13 Noch mehr PLUS - PMI.AG

13 Noch mehr PLUS - PMI.AG
Benutzerhandbuch Project PLUS
Inhaltsverzeichnis
1
Zu diesem Handbuch .......................................................................................................... 4
1.1
Aufbau des Handbuches.............................................................................................................4
1.2
Typografische Elemente .............................................................................................................4
1.3
Symbole ...................................................................................................................................4
2
Grundlagen der Programmbedienung ................................................................................ 5
2.1
Project PLUS starten und beenden ..............................................................................................5
Project PLUS starten ..................................................................................................................5
Project PLUS beenden................................................................................................................5
2.2
Project PLUS registrieren (nur bei Einzelplatzlizenz) ......................................................................6
2.3
Benutzeroberfläche ....................................................................................................................7
2.4
Vorgangsmaske.........................................................................................................................8
2.5
Standardeinstellungen ...............................................................................................................9
2.6
Schnellzugriff auf die wichtigsten Skalierungen .......................................................................... 10
3
Neues Projekt eröffnen .................................................................................................... 12
3.1
Projekteigenschaften eintragen ................................................................................................. 12
3.2
Arbeitsfreie Zeit hinterlegen ..................................................................................................... 14
4
Vorgänge erfassen und verknüpfen ................................................................................. 15
4.1
Vorgänge mit Bezeichnung und Dauer erfassen.......................................................................... 15
4.2
Vorgangsbeziehungen festlegen ............................................................................................... 15
Vorgänge verknüpfen .............................................................................................................. 15
Die verschiedenen Beziehungsarten .......................................................................................... 17
Beziehungsart ändern .............................................................................................................. 17
Darstellungsoptionen der Verknüpfungen im Projektplan............................................................. 18
Verknüpfung entfernen ............................................................................................................ 18
4.3
Periodischer Vorgang erfassen .................................................................................................. 19
5
Projektgliederung (Sammelvorgänge) ............................................................................. 20
5.1
Sammelvorgänge erstellen ....................................................................................................... 20
5.2
Sammelvorgang als Roll-up darstellen ....................................................................................... 22
6
Projektplan formatieren ................................................................................................... 24
6.1
Balkenfarben zuweisen ............................................................................................................ 24
6.2
Legendenbeschriftung einrichten .............................................................................................. 25
6.3
Balkenstruktur ändern ............................................................................................................. 26
6.4
Grafiken einfügen .................................................................................................................... 26
Beschriftungen in Excel erstellen ............................................................................................... 26
7
Planliefertermine .............................................................................................................. 28
7.1
Planlieferungen mit Vorlauf erfassen ......................................................................................... 28
2
Benutzerhandbuch Project PLUS
7.2
Planliefertermin für ein bestimmtes Datum erfassen ................................................................... 29
7.3
Eingabe und Verwaltung über das Planlieferprogramm ............................................................... 29
7.4
Planlieferungen aktualisieren (nur über Vorlauf) ......................................................................... 30
8
Zusatzmeilensteine erfassen ............................................................................................ 32
9
Projektplan drucken ......................................................................................................... 33
10
Kostenübersichten erstellen............................................................................................. 34
10.1
Feste Kosten hinterlegen .......................................................................................................... 34
10.2
Variable Kosten hinterlegen ...................................................................................................... 34
10.3
Kosten auswerten.................................................................................................................... 35
11
Ressourcenplanung .......................................................................................................... 36
11.1
Ressourcentabelle anlegen ....................................................................................................... 36
11.2
Ressourcen zuordnen .............................................................................................................. 38
11.3
Auslastung anzeigen ................................................................................................................ 38
12
Projektüberwachung ........................................................................................................ 40
12.1
Basisplan speichern ................................................................................................................. 40
12.2
IST-Daten nachführen ............................................................................................................. 40
13
Noch mehr PLUS ............................................................................................................... 42
13.1
Ansicht Wochenplanung ........................................................................................................... 42
13.2
Ansicht Einsatzplanung ............................................................................................................ 42
13.3
Ansicht Meilensteinplan ............................................................................................................ 43
13.4
Ansicht Phasenplan.................................................................................................................. 43
13.5
Details anzeigen ...................................................................................................................... 44
13.6
Netzplandiagramm .................................................................................................................. 44
13.7
Filter ...................................................................................................................................... 45
13.8
Vorgänge gruppieren ............................................................................................................... 45
13.9
Spezialkalkulation .................................................................................................................... 46
13.10
Pendenzenliste ........................................................................................................................ 47
13.11
Dauer formatieren ................................................................................................................... 47
13.12
Ansicht zurücksetzen ............................................................................................................... 47
14
Anwender-Support ........................................................................................................... 48
15
Anhang: Übersicht über die Beziehungsarten .................................................................. 49
3
Benutzerhan
ndbuch Proje
ect PLUS
1
Zu
u diesem
m Hand
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In diesem Ka
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-
wie diesess Handbuch aufgebaut ist
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1.1
Au
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5
5
5
Diesses Handbuch ist thematisch geglieedert und beschreibt
b
die einzelnen Arbeitsschrritte diverserr
Bereiche und Tä
ätigkeiten in Project PLUS
S.
Am Anfang jede
es Kapitels errfahren Sie in
n einer Übersicht die wichtigsten Theemen.
Die Notizfelder bieten Platz für Ihre perssönlichen Notizen, Bemerrkungen, Erkkenntnisse ettc.
1.2
Tyypografiscche Eleme
ente
Zur bessere
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nten typograffische Standaards zugewie
esen:
KAPITÄLCHEN
N
zeigen alle progra mmspezifischen Bezeichnungen w
wie z. B. Scchaltflächen,,
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olleisten etc.
GROSSBUCH
HSTABEN
zeigen diie einzelnen Menüs und Menüpunkte
M
(z. B. DATEII – BEENDEN
N).
Kursivschrift
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zeigt alle
e vom Anweender definierten Namen wie z. B. Daatei- oder Ordnernamen
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n
sowie Hy
yperlinks und
d Pfadangabe
en.
Tastenkomb
binationen
zur Ausfü
ührung von B
Befehlen werrden umrahm
mt dargestelltt (z. B. CTRL
L ALT DEL)
1.3
Symbole
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and finden Sie verschiede
ene Symbolee, die zusätzliche Informa
ationen zum T
Thema anze
eigen:
Zu
usatzinformationen zur Programmbed
dienung
Lö
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hnische Prob
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W
Warnhinweise bei Aktionen
n mit allenfallls unerwünsschten Auswirkungen.
Tip
pps und Hinw
weise, wie Sie
e eine Arbeitt besonders effizient
e
und einfach erleedigen könne
en.
4
Benutzeerhandbuch Project
P
PLUS
S
2
Grrundlag
gen derr Progra
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ng
In diesem Ka
apitel erfahren Sie
-
2.1
wie Sie Project PLUS starten und
d beenden
aus welchen Elementten die Benu
utzeroberflä
äche zusammengesetztt ist
welche Ele
emente zu Project
P
PLU S gehören und Projectt ergänzen
Pro
oject PLU
US starten
n und beeenden
Project PL
LUS starten
Nach der In
nstallation vo
on Project PL
LUS unter W
Windows (ab Version XP Professional und höher),, können Sie
e
das Program
mm folgende
ermassen auffrufen:
Ö
Kliccken Sie au
uf die Sch
haltfläche
PRO
OGRAMME.
Ö
Öffnen Sie Pro
oject PLUS über
ü
PMI – Project PLU
US – Projectt PLUS.
Dop
ppelklicken Sie auf dass Icon
auf Ihrem Desktop.
oder
und
u
zeigen Sie auf dden Menüp
punkt ALLE
E
Project PLU
US starten
Project PL
LUS beende
en
Ö
oder
Ruffen Sie den Menüpunktt DATEI – B
BEENDEN au
uf.
Kliccken Sie auf das Schliessfeld
d
Tastenkom
mbination ALLT F4.
5
(Pro
ogrammfensster), bzw.. betätigen
n Sie die
e
Sch
halten Sie den Compute
er nie einfacch aus. Verrlassen Sie Project PLU S immer mit
m einer derr
besschriebenen Möglichkeite
M
n. Nur wenn
n Sie das Pro
ogramm ordn
nungsgemässs verlassen, kann Projectt
PLU
US die interne
en Dateien speichern.
s
So
o vermeiden Sie Datenverluste.
Falls Projecct PLUS nichtt mehr auf Eingaben
E
reaagiert, betätigen Sie die Tastenkombbination CTR
RL ALT DELL
n Sie im geöffneten
g
Dialogfensteer auf die Schaltfläche
e TASK-MANAAGER. Windo
ows blendett
und klicken
anschliessen
nd das Dialo
ogfenster WINDOWS TASK--MANAGER ein
n, in dem Sie
e im Registeer ANWENDUNG
GEN über die
e
Schaltfläche
e TASK BEEN
NDEN das „h
hängende“ A
Anwendungssprogramm schliessen kkönnen. Andere offene
e
Anwendung
gen oder das Betriebssysttem selber w
werden dadurrch nicht bee
endet und bleeiben arbeitssfähig.
5
Benutzerhan
ndbuch Proje
ect PLUS
2.2
Pro
oject PLU
US registrieren (nu
ur bei Einzelplatzlizzenz)
Wenn Sie Project PLUS auf Ihrer Arbeitsstatiion installierrt haben, kö
önnen Sie w
während 5 Tagen
T
ohne
e
Registrierun
ng mit dem Programm arbeiten. N
Nach 5 Tage
en erscheint beim Progrrammstart der
d folgende
e
Dialog:
Per Klick a
auf den Buttton
wird
w
eine neeue E-Mail-N
Nachricht ersstellt, die d ie angezeigte 6-stellige
e
Registration
nsnummer en
nthält. Als Em
mpfänger ist automatisch
h die PMI.AG eingetragenn.
Ö
Sen
nden Sie un
ns diese E-M
Mail. Wir weerden Ihne
en umgehen
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ommen lasssen.
Ö
Tra
agen Sie de
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hlüssel ein. Am besten
n kopieren Sie diesen direkt aus der E-Maill
und
d fügen ihn ins entspre
echende Fel d im Dialog
g ein.
Ein
be
estätigt, dasss der Lizen
nzschlüssel kkorrekt eingegeben worrden ist. Peer Klick auf SPEICHERN
N
schliessen S
Sie die Registtrierung ab und
u kehren zzum Program
mm zurück.
Drucken Sie die
e E-Mail mit den
d Lizenzan
ngaben aus und bewahre
en Sie diesee sorgfältig auf. Bei einerr
Neu
uinstallation werden
w
diese
e für die Lizeenzierung zw
wingend benö
ötigt.
6
Benutzerhandbuch Project PLUS
5
Sie können die Registrierung auch vor Ablauf der Frist vornehmen. Klicken Sie dazu im
Menü PLUS ̶ INFO auf REGISTRIERUNG. Der oben beschriebene Dialog erscheint und Sie können
Project PLUS registrieren.
2.3
Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche von Project PLUS präsentiert sich Ihnen wie folgt:
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
Menüleiste
Sie enthält die grundlegenden Menüs zur Programmsteuerung. Die Menüs
PLUS und IDV (kundenspezifisch) stammen aus Project PLUS. Alle anderen
Menüs stammen aus der Standardversion von Microsoft Project.
2
Menu PLUS mit
Ribbons
Zugriff auf Funktionen wie Ansichten, Projekteigenschaften, Planlieferungen,
Projektüberwachung etc.
Dieses Menu stammt aus Project PLUS und enthält alle Bereiche (Ribbons) mit
nützlichen Steuerelementen zur effizienten Programmbedienung.
3
Tabellenbereich
In der Tabelle werden sämtliche zur Projektsteuerung benötigten Informationen erfasst.
Die bekannten Excel-Funktionen in können auch hier teilweise angewendet
werden.
4
Diagrammbereich
Im Diagrammbereich werden die in der Tabelle erfassten Daten grafisch auf
einer Zeitachse dargestellt (Gantt-Diagramm).
7
Benutzerhandbuch Project PLUS
2.4
Vorgangsmaske
Im Menu PLUS Bereich BEARBEITEN können Sie über das
Ribbon VORGANG die Vorgangsmaske aufrufen. Diese
ermöglicht Ihnen das zentrale Erfassen der wichtigsten
Informationen zu einem Vorgang. Sie können die Daten
bequem in die Maske eingeben und müssen sich nicht
darum kümmern, in welche Spalte der Tabelle die
Informationen eingetragen werden müssen. Das erledigt Vorgangsmaske aufrufen
Project PLUS automatisch für Sie.
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
Vorgangsinformationen
In diesem Bereich werden die wichtigsten Daten zur Steuerung eines
Vorgangs erfasst. Dies sind insbesondere Tätigkeit, Dauer und Vorgänger
sowie allfällige Termineinschränkungen.
2
Farbe
Per Klick auf die gewünschte Farbe können Vorgangsbalken schnell und
einfach gefärbt werden.
3
Zusätze
In diesem Bereich können Zusatzmeilensteine und Planlieferungen erfasst
werden.
4
Darstellung
Hier kann die Darstellung der Sammelvorgänge gesteuert werden.
8
Benutzerhandbuch Project PLUS
2.5
Standardeinstellungen
Im Menu DATEI unter OPTIONEN finden Sie die globalen Standardeinstellungen. Prüfen Sie diese, bevor Sie
ein neues Projekt eröffnen. Für eine klare und übersichtliche Darstellung werden folgende Einstellungen
empfohlen:
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
Standardansicht
PP_Terminplanung
2
Datumsformat
TT.MM.JJ
3
Währung
Fr.
4
Bearbeitungsleiste
Anzeige in Terminplanung
5
Balken in 3D
Ab Project 2007 werden die Vorgangsbalken standardmässig in einer 3DAnsicht dargestellt. Wenn Sie die 2D-Ansicht aus Project 2003 bevorzugen,
können Sie diese durch Deaktivieren des Kontrollkästchens wieder herstellen.
CHF
9
Benutzerhandbuch Project PLUS
2.6
Schnellzugriff auf die wichtigsten Skalierungen
Im Menu PLUS im Bereich LAYOUT finden Sie den Ribbon
ZEITSKALA, mit dessen Hilfe Sie schnell und bequem die
Skala des Diagrammbereichs optimal auf Ihr Projekt
einstellen können:
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
M/W/T
Die Skala zeigt zuoberst den Monat, in der Mitte die Woche und zuunterst den
einzelnen Tag.
2
W/T
Die Skala zeigt oben die Woche und unten den Tag.
3
M/W
Die Skala zeigt oben den Monat und unten die Woche.
10
Benutzerhandbuch Project PLUS
4
J/M
Die Skala zeigt oben das Jahr und unten den Monat.
5
J/Q
Die Skala zeigt oben das Jahr und unten das Quartal.
6
Leer/Q
Die Skala zeigt nur das Quartal.
7
Feineinstellung
Mit Hilfe der Buttons
und
kann für die gewählte Skalierung die
Feineinstellung vorgenommen werden, sodass das Diagramm optimal
dargestellt wird.
Als Faustregel gilt, dass die unterste Einheit der Skala der Standardeinheit der geplanten Dauer entsprechen
soll. Wird ein Projekt zum Beispiel in Wochen geplant, eignet sich die Skalierung M/W am besten.
Ihre Notizen
11
Benutzerhandbuch Project PLUS
3
Neues Projekt eröffnen
In diesem Kapitel erfahren Sie
-
3.1
wie Sie ein neues Projekt eröffnen und die Projekteckdaten erfassen
wie Sie arbeitsfreie Zeit (Ferien, Feiertage) hinterlegen
wie Sie das Speichern Ihrer Projekte automatisieren können
Projekteigenschaften eintragen
Wenn Sie Project PLUS starten, erscheint zuerst der Dialog PROJEKTEIGENSCHAFTEN. Dieser dient dazu, die
wichtigsten Eckdaten eines Projektes zu einzutragen und das Projekt für das Erfassen und Steuern der
Vorgänge einzurichten:
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
Projektname
Erfassen Sie den Titel des Projektes. Dieser Titel wird im Projektplan in der
Kopfzeile zentriert in grosser, fetter Schrift gedruckt.
2
Projektleiter
Erfassen Sie den Projektleiter. Dieser wird auf dem Projektplan in der Kopfzeile
oben rechts aufgeführt.
3
Sachbearbeiter
Erfassen Sie bei Bedarf den zuständigen Sachbearbeiter. Dieses Feld ist rein
informativ und wird auf dem Projektplan nicht aufgeführt.
4
Firma
Tragen Sie Ihre Firma ein. Diese Information wird auf dem Projektplan in der
Kopfzeile oben rechts aufgeführt.
12
Benutzerhandbuch Project PLUS
Nr.
Bezeichnung
Funktion
5
Logo
Im Rahmen einer Einzelplatzlizenz wird auf dem Projektplan immer das Project
PLUS Logo oben links in der Kopfzeile aufgeführt.
Im Rahmen einer Netzwerklizenz werden bis zu fünf Firmenlogos Ihrer Wahl
ins Programm integriert, die über diese Liste für jedes Projekt separat
ausgewählt werden können.
6
Berechnungsart
Legen Sie fest, ob das Projekt ab Anfangs- oder ab Endtermin berechnet wird.
7
Anfangstermin
Klicken Sie auf den Pfeil rechts im Feld und wählen Sie das gewünschte
Anfangs- bzw. Enddatum für das Projekt aus dem Kalender aus.
8
Kalender
Wählen Sie den Kalender, der für das Projekt zur Anwendung kommen soll.
Ohne weitere Einstellung wird der Standardkalender verwendet.
Per Klick auf
9
Statusdatum
gelangen Sie zum Dialog ARBEITSZEIT ÄNDERN (siehe 3.2).
Optional kann ein bestimmtes Datum durch eine feine Linie im Projektplan
angezeigt werden (z. B. Deadline). Um ein Statusdatum anzuzeigen, klicken
Sie auf den Pfeil rechts im Feld. Wählen Sie das gewünschte Datum aus.
Um das Statusdatum wieder aus dem Projektplan zu entfernen, deaktivieren
Sie das Kontrollkästchen vor dem Datum in diesem Feld.
10
Zeiteinheit
Wählen Sie die gewünschte Zeiteinheit, in der Sie die Vorgänge planen
möchten, aus der Liste aus. Dies ist lediglich die Standardzeiteinheit. Sollten
einzelne Vorgänge in einer anderen Einheit (z. B. Stunden statt Tage) geplant
werden, kann das beim Erfassen des Vorgangs berücksichtigt werden.
11
Projektbeschreibung
Erfassen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung des Projektes. Diese Angaben
sind rein informativ und erscheinen nicht auf dem Projektplan.
12
Standard setzen
Wird das Dialogfenster später über das Menu PLUS – Bereich LAYOUT –
PROJEKTEIGENSCHAFTEN erneut geöffnet, können per Klick auf diesen Button
die getroffenen Einstellungen als Standard für zukünftige Projekte definiert
werden.
13
Benutzerhandbuch Project PLUS
3.2
Arbeitsfreie Zeit hinterlegen
Klicken Sie im Dialogfenster PROJEKTEIGENSCHAFTEN auf den Button
:
Erfassen Sie im Register AUSNAHMEN in der Tabelle die gewünschten Sperrtage oder bei Bedarf auch ganze
Sperrperioden (z. B. Betriebsferien). Legen Sie das Anfangs- und Enddatum der Sperrperiode fest.
Die gesperrten Daten werden im Kalender oberhalb der Tabelle blau markiert dargestellt. Der aktuell
ausgewählte Sperrtag wird rot angezeigt. Diese Daten werden bei der Projektberechnung wie Wochenenden
behandelt und für die Terminberechnung der jeweiligen Vorgänge nicht berücksichtigt.
Wenn Sie alle benötigten Daten hinterlegt haben, klicken Sie auf OK, um zum Projekt zurückzukehren. Das
Projekt ist nun vorbereitet und Sie können mit dem Erfassen der Vorgänge beginnen.
14
Benutzerhandbuch Project PLUS
4
Vorgänge erfassen und verknüpfen
In diesem Kapitel erfahren Sie
-
4.1
wie Sie die einzelnen Vorgänge mit Bezeichnung und Dauer erfassen
wie Sie die Vorgänge mit Hilfe von Abhängigkeiten verknüpfen können
die am häufigsten verwendeten Beziehungsarten und deren Verwendung
wie Sie für wiederkehrende Aufgaben einen periodischen Vorgang erfassen
Vorgänge mit Bezeichnung und Dauer erfassen
Erfassen Sie in der Spalte TÄTIGKEIT die einzelnen Arbeitsschritte und in der Spalte DAUER den geplanten
Zeitbedarf. Die Zeiteinheit wird aufgrund der in den Projekteigenschaften getroffenen Einstellung
automatisch ergänzt. Wird für einzelne Vorgänge eine andere als die in den Projekteigenschaften festgelegte
Zeiteinheit verwendet, kann diese manuell überschrieben werden (z. B. 4 w (Wochen), 2 m (Monate), 6.5 h
(Stunden). Die Vorgangsnummer wird automatisch ergänzt und muss nicht erfasst werden.
4.2
Vorgangsbeziehungen festlegen
Der grosse Vorteil von Microsoft Project gegenüber anderen Software-Anwendungen zur Projektplanung liegt
darin, dass Project die einzelnen Vorgänge über Vorgangsbeziehungen voneinander abhängig machen kann
und somit bei einer Änderung stets das gesamte Projekt neu berechnet wird. Dies erlaubt es Ihnen, das
Fehlerrisiko bei der Berechnung Ihrer Projekte auf ein Minimum zu reduzieren.
Vorgänge verknüpfen
Es gibt verschiedene Vorgehensweisen, um zwei Vorgänge miteinander zu verknüpfen und somit
voneinander abhängig zu machen:
Variante Tabelleneintrag:
Ö
Tragen Sie in der Spalte VORGÄNGER die Nummer des Vorgangs ein, der unmittelbar vor
dem aktuell ausgewählten stattfinden muss.
Ö
Ist ein Vorgang von mehreren Vorgängern abhängig, trennen Sie die einzelnen
Vorgangsnummern durch ein Semikolon (;). Ein anderes Operationszeichen wird vom
Programm nicht akzeptiert, was durch eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt wird.
15
Benutzerhandbuch Project PLUS
Die Vorgangsverknüpfung wird im Diagramm durch einen Pfeil zwischen den beiden verknüpften Vorgängen
dargestellt.
Hat ein Vorgang mehrere Vorgänger, werden diese auch durch mehrere Pfeile im Diagramm dargestellt. Auf
diese Weise ist zu jedem Zeitpunkt direkt ersichtlich, von welchen Vorgängen ein bestimmter Arbeitsschritt
abhängt.
Variante Drag & Drop:
Ö
Zeigen Sie in der Terminplanung auf den Vorgänger. Der Mauszeiger verändert seine Form
(Vier-Pfeile-Zeiger) und eine Quickinfo mit Informationen zum betreffenden Vorgang wird
eingeblendet.
Ö
Ziehen Sie den Mauszeiger auf den gewünschten Nachfolger. Der Mauszeiger ändert erneut
seine
Form
und eine Verknüpfungslinie sowie eine Quickinfo mit Informationen
zur betreffenden Verknüpfung wird eingeblendet.
Ö
Lassen Sie die Maustaste los.
16
Benutzerhandbuch Project PLUS
Die verschiedenen Beziehungsarten
Microsoft Project bietet verschiedene Arten, Vorgänge in einen Bezug zueinander zu stellen. Nachfolgend
werden die häufigsten Beziehungsarten erläutert. Eine kompakte Übersicht für Ihren Arbeitsalltag finden Sie
im Kapitel 14 Anhang zuhinterst in diesem Handbuch.
Normalfolge (EA)
Wird durch den Anwender nichts anderes festgelegt, werden Vorgänge durch eine Ende-Anfang-Beziehung
(EA) verknüpft:
In diesem Fall kann Vorgang 2 beginnen, sobald Vorgang 1
abgeschlossen ist. Dies ist der Normalfall und deshalb auch
unter der Bezeichnung „Normalfolge“ bekannt.
Anfangsfolge (AA)
In dieser Beziehungsart sind die Vorgänge jeweils durch
ihren Anfang verknüpft. Vorgang 2 kann nur dann
beginnen, wenn Vorgang 1 ebenfalls beginnt.
Endfolge (EE)
Die Endfolge verknüpft die Vorgänge an deren Ende.
Vorgang 2 endet, wenn Vorgang 1 ebenfalls beendet ist.
Verzögerung (EA+)
Zwischen zwei Vorgängen wird eine Verzögerung eingefügt
(z. B. zum Aushärten von Beton). Vorgang 2 beginnt zum
Beispiel zwei Wochen nach Abschluss von Vorgang 1.
Überlappung (EA-)
Häufig ist es möglich, einen Vorgang bereits zu beginnen,
während sein Vorgänger noch bearbeitet wird. So kann zum
Beispiel bereits mit dem Aushub begonnen werden, während
die zur Bauplatzinstallation gehörenden Einrichtungen von Informatik- und Kommunikationsmitteln noch
nicht vollständig abgeschlossen sind. Vorgang 2 beginnt also zum Beispiel eine Woche vor dem Ende von
Vorgang 1.
Vorlauf (AA+)
In diesem Fall beginnen zwei Vorgänge grundsätzlich
gleichzeitig, wobei der ein Vorgang eine gewisse Vorarbeit
leisten muss, bevor der Zweite einsetzen kann. Vorgang 2
beginnt zum Beispiel vier Tage nach Vorgang 1.
Beziehungsart ändern
Die Beziehungsart zwischen zwei Vorgängen kann ebenfalls mit verschiedenen Vorgehensweisen geändert
werden. An dieser Stelle wird die sicherste Variante erläutert. Sicher in dem Sinn, dass der Anwender mit
Sicherheit die richtige Verknüpfung anpasst und nicht aus Versehen den falschen Vorgänger ändert.
17
Benutzerhandbuch Project PLUS
Ö
Doppelklicken Sie auf die Vorgangsbezeichnung, deren Beziehung sie ändern möchten.
Ö
Wechseln Sie zum Register VORGÄNGER.
Ö
Wählen Sie im Feld ART die gewünschte Beziehungsart aus.
Bei Verzögerungen oder Überlappungen legen Sie zusätzlich den zeitlichen Abstand zwischen den beiden
Vorgängen durch Eingabe im Feld ZEITABSTAND fest. Verzögerungen werden dabei ohne Vorzeichen,
Überlappungen mit „-“ eingegeben.
Ö
Klicken Sie anschliessend auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.
Darstellungsoptionen der Verknüpfungen im Projektplan
Über das Zusatzmenu FORMAT – Bereich
FORMAT – LAYOUT kann die Darstellung
der
Verknüpfungspfeile
angepasst
werden. Bei der Option ganz links,
werden die Verknüpfungspfeile nicht
dargestellt. Die Vorgangsverknüpfungen
bleiben jedoch in jedem Fall bestehen.
Verknüpfung entfernen
Soll eine Verknüpfung aufgehoben werden, löschen Sie den
entsprechenden Eintrag in der Spalte Vorgänger. Sie können auch
beide Vorgänge mit der rechten Maustaste anwählen und die
Verknüpfung durch Klick auf den Button
entfernen.
18
Benutzerhandbuch Project PLUS
4.3
Periodischer Vorgang erfassen
Vorgänge, die sich in regelmässigen Abständen wiederholen (z. B. wöchentliche Projektleitersitzungen),
können als periodische Vorgänge erfasst und verwaltet werden.
Ö
Markieren Sie den Vorgang, vor dem Sie den periodischen Vorgang einfügen möchten.
Ö
Öffnen Sie im Menu AUFGABEN Bereich EINFÜGEN Ribbon MODUS – EINFÜGEN –
WIEDERKEHRENDE AUFGABEN das entsprechende Dialogfenster.
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
Bezeichnung
Erfassen Sie die Bezeichnung für den periodischen Vorgang.
2
Dauer
Erfassen Sie die Dauer der einzelnen Vorkommnisse. Die Dauer 0 wird im
Diagramm als Projektmeilenstein ‹ angezeigt.
3
Auftreten
Legen Sie fest, wann der Termin standardmässig stattfinden soll.
4
Zeitraum
Definieren Sie den Zeitraum für den periodischen Vorgang. Der Vorgang kann
entweder an einem bestimmten Datum oder nach einer bestimmten Anzahl
Vorkommnissen enden.
Im Diagramm wird der periodische Vorgang als SAMMELVORGANG dargestellt (siehe dazu auch Kapitel 5):
19
Benutzerhandbuch Project PLUS
5
Projektgliederung (Sammelvorgänge)
In diesem Kapitel erfahren Sie
-
5.1
wie Sie Ihr Projekt mit Hilfe von Sammelvorgängen gliedern
wie Sie mehrere Vorgänge zusammen als Roll-up darstellen können
Sammelvorgänge erstellen
Sammelvorgänge fassen mehrere aufeinanderfolgende Vorgänge zu einem übergeordneten Vorgang
zusammen und sind vergleichbar mit Zwischentiteln in Schriftstücken. Sammelvorgänge helfen, das Projekt
zu gliedern und optisch lesbarer zu machen.
Um Vorgänge zu einem Sammelvorgang zusammenfassen zu können, müssen diese direkt untereinander
liegen. Verschieben Sie deshalb bei Bedarf einzelne Vorgänge, indem Sie diese mit der linken Maustaste auf
der Vorgangsnummer anklicken und mit gedrückter Maustaste nach oben bzw. unten verschieben. Eine feine
graue Linie zeigt Ihnen dabei die Position, an der der Vorgang beim Loslassen der Maustaste zu liegen
kommt.
Ö
Markieren Sie anschliessend den obersten Vorgang der Gruppe, die zusammengefasst
werden soll. Fügen Sie durch Drücken der INSERT-Taste einen neuen Vorgang ein.
Ö
Erfassen Sie den Namen des Sammelvorgangs. Das Feld DAUER lassen Sie leer.
Ö
Markieren Sie nun mit der Maus sämtliche Vorgänge, die Sie dem Sammelvorgang
unterordnen möchten und klicken Sie anschliessend auf die rechte Maustaste.
Ö
Klicken Sie nun auf den Button
20
.
Benutzerhandbuch Project PLUS
Der Sammelvorgang wird nun fett dargestellt, während die untergeordneten Vorgänge eingerückt angezeigt
werden.
Der Wert im Feld DAUER des Sammelvorgangs zeigt nicht die Summe der Dauern sämtlicher untergeordneter
Vorgänge an, sondern die Dauer der Zeitspanne zwischen dem Anfang des ersten und dem Ende des letzten
untergeordneten Vorgangs. Handelt es sich bei den untergeordneten Vorgängen um eine reine Abfolge von
EA-Beziehungen, entspricht die Dauer des Sammelvorgangs zwangsläufig derjenigen der Summe aller
untergeordneten Vorgänge.
Anzeige des Sammelvorgangs im Diagramm
Um den Sammelvorgang auch als Balken im Diagramm anzuzeigen, klicken Sie auf den Sammelvorgang.
Öffnen Sie anschliessend die Vorgangsmaske (Menu PLUS Bereich BEARBEITEN VORGANG).
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Rollup und klicken Sie auf OK. Der Sammelvorgang wird nun als
grauer Balken im Diagramm angezeigt. Der Balken ist zudem rechts mit der Bezeichnung des Sammelvorgangs beschriftet.
21
Benutzerhandbuch Project PLUS
Per Klick auf das Vorzeichen links der Vorgangsbezeichnung können die untergeordneten Vorgänge ausbzw. eingeblendet werden. Dieses Vorgehen gleicht dem Umgang mit dem Windows-Explorer. Auf diese
Weise können Sie bei Bedarf die Anzeige der Projektdatei auf die Sammelvorgänge reduzieren, um
insbesondere bei grösseren Projekten einen besseren Überblick zu erhalten.
5.2
Sammelvorgang als Roll-up darstellen
Unter dem Begriff „Roll-up“ versteht man das Abbilden der einzelnen untergeordneten Vorgänge im
Sammelvorgang. Statt des grauen Balkens werden im Roll-up die einzelnen Vorgangsbalken dargestellt.
Dieses Vorgehen eignet sich vor allem dann, wenn die untergeordneten Vorgänge nicht gleichzeitig, sondern
als chronologische Folge stattfinden. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel einzelne Bauteile in deren
Detailschritte zerlegen:
Sie möchten zum Beispiel im oben stehenden Sammelvorgang die einzelnen Arbeitsschritte Schalung,
Armierung und Betonieren darstellen.
Ö
Markieren Si e dazu den Sammelvorgang UND sämtliche untergeordneten Vorgänge.
Ö
Ö
Ö
Öffnen Sie im Menu PLUS Bereich BEARBEITEN den Ribbon VORGANG)
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ALS ROLLUP.
Ö
Bestätigen Sie die Eingabe durch Klick auf OK.
22
Benutzeerhandbuch Project
P
PLUS
S
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T
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werden. In diesem Falle
e belässt man
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bei der „norm
malen“ Darstellung mit deem grauen Balken.
B
Ihre Notizzen
23
3
Benutzerhandbuch Project PLUS
6
Projektplan formatieren
In diesem Kapitel erfahren Sie
-
6.1
wie
wie
wie
wie
wie
Sie
Sie
Sie
Sie
Sie
Ihren Projektplan mit Balkenfarben übersichtlich und ansprechend gestalten
Vorgangsbalken im Diagramm beschriften können
einfach und bequem die Balkenstruktur für alle Vorgangsbalken ändern
Grafiken zur Ergänzung Ihres Projektplanes einfügen
Beschriftungen für Ferien und ähnliche Informationen erstellen
Balkenfarben zuweisen
Durch das Bilden von Sammelvorgängen wird ein Projektplan zwar schon viel übersichtlicher und aussagekräftiger. Um ihn aber optisch ansprechend und gleichzeitig informativ zu gestalten, ist der Einsatz von
Balkenfarben die beste Lösung. Während die Farbzuweisung für die einzelnen Vorgangsbalken und die dazu
passende Eingabe der Legendenbeschriftung in Microsoft Project eher umständlich und zeitraubend ist, geht
dies mit Project PLUS einfach und bequem von der Hand.
Ö
Markieren Sie die Vorgänge, die sie mit der gleichen Farbe versehen möchten. Dabei
können Sie durch Gedrückthalten der CTRL-Taste unabhängig voneinander einzelne
Vorgänge mit der Maus anklicken und in die Markierung einschliessen.
Ö
Klicken Sie anschliessenend auf den Button VORGANG im Menu PLUS im Bereich
BEARBEITEN.
Ö
Wählen Sie per Mausklick die gewünschte Farbe und bestätigen Sie Ihre Wahl durch Klick
auf OK.
24
Benutzerhandbuch Project PLUS
Die zuvor markierten Balken werden nun im Diagramm in der gewählten Farbe dargestellt und die
Beschriftung erscheint rechts vom Balken.
Per Doppelklick auf einen einzelnen Vorgangsbalken, können dessen Farbe und Muster individuell bearbeitet
werden. Bitte beachten Sie, dass dabei der Bezug zu einer allenfalls zuvor über die Vorgangsmaske
vorgenommenen Formatierung verloren geht.
Wird der manuell angepasste Balken zu einem späteren Zeitpunkt über die Vorgangsmaske angepasst,
werden die Änderungen nicht übernommen. Um einen manuell angepassten Balken wieder für Änderungen
über die Vorgangsmaske freizugeben, muss dieser zuerst zurückgesetzt werden. Dies geschieht per
Doppelklick auf den Vorgangsbalken und anschliessendem Klick auf den Button ZURÜCKSETZEN.
6.2
Legendenbeschriftung einrichten
Um die Balkenfarben effizient einzusetzen, müssen diese in der Legende auf dem Projektplan beschrieben
sein. Diese Beschriftung kann in Project PLUS durch wenige Mausklicks vorgenommen werden.
Klicken Sie auf im Menu PLUS Bereich LAYOUT
Ribbon BALKENFARBEN DEFINIEREN.
Erfassen Sie für jede eingesetzte Farbe die gewünschte Legendenbeschriftung. Nicht verwendete Farben können durch Deaktivieren des
Kontrollkästchens ausgeblendet werden.
Bestätigen Sie die Eingaben durch Klick auf OK.
25
Benutzerhandbuch Project PLUS
6.3
Balkenstruktur ändern
Standardmässig erscheinen die Vorgangsbalken in einer fein gepunkteten Struktur. Bei Bedarf kann die
Balkenstruktur für sämtliche Vorgänge des Projektes angepasst werden.
Klicken Sie dazu im Menu PLUS Bereich LAYOUT auf den
Ribbon
BALKENSTRUKTUR und wählen Sie die
gewünschte Struktur aus. Wird die Option SCHRAFFUR
ausgewählt, erscheint jede Balkenfarbe zusätzlich in
einem anderen Muster. Diese Variante ist für den
Ausdruck auf Schwarz/Weiss-Druckern vorgesehen, um
trotzdem die einzelnen Farben unterscheiden zu können.
6.4
Grafiken einfügen
Die Möglichkeiten, grafische Objekte zu gestalten, sind in Mocrosoft Project und somit auch in Project PLUS
sehr begrenzt. Einfacher ist es, ein externes Objekt (z. B. Bild, Grafik etc.) einzufügen.
Ö
Kopieren Sie das gewünschte Objekt ausserhalb von Project PLUS.
Ö
Klicken Sie anschliessend auf AUFGABEN Bereich ZWISCHENABLAGWE auf den Ribbon
EINFÜGEN – INHALTE EINFÜGEN.
Ö
Wählen Sie die Option GRAFIK (BITMAP) und klicken Sie auf OK.
Das Objekt wird nun im Projektplan angezeigt und kann mit der Maus an eine beliebige Stelle verschoben
werden. Durch Ziehen an den Eckpunkten der Grafik kann diese in der Grösse skaliert werden.
Beschriftungen in Excel erstellen
Das oben beschriebene Verfahren eignet sich auch sehr gut, im zum Beispiel Ferien im Projektplan optisch
ansprechend zu beschriften. Diese Beschriftung erstellen Sie am einfachsten in Microsoft Excel. Schreiben
Sie den gewünschten Inhalt in eine Zelle und formatieren Sie diese nach Belieben. Kopieren Sie die Zelle
anschliessend und fügen Sie diese wie oben beschrieben als Grafik in Ihren Projektplan ein. Die Beschriftung
kann bequem mit der Maus an die gewünschte Stelle verschoben und auf die passende Grösse skaliert
werden.
26
Benutzerhandbuch Project PLUS
Ihre Notizen
27
Benutzerhandbuch Project PLUS
7
Planliefertermine
In diesem Kapitel erfahren Sie
-
wie Sie Planliefertermine mit Vorlauf oder mit fixem Datum erfassen
wie Sie Ihre Planliefertermine über das Planlieferprogramm verwalten und drucken
wie Sie die Planliefertermine bei Terminverschiebungen aktualisieren können
Project PLUS bietet Ihnen die Möglichkeit, zusätzlich zu den geplanten Vorgängen auch die geplanten
Planlieferungen zu erfassen und auf dem Projektplan darzustellen. Pro Vorgang können bis zu drei
verschiedenartige Planliefertermine erfasst werden, die in der Legende auch entsprechend bezeichnet
werden können.
7.1
Planlieferungen mit Vorlauf erfassen
Ö
Markieren Sie in der Vorgangsliste den Vorgang, für den Sie den Planliefertermin erfassen
möchten. Es können auch gleichzeitig mehrere Vorgänge ausgewählt und Planliefertermine
erfasst werden.
Ö
Wählen Sie im Menu PLUS Bereich PLANLIEFERUNG eine der drei verfügbaren Farben rot,
blau und grün.
Ö
Geben Sie im Dialogfenster den gewünschten Vorlauf ein (auto. Einheit Wochen) und
bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Klick auf den Button OK.
Der Planliefertermin wird nun im Diagramm mit einem Pfeilsymbol in der gewählten Farbe dargestellt.
28
Benutzerhandbuch Project PLUS
7.2
Planliefertermin für ein bestimmtes Datum erfassen
Alternativ zum Erfassen mit Vorlauf können Planlieferungen auch für ein bestimmtes Datum terminiert
werden. Öffnen Sie dazu die Vorgangsmaske im Menu PLUS Bereich BEARBEITEN durch Klick auf den
Ribbon VORGANG.
Wählen Sie im Bereich ZUSÄTZE den gewünschten Planliefertermin aus, indem Sie per Klick ins Datumsfeld
der entsprechenden Farbe den Kalender öffnen und das Datum auswählen.
Der Planliefertermin wird analog zu den über den Vorlauf erfassten Terminen im Diagramm angezeigt.
7.3
Eingabe und Verwaltung über das Planlieferprogramm
Wenn Sie eine grössere Anzahl Planlieferungen erfassen, wird
das Verwalten über die Vorgangsmaske mit der Zeit mühsam
und ineffizient. Um einen schnellen Überblick über die
erfassten Planliefertermine zu erhalten, klicken Sie im Menu
PLUS Bereich PLANLIEFERUNGEN auf den Ribbon
PLANLIEFERPROGRAMM.
29
Benutzerhandbuch Project PLUS
Diese Ansicht zeigt Ihnen eine Tabelle mit allen Vorgängen, deren Anfang, Ende und Dauer. Daneben stehen
sämtliche erfassten Planliefertermine. Per Klick in eine Zelle erscheint der Kalender, über den Sie das Datum
für die entsprechende Planlieferung jederzeit schnell und bequem anpassen können.
Durch Drücken der DELETE-Taste werden der Wert einer Zelle und dadurch auch der Planliefertermin
gelöscht. Dieses Planlieferprogramm können Sie auch drucken und als Übersicht über die verschiedenen
geplanten Planlieferungen verwenden oder durch markieren der Zeilen nach Microsoft Excel kopiert werden.
Um zur Terminplanansicht zurückzukehren, klicken Sie im Menu PLUS Bereich ANSICHT auf den Ribbon
TERMINPLANUNG.
7.4
Planlieferungen aktualisieren (nur über Vorlauf)
Die Planlieferungen, die über den Vorlauf erfasst worden sind (siehe 7.1), können nach allfälligen
Anpassungen der Terminplanung aktualisiert werden, um wieder im ursprünglich vorgesehenen Zeitabstand
zum jeweiligen Vorgangsbalken dargestellt zu werden. Markieren Sie dazu am besten die ganze Tabelle
durch Klick in das Feld oben links in der Tabelle:
30
Benutzeerhandbuch Project
P
PLUS
S
Aktualissieren Sie anschliessen
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müssen überr die Vorga
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PLANLIEFERPRROGRAMM einzzeln angepassst werden.
31
1
Benutzerhandbuch Project PLUS
8
Zusatzmeilensteine erfassen
In diesem Kapitel erfahren Sie
-
wie Sie für einen bestehenden Vorgang zusätzlich ein Ereignis als Meilenstein erfassen
In Project PLUS besteht die Möglichkeit, für einen bestehenden Vorgang ein zusätzliches Ereignis in Form
eines Projektmeilensteins (Zusatzmeilenstein) zu erfassen. Dies können zum Beispiel eine geplante
Baustellenbesichtigung mit dem Bauherrn, eine terminierte Abnahme, eine Projektleitersitzung etc. sein.
Ö
Markieren Sie den Vorgang, für den Sie einen Zusatzmeilenstein erfassen möchten.
Ö
Öffnen Sie die Vorgangsmaske im Menu PLUS Bereich BEARBEITEN den Ribbon VORGANG.
Ö
Klicken Sie im Bereich Zusätze ins Datumsfeld des Zusatzmeilensteins und wählen Sie das
gewünschte Datum aus.
Ö
Erfassen Sie bei Bedarf eine Bezeichnung für das Ereignis. Diese wird ebenfalls auf dem
Projektplan angezeigt.
Auf dem Projektplan wird das Ereignis zusätzlich zum Vorgangsbalken als Meilenstein angezeigt.
32
Benutzerhandbuch Project PLUS
9
Projektplan drucken
In diesem Kapitel erfahren Sie
-
wie Sie Ihre Projektpläne gesamthaft oder auszugsweise drucken können
Um Ihren Projektplan zu drucken, klicken Sie im Menu DATEI auf DRUCKEN.
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
Drucker
Wählen Sie den gewünschten Drucker aus. Achten Sie darauf, dass der
Drucker farbig drucken kann, da Projektpläne in schwarz/weiss nur sehr
schlecht lesbar sind.
2
Zeitraum
Definieren Sie, ob Sie den gesamten Projektplan oder nur eine gewisse
Zeitspanne davon drucken möchten. Im Bereich TERMINE können Sie bei Bedarf
das Anfangs- und Enddatum der gewünschten Zeitspanne einstellen.
3
Bereich
Definieren Sie, ob Sie alles oder nur einen bestimmten Bereich drucken wollen.
Da Project PLUS die Projektpläne wenn immer möglich auf eine Seite
formatiert aufbereitet, können Sie die Einstellungen in der Regel unverändert
belassen.
4
Exemplare
Legen Sie die Anzahl zu druckender Exemplare fest.
5
Bestätigen
Sind alle Einstellungen vorgenommen, lösen Sie den Druckauftrag per Klick auf
das Druckersymbol.
33
Benutzerhandbuch Project PLUS
10 Kostenübersichten erstellen
In diesem Kapitel erfahren Sie
-
wie Sie feste und variable Kosten in Ihrer Projektdatei pflegen
wie Sie die hinterlegten Kosten auswerten und als Übersicht drucken können
Project PLUS ist nicht nur ein Instrument zum Erstellen von übersichtlichen Projektplänen, sondern enthält
auch diverse Funktionen, die dem Projektleiter als Steuerungshilfen und Führungsinstrumente dienen. Dazu
gehören auch die vorbereiteten Kostenberichte.
10.1 Feste Kosten hinterlegen
Unter festen Kosten versteht man Kosten, die fix für einen Vorgang geplant
werden können. Sie sind weder zeit- noch ressourcenabhängig, sondern
können geplant werden, egal wie lange der Vorgang dauert und wie viele
Personen und/oder Maschinen daran beteiligt sind.
In Project PLUS wird in der Tabelle standardmässig die Spalte TEILKOSTEN
angezeigt. Dahinter verbirgt sich das Project-Feld FESTE KOSTEN. Erfassen Sie
die festen Kosten für jeden Vorgang direkt in dieser Spalte.
Sie
können
die
festen Kosten bei
Bedarf auch in der
Vorgangsmaske
erfassen. Tragen Sie
in diesem Fall den
Betrag
im
Feld
KOSTEN ein.
10.2 Variable Kosten hinterlegen
Unter variablen Kosten versteht man Kosten, die zeit- und ressourcenabhängig sind. Arbeiten zum Beispiel
während 5 Tagen zu je 8 Stunden insgesamt 3 Personen an einem Vorgang und kosten diese pro Stunde
Fr. 80.00, betragen die variablen Kosten für den Vorgang Fr. 9600.00 (5 * 8 = 40 * 3 = 120 * 80 = 9600).
Die variablen Kosten werden in der Ressourcentabelle gepflegt (siehe 11.1).
34
Benutzerhandbuch Project PLUS
10.3 Kosten auswerten
Project PLUS bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Übersicht über sämtliche Kosten (fest und variabel) pro
Vorgang und als Gesamttotal zu generieren und auszudrucken.
Klicken Sie dazu im Menu PLUS Bereich KOSTEN auf den Ribbon
und wählen Sie die gewünschte Darstellung aus. Der Bericht kann
wahlweise als Jahres-, Halbjahres-, Quartals- oder Monatsübersicht
gedruckt werden.
Der Druckbericht zeigt vertikal das Total pro Zeiteinheit (Jahr,
Halbjahr, Quartal oder Monat) über alle Vorgänge. Horizontal
werden die gesamten Kosten pro Vorgang über die ganze
Projektdauer angezeigt. Unten rechts in der Übersicht erscheint die
Gesamtsumme der Projektkosten.
Ihre Notizen
35
Benutzerhandbuch Project PLUS
11 Ressourcenplanung
In diesem Kapitel erfahren Sie
-
wie Sie Ihre Ressourcen in einer Ressourcentabelle erfassen und vorbereiten
wie Sie Personen und/oder Geräte verschiedenen Vorgängen zuweisen
wie Sie aufgrund der Zuweisung die Ressourcenauslastung überprüfen
In Project PLUS können Sie Personen und Geräte erfassen und deren Einsatz eintragen. Weder Microsoft
Project noch Project PLUS bieten aber eine brauchbare Möglichkeit, allenfalls auftretende Ressourcenkonflikte optimal zu beheben.
Um eine überlastete Ressource zu korrigieren, kommen zahlreiche Massnahmen in Frage. So können zum
Beispiel für den überlasteten Vorgang weitere Personen/Geräte zugeteilt werden. Man könnte aber auch die
Vorgangs- und somit allenfalls gar die Projektdauer verlängern. Man könnte aber auch einfach die Arbeitszeit
pro Tag erhöhen oder auch an Feiertagen arbeiten.
Das Programm kann für diese Problematik keine mathematisch begründete Lösung finden. Um einen
Ressourcenkonflikt bestmöglich zu beheben, braucht es deshalb immer die Entscheidung des Projektleiters.
11.1 Ressourcentabelle anlegen
Bevor Sie die Ressourcen den einzelnen Vorgängen zuweisen und somit die Auslastung überprüfen können,
müssen diese zuerst in Project PLUS erfasst werden.
Klicken Sie dazu im Menu PLUS Bereich RESSOURCEN auf den Ribbon TABELLE. Sie sehen nun eine
horizontal geteilte Ansicht. In der oberen Bildschirmhälfte wird die Ressourcentabelle angezeigt.
Erfassen Sie nun die Personen und/oder Geräte, die Sie später den Vorgängen zuweisen möchten. Die
Reihenfolge spielt dabei keine Rolle. Es kann auch beliebig fein geplant werden. Sie können zum Beispiel die
Funktion Maurer planen oder aber detailliert jeden Mitarbeitenden erfassen (z. B. Hans Müller).
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
Ressourcenname
Erfassen Sie die Bezeichnung der Ressource. Das können Funktionen,
Personen, Gruppennamen oder auch Geräte und Maschinen sein.
2
Kürzel
Als Kürzel übernimmt Project PLUS immer den ersten Buchstaben des
Ressourcennamens. Diese Information kann aber manuell überschrieben
werden.
3
Max. Einh.
Legen Sie im Menu Datei OPTIONEN – TERMINPLAN im Abschnitt
TERMINPLAN fest, ob die Zuordnungseinheit dezimal oder in Prozenten
angezeigt werden soll.
Je nach Einstellung wird in der Spalte MAX. EINHEIT die Anzahl Ressourcen
(dezimal) bzw. das Arbeitspensum (in Prozent) eingetragen.
36
Benutzerhandbuch Project PLUS
Nr.
Bezeichnung
Funktion
4
Standardsatz
Erfassen Sie den Standardkostensatz pro Arbeitsstunde.
5
Kosten/Einsatz
Fallen bei einer Ressource Pauschalkosten an, sobald sie im Einsatz steht,
erfassen Sie diese bitte in der Spalte KOSTEN/EINSATZ.
6
Fällig am
Wählen Sie die Fälligkeit aus. Standardmässig fallen die Kosten anteilig an, das
heisst, sie werden gleichmässig auf die Zeitspanne des Vorgangs aufgeteilt.
Alternativ kann auch eingestellt werden, dass die Kosten bei Vorgangsbeginn
oder bei Vorgangsende anfallen.
7
Basiskalender
In dieser Spalte besteht die Möglichkeit, einer Ressource einen eigenen
Kalender zuzuordnen. Wird nichts anderes eingestellt, wird der Einsatz der
Ressource auf Basis des Standardkalenders berechnet.
Wird die Anzahl verfügbarer Einheiten pro Ressource (z. B. 3 Maurer) direkt in der Spalte MAX. EINHEIT
erfasst, gilt diese für die gesamte Projektdauer. Da ein gleichbleibender Ressourcenpool über längere Zeit
nicht realistisch ist, kann die Verfügbarkeit jeder Ressource individuell eingestellt werden.
Doppelklicken Sie dazu auf den Ressourcennamen.
Im Bereich RESSOURCENVERFÜGBARKEIT kann genau festgelegt werden, wann wie viele Einheiten einer
Ressource verfügbar sind. Die erlaubt eine exakte Ressourcenplanung und zeigt auch in der Auswertung der
Auslastung ein realistisches Bild.
Sobald die Verfügbarkeit individuell festgelegt worden ist, wird in der Ressourcentabelle im Feld MAX. EINHEIT
die jeweils aktuelle Verfügbarkeit angezeigt. Die Anzeige bezieht sich dabei auf das Systemdatum Ihrer
Arbeitsstation.
37
Benutzerhandbuch Project PLUS
11.2 Ressourcen zuordnen
Ö
Rufen Sie über das Menu PLUS Bereich RESSOURCEN das Ribbon RESSOURCEN
ZUORDNEN für die Zuweisung der Ressourcen auf oder verwenden Sie dazu die
Tastenkombination ALT F10.
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
Vorgang auswählen
Markieren Sie den Vorgang, dem Sie Ressourcen zuordnen möchten.
2
Ressourcen zuordnen
Tragen Sie in der Spalte EINH. die Anzahl zuzuweisender Einheiten für jede
Ressource ein. Bestätigen Sie die Eingabe durch Klick auf den Button
ZUORDNEN.
Die Spalte KOSTEN zeigt Ihnen die aufgrund der Kostenansätze in der
Ressourcentabelle berechneten variablen Vorgangskosten.
3
Anzeige im
Diagramm
Im Balkendiagramm werden die zugeordneten Ressourcen rechts des jeweiligen Vorgangsbalkens angezeigt. Wurde nur 1 Einheit zugeordnet, erscheint
lediglich der Ressourcenname. Wurden mehrere Einheiten zugeordnet, erscheint die Anzahl Einheiten in eckigen Klammern.
11.3 Auslastung anzeigen
Die Auslastung oder gar allfällige Überlastungen der Ressourcen sind bei der Zuordnung nicht direkt
ersichtlich. Um diese grafisch darzustellen, wechseln Sie über das Menu PLUS Bereich RESSOURCEN in die
Ansicht RESSOURCENAUSLASTUNG. Sie sehen nun wieder die geteilte Ansicht mit der Ressourcentabelle in
der oberen Bildschirmhälfte (siehe nächste Seite).
38
Benutzerhandbuch Project PLUS
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
Ressource auswählen
Überlastete Ressourcen werden in der Tabelle rot und fett dargestellt.
Klicken Sie auf die Ressource, um in der unteren Bildhälfte die Auslastung
anzuzeigen.
2
Verfügbare Ressourcen
Eine fette schwarze Linie zeigt die verfügbaren Ressourcen an. In diesem
Beispiel sind Ende Mai / Anfang Juni 2 Bagger verfügbar.
3
Auslastung/Überlastung
Die Auslastung wird im Diagramm mit Säulen dargestellt. Blau gefärbte
Säulen entsprechen einer Auslastung unter oder bis zur maximalen Einheit.
Werden für eine Arbeit mehr Ressourcen benötigt als aktuell zugeordnet
sind, wird die Überlast rot dargestellt.
Ihre Notizen
39
Benutzerhandbuch Project PLUS
12 Projektüberwachung
In diesem Kapitel erfahren Sie
-
wie Sie die geplanten Projektdaten als Vorgabe zur Überwachung speichern
wie Sie den Fortschritt des Projektes mit Hilfe der IST-Daten festhalten
wie Sie anhand des SOLL/IST-Vergleichs eine Prognose für den weiteren Verlauf des
Projektes stellen können
Project PLUS eignet sich nicht nur zur Planung, sondern auch zur Überwachung von Projekten. Durch ein
regelmässiges Nachführen der rapportierten IST-Daten können Sie allfällige Engpässe und Projektverzögerungen frühzeitig feststellen und die entsprechenden Massnahmen einleiten.
12.1 Basisplan speichern
Um die effektiven Anfangs- und Enddaten der einzelnen Projektvorgänge mit den geplanten Daten
vergleichen zu können, muss der Plan zuerst als Vergleichsgrundlage in Project PLUS hinterlegt werden.
Ö
Klicken Sie im Menu PLUS Bereich ÜBERWACHUNG auf das Ribbon BASISPLAN SPEICHERN.
Ö
Bestätigen Sie die Informationen im Dialogfenster durch Klick auf den Button OK.
12.2 IST-Daten nachführen
Wechseln Sie nun über das Menu PLUS Bereich ÜBERWACHUNG über das Ribbon ÜBERWACHUNG zur
Überwachungsansicht.
Im Diagramm werden nun alle Vorgänge durch zwei Balken angezeigt. Der untere graue Balken zeigt die
hinterlegten SOLL-Daten. Diese wurden über den Basisplan gespeichert und dienen als Grundlage zum
Vergleich mit den effektiven Daten.
Der obere farbige Balken zeigt die erfassten IST-Daten. Sind noch keine IST-Daten erfasst, sind beide
Balken deckungsgleich. Der obere Balken zeigt zudem den kritischen Weg. Rote Balken sind kritische, blaue
Balken nicht kritische Vorgänge.
40
Benutzerhandbuch Project PLUS
Auch die Tabelle ist in der Ansicht ÜBERWACHUNG anders aufgebaut als in der normalen Terminplanungsansicht:
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
SOLL-Daten
Die Spalten SOLL-ANFANG und SOLL-ENDE zeigen die im Basisplan hinterlegten
Daten. Diese entsprechen dem grauen Balken im Diagramm und ändern sich
nicht mehr.
2
IST-Daten
In den Spalten IST-ANFANG und IST-ENDE werden die effektiven Daten gemäss
Rapport erfasst. Diese Daten entsprechen dem oberen blauen oder roten
Balken im Diagramm.
3
Diagramm
Im Diagramm werden die erfassten IST-Daten im oberen Balken angezeigt.
4
% Abgeschlossen
Sobald das Ist-Ende erfasst ist, wird in diesem Feld der Wert 100% angezeigt.
Ist der Vorgang noch nicht abgeschlossen und Sie möchten zum Beispiel für
eine Projektleitersitzung eine Aussage über den aktuellen Stand der Arbeiten
machen, erfassen Sie hier den prozentuellen Fertigungsgrad.
5
PLAN-Daten
Die Spalten PLAN-ANFANG und PLAN-ENDE richten sich nach den erfassten ISTDaten und zeigen jeweils die aktuelle Situation an.
Sollte zum Beispiel Vorgang A am 30.06. fertig sein und wurde erst am 02.07.
beendet, wird im Feld PLAN-ANFANG nicht mehr der 01.07., sondern der 03.07.
als neues frühestmögliches Anfangsdatum angezeigt.
Die PLAN-Daten sind also eine Art Prognose, die durch die oberen Balken im
Diagramm grafisch dargestellt wird. Mit Hilfe dieser Informationen erkennen
Sie frühzeitig, ob das Projekt wie geplant verläuft oder ob sich massive
Differenzen zwischen SOLL und IST abzeichnen.
41
Benutzerhandbuch Project PLUS
13 Noch mehr PLUS
In diesem Kapitel erfahren Sie
-
wie Sie in Project PLUS eine Wochenplanung erstellen
wie Sie in Project PLUS eine Einsatzplanung erstellen
wie Sie Ihr Projekt als Meilensteinplan darstellen können
wie Sie in Project PLUS einen Phasenplan erstellen
wie Sie Details zu einzelnen Vorgängen und deren Vorgänger/Nachfolger anzeigen
wie Sie Ihr Projekt als Netzplandiagramm darstellen können
wie Sie einzelne Vorgänge eines Projektes filtern
wie Sie Vorgänge in der Tabelle gruppieren können
wie Sie über den Leistungswert, das Ausmass und die Gruppengrösse die Dauer eines
Vorgangs berechnen können
wie Sie in Project PLUS eine Pendenzenliste anlegen
wie Sie die Zeiteinheit nachträglich umformatieren können
wie Sie eine Ansicht auf Ihren Standard zurücksetzen können
13.1 Ansicht Wochenplanung
Im Menu PLUS Bereich ANSICHT – WOCHENPLANUNG gelangen Sie zu einer Ansicht, deren Skala in
Halbtage unterteilt ist. Diese Ansicht eignet sich für Detailplanungen über den Zeitraum einer oder weniger
Wochen.
13.2 Ansicht Einsatzplanung
Im Menu PLUS Bereich ANSICHT – EINSATZPLANUNG gelangen Sie zu einer Ansicht, die sich beispielsweise
zum Erfassen verschiedener Abwesenheiten wie Militär, externe Kurse, Ferien etc. eignet.
Die Einsatzplanung kann nicht im Zusammenhang mit einer Terminplanung verwendet werden. Eröffnen Sie
deshalb für die Einsatzplanung ein neues Projekt.
Erfassen Sie Ihre Mannschaften mit der Teambezeichnung
als Sammelvorgang und den einzelnen Mitarbeitenden als
untergeordnete Vorgänge.
Im Feld Bezeichnung können Sie zum Beispiel die Funktion
des jeweiligen Mitarbeitenden eintragen.
42
Benutzerhandbuch Project PLUS
In den Spalten FREI, MILITÄR und KURS können Sie den Wert mit JA oder
NEIN festlegen, je nach Abwesenheit der Person.
Über die Felder DAUER, ANFANG und ENDE können Sie die Abwesenheit
terminieren.
Im Diagramm sehen Sie die Abwesenheiten der einzelnen
Personen farbig dargestellt. Personen, die anwesend sind,
werden weiss dargestellt.
Wenn Sie die Abwesenheitsbezeichnungen ändern möchten,
doppelklicken Sie auf den Spaltentitel (z. B. Frei) und ändern
Sie den Eintrag im Feld SPALTENTITEL nach Ihrem Wunsch.
13.3 Ansicht Meilensteinplan
Der MEILENSTEINPLAN zeigt Ihnen das Projekt mit Meilensteinen anstelle der Vorgangsbalken. Jeder
Meilenstein markiert dabei den Vorgangsbeginn.
13.4 Ansicht Phasenplan
Mit Hilfe der Ansicht PHASENPLAN können Sie mehrere Etappen in einem Vorgang darstellen und deren
jeweiliges Anfangs- und Enddatum in der Tabelle festlegen.
Rufen Sie die Ansicht über das Menu PLUS Bereich ANSICHT – PHASENPLAN auf.
Erfassen Sie den Vorgang inklusive Anfangsdatum. Sie
können nun bis zu 4 zusätzliche Anfangstermine für einzelne
Phasen im Vorgang definieren. Die einzelnen Phasen werden
farbig getrennt im Vorgangsbalken angezeigt und erlauben
einen schnellen Überblick über die gesamte Tätigkeit.
43
Benutzerhandbuch Project PLUS
Der Phasenplan kann nicht im Zusammenhang mit einer
Terminplanung verwendet werden. Eröffnen Sie deshalb ein
neues Projekt.
13.5 Details anzeigen
Über das Menu PLUS Bereich Daten Ribbon VORGÄNGER UND NACHFOLGER wird das Fenster geteilt.
Markieren Sie einen beliebigen Vorgang in der oberen Bildschirmhälfte. Die untere Bildschirmhälfte zeigt
Ihnen Informationen zum entsprechenden Vorgänger und Nachfolger an.
13.6 Netzplandiagramm
Das NETZPLANDIAGRAMM ist eine alternative Darstellung des Projektplans, die nicht primär die chronologische
Abfolge von Vorgängen, sondern deren Vernetzung untereinander aufzeigt.
Sie können das Netzplandiagramm über das Menu PLUS Bereich ANSICHT – NETZPLANDIAGRAMM aufrufen.
44
Benutzerhandbuch Project PLUS
13.7 Filter
Project PLUS stellt Ihnen verschieden Filter zum schnellen Selektieren von Vorgängen zur Verfügung. Sie
finden diese in der Kopfzeile in der Terminplanung:
13.8 Vorgänge gruppieren
Über den Filter GRUPPIERT NACH werden die
Vorgänge in der Tabelle und im Diagramm z. B. nach
kritischen und nicht kritischen Vorgängen sortiert
dargestellt.
Über die Filterfunktion ALLE FILTER LÖSCHEN wird
die Gruppierung wieder aufgehoben.
45
Benutzerhandbuch Project PLUS
13.9 Spezialkalkulation
Die Spezialkalkulation bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Projekt aufgrund der Werte Leistung, Ausmass und
Gruppengrösse zu berechnen. Die Dauer wird also nicht wie sonst üblich geschätzt, sondern in der Tabelle
berechnet.
Über das Menu PLUS Bereich KALKULATION gelangen Sie zur Auswahl der verschiedenen
Kalkulationsmöglichkeiten. Sie können das Projekt nach Leistungswert, Gruppenleistung, Umsatz oder Preis
berechnen.
Nr.
Bezeichnung
Funktion
1
Vorgang
Erfassen Sie die Tätigkeit.
2
Einheit
Erfassen Sie die Einheit des Ausmasses.
3
Ausmass
Erfassen Sie die Menge des Ausmasses.
4
Leistung [h/E]
Erfassen Sie die Leistung in Stunden pro Einheit.
5
Arbeit [h]
Aus den Werten AUSMASS und LEISTUNG wird automatisch die Arbeit in Stunden
berechnet.
6
Equipe
Erfassen Sie die Anzahl Mitarbeitenden für diesen Vorgang.
7
Zeitdauer berechnet
Aus den Werten ARBEIT und EQUIPE wird automatisch die Dauer berechnet.
8
Dauer gerundet
Die berechnete Dauer wird auf einen Halbtag aufgerundet angezeigt. Dieser
Wert wird zur weiteren Berechnung des Projektes verwendet.
9
Kosten [Fr.]
Erfassen Sie die festen Kosten für diesen Vorgang.
10
Umsatz [Fr./h]
Aus den Werten KOSTEN und ARBEIT wird der Umsatz in Franken pro Stunde
berechnet.
11
Ressourcen
Durch das Eintragen der Anzahl im Feld EQUIPE wird automatisch eine
Ressource mit der Bezeichnung RESS angelegt. Die Bezeichnung kann in der
Ressourcentabelle geändert werden (siehe Kapitel 11).
12
Arbeit
Die Arbeit wird in Stunden angezeigt.
13
Feste Kosten
Der Wert für die festen Kosten wird angezeigt.
14
Kosten
Der Totalbetrag aus festen und variablen Kosten wird angezeigt.
15
Vorgänger
Bei Bedarf können in dieser Ansicht auch die Vorgänger erfasst werden. Es
empfiehlt sich aber, nach Berechnen der Dauer in die Ansicht TERMINPLANUNG
zurückzuwechseln.
16
Notizen
Erfassen Sie allenfalls Zusatznotizen zum Vorgang.
Ihre Notizen
46
Benutzerhandbuch Project PLUS
13.10 Pendenzenliste
Über das Menu PLUS Bereich KALKULATION – PENDENZENLISTE können Sie eine Tabelle zum Erstellen
einer Pendenzenliste aufrufen. Erfassen Sie die einzelnen Pendenzen mit Verantwortung, Frist, Priorität und
Status.
Zum Erfassen des Status verwenden Sie 1 für „annulliert“, 2 für „offen“ und 3 für „erledigt“. Der Status wird
durch ein entsprechendes Symbol angezeigt.
13.11 Dauer formatieren
Wenn Sie zu Beginn des Projektes die falsche
Zeiteinheit für die Dauer der Vorgänge hinterlegt
haben,
können
Sie
dies
nachträglich
umformatieren.
Klicken Sie dazu im Menu PLUS Bereich DATEN
auf den Ribbon DATEN FORMATIEREN. Wählen
Sie die gewünschte Einheit aus und klicken Sie auf
den Button OK. Die Dauer wird nun für das
gesamte Projekt in die neue Einheit umgerechnet.
13.12 Ansicht zurücksetzen
Wenn Sie eine Ansicht manuell verändert haben und die Ansicht zurücksetzen möchten oder wenn eine
Ansicht nicht mehr auf Ihre Eingaben reagiert, verwenden Sie den Befehl im Menu PLUS Bereich DATEN –
ANSICHT ZURÜCKSETZEN. Die Ansicht wird nun auf den Standard zum Zeitpunkt der Installation
zurückgesetzt.
Ihre Notizen
47
Benutzerhandbuch Project PLUS
14 Anwender-Support
Kunden mit Wartungsvertrag erhalten von der Firma PMI.AG kostenlosen Anwender-Support bei technischen
Problemen im Zusammenhang mit Project PLUS.
Gerne bieten wir auch Kunden ohne Wartungsvertrag gegen eine Supportpauschale Anwender-Support an.
Der Support-Mitarbeitende wird Sie allenfalls nach der Versionsnummer Ihrer Project PLUS-Installation
fragen. Sie finden diese im Informationsfenster unter im Menu PLUS Bereich INFO – INFO:
Hier finden Sie auch die Links zum Erstellen einer E-Mail-Nachricht zuhanden der Firma PMI.AG und zum
Aufrufen der Website www.pmi.ag.
Die Support-Hotline ist von Montag bis Freitag jeweils von 08:00 – 12:00 Uhr und von 13:00 – 17:30 Uhr
bedient.
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Benutzerhandbuch Project PLUS
15 Anhang: Übersicht über die Beziehungsarten
Normalfolge
Vorgang 2 beginnt, sobald Vorgang 1 abgeschlossen
ist.
Dies ist der Normalfall. Es kann aber auch sein, dass
Vorgänge
in
einer
speziellen
Abhängigkeit
zueinanderstehen.
Anfangsfolge
Vorgang 2 kann nur beginnen, wenn Vorgang 1
ebenfalls beginnt.
Endfolge
Vorgang 2 endet, wenn Vorgang 1 ebenfalls beendet
ist.
Abstand
Vorgang 2 beginnt 2 Wochen nach Abschluss von
Vorgang 1.
Überlappung
Vorgang 2 beginnt 1 Woche vor Abschluss von
Vorgang 1.
Vorlauf
Vorgang 2 beginnt 4 Tage, nachdem Vorgang 1
begonnen hat.
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* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

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