ARCO SQL T10 - Handbuch D

ARCO SQL T10 - Handbuch D

Benutzerhandbuch

ARCO SQL T10

24.07.2015 / ARCO Software AG

ARCO SQL T10 – Handbuch D

Version SQL T10 für MS Windows 32 und 64 Bit Betriebssysteme

Technische Änderungen vorbehalten

© 2015 ARCO Software AG, Postfach, CH-8942 Oberrieden http://www.arcosoftware.com/

Alle Rechte vorbehalten

Dieses Handbuch darf ohne schriftliche Genehmigung der ARCO Software AG in keiner Form ganz oder in Auszügen elektronisch, fotomechanisch oder mechanisch reproduziert oder vervielfältigt werden.

ARCO ist ein eingetragenes Warenzeichen der ARCO Software AG.

SESAM Software ist ein eingetragenes Warenzeichen der Sage Sesam Ltd.

Windows, Word und Excel sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corp.

Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Rechteinhabers.

Um die in diesem Handbuch beschriebene Software benutzen zu können, wird eine lizenzierte Originalversion von Microsoft Windows sowie von Microsoft Word benötigt.

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

In diesem Dokument verwendete Formatierungen

Installation

Grundlagen

Erstinstallation Einplatz

Erstinstallation Netzwerk

Installation der Lizenz

Passwortvergabe

Datenübernahme von ARCO SQL / T3 / T4 / T5 / T6 / T7 / T8 / T9

Anlegen eines neuen Mandanten

Probemandant Salsaverde laden

Aktualisierung der Programme

Aktualisierung der Datenbank

Installation MS SQL Server Express

Datensicherung

Einführung

Sichern der zentralen Daten

Sichern der lokalen Konfiguration

Sichern der SQL Datenbank

Oberfläche

Belegung der Funktionstasten und spezielle Tastenkombinationen

Begriffe

Fenstergrösse und Position

Datenlisten

Datenbearbeitung in einer Maske

Datenbearbeitung in einer Liste

Anmeldung als Benutzer

Grundlagen

Ziele und Anwendungsbereiche

Struktur von ARCO Software

Zusammenspiel der Anwendungen

Integration mit Partnerlösungen

Finanz- und Rechnungswesen

Microsoft Office

Telefonbuchverzeichnis

Technische Software

Parametrisierung

Menu Bearbeiten Benutzerverwaltung

Menu Bearbeiten Mandantenverwaltung

Menu Bearbeiten Einstellungen Lokal

Reiter Optionen programmspspezifisch

Reiter Optionen programmübergreifend

Reiter Technische Einstellungen

Gruppe Office Verbindung

Menu Bearbeiten Einstellungen Mandant

Reiter Allgemein

Reiter Adress

Reiter Auftrag

Reiter Auftrag 2

Reiter Lager

Reiter Service

Reiter Erfolg

Reiter Pfade

Reiter Anbindungen

Reiter Buchhaltung

Menu Bearbeiten - Hauptgrössen

Preisgestaltung

Handbuch ARCO SQL T10 - Einleitung - In diesem Dokument verwendete Formatierungen

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Preisgestaltung bei Artikeln

Preisgestaltung bei der Leistungserfassung

ARCO Adress

Ziele und Anwendungsbereiche

Funktionen

Menu Datei - Import - Aus Datei

Menu Datei – Import – Aus vCard

Menu Datei - Import - Aus Buchhaltung - Adressen

Menu Datei - Import – Auswahlnummern ab Scanner

Menu Datei - Export - Export in Datei

Menu Datei - Export - Export Buchhaltung

Menu Bearbeiten – Adressen

Menu Bearbeiten - Termine

Menu Bearbeiten - Termindisposition

Menu Bearbeiten - Erledigen

Menu Bearbeiten - Inbox Outlook

Menu Bearbeiten - Aktivitäten

Menu Bearbeiten - Kontaktpersonen

Menu Bearbeiten - Terminarchiv

Menu Bearbeiten - Register

Menu Bearbeiten - Filter

Menu Bearbeiten - Erweiterte Filter

Menu Bearbeiten - Adressanreden

Menu Bearbeiten - Briefanreden

Menu Beabeiten – Aktivitätstypen

Menu Bearbeiten - Datenfelder

Menu Bearbeiten - Gebiete

Menu Bearbeiten - Postleitzahlen

Menu Bearbeiten - Druckdarstellung

Menu Bearbeiten - Druckformate

Menu Bearbeiten – Hauptgrössen

Menu Bearbeiten – Einstellungen Mandant

Menu Bearbeiten – Einstellungen Lokal

Menu Drucken

Menu Extra - Global vorbereiten

Menu Extra - Mehrfachoperationen

Menu Extra - Adressinformation

Menu Extra - Email Verteilerliste erstellen

Menu Extra - Word Seriendruckmanager

Menu Extra - Adressnummer ändern

Menu Extra - Synchronisation MS Outlook - Termine

Menu Extra - Synchronisation MS Outlook - Adressen

Menu Extra - Debitorenstatus / Kreditorenstatus

Menu Extra - Debitorentransfer

Toolbar Icon Adressen

Toolbar Icon Termine

Toolbar Icon Termindisposition

Toolbar Icon Inbox Outlook

Toolbar Icon Export

Toolbar Icon Twixtel

Toolbar Icon Adressinformation

Toolbar Programmstarticons

Tipps

ARCO Auftrag

Ziele und Anwendungsbereiche

Funktionen

Menu Datei - Import - Katalog - Katalog aus Datei laden

Menu Datei - Import - Katalog - Katalog IGH XML laden

Menu Datei - Import - Katalog - Katalog AAA übernehmen

Menu Datei - Import - Projekt - Zahlungen aus Buchhaltung

Menu Datei - Import - Projekt - Zahlungen aus Datei

Menu Datei - Import - Projekt - Aus Datei

Menu Datei - Import - Projekt - Kalkfero

Menu Datei - Import - Projekt - Lieferschein ab Scandatei

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Menu Datei - Import - Positionen - Aus Datei

Menu Datei - Export - Katalog - In Datei

Menu Datei - Export - Katalog - Artikel-Lieferanten-Martix

Menu Datei - Export - Projekt - ARCO Erfolg

Menu Datei - Export - Projekt - Debitoren

Menu Datei - Export - Projekt - Kostenrechnung

Menu Datei - Export - Projekt - In Datei

Menu Datei - Export - Projekt - Rechnungen

Menu Datei - Export - Projekt - ARCO Finanz

Menu Bearbeiten - Kataloge

Menu Bearbeiten - Projekte

Menu Bearbeiten – Teilprojekte

Menu Bearbeiten - Dokumente

Menu Bearbeiten - Erweiterte Filter

Menu Bearbeiten - Druckformate

Menu Bearbeiten - Faktoren

Menu Bearbeiten – Tagesdatum Faktura

Menu Bearbeiten - Lager

Menu Bearbeiten - Rabattmatrix

Menu Bearbeiten - Datenfelder

Menu Bearbeiten - Workflowprozesse

Menu Bearbeiten - Hauptgrössen

Menu Bearbeiten – Einstellungen Mandant

Menu Bearbeiten – Einstellungen Lokal

Menu Drucken - Katalog – Katalogartikel - Ohne Druckformat

Menu Drucken - Katalog - Katalogartikel - Mit Druckformat

Menu Drucken - Katalog - Katalogartikel - Inventarliste

Menu Drucken - Projekt - Projektübersicht

Menu Drucken - Projektdokument – Einzeln mit Druckformat

Menu Drucken - Projektdokument - Dokumentliste ohne Druckformat

Menu Drucken - Projektdokument - Dokumentliste mit Druckformat

Menu Drucken - Projektdokument - Offene Rechnungen

Menu Drucken – Lager - Bestellungen

Menu Drucken – Lager - Liefermahnungen

Menu Drucken - Warteschlange

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Katalogartikel - Kalkulationsdetails

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Katalogartikel – Rückstände

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projekt - Dokumentvergleich

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projekt - Provisionsabrechnung

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projekt – Rückstände

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Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument - Kalkulation

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument – Kalkulationsdetails

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Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument - Materialauszug -

Positionsbezogen 197

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument - Materialauszug - Detailliert

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Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument - Materialauszug -

Zusammenzug

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument - Materialauszug -

Deklarationsliste

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument - Stundenliste

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Artikel ABC Analyse

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Kunden ABC Analyse

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Projektliste

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Dokumentliste

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Positionsliste

Menu Extra - Preise anpassen

Menu Extra - Preise vergleichen

Menu Extra - Preise aktualisieren

Menu Extra - Preise über Gesamtmenge rechnen

Menu Extra – Positionen zusammenfassen

Menu Berabeiten - Artikelbelegung

Menu Extra - Artikel aus Positionen generieren

Menu Extra - Positionen aus Katalog generieren

Menu Extra - Dokumente fakturieren

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Menu Extra - Automatische Lagerverbuchung

Menu Extra - MWST Übergangsregelung

Menu Extra - MWST Codes ändern

Menu Extra – Konti anpassen

Menu Extra - Positionen löschen

Menu Extra - Projekte löschen

Menu Extra - Katalog Dubletten suchen

Toolbar Icon - Kataloge

Toolbar Icon - Projekte

Toolbar Icon - Dokumente

Toolbar Icon - Drucken

Toolbar Icon - Vorschau

Toolbar Icon - Bestellen

Toolbar Icon - Lagerbuchung

Toolbar Icon - Projektinformation

Toolbar Programmstarticons

Tipps

Mengeneingabe 3D

Kataloge importieren

Projektkalkulation

Dokumente wiederverwenden

Direkterfassung

ARCO Lager

Ziele und Anwendungsbereiche

Funktionen

Artikelliste - Befehl Lager

Maske Dokument - Interne Lagerverschiebung

Menu Bearbeiten - Lager - Bestellungen

Menu Bearbeiten - Lager - Eingänge

Menu Bearbeiten - Lager - Ausgänge

Menu Bearbeiten - Lager - Inventar

Menu Bearbeiten - Lager - Scandatei für Inventur

Menu Bearbeiten - Lager - Inventar aktualisieren

Menu Bearbeiten - Lager - Bestellen

Menu Bearbeiten - Lager - Lagerbuchung

Menu Drucken - Lager - Bestellungen

Menu Drucken - Lager - Liefermahnungen

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Lager - Artikelstatistik

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Lager - Kundenstatistik

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Lager - Lieferantenstatistik

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Lager - Lieferantenbewertung

Toolbar Icon - Bestellen

Toolbar Icon - Lagerbuchung

Tipps

Anfangsbestände erfassen

ARCO Erfolg

Ziele und Anwendungsbereiche

Funktionen

Menu Datei - Import - ARCO Auftrag

Menu Datei - Import - Kreditoren

Menu Datei - Import – Kreditoren aus Datei (Abacus)

Menu Datei - Import - Buchungen mobileStation/webStation

Menu Datei - Import - Buchungen aus Datei

Menu Datei - Export - Lohnbuchhaltung

Menu Datei - Export – Buchungen in Datei

Menu Bearbeiten - Arbeits- und Spesenübersicht

Menu Bearbeiten - Material- und Fremdleistungserfassung

Menu Bearbeiten - Arbeits- und Spesenerfassung

Menu Bearbeiten - Stundenerfassung Regie

Menu Bearbeiten – Stundenerfassung Werk

Menu Bearbeiten - Aufträge

Menu Bearbeiten - Unterhaltsreinigung

Menu Bearbeiten - Artikel

Menu Bearbeiten - Faktoren

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Menu Bearbeiten - Verrechnungsansätze Regie

Menu Bearbeiten - Tarifgruppen

Menu Bearbeiten - Tarifgruppen Zuordnung

Menu Bearbeiten - Erweiterte Filter

Menu Bearbeiten – Konfiguration mobileStation

Menu Bearbeiten - Druckformate

Menu Bearbeiten - Hauptgrössen

Menu Bearbeiten – Einstellungen Mandant

Menu Bearbeiten – Einstellungen Lokal

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte - Erfolgsrechnung

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte - Kostenliste

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte - Offene Leistungen

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte - Auftragsübersicht

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte - Auftragsdetails 14 täglich

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte - Auftragsdetails monatlich

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte - Kundenrapport I

Menu Auswertungen - Aufträge – Konfigurierbare Listen – Auftragszahlen

Menu Auswertungen - Aufträge – Konfigurierbare Listen – Deckungsbeitragsrechnung

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Mitarbeiterblatt

Menu Auswertungen - Mitarbeiter – Jahr

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle I (Monat)

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle II (Monat)

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle (Woche)

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle (Tag)

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Tagesdetails 14 täglich

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Tagesdetails monatlich

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Rendite stundenbasiert

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Spesenübersicht

Menu Auswertungen – Business Intelligence

Menu Auswertungen - Transferjournal SBS Kostenrechnung

Menu Extra - Fakturen generieren

Menu Extra - MWST Übergangsregelung

Menu Extra - Periode löschen

Menu Extra - Druckwarteschlange

Menu Extra - Fakturastatus ändern

Toolbar Icon - Arbeits- und Spesenübersicht

Toolbar Icon - Material- und Fremdleistungserfassung

Toolbar Icon - Arbeits- und Spesenerfassung

Toolbar Icon - Stundenerfassung Regie

Toolbar Icon - Druck Stundenliste

Toolbar Icon - Rapportblatt drucken

Toolbar Icon - Stundenliste exportieren

Toolbar Icon - Stopuhr

Toolbar Programmstarticons

Tipps

Regiefakturierung

Kostenübersicht

ARCO Service

Ziele und Anwendungsbereiche

Funktionen

Menu Datei - Export - Objekte

Menu Datei - Export - Anlagen

Menu Bearbeiten - Objekte

Menu Bearbeiten - Anlagen

Menu Bearbeiten - Abonnemente

Menu Bearbeiten - Serviceaufträge

Menu Bearbeiten - Überwachung

Menu Bearbeiten - Objekttypen

Menu Bearbeiten - Anlagetypen

Menu Bearbeiten - Abotypen

Menu Bearbeiten - Aborabatte

Menu Bearbeiten – Fakturavorgaben

Menu Bearbeiten - Gebiete

Menu Bearbeiten - Routen

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Menu Adressen – Folgeaufträge

Bearbeiten - Bestellungen

Menu Bearbeiten - Datenfelder

Menu Bearbeiten - Druckformate

Menu Bearbeiten - Erweiterte Filter

Menu Bearbeiten – Terminüberprüfung

Menu Bearbeiten - Typenspezifische Listenfarben

Menu Bearbeiten - Verrechnungsansätze

Menu Bearbeiten - Workflowprozesse

Menu Bearbeiten – Konfiguration mobileStation

Menu Bearbeiten - Hauptgrössen

Menu Bearbeiten – Einstellungen Mandant

Menu Bearbeiten – Einstellungen Lokal

Menu Drucken - Objekte - Dokument

Menu Drucken - Objekte - Tabelle

Menu Drucken - Objekte - Bewegungsliste

Menu Drucken - Anlagen - Dokumente

Menu Drucken - Anlagen - Tabelle

Menu Drucken - Anlagen - Garantieablauf

Menu Drucken - Abonnemente - Dokument

Menu Drucken - Abonnemente - Tabelle

Menu Drucken - Serviceauftrag

Menu Drucken - Termine

Menu Drucken - Warteschlange

Menu Generieren - Serviceaufträge

Menu Generieren - Fakturen

Fakturalauf für Serviceaufträge erstellen

Fakturalauf für Abonnemente erstellen

Objektübergreifende Fakturierung Service und Abonnemente erstellen

Menu Generieren - Arbeitsvorrat

Menu Generieren - Erfolgsrechnung

Menu Generieren - Rechnungsübersicht

Menu Generieren - Historie

Menu Extra – Service Vorerfassung

Menu Extra - Materialpreise anpassen

Menu Extra - Abopreise anpassen

Menu Extra - Anlage verschieben

Menu Extra - Anlagedupletten suchen

Menu Extra - MWST Übergangsregelung

Menu Extra - Mitarbeiterzuteilung

Toolbar Icon - Objekte

Toolbar Icon - Anlagen

Toolbar Icon - Abonnemente

Toolbar Icon - Serviceaufträge

Toolbar Icon - Termindisposition

Toolbar Icon - Bestellen

Toolbar Icon - Lagerbuchung

Toolbar Icon - Datentransfer

Toolbar Icon - Drucken

Toolbar Icon - Stopuhr

Toolbar Programmstarticons

Tipps

Materiallisten verwenden

Stundenvorgaben

Nachkalkulation

Verrechnungsansätze

Integration Lager

Global vorbereiten

Programmübergreifende Funktionen

Applikationsframes - Mandantenwahl

Menu Hilfe - Lizenz einsenden

Menu Hilfe – ARCO Fernsupport

Adresszuteilung

Leistungsrabatte auf Rechnungsadresse

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Fremdwährung und Fremdsprachen

Dokumentvorlage in MS Word

Stilvorlage in MS Word

Druckformat definieren

Kalkulationsschemata

Kalkulation Standard

Kalkulation SMGV

Kalkulation SuisseTec

Kalkulation Gebäudereinigung

Kalkulation Material Faktoren

Kalkulation Material Flächen

Kalkulation Stundenbasiert

Kalkulation Stundenkosten

Kalkulation Ablauf

Datenfelder

Erweiterte Filter

Termine

Teilprojekte

Objekt Hauptmonteur / Objekt Vertretung

Fakturavorgaben

Warteschlange

Spezielle Situationen

Umstellung MWST

Anlegen eines neuen MWST Codes

Ergänzen des bisherigen Codes

Fakturierung von Leistungen in anderen MWST Perioden

Umstellen MWST-Satz

MWST Code ändern in bestehenden Dokumenten

Neues Geschäftsjahr

Allgemein

Mehrwertsteuer

Buchungsperioden

Nummernkreise

Verbindung Buchhaltung

Verrechnungsansätze

Sollstunden Mitarbeiter

Stunden- und Feriensaldi

Artikelpreise

ARCO System

Ziele und Anwendungsbereiche

Funktionen

Menu Bearbeiten - Benutzerverwaltung

Menu Bearbeiten - Mandantenverwaltung

Menu Bearbeiten - Lizenzverwaltung Netzwerk

Menu Bearbeiten - Lizenzverwaltung Mobile

Menu Bearbeiten - Datenübergabe mobileStation/webStation

Menu Bearbeiten - Datalogging

Menu Bearbeiten - Hauptgrössen

Menu Bearbeiten – Einstellungen Mandant

Menu Bearbeiten – Einstellungen Lokal

Menu Extra - aktuelle Konfiguration

Menu Extra - Übersicht Lizenz

Menu Extra - Temporäre Dateien löschen

Menu Extra - Fakturierung entsperren

Menu Extra - UH entsperren

Menu Extra - Lagerung entsperren

Menu Extra – Global vorbereiten entsperren

Menu Extra - Import Kataloge AAA entsperren

Menu Extra - Import Service / Aboüberwachung entsperren

Menu Extra - Direct SQL

Menu Extra - SQL Anmeldung ändern

Menu Extra - SQL Datenbankeinstellungen

Menu Extra – Hilfsprogramme

Handbuch ARCO SQL T10 - Einleitung - In diesem Dokument verwendete Formatierungen

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Toolbar-Mandantenwechsel

ARCO Tools

Ziele und Anwendungsbereiche

ARCO Wartung

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Einleitung

Wir beglückwünschen Sie zu Ihrer Entscheidung ARCO Software in Ihrer Unternehmung einzusetzen und bedanken uns für das in diesem Zusammenhang erbrachte Vertrauen.

Dieses Handbuch will Ihnen ermöglichen, einen Überblick über die Konzepte, die Anwendungsbereiche und die Vielfalt von ARCO Software zu erlangen und die Lösung in einen Zusammenhang mit der bestehenden Umgebung zu bringen.

Sie sollten damit entscheiden können, welche Prozesse Sie in Ihrem Unternehmen mit ARCO

Software abwickeln können und wollen, ob diese Prozesse an ARCO Software angepasst werden müssen und wo es Kosteneinsparungsmöglichkeiten gibt, die Sie noch nutzen können.

Andererseits soll nun dieses Handbuch der Version SQL T10 auch ein immer wieder verwendetes

Nachschlagewerk sein für alle Abläufe und Prozesse in ARCO Software.

Beachten Sie das Kapitel Benutzeroberfläche, das Ihnen Tipps und Tricks mit der Oberfläche gibt. Im

Kapitel Grundlagen erhalten Sie einen Überblick über die Lösung und die Zusammenhänge der Module.

Wir möchten Ihnen ausserdem das Kapitel Datensicherung ganz besonders ans Herz legen. Die

MICROSOFT SQL Server Versionen 2005 bis 2014 Datenbank ist bezüglich Datenintegrität sehr sicher. Das entbindet Sie aber nicht von der Datensicherung. Gegen Benutzerfehler, Harddiskcrashes, Feuer oder

Wasser kann sich auch eine SQL Datenbank nicht schützen. Das müssen Sie tun! Bedenken Sie auch immer, dass es mehrere Generationen von Sicherungsmedien braucht, da auch diese nicht unfehlbar sind.

Schliesslich ist noch zu bemerken, dass sich ARCO Software ständig weiterentwickelt. Es kann also durchaus sein, dass ein Fenster nicht mehr genau so aussieht wie hier beschrieben. Wir versuchen natürlich das Handbuch aktuell zu halten, es liegt aber in der Natur der Sache, dass es immer ein wenig

Verspätung gegenüber der Lösung selbst hat.

Leider ist ein Handbuch weder so spannend wie ein Krimi noch so geistreich wie eine Novelle von

Herrmann Hesse. Deshalb wünschen wir Ihnen bei der Lektüre vor allem neue Erkenntnisse.

In diesem Dokument verwendete Formatierungen

Wir verwenden an vielen Orten in diesem Dokument spezielle Formatierungen, um Ihnen das Verständnis zu erleichtern und Verbindungen zu verwandten Themen herzustellen:

K

APITÄLCHEN

Begriffe aus der Oberfläche (Menupunkte, Feldnamen, ...)

[Home]

Kapitel

Tasten auf der Tastatur oder Schaltflächen auf dem Bildschirm

Hyperlink zum Kapitel, das sich mit diesem Thema beschäftigt. Ein Klick darauf und Sie sind dort. Mit Zurück sind Sie wieder am Ausgangspunkt. (Natürlich nur in der elektronischen Version verfügbar)

Handbuch ARCO SQL T10 -

Einleitung

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In diesem Dokument verwendete Formatierungen

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Installation

Grundlagen

Technische Voraussetzungen

Die hier genannten Voraussetzungen sind keine Minimalangaben, sondern sind geeignet, eine angemessen schnelle Umgebung zu erreichen. Am meisten zusätzliche Geschwindigkeit erreicht man immer mit zusätzlichem RAM.

Hardware

Für die nachfolgenden Angaben wurde von einem Pentium V 1.2 GHz ausgegangen. Bei einem dedizierten

Server sollte pro 10 Benutzer ein Prozessor berechnet werden. Peer-2-Peer Umgebungen empfehlen wir bis höchstens 3 Benutzer.

Gerätetyp

Dedicated Server

Peer-2-Peer Server

Einplatzanlage

Arbeitsplatz mit Zugriff auf Server

MB RAM Basis

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MB RAM pro Client

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MB freier Diskspace

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Software

Als Plattform eignet sich ausschliesslich die Windows 32Bit oder 64Bit Umgebung.

Bereich

Dedicated Server

Peer-2-Peer Server

Einplatzanlage

Arbeitsplatz mit Zugriff auf Server

Betriebssysteme

Windows 2008 R2, 2012

Windows 7, 8

Windows 7, 8

Windows 7, 8

Datenbankserver

MS SQL Server 2008 R2, 2012,

2014

SQL Server Express Edition

SQL Server Express Edition

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Datenbankserver

Sie müssen sich am MS SQL Server mit den Rechten eines Systemadministrators anmelden können.

Netzwerkeinrichtung

Idealerweise verfügen Sie über ein Netzwerk mit TCP/IP Protokoll.

Aktuelle ODBC Treiber und MDAC geladen.

SQL Client Configuration auf TCP/IP gestellt.

Datenübernahme aus Version SQL T3 / T4 / T5 / T6 / T7 / T8 / T9

ARCO SQL T3 / T4 / T5 / T6 / T7 / T8 / T9 Mandanten- und System-Datenbanken auf dem SQL Server angehängt.

Einschränkungen

SQL Server Express Edition ist die kleine Version von MS SQL Server. Sie hat die gleiche Funktionalität wie sein grosser Bruder, ist aber limitiert auf eine Datenbankgrösse von 4 GB bis 10 GB (ja nach SQL

Server Version).

Vorbereitung

Bei bestehender Umgebung unter Version SQL T3 / T4 / T5 / T6 / T7 / T8 / T9 mit Daten, die übernommen werden sollen:

Alle Arbeitsplätze verlassen ARCO Software

(Kontrolle in ARCO System - Netzwerk - Benutzte Lizenzen)

Sichern Sie die gesamte ARCO Serverumgebung (Vorlagen, Dokumente, ...) und alle ARCO SQL T3 / T4

/ T5 / T6 / T7 / T8 / T9 Mandanten

Zeitaufwand

Planen Sie folgende Aufwände und rechnen Sie mit Reservezeit

1 h für die Installation SQL Server auf Windows Server

1 h für die Installation SQL Server Express auf Peer-2-Peer Server oder Einplatzanlage

10 min für die Installation ARCO SQL T10 auf Server

10 min für die Installation ARCO SQL T10 auf einem Arbeitsplatz

1 min pro 1 MB Daten für die Konvertierung der Mandanten

Handbuch ARCO SQL T10 -

Installation

-

Grundlagen

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Erstinstallation Einplatz

Dieses Kapitel beschreibt die Installation von ARCO Software auf einer Einplatzanlage oder auf einem

Arbeitsplatz im Netzwerk, der als einziger mit ARCO Software arbeitet. Im ersten Fall sind die

Datenbankdienste (SQL Server Express) sicher lokal installiert, im zweiten Fall könnten sie auch auf einem

Server im Netzwerk sein. Auf jeden Fall muss ein gestarteter MS SQL Server zur Verfügung stehen, dessen

Namen Sie kennen.

Die Installation von SQL Server Express ist in einem eigenen Kapitel beschrieben, für die Installation von

MS SQL Server verweisen wir Sie auf die entsprechenden Handbücher von Microsoft.

Installieren Sie das Setup von ARCO SQL T10 auf dem Arbeitsplatz ab CD:

\\cd\ARCO SQL T10 Setup.EXE. Benützen Sie hierfür den Explorer und doppelklicken Sie die Setup-Datei auf dem CD-Laufwerk.

Zielverzeichnis auswählen:z. B. C:\Programme\ARCO oder D:\ARCO, dann [Weiter]

Unter Windows Vista muss das Zielverzeichnis zwingend C:\ARCO sein und nicht

C:\Programme\ARCO.

Die Basisinstallation erfolgt in folgendes Verzeichnis, kann aber auch geändert werden:

C:\Programme\Arco (engl. BS: C:\Program Files\ARCO)

Die Benutzerspezifischen Dateien bei Windows 7 und

Windows Vista werden ins Verzeichnis geschrieben:

C:\ProgramData\Arco unter Windows XP allerdings unter:

C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\ARCO

Auf diesen Verzeichnis müssen die Benutzer

Vollzugriffsrechte haben.

Da es sich um eine Einplatzinstallation handelt, geben

Sie hier nichts an, dann [Ausführen].

Handbuch ARCO SQL T10 -

Installation

-

Erstinstallation Einplatz

Seite 13

Während der T10-Installation bzw. T10-Update haben

Sie unter Windows XP und Windows Vista die Möglichkeit Desktop-Verknüpfungen und/oder Schnellstart

Verknüpfungen erstellen zu lassen.

Unter Windows 7 sind die Schnellstart-Verknüpfungen während der Installation auf Grund von Microsoft-

Installationsrichtlinien leider nicht möglich, die Desktop-Verknüpfungen aber schon.

Fahren Sie nach Ende der ersten Installationsroutine in der angegebenen Reihenfolge mit folgenden

Kapiteln fort:

Installation der Lizenz

Anlegen eines Mandanten

Diese beiden Schritte sind zwingend. Danach können Sie alle ARCO Programme ausführen.

Erstinstallation Netzwerk

Dieses Kapitel beschreibt die Installation von ARCO Software auf einem Netzwerk. Es kann sich um eine kleine Peer-2-Peer Umgebung mit 2 oder 3 Arbeitsplätzen handeln oder ein grosses Netzwerk. Wenn wir in der Folge von Server sprechen, dann meinen wir damit den Computer, auf dem die Datenbankdienste (SQL

Server Express oder MS SQL Server) laufen.

Auf jeden Fall muss ein gestarteter MS SQL Server Dienst zur Verfügung stehen, dessen Namen Sie kennen. Die Installation von SQL Server Express ist in einem eigenen Kapitel beschrieben, für die

Installation von MS SQL Server verweisen wir Sie auf die entsprechenden Handbücher von Microsoft.

Idealerweise verfügen alle Arbeitsplätze über das gleiche logische Laufwerk für den Zugriff auf die zentralen Daten von ARCO Software (Installation, Dokumente, Dokumentvorlagen, Lizenz, ...). Es kann aber auch mit UNC Pfaden (\\server\freigabe\ordner) gearbeitet werden. Auf jeden Fall muss es einen

Ordner im Netzwerk geben, auf dem alle Benutzer Vollzugriffsrechte haben.

Installieren Sie das Setup von ARCO T10 auf dem ersten Arbeitsplatz ab CD:

\\cd\ARCO SQL T10 Setup.EXE. Benützen Sie hierfür den Explorer und doppelklicken Sie die Setup-Datei auf dem CD-Laufwerk.

Zielverzeichnis auswählen: z. B. C:\Programme\ARCO oder

D:\ARCO.

Unter Windows Vista muss das Zielverzeichnis zwingend C:\ARCO sein und nicht

C:\Programme\ARCO.

Die Basisinstallation erfolgt in folgendes Verzeichnis, kann aber auch geändert werden:

C:\Programme\Arco (engl. BS: C:\Program Files\ARCO)

Die Benutzerspezifischen Dateien bei Windows 7 und

Windows Vista werden ins Verzeichnis geschrieben:

C:\ProgramData\Arco unter Windows XP allerdings unter:

C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\ARCO

Das ist der Pfad zur lokalen Programminstallation. Auf diesem Verzeichnis müssen die Benutzer

Vollzugriffsrechte haben.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Installation

-

Erstinstallation Netzwerk

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Geben Sie ein Netzwerkverzeichnis an. Dort werden die zentralen Daten wie Dokumente, Vorlagen, Lizenz,

Benutzerrechte usw. abgelegt, sowie ein

Unterverzeichnis \ClientInstall, das die

Installationsroutine für die weiteren Arbeitsplätze beinhaltet.

Die Installationspfade können auch in UNC Form angegeben werden: z. B. \\filesrv1\daten\ARCO. Dies ist in Peer-to-Peer Umgebungen oft unerlässlich, da in solchen Fällen selten alle PCs die gleichen logischen

Laufwerke aufweisen.

Während der T10-Installation bzw. T10-Update haben

Sie unter Windows XP und Windows Vista die Möglichkeit Desktop-Verknüpfungen und/oder Schnellstart

Verknüpfungen erstellen zu lassen.

Unter Windows 7 sind die Schnellstart-Verknüpfungen während der Installation auf Grund von Microsoft-

Installationsrichtlinien leider nicht möglich, die Desktop-Verknüpfungen aber schon.

Fahren Sie nach Ende der ersten Installationsroutine in der angegebenen Reihenfolge mit folgenden

Kapiteln fort:

Installation der Lizenz

Anlegen eines Mandanten

Diese beiden Schritte sind zwingend, bevor Sie mit ARCO Software arbeiten können.

Danach ist der erste Arbeitsplatz vollständig installiert und betriebsbereit. Kontrollieren Sie das

Funktionieren der Programme, indem Sie sich einmal anmelden. Sehen Sie dazu das Kapitel "Anmelden als

Benutzer".

Bei der Installation der ARCO SQL T10 Dllup.exe wird das Dokument „ARCO SQL T10 Liste der Druckfelder.pdf“ und „ARCO SQL T10–Handbuch–Neuigkeiten.pdf“ in das ARCO-Lizenzverzeichnis in den Unterord-

Handbuch ARCO SQL T10 -

Installation

-

Erstinstallation Netzwerk

Seite 15

ner PDF kopiert. Ist das Verzeichnis nicht vorhanden so wird es erstellt. Somit haben Sie immer Zugang zu der aktuellen Version.

Das Dllup berücksichtigt die installierte Programmsprache und schlägt diese künftig auch vor, das heisst wenn Sie bisher ARCO in der Sprache Deutsch installiert haben, wird das Dllup nun auch Deutsch vorschlagen und nicht mehr wie bisher Englisch.

Installation der weiteren Arbeitsplätze

Gehen Sie nun zur Installation der anderen Arbeitsplätze über. Starten Sie an jedem Arbeitsplatz das

Programm ARCO SQL T10 Setup.EXE, aus dem Verzeichnis \\server\ARCO\CLIENTINSTALL.

Zielverzeichnis auswählen: z. B. C:\Programme\ARCO oder

D:\ARCO.

Unter Windows Vista muss das Zielverzeichnis zwingend C:\ARCO sein und nicht

C:\Programme\ARCO.

Die Basisinstallation erfolgt in folgendes Verzeichnis, kann aber auch geändert werden:

C:\Programme\Arco (engl. BS: C:\Program Files\ARCO)

Die Benutzerspezifischen Dateien bei Windows 7 und

Windows Vista werden ins Verzeichnis geschrieben:

C:\ProgramData\Arco unter Windows XP allerdings unter:

C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\ARCO

Das ist der Pfad zur lokalen Programminstallation. Auf diesem Verzeichnis müssen die Benutzer

Vollzugriffsrechte haben.

[Weiter>>].

Damit wären nun alle Arbeitsplätze vollständig installiert und Sie können mit der Arbeit beginnen, falls Sie einen Mandanten aus einer Vorversion übernommen haben oder Sie machen sich nun an die

Parametrisierung des neuen, noch leeren Mandanten.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Installation

-

Erstinstallation Netzwerk

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Installation der Lizenz

Das Setup installiert eine Demolizenz, falls noch keine Lizenz auf dem Zielpfad vorhanden ist.

Sollte es sich um eine Neuinstallation handeln, kopieren Sie die Lizenz, die Sie per Email erhalten haben nach \\server\ARCO\. Die Lizenzdatei heisst CCCC.TPS.

Sollte es sich um einen Update einer Vorversion handeln, dann ist die Lizenz schon installiert, wenn Sie die gleichen Pfade benutzt haben.

Wenn Sie aber andere Pfade für die Installation von ARCO SQL T10 benutzt haben, müssen Sie noch Ihre

Lizenz von \\server\pfadx4\ARCO\cccc.tps nach \\server\pfadsql\ARCO\cccc.tps verschieben.

Wo die Lizenz installiert war, sehen Sie in der Registry unter dem Schlüssel

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\ARCO\PATH2000\CCC.

Unter Windows7 64Bit-Systemen lautet der Registry Eintrag wie folgt: HKEY_LOCAL_MACHINE\

SOFTWARE\Wow6432Node\Arco\Path2000\CCC.

Passwortvergabe

Starten Sie ARCO Tools aus dem Startmenu.

Melden Sie sich am Datenbankserver (SQL Server /

Express) an. Geben Sie dazu den Namen des Servers an (Gerätenamen des Computers auf dem der

Datenbankserver läuft): z. B. SQLSERVER.

Bei der Version SQL Server Express ist die Angabe nach einer Standardinstallation: .\SQLEXPRESS

Melden Sie sich deshalb mit dem Benutzer SA an. Das

Passwort haben Sie bei der Installation des SQL Server vergeben.

Unter dem Befehl [Extras] finden Sie die Möglichkeit dem Datenbankserver, genauer gesagt dem Benutzer

SA des Servers, ein Passwort zu vergeben und dieses gleichzeitig in die ARCO Lizenz einzutragen.

Es muss in die Lizenzdatei eingetragen werden, weil sich ARCO gegenüber dem Datenbankserver mit dem

Benutzer und dem Passwort anmelden muss.

Geben Sie einfach das Passwort zweimal an und holen

Sie sich mit dem Ordner die Lizenz. Es ist die Datei

CCCC.TPS aus dem Lizenzverzeichnis.

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Installation

-

Installation der Lizenz

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Datenübernahme von ARCO SQL / T3 / T4 / T5 / T6 / T7 / T8 / T9

Starten Sie ARCO Wartung aus dem Startverzeichnis.

Dieser Vorgang kann nur auf dem SQL Server selbst ausgeführt werden. Wenn Sie auf dem SQL Server keine vollständige Arbeitsplatzinstallation von ARCO Software ausführen wollen, dann können Sie ganz einfach mit dem Installationsprogramm ARCO SQL T10 Tools.EXE ab der Installations-CD nur dieses

Wartungsprogramm und das ARCO Tools Programm (für neue Mandanten und die Datensicherung) auf dem Server installieren.

Melden Sie sich am Server an. Geben Sie den

Servernamen an, den Benutzer SA und sein Passwort.

Bei SQL Server Express ist der Servername

.\SQLEXPRESS

Bestätigen Sie, dass Sie eine Datensicherung aller

Mandanten gemacht haben, die Sie auf die neue

Version ARCO SQL T10 überführen wollen.

[Weiter]

Sie sehen auf diesem Bildschirm alle ARCO Mandanten auf diesem SQL Server. Diejenigen Mandanten, die eine Wartung benötigen, sind rot gekennzeichnet und mit einem Check versehen.

Mandanten mit Version SQL2000 haben sowohl in der

Kolonne DB Struktur, wie in Benutzerfelder eine 0

(Null).

Unter der Liste sehen Sie die Versionsnummern des aktuellen Releases. Sind diese unterschiedlich zu denen im Mandanten, benötigen auch diese Mandanten eine

Wartung.

In der Kolonne R können Sie den Check setzen, wenn

Sie möchten, dass alle Benutzer die Rechte für neue

Funktionen à priori erteilt erhalten. [Weiter]

Hier sehen Sie die aktuell benutzten Lizenzen. Für einen Wartungsvorgang darf niemand mehr mit ARCO

Software arbeiten. Die Liste muss also leer sein.

Informieren Sie allenfalls die Benutzer, dass Sie das

Programm verlassen.

Während des Wartungsvorgangs ist die Lizenz gesperrt und es kann sich niemand anmelden. [Weiter]

Auf dem letzten Dialog sind die von Ihnen gewählten Wartungsschritte aufgeführt. Bestätigen Sie und starten Sie die Wartung mit [Ausführen].

Handbuch ARCO SQL T10 -

Installation

-

Datenübernahme von ARCO SQL / T3 / T4 / T5 / T6 / T7 / T8 / T9

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Anlegen eines neuen Mandanten

Hier wird beschrieben, wie Sie einen neuen leeren Mandanten anlegen

Starten Sie ARCO Tools aus dem Startmenu.

Melden Sie sich am Datenbankserver an. Geben Sie dazu den Namen des Servers an (Gerätenamen des

Computers auf dem der Datenbankserver läuft): z. B.

SQLSERVER oder .\SQLEXPRESS, falls es sich um die

SQL Express Datenbank handelt.

Um Datenbanken einzurichten benötigen Sie

Systemadministratorenrechte. Melden Sie sich deshalb mit dem Benutzer SA an.

Geben Sie das Passwort des Benutzers SA an. Es wurde bei der Installation des MS SQL Server festgelegt.

[Anmelden]

Mit dem Befehl [Datenbank Anfügen / Trennen] erhalten Sie den nebenstehenden Schirm. Wählen Sie

Datenbank anfügen. [Weiter]

Kopieren Sie ab InstallationsCD einen leeren

Mandanten. Es ist die MDF Datei im Ordner

\\CD\Database\DBs\Basis. Fügen Sie diese Datei auf dem Server im Verzeichnis \MSSQL\DATA des SQL

Servers ein und entfernen Sie den allenfalls gesetzten

Schreibschutz.

Mit der gleichen Prozedur können Sie eine bestehende

MDF Datenbankdatei, vielleicht einen zuvor getrennten

Mandanten, wieder anfügen.

Die ASP-ID ist in der Regel 1, ausser Sie arbeiten über einen ASP Provider.

Als Mandantenname geben Sie hier in diesem Fall für den neuen Mandanten den Namen BASIS an.

Wenn es sich um einen vorgängig getrennten

Mandanten handelt geben Sie natürlich den korrekten

Mandantenname an und nicht Basis.

[Weiter] und [Ausführen]. Eine Meldung wird den

Erfolg bestätigen.

Nachdem Sie nun den Basismandant erfolgreich angehängt haben, starten sie den Befehl [Datenbank kopieren]

Handbuch ARCO SQL T10 -

Installation

-

Anlegen eines neuen Mandanten

Seite 19

Bei Quelldatenbank wählen Sie nun den Basismandant aus, setzen Sie unbedingt auch die darunterliegende

Checkbox Quelldatenbank nach dem Kopieren löschen.

Bei Zieldatenbank definieren Sie nun Ihren eigenen

Mandanten. Die ASP-ID A000001 lassen Sie stehen und fügen nur noch den Mandantennamen an, also den

Namen Ihres Unternehmens, ohne Leerzeichen,

Sonderzeichen, Umlaute etc.

Bei Zieldatenpfad geben Sie das gleiche Verzeichnis an in das Sie die Basis.mdf kopiert haben.

[Weiter] und [Ausführen]. Eine Meldung wird den

Erfolg bestätigen.

Der Vorteil dieser Variante ist dass der Adressmandant in der Mandantenverwaltung (Arco System) gleich richtig gesetzt wird. Sie müssen nur noch den

Mandanten-Code und Bezeichnung richtig stellen.

Probemandant Salsaverde laden

In diesem Handbuch sind alle Beispiele anhand eines Mustermandanten aufgezeigt. Dieser Mustermandant ist auf der ARCO Installations-CD als Datenbankdatei vorhanden und kann von dort geladen werden. Damit können einerseits die Beispiele nachvollzogen werden, andererseits haben Sie so einen Mandanten, in dem

Sie Abläufe zur Probe oder zur Schulung durchführen können. Wir nennen diesen Mandanten Salsaverde.

Starten Sie ARCO Tools aus dem Startmenu.

Melden Sie sich am Datenbankserver an. Geben Sie dazu den Namen des Servers an (Gerätenamen des

Computers auf dem der Datenbankserver läuft): z. B.

SQLSERVER oder .\SQLEXPRESS falls es sich um die

SQL Express Datenbank handelt.

Um Datenbanken einzurichten benötigen Sie

Systemadministratorenrechte. Melden Sie sich deshalb mit dem Benutzer SA an.

Geben Sie das Passwort des Benutzers SA an. Es wurde bei der Installation des MS SQL Server festgelegt.

Mit dem Befehl [Datenbank Anfügen / Trennen] erhalten Sie den nebenstehenden Schirm. Wählen Sie

Datenbank anfügen. [Weiter]

Handbuch ARCO SQL T10 -

Installation

-

Probemandant Salsaverde laden

Seite 20

Die ASP-ID ist in der Regel 1, ausser Sie arbeiten über einen ASP Provider.

Als Mandantenname geben Sie SALSAVERDE an.

Die Datenbankdatei ist auf der Installations-CD abgelegt im Ordner \\CD\Database\DBs\Salsaverde.

[Weiter] und [Ausführen]. Eine Meldung wird den

Erfolg bestätigen.

Aktualisierung der Programme

Mit diesem Dialog, der nun in allen Programmen im

Menu H

ILFE

zur Verfügung steht, haben Sie die Möglichkeit, die ARCO Lizenz an uns zu senden, damit wir

Ihnen neue Versionen, Funktionen oder Module freischalten können.

Wenn Sie mit Outlook arbeiten, wird das Mail zusammen mit dem Anhang erstellt, bei Outlook Express müssen Sie die Lizenz selber noch anhängen. Sie sehen den Pfad, in dem die Lizenz gespeichert ist fett eingeblendet. Das Mail wird für Sie nur vorbereitet, den

Senden-Befehl müssen Sie dann aus Sicherheitsgründen noch selber geben.

Laden Sie die neueste Version von ARCO SQL T10 von unserer Website. Den direkten Link dazu finden Sie in jedem ARCO Programm im Menu H

ILFE

> I

NFO

, ganz unten links Update ARCO SQL T10.

Speichern Sie die Datei im Verzeichnis CLIENTINSTALL.

Das ist ein Ordner im ARCO Ordner. Bei

Netzwerkumgebungen ist dieser Ordner auf dem

Server.

Sie finden den Pfad dazu in der Registry

HKEY_LOCAL_MACHINE\ SOFTWARE\Arco\Path2000 und dem Namen CCC.

Unter Windows7 64Bit-Systemen lautet der Registry

Eintrag wie folgt: HKEY_LOCAL_MACHINE\

SOFTWARE\Wow6432Node\Arco\Path2000 und dem

Namen CCC.

Die Clients merken selbständig, dass ein neuer Release zur Verfügung steht und laden ihn. Anschliessend wird das Programm ARCO Wartung gestartet, um die Datenbank dem Stand der Programme anzupassen.

Aktualisierung der Datenbank

Sie können ARCO Wartung aus dem Startverzeichnis starten. Die Clients merken aber selbständig, wenn

Ihre Programmversion nicht mit der Datenbankversion übereinstimmt und starten dieses Programm selbständig. Es kann für normale Releasewechsel von jedem Client aus gestartet werden. Bei einem

Versionswechsel (z. B. T4 auf SQL T5/ T6/ T7 /T8 /T9) muss das Programm zwingend auf dem SQL Server ausgeführt werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Installation

-

Aktualisierung der Programme

Seite 21

Melden Sie sich am Server an. Geben Sie den

Servernamen an, den Benutzer SA und sein Passwort.

Bestätigen Sie, dass Sie eine Datensicherung aller

Mandanten gemacht haben, die Sie auf die neue

Version ARCO SQL T10 überführen wollen.

[Weiter]

Sie sehen auf dem folgenden Bildschirm alle ARCO

Mandanten auf diesem SQL Server. Die Mandanten, die eine Wartung benötigen, sind rot gekennzeichnet und mit einem Check versehen.

Mandanten mit Version SQL2000 haben sowohl in der

Kolonne DB Struktur, als auch in Benutzerfelder eine 0

(Null).

Unter der Liste sehen Sie die Versionsnummern des aktuellen Releases. Sind diese unterschiedlich zu denen im Mandanten, benötigen auch diese Mandanten eine

Wartung.

Wenn Sie mit mehreren Mandanten/ Datenbanken arbeiten und bei diesen Datenbanken Abhängigkeiten untereinander bestehen, sei es als Adressmandant oder Katalogmandant, so darf die Wartung nicht nur für eine dieser Datenbanken ausgeführt werden sondern muss immer für alle voneinander Abhängigen

Datenbanken gemacht werden. Deshalb werden Sie beim aktivieren/deaktivieren einer solchen Datenbank, darauf hingewiesen, dass eine Abhängigkeit zu einer anderen Datenbank besteht und diese werden auch gleich mit aktiviert/deaktiviert.

[Weiter]

Hier sehen Sie die aktuell benutzten Lizenzen. Für einen Wartungsvorgang darf niemand mehr mit ARCO

Software arbeiten. Die Liste muss also leer sein.

Informieren Sie allenfalls die Benutzer, dass Sie das

Programm verlassen.

Während dem Wartungsvorgang ist die Lizenz gesperrt und es kann sich niemand anmelden.

[Weiter]

Auf dem letzten Dialog sind die von Ihnen gewählten Wartungsschritte aufgeführt. Bestätigen Sie und starten Sie die Wartung mit [Ausführen].

Nach Abschluss der Wartung wird Ihnen ein Verarbeitungsprotokoll angezeigt, prüfen Sie dieses gut nach möglichen Error-Einträgen, falls es welche geben sollte melden Sie diese auf die ARCO-Hotline.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Installation

-

Aktualisierung der Datenbank

Seite 22

Installation MS SQL Server Express

Informationen über MSDE

MS SQL Server Express ist der kleine Bruder von MS SQL Server. Er verfügt über die gleichen Strukturen und Mechanismen, sodass die Datenbanken untereinander ausgetauscht werden können. Da das Produkt unter bestimmten Bedingungen unentgeltlich eingesetzt werden kann, ist es aber nicht mit den umfangreichen Verwaltungswerkzeugen ausgestattet, die MS SQL Server kennt. Dazu zählt insbesondere der Enterprise Manager, mit dem automatisierte Datenbanksicherungen und Reorganisationen geplant werden können.

SQL Server Express wird nur installiert, wenn kein Windows Server zur Verfügung steht und/oder nur

ARCO SQL lizenziert wurde. Auf Windows Servern und mit den ARCO Lizenzen Standard, Professional oder

Branchenpaketen steht die normale SQL Server Datenbank mit allen Tools zur Verfügung.

Datensicherung unter MSDE

Die Datensicherung ist also entweder manuell via ARCO Software, mit einem speziellen Agenten innerhalb der schon eingesetzten Backuplösung oder durch starten und stoppen der Datenbankdienste vor und nach dem Backupprozess zu planen. Beachten Sie, dass die Datenbank bei laufenden Diensten NICHT mit einem normalen Copy-Befehl oder ohne speziellen Agenten innerhalb der Backuplösung gesichert werden kann!

Beachten Sie dazu die Möglichkeiten unter dem Kapitel Datensicherung aufgeführten Möglichkeiten.

Installation mit SQLEXPR.EXE

Kopieren Sie die Datei ab InstallationsCD Ordner

\\CD\database\SQLExpress in ein Temporärverzeichnis.

Starten Sie dann SQLEXPR.EXE in diesem Verzeichnis.

Wichtig sind nur 2 Dialoge. Alle anderen können ohne

Angaben bestätigt werden.

Hier klicken Sie sowohl auf die Box Database Services wie auch auf Client Components und wählen beide

Male die vollständige Installation ab Harddisk.

Entscheidend sind die möglichen Anmeldemodi. Hier ist unbedingt auf gemischter Modus zu schalten, damit sich ARCO Software später mit dem SQL Benutzer SA an der Datenbank anmelden kann.

Geben Sie dazu ein Passwort ein und bestätigen Sie dieses. Die Lizenz von ARCO Software wird

Standardmässig mit SA als Passwort ausgeliefert.

Sollten Sie dieses hier setzen, dann brauchen Sie anschliessend das Passwort in der Lizenz nicht zu

ändern.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Installation

-

Installation MS SQL Server Express

Seite 23

SQL Datenbankgrösse

Bei SQL Express 2008 ist die Datenbankgrösse auf

4GB und bei SQL Express 2008 R2 auf 10GB beschränkt, wir prüfen dies und informieren den

User ab 200MB vor Erreichung dieses Limits mit einer entsprechenden Hinweismeldung einmal pro

Tag beim Arco Login.

Starten/Stoppen der Datenbankdienste

START > P

ROGRAMME

> M

ICROSOFT

SQL S

ERVER

2005 > C

ONFIGURATION

T

OOLS

> SQL S

ERVER

C

ONFIGURATION

M

ANAGER

Hier sehen Sie den Zustand des Dienstes SQL Server.

Grüner Pfeil bedeutet, dass er läuft. Roter Punkt bedeutet, dass er beendet ist.

Nur wenn der Dienst läuft, können Sie mit ARCO

Software arbeiten. Nur wenn der Dienst beendet ist, können Sie Ihre Datenbanken kopieren oder auf eine

DVD sichern.

Mit einem Doppelclick auf dem SQL Server Dienst, können Sie diesen Dialog öffnen. Hier kann der Dienst gestartet und gestoppt werden.

Es kann auch die Anmeldung geändert werden, falls

Systempasswörter verändert wurden.

Datensicherung

Einführung

Mit diesem Dokument erhalten Sie eine Schritt für Schritt Anleitung, wie die Datenbanken, die Sie mit

ARCO SQL T10 bearbeiten, gesichert werden können. Neben der Datenbank selbst gibt es noch die zentralen Daten, die zur Hauptsache aus Dokumenten und Vorlagen bestehen. Diese Ordner sind ebenfalls zu sichern.

Sichern der zentralen Daten

Die zentralen Daten befinden sich auf dem Server im Ordner \ARCO und einigen Unterordnern. Die Pfade und Namen, die wir hier als Beispiel zeigen, entsprechen einer Standardinstallation und können je nach

Angaben während der Installation auch anders sein.

Sie sehen in ARCO System - Menu Einstellungen - Reiter Pfade, welche Ordner benutzt werden. Sichern alle dort angegebenen Ordner und deren Unterordner auf jeden Fall auch.

Ordner Dateien Inhalt - Bemerkungen

\ARCO

\ARCO\VORLAGEN

CCCC.TPS

B??.TPS alle

Lizenz

Benutzer und Rechtebasis

Vorlagen für den Druck von Dokumenten via ARCO

Software

Handbuch ARCO SQL T10 -

Datensicherung

-

Sichern der zentralen Daten

Seite 24

\ARCO\DOC

\ARCO\PIC

\ARCO\CLIENTINSTALL alle alle fakultativ alle

Dokumente, die mit dem Aktivitätenmanager ohne spezielle Pfadangabe erstellt wurden.

Grafiken, die im Standardverzeichnis abgelegt wurden

Es sind die Installationsdateien. Diese können auch wieder von der CD übernommen werden und brauchen deshalb nicht zwingend gesichert zu werden.

Sichern der lokalen Konfiguration

Hierbei handelt es sich nicht um Daten im eigentlichen Sinne, sondern um Einstellungen, die nach einem

Crash auch wieder manuell hergestellt werden können, z. B. die Positionen und Grössen von Fenstern oder arbeitsplatzabhängige Einstellungen innerhalb des Programms.

Um lokale benutzerspezifische Einstellungen zu sichern, kann ein Teil der Registry gesichert werden:

Pfad Inhalt

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\ARCO

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\ARCO

Arbeitsplatzeinstellungen

Benutzereinstellungen

Sichern der SQL Datenbank

Da es sich dabei um einen Datenbankprozess handelt, der ständig auf dem Datenbankserver läuft und nicht um ein einfaches Dateisystem, kann die Datensicherung nicht durch Kopieren von Dateien mit dem

Explorer oder einem einfachen Datensicherungsprogramm erledigt werden, solange der Datenbankprozess aktiv ist.

Es bestehen trotzdem mehrere Möglichkeiten, die Datenbanken, die unter Microsoft SQL Server laufen, zu sichern:

Möglichkeit 1 Ergänzen des Datensicherungsprogramms mit einem Agenten zur Sicherung von MS SQL

Server

Möglichkeit 2 Stoppen des Datenbankprozesses und sichern der Ordner mit Datensicherungsprogramm

Möglichkeit 3 Sicherungsassistent von MS SQL Enterprise Manager bzw. MS SQL Server Management

Studio zusammen mit Datensicherungsprogramm

Möglichkeit 4 Sicherungsassistent von ARCO SQL T10 zusammen mit Datensicherungsprogramm

Auf die Möglichkeiten 2-4 gehen wir in den entsprechenden Kapiteln einzeln ein. Zunächst die Vor- und

Nachteile der einzelnen Möglichkeiten, damit Sie sich für eine entscheiden können.

Möglichkeit 1: Agent zur bestehenden Datensicherung

Wenn Sie eine Datenbanksicherungssoftware wie zum Beispiel CA ARCSERVE im Einsatz haben, dann können Sie einen Agenten dazu kaufen, der in der Lage ist, die Datenbanken von MS SQL während dem

Betrieb zu sichern.

Vorteil: Neben der Installation / Konfiguration des Agenten sind keine weiteren Schritte notwendig

Nachteil: Diese Agenten sind meistens nur als Option erhältlich und dadurch mit Kosten verbunden

Möglichkeit 2: Datenbankprozess stoppen

Sie können am Datenbankserver den Serverprozess stoppen und anschliessend Ihre bestehende

Datensicherung ausführen. Wenn der Datenbankprozess gestoppt ist, sind die Datenbanken als Dateien kopierbar.

Vorteil:

Nachteil: keine Kosten, keine Konfigurationen

Niemand kann in der Zeit dazwischen mit den Datenbanken arbeiten

Möglichkeit 3: Sicherungsassistent von MS SQL 2005 verwenden

Mit diesem Assistenten lässt sich die Datensicherung bestens automatisieren, denn Sie können festlegen, wann und wie oft jede Datenbank gesichert werden soll. Daraus entsteht dann jeweils eine Datei, die wiederum mit Ihrem normalen Datensicherungsprogramm gesichert werden kann.

Vorteil:

Nachteil: vollständig automatisierbar, zusätzliche Optionen einstellbar (Verkleinern, Reparieren)

Nicht im Lieferumfang von MSDE2000, nur in der grossen Version MS SQL Server 2000

Möglichkeit 4: Sicherungsassistent von ARCO SQL T10 verwenden

Mit diesem Assistenten können Sie manuell die Datenbanken sichern ohne den Datenbankprozess zu stoppen. Daraus entsteht dann jeweils eine Datei, die wiederum mit Ihrem normalen

Datensicherungsprogramm gesichert werden kann.

Vorteil: keine zusätzlichen Kosten

Handbuch ARCO SQL T10 -

Datensicherung

-

Sichern der lokalen Konfiguration

Seite 25

Nachteil: muss manuell gestartet werden oder über Taskplaner

Agent zur bestehenden Datensicherung

Bitte setzen Sie sich mit dem Lieferanten Ihrer Datensicherungssoftware in Kontakt. Bitten Sie ihn abzuklären, ob es für die in Betrieb stehende Datensicherungssoftware einen Agenten zur Sicherung von

MS SQL Serverdatenbanken gibt.

Sollte es für die in Betrieb stehende Datensicherungssoftware keinen Agenten geben, empfehlen wir Ihnen,

Sie sich überlegen, eine neue Datensicherungssoftware zu erwerben. Die bekannteste unter Ihnen ist

Computer Associates ArcServe. Sie bietet für alle gängigen SQL Datenbanken die entsprechenden Agenten.

Datenbankprozess stoppen

Richten Sie eine Batchdatei ein, die zunächst den SQL Server Dienst stoppt, dann die Datensicherung startet und dann den Dienst wieder startet. Diese Batchdatei können Sie auch mit dem Taskplaner zeitlich terminieren und automatisieren.

Sicherung mit dem Enterprise Manager / Management Studio

Bitte beachten Sie, dass alle Anweisungen in diesem Kapitel am Datenbankserver auszuführen sind.

Wenn Sie eine Einplatzinstallation haben, ist Ihr Arbeitsplatz gleichzeitig auch Datenbankserver.

Die folgende Anleitung ist für den Enterprise Manager von SQL Server geschrieben. Die Darstellung bei

SQL Server 2005 ist leicht abweichend.

Datenbank Wartungsplan erstellen

Öffnen Sie im Startmenu den Enterprise Manager

Öffnen Sie den lokalen Server und gehen Sie auf den

Ordner Verwaltung, Eintrag Datenbank-Wartungspläne.

Betätigen Sie darauf die rechte Maustaste und wählen

Sie Neuer Wartungsplan

Wählen Sie alle Benutzerdatenbanken.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Datensicherung

-

Sichern der SQL Datenbank

Seite 26

Stellen Sie die Optionen wie nebenan gezeigt ein. Mit

[Ändern] können Sie den Zeitplan angeben. Es genügt, diese Aufgabe einmal wöchentlich durchzuführen.

Stellen Sie die Optionen wie nebenan gezeigt ein. Mit

[Ändern] können Sie den Zeitplan angeben. Es genügt, diese Aufgabe einmal wöchentlich durchzuführen.

Stellen Sie die Optionen wie nebenan gezeigt ein. Mit

[Ändern] können Sie den Zeitplan angeben.

Der Zeitplan sollte wenigstens einmal täglich sein. Bei vielen Transaktionen kann es sinnvoll sein, auch alle 6

Stunden zu sichern.

Wenn die Dateninstallation des Servers auf einem speziellen Datenlaufwerk ist, ist der Standardordner wohl der richtige für die Sicherung. Ansonsten könnte auch ein spezieller anderer Ordner angegeben werden.

Wenn die Dateien auch jeden Tag aufs Backup gesichert werden, können die Files jeden Tag wieder gelöscht werden. Ansonsten hier das Intervall angeben, in dem die Dateien aufs Backup gesichert werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Datensicherung

-

Sichern der SQL Datenbank

Seite 27

Dieser Teil ist für ARCO nicht notwendig.

Dieser Teil ist für ARCO nicht notwendig.

Hier kann man den Standard übernehmen.

Falls Sie mehrere Wartungspläne haben, wählen Sie sinnvolle Bezeichnungen.

Die Einrichtung nun abgeschlossen.

Kontrollieren Sie die Datensicherung regelmässig.

Gehen Sie nicht davon aus, dass einfach alles immer ok ist.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Datensicherung

-

Sichern der SQL Datenbank

Seite 28

Kontrolle der Sicherung

Enterprise Manager

Zur Kontrolle öffnen Sie den SQL Server-Agent im

Enterprise Manager. Hier werden die

Wartungsaufgaben aufgeführt. Kontrollieren Sie den

Status der Aufträge und wann Sie das letzte Mal gelaufen sind.

Physisch auf der Harddisk

Öffnen Sie danach regelmässig am ersten Tag nach erfolgter Datenbanksicherung den Windows Explorer und überprüfen das Vorhandensein und die Aktualität (Datum "Geändert am") der Sicherungsdateien.

Diese befinden sich im Verzeichnis, das Sie im Wartungsplan definiert haben.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Datensicherung

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Sichern der SQL Datenbank

Seite 29

Sicherungsassistent von ARCO SQL T10 verwenden

Die Sicherungsassistenten finden Sie im Programm ARCO Tools.

Melden Sie sich am Datenbankserver an. Geben Sie dazu den Namen des Servers an (Gerätenamen des

Computers auf dem der Datenbankserver läuft): z. B.

SQLSERVER oder .\SQLEXPRESS

Um Datenbanken einzurichten, benötigen Sie

Systemadministratorenrechte. Melden Sie sich deshalb mit dem Benutzer SA und seinem Passwort an. Dieses wurde bei der Installation des SQL Servers vergeben.

Mit dem Befehl [Datensicherung] gelangen Sie in den

Sicherungsassistenten. Bedenken Sie, dass die hier getätigten Pfadangaben aus der Sicht des SQL Servers zu erfolgen haben. Das bedeutet, dass Sie dieses

Prozedere am einfachsten auf dem SQL Server durchführen. Wenn Sie es auf einem Client durchführen wollen, dann müssen Sie UNC Pfadangaben machen.

Wählen Sie der Reihe nach alle Mandanten zur

Sicherung aus und vergessen Sie die Datenbank

A000001ARCOSYSTEM nicht. Sie enthält u.a. Ihre

Benutzer und deren Rechte.

Geben Sie das Verzeichnis an, in dem Sie die

Sicherungsdateien erstellt haben möchten. Diese

Dateien können dann problemlos mit einer normalen

DVD gesichert werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Datensicherung

-

Sichern der SQL Datenbank

Seite 30

Wiederherstellungsassistent von ARCO SQL T10 verwenden

Dieser Assistent ist ebenfalls im Programm ARCO Tools.

Melden Sie sich am Datenbankserver an. Geben Sie dazu den Namen des Servers an (Gerätenamen des

Computers auf dem der Datenbankserver läuft): z. B.

SQLSERVER oder .\SQLEXPRESS

Um Datenbanken einzurichten benötigen Sie

Systemadministratorenrechte. Melden Sie sich deshalb mit dem Benutzer SA und seinem Passwort an.

Der Befehl [Datenwiederherstellung] bringt Sie zu dieser Auswahl. Die Wiederherstellung über eine

Sicherungsdatei bedingt, dass es die Datenbank auf dem Server noch gibt. Ansonsten ist das Verfahren

[Datenbank Anfügen] zu verwenden, bei dem direkt eine Datenbankdatei an den Server angehängt werden kann.

Wählen Sie also die bestehende Zieldatenbank und eine zuvor erstellte Sicherungsdatei aus.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Datensicherung

-

Sichern der SQL Datenbank

Seite 31

Oberfläche

Dieser Teil der Anleitung beschäftigt sich mit den allgemeinen Bedienungselementen der

Benutzeroberfläche von ARCO Software Version SQL T10. Sie zeigt Ihnen anhand von Beispielfenstern, wie

Sie mit ARCO Software umgehen können. Die allgemeingültigen Möglichkeiten, wie z. B. Suchen und

Filtern, sind hier und nicht bei jedem Fenster wiederholt beschrieben.

Belegung der Funktionstasten und spezielle Tastenkombinationen

ARCO Software hat fest zugewiesene Funktionstasten, die in allen ARCO Anwendungen gültig sind.

[F1] Aufruf der kontextsensitiven Hilfe (Hilfe zum aktuellen Thema)

[F3]

[F5]

[F6]

[F7]

[F9] / [F8]

[F9]

[F10]

[F12]

[Shift]+[F8]

[Ctrl]+[F6]

[Alt]+[Ctrl]+[R]

[Shift]+[O]

[Alt]+[B]

[Alt]+[D]

[Alt]+[E]

[Alt]+[P]

[Alt]+[U]

[Ctrl]+[A]

[Ctrl]+[C]

[Ctrl]+[D]

[Ctrl]+[E]

[Ctrl]+[G]

[Ctrl]+[I]

Aufruf der Auswahl, des Rechners oder des Kalenders, abhängig vom Feld in dem Sie stehen. Wenn Sie eine Adressnummer eingeben müssen, erhalten Sie mit [F3] die

Adressliste zur Auswahl, wenn Sie auf ein Projekt verweisen müssen, erhalten Sie mit

[F3] die Projektauswahl, wenn Sie auf einem numerischen Feld stehen (Preis, Menge,

...), dann erhalten Sie den Rechner und wenn Sie auf einem Datumsfeld stehen den

Kalender. Das gleiche passiert mit Mausdoppelklick auf dem Feld.

ARCO Auftrag: Projektliste: Dokument neu berechnen

ARCO Adress:Adressinfofenster: wird das offene Fenster durch einen Anruf aktualisiert so kann mittels F5 wieder die vorhergehende Adresse eingestellt werden.

Öffnet Listboxmover

Kopiert das aktive Fenster als PrintScreen in die Zwischenablage

Stoppuhr starten & stoppen / Stoppuhrzeit in die Stundenerfassung übernehmen

(ARCO Erfolg)

ARCO Auftrag : Projektliste-Dokumentposition: Variante ein/aus

Aktiviert die Menuleiste (Windows Standard)

Zeigt Informationen über den aktiven Prozess und den Tabellen- und Feldnamen.

Hilfreich für die Erstellung von SQL Filtern, SQL Befehlen und Druckfeldern.

Übersetzungsfenster (nur mit entsprechender Lizenzoption möglich)

ARCO Auftrag: Wechsel des Focus zwischen Katalog- und Projektfenster

Setzt in Listen die Kolonneneinstellung auf Auslieferungsstandard zurück

ARCO Service: Objektliste-Objektdetails: zurück auf Objektliste

ARCO Wartung: gewählte DB um eine Benutzerrechteversion zurücksetzen

ARCO Wartung: gewählte DB um eine DB-Struktur-Version zurücksetzen

ARCO Wartung: gewählte DB eine Benutzerfelderversion zurücksetzen

ARCO Wartung: Alle DBs selektieren und Benutzerfelderversion zurücksetzen

ARCO Warung: Alle DBs deselektieren

ARCO Adress: Adressliste: fügt markierte Adresse in die Auswahlliste

ARCO Service: Objektliste - Serviceauftrag: Suche der Rechnungsadresse

ARCO Auftrag: Projektliste - innerhalb Dokument: Position kopieren

ARCO Service: Objektliste – Anlage: Anlage kopieren

ARCO Adress: Adressliste: öffnet Daten

ARCO Auftrag: Projektliste: Projektdetails anzeigen

ARCO Service: Objektliste: Objektdetails anzeigen

ARCO Adress: Adressliste: öffnet Liste Adressverweis extern(VIAM)

ARCO Auftrag: Projektliste: Dokument nach ARCO Erfolg exportieren

ARCO Adress: Adressliste: öffnet Gruppen

ARCO Adress: Adressliste: öffnet Adressinformation

ARCO Auftrag: Projektliste: öffnet Adressansicht

ARCO Auftrag: Projektliste - Dokumente: öffnet Adressansicht

ARCO Auftrag: Teilprojekte: öffnet Adressansicht

ARCO Erfolg: Arbeits und Spesenübersicht – Auftrag: öffnet Adressansicht

Handbuch ARCO SQL T10 -

Oberfläche

-

Belegung der Funktionstasten und spezielle Tastenkombinationen

Seite 32

[Ctrl]+[K]

[Ctrl]+[L]

[Ctrl]+[S]

[Ctrl]+[T]

[Ctrl]+[V]

[Ctrl]+[X]

ARCO Erfolg: Material und Fremdleistungserfassung – Auftrag: öffnet Adressansicht

ARCO Erfolg: Auftragsliste: öffnet Adressansicht

ARCO Service: Objektliste: offnet Adressansicht

ARCO Service: Objektliste - Anlage/Abo/Serviceauftrag: öffnet Adressansicht

ARCO Adress: Adressliste: öffnet Kontaktmanager

ARCO Adress: Kontaktpersonen: öffnet Kontaktmanager

ARCO Adress: Terminliste: öffnet Kontaktmanager

ARCO Adress: Dispokalender: öffnet Kontaktmanager

ARCO Auftrag: Projektliste - innerhalb Dokument: Kapitel kalkulieren

ARCO Service: Objektliste – Serviceauftrag: Statuskontrolle ausführen

ARCO Auftrag: Projektliste: Letztes Projekt einstellen

ARCO Auftrag: Projektliste: Lagerinfos anzeigen

ARCO Adress: Adressliste: startet Twixtelimport

ARCO Service: Objektliste-Abonnement-Feld Abotyp: Abotext ändern

ARCO Service: Abonnement-ändern- Feld Abotyp: Abotext ändern

ARCO Adress: Adressliste: startet vCard-Import

ARCO Auftrag: Projektliste - innerhalb Dokument: Position einfügen

ARCO Auftrag: Projektliste: Dokument einfügen

ARCO Service: Objektliste – Anlage: Anlage einfügen

ARCO Service: Objektliste – Serviceauftrag: Serviceauftrag einfügen

ARCO Auftrag: Projektliste - Dokumentliste: Dokument verschieben

ARCO Service: Objektliste – Anlage: Anlage ausschneiden

ARCO Service: Objektliste – Serviceauftrag: Serviceauftrag ausschneiden

Begriffe

Einige Begriffe, die wir verwenden sind Standard-Windows-Begriffe, die wir hier nicht näher erklären. Wir möchten Sie dazu auf entsprechende Windows-Handbücher verweisen. Zu diesen vorausgesetzten

Begriffen gehören unter anderem: Titelleiste (Caption), Menuleiste (Menubar), Werkzeugleiste (Toolbar).

Einige andere Begriffe, die wir hier verwenden, wollen wir kurz erklären, weil sie nicht unbedingt allgemeinverständlich bzw. -bekannt sind.

Begriff

Entität

(engl. entity)

Attribut

(engl. field)

Relation

(engl. relation)

Datensatz

(engl. record)

Datenwert

(engl. value)

Ziehen-Loslassen

(engl. Drag &

Drop)

Assistent

(engl. wizard)

Offline

Erklärung

Eine Entität ist die Abbildung eines realen Objektes mit einer Reihe von Attributen und Relationen. Beispiele: Adresse, Mitarbeiter, Rechnung

Ein Attribut ist ein Eigenschaftsmerkmal, in einer Datenbank nennt man das auch

Datenfeld. Beispiele: Menge, Alter, Suchbegriff, Preis

Eine Relation ist eine bestimmte Art von Verbindung zwischen zwei Entitäten.

Beispiel: "beinhaltet", "gehört zu", "entspricht genau"

Ein Datensatz ist die konkrete Ausprägung einer Entität und enthält für alle oder einige der Attribute einen Datenwert. Beispiel: die Adresse der Firma XY, der Artikel

Deckenlampe XY, der Mitarbeiter Heinz Gmür

Ein Datenwert ist der Inhalt, der sich in einem Attribut eines bestimmten Datensatzes befindet. Beispiele: Bahnhofstrasse 11, Hans Imfeld, 112.75

Ist eine Aktion, die mit der Maus ausgeführt wird. Dabei wird etwas von einem Ort an einen anderen Ort gebracht oder zumindest eine Verbindung zwischen Quelle und Ziel hergestellt. Sie markieren das Objekt mit der linken Maustaste und halten sie gedrückt, bewegen dann die Maus zum Ziel und lassen erst am Ziel die linke

Maustaste wieder los.

Ein Wizard ist ein spezielles Fenster, das Sie durch einen Prozess führt und Ihnen hilft die einzelnen Angaben richtig zu machen, indem es auch immer Erklärungen zu den einzelnen Eingaben hat. Meist finden sich denn auch die Knöpfe [Weiter] und

[Zurück], mit denen durch die einzelnen Einstellungen bzw. Seiten gegangen werden kann.

Ein Gerät oder eine Anwendung ist offline, wenn Sie keinen Zugriff auf das zentrale

Netzwerk und die dortigen Datenbanken haben.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Oberfläche

-

Begriffe

Seite 33

Fenstergrösse und Position

Die Fenstergrösse einzustellen ist in der Regel nur für Listen möglich und sinnvoll. Die Position eines

Fensters kann immer verändert werden. Das lässt sich mit den normalen Windows-Möglichkeiten machen.

ARCO Software merkt sich die Grösse und die Position der Fenster für jeden Benutzer separat. Bedingung ist allerdings, dass alle vier Ecken eines Fensters sichtbar sind und die linke obere Ecke wenigstens ein

Pixel vom Rand weg ist. Listen müssen mit ihrem eigenen X oder Schliessen Knopf geschlossen werden, damit die Speicherung von Grösse und Position erfolgt.

Sollte sich ein Fenster einmal so weit ausserhalb des Bildschirms öffnen, dass Sie keine Kontrolle mehr

über die Position erreichen, so können Sie mit dem Menu Fenster Teilen das Fenster wieder in den kontrollierbaren Bereich holen.

Bei jeder neuen PC Installation ist unter der Windows-

Systemsteuerung\Alle Systemsteuerungselemen-

te\System\Erweiterte Systemeinstellungen in den Leis-

tungsoptionen Standardmässig die Optimale Einstellung

automatisch auswählen gesetzt und alle darunter aufgeführten Checkboxen sind aktiv gesetzt.

Dies hat Auswirkungen auf das ARCO, das heisst wenn Sie einen Resize einer Maske machen dauert dies etwas länger bis die Maske aufgebaut ist und Sie weiter arbeiten können.

Deshalb wird bei der Installation des dllup.exe diese Einstellung auf Benutzerdefiniert gesetzt und die Checkbox

Fensterinhalt beim Ziehen anzeigen entfernt, damit diese

Einstellung aber aktiv wird, ist ein PC Neustart zwingend.

Damit bewirken wir dass das weiter Arbeiten nach einem

Resize der Maske schneller wieder möglich ist.

Diese Einstellung kann aber auch manuell gesetzt werden.

Datenlisten

Der Einstieg in die Bearbeitung einer bestimmten Entität erfolgt in ARCO Software immer über eine Liste.

Wenn Sie also einen bestimmten Datensatz suchen, erfassen, betrachten, ändern, löschen oder sonst wie bearbeiten wollen, dann öffnen Sie immer zuerst die entsprechende Datenliste.

Bei den Datenlisten gibt es zwei leicht unterschiedliche Darstellungen, die einfache Liste und die Liste mit

Übersichtsfenster. Im Folgenden zeigen wir die einzelnen Komponenten dieser Listen und ihre Funktion.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Oberfläche

-

Fenstergrösse und Position

Seite 34

Die einfache Liste

Komponente

Die einfache Liste zeigen wir am Beispiel der

Adressliste, die alle möglichen Komponenten enthält. Was wir hier zeigen, gilt für alle Listen, auch für die Listen mit

Übersichtsfenster.

Vergessen Sie die rechte

Maustaste nicht! Sie zeigt

Ihnen immer ein

Kontextmenu mit den wichtigsten Befehlen zum

Umfeld, in dem Sie sich gerade befinden.

Beschreibung

1 Titelleiste

2 Infobalken

3 Listenkopf

4 Liste

5 Splitter

6 Befehlsleiste

7 Indexsuche

8 Volltextsuche

9 Zähler

In der Titelleiste steht der Name des Fensters. Die Ikone links des Namens enthält ein Kontextmenu, die Ikonen rechts sind zum Minimieren,

Wiederherstellen und Schliessen des aktuellen Fensters. Auf der Titelleiste kann das ganze Fenster mit der Maus verschoben werden.

Der Infobalken enthält den Namen der Entität, deren Datensätze in der gerade darunter liegenden Liste gezeigt werden. Der Infobalken erstreckt sich

über die Liste selbst und über die dazugehörende Befehlsleiste.

Der Listenkopf enthält die Kolonnenüberschriften. Mit der rechten Maustaste erscheint ein Kontextmenu, mit dem sich der Listenkopf und die Liste in ihrem

Erscheinungsbild verändern lassen. Es können einzelne Kolonnen zu- oder weggeschaltet, umbenannt und verschoben werden. Die damit gemachten

Einstellungen sind arbeitsplatzabhängig.

Die Liste selbst zeigt die Datensätze, die den gerade aktuellen Sortier-, Such- und Filterbefehlen entsprechen.

Mit dem Splitter kann die Grösse der Liste gegenüber der Grösse der

Befehlsleiste verändert werden.

Die Befehlsleiste führt die wichtigsten Befehle zur direkt links davon liegenden

Liste auf. In der Regel sind dies Neu, Ändern, Löschen, der Zugang zu verwandten Entitäten (grüne Rechtecke), die Filter, die Sortierung und der

ARCO Communicator, der durch einfaches Klicken mit der Maus die direkte

Verbindung für TAPI-Telefone, Emailverkehr, Internetzugang und SMS ermöglicht.

Die Indexsuche bezieht sich auf die gerade eingestellte Sortierfolge in der

Befehlsleiste. Geben Sie den gesuchten Begriff im Feld ein, drücken Sie dann

[Tabulator] oder [Enter] und die Liste positioniert sich auf dem ersten

Datensatz, der dem Suchbegriff entspricht, oder dem nächstgelegenen

Datensatz, wenn keiner dem Suchbegriff entspricht. Sie brauchen nur die ersten paar Zeichen anzugeben und nicht unbedingt den ganzen Begriff, um den gesuchten Datensatz zu finden. Die Liste zeigt nach wie vor alle

Datensätze, die die aktuellen Bedingungen (Filter, etc.) erfüllen.

Die Volltextsuche achtet nicht auf die Sortierfolge und sucht den angegebenen Begriff in allen Attributen der Entität. Geben Sie den gesuchten

Begriff im Volltextsuchfeld ein und drücken Sie dann [Tabulator] oder [Enter].

Die Liste wird auf diejenigen Datensätze reduziert, in denen der Suchbegriff in einem der Datenwerte vorkommt. Ein allfällig gesetzter Filter in der

Befehlszeile ist nach wie vor aktiv. Löschen Sie den Begriff aus dem

Volltextsuchfeld, wenn Sie wieder alle Datensätze sehen wollen.

Der Zähler - wie könnte es anders sein - zeigt die Anzahl der Datensätze, die die aktuellen Filter- und Suchkriterien erfüllen.

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Oberfläche

-

Datenlisten

Seite 35

Export Excel

Mit [Export-Excel] lassen sich auf einfachste Weise die Daten in eine Excel-Liste exportieren.

- Es werden genau diejenigen Datensätze exportiert, welche die Liste aufgrund der gesetzten

Filter aktuell anzeigt.

- Die Datensätze werden entsprechend der gesetzten Sortierung exportiert.

- Es werden genau diejenigen Kolonnen exportiert, die in der Liste eingeschalten und damit sichtbar sind.

Bei grossen Datenmengen könnte dies etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Dieser Export ist auf folgenden Listen möglich:

- Adress: Adressliste

- Adress: Erledigen

- Adress: Aktivitäten

- Adress: Termine

- Adress: Kontaktpersonen

- Auftrag: Dokumentliste (Projektübergreifend)

- Auftrag: Projektliste

- Auftrag: Projektliste-Dokumente

- Service: Objektliste

- Service: Aboliste (Objektübergreifend)

- Service: Serviceliste (Objektübergreifend)

- Service: Anlagenliste (Objektübergreifend)

- Erfolg: Auftragsliste

Die Funktion ist auch auf ARCO Auftrag: Lager-

Eingänge-Lieferpositionen verfügbar. Auf Grund der gesetzten Filter wird pro Charge eine Zeile exportiert die die Informationen/Datenbankfelder zu der Charge, der Lieferung, der Artikel und Seriennummern-Einträge inkl. dieser 64 Datenfelder zu der jeweiligen Charge enthalten. Dieser Export wird somit entsprechend viele Spalten enthalten.

ARCO Auftrag: Lager-Ausgänge wurde ebenfalls die Funktion [Excel Export] eingebaut. Auf Grund der gesetzten Filter wird pro Charge eine Zeile exportiert die die Informationen/Datenbankfelder zu der Charge des Ausganges, der Ausgang, der

Artikel und Seriennummern-Einträge inkl. dieser

64 Datenfelder zu der jeweiligen Charge enthalten. Dieser Export wird entsprechend viele Spalten enthalten.

Filter

Wenn die Checkbox vor dem Filter nicht gesetzt ist, ist dieser Filter nicht aktiv und zeigt hinter der

Checkbox die Bezeichnung des Filters. Um einen Filter zu aktivieren, genügt ein Klick auf den Filter, um die

Liste der möglichen Filter zur Auswahl zu bekommen. Wenn Sie dann einen Filter wählen, ist anschliessend die Checkbox gesetzt und daneben steht der Name des jetzt aktiven Filters. Wenn Sie einen Filter wieder ausschalten wollen, genügt ein Klick auf den gesetzten Filter. Die Checkbox ist dann wieder leer. Zuweilen gibt es keine Auswahlliste zu einem Filter, dann erklärt der Filtername schon seine Bedeutung.

Die Liste mit Übersichtsfenster

Diese Liste unterscheidet sich von der einfachen Liste durch ein zusätzliches Element: die Übersicht links der Liste. Angewandt wird diese Liste, wenn es sehr viele verschachtelte Details zu einer Entität gibt.

Beispielsweise ein Objekt mit seinen Anlagen, Wartungsverträgen und Serviceaufträgen, oder wie hier im

Beispiel gezeigt ein Projekt, das mehrere Dokumente und Aktivitäten enthält, wobei die Dokumente wiederum Positionen enthalten.

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Oberfläche

-

Datenlisten

Seite 36

Die Übersicht zeigt Strukturinformationen der ausgewählten Entität (im Beispiel ein Projekt) an und ermöglicht das schnelle Auswählen und

Anzeigen des Inhalts von verbundenen Entitäten

(im Beispiel Dokumente und Aktivitäten).

Der grüne Pfeil nach links (im Beispiel Projekte) ermöglicht die Rückkehr auf die übergeordnete

Liste (im Beispiel die Projektliste), wo ein anderer

Datensatz ausgewählt werden kann.

Der gelbe ORDNER ALLE zeigt in der nebenstehenden Liste alle Datensätze der verbundenen Entitäten, unabhängig des in der Hauptliste ausgewählten Datensatzes (im Beispiel das Projekt 10017), damit auch aufgrund von Datenwerten in verbundenen Entitäten gesucht werden kann, wenn man keine Angaben über die übergeordnete Entität hat.

Die Anzeige entspricht dem gewählten Projekt (im Beispiel das Projekt

10017). Wird das Projekt markiert, zeigt die Liste nicht mehr alle, sondern nur die zum gewählten Projekt gehörenden Dokumente.

Eine Kolonne eingerückt finden sich in der Übersicht schliesslich alle Datensätze der untergeordneten

Entitäten (im Beispiel Dokumente und Aktivitäten). Wird ein solcher Eintrag in der Übersicht markiert, zeigt die nebenstehende Liste den Inhalt dieser Entität (im Beispiel die Positionen zur markierten

Auftragsbestätigung) an.

Es kann sein, dass eine solche Unterentität wiederum andere Unterentitäten hat, die dann wiederum eine Kolonne weiter eingerückt sind.

Im Beispiel wird das mit den Kapiteln sichtbar, die jeweils auch in der Übersicht dargestellt werden können. Dies ermöglicht ein einfaches Navigieren innerhalb des gewählten Projektes, ein schnelles

Springen vom Inhalt eines Dokumentes zum nächsten.

Die entsprechenden Ebenen lassen sich durch Mausklick auf das [+] öffnen bzw. auf das [-] wieder schliessen.

Grundeinstellungen für Listen

Im Menu B

EARBEITEN

> E

INSTELLUNGEN

L

OKAL

> R

EITER

O

PTIONEN PROGRAMMÜBERGREIFEND

finden Sie die

Möglichkeiten zur Anpassung der Darstellung der

[Listen], der [Übersicht] und der Befehlsleiste. Sie können die Schriften auswählen und die

Hintergrundfarbe bestimmen.

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Oberfläche

-

Datenlisten

Seite 37

Datenbearbeitung in einer Maske

Wenn Sie einen Datensatz neu erfassen oder

ändern, dann befinden Sie sich in der Regel in einer Maske, wo Sie alle Datenfelder zur Einsicht und Modifikation vor sich haben.

In der Titelleiste (Caption) der Maske steht die

Aktion, die gerade aktiv ist (im Beispiel P

OSITION

ÄNDERN

). Wenn Sie die entsprechende Aktion bestätigen wollen, drücken Sie [Ausführen], wenn allfällige Änderungen an den Feldern aber verworfen werden sollen, dann drücken Sie

[Abbrechen]. Ein Schliessen des Fensters mit [X] entspricht [Abbrechen].

Reiter

Damit Fenster nicht zu gross werden, verteilt man die Datenfelder auf mehrere Reiter (im Beispiel

A

LLGEMEIN

, K

ALKULATION

, A

USWERTUNGEN

, S

ERIENNUMMERN

). Es gibt mehrere Möglichkeiten einen Reiter auszuwählen:

Mausklick direkt auf den Reiter

Mit der Tastenkombination [Alt]+[unterstrichener Buchstabe] direkt zum gewünschten Reiter

Mit den Tastenkombinationen [Ctrl]+ [Tabulator] und [Shift]+ [Ctrl]+ [Tabulator] vorwärts und rückwärts von einem Reiter zum anderen

Felder

Innerhalb eines Reiters gelangt man am einfachsten mit der Taste [Tabulator] von einem Feld zum nächsten bzw. mit [Shift]+ [Tabulator] zum vorherigen, wobei der Inhalt des Feldes sofort markiert wird, sodass man für eine Änderung gerade losschreiben kann und nicht erst löschen muss. Natürlich kann man auch mit der Maus direkt in ein Feld springen.

Neben der Möglichkeit einen Kalender aufzurufen mit [F3], verhält sich ein Datumsfeld insofern kooperativ, als immer nur der Teil eines Datums geschrieben werden muss, der vom aktuellen Datum abweicht.

Droplisten

Schliesslich gibt es noch die Droplisten. Das sind

Auswahllisten, die mit dem nebenstehenden Pfeil geöffnet werden.

Um eine Auswahl zu treffen, kann man die verborgene Liste öffnen mit

Mausklick auf den Pfeil

Taste [] um anschliessend einen Eintrag auszuwählen, entweder mit

Mausklick auf den Eintrag

Tasten [] und [] zum Markieren und [Enter] zum auswählen oder sogar ohne die Liste zu öffnen, indem Sie einfach den ersten Buchstaben des gewünschten Begriffes auf der Tastatur eingeben. Haben mehrere Begriffe den gleichen Anfangsbuchstaben so tippen Sie mehrmals auf den gleichen Buchstaben bis man den gewünschten Begriff sieht.

Werkzeugleisten (Toolbox)

In bestimmten Fenstern wird eine externe Toolbox aktiv, zum Beispiel bei der Artikel- und der

Positionsmaske. Hier kann Text in einem mehrzeiligen Feld mit verschiedenen Schriftarten, grössen, -farben, Ausrichtung usw. formatiert werden.

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Oberfläche

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Datenbearbeitung in einer Maske

Seite 38

Datenbearbeitung in einer Liste

Bestimmte Listen und Felder ermöglichen die

Datenbearbeitung direkt innerhalb der Liste

("Inline" genannt), sodass man nicht mit [Ändern] die Maske öffnen muss, um das eine Feld zu verändern. Es genügt ein Doppelklick auf dem

Feld, um das Feld zu öffnen und der [Tabulator] oder ein Mausklick ausserhalb, um die Bearbeitung abzuschliessen.

Anmeldung als Benutzer

Wenn Sie schon mit ARCO SQL gearbeitet haben und die Benutzerverwaltung aktiviert war, können Sie sich wieder mit dem gleichen Benutzernamen anmelden.

Wenn es sich um eine Neuinstallation handelt, dann melden Sie sich mit dem Benutzer ADMIN mit Passwort ADMIN an.

In der Dropliste F

AVORITEN

finden Sie bereits einmal benutzte und abgelegte Datenbanken.

Wählen Sie daraus eine Datenbank aus, dann müssen Sie anschliessend nur noch das Passwort angeben oder allenfalls noch den Benutzer wechseln.

Sie können Einträge in den Favoriten ablegen, indem Sie alle Felder richtig ausfüllen und dann den Knopf mit dem grünen Stern drücken. Sie können Einträge in den Favoriten ändern, indem

Sie nach Eingabe aller Felder den Knopf mit dem gelben Stern drücken.

Favoriten können mit Farben versehen werden, indem man während des Änderns einen

Doppelklick auf den Mandantennamen macht.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, mit dem

Button mit dem roten Stern, bestehende Favoriten zu löschen. Somit müssen Sie dies nicht mehr direkt in der Registry tun.

Der Benutzer kann hier sein Passwort selber ändern und muss dies nicht mehr zwingend via Arco

System-Bearbeiten-Benutzerverwaltung tun.

Wird nach der Passworteingabe die Checkbox

Passwort ändern gesetzt so werden zwei neue

Felder aktiv. Neues Passwort und Wiederholen, in beiden Feldern müssen Sie das neue Passwort identisch erfassen und anschliessend mit Ausführen die Passwortänderung bestätigen.

Erfolgte die Änderung erfolgreich so wird dies mit einer entsprechenden Hinweismeldung bestätigt.

Haben Sie in einem der Felder falsche Informationen eingegeben so wird dies ebenfalls mit einer entsprechenden Meldung angezeigt.

Die letzte erfolgreiche Anmeldung merkt sich das System selbständig und schlägt sie beim nächsten Mal wieder vor.

SQL Server Name: Ist der Name des SQL Servers, auf dem die von Ihnen gewünschte Datenbank installiert ist. Falls Sie keine Mehrserverlizenz von ARCO Software haben, ist der

Servername durch die Information in Ihrer Lizenz vorgegeben und muss nicht ausgefüllt werden.

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Oberfläche

-

Datenbearbeitung in einer Liste

Seite 39

ASP - ID: Ist in normalen Umgebungen 1. Wenn Sie aber über einen ASP Provider arbeiten, ist das die von ihm zugewiesene Nummer. Diese Nummer ist in Ihrer Lizenz vorgegeben und muss nicht ausgefüllt werden.

Mandant Name: Der Name des Mandanten, den Sie bearbeiten wollen.

Benutzer Name: Ihr Benutzername welcher vom Administrator zugewiesen wurde (Vorgabe ADMIN).

Passwort: Ihr Passwort welches von Ihrem Administrator zugewiesen wurde (Vorgabe ADMIN).

Je nach dem mit welchem SQL-Server Sie arbeiten ist die Speicherkapazität limitiert und sobald diese er-

reicht oder überschritten ist, führt dies zu unerwünschten Problemen. Damit das nicht passiert, werden Sie

200MB vor Erreichen dieser Limite einmal pro Tag, also beim ersten Login am Tag mit der nachfolgenden

Meldung darauf hingewiesen. Diese sollten Sie unbedingt ernst nehmen und die zuständigen Personen darauf aufmerksam machen.

Grundlagen

Ziele und Anwendungsbereiche

ARCO Software ist eine Standardlösung für KMU aus den Sektoren Gewerbe, Dienstleister und Handel.

ARCO Software eignet sich nicht für Industrie, Produktion, Detail- und Grosshandel, sofern nicht

Servicebedürfnisse im Vordergrund stehen.

In diesem Handbuch ist der administrative Teil von ARCO Software erklärt, also die Programme ARCO

System, ARCO Adress, ARCO Auftrag, ARCO Erfolg und ARCO Service, sowie ARCO Tools und ARCO

Wartung. Mit administrativ ist die ganze Abwicklung der Administration gemeint, ohne die Buchhaltung.

Das Finanz- und Rechnungswesen wird in einer seperaten ABACUS Lösung abgewickelt, zu welcher ARCO eine Schnittstelle hat.

Auch die ARCO Mobile wird in einem separaten Handbuch genau beschrieben.

Im administrativen Bereich hat ARCO Software ein umfangreiches Funktionsspektrum erreicht. Dazu gehören die folgenden Funktionsbereiche:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Adressverwaltung mit CRM Funktionen wie Aktivitäten und Dokumentproduktion und -ablage

Terminverwaltung, Termindisposition und Synchronisation mit MS Outlook

Artikelverwaltung mit Stücklisten, Vorkalkulation, Fremdsprachen, Fremdwährungen

Projektabwicklung von der Offertphase bis zur Fakturierung, Projektkalkulation

Projektüberwachung, Nachkalkulation, betriebswirtschaftliche Auswertungen

Lagerartikel mit Mindestbeständen, mehreren Lagerorten, mehreren Lieferanten

Warenwirtschaft mit Einkauf und Bestellwesen, Chargenverfolgung, Inventar

8.

9.

Leistungserfassung für Arbeit, Spesen, Material und Fremdleistungen

Leistungsfakturierung mit Regieansätzen oder nach Tarifgruppen

10. Stunden-, Spesen- und Ferienkontrolle der Mitarbeiter

11. Objekt- und Anlagenverwaltung (installierte und/oder betreute Anlagen)

12. Wartungsvertragsverwaltung und -fakturierung

13. Serviceabwicklung von der Störungs-/Installationsmeldung bis zur Fakturierung

14. Servicedisposition mit Gruppenkalender

15. Kontrollierbare, einfache Schnittstellen zu den anschliessbaren ABACUS Buchhaltung

16. Schnittstellen zu technischen Partnerlösungen

Struktur von ARCO Software

ARCO Software besteht aus vier Hauptanwendungen, drei Zusatzprogrammen und verschiedenen Modulen, die in den Hauptanwendungen eingebaut werden können.

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Grundlagen

-

Anmeldung als Benutzer

Seite 40

Die vier Hauptanwendungen ARCO Adress, ARCO Auftrag, ARCO Erfolg und ARCO Service können einzeln auf die benötigte Anzahl gleichzeitiger Nutzer lizenziert werden. Die Module, die dazu lizenziert werden können, übernehmen die gleiche Anzahl Nutzer wie die Hauptanwendung. Die Zusatzprogramme gehören zur Grundinstallation und müssen nicht separat lizenziert werden.

Die Unterteilung der Funktionen in die vier Hauptanwendungen hat zum Ziel, die Menustruktur einfach und verständlich zu halten und die Oberfläche auf den Nutzer des jeweiligen Anwendungsgebietes optimieren zu können.

Programm Hauptnutzergruppen Funktionsbereiche

ARCO Adress

ARCO Auftrag

Sekretariat, Verkauf

Verkauf, Sachbearbeiter, Lagerverantwortlicher

1, 2, 15

3, 4, 5, 6, 7, 15

ARCO Erfolg

ARCO Service

ARCO System

ARCO Tools

ARCO Wartung

Projektmitarbeiter, Projektleiter, Controller

Servicedisponent, Servicetechniker

Systemadministrator

Datenbankadministrator

Datenbankadministrator

8, 9, 10, 15

11, 12, 13,14

Zusammenspiel der Anwendungen

Auch wenn sich die einzelnen Hauptanwendungen als eigene Programme starten lassen, so sind doch alle auf der gleichen Datenbank aufgebaut und nutzen gegenseitig Funktionen. Ausserdem gibt es zahlreiche

Schnittstellen, wo Daten von einer Anwendung in die andere übergeben werden können.

Wir möchten dieses Zusammenspiel etwas aufzeigen, am besten mit einer Grafik. Sie kann der

übersichthalber natürlich nicht alle Entitäten und Relationen anzeigen und konzentriert sich in dieser

Darstellung auf Verbindungen im Bereich Fakturierung und Nachkalkulation und bezieht dazu auch die angeschlossene Kreditorenbuchhaltung mit ein. ARCO Adress und die Debitoren sind vollständig ausgeblendet.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Grundlagen

-

Zusammenspiel der Anwendungen

Seite 41

Das ganze funktioniert natürlich auch ohne ARCO Service, ohne ARCO Erfolg oder ohne

Kreditorenbuchhaltung. Sie können sich die entsprechend farbigen Boxen und die damit verbundenen

Linien einfach wegdenken.

Um die Grafik zu verfolgen und zu verstehen, können wir folgendes Beispiel durchspielen. Wir haben schon während der Offertphase ein Projekt eröffnet und der Kunde bestellt nun die Installation. Wir machen also eine Auftragsbestätigung und exportieren diese in ARCO Erfolg, damit wir ein Projektcontrolling und eine

Nachkalkulation haben. Die Funktion Export nach ARCO Erfolg legt in ARCO Erfolg einen neuen Auftrag an, verbindet diesen mit einem Verweis auf das Projekt (Linie betrifft1). Wir eröffnen in ARCO Service ein

Objekt und verweisen auf unser Projekt (Linie betrifft2) und wir legen in der Buchhaltung eine Kostenstelle mit der gleichen Nummer an, die auch unser Auftrag in ARCO Erfolg hat (Linie entspricht).

Das Anlegen der Hauptgrössen Projekt

, Auftrag

und Objekt lässt sich auch in einem Schlag mit der

Funktion Global vorbereiten in ARCO Adress vollziehen. Da werden für eine ausgewählte Adresse ein

Projekt, ein Auftrag und / oder ein Objekt erstellt und alle Verbindungen untereinander eingerichtet.

Die Verbindung zwischen dem Projekt und dem Objekt ist notwendig, damit bei den Fakturaläufen klar ist, in welchem Projekt die Service- und die Wartungsvertragsrechnungen eingetragen werden sollen.

Die Verbindung zwischen dem Projekt und dem Auftrag ist eine von zwei Möglichkeiten, um in der

Nachkalkulation die richtigen Erträge zu sehen. Die andere besteht in direkten Verweisen von einzelnen

Rechnungen auf den Auftrag. In dieser Grafik nicht dargestellt ist die Möglichkeit der Regiefakturierung in

ARCO Erfolg. Dabei wird ebenfalls auf diese Verbindung zugegriffen, um zu wissen, in welchem Projekt die

Regierechnungen eingetragen werden sollen (analog der Servicefakturierung ).

Nun ist alles vorbereitet, um mit der Arbeit zu beginnen. Dabei entstehen Kosten. Sie können zum Beispiel die vereinbarte Installation mit einem oder mehreren Serviceaufträgen abwickeln. Sie rapportieren die geleisteten Stunden und Spesen und die Materiallieferungen im Serviceauftrag. Die damit verbundenen

Kosten werden auf einen Auftrag gebucht. Auf welchen?

Eine ‚betrifft-Linie’ ist in der Grafik nicht eingezeichnet, nämlich die zwischen ARCO Service und ARCO

Erfolg. Der Serviceauftrag muss wissen, auf welchem Auftrag er seine Kosten buchen muss. Tatsächlich

hat der Serviceauftrag die Möglichkeit auf einen Auftrag zu verweisen. Es wäre aber sehr umständlich bei

jedem Serviceauftrag den entsprechenden Auftrag in ARCO Erfolg zuordnen zu müssen. Darum kann dieser

Verweis auf Objektebene, auf Anlageebene und auf Aboebene vorgegeben werden.

Wenn dann ein Serviceauftrag erzeugt wird, übernimmt er den Verweis auf den Auftrag von der Stelle, von wo aus er erzeugt wurde. Ein Serviceauftrag auf Objektebene also vom Objekt, ein Serviceauftrag auf

Anlageebene von der Anlage, oder falls dort nichts Spezielles steht wieder vom Objekt, ein Serviceauftrag aufgrund eines Abos vom Abo, oder falls dort nichts Spezielles steht von der Anlage, oder falls dort ebenfalls nichts steht, wieder vom Objekt.

Diese Möglichkeit, die Verbindung auf mehreren Ebenen zu definieren, ist eine der Stärken der

Nachkalkulation von ARCO Erfolg. Es gibt keine fixe Zuordnung in dem Sinne, dass ein Projekt oder ein

Objekt nur als Ganzes überwacht werden kann. Im Gegenteil, sie haben volle Freiheit in der Wahl der mit der Nachkalkulation zu überwachenden Grössen. In einem bestimmten Fall interessiert Sie die Rendite eines Objektes, in einem anderen Fall möchten Sie eine einzelne komplexe Anlage überwachen, oder Sie können einen einzelnen Wartungsvertrag untersuchen oder aber alle Wartungsverträge eines bestimmten

Typs gemeinsam auswerten. Sie können das Controlling für ein einzelnes Projekt aufziehen oder aber weniger detailliert für eine ganze Projektgruppe, die vielleicht einer Kundengruppe entspricht. Sie sehen, es gibt unzählige Möglichkeiten. Natürlich hat diese Flexibilität auch einen Nachteil. Sie müssen eben diese

Verbindungen angeben, damit ARCO Software weiss, welche Erträge Sie mit welchen Kosten vergleichen wollen. Ein Teil dieser Verbindungen kann automatisch erfolgen.

Kosten können nicht nur durch Buchungen in einem Serviceauftrag entstehen. Vielleicht arbeiten Sie ohne

ARCO Service oder wickeln diesen Auftrag anders ab. Bestimmt erhalten Sie aber Rapporte von

Mitarbeitern. Diese Rapporte können Sie auch direkt in ARCO Erfolg auf den gewünschten Auftrag buchen.

Sie liefern Material ab Lager aus, schreiben dazu einen Lieferschein in ARCO Auftrag und möchten natürlich die Materialkosten belastet haben. Diesen Lieferschein können Sie, wie die Auftragsbestätigung, nach

ARCO Erfolg exportieren.

Sie lassen Material direkt von Ihrem Lieferanten zum Kunden liefern oder Sie geben einen Teil der

Leistungen einer Drittfirma in Auftrag. Sie erhalten in beiden Fällen eine Kreditorenrechnung und buchen diesen Aufwand auf die entsprechenden Finanzkonti und auf die Kostenstelle mit der gleichen Nummer des

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Grundlagen

-

Zusammenspiel der Anwendungen

Seite 42

Auftrages in ARCO Erfolg, der anschliessend diese Kosten aus der Kreditorenbuchhaltung lesen und für die

Nachkalkulation wirksam machen kann ( M

ENU

I

MPORT

– K

REDITOREN

).

Damit wären die Möglichkeiten, Kosten auf Aufträgen zu erfassen, erschöpft. Wir fassen zusammen: Sie können Kosten buchen durch Rapportbuchungen in einem Serviceauftrag, durch direkte Erfassung in ARCO

Erfolg, durch das Verbuchen eines Lieferscheines aus ARCO Auftrag in ARCO Erfolg, durch Importieren von

Kreditorenrechnungen mit Kostenstellenbuchungen.

Kommen wir jetzt zum angenehmeren Teil: den Erträgen. Sie vermuten richtig, wir müssen Rechnungen schreiben. In den meisten Fällen erledigt ARCO Software diese Aufgabe für Sie. So gibt es in ARCO Service wie in ARCO Erfolg die automatischen Fakturaläufe. Die so erzeugten Rechnungen landen, wie schon gesagt, im verbundenen Projekt und tragen auch selbst noch den Verweis auf den Auftrag.

Sie können die Rechnung aber auch selbst in ARCO Auftrag erstellen, indem Sie zum Beispiel die

Auftragsbestätigung vortragen

oder alle Lieferscheine in einer Rechnung zusammenfassen .

Wir haben jetzt die Kosten und wir haben die Erträge. Haben wir etwas verdient? ARCO Erfolg kombiniert

nun alle diese Informationen zu einer aussagekräftigen Erfolgsrechnung mit Budgetvergleichen.

Weitere Möglichkeiten des Zusammenspiels der Anwendungen finden Sie bei den Beschreibungen der einzelnen Anwendungen.

Integration mit Partnerlösungen

ARCO Software ist auf den administrativen Bereich der Unternehmung spezialisiert. Eine wichtige strategische Ausrichtung besteht darin, dass bestehende, im Markt verbreitete Standardlösungen aus anderen Bereichen eingebunden werden sollen.

Zu diesen Bereichen gehören das Finanz- und Rechnungswesen, die Officewelt, sowie technische Lösungen.

In allen diesen Bereichen bietet ARCO Software die Möglichkeit der Integration mit einer oder mehreren

Partnerlösungen.

Finanz- und Rechnungswesen

Die wichtigste Schnittstelle zwischen Administration und Buchhaltung ist die Übertragung der Rechnungen als offene Posten in die Debitorenbuchhaltung. Dann gibt es aber weitere Bedürfnisse, die nicht mit allen

Schnittstellen gelöst werden können. Dazu zählen die Übernahme von Lieferantenrechnungen direkt in die

Nachkalkulation, die Möglichkeit in der Projektbearbeitung zu sehen, ob eine Rechnung schon bezahlt wurde und natürlich auch die Auswahl von Verbindungen über eine Liste.

Bedingungen

Im Zusammenspiel mit der Buchhaltung gibt es eine äusserst wichtige Bedingung für das korrekte

Funktionieren der Schnittstelle: die Einheitlichkeit der Adressnummer.

Zunächst die Entwarnung für alle Unternehmen, die ihr gesamtes Umfeld umstellen und parallel zur

Einführung von ARCO Software auch mit einer neuen Buchhaltungslösung starten. Diese Bedingung wird natürlich automatisch erfüllt, wenn alle relevanten Vorgänge über die Schnittstelle abgewickelt werden.

Anders ist es, wenn Sie schon eine Buchhaltung in Betrieb haben. Dann haben Sie dort bereits Adressen und Personenkonti erfasst, die nicht einfach gelöscht werden können. In diesem Fall besteht bei einigen

Schnittstellen die Möglichkeit, die Adressen aus der Buchhaltung in ARCO Software zu importieren. Dann ist unbedingt noch zu kontrollieren, dass die Nummer des Personenkontos gleich der Nummer der dazugehörenden Adresse ist. Im Idealfall gilt das für alle Personenkonti, also für Debitoren und Kreditoren.

Auf diese Weise sind auch Kreditorenstatus innerhalb von ARCO Software darstellbar. Bedingung ist es aber für die Debitorenkonti!

In Zukunft werden Sie die Adressen nur noch in ARCO Software erfassen und pflegen. Der Abgleich erfolgt automatisch bei der Übergabe von Rechnungen. Wir empfehlen Ihnen auch Adressen von Lieferanten erst in ARCO Software zu erfassen, dann zu exportieren und anschliessend in der Kreditorenbuchhaltung mit einem Personenkonto (mit gleicher Nummer) zu ergänzen.

Nochmals die Regel, die nicht verletzt werden darf:

Adressnummer ARCO Software = Adressnummer Buchhaltung = Personenkontonummer Buchhaltung

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Finanz- und Rechnungswesen

Seite 43

Microsoft Office

MS Word

Die Officewelt von Microsoft hat eine solche Marktdurchdringung, dass wir seit Beginn der Ansicht sind, dass es keinen Sinn macht, diese Funktionalität nochmals zu schreiben. So war von Anfang an klar, dass wir Microsoft Word für die Dokumentgestaltung, die Dokumentvorschau und den Dokumentdruck einbinden wollen.

Da wir sehr strenge Vorgaben bezüglich der Einfachheit der Installation, der Stabilität der Programme und

Unantastbarkeit von anderen Installationen haben und wir damit auf keinen Fall wollten, dass irgendwelche

Makros oder Komponenten in Word installiert werden müssen, mussten wir eine entsprechende

Technologie entwickeln. Inzwischen wird diese einzigartige Technologie, die auch die vollständige

Gestaltung der Dokumente in Word ermöglicht, weltweit an andere Entwicklungsteams lizenziert.

Zentral in jeder Unternehmung ist die Dokumentproduktion, sei dies Korrespondenz per Brief oder Fax, oder Auftragsdokumente wie Offerten und Rechnungen. Sämtliche externen Dokumente, also Dokumente mit denen Ihre Geschäftspartner in Berührung kommen, werden in MS Word erzeugt, sodass Sie, bevor Sie drucken oder faxen, immer ein ganz normales Word-Dokument am Bildschirm haben, mit dem Sie ja bereits gewohnt sind zu arbeiten. Das erleichtert die Prüfung und allfällige Anpassungen wie z. B.

Seitenumbrüche.

Besonders hervorzuheben ist, dass auch das Layout, also die Gestaltung aller dieser Dokumente in

MS Word erfolgt, sodass Sie kein besonderes Layoutprogramm lernen müssen. Einem versierten

Word-Benutzer ist es also möglich, selbständig z. B. das firmeneigene Rechnungsformular oder einen Standardantwortbrief anzupassen bzw. neu zu kreieren.

Die Integration mit MS Word gibt es für die Version XP und Office 2007, 2010 und 2013.

MS Excel

Auch Microsoft Excel bietet eine Reihe idealer Funktionen zur Darstellung numerischer Sachverhalte mit

Grafiken. Also geht es darum, die Zahlen so nach Excel zu exportieren, dass dort auf ihrer Basis grafische

Auswertungen gemacht werden können.

ARCO Software kann viele Auswertungen als CSV Datei ausgeben. Diese Dateien können mit Excel einfach weiter bearbeitet werden.

MS Outlook

Die Stärken von MS Outlook sehen wir vor allem in den Kalenderfunktionen und der Tatsache, dass alle

Palmtops und Handhelds eine Schnittstelle dazu haben. Und ARCO Software hat eine Schnittstelle zu MS

Outlook. Über diesen Pfad lassen sich nun Adressen und Termine aus ARCO Software auf dem Handheld

übertragen. Für Termine geht es auch in die andere Richtung. Sie erfassen einen Termin auf Ihrem

Handheld und werden ihn nach der Synchronisation in ARCO Software wiederfinden.

Telefonbuchverzeichnis

Twixtel

Damit Adressen in einem Verzeichnis gesucht und dann direkt in die Adressverwaltung übernommen werden können, braucht es eine entsprechende Schnittstelle. Es gibt heute mehrere

Telefonbuchverzeichnisse auf dem Markt. Twixtel bietet seit langem eine Schnittstelle für

Anwendungsentwickler, daher hat sich ARCO Software für Twixtel entschieden.

Technische Software

AAA Win_LV und Win_OD

Für die Haustechnikbranche bestehen Schnittstellen zu den CRB-NPK Devisierungsprogrammen von AAA EDV für den Haustechniker AG. Die Integration geht soweit, dass innerhalb der AAA

Programme die ARCO Adressen und ARCO Nummernkreise verwendet werden können. ARCO Software erledigt für die in AAA erzeugten Fakturen den Transfer in die angeschlossene Buchhaltung.

OLXCal Gruppenkalender

Sind grössere Teams zu disponieren oder ist eine Weboberfläche für die Termin- und Ressourcenverwaltung, allenfalls auch mit externem Zugang gewünscht, eignet sich dafür der ARCO Gruppenkalender sehr gut. Es ist ein Satz von Agenten, die die ARCO SQL Datenbank über eine OLX SQL Datenbank mit dem

Exchange Server verbinden.

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Microsoft Office

Seite 44

Die Termine sind damit laufend für alle Mitarbeiter zwischen ARCO - MS Exchange und der OLX Weboberfläche synchronisiert. Termine können sowohl in ARCO als auch auf dem Web erfasst und gepflegt werden.

Die Weboberfläche kann über einen IIS Dienst auch von ausserhalb des LAN zugänglich gemacht werden, sodass auch externe Mitarbeiter (Verkäufer, Techniker) damit arbeiten können.

Der OLX Dienst ist auch in der Lage selbständig SMS zu generieren für neue, geänderte oder gelöschte

Termine.

Zu beachten ist, dass für den Einsatz des ARCO Gruppenkalenders eine aktuelle Plattform notwendig ist und der MS Exchange Server eingesetzt werden muss.

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Technische Software

Seite 45

Parametrisierung

Wenn Sie die Beispiele nachvollziehen möchten oder einen bereits eingerichteten Mandanten verwenden

wollen für Ihre Tests, dann laden Sie am besten zuerst diesen Mandanten (siehe Kapitel Salsaverde laden ).

Wenn Sie lieber von Anfang an mit einem leeren Mandanten starten wollen, finden Sie die entsprechenden

Erklärungen zum Anlegen eines leeren Mandanten im Kapitel Anlegen eines Mandanten . Fahren Sie danach

mit den hier folgenden Kapiteln fort.

Menu Bearbeiten Benutzerverwaltung

Diesen Menupunkt finden Sie in ARCO System.

In ARCO Software ist eine recht weitreichende Benutzerverwaltung integriert. Sie ermöglicht es, jeden einzelnen Menupunkt und jede Funktion, die mit einem Knopf oder über die Befehlsleiste (ARCO

Commander) ausgelöst wird, einem Benutzer zu gewähren oder zu sperren. Zusätzlich gibt es für besondere Fälle Zugriffsrechte auf einzelne Felder oder auf Teilmengen von Entitäten (z. B. nur

Arbeitsbuchungen für sich selbst durchführen zu können), die verteilt werden können.

Die Benutzerverwaltung kann global, also für alle Mandanten gleich, oder mandantenspezifisch eingestellt werden. Ausserdem kann für jeden Mandanten entschieden werden, ob er überhaupt der

Benutzerverwaltung unterstellt werden soll (siehe Menu B

EARBEITEN

M

ANDANTENVERWALTUNG

).

Es gibt fünf Möglichkeiten für eine Funktion, die Einzel vergeben werden können. Es sind dies Ausführen,

Ansehen, Erfassen, Ändern und Löschen. Die Option Ausführen oder Ansehen ist jeweils Voraussetzung, dass überhaupt ein Datensatz bearbeitet, also erfasst, geändert oder gelöscht werden kann.

Die Rechte können auf einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe vergeben werden. Wir empfehlen

Ihnen die Rechte auf Gruppenebene zu vergeben. Auf diese Weise kann sehr einfach ein neuer Mitarbeiter ins System integriert werden, weil er einfach in einer Gruppe eingetragen wird und sofort die Rechte der

Gruppe übernimmt. Der Administrationsaufwand ist dadurch minimiert. In diesem Fall ist es sinnvoll, die

Gruppen als Funktionsgruppen auszugestalten (Geschäftsleitung, Projektleiter, Administrator, Sekretariat, etc.).

Die Gruppeneinteilung hier ist völlig unabhängig von der Gruppeneinteilung der Mitarbeiter. In diesem Sinne ist auch der Benutzer, der hier definiert wird, unabhängig vom Mitarbeiter innerhalb der Unternehmung. Einzig das

Kurzzeichen sollte bei gleichen Mitarbeitern an beiden Stellen das gleiche sein, das ist wichtig für die Synchronisation von ARCO Adress mit MS

Outlook.

Um die Rechte einer Gruppe zu bearbeiten, stellen Sie die Markierung links auf die entsprechende Gruppe.

Um ein bestimmtes Recht zu finden, können Sie die Liste durch Auswahl rechts auf ein bestimmtes ARCO

Programm einschränken. Weiter können Sie einen Begriff in das unten stehende Volltextsuchfenster eingeben. Mit [Tabulator] wird die Suche gestartet und zeigt in der Liste nur noch Einträge, die den

Suchbegriff beinhalten. Ein Doppelklick auf die entsprechende Box gibt oder nimmt das dazugehörende

Recht. Ein X bedeutet das Recht ist gewährt.

Die verschiedenen Masken unter Bearbeiten-

Hauptgrössen hatten bisher teilweise für die Befehle Neu, Ändern, Löschen keine Benutzerrechte,

Zusätzlich wurde diese auch noch bei den folgenden

Masken ergänzt:

Länderliste (ARCO Adress)

Adressen Folgeaufträge (ARCO Service)

Gemeindefaktoren (ARCO Auftrag)

Erweiterte Filter (Alle Programme)

Eigene SQL Funktionen (Alle Programme)

Faktoren (Flächenkalk. Katalog ARCO Auftrag)

Bilderliste (Artikel/Position ARCO Auftrag)

Registergruppe (ARCO Adress)

Word-Seriendruckmanager (ARCO Adress)

Profil kopieren

Wenn Sie ein zweites Profil (die Summe aller erteilten Rechte) aufgrund eines ersten Profiles anlegen wollen, dann können Sie ein ganzes solches Profil in ein neues überführen und dann weiterbearbeiten.

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Parametrisierung

-

Technische Software

Seite 46

Alle Rechte erteilen

Damit werden für die gerade (aufgrund von Programmteil oder Suche) ausgewählten Einträge alle Rechte auf

GEWÄHREN

gesetzt.

Alle Rechte entfernen

Damit werden für die gerade (aufgrund von Programmteil oder Suche) ausgewählten Einträge alle Rechte auf

GESPERRT

gesetzt.

Gruppe kopieren

Falls Sie doch einmal benutzerabhängige Rechte vergeben wollen, können Sie das Gruppenprofil auf die

Benutzer übertragen.

Verwaltung kopieren

Die ganze Benutzerverwaltung kann von der globalen Ebene oder von einem anderen Mandanten

übernommen und dann nachbearbeitet werden. In diesem Fall ist die Benutzerverwaltung dann mandantenspezifsich und nicht mehr global.

Auszubildende haben in der Regel in den Programmen nicht überall alle Rechte und oftmals nur das Recht etwas anzusehen aber nicht zu verändern.

Dies kann jetzt auch für die verschiedenen Dokument-

Typen angewendet werden. Dazu gibt es in der Benutzerverwaltung für jeden Dokument-Typ die Möglichkeit je nach Mitarbeitergruppe die Rechte auf Ansehen, Erfassen,

Ändern und Löschen speziell zu setzen.

Diese Benutzerrechte kommen aber nur dann zur Anwendung wenn in den Einstellungen Mandant Reiter Auftrag –

Button Typenspezifisch in der Spalte R die Checkbox bei den jeweiligen Dokumenttypen gesetzt wird.

Wird nun doch versucht ein Dokument zu löschen, wenn kein Recht dafür vorhanden ist, so erhält der User eine

Hinweismeldung. Das gleiche gilt auch für die Positionen innerhalb des Dokumenttyps.

Wird versucht ein Dokument zu ändern, der User hat nur das Ansehen- und Erfassen-Recht, so wird die Dokumentmaske zwar geöffnet, aber alle Felder sind inaktiv und grau.

Menu Bearbeiten Mandantenverwaltung

Diesen Menupunkt finden Sie in ARCO System.

Sie können hier den Code des aktiven Mandanten setzen. Dieser Code ist jeweils in der Titelleiste jedes ARCO Programms sichtbar und zeigt damit an, welcher Mandant gerade bearbeitet wird.

Ergänzen Sie mit einer detaillierteren

Bezeichnung.

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Parametrisierung

-

Technische Software

Seite 47

Auf dem Reiter Datenbanken sehen Sie, auf welchem SQL Server Sie welche Datenbank bearbeiten.

Die Adressen können bei mehreren Mandanten mit gleichen Adressen in einem einzigen geführt werden. Es sind damit aber auch gewisse

Einschränkungen zu gegenwärtigen bei den

Auswertungen.

Auf dem Reiter Buchhaltung können Sie bei den

Schnittstellen Sesam, Simultan, Topbau die

Buchhaltungsmandanten eröffnen/pflegen. Bei der

Schnittstelle ABACUS bleibt der Reiter leer da dort keine Buchhaltungsmandanten erfasst werden müssen.

In der Liste auf dem Reiter Buchhaltung tragen Sie den oder die verbundenen Buchhaltungsmandanten ein.

Bei SageSesam gehört zu einem ARCO Mandanten für jedes Geschäftsjahr ein SageSesam Mandant, da

SageSesam jedes Geschäftsjahr in einem eigenen Ordner (Mandant) führt. Sie geben hier nur den Ordner

selbst an, der Pfad zu den Ordnern wird in E

INSTELLUNGEN

M

ANDANT

A

NBINDUNGEN

gesetzt. Bei TopBau

Buchhaltung geben Sie hier einfach die Mandantennummer an. Bei ARCO Finanz geben Sie das

Geschäftsjahr an.

Schliesslich besteht die Möglichkeit, diesen Mandanten der Benutzerverwaltung zu unterstellen. Wenn sie die Box Rechte prüfen aktivieren, wird von nun an auf die in der Benutzerverwaltung vergebenen Rechte geprüft. Wenn Sie zusätzlich die Box Mandantenabhängig aktivieren, werden die Benutzerrechte für diesen

Mandanten separat geführt.

Wenn Sie mit dem ARCO Tools einen Mandanten kopieren so müssen Sie anschliessend im ARCO

System die neue Datenbank richtig stellen.

Wenn Sie sich direkt nach dem kopieren z. B. im

Arco Adress anmelden werden Sie mit dieser Hinweismeldung darauf hingewiesen.

Nach dem Bestätigen mit OK wird automatisch das

Arco System gestartet und die Maske des Menu

Bearbeiten-Mandantenverwaltung angezeigt. Hier müssen sie den Mandant-Code und die Bezeichnung richtig stellen.

Auch auf Reiter Datenbanken sollten Sie die Einstellungen prüfen und allenfalls anpassen.

Wird eine Anpassung bei den Datenbanken vorgenommen muss die Datenbankwartung durchgeführt werden. Diese wird auch automatisch aufgerufen.

Grundsätzlich sollten Sie aber IMMER nach dem Kopieren einer DB und dem richtig stellen der vorhin erwähnten Informationen eine

Datenbankwartung durchführen.

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Parametrisierung

-

Technische Software

Seite 48

Menu Bearbeiten Einstellungen Lokal

Das Fenster E

INSTELLUNGEN LOKAL

erreichen Sie von allen ARCO Programmen aus. Sie finden darin

Einstellungen, die Ihren Arbeitsplatz, genauer gesagt Ihre Windows-Benutzeranmeldung betreffen (Reiter

Optionen programmspspezifisch, Optionen programmübergreifend und Technische Einstellungen ).

Bei den Mandanteneinstellungen finden sich insbesondere Einstellungen, die für mehrere ARCO Programme gültig sind (Reiter A

LLGEMEIN

, P

FADE

, A

NBINDUNGEN

und B

UCHHALTUNG

), sowie Einstellungen zu einzelnen ARCO

Programmen (Reiter A

DRESS

, A

UFTRAG

, L

AGER

, S

ERVICE

, E

RFOLG

), die man in der Regel beim Eröffnen eines

Mandanten festlegt und anschliessend nur noch selten verändert, allenfalls ergänzt.

Reiter Optionen programmspspezifisch

Die Einstellungen, die Sie hier treffen, beeinflussen nur Ihre aktuelle Benutzeranmeldung an Windows. Diese Einstellungen werden dementsprechend in der Registry im Pfad

HKEY_CURRENT_USER/

SOFTWARE/

ARCO/

SETTINGS abgelegt.

Gruppe ARCO Adress

Programmstartfenster

Wenn Sie ARCO Adress starten, kann sogleich die Adress-, die

Terminbearbeitung, die Geburtstagsliste und / oder die Outlook Inbox geöffnet werden.

Die Kontaktpersonenliste können Sie auch als Startfenster im ARCO Adress einstellen.

Darstellungsvarianten

Für die Adresse stehen zwei verschiedenen Masken für die Bearbeitung zur

Verfügung. Die kleine Adressmaske braucht weniger Platz auf dem

Bildschirm und eignet sich deshalb besonders für Arbeitsplätze mit geringen Bildschirmauflösungen (<=SVGA).

An vielen Orten müssen Adressen einem Projekt oder einem Artikel etc. zugeordnet werden. Dazu wird jeweils die Adressauswahl aufgerufen. Sie können hier entscheiden, ob Sie bei diesen Adressauswahlen auch auf

Twixtel [F3] zugreifen wollen. Das Fenster benötigt dann einfach mehr

Zeit, um sich überhaupt anzeigen zu können.

Verhaltensvarianten

Die Terminbearbeitung beinhaltet eine Erinnerungsfunktion ähnlich einem

Wecker. Sie bestimmen hier, ob Sie von dieser Erinnerung Gebrauch machen wollen, für welchen Mitarbeiter sie aktiviert werden soll, wie lange vor einem Termin Sie gewarnt werden wollen, ob ARCO Adress sich beim

Erinnern in den Vordergrund bringen soll, wenn Sie gerade in einem anderen Programm arbeiten oder ob einfach der Knopf ARCO Adress in der

Taskleiste blinken soll.

Bitte beachten Sie, dass die Erinnerungsfunktion nur aktiv ist, solange

ARCO Adress geöffnet ist!

Gruppe ARCO Auftrag

Programmstartfenster

Wenn Sie ARCO Auftrag starten kann sogleich die Katalog- und / oder die

Projektbearbeitung geöffnet werden.

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Parametrisierung

-

Reiter Optionen programmspspezifisch

Seite 49

Darstellungsvarianten

Sie können entscheiden, ob bei der Katalogbearbeitung in der Übersicht die

Kataloge mit Bezeichnung und Nummer oder mit Nummer und

Bezeichnung dargestellt werden und ob die Artikelliste den aktuellen

Gesamtlagerbestand laufend rechnen und anzeigen soll (verlangsamt den

Aufbau der Liste).

Verhaltenvarianten

Hier geben Sie das Hauptlager an. Wenn das System keine anderen

Informationen hat, wird dieses Lager verwendet.

Hat man mehrheitlich Dokumente mit sehr vielen Kapiteln und Positionen, ist es ungünstig, wenn bei jeder Mutation das ganze Dokument neu durchgerechnet wird. Ist die Einstellung D

OKUMENT IMMER RECHNEN

nicht aktiv, kann man auf der Dokumentliste das Dokument mit [F5] jeweils neu berechnen lassen bei Bedarf. Mutationen auf oberster Ebene lösen in jedem Fall eine

Neuberechnung aus.

In den Projektdetails wird die Übersicht im Memory aufgebaut. Um diesen

Aufbau zu beschränken (kann sehr lange dauern) kann hier eine Grenze eingegeben werden.

Gruppe ARCO Erfolg

Programmstartfenster

Wenn Sie ARCO Erfolg starten, kann sogleich wahlweise die Arbeits- und

Spesenübersicht, die Material- und Fremdleistungserfassung oder

Stundenerfassung geöffnet werden.

Darstellungsvarianten

Bei Auswertungen im Bereich Mitarbeiter kann entweder das Kurzzeichen oder der ganze Name gedruckt werden.

Verhaltensvarianten

Auf der Arbeits- und Spesenübersicht können auch direkt Buchungen erfasst werden. Dazu sind die entsprechenden Einträge in den

Übersichtslisten der Mitarbeiter, der Arbeitsarten, der Aufträge etc. zu wählen. Mit der Einstellung Bei Selektion ab Rapport laden werden diese

Einträge gleichgesetzt wie bei der Buchung, die markiert ist, bevor [Neu] betätigt wird.

Beim Öffnen der Arbeits- und Spesenübersicht kann der Datumsfilter wieder auf die gleiche Periode gesetzt werden, wie beim letzten Verlassen des Fensters.

Das Fenster Arbeits- und Spesenerfassung kann die Stunden der einzelnen

Buchungen zusammenzählen. Geben Sie an, wieviele Bedingen mindestens gesetzt sein müssen, damit die Stunden gezählt werden. Sie können damit die Wartezeiten anpassen.

Sie können auch die Bedingung 0 wählen, da das Stunden zählen optimiert wurde. Das heisst, Sie können während dem Stunden zählen weiter arbeiten und müssen auch nicht mehr lange auf das Total Stunden warten.

Die Gruppe Vorgabe Std/Spesen Erfassung wurde neu eingebaut. Mit dem aktivieren der Box Angemeldeter Benutzer wird der Benutzer, mit dem man sich im ARCO Erfolg angemeldet hat, bei der Arbeitszeit und Spesen

erfassen-Maske als Mitarbeiter vorgeschlagen. Wird diese Box nicht aktiviert, bleibt das Feld Mitarbeiter in der Arbeitszeit und Spesen erfassen-

Maske im ARCO Erfolg leer.

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Parametrisierung

-

Reiter Optionen programmspspezifisch

Seite 50

Gruppe ARCO Service

Programmstartfenster

Wenn Sie ARCO Service starten, kann sogleich die Objekt-, die Anlage-, die

Service- oder die Abobearbeitung geöffnet werden.

Darstellungsvarianten

Man kann die nicht aktiven Fenster schliessen lassen, wenn man einen

Schritt weiter geht.

Mit ARCO Service kann ein Kundenlagerbestand von Servicematerial auf den Kundenanlagen geführt werden. Falls Sie diese Funktion nicht benötigen, können Sie das Fenster, das die jeweiligen Bestände bei der

Servicematerialerfassung anzeigt, ausblenden.

Im Fenster Objektdetails gibt es eine Übersicht mit hierarchischer Struktur aller Anlagen und Abonnemente. Wird von einem Objekt auf die

Objektdetails gewechselt, muss diese Struktur eingelesen und dargestellt werden. Das braucht seine Zeit. Mit dem Check Alle Dokumente laden wird nicht nur die erste Ebene geladen, sondern alle Ebenen. Mit dem Check

Baumstruktur öffnen wird die gesamte Struktur offen gezeigt, sodass man gleich den Überblick hat. Bei Objekten mit vielen Anlagen wird dazu vom

Rechner einfach mehr Zeit benötigt.

Verhaltensvarianten

Bei der Übernahme von Katalogartikeln in einen Serviceauftrag (Reiter

R

APPORT

M

ATERIAL

), kann bestimmt werden, dass sich ein Dialog öffnet, der die Mengenangabe abfragt und auf den Text Einfluss nehmen kann.

Reiter Optionen programmübergreifend

Die Einstellungen, die Sie hier treffen, beeinflussen nur Ihre aktuelle Benutzeranmeldung an Windows. Diese Einstellungen werden dementsprechend in der Registry im Pfad

HKEY_CURRENT_USER/

SOFTWARE/

ARCO/

SETTINGS abgelegt.

Hier sind die Druckvorschau, Ausgabegerät wählen

vor Druck, Tooltipps anzeigen während und Listen

mit Farbe enthalten.

Gewisse Droplisten können sehr viele Einträge beinhalten. In der Regel sind das die Mitarbeiterdroplisten. Um hier die Suche zu erleichtern, kann eine zusätzliche Suchfunktion eingeschaltet werden. Zur Zeit ist dies bei der Maske Arbeits- und Spesenerfassung in ARCO Erfolg realisiert.

Reiter Optionen programmübergreifend die beiden Kalender wurden bezüglich der Kalenderwochenanzeige der Norm DIN 1355 / ISO 8601 angepasst sowie auch überall wo die Kalenderwoche angezeigt wird

Arco Adress - Terminliste

Arco Adress - Terminarchiv

Arco Adress - Dispokalender

Arco Adress - Feiertagsliste

Arco Adress - Erledigen

Arco Erfolg - Auswertung Stundekontrolle Woche

Arco Service - Serviceauftrag

Details zu dieser Norm können Sie hier nachschlagen: http://de.wikipedia.org/wiki/Woche

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Parametrisierung

-

Reiter Optionen programmübergreifend

Seite 51

Gruppe Interne Reports

Die internen Ausdrucke können ebenso wie die externen vor dem definitiven Ausdruck in einer Druckvorschau betrachtet werden.

Mit Reporteditor sind Sie in der Lage den Drucker auswählen zu lassen und hat zusätzliche Optionen. Sie sollten deshalb diese Option wieder ausschalten. Die meisten Reports sind fest auf Hoch- oder Querformat programmiert und übersteuern deshalb die Druckereinstellungen.

Bestimmte interne Reports (Ausdrucke) haben zur Trennung der einzelnen Linien abwechselnd graue und weisse Balken. Drucker bzw.

Druckertreiber werten diese zum Teil unterschiedlich aus, sodass sie nicht genau mit den darin enthaltenen Daten übereinstimmen, sondern vertikal verschoben sind. Es kann hier zur Korrektur ein Offsetwert eingegeben werden, der den Balken verschiebt.

Das Protokoll, das nach dem Transfer in die Debitorenbuchhaltung erscheint, kann auch für jeden offenen Posten (OP) eine eigene Seite verwenden.

Gruppe Darstellung

Viele Fenster bestehen aus einer Liste und einer Übersicht mit

Baumstruktur wie im Windows-Explorer. Sie können hier einstellen in welcher Schrift die Listen und die Übersichten dargestellt werden und mit welcher Hintergrundfarbe.

Rechts von solchen Listen ist jeweils die Befehlsleiste (ARCO

Commander). Auch für diese Leiste lassen sich Schrift, Hintergrund- und

Selektionsfarbe bestimmen.

Gruppe Verhalten

ARCO Software gibt Ihnen zuweilen Informationen über einen im

Hintergrund laufenden Vorgang oder einen Befehlsknopf und zeigt Warn- oder Fehlermeldungen in Tooltipps an. Das sind kleine Fenster, die aufgehen und nach einer Zeit wieder verschwinden. Bestimmen Sie hier, ob Sie diese Tipps sehen wollen und für wie lange.

Die Information an den Benutzer, dass aufgrund der aktuellen Funktion ein Workflowprozess gestartet wurde, wird auch im Tipp-Fenster angezeigt.

Gruppe Style

Manche Listen, wie z. B. die Positionsliste, haben Kolonnen mit unterschiedlich farbigen Feldern, um grafisch Informationen über den Typ der Zeile mitzuteilen. Wenn Sie diese Farben nicht mögen, schalten Sie hier die Checkbox Listen mit Farbe aus.

Neue Checkbox Kein farbiger Hintergrund bei formatierten Texten bewirkt dass der gelbe Hintergrund bei RTF-Formatierten Texten in der Positionsmaske / Artikelmaske nicht angezeigt wird.

Gruppe Konfiguration InfoPopup

Mit dem Infopopup ist es möglich bei der

Projektbearbeitung, oder bei der Stundenbuchung oder bei der Objektbearbeitung automatisch ein Popup-Fenster zur aktuellen Rechnungsadresse zu erhalten.

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Parametrisierung

-

Reiter Optionen programmübergreifend

Seite 52

Reiter Technische Einstellungen

Die Einstellungen, die Sie hier treffen, beeinflussen nur Ihre aktuelle Benutzeranmeldung an Windows.

Diese Einstellungen werden dementsprechend in der Registry im Pfad HKEY_CURRENT_USER/

SOFTWARE/

ARCO/

SETTINGS abgelegt.

Die Programmsprache stellt die Sprache der

Benutzeroberfläche ein. Sie ist abhängig von der

Lizenz, die Sie haben.

Gruppe Office Verbindung

Mit der Einstellung der Grösse lässt sich Word im Vollbildmodus

(maximiert), minimiert oder gleich wie das letzte Mal öffnen

(Normal).

In der Regel möchte man die Dokumente vor dem Druck kurz begutachten. Unter Umständen ist das aber nicht notwendig oder bei

Massendruck nicht gewünscht.

Die Einstellung Dokumente sofort drucken schickt das produzierte

Dokument auch direkt zum Drucker.

Die Einstellung Dokument bei Verarbeitung anzeigen ermöglicht die

Vorschau in Word. Ist sie nicht eingeschaltet, wird MS Word gar nicht sichtbar und die Dokumente gehen nur an den Drucker.

Die Einstellung Gitternetzlinien anzeigen schaltet die entsprechende

Einstellung in Word ein, damit sehen Sie die Darstellung der Struktur der Datentabellen.

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Parametrisierung

-

Reiter Technische Einstellungen

Seite 53

Gruppe Telefonie

ARCO TAPI - Telefonausgang bei Terminalserver Clients

Hier kann man die IP Adresse oder DNS Namen des lokalen Arbeitsplatzes, der via TAPI mit dem Telefon verbunden ist, angeben. Wenn der Eintrag leer oder =localhost ist, dann läuft das ganze wie bisher.

Arco und Tapi müssen miteinander kommunizieren, daher muss Arco wissen wo der Tapi ist und der Tapi muss wissen wo Arco liegt. Deshalb gibt es auch im Tapi ein Feld wo man die IP Adresse oder DNS

Name angeben muss wo Arco verwendet wird.

Menu Bearbeiten Einstellungen Mandant

Das Fenster E

INSTELLUNGEN MANDANT

erreichen Sie von allen ARCO Programmen aus. Sie finden darin

Einstellungen, die den gerade bearbeiteten Mandanten betreffen (Reiter A

LLGEMEIN

bis B

UCHHALTUNG

).

Reiter Allgemein

Hier beginnen die mandantenabhängigen

Einstellungen, die also nicht von Ihrem speziellen

Windows-Login abhängen und damit auch nicht in der Registry sondern in der Datenbank des

Mandanten abgelegt werden.

Gruppe Standortbezogene Angaben

Geben Sie hier Informationen für den Standort des Mandanten ein. Mit Landcode ist der ISO Code des

Landes gemeint, ebenso bei der Währung. Die Sprache ist hier die Datensprache und nicht die Sprache der

Benutzeroberfläche. Land- und Ortswahl sind selbsterklärend und werden für die automatische

Zusammenstellung von Telefonnummern verwendet. In der Schweiz muss die Nummer vollständig mit

Vorwahl gewählt werden, deshalb ist in der Schweiz die Ortswahl leerzulassen. Die Amtvorwahl ist nur bedeutend, wenn Sie an eine Telefonzentrale angeschlossen sind, die eine Vorwahl für Amtslinien braucht.

Reiter Adress

Die Einstellungen hier betreffen nur das Programm ARCO Adress.

Werden Termine in der Terminverwaltung von ARCO

Adress gesetzt und anschliessend gelöscht, können sie in eine Tabelle der gelöschten Termine (Historie) eingetragen werden.

Wird eine neue Kontaktperson erstellt, ist diese automatisch als Serienbriefkontakt markiert .

Geben Sie beim Erfassen einer neuen Adresse eine allgemeine Briefanrede an, so wird aus der Ergänzung

Briefanrede auch gleich eine Kontaktperson erstellt.

ARCO Adress kann bei der Neuerfassung manuell und ab Twixtel auf Adressdupletten prüfen. Die Kriterien sind:

Gleiche Postleitzahl

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Parametrisierung

-

Reiter Allgemein

Seite 54

Gleiche Strasse und Nummer

Irgend ein Teil des Names in Adresszeile 1 eines bestehenden Adressdatensatzes

Wird ein Termin in ARCO Adress gelöscht, so stösst dieser Prozess folgende Aktionen an:

Als Arbeitszeitbuchung in ARCO Erfolg eintragen

Als Aktivität im Kontaktmanager der Adresse eintragen

In der Terminhistorie ablegen

Damit wird auf den Adressmasken das Feld Land angezeigt welches den ausgeschriebenen Landname passend zum auf der Adresse hinterlegten Ländercode anzeigt.

Das Feld Land ist editierbar und lässt sich noch mit

Zusätzen ergänzen, die nur gerade für diese Adresse gültig sind.

Auch wird aus dem Feld Ländercode (ISO) ein Pull down Menü um das entsprechende Land / Land ISO auszuwählen.

Da der Benutzer in den Benutzerdefinierten Feldern

selbst bestimmt, wie sich die 7 Adresszeilen benennen, muss das Programm wissen auf welcher Zeile die

Strassenangabe befindet. Gezielte Übergabe der

Strasse, z. B. mit der Schnittstelle in die Debitoren.

Die Checkbox Manuelle Adresse entfernt Adresstext

nicht bewirkt, dass wenn Sie auf dem Adressfenster

(ShowAxAdr – Programmübergreifend) eine Adresse aus dem Adressstamm eingetragen haben und auf den

Button [Manuelle Adresse] drücken oder die Adressnummer mit [0] überschreiben, der Adresstext in der

Adressdarstellung stehen bleibt.

So haben Sie die Möglichkeit die hier eingetragene

Adresse mit Zusätzen zu ergänzen ohne im Adressstamm die bestehende Adresse zu verändern.

Berücksichtigen Sie aber bitte, dass dies bei dem

Adresstyp Rechnung nicht möglich ist, da die Rechnungsadresse immer im Adressstamm erfasst sein muss und es sich nach der oben erwähnten Aktion um eine manuelle Adresse handelt.

Beim Erfassen einer neuen Adresse kann der Subpfad automatisch gefüllt werden, mit der Adressnummer oder dem Adresssuchbegriff. Die Standard-

Zahlungskondition kann via Pulldown-Menü zugeteilt werden sowie welche Datenfelder man zu einer

Adresse führen will.

Der Subpfad dient dazu, dass mit dem

Kontaktmanager automatisch erzeugte Dokumente für jede Adresse in einem eigenen Unterverzeichnis abgelegt werden.

Wir führen verschiedene Preise auf dem Artikel. Wer

Handel / Service betreibt oder wer Anlagengeschäfte /

Service betreibt hat oft unterschiedliche Preise für

Neubau und Service beim gleichen Artikel.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Parametrisierung

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Reiter Adress

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Adressmaske Reiter Aufrag

Adressmaske Reiter Leistung

Bisher konnte auf der Adresse eine Preiskategorie auf dem Reiter Auftrag angegeben werden die im ganzen

Programm verwendet wurde. Für neue Adressen wurde diese Information aus den Einstellungen Mandant-

Reiter Adress geholt. Diese Einstellung haben wir auf dem Reiter Leistung mit zwei weiteren Pull down-

Menüs für die Preiskategorien Erfolg und Service erweitert.

Bei neuen Adressen werden diese ebenfalls aus den

Einstellungen Mandant geholt, bei bestehenden Adressen können Sie diese manuell auf dem Reiter Leistung der Adresse zuweisen. Die jeweilige Preiskategorie wird dann auch entsprechend auf das Dokument übertragen.

Ist nun auf der Rechnungsadresse bei Preiskategorie

Erfolg der Preis 3 definiert und Sie buchen im Arco

Erfolg Materialpositionen aus dem Katalog so werden diese bei dem Kunden immer mit Preis 3 im ARCO Erfolg verrechnet.

Reiter Auftrag

Die Einstellungen auf diesem Reiter betreffen das Programm ARCO Auftrag und haben Einfluss auf die automatischen Fakturaläufe von ARCO Erfolg und ARCO Service.

Positionen werden in der Regel auf 5 Rappen gerundet.

Es gibt Ausnahmefällen wo die Handhabung anders angewendet wird, z. B. bei anderen Währungen.

In der Rabattmatrix als verdeckt eingetragene

Prozentsätze ergeben einen neuen Verkaufspreis. Hier bestimmen Sie, ob dieser auch gerundet werden soll oder nicht. Die Rundung findet also erst auf dem

Betrag (Menge mal Verkaufspreis) statt.

Hier stellen Sie die Vorgaben für ein neues Projekt ein.

Die jeweils vorgefüllt werden, wenn Sie ein neues

Projekt eröffnen. Natürlich können Sie die Vorgaben

beim einzelnen Projekt übersteuern. Mit den

Datenfeldern können für Projekte zusätzliche Felder

eröffnet werden. Der Subpfad dient dazu, bei

Dokumenten, die über die Kontaktmanager erzeugt werden, für jedes Projekt ein eigenes Unterverzeichnis zu haben. Das Grundverzeichnis wird in den

Einstellungen Reiter Pfade angegeben.

Ansicht Teilprojekte bewirkt, dass die Erfolgsaufträge in die Ansicht / Gliederung des Projekttrees integriert werden.

Hier stellen Sie die Vorgaben für ein neues Dokument ein. Welches ist denn der am häufigsten verwendete

D

OKUMENTTYP

? Und mit welcher P

REISKATEGORIE

arbeiten

Sie am häufigsten? Auch hier können die Vorgaben im einzelnen Dokument geändert werden. Mit den

D

ATENFELDERN

können für Dokumente zusätzliche Felder

eröffnet werden. Die Dokumentoption K

UNDENRABATT ZU

JEDER

P

OSITION EINTRAGEN

kann hier voreingestellt werden. I

NTERNE

L

IEFERSCHEINE

verschieben Ware von einem Lager zum anderen. Dabei kann im Ziellager die

Ware für das aktive Projekt reserviert werden.

Ausserdem kann das Dokument als Verweis auf das

S

AMMELKONTO

(Auftrag in ARCO Erfolg) gleich die

Projektnummer voreingestellt erhalten.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Parametrisierung

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Reiter Auftrag

Seite 56

So würde in diesem Fall die SN angedruckt:

F23.T03.62.001 bis F23.T03.62.116

Mit Ausführen [T

YPENSPEZIFISCH

] entschieden Sie in folgender Auflistung der Dokumente, welche Preiskatego-

rie und welches Sammelkonto (also welcher Auftrag aus ARCO Erfolg) bei einem Dokument des entsprechenden Typs vorgeschlagen wird.

Für Dokumenttypen, die hier die Kolonne O markiert haben, werden beim Ausdruck in Word anstelle der temporären Dateien, Originale mit eindeutigem Namen erzeugt und im Pfad für Projektdokumente (siehe Einstellungen Mandant – Pfade) abgelegt.

Diese Original-Dokumente sind dann auch in der Projektbearbeitung direkt zugänglich über die rechte

Maustaste auf dem Dokument in der Dokumentliste.

Möchten Sie verhindern, dass ihre Mitarbeiter nach dem zum drucken aufbereiteten Dokument direkt im

Word-Dokument noch Änderungen vornehmen ohne dies im Arco-Dokument nachzuführen?

In der Spalte P haben Sie die Möglichkeit zu definieren welche Dokumenttypen direkt als Pdf generiert werden sollen. Das heisst egal was in den Druckformaten eingestellt ist, das Dokument wird in jedem Fall als Pdf aufbereitet, so dass dem Mitarbeiter keine Word-Datei mehr angezeigt wird.

Bei der Übernahme von Artikeln in Dokumente können den Positionen Seriennummern zugeteilt werden. Der

Dialog auf dem Reiter Seriennummern kann sich dabei so präsentieren, dass Seriennummern manuell erfasst oder diejenigen an Lager ausgewählt werden können.

Wenn Positionen Seriennummern haben, dann können diese auch auf die Dokumente gedruckt werden. Es gibt dazu die Druckfelder @sn1 und @sn2, die die

Seriennummern entweder durch Komma oder durch

Zeilenschaltung getrennt darstellen. Sie können hier bestimmen, ob vor den Seriennummern noch ein bestimmter Text und allenfalls eine Zeilenschaltung kommen soll.

Hier definieren Sie einen Text oder Zeichen welches beim Seriennummerndruck mit dem Stil Feld @sn6 im

Projektdokumentdruck verwendet wird. Mit diesem Stil

Feld werden die erste und die letzte SN der Position gedruckt. Dies kann hilfreich sein wenn Sie fortlaufende Seriennummern auf der Position verwenden.

Hier werden Einschränkungen bezüglich der Möglichkeit eine Rechnung zu eröffnen angegeben.

Ausserdem kann eingestellt werden, dass der

Fakturaverweis, den Lieferscheine erhalten, die mit der

Funktion Lieferscheine fakturieren erstellt wurden,

auch bei Rechnungen eingetragen wird, die manuell ab

Lieferschein vorgetragen werden.

Eine Besonderheit ist die Option A

UF

H

ANDELSPROZESS

. Diese Funktion ist für

EINSCHRÄNKEN

Handelsunternehmen gedacht, die strikte

Dokumentabläufe benötigen. Dazu gibt es ein eigenes

Handbuch ARCO SQL T5 - Handbuch - Auszug - Han-

delsprozesse.pdf

Wenn man ein Dokument mit Einfügen Schlusstotal

abschliesst, dann gibt es dort die Möglichkeit, automatisch einen Prämienartikel einzufügen. Sie geben hier an, welcher Artikel aus welchem Katalog

Handbuch ARCO SQL T10 -

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-

Reiter Auftrag

Seite 57

dafür genommen werden soll.

Es gibt in ARCO Software die Möglichkeit, Artikelpreise mengenabhängig zu gestalten. Falls diese

Grenzmengen einheitlich sind werden sie hier vorgegeben, damit sie nicht bei jedem Artikel erfasst

werden müssen. Natürlich kann beim einzelnen Artikel

diese Vorgabe übersteuert werden.

Reiter Auftrag 2

Gruppe Abläufe

diese Stücklisten nur zur Vorkalkulation verwendet werden, dann brauchen Sie nicht ins Projekt kopiert zu werden. Das spart Zeit und Platz. Dafür können dann keine Materialrüstlisten mehr gedruckt werden.

Text oder einem Text aus den benutzerdefinierten

Feldern, falls in der Stilvorlage ein @txt gesetzt wird.

In letzterem Fall kann dieser Text mit dem Prozentsatz des MWST Codes ergänzt werden.

Es gibt Mehrwertsteuersätze mit Prozentsatz 0 (Null).

Zum Beispiel für befreite Leistungen oder für

Positionen ohne Code. Entscheiden Sie, ob bei Codes mit Satz 0 auch eine MWST Zeile eingefügt werden soll oder nicht.

Feldern kommen (Einstellungen - Reiter Allgemein) oder abhängig vom MWST Code direkt aus der MWST

Tabelle selbst.

Positionen vom Typ Leistung und Verrechnungsart

Ausmass können eine Ausmasstabelle hinterlegt haben. Aus dieser Tabelle ergibt sich eine

Ausmassmenge. Soll dieses Resultat standardmässig als Positionsmenge übernommen werden?

Katalog gewählt werden. Geschieht dies aus einem speziellen Dialog, wie z. B. den Bestellungen, dann legt man hier fest, dass die Artikelliste beim nächsten

Öffnen an der selben Stelle im Katalog öffnet.

Positionserfassung und der Kapitelstruktur. Ein

Dokument kann nachträglich nach Prositionsnummer umsortiert werden, wobei nur die numerischen Teile der Nummer berücksichtigt werden.

Kostenstelle angegeben werden. Wenn Sie diese Box checken, dann werden die Angaben aus dem Projekt, alle diesbezüglichen Angaben in den Positionen, beim

Transfer in die Debitoren überschrieben.

Gutschriften werdem mit negativen Beträgen oder durch Wechsel von Soll und Haben in die Debitoren transferiert.

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Parametrisierung

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Reiter Auftrag 2

Seite 58

etc.

Sie haben die Möglichkeit eigene Dokumenttypen anzulegen. Wenn Sie diese Box checken, dann sind die in den benutzerdefinierten Feldern eingetragenen

Felder Zusätzlicher Dokumenttyp 1 bis 10 aktiv.

Jede Position kann ein Ertragskonto haben. Dieses

Konto kann durch ein Datenfeld auf Dokument- bzw.

Projektebene verändert werden. Die beiden Zahlen werden addiert zu einer neuen Ertragskontonummer.

Damit lassen sich Ertragskonti filialspezifisch abfüllen.

Aufträge und Projekte automatisch immer in der gleichen Gruppe, egal wo die Zuweisung erfolgt. den gleichen Standard, also die gleiche Zuteilung zu einem Dokumenttyp erhalten. Wird dann ein solcher

Dokumenttyp über das Icon Drucker gedruckt und sind mehrere Standards erfasst, dann kommt automatisch die Auswahl der Druckformate, aber nur derjenigen mit dem für diesen Dokumenttyp gesetzten Standard.

Bei der Artikelübernahme in ein Dokument wird nach einer Menge gefragt. Mit dieser Einstellung erweitert sich der Mengendialog und es können 3 Mengen und eine Anzahl eingetragen werden. Aus diesen vier

Faktoren ergibt sich die Positionsmenge aufgrund der

Einstellungen, die beim Artikel gesetzt sind.

Diese Option kann dann hilfreich sein, wenn man seine

Produkte vorwiegend im Ausland in Fremdwährung einkauft und normaleweise auch in der gleichen

Währung wieder verkauft. In diesem Falle hat man in der Regel nämlich keinen Preis in Leitwährung. Mit dieser Option wird der Verkaufspreis für ein Dokument in Leitwährung aus dem Fremdwährungspreis zurückgerechnet. Von derjenigen Fremdwährung die im

Katalog als Einkaufswährung bestimmt ist, natürlich mit dem in der FW-Tabelle aktuell hinterlegten Kurs.

Dies bewirkt dann, dass beim Erstellen des neuen Dokumentes bereits bei der Wahl des Dokumenttyps Lieferschein, das unter Tagesdatum Faktura erfasste Datum, beim Druckdatum eingetragen wird. Auch über die Funktion Vortragen wird bei Wahl Neues Dokument des Typs Lieferschein, das Druckdatum aus Tagesdatum Faktura eingetragen. Bei allen anderen Dokumenttypen wird das Druckdatum erst beim Drucken des

Dokumentes eingetragen.

Wählen Sie zwischen dem einfachen Dialog Einfügen

Schlusstotal oder dem erweiterten Dialog Einfügen

Schlusstotal. Beim erweiterten Dialog sind Sie in der

Gestaltung freier, da Sie den Abschluss in Mustervorlagen individuell gestalten können.

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Reiter Auftrag 2

Seite 59

Gruppe Fenster

Dies bewirkt dass der neue erweiterte Dialog Vortragen verwendet wird anstelle des einfachen Vortragen-

Dialoges.

Mit dem erweiterten Dialog haben Sie die Möglichkeit

Rezeptpositionen aufzulösen wie Sie es schon vom

Mengendialog kennen.

Wenn Sie mit Teilprojekten arbeiten und auf den Dokumenten lieber die Adressen des Teilprojektes anstelle der Adressen des Projektes eingetragen haben möchten, aktivieren Sie diese Checkbox.

Setzt aber voraus, dass der Cursor auf dem Teilprojekt positioniert wird bevor Neu(Dokument) gewählt wird.

Ist der Cursor auf dem Projekt positioniert so werden nach wie vor die Adressen des Projektes auf dem Dokument eingetragen. kann bezüglich Formatierung den Angaben des

Druckformates, genauer gesagt des entsprechenden

Stils, folgen. Das bedeutet auch, dass der gesamte

Text die gleiche Formatierung hat. Ist dem so, dann markieren Sie diese Checkbox. Möchten Sie aber innerhalb eines Textes auch formatieren, dann tun Sie das mit einer RTF (Rich Text Format) Toolbox. eingetragen hat und diese immer in einem eigenen

Fenster angezeigt werden, ist diese Chebox gesetzt.

Wenn Sie nun diese Box aktivieren und im Katalog auf den Artikeln Reiter Grafik ein Bild einfügen, so wird

Ihnen dieses Bild im Katalog in einem eigenen Fenster angezeigt, ohne dass Sie den Artikel mit ändern öffnen müssen.

Beim Wählen des nächsten Artikels wird das Bildfenster automatisch wieder geschlossen, bzw. das Bild des nächsten Artikels angezeigt sofern eines hinterlegt wurde.

Auf den Projektdokumenten wurde die Anzeige des

Zahlungsdatums / Ausgleichsdatum in eine Checkbox umgewandelt. Falls Sie doch lieber das Datum sehen möchten, weil Sie z. B. täglich Zahlungen einlesen, so aktivieren Sie dies mit der Checkbox Einlese Datum

Debitoren Saldoausgleich.

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Reiter Auftrag 2

Seite 60

Gruppe Warnungen

die Projektnummer vorgeschlagen. In der Regel wird, abhängig vom Dokumenttyp, eine Nummer aus dem entsprechenden Nummernkreis geholt. Jedes neue

Dokument soll immer die Projektnummer erhalten, mit dem gesetzten Häklein fällt die folgende Warnmeldung weg.

Gruppe Projektliste

Beim Import von Projektdokumenten aus anderen

System sind die Verweise auf die MWST Codes allenfalls unterschiedlich. Diese Einstellung unterdrückt die Warnung.

Ist diese Einstellung aktiv, wird bei bereits gedruckten

Rechnungen / Lieferscheinen mit einem Druckdatum eine Warnmeldung angezeigt.

Wenn Sie sehr viele Seriennummern auf den Dokumentpositionen haben und die Überprüfung auf Verfügbarkeit der Seriennummern nicht benötigen(rot / grün Markierung) so schalten Sie dies mit dieser

Checkbox aus. Dies bewirkt auch, dass die Positionsmaske und der GetMenge-Dialog schneller geöffnet werden, da diese aufwändige Prüfung nicht stattfindet.

Geht man in die Details eines Projektes, dann wird links in der Übersicht die Chronologie des Projektes aufgebaut. Hier kann entschieden werden, welche

Entitäten in die Chronologie einfliessen sollen.

Reiter Lager

Die hier getätigten Einstellungen betreffen den Lagerbereich von ARCO Auftrag, sowie Lagerbuchungen, die mit ARCO Service erfolgen.

Gruppe Abläufe

Hier entscheiden Sie, ob das Lager mit oder ohne

Chargen zu führen ist. Eine Charge ist eine

Wareneingangsnummer für einen Artikel, der mit einer bestimmten Lieferung angekommen ist. Die

Chargenverwaltung ermöglicht das Zuordnen von

Lagerausgängen zu Lagereingängen und damit die

Verfolgung von Warenflüssen und eine genaue

Renditeberechnung auf den Lagerverkäufen. Der

Nachteil besteht in einem grösseren Aufwand, der bei

Lagerausgängen zu betrieben ist.

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Reiter Lager

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Gruppe Lieferantenbeurteilung

Gruppe Bestandesbuchungen

Handbuch ARCO SQL T10 -

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Reiter Lager

Wenn Sie ohne Chargenverwaltung arbeiten, ist ARCO

Software in der Lage, die Lagerausgänge direkt zu buchen. Wie das Verhalten bei Unterbestand ist und wie die Chargen gesucht werden, stellen Sie mit den folgenden Einstellungen ein.

Jeder Charge (Wareneingangsnummer) lässt sich eine

Chargenkennung, z. B. eine ext. Lotnummer zuweisen.

Bei den Bezugsquellen können mengenabhängige

Einkaufspreise angegeben werden. Wenn man als ersten Preis den Standardeinkaufspreis und als zweiten

Preis seinen eigenen höchsten Einkaufspreis angeben will, dann muss die Grenzmenge zwischen den beiden

0 sein und das wird mit dieser Einstellung erlaubt.

Bei automatischen Importvorgängen oder wenn ein

Artikel in einem Katalog erfasst wird, der einen

Lieferanten hinterlegt hat, dann wird automatisch eine

Bezugsquelle im Lager angelegt. Wird dieser

Automatismus nicht gewünscht, ist hier ein Häklein zu erfassen.

Wenn automatisch ausgebucht wird, sucht ARCO

Software die Mengen nach einer der folgenden

Strategien:

LIFO: die zuletzt gelieferten Chargen werden zuerst ausgebucht

FIFO: die zuerst gelieferten Chargen werden zuerst ausgebucht

Kleinste Menge: die Chargen mit den kleinsten Mengen werden zuerst ausgebucht

Hier geben Sie an, wie sich ARCO Software verhalten soll, wenn nicht genug Menge an Lager ist

(Unterbestand):

Nicht buchen: Die Ausgänge bleiben in den provisorischen Lagerausgängen stehen

Aus allen Lagerorten: Es wird nicht nur am

Hauptlagerort (Einstellungen Lokal Reiter Optionen programmspezifisch), sondern in allen Lagerorten nach

Mengen gesucht

Hauptlager ins Minus: Es wird eine negative

Lagermenge für diesen Artikel angelegt und mit der

Bestandeslieferung verbunden

Jeder Lagereingang lässt sich beurteilen, bezüglich

Qualität, Liefertermin und Vollständigkeit. Daraus lässt sich die Lieferantenbeurteilung berechnen. Entscheiden

Sie hier die Punktegrenzen für gute, mittlere und schlechte Lieferanten.

Anzahl der vergangenen Monate über die die entsprechende Statistikauswertung zu erstellen ist.

Bestimmen Sie ausserdem, ob die

Lieferantenbeurteilung auch online ständig gerechnet und angezeigt werden soll.

Die hier eingetragene Lieferung wird verwendet, wenn

Sie direkt im Inventar neue Bestände erfassen, weil für jeden Bestand eine Lieferung existieren muss.

Seite 62

Reiter Service

Diese Einstellungen beziehen sich auf das Programm ARCO Service und in einem Fall auch auf ARCO Erfolg

(Basisstundenansatz

)

.

Falls sich weder durch das Modell Verrechnungsansatz nach Regie noch Verrechnungsansatz nach Tarifgruppe für die erbrachte Leistung ein Verrechnungsansatz ergibt, dann greift ARCO Software als letzte Instanz auf den hier angegebenen Stundensatz zurück.

Beim automatischen Fakturalauf für Servicerapporte kann es Rabattpositionen geben. Hier wird eingestellt, ob diese Positionen ihre Einträge Arbeitsart,

Ertragskonto und Kostenstelle von der Position erhalten, auf die sich der Rabatt bezieht oder aus den

Grundeinstellungen.

Hier werden die verfügbaren Datenfelder den

Serviceaufträgen zugewiesen.

Beim automatischen Fakturalauf für Abonnemente kann es Rabattpositionen geben. Hier wird eingestellt, ob diese Positionen ihre Einträge Arbeitsart,

Ertragskonto und Kostenstelle von der Position erhalten, auf die sich der Rabatt bezieht, oder aus den

Grundeinstellungen.

Gruppe Abläufe

Serviceaufträge die aufgrund von Abonnementen

(Verträgen) ausgelöst werden können nicht immer zum genau definierten Zeitpunkt erfolgen. Sollen diese

Verschiebungen nun Einfluss auf das Datum nächster

Service haben, dass die Berechnung des nächsten

Termins aufgrund des effektiven Ausführungsdatums und nicht aufgrund des vorgesehenen Datums erfolgt? aufgrund eines Abonnements erstellt wurde, dann kann der Servicetermin gleich mit dem Druckprozess vergeben werden.

Materialkosten sofort in den Auswertungen von ARCO

Erfolg wirksam. Sollten diese Kosten aber aus der

Buchhaltung eingelesen werden, dann möchte man natürlich nicht, dass diese doppelt berücksichtigt sind.

Arbeitszeiten und Spesen der Servicetechniker sofort auf den Auswertungen in ARCO Erfolg wirksam. Wenn man die Wochenrapporte im ARCO Erfolg einbucht, dann möchte man nicht die Stunden doppelt berücksichtigen.

Bei Fakturaerstellung der verantwortliche Mitarbeiter, des Serviceauftrages bzw. der im Abo eingetragene

Mitarbeiter, als Verantwortlich Verkauf auf das

Dokument übertragen. Dies könnte für die

Provisionsabrechnung hilfreich sein.

Wenn diese Box aktiv ist, wird der ausführende Benutzer auf jedem durch den Faktura Lauf angelegten

Rechnungsdokument, im Feld Verantwortlich Verkauf auf dem Reiter Auswertungen, als Mitarbeiter hinterlegt. Er später auf dem Rechnungsdokument angedruckt.

Diese Option schliesst sich mit der schon vorhandenen

Checkbox Verantwortlicher Mitarbeiter Service/Abo in

Handbuch ARCO SQL T10 -

Parametrisierung

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Reiter Service

Seite 63

Verantwortlich Verkauf Rechnung eintragen gegenseitig aus. Es ist nicht möglich beide gleichzeitig zu setzen.

Damit die Option funktioniert, muss der Benutzer /

Login das gleiche Kürzel tragen wie der entsprechende

Mitarbeiter unter Menu Bearbeiten-Hauptgrössen-

Mitarbeiter.

Bei der Abofakturierung wird normalerweise die

Zahlungsbedingung der Rechnungsadresse des Abos verwendet. Da jeder Serviceauftrag eine eigene

Zahlungsbedingung haben kann, kann diese auch für die Abofakturierung berücksichtigt werden.

Wenn ein Serviceauftrag aufgrund von Materiallisten zum Objekt, dem Anlagetyp, der Anlage, dem Abo Typ oder dem Abonnement automatisch Materialeinträge erhält, wird in den Einstellungen Reiter Service entschieden, ob die Materialbezeichnung oder die Materi-

albeschreibung (der Langtext) des Artikels in den Rap-

port Material des Serviceauftrages übernommen werden soll.

Die Checkbox bewirkt, dass wenn ein Serviceauftrag eine Verbindung zu einem Abo hat, die normale Preisbildung ausgeschaltet wird und - falls vorhanden - die

Rabattprozente aus dem Abo auf alle Materialeinträge angewandt werden.

Das Datum fakturieren ab wird mit dem Tagesdatum abgefüllt wenn der Status des Serviceauftrages auf

Ausgeführt gestellt wird. Wird der Serviceauftrag auf einen anderen Status gestellt so wird dieses Datum wieder gelöscht. Wenn später der Serviceauftrag wieder auf Ausgeführt gestellt wird, so wird das fakturie-

ren ab Datum wieder neu mit dem Tagesdatum abgefüllt.

Wenn Sie nicht möchten, dass dieses Datum überschrieben wird, weil Sie es vielleicht bereits beim Erfassen des Serviceauftrages manuell ausfüllen, so setzen Sie diese Checkbox.

Wenn Sie auf den Anlagen Materiallisten erfassen / verwalten und eine Anlage kopieren so wird diese normalerweise nicht mit kopiert.

Mit dieser Checkbox stellen Sie ein, dass die Materialliste der Anlage auf die neue Anlage mit kopiert wird und somit nicht nochmals erfasst werden muss.

Damit die Termine mit Status ausgeführt in der

Terminliste und Outlook (iCal – Dienst erforderlich) nicht gelöscht und weiterhin angezeigt werden, aktivieren Sie diese Checkbox.

Gruppe Import/Export Serviceaufträge

Werden rapportierte Serviceaufträge von der ARCO mobileStation eingelesen, so ändert ihr Status von

Extern auf den hier ausgewählten Status.

Will man die eingelesenen Rapporte noch kontrollieren, bevor sie in den Fakturalauf kommen, dann empfiehlt sich ein benutzerdefinierbarer Status oder der Status

Pendent. Mit Status Ausgeführt sind sie direkt für die

Fakturierung bereit.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Parametrisierung

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Reiter Service

Seite 64

Wird ein Serviceauftrag exportiert mit einem

Anlageverweis so wird das hier ausgewählte

Anlagedatenfeld mit exportiert.

Unabhängig davon ob die Anlage dieses Datenfeld schon besitzt oder nicht. Spätestens nach dem Import

Mobile besitzt diese Anlage das Datenfeld.

Hier bestimmen Sie den Zeitraum der zu

übermittelnden Servicehistorie-Einträge, die mit jedem

Serviceauftrag ins FTP Verzeichnis gestellt werden.

Serviceauftrag-Reiter Info:

Die Checkbox Keine Folgeaufträge bewirkt, dass beim

Import der Mobileserviceaufträge keine Folgeaufträge generiert und auf dem Serviceauftrag somit die Checkbox Folgeauftrag und Datum nicht gesetzt werden.

Reiter Erfolg

Die hier getätigten Einstellungen beziehen sich auf ARCO Erfolg und in einem Fall auch auf ARCO Service

(Verrechnungsansatz).

Es ist möglich, Buchungen ohne Angabe einer Arbeitsart zu erfassen. Sollen diese Buchungen (gilt nur für

Arbeitszeitauswertungen) als verrechenbar (direkte

Stunden) gelten oder nicht?

Mit diesen gesetzten Einstellungen ist die Arbeitsart zwingend auf Arbeits- und oder Spesenbuchungen anzugeben.

Die Einstellungen gelten für Buchungen im ARCO Erfolg,

ARCO Service und ARCO Mobile, sowie für Import und

Exportfunktionen die Buchungen in Arco Erfolg oder

Arco Service übermitteln.

Beim gewählten Auftrag darf nur auf produktive

Arbeitsarten gebucht werden.

Beim gewählten Auftrag wird die Arbeitsart aus dem

Projektverweis genommen.

Im Projekt ist die Arbeitsart die automatisch bei der

Arbeitszeiterfassung angezeigt wird zu hinterlegen.

Beim Erfassen der Arbeitszeit wird die im Projekt hinterlegte Arbeitsart als Vorschlag übernommen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Parametrisierung

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Reiter Erfolg

Seite 65

Um Dokumente ins Arco Erfolg via Funktion Export Arco

Erfolg zu exportieren müssen diese über ein Druckdatum verfügen.

Es gibt aber auch den Fall, dass zuerst ein leeres Dokument erstellt wird, dieses ohne zu drucken in Arco

Erfolg exportiert wird um den Auftrag zu generieren.

Für diese Arbeitsweise muss die neue Einstellung Keine

Datumskontrolle bei Export Erfolg aktiviert werden.

Bei der Arbeitszeiterfassung sind auf dem gewählten

Auftrag nur Buchungen auf produktive Arbeitsarten zulässig.

Beim gewählten Auftrag wird die Arbeitsart aus dem

Projektverweis genommen und beim Erfassen der

Arbeitszeit automatisch angezeigt.

Für die Umrechnung von Stunden auf Tage bei bestimmten Auswertungen ist die Angabe der

Tagesarbeitsstunden des Betriebes notwendig.

Falls sich weder durch das Modell Verrechnungsansatz nach Regie noch Verrechnungsansatz nach Tarifgruppe für die erbrachte Leistung ein Verrechnungsansatz ergibt, dann greift ARCO Software als letzte Instanz auf den hier angegebenen Stundensatz zurück.

Da Sie die Absenzen selbst frei definieren können, muss

ARCO Software wissen, welche Absenz Sie für die

Ferienkontrolle vorgesehen haben.

Falls Sie in der Gruppe Artikelverwaltung ARCO Erfolg aktiv haben und Ihre Artikel in der unten aufgeführten

Maske via ARCO Erfolg-Menu Bearbeiten-Artikel verwalten sollten so müssen Sie ab der Version D7E220B013

Ihren Artikelstamm neu im Arco Auftrag erfassen und hier löschen.

Bei der DB-Wartung mit dieser Version wird Ihnen im

Verarbeitungslogfile die folgende Hinweismeldung ausgegeben:

Sie haben die Artikelpflege in ARCO Erfolg aktiviert.

Das ist ab T7 nicht mehr möglich. Übertragen Sie die

Artikel in die Artikelverwaltung von ARCO Auftrag, stellen Sie dann die Einstellung Mandant - Reiter

Erfolg - Gruppe Artikelverwaltung auf ARCO Auftrag.

Wenn Sie nun Ihre Artikel vollständig im Arco Auftrag –

Katalog erfasst und hier im Arco Erfolg gelöscht haben, so können Sie in den Einstellungen Mandant-Reiter Er-

folg-Artikelverwaltung den Radio auf Arco Auftrag setzen. Sobald Sie diese Einstellung umstellen wird diese

Gruppe ausgeblendet und könnte nur noch in der Datenbank direkt zurückgestellt werden.

Diese Umstellung bewirkt dass der Katalog aus ARCO

Auftrag auch im ARCO Erfolg via Menu Bearbeiten-

Artikel jederzeit aufgerufen und bearbeitet werden kann, zusätzlich ist es auch möglich via Drag & Drop einen Artikel des Typs Material aus dem Katalog in die

Material- und Fremdleistungsliste in den Bereich Material hinein zu ziehen so dass direkt auch die ausgefüllte

Erfassungsmaske geöffnet wird.

Analog dem Automatismus der Lagerbuchung beim

Druck eines Dokumentes kann hier die entsprechende

Kostenbuchung automatisiert in ARCO Erfolg geschehen. So werden z. B. die Materialaufwände eines soeben gedruckten Lieferscheines sofort als Kosten im

Handbuch ARCO SQL T10 -

Parametrisierung

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Reiter Erfolg

Seite 66

entsprechenden Auftrag in ARCO Erfolg verbucht.

Verschiedene Auswertungen für die Stundenkontrolle der Mitarbeiter sind auf einen Monat bezogen. Hier den

Starttag der Berechnung angegeben. Der Starttag 1 ergibt genau den Kalendermonat. Jede andere Angabe bezieht Tage aus zwei Kalendermonaten ein. Im Beispiel vom 25. des Vormonats zum 24. des aktuellen Monats.

Bestimmen Sie hier, ob die Verrechnungsansätze nach dem Modell Regie oder nach dem Modell Tarifgruppe berechnet werden sollen. Für die Details sehen Sie doch bitte das entsprechende Kapitel in ARCO Erfolg.

Modul Auftragseinschränkungen

Die hier möglichen Einstellungen sehen Sie nur, wenn Sie das Modul ARCO Erfolg Auftragseinschränkungen lizenziert haben. Es ermöglicht Ihnen vorzubestimmen, welche Buchungen überhaupt erlaubt sind, also welche Kombinationen aus Auftrag, Mitarbeiter und Arbeitsart. in ARCO Service überprüft werden. Das ist natürlich nur möglich, wenn das Objekt auf einen Auftrag in ARCO

Erfolg verweist.

Was soll geschehen, wenn es zum Auftrag gar keine

Einschränkungen hat in der Tabelle?

Was soll geschehen, wenn es zum Auftrag zwar

Einschränkungen hat, diese aber nicht der gerade getätigten Buchung entsprechen? Da jeder Eintrag auch mit einem eigenen Fakturaansatz versehen werden kann, muss, falls nicht blockiert wird, der Regieansatz

Verwendung finden.

Bei einem übereinstimmenden Eintrag sind entweder keine Kosten- oder keine Fakturasätze hinterlegt. Soll dann das Regiemodell angewendet werden, um einen

Fakturaansatz zu erhalten oder nicht.

Kostensatz aus der Einschränkungstabelle übernommen werden oder derjenige aus der Mitarbeitertabelle.

Hier definieren Sie Vorgaben für neue Aufträge sowie weisen die benötigten Datenfelder den Aufträgen zu.

Reiter Pfade

Pfade zu anderen Programmen

ARCO Software druckt alle externen Dokumente über

MS Word. Die Druckformate nehmen dabei Bezug auf eine Vorlage und eine Stilvorlage. Geben Sie an, wo diese Dateien gelagert sind.

Ist eine Buchhaltung angeschlossen, dann muss bekannt sein wo sich deren Daten befinden. Nicht jede

Buchhaltung ist gleich aufgebaut, sehen Sie dazu weiter unten.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Parametrisierung

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Reiter Pfade

Seite 67

Abhängig von der angeschlossenen Buchhaltung sind die Datenpfade unterschiedlich anzugeben:

SageSesam Geben Sie den Pfad zum Grundordner an. Der

Grundordner ist derjenige Ordner, der die Ordner der einzelnen Mandantenjahre enthält. Hier also nicht direkt auf einen Mandanten verweisen!

TBI

Abacus

Die Schnittstelle TBI benötigt keinen Datenpfad

Geben Sie hier das Verzeichnis an, in das die

Exportdatei mit den Buchungen geschrieben werden soll.

Ablagefade

Der Kontaktmanager ist in der Lage Korrespondenz vorzubereiten. Geben Sie den entsprechenden Pfad für die Ablage dieser Dokumente an.

Entsprechend den Einstellungen werden

Projektdokumente spezifisch einem bestimmten Ort abgelegt.

Schliesslich gibt es noch einen Pfad für die bei den

Artikeln und Positionen hinterlegbaren Bilder.

Zu allen Hauptentitäten (Adressen, Projekte, Objekte,

…) sind Dokumente verknüpfbar. Dies ist der

Standardpfad, der für solche Dokumente vorgeschlagen wird.

Beim Importieren der Rapporte von ARCO Mobile werden diese in ein zentrales Verzeichnis gestellt und für jeden Mitarbeiter in einer eigenen Unterordner. Dieses

Verzeichnis wird im Menü Bearbeiten - Einstellungen

Mandant Reiter Pfade definiert.

Leica Dista Pro

Die Verbindung zum Laserdistanzmessgerät von Leica

Geosystems wird ebenfalls über einen Pfad hergestellt.

Dort findet ARCO die vom Einleseprogramm des

Distoscanners erzeugte Schnittstellendatei mit den

Ausmassdaten.

FTP Konfiguration mobile

ARCO mobileSolution verwendet für die Übermittlung der Serviceaufträge einen FTP Dienst. Dazu muss es einen FTP Server geben, auf dem die Aufträge abgelegt werden können. Geben Sie die notwendigen

Zugriffsinformationen dafür an.

Die vorgängig erfassten Eingaben sind mit [Ftp

Verbindung Testen] zu testen.

Explorer-Ablage

Ist ein Ablagepfad vordefiniert, so wird auf Projekt,

Auftrag und Objekt hinter dem Feld Explorer-Ablage das weisse Blatt mit grünem Stern aktiv.

Mit diesem Symbol wird automatisch der Ablagepfad generiert oder manuell über den gelben Ordner eingefügt. Wird hier nichts angegeben wird beim Ausführen des Projektes automatisch der Pfad gemäss den Einstellungen erstellt.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Parametrisierung

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Reiter Pfade

Seite 68

Reiter Anbindungen

Abgeschlossene Buchhaltung

Hier wählen Sie aus, mit welcher Buchhaltung Sie

ARCO Software verbinden. Je nachdem welche

Buchhaltung Sie anschliessen stehen weitere

Einstellungen zur Verfügung.

Schnittstelle zu ABACUS Finanz und Lohn

Die Einrichtung der Schnittstelle ist im separaten Handbuch „ARCO SQL T9 - Schnittstelle ARCO - ABACUS

Finanz und Lohn.pdf“ beschrieben.

Einstellungen für ARCO Finanz

Die Einrichtung der Schnittstelle ist im separaten Handbuch „ARCO SQL T3 - Schnittstelle ARCO Finanz und

Lohn.pdf“ beschrieben.

Transfer Debitoren

Zu den schon vorhandenen Einstellungen für die

Anbindung einer Buchhaltung ist neu die Möglichkeit gekommen, die Texte der Buchung und falls es die entsprechende Buchhaltung erlaubt, den Text des Offenen Postens völlig frei zu bestimmen.

Wird kein Text angegeben, verfährt ARCO Software wie bisher und baut selber einen Text zusammen.

Der eigene Text kann sich zusammensetzen aus

Fix Text und Datenbankfeldern. Die Datenbankfelder kann man in der gleichen Art nutzen wie beim Drucken von Dokumenten. Im Dokument

ARCO SQL T10 Liste der Druckfelder.dotx (Ordner Vorlagen) ist die Verwendung von direkten

Datenbankfeldern beschrieben. Eine erweiterte

Anleitung finden Sie auch im Zusatzhandbuch

ARCO Software - Drucken mit DB-

Druckfeldern.pdf

Die OP- und Buchungstexte können individuell definiert werden. Wenn Sie Buchungsdetailtexte oder OP-Texte leer lassen werden die Buchungen folgendermassen übertragen.

Buchungsdetailtext:

Rechnungstyp: RechnungsNr Adresszeile1 Projektbez.

Beispiel: SER: 651248 ARCO Software AG Walser Informatik

OP-Text:

Projektbezeichnung Rechnungstyp

Beispiel: Walser Informatik SER

Folgende Rechnungstypen sind möglich:

R = Rechnung

TR = Teilrechnung

SR = Schlussrechnung

G = Gutschrift

SER = Servicerechnung

ABR = Abo Rechnung

Erfassen Sie beispielsweise bei Buchungsdetailtext die Felder @[email protected] @[email protected] so wird an

Handbuch ARCO SQL T10 -

Parametrisierung

-

Reiter Anbindungen

Seite 69

die Buchhaltung der Rechnungstyp und die dednierten Felder übermittelt.

Beispiel (RechnungsNr 12456):

SER: 12456 Servicerechnung

Bei den OP-Texten wird ebenfalls der Rechnungstyp und die definierten Felder, beispielsweise @Prv.Pro:[email protected], übermittelt.

Beispiel (ProjektNr. 12789):

SER: 12789

Die Datenfelder für die individuellen OP- und

Buchungstexte in den Einstellungen Mandant –

Reiter Anbindungen wurden die Verfügbaren

Buchhaltungsschnittstellen weiter ergänzt.

Neu sind folgende Felder für Servicerechnungen und Abo Rechnungen möglich:

@[sar]sar.Obj:[email protected] = Objektbezeichnung einer Servicerechnung

@[sar]sar.Obj:[email protected] = Objektnummer einer

Servicerechnung

@[abo][email protected] = Abo Nummer

@[abo]abo.Obj:[email protected] = Objektbezeichnung einer Abo Rechnung

@[abo]abo.Obj:[email protected] = Objektnummer einer

Abo Rechnung

Zusätzlich können Adressfelder über die Adresstypen – Druckfeldnamen für Dokumentvorlage verwendet werden. z. B. @RECHNUNG:[email protected] = Adresszeile1 der

Rechnungsadresse

Informationen zu weiteren Feldern, die über den

Adresstyp verwendet werden können, entnehmen Sie dem Handbuch ARCO SQL T10 Liste der

Druckfelder Kapitel Felder drucken mit Adresstypen.

Einstellungen für SageSesam Debitoren

Einstellung auf DebiNT

Hier geben Sie die Details für die Verbindung zur

SageSesam Buchhaltung an. Falls Sie nach vereinnahmt abrechnen und die Fakturen ohne MWST transferieren wollen, können Sie das hier markieren und angeben, welcher Steuercode dann fix gebucht werden soll.

Die Verbindung zu Sesam ist auf drei Arten möglich:

OLE, Beam und CSV, wobei letztere nur für die direkte

Verbindung in die Finanzbuchhaltung möglich ist, da reine Fibu-Buchungen getätigt werden (Einstellung

FibuNT).

OLE ist nur möglich, wenn die SageSesam Buchhaltung auf dem gleichen System/Netzwerk installiert ist.

Damit haben Sie alle Verbindungsmöglichkeiten hin und zurück.

Beam schliesslich kommt zur Anwendung, wenn die

Buchhaltung offline ist, sich also in einer anderen

Umgebung befindet. Dabei wird eine Datei geschrieben, die via Extranet oder Email übermittelt werden kann und in den Debitoren die entsprechenden

Buchungen vornimmt, wenn sie eingelesen wird. Es

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Reiter Anbindungen

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gibt keine Möglichkeit Informationen aus der

Buchhaltung zurückzuholen wie bei OLE.

WICHTIG: Wenn Sie die Sesam Version 2008 verwenden möchten benötigen Sie zwingend die ARCO Version

D6E183B86U1 oder höher, denn dann müssen Sie in den Einstellungen Mandant – Reiter Anbindung in den

[weitere Einstellungen] den Radiobutton [ab 2008] aktivieren.

Wenn Sie eine ältere Sesam Version verwenden und die ARCO Version D6E183B86U1 oder höher verwenden, dann müssen Sie in den Einstellungen Mandant –

Reiter Anbindung in den [weitere Einstellungen] den

Radiobutton [bis 2006] aktivieren

Ab der Version D6E209B96 ist diese Unterscheidung in der Schnittstelleneinstellung nicht mehr notwendig.

Sie können hier angeben, wie die Adresszeilen zwischen den Bereichen Administration (ARCO Adress) und Rechnungswesen (SageSesam) ausgetauscht werden sollen. In der SageSesam Adressverwaltung gibt es drei Adresszeilen, die Sie mit denjenigen aus

ARCO Adress verbinden können.

Einstellungen für TopBau Buchhaltung

Gruppe IGH Blätterkatalog

Diese Einstellung ist für das Einlesen von Adressen in

ARCO Adress ab der Topbau Adressverwaltung.

Sie entscheiden hier, aus welchen Begriffen der Text der Offenen Posten in TBI aus Teilen von ARCO

Software zusammengestellt werden soll.

Hier wird die Serviceadresse des IGH Blätterkataloges eingetragen.

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Reiter Anbindungen

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Gruppenkalender Verbindung

Wenn Sie den ARCO Gruppenkalender lizenziert haben, dann steht Ihnen eine webbasierterte Termin- und

Ressourcenverwaltung zur Verfügung. Dabei werden die in ARCO erzeugten, geänderten und gelöschten

Termine mit MS Exchange Server und der

Weboberfläche OLXCal synchronisiert.

Geben Sie unter URL den Pfad zum Server an, auf dem die OLX Dienste laufen.

Falls Sie in ARCO Adress oder Service gelöschte bzw. erledigte Termine auf dem Exchange/OLX behalten wollen, dann aktivieren Sie die entsprechenden

Checkboxen.

Je nachdem, wo ein Termin entstanden ist, kann der

Termintext unterschiedlich zusammengestellt werden, damit die richtigen Informationen online ersichtlich sind. Die gewünschten Teile einfach markieren und allenfalls die Reihenfolde ändern.

Reiter Buchhaltung

Diese Angaben (mit Ausnahme der Mehrwertsteuervorgabe) brauchen nur gemacht zu werden, wenn eine

Buchhaltung angeschlossen ist.

Diese Funktion dient zur Anpassung der MWST Nummer.

Damit wird in den Einstellungen Mandant – Reiter

Buchhaltung das neue vergrösserte Feld UID aktiv. Die

Nummer muss genau den dem vorgegebenen Format erfasst werden CHE-123.456.789 beim Bestätigen mit

[Ausführen] wird die Nummer auf das Format geprüft, entspricht dies nicht dem Format wird diese Hinweismeldung angezeigt. In der Fusszeile des Arco-

Programmes wird Ihnen als Hilfe das Format beim Erfassen angezeigt.

Die Druckfelder wurden entsprechend erweitert:

@[email protected] druckt: CHE123456789

@[email protected] druckt: CHE-123.456.789

@[email protected] druckt: CHE123456789

@[email protected] druckt: CHE-123.456.789

@[email protected] druckt: CHE-123.456.789 MWST

@[email protected] druckt: CHE-123.456.789 HR / MWST

@[email protected] druckt: CHE-123.456.789 HR

UID3-UID5 sind vom Mandantensprachcode abhängig und werden entsprechend übersetzt.

Wenn eine neue Adresse erfasst wird, werden diese

Konti als Vorgabe für das Finanzbuchhaltungskonto des zur Adresse gehörenden Personenkontos eingetragen.

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Reiter Buchhaltung

Seite 72

Wenn eine Position frei erfasst wird, dann bekommt sie das hier genannte Ertragskonto und Kostenstelle als

Vorgabe eingetragen.

Mit der Funktion Einfügen Schlusstotal können automatisch Rabatt- und Skontopositionen generiert werden. Hier bestimmen Sie, welche Ertragskonti vorgegeben werden sollen.

Falls in Teilrechnungen die Positionen verschiedene

Konti oder gar keines haben, so wird beim Einfügen

Teilrechnungen das hier vermerkte Konto verwendet.

Falls nicht durch Arbeitsarten, Artikelinformationen oder direkte Eingaben beim betroffenen Datensatz

übersteuert, werden diese Konten und Kostenstellen angewandt beim Erstellen von Fakturen aufgrund von

Serviceaufträgen oder Abonnementen.

Mittels Doppelklick oder F3 in dem entsprechenden

Feld öffnet sich die Auswahlmaske mit den verfügbaren

Grössen.

Erfassen Sie direkt im Feld die Konto- / Kostenstellennummer und wird diese nicht gefunden, so öffnet sich automatisch die Auswahlmaske.

Menu Bearbeiten - Hauptgrössen

Absenzen

Absenzen werden in der Stundenerfassung von

ARCO Erfolg benötigt, falls Sie die

Mitarbeitersollstundenkontrolle durchführen. Mit

Absenzen sind bezahlte nicht produktive Stunden ausserhalb der betrieblichen Abläufe gemeint.

Mit dem Absenztyp bestimmen Sie das

Additionsverhalten der Stundenkontrolle.

Normal: Teil der Ist-Stunden

Kompensation: Nicht Teil der Ist-Stunden

Korrektur: Teil der Ist-Stunden, aber speziell aufgeführt

Die nicht mehr benötigten Absenztypen setzen Sie einfach auf Inaktiv.

Die inaktiven Absenztypen werden dann in den

Auswahllisten z. B.in der Arbeits- und

Spesenerfassungsmaske nicht mehr angezeigt.

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Reiter Buchhaltung

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Adresstypen

Bestimmen Sie, welche Art von Adressen Sie

überhaupt bei den einzelnen Grössen in ARCO

Software benutzen möchten. Bei Projekten sind vielleicht ganz andere Adressen wichtig als bei

Objekten. Auf jeden Fall sind Sie nicht eingeschränkt. Geben Sie zu jeder Grösse an, welche Adresstypen Sie dazu führen möchten.

Einige Adresstypen sind vordefiniert, weil das

Programm wissen muss, dass es sich um einen bestimmten Typ handelt, da mit diesem weitere

Funktionen verknüpft sind (z. B. muss die

Rechnungsadresse in die Debitorenbuchhaltung

übergeben werden). Andere Adresstypen sind frei und Sie geben einfach die gewünschte

Bezeichnung an, z. B. Hauswart oder Elektriker.

Sie entscheiden auch, mit welchem

Druckfeldnamen die Adresse auf Dokumenten oder in Listen (Stilfeldname) gedruckt werden. Soll

Standort- oder die Postfachangaben der Adresse verwendet werden? Ein Lieferschein geht sicher an die Standortadresse, während eine Rechnung auch an die Postfachadresse gehen könnte.

Bei automatischen Fakturaläufen in ARCO Service und ARCO Erfolg muss manchmal ein Projekt eröffnet werden, weil noch keines verbunden ist. Dann können bestimmte Adressen aus dem Objekt bzw. dem

Auftrag auf das Projekt übertragen werden, und zwar von einem Adresstypen auf einen anderen.

In der Gruppe Vorgabe für entscheiden Sie grundsätzlich, welche Adresstypen bei der Erfassung einer neuen Entität vorgeschlagen werden sollen. Die hier markierten sind also jeweils auf dem Reiter Adressen von Projekten, Dokumenten, Aufträgen, Objekten etc. schon leer aufgeführt. Natürlich können immer noch einzelne manuell zugegeben werden.

Da wir bei der Buchhaltungsschnittstelle ABACUS die Möglichkeit haben nicht nur eine Debitorenadresse sondern auch eine abweichende Mahnadresse beim Export Debitoren mit zu übermitteln, haben wir im ARCO den neuen Adresstyp

Mahnadresse eröffnet. Diesen erfassen Sie in den

Einstellungen Mandant- Hauptgrössen-

Adresstypen analog eines bereits bestehenden

Adresstyps.

Wenn Sie den Adresstyp auf einem Buchhaltungsrelevanten Dokument aktivieren und eine andere

Adresse eintragen als auf der Rechnungsadresse hinterlegt ist, so wird diese beim Export Debitoren mit übermittelt und im ABACUS auf dem Beleg bei der Mahnadresse eingetragen.

Voraussetzung hierfür ist die Verwendung des

ACS-Dienstes Version 1.0.0.20 oder höher.

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Reiter Buchhaltung

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Adressanzeige in Listen

In den Listen können die Adressen der entsprechenden Entitäten dargestellt werden. Hier stellen Sie ein welche Adressen aufgeführt werden sollen. Beachten Sie, dass das einen Einfluss auf die Darstellungsgeschwindigkeit einer Liste hat. Je mehr Adressen, desto langsamer ist der

Listenaufbau.

Arbeitsarten

Arbeitsarten sind eine entscheidende Entität bei der Leistungserfassung. Jede Leistung muss mit einer Arbeitsart gebucht werden, denn die

Arbeitsart entscheidet bei der Fakturierung der

Leistung über den Mehrwertsteuersatz und bei der

Verrechnungsart Regie möglicherweise über den

Verrechnungsansatz, beim Transfer in die

Debitoren über das Ertragskonto und die

Kostenstelle (ausser bei Katalogartikeln, die ein eigenes Ertragskonto und eine eigene Kostenstelle hinterlegt haben). Eine inaktive Arbeitsart steht nicht mehr zur Verfügung.

Die einzelnen Arbeitsarten werden in Gruppen untergebracht. Die Gruppen sind entweder vom

Typ Direkt oder Indirekt. Direkte Gruppen werden mit einer grünen Box, indirekte Gruppen mit einer roten Box gekennzeichnet.

Der Unterschied besteht darin, dass bei

Buchungen mit direkten Arbeitsarten ein Auftrag gewählt sein muss, bei indirekten Arbeitsarten ein

Auftrag gewählt sein kann, damit man auch indirekte Kosten einem Auftrag zuordnen kann, aber nicht muss.

Ausserdem werden die beiden Gruppen bei den

Mitarbeiterstundenauswertungen separat addiert.

Für die Erfassung einer Gruppe stellen sie die Markierung auf die gelbe Box Arbeitsarten, für die Erfassung einer einzelnen Arbeitsart z. B. auf der grünen Box Direkte.

Sprachen bringt Sie zu den Fremdsprachentexten der Arbeitsarten (für die Fakturierung) und Ansätze zu den speziellen Verrechnungsansätzen.

Auftraggeber

Diese Entität dient zur Einteilung von Aufträgen. Bestimmte Auswertungen ermöglichen die Selektion auf den Auftraggeber. Als Auftraggeber verstehen wir u.a. Architekt, Bank, Versicherung, Öffentliche Hand,

Industrie, Gewerbe, Privat oder ähnliche Einteilungen. Damit Sie erfahren mit welcher Auftraggebergruppe

Sie besonders profitabel zusammenarbeiten.

Auftragsorte

Diese Entität dient zur Einteilung von Aufträgen. Bestimmte Auswertungen ermöglichen die Selektion auf den Auftragsort. Als Auftragsort verstehen wir Werkstatt, Kunde oder Innen, Aussen.

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Parametrisierung

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Reiter Buchhaltung

Seite 75

Auftragsgruppen

Auftragsgruppen, auch Projektgruppen genannt, sind die wichtigste Einteilung von Aufträgen und

Projekten. Damit werden betriebliche Abläufe und

Umstände gespiegelt. Projekte zum Beispiel sind meist in einem bestimmten Stadium: Offertphase,

Ausführung, Erledigt. Aufträge unterscheiden sich vielleicht in Pauschal und Regie. Oder Sie haben ein Grossprojekt oder einen Grosskunden, für die

Sie eine eigene Gruppe anlegen wollen.

Mit der Funktion Autom. Abläufe sind Sie in der

Lage, den Gruppenwechsel von Projekten zu automatisieren. Wenn in einem Projekt ein

Dokument erstellt wird, so kann die Projektgruppe aufgrund des Dokumenttyps geändert werden: z.

B. wenn eine Offerte erstellt wird, wechselt das

Projekt in die Gruppe Offertstadium.

Projekte (ARCO Auftrag) und Aufträge (ARCO Erfolg) können in unterschiedlichen Gruppen sein. Da

Aufträge manchmal auf Projekte verweisen (für die Fakturierung und die Ertragszuteilung), gibt es eine

Einstellung, die es ermöglicht, die Gruppeneinteilung zwischen Aufträgen und Projekten zu synchronisieren, sodass verbundene Projekte / Aufträge immer in der gleichen Gruppe sind (Einstellungen - Reiter Auftrag

2).

Mit den Funktionen Felder und Daten ermöglichen Sie den Auftragsgruppen eigene Felder zuordnen und diese mit Daten zu füllen. Diese Datenfelder können Sie beim Druck von Dokumentlisten mit Druckformat wieder zu Papier bringen. Damit lassen sich Informationen zu Projekten ablegen, die auf Gruppenebene gelten.

Auftragsgruppen sind die wichtigste Selektionsmöglichkeit bei Auswertungen und ein wichtiges

Filterkriterium bei den Projektlisten. Auftrags- und Projektgruppen sind entweder vom Typus offen oder abgeschlossen und werden entsprechend mit einem offenen oder einem geschlossenen Ordner dargestellt.

Auftragskategorien

Diese Entität dient zur Einteilung von Aufträgen.

Bestimmte Auswertungen ermöglichen die

Selektion auf die Auftragskategorie. Mit ihr kann ein Stundensatz verbunden werden, der für die

Kalkulation Stundenbasiert verwendet wird. Da

dieser Kalkulationsfaktor im Laufe der Zeit ändern kann, können die Kosten zeitabhängig erfasst werden.

Setzen Sie Auftragskategorien Inaktiv, werden diese in den Auswahllisten z. B. auf dem Auftrag im Arco Erfolg nicht mehr angezeigt.

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Reiter Buchhaltung

Seite 76

Bankverbindungen

Wenn nötig erfassen Sie mehrere

Bankverbindungen, die für die Erstellung von

Einzahlungsscheinen definiert werden. Diese

Verbindungen werden bei den Kundenadressen vorgegeben und bei jedem Dokument allenfalls

übersteuert.

Einzahlung für und Zugunsten von entsprechen den Textboxen auf dem Einzahlungsschein. Dafür gibt es auch die entsprechenden @[email protected] für die Dokumentenvorlage.

TNr Konto ist die Teilnehmernummer in formatierter Form für die Angabe unter Konto.

TNr Code ist die Teilnehmernummer mit Nullen ergänzt, so wie sie in der Codierzeile erscheinen muss (ganz rechts zwischen + und >).

Von Ihrer Bank werden Sie mit einer internen

Identifikation geführt. Geben Sie diese im Feld ID

Bank an.

Das Feld Bezeichnung ermöglicht Ihnen Ihre

Bank- / Postverbindungen eindeutig zu bezeichnen.

Die Bezeichnung wird nicht auf den Einzahlungsschein gedruckt. Sie dient lediglich der internen

Identifikation der verschiedenen Konten und soll

Ihnen die richtige Auswahl in den Pull down Menüs erleichtern.

So z. B. auf der Adressmaske, Projektdokumentmaske oder im Fakturawizard ARCO Erfolg/ARCO

Service.

In der Box ESR27 Zusammensetzung geben Sie an, wie die 26 frei wählbaren Stellen der Codierzeile benützt werden sollen. Die ID Bank muss in der Regel in den ersten 6 Stellen geführt werden. Den Rest füllen Sie mit der Kundennummer und der Dokumentnummer. Die 27. Stelle ist für die die Prüfziffer reserviert.

Für orange Einzahlungsscheine gibt es zwei Belegarten, mit und ohne Betragsvordruck.

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Reiter Buchhaltung

Seite 77

Buchungsperioden

Die Buchungsperiode bestimmt, für welchen

Zeitraum Buchungen erfasst werden dürfen. Damit wird verhindert, dass in bereits abgeschlossene

Perioden nachträglich noch Buchungen erfasst werden.

Ausserdem wird bestimmt, ob generell auf abgeschlossene Aufträgen noch gebucht werden darf. Abgeschlossene Aufträge sind solche in abgeschlossenen Auftragsgruppen.

Um die Buchungen flexibler zu machen und damit nicht jeden Monat die Buchungsperioden manuell anpassen zu müssen, gibt es auch die Möglichkeit die Anzahl offener Tage zu definieren. Gerechnet retour vom aktuellen Datum sind noch Buchungen erlaubt.

Bleiben alle Felder leer, gibt es keine Buchungs-

Einschränkungen.

Diese Einstellung kann mit dem Benutzerrecht für eine bestimmte Gruppe übersteuert werden.

Felder

Es gibt an vielen Orten in ARCO Software die

Möglichkeit, Bezeichnungen und Feldnamen den eigenen Bedürfnissen anzupassen. Wir nennen sie benutzerdefinierte Felder.

Zum Beispiel: Bestimmen Sie die Feldnamen der sieben Adresszeilen.

Zu jedem Feld steht in welchem Programmteil es angewandt wird.

Es gibt 30 Dokumenttypen. Sie benennen diese in den Einstellungen Mandant – Felder entsprechend um.

Damit die verwendet werden, müssen Sie zuerst in den Einstellungen Mandant – Reiter Auftrag 2 die

Box für die Zusätzlichen Dokumenttypen aktivieren.

Für diese zusätzlichen Dokumenttypen können Sie ebenfalls wie für die anderen Dokumenttypen in den Druckformaten individuelle Vorlagen hinterlegen und in den verschiedenen Auswahllisten verwenden.

Für die Serviceaufträge stehen 20 frei definierbare

Servicestatus zur Verfügung.

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Reiter Buchhaltung

Seite 78

Bei den beiden Adressfelder Fax und Modem sind auch benutzerdefinierbare Bezeichnungen möglich.

Für die Rabattfelder auf dem Reiter Leistung der

Adresse können für die Fakturierung im ARCO

Erfolg und auch für die Fakturierung im ARCO

Service je ein separater Positionstext definiert werden.

Feiertage

Die Feiertagstabelle wird vom Modul ARCO Erfolg

Unterhaltsreinigung verwendet, von den

Stundenkontrollblättern und der Terminliste. Bei der Unterhaltsreinigung bewirkt es, dass für ein

Datum hier in der Liste keine UH-

Stundenbuchungen vorbereitet werden. Die

Einträge erscheinen auf der Stundenkontrolle Tag und falls gewünscht in der Terminliste in ARCO

Adress.

Die Feiertage werden mit einem Beginn- und Ende-Datum inkl. Zeitangabe erfasst. Auch halbe

Feiertage korrekt zu erfassen geht problemlos.

Es werden überall, wo die Tages-Sollstunden in den Auswertungen angezeigt werden, nun auch die Freistunden Vortag berücksichtigt und entsprechend reduziert.

Erfassen Sie bei den jeweiligen Feiertagen die

Überzeitdefinition, welche angewendet werden soll wenn ein Mitarbeiter z. B. einen Piketteinsatz an einem Feiertag macht. So wird beim Buchen der

Arbeitszeit automatisch die entsprechende Überzeitbuchung generiert.

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Reiter Buchhaltung

Seite 79

Konten

Konten sind wichtig, wenn Sie ARCO Software mit einer der möglichen Buchhaltung verbunden haben. Nur Buchungszeilen mit Konto werden

übergeben.

Die Konten sind unterteilt in eigentliche Konten

(Kostenarten) und Kostenstellen für die

Betriebsbuchhaltung.

Bei gewissen Buchhaltungen lassen sich die

Konten und auch Kostenstellen importieren, bei anderen müssen Sie sie manuell erfassen. Sie brauchen nicht alle Konten hier zu führen, aber wenigstens ein Debitoren-, ein Ertrags- und ein

Umsatzsteuer-Konto.

Lagerorte

ARCO Lager ist mehrlagerfähig. Das heisst, Sie führen Mindestmengen und Bestände für mehrere

Lagerorte.

Lohnarten

Lohnarten werden benötigt, um die Verbindung zwischen ARCO Erfolg und der Lohnbuchhaltung herzustellen. Wichtig ist, dass der richtige

Schlüssel in der Buchhaltung angegeben wird.

Mehrwertsteuer

Die Mehrwertsteuertabelle ist sowohl für die

Fakturierung als auch für den Transfer der

Rechnungen und Gutschriften in die Debitoren von

Bedeutung. Damit der Transfer gelingt, ist es wichtig, dass das richtige Umsatzsteuerkonto und der in der angeschlossenen Buchhaltung verwendete Code übereinstimmen. Bei

Buchhaltungen mit OLE Schnittstelle kann die entsprechende Tabelle der Buchhaltung zur

Auswahl aufgerufen werden.

Setzen Sie MwSt-Codes die nicht mehr benötigt werden einfach Inaktiv.

Die inaktiven Codes werden in den Auswahllisten nicht angezeigt. Das Dropdownmenü zeigt den

Mehrwertsteuercode, Prozentsatz und den Code

(Nummer).

Verwenden Sie nie einen alten Code für einen neuen Mehrwertsteuersatz, indem Sie einfach die

Prozentsätze ändern. Beim erneuten öffnen von alten Dokumenten aktivieren Sie damit eine

Neuberechnung.

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Parametrisierung

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Reiter Buchhaltung

Seite 80

Wenn Sie gemischte Artikelpreise inkl. und exkl. MWST führen, dann brauchen sie je einen MwST-Code für inkl. und exkl.. Sie können dafür auf dem gleichen Dokument beide Sätze anzeigen.

Wenn ein neuer MWST Satz eingeführt wird, dann erfassen Sie im Feld Vorgänger den bisher verwendeten

MwSt-Code. Im „alten“ MwSt-Code geben Sie im Feld Nachfolger den aktuellen neuen MwSt-Code ein. Sie erleichtern sich damit die Umstellungen bei Satzwechsel, weil Sie dann ganz einfach zwischen alten und neuen Sätzen bei der Dokumenterstellung wechseln können.

Mitarbeiterkategorie

Die Mitarbeiterkategorie dient zum Aufbau der

Verrechnungsansätze nach Tarifgruppe. So kann in einer Tarifgruppe für jede Mitarbeiterkategorie ein für einen bestimmten Zeitraum gültiger

Verrechnungsansatz definiert werden.

Mitarbeiterteams

Für die Termindisposition benötigen Sie Mitarbeiterteams, diese Teams bilden Sie hier.

Klicken Sie auf den gelben Ordner Mitarbeiterte-

ams zum Erfassen der benötigten Teams.

Eröffnen Sie Ihre Teams mit den entsprechenden

Bezeichnungen.

Anschliessend müssen den Teams die zugehörigen

Mitarbeiter zuweisen.

Auf den jeweiligen Teams die dazugehörenden

Mitarbeiter anwählen und ins Team übernehmen.

Ein Mitarbeiter kann an mehrere Teams zugeteilt werden.

Mitarbeiter

Mitarbeiter sind zunächst einmal in Gruppen eingeteilt. Seien dies nun organisatorische

Einheiten oder sonst wie hilfreiche Unterteilungen.

Die Mitarbeitergruppen lassen sich für verschiedene Selektionen und Filter nutzen und bestimmen bei der Stundenkontrolle die

Sollstundenzahl für einen Beschäftigungsgrad von

100 % und die Anzahl Arbeitsstunden pro Tag.der jeweiligen Gruppe

Die Sollstunden werden pro Monat geführt, können aber für ein ganzes Jahr erst mal gleich gesetzt

(häufigster Fall) und dann für einzelne Monate abgeändert werden.

Die Mitarbeiter können eigene von ihrer Gruppe abweichende Sollstunden und Tagesarbeitsstunden haben.

Es müssen aber nur die abweichenden Monate angegeben werden. Ist beim Mitarbeiter keine Information vorhanden, wird für den jeweiligen Monat automatisch auf die Gruppe zurückgegriffen.

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Parametrisierung

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Reiter Buchhaltung

Seite 81

Erfassen Sie die Sollstunden und Tagesarbeitsstunden auf dem Mitarbeiter und der Mitarbeitergruppe mit 4 Nachkomastellen.

Auch in den Einstellungen Mandant-Reiter Erfolg kann die Tagesarbeitszeit mit 4 Nachkomastellen erfasst werden.

Für die Eröffnung des Jahres hat der Mitarbeiter einen Eingangssaldo an Stunden und Ferien. Die

Berechnung erfolgt mit der Funktion

Stundensaldo berechnen. Stunden aus dem

Vorjahr werden ins neue Jahr eingetragen.

Befehl Kosten zeitabhängig:

Die Mitarbeiterkosten ändern im Laufe der Zeit (Lohnerhöhung). Deshalb können diese Faktoren

zeitabhängig erfasst werden. Gibt es dort für eine Periode keine Information, werden die aktuellen Daten auf der Mitarbeitermaske verwendet.

Es gibt verschiedene Fälle in denen die Ferientage bzw. die Ferienstunden pro Jahr angepasst werden müssen.

Sei dies auf Grund von Gesamtarbeitsvertragsanpassungen, Altersabhängig z. B. ab dem 60. Altersjahr, Übertritt Lehrling zum Angestelltenverhältnis etc.

Da die Jahresferien bisher nur auf der Mitarbeitermaske erfasst wurden, konnten diese Anpassungen auf den Stundenauswertungen für vergangene Jahre nicht mehr Nachvollzogen werden.

Dies haben wir nun berücksichtigt und die Ferienstunden auch in die Kosten zeitabhängig in Bear-

beiten –Hauptgrössen – Mitarbeiter – Befehl Kos-

ten zeitabhängig aufgenommen. In den Kosten zeitabhängig wird mit Gültig ab und Gültig bis definiert zu welchem Zeitpunkt alle diese hier eingetragenen Angaben gültig waren, so nun auch die Ferienstunden pro Jahr.

Die aktuell gültigen Informationen werden nach wie vor auf der Mitarbeitermaske erfasst.

So können die Jahresferienstunden auch im laufenden Jahr angepasst werden.

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Reiter Buchhaltung

Seite 82

Wenn der Mitarbeiter bisher jeweils pro Jahr 170

Std. Ferien bekommen hat und ab dem

01.04.2015 neu pro Jahr 178.5 Std. hat, so erfassen Sie die 170 Std. in den Kosten zeitabhängig mit Gültig bis 31.3.2015 und die 178.5 Std. auf dem Mitarbeiter.

Die Stundenkontrollen Tag, Jahr, Monat erstellen dann automatisch für das Jahr 2015 eine Mischrechnung, in diesem Beispiel sind es ab März 2015

176.38 Std. für das aktuelle Jahr.

Ab dem 1.1.2016 sind dann die vollen 178.5 Std. ersichtlich.

Das Eintritts- und Austrittsdatum wird auch auf der Mitarbeitermaske bei der Ferienberechnung, bei den Mitarbeiterauswertungen, der Stundenkontrolle Tag und der Stundenkontrolle Monat I +

II berücksichtigt.

in Tage

in Std.

in Tage in Std.

Die Mitarbeiternummer und das Kurzzeichen müssen eindeutig sein, die Gruppe bestimmt die

Sollstunden, die Kategorie den

Verrechnungsansatz nach Tarifgruppe, die Lohnart ist für die Verbindung in die Lohnbuchhaltung, das

Kurzzeichen wird an vielen Orten angezeigt oder ausgedruckt und sollte bei Mitarbeitern, die auch

Benutzer von ARCO Software sind, das gleiche sein wie in der Benutzerverwaltung, das

Eintrittsdatum hat Einfluss auf die Sollstunden, das Austrittsdatum ebenfalls. Ausserdem erscheinen Mitarbeiter mit Austrittsdatum nicht mehr bei Mitarbeiterauswahlen. Die

Adressnummer kommt aus der Adressverwaltung.

Der Mitarbeiter ist ein entscheidender Kostenfaktor im Unternehmen. Die Kosten der gebuchten

Arbeitsleistungen in ARCO Erfolg und ARCO Service sind abhängig vom Lohn des Mitarbeiters, den

Sozialleistungen und den Gemeinkosten.

Der Leistungskoeffizient wird nur im Kalkulationsschema Stundenbasiert verwendet. Bitte lesen Sie seine

Bedeutung dort im Gesamtkontext nach.

Der Stundenlohn wird beim Kalkulationsschema Standard verwendet und anschliessend mit den aktuellen

Geschäftsfaktoren (Sozialleistungen in %, Gemeinkostenbetrag pro Stunde) hochgerechnet.

Die Stundenkosten werden beim Kalkulationsschema Stundenkosten angewendet. Es ist ein komplessiver

Satz, der die Sozialleistungen und Gemeinkosten schon beinhaltet.

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Parametrisierung

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Reiter Buchhaltung

Seite 83

Der Stundensatz (verrechnet) schliesslich kommt unter Umständen beim Modell Verrechnungsansatz nach

Regie zum Einsatz bei der Fakturierung.

Der Monatslohn ist rein informativ. Der Beschäftigungsgrad hat Einfluss auf die Sollstunden des

Mitarbeiters, indem die Sollstunden seiner Gruppe mit diesem Satz multipliziert werden. Die Ferienstunden pro Jahr schliesslich werden bei der Ferienkontrolle verwendet.

Email und SMS werden aus der verbundenen

Adresse des Mitarbeiters angezeigt.

Transfer via Filesystem: Die Auftrags-Datei wird entweder auf den angegebenen lokalen Dateipfad oder falls dieser leer ist, auf das im Reiter Pfade angegebene FTP Verzeichnis in den Unterordner des Mitarbeiters abgelegt.

Transfer via Email: Die Auftrags-Datei wird an ein

Email angehängt und versandt.

Transfer via SMS: Der Techniker erhält zudem ein

SMS (lokales Modem in der Dispo notwendig).

Nummernkreise

Praktisch jede Entität wird mit einer eindeutigen

Nummer gekennzeichnet. Damit bei der Erfassung einer solchen Entität nicht jedes Mal die Nummer von Hand eingetragen werden muss, lassen sich diese Nummern vordefinieren und damit automatisch verteilen.

Ein Nummernkreis ist jeweils für genau eine

Entität zuständig, sei dies für Projekte oder einen

Dokumenttyp wie Rechnung. Hingegen kann es für die gleiche Entität mehrere Nummernkreise geben. Ist dies der Fall und keiner der

Nummernkreise ist für diese Entität als Standard gesetzt, dann wird der Benutzer bei der Erfassung der Entität eine Auswahl aller zugehörenden

Nummernkreise erhalten.

Ist ein Nummernkreis auf einem Arbeitsplatz als Standard gesetzt, dann wird unmittelbar beim Anlegen eines neuen Datensatzes dieser Entität (nur bei Hauptgrössen) eine Nummer verteilt, ansonsten muss die

Nummer mit dem entsprechenden Knopf angefordert werden.

Achten Sie besonders bei den Dokumentnummern darauf, dass sie sich nicht überlappen. Für Rechnungs- und Gutschriftsdokumente sind eindeutige Nummern vorgeschrieben. Vorsatz und Nachsatz sind fixe Teile der Nummer und werden meist für Jahreszahlen verwendet.

Bei den Entitäten Projekte, Aufträge, Objekte, Anlagen, Abo, Serviecaufträge, Aboserviceaufträge ist der

Ablauf bei Befehl NEU folgendermassen:

1. Standardnummernkreis für diese Entität vorhanden?

Ja -> Nummer abfüllen

Nein -> weiter mit Punkt 2

2. Nur ein Nummernkreis für diese Entität vorhanden?

Ja -> Nummer abfüllen

Nein -> weiter mit Punkt 3

3. Mehrere Nummernkreise für diese Entität vorhanden ?

Ja -> Auswahlmaske bringen

Nein -> weiter mit Punkt 4

4. Nummer bleibt leer ->Meldung kein Nummernkreis vorhanden; eine Ausnahme ist die

Adresserfassung hier wird anstelle leer die letzte Nummer gesucht und +1 addiert.

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Reiter Buchhaltung

Seite 84

Für die Bestellungen unter Arco Auftrag – Bearbeiten – Lager – Bestellungen gab es bisher kein Nummern-

kreis, hier wurde fortlaufend eine Nummer hochgezählt. Nun kann in den Nummernkreisen der Nummernkreis Bestellung für die Lager-Bestellungen definiert werden.

Wird der Nummernkreis so definiert, dass es mit den bestehenden Bestellnummern Überschneidungen gibt, so wird beim Nummernkreis immer weiter hoch gezählt bis die nächste freie Nummer gefunden wird.

SMS Setup

In ARCO Software haben Sie die Möglichkeit direkt aus der Anwendung heraus eine SMS abzusenden.

Dazu benötigen Sie einzig ein lokales Modem oder einen virtuellen Comport zu einem

Netzwerkmodem.

Wie Sie die Einstellungen zu setzen haben, entnehmen Sie Ihrem Modemhandbuch.

Der verwendete Dienst ist der kostenpflichtige

Swisscom SMS Dienst.

Spesentypen

Spesentypen werden bei der Leistungserfassung in

ARCO Erfolg und ARCO Service verwendet. Der

Kostensatz fliesst in die Aufwände ein, der

Verrechnungsansatz in die Fakturierung.

Bei pauschalen Spesentypen braucht es bei der

Erfassung nicht unbedingt eine Menge, ausser diese Pauschale wird am Buchungstag mehrmals verrechnet.

Die Lohnart und die Kostenstelle wird für die

Übergabe in die Lohnbuchhaltung verwendet.

Statistikcodes

Statistikcodes können Artikeln und auch Positionen in ARCO Auftrag zugewiesen werden. Damit lassen sich eigene Auswertungen (z. B. über MS Excel) erstellen, die auch noch auf einen Wert des

Statistikcodes zugreifen können. Auch die Namen der Codes sind änderbar und erscheinen entsprechend auf der Artikel- bzw.

Positionsmaske.

Stati

Status können zu Terminen verwendet werden, um diese zu klassieren.

Terminkategorie

Hier ändern Sie die Farbgebung der

Terminkategorien und erweitern damit, dass sich die Termine in der Termindisposition farblich voneinander unterscheiden.

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Reiter Buchhaltung

Seite 85

Überstundenregelung

Die Überstundenregelung kommt bei der

Leistungserfassung in ARCO Erfolg und ARCO

Service zum Einsatz. Dazu ist es notwendig, dass die Buchungen mit Zeitangabe erfolgen (Arbeits- und Spesenerfassung - Reiter Periodenbuchung).

Jede Definition muss innerhalb des gleichen Tages sein und erhält einen Kostenzuschlag sowie einen

Verrechnungszuschlag. Damit werden bei den

Auswertungen die Kosten erhöht, falls eine

Buchung innerhalb einer Definition landet und bei der Fakturierung wird der Ansatz entsprechend geändert.

Die oberen drei Definitionen werden vom

Programm aufgrund der Datum- und Zeitangaben automatisch erkannt. Zusätzlich können noch manuelle Regelungen bei der Buchung ausgewählt werden. Übersteuern der vorgegebenen Arbeitsart ist möglich.

Währungen

Verwenden Sie als Code den ISO Code der

Währung. Das Kurzzeichen wird jeweils auf den

Dokumenten gedruckt. Die Bezeichnung ist intern.

Der Kurs und der Faktor werden bei

Umrechnungen benutzt.

Warengruppen

In einer klassischen Handelslösung sind

Warengruppen ein Hauptunterscheidungsmerkmal für Artikel. In ARCO Software führen wir in erster

Linie das Konzept der Kataloge zur Unterscheidung der Artikel.

Die Warengruppe ist eine parallele Struktur dazu und kann in bestimmten Auswertungen als Filter dienen. In ARCO Auftrag gibt es das Modul

Artikelmiete das die von dieser Funktion erfassten

Artikel über eine Warengruppe identifiziert. Die

Warengruppen werden ausserdem in der

Provisionsabrechnung mit Ihren Umsätzen aufgeführt.

Zahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen sind für die Verbindung in die angeschlossene Debitorenbuchhaltung notwendig, können aber auch einfach als Text auf

Dokumenten gedruckt werden.

Bei Buchhaltungen mit OLE Verbindung kann die

Zahlungsbedingung aus einer Tabelle ausgewählt werden, um die Verknüpfung herzustellen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Parametrisierung

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Reiter Buchhaltung

Seite 86

Preisgestaltung

Dieses Kapitel behandelt die Preisgestaltung innerhalb von ARCO Software. Dabei gibt es eine erste grundlegende Unterscheidung. Die Preisgestaltung für Artikel innerhalb der Auftragsbearbeitung und die

Preisgestaltung für Dienstleistungen bei der Leistungserfassung. Selbstverständlich kann ein Artikel, der innerhalb einer Offerte verwendet wird, auch eine Dienstleistung beschreiben.

Hier werden die grundlegenden Möglichkeiten beschrieben. Für die konkrete Handhabung beachten Sie bitte die entsprechenden Kapitel im Handbuch.

Preisgestaltung bei Artikeln

Die Artikel werden in der Regel nicht kundenspezifisch definiert, sondern spiegeln das Angebot der

Unternehmung. Dieses Angebot wird dann im Bezug auf die Preise an die Kundenregelungen ausgerichtet.

Dazu gibt es mehrere mögliche Instrumente, die wir nun im Detail beschreiben.

Artikel

Zunächst muss der Artikel definiert werden. Der Artikeltext beschreibt das Produkt oder die Dienstleistung.

Zu jedem Artikel können 3 verschiedene Verkaufspreise (Preis1, Preis2, Preis3) erfasst werden, auf denen dann die Instrumente zur Preisgestaltung Anwendung finden.

Dimensionen

Sollten sich Artikel nur in einer Dimension unterscheiden (Farbe, Grösse, Material, ...), dann kann zum

Artikel eine Dimensionstabelle erfasst werden, die den Artikeltext mit der Dimensionsbezeichnung ergänzt und zu jeder Dimension wiederum 3 Preise führt. Für Dimensionen ist die Einschränkung zu beachten, dass diese nur innerhalb der Auftragsbearbeitung verwendet werden können und nicht lagerfähig sind, also nicht einzelne Bestände geführt werden können und auch das automatische Bestellwesen nicht darauf ausgerichtet ist.

Grenzmengen

Bei den Artikeln ist es möglich, zwischen den Preisen 1 und 2 sowie zwischen den Preisen 2 und 3 je eine

Grenzmenge anzugeben. Diese Grenzmengen können in den Grundeinstellungen vordefiniert und für jeden

Artikel angepasst werden. Es ist die erste Methode zur Preisgestaltung, die Preisgestaltung über die

Positionsmenge.

Aktiviert wird diese Methode auf Dokumentebene, indem das Feld Preiskategorie auf Menge gestellt wird.

Möchten Sie grundsätzlich bzw. in den meisten Fällen mit grenzmengenabhängigen Preisen arbeiten, dann können Sie dies in den Einstellungen - Reiter Auftrag - Gruppe Vorgaben für neue Dokumente entsprechend vorbestimmen.

Auf diese Weise wird bei der Artikelübernahme zu einer Position zum Zeitpunkt der Abfrage der Menge der

Preis aufgrund der Menge bestimmt. Wird zu einem späteren Zeitpunkt die Menge der bereits

übernommenen Position verändert, wird der Preis nicht mehr angepasst.

Einteilung

Wichtig ist auch die Einteilung des einzelnen Artikels. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten: den

Katalog, die Kapiteleinteilung, die Warengruppe und die Artikelnummer. Für alle diese Möglichkeiten gibt es Instrumente der Preisgestaltung, die darauf basieren. Deswegen ist es wichtig diese Möglichkeiten vorgehend zu besprechen.

Katalog

Das ist wohl die wichtigste Einteilung, weil der Katalog die oberste Auswahlebene darstellt bei der Suche nach einem Artikel. Ausserdem bestimmt der Katalog das Kalkulationsschema, also die Art und Weise, wie der Artikel über die Kalkulation automatisch zu einem Verkaufspreis gelangen kann. Im Bezug auf die

Preisgestaltung findet der Katalog Anwendung innerhalb der Rabattmatrix. Dort können für die

Kombination Rabattcode (bei der Adresse definiert) und Katalog verschiedene mengenabhängige Rabatte gewährt werden. Die Methode ist weiter unten erklärt.

Der Katalog ist aber auch eine wichtige Unterteilung bei der Funktion Preise anpassen, die es ermöglicht, die Preise für einen ganzen Katalog neu zu rechnen aufgrund neuer Faktoren über die Kalkulation oder aufgrund eines Faktors.

Kapitel

Kapitel können innerhalb des Kataloges die Artikel weiter unterteilen. In erster Linie dient das einer besseren Übersicht und einfacheren Suche nach einem Artikel. Bei der Funktion Preise anpassen kann das

Kapitel allerdings eine Einschränkung sein, damit nicht alle Artikel eines Kataloges neu gerechnet werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Parametrisierung

-

Preisgestaltung bei Artikeln

Seite 87

Warengruppe

Die Warengruppe ist eine Artikeleinteilung, die keiner anderen Einteilung untergeordnet ist. Das heisst, die

Artikel können in einer Matrix von Katalog und Warengruppe eingeteilt sein. Anders gesagt, es können

Artikel der gleichen Warengruppe in verschiedenen Katalogen sein und umgekehrt.

Für Warengruppen können kundenspezifische Rabattsätze angegeben werden. Diese Angaben erfolgen in

ARCO Adress in der Tabelle Konditionen Verkauf.

Artikelnummer

Die Artikelnummer ist an drei Orten für die Preisgestaltung verwendbar. Erstens bei der Rabattmatrix, wo eine Regel nicht nur auf einen Rabattcode und einen ganzen Katalog angewendet werden kann, sondern auf einen Bereich von Artikelnummern eingeschränkt werden kann.

Zweitens bei der Funktion Preise anpassen, wo die Preisänderungen auf einen Bereich von Artikelnummern eingeschränkt werden können und zuletzt bei der Kalkulation, wo auch die Faktorentabelle für einen

Bereich von Artikelnummern erfasst werden kann.

Kunden

Welche Möglichkeiten bestehen um die Preisgestaltung kundenorientiert oder gar kundenspezifisch festzulegen?

Preiskategorie

Der Adresse kann eine Preiskategorie (Preis1, Preis2, Preis3) zugeteilt werden. Wenn das Dokument bei seiner Preiskategorie auf Kunde eingestellt ist (was auch wieder generell in den Einstellungen vordefiniert werden kann), dann wird der entsprechende Artikelpreis übernommen.

Preisfaktor

Der Adresse kann ein Preisfaktor hinterlegt werden. Der Preisfaktor verändert den Artikelpreis direkt bzw. verdeckt für den Kunden, wird also nicht offen ausgewiesen, z. B. in einer Rabattkolonne oder einer

Rabattposition. Der verwendete Faktor ist auf dem Dialog der Artikelübernahme ausgewiesen und kann dort verändert werden.

Rabattsatz

Der Adresse kann auch ein Rabattsatz in Prozenten hinterlegt werden. Dieser findet an verschiedenen

Orten Anwendung.

Positionsebene

Bei der Eröffnung eines neuen Dokumentes kann durch den Schalter Kundenrabatt zu jeder Position

eintragen bestimmt werden, dass der Rabattsatz in das Rabattfeld jeder Position eingetragen wird und damit für den Kunden sichtbar wird, weil es in einer eigenen Kolonne ausgedruckt werden kann.

Dokumentebene

Die Funktion Einfügen Schlusstotal beachtet ebenfalls diesen Rabattsatz und schlägt ihn im entsprechenden

Dialog vor, wo er aber verändert oder ausgeschaltet werden kann.

Generieren Fakturen - ARCO Erfolg

Auf der Seite 2 des Fakturawizards kann angegeben werden, ob dieser Rabattsatz zu jeder Position oder als Globalrabatt über die ganze Rechnung oder gar nicht verwendet werden soll.

Serviceaufträge

Auch die Serviceaufträge achten auf diese Angabe. Ist ein Rabatt vorhanden für die Rechnungsadresse des

Serviceauftrages, dann wird dieser als Globalrabatt vorgeschlagen.

Rabattcode - Rabattmatrix

Jeder Adresse kann ein Rabattcode hinterlegt werden. Es ist ein Buchstabe oder eine Zahl, wodurch etwa

30 verschiedene Rabattgruppen geführt werden können. Auf diesen Rabattcode wird in der Rabattmatrix in

ARCO Auftrag Bezug genommen. Dort können für die Kombination Rabattcode und Katalog, allenfalls mit

Einschränkung auf einen Artikelnummernkreis, ein Grundrabatt sowie 4 weitere mengenabhängige Rabatte angegeben werden. Es kann auch bestimmt werden, auf welchen Basispreis diese Rabattstafel angewendet wird und ob der Rabatt offen ausgewiesen, also in der Rabattkolonne eingetragen wird, oder ob die

Rabattierung verdeckt erfolgen soll, der Preis also vor dem Eintrag in die Position abgeändert werden soll, sodass die Änderung für den Kunden nicht sichtbar ist.

Kundenspezifischer Artikelpreis

Als weitere Möglichkeit steht der kundenspezifische Artikelpreis zur Verfügung. Dieser wird in ARCO Adress in der Funktion Konditionen Verkauf definiert. Für eine bestimmte Adresse und einen bestimmten Artikel kann hier ein Nettopreis, ein Bruttopreis mit Rabatt oder ein Rabatt auf einem der drei Grundpreise angegeben werden. Diese Preise lassen sich auch noch zeitlich limitieren. Nähere Angaben dazu finden Sie im Kapitel ARCO Adress- Bearbeiten Adressen.

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Parametrisierung

-

Preisgestaltung bei Artikeln

Seite 88

Prioritätsfolge

Bei so vielen Möglichkeiten kann es zu Überschneidungen kommen, die eine Prioritätsfolge verlangen. Die folgende Liste zeigt zuoberst die höchste Priorität. Bei der Suche nach dem richtigen Preis wird gestoppt, sobald eine Bedingung zutrifft.

1.

2.

Kundenspezifischer Artikelpreis vorhanden

Kundenspezifischer Rabattsatz auf eine Warengruppe vorhanden

3. Zutreffender Eintrag in der Rabattmatrix vorhanden

Sind keine dieser Bedingungen erfüllt, werden die dokumentabhängigen Einstellungen Preiskategorie und

Kundenrabatt und die adresspezifische Einstellung Preisfaktor angewendet.

Preisgestaltung bei der Leistungserfassung

Die Leistungserfassung kommt sowohl bei ARCO Erfolg wie bei ARCO Service zum Einsatz. Es geht hier um die Stundenansätze bei der Buchung von Arbeits- und Spesenrapporten. Wir reden hier nicht von der

Kostenseite, die vom Kalkulationsschema abhängig ist, sondern nur von der Fakturierung.

Zwei grundlegend verschiedene Modelle für die Preisgestaltung stehen zur Auswahl: Ansätze nach

Regiemodell und Ansätze nach Tarifgruppen. Diese Entscheidung wird ganz zu Beginn bei der Einrichtung des Programms getroffen und ist meist abhängig von der Branche, in der die Unternehmung tätig ist. Die

Entscheidung ist nicht definitiv, kann also geändert werden, aber es ist eine Grundeinstellung, die nicht bei jeder Buchung verändert werden kann.

3.

4.

5.

6.

Ansätze nach Regiemodell

Das Verrechnungsmodell Regie geht davon aus, dass die Verrechnungsansätze für Arbeitsleistungen

entweder bei den Arbeitsarten

, bei den Mitarbeitern oder bei den Rechnungsadressen und allenfalls

Kombinationen davon gesetzt werden. Dieses Modell wird besonders im gewerblichen Sektor verwendet aber auch von verschiedenen Dienstleistern. Dieses Modell ist sowohl in ARCO Erfolg wie in ARCO Service verwend-bar.

Wenn man an verschiedenen Orten Ansätze definieren kann, dann muss es eine Rangordnung geben, die bestimmt, welche Ansätze wichtiger sind als andere. Die Suchreihenfolge ist wie in der folgenden Tabelle.

Wird für die aktuellen Angaben ein Wert gefunden, wird dieser verwendet und nicht weitergesucht.

1.

2.

Eintrag für Dreierkombination aus Adresse - Arbeitsart - Mitarbeiter

Eintrag für Zweierkombination aus Adresse - Arbeitsart

Eintrag für Zweierkombination aus Adresse - Mitarbeiter

Eintrag für Zweierkombination aus Arbeitsart - Mitarbeiter

Eintrag auf der

Eintrag auf der

Adresse

Arbeitsart

7.

Eintrag auf dem Mitarbeiter

8.

Eintrag in den Einstellungen

Die Ansätze für Kombinationen werden in der Tabelle Verrechnungsansätze Regie gemacht, die anderen

Ansätze bei den entsprechenden Entitäten.

Ansätze nach Tarifgruppen

Es gibt Verbände, die Tarifmodelle herausgeben, der SIA ist einer davon. Damit ist auch schon gesagt, dass dieses Modell mehrheitlich von Dienstleistern, insbesondere von Planern, Architekten und Ingenieuren eingesetzt wird. Sie können natürlich auch ein eigenes Tarifmodell anlegen, ganz unabhängig von einer

Organisation. Ansätze nach Tarifgruppen können nur in ARCO Erfolg, nicht in ARCO Service verwendet werden.

Dieses Modell setzt für eine Mitarbeiterkategorie (Funktion) und eine bestimmte Periode einen gültigen

Ansatz fest. Es kommt also darauf an, in welcher Funktion der Mitarbeiter arbeitet. Nehmen wir an Herr

Meier ist Ingenieur und diese Funktion übt er in der Regel aus. Nun ist aber der Zeichner ausgefallen und

Herr Meier muss ans Zeichenbrett. Er wird nur den Ansatz für einen Zeichner verrechnen können, nicht für einen Ingenieur.

Damit Sie flexibel sind, können Sie in ARCO Erfolg beliebig viele Tarifgruppen bilden. Sie entscheiden dann in der Funktion Tarifgruppen Zuordnung welcher Auftrag mit welcher Tarifgruppe abgerechnet wird.

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Parametrisierung

-

Preisgestaltung bei der Leistungserfassung

Seite 89

ARCO Adress

Ziele und Anwendungsbereiche

ARCO Adress will mehr sein als die in Auftragsbearbeitungen übliche Adressliste. ARCO Adress beinhaltet

Funktionalität aus den Bereichen CRM (Customer Relationship Management), Dokumentverwaltung und

Termindisposition und unterstützt alle modernen Kommunikationsformen.

Klare Anwendungsbereiche sind natürlich die Adressauswahl aus anderen ARCO Programmen. Hier stellt

ARCO Adress den anderen Anwendungen eine Adressliste zur Auswahl einer Adresse zur Verfügung.

Projekte brauchen Rechnungsadressen, Objekte brauchen Standortadressen, Aufträge brauchen

Kundenadressen usw.

Wenn Sie direkt in ARCO Adress arbeiten, dann werden Sie vor allem Sekretariats- und Verkaufsaufgaben wahrnehmen. ARCO Adress unterstützt Sie massiv in der Dokumenterstellung und -ablage. Der Verkauf freut sich insbesondere über das Infofenster, das alle relevanten Informationen zur Adresse aus allen

ARCO Anwendungen bereithält und auch über den Aktivitätenmanager, der den Verkauf über die zuletzt getätigten Aktionen, Telefonate und die Korrespondenz orientiert.

Für alle Mitarbeiter relevant ist schliesslich die Terminverwaltung. Hier fliessen nicht nur adressbezogene

Termine ein (z. B. ein Kundenbesuch) sondern auch Schulungen, Ferientage und Termine, die ARCO

Service aufgrund von aktiven Serviceaufträgen erstellt. Neben diesen Terminen, die alle an einen

Mitarbeiter gebunden sind, können Termine ohne Mitarbeiter erfasst werden, die dann von allen immer sichtbar sind, wie z. B. der Betriebsausflug.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist sicher die Synchronisation mit MS Outlook, für Termine in beiden

Richtungen möglich, für Adressen von ARCO Software nach MS Outlook.

Funktionen

Die allgemeine Bedienung der Listen und Masken, wie das Suchen oder die Sortierung, ist im Kapitel

Oberfläche beschrieben und wird hier nicht für jedes Fenster wiederholt.

Menu Datei - Import - Aus Datei

Diese Funktion wird in der Regel nur einmal beim

Einrichten von ARCO Software benötigt, wenn man irgendwo schon einen Adresstamm hat, den man

übernehmen möchte. Ein kleiner Wizard führt Sie durch den Prozess der Definition einer

Importspezifikation und dem anschliessenden

Import.

Grundsätzlich ist es möglich mehrere

Importspezifikationen anzulegen und wiederholt zu gebrauchen. Manchmal weiss man nicht zum voraus, ob der Import mit den gegebenen

Spezifikationen klappt, also versucht man es einmal, löscht allenfalls die eingelesenen Adressen wieder und korrigiert dann die Importspezifikation anstelle sie von Grund auf neu zu definieren.

Erstellen Sie mit Neu eine neue

Importspezifikation. Sie besteht aus einer

Bezeichnung, die Sie anschliessend in der Tabelle oben sehen, einem Pfad zu einer Datei mit den aus einer anderen Anwendung exportierten

Adressdatensätzen und weiteren Einstellungen, die nachfolgend erklärt sind.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Datei - Import - Aus Datei

Seite 90

Feldtrennzeichen

Im Falle doppelter

Adressnummern wird

Die Felder in der Exportdatei sind durch ein bestimmtes Zeichen voneinander getrennt. Das müssen Sie hier angeben.

Entscheiden Sie, was passieren soll, wenn eine Adresse importiert werden soll, deren Adressnummer schon vergeben ist. Eine neue

Adressnummer verteilen, kann nur dann erfolgreich sein, wenn nach dem Import keine Verbindung zu den Ursprungsadressen mehr hergestellt werden muss, also in keinem Fall, wenn die Adressen aus einer nachher noch verbundenen Buchhaltung kommen.

ANSI Zeichensatz

Erste Zeile enthält die

Feldnamen

Der ANSI Zeichensatz ist der unter Windows gebräuchliche

Zeichensatz. Wenn die Daten aber aus einem DOS Programm kommen sollten, dann muss dieser Check raus.

Gerade in Excel Tabellen hat man meist eine Kopfzeile mit den

Feldüberschriften. Das macht es einfacher, die Felder anschliessend zuzuordnen. Diese Zeile muss aber nicht importiert werden.

Importierte Adressen werden in folgende Gruppe eingetragen

Die mit diesem Import eingelesenen Adressen können auch gleich in einer bestimmten Gruppe eingetragen werden, um deren Quelle sichtbar zu machen oder zur Nachbearbeitung.

Nach diesen Angaben drücken Sie Vorbereiten oder wechseln auf den Reiter Feldzuordnungen, wo Sie die

Felder der Importdatei mit den Feldern der ARCO Datenbank verbinden müssen, damit ARCO Software weiss, welches Feld wohin geschrieben werden soll.

Reiter Feldzuordnungen

Links sehen sie die Felder aus der Importdatei.

Wenn diese in der ersten Zeile die Feldnamen trägt wie im Beispiel, dann ist es einfach, sonst sehen Sie einen konkreten Datensatz und müssen herausfinden, um was es sich beim jeweiligen Feld handelt. Markieren Sie den ersten Eintrag in der

Liste und suchen Sie in der rechten Tabelle dasjenige Feld der ARCO Datenbank, in das die

Information geschrieben werden soll.

Die Feldzuordnung der Adressimportspezifikation wurde mit den Kontaktfeldern Kontakt Ergänzung

Briefanrede, Kontakt Natel, Kontakt Abteilung sowie dem Adressfeld Ergänzung Briefanrede erweitert.

Mit Drag & Drop von rechts nach links ordnen Sie die beiden Felder einander zu. Eine solche Zuordnung lässt sich ganz einfach mit [Delete] wieder löschen. Nach der Zuordnung springt die Markierung auf das nächste Importfeld und Sie können sogleich das entsprechende Datenbankfeld darauf droppen.

Sie können mehreren Importfelder das gleiche Datenbankfeld geben. Was dann geschieht ist, dass die beiden Datenwerte der Importdatei hintereinander auf das gleiche Datenbankfeld geschrieben werden.

Nützlich ist das z. B. bei einer Importdatei, die Nachnamen und Vornamen auf zwei Feldern verteilt hat, Sie dies aber in ARCO Adress auf einem Feld haben wollen.

Das Geburtsdatum, welches im Format

DD.MM.YYYY in eine Spalte beispielsweise via Datei Export in Datei mit den Kontaktpersonen mitexportiert werden kann, konnte bisher über den

Import via Datei-Import-aus Datei nicht verarbeitet werden, da beim Import die Spalten Tag, Monat und Jahr nur als einzelne Datenbankfelder

Verfügbar waren.

Neu ist auch ein kombiniertes Datenbankfeld

Kontakt Geburtstag(dd.mm.yyyy) für die Zuordnung verfügbar.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Datei - Import - Aus Datei

Seite 91

Über den Adressimport haben Sie neu die Möglichkeit bis zu sechs bestehende auf der Adresse zugewiesene Datenfelder mit neuen Werten zu aktualisieren.

Die Voraussetzungen sind:

- Das Datenfeld (OFE) mit der eingelesenen

Feldnummer muss existieren (wird nicht vom Import angelegt)

- Diese Datenfelder müssen bereits als Datenfelder für die Adressen (ADF) zugeordnet worden sein unter Einstellungen Mandant-Reiter

Adresse (keine Zuweisung durch die Importroutine)

In der Importdatei werden die Datenfeld-Spalten hinter den Adressfeldern hintereinander eingetragen, das heisst zuerst die Spalte mit der Feldnummer (Nr. Datenfeld x1) danach die Spalte mit dem neuen Wert des Datenfeldes (Wert Datenfeld x1).

Beispiel:

Adern

150

Nr Datenfeld x1 Wert Datenfeld x1 Nr Datenfeld x2 Wert Datenfeld x2

5 25.10.2010 8 M. Meier

152

153

5 15.11.2011

5 02.12.2011

8 P. Müller

8 M. Meier

Diese Felder müssen dann in der Importdefinition entsprechend zugewiesen werden. Ist der zu importierende Wert im Datenfeld gleich wie der bereits in diesem Datenfeld auf dieser Adresse erfasste Wert so wird dieser nicht importiert, ist der Wert aber nicht gleich so wird dieser importiert und der alte Wert in die Historie geschrieben.

Nachdem Sie alle Felder, die Sie zuordnen können, verbunden haben, speichern Sie die neue

Importdefinition mit Ausführen.

Sie sind jetzt wieder auf der Liste der Importdefinitionen. Markieren Sie die neue Importdefinition und starten Sie deren Ausführung mit Ausführen. Während die Adressen importiert werden, informiert Sie der

Wizard über den laufenden Prozess.

Menu Datei – Import – Aus vCard

Bei http://tel.search.ch/ oder http://tel.local.ch und vielen anderen online Anbietern kann man die einzelnen Adress- und Telefondaten als Datei im

Format vCard (Dateiendung .vcf) herunterladen.

Demzufolge bieten wir im ARCO Adress unter

Menu Datei-Import-Aus vCard oder [Ctrl]+[V] eine Funktion an um diese Dateien zu importieren.

Erteilen Sie im ARCO System den Benutzern das

Recht Import-Aus vCard, welche diese Funktion nutzen dürfen.

Geben Sie bei Pfad des Import-Wizards mit dem gelben Ordner den Pfad bzw. Ordner an in welchem Sie die vCard-Dateien gespeichert haben.

Danach werden Ihnen alle vCards unter Dateiauswahl aufgelistet. Wollen Sie nur eine einzelne davon importieren markieren Sie diese mit Doppelklick, wird keine vCard mit einem Hacken versehen so werden immer alle aus diesem Verzeichnis importiert.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Datei – Import – Aus vCard

Seite 92

Entscheiden Sie auch was beim Import mit möglichen Doubletten gemacht werden soll, nicht dass

Sie dann Adressen doppelt in Ihrem Adressstamm führen. Die importierten Dateien können automatisch gelöscht oder auch umbenennt werden, damit Sie diese beim nächsten Import nicht versehentlich nochmals importieren.

Starten Sie zuerst einen Testlauf, dann sehen Sie in der Verarbeitungsliste wenn es bereits eine gleiche Adresse wie die zu importierende gibt und je nach Ihrer Wahl würde diese überschrieben, nicht importiert oder aber mit einer neuen Adressnummer nochmals importiert.

Menu Datei - Import - Aus Buchhaltung - Adressen

Wenn Sie frisch mit ARCO Software zu arbeiten beginnen, aber schon eine Buchhaltungslösung im Einsatz haben, mit der Sie ARCO Software verbinden wollen, dann haben Sie in den Debitoren- und

Kreditorenkonti bereits Adressen erfasst. Sie können nun diese Adressen aus der Buchhaltung auslesen und als Adressen in ARCO Software verfügbar machen.

Damit ist dann auch die eine Hälfte der wichtigsten Bedingung im Zusammenspiel mit der

Buchhaltung erfüllt, nämlich dass die

Adressnummer in ARCO Software gleich der

Adressnummer in der Buchhaltung ist. Die zweite

Hälfte dieser Bedingung, nämlich, dass die

Debitorenkontonummer (Personenkontonummer) ebenfalls gleich der Adressnummer ist, müssen Sie vorgängig in der Buchhaltung prüfen und gegebenenfalls richtig stellen.

Mit diesen Optionen können auch bestehende

Adressen aktualisiert werden aufgrund von

Angaben in der Finanzlösung. In der Regel wird es allerdings so sein, dass die Adresspflege in ARCO

Adress geschieht und die Adressen in der

Finanzlösung auf dieser Basis aktualisiert werden

(automatisch bei Debitorenübergabe oder mit

Funktion Menu Datei - Export - Export

Buchhaltung ).

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Datei - Import - Aus Buchhaltung - Adressen

Seite 93

Menu Datei - Import – Auswahlnummern ab Scanner

Adressen können auf der Adressliste mit Befehl

‚Auswählen‘ oder rechte Maustaste ‚Auswählen‘ in eine Auswahlliste übernommen werden.

Diese Auswahlliste kann auch über die Eingabe von Adressnummern gefüllt werden. Das Eingabefeld kann zudem über einen tastatur-geschleiften

Scanner bedient werden.

Menu Datei - Export - Export in Datei

Mit dieser Funktion, bei der Sie von einem Wizard geführt werden, können Sie Adressen in eine Datei exportieren, um Sie in einem anderen Programm weiterzuverwenden. Der häufigste Fall ist die Erzeugung einer Seriendruckdateiquelle für MS Word.

Denn ob Sie nun Adressetiketten, einen Werbebrief oder eine Adressliste mit spezieller Darstellung machen wollen, das geschieht immer in MS Word mit der Funktion aus dem Menu Extras - Seriendruck. Bevor Sie diese Funktion verwenden können, müssen Sie eine Quelldatei anlegen, die die gewünschten Datensätze enthält.

Sie legen also erst einen Filter

oder eine Auswahl über die Adressliste, sodass Sie nur noch genau

diejenigen Adressen sehen, für die Sie den Seriendruck durchführen möchten. Dann starten Sie den Export und wechseln anschliessend in Word ins Menu Seriendruck.

Im Wizard können Sie entscheiden, ob die

Adressen ausgegeben werden sollen oder die

Kontaktpersonen mit ihren Adressen. Wenn Sie

sich für Kontaktpersonen entscheiden, dann gibt es für jede Kontaktperson einen Datensatz, sonst nur für jede Adresse.

Sie können ausserdem, falls Sie die Option

Kontaktpersonen gewählt haben, bestimmen ob für alle Kontaktpersonen oder nur für diejenigen,

die die Box Serienbriefkontakt gecheckt haben, ein

Datensatz geschrieben werden soll.

Ist in den Optionen Kontaktpersonen die Checkbox

Nur Adressen mit Kontaktpersonen aktiviert, werden diese in eine Excel.CSV Datei exportiert.

Die Kontaktpersonen können, wie die Adressen auch, Gruppen zugeteilt werden. Der Assistent ermöglicht Ihnen hier die Auswahl einer

Kontaktpersonengruppe. Wenn Sie mehrere

Register anklicken, dann können Sie noch angeben, ob diese Register mit der Bedingung Und oder Oder verknüpft werden sollen. Und schränkt ein, Oder weitet die Zielgruppe aus.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Datei - Import – Auswahlnummern ab Scanner

Seite 94

Schliesslich gilt es noch den Pfad und Dateinamen für die Seriendruckdateiquelle anzugeben.

Standardmässig wird c:\arco\tmp\adrexp.doc vorgeschlagen.

Im Anschluss an die Seriendruckerzeugung möchten Sie vermutlich im Kontaktmanager eine

Aktivität eintragen, die besagt, dass Sie zu diesem

Zeitpunkt einen Serienversand an die ausgewählten Adressen vorgenommen haben.

Belassen Sie dazu die Adressauswahl, so wie sie für den Export eingestellt war und benutzen Sie

die Funktion Menu Extra - Mehrfachoperationen .

Wir haben den Adressexport im Bereich der Datenfelder erweitert, neu können bis zu 30 Datenfelder exportiert werden und nicht nur 10 wie bisher.

Menu Datei - Export - Export Buchhaltung

Diese Funktion schreibt alle neuen und aktualisiert alle bestehenden Adressen in der angeschlossenen

Buchhaltung. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Funktion NICHT für neue Debitoren brauchen, weil beim

Export von Fakturen in die Buchhaltung, diese Daten sowieso übertragen werden.

Wenn Sie aber, was sehr empfehlenswert ist, auch

Kreditorenadressen erst in ARCO Adress erfassen und dann exportieren, dann ist dies die richtige

Funktion dafür. Sie stellen damit sicher, dass die wichtigste Bedingung bei der Anbindung einer

Buchhaltung, nämlich dass die Adressnummern und Personenkontonummern überall die gleichen sind, erfüllt wird.

Die Funktion ist in der Lage auf der Basis der

Adresse auch gleich ein Debitoren- und/oder

Kreditorenpersonenkonto zu erzeugen. Sie müssen dazu allerdings bei der Adresse bzw. in den

Einstellungen - Reiter Buchhaltung die Fibu-

Sammelkonti (z. B. 1100 und 2000) schon angegeben haben.

Diese Funktion erstreckt sich ebenfalls nur auf die gerade durch einen gesetzten Filter oder eine aktive

Auswahl selektierten Adressen. Beachten Sie auch hier die Bedingung, dass die Adressnummer in ARCO gleich der Adressnummer in der angeschlossenen Buchhaltung und gleich der Personenkontonummer in der Buchhaltung (falls diese Grösse separat existiert) sein muss.

Die Simultan-Buchhaltungsschnittstelle lässt das gleichzeitige eröffnen/abgleichen von Debitoren- und

Kreditoren-Personenkonten nicht mehr zu, deshalb haben wir die Aktivierung der Boxen entsprechend angepasst.

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ARCO Adress

-

Menu Datei - Export - Export Buchhaltung

Seite 95

Menu Bearbeiten – Adressen

Maske Adressen

Es stehen zwei Adressmasken zur Verfügung. Die hier im Beispiel gezeigte und eine kleinere, die die

Felder auf einzelne Register aufteilt. Sie finden die

Wahl der Maske in den Einstellungen . Im

Folgenden beschreiben wir die Bedeutung der einzelnen Felder, soweit Sie nicht selbsterklärend sind.

Auf Grund der Feldbeschränkung der Gruppen auf der Adressmaske konnten teilweise die Gruppenbezeichnungen nicht vollständig angezeigt werden bzw. wurden abgeschnitten.

Jetzt haben Sie die Möglichkeit das Adressfenster auf die rechte Seite in die Breite zu ziehen, somit können Sie die ganzen Gruppenbezeichnungen sehen und haben auch mehr Platz um die Datenfelder und deren Inhalt anzuzeigen.

Basis und Reiter Auftrag

Suchbegriff

Nummer

Adressanrede

7 freie Adresszeilen

(Name1 bis Postfach)

Land ISO

Ortschaft

Die Adressliste ist in der Regel nach dem Suchbegriff sortiert. Der

Suchbegriff ist also ein wichtiges Kriterium für eine Adresse. Der

Suchbegriff soll durchaus anders sein als die erste Adresszeile (hier

Name1), weil man z. B. bei einer Privatperson nach dem Nachnamen sucht, auf einer Briefanschrift die erste Adresszeile aber mit dem Vornamen beginnt. Wir empfehlen Regeln für den Suchbegriff aufzustellen.

Beispielsweise: nur Grosschreibung, keine Abstände, Sonderzeichen und

Umlaute, zusammengesetzt aus Firmenname oder Nachname, gefolgt von der Ortschaft. Der Nachname kann bei häufigen Nachnamen noch mit dem

Vornamen ergänzt werden.

Die Adressnummer wird bei der Erfassung vergeben und kann anschliessend nicht mehr geändert werden. ARCO Software schlägt bei der

Erfassung die nächstmögliche Adressnummer vor, sie kann aber zu diesem

Zeitpunkt überschrieben werden. Es kann auch ein Nummerkreis für

Adressen eröffnet werden.

Die Einträge können im Menu Bearbeiten Adressanreden gesetzt werden.

Die Feldbeschriftungen dieser 7 Adresszeilen können in den Einstellungen

an die Bedürfnisse der Unternehmung angepasst werden.

Verwenden Sie die ISO Landcodes. Dieser Wert wird bei einer neuen

Adresse aus den Einstellungen vorgefüllt.

In der Datenbank ist eine Tabelle, die aufgrund der Postleitzahl die

Ortschaft vorschlägt. Sie kann im Menu Bearbeiten Postleitzahlen ergänzt

werden, auch fürs Ausland.

PLZ Standort / PLZ Postfach

Mit diesem Knopf wechseln Sie zwischen der Standort- und der

Postfachanschrift (PLZ und Ort). Sie können bei jedem Adresstypen

angeben, ob dieser die Standort- oder die Postfachangabe nutzen soll.

ISO-Code und Landmane sind hier jetzt auch verfügbar.

Landname

Wird auf Grund des gewählten Land-ISO-Codes abgefüllt.

Der Druck der Postfachadressen wurde angepasst.

Das heisst bei der Postfachadresse wird die Strasse der Hauptadresse nicht mehr angedruckt.

Ist eingestellt dass die Postfachadresse gedruckt werden soll und z. B. Adresszeile 7 ist leer so wird trotzdem die Postfachadresse gedruckt, erst wenn

Adresszeile 7, PLZ und Ort leer sind wird die Hauptadresse verwendet.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten – Adressen

Seite 96



Reiter Buchhaltung

Die Angaben hier sind vorallem in Zusammenhang mit der Buchhaltung wichtig. Sie haben aber auch

Einfluss auf die Dokumente und deren Ausdruck

(Zahlungsbedingung, Bankverbindung).

Hinter den Telefonnummern, der Emailadresse und der Website (URL) findet sich die Möglichkeit die

TAPI, die Email und die Internetschnittstelle direkt aufzurufen.

Debitorenkonto

Kreditorenkonto

Zahlungsbedingung

Fixer Steuercode

Bankverbindung

Mahngruppe/Code:

Ganz wichtig für die Anlage von Personenkonti in der Buchhaltung. Das Feld

wird aus den Einstellungen vorgefüllt.

Ganz wichtig für die Anlage von Personenkonti in der Buchhaltung. Das Feld

wird aus den Einstellungen vorgefüllt.

Wird auf Projektdokumente, deren Projekt diese Adresse als

Kundenadresse eingetragen hat, übertragen und kann dort verändert werden. Kann in den Einstellungen vordefiniert werden.

Kommt in ARCO Auftrag bei der Erfassung einer Dokumentposition zur

Anwendung und überschreibt die Vorgaben von Katalog, Artikel und

Projekt. Wird vor allem für Export gebraucht.

Sie können hier eine für diese Adresse spezielle Bankverbindung angeben.

Diese wird beim Druck von Einzahlungsscheinen verwendet. Sie wird auf jedem Dokument vorgeschlagen und kann dort noch angepasst werden.

Ist eine Information, die nur in der angeschlossenen Buchhaltung wichtig ist.

Kreditlimite

Kommt in ARCO Auftrag zur Anwendung. Beim Erfassen von Positionen wird die Kreditlimite laufend mit dem Saldo des Debitorenkontos der angeschlossenen Buchhaltung (nicht alle Schnittstellen) und dem

Auftragswert verglichen.

Wirkt sich auf Projektdokumente mit dieser Rechnungsadresse aus.

Keine MWST eintragen

Blockiert für weitere Aufträge In ARCO Auftrag können keine weiteren Projektdokumente angelegt werden. In ARCO Service können keine neuen Serviceaufträge mehr erfasst werden.

Liste Datenfelder

Sie sehen hier Datenfelder, die zusätzlich zu dieser Adresse angelegt

wurden. Sie können diese mit dem Befehl Daten in der Adressliste

bearbeiten.

Liste Gruppen

Bemerkungsblatt

Sie sehen hier die Gruppen, in denen die Adresse eingetragen ist. Sie

können diese mit dem Befehl Gruppen in der Adressliste bearbeiten, aber

auch hier direkt mit [Insert] die Liste der Register öffnen, um mit Drag &

Drop einen Eintrag zu übernehmen, oder mit [Delete] einen Eintrag aus der

Liste löschen.

Freier Text ohne Struktur

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten – Adressen

Seite 97

Reiter Auftrag

Sprache, Währung,

Preiskategorie

Verdeckter Faktor

Ausgewiesener Rabatt

Sind Vorgaben für Projektdokumente mit dieser Kundenadresse. Die

Bedeutung dieser Felder ist unter Maske Projektdokument erklärt.

Kommt in ARCO Auftrag bei der Übernahme eines Katalogartikels als

Dokumentposition zur Anwendung und verändert den Verkaufspreis durch

Multiplikation mit eben diesem Faktor. Diese Veränderung ist für den

Kunden nicht transparent.

Kommt in ARCO Auftrag bei der Übernahme eines Katalogartikels als

Dokumentposition zur Anwendung, falls das Projektdokument diese

Möglichkeit aktiviert hat. In diesem Fall wird der Rabatt in eine eigene

Kolonne geschrieben, der Verkaufspreis pro Einheit bleibt, aber der Betrag

ändert sich. Diese Kolonne kann auf den Dokumenten gedruckt und damit dem Kunden transparent gemacht werden.

Ausserdem wird dieser Rabattsatz in der Funktion Einfügen Schlusstotal

(ARCO Auftrag - Projektbearbeitung) vorgeschlagen.

Skonto

Rabattgruppe

Ist hier ein Skonto angegeben, dann wird es in in der Funktion Einfügen

Schlusstotal (ARCO Auftrag - Projektbearbeitung) vorgeschlagen.

Ausserdem wird es sowohl bei der automatischen Fakturierung in ARCO

Erfolg und ARCO Service berücksichtigt, falls im Faktura-Assistenten die entsprechende Option gesetzt ist.

Kommt in ARCO Auftrag bei der Übernahme eines Katalogartikels als

Dokumentposition zur Anwendung, falls für den übernommenen Artikel und diese Rabattgruppe in der Rabattmatrix eine Rabattstaffelung vorgesehen ist.

Verantwortlich Administration Rein informativ, keine besonderen Auswirkungen

Verantwortlich Verkauf

Wird auf Projektdokumente, deren Projekt diese Adresse als

Rechnungsadresse eingetragen hat, übertragen, was wiederum Grundlage ist für die Provisionsabrechnung in ARCO Auftrag.

Verantwortlich Technik1

Verantwortlich Technik2

Hier können Sie zwei weitere verantwortliche Mitarbeiter der Adress zuweisen, die Feldbezeichnung kann in den Hauptgrössen-Felder auch geändert werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten – Adressen

Seite 98

Reiter Leistung

Die Rabatt-

Definitionsmöglichkeiten auf der Adresse haben wir durch den zusätzlichen Reiter Leis-

tung erweitert. Diese neuen

Rabatte werden in den Modulen ARCO Erfolg und ARCO

Service angewendet.

Verrechnungsansatz Kommt in ARCO Erfolg und ARCO Service bei der Leistungserfassung (Arbeitsbuchungen) zum Tragen, falls das Verrechnungsmodell auf Regie gestellt ist (siehe Einstellungen) (nur wichtig bei ARCO Erfolg, ARCO Service arbeitet nur mit dem Modell Regie) und keine Ansätze mit höherer Priorität vorhanden sind.

Detailliertere Informationen entnehmen Sie der Beschreibung Leistungsrabatte auf Rechnungsadresse

unter Programmübergreifende Funktionen.

Reiter Mehr

Hier werden seltener benötigte Angaben erfasst.

Hauptadresse

Kundennummer Lieferant

Vermittlungsprämie

Kontaktmanager Subpfad

Hintergrundfarbe

Korrespondenz in Du-Form

Inaktiv

Eine Adresse kann einer Hauptadresse zugeteilt werden, z. B. Filialen zu einer Zentrale. Auf der Hauptadresse kann dann mit dem Filter

Filialadressen die Adressliste auf Filialadressen gefiltert werden.

Wenn dies eine Lieferantenadresse ist, dann kann man hier die

Kundennummer eintragen. Sie wird in ARCO Lager - Bestellungen angezeigt und verhindert das mühselige Suchen danach, wenn man gerade den Verkauf am Draht hat.

Wenn diese Adresse ein Vermittler ist, der für Aufträge, die über ihn laufen, eine fixe Prämie erhält, kann diese hier angegeben werden. Zusammen mit

dem Spezialartikel aus den Einstellungen, ergibt sich die Möglichkeit, in

ARCO Auftrag bei der Funktion Einfügen Schlusstotal die Prämie durch

einen Klick zu berücksichtigen.

Ermöglicht, dass die automatisch erzeugten Dokumente in einem für diese

Adresse eigenen Unterordner des Standardordners abgelegt werden. Der

Standardordner wird in den Einstellungen - Reiter Pfade angegeben.

Adressen können zur optischen Unterscheidung mit verschiedenen Farben gekennzeichnet werden. Der Suchbegriff wird dabei mit der ausgewählten

Farbe markiert.

Wirkt sich auf die Seriendrucksteuerdatei aus, die beim Export von

Adressen erstellt wird, indem die entsprechenden Seriendruckfelder richtig

abgefüllt werden.

Diese Adresse wird aus allen Listen und Abfragen ausgeblendet, es sei denn, der Filter Aktive wird ausgeschaltet. Auf diese Weise kann man eine nicht mehr verwendete Adresse zum verschwinden bringen, dabei aber die

Geschichte der Adrese behalten, was ein Vorteil gegenüber dem Löschen ist, wo alle Verknüpfungen auch gelöscht sein müssen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten – Adressen

Seite 99

Reiter Grafik

Zu jeder Adresse kann eine Grafik aus dem

Filesystem zugeordnet werden.

Befehlsleiste Adressen

Neu, Ändern, Löschen

Öffnen Sie die Maske Adresse für eine Neuerfassung, für die Ansicht und Modifikation einer bestehenden

Adresse und zum Einholen einer Bestätigung vor dem Löschen.

Termin

Hier kann direkt ein Termin zur Adresse eröffnet werden. Details dazu in den Programmübergreifenden

Funktionen .

Kontakte

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten – Adressen

Seite 100

Der Kontaktmanager besteht aus zwei Teilen, der Liste der Kontaktpersonen und der Liste der Aktivitäten zur markierten Adresse. Sie erfassen hier alle Kontaktpersonen zur Adresse, mit eigenen Telefon-, Telefax- und Natelnummern, eigener Emailadresse, allenfalls sogar eigener Website. In der Befehlsleiste werden die

Kommunikationsparameter der Kontaktperson mit denen der Adresse gemischt, wobei die Angaben der markierten Kontaktperson Priorität haben.

Hier gibt es nun auch den Befehl Termin über welchen Sie direkt einen Termin zu der gewählten Kontaktperson und Adresse erfassen können.

In der Liste der Aktivitäten sehen Sie alle erfassten Kontakte zur Adresse und können damit verbundene

Dokumente einsehen. Der Kontaktmanager unterstützt Sie bei der Produktion von Word Dokumenten für die allgemeine Korrespondenz und legt diese gleich mit Verweis auf die Adresse ab. Sie können aber auch selbst andere Dokumente wie Exceltabellen oder eingescannte Grafiken ablegen und über den Befehl

Dokument ansehen die mit dem Dokumenttyp verbundene Anwendung starten, wobei das Dokument gleich geladen und angezeigt wird.

Eine neue Aktivität lässt sich mit oder ohne Bezug zu einer Kontaktperson erfassen. Das hat Auswirkungen auf die Adress- und Briefanredegestaltung bei der Dokumenterzeugung in Word. Es ist besonders bei

Privatadressen nützlich, bei denen nicht noch speziell eine Kontaktperson angegeben wird.

Für die Details zur Bearbeitung von Kontaktpersonen sehen Sie bitte das Kapitel Maske Kontaktperson .

Für die Details zur Bearbeitung von Aktivitäten sehen Sie bitte das Kapitel Maske Aktivität .

Gruppen

Adressen können in verschiedenen Gruppen eingetragen sein, um im Bereich Marketing gezielte Massnahmen treffen zu können. Die

Namen der Gruppen nennen wir Register. Aus den

Gruppen wiederum lassen sich einfache oder komplexe Filter erstellen, mit denen die

Adressliste gefiltert werden kann.

Sie können die Register im Menu Bearbeiten -

Register verwalten, die Filter im Menu Bearbeiten -

Filter . Sie können aber auch hier mit Neu gleich

ein benötigtes Register und allenfalls einen Filter dazu anlegen.

Die verfügbaren Register sehen Sie in der rechten

Liste, diejenigen, die als Gruppen für die markierte

Adresse aktiv sind, sehen Sie links. Mit Drag &

Drop können Sie Register aktivieren oder wieder entfernen, natürlich auch mit den beiden Knöpfen

und .

Daten

Manchmal sind die von der Maske Adresse zur

Verfügung gestellten Felder nicht ausreichend.

Hier haben Sie die Möglichkeit zusätzliche Felder zur Adresse zu erfassen. Ein Feld besteht aus einem Datenfeldname, Datenfeldnummer und einem Wert. Der Wert lässt sich mit Doppelklick editieren.

Datenfelder zur Adresse werden in den

Einstellungen - Reiter Adress - Gruppe Vorgaben für neue Adressen definiert.

Verrechnungsansätze

Wir haben hier einen Zugang zu den speziellen Verrechnungsansätzen geschaffen, wie sie dann in ARCO

Erfolg und ARCO Service bei der Leistungserfassung verwendet werden. Entsprechend dem Regiemodell lassen sich auf Kombinationen von Kunde, Arbeitsart und/oder Mitarbeiter Stunden- und Spesenansätze definieren.

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ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten – Adressen

Seite 101

Konditionen Verkauf

Wir haben hier zwei Möglichkeiten geschaffen, kundenspezifisch auf die Preisgestaltung für

Warengruppen und Einzelartikel einzuwirken.

Beachten Sie die weiteren

Preisgestaltungsmöglichkeiten, die direkt auf der

Adresse

und über die Rabattmatrix in ARCO Auftrag

zugänglich sind.

Jedem Artikel kann, unabhängig vom Katalog, eine

Warengruppe hinterlegt werden. Sie können hier bestimmen, welche Rabatte der Kunden auf den

Warengruppen erhält.

Mit den Festpreisen auf Artikeln lässt sich für diesen Kunden ein von den normalen Preisen abweichender

Preis angeben. Dieser hat in jedem Fall Vorrang gegenüber allen anderen Einstellungen, es kommen dann also weder der Globalrabatt der Adresse, noch der Kundenfaktor der Adresse, noch die Rabattmatrix zur

Anwendung. Es gibt drei Möglichkeiten den Preis für einen Artikel kundenspezifisch anzupassen:

Festpreis ohne Rabattangabe

Geben sie dazu einfach nur den Festpreis an und die Währung.

Festpreis mit Rabattangabe

Geben Sie neben dem Festpreis, den der Kunde dann als Bruttopreis sieht, auch noch einen Rabatt an.

Dieser wird in das Rabattfeld der Position geschrieben und ist entsprechend sicht- und ausdruckbar.

Grundpreis mit Rabattangabe

Wenn Sie dem Kunden auf einem der drei Grundpreise (Preis 1 bis 3) einen Rabatt geben wollen, dann lassen Sie das Feld Festpreis leer und geben neben dem Rabattsatz noch den Grundpreis an, auf dem er gerechnet werden soll. Der Rabatt wird ebenfalls in das Rabattfeld der Position geschrieben und ist entsprechend sicht- und ausdruckbar.

Der MWST Code muss in der Regel nicht angegeben werden. Er wird dann über den Artikel bzw. den

Katalog gesteuert. Alle drei Möglichkeiten sind zeitlich einschränkbar über die Daten Gültig ab und Gültig

bis.

Dokumente

Dokumente können auch direkt zur Adresse abgelegt werden. Das macht dann gegenüber der

Ablage im Kontaktmanager Sinn, wenn die

Chronologie und die Begleitumstände keine Rolle spielen, z. B. Verträge.

Auswählen

Manchmal genügen Filter nicht, um eine bestimmte Selektion von Adressen zu erreichen. Das ist besonders bei wenigen heterogenen Zieladressen so. In diesem Falle haben Sie die Möglichkeit, die Adressen, die Sie anschliessend drucken oder für einen Seriendruck aufbereiten wollen, einzeln auszuwählen. Es erscheint eine Liste, die Ihnen die bereits ausgewählten Adressen anzeigt. Dieser Befehl ist auch auf der rechten

Maustaste auf der Adressliste erhältlich.

Export Excel

Weitere Informationen zu dieser Funktion erhalten sie hier: Export Excel

Filter - Adressfilter

Hier kommt die Auswahl aller vordefinierten Filter. Diese werden im Menu Bearbeiten Filter erstellt.

Filter - Erweiterte Filter

Hier kommt die Auswahl aller vordefinierten Erweiterten Filter. Diese werden im Menu Bearbeiten

Erweiterte Filter erstellt.

Filter - Filialadressen

Wenn Sie auf einer Adresse stehen, die als Hauptadresse in anderen Adressen eingetragen ist, dann zeigt

Ihnen die Adressliste bei gesetztem Filter Filialadressen nur noch die Adressen, die einen Verweis auf die

Hauptadresse tragen.

Solange diese Liste offen ist, werden alle Funktionen, die sich auf die Adressliste beziehen, wie Drucken,

Export und Mehrfachoperationen auf der getätigten Selektion ausgeführt, unabhängig davon, ob allenfalls

noch eine Filter- oder Suchbedingung auf der Adressliste gesetzt ist.

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ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten – Adressen

Seite 102

Filter - Verantwortlich Verkauf

Zeigt nur diejenigen Adressen, bei denen der gewählte Mitarbeiter als Verantwortlich Verkauf hinterlegt ist.

Filter - Verantwortlich Administration

Zeigt nur diejenigen Adressen, bei denen der gewählte Mitarbeiter als Verantwortlich Administration hinterlegt ist.

Filter - Datenfeld

Hier kann auf bestimmte Inhalte von Datenfeldern gefiltert werden. Ist das Datenfeld mit einer Liste hinterlegt, kann beim Filter ebenfalls aus der Liste ausgewählt werden.

Filter - Aktive

Dieser Filter ist eigentlich immer gesetzt, denn er verbirgt diejenigen Adressen, die man auf Inaktiv gesetzt hat, um sie nicht mehr zu sehen. Das ist der bessere Weg als Löschen, weil so die Geschichte bestehen bleibt.

Volltextsuche

Sie geben hier an, wie weit die Volltextsuche gehen soll. Dabei können auch die Bemerkungsblätter der

Adressen, die Kontaktpersonen und sogar die Bemerkungsblätter der Kontaktpersonen durchsucht werden.

Beachten Sie, dass dies einen Einfluss auf die Geschwindigkeit einer Suche hat.

Menu Bearbeiten - Termine

Termine sind aus verschiedenen Programmen zugänglich. Sie sind deshalb unter den

Programmübergreifenden Funktionen erklärt.

Menu Bearbeiten - Termindisposition

Termine, die in der Terminliste tabellarisch dargestellt sind, sind hier in einer grafischen Darstellung, die besonders für die Disposition geeignet ist.

Die Termindisposition wird im ARCO Adress – Bearbeiten – Termindisposition oder aber über dieses Symbol

aus dem Arco Adress und Arco Service gestartet:

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ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten - Termine

Seite 103

Menu Bearbeiten - Erledigen

Es ist eine Aufgabenliste mit Pendenzen, die einem

Mitarbeiter und allenfalls einer Adresse zugeordnet werden können. Jede Pendenz kann mit 3 Codes hinterlegt werden. Es sind die Statistikcodes, die allenfalls auch bei den Artikeln und Positionen

Verwendung finden würden. Die Liste kann gedruckt werden und bietet ausserdem den

direkten Zugang zum Kontaktmanager der

Adresse und der Maske der Adresse .

Menu Bearbeiten - Inbox Outlook

Dieser Programmteil ist ein Modul mit einer eigenen Lizenzfreischaltung. Damit kann direkt auf die Emails in MS Outloook zugegriffen werden. Der Vorteil einer Bearbeitung der Emails hier in ARCO Adress, ist die

Möglichkeit, ein bestimmtes Email als Aktivität zu einer Adresse ablegen zu können. ARCO Adress macht dazu auch einen Ablagevorschlag, indem es die Senderadresse untersucht und wenn die Emailadresse bekannt ist, eine Adresse und eine Kontaktperson vorschlägt.

Es sind genau die gleichen Ordner sichtbar (links) und es stehen die gleichen Funktionen zur

Verfügung wie in Outlook (rechts) und in der Mitte sieht man oben die Mails, in der Mitte den Text und unten die Anhänge. Öffentliche Ordner werden auch angezeigt.

Grundsätzlich kann damit auf die Mailbearbeitung in MS Outlook verzichtet werden. Das Programm selbst muss aber installiert sein, weil dessen

Dienste genutzt werden.

Der Befehl Ablegen macht hier folgenden

Vorschlag völlig selbständig. Er findet die Adresse und die Bezugsperson aufgrund der Emailadresse des Absenders und schlägt eine Aktivität vor mit dem Text des Mails und den Anhängen als

Dokumentverknüpfung.

Sind mehrere Anhänge in einem Mail, werden mehrere Aktivitäten erstellt. Nicht gewünschte

Anhänge können entmarkiert werden. Diese werden dann auch nicht abgelegt und verknüpft.

Die Anlagen werden in den Standardordner für

Kontaktdokumente gespeichert und mit der

Aktivität verknüpft und stehen dann allen berechtigten Mitarbeitern der Unternehmung über das Netzwerk zur Verfügung, statt nur im eigenen

Outlook Ordner zu sein.

Menu Bearbeiten - Aktivitäten

Sie sehen in dieser Liste alle Aktivitäten, unabhängig von einer Adresse. Das ist auch der

Grund, dass hier keine neue Aktivität erfasst, sondern nur betrachtet, geändert und gelöscht werden kann, sowie die mit den Aktivitäten verbundenen Dokumente eingesehen werden können.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten - Erledigen

Seite 104

Maske Aktivität

Trotzdem gehört die Beschreibung der Maske

Aktivität in diesen Kontext. Der Nutzen entsteht natürlich über die Adress-, Projekt-, Auftrags-, und Objektbearbeitung und deren Anwendung im

Kontaktmanager .

Der Ablauf für die Erfassung einer Aktivität ist folgender. Sie haben Kontakt mit einer Adresse, also markieren Sie diese in der Adressliste und

öffnen dann den Kontaktmanager (Befehl

Kontakt). Jetzt wählen Sie die Kontaktperson, mit der Sie kommunizieren, und eröffnen einen neu

Aktivität (Befehl Neu mit Kontaktperson).

Das heutige Datum und die Zeit werden vorgegeben, ebenso ein Mitarbeiter und natürlich die zuvor gewählte Kontaktperson.

Der Typ der Aktivität erleichtert später das

Auffinden einer Aktivität in der Liste. Es kann auch auf den Typ gefiltert werden.

Sollte die Aktivität Bezug zu einem Projekt haben, dann können Sie ein Projekt dazu auswählen. Dito für

Aufträge und Objekte. Wenn Sie zuerst den Auftrag eintragen und dieser hat einen Verweis auf ein Projekt so wird dieses Projekt automatisch in die Aktivität übernommen. Ist aber schon ein Projekt eingetragen so wird dieses nicht überschrieben. Der Kontaktmanager ist auch aus der Projektbearbeitung, der

Auftragbearbeitung und der Objektbearbeitung heraus zugänglich. Wenn Sie von dorther auf diese Maske stossen, ist der Projektverweis, der Auftragsverweis und der Objektverweis bereits vorgefüllt.

In den Bemerkungen schreiben Sie die Zusammenfassung des Kontaktes. Haben Sie telefoniert und etwas

Wichtiges abgemacht? Schreiben Sie einen speziellen Brief? Schicken Sie bestimmte Unterlagen? Haben

Sie eine Kalkulation in Excel gemacht, die Sie zur Adresse ablegen möchten? Beschreiben Sie einfach worum es bei diesem Eintrag geht, so dass auch andere Mitarbeiter im Unternehmen schnell informiert sind.

Wenn mit dieser Aktivität ein Dokument erstellt werden soll, dann kann dies ein temporäres Dokument sein, das Sie nicht ablegen wollen oder aber, was die Regel sein dürfte, der Inhalt des Dokumentes ist wichtig und Sie möchten es auch in Zukunft zur Verfügung haben. Dann geben Sie im Feld Dokument einen Dokumentnamen vor. Sie brauchen keinen Pfad anzugeben, auch keine Dokumentendung wie .DOC.

ARCO Software weiss aus den Einstellungen , wo diese Dokumente abgelegt werden müssen.

Sie können aber einen Pfad angeben, wenn Sie möchten, dass das Dokument in einem ganz speziellen

Ordner landet. Beachten Sie, dass Sie nur Pfade mit Allgemeingültigkeit im Netzwerk verwenden, sonst können andere Benutzer nicht auf dieses Dokument zugreifen! Konsultieren Sie dazu Ihren

Netzwerkadministrator.

Schliesslich entscheiden Sie noch auf welchem Druckformat das neue Dokument basieren soll. Mit dem

Drop Druckformat können Sie vorgefertigte Standarddokumente für bestimmte Zwecke auswählen. Der

Knopf nebenan produziert dann das Dokument auf der Grundlage der mit dem Druckformat verbundenen Dokumentvorlage. Wenn Sie vor der Auswahl über den Drop den Knopf Brief, Fax oder Memo drucken, dann wird entweder sofort ein Dokument erstellt (falls nur ein Druckformat den entsprechenden

Standard hat) oder der Drop Druckformat wird auf diejenigen Druckformate eingeschränkt, die genau diesen Standard hinterlegt haben.

Das Dokument, das Sie dabei erhalten, hat dann die Adressanschrift mit der Kontaktperson, die

Briefanrede, den Absender, die Faxnummer, den Standardtext usw. schon fertig drin. Sie brauchen nur noch den für diese Kommunikation speziellen Teil zu schreiben. Das Dokument hat auch schon seinen

Namen, sofern es kein temporäres Dokument ist, sodass Sie es zum Schluss direkt drucken, faxen oder mailen und einfach speichern können.

Mit SMS wird kein Dokument erzeugt, sondern der SMS Dialog aufgerufen. Mit Mail wird ein neues Outlook

Email angelegt, vorgefüllt mit der Emailadresse der Kontaktperson, dem Betreff abgefüllt aus der ersten

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten - Aktivitäten

Seite 105

Zeile der Bemerkungen, dem Text abgefüllt aus den Folgezeilen und allenfalls auch mit einer Anlage, falls

Sie vorgängig mit dem Ordner ein Dokument zugeteilt haben.

Der Vorteil die Mails über den ARCO Kontaktmanager zu erstellen liegt darin, dass diese dann nicht nur in

Ihrem Gesendete-Ordner sind und niemand sonst in der Firma weiss, was mit der Adresse läuft, sondern alle im Kontaktmanager sehen, dass Mails ausgetauscht wurden. Für eingehene Mails kann dies auch geschehen, sehen Sie dazu das Kapitel Inbox Outlook .

Bei den Aktivitäten des Typs E-Mail haben wir

Verbesserungen vorgenommen, das heisst wenn

Sie im Feld Bemerkung einen Text erfassen und daraus eine E-Mail generieren so wird jetzt auch automatisch die Signatur, welche im Outlook hinterlegt ist, unten am E-Mail-Text angefügt.

Vorausgesetzt Sie verwenden Microsoft Office.

Wenn Sie aus Word/Outlook zurück in ARCO Adress sind, speichern Sie die neue Aktivität mit Ausführen ab. Von nun an sehen alle Mitarbeiter des Unternehmens, dass ein neuer Kontakt mit der Adresse stattgefunden hat, sind informiert und können das verbundene Dokument einsehen. Doppelspurigkeiten,

Unklarheiten und das Suchen von Dokumenten in physischen oder elektronischen Ordnern sind damit endgültig vorbei!

Menu Bearbeiten - Kontaktpersonen

Sie sehen in dieser Liste alle Kontaktpersonen, unabhängig von einer Adresse. Das ist auch der

Grund, dass hier keine neue Kontaktperson erfasst, sondern nur betrachtet, geändert und gelöscht werden kann.

Auf den Kontaktpersonen kann über den neuen

Befehl Kontakte der Kontaktmanager der verbundenen Adresse aufgerufen werden. Dieser kann auch mit der Tastenkombination [Ctrl]-[K] gestartet werden.

Gruppen

Genau wie die Adressen selbst, können auch

Kontaktpersonen in Gruppen eingeteilt werden.

Das dient der späteren Auswahl, wenn

Serienbriefe, Etiketten oder Emails produziert werden sollen. So kann dort dann z. B. bestimmt werden, dass dieses Mailing nur an

Kontaktpersonen mit Registern ‚Geschäftsleitung’ und ‚Verkauf’ gehen soll.

Adressen

Auf der Liste der Kontaktpersonen haben Sie auch die Möglichkeit die Adressmaske anzuzeigen und müssen nicht mehr die Adressliste öffnen um die

Details der Adresse zu sehen.

Einfach rechts den Befehl Adresse wählen und schon wird die Adressmaske, der Kontaktperson auf der der Cursor positioniert ist, angezeigt.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten - Kontaktpersonen

Seite 106

Filter

Mit Filter Serienbriefkontakte werden nur noch die

Kontaktpersonen aufgelistet die diese Checkbox aktiv haben.

Mit Filter Kontaktgruppe können Sie die Kontakte nach einer der zugewiesenen Gruppen filtern.

Maske Kontaktperson

Reiter Allgemein

Die Felder sind selbsterklärend. Mit den  können

Sie direkt die TAPI-, die Email- und die

Internetschnittstelle starten.

URL kann einen Verweis auf eine Website aufnehmen.

Reiter Briefe

Füllen Sie immer die ersten beiden Felder aus.

Denn das bringt Ihnen grosse Vereinfachung bei der Korrespondenz mit dem Kontaktmanager und dem Seriendruck, weil auf diese Weise auch die richtige Briefanrede automatisch ins Dokument

übertragen werden kann.

Das Feld Texteinschub kann verwendet werden, um bei Seriendrucken innerhalb eines Textes die

Kontaktperson nochmals gezielt und persönlich ansprechen zu können: „... und so haben wir speziell für Sie, Herr Furter, dieses Angebot ...“.

Schliesslich kann zu jeder Kontaktperson der Geburtstag geführt werden. Wenn die Box In Liste aufführen

gecheckt ist und in den Einstellungen der entsprechende Schalter gesetzt ist, dann erscheint beim Starten

von ARCO Adress die Liste der Kontaktpersonen, die am heutigen Tag Geburtstag haben.

Reiter Bemerkungen

Das Bemerkungsblatt zur Kontaktperson. Freier Text ohne Formatierung.

Menu Bearbeiten - Terminarchiv

Hier finden Sie die gelöschten Termine wieder, falls Sie in den Einstellungen die entsprechende Wahl

getroffen haben.

Menu Bearbeiten - Register

Hier legen Sie die Register an, mit denen Sie dann die Adressen und Kontaktpersonen in Gruppen einteilen

und entsprechende Filter aufbauen können.

Hiermit haben Sie die Möglichkeit in die Register eine gewisse Übersichtlichkeit rein zu bringen in dem Sie die Register entsprechend gruppieren.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten - Terminarchiv

Seite 107

Rechtsklick auf den gelben Ordner Register-Neu: hier können Sie entsprechende Registergruppen erfassen.

Positionieren Sie den Cursor auf einer Registergruppe und wählen neu, dann können Sie in dieser Gruppe ein neues Register erfassen. Sie haben aber immer noch die Möglichkeit das Register in eine andere Registergruppe zu erfassen, in dem Sie einfach bei Gruppe eine andere Registergruppe auswählen. Haben Sie dennoch das

Register in die der falschen Gruppe erfasst, so können Sie via Befehl Ändern auf diesem Register eine andere Registergruppe eintragen.

Die Checkbox Filter erstellen ist Default mässig aktiv damit bei der Erfassung eines neuen Registers auch gleich der entsprechende Adressfilter erstellt wird.

Haben Sie auch die Möglichkeit einzelne Register oder auch ganze Gruppen auf Inaktiv zu setzten, diese erscheinen dann im Auswahldialog beim

Zuweisen zu der Adresse oder Kontaktperson in nicht mehr.

Mit dem Stil Feld @rep kann die Registergruppe mit @[email protected] gedruckt werden.

Die Registergruppen werden auch in den Auswahllisten in einer separaten Spalte Gruppe angezeigt, die Sortierung ist Alphabetisch zuerst nach Registergruppen und dann innerhalb der

Registergruppe die Register selber auch.

Auch unter Bearbeiten – Filter bei der Bedingung werden beide Spalten angezeigt.

Wenn Sie auch viele Register und Gruppen haben so haben Sie die Möglichkeit über die neue

Suchzeile nach der gewünschten Gruppe zu suchen.

Nicht nur in der Liste Menu Bearbeiten-Register sondern auch beim Zuweisen von Gruppen bei der Adresse via Befehl Gruppen oder [Insert].

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten - Register

Seite 108

Bitte beachten Sie auch dass die Registernamen Gruppen-übergreifend eindeutige Bezeichnungen haben müssen damit der dazugehörige Adressfilter korrekt erstellt werden kann. Wenn Sie z. B. in der Gruppe

Allgemein ein Register Newsletter haben und in der Gruppe Serienbrief beabsichtigen ein neues Register

Newsletter zu erfassen so ist das nicht mehr möglich bzw. werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen dass es das Register bereits gibt und nicht nochmals erfasst werden kann.

Menu Bearbeiten - Filter

Der Tummelplatz der Marketingspezialisten, aber nicht nur. Die Filter, die Sie hier anlegen, können anschliessend auf der Adressliste wirksam gemacht werden und beeinflussen damit auch die

Funktionen Druck, Export und

Mehrfachoperationen .

Ein Filter besteht aus einem Namen, der dessen

Wirkung beschreiben soll und einer oder mehreren

Bedingungen, die die Adresse erfüllen muss, um vom Filter akzeptiert zu werden.

Die einzelnen Bedingung können mit den logischen

Verknüpfungen UND und ODER miteinander in

Beziehung gebracht werden. Der Filter Kunden soll alle Kunden zeigen, seien dies A-Kunden oder B-

Kunden.

Wenn Sie die Verknüpfung ODER benutzen, dann zielen Sie auf eine Ausweitung des Resultates, also mehr Datensätze, wenn Sie die Verknüpfung UND benutzen, möchten Sie am Schluss weniger

Datensätze haben, also eine gezieltere Auswahl treffen.

Hier sehen Sie wie eine Bedingung erfasst werden kann. Die erste Bedingung eines Filters hat nie eine Verknüpfung. Wenn die zweite Bedingung eine Verknüpfung hat, dann müssen alle folgenden

Bedingungen die gleiche Verknüpfung haben.

Als Felder stehen der Suchbegriff, die Adresszeile 1, die Postleitzahl, der Landcode und die Register zur

Verfügung. Damit lassen sich neben den Gruppen, auf die mit den Registern zugegriffen wird, auch andere

Daten aus der Adresse für die Filterung heranziehen. Mit dem Suchbegriff ist es möglich, auf Adressen auf

A bis M einzuschränken, allenfalls auch mit der Adresszeile 1, mit der Postleitzahl kann auf die Adressen im

Bereich 8000-8999 eingeschränkt werden, mit dem Landcode auf ein bestimmtes Land.

Um einen Bereich wie die Postleitzahlen 8000-

8999 zu erhalten, sind sicher immer zwei

Bedingungen notwendig. Hier kommen auch zwei spezielle Operatoren zum Einsatz grösser gleich und kleiner gleich.

Sonst wird ja meist der Operator gleich benutzt.

Bei Registern ist es der einzige, der Sinn macht.

Menu Bearbeiten - Erweiterte Filter

Erweiterte Filter stehen zu allen Listen zur Verfügung und deshalb ist deren Bedienung unter dem Kapitel

Programmübergreifende Funktionen erklärt.

Menu Bearbeiten - Adressanreden

Die hier erfassten Adressanreden können anschliessend in der Maske Adressen ausgewählt werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten - Filter

Seite 109

Menu Bearbeiten - Briefanreden

Die hier erfassten Briefanreden können anschliessend in der Maske Adressen

und in der Maske

Kontaktperson ausgewählt werden.

Menu Beabeiten – Aktivitätstypen

Im Menü B

EARBEITEN

> A

KTIVITÄTSTYPEN

kann man die Typen verändern, löschen und neue definieren.

Sie dienen daszu die Aktivitäten besser auseinanderhalten zu können. Auf

Aktivitätentypen können die Aktivitäten auch gefiltert werden.

Definiert man einen neuen Typ, kann man ein beliebiges Icon hinterlegen. ARCO bietet eine grosse Auswahl von Icons standardmässig an. Sie finden diese auf der Installation CD im Ordner

Database\Icons.

Zu jedem Aktivitätentyp können Sie eigene

Textbausteine hinterlegen, die dann beim Erfassen einer Aktivität im Kontaktmanager zur Verfügung stehen. Bestimmte Textbausteine können Sie auch für alle Typen verfügbar machen (siehe Checkbox ganz unten links).

Die Bezeichnung beschreibt den Zweck des

Textbausteines. Das Kürzel ist der Schlüssel, mit dem der Baustein im Kontaktmanager aufgerufen werden kann. Der Text schliesslich wird dann vollständig einfügt.

Sie können diese Textbausteine beim Schreiben von Aktivitäten verwenden und zwar auf zwei

Arten:

1) Wenn Sie ein Kürzel kennen, dann schreiben

Sie es und drücken unmittelbar danach [F3]. Wird das Kürzel erkannt, wird sofort der ganze Text eingefügt.

2) Wenn Sie das Kürzel nicht kennen, dann drücken Sie einfach [F3] und alle zu diesem

Aktivitätstypen möglichen Textbausteine werden zur Auswahl aufgelistet.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten - Briefanreden

Seite 110

Menu Bearbeiten - Datenfelder

Dieser Teil ist im Kapitel Programmübergreifende Funktionen beschrieben.

Menu Bearbeiten - Gebiete

Es handelt sich hier um die gleichen Gebiete, mit denen auch Objekte eingeteilt werden können. In

ARCO Adresse können die Gebiete einem Termin zugeteilt werden. Die Idee dabei ist, dass man auf

Gebiete filtern kann und sich die Termine für ein bestimmtes Gebiet zusammenlegen kann.

Menu Bearbeiten - Postleitzahlen

In der Maske Adressen wird bei Eingabe einer Postleitzahl die Ortschaft dazu vorgeschlagen und

umgekehrt. ARCO Software wird mit der Tabelle der schweizerischen Postleitzahlen ausgeliefert. In dieser

Liste können Anpassungen gemacht werden, aber auch häufige Postleitzahlen aus dem Ausland erfasst werden, um auch dort den Automatismus bei der Adresserfassung nutzen zu können.

Die Postleitzahlentabelle wurde mit 6 zusätzlichen

Spalten/Felder erweitert damit die Möglichkeit besteht Auswertungen auf Regionen erstellen zu können. Hierbei handelt es sich um folgende Spalten:

Region 1

Region 2

Region 3

Region 4 sowie zwei Spalten für die GPS-

Lokalisation(Standort auf Kartenmaterial):

Latitude

Longitude

Diese GEO-Daten werden während der Datenbankwartung mit dem Arco Starter Tool importiert. Damit nicht nur die GEO-Daten in der Postleitzahlenliste sondern auch die Postleitzahlen selber aktuell gehalten werden, werden auch die

PLZ Daten der Post via Arco Starter-Tool bei jeder

Datenbankwartung abgeholt und eingelesen.

Sollte der Update bei der Wartung fehlgeschlagen sein, kann dieser auch manuell im ARCO System-

Menu Extras-Hilfsprogramme-Postleitzahlen ak-

tualisieren gestartet werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten - Datenfelder

Seite 111

Menu Bearbeiten – Länderliste

Hier ist die Liste der Länder einsehbar und auch editierbar welche auf der Adressmaske je nach

Land ISO angezeigt bzw. ausgewählt werden können.

Die entsprechenden Benutzerrechte müssen auch freigeschalten werden.

Menu Bearbeiten - Druckdarstellung

ARCO Software stellt sieben Adresszeilen zur

Verfügung, dazu noch die Adressanrede, die

Kontaktperson, das Land, die Postleitzahl und die

Ortschaft. Wie soll denn nun die Adressanschrift aussehen, welche dieser Felder sollen berücksichtigt werden und in welcher Reihenfolge und Zusammensetzung. Wo soll der Bezug zur ausgewählten Kontaktperson sein. Alle diese

Angaben können Sie hier machen.

Wenn Sie den ausgeschriebenen Landname für den Dokumentdruck in der Anschrift verwenden möchten dann sollten Sie die Druckdarstellung entsprechend anpassen.

Dann gibt es auch noch Unterschiede von Land zu Land. Das ist ein weiterer Grund für diese Funktion. Sie bestimmt genau diese Angaben für jedes Land einzeln. Geben Sie oben einen Landcode ein, wenn dafür schon eine Definition vorhanden ist, wird Sie geladen, wenn nicht wird das genutzt was unter Standard definiert ist.

Menu Bearbeiten - Druckformate

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Druckformate beschrieben.

Menu Bearbeiten – Hauptgrössen

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Einstellungen beschrieben.

Menu Bearbeiten – Einstellungen Mandant

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Einstellungen beschrieben.

Menu Bearbeiten – Einstellungen Lokal

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Einstellungen beschrieben.

Menu Drucken

Über dieses Menu können Sie verschiedene in ARCO Adress verwendete Entitäten als Liste ausdrucken.

Diese Listen sind interne Reports und können in ihrem Layout nicht verändert werden.

Die beiden internen Adresslisten Kurzliste und Übersichtsliste drucken immer genau diejenigen Adressen, die auch aufgrund der gesetzten Filter, eines aktiven Suchbegriffes oder der Auswahl in der Adressliste angezeigt werden. Ist die Adressliste geschlossen, dann drucken diese Listen alle Adressen.

Für Adressen können Sie auch Adressinformationsblätter drucken, die ein von Ihnen definierbares

Druckformat als Grundlage haben. Termine können mit einer internen Standardvorlage oder aber über ein

eigenes Druckformat in Word erzeugt werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Bearbeiten - Druckdarstellung

Seite 112

Von hier aus ist auch die Druckwarteschlange zugänglich. Die Anleitung dazu finden Sie im Kapitel

Programmübergreifende Funktionen .

Auswertungen

Kundenstatistik Lager

Sie erhalten einen internen Report über die

Lagerbewegungen dieses Kunden. Sie sehen dort welche Artikel zu welchen Preisen und mit welchen

Margen verkauft wurden.

Es lässt sich hier einstellen, welcher

Datumsbereich untersucht werden soll, ob bei

Materialpositionen in Stücklisten, die ganze

Leistung oder nur das eine Material gezeigt werden soll und schliesslich eine Marge oder ein

Bruttogewinnzuschlag gerechnet werden soll.

Kundenumsatz Ertragskonti

Sie erhalten mit dieser Auswertung eine Übersicht

über die Umsätze in einer wählbaren Periode. Das kann für eine Adresse oder alle gerade aktuell selektierten geschehen.

Sie können über die Sortierung die Struktur der

Auswertung festlegen. Möchten Sie diese gruppiert haben eher nach Kundensicht oder eher nach

Ertragskontosicht.

Das Ganze lässt sich auch noch über

Adressgruppen betrachten.

Die Umsatzzahlen kommen aus Positionen in

Dokumenten mit Rechnungs- oder

Gutschriftstypen.

Kundenaufwände DL NV

Die Möglichkeiten der Auswahl und Gruppierung sind gleich wie bei der obigen Auswertung.

Was mit dieser Übersicht erreicht werden soll, ist zu erfahren, wieviel Aufwand wir mit Kunden treiben, der nicht verrechnet werden kann. DL NV steht für Dienstleistungen Nicht Verrechenbar.

Gesucht werden also Aufträge in ARCO Erfolg, die eine zuvor selektierte Rechnungsadresse haben.

In diesen Aufträgen wird nach Leistungen gesucht, die nicht verrechnet werden können.

Falls die Serviceaufträge in ARCO Service auch mit

Erfolgsaufträgen verbunden sind, dann werden auch die im Servicebereich nicht fakturierten

Leistungen ersichtlich.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

-

Menu Drucken

Seite 113

Menu Extra - Global vorbereiten

Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn man die ganze Palette der ARCO Anwendungen nutzt. Sie kommt meist bei einem Neukunden zum Tragen, kann aber auch für eine ganze Gruppe von Adressen, die vielleicht frisch importiert wurden, angewandt werden.

Mit dieser Funktion können Sie zu einer Adresse gleich ein Projekt in ARCO Auftrag, ein Objekt in

ARCO Service und einen Auftrag in ARCO Erfolg erstellen lassen, wobei die Adresse als Verweis in alle diese Entitäten eingetragen wird und alle

Verweise der Entitäten untereinander auch gleich eingerichtet werden.

Sie können auch bestimmen, dass es keinen

Auftrag geben soll oder kein Objekt. Das ist dann nützlich, wenn erst mal eine Offerte erstellt wird und es noch nicht sicher ist, dass daraus ein

Kunde wird. Später kann dann die Funktion nochmals aufgerufen werden. Dann wird Neues

Projekt nicht markiert und es erscheint die

Möglichkeit, ein Bestehendes Projekt zu verbinden.

Diese neuen Datensätze brauchen ja alle eine

Bezeichnung. Sie bestimmen hier, aus welchen

Feldern der Adresse diese zusammengesetzt werden soll. Die Felder wählen oder deaktivieren

Sie mit den Knöpfen und . Die Reihenfolge

ändern Sie mit den Knöpfen und . Zwischen den Feldern können Sie ein Trennzeichen bestimmen. Zum Schluss speichern Sie diese

Einstellungen mit dem Knopf .

Wenn Sie diese Operation nur für eine Adresse machen, dann können Sie anstelle der aus

Adressfeldern zusammengesetzten Bezeichnung auch selbst eine Bezeichnung in die entsprechenden Felder eintragen und eine eigene

Nummer angeben.

Die neuen Datensätze erhalten sonst eine

Nummer aus den entsprechenden

Nummernkreisen, die also vorhanden sein müssen, wenn Sie diese Funktion für mehrere

Adressen durchführen.

Dann können Sie angeben, in welcher

Projektgruppe das Projekt und in welcher

Auftragsgruppe der Auftrag landen soll.

Ausserdem geben Sie an in welchen Adressfeldern die Adresse eingetragen werden soll und ob wirklich alle Verbindungen unter den Entitäten hergestellt werden sollen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

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Menu Extra - Global vorbereiten

Seite 114

Auf der Seite 5 des Wizard bestimmen Sie selber bei welchen Adresstypen die gewählte Adresse eingetragen werden soll, bisher wurden ja immer bei allen angezeigten Adresstypen die gewählte

Adresse eingetragen.

Adresstyp Rechnung ist immer gewählt da diese

Adresse zwingend erfasst sein muss. Bei den anderen Adresstypen kann mit Doppelklick und/oder

[Leertaste] der Hacken gesetzt oder entfernt werden. Innerhalb der Adresstypenliste kann auch hoch/runter gescrollt werden.

Adressen die auf Inaktiv oder Blockiert für weitere

Aufträge gesetzt werden, können solange sie sich in diesem Status befinden, nicht mehr Global vorbereitet werden.

Wird für eine einzelne Adresse, die Blockiert oder

Inaktiv ist, die Funktion ausgeführt so wird die nebenstehende Meldung angezeigt.

Werden mehrere Adressen Global vorbereitet so wird für die blockierte oder inaktive Adresse eine entsprechende Zeile in der Fortschrittsanzeige ausgegeben.

Es wird bei Projekt, Auftrag und Objekt die Nummer angezeigt, welche erstellt wurde.

Menu Extra - Mehrfachoperationen

Die Mehrfachoperationen sind ein mächtiges

Instrument, denn die damit getätigten

Operationen betreffen nicht eine einzige Adresse, sondern alle Adressen, die aufgrund der gesetzten

Filter, eines aktiven Suchbegriffes oder der

Auswahl in der Adressliste angezeigt werden. Es ist also von Vorteil zu wissen, was man hier tut, denn es gibt keine Funktion „Rückgängig machen“.

Es können damit die Gruppen, die

Bemerkungsblätter, die Adressen, die Datenfelder, die Adresszeilen, die Aktivitäten und der Verkäufer bearbeitet werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

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Menu Extra - Mehrfachoperationen

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Operation mit Gruppen

Bei den ausgewählten Adressen kann ein zusätzliches Register aktiviert werden. Sie werden damit in die entsprechende Gruppe aufgenommen.

Ein solches Register kann gelöscht oder auch mit einem anderen ersetzt werden.

Das ist kann auch auf der Ebene der

Kontaktpersonen geschehen.

Operation mit Datenfeldern

Damit wird allen ausgewählten Adressen das Feld

Absagecode mit dem Inhalt Preis zugeteilt.

Operation mit Bemerkungsblättern

Der hier eingetragene Text wird zusätzlich zum bestehenden eingetragen, also angehängt. Nur falls noch Platz ist allerdings. Es wird aber sicher nichts gelöscht, was schon im Bemerkungsblatt drin ist.

Operation mit Adresszeilen

Sie haben die Möglichkeit, den Namen und damit den Zweck der sieben freien Adresszeilen selbst zu

bestimmen ( Kapitel Einstellungen - Felder ). Wenn

Sie daran später einmal etwas ändern wollen, muss allenfalls der Inhalt der Adresszeilen vertauscht, kopiert oder gelöscht werden. Genau dies tun Sie hier, wiederum für alle ausgewählten

Adressen.

Operation mit Adresszeilen

Das ist wohl die gefährlichste Operation, denn sie löscht die ausgewählten Adressen endgültig aus der Datenbank. Damit Sie kontrollieren können, welche Adressen gelöscht wurden, können Sie sich ein Loggfile erstellen lassen.

Sie können den ausgewählten Adressen hier auch einen anderen MWST Code zuteilen oder diesen löschen.

Die Funktion Mehrfachoperationen mit Radio auf

Adressen sowie aktiver Checkbox Alle ausge-

wählten Adressen löschen wurde überarbeitet.

Damit nicht bei jeder Adresse, die wegen vorhandenen Verweisen nicht gelöscht werden kann, die Meldung mit Ok bestätigt werden muss, wird diese nur noch im Verarbeitungsfortschritt des Wizard aufgeführt.

Wenn Sie nun wissen möchten zu welchen Tabellen die Adresse noch Verweise hat, so können

Sie mittels einem Doppelklick auf die gewünschte Zeile die ganze Hinweismeldung anzeigen lassen, denn der Scroll Balken nach rechts kann hier nicht angewendet werden.

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Menu Extra - Mehrfachoperationen

Seite 116

Das Logfile das früher angezeigt wurde, war wenig hilfreich, deshalb haben wir es ganz weg gelassen.

Operation mit Aktivitäten

Genau so wie Sie eine einzelne Aktivität erfassen

können, ist es möglich, für alle ausgewählten

Adressen eine Aktivität einzutragen. Das ist besonders im Anschluss an einen Seriendruck interessant. Dieselbe Auswahl, die Sie gerade für den Export der Adressen als Seriendruckquelle für

Word getroffen haben, nützen Sie gleich nochmals, um bei allen diesen Adressen einzutragen, was denn genau versandt wurde und auch um das dazugehörende Dokument zu verbinden.

Operationen mit Verantwortlich Verkauf

Den ausgewählten Adressen kann ein bestimmter

Verkäufer zugewiesen werden.

Der Verkäufer der Adresse wird dann bei jedem neuen Projektdokument (Auftragsbestätigung,

Rechnung, …) entsprechend dessen Rechnungsadresse vorgeschlagen.

Operationen mit Verantwortlich

Administration

Den ausgewählten Adressen kann ein bestimmter

Mitarbeiter zugewiesen werden.

Der Mitarbeiter der Adresse wird dann bei jedem neuen Projektdokument (Auftragsbestätigung,

Rechnung, …) entsprechend dessen Rechnungsadresse vorgeschlagen

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Menu Extra - Mehrfachoperationen

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Menu Extra - Adressinformation

Die totale Übersicht könnte man dieses Fenster auch nennen, denn Sie erhalten hier nicht nur

Einblick in die Adresse und die in ARCO Adress zugänglichen Daten, sondern Sie sehen hier alle

Verbindungen der Adresse in allen angeschlossenen ARCO Programmen und der

Buchhaltung. So beantworten Sie Fragen wie „Was laufen grad für Projekte bei diesem Kunden?“,

„Hat er einen Wartungsvertrag?“, „Wann war das letzte Mal ein Servicetechniker dort?“, „Hat der

Kunde offene Rechnungen?“, „Was waren unsere zuletzt erbrachten Leistungen?“ usw.

Im Adressinfo-Fenster werden neu auch die zu erledigenden Aufgaben aus der Maske Menu Bear-

beiten-Erledigen aufgeführt.

Bei den Terminen ist neu auch ersichtlich ob es sich um einen Termin aus ARCO Service oder um einen Privattermin handelt, auch wird der Terminbetreff dazu angezeigt.

Wenn Sie das Info-Fenster einer Adresse anzeigen und es durch einen ankommenden Anruf auf die

Anrufer-Adresse aktualisiert wird, so können Sie mit [F5] wieder auf die Info-Fensteranzeige der vorherigen Adresse wechseln.

Ist in den Einstellungen Mandant - Reiter Auftrag –

Button Typenspezifisch eingestellt, dass Originaldokumente gespeichert werden sollen, so können

Sie die gespeicherten Dokumente auch über das

Adressinfofenster unter ARCO Auftrag Projekte und Dokumente mit Doppelklick öffnen und ansehen.

Wenn Sie ein Dokument öffnen wollen bei dem kein Originaldokument gespeichert ist, bzw. das

Dokument noch nicht gedruckt wurde, das Projektverzeichnis auch nicht vorhanden ist und/oder die Typenspezifische Speicher-Einstellung dazu auch nicht gemacht wurde, so erhalten Sie diese

Hinweismeldung.

Gibt es das Projektverzeichnis schon, aber das

Dokument wurde nicht in dem hinterlegten Verzeichnis gespeichert oder noch nicht gedruckt, so wird bei Doppelklick auf so einem Dokument der

Windows-Explorer geöffnet, damit sie manuell nach dem Dokument suchen könnten.

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Menu Extra - Adressinformation

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Drill Down Funktion auf Adressinformation Gruppe Arco Auftrag, Projekte und Dokumente.

Werden beim Dokumentdruck Originaldokumente gespeichert so konnten diese bisher hier per

Doppelklick im Word angesehen werden. Gibt es kein Originaldokument kam eine Hinweismeldung.

Neu kann hier direkt das Dokument in Arco Auftrag-Projektliste angesehen und je nach Status verändert werden wenn kein Originaldokument vorhanden ist. Auch wenn nur auf das Projekt ein

Doppelklick gemacht wird, wird das Projekt im

Arco Auftrag geöffnet.

Voraussetzung: für das verwenden der Drill

Down Funktion ist das beim anwählen des Projektes oder Dokumentes das Arco Auftrag gestartet sein muss und die Projektliste bereits offen ist.

Menu Extra - Email Verteilerliste erstellen

Sie werden hier von einem Assistenten geführt.

Die Operation bezieht sich auf alle gerade aktiven

Adressen. Sie können entscheiden, ob die

Emailadressen aus der Adresse oder aus allen

Kontaktpersonen berücksichtigt werden sollen und

über welche Anschrift (An, Cc oder Bcc) von

Outlook die Übermittlung stattfinden soll oder ob erst mal die Zwischenablage gefüllt werden soll.

Wenn Sie mit Kontaktpersonen arbeiten, können

Sie auch nur bestimmte Gruppen von

Kontaktpersonen auswählen, indem Sie die entsprechenden Register angeben.

Sie können hier das ganze Email mit Anlagen vordefinieren und gleich absenden oder noch in

Outlook nachbearbeiten (nur bei Einstellung An:,

Cc: und Bcc:).

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Menu Extra - Email Verteilerliste erstellen

Seite 119

Um die neue Funktion HTML-Editor verwenden zu können müssen Sie vorgängig die Microsoft

DHTML-Editing Component (HTML Editor.msi) installieren.

Danach können Sie den HTML-Editor für das erfassen Ihres Newsletter Textes verwenden.

Es wird in dem unter Einstellungen Mandant-Reiter

Pfad definierten Vorlagen-Pfad eine HTML-Vorlage generiert „mailtemplate.htm“.

Sie können aber auch eigene Vorlagen gestalten und speichern.

Unter Einfügen-Textmarken finden Sie die hier verfügbaren Druckfelder, beachten Sie dass diese zwischen je zwei @@ stehen müssen.

Auch stehen Ihnen hier div. Formatierungsmöglichkeiten zur Auswahl. Sie können direkt im Editor eine Tabelle erstellen, aktivieren Sie den Menüpunkt Tabellengitter anzeigen um die Tabelle für die Bearbeitung anzuzeigen.

Wenn Sie in der Verteilerliste nun gemischte Adressen gefiltert haben, das heisst bei den einen wird die Korrespondenz in der Du-Form (Checkbox auf dem Reiter Mehr der Adresse) geführt und bei den andern in der Sie-Form, dann verwenden Sie im Newsletter Text die folgenden Feldfunktionen:

Sie Form: [[SIE]]der Text für Sie[[SIE]]

Du Form: [[DU]]der Text für Du[[DU]]

Sie müssen aber zwingend die Checkbox Persona-

lisierte Mails erstellen (Einzelversand) im Wizard aktivieren, ansonsten werden die Feldfunktionen nicht umgewandelt.

Beispiel:

@@[email protected]@ wir wünschen[[SIE]]Ihnen[[SIE]] [[DU]]Dir[[DU]] alles

Gute fürs neue Jahr.

Der E-Mail Text für die Korrespondenz in DU-Form lautet dann folgendermassen:

Lieber XXX

Wir wünschen Dir alles Gute fürs neue Jahr.

Der E-Mail Text für die Korrespondenz in SIE-Form lautet folgendermassen:

Sehr geehrte Frau XXX wir wünschen Ihnen alles Gute fürs neue Jahr.

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ARCO Adress

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Menu Extra - Email Verteilerliste erstellen

Seite 120

Menu Extra - Word Seriendruckmanager

Auf dieser Liste sehen Sie alle bereits vorbereiteten Seriendrucke. Sie können die

Erstellung des Seriendrucks mit Dokument

erstellen starten. In der Regel wird die Datendatei zuvor mit einem Export mit aktuellen Adressen gefüllt.

Die Steuerdatei ist die Word Vorlage, in der definiert ist, wo die Seriendruckfelder stehen und wo der fixe Text ist. Die Datendatei entspricht einer Datenquelle und kann mit der Funktion Menu

Datei - Export - Export in Datei erstellt werden.

Menu Extra - Massenfakturierung

Diese Funktion ist nur möglich, wenn Sie auch ARCO Auftrag lizenziert haben.

Ziel ist es, einer Auswahl von Adressen die gleiche Rechnung zuzustellen. Das passiert im Fall von

Mitgliederbeiträgen, Schulgeldern, Zeitschriftenabos usw.. Sie können sich bestimmt noch viele andere

Anwendungen vorstellen. Wie die meisten Funktionen in ARCO Adress bezieht sich die Massenfakturierung ebenfalls auf die gerade durch einen gesetzten Filter oder eine aktive Auswahl selektierten Adressen.

Bevor Sie die Funktion hier starten, sind einige Vorbereitungen in ARCO Auftrag durchzuführen. Eröffnen

Sie ein neues Projekt für diese Massenfaktura. In diesem Projekt werden später alle Rechnungen wieder zu finden sein. Zunächst erstellen Sie darin aber eine Rechnungsvorlage, sozusagen ein Beispiel, aus welchen

Positionen die Rechnungen zusammengesetzt sein sollen, genau so, wie wenn Sie eine ganz normale

Rechnung machen würden. Am besten markieren Sie dieses Dokument als Mustervorlage , damit Sie es

später im Wizard hier in ARCO Adress einfach auswählen können.

Sollten Sie noch kein geeignetes Druckformat für diese Massenrechnung haben, müssen Sie es auch

erstellen, bevor Sie mit diesem Wizard arbeiten.

Rechnungsvorlage holen Sie die zuvor in ARCO

Auftrag erstellte Mustervorlage

Zielprojekt wählen Sie das zuvor in ARCO

Auftrag angelegte Projekt, das alle Rechnungen dieses Laufes

Bezeichnung aufnimmt diese Bezeichnung wird in die

Dokumentbezeichnung eingetragen

Versand heute oder Druckdatum

übermorgen?

Nummernkreis aus welchem Nummernkreis sollen die neuen

Druckformat

Rechnungsnummern kommen? welches Druckformat eignet sich für diesen Fakturalauf?

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ARCO Adress

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Menu Extra - Word Seriendruckmanager

Seite 121

Menu Extra - Adressnummer ändern

Mit dieser Funktion werden zwei Fälle gelöst:

Eine Adresse braucht eine neue Nummer, z.B. weil ein angeschlossenes Programm die Nummer nicht

ändern kann und sie deshalb hier geändert werden muss. Alle Verknüpfungen in ARCO Software werden nachgeführt.

Wählen Sie dazu einfach eine Adresse mit dem

Befehl Auswählen aus der Adressliste aus. Starten

Sie dann diese Funktion. Der Assistent schlägt eine neue Nummer vor, es ist die erste leere

Nummer. Sie können aber auch eine andere

Nummer angeben.

Es gibt Fälle von doppelten Adressen, auf denen bereits Dokumente erstellt wurden. Dann möchte man diese zusammenfassen auf eine Adresse und anschliessend die eine nicht mehr benötigte

Adresse löschen.

Wählen Sie dazu einfach zwei Adressen mit dem Befehl Auswählen aus der Adressliste aus. Zuerst diejenige, die Sie nicht mehr möchten, dann diejenige, die alle Dokumente und Bewegungen erhalten soll, also Quelle und Ziel. Starten Sie dann diesen Assistenten. Er zeigt die beiden Nummern an. Mit Ausführen werden alle Dokumente, Aktivitäten, Kontaktpersonen usw. also generell alle Verknüpfungen auf die neue

Adresse übertragen. Danach kann die alte Adresse gelöscht werden.

Menu Extra - Synchronisation MS Outlook - Termine

Viele Mitarbeiter, besonders im Verkauf und im Service, nutzen Palmtops und Handhelds, um auf Reisen ihre Termine verwalten zu können. Praktisch alle diese Geräte haben eine Schnittstelle zu MS Outlook.

Deshalb hat auch ARCO Software eine Schnittstelle zu MS Outlook eingebaut. Sie ist im Bezug auf Termine in beide Richtungen verwendbar. Es können also ARCO Termine in Outlook übergeben und nachgeführt werden, wie auch in Outlook erfasste oder geänderte Termine nach ARCO Software.

In ARCO Software führt eine Terminliste die Termine aller Mitarbeiter. In MS Outlook gibt es für jedes

Konto eine eigene Terminliste, Kalender genannt. Deshalb werden nur die Termine eines Mitarbeiters ,

nämlich diejenigen des angemeldeten Benutzers übertragen. Damit ARCO Software weiss, welcher

Mitarbeiter dem angemeldeten Benutzer entspricht, müssen die Kurzzeichen in der Benutzerverwaltung

und der Mitarbeiterverwaltung genau gleich sein.

Der Benutzer in MS Outlook hat ein Standardkonto mit einem Standardordner Kalender. Sie können aber auch auf einen anderen Kalender zugreifen.

Wählen Sie ihn mit dem Knopf aus.

Bestimmen Sie ausserdem wie weit vorwärts und zurück die Termine synchronisiert werden sollen, ob die Erinnerungsfunktion gesetzt werden soll.

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ARCO Adress

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Menu Extra - Adressnummer ändern

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Auf dieser Seite bestimmen Sie, ob die

Synchronisation eine Einbahnstrasse sein soll oder mit Gegenverkehr. Anders gesagt, sollen nur

ARCO Termine in Outlook nachgeführt, nur

Outlook Termine in ARCO nachgeführt oder sollen beide Seiten auf den gleichen Stand gebracht werden.

Auf diese Weise können Sie z. B. verhindern, dass sich in Outlook gemachte Änderungen auf die

Datenbank Ihres Mandanten auswirken.

Während der Prozess des Abgleichs läuft, werden

Sie laufend über die getätigten Operationen informiert und erhalten am Schluss eine

Zusammenfassung, die Auskunft gibt über die

Anzahl da und dort erstellter, veränderter und gelöschter Termine.

Bitte beachten Sie, dass wenn Ihr Ordner nicht lokal sondern auf einem Exchange Server untergebracht ist, dass dann der Abgleich erheblich länger dauern kann, als bei einer lokalen Installation.

Diese Synchronisation geschieht jeweils nur für den gerade angemeldeten Benutzer. Sie muss auch manuell gestartet werden. Wenn Sie viele Techniker haben, dann eignet sich der ARCO Gruppenkalender besser, weil er in der Lage ist, sämtliche Mitarbeiter jederzeit automatisch zu synchronisieren. Sie haben dann auch die Möglichkeit Ihre Termine in einer Weboberfläche zu sehen und zu verwalten.

Menu Extra - Synchronisation MS Outlook - Adressen

Viele Mitarbeiter, besonders diejenigen im Verkauf und im Service, nutzen Palmtops und Handhelds, um auf Reisen ihre Adressen dabei zu haben. Praktisch alle diese Geräte haben eine Schnittstelle zu MS

Outlook. Deshalb hat auch ARCO Software eine Schnittstelle zu MS Outlook eingebaut. Sie ist im Bezug auf

Adressen zur Zeit nur in die Richtung von ARCO nach Outlook verwendbar. Es können also ARCO Adressen in Outlook übergeben und dort nachgeführt werden.

In ARCO Software führt eine Adressliste alle Adressen. In MS Outlook gibt es für jedes Konto eine eigene

Adressliste, Kontakte genannt. Wenn Sie also nicht alle Adressen übertragen wollen, dann setzen Sie vor

dem Start dieses Wizards besser einen Filter

oder selektieren Adressen mit der Auswahl .

Auch hier können Sie entweder mit dem

Standardordner Ihres Kontos in Outlook synchronisieren oder mit einem anderen, den Sie

über den Knopf auswählen.

In Outlook sind Kontakte entweder Geschäftlich oder Privat. Wenn Sie in ARCO Adress die gleiche

Einteilung machen möchten, könnten Sie das über eine Gruppe lösen. Dann filtern Sie einmal auf

Privat und synchronisieren diese, dann auf

Geschäftlich und synchronisieren die anderen

Adressen.

Hier wurden Verbesserungen vorgenommen, wenn die Adressen/Kontakte in den Standard-Outlook

Ordner exportiert werden so werden diese direkt aus dem Arco exportiert.

Wird ein anderer Ordner ausgewählt so wird der

Export via Arco Starter Tool durchgeführt.

Hinweismeldung des Arcostarters:

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ARCO Adress

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Menu Extra - Synchronisation MS Outlook - Adressen

Seite 123

Berücksichtigen Sie bitte, dass je mehr Kontakte exportiert werden, desto länger geht es. Ab ca.

1800 Kontakten kann der Export langsam werden.

Die Statusmeldungen erfolgen in einem Intervall von ca. 50 Kontakten, exportieren sie weniger als

1800 Kontakte so kann es sein dass die Statusmeldungen schnell aktualisiert werden, bei mehr als 1800 Kontakten kann es sein dass die Statusmeldungen eher langsam zu sehen sind.

Bevor Sie den Export starten kontrollieren Sie bitte Ihre Outlook-Kontoeinstellungen auf den

„Use-Cached Exchange Mode“, darauf werden Sie auch noch vor dem Ausführen des Exportes hingewiesen.

Menu Extra - Debitorenstatus / Kreditorenstatus

In beiden Fällen ist das Vorgehen und das Resultat das gleiche. Das eine Mal machen wir das einfach auf einer Kundenadresse und dabei werden die Debitoren in der angeschlossenen Buchhaltung überprüft, das andere Mal haben wir einen Lieferanten markiert und holen Informationen aus der Kreditorenbuchhaltung.

Angezeigt werden alle aktuell Offenen Posten mit deren Mahnstatus.

Menu Extra - Debitorentransfer

Diese Funktion kann in ARCO Adress auch aufgerufen werden, gehört aber eigentlich eher zu ARCO Auftrag und ist auch dort erklärt.

Toolbar Icon Adressen

Sehen Sie dazu die Angaben unter Menu Bearbeiten - Adressen

Toolbar Icon Termine

Sehen Sie dazu die Angaben unter Menu Bearbeiten - Termine

Toolbar Icon Termindisposition

Sehen Sie dazu die Angaben unter Menu Bearbeiten - Termindisposition

Toolbar Icon Inbox Outlook

Sehe Sie dazu die Angaben unter Menu Bearbeiten - Inbox Outlook

Toolbar Icon Export

Sehen Sie dazu die Angaben unter

Menu Datei - Export - Export in Datei

Toolbar Icon Twixtel

Was täten wir ohne Twixtel? Jede Adresse von

Hand erfassen! Deswegen haben wir auch hier eine Schnittstelle eingebaut, die den direkten

Zugriff auf die CD ermöglicht. Natürlich muss

Twixtel lokal installiert und lizenziert sein, die CD kann auch auf einem Netzwerkpfad liegen.

Das Fenster sieht sehr ähnlich dem von Twixtel selbst aus und funktioniert auch so. Einfach die bekannten

Daten in die Felder eintragen und den Knopf Suchen betätigen. In der Liste erscheinen alle Adressen, die die Kriterien erfüllen. Sie können nun eine oder mehrere Adressen in der Liste markieren und mit dem

Knopf Übernehmen in ARCO Adress als neue Adressen eintragen lassen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

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Menu Extra - Debitorenstatus / Kreditorenstatus

Seite 124

Das Fenster bleibt offen und gibt Ihnen die Möglichkeit, gleich weitere Adressen zu suchen und zu

übernehmen, besonders vorteilhaft bei der Übernahme von potentiellen Kundenadressen. Um alle Felder zu löschen, gibt es den Knopf Löschen. Um gleich alle oder gar keine Adresse zu selektieren, gibt es die

Knöpfe Alle und Keinen. Die Liste kann auch noch sortiert werden.

Vor der ersten Verwendung dieser Schnittstelle sind aber an jedem Arbeitsplatz die Einstellungen vorzunehmen, die angeben, wie die Adressen

übernommen werden sollen.

Zunächst die Zuteilung der Felder, dann der

Adressanreden bei Privatpersonen. Der

Suchbegriff kann formatiert werden, indem man

Leerschläge und Sonderzeichen weglässt und/oder alles in Grossbuchstaben übernimmt.

Auch die Kategorie kann übernommen werden, meistens wohl ohne Doppelpunkt.

Eine so importierte Adresse kann auch gleich in eine Gruppe eingetragen werden, damit im

Anschluss an eine Massenübernahme diese Gruppe abgearbeitet werden kann.

Bisher wurden diese Informationen auf dem User in der Registry gespeichert, neu werden die in der

Datenbank gespeichert.

Toolbar Icon Adressinformation

Sehen Sie dazu die Angaben unter Menu Extra - Adressinformation

Toolbar Programmstarticons

Es stehen jeweils die Starticons für die anderen drei Programme zur Verfügung, damit ohne erneute

Anmeldung direkt ins Programm eingestiegen werden kann.

Tipps

Korrespondenz

Wie erledigen Sie jetzt Ihre Korrespondenz? Sie öffnen Word, wählen vielleicht eine Dokumentvorlage aus und tragen dann die Adresse ein, holen Sie vielleicht schon aus dem Twixtel oder von ARCO Adress mit

[Ctrl]-[C] (kopieren) und [Ctrl]-[V] (einfügen). Sie ergänzen dann die Kontaktperson in der Adresse und die Briefanrede (Sehr geehrter Herr Muster) und schliessen mit dem richtigen Absender. Sie schreiben den

Text und speichern dann das Dokument. Hier stellt sich dann auch die Frage: „Wo speichere ich das

Dokument, damit ich es wiederfinde?“. Das Problem bei diesem Vorgehen ist, dass

- Sie für die gleiche Adresse den Vorgang jedes Mal vollständig machen müssen.

- Sie nicht sofort sehen, wann der letzte Kontakt war und was er beinhaltete.

- jeder Mitarbeiter die Dokumente anders ablegt und sie so schwer wiederauffindbar sind.

Benutzen Sie den Kontaktmanager in ARCO Adress. Dazu müssen Sie nur einmal die Adresse erfassen, wobei Sie sie allenfalls aus Twixtel übernehmen, dann erfassen Sie die Kontaktperson vollständig mit

Briefanrede (Lieber Hugo). In den Aktivitäten sehen Sie sofort wer wann welche Kommunikation mit dieser

Adresse hatte.

Sie erstellen eine neue Aktivität und lassen sich von ARCO Software gleich den Brief, den Fax oder ein

Standardschreiben in Word als Dokument vorbereiten mit vollständiger Adresse inklusive Kontaktperson, der Briefanrede und Ihrem Absender. ARCO Software weiss aufgrund der Einstellungen, wo es das

Dokument speichern soll, Sie brauchen nur einen Namen anzugeben. Es ist von da an immer mit der

Adresse verbunden und wird sicher wieder gefunden werden.

Faxverkehr

Wenn Sie die Faxdokumente wie unter Korrespondenz beschrieben erstellen und die Adresse eine

Faxnummer eingetragen hat, dann kann auch diese Faxnummer vom ARCO Adress im Dokument

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Adress

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Toolbar Icon Adressinformation

Seite 125

eingetragen werden. Es gibt spezielle Faxprogramme wie z. B. Equisys Zetafax, die in der Lage sind, diese

Faxnummer aus dem Dokument auszulesen. Damit müssen Sie beim Versenden eines Faxes nie mehr eine

Faxnummer oder einen Absender manuell angeben.

Debitoren- und Kreditoreninformation

Wenn Sie gerade mit einem Kunden oder Lieferanten am Telefon sind, dann brauchen Sie nicht extra in die

Buchhaltung zu wechseln, um die aktuelle Situation zu kennen. Benutzen Sie dazu die Funktionen aus dem

Menu Extra: Debitorenstatus und Kreditorenstatus. Sie sehen dort alle offenen Posten und einen allfälligen

Mahnstatus (nicht alle Schnittstellen).

Sie können damit auch Mitarbeitern im Einkauf oder Verkauf, die im allgemeinen keine Zugriffsrechte innerhalb der Buchhaltung haben, ermöglichen, sich über die entsprechende Situation zu informieren.

Diese Funktionen sind in ARCO Software separat in der Benutzerverwaltung freischalt- oder sperrbar.

Telefonieren

Besonders geschätzt wird von Vieltelefonierern die TAPI-Schnittstelle. Wenn Sie also ein Telefon haben, das sich an den PC anschliessend lässt, dann können Sie sich die Telefonnummer von ARCO Adress einstellen lassen.

Termine

Sicher ist MS Outlook bezüglich Übersichtlichkeit eine sehr komfortable Lösung zur Terminverwaltung. Der

Nachteil ist, dass Sie nur Ihre eigenen Termine sehen und wenn Sie eine Telefonnummer brauchen, zuerst die entsprechende Adresse suchen müssen, und wenn Sie das Telefongespräch registrieren wollen, sodass auch andere Mitarbeiter bzw. Sie selbst das nächste Mal wissen, was besprochen wurde, irgendwo anders die Aktivitäten führen.

Probieren Sie die Terminverwaltung in ARCO Adress aus. Sie können gleich, wenn Sie auf einer Adresse stehen, einen Termin dazu erfassen. In der Terminliste ist die Verbindung zur Adresse gegeben und Sie haben die TAPI-Telefonwahl und die Aktivitäten direkt aus der Terminübersicht zur Verfügung. In der

Übersicht finden Sie auch Termine, die vom ARCO Service angelegt werden. Der grosse Vorteil ist, dass Sie die Termine aller Mitarbeiter gleichzeitig einsehen können. Übrigens können Sie Ihre Termine auch mit MS

Outlook synchronisieren, damit sie auch auf Handhelds und Palmtops verfügbar sind.

Sie können das ganze sogar mit dem Modul ARCO Gruppenkalender erweitern, der die Synchronisation der

Termine für alle Mitarbeiter immer laufend durchführt und die Termine im Web publizieren kann, so das auch externe Mitarbeiter darauf zugreifen können. Auch für die Disposition von grossen Mitarbeiterteams im Bereich Service oder Montage eignet sich der Gruppenkalender hervorragend. Er kann auch übers

Intranet zugänglich gemacht werden und jeder berechtigte Mitarbeiter kann in einem Webbrowser seine

Termine pflegen.

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ARCO Adress

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Toolbar Programmstarticons

Seite 126

ARCO Auftrag

Ziele und Anwendungsbereiche

ARCO Auftrag will eine Auftragsbearbeitung sein, die sich durch eine konsequente Projektausrichtung, eine katalogorientierte Artikelverwaltung, die mit einem Lager- und Einkaufsmodul ergänzt werden kann, und eine einfache und übersichtliche Oberfläche auszeichnet.

Der erste Anwendungsbereich von ARCO Auftrag erstreckt sich auf die Katalogverwaltung, in der Artikel mit Fremdsprachen und Fremdwährungen geführt werden können. Diese Artikel können aus anderen

Artikeln zusammengesetzt sein und mit den Katalogfaktoren über verschiedene Kalkulationsschemen ihren

Verkaufspreis erhalten und ihre Selbstkosten bestimmen.

Die Artikelverwaltung kann mit dem Modul ARCO Lager ergänzt werden, um für Artikel Bestände an mehreren Lagerorten zu führen, bezüglich Mindestmengen Bestellvorschläge zu erhalten, den Einkauf zu managen und damit verbundene Auswertungen zu erhalten.

Der zentrale Anwendungsbereich ist die Projektverwaltung. Hier werden komplexe Projekte abgewickelt oder auch nur eine einfache Offerte erstellt und diese vielleicht über eine Auftragsbestätigung und einen

Lieferschein zur Fakturierung gebracht.

Auch Projektdokumente können eine Kalkulation durchlaufen, um die Kostenverteilung und die Rendite zu sehen, die sich aus ihnen ergibt. Aufgrund von Projektdokumenten können Bestellungen in ARCO Lager erzeugt, Materialrüstlisten und Stundenvorgabelisten gedruckt, sowie Lagerausgänge und Debitoren gebucht werden.

Mit ARCO Auftrag arbeiten Kalkulatoren, Projektleiter, Projektsachbearbeiter, Einkäufer und

Lagerverantwortliche. ARCO Lager ist ein Modul zu ARCO Auftrag und wird nach dessen Lizenzierung zum integrierten Bestandteil von ARCO Auftrag.

Funktionen

Menu Datei - Import - Katalog - Katalog aus Datei laden

Wie kommen Sie am schnellsten zu Ihren Artikeln? Sie importieren Sie! Hier haben Sie die Möglichkeit,

Artikel aus verschiedenen Formaten zu importieren. Da sind erst Mal die SMGV Formate für Material- und

Artikelkataloge (nur mit Lizenz SMGV), dann das Format ARCO Auftrag, mit dem Sie Artikel, die vielleicht bei einem befreundeten Unternehmen mit ARCO Software im Einsatz sind und exportiert wurden,

übernehmen können, und schliesslich das Format Standard, mit dem Sie irgendwelche Artikel aus einer

CSV Datei laden können.

Wenn Sie also Artikel in einer Exceltabelle unterbringen können, sodass eine Zeile einem Artikel entspricht und Sie wenigstens die Kolonnen Artikelnummer, Artikelbezeichnung und Artikelpreis haben, dann genügt das schon, denn Excel kann daraus eine CSV Datei (Speichern unter Dateityp CSV) machen.

Durch den Import werden Sie von einem Wizard geführt. Wir erklären hier die Grundlagen und die einzelnen Formate.

Formate mit Stücklisten

Es gibt einfache Artikel und Artikel mit Stücklisten (Rezepten). In Stücklisten finden sich Artikel aus einem anderen Katalog. Wenn Sie also Artikel mit Stücklisten importieren wollen, dann müssen Sie zuerst diejenigen Artikel importieren, auf die in den Stücklisten verwiesen wird. Eine weitere Bedingung in diesem

Fall ist, dass alle Artikel in Stücklisten aus dem gleichen Katalog sind. Diese Einschränkung gilt nur beim

Import und ist für manuell angelegte Stücklisten nicht gültig.

Importformate, die Stücklisten verarbeiten können sind ARCO Auftrag, SMGV Maler Artikel und SMGV

Gipser Artikel. Deshalb können Sie im Wizard bei diesen Formaten auch angeben, ob ein Rezeptkatalog dazugehört oder nicht (ist ja nicht zwingend, nur möglich). Diesen Rezeptkatalog müssen Sie also vorher schon geladen oder erstellt haben. Es gibt zu den drei obigen Formaten natürlich die passenden

Importformate für die Rezeptkataloge, nämlich ARCO Auftrag, SMGV Maler Material und SMGV Gipser

Material. Gerade beim Format ARCO Auftrag spielt es aber keine Rolle, die Rezeptartikel können auch mit dem Format Standard geladen werden.

Das Format ARCO Auftrag kann nur eingesetzt werden, wenn auch der Export mit ARCO Auftrag gemacht wurde. Die Formate SMGV sind nur in Zusammenhang mit der vom Verband ausgelieferten DVD sinnvoll.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

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Menu Datei - Import - Katalog - Katalog aus Datei laden

Seite 127

Format Standard

Das Format Standard ist das allgemeinste. Es liest aus einer CSV Datei (comma separated values), wobei jede Zeile einem Artikel entspricht. Die einzige Bedingung ist die richtige Reihenfolge der Kolonnen in dieser Datei. Diese Reihenfolge ist fest vorgegeben und kann nicht verändert werden. Wenn Sie für eine

Kolonne keinen Inhalt haben, macht das nichts, sie muss trotzdem vorhanden sein. Auf jeder Installation von ARCO Software ist eine Beispieldatei vorhanden, die aufzeigt, welche Felder wie angeordnet eingelesen werden können. Die Datei heisst: Import Katalog Standard.csv und befindet sich im Vorlagenordner.

Format Excel

Das Format Excel wird vorallem für die Preisanpassungen bestehender Kataloge verwendet, welche vorgängig über das Format Excel in eine csv-Datei exportiert wurden. Weiter Angaben zu diesem Vorgehen

finden Sie unter Menu Datei – Import – Katalog – In Datei .

Vorbereitung Kataloge

Wir empfehlen Ihnen die Kataloge, in die Sie die Artikel importieren wollen, vor dem Start des Wizards

anzulegen. Sie können auch im Wizard noch einen Katalog anlegen, aber keine Faktorentabellen dazu

setzen. Wenn eine Faktorentabelle erfasst ist, dann werden diese während dem Import angewandt, damit

Sie auch gleich Ihre richtigen Preise drin haben.

Menu Datei - Import - Katalog - Katalog IGH XML laden

Auf der Website www.igh.ch sind Lieferanten-

Kataloge für verschiedene Haustechnikbranchen als XML Dateien verfügbar. Mit diesem Assistenten können sie geladen werden.

Downloaden Sie diese Dateien und entpacken Sie sie in ein bestimmtes Verzeichnis, das Sie dann hier angeben können.

Wählen Sie einen Katalog zum Import aus.

Wählen Sie nun den Zielkatalog in ARCO aus, der den XML Katalog aufnehmen soll. Es ist möglich mit [Neu] auch gleich einen anzulegen.

Falls die Option Falls Artikel im Katalog aber nicht

in Datei aktiviert wird, geht der Import deutlich länger, denn im Anschluss an den Import prüft das

System, ob sich Artikel im Katalog befunden haben, die nicht mehr in der XML Datei vorkommen. Solche Artikel werden dann Inaktiv gesetzt, wenn sie schon verwendet wurden im

Lager oder gelöscht, falls nicht.

Es gibt zwei Zusätzliche Optionen, damit Sie die

Daten bzw. Preise neu laden können, ohne dass dabei der Artikeltext (Felder: Suchbegriff=TX1,

Bezeichnung=TX2, Beschreibung=TX3) und die

Richtzeiten überschrieben werden.

Die beiden Checkboxen Positionstexte nicht ver-

ändern und Richtzeiten nicht verändern werden nur aktiv wenn Sie den Radio auf Inhalt über-

schreiben setzen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

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Menu Datei - Import - Katalog - Katalog IGH XML laden

Seite 128

Zum Abschluss sehen Sie eine Zusammenfassung der gewählten Optionen. Prüfen Sie diese und starten Sie den Import dann mit [Ausführen].

Durch das grösser werden der XML-Importdateien dauerte der Import jeweils sehr lange und unter

Umständen führte dieser auch zu Fehlern. Deshalb haben wir diesen Import in den „Arcostarter“ ausgelagert. Am Ablauf der Datei auswählen und den

Optionen im Wizard hat sich nichts geändert.

Erst sobald alle Angaben erfasst wurden und der

Wizard ausgeführt wird, startet im Hintergrund der

Arcostarter und zeigt dies unten rechts im Infobereich des PCs mit Meldungen an wie:

„Verarbeitung - IGH Import gestartet“,

„IGH Status - ***Artikelnummer: 011121.183“,

„Verarbeitung – IGH Import beendet“.

Diese Meldungen werden während dem Import sporadisch angezeigt.

Ist der Import abgeschlossen so bleibt die letzte

Meldung „Verarbeitung – IGH Import beendet“ stehen und muss manuell über das [X] geschlossen werden.

Bei verschiedenen IGH-Katalog-Dateien gibt es zusätzlich Dimensionen zu einer Dimension.

Den IGH-Katalogimport haben wir so angepasst, dass auch diese „Unterdimensionen“ importiert werden können. Die Dimensionen werden nun kombiniert importiert, das heisst in der

Bezeichnung ist die Dimension + Unterdimension enthalten. Dies führt dazu dass in der

Dimensionsmaske mehr Datensätze angezeigt werden.

Unter DataSelect sieht dies z. B. so aus:

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

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Menu Datei - Import - Katalog - Katalog IGH XML laden

Seite 129

Menu Datei - Import - Katalog - Katalog AAA übernehmen

Hier kommt eine der Schnittstellen zu unserer Partnerlösung von AAA EDV für den Haustechniker AG zum

Einsatz. In den Programmen WIN_LV, WIN_OD und WIN_Expert werden ebenfalls Lieferanten- und

Verbandskataloge verwaltet, die dort im Wesentlichen zur Devisierung verwendet werden. Um die Artikel aus diesen Katalogen auch für Kleinofferten, Servicerechnungen und die Lagerverwaltung verwenden zu können, ist es möglich, sie in ARCO Software zu übernehmen.

Legen Sie zuerst einen Katalog in ARCO Auftrag an und starten Sie dann den Import. Sie erhalten eine

Liste aller in AAA verfügbaren Kataloge. Es genügt einen zu markieren und mit Ausführen den Import zu starten. Bitte beachten Sie, dass einige Kataloge in AAA äusserst umfangreich sind und der Import eines

Kataloges mit 70'000 Artikeln durchaus sehr lange laufen kann.

Menu Datei - Import - Projekt - Zahlungen aus Buchhaltung

Es macht Sinn, dass Sachbearbeiter oder Projektleiter, die in der Regel nicht in der Buchhaltung arbeiten, bevor sie den nächsten Projektschritt machen, sehen, ob da noch fällige Rechnungen offen sind. Sie können dann entsprechend den Geschäftsrichtlinien handeln und den Prozess stoppen oder wenn sie den

Kunden am Telefon haben, ihn darauf aufmerksam machen.

Genau das ermöglicht diese Funktion. Sie füllt oder eben auch nicht, ein Datum in die Kolonne Bezahlt der

Dokumentliste. Sie füllt es, wenn der dazugehörende Offene Posten in der Buchhaltung ausgeglichen ist.

Wenn noch CHF 2 offen sind, dann wird die Rechnung nicht als bezahlt geführt. Sie sehen auch nicht wie viel bezahlt wurde, oder ob Erlösminderungen gebucht wurden, Sie sehen aber, ob sie ausgeglichen ist.

Übrigens: wenn Sie keine Buchhaltung angeschlossen haben, oder die angeschlossene Buchhaltung diese

Funktion nicht bietet, dann kann das Bezahlt-Datum auch manuell erfasst werden. Es hat Einfluss auf die

Liste der offenen Rechnungen, die im Menu Drucken - Projekt - Offene Rechnungen erstellt werden kann.

Menu Datei - Import - Projekt - Zahlungen aus Datei

Neu können Sie Exportdateien aus Ihrem Buchhaltungsprogramm in ARCO Auftrag importieren um

Rechnungen als bezahlt zu markieren.

Die Datei sollte folgenden Aufbau haben:

Adressnummer, Rechnungsnummer, Datum (im

Format DDMMYY) z. B.: 2;100004;011007;

Die Adressnummer dient hier nur zur Kontrolle, da in allen Rechnungs- und Gutschriftstypen nach der entsprechenden Nummer gesucht wird. Wurde das

Dokument mit der richtigen Nummer gefunden wird bei bezahlt das Zahlungsdatum eingetragen.

Die Spaltentrenn- und Texterkennungszeichen können frei definiert werden. Auch der Importpfad ist frei wählbar, das System merkt sich diesen für das nächste Mal. Nach dem Import öffnet sich das

Verarbeitungsprotokoll im Editor.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

-

Menu Datei - Import - Katalog - Katalog AAA übernehmen

Seite 130

Menu Datei - Import - Projekt - Aus Datei

Sie sind mit Ihrem Laptop unterwegs, haben die

Datenbank zuvor hochkopiert und schreiben nun offline Offerten. Diese Offerten möchten Sie anschliessend wieder in die zentrale Datenbank aufnehmen. Das können Sie tun, indem Sie diese

Dokumente zunächst exportieren und sie dann hier wieder importieren. Der Import funktioniert nur, wenn der Export auch mit der gleichen

Version von ARCO Auftrag gemacht wurde.

Geben Sie den Pfad zur Datei an. Wenn ein neues

Projekt eröffnet werden muss, dann muss eine

Nummer aus einem Nummernkreis geholt werden, geben Sie den richtigen Nummernkreis an.

Bei diesem Import haben Sie neu die Möglichkeit zu wählen ob Sie mit den Dokumenten ein neues

Projekt anlegen wollen oder ein vorhandenes ergänzen. Existiert in der Datei eine

Projektnummer eines bestehenden Projektes so wird dieses Projekt bereits vorgeschlagen.

Wird in ein bestehendes Projekt importiert, dann werden die Projektadressen nichtverändert, sondern nur die Dokumentadressen eingetragen.

Wählen Sie hier [Neues Projekt] dann wird beim

Importvorgang ein Adresscheck durchgeführt mit entsprechenden Hinweis-Meldungen.

Menu Datei - Import - Projekt - Kalkfero

Mit dieser Funktion ist es möglich, ein mit dem Programm Kalkfero (für Metallbauer) erstelltes Dokument in ein ARCO Projektdokument einzulesen. Eröffnen Sie also zunächst ein Projektdokument, starten Sie dann diese Funktion und geben Sie die in Kalkfero zuvor exportierte Datei an.

Menu Datei - Import - Projekt - Lieferschein ab Scandatei

Es geht hier um die Integration von Barcodelesegeräten in der Lagerführung. Alle Funktionen in ARCO SQL

T4, die damit in Zusammenhang stehen werden in einem eigenen Handbuch ARCO SQL T4 - Handbuch

Integration Barcode.pdf zusammengefasst erklärt.

Hier haben Sie neu auch die Möglichkeit einen eigenen [Nummernkreis] anzugeben, damit Sie nach dem Import auf dem Projekt anhand der

Nummer erkennen können woher dieser Lieferschein stammt.

Ist die Box aktiviert so bewirkt dies, dass der Artikel nicht in allen Katalogen gesucht wird sondern nur im Katalog mit der gescannten Projektnummer.

Um noch besser erkennen zu können woher dieser

Lieferschein stammt, wird in der Lieferschein-

Bezeichnung der Name der Importdatei angegeben.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

-

Menu Datei - Import - Projekt - Aus Datei

Seite 131

Menu Datei - Import - Positionen - Aus Datei

Mit der Funktion Projekt Import können Positionen die in Fremdprogrammen – typischerweise CAD

Programme – aufbereitet wurden, in ein ARCO

Projektdokument importiert werden.

Diese Funktion ist lizenzpflichtig und es gibt dazu ein spezielles Handbuch, das das Importformat und die entsprechenden Vorgänge beschreibt.

Auf jeden Fall muss zunächst ein Projektdokument erstellt werden, das die Positionen aufnehmen soll.

Da die Preise aus dem Katalog kommen können, bedarf es anschliessend allenfalls einer Preisaktualisierung, damit kundenspezifische Preisbildungsmassnahmen angewandt werden.

Menu Datei - Export - Katalog - In Datei

Eine sehr einfach zu handhabende Funktion. Sie schreibt eine Datei mit dem Inhalt des gewählten

Kataloges. Sie brauchen nur einen Dateinamen mit Pfad anzugeben und zu entscheiden, ob auch die

Stücklistendaten und die Dimensionstabellen mit exportiert werden sollen. Wenn Sie den exportierten

Katalog in einem anderen Programm als ARCO Software wieder einlesen wollen, dann dürfte es Ihnen leichter fallen, wenn die Stücklisten und Dimensionen nicht exportiert wurden.

Mit dieser Funktion können Sie einen Katalog auch offline erstellen und später in die zentrale Datenbank einlesen oder einen Katalog einem befreundeten Unternehmen übergeben.

Format Excel

Datei–Export–Katalog-in Datei:

Der Katalogexport wurde mit dem Exportformat

Excel erweitert. Über dieses Format können alle

Artikelinformationen und neu auch die des Reiters

International in eine .csv-Datei exportiert und geändert werden.

Die Spalten der Fremdwährung und Fremdsprache haben in der Datei keine Titelzeile da diese Felder dynamisch und zuhinterst in der Datei angefügt werden und je nach Inhalt variieren können.

Nach dem ändern der Artikelinformationen und speichern in derselben Struktur und im Format csv können Sie die Datei über folgenden Menüpunkt importieren.

Datei–Import–Katalog–Katalog aus Datei

laden:

Wählen Sie auch hier wieder das Importformat

Excel und geben Sie die geänderte Datei an.

Beachten Sie, dass Sie hierfür nur die Datei verwenden, welche Sie über die Exportfunktion im

Exportformat Excel exportiert haben. Nur diese

Datei entspricht dem Importformat Excel.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

-

Menu Datei - Import - Positionen - Aus Datei

Seite 132

Menu Datei - Export - Katalog - Artikel-Lieferanten-Martix

Diese Ausertung in Excel zeigt die Lagereingänge in einer Matrix aus Lieferanten und Artikeln. Es ist so sehr schnell ersichtlich, bei welchem

Lieferanten welche Artikel in welcher Menge bezogen wurden.

Die Auswertung kann auf einen Katalog eingeschränkt werden, wenn die

Katalogbearbeitung geöffnet ist.

Menu Datei - Export - Projekt - ARCO Erfolg

Sie haben einen grösseren Auftrag erhalten. Aus der Auftragsbestätigung ergibt sich ein Kostenrahmen bzw. ein Budget und vielleicht auch Vorgaben bezüglich der aufwendbaren Stundenzahl. Sie möchten dieses Projekt laufend überwachen und zum Schluss auch nachkalkulieren können. Dazu eignet sich ja

ARCO Erfolg hervorragend.

Darum legen Sie jetzt einen Auftrag in ARCO Erfolg an, auf dem Sie dann Ihre Leistungen und damit

Kosten buchen können. Am einfachsten geht das durch die Übergabe eines Projektdokumentes, wie z. B. einer Auftragsbestätigung. Aus dem dazugehörenden Projekt können die Bezeichnung, die Kategorie, der

Verantwortliche und die Adressen übernommen werden, aus den Positionen des Dokumentes wird das

Budget erstellt.

Budgets in ARCO Erfolg haben pro Arbeitsart einen Betrag und eine Sollstundenzahl. Positionen in ARCO

Auftrag können auch eine Arbeitsart hinterlegt haben (Reiter Auswertungen) und falls es sich um

Positionen vom Typ Arbeit oder Leistung handelt auch kalkulierte Stunden. Wenn Sie also bei den

Positionen schon diese Angaben machen wollen, dann haben Sie anschliessend automatisch ein auf

Arbeitsarten zusammengefasstes Budget in ARCO Erfolg.

In der Regel wird der Export für ein bestimmtes

Dokument gemacht (meist Auftragsbestätigung), damit dadurch ein Auftrag entsteht mit Budget, auf dem gebucht werden kann.

In solchen Fällen sind die Optionen wie nebenan gezeigt sinnvoll. Wenn der Auftrag schon besteht, dann sollte die Option Auftrag erstellen aus

Dokument nicht aktiv sein, da sonst ein neuer

Auftrag erstellt wird.

Wenn beim Export Arco Erfolg die Checkbox Auftrag erstellen aus Dokument gesetzt wird so wird neu auf dem Auftrag das Beginn Datum mit dem

Druckdatum des Dokumentes abgefüllt und nicht wie bisher das Beginn-Datum des Projektes.

Manchmal möchte man geliefertes Material als Kosten eintragen (z. B. wenn es nicht aus der

Kreditorenbuchhaltung importiert wird). In diesem Fall wird man einen Lieferschein exportieren und dazu die Option Material eintragen setzen (das kann auch automatisiert werden in den Einstellungen - Reiter

Erfolg - Gruppe Direkte Kostenbuchung).

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

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Menu Datei - Export - Katalog - Artikel-Lieferanten-Martix

Seite 133

Wird dieses Material anschliessend über die Regiefakturierung von ARCO Erfolg fakturiert (zusammen mit

Dienstleistungen), dann macht die Option Verrechnen Sinn. Der Vollständigkeit halber haben wir auch die

Möglichkeit geschaffen, Stunden aus Dokumenten so zu übergeben. Das dürften aber eher wenige

Unternehmen so einsetzen.

Wichtig ist das Budget. Meist wird es durch die Auftragsbestätigung festgelegt. Sollte aber im Verlauf der

Projektrealisation eine ergänzende Bestellung dazukommen, dann kann das Budget mit einer zweiten

Auftragsbestätigung auch bloss nachgeführt (=ergänzt) werden. Beim Verbuchen von Material in

Lieferscheinen hingegen soll das Budget belassen werden wie es ist. Als Budgetzahlen können sowohl die

Ertragszahlen (Beträge Verkauf) wie auch die Kosten verwendet werden.

Entspricht das Projekt nicht 1:1 dem Auftrag, sondern ist es abhängig von der Auftragsbestätigung, dann macht es Sinn, die Auftragsnummer aus ARCO Erfolg in die Auftragsbestätigung einzutragen. Wird die

Auftragsbestätigung dann in eine Rechnung vorgetragen, erhält diese auch den Verweis auf den Auftrag.

So sind dann auch die Erträge im Controlling schon richtig zugewiesen. Auch wenn Projekt und Auftrag ein direktes Verhältnis haben, kann es nicht schaden den Verweis auch auf Dokumentebene anzugeben.

Analog dem Global vorbereiten-Dialog ab der Adresse ist es nun auch beim Export ARCO Erfolg möglich die

Kostenstellen/Kostenträger intern und extern mit zu erstellen sowie direkt auf dem Auftrag einzutragen.

Diese werden aber nur dann erstellt und eingetragen wenn gleichzeitig ein Auftrag generiert wird. Ist der

Auftrag bereits vorhanden wird dieser Prozess nicht durchgeführt.

Menu Datei - Export - Projekt - Debitoren

Ist das die wichtigste Schnittstelle überhaupt? Vielleicht. Jedenfalls ist es für jedes Unternehmen wichtig einen hohen Debitorenumschlag zu haben und dazu braucht es ein Mahnwesen und natürlich ist es eine grosse Zeitersparnis die Debitoren nicht noch einmal von Hand erfassen zu müssen, sondern sie zusammen mit allen Hauptbuch- und MWST-Buchungen automatisch eintragen zu lassen. Ganz abgesehen davon, dass damit auch eine potentielle Fehlerquelle ausgeschlossen werden kann.

Ziel bei dieser Schnittstelle war es, bei geringstem Aufwand in der Ausführung ein Maximum an

Transparenz zu erreichen. Entscheiden Sie selbst, ob ARCO Software dieses Ziel erreicht hat.

Rechnungen einfach zu verbuchen, wenn sie gerade gedruckt oder angelegt worden sind, widerspricht dieser Zielsetzung und deshalb können Sie in den beiden Dialogen dieser Schnittstelle alles im Detail einsehen, bevor es in der Buchhaltung passiert.

Sie erhalten eine Übersicht über alle Rechnungen und Gutschriften, die transferiert werden können, sobald Sie den Knopf Liste aufbauen betätigt haben. Sie können den Vorschlag auf einen

Datumsbereich, einen Bereich von

Rechnungsnummern oder eine Anzahl einschränken. Es kommen nur Dokumente, die bereits ein Druckdatum, aber noch kein

Transferdatum und keinen Check Transfer

erledigt/blockiert eingetragen haben. Sie können in dieser Übersicht einzelne Dokumente vom

Transfer ausschliessen. Diese werden dann einfach beim nächsten Export wieder vorgeschlagen.

Die Belege, welche in die Buchhaltung transferiert werden, müssen zwingend eine MwSt-Position im

Schlusstotal ausweisen. Auch die MwSt-Freien

Belege müssen eine 0.00%-MwSt-Position ausweisen. Deshalb ist diese Box in den Einstellungen

Mandant Reiter Auftrag2 immer aktiviert und nicht

änderbar.

Damit Sie vor dem Transfer in die Buchhaltung nicht jeden Beleg prüfen müssen ob die MwSt-

Position im Schlusstotal enthalten ist, wird dies mit einer entsprechenden Legende nach dem auflisten der Belege über [Liste aufbauen] angezeigt.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

-

Menu Datei - Export - Projekt - Debitoren

Seite 134

Belege die einen roten Punkt haben, verfügen

über keine ausgewiesene MwSt-Position im

Schlusstotal. Diese müssen Sie korrigieren bevor sie transferiert werden können.

Belege mit einem grünen Punkt haben eine entsprechende MwSt-Position im Schlusstotal und können ohne weiteres in die Buchhaltung transferiert werden.

Ein guter Grund, weshalb Rechnungen erst etwas später transferiert werden, ist das Beispiel des

Unternehmers, der über einen Architekten fakturieren muss. Vielfach kommen nach dem Versand der

Rechnung noch Korrekturwünsche vom Architekten an den Unternehmer. Wenn die Rechnung schon transferiert ist, dann muss mit Gutschriften, Nachtragsrechnungen und Stornobuchungen gearbeitet werden, ansonsten kann die Rechnung noch korrigiert, neu ausgedruckt und erst dann transferiert werden.

Übrigens sehen Sie unter der Liste zwei Summen, die das Total der transferierbaren Rechnungen und

Gutschriften anzeigen.

Im zweiten Dialog werden nur noch die zuvor ausgewählten Dokumente aufgeführt. Im oberen

Teil sehen Sie die Offenen Posten (OP), die angelegt werden. Wenn Sie einen OP markieren, sehen Sie im unteren Teil die

Hauptbuchbuchungen, die dazu getätigt werden und alle relevanten Beträge, inkl. die Steuerbasis und Fremdwährungsinformationen.

Bitte kontrollieren Sie auch den Exportpfad. Er gibt an, in welchen Buchhaltungsmandanten die

Buchungen geschrieben werden. Die Angaben

dazu finden Sie in den Einstellungen und in der

Mandantenbearbeitung . Nicht jede Buchhaltung

zeigt hier eine Angabe, nur die, die mit Ordnern und Dateien arbeiten.

Lassen Sie sich das Protokoll dazu drucken und kontrollieren Sie es. Wenn etwas nicht geklappt hat, ist dort eine Fehlermeldung angegeben (geht nur bei Onlineschnittstellen). Wenn ein Fehler auftritt, liegt es meist daran, dass entweder die Pfade zum Mandanten nicht stimmen, ein Ertragskonto, eine

Zahlungsbedingung oder ein MWST-Code, der übergeben werden soll, in der Buchhaltung nicht bekannt ist

oder die Verbindungen in den entsprechenden Entitäten in den Einstellungen nicht eingerichtet wurden.

Wenn Sie mit Steuercodes arbeiten, die den Prozentsatz 0% haben, dann müssen Sie in den Einstellungen

Reiter Auftrag Gruppe Abläufe den Check MWST mit Prozentsatz 0 ausweisen eingestellt haben, denn sonst können solche Rechnungen nicht korrekt übergeben werden.

Alle Dokumente, die erfolgreich transferiert wurden, erhalten ein Transferdatum und den Check Transfer

erledigt/blockiert eingetragen. Als Buchungs- bzw. Valutadatum der OP wird das Druckdatum der

Dokumente verwendet.

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ARCO Auftrag

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Menu Datei - Export - Projekt - Debitoren

Seite 135

Menu Datei - Export - Projekt - Kostenrechnung

Diese Funktion steht einzig für die Schnittstelle zur

TopBau Buchhaltung zur Verfügung und erlaubt das Verbuchen von Lieferscheinen in der

Kostenrechnung. Dabei wird eine Kostenstelle entlastet, meist das Lager, und ein Projekt belastet, meist eine Baustelle.

Die Lieferscheine bewegen also Material vom zentralen Lager auf die Baustelle. Diese Bewegung soll auch auf der Kostenrechnung sichtbar werden.

Menu Datei - Export - Projekt - In Datei

Diese Funktion verfolgt, wie auch beim Import

beschrieben, zwei Ziele. Sie arbeiten offline und möchten die erstellten Dokumente später in die zentrale Datenbank aufnehmen oder Sie möchten

Dokumente mit einer befreundeten Unternehmung, die auch mit ARCO Software arbeitet, austauschen.

Nachdem Sie ein Projekt markiert haben, können

Sie diese Funktion starten und angeben, ob alle, eines oder einzelne Dokumente des Projektes exportiert werden sollen. Als Standardpfad wird c:\arco\tmp vorgeschlagen, der Dateiname, der erzeugt wird, setzt sich aus der Projektnummer und der Endung TXT zusammen.

Menu Datei - Export - Projekt - Rechnungen

Mit dieser Funktion wird eine Datei erstellt, die

Rechnungsinformationen beinhaltet. Diese können von einem Fremdprogramm gelesen werden. In der Regel geht es um die externe

Dokumentproduktion. Stellen Sie sich eine

Massenfakturierung mit 20'000 Rechnungen vor.

Diese inhouse zu drucken und zu verpacken ist sehr aufwendig. Spezialisierte Drucker können das sehr viel effizienter machen. Da auch die VESR

Angaben exportiert werden, lassen sich auch die

Einzahlungsscheine dazu extern drucken.

Auf der folgenden Seite geben Sie nur noch den

Dateinamen an. Diese Datei überstellen Sie dann dem Drucker.

Menu Datei - Export - Projekt - ARCO Finanz

Diese Funktion ist nur für den Einsatz mit Simultan Business Solution (SBS) geeignet, falls dort das Modul

Projektverwaltung zum Einsatz kommt. Es werden alle ARCO Projekte mit den SBS Projekten abgeglichen.

Menu Bearbeiten - Kataloge

Zur Katalogbearbeitung gehört neben dem Katalog als eigene Entität natürlich vor allem dessen Inhalt die

Artikel . Wir verstehen Artikel hier nicht im engen Sinne von Ware oder Dienstleistung als verkaufbares

Produkt, sondern wir verwenden den Begriff Artikel für alle Arten von Einträgen, die in Katalogen gemacht werden können. Dazu gehören sicherlich Waren und Dienstleistungen, aber auch Leistungen, die aus

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ARCO Auftrag

-

Menu Datei - Export - Projekt - Kostenrechnung

Seite 136

diesen beiden zusammengesetzt werden können, Textbausteine, Kapitel, Titel usw.. Kurz gesagt, alles was später in einem Projektdokument als Position erscheinen kann und vordefiniert abgelegt werden soll.

Es ist klar, dass man Zeit spart, wenn man Artikel vordefiniert ablegt, anstatt sie jedes Mal, wenn man sie braucht, von Grund auf neu zu schreiben. Artikel haben aber auch noch den Zweck die Basis zu sein für eine Warenwirtschaft. Es braucht einen Artikel, um ihn bestellen zu können, einen Eingang und einen

Ausgang zu buchen, den Bestand zu sehen und eine Statistik über dessen Bewegungen zu erhalten.

Wieso aber brauchen wir Kataloge, es würde doch auch eine einzige Artikelliste genügen? Diese Ansicht teilt ARCO Software nicht. Kataloge haben verschiedene Vorteile:

Kataloge erleichtern das Auffinden eines Artikels, weil sie Struktur geben

Kataloge können Vorgaben für neue Artikel enthalten, damit die gleichen Angaben nicht bei jedem neuen Artikel gemacht werden müssen

Kataloge haben ein auf den darin enthaltenen Artikeltyp zugeschnittenes Kalkulationsschema und die für die Artikel in diesem Katalog gültigen Geschäftsfaktoren

Kataloge spiegeln die Tatsache, dass ein Unternehmen von verschiedenen Lieferanten Produkte führen kann mit unterschiedlichen Bedingungen oder selbst mehrere Produktelinien hat

Sehen wir uns die Katalogbearbeitung näher an.

Das Fenster zeigt zunächst die Katalogliste, wo der

Katalog selbst erfasst, kopiert, geändert, gelöscht und mit Faktoren hinterlegt werden kann. Wenn

Sie in der Übersicht auf einen Katalog markieren, erscheint die Artikelliste mit den Artikeln in diesem

Katalog. Hier können Sie Artikel suchen, auswählen und bearbeiten. Wenn Sie wieder zurück wollen auf die Kataloglliste, dann markieren

Sie in der Übersicht den gelben Ordner Alle.

Wenn Sie viele Verschiedene Kataloge haben können Sie mit der neuen Index-und Volltextsuche auf Katalogebene, auch nach Katalog-Nr. oder

Katalog-Bezeichnung suchen.

Die Befehle Neu, Ändern, Löschen und Kopieren bedürfen keiner weiteren Erklärungen.

Befehl Faktoren

Hier werden die Kalkulationsfaktoren für die im markierten Katalog enthaltenen Artikel bestimmt. Diese

Faktoren finden bei der Artikelkalkulation Anwendung. Die Faktoren können für alle Artikel des Kataloges, für bestimmte Nummernbereiche oder gar für einzelne Artikel gesetzt werden. Welche Faktoren erfasst

werden können, ist abhängig von dem im Katalog

gewählten Kalkulationsschema .

Im Beispiel wurden drei Faktorensätze erfasst. Der erste Eintrag mit (kein) bedeutet, dass dieser

Faktorensatz für alle Artikel gilt, weil er eben keine

Einschränkung auf Artikelnummern hat. Der zweite

Eintrag ist für alle Artikel gültig, deren

Artikelnummern im Bereich zwischen B1 und C9 liegen. Die dritte Zeile bedeutet einen nur für den

Artikel F1 gültigen Faktorensatz.

Nun schliesst alle Artikel ja auch die Artikel mit den Nummern B2 und F1 ein. ARCO Software wird immer zuerst die präziseste Angabe suchen und wenn es eine solche gibt, diese verwenden. So würde für F1 sofort der eigene Datensatz gefunden und damit nicht weitergesucht. Für B2 findet man zwar keinen eigenen Eintrag, dafür aber einen Bereich unter den er fällt. Nur wenn ein Artikel keine eigene Definition hat und kein Bereich dafür zuständig ist, wird die Definition für alle Datensätze verwendet.

Befehl Inventarliste

Im Gegensatz zur Inventarliste, die im Menu Bearbeiten - Lager - Inventar gedruckt werden kann, bringt diese Inventarliste alle Artikel im Katalog, also auch diejenigen, die keinen aktuellen Bestand haben.

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ARCO Auftrag

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Menu Bearbeiten - Kataloge

Seite 137

Maske Katalog

Welche Bedeutung haben die einzelnen Felder des Kataloges? Wir betrachten das am Beispiel eines

Materialkataloges.

Reiter Stammdaten

Die Katalognummer identifiziert den Katalog und auch die darin enthaltenen Artikel.

Artikelnummern müssen nur pro Katalog eindeutig sein. Wenn ein Katalog geschützt ist, können seine

Artikel nicht verändert, wenn er inaktiv ist, nicht

mehr ausgewählt werden. Das Kalkulationsschema

bestimmt, wie die Preisberechnung der Artikel stattfinden soll. In den Artikelvorgaben setzen Sie den Standard für die Artikel. Diese Angaben müssen bei neuen Artikeln dann nicht wiederholt, können aber verändert werden. Wenn die Box

Artikelwert übersteuern gecheckt ist, dann spielt es keine Rolle, welcher Wert beim Artikel eingetragen ist. Der Knopf Bei allen Artikeln

eintragen überträgt den Inhalt des dazugehörenden Feldes auf alle Artikel des

Kataloges.

Reiter Einkauf / Lager

Besonders beim automatischen Bestellwesen

braucht es Vorgaben, die in der Gruppe

Lagervorgaben gesetzt werden können. Hat z. B.

ein Artikel keinen speziellen Lieferanten

eingetragen, wird der hier angegebene Lieferant für die Bestellungen verwendet.

Die Einkaufpreise sind ein wichtiges Element in der

Warenwirtschaft aber auch in der

Projektbearbeitung, wenn man eine Vorkalkulation oder eine Projektkalkulation mit Aussagekraft machen will. Die Wahl "Einkaufspreis pro

Flächeneinheit aus Faktorentabelle" kommt nur

beim Kalkulationsschema Material Fläche zum

Einsatz. Es handelt sich dabei um eine eigene

Lizenzoption.

Beim Kalkulationsschema Ablauf können die

Einkaufspreise auch in Fremdwährung sein.

Auf Katalogebene können Sie mit einer Checkbox einen ganzen Katalog von der Lagerführung und/oder vom Bestellprozess ausschliessen.

Wenn Sie die Box keine Lagerführung auf dem

Katalog aktivieren so wird bei den Artikeln die Sie in diesem Katalog neu erfassen diese Box automatisch gesetzt und führt dazu, dass für diese Artikel keine Lagerbewegungen durchgeführt werden.

Auch der Befehl Lager wird für diese Artikel inaktiv gesetzt, bzw. erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Wenn Sie diese Box auf dem Artikel entfernen so können Sie wieder Lagerbewegungen buchen.

Ausser wenn Sie auf dem Katalog zusätzlich noch die Box Artikelwert übersteuern aktiviert haben.

Diese bewirkt, dass die Box auf dem Artikel nicht mehr berücksichtigt wird, sondern nur noch die auf dem Katalog. Es kann auch sein, dass Sie die

Box keine Lagerführung nur auf den Artikeln aktivieren und nun für diese Artikel doch eine Lager-

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ARCO Auftrag

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Menu Bearbeiten - Kataloge

Seite 138

führung wünschen, dann haben Sie die Möglichkeit nur auf dem Katalog die Box Artikelwert übersteu-

ern ohne die Box keine Lagerführung. So ist es dann trotzdem wieder möglich auf den Artikeln

Lagerbuchungen durchzuführen.

Bei den Boxen kein Bestellprozess ist der Ablauf der gleiche wie bei keine Lagerführung, der Artikel der diese Box aktiv hat, kann nicht bestellt werden, ausser wenn die Box kein Bestellprozess auf dem Katalog inaktiv ist aber die Box Artikelwert

übersteuern aktiv gesetzt wird.

Handelt es sich beim Katalog um einen Katalog, der Leistungen beinhaltet (gemäss Artikelvorgaben auf

Reiter Stammdaten), dann ist es möglich einen anderen Katalog anzugeben unter dem Titel

Baugruppenverbindung. Die Idee ist, dass die Leistungen, die ja typischerweise in ihrer Stückliste

Materialpositionen beinhalten, selber aber nicht an Lager geführt werden können, selber auch wieder zu lagerfähigen und vorallem stücklistenfähigen Materialartikeln werden. Auf diese Weise lässt sich eine mehrstufige Stückliste, eben eine Baugruppenverbindung, herstellen.

Die Details der Funktion Menu Extra - Baugruppe ableiten ist weiter unten in einer eigenen Sektion erklärt.

Reiter Extras

Berechnungen:

Diese Möglichkeit erlaubt es die Bestandes Führung, den Einkauf und die Preisangaben der Artikel in einer bestimmten Mengeneinheit zu führen, und gleichzeitig bei der Positionsübernahme eine alternative Mengeneinheit für die Mengenangabe zu nutzen. ARCO Software rechnet dann selbständig um.

Zunächst muss auf dem Katalog bestimmt werden, dass für Artikel in diesem Katalog die Umrechnung angewendet werden soll.

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Menu Bearbeiten - Kataloge

Seite 139

Dann können bei Artikeln in diesem Katalog die alternative Mengeneinheit und der Faktor angegeben werden.

Beispiel:

Artikel 'Stahlprofil'

Einheit 'Kg' (Bestand, Einkauf, Preise, …)

Alternativeinheit 'm1' (Ausmass)

Faktor '3.5655' (für Umrechnung m1 zu Kg)

Dialog 'Menge in Dokument'

Eingabe '10' m1

Resultat

Positionsmenge = '35.66'

Positionseinheit = 'Kg'

Bei Suissetec Katalogen und Kunden, die kalkulieren ist es oft der Fall, dass Artikel mehrheitlich als

Material definiert sind und als Leistungsposition

übernommen werden müssen.

In diesen Fällen muss immer die Checkbox Als

Leistung eintragen im Artikelübernahmedialog manuell gesetzt werden. Welche Materialartikel aber als Leistung verwendet werden, ist meist

Katalogabhängig. Deshalb können Sie das neu auf dem Katalog-Reiter Extras vordefinieren.

Ist diese Checkbox gesetzt und wird nun ein Artikel vom Typ Material übernommen, dann ist die

Checkbox Als Leistung eintragen im Übernahmedialog schon gesetzt sein.

Gruppe IGH Blätterkatalog

Artikeldaten, technische Zeichnungen etc. hatten

Sie bisher in gedruckter Form in Ordnern abgelegt, diese Informationen stehen Ihnen jetzt auch online zur Verfügung. Einige der IGH-Kataloge werden durch die Firma AAA auf www.baukatalog.ch

als Blätterkataloge zur Verfügung gestellt.

In den Einstellungen Mandant – Reiter Anbindungen ist bei Serviceadresse die URL zum Baukatalog eingetragen.

Wird der IGH-Katalog neu importiert werden auch die neuen Felder auf dem Reiter Extras des Kataloges mit den entsprechenden Blätterkatalogin-

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Menu Bearbeiten - Kataloge

Seite 140

formationen abgefüllt. Diese können bei einem bestehenden Katalog natürlich auch manuell ausgefüllt werden. Benötigt werden die IGH-Nr. des

Lieferanten und das Tarifjahr. Diese Informationen finden Sie auch auf www.igh.ch

oder www.baukatalog.ch

. Achten Sie auch darauf dass

Sie die korrekte Sprache auf dem Katalog angeben, Sie muss mit der Sprache des Blätterkataloges übereinstimmen, da die Artikel im Blätterkatalog sonst nicht gefunden werden.

Suchen Sie im Katalog den gewünschten Artikel und wählen Sie in der Befehlspalte IGH Blätterka-

talog.

Wenn es zu dem Artikel Informationen gibt so werden Ihnen diese in einem Browserfenster angezeigt, sind keine Informationen verfügbar so wird dies ebenfalls im Browserfenster angezeigt mit einem Link zum verfügbaren Blätterkatalog wo sie dann beispielsweise selber nach dem gewünschten Artikel suchen können.

Hier haben Sie dann die Möglichkeit die Artikelinformationen als Pdf-Datei anzuzeigen/drucken oder aber direkt im Blätterkatalog zu öffnen.

Im Blätterkatalog können Sie durch den ganzen

Katalog blättern, andere Artikel suchen und auch den ganzen Katalog als Pdf speichern.

Das Arco-Browser-Fenster müssen Sie am Schluss mit dem X schliessen, da dies über den Button

Schliessen nicht machbar ist.

Artikelliste

Sobald Sie in der Übersicht einen Katalog markieren, sehen Sie seine Artikelliste. Die

Befehle Neu, Ändern und Löschen sind selbsterklärend.

Beim Kopieren von Artikeln werden auch die

Nummernkreise für den neuen Artikel herangezogen, vorausgesetzt es sind einer oder mehrere Nummernkreise für Artikel definiert. Ist nur ein Nummernkreis definiert wird automatisch die nächst höhere Nummer angegeben, sind mehrere Nummernkreise definiert erscheint die

Maske zum Auswählen des entsprechenden

Nummernkreises.

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Menu Bearbeiten - Kataloge

Seite 141

Was aber kann man mit dem Filter Katalog machen? Wir sagten eben, dass Sie jeweils die Artikel des in der Übersicht markierten Kataloges sehen. Wenn Sie einmal alle Artikel sehen wollen, unabhängig davon in welchem Katalog sie sind, dann deaktivieren Sie diesen Filter. Damit sind Sie dann auch in der Lage, einen

Artikel über alle Kataloge hinweg zu suchen und hoffentlich zu finden. Wenn dem so ist, können Sie mit der

Funktion Katalog einstellen die Liste wieder auf den Katalog einschränken, zu dem der markierte Artikel gehört.

Der Filter Hierarchisch dient dazu strukturierte Kataloge anzuzeigen, also Kataloge bei denen die Artikel in verschiedenen Kapiteln untergebracht sind. Wenn man über einen ganzen Katalog suchen will, unabhängig davon in welchem Kapitel er ist, dann kann man diesen Filter deaktivieren.

Das Setzen bzw. Entfernen der Boxen Katalog und Hierarchisch werden jetzt beim Schliessen der Maske auch gespeichert.

Wenn Sie dann eine Volltextsuche starten, kann diese sehr lange dauern, abhängig von der Anzahl erfasster Artikel. Um die Suche zu beschleunigen, kann der Filter Suche in Beschreibung ausgeschaltet werden. Die Artikelbeschreibung kann ja bis zu 10’000 Zeichen enthalten und muss sonst für jeden Artikel durchsucht werden nach dem Suchbegriff der Volltextsuche.

Zu jedem Artikel können Datenfelder geführt werden. Für diese Felder stehen 3 Filter zur Verfügung. Sind mehrere Filter gesetzt, entspricht dies einer UND Bedingung, dh. der Artikel muss alle Filter erfüllen, damit er angezeigt wird.

Im Dialog Lager - Seriennummernbestand besteht die Möglichkeit zu jeder Seriennummer bis 64 zusätzliche Felder mit Information zu füllen. Auch auf diese sogenannten Lagerfelder können 3 Filter angewandt werden.

Die Filter An Lager und Frei an Lager zeigen nur noch diejenigen Artikel, die aktuellen Bestand, bzw. aktuellen nicht für Projekte reservierten Bestand haben.

Ist in den Einstellungen Lokal die Box Lagerbe-

stand auf Artikelliste gesetzt und mindestens ein

Lagerfeld Filter aktiviert so wird in der Spalte Am

Lager nicht der Inventarbestand angezeigt sondern der Bestand der gültigen Seriennummern-

Einträge in der Lagertabelle.

Falls in den Einstellungen Lokal die Box nur für

Hauptlager aktiviert ist, so werden auch nur die

Seriennummern-Einträge an diesem Lagerort gezählt.

Die Spalte Frei an Lager ist von dieser Berechnung nicht betroffen.

In der Artikelliste können Sie jetzt sehen welche

Menge des Artikels für Projekte reserviert wurde.

Diese Information entnehmen Sie der Spalte Re-

serviert an Lager

Es ist auch die Artikel-Beschreibung in einer separaten Spalte verfügbar.

Mit erweiterten Filtern können eigene SQL Filter geschrieben (Menu Bearbeiten - Erweiterte Filter) und angewandt werden.

Der Befehl Lager führt zum Fenster, wo Sie die aktuellen Lagerbestände sehen, die Mindestmengen pro

Lagerort für diesen Artikel angeben und verschiedene Lieferanten hinterlegen können sowie eine Realtime

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Menu Bearbeiten - Kataloge

Seite 142

Artikelstatistik über Ein- und Ausgänge. Mehr dazu im Kapitel ARCO Lager . Der aktuelle Lagerbestand lässt

sich auf der Artikelliste anzeigen. Diese Funktion braucht etwas Zeit beim Aufbau der Artikelliste.

Entsprechend können Sie diese Funktion in den arbeitsplatzabhängigen Einstellungen Lokal ein- oder ausschalten.

Der Befehl K

UNDENBEZUG

zeigt auf einen Blick, welche Kunden den gerade markierten Artikel in der gewählten Periode gekauft haben. Dazu muss der Artikel in einem gültigen Dokument mit

Rechnungstyp sein.

Über den [Pfeil] kann die Datumsperiode aktualisiert werden und über [Drucken] können

Sie die angezeigten Informationen auf Papier ausgeben. Die angegebene Datumsperiode merkt sich der Wizard für die nächste Auswertung.

Katalog einstellen ist nützlich, wenn Sie die Artikelliste nicht auf einen Katalog gefiltert haben und wissen wollen in welchem Katalog sich der gefundene Artikel eigentlich befindet.

Der Befehl Daten öffnet die Datenfelder des Artikel zu Eingabe.

Über den Befehl Dokumente können jedem Artikel beliebige externe Dateien zugeordnet werden. Das können technische Datenblätter, Dokumentationen, Pläne usw. sein.

Barcode Printing: Es geht hier um die Integration von Barcodelesegeräten in der Lagerführung. Alle Funktionen in ARCO SQL T10, die damit in Zusammenhang stehen werden in einem eigenen Handbuch ARCO

SQL T4 - Handbuch Integration Barcode.pdf zusammengefasst erklärt.

Im Gegensatz zur Inventarliste, die im Menu Bearbeiten - Lager - Inventar gedruckt werden kann, bringt diese Inventarliste alle Artikel im Katalog, also auch diejenigen, die keinen aktuellen Bestand haben.

Der Wizard der Inventarliste drucken wurde mit einer Sortierfolge erweitert. Sie haben nun die

Möglichkeit die Inventarliste sortiert nach Artikel-

nummer oder nach Katalog-Artikelnummer zu drucken.

Wenn Sie die Inventarliste über mehrere Kataloge drucken, wählen Sie die Sortierfolge Katalog-

Artikelnummer. Bei dieser Sortierfolge haben Sie die Option das Total des Inventarwertes pro Kata-

log mit auszudrucken.

Zum Befehl Wählen sehen Sie bitte die Erklärungen im folgenden Kapitel Artikel als Position übernehmen.

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Seite 143

Die Funktion der Katalogstruktur merken, welche

über Einstellungen Mandant – Reiter Auftrag 2 aktiviert werden kann, wurde überarbeitet. Diese

Informationen werden neu in einer XML-Datei pro

Mandant gespeichert.

Die gemerkte Katalog-Struktur kann mit Rechtsklick auf Alle – Katalogstruktur neu einlesen in der

Katalogübersicht wieder zurückgesetzt werden.

Artikel als Position übernehmen

Artikel können an verschiedenen Orten ausgewählt werden. Zum Beispiel Materialpositionen und

Textbausteine für Serviceaufträge, Materialpositionen als Kosten in ARCO Erfolg, Artikel auswählen für eine

Artikelstatistik. In allen diesen Fällen wird nach der Auswahl der Artikel einfach eingetragen.

Etwas anders läuft es, wenn ein Artikel als Position in ein Projektdokument eingetragen werden soll. Da hängt es sehr davon ab, was für ein Artikeltyp es ist, welche Verrechnungsart hinterlegt ist und ob der

Artikel Dimensionen zugewiesen hat.

Die Auswahl selbst kann über den Befehl Wählen der Artikel- oder Dimensionsliste, mit Doppelklick auf dem Artikel oder der Dimension, mit [Enter] bei markiertem Artikel oder mit Drag & Drop vollzogen werden.

In den folgenden Fällen erscheint dann das Fenster Menge in Projekt, auf dem Angaben zur verwendeten

Menge und weitere Optionen möglich sind: Artikel der Typen Leistung, Arbeit, Material oder Prozente, wenn sie gleichzeitig die Verrechnungsart Ausmass oder Regie eingetragen haben. In allen anderen Fällen kann der Artikel ohne weitere Angaben gleich in die Positionsliste übernommen werden.

Sollte sich der Dialog trotzdem nicht öffnen, dann ist auf der Positionsliste vermutlich die Option Mit

Mengendialog nicht eingeschaltet.

Ganz wichtig in diesem Zusammenhang ist folgende Feststellung: die Position ist eine Kopie des

Artikels und nicht bloss ein Verweis auf den Artikel. Das bedeutet, dass Änderungen, die Sie im Anschluss an eine Übernahme an der Position vornehmen, wie zum Beispiel den Preis oder Text ändern, keine

Veränderung des Artikels bewirken. Das Umgekehrte gilt auch. Wird ein Artikel verändert, bleiben alle zuvor übernommenen Positionen unverändert.

Bei der Artikelübernahme in ein Dokument haben

Sie jetzt auch die Möglichkeit ein ganzes Kapitel mit Unterkapitel und den darin enthaltenen Artikeln zu übernehmen. Rechtsklick auf dem gewünschten Kapitel und [Wählen Struktur] anwählen und schon werden die Kapitel und Artikel in der gleichen Struktur ins Dokument eingefügt.

Bedenken Sie aber dass Sie anschliessend die gewünschte Menge bei den Positionen noch manuell nach erfassen müssen, denn hierbei kann der Mengendialog nicht verwendet werden und die

Menge bei den Positionen ist nach dem einfügen leer!

Reiter Optionen

Geben Sie die Menge an, die im Dokument eingetragen werden soll. Die zuletzt verwendete

Menge wird wieder vorgeschlagen.

Die Mengeneinheit des Artikels kann hier für die

Position abgeändert werden.

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Seite 144

Die Textoptionen beschreiben wir weiter unten.

In der Preisgestaltung sehen Sie welcher Preis und welcher Faktor aufgrund der Vorgaben aus dem

Dokument oder der Kundenadresse aktiv ist.

Beides kann hier verändert werden.

Wenn Sie die Position als Variante setzen, dann wird ihr Betrag nicht totalisiert und sie wird mit eigener Formatierung dargestellt.

Der Rabatt kann hier direkt verändert werden.

Die Gruppe Rezept auflösen wurde optimiert und heisst jetzt Optionen zur Stückliste des Artikels.

Die Artikelvorgaben wie Ertragskonto, Kostenstellen etc. können bereits bei der Übernahme in die

Position verändert werden. Hier erhalten Sie mit

F3 oder Doppelklick eine entsprechende Auswahlliste, die direkte Eingabe ist auch möglich, falls es die Eingabe nicht gibt wird automatisch die Auswahlliste gezeigt.

Die vier Benutzerdefinierten Felder können bereits hier ausgefüllt und in die Position übernommen werden.

Bei Positionen des Types Freibetrag wird neu auch der Dialog angezeigt.

Gruppe Typ und Textoptionen

Nicht in allen Fällen sind alle Textoptionen möglich. Es hängt wiederum vom Artikeltyp und den

Dimensionen ab.

Als Überschrift

Kann nur gewählt werden, wenn der Artikel Dimensionen hat. Benutzt werden kann diese Option, wenn von diesem Artikel mehrere Dimensionen ins Dokument

übertragen werden müssen. In diesem Fall kann der Artikel erst als Überschrift eingetragen werden und anschliessend die einzelnen Dimensionen nur noch mit

Ihrem Dimensionstext, Mengen, Preise und Beträgen. Auf diese Weise wird nicht für jede Dimension der ganze Artikeltext wiederholt. Das bringt Übersicht und spart

Platz.

Mit Positionstext

Als Schmaltext

Kann nur gewählt werden, wenn eine Dimension übernommen wird. Falls von diesem Artikel nur eine Dimension eingefügt werden muss, dann braucht man nur einmal die Dimension zu wählen und kann hier angeben, dass Sie gleich mit dem

Artikeltext ergänzt werden soll.

Wenn Sie von einem Artikel, der eigentlich Menge, Preis und Betrag hat, nur den

Text brauchen, können Sie aus dem Artikeltyp den Positionstyp Schmaltext machen.

Als Leistung eintragen Diese Möglichkeit gibt es nur für Materialartikel. Der Sinn besteht darin, dass Sie die Möglichkeiten von Materialartikeln und Leistungsartikeln kombiniert anwenden wollen. Sie wollen einen Artikel am Lager führen, also muss es ein Materialartikel sein. Sie wollen ihm aber eine Leitfadenzeit geben und entsprechende

Kalkulationen und Stundenvorgabelisten erzeugen im Projekt, also muss es eine

Leistung sein. Sie wollen das Material aber auch aus dem Lager abbuchen, also muss auch im Dokument noch ein Material da sein. Wie löst man dieses Dilemma?

Im Katalog führen Sie den Artikel als Material und tragen eine Leitfadenzeit ein.

Wenn Sie das Material übernehmen, markieren Sie die Option Als Leistung

eintragen und damit wird die Position im Dokument eine Leistung sein. Gleichzeitig wird in ihrer Stückliste der ursprüngliche Materialartikel als Rezeptposition eingetragen. Damit unterliegt er auch der Lagerausgangsbuchung. Dilemma mit einem Klick gelöst.

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Seite 145

Dimensionstext mit

Artikeltext ergänzen

Diese Checkbox ist nur sichtbar und aktiv wenn die Artikelposition über

Dimensionen verfügt. Wird diese aktiviert wird der Dimensionstext zusammen mit dem Artikeltext eingefügt, ohne diese Box wird nur der Dimensionstext eingefügt.

Gruppe Optionen zu Stückliste des Artikels

In einem Rezept/Stückliste eines Artikels wird seine Zusammensetzung angegeben. Diese kann aus

Material- und Arbeitsartikeln bestehen. Sie kann nur intern für die Kalkulation eines Artikels Verwendung finden oder aber es kann ein sogenanntes Verkaufsset/Bundle vordefiniert werden. Der Artikel kann nun bei der Übernahme als Position verschieden dargestellt werden.

Keine Checkboxen setzen

Die Position wird genau wie der Artikel selbst eingetragen.

Nur die Rezeptartikel werden als Positionen eingetragen, der Artikel selbst nicht.

Aus den Einträgen in der Stückliste eigene

Positionen bilden

Materialeinträge verwenden

Nur die Rezeptartikel vom Typ Material werden zu Positionen.

Nur die Rezeptartikel vom Typ Arbeit werden zu Positionen

Arbeitseinträge verwenden

Artikel selbst auch

übernehmen und voranstellen

Diese Optionen bei

Stücklistenartikeln immer vorschlagen

Zuerst wird eine Position eingetragen, die genau dem Artikel entspricht, nachfolgend werden aus den Rezeptartikeln eigene Positionen gebildet.

Speichert die zuvor gemachten Einstellungen.

Reiter Seriennummern

Materialartikel können so markiert werden, dass

Seriennummern obligatorisch eingetragen werden

müssen, bevor ein Lieferschein gedruckt werden kann. Das können Sie gleich bei der Übernahme tun. Abängig von der Einstellung - Reiter Auftrag -

Gruppe Seriennummer - SN-Auswahl erscheint der linke bzw. der rechte Dialog.

Einstellung SN generieren:

Wenn die Seriennummern in Folge sind, dann können Sie sich eine Serie generieren lassen.

Einer der drei Bereiche Von und Bis muss dann rein numerisch sein, damit ARCO Software selbst raufzählen kann. Sonst geben Sie die

Seriennummer einfach einzeln ein.

Einstellung SN-Liste an Lager:

Wählen Sie oben die gewünschten SN aus und weisen Sie sie mit [Eintragen] der Position zu.

Im Feld Noch benötigte Seriennummern sehen Sie wie viele es noch sein müssen, in der Liste unten sehen die schon eingetragenen.

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Seite 146

Auf der Maske Position einfügen/Position ändern werden die Seriennummern, die bereits in anderen

Dokumenten verwendet werden, rot eingefärbt.

Die noch freien Seriennummern werden grün eingefärbt.

Wenn Sie trotzdem eine bereits verwendete

Seriennummer einfügen und eine Lagerbuchung durchführen, so bleibt diese Position in den

provisorischen Lagerausgängen hängen.

Wenn Sie viele Seriennummern auf der Position eingefügt haben und diese Löschen möchten, so waren Sie bisher einen Moment lang damit beschäftigt jede einzelne Seriennummer zu löschen.

Neu können Sie mit dem Button [Alle löschen] alle auf der Position eingefügten Seriennummern auf einmal löschen.

Das gilt neu auch für das Reiter Seriennummern des GetMenge-Dialoges.

Reiter Lagerbestand

Hier sehen Sie die aktuellen Bestände der Artikel pro gewähltem Lagerort. Dazu müssen Sie das

Modul ARCO Lager im Einsatz haben. Reservierter

Bestand bedeutet, dass die Eingänge für ein spezielles Projekt gebucht wurden.

Wenn Sie gerade einen Lieferschein erfassen und sehen, dass nicht genug Bestand an Lager ist, dann tragen Sie die vom Kunden bestellt Menge normal ein und ergänzen im Feld Menge mit

diesem Dokument die jetzt ausgelieferte Menge.

Damit ergibt sich ein Rückstand, der mit den entsprechenden Möglichkeiten bearbeitet werden

kann (siehe ARCO Lager ).

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Maske Artikel

Reiter Allgemein

Die Artikelnummer kann 50-stellig alphanumerisch und muss innerhalb eines Kataloges eindeutig sein.

Der Suchbegriff bietet sich an für eine alternative

Sortierung der Artikelliste, die in der Regel ja nach

Artikelnummer geordnet ist.

Der Lagerplatz kann genutzt werden, um anzugeben, wo im Lager sich der Artikel befindet.

Es hanelt sich hier nicht um eine Hierarchie mit dem Lagerort und es besteht keine Auswahlliste dazu. Das bedeutet, dass der Lagerplatz an allen

Lagerorten der gleiche zu sein hat oder aber nur im zentralen Lager überhaupt sinnvoll ist (weil z.

B. Serviceautos keine Lagerplätze haben).

Die Bezeichnung ist eine interne

Zusammenfassung der Beschreibung, kann 50

Zeichen lang sein und auch separat gedruckt werden. Lassen Sie die Bezeichnung leer, dann wird immer die Beschreibung verwendet.

Die Beschreibung ist der Artikeltext, wie ihn Kunden normalerweise sehen. Er kann mit der RTF Toolbox

formatiert werden. Ist der Artikel formatiert, wird das Textfeld gelb hinterlegt.

Der

Typ

bestimmt den Zweck, das Einsatzgebiet des Artikels. Die

Verrechnungsart

hat Einfluss auf den

Ablauf der Positionserfassung.

Die Mengeneinheit erklärt sich selbst.

Die

Dimension

ist eine Ergänzung zum Text und wird in der Artikelliste als eigene Kolonne geführt (z. B.

rot, grün, blau). Damit können ein wichtiges Unterscheidungskriterium separat, also auffällig angezeigt werden. Das erleichtert die Suche. Der Text aus dem Feld Dimension wird bei der Positionsübernahme an die Beschreibung angehängt.

Das Artikelfenster kann in der Grösse geändert werden.

Artikeltypen

Die Wahl des Artikeltyps hat grossen Einfluss auf das Verhalten des Artikels und von welchen Operationen er betroffen sein wird. Jeder Artikeltyp kann beim Ausdruck eine eigene Darstellung haben. Was hier über

Artikeltypen gesagt wird, gilt in gleichem Masse für Positionen, die auch alle einen Typ haben.

Leistung Die Leistung wird verwendet, wenn ein Artikel geschaffen wird, der aus mehreren

Komponenten aufgebaut ist und kalkuliert werden soll. Die Leistung kann nämlich eine

Stückliste (Rezept) beinhalten, in dem eingetragen ist, welche anderen Artikel diese

Leistung ausmachen. Das können Materialartikel und Arbeitsartikel sein, auch gemischt, oder die Leistung ist ausschliesslich aus anderen Leistungen zusammengesetzt

(Sammelartikel). Wird ein Sammelartikel als Position übernommen, wird die mittlere Ebene der Leistungen aufgelöst und deren Bestandteile in der Stückliste der Position eingetragen.

Zeit kann als Arbeit im Rezept oder als Vorgabezeit direkt in der Leistung erfasst werden.

Je nach Kalkulationsschema des Kataloges werden dann die Zeiten und Materialen mit den

Faktoren der Kalkulation zu einem Verkaufspreis aufgerechnet und eingetragen.

Arbeit Mit Arbeit werden Artikel charakterisiert, die Dienstleistungen umfassen. Arbeitsartikel können selber als Position auftreten oder nur als Teil einer Stückliste erscheinen, wo sie den Aufwand für die Produktion oder Erbringung der Leistung wiedergeben.

Arbeitspositionen sollten alle die gleiche Einheit verwenden (Standard ist Stunde), damit es bei Kalkulationen nicht zu Fehlern kommt. Auf Arbeitsartikeln können die Faktoren

Sozialleistung und Gemeinkosten Anwendung finden. Arbeitsartikel erscheinen auf

Stundenvorgabelisten (auch wenn sie in Stücklisten sind).

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Material

Freibetrag

Prozente

Kapitel

Der Materialartikel ist der traditionelle Artikel aus dem Handel. Er wird produziert oder eingekauft, gelagert und ausgeliefert. Für den Materialartikel ist also die ganze

Warenwirtschaft von ARCO Lager möglich. Er ist der einzige der bei Bestellungen und

Ausgangsbuchungen berücksichtigt wird, auch wenn andere Positionen im Dokument sind.

Der Materialartikel erscheint auf den Materialrüstlisten (auch wenn er in einer Stückliste ist).

Freibeträge werden verwendet, wenn es sich weder um eine Leistung, eine Arbeit noch ein

Material handelt und im Dokument trotzdem Beträge wirksam gemacht werden müssen.

Zum Beispiel kann man damit in einer Schlussrechnung eine Teilrechnung wieder abziehen, oder einen Lieferschein als Summe fakturieren ohne Details, oder nach dem Schlusstotal einen mit WIR Check bezahlten Betrag abziehen, damit auf dem Einzahlungsschein nur der

Barbetrag steht.

Es darf gerechnet werden! Möchten Sie einen Rabatt auf eine Position legen oder gar auf ein ganzes Kapitel oder Skonto 2% über die ganze Offerte oder doch lieber einen Zuschlag rechnen? Als Position beziehen sich die Prozente immer auf die gerade voranstehende

Position und rechnen davon einen Prozentsatz. Ausnahme: wenn vor der Prozentposition eine andere Prozentposition ist, dann beziehen sich beide auf die gleiche Basis.

Kapitel sind da, um Struktur und Übersicht zu ermöglichen, sei dies in einem Katalog oder einem Dokument. In einem Katalog können die Artikel mit Kapiteln weiter unterteilt werden und damit den Zugriff über eine Baumstruktur ermöglichen, wo man sich mit bekannten Begriffen dem gesuchten Artikel nähern kann. In einem Dokument rechnen

Kapitel immer gleich ein Total aller in ihnen enthaltenen Artikel, können separat kalkuliert und als Zusammenfassung vor dem Schluss oder auf einem Deckblatt erscheinen. Es sind bis zu 9 verschachtelte Ebenen Kapitel möglich.

Text

Schmaltext

Titel

Überschrift

Total

Total2

Der klassische Textbaustein. Einfach anklicken und schon ist er im Dokument drin.

Ebenfalls ein Textbaustein, einfach mit einer eigenen Formatierungsmöglichkeit.

Ebenfalls ein Textbaustein, einfach mit einer eigenen Formatierungsmöglichkeit.

Ebenfalls ein Textbaustein, einfach mit einer eigenen Formatierungsmöglichkeit.

Rechnet alle vor ihm stehenden Positionen zusammen.

Rechnet alle vor ihm stehenden Positionen zusammen, zweite Darstellungsmöglichkeit im

Ausdruck.

Schlusstotal Ebenfalls ein Total, einfach mit einer eigenen Formatierungsmöglichkeit.

Seitenumbruch Erzwingt beim Ausdruck in Word an dieser Stelle einen Seitenumbruch.

Verrechnungsarten

Verrechnungsarten haben Einfluss auf den Ablauf der Positionsübernahme, der Darstellung beim Ausdruck und den Möglichkeiten der Ausmasserfassung.

Ausmass Artikel bei deren Übernahme als Position nach einer Menge gefragt wird und deren

Verkaufspreis sich aus Menge x Einheitspreis x Rabatt ergibt. Für Ausmasspositionen vom

Typ Leistung kann ein Ausmass hinterlegt werden.

Regie Artikel bei deren Übernahme als Position nach einer Menge gefragt wird und deren

Verkaufspreis sich aus Menge x Einheitspreis x Rabatt ergibt.

Per

Pauschal

Fragt bei der Übernahme nicht nach einer Menge, denn die ist zu diesem Zeitpunkt gar nicht bekannt, man will einfach den Preis pro Einheit angeben.

Fragt bei der Übernahme nicht nach einer Menge, weil diese keine Rolle spielt oder nicht offengelegt werden will. Es wird einfach einen Betrag angegeben.

Dimensionen

Der Knopf rechts neben dem Feld Dimension ist dazu da bei Materialartikeln eine Dimensionstabelle hinterlegen zu können. Damit muss bei Artikeln, die sich nur in einer Kleinigkeit - das bezieht sich auf den

Text, nicht unbedingt auf den Preis - unterscheiden, z. B. dem Durchmesser, dem Werkstoff oder der

Farbe, nicht jedes Mal ein ganzer Artikel angelegt werden. Eine Dimension zu einem Artikel besteht aus einem kurzen Text mit eben diesem kleinen Unterschied und ebenso wie der Artikel aus drei Preisen, allenfalls sogar mit Leitfadenzeiten.

Der Knopf Dimension wechselt mit jeder Betätigung von einem Typ von Dimensionstabelle zum nächsten.

Die möglichen Einstellungen des Knopfes sind in der folgenden Tabelle beschrieben.

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(kein) frei

SSIV

IGH

Für diesen Artikel ist keine Dimensionstabelle hinterlegbar

Sie können selbst eine Dimensionstabelle hinterlegen

Wird automatisch beim Import von NPK Tarifen aus den AAA Programmen gesetzt

Wird automatisch beim Import von IGH Tarifen aus den AAA Programmen gesetzt

Ablauf

Ist fest eingestellt, wenn der Katalog das Kalkulationsschema Ablauf aktiviert hat.

Wenn Sie einen Artikel in der Artikelliste markiert haben, der eine Dimensionstabelle hinterlegt hat, dann geht parallel dazu die Liste der Dimensionen dieses Artikels auf. Sie ordnen die beiden Listen auf dem

Bildschirm am besten so an, dass Sie beide nebeneinander oder untereinander sehen können. Sollten Sie bei einem Artikel mit Dimensionen die Tabelle nicht sehen, dann ist sie sicher hinter einem anderen

Fenster. Benützen Sie das Menu Fenster, um die Anordnung zu ändern.

Die Ausnahme zu dieser Regel ist die Dimensionstabelle Ablauf. Ihre Tabelle ist nur sichtbar, wenn Sie die

Maske Artikel offen haben und dann den Knopf Dimension drücken.

Bitte beachten Sie, dass für die einzelnen Dimensionen des Artikels keine Lagerführung stattfinden kann, sondern nur für Artikel als ganzes.

Reiter Kalkulation

Im einfachsten Fall, einem Material- oder Arbeitsartikel etwa, wird hier der Verkaufspreis manuell gesetzt.

Allenfalls mehrere Verkaufspreise, es sind drei möglich, und bei Materialartikeln noch die Selbstkosten.

Geben Sie die drei Verkaufspreise für die im Feld Preise pro angegebene Anzahl Einheiten ein.

Die drei zu den drei Verkaufspreisen gehörenden Richtzeiten machen nur bei Leistungsartikeln einen Sinn,

vorausgesetzt der Katalog bzw. später das Projekt hat das Kalkulationsschema SMGV gewählt. Die

Richtzeiten fliessen in diesem Fall in die Kalkulation ein und werden bei Stundenvorgabelisten verwendet.

Geben Sie die drei Richtzeiten für die im Feld Rezept / Zeiten pro angegebene Anzahl Einheiten ein.

Zwischen den drei Preisen und Zeiten gibt es zwei Grenzen, die Sie in den Feldern Grenzmengen angeben können. Ein Projektdokument kann mit seinem Feld Preiskategorie bestimmen, dass die Auswahl des

Verkaufspreises auf der Grundlage der Positionsmenge erfolgen soll.

In der Stückliste (auch Rezept genannt), die nur bei Leistungsartikeln Anwendung findet, werden entweder Material- und Arbeitsartikel oder nur andere Leistungsartikel eingetragen. Arbeitsartikel in der Stückliste finden nur im Falle des

Kalkulationsschemas Standard Berücksichtigung.

Sie erfassen neue Rezepteinträge mit Neu. Die

Katalogbearbeitung öffnet sich und Sie wählen

einen Artikel aus. Damit es keine Verwirrung mit der Übernahme von Artikeln als Positionen in

Projektdokumente gibt, raten wir Ihnen, zuvor die

Projektbearbeitung zu schliessen. Geben Sie die

Menge, nach der Sie gefragt werden, für die im

Feld Rezept / Zeiten pro angegebene Anzahl

Einheiten ein.

Das Feld Tarifpreis ist nur dann mit einem Wert gefüllt, wenn der Artikel aus einem

Verbandskatalog SMGV stammt. Die Felder

Kalkulierte Preise 1-3 und Selbstkosten können

Resultat der Kalkulation sein, die Sie mit dem

Knopf Kalkulieren starten. Welches

Kalkulationsschema Anwendung findet, ist durch

die entsprechende Wahl im Katalog gefällt worden.

Mit der Kalkulation werden auch die Verkaufpreise

1-3 gesetzt. Möchten Sie die Verkaufspreise belassen, checken Sie die Box Blockieren Preise.

Die Gruppe Blockieren hat also in der Regel die Box Zeiten gecheckt. Mit dem Kalkulationsschema SMGV

gibt es aber die Möglichkeit, die Kalkulation umzukehren. Der Preis ist also schon bekannt, was wir wissen

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Seite 150

wollen ist, wie schnell wir arbeiten müssen, damit dieser Artikel trotzdem noch gewinnbringend verkauft werden kann. Um dieses Resultat zu erhalten setzen Sie in der Gruppe Blockieren die Box Preise auf gecheckt und die Box Zeiten auf ungecheckt. Wenn Sie jetzt die Kalkulation anwerfen, werden Ihnen aufgrund der zuvor eingegebenen Verkaufspreise die neuen Richtzeiten gerechnet.

Reiter Auswertung

Jeder Artikel kann grundsätzlich seinen eigenen MWST Code, Ertragskonto, Arbeitsart und Kostenstelle

haben. Im Katalog lassen sich die entsprechenden Vorgaben setzen, damit diese Angaben nicht bei jedem

neuen Artikel gemacht werden müssen. Der Katalog kann aber auch bestimmen, dass seine Artikel keinen eigenen MWST Code und kein eigenes Ertragskonto führen dürfen. Im weiteren kann der MWST Code des

Artikels von demjenigen der Kundenadresse eines Projektes übersteuert werden. Das Ertragskonto und die

Kostenstelle können bei der Übernahme als Position in ein Projektdokument ebenfalls den Vorgaben des

Projektes unterliegen. Die Arbeitsart ist vor allem für die Bildung eines Budgets innerhalb von ARCO Erfolg

von Bedeutung, wenn ein Projektdokument als Basis für die Nachkalkulation übergeben wird.

Die Warengruppe kann bei Materialartikeln angegeben werden. Sie erlaubt bei Lagerstatistiken eine

weitere Selektionsmöglichkeit. Wichtig wird sie im Zusammenhang mit dem Modul Artikelmiete . Die von

der Funktion Artikelmiete betroffenen Artikel werden durch eine bestimmte Warengruppe identifiziert.

Die Box Seriennummer obligatorisch zwingt Sie bei der Übernahme eines solchen Materialartikels als

Position in einen Lieferschein oder eine Rechnung (abhängig von der entsprechenden Einstellung ), die der

Menge entsprechende Anzahl Seriennummern zu hinterlegen. Ein solches Dokument kann ohne genügend

Seriennummern nicht gedruckt werden.

Verwenden Sie für die Artikelerfassung die Funktion Bearbeiten-Lager-Artikelerfassung mit Waren-

eingang? Dann sehen sie in der Artikelliste Spalte

Importdefinition und auf dem Artikel Reiter Aus-

wertung über welche Importdefinition (Bezeich-

nung Verwendungszweck der Importdefinition) dieser Artikel erfasst wurde.

Dieser Verweis wird nur beim Erfassen des Artikels geschrieben, also beim ersten Mal importieren, wird der Artikel über eine andere Importdefinition nochmals importiert, so wird dieser Verweis nicht angepasst.

Der EAN Code wird als alternative Artikelnummer durchsucht, beim Einlesen von Wareneingängen mit

Barcode.

Die Flächenberechnung gelangt nur beim Kalkulationsschema Material Flächen zur Geltung, um den

einheitsbezogenen Einkaufspreis auf die Fläche des Artikels umzurechnen.

In der Gruppe Einteilung kann der Artikel in einen anderen Katalog oder in ein anderes Kapitel verschoben werden. Die Markierung auch in virtuellen Katalog bewirkt, dass dieser Artikel in einem Katalog geführt wird, der nur Artikel mit dieser Markierung enthält, allerdings können diese aus ganz verschiedenen

Katalogen stammen. Ziel ist es für den Servicetechniker, der mit ARCO Mobile arbeitet, ganz gezielt die wichtigsten Service- bzw. Reparaturmaterialien zur Verfügung zu stellen. Entsprechend kann der virtuelle

Katalog auf die ARCO mobileStation exportiert werden.

Inaktiv geschaltete Artikel können nicht mehr ausgewählt werden und verschwinden damit aus den Standardbetrachtungen.

Mit der Gruppe Statistik kann der Artikel in drei verschiedenen Codes geführt werden. Die Namen der Codes und die möglichen Werte sind in den

Einstellungen definierbar. Diese Informationen

werden auch auf die Position übertragen und sind für eigene SQL Auswertungen nutzbar.

Mit der Gruppe Mengeneingabe 3-dimensional (nur sichtbar, wenn die entsprechende Einstellung in

Reiter Auftrag 2 gesetzt ist), kann die

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Seite 151

Mengenerfassung bei der Positionsübernahme und die Mengenbestimmung bei der Position selbst bestimmt werden. Aussderdem kann die

Bezeichnung der Mengeneinheit automatisiert werden. Die Erklärungen dazu finden Sie im

Kapitel Mengeneingabe 3D .

Der Gruppe Berechnung Positionsmenge wurde eine weitere Box Faktor invertieren hinzugefügt.

Die Aktivierung der Box bewirkt, dass der Mengenfaktor invertiert angezeigt wird.

Neue Gruppe Mutation wurde hinzugefügt. Darin sind die Informationen Erfasst mit Datum, User-

Kürzel und Mutiert mit Datum, User-Kürzel enthalten. Somit ist in Zukunft ersichtlich wer und wann den Artikel erfasst oder zuletzt verändert hat.

Diese Informationen sind auch in der Artikelliste ersichtlich.

Reiter International

Hier wird für jede Kundensprache der Artikeltext hinterlegt und für jede Kundenwährung der

Verkaufspeis in der entsprechenden Währung.

Welche Sprache und Währung Anwendung findet, bestimmt das Projektdokument, in das der Artikel

übernommen wird. Ist für eine benötigte Währung kein spezieller Verkaufpreis hinterlegt, wird der

Verkaufspreis der Leitwährung mit dem Kurs der

Fremdwährung bei jeder Übernahme aktuell berechnet.

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Seite 152

Reiter Einkaufsrabatte

Die Einkaufsrabatte kommen nur beim

Kalkulationsschemata Ablauf zum Einsatz und sind

auch nur sichtbar, wenn ein solcher Katalog geöffnet ist.

In diesem Fall geht man davon aus, dass Sie vom

Lieferanten den Artikelkatalog mit Listenpreisen und Einkaufskonditionen erhalten und Ihre

Selbstkosten in den Positionen auf dieser Basis rechnen wollen.

Reiter Grafik

Zu jedem Artikel kann eine Bilddatei hinterlegt werden. Auch diese Verknüpfung zu einer externen Datei (das Bild ist also nicht Teil der

Datenbank) wird in die Position übertragen. Mit dem entsprechenden Druckfeld @pic kann das Bild auch auf dem Ausdruck verwendet werden.

Reiter Bestelltext

Ein hier erfasster Text wird beim Drucken von

Bestellungen für diesen Artikel verwendet. Wird er leer gelassen, wird in diesem Fall der normale

Artikeltext verwendet.

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Menu Bearbeiten - Kataloge

Seite 153

Daten:

Datenfelder können bei Objekten und Anlagen

hinterlegt werden. Ihre Bearbeitung ist in einem

eigenen Kapitel beschrieben.

Artikel mit Verweis löschen

Artikel können nicht gelöscht werden, wenn diese Verweise zu anderen Tabellen haben. Dies können Positionen in Dokumenten, Materialeinträge in Serviceaufträgen oder Materiallisten auf

Objekten, Anlagen und Abonnementen sein.

Mit dem Spezialrecht "Artikel mit Verweis löschbar: Spezialrecht", wird das Löschen erlaubt.

Hat ein Benutzer das Spezialrecht nicht, erhält er folgende Meldung.

Ist das Spezialrecht aktiviert, erscheint nochmals eine Abfrage.

Menu Bearbeiten - Projekte

Projektliste

Die Projektliste ist ein wichtiges Arbeitsinstrument. Richten Sie sie so ein, dass Sie Ihren Bedürfnissen entspricht. Sie können die Projektliste auf Projekte filtern, bei denen Sie verantwortlich sind. Sie können sie weiter reduzieren auf Projekte im Offertstadium, wenn Sie heute eine Nachfassrunde planen. Ordnen

Sie die Kolonnen so, dass Sie die für Sie wichtigen sehen und schmeissen Sie Kolonnen raus, die Ihnen keine wichtigen Information liefern. Das war ein kleines Beispiel der Möglichkeiten, nun aber alles detailliert der Reihe nach.

Zunächst der Zweck der Entität Projekt. Ein Projekt ist ein Container, ein Behälter für eine Reihe von

Informationen, Adressen, Kontakten und Dokumenten, die damit in Zusammenhang stehen. Ein Projekt kann man im klassischen Sinn verstehen und anwenden, nämlich als Aufgabe mit einem Ziel und einem definierten Verlauf. Ein Bauvorhaben ist ein schönes Beispiel dafür, aber auch die Installation und

Einführung einer neuen Telefonzentrale. Projekte können aber auch einen bestimmten Vorgang umfassen, zum Beispiel der Versand der Mitgliederrechnungen 2015. Der mehr handelsorientierte Ansatz ist das

Projekt als Kundendossier, wo alle Dokumente eines Kunden chronologisch aufgeführt sind und das sich

Angaben wie die einer speziellen Lieferadresse merkt.

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Menu Bearbeiten - Projekte

Seite 154

Die Befehle Neu, Ändern, Löschen und Kopieren sind klar. Mit dem grünen Pfeil Details oder einem

Doppelklick auf dem Projekt öffnen Sie das

Projekt, um dessen Inhalt, die Projektdokumente und- aktivitäten zu bearbeiten. Der Filter

Verantwortlich ermöglicht die Filterung der Liste auf denjenigen Mitarbeiter, der beim Projekt als

Verantwortlicher eingetragen ist. Der Filter

Auftragsgruppe reduziert die Liste auf Projekte einer einzigen Auftragsgruppe.

Der Filter Adresse hingegen zeigt nur noch Projekte, bei denen die ausgewählte Adresse in einer der

Projektadressen eingetragen ist. Mit dem Datenfeldfilter und dem Erweiterten Filter sind zusätzliche

Filtermöglichkeiten vorhanden. Mit dem Filter Aktive kann die Liste auf aktive Projekte eingeschränkt werden.

Schnellerfassung

Der Befehl Schnellerfassung umgeht den normalen Ablauf zuerst eine Adresse, dann ein Projekt, dazu ein

Dokument und schliesslich die Positionen zu erfassen und bietet das ganze Prozedere in einem einzigen

Schritt an. Natürlich kann die Schnellerfassung nicht die gleichen Möglichkeiten bieten, aber die

Datensätze, die angelegt werden, können immer noch nachbearbeitet werden. Die Schnellerfassung kommt zur Anwendung, wenn Sie schnell ein, zwei Positionen liefern oder fakturieren müssen und es für diesen Kunden noch kein Projekt, vielleicht nicht mal eine Adresse gibt.

Wenn Sie eine Adressnummer angeben oder auswählen, dann wird sie in den Feldern nebenan angezeigt und daraus auch die Projektbezeichnung vorgeschlagen. Wenn es die Adresse nicht gibt, können Sie die Angaben auch gleich in den vier

Adressfeldern machen, aufgrund derer dann eine

Adresse angelegt wird. Die Projekt- und die

Dokumentnummer wurden aus den

Nummernkreisen geholt, deren Bezeichnung vorgeschlagen wird, kann aber abgeändert werden.

Im unteren mehrzeiligen Feld können Sie direkt

Positionen eintragen, jede Linie ist eine Position.

Dabei können Sie sogar Artikel aus dem Katalog verwenden, eigene anlegen oder nur einen

Textbaustein schreiben. Details zur Syntax weiter unten. Im Beispiel wurde der Artikel B1 aus dem

Katalog EM mit der Menge 3 geholt und dann eine

Position neu geschrieben und mit Menge 5 und

Preis 1.20 eingetragen.

Syntax für Positionseinträge mit der Schnellerfassung

Um einen Eintrag zu schreiben, können Sie mit vier verschiedenen Blöcken operieren, die nicht alle miteinander verwendet werden, aber sicher in der angegebenen Reihenfolge.

Block Syntax Beschreibung

Artikelverweis

Text

*Katalog*Artikel* Damit können Sie einen Artikel aus einem Katalog übernehmen.

Geben Sie zwischen den Sternen einfach die Katalog- und die

Artikelnummer an. Anschliessend brauchen Sie nur noch den Block

Menge.

Text einzeilig Wenn Sie keinen vordefinierten Artikel verwenden, können Sie hier den Positionstext schreiben. Wenn Sie den Text ganz alleine lassen, gibt es eine Position vom Typ Text. Wenn Sie eine Menge und einen

Preis ergänzen, gibt es eine Position vom Typ Material. Wenn Sie nur einen Preis ergänzen, bekommt die Position die

Verrechnungsart Pauschal.

Menge

Preis

$nnnnnn$

$nnnnnn.nn$

Die Menge des Artikels oder der Position umrahmt von zwei $

Der Einheits- oder Pauschalpreis der Position umrahmt von zwei $

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Menu Bearbeiten - Projekte

Seite 155

Die einzelnen Blöcke können, aber müssen nicht von einem Leerzeichen getrennt sein.

Daten

Hier werden die in den Einstellungen für Projekte zusätzlich definierten Datenfelder zugänglich. Das

Fenster, das sich öffnet, ist ein "OnTop" Fenster, das heisst, es kann offen bleiben während in der Liste auf ein anderes Projekt eingestellt wird.

Termine

Hier ist die Terminliste wie in ARCO Adress zugänglich. Beim Öffnen sind allerdings die Termine schon gefiltert auf solche mit Bezug zum markierten Projekt. Wird hier ein Termin erstellt, erhält er sofort den

Verweis auf das markierte Projekt. Detaillierte Angaben zu Terminen erhalten Sie im entsprechenden

Kapitel in ARCO Adress.

Dokumente

Hier können dem Projekt externe Dokumente zugewiesen werden, die nicht in der Chronologie der

Projektübersicht erscheinen sollen.

Global vorbereiten

Auf der Projektebene wird diese Funktion verwendet, wenn erst mal ein Projekt eröffnet wurde, um eine

Offerte zu erstellen. Später kommt es zum Auftrag. Jetzt will man natürlich einen Auftrag in ARCO Erfolg, um die eigenen Leistungen erfassen und zu können. Dazu vielleicht auch ein Objekt in ARCO Service, um installierte Anlagen eintragen und die Wartung planen zu können. Es ist auch möglich eine Kostenstelle eintragen zu lassen, damit eine Verbindung mit der Buchhaltung erstellt werden kann, um später

Kreditoren automatisch als Kosten dem Auftrag zuweisen zu können.

Maske Projekte

Reiter Allgemein

Die Projektnummer kann manuell erfasst oder von einem Nummernkreis geholt werden.

Nach der Bezeichnung wird meist in der

Projektliste gesucht. Sie sollte entsprechend aussagekräftig und eindeutig sein.

Die Beschreibung ist ergänzend und kann wie alle anderen Felder auch auf den Dokumenten gedruckt werden.

Projektbeginn und Letzte Änderung werden automatisch nachgeführt, ausser die Box Daten manuell ist gecheckt.

Bisher wurde das Feld Letzte Änderung nur aktualisiert wenn etwas mit den Dokumenten im Projekt gemacht wurde. Jetzt wird das Datum auch aktualisiert wenn am Projekt etwas geändert und mit Ausführen bestätigt wurde. Ausser Sie aktivieren die Box Daten manuell, dann wird dieses Datum nicht mehr automatisch aktualisiert.

In einem geschützten Projekt können keine Dokumente mehr erfasst oder verändert werden. Inaktive

Projekte können in der Projektliste ausgefiltert werden.

Der Kontaktmanager Subpfad ermöglicht es, automatische Dokumente in einem für das Projekt eigenen

Ordner abzulegen.

Explorer Ablage

Nebst dem Dokument-Container können Sie jetzt auf dem Projekt auch ein eigenes Dokumentverzeichnis innerhalb Ihrer Server-Dateistruktur zuweisen in dem Sie unabhängig vom ARCO-

Programm Dateien zum Projekt ablegen und dennoch schnell darauf zugreifen können.

Auf der Projekt ändern – Maske können Sie mittels dem gelben Ordner hinter dem Feld Explorer-

Ablage das vorgängig erstellte Verzeichnis aus dem Windows-Explorer auswählen und diesem

Projekt zuweisen.

Nachdem Sie hier den Ablagepfad hinterlegt ha-

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Seite 156

ben, wird im Rechtsklick-Menü auf dem Projekt der neue Menüpunkt Explorer-Ablage aktiv.

Wenn Sie diesen wählen öffnet sich der Windows-

Explorer in dem hier hinterlegten Dokumentverzeichnis.

Die Nächste Aktion ist als Erinnerung gedacht, dass man wichtige Schritte im Projekt nicht vergisst.

Reiter Adressen

Die Adresszuteilung ist bei allen Entitäten gleich und im Kapitel Programmübergreifende Funktionen

erklärt.

Reiter Auswertungen

Die P

ROJEKTGRUPPEN

können in den Einstellungen

bearbeitet werden.

Wer ist der V

ERANTWORTLICHE

für dieses Projekt?

Mit welchem Kalkulationsschema wird die Kapitel-

und die Projektkalkulation geführt.

Zu welcher A

UFTRAGSKATEGORIE

in ARCO Erfolg gehört dieses Projekt?

Die Vorgabe A

RBEITSART

auf Projektebene wird verwendet, wenn Positionen in Projektdokumenten mit [Neu] erstellt werden. Sie erhalten die gleiche

Arbeitsart eingetragen.

Wenn unter E

INSTELLUNGEN

M

ANDANT

– R

EITER

E

RFOLG

– die Checkbox A

RBEITSART AUS

P

ROJEKT VORFÜLLEN gesetzt ist, dann wird auf den mit dem Projekt verbundenen Aufträgen diese Arbeitsart vorgeschlagen.

Im Projekt ist die A

RBEITSART

die automatisch bei der Arbeitszeiterfassung im Erfolg angezeigt wird zu hinterlegen.

Wenn hier ein E

RTRAGSKONTO

oder eine K

OSTENSTELLE

angegeben ist, erhalten neue manuelle Positionen diesen Eintrag.

Wenn die Box A

LLE

V

ORGABEN

überschreiben gecheckt ist, dann wird auch bei der Artikelübernahme das

Ertragskonto und/oder die Kostenstelle des Artikels überschrieben.

Die P

ROJEKTSUMME

wird laufend mit der Summe des zuletzt bearbeiteten Dokumentes nachgeführt, ausser die Box S

UMME MANUELL

ist gecheckt.

Reiter HO33

Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn die entsprechende Branchenlösung für Geometer lizenziert ist. Die damit verbundene Funktionalität ist in einem eigenen Branchenhandbuch beschrieben.

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Seite 157

Reiter Provisionierung

Die hier getätigten Einstellungen werden in der

Auswertung P

ROVISIONSABRECHNUNG

im Menu Drucken verwendet.

Die Zuordnung der Umsätze auf die Verkäufer kann entweder bei jedem einzelnen Rechnungs-

/Gutschriftsdokument stattfinden oder hier für das ganze Projekt festgelegt werden. Eine Festlegung auf Projektebene hat zur Folge, dass die Zuordnung auf dem Dokument nicht mehr berücksichtigt wird. Bis zu vier Mitarbeiter können mit unterschiedlichen Anteilen am Umsatz beteiligt werden.

In der Provisionsabrechnung zeigt die Kolonne

Anteil % mit welchem Prozentsatz der Mitarbeiter am Umsatz des Dokumentes beteiligt ist.

Wird ohne die E

RWEITERTE

P

ROVISIONIERUNG

auf Projektebene gearbeitet, dann ist der Anteil jeweils

100%, weil auf Dokumentebene nur ein Verkäufer hinterlegt werden kann.

Reiter Daten

Datenfelder können bei Objekten und Anlagen hinter-

legt werden. Ihre Bearbeitung ist in einem eigenen

Kapitel beschrieben.

Projektübersicht

Nachdem Sie ein Projekt geöffnet haben, stehen Sie zunächst auf der Projektübersicht mit der

Dokumentliste. Die Übersicht links zeigt Ihnen chronologisch geordnet das aktuellste zuoberst, alle

Dokumente , Aktivitäten und Termine zu diesem Projekt. Mit Cklick auf den Termin werden Ihnen die

Termindetails angezeigt.

In der Dokumentenliste sehen Sie die Details der Projektdokumente, können diese bearbeiten und neue

Dokumente zum Projekt erfassen.

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Seite 158

Auch die Dokumentliste können Sie so einrichten, dass Sie die Informationen sehen, die für Sie wichtig

sind. Wenn Sie eine Buchhaltung mit entsprechender Schnittstelle angeschlossen haben, können Sie hier

auch sehen, ob eine Rechnung noch offen ist oder nicht, bevor Sie den nächsten Auftrag entgegen- oder

Schritt unternehmen.

Auf der Projektliste besteht die Möglichkeit einen

Projekt bzw. Auftragsspezifischen Text zu erfassen als interne Notiz so wie sie das z. B. auf der

Adressmaske mit dem Bemerkungsblatt können.

Die Projektnotiz wird in dem gelben Feld unterhalb des Dokumententrees erfasst, dafür positionieren

Sie den Cursor auf dem Projektnamen oder auf einem Dokument ohne Auftragsverweis/ ausserhalb eines Teilprojektes. Die Projektnotiz wird auch auf dem Dokument angezeigt wenn dieses keinen Verweis auf einen Auftrag/Teilprojekt hat und somit nur zum Projekt gehört.

Wird das Feld grün angezeigt dann handelt es sich um die Auftrags-/Teilprojektnotiz. Das Feld wird nur dann grün angezeigt wenn der Cursor im Tree auf einem Auftrag/Teilprojekt oder einem Dokument in diesem Teilprojekt positioniert ist. Die zum Auftrag/Teilprojekt erfasste Notiz wird auch auf dem

Dokument angezeigt wenn das Dokument auf diesen Auftrag/Teilprojekt verweist.

Im Notizfeld können Sie bis zu 1024 Zeichen erfassen, die Notiz wird gespeichert sobald das Feld verlassen wird.

Die Notizen können auch auf verschiedenen Listen angedruckt werden, die Details dazu entnehmen

Sie dem Handbuch ARCO SQL T10 Liste der

Druckfelder.

Wenn bei Ihnen in den Einstellungen Mandant-

Reiter Auftrag2 die Box Aktivitäten aktiviert ist, so werden die Aktivitäten der Adresse im damit verbundenen Projekt angezeigt.

Bisher wurden diese Aktivitäten in der Projektübersicht mit einem weissen Telefon, unabhängig des

Aktivitätstypes, angezeigt.

Neu werden die Aktivitäten in der Projektübersicht mit dem gleichen Icon angezeigt wie diese in den

Aktivitäten erfasst wurden.

Auch die selber definierten Aktivitätstypen, also die des Types Eigener, werden mit dem entsprechenden Icon angezeigt.

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Seite 159

Aktivität per Drag & Drop im Projekt erfassen

Neues Benutzerrecht: Dokumentliste: Aktivität für

Drop-Dokument erstellen.

Wenn Sie dieses Benutzerrecht aktivieren, so können Sie auf einfache Art und Weise externe Dokumente in einem Projekt als Aktivität einfügen.

Positionieren Sie den Cursor auf dem Projektname oder einem der Teilprojekte, je nachdem welche

Verweise auf der Aktivität erfasst sein müssen, öffnen Sie den Windows-Explorer und markieren das gewünschte Dokument. Nun ziehen Sie dieses Dokument mittels Drag & Drop auf die Dokumentliste des Projektes rüber. Wenn Sie nun die Maustaste los lassen, erscheint der neue Aktivitäten-

Erfassungswizard.

Unter Adressverweis werden ihnen alle Adressen aufgelistet, die auf dem Projekt/ Teilprojekt Reiter

Adresse erfasst wurden sowie auch die Information auf welchen Adresstypen diese Adressen hinterlegt wurden. Diejenige Adresse, die Sie hier auswählen, erhält den Aktivitätseintrag im Kontaktmanager mit

Verweis auf das aktive Projekt/Teilprojekt.

Bei Ausgewählte Datei wird der Ursprungspfad und

Dateiname der abzulegenden Datei angezeigt. In der Gruppe Dateiablage können Sie dann Entscheiden wie die Datei abgelegt werden soll. Kopieren

nach und Verschieben nach orientieren sich an den

Pfad-Einstellungen aus den Einstellungen Mandant-

Reiter Pfade sowie den Angaben Kontaktmanager-

Sub Pfad auf dem Projekt.

Der Mitarbeiter wird bereits vorgeschlagen aufgrund des in ARCO angemeldeten Benutzers, sofern die

Zuordnung des Login-Kürzels gemacht werden kann. Wählen Sie unter Typ den passenden Aktivitätstyp aus und erfassen die Kontaktperson mit dem entsprechenden Bemerkungstext. Mit Ausführen wird die Aktivität auf der Adresse erfasst und ist dann nicht nur im Projekt ersichtlich sondern auch auf der Adresse im Kontaktmanager mit dem entsprechenden Verweis auf das Projekt und den Auftrag/Teilprojekt.

Sie öffnen ein Dokument mit einem Doppelklick oder indem Sie es in der Übersicht markieren. Dann sehen

Sie sofort die Positionen zum Dokument.

Die Befehle Neu, Ändern und Löschen sind klar. Mit den Filtern können Sie Dokumente suchen nach ihrer

Nummer, einem Begriff in ihrer Bezeichnung, dem Auftrag in ARCO Erfolg auf den sie verweisen, der

Seriennummer eines Artikels, ihrem Dokumenttyp, Datenfelder usw.. Wenn Sie Dokumente projektübergreifend suchen wollen, dann markieren Sie den gelben Ordner Alle. Die Dokumentliste ist dann nicht mehr auf das aktuelle Projekt limitiert.

Die Projektübersicht wurde mit dem Summenfeld erweitert. Es wird immer die Summe der gefilterten Dokumente angezeigt, Gutschriften und Retouren werden vom Total abgezogen.

Vortragen

Vortragen ist eine der hilfreichsten Funktionen in Zusammenhang mit Dokumenten. Sie erlaubt es auf einfachste Weise ein bestehendes Dokument in ein neues Dokument zu überführen, wobei das alte

Dokument gänzlich unangetastet bleibt und das neue Dokument nicht bloss eine Kopie sein kann, sondern bereits einen neuen Dokumenttyp und angepasste Änderungen beinhalten kann.

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Seite 160

Der häufigste Fall ist, dass ein Dokument innerhalb eines Projektes vorgetragen wird, deshalb ist als

Zielprojekt auch das aktuelle Projekt vorgegeben.

Sie können ein Dokument aber auch in ein anderes

Projekt vortragen.

Entscheiden Sie, ob aus dem markierten Dokument ein neues entstehen, oder ob ein bestehendes

Dokument ergänzt werden soll.

Option Dokument ergänzen können Sie neu auch

Projektübergreifend. Wählen Sie hier [F3] oder den

[gelben Ordner] so öffnet sich die Dokumentliste wo Sie das gewünschte Dokument auswählen können. Ist das gewählte Dokument in einem anderen

Projekt als das Ursprungsdokument so wird die

Projektanzeige angepasst.

Wie lautet die Bezeichnung des neuen

Dokumentes?

Wenn die Box Dokumentnummer beibehalten nicht gecheckt ist, wird aus dem Nummernkreis für den gewählten neuen Dokumenttyp eine neue Nummer vergeben.

Bei Dokument vortragen kann nun gewählt werden ob die Vorgetragen-Verknüpfung gemacht werden soll oder nicht. Diese Box ist Standardmässig immer gesetzt da diese Vorgetragen-Verknüpfung auf den

Dokumenten benötigt wird. Wird die Box deaktiviert so wird die Vorgetragen Box auf dem Ursprungsdokument nicht gesetzt und könnte somit mehrmals vorgetragen werden.

Ist in den Einstellungen Mandant Reiter Auftrag die

Einschränkung auf Handelsprozesse aktiv so ist diese Vorgetragen auf Ursprungsdokument-Box manuell nicht deaktivierbar sondern immer aktiv.

Sie können alle Positionen übernehmen, oder nur

Positionen eines bestimmten Typs. Sie können aber auch bestimmte Positionstypen von diesem Vorgang ausschliessen.

Mit Ausmass kopieren, Eigenen Stil mitkopieren, Rezept mitkopieren, Datenfelder kopieren und Bilderlisten

kopieren werden auch von der Position abhängige Entitäten berücksichtigt.

Nur Positionen auf Ebene 1 bedeutet, dass alles was in Kapiteln untergebracht ist, nicht mitkopiert wird.

Die zu den Positionen gehörenden Seriennummern können entweder kopiert oder ins neue Dokument

verschoben werden. Wenn Sie sie kopieren und später einmal nach einer Seriennummer suchen, dann werden Sie einfach mehrere Dokumente finden, die die Seriennummer enthalten.

Im Falle dass das neue Dokument ein Lieferschein ist, wird die Option Nur Rückstände wählbar. Wenn das

Ursprungsdokument ein Lieferschein war, bei dem nicht alle bestellten Mengen ausgeliefert werden konnten, dann werden mit dieser Option gecheckt nur noch die Rückstandsmengen in den neuen

Lieferschein vorgetragen.

Müssen Sie aus organisatorischen Gründen einen noch nicht gedruckten Lieferschein in eine Rechnung vortragen so erhalten Sie hier eine Hinweismeldung die Sie entsprechend bestätigen müssen.

Wenn Sie die Meldung mit [Ja] bestätigen wird der

Lieferschein vorgetragen und bleibt ungedruckt. Mit

[Nein] wird der Lieferschein nicht vorgetragen.

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Seite 161

Im Falle dass das neue Dokument eine Rechnung ist, wird die Option Nur nicht fakturierte wählbar. Sie folgt dem gleichen Prinzip wie Nur Rückstände, gilt einfach für Rechnungen, die in diesem Falle eine

Doppelfunktion von Lieferschein und Rechnung haben.

Erweiterter Dialog Vortragen

Aktivieren Sie in den Einstellungen Mandant – Reiter Auftrag 2 unter Abläufe die Box Erweitertes

„Dokument Vortragen“ um anstelle des einfachen

Vortragen-Dialoges s. oben den neuen erweiterten

Dialog zu verwenden.

Mit dem erweiterten Dialog haben Sie die Möglichkeit Rezeptpositionen aufzulösen wie Sie es schon vom Mengendialog kennen.

Der erweiterte Dialog ist neu auf zwei Reiter aufgeteilt, Reiter Allgemein und Reiter Optionen.

Zusätzlich zu den bereits bestehenden Optionen können Sie das Druckdatum vom Ursprungsdokument auf das Zieldokument übertragen in dem Sie die neue Box Druckdatum von Ursprungsdokument

übernehmen aktivieren.

Die anderen Optionen entsprechend dem einfachen

Dialog Vortragen.

Auf dem Reiter Optionen finden Sie die neue Gruppe Optionen zu den Stücklisten/Rezepten.

Standardmässig steht der Radio auf Rezept/Stücklisten kopieren. Somit werden auch die

Rezeptpositionen beim Vortragen des Dokumentes mit kopiert.

Wählen Sie den Radio Rezept/Stückliste nicht kopieren so sind nach dem Vortragen des Dokumentes im Zieldokument die Rezeptpositionen nicht mehr vorhanden.

Rezept/Stücklisten auflösen ohne eine der zusätzlich aktiv gewordenen Checkboxen zu aktivieren, bewirkt dass im Zieldokument die Leistungsposition und die dazugehörigen Rezeptpositionen als Einzelpositionen aufgelistet werden.

Wählen Sie die Box Position selber nicht weiterführen so werden nur die Rezeptpositionen im Zieldokument als Einzelpositionen aufgelistet, die Leistungsposition ist dann nicht mehr enthalten.

Mit den beiden anderen Checkboxen haben Sie die

Möglichkeit entweder nur die Materialpositionen des

Rezeptes als Einzelpositionen weiter zu führen oder auch nur die Arbeitspositionen des Rezeptes.

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Seite 162

Für den Vortragen Dialog (für den einfachen und den erweiterten Dialog) gibt es jetzt zwei Benutzerrechte. Damit kann definiert werden wer an den

Einstellungen des Wizards Veränderungen vornehmen kann.

Das Recht ARCO Aufrag-Vortragen benötigen alle

User die Dokumente vortragen dürfen. Hat der User nur dieses Recht so sind alle Radios und Checkboxen inaktiv.

Das Recht ARCO Auftrag-Vortragen-Parameter än-

dern ist für diese User die die Einstellungen im Vortragen-Dialog einstellen und verändern dürfen. Diese Änderungen im Vortragen-Dialog werden in die

DB geschrieben und gelten anschliessend für alle

User.

Es können pro Kombination Ursprungs zu Zieldokument die Einstellungen gespeichert werden.

In den Einstellungen Mandant-Reiter Auftrag-

Gruppe Vorgaben für neue Dokumente-Button Ty-

penspezifisch kann neu vorgegeben werden in welchen Dokumenttyp das Dokument vorgetragen werden soll.

Dies ist lediglich ein Vorschlag und kann im Vortragen Dialog jederzeit manuell geändert werden.

An erster Stelle werden aber die Handelsprozesse berücksichtigt falls diese aktiv sind.

Kontakte

Neben den Projektdokumenten, die sich mit erbrachten Leistungen im engeren Sinne befassen, gibt es ja auch Dokumente mit einfacher Korrespondenz oder Dokumente, die sonst zum Projekt gehören, wie eine spezielle Berechnung oder Kalkulation in Excel oder ein eingescannter Plan. Erzeugen und/oder legen Sie solche Dokumente über den Kontaktmanager ab. Sie werden zunächst gefragt mit welcher der

Projektadressen der zu behandelnde Kontakt zu tun hat. Dann öffnet sich der schon aus ARCO Adress

bekannte Kontaktmanager zu dieser Adresse, allerdings mit einem Projektfilter, sodass Sie nur die

Aktivitäten sehen, die auch mit dem aktuellen Projekt zu tun haben. Wenn Sie hier eine neue Aktivität erfassen, ist auch der Verweis auf das aktuelle Projekt schon gesetzt.

Export ARCO Erfolg

Damit lässt sich das markierte Dokument an ARCO Erfolg als neuen Auftrag übergeben, damit dort die

Leistungserfassung, Projektüberwachung und Nachkalkulation erfolgen kann. Die Details dazu sind im

Kapitel Export ARCO Erfolg beschrieben.

Daten

Hier ist der Zugang zu den in den Einstellungen für Dokumente gemachten Vorgaben bezüglich

zusätzlichen Datenfeldern.

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Seite 163

Projekt einstellen

Wenn Sie via Übersicht - Alle und dann vielleicht noch einen Filter ein bestimmtes Dokument gesucht und gefunden haben, dann können Sie mit dieser Funktion das dazugehörende Projekt einstellen.

Anlage aus Dokumentposition erstellen

Haben Sie Geräte ausgeliefert, die Sie als Anlage in ARCO Service unter dem Kundenstandort

(Objekt) führen wollen? Dann können Sie die

Materialpositionen in einem Projektdokument

(Lieferschein) als Basis für einen solchen Eintrag heranziehen.

Findet der Assistenz ein Objekt, das auf das aktuelle Projekt verweist, wird es vorgeschlagen.

Sonst kann es mit [F3] ausgewählt werden.

Soll das neue Gerät unter einer anderen Anlage hierarchisch eingebunden werden, kann dazu eine im Objekt schon bestehende Anlage ausgewählt werden.

Typischerweise wird nicht aus jeder

Materialposition im Dokument auch eine Anlage.

Wählen Sie also die relevanten Geräte aus.

Geben Sie nun an, welcher Nummernkreisn,

Anlagetyp und Mitarbeiter für die neuen Anlagen verwendet werden soll.

Das Installationsdatum der Anlage kann heute oder gleich dem Dokumentdruckdatum sein.

Verträge anlegen

Diese Funktion wird insbesondere in der Branche Gebäudereinigung verwendet. Daher benötigen Sie die

Lizenzoption "Auftrag Reinigung" und das Kalkulationsschema muss Reinigung sein.

Nachdem der Auftrag gewonnen ist, gilt es die

Verträge mit dem Kunden abzuschliessen und die regelmässige Fakturierung vorzubereiten. Dazu gibt es einen speziellen Assistenten in ARCO

Auftrag, der aufgrund der Offerte oder

Auftragsbestätigung direkt die Verträge (Abos) in

ARCO Service anlegen kann.

Öffnen Sie Ihr Dokument und nutzen Sie den

Befehl Verträge anlegen aus der Befehlsübersicht zur Dokument- oder Positionsliste.

[Weiter]

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Seite 164

Hier erkennen Sie zunächst die Anlagenstruktur, die erstellt wird. Für jedes Kapitel mit der

Einstellung Anlage erstellen, wird eine Anlage eröffnet (erkennbar gemacht durch den blauen

Balken). Darunter sind die Leistungen der einzelnen Kapitel aufgeführt. Diejenigen

Leistungen, denen schon ein Abotyp zugeteilt wurde, sind grün markiert, die anderen rot.

Wählen Sie nun einen Abotyp aus der Dropliste und entscheiden Sie, welche Leistungen diesem zugewiesen werden sollen. Dazu können Sie oben eine einzelne Leistung markieren oder mit

[Leistungen ohne Abotyp markieren] alle markieren. Dann klicken Sie [Abotyp auf markierten Leistungen eintragen].

Beachten Sie, dass die Leistungen nur dann in das gleiche Abo zusammengefasst werden können, wenn

Sie a) die gleiche Anlage haben und b) den gleichen Abo Typ.

Alle Leistungen in Kapiteln, denen die Einstellung Anlage erstellen, fehlt, werden unter einer Anlage Ver-

trag zusammengefasst. Sind alle Zuteilungen gemacht, können Sie [Weiter] klicken.

Falls schon ein Objekt mit einem Verweis auf das aktuelle Projekt besteht, wird es hier als Zielobjekt vorgeschlagen. Es kann aber auch ein anderes ausgewählt werden. Das Objekt muss aber schon vorhanden sein. Falls kein geeignetes Objekt angelegt ist, sollten Sie vorgängig eines mit

Global vorbereiten auf dem Projekt eröffnen.

Die neu erstellten Anlagen benötigen eine Nummer. Setzen Sie dazu den Nummernkreis. Ausserdem gehört jede Anlage zu einem Anlagetyp.

Wählen Sie den Anlagetyp.

Auch Verträge haben eine Nummer. Wählen Sie den gewünschten Nummernkreis für Abos. Die

Verträge haben ein Beginn Datum und ein erstes

Rechnungsdatum, das ebenfalls angegeben werden muss.

Schliesslich können Sie noch entscheiden, ob diejenigen Leistungen, die zu einem einzigen Abo zusammengefasst werden können, auch wirklich zusammengefasst werden sollen, oder ob für jede einzelne Leistung auch ein einzelnes Abo erstellt werden soll.

In diesem Zusammenhang ist wichtig zu wissen, dass ARCO Service bei der Abo Fakturierung in der Lage ist, Abos mit gleichem Faktura Datum in einer Sammelrechnung zusammenzustellen.

Das gilt nicht für die Vertragsdokumente, die aufgrund eines Abos erstellt werden. Sie können die Vertragsdokumente aber durchaus auch als Objekt- oder Anlageblatt drucken und dabei die Liste der Abos

(und damit der Leistungen) aufführen.

Serviceauftrag erstellen

Über diese Funktion kann aus dem aktuell gewählten Dokument ein Serviceauftrag generiert werden.

Auf dem Wizard haben Sie die Möglichkeit zu Entscheiden in welchem Objekt der Serviceauftrag eingetragen werden soll. Mittels [F3], Doppelklick oder Klick auf das gelbe Ordnersymbol können sie auch ein anderes, als das vorgeschlagene, Objekt auswählen. Ist das gewünschte Objekt noch nicht erstellt worden, so kann dies über das blaue Service-Symbol, welches die Funktion Global vorbe-

reiten startet, erstellt werden.

Anschliessend wählen Sie was in den Serviceauftrag aus dem Dokument übernommen werden soll. Material- und Arbeitspositionen als verrechenbar eingetragen, einzig bei Variantenpositio-

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Seite 165

nen haben Sie die Wahlmöglichkeit zu Entscheiden ob diese als nicht verrechenbar oder verrechenbar zu übernehmen sind. Leistungspositionen können als Ganzes oder aufgelöst eingetragen werden.

Nach dem Bestätigen der Angaben mit [Ausführen] wird in der Maske der Verarbeitungsfortschritt aufgelistet.

Folgende Felder im Serviceauftrag werden durch diese Funktion folgendermassen gefüllt:

Rapportnummer (SAR.INR) = aus Nummernkreis

Auftraggeber (SAR.AGE) = Dokument-Referenz (PRV.BEN)

Telefon (SAR.AGT) = wird leer gelassen

Auftragseingang (SAR.DEI) = TODAY

Zeit (SAR.TEI) = NOW

Aufgenommen durch (SAR.SBA) = angem. Benutzer, falls verlinkt

Kundenmeldung(SAR.BEZ) = Dokument-Bezeichnung (PRV.BEZ)

Auftragstext-Beschreibung(SAR.TXT) = wird leer gelassen

Termin-Datum(SAR.DAT) = TODAY

Termin-Zeit (SAR.TIM) = NOW

Zeitvorgabe (SAR.STD) = 1

Priorität (SAR.PRI) = Normal

Verantwortliche Mitarbeiter (SAR.MIT) = wird leer gelassen

Status (SAR.STA) = Erstellt

Arbeitsart (SAR.AAR) = Projekt Arbeitsart (PRO.AAR)

Lagerabgang (SAR.LAO) = Dokument-Abgangslager (PRV.LAO) /

Lokale Einstellungen-Hauptlager (GLO.LAO) alle anderen Felder und Adressen werden wie bei einem normalen [NEU zu Objekt] gefüllt.

Das Projektdokument erhält in der Spalte Service den Eintrag des generierten Serviceauftrages und der Serviceauftrag bekommt in der Quelle den

Verweis Dokument.

Wird mit dem Befehl Serviceauftrag erstellen ab einem Projektdokument ein Serviceauftrag generiert so wird dies neu auf dem Projektdokument auf der Dokumentnummer mit blauer Hintergrundfarbe angezeigt.

Der Verweis/Quelle auf dem Serviceauftrag wurde erweitert dieser zeigt neu auch den Dokumenttyp und die Nummer des Dokumentes an.

Ist auf der Position des Dokumentes ein Mitarbeiter eingetragen so wird dieser auf die Buchung in den Serviceauftrag übernommen. Auch die Positionsbezeichnung(TX2) wird übernommen, falls diese aber leer sein sollte wird der erste Teil von

TX3 übernommen.

Auch der Verweis auf einen Erfolgs-Auftrag auf dem Dokument wird neu auf den Serviceauftrag

übernommen.

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Seite 166

Explorer Abage

Befehl Explorer-Ablage:

Ist auf dem Projekt ein Explorer-Ablagepfad definiert so konnte bisher nur auf dem Projekt per

Rechtsklick auf dieses Verzeichnis zugegriffen werden. Neu kann auch innerhalb des Projektes und des Dokumentes auf den Explorer-Ablagepfad zugegriffen werden.

Details dazu finden sie hier :

Maske Dokument

Reiter Definition

Der Dokumenttyp zeigt den Zweck eines

Dokumentes und hat Einfluss auf seine

Weiterverwendung. So können z. B. Rechnungen in die Buchhaltung übergeben oder für

Lieferscheine Lagerausgänge gebucht werden.

Die Dokumentnummer kann manuell erfasst werden, wird in der Regel aber über einen

Nummernkreis bezogen. Vorgegeben ist bei einem

neuen Dokument die Projektnummer, für den Fall, dass Sie es vorziehen alle Dokumente eines

Projektes unter derselben Nummer zu führen. Um für den gewählten Dokumenttyp eine neue

Nummer aus seinem Nummernkreis zu bekommen, drücken Sie Nächste.

Die Dokumentbezeichnung beschreibt den Inhalt des Dokumentes.

Die Dokumentsprache, die Dokumentwährung, die Zahlungsbedingung und die Bankverbindung wird aus

der Rechnungsadresse

des Dokumentes vorgefüllt, die Preiskategorie aus den Einstellungen .

Wenn auf einem Dokument via Dokument ändern die Rechnungsadresse auf dem Reiter Adressen geändert wird, so werden die Dokumentsprache,

Währung, Zahlungsbedingung und Bankverbin-

dung der neuen Rechnungsadresse auf das Dokument übernommen.

Die Voraussetzung hierzu ist, dass diese Informationen auf der Adresse erfasst sind.

Ist auf der Adresse keine Bankverbindung erfasst so wird die auf dem Dokument eingetragene

Bankverbindung belassen und nicht mehr mit leer

überschrieben.

Ist die Dokumentsprache und Währung der neuen

Rechnungsadresse unterschiedlich zu der vorher eingetragenen Rechnungsadresse so werden Sie gefragt ob Sie die Positionen umrechnen möchten und ob die Positionstexte in die neue Dokument-

sprache übernommen werden sollen.

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Seite 167

Wird auf dem Dokument auch noch die Preiskate-

gorie geändert so werden Sie gefragt ob Sie die

Preise im Dokument mit der neuen Preiskategorie aktualisieren möchten.

Der Cursor steht Default mässig auf [Nein]. Wenn

Sie [Ja] wählen so wird sofort die Funktion Extra-

Preise aktualisieren ausgeführt.

Folgende Optionen sind fix gesetzt, die Sie hier nicht ändern können. Bei den Typen sind dies

Leistung, Material und Arbeit. Bei den Verrech-

nungsarten werden nur Ausmass und Regie berücksichtigt.

Durch Angabe der Zweitwährung ist es möglich, die Preise und Beträge eines Dokumentes parallel in zwei

Währungen auszudrucken.

Die Box Kundenrabatt zu jeder Position eintragen berücksichtigt den im Feld Ausgewiesener Rabatt der

Kundenadresse des Projektes eingetragenen Prozentsatz. Er wird ins Feld Rabatt jeder Position des Typs

Leistung, Material oder Arbeit mit Verrechnungsart Ausmass oder Regie übernommen.

Manchmal muss man Referenznummern von Kunden auf Dokumenten anbringen. Sie können das Feld

Referenz aber auch nutzen, um die Kontaktperson, die das Dokument gewünscht hat, einzutragen.

Die Felder Bestelldatum und Lieferdatum können je nach Dokumenttyp verwendet werden, um anzugeben, an welchem Datum das Dokument vom Kunden gewünscht wurde und wann es ausgefertigt wurde, oder aber das Lieferdatum auf die effektive Auslieferung der Waren oder Erfüllung der Dienstleistungen legen.

Diese Feldnamen können in den Einstellungen angepasst werden.

Reiter Adressen

Die Adresszuteilung ist bei allen Entitäten gleich und im Kapitel Programmübergreifende Funktionen

erklärt.

Reiter Auswertungen

Das Sammelkonto verweist auf einen Auftrag in

ARCO Erfolg. Das ist z. B. dann notwendig, wenn

Sie Rechnungen einzeln für die Erträge eines bestimmten Auftrages zuordnen wollen. Der

Feldname kann in den Einstellungen angepasst

werden.

Aus der Kundenadresse des Projektes wird auch der Verantwortliche Verkauf übertragen. Er wird

für die Provisionsabrechnung benötigt.

Die Ausführungsdaten und die Erledigt Boxen werden von ARCO Software geführt. Es kann vorkommen, dass man Sie zurücksetzen oder

ändern will.

Als Mustervorlage kennzeichnen Sie ein

Dokument, das Sie häufig wiederzuverwenden

gedenken. Die Funktion Einfügen Dokumente zeigt

solche Dokumente in einer eigenen Liste.

Inaktive Dokumente können aus der Dokumentliste ausgefiltert werden.

Das Druckdatum wird beim Transfer in die Buchhaltung als Valuta- und Buchungsdatum genommen.

Das Transferiertdatum trägt den Tag der Übergabe an die Buchhaltung.

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Seite 168

Gemäss der Feldbezeichnung in der Projekt-

Übersichtsliste haben wir für die Vereinheitlichung von Feldbezeichnungen in der Maske Dokument

ändern die Feldbezeichnung von Buchung auf

Transferiert geändert.

Diese Feldbezeichnung wurde auch in der Auswertung unter Menu Drucken-Projekt-Projektliste-

Dokumentliste ohne Druckformat von Fakturiert auf Transferiert geändert.

Das Zahlungsdatum wird von der Funktion Import Zahlungen geschrieben und zeigt, dass ein Offener

Posten (OP) ausgeglichen ist. Das Datum ist das Datum der Ausführung der Funktion Import Zahlungen und nicht das Datum an dem der OP ausgeglichen wurde (könnte ja über mehrere Zahlungen geschehen sein).

Wenn ein Lieferschein im Lager verbucht wurde, ist die Box Lager gecheckt.

Lagerbuchung am 04.10.11 ausgelöst: Werden die Lagerbuchungen nicht automatisch beim Dokumentdruck durchgeführt sondern manuell so kann das Datum der Lagerbuchung auf

Grund des Druckdatums gesteuert werden.

Das heisst der Lagerausgang wird mit dem eingetragenen Druckdatum gebucht, nicht mit dem

Tagesdatum.

Wird die Lagerbuchung mit einem Dokument ohne

Druckdatum durchgeführt so wird für die Lagerbuchung das Tagesdatum verwendet.

Wenn eine Rechnung oder Gutschrift an die Buchhaltung übergeben worden ist, ist die Box Debitoren gecheckt. Sie kann auch manuell gesetzt werden, wenn Sie das Dokument explizit nicht in die Buchhaltung

übergeben wollen.

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Seite 169

Dadurch dass in der ABACUS-Buchhaltung mehrere Belegdaten auf dem Beleg geführt werden und diese auch über die Schnittstelle abgefüllt werden können, stellen wir Ihnen diese Möglichkeit auf dem Dokument auch zur Verfügung.

Hierbei handelt es sich um das Fibudatum und

Dispodatum.

Fibudatum: per dieses Datum wird der Beleg in die Finanzbuchhaltung verbucht.

Dispodatum: wird für die Berechnung der Fälligkeit der Rechnung verwendet. Die Fälligkeit wird aus der Kombination von Dispodatum und Zahlungskondition errechnet.

Wenn Sie kein bestimmtes Datum in diesen Feldern erfassen, sondern nur mit [TAB]Transfer in der Buchhaltung mit dem gleichen Datum übermittelt wie das Druckdatum gesetzt ist.

Das Bezahlt Datum welches bisher auch in der

Gruppe Vorgangsdaten war, haben wir in eine

Checkbox umgewandelt und in Ausgeglichen umbenennt und in die Gruppe Erledigt verschoben.

Denn bei dem Datum handelte es sich um das

Tagesdatum an dem der Import Zahlungen aus

Buchhaltung ausgeführt wurde und hatte somit keine Relevanz.

Die Checkbox ARCO Erfolg wird zu Naka/Kore wenn die ABACUS-Schnittstelle mit Option Aba-

Project anstelle von ARCO Erfolg aktiv ist.

Das Dispodatum kann mit @[email protected] auch auf dem Dokument angedruckt werden.

Beim Vortragen eines Dokumentes welches Fibu- und

Dispodatum ausgefüllt sind, werden im Zieldokument diese Daten nicht eingetragen, ausser wenn im Erwei-

terten Dialog Vortragen die Box Druckdatum vom Ur-

sprungsdokument übernehmen gesetzt wird.

Wenn das Dokument verwendet wurde, um einen Auftrag in ARCO Erfolg anzulegen, dann ist die Box ARCO

Erfolg markiert.

Wenn das Dokument schon in ein anderes Dokument vorgetragen wurde, ist die Box Vorgetragen gecheckt. Das Dokument kann nicht zweimal vorgetragen werden, ausser Sie löschen manuell diese Box.

Dokumente können ebenfalls mit Statistikcodes versehen werden. Sie sind hilfreich für spezielle eigene

Auswertungen mit SQL.

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Seite 170

Reiter Lager

Ist das Dokument nicht vom Typ Lieferschein, dann sieht man hier nur das Feld Abgangslager. Es wird mit der Einstellung Lokal - Reiter Optionen programmspezifisch - Hauptlager vorgefüllt. Aus diesem Lager werden die Materialpositionen abgebucht, sofern diese nicht eine abweichende

Angabe tragen.

Beim Dokumenttyp Lieferschein gibt es aber zusätzlich die Möglichkeit, diesen als Internen

Lieferschein zu bezeichnen. Dann kann auch noch ein Ziellager angegeben werden. Die

Materialpositionen werden dann nur umgebucht.

Wenn die Funktion Extra - Lieferscheine fakturieren diesen Lieferschein schon fakturiert

hat, sieht man hier, mit welcher Rechnung das geschehen ist. Es kann auch manuell nachgetragen werden.

Wenn Sie einen internen Lieferschein erstellen, die

Lagerbuchung durchführen und den Lieferschein anschliessend in einen neuen internen Lieferschein vortragen, so wird Ihnen jetzt im neuen

Lieferschein das Ziellager des ersten

Lieferscheines als Abgangslager vorgeschlagen.

Positionsliste

Hier wird der Inhalt eines jeden Dokumentes gestaltet, hier werden die Waren und Dienstleistungen, die

wir offerieren, bestätigen, liefern oder fakturieren geführt. Eine Position ist, wie schon beim Artikel erklärt,

in einem weiteren Sinne zu verstehen. Also nicht nur das Material, die Leistung selbst, sondern auch

Textbausteine, Kapitel und Totale bezeichnen wir als Positionen. Jeder Eintrag in der Positionsliste ist eine

Position. Positionen entstehen durch Übernahme eines Katalogartikels oder durch manuelle Erfassung.

Eine Position ist an einer bestimmten Stelle auf einer bestimmten Ebene. Die Stelle ergibt sich dadurch, dass eine neue Position immer unmittelbar nach der gerade markierten Position eingetragen wird. Mit den

Befehlen Nach oben und Nach unten kann die Stelle einer Position verändert werden.

Die Ebene ergibt sich durch die Markierung, die in der Übersicht gesetzt ist. Ist ein Dokument markiert, entspricht das der obersten Ebene, der Ebene 1. Ist ein unmittelbar darunter liegendes Kapitel markiert, entspricht das der Ebene 2. Da Kapitel verschachtelt werden können, sind bis zu 9 Ebenen möglich. Eine

Position ist also entweder auf Ebene 1 oder in irgendeinem Kapitel oder Unterkapitel drin. Die Positionsliste zeigt immer den Inhalt der Markierung in der Übersicht.

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Seite 171

Um wieder die Dokumentliste zu sehen, markieren Sie in der Übersicht den weissen Ordner mit der

Projektnummer und -bezeichnung. Um in ein anderes Projekt zu wechseln, klicken Sie auf den grünen Pfeil

Projekte.

In der Positionsliste sind die Positionstypen mit verschiedenen Farben gekennzeichnet. Vielfach haben

Dokumente immer eine ähnliche Struktur: einleitender Text (gelb), einige Kapitel (blau), Zwischentotal

(hellgrün), allenfalls Rabatte oder Skonto (pink), Zwischentotal vor MWST (rot), Schlusstotal (dunkelgrün) und Schlusstexte (gelb). Mit den Farben sehen Sie viel schneller, ob alles da ist. Wenn die Farben Sie stören, können Sie entweder die ganze Kolonne rausschmeissen (arbeitsplatzabhängig) oder die Farbe in

den Einstellungen unterdrücken (nicht arbeitsplatzabhängig).

Besonders bei den einleitenden und schliessenden Textbausteinen gibt es zwei Ansätze. Möglichst wenige

Druckformate führen oder möglichst wenige Textbausteine verwenden. Sie können ja die Einleitung für

eine Auftragsbestätigung in einem für Auftragsbestätigungen eigenen Druckformat unterbringen, dann muss sie nicht als Position erfasst werden. Vielleicht gibt es aber verschiedene Einleitungen für

Auftragsbestätigungen? Der erste Ansatz würde die Druckformate möglichst standardisieren - es ist durchaus möglich für Offerten, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen das gleiche Druckformat zu verwenden - und alle Textbausteine als Positionen führen. Entscheiden Sie sich abhängig von der Vielfalt

Ihrer Dokumente und Texte für einen Ansatz.

Die Positionsliste ermöglicht die Mutation der Felder Bezeichnung, Menge, Einheitspreis und Rabatt direkt in der Liste durch Doppelklick auf dem Feld.

Kommen wir zu den Befehlen der Befehlsleiste. Die Befehle Neu, Ändern und Löschen sind klar. Nach oben

und Nach unten ändern die Stelle der Position in der Liste.

Vortragen

und

Kontakte

wurde bereits bei der

Dokumentliste erklärt.

Das Feld rechts unten im Comander zeigt das Total des gerade geöffneten Kapitels bzw. des gesamten

Dokumentes, falls Sie in keinem Kapitel drin sind.

Der BGZ% (Bruttogewinnzuschlag) wird neu auch auf den Kapiteln und Totalpositionen berechnet.

Dieser wird wie Folgt berechnet:

(((VP*(100-Rabatt%)/100)*100)/EP)-100

Auf den Dokumentpositionen können Sie zu jeder

Position eigene Informationen erfassen. Dazu gibt es 4 neue Felder mit unterschiedlichem Format in der Positionsliste, diese sind Inline in der Liste editierbar. Mit Doppelklick gelangen Sie in den

Erfassungsmodus, mit [Enter] in die nächste Zeile derselben Spalte, mit [Esc] beenden Sie die Erfassung. Die Feld Titel können Sie unter Bearbeiten -

Hauptgrössen – Felder ändern.

Der erfasste Inhalt kann mit folgenden Stilfeldern gedruckt werden:

@uc1 = Benutzerfeld Datum

@uc2 = Benutzerfeld Text (Länge 60)

@uc3 = Benutzerfeld Dezimal (Länge 14.2)

@uc4 = Benutzerfeld Checkbox

(wenn aktiv, wird X angezeigt)

Die neue Kolonne Total Zeit zeigt die Richtzeit nicht pro Einheit, sondern für die gesamte Position berechnet. Dabei ist die Positionsmenge Massgebend und ausserdem je nach Kalkulationsschema des Projektes die Richtzeit oder die Rezepteinträge vom Typ Arbeit.

Bei den Kalkulationsschemas Ablauf und Stundenbasiert ist dies nicht anwendbar.

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Ausmass

Für Positionen des Typs Leistung und der Verrechnungsart Ausmass, kann eine Ausmasstabelle hinterlegt werden, die es ermöglicht die Positionsmenge über einzelne Ausmasschritte zu bestimmen.

Jede Ausmasszeile hat ein Datum, an dem das

Ausmass genommen wurde, eine beschreibende

Bezeichnung und drei Masse, die noch mit einem

Faktor durchmultipliziert werden. Daraus ergibt sich eine Ausmassmenge, die mit einem

Zuschlagsfaktor zur Positionsmenge wird, ausser die Box Menge nicht übernehmen ist aktiv. Da mehrere Positionen die gleichen Ausmasse zugrunde haben könnten, kann eine solche Tabelle

kopiert und bei einer anderen Position wieder

eingefügt werden.

Die Ausmasszeilen können manuell sortiert werden. Im Druckformat kann noch entschieden werden, ob sie in der manuellen Reihenfolge oder nach Datum sortiert ausgedruckt werden sollen.

Umsortieren Nummer

Wie schon erklärt, sind die Positionen in der eingegebenen bzw. manuell gewünschten Reihenfolge. Mit

diesem Befehl können sie aber umsortiert werden aufgrund ihrer Positionsnummer. In den Einstellungen

kann noch spezifiziert werden, ob dazu nur die numerischen Komponenten der Positionsnummer verwendet werden sollen. Diese Funktion wurde in die Benutzerrechteverwaltung aufgenommen, das Benutzerrecht hierzu lautet: Dokumente: Umsortieren Nummer.

Katalogdokumente

Hier besteht ab der Position Zugang zu den mit dem Artikel verknüpften Dokumenten. Stellen Sie sich vor, der Kunde ruft an und fragt nach technischen Details zu den Positionen einer Offerte. Sie müssten allenfalls sonst die Artikel einzeln suchen gehen. Funktioniert natürlich nur gut, wenn die Artikel auch alle technischen Dokumentationen hinterlegt haben.

Einfügen Artikel

Dieses Fenster eignet sich besonders für

Anwender mit gutem Gedächtnis. Wissen Sie Ihre

Artikelnummern auswendig? Dann brauchen Sie hier nur die Nummer und die Menge anzugeben,

Eintragen zu drücken, die Position wird geschrieben und der Cursor springt wieder ins Feld

Artikelnummer, wo Sie sofort die nächste Nummer erfassen können.

Die Bedeutung der Gruppen Preisgestaltung und

Optionen sowie des Reiters Seriennummern sind

im Kapitel Artikelübernahme erklärt.

Dieses Fenster kann durchaus parallel zur

Katalogbearbeitung geöffnet sein und bleiben.

Wenn Sie mal eine Nummer nicht wissen, suchen

Sie sie einfach im Katalog und übernehmen ganz normal, dann wechseln Sie wieder in dieses

Fenster und fahren mit der direkten Erfassung weiter.

Einfügen Dokumente

Diese Funktion wurde eigentlich von der Funktion Vortragen überholt, manchmal kann Sie aber doch

nützlich sein und deshalb bleibt sie bestehen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass für die Funktion

Einfügen Dokumente das Zieldokument schon angelegt und geöffnet sein muss. Sie starten also gewissermassen am Ziel, um sich dann die Quelle zu holen. Beim Vortragen ist es genau umgekehrt, Sie suchen die gewünschte Quelle und machen ein neues Ziel daraus.

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Die Liste wurde mit den folgenden Spalten ergänzt:

Druckdatum, Sprache, Währung, Auftrag und Ver-

antwortlich Verkauf

Zusätzlich wurde die Sortierwahl angepasst und die Filter erweitert.

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit die gewählten

Filter zu speichern in dem die Checkbox Filter

speichern gesetzt wird. Somit werden beim nächsten Aufruf dieser Funktion wieder die gleichen

Filter vorgeschlagen die das letzte Mal aktiv waren. Hier wird auch noch unterschieden ob diese

Filter im Arco Auftrag gesetzt wurden oder im Arco

Service.

Neu wird beim Einfügen eines Dokumentes die

Währung geprüft. Das heisst das einzufügende

Dokument muss die gleiche Währung wie das

Zieldokument bzw. Zielserviceauftrag haben.

Einfügen Lieferschein

Diese Funktion holt sich alle noch nicht als vorgetragen markierten Lieferscheine im aktiven Projekt und trägt für jeden Lieferschein eine Position ein, die als Text Datum und Nummer des Lieferscheins und als

Betrag das Total des Lieferscheins führt.

Einfügen Teilrechnung

Diese Funktion holt sich alle noch nicht als vorgetragen markierten Teilrechnungen im aktiven Projekt und trägt für jede Teilrechnung eine Position ein, die als Text die Nummer der Teilrechnung und als Betrag den negativierten Betrag der Teilrechnung vor MWST enthält. Wieso vor MWST? Weil die MWST für den Betrag der Teilrechnung bereits mit diesem eingefordert wurde und deshalb in der Schlussrechnung der

Teilrechnungsbetrag von der steuerpflichtigen Summe abgezogen wird.

Entsprechend haben solche Abzugspositionen den MWST Code der Position in der Teilrechnung. Wenn Sie aber einmal den Fall haben sollten, dass die Teilrechnung ohne MWST gestellt wurde oder der Kunde z. B. einen Barbetrag oder WIR Check hinterlegt hat, dann können Sie in der Schlussrechnung diesen Betrag trotzdem zum Abzug bringen, indem Sie die Position mit einem MWST Code Ohne versehen, der den

Prozentsatz Null hat. Diese Position stellen Sie am besten hinter das Schlusstotal und fügen anschliessend noch eine Position vom Typ Total ein, etwa mit dem Text Mit Einzahlungsschein zu bezahlender Betrag. Es ist nämlich das letzte Total, das auf dem Einzahlungsschein gedruckt wird und nicht das Schlusstotal.

Einfügen Schlusstotal

Sie haben das Dokument eröffnet, die Struktur mit den Kapiteln angelegt und die Positionen eingetragen. Für den Schluss mit Total, Rabatt,

Skonto, MWST und Schlusstotal gibt es einen speziellen Dialog, der Ihnen die Arbeit abnimmt, diese Positionen einzeln eintragen zu müssen.

Wenn Sie in der Gruppe Abschlusspositionen auswählen alle Boxen aktivieren, erhalten Sie 9 Positionen.

Vor und nach jeder Option wird nämlich noch ein Total eingefügt. Hat der Kunde einen ausgewiesenen

Rabatt eingetragen, ist die Box Rabatt bereits aktiviert und der Prozentsatz da. Bei Rabatt und bei Skonto

kann auch auf den Text Einfluss genommen werden. Prämie trägt den in den Einstellungen dafür

definierten Artikel mit dem in der Kundenadresse eingetragenen Prämiensatz ein.

Jetzt können Sie wählen zwischen dem einfachen

Dialog Einfügen Schlusstotal siehe oben oder dem erweiterten Dialog Einfügen Schlusstotal. Bei dem erweiterten Dialog sind Sie in der Gestaltung freier, da Sie den Abschluss in Mustervorlagen indivi-

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duell gestalten können.

Durch das aktivieren der Box Erweitertes „Einfü-

gen Schlusstotal“ in den Einstellungen Mandant –

Reiter Auftrag 2, wird beim Ausführen ein Musterprojekt 0000ARCO – Abschlussmuster für Einfügen

Schlusstotal erstellt. In diesem Projekt wird auch gleich die erste Mustervorlage als Basis für das

Abschlussmuster erstellt.

Erteilen Sie den Usern in der Benutzerverwaltung mindestens das Benutzerrecht Einfügen Schlussto-

tal-Auswahl und wenn der User weitere Einstellungen für das Einfügen Schlusstotal machen darf, so erteilen Sie ihm auch das Recht Einfügen

Schlusstotal-Einstellungen.

Wenn Sie nun den Befehl Einfügen – Schlusstotal anwählen erhalten Sie diesen Dialog.

Filter Dokumente mit der Markierung Mustervorla-

ge: setzen Sie diese Box dann werden nur die

Mustervorlagen angezeigt, ansonsten werden alle

Dokumente angezeigt in beiden Fällen aber in

Abhängigkeit der nachfolgenden Filter.

Filter Dokumente aus dem Projekt in Einstellungen

zum Abschluss: sind Ihre Mustervorlagen für den

Abschluss in verschiedenen Projekten abgelegt dann entfernen Sie diese Box oder aber ändern

Sie auf dem Reiter Einstellungen zum Abschluss diese Einstellungen.

Filter Allenfalls aktivierte Filter in den Einstellun-

gen zum Abschluss: Beachten Sie hierzu die drei

Filter Dokumenttyp, Dokumentsprache und Währung auf dem Reiter Einstellungen zum Abschluss.

Die hier in der Dokumentliste aufgelisteten Dokumente bzw. deren Positionen können mit Doppelklick in das aktive Dokument eingefügt werden. Je nach aktiven Filtern kann die Auflistung der Dokumente variieren.

Reiter Einstellungen zum Abschluss: Gruppe Pro-

jekt mit Abschlussmustern: wenn Sie alle ihre

Mustervorlagen nur in einem Projekt führen so können Sie hier dieses Projekt durch Eingabe der

Projektnummer angeben oder mit [F3] oder Doppelklick auswählen.

Bei vielen verschiedenen Mustervorlagen können

Ihnen die drei Nachfolgenden Filter eine Hilfe sein bei der Auflistung der Mustervorlagen, denn je nach dem welchen Sie setzen werden Ihnen dann nur diese Mustervorlagen angezeigt die mit dem

Zieldokument eine Übereinstimmung haben. Wenn das Zieldokument z. B. in Euro ist und Sie haben viele Mustervorlagen in CHF und ein paar wenige in Euro definiert, dann setzen Sie den Filter auf

gleiche Währung und Sie werden die passende

Mustervorlage schneller finden.

In die Mustervorlage können Sie auch Artikel aus dem Katalog einfügen, damit der Artikel aber den für den Kunden richtigen Verkaufspreis erhält, müssen Sie die Box Preisbildung auf Artikel an-

wenden aktivieren.

Geben Sie Ihren Mustervorlagen bei Dokument-

Bezeichnung einen dem Abschluss entsprechenden

Titel, dann fällt Ihnen hier die Wahl es richtigen

Abschlussdokumentes einfacher, insbesondere dann wenn Sie viele verschiedene Mustervorlagen definieren.

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Die Box Adressabhängigkeit für Prozentmengen muss gesetzt sein wenn die auf der Rechnungsadresse definierten Rabatte, Skonto etc. angewendet werden sollen. Falls Sie auf der Rechnungsadresse nur ein Skonto erfasst haben und das Rabattfeld leer ist, in der Mustervorlage aber beide Prozentzeilen erfasst sind, so aktivieren Sie die Box Falls Adressprozentfeld = 0, dann Position

und folgendes Zwischentotal nicht eintragen, denn müssen Sie diese Leerzeilen (Rabatt und Total) anschliessend nicht löschen da sie nicht eingefügt werden.

Wenn Sie eine neue Mustervorlage für den Abschluss definieren wollen, beachten Sie dass bei

Prozent und MwSt-Positionen, welche ab der

Rechnungsadresse abgefüllt werden sollen, im

Feld Suchbegriff das entsprechende Datenbankfeld angegeben wird. Dieses können Sie mittels [F12] auf dem jeweiligen Feld der Adresse herausfinden.

Z. B. der Ausgewiesene Rabatt der Adresse wird bei FieldName mit ADR:RAB angegeben, schreiben

Sie dann im Suchbegriff ADR.RAB (Doppelpunkt durch Punkt ersetzen). Wenn Sie nun auch die entsprechenden Boxen in den Einstellungen zum

Abschluss setzen so wird im Zieldokument der

Ausgewiesene Rabatt der Rechnungsadresse eingefügt.

Sie können auch fixe Rabatt oder Zuschlagspositionen in der Mustervorlage definieren die unabhängig von der Rechnungsadresse immer eingefügt werden.

Das sind die verfügbaren Prozentfelder der Adresse:

ADR.RAB: Ausgewiesener Rabatt

ADR.RAT: Skonto

ADR.RAM: Materialrabatt

ADR.RAA: Arbeitsrabatt

ADR.RAS: Spesenrabatt

ADR.RTO: Leistungsrabatt Total

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Seite 176

Berücksichtigen Sie bei der Definition Ihrer Mustervorlagen dass wenn Sie einen MwSt-Code auf den Positionen eintragen, diese bei einer MwSt-

Umstellung manuell angepasst werden müssen.

Am idealsten ist wenn Sie keinen MwSt-Code auf den Positionen eintragen so wird automatisch der aktuelle MwSt-Code aus den Mandanteneinstellungen angewendet, ausser wenn es sich um spezielle Positionen handelt die z. B. MwSt-Befreit sind, bei diesen sollten Sie den korrekten MwSt-

Code eintragen. Wenn Sie einen MwSt-Code eintragen unabhängig davon ob es ein 0%-Satz oder

8.0%Satz ist, so wird dieser beim Einfügen

Schlusstotal einzig durch die MwSt-

Übergangsregelung modifiziert.

Wenn Sie in den Mustervorlagen dem Total, Total2 oder Schlusstotal eine andere Bezeichnung geben als der Standard ist so wird diese neue Bezeichnung aus der jeweiligen Mustervorlage in das Zieldokument übernommen. Bisher wurden diese

Bezeichnungen immer aus den Hauptgrössen-

Felder übernommen.

Export ARCO Erfolg

Innerhalb eines Dokumentes, also in der Positionsliste besteht nun auch die Möglichkeit die Funktion Ex-

port ARCO Erfolg für das aktive Dokument auszuführen. Hierbei handelt es sich um die gleiche Funktion wie auf der Projektübersicht oder Menu-Datei-Export-Projekt-ARCO Erfolg.

Mit Mengendialog

Diese Einstellung hat Einfluss darauf, ob der Dialog zur Mengeneingabe bei der Positionsübernahme

erscheinen soll oder nicht. Ist dies hier ausgeschaltet, werden die Standardübernahmeeinstellungen angewendet und als Menge 1 eingetragen.

Kopieren - Ausschneiden - Einfügen

Positionen können mit [Ctrl]-[C] kopiert, mit [Ctrl]-[X] ausgeschnitten und mit [Ctrl]-[V] an einer anderen

Stelle wieder eingefügt werden. Diese Stelle kann durchaus auch in einem anderen Dokument sogar in einem anderen Projekt sein. Es können gleich mehrere Positionen zum Kopieren oder Ausschneiden markiert werden, ein eigenes Fenster zeigt Ihnen die im Speicher gehaltenen Positionen. Sie werden dann alle an der neuen Stelle eingefügt. Diese Befehle stehen auch auf der rechten Maustaste zur Verfügung.

Wenn in einem Dokument Positionen kopiert und eingefügt werden, insbesondere bei Materialpositionen mit vielen Seriennummern, so konnte man bisher nicht wirklich erkennen, dass da etwas passiert.

Variante ein-aus

Mit [F9] kann eine Position direkt als Variante geschaltet werden oder auch wieder ausgeschaltet.

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Kapitelkalkulation

Die Kapitelkalkulation wird mit [Ctrl]-[K] auf einem Kapitel gestartet. Sie zeigt nicht nur die

Arbeits- und Materialkosten gegenüber den

Erträgen wie die Projektkalkulation , es lassen sich

auch Simulationen und direkte Veränderungen an den Positionen des Kapitels vornehmen.

Wie sähe der Preis aus, wenn wir eine Stunde schneller wären oder mit weniger Marge fahren?

Wie viel Zeit müssen wir sparen, um einen bestimmten Betrag nicht zu überschreiten?

Wenn Sie solche Veränderung simulieren und anschliessend Ausführen drücken, werden Sie in den Positionen vollzogen!

Kapitelbetrag oder Total festlegen

Bisher konnte nur auf dem Kapitel und Total die

Funktion Betrag festlegen ausgeführt werden, neu können Sie die Funktion auch auf dem

Schlusstotal ausführen.

Dies ist aber nur möglich wenn nur ein Mwst-Satz im Dokument enthalten ist. Einzig der Sonderfall mit z. B. 7.6%-Mwst und 0.00%-Mwst kann berücksichtigt werden.

Der Zielbetrag kann erreicht werden, indem ein

Rabattbetrag berechnet wird, die Mengen oder die

Einheitspreise linear verändert werden. Allenfalls muss aufgrund von Positionsrundungen noch ein

Differenzausgleich stattfinden, damit der

Zielbetrag exakt erreicht werden kann.

Die vom System erzeugte Rabattposition und die Differenzposition können bezüglich Text, Ertragskonto und Kostenstelle vorbestimmt werden.

SN Scan

Auf der Dokumentposition mit Rechtsklick SN

Scan können Sie die auf dem Artikel vorhandenen

Seriennummern schneller der Dokumentposition hinzufügen.

Im Feld SN können Sie die Seriennummer welche unten in grün aufgelistet werden manuell oder aber über einen Tastaturscanner eingegeben und der Position mit Button Eintragen zugewiesen werden.

Im Feld Noch benötigte Seriennummern wird die

Menge der noch einzutragenden Seriennummer auf Grund der Positionsmenge angezeigt.

Wird die Box Fenster autom. schliessen so wird nach der letzten einzufügenden Seriennummer das Fenster automatisch geschlossen.

Die rot angezeigten Seriennummern sind jene die bereits in einem anderen Dokument eingetragen wurden, aber die Lagerbuchung noch nicht ausgeführt wurde.

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Seite 178

Ist die eingegebene Seriennummer auf dem Artikel nicht vorhanden, werden Sie entsprechend darauf hingewiesen.

In der Systemsteuerung - Sounds Ihres PC’s können Sie für diese Funktion zwei Töne definieren.

Das heisst wenn eine SN gescannt wird die erfolgreich zugewiesen werden konnte dann kann der

„Default Beep“-Ton wiedergegeben werden.

Wird eine SN gescannt die ungültig ist und nicht erfolgreich zugewiesen werden konnte so wird der

„Exklamation“-Ton wiedergegeben.

Handelt es sich bei Ihrem PC um eine Windowsinstallation in Deutsch so entspricht der „Default

Beep“ dem „Standardton Warnsignal“ und der

„Exklamation“ dem „Hinweis“-Ton.

Wenn bei Akontorechnungen z. B. nur 60% der bereits geleisteten Arbeiten fakturiert werden können so muss auf der jeweiligen Leistungsposition der Betrag um 40% reduziert werden. Das heisst man führt die Leistungen auf und muss dann auf der Position einen Rabatt von 40% eingeben

Damit der Kunde auf der Rechnung dann aber erkennen kann dass es sich bei dem Betrag erst um 60% der Leistung handelt, muss das Druckformat bzw. die Stildatei angepasst werden. Hierfür gibt es ein neues Stil Feld @mnx das den %-

Satz des fakturierten Betrages ausweist.

Sind auch noch Materialpositionen im Dokument mit Rabatt enthalten so muss für diese ein eigener Stil definiert werden (@rap) sowie für die Leistung/Arbeit auch damit die

%Positionen richtig gedruckt werden.

@STIL01 Leistungsposition/Arbeit

@pnr

Beispiel:

@txt @mng @meh @epr @mnx @bet

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Seite 179

Maske Position

Reiter Allgemein

Eigentlich braucht es hier gar keine

Positionsnummer, denn Sie kann vom

Druckformat nach Ihren Wünschen gestaltet

werden. Wenn Sie aber einen Artikel übernommen haben, steht hier die Artikelnummer, die auch so in Originalform gedruckt werden kann.

Die Felder Suchbegriff, Bezeichnung,

Beschreibung, Typ, Verrechnungsart, Einheit, Preis

und Pro haben wir schon beim Artikel

kennengelernt.

Die Box Variante bewirkt, dass der Betrag der

Position nicht mit den anderen Positionen aufsummiert wird und dass die Position anders dargestellt werden kann.

Reiter Kalkulation

Hier sehen Sie die Kalkulationsdetails zur Position.

Wenn es eine Leistung ist, kann auch eine

Stückliste da sein. Wenn der Artikel eine Stückliste hatte und die Position nicht mehr nach der

Übernahme, dann kontrollieren Sie die

Einstellungen .

Mit dem Kalkulationsschema Standard wird Ihnen

beim Kalkulieren Materialaufwand, Zeitaufwand,

Marge/BGZ und Preis gerechnet und angezeigt.

Beim Kalkulationsschema SMGV ist es auch

möglich aufgrund eines neu gesetzten Preises, die

Auswirkungen auf die Zeit und die Marge zu

sehen. Das im Projekt eingetragene

Kalkulationsschema kommt zur Anwendung.

Sie können auch hier das Rezept bearbeiten und manuell (N

EU

) oder aus einem K

ATALOG

heraus

Einträge setzen.

Mit Z

IELWERT

und K

ALKULIEREN

kann z. B. die Marge oder ein Preis neu gerechnet werden. Beachten

Sie, dass hierbei je nach Schema die aktuellen

Faktoren aus dem Menu Bearbeiten Faktoren verwendet werden und nicht die Faktoren aus den

Katalogen.

E

INKAUFSPREIS MANUELL

, bei Positionen vom Typ

Material, sowie bei Rezeptpositionen, bewirkt, dass die hier angegeben Einkaufspreise verwendet werden und nicht die im Lagerdialog zum Artikel beim Lieferanten hinterlegten.

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Seite 180

Für die Kalkulationsauswertungen ist es jetzt möglich Kosten auf den Prozentpositionen zu definieren.

Auf den Prozentpositionen können auf dem Reiter

Kalkulation die Selbstkosten erfasst werden, aber auch in der Liste der Positionen können Inline die

Selbstkosten zu der Prozentposition erfasst werden.

Die Eingabe von 0.00 ist hier erlaubt.

In der Liste wurde die Spalte von Einkaufspreis in

Selbstkosten umbenennt.

Reiter Auswertungen

Die Felder der Gruppe Buchhaltung sind schon

beim Artikel erklärt.

Die Felder der Gruppe Nachkalkulation werden bei der Übergabe nach ARCO Erfolg verwendet. Die

Arbeitsart bestimmt den Budgetbereich zu dem die

Position zählen wird.

Die Statistikcodes wurden vom Artikel

übernommen und können hier auch geändert oder neu vergeben werden. Sie sind in den

Einstellungen vordefinierbar.

Jede Position kann ein spezielles Abgangslager für die Lagerbuchung tragen. Falls es leer ist, wird die

Angabe des Dokumentes verwendet.

Prozentpositionen müssen neu zwingend einen

Mwst-Code enthalten der im Dokument auch schon auf anderen Positionen enthalten ist, fügen

Sie eine Prozentposition mit Mwst-Code 0% in ein

Dokument ein, in dem alle Positionen auf Mwst 8% lauten, erhalten Sie die nebenstehende Meldung.

Es ist somit nicht mehr möglich eine

Prozentposition mit einem anderen Mwst-Code einzufügen als all die anderen

Dokumentpositionen (Arbeit, Material, Leistung oder Freibetragsposition) haben. Es muss mindestens eine Arbeit-, Material-, Leistung- oder

Freibetragsposition schon den gleichen Mwst-Code haben wie die Prozentposition die Sie neu einfügen möchten.

Sehen Sie in der Gruppe Angaben im Katalog die ursprünglichen Feldwerte des Artikels, wenn diese

Position von einem Artikel übernommen wurde.

Reiter Seriennummern

Sie sehen hier welche Seriennummern der Position schon zugeordnet sind oder können noch welche eintragen. Wie das gemacht wird, ist schon bei der

Artikelübernahme beschrieben.

Bisher war es nicht möglich Positionen mit Seriennummern in ein Dokument einzufügen, wenn die

Seriennummern auf einem andern Lagerort erfasst waren als das Abgangslager des Dokumentes lautete. Abgangslager Seriennummer und Position/Dokument mussten immer identisch sein.

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Seite 181

Dadurch dass die Seriennummernanzeige auf der

Position mit der Information zum Lagerort erweitert wurde, ist es jetzt auch möglich, dass die

Seriennummern einer Position von verschiedenen

Lagerorten abgebucht werden können.

Auch kann die Position auf ein anderes Abgangslager lauten, als auf dem Dokument als Abgangslager definiert wurde.

Wenn die Lagerbuchung durchgeführt wird, wird zuerst geprüft ob es Seriennummern auf der Position hat. Wenn ja dann werden diese von dem

Lagerort abgebucht wo sie erfasst wurden. Sind keine Seriennummern auf der Position so wird die

Menge vom Abgangslagerort der Position abgebucht. Ist auf der Position kein Abgangslager definiert und auch keine Seriennummern so wird die

Lagerbuchung auf dem Abgangslager des Dokumentes durchgeführt.

Reiter Grafik

Falls der Artikel schon einen Bildverweis hatte, wird dieser natürlich übernommen. Sie können aber auch ganz alleine für diese Position eine

Bilddatei zuordnen. Dieses Bild kann über das

Druckfeld @pic auch auf ein Dokument gedruckt werden (erster Knopf).

Es ist auch möglich, eine ganze Bilderliste oder einen Bilderordner zu hinterlegen (zweiter Knopf).

Diese Bilder können mit @[email protected] in einem

Dokument aufgeführt werden, z. B. als

Transportunterlagen (Giftscheine etc.).

Bilderliste

Es war schon in Version SQL2000 möglich, eine

Bilddatei mit einem Artikel bzw. einer Position zu verknüpfen und auszudrucken als Teil einer Offert- oder Rechnungsposition. In SQL T4 ist es möglich eine ganze Bilderliste zu hinterlegen. Diese kann aus einem ganzen Ordner oder einer Liste von einzelnen Bildern bestehen.

Die Zielsetzung ist, dass ganze

Artikeldokumentationen aus externen

Datendateien über den normalen Dokumentdruck gedruckt werden können. Das ist beispielsweise notwendig, wenn man Giftstoffe transportiert oder behandelt. Das Bundesamt möchte dann eine vollständige Dokumentation.

Es gibt dazu einen neuen Druckbefehl @[email protected], der wie @[email protected] oder @[email protected] selber eine ganze Liste produziert mit einem eigenen Stil. Alle Positionen, die Bilderlisten hinterlegt haben, werden gedruckt, wobei eben alle hinterlegten Bilder gedruckt werden. Die beiden Knöpfe rechts vom Pfad sind für die Wahl eines einzelnen Bildes (Knopf leeres Blatt) oder für die Wahl eines ganzen Ordners (Knopf Ordner).

Der Sprachcode kann verwendet werden, wenn die Dokumentationen in verschiedenen Sprachen vorliegen. Es wird dann auf den Sprachcode des Dokumentes geachtet und nur die Bilder mit dem richtigen Sprachcode gedruckt. Ist kein Sprachcode hinterlegt, gilt der Eintrag für alle Sprachen und wird

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Seite 182

immer gedruckt.

Reiter Spezial

Aus Platzgründen wurden folgende Gruppen aus dem Reiter Auswertungen auf das neue Reiter

Spezial verschoben:

- Ausdruck

- HO33

- Vorkalkulation Reinigung

- Mengeneingabe 3-dimensional

Wie Sie aus den Erklärungen des Druckformates

her wissen, haben unterschiedliche Positionstypen unterschiedliche Stile. Mit der Box Eigenen Stil

beim Ausdruck verwenden ist es sogar möglich einer einzelnen Position einen bestimmten Stil zuzuordnen, sie vom Ausdruck auszuschliessen und andere Spezialitäten.

Falls die dreidimensionale Mengeneingabe aktiv ist und verwendet wurde, ist in der untersten Gruppe ersichtlich, wie die Menge gebildet wurde.

Menu Bearbeiten – Teilprojekte

Teilprojekte können aus mehreren Anwendungen heraus bearbeitet werden. Deshalb wird das Thema im

Kapitel Programmübergreifende Funktionen behandelt.

Menu Bearbeiten - Dokumente

Diese Liste zeigt die Dokumente unabhängig von Ihrer Projektzugehörigkeit. Es stehen sehr viele Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Verfügung. Die Dokumente können einzeln mit Wählen in eine Auswahl

übernommen werden. Es können auch alle derzeit gefilterten Dokumente mit Alle Wählen in eine temporäre Auswahl übernommen werden.

Bei der Auswahl wird dem Dokument auch gleich ein Druckformat zugeteilt (das

Standarddruckformat für diesen Dokumenttyp).

Mit Drucken - Direkt können die so ausgewählten

Dokumente direkt gedruckt oder erst mal in die

Warteschlange gestellt werden.

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Menu Bearbeiten – Teilprojekte

Seite 183

Bei diesem Vorgang kann noch entschieden werden, ob das Druckformat aus der Vorgabe genutzt oder allen Dokumenten ein anderes gleiches Druckformat zugeteilt werden soll.

Die Liste Dokumente verwalten haben wir ebenfalls erweitert mit einem Summenfeld, welches die Summe der aktuell gefilterten

Dokumente anzeigt. Auch hier werden die

Gutschriften und Retouren vom Total abgezogen.

Benötigen Sie hier einen Filter nach

Seriennummern so können Sie dies mit einem erweiterten Filter lösen der wie folgt lautet:

WHERE: vPrv.PrvNr In (Select Prp.Prv From Prp where Prp.Nr In (Select Psn.Prp From Psn where

Psn.Txt like '@Seriennummer:@'))

Menu Bearbeiten - Erweiterte Filter

Erweiterte Filter stehen zu allen Listen zur Verfügung und deshalb ist

deren Bedienung unter dem Kapitel Programmübergreifende

Funktionen erklärt.

Menu Bearbeiten - Druckformate

Druckformate können aus mehreren Anwendungen heraus bearbeitet werden. Deshalb wird das Thema

zentral im Kapitel Druckformate behandelt.

Menu Bearbeiten - Faktoren

Die Faktoren, die Sie unter diesem Menupunkt setzen sind die aktuellen Faktoren der einzelnen

Kalkulationsschemata. Im Gegensatz zur

Vorkalkulation der Artikel, wo die zu jedem

Katalog hinterlegten Faktoren zur Anwendung gelangen, kommen diese Faktoren bei der

Projektkalkulation und der Erfolgsrechnung zum

Einsatz. Ausserdem beinhalten sie die Vorgaben für neue Faktoren zu Katalogen. Setzen Sie für alle Kalkulationsschemata, die Sie anwenden wollen, die aktuellen Faktoren.

Faktoren ändern im Laufe der Zeit. Deshalb ist es möglich, diese zeitabhängig anzugeben. Die Details zu

den Kalkulationsschemata sind im Kapitel Programmübergreifende Funktionen erklärt.

Menu Bearbeiten – Tagesdatum Faktura

Dieser Menüpunkt erlaubt es, das Druckdatum von

Rechnungen und Gutschriften vorzubestimmen.

Damit wird beim Drucken, sofern noch kein Datum hinterlegt ist, anstelle des aktuellen Datums das

Tagesdatum der Faktura im Dokument eingetragen.

Dieses Tagesdatum ist nur in der aktuellen Programminstanz gültig, also nur für diesen Arbeitsplatz, diesen Mandanten, diesen Benutzer und nur solange das Programm nicht geschlossen wird.

Rechnungen, die über ARCO Service oder Erfolg erzeugt werden, sind davon nicht betroffen, weil

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Menu Bearbeiten - Erweiterte Filter

Seite 184

dort im Assistenten das Datum ebenfalls angegeben werden kann.

Erfassen Sie mehrere Lieferscheine am Stück die ein anderes Druckdatum als das Tagesdatum haben sollten?

Jetzt haben Sie die Möglichkeit über Bearbeiten

Tagesdatum Faktura das hier angegebene Datum, als Druckdatum des Lieferscheins zu verwenden.

Dafür müssen Sie in den Einstellungen Mandant -

Reiter Auftrag 2 – Gruppe Abläufe die Box Tagesdatum Faktura wird Druckdatum von Lieferschein aktivieren.

Dies bewirkt dann dass beim Erstellen des neuen

Dokumentes bereits bei der Wahl des Dokumenttypes Lieferschein, das unter Tagesdatum

Faktura erfasste Datum, beim Druckdatum eingetragen wird. Auch über die Funktion Vortragen wird bei Wahl Neues Dokument des Typs Lieferschein, das Druckdatum aus Tagesdatum Faktura eingetragen. Bei allen anderen Dokumenttypen wird das Druckdatum erst beim Drucken des Dokumentes eingetragen.

Wenn Sie diese Funktion aktiv verwenden, sollten

Sie jeweils vor dem Fakturieren das Tagesdatum

Faktura überprüfen damit Ihre Rechnungen nicht das falsche Faktura Datum erhalten.

Menu Bearbeiten - Lager

Hier kommt das Modul ARCO Lager wieder zum Einsatz. Alle Untermenus beschäftigen sich mit diesem

Thema, dem wir ein eigenes Hauptkapitel ARCO Lager geschenkt haben.

Menu Bearbeiten - Rabattmatrix

Mit der Rabattmatrix können die drei Artikelpreise abhängig von einem bei der Kundenadresse hinterlegten

Rabattcode im Verkauf prozentual verändert werden, wobei der Rabatt offen ausgewiesen oder verdeckt auf den Einheitspreis gerechnet werden kann.

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Menu Bearbeiten - Lager

Seite 185

Die Rabattmatrix Liste sowie die Maske wurden

überarbeitet. Die Liste entspricht nun dem Arco-

Standard.

Hier gibt es eine neue Spalte, in dieser wird Ihnen mit einem Roten Punkt angezeigt wenn sich der

Rabatteintrag auf einen Inaktiven Katalog bezieht und somit nicht mehr gültig ist. Neue Rabatteinträge auf Inaktive Kataloge können nicht erfasst werden, dies wird bereits beim Erfassen verhindert.

Zusätzlich können Sie mit dem Befehl Adressen alle Adressen anzeigen lassen die den in der Liste markierten Rabattcode eingetragen haben.

Der Rabattcode ist ein Buchstabe oder eine Zahl, sodass etwa 30 verschiedene Codes gesetzt werden können.

Geben Sie an, für welchen Katalog diese

Rabattdefinition gültig ist.

Schränken Sie die Gültigkeit allenfalls auf einen

Artikelnummernbereich ein.

Die Rabatte können noch abhängig von der

Positionsmenge gemacht werden.

Schliesslich bestimmen Sie, auf welchen der drei

Artikelpreise sie berechnet werden.

Im Normalfall wird der Rabattsatz ins Feld Rabatt der Position geschrieben, sodass diese Information dem Kunden auch transparent gemacht werden, kann. Sie können aber durch Markieren der Box

Verdeckt bestimmen, dass direkt der Einheitspreis verändert werden soll.

Neu haben Sie die Möglichkeit auf der

Rabattmaske einen Rabatt über ein ganzes

Katalog-Kapitel zu definieren, bisher war dies nur auf den ganzen Katalog oder aber einzelne Artikel oder fortlaufende Artikelnummernbereiche möglich. Der Katalog wird neu über die Dropliste ausgewählt.

Das gewünschte Kapitel lässt sich ebenfalls via

Dropliste auswählen. Wenn das gewählte Kapitel

Unterkapitel hat so gilt die definierte

Rabattstaffelung auch für diese Unterkapitel.

Die Angabe auf welchen Artikelpreis die

Rabattstaffelung angewendet werden soll kann neu auch über die Dropliste ausgewählt werden.

Priorisierung

Es kann wiederum verschiedene Überschneidungen geben, bzw. es könnte geschehen, dass für denselben

Artikel mehrere Einträge in der Rabattmatrix gültig sind. Wir wenden auch hier den Grundsatz an, dass wenn eine Definition präziser passt, sie dann Vorrang hat. Entsprechend sieht die Hierarchie folgendermassen aus:

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ARCO Auftrag

-

Menu Bearbeiten - Rabattmatrix

Seite 186

- Artikel gehört zum Nummernbereich

- Artikel ist direkt Child des Kapitels (stp.par artikel = stp.nr kapitel)

- Artikel ist in Unterkapitel des Kapitels enthalten

- Artikel ist in Katalog enthalten

Die Benutzerrechte Rabattmatrix: Liste und Rabattmatrix: Maske wurde angepasst und müssen neu vergeben werden.

Menu Bearbeiten - Datenfelder

Dieser Teil ist im Kapitel Programmübergreifende Funktionen beschrieben.

Menu Bearbeiten - Workflowprozesse

Mit den Workflowprozessen ist in Arco nicht wirklich ein neues Konzept eingeführt worden. Vielmehr wurden bestehende Automatismen zusammengefasst und mit zusätzlichen Optionen versehen. Die

Lagerbuchung aufgrund des Drucks eines Projektdokumentes konnte schon bisher in den Einstellungen festgelegt werden.

Sie haben folgende Prozesseund der Prozess 1000 kann zusätzlich lizenziert werden. Die Prozesse

1000 bis 1002 stehen in Zusammenhang mit dem

Druck von Projektdokumenten. Der Prozess 1003 wird beim Statuswechsel eines Serviceauftrages angestossen.

Drücken Sie nach Neu, um einen Prozess hinzuzufügen. Wählen Sie einen aus der

Prozessliste aus. Er wird in die Prozessliste aufgenommen und ist vorläufig inaktiv (rotes

Icon).

Um ihn zu definieren und zu aktivieren, Ändern sie ihn. Die auslösende Funktion ist vorgegeben, hingegen bestimmen Sie den auslösenden Wert, also beim Druck von welchem Dokumenttyp die folgenden Prozesse vorgenommen werden sollen.

Bei jedem Prozess können die möglichen Optionen unterschiedlich sein. Hier kann die Lagerbuchung durchgeführt werden, es kann ein SQL Statement abgesetzt werden. Dabei ist es möglich eine

Variabel zu benützen, die dem PrimaryKey des auslösenden Dokumentes entspricht

(@@[email protected]@).

Der Druck eines bestimmten Dokumenttyps kann auch ein Email an eine bestimmte Person erzwingen, z. B. an der Projektverantwortlichen.

Schliesslich kann ein Prozess auch einen zweiten anstossen, sogar einen der selber sonst gar nicht aktiv wäre. Nur aktive Prozesse starten einen

Workflow (grünes Icon).

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

-

Menu Bearbeiten - Datenfelder

Seite 187

Hier ein Beispeil für die Möglichkeiten mit Prozess

1000. Auch dieser wird mit dem Druck eines

Dokumentes ausgelöst. Er kann aber eine der mit dem Dokument verbundenen Adresse ändern.

Das Beispiel zeigt, was beim Druck einer

Auftragsbestätigung passiert:

 die Rechnungsadresse der

Auftragsbestätigung erhält das Register

S-B-Kunde zusätzlich eingetragen

 der auf dem Dokument eingetragene

Verkäufer erhält ein Email, das ihn informiert welcher Kunden welchen Auftrag gegeben hat über welche Summe

Im konkreten Fall sieht das resultierende Email wie folgt aus:

Kunde A. Bassi AG hat bestellt: AB 10001,

Lampen für Eingangshalle neuer Bürotrakt über die Summe von 15777.65

Um den Text des Emails aufzubereiten kann auch wieder ein oder mehrere SQL Selects geschrieben werden. Diese müssen durch [[ … ]] eingeschlossen sein, dürfen nur ein Feld als

Resultat liefern und können auf die PrimaryKeys des Dokumentes @@[email protected]@ und der

Zieladresse @@[email protected]@ zugreifen.

Der Workflow 1004 ist ein einfacherer Ablauf und erlaubt es, mit der Änderung eines Objektes dessen neue Werte auf verbundene Entitäten zu verteilen.

So kann die Objektnummer als Vorgabe für die

Projekt- oder Auftragsnummer dienen, die Objektbezeichnung und -beschreibung für die Projekt- und/oder Auftragsbezeichnung.

Ebenso ist die neu zugewiesene Rechnungsadresse auf Projekt-, Auftrags-, Anlagen- und Aboebene propagier bar.

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ARCO Auftrag

-

Menu Bearbeiten - Workflowprozesse

Seite 188

In der Gruppe Prozesse wurde die Checkbox

Rechnungsadresse Objekt ->Rechnungsadressen

Anlagen und Abos in zwei Checkboxen aufgeteilt.

So sind diese Prozesse auch nur einzeln wählbar.

Das sind die Checkboxen:

Auftragsverweis Objekt -> Auftragsverweis Anlagen und

Auftragsverweis Objekt -> Auftragsverweis Abos

Sind diese Checkboxen gesetzt und es wird auf dem Objekt eine Änderung vorgenommen so wird das Sammelkonto Erfolg(Auftragsverweis) des

Objektes auf die Anlagen bzw. auf das Abos übertragen.

Wenn der Hauptmonteur auch auf die Anlagen oder die Abos eingetragen werden soll so aktivieren Sie die entsprechenden Checkboxen. Die beiden untergeordneten Optionen sind nur anwählbar, wenn die Hauptoption aktiviert ist. Sie beabsichtigen, dass vorhandene Mitarbeiter auf den Anlagen und Abos bestehen bleiben können, wenn nur eine Vertretung zugewiesen werden soll

(also gar kein Hauptmonteur gewählt wurde).

Andernfalls werden die Mitarbeiter auf den Anlagen und Abos entfernt.

In den Workflowprozessen mit SQL-Scripts können

Sie nun innerhalb des SQL-Statements mit den

Sonderzeichen <> arbeiten. Kleiner Tipp anstelle

<> könnte auch != verwendet werden.

Bei einem Serviceeinsatz ergibt sich das Bedürfnis nach zusätzlichen Installationen, die der Kunde aber zuerst offeriert haben möchte.

Oft muss die Offerte pauschal unterbreitet werden, sodass sich die Fakturierung dann aufgrund der

Offerte mit Vortragen ergibt.

Der ursprüngliche Serviceauftrag soll während der

Offert Phase in einem bestimmten Status sein und wenn es zur Rechnung aufgrund der Offerte kommt, soll er auf Fakturiert wechseln mit Referenz zur neuen Rechnung.

Um diesen Ablauf zu automatisieren haben wir einen neuen Workflowprozess erstellt, Sie finden diesen unter der Nr. 1006.

Voraussetzungen für den Workflow 1006 sind:

- kostenpfl. Lizenzerweiterung für die Nr. 501.

- Benutzerverwaltung freischalten für: Work-

flowprozess: Maske für Prozess 1006.

- Nummernkreis des verwendeten Dokumenttyps darf nur einen Nummernkreis haben und muss auf

Standardkreis auf diesem Arbeitsplatz gesetzt werden.

Wird nun der Serviceauftrag auf den im Workflow

1006 bei Auslösender Wert erfassten Status ge-

Workflow 1006 SQL-Statement für E-Mail-Text:

Für Service [[Select Sar.Inr from Sar where Nr =

@@[email protected]@]] wurde das Dokument [[Select Prv.Inr from Prv inner join Sar on Sar.Nr =

Prv.Sar where Sar.Nr [email protected]@[email protected]@]] erstellt!

Der Text in der E-Mail aufgrund dieses SQL-

Statements lautet dann folgendermassen:

Für Service 500088 wurde das Dokument 300016 erstellt!

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ARCO Auftrag

-

Menu Bearbeiten - Workflowprozesse

Seite 189

setzt, so wird im ARCO Auftrag auf dem verbundenen Projekt ein leeres Dokument des im Workflow angegebenen Dokumenttyps erfasst. Der im

Workflow eingetragene E-Mail-Empfänger und/oder der Projektverantwortliche erhalten daraufhin eine E-Mailbenachrichtigung.

Im ARCO Auftrag – Projekt Übersicht in der Spalte

von Service sieht man die Serviceauftragsnummer bei diesen Dokumenten die über den Workflow

1006 generiert wurden. Die Dokumentbezeichnung setzt sich aus der Serviceauftragsnummer und der

Rapportbezeichnung des Serviceauftrages zusammen.

Aktivieren Sie zusätzlich den Workflow 1002 für den Rechnungsdruck mit diesem SQL-Statement.

So wird durch den Rechnungsdruck der verbundene Serviceauftrag auf Fakturiert gesetzten und die

Rechnungsnummer wird eingetragen.

SQL-Statement für Workflow 1002:

Update Sar Set Sta = 4, Prv = @@[email protected]@,

Rnr = (Select Inr from Prv where Nr =

@@[email protected]@) where Nr = (Select Sar from

Prv where Nr = @@[email protected]@)

Menu Bearbeiten - Hauptgrössen

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Parametrisierung -

Einstellungen beschrieben.

Menu Bearbeiten – Einstellungen Mandant

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Parametrisierung -

Einstellungen beschrieben.

Menu Bearbeiten – Einstellungen Lokal

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Parametrisierung -

Einstellungen beschrieben.

Menu Drucken - Katalog – Katalogartikel - Ohne Druckformat

Druckt den gerade aktiven Katalog als internen Report.

Menu Drucken - Katalog - Katalogartikel - Mit Druckformat

Öffnet den Dialog zur Auswahl eines Druckformates für den gerade aktuellen Katalog. Ist für Kataloge ein

Standarddruckformat hinterlegt, wird dieses Druckformat vorgeschlagen.

Menu Drucken - Katalog - Katalogartikel - Inventarliste

Druckt eine Inventarliste des Kataloges oder aller Kataloge, falls keiner ausgewählt ist, wobei alle Artikel, auch die ohne aktuellen Bestand aufgeführt sind.

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ARCO Auftrag

-

Menu Bearbeiten - Hauptgrössen

Seite 190

Menu Drucken - Projekt - Projektübersicht

Sie können hier eine Projektliste erzeugen. Sie können die Projekte einschränken auf eine

Auftragsgruppe, einen Datumsbereich

(Projektbeginn), eine Adresse oder einen

Nummernbereich.

Sie können bestimmen, dass nur Projekte erscheinen sollen, die einen bestimmten

Dokumenttyp explizit enthalten oder eben gerade nicht enthalten.

Zusätzlicher Versionstyp 1 bis 10 und

Zusätzlicher Dokumenttyp 11 bis 30

Die Zusammenfassung zeigt zum Schluss der

Auswertung Summen über alle Projekte. Mit

Details werden alle Dokumente im Projekt mit aufgeführt und Total rechnet für jedes Projekt die

Dokumenttotale zusammen. Diese Auswertung lässt sich auch als CSV Datei für MS Excel aufbereiten.

Die Auswahlmöglichkeit der Dokumenttypen haben wir im Wizard an die Erweiterung der zusätzlichen

Dokumenttypen angepasst. In der Liste werden alle Dokumenttypen aufgeführt und können mittels Doppelklick ausgewählt werden.

Die ausgewählten Dokumentypen erhalten in der

Spalte davor ein X.

Auch wurde die Auswertung ergänzt mit der

Dokumentwährung. Die Dokumentsumme wird nun in der Fremdwährung(Summe FW) und der

Leitwährung(Summe LW) angezeigt.

Menu Drucken - Projektdokument – Einzeln mit Druckformat

Öffnet den Dialog zur Auswahl eines Druckformates für das gerade aktuelle Dokument. Hat der

Dokumenttyp ein Standarddruckformat hinterlegt, wird dieses Druckformat vorgeschlagen. Wenn Sie das

Dokument mit dem Standarddruckformat drucken wollen, dann genügt auch ein Klick auf das Icon Drucker in der Toolbar. Sie brauchen diesen Menupunkt nur, wenn Sie ein Dokument mit einem anderen als dem

Standarddruckformat drucken wollen.

Oft wird gewünscht auf einer Rechnung zwei Ein-

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

-

Menu Drucken - Projekt - Projektübersicht

Seite 191

zahlungsscheine drucken zu können der eine mit dem Betrag und der andere ohne Betrag, mit den bisherigen Druckfeldern war das nur begrenzt möglich wegen der codierten ESR Zeile.

Mit den beiden neuen Druckfeldern ist das nun auch händelbar unabhängig der Einstellung auf der Bankverbindung.

Einzahlungsschein mit Betrag wird die ESR-Zeile folgendermassen erfasst:

@[email protected]

Einzahlungsschein ohne Betrag wird die ESR-Zeile folgendermassen erfasst:

@[email protected]

@[email protected] bleibt bestehen und reagiert nach wie vor auf die Einstellung in der Bankverbindung.

Menu Drucken - Projektdokument - Dokumentliste ohne Druckformat

Folgende Sortierung der Projektliste ist möglich:

Projekte nach Nummer oder Bezeichnung

Dokumente nach Nummer oder Datum (Druckdatum, falls leer Erstelldatum) absteigend

Projektliste Projekte nach Nummer

Projektliste Projekte nach Dokumenten-Nummer

Handbuch ARCO SQL T10 -

Druckformat

ARCO Auftrag

-

Menu Drucken - Projektdokument - Dokumentliste ohne

Seite 192

Diese Projektliste hat eine andere Darstellung und es können andere Einschränkungen als in der

Projektübersicht gemacht werden.

Die Datumswahl bezieht sich auf das

Projektbeginndatum.

Die Einschränkungen beziehen sich auf den als

Verantwortlicher im Projekt eingetragenen

Mitarbeiter, die Projektgruppe, die

Projektkategorie und den Dokumenttyp.

Checkbox: D

OKUMENTE NICHT AUFLISTEN

aktivieren

Sortierung:

P

ROJEKT

nach Nummer oder Bezeichnung

Dokumente auflisten

Sortierung:

D

OKUMENT

nach Nummer oder

Datum (Druckdatum, falls leer Erstelldatum) absteigend

Eine weitere Einschränkung ist auf nur offene oder nur geschlossene Projektgruppen möglich.

Dann können die Dokumentdetails unterdrückt werden und die ganze Liste kann als CSV Datei für

MS Excel aufbereitet werden.

Menu Drucken - Projektdokument - Dokumentliste mit Druckformat

Sie können mit diesem Wizard Projektlisten ganz nach Ihren Bedürfnissen erzeugen. Alle drei

Ebenen Projektgruppen, Projekte und Dokumente lassen sich hierarchisch darstellen, jeweils mit eigenen Stilen. Sie brauchen dazu natürlich ein

spezielles Druckformat zu erstellen. Neben den

Feldern aus den entsprechenden Masken, lassen sich auch die von Ihnen angelegten zusätzlichen

Datenfelder, die es für alle drei Ebenen gibt, auf dieser Liste ausdrucken.

Sie können zunächst den Ausdruck auf eine

Projektgruppe oder eine Adresse beschränken.

Anschliessend werden die Projekte aufgelistet, um

Ihnen die Möglichkeit zu geben, einzelne ein- bzw. auszuschliessen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Druckformat

ARCO Auftrag

-

Menu Drucken - Projektdokument - Dokumentliste mit

Seite 193

Zum Schluss können Sie auf Dokumentebene auch noch Einschränkungen tätigen bezüglich dem

Dokumentdatum und dem Dokumenttyp.

Dann brauchen Sie nur noch das gewünschte

Druckformat anzugeben. Eine weitere Option ermöglicht es, dass für jede Projektgruppe und für jedes Projekt eine neue Seite begonnen wird.

Menu Drucken - Projektdokument - Offene Rechnungen

Die ganze Debitoren- und Offene Postenverwaltung mit Mahnwesen ist ja in der angeschlossenen

Buchhaltung zuhause. Hier lässt sich einzig eine Liste der offenen Rechnungen produzieren. Es sind dies

Dokumente mit Rechnungstypen, die ein Druckdatum aber kein Zahlungsdatum eingetragen haben.

Menu Drucken – Lager - Bestellungen

Hier kommt das Modul ARCO Lager wieder zum Einsatz. Alle Untermenus beschäftigen sich mit diesem

Thema, dem wir ein eigenes Hauptkapitel ARCO Lager geschenkt haben.

Menu Drucken – Lager - Liefermahnungen

Hier kommt das Modul ARCO Lager wieder zum Einsatz. Alle Untermenus beschäftigen sich mit diesem

Thema, dem wir ein eigenes Hauptkapitel ARCO Lager geschenkt haben.

Menu Drucken - Warteschlange

Diese Funktion kann von allem Programmen aufgerufen werden und ist deshalb im Kapitel

Programmübergreifende Funktionen erklärt.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Katalogartikel -

Kalkulationsdetails

Für entsprechend der Auswahl selektierten Artikel wird detailliert aufgeführt, wie er sich zusammensetzt und welche Faktoren zum Verkaufspreis geführt haben.

Bei der Auswertung wurden die Headerinformationen entsprechend mit den Kataloginformationen erweitert.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Katalogartikel –

Rückstände

In Zusammenhang mit dem Schalter Auf Handelsprozess einschränken (Einstellungen Mandant – Reiter

Auftrag 1) wurden zwei neue Auswertungen erstellt, die die Rückstände angeben. Mit Rückständen sind

Aufträge gemeint, die bis dato nicht vollständig ausgeliefert werden konnten.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

-

Menu Drucken - Projektdokument - Offene Rechnungen

Seite 194

Die Rückstandsauswertung zeigt aus der Sicht des Artikels, in welchen Projekten Rückstände bestehen; oder aus der Sicht des Projektes, welche Artikel noch Rückstände haben. Die Auswertung zeigt auch die aktuellen Lagerbestände, frei und projekt-reserviert, sodass sofort sichtbar ist, welche Artikel bzw. Projekte nun weiterverarbeitet werden können.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projekt -

Dokumentvergleich

Mit diesem Assistenten können Sie innerhalb eines

Projekts zwei Dokumente miteinander vergleichen.

Das grün markierte Dokument ist das Master-

Dokument, das blaue das Slave-Dokument. Für die Ausgabe in die Excel-Tabelle ist das Masterdokument entscheidend. Vom Slave Dokument werden nur diese Informationen angezeigt die im

Master enthalten sind.

.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projekt -

Provisionsabrechnung

Die Provisionsabrechnung erstellt pro Mitarbeiter drei Grundlagen für die Provisionsabrechnung: die

Liste der Dokumente, in denen der Mitarbeiter als

Verantwortlicher Verkauf eingetragen ist, daraus

abgeleitet die Umsätze pro Ertragskonto und pro

Warengruppe.

Sie schränken hier die Liste bezüglich Datum,

Mitarbeitergruppen, Auftragsgruppen usw. ein.

Die Auswertung kann auf der Basis aller

Rechnungsdokumente oder von

Auftragsbestätigungen gemacht werden.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projekt – Rückstände

In Zusammenhang mit dem Schalter Auf Handelsprozess einschränken (Einstellungen Mandant – Reiter

Auftrag 1) wurden zwei neue Auswertungen erstellt, die die Rückstände angeben. Mit Rückständen sind

Aufträge gemeint, die bis dato nicht vollständig ausgeliefert werden konnten.

Die Rückstandsauswertung zeigt aus der Sicht des Artikels, in welchen Projekten Rückstände bestehen; oder aus der Sicht des Projektes, welche Artikel noch Rückstände haben. Die Auswertung zeigt auch die aktuellen Lagerbestände, frei und projekt-reserviert, sodass sofort sichtbar ist, welche Artikel bzw. Projekte nun weiterverarbeitet werden können.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument -

Kalkulation

Zeigt über ein ganzes Dokument die Arbeitsstunden und -kosten, die Materialkosten und den Erfolg, gerechnet nach dem im Projekt eingetragenen Kalkulationsschema.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Dokumentvergleich

ARCO Auftrag

-

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projekt -

Seite 195

Beim Start der Auswertung haben Sie neu die

Option zum Wählen ob Sie die Auswertung detailliert nach Arbeitsart inkl. Zusammenfassung sehen möchten.

Wenn Sie die Box nicht aktivieren, erhalten Sie nur die Zusammenfassung.

In der Gruppe Allgemein werden nun auch die

Prozente und Freibeträge berücksichtigt.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument –

Kalkulationsdetails

Wenn Sie lange Artikeltexte haben so können Sie diese auf der Projekt-Kalkulationsdetails Auswertung mehrzeilig darstellen lassen, bzw. geben Sie an wie viele Zeichen des Artikeltextes angedruckt werden sollen.

Für jede Position wird ein Kalkulationsdetail erzeugt werden, das in der Darstellung vom Kalkulationsschema abhängig ist. Die Faktoren werden, wie bei der Projektkalkulation üblich, aus den aktuellen Faktoren bezogen (ausser bei SuisseTec-

Artikeln, hier kommen die Faktoren aus der Faktorentabelle des Katalogs).

Bei der Auswertung wurden die Headerinformationen mit den Projekt- und Dokumentinformationen entsprechend erweitert.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Kalkulationsdetails

ARCO Auftrag

-

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument –

Seite 196

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument -

Materialauszug - Positionsbezogen

Eigentlich die gleiche Liste wie die Materialliste detailliert, aber ohne finanzielle Informationen.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument -

Materialauszug - Detailliert

Führt alle Materialpositionen detailliert mit Mengen, Einkaufs- und Verkaufspreisen und Margen auf, wobei auch die Struktur des Dokumentes sichtbar wird, da die Kapitel auch angeführt sind.

Diese Auswertung wurde mit einer Totalzeile für die Spalten Einkauf, Verkauf eff., Gewinn und

Gewinn Total ergänzt.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument -

Materialauszug - Zusammenzug

Führt pro Materialartikel (alle Positionen des gleichen Artikels) eines ganzen Projektdokumentes eine Zeile mit der benötigten Menge. Eignet sich besonders zur Vorbereitung einer Auslieferung, zur

Materialbereitstellung für ein Projekt.

Beim Start der Auswertung wird neu ein Assistent mit Auswahlmöglichkeiten gestartet. Bei entsprechender Auswahl werden die Spalten Kosten und

Ertrag sowie deren Total ausgegeben.

Neu werden Materialpositionen mit Verrechnungsart Pauschal und Per nicht berücksichtigt da es sich bei dieser Liste um die Material-Rüstmenge handelt.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument -

Materialauszug - Deklarationsliste

Wie die Materialliste Zusammenzug, ergänzt durch die Angaben im Reiter Deklarationen des Lieferanten dieses Artikels.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument -

Stundenliste

Zeigt für jede Position den geplanten Zeitaufwand. Eignet sich als Vorgabe für ausführende Mitarbeiter.

Neu werden Sie beim Start der Auswertung durch einen Assistenten, mit entsprechenden Auswahlmöglichkeiten, geführt. Die beiden Boxen sind aber nur wählbar wenn die Box Zusammenfassung

pro Arbeitsart aktiviert wird.

- Kolonne Kosten zeigt eine Spalte mit den Kosten der Positionen summiert pro Arbeitsart.

- Kolonne Ertrag zeigt eine Spalte mit den Erträgen der Positionen summiert pro Arbeitsart.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

-

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Projektdokument -

Materialauszug - Positionsbezogen

Seite 197

- Per-Positionen werden nicht eingerechnet.

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Artikel ABC Analyse

Diese Auswertung und die nachfolgende Kunden

ABC Analyse ersetzen die ursprüngliche Artikel- und Kundenauswertung.

In der ersten Maske werden alle bereits definierten Auftragszahlen-Auswertungen aufgelistet.

Falls Sie noch keine erstellt haben ist die Liste leer.

Bedenken Sie beim Erstellen einer Auswertung, dass Sie diese nur via Befehl Ändern SQL direkt im

SQL-Code anpassen können und nicht via Wizard.

Mit dem Befehl Neu gelangen Sie in den Wizard um eine neue Auswertung zu definieren.

Befehl Löschen löscht den Eintrag aus der Liste, nach Aufruf und Bestätigung der roten Maske.

Die Auswertungsnummer sowie auch die Auswertungsbezeichnung müssen eindeutig sein.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Analyse

ARCO Auftrag

-

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Artikel ABC

Seite 198

Für Katalog, Warengruppe, Artikeltyp und Arbeitsart erfolgt die Auswahl über die Drop Down Liste.

Bei den Feldern Ertragskonto, Kostenstelle und den vier Datumsfelder kann die Eingabe direkt gemacht werden oder via F3 in der Auswahlliste oder Kalender ausgewählt werden.

Hier können Sie die Datenfelder der Artikel selektieren die dann auch auf der Auswertung aufgelistet werden. Es werden nur Datenfelder aufgelistet die auch aktiv auf den Artikeln angewendet werden.

Sie können die Datenfelder per Doppelklick in der

Spalte S aktivieren oder deaktivieren.

Die aktivierten Datenfelder werden in der nächsten Maske der Liste angehängt, können dort aber nicht deaktiviert werden dazu müssen Sie wieder auf diese Maske zurück.

In der Kolonnenbezeichnung Kunde können Sie per Doppelklick der Spalte eine eigene Bezeichnung geben.

In der Kolonnenliste in der Spalte S wird definiert welche der Spalten im Direct SQL aufgelistet werden sollen, diese werden per Doppelklick aktiviert(Häcken) oder deaktiviert(kein Häcken).

Die Einträge können per [Alt]+[] und [Alt]+[] in der Liste verschoben werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Analyse

ARCO Auftrag

-

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Artikel ABC

Seite 199

Befehl Ändern Name: hiermit kann im nach hinein die Bezeichnung der

Auswertung geändert werden, hier sollten Sie eine möglichst genaue Bezeichnung wählen um die

Auftragsauswertungen unterscheiden zu können.

Befehl Ändern SQL:

Wenn Sie geübt sind SQL-Abfragen anzupassen, so können Sie die Auswertung hier anpassen, ansonsten empfiehlt es sich die Auswertung im

Wizard neu zu erstellen.

Nach dem Abschliessen des Wizard wählen Sie den Befehl Aufbauen und anschliessend den Befehl

Ausführen um die Auswertung aufzubauen. Anschliessend haben Sie die Möglichkeit die erhaltenen Zahlen via Export Excel weiter zu bearbeiten.

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Kunden ABC Analyse

Die Kunden ABC Analyse ist in etwa gleich Aufgebaut wie die Artikel ABC Analyse, deshalb beschreiben wir hier nur die Masken die unterschiedliche Möglichkeiten bietet.

Die Drop Down Listen Rabattgruppe, Register und

Verkäufer listen jeweils nur diese Informationen auf die auf Adressen verwendet werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Analyse

ARCO Auftrag

-

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Kunden ABC

Seite 200

Hier können Sie die Datenfelder der Adresse selektieren die dann auch auf der Auswertung aufgelistet werden. Es werden nur Datenfelder aufgelistet die auch aktiv auf den Adressen angewendet werden.

Sie können die Datenfelder per Doppelklick in der

Spalte S aktivieren oder deaktivieren.

Die aktivierten Datenfelder werden in der nächsten Maske der Liste angehängt, können dort aber nicht deaktiviert werden dazu müssen Sie wieder auf diese Maske zurück.

In der Kolonnenbezeichnung Kunde können Sie per Doppelklick der Spalte eine eigene Bezeichnung geben.

In der Kolonnenliste in der Spalte S wird definiert welche der Spalten im Direct SQL aufgelistet werden sollen, diese werden per Doppelklick aktiviert(Häcken) oder deaktiviert(kein Häcken).

Die Einträge können per [Alt]+[] und [Alt]+[] in der Liste verschoben werden.

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Projektliste

Auch hier ist die Grundfunktionalität der Auswertungsmasken die gleiche wie bei der Artikel ABC

Analyse und Kunden ABC Analyse.

Diese Projektliste ersetzt die Auswertung Projekt-

übersicht, enthält aber keine Dokumentliste.

In den Drop Down Listen werden nur Informationen angezeigt die aktiv verwendet werden und nicht inaktiv sind, ausser bei dem Kalkulationsschema.

Ertragskonto, Kostenstelle und Adresse können direkt eingegeben werden oder via F3 aus der

Auswahlliste ausgewählt werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

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Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Projektliste

Seite 201

Hier können Sie das jeweilige Datum auch aus dem Kalender via F3 auswählen.

Hier können Sie die Datenfelder der Projekte und

Projektgruppen selektieren die dann auch auf der

Auswertung aufgelistet werden. Es werden nur

Datenfelder aufgelistet die auch aktiv auf die Projekte bzw. Projektgruppen angewendet werden.

Sie können die Datenfelder per Doppelklick in der

Spalte S aktivieren oder deaktivieren.

Die aktivierten Datenfelder werden in der nächsten Maske der Liste angehängt, können dort aber nicht deaktiviert werden dazu müssen Sie wieder auf diese Maske zurück.

In der Kolonnenbezeichnung Kunde können Sie per Doppelklick der Spalte eine eigene Bezeichnung geben.

In der Kolonnenliste in der Spalte S wird definiert welche der Spalten im Direct SQL aufgelistet werden sollen, diese werden per Doppelklick aktiviert(Häcken) oder deaktiviert(kein Häcken).

Die Einträge können per [Alt]+[] und [Alt]+[] in der Liste verschoben werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

-

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Projektliste

Seite 202

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Dokumentliste

Auch hier ist die Grundfunktionalität der Auswertungsmasken die gleiche wie bei der Artikel ABC

Analyse, Kunden ABC Analyse und Projektliste.

In den Drop Down Listen werden nur Informationen angezeigt die aktiv verwendet werden und nicht inaktiv sind.

Adresse, Projekt und Auftrag können direkt eingegeben werden oder via F3 aus der Auswahlliste ausgewählt werden.

Hier kann die Auswertung auf bestimmte Perioden eingeschränkt werden über Bestellt-, Erstellt-,

Gedruckt- und Fibu-Datum.

Hier können Sie die Datenfelder der Projekte und

Projektgruppen selektieren die dann auch auf der

Auswertung aufgelistet werden. Es werden nur

Datenfelder aufgelistet die auch aktiv auf den

Projekten bzw. Projektgruppen angewendet werden.

Sie können die Datenfelder per Doppelklick in der

Spalte S aktivieren oder deaktivieren.

Die aktivierten Datenfelder werden in der nächsten Maske der Liste angehängt, können dort aber nicht deaktiviert werden dazu müssen Sie wieder auf diese Maske zurück.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

-

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Dokumentliste

Seite 203

In der Kolonnenbezeichnung Kunde können Sie per Doppelklick der Spalte eine eigene Bezeichnung geben.

In der Kolonnenliste in der Spalte S wird definiert welche der Spalten im Direct SQL aufgelistet werden sollen, diese werden per Doppelklick aktiviert(Häkchen) oder deaktiviert(kein Häkchen).

Die Einträge können per [Alt]+[] und [Alt]+[] in der Liste verschoben werden.

Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Positionsliste

Auch hier ist die Grundfunktionalität der Auswertungsmasken die gleiche wie bei der Artikel ABC

Analyse, Kunden ABC Analyse und Projektübersicht.

Für die Positionsliste wird allerdings die Lizenzerweiterung 455 benötigt.

In den Drop Down Listen werden nur Informationen angezeigt die aktiv verwendet werden und nicht inaktiv sind.

Ertragskonto und Kostenstelle können direkt eingegeben werden oder via F3 aus der Auswahlliste ausgewählt werden.

Adress, Projekt und Fibu-Datum können ebenfalls via F3 ausgewählt werden oder per Direkteingabe erfasst werden.

In diesen Drop Down Listen werden die inaktiven

Einträge ebenfalls ausgeblendet und auch nur die verwendeten Informationen aufgelistet.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

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Menu Auswertungen – Konfigurierbare Listen – Positionsliste

Seite 204

Hier können Sie die Datenfelder der Dokumente und Projekte selektieren die dann auch auf der

Auswertung aufgelistet werden. Es werden nur

Datenfelder aufgelistet die auch aktiv auf den

Dokumenten bzw. Projekte angewendet werden.

Sie können die Datenfelder per Doppelklick in der Spalte S aktivieren oder deaktivieren.

Die aktivierten Datenfelder werden in der nächsten Maske der Liste angehängt, können dort aber nicht deaktiviert werden dazu müssen Sie wieder auf diese Maske zurück.

In der Kolonnenbezeichnung Kunde können Sie per Doppelklick der Spalte eine eigene Bezeichnung geben.

In der Kolonnenliste in der Spalte S wird definiert welche der Spalten im Direct SQL aufgelistet werden sollen, diese werden per Doppelklick aktiviert(Häcken) oder deaktiviert(kein Häcken).

Die Einträge können per [Alt]+[] und [Alt]+[] in der Liste verschoben werden.

Menu Extra - Preise anpassen

Für Kataloge

Ein neues Jahr - neue Preise? Sie können sich die

Artikelpreise mit dieser Funktion einfach an neue

Umstände anpassen lassen. Wenn Sie die Preise einfach um einen bestimmten Prozentsatz erhöhen wollen, können Sie das mit der Berechnungsart

Faktor % ideal tun. Werte über 100% erhöhen den

Preis, solche darunter verringern ihn. Wenn Sie neue Geschäftsfaktoren bei den Katalogen hinterlegt haben, können Sie sich die Preise auch aufgrund einer Kalkulation neu rechnen lassen.

Schränken Sie ein, welche Artikel von den

Veränderungen betroffen sind. Die Einschränkung ist für Artikelnummernbereiche, Artikeltypen und

Verrechnungsarten möglich und muss auch nicht auf alle Preise angewandt werden. Die Richtzeiten und Einkaufspreise lassen sich auch in diesem

Verhältnis anpassen.

Um einer fälschlicherweise Neuberechnung des Kataloges vorzubeugen, wurde die Radiowahl Default mässig auf Projekt gesetzt, wenn die Projekt- und Katalogfenster geöffnet sind.

Wenn Sie mit ARCO in französischer Sprache arbeiten und eigene Feldübersetzungen mit [Shift]+[F8] verwenden, beachten Sie, dass Projekt mit Projet übersetzt sein muss.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

-

Menu Extra - Preise anpassen

Seite 205

Für Projekte

Sie können auch die Preise in einem Projekt oder nur in einem einzigen Kapitel mit dieser Funktion prozentual mit einem Faktor verändern oder sie durch die Kalkulation neu rechnen lassen.

Auch hier lässt sich auf Positionstypen und

Verrechnungsarten einschränken. Dafür können die Veränderungen auch an den Zeiten und

Einkaufspreisen erfolgen.

Schliesslich gibt es noch die Spezialität in den

Stücklisten (Rezepten) der Positionen den einen

Materialkatalog durch einen anderen zu ersetzen.

Wann Sie so etwas brauchen? Beispiel: Sie verkaufen Leistungen, die sich einzig in der Wahl des Hauptmaterials unterscheiden sonst aber gleich sind, also gleiche Arbeit, gleiches

Zusatzmaterial in der Kalkulation haben.

Jetzt können Sie natürlich pro Hauptmaterial einen eigenen Leistungskatalog machen. Das kann bei vielen

Leistungen und vielen Hauptmaterialien sehr aufwendig werden. Schliesslich haben Sie ja schon für jedes

Hauptmaterial einen Katalog gemacht. Wenn Sie diesen Hauptmaterialien die gleichen Artikelnummern geben, soweit sie sich nur im Material unterscheiden, dann können Sie später im Projekt einfach das

Hauptmaterial tauschen, indem Sie in den Rezepten auf einen anderen Hauptmaterialkatalog wechseln.

Der Industrieanlagenbau hat solche Anforderungen, weil die Konstruktionen in verschiedenen Metallen gemacht werden.

Menu Extra - Preise vergleichen

Diese Funktion liest von allen Positionen des gerade offenen Dokumentes, die aus einem Katalogartikel entstanden sind, die Preise 1 bis 3 und die Zeiten 1 bis 3 aus und zeigt diese mit den Mengen der

Positionen multipliziert an. Sie können dann entscheiden, ob Sie allenfalls einen dieser Werte (einen Preis und eine Zeit) auf die Positionen übertragen wollen. Damit werden alle aktuellen Preise und Zeiten der

Positionen überschrieben. Die Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden!

Menu Extra - Preise aktualisieren

Diese Funktion wendet für alle Positionen des gerade offenen Dokumentes, die aus einem Katalogartikel entstanden sind, sämtliche aktuellen Preisgestaltungsmassnahmen an, sodass die Positionspreise den aktuellen Kundenbedingungen entsprechen.

Das kann nützlich sein, wenn eine alte Offerte aktualisiert werden muss oder wenn man als Hersteller für verschiedene Unternehmer Offerten rechnen muss für das gleiche Objekt und diese Unternehmer verschiedene Preisbedingungen beim Hersteller haben.

Damit die Preise aktualisiert werden können muss mindestens ein Typ und eine Verrechnungsart gewählt werden.

Hier lautet die Bedingung auf „UND“, das heisst wenn Sie den Typ Material und die Verrechnungsart

Ausmass wählen werden in dem aktiven Dokument nur die Materialpositionen mit der Verrechnungsart

Ausmass aktualisiert.

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Menu Extra - Preise vergleichen

Seite 206

Menu Extra - Preise über Gesamtmenge rechnen

Diese Funktion zielt darauf ab, dass gewisse Materialpositionen in verschiedenen Kapiteln oder in verschiedenen Stücklisten von Leistungen vorkommen können. Sie addiert also die Mengen des gleichen

Materials über alle Positionen hinweg und wendet danach die Preisfindungskonditionen an und trägt bei allen diesen Materialpositionen den neu errechneten Preis ein.

Menu Extra – Positionen zusammenfassen

Durch die erweiterte Funktion Dokument Vortragen kann es bei Wahl Rezept auflösen zu vielen gleichen Positionen mit unterschiedlichen Mengen kommen, sowie auch durch das Einfügen von Artikeln aus dem Katalog mit Wahl Rezept auflösen kann es oftmals zu vielen gleichen Positionen kommen. Mit dieser Funktion können Sie diese

Leistungs-, Arbeit- oder Materialpositionen der

Verrechnungsart Ausmass und Regie wieder zu einer Position des gleichen Typs zusammenfassen.

Beachten Sie dazu bitte die Informationen im

Wizard.

Menu Berabeiten - Artikelbelegung

Die Artikelbelegung ist ein eigenes Modul, das Sie unterstützt bei der Verwaltung von Mietartikeln.

Sie möchten sehen, welche Geräte zur Zeit wo im

Einsatz sind, welche Geräte für welchen Zeitraum offeriert oder geplant sind und welche Geräte eigentlich schon lange hätten zurückgebracht werden müssen.

Der erste Schritt ist die Bestimmung einer Warengruppe. Vielleicht nennen Sie sie auch Mietartikel. Alle

Artikel bzw. Positionen, die von der Funktion betroffen sein sollen, müssen diese eine Warengruppe eingetragen haben.

Damit können Sie in den Dokumenten ruhig Mietartikel mit anderen mischen. Es werden nur diejenigen mit der hier angegebenen Warengruppe aufgeführt. Auch werden nur die Projekte in einer bestimmten

Projektgruppe berücksichtigt, das hat vor allem Performancegründe. Schliesslich können Sie für die

Zustände geplant, gebucht und überfällig angeben, welche Dokumenttypen diesen Zustand bestimmen und welche Farbe diesen Zustand anzeigt. Speichern Sie die getätigten Einstellungen. Wenn Sie wieder auf die

Übersicht wechseln, sehen Sie das Resultat.

Im Beispiel wurde rot als überfällig, gelb als geplant und grün als gebucht eingestellt.

Mit Aktualisieren wird die Anzeige frisch aufgebaut.

Der Filter Artikel bewirkt, dass nicht alle

Mietartikel angezeigt werden, sondern nur

derjenige, der in der Artikelliste gerade markiert

ist. Wenn Sie dann noch Immer im Vordergrund einstellen, können Sie durch die Artikelliste browsen und sehen immer den Status des gerade gewählten Artikels.

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Menu Extra - Preise über Gesamtmenge rechnen

Seite 207

Menu Extra - Artikel aus Positionen generieren

Positionen, die keinen Artikelverweis haben, können in keinen Bestellvorgang einfliessen. Diese

Funktion löst dieses Problem damit, dass für das

Projektdokument ein Katalog (gleiche Nummer wie

Projekt) und für alle im Dokument enthaltenen

Materialartikel (Eigenständige oder

Stücklisteneinträge) je ein Artikel eröffnet wird.

Es braucht dazu einen Nummernkreis für Artikel.

Wird den Positionen eine Nummer gegeben, so wird dies die Bestellnummer beim Lieferanten.

Dazu muss allerdings im Suchbegriff der Position eine gültige Adressnummer als Lieferant eingegeben worden sein.

Natürlich werden nur Materialpositionen oder stücklisteneinträge berücksichtigt, die nicht schon einen Artikelverweis haben.

Für die anderen kann entweder im Zielkatalog

(=Projektnummer) oder in allen Katalogen nach einer schon verhandenen Artikelnummer gesucht werden, damit der Artikel nicht zu oft eröffnet wird.

Menu Extra - Positionen aus Katalog generieren

Die Umkehrfunktion der obigen. Hier ist die

Zielsetzung ganz anders. Wir haben hier in einem

Katalog ein komplexes Verkaufsset oder ein umfangreiches Dokument vorbereitet, dass wir immer wieder aktuell kalkulieren wollen (mit

Katalogfaktoren).

Oder wir haben mit den Filtern eine zutreffende

Auswahl von Artikeln getroffen, die wir alle in eine

Dokument übernehmen wollen.

Mit dieser Funktion können wir alle Artikel im

Katalog in das offene Dokument übernehmen.

Dabei kann die Menge auf 1 oder aber auf die

Anzahl vorhandener Seriennummern im Lager gesetzt werden.

Menu Extra - Dokumente fakturieren

Mit dieser Funktion lassen sich alle bereits erstellten und gedruckten Dokumente in einem gemeinsamen

Vorgang fakturieren.

Beachten Sie, dass Sie diese automatische Fakturierung nicht mischen mit einer manuellen Fakturierung

wie z. B. mit der Funktion Vortragen . Dieser Prozess merkt sich auf eine eigene Weise, welche Dokumente

schon fakturiert sind und achtet nicht auf allfällige Vorträge von Dokumenten. Wenn Sie dennoch einzelne

Dokumente manuell fakturieren, dann achten Sie darauf, dass diese Projektdokumente in einer anderen

Projektgruppe sind.

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Menu Extra - Artikel aus Positionen generieren

Seite 208

Die Funktion Lieferscheine fakturieren wurde in

Dokumente fakturieren umbenennt und erweitert.

Das heisst neu können Sie selber bestimmten mit welchem Dokumenttyp Sie eine Sammelrechnung erstellen wollen.

Die Voraussetzungen sind die gleichen wie bei den

Lieferscheinen. Das erstellte Dokument muss über ein Druckdatum verfügen und darf noch keinen

Verweis in der Spalte LS fakturiert mit Rech. haben.

Auf Seite 2 des Wizard haben Sie die Wahlmöglichkeit des Dokumenttypes mit dem Sie die

Sammelrechnung erstellen möchten.

Wählen Sie zunächst die Periode, die berücksichtigt werden soll. Entscheidend ist dabei das Druckdatum des Dokumentes.

Selektion Projekte ermöglicht Ihnen die Wahl eines bestimmten Projektes, einer Projektgruppe oder einer einzelnen Rechnungsadresse in denen nach unfakturierten aber bereits gedruckten Dokumenten gesucht werden soll. In diesen Feldern können Sie mit Doppelklick oder [F3] eine entsprechende Auswahl treffen.

Die Box Dokumente einzeln auswählen führt Sie zum Wizard Seite 3 wo Sie die Dokumente einzeln wählen können. Aktivieren Sie diese Box nicht so gelangen Sie direkt auf Seite 4.

Auf Seite 3 des Wizard werden alle Dokumente, die der vorherigen Selektion entsprechen und gedruckt sind, aufgelistet. Sie können einzelne ein- bzw. ausschliessen.

Neu gibt es auch hier die Funktion Export Excel wo

Sie die hier angezeigten Informationen in eine

Excel Liste exportieren können.

Dann bestimmen Sie, wie die Rechnungen erstellt werden sollen. Es gibt drei Möglichkeiten:

Einzeln: Für jedes Dokument wird eine eigene

Rechnung erstellt.

Sammelrechnung mit Kapiteln: alle Dokumente eines Projektes werden zu einer Rechnung zusammengefasst, wobei für jedes Dokument ein eigenes Kapitel angelegt wird, sodass man auch das Total pro Dokument und dessen Datum und

Nummer sieht.

Sammelrechnung als Zusammenfassung: alle

Dokumente eines Projektes werden zu einer

Rechnung zusammengefasst, wobei bloss pro

Ertragskonto und pro Steuercode je eine Position

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Menu Extra - Dokumente fakturieren

Seite 209

gebildet wird, damit der Transfer in die Debitoren vollständig ist.

In der Positionsbezeichnung wird das Erstelldatum und die Dokumentnummer des Ursprungsdokumentes angezeigt.

Für Die Positionsbeschreibung können Sie hier die

Darstellung wählen zwischen Dokumenttyp, Do-

kumentnummer oder Dokumentnummer, Doku-

mentbezeichnung, Dokumentreferenz.

Neu kann eine weitere Positionstext-Variante gewählt werden: Dokumenttyp Dokumentdruckdatum - Dokumentreferenz

Die Seite 5 des Wizard wurde nur optisch von der

Darstellung und Anordnung der Funktionen angepasst. Die Funktionalität ist immer noch die gleiche.

Hier bestimmen Sie, ob die Rechnungen auch gleich in die Warteschlange zum Ausdruck gestellt werden sollen und das dabei zu verwendende

Druckformat.

Beachten Sie, dass auf Ihrem Arbeitsplatz ein

Rechnungsnummernkreis als Standard gesetzt sein muss, damit das System selbständig eine

Rechnungsnummer vergeben kann. Es wird sonst eine Fehlermeldung angezeigt, die Sie daran erinnert.

Für die Auswahl des Druckformates können auch die adresspezifischen Druckformate berücksichtigt werden.

Neu können auch die Seriennummern ins neue

Dokument kopiert oder verschoben werden. Die

Radiobuttons sind aber nur bei Faktura Art Einzeln und Sammelrechnung mit Darstellung ein Kapitel

pro Dokument aktiv, da sie nur hier berücksichtigt werden können, ansonsten werden die Seriennummern im Ursprungsdokument belassen.

Nach dem [Ausführen] wird Ihnen der Fortschritt der Verarbeitung aufgelistet. Die verarbeiteten

Dokumente erhalten den Verweis Vortrag nach und den Eintrag LS fakturiert mit Rech.

Der Wizard merkt sich die getätigten Einstellungen und schlägt sie beim nächsten Aufruf wieder vor.

Menu Extra - Automatische Lagerverbuchung

Diese Funktion ist der Bruder der Funktion Lieferscheine fakturieren , die gleich oben beschrieben ist. Die

beiden Seiten des Wizards entsprechen genau den ersten beiden Seiten der Funktion Lieferscheine fakturieren und werden hier nicht noch einmal separat beschrieben.

Nachdem oder bevor die Lieferscheine fakturiert wurden, können Sie auch automatisch im Lager abgebucht werden. Das gilt wiederum für alle Lieferscheine, die bereits ein Druckdatum haben und noch nicht im

Lager verbucht wurden. Hier achtet ARCO Auftrag auf das normale Lagerbuchungszeichen, wie es auch bei einem manuellen Buchungsvorgang eingetragen wurde, sodass doppelte Buchungen in jedem Fall ausgeschlossen sind.

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Menu Extra - Automatische Lagerverbuchung

Seite 210

Die Lagerbuchungen werden entsprechend den Einstellungen gemacht. Allenfalls öffnet sich anschliessend das Fenster Provisorische Lagerausgänge (z. B. wenn Sie mit Chargenverwaltung arbeiten, oder wenn nicht alle Ausgänge gebucht werden konnten).

Menu Extra - MWST Übergangsregelung

Diese Funktion ist im Kapitel Umstellung MWST beschrieben.

Menu Extra - MWST Codes ändern

Diese Funktion ist im Kapitel Umstellung MWST beschrieben.

Menu Extra – Konti anpassen

Damit Sie die Funktion aufrufen können müssen

Sie den Cursor innerhalb dem gewünschten Dokument positionieren.

Mit dieser Funktion können Sie die Konti und

Kst/Ktr der Positionen innerhalb eines Dokumentes oder auch nur eines Kapitels umstellen.

Wählen Sie das Konto und/oder die Kst/Ktr aus welche auf die Positionen eingetragen werden sollen. Wenn Sie unterschiedliche Positionstypen im Dokument haben, so können Sie hier noch unterscheiden ob die Konti/Kst z. B. nur bei den

Materialpositionen eingetragen werden soll oder auch bei Leistung, Arbeit, Prozent und Freibeträgen, aktivieren Sie die gewünschten Positionstypen mit der Checkbox.

Anschliessend bestätigen Sie die Angaben mit

Ausführen, die Maske schliesst sich automatisch,

Sie müssen das Dokument nur noch mit [F5] aktualisieren.

Das Pull down Menü für die Kapitel wurde erweitert mit Kapitelbezeichnung, Level Nummer des jeweiligen Kapitels und die Nummer des Kapitels.

Die Checkboxen und die Konti/KST werden gespeichert und beim nächsten aufrufen der Funktion wieder vorgeschlagen.

Menu Extra - Positionen löschen

Zum Bereinigen von Dokumenten kann man alle

Positionen mit Menge "Null" löschen, die vom Typ

Leistung, Arbeit, Material oder Prozente sind und die Verrechnungsart Ausmass oder Regie haben.

Diese Funktion wird häufig dann eingesetzt, wenn man Dokumentvorlagen benutzt und nur bei den aktuell zu verwendenden Positionen eine Menge einträgt.

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Menu Extra - MWST Übergangsregelung

Seite 211

Menu Extra - Projekte löschen

Löschen ist so ein schrecklich definitiver Vorgang. Man sollte sich das also gut überlegen. Es ist grundsätzlich nicht notwendig, Projekte zu löschen. Die SQL Datenbank verkraftet praktisch beliebige

Mengen an Daten, einzig bei der Volltextsuche ergibt sich ein Mehraufwand an Zeit.

Trotzdem möchten Sie vielleicht aufräumen. Wir haben neben dem Löschvorgang, der wirklich in keiner

Weise rückgängig gemacht werden kann (ausser durch Wiederherstellung einer früheren Sicherung), die

Möglichkeit geschaffen, Projekte und Dokumente zu deaktivieren. In der Projekt- und Dokumentliste gibt es dazu einen Filter, der nur aktive Projekte und Dokumente zeigt. Diese Deaktivierung ist auch einzeln manuell möglich in der Maske Projekte bzw. Dokumente.

Sie entscheiden dann am Schluss dieses Vorganges, ob Sie die ausgewählten Projekte nun definitiv löschen oder erst mal deaktivieren wollen.

Die Datumseinschränkung bezieht sich auf das

Beginndatum des Projektes.

Mit den Projektnummern kann sehr genau eingeschränkt werden, da diese ja meist auch in

Folge aus einem Nummernkreis erzeugt wurden.

Vielleicht haben Sie erledigte Projekte bereits in eine bestimmte Projektgruppe verschoben, sodass mit der Einschränkung auf die Projektgruppe Ihr

Ziel erreicht werden kann.

Projekte können geschützt werden. Sollen auch geschützte Projekte gelöscht werden?

Auf dieser Seite können Sie auf Projekte einer bestimmten Kundenadresse oder eines bestimmten verantwortlichen Mitarbeiters einschränken.

Bisher waren alle Angaben direkt projektbezogen.

In der Gruppe weitere Kriterien geht es um die im

Projekt enthaltenen Dokumente. Sie können bestimmen, dass ein Projekt vom Vorgang nicht betroffen sein soll, wenn bestimmte

Dokumenttypen darin enthalten oder gerade nicht enthalten sind.

Schliesslich wird die Liste der aufgrund der

Kriterien und Einschränkungen gefundenen

Projekte angezeigt. Sie können einzelne Projekte ein- bzw. ausschliessen.

Hier entscheiden Sie nun, ob die Projekte wirklich gelöscht werden sollen und damit natürlich alle darin enthaltenen Dokumente und Positionen.

Auswertungen sind dann nicht mehr möglich.

Wenn Sie bloss deaktivieren, dann sind weiterhin auch Positionsauswertungen möglich. Die

Dokumente können in diesem Fall auch deaktiviert werden, damit Sie beim Suchen Alle nicht erscheinen, falls der Filter Aktive gesetzt ist.

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Menu Extra - Projekte löschen

Seite 212

Menu Extra - Katalog Dubletten suchen

Diese Funktion sucht in allen Katalogen nach doppelt vorhandenen Artikelnummern. Sie können die doppelten Nummern gleich korrigieren lassen, indem Sie ein bestimmtes Zeichen hinzufügen.

Soll dies auch in geschützten Katalogen erfolgen?

Toolbar Icon - Kataloge

Öffnet die Katalogbearbeitung .

Toolbar Icon - Projekte

Öffnet die Projektbearbeitung .

Toolbar Icon - Dokumente

Öffnet die Dokumentbearbeitung

Toolbar Icon - Drucken

Druckt das gerade aktuelle Dokument mit seinem Standarddruckformat oder öffnet den Dialog für die

Auswahl eines Druckformates, wenn keines oder mehrere Standarddruckformate für diesen Dokumenttyp eingetragen sind.

Toolbar Icon - Vorschau

Zeigt das gerade aktuelle Dokument in einer internen Vorschau ohne das Layout und Stilvorgaben des

Druckformates.

Toolbar Icon - Bestellen

Startet den Dialog zur Erzeugung eines Bestellvorschlages aufgrund des aktuellen Dokumentes. Details

dazu sind in ARCO Lager beschrieben.

Toolbar Icon - Lagerbuchung

Bereitet die Lagerausgangsbuchungen für das gerade aktive Dokument vor. Details dazu in ARCO Lager .

Toolbar Icon - Projektinformation

Öffnet das Fenster Projektinformation .

Toolbar Programmstarticons

Es stehen jeweils die Starticons für die anderen drei Programme zur Verfügung, damit ohne erneute

Anmeldung direkt ins Programm eingestiegen werden kann.

Tipps

Mengeneingabe 3D

In der Regel trägt die Position eine Positionsmenge, die direkt eingegeben wird. In bestimmten Branchen kann es aber notwendig sein, mehrdimensionale Mengen zu hinterlegen. In diesem Fall wird die

Positionsmenge aus mehreren Teilmengen multipliziert. Bei der Positionsübernahme können alle

Dimensionen angegeben werden, beim Artikel selbst wird entschieden, welche dieser Dimensionen für die

Mengenberechnung multipliziert werden. Alle erfassten Dimensionen werden in der Position gespeichert und können auf Druckformaten ausgegeben werden und mittels SQL Statement zu Auswertungen verarbeitet werden.

Um mit dieser Mengenhandhabung zu arbeiten, ist zunächst in den Einstellungen Reiter Auftrag 2 diese Option einzuschalten.

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ARCO Auftrag

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Menu Extra - Katalog Dubletten suchen

Seite 213

Dann sind die Artikel vorzubereiten. Sie müssen entscheiden, bei welchem Artikel Sie welche

Dimensionen für die Positionsmenge heranziehen wollen (Breite, Höhe, Tiefe). Die markierten werden ausmultipliziert.

Dann können Sie die Angabe der Mengeneinheit automatisieren. Damit erhalten Sie immer richtig z. B. lm für eindimensionale Artikel, m2 für zweidimensionale und m3 für dreidimensionale.

Diese Einheiten werden in den Einstellungen Reiter

Allgemein Felder vordefiniert.

Wenn Sie schon erfasste Artikel nachträglich auf die gewünschten Dimensionen setzen wollen, können Sie das mit einem SQL Statement machen. Die vier Boxen haben je einen Wert:

Breite=2, Höhe=4, Tiefe=8, MEH=16. Addieren

Sie die Werte für die Boxen, die Sie setzen wollen.

Das Statement, das Sie in ARCO System Menu

Extra Direct SQL laufen lassen können ist folgendes, wobei _wert_ den eben errechneten

Wert darstellt und _katalognummer_ die Nummer des Kataloges, in dem die Artikel sind:

UPDATE STP SET GRA=_wert_ WHERE STA=_katalognummer_

Schauen wir uns jetzt an, wie die

Positionsübernahme für einen solchen Fall aussieht.

Jetzt sind drei neue Felder ganz oben sichtbar.

Hier werden nun die Dimensionen erfasst, immer alle 3, unabhängig davon welche dann zur Menge ausmultipliziert werden. Das Beispiel zeigt den

Fall, dass B und T multipliziert werden und damit auch die Mengeneinheit m2 erscheint.

Die Dimensionen werden also multipliziert und als

Menge angezeigt. Jetzt erfassen Sie noch die

Anzahl und zwar im Feld Menge. Sie können die

Angabe sofort machen, weil die markierte Menge dadurch überschrieben wird.

Es werden alle drei Dimensionen und die Anzahl in der Position abgelegt. Die Positionsmenge ergibt sich aus den auszumultiplizierenden Dimensionen und der Anzahl.

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Mengeneingabe 3D

Seite 214

Das sieht man hier ganz deutlich auf der

Positionsmaske. Die berechente Menge (4.32) wurde mit der Anzahl 8 überschrieben, wodurch sich eine Gesamtpositionsmenge von 34.56 ergeben hat.

Das Feld Menge bei einer solchen Position ist gesperrt und die Menge kann nur über den Dialog hier auf dem Reiter Auswertungen angepasst werden.

Alle Teilmengen und die Anzahl sind in der Position gespeichert und können auch auf Druckformaten ausgedruckt werden. Konsultieren Sie dazu das

Dokument ARCO SQL T10 Liste der verfügbaren

Druckfelder.

Kataloge importieren

ARCO Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Verbands- und Lieferantenkataloge einzulesen. Sie sind damit immer mit aktuellen Preisen dabei und haben keinen Zeitaufwand zur Erfassung und Anpassung der

Artikel. Der SMGV beispielsweise liefert seine Verbandskataloge direkt auf DVD. Sie können mit einem speziellen Importformat in ARCO Auftrag eingelesen werden. Für Haustechniker besteht die Möglichkeit auf die Kataloge der WIN_EXPERT CD zuzugreifen und diese in ARCO Software zu integrieren.

Ausserdem können bei Verwendung unserer Partnerlösung AAA WIN_OD oder WIN_LV alle dort verwendeten Kataloge ebenfalls eingelesen werden, seien sie nun aus dem Bereich IGH oder NPK oder eigene. Unzählige Lieferanten bringen Ihre Artikellisten in Excelformat. Diese können schnell so umgearbeitet werden, dass sie einlesbar sind (Importformat Standard). Sprechen Sie mit Ihrem

Lieferanten und machen Sie ihn darauf aufmerksam, dass Sie leichter bei ihm bestellen können, wenn Sie die Artikel in elektronischer Form von ihm erhalten.

Projektkalkulation

Die Projektkalkulation lässt sich auf drei Ebenen führen. Jede einzelne Position kann untersucht werden

( Position ändern - Reiter Kalkulation ), dann ein Kapitel als Ganzes [Ctrl-K] und natürlich das Dokument als

Gesamtheit ( Menu Drucken - Projekt - Kalkulation ). Änderungen sind wiederum auch auf den drei Ebenen

möglich. Die Funktion Menu Extra Preise anpassen kann z. B. die ganze Offerte um einen bestimmten

Prozentsatz verändern oder mit aktualisierten Unternehmensfaktoren ( Menu Bearbeiten - Faktoren ) neu

durchrechnen. Dazu braucht das Projekt einfach das richtige Kalkulationsschema eingetragen zu haben.

Die Kapitelkalkulation bietet die Möglichkeit, die Preise aufgrund anderer Richtzeiten zu verändern oder umgekehrt zu erfahren, wie viel Sie schneller sein müssen, wenn die Preise runter gehen. Der Vorteil der

Kapitelkalkulation liegt darin, dass ein ganzer Themenbereich als Einheit geschätzt werden kann und sich

Unterschiede bei einzelnen Positionen ausgleichen können.

Dokumente wiederverwenden

In ARCO kann jedes Dokument oder Teile davon wieder Ursprung für ein neues Dokument sein. Damit dies auch bei alten Dokumenten funktioniert, die allenfalls alte MWST Codes enthalten, gibt es die Funktion

Menu Extra - MWST Codes ändern. Auf einen Schlag werden alle alten Codes mit dem neuen Code ersetzt.

Der Befehl Vortragen eignet sich am besten, um aus einem bestehenden Dokument ein Neues zu machen,

besonders wenn das Dokument im gleichen Projekt ist. Sie bestimmen den neuen Dokumenttyp und

können mit wenigen Klicks auch Änderungen innerhalb der Positionen veranlassen wie Ohne Varianten oder bestimmte Positionstypen nicht mitkopieren.

Mit den Funktionen Einfügen Dokumente und

Einfügen Kapitel können Sie ganze Dokumente oder einzelne

Kapitel daraus in ein neues schon angelegtes Dokument einfügen. Schliesslich können Sie einzelne

Positionen kopieren, auch aus anderen Dokumenten und anderen Projekten. Markieren Sie die Position und drücken Sie [Ctrl]-[C] für Kopieren oder [Ctrl]-[X] für Ausschneiden. Sie können auf diese Weise mehrere

Positionen markieren und in den Speicher legen, dann in Ihr neues Dokument wechseln und sie an der

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Auftrag

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Kataloge importieren

Seite 215

gewünschten Stelle mit [Ctrl]-[V] wieder einfügen. Ein kleines Fenster zeigt jeweils, wie viele Positionen

Sie schon zum Kopieren bzw. Verschieben markiert haben.

Direkterfassung

Sie wissen Ihre Artikelnummern auswendig? Dann können Sie Ihre Dokumente auch direkt über die

Eingabe der Nummern füllen. Benützen Sie dazu die Funktion Einfügen Artikel . Sie können dieses Fenster

parallel mit der Artikelliste offen halten und je nachdem, ob Sie die Nummer wissen oder nicht, das eine oder andere verwenden, um Artikel als Positionen in ein Dokument einzutragen.

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ARCO Auftrag

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Direkterfassung

Seite 216

ARCO Lager

Voraussetzung für das Verständnis des hier Gesagten ist die Kenntnis von ARCO Auftrag. Lesen Sie vor

diesem Kapitel das Kapitel ARCO Auftrag

mit besonderem Augenmerk auf die Katalogbearbeitung .

Ziele und Anwendungsbereiche

Da ARCO Lager keine eigene Anwendung ist, sind seine Funktionen aus verschiedenen ARCO Anwendungen heraus zugänglich. ARCO Auftrag integriert alle Funktionen von ARCO Lager. Die Funktionen Bestellungen,

Bestellen (für Serviceauftrag) und Lagerbuchung (für Serviceauftrag) sind auch in ARCO Service integriert und von dort aus zugänglich.

ARCO Lager unterstützt vor allem die projekt- und servicebezogene Warenwirtschaft inklusive Einkauf. Es sind manuelle Bestellvorschläge, solche aufgrund von Mindestmengen und solche aufgrund von

Projektdokumenten und Serviceaufträgen möglich. Die Lagereingänge können auf Bestellungen beruhen und sind so sehr einfach zu erfassen. Die Lagerausgänge werden ab Lieferschein, Rechnung oder

Serviceauftrag gebucht. Das Inventar ist rollend und mehrlagerfähig.

Funktionen

Artikelliste - Befehl Lager

Die Lagerführung ist nur für Artikel des Typs Material möglich. Für die einzelnen Dimensionen eines Artikel kann kein separater Bestand geführt werden.

Reiter Bestand

Liste 1 Bestand

Sie sehen hier den aktuellen Bestand des Artikels an den verschiedenen Lagerorten. Freier Bestand heisst soviel wie nicht für ein bestimmtes Projekt reservierter Bestand.

Liste 2 Seriennummernbestand

Hier sehen Sie, ob für den Artikel Seriennummern erfasst sind. Am einfachsten geschieht dies natürlich über die Barcodelesegeräte (eigenes

Modul mit eigener Bedienungsanleitung). Sie können aber auch hier manuell erfasst werden mit

[Neu].

Seriennummern können dann bei der

Positionsübernahme in ein Dokument ausgewählt werden (Einstellung - Reiter Auftrag - Gruppe

Seriennummer berücksichtigen).

Wenn Sie manuell Seriennummern zuteilen, dann können Sie neben der Nummer selbst auch das

Feld Standplatz und weitere 64 benutzerdefinierbare Felder (Einstellungen - Reiter

Allgemein - Felder) mit Daten füllen.

Damit lassen sich für komplexe Geräte, deren

Konfiguration sich nicht über die Artikelnummer unterscheidet, technische Daten seriennummerspezifisch hinterlegen. Die

Artikelliste kann mit 3 Filtern auf diese Lagerfelder durchsucht werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Lager

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Artikelliste - Befehl Lager

Seite 217

Die Darstellung der Maske wurde für eine bessere

Übersicht angepasst. Auch können die Daten mit der neuen Darstellung fliessender erfasst werden.

Mit einem Doppelklick in die Wertzeile können Sie die Informationen direkt eingeben oder verändern und mit [Enter] gelangen Sie in die nächste Zeile, mit [Esc] oder einem Mausklick verlassen Sie den

Eingabemodus. Lassen Sie die Box Lagermenge anpassen aus Lagerort aktiv wenn der

Lagerbestand angepasst werden soll wenn Sie hier beispielsweise den Lagerort verändern oder manuell eine Seriennummer erfassen. Achten Sie auch beim Löschen von Seriennummern auf diese

Box.

Diese Felder können auch über den Prozess

Bearbeiten-Lager-Artikelerfassung mit

Wareneingang befüllt werden. Die drei Filter-

Lagerfeld auf der Artikelliste können auch auf diese 64 Felder angewendet werden. Ist dieser

Filter gesetzt werden beim Druck auch nur diese

SN-Einträge, die diesem Filter entsprechen, ausgegeben.

Auf der Lagermaske unterhalb der Liste

Seriennummernbestand haben wir drei

Radiobuttons platziert über welche Sie die Anzeige der 64 Lagerfelder steuern können. Charge,

Seriennummer, Standplatz und Lagerort werden immer angezeigt.

[Alle] mit dieser Wahl werden alle 64 Felder angezeigt.

[Inhalt] mit dieser Wahl werden nur diejenigen der

64 Felder angezeigt die zu diesem Artikel und

Seriennummer einen Inhalt haben.

[Vordefiniert] mit dieser Wahl werden nur diejenigen der 64 Felder angezeigt, die über die

Funktion Bearbeiten-Lager-Artikelerfassung mit

Wareneingang in der Einlesedefinition verwendet werden. Diese Schaltfläche ist auch nur bei diesen

Artikeln verfügbar die über diese Funktion erfasst wurden.

Diese Seriennummernfelder können beim Katalog- und Dokumentdruck mit folgenden Stil-Feldern gedruckt werden. Definieren Sie in der Stil-Datei mit folgenden Textmarken einen neuen Stil:

@sen für die Seriennummer

@spl für den Standplatz

@lao für den Lagerort

@fxx für die Lagerfelder 1-64 (@f01, @f64)

Diese Felder können Sie beim Katalogdruck verwenden:

@snfmng druckt die Anzahl der gefilterten SN-

Einträge des Artikels

@snamng druckt die Anzahl aller SN-Einträge des

Artikels.

Diesen neu definierten Stil geben Sie in den

Druckformaten Reiter Einzelne Elemente im

Pulldownmenu bei SN Bestand an. Nur wenn dieser definiert ist, wird nach jedem Artikel oder

Position dieser Stil gedruckt.

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Artikelliste - Befehl Lager

Seite 218

Befehl Lager – Seriennummernbestand: Hier können Sie mittels [Ctrl]+[X] Seriennummern, welche noch in keinem Dokument verwendet wurden bzw. neu erfasst wurden, ausschneiden und mit [Ctrl]+[V] auf einem anderen Artikel einfügen.

Seriennummern welche bereits in ein Dokument eingefügt wurden, können nicht mehr verschoben werden.

Neu wird auch die Anzahl der aufgelisteten

Seriennummern auf dem Artikel angezeigt.

Befehl Lager – Seriennummernbestand: Wenn Sie hier bisher Seriennummern löschen wollten so war dies entweder möglich oder aber eine Meldung besagte dass die Seriennummer bereits in einem

Dokument verwendet wird. Diese Funktion haben wir soweit angepasst dass Sie in Zukunft nicht mehr mühsam nach dem Dokument suchen müssen in dem Sie die Seriennummer eingefügt, aber nicht ausgebucht haben.

Das heisst neu erhalten Sie diese Meldung wo Sie wählen können ob Sie die Details zu der

Seriennummer anzeigen möchten oder aber Sie bestätigen die Meldung mit [Nein] und kehren ohne weitere Aktion zu dem

Seriennummerbestand zurück. Wenn Sie die

Meldung mit [Ja] bestätigen so erhalten Sie eine

Datei mit den Detailinformationen in welchen

Dokumenten in welchen Projekten diese

Seriennummer verwendet wird.

Die 64 Lagerfelder zu den Seriennummern wurden von 30 Zeichen auf 100 Zeichen erweitert.

Auch die Maske wurde von statisch auf dynamisch umgestellt und kann nun beliebig in die Breite und

Höhe gezogen werden.

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ARCO Lager

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Artikelliste - Befehl Lager

Seite 219

Reiter Einkauf

Liste 1 Bezugsquellen

Der Lieferant kann ja beim Katalog hinterlegt sein.

Sie können hier aber alternative Lieferanten angeben. Sie haben Priorität. Wenn Sie mehr als einen Lieferanten angeben, markieren Sie einen als Vorzugslieferanten.

Bei der Erfassung der Bezugsquellen und Ein-

kaufspreise muss die Verpackungsmenge zwingend angegeben werden, da die Angaben sonst nicht mit [Ausführen] gespeichert werden können.

Diese Informationen werden für einen korrekten

Bestellvorschlag benötigt.

Liste 2 Lagerlimiten

Setzen Sie hier die Mindestbestand- und

Bestellmengen pro Lagerort für die automatischen

Bestellvorschläge.

Liste 3 Offene Bestellungen

Hier sehen Sie welche Bestellungen schon verbereitet oder getätigt, aber noch nicht eingegangen sind.

Der Knopf Bestellen macht einen manuellen

Eintrag im Bestellvorschlag.

Die Bestellung übernimmt die Markierungen aus der Liste 1 und 2 und schlägt entsprechend vor.

Mit [Ausführen] wird diese Bestellung in die

Bestellvorschläge eingetragen.

Wenn auf dem Reiter Einkauf unter Bezugsquellen

und Einkaufspreise ein Vorzugslieferant eingetragen ist sowie unter Lagerlimiten und Bestellmen-

gen ein Lagerort vordefiniert so werden diese beiden Informationen Lieferant und Lagerort für den

Befehl Bestellung unter offene Bestellungen verwendet.

Sind auf diesem Reiter die Informationen Vorzugslieferant und Lagerort aber nicht erfasst so werden diese ab der Katalogmaske-Reiter Einkauf/Lager geholt sofern hier ein Lagerort und Lieferant eingetragen wurde.

Ist der Lagerort auch auf dem Katalog nicht abgefüllt so wird das Standardlager aus den Einstellun-

gen Lokal für die manuelle Bestellung verwendet.

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Artikelliste - Befehl Lager

Seite 220

Reiter Bewegungen

Liste 1 Lagereingänge

Zeigt die Eingänge des Artikels in der gewählten

Periode, die kumulierte Menge und den durchschnittlichen Einkaufspreis.

Liste 2 Lagerausgänge

Zeigt alle Lagerausgänge des Artikels in der gewählten Periode, die kumulierte Menge und den durchschnittlichen Verkaufspreis.

Maske Dokument - Interne Lagerverschiebung

Sobald als Dokumenttyp Lieferschein ausgewählt wird, erscheint ein zusätzlicher Reiter auf der

Maske Dokument. Er ermöglicht es,

Artikelbestände von einem Lagerort an einen anderen zu verschieben. ARCO Software nennt das einen internen Lieferschein. Sie brauchen nur das Abgangslager und das Ziellager anzugeben.

Die Artikel und Mengen tragen Sie ganz normal als Positionen ein, wie bei jedem Lieferschein.

Wenn in den Einstellungen die Lagerbuchung für

Lieferscheine eingestellt ist, wird nach dem Druck des Lieferscheines automatisch die Lagerbuchung erfolgen, sonst können Sie sie manuell mit dem

Toolbar Icon Lagerbuchung starten. Es werden sowohl Ausgangs- wie Eingangsbuchungen erzeugt, beide gekennzeichnet als interne

Lagerbuchungen.

Die Einstellung - Reiter Auftrag - Gruppe Vorgaben für neue Dokumente entscheidet, ob die umgebuchte

Bestandesmenge am Ziellager auf dasjenige Projekt reserviert wird, in dem der interne Lieferschein erzeugt wurde.

Menu Bearbeiten - Lager - Bestellungen

In der oberen Liste sehen Sie alle erfassten

Bestellungen und in der unteren Liste sehen Sie die einzelnen Bestellpositionen zur oben markierten Bestellung. Bestellungen bleiben auch nach einem vollständigen Eingang bestehen, können aber durch Setzen der Filter einfach ausgeblendet werden.

Bei den Bestellpositionen werden laufend die noch ausstehenden Mengen angezeigt. Das braucht

Performance. Sie können die laufende Aktualisierung der Bestellpositionen mit dem Befehl Liste

aktualisieren - ständig ein- oder ausschalten. Beachten Sie, dass Sie im ARCO Comunicator gleich die

Kommunikationsmöglichkeiten mit dem Lieferant sehen und oben in der Liste der Bestellungen Ihre

Kundennummer beim Lieferanten (falls in der Adresse eingetragen).

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Lager

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Maske Dokument - Interne Lagerverschiebung

Seite 221

Maske Bestellung

Nachdem Sie eine Bestellung ausgeführt haben,

ändern Sie die Bestellung auf bestellt. Dabei können Sie noch einen Kommentar (z. B. wie Sie bestellt haben oder eine Bestellreferenz) und das geplante Lieferdatum setzen und zudem für jede

Bestellposition den Einkaufspreis ändern, sollte es eine Aktion sein oder sonst eine Änderung gegenüber den beim Artikel hinterlegten Preisen.

Wie für Projektdokumente lassen sich die

Bestellpositionen ordnen. Sie können eine

Sortierung festlegen oder manuell mit Nach oben /

Nach Unten die Positionen schieben.

Zusätzliche Einträge lassen sich mit Neu machen oder durch Drag & Drop aus der Artikelliste.

Im Kommentarfeld können Sie jetzt mehrzeilige Texte erfassen z. B. eine abweichende Lieferadresse oder sonstige Lieferinformationen die auf der Bestellung angedruckt werden müssen. Das Feld haben wir vergrössert und mit Scrollbalken versehen.

Natürlich können Sie eine Bestellung und auch eine Bestellposition zu einer schon existierenden

Bestellung manuell erfassen mit Neu. Am einfachsten kommen Sie aber zu einer neuen

Bestellung über den Befehl Vorschlag auf der

Bestelliste.

Bestellvorschlag

Einträge in den Bestellvorschlag können Sie auf drei Arten erhalten:

Manuell über den Knopf Bestellen im Fenster Lager des Artikels

Durch Aufrufen der Funktion Bestellen auf einem Projektdokument oder einem Serviceauftrag

Durch den Befehl Generieren, aufgrund der Mindestmengen der Artikel, wobei zuvor auf einen Lagerort oder einen Katalog eingeschränkt werden kann

Sie bearbeiten dann den Bestellvorschlag, können

Mengen ändern, andere Lieferanten zuteilen oder

Einträge löschen. Mit dem Befehl Übernehmen werden dann alle markierten Einträge zu

Bestellungen zusammengefasst, eine Bestellung pro Lieferant.

Bitte beachten Sie, dass der Bestellvorschlag nur während der Laufzeit des Programms erhalten bleibt und in jeder Programminstanz ein eigener ist. Erst die erzeugten Bestellungen sind in der

Datenbank.

Menu Bearbeiten - Lager - Eingänge

Das Fenster der Eingänge gleicht sehr dem

Fenster Bestellungen. Ist ja auch kein Wunder, denn in der Regel werden die Eingänge aufgrund einer Bestellung erfolgen. In der oberen Liste sehen Sie die Lieferungen, in der unteren die einzelnen Wareneingänge (Chargen), die mit der oben markierten Lieferung angekommen sind.

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ARCO Lager

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Menu Bearbeiten - Lager - Eingänge

Seite 222

Jeder Wareneingang, also jeder Artikel in einer Lieferung, bekommt eine Wareneingangsnummer, hier

meist Chargennummer genannt. Wenn die Einstellungen die Chargenverwaltung vorsehen, dann wird für

jede Charge eine Bestandesposition aufgebaut und die Ausgänge müssen den Eingängen zugeordnet werden, damit die Chargenverfolgung möglich wird. Wenn Sie ohne Chargenverwaltung arbeiten, fällt diese

Zuordnung weg und Sie können viel einfacher und direkter arbeiten.

Bei den Lieferpositionen werden laufend die noch ausstehenden Mengen angezeigt. Das braucht

Performance. Sie können die laufende Aktualisierung der Lieferpositionen mit dem Befehl Liste

aktualisieren - ständig ein- oder ausschalten.

Wenn Sie den Filter Nur Lieferung ausschalten, werden alle Wareneingänge von allen Lieferungen angezeigt und ein Volltextsuchfeld geht auf. Sie können nun einen bestimmten Wareneingang suchen, wobei Sie mit den Filtern Lagerort und Katalog stark einschränken können. Wenn Sie die gesuchte Charge gefunden haben, können Sie mit dem Befehl Lieferung einstellen die dazugehörende Lieferung markieren lassen, sodass Sie nun alle Wareneingänge dieser Lieferung sehen und zudem können Sie mit dem Befehl

Verfolgen sich anzeigen lassen, welche Lagerausgänge von dieser Charge genommen wurden bzw. an welchen Lagerorten von dieser Charge noch Bestände da sind.

Wir haben neu auf den Lieferpositionen die Funktion [Seriennummer] eingebaut. Diese ermöglicht

Ihnen nach dem erfassen des Lagereinganges die

Seriennummern den Artikeln zuweisen. Wählen

Sie hierfür die Funktion [Seriennummern] und erfassen Sie für jede Seriennummernposition den entsprechenden Wert. Mit Doppelklick in das Feld

Wert gelangen Sie in den Erfassungsmodus und mit [Enter] kann die Eingabe in der nächsten Zeile fortgesetzt werden. Mit [Ausführen] bestätigen Sie die erfassten Seriennummern und die Bestellposition mit Menge 49 wird in 49 Einzelpositionen umgewandelt. Bzw. in so viel Einzelpositionen wie

Seriennummern erfasst wurden.

Wenn Sie eine Bestellposition mit Menge 50 haben und nur 30 Seriennummern erfassen, so werden

30 Einzelpositionen generiert und 1 Position mit

Menge 20 bleibt bestehen. Auf dieser Position mit

Menge 20 können Sie später mit der Funktion

[Seriennummer] die restlichen Seriennummern erfassen.

Wählen Sie erneut die Funktion [Seriennummer] auf einer Einzelposition wo bereits eine Seriennummer erfasst wurde, so öffnet sich das Seriennummernfenster, welches Sie bereits vom Artikel kennen, wo Sie dann die 64 Datenfelder erfassen können. Wenn Sie eine falsche Seriennummer erfasst haben, können Sie diese hier korrigieren.

Haben Sie aber die falsche Lieferung erfasst und bereits Seriennummern eingeben, so müssen Sie zuerst auf dem Katalog - Artikel - Befehl Lager die

Seriennummern löschen bevor Sie die Lieferung löschen können. Dies wurde so gelöst, weil nur auf dem Artikel die Prüfung möglich ist ob die erfasste

Seriennummer bereits verwendet wurde.

Neu wird Ihnen beim Versuch eine Lieferung zu

Löschen mit einer entsprechenden Meldung mitgeteilt wenn die darin enthaltenen Seriennummern bereits verwendet wurden. Es können nur Lieferungen mit Seriennummern gelöscht werden, deren Seriennummern noch nicht in Dokumenten verwendet wurden.

Bestätigen Sie diese Meldung mit [Ja] so erhalten

Sie ein Protokoll in welchem Aufgelistet wird wel-

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ARCO Lager

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Menu Bearbeiten - Lager - Eingänge

Seite 223

che Seriennummer mit welcher Artikelnummer in welchem Dokument enthalten ist. So fällt es Ihnen leichter die betroffenen Seriennummern aus den

Dokumenten zu entfernen um anschliessend die

Lieferung löschen zu können. Bestätigen Sie diese

Meldung mit [Nein] so wird einfach nur die Meldung geschlossen.

Die Befehle Barcode Printing und Scandatei einlesen haben mit dem Modul Integration Barcode zu tun und sind in einem eigenen Handbuch beschrieben (ARCO SQL T4 - Integration Barcode.pdf).

Masken Lieferung und Eingang

Die Maske Lieferung beinhaltet selbst wieder eine

Liste, die Liste der dazugehörenden

Lieferpositionen. Damit kann jeder einzelne

Wareneingang bearbeitet werden. Vielleicht war die Lieferung ja nicht vollständig und einige der bestellten Artikel wurden nicht oder unvollständig geliefert. Oder der Einkaufspreis muss korrigiert werden. Sie können auch eine Chargenkennung eingeben und den Ziellagerort bestimmen. Wenn

Sie eine Projekt- oder Servicereferenz auswählen, dann gilt dieser Eingang als reserviert für das entsprechende Projekt bzw. Service. Nachträglich, also wenn die Lieferung schon verbucht ist, lässt sich nur noch der Einkaufspreis ändern.

Sehen wir uns nun die Felder der Lieferung selbst an. Sie verweist auf eine Bestellnummer. Wenn

Sie also eine neue Lieferung erfassen, dann wählen Sie am besten die dazugehörende

Bestellung aus.

Ist die Mehrheit der bestellten Artikel nicht angekommen, dann checken Sie vorgängig die Box

Liefermengen auf Null setzen und geben nur bei den gelieferten Artikeln die Liefermenge an. Wenn Sie die gleiche Bestellung ein zweites Mal wählen, werden nur noch die Artikel und Mengen eingetragen, die im

Rückstand waren. Sie können das solange wiederholen, bis die ganze Bestellung eingegangen ist.

Der Einkaufspreis Netto ergibt sich aus den einzelnen Lieferpositionen. Geben Sie die Lieferkosten an und zusammen mit der MWST sollten Sie den Rechnungsbetrag des Lieferanten erreichen. Nun können Sie diese Lieferung noch bewerten bezüglich Qualität, Lieferzeit bzw. Termineinhaltung und Vollständigkeit. Sie vergeben Schlechtpunkte; alles auf 0 bedeutet die perfekte Lieferung, nichts angeschlagen oder kaputt, genau on time und alles was bestellt war, wurde in der richtigen Menge geliefert.

Unter ARCO System – Benutzerverwaltung gibt es ein neues Benutzerrecht:

Lager-Eingänge-Einkaufspreise sichtbar.

Wenn dieses Benutzerrecht über Ausführen aktiviert ist, so sind in der Maske Lager-Eingänge–

Lieferung erfassen/ändern die Einkaufspreise normal sichtbar.

Entfernen Sie dieses Benutzerrecht, so werden folgende Felder ausgeblendet, bzw. deren Inhalt nicht angezeigt:

Einkaufspreis pro MEH

Einkaufspreis pro VEH

Preis (auch auf der Maske Lager - Eingänge)

Einkauf Netto, Frachtkosten, MwSt, Rechnungs-

summe

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ARCO Lager

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Menu Bearbeiten - Lager - Eingänge

Seite 224

Menu Bearbeiten - Lager - Ausgänge

In den seltensten Fällen werden Sie hier direkt arbeiten. Vielleicht suchen Sie mal etwas

Bestimmtes. Jedenfalls sind hier alle

Lagerausgänge verbucht. Sie haben von hier aus mit dem Befehl Provisorisch auch Zugang zur Liste der provisorischen Lagerausgänge.

In dieser Liste sehen Sie Lagerausgänge, die noch nicht gebucht werden konnten, weil keine passende Charge oder nicht genügend Bestand da war. In dieser Liste landen Sie auch immer bei einer Lagerbuchung von Lieferschein oder

Rechnung, wenn in den Einstellungen die

Chargenverwaltung aktiviert ist oder

Lagerausgänge direkt buchen ausgeschaltet ist.

Bei einer solchen Buchung versucht ARCO Software, für den Ausgang eine passende Charge zu finden.

Wenn der Ausgang z. B. für ein Projekt erfolgt ist, dann sucht ARCO Software zuerst, ob es einen passenden Lagereingang mit Bezug zu diesem Projekt gibt. Wenn nicht, dann werden Bestände ohne

Reservation gesucht.

Wenn ARCO Software die Zuordnung machen kann, dann sehen Sie das daran, dass der provisorische Lagerausgang eine Chargennummer zugeordnet hat und die Kolonne B für Buchen markiert ist, denn dann kann der Ausgang gebucht werden, ansonsten fehlt eine dieser Angaben und

Sie müssen die Zuordnung von Hand machen, indem Sie den Ausgang ändern und selbst eine

Charge auswählen (im Beispiel nicht möglich, weil

Chargenverwaltung nicht aktiviert ist).

Vergessen Sie nicht die Box Buchen zu checken, wenn Sie den Ausgang definitiv machen wollen.

In der Lagerausgangsmaske und der provisorische

Lagerausgangsmaske haben wir den Befehl Alle

löschen eingefügt. Mit diesem Befehl können Sie alle in der Maske angezeigten Datensätze löschen, je nachdem wie sie die Filter setzen.

Diese Funktion kann Hilfreich sein wenn Sie den

Lagerausgang für ein Dokument zu früh gebucht haben, dann setzen Sie einfach den Filter auf das gewünschte Dokument und wählen Alle löschen.

Bevor Sie alle angezeigten Einträge löschen, prüfen Sie vor dem Löschen ob es wirklich die richtigen Einträge sind, denn der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn Sie die Projektliste im Hintergrund geöffnet haben und auf der Lagerliste den Filter Artikel setzen möchten, so ziehen Sie den gewünschten

Artikel aus dem Katalog mittels Drag & Drop auf den Filter. Ist die Projektliste nicht offen, kann der

Artikel auch mit Doppelklick aus dem Katalog in den Filter übernommen werden.

Bei den provisorischen Lagerausgängen haben Sie keine Filtermöglichkeit, hier werden immer alle angezeigten Datensätze gelöscht, prüfen Sie des-

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Menu Bearbeiten - Lager - Ausgänge

Seite 225

halb auch hier vorgängig ob diese wirklich gelöscht werden dürfen.

In der Fusszeile der Maske wird beim Verbuchen eine Fortschrittsanzeige angezeigt, da bei vielen

Buchungen sonst nicht erkennbar ist ob gebucht wird.

Mit der Chargenverwaltung muss manchmal ein Ausgang auf verschiedene Eingänge verteilt werden, weil eine Charge alleine nicht genügend Bestand hat. Diese Verteilung lässt sich mit der Funktion Verteilen erledigen. Dabei können Sie auswählen, ob Sie auf alle Chargen verteilen wollen, ohne Rücksicht auf

Reservationen, oder nur solche Chargen suchen, die freie Chargen sind, also keinen Verweis auf ein Projekt oder einen Serviceauftrag haben.

Menu Bearbeiten - Lager - Inventar

Hier sehen Sie alle aktuellen Lagerbestände. Sie können die Liste Sortieren und Filtern nach

Katalog oder Lagerort.

Sie können diese Zahlen auch für eine

Weiterbearbeitung in Excel exportieren.

Durch eine Umstellung von der Einstellungen von Mit Chargenverwaltung auf Ohne Chargenverwaltung sind für den gleichen Artikel vermutlich mehrere Bestände einzeln geführt. Diese Einzelbestände können mit dem Befehl Lagerbestände zusammenführen auf einen Bestand addiert werden. Danach gibt es pro

Kombination Artikel - Lagerort - Projektreservation nur noch eine Lagermenge.

Der Befehl Mit Einzelchargen zeigt Ihnen diese

Einzelpositionen an, während die erste Liste bereits zusammenfasst und die Anzahl Positionen in einer eigenen Kolonne angibt.

Weil es hier Einzelbestände sind, können Sie diese auch Ändern oder Löschen. Die Menge lässt sich durch Doppelklick direkt in der Liste ändern.

Mit Ohne Einzelchargen sehen Sie wieder die

Zusammenfassungsebene.

Beim D

RUCKEN

kann zunächst entschieden werden, ob das ganze Inventar oder die gerade ausgewählten Bestände aufgeführt werden sollen.

In der Gruppe D

ARSTELLUNG

wird dann der Detaillierungsgrad des Ausdrucks bestimmt.

Für den Inventarlistendruck mit Darstellungswahl

Artikel zur Bestandesaufnahme, Artikel mit

Reservationsinformationen und Artikel mit

Reservationsinformationen und Seriennummern haben Sie die Möglichkeit den Artikeltext

Mehrzeilig und Komplett zu drucken, wenn Sie diese Box aktivieren.

Bei den Inventardrucken die die Einkaufspreise anzeigen werden diese mit der Katalogwährung in die Leitwährung umgerechnet wenn sie unterschiedlich sind. Beim Export Excel werden die Einkaufspreisspalten mit LW für Leitwährung und FW für Fremdwährung unterschieden. Dies wurde auch beim Inventardruck auf dem Katalog umgesetzt.

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Menu Bearbeiten - Lager - Inventar

Seite 226

Die Befehle Barcode Printing haben mit dem Modul Integration Barcode zu tun und sind in einem eigenen

Handbuch beschrieben (ARCO SQL T4 - Integration Barcode.pdf).

Menu Bearbeiten - Lager - Scandatei für Inventur

Diese Funktionalität hat mit dem Modul Integration Barcode zu tun und ist in einem eigenen Handbuch beschrieben (ARCO SQL T4 - Integration Barcode.pdf).

Menu Bearbeiten - Lager - Inventar aktualisieren

Dieser Wizard führt Sie durch die Möglichkeit, die

Bewertung Ihres Inventars zu aktualisieren. Der

Inventarwert ist der beim Lagereingang erfasste

Einkaufspreis. Wenn die Einkaufspreise ändern und Sie das Inventar zum Wiederbeschaffungswert führen wollen, dann können Sie die aktuellen

Einkaufspreise, so wie Sie sie entweder beim

Artikel oder bei seinem Vorzugslieferanten erfasst haben, auf das Inventar übertragen.

Sie können dabei einschränken auf einen bestimmten Katalog oder eine bestimmte

Warengruppe, die von der Aktualisierung betroffen sein soll.

Menu Bearbeiten - Lager - Bestellen

Sie arbeiten hier mit der Möglichkeit, einen

Bestellvorschlag für ein Projektdokument oder einen Serviceauftrag zu bekommen. Wenn Sie kein grosses Lager führen wollen, dann werden

Sie erst einkaufen, nachdem Sie verkauft haben.

Also bestellen Sie genau die Artikel, die Sie eben in einer Offerte oder Auftragsbestätigung oder einem Serviceauftrag eingetragen haben. Der darauf folgende Dialog lässt Ihnen verschiedene

Optionen offen.

Zunächst bestätigen Sie, dass Sie wirklich einen

Bestellvorschlag generieren wollen.

Lagermengen beim Bestellen berücksichtigen bedeutet, dass nur die Menge bestellt wird, die zur Zeit nicht an Lager ist, also Artikelmenge im Dokument minus aktueller Bestand.

Reservationen beim Bestellen berücksichtigen bedeutet, dass nicht der ganze aktuelle Bestand berücksichtigt wird, sondern nur der nicht reservierte Bestand, also Artikelmenge minus freier Bestand.

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Menu Bearbeiten - Lager - Scandatei für Inventur

Seite 227

Freie Lagermengen auf Projekt umbuchen bewirkt, dass wenn freie Menge gefunden wird (und dieser Anteil also nicht bestellt werden muss), diese auch gleich auf das Projekt reserviert wird.

Offene Bestellungen berücksichtigen bedeutet, dass für die Menge, die bestellt werden soll, zunächst noch geprüft wird, ob es bereits offene Bestellungen dafür gibt. Falls offene Bestellungen gefunden werden, reduziert sich die jetzt bestellte Menge.

Reservieren für Projekt/Service bedeutet, dass der Bestellvorschlag Bezug nimmt auf das Projekt bzw. den

Serviceauftrag aus dem er entstanden ist. Damit kann dann der Eingang auch reserviert werden. Die resultierende Bestandesmenge wird dann nicht frei, sondern für das Projekt reserviert sein.

Lieferant mitberücksichtigen bedeutet, dass auch wenn der Artikel selbst keinen eigenen Lieferanten

eingetragen hat, der Lieferant, der in seinem Katalog vermerkt ist, berücksichtigt wird. Es können nur

Artikel berücksichtigt werden, zu denen ein Lieferant gefunden wird.

Als Einkaufspreis auf der Bestellung wird der Einkaufspreis, wie er bei der Position hinterlegt ist, verwendet. Damit ist es möglich projektspezifische Abmachungen mit dem Lieferanten bei den Positionen zu hinterlegen. Auf diese Weise werden diese speziellen Konditionen sowohl bei der Projektkalkulation wie bei der Bestellung verwendet. Ursprünglich wurde der Einkaufspreis der Position bei der Artikelübernahme aufgrund der aktuellen Einkaufsbedingungen im Lager gesetzt.

Menu Bearbeiten - Lager - Lagerbuchung

Startet die Lagerausgangsbuchung für das aktuelle Dokument oder den markierten Serviceauftrag. In der

Regel ist dies nicht notwendig, denn Sie haben im Workflow vorgegeben, in welchen Fällen eine

Lagerbuchung stattfinden soll. Diese Funktion ist also für Ausnahmen oder Korrekturen gedacht oder wenn

Sie grundsätzlich selbst entscheiden wollen, für welche Dokumente es geschehen soll.

Werden bei Dokumentpositionen Seriennummern eingetragen, unabhängig davon ob die Seriennummernbestände an Lager geführt werden oder ob diese manuell der Position zugefügt wurden, werden die Lagerausgangsbuchungen folgendermassen durchgeführt.

Variante 1:

Positionsmenge 20 erfasst mit 20 Seriennummern,

Lagerausgang wird mit 20 Einzelbuchungen à

Menge 1 gebucht.

Variante 2:

Positionsmenge 30 erfasst mit 20 Seriennummern, Lagerausgang wird mit 20 Einzelbuchungen à Menge 1(je

Seriennummer) und 1 Buchung à Menge 10 gebucht(ohne Seriennummer)

Variante 3:

Positionsmenge 50 erfasst mit 1 Seriennummer, Lagerausgang wird mit 1 Buchung à Menge 50 gebucht

Menu Drucken - Lager - Bestellungen

Machen Sie es gerne schriftlich? Hier können Sie

Bestellfaxe, allenfalls auch Briefe erzeugen. Ein

Wizard führt Sie durch diesen Prozess. Sie sehen zunächst alle Bestellungen aufgeführt, die noch nicht als bestellt markiert sind. Wählen Sie diejenigen aus, die Sie mit dem gleichen

Druckformat drucken wollen. Geben Sie dann das

Druckformat an.

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ARCO Lager

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Menu Bearbeiten - Lager - Lagerbuchung

Seite 228

Da einzelne Bestellpositionen eine Referenz zu einem Projekt oder Serviceauftrag enthalten können, werden diese separat geführt, damit auch auf den Bestellformularen allfällige Referenzen gedruckt werden können. Wenn Sie das nicht brauchen, können die gleichen Artikel zusammengefasst werden, also eine

Bestellposition mit der gesamten Menge und ohne

Referenzen.

Menu Drucken - Lager - Liefermahnungen

Der Bestellung können Sie ein Lieferdatum geben.

Für alle Bestellungen, deren Lieferdatum jenseits des Stichdatums liegen, können hier

Liefermahnungen gedruckt werden. Das

Druckformat wählen Sie selbst aus. Sie können auch nur einen bestimmten Lieferanten mahnen.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Lager - Artikelstatistik

Wie die Kundenstatistik, einfach dass hier die Artikel im Zentrum des Interesses stehen. Details zeigen bezieht sich hier darauf, dass Sie sehen welche Kunden diesen Lagerartikel in welcher Menge bezogen haben.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Lager - Kundenstatistik

Sie erhalten einen internen Report über die

Lagerbewegungen dieses Kunden. Sie sehen dort, welche Artikel zu welchen Preisen und mit welchen

Margen verkauft wurden.

Es lässt sich hier einstellen, welcher

Datumsbereich untersucht werden soll, ob bei

Materialpositionen in Stücklisten die ganze

Leistung oder nur das eine Material gezeigt werden soll, und schliesslich eine Marge oder ein

Bruttogewinnzuschlag gerechnet werden soll.

Leistungen als ganzes ausweisen steht im Zusammenhang mit Stücklisten. Wir nehmen an, dass Sie den

Gesamterfolg der Leistung und nicht den Erfolg eines einzelnen darin enthaltenen Materials erfahren wollen. BGZ steht für Bruttogewinnzuschlag, also von unten nach oben rechnen, während die Marge von oben nach unten rechnet.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Lager -

Lieferantenstatistik

Wie die Kundenstatistik, einfach dass hier die Lieferanten der Angelpunkt sind. Details zeigen bedeutet hier, neben dem Gesamtumsatz auch zu sehen, welche Artikel wir bei diesem Lieferanten beziehen und wie es so mit den Frachtkosten im Vergleich zum Umsatz aussieht.

Menu Auswertungen – Druckfertige Berichte - Lager -

Lieferantenbewertung

Die Lieferantenbewertung nutzt Ihre Angaben bei den Lieferungen . Für jeden Lieferanten werden die

Punkte gerechnet und zusammen mit Umsatz und Frachtkosten angezeigt. Die Bewertungsgrundlagen

werden in den Einstellungen gesetzt.

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ARCO Lager

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Menu Drucken - Lager - Liefermahnungen

Seite 229

Toolbar Icon - Bestellen

Ist im Kapitel Bestellen beschrieben.

Toolbar Icon - Lagerbuchung

Ist im Kapitel Lagerbuchung beschrieben.

Tipps

Anfangsbestände erfassen

Wenn Sie nicht gerade bei Null beginnen, haben Sie schon Bestände am Lager. Wie kriegen Sie diese

Bestände ins Inventar von ARCO Software? Es gibt mehrere Möglichkeiten. Die erste eignet sich eher für wenige Artikel, die zweite eher für viele Artikel.

Erfassen mit Bestandeslieferung

Legen Sie zuerst eine Lieferung an, der Sie am besten das Datum vom 1. des Geschäftsjahres und als

Lieferanten die eigene Adresse eintragen. Auf diese Weise erkennen Sie diese Lieferung immer wieder als

Bestandeslieferung. Wenn Sie mehr Details wollen, können Sie für jeden Lieferanten eine

Bestandeslieferung erfassen. Tragen Sie diese Lieferungen bzw. eine davon auch in den Einstellungen als

Bestandeslieferung ein.

Sie können nun in dieser Lieferung einzelne Wareneingänge (Chargen) mit den Grundmengen erfassen oder ins Inventar wechseln und dort mit Neu einzelne Bestandesbuchungen vornehmen.

Erfassen über Bestellungen

Bei vielen Artikeln geht es schneller, wenn Sie irgendein internes Projekt nehmen oder eigens dazu

eröffnen und darin ein Dokument egal welchen Typs anlegen. Übernehmen Sie nun aus den Katalogen

Artikel für Artikel mit der Bestandesmenge. Die Funktion Bestellen

macht daraus einen Bestellvorschlag ,

den Sie unbesehen übernehmen können. Jetzt haben Sie pro Lieferant eine Bestellung. Also erfassen Sie pro Lieferant eine Lieferung, die Bezug auf die Bestellung nimmt und schon haben Sie alles an Lager.

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ARCO Lager

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Toolbar Icon - Bestellen

Seite 230

ARCO Erfolg

Ziele und Anwendungsbereiche

ARCO Erfolg beschäftigt sich mit den Leistungen, die Ihr Unternehmen erbringt. Diese Leistungen müssen erfasst werden können, sie müssen mit Vorgaben verglichen werden können und sie müssen fakturiert werden können.

Zu den Leistungen, die mit ARCO Erfolg abgewickelt werden, zählen Arbeit, Spesen, Material und

Fremdleistungen. Für alle diese Entitäten gibt es spezielle Erfassungsmöglichkeiten in ARCO Erfolg. Arbeit,

Spesen und Material werden aber auch in ARCO Service erfasst und fliessen automatisch hier ein. Mit

Materiallieferungen und Fremdleistungen steht jeweils eine Kreditorenrechnung in Zusammenhang.

Lieferantenrechnungen können aus der angeschlossenen Buchhaltung übernommen werden.

Leistungen verursachen Kosten. Diese Kosten werden überwacht und mit einem Budget verglichen.

Budgets für Aufträge können aus ARCO Auftrag importiert werden, Budgets für Mitarbeiter sind deren

Sollstunden. Beides kann mit den aktuellen Ist-Werten verglichen werden. Daraus ergeben sich

Auftragserfolgsrechnungen, Budgetkontrollen, Mitarbeitersollstundenkontrollblätter und Spesenübersichten.

Leistungen generieren Ertrag. Sie können in ARCO Auftrag Rechnungen schreiben, das werden Sie für

Pauschalaufträge, denen eine Offerte zugrunde liegt, auch weiterhin tun. ARCO Erfolg ermöglicht Ihnen mit der Unterstützung eines Assistenten aus den Leistungen individuelle Rechnungen zu erzeugen. Wir nennen das Regiefakturierung, weil die Rechnung auf den effektiv erbrachten Leistungen basiert.

Aufgrund des Gesagten erkennen Sie, dass hier praktisch keine Einschränkung der Branchen, die ARCO

Erfolg benützen können, gemacht werden muss. ARCO Erfolg eignet sich ebenso für Treuhänder und

Berater, wie für Softwareentwickler mit Projekten und Hotline, wie für alle anderen Dienstleister, die interne Leistungen erbringen und fakturieren wollen. ARCO Erfolg eignet sich für das Bauunternehmen, das die erbrachten Leistungen bezüglich der Kosten verfolgen muss, um zu sehen, wie es mit dem Budget steht und ob Akontozahlungen fällig sind, wie für jeden Unternehmer der Offerten unterbreitet und

überprüfen muss, ob der Auftrag profitabel ist. ARCO Erfolg eignet sich schliesslich für alle, die die

Mitarbeiterstunden- und Spesenkontrolle führen wollen.

Funktionen

Menu Datei - Import - ARCO Auftrag

Ist das Gegenstück zum Export in ARCO Auftrag und ist auch dort beschrieben.

Menu Datei - Import - Kreditoren

Diese Funktion bedarf der Schnittstelle zur Buchhaltung. Ob die in Ihrem Unternehmen eingesetzte

Buchhaltung diese Funktion unterstützt, sehen Sie in dieser Tabelle .

Hier werden Lieferantenrechnungen als Kosten für die Auftragsnachkalkulation und als Ertrag für die

Fakturierung aus der angeschlossenen Buchhaltung übernommen. Die Buchungen werden in den Bereichen

Material und Fremdleistungen erfolgen und können dort überprüft werden.

Über die Zusammenhänge zwischen Buchhaltung und ARCO Software orientiert diese Grafik .

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Datei - Import - ARCO Auftrag

Seite 231

Geben Sie den Datumsbereich an, der

übernommen werden soll. Es handelt sich um das

Buchungsdatum in der Buchhaltung.

Buchungen in der Buchhaltung müssen auf eine

Kostenstelle erfolgen, die die gleiche Nummer hat wie der Auftrag in ARCO Erfolg. Sie können auf einen Kostenstellenbereich einschränken, wenn

Sie noch andere als Projektkostenstellen haben.

Zusätzliche Wahlmöglichkeiten in Bezug auf den

Positionstext mit Kreditorenname und Buchungstext.

Wenn eine Kostenstellenbuchung keinen Auftrag mit der gleichen Nummer findet, wird ein Auftrag angelegt und zwar in der hier angegebenen

Auftragsgruppe.

Durch aktivieren der neuen Checkbox Bestehende

Einträge nicht überprüfen werden auf dem Protokoll nur noch die neuen Importierten Buchungen aufgeführt. Auch ist dadurch die Verarbeitung etwas schneller geworden.

Auch das Importprotokoll wurde angepasst. In der

Spalte Buchung Kreditoren wird der Betrag und

Währung aus der Buchhaltung angezeigt, Spalte

Buchung Erfolg zeigt dann je nach Währung den umgerechneten Betrag in CHF an.

Für Mutationen oder neue Einträge klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Grid und wählen im

Kontextmenü den gewünschten Befehl.

ARCO Erfolg muss wissen, welche

Kostenstellenbuchungen den Bereich Material und welche den Bereich Fremdleistung betreffen. Das ist durch die Kontenart der Buchung bestimmt.

Geben Sie die beiden Bereiche an. Sie dürfen nicht

überlappen!

Arbeiten Sie mit der Visumskontrolle in der ABA-

CUS Buchhaltung so haben Sie hier die Möglichkeit nur visierte Belege zu importieren, wird die

Checkbox nicht gesetzt so werden immer alle verfügbaren Belege importiert.

Bisher wurde beim Import der Kreditoren-

Buchungen auf einen Auftrag die folgenden

Bedingungen nicht geprüft, neu werden auch diese berücksichtigt:

- Auftrag inaktiv

- Auftragsgruppe abgeschlossen oder Inaktiv

(Hauptgrössen Auftragsgruppen)

- Buchungsperiode

(Hauptgrössen Buchungsperioden)

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Datei - Import - Kreditoren

Seite 232

Menu Datei - Import – Kreditoren aus Datei (Abacus)

Kreditoren-Buchungen können nun direkt aus

ABACUS in ARCO Erfolg importiert werden. Dabei wird die Export-Datei aus ABACUS angesprochen.

Diese Export-Datei muss die Felder wie nebenstehend angezeigt aufführen.

Eine Beispielzeile sieht folgendermassen aus:

1;7;07.11.2006;100005;8013;1;3000;600;"S

ERVE

RINSTALLATION

";"L

IEF

.-N

R

.

739312";"B

ESPRECHUNG MIT

D.

C

ARDONE

"

Woher die Felder abgefüllt werden ist aus der AB-

ACUS Beleg-Maske ersichtlich.

1

2

3

4

5

6

7

Zeilennummer

Belegnummer

Belegdatum

Adressnummer

Projektnummer

Positionsnummer

Aufwandkonto

Nummer

Nummer

Datum

Nummer

Nummer

Nummer

Nummer

8

10.0

10

10.0

10.0

6.0

12.0

8

9

Nettobetrag

Positionstext

Nummer

Text

10 Beleg-Referenz Text

11 Beleg-Bemerkungen Text

14.2

30

27

30

Im Assistenten wählt man die gewünschten Optionen, das Importformat "ABACUS" ist bereits voreingestellt. Die Materialkonten und Fremdleistungskonten entnehmen Sie ihrer Buchhaltung.

Die Zuordnung erfolgt über Feld 7 Aufwandkonto.

Wählen Sie nun die ABACUS-Exportdatei und klicken Sie [Weiter].

Nachdem Sie [Ausführen] betätigt haben, wird der erfolgreiche Import per .txt-Datei bestätigt.

Und im Dialog Material- und Fremdleistungserfassung sind die importierten Posten auf find- und nötigenfalls modifizierbar.

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ARCO Erfolg

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Menu Datei - Import – Kreditoren aus Datei (Abacus)

Seite 233

Menu Datei - Import - Buchungen mobileStation/webStation

Diese Funktion ist nur in Zusammenhang mit ARCO Mobile wichtig und wird deshalb im entsprechenden

Handbuch erklärt.

Menu Datei - Import - Buchungen aus Datei

Über diesen Import können Sie die Datendateien importieren, welche über Menu Datei-Export-

Buchungen in Datei exportiert wurden.

Hier haben Sie die Wahlmöglichkeit aus welchem

Buchungsbereich Sie die Daten importieren möchten.

Zusätzlich haben Sie die Wahlmöglichkeit welche

Zuordnungen beim Importieren gemacht werden sollen. Werden beim Import von Arbeitsbuchungen keine Zuordnungen aktiviert so werden beispielsweise nur die Stundenbuchungen auf den

Mitarbeiter und das Datum importiert ohne Arbeitsart, Absenz, Spesen oder Auftrag.

Je nach Wahl der Buchungsbereiche können Sie hier den jeweiligen Importpfad über den [gelben

Ordner] auswählen.

Weiter haben Sie die Möglichkeit zu wählen dass die Datei nach dem importieren gelöscht wird und dass ein Protokoll des Importvorganges geschrieben wird.

Im Protokoll werden die Importierten Buchungen aufgeführt und auch angegeben wenn eine Zuordnung nicht gemacht werden konnte.

Der Wizard merkt sich die zuletzt gewählten Einstellungen und Pfadangaben und schlägt diese beim nächsten Ausführen wieder vor.

Menu Datei - Export - Lohnbuchhaltung

Diese Funktion bedarf der Schnittstelle zur Buchhaltung. Ob die in Ihrem Unternehmen eingesetzte

Buchhaltung diese Funktion unterstützt, sehen Sie in dieser Tabelle .

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Menu Datei - Import - Buchungen mobileStation/webStation

Seite 234

Die Arbeits- und Spesenbuchungen können direkt in eine der anschliessbaren Lohnbuchhaltungen

übergeben werden. Dabei werden die Lohnarten gebucht, die mit den Arbeitsarten und den

Spesentypen der Buchungen verknüpft sind.

Wählen Sie zunächst aus, für welche

Mitarbeitergruppen oder für welche Mitarbeiter der

Export erfolgen soll. In der Regel sind das alle.

Anschliessend wählen Sie die Periode, die exportiert werden soll. Die Option Kostenstellen

berücksichtigen exportiert auch noch die entsprechend hinterlegten Angaben bei den

Buchungen.

Je nach Anbindung wird entweder eine Datei erstellt, die dann im Lohnprogramm eingelesen werden muss (z. B. TBI), oder es wird direkt über eine Schnittstelle (z. B. ABACUS Lohn) verbucht.

Bei der Übergabe der Buchungen in die TopBau Lohnbuchhaltung werden auch Kostenstellen mitübergeben. Die Kostenstellen werden nach einer Prioritätsfolge gesucht:

Arbeitsbuchungen

Kostenstelle der Arbeitsart

Kostenstelle des Auftrages

Auftragsnummer als Kostenstelle

Spesenbuchungen

Kostenstelle des Spesentyps

Kostenstelle der Arbeitsart

Kostenstelle des Auftrages

Auftragsnummer als Kostenstelle

Absenzbuchungen

Kostenstelle der Absenz

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ARCO Erfolg

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Menu Datei - Export - Lohnbuchhaltung

Seite 235

Menu Datei - Export – Buchungen in Datei

Mit diesem Export können Sie Buchungen, die Sie gerade im Fenster Arbeits- und Spesenübersicht und/oder im Fenster Material- und Fremdleistungserfassung aktuell ausgefiltert haben, in 4 separate Datendateien (Format csv) exportieren, um sie in einem anderen Mandanten oder Programm weiterzuverwenden.

Die entsprechenden Boxen sind nur aktiv, wenn auch das entsprechende Fenster offen ist. Wählen

Sie die gewünschten Buchungsbereiche die Sie exportieren möchten und geben Sie unten bei

Exportpfad das gewünschte Exportverzeichnis an.

Nach dem bestätigen mit [Weiter] und [Ausführen] wird der Export ausgeführt.

Den Exportfortschritt sehen Sie im nachfolgenden

Fenster. Über den Button mit dem Diskettensymbol können Sie das Exportprotokoll vollständig anzeigen lassen und speichern/drucken.

Folgende Dateien werden je nach Wahl in das angegebene Verzeichnis geschrieben mit entsprechender Datums- und Uhrzeitangabe im Dateiname:

Arbeitsbuchungen:

Exp_Erf_Arb_yyyymmdd_ttmm.csv

Spesenbuchungen:

Exp_Erf_Spe_yyyymmdd_ttmm.csv

Materialbuchungen:

Exp_Erf_Mat_yyyymmdd_ttmm.csv

Fremdleistungsbuchungen:

Exp_Erf_Frl_yyyymmdd_ttmm.csv

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Menu Datei - Export – Buchungen in Datei

Seite 236

Menu Bearbeiten - Arbeits- und Spesenübersicht

Dieses Fenster zeigt Ihnen alle Arbeits- und Spesenbuchungen, die in der Datenbank sind, und bietet eine erste einfache Erfassungsmöglichkeit. Die sichtbaren Buchungen lassen sich beliebig einschränken.

Markieren Sie einen Mitarbeiter und Sie sehen nur noch seine Buchungen. Markieren Sie einen Auftrag und

Sie sehen alles, was auf diesem Auftrag gebucht wurde. Wenn der Mitarbeiter noch markiert ist, sehen Sie nur was der eine Mitarbeiter auf dem einen Auftrag gemacht hat.

Das Ganze gilt auch für die Arbeitsarten, die Spesentypen und die Absenzen. Und es gilt auch für die

Gruppen, sowohl die Mitarbeitergruppen wie die Auftragsgruppen und die Arbeitsartengruppen. Einfach anklicken was Sie interessiert, Resultat schon da! Auf einen Datumsbereich lässt sich natürlich auch einschränken, dann werden die Stunden zusammengezählt und schliesslich lässt sich die so definierte bzw. reduzierte Liste auch ausdrucken (als einfache Liste oder mit Druckformat), einfach auf das Druckericon in der Toolbar klicken.

Die Markierungen müssen Sie auch setzen, wenn Sie eine Buchung erfassen wollen. Sie brauchen immer einen bestimmten Mitarbeiter und dazu einen Auftrag und eine direkte Arbeitsart oder nur eine indirekte

Arbeitsart, allenfalls noch einen Spesentyp dazu, dann gibt es eine Spesenbuchung oder bloss eine Absenz.

Mit Neu können Sie dann Datum, Kurztext und die Menge, entweder Stunden oder die Einheit, die beim

Spesentyp hinterlegt ist, eingeben. Wenn Sie zuvor die Box Laufend erfassen markiert haben, dann geht nach dem Ausführen die Erfassung gleich weiter ohne erneutes Drücken von Neu.

Wenn Sie bei der Erfassung auf dem Datumsfeld stehen, haben Sie die Möglichkeit, auch ohne Maus einen anderen Auftrag auszuwählen. Mit dem [Tabulator] springen Sie auf das Suchfeld für Aufträge, um einen anderen Auftrag einzustellen. Einfach Name oder Nummer des Auftrags tippen und mit [Tabulator] wieder zurück zum Datumsfeld. Mit [Enter] weiter zum Text, mit [Enter] weiter zur Menge und mit [Enter] die

Buchung speichern.

In der Mitte sind die Arbeits- und Spesenbuchungen, die den gerade gewählten Kriterien rundherum entsprechen. Wenn alle Markierungen auf den gelben Ordnern stehen, wie im Beispiel, zeigt die Liste also alle Buchungen der eingestellten Periode (im Beispiel das Jahr 2015).

Ändern oder Doppelklick öffnet die markierte Buchung in der Maske Arbeits- und Spesenerfassung , die für

Neuerfassungen auch direkt über das Menu und die Toolbar angesteuert werden kann und in ARCO Service für die Arbeits- und Spesenerfassung ebenfalls verwendet wird.

Es gibt aber auch die Möglichkeit mit Drag & Drop eine Buchung zu verändern. Sie können einer Buchung auf diese Weise einen anderen Mitarbeiter, eine andere Arbeitsart oder einen anderen Auftrag zuordnen.

Dazu die Buchung in der Mitte nehmen und auf die neue Zielgrösse ziehen und loslassen.

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ARCO Erfolg

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Menu Bearbeiten - Arbeits- und Spesenübersicht

Seite 237

Die Kolonne V zeigt, ob eine Buchung bei der Fakturierung verrechnet wird oder allenfalls als geleistete aber nicht fakturierte Zeile erscheinen soll. Ein Doppelklick auf diese Zelle ändert den Status der Buchung.

Ist die Kolonne gesetzt, wird die Buchung verrechnet.

In der Kolonne Bezeichnung finden Sie Ihren Buchungstext oder aber ein S: gefolgt von einer

Serviceauftragsnummer. Das bedeutet, dass die Buchung von ARCO Service generiert wurde und hier nicht verändert werden kann.

Wenn die Kolonne Rechnung eine Rechnungsnummer trägt, bedeutet das, dass diese Buchung schon in der angegebenen Rechnung fakturiert wurde und deshalb nicht mehr von einem Fakturalauf erfasst wird. Um eine solche Buchung wieder freizugeben für einen Fakturalauf, müsste die damit in Zusammenhang stehende Rechnung in ARCO Auftrag gelöscht werden.

Absenzen können auch über dieses Fenster erfasst werden. Nutzen Sie dazu die rechte Maustaste.

Absenzen sind sonst wie Mitarbeiter, Arbeitsarten und Spesentypen über die Einstellungen zu bearbeiten.

Für Aufträge gibt es das Menu Bearbeiten Aufträge .

In der Arbeits- und Spesenübersichtsmaske kann neu wieder mit Rechtsklick auf die gewünschte

Auftragsgruppe und [Neu] ein neuer Auftrag erfasst oder direkt auf dem Auftrag mit Rechtsklick [Ändern] der Auftrag geändert werden.

Oder mit Rechtsklick auf Alle Aufträge kann eine neue Gruppe angelegt oder Rechtsklick auf die gewünschte Gruppe und [Ändern] die Gruppe geändert werden.

Für Mitarbeiter und Aufträge gibt es je ein Volltextsuchfeld. Starten Sie die Suche mit [Tabulator]. Der

Knopf mit dem Pfeil gleich rechts davon setzt die Suche wieder zurück.

Ganz links unten können Sie die Buchungen einschränken auf eine bestimmte Periode (Tag, Woche, Monat, etc.), auf einen bestimmten Status (Fakturierte, ...) und auf den Buchungstyp (Arbeit, Spesen, Absenz).

Filter Fakturiert Variante filtert Positionen die einen Rechnungsverweis haben aber nur als Variante/nicht verrechenbar fakturiert wurden.

Der Modus bestimmt das Verhalten der Liste, wenn ein neues Kriterium gewählt wurde. Im

Bearbeitungsmodus wird die Rapportliste sofort frisch aufgebaut, damit man die Buchungen zur aktuellen

Kriterienauswahl sieht und allenfalls (abhängig von den Einstellungen) die Stunden zusammengerechnet werden. Der Erfassungsmodus lässt einen auf die ausgewählten Kriterien buchen, ohne dass die Liste jedesmal aufgebaut wird, sodass die Erfassung schneller erfolgen kann.

Menu Bearbeiten - Material- und Fremdleistungserfassung

Hier werden die anderen beiden Leistungsbereiche, das Material und die Fremdleistungen verwaltet. Wie schon an anderer Stelle gesagt, können diese beiden Bereiche auch direkt aus der Kreditorenbuchhaltung versorgt werden. Die manuelle Erfassung ist immer möglich. Dazu muss einzig ein Auftrag gewählt sein.

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Menu Bearbeiten - Material- und Fremdleistungserfassung

Seite 238

Die Kolonne V zeigt, ob eine Buchung bei der Fakturierung verrechnet wird oder allenfalls als geleistete aber nicht fakturierte Zeile erscheinen soll. Ein Doppelklick auf diese Zelle ändert den Status der Buchung.

Ist die Kolonne gesetzt, wird die Buchung verrechnet.

In der Material-Liste wurden die Spalten aktualisiert. Das heisst dass die Spalte Menge x EP durch die Spalte Einkaufspreis ersetzt wurde und die Spalte Menge x VP wurde durch Verkaufspreis ersetzt. Diese beiden

Spalten berücksichtigen die Menge nicht mehr.

Die Spalte Betrag wird folgendermassen berechnet:

Eff. Preis des Artikels=(Menge * Verkaufspreis – Rabatt)

Neu wird auch der Rabatt % in einer Spalte ausgewiesen sowie auch auf der Maske angezeigt.

Maske Material

Setzen Sie das Buchungsdatum, es kann auch als

Lieferdatum interpretiert werden.

Sie haben zwei Zeilen, um das Material und allenfalls zusätzliche Infos zu hinterlegen. Mit dem

Knopf ... können Sie das Material aus einem

Katalog holen.

Teilen Sie eine Arbeitsart zu für die

Budgetkontrolle.

Geben Sie Menge, Einkaufs- und Verkaufspreis an.

Der Einkaufspreis ist die Kostenbasis, der

Verkaufspreis wird bei der Fakturierung verwendet.

Wurde der Artikel bereits fakturiert oder im Service erfasst, so kann die Maske jetzt trotzdem geöffnet werden, allerdings nur im Read-only-

Modus.

Bisher war es nur bei den Arbeits- und Spesenbuchungen möglich diese per Drag & Drop oder in der Maske auf einen anderen Auftrag umzubuchen.

Neu ist das auch auf den Materialbuchungen möglich, hier wird neu die Auftragsnummer, Auftragsbezeichnung und Auftragsgruppe angezeigt. Soll die Materialbuchung umgebucht werden so kann mittels Doppelklick/F3 im Feld Auftragsnummer ein anderer Auftrag aus der Auftragsliste ausgewählt werden.

Oder aber Sie verschieben mittels Drag & Drop die bereits erfasste Buchung von dem einen Auftrag auf den anderen.

Beachten Sie aber dass Buchungen aus dem Arco Service oder bereits fakturierte Buchungen nicht geändert werden können.

Wenn Sie den Workflowprozess 1005 aktivieren, können Sie in ARCO Erfolg mit Materialbuchungen auf Aufträgen automatisch auch eine

Lagerbuchung durchführen, sobald die Maske mit

[Ausführen] bestätigt wird, wird der

Workflowprozess 1005 mit der Lagerbuchung gestartet.

Zu beachten hierzu ist, dass nachträgliche

Mengenkorrekturen der Materialbuchung keine

Veränderung der Lagermenge mehr zur Folge hat.

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ARCO Erfolg

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Menu Bearbeiten - Material- und Fremdleistungserfassung

Seite 239

Maske Fremdleistung

Setzen Sie das Buchungsdatum, es kann auch als

Lieferdatum interpretiert werden.

Teilen Sie eine Arbeitsart zu für die

Budgetkontrolle.

Der Rechnungsbetrag ist der Betrag der

Lieferantenrechnung vor MWST.

Der Budget- bzw. Fakturabetrag ist der Betrag, den Sie Ihrem Kunden verrechnen.

Die Rechnungsnummer und die Adresse werden bei der Übernahme von Kreditorenrechnungen automatisch eingetragen, beides bezieht sich auf die Lieferantenrechnung.

Bisher war es nur bei den Arbeits- und Spesenbuchungen möglich diese per Drag & Drop oder in der Maske auf einen anderen Auftrag umzubuchen.

Neu ist das auch auf den Fremdleistungsbuchungen möglich, hier wird neu die Auftragsnummer, Auftragsbezeichnung und Auftragsgruppe angezeigt. Soll die Fremdleistungsbuchung umgebucht werden so kann mittels Doppelklick/F3 im Feld Auftragsnummer ein anderer Auftrag aus der Auftragsliste ausgewählt werden. Oder aber Sie verschieben mittels Drag & Drop die bereits erfasste Buchung von dem einen Auftrag auf den anderen.

Beachten Sie aber dass Buchungen aus dem Arco Service oder bereits fakturierte Buchungen nicht geändert werden können.

Menu Bearbeiten - Arbeits- und Spesenerfassung

Diese Buchungsmaske wird von ARCO Erfolg und von ARCO Service verwendet. Bei der Verwendung in

ARCO Service kann kein Auftrag gewählt werden (ist schon vorbestimmt durch den Serviceauftrag selbst), es können keine Absenzen gebucht werden und es kann nur mit dem Verrechnungsansatzmodell Regie gearbeitet werden. Darstellung und Handling bleiben ansonsten gleich.

Diese Buchungsmaske bietet alle Möglichkeiten

Arbeit, Absenz und Spesen zu buchen. Sie kann einfache einzelne Buchungen vornehmen (Reiter 1

Einzelbuchung), sie kann mit Zeit von und bis umgehen und Buchungen für mehrere Tage gleichzeitig machen (Reiter 2 Periodenbuchung), sie kann interne und externe Buchungen unterscheiden, damit die Iststunden des

Mitarbeiters genauso stimmen wie die zu fakturierenden Stunden (Reiter 3 Externe

Buchung).

Mit dieser Buchungsmaske können auch mehrzeilige Texte zu einer Buchung erfasst werden (Reiter Beschreibung). Ist sowohl eine

Bezeichnung wie eine Beschreibung erfasst, dann werden beide im Fakturatext verwendet. Der

Reiter Beschreibung wird grün hinterlegt, wenn er ausgefüllt wurde.

Die Buchungen werden mit Buchen zunächst provisorisch erstellt, um dann mit Ausführen definitiv geschrieben zu werden. Die provisorischen Buchungen können im Reiter 4)

provisorische Buchungen betrachtet und dort mit

[Delete] einzeln gelöscht werden.

In den Arbeits- und Spesenbuchungen sind vier neue Felder enthalten:

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Menu Bearbeiten - Arbeits- und Spesenerfassung

Seite 240

Erfasst von Benutzer

Erfasst an Datum

Mutiert von Benutzer

Mutiert an Datum

Zu sehen sind diese auf der Arbeits- und

Spesenübersicht sowie auf der Arbeits- und

Spesenerfassung.

Diese Felder werden automatisch abgefüllt bei

Buchungsvorgängen in der Arbeits- und

Spesenübersicht, Arbeits- und Spesenerfassung,

Stundenerfassung Regie, Stundenerfassung Werk,

Import Buchungen mobileStation.net und Import

Servicebuchungen mobileStation.net.

Auf der Auswertung – Mitarbeiter – Tageskontrolle sind diese ebenfalls zu sehen.

Der Ansatz wird aufgrund des Verrechnungsmodells vorgeschlagen und kann geändert werden.

Die Box Fakturieren entspricht der Kolonne V: soll die Buchung fakturiert werden oder nicht.

Die Box Pauschal ermöglicht neben der Angabe der Iststunden die Erfassung einer Pauschale.

Die Box Buchungsvorschau zeigt für Periodenbuchungen ein Fenster mit allen Einzelbuchungen.

Der weisse Balken unten zählt laufend die internen und externen Stunden zusammen. Die Totale können mit Zurücksetzen wieder auf Null gestellt werden.

Pauschal-Rapportbuchungen

Die Regeln für Rapportbuchungen vom Typ Pauschal wurden überarbeitet, neu gilt folgendes:

Arbeitsbuchung:

Setzen der Checkbox Pauschal bewirkt:

- Menge Intern gilt nur für Stundenkontrolle des Mitarbeiters

- Menge enabled, Ansatz disabled, Betrag enabled und selected

- Reiter 3 disabled (Menge Extern kann es nicht geben)

- Rechnungsposition erhält Menge=1, Preis=Betrag,

TYP=Arbeit, VEA=Pauschal

Spesenbuchung

Fall a) Der Spesentyp ist mit Pauschal vordefiniert:

- Checkbox Pauschal wird automatisch gesetzt und disabled

- Menge Intern ist enabled, Ansatz ist disabled aber angezeigt, Betrag ist disabled aber gerechnet und angezeigt

- Reiter 3 ist disabled

- Rechnungsposition erhält Menge=1, Preis=Betrag,

TYP=Freibetrag, VEA=0

Fall b) Der Spesentyp ist nicht mit Pauschal vordefiniert, aber in der Maske wird Pauschal gesetzt:

- Menge Intern ist enabled, Ansatz ist disabled aber angezeigt, Betrag ist disabled aber gerechnet und angezeigt

- Reiter 3 ist disabled

- Rechnungsposition erhält Menge=1, Preis=Betrag,

TYP=Freibetrag, VEA=0

Der Tooltip zeigt bei Pauschalbuchungen folgendes:

Pauschal: Betrag.

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Menu Bearbeiten - Arbeits- und Spesenerfassung

Seite 241

Fall c) nur der Vollständigkeit halber: Spesenbuchung ohne Pauschal:

- Menge und Ansatz enabled, Betrag disabled

- Rechnungsposition erhält Menge=Menge,

Preis=Ansatz, Betrag=Betrag, TYP=Leistung, VEA=Regie

Perioden- und Externe Buchungen können nicht mehr Inline geändert werden, hier wird direkt die Maske zum Ändern der Buchung geöffnet.

Menu Bearbeiten - Stundenerfassung Regie

Diese Buchungsmaske kann nur für die Stundenerfassung nach dem Verrechnungsmodell Regie benützt werden. Sie kann also keine Spesen erfassen und Ansätze nicht nach Tarifgruppen bestimmen. Dafür ist sie optimiert auf die Erfassung über die Tastatur und zeigt die aktuellen Teilsummen zu den ausgewählten

Datensätzen.

Sie beginnen mit dem Datum und können natürlich mit dem [Tabulator], hier aber eben auch mit [Enter], auch die [Enter] Taste des Nummernblocks, von Feld zu Feld gehen. Wenn Sie auf der Box Verrechnen stehen und dort [Enter] drücken, wird der Inhalt der Felder als provisorische Buchung in die Liste eingetragen. Sie können zu jedem Zeitpunkt mit [GreyPlus] (das ist die Taste mit dem Pluszeichen im

Nummernblock der Tastatur) diese provisorische Buchung veranlassen.

Mit Löschen können einzelne Buchungen in der Liste wieder gelöscht werden.

Verbuchen macht aus den provisorischen Buchungen in der Liste definitive Buchungen in der Datenbank.

Zu diesem Zeitpunkt werden die gültigen Verrechnungsansätze zugeordnet. Änderungen daran sind nur

über die Arbeits- und Spesenübersicht möglich.

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Menu Bearbeiten - Stundenerfassung Regie

Seite 242

Menu Bearbeiten – Stundenerfassung Werk

Die Stundenerfassung Werk ermöglicht die Zeiterfassung ähnlich einem Badge-System, wobei nicht nur die Präsenzkontrolle geführt werden kann, sondern die Zeitbuchungen auch Aufträgen zugewiesen werden können. Die Erfassung für den

Mitarbeiter ist denkbar einfach gehalten und kann durch die entsprechend gestaltete Oberfläche auch

über einen Touchscreen erfolgen. Mitarbeiter in

Fertigungsprozessen können also Ihre Zeitaufwände einfach und schnell den einzelnen Aufträgen zuweisen. Es wird mit einem Kommt-Geht-

System erfasst, sodass der Mitarbeiter sich nicht um die effektiven Buchungszeiten kümmern muss.

Für dieses neue Modul gibt es ein separates ausführliches Handbuch.

Menu Bearbeiten - Aufträge

Hier sind alle Aufträge ersichtlich. Die Liste kann gefiltert und sortiert werden.

Die Auftragsgruppen sind auch von hier aus zugänglich (wie auch von Einstellungen - Reiter

Allgemein)

Die Tabelle der Einschränkungen steht in

Zusammenhang mit den Einstellungen im Reiter

Erfolg. Sie können damit festlegen, welche

Buchungskombinationen (Mitarbeiter-Arbeitsart) für einen Auftrag überhaupt getätigt werden können.

Jeder solchen Kombination lassen sich auch spezielle Ansätze vergeben: Stundenlohn,

Stundenkosten und Stundensatz kundenseitig für die Fakturierung. Ändert sich der ausbezahlte

Stundenlohn für den Mitarbeiter, dann muss auch eine Lohnart angegeben sein.

Termine können auch mit Bezug zu einem Auftrag geführt werden und sind hier einseh- und verwaltbar.

Der Kontaktmanager zur hinterlegten Adressen ist auch hier aufrufbar, damit die Korrespondenz erleichtert werden kann.

Schliesslich kann mit Global vorbereiten aus dem Auftrag auch ein Projekt und/oder Objekt erzeugt und eine interne Kostenstelle angelegt werden.

Export Excel

wurde schon zu beginn des Handbuches erläutert, die Fakturavorgaben werden in den

Programmübergreifenden Funktionen erklärt.

In der Auftragsliste wird der Projektverweis in einer neuen Spalte angezeigt und dazu gibt es noch einen entsprechenden Filter. Damit haben

Sie die Möglichkeit alle Aufträge/Teilprojekte zu einem Projekt aufzulisten.

Auf den Aufträgen können neu auch Datenfelder verwaltet werden.

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Menu Bearbeiten – Stundenerfassung Werk

Seite 243

Die Zuordnung, der auf den Aufträgen verfügbaren Datenfelder, erfolgt in den Einstellungen Mandant Gruppe Vorgaben für neue Aufträge [Datenfelder].

Auf der Auftragsliste können die Datenfelder via Befehl Daten abgefüllt werden, auch können auf diese Datenfeldwerte 3 verschiedene Filter gesetzt werden.

Die Datenfelder können auf dem Rapportblatt als Liste mit @[email protected] gedruckt werden, hierfür müssen Sie im entsprechenden Druckformat unter Einzelne Elemente Auftragsdaten den definierten Stil zuweisen. Für den Stil sind die Felder @rub für den Datenfeldname und @txt für den Datenfeldwert verfügbar. Das Einzeldruckfeld lautet: @[email protected]

Die Auftragsliste wurde mit den folgenden Spalten ergänzt:

- Ende (Datum)

- Verantwortlich Ausführung

- Währung

Maske Auftrag

Reiter Allgemein

Die Auftragsnummer muss eindeutig und im Falle einer Kreditorenanbindung mit der

Kostenstellennummer identisch sein.

Hier können Sie jetzt auch ein eigenes Dokumentverzeichnis innerhalb Ihrer Server-Dateistruktur führen in dem Sie unabhängig vom ARCO-

Programm Dateien zum Auftrag ablegen und dennoch schnell darauf zugreifen können.

Auf der Auftrag ändern – Maske können Sie mittels dem gelben Ordner hinter dem Feld Explorer-

Ablage das vorgängig erstellte Verzeichnis aus dem Windows-Explorer auswählen und diesem

Auftrag zuweisen.

Nachdem Sie hier den Ablagepfad hinterlegt haben, wird im Rechtsklick-Menü auf dem Auftrag der neue Menüpunkt Explorer-Ablage aktiv.

Wenn Sie diesen wählen öffnet sich der Windows-

Explorer in dem hier hinterlegten Dokumentverzeichnis.

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Menu Bearbeiten - Aufträge

Seite 244

Reiter Budget

Die Sollstunden und die Summe sind das Total der

Einträge in der Budgetliste, die pro Arbeitsart ein

Budget in Stunden und einen Betrag in Währung aufnehmen kann.

Die Punkte sind Schwierigkeits- oder

Qualitätspunkte und werden nur in der

Stundenbasierten Kalkulation verwendet.

Die Gruppe Spezialitäten wird nur in der

Stundenbasierten Kalkulation verwendet.

Reiter Einteilung

Teilen Sie hier dem Auftrag eine Kategorie , einen

Auftraggebertyp , einen Auftragsortetyp , eine

Auftragsgruppe , einen Verantwortlichen

Ausführung und Administration zu. Für die

Verbindung zur Lohnbuchhaltung kann auch eine

Kostenstelle angegeben werden.

Der Verweis auf ein Projekt bestimmt einerseits, dass in diesem Projekt die Regierechnungen eingetragen werden (wenn kein Projekt angegeben ist, wird ein neues erstellt) und aus welchem Projekt die Rechnungen für die

Ertragsseite in der Erfolgsrechnung geholt werden sollen.

Pauschalabzug resp. P

AUSCHALZUSCHLAG IN

%, bietet die Möglichkeit bei der Fakturierung einen fixen

Zuschlag/Abzug verrechnen zu können. Für einen

Abzug ist die gewünschte Prozentzahl mit einem

Minus zu hinterlegen.

A

UCH OHNE

R

APPORTBUCHUNGEN

,

FALLS

F

AKTURAVORGABEN VORHANDEN SIND

ermöglicht das Verrechnen von

Fakturavorgaben ohne dass Buchungen vorhanden sein müssen. Beispielsweise für wiederkehrende pauschalen.

Erfasst Benutzer/Datum und Mutiert Benutzer/Datum finden Sie auf dem Reiter Einteilung. Diese sind auch auf der Auftragsliste ersichtlich.

Reiter Adressen

Die Adresszuteilung ist standardisiert und deshalb im Kapitel Programmübergreifende Funktionen erklärt.

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Menu Bearbeiten - Aufträge

Seite 245

Menu Bearbeiten - Unterhaltsreinigung

Diese Funktionalitäten sind in einem eigenen Modul zusammengefasst erhältlich. Sie sind speziell für die

Branche Gebäudereinigung entwickelt worden. Die anderen Bedürfnisse dieser Branche (z. B.

Tagesreinigung) können mit den anderen ARCO Programmen bestens abgedeckt werden.

Die Schwierigkeit in den Prozessen der Unterhaltsreinigung besteht darin

 die Einsatzplanung übersichtlich zu haben

 die gearbeiteten Stunden zu buchen

 die Spesen im Griff zu haben

 die Kontrolle über die Kalkulation zu haben

 die korrekten Lohnkosten in der Lohnbuchhaltung zu buchen

Diese Prozesse effizient abzuwickeln ist die Aufgabe des Moduls ARCO Erfolg. Wiederkehrende Arbeiten können ja auch mit ARCO Service geplant werden (Aboverwaltung). Das ist bei längeren Intervallen auch durchaus sinnvoll. Meist sind es dann auch Aufgaben, deren Zeitaufwand nicht immer genau gleich ist. Die

Fassadenreinigung z. B. kann durchaus so geplant werden.

Bei der Unterhaltsreinigung sind die effektiven Stunden meist genau gleich wie die geplanten. Allerdings kommen Verschiebungen in den Daten vor aufgrund von Absenzen und Feiertagen.

Aufgrund einer Planung Objekt-Mitarbeiter können die Stunden und Spesen automatisch gebucht werden, wobei in einer Vorschau Änderungen noch möglich sind und diese auch Vorgaben aus der Feiertagstabelle und der Terminliste (Absenzen) berücksichtigt. Für jede Planungseinheit Objekt-Mitarbeiter kann ein eigenes Intervall, die Startzeit, die Kosten für Lohn und Spesen, allenfalls Prämien, der Gültigkeitsbereich und die Stelle/Aufgabe angegeben werden.

Feiertage

Menu Bearbeiten - Einstellungen - Allgemein - Feiertage

Die hier eingetragenen Feiertage bewirken, dass für diese Tage keine Buchungsvorschläge aufgrund der

Planungsdaten gemacht werden.

Absenzen

Zum vornherein bekannte Absenzen (Ausbildung, Ferien, ...) können in der Terminliste von ARCO Adress

erfasst werden. Für diese Tage wird ebenfalls kein Buchungsvorschlag erstellt.

Aufträge

Die Objekte entsprechen hier einem Auftrag. Wichtig ist, dass den Aufträgen eine Adresse vom Typ

Standort hinterlegt wird mit einer Kontaktperson. Im Bemerkungsblatt dieser Adresse werden Hinweise zum Vertrag und zur Sicherheit erfasst, die dann auf den Auswertungen erscheinen.

Menu Bearbeiten - Unterhaltsreinigung - Einsatzplanung

Eine Planungseinheit in einem Vertrag ist eine

Verbindung von einem Objekt und einem

Mitarbeiter und beinhaltet alle Details dieses

Einsatzes. Aufgrund dieser Planung werden dann die Stundenbuchungen vorgeschlagen.

Beachten Sie, dass hier auch alle Kosten angegeben werden können für die Buchungen in die Lohnbuchhaltung. Es ist tatsächlich so, dass die Mitarbeiter je nach Schwierigkeitsgrad der

Aufgabe unterschiedliche Stunden-/Spesensätze ausbezahlt bekommen.

Das Resultat der einzelnen Einträge ist dann in der

Liste ersichtlich. Die Liste kann auf einzelne

Mitarbeiter oder Aufträge gefiltert werden.

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Menu Bearbeiten - Unterhaltsreinigung

Seite 246

Menu Bearbeiten - Unterhaltsreinigung - Startwoche Einsatzplanung

Weil die Ausführungsintervalle 2-wöchentlich sein können, braucht es für jedes Vertragsjahr eine

Startwoche pro Auftrag.

Menu Bearbeiten - Unterhaltsreinigung - Planungsstunden buchen

Im Wizard gibt man an, welche Aufträge er berücksichtigen soll und für welchen Monat die

Stunden gebucht werden sollen. Sinnvollerweise kann man eine Vorschau anzeigen lassen, damit man noch Korrekturen anbringen kann.

Auf der Vorschau können noch die Mengen,

Spesen und Prämien geändert werden mit

Doppelklick direkt in der Liste. Ausserdem kann ein Buchungssatz ganz von der Buchung ausgeschlossen werden, indem man in der

Kolonne Buchen den Haken entfernt (mit

Doppelklick). Die Vorschau berücksichtigt gegenüber der Planung, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag schon einen Termin in der

Adressverwaltung eingetragen hat, und ausserdem die Feiertagstabelle.

Menu Bearbeiten - Unterhaltsreinigung - Kunden und Mitarbeiterliste

Diese Auswertung nimmt der

Kundenverantwortliche mit zu seinen

Kontrollgängen und Kundenbesprechungen. Die

Angaben unter dem Titel Sicherheit/Vertrag stammen aus dem Bemerkungsblatt der

Standortadresse.

Menu Bearbeiten - Unterhaltsreinigung - Präsenzzeitliste Auftrag/Mitarbeiter

Ein Wizard führt Sie durch die

Auswahlmöglichkeiten für die Produktion dieser

Liste. Sie sehen hier den Vergleich zwischen der

Planung und den effektiven Buchungen und die

Kosten. Ein gutes Führungsinstrument.

Menu Bearbeiten - Artikel

Wenn Sie ohne ARCO Auftrag arbeiten sollten, haben Sie die Möglichkeit, hier Artikel für die

Materialauswahl zu erfassen. Dazu muss die entsprechende Einstellung gesetzt sein.

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ARCO Erfolg

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Menu Bearbeiten - Artikel

Seite 247

Menu Bearbeiten - Faktoren

Hier bestimmen Sie die Faktoren, die in der Erfolgsrechnung Anwendung finden. Es sind Ihre aktuellen

Geschäftsfaktoren für die verschiedenen Kalkulationsschemen

. Diese Funktion ist in ARCO Auftrag

beschrieben, wo dieselben Faktoren auch benützt werden.

Menu Bearbeiten - Verrechnungsansätze Regie

Hier werden die kombinierten

Verrechnungsansätze für das Verrechnungsmodell

Regie eingetragen. Das ist auch die Gelegenheit, um dieses Modell vorzustellen. Mit welchem Modell

Sie arbeiten, ist in den Einstellungen gesetzt.

Hier geben Sie die Kombinationen an.

Einzelangaben werden ja direkt bei der Adresse, der Arbeitsart oder dem Mitarbeiter gemacht. Im

Beispiel eine Zweierkombination Mitarbeiter-

Adresse.

Natürlich sind diese Angaben immer noch abhängig von der Währung des Auftrages. Auch für Spesentypen können Kombinationen gemacht werden. Es gilt das gleiche wie für

Arbeitsbuchungen.

Das Verrechnungsmodell Regie geht davon aus, dass die Verrechnungsansätze für Arbeitsleistungen entweder bei den Arbeitsarten, bei den Mitarbeitern oder bei den Rechnungsadressen und allenfalls

Kombinationen davon gesetzt werden.

Wenn man an verschiedenen Orten Ansätze definieren kann, dann muss es eine Rangordnung geben, die bestimmt, welche Ansätze wichtiger sind als andere. Die Suchreihenfolge ist wie in der folgenden Tabelle.

Wird für die aktuellen Angaben ein Wert gefunden, wird dieser verwendet und nicht weitergesucht.

1. Eintrag für Dreierkombination aus Adresse - Arbeitsart - Mitarbeiter

2.

3.

Eintrag für Zweierkombination aus Adresse - Arbeitsart

Eintrag für Zweierkombination aus Adresse - Mitarbeiter

4.

5.

6.

Eintrag für Zweierkombination aus Arbeitsart - Mitarbeiter

Eintrag auf der

Eintrag auf der

Adresse

Arbeitsart

7.

Eintrag auf dem Mitarbeiter

8.

Eintrag in den Einstellungen

Die Ansätze für Kombinationen werden in dieser Tabelle gemacht, die anderen Ansätze bei den entsprechenden Entitäten. Die Tabelle kann zusätzlich spezielle Ansätze für Spesentypen aufnehmen. Bei

Kombinationen ist die Währung immer auch ein zu erfüllendes Kriterium.

Menu Bearbeiten - Tarifgruppen

Tarifgruppen werden nur im Zusammenhang mit dem Verrechnungsmodell nach Tarifgruppen genutzt. Das ist auch die Gelegenheit, um dieses Modell vorzustellen. Mit welchem Modell Sie arbeiten, ist in den

Einstellungen gesetzt.

Es gibt Verbände, die Tarifmodelle herausgeben, der SIA ist einer davon. Diese Modelle setzen für eine

Mitarbeiterkategorie (Funktion) und eine bestimmte Periode einen gültigen Ansatz fest. Es kommt also

darauf an, in welcher Funktion der Mitarbeiter arbeitet. Nehmen wir an, Herr Meier ist Ingenieur und diese

Funktion übt er in der Regel aus, nun ist aber der Zeichner ausgefallen und Herr Meier muss ans

Zeichenbrett. Er wird nur den Ansatz für einen Zeichner verrechnen können, nicht für einen Ingenieur.

Damit Sie flexibel sind, können Sie in ARCO Erfolg beliebig viele Tarifgruppen bilden. Sie entscheiden dann

in der Funktion Tarifgruppen Zuordnung , welcher Auftrag mit welcher Tarifgruppe abgerechnet wird.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Bearbeiten - Faktoren

Seite 248

Erfassen Sie zunächst die Tarifgruppennamen und legen Sie eine Tarifgruppe als Standard fest. Sie wird verwendet, wenn für einen Auftrag keine andere Tarifgruppen-Zuordnung gefunden wird.

Erfassen Sie dann die Ansätze der

Mitarbeiterkategorien für die markierte

Tarifgruppe.

Hier sehen Sie, für welche Mitarbeiterkategorien

Sie bereits Ansätze erfasst haben. Oben die

Kategorie, unten die Ansätze in den verschiedenen

Perioden.

Geben Sie bei der Erfassung der Kategorie eine

Arbeitsart an. Auch wenn Sie über Tarifgruppen

Ansätze zuordnen, so ist es doch immer noch die

Arbeitsart, die das Ertragskonto und die

Kostenstelle bestimmt.

Sie können bei den Mitarbeitern die für den

Mitarbeiter häufigste Kategorie angeben, damit

diese bei der Arbeitserfassung gleich

vorgeschlagen wird. Dort kann Sie dann auch pro

Buchung eingestellt werden.

Menu Bearbeiten - Tarifgruppen Zuordnung

Welche Tarifgruppe kommt denn bei welchem

Auftrag zum Zuge? Genau das geben Sie hier an.

Sie können entweder einen bestimmten Auftrag einer Tarifgruppe zuordnen, oder eine ganze

Auftragsgruppe oder eine Rechnungsadresse. Auch hier braucht es eine Hakordnung, die bestimmt, welcher Eintrag zum Zuge kommt, wenn mehrere die Bedingungen erfüllen sollten.

Die Prioritäten sind:

1. Zuordnung zu einem Auftrag

2.

3.

4.

Zuordnung zu einer Auftragsgruppe

Zuordnung zu einer Adresse

Standardtarifgruppe

Menu Bearbeiten - Erweiterte Filter

Die Anwendung dieser Filter ist in allen Modulen dieselbe, weshalb sie im Kapitel Programmübergreifende

Funtionen erklärt ist.

Menu Bearbeiten – Konfiguration mobileStation

Sind bei Ihnen Tablets oder Notebooks im Einsatz, so finden Sie die Detailbeschreibung der Konfigurations-

Einstellungen im separaten Benutzerhandbuch ARCO Mobile 8.1

Menu Bearbeiten - Druckformate

Druckformate können aus mehreren Anwendungen heraus bearbeitet werden. Deshalb wird das Thema

zentral im Kapitel Druckformate behandelt.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

-

Menu Bearbeiten - Tarifgruppen Zuordnung

Seite 249

Menu Bearbeiten - Hauptgrössen

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Parametrisierung -

Einstellungen beschrieben.

Menu Bearbeiten – Einstellungen Mandant

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Parametrisierung -

Einstellungen beschrieben.

Menu Bearbeiten – Einstellungen Lokal

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Parametrisierung -

Einstellungen beschrieben.

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte -

Erfolgsrechnung

Über diese Auswertung würde sich jeder Pathologe freuen, denn Sie können den Auftrag bis ins Detail sezieren und untersuchen. Nun, wir sind nicht so morbide, denn schliesslich verwenden wir diese

Auswertung nicht erst, wenn der Patient gestorben ist, sondern schon während der Auftrag in seinen besten Ausführungsjahren steckt. Controlling bedeutet nicht Festzustellen, dass ein ganzer Auftrag schiefgelaufen ist, Controlling bedeutet, frühzeitig zu erkennen, dass etwas schief läuft und Korrekturen vorzunehmen. Hier haben Sie das richtige Werkzeug dazu.

Die Benutzerrechte im ARCO System wurden für die Erfolgsrechnung angepasst. Neu benötigt der Benutzer das Ändern-Recht um die Erfolgsrechnung anpassen zu können, hat er das Recht nicht kann an der vordefinierten Erfolgsrechnung nichts geändert werden sondern diese nur ausgeführt werden.

Um in der Erfolgsrechnung Checkboxen zu ändern oder eine andere Auswahl in den Auswahllisten zu treffen wird das Neu- und Ändern-Recht benötigt.

Ein Wizard begleitet Sie durch die vielen

Einstellungen, die Sie treffen können. Weil Sie unterschiedliche Auswertungen produzieren wollen, ohne jedes Mal alle Einstellungen entsprechend zu setzen, können Sie selbständig verschiedene Formate anlegen und brauchen anschliessend nur noch ein Format zu wählen und

Auszuführen, um zum gewünschten Resultat zu kommen.

Erfassen Sie ein neues Format mit Neu auf der ersten Seite des Assistenten. Gehen Sie dann

Weiter.

Das Standard setzen einer Erfolgsrechnung kann jetzt „Standard-Benutzer“ und Mandantenabhängig gespeichert werden. Das heisst Sie können pro

Benutzer, Arbeitsplatz und Mandant jeweils eine andere Erfolgsrechnung als Standard definieren.

Die als Standard definierte Auswertung kann direkt mit der Tastenkombination [Alt]-[Ctrl]-[E] aufgerufen werden (von jeder Stelle im Programm).

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

-

Menu Bearbeiten - Hauptgrössen

Seite 250

Sie kennen das schon von anderen Auswertungen, als erstes gilt es zu bestimmen, ob nur ein bestimmter Auftrag, nur eine Auftragsgruppe oder durch andere Kriterien selektierbare Aufträge untersucht werden sollen.

Hier wird also bestimmt, welche Aufträge untersucht werden.

Sie können Aufträge ausschliessen, die bestimmte

Bedingungen nicht erfüllen, z. B. wenn noch kein

Budget eingetragen wurde oder keine Buchungen erfasst sind.

Sie können auch alle Aufträge eines

Verantwortlichen berechnen lassen und so feststellen, wie ein bestimmter Projektleiter am

Unternehmenserfolg mitgewirkt hat oder eben nicht.

Auf Seite 2 des Wizard haben Sie jetzt auch die

Möglichkeit die Auftragsnummer von – bis einzugeben. Mit Doppelklick auf das jeweilige Feld öffnet sich das Auftragsfenster wo Sie dann die gewünschte Auftragsnummer suchen und mit

Doppelklick übernehmen können.

Auf dieser Seite wird die Ebene der Buchungen behandelt. Welche Buchungen sollen berücksichtigt werden? Sie können hier ganze

Kostenbereiche ausschliessen, Perioden einschränken, nur Buchungen von bestimmten

Mitarbeitern oder Arbeitsarten berücksichtigen.

Diese Einschränkungen machen Sie nur, um bestimmte Listen zu erhalten, nicht um einen

Auftrag in seiner Gesamtheit zu untersuchen.

Dazu sind nämlich alle Buchungen notwendig.

Wichtig ist die Wahl des Kalkulationsschemas , da

es bestimmt, wie aufgrund der Buchungen die

Selbstkosten gerechnet werden.

Das Ergebnis kann auch für die Weiterbearbeitung in MS Excel exportiert werden.

Die Datumsangabe auf Seite 3 des Assistenten gilt für Rapporte und Rechnungen. Bei den Rechnungen wurde bisher auf das Belegdatum/Druckdatum geschaut. Durch die Datums Erweiterungen auf den Belegen mit Fibu- und Dispodatum haben wir nun die Erfolgsrechnung entsprechend angepasst. Jetzt bestimmt das

Fibudatum über die gültige Periode.

Beim Suchen der Rechnungen wird bei einem Limitierten Datumsbereich in der Auswertungen neu folgendes geprüft:

Druckdatum: Dies entscheidet ob ein Beleg gültig ist und somit in der Auswertung berücksichtigt wird. Ist das Druckdatum leer, wird der Beleg nicht berücksichtigt da dieser nicht gültig ist.

Fibudatum: Neu ist dies Massgebend für den angegebenen Datumsbereich in der Auswertung und nicht mehr wie bisher das Druckdatum. Nur wenn das Fibudatum leer ist, wird das Druckdatum für den Datumsbereich berücksichtigt.

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Erfolgsrechnung

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte -

Seite 251

Dann gibt es verschiedene Informationsblöcke und

Kolonnen, die Sie einzeln ein- und ausschalten können.

Buchungen aufführen: die Buchungen werden gemäss den Einstellungen von Seite 5 und 6 aufgelistet, nämlich mehr oder weniger detailliert.

Kosten ohne Zuschläge drucken: allfällige

Faktoren werden nicht angewandt.

Faktorenzuschläge pro Kostenart aufzeigen: zeigt die angewandten Zuschläge für jede Kostenart

(Arbeit, Material, Spesen, FL) einzeln.

Kolonne Fakturierbar unterdrücken bringt keine

Fakturainfos zur Buchung.

In der Gruppe Ertragsdetails gibt es ebenfalls eine neue Box Ertragszusammenfassung pro Ertrags-

konto. Die Aktivierung dieser Checkbox bewirkt, dass eine neue Gruppe „Zusammenfassung pro

Ertragskonto“ angedruckt wird.

In der Gruppe Buchungsdetails - Kolonnenauswahl bestimmen Sie, ob Sie die Kosten bzw. fakturierbaren

Beträge eher als Totale pro Buchung sehen möchten oder eher die Basissätze mit den Totalen.

Die Gruppe Arbeitsartendetails bietet drei verschiedene Auswertungsblöcke, die sie einzeln ein- oder ausschalten können. Der Budgetvergleich ist sehr wichtig, wenn Sie den Auftrag auch während seiner

Durchführung überwachen wollen. Diese Infos können Sie sogar noch auf die einzelnen Kostenarten aufschlüsseln lassen (Arbeit, Spesen, Material, FL).

Die Funktion der Box Arbeitsarten mit Budget

vergleichen wurde erweitert. Das heisst die

Gruppe Auftragsvergleich Effektiv-Budget wurde erweitert. Hier werden die Kosten, Ertrag und

Stunden angezeigt, aufgeteilt in die Spalten effektiv, Budgetiert, in % und nach Arbeitsarten gruppiert.

Sie können für die Erträge entweder alle Rechnungen im verbundenen Projekt (das ist das Projekt, das auf

der Maske Auftrag hinterlegt ist) oder alle Rechnungen, die selbst einen Verweis auf den Auftrag haben (in

der Maske Dokumente ), benutzen. Im zweiten Fall können also Rechnungen aus verschiedenen Projekten

zugezogen werden. Sie können sich die verwendeten Rechnungen einzeln auflisten lassen und Sie können in pro Rechnung auch die Summen pro Ertragskonto aufgeführt bekommen.

Der Erfolgsvergleich zeigt den Auftrag aus fünf verschiedenen Sichten und ist die wichtigste

Schlussübersicht. Die Sichten sind:

Box 1: Anwendung des Geschäftsfaktors Risiko+Gewinn auf die Selbstkosten

Box 2: Gegenüberstellung der Selbstkosten mit den Fakturierbaren Beträgen gemäss Fakturaansätzen

Box 3: Gegenüberstellung der Selbstkosten mit den Budgetzahlen

Box 4: Gegenüberstellung der Selbstkosten mit den effektiv gestellten Rechnungen

Box 5: Gegenüberstellung der Selbstkosten mit den Offenen Posten und Zahlungen aus der Buchhaltung

Handbuch ARCO SQL T10 -

Erfolgsrechnung

ARCO Erfolg

-

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte -

Seite 252

Wenn Sie in der Gruppe Buchungsdetails der Seite

4 die Box Buchungen aufführen markiert haben, dann können Sie auf dieser und der folgenden

Seite angeben, wie diese Buchungen für die

Bereiche Arbeit, Spesen, Material und

Fremdleistungen dargestellt werden sollen.

Einzeln bedeutet, dass jede Buchung aufgeführt wird.

Pro Mitarbeiter fasst die Buchungen pro

Mitarbeiter zusammen.

Pro Arbeitsart fasst die Buchungen pro Arbeitsart zusammen.

Pro Spesentyp fasst die Buchungen pro Spesentyp zusammen.

Pro Periode fasst die Buchungen auf einen

Zeitraum von Tagen, Wochen, Monaten oder die ganze gewählte Periode zusammen.

Wenn Sie bei der Gruppe Zusammenzug die Option Einzeln wählen und in der Gruppe Sortierung nach Mitarbeiter so wird die neue Gruppe Druck-

darstellung aktiv.

Diese Option Total pro Mitarbeiter bewirkt dass nach jedem Mitarbeiter eine Summenzeile zu seinen Buchungen generiert wird.

Beim Material können noch Sortierung und

Darstellungsoptionen angegeben werden.

In der Gruppe Druckdarstellung gibt es eine neue

Box Total pro Artikel. Die Aktivierung der Box bewirkt, dass pro Artikelnummer eine

Summenzeile geschrieben wird. Das heisst es werden nicht nur mehrere der gleichen

Artikelnummern zusammengefasst in einer

Totalzeile dargestellt sondern auch nur ein einzelner Artikel erhält eine Totalzeile.

Diese Box ist nur aktiv wenn die Sortierung nach

Artikelnummern gewählt wird.

Durch aktivieren der Box Bez./LS können Sie das gleichnamige Feld, bei Materialbuchungen, auf der

Erfolgsrechnung anzeigen lassen.

Ausführen sichert die jetzt getätigten

Einstellungen und startet die Erzeugung der

Auswertung.

Sie brauchen nicht durch die einzelnen Seiten mit

Weiter durchzugehen. Sie können auf jeder Seite starten.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Erfolgsrechnung

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte -

Seite 253

Wählen Sie auf Seite 6 des Wizard bei der Gruppe

Druckdarstellung die Option Total pro Artikel damit die neue Gruppe Mengenvergleich Planung -

Effektiv aktiv wird.

Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit die effektiven Mengen mit den geplanten Mengen zu vergleichen, Rezeptpositionen werden mit der

Menge der Leistungsposition multipliziert und mitgerechnet. Hier können Sie bestimmen ob dazu die Dokumente des angegebenen Dokumenttypes im verbundenen Projekt berücksichtigt werden sollen oder ob alle Dokumente des angegebenen

Dokumenttypes mit dem gleichen Auftragsverweis berücksichtigt werden sollen.

In der Auswertung sehen Sie diese Planmengen in der Spalte P-Menge pro Artikel summiert unterhalb des Datums.

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte - Kostenliste

Diese Auswertung ist besonders geeignet um schnell einen Überblick über eine Gruppe von Aufträgen zu erhalten. Sie zeigt pro Auftrag auf einer Linie die vier Kostenbereiche Arbeit, Spesen, Material und

Fremdleistungen und stellt die bereits fakturierten und bezahlten Beträge gegenüber.

Diese Liste kann Basis sein für den in der Buchhaltung benötigten Wert "Angefangene Arbeiten". Sie soll auch dazu dienen, zu erkennen, bei welchen Aufträgen eine Akontozahlung notwendig wird.

Die vom Assistenten gefragten Einstellungen sind analog denjenigen der Erfolgsrechnung und können dort

nachgelesen werden.

Darstellung 2

Die Kolonen setzen sich wie folgt zusammen

1) Auftrag (INR + BEZ), analog Darstellung 1

2) Budget Ertrag ab Auftrag

3) Budget Kosten, ab Auftrag

4) Arbeit, analog Darstellung 1

5) Material, analog Darstellung 1

6) Fremdleist., analog Darstellung 1

7) Spesen, analog Darstellung 1

8) Total Kst, Wert aus: 4+5+6+7

9) RG gest., gleicher Wert wie gest. RG in Darstellung 1

10) RG bez, gleicher Wert wie bez. RG in Darstellung 1

11) Angef. Arbeiten, gleicher Wert wie Ungedeckt in Darstellung 1, Summe aus 8-9

12) Fakturavol. offen, Summe aus 2-9

Darstellung 3 basiert auf Darstellung 1, einzig die folgenden Kolonen wurden geändert.

Kolone bez. RG wird umbenennt zu Erfolg

Kolone Unged. Eff. wird zu BGZ

Kolone Prozentspalte wird zu Marge

Diese neuen Spalten entsprechen der Erfolgsrechnung – Box Vergleich Fakturen. Beachten Sie dass Sie im

Wizard bei Wählen der Buchungsperiode die Checkbox Alle Daten setzen wenn Sie diese mit der Erfolgs-

rechnung vergleichen möchten.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

-

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte - Kostenliste

Seite 254

Bei den Rechnungen wurde bisher auf das Beleg-

datum/Druckdatum geschaut. Durch die Datums

Erweiterungen auf den Belegen mit Fibu- und Dispodatum haben wir nun die Kostenübersicht entsprechend angepasst. Jetzt bestimmt das Fibuda-

tum über die gültige Periode.

Beim Suchen der Rechnungen wird bei einem Limitierten Datumsbereich in der Auswertungen neu folgendes geprüft:

Druckdatum: Dies entscheidet ob ein Beleg gültig ist und somit in der Auswertung berücksichtigt wird. Ist das Druckdatum leer, wird der Beleg nicht berücksichtigt da dieser nicht gültig ist.

Fibudatum: Neu ist dies Massgebend für den angegebenen Datumsbereich in der Auswertung und nicht mehr wie bisher das Druckdatum. Nur wenn das Fibudatum leer ist, wird das Druckdatum für den Datumsbereich berücksichtigt.

Neu werden bei der Export Excel-Funktion dieser

Auswertung jeweils auch der Verantwortliche Administration und Verantwortliche Ausführung welche auf den Aufträgen eingetragen sind mit exportiert.

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte - Offene

Leistungen

Ziel dieser Auswertung ist es zu erfahren, welche

Leistungen im nächsten Fakturalauf in Rechnung gestellt werden könnten. Es handelt sich also um

Buchungen, die noch nicht fakturiert worden sind.

Daraus ergibts sich für die nächste Periode das

Fakturavolumen. Eine interessante

Umsatzvorschau.

Die Darstellung der Liste ist wie die der

Kostenübersicht, aber anstelle der Kosten werden unter den Kolonnen Arbeit, Spesen, Material und

Fremdleistungen die fakturierbaren Beträge geführt.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Leistungen

ARCO Erfolg

-

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte - Offene

Seite 255

Wie bei allen diesen auftragsbezogenen

Auswertungen, sind verschiedene Selektionen möglich: einzelne Aufträge, ganze Gruppen oder alle Aufträge, die bestimmte Einteilungskriterien erfüllen.

Wichtig ist natürlich die Periode, die untersucht werden soll.

Mit der Gruppe Faktura Positionen berücksichtigen kann neben dem angedachten Fall nicht

fakturierte, wodurch eben die offenen Leistungen aufgeführt werden, auch betrachtet werden, welche schon fakturiert wurden oder gar alle, fakturierte und noch nicht fakturierte.

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte -

Auftragsübersicht

Produziert eine Liste von Aufträgen, entweder pro Zeile ein Auftrag oder, falls Sie mehr Details wünschen, kommen noch 4 weitere Zeilen dazu, die auch alle Einteilungen des Auftrages zeigen.

Die Sortierung wurde erweitert, nun kann zwischen Bezeichnung und Nummer gewählt werden.

Auf der Auswertung nach detaillierter Übersicht wurde die Information Punkte durch die Ist-

Stunden ersetzt da diese Aussagekräftiger sind.

Die Ist-Stunden werden immer über den ganzen

Auftrag summiert angezeigt.

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte -

Auftragsdetails 14 täglich

Diese Auswertung zeigt detailliert die Stunden- und Spesenbuchungen pro Tag und Mitarbeiter in einem

Zeitraum von 14 Tagen. Die möglichen Einstellungen erfolgen in einem Wizard und sind eigentlich selbsterklärend.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Auftragsübersicht

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte -

Seite 256

Auf dieser Auswertung können nun zusätzlich die gestellten Rechnungen bezahlte Rechnungen und Budgetstunden angezeigt werden.

Diese Informationen werden dann auf jeder Seite der Auswertung oben rechts unterhalb des Zeitraumes angezeigt.

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte -

Auftragsdetails monatlich

Diese Auswertung zeigt detailliert die Stunden- und Spesenbuchungen pro Tag und Mitarbeiter in einem

Monat. Die möglichen Einstellungen erfolgen in einem Wizard und sind eigentlich selbsterklärend.

Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte -

Kundenrapport I

Diese Auswertung wird häufig den Kunden abgegeben, um die Abrechnung und den Status ihrer voreingekauften Stundenpakete auszuweisen.

Zunächst wird ausgewählt, welche Aufträge ausgewertet werden sollen und ob die Buchungen nur bestimmter Mitarbeiter berücksichtigt werden sollen.

Die Arbeitsartenauswahl ermöglicht ebenfalls die

Buchungen, die einbezogen werden, auf

Arbeitsarten einzuschränken.

Die Periodenwahl schränkt den

Auswertungszeitraum ein, der ausgewiesen werden soll.

Die Gruppe Ausgabeoptionen bezieht sich dann schon auf die Darstellung im Ausdruck. Sollen die

Monate einzeln und/oder eine Jahresübersicht produziert werden (pro Auftrag).

Schliesslich muss noch ein Druckformat gewählt werden, das für den Druck dieser Auswertung definiert wurde.

Auf der Seite 3 des Wizard wurde eine Matrix ein-

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Aufträge – Druckfertige Berichte -

Auftragsdetails monatlich

Seite 257

gefügt, hier kann bestimmt werden, welche

Buchungen überhaupt eingerechnet werden sollen.

Eingerechnete Stunden sind diejenigen, die vom eingekauften Stundenpool abgezogen werden sollen.

Die Unterscheidung kann aufgrund der Arbeitsart erfolgen, nämlich ob diese direkt (grün) oder indirekt (rot) ist.

Die Buchungen lassen sich auf dem Ausdruck mit unterschiedlichen Stilen darstellen, sodass es auch für den Kunden sichtbar gemacht werden kann, welche Stunden berechnet wurden und welche nicht.

Auch können diese Einschränkung in Bezug auf die

Fakturierbarkeit einer Buchung (Checkbox

Verrechnen) einerseits und andererseits, ob die

Buchung schon fakturiert wurde (Verweis

Rechnung) gemacht werden. Zusätzlich haben Sie die Wahlmöglichkeiten ob die Arbeitsbuchungen nur gedruckt oder auch eingerechnet werden sollen. Wird eine Box Einrechnen aktiviert so wird die dazugehörige Box Drucken auch aktiviert und disabled. Wird die Box Einrechnen wieder deaktiviert so wird die Box Drucken wieder enabled.

Zuerst wird links (Fakturierbar/Nicht Fakturierbar) das Ergebnis bestimmt und dann wird rechts (Fakturiert/Nicht Fakturiert) das Ergebnis bestimmt.

Anschliessend werden die beiden Ergebnisse über eine OR-Beziehung kumuliert und das daraus resultierende Ergebnis auf die vier möglichen Stile angewendet.

Die Dokumentvorlage

Salsaverde_Erfolg_Kundenrapport_I.dotx und die Stildatei Salsaverde_Erfolg_Stile_Quer.rtf geben ein Beispiel, wie so ein Druckformat aufgebaut werden kann.

Die Stilnummern werden dann in einem

Druckformat mit Standard auf Kundenrapport I beim Element Position eingetragen.

Mit Druckfeld @sar kann bei den Monatsdetails die

Serviceauftragsnummer mit angedruckt werden.

Menu Auswertungen - Aufträge – Konfigurierbare Listen –

Auftragszahlen

Neu selber konfigurierbare Auswertung im Bereich

Auftragszahlen.

In der ersten Maske werden alle bereits definierten Auftragszahlen-Auswertungen aufgelistet.

Falls Sie noch keine erstellt haben ist die Liste leer.

Bedenken Sie beim Erstellen einer Auswertung, dass Sie diese nur via Befehl Ändern SQL direkt im

SQL-Code anpassen können und nicht via Wizard.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Auftragszahlen

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Aufträge – Konfigurierbare Listen –

Seite 258

Mit dem Befehl Neu gelangen Sie in den Wizard um eine neue Auswertung zu definieren.

Befehl Löschen löscht den Eintrag aus der Liste, nach Aufruf und Bestätigung der roten Maske.

Die Auswertungsnummer sowie auch die Auswertungsbezeichnung müssen eindeutig sein.

Hier können Sie in den Feldern Auftrag, Projekt und Rechnungsadresse mit F3 die Auswahlliste anzeigen lassen oder die entsprechenden Nummern direkt eingeben.

In den Drop Down Listen werden nur diese Informationen aufgelistet für die es Daten zum Auswerten gibt.

Hier haben Sie zwei Möglichkeiten in Bezug auf das Auftragsbeginn- oder Auftragsende Datum die

Aufträge einzugrenzen.

Zusätzlich können Aufträge die bestimmte Kriterien erfüllen von der Auswertung ausgeschlossen werden, wählen Sie hier die entsprechenden

Checkboxen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Auftragszahlen

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Aufträge – Konfigurierbare Listen –

Seite 259

Hier wählen Sie eine entsprechende Buchungsperiode oder keine Einschränkung.

Je nachdem ob Sie auf den Rechnungen Auftragsverweise/ Erfolg Sammelkonto eintragen oder diese nur auf Projektebene führen, wählen Sie hier welche der beiden Varianten berücksichtigt werden soll.

Wählen Sie hier das Kalkulationsschema mit dem

Sie arbeiten.

Hier können Sie die Datenfelder der Aufträge und der Auftragsgruppen selektieren die dann auch auf der Auswertung aufgelistet werden.

Sie können die Datenfelder per Doppelklick in der

Spalte S aktivieren oder deaktivieren.

Die aktivierten Datenfelder werden in der nächsten Maske der Liste angehängt, können dort aber nicht deaktiviert werden dazu müssen Sie wieder auf diese Maske zurück.

In der Kolonnenbezeichnung Kunde können Sie per Doppelklick der Spalte eine eigene Bezeichnung geben.

In der Spalte Arbeitsart, können Sie auch noch auf bestimmte Arbeitsarten einschränken, mit F3 oder

Doppelklick wird die Auswahlliste angezeigt, hier sind dann mehrere zur Auswahl möglich, einfach per Doppelklick das Häcken setzen oder entfernen, genau gleich wie hier in der Kolonnenliste in der Spalte S über welche definiert wird welche

Spalten im Direct SQL aufgelistet werden sollen.

Die Einträge können per [Alt]+[] und [Alt]+[] in der Liste verschoben werden.

Befehl Ändern Name: hiermit kann im nach hinein die Bezeichnung der

Auswertung geändert werden, hier sollten Sie eine möglichst genaue Bezeichnung wählen um die

Auftragsauswertungen unterscheiden zu können.

Handbuch ARCO SQL T10 -

Auftragszahlen

ARCO Erfolg

-

Menu Auswertungen - Aufträge – Konfigurierbare Listen –

Seite 260

Befehl Ändern SQL:

Wenn Sie geübt sind SQL-Abfragen anzupassen, so können Sie die Auswertung hier anpassen, ansonsten empfiehlt es sich die Auswertung im

Wizard neu zu erstellen.

Nach dem Abschliessen des Wizard wählen Sie den Befehl Aufbauen und anschliessend den Befehl

Ausführen um die Auswertung aufzubauen. Anschliessend haben Sie die Möglichkeit die erhaltenen Zahlen via Export Excel weiter zu bearbeiten.

Menu Auswertungen - Aufträge – Konfigurierbare Listen –

Deckungsbeitragsrechnung

Neu selber konfigurierbare Auswertung im Bereich

Deckungsbeitragsrechnung.

In der ersten Maske werden alle bereits definierten DB-Rechnungsauswertungen aufgelistet. Falls

Sie noch keine erstellt haben ist die Liste leer.

Bedenken Sie beim Erstellen einer Auswertung, dass Sie diese nur via Befehl Ändern SQL direkt im

SQL-Code anpassen können und nicht via Wizard.

Mit dem Befehl Neu gelangen Sie in den Wizard um eine neue Auswertung zu definieren.

Befehl Löschen löscht den Eintrag aus der Liste, nach Aufruf und Bestätigung der roten Maske.

Die Auswertungsnummer sowie auch die Auswertungsbezeichnung müssen eindeutig sein.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Aufträge – Konfigurierbare Listen –

Deckungsbeitragsrechnung

Seite 261

Hier können Sie je nach Feld mit F3 die Auswahlliste anzeigen lassen oder per Drop Down Funktion

Ihre Auswahl treffen.

In den Drop Down Listen werden nur diese Informationen aufgelistet für die es Daten zum Auswerten gibt.

Hier wählen Sie eine entsprechende Buchungsperiode oder keine Einschränkung.

Je nachdem ob Sie auf den Rechnungen Auftragsverweise/ Erfolg Sammelkonto eintragen oder diese nur auf Projektebene führen, wählen Sie hier welche der beiden Varianten berücksichtigt werden soll.

Wählen Sie hier das Kalkulationsschema mit dem

Sie arbeiten.

In der Kolonnenbezeichnung Kunde können Sie per Doppelklick der Spalte eine eigene Bezeichnung geben.

In der Spalte Arbeitsart, können Sie auch noch auf bestimmte Arbeitsarten einschränken, mit F3 oder

Doppelklick wird die Auswahlliste angezeigt, hier sind dann mehrere zur Auswahl möglich, einfach per Doppelklick das Häcken setzen oder entfernen, gleich wie hier in den Kolonnenliste in der

Spalte S über welche definiert wird welche Spalten im Direct SQL aufgelistet werden sollen.

Die Einträge können per [Alt]+[] und [Alt]+[] in der Liste verschoben werden.

Befehl Ändern Name: hiermit kann im nach hinein die Bezeichnung der

Auswertung geändert werden, hier sollten Sie eine möglichst genaue Bezeichnung wählen um die DB-

Rechnungsauswertungen unterscheiden zu können.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Aufträge – Konfigurierbare Listen –

Deckungsbeitragsrechnung

Seite 262

Befehl Ändern SQL:

Wenn Sie geübt sind SQL-Abfragen anzupassen, so können Sie die Auswertung hier anpassen, ansonsten empfiehlt es sich die Auswertung im

Wizard neu zu erstellen.

Nach dem Abschliessen des Wizard wählen Sie den Befehl Aufbauen und anschliessend den Befehl

Ausführen um die Auswertung aufzubauen. Anschliessend haben Sie die Möglichkeit die erhaltenen Zahlen via Export Excel weiter zu bearbeiten.

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Mitarbeiterblatt

Das Mitarbeiterblatt zeigt in kurzer Form die Stundensummen für produktive und nicht produktive

Arbeitsarten sowie Absenzen und stellt das Total den Sollstunden gegenüber. Sie können entweder pro

Monat für jeden Mitarbeiter eine Zeile erhalten oder umgekehrt pro Mitarbeiter seine Monatszahlen aufführen lassen.

Menu Auswertungen - Mitarbeiter – Jahr

Diese Auswertung zeigt pro Mitarbeiter auf einer

Zeile seine wichtigsten Zahlen: Vorjahres-Saldo, direkte Stunden, indirekte Stunden, Zuschläge,

Absenzen, Kompensationen, Korrekturen, Ist-

Stunden, Soll-Stunden und Saldo. Ein weiterer

Block zeigt im Speziellen die Situation mit den

Ferien.

Hier haben Sie jetzt auch die Möglichkeit die Ferienstunden in Tage auszuweisen.

Werden die Ferien in Tage dargestellt, so kann die

Totalzeile am Ende der Liste nicht gedruckt werden da auf Grund unterschiedlicher Tagesarbeitsstunden das Total der Tage nicht korrekt wäre.

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle I (Monat)

Diese Auswertung zeigt in einer Jahresübersicht die Stundenbuchungen der Mitarbeiter, für jeden

Mitarbeiter ein eigenes Blatt. Diese Stundenkontrolle I verhält sich anders als die Stundenkontrolle II:

Die Überzeitbuchungen werden als ganzes ausgewiesen, also die gebuchte Zeit plus der Zuschlag, während die Stundenkontrolle II in dieser Rubirk nur die Zuschläge ausweist.

Die beiden Absenztypen Kompensation und Korrektur werden hier nicht berücksichtigt.

Die einzelnen Blöcke können nicht ein- oder ausgeschaltet werden.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Mitarbeiterblatt

Seite 263

In der Stundenkontrolle I (Monat) werden die

Absenz Buchungen des Typs Kompensation grundsätzlich nicht berücksichtigt, hierfür gibt es die

Stundenkontrolle II (Monat).

Auf vielseitigen Wunsch haben wir hier jetzt aber auch ermöglicht dass die Kompensationsbuchungen ausgewiesen werden können.

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle II (Monat)

Diese Auswertung geht bedeutend weiter als das Mitarbeiterblatt. Jeder Mitarbeiter ist auf einem eigenen

A4 Blatt, wo das ganze Jahr überblickt werden kann, wobei die Zahlen pro Monat ausgewiesen werden.

Bei der Definition der Auswertung entscheiden Sie, ob Sie sich mehr für die Arbeitsarten, auf denen die

Mitarbeiter gearbeitet haben, interessieren oder mehr für die Aufträge, an denen sie beteiligt waren.

Sie erhalten dann für jede Arbeitsart oder jeden Auftrag (falls Sie nicht die Option Arbeitsarten/Aufträge

totalisieren setzen) eine Zeile mit den Totalstunden pro Monat. Das gleiche gilt für die Absenzen, die auch einzeln ausgewiesen oder totalisiert werden können.

Der Sollstundenvergleich und die Ferienkontrolle erfolgt in weiteren Blöcken. Dabei können Sie die

Ferienstunden auf Tage umrechnen lassen. Dazu wird die in den Einstellungen gesetzte Stundenzahl

verwendet.

In der Gruppe Direkte Arbeitsarten sowie in der

Gruppe Indirekte Arbeitsarten gibt es je eine neue

Checkbox mit der die Zeile Total Fakturierbar bzw. die Zeile Total Nicht Fakturierbar ausgeblendet werden können da der Mitarbeiter diese nicht unbedingt sehen muss, wenn diese Auswertung zur

Abgabe an den Mitarbeiter gedruckt wird.

Hier wurden die beiden Checkboxen nicht gesetzt und entsprechend werden die beiden Zeilen ausgewiesen.

Hier wurden beide Checkboxen gesetzt und somit sind die zwei Zeilen nicht sichtbar.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle II (Monat)

Seite 264

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle (Woche)

Es gibt eine weiter Auswertungsmöglichkeit der

Mitarbeiterstunden pro Woche.

Diese ist insbesondere für die Branche SMGV von

Vorteil da sie gem. dem geltenden GAV per Ende

Jahr auf Grund der wöchentlichen Überstunden den Mitarbeitern einen Überstundenzuschlag buchen müssen. Sie werden hier wie gewohnt mit einem Assistenten durch die Auswertung geführt.

Auf der Seite 1 des Wizard können Sie das Auswertungsjahr bestimmen sowie die Kalenderwoche von/bis. Desweitern haben Sie die Möglichkeit die

Auswertung für einen Mitarbeiter, eine Mitarbeitergruppe oder für alle Mitarbeiter auszuführen.

Seite 2 des Wizard wird die Limite der Wochenar-

beitszeit in Stunden angegeben sowie den Überzeitzuschlag in %. Aktivieren Sie die Box Feiertage

aus Tabelle einrechnen wenn Sie die Feiertag nicht in die Sollstunden eingerechnet haben und somit auch nicht buchen.

Auf Seite 3 des Wizard machen Sie dann die Angaben wie der Zuschlag gebucht werden soll. Das heisst hier wird die Absenzen Art angegeben, das

Datum der Korrekturbuchung entspricht default dem 31.12. des Auswertungsjahres, und der Korrekturbuchungstext wir ebenfalls default mit „Jahreszuschlag für Wochenstundenüberzeit“ vorgegeben.

Achtung nur wenn die Box Buchen der Überzeit

als Korrekturbuchung aktiviert wird, wird eine

Korrekturbuchung in der Stundenkontrolle, für die

Mitarbeiter die den selektierten Informationen entsprechen, gebucht. Gibt es schon genau so eine Kombination von einer Buchung so wird keine neue Buchung gemacht, sondern die bestehende

Menge der vorhandenen Buchung mutiert.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle (Woche)

Seite 265

So könnte die Auswertung aussehen: Pro ausgewerteter Mitarbeiter wird eine Seite erstellt mit allen Kalenderwochen des Auswertungsjahres sowie den Informationen von Wizard Seite 2.

Spalte Ist: Dies ist die Ist-Zeit des Mitarbeiters dieser Woche zzgl. den Stunden aus der Feiertagstabelle, falls die Box auf Seite 1 des Wizard aktiviert wurde.

Spalte Uz: Zeit die Anzahl Stunden über der Limite aus Wizard Seite 1.

Spalte Zu: die Anzahl Stunden die sich aus dem

Zuschlag ergeben (Zu*Zu%)

Am Schluss werden noch die Total Überstunden und die Total Zuschlagsstunden ausgewiesen sowie ein entsprechender Buchungshinweis ob eine neue Buchung erfasst wurde oder ob eine bestehende mutiert wurde.

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle (Tag)

Diese Auswertung überblickt ebenfalls ein ganzes Jahr und bringt pro Mitarbeiter eine Seite. Dabei werden aber die gebuchten Stunden pro Tag ausgewiesen. Wenn es sich um Absenzbuchungen handelt, werden vor der Stundenzahl die zwei ersten Buchstaben der Absenz gedruckt.

Zum Schluss werden die produktiven, unproduktiven, Absenz- und Ferienstunden summiert angezeigt.

Erstellen Sie die Stundenkontrolle(Tag) via

Dropdownmenü für ein bestimmtes Jahr oder

Quartal.

Der Vorteil der Quartalsbezogenen Auswertung liegt darin, dass mehr Platz für die Darstellung der

Tagesbuchungen vorhanden ist und diese nicht mehr mit * gekürzt werden. Auch werden hier die

Kürzel der Absenz Buchungen mit 4 Stellen angezeigt.

Wird ein Quartal angegeben so werden die Stundenbuchungen mit drei Nachkommastellen angezeigt, ansonsten nur mit zwei.

Menu Auswertungen–Mitarbeiter–Stundenkontrolle (Tag) mit Überzeitanzeige pro Woche

Die Mitarbeiter-Auswertung "Stundenkontrolle (Tag)" wurde überarbeitet, um den Anforderungen des Verbandes gerecht zu werden.

Am Ende jeder Woche wird nun die Kalenderwoche (KW), das Wochentotal und eine allfällige

Kalenderwochen-Überzeit (KWÜ) ausgewiesen.

Ausserdem befindet sich oben rechts unter dem Namen eine kleine Legende.

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ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle (Tag)

Seite 266

Die genauen Details werden nur auf den Quartalsauswertungen ausgegeben, da auf der

Jahresauswertung kein Platz für alle Angaben besteht. Auf der Jahres-Auswertung befinden sich neu die Kalenderwoche und das Wochentotal.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Stundenkontrolle (Tag)

Seite 267

Der Auswahl-Dialog wurde erweitert.

Es gibt bei der Quartals-Selektion nun den

Eintrag "1-4", um die Quartals-Auswertungen in einem Durchgang drucken zu können.

Dabei werden die Quartale nacheinander aufbereitet und somit das Erstellen der

Stundenkontrolle am Jahresende erleichtert.

Die SMGV Arbeitzeitkontrolle führt folgende Abkürzungen für Absenzen:

Um einen aussagekräftigen Report aus ARCO erstellen zu können, sollten die vom SMGV vorgeschlagenen Abkürzungen verwendet werden.

Passen Sie dazu Ihre Absentyp-Bezeichnungen so an, dass die oben aufgeführten Abkürzungen am Anfang der Bezeichnung stehen.

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Tagesdetails 14 täglich

Diese Auswertung zeigt in einem Zeitraum von 14 Tagen auf welchen Aufträgen die einzelnen Mitarbeiter gearbeitet haben, welche Stunden und Spesen dabei angefallen sind. Durch die Einstellungen werden Sie von einem Wizard geführt.

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Tagesdetails monatlich

Diese Auswertung zeigt in einem Zeitraum von einem Monat, auf welchen Aufträgen die einzelnen

Mitarbeiter gearbeitet haben, welche Stunden und Spesen dabei angefallen sind. Durch die Einstellungen werden Sie von einem Wizard geführt.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Tagesdetails 14 täglich

Seite 268

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Rendite stundenbasiert

Diese Auswertung berücksichtigt das

Kalkulationsschema Stundenbasiert . Das Resultat

ist eine Auftragsliste pro Mitarbeiter, in der die geleisteten Stunden, die gewichteten Stunden, die

Umsatzleitung pro Stunde, der erreichte

Stundensatz und weitere Details gemäss dieser

Kalkulation angezeigt werden.

Sie können damit ideal feststellen, wie die von den

Mitarbeitern erbrachten Deckungsbeiträge ausfallen.

Selektieren Sie zunächst, die Mitarbeiter und

Aufträge, die Sie auswerten wollen.

Wählen Sie die gewünschten Datumsoptionen

In der Auswahlmaske wurde die Auswertungstiefe abgeändert. Das heisst die Box wurde in eine

Radiowahl umgewandelt.

Die Radiowahl Detaildarstellung 1 zu Aufträgen entspricht der bisherigen Auswertung.

Die Radiowahl Detaildarstellung 2 zu Aufträgen bringt folgende Kolonnen:

Gruppe Total Auftrag:

Ertrag (gem. Wahl in Gruppe Ertragsbasis)

Stunden (alle geleist. Std. ohne Leist.Koeff)

Ertrag pro Stunde

Materialkosten pro Stunde

Fremdleistungskosten pro Stunde

Spesenkosten pro Stunde

Die Totallzeile dazu berechnet sich folgendermasssen:

Total Ertrag = Summe aller aufgeführten Erträge

Total Stunden = Summe aller aufgef. Stunden

Ertrag pro Std. =Total Ertrag/Total Stunden

Material pro Std., FL pro Std. und Spesen pro Std. werden zuerst pro Spalte aufsummiert und danach durch das Total Stunden geteilt.

Gruppe Total Mitarbeiter

Stunden (Total MA Stunden)

Ertrag (Ertrag pro Stunde*Stunden MA)

Material (Materialk.pro Std.*Stunden MA)

FL (Fremdl.pro Std.*Stunden MA)

Spesen (Spesen pro Std.*Stunden MA)

Die Totallzeile der Gruppe Total Mitarbeiter wird pro Spalte aufsummiert.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Rendite stundenbasiert

Seite 269

Als Ertragsbasis können das Budget, die fakturierbaren Leistungen oder die effektiv schon ausgestellten Rechnungen dienen.

Im letzteren Fall werden entweder die Rechnungen im zugehörigen Projekt oder projektübergreifend die Rechnungen, die selber den richtigen

Auftragsverweis haben, verwendet.

Zudem können aus diesen Rechnungen nur bestimmte Ertragskontobereiche berücksichtigt werden. Das dient dazu Material- oder

Fremdleistungsbereiche auszuschliessen, da diese

Auswertung besonders auf Arbeitsleistungen abstützen will.

Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Spesenübersicht

Die Spesenübersicht zeigt die Kosten und die fakturierbaren Beträge der Spesenbuchungen an. Sie können alle Buchungen im Detail haben oder einfach eine Übersicht. Natürlich pro Mitarbeiter und eine

Zusammenfassung über alle Mitarbeiter.

Menu Auswertungen – Business Intelligence

Mit diesem neuen Modul haben Sie die Möglichkeit eigene, individuelle Auswertungen basierend auf den bereitgestellten Views zu erstellen. Dieses

Modul wird in einer separaten Doku detaillierter beschrieben.

Menu Auswertungen - Transferjournal SBS Kostenrechnung

Diese Auswertung ist nur in Zusammenhang mit der Simultan Business Solutions (SBS) Finanzlösung sinnvoll und nur wenn die Leistungsbuchungen direkt an die Kostenrechnung übergeben wurden und nicht

über die Lohnbuchhaltung. Sie zeigt auf, wie die Buchungen übertragen wurden und dient als Vergleich für die Bestimmung von Gemeinkostenfaktoren.

Menu Extra - Fakturen generieren

Hier wird es richtig spannend, wir kommen zu Geld! Durch den Prozess der Fakturaaufbereitung führt Sie ein Assistent. Sie müssen die Aufträge nicht einzeln fakturieren, sondern können alle Aufträge, die seit dem letzten Fakturalauf Buchungen erhalten haben, auf einen Schlag verrechnen. Natürlich besteht die

Möglichkeit einzelne Aufträge von der Fakturierung auszuschliessen oder nur eine bestimmte Gruppe

überhaupt einzuschliessen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Erfolg

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Menu Auswertungen - Mitarbeiter - Spesenübersicht

Seite 270

Fakturen generieren Aktionen

Wählen Sie in den Aktionen zwischen Neu, Ändern, Löschen, Kopieren und Ausführen

Fakturen generieren Ausführen definitiv oder provisorisch

Starten eines bereits eingerichteten Fakturierungslauf. Doppelklick auf die markierte Zeile hat den gleichen Effekt wie Ausführen in den Aktionen.

Folgender Dialog startet. Die Datumsauswahl ist mit der Fakturaperiode sowie Faktura-, Fibu- und Dispodatum auszufüllen.

Nur Buchungen mit Buchungsdatum in der angegebenen Fakturaperiode werden verrechnet.

Die Vorgaben suchen sich die erste und letzte mögliche Buchung.

Bestimmen Sie ein Fakturadatum, das dem

Versand- und nicht dem Produktionsdatum entsprechen sollte.

Mit [Ausführen] starten Sie einen definitiven oder provisorischen Rechnungslauf.

Mit einem P

ROVISORISCHEN

R

ECHNUNGSLAUF

lassen sich die Rechnungen vollständig erzeugen und ausdrucken, ohne dass sie effektiv erstellt werden, damit sie von den Projektleitern vor dem definitiven

Versand noch kontrolliert werden können.

Nach einem provisorischen Rechnungslauf werden für den definitiven Rechnungslauf die gleichen

Rechnungsnummern vergeben, sofern in der

Zwischenzeit nicht weitere oder definitive Läufe erstellt worden sind.

Sie haben die Möglichkeit die Auftragsübergreifende

Fakturierung im ARCO Erfolg bereits auf der ersten

Seite des Fakturawizard ein- oder auszuschalten.

Das heisst mehrere Aufträge, die auf das gleiche

Projekt lauten, fakturieren und nur eine Rechnung verschicken.

Bei der Auftragsübergreifenden Fakturierung ist die

Voraussetzung, dass auf den Aufträgen Reiter All-

gemein die gleiche Auftragswährung hinterlegt ist,

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Seite 271

alle auf das gleiche Projekt verweisen, die Box Auf-

tragsübergreifend unter Fakturierung aktiviert ist und alle auf dieselbe Rechnungsadresse lauten.

Sind alle diese Bedingungen erfüllt steht einer Auftragsübergreifenden Fakturierung nichts mehr im

Wege.

Dies können Sie dann in der Fakturierung auch an diesen Symbolen erkennen.

Geben Sie Ihrem Fakturierungslauf im Feld Bezeichnung einen passenden Namen.

Mit Doppelklick nur folgende Auftragsgruppe und –

Ortetyp berücksichtigen aktivieren.

Es ist möglich einen Fakturierungslauf mit folgende

Rechnungsadresse berücksichtigen für eine einzelne

Rechnungsadresse zu speichern.

Geben Sie das Druckformat an mit dem die

Rechnungen gedruckt und den Nummernkreis aus dem die Rechnungsnummern bezogen werden.

Bestimmen Sie die Reihenfolge der Buchungen in der Rechnung. Sie können einen ganzen Kostenbereich auch von der Verrechnung ausklammern. Die Buchungen werden in Kapiteln untergebracht, die den hier angezeigten Namen tragen. Sie können diese Kapitelbezeichnungen in den Einstellungen - Reiter Allgemein

- Felder selber festlegen.

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Seite 272

Falls die Rechnungsadresse in ihrem Feld

Ausgewiesener Rabatt einen Wert eingetragen hat, kann dieser bei jeder Fakturaposition oder einfach

über die gesamte Rechnung berücksichtigt werden.

Nicht verrechenbare Buchungen als Varianten

eintragen ermöglicht Ihnen gegenüber den

Kunden Leistungen aufzuzeigen, die zwar erbracht wurden, aber nicht fakturiert werden.

Bei dieser Option fehlte bislang die Unterscheidung nach direkten und indirekten Arbeitsarten.

Es wurden immer alle Positionen als Varianten eingetragen. Das kann sehr störend sein, wenn man bei Erfolgsaufträgen zum Beispiel auch Verkaufsaufwände auf den Auftrag erfasst. Interne

Buchungen will man dem Kunden auf der Rechnung nicht zeigen, nur Leistungen von denen der

Kunde direkt profitiert hat, die man aber nicht verrechnet. Mit dieser neuen Option können die indirekten Arbeitsarten von der Fakturierung ausgeschlossen werden.

Ein Fakturajournal ist immer ein hilfreiches

Kontrollinstrument.

In Warteschlange drucken stellt die erzeugten

Rechnungen erst einmal in die Warteschlange , von

wo aus Sie sie dann zu geeignetem Zeitpunkt oder in geeigneten Tranchen ausdrucken können.

Auftragskapitel Anzeigen: hier haben Sie die Möglichkeit zu wählen wie die Auftragskapitel auf der

Rechnung dargestellt werden sollen.

Sie können wählen zwischen Auftragsnummer oder Bezeichnung oder aber beide zusammen kombiniert. Bei Text vor Kapitel können Sie selber einen Titel definieren der vor der Auftragsnummer und/oder Bezeichnung stehen wird.

Wenn Sie mehrere Post- oder Bankverbindungen erfasst haben und diese nicht bei jeder Adresse oder den Einstellungen für den bevorstehenden

Faktura Lauf anpassen möchten, so erstellen Sie für jede Post- oder Bankverbindung einen eigenen

Fakturenlauf.

Teilrechnungen abziehen bedeutet, dass der Assistent im verbundenen Projekt nach noch nicht vorgetragenen Dokumenten vom Typ Teilrechnung sucht und diese am Schluss der Rechnung automatisch zum Abzug bringt. Auf diese Weise sind Akontostellungen auch gleich miterledigt.

Lassen Sie sich eine Titelposition am Anfang der Rechnung eintragen, die über den Zeitraum der erbrachten Leistungen Auskunft gibt. Fakturaperiode gemäss Vorgabe bezieht sich auf die Eingaben der

Datumsauswahl beim Ausführen des Faktaralaufs und ist damit für jede Rechnung identisch.

Datumsbereich erste bis letzte Leistung bezieht sich auf die effektiven Buchungsdaten der einzelnen

Aufträge.

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Seite 273

Die Titelauswahl für die Fakturaperiode wurde mit der Wahlmöglichkeit Quartalsbeginn erste Leis-

tung bis Ende Vorgabe erweitert.

Das heisst die Periode wird folgendermassen gebildet:

Das Von-Datum entspricht dem Quartalsbeginn der ersten Leistungsposition die mit dieser Rechnung fakturiert wird.

Bis-Datum entspricht dem Bis-Datum der Fakturaperiode welches Sie beim Ausführen des Fakturalaufs angeben.

Hat die erste Leistungsposition die mit dieser

Rechnung fakturiert wird das Datum 07.08.2015 und im Fakturawizard wird mit Bis 31.12.2015 fakturiert so wird bei Wahl dieses Titels die Fakturaperiode folgendermassen angezeigt:

Fakturaperiode: 01.07.2015 bis 31.12.2015

Wenn Sie die Fakturavorgaben nicht nur verwenden um Zuschläge zu einer aus anderen Gründen

(Regiebuchungen) erstellten Rechnung zu fakturieren, sondern auch für regelmässige Belastungen (z. B. VR-Honorare) wenn keine zusätzlichen

Leistungen erbracht wurden, dann war das bisher nicht möglich, weil ein Auftrag ohne Rapportbuchungen erst gar nicht in den Fakturalauf aufgenommen wird.

Mit dieser Checkbox Auftragsoption ‚Auch nur

Fakturavorgaben fakturieren‘ berücksichtigen im

Fakturawizard auf Seite 2 kann dies nun gelöst werden und somit Rechnungen mit nur den Fak-

turavorgaben auf dem Auftrag erstellt werden.

Dies setzt aber folgende Einstellungen auf dem jeweiligen Auftrag voraus:

Aktive Checkbox Auch ohne Rapportbuchungen,

falls Fakturavorgaben, vorhanden und natürlich verrechenbare Fakturavorgabepositionen.

Bedenken Sie aber, dass wenn Sie die Checkbox im Fakturawizard bei jedem Fakturalauf gesetzt haben, wird dieser Auftrag mit den Fakturavorga-

ben jedes Mal fakturiert, das heisst Sie bestimmen hier den Zeitpunkt wann dieser Auftrag bzw. diese

Fakturavorgaben auf dem Auftrag/Auftragsgruppe fakturiert werden.

Wenn Sie die Fakturavorgaben nicht nur verwenden um Zuschläge zu einer aus anderen Gründen

(Regiebuchungen) erstellten Rechnung zu fakturieren, sondern auch für regelmässige Belastungen (z. B. VR-Honorare) wenn keine zusätzlichen

Leistungen erbracht wurden, dann war das bisher nicht möglich, weil ein Auftrag ohne Rapportbuchungen erst gar nicht in den Fakturalauf aufge-

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Seite 274

nommen wird.

Mit dieser Checkbox Auftragsoption ‚Auch nur

Fakturavorgaben fakturieren‘ berücksichtigen im

Fakturawizard auf Seite 2 kann dies nun gelöst werden und somit Rechnungen mit nur den Fak-

turavorgaben auf dem Auftrag erstellt werden.

Dies setzt aber folgende Einstellungen auf dem jeweiligen Auftrag voraus:

Aktive Checkbox Auch ohne Rapportbuchungen,

falls Fakturavorgaben, vorhanden und natürlich verrechenbare Fakturavorgabepositionen.

Bedenken Sie aber dass wenn Sie die Checkbox im

Fakturawizard bei jedem Fakturalauf gesetzt haben, wird dieser Auftrag mit den Fakturavorgaben jedes Mal fakturiert, das heisst Sie bestimmen hier den Zeitpunkt wann dieser Auftrag bzw. diese

Fakturavorgaben auf dem Auftrag/Auftragsgruppe fakturiert werden.

Im Fakturawizard auf Seite 3 können Sie neu auf die Sortierung der Vorschau und des Ausdruckes

Einfluss nehmen.

Zuerst wird nach der primären Auswahl sortiert, innerhalb dieser Auswahl kommt dann die sekundäre Sortierung zur Anwendung.

Bestimmen Sie nun wie die Arbeitsbuchungen auf der Rechnung dargestellt werden sollen.

Keine Details erzeugt eine Zeile mit einer

Pauschale für die Arbeit.

Arbeitszeit pro Mitarbeiter zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Mitarbeiter.

Arbeitszeit pro Arbeitsart zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Arbeitsart.

Arbeitszeit pro Periode zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Tag, Woche, Monat oder für die

ganze Periode.

Alle Arbeitszeiten aufführen bringt für jede

Buchung eine Position in der Rechnung.

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Seite 275

Ein Doppelklick auf dem Eintrag D

ETAILTEXT ermöglicht es zu entscheiden, welche Teile der zur

Buchung hinterlegten Texte auch auf dem

Rechnungsdruck erscheinen sollen.

Bestimmen Sie wie die Spesenbuchungen auf der

Rechnung dargestellt werden sollen.

Keine Details erzeugt eine Zeile mit einer

Pauschale für die Spesen.

Beträge pro Mitarbeiter zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Mitarbeiter.

Beträge pro Arbeitsart zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Arbeitsart.

Beträge pro Spesentyp zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Spesentyp.

Beträge pro Periode zusammenfassen erzeugt eine

Zeile pro Tag, Woche, Monat oder für die ganze

Periode.

Alle Beträge aufführen bringt für jede Buchung eine Position in der Rechnung.

Bestimmen Sie wie die Materialbuchungen auf der

Rechnung dargestellt werden sollen.

Keine Details erzeugt eine Zeile mit einer

Pauschale für das Material.

Beträge pro Arbeitsart zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Arbeitsart.

Beträge pro Periode zusammenfassen erzeugt eine

Zeile pro Arbeitsart.

Beträge pro Artikel zusammenfassen erzeugt eine

Zeile pro Tag, Woche, Monat oder für die ganze

Periode.

Alle Beträge aufführen bringt für jede Buchung eine Position in der Rechnung.

Buchungen in Kapitel unterbringen heisst, dass für Arbeit ein Kapitel angelegt wird und darin die Positionen sind, sodass der Kunde für den Bereich Arbeit ein Total erhält. Den Positionstext des Kapitels können Sie in

den Einstellungen setzen.

Wir haben jetzt bestimmt wie detailliert, wie transparent wir die Rechnungsbeträge haben wollen. Die Liste beschäftigt sich mit dem Positionstext. Wie viel und welche Information wollen Sie im Positionstext dem

Kunden über die Buchungen geben. Die Auswahl, die Sie haben, hängt vom oben getroffenen

Detaillierungsgrad ab. Sie können mit einem Doppelklick in der Kolonne M einen Textbaustein ein- und ausschalten. Ausserdem können Sie die Reihenfolge der Textbausteine innerhalb des Positionstextes mit den Pfeilknöpfen bestimmen und Sie können durch Doppelklick in der Kolonne CR eine Zeilenschaltung nach dem Textbaustein bewirken.

Das hier zur Seite 4 über die Arbeitspositionen Gesagte, gilt sinngemäss auch für die Seiten 5 bis 7, wo genau die gleichen Einstellungen für Spesen, Material und Fremdleistungen gemacht werden können.

Damit sollten Sie Ihre Rechnungen wirklich mit genau den gewünschten Informationen erzeugen können.

Mit Ausführen speichern Sie die Eingaben des Fakturawizard ab.

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Seite 276

Starten Sie einen Faktutalauf so erhalten Sie daraufhin die Liste der Aufträge und Buchungen, die aufgrund der gemachten Einstellungen fakturiert werden können.

Sie können einzelne Aufträge vom Fakturalauf ausschliessen mit rechte Maustaste - Markieren. Sie können einzelne Buchungen vom Fakturalauf ausschliessen durch Doppelklick auf das Häklein. Hier ausgeschlossene Aufträge oder Buchungen werden im nächsten Fakturalauf wieder vorgeschlagen.

Der zu fakturierende Betrag kann gezielt geändert werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn ein Budget oder eine Offertsumme eingehalten werden muss.

Sie erhalten diesen Dialog mit rechter Maus - Total

Auftrag oder mit dem Knopf [Total].

Für jedes einzelne Kapitel (Arbeit, Spesen, …) kann ein bestimmtes Total erzwungen werden oder für den ganzen Auftrag. Es gilt dabei zu bestimmen, wie der Zielbetrag erreicht werden soll. Es kann eine Position vom Typ Freibetrag mit dem Rabattbetrag im Kapitel eingefügt werden, oder es können die Mengen oder Einheitspreise der Leistungen linear verändert werden. Dabei müssen evtl. Rundendifferenzen ausgeglichen werden. Für die Rabatt- und Differenzpositionen können Texte, Ertragskonti und Kostenstelle definiert werden.

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Seite 277

Die Maske der zur Fakturierung

vorbereiteten Positionen wurde mit einer weiteren Pro-

jekt/Auftragsübersicht erweitert.

Mit [rechter Maustaste] können die einzelnen Symbole bzw. deren Funktion geändert werden.

Alle Einträge können hier noch deaktiviert und somit von der

Fakturierung ausgeschlossen werden.

Über den Button [Legende einblenden] erhalten Sie eine beschreibende Übersicht der Symbole.

Auftragsübergreifende Fakturierung ein- oder ausschalten

Ein ganzes Projekt fakturieren oder nicht fakturieren

Aufträge mit diesem Symbol innerhalb eines

Projektes werden in einer Rechnung zusammengefast. Diese können aber auch auf Einzelrechnung umgestellt werden.

Aufträge mit diesem Symbol werden als normale

Rechnung verarbeitet, diese könnten Sie hier noch auf Sammelrechnung umstellen.

Bei diesen Aufträgen stimmt die Rechnungsadres-

se nicht mit der Projektrech-

nungsadresse überein und wird somit nicht als Sammelrechnung fakturiert, der Auftrag kann hier auch nicht auf Sammelrechnung umgestellt werden.

Hier ist die Auf-

tragswährung nicht identisch mit der Währung des Projektes und wird deshalb als Einzelrechnung fakturiert. Eine Umstellung auf

Sammelrechnung ist nur möglich wenn im Auftrag die Währung angepasst wird.

Diese Aufträge werden nicht fakturiert. Auf Auftragsebene kann dies auch mit dem Entfernen des Hackens erreicht werden.

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Seite 278

Ihre Sammelrechnung könnte z.B. so aussehen.

Die Faktura-Vorschau im Bereich der Rapporte wurde rein optisch an den ARCO-Standard angepasst.

Sind bei Ihnen auch mehrere Personen für die

Fakturierung zuständig? Bisher konnten Sie beim

Starten der Fakturierung nicht erkennen wer gerade am Fakturieren war, nur dass die Fakturierung gesperrt ist. Neu enthält diese Hinweismeldung auch die Information von welchem User,

Datum und Uhrzeit die Fakturierung gesperrt ist.

Somit haben Sie die Möglichkeit mit dem User

Rücksprache zu halten bevor sie vielleicht fälschlicherweise im Arco System die Fakturierung ent-

sperren.

Dies gilt auch für Generieren-Fakturen im Arco Ser-

vice.

Menu Extra - MWST Übergangsregelung

Diese Funktion ist im Kapitel Umstellung MWST beschrieben.

Menu Extra - Periode löschen

Im Laufe der Zeit sammelt sich so einiges an Aufträgen und Buchungen an. Die Datenbank verkraftet diese

Mengen schon und auch die Performance ist nur in wenigen Fällen davon negativ betroffen. Wir möchten

Ihnen empfehlen, diese Funktion gar nicht anzuwenden. Wenn Sie aber den Drang zum Aufräumen haben, dann gibt es verschiedene Optionen, die Sie setzen können.

Wollen Sie nur Buchungen löschen oder ganze Aufträge? Wollen Sie alle Buchungstypen löschen oder nur einzelne? In welchem Datumsbereich liegen die zu löschenden Aufträge oder Buchungen? Gibt es

Einschränkungen bezüglich der zu löschenden Aufträge oder Buchungen? Beachten Sie, dass das Löschen eines Auftrages alle damit in Zusammenhang stehenden Buchungen auch löscht!

Menu Extra - Druckwarteschlange

Diese Funktion ist auch von ARCO Auftrag aus zugänglich und wird dort beschrieben.

Menu Extra - Fakturastatus ändern

Um diese Funktion ausführen zu können, muss entweder die Liste der Arbeits- und

Spesenbuchungen offen sein oder die Liste der

Material- und Fremdleistungsbuchungen.

Betroffen von der Funktion sind dann genau diejenigen Buchungen, die in der Liste aktiv sind aufgrund der gesetzten Auswahlen und Filter.

Entweder werden damit die Buchungen auf

Fakturieren, auf nicht Fakturiern oder einfach von ihrem jetztigen Status auf den anderen gesetzt.

Toolbar Icon - Arbeits- und Spesenübersicht

Ist im Kapitel Arbeits- und Spesenübersicht beschrieben.

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Menu Extra - MWST Übergangsregelung

Seite 279

Toolbar Icon - Material- und Fremdleistungserfassung

Ist im Kapitel Material- und Fremdleistungserfassung beschrieben.

Toolbar Icon - Arbeits- und Spesenerfassung

Ist im Kapitel Arbeits- und Spesenerfassung beschrieben.

Toolbar Icon - Stundenerfassung Regie

Ist im Kapitel Stundenerfassung Regie beschrieben.

Toolbar Icon - Druck Stundenliste

Wenn Sie auf der Arbeits- und Spesenübersicht sind und die gerade sichtbaren Stunden- und

Spesenbuchungen ausdrucken wollen, genügt ein Klick auf dieses Icon und den entsprechenden

Popupmenupunkt.

Toolbar Icon - Rapportblatt drucken

Wenn Sie auf der Arbeits- und Spesenübersicht sind und die gerade sichtbaren Stunden- und

Spesenbuchungen mit einem eigenen Druckformat in Word ausdrucken wollen, genügt ein Klick auf dieses

Icon und den entsprechenden Popupmenupunkt. Der folgende Assistent ermöglicht die Auswahl des

Druckformates und der Angabe, welche Buchungen verarbeitet werden sollen.

Toolbar Icon - Stundenliste exportieren

Wenn Sie auf der Arbeits- und Spesenübersicht sind und die gerade sichtbaren Stundenbuchungen in eine

CSV Datei exportieren wollen, die mit MS Excel weiterbearbeitet werden kann, genügt ein Klick auf dieses

Icon. Sie brauchen dann nur noch einen Pfad anzugeben.

Toolbar Icon - Stopuhr

Startet die Stopuhr, damit Sie auch ganz präzise Zeiterfassung betreiben können. In der Arbeits- und

Spesenerfassung kann der resultierende Wert gleich mit [F8] als Menge übernommen werden. Sie kann

auch mit [F9] über die Tastatur gestartet werden.

Toolbar Programmstarticons

Es stehen jeweils die Starticons für die anderen drei Programme zur Verfügung, damit ohne erneute

Anmeldung direkt ins Programm eingestiegen werden kann.

Tipps

Regiefakturierung

Wenn Sie Ihre Leistungen bereits detailliert erfassen, dann ermöglicht Ihnen ARCO Erfolg bei der

Rechnungsstellung mit der integrierten Fakturierung , viel Zeit zu sparen. Bei Pauschalaufträgen oder

Rechnungen aufgrund von Offerten ist sicher die Rechnungsstellung via ARCO Auftrag der richtige Weg.

Aber wenn Sie nach effektivem Aufwand abrechnen und Ihre Mitarbeiter detailliert rapportieren, dann sind alle notwendigen Informationen bereits im System und können vom Fakturalauf zur Erstellung der

Rechnungspositionen herangezogen werden.

Beim Rechnungslauf können Sie auch definieren, ob Sie gegenüber dem Kunden jede einzelne Buchung ausweisen wollen oder ob nach Mitarbeitern oder Arbeitsarten oder Perioden zusammengefasst werden soll. Derart können Sie die Gestaltung der Rechnung sehr stark beeinflussen.

Kostenübersicht

Ende Geschäftsjahr müssen Sie die angefangenen Arbeiten in der Buchhaltung abgrenzen. Meist ist dazu ein aufwendiger Prozess notwendig, um diese Informationen zu erhalten. Da Sie aber Ihre Leistungen in

ARCO Erfolg eintragen und Ihre Akonti mit ARCO Auftrag fakturieren, hat das System alle notwendigen

Daten um Ihnen diese Auswertung fixfertig präsentieren zu können. Sie finden diese Auswertung im Menu

Auswertungen - Kostenübersicht . Die gleiche Liste können Sie auch benutzen um auf einen Blick zu sehen, bei welchen Aufträgen wieder eine Akontorechnung fällig wäre.

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Toolbar Icon - Material- und Fremdleistungserfassung

Seite 280

ARCO Service

Ziele und Anwendungsbereiche

Ihr Unternehmen setzt einen technischen Aussendienst ein? Sie brauchen ARCO Service! Bei dieser einfachen aber doch gültigen Formel wollen wir es natürlich nicht belassen.

Sie wollen doch jederzeit wissen, welche Kunden Sie an welchen Standorten betreuen, welche Anlagen dort vorhanden sind, welche Arbeiten auf welchen Anlagen wann ausgeführt wurden und ob Wartungsverträge bestehen. Sie möchten Ihre Mitarbeiter disponieren, deren Serviceaufträge Sie auf Papier oder elektronisch

übermitteln können, die Möglichkeit der externen Erfassung haben und schliesslich alle ausgeführten

Aufträge automatisch fakturieren können. Sie möchten aufgrund von Verträgen Terminvorschläge für regelmässige Wartungen bekommen und die Abonnemente automatisch fakturieren können.

ARCO Service wurde in Zusammenarbeit mit Firmen aus dem Haustechnikbereich entwickelt und natürlich haben wir unser eigenes Know-how aus der Informatikbranche eingebracht. So ist eine Lösung entstanden, die extrem praxisbezogen und vielseitig ist und sich in allen Branchen, die einen Aussendienst einsetzen, anwenden lässt.

Funktionen

Menu Datei - Export - Objekte

Diese Funktion schreibt Objekte und ihre Adressen in eine CSV Datei, die mit anderen Programmen weiterverwendet werden kann. Die Exportfunktion berücksichtigt die gerade auf der Objektliste aktiven Filter und exportiert nur diese Objekte oder ein einziges Objekt.

Menu Datei - Export - Anlagen

Diese Funktion schreibt Anlagedaten in eine CSV

Datei, die mit anderen Programmen weiterverwendet werden kann. Die Exportfunktion berücksichtigt je nach Einstellung den gerade auf der Objektliste aktiven Filter oder exportiert nur die Anlagen des markierten Objektes.

Menu Bearbeiten - Objekte

Als Objekt bezeichnen wir den Standort, praktisch also ein Gebäude, an dem wir den Kunden und seine Anlagen betreuen. Ein Kunde kann also durchaus mehrere Objekte in unserer Datenbank haben, wenn wir ihn an mehreren Adressen betreuen. Das Objekt nimmt alle Informationen auf, die mit dem Standort zusammenhängen.

Dazu gehören verschiedene Adressen wie die

Standortadresse, die Verwaltungsadresse und die

Eigentümeradresse, dann Informationen über die

Lage des Objektes und woran man immer denken muss, wenn man es mit diesem Objekt zu tun hat, wer zuständig ist usw.. Einfach alles Know-how, das es für eine gute Betreuung braucht.

Objekte können farblich markiert werden. Für die

Markierung wurde eine Spalte eingeführt.

Auf der Objektliste unten rechts werden die

Anzahl der gerade gefilterten Objekte angezeigt

Betrachten wir zunächst die Befehle zur Objektliste. Den Befehl Details stellen wir an den Schluss, weil er einen grossen Schritt weiterführt. Neu, Ändern, Löschen öffnen die Maske Objekte.

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ARCO Service

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Menu Datei - Export - Objekte

Seite 281

Maske Objekte

Reiter Allgemein

Die Objektnummer kann bei der Neuerfassung

manuell gegeben oder aus einem Nummernkreis

geholt werden.

Als Objektbezeichnung wird meistens Strasse

Nummer Ort gewählt, weil man danach am ehesten Suchen muss, wenn man jemand am

Telefon hat.

Der

Objekttyp

klassiert das Objekt. Auf ihn kann

gefiltert werden und er erlaubt eigene zusätzliche

Datenfelder . Die Beschreibung ist informativ.

Objekte, die nicht mehr betreut werden, können

inaktiv gesetzt werden. Das ist besser als löschen, weil damit die ganze Geschichte erhalten bleibt.

Die Farbe wird mit einem Klick auf das Ordnersymbol zu H

INTERGRUNDFARBE

ausgewählt.

Entfernt wird die Farbe wieder durch Klicken ins

Farbfeld und Drücken der Delete-Taste.

Objekte, auf welche bereits Serviceaufträge erfasst wurden und die bereits im Status

Ausgeführt und höher sind, empfehlen wir Ihnen nicht zu löschen sondern diese auf Inaktiv zu setzen. Denn sonst verlieren die Serviceaufträge den Verweis zum Objekt. Dies entnehmen Sie auch der Hinweismeldung welche beim

Löschversuch angezeigt wird.

Diese Hinweismeldungen erhalten Sie auch bei dem Versuch eine Anlage oder Abonnement zu löschen, auf welche Serviceaufträge im Status

Ausgeführt und höher verweisen. Bei Abos sollten

Sie, anstelle von Löschen, ein Ende-Datum erfassen und die Anlage, anstelle von Löschen, in eine neue Gruppe z. B. „Abgeschlossene“ verschieben.

Löschen eines Objektes:

Löschen einer Anlage:

Löschen eines Abos:

Mit Löschen gelangen Sie zur roten Lösch-Maske. Da gibt es nochmals die Möglichkeit den Löschvorgang mit [Abbrechen] zu stoppen oder [Auszuführen].

Reiter Infos

Die Serviceinformation soll wichtige Dinge in

Zusammenhang mit diesem Objekt in Erinnerung rufen. Idealerweise wird sie auf dem

Serviceauftrag gedruckt, damit der Aussendienst informiert ist.

Die Position soll einem Mitarbeiter, der noch nie auf diesem Objekt gearbeitet hat, einen Hinweis geben, wie er das Objekt am besten finden kann.

Diese Information gehört bestimmt auf den

Serviceauftrag.

Die Katasternummer ist informativ.

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Menu Bearbeiten - Objekte

Seite 282

Auf dem Objekt können Sie jetzt auch ein eigenes

Dokumentverzeichnis innerhalb Ihrer Server-

Dateistruktur führen in dem Sie unabhängig vom

ARCO-Programm Dateien zum Objekt ablegen und dennoch schnell darauf zugreifen können.

Auf der Objekt ändern - Maske können Sie mittels dem gelben Ordner hinter dem Feld Explorer-

Ablage das vorgängig erstellte Verzeichnis aus dem Windows-Explorer auswählen und diesem

Objekt zuweisen.

Nachdem Sie hier den Ablagepfad hinterlegt haben, wird im Rechtsklick-Menü auf dem Objekt der neue Menü Punkt Explorer-Ablage aktiv.

Wenn Sie diesen wählen öffnet sich der Windows-

Explorer in dem hier hinterlegten Dokumentverzeichnis.

Reiter Verbindungen

Vielleicht fahren Sie die Objekte in festen Routen an, dann können Sie eine Route und die Stelle in der Route zuordnen. Es ist keine automatische

Routenplanung integriert.

Routen können in ein Gebiet gehören, Sie können

Gebiet aber auch für Verantwortliche Verkauf oder

Service verwenden. Es ist für die Disposition beim

Planen von vielen neu generierten Wartungen hilfreich, wenn man auf Gebiete filtern kann.

Zuständigkeiten:

Weitere Informationen zu Hauptmontuer und

Vertretung entnehmen Sie der Beschreibung unter

den Programmübergreifenden Funktionen , da hier

weitere Programmkomponenten involviert sind.

Wenn in einer Fakturaperiode mehrere Serviceaufträge ausgeführt wurden, kann ARCO Service diese auf eine Rechnung zusammenfassen (Sammelrechnung). Soll dies für dieses Objekt geschehen oder nicht?

Bestimmte Verwaltungen wollen pro Serviceauftrag eine Rechnung. In diesem Fall kann man das Sammeln für ihre Objekte ausschalten.

Hat man für eine Objekt ganze Dienstleistungepakete Anfang Jahr verkauft und benutzt ARCO Service für die Abwicklung der einzelnen Einsätze, die dann aber nicht fakturiert werden sollen, dann kann man die

Checkbox Serviceauftrgäe nicht fakturieren setzen. Auf diese Weise können die geleisteten Stunden trotzdem auf produktive Arbeitsarten gebucht werden (wichtig für Mitarbeiterauswertungen) und es ist sichergestellt, dass der Kunde keine Rechnung erhält. In ARCO Erfolg gibt es die Auswertung

Kundenrapport I, die sich gut eignet, um den Kunden die geleisteten Dienste anzuzeigen.

Geben Sie ein Projekt an, in dem die hier erzeugten Rechnungen für das Objekt abgelegt werden sollen.

Wenn Sie kein Projekt angeben, wird bei der ersten Fakturierung ein Projekt angelegt und verbunden. Jede weitere Rechnung wird dann in diesem Projekt abgelegt.

Wenn Sie ein Sammelkonto (dieser Begriff kann in den Einstellungen verändert werden) angeben, dann

werden die Kosten von ausgeführten Leistungen auf diesem Auftrag in ARCO Erfolg verbucht. Ausserdem

erhalten die damit in Zusammenhang stehenden Rechnungen ebenfalls diesen Auftragsverweis. So sind für das Controlling sowohl die Aufwandseite, wie die Ertragsseite richtig zugewiesen.

Falls das Controlling nich auf Objektebene stattfindet, sondern auf Kundenebene, dann geben Sie bei allen

Objekten des gleichen Kunden, den gleichen Auftrag in ARCO Erfolg an. Falls das Controlling aber detaillierter vorzunehmen ist, also z. B. auf Anlage- oder Vertragsebene, dann können Sie für Anlagen und

Abos eigene Erfolgsaufträge angeben.

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Menu Bearbeiten - Objekte

Seite 283

Reiter Adressen

Diese Adresszuteilung ist in allen Entitäten die gleiche und wird deshalb im Kapitel Programmübergreifende

Funktionen erklärt.

Befehlsleiste Objekt

Befehl Objekt - Filter - Objekte

Mit diesem Befehl können Sie die Objektliste filtern, um ein Objekt zu suchen oder die gefilterten Objekte zu drucken oder zu exportieren.

Sie können die Objekte aufgrund von Angaben im

Objekt, in seinen Adressen und in seinen

Datenfeldern filtern.

Sie können Objekte aufgrund von Angaben der darin enthaltenen Anlagen, sogar von

Datenfeldern von Anlagen und von

Wartungsverträgen filtern.

Sie können auch bei mehreren Feldern einen Wert setzen. Entscheiden Sie dann, ob alle erfüllt sein müssen (UND) oder ob mindestens eines davon erfüllt sein muss (ODER).

Befehl Objekt - Filter - Erweiterte Filter

Die Bedienung von erweiterten Filtern ist für alle Listen gleich und ist deshalb im Kapitel

Programmübergreifende Funktionen erklärt.

Befehl Objekt - Filter - Aktive

Dieser Filter ist in der Regel gesetzt und schliesst alle als Inaktiv markierten Objekte aus.

Befehl Objekt - Drucken

Startet den Dialog für den Druck eines Objektblattes .

Befehl Objekt - Serviceauftrag

Damit wird ein neuer Serviceauftrag

mit Bezug zum markierten Objekt erstellt. Auf den Objektdetails

können Sie Serviceaufträge auch mit Anlage- oder Abonnementbezug auslösen. Auf welcher Entität Sie einen Serviceauftrag auslösen hat Auswirkungen auf den Detaillierungsgrad der Geschichte eines Objektes, allenfalls auf die Rechnungsadresse und das Sammelkonto (weil Anlagen abweichende Rechnungsadressen und Auftragsverweise haben können).

Ist der Serviceauftrag erfasst, finden Sie ihn auf den Objektdetails in der Serviceliste und auf der

objektunabhängigen Serviceliste . Von dort aus können Sie den Ausdruck oder die elektronische

Übermittlung (Modul eLink) veranlassen.

Befehl Objekt - Material

Materiallisten können auf verschiedenen Ebenen angelegt werden. Ihre Bearbeitung ist in einem eigenen

Kapitel erklärt.

Befehl Objekt - Daten

Datenfelder können bei Objekten und Anlagen hinterlegt werden. Ihre Bearbeitung ist in einem eigenen

Kapitel beschrieben.

Befehl Objekt - Kontakte

Über diesen Befehl haben Sie Zugang zum Kontaktmanager . Der Kontaktmanager bezieht sich immer auf

eine Adresse. Da beim Objekt mehrere Adressen hinterlegt sind, öffnet sich zunächst ein Popup-Fenster, das Ihnen die Auswahl der Adresse ermöglicht. Sie können im Kontaktmanager Korrespondenz erledigen und Dokumente mit Objektbezug ablegen.

Befehl Objekt - Adressen

Möchten Sie schnell die Adressanschrift einer Objektadresse sehen? Zunächst öffnet sich ein Popup-

Fenster, das Ihnen die Auswahl der Adresse ermöglicht, dann sehen Sie die Anschrift und die

Telefonnummern.

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Menu Bearbeiten - Objekte

Seite 284

Befehl Objekt - Global vorbereiten

Sie haben ein Objekt eröffnet, aber es fehlt Ihnen dazu noch ein Projekt oder ein Auftrag? Dann können sie das am besten mit diesem Befehl erledigen. Er eröffnet nicht nur die entsprechenden Entitäten, sondern verbindet sich auch gleich untereinander.

Befehl Objekt - Export Excel

Die Funktion Export Excel wurde bereits am Anfang des Handbuches beschrieben.

Befehl Objekt – Fakturavorgaben

Die Fakturavorgaben werden in den Programmübergreifenden Funktionen erklärt.

Befehl Objekt - Details

Welche Anlagen betreuen wir auf diesem Objekt, welche Verträge laufen und wie sieht die Geschichte der ausgeführten Arbeiten aus? Auf diese Fragen finden Sie die Antwort in der Detailübersicht. Ausser mit diesem Befehl, gelangen Sie auch mit Doppelklick auf dem Objekt zu diesem Fenster.

Objektdetails

Sie sehen hier vier Bereiche, die Übersicht, die Liste der Anlagen, der Wartungsverträge und der

Serviceaufträge. Sehen wir uns zunächst die Übersicht an.

Übersicht

Mit dem grünen Pfeil Objektauswahl gelangen Sie wieder zurück auf die Liste der Objekte, von wo Sie hergekommen sind, um ein anderes Objekt auszuwählen. Wenn Sie den gelben Ordner Alle markieren, zeigen die drei nebenstehenden Listen nicht nur die Anlagen, Verträge und Services des Objektes sondern die aller Objekte. Wenn Sie auf dem Ordner mit der Objektkennung stehen (wie im Beispiel), dann sehen

Sie nur die Anlagen, Verträge und Services dieses einen Objektes.

Eingerückt unter dem Objekt sehen Sie, wie die Anlagen strukturiert sind. Es sind dieselben Anlagen, die auch in der Anlageliste - dort mit mehr Details - aufgeführt sind. Anlagen können andere Anlagen,

Dokumente und Verträge enthalten. Auf diese Weise lassen sich die Anlagen nach Zweck, nach

Geschossen, nach Wohnungen usw. gliedern. Verträge können sich auf eine einzige Anlage oder auf eine

Anlagegruppe beziehen. Zu jeder Anlage können Dokumente hinterlegt werden (Protokolle, Checklisten,

...).

Wenn Sie in dieser Struktur einen Eintrag markieren, dann wirkt das auf die drei nebenliegenden Listen wie ein Filter. Die Anlageliste zeigt nur noch untergeordnete Anlagen. Die Abonnementsliste zeigt nur noch

Verträge zu dieser Anlage. Die Serviceliste zeigt nur noch die Geschichte dieser Anlage oder die zum markierten Vertrag erbrachten Leistungen.

Mit der rechten Maus auf einem verknüpften Dokument - Dokument ansehen, wird das entsprechende

Programm gestartet und das verbundene Dokument geöffnet zur Betrachtung und Bearbeitung.

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Menu Bearbeiten - Objekte

Seite 285

Beachten Sie bei den folgenden beiden Befehlsleisten Anlagen und Abos eine Besonderheit in der

Darstellung der grünen Befehlsknöpfe. Falls es im entsprechenden Bereich Einträge hinterlegt hat, ändert der Knopf von grün ganz ausgefüllt zu grün dreieckig gefüllt .

Auf der Objektliste besteht die Möglichkeit einen Objekt Text zu erfassen als interne Notiz so wie sie das z.

B. auf der Adressmaske mit dem Bemerkungsblatt können.

Die Objektnotiz wird im Feld unterhalb des Anlagenbaumes erfasst, dafür positionieren Sie den Cursor auf dem Objektname oder auf einer Anlage/Abos. Die erfasste Objektnotiz wird auch angezeigt wen der Cursor im Tree auf der Anlage/ Abos innerhalb des Objektes positioniert wird.

Im Notizfeld können Sie bis zu 1024 Zeichen erfassen, die Notiz wird gespeichert sobald das Feld verlassen wird. Die Notizen können auch auf verschiedenen Listen angedruckt werden, die Details dazu entnehmen

Sie dem Handbuch ARCO SQL T10 Liste der Druckfelder.

Auf der Objektliste, der Anlageliste und Aboliste sowie in den Objektdetails auf der Anlage und dem

Abo werden neu Tooltips angezeigt.

Auf dem Objekttooltip ist folgende Info enthalten:

Objektbeschreibung, Objektserviceinfo

Auf dem Anlagetooltip ist dies:

Anlagebeschreibung, Anlageserviceinfo

Auf dem Abotooltip ist dies:

Abobeschreibung, Re-Intervall, Se-Intervall

Aktion Filtern Abonnemente

Objekte und Dokumente – filtern von

Abonnementen

Mit der Filtereinstellung gekündigt werden alle Abonnemente mit Vertragsende in der Zukunft aufgelistet. Ist heute der z. B. der 30.09.2015 werden die mit

Vertragende 30.06.2015 nur noch mit der Filtereinstellung beendet angezeigt.

Mit der Filtereinstellung beendet werden alle Abonnemente mit dem heutigen

Datum z. B. 30.09.2015 und kleiner angezeigt.

Bearbeiten Abonnemente

Mit der Filtereinstellung gekündigt werden alle Abonnemente mit Vertragsende in der Zukunft aufgelistet. Ist heute der z. B. der 30.09.2014 werden die mit

Vertragende 30.06.2014 nur noch mit der Filtereinstellung beendet angezeigt.

Mit der Filtereinstellung beendet werden alle Abonnemente mit dem heutigen

Datum z. B. 30.09.2014 und kleiner angezeigt.

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Seite 286

Aktion Verschieben Abonnemente

Bei Bedarf besteht die Möglichkeit Abonnemente mit Aktionen Verschieben einer anderen Anlage anzuhängen.

Aktivieren Sie das Abonnement und mutieren Sie vor dem Ausführen das Feld Anlage mit der neuen Nummer, Anlage, wird vorbelegt

Befehlsleiste Anlagen

Befehl Anlagen - Neu zu Übersicht

Wenn Sie eine neue Anlage zu diesem Objekt erfassen wollen, dann müssen Sie zunächst entscheiden, wie sie sich in die Struktur eingliedern soll. Markieren Sie also in der Übersicht das Objekt oder eine

Anlagegruppe, unter der sich die neue Anlage befinden soll. Die Maske Anlage ist im Kapitel Bearbeiten

Anlagen beschrieben.

Befehl Anlagen - Neu unter Anlage

Wenn Sie eine neue Anlage zu diesem Objekt erfassen wollen, dann müssen Sie zunächst entscheiden, wie sie sich in die Struktur eingliedern soll. Sie können das wie oben beschrieben über die Übersicht tun, oder aber die Anlage, unter der Sie die neue Anlage haben wollen, in der Anlageliste markieren. Mit diesem

Befehl können Sie also keine Anlage direkt unter dem Objekt anlegen sondern immer nur in einer anderen

Anlage drin. Die Maske Anlage ist im Kapitel Bearbeiten Anlagen beschrieben.

Befehl Anlagen - Filter

Wenn Sie viele Anlagen in der Liste haben, können Sie einen Filter setzen via Suchbegriff oder Anlagetyp .

Löschen Sie den Filter Aktive, so werden die inaktiven Anlagen in der Übersicht und im Baum wieder angezeigt.

Befehl Anlagen - Drucken

Startet den Dialog für den Druck eines Anlageblattes .

Befehl Anlagen - Serviceauftrag

Mit diesem Befehl wird ein neuer Serviceauftrag eröffnet. Dieser Serviceauftrag hat Bezug zu der in der

Anlageliste markierten Anlage und gehört von da an zu dieser Anlagegeschichte. Sie können auch auf der

Objektliste und der Abonnementsliste einen Serviceauftrag auslösen.

Befehl Anlagen - Daten

Datenfelder können bei Objekten und Anlagen hinterlegt werden. Ihre Bearbeitung ist in einem eigenen

Kapitel beschrieben.

Befehl Anlagen - Adressen

Die Anlage kann eine Installateur-, eine Hersteller- und eine spezielle Rechnungsadresse haben. Sie können sich diese Adressen sowie die des Objektes hier anzeigen lassen.

Auf der Funktion Adressen ist jetzt klar ersichtlich woher die angezeigten Adresseninformationen stammen. Es wird unterschieden zwischen Objekt und Anlage. Auch auf der Maske Menu Bearbeiten-

Anlage und Menu Bearbeiten-Serviceaufträge wird dies so angezeigt.

Wenn eine Anlage kopiert wurde, mussten die

Adressverweise manuell nach erfasst werden.

Neu werden die Adressverweise der Ursprungsanlage mit auf die neue Anlage kopiert wenn die Anlage innerhalb des gleichen Objektes eingefügt wird.

Wird die Anlage in einem anderen Objekt eingefügt so wird geprüft ob diese unter einer bestehenden

Anlage eingefügt wird, ist dies der Fall so werden die

Adressen dieser Anlage übernommen und nicht die der Ursprungsanlage. Wird die Anlage direkt unter dem Objekt eingefügt werden die Adressen des

Zielobjektes übernommen.

Grundsätzlich werden nur diese Adressen

übernommen die in den Adresstypen für die Anlagen definiert wurden.

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Befehl Anlagen - Material

Materiallisten können auf verschiedenen Ebenen angelegt werden. Ihre Bearbeitung ist in einem eigenen

Kapitel erklärt.

Befehl Anlagen - Dokumente

Informationen und Know-how abzulegen ist eine der wichtigen Aufgaben in ARCO Service. Zu jeder

Anlage kann hier eine Liste von Dokumenten hinterlegt werden. Es kann sich dabei um

Worddokumente oder beliebige andere

Dokumentarten (Grafiken, Exceltabellen, ...) handeln, die von hier aus auch geöffnet werden können. Die beiden Checks Anl und Abo zeigen an, falls das Dokument automatisch produziert wird, wenn ein Serviceauftrag auf dieser Anlage bzw. einem Abo auf dieser Anlage gedruckt wird.

Die Option Als Anlageblatt drucken hat zusätzlich zur Folge, dass das zu produzierende Dokument durch den Anlageblattdruckprozess geschleust wird. Das ist natürlich nur mit Word-Dokumenten möglich. So können aber aktuelle Datenbank-

Feldinformationen der Anlage im Dokument dargestellt werden.

Das Dokument kann also genau so gedruckt werden, wie es gespeichert ist. Oder aber, falls es sich um ein

Worddokument handelt, als Anlageblatt gedruckt werden. Das heisst, es durchläuft den Prozess des Drucks eines Anlageblattes , wie Sie es auch manuell ausführen können. Die möglichen Druckfelder innerhalb der

Vorlage sind im Dokument Liste aller verfügbaren Datenfelder erklärt.

Befehl Anlagen - Global vorbereiten

Falls nicht ein ganzes Objekt untersucht werden soll via Controlling in ARCO Erfolg, sondern nur eine einzelne Anlage, dann kann hier für diese Anlage ein Auftrag in ARCO Erfolg erstellt und beide miteinander verbunden werden.

Die Funktion Global vorbereiten auf der Anlage wurde ergänzt, hier kann beim Erstellen eines

Auftrages jetzt auch die Auftragsgruppe angegeben werden und muss nicht mehr nach dem Erstellen im Arco Erfolg – Bearbeiten –Aufträge manuell nacherfasst werden.

Befehl Anlagen - Objekt einstellen

Haben Sie eine Anlage gesucht, in dem Sie in der Übersicht auf Alle gestellt haben und dann einen Filter auf die Anlageliste gesetzt haben? Dann möchten Sie jetzt wissen, in welchem Objekt die gefundene Anlage ist? Dazu dient genau dieser Befehl.

Befehl Anlage – Fakturavorgaben

Die Fakturavorgaben werden in den Programmübergreifenden Funktionen erklärt.

Befehl Anlagen - Kopieren, Ausschneiden, Einfügen

Anlagen können mit [Ctrl]-[C] kopiert, mit [Ctrl]-[X] ausgeschnitten und mit [Ctrl]-[V] an anderer Stelle eingefügt werden.

Befehlsleiste Abonnemente

Befehl Abonnemente - Neu zu Übersicht

Verträge haben immer Bezug zu einer Anlage oder Anlagegruppe. Deshalb müssen Sie vor der Erfassung eines Abonnements zuerst die Anlage oder Anlagegruppe bestimmen, die vom Vertrag gedeckt wird. Mit diesem Befehl wird der Bezug zu der in der Übersicht markierten Anlage gemacht. Verträge können nicht

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direkt am Objekt angehängt werden. Die Maske Abonnement ist im Kapitel Bearbeiten Abonnemente

beschrieben.

Befehl Abonnemente - Neu unter Anlage

Verträge haben immer Bezug zu einer Anlage oder Anlagegruppe. Deshalb müssen Sie vor der Erfassung eines Abonnements zuerst die Anlage oder Anlagegruppe bestimmen, die vom Vertrag gedeckt wird. Mit diesem Befehl wird der Bezug zu der in der Anlageliste markierten Anlage gemacht. Die Maske

Abonnement ist im Kapitel Bearbeiten Abonnemente beschrieben.

Befehl Abonnemente - Filter

Suchen Sie einen Vertrag aufgrund eines Suchbegriffes oder seines Abotyps .

Checkbox Abonnemente - Mit Beendeten

Verträge können ein Ablaufdatum tragen. Nicht mehr aktive Verträge werden nur angezeigt, wenn diese

Box gecheckt ist.

Checkbox Abonnemente - Offertzustand

Damit werden Ihnen nur noch Abos gezeigt, die im Offertzustand sind. Das sind Abos auf denen keine automatischen Prozesse abgewickelt werden. Sie wurden eröffnet, um via Druck Aboblatt einen Vertrag in

Word mit allen Abodaten vorzubereiten. Wenn der Vertrag unterzeichnet retourniert wird, braucht man bloss noch das Abo zu aktivieren und sofort ist alles bereit.

Befehl Abonnemente - Serviceauftrag

Mit diesem Befehl wird ein neuer Serviceauftrag eröffnet. Dieser Serviceauftrag hat Bezug zum in der

Abonnementsliste markierten Vertrag und gehört damit zur Geschichte dieses Vertrages. Sie können

Serviceaufträge auch auf dem Objekt und auf Anlagen auslösen.

Die darauf folgende Frage bezieht sich auf das

Serviceintervall. Normalerweise wird es ja durch den Automatismus Generieren Serviceaufträge um eine Periode vorgestellt. Wenn ein Serviceauftrag manuell zu einem Abo ausgelöst ist, dann stellt sich die Frage, ob damit das normale Intervall noch Gültigkeit hat oder ob das Datum Nächster

Service von diesem Auftrag verändert und um das

Intervall vorgestellt wird.

Befehl Abonnemente - Material

Materiallisten können auf verschiedenen Ebenen angelegt werden. Ihre Bearbeitung ist in einem eigenen

Kapitel erklärt.

Befehl Abonnemente - Arbeit

Als Spezialität bei Abonnementen kann parallel zur Materialliste auch eine Arbeitsliste geführt werden, die die einzelnen Arbeitsschritte oder die beteiligten Mitarbeiter mit ihren Stundenanteilen aufführt. Diese Arbeitsliste wird als Vorgabe in einen Serviceauftrag (Reiter Rapport

Arbeit/Spesen) übernommen, der mit Bezug zu diesem Vertrag eröffnet wird.

Ein spezielles Druckfeld (@[email protected]) ermöglicht es, beim Druck des Serviceauftrages die vordefinierten Arbeiten auch auszudrucken. Die Arbeitspositionen können manuell erstellt oder direkt aus einem Katalog übernommen werden.

Hier können Sie auch vom Katalog fertig vordefinierte Arbeitspositionen einfügen oder diese manuell erstellen.

Wird diese Liste als Arbeitsvorgabe für einen Serviceauftrag verwendet so ist der Mitarbeiter auf der Position im Serviceauftrag zwingend. Hier in dieser Liste ist er allerdings nicht zwingend, sollte aber ein bestimmter Mitarbeiter auf der Position sein so müssen Sie ihn hier erfassen.

Wird nun ein Serviceauftrag generiert und in dieser Liste sind Einträge ohne Mitarbeiter vorhanden

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so wird der Mitarbeiter in der folgenden Abfolge versucht zu zuordnen:

1) Wenn der Serviceauftrag einen Verantwortlichen Mitarbeiter aus dem Abo, Anlage oder

Objekt vererbt bekommt so wird dieser für die

Rapportbuchungen aus der Arbeitspositionen-

Liste verwendet.

2) Gibt es aus Punkt 1 keine Mitarbeiter vererbt so wird versucht über den angemeldeten Benutzer (Benutzer-Login-Kürzel) den Mitarbeitername einzutragen.

3) Wenn es zu dem Login Kürzel keinen Mitarbeitereintrag gibt, so wird einfach der erste Mitarbeiter in der Mitarbeitertabelle gesucht der weder inaktiv noch ein Austrittsdatum enthält.

Befehl Abonnemente - Fakturen

Zeigt Ihnen die Fakturen, die für diesen Vertrag schon gestellt wurden.

Befehl Abonnemente - Global vorbereiten

Falls nicht ein ganzes Objekt untersucht werden soll via Controlling in ARCO Erfolg, sondern nur ein einzelnes Abonnement, dann kann hier für diese Abo ein Auftrag in ARCO Erfolg erstellt und beide miteinander verbunden werden.

Die Funktion Global vorbereiten auf dem Abo wurde ergänzt, hier kann beim Erstellen eines Auftrages jetzt auch die Auftragsgruppe angegeben werden und muss nicht mehr nach dem Erstellen im Arco Erfolg – Bearbeiten –Aufträge manuell nacherfasst werden.

Bei der Funktion Global vorbereiten auf einem

Abonnement mit der Radiowahl Aus Nummern-

kreis wird neu geprüft ob bereits ein Auftrag eingetragen ist. Ist kein Auftrag eingetragen, so wir ein neuer erstellt und eingetragen.

Wenn bereits ein Auftrag eingetragen ist, wird gefragt ob der neu generierte Auftrag eingetragen oder ob der bereits eingetragene belassen werden soll.

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Die nachfolgenden Abofelder werden in den Auftrag im Arco Erfolg wie folgt eingetragen:

Abonummer -> Auftragsnummer oder Nummer aus Nummernkreis je nach Auswahl.

Abotyp -> Auftragsbezeichnung dieser wird aus

ABT.BEZ und ABO.INR gebildet

Abotext - > Auftragsort

Mitarbeiter -> Verantw. Ausführung

Arbeitsart wenn diese abgefüllt ist wird sie in die

Budgetposition des Rechnungsbetrages mitübernommen, ist allerdings nicht zwingend.

Vertrag unterzeichnet -> Auftrag Beginn-Datum

Vertrag gekündigt ->Auftrag Ende-Datum

Rechnungsbetrag -> Budget Ertrag

Zeitvorgabe -> Sollstunden des Budgeteintrages

Die Auftragsnummer wird auf dem Abo Erfolg-

Sammelkonto eingetragen.

Falls das Objekt des Abos auf ein Projekt verweist, können auch Projektdaten übernommen werden:

Auftragskategorie Auftrag = Auftragskategorie

Projekt

Auftragsgruppe = Projektgruppe

Projekt AUF.PRO= Projektnummer PRO.NR

Befehl Abonnemente - Objekt einstellen

Haben Sie ein Abo gesucht, in dem Sie in der Übersicht auf Alle gestellt haben und dann einen Filter auf die

Aboliste gesetzt haben? Dann möchten Sie jetzt wissen, in welchem Objekt das gefundene Abo ist? Dazu dient genau dieser Befehl.

Befehl Objekt – Fakturavorgaben

Die Fakturavorgaben werden in den Programmübergreifenden Funktionen erklärt.

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Seite 291

Befehlsleiste Service

Befehl Service - Neu ohne Verweis

Mit diesem Befehl wird ein neuer Serviceauftrag eröffnet, der ohne Bezug zu einem Objekt, einer Anlage

oder einem Abonnement ist. Viele seiner Felder können so nicht vorgefüllt werden, insbesondere wird keine

Rechnungsadresse eingetragen sein. Diese muss erfasst werden, damit der Serviceauftrag gespeichert

werden kann. Ein solcher Serviceauftrag wird auch immer nur in der allgemeinen Serviceauftragsliste und

nie hier in einer Objektdetailliste sichtbar sein, weil er zu keiner Objekt- bzw. Anlagegeschichte gehört.

Befehl Service - Neu zu Objekt

Mit diesem Befehl wird ein neuer Serviceauftrag eröffnet mit Bezug zum offenen Objekt.

Befehl Service - Neu zu Anlage

Mit diesem Befehl wird ein neuer Serviceauftrag eröffnet mit Bezug zur in der Anlageliste markierten

Anlage.

Befehl Service - Neu zu Abo

Mit diesem Befehl wird ein neuer Serviceauftrag eröffnet mit Bezug zum in der Abonnementliste markierten

Abonnement.

Befehl Service - Kopieren

In der Serviceauftragsliste (auch via Objekt) gibt es einen neuen Befehl Kopieren. Hierfür muss noch das neue Benutzerrecht freigeschalten werden.

Anschliessend haben Sie beim Kopieren des Ursprungs-Serviceauftrages die Möglichkeit zu wählen welche Informationen in den Ziel-

Serviceauftrag mit übernommen werden sollen.

Wird Auftragseingang nicht aktiviert wird das heutige Datum/Zeit eingetragen.

Wird Ressourcen nicht aktiviert so wird kein Mitarbeiter und kein Termin eingetragen.

Aufgenommen von wird der am Programm angemeldete User eingetragen sofern die Verbindung

Login-Mitarbeiter korrekt eingerichtet wurde, ansonsten wird der Name des Ursprungs-

Serviceauftrages übernommen.

Die Adressen werden alle kopiert sowie auch das

Reiter Info wird komplett übernommen ausser der

Status dieser wird auf Erstellt gesetzt.

Bezeichnung/Beschreibung/Lösungsweg sowie

Auftraggeber und Telefon werden in jedem Fall kopiert.

Falls Datenfelder vorhanden sind werden diese ebenfalls kopiert.

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Seite 292

Befehl Service – Verschieben

Bei Bedarf besteht die Möglichkeit Serviceaufträge mit Aktionen Verschieben einem anderen Objekt, Anlage oder auch Abonnement anzuhängen.

Verschieben von Serviceaufträgen mit noch nicht fakturiertem Status.

Aktivieren Sie den Serviceauftrag und bestimmen vor dem Ausführen wohin verschoben werden soll:

- Objekt, wird vorbelegt

- Anlage

- Abo

Eingabe: z.B. Abo, Tab-Taste und die Maske wird automatsch ausgefüllt.

Mit dem Ausführen öffnet sich die Maske Serviceauftrag ändern. Die verschiedenen Reiter sind zu kontrollieren und richtigzustellen.

Befehl Service - Filter

Suchen Sie einen Serviceauftrag mit einem bestimmten Begriff in der Auftragsbeschreibung?

Befehl Service - Drucken

Druckt den markierten Serviceauftrag mit dem Standarddruckformat für Serviceaufträge oder fragt nach

einem, wenn keines hinterlegt ist.

Befehl Service - Anlage aus Servicematerial erstellen

Mit dieser Funktion können aus den Einträgen in Rapport Material des Serviceauftrages Anlagen erzeugt werden. Betrachten wir dazu folgenden möglichen Ablauf: Sie erhalten aufgrund einer Offerte, die mit

ARCO Auftrag erstellt wurde einen Auftrag.

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Menu Bearbeiten - Objekte

Seite 293

Sie liefern die Geräte aus und erstellen dazu einen

Serviceauftrag in ARCO Service. Bereits hier ist es möglich, das Material aus der Offerte oder

Auftragsbestätigung in ARCO Auftrag auszuziehen und als Servicematerial in den Auftrag zu

übernehmen ohne es manuell erfassen zu müssen.

Wenn die Geräte dann ausgeliefert sind, möchten

Sie, dass daraus Anlagen werden. Dabei hilft

Ihnen jetzt dieser Assistent. Entscheiden Sie zunächst, auf welcher Ebene die neuen Anlagen erstellt werden sollen. Direkt unter dem Objekt, sozusagen als neue Hauptanlagen oder unter einer schon bestehenden Anlagengruppe?

Auf der folgenden Seite wählen Sie nur noch aus, für welche Materialpositionen Sie auch eine Anlage wollen. Schliesslich soll nicht aus jeder Schraube eine eigene Anlage werden.

Schliesslich geht es noch darum, aus welchem

Nummernkreis die neuen Anlagen ihre Nummer beziehen sollen und welchen Anlagetyp sie erhalten. Sie können auch einen Mitarbeiter für zukünftige Aufträge zuteilen und ein

Installationsdatum angeben sowie eine

Serviceinformation hinerlegen. Diese Angaben werden für alle in der oberen Liste selektierten

Anlagen genutzt. Sie können diesen Assistenten mehrmals ausführen wenn Sie einzelne Anlagen anders handhaben wollen.

Befehl Services - Objekt einstellen

Haben Sie einen Serviceauftrag gesucht, in dem Sie in der Übersicht auf Alle gestellt haben und dann einen

Filter auf die Serviceliste gesetzt haben? Dann möchten Sie jetzt wissen, in welchem Objekt der gefundene

Serviceauftrag ist? Dazu dient genau dieser Befehl.

Befehl Service – Daten

Zu den Serviceaufträgen können Sie jetzt auch

Werte in Datenfeldern erfassen. Die Datenfelder welche Sie auf den Serviceaufträgen verwenden möchten, können Sie in den Einstellungen Man-

dant – Reiter Service –Gruppe Vorgabe für Service

[Datenfelder] den Services zuweisen.

Diese Datenfelder sind Analog den Objektdatenfeldern und Anlagedatenfelder druckbar. Also als

Liste mit @[email protected] mit den dazugehörigen

Stilfeldern @rub und @txt.

Der Wert der Datenfelder lässt sich auch mit dem

Stilfeld @safn drucken oder als Druckfeld

@[email protected]

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Menu Bearbeiten - Objekte

Seite 294

Die Detailinformationen zu den Feldern entnehmen Sie dem Handbuch ARCO SQL T10 Liste der

Druckfelder.pdf

Services kopieren oder verschieben

Unter Aktionen in der Übersicht markierte Serviceaufträge kopieren oder verschieben.

Zum Kopieren eines Serviceauftrages aktivieren

Sie die Checkboxen mit den gewünschten Informationen die automatisch für den neuen Serviceauftrag mitkopiert werden.

Bestätigen Sie mit [Ausführen]

Ein neuer Serviceauftrag mit neuer Rapport-

nummer und kopierten Daten geht zum Bearbeiten auf.

In diesem Dialog geben Sie an wohin Objekt, Anlage oder Abo, verschoben werden soll.

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Menu Bearbeiten - Objekte

Seite 295

Serviceaufträge können in andere Objekte und unter andere Anlagen verschoben werden. Markieren Sie den zu verschiebenden Serviceauftrag und schneiden Sie ihn mit [Ctrl]-[X] aus. Er wird in einer Liste aufgeführt.

Gehen Sie dann zum Zielobjekt und stellen Sie in den Objektdetails auf der Übersicht die Zielanlage

(oder das Objekt selbst) ein. Mit Einfügen werden die markierten Services unter das Objekt oder die gewählte Anlage eingetragen.

Menu Bearbeiten - Anlagen

Hier können Sie die Anlagen ohne Umweg über das Objekt auflisten, Sie sehen immer alle Anlagen aller

Objekte. Sie können die Anlagen hier nicht bearbeiten, weil kein Objekt zur Verfügung steht. Aber Sie können einen Serviceauftrag auslösen nach Anlagen suchen und die Materiallisten, die Dokumente und

Datenfelder der Anlagen bearbeiten. Die Befehle reagieren genau gleich wie auf der Anlageliste in den

Objektdetails und sind deshalb hier nicht nochmals erklärt.

Maske Anlage

Reiter Basisdaten

Die Anlagenummer können Sie selbst vergeben oder mit Nächste aus einem Nummernkreis holen.

Der Anlagetyp klassiert die Anlage und bestimmt

welche Datenfelder hinterlegt werden können.

Die Anlagebezeichnung und -beschreibung können mit dem Knopf ... auch aus einem Katalogartikel

übernommen werden.

Diesen Mitarbeiter wollen Sie in der Regel für

Services auf dieser Anlage einsetzen. Er wird vorgeschlagen bei einem neuen Serviceauftrag auf dieser Anlage.

Durch das Inaktivieren einer Anlage verschwindet sie mit ihren Unteranlagen in der Übersicht. Somit enthält die Anzeige des Baums nur noch die aktiven Anlagen.

Reiter Adressen + Verweise

Die Adressbearbeitung ist bei allen Entitäten die gleiche und ist deshalb im Kapitel

Programmübergreifende Funktionen erklärt.

Die Nachkalkulation verweist auf einen Auftrag in

ARCO Erfolg. Damit können Anlagen eine vom

Objekt abweichende Nachkalkulation bedienen.

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Menu Bearbeiten - Anlagen

Seite 296

Reiter Garantiedaten

Wann wurde die Anlage installiert und wann läuft die Garantie aus? Welche Bereiche sind von der

Garantie gedeckt? Diese Information wird bei der

Rapportierung von Serviceverträgen verwendet.

Aufgrund des Garantieablaufes werden von ARCO

Service auch Marketingaktionen unterstützt (siehe

Funktion Drucken - Anlagen - Garantieablauf ).

Zum Beispiel: "In zwei Wochen läuft die Garantie

Ihres Brauchwassererwärmers aus, möchten Sie von den Vorteilen eines Wartungsabonnements profitieren?"

Die Bezeichnung des Feldes Installationsdatum der Anlage kann jetzt eine benutzerdefinierte Bezeichnung haben. Dies können Sie über Menu

Bearbeiten-Hauptgrössen-Felder entsprechend anpassen.

Beachten Sie, dass das abweichende Sammelkonto und die spezielle Rechnungsadresse auf der Anlage nur zum Zuge kommt, wenn der Serviceauftrag auf dieser Anlage ausgelöst wird.

Menu Bearbeiten - Abonnemente

Hier haben Sie Zugang zu allen Abonnementen in allen Objekten. Sie können hier keine neuen Verträge erfassen, weil kein Objekt und keine Anlage zur Verfügung stehen. Sie können aber nach Abos suchen und sich anzeigen lassen wie viel Ertrag mit einem bestimmten Abotyp gemacht wird.

Die Befehle zu den Abos sind die gleichen wie in der Aboliste der Objektdetails und werden deshalb hier

nicht noch einmal erklärt.

Maske Abonnement

Reiter Allgemein

Die Vertragsnummer können Sie selbst vergeben

oder mit Nächste aus dem Nummernkreis holen.

Der

Abotyp

entscheidet über das Rechnungs- und

Serviceintervall, macht Vorgaben zum Preis und der Zeit und beinhaltet die Arbeitsbeschreibung für die Ausführung.

Dieser Mitarbeiter wird jeweils für Serviceaufträge aufgrund dieses Vertrages als verantwortlicher

Mitarbeiter vorgeschlagen.

Die Arbeitsart bestimmt Ertragskonto und

Kostenstelle für die Fakturierung, sowie den

Budget- und Kostenbereich für die Nachkalkulation in ARCO Erfolg.

Die Nachkalkulation bestimmt, in welchem Auftrag von ARCO Erfolg die Kosten und Erträge dieses

Vertrages berücksichtigt werden.

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Menu Bearbeiten - Abonnemente

Seite 297

Das Pulldownmenu des Abotypes wurde optimiert, neu werden in der Liste mehr Abotypen angezeigt und es kann auch horizontal und bei entsprechender Anzahl Abotypen auch vertikal mittels Scrollbalken gescrollt werden.

Wird auf einem Abonnement der Abotyp gewechselt wird ihnen neu diese Hinweismeldung angezeigt, wird diese mit Ja bestätigt werden die bestehenden Aboinformationen mit den Infos des neuen Abos überschrieben. Bedenken Sie hier, wenn auf dem bestehenden Abo komplexe

Intervalle(Reiter Überwachung) definiert wurden dass diese auch überschrieben werden!

Wenn Sie nun doch einmal versehentlich hier mit

Ja bestätigt haben und komplexe Intervalle auf dem Abo hatten und diese doch noch benötigen so können Sie die Änderungen rückgängig machen in dem die Abomaske mit [Abbrechen] geschlossen wird somit wird das ändern des Abos rückgängig gemacht inkl. den komplexen Intervallen. Wird nach dem Abotyp ändern das Abo mit [Ausführen] gespeichert so sind auch die Intervalle weg.

Wann hat der Vertrag begonnen und wurde ein Vertragsende abgemacht bzw. ist der Vertrag gekündigt oder beendet?

Bestimmen Sie im Feld Nächster Service wann der erste Service stattfinden soll. Nach dem Generieren der entsprechenden Aufträge, wird dieses Datum von ARCO Service jeweils um das Serviceintervall des

Abotyps in die Zukunft verlegt.

Bestimmen Sie im Feld Nächste Rechnung wann der Kunde das erste Mal bezahlen muss. Nach dem

Generieren der entsprechenden Fakturen wird dieses Datum von ARCO Service um das Rechnungsintervall im Abotyp in die Zukunft verlegt.

Die Daten Letzter Service und Letzte Rechnung werden von ARCO Service nachgeführt.

Die Periode der Rechnungsstellung kann von der

Periode der Leistungserbringung die mit der Rechnung bezahlt wird abweichen. Das war bislang nicht möglich, da der Fakturatext als Periode die

Rechnungsperiode nahm. Das kann mit den neuen

Feldern Erster/Nächster Periodenbeginn und letzter Periodenbeginn abgedeckt werden.

Die Felder Vertragsbeginn und Vertragsende wurden umbenennt in Vertrag unterzeichnet am und

Vertrag gekündigt per.

Ende Serviceerbringung wird beim Generieren

Serviceaufträge abgefragt auch wird dieses Feld mit dem Vertragsende-Datum abgefüllt wenn dieses erfasst wird.

Ende Fakturastellung wird beim Generieren Faktu-

ren abgefragt auch wird dieses Feld mit dem Ver-

tragsende-Datum abgefüllt wenn dieses erfasst wird.

Der Erster/Nächster Periodenbeginn wird auch mit dem Vertragsbeginn-Datum vorgefüllt und wird anstelle von Erste/Nächste Rechnung für die Bildung des Positionstextes der Periode der Leis-

tungserbringung in der Abofakturierung verwendet.

Die Periode bestimmt neu die Gültigkeit eines

Abos im Zusammenhang mit der Leistungserbrin-

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Menu Bearbeiten - Abonnemente

Seite 298

gung nicht mehr Vertragsbeginn und –ende. Die

Periode verwendet das gleiche Intervall wie die

Rechnungstellung bzw. bei serviceabhängiger

Rechnungstellung die gleiche wie das Serviceintervall.

Auch bei der Spezialrechnung wird das Datum nächster Periodenbeginn angegeben welches auf die Hauptmaske übernommen wird. Hier wird die

Periode aber nicht durch den Rechnungsintervall bestimmt sondern durch das Datum nächster Periodenbeginn des nächsten Spezialrechnungseintrages minus 1 Tag.

Der Grundpreis und die Zeitvorgabe werden vom Abotyp vorgeschlagen und können hier aber geändert und mit einem Rabatt hinterlegt werden.

Abopreis fest bis bezieht sich auf die Funktion Menu Extra - Abopreise anpassen und verhindert, dass ein

Abo zu früh einen neuen Preis erhält.

Die Gruppe Aboindexierung ermöglicht ein interessantes Geschäftsmodell für Verträge. Schliessen im

Vertragstext ein, dass sich der Vertragspreis einem Index, z. B. dem Konsumentenpreisindex anpasst.

Dann können Sie dies beim Abo mit dem Check Abopreis beim Fakturalauf indexieren festlegen. Zusätzlich geben Sie noch an wie der Startindex zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns ist. Beim Generieren von

Fakturen wird dann im Assistenten der aktuelle Indexstand angegeben und das System ist in der Lage den

Vertragspreis auf der Faktura entsprechend anzupassen, offen ausgewiesen oder verdeckt gerechnet.

Die Abomaske wurde optisch etwas angepasst, die

Gruppe Aboindexierung haben wir in die Gruppe

Preisinfos integriert.

Neu gibt es die Gruppe Serviceauftragsbildung, hier her wurde auch das Feld Zeitvorgabe aus den

Preisinfos verschoben.

In dieser Gruppe gibt es neu das Feld Termin Be-

ginnzeit, diese Zeit wird für den Serviceauftrag verwendet. Ist hier eine Zeit eingetragen so gilt diese auf dem Serviceauftrag als Beginnt am-Zeit.

Ist auch die Zeitvorgabe definiert so wird auch gleich automatisch die Datum bis-Zeit abgefüllt.

Wenn Sie auf dem Abo die Termin-Beginnzeit nicht erfassen so wird auf dem Serviceauftrag die

Zeit wie bisher leer bleiben.

Garantiefristen Anlage verbindlich bedeutet, dass die auf der Anlage eingetragenen Garantiefristen vorgeben, ob ein Material in einem Serviceauftrag mit der Markierung Verrechnen oder nicht eingetragen wird.

Abo nie als Sammelrechnung fakturieren bedeutet, dass dieses Abo nie mit einem anderen Abo kombiniert in einer Rechnung erscheint, sondern immer separat fakturiert wird.

Offertzustand ermöglicht das Erfassen eines Abos, um via Druck Aboblatt eine Vorlage mit den aktuellen

Abodaten zu mischen und damit hoffentlich einen vollständig korrekt ausgefüllten Vertragstext zu erhalten.

Abos in diesem Zustand werden von den automatischen Prozessen Generieren Fakturen und Generieren

Serviceaufträge nicht berücksichtigt. Wird der Vertrag unterschrieben, braucht nur die Checkbox entfernt zu werden und das Abo ist bereit für die Verarbeitung. Ausserdem ist so sichergestellt, dass der Vertrag nicht durch nachträgliche Fehlerfassung vom Abo abweicht.

Sie können den Abonnenten auch einen vom Abotyp abweichenden Auftragstext geben mit [Ctrl]-[T].

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Menu Bearbeiten - Abonnemente

Seite 299

Reiter Adressen

Die Adresszuteilung ist für alle Entitäten die gleiche und ist deshalb im Kapitel Programmübergreifende

Funktionen erklärt.

Reiter Spezialrechnung

Beim Prozess Generieren Fakturen wird für die

Auswahl auf das Datum Nächste Rechnung im

Reiter Allgemein geachtet.

Wenn es in dieser Liste einen (oder mehrere

Einträge) hat wird nicht das Fakturaintervall des

Abotyps angewandt um das neue Datum Nächste

Rechnung zu bestimmen, sondern es wird das nächste Datum aus dieser Liste übernommen. Erst wenn es keine Einträge mehr in dieser Liste hat, kommt wieder das Fakturaintervall des Abotyps zum Einsatz.

Ausserdem werden auch der Grundpreis, der

Rabatt und der Rechnungsbetrag auf den Reiter

Allgemein übertragen und dann der Eintrag hier gelöscht. Die auf der Rechnung ausgewiesene

Fakturaperiode wird ebenfalls vom Datum Nächste

Rechnung bis zum Datum des Eintrags gehen.

Damit können Fälle automatisiert werden wie zum Beispiel wenn zu Beginn das Abo nur bis zum Ende des

Kalenderjahres verrechnet wird, dann aber jährlich. In einem solchen Fall würde man auf dem Reiter

Allgemein als Datum Nächste Rechnung das Beginndatum des Abos übernehmen und als Betrag den im

Verhältnis zum Jahr reduzierten Abobetrag. In der Liste der Spezialrechnung wäre dann ein Eintrag zu machen mit dem Datum 1.1. des Folgejahres und dem gesamten Abobetrag für ein ganzes Jahr.

Reiter Spezialtermine

Beim Prozess Generieren Serviceaufträge wird für die Auswahl auf das Datum Nächster Service im

Reiter Allgemein geachtet.

Wenn es in dieser Liste einen (oder mehrere

Einträge) hat, dann wird nicht das Serviceintervall des Abotyps angewandt um das neue Datum

Nächster Service zu bestimmen, sondern es wird das nächste Datum aus dieser Liste übernommen.

Erst wenn es keine Einträge mehr in dieser Liste hat kommt wieder das Serviceintervall des

Abotyps zum Einsatz.

Diese Spezialtermineinträge können selber

einmalig sein, dann werden sie nach der

Verwendung gelöscht oder sie sind wiederholend und mit einem Intervall versehen.

In diesem Fall wird das Datum des Spezialtermins aufgrund seines Intervalls vorgestellt und der

Eintrag bleibt in der Liste bestehen. Damit können

Fälle gelöst werden bei denen zwar jährlich 3

Einsätze stattfinden aber nicht in einem 4-Monate

Rhythmus sondern wie im Beispiel ein Einsatz im

Januar einer im März und einer im November.

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Menu Bearbeiten - Abonnemente

Seite 300

Menu Bearbeiten - Serviceaufträge

Hier haben Sie direkten Zugang zu allen Serviceaufträgen unabhängig von einem Objekt oder einer Anlage.

Wenn Sie hier einen neuen Serviceauftrag erfassen dann gehört er zu keinem Objekt und damit auch keiner Geschichte und wird immer nur in dieser Liste sichtbar sein.

Diese Liste eignet sich besonders um eine Vielzahl von Aufträgen zu disponieren, z. B. nach dem automatischen Generieren von Serviceaufträgen auf der Basis von Abonnementen sind hier alle neu angelegten Aufträge mit dem Status Erstellt und der Quelle AutoAbo. Beides können Sie als Filter setzen und sehen so nur die zu terminierenden Aufträge. Sobald Sie einen definitiv haben und ausdrucken verschwindet er aus der Liste weil sein Status auf Gedruckt gewechselt hat.

Sie eignet sich ebenso gut um zu sehen welcher Mitarbeiter gerade welche Aufträge offen bzw. in Arbeit hat. Filtern Sie dazu auf den Status Gedruckt und allenfalls einen Mitarbeiter. Wenn Sie Aufträge sehen mit alten Daten dann wissen Sie, dass Sie diesen Rapport schon lange zurückhaben sollten und können den Mitarbeiter ermahnen. Auf diese Weise geht nie mehr ein Serviceauftrag unter und wird nicht fakturiert.

Ein weiterer interessanter Filter ist der Status Zu Fakturieren, der Ihnen alle Serviceaufträge zeigt, die den

Zustand Ausgeführt erreicht haben und die Box Service nicht fakturieren nicht markiert haben. Das sind die Aufträge, die auch vom Fakturalauf erfasst werden, sofern ihr Datum Fakturieren ab nicht weiter in der

Zukunft liegt. Die Quelle sagt Ihnen auf welcher Ebene der Serviceauftrag ausgelöst wurde, auf einem

Objekt, auf einer Anlage, ohne Verweis (manuell) oder ob er von einem Vertrag automatisch erzeugt wurde (AutoAbo).

Auf der Serviceliste besteht neu auch die Möglichkeit nach Mitarbeiterteams zu filtern. Filtern auf Gebiet wurde optimiert in dem die Spalte Gebiet in der Liste auch angezeigt wird.

Wenn zu einem fakturierten Serviceauftrag eine

Gutschrift via Dokument vortragen ab der Servicerechnung erstellt wird, so wird Ihnen diese Information auf dem Serviceauftrag angezeigt in dem der Status gelb markiert wird. Voraussetzung ist auch dass das der Verweis Vortragen nach gemacht wird.

Diese Anzeige ist aber von der Einstellung Lokal-

Optionen Programmübergreifend-Gruppe Style-

Checkbox Listen mit Farbe.

Zusätzlich zu dieser Markierung wird der Betrag der Gutschrift nach MwSt in einer separaten Spalte angezeigt.

Befehl Adressen

Möchten Sie schnell die Adressanschrift einer Objektadresse oder der Rechnungsadresse des Services sehen? Zunächst öffnet sich ein Popup-Fenster das Ihnen die Auswahl der Adresse ermöglicht dann sehen

Sie die Anschrift und die Telefonnummern.

Befehl Kontakte

Über diesen Befehl haben Sie Zugang zum Kontaktmanager der Rechnungsadresse des Serviceauftrages.

Befehl Lagerbuchung

Sie lösen hier die Lagerausgangsbuchung für das im Serviceauftrag enthaltene Material aus.

Befehl Bestellen

Sie erzeugen damit einen Bestellvorschlag für das im Serviceauftrag enthaltene Material.

Befehl Mitarbeiter ändern

Die aktuell aufgrund der Filter selektieren Serviceaufträge können einem neuen verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen werden. In der Regel macht es also Sinn auf einen Mitarbeiter zu filtern (weil dieser krank oder ausgetreten ist) und auf die Status Erstellt, Gedruckt oder Extern und dann alle seine Aufträge einem anderen Mitarbeiter zuzuteilen. Die Termine werden entsprechend nachgeführt.

Checkbox Abo nachführen

Wenn diese Box gesetzt ist, dann wird bei Serviceaufträgen von Abonnementen das Datum Nächster

Service im Abonnement aufgrund des Serviceintervalls des dazugehörenden Abotyps und dem

Serviceausführungsdatum neu bestimmt. Ansonsten bleibt das Datum so wie es aufgrund des Datums

Letzter Service und dem Intervall gesetzt wurde. Diese Einstellung ist dann hilfreich, wenn das geplante

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Menu Bearbeiten - Serviceaufträge

Seite 301

Servicedatum vom effektiven Servicedatum stark abweicht. Sie können damit entscheiden, ob das Intervall stur bleibt oder sich den effektiven Ausführensdaten anpassen soll.

Maske Serviceauftrag

Reiter Auftrag

Die Rapportnummer wollen Sie kaum manuell vergeben, Sie holen sich eine aus dem

Nummernkreis mit Nächste oder erhalten schon eine wenn Sie einen Standardnummernkreis haben.

Der Auftraggeber ist die Person die angerufen hat.

Sie kann mit [F3] oder Doppelklick auch aus der

Adressverwaltung geholt werden wobei dann auch gleich die Telefonnummer für Rückrufe und

Nachfragen eingetragen wird.

Als Auftragseingang wird Heute und Jetzt vorgeschlagen.

Aufgenommen von ist der Mitarbeiter, der den

Auftrag entgegengenommen hat.

Die Kundenmeldung soll kurz und prägnant den Auftrag bezeichnen. Der Auftragstext erscheint auch auf

dem Ausdruck und ist für den Servicetechniker bestimmt. Beide Feldnamen können in den Einstellungen

angepasst werden. Die Feldinhalte können auch aus einem Textbaustein in einem Katalog stammen

(Auswahl mit Knopf ...).

Beim Erstellen eines Serviceauftrages ab einem

Abonnement wurde die Logik für die Übernahme des Rapporttextes erweitert. Aufgrund der auf der

Rechnungsadresse hinterlegten Sprache wird nicht mehr nur noch auf dem Abonnement geprüft sondern neu auch auf dem Abotyp. Zuerst aber immer auf dem Abonnement.

Neu wird Aufgenommen von der Name des im

ARCO angemeldeten Mitarbeiters vorgeschlagen, vorausgesetzt das Login-Kürzel und das Mitarbeiter-Kürzel sind identisch.

Wird ein neuer Serviceauftrag ab Objekt oder Anlage erstellt, werden die Serviceinformationen von Objekt bzw. Anlage übernommen.

Serviceauftrag ab Objekt erstellen Serviceauftrag ab Anlage erstellen

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Seite 302

Auf Serviceaufträgen können Sie nun auch einen

Lösungsweg oder zusätzliche Bemerkungen zum

Auftragstext erfassen. Mit speziellem Benutzerrecht ist dies auch noch im fakturierten Status möglich. Dieses Feld kann mit dem Druckfeld

@[email protected] auf Serviceaufträge gedruckt werden.

Aktivieren Sie im Fakturawizard Seite 4 in der

Gruppe Serviceinfos die Box Zusätzliche Infos, so können Sie den Lösungstext auch auf den Rechnungen anzeigen und drucken lassen.

Dieses spezielle Benutzerrecht berechtigt den User den Beschreibungs- und Lösungstext, bei bereits

Fakturierten Serviceaufträgen zu editieren

Serviceaufträge: Maske-Fakturierte Aufträge editierbar

Reiter Ressourcen

Wer muss wann? Diese Frage wird hier beantwortet. Geben Sie den Termin an und setzen

Sie eine Zeitvorgabe für den

Aussendienstmitarbeiter.

Dem Serviceauftrag ist immer ein Verantwortlicher

Mitarbeiter zugewiesen. Sie können aber auch mehrere Personen schicken, sie bekommen alle

einen Termineintrag , sobald und solange der

Serviceauftrag den Status Gedruckt hat.

Mitarbeiter, die am eingestellten Tag noch keinen einzigen Termin eingetragen haben, erscheinen in der Liste der verfügbaren Mitarbeiter grün, die anderen rot. Rot heisst aber nicht, dass der ganze

Tag ausgebucht ist. Deshalb haben Sie hier auch

Zugang zur

Grafischen Disposition

, wo Sie nach

Lücken für neue Termine suchen können.

Reiter Info

In welchem Status befindet sich der Auftrag gerade? Die Umstellung des Status erfolgt meist automatisch in Zusammenhang mit einer Funktion wie Drucken oder Fakturieren. Sie setzen eigentlich nur die Status Ausgeführt und Pendent von Hand.

Die Arbeitsart dient als Vorgabe für die

Rapporterfassung und die Verbuchung von

Materialpositionen.

Die Zahlungsbedingung wird aus der

Rechnungsadresse vorgeschlagen.

Die Quelle zeigt an, von wo aus der Auftrag ausgelöst wurde.

Die Auftragsart ist rein informativ.

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Menu Bearbeiten - Serviceaufträge

Seite 303

Neu sind auch auf dem Serviceauftrag – Reiter

Info die Informationen: Erfasst von Benutzer,

Erfasst an Datum, Mutiert von Benutzer, Mutiert an Datum verfügbar.

Zu Auswertungszwecken können neu auch die

Statistikcodes eintragen welche unter Menu Bearbeiten-Hauptgrössen-Statistikcodes erfasst werden. Ist der Serviceauftrag fakturiert können die

Statistikcodes nicht mehr geändert werden.

Unter Mobile sind Information gespeichert die der

Servicetechniker auf seinem Tablet aktiviert.

Wenn gewünscht können diese Informationen auch auf Dokumente gedruckt werden. Genaueres finden Sie im Handbuch Mobile 8.1.

Die Nachkalkulation bestimmt wo Aufwand und Ertrag dieses Serviceauftrages in der Nachkalkulation von

ARCO Erfolg gebucht werden. Der Vorschlag kommt vom Abo, der Anlage oder dem Objekt, je nachdem auf welcher Ebene der Auftrag ausgelöst wurde und wo der erste Eintrag gefunden wird.

Mit Service nicht fakturieren wird der Auftrag gar nie in den Fakturalauf aufgenommen. Auf der Serviceliste sind solche Aufträge erkennbar, weil sie den Status Ausgeführt haben, in dieser Kolonne aber grau statt schwarz angezeigt werden.

Sammelrechnung zulassen ist eine Vorgabe aus dem Objekt und bewirkt, dass wenn innerhalb einer

Fakturaperiode mehrere Serviceaufträge des gleichen Objektes mit der gleichen Rechnungsadresse und der gleichen Währung vorhanden sind, diese in eine Sammelrechnung zusammengefasst werden können.

Lager gebucht zeigt an, dass die ausgelieferten Materialpositionen bereits aus dem Lager ausgebucht wurden. Dieser Vorgang startet automatisch, wenn ein Serviceauftrag auf den Status Ausgeführt gestellt

wird, falls die Einstellungen überhaupt eine Lagerbuchung für Servicematerial vorsehen (und das Modul

ARCO Lager lizenziert ist).

Sprache und Währung werden aus der Rechnungsadresse vorgeschlagen.

Der Lagerabgang bestimmt aus welchem Lager das Material in diesem Serviceauftrag abgebucht wird.

Mit fakturieren ab kann man die Aufnahme des Auftrages in den Fakturalauf verzögern.

Material, Arbeit, Spesen und Total zeigen wie die Rechnung vor MWST aussehen wird. Sie können für die einzelnen Bereiche auch einen Rabatt geben.

Der auf der Rechnungsadresse hinterlegte Leistungs-Rabattsatz wird unter den Programm übergreifenden

Funktionen beschrieben wie er sich auf das Material, Arbeit, Spesen und Total des Serviceauftrages ver-

hält.

Reiter Rapport Material: Die hier eingetragenen Artikel durchlaufen die normale Preisbildung, so wie wenn sie aus dem Katalog in ein Projektdokument übernommen würden. Damit kommt allenfalls auch der Rabatt der Adresse zur Anwendung (falls es keine höher priorisierten Massnahmen gibt).

Bedeutung der Status

Erstellt Wurde angelegt von Hand oder durch Generieren Serviceaufträgehat aber noch keinen definitiven Termin.

Gedruckt Der Serviceauftrag ist definitiv und ausgedruckt worden. Die Mitarbeiter haben den

Termin eingetragen bekommen.

Pendent

Ausgeführt

Der Serviceauftrag konnte beim terminierten Besuch nicht erledigt werden. Rapportierte

Stunden werden in die Stundenkontrolle eingetragen.

Der Serviceauftrag wurde erfolgreich ausgeführt und abgeschlossen. Rapportierte

Stunden werden in die Stundenkontrolle eingetragen. Material wird aus dem Lager ausgebucht. Der Serviceauftrag wird vom nächsten Fakturalauf erfasst (falls er nicht auf

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Menu Bearbeiten - Serviceaufträge

Seite 304

Fakturiert

nicht fakturieren gestellt wurde oder das fakturieren ab Datum nicht noch weiter in der

Zukunft liegt).

Der Serviceauftrag wurde vom Fakturalauf verarbeitet und hat eine Rechnungsnummer als Verweis erhalten. Fakturierte Aufträge können nicht mehr verändert werden. Um den Status wieder auf ausgeführt zurückzusetzen, muss die dazugehörende Rechnung in ARCO Auftrag gelöscht werden.

Status 1-3 Diese drei Status sind frei definierbar und können von Ihnen im Menü Bearbeiten

Hauptgrössen Felder bestimmt werden.

Status in Zusammenhang mit mobileSolution.net

FTP Pendent Der Auftrag wurde auf den FTP Server gestellt, aber vom Techniker noch nicht abgeholt

FTP Abgeholt

Der Auftrag wurde vom Techniker abgeholt und ist damit bei ihm auf der Arco Mobile

FTP Rapportiert

Der Techniker hat den Auftrag erledigt und zurückgeschickt, er ist zum Import bereit

Die Status der mit mobileStation abzuwickelnden Serviceaufträge können über den Befehl Statuskontrolle, der auf der Serviceliste (Menu Bearbeiten - Services) verfügbar ist, aktualisiert werden.

Bedeutung der Quellen

Objekt Der Serviceauftrag wurde auf einem Objekt ausgelöst

Anlage

Manuell

Der Serviceauftrag wurde auf einer Anlage ausgelöst

Der Serviceauftrag wurde ohne jeden Verweis erstellt

AutoAbo Der Serviceauftrag wurde durch Generieren Serviceaufträge aufgrund eines Abos erstellt

Reiter Adressen

Die Adresszuteilung ist bei allen Entitäten identisch und deshalb im Kapitel Programmübergreifende

Funktionen erklärt.

Beim Eröffnen von Serviceaufträgen werden Adressen aufgrund von Vorgaben abgefüllt. Dabei sucht das Programm über die Hierarchie Abo -

Anlage - Objekt, ob sich auf diesen verknüpften

Entitäten eine Adresse vom gleichen Adresstyp findet, die als Vorgabeadresse für Serviceaufträge definiert ist (Einstellung beim Adresstyp). Die

Rechnungsadresse ist zwingend und wird in jedem

Fall eingetragen. z. B. Standortadresse ist als Vorgabe definiert und wir lösen einen Service ab Abo aus, so wird geprüft, ob es eine Abo-Standortadresse hat. Wenn ja wird diese eintragen

Auf der Anlageebene wird geprüft, ob es eine Anlage-Standortadresse hat. Wenn ja und noch nicht im Service eingetragen, so wird diese eingetragen.

Auf der Objektebene wird geprüft, ob es eine Objekt-Standortadresse hat. Wenn ja und noch nicht im Service eingetragen, so wird diese eingetragen.

Auch die manuellen Adressen werden nach dieser Logik abgefüllt, die Rechnungsadresse muss aber zwingend eine im ARCO Adress erfasste Adresse sein, dies kann keine manuelle Adresse sein.

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Seite 305

Bei der Terminübergabe an den Kalender war bisher folgendes für die Adressangabe gültig:

Hat es eine Standortadresse auf dem Service so wird diese genommen, sonst wird die Rechnungsadresse genommen.

Dies wurde angepasst, neu wird jetzt zuerst die

Hierarchie aufwärts geprüft ob auf dem Abo, Anlage oder Objekt eine Standortadresse eingetragen ist. Erst wenn auf den vier Entitäten keine Standortadresse gefunden wurde, wird die Rechnungsadresse des Serviceauftrages in den Termin übernommen.

Reiter Rapport Material

Tragen Sie hier die mit dem Serviceauftrag ausgelieferten Waren oder Ersatzteile ein. Sie können sich Artikel aus den Katalogen holen, einen Materialauszug aus einem bestehenden

Projektdokument in ARCO Auftrag machen, eine

bestehende Materialliste kopieren oder mit Neu

direkt manuell erfassen.

Unter Umständen ist die Materialliste schon vorgefüllt. Das ist dann der Fall, wenn Sie auf der

Quelle eine Materialliste hinterlegt haben.

Der Lagerabgang kann auf dem Reiter Info generell vordefiniert oder hier für jedes Material einzeln gesetzt werden.

In der Kolonne V bestimmen Sie, ob das Material verrechnet wird oder in Kulanz bzw. Garantie geliefert wurde.

Bei der Übernahme der Artikel aus einem Katalog wird die Menge auf 1 gesetzt und der Preis 1 verwendet

(wenn Sie in den Einstellungen Reiter Optionen programmspspezifisch den Mengendialog nicht eingeschaltet haben). Sie können die Mengen (und Preise) natürlich mit Ändern in der Maske verändern.

Einfacher geht es aber, wenigstens was die Mengen und Preise angeht, wenn Sie einen Doppelklick in die entsprechende Zeile und Spalte machen. Dann öffnet sich die Inlineerfassung, mit [Enter] springen Sie dann eine Zeile nach unten. Sie schliessen die Inlineerfassung mit dem Tabulator oder durch einen

Mausklick ins Leere.

Ist der Mengendialog in den Einstellungen aber gesetzt, dann können Sie bereits bei der

Artikelübernahme ab Katalog alle notwendigen

Angaben machen. Sie können den Artikeltext aus

Suchbegriff, Bezeichnung und/oder Beschreibung

übernehmen oder selber verändern. Sie haben hier auch die Wahl des Artikelpreises, können ihn auch überschreiben und einen Rabatt angeben.

Die Arbeitsart ist sinnvoll für Budgetkontrollen in

ARCO Erfolg und der Lagerabgangsort kann pro

Material individuell sein.

Die Preisherkunft wird auch hier angezeigt wie das bereits beim Mengendialog im Arco Auftrag ersichtlich ist.

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Menu Bearbeiten - Serviceaufträge

Seite 306

Hier war bisher nicht ersichtlich wie der Preis gebildet wird.

Jetzt wird die Preisherkunft auch hier angezeigt wie das bereits beim Mengendialog im Arco Auftrag ersichtlich ist.

Im Arco System-Bearbeiten-Benutzerverwaltung gibt es ein neues Benutzerrecht:

Serviceauftrag-Rapport Material-Recht EK-Preis

ändern

Wird dieses Benutzerrecht aktiviert so bewirkt das dass auf dem Serviceauftrag beim Einfügen von

Material auf dem Mengendialog das neue Feld

Einkaufspreis sichtbar und editierbar wird.

Auch nach dem einfügen in den Serviceauftrag kann mit diesem Benutzerrecht auf der Material

ändern-Maske der Einkaufspreis geändert werden.

Serviceauftrag – Reiter Rapport Material: Wenn

Sie über den Button Neu neue Positionen aus dem

Katalog einfügen wollten, so mussten Sie die Katalognummer und Artikelnummer manuell eingegeben.

Jetzt haben Sie auch hier die Möglichkeit mittels

Doppelklick, F3 oder […] den Katalog aufzurufen und den gewünschten Artikel aus dem Katalog in die Maske zu übernehmen.

In der Schnellerfassungsmaske war bisher nicht sichtbar welche Artikel bereits in den Serviceauftrag eingefügt wurden, dies wurde erst nach dem

Beenden der Maske ersichtlich.

Jetzt sehen Sie die bereits eingefügten Artikel in der Schnellerfassungsmaske in der Gruppe Bereits

hinzugefügte Artikel.

Bisher wurde nicht geprüft wessen Typ die eingefügten Positionen auf dem Reiter Material sind, deshalb konnte hier z. B. auch eine

Arbeitsposition aus dem Katalog eingefügt werden.

Dadurch dass die Rabattvergabe über die

Rechnungsadresse im ARCO Adress Reiter

Leistung erweitert wurde, wurde diese Prüfung notwendig bzw. musste auf das Einfügen von

Material-, Text-, Schmaltext-, Titel- und

Überschriftspositionen begrenzt werden.

Auch Leistungspositionen können eingefügt werden, allerdings erhalten Sie eine entsprechende Meldung und der Prozess wurde so angepasst dass wenn die Meldung mit JA bestätigt wird, nur die Materialpositionen aus dem Rezept der Leistung eingefügt werden. Die Menge wird aus der Rezept-Material-Position übernommen, der VP hingegen kommt von der verlinkten

Materialposition aus dem Katalog.

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Menu Bearbeiten - Serviceaufträge

Seite 307

Die Materialliste ab der Anlage welche bisher als

Popup auf dem Serviceauftrag angezeigt wurde, wurde in die Materialliste des Serviceauftrages integriert.

Hier sind neu die Spalten Anlagenummer, Anlagebezeichnung und der Anlagenbestand ersichtlich.

Der Anlagenbestand kann per Inline-Edit angepasst werden. Dieser geänderte Bestand wird dann in der Materialliste der Anlage als neuer Bestand gespeichert. Hier wird die Anlagenummer und Anlagebezeichnung der Anlage angezeigt auf der die Materialliste erfasst wurde und nicht die

Hauptanlage.

Demzufolge wird die Einstellung Materialbestand auf Anlagen aus den Einstellungen Lokal nicht mehr benötigt und entfernt.

Auf den jeweiligen Materiallisten (Anlagetyp, Abotyp, Objekt, Anlage, Abo) wird neu geprüft ob der

Artikel bereits in der erfassten Liste enthalten ist, dieser kann in einer Liste nicht doppelt vorkommen.

Die Checkbox Alle ist auch bei fakturierten Serviceaufträgen aktiv und veränderbar, damit auch im nach hinein alles Material angezeigt werden kann oder nur das der gewählten Anlage.

Reiter Rapport Arbeit/Spesen

Tragen Sie hier die Arbeitszeiten und Spesen ein.

Mit Neu öffnet sich die Ihnen vielleicht schon aus

ARCO Erfolg bekannte Maske für die Arbeits- und

Spesenerfassung .

In der oberen Liste sehen Sie die einzelnen

Buchungen, in der unteren Liste in die eine

Buchung in interne und externe Anteile aufgegliedert.

In der Kolonne V bestimmen Sie, ob die Buchung verrechnet wird oder unter Garantie / Kulanz /

Vertrag ausgeführt wurde.

Auf dem Serviceauftrag Reiter Rapport Arbeit/Spesen können die Arbeits- und Spesenbuchungen neu auch manuell sortiert werden. Die

Standard-Sortierung ist nach Tag/Uhrzeit, sobald mit den Pfeilen rauf/runter die Sortierung verändert wurde wird dieses Symbol aktiv, damit kann die Sortierung wieder auf Datum/Uhrzeit zurückgesetzt werden.

Zu beachten ist aber dass die Sortierung nur innerhalb der Arbeits- und Spesenpositionen möglich ist wenn die Fakturierung ohne Kapitel durchgeführt wird.

Wird mit Kapiteln fakturiert sind die Typen bereits nach Arbeit und Spesen getrennt und die Sortierung wird entsprechend übernommen.

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Menu Bearbeiten - Serviceaufträge

Seite 308

Auch im Serviceauftrag – Arbeitszeit- und

Spesenerfassung sind die vier neuen Felder, wie in

ARCO Erfolg, sichtbar.

Erfasst von Benutzer

Erfasst an Datum

Mutiert von Benutzer

Mutiert an Datum

Hier werden sie automatisch abgefüllt durch

Buchungsvorgänge in der Arbeits- und

Spesenerfassung.

Falls dieser Serviceauftrag als Quelle bzw. Verweis ein Abonnement hat, dann sehen Sie auf der untersten

Zeile Informationen zum Abonnement, die für die Fakturierung wichtig sind, nämlich ob die Arbeit oder das

Material inklusive sind und den Abobetrag.

Menu Bearbeiten - Überwachung

Zielsetzung

Stellen Sie sich vor, dass Sie regelmässig bei Kunden bestimmte Geräte oder Anlagen überwachen und dabei allenfalls aktuelle (technische) Daten aufnehmen müssen, um diese später analysieren zu können oder eine Bestellung auszulösen oder eine Veränderung zu fakturieren.

Bei solchen Aufgaben braucht es nicht jedes Mal einen Serviceauftrag, weil ja ein Rahmenvertrag mit dem

Kunden besteht. Die Abwicklung über ein Abo via Serviceauftrag wäre also viel zu umständlich.

Ausserdem muss die Wochenplanung übersichtlich gestaltet werden können, es braucht ein Datenaufnahmeblatt und die damit erfassten Daten müssen schnell und einfach in die Datenbank einfliessen können, die diese auch noch historisiert aufbewahrt, also nicht einfach den letzten Wert überschreibt.

Realisation

Zunächst braucht es erweiterte Abotypen, um komplexe Intervalle vordefinieren zu können. Wenn man z.

B. den Heizölstand überwachen muss, dann sind die Einsätze im Winter häufiger als im Sommer. Entsprechend kann das Überwachungsintervall innerhalb eines Jahres öfters ändern.

Dann wurde die Möglichkeit geschaffen den Abos Datenfelder zuzuordnen und die Werte in diesen Datenfeldern zu historisieren. Jede Eingabe fliesst automatisch in die Historie mit ihrem Erfassungsdatum.

Dann braucht es die Möglichkeit die Planung flexibel zu gestalten und die für die Wochentour benötigten

Informationen frei aufzubereiten und ein entsprechendes Termin- und Erfassungsblatt auszudrucken. Dafür wurde dieser neue Menü punkt Überwachung entwickelt. Es ist ein Modul, das zusätzlich zu ARCO Service lizenziert werden kann.

Wie Sie die Abotypen richtig definieren, um Überwachungsaufgaben zu übernehmen, ist im Kapitel zu den

Abotypen erklärt. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie zu den Abotypen Ihre Termin- und Erfassungslisten definieren und ausdrucken können.

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Menu Bearbeiten - Überwachung

Seite 309

Dialog Definition

Wählen Sie rechts oben den Abotyp, den Sie definieren bzw. bearbeiten möchten.

Zunächst definieren wir, welche Informationen wir

überhaupt benötigen in diesem Prozess. Die linke

Liste lässt sich also aus den Vorgaben rechts zusammenstellen.

Sie brauchen für Ihre Überwachungstabellen Objektdaten (Wo), Anlagedaten (Was), Abodaten

(Wer, Wann) und natürlich die (technischen) Datenfelder für die Aufnahme der Informationen vor

Ort.

Ziehen Sie diese mit Drag & Drop also von rechts nach links in die Liste und ordnen Sie die Reihenfolge mit

nach oben und nach unten.

Wenn Sie ein Abodatenfeld hinüberziehen, kriegen Sie die Auswahlliste der Datenfelder. Anschliessend gibt es verschiedene Optionen zu den Datenfeldern, die Sie mit der rechten Maustaste steuern können:

Datenfeld ändern

Sie erhalten wieder die Liste aller Datenfelder zur Auswahl.

Datenfeld als Info anzeigen

Datenfeld editierbar

Damit wird ein Datenfeld nur als Info geführt, kann also auf der Terminliste erscheinen, erhält aber keinen Raum auf dem Blatt und keinen Dialog zur Erfassung.

Damit erhält das Datenfeld Raum auf dem Blatt für die Eintragung des abzulesenden Wertes und einen Dialog in der Erfassungsliste, um den

Wert eintragen zu können.

Extern

Intern

Intern + Extern

Das Datenfeld steht nur für die Verwendung mit ARCO mobileStation.net zur Verfügung (nicht editier- oder anzeigbar auf der Erfassungsliste). Es können maximal 30 Datenfelder so geführt werden.

Das Datenfeld steht nur auf der Erfassungsliste zur Verfügung (nicht editier- oder anzeigbar in ARCO mobileStation.net), so können maximal

8 Datenfelder so geführt werden.

Das Datenfeld steht sowohl in der klassischen 'Papierlösung' wie in der elektronischen 'Mobile-Lösung' zur Verfügung.

Dialog Erfassungsliste

Nachdem Sie die Definition erstellt haben, wechseln Sie auf den Dialog Erfassungsliste mit dem entsprechenden Befehl (grüner Pfeil). Beim ersten

Mal werden Sie nach der Kalenderwoche (KW) gefragt, denn die Liste wird immer für eine bestimmte KW aufgebaut. Wählen Sie irgendeinen

Tag in der gewünschten KW.

Nun wird die Erfassungsliste angezeigt für die gewählte Woche und aufgrund der in der Definition gemachten Angaben. Die Linke Seite zeigt die

Allgemeinen Informationen zum Objekt, zur Anlage und zum Abo. Die rechte Seite zeigt die ausgewählten Datenfelder.

Informative Datenfelder haben keine Kolonne mit der Überschrift Neu und sind grau. Es wird einfach der aktuellste Wert mit seinem Erfassungsdatum angezeigt.

Sie können diese Liste nun z. B. für ein Objektgebiet und einen Mitarbeiter ausfiltern, damit Sie besser planen können und sich diese Liste mit dem Befehl Drucken ausdrucken. Damit erhalten Sie eine Terminliste für Ihre Arbeitswoche und gleichzeitig ein Erfassungsblatt für die Datenfelder.

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Menu Bearbeiten - Überwachung

Seite 310

Datenerfassung

Wenn Sie mit Ihrem ausgefüllten Erfassungsblatt wieder zurückkommen, stellen Sie die entsprechende

Kalenderwoche wieder ein und filtern allenfalls gleich aus, wie Sie das Erfassungsblatt erstellt haben. Dann wird die Erfassung ganz schön einfach und schnell gehen, weil alles in der gleichen Reihenfolge zu sehen ist.

Erfassungsdatenfelder haben eine Kolonne Neu. Ein Doppelklick in der entsprechenden Zeile öffnet die

Erfassung. Mit [Tabulator] springen Sie zur nächsten erfassbaren Kolonne für das gleiche Abo. Mit [Enter] springen Sie zur nächsten erfassbaren Zeile im gleichen Datenfeld, aber für das nächste Abo.

Sind alle Eingaben erfasst, so können Sie mit dem Befehl Speichern diese in die Wertehistorie der Datenfelder eintragen lassen.

Ist für eine KW schon ein aktueller Wert vorhanden wird das entsprechende Feld in der Kolonne Aktuell grün hinterlegt. Sie können also für die gleiche KW mehrere Erfassungsgänge machen und sehen immer, was schon aktuell erfasst wurde.

Elektronische Abwicklung

Wenn Sie die Überwachungsaufgaben über die mobileStation.NET abwickeln, dann definieren Sie die Informationsfelder, die Sie auf den Geräten angezeigt haben möchten unter der Auswahl mobileStation.NET im Drop Abotyp. Datenfelder müssen Sie nicht speziell definieren, denn diese sind von den Einstellungen des einzelnen Abotypen abhängig und werden von diesen direkt übernommen.

Um die Überwachungsaufgaben zu übermitteln, gehen Sie bei gesetztem Drop mobileStation.NET auf den Dialog Erfassungsliste (grüner Pfeil). Sie können jetzt Filter setzen. Nutzen Sie dann den

Befehl Export.

Stellen Sie die zu übertragenden Wochen ein.

Das Protokoll zeigt Ihnen ganz genau für welchen

Mitarbeiter welche XML Dateien erstellt und übertragen würden.

Weitere Details zur elektronischen Lösung, erfahren Sie im dazugehörenden speziellen Handbuch.

Menu Bearbeiten - Objekttypen

Objekttypen sind dazu da, die Objekte einzuteilen, um später darauf filtern zu können und damit eine

Grundlage für Marketingaktivitäten zu haben.

Sie haben auch die Möglichkeit pro Objekttyp

verschiedene zusätzliche Datenfelder zu eröffnen.

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Menu Bearbeiten - Objekttypen

Seite 311

Menu Bearbeiten - Anlagetypen

Anlagetypen dienen zur Einteilung von Anlagen.

Sie können die Anlagen darüber filtern, wie auch

Objekte suchen, die solche Anlagen enthalten, wiederum mit dem Blick auf das Marketing.

Ausserdem lassen sich für jeden Anlagetyp

verschiedene eigene Datenfelder und

Materiallisten anlegen.

Der Anlagetyp kann Vorgaben für die

Garantieleistungen der Anlagen beinhalten.

Menu Bearbeiten - Abotypen

Abotypen beinhalten einen Grossteil der

Grundlagen für die einzelnen Abonnemente. Sie bestimmen auf jeden Fall das Service- und das

Rechnungsintervall, die in vielen Fällen unterschiedlich sind.

Bezüglich Arbeitstext, Preis und Vorgabezeit beinhalten Sie einen Wert, der im individuellen

Vertrag geändert werden kann. Ein Abonnement kann nicht ohne Abotyp erstellt werden.

Abotypen können mit Datenfeldern ergänzt werden, um abospezifische Daten aufzunehmen. Das wird insbesondere beim Modul Überwachung zwingend gebraucht. Geben Sie hier diejenigen Datenfelder an, für die Sie auf den Objekten jeweils aktuelle Daten ablesen müssen.

Mit dem Befehl Sprachen lassen sich die Abotypauftragstexte auch in anderen Sprachen definieren (wichtig für die Fakturierung an fremdsprachige Rechnungsadressen).

Zu jedem Abotyp lässt sich eine Materialliste hinterlegen. Serviceaufträge, die auf einem Abo mit diesem

Abotyp ausgelöst werden, erhalten diese Materialliste vorgefüllt, falls das Abo keine eigene hat.

Wichtige Merkmale bei der Ausgestaltung von Abotypen sind:

Abotypen mit eigenem Rechnungsintervall. Das bedeutet, dass die Zahlung in jedem Fall zu einem bestimmten dann meist vor der Leistung liegenden Datum erfolgen muss.

Abotypen ohne eigenem Rechnungsintervall. Diese werden im Nachgang zu einem erfolgten

Serviceauftrag zusammen mit diesem fakturiert.

Abotypen mit einfachem Serviceintervall: über das ganze Jahr hinweg ändert sich das

Serviceintervall in der Regel nicht. Man muss z. B. regelmässig alle 3 Monate vorbeigehen, oder auch nur alle 2 Jahre. Es sind in der Regel auch längere Intervalle, mindestens mehrwöchig. Für solche

Abotypen können automatisch einzelne Serviceaufträge zum vom Abo bestimmten nächsten

Servicedatum erzeugt werden.

Abotypen mit komplexem Serviceintervall. Diese werden im Modul Überwachung verwendet. Sie ermöglichen im Laufe eines Kalenderjahres wechselnde Intervalle (z. B. im Winter häufiger als im

Sommer). Für Abos mit solchen Abotypen werden durch die Funktion Generieren Serviceaufträge keine Serviceaufträge erzeugt. Für die Bearbeitung dieser Abo ist der Menupunkt Bearbeiten -

Überwachung zuständig.

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Menu Bearbeiten - Anlagetypen

Seite 312

Maske Abotyp

Die Typnummer ist eine interne Kennung.

Der Abotyp ist die Bezeichnung.

Die Beschreibung beinhaltet die beim Service auszuführenden Arbeiten.

Das Serviceintervall legt fest in welchem Abstand die Arbeiten ausgeführt werden müssen.

Fakturieren nach erfolgtem Service bedeutet, dass der Abotyp kein eigenes Rechnungsintervall hat und erst fakturiert wird, nachdem der

Serviceauftrag ausgeführt worden ist.

Das Rechnungsintervall legt fest, in welchem

Abstand das Abonnement fakturiert werden soll.

Die restlichen Felder sind alles Vorgaben für ein

auf diesem Abotyp beruhenden Vertrag .

Die Maske Abotyp haben wir etwas umgestaltet, nebst Einfachem und Komplexem Serviceintervall kann jetzt auch Kein Serviceintervall definiert werden.

Diese Abos werden bei Generieren -

Serviceaufträge nicht berücksichtigt, hier bestimmen Sie selber den Zeitpunkt wann ein

Serviceauftrag dazu erstellt wird.

Das gleiche gilt auch für den Rechnungsintervall,

Sie können jetzt auch Abos mit Kein

Rechnungsintervall definieren, diese werden beim

Generieren - Fakturen nicht berücksichtigt.

Wird das Serviceintervall auf Komplex gestellt, dann erscheint der Reiter Serviceintervall

komplex, der die Erfassung von 7 verschiedenen

Intervallen innerhalb eines Kalenderjahres ermöglicht.

Wählen Sie einen der 7 Bereiche an, definieren Sie das Intervall und [speichern] Sie die Angaben.

Dann markieren Sie den nächsten Eintrag. Fahren

Sie fort bis Sie das ganze Jahr definiert haben.

Es werden jeweils die für das aktuelle

Kalenderjahr gültigen Datumsangaben angezeigt.

In einem anderen Kalenderjahr ist der Montag der

1. Monatswoche im April aber eine anderes

Datum.

Schliessen Sie die Erfassung mit [Ausführen] ab.

Kalender sind sehr kompliziert. Darum braucht es Regeln, damit die Start- und Endtermine klar sind.

Insbesondere muss festgelegt werden, wie die erste und die letzte Woche eines Monates bestimmt werden.

Bei Wochenintervallen gilt als erste Woche diejenige, die den 1. Tag des Monats enthält (unabhängig vom

Wochentag), bei Monatsintervallen diejenige, die eine vollständige Woche enthält (also Montag bis

Sonntag). Die letzte Woche wird nach der gleichen Regel bestimmt: bei Wochintervallen gilt als letzte

Woche diejenige, die den letzten Tag des Monates enthält (je nach Monat den 28., 29., 30. oder 31.), bei

Monatsintervallen diejenige, die als letzte vollstängig ist, also Montag bis Sonntag enthält. Bei

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ARCO Service

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Menu Bearbeiten - Abotypen

Seite 313

Wochenintervallen werden diejenigen Tage der gleichen Kalenderwoche, die vor dem 1. Tag oder nach dem letzten Tag (also in einem anderen Monat) liegen, nicht verarbeitet. Mit diesen Regeln wird nie ein Termin entstehen, der ausserhalb des gewählten Monatsbereiches liegt.

Menu Bearbeiten - Aborabatte

Es gibt die Möglichkeit, bei der

Vertragsfakturierung automatisch Rabatte anzuwenden aufgrund der Anzahl Anlagen, die von Verträgen gedeckt sind, die einer bestimmten

Rechnungsadresse fakturiert werden.

Menu Bearbeiten – Fakturavorgaben

Dieser Teil ist im Kapitel Programmübergreifende Funktionen beschrieben.

Menu Bearbeiten - Gebiete

Mit den Gebieten können Objekte eingeteilt werden. Denkbar ist die Zuweisung an einen verantwortlichen

Verkäufer oder ein Team. Routen bewegen sich innerhalb von einem Gebiet, sodass auch dieser

Zusammenhang möglich ist. Objekte können sehr einfach nach Gebieten gefiltert werden.

Menu Bearbeiten - Routen

Objekte können in einer Route platziert werden. Routen gehören zu einem Gebiet. Es ist ein informelles

Feld, falls Sie intern mit solchen Grössen operieren. Es ist keine automatische Routenplanung integriert oder geplant.

Menu Adressen – Folgeaufträge

Bearbeiten - Bestellungen

Diese Funktion ist im Kapitel von ARCO Lager erklärt.

Menu Bearbeiten - Datenfelder

Dieser Teil ist im Kapitel Programmübergreifende Funktionen beschrieben.

Menu Bearbeiten - Druckformate

Druckformate können aus mehreren Anwendungen heraus bearbeitet werden. Deshalb wird das Thema

zentral im Kapitel Druckformate behandelt.

Menu Bearbeiten - Erweiterte Filter

Die Bedienung dieser Filter ist bei allen Listen dieselbe und ist deshalb im Kapitel Programmübergreifende

Funktionen behandelt.

Menu Bearbeiten – Terminüberprüfung

Dieser Teil ist im Kapitel Programmübergreifende Funktionen bei Objekt Hauptmontuer / Objekt Vertretung

beschrieben.

Menu Bearbeiten - Typenspezifische Listenfarben

Diese Menüposition dient zur farblichen Darstellung der unterschiedlichen Status / Typen in den

Listen.

Eine Besonderheit ist der Typ Ausgeführt. Ist der Typ Ausgeführt aktiv und die Checkbox S

ERVICE

NICHT FAKTURIEREN

aktiv, so ist diese grau hinterlegt wie bis anhin.

Ist bei einem Typ nichts hinterlegt, so behält er seine Ursprungsfarbe (Beispiel Typ Pendent).

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ARCO Service

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Menu Bearbeiten - Aborabatte

Seite 314

B

EARBEITEN

T

YPENSPEZIFISCHE

L

ISTENFARBEN

Aktionen Neu, Ändern oder Löschen

Farbe hinzufügen:

Status/Typ auswählen

Für die Farbenauswahl, Doppelklick auf Ordner

Gewünschte Farbe auswählen oder eine eigene definieren und mit OK bestätigen.

[Ausführen]

Menu Bearbeiten - Verrechnungsansätze

Dieses Thema ist in ARCO Erfolg beschrieben.

Menu Bearbeiten - Workflowprozesse

Menu Bearbeiten – Konfiguration mobileStation

Sind bei Ihnen Tablets oder Notebooks im Einsatz, so finden Sie die Detailbeschreibung der Konfigurations-

Einstellungen im separaten Benutzerhandbuch ARCO Mobile 8.1

Menu Bearbeiten - Hauptgrössen

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Parametrisierung -

Einstellungen beschrieben.

Menu Bearbeiten – Einstellungen Mandant

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Parametrisierung -

Einstellungen beschrieben.

Menu Bearbeiten – Einstellungen Lokal

Dieses Menu ist von allen ARCO Anwendungen aus zugänglich und ist im Kapitel Parametrisierung -

Einstellungen beschrieben.

Menu Drucken - Objekte - Dokument

Hier können Sie Dokumente drucken, die

Objektinformationen beinhalten. Das geschieht

über ein von Ihnen definierbares Druckformat . Die

Druckfelder, die zur Verfügung stehen, sind in der ausgelieferten Vorlage ArcoObjektAlle.Dotx aufgeführt. Die Auswahl der Objekte ist durch den gerade aktiven Filter bestimmt oder betrifft nur das gerade markierte Objekt.

Auf dem Objektdruck besteht die Möglichkeit bei der Servicehistorie zu jedem Service auch die einzelnen Arbeits- und Materialpositionen sowie

Beispieldruck Servicehistorie mit @SARHIST:[email protected]

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ARCO Service

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Menu Bearbeiten - Verrechnungsansätze

Seite 315

die Datenfelder anzudrucken.

Voraussetzung ist das auf dem Druckformat-

Einzelne Elemente-Element Serviceliste ein gültiger Stil eingetragen ist. Ist einer vorhanden so wird geprüft ob auf den Elementen Servicearbeits-

liste (Normal/Variante), Servicematerialliste

(Normal/Variante) und Servicedaten jeweils gültige Stile eingetragen sind, ist dies der Fall dann werden die entsprechenden Informationen unterhalb des dazugehörigen Serviceauftrages ausgedruckt.

Die verfügbaren Stilfelder entnehmen sie dem

Handbuch ARCO SQL T10 Liste der Druckfelder

Menu Drucken - Objekte - Tabelle

Hier wird ein interner Report generiert, der die den gerade aktiven Filtern entsprechenden Objekte in einer

Tabelle aufführt, eine Linie pro Objekt.

Menu Drucken - Objekte - Bewegungsliste

Die hier produzierte Liste zeigt oder exportiert alle

Objekte,

 die in einer wählbaren Periode keine

Bewegungen hatten, also keine Serviceaufträge und keine Vertragsfakturen, oder

 die Anlagen enthalten mit einem

Installationsdatum in einer wählbaren Periode, oder

 die mehr als eine bestimmte Anzahl Einsätze in einer Periode haben.

Ziel der ersten beiden Punkte ist es, Marketingaktivitäten zu generieren, um Kunden wieder zu aktivieren, die lange nicht besucht wurden oder alte Anlagen besitzen. Der letzte Punkt hingegen dient dazu, Anlagen mit Problemem zu identifizieren. Wenn wir mehr als 4 Mal auf einem Objekt waren, gibt es dort vielleicht ein Gerät, das man ersetzen müsste, um die Reparaturkosten zu verringern.

Menu Drucken - Anlagen - Dokumente

Hier können Sie Dokumente drucken, die

Anlageinformationen beinhalten. Das geschieht

über ein von Ihnen definierbares Druckformat .

Wenn Sie eher eine Liste drucken wollen, dann führen Sie die Dokumente am Schluss zusammen ohne Seitenumbruch.

Auf dem Anlagendruck besteht die Möglichkeit bei der Servicehistorie zu jedem Service auch die einzelnen Arbeits- und Materialpositionen sowie die Datenfelder anzudrucken.

Beispieldruck Servicehistorie mit @SARHIST:[email protected]

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Menu Drucken - Objekte - Tabelle

Seite 316

Voraussetzung ist das auf dem Druckformat-

Einzelne Elemente-Element Serviceliste ein gültiger Stil eingetragen ist. Ist einer vorhanden so wird geprüft ob auf den Elementen

Servicearbeitsliste (Normal/Variante),

Servicematerialliste (Normal/Variante) und

Servicedaten jeweils gültige Stile eingetragen sind, ist dies der Fall dann werden die entsprechenden Informationen unterhalb des dazugehörigen Serviceauftrages ausgedruckt.

Die verfügbaren Stilfelder entnehmen sie dem

Handbuch ARCO SQL T10 Liste der Druckfelder

Menu Drucken - Anlagen - Tabelle

Hier wird ein interner Report generiert, der alle Anlagen in einer Tabelle aufführt, eine Linie pro Anlage.

Menu Drucken - Anlagen - Garantieablauf

Diese Liste achtet auf das Garantieablaufdatum der Anlagen. Sie dient dazu, Marketingaktivitäten zu generieren und Kunden bei Garantieablauf auf die Möglichkeit eines Wartungsvertrages aufmerksam zu machen. Deshalb kann die Liste auch exportiert werden, um als Steuerdatei für

Seriendruck zu fungieren.

Wählen Sie zunächst aus, für welchen

Datumsbereich Sie die Garantieabläufe suchen, das wird in der Regel so zwei bis drei Monate im

Voraus sein und schränken Sie allenfalls auf einen bestimmten Anlagetyp ein, um die Briefgestaltung individueller werden zu lassen.

Menu Drucken - Abonnemente - Dokument

Hier können Sie Dokumente drucken, die

Anlageinformationen beinhalten. Das geschieht

über ein von Ihnen definierbares Druckformat .

Wenn Sie eher eine Liste drucken wollen, dann führen Sie die Dokumente am Schluss zusammen ohne Seitenumbruch.

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Menu Drucken - Anlagen - Tabelle

Seite 317

Menu Drucken - Abonnemente - Tabelle

Verträge sind eine wichtige und konstante

Ertragsquelle. Entsprechend genau möchten Sie sie verfolgen können. Deshalb kann diese Liste mit so vielen Parametern eingestellt und eingeschränkt werden. Sie kann auch exportiert werden, um Sie z. B. in MS Excel weiterzuverwenden.

Die Felder bei Datum nächster Service, Datum

nächste Zahlung, Adressen, Objekte und Abotyp sind alles Filter, die die Liste also einschränken.

Die Liste kann sehr detailliert sein und sogar hinterlegte Materiallisten aufführen.

Menu Drucken - Serviceauftrag

Hier können Sie den markierten oder eine ganze

Reihe von Serviceaufträgen mit einem wählbaren

Druckformat ausdrucken. Wenn Sie mehrere

Aufträge drucken wollen, können Sie die Auswahl

über eine Periode, einen Mitarbeiter und einen

Status treffen. Sie können bestimmen, dass die einzelnen Serviceaufträge nicht einzelne

Worddokumente, sondern alle im gleichen

Dokument zusammengeführt werden sollen und ob dies mit oder ohne Seitenumbruch geschehen soll. Auf diese Weise lassen sich auch Listen erzeugen.

Wenn man mehrere Serviceaufträge miteinander druckt, vielleicht sogar als Tabelle, dann sollten die verknüpften Dokumente nicht mitgedruckt werden.

Menu Drucken - Termine

Dieses Thema ist in ARCO Adress beschrieben.

Menu Drucken - Warteschlange

Dieses Thema ist in den Programmübergreifenden Funktionen beschrieben.

Menu Generieren - Serviceaufträge

Diese Funktion steht im Zusammenhang mit den Abonnementen . Jedes Abonnement hat ein nächstes

Servicedatum, zu dessen Zeitpunkt eine bestimmte Leistung erbracht werden muss. Die Erbringung dieser

Leistung wird über einen Serviceauftrag abgewickelt.

Hier werden nun aufgrund der Abonnemente die entsprechenden Serviceaufträge angelegt. Sie

erhalten den Status

Erstellt und als Quelle

AutoAbo.

Geben Sie an, ob Sie gleich für Alle Abotypen oder

nur für einen Bestimmten diese Funktion durchführen wollen.

Bestimmen Sie ausserdem die Periode, für die

Serviceaufträge erstellt werden sollen. Bezug ist das Datum nächster Service in den

Abonnementen.

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Menu Drucken - Abonnemente - Tabelle

Seite 318

Nachdem die Serviceaufträge erstellt wurden, wird in allen berücksichtigten Abonnementen das Datum

nächster Service um das im Abotyp eingetragene Serviceintervall oder den nächsten Spezialtermin vorgestellt, sodass das Abonnement sofort für die nächste Ausführungsrunde geplant und bereit ist.

Menu Generieren - Fakturen

Mit diesem Prozess können sowohl ausgeführte Serviceaufträge wie auch Abonnemente fakturiert werden.

Generieren Fakturen – Aktionen

Wählen Sie in den Aktionen zwischen Neu, Ändern, Löschen, Kopieren und Ausführen

Generieren Fakturen definitiv oder provisorisch

Doppelklick auf die markierte Zeile hat den gleichen Effekt wie Ausführen in den Aktionen.

Folgender Dialog geht auf. Die Datumsauswahl ist mit der Fakturaperiode sowie Faktura-, Fibu- und Dispodatum auszufüllen.

Mit Ausführen erhalten Sie eine Liste der

Serviceaufträge und Buchungen, die aufgrund der gemachten Einstellungen fakturiert werden.

Sie können einzelne Aufträge vom Fakturalauf ausschliessen. Hier ausgeschlossene Aufträge werden im nächsten Fakturalauf wieder vorgeschlagen.

Generieren Fakturen provisorisch

Alle aufgeführten Fakturierungsläufe können vorgängig als provisorischer Lauf gestartet, ausgeführt und gedruckt werden.

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Menu Generieren - Fakturen

Seite 319

Damit nun ein provisorischer Rechnungslauf gestartet wird muss in der Datumsauswahl die

Checkbox Provisorischer Rechnungslauf aktiviert sein.

Provisorischer Rechnungslauf erlaubt es, die

Fakturierung bis und mit Druck von

Rechnungsdokumenten durchlaufen zu lassen, damit der Objektverantwortliche die Rechnung vor dem endgültigen Lauf prüfen und allenfalls eine Korrektur veranlassen kann.

Die vorbereiteten Positionen sind ersichtlich.

Weiterfahren mit Abbrechen und die

Fakturierung ist neu zu starten.

Mit Ausführen gelangt man zum Fakturajournal und anschliessend auf die Frage nach dem

Ausdruck nach Word.

Für die definitiven Rechnungen, die anschliessend im Auftrag zu finden sind, muss nach provisorischem Faktura generieren ein definitver Fakturenlauf gestartet werden.

Die gleichen Rechnungsnummern wie im prosiorischen Lauf werden vergeben, sofern in der Zwischenzeit nicht weitere oder definitive

Läufe erstellt wurden.

Fakturalauf für Serviceaufträge erstellen

Erledigte Serviceaufträge müssen fakturiert werden und natürlich möchte man das nicht einzeln und schon

gar nicht manuell manchen. Dieser Assistent führt Sie durch die Erstellung der Fakturen, wobei Ihnen die

Einstellungen grosse Einflussmöglichkeiten auf das Aussehen und den Grad der Transparenz der Rechnung erlauben.

Damit ein Serviceauftrag vom Fakturalauf erfasst wird, muss er folgende Bedingungen erfüllen:

Sein Status ist Ausgeführt

Die Box Service nicht fakturieren ist nicht markiert

Das Datum fakturieren ab ist innerhalb in der Datumsauswahl die sich nach Doppelklick oder Ausführen des Fakturalaufes öffnet.

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Fakturalauf für Serviceaufträge erstellen

Seite 320

Zunächst fällt die Entscheidung auf die

Fakturierung von Einzelservices und ob es gewünscht wird, Serviceaufträge auf einer

Rechnung zu sammeln, wenn dies möglich ist

(gleiches Objekt, gleiche Rechnungsadresse,

Sammelrechnung zulassen). Jeder Serviceauftrag erhält ein eigenes Kapitel in der Rechnung.

Sie können die Reihenfolge der drei Bereiche

Arbeit, Spesen und Material innerhalb der

Rechnung bestimmen oder allenfalls einen Bereich gar nicht fakturieren. Die Bezeichnungen, wie Sie in der Liste erscheinen, können in den

Einstellungen verändert werden.

Die Option Nicht verrechenbare Positionen als Variante eintragen bezieht sich auf diejenigen Arbeits-,

Spesen- und Materialbuchungen im Serviceauftrag, die die Box Fakturieren bzw. in den Listen die Kolonne

V nicht markiert haben. Diese Leistungen wurden aber erbracht und deshalb möchten Sie vielleicht trotzdem, dass Sie in der Rechnung erscheinen, damit der Kunde diese Leistungen sieht, auch wenn Sie nicht verrechnet werden. Dazu werden sie einfach als Varianten deklariert.

Wenn Serviceaufträge als Pauschal fakturiert werden sollen, dann tragen sie einerseits eine verrechenbare Position mit der zu fakturierenden Pauschalen und andererseits einen oder mehrere

Rapporte die nicht verrechenbar sind. Anders als bei Garantie/Kulanz will man die effektiven Leistungen bei Pauschalverrechnung aber nicht auf der Rechnung ausweisen.

Der Serviceauftrag kann auf dem Reiter Info in der Gruppe Auftragsart auf Pauschal gestellt werden. Diese Einstellung wird benutzt, um im Fakturawizard eine neue Option anzuwenden.

Im Fakturawizard Seite 1 Gruppe Optionen gibt es eine neue Checkbox nicht anwenden bei Auftrags-

art Pauschal.

Ist diese neue Option (welche von der übergelagerten Option abhängig ist) gesetzt, dann werden bei Serviceaufträgen mit Auftragsart Pauschal die nicht verrechenbaren Rapporte nicht in die Rechnung geschrieben, auch nicht als Varianten.

Bei allen anderen Serviceaufträgen aber schon.

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Fakturalauf für Serviceaufträge erstellen

Seite 321

Bei dieser Option fehlte bislang die Unterscheidung nach direkten und indirekten Arbeitsarten.

Es wurden immer alle Positionen als Varianten eingetragen. Das kann sehr störend sein, wenn man bei Erfolgsaufträgen zum Beispiel auch Verkaufsaufwände auf den Auftrag erfasst. Interne

Buchungen will man dem Kunden auf der Rechnung nicht zeigen, nur Leistungen von denen der

Kunde direkt profitiert hat, die man aber nicht verrechnet.

Mit dieser neuen Option können die indirekten

Arbeitsarten von der Fakturierung ausgeschlossen werden.

Die Option Fakturajournal drucken bringt eine Übersicht über die erstellten Rechnungen.

Die Option Provisorischer Rechnungslauf erlaubt es, die Fakturierung bis zum Druck von

Rechnungsdokumenten durchlaufen zu lassen, damit der Objektverantwortliche die Rechnung vor dem endgültigen Lauf prüfen und allenfalls eine Korrektur veranlassen kann.

Die Option In Warteschlange drucken erstellt die Rechnungen, überträgt sie aber nicht sofort in Word,

sondern stellt Sie in die Druckwarteschlange , von wo aus Sie sie zu einem geeigneten Zeitpunkt oder in

geeigneten Tranchen ausdrucken können.

Die Option Kapitelrabatte als Positionsrabatte eintragen bezieht sich auf die im Serviceauftrag auf dem

Reiter Info eingetragenen Rabatte auf Arbeit, Spesen und Material. In der Regel werden diese Bereiche in eigenen Kapiteln untergebracht, sodass auf dem Kapiteltotal dann der Rabatt erfolgen kann. Sie können hier aber entscheiden, dass der Rabatt für jede einzelne Position eingetragen werden soll.

Die Option Skonto einfügen ermöglicht die Berücksichtigung eines allenfalls bei der Rechnungsadresse hinterlegten Skontosatzes.

Die Option Teilrechnungen abziehen sucht im mit dem Objekt verbundenen Projekt alle noch nicht vorgetragenen Dokumente vom Typ Teilrechnung und bringt diese in der Servicerechnung zum Abzug.

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Fakturalauf für Serviceaufträge erstellen

Seite 322

Bestimmen Sie das

Druckformat

, mit dem die

Rechnungen dargestellt werden.

Wenn ein Objekt noch keinen Verweis auf ein

Projekt trägt, dann wird die erzeugte Rechnung in ein neues Projekt eingetragen. Bestimmen Sie, in welcher Auftragsgruppe das neue Projekt eingetragen wird.

Wenn die Objekte aber einen Projektverweis tragen, dann kann mittels der Auftragsgruppe bestimmt werden, welche Objekte in diesem

Fakturalauf verarbeitet werden sollen.

Es ist möglich einen Fakturierungslauf mit

folgende Rechnungsadresse berücksichtigen für eine einzelne Rechnungsadresse zu speichern.

Wenn Sie mehrere Post- oder Bankverbindungen erfasst haben und diese nicht bei jeder Adresse oder den Einstellungen für den bevorstehenden

Fakturalauf anpassen möchten, so erstellen Sie für jede Post- oder Bankverbindung einen eigenen

Fakturenlauf.

Geben Sie an wie die Projektnummer und die

Rechnungsnummer gebildet werden soll.

Sie können auf der Rechnung einen Text eintragen lassen, der einen Datumsbereich angibt. Dieser

Datumsbereich kann:

 der Fakturaperiode, die Sie beim Auführen in der Datumsauswahl angegeben, entsprechen

 als Von-Datum das Datum der ersten und als Bis-Datum das Datum der letzten Leistung, die mit dem

Serviceauftrag erbracht wurde, beinhalten

 aus einem freien Text bestehen

 nicht eingetragen werden

In den ersten beiden Fällen können Sie vor den beiden Daten noch einen Text bestimmen oder für den dritten Fall einfach einen Text angeben.

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Fakturalauf für Serviceaufträge erstellen

Seite 323

Im Fakturawizard auf Seite 3 nehmen Sie auf die

Sortierung der Vorschau und des Ausdruckes

Einfluss.

Hier sind je nach Fakturierungslauf zwei bis drei

Sortierebenen verfügbar. Bei der

Servicefakturierung steht Ihnen der Objekt und der Serviceauftragsbereich zur Verfügung.

Bei der Abo-/Sammelabofakturierung wird zuerst nach Objekt-, dann Abo- und zum Schluss nach

Serviceauftrag-Sortierung sortiert.

Hier können Sie weitere Textbausteine, die am

Anfang der Rechnung eingetragen werden, bestimmen. Sie können einen Bezug zum

Serviceauftrag einbringen mit freiem Text gefolgt von der Nummer und/oder der Bezeichnung bzw. dem Servicedatum.

Sie können die ganze

Serviceauftragsbeschreibung, also den

Arbeitsbeschrieb, auf die Rechnung bringen und entscheiden via Positionstyp (Format) über seine

Darstellung.

Damit Sie auf der Rechnung auch eine Information

über den

Anlagetyp

haben, kann dieser auf die

Dokumentbezeichnung übertragen werden.

Die anderen Felder sind für die Abofakturierung.

Seite 5 ist im Wizard für die Servicefakturierung inaktiv.

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Fakturalauf für Serviceaufträge erstellen

Seite 324

Jetzt geht es um die Transparenz der Rechnung. Wie viel Information wollen Sie auf der Rechnung haben?

Auf den folgenden Seiten können Sie für Arbeit, Spesen und Fremdleistungen bestimmen, ob und wie die einzelnen Rapportbuchungen auf die Rechnung übertragen werden sollen. Diese Seiten sind praktisch

identisch mit den Seiten im Wizard der Regiefakturierung von ARCO Erfolg.

In der Servicefakturierung sowie auch der

Abofakturierung kann über die Zusätzlichen Infos neu auch der Anlagetyp gedruckt werden.

Bestimmen Sie nun, wie die Arbeitsbuchungen auf der Rechnung dargestellt werden sollen.

Keine Details erzeugt eine Zeile mit einer

Pauschale für die Arbeit.

Arbeitszeit pro Mitarbeiter zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Mitarbeiter.

Arbeitszeit pro Arbeitsart zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Arbeitsart.

Arbeitszeit pro Periode zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Tag, Woche, Monat oder für die

ganze Periode.

Alle Arbeitszeiten aufführen bringt für jede

Buchung eine Position in der Rechnung.

Buchungen in Kapitel unterbringen heisst, dass für Arbeit ein Kapitel angelegt wird und darin die Positionen sind, sodass der Kunde für den Bereich Arbeit ein Total erhält. Den Positionstext des Kapitels können Sie in

den Einstellungen setzen.

Wir haben jetzt bestimmt, wie detailliert, wie transparent wir die Rechnungsbeträge haben wollen. Die

Liste unten beschäftigt sich mit dem Positionstext. Wie viel und welche Information wollen Sie im

Positionstext dem Kunden über die Buchungen geben. Die Auswahl, die Sie haben, hängt vom oben getroffenen Detaillierungsgrad ab. Sie können mit einem Doppelklick in der Kolonne M einen Textbaustein ein- und ausschalten. Ausserdem können Sie die Reihenfolge der Textbausteine innerhalb des

Positionstextes mit den Pfeilknöpfen bestimmen und Sie können durch Doppelklick in der Kolonne CR eine

Zeilenschaltung nach dem Textbaustein bewirken.

Das hier zur Seite 6 über die Arbeitspositionen Gesagte, gilt sinngemäss auch für die Seiten 7 und 8, wo genau die gleichen Einstellungen für Spesen und Material gemacht werden können. Damit sollten Sie Ihre

Rechnungen wirklich mit genau den gewünschten Informationen erzeugen können.

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Fakturalauf für Serviceaufträge erstellen

Seite 325

Mit Ausführen schliessen Sie den Wizard ab. Die getätigten Einstellungen sind gespeichert.

Die Faktura-Vorschau im Bereich der Rapporte wurde rein optisch an den ARCO-Standard angepasst. Dies gilt für die Service-, Abo und Objekt-

übergreifende Fakturierung.

Fakturalauf für Abonnemente erstellen

Für die Fakturierung der Abonnemente wird der gleiche Wizard benutzt wie für die Serviceaufträge. Damit ein Vertrag in den Fakturalauf aufgenommen wird, muss er eine der folgenden Bedingungen erfüllen:

Sein Abotyp hat ein eigenes Fakturaintervall und sein Datum Nächste Rechnung ist innerhalb der

Fakturaperiode, die Sie in der Datumsauswahl angeben

Sein Abotyp hat kein eigenes Fakturaintervall, aber der vom Abonnement generierte Serviceauftrag ist

ausgeführt worden und erfüllt die Bedingungen , die für Serviceaufträge in Fakturaläufen gelten

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Fakturalauf für Abonnemente erstellen

Seite 326

Bei Einzelabos werden nur diejenigen Abos zur

Fakturierung vorgeschlagen, die innerhalb eines

Objektes als einzige die Bedingungen des

Assistenten erfüllen. Bei Sammelabos werden nur diejenigen Abos vorgeschlagen, die nicht alleine in einem Objekt alle eingestellten Bedingungen des

Assistenten erfüllen. Es sind also beide Läufe separat durchzuführen.

In der Fakturaperiode geben Sie an, welche Daten

nächste Rechnung der Abonnemente berücksichtigt werden sollen.

Sie können die Reihenfolge der drei Bereiche

Arbeit, Spesen und Material innerhalb der

Rechnung bestimmen oder allenfalls einen Bereich gar nicht fakturieren. Die Bezeichnungen, wie Sie in der Liste erscheinen, können in den

Einstellungen verändert werden.

Die Option Nicht verrechenbare Positionen als Variante eintragen bezieht sich auf diejenigen Arbeits-,

Spesen- und Materialbuchungen im Serviceauftrag, die die Box Fakturieren bzw. in den Listen die Kolonne

V nicht markiert haben. Diese Leistungen wurden aber erbracht und deshalb möchten Sie vielleicht trotzdem, dass Sie in der Rechnung erscheinen, damit der Kunde diese Leistungen sieht, auch wenn Sie nicht verrechnet werden. Dazu werden sie einfach als Varianten deklariert. Diese Option bezieht sich nur auf Abofakturen, bei denen auch ein Serviceauftrag mitfakturiert wird.

Die Option Fakturajournal drucken bringt eine Übersicht über die erstellten Rechnungen.

Die Option Provisorischer Rechnungslauf erlaubt es die Fakturierung bis zum Druck von

Rechnungsdokumenten durchlaufen zu lassen, damit der Objektverantwortliche die Rechnung vor dem endgültigen Lauf prüfen und allenfalls eine Korrektur veranlassen kann.

Die Option In Warteschlange drucken erstellt die Rechnungen, überträgt sie aber nicht sofort in Word,

sondern stellt Sie in die Druckwarteschlange , von wo aus Sie sie zu einem geeigneten Zeitpunkt oder in

geeigneten Tranchen ausdrucken können.

Die Option Kapitelrabatte als Positionsrabatte eintragen bezieht sich auf die im Serviceauftrag auf dem

Reiter Info eingetragenen Rabatte auf Arbeit, Spesen und Material. In der Regel werden diese Bereiche in eigenen Kapiteln untergebracht, sodass auf dem Kapiteltotal dann der Rabatt erfolgen kann. Sie können hier aber entscheiden, dass der Rabatt für jede einzelne Position eingetragen werden soll.

Die Option Teilrechnungen abziehen sucht im mit dem Objekt verbundenen Projekt alle noch nicht vorgetragenen Dokumente vom Typ Teilrechnung und bringt diese in der Servicerechnung zum Abzug.

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Fakturalauf für Abonnemente erstellen

Seite 327

Bestimmen Sie das

Druckformat

mit dem die

Rechnungen dargestellt werden.

Wenn ein Objekt noch keinen Verweis auf ein

Projekt trägt, dann wird die erzeugte Rechnung in ein neues Projekt eingetragen. Bestimmen Sie, in welcher Auftragsgruppe das neue Projekt eingetragen und wie die Projektnummer und die

Rechnungsnummer gebildet werden soll.

Wenn Sie mehrere Post- oder Bankverbindungen erfasst haben und diese nicht bei jeder Adresse oder den Einstellungen für den bevorstehenden

Fakturalauf anpassen möchten, so erstellen Sie für jede Post- oder Bankverbindung einen eigenen

Fakturenlauf.

Sie können auf der Rechnung einen Text eintragen lassen, der einen Datumsbereich angibt. Dieser

Datumsbereich kann:

 der Fakturaperiode, die Sie beim Auführen in der Datumsauswahl angegeben, entsprechen

 als Von-Datum das Datum der ersten und als Bis-Datum das Datum der letzten Leistung, die mit dem

Serviceauftrag erbracht wurde, beinhalten

 aus einem freien Text bestehen

 nicht eingetragen werden

In den ersten beiden Fällen können Sie vor den beiden Daten noch einen Text bestimmen oder für den dritten Fall einfach einen Text angeben.

Im Fakturawizard auf Seite 3 können Sie auf die

Sortierung der Vorschau und des Ausdruckes

Einfluss nehmen.

Hier sind je nach Fakturierungslauf zwei bis drei

Sortierebenen verfügbar. Bei der

Servicefakturierung steht Iihnen der Objekt und der Serviceauftragsbereich zur Verfügung.

Bei der Abo-/Sammelabofakturierung wird zuerst nach Objekt-, dann Abo- und zum Schluss nach

Serviceauftrag-Sortierung sortiert.

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Fakturalauf für Abonnemente erstellen

Seite 328

Die Gruppe Serviceinfos entspricht genau derjenigen beim Servicefakturalauf und ist auch dort erklärt. Sie kommt auch nur zur Anwendung, wenn mit dem Abo auch noch ausgeführte

Serviceaufträge mitfakturiert werden.

Jetzt sind auch die Optionen für Abonnemente wählbar.

Sie können den Fakturalauf auf einen bestimmten

Abotyp einschränken.

Sie können einen Darstellung Titel erwirken aus einem Text und Feldern des Abonnements.

Sie können zusätzlich den Abobeschrieb

als…drucken (Arbeitsbeschrieb) in verschiedenen

Darstellungen eintragen.

Die Darstellung Position mit dem Abobetrag hat einen Text, den Sie angeben und mit der effektiven Vertragsperiode ergänzen können.

Die Darstellung Position mit dem Abobetrag kann ausserdem den Rabatt ausweisen oder einrechnen.

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Fakturalauf für Abonnemente erstellen

Seite 329

Bestimmen Sie wie die Buchungen der Arbeitszeit auf der Rechnung dargestellt werden sollen.

Keine Details erzeugt eine Zeile mit einer

Pauschale für die Arbeitsart.

Arbeitszeit pro Mitarbeiter zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Mitarbeiter.

Arbeitszeit pro Arbeitsart zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Arbeitsart.

Arbeitszeit pro Periode zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Tag, Woche, Monat oder für die

ganze Periode.

Alle Arbeitszeiten aufführen bringt für jede

Buchung eine Position in der Rechnung.

Bestimmen Sie wie die Buchungen der Spesen auf der Rechnung dargestellt werden sollen.

Keine Details erzeugt eine Zeile mit einer

Pauschale für die Spesen.

Beträge pro Mitarbeiter zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Mitarbeiter.

Beträge pro Arbeitsart zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Arbeitsart.

Beträge pro Periode erzeugt eine Zeile pro

Periode.

Beträge pro Periode zusammenfassen erzeugt eine

Zeile pro Tag, Woche, Monat oder für die ganze

Periode.

Alle Beträge aufführen bringt für jede Buchung eine Position in der Rechnung.

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Fakturalauf für Abonnemente erstellen

Seite 330

Bestimmen Sie wie die Buchungen des Materials auf der Rechnung dargestellt werden sollen.

Keine Details erzeugt eine Zeile mit einer

Pauschale für das Material.

Beträge pro Arbeitsart zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Arbeitsart.

Beträgel pro Periode zusammenfassen erzeugt eine Zeile pro Periode.

Beträge pro Periode zusammenfassen erzeugt eine

Zeile pro Tag, Woche, Monat oder für die ganze

Periode.

Beträge pro Artikel erzeugt ein Zeile pro Artikel.

Alle Buchungen aufführen bringt für jede Buchung eine Position in der Rechnung.

Wurde beim Abo die Indexierung eingeschaltet, so gibt man hier bei der Fakturierung für alle diese

Abos den aktuellen Indexstand an, damit das

Programm die Differenz berechnen kann. Der neue

Preis kann durchgerechnet intransparent auf der

Rechnung erscheinen oder der Index kann

ausgewiesen werden, so dass der Kunde den

Zuschlag nachvollziehen kann.

Zusätzlich ist es möglich bei der Abofakturierung auf Seite 5 des Wizard auch noch den Anlagetyp in die Titelposition zu übernehmen.

Alle folgenden Seiten sind identisch mit der Servicefakturierung und werden nur genutzt, wenn mit dem

Abo zusammen auch Serviceaufträge fakturiert werden.

Mit Ausführen schliessen Sie den Wizard ab. Er merkt sich die getätigten Einstellungen und schlägt sie das nächste Mal wieder vor. Sie erhalten daraufhin die Liste der Abonnemente, die aufgrund der gemachten

Einstellungen fakturiert werden können. Sie können einzelne Abonnemente vom Fakturalauf ausschliessen, einfach durch Doppelklick. Hier ausgeschlossene Abonnemente werden im nächsten Fakturalauf wieder vorgeschlagen.

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Fakturalauf für Abonnemente erstellen

Seite 331

Wenn Sie Abos ohne Rechnungsintervall haben also fakturieren nach erfolgtem Service und dazu

Serviceaufträge erfassen, die Serviceaufträge aber fälschlicherweise über die Serviceauftragsfakturierung verrechnet haben anstelle über die Abofakturierung so wird das Abo nicht fakturiert und geht womöglich vergessen. Damit das nicht passiert sollte jeweils zuerst die Abofakturierung durchgeführt werden und erst anschliessend die Serviceauftragsfakturierung.

Damit das in Zukunft sicher nicht mehr passiert werden neu diese Serviceaufträge in der Servicefakturierung rot markiert und das Häcken bei

V ist nicht gesetzt. Zusätzlich wird beim Versuch das Häcken zu setzen eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt.

Abofakturierung mit Mwst Umstellung

Die neue MWST Gesetzgebung verlangt bei der

Abofakturierung, dass die Zeitanteile mit dem entsprechenden MWST Satz berechnet und ausgewiesen werden. Würden alle Abos z. B. vom

01.01.2010 bis 31.12.2010 dauern, wäre die kommende MwSt-Erhöhung per 01.01.2011 kein

Thema, da aber oftmals ein Abo z. B. vom

01.07.2010 bis 30.06.2011 dauert, brauchen Sie um diese MwSt-Erhöhung zu Händeln, diese Lizenzerweiterung mit der Lizenznummer 247 'Service Abo Erweiterte Faktura'.

Erfassen Sie als erstes in den Einstellungen Mandant – Reiter Allgemein – Alle Hauptgrössen –

MwSt den neuen 8%MwSt-Satz und verbinden Sie diesen mit dem in der Buchhaltung ebenfalls neu erfassten MwSt-Satz.

Arbeiten Sie mit der ABACUS-Buchhaltung und wollen diese erweiterte Abofakturierung nützen, so müssen sie im ABACUS einen neuen MwSt-

Code für 8% erfassen und können nicht mit der

Zeitachse auf dem bestehenden 7,6% MwSt-Code arbeiten. Auf dem 8%MwSt-Satz müssen Sie allerdings zwei Zeitachsen definieren, die erste die jetzt schon im Jahr 2010 gültig ist und eine zweite ab dem 01.01.2011 und vergessen Sie nicht den

Folgecode des 8%-Satzes auf dem 7,6% Satz einzutragen.

Im ARCO ergänzen Sie beim 7.6%MwSt-Satz das

Feld Nachfolger mit der Mehrwertsteuercodenummer des neuen 8%MwSt-Satzes und beim

8%MwSt-Satz das Feld des Vorgänger mit der

Mehrwertsteuercodenummer des 7.6%MwSt-

Satzes.

Im Fakturawizard wird durch die Lizenzerweiterung auch die neue Gruppe MwSt-Umstellung ak-

tiv, wo Sie das Stichdatum der MwSt-Umstellung eingeben können.

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ARCO Service

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Fakturalauf für Abonnemente erstellen

Seite 332

Wenn Sie nun ein Abonnement mit Periode z. B. vom 01.07.2010-30.06.2011 fakturieren mit

MwSt-Stichdatum 01.01.11 dann sieht die Aborechnung im ARCO Auftrag z. B. so aus. Im Kapitel ist nach wie vor nur eine Abobetragsposition

(Typ Freibetrag) vorhanden auf der der MwSt-

Code 7.6% hinterlegt ist, auf der obersten Ebene des Dokumentes sind aber zwei MwSt-Positionen drin. Welcher MwSt-Satz auf welchem Anteil des

Abobetrages berechnet wird, ist auf der Abobetragsposition hinterlegt. Position ändern-Reiter

Auswertungen da ist das neue Feld Anteil % MwSt

Folgeperiode aktiv und in diesem Beispiel mit 50% abgefüllt. Da die Dauer des Abos 12Monate beträgt und 6Monate das alte und 6Monate das neue

Jahr betreffen wird auf 50% des Abobetrages der neue MwSt-Satz zu 8% angewendet.

So können Sie natürlich auch auf anderen Positionen im Dokument die MwSt aufteilen indem Sie den Prozentsatz im Feld Anteil % MwSt Folgeperi-

ode eingeben, auf diesem Anteil des Betrages wird der neue MwSt-Code angewendet.

Objektübergreifende Fakturierung Service und Abonnemente erstellen

Auch im ARCO Service können Sie neu mehrere

Objekte eines Projektes in nur eine Rechnung verpacken.

Bei dieser objektübergreifenden Fakturierung sind die gleichen Einstellungen notwendig wie bei der auftragsübergreifenden Fakturierung.

Die Objekte müssen alle auf das gleiche Projekt verweisen und die Rechnungsadresse muss identisch sein.

Handbuch ARCO SQL T10 - erstellen

ARCO Service

-

Objektübergreifende Fakturierung Service und Abonnemente

Seite 333

Auf dem Service muss ebenfalls die gleiche Rech-

nungsadresse eingetragen sein wie auf dem Projekt, die Währung muss mit der Projektwährung

übereinstimmen und die Box Sammelrechnung muss aktiviert sein.

Dasselbe gilt auch für die Abonnemente welche

Objektübergreifend fakturiert werden wollen.

Beim starten des Fakturawizard ist als Default die

Box Objektübergreifend fakturieren aktiviert, zu diesem Zeitpunkt sind die Box Sammelservices und Sammelabos nicht zu sehen. Diese werden erst aktiv, wenn Sie die Box Objektübergreifend

fakturieren deaktivieren. Das heisst Sie haben hier noch immer die Möglichkeit zwischen der normalen Einzel-/ Sammelfakturierung oder aber der neuen objektübergreifenden Fakturierung zu wählen.

Diese Objektübergreifende Fakturierung ist in

Bezug auf die Abofakturierung ein grosser Vorteil, da Sie sich einen Fakturalauf sparen können. Das heisst Sie müssen nicht mehr Einzalabos und anschliessend nochmals die Sammelabos fakturieren. Dies können Sie in Zukunft in einen Fakturalauf zusammenfassen.

Wenn Sie nun Objektübergreifend fakturieren möchten, lassen Sie die Box aktiviert und wählen zwischen Service oder Abonnement.

Handbuch ARCO SQL T10 - erstellen

ARCO Service

-

Objektübergreifende Fakturierung Service und Abonnemente

Seite 334

Auf der [Seite 4] der Fakturierung haben Sie die

Möglichkeit zu wählen wie die Objektkapitel auf der Rechnung dargestellt werden sollen.

Sie wählen zwischen Objektnummer oder Bezeich-

nung oder aber beide zusammen kombiniert. Bei

Text vor Kapitel definieren Sie selber einen Titel der vor der Objektnummer und/oder Bezeichnung steht.

Ausführen speichert den Fakturalauf. Mit Doppelklick wird er gestartet und die Datumsauswahl geht auf.

In der Maske der zur Fakturierung vorbereiteten

Positionen sehen Sie eine erweiterte Anzeige. Hier wird nach Projekt/ Objekt/ Serviceauftrag oder nach Projekt/ Objekt/ Abo gegliedert.

Die Symbole haben hier die gleiche Bedeutung und Funktionalität wie in der Fakturierung unter

ARCO Erfolg und werden hier deshalb nicht nochmals beschrieben. Mit [Legende einblenden] erhalten Sie auch hier eine Übersicht der möglichen

Symbole.

Einzig dieses Symbol ist in der Service-/ Abo-

Fakturierung zusätzlich vorhanden:

Es wird auf dem Objekt angezeigt, wenn zu fakturierende Services oder

Abos vorhanden sind die aber nicht für die Sam-

melrechnung zugelassen sind.

Handbuch ARCO SQL T10 - erstellen

ARCO Service

-

Objektübergreifende Fakturierung Service und Abonnemente

Seite 335

Ihre objektübergreifende Sammelservicerechnung könnte z. B. so aussehen.

Ihre objektübergreifende Sammelaborechnung könnte z. B. so aussehen.

Menu Generieren - Arbeitsvorrat

Sie können hier untersuchen, wie viele Aufgaben

Sie in einer bestimmten Periode erwarten. Dazu können schon erstellte oder gedruckte

Serviceaufträge gehören, die entweder aus einem

Abo entstanden sind oder auch ab Objekt oder

Anlage.

Die ausgewiesenen Erträge können alle drei

Leistungsbereiche umfassen.

Menu Generieren - Erfolgsrechnung

Für den Fall, dass Sie ARCO Erfolg nicht im Einsatz haben, gibt es in ARCO Service diese einfache

Erfolgsrechnung, mit der Sie einen Vergleich machen können zwischen den Kosten und den Erträgen der erbrachten Leistungen.

Es wird das Kalkulationsschema

Stundenkosten angewandt. Der Vergleich findet pro Arbeitsart statt.

Materialrapporte werden entsprechend der Arbeitsart des Serviceauftrages verbucht.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Service

-

Menu Generieren - Arbeitsvorrat

Seite 336

Soll die Erfolgsrechnung nur für das gerade

markierte Objekt, die gerade markierte Anlage oder für alle Objekte erstellt werden?

Möchten Sie nur eine einzige Arbeitsart oder nur eine Auftragsart berücksichtigen?

Soll der Vergleich pro Objekt oder für jede Anlage einzeln stattfinden?

Sollen die Objekte nicht einzeln ausgewertet werden sondern nur eine Zusammenfassung über alle Objekte.

Sie können die Periode, die untersucht wird, auf einen beliebigen Datumsbereich einschränken.

Mit der Box Ausdruck für Kunden wird die Ertragskolonne und der Erfolgsvergleich unterdrückt und nur die

Kosten gezeigt. Das ist insbesondere in Zusammenhang mit Wartungsverträgen eine Möglichkeit, dem

Kunden gegenüber transparent zu sein, allenfalls auch um höhere Wartungsgebühren rechtfertigen zu können.

Menu Generieren - Rechnungsübersicht

Zeigt einfach eine Liste aller erstellten Abo- und Servicerechnungen.

Menu Generieren - Historie

Es gibt in ARCO Service verschiedene Automatismen, die sich jeweils auch auf eine Periode beziehen. Dazu

gehören Generieren Serviceaufträge ,

Generieren Fakturen ,

Drucken Serviceaufträge . Wissen Sie noch für

welche Wochen Sie schon die Serviceaufträge vorbereitet haben? Die Historie hilft Ihnen und zeigt, wann

Sie welche Operationen vorgenommen haben.

Menu Extra – Service Vorerfassung

Diese Menüposition dient zur Schnellerfassung von Serviceaufträgen z. B. während des Kundenanrufs. Zu einem späteren Zeitpunkt werden diese mit Aktionen Übernehmen ins Objekt verschoben.

Mit Neu können mit der Tab- oder Enter-Taste in der Vorerfassung beliebig viele Serviceaufträge erfasst und später übernommen werden. Das

Erfassen der verschiedenen Felder ist fakultativ.

Das Termindatum wird automatisch mit dem

Tagesdatum abgefüllt.

Egal welches Feld in der erfassten Zeile aktiv ist, mit Löschen wird die ganze Vorerfasste Zeile eliminiert.

Achtung: Beim Übernehmen wird immer das erste gefundene Objekt mit identischem

Inhalt angezeigt, bei Übereinstimmung mit

OK bestätigt.

Wird Abbrechen ausgeführt geht die Maske Objekte und Dokumente auf um das passende Objekt auszuwählen.

Wird beim Übernehmen kein passendes Objekt gefunden, geht direkt die Maske Objekte und

Dokumente auf um das passende Objekt auszuwählen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Service

-

Menu Generieren - Rechnungsübersicht

Seite 337

Die Maske Serviceauftrag ändern öffnet sich und wird wie gewohnt ausgefüllt und ausgeführt.

Menu Extra - Materialpreise anpassen

Material ist ein wichtiger Kosten- und

Ertragsfaktor im Servicebereich. Sie erfassen

Material in Serviceaufträgen und Sie haben

Materiallisten vorbereitet, die Materialartikel

aus Katalogen beinhalten.

Preise ändern sich, auch Materialpreise. Die

Einträge in den Materiallisten sind Kopien der

Materialartikel in den Katalogen. Wenn Sie also die Preise Ihrer Lieferantenkataloge angepasst haben, dann sind die Materiallisten immer noch auf dem alten Stand und Sie wollen ja nicht jede Position neu übernehmen.

Die Funktion Preise anpassen macht genau das. Sie holt die neuen Preise aus den

Katalogen und führt die Materiallisten nach.

Da Materiallisten auf verschiedenen Entitäten hinterlegt werden können, können Sie hier angeben, auf welche Materiallisten sich die Preisanpassung beziehen soll.

Wenn Sie Objekt angeben, dann sind alle Materiallisten betroffen. Sie können aber auch nur die

Materiallisten auf Anlage- und Abotypen verändern lassen oder tiefer in der Hierarchie beginnen.

Nur markierte wäre wählbar, wenn Sie gerade auf der Objekt- oder der Anlageliste stehen und die

Anpassung nur für dieses Objekt oder die eine Anlage machen wollen.

Mit Services bedeutet, dass auch die in den Servicerapporten eingetragenen Materialien angepasst werden.

Mit Texten bedeutet, dass nicht nur die Preise sondern auch geänderte Texte übernommen werden.

Schliesslich entscheiden Sie noch, welcher Katalogpreis übertragen werden soll.

Menu Extra - Abopreise anpassen

Auch Abonnementspreise ändern gelegentlich. Bei mehreren Tausend Abos würde die Nachführung aufwendig, wenn es nicht diese Funktion gäbe.

Sie entscheiden, welchen Abotyp (oder alle) Sie anpassen wollen.

Damit Sie nicht nur Abos mit Stichdatum in die

Zukunft anpassen können hab wir diese Funktion so erweitert, dass auch Abos mit Stichdatum in die

Vergangenheit angepasst werden können.

Das Datum Abopreis fest bis des Abos wird in jedem Fall auch berücksichtigt und schliesst allenfalls einzelne Abos aus dieser Verarbeitung aus.

Der neue Abopreis kann ein Prozentsatz des

Bisherigen sein oder Sie können zuerst bei den

Abotypen neue Grundpreise vergeben und diese allen Abos zuteilen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Service

-

Menu Extra - Materialpreise anpassen

Seite 338

Menu Extra - Anlage verschieben

Anlagen verschieben ist nicht eine einfache

Angelegenheit, wenn sie in ein anderes Objekt verschoben werden soll. Denn mit der Anlage sind allenfalls Serviceaufträge, Unteranlagen und

Abonnemente verbunden. Diese müssen aus

Konsistenzgründen mitverschoben werden.

Markieren Sie die zu verschiebende Anlage in der

Anlageliste des Quellobjektes und starten Sie dann diese Funktion. Geben Sie hier nur noch das

Zielobjekt an, das die Anlage(gruppe), deren

Verträge und Servicerapporte übernehmen soll.

Menu Extra - Anlagedupletten suchen

Diese Funktion sucht nach Anlagen mit gleichen Nummern und listet diese auf.

Menu Extra - MWST Übergangsregelung

Diese Funktion ist im Kapitel Umstellung MWST beschrieben.

Menu Extra - Mitarbeiterzuteilung

Haben Sie einen neuen Servicetechniker für ein bestimmtes Gebiet? Und in den Anlagen und Abos ist immer noch der Vorgänger eingetragen...

Dieses Problem löst Ihnen diese Funktion im

Handumdrehen.

Die bisherige Funktion konnte aufgrund einer PLZ

Einschränkung auf der Standortadresse den Anlagen oder Abos neue Mitarbeiter zuweisen.

Da beim Auswechseln von Mitarbeitern nicht unbedingt eine Standortabhängigkeit gegeben ist und nicht immer Standortadressen hinterlegt sind, ist jetzt auch eine Selektion auf Alle Objekte möglich. Ausserdem wurde diese Funktion für die Zuweisung auf Objekt-Hauptmonteur und Objekt-

Vertretung erweitert.

Ist in einer Gruppe keine Checkbox aktiviert, erfolgt die entsprechende Verarbeitung nicht. Hat es in beiden Gruppen Checkboxen aktiviert, dann dürfen es nicht die sich entsprechenden sein. Bevor Sie die Verarbeitung ausführen sollten Sie unbedingt zuerst die [Validierung] starten, diese zeigt Ihnen wo dass es nach der Verarbeitung

Doubletten geben wird, denn bei der Verarbeitung wird dies nicht mehr geprüft und müssen Sie manuell korrigieren, da ja auf dem Objekt der

Hauptmonteur und die Vertretung nicht die gleichen sein dürfen.

Toolbar Icon - Objekte

Entspricht dem Menupunkt Bearbeiten Objekte.

Toolbar Icon - Anlagen

Entspricht dem Menupunkt Bearbeiten Anlagen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Service

-

Menu Extra - Anlage verschieben

Seite 339

Toolbar Icon - Abonnemente

Entspricht dem Menupunkt Bearbeiten Abonnemente.

Toolbar Icon - Serviceaufträge

Entspricht dem Menupunkt Bearbeiten Serviceaufträge.

Toolbar Icon - Termindisposition

Toolbar Icon - Bestellen

Entspricht dem Menupunkt Bearbeiten Lager Bestellen aus ARCO Auftrag (Modul Lager). Es werden aber anstelle von Materialpositionen in einem Projektdokument die Materialpositionen aus dem markierten

Serviceauftrag in die Vorschlagliste der Bestellungen eingetragen. Diese kann dann über den Menupunkt

Bearbeiten Bestellungen erreicht und weiterverarbeitet werden.

Toolbar Icon - Lagerbuchung

Entspricht dem Menupunkt Bearbeiten Lager Lagerbuchung aus ARCO Auftrag (Modul Lager). Es werden

hier aber die Materialpositionen aus dem markierten Serviceauftrag aus dem Lager ausgebucht und nicht

Positionen aus einem Projektdokument. Dieser Prozess kann allerdings automatisiert werden, indem in den

Einstellungen Reiter Lager Lagerbuchung für Servicematerial aktiviert wird. Dann passiert die

Lagerbuchung im Anschluss an den Statuswechsel des Serviceauftrages, wenn dieser auf Ausgeführt geht.

Toolbar Icon - Datentransfer

Diese Funktionalität ist nur in Zusammenhang mit ARCO mobileSolution oder ARCO webSolution wichtig und ist in den entsprechenden Handbüchern erklärt.

Toolbar Icon - Drucken

Direktzugang zu den Menupunkten Drucken Objekt Dokument, Drucken Anlage Dokument und Drucken

Serviceaufträge.

Toolbar Icon - Stopuhr

Dieses Thema ist in ARCO Erfolg beschrieben.

Toolbar Programmstarticons

Es stehen jeweils die Starticons für die anderen drei Programme zur Verfügung, damit ohne erneute

Anmeldung direkt ins Programm eingestiegen werden kann.

Tipps

Materiallisten verwenden

Im Zusammenhang mit Material gibt es Situationen im Servicebereich, die man tunlichst vermeiden möchte. Dazu gehören:

Der Servicetechniker hat für eine bestimmte Aufgabe nicht das richtige Material dabei

Material wird ausgeliefert, aber vergessen zu rapportieren und damit zu fakturieren

Auf dem Rapport stehen unleserliche oder falsche Artikelnummern für ausgeliefertes Material

Materiallisten helfen, diese Situationen zu verhindern, indem Sie den Serviceauftrag von Anfang an mit den richtigen Materialien vorfüllen. Da die in Serviceaufträgen eingetragenen Materialien auch auf den

Serviceauftrag gedruckt werden können, kann der Aussendienstmitarbeiter die benötigten Materialien vorbereiten und braucht auf dem Rapport nur noch die verwendeten Mengen einzutragen.

Am direktesten können Materiallisten wohl zu Wartungsverträgen zugeordnet werden, denn da ist meist

genau definiert, welche Arbeiten ausgeführt und welche Teile ersetzt werden müssen. Die Erfassung der

Materiallisten ist natürlich mit Aufwand verbunden. Auch wenn sie viele Vorteile haben, so möchte man doch möglichst wenig erfassen und zu jedem Abonnement die Materialliste zu erfassen ist recht aufwendig.

Sie können das umgehen, indem Sie stärker mit Abotypen arbeiten, denn auch dort lassen sich

Materiallisten hinterlegen.

Handbuch ARCO SQL T10 -

ARCO Service

-

Toolbar Icon - Abonnemente

Seite 340

Materialliste des Abonnements 10001.

Sie können Materialien aus einem Katalog

übernehmen oder aus den Materiallisten der

Anlagetypen kopieren oder mit Neu manuell erfassen.

Ein Beispiel aus der Autobranche, einfach damit alle Leser verstehen, worum es geht: Kleiner Service an einem Audi A4. Das Abonnement für den Audi A4 von Herr Muster würde vorsehen, dass alle zwei Jahre ein kleiner Service gemacht wird. Sie können nun die Zündkerzen, das Motorenöl und die A4 spezifischen

Scheibenwischblätter in der Materialliste des Abonnements von Herr Muster hinterlegen und hätten bei jedem kleinen Service das Material vorgefüllt. Ziel erreicht. Jetzt kauft auch noch Frau Esempio einen Audi

A4. Sie müssen nun bei Ihrem Vertrag die gleiche Materialliste hinterlegen. Das können Sie umgehen, indem Sie einen Abotyp "Audi A4 Kleiner Service " machen und dort die Materialliste hinterlegen. Jeder

Vertrag mit diesem Abotyp wird nun diese Materialliste haben, ohne dass Sie daran denken oder sie erfassen müssen.

Das gleiche Spiel können Sie auf Anlageebene betreiben. Sie können jeder Anlage eine Materialliste

hinterlegen oder die Materiallisten auf die Anlagetypen auslagern.

Ziehen wir das Beispiel von vorhin weiter: In der Regel haben wir ja für ein Auto keinen Wartungsvertrag, sondern wir bringen es bei Bedarf oder bei einer bestimmten Kilometerzahl in die Garage. Als Herr Muster seinen A4 gekauft hat, hätten wir also eine Anlage "Audi A4 ZH123456" erfassen können und dort hätten wir die am häufigsten benötigten Materialien für kleine und grosse Services eingetragen. Jedes Mal, wenn

Herr Muster seinen Audi bringt, würden wir auf der Anlage "Audi A4 ZH123456" einen Serviceauftrag auslösen und hätten alles Material drin. Was wir nicht brauchen, erhielte auf dem Rapport einfach keine

Menge.

Die gleiche Materialliste müssten wir auch beim Auto von Frau Esempio hinterlegen. Wir haben ausserdem den Nachteil, alles Material, das für grosse und für kleine Services, auf dem Auftrag zu finden. Wie umgehen wir das? Wir erstellen einen Anlagetyp "Audi A4". Bei Anlagetypen können wir nämlich mehrere

Materiallisten hinterlegen. So erstellen wir eine Materialliste für kleine Services und eine für grosse

Services.

Wenn Frau Esempio nun ihren Audi A4 für einen grossen Service bringt und wir also auf der Anlage "Audi

A4 ZH654321" des Objektes "Frau Esempio" einen Serviceauftrag auslösen, dann können wir auf dem

Reiter Rapport Material mit dem Knopf Kopieren aus den Materiallisten des Anlagetyps "Audi A4" eine oder mehrere auswählen. Falls Sie eine der Materiallisten als Standard markieren, wird diese Liste sofort in den

Serviceauftrag abgefüllt.

ARCO Software will ja nicht geizen mit den Möglichkeiten und wenn Ihnen das alles zu kompliziert

erscheint oder als ultima ratio, können Sie auch auf dem Objekt selbst eine Materialliste hinterlegen. Das

ist natürlich eine sehr unscharfe Definition, wenn Sie im Objekt verschiedene Arten von Installationen und

Geräten betreuen, aber vielleicht ist das ja nicht der Fall.

Haben wir nun das vollendete Chaos? Wenn ein Serviceauftrag aufgrund eines Abos erstellt wird, dann gehört er ja auch zu einer Anlage und zu einem Objekt. Welche der vielen möglichen Materiallisten wird denn nun zur Anwendung kommen? Es ist klar, dass es hier wieder einmal eine Hierarchie, eine

Prioritätenliste braucht. Materiallisten werden in der folgenden Reihenfolge gesucht, wobei die Suche aufhört, sobald eine Materialliste gefunden wird:

1. Abonnement

2.

3.

Abotyp

Anlage

4.

5.

Anlagetyp (als Standard markiert oder einzige)

Objekt

Wenn der Serviceauftrag aufgrund eines Abonnements erstellt wurde, beginnt die Suche bei 1.

Wenn der Serviceauftrag auf der Basis einer Anlage erstellt wurde, beginnt die Suche bei 3.

Wenn der Serviceauftrag auf dem Objekt selbst ausgelöst wurde, beginnt und endet die Suche bei 5.

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ARCO Service

-

Materiallisten verwenden

Seite 341

Bei Punkt 4 Anlagetyp gibt es noch zu bemerken, dass keine Materialliste kopiert wird und die Suche nicht aufhört, wenn mehrere Materiallisten hinterlegt sind und keine davon als Standard markiert ist.

Bei der Erstellung von Materiallisten werden Sie vielleicht häufig kopieren müssen oder Sie entscheiden sich für eine andere Ebene der Definition der Materiallisten, dann müssen Sie diese verschieben können.

Beides lässt sich machen: mit [Ctrl]-[C] können Sie eine Materialliste zum Kopieren markieren und mit

[Ctrl]-[X] zum Verschieben. Ein Fenster öffnet sich. Darin sehen Sie, welche Materiallisten Sie schon zum

Kopieren oder Verschieben markiert haben. Öffnen Sie dann die Zielmaterialliste und fügen Sie die markierten Materiallisten mit [Ctrl]-[V] ein.

Stundenvorgaben

Arbeiten Sie mit Sollstunden? Sie können diese bei der Erstellung eines Serviceauftrages im Blatt

Ressourcen und bei jedem Abotyp angeben. Drucken Sie diese Sollstunden auf den Serviceauftrag, damit die Aussendienstmitarbeiter die Vorgabe kennen und versuchen, sich daran zu halten.

Nachkalkulation

Überwachen Sie Ihre Wartungsverträge mit ARCO Erfolg. Sie können grosse wichtige Verträge einzeln untersuchen und andere Abos in einer Gruppe zusammenfassen. Sie vergleichen dort die effektiven Kosten mit dem Budget einerseits und den Fakturabeträgen andererseits. Diese Nachkalkulation kann bis hinunter auf die Ebene einzelner Arbeitsarten gebrochen werden. Sie können damit auch gegenüber Ihren Kunden entsprechend auftreten, zeigen, welche Leistungen Sie innerhalb eines Vertrages erbracht haben und mit

Preisänderungen begründen. Sie bewirken, dass ein nicht kostendeckender Vertrag wieder einen

Deckungsbeitrag einbringt. Die Nachkalkulation ist in einem weniger detaillierten Grad und nur auf

Objektebene auch in ARCO Service vorhanden ( Menu Generieren - Erfolgsrechnung) .

Verrechnungsansätze

Nutzen Sie die verschiedenen Möglichkeiten Verrechnungsansätze vorzudefinieren, damit bei der

Leistungserfassung gleich der richtige Ansatz vorgegeben wird. Verrechnungsansätze sind möglich pro

Mitarbeiter, pro Kunde oder pro Arbeitsart. Zusätzlich können in der Tabelle Verrechnungsansätze (Menu

Bearbeiten) komplexe Regeln erfasst werden, die aus einer Kombination von Mitarbeiter-Kunde, Kunde-

Arbeitsart, Arbeitsart-Mitarbeiter oder einer Dreierkombination Mitarbeiter-Kunde-Arbeitsart bestehen. Im

Kapitel ARCO Erfolg - Automatische Fakturierung können Sie nachlesen, in welcher Priorität diese Regeln

Anwendung finden.

Integration Lager

Sobald ein Auftrag auf Ausgeführt gestellt wird, erscheint der Lagerausgangsdialog mit den im

Serviceauftrag enthaltenen Materialien. Die verwendeten Positionen können damit ausgebucht werden.

Durch die Mehrlagerfähigkeit kann z. B. auch für jeden Servicewagen ein eigener Lagerbestand geführt werden.

Global vorbereiten

Wenn ein neuer Kunde dazu kommt, gibt es doch etwas Aufwand, um ihn in den Adressen, als Objekt, als

Projekt und allenfalls auch zur Nachkalkulation vorzubereiten und untereinander die entsprechenden

Verweise einzutragen. In ARCO Adress gibt es die Funktion Global vorbereiten , die für die gerade

ausgewählte Adresse das Objekt, das Projekt zur Aufnahme der Fakturen in ARCO Auftrag und den Auftrag zur Nachkalkulation in ARCO Erfolg anlegen kann.

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ARCO Service

-

Stundenvorgaben

Seite 342

Programmübergreifende Funktionen

Applikationsframes - Mandantenwahl

Um einen Mandanten zu schliessen und in einen anderen Mandanten zu wechseln kann innerhalb einer Anwendung neu die Droplist in der Tool-Bar verwendet werden. Die Einträge dort entsprechen den Favoriten in der Anmeldemaske.

Einen Favoriten kann man eintragen, indem man die Anmeldefelder alle ausfüllt und dann den grünen Knopf drückt. Eine Anmeldung kann man ändern, indem man einen Favoriten auswählt, die

Anmeldefelder ändert und dann den gelben Knopf drückt. Favoriten können mit Farben versehen werden, indem man während des Änderns einen

Doppelklick auf den Mandantennamen macht. Mit dem roten Knopf eliminieren Sie Einträge die nicht mehr gebraucht werden.

Menu Hilfe - Lizenz einsenden

Mit diesem neuen Dialog, der nun in allen Programmen zur Verfügung steht, haben Sie die Möglichkeit, die ARCO Lizenz an uns zu senden, damit wir Ihnen neue Versionen, Funktionen oder Module freischalten können.

Wenn Sie mit Outlook arbeiten, wird das Mail zusammen mit dem Anhang erstellt, bei Outlook

Express müssen Sie die Lizenz selber noch anhängen. Sie sehen den Pfad, in dem die Lizenz gespeichert ist fett eingeblendet. Das Mail wird für

Sie nur vorbereitet, den Senden-Befehl müssen

Sie dann aus Sicherheitsgründen noch selber geben.

Menu Hilfe – ARCO Fernsupport

Für Support mit unseren Kunden verwenden wir den TeamViewer. Deshalb wird unter Menu Hilfe –

ARCO Fernsupport der TeamViewer-Client direkt gestartet und Sie werden auf unsere Website Service & Support - Fernwartung umgeleitet.

Für Support von älteren Versionen müssen Sie den TeamViewer direkt über den folgenden Link starten: http://www.arcosoftware.com/servicesupport/fernwartung/

Dort finden Sie unten in der Mitte einen Link

[TeamViewer Windows]. Klicken Sie darauf und laden Sie das Programm herunter. Nach dem

Starten erhalten Sie eine ID und ein Passwort, die

Sie bitte unserem Supporter bekanntgeben.

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Programmübergreifende Funktionen

-

Global vorbereiten

Seite 343

Adresszuteilung

Adressen werden überall gebraucht. Jedes Projekt, Dokument, jeder Auftrag, jedes Objekt, die Anlagen und Abonnemente und die Serviceaufträge können Adressen tragen. Das einfachste Beispiel ist die

Rechnungsadresse, die mindestens beim Dokumenttyp Rechnung, bei einem Abonnement und einem

Serviceauftrag absolut zwingend ist. Ein Projekt oder ein Objekt kann aber mit vielen Adressen verbunden sein, damit man weiss, wer alles daran beteiligt ist (Kunde, Bauherr, Hauswart, Versicherung, ...).

Auf jeder Entität, die mit Adressen verbunden werden kann, gibt es in der Maske den Reiter Adressen.

Dort sind alle Adressen aufgeführt und können zentral bearbeitet werden. Die Bedienung in diesem Reiter ist immer dieselbe, weshalb die Erklärungen dazu hier bei den Programmübergreifenden Funktionen erklärt sind und nicht an jeder Stelle separat. Die Erklärungen erfolgen am Beispiel eines Projektes. Das Gesagte hat aber bei jedem Reiter Adressen Gültigkeit.

In den Einstellungen - Reiter Allgemein - Adresstypen kann vordefiniert werden, welche Adresstypen bei

der Neuerfassung einer Entität schon vorgeschlagen sein sollen. Dazu können dann manuell noch zusätzliche spezielle Adressen zugeteilt werden.

Dieses Projekt trägt 7 Adresstypen. 6 davon verweisen auf Adressen aus der Adressverwaltung, eine, die Versicherung, ist eine manuelle Angabe.

Das bedeutet, dass nicht in jedem Fall eine

Adresse aus der Adressverwaltung zugeteilt werden muss. Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie mit einem Elektriker z. B. ausserhalb dieses einen

Projektes nie mehr zu tun haben werden, dann ist es allenfalls nicht notwendig, ihn als vollständige

Adresse zu führen. Allerdings steht dann der

Kontaktmanager für diesen Adresstypen nicht zur

Verfügung, sodass die Projektgeschichte nicht vollständig erfasst werden kann. In der Regel macht es also Sinn, eine richtige Adresse zu verwenden.

Eine Adresse aus der Adressverwaltung kann einem schon eingetragenen Adresstypen zugeteilt werden

 mit einem Doppelklick in der Kolonne Nummer, falls die Nummer schon bekannt ist. Sie kann dann direkt eingegeben werden. Die Erfassung mit [Tabulator] schliessen.

 mit einem Doppelklick in der Kolonne Adresstyp. Eine spezielle Erfassungsmaske öffnet sich, in der sowohl die Nummer eingegeben, eine Adresse aus der Adressliste gewählt ([F3] oder Doppelklick) oder eine manuelle Adresse erfasst werden kann.

 mit dem Befehl Ändern, der die gleiche Erfassungsmaske öffnet.

Ist die Adressnummer nicht bekannt, kann sie mit

[F3] oder Doppelklick aus der Adressliste ausgewählt werden. Anschliessend kann mit [F3] oder Doppelklick auf dem Feld Kontaktperson auch eine Kontaktperson zugeteilt werden.

In der Adressdarstellung sieht man sofort das

Resultat gemäss Druckdarstellung. Mit [Manuelle

Adresse] öffnet sich dieses Feld für die

Adresseingabe ohne Verbindung zu einer Adresse aus der Adressverwaltung.

Mit dem Befehl Neu können zusätzlich zu den schon vorgeschlagenen Adresstypen noch weitere zugeteilt werden. Es öffnet sich ebenfalls diese Erfassungsmaske, wo auch der Adresstyp ausgewählt werden kann.

Löschen löscht bei einem aufgrund der Einstellungen vorbereiteten Adresstypen nur den Inhalt, also die

Adresszuteilung oder die manuelle Adresseingabe. Wurde der Adresstyp speziell zusätzlich hier erfasst, dann verschwindet auch der Adresstyp.

Mit Kopieren kann eine schon erfasste Adressnummer auf einen anderen Adresstypen übertragen werden.

Mit Kopieren (auf Alle) geschieht dies für alle nicht schon zugeteilten Adresstypen.

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Programmübergreifende Funktionen

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Seite 344

Leistungsrabatte auf Rechnungsadresse

Die Rabatt-Definitionsmöglichkeiten auf der Adresse haben wir durch den zusätzlichen Reiter Leis-

tung erweitert. Diese neuen Rabatte werden in den Modulen ARCO Erfolg und ARCO Service angewendet.

Der Ausgewiesene Rabatt aus Reiter Auftrag wird ausschliesslich im ARCO Auftrag angewendet.

Das Skonto von Reiter Auftrag wird in ARCO Auftrag angewendet sowie in ARCO Erfolg und ARCO

Service bei den jeweiligen Fakturierungsprogrammen.

Jetzt haben Sie die Möglichkeit für Material, Arbeit,

Spesen und das Total unterschiedliche Rabatte zu definieren. Werden hier zusätzlich die Checkboxen aktiviert so werden die Rabatte auf die einzelnen

Buchungen angewendet, ansonsten werden diese auf dem entsprechenden Kapitel eingetragen. Die bisherigen Preisbildungen auf Materialebene (Artikel-Kunden-Preis, Warengruppen-Kunden-Rabatt,

Rabattmatrix), auf Arbeitsbuchungen (Verrechnungsansätze Regie und zusätzlich im ARCO Erfolg

Tarifgruppen) und auf Spesenbuchungen (Verrechnungsansätze Regie) bleiben bestehen, die

Rabatte der Rechnungsadresse werden zusätzlich auf diesen Ergebnissen angewendet, vorausgesetzt Sie erfassen hier die jeweiligen Rabattsätze.

ARCO Service:

Sind diese drei Boxen bei jeder Einzelbuchung

anwenden auf der Rechnungsadresse nicht aktiviert, die Rabattsätze aber erfasst, so werden die

Rabattsätze auf dem Serviceauftrag – Reiter Info in die jeweiligen Rabattfelder Material, Arbeit,

Spesen eingetragen.

Der Rabatt % Total wird, sofern dieser auf der

Rechnungsadresse erfasst ist, immer auf dem

Reiter Info eingetragen. Sind die Rabatte Arbeit,

Material, Spesen auf dem Reiter Info ersichtlich so werden diese auf den Kapiteln angewendet. Auf den Einzelbuchungen werden somit nur die bisherigen Preisbildungen siehe oben, sofern vorhanden, angewendet.

Sind die drei Boxen bei jeder Einzelbuchung an-

wenden auf der Rechnungsadresse aktiviert und die Rabattsätze erfasst, so wird auf dem Serviceauftrag Reiter Info kein Rabattsatz für Material,

Arbeit und Spesen eingetragen, nur der Total %

Rabatt der Rechnungsadresse wird eingetragen sofern dieser erfasst wurde.

Die Rabatte Material, Arbeit und Spesen der Rechnungsadresse werden direkt auf den einzelnen

Material-, Arbeits- und Spesenbuchungen eingetragen zusätzlich zu den bisher möglichen Preisbildungen siehe oben.

Generieren - Fakturen – Seite 1 des Wizard:

Wird hier die Box Skonto aktiviert, so wird wie

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Programmübergreifende Funktionen

-

Global vorbereiten

Seite 345

bisher auf der Rechnung zusätzlich die Skontoposition der Rechnungsadresse ab Reiter Auftrag eingefügt.

Bei Aktivierung der Box Kapitelrabatte als Positi-

onsrabatte eintragen können Sie die Einstellung auf der Rechnungsadresse, dass die Material-,

Arbeits- und Spesenrabatte auf das Kapitel geschrieben werden sollen, einmalig umgehen und doch als Positionsrabatte anwenden.

ARCO Erfolg:

Sind diese drei Boxen bei jeder Einzelbuchung

anwenden auf der Rechnungsadresse nicht aktiviert, die Rabattsätze aber erfasst, so werden die

Rabattsätze auf den Arbeits- und Spesenbuchungen sowie den Materialbuchungen erst nach dem

Fakturieren ersichtlich.

Das heisst es wird anschliessend an das jeweilige

Kapitel die entsprechende Rabattposition angefügt.

Die bisherigen Preisbildungen s. oben werden bereits beim buchen der einzelnen Positionen berücksichtigt.

Sind die drei Boxen bei jeder Einzelbuchung an-

wenden auf der Rechnungsadresse aktiviert und die Rabattsätze erfasst, so werden diese Rabatte bereits bei den einzelnen Buchungen berücksichtigt.

Bei den Arbeits- und Spesenbuchungen ist dies am

Total erkennbar wo der Rabatt der Rechnungsadresse bereits abgezogen wurde.

Bei den Materialbuchungen ist dies nach dem Bestätigen über Ausführen in der Summenzeile der

Maske ersichtlich wo die möglichen Preisbildungen sowie der Rabatt der Rechnungsadresse abgezogen wurden.

Extra - Fakturen Generieren:

Die Optionsgruppe Rabatt der Rechnungsadresse haben wir umbenennt in Skonto der Rechnungs-

adresse, auch wurden die Checkboxen durch die

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Programmübergreifende Funktionen

-

Global vorbereiten

Seite 346

Checkbox Skonto einfügen ersetzt. Wird diese Box aktiviert so wird das Skonto der Rechnungsadresse, welches auf dem Reiter Auftrag erfasst wurde, in Abzug gebracht.

Fremdwährung und Fremdsprachen

Da bisher nicht überall im Programm die Fremdsprachen oder Fremdwährungen angezeigt oder berücksichtigt wurden, haben wir eine umfassende programmübergreifende Anpassung vorgenommen.

ARCO Allgemein:

Einstellungen Mandant: Durch das anpassen div.

Views und Funktionen sowie das erweitern der

Lager-Ausgänge mit den Verkaufspreisen, Einkaufspreisen und der Währung benötigt es diese

Einstellung in den Einstellungen Mandant Reiter

Lager nicht mehr da die Preisinformationen jetzt immer angezeigt werden und keinen Einfluss mehr auf die Geschwindigkeit haben. Deshalb wird diese

Gruppe entfernt.

Global vorbereiten: hier ist immer die Rechnungsadresse massgebend, deren Währung und Sprache wird auch für das Erstellen des Auftrages im Arco Erfolg verwendet.

Fakturavorgabepositionen: diese werden in Leitwährung erfasst und wenn auf dem Artikel die passende Fremdwährung hinterlegt ist wird diese angewendet ansonsten wird die Leitwährung umgerechnet.

Preisbildung für Arbeit und Spesen – Regiemodell: (Erfolg und Service)

Die Ansätze für Arbeitsart und Mitarbeiter sind immer in Leitwährung erfasst. Der Ansatz auf der Adresse ist in der Währung welche auf der Adresse erfasst ist. Wenn zwei oder drei der Variablen(Mitarbeiter, Arbeitsart, Adresse) passen, aber nicht die Währung so wird der Ansatz in die Zielwährung umgerechnet.

Passt kein Kombinationssatz dann wird der Basissatz verwendet. Die Prioritätsfolge ist Adresse, Arbeitsart,

Mitarbeiter, Mandant. Wenn der Ansatz von der Adresse kommt wird die Währung der Adresse mit der

Währung des Service- oder Erfolgsauftrages verglichen und allenfalls umgerechnet.

ARCO Auftrag:

Funktion Export ARCO Erfolg

Fall 1 Auftrag erstellen ab Dokument:

Da das Dokument eine andere Währung und Sprache haben kann als auf der Rechnungsadresse eingetragen ist, wird neu die Dokumentwährung und Sprache für den

Auftrag verwendet, aber auch die Rechnungsadresse wird vom Dokument auf den Auftrag übernommen, nicht die des Projektes.

Fall 2 Auftrag erstellen/ergänzen ab Projekt:

Wenn schon ein oder mehrere Aufträge vorhanden sind die auf das Projekt verweisen und die gleiche Währung wie das Dokument tragen und auf dem Dokument kein

Verweis auf einen bestimmten Auftrag eingetragen ist, erhalten Sie beim Versuch das Dokument zu exportieren die folgende Meldung.

In diesem Fall sollten Sie zuerst auf dem Dokument

Reiter Auswertung das Feld Erfolg Sammelkonto mit dem entsprechenden Auftrag ausfüllen

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Programmübergreifende Funktionen

-

Global vorbereiten

Seite 347

Wenn der Auftrag bereits besteht und/oder eindeutig

Zugewiesen wurde so wird noch geprüft ob das Dokument und der Auftrag die gleiche Währung haben, ist dies nicht der Fall wird die folgende Meldung angezeigt.

Artikelübernahme in Dokumentpositionen:

Die Übernahme des Verkaufspreises ist gleich geblieben.

Der Einkaufspreis des Artikels ist in der Einkaufswährung des Kataloges erfasst und muss bei der

Übernahme in das Dokument entsprechend umgerechnet werden. Bisher wurde hier der Einkaufspreis der Bezugsquellen berücksichtigt, neu wird nur noch der kalkulatorische Einkaufspreis/SK des

Artikels (STP.PME) berücksichtigt und bei der

Übernahme ins Dokument entsprechend umgerechnet.

Erst der Bestellvorschlag ab dem Dokument wird wieder die Einkaufspreise aus den Bezugsquellen des Artikels berücksichtigen.

Arbeitsrapporte aus Service und Erfolg:

Bei den Faktura Läufen im Erfolg und Service wurden bisher auf den Arbeitspositionen keine Kosten/Selbstkosten eingetragen. Neu werden hier die Stundenkosten (LKO.STE) des Mitarbeiters eingetragen.

Auf dem Mitarbeiter werden die Stundenkosten in

Leitwährung erfasst und werden bei der Übernahme in die Dokumentwährung umgerechnet.

Der Kostensatz der Spesenbuchungen ist immer in

Leitwährung und wird auf die Dokumentwährung umgerechnet.

Dokumentwährung USD

:

Fakturierte Arbeitspositionen:

Fakturierte Spesenpositionen:

ARCO Lager:

Artikel-Befehl Lager-Reiter Einkauf: hier werden Lieferantenspezifische Einkaufspreise geführt, damit Sie sehen in welcher Währung diese erfasst werden, wird dies jetzt hinter EKP auf

Grund der Währung der Lieferantenadresse angezeigt.

Lager-Eingänge:

Auch bei den Lieferungen wird die Währung des

Lieferanten angezeigt. Dies sehen Sie in den folgenden Listen und Masken:

Lagereingangsliste

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Programmübergreifende Funktionen

-

Global vorbereiten

Seite 348

Lagereingang Erfassungsmaske

Lagereingang Positionserfassungsmaske

Bei der Erfassung der Lieferung ist die Angabe eines Lieferanten zwingend, da sonst nicht klar ist aus welcher Bezugsquelle des Artikels und in welcher Währung die Lieferung erfasst wird. Sobald

Lieferpositionen erfasst wurden, kann der Lieferant nicht mehr gewechselt werden, da sonst die

Lieferpositionen falsche Werte haben könnten. Ist die Lieferantenwährung und Katalogwährung unterschiedlich und kein passender Eintrag in den

Bezugsquellen vorhanden so wird der Einkaufspreis entsprechend umgerechnet.

Lager-Bestellung:

Auch hier wird neu die Währung angezeigt:

- Liste Bestellungen

- Liste Bestellvorschlag

- Maske Bestellvorschlag ändern

- Maske Bestellung ändern

- Maske Bestellposition ändern

Bei den Bestellungen gilt das gleiche wie bei den

Lieferungen, die Angabe des Lieferanten auf der

Bestellung ist zwingend, da sonst nicht klar ist aus welcher Bezugsquelle des Artikels und in welcher

Währung die Bestellung erfasst wird, auch kann der Lieferant nicht mehr geändert werden sobald

Positionen erfasst wurden da sonst die Bestellpositionen nicht mehr korrekt wären. Ist die Lieferantenwährung und Katalogwährung unterschiedlich und kein passender Eintrag in den Bezugsquellen vorhanden so wird der Einkaufspreis entsprechend umgerechnet.

Lager-Ausgänge:

Die Lagerausgänge wurden mit den Spalten Währung, Einkaufspreis, Verkaufspreis inkl. MwSt und

Verkaufspreis exkl. MwSt ergänzt.

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Seite 349

ARCO Erfolg:

Auftrag:

Wenn Sie im Erfolg einen neuen Auftrag erfasst haben und die Rechnungsadresse ändern bei der die Währung und Sprache anders ist als auf dem

Auftrag angegeben wurde so werden Sie mit einer entsprechenden Hinweismeldung informiert. Berücksichtigen Sie beim Erfassen von neuen Aufträgen, sobald Sie auf dem Auftrag Fakturavorgaben, Budgeteinträge oder Rapportbuchungen erfasst haben, dass Sie dann die Sprache oder

Währung nicht mehr ändern können.

Importieren Sie aus der Buchhaltung Buchungen in einer anderen Währung so werden diese auf die

Auftragswährung umgerechnet gem. der im Arco definierten Währungstabelle, dies ist auf dem Importprotokoll ersichtlich.

Material- und Fremdleistungserfassung:

Bei den Materialbuchungen wird bei Einkaufspreis und Verkaufspreis die Währung angezeigt welche durch die Rechnungsadresse des Auftrages gegeben ist. Ist die passende Fremdwährung bereits auf dem Artikel erfasst, so wird diese genommen ansonsten wird umgerechnet. Der angezeigte Erfolg bildet sich durch die Differenz von Einkaufspreis und Verkaufspreis und wird in der gleichen

Währung angegeben.

Fremdleistung: auch hier werden die Beträge in der Währung des Auftrages erfasst oder importiert.

ARCO Service:

Wird auf einem neuen Serviceauftrag die Rechnungsadresse geändert so wird Ihnen diese Meldung angezeigt und mit Ja bestätigt die neuen

Informationen der Rechnungsadresse übernommen. Beachten Sie aber dass wenn der Serviceauftrag mit einem Abo verbunden ist, die Sprache und Währung nicht geändert werden kann, da diese mit der Währung des Abos übereinstimmen muss damit diese zusammen fakturiert werden können.

Wenn bereits Buchungen auf einem Serviceauftrag erfasst wurden, kann die Währung und Sprache nicht mehr angepasst werden. Dies ist nur möglich wenn noch keine Buchungen erfasst wurden.

Material auf Serviceaufträgen buchen:

Hier wird der Einkaufspreis und Verkaufspreis in der von der Rechnungsadresse bestimmten Währung angezeigt bzw. erfasst, wird der Artikel aus dem Katalog geholt wird entweder der dort bereits erfasste Fremdwährungsbetrag übernommen oder aber entsprechend umgerechnet.

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Seite 350

Wird ein Serviceauftrag ab einem Projektdokument generiert so erhält der Serviceauftrag die

Währung des Projektdokumentes.

Abonnemente:

Auf den Abos kann die Währung nicht gewählt werden, hier wird sie durch die Rechnungsadresse bestimmt, dies wird jetzt entsprechend vor dem

Betrag angezeigt. Der Grundpreis des Abotyps ist immer in Leitwährung, wird auf dem Abo der Abotyp gewechselt so wird der Grundpreis in die Währung der Rechnungsadresse umgerechnet.

Auch auf der Spezialrechnungsmaske wird die

Währung der Rechnungsadresse angezeigt.

Abo:

Wird im Arco Service auf einem Objekt, Anlage,

Abo oder Serviceauftrag ein Erfolgsauftrag/Sammelkonto zugewiesen so wir hier neu die

Währung überprüft. Auf dem Serviceauftrag ist die eingetragene Währung auf dem Reiter Info massgebend, auf den Abos, Anlagen und Objekte ist die

Währung der Rechnungsadresse massgebend.

Stimmt die Währung nicht mit der des Erfolgsauftrages überein so wird die folgende Meldung angezeigt und der Auftrag kann nicht zugewiesen werden.

Druckformate

Zur Parametrisierung gehört natürlich auch die Anpassung der Druckformate an die Bedürfnisse der

Unternehmung. Sie erreichen die Bearbeitung der Druckformate aus ARCO Adress, ARCO Auftrag, ARCO

Erfolg und ARCO Service.

Druckformate bestimmen das Erscheinungsbild aller externen Dokumente, also aller Dokumente mit denen

Ihre Geschäftspartner in Berührung kommen (Offerten, Rechnungen, Serviceaufträge, ...). Wie Sie wissen, wird die Dokumentproduktion über MS Word abgewickelt.

Jedes Druckformat ist mit einer MS Word Dokumentvorlage (.DOTX) und einer Stilvorlage (.RTF) verbunden, die das grundlegende Layout und die Darstellung der einzelnen Zeilen von Listen bestimmen.

Dokumentvorlage in MS Word

In der Dokumentvorlage sind die Seitenränder, die Schachtsteuerung, die Kopf- und Fusszeilen festgelegt, sowie alle fixen Texte und alle variablen Druckfelder, die mit aktuellen Daten abgefüllt werden.

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Dokumentvorlage in MS Word

Seite 351

Es handelt sich hierbei um ein Word Dokument, das mit dem Typ Dokumentvorlage .DOTX gespeichert wurde. In der Regel werden Sie für jeden Dokumenttyp, den Sie verwenden, ein Druckformat mit einer eigenen Dokumentvorlage anlegen. Manchmal ist es möglich, bei mehreren Druckformaten die gleiche

Dokumentvorlage anzuwenden.

Wenn zum Beispiel das Layout einer Offerte und einer Auftragsbestätigung gleich ist und keine unterschiedlichen fixen Texte gesetzt werden müssen, sondern dafür Textbausteine aus der Datenbank verwendet werden, dann kann man das mit der gleichen Dokumentvorlage lösen, weil zum Beispiel beim

Hauptunterschied, nämlich dem Dokumenttitel (Offerte, Auftragsbestätigung), ein variables Druckfeld gesetzt werden kann, das je nachdem ob jetzt gerade eine Offerte oder eine Auftragsbestätigung gedruckt wird, mit dem entsprechenden Text ersetzt wird.

Umgekehrt können für denselben Dokumenttyp mehrere Druckformate mit eigenen Dokumentvorlagen existieren. Zum Beispiel sprachspezifische oder kundenspezifische Formate.

Beispieldokumentvorlagen

Mit der Installation von ARCO Software liefern wir auch vorgefertigte Dokumentvorlagen für alle möglichen

Dokumenttypen aus. Sie finden Sie im Verzeichnis \ARCO\VORLAGEN. Dazu einige Beispiele mit ihrem

Anwendungsbereich. Es hat noch mehr im Ordner, probieren Sie sie aus.

Dokumentname Anwendungsbereich

Salsaverde Adress Aktivitaet Brief leer.dotx

Salsaverde Adress Druck mit Druckformat.dotx

Salsaverde Adress Stile Druck mit

Druckformat.rtf

Briefe mit dem Aktivitätenmanager von ARCO Adress schreiben

Adressinfoblätter via Adressdruck mit Druckformat

Salsaverde Auftrag Dokumentdruck.dotx

Salsaverde Auftrag Rechnung EZ Blau.dotx

Salsaverde Service Serviceauftrag.dotx

Auftragsdokumente wie Offerten

Rechnungsdruck mit blauem Einzahlungsschein

Serviceauftrag für ARCO Service

Fixer Text

Die festen Teile der Dokumentvorlage wie Kopf- und Fusszeilen, fixe Textbausteine etc. tragen Sie ganz normal ein wie bei jedem Arbeiten mit MS Word. An bestimmten Stellen möchten Sie Informationen aus einer Adresse, einem Dokument, einem Serviceauftrag, einer Bestellung usw. haben, die jeweils aktuell aus der Datenbank gelesen werden. An diesen Stellen fügen Sie ein variables Druckfeld ein. Ein solches

Druckfeld besteht aus einem Namen umrahmt von zwei @. Beispiel: @[email protected]

Variable Druckfelder

Variable Druckfelder können mehrmals im gleichen Dokument und auch in den Kopf- und Fusszeilen verwendet werden. Die Liste der Druckfelder und deren Bedeutung sehen Sie in der Vorlage Liste aller

verfügbaren Druckfelder.dotx, die wir mit der Installation ausliefern. Sie finden sie im Verzeichnis

\ARCO\VORLAGEN. Dort ist auch beschrieben, wie Sie das gespeicherte Makro so einrichten können, dass

Sie die gewünschten Druckfelder direkt aus einem Menu holen können.

Die Formatierung der variablen Druckfelder erfolgt genau gleich wie bei sonst einem Text in MS Word. Die einzige Bedingung besteht darin, dass das ganze Druckfeld inklusive der beiden @ die genau gleiche

Formatierung aufweisen muss. Wird ein Druckfeld einmal nicht ersetzt mit Daten und ist es richtig geschrieben, dann kann es nur daran liegen, dass nicht die gleiche Formatierung für das ganze Feld angewandt wurde. Am besten löschen Sie in so einem Fall das Feld ganz, schreiben es neu, markieren es ganz und wenden dann die Formatierungen an.

Listendruckfelder

Eine besondere Kategorie der variablen Druckfelder sind die Listendruckfelder. Sie ersetzen das Druckfeld nicht mit einem einzigen Begriff, einer Nummer oder einem Text sondern erzeugen eine Liste in Form einer

Tabelle mit mehreren Zeilen und Spalten. Zu diesen Feldern gehören unter anderem die Druckfelder @[email protected] und @[email protected] Sie stehen für den Inhalt (IH) und die Zusammenfassung (ZF) von Auftragsdokumenten.

In solchen Dokumenten weiss man nie zum voraus, aus wie vielen Positionen und aus welchen

Positionstypen (Text, Kapitel, Titel, Material, MWST, Schlusstotal, ...) sie zusammengesetzt sind. Trotzdem will man unterschiedliche Positionstypen unterschiedlich darstellen und dies auch zum voraus festlegen können. Das tut man in der Stilvorlage.

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Dokumentvorlage in MS Word

Seite 352

Stilvorlage in MS Word

Stilvorlagen sind Word Dateien, die mit dem Dokumenttyp RTF (Rich Text Format) gespeichert sind. Die mit ARCO Software ausgelieferten Stilvorlagen finden sich im Verzeichnis \ARCO\VORLAGEN und haben die

Endung RTF.

In der Stilvorlage ist festgelegt, wie die einzelnen Positionstypen aussehen. Der Kapitelkopf hat einen eigen

Stil, der Titel einen, die Überschrift einen, Arbeits- und Materialpositionen können unterschiedlich dargestellt sein und falls diese Varianten-, Per- oder Pauschal-Positionen sind, nochmals in einer besonderen Darstellung.

Dabei können alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden, die Word bezüglich der Darstellung bietet. Also

Schriftarten, -farben, -grössen, fett, unterstrichen, kursiv, umrahmt, schattiert, linksbündig, zentriert, nach unten ausgerichtet usw.. Und dies für jeden Teil einer Zeile, also für die Nummer, den Text, die

Menge, den Preis usw.. Es gibt keine Grenzen mehr bezüglich der Darstellungswünsche!

Für die verschiedenen Darstellungen von Zeilen im Ausdruck erstellen Sie je einen Stil mit einer

Stilnummer. Kapitelköpfe sollen anders ausschauen als Titel, Positionen anders als Totale, Rabatte anders als die Mehrwertsteuer. Für jede Art von Zeile kann also einer oder auch mehrere Stile angelegt werden, auf die dann im Druckformat verwiesen wird. Im Druckformat wird also bestimmt, welche Zeilenart (dort

Element genannt) mit welcher Stilnummer gedruckt wird.

Bei der Darstellung sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Nutzen Sie einfach alle Möglichkeiten, die

MS Word Ihnen bietet. Einzig sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre Geschäftspartner nicht mit 10 verschiedenen Schriften und 20 verschiedenen Schriftgrössen und 5 verschiedenen Farben erschlagen.

Gute Grafik ist ausgewählte Grafik.

Auch hier kann mit mehreren verschieden Stilvorlagen gearbeitet werden, die dann in unterschiedlichen

Druckformaten zur Anwendung kommen. Das wird in aller Regel nicht notwendig sein, da pro Stilvorlage

99 verschiedene Stile definiert werden können.

Struktur eines Stils

Jeder Stil besteht aus zwei Zeilen. Die erste Zeile bestimmt die Stilnummer und den Verwendungszweck und sieht so aus:

@STIL03 für Materialpositionen

Wichtig ist, dass die ersten 7 Zeichen genau so angegeben sind wie hier, einfach mit jeweils einer anderen, immer zweistelligen Nummer. Achten Sie auch auf Gross- und Kleinschreibung.

Die zweite Zeile ist die Darstellung des Stils und besteht aus einer Zeile einer Tabelle und damit mindestens aus einer Zelle. Sie könnte so aussehen:

@pnr @txt @sn1 @mng @meh @epr @bet

Es hat nun in einem Stil wiederum variable Druckfelder, die zur Druckzeit mit den Daten aus dem gerade verarbeiteten Datensatz abgefüllt werden. Wenn also ein solcher Datensatz verarbeitet wird, nehmen wir mal an es handle sich um eine Materialposition, dann wird erst im verwendeten Druckformat nachgeschaut, welche Stilnummer denn für Materialpositionen angegeben ist. Dann wird der dazugehörende Stil aus der

Stilvorlage gelesen, die variablen Druckfelder mit den Daten aus dem Datensatz ersetzt und anschliessend die ganze Tabellenzeile mit der vorbestimmten Formatierung und den Daten aus der Datenbank ins finale

Dokument geschrieben. Und weiter geht’s zur nächsten Position.

Die variablen Druckfelder, die Sie im Beispiel sehen, sind @pnr, das mit der Positionsnummer ersetzt wird,

@txt mit der Positionsbeschreibung, @sn1 mit den Seriennummern der Materialposition, @mng mit der

Menge, @mehr mit der Einheit, @epr mit dem Einheitspreis und @bet mit dem Betrag, also dem

Zeilentotal aus Menge mal Preis.

Welche variablen Druckfelder innerhalb von welchen Listen gebraucht werden können, steht ebenfalls in den ausgelieferten Vorlagen im Dokument ARCO SQL T10 Liste der Druckfelder.

Druckformat definieren

Sie haben nun die wichtigsten beiden Komponenten des Druckformates, die Dokumentvorlagen und die

Stilvorlagen, entwickelt. Sie können diese nun in den Druckformaten verwenden.

Um ein neues Druckformat zu erstellen, kopieren Sie am besten ein bestehendes Druckformat und passen es an.

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Stilvorlage in MS Word

Seite 353

Reiter

Gruppe Definition - Verbindung

Geben Sie dem Druckformat einen eindeutigen

Namen, bestimmen Sie für welchen Versionstyp es als Standard gelten soll und welche

Dokumentvorlage und welche Stilvorlage verwendet werden soll. Wählen Sie die Vorlagen mit dem Ordner aus. Wenn sich die Vorlagen im

Vorlagenverzeichnis der Einstellungen befinden, muss kein Pfad angegeben sein.

Mit den Doppelpfeilen lassen sich die entsprechenden Vorlagen.dotx direkt in Word

öffnen und editieren. Einen Standard für ein

Druckformat anzugeben bedeutet, dass wenn ein

Dokument dieses Typs gedruckt wird, dass ARCO

Software dann dieses Druckformat vorschlägt oder sogar ohne Nachfrage mit der Dokumentproduktion beginnen kann.

Gruppe Zusammenfassung

Es gibt zwei Möglichkeiten, auf Projektdokumenten eine Zusammenfassung des Dokumentinhaltes aufzubereiten. Zum ersten an einer beliebigen Stelle innerhalb des Inhalts selbst. Wenn Sie also viele

Kapitel haben und vor den Abschlusspositionen (Total, MWST, Schlusstotal) nochmals eine Übersicht über die Kapitel einfügen wollen, können Sie dies mit einer Position des Typs Zusammenfassung tun. Sie fügen sie einfach als ganz normale Position ein.

Zum zweiten ist es möglich, an einer beliebigen Stelle innerhalb des Dokumentes aber ausserhalb des

Inhaltes (@[email protected]) eine Zusammenfassung zu führen. Diese Zusammenfassung wird möglicherweise mehr

Details zeigen, also z. B. auch die Abschlusspositionen nochmals aufführen, als die oben als erste

Möglichkeit beschriebene. Sie erreichen das durch Setzen des Druckfeldes @[email protected] innerhalb der

Dokumentvorlage. Damit können Sie übersichtliche Deckblätter gestalten oder Bestellformulare gleich am

Schluss einer Offerte oder einen Bestätigungsbogen im Anhang zu einer Auftragsbestätigung.

Innerhalb des Druckformates geben Sie nun an, wie die mit der Position Zusammenfassung oder mit dem

Druckfeld ZF zu erstellende Zusammenfassung aussehen soll. Bestimmen Sie die Anzahl Kapitelebenen, die

Sie anzeigen wollen. 1 bedeutet nur Kapitel auf der obersten Ebene, also der gleichen Ebene wie die

Abschlusspositionen. 2 bedeutet, auch noch das zweite Ebene Kapitel angeben, also auch noch diejenigen

Kapitel, die innerhalb der Hauptkapitel sind. Theoretisch können Sie auch 3 Ebenen berücksichtigen, ob es dann noch übersichtlich ist, können Sie selbst entscheiden.

Nun bestimmen Sie noch, welche Positionen der ersten Ebene in die Zusammenfassung aufgenommen werden. Die Möglichkeiten sind:

Kapitel Es werden nur Kapitel gedruckt. Ideal für die Zusammenfassung mit einer Position vom Typ Zusammenfassung innerhalb des Inhaltes.

Schlusstotal Zusätzlich zu den Kapiteln wird auch noch die Position Schlusstotal gedruckt, damit die

Dokumentsumme ersichtlich wird.

Vollständig Es werden alle Positionen mit Beträgen gedruckt, also auch die Totale, die Prozente, die MWST und das Schlusstotal. Das ist die Variante, die mehrheitlich auf einem

Deckblatt verwendet wird.

Eine weitere Einstellung befasst sich mit dem Format der Zeilen, die mit der Zusammenfassung erzeugt werden. In der Stilvorlage können sie für Zeilen der Zusammenfassung einen eigenen Stil für Normal und einen Stil für Varianten kreieren und anschliessend im Druckformat mit dem Element Zusammenfassung verbinden. Wenn den Radioknopf Einzelness Element Zusammenfassung verwenden gecheckt ist, dann werden alle Linien der Zusammenfassung mit diesen beiden Stilen dargestellt.

Wenn der Radioknopf Zusammenfassung mit IH Stil drucken gecheckt ist, dann sind diese speziellen Stile der Zusammenfassung nicht relevant, sondern es werden die gleichen Stile der Elemente verwendet, wie beim Druck des Inhaltes. Da beim Inhaltsdruck das Kapiteltotal meist am Schluss des Kapitels mit dem

Kapitelfuss gedruckt wird und auf der Zusammenfassung ja gerade die Kapiteltotale interessieren, wird in diesem Fall auch die Box Bei Kapiteln Stil Kapitelfuss verwenden aktiviert sein. Damit wird beim Druck des

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Druckformat definieren

Seite 354

Kapitels nicht der Stil des Elementes Kapitelkopf sondern der des Elementes Kapitelfuss verwendet. Das gilt für alle Kapitelebenen.

Schliesslich gibt es die Möglichkeit die Zusammenfassung mit ZF-Stilen zu drucken. Das bedeutet, dass neben den Stilen, die beim Drucken des Inhaltes (IH) verwendet werden, für jedes druckbare Element auch noch Stilnummern für den Druck innerhalb der Zusammenfassung (ZF) angegeben werden können und dann diese auch verwendet werden.

In der Regel werden in der Zusammenfassung auf unteren Ebenen nur die Kapitel gedruckt. Die Option

A

LLE

P

OSITIONEN DRUCKEN

erlaubt es via ZF-Stilnummern zu entscheiden, welche Positionstypen in der

Zusammenfassung gedruckt werden sollen. Damit wird es möglich auf dem gleichen Druckformat den

Inhalt zweimal in völlig unterschiedlicher Darstellung und Auswahl auszudrucken.

Auf einer Zusammenfassung will man, soll sie denn auch wirklich kürzer sein, in der Regel die

Seitenumbrüche und Leerzeilen unterdrücken. Diese kann mit der Option O

HNE

L

EERZEILEN

/S

EITENUMBRÜCHE gesteuert werden. Definiert wird deren Einsatz ja bei jedem einzelnen Element auf dem Reiter E

INZELNE

E

LEMENTE

des Druckformates.

Gruppe Ausmass

Positionen vom Typ Leistung und Verrechnungsart Ausmass können eine Ausmasstabelle hinterlegt haben.

Diese Ausmasstabelle sowie eine Totalzeile mit den Schlussfaktoren kann ebenfalls reproduziert werden.

Geben Sie dazu einfach die beiden Stilnummern an. Die Ausmasszeilen können entsprechend dem

Ausmassdatum oder der Reihenfolge, die bei der Erfassung manuell bestimmt wurde, ausgegeben werden.

Gruppe Leerzeilen

Zwischen den einzelnen Zeilen mit Information möchte man allenfalls etwas Abstand halten. Vielleicht möchte man sogar nach einem Kapitelfuss besonders viel Abstand zum nächsten Kapitel. Oder vor einem

Textbaustein jeweils eine Leerzeile usw.

Geben Sie hier den Stil für die Leerzeile an. In der Stilvorlage wird dieser Stil aus einer Zelle bestehen, die leer ist. Die Grösse dieser Zelle ist entscheidend für die Grundeinheit einer Leerzeile. Soll Diese 4, 6 oder

10 Punkte hoch sein? Bei den einzelnen Elementen können Sie dann bestimmen, wie viele solche

Leerzeilen vor oder nach dem Druck des Elementes eingefügt werden sollen.

Reiter Alle Elemente

Gruppe Darstellung Positionsnummer

Mit dem Druckfeld für Listen @pnr kann die

Positionsnummer dargestellt werden. Folgende

Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Original

Laufend

Die Positionsnummern werden so wie in der Positionsliste angegeben gedruckt. Bei

Artikeln aus einem Katalog wird das in der Regel die Artikelnummer sein, da diese als

Positionsnummer übertragen wird. Die Artikelnummer einer Position kann aber auch mit dem Druckfeld @anr gedruckt werden, unabhängig von einer Verwendung von

@pnr und den hier dazu gemachten Einstellungen. Sie können also auch beide

Druckfelder miteinander verwenden.

Jede Position vom Typ Leistung, Arbeit, Material oder Freibetrag erhält eine fortlaufende Nummer, beginnend mit 1.

Wiederholend

Hierarchisch

Wie laufend, jedoch beginnt die Nummerierung mit jedem Kapitel neu bei 1.

Wie Wiederholend, allerdings wird beim Eintritt in ein Kapitel eine neue Zählebene angelegt und die Nummer des Kapitels vorangestellt und durch einen Punkt getrennt.

Bsp.: 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2. ...

Kapitel und Titel Wie Hierarchisch, es werden aber nur Kapitel und Titel mit Nummern versehen.

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Druckformat definieren

Seite 355

Gruppe Information verbergen

Sie können hier mit einem Klick eine ganze Kolonne ausschalten. Wenn Sie zum Beispiel eine Offerte ohne

Mengen- und Preisangaben machen wollen, damit sie nicht so einfach kopiert werden kann, oder wenn Sie ein Devis ganz ohne Preise und Beträge machen wollen. Dadurch, dass Sie eine Kolonne hier ausschalten können, müssen Sie für solche Fälle keinen eigenen Stil anlegen. Mit den Stilen ist es möglich, noch gezielter Informationen zu unterdrücken. Dort können Sie zum Beispiel nur bei den Leistungspositionen die

Preise und Beträge entfernen, während Sie sie beim Kapitelfuss lassen. Auf diese Weise sieht der

Empfänger keine Detailkalkulation sondern nur die Kosten für ein bestimmtes Kapitel.

Gruppe Dezimalstellen / Tausendereinteilung

Die Felder Menge, Einheitspreis, Rabatt und Betrag können Kommastellen haben. Sie bestimmen hier, wie damit umgegangen werden soll. Die Zahl, die Sie angeben, ist die Minimalzahl an angezeigten

Kommastellen. 0 bedeutet also, dass nur dann Kommastellen angezeigt werden, wenn die Zahl selbst auch

Kommastellen hat. 2 bedeutet, dass in jedem Fall wenigstens zwei Nullen dort stehen.

Die Tausendereinteilung veranlasst die Gruppierung der Ziffern in Dreierblöcken, getrennt durch einen

Leerschlag. Wir verwenden den Leerschlag anstelle des Hochkommas, weil Word bei den

Dezimaltabulatoren ein etwas eigenartiges Verhalten zeigt.

Gruppe Spezielles

Kapitelfüsse nicht drucken

Kapitelfüsse nicht drucken, falls Kapiteltotal=0

Auch verborgene Positionen drucken

Die Kapitelfüsse werden nicht gedruckt. Das ergibt das gleiche Resultat, wie bei allen Ebenen von Kapitelfüssen die Stilnummer auf 0 zu setzen.

Kapitel mit einem Total 0 werden nicht gedruckt.

Positionen können als verborgen markiert werden

( eigener Stil ). Für interne Dokumente will man sie aber

trotzdem drucken können.

Die Checkbox hatte bisher nur Auswirkungen auf die positionsspezifischen Stilangaben (Reiter Spezial -

Gruppe Ausdruck - Checkbox Die ganze Position nicht

drucken).

Diese haben wir erweitert auf den innerhalb der

Positionsbeschreibung verborgenen Text, der mit den

Sonderzeichen in den Mandanteneinstellungen umgeben wird.

Nur den Kurztext drucken

Seitenumbruch nach X Kapiteln

In der Regel wird die Positionsbeschreibung gedruckt.

Mit diesem Check erreichen Sie den Druck der

Positionsbezeichnung oder, wenn diese nicht vorhanden ist, der ersten 50 Zeichen der Positionsbeschreibung.

Damit wird nach einer bestimmbaren Anzahl Kapiteln automatisch ein Seitenumbruch ausgelöst.

Option Nullmengen nicht drucken Sie können erreichen, dass Positionen vom Typ Leistung, Arbeit, Material UND der Verrechnungsart Regie oder Ausmass nicht gedruckt werden, wenn deren Wert = 0 ist.

Reiter Einzelne Elemente

Hier sind wird nun bei der Verbindung der einzelnen druckbaren Elemente des Inhaltes

(Material, Kapitelkopf, MWST usw.) und müssen angeben, mit welchen Stilen diese Elemente gedruckt werden sollen.

Wenn Sie eine Stilnummer 0 (Null) angeben, bedeutet das, dass Sie dieses Element in der entsprechenden Situation (Variante, Per, …) nicht drucken wollen.

Die Stilnummern IH werden beim Inhaltsdruck mit dem Druckfeld @[email protected] verwendet, diejenigen bei ZF beim Druck der Zusammenfassung mit @[email protected]

Dazu muss auf dem Reiter Allgemein aber auch die

Einstellung Zusammenfassung mit ZF-Stilen

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Druckformat definieren

Seite 356

drucken gemacht werden.

Wählen Sie der Reihe nach die Elemente aus dem Dropfeld aus, die Sie für dieses Druckformat brauchen und geben Sie de Stilnummern für die verschiedenen Verrechnungsarten (Per, Pauschal, Variante) des

Elementes an. Sie können in der Gruppe Ablauf bestimmen, ob vor dem Druck des gewählten Elementes eine neue Seite und/oder einige Leerzeilen gedruckt werden sollen. Ebenso ob nach dem Druck des

Elementes eine neue Seite und/oder einige Leerzeilen anfallen. Wenn Sie die Einstellungen für ein Element gemacht haben, dann drücken Sie Speichern. Die Maske bleibt offen, aber die Angaben zu diesem Element sind gespeichert worden. Wählen sie erst dann das nächste Element.

Viele Elemente entsprechen genau einem bestimmten Positionstyp und heissen dann auch genau gleich. Es gibt aber mehr Elemente als Positionstypen, weil die Druckformate ja nicht nur für den Druck von

Projektdokumenten zur Anwendung kommen, sondern auch für Adressübersichten, Objektdokus,

Serviceaufträge usw.. Die Bedeutung der Elemente ist in der folgenden Tabelle beschrieben.

Element Bereich Verwendung

Position

Leistung

Projektdokumente und

Katalogdruck

Projektdokumente und

Katalogdruck

Wird verwendet, wenn Leistungs-, Arbeits- oder

Materialpositionen gedruckt werden und für diese

Elemente kein Stil angelegt wurde.

Druck von Positionen des Typs Leistung

Arbeit Druck von Positionen des Typs Arbeit

Material

Servicematerialliste

Servicearbeitsliste

Serviceressourcenliste

Kapitelkopf

Kapitelkopf2

Kapitelkopf3

Projektdokumente und

Katalogdruck

Projektdokumente und

Katalogdruck

Serviceaufträge

Serviceaufträge

Serviceaufträge

Projektdokumente und

Katalogdruck

Projektdokumente

Projektdokumente

Druck von Positionen des Typs Material

Druck der Liste der Buchungen in Rapport Material

Druck der Liste der Buchungen in Rapport Arbeit

Druck der Liste der beteiligten Mitarbeiter

Druck der Einleitung eines Kapitels auf oberster Ebene bzw. des Kapitels als Textbaustein in einem Katalog

Druck der Einleitung eines Kapitels auf zweiter Ebene

Druck der Einleitung eines Kapitels auf dritter bis neunter Ebene

Druck des Abschlusses eines Kapitels oberster Ebene Kapitelfuss

Kapitelfuss2

Kapitelfuss3

Prozente

Projektdokumente

Projektdokumente

Projektdokumente

Druck des Abschlusses eines Kapitels zweiter Ebene

Druck des Abschlusses eines Kapitels dritter bis neunter

Ebene

Druck von Positionen des Typs Prozente

MWST

Total

Schlusstotal

Titel

Projektdokumente und

Katalogdruck

Projektdokumente

Projektdokumente

Druck von Positionen des Typs MWST

Druck von Positionen des Typs Total

Druck von Positionen des Typs Schlusstotal

Druck von Positionen des Typs Titel

Überschrift

Schmaltext

Text

Freibetrag

Projektdokumente

Projektdokumente und

Katalogdruck

Projektdokumente und

Katalogdruck

Projektdokumente und

Katalogdruck

Projektdokumente und

Katalogdruck

Projektdokumente und

Katalogdruck

Druck von Positionen des Typs Überschrift

Druck von Positionen des Typs Schmaltext

Druck von Positionen des Typs Text

Druck von Positionen des Typs Freibetrag

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Druckformat definieren

Seite 357

Zusammenfassung

Dimension

Objektdaten

Anlagedaten

Projektliste

Projektgruppenliste

Projektdokumente

Katalogdruck

Objektblätter

Anlageblätter

Dokumentliste mit

Druckformat

Dokumentliste mit

Druckformat

Stil für alle Zeilen der Zusammenfassung, falls nicht die

Stile der einzelnen Elemente angewandt werden (siehe

Gruppe Zusammenfassung )

Druck der Dimensionen eines Artikels

Druck der Liste der Datenfelder eines Objektes

Druck der Liste der Datenfelder einer Anlage

Stil für die Darstellung eines Projektes

Stil für die Darstellungen einer Projektgruppe

Dokumentliste Dokumentliste mit

Druckformat

Druck Rapportblatt

Stil für die Darstellung eines Dokumentes

Rapportliste Druck von Arbeits- und Spesenbuchungen in ARCO

Erfolg

Anlagenbaum Objekt- und

Anlageblätter

SN Bestand

Damit beim Katalog- und Dokumentdruck, je nach

Artikelart, unterschiedliche Seriennummernfelder gedruckt werden können, wurde die Einlesedefinition mit zwei Stil-Feldern erweitert. Dies kann vor allem bei Artikelarten wie Hard- und Software hilfreich sein, da diese nicht die gleichen Seriennummernfelder verwenden und über unterschiedliche

Einlesedefinitionen erfasst werden.

Erstellen Sie in der Stil-Vorlagedatei, unter Bearbei-

ten-Druckformate für das gewünschte Druckformat, pro Artikelart zwei neue Stile mit den benötigten

Seriennummernfeldern.

Diese beiden Stile werden dann entsprechend in der

Einlesedefinition bzw. in der Artikelerfassung mit

Wareneingang (Option), Reiter Definieren der

Exceltabelle bei der Gruppe Stile für Druck der SN

Felder bei Titel und Inhalt eingetragen.

Beim Drucken einer Position oder eines Artikels wird nun geprüft ob die Position bzw. der Artikel mit einer Einlesedefinition verbunden ist. Falls nicht wird normal gedruckt, wenn doch, dann wird mit dem eingetragenen Stil gedruckt. Unabhängig des eingetragenen Stiles im Druckformat SN-Bestand.

Folgende Druck-Regeln wurden umgesetzt:

Stil für Titel > 0 dann wird dieser Titel-Stil vor den

Seriennummern gedruckt

Stil für Titel = 0 dann wird der Titel-Stil nicht gedruckt.

Stil für Inhalt > 0 dann werden die Seriennummernfelder mit diesem Stil gedruckt, nicht mit dem

SN-Bestand-Stil aus dem Druckformat.

Stil für Inhalt = 0 und Druckformat SN-Bestand-Stil

> 0 dann werden die Seriennummernfelder mit dem

Druckformat-Stil gedruckt.

Stil für Inhalt = 0 und Druckformat SN-Bestand-Stil

= 0 dann werden keine Seriennummernfelder gedruckt, auch kein Titel.

Gibt es keine Seriennummern so wird auch keine

Titelzeile gedruckt.

Anlagen können hierarchisch strukturiert sein. Für die

Ebenen 1-5 kann je ein separater Stil angegeben werden, damit auf dem Ausdruck die Ebene einer

Anlage gut ersichtlich ist.

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Druckformat definieren

Seite 358

Reiter Ausgabe

In den Druckformaten auf dem neuen Reiter Ausgabe haben Sie die Möglichkeit die Druckausgabe umzustellen. Normalerweise werden Ihre Dokumente direkt mit Word geöffnet. Hier können Sie z. B. auf

Adobe Acrobat umstellen um anstelle eines Word-

Dokumentes eine Pdf-Datei zu generieren, aber auch das Format Single Web Page Format ist möglich

Druckformate - Befehl Adressen

Hier wurde eine grundlegende Änderung vollzogen, damit die Abläufe gleich sind, wie beim Befehl Spra-

chen. Das heisst, es kann zu einem Druckformat nun einer bestimmten Adresse eine Vorlage und eine Stildatei zugewiesen werden. Damit verhält sich diese Zuweisung gleich wie für die Sprachen.

Da für jede Adresse die Kontaktsprache definiert ist, hat die Adress-Zuteilung höhere Priorität, als die

Sprachzuteilung. Wird also ein Eintrag für eine Adresse gefunden, wird nicht mehr in der Sprachtabelle gesucht.

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Druckformat definieren

Seite 359

Kalkulationsschemata

Kalkulationsschemata werden verwendet bei der

1.

Artikelvorkalkulation

2.

Positionskalkulation

3.

Kapitelkalkulation

4.

Projektkalkulation

5.

Auftragserfolgsrechnung

6.

Objekterfolgsrechnung

7.

Auftragskostenübersicht

Zur Zeit sind nein verschiedene Kalkulationsschemen möglich, die nicht alle in allen oben genannten

Situationen eingesetzt werden können

Schema Anwendungsbereiche Auswahl wird bestimmt durch Nur für Artikeltyp

Standard

SMGV

1-6

1-5

Suissetec

1-4

Gebäudereinigung 2, 4

Material Faktoren 1

Material Flächen

1

Stundenbasiert

Stundenkosten

Ablauf

5

5, 7

2

Katalog, Projekt, Auswertung

Katalog, Projekt, Auswertung

Katalog, Projekt

Projekt

Katalog

Katalog, Lizenzierung

Auswertung

Auswertung

Lizenzierung

Leistung

Leistung

Material

Leistung

Material

Material na na

Material

Einstellungen

Meist wird pro Mandant mit einem bestimmten Kalkulationsschema gearbeitet. Damit also jeweils gleich das richtige vorgeschlagen wird, können die Einstellungen entsprechend gesetzt werden.

Projeke brauchen ein Schema hinterlegt, damit die

Kalkulation richtig läuft. Neue Projekte erhalten das hier in den Einstellungen - Reiter Auftrag gesetzte Schema.

Damit die Artikel richtig vorkalkuliert werden können, muss ein Katalog das richtige Schema hinterlegt haben.

Ausserdem müssen dem Katalog die für seine

Artikel gültigen Faktoren hinterlegt werden. Das machen Sie mit dem Befehl Faktoren auf der Katalogliste (Übersicht auf gelb Alle stellen, Katalog markieren, Befehl Faktoren).

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Druckformat definieren

Seite 360

Die Faktoren können für den ganzen Katalog und/oder für einzelne Artikel(Bereiche) erfasst werden. Zuerst wird nach einem Artikelbereich gesucht und falls es dazu keine Faktorentabelle gibt, wird das Schema ohne Einschränkung

'(kein)-(kein)' verwendet.

Kalkulation Standard

Die Kalkulation Standard zeichnet sich dadurch aus, dass sie für alle Anwendungsbereiche nutzbar ist. Sie eignet sich für Leistungen, weil bei der Kalkulation die Angaben in der Stückliste entscheidend sind. Sie unterscheidet sich von der Kalkulation SMGV vor allem dadurch, dass die Lohnbasis mitarbeiterabhängig ist und die Gemeinkosten Arbeit in Betrag pro Stunden angegeben werden.

Das Fenster 'Kalkulation Standard' wird verwendet bei der Artikel-, der Positions- und der Auftragskalkulation. Für den Benutzer ist es nicht sofort ersichtlich, welche Faktoren in welchem Fall zur Anwendung kommen. Deshalb neu die Gruppierung und farbliche Unterscheidung.

Zudem wurden Wünsche nach zusätzlichen Möglichkeiten mit dem GK-Zuschlag auf Material und Fremdleistungen in Abhängigkeit des Auftragsvolumens (->Budget) berücksichtigt

Auch sind Malerkunden daran interessiert, die gesamten Materialkosten von den Arbeitskosten abhängig berechnen zu können.

Die Maske Faktoren zeitabhängig wurde ebenfalls mit den neuen Budgetbezogenen Zuschlägen ergänzt damit Sie die Faktorenanpassungen inkl. den Budgetbezogenen Zuschlägen in die Vergangenheit rückverfolgen können.

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Kalkulation Standard

Seite 361

Anwendung 1 Artikelvorkalkulation

Katalogfaktoren können für einen einzigen Artikel, für einen Nummernbereich oder für alle Artikel gelten. Im letzten Fall lassen Sie die drei ersten

Felder hier einfach leer.

Einträge in der Stückliste (Rezept) vom Typ Arbeit werden mit den Faktoren Sozialleistungen in % und Gemeinkosten pro h hochgerechnet, solche vom Typ Material mit dem Materialzuschlag in %.

Daraus ergeben sich die Selbstkosten, die mit dem

Bruttogewinnzuschlag zum kalkulierten Preis führen. Die Verkaufspreise 1 bis 3 ergeben sich dann aufgrund der Schlussfaktoren 1-3.

Anwendung 2 Positionskalkulation

Einträge in der Stückliste (Rezept) vom Typ Arbeit werden mit den Faktoren Sozialleistungen in % und Gemeinkosten pro h hochgerechnet, solche vom Typ Material mit dem Materialzuschlag in %.

Daraus ergeben sich die Selbstkosten, die mit dem

Bruttogewinnzuschlag direkt zum Verkaufspreis führen.

Auf dem Katalog sehen Sie die gleiche Maske, hier sind aber nur die Artikel-/ Positionsinformationen aktiv und

änderbar. Hier hat nur das Design geändert, an der

Kalkulation selber nichts.

Anwendung 3 Kapitelkalkulation

Positionen vom Typ Arbeit oder Einträge vom Typ Arbeit in den Stücklisten (Rezept) von

Leistungspositionen werden mit den Faktoren Sozialleistungen in % und Gemeinkosten pro h hochgerechnet, solche vom Typ Material (direkte und in Stücklisten) mit dem Materialzuschlag in %.

Daraus ergibt sich die Kostenseite. Die Erträge sind aus dem Kapiteltotal ersichtlich, bereinigt um die

MWST. Aus der Differenz ergibt sich der Erfolg des Kapitels.

Anwendung 4 Projektkalkulation

Genau wie in der Kapitelkalkulation, es wird einfach das ganze Projekt berücksichtigt.

Anwendung 5 Auftragserfolgsrechnung

Arbeitsbuchungen erfolgen immer auf einen Mitarbeiter. Dieser hat in den Einstellungen einen Stundenlohn hinterlegt, welcher die Basis ist für die beiden Faktoren Sozialleistungen in % und Gemeinkosten pro h, die dazugerechnet werden. Daraus ergeben sich die Selbstkosten einer Arbeitsbuchung.

Materialbuchungen haben einen Einstandspreis. Dieser wird mit dem Faktor Materialzuschlag in % aufgerechnet, um die Selbstkosten der Materialbuchung zu erhalten.

Die Budgetbezogenen Zuschläge auf der Maske

Faktoren Standard sind bekanntlich allgemein gültig und werden also für alle Aufträge angewendet. Wenn man nun einzelne Aufträge hat die man mit anderen Zuschlägen in der Erfolgsrechnung/Kostenliste ausweisen möchte so können Sie neu auf dem Auftrag-Reiter Nachkalkulation die

Checkbox Auftragsnachkalkulation aktivieren setzen und somit haben Sie die Möglichkeit auf dem

Auftrag die Zuschläge abweichend von den Standard-Faktoren zu definieren.

Wird die Checkbox entfernt, wird wieder mit den

Standard-Faktoren kalkuliert.

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Kalkulation Standard

Seite 362

Anwendung 6 Objekterfolgsrechnung

Stundenrapporte erfolgen immer auf einen Mitarbeiter. Dieser hat in den Einstellungen einen Stundenlohn hinterlegt, welcher die Basis ist für die beiden Faktoren Sozialleistungen in % und Gemeinkosten pro h, die dazugerechnet werden. Daraus ergeben sich die Selbstkosten eines Stundenrapportes.

Materialausgänge in Rapporten haben einen Einstandspreis. Dieser wird mit dem Faktor Materialzuschlag in

% aufgerechnet, um die Selbstkosten der Materialbuchung zu erhalten.

Kalkulation SMGV

Die Kalkulation SMGV entspricht den Verbandsvorgaben, kann aber auch von anderen Branchen genutzt werden. Sie ist einfacher als die Standardkalkulation, weil nicht für jeden Mitarbeiter der Stundenlohn angegeben werden muss und weil die Arbeitszeiten für den ganzen Artikel gültig sind und nicht einzeln im

Rezept erfasst werden.

Anwendung 1 Artikelvorkalkulation

Katalogfaktoren können für einen einzigen Artikel, für einen Nummernbereich oder für alle Artikel gelten. Im letzten Fall lassen Sie die drei ersten

Felder hier einfach leer.

Die in den Richtzeiten angegebenen Stunden werden mit dem Lohnfaktor multipliziert und anschliessend mit den beiden %-Faktoren

Sozialleistungen und Gemeinkosten hochgerechnet. Material in der Stückliste wird mit dem Materialzuschlag in % belastet. Daraus ergeben sich die Selbstkosten, die mit dem

Bruttogewinnzuschlag zum kalkulierten Preis führen. Die Verkaufspreise 1 bis 3 ergeben sich dann aufgrund der Schlussfaktoren 1-3.

Anwendung 2 Positionskalkulation

Die in der Position eingetragenen Stunden werden mit den beiden %-Faktoren Sozialleistungen und

Gemeinkosten hochgerechnet. Material in der

Stückliste wird mit dem Materialzuschlag in % belastet. Daraus ergeben sich die Selbstkosten, die mit dem Bruttogewinnzuschlag direkt zum

Verkaufspeis führen.

Anwendung 3 Kapitelkalkulation

Die Stunden von Positionen vom Typ Arbeit oder Leistung werden mit den Faktoren Sozialleistungen in % und Gemeinkosten in % hochgerechnet, solche vom Typ Material (direkte und in Stücklisten) mit dem

Materialzuschlag in %. Daraus ergibt sich die Kostenseite. Die Erträge sind aus dem Kapiteltotal ersichtlich, bereinigt um die MWST. Aus der Differenz ergibt sich der Erfolg des Kapitels.

Anwendung 4 Projektkalkulation

Genau wie in der Kapitelkalkulation, es wird einfach das ganze Projekt berücksichtigt.

Anwendung 5 Auftragserfolgsrechnung

Unabhängig vom Mitarbeiter wird für jede Arbeitsbuchung immer der Lohnfaktor genommen, welcher die

Basis ist für die beiden Faktoren Sozialleistungen in % und Gemeinkosten in %, die dazugerechnet werden.

Daraus ergeben sich die Selbstkosten einer Arbeitsbuchung.

Materialbuchungen haben einen Einstandspreis. Dieser wird mit dem Faktor Materialzuschlag in % aufgerechnet, um die Selbstkosten der Materialbuchung zu erhalten.

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Kalkulation SMGV

Seite 363

Kalkulation SuisseTec

Diese Kalkulation will die Haustechnik-Branchen besser unterstützen. Speziell dabei sind die komplett getrennten Faktorensätze für Material und Arbeit.

Einerseits wird von einem Standardeinkaufspreis des Materials ausgegangen, der erst reduziert und anschliessend zu den Selbstosten und dem Verkaufspreis hochgerechnet wird. Auf der anderen Seite steht die

Standard-Richtzeit, die ebenfalls zunächst mit einem eigenen Faktor reduziert und anschliessend mit dem kalkulatorischen Stundenlohn und den Geschäftsfaktoren zu den Selbstkosten und dem Verkaufspreis hochgerechnete wird.

Aus den beiden Selbstkostenanteilen werden die Gesamtkosten des Artikels und aus den beiden Verkaufspreisanteilen wird der Gesamtverkaufspreis.

Anders als bei anderen Kalkulationen ist ausserdem, dass immer die Katalogfaktoren angewandt werden, auch bei der Projektkalkulation, falls eine Position aus einem Artikel entstanden ist. Trotzdem kann der

Einkaufspreis des Materials und die Richtzeit der Arbeit positionsspezifisch angegeben werden.

Bedeutung der Faktoren

Anteil Material

Netto Material (NM)

Entspricht dem Standardeinkaufspreis, wie er z. B. in den IGH Katalogen durch den Import im XML Format erscheint. Legen Sie fest, wo im Artikel der Netto Materialpreis abgelegt wurde

Reduktionsfaktor Material (RFM)

Wird auf dem Netto Material angewendet und ergibt 'Netto Netto Material' (NNM), also Ihren speziellen Einkaufspreis beim Lieferanten:

NNM = NM * RFM

Gemeinkostenfaktor Material (GKM)

Auf dem 'Netto Netto Material' wird der Gemeinkostenfaktor (ausgedrückt als %) angewandt. Daraus ergeben sich die Selbstkosten

Material (SKM):

SKM = NNM * (1 + GKM / 100)

Risiko + Gewinn Material (RGM)

Auf den Materialselbstkosten wird der Gewinnfaktor (ausgedrückt als %) angewandt. Daraus ergibt sich der Verkaufspreisanteil Material

(VPM):

VPM = SKM * (1 + RGM / 100)

Anteil Arbeit

Richtzeit (RZ)

Entspricht der Standardrichtzeit, wie sie z. B. in den IGH Katalogen erscheint. Legen Sie fest, wo im

Artikel die Richtzeit abgelegt ist

Reduktionsfaktor Richtzeit (RFZ)

Sie geben an, wie die Tarifrichtzeit reduziert werden soll. Daraus ergibt sich die Netto Richtzeit (NNZ):

NNZ = RZ * RFZ

Kalkulatorischer Stundenlohn (KSL)

Der Stundenlohn, der in die Kalkulation einfliessen soll, angewandt auf der Netto Richtzeit, ergibt die

Netto Lohnkosten (NKL):

NKL = NNZ * KSL

Gemeinkosten Arbeit (GKZ) und Sozialleistung Arbeit (SOZ) werden je auf den Netto Lohnkosten angewandt und summiert und ergeben dadurch die Selbstkosten

Arbeit (SKZ):

SKZ = NPK + (NKL * GKZ / 100) + (NKL * SOZ / 100)

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Kalkulation SuisseTec

Seite 364

Risiko + Gewinn Arbeit (RGZ)

Wird auf den Arbeitsselbstkosten angewandt. Daraus ergibt sich der Verkaufspreisanteil Arbeit (VPZ):

VPZ = SKZ * (1 + RGZ / 100)

Gesamtartikel

Kalkulierten Akkordpreis (VP)

Aus den Verkaufspreisanteilen Material und Arbeit ergibt sich als Summe der Kalkulierte Akkordpreis

(VP). Dieser kann in einem bestimmten Feld gespeichert werden:

VP = VPM + VPZ

Kalkulierte Kosten (KKO)

Die kalkulierten Kosten sind die Summe der Selbstkosten Material und Arbeit und können in einem bestimmten Feld gespeichert werden.

KKO = SKM + SKZ

Regiepreis (RP)

Im Unterschied zum Akkordpreis, der alle Faktoren einbezieht, wird beim Regiepreis auf dem Material der Material-Reduktionsfaktor nicht angewendet und natürlich der Arbeitsanteil nicht eingerechnet, weil dieser ja eben in Regie (also nach effektivem Aufwand) abgerechnet wird.

Artikelvorkalkulation

Sind die Faktoren auf dem Katalog gesetzt und die Artikel mit Netto Material und Richtzeit eingelesen/ergänzt/erfasst, dann kann die Kalkulation

eines Artikels in der Artikelmaske Reiter Kalkulation mit Befehl Kalkulation ausgeführt werden. Die

Felder werden sofort gemäss Faktoren gerechnet und eingetragen.

mehrerer Artikel über die Funktion Menu Extra

Preise anpassen erfolgen. Es werden alle ausgewählten Artikel gerechnet.

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Kalkulation SuisseTec

Seite 365

Positionsübernahme

Wenn die Zeitangaben auf Positionsebene verwendet werden sollen, z. B. für eine Positionskalkulation oder eine Zeitvorgabeliste, dann müssen die Materialartikel als Leistung eingetragen werden.

Das Material selbst wird dann in die Stückliste der

Position verknüpft und somit funktionieren auch die

Materialrüstlisten, die Bestellung und der Lagerausgang.

Positionskalkulation

Die Faktoren werden, wie schon erwähnt, aus der

Katalogebene verwendet, falls die Position aus einem

Artikel erzeugt wurde und immer noch referenziert ist (Positionsnummer nicht geändert).

Es ist aber dennoch möglich positionsspezifische

Angaben zu machen, z. B. wenn mit dem Lieferanten eine spezielle Objektkondition für das Material vereinbart werden konnte oder wenn aufgrund bestimmter Umstände die Richtzeit verändert werden muss (schwierige Lage).

Die Felder Materialeinkauf und Zeitaufwand können bei Materialpositionen eingetragen werden und entsprechen 'Netto Netto Material' (also keine Anwendung von Faktor RFM) und 'Netto Richtzeit (also keine Anwendung von Faktor RFZ). Mit dem Befehl

'Kalkulieren' ergibt sich dann ein positionsspezifischer Preis.

Bei Leistungen ergibt sich 'Netto Material' aus der

Summe der Einkaufspreise der Stücklisteneinträge vom Typ Material. Die Richtzeit ist gleich gehandhabt wie bei Materialtypen, kommt also aus der Positionsebene.

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Kalkulation SuisseTec

Seite 366

Positionsfaktoren anwenden (Kalkulation Suissetec)

ARCO bietet die Möglichkeit, für Projekte, die auf dem Kalkulationsschema "Suissetec" beruhen,

Preisanpassungen auf den 3 Ebenen "Leistung",

"Kapitel" und "Schlusstotal" kalkulieren zu lassen.

Mit einem rechten Mausklick auf die gewünschte

Position ("Leistung", "Kapitel", "Schlusstotal") erhalten Sie neu den Auswahlpunkt "Faktoren anwenden", den Sie wiederum klicken.

Nun können Sie die Faktoren für Material und Arbeit beliebig anpassen. Die beiden Faktoren werden auf dem Verkaufspreisanteil Arbeit und dem

Verkaufspreisanteil Material angewandt.

Mit einem Klick auf Ausführen wird die Offerte neu durchgerechnet. Nach dieser Kalkulation werden die Faktoren automatisch wieder zurückgesetzt, also nicht gespeichert.

Projektkalkulation

Damit eine Übersicht über eine ganze Offerte erreicht wird, kann die Projektkalkulation verwendet werden. Dazu muss das Projekt auf das

Kalkulationsschema SuisseTec gestellt werden.

Menu Drucken - Projekt - Kalkulation zeigt dann

Arbeitszeit

Arbeitskosten

Material Einkauf, Material-GK und Materialkosten

Gegenüberstellung Ertrag - Kalkulierter Ertrag

Gegenüberstellung Ertrag - Kosten

Gewinn und Bruttogewinnzuschlag in %

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Kalkulation SuisseTec

Seite 367

Kalkulation Gebäudereinigung

Artikel vordefinieren

Um eine Offerte schnell erstellen zu können, müssen

Sie auf Artikel zurückgreifen können. Artikel sind

Textbausteine für Kapitel (BÜRORAUM, FASSADE,

FENSTERFRONT, LAGER, …) und Leistungsbeschriebe

Ihres Angebotes, die aus einer Artikelnummer, einem Text (Teppichreinigung, Fensterreinigung, Papierkorb leeren, …), dem Zeitaufwand pro Einheit, dem Preis pro Einheit und fakultativ der Arbeitsart, einem Ertragskonto usw. bestehen. Wichtig für Leistungsbeschriebe ist der Typ. Dieser muss auf Leis-

tung stehen und die Verrechnungsart auf Ausmass.

Diese Vorgaben können Sie auf dem Katalog voreinstellen.

Beachten Sie, dass Sie die Möglichkeit haben die

Richtzeit nicht nur für eine Einheit, sondern auch für ein Vielfaches davon anzugeben. Das kann praktisch sein zur Bestimmung des Zeitaufwandes. Nutzen Sie nur Zeit 1 und Preis 1. Sie haben nachher in der

Position die Möglichkeit weiter Einfluss zu nehmen auf die Preisbildung.

Offert Struktur festlegen

Öffnen Sie parallel zur Projektbearbeitung die Katalogbearbeitung. Wählen Sie Ihren Katalog mit den Textbausteinen. Übernehmen Sie zunächst Einleitungstexte und die Kapitel für die Offert Struktur. Bei Unterhaltsreinigungen (UH) wird häufig eine Kapitelstruktur nach Räumen angelegt. Die Struktur kann mehrstufig sein. Beachten Sie aber, dass Sie nur auf der obersten Ebene den Divisor für den Ausweis der periodischen Kosten angeben können (Monat, Quartal, …).

Teilen Sie auf jeden Fall UH und Spezialreinigungen in verschiedene Kapitel auf, da die Preisangaben für die Kunden in der Regel unterschiedliche Perioden umfassen. Bei UH will man in der Regel pro Monat,

Quartal oder Jahr ausweisen, während man bei Spezialreinigungen eher den einmaligen Einsatz angibt.

Diese Perioden-Einstellung wird auf dem Kapitel im

Reiter Auswertungen - Gruppe Vorkalkulation Reini-

gung getätigt.

Neben dem Einzelpreis einer Position wird basierend auf dem Intervall immer auch ein Jahrespreis berechnet. Die Summe der Jahrespreise der Leistungen ergibt die Kapitelsumme pro Jahr. Diese kann hier mit dem Divisor geteilt werden, falls vom Kunden eine Offerte mit Aufteilung nach monatlichen oder Quartalskosten gewünscht wird. Wollen Sie also z. B. die Quartalskosten auf der Offerte ausweisen, stellen Sie den

Divisor "4" ein ("12" für monatliche Kosten ist die Voreinstellung). Divisor 1 entspricht dem Jahrespreis bei

UH und dem Einzelpreis bei Spezialreinigungen.

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Kalkulation Gebäudereinigung

Seite 368

Offert Positionen kalkulieren

Standardmässig wird als Intervall 1x pro Monat angenommen und sowohl der Verschmutzungsgrad, als auch der Schwierigkeitsgrad auf 100% gestellt. Sie können diese Werte direkt in der Positionsliste ver-

ändern und nachvollziehen, wie sich der Preis ändert.

In der Positionsmaske sind alle relevanten Faktoren auf dem Reiter Kalkulation ersichtlich.

Der Abotyp hat mit der automatischen Vertragserstellung zu tun. Auch hier geht es um ein Intervall, allerdings um das Fakturaintervall. Sie können bereits hier bestimmen, in welchem Intervall diese

Position fakturiert werden soll. Positionen, die gemeinsam einen Vertrag ausmachen, müssen natürlich das gleiche Fakturaintervall und damit den gleichen Abotyp eingetragen haben. [Bearbeiten] öffnet die Liste der Abotypen.

3

3.1

3.2

3

Offerte drucken mit Kalkulationszahlen

Wenn die Offerte fertig gerechnet ist, kann sie ganz normal gedruckt werden. Um die für die Kalkulation

Gebäudereinigung spezifischen Informationen ausdrucken zu können, stehen spezielle Druckfelder zur Verfügung, die im Folgenden erklärt werden.

Grundsätzlich kann gesagt werden, dass viele Unternehmen im Bereich UH keine Preise für Einzel-

Leistungen ausweisen wollen, sondern einen Monats-, Quartals- oder Jahrespreis für einen ganzen Raum, also eine Leistungsgruppe oder eine Gruppe von Räumen angeben wollen. Das bedeutet, dass die Stile für

Positionen vom Typ Leistung nur die Mengen mit Einheit drucken und die Preisangaben nur auf dem Kapitel

(Raum, Raumgruppe) erfolgen.

@vgr Verschmutzungsgrad (Position)

@sgr

@itv

@bet

@ppa

@pdv

@zpl

@zpa

Schwierigkeitsgrad (Position)

Intervall (Position)

Preis pro Leistungserbringung (Position und Kapitel)

Preis pro Jahr (i.d.R. Kapitel, Position auch möglich)

Preis pro Periode, gesetzt im Kapitel (Jahrespreis/ Divisor)

Zeitaufwand pro Leistungserbringung (Position und Kapitel)

Zeitaufwand pro Jahr (i.d.R. Kapitel, Position auch möglich)

@zdv Zeitaufwand pro Periode, gesetzt im Kapitel (Jahreszeit / Divisor)

Daraus ergibt sich dann je ein spezieller Stil für Positionen vom Typ Leistung und ein spezieller Stil für Positionen vom Typ Kapitel. Dazu hier je ein Beispiel:

@STIL83 Positionen Typ Leistung Gebäudereinigung

V:@vgr% S:@sgr% @itv @meh @mng @pnr @txt

@STIL82 Kapitelfuss Gebäudereinigung

@pnr

Monatliches Arbeitsvolumen:

Monatliche Kosten:

Das Resultat könnte dann so aussehen:

Std. @zdv

CHF @pdv

BÜRO MÜLLER

Teppichreinigung

Fensterreinigung

Monatliches Arbeitsvolumen:

Monatliche Kosten:

V:50% S:100%

V:100% S:150%

1 x pro Woche

4 x pro Jahr m2 m2

30

4

Std. 1.34

CHF 58.55

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Kalkulation Gebäudereinigung

Seite 369

Kalkulation Material Faktoren

Diese Kalkulation für einfache Waren kann von einem Listenpreis einen Einkaufspreis herleiten und umgekehrt. Eignet sich besonders, wenn man von einem Lieferanten elektronisch einen Katalog erhält, der entweder keine Verkaufspreise oder keine Einkaufspreise enthält.

Um mit dieser Kalkulation zu arbeiten, stellen Sie im Katalog das Kalkulationsschema auf Material und auf dem Reiter Einkauf/Lager in der Gruppe Einkaufspreise berechnen die Einstellung auf Artikel/Lager

verwenden.

Anwendung 1 Artikelvorkalkulation

Katalogfaktoren können für einen einzigen Artikel, für einen Nummernbereich oder für alle Artikel gelten. Im letzten Fall lassen Sie die drei ersten

Felder hier einfach leer.

Sie können vom Listenpreis auf einen

Einkaufspreis und weitere Verkaufspreise runterrechnen oder vom Einkaufspreis auf die drei

Verkaufspreise hochrechnen.

Kalkulation Material Flächen

Diese Kalkulation eignet sich, wenn sich die Artikel bezüglich Ihrer Dimensionen unterscheiden und der

Einkaufspreis von einem Flächenpreis abhängig ist. Diese Kalkulation ist eine eigene Lizenzoption.

Um mit dieser Kalkulation zu arbeiten, stellen Sie im Katalog das Kalkulationsschema auf Material und auf dem Reiter Einkauf/Lager in der Gruppe Einkaufspreise berechnen die Einstellung auf Einkaufspreise pro

Flächeneinheit aus Faktorentabelle.

Anwendung 1 Artikelvorkalkulation

Jeder Faktorensatz kann eine Bezeichnung haben und einen Einkaufspreis pro Flächeneinheit. Für welche Artikel der Faktorensatz gültig ist, lässt sich entweder durch einen Artikelnummernbereich oder durch eine ganze Warengruppe angeben. Der obige Einkaufspreis kann auch in Fremdwährung angegeben werden, wobei entweder die Währung des Kataloges oder des Faktorensatzes verwendet wird. Schliesslich werden die Verkaufspreise mit einem Faktor hochgerechnet.

Der Kalkulationsablauf ist wie folgt:

- Einkaufspreis in Leitwährung umrechnen

- mit der Artikelfläche multiplizieren

- die Verkaufspreisfaktoren anwenden

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Kalkulation Material Faktoren

Seite 370

Kalkulation Stundenbasiert

Das Schema Stundenbasiert ist besonders interessant für Branchen, die einen sehr hohen Anteil

Arbeitskosten an den Selbstkosten haben (über 85%) und die Materialaufwände linear proportional zu den geleisteten Stunden sind, da in diesem Fall auf die Erfassung der Materialausgänge verzichtet werden kann. <