCI00 = Verzeichnisname) Standardmäßig sind 600 MB
voreingestellt. Die maximale Größe ist 2GB.
Optional ist es möglich einen Containerpool, mit einer fest vordefinierten
Containerstruktur, zu bilden.
Die Pfadangaben für NCI- und CI-Archiv können, wie
jederzeit verändert werden. Allerdings ist hier besonders
archivierte Dokumente grundsätzlich in dem zum
angegebenen Pfad abgelegt bleiben. Beachten Sie bei
unbedingt das KAPITEL 25. PFADANGABEN ÄNDERN!
alle anderen Angaben auch,
darauf zu achten, daß bereits
Zeitpunkt der Archivierung
einer gewünschten Änderung
Achtung
DÜ-Vorlagen:
Für die Datenübergabe an andere Programme (z.B. Adressdaten in ein
Serienbriefdokument der Textverarbeitung) müssen in diesen Programmen
Vorlagen (Formulare) angelegt sein. Diese Vorlagen sollten in einem einzigen
Verzeichnis abgelegt sein, dessen Inhalt beim Aufruf von Datenübergabe immer
angezeigt wird. Geben Sie dieses Verzeichnis hier an.
DÜ-Archivierung:
Nach der Arbeit mit der Datenübergabe-Schnittstelle aus einem Archiv heraus
wird das hier angegebene Archiv zum Ablegen der erstellten Datei automatisch
aufgerufen. Geben Sie Laufwerk, Verzeichnis und Name des Archivs an, wenn
Sie diese automatische Archivierung wünschen.
Für C/S-Archive muss dieser Pfad in dem Dialog „Client-Parameter editieren“
eingestellt werden (Siehe unter entsprechendem Punkt in diesem Kapitel).
Lokales Arbeitsverzeichnis:
Das lokale Arbeitsverzeichnis ist für die temporäre Zwischenlagerung von
Dateien bei verschiedenen Aktionen und einigen benutzerspezifischen
Einstellungen nötig. Geben Sie diesen Pfad (standardmäßig c:\drdoc\tmp) hier
ein.
C/S
- 306 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
Wenn Archiv- und Netzwerk-Server getrennt sind, kann das Verzeichnis auf
dem Netzwerk-Server liegen. Empfohlene Konfiguration: auf Archivserver
anlegen.
Pfad für Kommunikation:
Dieser Pfad enthält die verschiedenen Arbeitsaufträge der Clients bei der
gemeinsamen Arbeit im Archiv. Das Unterverzeichnis muss KOMM heißen.
Dieses Verzeichnis wird auch benötigt zum Aufruf eines Archivs am ArchivServer (die betreffende Datei befindet sich im Unterverzeichnis
„KOMM\SERVER“).
Wenn Archiv- und Netzwerk-Server getrennt sind, kann das Verzeichnis auf
dem Netzwerk-Server liegen (also: Netzlaufwerk-Benennung aus Sicht des
Clients).
Empfohlene Konfiguration: lokal auf Archiv-Server anlegen.
Maximale Anzahl an Listbox-Einträgen:
Diese Angabe betrifft die Auswahllisten, die nach einer Suche bei mehreren
Treffern angezeigt wird.
Die maximal gezeigte Anzahl der Einträge ist standardmäßig auf 100 vorbelegt.
Diese Angabe hat keinen Einfluss auf die Anzahl der gefundenen Datensätze,
sondern nur auf die Geschwindigkeit bei der Anzeige bzw. beim Blättern in der
Liste und in den Datensätzen. Eine geringere Angabe kann also bei sehr
großen Datenbeständen sinnvoll sein.
Tip
Maximale Listboxeinträge je nach Anforderung ändern
Wenn bei einer größeren Auswahlliste Markierungen vorgenommen werden, ist zu
bedenken, dass die Markierungen gelöscht werden, wenn in der Liste mit "Vor" und
"Zurück" geblättert wird. Deshalb ist es sinnvoll, die Anzahl grundsätzlich nicht zu hoch
zu legen und nur bei größeren Änderungen kurzzeitig zu erhöhen.
Teil 4: 16. Archiv einrichten
- 307 -
Nach Programmstart Ändern möglich:
Dr.DOC bietet Ihnen verschiedene grundsätzliche Arbeitsmodi. Mit dem
Modus "Ändern möglich" können Sie Ihre Datensätze einsehen und auch
Korrekturen vornehmen. Mit dem Modus "Ändern gesperrt" können Sie die
Datensätze grundsätzlich nur einsehen, aber nicht ändern. Aktivieren Sie die
Option für "Ändern möglich" bzw. deaktivieren Sie diese für "Ändern gesperrt".
Diese Option gilt als grundsätzliche Einstellung. Darüber hinaus ist aber auch über die
Benutzerverwaltung eine Differenzierung möglich.
Hinweis
Benutzerverwaltung:
Deaktivieren dieser Option veranlasst das Entfernen des Archivs aus der
aktuellen Benutzerverwaltung. Der erneute Eintrag des Archivs in eine
Benutzerverwaltung
ist
nur
über
den
Menüpunkt
"Organisation/Benutzermanager" möglich.
Änderungsprotokoll:
Um Änderungen der Profildaten zu protokollieren (Text vorher/nachher), muss
ein Änderungsprotokoll angelegt sein.
Zugriffsprotokoll:
Um Zugriffe mit falschen Passwort oder unberechtigte Zugriffe auf Dokumente
zu protokollieren, muss ein Zugriffsprotokoll angelegt sein.
Nach Neueingabe Maske löschen:
Aktivieren Sie die Option, wenn Sie nach der Eingabe eines neuen Datensatzes
wieder die leere Eingabemaske vor sich sehen wollen. Deaktivieren Sie die
Option, wenn die eingegebenen Profildaten in der Maske stehen bleiben sollen.
Dies ist besonders von Vorteil, wenn sich in mehreren Datensätzen nur geringe
Detailangaben ändern und der Rest der Datensätze gleich ist.
Diese Option gilt als grundsätzliche Einstellung. Darüber hinaus ist auch eine weitere
Differenzierung möglich mit dem Erhalten von Einträgen nur von ausgewählten Feldern.
Hinweis
- 308 -
#
Teil 4: 16. Archiv einrichten
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL:
"
20.1.7 FELDEINTRÄGE BEHALTEN BEI NEUEINGABE
Netzbetrieb:
Diese Option muss aktiviert sein.
Quelldatei nach Archivierung löschen:
Nach der erfolgreichen Archivierung einer vorhandenen Datei wird diese in der
ursprünglichen Form nicht mehr benötigt und kann gelöscht werden. Dieses
Löschen kann mit der Option "Quelldatei löschen" automatisiert werden.
Clientparameter editieren
Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, rufen Sie nun die ClientParameter auf. Diese Pfadangaben dienen dazu, das Archiv vom Client aus
aufrufen zu können.
Achtung
Editieren Sie bitte nur die Pfade
Dr.DOC automatisch festgelegt.
c und d! Die übrigen Pfade werden von
Teil 4: 16. Archiv einrichten
- 309 -
a:
b:
c:
d:
e:
f:
g:
a:
Verwaltungsdatei: Konfigurationsdatei für C/S-Archivaufruf; Vorgegeben
wird das Unterverzeichnis CLIENT - Nicht Editieren!
b:
Hilfsdateien (Datenbank-Konfigurationsdateien):
c:
DÜ-Vorlagen: Geben Sie hier an, wo vom Client aus gesehen im Netz
die Vorlagen-Dateien für Datenübergabe zu finden sind.
Automatische Archivierung nach DÜ: Zum Aufruf der automatischen
Archivierung im Anschluss an eine Datenübergabe (DÜ) vom Client aus,
müssen Sie hier angeben: <Hostname oder IP-Adresse des ArchivServers>\<Port-Nr.>\<Archivname>
z.B. SERVER1\9995\Archiv1
d:
Nicht Editieren!
e:
Lokales Arbeitsverzeichnis: Das lokale Arbeitsverzeichnis muss auf
jedem Client identisch und physikalisch verfügbar sein.
f:
Pfad für Kommunikation:
Nicht Editieren!
Die Clientparameter bestätigen Sie mit "OK".
Die Client-Parameter können nur vom Supervisor und nur am Archiv-Server editiert
werden. Wenn also für die Clients z.B. eine Änderung der grundsätzlichen "Nach
Neueingabe Maske löschen"-Option nötig ist, so muss dies am Archiv-Server erledigt
werden und gilt dann für alle.
Hierbei ist zu beachten, dass diese Änderung am Archiv-Server nur vorgenommen
werden kann, wenn der Serverprozess am Archiv-Server vorher beendet wurde.
Sie speichern die Einstellungen nun mit dem Befehl "OK".
Tip
- 310 -
Teil 4: 16. Archiv einrichten
16.7.3
Zusammenfassender Überblick für C/S-Pfade:
Die angegebenen Pfad-Konfigurations-Beispiele gelten folgende zwei Fälle:
(1)
(2)
NETZ- UND ARCHIV-SERVER SIND EIN GERÄT
NETZ- UND ARCHIV-SERVER SIND ZWEI GERÄTE
(z.B. Novell-Netz):
Pfad für...
Gerät Serverparameter
Clientparameter
Verwaltungsdatei
S
c:\drdoc\komm\server
c:\drdoc\client
Archivdateien
S
c:\drdoc\dbank
----
Hilfsdateien
S
c:\drdoc\form
c:\drdoc\form
NCI-Archiv
(S)
c:\drdoc\dbank\NCI00(standardmäßig;
----
oder: Jukebox-LW etc.)
CI-Archiv
(S)
c:\drdoc\dbank\CI00(standardmäßig;
----
oder: Jukebox-LW etc.)
Lokales AV
S, Cl
c:\drdoc\tmp
c:\drdoc\tmp
Kommunikation
S
c:\drdoc\komm
c:\drdoc\komm
Teil 4: 17. Versionsverwaltung
17.
VERSIONSVERWALTUNG

Die
Dr.DOC -Versionsverwaltung ermöglicht
unterschiedlichen Dokumentversionen.
Ein Dokument kann verschiedene Stati annehmen:
•
Entwurf
•
Release
-
die
Verwaltung
von
frei
gesperrt
Eine Entwurfsversion kann in eine Releaseversion umgewandelt werden, aber
nicht umgekehrt (d.h., eine Release kann nicht wieder in den Entwurfsstatus
zurückgesetzt werden!)
Die
Konfiguration
erfolgt
über
den
Menüpunkt
"Einstellungen/
Versionsverwaltung":
- 311 -
- 312 -
Teil 4: 17. Versionsverwaltung
Erläuterungen:
•
Grundsätzlich wird pro Dokument nur eine freies Release erlaubt!
•
Erste Option deaktiviert bedeutet: Neues Dokument hat "Entwurfs-Status";
Änderung eines Entwurfs führt zu keiner neuen Version
•
Anwendung: sehr häufiges Problem bei Datenübergabe (DÜ). Nach DÜ
archivierter Brief soll nachträglich editiert/korrigiert werden (führte bislang
zu neuem Dokument!, jetzt wird alte Version überschrieben)
Änderung einer Release führt zu neuer Version!
Die Versionsverwaltung kann beim Anlegen eines neuen Archivs über "Archiv

neu" als Dr.DOC -Funktion aktiviert werden. (Dabei werden automatisch
unten abgebildete Datenbankfelder generiert; da ca. 20 Datenbankfelder
generiert werden, sollte diese Option nur bei tatsächlichem Bedarf aktiviert
werden, um die Datenbankstruktur klein zu halten.)
Datenbankfelder / Maskenelemente:
Abrufbar über [i]:
[i] Dokumenten-Historie
[i] Vorgängerdokument
[i] Nachfolgerdokument
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
18.
18.1
BENUTZERVERWALTUNG
Grundsätzliches
Der Benutzermanager ist eine archivübergreifende Funktion zum Einrichten und
Verwalten von Benutzern und deren archivspezifischen Zugangs- und
Nutzungsrechten. Berechtigungen können für Archive, Masken, Datensätze und
Felder differenziert werden. Sie können individuell einem einzelnen Benutzer
zugewiesen werden oder aber einer Benutzergruppe, wobei die Berechtigungen
dann für alle Mitglieder der Gruppe gelten.
Benutzer sind in der Regel namentlich in der Benutzerverwaltung eingetragen.
Zusätzlich gibt es anonyme Benutzer, denen ein vordefiniertes Benutzerprofil
zugewiesen wird.
Zwei Benutzer sind immer automatisch in einer neuen Benutzerverwaltung
vorhanden bzw. werden mit neu eingetragenen Archiven automatisch
verbunden: DRDOC und PUBLIC.
Benutzer DRDOC:
Wenn dieser Benutzername (mit dem dazugehörigen Passwort) vorhanden ist,
erfolgt beim Aufruf des Archivs keine Benutzerabfrage. Falls also keine
Benutzerverwaltung gewünscht wird, sollte dieser Eintrag in einer
Einzelplatzversion auf keinen Fall gelöscht werden.
Falls bei einer Einzelplatzversion die Benutzerverwaltung verwendet werden soll
oder aber mehrere Nutzungslizenzen vorhanden sind für die gleichzeitige Arbeit
von mehreren Benutzern, muss als erstes dieser vorhandene Benutzereintrag
gelöscht und sofort im gleichen Arbeitsgang ein eigener Supervisor-Benutzer
mit Passwort eingerichtet werden.
Benutzer PUBLIC:
Verschiedene Einstellungen eines Archivs werden benutzerspezifisch
gespeichert, das heißt: jeder Benutzer hat nur auf seine eigenen Einstellungen
Zugriff.
Meistens sind aber auch allgemein verfügbare Einstellungen sinnvoll. Dafür ist
der Benutzer PUBLIC nötig: Wenn Sie mit diesem Benutzernamen registriert
sind und Einstellungen vornehmen, können diese von allen Benutzern des
- 313 -
- 314 -
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
Archivs verwendet werden. Das Ändern dieser allgemeinen Einstellungen ist nur
dem Benutzer PUBLIC möglich.
Im Gegensatz zum Benutzer DRDOC ist beim Benutzer PUBLIC nur der
Benutzername (Großschreibung beachten!) vorgegeben. Das Passwort und die
Zugriffsberechtigungen können frei eingestellt werden.
Der Benutzermanager wird im Menüpunkt "Organisation/Benutzermanager"
aufgerufen.
Der Benutzermanager-Dialog ist in drei Spalten unterteilt:
Linke Spalte:
Hier werden Benutzer, -gruppen und Archive auf Karteikarten in Listen
angezeigt. Wenn ein Neueintrag (über "Element/...") erfolgt, wird automatisch
die entsprechende Liste aktualisiert. Hier wird auch das entsprechende Element
angewählt, für das Einstellungen vorgenommen werden sollen.
Das Register "Benutzer" umfasst eine alphabetische Benutzerübersicht sowie
eine alphabethische Gruppenübersicht (in der wieder die Benutzer eingetragen
sind). Das Register "Gruppen-Übersicht" ist dagegen nur nach Gruppen
angeordnet. Das Register "Archive" schließlich enthält alle der
Benutzerverwaltung zugeordneten Archive in alphabetischer Reihenfolge.
Mittlere Spalte:
In dieser Spalte können die Einstellungen für die verschiedenen Elemente
vorgenommen werden. Die Einstellungsmöglichkeiten sind in mehrere
Registerkarten unterteilt.
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
- 315 -
Rechte Spalte:
Eine Komplettübersicht über sämtliche Benutzer und -gruppen, Archive und
Einstellungen enthält die rechte Spalte. Sie dient nur zur übersichtlichen
Information; die Eintragungen werden vom Programm automatisch
vorgenommen.
Darüber hinaus hat der Benutzermanager eine eigene Symbolleiste:
Benutzermanager beenden/speichern
Benutzerverwaltung öffnen/neu anlegen
Benutzer/Benutzergruppe/Archiv neu anlegen
Benutzer, Benutzergruppe, Archiv/Gruppenmitgliedschaft
löschen
Hilfe
Neue Rolle eintragen (wird in der eigenen Beschreibung für
das Workflow-Modul beschrieben)
Die Registerkarte „Rollen-Definition“ (mittlere Spalte) und der Button „Neue Rolle
eintragen“ werden in der separaten Beschreibung für das Workflow-Modul beschrieben!
Der Benutzermanager wird über "Organisation/Benutzer-Manager" aufgerufen
(unabhängig davon, ob ein Archiv geöffnet ist oder nicht), wenn
•
noch keine Benutzerverwaltung geladen ist.
•
der Benutzer in mindestes einer Benutzerverwaltung angemeldet ist, in der
er Zugangsberechtigung für den Manager hat.
Hinweis
- 316 -
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
18.2
Kurzanleitung Benutzerverwaltung
Vorgehensweise:
1.
Benutzergruppen erstellen, Benutzer eintragen in Benutzergruppen
und Archive eintragen.
2.
Den Benutzergruppen folgende Eigenschaften zuordnen
a. Archive
b. Rechte (Archiv-, Datensatz-, Feld- und Maskenrechte)
zu 1. Benutzer, Benutzergruppen erstellen und Archive eintragen:
Register "Gruppenübersicht" in linker Spalte des Benutzer-Managers anklicken.
Kontextmenü über rechte Maustaste aufrufen, oder Icons verwenden.
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
Neuen Benutzer eintragen
Der folgende Dialog erscheint beim Anlegen eines neuen Benutzers, wenn wie
oben beschrieben vorgegangen wird und im Kontextmenü „neuer Benutzer“
angeklickt wird. Die Länge des Anmeldenamens kann mehr als 7 Zeichen
betragen.
Wenn die Option „Automatische Anmeldung mit Netzwerk-Anmeldenamen“
aktiviert ist, muss sich der User beim Start von Dr.DOC nicht extra in Dr.DOC
anmelden. Falls sich der Netzwerk-Anmelde-Name von dem Dr.DOC AnmeldeNamen unterscheidet, kann dies über die Deaktivierung des Feldes
„Anmeldenamen identisch“ und eintragen des Netzwerk-Anmeldenamens in das
Feld, gesteuert werden (zur Anpassung vorhandener Benutzerverwaltungen).
„Automatische Anmeldung mit Netzwerk-Anmeldenamen“ ist optional für alle
Benutzer
oder
benutzerspezifisch
aktivierbar
(Menüpunkt
„Organisation/Benutzer-Manager“
und
dann,
„Benutzerverwaltung/
Eigenschaften“).
Dieses Feld erscheint,
wenn Sie auf der
Registerkarte
„Gruppen-Übersicht“
eine Gruppe markieren
und für diese Gruppe
einen neuen Benutzer
eintragen wollen.
Welche Rechte der Benutzer hat, bestimmen Sie unter „Rechte/Rechte-Muster“.
- 317 -
- 318 -
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
Nachträgliches Ändern von Benutzer- und Archiveinträgen:
Benutzer bzw. Archiv markieren im Register „Gruppenübersicht“ bzw. „Archive“
und über Register „Beschreibung“ Eigenschaften editieren.
Änderungen werden automatisch übernommen. Beim Verlassen der
Benutzerverwaltung müssen Sie diese natürlich speichern.
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
- 319 -
zu 2a. Benutzergruppen (Benutzern) Archive zuordnen
Beispiel
Die Archive „Adressverwaltung“ und „Schriftgutverwaltung“ sollen der Oberabteilung
zugeordnet werden: Im Register „Gruppenübersicht“ „Oberabteilung“ anklicken, dann im
Register „Archiv-Verbindungen“ im Fenster „Andere Archive“ nacheinander die beiden
Archive auswählen und per Doppelklick oder „<-Verbindung hinzufügen“ zuordnen.
- 320 -
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
zu 2b. Rechte zuordnen
Einfachster Fall:
Nur gruppenspezifische Differenzierung (für mehrere Archive werden gleiche
Rechte vergeben, also keine Unterscheidung innerhalb der Archive).
Im Register „Rechte“ den Bezeichnern gruppenspezifisch (durch Markierung der
Gruppe im Register „Gruppenübersicht“ und anschließender Definition und
Zuweisung der Rechteeigenschaften anhand der „Muster“) Rechtedefinitionen
zuweisen.
Komplexe Differenzierung (gruppenspezifisch und archiv(gruppen)spezifisch)
erfolgt anhand von „Bezeichnern“ für Rechtedefinitionen.
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
Für die beiden Archivkategorien „Veränderbare Archive“ (enthält „Adressverwaltung“
und „Schriftgutverwaltung“) und Thesaurusarchive (nicht veränderbare Archive, enthält
Thesaurusarchive mit festgelegtem Datenbestand) sollen unterschiedliche Archivrechte
definiert werden. Dazu wird diesen Archivgruppen jeweils ein Archivrecht-Bezeichner
„Veränderbare Archive“ und Thesaurusarchive im Register „Archiv-Verbindungen“
zugeordnet (Archiv markieren und Archiv-Rechte-Bezeichner eingeben). Anschließend
werden im Register „Rechte“ den Bezeichnern gruppenspezifische (durch Markierung
der Gruppe im Register „Gruppenübersicht“ und anschließender Definition und
Zuweisung der Rechteeigenschaften) Rechtedefinitonen zugewiesen.
(d.h.: Archive können virtuell über „Bezeichner“ zu Gruppen zusammengefaßt werden.
Diesen Bezeichnern können gruppenspezifische Rechte-Definitionsinhalte zugewiesen
werden).
Rechtemuster selbst sind unveränderbar vorgegeben, können aber unter anderem
Namen in abgeänderter Form abgespeichert werden.
Archivname
Adressarchiv
Thesaursuarchiv
Bezeichner
(Rechte)
veränderbare
Archive
Thesaurus
Benutzergruppe
Rechte
Supervisor
Archivrecht: darf, kann,
weiß alles
Erfasser
darf neu eingeben und
ändern
Supervisor
Archivrecht: darf fast
alles
Erfasser
darf nur sehen, nicht
ändern oder neu
eingeben
- 321 -
Beispiel
- 322 -
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
18.3
Benutzerverwaltung
Es können mehrere Benutzerverwaltungen benützt werden. Eine lokale Benutzerverwaltung wird automatisch angelegt.
Um eine neue Benutzerverwaltung zu erstellen:
Schritt für ! Menüpunkt "Organisation/Benutzermanager" aufrufen.
Schritt
! Befehl "Benutzerverwaltung/Neu“ oder das entsprechende Symbol anklicken.
1
2
3
4
5
6
1: Bezeichner der neuen Benutzerverwaltung. Dieser kann abweichend vom Dateinamen sein.
2: Ankreuzen für Betrieb in Client/Server-Modus.
3: Ankreuzen, wenn bei der Benutzeranmeldung
Benutzerverwaltung die Abfrage vornimmt.
angezeigt
werden
soll,
welche
4: Auswahl ob die Anmeldung automatisch mit dem Netzwerk-Anmeldenamen stattfinden soll.
5: Pfad und Dateiname der Benutzerverwaltung angeben (direkt eintragen oder über "Wählen").
6: Falls eine C/S-Benutzerverwaltung angelegt wird, hier den Pfad und Dateinamen aus Sicht des
Servers angeben.
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
! Mit "OK" bestätigen. Nun ist die neue Benutzerverwaltung aktiv.
Öffnen:
Zwischen verschiedenen Benutzerverwaltungen wechseln Sie mit dem Befehl
"Benutzerverwaltung/Öffnen" bzw. dem entsprechenden Symbol. Markieren Sie
in der Listbox die gewünschte und bestätigen Sie mit "OK".
Eigenschaften:
Über den Menüpunkt "Benutzerverwaltung/Eigenschaften" wird der Beschreibungs-Dialog der aktuellen Benutzerverwaltung angezeigt, an dem Änderungen
(Namen, Pfad) vorgenommen werden können.
Löschen:
Mit dem Menüpunkt "Benutzerverwaltung/Löschen" wird eine Benutzerverwaltung gelöscht.
- 323 -
- 324 -
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
18.4
Benutzer und Benutzergruppen
Neu anlegen:
In den meisten Fällen ist es sinnvoll, mehrere Benutzer zu Gruppen zusammenzufassen. Das hat den Vorteil, nicht jedem Benutzer extra seine Rechte zuweisen zu müssen.
Darüber hinaus können natürlich auch einzelne Benutzer angelegt werden oder
auch Benutzer aus Gruppen wieder herausgenommen werden.
Hinweis
Wie beschrieben, hat für jedes neue Archiv automatisch der Benutzer DRDOC ein Zugriffsrecht. Wenn dieser Benutzer vorhanden ist, erfolgt aber keine Benutzerabfrage
beim Aufruf des Archivs. Für Archive mit mehreren Benutzern muss deshalb in einem
ersten Schritt der Benutzer DRDOC gelöscht bzw. durch einen anderen "Supervisor"
(der alle Rechte hat) ersetzt werden.
In der linken Spalte des
Schritt für "
Schritt
"Gruppenübersicht" anklicken.
#
Benutzermanagers
das
Register
Mit dem Symbol oder auch über das Kontextmenü der rechten
Maustaste zunächst eine neue Benutzergruppe erstellen.
Gruppenname, evtl. eine Beschreibung dazu vergeben sowie bestimmen, ob es
sich um eine Besitzer-, Berechtigungs- und/oder Wiedervorlagegruppe handelt.
$
Mit "Übernehmen" wird die neue Gruppe in die Liste der GruppenÜbersicht (linke Spalte) übernommen:
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
%
Bei Bedarf gleich weitere Gruppen anlegen oder den Dialog "Schließen".
In der mittleren Spalte des Managers sind nun im Register "Beschreibung"
die Daten der jeweiligen Gruppe eingetragen.
&
In die jeweilige Gruppe werden nun die neuen Benutzer aufgenommen:
Zunächst in der linken Spalte des Managers die Gruppe markieren. Dann
mit dem Symbol oder auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste
Benutzer neu eintragen.
- 325 -
- 326 -
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1: Der Anmeldename muss bei der Benutzerabfrage eingegeben werden; abweichend davon kann dies der vollständige Name sein, der überall, wo der
Benutzername angezeigt wird, erscheint.
2: Platz für Bemerkungen zum Benutzer.
3: Ankreuzen, wenn der Benutzer ein Anonymer Benutzer sein soll.
4: Die Benutzeranmeldung benötigt neben dem Benutzernamen auch ein Paßwort. Das Paßwort wird immer verschlüsselt dargestellt. Um sicher zu gehen,
daß bei der Eingabe kein Fehler unterläuft, wird das Paßwort zweimal zur
Bestätigung eingegeben. Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung.
Als zusätzliche Option kann gewählt werden, daß der Benutzer sein Paßwort
selbst einmal ändern muss bzw. daß er dies nicht darf.
5: Wenn die Option „Automatische Anmeldung mit Netzwerk-Anmeldenamen“
aktiviert ist, muss sich der User beim Start von Dr.DOC nicht extra in
Dr.DOC anmelden. Falls sich der Netzwerk-Anmeldename von dem
Dr.DOC Anmeldenamen unterscheidet, kann dies über die Deaktivierung
des Feldes „Anmeldenamen identisch“ und eintragen des Netzwerk-
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
Anmeldenamens in das Feld, gesteuert werden (zur Anpassung vorhandener
Benutzerverwaltungen).
„Automatische Anmeldung mit Netzwerk-Anmeldenamen“ ist optional für alle
Benutzer oder benutzerspezifisch aktivierbar (Menüpunkt „Organisation/
Benutzer-Manager“ und dann, „Benutzerverwaltung/Eigenschaften“).
6: Soll der Benutzer Zugang zum Benutzermanager haben, hier aktivieren.
7: Soll dem Benutzer bei der Wahl einer Benutzerverwaltung auch der Pfad
derselben angezeigt werden, hier ankreuzen.
8: Nur für Dr.DOC-Workflow verfügbar: Hier wird festgelegt, ob Benutzer seine
Vertreter selbst bestimmen darf.
9: Hier wird die Gruppe angezeigt, die beim Neuanlegen des Benutzers markiert ist. Falls die Mitgliedschaft doch nicht erwünscht ist, kann die Option
deaktiviert werden.
'
Mit "Übernehmen" wird der neue Benutzer in die Liste der GruppenÜbersicht (linke Spalte) übernommen:
(
Bei Bedarf gleich weitere Benutzer anlegen oder den Dialog "Schließen".
In der mittleren Spalte des Managers sind nun im Register "Beschreibung"
die Daten des jeweiligen Benutzers eingetragen.
- 327 -
- 328 -
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
Nachträglich ändern:
Über das Register "Beschreibung" in der mittleren Spalte des Managers werden
die Grundeinstellungen einer Gruppe bzw. eines Benutzers geändert. Außerdem
kann über das Register "Benutzergruppen-Definition" die Zugehörigkeit zu einer
Gruppe geändert werden (Mitgliedschaft hinzufügen/entfernen).
Die aktuelle Anzeige der Karteikarte "Benutzergruppen-Definition" bezieht sich
immer auf die Gruppe bzw. den Benutzer, der in der linken Spalte des Managers
markiert ist.
Tip
Benutzer und -gruppen können auch kopiert werden. Dies kann eine große Zeitersparnis sein, wenn z.B. eine weitere Gruppe angelegt werden soll, die sich in ihren Rechten
nur geringfügig von einer bereits vorhandenen unterscheidet.
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
18.5
- 329 -
Benutzeranmeldung automatisieren
Die Benutzeranmeldung beim Programmstart kann über einen Eintrag in der
Befehlszeile des Dr.DOC-Icons automatisiert werden.
Wie bereits in Kapitel 10.1 beschrieben, können hier mehrere Parameter übergeben werden. Neben den dort bereits angegebenen kann die Befehlszeile nach
folgendem Schema erweitert werden.
drdoc pfad\archiv pfad\hilfe pfad\benutzerverwaltung autologin drdoclogin
Es ist zu beachten dass sich die Eintragungen für lokale Archive und C/SArchive unterscheiden. Beim Client-Icon muss für die Angabe der Archive und
der Benutzerverwaltung der „pfad“ durch die Angabe <Host-Name oder IPAdresse des Archivservers>\<Port-Nr.>\ ersetzt werden. Falls die Hilfe auch
über den Archivserver benutzt wird ist auch hier der Pfad durch obige Angaben
zu ersetzen!!!
Beispiel minimale Konfigurtation:
c:\drdoc\system\drdoc.exe_SERVER1\9995\Achiv1_
Beispiel erweiterte Konfiguration:
c:\drdoc\system\drdoc.exe_SERVER1\9995\Achiv1_
c:\drdoc\hilfe\whilfe_SERVER1\benutzer1.bvd_AutoLogin=0
C/S
- 330 -
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
Parameter
drdoc
pfad\archiv
pfad\hilfe
pfad\benutzerverwaltung
autologin
drdoclogin
C/S
Erläuterung
drdoc.exe, evtl. mit Pfad-Angabe
Pfad und Name des Archivs
Pfad und Name der Hilfe
Pfad und Name der Benutzerverwaltung
AutoLogin=1
automatisches Anmelden in allen Benutzerverwaltungen mit gleichem Namen bzw. Kennwort
AutoLogin=0
kein automatisches Anmelden
DrdocLogin=1
automatisches Anmelden als DRDOC
DrdocLogin=0
kein automatisches Anmelden als DRDOC
Benutzer-Info bei C/S-Betrieb:
Im Menüpunkt "Organisation/Benutzer-Information" werden die aktuell im Netz
für das aktuelle Archiv angemeldeten Benutzer angezeigt. Wenn nötig, kann
hier auch ein Benutzer abgemeldet werden.
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
18.6
Archive eintragen
Neue Archive werden zunächst grundsätzlich in die Benutzerverwaltung eingetragen; in einem nächsten Schritt werden ihnen die Benutzer(-gruppen) zugeordnet.
Neu eintragen:
! Mit dem Symbol, über das Menü „Organisation/Benutzermanager/Element/
Neue Archive“ oder über das Kontextmenü der rechten Maustaste „Neue
Archive“ eintragen.
•
Archivbezeichner angeben (dieser Name erscheint dann in der Liste der
Archive bei "Archiv/Wählen").
•
Archivpfad und -dateinamen angeben (direkt eintragen oder über "Wählen").
•
Bei C/S-Archiven auch Pfad vom Server aus eingeben.
- 331 -
- 332 -
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
! Mit "Übernehmen" wird das neue Archiv in die Liste der Archive (linke Spalte)
übernommen:
! Bei Bedarf gleich weitere Archive aufnehmen oder den Dialog "Schließen". In
der mittleren Spalte des Managers sind nun im Register "Beschreibung" die
Daten des jeweiligen Archivs eingetragen.
Das Archiv ist jetzt grundsätzlich in die Benutzerverwaltung eingetragen und
erscheint in der Liste bei "Archiv wählen".
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
18.7
Archive Benutzern und Benutzergruppen zuordnen
! In der Gruppen-Übersicht der linken Spalte des Managers auf die Gruppe
oder die Einzelbenutzer klicken, die dem Archiv zugeordnet werden sollen.
In der mittleren Spalte des Managers im Register "Archiv-Verbindungen" im
Fenster "Andere Archive" ein Archiv nach dem anderen auswählen und
"Verbindung hinzufügen".
Im Beispiel wird der Gruppe "Oberabteilung" das Archiv "Adressverwaltung" zugeordnet.
- 333 -
- 334 -
Teil 4: 18. Benutzerverwaltung
18.8
Rechte zuordnen
Den Benutzern bzw. Benutzergruppen müssen Rechte zugeordnet werden.
Diese sind differenzierbar von grundsätzlichen Archiv-Bearbeitungsrechten bis
hin zu Rechten im einzelnen Feld. Wie Sie im einzelnen vorgehen, entnehmen
Sie dem nachfolgenden Ablaufschema.
linke Spalte, Register "Gruppen-Übersicht":
Benutzer/-gruppe markieren
mittlere Spalte, Register "Archiv-Verbindungen":
ein Archiv in "Verbunden mit" markieren
Archiv-Rechte:
Bezeichner für Archiv-R. wählen
oder neu benennen und zuordnen
Datensatz-Rechte:
Feld-Rechte:
Masken-Rechte:
Bezeichner für Ds.-Rechte wählen
oder neu benennen und zuordnen
Option "Felder"
markieren
Option "Masken"
markieren
Feld(er) markieren
Bezeichner für Feld-Rechte wählen
oder neu benennen und zuordnen
Maske(n) markieren
Bezeichner für Masken-Rechte wählen
oder neu benennen und zuordnen
mittlere Spalte, Register "Rechte" aktivieren
Option "Archiv-Rechte"
markieren
Option "Ds.-Rechte"
markieren
Option "Feld-Rechte"
markieren
Option "Masken-Rechte"
markieren
Bezeichner markieren
Rechte-Muster wählen und zuweisen
oder:
Funktionen einzeln markieren und J/N-Rechte zuweisen,
evtl. als Rechte-Muster speichern
Gespeichert werden die Eingaben durch den Menüpunkt
verwaltung/Speichern" bzw. durch klicken auf das Symbol.
Hinweis
"Benutzer-
Die Archiv-, Datensatz- und Feld-Rechte zur Information einsehen (also nicht ändern)
können Sie auch in folgenden Menüpunkten:
Organisation/Archivrechte - Datensatz/Berechtigungen - Bearbeiten/Feldrechte.
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
19.
ZUGRIFFSRECHTE UND Z
ZUGRIFFSKONTROLLE
UGRIFFSKONTROLLE
Folgende Möglichkeiten gibt es, den Zugriff auf alle in Dr.DOC enthaltenen
Daten zu regeln:
Der Zugriff (inkl. Änderungen) auf ...
wird geregelt durch...
1. Gesamtes Archiv
2. Gesamter Datensatz
(=Profildaten+Dokument)
Archivverbindungen in der
Benutzerverwaltung
•
•
•
•
3. Einzelne Profildaten-Felder
4. Dokument
Besitzer, verbunden mit Menüpunkt
"Datensatz/Besitzer "
Datensatzrechte in der Benutzerverwaltung
Arbeitsmodus "Nach Programmstart
ändern möglich / nicht möglich"
Grundsätzlich für verschiedene
Funktionen: Benutzerverwaltung
(Erfasser/Auswerter)
Feldrechte in der Benutzerverwaltung
Versionsverwaltung:
• frei / gesperrt
• Entwurf / Release
Außerdem kann der Zugriff und das Editieren von Daten kontrolliert werden:
Der Vorgang ...
wird kontrolliert durch...
5. Neueingabe
6. Änderungen an
Profildaten/Dokumenten
(übernommen mit "Speichern")
Autofelder B, D, T, verbunden mit
Änderungssperre
•
•
7. Anmeldung mit falschem Paßwort
Jeweilige Benutzer:
Autofelder B, D, T in einer Tabelle
(Tabelle nicht nötig, wenn nur die jeweils
letzte Änderung registriert werden soll)
Textänderung:
Eintrag in Änderungsprotokoll (Text
vorher/nachher)
Eintrag in Zugriffsprotokoll
Die meisten dieser Zugriffsregelungen sind nur in Verbindung mit einer
Benutzerverwaltung möglich bzw. sinnvoll.
- 335 -
- 336 -
#
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS:
"
18.
BENUTZERVERWALTUNG
19.1
Gesamtes Archiv sperren
Über
die
Registerkarte
"Archivverbindungen"
im
Menüpunkt
"Organisation/Benutzermanager" wird festgelegt, welche Benutzer bzw. Benutzergruppen grundsätzlich Zugriff auf ein Archiv haben.
Beispiel
Benutzer Kunert ist
mit den Archiven
Adressverwaltung
und Schriftgutverwaltung
grundsätzlich verbunden.
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
19.2
Gesamten Datensatz sperren
Wenn ein Datensatz in Besitz ist, kann nur der Besitzer (wenn er entsprechende
Rechte hat) die Berechtigungen anderer Benutzer für diesen Datensatz ändern.
Ein Datensatz wird in Besitz genommen, um ihn z.B. für andere Benutzer zum
Bearbeiten/Ändern zu sperren oder nach dem Archivieren durch Stapelverarbeitung o.ä. erst nach einer Nachbearbeitung den Datensatz allgemein
zugänglich zu machen (in letzterem Fall kann der Benutzer bei entsprechender
System-Einstellung beim Speichern der neuen Datensätze automatisch als
Besitzer eingetragen werden).
Da der Besitzer nicht in jedem Fall das Recht dazu hat, Berechtigungen anderer
bzw. aller anderen Benutzer zu ändern, können so mit Hilfe dieses Schalters
(Zugriffssperre für andere Benutzer) die Berechtigungen aller anderen Benutzer
für diesen Datensatz automatisch gesperrt werden.
Mit dem Befehl "Datensatz/Besitzer" kann innerhalb der Neueingabe oder auch
wenn der Datensatz geöffnet ist, der entsprechende Besitzer eingetragen
werden.
Eine effiziente Dokument-Besitzvergabe ist auch aus der Auswahlliste heraus
möglich. Wenn der Besitzer eines Datensatzes diesen für andere freigeben
möchte, kann er das tun, indem er den entsprechenden Datensatz in der
Auswahlliste markiert und über den Menüpunkt “Datensatz/Besitzer“ die
Besitzer-Rechte verändert.
- 337 -
- 338 -
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
Arbeitsmodus:
Im Menüpunkt "Organisation/Archiv-Parameter editieren" kann gewählt werden,
ob grundsätzlich für alle Benutzer das Ändern vorhandener Datensätze möglich
sein soll oder nicht.
Benutzerberechtigungen:
Über die Benutzerverwaltung können die Bearbeiter grundsätzlich mit verschiedensten Zugriffsrechten ausgestattet werden. Dies bezieht sich z.B. auf Neueingabe, Ändern, Löschen, Drucken etc.
#
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS:
"
18.
BENUTZERVERWALTUNG
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
19.3
- 339 -
Einzelne ProfildatenProfildaten-Felder sperren
Einzelne Profildaten-Felder können zum Bearbeiten gesperrt werden. Dies geschieht über die Vergabe von Feldrechten für den jeweiligen Benutzer bzw. die
Benutzergruppe innerhalb der Benutzerverwaltung.
Beispiel
Die Gruppe "Abteilung B2"
hat unter dem Bezeichner
"Sicht+Ändersperre" eine
Editier- und Sichtbarkeitssperre auf
dem Feld "Eigenes AZ" in der
Schriftgutverwaltung.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS: 18.
BENUTZERVERWALTUNG
#
- 340 -
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
19.4
Gesamtes Dokument sperren/freigeben
Um ein gesamtes Dokument sperren/freigeben zu können muss die
Versionsverwaltung in dem Archiv eingerichtet sein. Dies ist nur beim
Neuanlegen eines Archivs möglich. Die hierfür erforderlichen Felder werden
automatisch definiert, wenn Sie im Dr.DOC-Assistenten „Versionsverwaltung“
aktivieren.
In der Anwendung wird der Status des Dokuments
dann über die Aktivierung der entsprechenden
Felder gesteuert (Dokument-Status: frei/gesperrt).
Die Dokumenten-Historie über verschiedene
Versionen kann verfolgt werden.
Dokumentsperren können manuell
oder abhängig von Gültigkeit und
Lebensdauer vergeben werden.
Zu Sperren und Freigaben kann
ein Kommentar verpflichtend
verlangt werden.
Ein „Entwurf“ kann noch verändert
werden.
Das veränderte Dokument überschreibt
die Vorgägerversion.
Ein „Release“ kann frei, d.h.
sichtbar oder gesperrt sein.
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
19.5
Neueingabe protokollieren
Es können Erfasser, Datum und Uhrzeit protokolliert werden. Die gewünschten
Felder werden als einzeilige Felder mit der entsprechenden Option angelegt:
Diese Felder unbedingt zusätzlich mit einer Editiersperre versehen.
Vorgehensweise:
•
Aktivieren Sie im Benutzer-Manager in der linken Spalte die Registerkarte
„Gruppen-Übersicht“ und markieren die gewünschte Benutzergruppe bzw.
den gewünschten Benutzer.
•
In der mittleren Spalte aktivieren Sie die Registerkarte „ArchivVerbindungen“. Hier markieren Sie unter „Verbunden mit“ das gewünschte
Archiv.
•
Aktivieren Sie nun den Schalter „Felder“. In der Tabelle unterhalb
erscheinen alle Felder, die Sie in diesem Archiv angelegt haben.
•
Wählen Sie den Bezeichner für Feld-Rechte oder legen Sie einen neuen
Bezeichner an und ordnen diesen den entsprechenden Feldern zu.
•
Anschließend wählen Sie in der mittleren Spalte des Benutzer-Managers die
Registerkarte „Rechte“. Markieren Sie den Schalter „Feld-Rechte“ und in
dem Feld „Bezeichner für Feld-Rechte“ den verwendeten Bezeichner.
•
Legen Sie in dem Feld „Feld-Rechte“ unter „berechtigt“ die Rechte fest.
•
Vergessen Sie nicht Ihre Einstellungen zu speichern!
- 341 -
- 342 -
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
19.6
Änderungen protokollieren
Jeweilige Benutzer protokollieren:
Es können Benutzer, Datum und Uhrzeit protokolliert werden, sobald der Datensatz gespeichert wird.
Wenn nur die jeweils letzte Änderung eingetragen werden soll müssen die
gewünschten Felder als einzeilige Felder mit der entsprechenden Option
anleget werden (s. oben).
Wenn alle Änderungen registriert bleiben sollen müssen die Felder nicht
einzeilig, sondern als Tabellenfelder anlegen und in eine Tabelle auf der Maske
zusammenfasst werden.
Diese Änderungsverwaltung mit den entsprechenden Feldern kann bei neu zu
erstellenden Archiven im Dr.DOC-Assistenten direkt angekreuzt werden.
Beispiel
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
Textänderungen protokollieren:
Um Änderungen der Profildaten zu protokollieren, muss ein Änderungsprotokoll
angelegt sein.
Die Funktion Änderungsprotokoll wird aktiviert
• entweder beim Neuerstellen im Dr.DOC-Assistenten:
•
oder nachträglich über "Organisation/Archivparameter editieren".
- 343 -
- 344 -
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
Das Änderungsprotokoll wird automatisch fortgeschrieben in einer Datei mit der
Namenserweiterung chg, die im Verzeichnis, das als Pfad für Archivdateien
angegeben ist, abgelegt wird.
Eingesehen wird diese Datei mit einem Editor.
Beispiel
Benutzer, Datum, Uhrzeit der Änderung
Name des Feldes mit der Änderung
Text "vorher"
Text "nachher"
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
19.7
Fehlzugriffe pro
protokollieren
tokollieren
Mit einem Zugriffsprotokoll können Anmeldungen mit falschem Paßwort protokolliert werden.
Die Funktion Zugriffsprotokoll wird aktiviert
• entweder beim Neuerstellen im Dr.DOC-Assistenten:
• oder nachträglich über "Organisation/Archivparameter editieren".
- 345 -
- 346 -
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
Das Zugriffsprotokoll wird automatisch fortgeschrieben in einer Datei mit der
Namenserweiterung acc, die im Verzeichnis, das als Pfad für Archivdateien
angegeben ist, abgelegt wird.
Beispiel
Fehlgeschlagener Versuch, sich
als Benutzer "Kunert" anzumelden
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
19.8
- 347 -
Meldungen erzeugen
Archivspezifische Meldungen, mit eingeblendeter, definierbarer Zeit, können
erzeugt werden
• für Feldsuche bzw. Vorlagensuche.
• für fehlende Berechtigung für die Dokument-Ansicht.
OCR-bearbeiteter Text wird in ein eigenes Feld "OCR-Text" eingefügt. Da er nicht
nachbearbeitet bzw. kontrolliert wird bei der Neueingabe, kann möglicherweise ein Begriff, der gesucht wird, nicht gefunden werden, da er fehlerhaft erkannt wurde.
Falls ein Benutzer Feld- oder Vorlagensuche in dem Feld "OCR-Text" vornimmt, soll
deshalb die entsprechende Meldung erscheinen
Die Meldungen werden über einen Eintrag in die archivspezifische ini-Datei
erzeugt.
Rufen Sie die Datei archivname.ini mit einem Editor aus dem Verzeichnis
auf, das als Pfad für Hilfsdateien angegeben ist (bei C/S: \form). Ergänzen Sie
am Ende der Datei die Rubrik [MELDUNGEN] (Großschreibung beachten!) und
Ihre spezifischen Meldungen nach dem Schema:
Für Meldungen bei Feldsuche:
Für Meldungen bei Dok.Ansicht:
Feldname=Meldung;Einblendzeit in Sek.
Dokumente=Meldung;Einblendzeit in Sek.
Beispiel
- 348 -
Teil 4: 19. Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle
Statt Feldname setzen Sie den Namen des Feldes ein. Bei Meldungen bei der
Dokumenten-Ansicht muss Dokumente vor der Meldung eingetragen sein.
Zeilenumbruch innerhalb der Meldung wird mit einem \ gekennzeichnet (auf
keinen Fall innerhalb einer Meldung einen Absatz mit der ENTER-Taste erzeugen!).
Das Meldungsfenster wird nach der angegebenen Zeit in Sekunden wieder ausgeblendet.
Beispiel
[MELDUNGEN]
OCR-Text=Achtung, möglicherweise fehlerhafte OCR-Bearbeitung!;5
Dokumente=Dokument nicht freigegeben\Herrn Müller fragen!;10
Teil 4: 20. Einstellungen
20.
EINSTELLUNGEN
Alle im Anschluß beschriebenen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie über
folgende zwei Möglichkeiten:
• den Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für..."
oder:
• im Menüpunkt "Organisation/Archiv einrichten..." Registerkarte "Datenbankeinstellungen".
In den Datenbankeinstellungen werden die Einstellungen in
Spalten vorgenommen. Außerdem haben Sie hier einen
Überblick über sämtliche Einstellungen.
In der Feldauswahl werden die Einstellungen direkt
in der Maske vorgenommen.
Aus der tabellarischen Übersicht "Datenbankeinstellungen" heraus kann mit
dem Befehl "Editieren" die aktuelle Maske zum Eintragen aufgerufen werden.
Der Cursor muss sich hierzu in der entsprechenden Spalte befinden. Wenn
noch keine Maske aktuell eingestellt ist, ist der Befehl "Editieren" nicht
vorhanden.
- 349 -
- 350 -
Teil 4: 20. Einstellungen
Hinweis
In den Menüpunkten "Feldauswahl für..." können natürlich nur Eintragungen in die Felder vorgenommen werden, die in der aktuellen Maske vorhanden sind.
#
W EITERE EINSTELLUNGEN FÜR EINZELNE FELDER, DIE DIE ZUGRIFFSBERECHTIGUNG
DARAUF REGELN (WIE Z.B. EDITIERSPERRE (ÄNDERN), SICHTBARKEIT ETC.) WERDEN
ÜBER KAPITEL 18. BENUTZERVERWALTUNG VORGENOMMEN.
20.1
Eingabekriterien festlegen/ändern
Folgende Eingabekriterien können festgelegt werden:
• Datentypen (Numerisch, Alphanumerisch, Datum, Währung)
• Autofelder (Benutzer, Datum, Zeit, Nummerngenerator, Dateiname)
• Rechendefinition
• Pflicht-Feldbelegung
• Einträge bei Neueingabe erhalten
• Schlüsselfelder anlegen
• Eingabedublettenprüfung
• Datenübergabe-Archivierung
Teil 4: 20. Einstellungen
20.1.1
- 351 -
Datentypen
Einzelnen Feldern können verschiedene Datentypen zugewiesen werden.
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Datentyp" aufrufen oder in den
"Datenbankeinstellungen" Spalte "Datentypen" aktivieren.
!
Geben Sie ein:
S
U
Z
ZB
D
DB
W
WB
G
F
XD
(„String“) für Zeichenkette (alphanumerisch)
(„User) für Zeichenkette (alphanumerisch)
wird nur für Workflow verwendet
für Ziffer (numerisch)
für numerischen Bereich
für Datum
für Datumsbereich
für Währung
für Währungsbereich
für Gliederung
für Frist
für Datum und Uhrzeit
Nur für das immer vorhandene Feld "Bild" ist entsprechend ein Datentyp BILD eingetragen, der nicht verändert werden darf.
20.1.1.1
Besonderheiten Datentyp „Datum“
Beim Datentyp Datum sind als Eingabe zugelassen:
TT.MM.JJ , TT.MM.JJJJ , T.M.JJ , T.M.JJJJ oder TTMMJJ
Die Eingabe wird immer automatisch ergänzt auf TT.MM.JJJJ
Hinweis
- 352 -
Beispiel
Teil 4: 20. Einstellungen
Eingegeben wurde 100801 , das Ergebnis ist 10.08.2001
Neu ist, daß Sie in der Feldauswahl für Datentypen (D bzw. DB) die Jahrhundertgrenze
eintragen können.
“D 50“
“D 0“
“D 100“
= Jahreszahl < 50: nächstes Jahrhundert / >= 50: aktuelles
= immer aktuelles Jahrhundert
= immer nächstes Jahrhundert
Neben der Definitionsmöglichkeit pro Feld gibt es auch die Möglichkeit in der
Archiv.ini zu definieren.
[AUTO_DATUM]
DEFAULT=<jahreszahl> =
GLOBAL=<jahreszahl> =
20.1.1.2
Default für alle Felder, die keine Definition in
Feldauswahl haben
überschreibt alle anderen Definitionen
Besonderheiten Datentyp „Datum und Uhrzeit“
Ein einzeiliges Feld mit diesem Datentyp wird beim Neuanlegen vorerst mit dem
Datentyp „Datum“ angelegt. Über „Einstellungen/Feldauswahl für../Datentypen“
kann er nachträglich auf „XD“ geändert werden.
Dieses Feld kann automatisch gefüllt werden (über Autofeld „D“) oder manuell
über das Kontextmenü der rechten Maustaste und „Datum/Uhrzeit“.
Auf diese Art kann Datum und Uhrzeit auch in Felder mit Datentyp „S“ (für
„String“), z.B. Endlosfelder, eingetragen werden.
20.1.1.3
Besonderheiten Datentyp „Währung“
Eingaben in ein Währungsfeld werden automatisch auf zwei Nachkomma-Stellen ergänzt.
Teil 4: 20. Einstellungen
Eingegeben wurde 45583, das Ergebnis ist 45 583.00
- 353 -
Beispiel
Besonderheiten bei Volltext- und Feldsuche entnehmen Sie bitte den entsprechenden Kapiteln.
20.1.1.4
Besonderheiten Bereichsdatentypen
Die Bereichsdatentypen ZB, DB und WB können sowohl einen Eintrag wie Datentypen Z, D und W enthalten oder aber einen Bereich. Damit die spätere Suche in diesen Feldern korrekt ablaufen kann, müssen die beiden Grenzdaten
durch <-> getrennt eingegeben werden.
Der Eintrag in ein Bereichsfeld lautet also z.B.
58<->456 oder 02.06.2000<->05.07.2001
Bei der Suche in diesen Bereichsfeldern werden auch Zahlen oder Daten gefunden, die innerhalb dieses Bereichs liegen.
Gesucht wird 08.12.2000, gefunden wird auch der Datensatz, der obigen Bereich enthält.
20.1.1.5
Beispiel
Besonderheiten Datentyp „Frist“
Ein Fristenfeld dient zur Berechnung einer Datumsfrist, z.B. für Sperrfrist, Laufzeiten etc.
Der Eintrag in ein Fristenfeld erfolgt nach dem Schema
Zahl[Einheit] , wobei als Einheit Tage (T), Wochen (W), Monate (M) und Jahre
(J) gewählt werden kann.
10T bedeutet also: Das zu berechnende Datum liegt zehn Tage nach dem bezogenen Datum.
Um eine Fristenberechnung durchführen zu können, ist neben dem Fristenfeld
selbst das Datumsfeld mit dem bezogenen Datum sowie das Datumsfeld für
das Ergebnisdatum nötig.
Durch folgende Rechendefinition wird das Ergebnis der Fristenberechnung beim Speichern des Datensatzes in das Feld "Ende" eingetragen:
Beispiel
- 354 -
Teil 4: 20. Einstellungen
Diese Felder werden bei der Neueingabe ausgefüllt.
Datentypen:
Datum
Frist
Datum
Nach "Speichern" wird das Ergebnis der Berechnung hier eingetragen.
20.1.1.6
Besonderheiten Datentyp „Gliederung“
Der Datentyp Gliederung betrifft die spätere Sortierung. Die Eingabe als Datentyp erfolgt nach dem Schema:
G [alphanum./num.] [Trennzeichen][alphanum./num.][Trennzeichen]
usw.
Dabei geben die Optionen die Art der Gliederung an.
Beispiele
Gliederungsart
1.5.5.6
A/a-1
Eingabe bei Datentyp
G Z.Z.Z.Z
G S/S-Z
Wenn in das Feld mehr Gliederungsebenen eingetragen werden als hier angegeben, ist dies zugelassen. Nur die Sortierung wird nur bis zu der als Datentyp
definierten Ebene durchgeführt.
Teil 4: 20. Einstellungen
20.1.2
- 355 -
Autofelder
Neben der Feldauswahl für grundsätzliche Datentypen besteht auch noch die
Möglichkeit, vom Programm automatische Eintragungen in ausgewählte Felder
vornehmen zu lassen.
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für/Autofelder" aufrufen oder in den
"Datenbankeinstellungen" Spalte "Autofelder" aktivieren.
Geben Sie in das vorgesehene Feld ein:
B
D
T
I
N
NV
F
V
20.1.2.1
für Benutzer (d.i. bei Verwendung der Benutzerverwaltung der
aktuelle Benutzer)
für aktuelles Datum
für aktuelle Zeit.
für Besitzer (Es wird der Name des aktuellen Besitzers
eingetragen.)
für Nummerngenerator (automatische Numerierung; siehe
nachfolgendes KAPITEL 20.1.2.3!)
für veränderbaren Nummerngenerator (siehe nachfolgendes
KAPITEL 20.1.2.4)
für Dateinamen (File) (bei der Archivierung von Dateien wird
der Dateiname eingetragen).
für Übernahme eines Eintrages aus einem anderen Feld.
Besonderheiten Autofelder „Benutzer“,
„Datum“ und „Zeit“
In das Autofeld Benutzer wird bei Neueingabe oder Änderung der Benutzername eingetragen, mit dem Sie sich in das Archiv eingeloggt haben.
In die Autofelder Datum und Zeit werden die jeweiligen aktuellen Daten des
Rechners eingetragen.
Alle Änderungen registrieren (Änderungsverwaltung)
Wenn Sie alle Änderungen an einem Datensatz (also: sobald "Speichern" aktiviert wird)
registrieren wollen, richten Sie dafür eine Tabelle ein und geben hier die betreffenden
Tip
- 356 -
Teil 4: 20. Einstellungen
Autofeld-Kennungen ein. Dann wird bei jeder Änderung automatisch eine neue Zeile
angelegt mit den letzten Änderungsdaten.
20.1.2.2
Besonderheiten „Bedingte Autofelder“
Bedingte Autofelder werden nur gefüllt, wenn andere Felder einen Eintrag
haben. Die Namen der Datenbankfelder werden durch “/“ eingeschlossen und
durch Leerzeichen getrennt.
Beispiel
B /feld1 feld2/
Das Autofeld “Benutzer“ wird erst gefüllt, wenn ein Eintrag in feld1 UND feld2 vorhanden
ist.
20.1.2.3
Besonderheiten Autofeld „Nummerngenerator“
Ein Nummerngenerator bewirkt, daß jeder neu eingegebene Datensatz eine eigene Nummer erhält; die Nummern etwaiger gelöschter Datensätze werden
nicht neu vergeben.
Schritt für "
Schritt
C/S
Erstellen:
! Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für/Autofelder" aufrufen.
In das gewünschte Feld ein N eintragen und mit "OK" bestätigen.
Alle ab jetzt neu eingegebenen Datensätze werden numeriert.
! Wenn schon Datensätze vorhanden sind, die nachträglich numeriert
werden sollen:
Menüpunkt "Organisation/Nummerngenerator neu" aufrufen.
Alle bereits vorhandenen Datensätze werden in dem mit N markierten Feld mit einer Nummer versehen. Eventuell vorhandene Einträge
in diesen Feldern werden bei dieser Aktion überschrieben.
Wenn ein Nummerngenerator nachträglich neu erstellt wird, müssen zunächst
am Server im Menüpunkt "Organisation/Archiv-Parameter editieren..." die
Clientparameter aufgerufen und bestätigt werden. Außerdem muss an den
Clients das Programm Dr.DOC neu gestartet werden, um die Änderung
wirksam zu machen.
Teil 4: 20. Einstellungen
#
Automatische Nummerierung beenden:
!
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für/Autofelder" aufrufen.
Den Eintrag N löschen und mit "OK" bestätigen.
Nachfolgend neu eingegebene Datensätze erhalten nun keine Nummer mehr.
Die Nummerierung der vor dem Löschvorgang bereits vorhandenen
Datensätze bleibt bestehen, das Feld ist nun aber editierbar (d.h., es
kann darin geändert werden).
Beachten Sie, daß beim Erstellen des Nummerngenerators das betreffende Feld automatisch mit dem Datentyp Z (für numerische Einträge) gekennzeichnet wird. Diese Datentyp-Einstellung bleibt erhalten, auch wenn Sie das Autofeld für Nummerngenerator wieder löschen.
20.1.2.4
Besonderheiten Autofeld "Veränderbarer
Nummerngenerator"
Ein veränderbarer Nummerngenerator bewirkt, dass für jeden neu
eingegebenen Datensatz eine eigene Nummer vorgeschlagen wird, die aber im Gegensatz zum Nummerngenerator "N" - verändert werden kann.
Die Nummern zählen in der vorgeschlagenen Reihenfolge automatisch weiter,
d.h. eine Veränderung bezieht sich nur auf den betreffenden Datensatz und hat
keine Auswirkung auf die nachfolgend neu eingegebenen Datensätze.
- 357 -
- 358 -
Tip
Teil 4: 20. Einstellungen
Falls keine Doppelvergabe von Nummern erwünscht ist, sollte das betreffende Feld mit
einer Eingabedublettenprüfung belegt werden.
Schritt für "
Schritt
Erstellen:
!
C/S
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Autofelder" aufrufen.
In das gewünschte Feld NV eintragen und mit "OK" bestätigen.
Alle ab jetzt neu eingegebenen Datensätze erhalten im betreffenden
Feld eine Nummer, die verändert werden kann.
Wenn ein veränderbarer Nummerngenerator nachträglich neu erstellt wird,
müssen zunächst am Server im Menüpunkt "Organisation/Archiv-Parameter
editieren" die Clientparameter aufgerufen und bestätigt werden. Außerdem
muss an den Clients das Programm Dr.DOC neu gestartet werden, um die
Änderung wirksam zu machen.
#
Numerierung beenden:
!
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Autofelder" aufrufen.
Den Eintrag NV löschen und mit "OK" bestätigen.
Nachfolgend neu eingegebene Datensätze erhalten nun keinen
Nummernvorschlag mehr.
Beachten Sie, daß beim Erstellen des Nummerngenerators das betreffende Feld automatisch mit dem Datentyp Z (für numerische Einträge) gekennzeichnet wird. Diese Datentyp-Einstellung bleibt erhalten, auch wenn Sie das Autofeld für Nummerngenerator wieder löschen.
Teil 4: 20. Einstellungen
20.1.2.5
- 359 -
Besonderheiten Autofeld „Dateiname“
Das Autofeld „Dateiname“ ist hilfreich, wenn z.B. Altbestände an Dateien nun
per Stapelverarbeitung in Dr.DOC übernommen werden sollen. Übernommen
wird der vollständige Dateiname mit Namenserweiterung.
20.1.2.6
Besonderheiten Autofeld "Automatischer
Eintrag"
Um Einträge eines Feldes (desselben Archivs und desselben Datensatzes)
automatisch in ein anderes Feld zu übernehmen, muss folgende Grundeinstellung vorgenommen werden:
Das Feld, in das die Übernahme erfolgen soll, wird nach dem folgenden
Schema gekennzeichnet: V [feldname]
wobei statt [feldname] der Name des Feldes eingegeben wird, aus dem der Eintrag übernommen werden soll.
Das "Zielfeld" (= Autofeld) wird nur dann automatisch ausgefüllt, wenn es nicht
schon einen anderen Eintrag enthält.
Besonderheit in Tabellenspalten als Autofeld V: es wird eine neue Zeile angelegt, wenn
schon ein Eintrag vorhanden ist!
Hinweis
Soll das "Zielfeld" immer automatisch ausgefüllt werden und ein gegebenenfalls
bereits vorhandener Eintrag überschrieben werden, kennzeichnen Sie das Feld
als VU [feldname] wobei statt [feldname] der Name des Feldes eingegeben
wird, aus dem der Eintrag übernommen werden soll.
In einer Schriftgutverwaltung soll für neue Dokumente immer standardmäßig als erste
Wiedervorlage der Erfasser des Dokumentes eingetragen werden. Dazu wird das Feld
Wiedervorlage als Autofeld mit dem Eintrag V Erfasser definiert. Bei der Neueingabe
wird (beim Speichern) das Feld Wiedervorlage mit dem Eintrag des Feldes Erfasser
ausgefüllt.
Beispiel
- 360 -
Teil 4: 20. Einstellungen
20.1.3
Rechendefinition
Es können Felder definiert werden, die mit Einträgen anderer Felder eine Berechnung durchführen und das Ergebnis automatisch eintragen. Die Berechnung erfolgt automatisch bei der Neueingabe, sobald "Speichern" aktiviert wird.
Menüpunkt "Einstellungen/Rechendefinition" aufrufen.
7
1
1:
2:
Achtung
2
8
5
6
4
3
Die Rechendefinitionen eines Archivs werden vom Programm automatisch
numeriert.
Wählen Sie aus der Listbox das Feld, in das das Ergebnis eingetragen werden soll.
Ein Datumsfeld kann als Ergebnisfeld nur bei einer Fristenberechnung benützt werden.
3-5: Wählen Sie das erste Rechenfeld, den Operator und das zweite Rechenfeld aus der jeweiligen Listbox.
6+7: Legen Sie fest, wann die Rechenoperation ausgeführt werden soll.
8: Hier speichern Sie die Rechendefinition ab.
Wiederholen Sie Schritt 2-8 für alle Rechendefinitionen, die Sie anlegen möchten. Haben Sie alle Berechnungen definiert, beenden Sie den Dialog mit "OK".
Beispiel
Obige Definition bedeutet grundsätzlich: In das Feld Ende soll die Summe aus den
Feldern Anfang und Dauer eingetragen werden. Es kann sich hierbei um Angaben in
numerischem oder Währungsformat handeln. Auch eine Fristenberechnung ist möglich,
wenn die Felder Anfang und Ende als Datumsfelder definiert sind und das Feld Dauer
ein Fristenfeld ist.
Teil 4: 20. Einstellungen
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS:
$
20.1.1.5 BESONDERHEITEN DATENTYP „FRIST“
20.1.4
- 361 -
%
Pflicht-Feldbelegung (Pflichfelder)
Wenn in einem Feld immer ein Eintrag vorhanden sein muss (z.B. ein Aktenzeichen-Eintrag in einer Schriftgutverwaltung). Erfolgt bei Neueingabe kein Eintrag in ein solches Feld bzw. wird der Eintrag beim Ändern gelöscht, erfolgt eine
Fehlermeldung.
!
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für/Pflichtfelder" aufrufen
oder in den "Datenbankeinstellungen" Spalte "Pflichtfelder" aktivieren.
In die gewünschten Felder (bzw. bei Endlosfeldern an den Beginn)
ein beliebiges Zeichen eingeben und mit "OK" bestätigen.
Beispiel
In diesem Feld muß immer
ein Eintrag vorhanden sein.
- 362 -
Teil 4: 20. Einstellungen
20.1.5
Schlüsselfelder/Index anlegen
Die Schlüsselverwaltung erleichtert den schnellen Zugriff beim feldorientierten
Suchen bestimmter Einträge in Datensätzen, wobei Sie beliebige Felder für diesen Index bestimmen können.
Zu Ihrer Information: Dr.DOC benötigt für einen Index keine Reorganisationsläufe oder ähnliches.
!
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für/Schlüsselfelder" aufrufen
oder in den "Datenbankeinstellungen" Spalte "Schlüsselfelder " aktivieren.
Es gibt drei Arten von Schlüsseln:
Mehrfachschlüssel (MS):
Ein Begriff kann beliebig oft in diesem Schlüsselfeld stehen
Dublettenschlüssel (DS):
Ein Begriff kann grundsätzlich beliebig oft in diesem Schlüsselfeld stehen.
Sobald zwei Datensätze denselben Eintrag in diesem Schlüsselfeld haben,
untersucht das Programm bei der Neueingabe weitere vom Benutzer
vorgegebene Felder, ob auch hier übereinstimmende Einträge vorhanden sind.
Wenn ja, erfolgt eine Fehlermeldung.
Einzelschlüssel (ES):
Dies ist die strengste Vorgabe für Schlüsselfelder: Ein Begriff darf nur in eine
Datensatz in diesem Schlüsselfeld stehen.
Geben Sie in die gewünschten Felder die entsprechenden Kürzel ein: ES, MS
oder DS.
Tip
Schlüsseleinträge begrenzen
Es ist sinnvoll, den Schlüsseleintrag auf eine Maximallänge zu begrenzen durch Angabe
der Zeichenanzahl nach dem Kürzel. Z.B.: MS 25 verwendet nur die ersten 25 Zeichen
des Feldeintrags zur Schlüsselgenerierung.
Eine solche Angabe spart Platz!
Teil 4: 20. Einstellungen
Ein Index kann jederzeit gelöscht, verändert oder neu generiert werden, wenn
sich kein weiterer Benutzer in diesem Archiv befindet. Beachten Sie aber, daß
beim nachträglichen Schlüsselaufbau keine Einzel- und keine Dublettenschlüssel-Prüfung stattfindet. Diese Prüfungen werden an vorhandenen Datensätzen erst dann aktiv, wenn Sie sie wieder bearbeiten wollen.
20.1.6
Eingabedublettenprüfung
Diese Dublettenprüfung ist nur im Zusammenhang mit einem Dublettenschlüssel (siehe vorstehender Abschnitt) möglich.
Sobald zwei Datensätze den selben Eintrag im Schlüsselfeld haben, untersucht
das Programm bei der Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Felder,
ob auch hier übereinstimmende Einträge vorhanden sind. Wenn ja, erfolgt eine
Fehlermeldung.
!
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Eingabedublettenprüfung" aufrufen oder in den "Datenbankeinstellungen" Spalte
"Eingabedubletten" aktivieren.
Die gewünschten Felder durchnumerieren und mit "OK" bestätigen.
20.1.7
Feldeinträge erhalten bei Neueingabe
Nach dem Abspeichern eines Datensatzes werden die Eingaben in der Bildschirmansicht der einzelnen Felder gelöscht oder aber erhalten - je nachdem,
wie das Archiv eingerichtet wurde. Falls der Inhalt nicht gelöscht wird, können
Sie mit Hilfe des Überschreibemodus Ihre Daten für den nächsten Datensatz
verändern und überschreiben. Dies ist besonders praktisch bei Datensätzen, die
sich nur geringfügig unterscheiden.
Darüber hinaus können auch noch einzelne Felder ausgewählt werden, in denen der Eintrag erhalten bleiben soll. Sie können verschiedene Konfigurationen
abspeichern.
- 363 -
- 364 -
Teil 4: 20. Einstellungen
!
Beispiel
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für/Feldeintrag erhalten" aufrufen oder in den "Datenbankeinstellungen" Spalte "Feldeinträge erhalten" aktivieren. Neuen Konfigurationsnamen eingeben oder
vorhandenen auswählen und "Editieren". In die gewünschten Felder
ein beliebiges Zeichen eingeben und mit "OK" bestätigen.
1.Datensatz
2.Datensatz
Diese Daten wurden
übernommen.
Um eine vorhandene Konfiguration zu benützen, Menüpunkt aufrufen, Eintrag
markieren und mit "OK" bestätigen.
Teil 4: 20. Einstellungen
Diese Einstellung ist benutzerspezifisch, das heißt, jeder Benutzer kann sich seine
eigenen Konfigurationen festlegen. Zusätzlich können vom Systembetreuer auch allgemeine Einstellungen angelegt werden, die zwar jeder benützen, aber nur der Benutzer
PUBLIC ändern kann.
- 365 -
Hinweis
Wenn Sie also allgemeingültige Konfigurationen einrichten wollen, registrieren Sie sich
im Archiv als Benutzer PUBLIC und nehmen dann die Einstellungen vor.
20.1.8
Feldvorbelegung
Im Menüpunkt „Einstellungen/Feldauswahl für/Feldvobelegung“ können
userspezifische Feldvorbelegungen definiert werden. Diese Einstellung muss
einmal für jeden User separat durchgeführt werden.
20.1.9
Datenübergabe-Archivierung
Es besteht die Möglichkeit, nach der Datenübergabe (z.B. an eine Textverarbeitung) bestimmte Feldeinträge aus einem Archiv (z.B. aus einer Adresse den
Firmennamen) automatisch in das verbundene Archiv zur Archivierung des Textes zu übertragen.
!
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Datenübergabe-Archivierung" aufrufen oder in den "Datenbankeinstellungen" Spalte
"Datenübergabe Archivierung " aktivieren.
In das Feld, aus dem die Daten übernommen werden sollen, den
Feldnamen des Archivs eintragen, in das die Daten eingespielt
werden sollen. Der Name des Archivs wird hier nicht angegeben; es
wird das Archiv aufgerufen, das bei den Archivparametern als
"automatische Archivierung nach DÜ" angegeben wurde.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA ENTHÄLT DAS KAPITEL:
$
16.7
ARCHIVPARAMETER EDITIEREN
%
- 366 -
Teil 4: 20. Einstellungen
20.2
Ausgabekriterien festlegen/ändern
Zur Ausgabe der Daten können folgende Kriterien festgelegt werden:
• Suchvorlagen
• Angaben in Auswahllisten
• Spaltenüberschriften
• Sortierung
• Auswahl für Spaltendruck
• Ausgabedublettenprüfung
• Hypersuche-Konfigurationen
Hinweis
Die Einstellungen für Suchvorlagen, Auswahllisten, Sortierung, und Ausgabedublettenprüfung sind benutzerspezifisch, das heißt, jeder Benutzer kann sich seine eigenen Einstellungen festlegen. Zusätzlich können vom Systembetreuer auch allgemeine Einstellungen angelegt werden, die zwar jeder benützen, aber nur der Benutzer PUBLIC ändern kann.
Wenn Sie also allgemeingültige Einstellungen einrichten wollen, registrieren Sie sich im
Archiv als Benutzer PUBLIC und nehmen dann die Einstellungen vor.
%
W EITERE INFORMATIONEN ZUM BENUTZER PUBLIC ENTHÄLT DAS KAPITEL:
$
18.
BENUTZERVERWALTUNG
Teil 4: 20. Einstellungen
20.2.1
- 367 -
Suchvorlagen definieren
Bestimmte Suchabfragen werden immer wieder benötigt. In solchen Fällen ist
es eine wesentliche Erleichterung, wenn Sie sich die Suchabfrage als Suchvorlage unter einem eindeutigen Namen abspeichern.
Dieser Suchvorlagen müssen dann alle zugehörigen Ausgabeparameter (z.B.
Auswahlliste, Sortierung) zugeordnet werden.
!
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für/Suchvorlagen"
"Datenbank/Feldsuche mit Vorlage" aufrufen.
!
Neuen Vorlagennamen eingeben und "Editieren" anklicken.
!
Geben Sie nun Ihre Suchbegriffe wie bei einer gewöhnlichen
Feldsuche ein. Bestätigen Sie mit "OK".
!
Unter „Einstellungen/Vorlagensuche“ werden die Ausgabeparameter
(Auswahlliste, Sortierung, usw.) zugeordnet und mit „Speichern“
abgespeichert.
oder
Um eine vorhandene Suchvorlage zu benützen, Menüpunkt "Datenbank/
Feldsuche mit Vorlage" aufrufen, Eintrag markieren und mit "OK" die Suche
starten.
Allgemeine Suchvorlagen
Es kann sinnvoll sein, Suchvorlagen, die von allen Benutzern häufiger benötigt werden,
als allgemeine Suchvorlage abzuspeichern, z.B. "Alle Datensätze des Archivs suchen"
etc.. Registrieren Sie sich dazu als Benutzer PUBLIC und führen Sie die oben angegebenen Schritte durch.
Tip
- 368 -
Teil 4: 20. Einstellungen
20.2.2
Angaben in der Auswahlliste
!
Menüpunkt "Einstellungen/ Feldauswahl für/ Auswahlliste" aufrufen.
Neuen Konfigurationsnamen eingeben oder vorhandenen auswählen
und "Editieren".
Oder: In den "Datenbankeinstellungen" Spalte "Auswahlliste" aktivieren, neuen Namen eingeben, mit "Neu" aufnehmen und nun
"Editieren" oder direkt Eintragungen vornehmen.
!
Die Felder, die in der Auswahlliste aufgeführt werden sollen, durchnumerieren. Hinter der Nummer nach einem Leerzeichen mit einer
Zeichenanzahl die Spaltenbreite bestimmen. Die Zeichenanzahl ist
auf 253 Zeichen begrenzt, wobei die Liste ab ca. 80 Zeichen
gescrollt werden kann.
Beispiel
Beispiel
für eine dazugehörige
Auswahlliste
Im Beispiel sind die Felder Name, Vorname und Anrede als Spalten für die Auswahlliste
bestimmt mit der entsprechenden Breite. Die Überschriften für die Auswahlliste stellt
man bei "Feldauswahl für Überschriften" ein.
Teil 4: 20. Einstellungen
- 369 -
Um eine vorhandene Konfiguration zu benützen, Menüpunkt aufrufen, Eintrag
markieren und mit "OK" bestätigen.
Wenn Sie eine Tabellenspalte für die Auswahlliste wählen, werden, falls mehrere Zeilen
mit Einträgen vorhanden sind, diese Einträge mit einem Komma getrennt alle (innerhalb
der Spaltenbreite) angezeigt.
Hinweis
Allgemeine Auswahllisten
Es kann sinnvoll sein, Standardauswahllisten, die von allen Benutzern häufiger benötigt
werden, als allgemeine Konfiguration abzuspeichern. Registrieren Sie sich dazu als
Benutzer PUBLIC und führen Sie die oben angegebenen Schritte durch.
Tip
20.2.3
Überschriften für Spalten
Bei Ausdruck von Datensätzen in Form von Spalten wird über den Spalten eine
Überschrift angegeben. Den Text dieser Überschriften können Sie frei wählen.
!
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Spaltenüberschriften"
aufrufen
oder
in
den
"Datenbankeinstellungen"
Spalte
"Überschriften" aktivieren.
In die einzelnen Felder die gewünschten Überschriften eingeben und
mit "OK" bestätigen.
- 370 -
Teil 4: 20. Einstellungen
20.2.4
Beispiel
Sortierung
!
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Sortierung" aufrufen.
Neuen Konfigurationsnamen eingeben oder vorhandenen auswählen
und "Editieren".
Oder: In den "Datenbankeinstellungen" Spalte "Sortierung" aktivieren, neuen Namen eingeben, mit "Neu" aufnehmen und nun
"Editieren" oder direkt Eintragungen vornehmen.
!
Die Felder, nach denen sortiert werden soll, durchnumerieren. Optional hinter der Nummer nach einem Leerzeichen die Zeichenanzahl
eingeben, nach der sortiert werden soll (wenn hier keine Angabe erfolgt, wird nach der gesamten Zeichenanzahl des Feldes sortiert.)
Die Abbildung zeigt ein Beispiel für Sortierung.
1. Sortierkriterium
2. Sortierkriterium
Die gefundenen Datensätze werden nach Namen und Vornamen sortiert aufgelistet
Teil 4: 20. Einstellungen
- 371 -
Um eine vorhandene Konfiguration zu benützen, Menüpunkt aufrufen, Eintrag
markieren und mit "OK" bestätigen.
Beachten Sie, daß die Zahl der angegebenen zu sortierenden Felder und die
Anzahl der Sortierzeichen Speicherbedarf und Geschwindigkeit der Suche beeinflußt.
Allgemeine Sortierungen
Es kann sinnvoll sein, Standardsortierungen, die von allen Benutzern häufiger benötigt
werden, als allgemeine Konfiguration abzuspeichern. Registrieren Sie sich dazu als
Benutzer PUBLIC und führen Sie die oben angegebenen Schritte durch.
20.2.5
Auswahl für Spaltendruck
!
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Spaltendruck" aufrufen.
Neuen Konfigurationsnamen eingeben oder vorhandenen auswählen
und "Editieren".
Oder: In den "Datenbankeinstellungen" Spalte "Spaltendruck" aktivieren, neuen Namen eingeben, mit "Neu" aufnehmen und nun
"Editieren" oder direkt Eintragungen vornehmen.
!
Die Felder, deren Inhalt gedruckt werden soll, numerieren, sowie
nach einem Leerzeichen die Zeichenanzahl für die Spaltenbreite eingeben. Wenn Sie keine Zahl angeben, wird die gesamte Zeichenanzahl des Feldes gedruckt.
Achten Sie darauf, daß die Zeichenanzahl auf 253 begrenzt ist, wobei Dr.DOC für jedes ausgewählte Feld automatisch ein Zeichen
dazuzählt, um die Spalten voneinander abzusetzen. In unserem Beispiel wären es also 62 Zeichen.
Tip
- 372 -
Teil 4: 20. Einstellungen
20.2.6
Karteikartendruck
Wenn Sie Karteikarten, wie sie auf dem Bildschirm erscheinen, ausdrucken
wollen, rufen Sie in der Auswahlliste nach einer Suche den Befehl "Drucken"
auf.
Beim Karteikartendruck können Sie entweder alle Karteikarten, die aktuelle Karteikarte oder bestimmte Karteikarten (z.B.: 1-2) ausdrucken. Die entsprechende
Einstellung nehmen Sie immer aktuell vor.
%
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
$
15.3.2 PROFILDATEN DRUCKEN
20.2.7
Ausgabedublettenprüfung
Dr.DOC kann bei der Suche optional eine Dublettenprüfung vornehmen, um
die Ausgabe von Dubletten in der Auswahlliste zu unterbinden. Ein Beispiel: In
einer Adressverwaltung sind jeweils zu einer Firmenadresse mehrere
Datensätze mit verschiedenen Ansprechpartnern vorhanden. In einer
Auswahlliste soll jede Firma nun nur ein einziges Mal erscheinen.
!
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Ausgabedublettenprüfung" aufrufen.
Neuen Konfigurationsnamen eingeben oder vorhandenen auswählen
und "Editieren".
Oder: In den "Datenbankeinstellungen" Spalte "Ausgabedubletten"
aktivieren, neuen Namen eingeben, mit "Neu" aufnehmen und nun
"Editieren" oder direkt Eintragungen vornehmen.
!
Die gewünschten Felder durchnumerieren und mit "OK" bestätigen.
Um eine vorhandene Konfiguration zu benützen, Menüpunkt aufrufen, Eintrag
markieren und mit "OK" bestätigen (Icon „Dublettenprüfung“ muss aktiv sein).
Teil 4: 20. Einstellungen
Allgemeine Ausgabedublettenprüfungen
Es kann sinnvoll sein, Standardausgabedublettenprüfungen, die von allen Benutzern
häufiger benötigt werden, als allgemeine Konfiguration abzuspeichern. Registrieren Sie
sich dazu als Benutzer PUBLIC und führen Sie die oben angegebenen Schritte durch.
- 373 -
Tip
Beispiel
Um eine vorhandene Konfiguration zu benützen, Menüpunkt aufrufen, Eintrag markieren
und mit "OK" bestätigen.
Wenn Sie eine Tabelle für den Spaltendruck bestimmen, werden die Einträge von mehreren Zeilen alle untereinander in der Spalte eingetragen.
Hinweis
Allgemeine Spaltendruckdefinitionen
Es kann sinnvoll sein, Standardspaltendefinitionen, die von allen Benutzern häufiger
benötigt werden, als allgemeine Konfiguration abzuspeichern. Registrieren Sie sich
dazu als Benutzer PUBLIC und führen Sie die oben angegebenen Schritte durch.
Tip
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
$
15.3.2 PROFILDATEN DRUCKEN
%
- 374 -
Teil 4: 20. Einstellungen
20.2.8
20.2.8.1
Hypersuche definieren
Suchdefinition neu anlegen
Eine Hypersuche startet nach der vom Benutzer aktiv angegebenen Suche
automatisch die Grundsucharten gemäß einer zuvor festgelegten Definition entweder innerhalb eines Archivs weiterführend oder archivübergreifend. Dabei
kann noch zusätzlich eine "Schleifen"-Option gewählt werden, d.h., die Suche
wird solange fortgeführt, bis kein Treffer mehr erfolgt (rekursiv).
Die Definition einer Hypersuche kann je nach Anforderungen einfach oder sehr
komplex ausfallen.
Schritt für "
Vorüberlegung:
Schritt
Überlegen Sie sich im voraus, was Sie in welchen Archiven finden wollen. Es
gibt zwei grundsätzliche Möglichkeiten:
• Ein Begriff bzw. mehrere logisch verknüpfte Begriffe werden in mehreren
Archiven mit Volltextsuche in Profildaten und/oder CI-Dokumenten gesucht.
• Ein Begriff und ein oder mehrere bezogene Begriffe in einem oder mehreren
Archiven werden gesucht. Hier ist auch eine rekursive Suche möglich (d.h.
"Schleife").
Teil 4: 20. Einstellungen
2
Archiv wählen:
Menüpunkt "Einstellungen/Hypersuche..." aufrufen.
1
2
3
3
•
!
Unter der Rubrik "Archiv" (1) den Befehl "Wählen" aktivieren.
!
Wählen Sie den Namen des Archivs, das in die Hypersuche
miteinbezogen werden soll.
Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK".
Verkettungsvorschrift:
Vordefinierte
Unter der Rubrik "Verkettungsvorschrift" (2) können Sie automatisch
vordefinierte Volltext- bzw. Suchvorlagen-Suchen auswählen und mit
dem
Punkt
„Verkettungsvorschriften
übernehmen“
fortfahren.
Standardmäßig
werden
die
Optionen
„Profildaten_Volltext“,
„Dokumente_Volltext“ und „Suchvorlagen,...“ bereits angezeigt.
- 375 -
- 376 -
Teil 4: 20. Einstellungen
•
Manuelle Definition
Beachten Sie unbedingt, dass vordefinierte Optionen nicht in
Verbindung mit manuell definierten Verkettungen möglich sind.
Das heißt: Sie können entweder in allen angegebenen Archiven nur
Profildaten- und/oder Dokumente-Volltext (mit den bereits angeführten
Optionen) durchführen oder in allen angegebenen Archiven
verschiedene Suchen (auch Global- und Volltext!) ausführen, die aber
manuell definiert werden müssen.
!
Bei den Optionen Profildaten- und Dokumente-Volltext wird ein Begriff bzw. eine logische Verknüpfung von mehreren Begriffen über
alle Archive nur in Profildaten oder Dokumenten gesucht.
!
Bei der Option definierte Verkettung wird ein Begriff und ein oder
mehrere bezogene Begriffe in einem oder mehreren Archiven auf
verschiedene Art gesucht.
!
Geben Sie zunächst einen Namen für die Definition ein und wählen
dann "Editieren".
Es wird das Eingabeformular des gewählten Archivs angezeigt. Sie
geben nun in ein bestimmtes Feld die Suchvorschrift ein. Das bedeutet: Der Begriff, den der gefundene Datensatz in diesem Feld
enthält, wird für die nächste Suche verwendet. Wie diese nächste
Suche durchgeführt wird, bestimmten Sie nach folgendem Schema:
[pfad\archivname],[Suchart],[Eintrag identisch oder nicht identisch]
[pfad\archivname]: der Pfad und der Name des Archivs, in dem die
nächste Suche mit dem hier gefundenen Feldeintrag durchgeführt
werden soll.
[Suchart]: Profildaten- Volltext- oder Feldsuche.
Bei Profildaten-Volltextsuche geben Sie ein G an, bei Feldsuche ein
F und dahinter den Namen des Feldes, das durchsucht werden soll,
z.B.: Fnachname.
Beachten Sie, dass zwischen dem F und dem Feldnamen kein Leerzeichen bzw. sonstiges Zeichen eingetragen wird.
Teil 4: 20. Einstellungen
- 377 -
[Eintrag identisch oder nicht identisch]: Der Eintrag, der in diesem Definitionsfeld gefunden wird, wird für die weitere Suche verwendet. Sie geben hier an, ob in dieser nächsten Suche derselbe
Eintrag gefunden werden soll oder alles, nur nicht dieser Eintrag. Die
Eingabe lautet für
Eintrag identisch: = =
Eintrag nicht identisch: !=
Zwischen den zwei Zeichen darf kein Leerzeichen eingetragen werden.
Bestätigen Sie den Eintrag mit "OK".
c:\drdoc\adress,FNachname,==
bedeutet: Im lokalen Adressarchiv soll im Feld Nachname eine Feldsuche durchgeführt
werden, die alle Datensätze findet, die den selben Eintrag haben wie der im Definitionsfeld gefundene.
<Hostname>/<Portnummer>/<Archivname>,G,!=
bedeutet: Im C/S-Projektearchiv soll eine Profildaten-Volltextsuche durchgeführt werden, die alle Datensätze findet, die den Eintrag des Definitionsfeldes nicht enthalten.
4
Verkettungsvorschrift übernehmen:
! Aktivieren Sie dann den Befehl "Übernehmen". Die angegebene Verkettung wird in der Rubrik "Suchdefinition" (3) in der
Definitionsanzeige eingetragen.
5
Weitere Suchen definieren:
! Führen Sie die Schritte 1-3 so oft aus, bis alle von Ihnen gewünschten Suchen definiert sind.
6
Suchdefinition speichern:
! Wenn Sie alle Suchen definiert haben, speichern Sie die Gesamtkonfiguration in der Rubrik "Suchdefinition" ab.
Geben Sie über der Listbox einen neuen Namen an und aktivieren
Sie den Befehl "Speichern".
Beispiele
- 378 -
Teil 4: 20. Einstellungen
20.2.8.2
Schritt für
"
Schritt
2
3
Hinweis
Beispiel
Suchdefinition ändern
Suchdefinition wählen:
! Markieren Sie in der Rubrik "Suchdefinition" die Konfiguration, die
Sie ändern möchten.
Ändern:
! In der Definitionsanzeige sehen Sie die einzelnen definierten
Suchabfragen. Sie können eine Suchabfrage direkt in dieser Liste
markieren und löschen.
!
Wenn Sie eine neue zusätzliche Suche definieren möchten, gehen
Sie wie im vorigen Kapitel beschrieben vor.
!
Wenn Sie eine definierte Verkettungsvorschrift löschen möchten,
markieren Sie den Namen in der Rubrik "Verkettungsvorschrift" und
aktivieren den Befehl "Löschen".
Damit ist nur die Vorschrift an sich gelöscht - aus der Gesamtkonfiguration löschen Sie diese wie oben angegeben.
Suchdefinition speichern:
! Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie die
Gesamtkonfiguration in der Rubrik "Suchdefinition" ab.
Die Option "rekursiv" wird nicht mit gespeichert, sondern kann von Fall zu Fall geändert
werden.
Gewünschter Suchablauf:
In Archiv testaw soll nach allen Datensätzen gesucht werden, die den Eintrag "test" im
Feld "Verteiler unerledigt" enthalten (Profildaten-Volltextsuche oder Feldsuche). Für alle
Treffer aus testaw soll in Archiv testaw2 ebenfalls nach "test" gesucht werden. Für alle
Treffer aus testaw2 soll in Archiv testaw3 ebenfalls nach "test" gesucht werden.
A. Definition der Hypersuche:
In Archiv testaw Menüpunkt "Einstellungen/Hypersuche:Suchdefinitionen" aufrufen.
Teil 4: 20. Einstellungen
1
2
3
4
5
Verkettung von testaw nach testaw2 herstellen:
1: Ausgangsarchiv für archivübergreifende Suche auswählen: Archiv testaw
2: Name für Verkettungsvorschrift vergeben und auf Schaltfläche "Editieren" klicken: Im
Fenster "Feldwahl für Verkettung" ins Feld "Verteiler unerledigt" das Folgearchiv, die
Suchart Profildaten_Volltext (G), sowie Überprüfung auf identische Einträge (==)
eintragen:
pfad\testaw2.da,G,==
Fenster "Feldwahl für Verkettung" mit "OK" schließen.
3: Im Fenster "Definition Hypersuche" auf "Übernehmen" klicken. Das Folgearchiv
testaw2 wird so in das Editierfeld (5) übernommen.
Verkettung von testaw2 nach testaw3 herstellen:
1: Ausgangsarchiv für die archivübergreifende Weitersuche auswählen: Archiv testaw2
2: Name für Verkettungsvorschrift vergeben und auf Schaltfläche "Editieren" klicken: Im
Fenster "Feldwahl für Verkettung" ins Feld "Verteiler unerledigt" das Archiv, das
nach testaw2 als nächstes durchsucht werden soll, eintragen
pfad\testaw3.da,G,==
Fenster "Feldwahl für Verkettung" mit "OK" schließen.
3: Im Fenster "Definition Hypersuche" auf "Übernehmen" klicken. Das Folgearchiv
testaw3 wird in das Editierfeld (5) übernommen.
Suchdefinition abspeichern:
4: Einen Namen für die Suchdefinition eintragen und mit "Speichern" diese Definition
abspeichern.
B. Auswahllisten definieren:
Die Felder der Archive, die in der Auswahlliste nach Aufrufen der Hypersuche aufgelistet
werden sollen, im Menüpunkt "Einstellungen/Hypersuche/ Auswahllisten" auswählen.
- 379 -
- 380 -
Teil 4: 20. Einstellungen
C. Hypersuche durchführen:
Die Hypersuche wird gestartet, indem die „Volltextsuche“ für das zuerst zu
durchsuchenden Archiv (Suchebene „0“: in unserem Beispiel „testaw“) aufgerufen wird
und der Schalter „Hypersuche mit Suchdefinition“ aktiviert wird. Nach der Eingabe des
Suchbegriffes kann die Suche gestartet werden. Die gefundenen Datensätze und
Dokumente werden in dem Treeview-Fenster nach Suchebenen sortiert angezeigt. In
unserem Beispiel werden die Treffer in den drei Archivordnern „testaw“, „testaw2“ und
„testaw3“ dargestellt.
Hinweis
Wollen Sie die Hypersuche mit einer anderen Suchdefinition durchführen als der
angegebenen im Dialogfeld der Volltextsuche oder wenn Sie das Archiv wechseln,
müssen Sie unter „Einstellungen/Hypersuche/Suchdefinition“ die gewünschte
Suchdefinition anklicken und mit „OK“ bestätigen.
20.2.8.3
Hypervorlagensuche
Die Hypervorlagensuche erlaubt archivübergreifende Suchen anhand von
vordefinierten Suchvorlagen. Mit dieser Suche können Sie sehr elegant alle
Informationen zu einem Objekt (z.B.: Adresse, Projekt, etc.) recherchieren. In
dem folgenden Beispiel wird die Vorgehensweise erläutert.
Beispiel
Ziel der Hypersuche: Alle Informationen zu einer Adresse sollen in drei Archiven
gesucht und angezeigt werden:
Zu einer Person liegen in drei verschiedenen Archiven ("Adressen", "Dokumente" und
"Vereine") Datensätze bzw. Dokumente vor. Alle Informationen zu dieser Person sollen
nun in diesen drei Archiven gesucht und als Treffer angezeigt werden.
A. Definition der Feldsuche mit
Vorlage in den zu durchsuchenden
Archiven:
Für jedes der drei Archive muss eine
"Feldsuche mit Vorlage" erstellt
werden. Damit bei der Hypersuche
der Name als Suchbegriff eingegeben
werden kann, muss für das Feld
"Name" der Platzhalter "%S%"
eingegeben
werden.
Die
Suchvorlagen werden jeweils unter
dem Namen „Name“ abgespeichert.
Teil 4: 20. Einstellungen
B. Definition der Hyper-Vorlagensuche:
Rufen Sie in einem der Archive (zum Beispiel "Adressen") den Menüpunkt
"Einstellungen/Hypersuche/Suchdefinitionen" auf.
1
2
3
4
5
Verkettung von „Adressen“:
1: Archiv für archivübergreifende Suche auswählen: Archiv „Adressen“
2: Erstellte Suchvorlage „Name“ für Verkettungsvorschrift auswählen.
3: Im Fenster "Definition Hypersuche" auf "Übernehmen" klicken. Die Suchvorlage des
Archivs „Adressen“ wird so in das Editierfeld (5) übernommen.
Verkettung von „Dokumente“ und „Vereine“ herstellen:
Für die noch zu verkettenden Suchvorlagen bitte die Schritte 1-3 wiederholen.
4: Einen Namen (z.B.: „Alle Informationen“) für die Suchdefinition eintragen, mit
"Speichern" diese Definition abspeichern und Maske mit "OK" verlassen.
- 381 -
- 382 -
Teil 4: 20. Einstellungen
C. Hypersuche durchführen:
"Datenbank/Hypersuche" auswählen und unter der Kategorie „Suchbefehl“ den zu
suchenden Namen eintragen. Anschließend die angelegte Suchdefinition (z.B.: „Alle
Informationen“) auswählen und mit „OK“ die Suche beginnen. (Suchalgorithmus kann
auf "Standard-Suche" eingestellt bleiben.)
Teil 4: 20. Einstellungen
D. Surchergebnis:
Die gefundenen Datensätze und Dokumente werden in dem Treeview-Fenster nach
Archiven sortiert angezeigt. In unserem Beispiel werden die Treffer in den drei
Archivordnern „Adressen“, „Dokumente“ und „Vereine“ dargestellt.
- 383 -
- 384 -
Teil 4: 20. Einstellungen
20.3
Datenübergabe an Fremdprogramm vorbereiten
Grundsätzlich ist die Verbindung mit jedem Programm möglich, das eine Makrosprache hat. Serienmäßig enthält Dr.DOC Makros für die Verbindung mit
Microsoft Word für WINDOWS 6.0/7.0 sowie 8.0 (Office 97) und höher. Auf
diese beispielhafte Verknüpfung beziehen sich auch die folgenden
Ausführungen.
Um die Datenübergabe problemlos benützen zu können, sind einige wenige
Vorarbeiten nötig. Beachten Sie dazu die folgenden Schritte .
Das Programm benötigt grundsätzlich:
•
Das Makro DrDocTv, das automatisch das Einspielen der Daten in die
gewünschte Datei ausführt.
•
Eine temporäre Datei brief.txt, in die die jeweilige ausgewählte
Vorlage der Textverarbeitung übertragen wird.
•
Die Datenquelle daten.txt, in die die Daten aus dem Archiv
zunächst in die Textverarbeitung übertragen werden.
•
Den Steuersatz (grundsätzlich Name steuer.txt), die die Namen
der einzuspielenden Felder enthält (siehe Hinweis!),
•
Die Vorlagen (Brief-, Überweisungsformular etc.) in der Textverarbeitung
Beim Neueinrichten des Archivs wurde unter den Pfadangaben ein Pfad für
Datenübergabe-Vorlagen angegeben. In diesem Pfad müssen sämtliche
oben angegebenen Dateien, die bis auf die vom Benutzer individuell anzulegenden Formulare mit dem Programm mitgeliefert werden, vorhanden
sein.
Außerdem wurde beim Neueinrichten ein lokales Arbeitsverzeichnis angegeben. Um ein fehlerfreies Erstellen der ersten Formulare in der Textverarbeitung zu ermöglichen, kopieren Sie zuvor am besten die oben genannten Dateien mit der Namenserweiterung txt in dieses lokale Arbeitsverzeichnis.
Teil 4: 20. Einstellungen
20.3.1
"
Vorarbeiten bei Word
Makro installieren:
Die Einzel- und Serientexte werden von Dr.DOC mit Hilfe eines WordMakros erstellt. Dieses Makro mit Namen "DrDocTv" wird mit Dr.DOC
mitgeliefert und muss in der globalen Vorlagen-Datei von Word
eingerichtet werden. Dazu rufen Sie in Word die (mitgelieferte) Datei
drdocmak.doc auf, die bei der Installation des Programms in das Verzeichnis von Word (standardmäßig: c:\winword) kopiert wurde.
Befolgen Sie die Anweisungen innerhalb dieser Datei. Beachten Sie insbesondere, daß das Makro serienmäßig vordefiniert ist für den Pfad
c:\drdoc\tmp. Stimmt dieser Pfad nicht mit dem von Ihnen gewählten
lokalen Arbeitsverzeichnis überein, muss das Makro gemäß den
Anweisungen geändert werden.
2
In Word: Steuersatz anlegen:
Grundsätzlich sucht das Programm beim Start der Datenübergabe einen
Steuersatz mit Namen steuer.txt im Pfad für Textdateien und kopiert
diese Datei in das lokale Arbeitsverzeichnis. Wenn nun verschiedene
Archive existieren (z.B. eine Adressverwaltung und ein Literaturarchiv),
müssen verschiedene applikationsspezifische Steuersätze vorhanden
sein. Um jeweils mit dem richtigen Steuersatz arbeiten zu können, stehen
folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
•
- 385 -
Für jedes Archiv wird ein eigener Pfad für DATENÜBERGABE-Vorlagen
angegeben (z.B. für die Adressverwaltung c:\winword\adress
und für das Literaturarchiv c:\winword\lit ). In dem jeweiligen
Verzeichnis müssen immer die zum speziellen Archiv gehörenden Dateien vorhanden sein. Der Steuersatz erhält in diesem Fall immer den
Namen steuer.txt.
oder:
• Die Steuersätze unterschiedlicher Archive werden verschieden benannt
(z.B. für die Adressverwaltung steuer.txt und für das Literaturarchiv
Schritt für
Schritt
- 386 -
Teil 4: 20. Einstellungen
steulit.txt). Der Pfad für DATENÜBERGABE-Vorlagen kann in
diesem Fall für alle Archive derselbe sein. Nur muss darauf geachtet
werden, daß sämtliche benötigten Steuersatzdateien vor dem Erstellen
von Formularen in das lokale Arbeitsverzeichnis kopiert werden und dort
vorhanden sind.
!
Winword (Word) aufrufen und den Steuersatz anlegen. In dieser Datei
stehen die Feldnamen des Archivs in der Auswahl und Reihenfolge wie
im Archiv angegeben. Diese Datei speichern im Verzeichnis, das im
Archiv als Pfad für TV-Vorlagen angegeben ist und im Verzeichnis, das
als lokales Arbeitsverzeichnis angegeben ist.
!
Legen Sie für die Vorlagen eines Archivs (z.B. für die Adressverwaltung)
einen gemeinsamen Steuersatz an, der die Feldnamen aller Vorlagen
enthält. Sie müssen jedoch unbedingt darauf achten, daß die Reihenfolge
der Feldnamen mit der Reihenfolge der Feldauswahl im Archiv
übereinstimmt.
Ein Steuersatz könnte z.B. folgendermaßen aufgebaut sein, um für Briefund Überweisungsformular gemeinsam zu gelten:
name1→name2→name3→straße→ort→anrede→bank→blz→ktonr
3
Felder im Archiv auswählen:
Grundsätzlich benötigt Dr.DOC die Information, aus welchen Datensatzfeldern die Einträge in die Textverarbeitung übernommen werden sollen.
Dies ist frei vom Benutzer definierbar und auch jederzeit änderbar (eine
Änderung dieser Auswahl ist z.B. nötig, wenn Sie in Ihrer Steuersatzdatei
Änderungen vorgenommen haben).
Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Datenübergabe" aufrufen.
!
Es ist zwar möglich, mehrere Konfigurationen anzulegen, doch ist es
meist günstiger, wenn Sie die Auswahl für alle Formulare gemeinsam
festlegen. Halten Sie sich dabei jedoch unbedingt an die Reihenfolge
Ihrer Eingaben im Steuersatz. Der erste Feldname des Steuersatzes
muss also als erstes Feld eingegeben werden usw.
Teil 4: 20. Einstellungen
Ein Beispiel für den Steuersatz
- 387 -
Beispiel
vorname→name→name2→name3→straße→plzort→anrede
Wenn Sie eine Tabellenspalte für die Datenübergabe bestimmen, werden die Einträge
von mehreren Feldern, alle getrennt durch ein Blockende-Zeichen, übernommen.
4
Programm für Datenübergabe festlegen:
! Im Archiv den Menüpunkt "Einstellungen/Dok.Verbindung" aufrufen.
In dieser Rubrik das
Programm anwählen, an
das die Datenübergabe
erfolgen soll
Voraussetzung ist, daß für dieses Programm ein Makro vorhanden
ist.
Hinweis
- 388 -
Teil 4: 20. Einstellungen
!
5
Die Auswahl mit "OK" bestätigen.
In Word: Textvorlage (Formular) erstellen:
!
Neues Dokument aufrufen.
!
Menüpunkt "Extras/Seriendruck-Hauptdokument erstellen" wählen.
!
Als Datenquelle daten.txt mit Pfad bzw. als Steuersatz steuer.txt mit
Pfad beifügen. Achtung: der Pfad muss derjenige sein, der in der
Datenbank als lokales Arbeitsverzeichnis angegeben ist!
!
Felder erstellen (angegeben ist der einfachste Weg; es gibt aber
auch noch andere Möglichkeiten).
!
An gewünschte Stelle im Dokument gehen, den Befehl "Datenfeld
einfügen" wählen und aus der Listbox das gewünschte Feld auswählen.
!
Bei Bedarf: Es können auch einzelne Seiten aus archivierten Dokumenten übernommen werden. Um dies fehlerlos zu ermöglichen,
muss in der Vorlage ein Platzhalter für die einzuspielende Grafik vorhanden sein : **Grafik**
Fügen Sie diesen Platzhalter an der gewünschten Stelle in der Vorlage manuell (in genau dieser Form) ein.
! Wenn alles wie gewünscht ist, können Sie den Text abspeichern.
Teil 4: 20. Einstellungen
- 389 -
Beispiel
MUSTER GmbH
{SERIENDRUCKFELD vorname} {SERIENDRUCKFELD name1}
{SERIENDRUCKFELD name2}
{SERIENDRUCKFELD name3}
{SERIENDRUCKFELD straße}
{SERIENDRUCKFELD ort}
Sehr geehrte(r) {SERIENDRUCKFELD anrede},
Mit freundlichen Grüßen
Muster GmbH
Jetzt haben Sie alle nötigen Vorbereitungen getroffen und können die Arbeit mit
der Datenübergabe beginnen.
Arbeit im Netz
•
•
•
Hinweise
Für die Arbeit im Netz müssen die unter 1. aufgelisteten Dateien in einem zentralen
Verzeichnis (Netzlaufwerk) vorhanden sein. Änderungen an den Dateien werden nur
in diesem zentralen Verzeichnis vorgenommen.
Um beim Erstellen von Formularen Fehler zu vermeiden, ist es nötig, die Dateien daten.txt und die Steuersatzdatei (grundsätzlich mit Namen steuer.txt) vor dem
Erstellen der Formulare in das lokale Arbeitsverzeichnis zu kopieren.
WICHTIG: Die Pfadangaben im Makro DrDocTv müssen mit diesem lokalen Arbeitsverzeichnis übereinstimmen. Wenn dies nicht der Fall ist, rufen Sie das Makro bitte
noch einmal zur Installation auf!
Makro verändern
Das Makro, das innerhalb von Word für das Einspielen der Daten abläuft, können Sie
natürlich auch verändern. Es muss allerdings immer die Routinen enthalten, die im
nachfolgenden Kapitel beschrieben sind. Zusätzlich könnten Sie z.B. noch bestimmen,
daß das neue Dokument sofort ausgedruckt wird.
Tip
- 390 -
Teil 4: 20. Einstellungen
20.3.2
Datenübergabe an andere Programme
Wenn Sie an ein Fremdprogramm Daten übergeben wollen, muss dieses Programm eine Makrosprache und eine Serientext-Funktion besitzen.
Zur Datenübergabe und zum automatischen Einspielen in das Serienformular
erstellen Sie ein Makro, das folgende grundsätzliche Schritte enthalten muss:
1. Falls im lokalen Arbeitsverzeichnis archiv.erw vorhanden ist oder diese
Datei geöffnet ist: die Datei schließen und löschen.
2. Aus dem lokalen Arbeitsverzeichnis die Datei daten.txt laden,
umwandeln von ASCII in Format des Programms.
3. Aus dem lokalen Arbeitsverzeichnis die Datei brief.txt laden.
4. Serientext-Funktion starten mit
Datendatei daten.txt und
dazugehörigem Steuersatz (siehe oben) aus dem lokalen Arbeitsverzeichnis.
5. Suchen nach **grafik**
6. **grafik** löschen und an dieser Stelle, falls vorhanden, aus dem lokalen
Arbeitsverzeichnis die Datei daten.bmp einfügen.
7. Serientext speichern im lokalen Arbeitsverzeichnis als archiv.erw.
8. daten.txt und brief.txt schließen.
Für den Dateinamen archiv.erw verwenden
Standardnamenserweiterung des Programms.
Sie
statt
erw
die
Teil 4: 20. Einstellungen
- 391 -
Für die Serientext-Funktion benötigen Sie entsprechende Vorlagen, die darauf
eingerichtet sind, die Daten aus der Datei daten.txt im lokalen
Arbeitsverzeichnis einzuspielen.
Die in daten.txt exportierten Daten aus Dr.DOC erhalten teilweise neue Trennzeichen
gegenüber der Ablage innerhalb von Dr.DOC:
Trenner
Feld
Satz
Tabellenzeile
Endlosfeld Absatz
Dr.DOC-intern
9
14
1
13 10
Hinweis
daten.txt für DÜ
9
13 10
20
11
Tips und Informationen finden Sie am Beispiel von Word im vorstehenden Kapitel.
Tip
- 392 -
Teil 4: 20. Einstellungen
20.4
Archivspezifische Programmeinstellungen in Dr.DOC
"Ansichts-" und “Such-Einstellungen“ waren bisher arbeitsplatzspezifisch und
sind jetzt defaultmäßig archiv-/arbeitsplatzspezifisch.
Folgende Einstellungen können über Archiv.ini-Eintrag gesteuert werden, ob sie
archiv- oder arbeitsplatzspezifisch gespeichert werden sollen.
[ARCHIV_SPEZIFISCH]
DOKUMENTE_VORSCHAU=1
DOKUMENTE_ANZEIGE=1
DOKUMENTE_VORDERGRUND=1
DOKUMENTE_SCALETOGRAY=1
DOKUMENTE_BildAnsicht_Ansicht=1
DOKUMENTE_ZOOMFAKTOR=1
= Kleinbild automatisch anzeigen
= Großbild automatisch anzeigen
= Großbild im Vordergrund anzeigen
= Graustufendarstellung für SW-Bilder
= Großbild an Fenstergröße anpassen,
an Fensterbreite anpassen, an
Fensterhöhe anpassen, 100%,
benutzerdefiniert
= Zoomfaktor (Großbild benutzerdefiniert)
DOKUMENTE_INTERPOLATION=1
= Interpolation (Großbild benutzerdefiniert)
DOKUMENTE_REDLINING=0
FENSTEREINSTELLUNGEN_Symbolleiste=0
FENSTEREINSTELLUNGEN_Statuszeile=0
FENSTEREINSTELLUNGEN_MaximizeMDI=0
FENSTEREINSTELLUNGEN_Eingabeposition=0
Sucheinstellungen_Dubletten=0
Sucheinstellungen_GrossKlein=0
Sucheinstellungen_Hypersuche=0
= Redlining
= Symbolleiste
= Statuszeile
= maximize MDI
= Eingabeposition
beibehalten
= Dublettenprüfung (Suche)
= Groß-/Kleinschreibung beachten
= Hypersuche
Teil 4: 21. Thesaurus erstellen
21.
- 393 -
THESAURUS ERSTELLEN
Um die Eingabe von Feldeinträgen z.B. hierarchischer Ordnungen zu erleichtern
und Konsistenz dieser Einträge zu gewährleisten, besteht die Möglichkeit, mit
dem Befehl "Bearbeiten/Thesaurus aufrufen" in Neueingabe oder BearbeitenModus, Einträge aus einem anderen Archiv zu übernehmen.
Wichtig: Jedes Archiv kann als Thesaurusarchiv verwendet werden.
Literaturarchiv:
Sie haben ein Literaturarchiv, das sämtliche bibliographischen Informationen enthält.
Zur Eingabe von Zeitschriften mit Verlagen und Erscheinungsorten haben Sie einen
Thesaurus angelegt, der für jede Zeitschrift einen Datensatz mit den "festen Daten",
also Name, Verlag, Ort, enthält. Über den Befehl "Thesaurus" werden diese Einträge in
das Zielarchiv, in diesem Fall das Literaturarchiv, übernommen.
Rechnungseingang:
In ein Rechnungseingang-Archiv werden sämtliche eingehenden Rechnungen eingescannt. Der Name des Rechnungsstellers wird nicht manuell eingegeben, sondern aus
einem Adressarchiv übernommen, das die komplette Anschrift und sonstige Daten des
Lieferanten enthält. So ist auch gewährleistet, daß der Name immer identisch geschrieben ist.
Grundsätzliche Voraussetzung dafür ist, daß
•
ein weiteres Archiv besteht, das als Thesaurus verwendet wird.
•
eine Verknüpfung zu einem bestimmten Feld des Thesaurus angegeben
wird
•
gewählt wird, in welches Feld welche Einträge des Thesaurus übernommen
werden sollen.
Beispiele
- 394 -
Teil 4: 21. Thesaurus erstellen
Thesaurus verbinden:
Den Dialog zur Verbindung des Thesaurus mit dem aktuellen Archiv erhalten
Sie (im aktuellen Archiv) über „Einstellungen/Thesaurus ...“.
1
2
3
4
6
7
5
8
9
10
11
1:
Hier werden die Feldnamen des aktuellen Archivs angezeigt. Wählen
Sie aus der Liste das Feld, in dem der Thesaurus verknüpft werden
soll (d.h.: aus diesem Feld wird der Thesaurus aufgerufen).
2:
Wählen Sie hier das Archiv, das mit diesem Feld verknüpft werden
soll.
3+4: „Suchfelder“: Verknüpfen Sie als erstes „Archivfeld“ das ausgewählte
Thesaurusfeld (wird standardmäßig angezeigt). Zusätzlich können
weitere Suchfelder miteinander verknüpft werden (UND-Verknüpfung).
In „Archivfelder“ werden die Feldnamen des aktuellen Archivs und in
„Thesaurusfelder“ werden die Feldnamen des Thesaurus-Archivs
angezeigt. Wählen Sie aus den jeweiligen Listen die
Verbindungsfelder.
5:
Nach Anklicken des Buttons „Zuordnen“ wird hier die getroffene
Auswahl eingetragen. Weitere Zuordnungen werden durch „ ; “
Teil 4: 21. Thesaurus erstellen
(Semikolon) getrennt. Beim löschen von Zuordnungen, muss darauf
geachtet werden dass auch das Semikolon („ ; „) mit gelöscht wird.
6+7: „Importfelder“: Aus dem Thesaurus-Archiv können frei wählbar
Einträge übernommen werden. Dazu wählen Sie zunächst das Zielfeld
(das Feld, in das der Eintrag übernommen werden soll) und dann das
Quellfeld (das Thesaurusfeld, aus dem der Eintrag übernommen wird).
Geben Sie jede Feldkombination zur Übernahme extra an und bestätigen Sie jeweils mit "Zuordnen".
8:
Die Sortierung und die Auswahlliste des Thesaurus-Archivs kann für
jede Verbindung separat und unterschiedlich gewählt werden. Dies ist
besonders praktisch, wenn ein Archiv für mehrere völlig
unterschiedliche Thesaurus-Übernahmen verwendet wird. Es stehen
die Konfigurationen zur Verfügung, die im Thesaurus-Archiv direkt
angelegt wurden.
9:
Bedeutung der unterschiedlichen Definitionsarten:
Manuelle Übernahme: Der Eintrag aus dem Thesaurus-Archiv erfolgt
"manuell", also per Mausklick auf die Schaltfläche "T" im Verbindungsfeld (oder Menü "Bearbeiten/Thesaurus aufrufen"). Wenn mehr als ein
passender Datensatz im Thesaurus-Archiv gefunden wird, erhält der
Benutzer eine Auswahlliste, aus der er den gewünschten Eintrag übernehmen kann.
Automatische Übernahme: Beim Speichern des Datensatzes wird
automatisch überprüft, ob im Thesaurus-Archiv ein Datensatz mit
einem übereinstimmenden Eintrag im Verbindungsfeld existiert. Wenn
ja, darf der Datensatz abgespeichert werden. Ansonsten kommt die
Meldung: "Kein Thesauruseintrag für Feld ... gefunden" und "Einträge
im Datensatz entsprechen nicht den Thesaurusdefinitionen".
Automatische Prüfung: Beim Speichern des Datensatzes wird der
Feldinhalt des Verbindungsfeldes des aufrufenden Archivs mit dem
Verbindungsfeld des Thesaurus-Archivs verglichen. Nur wenn im Thesaurus-Archiv mindestens ein Datensatz mit identischem Eintrag vorhanden ist, darf gespeichert werden. Dies gewährleistet eine konsistente Datenhaltung und verhindert die Eingabe fehlerhafter Daten.
- 395 -
- 396 -
Teil 4: 21. Thesaurus erstellen
10:
Wenn "manuelle Übernahme" aktiviert ist, können unterschiedliche
Modi gewählt werden:
Überschreiben: Der gefundene Thesauruseintrag überschreibt den
Sucheintrag, ohne vorher eine Auswahlliste anzuzeigen.
Anhängen: Der gefundene Thesauruseintrag wird an den vorhandenen Eintrag angehängt, ohne vorher eine Auswahlliste anzuzeigen.
Auswählen: Es wird in jedem Fall eine Auswahlliste angezeigt.
11:
Speichern Sie die Thesaurus-Definition mit "Speichern".
Führen Sie die Schritte 1-9 für jede Verbindung aus und vergessen Sie nicht,
daß jede einzelne Verbindung gespeichert werden muss (Schritt 9).
Wenn ein Feld bereits verbunden ist, wird, sobald Sie es anwählen, die Verknüpfung angezeigt. Sie können diese Verbindung ändern bzw. die Importfelder
neu bestimmen. Die geänderte Verbindung muss mit "Speichern" bestätigt
werden.
Wenn Sie die Verbindung für dieses Feld ganz lösen möchten, aktivieren Sie
den Befehl "Löschen".
Teil 4: 21. Thesaurus erstellen
Rechnungseingang:
In ein Rechnungseingangs-Archiv werden die Namen des jeweiligen Empfängers aus
einem Adressarchiv übernommen.
- 397 -
Beispiel
Für das Feld "Empfänger" ist
ein Thesaurus definiert.
Auswahlliste des
Thesaurus: alle Datensätze,
die im Verbindungsfeld mit
"Masch" beginnen.
Der ausgewählte Eintrag wird in das
Importfeld übernommen.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
$
15.2.1 PROFILDATEN
%
- 398 -
Teil 4: 22. Archive relational verbinden
22.
ARCHIVE RELATIONAL VERBINDEN (ZUSATZINFORMATIONEN)
Dr.DOC bietet die Möglichkeit, zu einem bestimmten Datensatzeintrag Zusatzinformationen aus einem anderen Archiv aufzurufen.
Hinweis
Was ist der Unterschied zwischen Thesaurus- und Zusatz-Info-Archiven?
Jedes Archiv kann für jedes andere Archiv grundsätzlich als Thesaurus verbunden
und/oder relational verknüpft werden (Zusatz-Info).
Aus einem Thesaurus werden Informationen übernommen, das heißt: ein Thesaurus
liefert nicht Informationen zum Nachschlagen, sondern eine Art "Textbausteine", die in
das Archiv, mit dem Sie gerade arbeiten, eingetragen werden.
Ein relational verbundenes Archiv liefert weitere Informationen zum Stichwort, das heißt:
Sie arbeiten mit vorhandenen Daten in beiden Archiven, ohne diese Daten auszutauschen. Man nennt dieses assoziative Suchverfahren auch Hypertext.
Was ist der Unterschied zwischen Zusatz-Info und Hypersuche?
Gemeinsam ist: Bei beiden Funktionen werden zusammengehörende Informationen aus
verschiedenen Archiven gesucht. Bei der Hypersuche kann auch eine relationale Verknüpfung als weiterer Schritt automatisch durchgeführt werden.
Der Unterschied am Beispiel:
Das Problem: Sie suchen eine Rechnung der Firma Hübner vom März 1996 und haben
dann eine telefonische Nachfrage bei Hübner.
Die Lösung mit Zusatz-Info:
Suche im Rechnungseingangsarchiv nach "Hübner und 03.1996". - Die Rechnung wird
angezeigt. - Über die Schaltfläche "i" im Feld Name die Adressverwaltung aufrufen. Die Adresse mit Telefonnummer wird angezeigt.
Vorteil: Sie haben übersichtlich zunächst nur die Rechnungsdaten auf dem Bildschirm,
auf Anforderung sofort die Adressdaten.
Die Lösung mit Hypersuche:
Erste Möglichkeit:
Suche im Rechnungseingangsarchiv und im Adressarchiv nach "Hübner".
Sie bekommen sofort aus beiden Archiven die Trefferliste angezeigt.
Allerdings bekommen Sie im Rechungseingangsarchiv sämtliche Rechnungen der
Firma Hübner angezeigt, nicht nur diejenige vom März 1996. Eine Suche auch nach
dem Rechnungsdatum wäre aber nicht möglich gewesen, da es auch im Adressarchiv
im Zusammenhang mit Hübner gesucht worden wäre.
Teil 4: 22. Archive relational verbinden
- 399 -
Zweite Möglichkeit:
Eine Hypersuche im Rechnungseingangsarchiv ist so definiert, daß jeder Eintrag, der im
Feld Name gefunden wird, auch sofort im Adressarchiv gesucht wird. Sie suchen also
im Rechnungseingangsarchiv nach "Hübner und 03.1996".
Sie finden im Rechnungseingangsarchiv nur die gesuchte Rechnung und im Adressarchiv automatisch sofort die Anschrift.
Diese Suche automatisiert zwar den Vorgang, der bei Verwendung der Zusatz-Info
manuell durchgeführt wird, benötigt aber etwas längere Suchzeit. Da auch hier zunächst
eine Trefferliste aus beiden Archiven angezeigt wird, ist ein weiterer Mausklick zur
Anzeige der Daten erforderlich.
Literaturarchiv:
Sie haben in einem Literaturarchiv, das sämtliche bibliographische Informationen
enthält, ein Literaturzitat von einem Autor Müller zu einem bestimmten Thema gefunden.
Dazu können Sie nun in einem weiteren unabhängigen Archiv, das detaillierte
Informationen bzw. Kurzfassungen enthält, die betreffende Kurzfassung aufrufen.
Rechnungseingang:
Sie haben eine archivierte Rechnung eines Lieferanten eingesehen und benötigen nun
die Anschrift/Telefonnummer des Lieferanten für eine Rückfrage. Dazu ist über den
Lieferanten-Namen eine Adressverwaltung verbunden, die die gewünschten Daten
enthält. (Dieselbe Adressverwaltung kann auch als Thesaurus verbunden sein - siehe
Beispiel im vorigen Kapitel!) .
Voraussetzung zum Benützen der Zusatz-Info ist, daß Sie in beiden Archiven
ein identisches Feld definiert haben, d.h. ein Feld, das in beiden Archiven den
gleichen Eintrag enthält.
Beispiele
- 400 -
Teil 4: 22. Archive relational verbinden
Zusatz-Info verknüpfen:
Den Dialog zur Verbindung der Zusatz-Info mit dem aktuellen Archiv erhalten
Sie (im aktuellen Archiv) über „Einstellungen/Zusatz-Info ...“
1
2
3
4
5
6
1:
Hier werden die Feldnamen des aktuellen Archivs angezeigt. Wählen Sie
aus der Liste das Feld, in dem die Zusatz-Info aufgerufen werden soll.
2:
Wählen Sie hier das Archiv aus, das mit diesem Feld verknüpft werden
soll.
3+4: „Suchfelder“:
Verknüpfen Sie als erstes „Archivfeld“ das ausgewählte Zusatz-Info-Feld
(wird standardmäßig angezeigt). Zusätzlich können weitere Suchfelder
miteinander verknüpft werden (UND-Verknüpfung). In „Archivfelder“
werden die Feldnamen des aktuellen Archivs und in „Zusatzfelder“
werden die Feldnamen des Zusatz-Info-Archivs angezeigt. Wählen Sie
aus den jeweiligen Listen die Verbindungsfelder.
5:
Nach Anklicken des Buttons „Zuordnen“ wird hier die getroffene Auswahl
eingetragen. Weitere Zuordnungen werden durch „ ; “ (Semikolon)
getrennt. Beim Löschen von Zuordnungen, muss darauf geachtet werden
dass auch das Semikolon („ ; „) mit gelöscht wird.
6:
Die Sortierung und die Auswahlliste des Zusatz-Info-Archives kann für
jede Verbindung separat und unterschiedlich gewählt werden. Dies ist
besonders praktisch, wenn ein Archiv für mehrere völlig unterschiedliche
Zusatz-Informationen verwendet wird. Es stehen die Konfigurationen zur
Verfügung, die im Zusatz-Info-Archiv direkt angelegt wurden.
Teil 4: 22. Archive relational verbinden
Daten aufteilen
- 401 -
Tip
Nützen Sie die Verknüpfungs-Möglichkeit und trennen Sie Ihre Daten entsprechend
thematisch in verschiedene Archive, wenn dies sinnvoll ist. So kann z.B. aus einer
Schriftgutverwaltung eine Verbindung zu einer Adressverwaltung gelegt werden, die
wiederum (z.B. über einen Namen) weiterverbunden ist mit einer Projektverwaltung (und
umgekehrt). Der Vorteil: Die jeweiligen Daten sind thematisch getrennt in verschiedene
"Schubladen" (Schriftverkehr, Adressdaten, Projekt-Texte) geordnet, die nicht mit für die
Thematik zunächst unwesentlichen Informationen belastet sind, doch kann aus einer
Schublade direkt eine andere geöffnet werden und alle zusammengehörenden
Informationen sind so verfügbar.
W EITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHÄLT DAS KAPITEL:
$
15.8
ZUSATZINFORMATIONEN AUFRUFEN
%
- 402 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
23.
DATENAUSTAUSCH
Kurzinfo
Profildaten
Dokument
Import / Export
ASCII/ANSI
Dbase
anderes
Archiv
Datei
Import:
jeglicher Art
Im folgenden werden beschrieben:
• Import von Profildaten im ASCII/ANSI-Format oder aus einem anderen
Archiv
• Import von Profildaten im Dbase-Format
• Export von Profildaten im ASCII/ANSI-Format (wahlweise mit Dokumenten)
in ein anderes Archiv
• Export von Profildaten im Dbase-Format
• Import von Spool-Dateien über COLD-Schnittstelle
%
INFORMATIONEN ZUM IMPORT VON DOKUMENTEN ALLER ART ENTHÄLT DAS KAPITEL:
$
12.3
DOKUMENTE ARCHIVIEREN
%
INFORMATIONEN ZUM EXPORT VON EINZEL-DOKUMENTEN ENTHÄLT DAS KAPITEL:
$
15.6.1 EXPORT VON DOKUMENTEN ALS DATEI
Tip
Anderes Format?
Wenn Ihre Import-Datei in einem anderen Format abgelegt ist, können Sie sie trotzdem
importieren. In der Regel kann eine solche Datendatei entweder in ASCII/ANSI oder
Dbase-Format umgewandelt werden - diese umgewandelte Datei wird dann importiert.
Umgekehrt gilt dies auch für den Export: Exportieren Sie die Daten im ASCII- oder
Dbase-Format und importieren Sie sie dann im zweiten Schritt in das andere System.
Teil 4: 23. Datenaustausch
23.1
Vorbemerkung: Datenformat in Dr.DOC
Für den Import und Export innerhalb von Dr.DOC benötigen Sie von Dr.DOCDaten als Trennzeichen-Angaben nur diejenigen für Felder und Datensätze. Folgende Trennzeichen werden in den Profildaten innerhalb von Dr.DOC außerdem verwendet:
Trennzeichen:
Feld:
Satz:
Absatz (¶) innerhalb
eines Endlosfeldes:
Tabellenzeile:
Absatzmarke
Dokumenttrenner
ASCII-Wert:
9
14
13 10
1
32 11
10
- 403 -
- 404 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
23.2
23.2.1
Import
Import ASCII/ANSI-Datei oder aus einem anderen
Archiv
Profildaten
Dokument
Import / Export
ASCII/ANSI
Dbase
anderes
Archiv
Datei
Import:
jeglicher Art
Mit dem Menüpunkt "Import ASCII/ANSI " können Sie
• extern erstellte ASCII-Datensatzdateien in ein Archiv einspielen
• zwei Dr.DOC-Archive zu einem einzigen zusammenführen (ohne Dokumentimport).
• Spooldaten importieren (dazu siehe Kapitel 23.4.3 COLD-SCHNITTSTELLE!)
Schritt für Führen Sie dazu folgenden Arbeitsschritt aus:
Schritt
"
Rufen Sie in dem Archiv, in das Daten im ASCII/ANSI-Format eingespielt
werden sollen, den Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Import
ASCII" auf und numerieren Sie die Felder, in die die Daten eingetragen
werden sollen, fortlaufend. Sie können auch mehrere "Quell"-Felder in ein
Zielfeld zusammenfassen: dazu geben Sie die entsprechenden
Feldnummern in das eine neue Zielfeld ein und trennen Sie durch ein
beliebiges Trennzeichen, das dann auch beim Import übernommen wird.
Teil 4: 23. Datenaustausch
Für Datensätze im Format
auswahl angegeben werden:
Name → Vorname → Name2
müßte folgende Feld-
Wenn aber Vorname und Name (in dieser Reihenfolge) in ein Feld zusammengefaßt
werden sollten, müßte der Eintrag im Feld "Name" lauten: 2 1 . Als Trennzeichen gilt in
diesem Fall ein Leerzeichen.
Beispiel für Endlos-Felder:
Für Datensätze im Endlosfeld kann folgende Feldauswahl getroffen werden:
Name: 1
Vorname: 2
Das Ergebnis sieht wie folgt aus:
Name: Mustermann
Vorname: Karl
Die Leerzeichen, die als Trennzeichen eingegeben wurden, werden übernommen.
Beispiel für Tabellen-Felder:
Bei Tabellen-Feldern gibt es Besonderheiten bei den Trennzeichen. Die Zeichenkette
zwischen 2 Nummern kann folgendermaßen aussehen:
a) Zeichenkette “=...“:
Import in selbe Zeile wie vorige Nummer, alle Zeichen außer
“=“ werden übernommen.
b) Zeichenkette “!...“:
Import in neue Zeile, alle Zeichen außer “!“ werden
übernommen.
c) andere Zeichenkette:
Import in neue Zeile, es wird KEIN Zeichen übernommen.
b)
Feldauswahl
1=2
Name: 1= Vorname: 2
Name: 1!Vorname: 2
c)
1 xyz 2
a)
Ergebnis
Mustermann Karl
Name: Mustermann Vorname: Karl
Name: Mustermann
Vorname: Karl
Mustermann
Karl
- 405 -
Beispiel
- 406 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
Achtung
Wichtig für den Import aus anderen Dr.DOC-Archiven:
1. Die Feldreihenfolge für die Numerierung ist die Reihenfolge in den
"Datenbankeinstellungen" (also unabhänging von Anordnungen in Masken!).
2. Die Numerierung beginnt bei 6 für das erste Feld (da die Feldnummern 1 bis 5 intern
vergeben sind).
Hinweis
Falls Sie ein Archiv einspielen wollen, müssen Sie die Feldauswahl nur vornehmen,
wenn die beiden Archive nicht identisch aufgebaut sind. Bei gleichem Format entfällt die
Feldauswahl.
#
Rufen Sie den Menüpunkt "Datenbank/Import ASCII/ANSI" auf.
1
2
9
3
4
5
6
7
8
1:
Geben Sie den Pfad und Namen der Datei ein, die eingespielt
werden soll (z.B. c:\bestell\huber.dat ). Sie können
auch über den Befehl "Datei" einen Dateiwahl-Dialog aufrufen
und hier die entsprechenden Datei anwählen.
2:
Wenn Sie aus einem anderen Dr.DOC-Archiv Daten importieren wollen, kreuzen Sie hier an.
3:
Wenn die Reihenfolge der zu importierenden Daten und die
Feldreihenfolge im Archiv übereinstimmen, kreuzen Sie hier an.
Wenn diese Angabe nicht zutrifft, muss zuvor eine Feldauswahl
getroffen werden (siehe oben).
Teil 4: 23. Datenaustausch
4:
Aktivieren Sie bitte dieses Feld, wenn Ihre Quelle Feldnamen
enthält.
5:
Geben Sie das Format der Quelldaten an: ASCII oder ANSI.
6:
Wenn im aktuellen Archiv schon Daten vorhanden sind, können
sie mit Dubletten, die möglicherweise in der Import-Datei vorhanden sind, wahlweise verworfen, ersetzt bzw. geändert werden.
Voraussetzung dafür ist, daß im aktuellen Archiv ein Dublettenschlüssel vorhanden ist.
7:
Unter bestimmten Voraussetzungen können auch mit den einzelnen Datensätzen ebenfalls Dokumente importiert werden.
Dies können nur ASCII- bzw. CI-Dokumente sein, die mit einem
Fremdprogramm verbunden werden (Beispiel siehe unten).
Um die Dokumentendatei identifizieren zu können, muss sie
den gleichen Namen wie die Datendatei tragen mit
entsprechend anderer Namenserweiterung.
Kreuzen Sie die Option "Dokumente importieren" an und geben
Sie die Namenserweiterung der Dokumentendatei in das Feld
ein.
Beachten Sie, daß die Dokumente mit dem aktuell eingestellten
Programmlink archiviert werden. Überprüfen Sie die Einstellung
sicherheitshalber im Menüpunkt "Einstellungen/Dok.Verbindung".
8:
Falls Sie kein Dr.DOC-Archiv einspielen, rufen Sie nun den
Befehl "Trennzeichen" auf und geben die entsprechenden
ASCII-Zahlenwerte für die Trennzeichen zwischen Feldern, Datensätzen und Dokumenten ein. Die angegebene Voreinstellung
(Feld: 9, Satz: 14) gilt für das Einspielen von Dr.DOC-Archiven.
- 407 -
- 408 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
Häufig werden außerdem folgende Trennzeichen verwendet:
Zeichen
→ [Tab.]
¶
"
#
$
%
&
‘
(
)
*
+
,
.
/
:
9:
%
Zeichen
;
<
=
>
?
@
[
\
]
^
_
`
{
|
}
~
«
»
ASCII-Code
59
60
61
62
63
64
91
92
93
94
95
96
123
124
125
126
174
175
&[Tab.]
Space
11
32
Um Spool-Dateien zu archivieren, kreuzen Sie diese Option an.
Wenn der Spool-Import extern definiert wird, kreuzen Sie die
Option ebenfalls an und geben die entsprechende ini-Datei
an.
GENAUE INFORMATIONEN ZUM SPOOL-DATEN-IMPORT:
$
23.4. COLD-SCHNITTSTELLE
'
Beispiel
ASCII-Code
9
13 oder
10 13 bzw.
13 10
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
58
Mit dem Befehl "OK" wird der Import gestartet.
Als Profildaten soll die Datei kunden.dat mit Kunden-Adressen eingespielt werden.
Außerdem exisitiert eine Datei kunden.asc mit Rechnungen an diese Kunden. Die
Adressdatei und die Rechnungsdatei sind von der Reihenfolge her identisch aufgebaut:
Zur ersten Adresse gehören also die ersten Rechnungen usw.
Teil 4: 23. Datenaustausch
Als Dokumenten-Verbindung wird ein Editor angegeben.
So wird jede Adresse mit den dazugehörigen Rechnungen als jeweils ein Datensatz in
das Archiv übernommen.
23.2.2
Import von Dbase-Daten
Profildaten
Dokument
Import / Export
ASCII/ANSI
Dbase
anderes
Archiv
Datei
Import:
jeglicher Art
Wie ASCII/ANSI-Daten können auch Daten im Dbase-Format in ein Archiv
importiert werden.
•
Wenn die Dbase-Daten in das aktuelle Archiv eingespielt werden sollen,
rufen Sie den Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Dbase-Import" auf
- 409 -
- 410 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
und numerieren Sie die Felder, in die die Daten eingetragen werden sollen,
fortlaufend.
•
Wenn die Dbase-Daten in das aktuelle Archiv eingespielt werden sollen,
kontrollieren Sie unbedingt mit dem Menüpunkt "Feldauswahl für Datentypen" im Menü "Einstellungen", daß die für die Übertragung richtigen
Datentypen (z.B. Datum, Zahlenfeld) eingetragen sind.
Wenn für die Dbase-Daten ein neues Archiv angelegt werden soll, brauchen Sie
die vorgenannten Schritte nicht auszuführen.
!
Rufen Sie den Menüpunkt "Datenbank/Import Dbase " auf.
!
Geben Sie den Pfad und Namen der Dbase-Datei ein, die importiert
werden soll.
!
Mit dem Befehl "OK" wird der Importvorgang durchgeführt. Wenn
eine Feldauswahl für Dbase-Import aktiviert ist, wird der Import in
das aktuelle Archiv ausgeführt (ohne Abfrage). Wenn keine Feldauswahl aktiviert ist, erfolgt eine Abfrage, ob ein neues Archiv angelegt
werden soll.
Wenn ein neues Archiv erstellt wird, erhält dieses automatisch den Namen der
Dbase-Datei.
Teil 4: 23. Datenaustausch
23.3
- 411 -
Export
23.3.1
Export im ASCII/ANSI-Format oder in ein anderes
Archiv
Profildaten
Dokument
Import / Export
ASCII/ANSI
Dbase
anderes
Archiv
Datei
Import:
jeglicher Art
Der Export von Profildaten (wahlweise mit Dokumenten) in ein anderes Archiv
bzw. als ANSI-Datei wird, um eine Teilselektion zu ermöglichen, über den Befehl
"Export" nur innerhalb von Auswahllisten durchgeführt.
!
1)
2)
Rufen Sie in dem Archiv, aus dem Daten im ASCII/ANSI-Format
exportiert werden sollen, den Menüpunkt "Feldauswahl für ASCIIExport" im Menü "Einstellungen" auf und geben Sie die Feldnamen
des Zielarchivs an in den Feldern, die exportiert werden sollen.
Falls Sie in ein Dr.DOC-Archiv exportieren wollen, müssen Sie die
Feldauswahl nur vornehmen, wenn die beiden Archive nicht identisch
aufgebaut sind. Bei gleichem Format entfällt die Feldauswahl.
Es werden nur die in der Maske angezeigten Felder exportiert.
!
Suchen Sie mit den Suchfunktionen die zu exportierenden Daten
und rufen Sie innerhalb der Auswahlliste den Befehl "Export" auf.
Hinweis
- 412 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
1
2
10
3
4
5
6
7
8
11
9
1:
Geben Sie den Pfad und Namen der Datei ein, in die exportiert
werden soll (z.B. c:\bestell\huber.dat ). Sie können
auch über den Befehl "Datei" einen Dateiwahl-Dialog aufrufen
und hier die entsprechenden Datei angeben.
2:
Wenn Sie in ein anderes Archiv Daten exportieren wollen, kreuzen Sie hier an.
Wenn das Ziel kein Dr.DOC-Archiv ist, erscheint zusätzlich die
Auswahlmöglichkeit zwischen ASCII- und ANSI-Format:
3:
Wenn die Reihenfolge der zu importierenden Daten und die
Feldreihenfolge im Archiv übereinstimmen, kreuzen Sie hier an.
Teil 4: 23. Datenaustausch
- 413 -
Wenn diese Angabe nicht zutrifft, muss zuvor eine Feldauswahl
getroffen werden (siehe oben).
4:
Kreuzen Sie hier an, wenn die Exportdatei bereits existiert und
die neuen Daten angehängt werden sollen.
5:
Wenn der Export in ein anderes Archiv erfolgt, können wahlweise auch die Dokumente mit exportiert werden.
6:
Wenn Sie in der Auswahlliste eine weitere Selektion vorgenommen haben, kreuzen Sie hier an, um nur die markierten Datensätze zu exportieren.
7:
Wenn die exportierten Datensätze nach dem Exportvorgang gelöscht werden sollen, kreuzen Sie hier an.
8:
Wenn Sie in Einzeldateien exportieren wollen, kreuzen Sie hier
an.
9:
Falls Sie nicht in ein Dr.DOC-Archiv exportieren, rufen Sie nun
den Befehl "Trennzeichen" auf und geben die entsprechenden
ASCII-Zahlenwerte für die Trennzeichen zwischen Feldern und
Datensätzen der Zieldatei ein.
10: Das Verlagern von Dokumenten ist ein extra Arbeitsvorgang
und wird in KAPITEL 25. PFADANGABEN ÄNDERN beschrieben.
11: Kreuzen Sie diese Option an, wenn die Programmumgebung
mit exportiert werden soll. (z.B. beim Archivieren auf CD).
!
Mit dem Befehl "OK" wird der Export gestartet.
Mögliche Fehlerquellen vorher beseitigen
Autofelder, numerische Felder, Datums-Felder, sowie Schlüsselfelder und Pflicht-Feldbelegung des Zielarchivs sollten Ihnen bekannt sein und nicht mit Einträgen in den zu
exportierenden Daten kollidieren. So erfolgt z.B. eine Fehlermeldung beim Versuch, in
ein Autofeld einen anderen Eintrag vorzunehmen oder beim Versuch, einen Datensatz
zu übernehmen, der in einem Pflicht-Feld keinen Eintrag hat.
Tip
- 414 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
23.3.2
Export im Dbase-Format
Profildaten
Dokument
Import / Export
ASCII
Dbase
anderes
Archiv
Datei
Import:
jeglicher Art
Profildaten ohne Dokumente können im Dbase-Format exportiert werden.
!
Geben Sie dazu zunächst mit dem Menüpunkt "Einstellungen/
Feldauswahl für Dbase-Export" die Reihenfolge ein, in der die Felder
exportiert werden sollen.
!
Für einen fehlerlosen Export in Dbase-Format ist unbedingt zu beachten, daß
•
falls in eine bereits vorhandene Dbase-Datei importiert wird,
Datensätze, in denen Felder, die länger sind als in der DbaseDatei vorgegeben, nicht übertragen werden.
•
bei Zahlenfeldern hinter der Ziffer der Übertragungsreihenfolge
Gesamtlänge sowie die Nachkommastellen angegeben werden
müssen. Das bedeutet: Gesamtlänge einer Zahl ist die gesamte
Zeichenanzahl mit Dezimalpunkt und Nachkommastellen:
852.56 hat z.B. sechs Zeichen und zwei Nachkommastellen
(Dezimalstellen). Wenn das Zahlenfeld nun als drittes in der
Reihenfolge überspielt werden soll, muss der Eintrag in dieses
Feld lauten:
3 6 2 . Die einzelnen Ziffern werden durch
Leerzeichen getrennt.
•
in der Bezeichnung der einzelnen Felder gemäß Dbase-Konventionen nur Groß- und Kleinbuchstaben sowie Unterstrich
( _ ) zugelassen sind. Falls andere, nicht übertragbare Zeichen
Teil 4: 23. Datenaustausch
- 415 -
wie Komma etc. vorhanden sind, werden Ersatzzeichen übertragen.
!
Im Menüpunkt "Datenbank/Export Dbase..." geben Sie nun den Namen ein, den die Datei im Dbase-Format erhalten soll. Die Namenserweiterung
.dbf wird automatisch ergänzt. Wenn die Datei
noch nicht existiert, wird automatisch eine gleichlautende DbaseDatei neu angelegt.
Achten Sie darauf, daß beim Überspielen größerer Datenmengen Speicherplatz-Probleme entstehen können, da die Daten im Dbase-Format erheblich mehr Speicher
benötigen als in Dr.DOC!
Hinweis
- 416 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
23.4
23.4.1
COLD-Schnittstelle
Übersicht
• Definition:
COLD (Computer Output to Laserdisc) steht für speicherplatzsparende Archivierung von Dokumenten mit jeweils einheitlichem Formular, aber unterschiedlichem Inhalt. Formular und Inhalt werden dabei separat und in unterschiedlichem Format abgespeichert: Das Formular nur einmal als Bitmap,
die veränderlichen Daten im ASCII-Format.
• Anwendungsbereich:
Originalgetreue Archivierung von Dokumenten aus Lohnbuchhaltungs- und
Warenwirtschaftssystemen, wie z.B. Lohnabrechnungen, Lieferscheine,
Rechnungen, Saldenlisten etc.
• Funktionalitätsübersicht:
Import von Dokumenten: Für den Import von Dokumenten mit optionaler
automatischer Verschlagwortung für schnelle Recherche (Übernahme von
Daten aus der Spool-Datei in die Profildaten des Archivs) gibt es zwei Startmodi:
- Manueller Start der COLD-Archivierung
- Automatischer Start durch im Hintergrund laufenden COLD-Archivserver.
Darstellung der Dokumente: Die COLD-Dokumente können sowohl am
Bildschirm angezeigt als auch auf Drucker ausgegeben werden. Unabhängig
von der Darstellungsgröße wird eine hohe Darstellungsqualität dadurch erreicht, daß die Daten nicht als Bitmap, sondern als True-Type-Schriftzeichen
dargestellt werden. Die kundenspezifische Formulardarstellung wird durch
Unterstützung aller Fixed-True-Type-Fonts des Betriebssystems gewährleistet.
Teil 4: 23. Datenaustausch
23.4.2
Beschreibung der Komponenten
COLD-Archivserver:
Automatischer, zeitgesteuerter Import von Spool-Dateien aus bestimmten Verzeichnissen. Diese Verzeichnisse und die zu archivierenden Spool-Dateien können in der „spoolimp.ini“ -Datei eingetragen werden.
Belegspezifisches Formular-Vorlage:
Die belegspezifischen Formular-Vorlagen müssen als Bild (z.B. BMP-, TIFFoder JPEG-Datei) abgespeichert sein. Diese Formular-Vorlagen müssen bereits
alle Formatelemente, z.B. Rahmen, Firmenlogo usw., enthalten.
Dokumentansicht:
Zur Dokumentansicht wird das belegspezifische Formular-Bild geladen und die
Daten darauf abgebildet.
Konventionen für die Spool-Dateien (Druckdateien):
− Der Dateiname muss stets gleich bleiben.
− Die Profildatengenerierung (automatische Verschlagwortung) erfolgt über die
belegspezifische ASCII-Import-Definition. Diese kann automatisch über den
Dateinamen, die Datei-Extension (Beispiel: daten.001 = Lohnabrechnung,
daten.002 = Krankenschein) oder einen Headereintrag (Dokument- oder
Dateiheader), der die Belegart enthält, gesteuert werden. Headeranfang und
-ende müssen durch eindeutige Steuerzeichen definiert sein.
− Die Spool-Datei enthält nur den Text (die Daten). Dadurch kann zum einen
die originalgetreue Wiedergabe des Dokumentes gewährleistet, zum anderen der Speicherbedarf minimiert werden.
− Die Festlegung des Fonts (Fontart, -größe und Zeilenabstand) erfolgt durch
einen eindeutigen Steuerzeichen-String.
- 417 -
- 418 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
23.4.3
COLD-Schnittstelle verwenden
"
COLD-Server einrichten:
Zum automatischen zeitgesteuerten Import von Spooldaten müssen zusätzlich
zu den nachfolgenden Einstellungen folgende Schritte vorgenommen werden:
• ASCII-Import-Definition am Client oder Archivserver als Benutzer "SERVER"
vornehmen (der Benutzer "SERVER" ist vom Systemadministrator anzulegen
über den Menüpunkt "Organisation/Benutzermanager"). (siehe nachfolgenden Schritt 4)
• Spool-Import-Datei (spoolimp.ini) anlegen gemäß nachfolgendem Muster.
Diese ini-Datei muss im Unterverzeichnis \komm liegen.
Beim Editieren der „spoolimp.ini“ ist zu beachten, daß der Name der
ASCII-Importdefinition in Großbuchstaben geschrieben ist und innerhalb der
Parameterdefinition vor und nach dem "="-Zeichen keine Leerzeichen vorkommen.
Teil 4: 23. Datenaustausch
[SPOOL_IMPORT]
SectionName=
;SectionName=DATEIHEADER, <offset>, <laenge>
;SectionName=DOKUMENTHEADER, <offset>, <laenge>
;SectionName=DATEINAME, <offset>, <laenge>
;SectionName=EXTENSION, <offset>, <laenge>
;MaxAnzahl=(Default =0; gemeint ist hier die Anzahl der zu importierenden
Datensätze pro Intervall, 0 = alle Datensätze werden abgearbeitet, 1 = ein
Datensatz pro Intervall wird abgearbeitet, 2 = zwei Datensätze usw.)
[DEFAULT]
Archiv=C:\DRDOC\komm\server\testx
Feldauswahl=SPOOL1
LinkNr=3
Format=ASCII
DokumenteImportieren=1
Dubletten=verwerfen
;(ersetzen oder aendern nur, wenn DokumenteImportieren=0)
;Dubletten=ersetzen
;Dubletten=aendern
NCI_Komp=0
ZeilenTrenner=10
DokumentTrenner=35 49 36 35
SeitenTrenner=12
DokumentAnfang=35 50 36 35
DokumentEnde=35 57 36 35
SeitenAnfang=
SeitenEnde=
DateiAnfang=35 49 36 35
DateiEnde=
- 419 -
- 420 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
Vom Server werden im Verzeichnis „komm“
Unterverzeichnisse („spool“ und „arbeit“) angelegt:
Beispiel
automatisch
zwei
„spool“:
Zielordner für Ablage der Druck-Spool-Datei
„arbeit“:
Bearbeitungsverzeichnis des Servers für Cold-Archivierung (die
Druck-Spool-Datei wird vor der Archivierung aus dem SpoolVerzeichnis hierhin verschoben).
Die Pfade können auch über einen Eintrag in der „spoolimp.ini“ definiert werden.
[ORDNER]
LESEN=1
ASCII=<Pfad f.ASCII-Import-Dateien (Profildaten)>
DOKUMENT=<Pfad f.ASCII-Import-Dateien (Dokumente)>
SPOOL=<Pfad f.SPOOL-Import-Dateien(Profildaten und/oder Dokumente)>
ARBEIT=<Arbeits-Pfad>
Um die Spool-Funktionalität zu aktivieren, starten Sie den Server-Prozess. Im
Server-Programmfenster gehen Sie über den Menüpunkt „Bearbeiten“ auf
„Zeitsteuerung“ und tragen in das Feld des Parameters „Spool-Intervall in
Minuten“ den gewünschten Wert ein.
!
COLD-Ansichts-ini-Datei:
Die ini-Datei wird mit Hilfe eines Editors erstellt gemäß nachfolgendem Muster.
Die Festlegung der Fonts erfolgt durch frei definierbare Steuerzeichen. Durch
einen Steuerzeichen-String werden zugleich Font, Fontgröße und Zeilenabstand
festgelegt. Über das Standard-Zeichenformat des Font (Standard, kursiv, fett,
kursiv-fett) hinausgehende Formate werden nicht unterstützt (z.B. Stilmerkmale
wie "unterstrichen" etc.). Unterstützt werden alle Fixed-True-Type-Fonts des
Betriebssystems.
Die ini-Datei kann während der COLD-Dokument-Ansicht geöffnet werden mit
dem Shortcut [Strg+Shift+C].
Teil 4: 23. Datenaustausch
- 421 -
Beispiel
Definition der Formulargröße u. des Textbeginns
Einheit: mm
Startkoordinaten: Grundlinie der 1.Zeile
Def. der Fonts mittels Steuerzeichen
Kommentar zur erläuternden Dokumentation
Eintrag unter "1=" wird als Default-Font
verwendet
Steuerzeichen: ASCII-Dezimal
Bei Dok.-Ansicht zu ignorierende Steuerzeichen
Format=ASCII
'bzw. ANSI
Reihenfolge eines Font-Eintrags:
n=Fontname,fett,kursiv,unterstrichen,Zeichenhöhe[x.xx],Zeichenabstand[x.xx],Zeilenabstand[x.xx],Steuerzeichen zur Font-Definition
Syntax für Eingabe der Steuerzeichen (für Font-Definition, ZeilenTrenner, SeitenTrenner und Ignorieren:
[xx] oder [xx xx xx] (Steuerzeichen-Sequenz) oder
[xx;yx;zx zy zz] (d.h. mehrere Steuerzeichen und Steuerzeichen-Sequenzen kombinier
"
Dokument-Verbindung für COLD-Archivierung einstellen:
Menüpunkt "Einstellungen/Dokument-Verbindung" aufrufen. Hier wird festgelegt:
•
ob die Spool-Dateien als CI- (recherchierbar) oder NCI-Dokumente abgelegt
werden sollen: je nachdem erfolgt der Eintrag in der Spalte CI- oder NCIDokumente.
•
der Name des Beleg-Formulars mit Dateiextension (BMP-Grafiken ohne
Extension!), das in der Dokument-Ansicht hinterlegt werden soll. Erlaubt
sind z.B. BMP, TIFF, JPEG usw.
•
der Name der ini-Datei für die grafische Einspielung der archivierten Spooldaten.
- 422 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
Der Eintrag erfolgt nach dem Schema:
Cold,[name Grafik],[Name ini-Datei]
Beispiel
Name der ini-Datei
Kennzeichnung, daß es sich um einen
COLD-Link handelt
Name der BMP-Datei (sw.bmp)
Das Formular-Vorlagen-Bild (z.B. BMP-Datei) und die ini-Datei müssen in dem
Ordner "Cold" liegen, der eine Ebene unterhalb der archivspezifischen admDatei liegen muss. Bei C/S-Archiven muss der Ordner "Cold" also im Ordner
"Form" liegen. Mit dem “Cold“-Viewer kann optional auch eine zweites Bild für
die Folgeseite angelegt werden. Dazu muss ein zweites Vorlagen-Bild definiert
werden. Der Name des 2. Vorlagen-Bildes wird nach der ini-Datei, getrennt
durch Komma, eingetragen (Cold,[name 1.Vorlagen-Bild.ext],[Name iniDatei],[name –2.Vorlagen-Bild.ext]). Der "Cold"-Ordner muss unbedingt vom
Systemadministrator angelegt werden. Die Bildnamen werden mit
Dateiextension angegeben.
Teil 4: 23. Datenaustausch
- 423 -
#
Importdefinition festlegen:
Legen Sie nun die Importdefinition für die Übernahme von Importdaten in die
Profildaten fest.
Rufen Sie die Spool-Datei zunächst z.B. im DOS-Editor auf und bestimmen Sie
die Lage des zu importierenden Feldes (Zeilen- und Spalten-Nr.; wird im DOSEditor unten rechts angezeigt!).
Rufen Sie dann im Archiv den Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für
ASCII-Import auf und tragen Sie in das Import-Feld die Lage des Feldes in der
Spool-Datei nach folgendem Schema ein:
[Zeilen-Nr.] [Spalten-Nr.] [Feldlänge] [Definition der ersten Zeile]
Die Zahlen werden durch Leerzeichen getrennt. Die "Definition der ersten Zeile"
ist nur nötig, wenn der Parameter „Dok.Anfang“ definiert wird. Dann bedeutet:
0 = 1.Zeile beginnt nach Dokumenten-Trenner
1 = 1.Zeile beginnt nach Dokumenten-Anfang.
Beispiel
In der Spooldatei befindet sich
das Feld "Name" in Zeile 31, Spalte 6.
Das Feld ist maximal 15 Zeichen lang.
Wird für die Feldlänge der Wert 0
eingegeben, wird der Inhalt von der
angegebenen Spalten-Nr. an bis zum
Zeilenende übernommen.
- 424 -
Teil 4: 23. Datenaustausch
$
Spooldaten importieren:
Menüpunkt "Datenbank/Import ASCII" aufrufen und den Pfad für die Spool-Datei
angeben.
Für die verschiedenen Import-Modi die jeweiligen Einstellungen vornehmen:
Es sollen ...
nur Felder aus Spooldaten in Profildaten
eingetragen werden:
Einträge in Profildaten und zusätzlich Inhalt
der
Spool-Datei
als
Textdokument
angehängt werden
nur Dokumente importiert werden
ankreuzen:
Quelle ist Spool-Datei
Quelle ist Spool-Datei
Dokumente importieren
Quelle ist Spool-Datei
Dokumente importieren
Außerdem in diesem Fall: eine ASCIIImportdefinition ohne Einträge aktivieren.
Anschließend den Befehl "Trennzeichen" aufrufen und die Trennzeichen als
ASCII-Dezimal-Wert eingeben.
Beispiel
13 = carriage return
10 = line feed
12 = form feed
Mehrere ASCII-Werte
in einem Feld mit
Leerzeichen trennen!
Teil 4: 23. Datenaustausch
Die Zuordnung der Trennzeichen zur Spool-Datei erläutert folgende
Abbildung:
1
6
2
7
8
3
9
4
5
SPOOL-DATEI:
DATEI-HEADER
DokumentTrenner
4 Datenbereich-Anfang
2
Dokument-Header
6 Dokument-Anfang
Seiten-Trenner 3
8 Seiten-Anfang
9 Seiten-Ende
3
2
7 Dokumenten-Ende
1 Zeilen-Trenner
Datenbereich- 5
Ende
- 425 -
- 426 -
Teil 4: 23.5 Automatischer Server ASCII-Import
23.5
Automatischer Server ASCII-Import
Datei-Pärchen bestehend aus Datendatei mit zugehöriger gleichnamiger
Dokumentendatei können Sie automatisch vom Server importieren lassen.
Die
Konfiguration erfolgt gemäß KAPITEL 23.4.3 COLD-SCHNITTSTELLE
wie unter Punkt % “COLD-Server einrichten“ beschrieben (nur
Punkt %!!).
VERWENDEN
Beachten Sie bitte, daß die Einträge für die „spoolimp.ini“ folgende sind:
[ASCII_IMPORT]
SectionName=
;SectionName=DATEINAME, <offset>, <laenge>
;SectionName=EXTENSION, <offset>, <laenge>
;MaxAnzahl=(Default =0; gemeint ist hier die Anzahl der zu
importierenden Datensätze pro Intervall, 0 = alle Datensätze werden
abgearbeitet, 1 = ein Datensatz pro Intervall wird abgearbeitet, 2 = zwei
Datensätze usw.)
[DEFAULT_ASCII]
Archiv=C:\drdoc\test\import
Feldauswahl=AUTO_ASCII_IMPORT
LinkNr=1
;LinkNr=AutoLink
;LinkNr=BilddateiIntern
DokumenteImportieren=1
;DateiTypDokumente=doc
;DateiTypDokumente=xls
;DateiTypDokumente=*
Format=ASCII
;Format=ANSI
Teil 4: 23.5 Automatischer Server ASCII-Import
Dubletten=verwerfen
;(ersetzen oder aendern nur, wenn DokumenteImportieren=0)
;Dubletten=ersetzen
;Dubletten=aendern
FeldTrenner=9
SatzTrenner=13 10
DokumentTrenner=12
Die weiteren Schritte führen Sie wie in der ASCII-Import Definition unter 23.2
beschrieben aus.
Die zu importierenden ASCII-Dateien müssen im Verzeichnis
..\komm\ASCII abgelegt werden,
die zugehörigen Dokument-Dateien im Verzeichnis
..\komm\ASCII\Dokumente
Die Pfade können auch über einen Eintrag in der „spoolimp.ini“ definiert
werden.
[ORDNER]
LESEN=1
ASCII=<Pfad f.ASCII-Import-Dateien (Profildaten)>
DOKUMENT=<Pfad f.ASCII-Import-Dateien (Dokumente)>
SPOOL=<Pfad f.SPOOL-Import-Dateien(Profildaten und/oder Dokumente)>
ARBEIT=<Arbeits-Pfad>
- 427 -
- 428 -
Teil 4: 24. Dr.DOC-Datenbank-Replikationen
24.
24.1
Dr.DOC-DATENBANK-REPLIKATIONEN
Kurzbeschreibung
Die Dr.DOC-Datenbank-Replikationen erlauben unternehmensweit die
automatische, zentrale Archivierung dezentral generierter Dokumente. Die
Dr.DOC-Replikationen zeichnen sich nicht nur dadurch aus, daß sie die
effiziente Abbildung komplexer Unternehmens-Strukturen ermöglichen, sondern
auch in der Zentrale die sofortige Verfügbarkeit aller unternehmensweit
archivierten Daten garantieren.
24.2
Nr.
1
Begriffsdefinitionen
Begriff
Zentralarchiv =
Replikations-Zielarchiv
2
Filialarchiv = ReplikationenQuellarchiv
3
Dr.DOC-C/SKommunikationspfad
Beschreibung
Archiv in der Unternehmens-Zentrale: Dieses
Archiv ist das Ziel der Replikation und dient
ausschließlich der zentralen Archivierung.
Dezentrales Archiv in Unternehmens-Filiale.
Quellarchiv für Replikationen und Arbeitsarchiv
für dezentrale Archivierung in
Unternehmensfiliale.
Pfad für Dr.DOC-C/S-Kommunikation: (z.B.:
p:\drdoc) In diesem Pfad befinden sich alle
kommunikationsrelevanten Unterordner wie z.B.
das Kommunikations-Verzeichnis
(p:\drdoc\komm)
Teil 4: 24. Dr.DOC-Datenbank-Replikationen
24.3
Grundvoraussetzung
Eine
Netzwerkverbindung
zwischen
unternehmensweit vorhanden sein.
24.4
Zentrale
und
Filialen
muss
Erstellung der Replikations-Archivstruktur
Archivaufbau: Die Replikations-Archivstruktur wird wie folgt aufgebaut.
Zunächst wird die komplette C/S-Archivumgebung für die UnternehmensZentrale erstellt. Dabei ist folgendes zu beachten:
•
für die datumsgesteuerte und die benutzerspezifische Replikation muss
jedes
Replikations-Archiv
zwei
entsprechende
Datenbankfelder
„Aenderdatum“ und „Aenderuser“ enthalten, in denen automatisch Datum
und Benutzer der letzten Änderung beziehungsweise der Neueingabe
dokumentiert werden.
Feldname
Feldtyp
Autofeld
Editiersperre
Aenderdatum
einzeilig
D
&
Aenderuser
einzeilig
B
&
•
Anhand einer Kopie dieser Zentralarchiv-Ungebung wird die lokale
Archivumgebung erstellt, indem der Laufwerksbuchstabe für den ClientKommunikationspfad in folgenden Dateien editiert wird:
<Name>.bvp: (<Name>= Name der Benutzerverwaltung)
------------------------------[BV]
c=q:\drdoc\benutzer\benutzer.bvd
s=p:\drdoc\benutzer\benutzer.bvd
[1]
c=q:\drdoc\client\archiv1.da
s=p:\drdoc\komm\server\archiv1.da
[2]
c=q:\drdoc\client\archiv2.da
s=p:\drdoc\komm\server\archiv2.da
[3]
etc.
- 429 -
- 430 -
Teil 4: 24. Dr.DOC-Datenbank-Replikationen
•
Alle .da-Dateien im „Client“-Verzeichnis: Mittels Editor über „suchen und
ersetzen“
suche:
ersetze durch:
p:\drdoc\
q:\drdoc\
WICHTIG: Wenn die Replikation nicht ausschließlich im Standardmodus
„Dubletten ersetzen“ (d.h. korrespondierender Datensatz im Zielarchiv wird
durch aktualisierten Datensatz aus Quellarchiv überschrieben) arbeiten soll:
Replikations-Inhalt muss mittels ASCII-Export-Definition konfiguriert werden
(Anwendungsbeispiel: Tabelleninhalt im Quellarchiv soll im Zielarchiv an
vorhandenen Tabelleninhalt angehängt werden). Diese ASCII-Export-Definition
muss unter der Benutzeranmeldung des Abgleichbenutzers für die
Filialarchivumgebung vorgenommen werden.
•
Dr.DOC-C/S-Kommunikations-Pfad-Struktur: Kern dieser KommunikationsPfad-Struktur ist der unternehmensweit identische Dr.DOC-ServerKommunikationspfad (z.B. p:\drdoc): d.h., dieser Kommunikationspfad
gilt jeweils für den Dr.DOC-Serverprozeß sowohl in der filialen als auch in
der zentralen Archivumgebung. Die Unterscheidung zwischen filialer und
zentraler Archivumgebung erfolgt über den Client-Kommunikationspfad: Für
zentrale Archive ist der Client-Kommunikationspfad identisch mit dem
Dr.DOC-Server-Kommunikationspfad, z.B.: p:\drdoc). Für filiale Archive
lautet der Client-Kommunikationspfad dann beispielsweise q:\drdoc.
Dr.DOC-Kommunikations-Pfad-Struktur für Netzwerke: Übersicht
C/S-Komponente
Kommunikationspfad
Zentralarchiv
Filialarchiv

p:\drdoc
p:\drdoc

p:\drdoc
q:\drdoc
Dr.DOC -Server-Prozeß
Dr.DOC -Client
Der Zugriff eines Dr.DOC-Clients auf ein Filialarchiv erfolgt unternehmensweit
über den Filial-Client-Kommunikationspfad: q:\drdoc
Auf ein Zentral-Archiv kann ein Dr.DOC-Client unternehmensweit über den
Client-Kommunikationspfad der Zentrale zugreifen: p:\drdoc.
Teil 4: 24. Dr.DOC-Datenbank-Replikationen
24.5
Dr.DOC-Programm-Dateien für Replikationen
Folgende Dr.DOC-Programm -Dateien werden am Zielarchivserver benötigt.
Nr.
Datei
docrepl.exe
1
pt.ini
2
24.6
Beschreibung
Replikations-Programm
Replikations-Vorschrift
Zielordner
Dr.DOC -System-Ordner
WINNT (Betriebssystem)

Konfiguration: Replikations-Vorschrift
Die Replikations-Vorschrift wird in der Konfigurationsdatei pt.ini wie folgt
definiert. (Erläuterungen sind kursiv hervorgehoben und mit runden Klammern
eingefaßt)
Erläuterungen zur pt.ini:
• Die Konfigurationsdatei pt.ini enthält im ersten Teil allgemeine
archivübergreifende Steuerungsparamter für das Replikations-Programm
(Anzahl, Startzeit, Starttag und Intervall).
• Im zweiten Teil der pt.ini folgen archivspezifische Steuerungsparameter
für die Replikations-Archive [1] bis [n]. Die wichtigsten archivspezifischen
Steuerungsparameter werden in der nachfolgenden pt.ini erläutert:
Suchart:
Die zu Beginn des Replikations-Prozesses stehende Recherche nach zu
replizierenden Daten kann mit einer der folgenden drei Sucharten gestartet
werden: Als Standard-Konfiguration wird Suchart = 2 empfohlen.
- 431 -
- 432 -
Teil 4: 24. Dr.DOC-Datenbank-Replikationen
Suchart
Name der Suchart
Suche mit Suchvorschrift
1
2
Suche mit Datum
3
Suche mit Suchvorschrift
und Datum kombiniert
Erläuterung
Name der Suchvorschrift ist bei Parameter
„Suchvorschrift“ anzugeben; Die
Suchvorschrift (Feldsuchen-Vorlage) muss im
Filial-Archiv definiert werden
Suche nach den Datensätzen, die seit letztem
Abgleich neu generiert oder geändert wurden:
„Von bis Suche“ im Datum-Suchfeld
(Datenbankfeldname bei Parameter
„Datumsfeld“ angeben)
Kombination aus Suchart 1 und 2
-------------------------Beginn pt.ini-------------------------------[PT_ABGLEICH]
Anzahl=n
Startzeit=02:01
Starttag=29.09.2001
Intervall=1
/* Suchart=1
/* Suchart=2
/* Suchart=3
(Anzahl der zu replizierenden Filial-Archive)
(Startzeit der Replikation)
(Starttag des Replikations-Programms)
(Zeitinkrement in Tagen für ReplikationsProgramm)
Suche mit Suchvorschrift
Suche mit Datum
Suche mit Suchvorschrift und Datum kombiniert
[1]
Verbindung=\\PCNAME\Freigabe\p
Quellarchiv=192.168.111.25\9995\Archiv1
Zielarchiv=p:\archiv\komm\server\Archiv2
Suchvorschrift=TEST1
Exportauswahl=REPLIKATION
(Freigabename filiales KommLaufwerk)
(Aufrufpfad
Quellarchiv
(=Filialarchiv))
(Aufrufpfad Zielarchiv (=Zentrale))
(falls „Suchart“ = 1 oder 3
(Suchvorlage))
(falls „Export mit Auswahl“=1, für
Dubletten)
Teil 4: 24. Dr.DOC-Datenbank-Replikationen
Suchdatum=28.09.2001
Datumsfeld=Aenderdatum
Suchart=2
Export_mit_Auswahl=0
Abgleichdatum=29.09.2001
Intervall=1
(Datum der letzten Replikation)
(Datenbank-Feldname
DatumSuchfeld)
(Festlegung der Suchart)
(„0“ = aus; „1“ = an)
(archivspezifisches
Replikationsdatum)
(archivspezifisch, Zeitinkrement in
Tagen)
[2]
'
'
'
[n]
-------------------------Ende pt.ini--------------------------------
24.7
Start des Replikations-Programms
Das Replikations-Programm wird am Zielarchivserver-PC gestartet und repliziert
den Inhalt der Quellarchive stets und ausschließlich in Richtung Zentrale.
Start des Replikations-Programms:
•
Startart: wahlweise „automatisch“ oder „manuell“
•
Benutzer-Anmeldung: Hier geben Sie Anmeldenamen und Kennwort des
Replikations-Benutzers ein. Dieser Replikations-Benutzer ist frei definierbar
und muss folgende Eigenschaften haben:
Zugriffsberechtigung für alle Quellarchive haben (d.h. dieser User
(Supervisor-Rechte) muss in allen an der Replikation
teilnehmenden Benutzerverwaltungen eingetragen sein)
Zugriffsberechtigung für Zielarchiv (Supervisor-Rechte)
- 433 -
- 434 -
Teil 4: 25. Pfadangaben ändern
25.
PFADANGABEN ÄNDERN
Die Pfadangaben eines Archivs können jederzeit verändert werden. Um
weiterhin eine fehlerfreie Arbeit mit der geänderten Anwendung zu gewährleisten, sollten unbedingt folgende Hinweise beachtet werden.
Achtung
Sämtliche zu einem Archiv gehörenden Dateien dürfen NIE mit dem Dateimanager
oder Explorer verschoben werden, da sonst die archivinterne Verwaltung nicht mehr
zutrifft! Pfadänderungen immer über den Menüpunkt "Organisation/Archiv-Parameter
editieren..." und gemäß nachfolgenden Anweisungen vornehmen!!
•
C/S
Änderung der Angaben für Verwaltungs-, Archiv- und Hilfsdateien:
Die betreffenden Dateien werden automatisch in den neu angegebenen
Pfad kopiert und gleichzeitig im alten Pfad gelöscht. Eventuell vorhandene
CI- und NCI-Archive werden dabei nicht kopiert bzw. gelöscht (siehe unten).
Bei C/S-Anwendungen MÜSSEN im neuen Pfad die Unterverzeichnisse die
festgelegten Namen „komm\server“ bzw. „client“ (Verwaltungsdateien), „dbank“
(Archivdateien) und „form“ (Hilfsdateien) behalten!
•
Änderung der Angaben für Datenübergabe-Vorlagen:
Diese Angabe betrifft das Verzeichnis, das geöffnet wird, wenn Sie die
Funktion "Datenübergabe" starten. Die Dateien, die im neuen Pfad zur Verfügung stehen sollen, müssen vom Benutzer in das neu angegebene Verzeichnis kopiert werden.
•
Änderung der Angaben für NCI- und CI-Archiv:
Die neuen Angaben gelten für alle ab diesem Zeitpunkt neu archivierten Dokumente. Bereits vorhandene Dokumente bleiben grundsätzlich in dem zum
Zeitpunkt der Archivierung angegebenen Pfad abgelegt. Falls dieser Pfad
bzw. dieser Datenträger bei der Ansicht eines Dokumentes nicht auffindbar
ist, kann das Dokument nicht angezeigt werden bzw. erfolgt eine Meldung,
welcher Datenträger benötigt wird.
Teil 4: 25. Pfadangaben ändern
Wenn vorhandene Dokumente verlagert werden sollen, erfolgt dies über einen extra
Menüpunkt innerhalb des Datenexports (siehe Kapitel 25). Auch für diesen Fall gilt: NIE
mit dem Dateimanager verschieben!!
•
- 435 -
Hinweis
Änderung der Angaben für lokales Arbeitsverzeichnis:
Bei dieser Pfadänderung sollten, um möglicherweise auftretende Fehler bei
der Funktion Datenübergabe zu vermeiden, die Dateien mit Namenserweiterung txt in das neue Verzeichnis kopiert werden.
Außerdem muss das Datenübergabe-Makro auf den neuen Pfad eingestellt
werden. Wenn Sie das mitgelieferte Word-Makro benutzen, ist es am
einfachsten, wie bei der Neuinstallation die Datei drdocmak.doc aufzurufen
und hier die Angabe zu ändern.
•
Änderung der Angaben für automatische Archivierung nach DÜ:
Diese Angabe muss geändert werden, wenn das angegebene Archiv auf
einen neuen Pfad verlegt wurde oder eine neue Verbindung hergestellt werden soll. In jedem Fall ist darauf zu achten, daß das hier angegebene Archiv
existiert.
Beachten Sie, daß das lokale Arbeitsverzeichnis an alle Arbeitsstationen und
am Archivserver identisch lauten muss!
C/S
- 436 -
Teil 4: 26. Umwandlung von Archiven
26.
26.1
UMWANDLUNG VON ARCHIVEN
Umwandlung eines lokalen Archivs in ein C/S-Archiv
Möglicherweise haben Sie ein Archiv lokal erstellt und dort Daten eingegeben.
Dieses Archiv soll nun mehr Benutzern zugänglich sein und daher in einem bestehenden C/S-System in ein C/S-Archiv umgewandelt werden. Im folgenden
werden die einzelnen Schritte erläutert, die dafür nötig sind.
Zum besseren Verständnis werden alle Schritte an einem vorgegebenen Beispiel erläutert. Selbstverständlich können Sie auch andere Bezeichnungen verwenden, die dann nur entsprechend umgesetzt werden müssen.
Da bei getrenntem Archiv- und Netzserver teilweise andere Pfade angegeben
werden müssen, wird auch dieser Fall an den entsprechenden Stellen behandelt.
Das Beispiel geht von folgenden Voraussetzungen aus:
Es besteht ein C/S-System, in dem auf dem Archiv-Server Dr.DOC im Verzeichnis c:\drdoc eingerichtet ist. Auf dem lokalen Laufwerk eines Clients
existiert im Verzeichnis d:\test ein Archiv mit dem Namen "Briefe".
Dieses Archiv soll in Zukunft als C/S-Archiv allen Clients zugänglich sein.
Wenn Netz- und Archivserver ein Gerät sind: das entsprechende ArchivserverLaufwerk ist aus der Client-Sicht das Laufwerk n:\, aus der Serversicht Laufwerk c:\.
Wenn Netz- und Archivserver zwei Geräte sind: das Netzserver-Laufwerk aus
Client-Sicht e:\, der Archivserver wird über c:\ angesprochen.
Teil 4: 26. Umwandlung von Archiven
Zunächst arbeiten Sie am Client (Punkt 1-4):
1.
Sie öffnen das Archiv "Briefe" und rufen alle Datensätze auf (z.B. durch
die Eingabe von * in einem Feld, in dem in jedem Datensatz etwas
steht).
2.
Die Datensätze dieser Auswahlliste exportieren Sie komplett in das
Laufwerk bzw. Verzeichnis, in dem auch die anderen Archive am Server
liegen. In unserem Beispiel heißt es:
Netz- und Archivserver ein Gerät:
n:\drdoc\komm\server\briefe.dat
Netz- und Archivserver zwei Geräte:
e:\drdoc\komm\server\briefe.dat
Folgende Optionen sind für den Export anzuwählen:
Ziel ist Dr.DOC-Archiv
Quell- und Zielformat identisch
Dokumente exportieren
-
Mit "OK" bestätigen. Die Abfragen, ob das Ziel-Archiv neu angelegt bzw.
zurückgesetzt werden soll, bestätigen Sie jeweils mit "Ja".
3.
Archiv beenden, Abfrage nach Speichern der Einstellungen mit "Ja"
beantworten.
4.
Wenn Netz- und Archivserver ein Gerät sind:
Mit Hilfe eines Editors (z.B. von Windows) rufen Sie die .da-Datei auf
(n:\drdoc\komm\server\briefe.da) und ändern die Pfade so,
daß sie aus der Serversicht stimmen: Im Beispiel wird also jedesmal
das Laufwerk n:\ geändert in c:\.
Wenn Netz- und Archivserver zwei Geräte sind, ist dieser Schritt nicht
nötig.
- 437 -
- 438 -
Teil 4: 26. Umwandlung von Archiven
Nun arbeiten Sie am Archiv-Server weiter (Punkt 5-8):
Bitte beachten: das Serverprogramm docserv.exe darf nicht laufen.
5.
Sie laden Dr.DOC und rufen über den Menüpunkt "Archiv/Archiv öffnen" das Archiv "Briefe" im Verzeichnis
c:\drdoc\komm\server\briefe.da
(bzw. bei getrenntem
Netz- und Archivserver e:\... ) auf.
6.
Rufen Sie den Menüpunkt "Organisation/Archiv-Parameter editieren..."
auf und kreuzen in den Archivparametern Netzbetrieb an.
Dann werden die Pfade für die verschiedenen Dateien geändert und als
Serverpfade eingerichtet.
Eine Besonderheit ergibt sich, wenn Sie bereits Dokumente archiviert
haben. Ändern Sie diesen Pfad jetzt noch nicht, da die vorhandenen
Dokumente zuerst verlagert werden müssen, was in einem eigenen
Schritt geschieht.
Die betroffenen Pfade ändern Sie folgendermaßen (anstelle von
c:\drdoc wählen Sie ggf. das Laufwerk\Verzeichnis, in dem das
Archiv liegen soll):
Pfad für...
Netz-/Archivserver
EIN Gerät:
Netz-/Archivserver
ZWEI Geräte:
Verwaltungsdatei:
c:\drdoc\komm\server
e:\drdoc\komm\server
Archivdateien:
c:\drdoc\dbank
c:\drdoc\dbank
Hilfsdateien:
c:\drdoc\form
e:\drdoc\form
NCI-Archiv:
NICHT ÄNDERN
NICHT ÄNDERN
CI-Archiv:
NICHT ÄNDERN
NICHT ÄNDERN
Kommunikation:
c:\drdoc\komm
e:\drdoc\komm
Nun rufen Sie den Punkt "Client-Parameter editieren" auf und ändern
die dortigen Pfade so, daß sie aus der Sicht des Client stimmen. In Bezug auf unser Beispiel müssen dann die betroffenen Pfade folgendermaßen geändert werden:
Teil 4: 26. Umwandlung von Archiven
Pfad für...
Netz-/Archivserver
EIN Gerät:
Netz-/Archivserver
ZWEI Geräte:
Verwaltungsdatei:
c:\drdoc\client
e:\drdoc\client
Hilfsdateien:
n:\drdoc\form
e:\drdoc\form
Kommunikation:
n:\drdoc\komm
e:\drdoc\komm
Mit "OK" bestätigen Sie die Client-Parameter und anschließend die Archiv-Parameter. Gegebenenfalls Fehlermeldung über nicht kopierte
Datei mit "OK" bestätigen.
7.
Rufen Sie nun im Archiv "Briefe" den Menüpunkt "Einstellungen/ Feldauswahl für Schlüsselfelder" auf und bestätigen mit "OK".
8.
Überprüfen Sie jetzt, ob Sie (noch am Archivserver!) die Daten des Archivs aufrufen können. Starten Sie also eine beliebige Suche und kontrollieren Sie, ob die Daten ohne Fehlermeldungen angezeigt werden
können. Falls jetzt Fehlermeldungen erscheinen sollten, überprüfen Sie
noch einmal die obigen Schritte und sämtliche Pfadangaben, insbesondere die Laufwerkbenennungen.
9.
Wenn Sie die Daten einwandfrei einsehen können, verlagern Sie jetzt
die bereits vorhandenen Dokumente. Dies können Sie tun bei identischem Netz- und Archivserver, müssen es aber tun bei getrenntem
Netz- und Archivserver (da die Dokumente momentan noch auf dem
Netzserver liegen).
Rufen Sie dazu alle Datensätze auf. In der Auswahlliste aktivieren Sie
den Befehl "Export", darin die Option "NCI-Dokumente verlagern". Geben Sie den neuen Pfad an und starten Sie das Verlagern mit "OK".
- 439 -
- 440 -
Teil 4: 26. Umwandlung von Archiven
Achtung
Der Verlagerungspfad darf auf keinen Fall identisch mit dem Pfad für Archivdateien sein
- also nicht "dbank", sondern z.B. "doku".
Hinweis
Die NCI- und CI-Dokumente sollten bei getrenntem Netz- und Archivserver auf keinem
Fall auf dem Netzserver bleiben (wo sie sich momentan befinden). Standardmäßig wird
der Archivserver dafür eingesetzt.
Aktivieren Sie dann nochmals den Befehl "Export" und jetzt die Option
"CI-Dokumente verlagern". Sie können die CI-Dokumente im selben
Pfad wie die NCI-Dokumente ablegen.
10.
11.
Rufen Sie jetzt wieder den Menüpunkt "Organisation/Archivparameter
editieren..." auf, um den Pfad für die Dokumenten-Archive zu ändern.
Diese Änderung müssen Sie vornehmen, wenn Netz- und Archivserver
zwei Geräte sind.
Pfad für...
Netz-/Archivserver
EIN Gerät:
Netz-/Archivserver
ZWEI Geräte:
NCI-Archiv:
c:\drdoc\doku
c:\drdoc\doku
CI-Archiv:
c:\drdoc\doku
c:\drdoc\doku
Verlassen Sie dann Dr.DOC.
Teil 4: 26. Umwandlung von Archiven
- 441 -
Nachdem Sie am Archiv-Server das Serverprogramm gestartet haben, arbeiten Sie wieder am Client weiter:
12.
Rufen Sie nun das Archiv "Briefe" über den Menüpunkt "Archiv/Archiv
öffnen" auf: n:\drdoc\client\briefe.da. Tragen Sie es anschließend über "Organisation/Benutzermanager" in die Benutzerverwaltung ein.
Im C/S-Betrieb ist in jedem Fall eine Benutzerverwaltung erforderlich.
Hatten Sie in dem lokalen Archiv keine Benutzer eingerichtet, werden
Sie bei dem Aufruf als Client trotzdem nach einem Paßwort gefragt.
Geben Sie als Benutzer "DRDOC" ein und als Paßwort "drdoc" (Groß/Kleinschreibung beachten!). Gleich anschließend richten Sie in
"Organisation/Benutzermanager" mehrere Benutzer ein (näheres siehe
KAPITEL 18. BENUTZERVERWALTUNG).
Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, wie z.B., daß dieses Archiv nicht vorhanden
sei, kontrollieren Sie noch einmal alle Punkte der Reihe nach, ob sie ordnungsgemäß
durchgeführt wurden. Insbesondere kontrollieren Sie, ob alle Pfadangaben in den
Archiv- und Client-Parametern (in "Organisation/Archiv-Parameter editieren...") genau
mit den bei Ihnen eingesetzten Laufwerken und Verzeichnissen übereinstimmen.
Hinweis
- 442 -
Teil 4: 26. Umwandlung von Archiven
26.2
Umwandlung eines C/S-Archives in ein lokales Archiv
Um ein C/S-Archiv in ein lokales Archiv umzuwandeln, verwenden Sie am einfachsten die Export-Funktion.
Archiv aufrufen:
Schritt für %
Rufen
Sie
das Archiv, das umgewandelt werden soll, am Archivserver auf.
Schritt
2
Daten suchen:
Wenn Sie das Archiv inklusive aller Daten in ein lokales Archiv umwandeln
möchten, suchen Sie jetzt alle Datensätze.
Wenn Sie nur die Datenbankstruktur für ein lokales Archiv zur Verfügung haben
möchten, suchen Sie nur einige wenige beliebige Datensätze. Diese werden nur
benötigt, um den Export überhaupt durchführen zu können und werden dann in
dem neuen lokalen Archiv wieder gelöscht.
3
Export:
Wählen Sie dann in der Auswahlliste die Funktion "Export" und verfahren Sie,
wie in KAPITEL 20.3.1 DATENÜBERGABE AN ANDERE APPLIKATIONEN beschrieben.
Geben Sie dabei als Ziel ein lokales Verzeichnis auf dem Archivserver an.
4
Lokales Archiv einstellen:
Wenn der Export erfolgt ist, kann das neue lokale Archiv auf einen anderen
Rechner (aber in ein gleichbenanntes Verzeichnis!) kopiert oder verlegt werden.
Außerdem sollten Sie, falls erforderlich, die Einstellungen für Thesaurus, Zusatz-Info-Definitionen etc. überprüfen und gegebenenfalls berichtigen.
Teil 4: 26. Umwandlung von Archiven
26.3
Erstellen eines Dr.DOC-CD-Recherchearchivs
%
Erstellen der CD am Originalarchiv-PC:
• Erstellen des Recherchearchives (Archivname z.B. "cdarch") durch Export
der gewünschten Datensätze aus dem Originalarchiv in einen Zielordner im
Root-Verzeichnis (!), z.B. c:\export.
Diese Option muß
unbedingt aktiviert sein!
• Exportarchiv öffnen (also c:\export\cdarch) und die "Einstellungen/
Feldauswahl für.." Auswahlliste, Sortierung und Spaltenüberschriften
überprüfen.
• CD-ROM brennen:
Mit einer CD-ROM-Brenner-Software ist der gesamte Zielordner auf CD zu
brennen (im Beispiel: der Ordner "export").
• Falls für die lokale CD-Archiv-Lesestation eine Dr.DOC-Hilfe zur Verfügung
gestellt werden soll, dann muss der "Hilfe"-Ordner 1:1 auf CD gebrannt werden. Zu beachten ist, daß der Aufrufpfad für die Hilfe am Originalarchiv-PC
und an der CD-Archiv-Lesestation identisch sein muss (z.B.
c:\drdoc\hilfe).
• Auf der CD muss ein Ordner (z.B. "inidatei") angelegt werden, der die archivspezifische(n) ini-Datei(en) aus dem lokalen Arbeitsverzeichnis (z.B.
c:\drdoc\tmp) des Exportarchives enthält (im Beispiel: cdarch.ini).
Desweiteren muss dieser Ordner die Datei archiv.ini enthalten, die auf dem
Originalarchiv-PC im Betriebsystem-Ordner liegt (windows oder winnt).
- 443 -
- 444 -
Teil 4: 26. Umwandlung von Archiven
!
Lokale CD-Archiv-Lesestation:
• Auf dem PC muss der Ordner für das lokale Arbeitsverzeichnis (z.B.
c:\drdoc\tmp) vorhanden sein bzw. angelegt werden.
• In dieses Verzeichnis kopieren Sie bitte alle archivspezifische(n) ini-Datei(en)
aus dem Ordner "inidatei" auf der CD.
• Die Datei archiv.ini kopieren Sie in den Betriebssystem-Ordner
(windows oder winnt).
• Anlegen eines Dr.DOC-Aufruf-Icons auf dem Desktop mit der Befehlszeile:
laufwerk\export\system\drdoc.exe laufwerk\export\archivname.
Statt laufwerk geben Sie den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM-Laufwerks
an, statt archivname den Namen des Archivs.
Beispiel
Für das Beispielarchiv cdarch im CD-Laufwerk E: würde die Befehlszeile lauten:
e:\export\system\drdoc.exe
e:\export\cdarch
Öffnen des Dr.DOC-CD-Recherchearchives: Doppelklick auf den Dr.DOCAufruf-Icon auf dem Desktop.
Hinweis
Zum einwandfreien Funktionieren sollten das Betriebssystem des Originalarchiv-PCs
und der CD-Archiv-Lesestation identisch sein.
Teil 4: Archiv-Pflege
ARCHIV-PFLEGE
Grundsätzlich sollte ein Archiv
•
von Zeit zu Zeit reorganisiert werden
•
je nach Häufigkeit der Veränderung der Daten entsprechend oft gesichert
werden.
Außerdem werden, wenn mehrere Speichermedien verwendet werden, von Zeit
zu Zeit die Dokumente verlagert.
- 445 -
- 446 -
Teil 4: 27. Archiv reorganisieren
27.
ARCHIV REORGANISIEREN
Den Menüpunkt "Archiv reorganisieren" im Menü "Organisation" sollten Sie aufrufen,
•
wenn Sie viele Änderungen an Profildaten vorgenommen haben. Die Profildaten-Reorganisation bewirkt unter anderem, daß der Platz, den gelöschte
Datensätze noch einnehmen, wieder frei wird. Ob solche gelöschte Datensätze (=nicht benutzte Datenblöcke) vorhanden sind, erfahren Sie im
Menüpunkt "Info" im Menü "Datenbank". Wenn in dieser Übersichtsinformation zum aktuellen Archiv eine größere Anzahl nicht benutzer Datenblöcke
angegeben ist, ist eine Profildaten-Reorganisation empfehlenswert.
•
wenn Dokumente verlagert oder gelöscht wurden. Die Reorganisation der
Dokumente, die dann durchgeführt werden muss, bewirkt, daß der Platz,
der noch von den verlagerten bzw. gelöschten Dokumenten im
"Ursprungscontainer" reserviert ist, wieder frei wird.
•
wenn Schlüssel neu aufgebaut werden sollen.
Schritt für %
Archiv sichern:
Schritt
Vor jeder Art von Reorganisation sollten Sie das gesamte Archiv oder
zumindest die betreffenden Daten des Archivs sichern.
2
Reorganisation starten:
Menüpunkt "Organisation/Archiv reorganisieren..." aufrufen.
Teil 4:
27. Archiv reorganisieren
- 447 -
Wählen Sie die gewünschten Reorganisationsläufe aus:
Die Reorganisation von ...
Profildaten
Dokumente
Redlining
Schlüssel
Datensatzsperre aufheben
Dokument-Info aktualisieren
Hilfe
bewirkt:
Platz von unbenutzten Datenblöcken innerhalb der Datei
freigeben
Platz von verlagerten/gelöschten Dokumenten freigeben
Platz von unbenutzten Datenblöcken in der RedliningDatei freigeben
Aktualisierung und Freigabe von unbenutzten
Datenblöcken in den Indices
Die Meldung "Datensatz gesperrt" aufheben
Die Angabe der Dokumentgröße in der Auswahlliste
aktualisieren
In der aktuellen Hilfe unbenützte Datenblöcke freigeben
(wenn viele Änderungen vorgenommen wurden)
Die Reorganisation wird nun durchgeführt.
Bei einer Dokument-Reorganisation entdeckt das Programm in seltenen Fällen Dokumente, die nicht bearbeitet werden können. In diesem Fall erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Um welche Dokumente bzw. Datensätze es sich handelt, ist in einer
Protokolldatei festgehalten, die unter dem Namen prot.001 im lokalen Arbeitsverzeichnis
erstellt wird und mit einem beliebigen Editor eingesehen werden kann. In der
Protokolldatei finden Sie die Profildaten des Datensatzes, anhand derer Sie den
entsprechenden Datensatz im Archiv suchen und die Fehlerquelle beseitigen können.
Hinweis
- 448 -
Teil 4: 28. Archiv sichern
28.
ARCHIV SICHERN
Grundsätzliche Überlegungen:
Eine pauschale Aussage, wer wie oft zu sichern hat, kann nicht getroffen werden, das ist je nach Datenanfall individuell zu entscheiden.
Das Duplizieren von Beständen ist nur als eine zusätzliche, langfristige Sicherungsmaßnahme zu verstehen, da dieses Duplizieren ja nicht kontinuierlich
erfolgen wird, sondern sinnvollerweise z.B. erst, wenn eine WORM-Platte voll
ist.
Die mittelfristige Sicherung, die einen Systemstand zu einem bestimmten Zeitpunkt erfassen sollte, muss u.a. berücksichtigen, daß sich ein Fehler in das System eingeschlichen hat, was auch und gerade durch menschliches Versagen
bedingt sein kann. Aber auch die Transaktionssicherheit in manchen Netzwerken ist nicht so hoch, wie man sich das gerne vorstellen würde. In aller Regel sollte diese Sicherung am Ende eines Arbeitstages entweder auf MO-Platten
oder Magnetbänder erfolgen. Das Restrisiko läßt sich durch diese Maßnahme
deutlich senken.
In großen Archiven wird pausenlos geändert und ergänzt. Um auch diese Arbeiten, die vom Speicherbedarf her vielleicht völlig nebensächlich, vom Inhalt her
aber sehr wichtig sind (z.B. Wiedervorlagetermine etc.), gesichert im System zu
halten, muss eine kontinuierliche Sicherung sowohl der Dokumente als auch
insbesondere ihrer Verwaltungsdaten erfolgen, gerade wenn ein großer
Benutzerkreis angebunden ist. Am elegantesten ist wohl der Einsatz von
ausfallsicheren Festplatten. Hier bieten sich entweder gespiegelte Platten oder
RAID-Systeme an, die neben der Spiegelung auch ab und an speichern und
automatisch Fehler erkennen und beheben können.
Teil 4: 28. Archiv sichern
Welche Daten sichern?
Beim Sichern eines Archivs gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Gesichert werden sollen:
Dateinamenerweiterung:
im Verzeichnis ..
Profildaten nur zum eventuellen dat
Wieder-Import
für Archivdateien
Profildaten mit ihren Verwaltungs- dat, ptr, rnr, id
dateien
für Archivdateien
NCI-Dokumente (nur zusammen - svw
mit Profildaten sinnvoll)
- sdi, sdo
- für Archivdateien
- für NCI-Archiv
CI-Dokumente (nur zusammen - tvw
mit Profildaten sinnvoll)
- tdi, tdo
- für Archivdateien
- für CI-Archiv
das gesamte Archiv
für
- Archivdateien
- Hilfsdateien
- NCI-Archiv
- CI-Archiv
[alle]
Bei C/S :
in den Unterverzeichnissen
- dbank
- form
- komm\server
- client
- 449 -
- 450 -
Teil 4: Weitere Tools: 29. Dokumente verlagern auf CD
WEITERE TOOLS
29.
DOKUMENTE VERLAGERN AUF CD
Wenn Sie große Dokumentenmengen zu verwalten haben, ist es z.B. ein sinnvolles Archivierungsverfahren, die Dokumente zunächst auf der Festplatte des
Archiv-Servers abzulegen und nach einem bestimmten Zeitraum oder einer bestimmten Dokumentenanzahl die Dokumente auf optische Platten zu verlagern.
Schritt für %
Sichern
Schritt
Sichern Sie zunächst das Dr.DOC-Archiv. Die zu sichernden Daten-Verzeichnisse können dem Menüpunkt "Oranisation/Archivparameter editieren" entnommen werden.
!
Aktuelles Archiv: Dokumente verlagern
Datensätze suchen, ggf. selektieren, in der Auswahlliste die Schaltfläche Export"" anklicken und "CI"- oder "NCI-Dokumente verlagern" ankreuzen und
Verlagerungsverzeichnis angeben.
Beispiel
Teil 4: Weitere Tools: 29. Dokumente verlagern auf CD
Die maximale Größe des Dokument-Auslagerungsvolumens kann durch folgenden Eintrag in der archiv.ini (im Windows-Verzeichnis) an die Kapazität des Auslagerungsspeichermediums angepaßt werden (Großschreibung beachten!):
- 451 -
Hinweis
[PEGASUS]
FREESPACE=500
Erläuterung: "FREESPACE=500" begrenzt das Dokument-Auslagerungsvolumen auf
500MB. Diese Größe ist zu empfehlen, da die automatisch mit den Dokumenten exportierten Profildaten ebenfalls Speicherplatz belegen. Bei Erreichen des maximalen Dokument-Auslagerungsvolumens kann ein neues Verlagerungsverzeichnis eingegeben
oder der Vorgang abgegebrochen werden.
"
Aktuelles Archiv: Komplettreorganisation
Führen Sie im aktuellen Archiv nun eine Reorganisation der Profildaten und
Dokumente durch.
#
CD brennen
Das Verlagerungsverzeichnis (in obigem Beispiel c:\doku1) wird nun mit
einer CD-Brenner-Software auf die CD gebrannt.
Falls die Dokumente in ein Unterverzeichnis verlagert werden, muß die gesamte
Verzeichnisstruktur gebrannt werden.
Achtung
$
Aktuelles Archiv: Laufwerksbuchstaben anpassen
Die Archivdateien mit den Erweiterungen svw (NCI-Dokumente) oder tvw (CIDokumente) mit einem Editor (z.B. Notepad.exe) editieren und dort in der letzten Zeile den Laufwerksbuchstaben ändern, z. B.:
2=c:\doku1 ändern in 2=X:\doku1,
wobei "X" beispielhaft für den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM-Laufwerkes
steht.
Bei Verwendung von Jukeboxen muss vor dem Verzeichnispfad noch die Datenträgerbezeichnung eingefügt werden, z. B.:
2=c:\doku1 ändern in 2=X:\disk1\doku1.
Hinweis
- 452 -
Teil 4: Weitere Tools: 29. Dokumente verlagern auf CD
(
CD kennzeichnen
Beschriften Sie nun unbedingt die CD mit der Datenträgernummer.
)
Ergebnis prüfen
Überprüfen Sie nun den Auslagerungsvorgang durch Dokument-Ansicht von
verlagerten Dokumenten. Die Dokumente müssen von CD gelesen werden:
Wenn keine Jukebox verwendet wird, erscheint bei Dokument-Ansicht die Meldung, welcher Datenträger benötigt wird.
Beispiel
"Bitte legen Sie Datenträger Nr. 2 in Laufwerk e: ein"
*
Verlagerungsverzeichnis löschen
Löschen Sie nun auf dem Rechner das Verlagerungsverzeichnis (im obigen
Beispiel c:\doku1).
Tip
Wo die archivierten Dokumente zu finden sind, wird programmintern vermerkt. Wenn
Sie zusätzlich einen Überblick möchten, können Sie sich in ein Feld der Profildaten
einen Vermerk anlegen. Am schnellsten geht das, wenn Sie noch in der Auswahlliste
die Funktion "Ersetzen" aktivieren und den Vermerk in alle Datensätze eintragen.
Hinweis
Die grundsätzlichen Pfadangaben für die CI/NCI-Dokumente bleiben vom Verlagern
unberührt: Alle ab jetzt neu archivierten Dokumente werden weiterhin in dem unter
"Archiv-Parameter editieren..." angegebenen Pfad abgelegt.
Teil 4: Weitere Tools: 30.-32. Archiv rücksetzen, löschen, kopieren
30.
ARCHIVE RÜCKSETZEN
Der Menüpunkt "Organisation/Archiv rücksetzen..." dient dazu, alle Daten
(Profildaten und Dokumente) aus einem Archiv zu löschen. Die Archiv-Struktur
bleibt weiter bestehen und kann mit neuen Daten gefüllt werden.
+
31.
Rufen Sie den Menüpunkt "Organisation/Archiv rücksetzen" auf. Sicherheitshalber werden Sie gefragt, ob Sie wirklich sämtliche Daten
löschen wollen. Bestätigen Sie, wenn Sie sich sicher sind.
ARCHIVE LÖSCHEN
Es kann vorkommen, daß ein Archiv mit allen Daten, Masken etc. nicht mehr
benötigt wird und gelöscht werden soll.
+
32.
Rufen Sie hierzu das betreffende Archiv zunächst wie gewohnt auf
und aktivieren Sie dann den Menüpunkt "Organisation/Archiv löschen...". Nach einer Sicherheitsabfrage werden sämtliche zu diesem Archiv gehörenden Dateien und Daten gelöscht.
ARCHIVSTRUKTUR KOPIEREN
Wenn Sie die Datenbankeinstellungen (Felder) eines Archivs auch für ein weiteres verwenden möchten, rufen Sie den Menüpunkt "Archivstruktur kopieren" im
Menü "Organisation" auf und geben Sie den Namen des neuen Archivs an.
- 453 -
- 454 -
Teil 4: Weiter Tools: 33. Hilfe wählen und pflegen
33.
HILFE WÄHLEN UND PFLEGEN
Das Menü Hilfe können Sie jederzeit aufrufen, wenn Sie Informationen benötigen
• zu bestimmten Stichwörtern (Index),
• Themen (Themen)
• oder zu dem Menüpunkt, in dem Sie sich gerade befinden (Kontext).
Die Standardhilfetexte können vom Benutzer jederzeit verändert und so auch
Archiv-spezifische Hilfen erstellt werden.
33.1
Archiv-spezifische Hilfe
Dr.DOC enthält umfangreiche Hilfetexte zu allen Menüpunkten, die jederzeit
aufgerufen werden können. Oft tritt aber auch der Fall ein, daß bei der Eingabe
z.B. in ein Literaturarchiv bestimmte interne Konventionen beachtet werden sollen, die nicht jeder, der mit diesem speziellen Archiv arbeitet, immer korrekt im
Kopf haben kann. Dr.DOC löst dieses Problem damit, daß die Standard-Hilfetexte nach Wunsch vom Benutzer selbst verändert werden können und somit
eine Archiv-spezifische Hilfe erstellt werden kann. So kann also für das im Beispiel genannte Literaturarchiv der Standardhilfetext zur Neueingabe ergänzt
werden um speziell für dieses Archiv wichtige Informationen.
Grundsätzlich ist beim Aufruf eines Archivs die Standard-Hilfe WHILFE aktiviert.
Im Menüpunkt "Hilfe/Hilfe wählen" wird Pfad und Name einer anderen gewünschten Hilfe gewählt.
Soll eine Archiv-spezifische Hilfe neu erstellt werden oder z.B. eine lokale Hilfe
in eine zentrale umgewandelt werden, geben Sie den gewünschten neuen Namen und Pfad an. Im nachfolgenden Dateiwahl-Dialog geben Sie Pfad und Namen der zu kopierenden Hilfedatei an. Diese wird der "Grundstock" für Ihre
neue Hilfe sein.
Teil 4: Weiter Tools: 33. Hilfe wählen und pflegen
Archivspezifische Hilfe für alle
- 455 -
Tip
Wenn Sie eine archivspezifische Hilfe nicht nur an den Clients, sondern auch am Server
nutzen wollen, wandeln Sie diese Hilfe in ein C/S-Archiv um. Die einzelnen Schritte zur
Umwandlung entnehmen Sie Kapitel 22.
Der Aufruf einer (vorhandenen) speziellen Hilfe zu einem Archiv kann auch direkt mit
dem Programm bzw. dem Archiv-Aufruf erfolgen.
W EITERE INFORMATIONEN DAZU ENTHALTEN DIE KAPITEL:
,
8.1
STARTEN
,
11.1
ARCHIV WÄHLEN
33.2
Hilfetexte ändern
Zum Ändern der Hilfetexte bewegen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle
und geben Ihren Text ein. Beachten Sie, daß ein Absatz innerhalb eines
Hilfetextes mit [ Strg + ↵ ] erfolgt. Mit dem Befehl "Ändern" werden die
gewünschten Änderungen übernommen.
Hinweis
-
- 456 -
Teil 4: Weitere Tools: 34. Dr.DOC deinstallieren
34.
DR.DOC DEINSTALLIEREN
Falls Dr.DOC komplett vom Rechner entfernt werden soll, führen Sie folgende
Schritte aus:
Schritt für
Schritt
%
Deinstallations-Programm starten:
Starten Sie das Programm Dr.DOC-Uninstall aus dem Startmenü oder aus
dem Explorer aus dem Dr.DOC-System-Verzeichnis.
!
Option wählen:
1
2
1: Zur Deinstallation des kompletten Programms ohne weitere Abfragen wählen
Sie diese Option.
2: Wenn nur ausgewählte Komponenten deinstalliert werden sollen, wählen Sie
diese Option.
Teil 4: Weitere Tools: 34. Dr.DOC deinstallieren
"
Zu entfernende Komponenten auswählen:
Wenn Sie die Option "Benutzerdefiniert" gewählt hatten, können Sie nun
zunächst Dateien und Verzeichnisse zur Deinstallation auswählen.
Markieren Sie in der Listbox die entsprechenden Einträge. Um alle Einträge zu
markieren, wählen Sie den Befehl "Alles markieren". Mit dem Befehl "Weiter"
gelangen Sie zur nächsten Auswahl.
Nach der letzten Auswahl wird die Deinstallation ausgeführt.
- 457 -
- 458 -
- 459 -
TEIL 5
Dr.DOC-WORKFLOW
Übersicht
Workflow-Administration
Workflow-Anwender-Sicht
- 460 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 35 .Übersicht
Dr.DOC-WORKFLOW-MODUL
35.
ÜBERSICHT
Mit Hilfe des Dr.DOC-Workflow-Moduls (WF-Modul) können frei definierbare
Arbeitsabläufe gesteuert werden. Das Dr.DOC-WF-Modul weist als „Push“System den Benutzer auf anstehende Aufgaben hin und stellt so sicher, daß alle
Aufgaben termingerecht abgearbeitet werden können. Mit dem Dr.DOC-WFModul ist es kein Problem, im täglichen Betriebsablauf unabdingbare Vorgehensweisen, wie z.B. das Vier-Augen-Prinzip abzubilden. Mit dem Rollen basierten Dr.DOC-WF-Modul verfügen Sie über das ideale Werkzeug, um auf einfache Art und Weise eine effiziente und transparente Vorgangsbearbeitung zu
realisieren.
Für den Einsatz des Dr.DOC-WF-Moduls müssen ein WF-Hauptarchiv und
ein WF-Typenarchiv eingerichtet werden: Das WF-Hauptarchiv enthält die
eigentlichen Workflows und ist für die gesamte Ablaufsteuerung zuständig. Die
Workflows werden mit Hilfe der Workflow-Vorlagen aus dem WF-Typenarchiv
(Workflow-Typenarchiv) generiert. Ein WF (Workflow) kann mit einem oder
mehreren Dokumenten, aus einem oder verschiedenen Dokumentarchiven verknüpft sein (siehe Abb. 35.1).
Abb. 35.1: Dr.DOC-Workflow-Modul: Archiv-Architektur
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.
ADMINISTRATION
36.1
36.1.1
WF-Benutzer-Oberfläche
Hauptkomponenten
Die Benutzer-Oberfläche des Dr.DOC-WF-Moduls enthält folgende Hauptkomponenten:
•
Symbole:
Symbol „Aktivitätenliste anzeigen“
Workflow-Symbol-Leisten mit Symbol „Workflow-Manager“
•
Menüpunkte: „Workflow zuweisen“ und „Definition Workflowschritt“
Die wichtigsten Befehle von Dr.DOC-Workflow können sowohl über die Menüleiste als auch über folgende Symbole aufgerufen werden:
Aktivitätenliste anzeigen
Aufgabe erledigt
Workflow zuweisen
Workflow-Manager
Workflowschritt definieren
Workflow abbrechen
Workflow-Assistent
Verbindung mit neuem Workflow
Verbindung mit laufendem Workflow
Workflows anzeigen
- 461 -
- 462 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36 .Administration
Folgende Befehle von Dr.DOC-Workflow können nur über Menüpunkte aufgerufen werden:
•
„Workflow/Einstellungen“
•
„Workflow/Feldauswahl für Pflichtfelder“
36.1.2
Befehlsbeschreibung
Aktivitätenliste anzeigen
In Archivumgebungen mit konfiguriertem Dr.DOC-Workflow ist die Aktivitätenliste archivübergreifend verfügbar: Startet eine Vorlagenhypersuche mit dem
Namen „TODOLISTE“.
Aufgabe erledigt
Nur verfügbar in WF-Hauptarchiven. Mit diesem Befehl kann der zuständige
Bearbeiter eine Aufgabe als „erledigt“ kennzeichnen
Workflow zuweisen
Nur verfügbar in WF-Hauptarchiven. Startet den Dialog "Workflow zuweisen".
Abb. 36.1: Dialog: „Workflow zuweisen“
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Beim Zuweisen wird aus dem Kombinationslistenfeld "Workflow-Typ" der gewünschte Workflow-Typ ausgewählt. Rollenbasierende, nicht streng hierarchische Workflow-Typen müssen einer Benutzergruppe zugeordnet werden.
Workflow-Manager
Verfügbar in Workflow-Haupt- und Workflow-Typenarchiven. Startet den
"Workflow-Manager". Der "Workflow-Manager" ist ein grafisches Tool zum
Erstellen, Ändern und Anzeigen von Workflows und Workflow-Vorlagen: Der
"Workflow-Manager" wird über ein Kontext-Menü bedient.
Abb. 36.2: Dr.DOC-Workflow: grafischer "Workflow-Manager"
- 463 -
- 464 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36 .Administration
Folgende Symbole stehen im “Workflow-Manager zur Verfügung:
Große
Kleine
Symbole
Symbole
Farbe
blau
Bezeichnung
Bedeutung
Workflow-Start
Start des Workflows
Workflow-Ende
Ende des Workflows
(offen/erledigt)
Workflowschritt
Workflowschritt (Aufgabe )
orange Aktueller Work- Aktueller Workflowschritt (akflowschritt
tuelle Aufgabe )
grau
Workflowgruppe Die Aufgabe ist von einem/
mehreren Mitglied/ern einer
Gruppe zu erledigen
grau
Workflowuser
Die Aufgabe ist von einem
speziellen Bearbeiter zu erledigen
orange Aktuelle
Aktuell angemeldeter
WorkflowgrupBenutzer
pe/User
rot
grün
TerminüberBenutzer hat seinen Bearbeischreitung
tungstermin überschritten
Aufgabe erledigt Benutzer hat Aufgabe
erledigt
Abb. 36.3: Symbole des “Workflow-Managers”
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Alle Funktionen des "Workflow-Managers" werden über ein Kontext-Menü (Aufruf über rechte Maustaste) gestartet. Die Verfügbarkeit der im folgenden aufgelisteten Menüpunkte hängt ab vom Rechteprofil des Benutzers und von der
Klickposition innerhalb der Workflow-Grafik.
Bearbeiter festlegen
Bearbeiter hinzufügen/löschen
Rückverweisen
Workflow einfügen
Workflowschritt einfügen
Workflowschritt löschen
Workflowschritt bearbeiten
Eigenschaften
Grafik
Drucken
als Email versenden
Einstellungen
Abb. 36.4: Dr.DOC-Workflow-Manager: Menüpunkte des Kontextmenüs
Die Menüpunkte des Kontextmenüs ermöglichen die Ausführung folgender
Workflow-Manager-Funktionen:
Bearbeiter festlegen:
Aktivierbar durch Klick auf ein Workflowgruppen-Symbol. Falls eine Aufgabe
von einem oder mehreren Mitgliedern einer Gruppe zu erledigen ist, können
über diesen Menüpunkt explizit Bearbeiter zugewiesen werden.
Bearbeiter hinzufügen/löschen:
Aktivierbar durch Klick auf Workflowschritt-Symbol. Einer Aufgabe können weitere Bearbeiter zugewiesen werden.
Rückverweisen:
Aktivierbar durch Klick auf Workflowschritt-Symbol eines erledigten
Workflowschrittes. Es wird auf den angeklickten Workflowschritt zurückverwiesen. Es müssen dann alle Workflowschritte vom zurückverwiesenen bis zum
aktuellen erneut durchlaufen werden.
- 465 -
- 466 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36 .Administration
Workflow einfügen:
Aktivierbar durch Klick auf die Linie zwischen zwei Workflowschritt-Symbolen
oder zwischen das Workflowstart- und Workflowende-Symbol. Startet einen
Dialog zum Auswählen einer Workflow-Vorlage. Siehe auch Befehl „Workflow
zuweisen“.
Workflowschritt einfügen:
Aktivierbar durch Klick auf die Linie zwischen zwei Workflowschritt-Symbolen
oder zwischen das Workflowstart- und Workflowende-Symbol. Startet den Dialog „Definition Workflowschritt“. Mit diesem Dialog werden die Eigenschaften
des einzufügenden Workflowschrittes festgelegt. Mit Klick auf den Schalter „Übernehmen“ wird der neu definierte Workflowschritt eingefügt. Siehe auch Befehl „Workflowschritt definieren“.
Workflowschritt löschen:
Aktivierbar durch Klick auf einen zukünftigen Workflowschritt. Löscht den angeklickten Workflowschritt.
Workflowschritt bearbeiten:
Startet den Dialog „Definition Workflowschritt“. Mit diesem Dialog werden die
Eigenschaften des angeklickten Workflowschrittes festgelegt. Mit Klick auf den
Schalter „Übernehmen“ werden die geänderten Eigenschaften des
Workflowschrittes in die Workflowsteuertabellen übernommen.
(Siehe auch Befehl „Workflowschritt definieren“)
Eigenschaften:
Zeigt mit Hilfe des Dialoges „Definition Workflowschritt“ die Eigenschaften des
angeklickten Symbols an. Es können keine Änderungen vorgenommen werden.
Grafik/Drucken:
Aktiviert den Ausdruck der Workflowgrafik.
Grafik/Email:
Übergibt die Workflowgrafik an ein Email-Programm.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Einstellungen:
Startet den Dialog „Einstellungen Workflow-Editor“.
Abb. 36.5: Dr.DOC-Workflow-Manager: Dialog „Einstellungen Workflow-Editor“
Der Dialog „Einstellungen Workflow-Editor“ legt das Erscheinungsbild des
Workflow-Managers fest. Es können der zu verwendende Font, die Randabstände, sowie die Abstände der einzelnen Symbole voneinander eingestellt werden. Außerdem kann zwischen großen oder kleinen Symbolen ausgewählt werden.
Hier einige Beispiele für große Symbole:
Hier einige Beispiele für kleine Symbole:
- 467 -
- 468 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36 .Administration
Workflowschritt definieren
Verfügbar in Workflow-Haupt- und Workflow-Typenarchiven. Startet den Dialog
„Definition Workflowschritt“:
Abb. 36.6: Dr.DOC-Workflow-Manager: Kontextmenüpunkt „Workflowschritt definieren“
Die einzelnen Funktionen des Dialoges „Definition Workflowschritt“ werden im
Folgenden erläutert.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Funktionen des Dialoges „Definition Workflowschritt“:
Feld
Bedeutung
Betreff
Zu erledigen von
Name des WF-Schrittes, Bezeichnung der Aufgabe etc.
max.Dauer des
Schrittes
Erinnerung vor
Fälligkeit
Priorität
PflichtfeldDefinition
Email bei
Instanzzierung
Email bei Bearbeitungsbeginn
Email bei
Erledigung
Email bei
Abbruch
Export bei
Erledigung
Hier werden die Bearbeiter (Gruppen, Rollen, Einzeluser) des
Workflowschrittes eingetragen. Die Bearbeiter können über den
Schalter „Wählen“ aus der Benutzerverwaltung ausgewählt werden.
Legt die Erledigungs-Frist des Workflow-Schrittes fest.
Legt die Frist fest, ab der Dr.DOC-Workflow den zuständigen Bearbeiter mahnen soll. Bei zugewiesenem Stellvertreter wird nach verstreichen dieser Frist der Stellvertreter aktiviert.
Legt die Priorität der Aufgabe fest.
Hier kann eine WF-Schritt spezifische Pflichtfelddefinition gemäß
Menüpunkt "Workflow/Feldauswahl für Pflichtfelder" zugewiesen
werden.
Hier können Email-Adressen angegeben werden, die bei Instanzzierung des Workflow-Schrittes benachrichtigt werden sollen.
Hier können Email-Adressen angegeben werden, die bei Bearbeitungsbeginn benachrichtigt werden sollen.
Hier können Email-Adressen angegeben werden, die bei Erledigung
des Workflow-Schrittes benachrichtigt werden sollen.
Hier können Email-Adressen angegeben werden, die bei Abbruch
des Workflows benachrichtigt werden sollen.
Hier kann ein externes Ziel angegeben werden, in das bei Erledigung
des Workflow-Schrittes ein Datenexport durchgeführt wird.
Das Ziel ist im Format
<Pfad mit Dateiname, Exportportdefinition, Modus, Format>
anzugeben.
Folgende Schreib-Modi sind möglich:
1 = Überschreibmodus
2 = Anfügemodus
Folgende Formate können definiert werden:
0 = ASCII
4 = DBASE
Abhängig vom gewählten Exportformat muß entweder der Name
einer ASCII- oder einer DBASE-Exportdefinition angegeben werden.
Die Parameter „Modus“ und „Format“ sind optional. Werden sie nicht
angegeben, wird als Standard „DBASE“ und „Anfügemodus“ gewählt.
- 469 -
- 470 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36 .Administration
Workflow abbrechen
Nur verfügbar in WF-Hauptarchiven. Bricht einen laufenden Workflow ab.
Workflow-Assistent
Nur verfügbar in WF-Dokument-Archiven. Startet den Workflow-Assistenten.
Abb. 36.7: Dr.DOC-WF-Dokument-Archiv: Dialog „Workflow-Assistent“
Workflow starten
Nur verfügbar in WF-Dokument-Archiven. Startet einen neuen Workflow und
stellt eine Verbindung zum aktuellen Dokument her.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Workflow zuordnen
Nur verfügbar in WF-Dokument-Archiven. Liefert eine Liste von laufenden
Workflows und stellt durch Doppelklick auf einen der angezeigten Workflows
eine Verbindung zu diesem her.
Abb. 36.8: Dr.DOC-WF-Dokument-Archiv: „Workflow-zuordnen“
Workflow anzeigen
Nur verfügbar in WF-Dokument-Archiven. Liefert eine Liste der mit dem Dokument verbundenen Workflows und zeigt durch Doppelklick auf einen der angezeigten Workflows diesen an.
Abb. 36.9: Dr.DOC- WF-Dokument-Archiv: „Workflow-anzeigen“
Menüpunkt „Workflow/Einstellungen“:
Nur verfügbar im WF-Hauptarchiv. Startet den Dialog „Workflow Einstellungen“
zur Zuweisung des WF-Typenarchivs am Dr.DOC-Client.
- 471 -
- 472 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Abb. 36.10: Dr.DOC-WF-Hauptarchiv: Dialog „Workflow-Einstellungen“
Menüpunkt „Workflow/Feldauswahl für Pflichtfelder“:
Nur verfügbar im WF-Hauptarchiv . Dr.DOC-Workflow ermöglicht WorkflowSchritt spezifische Pflichtfelddefinitionen. Diese Pflichtfelddefinitionen können
hier definiert und im Dialog „Workflowschritt definieren“ zugewiesen werden.
(Siehe auch Beschreibung „Einstellungen/Feldauswahl für Pflichtfelddefinition“)
Das Aussehen der Workflow-Symbolleiste hängt ab von dem aktuellen Archiv
und von dem jeweiligen Arbeitsschritt.
Die Workflow-Symbolleiste im WF-Hauptarchiv
folgende Symbole:
und WF-Typenarchiv enthält
Die Workflow-Symbolleiste im Workflow-Dokumenten-Archiv enthält folgende
Symbole:
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.2
36.2.1
Erstellen von WF-Archiven
WF-Hauptarchiv erstellen
Führen Sie den Befehl „Archiv/Neu“ aus, um den Dialog „Dr.DOC-Assistent“
zu starten. Wählen Sie entsprechend den Anforderungen für ein Client/ServerArchiv als Pfad für Ihr WF-Hauptarchiv das Komm/Server-Verzeichnis Ihrer
Dr.DOC-Archivumgebung aus. Tragen Sie einen Namen für Ihr WFHauptarchiv ein und setzen Sie die Schalter entsprechend der nachfolgenden
Abbildung:
Abb. 36.11: Dr.DOC-Archiv-Assistent: Erstellen eines WF-Hauptarchives
- 473 -
- 474 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Bestätigen Sie anschließend den Dr.DOC-Assistenten mit OK.
Der Dr.DOC-Datenbank-Editor wird gestartet.
Dr.DOC hat bereits die erforderlichen Felder für ein WF-Hauptarchiv angelegt
und eine Standard-Workflow-Maske generiert. Falls erforderlich, können Sie
jetzt noch individuell benötigte Felder anlegen und die Masken ihren Anforderungen entsprechend erweitern. Nach Abschluß Ihre Eingaben beenden Sie den
Editor mit "Editor - OK".
Führen Sie anschließend folgende Punkte aus:
•
Führen Sie den Befehl „Organisation/Archivparameter editieren“ aus.
•
Der Dialog „Editieren Archivparameter“ wird gestartet.
•
Klicken Sie auf den Schalter „Client-Parameter editieren“.
•
Der Dialog „Editieren Clientparameter“ erscheint.
•
Bestätigen Sie den Dialog mit „OK“.
•
Bestätigen Sie den Dialog „Editieren Archivparameter“ mit „OK“.
•
Fügen Sie Ihr WF-Hauptarchiv Ihrer Benutzerverwaltung hinzu.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.2.2
WF-Typenarchiv erstellen
Führen Sie den Befehl „Archiv/Neu“ aus.
Der Dr.DOC-Assistent wird gestartet. Wählen Sie entsprechend den Anforderungen für ein Client/Server-Archiv als Pfad für Ihr WF-Typenarchiv das
Komm/Server-Verzeichnis Ihrer Dr.DOC-Archivumgebung aus. Tragen Sie nun
einen Namen für Ihr WF-Typenarchiv ein und setzen Sie die Schalter entsprechend der nachfolgenden Abbildung:
Abb. 36.12: Dr.DOC-Archiv-Assistent: Erstellen eines WFTypenarchives
Bestätigen Sie den Dr.DOC-Assistenten mit "OK".
- 475 -
- 476 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Der Dr.DOC-Datenbank-Editor wird gestartet. Dr.DOC hat bereits die erforderlichen Felder für ein WF-Typenarchiv angelegt und eine Standard-WorkflowMaske generiert. Das WF-Typenarchiv ist bereits vollständig vorkonfiguriert und
muß nicht um weitere Felder erweitert werden.
Abb. 36.13: Dr.DOC-Datenbank-Editior
•
Beenden Sie den Datenbank-Editor mit "Editor – OK".
•
Führen Sie den Befehl „Organisation/Archivparameter editieren“ aus. Der
Dialog „Editieren Archivparameter“ wird gestartet.
•
Klicken Sie auf den Schalter „Client-Parameter editieren“. Der Dialog „Editieren Clientparameter“ erscheint.
•
Bestätigen Sie den Dialog mit „OK“.
•
Bestätigen Sie den Dialog „Editieren Archivparameter“ mit „OK“.
•
Fügen Sie Ihr WF-Typenarchiv Ihrer Benutzerverwaltung hinzu.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.2.3
- 477 -
Verknüpfung von WF-Haupt- und WF-Typenarchiv
Das Verknüpfen der Workflow-Archive muß an einem Dr.DOC-Client im
Client-Server-Modus wie folgt durchgeführt werden:
!
"
Öffnen Sie an einem Client Ihr WF-Hauptarchiv
Führen Sie den Befehl „Workflow/Einstellungen“ aus: Der Dialog
„Workflow-Einstellungen“ wird gestartet.
Abb. 36.14: Dr.DOC-WF-Hauptarchiv: Dialog „WorkflowEinstellungen“ zur Verknüpfung von WF-Hauptarchiv mit WFTypenarchiv
#
$
Wählen Sie mit dem Schalter „Wählen“ aus der Liste Ihrer Archive Ihr
WF-Typenarchiv aus.
Bestätigen Sie den Dialog „Workflow-Einstellungen“ mit „OK“, um die
Verbindung zwischen Ihrem WF-Hauptarchiv und Ihrem Workflow-TypenArchiv herzustellen.
36.3
Benutzermanager: WF-Konfiguration
Um betriebliche Vorgänge in Form von Dr.DOC-Workflows realisieren zu
können, muss zunächst die betriebliche Organisations-Stuktur (Organigramm)
abgebildet werden. Für Dr.DOC-Workflow wird die Organisations-Struktur im
Dr.DOC-Benutzermanager anhand von Workflow-Objekten abgebildet.
Schritt für
Schritt
- 478 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.3.1
WF-Objekte im Benutzermanager
Im Benutzermanager stehen folgende Workflow-Objekte zur Verfügung:
WF-Gruppen:
Mit Hilfe der WF-Gruppen kann die Abteilungs- und Gruppenstruktur (Organigramm) hierarchisch nachgebildet werden.
Rollen:
Anhand der Rollen können allgemeingültige Workflow-Typen definiert werden.
Folgende Platzhalter für den zuständigen Bearbeiter eines Workflow-Schritts
stehen zur Verfügung:
%B%
Dieser Platzhalter wird beim Start eines Workflows automatisch
durch den aktuellen Benutzer ersetzt: Für alle Workflow-Schritte, die
mit diesem Platzhalter belegt sind, wird der den Workflow startende
Benutzer als Bearbeiter vorgesehen. (z.B. Workflows mit Rückmeldung)
%W%
Dieser Platzhalter löst beim Starten eines Workflows die Abfrage
nach den als Bearbeiter vorzusehenden Benutzern bzw. Benutzergruppen aus. ( z.B. weiterleiten an ... )
Hinweis
Für die Push-Funktionalität von Dr.DOC-Workflow muß der User „SERVER“ in der
Benutzerverwaltung eingetragen sein. Dieser User muß auf jeden Fall mit dem WFHauptarchiv verknüpft werden.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.3.2
Abbildung eines Organigramms
Im Folgenden wird anhand eines Beispiel-Organigramms eine entsprechende
Workflow-Benutzerverwaltung eingerichtet.
Beispiel-Organigramm:
Einkauf
Firma X
Geschäftsführung
Verkauf
EDV
Leitung
Sachbearbeiter
Leitung
Sachbearbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Leitung
Sachbearbeiter
Mitarbeiter
Buchhaltung
Leitung
Kreditoren
Debitoren
Leitung
Leitung
SachSachbearbeiter
bearbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Zur
Abbildung
dieses
Beispiel-Organigramms
Benutzerverwaltung sind folgende Schritte notwendig:
in
der
Dr.DOC-
•
Erstellen der hierarchischen WF-Gruppen-Struktur. Jede Abteilung und
Unterabteilung wird als eine WF-Gruppe abgebildet
•
Erstellen der Rollen. Folgende beispielhafte Rollen werden erstellt:
„HAL“ (Hauptabteilungsleitung)
„Leitung“ (Abteilungsleitung)
„SB“ (Sachbearbeiter)
„MA“ (Mitarbeiter)
•
Zuordnung der Rollen zu den entsprechenden WF-Gruppen.
Führen Sie dazu den Befehl „Organisation/Benutzermanager“ aus. Die Dr.DOC
-Benutzerverwaltung wird geladen.
- 479 -
- 480 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.3.3
Erstellen der hierarchischen WF-Gruppen-Struktur
Klicken Sie zur Erstellung der WF-Gruppen mit der rechten Maustaste in das
linke Fenster des Benutzermanagers und führen Sie den Befehl Neue Benutzergruppen aus:
Abb. 36.15: Dr.DOC-Benutzermanager: Erstellen einer WF-Gruppe
Der Dialog zum Anlegen neuer Benutzergruppen erscheint. Geben Sie den Namen der Gruppe ein und aktivieren Sie den Schalter „Workflow-Gruppe“.
Klicken Sie anschließend auf „Übernehmen“.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Abb. 36.16: Dr.DOC-Benutzermanager: Eigenschaften einer WF-Gruppe
Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle Benutzergruppen des Organigramms
in der Benutzerverwaltung eingetragen sind:
Abb. 36.17: Dr.DOC-Benutzermanager: WF-Gruppen des Beispielorganigramms
- 481 -
- 482 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.3.4
Erstellen der Rollen
Klicken Sie zur Erstellung der Rollen mit der rechten Maustaste in die linke Spalte des Benutzermanagers und führen Sie den Befehl Neue Rollen aus.
Abb. 36.18: Dr.DOC-Benutzermanager: Erstellen einer Rolle
Der Dialog zum Anlegen neuer Rollen erscheint. Tragen Sie einen „Rollenbezeichner“ ein und klicken Sie anschließend auf „Übernehmen“.
Abb. 36.19: Dr.DOC-Benutzermanager: Eigenschaften einer Rolle
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle Rollen des Organigramms in der Benutzerverwaltung eingetragen sind:
Abb. 36.20: Dr.DOC- Benutzermanager: Rollen des Beispielorganigramms
- 483 -
- 484 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.3.5
Zuordnung der Rollen zu den WF-Gruppen
Wählen Sie im linken Fenster des Benutzermanagers auf der Karteikarte „Gruppenübersicht“ eine Gruppe und im mittleren Fenster auf der Karteikarte
„Rollendefinition“ die Rolle, die Sie dieser Gruppe zuordnen wollen. Klicken Sie
dann auf „hinzufügen“.
Abb. 36.21: Dr.DOC-Benutzermanager: Hinzufügen einer Rolle zu einer WF-Gruppe
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Die gewählte Rolle ist nun dieser Gruppe und damit allen Gruppenmitgliedern
zugewiesen:
Abb. 36.22: Dr.DOC-Benutzermanager: WF-Gruppe mit zugewiesener Rolle
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Gruppen, denen Rollen zugewiesen
werden müssen.
- 485 -
- 486 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.4
WF-Typen erstellen
36.4.1
Verfügbare WF-Typen
Workflow-Typen werden im WF-Typenarchiv angelegt. Workflow-Typen dienen
als immer wieder verwendbare Vorlagen für das WF-Hauptarchiv . Dr.DOCWorkflow bietet Ihnen drei verschieden Grundarten von Workflow-Typen:
•
Fest definierte Workflow-Typen: sind bestimmten Benutzern bzw. Benutzergruppen fest zugeordnet.
•
Rollenbasierende Workflow-Typen.
•
Hierarchische Workflow-Typen: müssen bei der Zuweisung des WorkflowTypen einer Benutzergruppe zugeordnet werden. Der Workflow läuft dann
im Hierarchie-Ast dieser Benutzergruppe.
•
Streng hierarchische Workflow-Typen: werden bei der Zuweisung automatisch von Dr.DOC-Workflow der Benutzergruppe des zuweisenden Bearbeiters zugeordnet. Der Workflow läuft dann streng im Hierarchie-Ast dieser
Benutzergruppe.
36.4.2
Schritt für
Schritt
!
"
Erstellen eines WF-Typen
Wählen Sie Ihr WF-Typenarchiv über „Archiv/Wählen“.
Rufen Sie den Menüpunkt „Datenbank/Neueingabe“ auf. Es erscheint
die Eingabemaske Ihres WF-Typenarchives.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Abb. 36.23: Dr.DOC-WF-Typenarchiv: Erstellen eines WF-Typen
#
Starten Sie den Workflow-Manager über den Menüpunkt „Workflow/Manager“ .
Abb. 36.24: Dr.DOC- WF-Typenarchiv: Workflow-Manager
- 487 -
- 488 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
$
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Linie zwischen Start und
Ende. Wählen Sie aus dem angezeigten Kontext-Menü den Punkt „Workflowschritt einfügen“. Es erscheint der Dialog „Definition Workflowschritt“
Abb. 36.25: Dr.DOC-WF-Typenarchiv: WF-Manager-Dialog „Definition Workflowschritt“
%
Füllen Sie die Felder des Dialogs „Definition Workflowschritt“. Zum Füllen des Feldes „zu erledigen von“ benutzen Sie den Schalter Wählen. Der
Dialog „Workflow“ zum Auswählen der Bearbeiter des Workflowschrittes
erscheint. Im linken Fenster des Dialoges sehen Sie eine Auswahl der im
Benutzermanager definierten Benutzer, Benutzergruppen und Rollen. Im
rechten Fenster des Dialoges sehen Sie die bereits für die Aufgabe ausgewählten Bearbeiter, Gruppen oder Rollen. Durch Doppelklick auf einem
Eintrag im jeweiligen Fenster können Bearbeiter hinzugefügt bzw. entfernt
werden. Alternativ können Sie dies auch durch Markieren eines Eintrages
und Benutzen der Schalter hinzufügen bzw. entfernen erreichen.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Abb. 36.26:
Dr.DOC-WF-Typenarchiv: WF-Manager-Dialog „Workflow“ zum
Auswählen der Bearbeiter eines Workflowschrittes
&
'
Nachdem der Zuweisung aller für den Workflowschritt vorgesehenen
Bearbeiter beenden Sie den Dialog mit OK. Die gewählten Bearbeiter erscheinen dann in dem Feld „zu erledigen von“.
Nach dem der Dialog „Definition Workflowschritt“ gefüllt ist, klicken Sie
auf den Schalter „übernehmen“. Der eben definierte Workflowschritt wird
im Workflow-Manager angezeigt. Im aktuellen Bespiel wurde dem
Workflowschritt „Aufgabe Bearbeiten“ als Bearbeiter die Rolle MA(1) zugewiesen.
Abb. 36.27: Dr.DOC-WF-Typenarchiv: Anzeige eines WF-Typen,
der einen WF-Schritt enthält.
- 489 -
- 490 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
(
Wiederholen Sie die Schritte 1-7, bis alle Ihre gewünschten WorkflowSchritte festgelegt sind.
Abb. 36.28: Dr.DOC-WF-Typenarchiv: Anzeige eines zwei WF-Schritte enthaltenden
Workflow-Typen
)
Wechseln Sie in Ihrer Datensatz-Eingabemaske auf die Karteikarte
„Workflowsteuerung“ und tragen Sie in das Feld „Workflowtyp“ den Namen
des Workflow-Typs ein. Auf dieser Karteikarte kann außerdem festgelegt
werden, ob es sich um eine Vorlage für einen Streng Hierarchischen
Workflow handelt. Streng hierarchische Workflows laufen ausschließlich
im Hierarchiezweig des erstellenden Bearbeiters ab.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Abb. 36.29: Dr.DOC-WF-Typenarchiv: Grafische Darstellung des WF-Typen im WFManager und tabellarische Auflistung der Eigenschaften der Workflow-Schritte auf der
Karteikarte „Workflow-Steuerung.
*
Speichern Sie Ihre Workflow-Vorlage über den Menüpunkt „Datensatz
speichern“ oder durch Klicken auf das Diskettensymbol.
- 491 -
- 492 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.4.3
36.4.3.1
WF-Typen: Beispiele
Beispiel 1 - nicht streng hierarchisch
Rollenbasierender Workflow mit Rückmeldung, nicht streng hierarchisch
Dieser Workflow-Typ sieht einen Mitarbeiter einer belieben Workflow-Gruppe
als Bearbeiter der Aufgabe vor. Es soll keine strenge Hierachie vorliegen, sondern beim Zuweisen des Workflows soll eine Workflow-Gruppe zugeordnet
werden. Nach der Bearbeitung der Aufgabe soll der Ersteller des Workflows
eine Rückmeldung erhalten. Dieser Workflow-Typ enthält folgende Einstellungen:
Abb. 36.30: Workflow-Typ-Beispiel 1: Rollenbasierender Workflow mit Rückmeldung, nicht
streng hierarchisch
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.4.3.2
Beispiel 2 - streng hierarchisch
Rollenbasierender, streng hierarchischer Workflow mit Rückmeldung
Als ein typisches Beispiel für einen streng hierarchischen Workflow wird der
Workflow „Urlaubsantrag“ im Folgenden besprochen.
Da der streng hierarchische Workflow immer im Hierachiezweig des Ausstellers
ablaufen soll, muss beim Start des Workflows keine Gruppe zugeordnet werden. Der Urlaubsantrag soll nach der Erstellung automatisch an den Abteilungsleiter des Antragstellers weitergeleitet werden. Nachdem dieser den Antrag bearbeitet hat, soll der Antragsteller eine Rückmeldung erhalten. Dieser WorkflowTyp enthält folgende Einstellungen:
Abb. 36.31: Workflow-Typ-Beispiel 2: Rollenbasierender, streng hierarchischer Workflow mit
Rückmeldung an den Workflow-Ersteller
- 493 -
- 494 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.4.3.3
Beispiel 3 - fest definiert
Fest definierter Workflow ohne Rückmeldung
Bei diesem Workflow-Typ ist bereits eine fest vorgegebene Gruppe für die Bearbeitung des Workflow-Schrittes vorgesehen. Daher ist später bei der Zuweisung des Workflows eine Gruppenzuordnung nicht erforderlich. Dieser
Workflow-Typ enthält folgende Einstellungen:
Abb. 36.32: Workflow-Typ-Beispiel 3: Workflow mit fest zugeordnetem Bearbeiter ohne Rückmeldung an den Workflow-Ersteller
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.4.3.4
Beispiel 4 - Vier Augen Prinzip (parallel)
Workflow zur Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips ( parallel )
Bei diesem Beispiel können die beiden zuständigen Bearbeiter ihre Aufgabe in
beliebiger Reihenfolge erledigen:
Abb. 36.33: Workflow-Typ-Beispiel 4: Workflow zur Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips
(parallel)
- 495 -
- 496 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.4.3.5
Beispiel 5 - Vier Augen Prinzip (sequentiell)
Workflow zur Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips (sequentiell)
Bei diesem Beispiel sollen die beiden zuständigen Bearbeiter ihre Aufgabe in
einer fest vordefinierten Reihenfolge erledigen:
Abb. 36.34: Workflow-Typ-Beispiel 5: Workflow zur Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips
(sequentiell)
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.5
- 497 -
Dokument-Assistent: WF-Dokument-Definitionen
Im Folgenden werden ausschließlich die Workflow spezifischen Einstellungen
von „Dokument-Definitionen“ erläutert.
Mit dem „Dokument-Assistent“ können Sie fest vordefinierte Verbindungsmöglichkeiten zwischen dem WF-Hauptarchiv und einem oder mehreren WorkflowDokumentarchiven erstellen.
Diese Verbindungsmöglichkeiten werden als „Dokument-Definitionen“ bezeichnet und können für beide Aufruf-Richtungen, also vom WorkflowDokumentarchiv zum WF-Hauptarchiv und umgekehrt, definiert werden. Mittels
dieser „Dokument-Definitionen“ kann der Anwender auf einfache Art und Weise
logische Verbindungen zwischen Workflows und Dokumenten aufbauen.
Die Workflow-spezifischen Einstellungen können Sie im „Dokument-Assistent“
auf der Karteikarte „Workflow“ vornehmen. Die Einstellungsoptionen auf dieser
Karteikarte werden automatisch in Abhängigkeit von dem Typ des Archivs (Zielarchiv) gesteuert, für das die „Dokument-Definition“ erstellt werden soll. Es wird
zwischen den Archivtypen Workflowarchiv und Dokumentenarchiv unterschieden.
EINE ALLGEMEINE BESCHREIBUNG DES DIALOGES „DOKUMENT-ASSISTENT“ FINDEN
SIE IM KAPITEL 13. DOKUMENT-ASSISTENT.
+
- 498 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.5.1
Dokumentarchiv: WF-Dokument-Definition
Die „Dokument-Definition“ für ein Dokumentenarchiv kann verwendet werden,
um:
•
neue Dokumente anzulegen (unabhängig von Workflows)
•
aus einem laufenden Workflow heraus ein neues Dokument anzulegen (das
Dokument wird automatisch mit dem Workflow verbunden)
•
aus einem laufenden Workflow heraus ein bereits archiviertes Dokument
mit diesem Workflow zu verbinden
Für eine „Dokument-Definition“ für ein Dokumentenarchiv werden folgende
Optionen auf der Karteikarte „Workflow“ angezeigt:
Abb. 36.35: Dokumentarchiv: Die Workflow-Eigenschaften
einer „Dokument-Definition“ werden im „Dokument-Assistent“
auf der Karteikarte „Workflow“ festgelegt.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Beschreibung der einzelnen Einstellungsoptionen in Abb. 36.35:
1:
Schalter an: Der „Dokument-Definition“ soll ein Workflow-Typ als Vorbelegung zugeordnet werden.
2:
Wählen des zugeordneten Workflow-Typs.
3:
Definition ist verfügbar, um aus einem laufenden Workflow heraus ein
neues Dokument zu erfassen.
4:
Definition ist verfügbar, um einen Workflow mit einem bereits archivierten Dokument zu verbinden.
5:
Suchvorlage, mit der nach bereits archivierten Dokumenten gesucht
werden soll.
6:
Dokument-Definition soll ausschließlich zum Archivieren von Dokumenten dienen.
36.5.2
WF-Hauptarchiv: WF-Dokument-Definition
Die „Dokument-Definition“ für ein WF-Hauptarchiv kann verwendet werden,
um:
•
neue Workflows zu starten (ohne Dokumentverbindungen).
•
für neu erstellte Dokumente neue Workflows zu starten.
•
neu erstellte Dokumente mit laufenden Workflows zu verbinden.
•
für archivierte Dokumente neue Workflows zu starten.
•
archivierte Dokumente mit laufenden Workflows zu verbinden.
- 499 -
- 500 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Für eine „Dokument-Definition“ für ein WF-Hauptarchivarchiv werden folgende
Optionen auf der Karteikarte „Workflow“ angezeigt:
Abb. 36.36: WF-Hauptarchiv: Die Workflow-Eigenschaften einer „Dokument-Definition“
werden im „Dokument-Assistent“ auf der Karteikarte „Workflow“ festgelegt.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Beschreibung der einzelnen Einstellungsoptionen in Abb. 36.36:
1: Wählen der gewünschten Workflow-Typ-Vorbelegung.
2: Definition ist verfügbar, um vom Dokumentenarchiv aus für ein Dokument
einen neuen Workflow zu starten.
3: Definition ist verfügbar, um vom Dokumentarchiv aus ein Dokument mit einem laufenden Workflow zu verbinden.
4: Suchvorlage für die Suche nach laufenden Workflows.
5: Definition dient ausschließlich zum Starten von Workflows.
36.5.3
Erstellen einer Dokument-Definition
Im Folgenden wird die Erstellung einer „Dokument-Definition“ für ein Dokumentenarchiv erläutert. Diese „Dokument-Definition“ soll folgende Eigenschaften
haben:
•
Bezeichner: „Scan-Dokumente“
•
Zielarchiv ist ein Dokumentenarchiv.
•
Anwendungszweck (z.B.: Posteingang): Neuerfassung von Papierdokumenten
Dokument-Quelle = „OCR-Scanner“,
Dokument-Verbindung = „Bilddatei intern
•
Bei der Erfassung des Dokumentes soll ein vorbelegter Workflow-Typ (z.B.
„Weiterleiten“) zugewiesen und gestartet werden können.
•
An einen laufenden Workflow sollen Papier-Dokumente per Scanner angehängt werden können.
- 501 -
- 502 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Führen Sie folgende Schritte zur Erstellung der Dokument-Definition „ScanDokumente“ am Dr.DOC-Client im Client/Server-Modus aus:
Schritt für
Schritt
!
Starten Sie den Dokument-Assistenten über das Symbol Dokument/Assistent oder über den Befehl Dokument/Assistent und klicken
Sie zuerst auf den Schalter Einrichten und dann auf den Schalter Neu.
Der Dialog „Eigenschaften“ zum Erstellen der Dokumenten-Definition wird
angezeigt.
Abb. 36.37: Dokumentarchiv: Erstellen einer „Dokument-Definition“ mittels „DokumentAssistent“.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
"
#
Tragen Sie im Feld „Bezeichner“ einen Namen für Ihre DokumentenDefinition ein. Wählen Sie dann auf der Karteikarte Archiv über Wählen
das betreffende Dokumenten-Archiv aus, in dem die Dokumente abgelegt
werden sollen.
Auf der Karteikarte „Allgemein“ legen Sie fest, wann diese DokumentenDefinition verfügbar ist und ob eine automatische Feldvorbelegung stattfinden soll.
Abb. 36.38: Dokumentarchiv: Allgemeine Eigenschaften einer „DokumentDefinition“.
- 503 -
- 504 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
$
Legen Sie dann die „Dokument-Quelle“ fest:
Abb. 36.39: Dokumentarchiv: Zuweisung der „Dokument-Quelle“ für eine „DokumentDefinition“.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
%
Auf der Karteikarte „Dokument-Verbindung“ wird über die Schaltfläche
"Wählen" festgelegt, für welchen Dokumenttyp diese Definition verwendet
werden soll.
Abb. 36.40: Dokumentarchiv: Zuweisung der „Dokument-Verbindung“ für eine „DokumentDefinition“.
- 505 -
- 506 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
&
Auf der Karteikarte „Workflow“ aktivieren Sie zunächst den Schalter
„Verbindung mit Workflow“. Wählen Sie dann die gewünschte WorkflowDefinition aus. Aktivieren Sie außerdem den Auswahlschalter „Verbindung:
Workflow mit neuem Dokument“.
Abb. 36.41: Dokumentarchiv: Zuweisung der Workflow-Eigenschaften für eine Dokument-Definition.
'
Speichern Sie nun die Dokumenten-Definition mit „OK“ ab.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.6
36.6.1
WF–Push-System aktivieren
Einstellungen am Dr.DOC-Server
Für die Push-Funktionalität von Dr.DOC-Workflow muß der User „SERVER“ in
der Benutzerverwaltung eingetragen sein. Dieser User muß auf jeden Fall mit
dem WF-Hauptarchiv verknüpft werden.
Zum Aktivieren der Push-Systems von Dr.DOC-Workflow sind die folgenden
zwei Einstellungen über das Dr.DOC-Server-Programmfenster vorzunehmen
36.6.1.1
Einstellen des ToDo-Intervalles
Über das ToDo-Intervall wird festgelegt, in welchen Zeitabständen der Server
seine ToDo-Informationen aktualisiert.
Führen Sie dazu am Server den Befehl Bearbeiten/Zeitsteuerung aus. Der
Dialog „Zeitsteuerung“ wird geöffnet. Setzen Sie das „ToDo-Intervall“ auf einen
Wert größer Null. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Abb. 36.42: Dr.DOC-Server-Dialog „Zeitsteuerung“: Eingabe des „ToDo-Intervalls“ für die „Push“-Funktionalität
- 507 -
- 508 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.6.1.2
Festlegen der ToDo-Definition
Mit der ToDo-Definition wird festgelegt, welche Archive der Server für seine
ToDo-Informationen durchsuchen soll. Für ToDo-Informationen können nur WFHauptarchiv e ausgewertet werden.
Führen Sie für die Konfiguration den Befehl Bearbeiten/ToDo-Definition aus.
Der Dialog „ToDo-Definition“ wird angezeigt.
Abb. 36.43: Dr.DOC-Server-Dialog „ToDo-Definition“: Zuweisung eines WFHauptarchivs für die „Push-Funktionalität“.
Markieren Sie in dem Fenster „Archiv-Auswahl“ die WF-Hauptarchiv e, die für
die ToDo-Information ausgewertet werden sollen und übernehmen Sie diese mit
dem Schalter Hinzufügen in die Liste der Workflow-Archive.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
Abb. 36.44: Dr.DOC-Server-Dialog „ToDo-Definition“: Für das WFHauptarchiv Archiv „WF_POST.da“ ist die „Push-Funktionalität“ aktiviert.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Der Server ist nun für das Push-System von Dr.DOC-Workflow konfiguriert.
36.6.2
36.6.2.1
Einstellungen am Dr.DOC-Client
Einstellen des „ToDo-Intervalls
Das Push-System von Dr.DOC-Workflow aktualisiert automatisch in bestimmten Intervallen die Aufgabenliste. Dieses Intervall kann über folgenden Eintrag in
der archiv.ini am Dr.DOC-Client vorgegeben werden:
[TODO]
TIME=60
Die Zeit wird hierbei in Sekunden angegeben. Dieser Wert sollte nicht kleiner
60 Sekunden gesetzt werden. Außerdem sollte der Wert nicht kleiner als das
am Server eingestellte ToDo-Intervall sein. Damit ist sichergestellt, daß nicht
mehrmals der gleiche Informationsstand abgefragt wird.
- 509 -
- 510 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.6.2.2
Erstellen der Vorlagen-Hypersuche ToDo-Liste
Erstellen Sie für Ihr WF-Hauptarchiv die Vorlagen-Hypersuche „ToDo-Liste“
unter Verwendung der gleichnamigen Suchvorlage.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 36. Administration
36.7
Anpassung vorhandener Archive an Dr.DOC-WF
Damit bereits vorhandene Dr.DOC-Dokumentarchive, die mit Dr.DOC V. 6.X
erstellt wurden, als Workflow-Dokumenten-Archive benutzt werden können,
müssen folgende Datenbankfelder neu erstellt werden:
Dr.DOC 6.X-Dokumentarchive: Erforderliche Datenbankfelder zur nachträglichen Anpassung an Dr.DOC-Workflow:
Feldname
DrDocGUID
LinkArchiv
LinkGUID
LinkUser
LinkDocumentName
Datentyp
Text
Text
Text
Text
Text einzeiliges Feld
Feldtyp
einzeiliges Feld
Tabellenspalte
Tabellenspalte
Tabellenspalte
Das Feld DrDocGUID ist ein Systemfeld und muß nicht in die Maske eingetragen werden.
Die restlichen Felder müssen in die Dr.DOC-Dokumentarchiv-Maske eingetragen werden. Die Tabellenspalten LinkArchiv und LinkGUID sind zu einer Tabelle
zusammenzufassen. Die Tabellenspalte LinkUser ist als einspaltige Tabelle
einzutragen.
Der Inhalt des Feldes LinkDocumentName wird in der Workflow-DokumentAuswahlliste angezeigt, wenn die Dokumentansicht von einem WorkflowDatensatz aus aufgerufen wird und mehrere Dokumente gefunden werden.
Dieses Feld sollte daher auf jeden Fall in die Standard-Maske des Dokumentarchivs aufgenommen werden.
Abb. 36.45: Aufruf der WF-Dokument-Auswahlliste aus einem WF-Hauptarchiv: Der Inhalt
des Feldes LinkDocumentName wird zur Auflistung der Dokumente angezeigt.
- 511 -
- 512 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
37.
37.1
WORKFLOW-ANWENDER-SICHT
WF-Benutzer-Oberfläche
Für den Workflow-Anwender stehen alle Befehle von Dr.DOC-Workflow in
Form von Symbolen zur Verfügung:
Aktivitätenliste anzeigen
Aufgabe erledigt
Workflow zuweisen
Workflow-Mangager
Workflowschritt definieren
Workflow abbrechen
Workflow-Assisten
Verbindung mit neuem Workflow: neuen Workflow starten
Verbindung mit laufendem Workflow
Workflows anzeigen
Diese Befehle sind zu einer Workflow-Symbolleiste zusammengefaßt. Die
Verfügbarkeit der einzelnen Befehle hängt zum Einen vom Berechtigungsprofil
des Anwenders ab, zum Anderen aber auch von der jeweiligen ProgrammSituation.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Da ein Teil der Befehle nur in WF-Haupt- und WF-Typarchiven, der andere nur
in WF-Dokumentarchiven verfügbar ist, kann die Workflow-Symbolleiste zwei
grundsätzliche Formen annehmen:
Die Workflow-Symbolleiste in WF-Haupt- und WF-Typarchiven:
Die Workflow-Symbolleiste in WF-Dokumentarchiven:
37.2
Befehlsbeschreibung
Aktivitätenliste anzeigen:
Mit diesem Befehl wird die „Aktivitäten“- bzw. „ToDo“-Liste aufgerufen.
Aufgabe erledigt:
Mit diesem Befehl wird eine Aufgabe als „erledigt“ gekennzeichnet.
Workflow zuweisen:
Dieser Befehl startet den Dialog Workflow zuweisen.
- 513 -
- 514 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Abb. 37.1: Dr.DOC-Workflow-Dialog „Workflow zuweisen“
Beim Zuweisen wird aus dem Kombinationslistenfeld „Workflow-Typ“ der gewünschte Workflow-Typ ausgewählt. Abhängig von der Art des gewählten
Workflow-Typen muß gegebenenfalls eine Benutzergruppe zugeordnet werden.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Workflow-Manager
Der Workflow-Manager ist ein grafisches Tool zum Erstellen, Ändern und Anzeigen von Workflows und WF-Typen. Der Workflow-Manager wird über ein
Kontext-Menü bedient, das über die rechte Maustaste aufgerufen werden kann.
Abb. 37.2: Dr.DOC-Workflow-Manager
- 515 -
- 516 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Folgende Symbole stehen im Workflow-Manager zur Verfügung
Symbole des Workflow-Managers
Symbol
Bezeichnung
Workflowstart
Bedeutung
Start des Workflows
Workflowende
Ende des Workflows
(offen/erledigt)
Workflowschritt ( Aufgabe )
Workflowschritt
Aktueller
Workflowschritt
Workflowgruppe
Workflowuser
Aktuelle
WF-Gruppe/User
Terminüberschreitung
Aufgabe erledigt
aktueller Workflowschritt
(aktuelle Aufgabe )
die Aufgabe ist von einem/mehreren Mitglied/ern einer Gruppe zu erledigen
die Aufgabe ist von einem speziellen
Bearbeiter zu erledigen
aktuell angemeldeter Benutzer
Benutzer hat seinen Bearbeitungstermin
überschritten
Benutzer hat Aufgabe erledigt
Alle Funktionen des Workflow-Managers werden über ein Kontext-Menü gestartet. Die Verfügbarkeit der einzelnen Menüpunkte hängt ab vom Rechteprofil des
Benutzers und von der Klickposition innerhalb der Workflow-Grafik.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Bearbeiter festlegen
Bearbeiter hinzufügen/löschen
Rückverweisen
Workflow einfügen
Workflowschritt einfügen
Workflowschritt löschen
Workflowschritt bearbeiten
Eigenschaften
Grafik Drucken
als Email versenden
Einstellungen
Abb. 37.3: Dr.DOC-Workflow-Manager: Menüpunkte des Kontextmenüs
Die Menüpunkte des Kontextmenüs ermöglichen die Ausführung folgender
Workflow-Manager-Funktionen:
Bearbeiter festlegen:
Aktivierbar durch Klick auf ein Workflowgruppen-Symbol. Falls eine Aufgabe
von einem oder mehreren Mitgliedern einer Gruppe zu erledigen ist, können
über diesen Menüpunkt explizit Bearbeiter zugewiesen werden.
Bearbeiter hinzufügen/löschen:
Aktivierbar durch Klick auf Workflowschritt-Symbol. Dem Workflowschritt können weitere Bearbeiter hinzugefügt bzw. entfernt werden.
Rückverweisen:
Aktivierbar durch Klick auf Workflowschritt-Symbol eines erledigten
Workflowschrittes. Es wird auf den angeklickten Workflowschritt zurückverwiesen. Es müssen dann alle Workflowschritte vom zurückverwiesenen bis zum
aktuellen erneut durchlaufen werden.
Workflow einfügen:
Aktivierbar durch Klick auf die Linie zwischen zwei Workflowschritt-Symbolen
oder zwischen das Workflowstart- und Workflowende-Symbol. Startet einen
Dialog zum Auswählen einer Workflow-Vorlage. Siehe auch Befehl „Workflow
zuweisen“.
- 517 -
- 518 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Workflowschritt einfügen:
Aktivierbar durch Klick auf die Linie zwischen zwei Workflowschritt-Symbolen
oder zwischen das Workflowstart- und Workflowende-Symbol. Startet den Dialog „Definition Workflowschritt“. Mit diesem Dialog werden die Eigenschaften
des einzufügenden Workflowschrittes festgelegt. Mit Klick auf den Schalter „Übernehmen“ wird der neu definierte Workflowschritt eingefügt. Siehe auch Befehl „Workflowschritt definieren“.
Workflowschritt löschen:
Aktivierbar durch Klick auf einen zukünftigen Workflowschritt. Löscht den angeklickten Workflowschritt.
Workflowschritt bearbeiten:
Startet den Dialog „Definition Workflowschritt“. Mit diesem Dialog werden die
Eigenschaften des angeklickten Workflowschrittes festgelegt. Mit Klick auf den
Schalter „Übernehmen“ werden die geänderten Eigenschaften des
Workflowschrittes in die Workflowsteuertabellen übernommen. Siehe auch Befehl „Workflowschritt definieren“
Eigenschaften:
Zeigt mit Hilfe des Dialogs „Definition Workflowschritt“ die Eigenschaften des
angeklickten Symbols an. Es können keine Änderungen vorgenommen werden.
Grafik/Drucken:
Aktiviert den Ausdruck der Workflowgrafik.
Grafik/Email:
Übergibt die Workflowgrafik an ein Email-Programm.
Einstellungen
Startet den Dialog „Einstellungen Workflow-Editor“.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Abb. 37.4: Einstellungen Workflow-Editor
Der Dialog „Einstellungen Workflow-Editor“ legt das Erscheinungsbild des
Workflow-Managers fest. Es können der zu verwendende Font, die Randabstände, sowie die Abstände der einzelnen Symbole voneinander vorgeschrieben
werden. Außerdem kann für die Anzeige zwischen großen oder kleinen Symbolen ausgewählt werden.
- 519 -
- 520 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Workflowschritt definieren
Startet den Dialog „Definition Workflowschritt“
Abb. 37.5: Dr.DOC-Workflow-Manager: Kontextmenüpunkt „Workflowschritt definieren“
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Bedeutung der einzelnen Felder:
Feld
Betreff
zu erledigen von
Fällig am
Erinnerung ab
Priorität
PflichtfeldDefinition
Email bei
Instanzzierung
Email bei Bearbeitungsbeginn
Email bei
Erledigung
Email bei
Abbruch
Export bei
Erledigung
Bedeutung
Name des WF-Schrittes, Bezeichnung der Aufgabe etc.
hier werden die Bearbeiter (Gruppen, Rollen, Einzeluser) des
Workflowschrittes eingetragen. Die Bearbeiter können über den Schalter Wählen aus der Benutzerverwaltung ausgewählt werden.
Legt den Termin fest, bis zu dem der WF-Schritt erledigt werden soll.
Legt den Termin fest, ab dem der zuständige Bearbeiter von Dr.DOCWF gemahnt wird.
Legt die Priorität der Aufgabe fest.
Hier kann eine WF-Schritt spezifische Pflichtfelddefinition gemäß
Menüpunkt "Workflow/Feldauswahl für Pflichtfelder" zugewiesen werden.
Hier können Email-Adressen angegeben werden, an die bei Instanzzierung des Workflow-Schrittes eine Benachrichtigung verschickt werden
soll.
Hier können Email-Adressen angegeben werden, an die bei Bearbeitungsbeginn eine Benachrichtigung verschickt werden soll.
Hier können Email-Adressen angegeben werden, an die bei Erledigung
des Workflow-Schrittes eine Benachrichtigung verschickt werden soll.
Hier können Email-Adressen angegeben werden, an die bei Abbruch
des Workflows eine Benachrichtigung verschickt werden soll.
Hier kann ein externes Ziel angegeben werden an das bei Erledigung
des Workflow-Schrittes ein Datenexport durchgeführt wird.
Das Ziel ist im Format <Dateiname, Exportportdefinition, Modus, Format> anzugeben
Modus:
1 = Überschreibmodus
2 = Anfügmodus
Format:
0 = ASCII
4 = DBASE
Abhängig vom gewählten Exportformt muß entweder der Name einer
ASCII- oder der einer DBASE-Exportdefinition angegeben werden. Der
Parameter Modus und das Format sind optional. Werden sie nicht
angegeben wird als Standard DBASE und Anfügmodus gewählt.
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Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Workflow abbrechen
Abbruch eines laufenden Workflows.
Workflow-Assistent
Nur verfügbar in WF-Dokument-Archiven. Startet den Workflow-Assistenten. Mit
Hilfe des Workflow-Assistenten können zu einem Dokument neue Workflows
gestartet werden, bzw. kann eine Verbindung zu einem bereits laufenden Workflow hergestellt werden. Dies erfolgt mit Hilfe der im Workflow-Assistenten
verfügbaren „Dokument-Definitions-Symbole“. Jedes dieser Symbole entspricht
einem bestimmten Workflow-Typ.
Abb. 37.6: Dr.DOC-WF-Dokument-Archiv: Dialog „Dokument-Assistent“
Workflow starten
Nur verfügbar in WF-Dokument-Archiven. Startet einen neuen Workflow und
stellt eine Verbindung zum aktuellen Dokument her.
Workflow zuordnen
Nur verfügbar in WF-Dokument-Archiven. Liefert eine Liste von laufenden
Workflows und stellt durch Doppelklick auf einen der angezeigten Workflows
eine Verbindung zu diesem her.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Abb. 37.7: Dr.DOC-Workflow-Dokument-Archiv: „Workflow zuordnen“
Workflow anzeigen
Nur verfügbar in WF-Dokument-Archiven. Mit diesem Befehl werden alle mit
dem aktuellen Dokument verbundenen Workflows in einer Liste angezeigt. Ein
Doppelklick auf einen der aufgelisteten Workflows zeigt diesen an.
Abb. 37.8: Dr.DOC-Workflow-Dokument-Archiv: „Workflow anzeigen“
- 523 -
- 524 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
37.3
ToDo-Liste abfragen
Falls Aufgaben für den angemeldeten Benutzer zur Erledigung anstehen, wird
dieser automatisch vom Push-System von Dr.DOC-Workflow darüber informiert. Hierbei gibt es drei verschiedene Informationsstufen.
1.
Diese Meldung erscheint, wenn Aufgaben für Sie zur Bearbeitung anstehen und
Sie mit der Bearbeitung noch nicht begonnen haben.
2.
Diese Meldung wird angezeigt, sobald für eine Ihrer Aufgaben der Erinnerungstermin überschritten ist und die Aufgabe von Ihnen noch nicht erledigt wurde.
3.
Diese Meldung erscheint, sobald für eine von Ihnen nicht erledigte Aufgabe der
Termin überschritten wurde.
Zum Anzeigen der anstehenden Aufgaben klicken Sie auf das Symbol „Aktivitätenliste anzeigen“.
Dr.DOC zeigt Ihnen dann Ihre Aufgaben in der ToDo-Liste an:
Falls der angezeigte Workflow mit Dokumenten verbunden sind, können diese
mit dem Symbol „Dokument anzeigen“ aufgerufen werden.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Abb. 37.9: WF-Hauptarchiv: Symbol „Dokument anzeigen“ zur Anzeige der mit einem Workflow
verbundenen Dokumente
Falls mehrere Dokumente mit dem Workflow verbunden sind, wird zunächst
eine Auswahlliste angezeigt:
Abb. 37.10: WF-Hauptarchiv : Workflow-Dokument-Liste
- 525 -
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Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Durch Doppelklick auf des gewünschte Dokument werden dieses Dokument
und die zugewiesenen Dokument-Profildaten angezeigt:
Abb. 37.11: Anzeige eines WF-Dokumentes nach Aufruf aus dem WF-Hauptarchiv
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
37.4
WF-Schritt bearbeiten und erledigen
Um Aufgaben zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol „Aktivitätenliste anzeigen“ und wählen eine Workflow-Aufgabe aus.
Abb. 37.12: Bearbeitung eines WF-Schrittes: In dem dargestellten Beispiel steht der WF-Schritt
„Rückmeldung“ für den User „PUBLIC“ zur Bearbeitung an.
Ein Workflow-Schritt hat zunächst immer den Status „Nicht begonnen“: Er
wird mit dem ersten Speicher-Vorgang (Befehl Datensatz/Speichern oder Klick
auf das blaue Disketten-Symbol) automatisch in den Status „In Bearbeitung“
versetzt.
- 527 -
- 528 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Abb. 37.13: Status eines WF-Schrittes: Der Ausgangs-Status „Nicht begonnen“ (linke Abbildung) wird nach dem ersten Abspeichern der WF-Aufgabe in den Status „In Bearbeitung“
(rechte Abbildung) geschaltet.
Nachdem die Bearbeitung des Workflow-Schrittes abgeschlossen ist, kann er
mit dem Befehl „Workflow/Aufgabe erledigt“ bzw. über des entsprechende Symbol in den Status „Erledigt“ versetzt werden. Der Workflow-Schritt wird damit
automatisch aus der ToDo-Liste gestrichen. Im Workflow-Manager wird für den
erledigten Schritt das Bearbeiter-Symbol in grüner Füllfarbe dargestellt.
Abb. 37.14: Eine WF-Aufgabe wird nach Erledigung in der Aktivitätenliste durchgestrichen dargestellt.
Abb. 37.15: WF-Manager: Für erledigte Schritte wird das Bearbeiter-Symbol in grüner Füllfarbe
dargestellt.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
37.5
Neuen WF anlegen und starten
Das Starten eines Workflows erfolgt in den allermeisten Fällen mit Hilfe vordefinierter Workflow-Typen und Workflow-Benutzergruppen. Workflow-Typen sind
Muster für Workflows. Diese Muster können Rollen und Fristen enthalten. Rollen sind Platzhalter für Bearbeiter.
Beim Starten eines Workflows werden den Workflow-Typen, manuell oder automatisch, Benutzergruppen zugewiesen. Dabei werden die Rollen und Fristen
aufgelöst. Diese Vorgehensweise reduziert die Zahl der benötigten WorkflowTypen erheblich, da ansonsten für jede Benutzergruppen eigene WorkflowTypen definiert werden müßten.
Für den Start von Workflows stehen Ihnen mehrere Varianten zur Auswahl. Die
Varianten hängen zum Einen vom Ausgangspunkt und zum Anderen von der
verwendeten „Dokument-Definition“ ab. Hier gibt es folgende Unterscheidungsmöglichkeiten:
•
Ausgangspunkt Dokumentarchiv
„Dokument-Definition“ mit Workflow-Typ-Vorbelegung
„Dokument-Definition“ ohne Workflow-Typ-Vorbelegung
•
Ausgangspunkt Workflowarchiv
„Dokument-Definition“ mit Workflow-Typ-Vorbelegung
„Dokument-Definition“ ohne Workflow-Typ-Vorbelegung
Manuelles Erzeugen von Workflow-Schritten
Im Folgenden werden die verschiedenen Varianten zum Starten von Workflows erläutert. Bei den einzelnen Beispielen wird stets dasselbe Workflow-TypBeispiel („Weiterleiten mit Rückmeldung“) verwendet, um die unterschiedlichen
Abläufe zu verdeutlichen. Bei diesem Workflow-Typ handelt es sich um einen
nicht streng hierarchischen Workflow-Typ. Das bedeutet, daß beim WorkflowStart stets Benutzer bzw. Benutzergruppe durch den Workflow-Ersteller auszuwählen sind.
- 529 -
- 530 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
37.5.1
37.5.1.1
Ausgangspunkt Dokumentarchiv
Dokument-Definition mit WF-Typ-Vorbelegung
Durch Auswahl der gewünschten „Dokument-Definition“ über den DokumentAssistenten gelangen Sie automatisch in die Neueingabe des Dokumentenarchivs.
Wählen Sie dann das zu archivierende Dokument und füllen Sie die Profildaten
des Dokumentdatensatzes. Über einen Klick auf das Symbol „Verbindung mit
neuem Workflow“ wird für das Dokument anhand des vorbelegten WorkflowTyps ein neuer Workflow in dem WF-Hauptarchiv angelegt.
Abb. 37.16: Dokument-Archiv: WF-Symbol „Verbindung mit neuem Workflow“ zum Starten
eines Workflows für das neu angelegte Dokument
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Bei nicht streng hierarchischen Workflows werden Sie aufgefordert, eine für die
Bearbeitung zuständige Benutzergruppe zuzuweisen.
Abb. 37.17: WF-Start: Manuelle Zuweisung einer
Benutzergruppe
Durch das Abspeichern des Workflow-Datensatzes in dem WF-Hauptarchiv
wird der Workflow gestartet und automatisch mit dem Dokument verknüpft.
- 531 -
- 532 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Abb. 37.18: WF-Hauptarchiv : Starten des Workflows durch Klicken auf „Speichern“
Nach dem Start des Workflows gelangen Sie automatisch zurück ins Dokumentenarchiv. Editieren Sie gegebenenfalls abschließend die Profildaten des Dokuments und speichern Sie das Dokument ab.
Abb. 37.19: Dokument-Archiv: Speichern des Dokuments mit Profildaten
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
37.5.1.2
Dokument-Definition ohne WF-TypVorbelegung
Durch Auswahl der gewünschten „Dokument-Definition“ über den DokumentAssistenten gelangen Sie automatisch in die Neueingabe des Dokumentenachivs.
Wählen Sie dann das zu archivierende Dokument aus und füllen Sie die Profildaten des Dokumentdatensatzes.
Abb. 37.20: Dokument-Archiv: WF-Symbol „Workflow-Assistent“ zur Zuweisung eines Workflow-Typen für das neu angelegte Dokument
Über einen Klick auf das Symbol „Workflow-Assistent“ gelangen Sie in den
Dialog „Workflow-Assistent: Neue Verbindung“.
Durch Doppelklick auf die gewünschte Workflow-Dokument-Definition können
Sie einen neuen Workflow in dem WF-Hauptarchiv anlegen.
- 533 -
- 534 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Abb. 37.21: „Workflow-Assistent: Neue Verbindung“: Durch Doppelklick auf die gewünschte Workflow-Dokument-Definition können Sie einen neuen Workflow anlegen.
Ist der gewählten Workflow-Dokument-Definition kein Workflow-Typ hinterlegt,
startet der Dialog „Workflow zuweisen“. Über das Kombinationslistenfeld
„Workflow-Typ“ können Sie den gewünschten Workflow-Typ auswählen.
Abb. 37.22: Dialog „Workflow zuweisen“: Auswahl
des WF-Typs und der zugeordneten Benutzergruppe
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Mit Hilfe des Schalters „Wählen“ können Sie den Dialog zum Auswählen der
Benutzer und Benutzergruppen starten. Bestätigen Sie anschließend Ihre
Workflow-Zuweisung über die Schaltfläche „Zuweisen“. Durch das Abspeichern des Workflow-Datensatzes wird der Workflow gestartet und automatisch
mit dem noch zu archivierenden Dokument verknüpft.
Abb. 37.23: WF-Hauptarchiv: Starten des Workflows durch Klicken auf „Speichern“
- 535 -
- 536 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Nach dem Start des Workflows gelangen Sie automatisch zurück ins Dokumentenarchiv. Editieren Sie gegebenenfalls abschließend die Profildaten des Dokuments und speichern Sie das Dokument ab.
Abb. 37.24: Dokument-Archiv: Speichern des Dokuments mit Profildaten
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
37.5.2
37.5.2.1
Ausgangspunkt WF-Archiv
WF-Archiv: Dokument-Definition mit WF-TypVorbelegung
Durch Auswahl der gewünschten „Dokument-Definition“ über den DokumentAssistenten gelangen Sie automatisch in die Neueingabe des WF-Hauptarchiv
s. Wählen Sie dann aus dem ebenfalls automatisch angezeigten Dialog „Workflow“ die zuständigen Benutzer bzw. Benutzergruppen aus und starten Sie den
Workflow durch Speichern des Workflow-Datensatzes.
Abb. 37.25:
Workflow-Start: Manuelle
Zuweisung einer Benutzergruppe
Abb. 37.26: WF-Hauptarchiv : Starten des Workflows durch
Klicken auf „Speichern“
- 537 -
- 538 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
37.5.2.2
WF-Archiv: Dokument-Definition ohne WF-TypVorbelegung
In diesem Fall wird nach Auswahl der „Dokument-Definition“ im „DokumentAssistenten“ zuerst der Dialog „Workflow zuweisen“ gestartet. Wählen Sie in
diesem Dialog den Workflow-Typ und eine Benutzergruppe und starten Sie abschließend den Workflow durch Speichern des Workflow-Datensatzes.
Abb. 37.27: Dialog „Workflow zuweisen“: Auswahl des WorkflowTyps und der zugeordneten Benutzergruppe
Abb. 37.28: WF-Hauptarchiv : Starten des Workflows durch
Klicken auf „Speichern
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
37.5.2.3
WF-Archiv, manuelles Erzeugen von WFSchritten
Dieses Beispiel zeigt die Vorgehensweise für das Starten eines benutzerdefinierten Workflows, der nicht auf einem vordefinierten Workflow-Typ basiert.
Klicken Sie im WF-Hauptarchiv auf das Symbol „Neueingabe“. Beenden Sie
den automatisch angezeigten Dialog „Workflow zuweisen“ mit „Abbrechen“.
Abb. 37.29: Dialog „Workflow zuweisen“: Schließen
Sie diesen Dialog mit „Abbrechen“, wenn Sie keinen
vordefinierten WF-Typ zuweisen möchten.
Starten Sie zur Erstellung eines benutzerdefinierten Workflows den WorkflowManager.
- 539 -
- 540 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Abb. 37.30: WF-Hauptarchiv : Erstellen eines benutzerdefinierten Workflows
Durch Klick mit der rechten Maustaste auf die Linie zwischen Start und Ende
öffnen Sie das Kontext-Menü des Workflow-Managers. Hier wählen Sie den
Menüpunkt „Workflowschritt einfügen“, um den Dialog „Definition Workflowschritt“ zu öffnen.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Abb. 37.31: Dialog „Definition Workflowschritt": Deaktivieren Sie den Schalter „Vorlage“,
um einen benutzerdefinierten Workflow zu erstellen.
Deaktivieren Sie nun den Schalter „Vorlage“: Der Dialog ändert sich dahingehend, daß anstelle von Fristen explizite Termine vorgegeben werden können.
Beginnen Sie mit der Definition des Workflow-Schritts, indem Sie in das Feld
"Betreff" den Namen Ihres Workflows eintragen.
- 541 -
- 542 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Abb. 37.32: Dialog „Definition Workflowschritt“: Erstellung eines benutzerdefinierten Workflows
Über den Schalter „Wählen“ öffnen Sie den Dialog „Workflow“ zum Auswählen
der Benutzer und Benutzergruppen.
Abb. 37.33: Dialog „Workflow“: Zuweisung der zuständigen Benutzer bzw. Gruppen
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Anschließend können Sie Ihre Termine und die Priorität festlegen. Die restlichen
Felder des Dialogs können optional gefüllt werden.
Abb. 37.34: Eigenschaften eines benutzerdefinierten Workflows
Legen Sie den Workflow-Schritt über die Schaltfläche „Übernehmen“ an. Sie
können nun nach der gleichen Vorgehensweise weitere Workflow-Schritte definieren, oder über Speichern des Workflow-Datensatzes den Workflow starten.
Abb. 37.35: WF-Hauptarchiv : Starten des Workflows durch
Klicken auf „Speichern"
- 543 -
- 544 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
37.6
Dokument für laufenden WF erstellen
Um einem laufenden Workflow ein Dokument zuzuweisen wird zunächst der
zu bearbeitende Workflow-Schritt geladen.
Abb. 37.36: WF-Hauptarchiv: Symbol „Dokument-Assistent“ zur Zuweisung eines neuen
Dokuments an den geöffneten Workflow-Datensatz
Starten Sie den Dokument-Assistent über das gleichnamige Symbol.
Hinweis
Laufenden Workflows können grundsätzlich nur von den jeweils zuständigen Bearbeitern Dokumente zugewiesen werden.
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Abb. 37.37: Dokument-Assistent: Auswahl der „Dokument-Definition“
Durch Doppelklick auf das gewünschte Symbol im Dokument-Assistent wird
automatisch die Neueingabemaske des entsprechenden Dokumenten-Archivs
geöffnet.
Abb. 37.38: Dokument-Archiv: Neueingabe-Maske zur Erfassung des WorkflowDokuments
- 545 -
- 546 -
Teil 5: Dr.DOC-Workflow-Modul: 37. WF-Anwender-Sicht
Über den ebenfalls automatisch geöffneten Dialog „Dateiarchivierung“ können
Sie das zu archivierende Dokument auswählen. Nachdem Sie das zu archivierende Dokument ausgewählt und die Profildaten eingegeben haben, können Sie
das Dokument mit Hilfe des Befehls „Datensatz speichern“ ablegen. Sie können
nun dem Workflow noch weitere Dokumente zuweisen, oder über einen Klick
auf das „Stop“-Symbol zum Workflow-Datensatz zurückkehren.
Abb. 37.39: WF-Hauptarchiv: Über das Symbol „Dokument anzeigen“ können Sie die mit
dem Workflow verbundenen Dokumente anzeigen lassen.
Über einen Klick auf des „Dokument anzeigen-Symbol“ können Sie sich die mit
dem Workflow verbundenen Dokumente anzeigen lassen.
Abb. 37.40: Anzeige der Workflow-Dokument-Liste: Durch Doppelklick auf ein Dokument
in der Liste können Sie dieses anzeigen lassen.
- 547 -
ANHANG
Glossar
Fehlermeldungen
Index
- 548 -
Anhang: Glossar
GLOSSAR
Im Folgenden werden die im Buch benutzten Fachbegriffe kurz erläutert. Querverweise auf andere Begriffe innerhalb des Glossars sind mit einem Pfeil → gekennzeichnet.
ADF
Automatic Document Feeder: automatischer Dokumenteneinzug bei Scannern
und Kopierern.
Archiv
Unter dem Begriff Archiv ist der Datenbestand einer Archivierungslösung zu verstehen, zum Beispiel eine Schriftgutsammlung, und das jeweils verfügbare Vorgangsbearbeitungspotential, zum Beispiel die Schnittstelle zu einer Textverarbeitung.
ASCII
American Standard Code for Information Interchange: Codierung von Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen in →CI-Dokumenten.
Auflösung
Scann- bzw. Druckqualität eines Dokumentes, die in dpi (dots per inch: Bildpunkte pro Maßeinheit) angegeben wird.
Bit
Kleinste Informationseinheit im Rechner, die den Wert 0 oder den Wert 1 hat.
Acht Bits werden als →Byte bezeichnet.
BMP
Bitmap-Picture: Grafikformat unter Windows und OS/2 für 1, 4, 8 und 24 →Bit
Farbtiefe.
Anhang: Glossar
Byte
Folge von 8 zusammengehörigen Bits. Folgende weitere Einheiten sind üblich:
Kilobyte
Megabyte
Gigabyte
Terabyte
1 KB =
1 MB =
1 GB =
1 TB =
1024 Bytes
1024 KB
1024 MB
1024 GB
210 Bytes
220 Bytes
230 Bytes
240 Bytes
CAD
Computer Aided Design: Software für Konstruktionszeichnungen.
CD-ROM
Compact Disc Read Only Memory: Optischer Datenspeicher für den PC. Die
Daten können vom Anwender nur gelesen, nicht verändert werden.
→WORM
Cl
Coded Information: Buchstaben, Ziffern, Zeichnungen etc. werden in codierter
Form gespeichert (zum Beispiel Textverarbeitungsdokumente, →CAD-Zeichnungen, Tabellenkalkulationsdokumente) und können so vom Computer gelesen werden.
→NCI
Client/Server
Eine besondere Art Netzbetrieb, die vollparalleles Arbeiten ermöglicht. Erläuterungen und Empfehlungen zu verschiedenen Einsatzmöglichkeiten enthält das
Installations-Kapitel.
Datensatz
Abgespeicherte → Profildaten mit oder ohne Dokument. Ein →Archiv besteht
aus einer bestimmten Anzahl von Datensätzen.
DDE
Dynamic Data Exchange: Schnittstelle zum Austausch von Daten zwischen verschiedenen Anwendungsprogrammen.
Dekomprimierung
Umkehrung der →Komprimierung, zum Beispiel beim Wiederaufruf von komprimierten archivierten Dokumenten.
- 549 -
- 550 -
Anhang: Glossar
Digitalisierung
Umwandlung eines Papierdokuments in eine computerlesbare Form.
→Scanner
Dokument
→CI/NCI-Datei
dpi
dots per inch: →optische Auflösung digitaler Bilder
Image
Abbild eines Dokumentes, das zum Beispiel eingescannt und als →NCI-Dokument abgelegt wird.
Index
Als Binärbaum aufgebaute, alphabetische Begriffsliste, die einen sekundenschnellen Zugriff bei der Suche ermöglicht.
JPEG
Joint Photographic Experts Group: Komprimierungsstandard zur Reduzierung
des Speicherbedarfs von Bildern.
Jukebox
Jukeboxen sind Aufbewahrungs- und Verwaltungsort für optische Speichermedien.
Komprimierung
Reduzierung des Datenvolumens eines zu archivierenden NCI- oder CI-Dokumentes.
→Dekomprimierung
MO, MOD
Magneto Optical Disc: magneto-optische Speicherplatten, die im Gegensatz zu
→WORM-Platten vom Anwender mehrfach beschrieben und wieder gelöscht
werden können.
Multimedia
Kombination von Text, Grafik, Video und Audio am Computer.
Anhang: Glossar
NCI
Non Coded Information: Abspeicherung von Dokumenten als →Image
(Bilddokument). Von Computern nicht interpretierbar (zum Beispiel als Image
eingescannter Brief).
→CI
OCR
Optical Character Recognition: Umwandlung von Bildinformationen (NCI-Dokument) in comuterinterpretierbare Textinformation (CI-Dokument). "Schwarze
Punkte" werden umgesetzt in die Bedeutung des einzelnen Zeichens.
PCX
PC-Paintbrush-Pixel-Format zur Unterstützung von 1, 4, 8 und 24 →Bit Farbtiefe.
Profildaten
Beschreibungsteil eines Datensatzes, in dem meist Ordnungsmerkmale wie
zum Beispiel Aktenzeichen, Betreff, Sachbearbeiter etc. zum leichten Wiederfinden des Dokumentes eingetragen werden.
Scanner
Elektronischer Kopierer, der das erfaßte Bild nicht auf Papier, sondern digital als
→Image zur Verfügung stellt.
→NCI
Schlagwort
Suchbegriffe zu einem Dokument, die dessen Inhalt beschreiben.
Thesaurus
"Wörterbuch" der möglichen Einträge in →Profildaten-Felder, auf das der Benutzer jederzeit zurückgreifen kann.
TlFF
Tagged Image File Format: Format von Bitmap-Dateien. Unterstützt wird 1, 4, 8,
24 und 32 Bit Farbtiefe. Dieses Format hat zahlreiche komprimierende Varianten.
Trefferliste
Ergebnis eines Recherchevorgangs in einem DMS.
- 551 -
- 552 -
Anhang: Glossar
Volltextsuche
Suche in einem fortlaufenden Text, der nicht strukturiert ist.
Wildcard
Platzhalter (Joker) für nicht näher bestimmte Zeichen bei einer Suche.
Workflow
Automatische Steuerung von Dokumenten bzw. Vorgängen.
WORM
Write Once, Read Many: vom Anwender einmal beschreibbare optische Speicherplatten (CDs), die beliebig oft wieder gelesen werden können.
Anhang: Fehlermeldungen
FEHLERMELDUNGEN
dateiname konnte nicht geladen werden:
Fehler: Bei Dokument/Neu wurde eine Datei gewählt, die nicht zum Programmlink paßt (z.B. Word-Datei zu Link Intern).
Vorgehen: Im Hauptmenü Menüpunkt "Einstellungen/Dok.Verbindung" aufrufen
und die Angaben berichtigen.
Benutzer xxx hat bereits Zugriff auf Archiv:
Fehler: Bei der Benutzeranmeldung wurde ein Benutzer mit Paßwort gewählt,
der bereits auf das betreffenden Archiv Zugriff hat.
Vorgehen: Versuchen Sie den Zugriff auf das Archiv mit einem anderen Ihnen
bekannten Benutzernamen.
Wenn ein Benutzer bei nicht ordnungsgemäßem Verlassen des Programms
registriert geblieben ist und deshalb die Meldung erscheint, kann eine erneute
Registrierung erfolgen. Beachten Sie aber, daß Sie eine erneute Registrierung
nur bestätigen, wenn wirklich sichergestellt ist, daß niemand mit diesem Benutzernamen arbeitet.
Benutzer hat kein Zugriffsrecht:
Fehler: Bei der Benutzeranmeldung wurde ein falscher Benutzername eingegeben.
Vorgehen: Korrigieren Sie die Eingabe und achten Sie auf Groß-/Kleinschreibung.
Es kann auch sein, daß der angegebene Benutzer auf das betreffende Archiv
keinen Zugriff hat. Für welches Archiv die Abfrage erfolgt, entnehmen Sie der
Kopfzeile des Dialogs.
Bitte Speicher erhöhen oder Auflösung verringern:
Fehler: Bei der Neuarchivierung einer Bilddatei sind Speicherprobleme aufgetreten.
Vorgehen: Kontrollieren, ob genügend freier Speicherplatz zur Verfügung steht
und gegebenenfalls diesen erhöhen, und/oder das Bilddokument mit geringerer
Auflösung (dpi) scannen.
- 553 -
- 554 -
Anhang: Fehlermeldungen
Bitte Ziel-Verzeichnis angeben:
Fehler: Bei Installation wurde kein Verzeichnis eingegeben, in das kopiert werden soll.
Vorgehen: Befehl nochmals vollständig eingeben mit Zielverzeichnis.
Datumsfelder nur zur Fristenberechnung zugelassen:
Fehler: Ein Datumsfeld wurde innerhalb der Rechendefinition als Ergebnisfeld
definiert, ohne daß die Berechnung mit einem Fristenfeld erfolgt.
Vorgehen: Rufen Sie den Menüpunkt "Einstellungen/Rechendefinition..." auf
und korrigieren Sie die Eingabe. Wenn ein Datumsfeld Ergebnisfeld ist, muss
eines der beiden Rechenfelder ein Fristenfeld sein.
Datei daten.bmp nicht vorhanden:
Fehler: Bei der Datenübergabe wurde auch die Übernahme von Dokumentseiten veranlaßt. Die gewählte Vorlage enthält aber keinen Platzhalter für das
Einspielen von Dokumenten.
Vorgehen: Für das Einspielen von Dokumenten muss in der Vorlage an der gewünschten Stelle der Platzhalter **Grafik** vorhanden sein. Fügen Sie diesen
manuell oder automatisch mit der Tastenkombination [Strg+Shift+0] ein.
Datei kann nicht geöffnet werden:
Fehler: Kann z.B. nach OCR mit Fremdprogramm auftreten, wenn die Datei
nicht im lokalen Arbeitsverzeichnis abgelegt wurde.
Vorgehen: Archivieren Sie die Datei manuell: Rufen Sie den Befehl
"Dokument/Neu" auf und suchen Sie die Datei in dem Verzeichnis, in dem Sie
sie abgelegt haben. Grundsätzlich steht das Verzeichnis und der Dateiname,
den Dr.DOC für die automatische Archivierung benötigt, in der Kopfzeile des
Neueingabe-Dialogs.
Datensatz gesperrt:
Fehler: Ein Datensatz wurde nicht ordnungsgemäß geschlossen und ist nun
zum Bearbeiten gesperrt.
Vorgehen: Rufen Sie im Menüpunkt "Organisation/Archiv reorganisieren" die
Option "Datensatzsperre aufheben" auf.
Anhang: Fehlermeldungen
Dbase-Datei ...dbf läßt sich nicht öffnen:
Fehler: Bei Import von Dbase-Daten wurde eine Datei angegeben, die das
Programm nicht finden kann.
Vorgehen: Eingabe kontrollieren und korrigieren.
Die Felder dieser dbase-Datei sind mit der eingestellten Importauswahl
unverträglich:
Fehler: Die Meldung kann beim dbase-Import auftreten.
Vorgehen: Überprüfen Sie sämtliche Felder des Archivs und der dbase-Datei
auf gleichartige Datentypen und Feldtypen. Bei manchen früheren dbase-Versionen kann die Meldung unter Umständen an nicht zu importierenden MemoFeldern liegen. Versuchen Sie in diesem Fall, die dbase-Datei zunächst in ein
anderes Programm zu laden. Wenn dies möglich ist (inkl. Memofelder), speichern Sie sie als ASCII- oder ANSI-Datei ab und importieren Sie sie in das Archiv per ASCII/ANSI-Import. Wenn auch hier keine Abhilfe zu finden ist, können
Sie alle Felder außer den Memo-Feldern importieren.
Dubletten nicht zugelassen:
Fehler: Es wurde festgelegt, daß eine Eingabedublettenprüfung durchgeführt
werden soll. Bei der Neueingabe wurden nun Einträge vorgenommen, die
bereits in einem vorhandenen Datensatz existieren bzw. ein Datensatz wurde
dupliziert.
Vorgehen: Eintrag der Neueingabe verändern, Feldauswahl für Eingabedublettenprüfung kontrollieren und gegebenenfalls verändern oder festlegen, daß
keine Dublettenprüfung durchgeführt werden soll.
Einträge im Datensatz entsprechen nicht den Thesaurus-Vorgaben:
Fehler: Bei der Neueingabe wurde in ein Feld manuell ein Eintrag vorgenommen, der im Thesaurus nicht vorhanden ist. Die Meldung tritt nur auf, wenn im
Menüpunkt "Einstellungen/Thesaurusdefinition..." die Option Automatische Prüfung mit Thesaurus aktiviert ist.
Vorgehen: Wenn Sie nicht wissen, welche Einträge vom Thesaurus zugelassen
werden, geben Sie in das entsprechende Feld ein * ein und aktivieren den Befehl "Thesaurus".
- 555 -
- 556 -
Anhang: Fehlermeldungen
Es wurden mehr als .. Zeichen ausgewählt:
Fehler: Bei Feldauswahl für Auswahlliste bzw. Spaltendruck wurde keine Zeichenanzahl eingegeben bzw. eine zu große.
Vorgehen: Eingabe überprüfen: höchstens 253 Zeichen inklusive Leerzeichen
zwischen den Spalten sind zugelassen.
Falscher Datentyp oder Formatfehler:
Fehler: Eingabe stimmt in bestimmtem Feld nicht mit Vorbelegung des Datentyps als Datum oder Ziffer überein.
Vorgehen: Eingabe kontrollieren und korrigieren. Falls wiederholte Fehlermeldung auftritt, überprüfen, ob sich nicht möglicherweise ein Autofeld-Eintrag mit
einer Datentypbelegung widerspricht.
Fehler in Scannerparameter:
Fehler: Die gewählte Einstellung im Scanner-Setup paßt nicht zum Scanner.
Vorgehen: Die Meldung kann z.B. auftreten, wenn bei einem A4-Scanner
"Papierformat A4, Querformat" angewählt wird. Manche Scannertreiber produzieren diese Meldung auch, wenn für die gewählte Einstellung inkl. Auflösung zu
wenig Speicher vorhanden ist.
Fehler bei Feldauswahl:
Fehler: Bei Sortierfeld-Auswahl oder Druckfeld-Auswahl wurde in Feldnumerierung ein Fehler gemacht.
Vorgehen: Eingabe kontrollieren. Darauf achten, daß bei mehreren Karteikarten
die Felder durchlaufend numeriert sind.
Fehler beim Scannen:
Fehler: Der Import von Bilddokumenten über einen Scanner wurde versucht,
ohne daß eine korrekte Verbindung zum Scanner bestand.
Vorgehen: Scanneranschluß kontrollieren.
Anhang: Fehlermeldungen
Fehler beim Speichern - Bitte Pfade überprüfen:
Fehler: Beim Neueinrichten bzw. Ändern eines Archivs wurden falsche bzw.
nicht vorhandene Verzeichnispfade angegeben.
Vorgehen: Eingabe kontrollieren. Gegebenenfalls kontrollieren, ob die angegebenen Verzeichnisse wirklich existieren.
Feld ... auf Seite ... ist ein Datumsfeld:
Fehler: In einer Eingabemaske wurde ein Feld mit Datentyp Datum belegt. In
dieses Feld erfolgte nun ein Eintrag, der diesem Datentyp nicht entspricht.
Vorgehen: Eingabe kontrollieren und korrigieren. Beachten Sie die verschiedenen gültigen Eingabemöglichkeiten für Datum im Kapitel DATENTYPEN.
Der Fehler kann auch auftreten, wenn ein Datumsfeld als Ergebnisfeld einer
normalen Berechnung definiert ist (Datumsfeld nur möglich für Fristenberechnung).
Für Ausschnittsrahmen .. kein Barcode gefunden:
Fehler: Barcode-Erkennung ist aktiviert, aber kein passender Rahmen vorhanden.
Vorgehen: Möglicherweise ist der Rahmen zu klein - setzen Sie ihn großzügig
neu und versuchen Sie erneut.
Für dieses Feld ist kein Thesaurus angegeben:
Fehler: Im Bearbeiten- oder Neueingabemodus wurde der Befehl Thesaurus
angewählt. Dabei steht der Cursor in einem Feld, für das kein Thesaurus definiert ist.
Vorgehen: Zur Übernahme von Thesaurus-Einträgen müssen im betreffenden
Feld im Menüpunkt "Einstellungen/Thesaurusdefinition... " Pfad und Name
sowie die Verbindungsfelder und Importfelder angegeben sein. Beachten Sie
dazu das Kapitel 21. THESAURUS ERSTELLEN.
Hilfe pfad/name konnte nicht gestartet werden:
Fehler: Mehrere Möglichkeiten:
1. Das Programm wurde gestartet, ohne daß im bei der Installation angegebenen Pfad mit Unterverzeichnis \HILFE die Standardhilfe vorhanden ist. Dabei
wurde auch beim Start des Archivs keine andere Hilfe angegeben.
2. Das Programm wurde mit Angabe einer Hilfe gestartet, die nicht verfügbar ist.
- 557 -
- 558 -
Anhang: Fehlermeldungen
Vorgehen: Grundsätzlich versucht Dr.DOC immer, die Standardhilfe im bei der
Installation angegebenen Pfad mit Unterverzeichnis \hilfe zu starten. Ausnahme: Das Archiv wurde zusammen mit einer speziellen Hilfe aufgerufen.
Kontrollieren Sie, ob bei Verwendung der Standardhilfe diese im bei der Installation angegebenen Pfad mit Unterverzeichnis \hilfe vorhanden ist und installieren Sie diese gegebenenfalls neu (von der Installationsdiskette; nicht aus
anderen Verzeichnissen kopieren!). Oder: Rufen Sie das Programm entsprechend den Hinweisen im Kapitel 8.1 STARTEN gleich mit einer bestimmten Hilfe
auf.
Beachten Sie grundsätzlich, daß neue Hilfen nur über den Menüpunkt "Hilfe
wählen" angelegt werden, da bei anderen Kopiermöglichkeiten Pfadangaben
falsch übernommen werden!
Ihre Netzwerklizenz gilt nur für ... Benutzer:
Fehler: Es wurde versucht, mit mehr Benutzern als zulässig gleichzeitig an verschiedenen Arbeitsplätzen das Programm aufzurufen.
Vorgehen: Die Maximalanzahl der gleichzeitig zugelassenen Benutzer Ihrer
Programmlizenz entnehmen Sie dem Menüpunkt "Hilfe/Info über Dr.DOC".
Kein Thesauruseintrag für Feld ... gefunden:
Fehler: Die "automatische Übernahme" aus dem Thesaurus ist für ein oder
mehrere Felder definiert. Beim Speichern des Datensatzes konnte das Programm keinen passenden Eintrag finden.
Vorgehen: Einträge in den entsprechenden Feldern überprüfen. Achtung: "Kein
Eintrag" gilt als "falscher Eintrag"!
Konnte Maske nicht öffnen:
Fehler: Das Programm versucht, eine Maske zu finden, die noch nicht aktiviert
ist.
Vorgehen: Wählen Sie den Befehl "Maske wählen" aus dem Menü
"Einstellungen", um die gewünschte Maske zu aktivieren.
Anhang: Fehlermeldungen
Kann pfad\dokument.erw nicht öffnen:
Fehler: Der Befehl "Dokumente" wurde aktiviert und das Fremdprogramm mit
dem Dokument gestartet. Dieses Dokument wurde nicht geschlossen. Beim
nächsten Datensatz, in dem ein Dokument mit dem selben Fremdprogramm
aufgerufen werden soll, entsteht diese Fehlermeldung.
Vorgehen: Dokumente werden beim Aufruf über ein Fremdprogramm immer
als dokument.erw aufgerufen (erw steht für die jeweilige für das Programm
definierte Namenserweiterung). Diese Datei muss zuvor geschlossen werden,
wenn ein weiteres Dokument mit diesem Fremdprogramm aufgerufen werden
soll. Wechseln Sie mit [Alt+Tab] in das Fremdprogramm (in Dr.DOC bleiben
Sie in der Bearbeiten-Ansicht) und schließen Sie die Datei (das Programm
selbst muss nicht beendet werden).
Kann Quelldatei nicht öffnen (Import):
Fehler: Bei Import einer ASCII/ANSI-Datei wurde eine Datei angegeben, die
das Programm nicht finden kann.
Vorgehen: Eingabe kontrollieren und korrigieren.
Kein Speicher:
Fehler: Die OCR-Bearbeitung konnte nicht durchgeführt werden.
Vorgehen: Diese Meldung kann nach versuchter OCR-Bearbeitung auftreten
und bedeutet, daß die OCR-Software gar nichts erkennen konnte. Ändern Sie
die Einstellungen und versuchen Sie es erneut.
Paßwort falsch:
Fehler: Bei der Benutzeranmeldung wurde ein falsches oder nicht zum aktuell
angezeigten Benutzer gehöriges Paßwort eingegeben.
Vorgehen: Die Eingabe des Paßwortes wird am Bildschirm verschlüsselt dargestellt. Den offensichtlich falschen Eintrag also löschen, neue Eingabe versuchen. Darauf achten, daß das Programm Groß-/Kleinschreibung berücksichtigt.
- 559 -
- 560 -
Anhang: Fehlermeldungen
Suchbegriff nicht gefunden:
Fehler: Es wurde mit den Suchfunktionen ein Begriff gesucht, der in den Daten
nicht vorhanden ist oder es wurden bei der Eingabe von logischen Verbindungen bzw. Grenzdaten Fehler gemacht.
Vorgehen: Eingabe kontrollieren und gegebenenfalls verbessern. Überprüfen
Sie gegebenenfalls auch die Groß-/Kleinschreibungs-Option.
Thesauruseintrag nicht eindeutig:
Fehler: Die Optionen Thesaurusprüfung und Automatische Übernahme vom
Thesaurus sind aktiviert. In ein Feld, das mit einem Thesaurus verknüpft ist,
wurde nichts oder ein mehrdeutiger Suchbegriff eingegeben.
Vorgehen: Wenn eine automatische Übernahme vom Thesaurus erfolgen soll,
muss der vorherige Eintrag in das Feld eindeutig einem einzigen Thesauruseintrag zuzuordnen sein.
Index
INDEX
Vorüberlegungen 264
Ä
wählen 62, 94, 95, 115, 128
Ändern 226
Änderungsprotokoll 270, 301, 307, 335, 343
Änderungsverwaltung 269, 342, 355
Archiv einrichten
Vorgehensweise 266
archiv.doc (Word) 250
Archivdateien 299
A
Pfadangaben 304
Anbindung
Archiv-Server
andere Applikationen 78
Hardware 32
Bild-Datei 83
Installation 42
Scanner 86
ASCII (Tabelle) 408
Word 79
ASCII-Datei
Anmerkungen (Dokument) 231
Ansicht
Menüpunkt 89
ANSI-Datei
Export 411
Import 141, 404
Arbeitsmodus 225, 301, 307, 338
Archiv
Export 411
Import 141, 404
ASCII-Import
Automatischer Server-ASCII-Import
426
Auflösung 177, 553
Ausgabe
Dublettenprüfung 202, 372
Archivparameter editieren... 298
Ausgabedublettenprüfung 207, 211
Begriff 19
Ausschnitt setzen 223
einrichten 453
Auswahl (Datentyp) 274
löschen 453
Auswahlliste 219, 337
neu erstellen 267
Feldauswahl 201, 368
neu in Ben.verw. 331
max. Anzahl der Einträge 301, 306
Pfadangaben ändern 303
Schalter als Spalte 296
Pfadangaben einstellen 303
Pfade einrichten 298, 434
Sortierung 201
Autofeld 147, 164, 355, 556
Rechte 334
Automatischer Eintrag 359
reorganisieren 446
bedingt 356
rücksetzen 453
Besonderheiten 355
schließen 110
Dateiname 359
sichern 446, 448
Nummerngenerator 356
Struktur kopieren 453
Veränderbarer Nummerngenerator 357
Übersicht 446
Auto-Link 148
verbinden 398
Automatischer Eintrag (Autofeld) 359
- 561 -
- 562 -
Index
B
öffnen 323
wählen 95
Barcode
Dokumententrenner 147, 165
Berechnung
Definition 360
Erkennung 166
unterstützte 166
Berechnungen
Frist 353
Benutzer
Statistik 257
ändern 328
anmelden automatisch 329
Bereichsdatentyp 209, 353
Archiv zuordnen 333
Bereichsuche 209

Dr.DOC 313
Besitzer
Autofeld 355
Info bei C/S 330
neu 324
Betriebssystem 32
PUBLIC 313
Bezeichner (Begriff) 271
Rechte 334
Bild (Feldtyp) 296
Benutzer (Autofeld) 355
Bilddokument Preview 296
Benutzer Anmeldung
Bildschirmaufbau 99
Änderung 318
Blättern
in Auswahlliste 219
Neu 317
NT-Anmeldename 317
Brief schreiben 70
mit Briefvorlagen 71
Benutzergruppe
ändern 328
brief.txt 384
Archiv zuordnen 333
neu 324
C
Rechte 334
CD-ROM
Benutzermanager 96, 112, 313, 336
Workflow-Konfiguration 477
Benutzer-Manager
Erstellen der Rollen 482
Neue Benutzergruppen anlegen 480
Rollen 478
Dokument verlagern 450
Recherchearchiv 443
CI-Archiv 299, 304
Client
Installation 44
Client/Server 33
Workflow-Gruppen 478
Archiv neu anlegen 268
Workflow-Objekte 478
Archiv wählen 128
Zuordnung der Rollen 484
Archivumwandlung 436
Benutzerverwaltung 94, 112, 225, 313
Begriff 19
Archiv einrichten 301, 307
Clientparameter 308
Archiv eintragen 331
in lokales Archiv 442
Eigenschaften 323
Installation 38
Kurzanleitung 316
Kommunikationspfad 306
löschen 323
Pfadangaben 268, 303
neu 322
Server-Programm 93, 110, 263, 438
Index
Systembetreuer 263
ändern 65, 225, 226, 269, 342
temporäres Verzeichnis 309
Ansicht 65
Clientparameter 308
Anzahl (Info) 446
COLD
Begriff 19
Ansichts-ini-Datei 420
Berechtigungen 269
Importdefinition 423
duplizieren 142
Link einstellen 421
Erfasser 341
Server einrichten 418
gesperrt 554
Spooldaten importieren 424
Karteikartendruck 244, 372
Spool-Import.ini-Datei 418
kopieren 142
Übersicht 416
löschen 225, 226, 228, 453
Containergröße
Neueingabe 134
C/S Archive 305
Spaltendruck 371
lokale Archive 300
Zusatz-Info 259
Containerpool
C/S Archive 305
lokale Archive 300
ContentType (Feld) 272
Datensätze
reorganisieren 446
Datensatz-Rechte 334
Datentyp 351, 410, 556, 557
Bereich 209, 353
D
Datum 351
Datei
Datum/Uhrzeit 352
archivieren 155
Frist 353
Import 153
Gliederung 354
Dateiarchivierung
Quelldatei löschen 302, 308
Dateiname (Autofeld) 355, 359
Währung 352
Datentypen 274
Datenübergabe
Datei-Pärchen 426
an Word 70
Daten eingeben 134
Archivierung 250, 300, 305
daten.txt (Winword) 384
bei Neueingabe 144
Datenaustausch 402
Definition 247
COLD 416
Datenbankeinstellungen 276, 349
Übersicht 276
Datenbankfelder
definieren 271
Dokument einspielen 249
Feldauswahl 386
Makro installieren 385
Makrobeschreibung 390
Verbindung 149
Datenbankfeldname 271
Verbindung mit Winword 250
Datenbank-Replikation
Vorbereitungen 384
pt.ini Einstellungen 432
Datenbank-Replikationen 428
Datensatz
Vorlage 305, 384
Datenübergabe -Archivierung 157, 300,
305, 365
- 563 -
- 564 -
Index
Datenübergaben
Vorlage 300
Datum
Quelle 151, 155, 162
Redlining 231
reorganisieren 447
Autofeld 355
sperren 340
Suchen 207, 212
sperren 238
Datum (Datentyp) 274, 351
splitten (Kleinbild) 296
Datum und Uhrzeit (Datentyp) 351
Stapelverarbeitung 146, 163
Datumsbereich (Datentyp) 351
Verbindung 145, 148, 154, 163, 220
Dbase
verlagern 450
Export 414
Import 409, 555
Versionsverwaltung 270
Zoom 223
DDE 150
Dokument Ablage 235
Deinstallation 456
Dokument-Assistent
Dok.Quelle
Datei 155
Fremdprogramm 155
OCR-Scanner 162
Dokument
Dokument für laufenden Workflow 544
Workflow-Definitionen 497
Dokument-Definition
Dokumentarchiv 498
erstellen von 501
ändern 229
ohne Workflowtyp Belegung 533
anhängen 234
WF-Hauptarchiv 499
Anmerkungen hinzufügen 231
Workflowtyp Vorbelegung 530
Ansicht 220, 222
Dokumenten-Quelle 171
Ansicht (Meldung) 347
Dongle 41
archivieren 145
Dr.DOC
Ausschnitt setzen 223
beenden 110
Begriff 19
Bildschirmaufbau 99
drehen 223
Datenformat 403
drucken 246
deinstallieren 456
Email 253
Desktop 57
erweitern 234
Installation 33
Export 255
Menüstruktur 98
freigeben 238, 340
Neues 50
Großbild 221, 223
Philosophie 22
Import 233
rechtlicher 29
Kleinbild 221, 222
starten 93
Komprimierung 178
Link 145, 148, 154
löschen 233
von Festplatte entfernen 456
Dr.DOC -Archive
Übersicht 90
NCI 148
DRDOC (Benutzer) 313
Preview 221, 222
DrDocTv (Makro) 384
Index
Druckbild(Text-Typ) 181
Einzeiliges Feld (Feldtyp) 292
Drucken
Einzelplatz 33
auf Datei 241
Installation 34
bei Neueingabe 144
Einzelschlüssel 362
Dokument 245
Einzeltext 249
Feldauswahl 242, 371
Elemente
Feldinhalt 243
editieren 290
Karteikarte 244
einfügen 286
Karteikartendruck 372
löschen 290
Papiervorschub 372
Email 253
Profildaten 240
Endlosfeld 134
Redlining 232, 246
Endlosfeld (Feldtyp) 293
Spaltendruck 242
Erfasser (Feld) 341
Statistik 258
Export
Teilselektion 241
ANSI 144, 411
Drucker
ASCII 144, 411
einrichten 239
bei Neueingabe 144
unterstützte 32
Dbase 414
DTC-Optionen 177
Dokument 255
Dublettenprüfung 202, 207, 211, 363, 372,
Feldauswahl 411, 414
555
Eingabe 143
Zahlenfeld 414
Extension (Feld) 272
Dublettenschlüssel 362
F
E
Fehlertolerante Suche 206
Eingabe
Dublettenprüfung 363
Eingabedublettenprüfung 143, 555
Eingabefeld
Inhalt löschen 302, 307
Eingabemaske
Feld
Begriff 19
Inhalt löschen 139
Feldauswahl
Spaltendruck 242, 371
Feldauswahl
drucken 372
Ausgabedublettenprüfung 202
Inhalt löschen 363
Auswahlliste 201, 368, 556
Eingrenzende Suche 200, 203
Autofelder 355
Einstellungen
Datenexport 411
Auflösung 177
Datentyp 351
DTC-Optionen 177
Datenübergabe 386
IPC-Optionen 177
Datenübergabe-Archivierung 365
Schwellwerterkennung 177
Dbase-Export 414
Einzeiliges Feld 134
Einstellungen 276
- 565 -
- 566 -
Index
Feldeinträge erhalten 363
H
Import 409
Handbuch
Schlüsselfelder 361
Sortierung 201, 370, 556
Informationen 16
Hilfe 108
Spaltendruck 371, 556
ändern 455
Überschriften 369
archivspezifisch 109
Feldauswahl für
erstellen 454
Suchvorlage 212, 367
Index 109
Feldeintrag erhalten 139, 363
Kontexthilfe 108
Feld-Rechte 334, 341
reorganisieren 447
Feldsuche 200, 208
Themen 109
Bereich relativ zum Systemdatum 210
wählen 454
Meldung 347
Hilfsdateien 299, 304
mit Vorlage 200
Hybridsystem 22
nach Schaltern 210, 296
Hypersuche 200, 215, 398
Systemdatum 210
definieren 374
Feldtypen 273
Suchdefinition 215
Bild 296
Suchdefinition neu anlegen 374
einzeiliges Feld 134, 292
Endlosfeld 134, 293
I
mögliche 102
Import
Schalter 295
ANSI 141, 404
Tabelle 134, 293
ASCII 141, 404
Formeln (Statistik) 257
Datei 153
Formeln 257
Dbase 409
Freigeben
Feldauswahl 409
Image 159
Dokument 238
Papiervorlagen 158
Freigeben (Dokument) 340
Fremdprogramm 155
Index 361
Frist (Datentyp) 351
Infobutton 76
Installation 33, 554
G
Archiv-Server 42
Gliederung (Datentyp) 274, 351, 354
Client 44
Glossar 548
Client/Server 38
Einzelplatz 34
wichtige Begriffe 19
Standardnetz 48
Grafikunterstützung 32
Groß-/Kleinschreibung 112, 203
IPC-Optionen 177
Großbild 221, 223, 245
Großschreibung 560
K
Karteikarte 134
Index
Begriff 19
Mehrfachschlüssel 362
drucken 244
Meldungen erzeugen 347
Karteikarten
Menüstruktur 98
anlegen 284
Karteikartendruck
Auswahl 372
Kleinbild 221, 222
N
NCI-Archiv 299, 304
Netzbetrieb
C/S 308
Kleinschreibung 560
Kommentar
Netzbetrieb 302
Begriff 297
Netzwerk-Archivstruktur 429
definieren 297
Neueingabe 68, 134
Kommunikation (Pfad) 306
Bild anzeigen 168
Komprimierung 178
Datensatz 134
Kontexmenü 108
Datenübergabe 144
Kontextfeld (Begriff) 271
Drucken 144
Kontexthilfe 108
Export 144
Korrigieren 226
Pflicht-Feldbelegung 130
Profildaten 134
L
protokollieren 341
Link 145, 148, 154
Stapelverarbeitung 146, 163
automatisch 148
Numerischer Bereich (Datentyp) 351
Eingabe 150
Nummerisch (Datentyp) 274
Listboxeinträge (max. Anzahl) 219
Nummerngenerator
Lokales Arbeitsverzeichnis 300, 305
Autofeld 355
Löschen
erstellen 356
löschen 357, 358
Datensatz 225
veränderbar 357
Löschen
Archiv 453
Datensatz 226
O
Elemente 290
OCR-Bearbeitung 166
Rahmenkonfiguration 175
Stoppwortliste 166
OCR-Einstellungen 180
M
OCR-Erkennung
Maske
Benutzeralphabet 180
Begriff 19
Bild anzeigen 168
wählen 129
Druckbild (Text-Typ) 181
erstellen 282
Ergebnis editieren 167
Masken-Rechte 334
Ergebnisse bearbeiten 181
Maus 32
Erkennungsqualität 167
Mausbedienung 105
Fehlererkennung 181
- 567 -
- 568 -
Index
Spaltendruck 242
Formatierung 181
Suchen und Ersetzen 226
Rahmen definieren 172
Rahmenanalyse 182
Profildaten-Reorganisation 446
Scanjob-ändern 168
Programm beenden 110
Scanjob-Dialog 168
Programm starten 93
Scanjob-erstellen 168
Protokolldatei 447
Scanjob-löschen 168
PUBLIC (Benutzer) 313
Schriften-Training 180
Seitenanalyse 181
Q
Sprachen 180
Quelldatei löschen 156, 302, 308
Stoppwortliste 180
OCR-Software 159
R
Rahmen
P
ändern 175
Paßwort 112, 559
definieren 297
Pfadangaben
löschen 175
speichern 174
Archivparameter Client/Server 303
Übersicht 174
Pfadangaben
ändern 434
Rahmenkonfiguration
löschen 175
Archivdateien 299, 304
CI-Archiv 299, 304
Rechendefinition 360
Datenübergabe -Archivierung 300, 305
Rechtlicher Status 29
Datenübergabe-Vorlage 300, 305
Redlinig
drucken 232
Hilfsdateien 299, 304
Lokales Arbeitsverzeichnis 300, 305
Redlining 231
drucken 246
NCI-Archiv 299, 304
Suchen 200, 204
Pfadangaben ändern 434
Pflicht-Feldbelegung 130
Relationale Verbindung 259, 398
phonetische Suche 206
Reorganisation
Preview 221, 222, 296
Dokumente 446
Profildaten
Komplett 446
ändern 224
Profildaten 446
Ansicht 218
Protokolldatei 447
Schlüssel 446
Begriff 19
drucken 240
Rotation 168
Email 253
Karteikartendruck 244
S
löschen 224
Scanjobs 168
Neueingabe 134
Scannen 158
reorganisieren 447
Scanner 145
Index
unterstützte 32
Stichwortverzeichnis 109
Scanner-Setup 177
Stoppwortliste 166, 180
Scannerwahl 177
String (Datentyp) 351
Schalter
Suchen 63, 560
Feldsuche 210, 296
ausschließendes 210
Schalter (Feldtyp) 295
Beispiele 213
Schlüssel
Datum 207, 212
anlegen 361
eingrenzend 200, 203
Dubletten- 362
fehlertolerant 206
Einzel- 362
feldorientiert 200, 208
Mehrfach- 362
feldorientiert, mit Vorlage 200
Reorganisation 446
feldunabhängig 200, 204
Schnelleinstieg 56
global 200, 204
Schreibweisen, verwendete 18
Groß-/Kleinschreibung 203
Schwellwerterkennung 177
Hypersuche 200, 215, 374, 398
Serienbrief 249
Index 361
Server-Programm 110
kombiniertes 210
Sortierung 370
Kurzinfo 200
Feldauswahl 201
Spalten
logisches 205, 210
Meldung bei Feldsuche 347
Auswahlliste 201
mit * 209
Überschrift 369
mit Joker 205, 209
Spaltendruck 242, 371
mit Klassen 205
Speichermedien
mit Thesaurus 212
unterstützte 32
mit Vorlage 212, 367
Speicherplatz 553
mit Zwangszeichen 205
Sperren
nach Datum 203
Dokument 238, 340
nach Grenzdaten 209
Splitten (Kleinbild) 296
nach Schaltern 210, 296
Spooldaten 424
nach Wortteilen 209
Spool-Import.ini-Datei 418
phonetisch 206
Standardnetz 33
Redlining 200, 204
Stapelverarbeitung
Schlüsselsuchen 361
automatische Archivierung 147, 164
Suchlimit 207
Datei 146, 154, 164
Tabelle 212
Scanner 146, 163, 164
Trefferanzahl begrenzen 207
Statistik 257
Drucken 258
Formeln 257
steuer.txt (Word) 384
Volltext 200, 204
Währung 207
Währung 212
Suchen und Ersetzen 226
- 569 -
- 570 -
Index
Suchergebnis
ToDo-Intervall
Definitonen 508
anzeigen 64
Suchmodus 225
Einstellungen 507
Suchschlüssel 361, 555
Einstellungen am Client 509
Suchvorlagen Erstellen 510
Suchvorlage 212, 367
Symbolleiste 103
Treeview 60
Ansicht 100
Systembetreuer 262
Konfiguration 100
Systemdatum
Feldsuche 210
Trefferanzahl begrenzen 207
Trennzeichen 403, 407, 413
T
daten.txt 391
Tabelle 134
bei Datenübergabe 387
Ü
im Spaltendruck 373
Überschreibemodus 139, 363
Suchen 212
Überschriften 369
Tabelle (Feldtyp) 293
Tabellen
in Auswahlliste 369
U
Umwandlung
Tastaturbedienung 105
C/S in lokales Archiv 442
Temporäres Verzeichnis 309
CD-ROM-Recherchearchiv 443
Textfeld (Datentyp) 274
lokales Archiv in C/S 436
Textverarbeitung
User (Datentyp) 351
Dokument einspielen 388
Einzeltext bearbeiten 250
V
Serientext bearbeiten 250
Verbindung 145, 148, 154, 220
Steuersatzdatei 388
automatisch 148
Vorlage erstellen 388
Eingabe 150
Intern 157
Text-Vorlage 554
Makro für Datenübergabe 150
erstellen 388
Winword 8.0 151
Thesaurus 73, 135, 393, 557
automatische Prüfung 136, 395
Versionsverwaltung 270, 311
automatische Übernahme 136, 395
Videobilder 145
Begriff 19, 551
Viewer 148, 157
Definition 393
Volltextsuche 157, 200, 204
Erstellen 393
Vorlagen-Quelle 171
manuelle Übernahme 395
Vorlagensuche 212, 367
Meldung 347
Suchen mit 212
verbinden 394
Verknüpfung löschen 396
Thumbnail 296
W
Währung
Index
Suchen 207, 212
Typen 486
Währung (Datentyp) 274, 351
Typenarchiv erstellen 475
Währungsbereich (Datentyp) 351
Übersicht 460
Wechselplattensystem 32
Verknüpfen der Workflow-Archive 477
Winword 384
Workflow abbrechen 522
Workflow
Workflow zuweisen 462, 513
abbrechen 470
Workflowarchiv 537
Administration 461
Workflow-Assistent 522
Aktivitätenliste anzeigen 462, 513
Workflow-Manager 463, 515
Anwendersicht 512
Workflowschritt definieren 520
anzeigen 471, 523
Workflowschritte zuweisen 489
Aufgabe erledigen 462, 513
Workflow-Typen erstellen 486
Befehle 461, 513
zuordnen 471, 522
Benutzeroberfläche 461, 512
Workflow-Assistent 470
Datenbank-Editor 476
Workflow-Editor
Dokument für laufenden Workflow 544
Dokumentarchiv 530
Einstellungen 467, 519
Workflow-Kontextmenü
Dokument-Assistent 497
Bearbeiter festlegen 517
Dokument-Definition 498
Bearbeiter hinzufügen/Löschen 517
Dr.DOC
Eigenschaften 518
6.x Archive anpassen 511
Einstellungen 471
Einstellungen 518
Einstellungen am Server 507
Grafik/Drucken 518
Existierende Archive anpassen 511
Grafik/Email 518
Feldauswahl für Pflichtfelder 472
rückverweisen 517
Grafik/Drucken 466
Workflow einfügen 517
Grafik/Email 466
Workflowschritt bearbeiten 518
Hauptarchive einrichten 473
Workflowschritt einfügen 518
Hierarchische Struktur 480
Workflowschritt löschen 518
neu anlegen und starten 529
Workflow-Manager
Objekte 478
Bearbeiter festlegen 465
Organigramm 479
Bearbeiter löschen/hinzufügen 465
Push-Funktionalität 478
Kontextmenü 517
Push-System 507
Rückverweisen 465
Rollen zuweisen 478
Symbole 516
Schritte bearbeiten und erledigen 527
Typen-Archiv 487
Schritte manuell erzeugen 539
Workflow einfügen 466
starten 470, 522
Workflowschritt einfügen 466
starten von 529
Workflowschritt löschen 466
ToDo-Liste 524
ToDo-Intervall 507
Workflow-Typen erstellen 487
Workflowschritt
- 571 -
- 572 -
Index
definieren 468, 469
Z
manuell erzeugen 539
Zahlenfeld 414
Workflow-Typen
Zeit (Autofeld) 355
Beispiele 492
Zeit (Datentyp) 274
fest definiert 494
Zentrales Verzeichnis 389
nicht streng hierarchisch 492
Ziffer (Datentyp) 351
streng hierarchisch 493
Zugriffsprotokoll 270, 345
Vier Augen Prinzip - parallel 495
Vier Augen Prinzip - sequentiell 496
Archiv einrichten 301, 307
Zusatz-Info 76, 259
Definition 398
verbinden 400
Zum Schluß
ZUM SCHLUß
"Ausbaustufen"
Dr.DOC gibt es in verschiedenen "Ausbaustufen":
Dr.DOC E
Dr.DOC N
Einzelplatzversion zur Verwaltung von beliebig vielen Dokumenten pro Archiv
Netzversion inkl. Client/Server
Beide Versionen beinhalten standardmäßig ein lernfähiges Profi-OCR-Modul mit
DTC/IPC-Scannereinstellungen, Linienalgorithmus, Formularverwaltung, Barcodeerkennung etc.
Zusatzmodul
C-Programmierschnittstelle für Anwender, die selbst auf der Basis von Dr.DOC
weiterentwickeln wollen.
Betreuung
[email protected]
Wünsche und Verbesserungsvorschläge
Ihre Meinung ist uns wichtig! Bitte senden Sie uns Ihre Anregungen, damit die
nächste Programmversion von Dr.DOC weiter optimiert werden kann.
- 573 -
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