Benutzerhandbuch
FileMaker Pro 7
Benutzerhandbuch
TM
© 1995-2004 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten.
FileMaker, Inc.
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www.filemaker.com
FileMaker ist eine Marke von FileMaker, Inc., eingetragen in den USA und anderen
Ländern, und ScriptMaker und das Dateiordner-Logo sind Marken von FileMaker, Inc.
Die FileMaker-Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Sie dürfen diese Dokumentation
ohne schriftliche Genehmigung von FileMaker weder vervielfältigen noch verteilen. Diese
Dokumentation darf ausschließlich mit einer gültigen, lizenzierten Kopie der FileMaker-Software
verwendet werden.
Alle in den Beispielen erwähnten Personen und Firmen sind rein fiktiv und jegliche
Ähnlichkeit mit bestehenden Personen und Firmen ist rein zufällig.
Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise finden Sie im entsprechenden Dokument,
das mit der Software geliefert wurde.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website: www.filemaker.com.
Edition: 01
Inhalt
Vorwort
Einführung in FileMaker Pro
Verwendung dieses Handbuchs
Verwenden der FileMaker Pro-Dokumentation
Speicherort der PDF-Dokumentation
Online-Hilfe
Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen
Empfohlene Literatur
FileMaker Pro-Übersicht
Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken
Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen,
einzugeben und zu drucken
Suchen und Ersetzen von Daten
Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und
Berechtigungen
Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts
Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten
7
7
7
8
8
8
9
9
9
10
10
11
11
Kapitel 1
Verwenden von Datenbanken
Felder und Datensätze einer Datenbank
Öffnen von Dateien
Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei
Schließen von Fenstern und Dateien
Sichern von Dateien
Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?
Die Modi
Anzeigen von Datensätzen
Anzeigen von Datensätzen in Tabellenformat
Auswählen des aktiven Datensatzes
Navigieren in Datensätzen
Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen
Hinzufügen und Duplizieren von Bezugsdatensätzen
13
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16
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18
19
20
21
21
Löschen von Datensätzen
Eingeben von Daten
Auswählen eines Felds
Eingeben und Ändern von Felddaten
Suchen nach Datensätzen
Definieren einer Suchabfrage
Suchen nach Text und Zeichen
Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln
Suchen nach Wertbereichen
Suchen nach Daten in Bezugsfeldern
Suchen nach leeren oder nicht leeren Feldern
Suchen nach doppelten Werten
Verwenden mehrerer Suchkriterien
Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht
entsprechen
Löschen und Wiederherstellen von Suchabfragen
Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten
Suchabfrage
Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer
Ergebnismenge
Suchen und Ersetzen von Daten
Sortieren von Datensätzen
Seitenansicht und Druck von Datenbanken
Seitenansicht der Daten in einem Layout
Drucken von Datensätzen
Drucken von Scripts
Drucken von Tabellen- und Feldinformationen
Drucken des Beziehungsdiagramms
Automatisieren von Aufgaben mithilfe
von Scripts
Sicherungskopien von Datenbankdateien
Festlegen der Voreinstellungen
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22
22
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37
37
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38
4
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Kapitel 2
Erstellen von Datenbanken
Planen einer Datenbank
Anlegen einer FileMaker Pro-Datei
Definieren von Datenbankfeldern
Benennen von Feldern
Auswählen eines Feldtyps
Definieren von Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-,
Zeitstempel- oder Medienfeldern
Definieren von Formelfeldern
Definieren von Statistikfeldern
Festlegen von Feldoptionen
Definieren von automatischer Dateneingabe
Definieren der Feldüberprüfung
Optionen zur Speicherung und Indizierung
Definieren von Datenbanktabellen
Erstellen von Layouts und Berichten
Erläuterung von Layouttypen
Einrichten eines Layouts für den Druck von
Datensätzen in Spalten
Arbeiten mit Objekten in einem Layout
Auswählen von Objekten
Arbeiten mit Feldern in einem Layout
Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout
Festlegen der Position von Bezugsfeldern
Erläuterung von Platzhaltern
Formatieren von Felddaten in einem Layout
Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Feldern
Arbeiten mit Bereichen in einem Layout
Erläuterung von Layoutbereichtypen
Kapitel 3
Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
39
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44
44
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46
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51
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54
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60
60
61
62
63
63
63
67
68
68
Beziehungen
Terminologie für relationale Datenbanken
Erläuterung des Beziehungsdiagramms
Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen
Typen von Beziehungen
Planen einer relationalen Datenbank
Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm
Erstellen von Beziehungen
Ändern von Beziehungen
Statistikberechnung für Daten in Ausschnitten
Erläuterung von Referenzen
Erstellen von Referenzen
Bearbeiten von Referenzen
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73
74
74
75
79
79
79
80
82
82
82
84
Kapitel 4
Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk
Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und
Bereitstellen von Dateien
Öffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client
Schließen einer bereitgestellten Datei
Importieren und Exportieren von Daten
Unterstützte Dateiformate für Import und Export
ODBC und JDBC
Methoden für das Importieren von Daten in
eine bestehende Datei
Hinzufügen von Datensätzen
Aktualisieren bestehender Datensätze
Aktualisierung passender Datensätze
Der Importvorgang
Konvertieren einer Datendatei in eine neue
FileMaker Pro-Datei
Der Exportvorgang
Veröffentlichen von Datenbanken im Web
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88
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89
89
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90
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Inhalt
Kapitel 5
Schützen von Datenbanken mithilfe von
Konten und Berechtigungen
Schützen von Datenbanken
Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte
Die vordefinierten Konten
Die vordefinierten Berechtigungen
Planen der Sicherheit für eine Datei
Schützen einer Datei mit Passwort
Erstellen von Konten und Berechtigungen
Anzeigen von Konten und Berechtigungen
Erstellen von Konten
Erstellen von Konten, die über einen externen Server
authentifiziert werden
Erstellen von Berechtigungen
Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte
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95
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98
99
100
101
101
Kapitel 6
Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus
früheren Versionen
Konvertierungsübersicht
Konvertieren einer einzelnen Datei
Konvertieren mehrerer Dateien gleichzeitig
Lesen der Datei Konvertierung.log
Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme
Konvertieren von FileMaker Pro 1.x- und 2.x-Datenbanken
Die wichtigsten Konvertierungsprobleme
Passwörter
Beibehalten von Anwenderwörterbuchdaten
Durch den Scriptschritt „Drucker einrichten“
gespeicherte Optionen (Windows)
Umschalten von Fenstern in Scripts
Boolesche Funktionen und Suchabfragen
Dateiverweise
104
104
105
108
108
109
109
109
110
Index
113
110
110
111
111
5
6
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Vorwort
Einführung in FileMaker Pro
FileMaker Pro® Pro ist die führende Workgroup-Datenbanksoftware
zur schnellen Erstellung und Freigabe von Lösungen für die
Anforderungen Ihres Unternehmens. Leistungsstarke Funktionen,
Unterstützung verschiedener Plattformen und eine mühelos
zu bedienende Benutzeroberfläche machen FileMaker Pro
unentbehrlich für jeden, der den Überblick über Mitarbeiter,
Projekte und andere Daten behalten und sie verwalten muss.
1 FileMaker Instant Publishing-Handbuch: beschreibt, wie
FileMaker Pro-Datenbanken für Webbrowser-Benutzer über
ein Intranet oder das Internet zugänglich gemacht werden.
1
Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren
Versionen: enthält Informationen über das Konvertieren von
Datenbanken aus früheren Versionen zu FileMaker Pro 7-Format.
1
Anpassen der FileMaker Pro-Vorlagen: beschreibt, wie die
mitgelieferten Datenbank-Vorlagendateien an Ihre Anforderungen
angepasst werden können.
1
Verwendung dieses Handbuchs
Dieses Benutzerhandbuch enthält eine Einführung in die Funktionen
von FileMaker Pro und gibt schrittweise Anleitungen für die
gängigsten FileMaker Pro-Aufgaben. Detaillierte Informationen
zu fortgeschritteneren Produktfunktionen finden Sie in der
FileMaker Pro Hilfe.
Verwenden der FileMaker ProDokumentation
Die FileMaker Pro-Dokumentation gibt Ihnen einen Lernpfad an
die Hand, um produktiv zu werden, liefert Installationsanleitungen,
einen Einführungslehrgang, eine Online-Hilfe u. v. m.
Die folgenden Handbücher sind enthalten:
FileMaker Sicherheitshandbuch: beschreibt Sicherheitsfragen,
die bei der Verwendung von FileMaker-Produkten zu
berücksichtigen sind.
1
Installation der FileMaker ODBC- und JDBC-Client-Treiber:
beschreibt, wie Treiberdateien für die Verwendung von
FileMaker Pro mit OBDC- und JDBC-Anwendungen
installiert werden.
1
FileMaker ODBC- und JDBC-Entwicklerhandbuch: beschreibt
die Verwendung von ODBC und JDBC mit FileMaker-Produkten.
Speicherort der PDF-Dokumentation
Die meisten PDF-Handbücher befinden sich in dem Ordner, in
dem FileMaker Pro installiert wurde. Wenn Sie FileMaker Pro
am Standardspeicherort installiert haben, befinden sich die
PDF-Handbücher hier:
1
Windows: C:\Programme\FileMaker\FileMaker Pro 7\Deutsche
Extras\Elektronische Dokumentation
1
Mac OS: Macintosh HD/Programme/FileMaker Pro 7/Deutsche
Extras/Elektronische Dokumentation
FileMaker Pro Benutzerhandbuch (dieses Handbuch): enthält
wichtige Konzepte und grundlegende Vorgehensweisen.
Handbuch Installation und neue Funktionen für FileMaker Pro
und FileMaker Developer: enthält Installationsanleitungen und
Informationen zu neuen Funktionen.
1
FileMaker Pro Lehrgang: enthält Lektionen, die Ihnen die
wichtigsten Funktionen von FileMaker Pro näher bringen.
8
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Um die PDF-Dateien anzuzeigen, benötigen Sie einen PDF-Reader.
Unter Mac OS X können Sie entweder die integrierte VorschauAnwendung oder den Adobe Reader verwenden. Windows-Benutzer
benötigen den Adobe Reader. Wenn Sie nicht über den Adobe Reader
verfügen, können Sie ihn von der Website von Adobe unter
www.adobe.com herunterladen.
Wichtig Sie können PDF-Dateien der FileMaker 7-Dokumentation
von www.filemaker.com/downloads herunterladen. Aktualisierungen
dieses Dokuments erhalten Sie ebenfalls auf der Website.
Online-Hilfe
Die FileMaker Pro Hilfe liefert umfassende schrittweise Anleitungen
zu den FileMaker Pro-Funktionen. Sie können die Hilfe über das
Hilfe-Menü in FileMaker Pro öffnen.
Für den Zugang zur Hilfe gibt es drei Möglichkeiten:
1 Blättern Sie durch das Inhaltsverzeichnis der Hilfe, um thematisch
vorzugehen.
1 Suchen Sie nach bestimmten Themen, indem Sie Stichwörter
eingeben.
1 Rufen Sie Informationen über das aktuell angezeigte Dialogfeld
ab, indem Sie F1 (Windows) oder 2-? (Mac OS) drücken.
Empfohlene Literatur
Hier einige Vorschläge für die Verwendung der Dokumentation,
um Sie bei dem Erlernen bestimmter Vorgänge in FileMaker Pro
zu unterstützen.
Benutzertyp
Empfohlene Literatur
Daten eingebende
Person
Lektionen 1-2 im FileMaker Pro Lehrgang
Inhaber kleiner
Unternehmen oder
Trainer, die eine
grundlegende Datenbank
erstellen und sie nach
und nach erweitern
Alle Lektionen im FileMaker Pro Lehrgang
Datenbankadministrator
Das komplette Handbuch
Kapitel 1, „Verwenden von Datenbanken“ in diesem
Handbuch
Für die Erstellung einer Datenbank Kapitel 2,
„Erstellen von Datenbanken“, in diesem Handbuch
Für das Hinzufügen von Funktionen die Hilfe
Die Hilfe für Informationen zu fortgeschrittenen
Themen
FileMaker Instant Publishing-Handbuch
Neue FileMaker ProBenutzer
Handbuch „Installation und neue Funktionen für
FileMaker Pro und FileMaker Developer“
Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen
Alle Lektionen im FileMaker Pro Lehrgang
FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen geliefert, sodass
Sie sofort zu arbeiten beginnen können. Wenn Sie beginnen,
eine Datenbank zu erstellen, sehen Sie sich die Liste der Vorlagen
an, um zu prüfen, ob eine der vorhandenen Vorlagen Ihren
Anforderungen entspricht.
Dieses Handbuch
Der Ordner „Deutsche Extras“ enthält Referenzen und Beispiele,
um Sie bei bestimmten Funktionen wie ODBC und XML zu
unterstützen.
Weitere Informationen, Tipps und Anregungen finden Sie auf der
Web-Site unter der Adresse www.filemaker.com.
Benutzer, die von einer
früheren Version
aktualisieren
Handbuch „Installation und neue Funktionen für
FileMaker Pro und FileMaker Developer“
Kapitel 6, „Konvertieren von FileMakerDatenbanken aus früheren Versionen“, in
diesem Handbuch
Handbuch Konvertieren von FileMakerDatenbanken aus früheren Versionen
Hilfe
9
FileMaker Pro-Übersicht
Hier finden Sie eine Übersicht zu den Möglichkeiten von
FileMaker Pro.
Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken
Mit FileMaker Pro können Sie einfache Datenbanken, die aus
nur einer Datenbanktabelle wie einer Adressliste bestehen, oder
komplexe Datenbanken mit Beziehungen und mehreren Datenbanktabellen erstellen. Beispielsweise können Sie eine komplexe
Datenbank erstellen, die zwei Tabellen auf der Basis eines
gemeinsamen Werts, wie z. B. einer Seriennummer oder einer
Kennziffer, verbindet.
Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen,
einzugeben und zu drucken
FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest,
wenn sie angezeigt, gedruckt, zu einem Bericht zusammengefasst,
gesucht und eingegeben werden. Ein Layout speichert keine
Daten – es zeigt sie nur an.
Sie können für eine Datenbank mehrere Layouts erstellen, wobei
die Daten unterschiedlich dargestellt werden. Sie können z. B. für
eine Datenbankdatei ein Layout für Dateneingabe, ein zweites für
Statistikberichte, ein drittes für Etikettendruck, ein viertes für die
Veröffentlichung einer Datenbank auf dem Web etc. erstellen. Sie
können ein Layout ändern, ohne Ihre Daten oder andere Layouts für
die Datei zu beeinflussen. Wenn Sie die Daten in einem Feld ändern,
werden die Daten in diesem Feld in allen Layouts der Datenbank
entsprechend geändert.
In einem Layout können Sie Felder und Feldbeschriftungen
auswählen, anordnen und verändern, Berichte erstellen, Tasten
hinzufügen, um Scripts auszuführen, Grafik und Text hinzufügen
und Druckoptionen angeben.
Eine Adresslistendatenbank,
bestehend aus einer Tabelle
Eine Datenbank bestehend aus mehreren
Tabellen mit einem Ausschnitt, um Datensätze
aus einer Bezugstabelle anzuzeigen
Sie können Ihre Datenbanken als einzelne Tabelle in einer Datei,
mit mehreren Tabellen in einer Datei oder mit mehreren Tabellen
in mehreren Dateien organisieren.
FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen für Geschäfts-, Schulund Privatzwecke geliefert. Die Vorlagen lassen sich schnell an Ihre
eigenen Anforderungen anpassen.
Weitere Informationen über die Erstellung von Datenbanken
finden Sie in Kapitel 2, „Erstellen von Datenbanken“.
Es gibt sechs Layouttypen und eine Ansicht, die Sie mit dem
Assistenten für neues Layout erstellen können. Diese Layouttypen
eignen sich für verschiedene Zwecke, z. B. zum Anzeigen eines
Eingabebildschirms oder zum Drucken von Umsatzberichten
oder Adressetiketten. Sie können jedes Layout mithilfe der
Designwerkzeuge, die im Layoutmodus verfügbar sind,
weiter anpassen.
10
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Jakob Henning
Trautweinstr. 17
80666 München
Liebe Sophie,
Telefonliste
Anita Anders
Michael Braun
Andre Common
Marie Durand
Jean Durand
Wilhelm John
Johann Leer
Patrick Murr
Le Nguyen
Kentaro Ogawa
Maria Schmid
Johann Schmid
Sophie Tang
Jakob Henning
Bettina Wilhelm
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555-1234
555-1234
Wir freuen uns, dass Sie die Reise bei uns
gebucht haben. Wir wissen dies zu schätzen
und werden Ihnen gern zu Diensten sein.
Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie
uns einfach an – wir stehen Ihnen jederzeit
zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
John Lee
Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts
unterschiedlich anordnen
Weitere Informationen über das Erstellen von Layouts finden Sie
unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 55.
Suchen und Ersetzen von Daten
Funktionen für das Suchen, Sortieren und Ersetzen von Daten
ermöglichen Ihnen, Ihre Daten auf viele Arten und Weisen zu
manipulieren.
Sie können Datensätze finden, die Ihren Kriterien entsprechen, z. B.
Datensätze, die an einem bestimmten Datum eingegeben wurden
oder Adressen in einer bestimmten Stadt enthalten. Sie können ein
weiteres Fenster öffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben
Daten auszuführen.
Sie können Datensätze neu anordnen, um sie in einer bestimmten
Folge anzuzeigen oder auszudrucken. Sie können eine alphabetische,
numerische, datumsabhängige oder benutzerdefinierte Feldsortierung
verwenden.
Sie können Daten über mehrere Felder hinweg suchen und ersetzen,
ganz ähnlich, wie Sie in den meisten Textverarbeitungsprogrammen
Daten suchen und ersetzen.
Weitere Informationen über das Suchen, Sortieren und Ersetzen
von Daten finden Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 24,
„Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 34, und „Suchen und Ersetzen
von Daten“ auf Seite 33.
Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und
Berechtigungen
Sie können einschränken, was Benutzer in einer Datenbankdatei
sehen und machen können, indem Sie Konten und Berechtigungen
definieren. Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine
geschützte Datei zu öffnen. Jedes Konto gibt einen Kontonamen
und (in der Regel) ein Passwort an. Benutzer, die keine gültigen
Kontoinformationen angeben können, können eine geschützte
Datei nicht öffnen. Berechtigungen geben eine Zugriffsstufe auf
eine Datenbankdatei an. Jedem Konto wird eine Berechtigung
zugewiesen, die die Zugriffsstufe für Personen festlegt, die eine
Datei mit diesem Konto öffnen.
11
Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen
Datenbenutzung, die eine Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer
eine gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine Datenbank in einem
Webbrowser anzeigen können.
Weitere Informationen über Konten und Berechtigungen finden
Sie in Kapitel 5, „Schützen von Datenbanken mithilfe von
Konten und Berechtigungen“.
Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts
Scripts können einfache Aufgaben wie das Festlegen einer
Seitenausrichtung oder komplexe Aufgaben wie das Vorbereiten
eines kundenspezifischen Serienbriefs erledigen.
Sie könnten zum Beispiel ein Script definieren, um ein Dankschreiben an alle Kunden in Ihrer Kundendatenbank zu verfassen,
die in der letzten Woche einen Artikel gekauft haben. Das Script
generiert einen maßgeschneiderten Brief für jeden Kunden. Dann
wechselt das Script in die Seitenansicht und pausiert, damit Sie sehen
können, wie der Brief in gedruckter Form aussehen wird. Sie lösen
den gesamten Vorgang aus, indem Sie im Layout auf eine Taste
klicken.
Sie verwenden die ScriptMaker™-Funktion in FileMaker Pro,
um Scripts zu erstellen, indem Sie aus einer Liste von FileMaker
Pro-Scriptschritten wählen, Optionen angeben und die Schritte in
der korrekten Reihenfolge für die Aufgabe anordnen.
Weitere Informationen über Scripts finden Sie unter „Automatisieren
von Aufgaben mithilfe von Scripts“ auf Seite 37.
Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten
FileMaker Pro hat den Vorteil, dass Sie Ihre Daten mit anderen
FileMaker Pro-Anwendern gemeinsam nutzen können. Sie können
Ihre Daten mit anderen FileMaker Pro-Anwendern in einem
Netzwerk gemeinsam nutzen, die Web Publishing-Möglichkeiten
nutzen, um Daten über das Web bereitzustellen oder ODBC (Open
Database Connectivity) und JDBC (Java Database Connectivity)
verwenden, um FileMaker Pro-Dateien mit ODBC- und
JDBC-fähigen Anwendungen gemeinsam zu nutzen.
Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können
Sie und andere FileMaker Pro-Benutzer unter Windows und
Mac OS gleichzeitig dieselbe Datenbankdatei verwenden.
FileMaker Pro-Netzwerk-Sharing unterstützt die gemeinsame
Nutzung von Dateien durch bis zu fünf Benutzer gleichzeitig.
Hinweis Wenn Sie Dateien mit mehr als fünf Benutzern gleichzeitig
gemeinsam nutzen möchten, empfiehlt FileMaker die Verwendung
von FileMaker Server.
Sie können rasch und einfach FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten
veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in
Ihrem Intranet (oder im Internet) den Zugriff auf Ihre FileMaker ProDatenbanken erlauben.
Durch die Verwendung von FileMaker Pro-Konten und Berechtigungen
können Sie für die Sicherheit Ihrer Webdatenbanken sorgen.
Über SQL (Structured Query Language)-Abfragen können Sie
Daten aus FileMaker Pro-Dateien beziehen, um Diagramme
zu erzeugen, Berichte zu generieren und Ihre Daten mit ODBCund JDBC-fähigen Anwendungen zu analysieren. Sie können
FileMaker Pro auch als ODBC-Client-Anwendung einsetzen, um
auf Datenquellen wie Microsoft Access- oder Oracle-Datenbanken
zuzugreifen. Weitere Informationen über das Verwenden von
FileMaker Pro mit ODBC und JDBC und dessen Einschränkungen
finden Sie in der Hilfe.
Weitere Informationen über die gemeinsame Benutzung von
Datenbanken finden Sie in Kapitel 4, „Gemeinsame Benutzung und
Austausch von Daten“.
12
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Kapitel 1
Verwenden von Datenbanken
Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:
1
1
1
1
1
1
1
1
Dateien öffnen, schließen und speichern,
Datensätze in einer Datenbank erstellen,
Daten in Feldern hinzufügen und bearbeiten,
Datensätze nach verschiedenen Kriterien suchen,
Datensätze aus der Ergebnismenge ausschließen,
Sie können sich auch einen Teil Ihrer Daten anzeigen lassen, z. B.
nur die Rechnungen in einem bestimmten Monat. Eine Datenbank ist
nicht einfach ein Datenspeicher – mit einer Datenbank können Sie
Daten organisieren, analysieren und auswerten.
Daten suchen und ersetzen,
Daten sortieren,
Daten, Scripts, Tabellen- und Feldinformationen und das
Beziehungsdiagramm drucken,
1
Ein Rechnungssystem ist ein Beispiel für eine komplexere
Datenbank mit mehreren Bezugstabellen, mehreren Layouts und
Formelfeldern.
B
C
Datensätze
Scripts verwenden.
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen
zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe. Wie Sie
Datensätze durchblättern, suchen und sortieren lernen Sie in Lektion
2 und 3 im FileMaker Pro Lehrgang.
Felder und Datensätze einer Datenbank
Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen oder Daten, die
Sie nach Bedarf organisieren, aktualisieren, sortieren, durchsuchen und
drucken können. Ihr Adressbuch oder Ihr Aktenschrank ist im Prinzip
eine einfache Datenbank. Im Adressbuch und im Aktenschrank
speichern Sie ähnliche Informationen und organisieren sie so, dass sie
leicht aufzufinden sind.
Bei einem Aktenschrank müssen Sie festlegen, wie Sie Ihre Daten
sortieren, z. B. alphabetisch nach Nachname oder Region. Wenn Sie
Kontakte und Adressen in FileMaker Pro speichern, können Sie die
Daten auf verschiedene Weise organisieren. Sie können die Daten
nach Land, Ort, Nachname oder nach allen drei Kategorien sortieren.
Michelle
Roth
Rosenstr. 6
7015
St. Gallen
CH
(717) 555-0011
Felder
Ihr Adressbuch funktioniert wie eine Datenbank
Felder bilden die Grundlage einer Tabelle. Hier werden die
Informationen gespeichert, berechnet und angezeigt, die Sie in
einen Datensatz eingeben. Jede Informationseinheit in einem
Datensatz – z. B. Name, Kundennummer und Telefonnummer –
wird in einem Feld gespeichert.
14
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Eine Datenbank-Tabelle enthält einen oder mehrere Datensätze.
Jeder Datensatz besteht aus Feldern, die ähnliche Informationen
über einen bestimmten Gegenstand oder eine Aktivität enthalten.
Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Tabelle „Kunden“
enthalten die Adressinformationen eines Kunden.
Um Daten in eine Datenbanktabelle einzugeben, erstellen Sie einen
neuen Datensatz und geben Werte in die Felder ein, die zu diesem
Datensatz gehören. Sie können Werte in ein Feld schreiben, aus einer
anderen Anwendung importieren oder auf verschiedene andere Arten
eintragen.
Eine Datenbank kann aus einer Datei mit einer Tabelle bestehen,
die z. B. die Namen, Adressen, Telefon- und Faxnummern all
Ihrer Kunden enthält.
Öffnen von Dateien
Eine Datenbank kann auch aus mehreren Dateien bestehen,
von denen jede eine oder mehrere Tabellen enthält, die in ihrer
Gesamtheit alle Informationen zu einem bestimmten Themenkreis
enthalten (manchmal auch als Datenbanksystem bezeichnet).
Aufgrund der relationalen Eigenschaften von FileMaker Pro
können Sie Dateien und Tabellen verknüpfen und auf diese
Weise eine relationale Datenbank erzeugen.
Beispiel: In einer Tabelle sind alle Kunden gespeichert, die einen
bestimmten Artikel gekauft haben. In einer Bezugstabelle ist der
Rechnungsbetrag vermerkt.
Artikeltabelle
Kundentabelle
Wichtig Informationen über das Öffnen von Dateien aus früheren
FileMaker Pro-Versionen finden Sie in Konvertieren von
FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen.
Wenn FileMaker Pro nicht aktiv ist, können Sie eine Datei auf
eine der folgenden Arten öffnen:
1
1
1
Doppelklicken Sie auf die FileMaker Pro-Datei.
Ziehen Sie die Datei auf das FileMaker Pro-Programmsymbol.
Doppelklicken Sie auf das FileMaker Pro-Programmsymbol.
Wählen Sie im Dialogfeld „Neue Datenbank“ die Option Eine
bestehende Datei öffnen, klicken Sie auf OK und doppelklicken
Sie anschließend auf den Dateinamen.
Kundennr. 002
Artikelnr.
ET3
Name
Anna Kühn
Artikel
Reisetasche
So öffnen Sie eine Datei, wenn FileMaker Pro bereits aktiv ist:
Telefon
818-555-1234
Preis
29,00 €
1. Wählen Sie Datei > Öffnen (Windows) bzw. Ablage > Öffnen
Menge
34
(Mac OS).
2. Doppelklicken Sie auf den Namen der zu öffnenden Datei.
Rechnungstabelle
Kundennr.
002
Name
Anna Kühn
Telefon
818-555-1234
Rechnungsnr. 12345
Art.
Nr. Artikel
ET3 Reisetasche
ET4 Reiseführer
Preis
29 €
32 €
Wenn Sie zur Eingabe eines Kontonamens und Passworts
aufgefordert werden, geben Sie sie in das Dialogfeld
„Passwort“ ein und klicken Sie auf OK.
So öffnen Sie eine Datei, die gemeinsam im Netzwerk benutzt wird:
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Remote
öffnen.
Verwenden von Datenbanken
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“ die Option
Anzeigen, um eine Liste der Hosts zu sehen.
Auswahl
Für
Host-Favoriten
Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefügt haben
Lokale Hosts
FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz
Hosts nach LDAP
FileMaker Pro-Hosts, die über den angegebenen LDAPServer zur Verfügung stehen
3. Um von einem Host verfügbare Dateien zu sehen, wählen Sie
den Host aus. Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Dateien die zu
öffnende Datei.
Geben Sie in Adresse den Netzwerkpfad ein (z. B.
fmnet:/hostIPadresse/Dateiname).
4. Klicken Sie auf Öffnen.
Abhängig von der Konfiguration des FileMaker Netzwerk-Sharing
auf dem Host müssen Sie möglicherweise den Kontonamen, das
Passwort und den Domänennamen (nur Windows) eingeben.
15
Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei
Sie können mehr als ein Fenster pro Datei öffnen. Auf diese Weise
können Sie dasselbe Layout in separaten Fenstern anzeigen oder
verschiedene Layouts in derselben Datei ansehen. Sie können
Such- und Sortiervorgänge unabhängig voneinander in den
verschiedenen Fenstern ausführen.
Um ein weiteres Fenster zu öffnen, wählen Sie Fenster > Neues
Fenster. Ein weiteres Fenster wird geöffnet. Anfangs zeigt das
Fenster dasselbe Layout, dieselbe Sortierfolge und dieselbe
Ergebnismenge wie das zuvor aktive Fenster.
Das
ursprüngliche
Datenbankfenster, in dem Sie
die Datensätze
durchsuchen
können
Informationen über das Öffnen einer Datenbank als Host finden
Sie unter „Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen
von Dateien“ auf Seite 86.
Hinweis Eine FileMaker Pro für Windows-Datei kann unter Mac OS
geöffnet werden und umgekehrt. Wenn Sie Dateien auf eine andere
Plattform verlagern wollen, sollten Sie die Erweiterung .fp7 an
den Dateinamen anhängen. Wenn Sie Dateinamenerweiterungen
hinzufügen oder entfernen, müssen Sie die Dateiverweise von
Bezugsdateien und Dateien mit externen Scripts neu angeben.
Ein zweites
Fenster, in
dem Sie eine
andere Suche
in derselben
Ergebnismenge ausführen
können
Um Daten im neuen Fenster in einem anderen Layout anzuzeigen,
wählen Sie ein Layout aus dem Einblendmenü „Layout“ im
Statusbereich. Informationen über das Suchen von Datensätzen
16
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
finden Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 24.
Informationen über das Sortieren von Datensätzen finden
Sie unter „Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 34.
Einige kleinere Änderungen an Dateien werden nicht immer mit
der Datei gespeichert. Einzelheiten finden Sie im nächsten Abschnitt,
„Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?“
Weitere Informationen über das Öffnen mehrerer Fenster finden
Sie in der Hilfe.
Wichtig Legen Sie in jedem Fall eine Dateikopie an, bevor Sie
umfangreiche Änderungen durchführen. Daten lassen sich nicht
wiederherstellen, nachdem Sie ein Feld im Dialogfeld „Felddefinitionen“
gelöscht oder Datensätze mit dem Befehl Datensatz löschen oder
Alle löschen entfernt haben.
Schließen von Fenstern und Dateien
Sie können FileMaker Pro-Fenster und -Dateien wie in den meisten
Windows- und Mac OS-Programmen schließen.
Eine Dateikopie sichern:
Um ein Fenster zu schließen, führen Sie einen der folgenden
Schritte aus:
1. Aktivieren Sie die gewünschte Datei und wählen Sie Datei > Kopie
speichern unter (Windows) bzw. Ablage > Kopie speichern unter
(Mac OS).
1
2. Legen Sie fest, in welchem Ordner die Dateikopie auf der
Windows: Doppelklicken Sie auf das Dokumentsymbol in der
linken oberen Ecke des Dokumentfensters.
1
Festplatte gespeichert werden soll.
Windows: Klicken Sie in das Schließfeld in der rechten oberen
Ecke des Dokumentfensters.
3. Geben Sie in das Feld Dateiname (Windows) bzw. Name
(Mac OS) einen Dateinamen ein.
1 Mac OS: Klicken Sie auf die rote Schaltfläche zum Schließen
(linke obere Ecke des Dokumentfensters).
4. Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option FileMaker-Dateien
1
5. Wählen Sie in der Liste Dateityp (Windows) bzw. Typ (Mac OS)
Wählen Sie Datei > Schließen.
(nur Windows).
eine der folgenden Optionen:
Verwenden Sie die obigen Prozeduren, um alle geöffneten Fenster
für eine Datei und damit auch die Datei zu schließen.
Hinweis Selbst wenn Sie eine Datei schließen, kann diese als
verdeckte Datei geöffnet bleiben, wenn das Fenster einer anderen
Datei Daten aus dieser Datei anzeigt. (Ein anderes Fenster kann z. B.
Bezugsdaten aus der Datei anzeigen, die Sie schließen wollten.)
FileMaker Pro schließt die Datei, wenn Sie alle abhängigen
Fenster schließen.
Sichern von Dateien
Sie können eine Kopie einer Datei als Sicherung oder einen Clone
Ihrer Datei ohne Daten speichern.
Auswahl
Ziel
Kopie dieser Datei Duplizieren der gesamten Datei, einschließlich Tabellen,
Felddefinitionen, Layouts, Scripts, Papierformatoptionen
und Daten. Wählen Sie diese Option, bevor Sie
umfangreiche Änderungen vornehmen.
Komprimierte
Kopie (kleiner)
Komprimieren des gesamten Dateiinhalts, sodass die Datei
weniger Speicherplatz beansprucht. Eine komprimierte
Kopie ist empfehlenswert, wenn Sie an einer großen Anzahl
von Datensätzen häufig Änderungen durchführen.
Clone (ohne
Datensätze)
Speichern der Tabellen, Felddefinitionen, Layouts, Scripts
und Papierformatoptionen einer Datei, ohne die Daten zu
speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Vorlage
der Datei erstellen wollen.
6. Klicken Sie auf Speichern.
Verwenden von Datenbanken
17
Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?
Die Modi
In früheren FileMaker Pro-Versionen wurde eine Datei durch Öffnen
und Schließen gespeichert, selbst wenn keine Änderungen an ihr
erfolgten. In FileMaker Pro 7 verursachen die folgenden Aktionen
kein Speichern der Datei:
FileMaker Pro stellt Ihnen für Ihre Arbeit den Blätternmodus,
Suchenmodus, Layoutmodus und Seitenansichtsmodus zur
Verfügung. Sie können einen Modus aus dem Menü „Ansicht“,
den Modusregistern im Statusbereich oder aus dem Einblendmenü
„Modus“ am unteren Rand des Dokumentfensters wählen.
1 Anzeigen eines anderen Datensatzes oder Layouts
1 Sortieren von Datensätzen oder Ändern einer Sortierung
1 Durchführen von Suchvorgängen wie „Suchen“, „Alle Datensätze
Modusregister
anzeigen“ oder „Datensatz ausschließen“ oder das Ändern einer
Suchabfrage
1
Ändern von Position und Größe von Fenstern oder Aus-/
Einblenden des Statusbereichs
1
1
Ändern der Standardeinstellungen für Layoutobjekte
Ändern der Linealanzeige
Wenn Sie eine der obigen Aktionen ohne einen Vorgang
ausführen, der eine Speicherung auslöst (z. B. das Ändern von
Daten), wird die Änderung beim Schließen der Datei nicht
gespeichert. FileMaker Pro betrachtet die obigen Aktionen als
geringfügige Änderungen, die nur gespeichert werden, wenn auch
signifikantere Änderungen an der Datei erfolgt sind.
Wenn Sie z. B. eine Datei öffnen, eine Suche ausführen und dann die
Datei schließen, speichert FileMaker Pro die Ergebnismenge nicht in
der Datei. Wenn Sie jedoch eine Datei öffnen, einen neuen Datensatz
hinzufügen, eine Suche ausführen und dann die Datei schließen,
speichert FileMaker Pro die Ergebnismenge und den neuen
Datensatz mit der Datei.
Weitere Informationen über das Speichern von Dateien finden Sie in
der Hilfe.
Einblendmenü „Modus“
Verwenden
Sie diesen
Modus:
Ziel
Blätternmodus Mit Daten in einer Datei arbeiten. Sie können Datensätze
hinzufügen, anzeigen, ändern, sortieren, ausschließen
(ausblenden) und löschen. Im Blätternmodus werden Sie den
Großteil Ihrer Aufgaben erledigen, z. B. Daten eingeben.
18
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Verwenden
Sie diesen
Modus:
Suchenmodus
Layout
Seitenansicht
Die folgende Abbildung zeigt das gleiche Layout in drei
verschiedenen Ansichten.
Ziel
Nach Datensätzen suchen, die bestimmten Kriterien
entsprechen. Anschließend können Sie mit diesen
Datensätzen, der so genannten Ergebnismenge, arbeiten.
Wenn FileMaker Pro die gewünschten Datensätze gefunden
hat, wird wieder der Blätternmodus aktiviert und Sie können
die Daten bearbeiten.
Die Darstellung der Informationen am Bildschirm oder
in gedruckten Berichten, auf Etiketten und in Formularen
festlegen. Sie entwerfen Layouts für bestimmte
Aufgabenbereiche, z. B. je ein Layout für Datenerfassung,
Rechnungen oder Umschläge. Sie können ein bestehendes
Layout ändern oder ein neues Layout erstellen.
Formularansicht
Einzelner
Datensatz
Feldnamen
Als Liste anzeigen
Einzelner
Datensatz
Vor der Druckausgabe ansehen, wie Daten in Formularen oder
Berichten wirken werden. Die Seitenansicht ist besonders
nützlich für die Anzeige von Layouts mit mehreren Spalten
(wie Adressetiketten) und Berichten mit Zwischen- und
Gesamtergebnissen.
Als Tabelle
anzeigen
Einzelner
Datensatz
Anzeigen von Datensätzen
FileMaker Pro stellt für jedes Layout drei Ansichten zur Verfügung:
Formular, Liste und Tabelle. Wenn Sie zu einer anderen Ansicht
umschalten, ändert sich temporär die Art und Weise, in der
Datensätze angezeigt oder gedruckt werden.
Anzeigen von Datensätzen in Tabellenformat
Bei der Anzeige von Datensätzen in Tabellenformat können Sie eine
oder mehrere der folgenden Änderungen an Spalten und Datensätzen
vornehmen:
So zeigen Sie
Datensätze an:
Vorgehensweise im Blätternmodus
oder Suchenmodus
Einzeln
Wählen Sie Ansicht > Als Formular anzeigen.
Ziel
Aktion
In einer Liste
Wählen Sie Ansicht > Als Liste anzeigen.
In einer Tabelle mit dem
Erscheinungsbild einer
Tabellenkalkulation
Wählen Sie Ansicht > Als Tabelle anzeigen.
Spalten neu
sortieren
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und ziehen Sie
sie an die neue Position.
Verwenden von Datenbanken
Ziel
Aktion
Größe einer Spalte
ändern
Bewegen Sie den Zeiger auf den Rand der
Spaltenüberschrift. Wenn der Zeiger die Form eines
Doppelpfeils ( ) annimmt, ziehen Sie die Spalte
auf die gewünschte Größe.
Eine bestimmte
Spaltenbreite
festlegen
Wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und
klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows) bzw.
halten Sie beim Klicken die Control-Taste gedrückt
(Mac OS). Wählen Sie Spaltenbreite setzen aus dem
Kontextmenü. Geben Sie im Dialogfeld die gewünschte
Spaltenbreite ein, wählen Sie Werte aus der Liste und
klicken Sie dann auf OK.
Datensätze
sortieren
1
1
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift.
Wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus, klicken
Sie dann mit der rechten Maustaste (Windows) bzw.
bei gedrückter Ctrl-Taste (Mac OS) und wählen Sie
eine Sortierfolge aus dem Kontextmenü. Wenn Sie
mehrere Spalten auswählen, wird die Sortierfolge
durch die Reihenfolge der Spalten (von links nach
rechts) bestimmt.
19
Spaltenüberschriften. Jede Spalte zeigt ein
Feld des aktuellen Layouts.
Als Tabelle anzeigen
Auswählen des aktiven Datensatzes
Im Blätternmodus enthält eine Tabelle jeweils einen aktiven
(ausgewählten) Datensatz für jedes Fenster. Weitere Informationen
über das Arbeiten mit mehreren Fenstern finden Sie unter „Öffnen
von mehreren Fenstern pro Datei“ auf Seite 15.
In dieser Ansicht Ist der aktive Datensatz:
Hinweis Im Dialogfeld „Eigenschaften der
Tabellenansicht“ muss die Option Daten durch Wählen
der Spalte sortieren aktiviert sein. (Im Layoutmodus
wählen Sie diese Option, indem Sie mit der rechten
Maustaste (Windows) bzw. bei gedrückter Ctrl-Taste
(Mac OS) klicken und dann Layouteinstellung aus dem
Kontextmenü wählen. Klicken Sie im Dialogfeld
„Layouteinstellung“ auf die Registerkarte Ansichten
und dann auf Eigenschaften.)
Formularansicht
Der Datensatz, der gerade angezeigt wird
Als Liste anzeigen
oder
Als Tabelle
anzeigen
Der Datensatz, der durch einen durchgehenden
Balken an der linken Seite gekennzeichnet ist. Wenn
Sie einen anderen Datensatz bearbeiten wollen, klicken
Sie in den Datensatz, um ihn zu aktivieren.
20
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Buchsymbol
Aktueller
Datensatz in der
Listenansicht
Schieberegler
Aktuelle Datensatznummer
Anzahl der Datensätze in
der Datei
Für die Auswahl eines Bezugsdatensatzes in einem Ausschnitt
wählen Sie die Ausschnittreihe aus (klicken Sie hierzu an
beliebiger Stelle in der Reihe, jedoch außerhalb der Felder). Weitere
Informationen über Bezugsdatensätze und Ausschnitte finden
Sie in Kapitel 3, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.
Ziel
Aktion
Zum nächsten Datensatz
in der aktuellen Tabelle
wechseln
Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchsymbols.
Zum vorherigen
Datensatz in der
aktuellen Tabelle
wechseln
Klicken Sie auf die linke Seite des Buchsymbols.
Zu einem bestimmten
Datensatz wechseln
1
1
Ausschnitt
In die Ausschnittreihe klicken, um einen
Bezugsdatensatz auszuwählen.
Navigieren in Datensätzen
Um von einem Datensatz zu einem anderen zu gelangen, verwenden
Sie das Buchsymbol im Statusbereich.
Klicken Sie auf die Nummer des aktuellen
Datensatzes, geben Sie die gewünschte
Datensatznummer ein und drücken Sie die
Eingabetaste (Windows) bzw. den
Zeilenschalter (Mac OS).
Drücken Sie die Taste Esc, geben Sie die
Datensatznummer ein und drücken Sie die
Eingabetaste oder den Zeilenschalter.
Durch die Datensätze
blättern
Ziehen Sie den Schieberegler nach links oder rechts,
um zurück- oder weiterzublättern.
Datensätze in der
Listenansicht oder
Tabellenansicht abrollen
Verwenden Sie die Bildlaufleiste bzw. den
Rollbalken am rechten Fensterrand.
Zu einem Datensatz mit
einem eindeutigen,
bekannten Wert blättern
Siehe „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 24.
Weitere Informationen über das Anzeigen von Datensätzen finden
Sie in der Hilfe.
Verwenden von Datenbanken
Hinzufügen und Duplizieren von
Datensätzen
FileMaker Pro fügt jeden neuen oder duplizierten Datensatz am
Ende der aktuellen Tabelle hinzu. Im Blätternmodus sehen Sie den
neuen Datensatz nach dem aktuellen Datensatz bzw. nach dem
letzten Datensatz der Ergebnismenge (die Datensätze, die durch eine
Suchabfrage aktiviert wurden).
1
Wenn Datensätze sortiert werden, erscheint der neue Datensatz
direkt nach dem aktuellen Datensatz.
1
Wird keine Sortierung durchgeführt, erscheint der neue
Datensatz nach dem letzten Datensatz der Ergebnismenge. Weitere
Informationen finden Sie unter „Sortieren von Datensätzen“ auf
Seite 34.
Ziel
Aktion im Blätternmodus
Einen neuen, leeren
Datensatz hinzufügen
Wählen Sie Datensätze > Neuer Datensatz. Sie sehen
einen leeren Datensatz, in dem ein Feld umrandet ist.
Einen neuen Datensatz
erstellen, der die gleichen
oder ähnliche Daten enthält
wie ein bestehender
Datensatz
Wählen Sie den zu duplizierenden Datensatz aus.
Wählen Sie dann Datensätze > Datensatz duplizieren.
(Siehe „Auswählen des aktiven Datensatzes“ auf
Seite 19.)
Bezugsdatensätze
hinzufügen oder
duplizieren
Siehe den nächsten Abschnitt.
Hinweis Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschützt ist oder
wenn Sie nicht berechtigt sind, Datensätze zu erstellen, fügt
FileMaker Pro keine neuen Datensätze hinzu und dupliziert
keine Datensätze.
Wenn für das Feld automatische Dateneingabe definiert ist,
erscheinen diese Werte im neuen Datensatz. Siehe „Definieren von
automatischer Dateneingabe“ auf Seite 51.
21
Informationen über Eingabe oder Änderung von Werten im neuen
Datensatz finden Sie unter „Eingeben und Ändern von Felddaten“
auf Seite 23.
Hinzufügen und Duplizieren von Bezugsdatensätzen
Wenn Sie mit Datensätzen in Bezugstabellen arbeiten, können Sie
neue Datensätze in die Bezugstabelle aufnehmen, während Sie
Daten in einen Datensatz der aktuellen Tabelle eingeben.
Hinweis Sie können nur dann Bezugsdatensätze aus der aktuellen
Tabelle hinzufügen, wenn die Erstellung von Bezugsdatensätzen in
der Beziehung definiert ist. Wenn sich eine Bezugstabelle in einer
gesperrten oder schreibgeschützten Datei befindet oder wenn Sie
nicht berechtigt sind, Datensätze zu erstellen, fügt FileMaker Pro
keine neuen Datensätze hinzu und dupliziert keine Datensätze.
(Siehe „Erläuterung von Referenzen“ auf Seite 82.)
Ziel
Aktion im Blätternmodus
Aufnehmen eines
neuen Datensatzes
in eine
Bezugstabelle
1
1
Wenn sich das Bezugsfeld in einem Ausschnitt
befindet, geben Sie in das Feld in der letzten (leeren)
Ausschnittreihe Daten ein und drücken Sie die
Eingabetaste.
Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem Ausschnitt
befindet, geben Sie Daten in das Feld ein und drücken
Sie die Eingabetaste.
Einen Datensatz
Vergewissern Sie sich, dass im Ausschnitt kein
duplizieren, der
Datensatz ausgewählt ist, und wählen Sie dann
Bezugsdaten anzeigt Datensätze > Datensatz duplizieren.
Duplizieren eines
Bezugsdatensatzes
in einem Ausschnitt
Wählen Sie den Datensatz im Ausschnitt aus und
wählen Sie dann Datensätze > Datensatz duplizieren.
22
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Zu löschende
Datensätze
Aktion im Blätternmodus
Einzelner
Bezugsdatensatz
Wählen Sie in der aktuellen Tabelle eine Ausschnittreihe aus,
indem Sie innerhalb der Reihe, aber außerhalb der Felder
klicken. Wählen Sie Datensätze > Datensatz löschen und
klicken Sie dann auf Löschen.
Hinweis Zum Löschen von Bezugsdatensätzen muss
im Dialogfeld „Ausschnitteinstellungen“ die Option Löschen
von Datensätzen zulassen aktiviert sein.
Ausschnitt, der
Bezugsdatensätze aus der
Tabelle
„Artikel“ zeigt.
Geben Sie Daten in der letzten Reihe des Ausschnitts
ein, um der Tabelle „Artikel“ einen Bezugsdatensatz
hinzuzufügen.
Weitere Informationen über das Hinzufügen und Duplizieren von
Datensätzen finden Sie in der Hilfe.
Löschen von Datensätzen
Wenn Sie einen Datensatz löschen, werden alle Daten in den Feldern
dieses Datensatzes dauerhaft gelöscht.
Wichtig Sie können gelöschte Daten weder laden noch den
Löschvorgang rückgängig machen. Legen Sie daher vor dem
Löschen eine Sicherungskopie Ihrer Datei an.
Wenn bei der Bearbeitung einer relationalen Datenbank im
Dialogfeld „Beziehung ändern“ die Option „Bei Löschen eines
Datensatzes dieser Datei auch die Bezugsdatensätze löschen“
aktiviert ist, löscht FileMaker Pro alle Bezugsdatensätze, wenn
Sie einen Datensatz löschen.
Zu löschende
Datensätze
Aktion im Blätternmodus
Einzelner Datensatz
Wählen Sie den zu löschenden Datensatz aus. Wählen Sie
Datensätze > Datensatz löschen und klicken Sie dann auf
Löschen.
Eine Gruppe von
Datensätzen
Vergewissern Sie sich, dass Sie alle aufgerufenen Datensätze
löschen wollen. (Informationen hierzu finden Sie unter
„Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 24.) Wählen Sie
Datensätze > Gefundene Datensätze löschen und klicken Sie
dann auf Löschen.
Alle Datensätze in
einer Datenbank
Wählen Sie Datensätze > Alle Datensätze anzeigen und
wählen Sie dann Datensätze > Alle Datensätze löschen.
Eingeben von Daten
Hinweis Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschützt ist oder
wenn Sie zum Ändern von bestimmten Datensätzen oder Feldern
nicht berechtigt sind, können Sie Daten eventuell nicht ändern.
Auswählen eines Felds
Ziel
Aktion im Blättern- oder Suchenmodus
Ein Feld auswählen
Klicken Sie in das Feld.
Den Inhalt eines Felds Wählen Sie das Feld aus und wählen Sie dann
auswählen
Bearbeiten > Alle auswählen.
In das nächste Feld in Drücken Sie die Tabulatortaste, den Zeilenschalter oder
der Feldfolge
die Eingabetaste.
wechseln
Hinweis Um die verwendete(n) Taste(n) für den
Wechsel in das nächste Feld festzulegen, wählen Sie
im Layoutmodus die Felder aus und wählen Sie dann
Format > Feldverhalten.
Verwenden von Datenbanken
Ziel
Aktion im Blättern- oder Suchenmodus
Ziel
In das vorherige Feld
in der Feldfolge
wechseln
Drücken Sie Umschalt-Tab, Umschalt-Zeilenschalter
oder Umschalt-Eingabe.
Zu Werten in einer
Werteliste wechseln
Drücken Sie die Pfeiltasten.
Eingabe in ein
Zeitfeld
Eingeben und Ändern von Felddaten
Sie können so viele Daten eingeben oder importieren, bis die Grenze
für den Feldtyp erreicht ist. Es wird jedoch nur der Teil angezeigt
oder gedruckt, der innerhalb der Feldbegrenzung Platz findet.
Ziel
Geben Sie den Text ein (bis zu 1 Milliarde Zeichen).
Eingabe in ein
Zahlenfeld
Geben Sie die Werte ein (von 10400 bis 10-400).
Eingabe in ein
Datumsfeld
Geben Sie in das Feld ein Datum pro Zeile ein. Geben Sie
Tag, Monat und Jahr als Zahlen ein (z. B. 03.03.2005) und
verwenden Sie als Trennzeichen
ein nichtnumerisches Zeichen, z. B. Punkt (.) oder
Schrägstrich (/).
Hinweis Sie können einen Doppelpunkt (:) nicht als
Datumstrennzeichen verwenden.
Eingabe des
aktuellen Datums
in ein Datums-,
Zahlen- oder
Textfeld
Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und
führen Sie folgende Aktion aus:
Eingabe der Uhrzeit (oder Zeitdauer) als:
1
1
1
1
Stunden
Stunden und Minuten
Stunden, Minuten und Sekunden
Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile
Wählen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches
Zeichen wie einen Doppelpunkt (:).
Trennen Sie Sekundenbruchteile durch einen
Punkt (.).
Sie können die Tageszeit entweder im 24-Stunden- oder im
12-Stunden-Format (im angelsächsischen Sprachraum: mit
oder ohne AM und PM) eingeben. (AM bezeichnet eine
Zeit vor 12 Uhr Mittag.)
Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und
führen Sie folgende Aktion aus:
Eingabe in ein
Textfeld
Eingabe der
aktuellen Uhrzeit
in ein Zeit-,
Zahlen- oder
Textfeld
Wählen Sie Einfügen > Zeit.
Eingabe in ein
Zeitstempelfeld
Geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein
(z. B. 15.10.2005 15:15:05). Geben Sie Tag, Monat und
ein vierstelliges Jahr als Zahlen ein und verwenden Sie als
Trennzeichen ein nichtnumerisches Zeichen, z. B. Punkt
(.) oder Schrägstrich (/).
Hinweis Sie können einen Doppelpunkt (:) nicht
Wichtig Zweistellig eingegebene Jahreszahlen wandelt
als Datumstrennzeichen verwenden.
FileMaker Pro mit der in der Hilfe beschriebenen Konvertierungsmethode in vierstellige Jahresangaben um. Um
Fehlinterpretationen bei der Konvertierung zu vermeiden,
geben Sie immer vierstellige Jahreszahlen ein.
Geben Sie dann die Uhrzeit ein als:
Wählen Sie Einfügen > Datum.
23
1
1
1
1
Stunden und Minuten
Stunden, Minuten und Sekunden
Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile
Geben Sie AM oder PM ein, wenn die Zeit nicht im
24-Stunden-Format angegeben wird.
Wählen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches
Zeichen wie einen Doppelpunkt (:).
24
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Ziel
Eingabe des
aktuellen Datums
in ein Zeit- oder
Zeitstempelfeld
Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und
führen Sie folgende Aktion aus:
Wählen Sie Einfügen > Zeit.
Einfügen eines
Klicken Sie an die Stelle, an der Sie den Tabulator einfügen
Tabulatorzeichens wollen. Drücken Sie Strg+Tabulator (Windows) bzw.
in ein Feld
Option-Tabulator (Mac OS).
Löschen von
Daten aus
einem Feld
Wählen Sie die Daten aus und drücken Sie die Rück- oder
Löschtaste.
Eingabe von
Daten in ein
Medienfeld
Informationen finden Sie in der Hilfe.
Datei in ein
Medienfeld
einfügen
Informationen finden Sie in der Hilfe.
Eingabe
Informationen finden Sie in der Hilfe.
von Daten in
Wertelisten (die
als Auswahlfelder,
Optionsfelder,
Markierungsfelder,
Listen oder Menüs
formatiert sind)
Bearbeiten,
Formatieren oder
Prüfen der
Rechtschreibung
eines Texts in
einem Feld oder
Bearbeiten von
Wörterbüchern
Informationen finden Sie in der Hilfe.
Suchen nach Datensätzen
Für die Suche nach Datensätzen muss der Suchenmodus aktiviert
sein. Sie geben Suchkriterien (den gesuchten Wert bzw. die
gesuchten Werte) in die Felder einer Suchabfrage ein, die aussieht
wie ein leerer Datensatz. Bei der Durchführung einer Suchabfrage
durchsucht FileMaker Pro alle Datensätze in der Tabelle und
vergleicht die angegebenen Kriterien mit den Daten in der Tabelle.
Datensätze, die die Suchkriterien erfüllen, werden im Blätternmodus angezeigt. Die gefundenen Datensätze, die so genannte
Ergebnismenge, sind eine Untermenge der vorhandenen Datensätze.
Datensätze, die der Suchabfrage nicht entsprechen, werden
weggelassen. Sie können die Ergebnismenge dann einschränken
oder erweitern.
Sie können nur die Datensätze in der Ergebnismenge bearbeiten.
Sie können diese Datensätze z. B. anzeigen, ändern, auswerten,
sortieren, drucken, löschen, exportieren oder Daten in ihnen
ersetzen. Sie können auch ein neues Fenster öffnen, um
verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszuführen.
In Statistikfeldern, Medienfeldern oder Feldern, die mit der
globalen Speicheroption definiert wurden, können Sie keine
Suche durchführen.
Definieren einer Suchabfrage
So definieren Sie eine Suchabfrage:
1. Wählen Sie das Layout, das Sie für die Suche nach Datensätzen
verwenden wollen.
Sie können auch zu einem anderen Layout umschalten und
Suchkriterien in mehreren Layouts eingeben.
2. Wählen Sie Ansicht > Suchen.
3. Wählen Sie in der Suchabfrage ein Text-, Zahlen-, Datums-,
Zeit-, Zeitstempel- oder Formelfeld aus und geben Sie die
gewünschten Werte ein.
Verwenden von Datenbanken
Wenn Ihre Suchkriterien Operatoren enthalten, können Sie das
Einblendmenü Symbole verwenden.
Ein Layout wählen, das alle
erforderlichen Felder für die
Suchabfrage enthält
25
Ziel
Aktion
Eine bestehende Ergebnismenge
erweitern
Siehe „Erweitern einer Ergebnismenge“
auf Seite 31.
Erneut alle Datensätze anzeigen
Wählen Sie im Blätternmodus
Datensätze > Alle Datensätze anzeigen.
Wählen Sie im Suchenmodus
Abfragen > Alle Datensätze anzeigen.
Sie können eine Suchabfrage auch
durchführen, ohne zuvor den Befehl
Alle Datensätze anzeigen auszuwählen.
FileMaker Pro durchsucht immer alle
Datensätze in den angegebenen
Tabellen, es sei denn, die bestehende
Ergebnismenge wurde eingeengt.
Suchkriterien in Felder
eingeben
Auf den Abwärtspfeil klicken,
um die Operatoren
anzuzeigen
Hier klicken, um die Suche zu
starten
Ein weiteres Fenster öffnen, um
verschiedene Suchabfragen in
denselben Daten auszuführen
Wählen Sie Fenster > Neues Fenster.
Suchen nach Text und Zeichen
4. Klicken Sie im Statusbereich auf Suchen oder wählen Sie
Abfragen > Suchen.
Sie können während oder nach einer Suchabfrage eine oder mehrere
der folgenden Aktionen ausführen:
Ziel
Aktion
Einen Vorgang vor seiner
Beendigung abbrechen und die
vorherige Ergebnismenge
beibehalten
Drücken Sie Esc (Windows) bzw.
2-Punkt (Mac OS).
Sofern Sie nicht nach Wortkombinationen und exakten Übereinstimmungen suchen, kann das gefundene Feld nicht nur den
angegebenen Text, sondern weitere Werte in beliebiger Reihenfolge
enthalten. Wenn Sie z. B. Hotel in das Feld „Unterkunft“ eingeben,
findet FileMaker Pro Datensätze für Hotel, Wellness Hotel und Hotel
mit Restaurant.
Suche nach:
Suchkriterien nach Ausführung der Siehe „Anzeigen, Wiederholen oder
Suchabfrage ändern oder detaillierter Ändern der letzten Suchabfrage“ auf
ausarbeiten
Seite 32.
Eine bestehende Ergebnismenge
einschränken
Suchen Sie nach Text in Textfeldern oder in Formelfeldern mit dem
Ergebnistyp Text.
Siehe „Einschränken einer
Ergebnismenge“ auf Seite 30.
Eingabe in
das Feld
Wörter, die mit bestimmten Geben Sie die
Zeichen beginnen (für
betreffenden
Felder in einer beliebigen
Zeichen ein.
Sprache außer Japanisch)
Beispiele
Chris Schmidt findet
Chris Schmidt, Chris
Schmidtmer und Schmidt
Christiane.
26
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Suche nach:
Eingabe in
das Feld
Wörter, die mit bestimmten Die Zeichen
Zeichen beginnen (nur
zwischen = und *.
japanisches Feld)
Suche nach:
1
Symbole oder sonstige
nicht alphanumerische
Zeichen, z. B.
Interpunktions- oder
Leerzeichen
Setzen Sie die Zeichen,
einschließlich
Leerzeichen
und Interpunktion,
in doppelte
Anführungszeichen (").
Wörter mit Akzentzeichen
Setzen Sie den Text,
einschließlich
Leerzeichen
und Interpunktion,
in doppelte
Anführungszeichen (").
1
= * findet ,
und =Chris*
=Schmidt* findet
Chris Schmidt, Schmidt
Chris und Schmidt.
Wörter in einem
japanischen Feld, die
bestimmte Zeichen
enthalten
Geben Sie die
betreffenden
Zeichen ein.
findet , und Eine Phrase oder
Zeichenfolge
Setzen Sie den
Text, einschließlich
Leerzeichen
und Interpunktion,
in doppelte
Anführungszeichen (").
"Jonas und
Fischer,
Einrichtungshaus"
findet Jonas und Fischer,
Einrichtungshaus, aber
nicht Fischer und Jonas,
Einrichtungshaus.
Wörter mit einem oder
mehreren unbekannten
variablen Zeichen
Geben Sie das
Jokerzeichen (@) für
jedes unbekannte
Zeichen ein.
[email protected] findet Berg und
Burg.
Wörter, die keine oder
mehrere unbekannte
Zeichen enthalten
Geben Sie das
Jokerzeichen * für
die unbekannten
Zeichen ein.
Mei*er findet Meisner
und Meitinger.
Ein #-Zeichen für
jede Ziffer
# findet 3, aber nicht 30.
@ang findet Lang und
Fang, aber nicht Drang.
J*r findet Jr. und Junior.
*phan* findet Phan und
Stephanie.
## findet 30, aber nicht 3
oder 300.
Beispiele
"@" findet @ (oder z. B.
eine E-Mail-Adresse).
"," findet Datensätze, die
ein Komma enthalten.
"
" findet drei
Leerzeichen in einer
Reihe.
"òpera" findet òpera,
aber nicht opera.
(òpera ohne
Anführungszeichen
findet òpera und opera).
Teile einer Phrase (eine
Wort- oder Zeichenfolge)
Setzen Sie Text,
*"son & Phillips"
Interpunktion und
findet Johnson & Phillips
Leerzeichen in
und Paulson & Phillips
Anführungszeichen
(""). Verwenden Sie
das Jokerzeichen *,
um diesen Text in der
Mitte einer längeren
Textfolge zu finden.
Text wie eingegeben, mit
Beachtung der Groß-/
Kleinschreibung
Wählen Sie Unicode
als Standardsprache
für die Indizierung
des Felds.
", Ltd." findet
alle Firmennamen mit
„, Ltd.“, Firmennamen
ohne Komma vor Ltd.
werden jedoch ignoriert.
Ziffern in einem Textfeld
Eingabe in
das Feld
Beispiele
Hinweis Dadurch
ändert sich die
Sortierfolge der
Datensätze. Weitere
Informationen finden
Sie in der Hilfe.
fred findet fred,
aber nicht Fred.
Verwenden von Datenbanken
Suche nach:
Japanische Zeichen mit
einer großzügigen
Suchmethode, die nicht
unterscheidet zwischen
Hiragana/Katakana, Kana
Stimmhaft/Halbstimmhaft/
Stimmlos, Kana Klein/
Normal und Kana
Stimmhaft/StimmlosIterationsmarken
Eingabe in
das Feld
Beispiele
Suche nach:
~ (Tilde) mit darauf
folgendem Zeichen.
~ findet , , , ,
und Wertbereiche
Siehe „Suchen nach
Wertbereichen“ auf
Seite 28.
Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelwerte müssen in die
entsprechenden Feldtypen eingegeben werden (oder in ein
Formelfeld, das ein Zahlen-, Datums- oder Zeitergebnis liefert),
um sicherzustellen, dass korrekte Werte gefunden werden. Siehe
„Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 45. Sie können keinen Text
in Zahlenfeldern finden.
Ein Zeichen mit besonderer \ gefolgt vom
Bedeutung, z. B.
Sonderzeichen
Datenbanksyntax, die
FileMaker Pro erkennt:
@, *, #, ?, !, =, <, >, "
Exakte Übereinstimmung
mit den angegebenen
ganzen Wörtern
Beispiele
Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln
(Nur in japanisch
indizierten Feldern
verfügbar)
Exakte Übereinstimmung
mit dem angegebenen Text
Eingabe in
das Feld
27
\"Hans\" findet "Hans".
Hans\@abc.net findet
die E-Mail-Adresse
[email protected]
== (zwei Gleichheits- ==Johann findet
zeichen)
Johann, aber nicht
Johann Schmidt.
==Johann Schmidt
findet Johann Schmidt,
aber nicht Schmidt,
Johann oder Johann
Schmidtmer.
=
=Markt findet Markt,
Marktdienstleistungen und
Aktuelle Marktanalyse,
aber nicht Marketing oder
Supermarkt.
=Chris =Schmidt
findet Chris Schmidt
oder Schmidt Chris,
aber nicht Chris oder
Christoph Schmidtmer.
Wichtig Um Fehlinterpretationen bei Datumsformaten zu
vermeiden, sollten Sie immer vierstellige Jahreszahlen verwenden.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfethema „Konvertieren von
Datumswerten mit zweistelligen Jahreszahlen“.
Suche nach:
Eingabe in das Feld:
Beispiele
Eine Zahl in einem
Zahlenfeld bzw. in
einem Formelfeld mit
dem Ergebnistyp Zahl
Die Zahl in dem Format,
das bei der Erstellung
der Datei gültig war
(außer Systemformate
verwenden ist aktiviert).
0,50 findet 0,50, 0,50 €
und 50 %.
Einen Booleschen Wert
in einem Zahlenfeld
bzw. in einem
Formelfeld mit dem
Ergebnistyp Boolescher
Wert
1 für die Suche nach
1 findet 1.
Werten des Typs „Wahr“
0 für die Suche nach
Werten des Typs
„Falsch“
0 findet 0.
28
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Suche nach:
Eingabe in das Feld:
Beispiele
Suche nach:
Ein Datum in einem
Datumsfeld bzw. in
einem Formelfeld mit
dem Ergebnistyp Datum
Das Datum als Ziffern,
getrennt durch ein
nichtnumerisches
Zeichen; wählen Sie das
Format, das bei der
Erstellung der Datei
gültig war (außer
Systemformate
verwenden ist aktiviert).
3.3.2005 findet
3.3.2005,
3. März 2005 und
3-3-2005
Ungültige Datumsan?
gaben, Uhrzeiten, Zeitstempel bzw. ungültige
berechnete Datums- oder
Zeitergebnisse
? findet:
Ungültige Daten (Felder ?
ohne Ziffern) in einem
Zahlen- bzw. Formelfeld
mit dem Ergebnistyp
Zahl
? findet:
Das heutige Datum in
//
einem Datumsfeld bzw.
in einem Formelfeld mit
Ergebnistyp Datum
// findet 4. April 2005
(wenn 04.04.2005 das
aktuelle Datum ist).
Eine Uhrzeit in einem
Zeitfeld bzw. in einem
Formelfeld mit dem
Ergebnistyp Zeit
Die Uhrzeit als Ziffern,
getrennt durch
Doppelpunkte;
verwenden Sie das
Format, das bei der
Erstellung der Datei
gültig war (außer
Systemformate
verwenden ist aktiviert)
12:53:09 findet
12:53:09.
Das Datum als Ziffern,
getrennt durch ein
nichtnumerisches
Zeichen, dann die
Uhrzeit als Ziffern,
getrennt durch
Doppelpunkte, in dem
Format, das bei der
Erstellung der Datei
gültig war (außer
Systemformate
verwenden ist aktiviert)
03.03.2005
12:59:09 findet 3.3.2005
12:53:09.
Zeitstempel in einem
Zeitstempelfeld bzw. in
einem Formelfeld mit
dem Ergebnistyp
Zeitstempel
Wertbereiche
Eingabe in das Feld:
Beispiele
Nächsten Dienstag oder
33.2.2005 in einem
Datumsfeld oder
Mitternacht in einem
Zeitfeld.
zwölf, aber nicht 12 oder
zwölf30.
Siehe den nächsten
Abschnitt.
Suchen nach Wertbereichen
Für ein Suchergebnis:
Verwenden
Sie diesen
Operator:
Kleiner als der eingegebene Wert <
Beispiele
<40
<9/7/2005
<M
Kleiner oder gleich dem
eingegebenen Wert
Größer als der eingegebene Wert
<=
oder ≥
(Mac OS)
<=95129
≤05:00:00
>
>95129
>9/7/2005
<=M
>M
Größer oder gleich dem
eingegebenen Wert
>=
oder ≤
(Mac OS)
>=100
>=9/7/2005
≥8:00
≥M
Verwenden von Datenbanken
Für ein Suchergebnis:
Innerhalb eines angegebenen
Bereichs. Ein Bereich
unterscheidet sich je nach
Datentyp:
1
1
1
29
Suchabfragen
Verwenden
Sie diesen
Operator:
Beispiele
.. oder ...
(zwei oder drei
Punkte)
12:30...17:30
1/1/2005..6/6/2005
A...M
Zahlen: kleinste bis größte
Datums- und Zeitangaben:
früheste bis späteste
Text: erstes bis letztes Wort,
basierend auf der Indexreihenfolge der Wörter (nicht
der Sortierfolge)
Suchen nach Daten in Bezugsfeldern
Sie können Suchkriterien in die Bezugsfelder eines Ausschnitts oder
direkt in das Layout eingeben.
Wenn Sie eine Suche in einem Bezugsfeld durchführen, zeigt
FileMaker Pro alle Datensätze an, die einen Bezugsdatensatz haben,
der die angegebenen Kriterien erfüllt. Beispiel: Ihre Rechnungsdatei
zeigt Positionen als Bezugsdatensätze in einem Ausschnitt. Um alle
Rechnungen mit der Angabe „Computer“ zu finden, geben Sie
Computer in das Feld „Artikel“ im Ausschnitt ein. Informationen
über Bezugsfelder finden Sie in Kapitel 3, „Arbeiten mit
Bezugstabellen und -dateien“.
Informationen über das Ausschließen von Bezugsdatensätzen finden
Sie unter „Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht
entsprechen“ auf Seite 31.)
Rechnungsnr.
Name
Artikelnr. Artikel
Computer
Datensätze in Tabelle
Rechnungsnr. E154
Name
Alvarez
Artikelnr. Element
I100
Computer Rechnungsnr. E154
Name
Tang
I202
Schreibtisch
I153
Lampe
Artikelnr. Element
Rechnungsnr. E152
I229
Bücherregeal
I202
Schreibtisch
I448
Stuhl
Durand
I443
Langer Tisch Name
I153
Lampe
Artikelnr. Element
I288
Runder Tisch I384
Drehstuhl
I100
Computer
I554
Platten
I288
I100
I448
Runder Tisch
Computer
Stuhl
Suchen nach leeren oder nicht leeren Feldern
Für die Suche nach:
Eingabe in das Feld:
Nicht leeren Feldern (d. h. Felder, die
Daten enthalten)
*
Leeren Feldern
=
Suchen nach doppelten Werten
Sie können alle Datensätze finden, für die eines oder mehrere Felder
doppelte Werte enthalten. Beispiel: Sie wollen alle nicht eindeutigen
Datensätze überprüfen und entscheiden, welche dieser Datensätze
Sie behalten und welche Sie löschen wollen.
30
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Um alle doppelten Datensätze zu finden, wählen Sie Ansicht >
Suchen und geben Sie ein Ausrufezeichen (!) in das Feld ein.
Datensätze, die mindestens einem von mehreren Kriterien
entsprechen (logische ODER-Suche)
Verwenden mehrerer Suchkriterien
Um Ihre Suchabfrage zu erweitern, geben Sie Suchkriterien in der
ersten Suchabfrage ein. Wählen Sie Abfragen > Neue Abfrage
hinzufügen. Geben Sie dann Kriterien in der zweiten Suchabfrage ein.
Fügen Sie für jedes Kriterium eine neue Abfrage hinzu und klicken
Sie dann auf Suchen.
Sie können Ihre Suche eingrenzen oder erweitern, indem Sie eine
Reihe von Suchkriterien angeben.
Datensätze, die alle Suchkriterien erfüllen (logische UND-Suche)
Zum Eingrenzen der Suche geben Sie alle gewünschten Kriterien in
die Felder ein und klicken Sie dann auf Suchen.
Sie können das Suchergebnis schrittweise eingrenzen und nach
spezifischeren Details in Ihrer Datenbank suchen. Siehe den
nächsten Abschnitt.
Einschränken einer Ergebnismenge
So können Sie beispielsweise zuerst nach allen Mitarbeitern der
Vertriebsabteilung suchen und anschließend die Suche auf alle im
Vertrieb beschäftigten Mitarbeiter namens Alvarez beschränken.
1. Führen Sie im Suchenmodus eine Suche nach allen Mitarbeitern
der Vertriebsabteilung durch.
FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Blätternmodus an.
2. Wechseln Sie wieder in den Suchenmodus und geben Sie die
Kriterien ein, mit denen die Suche eingeschränkt werden soll
(z. B. geben Sie Alvarez in das Feld Nachname ein).
3. Wählen Sie Abfragen > Ergebnismenge einschränken.
Die Ergebnismenge enthält jetzt die Daten aller Mitarbeiter der
Vertriebsabteilung, die Alvarez heißen.
Beispiele:
1
Um die Datensätze der Kunden aus New York und Paris
aufzurufen, geben Sie in der ersten Suchabfrage New York in das
Feld Ort und in der zweiten Suchabfrage Paris in das Feld Ort ein.
1
Um die Datensätze der Unternehmen mit mehr als 100
Mitarbeitern und der Unternehmen mit mehr als 100 Millionen Euro
Firmenkapital aufzurufen, geben Sie in der ersten Suchabfrage >100
in das Feld Anzahl der Mitarbeiter ein. Anschließend geben Sie in der
zweiten Suchabfrage >100.000.000 in das Feld
Kapitalausstattung ein.
1
Um die Datensätze der Schüler in der 6. Klasse, die am AlgebraLeistungskurs teilnehmen, und der Schüler der 7. Klasse, die am
Geometrie-Leistungskurs teilnehmen, anzuzeigen, geben Sie in der
ersten Suchabfrage 6 in das Feld Klasse und Algebra in das Feld
Leistungskurs ein. Anschließend geben Sie in der zweiten
Suchabfrage 7 in das Feld Klasse und Geometrie in das Feld
Leistungskurs ein.
Sie können eine Ergebnismenge erweitern und Ihre Suchabfrage so
ausdehnen, dass sie zusätzliche gültige Datensätze findet, ohne
wieder ganz von vorne zu beginnen. Siehe den nächsten Abschnitt.
Verwenden von Datenbanken
Erweitern einer Ergebnismenge
31
2. Aktivieren Sie Ohne im Statusbereich.
So können Sie beispielsweise zuerst nach Kunden in München
suchen und die Suche anschließend auf Kunden in Hongkong
erweitern.
1. Führen Sie im Suchenmodus eine Suche nach Kunden in München
durch.
FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Blätternmodus an.
Hier „Ohne“ wählen, um Datensätze auszuschließen,
die der Abfrage entsprechen.
2. Wechseln Sie wieder in den Suchenmodus und geben Sie die
Kriterien ein, mit denen die Suche erweitert werden soll (z. B. Sie
geben Hongkong in das Feld Ort ein).
3. Wählen Sie Abfragen > Ergebnismenge erweitern.
3. Klicken Sie auf Suchen.
Die Ergebnismenge enthält nun Kunden in München und Hongkong.
Gleichzeitiges Suchen und Ausschließen von Datensätzen
Datensätze, die einer Kriteriengruppe entsprechen und gleichzeitig
eine andere nicht erfüllen
Informationen über das Eingrenzen Ihrer Suche durch Ausschließen
von Datensätzen, die bestimmte Kriterien erfüllen (Beispiel: Alle
Hersteller im Staat New York ausschließlich der Hersteller in New
York City suchen), finden Sie unter „Gleichzeitiges Suchen und
Ausschließen von Datensätzen“ auf Seite 31.
Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht
entsprechen
Sie können Datensätze ausschließen, wenn Sie eine Suchabfrage
durchführen. Anders gesagt: Sie können Informationen in Ihrer
Datenbank finden, die „ungleich“ Ihren angegebenen Kriterien sind.
Beispiel: Sie wollen alle Rechnungen anzeigen, außer denen der
letzten 30 Tage.
Suchen nach Datensätzen, die den Suchkriterien nicht entsprechen
Beispiel: Sie wollen alle Verkaufsdatensätze außer den
Verkaufsdatensätzen für Berlin anzeigen:
1. Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien für den Ausschluss ein.
Beispiel: Sie wollen alle Hersteller in Deutschland außer den
Herstellern in Stuttgart anzeigen.
1. Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien für die Datensätze ein,
die angezeigt werden sollen (geben Sie Deutschland in das Feld
Land ein).
2. Wählen Sie Abfragen > Neue Abfrage hinzufügen.
3. Geben Sie dann die Kriterien für die Datensätze ein, die
ausgeschlossen werden sollen (geben Sie Stuttgart in das
Feld Ort ein).
4. Wählen Sie Ohne.
5. Klicken Sie auf Suchen.
Beachten Sie folgende Punkte:
1
Sie können mehrere Suchabfragen mit Ausschlusskriterien
erstellen.
1 FileMaker Pro bearbeitet die Abfragen in der Reihenfolge ihrer
Erstellung. Beispiel: Eine Kundendatenbank mit Kunden aus den
USA und Frankreich:
32
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
1 Wenn die erste Suchabfrage alle Kunden aus Paris findet und die
zweite Suchabfrage alle Kunden aus den USA ausschließt, werden
alle Datensätze der Kunden aus Paris, nicht jedoch die Datensätze
der Kunden aus Paris, Texas, oder aus einem anderen Ort in den
USA angezeigt.
1
Wenn die Abfragen vertauscht werden (die erste Abfrage
schließt alle Kunden aus den USA aus, die zweite findet alle
Kunden aus Paris), werden alle Kunden aus Paris, Frankreich,
und aus Paris, Texas, aufgerufen, es werden jedoch keine
anderen Kunden aus den USA angezeigt.
1
Um einen Bezugsdatensatz in einer Ausschnittreihe (oder in
einer Gruppe von Bezugsdatensätzen) auszuschließen, müssen Sie
die Beziehung oder den Wert in mindestens einem Abgleichsfeld
so ändern, dass der Datensatz kein Bezugsdatensatz mehr ist.
Informationen über Bezugsfelder finden Sie in Kapitel 3, „Arbeiten
mit Bezugstabellen und -dateien“.
1
Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten
Suchabfrage
Um die zuletzt verwendeten Suchkriterien anzuzeigen, wählen Sie
Datensätze > Letzte Abfrage ändern. Um anschließend wieder die
Gruppe der aufgerufenen Datensätze anzuzeigen, wählen Sie
Ansicht > Blättern. Zum Wiederholen einer Suchabfrage klicken Sie
auf Suchen. Sie können die Suchkriterien auch ändern, indem Sie auf
Suchen klicken.
Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer
Ergebnismenge
Alle Datensätze, die nicht in der Ergebnismenge enthalten sind,
wurden ausgeschlossen oder ausgeblendet. Sie können aus der
Ergebnismenge weitere Datensätze ausschließen, ohne eine neue
Suchabfrage durchzuführen.
Sie können ein weiteres Fenster öffnen, um verschiedene
Suchabfragen in denselben Daten auszuführen. Siehe „Öffnen von
mehreren Fenstern pro Datei“ auf Seite 15.
Wichtig Ausgeschlossene Datensätze werden temporär aus der
Gruppe der Ergebnismenge entfernt. Sie werden jedoch nicht
aus der Datenbank gelöscht.
1
Ziel
Aktion
Einen bestimmten
Datensatz ausschließen
Zeigen Sie den Datensatz an oder wählen Sie ihn
aus und wählen Sie dann Datensätze > Datensatz
ausschließen.
Eine Gruppe von
Datensätzen ausschließen
Zeigen Sie den ersten Datensatz in einer
fortlaufenden Reihe von Datensätzen an und
wählen Sie dann Datensätze > Mehrere
ausschließen. Geben Sie im Dialogfeld „Mehrere
ausschließen“ die Anzahl der auszuschließenden
Datensätze an und klicken Sie auf Ausschließen.
Ausgeschlossene
Datensätze anzeigen
Wählen Sie Datensätze > Ausschluss anzeigen.
Wieder alle Datensätze in
der Datenbank anzeigen
Wählen Sie Datensätze (Blätternmodus) oder
Abfragen (Suchenmodus) > Alle Datensätze
anzeigen.
Wenn Sie nach der Durchführung einer Suche Datensätze aus
der Ergebnismenge ausschließen wollen, siehe „Ausblenden und
Einblenden von Datensätzen in einer Ergebnismenge“ auf Seite 32.
Löschen und Wiederherstellen von Suchabfragen
Um eine Suchabfrage zu löschen, wechseln Sie in die betreffende
Suchabfrage und wählen Sie dann Abfragen > Abfrage löschen.
Um den ursprünglichen Zustand einer Suchabfrage wiederherzustellen, wählen Sie Abfragen > Abfrage wiederherstellen.
Abfragen werden z. B. bestätigt, wenn Sie außerhalb der Felder
klicken, in ein anderes Layout oder eine andere Abfrage wechseln
oder eine Suche durchführen.
Verwenden von Datenbanken
Suchen und Ersetzen von Daten
Wählen Sie
Ziel
Wie in einem Textverarbeitungsprogramm können Sie Daten in
mehreren Feldern (einschließlich Bezugsfeldern) eines Datensatzes
oder einer Suchabfrage, in einer Ergebnismenge aus Datensätzen
oder Suchabfragen oder in Textobjekten in einem Layout suchen und
ersetzen. Sie können in jedem Feldtyp außer Medienfeldern und
Feldern, die nicht bearbeitet werden können, nach Daten suchen.
Eine Option unter
Suchen in
(Datensätze)
Im Blätternmodus: Durchsuchen aller Datensätze des
aktuellen Layouts oder nur des aktuellen Datensatzes.
1. Wählen Sie im Blättern-, Suchen- oder Layoutmodus
Eine Option unter
Suchen in (Felder)
Bearbeiten > Suchen/Ersetzen > Suchen/Ersetzen.
2. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Feld Suchen nach ein. Geben
Sie die Daten, durch die der Suchbegriff ersetzt werden soll, in das
Feld Ersetzen durch ein.
Daten in Feldern, die als Einblendmenüs, Optionsfelder oder
Kontrollkästchen formatiert sind, können nicht ersetzt werden.
Diese Felder werden gezählt und nach Abschluss des Vorgangs
Alles ersetzen als übersprungene Felder angezeigt.
gewünschte Suchen/Ersetzen-Operation auszuführen.
Klicken Sie auf
Ziel
Weitersuchen
Sucht nach dem nächsten Vorkommen der unter Suchen
nach festgelegten Daten.
Ersetzen & Suchen
Wenn Daten markiert sind, die den Angaben unter Suchen
nach entsprechen: Daten aus dem Feld Suchen nach durch
Daten aus dem Feld Ersetzen durch ersetzen und nach dem
nächsten Auftreten suchen.
Ziel
Einschränken der Suche auf Vorkommen, deren Großund Kleinschreibung den im Feld Suchen nach
eingegebenen Daten entspricht.
Hinweis In Dateien, die japanische Daten enthalten,
findet ein Suchvorgang mit deaktivierter Option Groß-/
Kleinschreibung nicht gleichzeitig die entsprechenden
Zeichen in halber und in voller Breite. Um Zeichen in
beiden Breiten zu suchen und zu ersetzen, führen Sie
separate Suchvorgänge für Zeichen in halber und Zeichen
in voller Breite durch.
Nur ganzes Wort
suchen
Suche nur nach den Vorkommen, die vollständige Wörter
oder durch Leerzeichen und/oder Interpunktionszeichen
begrenzt sind.
Im Blättern- und im Suchenmodus: Durchsucht alle Felder
des aktuellen Layouts oder nur des aktuellen Felds.
4. Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen, um die
Wenn keine Daten markiert sind, die den Angaben unter
Suchen nach entsprechen: Suchen nach dem ersten
Vorkommen der unter Suchen nach festgelegten Daten.
Eine Option aus der Festlegen der Suchrichtung: Vorwärts, Rückwärts oder
Liste Richtung
Gesamt.
Groß-/
Kleinschreibung
Im Suchenmodus: Durchsuchen aller Suchabfragen des
aktuellen Layouts oder nur der aktuellen Suchabfrage.
Hinweis Im Layoutmodus durchsucht FileMaker Pro
lediglich das aktuelle Layout.
3. Legen Sie die Suchoptionen fest.
Wählen Sie
33
Ersetzen
Ersetzt die Daten aus dem Feld Suchen nach durch die
Daten aus dem Feld Ersetzen durch.
Alles ersetzen
Ersetzt jedes Vorkommen der Daten aus dem Feld Suchen
nach durch die Daten aus dem Feld Ersetzen durch.
Nach Abschluss des Vorgangs Alles ersetzen wird die
Anzahl der gefundenen Vorkommen in einer Übersicht
angezeigt.
Weitere Informationen über das Suchen und Ersetzen von Daten
finden Sie in der Hilfe.
34
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Sortieren von Datensätzen
FileMaker Pro speichert Datensätze in der Reihenfolge, in der Sie
in die Datei eingefügt werden. Durch eine Sortierung können Sie
Datensätze temporär neu anordnen, aktualisieren und ausdrucken.
Um Datensätze zu sortieren, wählen Sie die Felder aus, nach denen
sortiert werden soll. Die Datensätze werden zuerst nach dem Inhalt
des ersten Sortierfelds geordnet. Haben zwei Datensätze den
gleichen Wert im ersten Sortierfeld, werden sie nach dem Inhalt
des zweiten Sortierfelds geordnet usw. Sie können Datensätze in
aufsteigender, absteigender oder spezieller Reihenfolge sortieren.
Die Datensätze bleiben sortiert, bis erneut nach Datensätzen gesucht
wird bzw. bis neue Datensätze hinzugefügt oder sortiert werden.
Sortieren von Datensätzen in der aktuellen Ergebnismenge:
1. Wählen Sie im Blätternmodus Datensätze > Sortieren.
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ die zu sortierenden
Felder in der gewünschten Sortierfolge aus und aktivieren Sie
Sortieroptionen.
Informationen zu Sortieroptionen finden Sie in der Hilfe.
3. Klicken Sie auf Sortieren.
Wenn Sie die Sortierung vorzeitig abbrechen wollen, drücken Sie
Esc (Windows) oder 2-Punkt (Mac OS).
Hinweis Sie können die Datensätze nach einem bestimmten Feld
sortieren, ohne das Dialogfeld „Sortieren“ zu öffnen. Verwenden
Sie dazu das Kontextmenü des gewünschten Felds.
Weitere Informationen über das Sortieren von Datensätzen finden
Sie in der Hilfe.
Seitenansicht und Druck von Datenbanken
Mit FileMaker Pro können Sie Folgendes drucken:
1
alle Datensätze in der Datenbank, einen Teil der Datensätze
oder nur den aktuellen Datensatz,
1
1
einen leeren Datensatz, um ein Papierformular zu erstellen,
Definitionen von Scripts, Feldern, Tabellen und Beziehungen,
um die Struktur der Datenbank zu sehen.
FileMaker Pro druckt Datensätze im aktuellen Layout. Sie können
Layouts anlegen, um dieselben Daten auf unterschiedliche Weise
zu drucken. Sie können beispielsweise Datensätze einzeln, in einer
Liste oder einem komplex sortierten Bericht mit Gesamtsummen,
Kopf- und Fußbereich drucken. Sie können auch Layouts für
Adressetiketten oder Umschläge definieren.
Mit dem Assistenten „Neues Layout/Neuer Bericht“
(im Layoutmodus) ist es ganz einfach, solche Layouts und
Berichte zu erstellen. Siehe „Erstellen von Layouts und Berichten“
auf Seite 55.
Verwenden von Datenbanken
35
1
variable Informationen, die FileMaker Pro liefert, z. B.
Seitennummern, aktuelles Datum usw.,
Sie können Daten im aktuellen Layout oder Informationen über die
Struktur der Datenbank drucken
1
1
1
die definierten Seitenränder,
wie Felder mit Angleichungsoptionen Leerräume unterdrücken,
in Spalten angeordnete Datensätze, wenn das Layout auf
Druckausgabe von Listen eingestellt ist.
Aktuelles Layout
Telefonliste
Name
Telefonnummer
Anita Anders
Michael Braun
Andrea Breitner
Marie Durand
Jean Durand
Wilhelm John
408-555-1234
213-555-2345
714-555-3456
619-555-4567
408-555-5678
408-555-6789
Alle aufgerufenen
Datensätze
Telefonliste
Name
Telefonnummer
Anita Anders
408-555-1234
Telefonliste
Name
Telefonnummer
Drucken von Datensätzen
Aktueller Datensatz
Leerer Datensatz
Telefonliste drucken
Gehe zu Layout [Telefonliste]
Sortieren [Sortierfolge: Nachname (Aufsteigend) ]
[Suchfolge übernehmen, Ohne Dialogfeld]
Seitenansicht aktivieren
[Pause]
Drucken
[Ohne Dialogfeld]
Blätternmodus aktivieren
Feldname
Feldtyp
Vorname
Nachname
Adresse 1
Adresse 2
Ort
Land
PLZ
Tel.
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Zahl
Text
Um eine Seitenansicht der Daten in einem Layout anzuzeigen,
folgen Sie den gleichen vorbereitenden Schritten wie beim Drucken,
einschließlich der Angabe eines Druckers und der Druckoptionen
sowie der Überprüfung, ob die Ergebnismenge die gewünschte ist
(siehe Schritt 1 bis 4 im nächsten Abschnitt, „Drucken von
Datensätzen“). Wählen Sie dann Ansicht > Seitenansicht.
Formel/Optionen
Sie können Informationen aus Ihrer Datenbank drucken oder einen
leeren Datensatz ausgeben, um ein leeres „Formular“ zu erhalten.
So drucken Sie Datensätze:
1. Wenn Sie über mehrere Drucker verfügen, geben Sie den
gewünschten Drucker an.
Script
2. Überprüfen Sie Druckoptionen, indem Sie Datei > Drucker
Tabellen- und
Felddefinitionen
Beziehungsdiagramm
Sie können Seitenränder steuern, Leerräume unterdrücken und
bestimmte Objekte vom Druck ausschließen.
Seitenansicht der Daten in einem Layout
Wenn Sie in die Seitenansicht wechseln, sehen Sie das Layout so,
wie es auf der gedruckten Seite erscheint. In der Seitenansicht
können Sie keine Informationen in Felder eingeben oder bearbeiten.
einrichten (Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS) wählen,
und klicken Sie dann auf OK.
Informationen über Druckeroptionen finden Sie in Ihrer
Drucker- und Systemdokumentation.
3. Wechseln Sie über das Einblendmenü Layout in das
gewünschte Layout.
4. Stellen Sie sicher, dass die aufgerufenen Datensätze die
gewünschten sind, indem Sie:
In der Seitenansicht sehen Sie:
1
1 die Anzahl der Datensätze, die auf eine gedruckte Seite passen,
1 wie die gewählten Einstellungen Seitenumbrüche beeinflussen,
1 Bereiche für Zwischenergebnisse mit berechneten Statistikfeldern,
1
im Suchenmodus mithilfe der Befehle im Menü Datensätze
die Ergebnismenge ändern.
die Datensätze sortieren.
5. Wählen Sie Ansicht > Seitenansicht, um exakt zu sehen, wie
die gedruckte Version wirken wird.
36
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Einige Elemente, wie Statistikfelder, Bereiche für Zwischenergebnisse,
angleichende Objekte, Datensätze in Spalten und variable Informationen
wie Seitennummern erscheinen nur in der Seitenansicht korrekt.
„FileMaker“ aus der Liste wählen
6. Wählen Sie Datei > Drucken (Windows) bzw. Ablage > Drucken
(Mac OS).
7. Wählen Sie im Dialogfeld für Drucker eine Option (Windows)
bzw. wählen Sie FileMaker aus dem Einblendmenü (Mac OS).
Für das Drucken von:
Auswahl
Alle Datensätze (oder nur Datensätze in der
Ergebnismenge)
Alle aufgerufenen Datensätze
Nur den Datensatz, der im Blätternmodus
ausgewählt ist
Aktueller Datensatz
Einen leeren Datensatz mit dem aktuellen
Layout (für die Ausgabe eines leeren
Formulars)
Leerer Datensatz mit Feldern
und wählen Sie dann eine
Formatoption.
Die zu druckenden Daten wählen
Dialogfeld „Drucken“ (Mac OS)
8. Wählen Sie den zu druckenden Bereich, die Anzahl der Kopien
und andere Druckeinstellungen und klicken Sie auf OK (Windows)
bzw. Drucken (Mac OS).
Klicken Sie auf die Optionen, um die Seitenausrichtung (Hoch- oder
Querformat), die Skalierung und andere Druckoptionen zu ändern.
Drucken von Scripts
Sie können eine Liste aller Scriptschritte in einem oder mehreren
Scripts in der Datei drucken.
Die zu druckenden
Daten wählen
So drucken Sie Scripts:
1. Wählen Sie Scripts > ScriptMaker.
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Scripts definieren“ das Script aus, das
Sie drucken wollen.
Um mehrere benachbarte Scripts in der Liste auszuwählen, halten
Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die Scripts klicken.
Um mehrere nicht benachbarte Scripts auszuwählen, halten Sie die
Strg-Taste (Windows) bzw. 2 (Mac OS) gedrückt, während Sie auf
die Scripts klicken.
Aktivieren, um vor dem
Druck verknüpfte OLEObjekte zu aktualisieren
3. Klicken Sie auf Drucken.
Dialogfeld „Drucken“ (Windows)
4. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).
Die ausgewählten Scriptschritte und Optionen werden gedruckt.
Verwenden von Datenbanken
1
Drucken von Tabellen- und Feldinformationen
Wählen Sie Diagramm auf einer Seite drucken, um die Größe
des Diagramms so einzustellen, dass es auf eine Seite passt.
So drucken Sie Tabellen- und Feldinformationen:
1. Wählen Sie Datei > Definieren > Datenbank (Windows) bzw.
Ablage > Definieren > Datenbank (Mac OS) und klicken Sie auf die
Registerkarte Tabellen bzw. Felder.
2. Wählen Sie die Tabelle(n) bzw. das (die) Feld(er) aus, die Sie
drucken wollen.
Um mehrere benachbarte Tabellen oder Felder in der Liste
auszuwählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie
auf die Tabellen bzw. Felder klicken. Um mehrere nicht benachbarte
Tabellen oder Felder auszuwählen, halten Sie die Strg-Taste
(Windows) bzw. 2 (Mac OS) gedrückt, während Sie auf die
Tabellen bzw. Felder klicken.
3. Klicken Sie auf Drucken.
4. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).
Die Feldnamen, Feldtypen und Formeln oder Dateneingabeoptionen
werden für jede ausgewählte Tabelle gedruckt.
Drucken des Beziehungsdiagramms
Sie können eine grafische Darstellung Ihrer Datenbank drucken,
indem Sie das Beziehungsdiagramm ausgeben.
1. Wählen Sie Datei > Definieren > Datenbank (Windows) bzw.
Ablage > Definieren > Datenbank (Mac OS) und klicken Sie auf die
Registerkarte Beziehungen.
2. Klicken Sie auf
, um die Seitenumbrüche im Beziehungs-
diagramm anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf
, um das Dialogfeld „Druckereinrichtung“
(Windows) bzw. „Papierformat“ (Mac OS) zu öffnen.
4. Klicken Sie auf Drucken.
5. Wählen Sie im Dialogfeld „Druckoptionen“ die gewünschte
Option.
1
Wählen Sie Diagramm auf mehreren Seiten drucken, um das
Diagramm auf mehr als einer Seite auszugeben.
37
6. Klicken Sie auf Fortsetzen.
7. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).
Weitere Informationen über Seitenansicht und Drucken von
Datenbanken finden Sie in der Hilfe.
Automatisieren von Aufgaben mithilfe
von Scripts
Scripts können einfache Aufgaben wie das Festlegen einer
Seitenausrichtung oder komplexe Aufgaben wie das Vorbereiten
eines kundenspezifischen Serienbriefs erledigen. Scripts können
bedingte Entscheidungen treffen (durch Wenn-Sonst-Anweisungen)
und wiederholte Aufgaben erledigen (durch SchleifenAnweisungen).
Sie verwenden die ScriptMaker-Funktion in FileMaker Pro, um
Scripts zu erstellen, indem Sie aus einer Liste von FileMaker ProScriptschritten wählen, Optionen angeben und die Schritte in der
korrekten Reihenfolge für die Aufgabe anordnen.
Verwenden Sie Scripts, um Aufgaben wie die folgenden zu
automatisieren:
1
1
1
Wechsel in ein anderes Layout oder in einen anderen Modus,
Suchen, Sortieren und Drucken von Datensätzen,
Importieren von Daten aus derselben Quelle.
Vorgehensweisen für die Erstellung von Scripts und ein Überblick
über alle FileMaker Pro-Scriptschritte (alphabetisch oder nach
Kategorie sortiert) sind in der Hilfe verfügbar.
38
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Sicherungskopien von Datenbankdateien
Jedes auf einem Computer gespeicherte Dokument muss regelmäßig
gesichert werden. Es ist einfacher, eine gesicherte Datenbank
wiederherzustellen als sie neu zu erstellen. Die Häufigkeit der
Sicherung hängt von der Datenmenge ab, die Sie Ihrer Datenbank
hinzufügen, und davon, wie aufwändig eine Neuerstellung Ihrer
Dateien im Falle einer Beschädigung wäre.
Die Sicherungskopien sehr wichtiger Dateien sollten routinemäßig
an einem anderen Ort aufbewahrt werden.
Ein Beispiel für ein Sicherungsscript finden Sie in der Hilfe.
Festlegen der Voreinstellungen
Sie können das Erscheinungsbild und das Verhalten von FileMaker Pro
an Ihre Arbeitsweise anpassen, indem Sie Standardeinstellungen, so
genannte Voreinstellungen, ändern. Voreinstellungen beeinflussen das
Verhalten des Programms und sind nicht dateispezifisch.
Einstellungen im Dialogfeld „Dateioptionen“ beeinflussen das
Standardlayout, Start- und Ende-Scripts, Anmeldeinformationen
und die Rechtschreibung für die aktuelle Datei.
Programm-Voreinstellungen festlegen:
1. Windows: Wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen.
Mac OS: Wählen Sie FileMaker Pro > Einstellungen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Einstellungen“ auf eine
Registerkarte und legen Sie die gewünschten Optionen fest.
So legen Sie Datei-Voreinstellungen fest:
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) >
Dateioptionen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Dateioptionen“ auf eine
Registerkarte und legen Sie die gewünschten Optionen fest.
Weitere Informationen über das Festlegen von Programm- und
Datei-Voreinstellungen finden Sie in der Hilfe.
Kapitel 2
Erstellen von Datenbanken
Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:
2. Überlegen Sie, welche Daten Sie in Ihrer Datenbank speichern
1
1
1
1
1
wollen. In der Regel können die Informationen grob kategorisiert
werden. Die exakte Identifizierung dieser Kategorien ist
entscheidend beim Design einer effizienten Datenbank, da Sie
verschiedene Typen und Mengen von Daten in jeder Kategorie
speichern. Beispielsweise enthält eine Datenbank zur Überwachung
des Umsatzes Kategorien wie „Produkte“, „Rechnungen“ und
„Kunden“. Eine Datenbank, die Prüfungsergebnisse von Studenten
aufzeichnet, enthält Kategorien wie „Studenten“, „Seminare“ und
„Arbeiten“.
Planen einer Datenbank
Definieren und Ändern von Feldern
Definieren von Tabellen
Erstellen von Layouts
Arbeiten mit Feldern, Objekten und Bereichen in einem Layout
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen
zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe. Um zu
erfahren, wie eine Datenbank erstellt, verwendet und angepasst wird,
siehe Lektion 4-7 im FileMaker Pro Lehrgang.
Planen einer Datenbank
Eine sorgfältige Planung Ihrer Datenbank fördert konsistente
Dateneingabe und -abruf und verringert die Anzahl doppelter Daten
in den Datenbanktabellen. Relationale Datenbanktabellen arbeiten
zusammen und gewährleisten, dass die korrekten Daten zur
Verfügung stehen, wenn Sie sie brauchen. Sie sollten eine
Datenbank zunächst auf Papier planen.
Die Planung einer Datenbank umfasst die folgenden Schritte:
1. Legen Sie den Zweck Ihrer Datenbank fest oder das Problem,
das Sie lösen wollen. Beispiele: „Kundenliste führen“,
„Lagerverwaltung“ oder „Benotung von Studenten“.
Wenn weitere Personen mit der Datenbank arbeiten werden,
beziehen Sie sie in die Planung ein.
3. Sobald Sie die groben Kategorien bestimmt haben, überlegen Sie,
wie diese Kategorien zueinander in Beziehung stehen. Hierfür
können Sie den Zusammenhang zwischen den Kategorien mit
einfachen Sätzen beschreiben, z. B. „Dozenten halten Seminare“,
„Studenten belegen Seminare“ und „Studenten schreiben Arbeiten“.
Jedes dieser Paare deutet eine Beziehung zwischen den Daten in
einer Kategorie und den Daten in der anderen Kategorie an.
4. Sobald Sie Ihre Informationskategorien identifiziert haben,
können Sie Ihre Datenbank organisieren.
In der Datenbankterminologie werden diese Kategorien als Tabellen
bezeichnet. Mithilfe von Tabellen werden Daten gruppiert, die
ein gemeinsames Element enthalten oder einen gemeinsamen
Zweck erfüllen. Sie könnten z. B. eine Tabelle für Namen und
Adressen verwenden, während Sie in einer anderen Tabelle
Transaktionsdetails wie Kaufdatum, Artikelnummer, Stückpreis
usw. speichern.
40
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Datenbanken sind typischerweise auf eine von drei Arten
organisiert:
1
Eine einzelne Tabelle in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie
eine einzelne Tabelle, wenn Sie Daten nur in einer Kategorie
führen wollen, z. B. Namen und Adressen.
1
Mehrere Tabellen in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie
mehrere Tabellen, wenn Ihre Daten komplexer sind, z. B. Studenten,
Seminare und Noten.
1
Mehrere Tabellen in mehreren Dateien. Verwenden Sie mehrere
Dateien, wenn Sie dieselben Daten in mehreren verschiedenen
Datenbanklösungen verwenden müssen. Sie können z. B. Ihre
Umsatzsteuersätze und Versandinformationen in einer separaten
Datei speichern, wenn Sie diese Informationen in mehreren
Lösungen nutzen wollen.
Verwenden Sie Beziehungen, um Daten gemeinsam mit Tabellen in
derselben Datei oder mit Tabellen in externen Dateien zu nutzen.
Andere Datenbankelemente, wie z. B. Scripts und Zugriffsrechte,
werden auf Dateiebene gespeichert, daher erzielen einige
komplexe Lösungen Vorteile aus der Nutzung mehrerer Dateien.
Ein Reisebüro könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden:
eine Kundentabelle, die Kundendaten speichert; eine Routentabelle,
die Routeninformationen speichert; und eine Reisetabelle, die die
Reisen und ihre aktuellen Preise speichert.
Eine Kundentabelle kann Felder für eine Kundennummer sowie
Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden enthalten. Eine
Routentabelle könnte Felder für eine Routenkennung, Abfahrtsort
und Zielort enthalten. Die Tabelle „Reisen“ könnte Felder für eine
Reisekennung und einen Reisenamen enthalten.
Kundennr.
Name
Straße
Strecke
Von
Nach
Stadt
Reisekennung:
Reisename:
Strecke
Von
Postleitzahl
Nach
Telefon
Reisekennung:
Reisename:
5. Legen Sie die Datenbanktabellen und die enthaltenen Daten
fest und bestimmen Sie, welche Felder Sie dafür brauchen.
Tipp Um die Suche und Sortierung von Datensätzen zu erleichtern,
erstellen Sie je ein Feld für Vorname, Nachname, Anrede (z. B. Frau
oder Dr.) und die Bestandteile der Anschrift (Straße, Postleitzahl,
Stadt). Indem Sie Ihre Daten bei der Dateneingabe in mehrere Felder
aufteilen, erleichtern Sie die spätere Generierung von Berichten.
Wenn Sie z. B. separate Felder für Transaktionsdetails verwenden,
z. B. Datum, Artikelnummer, Menge und Stückpreis für jede
Transaktion, ist es einfacher, statistische Auswertungen und
Zwischenergebnisberichte am Ende der Woche, des Monats
oder des Jahres zu generieren.
6. Entscheiden Sie, welche Felder gemeinsame Daten für die
Tabellen enthalten sollen.
Kundentabelle
Routentabelle
Reisetabelle
7. Legen Sie die Abgleichsfelder für jede Datei fest und umkringeln
Sie jedes auf Ihrem Plan.
Weitere Informationen finden Sie unter „Erläuterung von
Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf Seite 74.
Erstellen von Datenbanken
Kundennr.
Name
Straße
Strecke
Von
Nach
Kundennr.
Reisekennung:
Reisename:
Name
Straße
Strecke
Von
Nach
Reisekennung:
Reisename:
Stadt
Strecke
Stadt
Strecke
Postleitzahl
Von
Postleitzahl
Von
Telefon
Nach
Telefon
Nach
Reisekennung:
Reisekennung:
Reisename:
Reisename:
Kundentabelle
Routentabelle
Kundentabelle
Reisetabelle
In der Tabelle „Kunden“ sollten Sie z. B. jedem Kunden eine
eindeutige Nummer zuordnen. Sie geben eine Kundennummer erst
dann in der Tabelle an, wenn Sie einen neuen Kunden hinzufügen,
d. h., die Existenz einer Kundennummer bestimmt die Existenz eines
Datensatzes.
8. Entscheiden Sie für jede Tabelle, in welchen Feldern Sie
Daten speichern und in welchen Feldern Sie Daten aus anderen
(Bezugs-)Tabellen anzeigen wollen.
Jede Tabelle dient nur einem Zweck und alle Felder in einer Tabelle
beschreiben nur diesen Zweck.
Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Kundentabelle
enthalten alle Informationen über einen Kunden.
Routentabelle
41
Reisetabelle
Basierend auf dem Zweck einer Tabelle können Sie sehen, wo Daten
gespeichert werden und wo sie aus einer Bezugstabelle stammen
sollen. Im Unterschied zu Abgleichsfeldern sollten alle anderen
Felder nur einmal in Ihrer Datenbank vorkommen. Streichen Sie
jedes Vorkommen von Feldern durch, die nicht zum Thema der
Tabelle gehören.
9. Definieren Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen. Zeichnen
Sie in Ihrem Plan eine Linie von jedem Abgleichsfeld in einer
Tabelle zum entsprechenden Abgleichsfeld in der Bezugstabelle.
Eine Beziehung zwischen Tabellen ist dadurch gekennzeichnet, dass
ihre Abgleichsfelder übereinstimmende Daten enthalten.
42
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
12. Stellen Sie fest, welche Layouts Sie benötigen, und reservieren
Sie für jedes Aufgabengebiet ein eigenes Layout.
Kundennr.
Name
Strecke
Straße
Von
Stadt
Nach
Erstellen Sie z. B. separate Layouts für den Druck von Etiketten und
Briefumschlägen.
Reisekennung:
Weitere Informationen über das Erstellen von Layouts finden Sie
unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 55.
Postleitzahl
Reisename:
13. Erstellen Sie ein Formular wie das nachfolgend gezeigte, um die
Telefon
Strecke
Reisekennung:
Von
Reisename:
Nach
benötigten Dateien und Tabellen sowie die Felder für jede Tabelle
aufzulisten. Listen Sie auch die Formulare und Berichte auf, die Sie
aus jeder Tabelle generieren werden.
Kundentabelle
Beispiel für Datenbank-Design-Formular
Projektname
Routentabelle
Zweck dieser Datenbank
Dateiname für diese Datenbank
Reisetabelle
Beziehungen ermöglichen auch, dass Sie Ihre Daten zur Lösung
komplexer Abfragen gruppieren. Mithilfe von Beziehungen können
Sie z. B. den aktuellen Lagerbestand, Umsatzprognosen und andere
Aufgaben bestimmen, bei denen Daten über mehrere Tabellen
hinweg berücksichtigt werden müssen. Weitere Informationen über
Beziehungen finden Sie in Kapitel 3, „Arbeiten mit Bezugstabellen
und -dateien“.
Tabellenname
Feldname
Feldtyp
Kommentare
Tabellenname
Feldname
Feldtyp
Kommentare
Layouts
Name
Zweck
Bildschirm Druck Web
10. Wenn Ihre Datenbank auch von anderen Anwendern genutzt
wird, sollten Sie die Art des Zugriffs festlegen.
14. Erstellen Sie Ihre Datenbank.
Weitere Informationen über die gemeinsame Nutzung von
Datenbanken finden Sie unter „Gemeinsame Benutzung und
Austausch von Daten“ auf Seite 85.
Anlegen einer FileMaker Pro-Datei
11. Überlegen Sie, welche Personen die Datenbank verwenden
und ob der Zugriff beschränkt werden muss. Weisen Sie die
erforderlichen Zugriffsrechte zu, wenn Sie die Datenbank erstellen.
Weitere Informationen über Konten und Berechtigungen finden Sie
in Kapitel 5, „Schützen von Datenbanken mithilfe von
Konten und Berechtigungen“.
Sie können eine Datenbankdatei auch mithilfe einer FileMaker ProVorlage erstellen. Eine Vorlage ist eine vordefinierte Datenbankdatei,
die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. Sie können die
Datenbankdatei auch ohne eine Vorlage erstellen.
Erstellen von Datenbanken
43
Tipp Sie können eine Datei auch anlegen, indem Sie eine Kopie einer
bestehenden FileMaker Pro-Datei erstellen. Siehe „Sichern von
Dateien“ auf Seite 16.
Wenn Sie keine Vorlagen installiert haben, aber welche benutzen
wollen, siehe die entsprechenden Informationen im Handbuch
Installation und neue Funktionen für FileMaker Pro und
FileMaker Developer.
1. Wählen Sie in FileMaker Pro Datei > Neue Datenbank (Windows)
bzw. Ablage > Neue Datenbank (Mac OS).
2. Führen Sie im Dialogfeld „Neue Datenbank“ die folgenden
Schritte aus:
Ziel
Aktion
Datei mithilfe einer
Vorlage erstellen
Klicken Sie auf Neue Datei erstellen mit Vorlage und
doppelklicken Sie dann auf eine Vorlage.
Datei ohne Vorlage
erstellen
Klicken Sie auf Eine neue leere Datei erstellen und dann
auf OK.
Eine bestehende
Datei öffnen
Siehe „Öffnen von Dateien“ auf Seite 14.
Wenn die Option Vorlagen in Dialogfeld „Neue Datenbank“ anzeigen in
der Registerkarte Allgemein des Dialogfelds „Einstellungen“ nicht
aktiviert ist (oder wenn die Vorlagen nicht installiert sind), wird das
Dialogfeld „Neue Datenbank“ nicht geöffnet. Fahren Sie mit dem
nächsten Schritt fort.
Hier eine
Vorlagenkategorie aus
der Liste
wählen
Hier eine
Option zum
Erstellen der
Datei wählen
Hier eine
Vorlage in
der Liste
wählen
Diese Option
auswählen,
um die Anzeige des Dialogfelds zu unterdrücken
3. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die Datei ein
und wechseln Sie in einen anderen Ordner, falls erforderlich.
Windows: Wählen Sie für Dateityp die Einstellung FileMaker
Pro-Dateien. Wenn Sie keine Dateierweiterung eingeben, fügt
FileMaker Pro die Erweiterung .fp7 an den Dateinamen an.
(Eine Übersicht über die Dateierweiterungen unter Windows
finden Sie in der Windows-Hilfe.)
4. Klicken Sie auf Speichern.
Das Dialogfeld „Datenbank definieren“ wird geöffnet.
FileMaker Pro erstellt automatisch die erste Tabelle und das erste
Layout. Die Tabelle und das Layout erhalten denselben Namen
wie die Datei.
Wie Felder definiert werden, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Weitere Informationen über das Erstellen von FileMaker ProDateien finden Sie in der Hilfe.
44
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Definieren von Datenbankfeldern
Sie definieren ein Feld, indem Sie einen Feldnamen eingeben und
einen Feldtyp wählen. Anschließend wählen Sie die Feldoptionen.
Damit legen Sie fest, wie die Daten in einem Feld interpretiert,
eingegeben, berechnet, gespeichert und dargestellt werden.
Die Gesamtheit der Feldeigenschaften wird als Felddefinition
bezeichnet. Informationen über das Einstellen dieser Optionen
finden Sie unter „Festlegen von Feldoptionen“ auf Seite 51.
Produkt-ID
Hier die Art der Feldauflistung für das Dialogfeld wählen
Hier klicken, um nach
Feldname oder
Feldtyp zu sortieren
Feldnamen und
Definitionen
Hier einen Namen
für ein neues Feld
eingeben
ET14
Artikelbezeichnung Jacke
Diese Felder speichern Text.
Kategorie
Kleidung
Farben
Blau
Schwarz
Dieses Feld speichert mehrere Werte.
Stückpreis
52,50 €
Dieses Feld speichert nur Zahlen.
Rabatt
5,25 €
Dieses Feld berechnet einen Wert auf
der Basis eines anderen Werts im
Datensatz („Rabatt“ ist gleich 10 % des
Stückpreises).
Nach Eingabe des Feldnamens
und Auswahl des Feldtyps auf
„Erstellen“ klicken
Hier einen Feldtyp
wählen
Benennen von Feldern
Beachten Sie beim Benennen von Feldern die folgenden Richtlinien:
Informationen über das Einstellen von Optionen für Feldformate, die
das Erscheinungsbild von Daten in einem Layout steuern, finden Sie
unter „Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf Seite 63.
Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie Felder in der
Registerkarte Felder des Dialogfelds „Felder definieren“ definieren.
1
Feldnamen müssen eindeutig sein. Ein Feldname kann bis zu 100
Zeichen lang sein.
1 Verwenden Sie aussagekräftige Namen, die einen Rückschluss auf
den Inhalt des Felds zulassen. Vermeiden Sie Abkürzungen,
Akronyme oder Wörter, die Verwirrung stiften könnten.
1
Verwenden Sie keine der folgenden Symbole und Wörter
im Feldnamen:
1 , (Komma) + – * / ^ & = ≠ > < ≥ ≤ ( ) [ ] “ ; (Semikolon)
: (Doppelpunkt) :: (Relationsanzeiger)
1
UND, ODER, XODER, NICHT oder der Name einer
FileMaker Pro-Funktion
1 Wenn Sie ein Feld in einer Berechnungsformel verwenden wollen,
darf der Feldname nicht mit einem Leerzeichen, einem Punkt (.) oder
einer Ziffer beginnen.
Erstellen von Datenbanken
1
Verwenden Sie den Unterstrich (_) anstelle eines Leerzeichens,
um die Beschränkungen bei ODBC (Open Database Connectivity)
oder JDBC (Java Database Connectivity), Export, Web Publishing
und anderen Operationen zu umgehen.
Wählen
Sie diesen
Feldtyp
1
Wenn Sie FileMaker Pro-Daten über ODBC oder JDBC
austauschen, dürfen die Feldnamen keine SQL-Schlüsselwörter
enthalten.
Nur Zeitwerte. Ein Zeitfeld kann den Stunden-, Minuten- und
Sekundenteil einer Zeitangabe enthalten. Ein Zeitfeld kann eine
negative Zeitdauer enthalten, z. B. -08:40:00.
Zeitstempel
Datumswerte und Uhrzeiten, die auf einen festen Punkt im
Kalender verweisen. Beispiel: 25.10.2004 2:39:46.
Medien
1
1
1
Auswählen eines Feldtyps
Wenn Sie ein Feld definieren, wählen Sie einen Feldtyp auf der
Basis der Informationsart, die das Feld enthalten wird. Der Feldtyp
bestimmt die Art der Daten, die eingegeben werden können, und
die Operationen, die FileMaker Pro mit den Daten ausführen kann.
Wenn FileMaker Pro eine Aufgabe durchführt, z. B. Datensätze
sortieren oder Berechnungen durchführen, ist der Feldtyp
entscheidend für die Interpretation der Daten.
Wählen
Sie diesen
Feldtyp
Für folgende Felddaten
Text
Pro Feldwiederholung bis zu 2 GB an Buchstaben, Symbolen
und/oder Zahlen als Text, beschränkt nur durch den verfügbaren
Arbeitsspeicher und Festplattenplatz. Indiziert normalerweise
auf der Basis der ersten 100 Zeichen jedes Worts oder Werts.
Textfelder können Absatzende-Zeichen enthalten.
Zahl
Werte bis zu 800 Ziffern oder andere Zeichen. Gleiches gilt für
negative Werte. Zahlenfelder können auch Boolesche Werte
(0 oder 1) enthalten, um z. B. „wahr“, „falsch“, „ja“ oder „nein“
anzugeben. Zahlenfelder können keine Absatzende-Zeichen
enthalten.
Datum
Nur Datumswerte. Verwendet den Gregorianischen Kalender
mit dem Bereich 1.1.0001...31.12.4000. Die Reihenfolge von
Tag, Monat und Jahr hängt von den Systemeinstellungen ab,
mit denen die Datei erstellt wird.
Für folgende Felddaten
Zeit
1
Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen,
müssen Sie wissen, welche Einschränkungen bei der Feldbenennung
zu beachten sind.
45
1
Grafiken, Filme, Fotos, Bitmaps und Töne bis zu 4 GB
pro Feld
Dokumente einschließlich Microsoft Word- oder
Excel-Dateien, PDF-Dateien usw.
Multimedia-Dateitypen, die von QuickTime 6.0 oder höher
unterstützt werden
OLE-Objekte (Windows)
Formel
Ein Formelfeld speichert das Ergebnis einer Berechnung,
die mit Daten im aktuellen Datensatz oder mit Daten in
Bezugsdatensätzen durchgeführt wurde. Die Formel kann
Werte jedes Feldtyps berechnen. Als Ergebnistyp ist Folgendes
möglich: Text, Zahl, Datum, Uhrzeit, Zeitstempel oder Medien.
Statistik
Der Wert eines Statistikfelds wird dadurch erzeugt, dass
FileMaker Pro den Wert eines Felds in mehreren Datensätzen
derselben Tabelle analysiert.
46
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
1
Datensätze lassen sich zwar nicht nach Medienfeldern
durchsuchen oder sortieren, aber Sie können ein Textfeld definieren
und das Medienobjekt darin beschreiben oder kennzeichnen. Auf der
Basis dieser Beschreibung kann eine Suche oder Sortierung
durchgeführt werden.
Umsatzbericht
Vertreter
Artikel
Menge
David Michaels
David Michaels
David Michaels
David Michaels
ET3
ET4
ET1
ET5
1
1
2
3
Sophie Tang
Sophie Tang
Sophie Tang
Sophie Tang
ET6
ET7
ET2
Gesamt
2
5
2
Gesamt
Endsumme
Das Ergebnis eines Formelfelds wird
dadurch erzeugt, dass Werte im aktuellen
Datensatz oder in Bezugsdatensätzen
berechnet werden.
Summe
29,95 €
32,25 €
73,90 €
98,85 €
234,95 €
64,50 €
12,50 €
25,00 €
102,00 €
336,95 €
Das Ergebnis eines
Statistikfelds wird
dadurch erzeugt,
dass der Wert eines
Felds in mehreren
Datensätzen
analysiert wird.
1
Informationen über eine Änderung der Darstellung der Daten in
Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelfeldern finden Sie
unter „Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf Seite 63.
Definieren von Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-,
Zeitstempel- oder Medienfeldern
1. Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >
Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank
(Mac OS).
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf die
Registerkarte Felder.
3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die
gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.
4. Geben Sie in Feldname einen Namen für das Feld ein.
Siehe „Benennen von Feldern“ auf Seite 44.
Beachten Sie folgende Punkte:
1
Jeder Feldtyp, ausgenommen ein Statistikfeld, kann einen
Variablenwert enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter
„Optionen zur Speicherung und Indizierung“ auf Seite 54.
1
Verwenden Sie ausschließlich Datumsfelder (keine Textoder Zahlenfelder) zum Speichern von Datumsangaben. Um
Fehlinterpretationen bei Datumsformaten zu vermeiden, sollten
Sie immer vierstellige Jahreszahlen verwenden.
1
Verwenden Sie Textfelder und keine Zahlenfelder für
Postleitzahlen, Telefonnummern und andere Werte mit Nullen
am Anfang oder Zeichen wie Bindestriche oder Klammern.
5. Wählen Sie unter Typ einen Feldtyp.
Siehe „Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 45.
Sie können eine Beschreibung des Felds in das Feld Kommentar
eingeben.
6. Klicken Sie auf Erstellen.
7. Um Optionen für das Feld zu definieren, klicken Sie auf Optionen.
Weitere Informationen über Feldoptionen finden Sie in der Hilfe.
Ziel
Aktion im Dialogfeld „Optionen für Feld“
Automatische
Eingabe in das Feld
Klicken Sie auf die Registerkarte Automatische
Eingabe, wählen Sie Optionen aus und klicken Sie dann
auf OK. Siehe „Definieren von automatischer
Dateneingabe“ auf Seite 51.
Erstellen von Datenbanken
Ziel
Aktion im Dialogfeld „Optionen für Feld“
Sicherstellen, dass das Klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfung, wählen
Feld korrekte Werte
Sie die Optionen aus und klicken Sie dann auf OK.
enthält
Siehe „Definieren der Feldüberprüfung“ auf Seite 52.
Definieren des Felds
als Wiederholfeld
Definieren von Formelfeldern
1. Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren
> Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank
(Mac OS).
Wichtig Um Verwechslungen bei der Verwendung
von Datumsformaten in FileMaker Pro zu vermeiden,
legen Sie Optionen zur Überprüfung des Felds fest.
Damit stellen Sie sicher, dass nur vierstellige
Jahreszahlen eingegeben werden.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf die
Klicken Sie auf die Registerkarte Speicher und
aktivieren Sie die Option Wiederholfeld mit maximal.
Geben Sie die Anzahl der Wiederholungen (bis zu
1000) ein und klicken Sie auf OK. Weitere
Informationen finden Sie in der Hilfe.
4. Geben Sie in Feldname einen Namen für das Feld ein.
Optionen zur
Indizierung des Felds
aktivieren
Klicken Sie auf die Registerkarte Speicher, aktivieren
Sie die Optionen und klicken Sie dann auf OK.
Festlegen, dass das
Feld einen Wert für
alle Datensätze in der
Datei verwendet
Klicken Sie auf die Registerkarte Speicher, aktivieren
Sie Globale Speicherung verwenden und klicken Sie
dann auf OK.
Verknüpfen des
übergeordneten
Datumsfelds und
des untergeordneten
Furigana-Felds, sodass
bei der Eingabe von
Kanji-Zeichen in das
übergeordnete Feld
die entsprechende
Schreibung im
untergeordneten
Furigana-Feld erscheint.
Klicken Sie auf die Registerkarte Furigana, aktivieren
Sie Furigana-Feld verwenden, das Furigana-Feld und
das Kana-Eingabeformat und klicken Sie dann auf OK.
47
Registerkarte Felder.
3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die
gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.
Siehe „Benennen von Feldern“ auf Seite 44.
5. Wählen Sie unter Typ die Option Formel.
Sie können eine Beschreibung des Felds in das Feld Kommentar
eingeben.
6. Klicken Sie auf Erstellen.
Hinweis Diese Option ist verfügbar, wenn Ihr
Betriebssystem für die Unterstützung von japanischer
Texteingabe konfiguriert ist.
Nur für Textfelder verfügbar.
8. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld „Formel angeben“ wird geöffnet.
7. Wählen Sie bei Bedarf für Diese Formel evaluieren im Kontext von
eine Tabelle aus der Liste.
Das Festlegen eines Kontexts für eine Formel ist nur erforderlich,
wenn Sie ein Formelfeld in einer Quelltabelle anlegen, die mehrmals
im Beziehungsdiagramm vorkommt. Die Quelltabelle ist die Tabelle,
die in der Registerkarte Tabellen des Dialogfelds „Datenbank
definieren“ definiert ist. Die getroffene Auswahl kann das Ergebnis
der Formel beeinflussen, insbesondere wenn Ihre Formel Felder in
Bezugstabellen verwendet.
8. Erstellen Sie eine Formel für die gewünschte Berechnung.
48
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Klicken Sie im Formeleingabefeld an die Stelle, an der der
Feldverweis erscheinen soll, und führen Sie dann die folgenden
Schritte durch: Sie können die Formel auch direkt in das Feld
schreiben.
Hinzufügen von
Aktion
Einen Feldverweis
einfügen
Doppelklicken Sie auf einen Feldnamen in der Liste der
Feldnamen.
Vorgehensweisen für die Arbeit mit Formeln und ein Überblick über
alle FileMaker Pro-Funktionen (alphabetisch oder nach Kategorie
sortiert) sind in der Hilfe verfügbar.
9. Optionen zur Berechnung des Felds auswählen.
Hier die Tabelle wählen, in der die
Formel berechnet wird
Hier arithmetische Operatoren und
Textoperatoren auswählen
Um die Feldnamen aus einer anderen Tabelle zu sehen,
wählen Sie eine Tabelle aus der Tabellenliste.
Einen
arithmetischen
Operator oder
Textoperator
einfügen
Klicken Sie im Tastenblock im Dialogfeld auf einen
Operator. (Anführungszeichen und Klammern werden
paarweise in die Formel kopiert, wobei sich die
Einfügemarke zwischen den Anführungszeichen/
Klammern befindet.)
Einen Vergleichsoperator/einen
logischen Operator
einfügen
Wählen Sie den Operator aus der Liste Operatoren.
Eine Konstante
einfügen
Geben Sie den Wert ein. Eine Konstante kann Text, Zahl,
Datum oder Zeit sein. Verwenden Sie Datumskonstanten
mit den Funktionen „Datum“ und „LiesAlsDatum“,
Zeitkonstanten mit den Funktionen „Zeit“ und
„LiesAlsZeit“ und Zeitstempelkonstanten mit den
Funktionen „ZeitStempel“ und „LiesAlsZeitstempel“.
Funktion
Hier die Art
der Funktionsauflistung
wählen
Hier eine
Tabelle aus der
Liste wählen
Hier
Feldverweise
auswählen
Hier
Funktionen
auswählen
Formeleingabefeld
Hier Optionen
für Indizierung
und Ergebnisspeicherung
auswählen
Einen
Ergebnistyp
für die Formel
auswählen
Textkonstanten können maximal 29998 Zeichen
umfassen.
Doppelklicken Sie in der Funktionenliste auf eine
Funktion (eine vordefinierte, benannte Formel, die eine
spezielle Berechnung durchführt und einen eindeutigen
einzelnen Wert liefert). Ersetzen Sie im
Formeleingabefeld den Platzhalter durch den
gewünschten Wert bzw. Ausdruck.
Hier Vergleichsoperatoren und
logische Operatoren auswählen
Nur berechnen, wenn
mindestens ein Feld in der
Formel einen Wert enthält
Das berechnete Feld
als Wiederholfeld
definieren
Ziel
Aktion
Den Feldtyp für das
Ergebnis festlegen
Wählen Sie einen Datentyp aus dem Einblendmenü
Ergebnistyp <Wert>. Wählen Sie den korrekten
Ergebnistyp für das gewünschte Ergebnis Siehe
„Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 45.
Ein berechnetes Feld
als Wiederholfeld
definieren
Aktivieren Sie Anzahl der Wiederholungen und geben
Sie die gewünschte Anzahl ein.
Erstellen von Datenbanken
Ziel
Aktion
Eine Berechnung
nur dann durchführen,
wenn alle Referenzfelder
einen Wert enthalten
(damit Sie als Ergebnis
nicht den Wert 0
erhalten)
Aktivieren Sie die Option Nicht berechnen, wenn
verwendete Felder leer sind.
Wenn diese Option aktiviert ist, berechnet FileMaker
Pro eine Formel nicht, falls alle von der Formel
verwendeten Felder leer sind. Damit wird in der Regel
der Durchsatz verbessert. Deaktivieren Sie diese
Option, wenn FileMaker Pro eine Berechnung auch
dann durchführen soll, wenn ein Referenzfeld leer ist
oder sein Wert sich nicht geändert hat.
49
Wenn Sie ein Layout mit einem Statistikfeld ändern wollen, sollten
Sie mit Layoutbereichen vertraut sein, um unerwünschte Ergebnisse
zu vermeiden (siehe „Arbeiten mit Bereichen in einem Layout“ auf
Seite 68).
1. Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >
Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank
(Mac OS).
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf die
Registerkarte Felder.
3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die
10. Um Optionen für Indizierung und globale Speicherung des Felds
zu wählen, klicken Sie auf Speicheroptionen, aktivieren Sie die
gewünschten Optionen im Dialogfeld „Speicheroptionen“ und
klicken Sie dann auf OK.
gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.
4. Geben Sie in Feldname einen Namen für das Feld ein.
Siehe „Benennen von Feldern“ auf Seite 44.
11. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Formel angeben“ zu
5. Wählen Sie aus der Liste Typ den Feldtyp Auswertung und klicken
schließen.
Sie auf Erstellen.
12. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK.
6. Legen Sie im Dialogfeld „Optionen für Statistikfeld“ den
Weitere Informationen zur Definition von Formelfeldern und
Verwendung von Kontext in Formeln finden Sie in der Hilfe.
Definieren von Statistikfeldern
Verwenden Sie ein Statistikfeld, um Werte wie Zwischensummen,
Mittelwerte oder Endsummen über mehrere Datensätze hinweg zu
berechnen. Beispiel: Ein Statistikfeld in einem Bericht zeigt den
Gesamtumsatz aus allen Umsatzzahlen des Monats Mai.
Tipp Mithilfe des Assistenten für neues Layout können Sie rasch
einen Bericht mit gruppierten Daten (Werte in einem Statistikfeld)
erstellen. Siehe „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 55.
Der Wert in einem Statistikfeld ist abhängig von der Position
des Statistikfelds im Layout, von der Anzahl der aufgerufenen
Datensätze, vom Sortierstatus der Datensätze und vom
gewählten Bearbeitungsmodus.
gewünschten Auswertungstyp fest und wählen Sie dann das Feld,
das ausgewertet werden soll.
Typ der
Statistik
Zur Auswertung von Daten in einem Feld
in der Ergebnismenge nach
Summe von
Berechnung der Summe aller Werte in dem Feld
Mittelwert von
Berechnung des Mittelwerts aller Werte in dem Feld
Anzahl von
Zählung der Datensätze, die einen Wert für das
betreffende Feld enthalten. Wenn ein Feld beispielsweise
100 Werte enthält (einen Wert pro Datensatz), lautet das
Ergebnis der Zählung „100“.
Minimum
Suche nach der niedrigsten Zahl oder dem frühesten
Datum, der frühesten Uhrzeit bzw. dem frühesten
Zeitstempel für ein Feld
Maximum
Suche nach der höchsten Zahl oder dem spätesten
Datum, der spätesten Uhrzeit bzw. dem spätesten
Zeitstempel für ein Feld
50
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Typ der
Statistik
Zur Auswertung von Daten in einem Feld
in der Ergebnismenge nach
Standardabweichung Bestimmung, wie sehr sich die Werte in einem Feld
von
voneinander unterscheiden. Mit dieser Option wird die
Standardabweichung vom Mittelwert der für ein Feld
vorhandenen Werte berechnet. (Die Formel ist nach n-1
gewichtet, in Anlehnung an die Berechnung der
Standardabweichung in der Statistik.)
Anteil an Endsumme
Für diesen
Auswertungstyp
Wählen Sie:
Ziel
Mittelwert von
Gewichteter Mittelwert.
Wählen Sie in der Feldliste
das Feld aus, das den
Gewichtungsfaktor enthält.
Bestimmt den Mittelwert
eines Felds auf der Basis
eines anderen Feldwerts,
der als Gewichtungsfaktor
verwendet wird.
Anzahl von
Laufende Anzahl
Zeigt den kumulativen
Wert für den aktuellen
Datensatz und alle
vorhergehenden
Datensätze an.
Standardabweichung
von
Nach Gesamtheit
Berechnet die Standardabweichung von einer
Gesamtheit, wobei
die Formel nach n
gewichtet ist.
Anteil an Endsumme
Laufend. Wählen Sie in der Definiert, nach welcher
Feldliste ein Feld für die
Gruppe sortiert wird.
Zwischenergebnisse.
(Zurück im Blätternmodus
sortieren Sie die Datensätze
nach diesem Feld, um den
Wert korrekt zu berechnen.)
Ermittelt das Verhältnis des Feldwerts zur Endsumme
aller Werte in diesem Feld. Sie können z. B. den Anteil
der einzelnen Verkäufer an den Gesamtverkaufszahlen
ermitteln.
Hier einen
Auswertungstyp
wählen
Hier eine
Option für den
Auswertungstyp wählen
Hier das Feld
wählen, das
die Statistik
berechnen
soll
Hier eine Option für das Auswerten von
Wiederholungen wählen
7. Wählen Sie eine für den Auswertungstyp anwendbare
8. Wählen Sie ggf. eine Option für die Auswertung eines
Statistikoption.
Wiederholfelds.
Welche Optionen zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten
Auswertungstyp ab.
Wählen Sie:
Ziel
Alle zusammen
Berechnen eines einzigen Ergebniswerts für alle
Wiederholungen des Felds
Einzeln
Berechnen eines Ergebniswerts für jede Wiederholung
Für diesen
Auswertungstyp
Wählen Sie:
Ziel
Summe von
Laufende Summe
Den kumulativen Wert für
den aktuellen Datensatz
und alle vorhergehenden
Datensätze anzeigen.
9. Klicken Sie auf OK.
10. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK.
Weitere Informationen über das Definieren von Feldern finden Sie in
der Hilfe.
Erstellen von Datenbanken
Festlegen von Feldoptionen
Definieren von automatischer Dateneingabe
Sie können Feldoptionen beim Definieren eines Felds oder zu einem
späteren Zeitpunkt festlegen. Sie können Optionen festlegen für:
So legen Sie fest, dass in jedem Datensatz automatisch ein
Standardwert in ein Feld eingegeben wird:
1
1
1
1
1
1
1. Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >
Eingabe von Standarddaten in ein Feld
Überprüfung der Daten anhand festgelegter Kriterien
Definieren eines Felds als Wiederholfeld
Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank
(Mac OS).
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf die
Erstellen eines Index
Registerkarte Felder.
Speichern eines Variablenwerts
3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die
Furigana-Felder (nur Felder für japanische Sprache)
gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.
Mithilfe von Feldoptionen können Sie die Genauigkeit und
Konsistenz Ihrer Daten sicherstellen. Beispiel: Wenn Sie Frnkreich
anstatt Frankreich in das Feld „Land“ eingeben und anschließend
nach Datensätzen mit dem Wert „Frankreich“ suchen, findet
FileMaker Pro den Datensatz nicht. Um sicherzustellen, dass alle
Ländernamen korrekt eingegeben werden, definieren Sie eine
Werteliste mit den betreffenden Ländernamen und aktivieren dann
die Überprüfungsoption Aus Werteliste für das Feld. Der Wert, den
Sie in das Feld eingeben, muss mit einem Wert in der Werteliste
übereinstimmen.
Land
Bei der Dateneingabe aus
einer Werteliste wählen
Mit dem Feld „Land“ verknüpfte Werteliste
4. Doppelklicken Sie in der Feldliste auf das Feld.
5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf die
Registerkarte Automatische Eingabe und aktivieren Sie die
gewünschten Optionen. (Welche Optionen verfügbar sind, hängt
vom jeweiligen Feldtyp ab.)
Ziel
Aktion
Datum, Uhrzeit,
Aktivieren Sie Erstellung oder Änderung und
Zeitstempel,
wählen Sie dann eine Option aus der Liste.
Benutzername oder
Kontoname eingeben,
wenn ein Datensatz
geändert oder erstellt wird
Jedem Datensatz eine
eindeutige, fortlaufende
Nummer zuweisen
Aktivieren Sie Fortlaufende Nummer. Aktivieren
Sie Bei Erstellung, um die Nummer zuzuweisen,
wenn ein Datensatz erstellt wird. Aktivieren Sie
Bei Eingabe, um die Nummer zuzuweisen, wenn
ein Datensatz bestätigt wird. Geben Sie dann in
das Feld Nächster Wert einen Anfangswert
(z. B. 1001) und in das Feld „Intervall“ einen
Intervallwert ein.
Wert aus vorherigem
Datensatz eingeben
Wählen Sie Wert aus zuletzt besuchtem Datensatz.
Informationen über die Definition von Optionen für Statistikfelder
finden Sie unter „Definieren von Statistikfeldern“ auf Seite 49.
51
52
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Ziel
Aktion
Ihre Daten einfügen
Aktivieren Sie Daten und geben Sie die
gewünschten Informationen ein (max. 255
Zeichen).
Das Ergebnis einer
Berechnung in das Feld
eintragen
Aktivieren Sie Berechneter Wert und definieren
Sie die Formel im Dialogfeld „Formel angeben“.
Klicken Sie dann auf OK.
Weitere Informationen über das Dialogfeld
„Formel angeben“ finden Sie unter „Definieren
von Formelfeldern“ auf Seite 47.
Aktivieren Sie Vorhandenen Feldwert nicht ersetzen
(falls vorhanden), damit keine bereits vorhandenen
Daten überschrieben werden.
Einen Wert aus einem Feld Aktivieren Sie Referenzwert und klicken Sie dann
in derselben oder einer
auf OK. Siehe „Erstellen von Referenzen“ auf
anderen Tabelle oder Datei Seite 82.
eingeben
Änderung eines
Aktivieren Sie Keine Veränderung des Werts bei der
automatisch eingegebenen Dateneingabe.
Werts durch Benutzer
verhindern
Automatische Eingabe
deaktivieren
Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen.
6. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Optionen für Feld“ zu
schließen, oder klicken Sie auf eine andere Registerkarte, um weitere
Feldoptionen festzulegen.
Definieren der Feldüberprüfung
Durch die Auswahl von Überprüfungsoptionen stellen Sie sicher,
dass nur korrekte Daten in ein Feld eingegeben werden. Bei
Eingabe fehlerhafter Daten zeigt FileMaker Pro eine Meldung an.
Wichtig Um Fehlinterpretationen bei der Verwendung von
Datumsformaten in FileMaker Pro zu vermeiden, legen Sie
Optionen zur Überprüfung des Datumsfelds fest. Damit können Sie
sicherstellen, dass nur vierstellige Jahreszahlen eingegeben werden.
1. Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >
Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank
(Mac OS).
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf die
Registerkarte Felder.
3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die
gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.
4. Doppelklicken Sie in der Feldliste auf das Feld.
5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf die
Registerkarte Überprüfung.
Klicken Sie auf
Automatische
Eingabe.
Wählen Sie
Optionen für die
Eingabe von
Standardwerten in
das Feld aus.
6. Legen Sie fest, wie FileMaker Pro auf ungültige Werte reagiert.
Wählen Sie unter Daten in diesem Feld die Option Immer für ständige
Feldüberprüfung oder Nur bei der Dateneingabe, um die Überprüfung
nur dann durchzuführen, wenn Daten eingegeben werden.
Deaktivieren Sie Benutzer darf Überprüfung bei Dateneingabe
umgehen, wenn Sie Benutzer daran hindern wollen, ungültige Daten
einzugeben.
Erstellen von Datenbanken
7. Aktivieren Sie Überprüfungsoptionen für das Feld.
Ziel
Wählen Sie:
Dieses Feld muss eine Zahl enthalten Feldtyp und wählen Sie dann Nur
numerisch aus der Liste.
Das Feld muss ein Datum enthalten,
wobei Tag und Monat als Ziffern
dargestellt und eine vierstellige
Jahreszahl angezeigt wird (z. B.
5/12/2004)
Ziel
Wählen Sie:
Der Wert muss mit dem Ergebnis
einer Berechnung übereinstimmen.
Überprüfung durch Berechnung und
geben Sie eine Formel in das Dialogfeld
„Formel angeben“ ein. Aktivieren oder
deaktivieren Sie Nur berechnen bei
Feldänderung. Klicken Sie dann auf OK.
Datentyp und wählen Sie dann
Vierstellige Jahreszahl aus der Liste.
Das Ergebnis muss ein boolescher Wert
sein – wahr oder falsch. Das Ergebnis
ist wahr, wenn das Ergebnis eine
beliebige Zahl außer Null ist, jedes
andere Ergebnis (null, keine Daten,
nicht numerische Daten) ist falsch.
Das Feld muss eine Uhrzeit enthalten, Strenger Datentyp und wählen Sie dann
wobei für Stunde und Minuten
Uhrzeit aus der Liste.
numerische Werte zwischen 00:00
und 23:59 angegeben werden (die
Angabe der Sekunden ist optional).
Das Feld darf nicht leer sein.
Weitere Informationen über das
Dialogfeld „Formel angeben“
finden Sie unter „Definieren von
Formelfeldern“ auf Seite 47.
Nicht leer
Das Feld darf keinen Wert
Eindeutiger Wert
duplizieren, der sich in anderen
Datensätzen in diesem Feld befindet.
Das Feld stimmt mit einem anderen
Wert im selben Feld eines anderen
Datensatzes überein.
Vorhandener Wert
Der Wert muss sich in der
angegebenen Werteliste befinden.
Aus Werteliste und wählen Sie dann eine
bestehende Werteliste aus oder
definieren Sie eine neue.
Das Feld liegt in einem bestimmten
Bereich von Buchstaben, Zahlen,
Datumswerten oder Zeitangaben.
Im Bereich von/bis und geben Sie den
oberen und unteren Grenzwert ein.
53
Der Inhalt des Felds darf die
Maximale Anzahl von Zeichen und
angegebene Anzahl an Zeichen nicht geben Sie dann die maximal erlaubte
überschreiten.
Anzahl ein.
„Überprüfung“ wählen.
Optionen zur
Überprüfung des
Felds festlegen.
8. Um eine spezielle Meldung anzuzeigen, wenn Daten nicht den
Überprüfungsanforderungen entsprechen, aktivieren Sie Eigene
Meldung zeigen, wenn Überprüfung fehlerhaft und geben Sie bis zu
255 Zeichen ein.
54
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Optionen für Feld“ zu
schließen, oder klicken Sie auf eine andere Registerkarte, um
weitere Feldoptionen festzulegen.
Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.
.
Auf „Speicher“ klicken
Speicheroption für das
Feld wählen
Optionen zur Speicherung und Indizierung
FileMaker Pro stellt Optionen zur Indizierung von Feldern und
zur Speicherung von berechneten Ergebnissen zur Verfügung.
Sie können:
1 Einen neuen Index erstellen. Ein Index enthält eine Liste der Werte
eines Felds. Ein Index kann Suchabfragen erheblich beschleunigen.
FileMaker Pro benötigt für die Indizierung jedoch zusätzlichen
Speicherplatz auf der Festplatte. Sie können Text-, Zahlen-,
Datums-, Zeit- und Zeitstempelfelder indizieren. Sie können
auch Formelfelder indizieren, wenn das Feld den Ergebnistyp
Text, Zahl, Datum, Zeit oder Zeitstempel liefert.
1 Das Ergebnis eines Formelfelds in Ihrer Datenbank speichern oder
FileMaker Pro anweisen, die Berechnung der Formel nur bei Bedarf
auszuführen (nicht gespeichertes Ergebnis). Durch die Speicherung
von Ergebnissen sparen Sie zwar Zeit, Sie benötigen jedoch
zusätzlichen Speicherplatz auf der Festplatte. Sie können
Speicheroptionen für Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempelund Formelfelder festlegen.
1
Ein beliebiges Feld (außer einem Statistikfeld) so einstellen, dass
es einen einzigen Wert für alle Datensätze in einer Datei verwendet,
wenn Sie Globale Speicherung verwenden in der Registerkarte
Speicher des Dialogfelds „Optionen für Feld“ aktivieren. Felder,
für die globale Speicherung definiert ist, werden auch als
Variablenfelder bezeichnet.
Weitere Informationen über das Festlegen von Feldoptionen finden
Sie in der Hilfe.
Definieren von Datenbanktabellen
Verwenden Sie Datenbanktabellen, um Ihre Daten zu organisieren
und nach einem gemeinsamen Merkmal oder Prinzip zu gruppieren.
Ihre Datenbank kann so viele Tabellen enthalten, wie Sie für die
Organisation Ihrer Daten benötigen (beschränkt nur durch den
Speicherplatz auf Ihrer Festplatte).
FileMaker Pro speichert nicht nur die Daten in Tabellen, sondern
verwendet Tabellen auch, um Beziehungen im Beziehungsdiagramm zu beschreiben und den Kontext für Layouts und einige
Berechnungen zu erstellen. In FileMaker Pro ist der Kontext der
Ausgangspunkt, an dem Formeln und Scripts beginnen und von
dem aus eine Beziehung im Beziehungsdiagramm berechnet wird.
Beim Anlegen einer neuen Datei erstellt FileMaker Pro automatisch
die erste Tabelle und das erste Layout. Die Tabelle und das Layout
erhalten denselben Namen wie die Datei.
Sie erstellen zusätzliche Tabellen im Dialogfeld „Datenbank
definieren“.
1. Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >
Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank
(Mac OS).
Erstellen von Datenbanken
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf die
Registerkarte Tabellen.
.
55
Sie können beliebig viele Layouts für eine Datei anlegen
(z. B. Layouts für Dateneingabe, Statistiken oder Drucken von
Adressetiketten). Sie können ein Layout ändern, ohne Ihre Daten
oder andere Layouts für die Datei zu beeinflussen. Layouts können
bestimmte Felder enthalten und andere ausschließen. Wenn Sie
die Daten in einem Feld ändern (im Blätternmodus), werden die
Änderungen in diesem Feld in allen Layouts der Datei reflektiert.
Bereiche: Kopf- und Fußbereiche, Layouttext: Wird für Überschriften,
Datenbereich und Bereiche für Zwischen- oder Spaltentitel, Feldnamen, Anweisungen
Gesamtergebnis verwenden, um ein Layout in und Serienbriefe verwendet.
zweckgebundene Bereiche zu gliedern.
Einen Namen für
die Tabelle
eingeben
Einblendmenü „Layout“
Tasten: Verwenden, um
Aufgaben zu automatisieren.
Die Seite:
Drucker,
Druckereinrichtung oder
Papierformat
und Layout
bestimmen das
Aussehen der
Informationen
auf der
gedruckten
Seite.
3. Geben Sie unter Tabellenname einen Namen für die Tabelle ein
und klicken Sie auf Erstellen.
Die Tabelle kann umbenannt oder gelöscht werden. Tabellen, die
Sie einer Datei hinzufügen, werden automatisch im Beziehungsdiagramm angezeigt.
4. Fahren Sie mit dem Definieren von Tabellen fort oder klicken Sie
auf die Registerkarte Felder, um Felder zu definieren.
Weitere Informationen über Beziehungen, Tabellen und das
Beziehungsdiagramm finden Sie in Kapitel 3, „Arbeiten mit
Bezugstabellen und -dateien“.
Erstellen von Layouts und Berichten
FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest,
wenn sie angezeigt, gedruckt, zu einem Bericht zusammengefasst,
gesucht und eingegeben werden. Layouts speichern Ihre Daten nicht
– sie zeigen sie lediglich an. Layouts werden gelegentlich Berichte
genannt, insbesondere in gedruckter Form.
Einblendmenü
„Modus“
Felder: Dienen der Eingabe und
Anzeige von Daten.
Wenn Sie eine Datenbankdatei anlegen, erstellt FileMaker Pro
automatisch ein Standard-Layout für die erste Tabelle und für jede
weitere hinzugefügte Tabelle, die Felder enthält.
Sie erstellen zusätzliche Layouts, indem Sie in den Layoutmodus
wechseln und den Assistenten für neues Layout verwenden, der Sie
abhängig von den gewählten Optionen durch den Vorgang führt.
Neben dem Standard-Layout stehen vier weitere Layouttypen und
eine Ansicht (Tabellenansicht) zur Verfügung. Diese Layouttypen
eignen sich für verschiedene Zwecke, z. B. zum Anzeigen eines
Eingabebildschirms oder zum Drucken von Umsatzberichten
56
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
oder Adressetiketten. Sie können jedes Layout mithilfe der
Designwerkzeuge, die im Layoutmodus verfügbar sind,
weiter anpassen.
Eine Beschreibung der einzelnen Layouttypen, die Sie mit dem
Assistenten erstellen können, finden Sie im nächsten Abschnitt,
„Erläuterung von Layouttypen.“
Wichtig FileMaker Pro berücksichtigt den ausgewählten Drucker
sowie die Druckoptionen und das Seitenformat bei der Berechnung
von Rändern und anderen Abmessungen im Layout. Drucker
und Druckoptionen hängen vom verwendeten Drucker und der
Systemsoftware ab. Weitere Informationen finden Sie in Ihrer
Drucker- und Systemdokumentation.
6. Wenn Sie die Serie von Fenstern ausgefüllt haben, klicken Sie
Hinweis Bevor Sie den Assistenten für neues Layout starten, müssen
Sie Felder für das Layout definieren. Siehe „Definieren von
Datenbankfeldern“ auf Seite 44.
So erstellen Sie ein Layout:
1. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus.
auf Fertig stellen.
Sie können das neue Layout sofort verwenden oder es mithilfe der
Werkzeuge und Befehle im Layoutmodus weiter bearbeiten. Weitere
Informationen finden Sie unter „Arbeiten mit Objekten in einem
Layout“ auf Seite 60 und „Arbeiten mit Feldern in einem Layout“
auf Seite 61.
Erläuterung von Layouttypen
Die folgenden Abschnitte beschreiben jedes Layout, das Sie mit dem
Assistenten für neues Layout erstellen können.
2. Wenn Sie das neue Layout in Querformat oder einem speziellen
Standard-Layout
Papierformat drucken wollen, wählen Sie Datei > Drucker einrichten
(Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS), bestätigen Sie die
Ausrichtung und Papiereinstellungen und klicken Sie auf OK.
Ein Standard-Layout eignet sich gut für Dateneingabe und Blättern
am Bildschirm. Es enthält die ausgewählten Felder in je einer Zeile
und in der angegebenen Reihenfolge, mit Feldnamen links neben den
Feldern. Im Blätternmodus sehen Sie jeweils einen Datensatz oder
ein Formular (außer Sie haben in die Ansicht Als Formular anzeigen
gewechselt).
Geänderte Einstellungen für „Drucker einrichten“ und
„Papierformat“ beeinflussen alle übrigen Layouts in der aktuellen
Datei, d. h. Sie müssen diese Einstellungen eventuell später ändern,
um andere Layouts korrekt zu drucken.
3. Wählen Sie Layouts > Assistent für neues Layout.
Sie sehen den Assistenten für neues Layout, eine Serie von Fenstern,
die Ihnen bei der Erstellung des im ersten Fenster gewählten
Layouttyps helfen.
Feldnamen
4. Wenn die Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die Tabelle
aus, deren Datensätze in diesem Layout angezeigt werden sollen,
und geben Sie dem Layout einen Namen.
5. Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm, um den im ersten
Fenster gewählten Layouttyp zu erstellen.
Definierte Felder in derselben Reihenfolge wie
im Dialogfeld „Datenbank definieren“
Erstellen von Datenbanken
Liste, Bericht
1
Verwenden Sie ein Layout des Typs Liste, Bericht, wenn Sie mehrere
Datensätze in Zeilen anzeigen oder drucken möchten (eine Liste mit
Datensätzen). Mithilfe des Assistenten für neues Layout können Sie
viele Varianten des Layouts Liste, Bericht definieren. Sie können ein
Layout mit einfachen Datenzeilen und -spalten erstellen oder einen
komplexen Bericht mit Daten, die nach angegebenen Werten mit
Zwischen- und Endsummen gruppiert sind.
Ein Layout des Typs Liste, Bericht enthält die ausgewählten Felder in
der angegebenen Reihenfolge von links nach rechts, mit Feldnamen
als Spaltentiteln.
Sie können nach Beendigung des Assistenten beliebige
Optionen ändern.
Einfaches Listenlayout
57
Informationen in einem Script speichern, um den Bericht
wiederholt zu generieren (z. B. Wechsel in das Bericht-Layout,
Sortieren der Daten und Pausieren, damit Sie den Bericht in der
Seitenansicht überprüfen können).
Tabellenansicht
Die Tabellenansicht ist kein Layouttyp, sondern eine Ansicht
Ihrer Daten im Format einer Tabellenkalkulation, in der Sie im
Blätternmodus rasch Felder neu anordnen können. Sie können z. B.
Spalten (Felder) umstellen, ihre Größe ändern oder sie sortieren –
einfach per Mausklick (falls diese Optionen eingestellt sind). Die
Tabellenansicht ist eine von drei verfügbaren Ansichten für jedes
Layout in FileMaker Pro. Weitere Informationen finden Sie unter
„Anzeigen von Datensätzen“ auf Seite 18.
Wie ein Layout des Typs Liste, Bericht enthält eine Tabellenansicht die
ausgewählten Felder in der angegebenen Reihenfolge von links nach
rechts, mit Feldnamen als Spaltentiteln.
Listenbericht mit gruppierten Daten
Im Assistenten für neues Layout können Sie:
1
die horizontale Anzahl der Felder auf der Seite (definiert durch
Seitenränder, Seitenausrichtung und Drucker) begrenzen. Felder
werden in mehrere Zeilen umbrochen.
1
die Datensätze sortieren. Sie können dann für die Daten in den
Gruppen Zwischenergebnisse berechnen (z. B. Vertriebsdaten nach
Gebiet sortieren, dann den Verkauf für jedes Gebiet summieren).
1
Kopf- und Fußbereiche mit statischem Text (wie dem
Firmennamen), dynamischem Text (wie Seitennummern oder
aktuellem Datum) oder einer Grafik (wie Ihrem Firmenlogo)
hinzufügen.
Hinweis Die Tabellenansicht gleicht einem einfachen Layout
des Typs Liste, Bericht, jedoch gibt es einige Unterschiede. Die
Tabellenansicht ist eine flexiblere Anordnung der Daten, da sie sich
im Blätternmodus aktivieren und deaktivieren lässt. Dies ist nützlich,
wenn Sie anderen Benutzern gestatten möchten, die Datenanzeige
im Blätternmodus geringfügig zu ändern, oder wenn Sie Ihren Daten
das vertraute Erscheinungsbild einer Tabellenkalkulation geben
möchten.
58
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Briefumschlag
Verwenden Sie ein Briefumschlag-Layout, um die gewählten Felder
für den Druck auf einem Standardumschlag anzuordnen.
Etiketten
Verwenden Sie ein Etikettenlayout, um Felder für den Druck auf
einem der vordefinierten Standard-Etikettenformate anzuordnen.
(FileMaker Pro stellt die Maße einer großen Anzahl von StandardEtikettentypen zur Auswahl.) Wenn der gewünschte Etikettentyp
nicht verfügbar ist, können Sie spezielle Etikettenmaße angeben.
Im Layout Vertikale Etiketten werden asiatische Zeichen und Zeichen
voller Breite so gedreht, dass Etiketten vertikal verwendet werden
können. Informationen über vertikales Schreiben finden Sie unter
„Formatieren von Feldern und Text für vertikales Schreiben“ auf
Seite 67.
Leeres Layout
Verwenden Sie ein Leeres Layout als Ausgangspunkt für ein Layout,
das Sie komplett neu erstellen, z. B. ein komplexes DateneingabeFenster. Sie platzieren alle gewünschten Felder und anderen Objekte
im Layoutmodus auf das Layout.
Weitere Informationen über das Erstellen von Layouts und Berichten
finden Sie in der Hilfe.
Einrichten eines Layouts für den Druck von
Datensätzen in Spalten
Sie können ein Layout einrichten, das Datensätze in Spalten
druckt bzw. in der Seitenansicht anzeigt, z. B. ein Namens- oder
Adressenverzeichnis. Im Unterschied dazu ordnet ein Layout des
Typs Liste, Bericht Felder in Spalten an.
Wenn Sie Datensätze für die Druckausgabe in Spalten einrichten,
werden alle Feldwerte (und -namen, falls angegeben) für einen
Datensatz zusammen in einem Block gedruckt (ähnlich einem
Etikett). Danach werden die Werte für den nächsten Datensatz als
Erstellen von Datenbanken
Block gedruckt usw. Sie können mehrere Spalten im Layoutmodus
und in der Seitenansicht sowie im gedruckten Dokument sehen
(nicht im Blättern- oder Suchenmodus).
Sie können wählen, ob Sie Spalten horizontal oder vertikal auf der
Seite anordnen.
Ziel
Aktion
Die Datensätze in Reihen
(von links nach rechts)
anordnen
Aktivieren Sie Von links nach rechts
Die Datensätze in Spalten
(von oben nach unten)
anordnen
Aktivieren Sie Von oben
Verwenden Sie
diese Option für Verzeichnisse, die Sie
spaltenweise von oben nach unten lesen.
59
.
Verwenden Sie diese Option für Etiketten, um die
geringste Anzahl von Reihen zu verwenden und
weniger Etiketten zu verbrauchen.
1
5
1
2
2
6
3
4
5. Das Layout zeigt die Spalten mit vertikalen Linien an.
3
7
5
6
6. Platzieren oder ordnen Sie Felder und andere Layoutobjekte so,
8
7
8
Verwenden Sie Platzhalter oder Felder bzw. Objekte, die
angeglichen werden, damit mehr Daten in die Spalte passen.
Mit jeder dieser beiden Funktionen können Felder in den grauen
Bereich der zweiten Spalte reichen und werden Leerräume in
den Feldern in der Seitenansicht oder beim Drucken unterdrückt.
4
Von links
Von oben
So richten Sie Spalten in einem Layout ein:
1. Wählen Sie einen Drucker und Druck- oder Papierformat-
Optionen.
dass sie in der Beispielspalte links sichtbar sind.
Beispielspalte
FileMaker Pro berücksichtigt den ausgewählten Drucker sowie die
Druckoptionen und das Seitenformat bei der Berechnung von
Rändern und anderen Abmessungen im Layout.
2. Erstellen Sie im Layoutmodus ein anderes Layout oder wählen Sie
ein Layout aus dem Einblendmenü Layout.
Am einfachsten beginnen Sie mit einem leeren Layout oder einem
Layout, dessen Datenbereich keine Objekte enthält.
3. Wählen Sie Layouts > Layouteinstellung.
4. Klicken Sie im Dialogfeld „Layouteinrichtung“ auf die
Registerkarte Drucken, aktivieren Sie In <Wert> Spalten drucken,
aktivieren Sie Optionen für die Spalten und klicken Sie auf OK.
Ziel
Aktion
Die Spaltenanzahl
festlegen
Geben Sie für In <Wert> Spalten drucken eine
Zahl zwischen 1 und 99 ein.
Spaltenbreiten manuell ändern
durch Ziehen
So ändern Sie die Breite von Spalten:
60
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Die anfängliche Breite jeder Spalte wird auf der Basis des
Papierformats, der Ausrichtung und der eingestellten Ränder
berechnet. Um die Breite von Spalten zu ändern, führen Sie
eine der folgenden Aktionen aus:
Ziel
Aktion
Die Spaltenbreiten
interaktiv anpassen
Ziehen Sie die linke Spaltenbegrenzung (die
vertikale gepunktete Linie an der rechten Kante der
Beispielspalte) an eine andere Position. Wenn Sie die
Spalte verbreitern, sehen Sie einen grauen Bereich, der
einen nicht bedruckten „Bundsteg“ darstellt.
Die Spaltenbreiten
präzise abmessen und
anpassen
Werkzeugleisten
Auswahlpfeil
Wählen Sie Ansicht > Objektgröße. Positionieren Sie
den Zeiger auf der rechten Spaltenbegrenzung und
halten Sie die Maustaste gedrückt (ohne dabei die
Spaltenbreite zu verschieben). Die Spaltenbreite ist
das vorletzte Feld
in der Größenpalette.
Werkzeugpalette im Layoutmodus
Wenn Sie die Spaltenanzahl ändern, passt FileMaker Pro die Breite
der Spalten an die Breite des definierten Papierformats an, ohne die
festen Ränder einzubeziehen. Sie müssen evtl. Felder neu ausrichten,
damit sie in die Beispielspalte passen.
Weitere Informationen über das Einrichten eines Layouts für den
Druck von Datensätzen finden Sie in der Hilfe.
Arbeiten mit Objekten in einem Layout
Ein Objekt ist ein einzelnes Element – ein Feld, ein Textobjekt, ein
Grafikobjekt (z. B. eine Ellipse oder ein importiertes Bild), eine Taste
oder ein Ausschnitt (für die Anzeige von Reihen zusammengehöriger
Datensätze) – dessen Größe Sie ändern, das Sie auswählen,
verlagern, löschen, kopieren, formatieren und auf andere Weise
ändern können. Platzieren Sie Objekte in ein Layout, um dessen
Gestaltung optisch zu verbessern.
Sie verwenden für die Arbeit mit jedem Objekttyp spezielle
Werkzeuge aus der Werkzeugpalette oder einer der Werkzeugleisten
(über Ansicht > Werkzeugleisten).
Hinweis Wenn die Werkzeugpalette am linken Rand des
Dokumentfensters nicht sichtbar ist, ist der Statusbereich evtl.
ausgeblendet. Stellen Sie sicher, dass der Layoutmodus aktiviert
ist (über Ansicht > Layout), und klicken Sie auf die Statusbereichin der linken unteren Fensterecke.
Steuerung
Auswählen von Objekten
Um mit einem Objekt in einem Layout zu arbeiten, müssen Sie es
zunächst im Layoutmodus auswählen. Die Ecken des ausgewählten
Objekts weisen kleine schwarze Quadrate, so genannte
Aktivpunkte, auf.
Aktivpunkte erscheinen an den Ecken
eines ausgewählten Objekts.
Um ein Objekt auszuwählen, klicken Sie auf den Auswahlin der Werkzeugpalette. Der Zeiger nimmt die Form
pfeil
eines Pfeils an. Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
Erstellen von Datenbanken
Hinweis Wenn die Aktivpunkte eines Objekts grau statt schwarz
sind, ist das Objekt fixiert.
Auswählen:
Vorgehensweise im Layoutmodus:
Ein Objekt
Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf das Objekt.
(Falls das Objekt transparent ist, klicken Sie auf seine
Begrenzung.)
Mehrere Objekte
gleichzeitig
Ziehen Sie mit dem Auswahlpfeil einen Auswahlrahmen
auf, der die Objekte vollständig einschließt. (Wenn Sie
während des Ziehens Strg (Windows) oder 2 (Mac OS)
gedrückt halten, muss der Auswahlrahmen die Objekte
nicht vollständig umgeben.)
Oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie
auf jedes Objekt einzeln klicken.
Alle Objekte im
Layout
Wählen Sie Bearbeiten > Alles auswählen.
Alle Objekte
desselben Typs
(z. B. sämtliche
Textobjekte oder
Rechtecke)
Wählen Sie Ansicht > Werkzeugleisten > Anordnen, um die
Anordnen-Werkzeugleiste einzublenden. Wählen Sie ein
Objekt aus und klicken Sie dann auf Objekte nach Typ
auswählen in der Anordnen-Werkzeugleiste.
Alle Felder
61
Weitere Informationen über das Arbeiten mit Objekten in einem
Layout finden Sie in der Hilfe.
Arbeiten mit Feldern in einem Layout
Nachdem Sie ein Layout erstellt haben, können Sie neue Felder
hinzufügen, unerwünschte Felder entfernen und das Format
festlegen, in dem die Daten gezeigt werden sollen.
Felder in einem Layout sind Objekte, die Sie auswählen, verlagern,
skalieren und umformen können. Im Layoutmodus zeigt jedes Feld
seinen Feldnamen formatiert mit Attributen für Schrift, Größe, Stil,
Ausrichtung, Zeilenabstand und Farbe an. Alle Felder mit Ausnahme
von Medienfeldern zeigen anhand von Grundlinien an, wo die Daten
im Blätternmodus erscheinen, und helfen Ihnen damit, die Felder
miteinander auszurichten.
Feldbeschriftung
Oder klicken Sie auf das Werkzeug für den
auszuwählenden Objekttyp und wählen Sie dann
Bearbeiten > Alles auswählen. (Diese Methode gilt nicht
für Tasten, Felder und Ausschnitte.)
Grundlinie
Felder zeigen
Feldnamen an.
Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf ein Feld, halten Sie
dann Strg (Windows) bzw. Option (Mac OS) gedrückt
und wählen Sie Bearbeiten > Alles auswählen (Windows)
bzw. Gleiches auswählen (Mac OS).
Oder wählen Sie ein Feld aus und klicken Sie auf Objekte
nach Typ wählen in der Anordnen-Werkzeugleiste.
Ein Ausschnitt
Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf die Begrenzung
eines Ausschnitts oder einen anderen Bereich innerhalb
des Ausschnitts, der kein Feld oder Objekt enthält.
Deaktivieren
ausgewählter
Objekte
Klicken Sie in einen leeren Bereich des Layouts oder
auf ein beliebiges Werkzeug in der Werkzeugpalette.
Oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während
Sie auf ausgewählte Objekte klicken.
Feldfunktion
Beachten Sie folgende Punkte:
1 Ein Feld, das nicht in einem Layout erscheint, existiert dennoch in
der Datenbank und seine Daten lassen sich für Berechnungen und
Auswertungen verwenden.
62
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
1
Um die Formatierung für Daten in einem Feld zu steuern
(Textformatierung, Formate für Zahlen-, Datums-, Zeit-,
Zeitstempel- und Medienfelder) sowie das Erscheinungsbild des
Felds festzulegen (Füll- und Begrenzungseinstellungen, Rollbalken
usw.), wählen Sie Feldformatoptionen, während kein Feld
ausgewählt ist. FileMaker Pro weist diese Formate allen Feldern zu,
die später hinzugefügt werden. Sie können auch Formatoptionen für
jedes einzelne Feld festlegen. Siehe „Formatieren von Felddaten in
einem Layout“ auf Seite 63.
2. Ziehen Sie ein Feld vom Feldwerkzeug an die gewünschte
Position im Layout. (Oder wählen Sie Einfügen > Feld.)
Während Sie das Feld in das Layout ziehen, sehen Sie eine
Begrenzung und Grundlinien, die Ihnen die Ausrichtung des
Felds mit anderen Objekten im Layout erleichtern. Lassen Sie die
Maustaste los, wenn sich das Feld an der gewünschten Position
befindet.
Feldwerkzeug
Begrenzungs- und Grundlinien des
Felds erscheinen, wenn Sie es in
das Layout ziehen.
Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout
Sie können ein Feld an beliebiger Stelle und beliebig oft in einem
Layout platzieren. (Sie können nur Felder platzieren, die definiert
wurden. Weitere Informationen finden Sie unter „Definieren von
Datenbankfeldern“ auf Seite 44.)
Sie erzielen unterschiedliche Ergebnisse, wenn Sie dasselbe Feld
an unterschiedliche Positionen im Layout platzieren. Beispiel:
1
Fügen Sie dasselbe Statistikfeld einem Bereich für
Zwischenergebnisse hinzu, um Summen für jede Gruppe sortierter
Datensätze zu berechnen, und einem Bereich für Gesamtergebnis,
um Summen für alle Datensätze in einer Tabelle zu erhalten.
1 Fügen Sie einem Kopf- oder Fußbereich ein Feld hinzu, um Daten
vom ersten oder letzten Datensatz auf der Seite als Kopf- bzw.
Fußzeile zu wiederholen. (Fügen Sie z. B. das Feld Nachname in
den Kopfbereich eines Verzeichnisses.)
Hinweis Wenn Sie ein Bezugsfeld in einen Ausschnitt platzieren,
positionieren Sie es in der ersten Reihe des Ausschnitts. Stellen Sie
sicher, dass jedes Feld im Ausschnitt aus derselben Bezugstabelle
stammt, für die der Ausschnitt zur Anzeige von Datensätzen
eingerichtet ist.
3. Wählen Sie im Dialogfeld „Feld angeben“ das zu platzierende
Feld.
Um ein Feld aus einer anderen
Tabelle zu platzieren, die
Tabelle wählen
Das
hinzuzufügende
Feld wählen
1
Fügen Sie dasselbe Bezugsfeld direkt in ein Layout ein, um
den Wert des Felds im ersten Bezugsdatensatz zu sehen, oder in
einen Ausschnitt, um Werte von mehreren Bezugsdatensätzen zu
sehen. (Ein Ausschnitt ist ein Layoutobjekt, das Datensätze aus
Bezugstabellen anzeigt.)
So setzen Sie ein Feld in ein Layout ein:
1. Wählen Sie im Layoutmodus das Layout, an dem Sie arbeiten
wollen, aus dem Einblendmenü Layout.
Aktivieren, um den Feldnamen
als Feldbeschriftung zu
verwenden
Erstellen von Datenbanken
Sie können ein Feld in einer anderen Tabelle wählen, indem Sie die
Tabelle aus der Tabellenliste über der Feldliste wählen. Wählen
Sie dann ein Feld aus der Feldliste. Oder wählen Sie Datenbank
definieren, um eine Beziehung oder eine Tabelle anzulegen (siehe
„Erstellen von Beziehungen“ auf Seite 79).
63
1 In Ausschnitten: Sie können Bezugsfelder in einen Ausschnitt in
einem Layout platzieren, um Daten aus allen Bezugsdatensätzen
anzuzeigen, die die Kriterien der Beziehung erfüllen.
Text in das Layout aufzunehmen.
Hinweis Bevor Sie Ihrem Layout ein Bezugsfeld hinzufügen, sollten
Sie mit den Begriffen vertraut sein, die in Kapitel 3, „Arbeiten mit
Bezugstabellen und -dateien“, erläutert sind.
5. Klicken Sie auf OK.
Erläuterung von Platzhaltern
Der Feldname wird im Layout im entsprechenden Feld angezeigt, es
sei denn, Sie haben die Anzeige von Beispieldaten aus dem aktuellen
Datensatz aktiviert (Ansicht > Einblenden > Beispieldaten). Felder aus
Bezugstabellen werden als ::Feldname (mit zwei vorangestellten
Doppelpunkten) angezeigt.
Verwenden Sie Platzhalter, um Felddaten und Text in Dokumenten
wie Serienbriefen, Etiketten, Briefumschlägen oder Verträgen zu
kombinieren. Sie können Platzhalter in Textblöcken erstellen, um
statischen Text und Felddaten zusammen zu verwenden.
Um ein Feld durch ein anderes zu ersetzen, klicken Sie im
Layoutmodus auf das Feld, wählen Sie im Dialogfeld „Feld
angeben“ einen anderen Feldnamen aus und klicken Sie auf OK.
1 Wenn sich z. B. der Platzhalter <<Vorname>> zwischen dem Text
4. Wählen Sie Feldbeschriftung erstellen, um den Feldnamen als
Um ein Feld aus einem Layout zu entfernen, wählen Sie das Feld im
Layoutmodus aus und drücken Sie dann die Rück- oder Löschtaste
oder wählen Sie Bearbeiten > Löschen. Durch Entfernen eines Felds
aus einem Layout werden das Feld und seine Daten nicht aus Ihrer
Datenbank gelöscht.
Festlegen der Position von Bezugsfeldern
Sie können Bezugsfelder direkt in Layouts oder in Ausschnitte
platzieren.
1
Direkt in Layouts: Platzieren Sie Bezugsfelder direkt in ein
Layout, um Daten aus dem ersten Bezugsdatensatz anzuzeigen,
selbst wenn mehrere Bezugsdatensätze die Kriterien der Beziehung
erfüllen. (Welcher Bezugsdatensatz als erster angezeigt wird, hängt
davon ab, ob die Beziehung eine Sortierfolge festlegt.) Weitere
Informationen finden Sie unter „Erstellen von Beziehungen“ auf
Seite 79.
Platzhalter passen sich der jeweiligen Textmenge im Feld für jeden
Datensatz an. Beispiel:
„Lieber“ und einem Komma befindet (in anderen Worten Lieber
<<Vorname>>,), zeigt FileMaker Pro Lieber Frank, wenn das Feld
„Vorname“ den Namen Frank enthält.
1
Wenn der Platzhalter sich in einer eigenen Zeile befindet (z. B.
ein leeres Feld für „Adresszeile 2“ in einem Etikett), entfernt
FileMaker Pro die Leerzeile aus dem Textblock.
FileMaker Pro verwendet Platzhalter beim Erstellen von
Etiketten- und Briefumschlag layouts.
Formatieren von Felddaten in einem Layout
Steuern Sie mithilfe der FileMaker Pro-Feldformate das
Erscheinungsbild von Daten in einem Layout. Die Formate, die
Sie festlegen, ändern nicht die Daten, wie sie in der Datenbank
gespeichert sind. Sie können bei jedem Platzieren eines Felds im
Layout andere Formate angeben (gleichgültig, ob es in demselben
oder einem anderen Layout ist). Wenn Sie z. B. -5123 in ein
Zahlenfeld eingeben, können Sie es an einer Stelle als -5.123,00 €
formatieren und an einer anderen Stelle als <5123>.
64
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
FileMaker Pro weist Feldformate in folgender Rangfolge zu:
1 Wenn Sie keine Formate festlegen, zeigt FileMaker Pro Zahlen,
Datums- und Zeitangaben basierend auf den Systemformaten an, die
in den Ländereinstellungen in der Systemsteuerung (Windows) bzw.
im Bereich Landeseinstellungen der Systemeinstellungen (Mac OS)
beim Anlegen der Datei eingestellt waren.
Textattribute
wählen
Einen oder
mehrere Stile
aktivieren
1
In FileMaker Pro können Sie Anzeigeformate für Text-, Zahlen-,
Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder Medienfelder festlegen,
wenn keine Objekte ausgewählt sind. FileMaker Pro weist diese
Standardformate allen Feldern zu, die Sie später in Layouts
platzieren. Für Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelfelder
überschreiben diese Anzeigeformate die Systemformate.
Festlegen von Textformaten für Felder
Im Layoutmodus können Sie eine Reihe von Textattributen für
jedes Feld einstellen. Alle Zeichen in dieser Instanz des Felds
(einschließlich aller Wiederholungen in Wiederholfeldern)
weisen dieselben Schrift-, Größen-, Stil-, Farb-, Zeilenabstands-,
Tabulator- und Absatzeinstellungen auf.
Hinweis Sie können auch Zeichen in Textfeldern im Blätternmodus
formatieren (z. B. ein Wort zur Hervorhebung kursiv oder
unterstrichen darstellen). Im Gegensatz zu Formaten, die im
Layoutmodus festgelegt wurden, wird diese Formatierung mit
den Daten gespeichert und Sie sehen sie in jedem Layout, das
dieses Feld enthält.
1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus und
wählen Sie dann Format > Text.
Oder beginnen Sie ohne ausgewählte Felder, falls Sie Textformate
für Felder festlegen wollen, die Sie später hinzufügen.
Festlegen von Formaten für Felder, die Zahlen enthalten
Sie können steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern,
in Formelfeldern mit Zahlenergebnis und in Statistikfeldern anzeigt.
1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder, die
numerische Werte zeigen.
2. Wählen Sie Format > Zahl.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zahlenformat“ die gewünschten
Formate.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
Aktivieren Sie
Optionen
für boolsche
Werte oder
Dezimalzahlen
und Währung.
Optionen für die
Anzeige
verschiedener
japanischer
Zahlentypen
festlegen
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Textformat“ die gewünschten
Formate.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
Die Symbole für Tausendertrennung und
Dezimalzeichen sowie KanjiTrennzeichen angeben
4. Klicken Sie auf OK.
Optionen für
negative
Werte
einstellen
Geben Sie Schrift, Stil,
Größe, Zeilenabstand,
Ausrichtung und
Farbe an
Erstellen von Datenbanken
65
Festlegen von Formaten für Datumsfelder
Festlegen von Formaten für Zeitfelder
Sie können steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern
und in Formelfeldern mit Zahlenergebnis anzeigt.
Sie können steuern, wie FileMaker Pro Zeitangaben in Feldern
anzeigt.
Hinweis Um Fehlinterpretationen in Datumsfeldern zu vermeiden,
formatieren Sie Ihre Datumsfelder immer zur Anzeige von
vierstelligen Jahreszahlen.
1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitfelder oder
1. Wählen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Datumsfelder
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zeitformat“ die gewünschten
oder Formelfelder mit Datumsergebnis aus.
Formate.
2. Wählen Sie Format > Datum.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Datumsformat“ die gewünschten
4. Klicken Sie auf OK.
Formate.
Wenn Sie die Sekundenkomponente so formatieren wollen, dass
Sekundenbruchteile angezeigt werden, fahren Sie mit dem nächsten
Schritt fort.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
Formelfelder mit Zeitergebnis aus.
2. Wählen Sie Format > Zeit.
5. Wählen Sie Format > Zahl.
Wählen Sie, ob
Zahlen wie
eingegeben,
in einem
vordefinierten
Format oder in
einem von Ihnen
festgelegten
Format
erscheinen
sollen.
Optionen für die
Anzeige von
japanischen
Datumsangaben
wählen
Schrift, Stil,
Größe, Farbe,
Zeilenabstand
und Ausrichtung
angeben
4. Klicken Sie auf OK.
6. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zahlenformat“ die gewünschten
Formate.
Wählen Sie
Optionen für
Tag, Monat,
Jahr und
Trennzeichen.
Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente: Feste Anzahl an Dezimalstellen und Dezimalzeichen.
Die übrigen Optionen haben keine Wirkung.
7. Klicken Sie auf OK.
66
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
6. Um die Sekundenkomponente mit Sekundenbruchteilen zu
formatieren, wählen Sie Format > Zahl.
7. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zahlenformat“ die gewünschten
Formate und klicken Sie auf OK.
Wählen Sie, ob Zeitangaben
wie eingegeben, in einem
vordefinierten Format oder in
einem von Ihnen festgelegten
Format erscheinen sollen.
Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente: Feste Anzahl an Dezimalstellen und Dezimalzeichen. Die
übrigen Optionen haben keine Wirkung.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
Optionen für die Anzeige
von japanischen
Zeitangaben wählen
Schrift, Stil, Größe,
Farbe, Zeilenabstand und
Ausrichtung angeben
Festlegen von Formaten für Medienfelder
Sie können steuern, wie FileMaker Pro Bilder und Dateisymbole in
Medienfeldern anzeigt.
8. Klicken Sie auf OK.
Hinweis Die folgenden Anleitungen gelten auch für das Formatieren
von Grafikobjekten, die Sie direkt in ein Layout einfügen.
Festlegen von Formaten für Zeitstempelfelder
1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Medienfelder oder
Sie können steuern, wie FileMaker Pro Zeitstempelwerte in
Feldern anzeigt. Sie formatieren ein Zeitstempelfeld, indem Sie
seine drei Komponenten separat formatieren: Datum, Uhrzeit
(ohne Sekundenangabe) und Sekunden (einschließlich
Sekundenbruchteile).
1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitstempelfelder
oder Formelfelder mit Zeitstempelergebnis aus.
2. Um die Datumskomponente zu formatieren, wählen Sie
Format > Datum.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Datumsformat“ die gewünschten
Formate und klicken Sie auf OK.
eingefügte Grafiken aus.
2. Wählen Sie Format > Grafik.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Grafikformat“ die gewünschten
Formate.
Sie sehen Beispiele für die aktivierten Optionen im Bereich Muster.
Dateisymbole lassen sich nicht skalieren.
Wählen Sie, wie die
Grafik in den Rahmen
eingefügt werden soll.
Wählen Sie die
horizontale Ausrichtung der Grafik.
4. Um die Zeitkomponente (ohne Sekundenangabe) zu formatieren,
wählen Sie Format > Zeit.
5. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Zeitformat“ die gewünschten
Formate und klicken Sie auf OK.
4. Klicken Sie auf OK.
Wählen Sie die
vertikale Ausrichtung der Grafik.
Erstellen von Datenbanken
Formatieren von Feldern und Text für vertikales Schreiben
Wenn Ihr Betriebssystem für die Unterstützung japanischer
Texteingabe konfiguriert ist, können Sie Feld- und Textobjekte so
formatieren, dass sie japanischen Text in vertikaler Schreibweise
anzeigen. In der vertikalen Schreibweise werden Zeichen von oben
nach unten angezeigt und gelesen und die Textspalten verlaufen von
rechts nach links. Dies ist nützlich beim Drucken von Adressen auf
Etiketten.
Wenn Sie ein oder mehrere Felder auswählen und dann Format >
Ausrichtung > Seitlich (nur asiatischer Text) wählen, werden die
Zeichen im Feld um 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedreht.
Das Feld selbst wird nicht gedreht. Um die ausgewählten
Felder zu drehen, wählen Sie Anordnen > Drehen.
Abhängig davon, wie der Text gedruckt werden soll, sollten Sie die
Seitenausrichtung des Layouts ändern. Wählen Sie hierfür Datei >
Drucker einrichten (Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS)
und ändern Sie die Ausrichtung in Hoch- oder Querformat.
Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Feldern
Sie können die Eingabe in ein Feld erlauben oder verhindern.
Sie können z. B. die Eingabe in ein Feld beschränken, das eine
fortlaufende Nummer enthält, damit das Feld nicht geändert werden
kann. Sie können separate Eingabeoptionen für den Blätternund den Suchenmodus festlegen, wodurch Sie auch fortlaufende
Nummern finden können, selbst wenn sie sich nicht eingeben lassen.
Wenn Sie die Eingabe in ein Feld gestatten, können Sie auch steuern,
ob der gesamte Feldinhalt ausgewählt wird, wenn Sie im Blätternoder Suchenmodus per Klick oder Tabulatortaste in das Feld
wechseln. Andernfalls platziert FileMaker Pro die Einfügemarke
hinter das letzte Zeichen in dem Feld.
1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus.
2. Wählen Sie Format > Feldverhalten.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Feldverhalten die gewünschten
Optionen.
Ziel
Aktion
Die Eingabe in ein
Deaktivieren Sie unter Feld kann aktiviert werden die
Feld im Blätternmodus Option Im Blätternmodus und/oder Im Suchenmodus.
und/oder im
Suchenmodus
verhindern
Den gesamten
Feldinhalt auswählen,
wenn das Feld
aktiviert wird
Aktivieren Sie Gesamten Feldinhalt auswählen. (Feld
kann aktiviert werden muss ebenfalls aktiviert sein.)
Einen Texteingabemodus für ein Feld
angeben, das eine
japanische Eingabemethode verwendet.
Aktivieren Sie Texteingabemethode und wählen Sie
einen Eingabemodus aus der Liste.
Hinweis Diese Option
ist verfügbar, wenn
Ihr Betriebssystem
für die Unterstützung
von japanischer
Texteingabe
konfiguriert ist.
Steuern, wie das
Aktivieren Sie Tabulatortaste, Zeilenschalter,
nächste Feld über die Eingabetaste oder eine beliebige Kombination dieser
Tastatur aktiviert wird Optionen.
4. Klicken Sie auf OK.
Weitere Informationen über das Arbeiten mit Feldern in einem
Layout finden Sie in der Hilfe.
67
68
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Arbeiten mit Bereichen in einem Layout
FileMaker Pro-Layouts sind in Layoutbereiche gegliedert, d. h.
Abschnitte im Layout, die bestimmen, wie Daten in einem Feld
behandelt und angezeigt werden. Mithilfe von Bereichen können
Sie steuern, wie FileMaker Pro Daten druckt, z. B.:
1
1
1
Kopfbereich
Datenbereich
einmal für jeden Datensatz,
Zwischenergebnis
nur am Beginn jeder Seite,
Nachgestelltes
Gesamtergebnis
nur vor oder nach Gruppen sortierter Datensätze (z. B. um
Teilsummen für jede Datensatzgruppe anzuzeigen).
Umsatzbericht
Fußbereich
Jedes Layout muss mindestens einen Bereich enthalten.
Layoutbereiche können Felder, Ausschnitte, Tasten, Text und
andere Objekte enthalten. Im Layoutmodus markieren gepunktete
horizontale Linien die Trennung zwischen Layoutbereichen und
der Bereichsname erscheint am linken Rand der unteren Trennlinie.
Der Assistent für neues Layout erstellt auf der Basis der gewählten
Optionen automatisch die geeigneten Layoutbereiche. Sie können
Layoutbereiche nach Beenden des Assistenten wie erforderlich
hinzufügen, ändern oder löschen. (Informationen hierzu finden
Sie unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 55.)
Eine Teilauswertung unter dem Datenbereich
summiert Daten für jede Datensatzgruppe,
sortiert nach dem Gruppierfeld (Vertreter).
Vertreter
Artikelnr.
Menge
David Michaels
David Michaels
David Michaels
David Michaels
ET3
ET4
ET1
ET5
1
1
2
3
Sophie Tang
Sophie Tang
Sophie Tang
ET6
ETz
ET2
Gesamt
Nachgestelltes Gesamtergebnis
Gesamt
234,95 €
2
5
2
64,50 €
12,50 €
25,00 €
102,00 €
Endsumme336,95
Fußbereich
Summe
29,95 €
32,25 €
73,90 €
98,85 €
Weltweit Reisen Vertraulich
€
Juni 2004
Erläuterung von Layoutbereichtypen
Die folgende Tabelle beschreibt die Layoutbereichstypen.
Layoutbereich
Beschreibung
Kopf 1. Seite
Erscheint nur einmal am Beginn des ersten Fensters bzw.
der ersten Seite und ersetzt den normalen Kopfbereich (falls
einer festgelegt ist). Kann in Berichten verwendet werden,
um eine separate Titelseite zu drucken. Ein Layout kann nur
einen Kopf 1. Seite enthalten.
Kopfbereich
Erscheint am Beginn jedes Fensters bzw. jeder Seite
(außer Sie haben einen Kopf 1. Seite festgelegt, der den
Kopfbereich auf der ersten Seite ersetzt). Verwendet für
Titel oder Spaltenüberschriften (in Listenberichten). Ein
Layout kann nur einen Kopfbereich enthalten.
Erstellen von Datenbanken
Layoutbereich
Beschreibung
Datenbereich
Jedes Objekt, das Sie dem Datenbereich hinzufügen,
einschließlich Felder, Textobjekte und Grafiken, erscheint
einmal für jeden aufgerufenen Datensatz. Ein Layout kann
nur einen Datenbereich enthalten.
Fußbereich
Erscheint am unteren Rand jedes Fensters bzw. jeder Seite
(außer Sie fügen einen Fuß 1. Seite hinzu). Ein Layout kann
nur einen Fußbereich enthalten.
Fuß 1. Seite
Erscheint nur einmal am unteren Rand des ersten Fensters
bzw. der ersten Seite und ersetzt den normalen Fußbereich
(falls einer festgelegt ist). Ein Layout kann nur einen Fuß 1.
Seite enthalten.
Um Statistikdaten in ein Layout aufzunehmen (z. B. Teilsummen,
Gesamtsummen, Mittelwerte, Anzahl usw.), platzieren Sie Statistikfelder
in Layoutbereiche für Zwischen- oder Gesamtergebnisse (weitere
Informationen finden Sie unter „Definieren von Statistikfeldern“ auf
Seite 49). Mögliche Statistikbereiche sind Bereiche für Gesamtergebnis
und Bereiche für Zwischenergebnisse.
1
Ein Bereich für Gesamtergebnis enthält in der Regel ein oder
mehrere Statistikfelder, die Auswertungsinformationen (wie
Summen) über alle aufgerufenen Datensätze anzeigen.
1
Ein Bereich für Zwischenergebnisse enthält in der Regel ein
oder mehrere Statistikfelder, die Zwischenergebnisdaten (wie
Teilsummen) über eine Untergruppe von Datensätzen anzeigen.
Die Datensätze werden gruppiert (sortiert) nach Werten in einem
anderen Feld, dem Gruppierfeld. Immer wenn sich der Wert
des Gruppierfelds ändert, fügt FileMaker den Bereich für
Zwischenergebnisse ein.
Weitere Informationen über das Arbeiten mit Layoutbereichen
finden Sie in der Hilfe.
69
70
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Kapitel 3
Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:
Verwenden Sie Referenzen, um:
1
1
1
1
Planen einer relationalen Datenbank
Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen
Erstellen und Bearbeiten von Referenzen
FileMaker Pro verwendet Bezugstabellen als Basis für relationale
Datenbanken und Referenzen. Relationale Datenbanken erlauben
Ihnen, dynamisch mit Daten aus anderen Tabellen zu arbeiten,
sodass Sie Daten an einer Stelle ändern können und Ihre Änderungen
an allen Stellen reflektiert werden, an denen die Bezugsdaten
auftauchen. Mithilfe von Referenzen können Sie Daten aus einer
Tabelle kopieren und in eine andere einfügen. Nachdem die
Referenzdaten eingefügt wurden, ändern sie sich nicht mehr, es
sei denn, Sie bearbeiten sie oder weisen FileMaker Pro an, die
Referenz zu wiederholen.
Verwenden Sie relationale Datenbanken, um:
1
die aktuellste Version der Daten aus einer anderen (oder der
aktuellen) Tabelle zu sehen und zu bearbeiten. Zeigen Sie z. B.
Daten in Bezugsfeldern an, wenn Sie den aktuellen Preis eines
Artikels aus einer Bezugstabelle benötigen. Wenn sich Daten in
den Bezugsdatensätzen ändern, sehen Sie diese Änderungen auch
in der aktuellen Tabelle.
1
Daten effizient und flexibel zu erfassen und zu verwalten. Anstatt
mehrere Datenbanktabellen mit doppelten Werten zu erstellen,
speichern Sie Werte nur einmal und verwenden Sie Beziehungen,
um diese Werte zur Verfügung zu stellen. Sie können dann Daten an
nur einer Stelle ändern und vermeiden damit doppelte Daten und
fördern konsistente Datenhaltung.
1
Speicherplatz zu sparen, da Daten nur an einer Stelle
gespeichert sind.
Daten aus einer Bezugstabelle zu kopieren und die Kopie
unverändert zu lassen, selbst wenn sich Bezugsdaten ändern.
Verwenden Sie z. B. eine Referenz, um den aktuellen Preis eines
Produkts zum Zeitpunkt des Kaufs in eine Rechnungstabelle zu
kopieren. Selbst wenn sich der Preis in der Bezugstabelle ändert,
bleibt der Preis in der Rechnungstabelle gleich.
Alle FileMaker Pro-Tabellen in Ihrer Datenbank müssen aus
FileMaker Pro 7-Dateien stammen. (Dateien aus früheren
FileMaker Pro-Versionen können verwendet werden, aber sie
müssen zuvor in die aktuelle Version konvertiert werden.) Siehe
Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen.
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen
zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe. Um zu
erfahren, wie Sie mit Bezugsdatensätzen arbeiten können, siehe
Lektion 10 im FileMaker Pro Lehrgang.
Beziehungen
Eine Beziehung ist eine leistungsstarke Methode zur Organisation
Ihrer Daten. Mit einer Beziehung können Sie Daten in einer
oder mehreren Tabellen auf der Basis gemeinsamer Feldwerte,
verschiedener Feldwerte oder eines Vergleichs von Werten in
zwei oder mehr Feldern verknüpfen.
Nachdem Sie eine Beziehung definiert haben, können Sie Daten
aus der Bezugstabelle wie folgt anzeigen:
72
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
1
Entwickeln Sie eine relationale Datenbank, die aus einer oder
mehreren Tabellen besteht, die in ihrer Gesamtheit alle Daten
enthalten, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Jede Information
wird nur in jeweils einer Tabelle gespeichert, steht aber jeder
Bezugstabelle für Zugriff und Anzeige zur Verfügung. Sie können
jedes Auftreten Ihrer Bezugsdaten ändern und die Änderungen
werden an allen Stellen reflektiert, an denen diese Bezugsdaten
benutzt werden.
1 Definieren Sie eine Referenz, um Daten aus einer Bezugstabelle in
ein Feld in der Zieltabelle zu kopieren. Die kopierten Daten werden
jetzt an zwei Stellen gespeichert, als hätten Sie sie mit den Befehlen
„Kopieren“ und „Einfügen“ in ein Zielfeld übertragen. Die
Referenzdaten sind zum Zeitpunkt des Kopierens aktuell, bleiben
aber dann so lange statisch, bis die Referenz wiederholt oder erneut
ausgelöst wird.
Aktuelle Tabelle
Bezugstabelle
Kundennr. R20
Kundennr. R20
Strecke
Strecke
MünchenParis
MünchenParis
In relationalen Datenbanken werden Daten aus der Bezugstabelle nur in
der aktuellen Tabelle angezeigt, nicht kopiert
Aktuelle Tabelle
Bezugstabelle
Kundennr. R20
Kundennr. R20
Strecke
Strecke
MünchenParis
Rechnung enthält, und die Tabelle „Positionen“, die Verkaufsdaten
für jede Rechnungsposition einschließlich der verkauften Reise und
des Preises speichert, zu dem sie verkauft wurde. Da Rechnungen
eine Mischung aus dynamischen und statischen Daten sind,
verwenden Sie sowohl relationale Datenbanken als auch Referenzen
für die Anzeige Ihrer Daten. Datensätze aus der Tabelle „Positionen“
werden dynamisch in einem Ausschnitt im Layout „Rechnungen“
angezeigt, aber der aktuelle Preis jeder Position wird über eine
Referenz eingegeben. Damit bleibt die Rechnung historisch korrekt,
auch wenn sich der Preis zu einem späteren Zeitpunkt ändert.
Reisetabelle
Rechnungstabelle
Reisekennung: R10
Rechnungsnr. A-200-61
Reisename:
Datum
16.10.2005
Kundennr.
C100
Name
Brack
München-Rom
Strecke
Nr. Von
R200 München
R42 Paris
Nach
Paris
Rom
Kundentabelle
Kundennr.
C100
Name
Brack
Telefon
408-555-3456
Reisekennung Reisename:
R10
München-Rom
R20
Rom-London
Reise
Nr. Reisename: Preis
R10 München- 550.00
Rom
R20 Rom-London 700.00
Summe 1,250.00
Datensätze aus der
Tabelle „Positionen“ in
einem Ausschnitt
MünchenParis
Referenzen kopieren Daten aus der Bezugstabelle in die aktuelle Tabelle
Ein Reisebüro könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden:
die Tabelle „Reisen“, die die Produkte (Reisen) und ihre aktuellen
Preise speichert; die Tabelle „Kunden“, die Kundeninformationen
speichert; die Tabelle „Rechnungen“, die einen Datensatz für jede
Sie legen eine relationale Datenbank an, indem Sie eine Beziehung
zwischen zwei Feldern, so genannten Abgleichsfeldern, definieren.
Diese Felder können sich in verschiedenen Tabellen oder in
derselben Tabelle (Self-Join) befinden. Sie können auf Bezugsdaten
zugreifen, wenn der Wert im Bezugsfeld auf der einen Seite der
Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Beziehung gemäß den festgelegten Kriterien erfolgreich mit
einem Wert im Abgleichsfeld auf der anderen Seite der
Beziehung abgeglichen wird.
Begriff
Beschreibung
Abgleichsfeld
Ein Feld in der aktuellen Tabelle und ein Feld in
einer Bezugstabelle, deren Werte für den Zugriff auf
übereinstimmende Datensätze verwendet werden. (Ein
Abgleichsfeld wird gelegentlich auch als Schlüsselfeld
bezeichnet.) Für jede Beziehung wählen Sie in jeder
Tabelle ein oder mehrere Abgleichsfelder.
Nachdem Sie eine Beziehung erstellt haben, können Sie Felder aus
der Bezugstabelle verwenden, als wären es Felder in der aktuellen
Tabelle: zur Anzeige von Datensätzen in einem Layout, als Teil einer
Formel, in einem Script, als Abgleichsfeld für eine andere Beziehung
usw. Sie können in jedem Modus mit den Daten in den Bezugsfeldern arbeiten (falls Sie Zugriffsrechte haben), während Sie mit
Datensätzen in der aktuellen Tabelle arbeiten.
Wenn Sie Bezugsdaten in einem Ausschnitt anzeigen, werden Werte
aus allen Bezugsdatensätzen angezeigt. Wenn sich das Bezugsfeld
nicht in einem Ausschnitt befindet, wird nur der Wert aus dem ersten
Bezugsdatensatz angezeigt.
Für relationale Datenbanken müssen Werte in
Abgleichsfeldern übereinstimmen, damit eine Beziehung
zwischen den Dateien möglich ist. Siehe „Erläuterung von
Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf Seite 74.
Für Referenzen müssen Werte in Abgleichsfeldern nicht
gleich sein, um zu passen.
Ausschnitt
Ein Layoutobjekt, das Datensätze aus Bezugstabellen
anzeigt. In Ausschnitten werden Daten aus Bezugsfeldern in
Reihen angezeigt, wobei jeder Datensatz eine eigene Reihe
einnimmt.
Bezugsfeld
Ein Feld, das sich auf ein Feld in einer anderen Tabelle
bezieht (oder auf ein anderes Feld in derselben Tabelle).
Wenn eine Beziehung zwischen zwei Tabellen (sogar über
eine andere Tabelle) definiert wurde, kann auf Daten in
Feldern der einen Tabelle von der anderen Tabelle aus
zugegriffen werden.
Bezugsdatensatz
Datensatz in der Bezugstabelle, dessen Abgleichsfeld
(entsprechend der verwendeten Beziehung) einen Wert
enthält, der zu dem Wert im Abgleichsfeld einer anderen
Tabelle passt.
Bezugstabelle
In relationalen Datenbanken die Tabelle, die die Daten
enthält, auf die Sie zugreifen und mit denen Sie in der
aktuellen Tabelle arbeiten wollen.
Weitere Informationen über Beziehungen finden Sie in der Hilfe.
Terminologie für relationale Datenbanken
Bevor Sie beginnen, mit relationalen Datenbanken und Referenzen
zu arbeiten, sollten Sie mit den nachstehenden Begriffen vertraut
sein. Diese Begriffe werden in den folgenden Abschnitten erläutert.
Begriff
Beschreibung
Aktuelle Tabelle
In relationalen Datenbanken die Tabelle, in der Sie
momentan arbeiten.
Externe Tabelle
Eine Tabelle außerhalb der aktuellen Datei, in einer anderen
Datei.
Referenzzielfeld
(nur für
Referenzen)
Das Feld in einer Tabelle, in das Sie Daten bei einer Referenz
kopieren wollen.
Für Referenzen die Tabelle, in die die Daten kopiert werden.
Referenzquellfeld Das Feld in der Bezugstabelle, das die Daten enthält, die Sie
(nur für
bei einer Referenz kopieren wollen.
Referenzen)
73
Für Referenzen die Tabelle, die die zu kopierenden Daten
enthält.
Eine Tabelle kann sich auf sich selbst beziehen. (Dies ist ein
so genannter Self-Join.)
74
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Begriff
Beschreibung
Relationale
Operatoren
Im Beziehungsdiagramm die Symbole, die die
Vergleichskriterien zwischen einem oder mehreren
Felderpaaren in zwei Tabellen definieren. Hierzu gehören:
gleich (=), ungleich (≠), größer als (>), größer oder gleich
(≥), kleiner als (<), kleiner oder gleich (≤) und alle Zeilen
oder kartesisches Produkt (X).
Beziehung
Beziehungen ermöglichen in einer Tabelle den Zugriff auf
Daten in einer anderen Tabelle. Beziehungen können einen
Datensatz in einer Tabelle mit einem Datensatz in einer
anderen Tabelle, einen Datensatz mit vielen anderen
Datensätzen oder alle Datensätze in einer Tabelle mit allen
Datensätzen in einer anderen Tabelle verknüpfen, abhängig
von den Kriterien, die Sie bei der Definition der Beziehung
im Beziehungsdiagramm angeben. (Eine Beziehung
wird gelegentlich auch als Verknüpfung oder
Verknüpfungsausdruck bezeichnet.)
Beziehungsdiagramm
In der Registerkarte „Beziehungen“ des Dialogfelds
„Datenbank definieren“ sehen Sie die Instanzen von
Tabellen sowohl in der aktuellen Datei als auch von externen
Datenbank-Bezugsdateien. In diesem Beziehungsdiagramm
verknüpfen Sie Tabellen und ändern Beziehungen zwischen
Feldern in verschiedenen Tabellen.
Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen, erscheint eine visuelle
Repräsentation, oder Instanz, der Tabelle im Beziehungsdiagramm. Sie können beliebig viele Instanzen (mit
eindeutigen Namen) derselben Tabelle angeben, um im
Diagramm mit komplexen Beziehungen zu arbeiten.
Quelldatei
Die Datei, aus der Sie dem Beziehungsdiagramm eine
Tabelle hinzufügen.
Quelltabelle
Die Tabelle, auf der eine oder mehrere Tabellen im
Beziehungsdiagramm basieren. Die Quelltabelle ist die
Tabelle, die in der Registerkarte „Tabellen“ des Dialogfelds
„Datenbank definieren“ definiert ist.
Erläuterung des Beziehungsdiagramms
Sie arbeiten im Beziehungsdiagramm mit Tabellen, um mit ihrer
Hilfe die Ansicht Ihrer Daten im Layout zu organisieren. Jede
Instanz (oder jedes Auftreten) einer Tabelle im Beziehungsdiagramm
repräsentiert eine separate Sicht auf Ihre Daten. Wenn Sie zwei
Tabellen verknüpfen, verbinden Sie zwei bestehende Ansichten
zu einer dritten Ansicht. Beim Hinzufügen von Tabellen zu Ihren
Beziehungen stellt jede Folgetabelle eine zusätzliche Gruppe
von Kriterien dar, die erfüllt sein müssen, bevor der Zugriff auf
Bezugsdaten in dieser Beziehung möglich ist.
Sie können eine Beziehung zwischen zwei beliebigen Tabellen im
Beziehungsdiagramm erstellen, aber die Beziehung darf nicht
zirkulär sein, d. h. keinen geschlossenen Kreis zwischen Tabellen
bilden. Jede Reihe von Beziehungen muss eine Anfangs- und eine
Endtabelle besitzen und diese Tabellen müssen unterschiedliche
Tabellen sein.
Da jede Beziehung eine zusätzliche Gruppe von Kriterien darstellt,
müssen Sie Ihren Kontext im Beziehungsdiagramm berücksichtigen.
Der Kontext ist der Punkt im Diagramm, an dem die Beziehung
ausgewertet wird. Da das Diagramm nie einen Kreis ergibt, bietet
jeder Punkt im Diagramm eine andere Perspektive Ihrer Daten.
Das Beziehungsdiagramm lässt keine kreisförmigen Verbindungen
zu, daher veranlasst jeder Versuch einer zirkulären Beziehung
FileMaker Pro, eine neue, eindeutig benannte Instanz einer Tabelle
zu generieren. Diese neue Instanz erlaubt Ihnen wie jede andere
Instanz im Diagramm das Fortsetzen Ihrer neuen Beziehung.
Weitere Informationen über das Beziehungsdiagramm finden
Sie in der Hilfe.
Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen
Wenn Sie eine Beziehung zwischen Tabellen erstellen, wählen Sie
eines oder mehrere Felder in jeder Tabelle als Abgleichsfelder aus.
Abgleichsfelder haben normalerweise gemeinsame Werte. In einer
Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
typischen Beziehung ist ein Datensatz in der einen Tabelle mit
Datensätzen in einer anderen Tabelle verbunden, die einen
gemeinsamen Abgleichsfeldwert haben.
Die Tabelle „Kunden“ und die Tabelle „Rechnung“ können z. B.
jeweils das Feld „Kundennummer“ verwenden, um jeden Kunden
und Kauf eindeutig zu identifizieren. Wenn beide Tabellen über
„Kundennummer“ als Abgleichsfeld verbunden sind, kann ein
Datensatz in der Tabelle „Kunden“ einen Ausschnitt anzeigen,
der jede Rechnung mit passender Kundennummer auflistet, und
in der Tabelle „Rechnungen“ kann jede Rechnung mit derselben
Kundennummer konsistente Kundendaten anzeigen.
Die in einer Beziehung verwendeten Abgleichsfelder können
verschiedene Namen haben. Ein Abgleichsfeld kann einen
beliebigen Feldtyp außer „Medien“ oder „Statistik“ haben.
Weitere Informationen über Abgleichsfelder finden Sie in der Hilfe.
Typen von Beziehungen
Wenn Sie zwei Tabellen über eine Beziehung verknüpfen, legen Sie
Kriterien fest, anhand deren FileMaker Pro auf Bezugsdatensätze
zugreift oder sie anzeigt.
Ihre Kriterien können einfach sein, z. B. der Abgleich eines
Felds in Tabelle A mit einem Feld in Tabelle B. Eine komplexere
Beziehungsdefinition liefert in der Regel eine begrenztere Gruppe
von Bezugsdatensätzen. Beispiele komplexer Beziehungen
umfassen mehrere Abgleichsfelder auf einer oder beiden Seiten
der Beziehung oder den Vergleich von Abgleichsfeldern mithilfe
relationaler „Ungleichheits“-Operatoren oder mithilfe berechneter
Abgleichsfelder.
75
Beispielsweise bezieht sich ein Datensatz in jeder Tabelle auf einen
beliebigen Datensatz in der anderen Tabelle, wenn die Werte im Feld
„Kundennr.“ der Tabelle „Kunden“ und im Feld „Kundennr.“ der
Tabelle „Telefonnummern“ identisch sind.
Abgleichsfeld
Abgleichsfeld
Verwenden Sie eine Beziehung mit einem einzelnen Kriterium,
wenn sich zwei Tabellen auf der Basis eines gemeinsamen Werts,
wie z. B. einer Seriennummer oder einer Kennziffer, aufeinander
beziehen sollen. Beispielsweise enthält die Datenbank „Kunden“
zwei Tabellen: „Kunden“ mit Namen und Adressen und
„Telefonnummern“ zum Speichern von Telefonnummern für
verschiedene Bereiche, z. B. Geschäftlich, Privat, Telefax usw.
Die Daten werden auf zwei Tabellen verteilt, da ein einzelner
Kunde mehrere Telefonnummern haben kann.
Die Tabellen enthalten die folgenden Felder:
Tabelle
Feldname
Kommentar
Kundennr.
Zahlenfeld, automatisch
eingegebene fortlaufende
Nummer. Abgleichsfeld für
die Tabelle „Kunden“
Kunden
Vorname
Textfeld
Beziehungen mit einem einzelnen Kriterium
Nachname
Textfeld
In einer Beziehung mit einem Kriterium werden Daten in einem
Feld mit Daten in einem anderen Feld verglichen.
Adresse1
Textfeld
Adresse2
Textfeld
Stadt
Textfeld
Bundesland
Textfeld
76
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Tabelle
Benutzer können eine Telefonnummer in eine leere Ausschnittreihe
eingeben und FileMaker Pro erstellt dann automatisch für diese
Telefonnummer einen Bezugsdatensatz.
Feldname
Kommentar
Telefon
Textfeld
Telefonnummerntyp
Textfeld
Beziehungen mit mehreren Kriterien
Kundennr.
Zahlenfeld. Abgleichsfeld für
die Tabelle „Telefonnummern“
In einer Beziehung mit mehreren Kriterien wird die Anzahl der
Abgleichsfelder erhöht, womit sich die Kriterien vermehren, die
FileMaker Pro beurteilt, bevor Bezugsdatensätze erfolgreich
verknüpft werden. In einer Beziehung mit mehreren Kriterien
vergleicht FileMaker Pro die Werte jedes Abgleichsfelds auf
beiden Seiten der Beziehung in der Reihenfolge, in der die
Felder erscheinen. Dies ist ein so genannter UND-Vergleich.
Für einen erfolgreichen Vergleich muss jedes Abgleichsfeld
einen entsprechenden Wert in der anderen Tabelle finden.
Telefonnummern
Das Feld „Kundennr.“ ist das Abgleichsfeld der Beziehung
zwischen den beiden Tabellen. In der Tabelle „Kunden“ ist das
Feld „Kundennr.“ auf die automatische Eingabe einer fortlaufenden
Nummer eingestellt, damit jeder Datensatz in der Tabelle
„Kunden“ eine eindeutige Kennnummer besitzt. In der Tabelle
„Telefonnummern“ ist die Kundennummer ein einfaches Zahlenfeld.
Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von
Bezugsdatensätzen in der Tabelle „Telefonnummern“ erlaubt, wird
die Kundennummer aus dem Kunden-Datensatz automatisch in das
Feld „Kundennr.“ der Tabelle „Telefonnummern“ in jedem neuen
Bezugsdatensatz eingefügt. Damit ist es möglich, dass sich viele
Datensätze in der Tabelle „Telefonnummern“ auf einen einzelnen
Datensatz in der Tabelle „Kunden“ beziehen.
Ausschnitt
Telefonnummer in eine leere Ausschnittreihe eingeben
Verwenden Sie eine Beziehung mit mehreren Kriterien, wenn
zwei Tabellen auf der Basis mehrerer gemeinsamer Werte, wie
z. B. einer Kundennummer und eines Datums, miteinander
verknüpft sein sollen.
Felder anpassen
Felder
anpassen
In dieser Beziehung sind sowohl „Kundennr.“ als auch „Mietdatum“
Abgleichsfelder für die Tabelle „Mietpositionen“. Ein Datensatz in
der Tabelle „Kunden“ mit einem Wert von 1000 im Feld „Kundennr.“
und dem Wert „10.10.2004“ im Feld „Verleihdatum“ passt nur zu
den Datensätzen in der Tabelle „Positionen“, in denen die Werte von
beiden Feldern übereinstimmen. Wenn die Felder „Kundennr.“ in
beiden Tabellen übereinstimmende Werte haben, aber die Felder
„Verleihdatum“ nicht, werden keine Bezugsdatensätze
zurückgegeben.
Beispielsweise enthält die Datenbank „Ausrüstungsverleih“ drei
Tabellen: „Ausrüstung“, eine statische Tabelle, die den verleihbaren
Ausrüstungsbestand speichert; die Tabelle „Kunden“, die Namen
Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
und Adressen von Kunden speichert, sowie die Tabelle „Positionen“,
die einen Datensatz für jeden Verleihvorgang, einschließlich
Ausrüstungsnummer, Kundennummer und Verleihdatum speichert.
Diese Datenbank soll den Verleih von Reiseausrüstung verfolgen
und alle Ausleihvorgänge pro ausgewähltem Kunden und
ausgewähltem Datum anzeigen.
Die Datenbank verwendet zwar drei Tabellen, aber die Beziehung
mit mehreren Kriterien besteht zwischen den Tabellen „Kunden“ und
„Positionen“. Diese Tabellen enthalten die folgenden Felder:
Tabelle
Feldname
Kommentar
Kundennr.
Zahlenfeld, automatisch
eingegebene fortlaufende
Nummer. Eines der
Abgleichsfelder für die
Tabelle „Positionen“
Kunden
Verleihdatum
Datumsfeld. Das andere
Abgleichsfeld für die
Tabelle „Positionen“
Positionen
Kundennr.
Zahlenfeld. Eines der
Abgleichsfelder für die Tabelle
„Kunden“
Verleihdatum
Datumsfeld. Das andere
Abgleichsfeld für die Tabelle
„Kunden“
Ausrüstungsnr.
Zahlenfeld
Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von
Bezugsdatensätzen in der Tabelle „Positionen“ erlaubt, können
Benutzer Ausleihdaten in eine leere Ausschnittreihe eingeben und
FileMaker Pro erstellt dann automatisch einen Bezugsdatensatz für
diesen Verleihvorgang.
77
Auswählen, um die Erstellung von Bezugsdatensätzen
in der Tabelle „Positionen“ zu erlauben
Beziehungen, die Vergleichsoperatoren verwenden
In einer vergleichenden Beziehung verwenden Sie einen oder
mehrere der folgenden Operatoren, um Werte von Abgleichsfeldern
in den beiden Bezugstabellen zu vergleichen. Die Beziehung gibt
Bezugsdatensätze zurück, wenn der Vergleich gemäß den
festgelegten Kriterien erfolgreich ist.
Relationaler Operator Vergleicht diese Datensätze
=
Werte im Abgleichsfeld sind gleich
≠
Werte im Abgleichsfeld sind ungleich
<
Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner als Werte
im rechten Abgleichsfeld.
≤
Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner oder gleich
den Werten im rechten Abgleichsfeld.
>
Werte im linken Abgleichsfeld sind größer als Werte
im rechten Abgleichsfeld.
≥
Werte im linken Abgleichsfeld sind größer oder gleich
den Werten im rechten Abgleichsfeld.
x
Alle Datensätze in der linken Tabelle werden mit allen
Datensätzen in der rechten Tabelle verglichen, unabhängig von den Werten in den Abgleichsfeldern.
Abgleichsfeld
Abgleichsfeld
Relationaler Operator „Größer als“
78
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
In diesem Beispiel sind die Felder „Tourdatum“ in der Tabelle
„Touren“ und der Tabelle „Kunden“ die Abgleichsfelder. Wenn z. B.
ein Datensatz in der Tabelle „Touren“ in „Tourdatum“ den Wert
11.12.2004 hat, beziehen sich alle Datensätze in der Tabelle
„Kunden“ mit einem Tourdatum-Wert von 10.12.2004 oder früher
darauf. Wenn in der Tabelle „Kunden“ ein Datensatz den Wert
11.12.2004 hat, beziehen sich alle Datensätze in der Tabelle
„Touren“ mit einem Tourdatum-Wert von 12.12.2004 oder
später darauf.
Diese Beziehung verwendet die relationalen
Operatoren „kleiner als“ und „größer als“.
Beziehungen, die einen Bereich von Datensätzen zurückgeben
Eine Beziehung, die einen Bereich von Datensätzen zurückgibt,
gleicht einer Beziehung mit mehreren Kriterien, mit der Ausnahme,
dass Sie Vergleichsoperatoren verwenden, um Datensätze zu finden,
die größer als eines Ihrer Kriterien und kleiner als Ihr anderes
Kriterium sind. Diese Art der Beziehung wird im Allgemeinen
verwendet, um Datensätze zurückzugeben, die innerhalb eines
Bereichs von Datumsangaben oder Seriennummern liegen.
Nehmen Sie z. B. an, Sie wollen von Tabelle E aus alle Datensätze in
Tabelle F sehen, deren Werte in Datumsfeld F größer als Startdatum
E und kleiner als Enddatum E sind.
Felder
anpassen
Abgleichsfeld
Gibt an, dass mehrere verschiedene
relationale Operatoren in dieser
Beziehung verwendet werden.
Die Beziehung gibt diejenigen Datensätze von Tabelle F zurück,
deren Datum in Datumsfeld F später ist als Startdatum E und früher
als Enddatum E.
Beispiel:
Wenn Felder
Folgende Werte
enthalten:
gibt Tabelle F diese
Bezugsdatensätze zurück:
Startdatum E
11.01.2005
11.14.2005
11.27.2005
Enddatum E
12.01.2005
Weiteres Beispiel:
Wenn Felder
Folgende Werte
enthalten:
gibt Tabelle F diese
Bezugsdatensätze zurück:
Startdatum E
12.01.2005
12.02.2005
12.15.2005
12.17.2005
12.26.2005
Enddatum E
01.01.2006
Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
Self-Join-Beziehungen
Ein Self-Join ist eine Beziehung, in der beide Abgleichsfelder in
derselben Tabelle definiert sind. Definieren Sie einen Self-Join, um
Beziehungen zwischen Datensätzen innerhalb derselben Tabelle
aufzubauen. Verwenden Sie z. B. einen Self-Join, um in einem
Ausschnitt eines Layouts eine Untergruppe von Daten in der
aktuellen Tabelle anzuzeigen, wie etwa alle Angestellten für jeden
Manager.
Wenn Sie eine Self-Join-Beziehung im Beziehungsdiagramm
definieren, generiert FileMaker Pro eine zweite Instanz der Tabelle,
auf die Sie den Self-Join basieren. FileMaker Pro verhindert damit,
dass das Beziehungsdiagramm eine zirkuläre Beziehung bildet,
wodurch die Beziehung nicht mehr berechnet werden könnte.
79
Standardmäßig zeigt das Beziehungsdiagramm alle Tabellen in Ihrer
aktuellen Datenbankdatei. Sie können dem Diagramm Tabellen aus
anderen Dateien oder mehrere Instanzen derselben Tabelle
hinzufügen. Sie können auch über die Schaltflächen am unteren
Rand des Diagramms Tabellen aus dem Diagramm entfernen.
Erstellen von Beziehungen
So erstellen Sie eine Beziehung:
1. Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >
Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank
(Mac OS).
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf die
Registerkarte Beziehungen.
3. Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die beiden Tabellen, die Sie
Abgleichsfeld
Abgleichsfeld
für diese Beziehung verwenden wollen.
Sie können sich an beliebiger Stelle im Diagramm befinden, müssen
aber vorhanden sein, damit die Beziehung erstellt werden kann. Für
Self-Join-Beziehungen wählen Sie die Einzeltabelle; FileMaker Pro
erstellt dann die zweite Tabelleninstanz für Sie.
Self-Join-Beziehung
Diese Beziehung gibt Bezugsdatensätze in Tabelle G zurück,
wenn Textfeld G1 denselben Wert wie Textfeld G2 enthält.
Weitere Informationen über die Beziehungstypen finden Sie in
der Hilfe.
4. Klicken Sie auf ein Feld in einer der Tabellen und ziehen Sie
es auf das entsprechende Abgleichsfeld in der anderen Tabelle.
Oder klicken Sie auf
, um das Dialogfeld „Beziehung
bearbeiten“ zu öffnen und eine Beziehung zu erstellen.
5. Wiederholen Sie Schritt 4 für jedes Abgleichsfeld, das Sie in
dieser Beziehung verwenden wollen.
Planen einer relationalen Datenbank
Informationen über das Planen einer relationalen Datenbank finden
Sie unter „Planen einer Datenbank“ auf Seite 39.
Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm
Verwenden Sie das Beziehungsdiagramm, um die Beziehungen in
Ihrer Datenbankdatei zu erstellen, zu ändern und anzuzeigen.
Weitere Informationen über Abgleichsfelder finden Sie unter
„Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf Seite 74.
6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das
Beziehungsdiagramm zu schließen.
80
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Einmal klicken, um alles außer den
Abgleichsfeldern auszublenden.
Noch einmal klicken, um alles außer
dem Tabellennamen auszublenden.
Erneut klicken, um die Tabelle
wieder in ihrer ursprünglichen
Größe herzustellen.
Zeiger auf der
Tabellenüberschrift
positionieren, um die Namen
von der Quelltabelle und der
Quelldatei anzuzeigen
Hier klicken, um die Farbe der
ausgewählten Tabellen zu ändern
Hier klicken, um eine
Beziehung zu löschen
Über diese Schaltflächen die Ansicht
des Diagramms vergrößern oder
verkleinern
Hier klicken, um eine Tabelle
hinzuzufügen
Hier klicken, um das Dialogfeld
„Druckereinrichtung“ (Windows)
bzw. „Papierformat“ (Mac OS)
zu öffnen
Hier klicken, um eine
Beziehung anzulegen
Hier klicken, um eine bestehende Beziehung zu ändern
Über diese Schaltflächen die
Ausrichtung der ausgewählten
Tabellen ändern
Ändern von Beziehungen
Nach der Erstellung einer Beziehung können Sie Abgleichsfelder
hinzufügen oder ändern, relationale Operatoren ändern und
Optionen für das Erstellen, Löschen und Sortieren von
Bezugsdatensätzen festlegen.
So ändern Sie eine Beziehung:
1. Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >
Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank
(Mac OS).
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf die
Registerkarte Beziehungen.
Hier klicken, um Seitenumbrüche
anzuzeigen
3. Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die zu bearbeitende
Beziehung und doppelklicken Sie auf die Verbindungslinie
zwischen den Bezugstabellen, um das Dialogfeld „Beziehung
ändern“ zu öffnen.
Oder wählen Sie die Beziehung im Diagramm aus und klicken Sie
, um das Dialogfeld „Beziehung ändern“ zu öffnen.
auf
Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
81
5. Aktivieren Sie Optionen für die Beziehung.
Den relationalen
Operator wählen
Optionen für die Tabellen in der
Beziehung aktivieren
4. Bearbeiten Sie die Tabellen und Abgleichsfelder für die
Beziehung.
Ziel
Aktion
Eine Tabelle ändern
Wählen Sie eine andere Tabelle aus der Tabellenliste.
Ziel
Wählen Sie
Einen Bezugsdatensatz (zur
Bezugstabelle) immer hinzufügen,
wenn Sie Daten in ein Bezugsfeld
eines Datensatzes in der aktuellen
Tabelle eingeben. (Siehe
„Hinzufügen und Duplizieren von
Datensätzen“ auf Seite 21.)
Datensatzerstellung in dieser Tabelle mit dieser
Beziehung zulassen.
Die entsprechenden Datensätze
(in der Bezugstabelle) immer
löschen, wenn Sie einen
zugehörigen Datensatz in der
aktuellen Tabelle löschen. (Siehe
„Löschen von Datensätzen“ auf
Seite 22.)
Bezugsdatensätze in dieser Tabelle löschen,
wenn ein Datensatz in der anderen Tabelle
gelöscht wird.
Bezugsdatensätze sortieren.
Sortieren. Doppelklicken Sie dann in der
linken Liste im Dialogfeld „Sortieren“
auf die zu sortierenden Felder. Um die
Sortierfolge der Felder zu ändern, ziehen
Sie die Felder in der rechten Liste an die
gewünschte Position. Aktivieren Sie weitere
Optionen und klicken Sie dann auf OK.
Ein Abgleichsfeld ändern Wählen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken
Sie auf Ändern.
Ein Abgleichsfeld
hinzufügen
Wählen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken
Sie auf Hinzufügen.
Den relationalen Operator Wählen Sie einen neuen Operator aus der Liste und
ändern
klicken Sie auf Ändern.
Ein Paar von Beziehungs- Wählen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im
kriterien löschen
unteren Bereich des Dialogfelds und klicken Sie
auf Löschen.
Diese Option löscht Bezugsdatensätze auch
dann, wenn sie im aktuellen Layout nicht
angezeigt werden.
Durch die Aktivierung dieser Option wird
die Sortierfolge in der Bezugsdatei nicht
beeinflusst.
Siehe „Beziehungen, die Vergleichsoperatoren
verwenden“ auf Seite 77.
Ein Paar von Beziehungs- Wählen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im
kriterien duplizieren
unteren Bereich des Dialogfelds und klicken Sie
auf Duplizieren.
Wenn diese Option aktiviert ist, bewirkt die
Eingabe von Daten in ein Bezugsfeld, für das
kein entsprechender Bezugsdatensatz
existiert, dass ein Bezugsdatensatz auf der
Basis des Abgleichsfelds in der aktuellen
Tabelle erstellt wird.
6. Klicken Sie auf OK.
Weitere Informationen über das Erstellen und Bearbeiten von
Beziehungen finden Sie in der Hilfe.
82
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Statistikberechnung für Daten in
Ausschnitten
Sie können Daten statistisch auswerten, die sich in einem Bezugsfeld
in einem Ausschnitt befinden. Der Ausschnitt kann Datensätze aus
einer Bezugstabelle oder aus derselben Tabelle (Self-Join) enthalten.
So werten Sie Daten in einem Ausschnitt statistisch aus:
1. Erstellen Sie ein Formelfeld in der Tabelle, in der die
Gesamtsumme angezeigt werden soll.
2. Definieren Sie für das Feld eine Formel, die eine Statistikfunktion
für die gewünschte Berechnung enthält.
Wenn z. B. die Tabelle „Rechnungen“ aktiv ist und Sie die Summe
der Bezugswerte im Feld „Preis“ der Tabelle „Positionen“ ermitteln
wollen, verwenden Sie die Formel
Summe(Produkte::Preis)
Um für eine Referenz eine Verbindung zwischen Tabellen zu
definieren, erstellen Sie eine Beziehung. Dann definieren Sie eine
Referenz, um Daten aus einem Feld in der Bezugstabelle in ein Feld
in der aktuellen Tabelle zu kopieren.
Wenn Sie einen Wert in das Abgleichsfeld der aktuellen Tabelle
eingeben, greift FileMaker Pro anhand der Beziehung auf den ersten
Datensatz in der Bezugstabelle zu, dessen Abgleichsfeld einen
passenden Wert enthält. Anschließend kopiert FileMaker Pro den
Wert aus dem Referenzquellfeld in das Referenzzielfeld, wo der
Wert gespeichert wird.
Die Daten, die in das Referenzzielfeld kopiert wurden, können Sie
bearbeiten, ersetzen oder löschen wie beliebige andere Daten (da der
Referenzwert zur aktuellen Tabelle gehört). Sie können auch Daten
in der aktuellen Tabelle aktualisieren, wenn sich die Daten in der
Bezugstabelle geändert haben.
.
Datensätze in Bezugstabelle
3. Platzieren Sie das Formelfeld in ein Layout der Tabelle, in der es
definiert wurde.
Siehe „Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout“ auf
Seite 62.
Aktuelle Tabelle
Beziehung
Kundennr. C200
Name
Schmidt
Kundennr.
C235
Name
Kundennr. C100
Telefon
42.83.91.04
Kundennr.Name
C200
Stadt
Paris
Name Telefon
Schmidt 555-3849
Telefon Stadt
555-1234 Vancouver
Weitere Informationen über die Ergebnisberechnung für Daten in
Ausschnitten finden Sie in der Hilfe.
Stadt
Referenzzielfeld
Erläuterung von Referenzen
Eine Referenz kopiert Daten aus einer anderen Tabelle in ein Feld in
der aktuellen Tabelle. Die kopierten Daten werden Teil der aktuellen
Tabelle (und verbleiben auch in der Tabelle, aus der sie kopiert
wurden). Die Daten, die in die aktuelle Tabelle kopiert wurden,
ändern sich nicht automatisch, wenn sich die Daten in der anderen
Tabelle ändern. Eine Aktualisierung erfolgt nur dann, wenn sich das
Abgleichsfeld in der aktuellen Tabelle ändert.
München
Referenzquellfeld
Erstellen von Referenzen
So definieren Sie eine Referenz:
1. Definieren Sie eine Beziehung für die Referenz zwischen dem
Abgleichsfeld der aktuellen Tabelle und dem Abgleichsfeld der
Bezugstabelle. Siehe „Erstellen von Beziehungen“ auf Seite 79.
2. Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >
Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank
(Mac OS).
3. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank definieren“ auf die
Registerkarte Felder.
Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien
83
4. Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die
gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.
5. Wählen Sie ein Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempeloder Medienfeld aus der Liste bestehender Felder oder definieren
Sie ein neues.
6. Klicken Sie auf Optionen (oder doppelklicken Sie auf den
Feldnamen).
7. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf die
Registerkarte Automatische Eingabe und aktivieren Sie dann
Referenzwert.
8. Wählen Sie im Dialogfeld „Referenz für Feld“ die Tabelle, mit der
die Referenz beginnt, und die Tabelle, aus der der Wert kopiert wird.
Ausgangspunkt
der Referenz
wählen
Bezugstabelle
für die Referenz
wählen
Referenzquellfeld wählen
Eine Option für
ungleiche Daten in
Abgleichsfeldern
wählen
Aktivieren, damit keine leeren Daten kopiert werden
Wählen Sie:
Zum Festlegen von:
11. Klicken Sie auf OK.
Beginnend mit Tabelle
Die Tabelle, die der Referenz im Beziehungsdiagramm als Ausgangspunkt dient.
12. Wiederholen Sie die Schritte 5-11 für jedes weitere Feld, für das
Referenz aus Bezugstabelle Die Bezugstabelle, in der die Bezugsdaten
nachgeschlagen werden.
9. Wählen Sie das Feld aus, aus dem der Referenzwert kopiert
werden soll.
10. Aktivieren Sie Optionen für die Referenz.
Ziel
Aktion
Die Maßnahme festlegen, wenn die Aktivieren Sie unter Bei fehlender
Werte in den Abgleichsfeldern
Übereinstimmung eine Option, um keinen Wert
nicht identisch sind
zu kopieren oder den nächstniedrigeren oder –
höheren Wert aus dem Referenzquellfeld zu
kopieren, oder geben Sie einen festen Wert ein,
der stattdessen verwendet werden soll.
Leeren Feldinhalt von der Über- Aktivieren Sie Leeren Feldinhalt nicht kopieren.
nahme aus dem Referenzquellfeld (Deaktivieren Sie die Option, um die
der Referenz in das ReferenzÜbernahme solcher Daten zuzulassen.)
zielfeld ausschließen
Sie eine Referenz definieren wollen.
84
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Bearbeiten von Referenzen
So bearbeiten Sie eine Referenz:
1. Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie Datei > Definieren >
Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank
(Mac OS).
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Felder.
3. Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die
gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.
4. Doppelklicken Sie auf das Referenzzielfeld.
5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf die
Registerkarte Automatische Eingabe.
6. Stellen Sie sicher, dass Referenzwert aktiviert ist, und klicken Sie
auf Angeben.
Um die Verwendung einer Referenz zu beenden oder auszusetzen,
deaktivieren Sie Referenzwert.
7. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
8. Klicken Sie auf OK.
Weitere Informationen über das Erstellen und Bearbeiten von
Referenzen finden Sie in der Hilfe.
Kapitel 4
Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen der gemeinsamen
Benutzung von FileMaker Pro-Datenbanken:
1
FileMaker Netzwerk-Sharing: Sie können FileMaker ProDatenbanken gemeinsam benutzen, wodurch mehrere
FileMaker Pro-Benutzer gleichzeitig auf dieselbe Datenbank
zugreifen und sie verwenden können.
1 Importieren und Exportieren von Daten: Sie können
Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen
austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren.
Beispielsweise können Sie Daten importieren, die sich in einer
anderen Datenbank oder einer Tabellenkalkulation befinden, oder
Adressdaten exportieren, um personalisierte Serienbriefe mit einer
Textverarbeitung zu erstellen.
1 Instant Web Publishing: Sie können rasch und einfach FileMaker
Pro-Layouts als Web-Seiten veröffentlichen und damit jedem
Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im Internet)
den Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-Datenbanken erlauben.
FileMaker Pro-Netzwerk-Sharing unterstützt die gemeinsame
Nutzung von Dateien durch bis zu 5 Benutzer gleichzeitig. Wenn
Sie Dateien mit mehr als 5 gleichzeitigen Benutzern im Netzwerk
verwenden müssen, wird der Einsatz von FileMaker Server
empfohlen, der größeren Netzwerkdurchsatz und höhere
Kapazität bietet.
Wichtig Ihre FileMaker Pro-Lizenzvereinbarung erlaubt die
gleichzeitige Nutzung des Programms in einem Netzwerk nur dann,
wenn Sie eine Lizenz für jeden einzelnen Computer erworben haben,
auf dem FileMaker Pro installiert ist oder ausgeführt wird. Dieselbe
Software-Lizenz darf nicht auf verschiedenen Computern gemeinsam benutzt werden. Die vollständigen Bedingungen können Sie
der Softwarelizenz entnehmen.
Der erste Benutzer, der eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist
der Host. Jeder Benutzer, der im Anschluss daran eine gemeinsam
benutzte Datei öffnet, ist ein Client.
Der Host öffnet die Datei.
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen
zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.
Informationen über das Veröffentlichen von Datenbanken im
Web finden Sie im Handbuch FileMaker Pro Web Publishing.
Gemeinsame Benutzung von Datenbanken
in einem Netzwerk
Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie
und andere FileMaker Pro-Benutzer unter Windows und Mac OS
gleichzeitig dieselbe Datenbankdatei verwenden.
Clients bauen Verbindungen zur
gemeinsam benutzten Datei auf.
86
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Wenn eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet ist, können Host und
Clients auf dieselben Informationen zugreifen und alle Änderungen
an der Datei werden im Fenster jedes Benutzers angezeigt.
Hier klicken, um FileMakerNetzwerk-Sharing zu aktivieren
Alle Änderungen, die einer der Benutzer an den Daten vornimmt,
werden in der gemeinsamen Datei gespeichert. Eine gemeinsam
benutzte Datei wird auf der Platte gespeichert, auf der sich die
Datei befindet.
Sortierfolgen, Suchabfragen, Importfeldfolge, Exportfeldfolge und
Druckereinrichtungen sind spezifisch für die einzelnen Benutzer.
Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und
Bereitstellen von Dateien
Da viele FileMaker Pro-Befehle auf dem Host-Rechner verarbeitet
werden, erzielen Sie den höchsten Durchsatz, wenn Sie Ihren
schnellsten Computer als Host für gemeinsam benutzte Dateien
einsetzen. Die Datei, die Sie als Host bereitstellen, muss sich auf der
Festplatte Ihres Computers befinden. Sie können nicht Host einer
Datei sein, die sich auf einem entfernten Computer oder Server im
Netzwerk befindet, da dies die Datensicherheit und die Leistung
beeinträchtigen kann.
So aktivieren Sie File Sharing für alle geöffneten Dateien im
Netzwerk:
1. Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei(en), die Sie gemeinsam
benutzen wollen.
Hinweis Um den Sharing-Status einer Datei zu aktivieren oder
zu ändern, müssen Sie sie mit einem Konto öffnen, das über das
Zugriffsrecht Erweiterte Zugriffsrechte verwalten verfügt.
Stufe des Netzwerkzugriffs für die
ausgewählte(n) Datei(en) wählen
4. Wählen Sie die Datei(en), die Sie bereitstellen wollen, aus der
Liste Aktuell geöffnete Dateien.
5. Legen Sie die Stufe des Netzwerkzugriffs für die ausgewählte(n)
Datei(en) fest.
Ziel
Wählen Sie
Zugriff für alle FileMaker ProBenutzer in Ihrem Netzwerk
ermöglichen
Alle Benutzer
Netzwerkzugriff der Benutzer
abhängig von ihrer Berechtigung
beschränken
Benutzer nach Berechtigungen angeben
und dann auf Angeben klicken.
Jeglichen Zugriff über FileMakerNetzwerkfunktionen verhindern
Keine Benutzer
2. Wählen Sie Bearbeiten > Sharing > FileMaker-Netzwerk (Windows)
bzw. FileMaker Pro > Sharing > FileMaker-Netzwerk (Mac OS).
3. Klicken Sie im Dialogfeld „FileMaker-Netzwerkeinstellungen“
unter Netzwerk-Sharing auf Ein.
Wählen Sie im Dialogfeld „Benutzer
nach Berechtigungen angeben“
die Berechtigungen, für die Sie
Netzwerk-zugriff erlauben wollen.
Das Feld TCP/IP-Adresse enthält die TCP/IP-Adresse Ihres Systems.
6. Klicken Sie auf OK.
Die geöffneten Dateien sind nun bereitgestellt.
Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
Wichtig Sie müssen Ihre gemeinsam benutzte(n) Datei(en) geöffnet
lassen, damit sie für Clients zur Verfügung stehen.
Hinweis Damit Dateien auf CD-ROMs gemeinsam benutzt werden
können, müssen Sie Sharing aktivieren, bevor Sie die Datei auf die
CD kopieren.
Öffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client
Nachdem der Host eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet hat,
können Clients eine Verbindung zu dieser Datei aufbauen.
So öffnen Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank als Client:
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Remote
öffnen.
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“ die Option
Anzeigen, um eine Liste der Hosts zu sehen.
Auswahl
Für
Host-Favoriten
Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefügt haben
Lokale Hosts
FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz
Hosts nach LDAP
FileMaker Pro-Hosts, die über den angegebenen LDAPServer zur Verfügung stehen
3. Um die an einem Host verfügbaren Dateien zu sehen, wählen Sie
den Host aus. Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Dateien die zu
öffnende Datei.
Oder geben Sie unter Netzwerk-Dateipfad den Netzwerkpfad ein
(z. B. fmnet:/<Host-IP-Adresse>/<Dateiname>).
Beschränkungen beim Ändern gemeinsam benutzter Dateien
Es ist zwar möglich, dass mehrere Benutzer dieselbe gemeinsame
Datei gleichzeitig ändern, jedoch unterliegen die Arten gleichzeitig
zulässiger Änderungen einigen Beschränkungen. Die folgende
Tabelle beschreibt die Arten von Änderungen, die an gemeinsam
benutzten Dateien möglich bzw. nicht möglich sind.
Datenbankänderung
Wenn das Netzwerk überlastet ist, erscheint die Datei
möglicherweise nicht. Um das Netzwerk für eine längere Zeitdauer
zu überprüfen, halten Sie die Strg- (Windows) bzw. Optionstaste
(Mac OS) gedrückt, während Sie auf ein Element klicken.
Beschränkung
Daten in Layouts und Zwei Personen können nicht gleichzeitig denselben
Datensätzen
Datensatz bearbeiten.
Layouts und
Layoutelemente
Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe
Layout ändern.
Wertelisten
Zwei Personen können nicht gleichzeitig dieselbe
Werteliste ändern oder definieren.
Hinweis Eine Person kann eine Werteliste bearbeiten,
während eine andere Person sie im Blättern- oder
Suchenmodus verwendet.
Scripts
Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe
Script ändern oder definieren.
Hinweis Eine Person kann ein Script bearbeiten,
während eine andere Person es verwendet.
Tabellen, Felder,
Beziehungen
(Datenbankschema)
Zwei Personen können nicht gleichzeitig eines dieser
Elemente ändern.
Dateiverweise
Zwei Personen können nicht gleichzeitig Dateiverweise
ändern oder definieren.
Hinweis Eine Person kann einen Dateiverweis bearbeiten, während eine andere Person ihn verwendet.
4. Klicken Sie auf Öffnen.
Abhängig von der Konfiguration des File Sharing auf dem Host
müssen Sie möglicherweise den Kontonamen, das Passwort und
den Domänennamen (nur Windows) eingeben.
87
Konten und
Zugriffsrechte
Zwei Personen können nicht gleichzeitig Konten und
Zugriffsrechte ändern oder definieren.
Hinweis Eine Person kann ein Konto oder Zugriffsrechte erstellen oder ändern, während eine andere
Person sie verwendet.
88
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Schließen einer bereitgestellten Datei
Importieren und Exportieren von Daten
Bevor ein Host eine gemeinsam genutzte Datei schließen kann,
müssen alle Clients die Datei schließen. FileMaker Pro gibt Ihnen die
Möglichkeit, Clients im Netzwerk aufzufordern, die gemeinsam
genutzte Datei zu schließen, wenn Sie eine der folgenden Aktionen
ausführen: die Datei schließen, die Sharing-Voraussetzungen für die
Datei ändern, FileMaker Pro beenden oder eine Aufgabe ausführen,
für die alle Clients die Datei schließen müssen. Wenn ein Client nicht
innerhalb von 30 Sekunden auf Ihre Aufforderung zum Schließen
einer gemeinsam benutzten Datei reagiert, versucht FileMaker Pro,
die gemeinsam benutzte Datei auf dem Rechner
des Clients zu schließen.
Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen
Anwendungen austauschen, indem Sie Daten importieren und
exportieren. Sie können:
So schließen Sie eine bereitgestellte Datei:
1. Wählen Sie auf dem Computer, der die Datei bereitstellt, Datei >
Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS).
2. Falls noch Clients die gemeinsam benutzte Datei geöffnet haben,
sehen Sie in einem Dialogfeld eine Liste dieser Clients. Klicken Sie
auf Anfrage, um diese Clients in einer Meldung aufzufordern, die
Datei zu schließen.
3. Clients sehen ein Dialogfeld, das sie zum Schließen der Datei
auffordert.
Bei dieser Aktion:
FileMaker Pro
Clients klicken auf Abbrechen.
Wartet darauf, dass diese Clients die
Datei schließen.
Clients klicken auf Jetzt schließen.
Schließt die gemeinsam genutzte Datei
auf dem Computer des Clients.
Clients führen keine Aktion durch.
Versucht, die Datei nach 30 Sekunden zu
schließen, falls ein sicheres Schließen
möglich ist.
Weitere Informationen über gemeinsame Dateibenutzung in einem
Netzwerk finden Sie in der Hilfe.
1
1
Daten in eine bestehende FileMaker Pro-Datei importieren.
Daten aus anderen Programmen in neue FileMaker Pro-Dateien
umwandeln.
1
Daten zur Verwendung in anderen Programmen exportieren.
Unterstützte Dateiformate für Import und Export
Jedes Programm speichert seine Datendateien in einem eigenen
Dateityp oder Dateiformat. Die meisten Programme tauschen
auch Informationen in bestimmten anderen Formaten aus.
FileMaker Pro kann Dateien in folgenden Formaten importieren und/
oder exportieren: Microsoft Excel, DBF, DIF, ClarisWorks, Text mit
Tab, Text mit Semikolon, BASIC, FileMaker Pro 7, Serienbrief,
SYLK, WK1/WKS (Lotus 1-2-3), HTML-Tabelle und XML. Wenn
Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen, prüfen Sie die
Dokumentation, die mit dem Programm geliefert wurde, um ein
gemeinsames zwischengeschaltetes Dateiformat zu bestimmen, das
sowohl FileMaker Pro als auch das andere Programm unterstützt.
Die meisten Dateiformate unterstützen nur die Datenkonvertierung
und importieren oder exportieren keine Formatierung wie Schrift,
Größe, Stil und Farbe.
Informationen über Dateiformate und die Versionen, die
FileMaker Pro importieren und/oder exportieren kann, sowie
das Importieren aus Quellen wie XML oder einer Digitalkamera
(Mac OS) finden Sie in der Hilfe.
ODBC und JDBC
Sie können FileMaker Pro-Daten mit ODBC-Programmen
austauschen. Sie können z. B. FileMaker Pro-Daten in Microsoft
Excel grafisch darstellen. Weitere Informationen über das
Verwenden von FileMaker Pro mit ODBC und JDBC finden
Sie in der Hilfe.
Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
Methoden für das Importieren von Daten in
eine bestehende Datei
Wenn Sie Daten in eine bestehende Datei importieren, können Sie:
1
1
1
89
zusätzlichen Datensätzen nicht importiert, wenn Sie nicht die Option
Verbleibende Daten als neue Datensätze hinzufügen aktivieren. Wenn
die Zieldatei mehr Datensätze als die Quelldatei enthält, werden die
Daten in den zusätzlichen Datensätzen der Zieldatei nicht ersetzt.
der Datei neue Datensätze hinzufügen.
vorhandene Datensätze in der Datei aktualisieren.
Aktualisierung passender Datensätze
passende Datensätze in der Datei aktualisieren.
Sie können passende Datensätze und Felder in Ihrer Zieldatei mit
Daten aus einer anderen Datei aktualisieren. Beispielsweise könnte
sich eine Kopie einer Datenbank auf dem Desktop-, eine zweite
Kopie auf dem Laptop-Computer befinden. Falls Sie unterwegs
Änderungen vornehmen, können Sie die Kopie an Ihrem
Arbeitsplatz entsprechend aktualisieren.
Wichtig Die beiden Importoptionen, die vorhandene und
passende Datensätze aktualisieren, überschreiben während des
Importvorgangs vorhandene Daten und können nicht rückgängig
gemacht werden. Wählen Sie Datei > Kopie speichern unter
(Windows) bzw. Ablage > Kopie speichern unter (Mac OS),
um eine Sicherungskopie der Datei zu erstellen, bevor Sie
einen Import durchführen, der Datensätze aktualisiert.
Die Datei, aus der Sie Daten importieren, ist die Quelle.
Die Datei, in die Sie Daten importieren, ist das Ziel.
Hinzufügen von Datensätzen
Wenn Sie Datensätze hinzufügen, importieren Sie alle Datensätze
aus der Quelldatei in die Zieldatei. In der Zieldatei wird ein neuer
Datensatz für jeden importierbaren Datensatz der Quelldatei erstellt.
Aktualisieren bestehender Datensätze
Mit dieser Option ersetzen Sie Daten in Ihrer Datei durch Daten aus
der Quelldatei. Für jedes Feld, in das Sie importieren, überschreiben
Daten aus dem ersten importierbaren Datensatz (oder der ersten
Datenreihe) der Quelldatei die Daten im ersten Datensatz in der
Zieldatei. Daten aus dem zweiten importierbaren Datensatz (oder
der zweiten Datenreihe) der Quelldatei überschreiben die Daten im
zweiten Datensatz in der Zieldatei usw. Beim Ersetzen überprüft
oder vergleicht FileMaker Pro die Daten in den Dateien nicht.
Sie können in der Quelldatei und in der Zieldatei die Datensätze
für die Aktualisierung festlegen, indem Sie in jeder Datei ein
oder mehrere Abgleichsfelder wählen. Wenn Daten in den
Abgleichsfeldern eines Datensatzes in der Zieldatei mit denen eines
Datensatzes in der Quelldatei übereinstimmen, wird der Datensatz
in der Zieldatei durch die Daten aus der Quelldatei aktualisiert.
Abgleichsfelder müssen jede Einheit in Ihrer Datenbank eindeutig
identifizieren. In einer Datenbank mit Personendaten könnten
Sie beispielsweise ein Abgleichsfeld wie die Mitarbeiternummer
oder mehrere Abgleichsfelder wie Nachname, Vorname und
Telefonnummer verwenden. Nachname allein könnte mehr als eine
Person bezeichnen, ist also als einziges Abgleichsfeld weniger
geeignet.
Außerdem geben Sie die zu importierenden Felder an. Der Inhalt
aller für den Import gewählten Felder in allen passenden Datensätzen
überschreibt Daten in der Zieldatei, selbst wenn das Feld in der
Quelldatei leer ist.
Sie können wählen, ob die Daten auf Feldbasis ersetzt werden.
Wenn die Zieldatei eine Ergebnismenge aufweist, werden nur die
Datensätze der Ergebnismenge aktualisiert. (Wenn die Quelldatei
eine FileMaker Pro-Datei ist, können Sie auch nur die Datensätze
der Ergebnismenge importieren.)
Datensätze in der Zieldatei werden durch die gleiche Anzahl an
Datensätzen aus der Quelldatei ersetzt. Sind in der Quelldatei mehr
importierbare Datensätze vorhanden, werden die Daten aus den
Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Datensatz in einer Zieldatei
aussieht, bevor und nachdem er durch einen passenden Datensatz
in einer Quelldatei aktualisiert wurde.
90
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Vor der Aktualisierung passender Datensätze
Quelldatei
123-456-7890
Johann
Q
Schmidt
Auffahrtsallee
Neustadt
Deutschland
Zieldatei
=
–
–>
–
–>
–>
–>
–
–>
123-456-7890
Johann
Schmidt
Hauptstr. 123
Irgendstadt
Deutschland
3/3/1960
408-555-6789
Nach der Aktualisierung
Zieldatei
123-456-7890
Johann
Q
Schmidt
Auffahrtsallee
Neustadt
Deutschland
3/3/1960
= gibt ein Abgleichsfeld an
–> gibt an, dass das Feld importiert wird
– gibt an, dass das Feld nicht importiert wird
7. Wählen Sie den gewünschten Importtyp. Siehe „Methoden für das
Importieren von Daten in eine bestehende Datei“ auf Seite 89.
8. Ordnen Sie die Felder der Zieldatei den Feldern der Quelldatei zu.
Felder in der Quelldatei
= gibt Abgleichsfelder an
Für FileMaker
Pro-Dateien,
die mehrere
Tabellen
enthalten, eine
Tabelle
wählen, aus
der importiert
wird
Pfeile zeigen, dass Daten in die
Felder rechts importiert werden.
Felder in der
Zieldatei
Der Importvorgang
Die grundlegenden Schritte beim Importieren von Datensätzen:
1. Legen Sie eine Sicherheitskopie der Zieldatei an, in die Sie
Daten importieren.
2. Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, führen Sie eine
Suche durch, damit die Ergebnismenge im aktuellen Fenster nur die
Datensätze enthält, die Sie importieren wollen.
3. Öffnen Sie die Zieldatei und – falls diese mehrere Tabellen
hat – wählen Sie ein Layout, das Datensätze aus der Tabelle enthält,
in die Sie Daten importieren wollen.
4. Wenn Sie bestehende oder passende Datensätze aktualisieren, darf
Hier eine Importaktion wählen
Konvertieren einer Datendatei in eine neue
FileMaker Pro-Datei
Sie können eine Datendatei aus einem anderen Programm in
eine neue FileMaker Pro-Datei konvertieren. Die konvertierte
Datei enthält:
5. Wählen Sie Datei > Datensätze importieren > Datei (Windows) bzw.
1
1
1
Ablage > Datensätze importieren > Datei (Mac OS) und wählen Sie
den Namen der Datei, aus der Sie Daten importieren wollen (die
Quelldatei).
1 konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie
die Ergebnismenge in der Zieldatei nur die Datensätze enthalten, die
Sie ändern oder aktualisieren wollen.
6. Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist und mehrere
Tabellen enthält, wählen Sie im Dialogfeld „Importfeldfolge“ die
Tabelle aus, aus der Sie importieren wollen.
die Daten aus der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren.
zwei Layouts für die Anzeige der Daten.
konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle,
die Sie konvertieren, zur Verfügung stehen. Ansonsten werden
Standard-feldnamen verwendet: f1, f2, f3 usw.
konvertieren, zur Verfügung stehen. Ansonsten sind alle Felder
Textfelder.
Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten
91
So importieren Sie Daten in eine neue Datei:
2. Suchen und sortieren Sie die zu exportierenden Datensätze.
1. Sichern Sie im Quellprogramm die zu importierenden Daten in
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter „Suchen nach
Datensätzen“ auf Seite 24 und „Sortieren von Datensätzen“ auf
Seite 34.
3. Wählen Sie Datei > Datensätze exportieren (Windows) bzw.
Ablage > Datensätze exportieren (Mac OS).
4. Geben Sie im Dialogfeld „Datensätze zu Datei exportieren“ einen
Namen ein und wählen Sie einen Speicherort und einen Dateityp für
die exportierte Datei.
5. Wählen Sie im Dialogfeld „Exportfeldfolge angeben“, wie
FileMaker Pro die Daten exportieren soll.
6. Wählen Sie, falls erforderlich, den gewünschten Zeichensatz für
die exportierte Datei.
7. Wählen Sie, ob die Formatierung des aktuellen Layouts für die
exportierten Daten übernommen werden soll.
einem Dateityp, den FileMaker Pro unterstützt. Siehe „Unterstützte
Dateiformate für Import und Export“ auf Seite 88.
2. Wählen Sie Datei > Öffnen (Windows) bzw. Ablage > Öffnen
(Mac OS).
3. Wählen Sie im Dialogfeld „Öffnen“ unter Dateityp (Windows)
bzw. Format (Mac OS) den Dateityp, wählen Sie die zu
konvertierende Datei und klicken Sie auf Öffnen.
4. Wenn das Dialogfeld „Option für erste Zeile“ angezeigt wird,
wählen Sie, ob die erste Datenreihe Feldnamen oder den ersten
Datensatz enthält, und klicken Sie dann auf OK.
5. Wenn Sie ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt konvertieren und
das Dialogfeld „Excel-Daten angeben“ geöffnet wird, wählen
Sie ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich aus der
Arbeitsmappendatei und klicken Sie auf OK.
6. Geben Sie im nächsten Dialogfenster einen Namen für die neue
Um Bezugsfelder zu
exportieren, die
Bezugstabelle aus der
Liste wählen.
FileMaker Pro exportiert diese Felder.
Datei ein, wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf
Speichern.
FileMaker Pro konvertiert die Daten in eine FileMaker Pro-Datei
und zeigt die Datei an.
Felder aus dieser
Liste wählen.
Weitere Informationen über das Importieren von Daten finden Sie
in der Hilfe.
Der Exportvorgang
Sie können FileMaker Pro-Daten in eine neue Datei exportieren und
sie dann in einem anderen Programm öffnen.
Die grundlegenden Schritte beim Exportieren von Datensätzen:
1. Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei und rufen Sie ein Layout
auf, das die Datensätze anzeigt, die Sie exportieren wollen.
Wählen, ob die Formatierung übernommen werden soll.
Weitere Informationen über das Exportieren von Daten finden Sie in
der Hilfe.
92
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Veröffentlichen von Datenbanken im Web
Mit FileMaker Pro können Sie Ihre Datenbanken mithilfe von
Instant Web Publishing in einem Webbrowser veröffentlichen und
Benutzern erlauben, Daten zu suchen, anzusehen und zu ändern.
Durch die Verwendung von Instant Web Publishing mit FileMaker
Pro-Konten und -Berechtigungen können Sie für die Sicherheit
Ihrer Webdatenbanken sorgen.
Hinweis FileMaker Pro Instant Web Publishing unterstützt die
gemeinsame Nutzung von Dateien durch bis zu 5 gleichzeitige
Benutzer. Verwenden Sie FileMaker Server Advanced, um Dateien
für mehr als fünf Web-Benutzer gleichzeitig bereitzustellen.
Um mit einer veröffentlichten FileMaker Pro-Datenbank zu
arbeiten, benötigen Benutzer Folgendes:
1 Webbrowser-Software.
1 Zugang zum Internet oder zu einem Intranet. Für den Zugang zum
Internet wird ein Internet-Anbieter (ISP – Internet Service Provider)
benötigt. FileMaker erstellt kein Internetkonto.
1
Einen Host-Computer mit ständigem Zugang zum Internet oder
Intranet über TCP/IP.
1
Die IP-Adresse (Internet Protocol) des Computers, der der Host
Ihrer Datenbankdateien ist.
Sie können Ihre Datenbanken als Web-Seiten in einem lokalen
Netzwerk oder Intranet oder für Benutzer im Web veröffentlichen.
Sie müssen Ihre Datenbank nicht ändern oder zusätzliche Software
verwenden.
Weitere Informationen finden Sie im Handbuch FileMaker Instant
Web Publishing, das sich im Ordner „Elektronische Dokumentation“
(im Ordner „Deutsche Extras“) befindet.
Gemeinsam benutzte FileMaker Pro-Datenbank
Kapitel 5
Schützen von Datenbanken mithilfe von
Konten und Berechtigungen
Dieses Kapitel beschreibt die Grundlagen für die Verwendung von
Konten und Berechtigungen, um die Möglichkeiten von Benutzern
in einer FileMaker Pro-Datei zu beschränken. Folgende Themen
werden behandelt:
1
1
1
1
Planen der Sicherheit für eine Datei
Anzeigen und Erstellen von Konten und Passwörtern
Anzeigen und Erstellen von Berechtigungen
Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte
Ihr Betriebssystem enthält zwar Funktionen zur Dateisicherheit,
aber Sie sollten die FileMaker Pro-Zugriffsrechte als grundlegende
Methode verwenden, um den Zugriff auf Ihre Datenbankdateien und
deren Sicherheit zu steuern.
Die Sicherheitsfunktionen wurden seit FileMaker Pro 6
umfassend überarbeitet. Informationen über die Konvertierung
von Sicherheitseinstellungen aus älteren Datenbanken in die
neuere FileMaker Pro-Version finden Sie unter Konvertieren
von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen.
Hinweis Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen
zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.
Schützen von Datenbanken
Sie können beschränken, welche Daten Benutzer in einer
Datenbankdatei sehen und welche Aktionen sie ausführen können.
Sie können Folgendes einschränken:
1
Datenzugriff. Setzen Sie bestimmte Datensätze oder Felder
aus einzelnen Tabellen auf „Nur Lesen“ oder blenden Sie sie
komplett aus.
1
Layoutzugriff. Verhindern Sie, dass Benutzer Layouts im
Layoutmodus ändern.
1 Zugriff auf Wertelisten und Scripts. Verhindern Sie, dass
Benutzer auf Wertelisten und Scripts zugreifen und sie ändern
sowie Scripts ausführen.
1 Zugriff auf File Sharing. Aktivieren Sie File Sharing über das
FileMaker-Netzwerk, Web Publishing und ODBC/JDBC nur für
einzelne Benutzer.
1
Datenausgabe. Benutzer werden daran gehindert, Daten
auszudrucken oder zu exportieren.
1
Menüzugriff. Stellen Sie nur eine eingeschränkte Auswahl von
Menübefehlen zur Verfügung.
Sie beschränken die Aktionen von Benutzern in einer Datei, indem
Sie beim Öffnen einer Datei die Eingabe eines Kontonamens und
Passworts verlangen. Der eingegebene Kontoname und das Passwort
bestimmen, welche Berechtigung verwendet wird. Die Berechtigung
beschränkt die Möglichkeiten des Benutzers in der Datei. Weitere
Informationen über Konten und Berechtigungen finden Sie im
folgenden Abschnitt.
Sie können Berechtigungen in einer gemeinsam benutzten
Datei definieren, während Clients die Datei benutzen. (In FileMaker
Pro 6 und früher mussten alle Clients die gemeinsam benutzte
Datei schließen, bevor Sie Berechtigungen ändern konnten.)
Alle Berechtigungsänderungen, die den aktuellen Client betreffen,
werden erst wirksam, wenn der Client die Datei schließt und erneut
öffnet.
Die Zugriffsrechte, die Sie festlegen, betreffen nur eine einzelne
Datei und alle Datenbanktabellen in dieser Datei. Wenn Ihre
Datenbanklösung aus mehreren Dateien besteht, die Sie schützen
94
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
wollen, sollten Sie alle diese Dateien zu einer einzigen, aus mehreren
Tabellen bestehenden Datei kombinieren. Dann können Sie
Zugriffsrechte für nur eine Datei definieren, um den Zugriff auf die
gesamte Datenbanklösung zu steuern. Wenn Sie die Dateien nicht
in einer Datei zusammenfassen wollen, sollten Sie Zugriffsrechte
in jeder Datei definieren, die zu schützende Elemente enthält.
Wichtig Wenn Sie eine Beziehung in einer Datei erstellen, die
auf eine Tabelle in einer anderen Datei verweist, können Sie
die Zugriffsrechte für die Bezugstabelle nicht in die erste Datei
übernehmen. Die in der anderen Datei definierten Zugriffsrechte
steuern den Zugriff auf diese Tabelle.
Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte
Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte
Datei zu öffnen. Jedes Konto gibt einen Kontonamen und in
der Regel ein Passwort an. Benutzer, die keine gültigen
Kontoinformationen angeben können, können eine geschützte
Datei nicht öffnen.
Jede Datenbankdatei enthält zwei vordefinierte Konten: Admin und
Gast. Weitere Informationen finden Sie unter „Die vordefinierten
Konten“ auf Seite 95.
Sie können je nach Bedarf ein Konto für jede einzelne Person
erstellen, die auf eine Datei zugreift, oder eine kleine Anzahl von
Konten für größere Personengruppen definieren, z. B. je ein Konto
für die Abteilung „Marketing“ und die Abteilung „Vertrieb“.
Windows Domain beziehen. Weitere Informationen finden Sie unter
„Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert
werden“ auf Seite 100.
Berechtigungen geben eine Zugriffsstufe auf eine Datenbankdatei
an. Jede Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen
für häufig verwendete Zugriffstufen: Voller Zugriff, Nur
Dateneingabe, Nur Lesezugriff. Wenn Sie eine Berechtigung
definieren, stehen für die Beschränkung des Datenbankzugriffs viele
Optionen zur Verfügung: z. B. welche Layouts angezeigt werden,
welche Menüs verfügbar sind und ob das Drucken erlaubt ist.
Berechtigungen können auch den Zugriff auf Datensätze oder Felder
bestimmter Tabellen in einer Datei beschränken. Jedem Konto wird
eine Berechtigung zugewiesen, die die Zugriffsstufe für Personen
festlegt, die eine Datei mit diesem Konto öffnen.
Sie können so viele Berechtigungen erstellen, wie zur Definition der
verschiedenen Zugriffstypen erforderlich sind, die Sie für die Datei
zulassen wollen. Weitere Informationen über Berechtigungen finden
Sie unter „Die vordefinierten Berechtigungen“ auf Seite 95.
Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen
Datenbenutzung, die eine Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer
eine gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine Datenbank in einem
Webbrowser anzeigen können.
Erstellen Sie Konten für Einzelpersonen, wenn es erforderlich ist,
die Identität bestimmter Benutzer zu überprüfen, und wenn Sie den
Zugriff auf individueller Ebene steuern wollen.
Die folgende Tabelle listet die standardmäßig verfügbaren
erweiterten Zugriffsrechte auf. (FileMaker-Entwickler und andere
Entwickler können zusätzliche erweiterte Zugriffsrechte definieren,
um den Zugriff für andere Softwareprodukte zu verwalten, die für
den Einsatz mit FileMaker Pro oder FileMaker Server konzipiert
sind.)
1
Erweitertes Zugriffsrecht
Berechtigung erlaubt
Zugriff über FileMaker-Netzwerk
Öffnen einer gemeinsam im
Netzwerk benutzten Datei (eine von
FileMaker Pro oder von FileMaker
Server bereitgestellte Datei).
Zugriff über ODBC/JDBC
Zugriff auf eine Datenbankdatei von
einem anderen Programm über ODBC
oder JDBC.
1
Erstellen Sie gemeinsame Konten, wenn Sie weniger Konten
führen wollen und der Zugriff von Einzelpersonen auf die
Datenbankdatei nicht verwaltet werden muss.
Wenn Sie Dateien auf FileMaker Server bereitstellen, können Sie
externe Server-Konten definieren, die Authentifizierungsdaten von
einem Authentifizierungsserver wie z. B. Apple OpenDirectory oder
Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Erweitertes Zugriffsrecht
Berechtigung erlaubt
Zugriff über Instant Web Publishing
Zugriff auf eine Datenbankdatei von
einem Webbrowser über Instant Web
Publishing.
Zugriff über FileMaker Mobile
Zugriff auf eine Datenbankdatei mit
FileMaker Mobile-Software.
Wenn ein Benutzer mit einer der obigen Methoden versucht,
eine geschützte Datei zu öffnen oder darauf zuzugreifen, wird
er aufgefordert, Kontoinformationen einzugeben. Wenn die
Berechtigung für das Konto das vom Benutzer angeforderte
erweiterte Zugriffsrecht nicht erlaubt, teilt dem Benutzer eine
Fehlermeldung mit, dass er nicht auf die Datei zugreifen kann.
Alle erweiterten Zugriffsrechte für eine Datei sind standardmäßig
deaktiviert, auch in der Berechtigung für vollen Zugriff.
Durch die Aktivierung von erweiterten Zugriffsrechten wird nur
bestimmten Berechtigungen ermöglicht, auf gemeinsame Daten
zuzugreifen. Um tatsächlich auf die gemeinsamen Daten
zuzugreifen, müssen Sie auch Sharing für die gewünschte Zugriffsart
einrichten. Weitere Informationen über gemeinsame
Datenbenutzung finden Sie in Kapitel 4, „Gemeinsame Benutzung
und Austausch von Daten“. Weitere Informationen über erweiterte
Zugriffsrechte finden Sie unter „Anzeigen der erweiterten
Zugriffsrechte“ auf Seite 101.
Die vordefinierten Konten
Jede Datenbankdatei enthält zwei vordefinierte Konten: Admin
und Gast.
Admin-Konto
Das Admin-Konto verfügt über die Berechtigung für vollen Zugriff,
die den Zugriff auf sämtlichen Inhalt der Datei gestattet. Dem
Admin-Konto wird kein Passwort zugewiesen. In Dateien, für die
keine Zugriffsrechte eingerichtet sind, werden die Dateioptionen
so eingestellt, dass für die Anmeldung bei der Datei automatisch
das Admin-Konto verwendet wird.
95
Das Admin-Konto ist vollständig editierbar. Sie können das Konto
umbenennen, ihm ein Passwort zuweisen oder es deaktivieren.
Sie können das Admin-Konto sogar löschen, jedoch müssen
Sie mindestens einem anderen aktiven Konto die Berechtigung
„Voller Zugriff“ zuweisen.
Wichtig Vergessen Sie nicht den Kontonamen und das Passwort, die
der Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen sind. Am besten
notieren Sie diese Daten und bewahren sie an einem sicheren Ort
auf. Falls Sie diesen Kontonamen und das Passwort verlieren oder
vergessen, können Sie eventuell nicht mehr auf die Datei zugreifen.
Gastkonto
Das Gastkonto gestattet Benutzern das Öffnen einer Datei,
ohne Kontoinformationen anzugeben. Dem Gastkonto wird kein
Passwort zugewiesen. Standardmäßig erhält das Gastkonto den
Nur-Lese-Zugriff, aber Sie können ihm eine beliebige andere
Berechtigung zuweisen.
Zu Beginn ist das Gastkonto inaktiv, d. h., die Option „Gast“ im
Passwort-Dialogfeld ist deaktiviert und Benutzer können Dateien
nicht als Gast öffnen. Sie können das Gastkonto aktivieren, um
den Gastzugriff zu ermöglichen.
Das Gastkonto ist nicht vollständig editierbar. Sie können das
Gastkonto nicht löschen, seinen Kontonamen nicht ändern und
ihm kein Passwort zuweisen.
Die vordefinierten Berechtigungen
Jede Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen.
1 Voller Zugriff: Gestattet Zugriff auf und Änderung von allen
Elementen in der Datei.
1
Nur Dateneingabe: Gestattet nur die Anzeige und Eingabe
von Daten.
1
Nur Lesezugriff: Gestattet die Anzeige, aber nicht das Ändern
von Daten.
96
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Sie können diese drei vordefinierten Berechtigungen nicht
ändern oder löschen, Sie können aber erweiterte Zugriffsrechte
für sie aktivieren oder deaktivieren. Sie können sie unverändert
verwenden oder sie duplizieren und dann die Kopie ändern.
Die folgende Tabelle fasst die Eigenschaften dieser Berechtigungen
zusammen.
Berechtigungen
Voller
Zugriff
Nur Datenein- Nur Lesezugabe
griff
Datensätze (in allen
Tabellen)
Erstellen,
bearbeiten,
löschen
Erstellen,
bearbeiten,
löschen
Nur anzeigbar
Layouts
Alle änderbar
Nur anzeigbar
Nur anzeigbar
Wertelisten
Alle änderbar
Nur anzeigbar
Nur anzeigbar
Scripts
Alle änderbar Alle nur
und ausführbar ausführbar
Alle nur
ausführbar
Erweiterte
Zugriffsrechte
Alle
deaktiviert
Alle deaktiviert
Alle deaktiviert
Drucken
Aktiviert
Aktiviert
Aktiviert
Exportieren
Aktiviert
Aktiviert
Aktiviert
Erweiterte
Zugriffsrechte
verwalten
Aktiviert
Deaktiviert
Deaktiviert
Datenüberprüfungswarnungen umgehen
Aktiviert
Deaktiviert
Deaktiviert
Benutzer vom
FileMaker Server
trennen, wenn im
Leerlauf
Deaktiviert
Aktiviert
Aktiviert
Passwortänderung
erlauben
Aktiviert
Aktiviert
Aktiviert
Passwort ändern nach
Anzahl von Tagen
Deaktiviert
Deaktiviert
Deaktiviert
Zugriffsrecht
Berechtigungen
Voller
Zugriff
Nur Datenein- Nur Lesezugabe
griff
Mindestlänge des
Passworts
Deaktiviert
Deaktiviert
Deaktiviert
Verfügbare
Menübefehle
Alle
Alle
Alle
Zugriffsrecht
Hinweis Die Berechtigung für vollen Zugriff ist die einzige, die
den Zugriff auf die Dialogfelder „Datenbank definieren“ und
„Dateiverweise definieren“ ermöglicht, um Felder, Tabellen,
Beziehungen und Dateiverweise zu ändern. Es ist auch die einzige
Berechtigung, die das Ändern von Konten und Zugriffsrechten
erlaubt. Da Sie diese Zugriffsrechte in keiner anderen Berechtigung
aktivieren können, muss jeder Benutzer, der Definitionen oder
Zugriffsrechte in der Datenbank ändern will, die Datei mit einem
Konto öffnen, das über die Berechtigung für vollen Zugriff verfügt.
Mindestens einem aktiven, von FileMaker authentifizierten Konto in
jeder Datei muss die Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen
werden. Eine Fehlermeldung wird angezeigt, wenn Sie Konten so
bearbeiten, dass kein aktives Konto mehr über die Berechtigung
für vollen Zugriff verfügt.
Planen der Sicherheit für eine Datei
Eine neue FileMaker Pro-Datei ist ursprünglich nicht geschützt.
Beim Öffnen der Datei wird der Benutzer automatisch mit dem
Admin-Konto angemeldet, dem die Berechtigung für vollen
Zugriff zugewiesen ist.
1
Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine
Datenbankdatei auf Ihrem Computer zu öffnen, können Sie die
Datei mit einem Passwort schützen. Weitere Informationen finden
Sie unter „Schützen einer Datei mit Passwort“ auf Seite 97.
Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
1
Wenn Sie eine Datenbankdatei mit anderen gemeinsam
benutzen müssen und einzelnen Benutzern verschiedene Stufen
des Dateizugriffs erlauben müssen, sollten Sie die Sicherheit für
die Datei planen.
So planen Sie die Sicherheit für eine gemeinsam benutzte Datei:
1. Bestimmen Sie die Berechtigungen, die Sie für die Datei
97
Wenn Sie FileMaker Pro-Datenbanken im Web veröffentlichen,
sehen Sie sich die Sicherheitsrichtlinien im FileMaker
Sicherheitshandbuch an, das Sie im Ordner „Elektronische
Dokumentation“ (im Ordner „Deutsche Extras“) finden.
Aktualisierungen dieses Dokuments stehen als Download
von www.filemaker.com zur Verfügung.
benötigen.
Schützen einer Datei mit Passwort
Listen Sie die Bereiche der Datei wie bestimmte Tabellen, Felder,
Datensätze, Layouts, Wertelisten und Scripts auf, die Sie schützen
möchten. Planen Sie die Anzahl an Berechtigungen, die Sie
benötigen, um die verschiedenen erforderlichen Dateizugriffsstufen
umzusetzen.
Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine nicht
gemeinsam benutzte Datenbankdatei auf Ihrem Computer zu öffnen,
können Sie die Datei mit einem Passwort schützen.
Gruppenkonten benötigen, die sich mehrere Benutzer teilen können.
Nach dem Schützen einer Datei durch ein Passwort werden Sie bei
jedem Öffnen der Datei aufgefordert, einen Kontonamen und ein
Passwort einzugeben. Personen, die diese Kontoinformationen nicht
kennen, können auch die Datei nicht öffnen.
3. Legen Sie fest, ob Sie ein Gastkonto aktivieren sollten, das
So schützen Sie eine Datei mit Passwort:
es Benutzern ermöglicht, die Datei ohne die Angabe von
Kontoinformationen zu öffnen.
1. Nehmen Sie die folgenden Änderungen an den Konten in der
2. Bestimmen Sie, ob Sie getrennte Konten für jeden Benutzer oder
Datei vor:
4. Erstellen Sie die Berechtigungen, die Sie für die Datei benötigen.
1
Berechtigungen benötigen.
Bearbeiten Sie das Konto „Admin“ so, dass es einen anderen
Kontonamen und ein Passwort besitzt und die Berechtigung für
vollen Zugriff verwendet.
Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur dann, wenn sie
benötigt werden.
1
1
5. Ermitteln Sie, ob Sie erweiterte Zugriffsrechte für bestimmte
Stellen Sie sicher, dass das Konto „Gast“ inaktiv ist.
Löschen oder deaktivieren Sie etwaige andere Konten in
der Datei.
6. Erstellen Sie die benötigten Konten in der Datei und weisen
Sie jedem Konto die geeigneten Berechtigungen zu.
2. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Berechtigung „Voller Zugriff“, um
Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.
Wenn Sie das Gastkonto verwenden, weisen Sie auch ihm eine
Berechtigung zu. Deaktivieren Sie andernfalls das Gastkonto.
die erweiterten Zugriffsrechte hinzuzufügen, die Sie benötigen.
7. Öffnen Sie die Datei mit verschiedenen Konten und testen Sie
Tipps zum Erstellen von sicheren Passwörtern
die dafür definierte Berechtigung. Stellen Sie sicher, dass die
Beschränkungen wie geplant funktionieren, und nehmen Sie
etwaige erforderliche Korrekturen an den Berechtigungen vor.
Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur dann, wenn sie
gebraucht werden.
1
Sichere Passwörter sind normalerweise mindestens acht
Zeichen lang und enthalten mindestens eine Ziffer.
98
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
1
Wenn Ihre Datei über Web Publishing gemeinsam benutzt
wird, dürfen Kontonamen und Passwörter nur Zeichen aus dem
Zeichensatz ISO Latin-1 (mit Ausnahme von Doppelpunkten)
verwenden. Um Zeichen zu vermeiden, die im Web falsch
interpretiert werden könnten, sollten Sie Kontonamen und
Passwörter ggf. auf alphabetische und numerische Zeichen
beschränken.
Clients benutzt wird, wird deren FileMaker Pro-Nutzung nicht
unterbrochen. Beim nächsten Öffnen der Datei müssen sie
jedoch das neue Passwort eingeben.
Sie können so viele Konten einrichten, wie Sie benötigen. Sie
können getrennte Konten für jeden Benutzer oder eine kleinere
Anzahl von Konten anlegen, die sich mehrere Benutzer teilen.
Anzeigen von Konten und Berechtigungen
Weitere Informationen über den Schutz von FileMaker ProDatenbanken finden Sie in der Hilfe.
Das Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte definieren“ zeigt
eine Liste aller Konten und Berechtigungen für eine Datei.
So zeigen Sie die Berechtigungen für eine Datei an:
Erstellen von Konten und Berechtigungen
Konten geben Kontonamen und (in der Regel) Passwörter für eine
Datei an. Wenn ein Benutzer eine Datei öffnet, die Konten enthält,
wird er in einem Dialogfeld zur Eingabe von Kontoinformationen
aufgefordert. Wenn ein Benutzer eine Datei mit einem korrekten
Kontonamen und Passwort öffnet, bestimmt die zugewiesene
Berechtigung die Aktionen, die der Benutzer in der Datei
ausführen kann.
1. Öffnen Sie die Datenbankdatei.
2. Wählen Sie Datei > Definieren > Konten und Zugriffsrechte
(Windows) bzw. Ablage > Definieren > Konten und Zugriffsrechte
(Mac OS).
Die Registerkarte „Konten“ listet die Konten auf, die für diese
Datei definiert sind.
Berechtigungen legen Stufen des Zugriffs auf eine Datenbank fest,
z. B. welche Layouts angezeigt werden, welche Menüs verfügbar
sind und ob das Drucken erlaubt ist.
Damit Sie Konten und Berechtigungen für eine Datei erstellen und
verwalten können, müssen Sie die Datei mit einem Konto öffnen, das
über die Berechtigung „Voller Zugriff“ verfügt.
Sie können Konten und Berechtigungen in einer gemeinsam
benutzten Datei erstellen und ändern, während Clients die Datei
verwenden. (In FileMaker Pro 6 und früher mussten alle Clients
die gemeinsam benutzte Datei schließen, bevor Sie Passwörter
und Gruppen ändern konnten.) Die vorgenommenen Änderungen
des Kontos werden sofort wirksam. Jedoch unterbrechen die
Änderungen keine aktuellen Clients. Wenn Sie z. B. das Passwort
für ein Konto ändern, das gerade von einem oder mehreren
3. Klicken Sie im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte definieren“
auf Berechtigungen.
Sie sehen die Berechtigungen, die für diese Datei definiert sind.
Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
Erstellen von Konten
Sie können ein Konto für jede einzelne Person erstellen, die auf eine
Datei zugreift, oder eine kleine Anzahl von Konten für größere
Personengruppen definieren, z. B. je ein Konto für die Abteilung
„Marketing“ und die Abteilung „Vertrieb“. Sie müssen jedem neuen
Konto eine Berechtigung zuweisen.
99
Informationen über Konten, die von einem externen Server verwaltet
werden, finden Sie unter „Erstellen von Konten, die über einen
externen Server authentifiziert werden“ auf Seite 100.
4. Geben Sie einen Kontonamen und ein Passwort für das Konto ein.
1. Wählen Sie Datei > Definieren > Konten und Zugriffsrechte
(Windows) bzw. Ablage > Definieren > Konten und Zugriffsrechte
(Mac OS).
Tipp Wenn Sie Konten für einzelne Benutzer anlegen wollen,
sollten Sie jeden Kontonamen auf der Basis des Benutzernamens
festlegen, der im Dialogfeld „Einstellungen“ definiert ist. Dieser
Benutzername ist der angezeigte Standardkontoname im Dialogfeld,
das den Benutzer zur Eingabe eines Kontonamens und eines
Passworts auffordert. Der Benutzer muss den Kontonamen nicht
noch einmal eingeben, wenn er dem Benutzernamen entspricht.
2. Klicken Sie in der Registerkarte Konten auf Neu.
5. Um Kontobenutzer zu zwingen, beim ersten Anmelden ein
3. Wählen Sie im Dialogfeld „Konto bearbeiten“ für Konto wird
neues Passwort festzulegen, aktivieren Sie Benutzer muss
Passwort bei nächster Anmeldung ändern.
So erstellen Sie ein Konto:
authentifiziert über die Option FileMaker.
In den meisten Fällen sollte ein Konto, das mehrere Benutzer
gemeinsam verwenden, bei der ersten Anmeldung keine
Passwortänderung verlangen. Stattdessen sollten Sie ein Passwort
festlegen und es allen Benutzern mitteilen, die es benötigen.
Auch sollte die Berechtigung für ein gemeinsames Konto keine
Passwortänderungen erlauben, da sonst ein Benutzer das
Passwort ändern und alle anderen Benutzer „aussperren“ könnte.
100
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
6. Wählen Sie für Kontostatus, ob das Konto aktiv oder inaktiv
sein soll.
Sie sollten das Konto z. B. inaktiv lassen, bis Sie die Definition
seiner Berechtigung abgeschlossen haben. Mit einem inaktiven
Kontonamen und Passwort können Benutzer eine Datenbank
nicht öffnen.
7. Wählen Sie für Berechtigungen die gewünschte Berechtigung
für dieses Konto.
Sie können sich für eine bestehende Berechtigung entscheiden oder
Neue Berechtigungen wählen, um eine neue Berechtigung zu
definieren. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von
Berechtigungen“ auf Seite 101.
8. Geben Sie in Beschreibung eine Beschreibung des Kontos ein
Hinweis Nur durch FileMaker Server bereitgestellte
Datenbankdateien können Benutzer über einen
Authentifizierungsserver authentifizieren. Gemeinsam durch
FileMaker Pro benutzte Datenbankdateien können nicht über
einen Authentifizierungsserver authentifiziert werden.
Wichtig Wenn eine Datenbankdatei einen oder mehrere
Externe-Server-Konten enthält, verwenden Sie unbedingt
Sicherheitseinstellungen des Betriebssystems, um direkten Zugriff
auf die Datei zu beschränken. Andernfalls kann eventuell ein
unbefugter Benutzer die Datei auf ein anderes System verschieben,
das Ihre Authentifizierungsserver-Umgebung repliziert, und Zugriff
auf die Datei erlangen. Weitere Informationen finden Sie in der
FileMaker Server-Dokumentation.
(optional).
So erstellen Sie ein Konto, das über einen externen Server
authentifiziert wird:
9. Klicken Sie auf OK.
1. Wählen Sie Datei > Definieren > Konten und Zugriffsrechte
10. Klicken Sie im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte
definieren“ auf OK.
(Windows) bzw. Ablage > Definieren > Konten und Zugriffsrechte
(Mac OS).
11. Geben Sie in das anschließend geöffnete Dialogfeld einen
2. Klicken Sie in der Registerkarte Konten auf Neu.
Kontonamen und ein Passwort ein, für das die Berechtigung „Voller
Zugriff“ aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.
3. Wählen Sie im Dialogfeld „Konto bearbeiten“ für Konto wird
authentifiziert über die Option Externer Server.
Erstellen von Konten, die über einen externen Server
authentifiziert werden
Wenn Sie FileMaker Pro-Datenbankdateien mit FileMaker
Server bereitstellen und Ihr Unternehmen zentral verwaltete
Authentifizierung für Benutzer und Gruppen verwendet, z. B.
Apple OpenDirectory oder eine Windows-Domäne, können
Sie Konten einrichten, die Benutzer auf der Basis Ihres
Authentifizierungsservers authentifizieren. Damit können
Sie den Zugriff auf Datenbanken mit Ihrem bestehenden
Authentifizierungsserver steuern, ohne eine unabhängige
Liste mit Konten in jeder FileMaker Pro-Datenbankdatei
zu führen.
4. Geben Sie in Gruppenname den Namen einer Gruppe ein, die
auf einem externen Authentifizierungsserver definiert ist.
5. Wählen Sie für Kontostatus, ob das Konto aktiv oder inaktiv
sein soll.
6. Wählen Sie für Berechtigungen die gewünschte Berechtigung
für dieses Konto.
Die Berechtigung, die einem Konto zugewiesen ist, bestimmt die
Aktionen, die extern authentifizierte Gruppenmitglieder in der
Datenbankdatei ausführen können. Sie können sich für eine
bestehende Berechtigung entscheiden oder Neue Berechtigungen
wählen, um eine neue Berechtigung zu definieren. Weitere
Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.
Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen
101
7. Geben Sie in Beschreibung eine Beschreibung des Kontos
3. Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung für die
ein (optional).
Berechtigung ein.
8. Klicken Sie auf OK.
4. Definieren Sie die Zugriffsrechte für die Berechtigung.
9. Klicken Sie im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte definieren“
auf OK.
Einzelheiten zu den Optionen für Berechtigungen finden Sie in
der Hilfe.
10. Geben Sie in das anschließend geöffnete Dialogfeld einen
5. Klicken Sie auf OK.
Kontonamen und ein Passwort ein, für das die Berechtigung „Voller
Zugriff“ aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.
Erstellen von Berechtigungen
Nachdem Sie die gewünschten Berechtigungen definiert haben,
müssen Sie Konten erstellen oder bearbeiten, damit sie die
geeigneten Berechtigungen verwenden. Weitere Informationen
finden Sie unter „Erstellen von Konten“ auf Seite 99.
Sie können jede Berechtigung einem oder mehreren Konten
zuweisen.
Weitere Informationen über das Erstellen von Konten und
Berechtigungen finden Sie in der Hilfe.
So erstellen Sie eine Berechtigung:
1. Folgen Sie den obigen Schritten, um die Berechtigungen für eine
Datei anzuzeigen.
2. Klicken Sie auf Neu.
Das Dialogfeld „Berechtigungen bearbeiten“ wird geöffnet.
Standardmäßig ist für jede Berechtigungsoption die am stärksten
eingeschränkte Einstellung festgelegt.
Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte
Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen der gemeinsamen
Datennutzung, die durch eine Berechtigung gestattet werden. Wenn
die Datei z. B. gemeinsam benutzt wird, bestimmt das erweiterte
Zugriffsrecht „Zugriff über FileMaker-Netzwerk“, ob die
Berechtigung das Öffnen einer gemeinsam benutzten Datei als
Client gestattet. Das erweiterte Zugriffsrecht „Zugriff über Instant
Web Publishing“ bestimmt, ob die Berechtigung den Zugriff auf
die Datenbank aus einem Webbrowser erlaubt.
Es gibt vier standardmäßige erweiterte Zugriffsrechte.
Weitere Informationen über diese finden Sie unter „Konten,
Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte“ auf Seite 94.
Sie können erweiterte Zugriffsrechte im Dialogfeld „Konten
und Zugriffsrechte definieren“ anzeigen und jedes erweiterte
Zugriffsrecht für ausgewählte Berechtigungen aktivieren. Alle
erweiterten Zugriffsrechte sind standardmäßig deaktiviert, auch
in der Berechtigung „Voller Zugriff“.
Es kann erforderlich sein, ein erweitertes Zugriffsrecht zu löschen,
wenn es nicht mehr benötigt wird.
102
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
So zeigen Sie die erweiterten Zugriffsrechte an:
1. Öffnen Sie die Datenbankdatei.
2. Wählen Sie Datei > Definieren > Konten und Zugriffsrechte
(Windows) bzw. Ablage > Definieren > Konten und Zugriffsrechte
(Mac OS).
3. Klicken Sie im Dialogfeld „Konten und Zugriffsrechte definieren“
auf die Registerkarte Erweiterte Zugriffsrechte.
Weitere Informationen über erweiterte Zugriffsrechte finden Sie in
der Hilfe.
Kapitel 6
Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus
früheren Versionen
Da FileMaker Pro 7 ein neues Dateiformat verwendet, müssen
Sie FileMaker Pro-Dateien aus früheren Versionen in das neue
Dateiformat konvertieren.
Der Konvertierungsvorgang ermöglicht es Ihnen, Ihre früheren
Dateien mit FileMaker Pro 7 zu verwenden, allerdings müssen
Sie Folgendes beachten:
1 Manuelle Korrekturen können erforderlich werden. Eventuell
müssen Sie Elemente in der konvertierten Datei korrigieren, die
nicht richtig konvertiert wurden. In einigen Fällen müssen Sie
Elemente in der Originaldatei korrigieren und dann die Datei erneut
konvertieren. Nachdem Sie eine Datei konvertiert haben, sollten Sie
die Datei Konvertierung.log auf Elemente prüfen, die korrigiert
werden müssen.
1
Sie sollten die konvertierte Datei testen. Die Datei
Konvertierung.log zeigt nicht zwingend alle Elemente in der
Datei an, die korrigiert werden müssen. Bevor Sie beginnen, eine
konvertierte Datenbanklösung einzusetzen, sollten Sie sie sorgfältig
testen, um sicherzustellen, dass alle Bereiche und Funktionen richtig
konvertiert wurden. Stellen Sie z. B. sicher, dass alle Scripts wie
erwartet funktionieren und dass die Konten und Berechtigungen
die erforderliche Dateisicherheit gewährleisten.
1
Eventuell sollten Sie in Betracht ziehen, Dateien zu
FileMaker Pro 7 zu migrieren. Wenn Sie eine relationale
Datenbank mit mehreren Dateien konvertieren, werden die
konvertierten Dateien nicht für die Verwendung mit FileMaker Pro 7
optimiert. Die Beziehungen zwischen den Dateien sind noch
vorhanden, sie wurden aber nicht in eine einzelne Datei mit
mehreren Bezugstabellen kombiniert. Dies könnte wünschenswert
sein, um die neuen Funktionen in FileMaker Pro 7 besser nutzen zu
können. Sie können einen Schritt über die Konvertierung hinaus
machen und Ihre Dateien zu FileMaker Pro 7 migrieren. Dies
können Sie erreichen, indem Sie entweder die Dateien nach ihrer
Konvertierung manuell kombinieren oder Ihre Datenbank in
FileMaker Pro 7 neu erstellen und dann die Daten aus den
Originaldateien importieren.
Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen der Dateikonvertierung.
Es umfasst:
1
1
Eine Übersicht des Konvertierungsvorgangs
Anleitungen, wie einzelne oder mehrere Dateien gleichzeitig zu
konvertieren sind
1
Informationen zur Anzeige der Datei Konvertierung.log nach
der Konvertierung einer oder mehrerer Dateien
1 Eine Zusammenfassung der wichtigsten Konvertierungsprobleme,
auf die Sie stoßen könnten
Wenn Sie komplexe oder geschäftskritische Datenbanken
konvertieren, finden Sie detaillierte Informationen im Handbuch
Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen,
104
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
das FileMaker Pro im PDF-Format beiliegt. Weitere Informationen
hierzu finden Sie unter „Verwenden der FileMaker ProDokumentation“ auf Seite 7.
Konvertierungsübersicht
Wenn Ihre Datenbanklösung relativ einfach ist, sollten Sie in der
Lage sein, die Dateien zu konvertieren, die Datei Konvertierung.log
zu prüfen, Ihre konvertierten Dateien zu testen und Sie dann
einzusetzen. Beispielsweise werden einfache Dateien, die mithilfe
der Vorlagen Ihrer früheren Version von FileMaker Pro erstellt
wurden, präzise konvertiert, ohne dass anschließend viele manuelle
Berichtigungen erforderlich werden.
Wenn Sie eine relationale Datenbank mit mehreren Dateien, die mit
eigenen Funktionen wie eigenen Scripts erstellt wurde, oder einer
Datenbank, die geschäftskritisch ist, konvertieren, sollten Sie die
Konvertierung sorgfältig planen. Das erste Kapitel in Konvertieren
von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen enthält eine
Checkliste für die Konvertierung komplexer Datenbanken, die Sie
nutzen können.
Sie können einzelne Dateien oder mehrere Dateien gleichzeitig
konvertieren.
1
Verwenden Sie die Einzeldateikonvertierung für eigenständige
Datenbankdateien, die keine Bezugsdaten aus anderen Dateien
anzeigen. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.
1
Verwenden Sie die Mehrfachdateikonvertierung, um alle
Dateien in einer relationalen Datenbank zu konvertieren. Weitere
Informationen finden Sie unter „Konvertieren mehrerer Dateien
gleichzeitig“ auf Seite 105.
Konvertieren einer einzelnen Datei
So konvertieren und öffnen Sie eine einzelne Datei:
1. Wenn die zu konvertierende Datei in der früheren Version von
FileMaker Pro geöffnet ist, schließen Sie die Datei.
Wenn Sie versuchen, eine geöffnete Datei zu konvertieren, wird eine
Fehlermeldung angezeigt, die angibt, dass die Datei bereits in
Gebrauch ist. Die Datei wird dann nicht konvertiert.
2. Starten Sie FileMaker Pro 7.
FileMaker Pro 7 kann Dateien konvertieren, die mit den Versionen
3.x, 4.x, 5.x und 6.x erstellt wurden. Wenn Sie Dateien besitzen,
die mit FileMaker Pro, Version 2.x oder früher erstellt wurden,
müssen Sie sie zunächst in eines der oben angegebenen
unterstützten Formate konvertieren. Dann können Sie die Dateien
zu FileMaker Pro 7 konvertieren. Weitere Informationen finden Sie
unter „Konvertieren von FileMaker Pro 1.x- und 2.x-Datenbanken“
auf Seite 109.
3. Sie haben folgende Möglichkeiten:
Wenn Sie Dateien konvertieren, behält FileMaker Pro 7 Ihre
Originaldateien bei und erstellt neue konvertierte Dateien in
FileMaker Pro 7-Format. Die Originaldateien werden nicht geändert
und können in der früheren Version von FileMaker Pro geöffnet
werden, mit der sie erstellt wurden. Die konvertierten Dateien
können nur mit FileMaker Pro 7 geöffnet werden.
4. Wählen Sie im Dialogfeld „Öffnen“ die zu konvertierende Datei
1
Wenn das Dialogfeld „Neue oder vorhandende Datei öffnen“
angezeigt wird, fahren Sie mit Schritt 4 fort.
1 Wenn das Dialogfeld „Neue Datenbank“ angezeigt wird, wählen
Sie Eine bestehende Datei öffnen und klicken Sie dann auf OK.
1 Wenn kein Dialogfeld angezeigt wird, wählen Sie Datei > Öffnen
(Windows) bzw. Ablage > Öffnen (Mac OS).
aus und klicken Sie auf Öffnen.
Hinweis Sie können die Konvertierung auch starten, indem Sie
die Datei auf das FileMaker Pro 7-Anwendungssymbol ziehen.
Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen
Das Dialogfeld „Konvertierung“ wird angezeigt, in dem Sie die
vorhandene Datei vor der Konvertierung umbenennen können.
Standardmäßig benennt FileMaker Pro die Datei um, indem
dem Dateinamen ein „Alt“ angehängt wird.
105
Während einer längeren Konvertierung wird das Dialogfeld
„Dateiformatkonvertierung“ angezeigt, das den Status der
Konvertierung angibt. Wenn eine zu konvertierende Datei indizierte
Felder enthält, können Sie Zeit sparen, indem Sie auf Überspringen
klicken, wenn der Index neu erstellt wird. Die Indizierung wird dann
später durchgeführt.
In den meisten Fällen konvertiert FileMaker Pro die Datei und
öffnet sie. Wenn die Konvertierung nicht funktioniert oder
Fehlermeldungen angezeigt werden, siehe „Beheben grundlegender
Konvertierungsprobleme“ auf Seite 108.
8. Verwenden Sie einen Texteditor wie Editor (Windows) oder
5. Sie haben folgende Möglichkeiten:
1
Überspringen Sie das Umbenennen der alten Datei, indem Sie
das Kontrollkästchen Alte Datei umbenennen zu deaktivieren und
auf OK klicken. Es ist nicht notwendig, die alte Datei
umzubenennen, wenn Sie die Erweiterung .fp5, .fp3 oder .fmj
besitzt, da die konvertierte Datei die Erweiterung .fp7 erhält.
Unter Windows wird die Dateinamenerweiterung .fp7 allen
konvertierten Dateien hinzugefügt.
1
Benennen Sie die alte Datei um, indem Sie den gewünschten
Namen eingeben und auf OK klicken. Wählen Sie diese Option,
wenn Sie unter Mac OS arbeiten, die Datei keine Erweiterung
besitzt und Sie den bestehenden Dateinamen für die konvertierte
Datei weiter verwenden möchten.
Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die konvertierte Datei
benennen können.
6. Geben Sie den gewünschten Dateinamen für die neue Datei ein.
Wenn Sie die alte Datei in Schritt 5 umbenannt haben, ist der
Standard-Dateiname für die konvertierte Datei der OriginalDateiname (mit der Erweiterung .fp7, wenn die Originaldatei eine
Erweiterung besitzt). Wenn Sie die alte Datei nicht umbenannt
haben, lautet der Standard-Dateiname Dateiname Konvertiert.
7. Klicken Sie auf Speichern, um mit der Konvertierung zu beginnen.
TextEdit (Mac OS), um die Datei „Konvertierung.log“ in dem
Ordner zu öffnen, der die konvertierte Datenbank enthält.
Die Datei Konvertierung.log enthält ein Protokoll des
Konvertierungsvorgangs, den Sie gerade durchgeführt haben. Ein
Großteil besteht aus Statusmeldungen, die die unterschiedlichen
Dateikomponenten angeben, die konvertiert wurden. Das Protokoll
kann aber auch Fehlermeldungen enthalten, die Bereiche anzeigen,
in denen Sie eventuell manuelle Korrekturen an der konvertierten
Datei vornehmen müssen, bevor Sie sie weiter testen. Weitere
Informationen über die Datei „Konvertierung.log“ finden Sie
unter „Lesen der Datei Konvertierung.log“ auf Seite 108.
Konvertieren mehrerer Dateien
gleichzeitig
FileMaker Pro 7 kann mehrere Dateien gleichzeitig konvertieren. Sie
sollten die Mehrfachdateikonvertierung verwenden, wenn Sie eine
Datenbank mit mehreren Bezugsdateien konvertieren müssen oder
Sie viele FileMaker Pro-Dateien besitzen, die Sie schnell
konvertieren möchten, ohne jede Datei einzeln umbenennen
zu müssen.
106
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig konvertieren, fordert
FileMaker Pro Sie auf, einen Ordner anzugeben, in dem die
konvertierten Dateien gespeichert werden, sodass Ihre
Originaldateien unverändert bestehen bleiben. FileMaker Pro
benennt jede konvertierte Datei automatisch um, ohne Sie zu fragen.
Dabei überschreibt FileMaker Pro keine im Ordner vorhandenen
Dateien. Stattdessen wird am Ende des Dateinamens eine Zahl
hinzugefügt, die bei Bedarf hochgezählt wird, bis der Dateiname
eindeutig ist.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die zu konvertierenden Dateien
auszuwählen: Sie können die Dateien (oder einen Ordner mit
Dateien) auf das FileMaker Pro 7-Anwendungssymbol ziehen
oder Sie wählen mehrere Dateien im FileMaker Pro-Dialogfeld
„Öffnen“ aus.
1 Ordnermethode: Wenn ein Ordner alle der zu konvertierenden
Dateien enthält, ziehen Sie den Ordner auf das FileMaker Pro 7Anwendungssymbol. Wenn Sie eine relationale Datenbank mit
mehreren Dateien konvertieren, deren Dateien in Unterordnern
organisiert sind, müssen Sie die Ordner einzeln konvertieren.
Erstellen Sie zunächst für die konvertierten
Dateien neue Ordner mit der gleichen Struktur. Konvertieren
Sie dann zuerst die Dateien in den Unterordner der untersten
Ebene, indem Sie den Unterordner auf das FileMaker Pro 7Anwendungssymbol ziehen und den entsprechenden neuen
Zielordner angeben, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn
alle Bezugsdateien in den Unterordner konvertiert wurden,
verwenden Sie die oben beschriebene Dateimethode, um Dateien
zu konvertieren, die sich im obersten Originalordner befinden.
So konvertieren Sie mehrere Dateien gleichzeitig:
1. Wenn die zu konvertierenden Dateien in der früheren Version
von FileMaker Pro geöffnet sind, schließen Sie die Dateien.
Wenn Sie versuchen, geöffnete Dateien zu konvertieren, wird
eine Fehlermeldung angezeigt, die angibt, dass die Dateien bereits
in Gebrauch sind. Die Dateien werden dann nicht konvertiert.
2. Erstellen Sie unter Windows Explorer bzw. in einem
Finder-Fenster (Mac OS) einen neuen leeren Ordner für die
konvertierten Dateien.
3. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten, um die zu
konvertierenden Dateien auszuwählen und zu öffnen:
1 Dateimethode: Wählen Sie in Windows Explorer bzw. in einem
Finder-Fenster (Mac OS) die zu konvertierenden Dateien aus und
ziehen Sie sie auf das FileMaker Pro 7-Anwendungssymbol.
1
Methode mit dem Dialogfeld „Öffnen“ : Wählen Sie in
FileMaker Pro 7 Datei > Öffnen (Windows) bzw. Ablage > Öffnen
(Mac OS) und wählen Sie die zu konvertierenden Dateien im
Dialogfeld „Öffnen“ aus, indem Sie die Strg-Taste (Windows)
bzw. 2 (Mac OS) gedrückt halten und auf jede Datei klicken.
(Um mehrere benachbarte Dateien auszuwählen, klicken Sie auf
die erste Datei und halten Sie dann die Umschalttaste gedrückt,
während Sie auf die letzte Datei im Bereich klicken.) Klicken
Sie dann auf Öffnen.
Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen
Das Dialogfeld „Mehrere Dateien öffnen“ wird angezeigt.
107
FileMaker Pro 7 erstellt die konvertierten Dateien in dem von
Ihnen angegebenen Ordner und öffnet sie. Die Originaldateien
bleiben unverändert bestehen. Unter Windows wird die
Dateinamenerweiterung .fp7 allen konvertierten Dateien
hinzugefügt. Unter Mac OS wird die Erweiterung .fp7 allen
konvertierten Dateien angehängt, die zuvor über die Erweiterung
.fp3, .fp5 oder .fmj verfügt haben.
Wenn die Konvertierung nicht funktioniert oder Fehlermeldungen
angezeigt werden, siehe „Beheben grundlegender
Konvertierungsprobleme“ auf Seite 108.
4. Wählen Sie Alle Dateien öffnen und bei Bedarf konvertieren.
7. Verwenden Sie einen Texteditor wie Editor (Windows) oder
5. Klicken Sie auf Angeben, wählen Sie den in Schritt 2 erstellten
TextEdit (Mac OS), um die Datei „Konvertierung.log“ in dem
Ordner zu öffnen, der die konvertierte Datenbank enthält.
Ordner, in dem Sie die konvertierten Dateien speichern wollen,
und klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Auswählen (Mac OS).
Wichtig Wählen Sie keinen Ordner aus, der Ihre Originaldateien
enthält. Andernfalls werden konvertierte Dateien eventuell
umbenannt (indem eine Zahl an den Dateinamen angehängt wird),
um zu verhindern, dass konvertierte Dateien Originaldateien
ersetzen. Das Umbenennen von Dateien könnte dazu führen, dass
Dateiverweise nicht richtig konvertiert werden, sodass Beziehungen
und andere Funktionen, die Dateiverweise verwenden, nicht mehr
richtig funktionieren.
6. Klicken Sie auf Öffnen im Dialogfeld „Mehrere Dateien öffnen“,
um die Konvertierung zu starten.
Während einer längeren Konvertierung wird das Dialogfeld
„Dateiformatkonvertierung“ angezeigt, das den Status der
Konvertierung angibt. Wenn eine zu konvertierende Datei indizierte
Felder enthält, können Sie Zeit sparen, indem Sie auf Überspringen
klicken, wenn der Index neu erstellt wird. Die Indizierung wird dann
später durchgeführt.
Die Datei „Konvertierung.log“ enthält ein Protokoll des
Konvertierungsvorgangs, den Sie gerade durchgeführt haben. Ein
Großteil besteht aus Statusmeldungen, die die unterschiedlichen
Dateikomponenten angeben, die konvertiert wurden. Das Protokoll
kann aber auch Fehlermeldungen enthalten, die Bereiche anzeigen,
in denen Sie eventuell manuelle Korrekturen an den konvertierten
Dateien vornehmen müssen, bevor Sie sie weiter testen. Weitere
Informationen über die Datei „Konvertierung.log“ finden Sie unter
„Lesen der Datei Konvertierung.log“ auf Seite 108.
Hinweis Wenn Sie später die gleichen Dateien erneut konvertieren
müssen, stellen Sie sicher, dass Sie sie in einen leeren Ordner
konvertieren. Verschieben oder löschen Sie Dateien aus früheren
Konvertierungsversuchen oder erstellen Sie einen neuen Ordner für
die nächste Konvertierung. So wird vermieden, dass konvertierte
Dateien während der nächsten Konvertierung umbenannt werden
und Dateiverweise nicht mehr richtig funktionieren.
108
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Lesen der Datei Konvertierung.log
Sie sollten die Datei Konvertierung.log öffnen und lesen, nachdem
Sie eine oder mehrere Dateien konvertiert haben. Sie gibt den
Konvertierungsstatus und bei der Konvertierung möglicherweise
aufgetretene Probleme wie z. B. Felder mit ungültigen Namen an.
Die Protokolldatei wird im gleichen Ordner wie die konvertierten
Dateien erstellt. Wenn Sie die Mehrfachdateikonvertierung
verwendet haben, um mehr als eine Datei gleichzeitig zu
konvertieren, enthält die Datei „Konvertierung.log“ Informationen
zu allen konvertierten Dateien.
In den meisten Fällen können Sie die Probleme in den konvertierten
Dateien beheben. Wenn die Protokolldatei nach der Konvertierung
angibt, dass ein Problem aufgetreten ist, das nur schwierig und
zeitraubend zu beheben wäre, sollten Sie in Erwägung ziehen, das
Problem in der Originaldatei unter Verwendung einer früheren
Version von FileMaker Pro zu beheben, und die Datei dann erneut
konvertieren. Detailinformationen der Protokolleinträge finden Sie
in Kapitel 3 von Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus
früheren Versionen.
Wichtig Die Datei „Konvertierung.log“ zeigt nicht zwingend alle
Elemente in der Datei an, die korrigiert werden müssen. Bevor Sie
beginnen, eine konvertierte Datenbanklösung einzusetzen, sollten
Sie sie sorgfältig testen, um sicherzustellen, dass alle Bereiche und
Funktionen richtig konvertiert wurden. Stellen Sie z. B. sicher, dass
alle Scripts wie erwartet funktionieren und dass die Konten und
Berechtigungen die erforderliche Dateisicherheit gewährleisten.
Beheben grundlegender
Konvertierungsprobleme
Hier finden Sie einige Vorschläge für die Behebung von Problemen,
die während einer Konvertierung auftreten können.
FileMaker Pro 7 kann eine Datei nicht öffnen
FileMaker Pro 7 kann Datenbanken, die mit FileMaker Pro 1.x oder
2.x erstellt wurden, nicht öffnen. Weitere Informationen finden Sie
im nächsten Abschnitt, „Konvertieren von FileMaker Pro 1.xund 2.x-Datenbanken.“
Die Datei wurde nicht richtig konvertiert
1
Wenn Sie eine Kopie einer Datei konvertieren, stellen Sie sicher,
dass die Originaldatei vor dem Kopieren geschlossen wurde.
Andernfalls wird die Kopie nicht richtig konvertiert.
1
Prüfen Sie die Datei Konvertierung.log in dem Ordner mit der
Datenbank, die Sie konvertieren wollten. Weitere Informationen
finden Sie im vorherigen Abschnitt, „Lesen der Datei
Konvertierung.log.“
1
Versuchen Sie zunächst, die Datei mit einer früheren Version von
FileMaker Pro wiederherzustellen, und konvertieren Sie die Datei
dann erneut.
Ich habe eine Meldung zur Konsistenzprüfung oder automatischen
Wiederherstellung erhalten, als ich die Originaldatei mit der früheren
Version von FileMaker Pro geöffnet habe.
Versuchen Sie, die Originaldatei mit der früheren Version von
FileMaker Pro wiederherzustellen. Öffnen Sie dann die wiederhergestellte Datei mit der gleichen Version von FileMaker Pro,
schließen Sie die Datei und versuchen Sie, sie mit FileMaker Pro 7
zu konvertieren.
Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen
109
Die konvertierte Datei akzeptiert das Passwort nicht
Die wichtigsten Konvertierungsprobleme
Passwörter in FileMaker Pro 7 unterscheiden Groß-/Kleinschreibung.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Passwort genau so eingeben, wie es in
der früheren Version von FileMaker Pro erstellt wurde. Wenn Sie der
Eigentümer der Originaldatei oder der Datenbankadministrator sind,
öffnen Sie die Originaldatei mit einer früheren Version von
FileMaker Pro und schlagen Sie das Passwort im Dialogfeld
„Passwörter definieren“ nach. Wenn Sie weder der Eigentümer der
Datei noch der Datenbankadministrator sind, wenden Sie sich für die
Passwortinformationen an den Datenbankadministrator. Weitere
Informationen finden Sie unter „Passwörter“ im folgenden Abschnitt.
Die folgenden Abschnitte beschreiben die wichtigsten Probleme,
die bei der Konvertierung früherer FileMaker Pro-Datenbanken
zu FileMaker Pro 7 auftreten können. Vollständige Informationen
finden Sie unter Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus
früheren Versionen.
Konvertieren von FileMaker Pro 1.xund 2.x-Datenbanken
FileMaker Pro 7 kann mit FileMaker Pro 1.x oder 2.x erstellte
Datenbanken nicht konvertieren. Um diese Dateien mit
FileMaker Pro 7 zu verwenden, müssen Sie sie mit FileMaker Pro
3.x, 4.x, 5.x oder 6.x und dann erneut mit FileMaker Pro 7
konvertieren.
Hinweis Frühere Versionen von FileMaker Pro für Windows können
nur 2.x-Dateien konvertieren. Wenn Sie eine 1.x-Datei konvertieren
müssen, konvertieren Sie die Datei auf einem Mac OS-Computer
mithilfe von FileMaker Pro 3.x, 4.x, 5.x oder 6.x.
Wenn Sie nicht über eine frühere Version von FileMaker Pro für die
Konvertierung verfügen, können Sie unter www.filemaker.com eine
Testversion von FileMaker Pro herunterladen und die Datei mit
dieser Anwendung konvertieren.
Passwörter
Während der Konvertierung werden Passwörter zu Konten in
FileMaker Pro 7 konvertiert. Es gibt zwei gängige Probleme
bei der Passwortkonvertierung:
1
Für jedes konvertierte Konto werden anfänglich sowohl der
Kontoname als auch das Passwort in der konvertierten Datei auf
das Passwort aus der Originaldatei gesetzt, sodass für jemanden
mit vollen Zugriffsrechten alle Passwörter sichtbar sind. Aus
Sicherheitsgründen sollten Sie entweder jeden Kontonamen so
ändern, dass er nicht mehr dem Passwort entspricht, oder jedes
Passwort so ändern, dass es nicht mehr dem Kontonamen entspricht.
(Sie können auch für jedes Konto festlegen, dass das Passwort durch
den Benutzer geändert werden muss, wenn er sich das nächste
Mal anmeldet.)
1 Passwörter in FileMaker Pro7 unterscheiden Groß-/Kleinschreibung.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Passwort genau so eingeben, wie es
in der früheren Version von FileMaker Pro erstellt wurde. Weitere
Informationen finden Sie unter „Die konvertierte Datei akzeptiert das
Passwort nicht“ im vorherigen Abschnitt.
110
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Beibehalten von Anwenderwörterbuchdaten
Während der Konvertierung wird der Verweis auf ein Anwenderwörterbuch je nachdem gehandhabt, ob Sie das Standard-Anwenderwörterbuch oder ein eigenes Anwenderwörterbuch verwenden.
1
Standard-Anwenderwörterbuch: Wenn Sie eine
Datenbankdatei konvertieren, die das Standard Anwenderwörterbuch (user.upr) verwendet, verweist die konvertierte Datei auf die
Datei user.upr im neuen FileMaker Pro 7-Ordner. Daher sollten Sie
die Datei user.upr aus dem früheren FileMaker Pro-Anwendungsordner in den FileMaker Pro 7-Ordner kopieren oder die Daten aus
der Datei user.upr in die FileMaker Pro 7-Datei user.upr exportieren,
bevor Sie die konvertierte Datenbank verwenden.
1
Eigenes Anwenderwörterbuch: Wenn Sie eine Datenbankdatei
konvertieren, die ein eigenes Anwenderwörterbuch verwendet, sucht
die konvertierte Datei weiter nach dem Wörterbuch an seinem
ursprünglichen Speicherort. Wenn Sie das Wörterbuch von diesem
Speicherort verschieben oder löschen, hat die konvertierte Datei
keinen Zugriff mehr auf die Informationen in diesem Wörterbuch.
Dies könnte versehentlich passieren, wenn sich die eigene OriginalWörterbuchdatei im früheren FileMaker Pro-Ordner befindet und
Sie später die frühere Version von FileMaker Pro deinstallieren.
Um ein eigenes Anwenderwörterbuch beizubehalten, verschieben
Sie die Wörterbuchdatei in den Ordner „Eigene Dokumente“
(Windows) bzw. Ihren Home-Ordner (Mac OS). Geben Sie dann
nach der Konvertierung der Datenbank die Wörterbuchdatei an dem
neuen Speicherort an. Weitere Informationen zur Auswahl von
Wörterbüchern finden Sie in der Hilfe.
Durch den Scriptschritt „Drucker einrichten“
gespeicherte Optionen (Windows)
Der Scriptschritt „Drucker einrichten“ kann benutzerdefinierte
Papieroptionen speichern und anwenden, die wieder aufgerufen
werden, wenn das Script ausgeführt wird. So können Sie ein Script
verwenden, um ein bestimmtes Layout mit unterschiedlichen
Papieroptionen zu drucken – um z. B. Etiketten oder ein
vorgefertigtes Formular zu bedrucken.
FileMaker Pro 7 verwendet ein neues Format, um Optionen im
Scriptschritt „Drucker einrichten“ anzulegen und zu speichern. Das
neue Format ist nicht mit dem in früheren Versionen von FileMaker
Pro verwendeten Format kompatibel. FileMaker Pro 7 kann
gespeicherte Optionen nicht vollständig in das neue Format
konvertieren.
Wenn Sie nach der Konvertierung für den Scriptschritt „Drucker
einrichten“ gespeicherte Optionen bearbeiten möchten, müssen Sie
sich eventuell die Einstellungen in Erinnerung rufen, um sie wieder
richtig einzugeben. Sie sollten sich in diesem Fall die Optionen in der
früheren unkonvertierten Datei ansehen, damit Sie sie richtig
eingeben können.
Umschalten von Fenstern in Scripts
Bei Bedarf haben frühere Versionen von FileMaker Pro das aktive
Fenster automatisch gewechselt, nachdem ein Script ausgeführt
wurde. Dieses automatische Fensterverhalten wird nicht mehr
unterstützt, da FileMaker Pro 7 den neuen Scriptschritt „Fenster
aktivieren“ unterstützt, der bei der Erstellung von Scripts
verwendet werden kann, um das aktive Fenster festzulegen.
Um das Verhalten früherer Versionen nachzuahmen, fügt FileMaker
Pro 7 nach bestimmten Scriptschritten „Script ausführen“ und „Gehe
zu Bezugsdatensatz“ Scriptschritte „Fenster aktivieren“ ein. Um das
gewünschte Fensterverhalten zu erzielen, müssen Sie eventuell
Scriptschritte „Fenster aktivieren“ einfügen oder löschen.
Konvertieren von FileMaker-Datenbanken aus früheren Versionen
111
Boolesche Funktionen und Suchabfragen
Dateiverweise
Da FileMaker Pro 7 unterstützte alphabetische Zeichen in einem
Zahlenfeld als Zahlen nicht erkennt, können einige logische
Funktionen, die die booleschen Ergebnisse „wahr“ und „falsch“
zurückgeben, falsche Ergebnisse liefern. Auch einige Suchabfragen
nach booleschem Inhalt kann zu unterschiedlichen Ergebnissen in
FileMaker Pro 7 im Vergleich zu früheren Versionen führen.
Ein Dateiverweis speichert die Pfade, auf denen FileMaker Pro nach
einer externen Datei sucht. In früheren Versionen von FileMaker Pro
waren Dateiverweise vorhanden, aber nicht sichtbar. In FileMaker
Pro 7 können Sie sie im Dialogfeld „Dateiverweise definieren“
anzeigen und bearbeiten.
Die folgende Tabelle zeigt, wie boolesche Werte sich im Vergleich zu
früheren Versionen in FileMaker Pro 7 unterscheiden können.
Inhalt des
Zahlenfelds
Für FileMaker Pro 7 In FileMaker Pro 6 und
ausgewertet als
früher ausgewertet als
Leeres Feld
Falsch
Falsch
0
Falsch
Falsch
1
Wahr
Wahr
Wahr, Ja, J, j, W
oder w
Falsch
Wahr
Falsch, Nein, N, n, F
oder f
Falsch
Falsch
Wenn Sie „Ja“ oder „W“ oder anderen Text mit der Bedeutung wahr
in Zahlenfeldern verwendet haben, geben boolesche Berechnungen,
die auf diese Zeichen vertrauen, andere Ergebnisse zurück als in
früheren Versionen von FileMaker Pro.
Suchabfragen für boolesche Informationen sind restriktiver. In
früheren Versionen von FileMaker Pro findet eine Suchabfrage in
einem Zahlenfeld nach Wahr die Werte 1, Wahr, Ja, J, j, W oder w. In
FileMaker Pro 7 findet diese Suchabfrage nur den Wert Wahr. Sie
können Ihre Suchabfrage modifizieren, damit die Ergebnismenge
dem Ergebnis in früheren Versionen entspricht. Sie können zudem
den Befehl Suchen/Ersetzen wie oben beschrieben verwenden, um
Ihre Daten konsistent zu gestalten.
Nachfolgend zwei Dateiverweisprobleme, die bei der Konvertierung
auftreten können:
1
Nach der Konvertierung einer Lösung mit mehreren Dateien
werden die Dateien nur sehr langsam geöffnet. Es ist möglich,
dass Dateiverweise auf externe Speicherorte verweisen. Sie können
die Geschwindigkeit, mit der Dateien geöffnet werden, verbessern,
indem Sie die Dateiverweise, wenn möglich, auf lokale Pfade
zurücksetzen. Suchen Sie auch nach Dateiverweisen, die Sternchen
im Pfad enthalten. Dies zeigt an, dass der Dateiverweis in Ihrem
Netzwerk nach der Datei sucht. Ersetzen Sie das Sternchen durch die
IP-Adresse oder den Domänennamen des Computers, auf dem sich
die Datei befindet.
1 Nach der Konvertierung enthält das Dialogfeld „Dateiverweise
definieren“ mehrere Versionen des gleichen Dateiverweises. Sie
können die Dateiverweise, falls gewünscht, manuell konsolidieren.
Am besten erstellen Sie hierzu einen neuen Dateiverweis und
bearbeiten dann Beziehungen, Scripts, Wertelisten und alle
anderen Elemente, die auf diese Datei verweisen, sodass sie
den neuen Dateiverweis verwenden. Löschen Sie dann alle alten
Dateiverweise, die dem neu angelegten Dateiverweis entsprechen.
112
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Index
Symbols
! 30
– 44
" " 26
# 26
& 44
( 44, 48
) 44, 48
* 26, 29, 44
+ 44
, 44
... 29
/ 44
// 28
: 44
:: 44
; 44
< 28, 44
<= 28
= 27, 29, 44
== 27
> 28, 44
>= 28
? 28
@ 26
[ 44
] 44
^ 44
_ 45
~ 27
≠ 44
≤ 44
≥ 28, 44
“ 44, 48
A
Admin-Konto 95, 96
Adressetiketten 58
Aktiver Datensatz 19
Aktualisieren bestehender Daten beim
Importieren 89
Aktualisieren von Dateien 103
Aktuell
Datum, Formatierung 65
Zeit, Formatierung 65
Ändern
Beziehungen 80
Daten in Feldern 23
Referenzen 84
Suchabfragen 32
Voreinstellungen 38
Anführungszeichen in einer Suche 26
Anhalten, Referenzen 84
Ansichten für Layouts 55
Anteil an Endsumme für Statistikfelder 50
Anwenderwörterbücher während der
Dateikonvertierung beibehalten 110
Anzahl für Statistikfelder 49
Anzeigen
Berechtigungen 98
Druckbereich 35
erweiterte Zugriffsrechte 101
Konten 98
Seitenumbrüche und Seitennummern im
Seitenansichtsmodus 35
Anzeigen von Datensätzen als Formular, Liste
oder Tabelle 18
Apple OpenDirectory 100
Arbeitsgruppen, gemeinsame Dateinutzung 92
Arithmetische Operatoren 48
Asiatischer Text
drehen 67
drucken 67
Eingabe 47, 67
Assistent für neues Layout, Beschreibung 55
Attribute, Text 64
Aufgerufene Datensätze
Beschreibung 18
Ausblenden von Datensätzen 32
Auslösende Felder. Siehe Abgleichsfelder
Ausschließen
Datensätze 31
Bezugsdateien 29, 32
Felder beim Drucken 63
Ausschnitte
Siehe auch Relationale Datenbanken
auswählen 61
Beschreibung 73
Bezugsdatensätze ausschließen 32
Bezugsdatensätze platzieren 63
Datensätze auswählen 20
Datensätze löschen 22
Hinzufügen von Datensätzen 21
Statistikberechnung für Daten in 82
Auswählen
Datensätze 19
Objekte 61
Auswahlpfeil 60
Auswertungen. Siehe Bereiche für
Zwischenergebnisse; Statistikfelder
Authentifizierung 94
Apple OpenDirectory 100
über externen Server 100
Windows-Domäne 100
Automatische Eingabe 51
B
BASIC-Format 88
Benennen
Datenbanken 43
Felder 46
Berechtigungen
anzeigen 98
114
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Beschreibung 94
definieren 101
Nur Dateneingabe 95
Nur Lesezugriff 95
Voller Zugriff 95
vordefiniert 95
Bereich für Gesamtergebnis: Siehe Bereiche
für Zwischenergebnisse
Bereich für Zwischenergebnisse
drucken 35
Bereiche für Gesamtergebnis, Beschreibung 69
Bereiche für Zwischenergebnisse
Siehe auch Zwischenergebnisse
Beschreibung 69
Bereiche. Siehe Layoutbereiche
Berichte
Siehe auch Layouts; Zwischenergebnisse
Datensätze in Spalten 58
erstellen 55
Liste, Bericht
mit gruppierten Daten
drucken 35
erstellen 57
Seitenansicht 35
Beschränken des Zugriffs. Siehe Konten;
Berechtigungen
Bestätigen von Daten 17
Beziehen von Daten aus anderen Dateien.
Siehe Datenaustausch
Beziehungen
Siehe auch Relationale Datenbanken
ändern 80
Beschreibung 74
einzelnes Kriterium 75
erstellen 79
mehrere Kriterien 76
planen 41
Self-Join 79
Typen 75
Vergleichs- 77
zurückgegebener Datensatzbereich 78
Beziehungsdiagramm 74, 80
Beschreibung 79
Bezugsdateien, Zugriff beschränken 42
Bezugsdatensätze
Siehe auch Datensätze; Relationale
Datenbanken
Beschreibung 73
duplizieren 21
hinzufügen 21, 81
in Ausschnitten anzeigen 63
kopieren 21
löschen 22, 81
sortieren 81
Statistikberechnung für Daten 82
suchen und ausschließen 29
Bezugsfelder
Siehe auch Felder; Relationale
Datenbanken
Beschreibung 73
Formeln 48
in Layouts 63
planen 41
Statistikberechnung für Daten 82
Bezugstabellen
Beschreibung 73
planen 39
Blättern in Datensätzen 18
Blätternmodus, Beschreibung 17
Boolesche Werte
Beschreibung 27
in konvertierten Funktionen und
Suchabfragen 111
suchen 27
Briefumschlag
Siehe auch Layouts
Briefumschlaglayout
Beschreibung 58
Browser, Web
URL öffnen 92
C
Clients
Ausführen von Aufgaben 87
Beschränkungen, im Web 92
Beschreibung 85
Dateien speichern 86
Clone 16
D
Datei
Optionen 38
Voreinstellungen 38
Datei Konvertierung.log 108
Dateien
Berechtigungen 94
Beschreibung 14
Clone 16
duplizieren 16
erstellen 42
exportieren in 91
gemeinsame Nutzung 97
im Web 92
Konten 94
konvertieren 103
kopieren 16
öffnen 14
planen 39
plattformübergreifend öffnen 15
Remote 15
schließen 16
schützen 93
Sicherungskopien anlegen 38
speichern 16
Vorlagen
Beschreibung 42
Dateien erstellen 42
Dateiformate, Import/Export 88
Dateinamenerweiterung
fp7 15
für konvertierte Dateien 105, 107
Index
Dateiverweise 15, 87, 96, 111
Daten
als Formular, Liste, Tabelle anzeigen 18
automatisch eingeben 21, 51
Beschreibung 13
bestätigen 17
Daten eingeben 23
eingeben 23
exportieren 88
Formatierung 65
heutiges Datum suchen 28
importieren 88
suchen 28
überprüfen 53
ungültig 28
vierstellige Jahreszahlen, überprüfen 53
Datumswerte
Siehe auch Datumsfelder
Datenaustausch
exportieren 88, 91
importieren 88
mit anderen Programmen 88
relationale Datenbanken 71
Datenbanken
benennen 43
Beschreibung 13
drucken 35
im Web veröffentlichen 92
planen 39
relational 14
Datenbanken, relational. Siehe Relationale
Datenbanken
Datenbankschutz. Siehe Konten;
Berechtigungen
Datenbereich, Beschreibung 69
Dateneingabe 51–54
Datensatz wechseln 20
Datensätze
abgleichen 89
aktiv 19
als Formular, Liste, Tabelle anzeigen 18
ausblenden 32
ausschließen 31
auswählen 19
Beschreibung 14
Bezugsdatensätze löschen 22
Blättern
einzeln 18
blättern
in einer Liste 18
duplizieren 21
exportieren 91
gesperrte 87
hinzufügen 21, 89
in Spalten drucken 58
in Tabellenformat sortieren 19
kopieren 21
sortieren 26, 34
Bezugsdatensätze 81
sortierte Bezugsdatensätze anzeigen 81
suchen 24
wechseln 20
Datensätze schützen 87
Datentyp 53
Datentypen
Siehe Feldtypen
und Formelergebnisse 48
Datumsfelder
Beschreibung 45
vierstellige Jahreszahlen 23, 53
Werte eingeben und bearbeiten 23
dBASE-Dateiformat 88
DBF-Format 88
Definieren
Siehe auch Hinzufügen; Platzieren
Berechtigungen 101
Datenbanken 44
Felder 44
Formelfelder 47
Konten 99
Passwörter 97
Referenzen 82
115
Statistikfelder 49
Tabellen 54
Dezimalzahlen 64
DIF-Format 88
Dokument-Voreinstellungen 38
Doppelte Datensätze, suchen 29
Druckbereich, anzeigen 35
Drucken
asiatischer Text 67
Beschreibung 34
Datensätze 35
Datensätze in Spalten 58
einrichten 36
Informationen über Datenbank 37
leere Datensätze 36
Scripts 36
Seitenansicht 35
Duplizieren
Bezugsdatensätze 21
Dateien 16
Datensätze 21
E
Einblendmenü „Symbole“ 25
Eingeben von Daten
automatisch 51
Furigana 47
in Felder eingeben 23
Einschränkungen
Feldnamen 44
Zeichen in Feldern 23
Einstellungen
Beschreibung 38
Datei 38
Programm 38
Einstellungen Siehe Voreinstellungen
Einzelseiten-Layout. Siehe Standard-Layout
Elektronische Dokumentation 7
Elemente. Siehe Objekte
Ergebnismenge
Beschreibung 24
116
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
zwischen aufgerufenen und ausgeschlossenen Datensätzen umschalten 32
Erstellen. Siehe Hinzufügen; Definieren
Erweiterte Zugriffsrechte
anzeigen 101
Beschreibung 94
Erweitertes Listenlayout. Siehe Liste, Bericht
Etiketten
Siehe auch Etikettenlayout
Feld 62, 63
Größen 58
vertikal 58
Etikettenlayout
Siehe auch Layouts
Beschreibung 58
Standardgrößen 58
Excel-Format 88
Exportieren
Siehe auch Datenaustausch
Beschreibung 88
Dateiformate 88
Formatierung 91
Externes Server-Konto 94, 100
F
Falsch (Ergebnis) 111
Feldberechtigungen. Siehe Konten;
Berechtigungen
Felddefinitionen
erstellen 44
kopieren 16
Felder
Siehe auch Formelfelder; Medienfelder;
Datumsfelder; Abgleichsfelder;
Zahlenfelder; Bezugsfelder;
Statistikfelder; Textfelder; Zeitfelder;
Zeitstempelfelder
anzeigen 9, 55
aus einem Layout entfernen 63
aus einem Layout löschen 63
auswählen 22, 61
benennen 44, 46
Beschreibung 13
Dateneingabe beschränken 67
definieren 44
einem Layout hinzufügen 62
Eingabeoptionen 51
eingeben 23
Formatierung 63
Furigana in 47
gespeicherte und nicht gespeicherte
Ergebnisse 54
global 54
in Layout platzieren 62
Indizierung 54
leere oder nicht leere Felder, suchen 29
maximale Zeichenanzahl in 23
Optionen 46
Platzhalter 63
Typen 45
Überprüfungsoptionen 52
Felder anpassen
Siehe auch Felder
bei Importaktualisierung 89
Beschreibung 73, 74
Feldnamen 44, 63
Feldtypen
Beschreibung 45
und Formelergebnisse 48
Feldverhalten 67
Feldwerkzeug 62
Feldwerte
Änderung untersagen 52
automatisch eingeben 51
Beschreibung 14
Daten suchen und ersetzen 33
eingeben und bearbeiten 23
löschen 24
FileMaker Pro
Dateiformat 88
Hinweise zur Dokumentation 7
Produktübersicht 9
Version 1.x und 2.x 109
FileMaker Server 85, 92, 100
Fixierte Objekte 61
Formatierung
Daten exportieren 91
Daten importieren 88
Datum 65
Formeln 64
Grafiken 66
Text 64
Zahlen 64
Zeit 65
Zeitstempel 66
Formbriefe 63
Formelfelder 47
Beschreibung 45
definieren 47
Formeln 47
gespeicherte und nicht gespeicherte
Ergebnisse 54
Formeln
Siehe auch Formelfelder
Bezugsfelder
Feldverweise auf 48
Statistikberechnung für Daten 82
Formatierung 64
Formular
Siehe auch Layouts
Datensätze anzeigen als 18
Standard-Layout 56
Formularansicht, Beschreibung 18
fp7-Dateinamenerweiterung 15
Funktionen 48
Furigana-Feldoption 47
Fußbereiche, Beschreibung 69
G
Gastkonto 95
Gemeinsam benutzte Dateien
Siehe auch Netzwerke
Berechtigungen 97
Index
Clients 85
Einschränkungen 85
Host 85
im Web 92
in Arbeitsgruppen 92
Konten 97
öffnen 15
speichern 86
Gemeinsame Dateibenutzung, aktivieren 86
Gesamtergebnisse, Beschreibung 69
Gespeicherte Ergebnisse 54
Gestalten von Datenbanken
planen 39
relational 39
Globale Speicheroptionen 54
Grafiken, Felder formatieren für 66
Grafikfelder. Siehe Medienfelder
Gruppen. Siehe Konten; Berechtigungen
Gruppierfelder 69
H
Heutiges Datum, suchen 28
Hinzufügen
Siehe auch Definieren; Platzieren
Bezugsdatensätze 21, 81
Datensätze 21
Felder 44
neue Suchabfragen 30
Host
Ausführen von Aufgaben 87
Beschreibung 85
Dateien speichern 86
Datenbank im Web 92
FileMaker Server 85
I
Importieren 88–91
Beschreibung 88
bestehende Datensätze aktualisieren 89
in bestehende Dateien 89
neue Datensätze hinzufügen 89
passende Datensätze aktualisieren 89
Quelldatei oder -tabelle 89, 90
unterstützte Dateiformate 88
Zieldatei 89
Indizierung
Felder 54
Textfeldbeschränkungen 27
Instant Web Publishing
Beschreibung 85, 92
Dateien gemeinsam benutzen 92
Intranet 92
Siehe auch Web
IP-Adressen, beschränken 92
J
Jahreszahlen
vierstellig in Datumsfeldern 23, 53
vierstellig in Zeitstempelfeldern 23
JDBC
Überlegungen zu Feldnamen 45
Verwendung mit FileMaker-Produkten 7
Jokerzeichen in Suchabfragen 26
K
Komprimierte Dateikopien 16
Konten
Admin-Konto 95
anzeigen 98
Beschreibung 94
definieren 99
externes Server-Konto 94, 100
Gastkonto 95
Passwörter 97
vordefiniert 95
Konvertieren
einzelner Dateien 104
mehrerer Dateien 105
Version 1.x und 2.x 109
Kopf/Fuß 1. Seite, Beschreibung 68
Kopfbereiche, Beschreibung 68
Kopieren
Bezugsdatensätze 21
Dateien 16
Datensätze 21
Felddefinitionen 16
Scripts 16
L
Layoutbereiche
Auswertung 69
Bereiche für Zwischenergebnisse 69
Beschreibung 68
Datenbereich 69
Feldbeschriftungen 62
Fußbereich 69
Kopf/Fuß 1. Seite 68
Kopfbereich 68
Layout-Einblendmenü 15
Layoutmodus, Beschreibung 17
Layoutobjekte. Siehe Objekte
Layouts
Beschreibung 9, 55
Bezugsfelder platzieren 63
drucken 35
erstellen 55
Etiketten 58
Felder
anzeigen 9, 55
auswählen 61
entfernen 63
in Layout ziehen 62
Platzhalter 59
platzieren 62
Felder hinzufügen 62
Formularansicht 18
Formularlayout 56
leere 58
Liste, Bericht 57
Spalten
Breite ändern 59
117
118
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
Einrichten 59
Standardformular 56
Typen 56
Umschlag 58
vertikale Etiketten 58
Werkzeuge 60
Leere Datensätze, drucken 36
Leere oder nicht leere Felder 29
Leeres Layout
Siehe auch Layouts
Beschreibung 58
Liste, Bericht
Siehe auch Layouts
Beschreibung 57
Liste, Datensätze anzeigen als 18
Listenansicht, Beschreibung 18
Logik
ODER-Suche 30
UND-Suche 30
Löschen
Bezugsdatensätze 22, 81
Daten 24
Felder aus einem Layout 63
Suchabfragen 32
Lotus 1-2-3-Format 88
M
Makros. Siehe Scripts
Maximale Zeichenanzahl in Feldern 23
Maximum für Statistikfelder 49
Medienfelder
Siehe auch Felder.
Beschreibung 45
Formatierung 66
Microsoft Excel-Format 88
Migrieren von Dateien 103
Minimum für Statistikfelder 49
Mittelwert für Statistikfelder 49
Modus-Einblendmenü 17, 55
Modusregister 17, 20
N
Netzwerke
FileMaker Server 85
plattformübergreifend 11, 85
Nicht autorisierte Anwender. Siehe Konten;
Berechtigungen
Nicht gemeinsam benutzte Dateien 97
Nicht gespeicherte Ergebnisse 54
Nur Dateneingabe (Berechtigung),
Beschreibung 95
Nur Lesezugriff (Berechtigung), Beschreibung
95
O
Objekte, Layout
auswählen 61
Beschreibung 60
fixierte 61
ODBC
Überlegungen zu Feldnamen 45
Verwendung mit FileMaker-Produkten 7
ODER-Suche 30
Öffnen
Dateien 14
mehrere Fenster 15
Operatoren
arithmetische 48
in Suchabfragen 25, 28
relational 74, 77, 81
Vergleich 48
Optionen, Datei 38
P
Passende Datensätze, aktualisieren 89
Passwörter
Bezugsdateien, planen 42
Dateien schützen mit 97
definieren 97
Fehlerbehebung 109
Planen
Dateisicherheit 96
Datenbanken 39
relationale Datenbanken 39
Platzhalter 63
Platzieren
Bezugsdatensätze 63
Felder in einem Layout 62
Platzhalter 63
Primärschlüssel. Siehe Abgleichsfelder
Programm-Voreinstellungen 38
Protokolldatei, Konvertierung 108
R
Ränder, im Seitenansichtsmodus anzeigen 35
Rechte. Siehe Konten; Berechtigungen
Referenzen
ändern 84
anhalten oder aussetzen 84
Beschreibung 71
definieren 82
Referenzquellfeld 73
Referenzzielfeld 73
Relationale Datenbanken
Abgleichsfelder 73
planen 74
Ausschnitte 73
Beschreibung 14, 71
Bezugstabellen
Beschreibung 73
planen 39
planen 39, 79
Terminologie 73
Relationale Operatoren 74, 77, 81
S
Schieberegler 20
Schließen von Fenstern und Dateien 16
Schlüsselfelder. Siehe Abgleichsfelder
Schützen von Dateien. Siehe Konten;
Berechtigungen
Index
Scripts
ausführen 37
Beschreibung 37
drucken 36
Konvertieren von Scripts, die Fenster
umschalten 110
kopieren 16
Scriptschritt „Drucker einrichten“, konvertieren 110
Seitenansicht
Siehe Drucken
Seitenansicht für Spalten 59
Seitenansichtsmodus, Beschreibung 17, 35
Seitenausrichtung beim Druck 36
Seitennummern 57
im Seitenansichtsmodus anzeigen 35
Seitenränder, im Seitenansichtsmodus
anzeigen 35
Seitenumbrüche, im Seitenansichtsmodus
anzeigen 35
Sekundäre Dateien. Siehe Relationale
Datenbanken
Self-Joins 79
Statistikberechnung für Daten in
Ausschnitten 82
Serienbrief, Platzhalter verwenden 63
Serienbrief-Format 88
Server. Siehe Host; FileMaker Server
Sicherheit, Datei
planen 96
Sicherungsscripts für Dateien 38
Sortieren
Bezugsdatensätze 81
Datensätze 26, 34
Datensätze in Tabellenformat 19
Spalten
Breite ändern 59
Datensätze drucken in 58
in Tabellen 19
Speichern
Dateien 16
Daten automatisch speichern 16
gemeinsam benutzte Dateien 86
Sperren, gemeinsam benutzte Datensätze 87
Standardabweichung für Statistikfelder 50
Standard-Layout
Siehe auch Layouts
Beschreibung 56
Stapeldateikonvertierung 105
Statistikberechnung für Daten in
Bezugsfeldern 82
Statistikfelder
Anteil an Endsumme von 50
Anzahl von 49
Beschreibung 45, 49
definieren 49
in Layouts 69
Maximum 49
Minimum 49
Mittelwert von 49
Optionen für 50
Standardabweichung von 50
Summe von 49
Suchabfragen
Siehe auch Datensätze suchen
bearbeiten 32
Beschreibung 24
Kriterien für die Eingrenzung 30, 31
löschen 32
mehrere 30, 31
neue hinzufügen 30
Operatoren 25, 28
Reihenfolge 31
Suchen und Ausschließen kombinieren 31
wiederherstellen 32
wiederholen 32
Suche nach Textliteralen 26
Suchen nach Datensätzen
siehe Suchabfragen
aktuelles Systemdatum 28
alle Datensätze 25
alle Datensätze anzeigen 25
119
Beschreibung 24
Bezugsfelder und Bezugsdatensätze 29
Boolesche Werte 27, 111
Datensätze ausschließen 31
doppelte Datensätze 29
exakte Übereinstimmung 27
leere oder nicht leere Felder 29
logische ODER-Suche 30
logische UND-Suche 30
mehrere Kriterien 30
neue Abfrage hinzufügen 30
Reihenfolge der Abfragen 31
Symbole 26
Textteil oder variabler Text 25
ungültige Werte 28
Wertbereiche 29
Suchen Siehe Datensätze suchen
Suchen und Ersetzen von Feldwerten 33
Suchenmodus, Beschreibung 17
Summe für Statistikfelder 49
SYLK-Format 88
Symbole
suchen 26
Unterstrich 45
Systemübergreifend, File Sharing 15
T
Tabellen
Datensätze anzeigen als 18
definieren 54
Tabellenansicht, Beschreibung 18, 57
Tabulatoren in Felder einfügen 24
Teilsummen. Siehe Bereiche für
Zwischenergebnisse; Statistikfelder
Text
Siehe auch Felder.
asiatischen Text drehen 67
Attribute 64
auswählen 61
Felder 45
Formatierung 64
120
FileMaker Pro Benutzerhandbuch
suchen 27
Text mit Komma-Format 88
Text mit Tab-Format 88
Text unter Beachtung der Groß-/
Kleinschreibung suchen 26
Textfelder
Beschreibung 45
Werte eingeben und bearbeiten 23
U
Überprüfen von Feldwerten 52
Überprüfung des Jahres 53
Überprüfung des Jahrs 52
UND-Suche 30
Ungültige Werte suchen 28
Unterformulare. Siehe Ausschnitte
Unterstrich 45
URLs, öffnen 92
V
Verbinden von Feldern. Siehe Abgleichsfelder
Vergleichsoperatoren 48
Verknüpfungsausdrücke. Siehe Beziehungen
Veröffentlichen, Datenbanken im Web 92, 97
Verschlüsselung. Siehe Konten;
Berechtigungen
Vertikale Schrift 67
Virtuelle Ergebnisse 54
Voller Zugriff (Berechtigung), Beschreibung
95
Vorlagen
Beschreibung 42
Dateien erstellen 42
Dialogfeld „Neue Datenbank“
unterdrücken 43
W
Wahr (Ergebnis) 111
Währung, Formatierung 64
Web
Host von Datenbanken 92
Überlegungen zu Feldnamen 45
Werkzeuge
Auswahlpfeil 61
Beschreibung 60
Feldwerkzeug 62
Wertbereiche suchen 29
Werte
Siehe auch Feldwerte
doppelte Werte suchen 29
exakte Übereinstimmung suchen 27
Wertelisten 24, 87
Wiederherstellen von Suchabfragen 32
Wiederholen von Suchabfragen 32
Windows
mehrere Dateien öffnen 15
schließen 16
Scripts, die Fenster umschalten 110
Windows-Domäne 100
WK1-Format 88
WKS-Format 88
World Wide Web. Siehe Web
Wörterbuchdateien während der Dateikonvertierung beibehalten 110
X
XML Format 88
Z
Zahlen, ungültige 28
Zahlenfelder
Siehe auch Felder.
Beschreibung 45
Formatierung 64
suchen 27
Werte eingeben und bearbeiten 23
Zeichen
Maximum in Feldern 23
nicht zulässig in Feldnamen 44
Zeichenketten, Text Siehe Text, Literal
Zeiger auf Dateien. Siehe Beziehungen
Zeigewerkzeug. Siehe Auswahlpfeil
Zeitangaben
Formatierung 65
suchen 28
ungültig 28
Zeitfelder
Beschreibung 45
Werte eingeben und bearbeiten 23
Zeitstempel, Formatierung 66
Zeitstempelfelder
Beschreibung 45
vierstellige Jahreszahlen 23
Werte eingeben und bearbeiten 23
Ziehen und ablegen, Felder im Layout 62
Zugriffsrechte. Siehe Konten; Berechtigungen
Zwischenergebnisse
Siehe auch Berichte; Bereiche für
Zwischenergebnisse; Statistikfelder
Berichte erstellen 57
drucken 35
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