Kapitel 1: Die Tagesliste

Kapitel 1: Die Tagesliste

von ärzten für ärzte

Benutzerhandbuch

zollsoft GmbH

Engelplatz 8 , 07743 Jena

Email: info @ zollsoft.de www.zollsoft.de

Sitz der Gesellschaft: Jena

AG Jena, HRB 507075

St.-Nr. 162/123/00709

Geschäftsführung:

Dr. Andreas Zollmann

Johannes Zollmann

Inhaltsverzeichnis

Links zu den Video-Tutorials ............................................................................................... 4

Kapitel 1: Die Tagesliste ...................................................................................................... 6

Die konfigurierbare Toolbar ............................................................................................ 7

Die feste Toolbar ............................................................................................................. 7

Tagesliste ........................................................................................................................ 9

ToDo-Konzept ................................................................................................................ 10

Patientensuche ............................................................................................................. 10

Filterzeile ...................................................................................................................... 11

Auswahlhistorie ............................................................................................................ 11

Filterschnellauswahl...................................................................................................... 12

Papierkorb .................................................................................................................... 12

Kapitel 2: Die Patientendetails .......................................................................................... 13

Bereich: Patientenstammdaten ..................................................................................... 13

Bereich: Abrechnungsstammdaten ............................................................................... 14

Bereich: Besuchsplanung (+Vorlagen) ............................................................................ 15

Auswahl per Popover .................................................................................................... 16

Fenster: „Patientenauswahl nach Kartenlesen“ ............................................................. 16

Kartenlesegerät installieren .......................................................................................... 18

Kapitel 3: Der KV-Schein .................................................................................................... 19

Bereich: Schein .............................................................................................................. 19

Bereich: Behandlungsausweis ....................................................................................... 19

Bereich: Scheingruppe ................................................................................................... 20

Kapitel 4: Die Kartei .......................................................................................................... 23

Bereich: Besuch ............................................................................................................. 23

Bereich: Die Medizinische Dokumentation .................................................................... 24

Arbeiten mit Textbausteinen ......................................................................................... 25

Kapitel 5: Die Abrechnung ................................................................................................ 29

Die GKV-Abrechnung ..................................................................................................... 30

Die Privatrechnung ........................................................................................................ 35

Arbeiten mit der Kommandozeile ................................................................................. 44

Kapitel 6: Die Favoriten-Verwaltung .................................................................................. 45

Neue Favoriten und Gruppen anlegen ........................................................................... 45

Favoriten umgruppieren ................................................................................................ 46

Leistungsspezifische Favoriten ...................................................................................... 46

Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation ..................................................................... 47

DMP-

Dokumentation ................................................................................................... 47

Früherkennungsuntersuchungen ................................................................................... 61

Dokumentation Hautkrebsscreening ............................................................................. 63

Impf-Dokumentation ...................................................................................................... 74

Kapitel 8: Der Kalender ..................................................................................................... 76

Kalender-Planung .......................................................................................................... 76

Anlage von Terminarten ................................................................................................ 81

Ressourcenverwaltung .................................................................................................. 82

2

Wochenansicht .............................................................................................................. 84

Terminsuche .................................................................................................................. 86

Kapitel 9: Die Briefschreibung ........................................................................................... 89

Kapitel 10: Sonstige Admin-Einstellungen ........................................................................ 104

Nutzerverwaltung ....................................................................................................... 104

Betriebsstätten ........................................................................................................... 105

Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung ................................................................................ 106

Kapitel 12: Die Privatrechnung ........................................................................................ 116

Kapitel 13: Das Labor ...................................................................................................... 132

Generelles Vorgehen ................................................................................................... 132

Labordatentransfer (LDT) ............................................................................................ 133

LDT-Verwaltungsfenster .............................................................................................. 134

Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung .......................................................................... 138

Hauptfenster ............................................................................................................... 139

Medikamentensuche .................................................................................................. 139

Medikamenteninformationen ..................................................................................... 145

Verordnungsteil ........................................................................................................... 148

Fußzeile ....................................................................................................................... 149

Auswahl von Verordnungsalternativen ........................................................................ 149

Anzeige der Arzneimittelrichtlinie des GBA ................................................................. 150

Anlage I: Elemente der Hinweisliste ............................................................................ 151

Kapitel 15: Die Druckeinstellungen ................................................................................. 154

Nadeldrucker .............................................................................................................. 157

Kalibrierung Nadeldrucker .......................................................................................... 159

Kapitel 16: Automatischer Datei-Import ......................................................................... 161

Kapitel 17: Einbindung von AppleScripts ......................................................................... 163

Kapitel 18: Die Statistiken ............................................................................................... 169

Die Auswahlliste .......................................................................................................... 169

Ergebnisliste ................................................................................................................ 170

Menü-Optionen .......................................................................................................... 170

One-Click-Statistiken ................................................................................................... 171

Statistikverwaltung ..................................................................................................... 172

Kapitel 19: Serielle Geräteverwaltung ............................................................................. 175

3

Links zu den Video-Tutorials

Hier befinden sich die Links zu den Tutorial-Videos auf unserem Youtube Kanal:

http://www.youtube.de/tomedourl

Wenn Sie auf die blauen Zeitangaben klicken, öffnet sich ihr Standardbrowser und Sie gelangen direkt zu der gewünschten Stelle im Video.

Tutorial 1: Die Tagesliste

0:00 - Intro

0:26 - Einloggen als Nutzer

1:27 - Fensteraufbau der Tagesliste

2:05 - Was passiert nach dem Stecken der Chipkarte

2:27 - Die Patientensuche

3:41 - Hinzufügen eines neuen Patienten

4:33 - Besuchsinfo vs Patienteninfo

5:29 - Sortierung der Spalten inklusive sekundäre Sortierung

6:06 - Hinzufügen von Filtern

6:56 - Cave Buttons

7:24 - Erinnerungen und Nachrichten

8:05 - Hinzufügen von Buttons in die Symbolleiste

8:48 - Screenlock

Tutorial 2: Der Kalender

0:00 - Intro

0:43 - Anlegen eines Kalenders

1:27 - Terminarten anlegen

1:59 - Ressourcen anlegen

2:41 - Ressourcenschema anlegen

4:08 - Schema übertragen auf die Woche

4:37 - Terminsuche

6:37 - Terminliste und ändern des Termins

8:01 - Manuelle Vergabe von Terminen

Tutorial 3: Die Kartei

0:00 - Intro

0:09 - Grober Fensteraufbau

1:04 - Aufbau der Kartei

1:46 - Hinzufügen von neuen Karteikürzeln

2:26 - Custom Einträge

4:09 - Sortierung von Einträgen innerhalb eines Tages in der Kartei

5:02 - Eingabe von Leistungen

5:21 - Eingabe von Diagnosen

6:45 - Symbolleiste anpassen

7:13 - Aktivieren der Diktierfunktion

Tutorial 4: Bessere Navigation in der Kartei

0:00 - Intro

0:25 - Besondere Shortcuts

0:54 - Einzelne Anhänge per Shortcut öffnen

1:30 - Mehrere Einträge markieren

1:58 - Rechtsklick auf Karteieinträge

2:21 - Verhindern, dass das Kartei-Popover andere Karteieinträge verdeckt

4

Tutorial 5: Die Textbausteine

0:00 - Intro

0:08 - Definition den Textbausteinen

1:24 - Erstellen von Textbausteinen

2:14 - Einfügen von Textbausteinen

2:27 - Hausdiagnosenkürzel

3:07 - Sinn der Unterstriche vor Textbausteinen

4:09 - Sprungmarken

4:48 - Fragen hinzufügen

5:30 - Kommandos im Handbuch

6:23 - Kommando zum Einfügen von Inhalten der Kartei

Tutorial 6: Die Privatrechnung

0:00 - Intro

0:23 - Einstellungen der Privatrechnungstypen

3:10 - Abrechnung über PVS

3:28 - Verschiedene Rechnungsadressen

4:08 - Auswahlliste aller Privatrechnungen inklusive stornierter Rechnungen

4:57 - Die Rechnung mit Leistungen und Diagnosen befüllen

5:14 - Automatische Übernahme von DDIs und DIAs auf den Schein

6:19 - Erstellen von Favouriten

7:46 - Panels

8:32 - Drucken und Aufheben des "gedruckt" Status

9:42 - IGEL-Leistungen

5

Kapitel 1: Die Tagesliste

1 … Konfigurierbare Toolbar (Generelles Konzept)

2

… Feste Toolbar (Generelles Konzept)

3 … Datumsauswahl der Tagesliste

4 … Die Tagesliste

5

… Patientensuche

6

… Filterzeile (Generelles Konzept)

7 … Auswahlhistorie

8

… Filterschnellauswahl

9

… Papierkorb

Die Tagesliste ist das Hauptfenster von tomedo. Neben den frei konfigurierbaren Toolbar-

Buttons ( 1 ) können Sie (fast) alle Funktionen über das Menü erreichen.

Das Hilfe-Menü ermöglicht hierbei die Suche nach Funktionen. Wenn Sie dort z.B.

„Krankenbeförderung“ eintippen, wird Ihnen bereits nach ein paar Buchstaben graphisch angezeigt, wo im Menü sich das KBV- Formular Krankenbeförderung befindet.

6 Kapitel 1: Die Tagesliste

Die konfigurierbare Toolbar

Die Toolbar wird bedient wie Sie es von anderen Mac-Programmen (z.B. Mail) gewohnt sind. Per

Rechtsklick auf die Toolbar und 'Symbolleiste anpassen' kann man Symbole hinzufügen, entfernen oder anders anordnen.

Dazu zieht man Symbole mit gedrückter Maustaste aus dem Fenster 'Bewegen Sie Ihre Favoriten in die

Symbolleiste...' in die Toolbar und lässt dort die Maustaste los (sogenanntes Drag-and-Drop).

Aus der Toolbar entfernen kann man Symbole ebenfalls per Drag-and-Drop (einfach das ungewünschte

Symbol anklicken und mit gedrückter Maustaste aus der Toolbar herausziehen und die Maustaste irgendwo außerhalb der Toolbar loslassen). Ein Umsortieren ist ebenso intuitiv durch Drag-and-Drop möglich.

Expertentip: Eventuell sind nicht alle Formulare 1 in der Auswahlliste enthalten. Welche Formulare auswählbar sind, kann in dem

Menüpunkt 'Verwaltung'

'Formulare' festgelegt werden.

Folgende Symbole stehen in der Toolbar der Tagesliste und Kartei zur Verfügung:

Bildschirmsperre aktivieren (Shortcut

N)

Diverse Formulare (Rezept, Arbeitsunfähigkeit…)

Neuen Karteieintrag erstellen

Expertentip: Die Icons für einzelne Formulare können über den administrativen Menüpunkt 'Admin'

'Formulare' geändert werden.

Des Weiteren lassen sich viele Aktionen der festen Toolbar (s. 2. Feste Toolbar) in die frei konfigurierbare

Toolbar übernehmen.

Die feste Toolbar

Die feste Toolbar enthält die am häufigsten benötigten Funktionen von Tomedo. Sie ist in ähnlicher Weise auch in den Patientendetails und in der Kartei enthalten.

1 oder in der Kartei auch Karteieintragtypen

7 Kapitel 1: Die Tagesliste

Ein-/Ausblenden der frei konfigurierbaren Toolbar

Anzeige der Patientendetails des ausgewählten Patienten (Tastatur-Shortcut

P)

Anzeige der Karteikarte des ausgewählten Patienten (Shortcut

K oder Doppelklick in Tagesliste)

Management des aktuellen ToDos für den ausgewählten Patienten (s. auch 3. Tagesliste)

Anzeige der bisherigen Medikation des Patienten (s. Medikamentenverordnung)

Die drei Statusfelder beinhalten Kurzinformationen über den Patienten. Dies sind:

1. Med. CAVE: Hier werden CAV-Informationen zum Patienten angezeigt. Eingegeben werden können diese nur via Karteikarte. Es besteht aber die Möglichkeit ein medizinisches CAVE in ein organisatorisches CAVE umzuwandeln.

2. Organisatorische Informationen: Hier können z.B. Arbeitsanweisungen erfasst und wieder gelöscht werden.

3. Erinnerungen: Sind für den Patienten Erinnerungen angelegt, werden diese hier angezeigt.

Blinken die Felder, handelt es sich um ein wichtige Information.

Organisatorische CAVEs und Erinnerungen können direkt in der Tabelle editiert werden, die erscheint, wenn man das jeweilige Symbol anklickt. Um einen neuen Eintrag hinzuzufügen, muss man den '+' Knopf anklicken. Löschen kann man einen selektierten Eintrag durch Betätigung des '-' Knopfes. Im Ankreuzfeld in der Spalte '!' kann man festlegen, ob es sich um einen wichtigen Eintrag handelt (welches blinkt).

Terminkalenderaktionen:

Anzeige des Terminkalenders (sofern Terminmodul freigeschaltet)

Anlegen eines neuen Termins für den Patienten (sofern Terminmodul freigeschaltet)

Anzeige aller Termine für den Patienten (sofern Terminmodul freigeschaltet)

Verbindungsstatus:

Sie arbeiten 'online', d.h. Sie haben eine Verbindung zum Praxisserver mit den Patientendaten.

Sämtliche Änderungen, die Sie an Daten vornehmen, sind sofort für die anderen Nutzer sichtbar.

8

Sie arbeiten 'offline'. Manche Funktionalitäten wie beispielsweise die Erstellung von Rezepten sind nur eingeschränkt nutzbar. Änderungen, die sie vornehmen, werden an die anderen Nutzer über -

Kapitel 1: Die Tagesliste

mittelt, sobald wieder Verbindung zum Server besteht.

Es werden Daten zum Server gesendet oder Daten vom Server empfangen.

Eingeloggter Nutzer:

Auswahl des eingeloggten Nutzers. Ohne eingeloggten Nutzer ist das Programm nur eingeschränkt nutzbar.

Expertentip: Nutzer und Passwörter können über den administrativen Menüpunkt 'Admin'

'Nutzer' verwaltet werden.

Datumsauswahl der Tagesliste

Hier kann der Tag ausgewählt werden, für welchen die Tagesliste (s. 3. Tagesliste) angezeigt werden soll.

Tagesliste

In dieser zentralen Tabelle werden alle Patienten angezeigt, die an dem ausgewählten Tag (s. 2.

Datumsauswahl der Tagesliste) in der Praxis anwesend waren/sind oder aus anderweitigen Gründen in die

Tagesliste aufgenommen wurden. Die einzelnen Spalten enthalten grundlegende Informationen wie den

Name des Patienten, aber zum Beispiel auch die 'ToDos' des Patienten oder Informationen zum

Versicherungsstatus (BG-Patient).

Im obigen Beispiel ist der Patient 'Prof. Helmut Flieg' ausgewählt'. Privatpatienten sind mit blauer Textfarbe markiert, BG-Patienten werden rot dargestellt. Sie können die Rollbalken dauerhaft einblenden (und somit den Überblick behalten, wo in der Tagesliste Sie sich mit Ihrem ausgewählten Patienten gerade befinden), indem Sie in den Systemeinstellungen unter

„Allgemein“ die Einstellung „Rollbalken einblenden“ auf „Immer“ setzen.

Durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf kann man zusätzliche Spalten einblenden oder vorhanden Spalten ausblenden (siehe Bild rechts). Ein Umsortieren und

Vergrößern/Verkleinern der Spalten ist in üblicher Weise durch Drag-and-Drop im

Tabellenkopf möglich.

Ein Klick auf den Kopf einer Spalte sortiert die Tagesliste nach dieser Spalte.

Erneutes Klicken wechselt zwischen absteigender und aufsteigender Sortierung.

Dabei sind auch Sekundär-, Tertiär-, etc.-Sortierungen möglich: Klicken Sie z.B. zunächst auf

„Name“ und dann auf Status, wird primär nach Anwesenheitsstatus sortiert, und sekundär werden Besuche mit dem gleichen Anwesenheitsstatus nach

(Nach-)Name sortiert.

Die Spalten 'dokumentiert' und 'abgerechnet' sind nutzerspezifisch, d.h. dass jeder

Nutzer individuell für sich festlegen kann, ob der Patient/Besuch von ihm bereits vollständig dokumentiert oder abgerechnet ist.

Die Text/Token-Spalten 'aktuelles ToDo', 'anstehende ToDos', 'Raum', 'Bett,

''anstehendes Bett', 'behandelnder Arzt' und 'Info' sind direkt editierbar. Token (Arzt und

ToDo) können außerdem per Drag-and-Drop bewegt werden

– beispielsweise um die

Reihenfolge zu ändern oder ein anstehendes ToDo zu einem aktuellen ToDo zu machen

Expertentip: Der 'admin'-Nutzer kann in den Einstellungen noch weitere Patienten- oder Besuchsspezifische Felder definieren.

9 Kapitel 1: Die Tagesliste

ToDo-Konzept

Die Besuchsliste enthält drei 'ToDo'-Spalten

– jeweils eine Spalte für anstehende, aktuelle und abgearbeitete

ToDos. Die ToDos dienen dazu, den Weg des Patienten durch die Praxis zu planen. Durch passende

Filterung (s. 5. Filterzeile) lässt sich an jeder Station in der Praxis eine Liste von relevanten Patienten erstellen.

Zu Beginn eines Besuches kann im Patientendetails-Fenster eine initiale Liste anstehender ToDos bestimmt werden. Auch die Auswahl einer vordefinierten Liste von ToDos

– einer sogenannten ToDo-Kette' ist möglich.

Das erste anstehende ToDo wird immer dann dunkel markiert, wenn der Patient kein aktuelles ToDo hat

(also wartet). Ist der entsprechende Besuch in der Besuchsliste markiert, kann man das erste anstehende

ToDo durch Click auf den 'Nächstes ToDo'-Button oder durch die Tastenkombination 'Alt'-Cmd'-'←' zum aktuellen ToDo machen. Analoges gilt, wenn man ein aktuelles ToDo als abgearbeitet markieren will. Durch

Drag-and-Drop eines anstehenden ToDos in die Spalte 'aktuelles ToDo' kann neben dem ersten anstehenden ToDo auch jedes andere anstehende ToDo zum aktuellen ToDo gemacht werden. Durch 'Alt'-

Cmd'-'' kann man ein aktuelles ToDo auch wieder in die anstehenden ToDos 'zurückschieben', und ein versehentlich beendetes ToDo wieder aktuell machen.

Expertentip: ToDo-Typen und ToDo-Ketten können über das entsprechende administrative Menü hinzugefügt oder gelöscht werden.

Anstehende und aktuelle ToDos können auch direkt in der Besuchsliste hinzugefügt werden. Dazu muss mann das entsprechende Feld lediglich anklicken und den Namen eines ToDos bzw. einer ToDo-Kette eintippen. Zur Erleichterung erscheint eine Auswahlliste von ToDos, die mit den eingegebenen Zeichen anfangen. Abgearbeitete ToDos können nicht direkt editiert werden.

Expertentip: Zusätzlich zum Namen des ToDos können auch Anfangszeit, Endzeit und Informationen aus dem ToDo-Panel im Token angezeigt werden. Dies lässt sich über den administrativen Menüpunkt Admin'

'ToDos einstellen.

Patientensuche

Um einen Patienten in die Tagesliste aufzunehmen gibt es mehrere Möglichkeiten. Neben der Anlage eines neuen Patienten über die Menüleiste ('Patient'

'Neuer Patient') oder dem Stecken einer Karte kann man auch nach einem vorhandenen Patienten suchen. Dazu muss man lediglich in dem entsprechenden

Suchfeld einen Teil des Nachnamens oder des Vornamens eingeben. Außerdem wird auch nach der Nr. des

Patienten, dem Wohnort und dem Geburtsdatum gesucht. In obigem Beispiel werden alle Patienten gefunden, deren Vorname, Nachname oder Wohnort mit 'ber' beginnt. Um schnell den entsprechen

Patienten zu finden kann man die Suche auch mit Leerzeichen oder Komma kombinieren. Durch Eingabe von 'ber vo' würde man alle Patienten finden bei denen Nachname, Vorname oder Wohnort mit 'ber' beginnt und eines dieser Attribute auch mit 'vo' beginnt. Dadurch würde in obigem Beispiel nur der Patient 'Berg

Volker' gefunden werden. Sortiert sind die Einträge der Liste nach dem Datum des letzten Aufrufs (d.h. letzte

Übernahme in die Tagesliste). Durch Benutzen der Pfeiltasten kann man auch ohne Benutzung der Maus einen Eintrag der Liste selektieren.

Durch Klicken auf eines der Symbole in der Suchliste (letzte beiden Spalten im Screenshot) kann man direkt in die 'Patientendetails' bzw. die 'Karteikarte' des Patienten springen. Bei normaler Auswahl eines Patienten

(Mausklick oder Enter) erscheint der folgende Dialog:

10 Kapitel 1: Die Tagesliste

Hier hat man nun die Möglichkeit den Patienten in die Tagesliste aufzunehmen (dritte Option). Des Weiteren kann man in die Kartei oder die Patientendetails des Patienten springen oder eine Terminübersicht erhalten.

Expertentip: Das Terminfeld kann nur benutzt werden, wenn das Modul 'Terminkalender' von einem Mitarbeiter der zollsoft GmbH freigeschaltet wurde.

Filterzeile

In der Filterzeile besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Tagesliste nach bestimmten Kriterien zu filtern. So lassen sich beispielsweise durch Eingabe eines Arztkürzels alle Patienten eines bestimmten Arztes leicht finden. Auch Patienten, die ein bestimmtes ToDo haben, können gesucht werden. Dazu muss man lediglich den zu suchenden Text in das entsprechende Feld der Filterzeile schreiben.

Für die meisten Felder gibt es außerdem die Möglichkeit, eine Filterung per

Kontextmenu (Rechtsklick auf das Feld, s. rechtes Bild) zu wählen. Felder ohne Kreis können nicht bearbeitet werden, das heißt, nach der entsprechenden Spalte kann nicht gefiltert werden. Filterungen können auch nutzerspezifisch gespeichert werden (s. 7. Filterschnellauswahl).

Man kann eine Spalte auch nach mehreren Begriffen filtern, indem man diese durch Leerzeichen getrennt eingibt. Im Allgemeinen findet dann eine

'oder'-Filterung in der betreffenden Spalte statt, d.h. es werden alle

Ergebnisse angezeigt, die auf einen beliebigen der eingegeben

Filterbegriffe passen.

Bei Eingabe von Filterkriterien in verschiedenen Spalten wird die Tabelle meist so gefiltert, dass jede der entsprechenden Filterbedingungen erfüllt sein müssen. Eine Ausnahme bilden die drei ToDo-spalten. Hier findet eine oder-Filterung zwischen den drei Spalten statt.

Um bestimmte Filterungen zu vereinfachen kann man (abhängig von der zu filternden Zeile) folgende Kürzel benutzen:

(ohne)

… Anzeige aller Zeilen, die in der betreffenden Spalte keinen Eintrag haben (z.B. keinen

*

!

Arzt, kein ToDo)

… Anzeige aller Zeilen, die in der betreffenden Spalte irgendeinen Eintrag haben

-xxx

… Anzeige aller Zeilen, die NICHT den Eintrag xxx enthalten (Negation)

< oder

> … nur in Datumsfeldern: Filtern nach Zeiten, z.B. '<17:00' für Zeiten vor 17 Uhr

… für Suche nach Patienten mit akutem ToDo (=anstehendes ToDo ohne aktuelles ToDo)

Der eingestellte Filter ist auch nach einem tomedo-Neustart noch aktiv.

Auswahlhistorie

11 Kapitel 1: Die Tagesliste

In dieser Tabelle werden die zuletzt an dem Rechner aufgerufenen Patienten angezeigt. Ein Patient erscheint in der Auswahlhistorie wenn seine Kartei oder die Patientendetails angezeigt werden bzw. seine

ToDos an diesem Rechner geändert werden. Dort sortiert er sich dann an oberster Stelle ein. Die Anzahl der

Einträge in der Auswahlhistorie ist auf 30 beschränkt. Es werden also immer nur die 30 zuletzt ausgewählten

Patienten angezeigt. Nach einem Neustart von tomedo ist die Auswahlhistorie wieder leer.

Die Auswahlhistorie ist nützlich, wenn die Tagesliste eine Filterung enthält, welche neu aufgenommene

Patienten oder gerade bearbeitete Patienten

‘ wegfiltert'. Man kann diesen Patienten dann trotzdem in der Historie auswählen und in die Patientendetails oder die Karteikarte des Patienten wechseln. Ein Patient kann nicht gleichzeitig in der Auswahlhistorie UND der Tagesliste selektiert sein. Sollte der Patient sich in beiden Listen befinden, führt der Versuch einer Selektion in der Auswahlhistorie automatisch zur Selektion in der Tagesliste.

Durch Doppelklick eines Eintrages in der Historie gelangt man automatisch in die Kartei des Patienten.

Filterschnellauswahl

In diesem Bereich werden die wichtigsten Filter angezeigt. Es werden dabei zuerst sämtliche Nutzerfilter und danach sämtliche allgemeinen Filter angezeigt (entsprechend dem vorhanden Platz). Die Zahl in Klammern gibt an, wie viele Patienten in der entsprechend gefilterten Tagesliste vorhanden sind.

Über den rechten Auswahlbutton können nicht angezeigte Filter ausgewählt oder neue Filter angelegt werden. Dabei gibt es zwei Arten von Filtern

– 'Allgemeine Filter' und 'Eigene Filter'. Allgemeine Filter sind an jedem Rechner und für jeden Arbeitsplatz sichtbar. Eigene Filter sind nur für jeweils den Nutzer sichtbar, der sie angelegt hat.

Um einen neuen eigenen Filter anzulegen, loggt man sich ein, filtert und sortiert 2

die Tagesliste nach seinen Bedürfnissen und wählt dann den Punkt 'Filter

speichern unter...'.

Um einen neuen allgemeinen Filter anzulegen, muss man sich lediglich als

Nutzer 'admin' einloggen und den neuen Filter auf die gewohnte Weise anlegen.

Falls man keinen neuen Filter anlegen will, sondern einen Filter löschen oder die

Reihenfolge der Filter in der Schnellauswahl ändern möchte, kann man dies

über den Punkt 'Filterverwaltung' tun. Die Reihenfolge kann dabei per Drag-and-

Drop geändert werden.

Papierkorb

Der Papierkorb dient dazu, auf bequeme Weise Arzt-, ToDo- oder Patienten-Token zu löschen.

Dazu muss man das Token einfach auf den Papierkorb ziehen. Dies ist insbesondere für

Patiententoken in der Raum- bzw. Bettenpanels wichtig.

2 Die Sortierreihenfolge ist ebenfalls Bestandteil eines Filters.

12 Kapitel 1: Die Tagesliste

Kapitel 2: Die Patientendetails

Dieses Fenster enthält neben den allgemeinen Stammdaten des Patienten eine Kurzübersicht für die

Abrechnung (Gesetzliche Kasse + Versichertenstatus, Privatkasse, Berufsgenossenschaft) sowie allgemeine

Daten zum Besuch. Die Aufnahme kann hier Daten überprüfen, ergänzen und den Besuch planen, indem sie

ToDos und behandelnde Ärzte auswählt.

Sie erreichen dieses Fenster durch den Shortcut

P (für Patient) oder den Toolbar-Button 'Info' aus der Tagesliste oder Kartei. Über den Shortcut

L (oder den Button 'Liste') kommt man schnell zurück in die Tagesliste, mit

S (für Suche) kann ein anderer Patient gesucht werden, und mit

K (oder den Button 'Kartei') gelangt man zur Kartei des Patienten.

Eine Erläuterung der meisten Symbole im Fensterkopf findet sich im Handbuchteil 'Tagesliste'. Der Button

'Liste' fügt den ausgewählten Patienten zur angezeigten Tagesliste hinzu.

Bereich: Patientenstammdaten

Dieser Bereich enthält die Patientenstammdaten. Wird eine Versichertenkarte gelesen werden die meisten

Angaben schon vorausgefüllt. Da die Bedeutung der meisten Felder offensichtlich ist, werden nur die nachfolgenden erläutert:

Pat.-Nr.: systeminterne lebenslange Identifikationsnummer des Patienten

Zusatz: der Namenszusatz (z.B. 'von und zu')

km: die Distanz zwischen Praxis und Wohnsitz des Patienten. Spielt bei Abrechnung von

Hausbesuchen eine Rolle.

Rechnungsadresse: beinhaltet den realen Wohnsitz des Patienten. Dieser kann (z.B. bei

Studenten) vom Wohnsitz auf der Versichertenkarte abweichen. Für Postverkehr oder die korrekte

Bedruckung einzelner Formulare muss dieses Feld ggf. gefüllt werden.

Bei den Ziffern unter dem 'Hausarztfeld' handelt es sich um die lebenslange Arztnummer bzw. die

Betriebsstättennummer des ausgewählten Hausarztes.

Patienteninformationen enthalten patientenspezifische Informationen, welche auch bei einem folgenden Besuch an dieser Stelle angezeigt werden (im Gegensatz zu Besuchsinformationen).

13 Kapitel 2: Die Patientendetails

Bereich: Abrechnungsstammdaten

Dieser Bereich unterteilt sich in eine Kurzübersicht zu Abrechnungsdaten von 'Gesetzlicher Kasse',

'Privatkasse' und 'Berufsgenossenschaft'.

Gesetzliche Kasse

Im Teil 'Gesetzliche Kasse' befinden sich hauptsächlich Daten zum aktuellen Behandlungsausweis bzw. dem aktuellen Abrechnungsschein. Der Button im Bereich 'Behandlungsausweis' ist mit dem Typ des aktuellen

Behandlungsausweises bezeichnet (KVK = normale Krankenversichertenkarte, EGK = elektronische

Gesundheitskarte, EV = Ersatzverfahren, ÜBW = Überweisung). Durch Klick auf den Button erhält man weitergehende Informationen zum Behandlungsausweis.

Eine Editierung des Behandlungsausweises (im Fall EV und ÜBW) ist nicht direkt möglich. Dies ist nur via

'Schein zeigen' möglich. Außerdem besteht die Möglichkeit einen neuen Schein anzulegen. Das Editieren von per Kartenlesegerät eingelesenen Behandlungsausweisen (eGK und KVK) ist generell nicht möglich.

Das Auswahlfeld 'Patientenquittung' gibt an, ob der Patient einen Ausdruck der quartalsspezifisch erbrachten Leistungen wünscht. Als Quartal wird dabei das Quartal des ausgewählten Besuchs angenommen. Sollte der Patient nachträglich eine Quartalsabrechnung für das vergangene Quartal wünschen, muss 'Patientenquittung' für einen Besuch in dem vergangenen Quartal ausgewählt werden.

Hat der Patient eine Zuzahlungsbefreiung wird dies in dem Auswahlfeld 'Zuzahlungsbefreiung' angezeigt.

Das Hinzufügen und Löschen von Zuzahlungsbefreiungen ist über den 'verwalten'-Button möglich.

Zuzahlungsbefreiungen sind immer nur bis zum Jahresende gültig.

Privatkasse

In diesem Bereich können Angaben zu einer privaten Krankenversicherung gemacht werden. Die hier vorgenommenen Angaben werden bei der Neuerstellung einer Privatrechnung automatisch in diese

übernommen.

14 Kapitel 2: Die Patientendetails

Berufsgenossenschaft

In diesem Bereich können Angaben zur Berufsgenossenschaft und zum Arbeitgeber des Patienten gemacht werden. Diese Angaben spielen bei der BG-Abrechnung eine Rolle.

Handelt es sich bei dem BG-Fall um einen Selbständigen, muss für den Patienten evtl. eine

Berufsgenossenschaft ausgewählt werden.

Bei einem Angestellten wird die Auswahl einer Berufsgenossenschaft indirekt über die Auswahl eines

Arbeitgebers getroffen. Sollte der Arbeitgeber noch nicht im System existieren, muss dieser über die

'Arbeitgeberauswahl' (s. 'Auswahl per Popover') angelegt werden. Bei der Anlage eines Arbeitgebers sollte durch den Anwender auch gleich die zuständige Berufsgenossenschaft zugewiesen werden, damit bei einem weiteren BG-Patienten dieses Arbeitgebers die zuständige Berufsgenossenschaft gleich ausgewählt ist.

Die Berufsgenossenschaft eines Arbeitgebers ist auch im Nachhinein änderbar. Dabei ist aber zu beachten, dass nicht die Berufsgenossenschaft des aktuellen Patienten geändert wird, sondern aller bei diesem

Arbeitgeber beschäftigten Patienten.

Expertentip: Sollte es dennoch notwendig werden, Patienten des gleichen Arbeitgebers unterschiedliche Berufsgenossenschaften zuzuweisen, empfiehlt sich die Anlage zweier identischer Arbeitgeber mit unterschiedlichen Berufsgenossenschaften.

Bereich: Besuchsplanung (+Vorlagen)

In diesem Bereich kann schon bei der Aufnahme des Patienten der Besuch geplant werden. Es wird festgelegt, ob der Besuch GKV-, privat- und/oder BG-abgerechnet werden soll, welcher

Arzt den Patienten behandelt und welche

Aufgaben in welcher Reihenfolge abgearbeitet werden müssen.

Das Feld 'Info' enthält besuchsspezifische

Informationen, welche auch in der Tagesliste angezeigt werden.

Der Behandler und die ToDos können aus den entsprechenden Tabellen aus dem 'Vorlagen'-

Bereich durch Betätigen des -Buttons oder per Drag-and-Drop übernommen werden.

Werden mehrere Behandler eingetragen, gilt der erste als Hauptbehandler. Zur Unterstützung bei der Auswahl des Arztes findet sich unter 'letzte' eine Auflistung der (haupt-)behandelnden Ärzte der letzen Besuche. Über 'Todoketten' lassen sich auch gleich mehrere vordefinierte ToDos für den Besuch übernehmen. Durch drag-and-drop aus der Tabelle auf den Papierkorb lassen sich einzelne ToDos löschen. Mithilfe des Buttons 'alle löschen' kann man alle noch nicht abgearbeiteten

ToDos gleichzeitig löschen.

Nicht jedes ToDo wird an jedem Arbeitsplatz zur

Auswahl benötigt. Deshalb besteht im Bereich '1' die Möglichkeit die vorhandenen ToDos zu filtern.

Dabei besteht die Möglichkeit aus einer Liste vorhandener Filter zu wählen oder per

Verwaltungs-Button die vorhandenen Filter zu verwalten. Der eingestellte Filter ist auch nach einem tomedo-Neustart noch aktiv.

15 Kapitel 2: Die Patientendetails

Falls der Grund des Besuches ein Unfall ist, kann dies hier ebenfalls festgelegt werden. Zur

Unterscheidung, ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt, muss entsprechend die Abrechnungsart 'BG' gewählt werden. Das Programm versucht, den Ort und Tag des Unfalls anhand des letzten Besuch

(innerhalb von 90 Tagen) automatisch einzutragen.

Auswahl per Popover

Der 'Hausarzt', die 'Berufsgenossenschaft', der 'Arbeitgeber' werden per sogenannten Popover ausgewählt. Bei der Auswahl des entsprechenden Suchfeldes erscheint eine Ansicht aller vorhandener Einträge.

Durch Eingabe eines Suchstrings kann man die Auswahl soweit einschränken, bis man den gesuchten

Arzt gefunden hat. Über die Buttons lassen sich Einträge hinzufügen oder löschen. Hat man einen Eintrag ausgewählt, will diesen aber dann doch nicht dem Patienten zuweisen, muss man den Button 'Anderen wählen' benutzen.

Fenster: „Patientenauswahl nach Kartenlesen“

Dieses Fenster erscheint immer dann, wenn nach dem Lesen einer Patientenkarte die Daten nicht eindeutig einem bereits existierenden Patienten-Datensatz zugeordnet werden können (z.B. bei Wechsel der

Versicherung oder Erstbesuch eines Patienten).

16 Kapitel 2: Die Patientendetails

Sie müssen diese Zuordnung hier von Hand vornehmen, indem Sie

• einen der Patienten aus der Liste auswählen und auf „Ausgewählter Patient“ klicken, oder

• einen neuen Patienten-Datensatz anlegen.

Falls in der Liste ein Patienten-Datensatz nicht erscheint, obwohl Sie sicher sind, dass ein Patienten-

Datensatz für den Patienten existiert, können Sie in der Filterzeile die Filterkriterien entsprechend anpassen.

Falls zum Beispiel bei telefonischer Voranmeldung der Name des Patienten als

„Enslen“ falsch in den

Patienten-Datensatz aufgenommen wurde, könnten Sie den falsch geschriebenen Patienten-Datensatz durch fltern nach

„En“ fnden.

Sollte kein passender Patienten-Datensatz im System hinterlegt sein, wird eine Liste von Patienten mit passendem Vornamen und Geburtsdatum angezeigt (s. Screenshot, Nachname könnte sich geändert haben). Bitte überprüfen sie vor einer Zuweisung einer Karte sorgfältig, ob es sich bei dem in der Liste ausgewählten Patienten wirklich um den anwesenden Patienten handelt bzw. wirklich ein Erstbesuch vorliegt. Dazu kann auch direkt in die Patientendetails des ausgewählten Patienten gesprungen werden (s. letzte Tabellenspalte).

Im Falle einer Falschzuweisung von Kartendaten (d.h. einem bereits vorhandenem Patienten werden die

Kartendaten des gerade anwesenden Patienten zugewiesen) besteht die Möglichkeit einer Neuzuweisung der gelesenen Karte über den Umweg der Anzeige eines Quartalsscheins des bereits vorhandenen

Patienten (s. 'KV-Schein' ). Privatkarten können neu zugewiesen werden, indem Sie die Privat-

Versichertennummer oder Privatkasse des falsch zugeordneten Patienten löschen.

17 Kapitel 2: Die Patientendetails

Kartenlesegerät installieren

Folgende Geräte wurden bisher getestet:

• Ingenico Healthcare Orga 920e

Den Hersteller-Installationsanweisungen folgen und das Gerät danach immer am selben Port betreiben: Howto: http://healthcare-eid.ingenico.com/de/treiber_anleitungen.aspx

Ctapi: http://healthcare-eid.ingenico.com/de/iso_album/mac-treiber_orga_terminals_09.2011.zip

• Ingenico Healthcare Orga 6000

• Gemalto GCR 5500-D (bisher ohne MacOSX Support)

Die Geräte funktionieren mit den Ingenico Treibern. Dazu muss das betriebsbereite Gerät an einen USB-

Port angeschlossen und die Treiber installiert werden

Folgend werden per Shell die Rechte des Verzeichnisses

‘/Library/Frameworks/Ctorg32.framework’ für den entsprechenden Nutzer per

‘chmod 777 [Verzeichnis]’ auf -rwx gesetzt werden.

Alternativ kann man auch das komplette Framework aus dem angegebenen Pfad in das Nutzerverzeichnis kopieren und gibt in den Einstellungen den Zielpfad zum Treiber an. (Sollte der Treiber dennoch von tomedo nicht benutzt werden können, müssen hier per Rechtsclick auf das neue Treiberverzeichnis

(Rechtsclick > Informationen > Zugriffsrechte) noch die Lese- und Schreibrechte für den aktuellen Nutzer auf alle Unterverzeichnisse gesetzt werden).

Um den richtigen Port einzustellen, muss das Gerät im Betriebszustand angeschlossen werden. Danach kann der entsprechende Port entweder manuell eingestellt oder per

„Port suchen“ -Button festgestellt werden. Ob das Gerät richtig angeschlossen und eingerichtet ist, kann per

„testen“-Butten überprüft werden!

Hinweis: Aufgrund der Copyrights der Ingenico Group dürfen die Treiber nur für Ingenico Geräte benutzt werden. Für jede andere Nutzung muss die Zustimmung von Ingenico eingeholt werden! Die zollsoft GmbH übernimmt für Geräte ohne

MAC Support keine Haftung; sowohl für Schäden am Gerät als auch Nutzungsrechtverletzung!

18 Kapitel 2: Die Patientendetails

Kapitel 3: Der KV-Schein

Bereich: Schein

Dieser Bereich enthält eine Kurzübersicht über die wichtigsten

Informationen des Scheines. Dazu gehören:

Quartal des Scheines

Ausstellungsdatum des Scheines. In der Regel entspricht

Ausstellungsdatum dem Datum des ersten Kartenlesens im Quartal.

Bei Überweisungsscheinen ist das Ausstellungsdatum vom

Überweisungsformular abzutippen; dies ist im Tab Überweisung vorzunehmen.

Kostenträger-Abrechnungsbereich (KTAB). Der KTAB ist in der

Regel

„Primärabrechnung“. Bei Patienten, die über sonstige Kostenträger abgerechnet werden, muss entsprechend ein anderer Eintrag ausgewählt werden. Die Abrechnung mit besonderen Kostenträgern erfolgt in den unterschiedlichen Kassenärztlichen Vereinigungen nach verschiedenen Vorschriften. Im

Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige KV.

Bereich: Behandlungsausweis

In der Liste der Behandlungsausweise sind alle im Scheinquartal bereits eingelesenen

Behandlungsausweis-Daten aufgelistet. In der Regel wird nur ein einzelner Eintrag für eine eingelesene

Krankenversicherungskarte oder elektronische Gesundheitskarte vorhanden sein, es sei denn, es liegt bei dem Patienten ein Kassenwechsel/Statuswechsel bzw. ein Namenswechsel/Wohnortwechsel vor.

Bei Patienten, die lediglich ein Überweisungsformular vorlegen, aber keine Chipkarte (u.a. bei

Einsendepraxen), zählt das Überweisungsformular selbst als Behandlungsausweis:

Über den

„+“-Button kann für einen Schein ein weiterer Behandlungsausweis angelegt werden. Dies ist zum

Beispiel bei der Abrechnung mit Sonstigen Kostenträgern wie dem Sozialamt notwendig (jeder Papier-

Behandlungsausweis darf nur für genau einen Abrechnungsschein benutzt werden, d.h. bei mehreren

Behandlungen im Quartal müssen mehrere Originalscheine mit jeweils den Daten eines Papier-

Behandlungsausweis angelegt werden), oder im Falle eines Ersatzverfahrens.

Wurde ein Behandlungsausweis versehentlich einem falschen Patienten zugeordnet, kann der

Behandlungsausweis über den

„-“-Button aus der Liste entfernt werden.

ACHTUNG: Der Behandlungsausweis muss nachfolgend einem anderen Patienten zugeordnet werden.

Falls noch kein Stammdatensatz für den irrtümlich zugeordneten Patienten existiert, muss ein solcher

Datensatz vorher angelegt werden.

19 Kapitel 3: Der KV-Schein

Bereich: Scheingruppe

Neben den Listenfeldern Scheinuntergruppe und Abrechnungsgebiet enthält dieser Bereich folgende Tabs:

Tab Patient/Karte

Es werden die Daten des Behandlungsausweises angezeigt. Wenn der Behandlungsausweis uber das

Stecken einer Chipkarte eingegeben wurde, haben die Felder

„amtlichen“ Charakter und du rfen nicht vera ndert werden (auch wenn abzusehen ist, dass die Namens- und Adressdaten veraltet sind).

Im Falle eines Ersatzverfahrens mu ssen hier die Daten von der Chipkarte abgeschrieben werden.

Tab Überweisung

Dieser Tab ist dem Überweisungsformular (Muster 6) nachempfunden. Die Daten sind entsprechend vom

Formular zu übernehmen. Das Vorgehen beim Übertragen der Daten von formlosen Überweisungen von

Nicht-Vertragsärzten erfragen Sie am besten bei Ihrer zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung.

20 Kapitel 3: Der KV-Schein

Tab Psychotherapie

Hier können Anerkennungsbescheide eingegeben werden, welche diesem Abrechnungsschein zugeordnet werden sollen.

Tab Sonstiges

Dieser Tab enthält Eingabefelder, die auf einem Abrechnungsschein (Muster 5) zu finden sind.

21 Kapitel 3: Der KV-Schein

Tab Labor/Zusatzangaben SKT

Neben den Feldern einer Laborüberweisung enthält dieser Tab Eingabefelder für Zusatzangaben für

Sonstige Kostenträger. Diese werden nur dann angezeigt, wenn Ihre Kassenärztliche Vereinigung eine solche Eingabe notwendig macht (d.h. wenn Eingabefelder vorhanden sind, müssen sie ausgefüllt werden).

Das Feld

„abgerechnet“ am unteren Rand zeigt an, ob der Schein bereits im Rahmen einer

Quartalsabrechnung abgerechnet wurde. Die Daten eines abgerechneten Scheines dürfen nachträglich nicht mehr geändert werden.

Das Feld

„ignorieren für Abrechnung“ kann gesetzt werden, wenn der Schein strittige Angaben enthält und bei den nachfolgenden Quartalsabrechnungen nicht übertragen werden soll. Nach Klärung der strittigen

Angaben kann diese Option wieder abgehakt werden, um den Schein in die nächsten

Abrechnungserstellung wieder aufzunehmen (z.B. bei Nachzüglerscheinen).

22 Kapitel 3: Der KV-Schein

Kapitel 4: Die Kartei

Allgemeines

Sie gelangen in tomedo von überall aus in die Kartei des derzeit ausgewählten Patienten, in dem Sie im

Menü Patient den Eintrag Kartei wählen, oder über den Tastatur-Shortcut

K (Cmd-K). Im Bereich

1 -

Be- such

werden die Informationen zu dem Besuch angezeigt, über den die Kartei in der Tagesliste

ausgewählt wurde. Im Bereich

2 - Medizinische Dokumentation

werden alle Karteieinträge für den

Patienten ange- zeigt. Im Bereich

3

– Abrechnungsdaten

werden die KV-Abrechnungsscheine und

Privatrechnungen des Patienten gezeigt (optional auch BG-Rechnungen und eDoku). Die

Kommandzeile 4

kann genutzt werden, um neue Karteieinträge oder Abrechnungsdaten per Tastatur eingegeben zu können.

Bereich: Besuch

Dieser Bereich beinhaltet eine Kurzzusammenfassung des ausgewählten Besuchs des Patienten. Falls die

Kartei des Patienten nicht über die Tagesliste geöffnet wurde (zum Beispiel beim nachträglichen Dokumen- tieren eines Besuches), wird der Text

„kein aktueller Besuch“ angezeigt. Dieses Fenster informiert darüber, welche ToDos für den Patienten noch anstehen bzw. welches ToDo gerade aktuell ist.

In diesem Fenster kann der aktuelle Nutzer auch gleich vermerken, ob der Besuch als dokumentiert

1

bzw. abgerechnet

2

gelten soll. Diese Felder haben rein informativen Charakter und haben keine Relevanz für die

KV-/Privat- oder BG-Abrechnung. Vielmehr soll dem Arzt eine Erinnerung gegeben werden, dass für den Pa- tienten die medizinische Dokumentation bzw. die Abrechnungsdaten für diesen Besuch ergänzt werden müs - sen. Die Setzungen

„dokumentiert“ und „abgerechnet“ werden für jeden Arzt persönlich gespeichert, so dass bei mehreren behandelnden Ärzten sich jeder Arzt auf sein eigenes

„dokumentiert“/„abgerechnet“-Feld ver- lassen kann.

23 Kapitel 4: Die Kartei

Bereich: Die Medizinische Dokumentation

Hauptbestandteil dieses Bereichs ist die Patientenkartei

1.

Dazu gehören Befunde, Anamnesen, Überweisungen,

Diagnosen und andere, frei wählbare Einträge.

Um eine schnellere Übersicht über die arbeitsplatzrele- vanten Karteieinträge zu bekommen, ist die Patientenkar- tei zweimal vorhanden, wobei die untere Anzeige

2

mit einem arbeitsplatzspezifischen Filter

3

vorbelegt ist. So können zum Beispiel im Verbandsraum nach OP-Berich- ten gefiltert werden, während im Arztzimmer Dauerdia- gnosen eingeblendet werden, damit diese bequem auf den aktuellen Abrechnungsschein übernommen werden können.

Wie auch in der Tagesliste können Sie die Rollbalken dauerhaft einblenden (und somit den Überblick behalten, wo in der Kartei Sie sich befinden), indem Sie in den Sys - temeinstellungen unter

„Allgemein“ die Einstellung „Roll- balken einblenden

“ auf „Immer“ setzen. Um zwischen

Kurzübersicht und Komplettübersicht zu wechseln, kann mittels Button

„Zeilenumbruch ein/aus“

5

die Detailliert- heit eines Karteieintrages variiert werden:

Karteieinträge erzeugen

Um neue Informationen in die Patientenkartei hinzuzufügen kann entweder der

„+“-Button (

4

im obigen

Bild) oder die Kommandozeile (siehe unten, Abschnitt 4 ) benutzt werden. Es erscheint das folgende Einga-

befenster:

Im Auswahlfeld 1 kann der Karteieintrags-Typ ausgewählt werden (hier Anamnese). 2 zeigt den entsprechenden

Medientyp an (hier Text). Im Eingabebereich 3 kann der

Text für den Karteieintrag eingegeben oder diktiert (siehe nächsten Abschnitt) werden. Möchten Sie dem Karteiein- trag einen Anhang (z.B. Bild, PDF oder Video) hinzufü- gen, ziehen Sie die entsprechende Datei einfach vom

Desktop, Finder oder Spotlight (die Mac-weite Suchlupe ganz oben rechts auf Ihrem Bildschirm) in den Bereich 3 .

Alternativ können Sie den Medientyp ( 2 ) auf

„Anhang“

ändern, woraufhin ein Anhangbereich mit rundem

„+“-Button erscheint. Durch Klick auf den „+“-Button kön- nen Sie die anzuhängenden Dateien über einen Dialog auswählen.

Karteieintrag via Diktierfunktion eingeben

Hierfür muss Apples Diktierfunktion aktiviert sein. Dazu rufen Sie einmalig in den Mac-Systemeinstellungen im Bereich System

„Diktat&Sprache“ auf, klicken dort auf den Reiter „Diktat“, schalten die Option „Diktat“ ein und wählen einen für Sie geeigneten Kurzbefehl (z.B.

„zweimal Fn-Taste drücken“) zum Aufruf der Diktat - funktion aus.

Zum Diktieren eines Karteieintrags klicken Sie nun in den Eingabebereich 3 und führen den Kurzbefehl aus

24 Kapitel 4: Die Kartei

(z.B. drücken zweimal schnell hintereinander die Fn-Taste). Fangen Sie dann an zu sprechen und, wenn Sie fertig sind, drücken Sie die Enter-Taste oder führen erneut den Kurzbefehl durch. Die Spracherkennung wan - delt Ihr Diktat in Text um und gibt diesen als Karteieintrag ein.

Arbeiten mit Textbausteinen

Um die medizinische Dokumentation zu er- leichtern, können für immer wiederkehrende

Textpassagen Kürzel definiert werden. Nehmen wir an, Sie erstellen gerade einen neuen Kartei- eintrag (siehe Bild rechts) und bemerken dabei, dass Sie oft eine Textpassage schreiben, aus der hervorgeht, ob eine ambulante OP gewünscht ist oder nicht. Um hierfür einen Textbaustein

(Makro) zu erstellen, rechts-klicken Sie den zu belegenden Button und wählen „Eintrag editieren“ (hier können Sie auch Spalten und Zeilen zur

Button-Matrix hinzufügen oder Fettschreibung der Buttons auswählen), oder, wenn Sie den Makro später nur mit Shortcut statt mit Buttonklick eingeben wollen, klicken Sie auf das Konfigurie- ren-Symbol:

Es öffnet sich das Makro-Verwaltungsfenster:

Drücken sie dort auf das

„+“-Symbol, um ein neues Makro zu erstellen, und geben Sie im Feld „Buttontext“ eine Aufschrift für den zu erzeugenden Button ein (in unserem Fall

„ambulante OP“). Weiterhin können Sie im Feld

„Kürzel“ das Kürzel bestimmen, auf dessen Eingabe hin der Textbaustein vorgeschlagen werden soll

(in unserem Beispiel

„ambOP“). Im Feld Langtext können Sie nun den vom Makro automatisch zu erzeugen - den Textinhalt eingeben. Bei Bedarf können Sie auch an beliebiger Stelle im Langtext eine Frage einfügen

(Button

„neue Frage hinzufügen“).

Es erscheint dann das folgende Pop-Up-Fenster zur Erstellung von Frage-Antwort-Dialogen:

25 Kapitel 4: Die Kartei

Hier können Sie den Fragetext und die möglichen Antworten eingeben, und bestimmen, ob eine Mehrfach - auswahl von Antworten möglich sein soll.

Nach Fertigstellung des neuen Makros erscheint der Buttontext nun im angelegten Button. Sie können auch durch drag&drop Buttons in die Makrotabelle im Fenster für den Karteieintrag anlegen.

Das Makro wird aufgerufen durch Buttonklick oder dadurch, dass Sie das gewählte Kürzel anfangen einzu- geben und es in der erscheinenden Vorschlagsliste durch Tab- oder Enter-Taste auswählen:

Der Langtext wird nun an der Cursor-Position eingefügt; wenn das Makro Fragen enthält, erscheint ein ent - sprechender Dialog, in dem Sie diese beantworten können:

Die gewählte Antwort wird dann an der mit

„Frage“ gekennzeichneten Stelle in den Makro-Langtext einge - fügt.

Textbaustein-Platzhalter zum Einfügen von Datum, Diagnose, etc.

Bei der Erstellung von Makros im Makro-Verwaltungsfenster können Sie die folgenden Platzhalter eingeben.

Bei jedem Ausführen des Makros wird dann der Platzhalter im Makrotext durch den entsprechenden Eintrag in der aktuell offenen Kartei ersetzt. Die verfügbaren Platzhalter sind:

|P_VN| ...Patientenvorname

|P_NN|

|P_TIT|

|P_Geb|

|P_NZS|

|P_PLZ|

|P_Ort|

...Patientennachname

...Patiententitel (z.B. Dr.)

...Geburtsdatum des Patienten

...Patientennamenszusatz (z.B. von und zu)

...Adresse des Patienten: PLZ

...Adresse des Patienten: Ort

|P_StrNr|

|?G;m;u;w|

...Adresse des Patienten: Strasse + Hausnummer

…Patientengeschlechtsabh. (männl.;unbek.;weibl.) Einfügen:

Bsp.: |?G;Herr;;Frau|

|A_NN| ...Nachname des Hausarztes

|A_VN| ...Vorname des Hausarztes

[A_TIT| ...Titel des Hausarztes

|Datum| ...aktuelles Datum

… (drei Unterstriche): Sprungmarke, d.h. Platzhalter für vom Nutzer noch einzugebende

Werte; hier kann sich der Nutzer dann „durchtabben“, d.h. mit der Tabulator von einer Lücke zur nächsten

26 Kapitel 4: Die Kartei

springen und diese schnell ausfüllen.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, bestimmte Einträge aus der Kartei des Patienten zu übernehmen.

Dies geschieht über den Platzhalter |{xxx:yyy:zzz}| mit

 xxx = 'Eintragtyp' oder 'Mediatyp' , je nachdem ob wir Karteieinträge eines bestimmten Typs oder eines bestimmten Medientyps einfügen wollen

27 Kapitel 4: Die Kartei

 yyy = Name eine Karteityps (z.B. DDI oder BEF) bzw. Name eines Medientyps (Text, Anhang,

Diagnose, Brief, Formular Labor)

 zzz = numerischer Wert, * oder 'mc'. Ist ein numerischer Wert angegeben, werden die letzten zzz Einträge übernommen. Bei * werden alle vorhandenen Einträge übernommen. Mit dem

Wert mc wird eine Frage-Antwort-Dialog geöffnet, der alle passenden Karteieinträge enthält.

Aus diesen kann dann per Hand ausgewählt werden.

Beispiele:

|{Eintragtyp:DDI:2}|

|{Mediatyp:Diagnose:*}| Auswahl aller Diagnosen (egal ob DDI oder andere)

|{Eintragtyp:BEF:mc}|

Auswahl der letzten beiden Dauerdiagnosen

Erzeugung einer Auswahlliste mit allen Befunden

Textbaustein-Kuerzel mit besonderer Bedeutung

standardMakro_XXX wobei XXX das Kürzel eines Karteieintrages ist.

Bsp.: standardMakro_ANA

Ist ein solches Makro vorhanden wird beim Erstellen eines neuen Karteieintrages automatisch das zugehöri- ge Makro aufgerufen, d.h. entweder

 der entsprechende Text in den Karteieintrag vorausgefüllt oder

 der Frage-Antwort-Dialog gestartet

Kapitel 5: Die Abrechnung

Der Bereich Abrechnung dient zur Anzeige der abge- rechneten Leistungen für den Patienten. Dabei wird zwischen folgenden Abrechnungstypen unterschieden:

Abrechnung in der gesetzlichen Krankenversi- cherung

1

Privatabrechnung nach GOÄ

2

Abrechnung für die Berufsgenossenschaf- ten

3.

Dieser Typ ist optional und muss von ei- nem

Mitarbeiter der zollsoft GmbH freigeschaltet werden.

Elektronische Dokumentation (eDoku) von Di- seasemanagementprogrammen und Haut- krebsscreening. Dieser Typ ist optional und muss von einem Mitarbeiter der zollsoft GmbH freigeschaltet werden.

29 Kapitel 5: Die Abrechnung

Die GKV-Abrechnung

Im Drop-Down-Menü

1

kann ein KV-Abrechnungsschein ausgewählt werden; der Bereich darunter zeigt dann die Leistungen und Diagnosen dieses Scheines an. Durch Klick auf den Button

„Schein zeigen“ kön - nen Details wie Scheintyp, Behandlungsausweis, Kartendaten etc. angezeigt und editiert werden (siehe

Handbuch KV-Schein ). Die Buttons

„+“ bzw. „-“ können zum Anlegen bzw. Löschen Scheines benutzt wer- den.

In der Tabelle

2

werden die abzurechnenden Leistungen angezeigt (Gebührennummern, Bezeichnung, zu erwartende Vergütung). Über den

„+“-Button werden einzelne Gebührennummern (siehe

Dokumentation von Leistungen ), über

„Ketten“ vordefinierte

Leistungsketten hinzugefügt, und über

„via OPS“ können zu ei- nem OPS-Code passende Leistungen herausgesucht und eingefügt werden .

In der Tabelle

3

werden die Scheindiagnosen angezeigt. Um Dauerdiagnosen aus der medizinischen Doku- mentation einfach zu übernehmen, kann man diese Diagnosen per Drag-and-Drop in die Tabelle der

Scheindiagnosen übernehmen.

Die Tabelle

4

enthält eine Auflistung aller KV-Abrechnungsfehler, die für diesen Abrechnungsschein ermit- telt werden konnten. In dem gezeigten Beispiel wurde der Leistung 18211 vom 02.07.2013 keine Leistungs - erbringer zugeordnet, was zu einem Fehler bei der KBV-Abrechnung führen würde.

30 Kapitel 5: Die Abrechnung

Dokumentation von kassenärztlichen Leistungen (EBM)

Leistungen können entweder über die Kommandozeile durch direkte Eingabe der Ziffer, oder über den

„+“-

Button im Leistungsbereich des Scheins (siehe oben) eingegeben werden. Es öffnet sich das folgende Fens - ter:

Im Suchfeld

1

können Sie nach einer Leistung suchen, indem Sie einen EBM-Code eingegeben oder einen

Textausschnitt aus der Leistungsbeschreibung (Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert). Die Leistung

01102 hätte zum Beispiel auch über die Eingabe

„samsta“ gefunden werden können.

Durch Leerzeichen getrennte Textausschnitte müssen sämtlich in der Leistungsbeschreibung vorkommen:

So würde zum Beispiel der Suchtext

„lymph knoch“ lediglich die Leistung „40528 – Lymphknoten: Lymphab- fluß, sentinel node, Knochenmar k“ finden, da keine andere Leistung sowohl das Textfragment „lymph“ als auch

„knoch“ enthält.

Im Feld

2

können Sie die Anzahl der erbrachten Leistungen eintragen (z.B. bei Telefonkosten).

Im Feld

3

geben Sie den Leistungserbringer (Behandler) an. Dieser wird mit dem Kürzel des eingeloggten

Nutzers vorbelegt. Wird die Leistung von Hilfspersonal erbracht, welches selbst nicht abrechnen darf, kann im Feld

4

angegeben werden, in wessen Auftrag die Leistungserbringung stattgefunden hat (über das Menü

Admin->Nutzer können Sie einstellen, auf welchen Vertragsarzt Behandler standardmäßig abrechnen, so dass Feld

4

automatisch vorausgefüllt werden kann). Im Gegensatz zu Feld 4 hat Feld 3 keine Relevanz für die Abrechnung, sondern kann ausschließlich für interne Dokumentationszwecke benutzt werden.

Im Feld

5

kann die Betriebsstätte ausgewählt werden, auf welche die Leistung abgerechnet werden soll.

Dies ist lediglich für Praxen mit mehreren (Neben-)Betriebsstätten und mobilen Geräten von Relevanz.

Über das Listenfeld

6

können Zusatzangaben zu einer Leistung eingegeben werden (Feldcodes 50XX). Es

öffnet sich die folgende Auswahlliste.

31 Kapitel 5: Die Abrechnung

Falls für eine Leistung anhand der elektronischen Version des EBM-Katalogs bestimmt werden kann, dass eine Zusatzangabe für die Abrechnung zwingend eingegeben werden muss, wird die entsprechende Einga- bemaske gleich angezeigt und die zwingend erforderliche Leistung wird rot umrandet dargestellt:

Die Rotfärbung des Textes

„OPS-Code als Begründung“ bedeutet, dass für die Leistung die Eingabe eines

OPS-Codes zwingend erforderlich ist (zum Beispiel bei

„31112 – Eingriff an der Brustdrüse der Kategorie

B2

“). Die

Gelbfärbung bedeutet, dass mindestens eine der beiden Angaben OPS-Code oder Gebührennum- mer gemacht werden muss (zum Beispiel bei

„36221 – Eingriff der MKG-Chirurgie der Kategorie M1“).

Sachkosten

Sachkosten müssen prinzipiell immer als sogenannte Zusatzangaben (Feldcodes 50XX) einer Leistung ein- gegeben werden. Um Zusatzangaben zu einer Leistung hinzuzufügen, müssen Sie die Leistung in der Tabel - le anklicken. Es öffnet sich folgendes Fenster:

1

Über das Listenfeld

1

können Sie durch Auswahl von

„Zusatzangaben –

Sachkoste n“ der Leistung die angefallenen Sachkosten zuordnen, wor- auf die untenstehende Eingabemaske eingeblendet wird. Hierbei können die Sachkosten entweder manuell eingegeben oder aus den vordefinier- baren Vorschlägen ausgewählt werden (siehe auch: Konfigurieren der

Sachkosten-Vorschläge).

Sachkosten und Pseudo-Gebührennummern

Falls an einem Tag Sachkosten abgerechnet werden sollen, obwohl keine Leistung an diesem Tag erbracht wurden (z.B. Telefonkosten, Briefkosten), müssen Sie eine sogenannte Pseudo-Gebührennummer verwen - den. Die bundeseinheitliche Pseudo-Gebührennummer ist die 88999, es können aber in einzelnen Kassen -

ärztlichen Vereinigungen anders lautende Nummern vorgeschrieben sein.

In manchen Kassenärztlichen Vereinigungen, wie z.B. Thüringen, werden die Pseudo-Gebührennummern

32 Kapitel 5: Die Abrechnung

nicht nur für Tage ohne Leistungen benutzt, sondern für alle Sachkosten. Das Programm weist entsprechend darauf hin.

Konf ig u rie ren der S a c h kostenV o rs c h läge

Als Nutzer mit Administrationsrechten können Sie über das Menü Admin->Zusatzangaben->Sachkosten (für

GKV) bzw. Admin->Sachkosten-Privatabrechnung (für PKV und BG) häufig genutzte Sachkosten-Posten de- finieren.

Abrechnung von Leistungsketten

Bei Leistungen, die häufig in Zusammenhang mit anderen Leistungen erbracht werden, können Leistungs- ketten unter Verwaltung->Leistungsketten definiert werden. Leistungsketten müssen dabei nicht zwangswei- se nur solche Leistungen erhalten, welche

„am Stück“ ausgeführt werden müssen, sondern können eine beliebige Auswahl von Leistungen enthalten (man könnte die Leistungsketten auch als

„Favoriten“ bezeich - nen). Diese Leistungsketten können dann über den Button

„Ketten“ im

Leistungsbereich des Scheines ein- gegeben werden.

Eingabe von Leistungen via OPS-Code

Für die Simultaneingabe von zu OPs passenden Leistungen und deren OPS-Begründungen bietet tomedo eine intelligente Vorschlagfunktion: Geben Sie zuerst Ihre Diagnose(n) in den Schein ein wählen Sie eine für die OP relevante Diagnose aus. Klicken Sie nun auf den 'via OPS'-Button. Sie sehen nun eine Übersicht al - ler jemals in Ihrer Praxis im Zusammenhang mit der ausgewählten Diagnos abgerechneten OPS-Codes, und deren Häufigkeit in Ihrer Praxis (hierzu werden praxisweit alle Scheine zusammengezählt, die die ausge- wählte Diagnose und eine mit dem jeweiligen OPS-Code begründete Leistung enthalten):

Wählen Sie daraus mit Mausklick oder Pfeiltasten einen OPS-Code aus (Sie können auch durch Eingabe von Worten oder Wortteilen im Suchfeld nach OPS-Codes suchen). Gegebenenfalls können Sie rechts vom

Suchfeld die Lokalisation (Kein Wert, links, rechts, beide) auswählen. Im Bereich unter dem Suchfeld finden

Sie nun die zum ausgewählten OPS-Code passenden EBM-Ziffern (gemäß EBM, Anhang 2). Wählen Sie die gewünschten Leistungen aus und drücken Sie die rechte Enter-Taste oder klicken den

„Auswahl überneh- men

“-Button. Für Leistungen mit obligatorischer OPS-Zusatzangabe erscheint zur Bestätigung ein weiteres

Fenster mit dem automatisch voreingetragenen OPS-Code:

33 Kapitel 5: Die Abrechnung

Funktion Tagtrennung

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Falls für den Tag eine Tagtrennung nötig wer- den sollte, kann man diese Funktion über einen

Rechtsklick in die Liste der Leistungen auswäh- len oder über das Symbol Tagtrennung:

In der Liste

1

werden die Arzt-Patienten-Kontakte

1 eines Tages angezeigt. Diese können den Leistungen des

Tages über die Auswahllisten in der Spalte

„APK“

2

zugeordnet werden. Im oben dargestellten Beispiel findet eine Tagtrennung zwischen den Leistungen

„H2-Atemtest“ und „Besuch“ des APKs um 9:57 Uhr und der

Leistung

„Besuch“ vom APK um 15:56 Uhr statt.

Um einen neuen Arzt-Patient-Kontakt zu erstellen, muss man auf den Button

„APK hinzufügen“

3

klicken.

Der neue APK wird mit der aktuellen Uhrzeit erstellt, kann aber noch im Details-Feld

4

angepasst werden.

Beim erstmaligen Öffnen der Funktion Tagtrennung wird automatisch ein APK mit der Kommen-Zeit des Be- suchs in der Tagesliste angelegt und den Leistungen zugeordnet. Existieren bereits mehrere APKs an einem

Tag, werden alle nachfolgend dokumentierten Leistungen automatisch zeitlich spätesten APK des Tages zu - geordnet, ohne das die Funktion Tagtrennung nochmal aufgerufen werden muss.

1 Arzt-Patienten-Kontakte dienen zur Dokumentation von mehreren, zeitlich voneinander getrennten Kontakten zwischen Arzt und Pa- tient innerhalb eines Tages. Dabei ist lediglich der Zeitpunkt von Interesse, zu dem der Patient die Praxis (erneut) betritt. Innerhalb eines Arzt-Patienten-Kontaktes können mehrere Leistungen erbracht werden. Der Zeitpunkt der Leistungserbringung innerhalb ei - nes Arzt-Patient-Kontaktes ist dabei nicht von Interesse.

34 Kapitel 5: Die Abrechnung

Die Privatrechnung

In der Auswahlliste

1

werden alle Privatrechnungen des Patienten aufgelistet. Wenn man eine Rechnung auswählt, werden die Leistungen der ausgewählten Rechnung in der Tabelle

2

und die Diagnosen in der Ta- belle

3

angezeigt.

In der Auswahlliste wird ein Kurztext für die Rechnung angezeigt, so dass das Raussuchen der richtigen

Rechnung erleichtert wird. Dieser Kurztext umfasst das Datum der Rechnungserstellung

1

, ob die Rechnung bereits abgerechnet (gedruckt oder an Privatverrechnungsstelle übergeben) wurde

2

, ob die Rechnung be- reits bezahlt wurde

3

, den Namen der PKV

4

(falls bekannt), den Abrechnungstarif

5

sowie den abrechnen- den Arzt

6

. Der Haken ganz links zeigt an, welche Rechnung momentan angezeigt wird.

35 Kapitel 5: Die Abrechnung

Erstellen einer Privatrechnung

Hinweis: Dieser Abschnitt gibt nur einen ganz groben Überblick. Für Details zu den Rechnungsmustern und

-vorlagen, zur Versionierung, Rechnungsverwaltung und Druck-Layout-Gestaltung siehe Handbuch Hand- buch Privatrechnung .

Beim Erstellen einer neuen Rechnung beziehungsweise beim Ändern einer bestehenden Rechnung wird fol - gendes Fenster gezeigt.

1

2

3

4

5

6

7

8

Im Feld

1

kann der Tarif der Rechnung eingestellt werden. Die Ziffern in der Klammer geben die maximalen

Steigerungsfaktoren für (medizinische/technische/Laborleistungen) an.

Im Feld

2

kann der Kassenname eingegeben werden. Bei Privatversicherten wird dieses Feld mit der Privat- kasse des Patienten vorbelegt (falls bekannt) und braucht nicht verändert zu werden. Vielmehr dient dieses

Feld zur Kontrolle, ob der Patient noch immer bei der angegebenen Kasse versichert ist.

Falls für einen gesetzlich versicherten Patienten eine GOÄ-Rechnung erstellt werden soll (IGEL-Leistungen,

Schönheits-OP, ...), bleibt dieses Feld leer.

Im Feld

3

kann die PKV-Versichertennummer des Patienten eingetragen werden. Diese wird in der Regel von einer eventuell vorhandenen PKV-Versichertenkarte übernommen. Bei Versicherten der GKV bleibt die- ses Feld leer (die Versichertennummer der GKV hat nichts mit der Versichertennummer der PKV zu tun).

Im Feld

4

kann eine Rechnungsvorlage ausgewählt werden. Eine Rechnungsvorlage muss vorher von Ih-

nen erstellt worden sein. Näheres zu Rechnungsvorlagen finden Sie im Abschnitt Rechnungsvorlage .

Im Feld

5

wird das Rechnungsdatum angezeigt. Dieses Datum wird mit dem Dokumentationsdatum vorbe- legt und ist in der Regel das aktuelle Datum, kann aber beliebig verändert werden.

Im Feld

6

können Sie angeben, ob die Rechnung ein Kostenvoranschlag darstellt. Falls ja, wird die Rech- nung nicht in der ToDo Privatrechnungsverwaltung angezeigt.

Im Feld

7

können Sie die Adresse angeben, an die die Rechnung geschickt werden soll. Diese Adresse wird mit einer der Adressen der folgenden Liste vorbelegt (Adressen sind nach absteigender Priorität gelistet):

1. die Rechnungsanschrift des Patienten (wird im Fenster

„Patienteninformationen“ eingegeben)

2. die Adresse des Hauptversicherten

3. die

„normale“ Adresse des Patienten

36 Kapitel 5: Die Abrechnung

Im Feld

8

wird der abrechnende Arzt ausgewählt. Dieser Arzt wird als Absender auf dem Rechnungsaus- druck verwendet, kann aber vom Leistungserbringer der einzelnen Leistungen auf der Rechnung abweichen.

Dokumentation von GOÄ-Leistungen

Um einer Privatrechnung eine neue GOÄ-

Leistungen hinzuzufügen, klicken Sie entwe- der auf den

„+“-Button

1

unterhalb der Leistun- gen-Tabelle oder tippen Sie die GOÄ-

Leistungsnummer in die Kommandozeile ein.

In beiden Fällen öffnet sich das GOÄ-Leis- tungsfenster (siehe unten), in welchem Sie die

Details der Leistung eingeben können. Dieses

Fenster wird ebenso geöffnet, wenn Sie eine bestehende Leistung auf der Rechnung ankli- cken.

Alternative Wege um Leistungen einzugeben sind die Favoriten

2

(siehe Abschnitt

Favori- ten ) und Rechnungsvorlagen (siehe Abschnitt

Rechnungsvorlagen ). Mit der Eingabe von

Sachleistungen

3

beschäftigt sich der Ab-

schnitt Sachkosten .

Das GOÄ-Leistungsdetails-Fenster zeigt die Detailinformationen einer GOÄ-Leistung an.

3

Im Suchfeld

1

kann entweder die GOÄ-Nummer der Leistung eingegeben werden oder ein beliebiger Such- text, um eine GOÄ-Nummer über die GOÄ-Beschreibung zu suchen. Soll nach mehreren Textfragmenten ge- sucht werden, können diese durch ein Leerzeichen getrennt werden. Die Eingabe

„fuss kiefer“ würde also im dargestellten Beispiel die GOÄ-Nummern 2101 und 2218 anzeigen, nicht aber 2062, da dort zwar der Text

„fuss“ enthalten ist, aber der Text „kiefer“ fehlt. Die Unterschiede zwischen Groß- und Kleinschreibung, sowie

Umlaute und ß/ss werden dabei ignoriert.

Weitere wichtige Eingabefelder sind der leistungserbringende Arzt

2

, der Arzt, auf den abgerechnet werden soll

3

, sowie die Betriebsstätte

4

.

Im Feld

5

kann der individuelle Steigerungsfaktor der Leistung eingegeben werden. Dieser kann vom Ta- rif der Rechnung abweichen. Falls der Tarif der Rechnung geändert wird, werden (auf Wunsch) die individu -

ellen Steigerungsfaktoren aller Leistungen der Rechnung aktualisiert.

Alternativ kann auch der Zielbetrag der Leistung

6

eingegeben werden, so dass der individuelle Steigerungs- faktor automatisch berechnet wird.

Die Fixierung des Eurobetrages

7

, und damit auch des individuellen Steigerungsfaktors, ist lediglich für die

Erstellung einer Rechnungsvorlage wie z.B. für IGeL-Leistungen relevant. Näheres dazu erfahren sie im Ab-

schnitt Rechnungsvorlage .

Falls die Leistung es erfordert (bzw. der Steigerungsfaktor so hoch gewählt wurde) kann für die Leistung ein

Begründungstext im Feld

8

eingegeben werden. Dieser Begründungstext erscheint auf der GOÄ-Rechnung unterhalb der jeweiligen Leistung.

37 Kapitel 5: Die Abrechnung

Arbeiten mit Zuschlagsleistungen

Bei GOÄ-Leistungen gibt sogenannte Zuschlagleistungen, welche nur im Zusammenhang mit den dazuge- hörigen Grundleistungen erbracht werden dürfen. Zu diesen Zuschlagleistungen gehört zum Beispiel die

GOÄ-Nummer

„5298 – Radiographiezuschlag“. Die Zuordnung einer Zuschlagleistung zu einer Grundleis - tung erfolgt über die Reihenfolge der Leistungen innerhalb der Rechnung. Eine Zuschlagleistung wird einer

Grundleistung zugeordnet, indem die Zuschlagleistung direkt über die Grundleistung gezogen wird:

Die Zuschlagleistung 5298 wird rot dargestellt, da die Leis- tung 1 - Symptombezogene Untersuchung nicht als Grund- leistung in Frage kommt.

Die Leistung 5298 wird mit der Maus über die Leistung

5010 gezogen. Der blaue Balken zeigt an, an welcher

Stelle die Leistung einsortiert werden würde, wenn man die Maustaste loslässt.

Die Zuschlagleistung 5298 wurde über der Leistung 5010 abgelegt, die Zuordnung zur Grundleistung ist erfolgreich.

38 Kapitel 5: Die Abrechnung

GOÄ-Sachkosten

Bei den Sachkosten in der GOÄ-Abrechnung unterscheidet tomedo zwischen leistungsbezogenen Sach-

kosten und allgemeine Sachkosten. Leistungsbezogene Sachkosten können einer konkreten GOÄ-Leis- tung zugeordnet werden und erscheinen in der Rechnung eingerückt. Im nachfolgenden Bild ist zum Beispiel die Sachkostenposition

„Verbandspauschale einfach 3“ zur Leistung „2403 – Exzision kleine Geschwulst“ zu - geordnet, während die Sachkostenposition

„Urgosterile 53 X 70 mm“ keiner Leistung zugeordnet ist.

Die Zuordnung von Sachkosten zu einer Leistung hat keinerlei abrechnungstechnische Relevanz. Vielmehr kann dadurch die Rechnung übersichtlicher gestaltet werden (beim Verschieben einer Leistung werden zum

Beispiel die dazugehörigen Sachkosten gleich mit verschoben).

Allgemeine Sachkosten werden über den Button

„+ Sachkosten“

1

unterhalb der Auflistung der GOÄ-Leistun- gen erstellt.

Leistungsbezogene Sachkosten werden im Leistungsdetails-Fenster einer GOÄ-Leistung zugeordnet, indem man auf den Button

„Dieser Leistung Sachkosten hinzufügen“

2

(siehe unten) klickt. Dieser Button wird nur dann eingeblendet, wenn man die Details einer bestehenden Leistung anzeigen lässt; wenn das Leistungs - details-Fenster während des Eingebens einer neuen GOÄ-Leistung angezeigt wird, ist dieser Button ausge- blendet.

Ein Grund, weshalb leistungsbezogene Sachkosten anstelle von allgemeinen Sachkosten verwendet werden sollten, sind die leistungsspezifischen Favoriten (siehe Handbuch Favoritenverwaltung Abschnitt 3). Auf die- se Art und Weise lassen sich für jede Gebührennummer eine Liste von Sachkosten-Favoriten zusammen - stellen, die nur bei der entsprechenden Gebührennummer angezeigt wird (kein langes Suchen nach

Themengebieten).

39 Kapitel 5: Die Abrechnung

Für allgemeine Sachkosten, also Sachkosten die nicht mit der Erbringung einer bestimmten Leistung in

Verbindung stehen, wie zum Beispiel Porto, wird der Button

„+Sachkosten“

2

unterhalb der Leistungstabelle benutzt.

In beiden Fällen öffnet sich das GOÄ-Sachleistungen-Fenster, in welchem eine (praxisintern erstellte) Liste von vordefinierten Sachleistungen enthalten ist. Die Erstellung von solchen praxisinternen Auswahllisten soll- te dem Administrator der Praxis vorbehalten sein (siehe Handbuch Favoritenverwaltung ).

In diesem Fenster kann man eine Sachleistung über ihren Namen im Suchfeld

3

suchen. Falls die Sachleis- tung auf diese Art und Weise nicht gefunden werden kann, hilft die Gruppierung der Leistungen, um eine

Sachleistung über den Themenbezug ausfindig zu ma- chen.

Falls eine Sachleistung nicht in der Liste der vordefi - nierten Sachleistungen vorhanden ist, kann eine neue

Sachkosten-Position über den Button

„Leere Sachkos- ten anleg en“

4

zur Rechnung hinzugefügt werden.

Daraufhin erscheint die neue Sachkosten-Position auf der Rechnung (siehe Nummer

5

).

Beim Anklicken der neu angelegten Sachkosten-Positi- on öffnet sich das Sachkostendetails-Fenster, in wel- chem man die Sachkostenbezeichnung

6

und den

Eurowert

7

eintragen kann.

40 Kapitel 5: Die Abrechnung

Rechnungsvorlagen

Um die Erstellung von Rechnungen für immer wiederkehrende Behandlungen so einfach wie möglich zu ma- chen, können Sie eine beliebige Rechnung als Musterrechnung abspeichern und beim nächsten Patienten als Rechnungsvorlage verwenden. Dazu müssen Sie sich die Details der Rechnung anzeigen lassen, wel - che Sie als Musterrechnung speichern wollen, und auf den Schalter

„Als Vorlage speichern“

1

klicken.

In der sich nun öffnenden Rechnungsvorlagenverwaltung können Sie der neu erstellten Rechnungsvorlage einen treffenden Namen geben

2

, so dass Sie die Rechnungsvorlage später schnell wieder finden können:

41 Kapitel 5: Die Abrechnung

Wenn Sie nun eine neue Rechnung erstellen, können Sie die abgespeicherte Rechnungsvorlage in der Aus - wahlliste

3

aussuchen.

Beim Erstellen einer Rechnung mittels einer Rechnungsvorlage werden alle

Leistungen und Diagnosen der Rechnungsvorlage der Vorlage übertragen. Dabei werden auch solche Detai- linformationen wie die Diagnosensicherheit und Lokalisation der Diagnosen 1:1 oder Begründungstexte von

GOÄ-Leistungen übernommen werden (im Gegensatz zu den Favoriten , wo der Begründungstext immer leer

ist).

Anders verhält es sich bei den Steigerungsfaktoren der Leistungen: Wenn eine neue Rechnung anhand ei- ner Rechnungsvorlage erstellt wird, werden die Steigerungsfaktoren in der neu erstellten Rechnung automa - tisch an den Tarif der neuen Rechnung angepasst. Diese Anpassung findet nur dann statt, wenn sich der

Tarif der neuen Rechnung von dem Tarif der Rechnungsvorlage unterscheidet. Weiterhin werden auch Leis- tungen, die in der Rechnungsvorlage über dem Schwellenwert der Rechnungsvorlage lagen, mit demselben

Steigerungsfaktor auf der neuen Rechnung angesetzt.

Falls diese automatische Anpassung der Steigerungsfaktoren an den jeweiligen Tarif der neuen Rechnung nicht erwünscht ist, kann für jede Leistung der Rechnungsvorlage die Option

Eurobetrag fixieren“ im

Leis- tungsdetails-Fenster aktiviert werden.

42 Kapitel 5: Die Abrechnung

Favoriten

Alternativ zu den Rechnungsvorlagen

Im Favoritenfenster finden sie eine (praxisintern de- finierte) Auswahl von thematisch gruppierten Leis- tungen, die im Praxisalltag häufig gemeinsam erbracht werden. Um Leistungen aus der Favoriten- liste zu übernehmen, brauchen sie lediglich auf die

Boxen

1

neben den Leistungen zu klicken.

Das Erstellen und Ändern der Favoriten erfolgt über den Button

Favoritenver- waltung ).

2

(siehe Handbuch

43 Kapitel 5: Die Abrechnung

Arbeiten mit der Kommandozeile

Die Kommandozeile kann benutzt werden, um das Erstellen der medizinischen Dokumentation beziehungs- weise der Abrechnung so weit wie möglich allein mit der Tastatur zu erreichen. Auf diese Art und Weise braucht man nicht ständig zwischen Maus und Tastatur wechseln, was den Arbeitsfluss angenehmer macht.

Sie kommen immer in die Kommandozeile, indem Sie Cmd-K drücken.

Um neue Einträge in die medizinische Dokumentation hinzuzufügen, braucht man lediglich das Kürzel des

Eintrag-Typs einzutippen. Will man zum Beispiel einen neuen Befund hinzufügen, kann man die Zeichenket - te

„bef“ in der Kommandozeile eintippen (Groß- und Kleinschreibung ist egal) und anschließend mit Enter bestätigen. Es wird automatisch ein neuer Karteieintrag vom Typ Befund und Medientyp Text angelegt.

Kürzel Wirkung

. Diagnose zum Abrechnungsschein hinzufügen

# oder direkt Leistungsziffer

-

DDI

Leistung zum Abrechnungsschein hinzufügen

Eingabe von Leistungen via OPS-Code gemäß EBM, Anhang 2

Dauerdiagnose in medizinische Dokumentation hinzufügen

BEF

Anderes beliebiges Kürzel für Kar- teieinträge oder Formulare

Befund in medizinische Dokumentation hinzufügen

Entsprechender Karteieintrag/Formular wird in medizinische Dokumen- tation hinzugefügt. Die Kürzel können über das Menü Admin->Kartei bzw. Admin->Formulare von Nutzern mit Administrations-Rechten be- liebig konfiguriert werden.

44 Kapitel 5: Die Abrechnung

Kapitel 6: Die Favoriten-Verwaltung

In tomedo gibt es viele Stellen, in der eine praxis-interne Liste von oft verwendeten Datensätzen benutzt werden kann, wie zum Beispiel die Sachkosten-Vorschläge für die Privatliquidation oder die Liste der häufg

ausgeführten GOÄ-Leistungen. Diese Listen werden immer auf ähnliche Weise konfguriert 1 . Das Konfgurie-

ren einer solchen Liste sei nachfolgend am Beispiel der Favoriten der GOÄ-Nummern bei der Privatliquidati - on erläutert.

1

2

3

Die Datensätze in den Favoriten können nach Thema gruppiert werden. Im obigen Beispiel gibt es 5 Grup-

pen 1

, und zwar

„Anasthesie“, „Fuß“, „Hand“, „Haut“ und „Orthopädie“. Jede Gruppe kann sowohl Datensät- ze als auch weitere Unter-Gruppen enthalten. So enthält zum Beispiel die Gruppe

„Haut“ die Untergruppen

„Abszeß“, „Emmert“, „Mamma“ und „Ung-inc.“

2

, wobei letzteres die Elemente 1, 2035, 494 und 5 enthält.

Die zwei Leistungen 5295 und 5298

3

sind keiner Gruppe zugeordnet und erscheinen deshalb am Ende der nach rechts zeigt, d.h. die Gruppe Liste (man erkennt dies daran, dass der Pfeil

Orthopädie ist noch nicht aufgeklappt).

Neue Favoriten und Gruppen anlegen

Um neue Themengebiete hinzuzufügen klicken Sie auf den Button

„+ Gruppe“ 4. Für neue Elemente (hier im

Beispiel GOÄ-Katalogeinträge) klicken Sie auf den Button

„+ Leistung“ (bzw. „+ Sachkosten“ oder ähnliches).

Das neue Element/Themengebiet wird dabei in der aktiven Gruppe

4

4 hinzugefügt (man erkennt diese an der abweichenden farblichen Dar- stellung). Um eine andere Gruppe zur aktiven Gruppe zu machen, muss diese lediglich angeklickt werden. Um eine Gruppe keiner ande- ren Gruppe zuzuordnen, muss man vorher irgendwo in die Tabelle un- terhalb der Einträge klicken, so dass keine Gruppe aktiv ist.

1 Manche Listen wie die Sachkosten der Privatliquidation können nur durch einen Administrator verändert werden.

45 Kapitel 6: Die Favoriten-Verwaltung

Favoriten umgruppieren

Die Gruppen sind alphabetisch sortiert und können nicht beliebig angeordnet werden. Man kann aber Grup - pen nachträglich durch Ziehen mit der Maus einer anderen Gruppe zuordnen:

Dazu wird das Element bzw. die Gruppe mit der Maus auf eine andere Gruppe gezogen und dann losgelassen. Der blaue Rah- men zeigt an, in welcher Gruppe das Element landen wird, wenn die Maustaste losgelassen wird.

Leistungsspezifische Favoriten

Bei manchen Favoriten gibt es leistungsspezifsche Favoriten, wie zum Beispiel leistungsspezifsche Sach- kosten oder leistungsspezifsche Diagnosen. Um eine leistungsspezifsches Favoriten-Element anzulegen, muss innerhalb der Gruppe

„Leistungsspezifsche Auswahl“ eine Gruppe mit der Katalog-Nummer des Ein - trages (entweder GOÄ-Nummer oder EBM-Nummer) erstellt werden.

Im nebenstehenden Beispiel wurde eine leis- tungsspezifscher Favorit für die GOÄ-Leistung

2401 erstellt (man muss lediglich die Eingabe

„2401“ eingeben, die Leistungsbeschreibung wird automatisch ergänzt). Innerhalb dieser

Gruppe können nun alle diejenigen Favoriten ausgelistet werden, die bei der Leistung 2401 an oberster Stelle stehen sollen.

Wird nun die die Leistung 2401 eine Sachkostenposition zugewiesen, erscheinen die leistungsspezifschen

Sachkosten-Vorschläge an oberster Stelle:

Beachten Sie bitte, dass die Gruppe

„Leistungsspezifsche Auswahl“ einen Sonderstatus inne hat und des- halb keine Gruppen oder Favoritenelemente in diese Gruppe mit der Maus hinein- oder herausgezogen wer - den können.

46 Kapitel 6: Die Favoriten-Verwaltung

Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

DMP-

Dokumentation

Allgemeines

Die nachfolgend vorgestellten Funktionen sind nur vorhanden, wenn Ihr System für das Modul

„Desease Ma - nagement Modul

“ freigeschalten ist. Falls bei Ihnen dieses Modul nicht freigeschalten ist, Sie es aber benöti- gen, wenden Sie sich bitte an die zollsoft GmbH (das Modul kann nur durch einen Mitarbeiter der zollsoft

GmbH freigeschalten werden).

DMP-Dokumentationen werden in der Kartei des Patienten im Tab

„DMP“

1

angezeigt:

1

4

2

3

Diese bestehenden Dokumentationen sind in der unteren Tabelle

2

zu sehen. Über den

„+“-Button

3

kann eine neue Dokumentation angelegt werden. Nach dem Anlegen einer DMP-Dokumentation öffnet sich auto - matisch das Fenster DMP-Dokumentation (siehe Kapitel

„1.2 Das Fenster DMP-Dokumentation“)

In der oberen Tabelle

4

werden die zukünftigen Dokumentationstermine des Patienten angezeigt. Falls in der vorherigen DMP-Dokumentation bereits ein konkretes Datum vereinbart wurde, wird dieses hier angezeigt.

Andernfalls wird lediglich das Quartal angezeigt, in dem die Dokumentation erstellt werden soll. Im obigen

Beispiel ist für das Programm Asthma Bronchiale das Quartal 4/2014 angezeigt, weil in der Dokumentation vom 10.04.2014 für dieses Programm ein halbjährliches Dokumentationsintervall gewählt wurde, während für DM1 ein vierteljährliches Dokumentationsintervall gewählt wurde. Eine Tabelle für die Recalls aller Pati - enten finden Sie im Menu unter

„Verwaltung“->„zu erwartende DMPs“ (siehe Kapitel „1.3 DMP-Recall (Erin- nerungslisten)

“).

47 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Das Fenster DMP-Dokumentation

1

2

3

4

Das Fenster enthält mehrere Tabs (Stammdaten, DM1, DM2,

…), welche über die Reiter

1

am oberen Fens- terrand ausgewählt werden können. Im dargestellten Beispiel ist der Tab

„Stammdaten“ aktiv. Im unteren Be- reich befindet sich die Fehlerliste

2

. Diese Liste kann über den Schieberegler

3

größer und kleiner gezogen werden.

Das Feld 'Behandlung am'

4

gibt an, wann die Untersuchung am Patienten stattgefunden hat. Das Datum, an dem Sie Ihren DMP-Patienten behandelt haben, ist entscheidend fur die Vergutung von Dokumentatio- nen. Der DMP-Patient muss am Behandlungsdatum Mitglied bei der auf dem Abrechnungsschein angegebe - nen Krankenkasse sein.

In tomedo kann eine DMP-Dokumentation für mehrere DMP-Programme gleichzeitig erstellt werden

1

. Das

bedeutet, dass beim Export bis zu drei Bögen pro DMP-Dokumentation entstehen können . Welche Program- me in einer Dokumentation dokumentiert wurden, zeigen die Kontrollkästchen

5

in den Reitern. Die Farbe des Tabs gibt dabei an, ob der entsprechende Bogen bereits vollständig ist, oder noch Fehler enthält. Im nachfolgenden Beispiel wird eine Dokumentation gezeigt, welche Bögen für die DMP-Programme COPD und KHK enthält, wobei der Bogen für COPD bereits komplett ausgefüllt ist, während bei KHK noch Angaben fehlen oder widersprüchlich sind.

5

1 Die KBV spricht in diesem Falle von einem sogenannten „multi-morbiden“ Patienten.

48 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Für DMP-Programme, in die der Patient zwar eingeschrieben ist, für die aber im aktuellen Besuch kein Bo - gen erstellt werden soll (z.B. bei multi-morbiden Patienten, welche in einem Programm vierteljährlich und in einem anderes Programm halbjährlich untersucht werden), wird im Reiter angezeigt, wann die letzte Doku - mentation für den Patienten erstellt wurde

6

. Im nachfolgenden Beispiel ist der Patient zwar in das Pro- gramm Diabetes Mellitus Typ 2 eingeschrieben, aber es braucht erst im Quartal 3/2014 wieder dokumentiert zu werden, weil halbjährliches Dokumentationsintervall vereinbart wurde. Somit wird im Quartal 2/2014 der

Text

„nicht notwendig“ angezeigt.

6

Tab „Stammdaten“

Dieser Tab enthält Verwaltungsdaten, die für die Abrechnung der Dokumentation notwendig sind.

8

7

9

10

Bei tomedo muss eine DMP-Dokumentation zwingend einem KV-Abrechnungsschein zugeordnet werden

7

, selbst wenn im Rahmen der DMP-Untersuchung keinerlei kassenärztliche Leistungen abgerechnet werden müssen. Der Grund dafür ist, dass die DMP-Untersuchungsbögen Angaben über die Kasse des Patienten, den Kostenträger-Abrechnungsbereich (KTAB) sowie gegebenenfalls Angaben für Sonderkostenträger bein- halten, und diese Informationen über einen KV-Abrechnungsschein eingegeben werden müssen.

Weiterhin enthält dieser Tab Informationen über die DMP-Einschreibungen des Patienten

8

. In der Regel werden die Einschreibungen mit den dokumentierten Bögen übereinstimmen. Es kann aber auch vorkom- men, dass die Dokumentationsintervalle für verschiedene DMP-Programme unterschiedlich sind, so dass eine Dokumentation ein DMP-Bogen nicht enthält, obwohl der Patient in das Programm eingeschrieben ist.

WICHTIG: Auch wenn nicht alle DMP-Programme, in die der Patient eingeschrieben ist, bei einem Besuch dokumentiert werden, dürfen die Einschreibedaten nicht verändert werden.

Die Betriebsstätte und der abrechnende Arzt

9

werden beim ersten Öffnen automatisch bestimmt und sind durch den Anwender nochmals zu überprüfen.

Die DMP-Fallnummer

10

muss eine systemweit eindeutige Zeichenkette sein. Es empfiehlt sich, für die

DMP-Fallnummer die Patienten-Nummer zu verwenden

2

.

WICHTIG: Sobald Sie einen DMP-Bogen an die Abrechnungsstelle verschickt haben, dürfen Sie die DMP-

Fallnummer des Patienten nicht mehr ändern. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie in tomedo Fol- gedokumentationen für einen Patienten erstellen, dessen DMP-Fallnummer bereits in einem anderen Soft- waresystem festgelegt wurde. In diesem Fall müssen Sie die DMP-Fallnummer aus dem anderen

Softwaresystem übertragen.

2 Nach den Vorgaben der KBV darf die DMP-Fallnummer nicht automatisch mit der Patientennummer vorbelegt wer- den.

49 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Eingabe der medizinischen Daten

Die Dokumentation der medizinischen Daten sei nachfolgend am Beispiel des DMP-Programms Asthma bronchiale beschrieben.

Beim Ausfüllen der Dokumentation werden die noch zu dokumentierenden Felder rot hinterlegt. Felder mit optionalen Angaben werden

Die Farbgebung der Eingabefelder folgt diesem Schema:

Optionale Angaben (Farbe ist frei wählbar, Einstellungen->Nutzer)

Fehlende oder fehlerhafte Angaben

Nur für Erstdokumentationen benötigte Angaben

Die Angabe

„Verlaufsdokumentation“ kann nur dann gemacht werden, wenn tomedo eine ältere Dokumenta - tion für den Patienten findet. Falls keine solche Dokumentation im System vorhanden ist, können Sie aber trotzdem Verlaufsdokumentationen anlegen, indem Sie eine der Optionen

„Verlaufsdokumentation nach Arzt- wechsel

“ oder „Verlaufsdokumentation bei andersweitig vorliegender Erstdokumentation“ wählen. Letztere

Option käme zum Beispiel immer dann in Frage, wenn Sie gerade zu tomedo gewechselt haben und die bis- herigen Dokumentationen nur in ihrem alten Praxisverwaltungssystem vorliegen. Eine dritte Option ist die Er - stellung einer Dokumentation als DMP-Vertretungsarzt. Diese Eingabe müssen Sie im Tab

„Stammdaten“ vornehmen, da dies sämtliche Bögen betrifft.

50 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Gesperrte Dokumentationen

Wenn eine DMP-Dokumentation gedruckt wurde oder an die Datenannahmestelle verschickt wurde, wird die

Dokumentation gesperrt. Dies bedeutet, dass sämtliche Felder ausgegraut sind und nicht mehr editiert wer- den können:

1

Solange eine Dokumentation lediglich gedruckt wurde, kann die Dokumentation über den Button mit dem

Schloss-Symbol

1

entsperrt werden. Wurde die Dokumentation allerdings bereits an die Datenannahmestelle

übermittelt, ist das Entsperren nicht mehr möglich und Sie werden darauf aufmerksam gemacht, dass Sie eine Korrekturdokumentation anlegen müssen.

Ausfüllanleitung

Hinweise zum Ausfüllen der einzelnen Felder erhalten Sie per Tooltip, indem Sie den Mauszeiger einen Mo- ment lang über dem entsprechenden Feld stillhalten. Außerdem besteht die Möglichkeit über den Button 'Zur

Ausfüllanleitung' die komplette Ausfüllanleitung der KBV einzusehen.

Ausfüllanleitung für Eingabefeld "Häufigkeit von Asthmasymptomen"

51 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

DMP-Recall (Erinnerungslisten)

Die Erinnerungsliste für die zu erwartenden DMP-Untersuchungen aller Patienten wird über den Menuein- trag

„Verwaltung“->„zu erwartende DMPs“ aufgerufen. Es öffnet sich das folgende Fenster:

1

2

Hier können entweder alle zukünftigen DMP Untersuchungen anzeigen lassen

1

, oder nur solche, die bis zu einem bestimmten Quartal anfallen

2

. In der Liste der geladenen Erinnerungen

3

können Sie auf eine Zeile doppelklicken, um in die Kartei des Patienten zu springen. In der Zeile

4

unterhalb der Tabelle sehen Sie eine Zusammenfassung, wie viele Bögen in der Erinnerungsliste enthalten sind.

3

4

52 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Abrechnung DMP

Zum Abrechnen von DMP-Dokumentationen wählen Sie den Menupunkt

„Verwaltung“->„DMP-Verwaltung“.

Es erscheint folgendes Fenster:

1 2

4

3

6

5

Hier können Sie entweder Dokumentationen für einen bestimmten Zeitraum vom Server laden

1

(da es mög- licherweise sehr viele Dokumentationen geben kann, werden immer nur die angeforderten Dokumentationen auf den jeweiligen Arbeitsplatz übertragen), oder alle noch offenen (nicht verschickten) Dokumentationen

2

.

Das Laden der Dokumentation kann bei vielen Dokumentationen längere Zeit in Anspruch nehmen (als

Richtwert gilt 10 Sekunden für jeweils 100 Dokumentationen).

In der Spalte Status

3

sehen Sie, welche Dokumentation versendet werden können (Status

„komplett“). Um fehlerhafte Dokumentationen schnell korrigieren zu können, brauchen Sie lediglich eine Zeile in der Tabelle mit der Maus doppelt anzuklicken. Falls Sie weitere Daten eines Patienten einsehen wollen, können Sie über die Symbol

in der Spalte „zum Patient“

4

die Kartei des jeweiligen Patienten öffnen.

Zum Exportieren der Dokumentationen müssen Sie die Dokumentationen mit der Maus auswählen. Dabei können Sie mit der Shift-Taste

⇧ganze Bereiche in der Tabelle auswählen beziehungsweise über die

Cmd- Taste

⌘einzelne Dokumentationen zur Auswahl hinzufügen. Im Feld

5

neben dem Button

„Ausgewählte ab- rechnen“ sehen Sie, wie viele Bögen in der Auswahl enthalten sind.

Die ausgewählten Dokumentationen werden über den Button

„Ausgewählte abrechnen“

6

zu einer Abrech- nung hinzufügt. Dabei werden werden die ausgewählten Dokumentation der letzten offenen DMP-Abrech- nung hinzugefügt. Falls keine DMP-Abrechnung mehr offen ist, wird automatisch eine neue DMP-

Abrechnung angelegt. In beiden Fällen öffnet sich automatisch das Fenster DMP-Abrechnungsdetails für die die letzte offene/neu erstellte Abrechnung. Der weitere Ablauf der Erstellung einer DMP-Abrechnung wird im nachfolgenden Kapitel

„DMP-Abrechnungsdetails-Fenster“ beschrieben.

53 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

DMP-Abrechnungsdetails-Fenster

Im DMP-Abrechnungsdetails-Fenster kann das Von-Bis-Datum der Abrechnung

1

eingeben werden. Die Ab- rechnungsdateien werden über den Knopf

„Abrechnung erstellen“

2

erstellt. Falls Sie zusätzliche Informatio- nen zur Abrechnung speichern wollen, können Sie diese Informationen in das Feld Notiz

3

eingeben. Diese

Informationen werden nicht mit an die Datenannahmestelle gesendet.

2

1

3

Beim Erstellen der Abrechnungsdateien erscheint nachfolgendes Fenster, in dem die Aktivitäten des Servers dargestellt werden (die Abrechnungsdateien werden auf dem Server generiert, d.h. Sie können eine DMP-

Abrechnung nicht im Offline-Betrieb erstellen).

54 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Sobald das Herunterladen der Abrechnungsdateien abgeschlossen ist, sieht das Fenster mit den Details der

DMP-Abrechnung wie folgt aus (ACHTUNG: das nachfolgende Bildschirmfoto wurde als Nutzer

„admin“ ge- macht, das Feld

„gelöscht“ ist für einen Nicht-Administrator-Nutzer ausgeblendet):

4

Im Feld mit den Abrechnungsdateien

4

sind nun die neu erstellten Dateien zu sehen. Pro Datenannahme- stelle werden drei Dateien erzeugt:

1. <Name der Datenannahmestelle> - Transportbegleitzettel.docx

2. <Name der Datenannahmestelle> Beschriftung Datentrager.txt

3. <Name der Datenannahmestelle>.zip

Die eigentlichen .idx- und .XKM-Abrechnungsdateien befinden sich innerhalb der .zip-Datei (Archiv-Datei).

Versand auf Datenträger

Um die Abrechnung per Datenträger zu versenden, muss das Archiv mit den Abrechnungsdateien zuerst ent- packt werden. Dazu brauchen sie lediglich auf das Symbol mit der Archiv-Datei einen Doppelklick mit der

Maus zu machen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem das ausgepackte Verzeichnis angezeigt wird. Dieses kann je nach den bei ihnen gemachten Einstellungen für den Finder ein bisschen anders aussehen:

55 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Hier müssen Sie die Dateien aus dem Ordner anzeigen und alle mit der Maus auswählen. Die ausgewählten

Dateien können dann über einen Rechtsklick auf die Auswahl auf CD gebrannt werden, indem Sie den Punkt

„X Objekte auf CD/DVD brennen ...“ anklicken.

Falls Sie auf dem Mac, an dem Sie die Abrechnungsdateien erzeugt haben, keine Möglichkeit haben, CDs zu brennen, können sie die Abrechnungsdateien auch von einem anderen Mac brennen, solange tomedo dort läuft. Um an diesem Rechner die Abrechnungsdateien angezeigt zu bekommen, müssen Sie die Ab- rechnung über die DMP-Abrechnungsverwaltung (nicht DMP-Verwaltung!) öffnen und können wie oben be- schrieben fortfahren.

In dem Fall, dass Sie CDs nur auf externen Rechnern brennen können, auf denen kein tomedo läuft (zum

Beispiel auch auf Windows-PCs), müssen Sie die Abrechnungsdateien per USB-Stick oder über eine Netz- werkfreigabe auf diesen Rechner übertragen. Wenn Sie nicht wissen, wie dies funktioniert, wenden Sie sich bitte an ihren IT-Betreuer.

ACHTUNG: Beachten Sie, dass auf den Datenträger ausschließlich nur die Abrechnungsdateien (.idx-Datei- en und .XKM-Dateien) aufgespielt werden dürfen, wobei diese Dateien sich in keinem Unterordner befinden dürfen. Dies ist eine Anforderung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung.

Die gebrannte CD sollte mit einem CD-Marker beschriftet werden, wobei die minimalen Informationen in der

Datei

<Name der Datenannahmestelle> Beschriftung Datentrager.txt“ zu finden ist. Weiterhin müssen Sie die Datei

<Name der Datenannahmestelle> - Transportbegleitzettel.docx“ ausdrucken und der CD beilegen.

56 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Versand per Email

Beim Versand per Email gibt es eine Vielzahl von Email-Programmen, die bei ihnen zum Einsatz kommen könnte. Im Rahmen dieses Handbuchs sei der Versand exemplarisch am Beispiel des Mac eigenen Email-

Programms

„Mail“ demonstriert.

Um ein DMP-Abrechnungsdateien mit dem Mac eigenen Programm

„Mail“ zu verschicken, müssen Sie eine neue E-Mail über Ablage->Neue Email anlegen. Entpacken Sie das Archiv mit den Abrechnungsdateien wie im vorherigen Abschnitt beschrieben und ziehen Sie die .idx-Dateien und die .XKM-Dateien in die neu er- stellte Email:

Als Empfänger tragen sie die Email-Adresse ihrer zuständigen Datenannahmestelle ein. Falls sie diese nicht mehr wissen, können Sie die Kontaktdaten der Datenannahmestelle über Admin->

“Verwaltung Datenannah- mestellen

“ anzeigen lassen (siehe Kapitel 1.7 Verwaltung der DMP-Datenannahmestellen). Dazu müssen

Sie als admin in tomedo eingeloggt sein.

ACHTUNG: Die Email-Adressen, die auf den Homepages der Datenannahmestellen zu finden sind, sind in den meisten Fällen nicht die für die Abrechnung zugelassenen Adressen. So gibt es zum Beispiel für die Da- tenannahmestelle

„Data Systems Berlin“ verschiedene Email-Adressen, wobei die Adresse

[email protected]

“ ausschließlich für den Versand von DMP-Abrechnungsdateien für

Praxen der KV Berlin verwendet werden darf, während die Email-Adresse [email protected] nur für allgemeine Anfragen an die Firma Data Experts GmbH verwendet werden kann.

Verwaltung der DMP-Abrechnungen

Die Übersicht über alle bisher erstellten DMP-Abrechnungen ist unter dem Menupunkt

„Verwaltung“->„DMP-

Abrechnungsverwaltung

“ aufrufbar. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Um die Details einer DMP-Abrechnung anschauen zu können, müssen Sie die entsprechende Zeile in der

Tabelle doppelklicken. Es öffnet sich das DMP-Abrechnungsdetails-Fenster (siehe Kapitel 1.5).

57 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Verwaltung der DMP-Datenannahmestellen

Die Verwaltung der DMP-Annahmestellen wird über das Menu

„Admin“->“Verwaltung Datenannahmestellen“ geöffnet. Dieser Menueintrag ist nur für den Nutzer

„admin“ verfügbar. Es öffnet sich folgendes Fenster:

1

3

2

In der Auswahlbox

1

können Sie auswählen, welche Datenannahmestelle angezeigt werden soll. Die Kon- taktdaten der Datenannahmestelle enthalten unter anderem eine Email-Adresse, die für den Versand von

DMP-Abrechnungsdateien benutzt werden soll.

ACHTUNG: Bei manchen Datenannahmestellen ist zwar eine Email-Adresse eingetragen, aber die Datenan- nahmestelle akzeptiert trotzdem keine Emails. Bei der Datenannahmestelle

„Data Experts GmbH Branden- bur g“ ist zum Beispiel eine Email-Adresse angegeben, aber diese Datenannahmestelle stellt den Email-

Versand nur für Praxen aus der Berlin zur Verfügung (dann unter dem Namen

„Data Experts GmbH Berlin“).

Im unteren Bereich befindet sich eine Kreuzchentabelle

2

, in der die abrechenbaren DMP-Programme für die jeweiligen Kostenträger-Abrechnungsbereiche KTAB aufgelistet sind. Bei den meisten Datenannahmestellen werden gar keine Felder angekreuzt sein, da die meisten Datenannahmestellen nur in einer Kassenärztli - chen Vereinigung tätig sind, und in der Verwaltung nur die Kreuzchen angezeigt werden, die für ihre KV rele - vant sind.

Diese Daten werden normalerweise von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) zur Verfügung ge- stellt und automatisch aktualisiert. Es ist eine Anforderung der KBV, dass in tomedo ein Möglichkeit zur Ver- fügung steht, dass diese Stammdaten durch den Nutzer geändert werden können. Falls Sie also sicher sind, dass es zum Beispiel eine neue Datenannahmestelle in ihrem KV-Bereich gibt, können Sie über den But- ton

3

eine neue Datenannahmestelle in das System aufnehmen und für die entsprechenden Kostenträ- ger-Abrechungsbereiche und DMP-Programme eintragen.

58 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Managen vom Ein- und Ausschreibungen

Für die Neu- oder Wiedereinschreibungen von DMP-Patienten gibt es in tomedo keine separate Oberfläche mehr (in älteren Versionen von tomedo wurde die Einschreibedaten in dem Fenster mit angezeigt, in dem auch die medizinische Dokumentation gemacht wurde). Für die Übermittelung der Dokumentationsdaten ist sowieso nur von Interesse, in welche DMP-Programme der Patient zum Zeitpunkt der Untersuchung ein- geschrieben ist.

Dies darf nicht damit verwechselt werden, welche DMP-Programme im Rahmen der Untersuchung auch tat - sächlich untersucht werden. Ein Patient könnte zum Beispiel in DMP Asthma Bronchiale vierteljährlich und in

KHK halbjährlich untersucht werden. In dem Fall, wo die zusätzliche Asthma Bronchiale Untersuchung durchgeführt wird, müssen Sie trotzdem in der Dokumentation angeben, dass der Patient in beide DMP-Pro- gramme Asthma Bronchiale und KHK eingeschrieben ist.

Um zu dokumentieren, dass ein Patient an einem DMP-Programm nicht mehr teilnehmen wird (z.B. weil der

Patient wegen wiederholter Nichtteilnahme von seiner Krankenkasse aus dem Programm ausgeschrieben wurde, oder weil der Patient auf eigenen Wunsch nicht mehr an einem der Programme teilnehmen möchte), können Sie eine DMP-Dokumentation anlegen, in der lediglich die Einschreibungen des Patienten, aber kein

DMP-Bogen ausgefüllt wird

1

. Im Feld

„Notiz“

2

können Sie dokumentieren, aus welchem Grund der Patient ausgetragen wurde (dieser Text kann auch in der Karteikarte

3

des Patienten eingeblendet werden). Alle restlichen Eingabefelder brauchen nicht ausgefüllt zu werden, da diese Dokumentation keinen DMP-Bogen enthält.

1

2

3

Aufgrund dieser Dokumentation erscheint der Patient fortan nicht mehr in den Erinnerungslisten für DMP.

59 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Korrektur-Dokumentationen

Wenn Sie auf einer bereits verschickten DMP-Dokumentation einen Fehler entdecken, müssen Sie für diese

Dokumentation eine Korrektur-Dokumentation erstellen. Dazu müssen Sie die zu korrigierende Dokumentati- on öffnen (entweder aus der Kartei des Patienten heraus oder über die DMP-Verwaltung).

Wenn Sie die zu korrigierende Dokumentation angezeigt bekommen, müssen sie die Dokumentation ent- sperren indem sie auf den Schloss-Button

klicken. Es öffnet sich automatisch eine neue DMP-Doku- mentation, welche als Korrektur-Dokumentation gekennzeichnet ist

1

:

1

ACHTUNG: Beachten Sie bitte, dass die Korrektur-Dokumentation ohne das Unterschriftsdatum erstellt wird.

Dies ist eine Anforderung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (mit der Eingabe dieses Datums

„unter - schreibe n“ Sie sozusagen die Dokumentation, d.h. Sie geben damit die Erklärung ab, dass die aufgenomme- nen Daten wahrheitsgemäß sind). In der Korrektur-Dokumentation müssen Sie also das Unterschriftsdatum erneut eingeben, und dieses muss mit dem Unterschriftsdatum der korrigierten Dokumentation über-

einstimmen!

Sowohl die Korrektur-Dokumentation als auch die korrigierte Dokumentation werden von tomedo extra her - vorgehoben, damit es nicht zu Verwechselungen kommt. Dazu wird der Spalte

„Notiz“ in den verschiedenen

Tabellen ein Vorsatz

„Korrektur für ...“ beziehungsweise „Korrigiert durch …“ vorangestellt:

60 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Früherkennungsuntersuchungen

Video-Tutorial unter: http://youtu.be/jkUAQvKy63w

Um das Früherkennungsmodul nutzen zu können (ab tomedo-Version 1.15.3), eine beliebige Kartei

öffnen und Rechtsklick auf die Symbolleiste ausführen. Im Pulldown-Menü den Punkt

`Symbolleiste anpassen...' wählen. Im erscheinenden Pulldown-Fenster das Symbol für die

Früherkennungsuntersuchung (ein Radarschirm, ziemlich weit unten) wählen und auf die

Symbolleiste ziehen. Anschließend das Pulldown-Fenster wieder schließen.

Vor der ersten Nutzung: Als admin einloggen und auf das Symbol für Früherkennungsuntersuchung

klicken. Im erscheinenden Status-Fenster auf Konfiguration klicken (Symbol links neben

` S c h l i e ß e n ' ) . Im erscheinenden Konfig-Fenster kontrollieren, ob alle möglichen

Früherkennungsuntersuchungen eingetragen sind (1 ggf. mit `+' weitere anlegen). In der rechten

Hälfte kann man je Untersuchung Regeln eintragen, wann eine Früherkennungsuntersuchung durchzuführen ist. Neue Regeln kann man durch Klick auf `+' in der rechten Tabelle (2) anlegen.

Dabei ist `ab' das Alter in Tagen, ab dem die Untersuchung durchzuführen ist und `bis' das Alter bis zu dem die Untersuchung durchzuführen ist. Zusätzlich sollte man noch `Untersuchungsabstand' und Geschlecht (3), für das die Untersuchung gilt, einstellen. Falls die Untersuchung nur ein paar mal wiederholt werden soll, die Maximalzahl im entsprechenden Feld eintragen. Unter EBM-

Katalogeintrag kann man eine EBM-Ziffer eintragen, die dann automatisch auf den

Krankenscheinen gesucht wird und in die Historie aufgenommen wird. Ab Version 1.15.16 kann man auch im Feld darunter eine GOÄ-Ziffer (Privatleistung) eintragen, die dann alternativ gesucht wird. Leere Felder werden ignoriert. Wenn alles eingetragen ist, das Konfig- und Status-Fenster wieder schließen und als Arzt einloggen.

Nutzung

Um das Früherkennungsmodul zu nutzen, auf das Symbol Früherkennungsuntersuchung in der

Kartei des jeweiligen Patienten klicken. Es erscheint ein Übersichtsfenster mit einer Liste relevanter oder bereits durchgeführter Früherkennungsuntersuchungen. Die Ampelfarben bedeuten: rot =

Untersuchung steht an, gelb= Untersuchung bald fällig (also Termin vereinbaren oder aufklären), grün= kein Handlungsbedarf. Falls nicht alle Historie gefunden wurde, kann man mit `bearbeiten' weitere Historie anlegen.

61 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Um eine Früherkennungsuntersuchung zu protokollieren, auf `untersuchen' klicken und im erscheinenden Popup-Fenster die Art der Untersuchung einstellen. Anschließend ankreuzen, ob aufgeklärt und untersucht wurde und das Untersuchungsdatum überprüfen. Wenn man auf anlegen klickt, erscheint die Untersuchung/ Aufklärung im Übersichtsfenster. (Falls man versehentlich vergessen hat, `untersucht' anzuwählen, kann man das unter `bearbeiten' nachholen.)

Für weitere Fagen wenden Sie sich am besten an

forum.tomedo.de

.

62 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Dokumentation Hautkrebsscreening

Allgemeines

Die nachfolgend vorgestellten Funktionen sind nur vorhanden, wenn Ihr System für das Modul

„Hautkrebss- creening

Dermatologe“ oder „Hautkrebsscreening Nicht-Dermatologe“ freigeschalten ist. Falls bei Ihnen kei- nes dieser Module freigeschalten ist, sie es aber benötigen, wenden sie sich bitte an die zollsoft GmbH (die

Module können nur durch einen Mitarbeiter der zollsoft GmbH freigeschalten werden).

HKS-Dokumentationen werden in der Kartei des Patienten im T ab „HKS“

1

angezeigt:

1

2

3

Diese bestehenden Dokumentationen sind in der Tabelle

2

zu sehen. Über den

„+“-Button

3

kann eine neue

Dokumentation angelegt werden. Nach dem Anlegen einer HKS-Dokumentation öffnet sich automatisch das

Fenster HKS-Dokumentation (siehe Kapitel

„Error: Reference source not found Error: Reference source not found

“).

Das Fenster Hautkrebsscreening

Dieses Fenster existiert in zwei Varianten, und zwar in der Version für Dermatologen und in der Version für

Nicht-Dermatologen.

Dokumentationsbogen für Dermatologen:

63 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

1

2

Dokumentationsbogen für Nicht-Dermatologen

In beiden Varianten gibt es unabhängig vom angezeigten Tab das Feld „Notiz“

1

. In diesem Feld können sie einen Text hinterlegen, der lediglich zu Verwaltungszwecken dient und nicht mit im

Rahmen der Abrechnung an die Kassenärztliche Vereinigung übertragen wird.

Für besondere Fälle kann eine Dokumentation über den Button „XML-Export“

2

als Datei gespei- chert werden. Die exportierte Datei ist identisch mit der Datei, die an im Rahmen der Abrechnung an die KV geschickt wird. Diese Export-Funktion ist aber nicht für die Abrechnung des Hautkrebs– screenings gedacht (dies wird in Kapitel 1.3 Abrechnung HKS beschreiben), sondern für den Fall, dass die Dokumentation in ein anderes Softwaresystem übertragen werden soll. Da dies einen eher seltener auftretenden Fall darstellt, ist diese Button nur für den Nutzer „admin“ eingeblendet.

64 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Tab „Diagnose“

Dieser Tab wird nachfolgend am Beispiel der Variante für den Dermatologen erläutert.

Fehlende oder ungültige Eingaben werden von tomedo rot dargestellt.

Nur für Modul Dermatologen: Das Feld

„Biopsie wurde in Auftrag gegeben“ ist ein Feld, welches nicht an die Kassenärztliche Vereinigung übertragen wird, sondern nur als interne Information gespeichert wird.

Mit- tels diesem Feld können sie dokumentieren, dass die Dokumentation noch deshalb nicht abgeschlossen werden kann, weil die Biopsie-Daten noch nicht vom Labor übermittelt wurden. Auf diese

Weise lässt sich am Quartalsende schneller überprüfen, ob eine Dokumentation aufgrund von vergessenen

Eingaben unvoll- ständig ist, oder ob nur noch die Labordaten fehlen. Im letzteren Fall kann die

Dokumentation erst mit der nächsten Quartalsabrechnung verschickt werden.

65 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Tab „Patient“

Dieser Tab enthält Verwaltungsdaten, die für die Abrechnung der Dokumentation notwendig sind.

1

Die HKS-Patientennummer

1

muss eine systemweit eindeutige Zeichenkette sein. Es empfiehlt sich, für die

Patientennummer HKS die Patienten-Nummer zu verwenden

1

, so dass sie bei Rückmeldungen von ihrer

Kassenärztlichen Vereinigung die Zuordnung zum Patienten leichter durchführen können.

WICHTIG: Sobald sie einen HKS-Bogen an die Abrechnungsstelle verschickt haben, dürfen sie die HKS-

Patientennummer des Patienten nicht mehr ändern. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn sie in tomedo

Dokumentationen für einen Patienten erstellen, dessen HKS-Patientennummer bereits in einem anderen

Softwaresystem festgelegt wurde. In diesem Fall müssen sie die HKS-Patientennummer aus dem anderen

Softwaresystem übertragen.

1 Nach den Vorgaben der KBV darf die Patientennummer HKS nicht automatisch mit der Patientennummer vorbelegt werden.

66 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Gesperrte Dokumentationen

Wenn eine HKS-Dokumentation an die Kassenärztliche Vereinigung verschickt wurde, wird die Dokumentati- on gesperrt. Dies bedeutet, dass sämtliche Felder ausgegraut sind und nicht mehr editiert werden können:

Sollten sie auf einer bereits verschickten HKS-Dokumentation fehlerhafte Angaben entdecken, sollten sie sich zunächst mit ihrer kassenärztlichen Vereinigung in Verbindung setzen. Falls sie die Anweisung der Kas- senärztlichen Vereinigung bekommen, dass die Abrechnung korrigiert werden soll, müssen sie zunächst die

HKS-Abrechnung entsperren, die diese Dokumentation enthält. Näheres dazu erfahren sie im Kapitel

67 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Abrechnung HKS

Die HKS-Dokumentationen abzurechnen, wählen sie den Menupunkt

„Verwaltung“-> „HKS-Verwaltung“.

Es erscheint folgendes Fenster:

2 1

3

4

5

Hier können sie entweder Dokumentationen für einen bestimmten Zeitraum vom Server laden

1

(da es mög- licherweise sehr viele Dokumentationen geben kann, werden immer nur die angeforderten Dokumentationen auf den jeweiligen Arbeitsplatz übertragen), oder alle noch offenen (nicht verschickten) Dokumentationen

2

.

Das Laden der Dokumentation kann bei vielen Dokumentationen längere Zeit in Anspruch nehmen (als

Richtwert gilt 10 Sekunden für jeweils 100 Dokumentationen).

In der Spalte Status

3

sehen sie, welche Dokumentation versendet werden können (Status

„komplett“). Um fehlerhafte Dokumentationen schnell korrigieren zu können, brauchen sie lediglich eine Zeile in der Tabelle

Zum Exportieren der Dokumentationen müssen sie die Dokumentationen mit der Maus auswählen. Dabei können sie mit der Shift-Taste ganze Bereiche in der Tabelle auswählen beziehungsweise über die Cmd-

Taste

⌘

Die ausgewählten Dokumentationen werden über den Button

„Ausgewählte abrechnen“

5

zu einer Abrech- nung hinzufügt. Dabei werden werden die ausgewählten Dokumentation der letzten offenen HKS-Abrech- nung hinzugefügt. Falls keine HKS-Abrechnung mehr offen ist, wird automatisch eine neue HKS-Abrechnung angelegt. In beiden Fällen öffnet sich automatisch das Fenster HKS-Abrechnungsdetails für die die letzte of- fene/neu erstellte Abrechnung. Der weitere Ablauf der Erstellung einer HKS-Abrechnung wird im nachfolgen- den Kapitel 1.4 HKS-Abrechnungsdetails-Fenster beschrieben.

68 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

HKS-Abrechnungsdetails-Fenster

Im HKS-Abrechnungsdetails-Fenster müssen zunächst noch das Von-Bis-Datum der Abrechnung

1

einge- ben, bevor sie die Abrechnungsdateien über den Knopf

„Abrechnung erstellen“

2

erstellen lassen. Falls sie zusätzliche Informationen zur Abrechnung speichern wollen, können sie diese Informationen in das Feld No- tiz

3

eingeben. Diese Notiz wird nicht mit an die Kassenärztliche Vereinigung gesendet.

2

1

3

Beim Erstellen der Abrechnungsdateien erscheint nachfolgendes Fenster, in dem die Aktivitäten des Servers dargestellt werden (die Abrechnungsdateien werden auf dem Server generiert, d.h. sie können eine HKS-

Abrechnung nicht im Offline-Betrieb erstellen).

69 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Sobald das Herunterladen der Abrechnungsdateien abgeschlossen ist, sieht das Fenster mit den Details der

HKS-Abrechnung wie folgt aus (ACHTUNG: das nachfolgende Bildschirmfoto wurde als Nutzer

„admin“ ge- macht, das Feld „gelöscht“ ist für einen Nicht-Administrator-Nutzer ausgeblendet):

4

Im Feld mit den Abrechnungsdateien

4

sind nun die neu erstellten Dateien zu sehen. Es werden immer die drei folgenden Dateien erzeugt:

1. AAAAAAAAA_BBBBBBBBBBBBBB_1_eHKS.zip.XKM

2. AAAAAAAAA_BBBBBBBBBBBBBB_1_eHKS.idx

3. Transportbegleitzettel.docx wobei die anstelle von AAAAAAAAA ihre Betriebsstättennummer (BSNR) steht und anstelle von

BBBBBBBBBBBBBB das Datum und die Uhrzeit der Erstellung der Abrechnungsdatei.

Wie mit diesen Dateien weiter verfahren werden muss, hängt davon ab, auf welche Art und Weise ihre

Kas- senärztliche Vereinigung den Versand erlaubt.

Versand auf Datenträger

Um die Abrechnungsdateien per Datenträger zu versenden, legen sie zuerst einen CD-Rohling ein. Eventuell werden zu gefragt, ob der soeben eingelegte Datenträger im Finder angezeigt werden soll. In diesem Fall kli- cken sie auf „OK“.

70 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Der CD-Rohling sollte in der Seitenleiste des Finders eingeblendet sein:

Ziehen sie die Abrechnungsdateien aus tomedo auf den CD-Rohling:

Falls sie auf dem Mac, an dem sie die Abrechnungsdateien erzeugt haben, keine Möglichkeit haben, CDs zu brennen, können sie die Abrechnungsdateien auch von einem anderen Mac brennen, solange tomedo dort läuft. Um an diesem Rechner die Abrechnungsdateien angezeigt zu bekommen, müssen sie die Abrechnung

über die HKS-Abrechnungsverwaltung (nicht HKS-Verwaltung!) öffnen und können wie oben beschrieben fortfahren (siehe Kapitel 1.5 Verwaltung der HKS-Abrechnungen).

In dem Fall, dass sie CDs nur auf externen Rechnern brennen können, auf denen kein tomedo läuft (zum

Beispiel auch auf Windows-PCs), müssen sie die Abrechnungsdateien per USB-Stick oder über eine Netz- werkfreigabe auf diesen Rechner übertragen. Wenn sie nicht wissen, wie dies funktioniert, wenden sie sich bitte an ihren IT-Betreuer.

ACHTUNG: Beachten sie, dass auf den Datenträger ausschließlich nur die Abrechnungsdateien (.idx-Datei- en und .XKM-Dateien) aufgespielt werden dürfen, wobei diese Dateien sich in keinem Unterordner befinden dürfen. Dies ist eine Anforderung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung. Falls jedoch eine Datei mit dem

Namen

.DS_Store“ auf der CD angezeigt wird, brauchen sie sich keine Sorgen zu machen: Diese Datei wird automatisch vom Betriebssystem hinzugefügt, ist aber auf der gebrannten CD für die KV nicht sichtbar.

Die gebrannte CD sollte mit einem CD-Marker beschriftet werden, wobei mindestens die nachfolgenden In- formationen enthalten sein sollten:

Ansender: <Ihre Bestriebsstättennummer (BSNR)>

Empfänger: <Name ihrer Kassenärztlichen Vereinigung>

Nummer: 1/1 erstellt am: <Datum>

Weiterhin müssen sie die Datei

<Name der Datenannahmestelle> - Transportbegleitzettel.docx“ ausdrucken und der CD beilegen.

71 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Versand per Email

Beim Versand per Email gibt es eine Vielzahl von Email-Programmen, die bei ihnen zum Einsatz kommen könnte. Im Rahmen dieses Handbuchs sei der Versand exemplarisch am Beispiel des Mac eigenen Email-

Programms „Mail“ demonstriert.

Um die HKS-Abrechnungsdateien mit dem Mac eigenen Programm

„Mail“ zu verschicken, müssen sie eine neue E-Mail über Ablage->Neue Email anlegen. Ziehen sie die .idx-Dateien und die .XKM-Dateien in die neu erstellte Email:

Welche Email-Adresse bei ihrer Kassenärztlichen Vereinigung benutzt werden muss, müssen sie bei ihrer

KV erfragen. Ebenfalls kann es notwendig sein, dass der Betreff oder der Text der Email bestimmten Anfor- derungen genügen müssen. Dies ist ebenfalls bei der KV zu erfragen.

Korrektur-Abrechnungen

Falls eine HKS-Abrechnung Fehler enthält und sie durch ihre Kassenärztliche Vereinigung dazu aufgefordert werden, eine Korrektur vorzunehmen, müssen die Abrechnung zuerst

„entsperren“. Um dies zu tun, brau- chen sie lediglich das

„Verschickt-Am“-Datum

1

zurückzusetzen, indem sie die Datumsangabe aus dem Feld löschen. Dies ist aus Sicherheitsgründen nur für den Nutzer

„admin“ gestattet. Sobald die Abrechnung ent- sperrt wurde, können nun die erforderlichen Korrekturen vorgenommen werden und die

Abrechnungsdateien neu erstellt werden.

1

72 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Verwaltung der HKS-Abrechnungen

Die Übersicht über alle bisher erstellten HKS-Abrechnungen ist unter dem Menupunkt

„Verwaltung“->„HKS-

Abrechnungsverwaltung“ aufrufbar. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Um die Details einer HKS-Abrechnung anschauen zu können, müssen sie die entsprechende Zeile in der Ta- belle doppelklicken. Es öffnet sich das HKS-Abrechnungsdetails-Fenster (siehe Kapitel 1.4).

73 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Impf-Dokumentation

Video-Tutorial unter: http://youtu.be/7wWMmVI2MnQ

Um die Impf-Dokumentation nutzen zu können, muss zunächst ein Button auf der Toolbar im

Karteifenster angelegt werden. Dazu eine beliebige Kartei öffnen und rechtsklick auf die Toolbar ausführen. Im Pulldown-Menü den Punkt Symbolleiste anpassen wählen. Im erscheinenden

Pulldown-Fenster (ziemlich weit unten) das Symbol mit der Spritze wählen (heißt ImpfDoku) und auf die Symbolleiste ziehen. Anschließend das Pulldown-Fenster wieder schließen.

Vor der ersten Nutzung: Als Admin einloggen und in der Kartei auf die Spritze klicken. Im

ImpfDoku-Fenster auf Administration klicken (links neben dem Schließen-Button) und im erscheinenden Konfig-Fenster kontrollieren, ob alle Impfschemata, Krankheiten gegen die geimpft werden kann und Impfstoffe eingetragen sind. Weitere eventuell durch klick auf `+' anlegen. Die

Auswahl in den rechten Tabellen (2,4) bezieht sich auf das aktuelle Impfschema (1 in der linken

Tabelle) sowie Hauptimpfung (=Haltbarkeit) oder Vorimpfung (3). Anschließend das Konfig- und

ImpfDok-Fenster wieder schließen und als Arzt (oder Schwester) einloggen.

Benutzung

Um die ImpfDokumentation zu nutzen, auf das Symbol (Spritze) in der Symbolleiste klicken. Es erscheint eine Liste von Impfungen, die bereits durchgeführt wurden. Mit + kann man neue

Impftypen für den Patienten anlegen, mit bearbeiten Impfhistorie eintragen.

74 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Zum Impfen auf das Symbol mit der Spritze im ImfDoku-Fenster klicken und das Impfschema (z.B.

MMR für die Mumps-Masern-Röteln-Kombi-Impfung) klicken. Anschließend das eingestellte

Datum kontrollieren und auf Impfen klicken.

Im ImpfDoku-Status-Fenster erscheinen die durchgeführten Impfungen grün (=kein

Handlungsbedarf), abgelaufenene Imfpungen rot und die bald ablaufende gelb (=neuen Termin ausmachen).

Für weitere Fragen am besten an

http://forum.tomedo.de/

wenden.

75 Kapitel 7: Die elektronische Dokumentation

Kapitel 8: Der Kalender

Kalender-Planung

Achtung !

Bitte machen Sie sich mit den Eigenschaften des Kalenders, v.a. mit Ressource und Terminart, vertraut

bevor sie Ihn in tomedo einstellen bzw. konfgurieren. Dadurch können Sie Mehrarbeit und Probleme bei der

Terminvergabe umgehen.

Ressourcen - freie Zeiten

Der tomedo-Kalender erlaubt Ihnen neben der gewöhnlichen Terminvergabe auch das Anlegen von

Ressourcen um tomedo automatisch nach freien Terminen bestimmter Art suchen zu lassen.

Was sind Ressourcen ?

Ressourcen sind Zeit-Bereiche in denen freie Termine gesucht werden.

Beispiel: Ein Arzt hat Sprechstunde von 8-12 Uhr. Der Arzt weißt deshalb der Zeit von 8-12 Uhr eine

Ressource zu, die er "Sprechstunde" nennt. Später kommt ein Patient in die Praxis und möchte einen Termin für eine Sprechstunde. Die Anmeldung wählt den Kalender des Arztes und die Ressource "Sprechstunde" aus. Die Termin-Suche gibt daraufhin nur die Zeiten aus, in denen a) der Arzt im Kalender noch keine

Termine und b) Sprechstunde hat.

Kalender-Planung am Beispiel

Eine Praxis besteht aus zwei Ärzten: Dr. No und Dr. Yes. Sie haben jeweils ein Sprechzimmer, einen

Verbandsraum und ein OP.

1. Kalender anlegen

Zuerst wird eine Liste der Kalender gemacht. Meist ist es gut einen Kalender pro Arzt, einen für die

Schwestern und einen für gemeinsam benutzte Räume (zB. OP oder Verbandsraum) anzulegen.

2. Terminarten festlegen

Als zweites kann man sich überlegen, was für Termine einem Patienten gegeben werden können, z.B.:

1. Sprechstunde (10min)

2. Sprechstunde (20min)

3. Operation (30min)

4. Operation (60min)

5. Verband anlegen (10min)

6. Blut abnehmen

(15min) 7.

3. Ressourcen festlegen

Der wichtigste Punkt ist anschliessend das Anlegen von Ressourcen. Ressourcen sind eng mit der

Terminsuche verbunden. Sie müssen daher hier besonders genau überlegen, welche Ressourcen sich zur

Terminsuche eignen.

Ressourcen sollten nicht zu speziell gewählt werden, denn es kann immer nur in einer Ressource gesucht werden. Eine Mögliche Liste von Ressourcen wäre zum Beispiel:

1. Sprechzeiten

76 Kapitel 8: Der Kalender

2. OP

3. Verband

4. ...

Es wäre für die Termin-Suche nicht intuitiv,

„Sprechstunde Dr. No“ und „Sprechstunde Dr. Yes“ anzulegen, da bei beiden das gleiche passiert. Besser ist es, nur eine Ressource "Sprechstunde" anzulegen.

Beispiel: Wenn ein Patient nur zur Sprechstunde und nicht zu einem speziellen Arzt will, kann man durch

Auswahl von "Sprechstunde", "Kalender Dr. No" und "Kalender Dr. Yes" ganz einfach einen freien Termin suchen.

!Hinweisaus der Praxis:

Sie sollten die Ressourcen so allgemein wie möglich und überschaubar halten.

!Hinweis für Fortgeschrittene:

In jede Ressource kann irgendein Termin, gleich welcher Terminart, gelegt werden. Hier besteht keine

Einschränkung.

Anwendung vom tomedo-Kalender

Der Kalender verfügt über zwei grundlegende Anwendungsfälle:

1. Die Kalenderwochenansicht. Hier kann man beliebige Termine für jeden Kalender vergeben.

Termine dürfen sich auch überschneiden.

2. Die Terminsuche. Hier werden automatisch freie Zeiten im Kalender gesucht, zu denen es zusätzlich auch freie Ressourcen gibt.

Achtung! Für die Terminsuche brauchen Sie eine Verbindung zum Server.

77 Kapitel 8: Der Kalender

Terminarten und Ressourcen anlegen

Bevor man Ressourcen oder Termine vergeben kann muss man sie anlegen, dies geschieht in der

TerminartenVerwaltung (siehe Handbuch:

„Anlage von Terminarten und Ressourcenarten“). Eine

Ressource wird durch das Häkchen im Fenster gesetzt und gibt die Unterscheidung zwischen Ressource und Terminarten an. (ACHTUNG: Wenn in Zukunft eine Resource oder ein Termin in Verwendung ist sollten sie das Häkchen bei Resource nicht mehr Ändern. Damit würde Termine zu Ressourcen (und anders herum) und kann zu eine kompletten Fehlkonfguration des Kalenders führen)

Bei Terminarten haben Sie weiterhin noch die Dauer des Termins. Diese

Zeit ist für diese Terminart dann immer fx und kann im Kalender nicht geändert werden, es sei den, sie verändern die Terminart des Termins.

Die Verknüpfung zu Ressource ist für die Konfguration nebensächlich und gibt nur an, welche Resource automatisch ausgewählt wird, wenn man für eine Terminart einen Termin sucht. (ACHTUNG: eine spätere

Veränderung der Terminlänge hat erstmal keine Auswirkung auf schon vergeben Termine. Sie wird erst aktiv, wenn ein Termin mit dieser Terminart geändert wird.)

Kalender anlegen

Jetzt können Sie ihre Kalender anlegen (siehe Handbuch:

„Ressourcenverwaltung“) und die Verknüpfung zu den Benutzern. Somit wird für den aktiven Benutzer dieser Kalender beim Öffnen der Wochenansicht angezeigt.

Ressourcen-Schema anlegen

(siehe Handbuch:

„Ressourcenverwaltung“)

Um Ressourcen in dem Kalender anzulegen haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. ein Schema erstellen und dann auf jede Woche kopieren (und danach editieren) oder 2. jede Woche einzeln editieren. Im Prinzip sollte man immer 1. benutzten, um sich Arbeit zu ersparen.

Das Prinzip ist wie folgt: Man erstellt für jeden Kalender eine Schema für eine Musterwoche für die

Ressourcen. Dieses Schema kann man dann auf jede einzelne Wochen kopieren (auch für ein Quartal oder den Rest des Jahres). Die Ressourcenauswahl auf der linken Seite enthält alle von Ihnen erstellten

Ressourcen und können in die Musterwoche mittels Drag&Drop geschoben und in der Länge angepasst werden. (ACHTUNG: Sollten Sie das Schema ändern hat das erst einmal keinerlei Auswirkungen auf den restlichen Kalender, erst wenn Sie das Schema kopieren, werden die Ressourcen für die jeweilige Woche

übernommen)

78 Kapitel 8: Der Kalender

Beispiel:

79 Kapitel 8: Der Kalender

Ressourcen-Woche anlegen/ändern

(siehe Handbuch:

„Ressourcenverwaltung“)

Hier sollte man sich überlegen, wann man die Ressourcen wirklich anlegt und wann nicht. Wie schon erwähnt können in diese Ressourcen Termine gelegt werden und es sollte sicher gestellt werden, dass diese

Zeiten auch möglich sind. Wenn man sich frühzeitig überlegt, wann die Praxis nicht geöffnet ist, wann evtl. der OP nicht verfügbar ist oder ein Arzt Urlaub nehmen möchte, hat man die Möglichkeit, Ressourcen für die entsprechenden Zeiten zu löschen oder anzupassen. Hierdurch kann sichergestellt werden, das die Suche keine Termine in den betreffen Zeiträumen sucht. (ACHTUNG: Dies trifft nicht für das Anlegen von Terminen in der Wochenansicht zu. Hier hat man keinerlei Einschränkungen)

Einige Tipps

Sie können jederzeit Terminarten, Ressourcen und Kalender löschen, dies kann aber zum

„Verlust“ von

Terminen führen, die damit Verknüpft sind.

Namen und Farben von Terminarten, Ressourcen und Kalender können jederzeit geändert werden und sollten sofort sichtbar sein. Manchmal kann es vorkommen, dass sie erst nach dem Neustart übernommen werden. Alle diese Einstellungen sind global und wird auf allen Clients geändert.

Das Kopieren von Schemata für ein ganzes Quartal kann sehr lange dauern. Um Verwirrungen und doppelte

Ressourcen zu vermieden sollten Sie diese Aktionen möglichst an einem Client einspielen. Achten Sie darauf, dass alle Änderungen auf den Server synchronisiert worden sind, sonst sind diese Änderungen für die anderen Clients sowie die Terminsuche unbekannt (der Globus in der Besuchsliste sollte ein grünes

Häkchen haben).

80 Kapitel 8: Der Kalender

Anlage von Terminarten

Der Kalender beruht auf zwei grundsätzlichen Arten von Terminen: den Termin an sich, der vergeben werden kann, und die Ressource, in die ein Termin gelegt werden darf (dies ist wichtig für die

Terminsuche, hier wird nach nicht belegten

Ressourcen gesucht). In diesem Fenster werden diese

Termine konfiguriert.

Unter

1

werden alle angelegten Terminarten angezeigt. Mit + und

– können neue hinzugefügt oder gelöscht werden. Unter

2

kann man den Kürzel und die Farbe festlegen. Unter

3

kann man zwischen

Ressource und Termin unterscheiden, sollte letzteres gewählt sein, wird Feld

4

angezeigt, wo man die festgesetzte Terminlänge festlegen kann und mit welcher Ressource der Termin verknüpft sein soll.

Dies erleichtert die Terminsuche, sollte dies von der

Praxis gewünscht sein.

81 Kapitel 8: Der Kalender

Ressourcenverwaltung

1 - Allgemeines

Der Kalender beruht auf zwei grundsätzlichen Arten von Terminen: den Termin an sich, der vergeben werden kann, und die Ressource, in die ein Termin gelegt werden darf. (Dies ist wichtig für die Terminsuche, hier wird nach nicht belegten Ressourcen gesucht.) Im Fenster

„Ressourcenverwaltung“ können vorhandene

Ressourcen (diese werden im Fenster

„Terminverwaltung“ angelegt) in die einzelnen Kalender eingetragen werden. Hierzu gibt es ein Wochenschema, da i.d.R. die Ressourcen eines Kalenders jede Woche die gleichen sind. Dieses Wochenschema kann aber beliebig variiert werden, so dass prinzipiell jede Woche eines Jahres andere Ressourcen haben kann.

Die Ressourcenverwaltung besteht aus der Kalendererstellung

1

, wo man Kalender mit dem + Knopf anlegen, mit dem

– Knopf löschen und im Namensfeld ändern kann. (ACHTUNG: Löschen von Kalendern kann zu Komplikationen führen, falls noch Termine im Kalender existieren.) Für jeden Kalender kann ein

Nutzer ausgewählt werden, danach wird man diese Kalender als Vorauswahl erhalten, wenn man die

Wochenansicht aktiviert.

In Feld

2

stehen die Optionen für Schema anlegen, Woche editieren und extra Kopierfunktionen zur

Verfügung.

Im Feld

3

sind die Ressourcen angezeigt, die mittels Drag-and-Drop verschoben und in der Länge verändert werden können. Neue Ressourcen können aus dem

„Tokenfeld“ (Feld

2

) mittels Drag-and-Drop ins Feld

3

gezogen werden.

82 Kapitel 8: Der Kalender

2

– Schema

3

– Woche

Das Schema ist eine Option, die es vereinfacht, die Ressourcen für jede Woche zu belegen. Im Idealfall macht ein Arzt jede Woche das Gleiche, wodurch man dieses

Wocheschema für jede Woche benutzen kann. Manchmal ist es aber erforderlich, für einige Wochen andere Ressourcen zu vergeben, dann kann man dieses

Schema benutzen und für die entsprechende Woche editieren. Eine Änderung vom

Schema hat keinerlei Einfluss auf alles bisherige, sie ist nur eine Schablone, die man benutzen kann.

Mittels

a

kann man das Schema zurücksetzen und es werden alle Ressourcen in

Feld

3

gelöscht. Mit

b

kann man ein Schema aus einem anderen Kalender

übernehmen und danach für sich anpassen. Nach dem Auswählen kommt ein

Voransicht des zu übernehmenden Schemas. Mittels

c

wird dieses Schema dann

übernommen. Unter

d

sind alle Ressourcen aufgelistet, die man benutzen kann.

(Zum Erstellen/Editieren muss man in die Terminverwaltung)

In der Wochenauswahl legt man die Ressourcen an, die dann für die Terminsuche benutzt wird und für die visuelle Suche in der Wochenansicht benutzt werden kann.

Man kann jede Woche selbst gestallten, einfacher ist es aber meist, das entsprechende Schema zu benutzen, zu kopieren und dann zu editieren.

Unter

e

kann man die entsprechende Woche auswählen, unter

f

kann man alle

Ressourcen für diese Woche löschen. Unter

g

kann man das Schema

übernehmen, jeweils für eine Woche, das restliche Quartal oder das restliche Jahr ab dem gewählten Datum. Die vorherigen Anlagen werden dabei überschrieben.

Hierbei wird auch die letzt Woche im jeweiligen Zeitraum gesetzt, wenn sie in den nächsten Zeitraum hineinragt. (ACHTUNG: am besten sollten Sie solchen Wochen, wie den Jahreswechsel, danach genauer anschauen)

83 Kapitel 8: Der Kalender

Wochenansicht

1 - Allgemeines

In diesem Fenster erhalten Sie eine Übersicht der derzeit vergebenen Termine in den jeweils ausgewählten

Kalendern. Das Kalendersystem beruht auf zwei grundsätzlichen Arten von Terminen: den Termin an sich, der vergeben werden kann, und die Ressource, in die ein Termin gelegt werden darf (dies ist wichtig für die

Terminsuche, hier wird nach nicht belegten Ressourcen gesucht).

Unter

1

kann man zwischen Wochen- und Tagesansicht wechseln, unter

2

kann man im Hintergrund sich die

Ressourcen anzeigen lassen. Unter

3

kann man die anzuzeigenden Kalender auswählen. Überlappende

Termine werden nebeneneinander angezeigt, wobei ein Termin eine minimale angezeigte Größe von 15min in der Vertikalen hat (die tatsächlich Termindauer kann auch weniger als 15min betragen).

Der ausgewählte Tag kann mittels eines der beiden Bereiche

4

geändert werden.

Möchte man einen neuen Termin anlegen, so kann man unter

5

die Terminart auswählen und das erscheinende

„Token“ rechts daneben in den Bereich

7

an die gewünschte Stelle schieben. Hierbei wird der

Termin in alle Kalender gelegt, die selektiert sind.

Im Bereich

6

sieht man die Kurzinformation von einem Termin. Diese wird aktiviert, wenn man im Feld

7

auf einen Termin klickt. Hier hat man auch Verknüpfungen zu dem Patienten. Die Knöpfe sind gleich denen der

Termindetailansicht (siehe unten).

Im Feld

7

sind die Termine für die entsprechende Zeit dargestellt. Termine können per Drag-and-Drop verschoben und bei variabler Terminart auch in der Länge (15min-genau) geändert werden. Durch

Doppelklick auf den Termin erscheint die Detailansicht.

84 Kapitel 8: Der Kalender

2

– Termindetailansicht

Der zugewiesene Patient kann mittels

b

gelöscht werden, ist kein Patient ausgewählt, so erscheint unter

a

eine Patientensuche, indem alle Patienten im System aufgelistet sind.

Der Termin kann via

c

editiert werden, wobei ein Termin nur ein Tag lang sein kann. Die

Option eines Wiederholungstermines ist für die

Zukunft geplant.

Mittels

d

kann man die Terminart auswählen, wodurch sich gegebenenfalls auch die Länge

ändert. (ACHUTNG: hierdurch kann es zu

Terminüberschneidungen kommen.)

Der Infotext, der überall angezeigt wird, kann via

e

geändert werden

Der Termin kann mittels

f

endgültig gelöscht werden. Vorher wird eine Warnung angezeigt.

Es gibt direkte Verknüpfungen zum Patienten in dem Bereich

g

. Diese sind nur aktiv, wenn auch ein Patient mit dem Termin verknüpft ist. Von oben nach unten sind das:

Patienteninformation

Kartei alle Termine des Patienten

Patient in die Tagesliste aufnehmen

85 Kapitel 8: Der Kalender

Terminsuche

1 - Allgemeines zur Terminsuche

Die Terminsuche sucht freie Termine in den vorher definierten Ressourcen (siehe Ressourcenverwaltung bzw. Terminverwaltung) der jeweiligen Kalender. Das Suchfenster besteht aus 5 Bereichen:

1

Konfiguration der Suche.

2

Auflistung aller Suchergebnisse.

3

Anzeige das ausgewählten Kalendertages mit den frei verfügbaren Zeiten für die aktuelle Ressourcen sowie des Terminvorschlages.

4

Anzeige das ausgewählten Kalendertages mit allen Ressourcen und Terminen, von dem ausgewählten

Suchergebnis aus Bereich

2

(siehe blau unterlegtes Feld).

5

Schnellauswahl für den Anzeigetag, in dem der Termin angelegt werden soll.

86 Kapitel 8: Der Kalender

2

– Konfiguration der Suche

Die Suche sollte immer nach dem gleichen Schema erfolgen. Zuerst konfiguriert man die die Suchabfrage im Fenster

1

. Hierbei kann man als erstes unter

a

dem neuen Termin einen Patienten zuweisen.

Hierbei muss der Patient schon im System vorhanden sein. Mit

b

kann man diese Zuweisung wieder löschen.

Unter

c

kann man die Kalender für die Suche auswählen. Die Suche wird entsprechend der und/oder Verknüpfung

d

in allen diesen

Kalendern einen Termin suchen. Soll der Termin in nur einen der ausgewählten Kalender vorhanden sein (z.B. Ein Patient will einen

Termin bei irgendeinem Arzt), dann muss oder aktiviert sein

(Standard). Soll der Termin in alle Kalender gelegt werden (z.B. der

Patient wird operiert, somit sollte er im Arzt und im OP Kalender existieren) muss man die und Verknüpfung aktivieren.

Unter

e

kann man die Terminart auswählen, die angelegt werden soll.

Hier wird gleich die verknüpfte Ressource ausgewählt, so vorhanden

(siehe Terminverwaltung). Unter

f

kann die Ressource, in der ein freier Termin gesucht wird, festgelegt werden.

Die Felder

g

und

h

legen fest, ab wann die Suche starten und für wie viele Tage gesucht werden soll. ( ACHTUNG: Die Suche erfolgt auf dem Server, sollte also die Verbindung nicht bestehen, wird die

Suche keine Ergebnisse ergeben. Wenn viele Kalender ausgewählt sind, das Suchfenster sehr groß ist und der Kalender an sich voll ist, kann die Suche einige Sekunden dauern!)

Mit

i

wird die Suche gestartet und in Fenster

2

werden die

Suchergebnisse angezeigt.

87 Kapitel 8: Der Kalender

3

– Anzeige der Suchergebnisse

Im Fenster

2

werden die Suchergebnisse angezeigt. Durch drücken auf ein Ergebnis wird Fenster

3

und

4

aktiviert. In Fenster 3 sind der neue Termin und die noch freien Ressourcen in allen ausgewählten Kalender des Suchergebnisses dargestellt, sprich, in die farbigen Bereiche kann der Termin mit der dazugehörigen

Länge (siehe Terminverwaltung) platziert werden, ohne, dass es zu Terminüberschneidungen kommt.

Der Terminverschlag wird an die erste mögliche Position gelegt und kann danach mir der Maus 15min- genau verschoben werden. Mit einem Doppelklick auf den neuen

Termin, kann man den Infotext und die Uhrzeit per Hand 1min- genau in einem extra Fenster angeben.

In Fenster

4

werden alle Kalender aus der aktuellen Suche komplett angezeigt.

In Fenster

5

kann der Tag schnell gewechselt werden, also nächster/vorheriger

Tag/Woche/Monat sowie springen zum heutigen Tag.

4

– Anlegen des Termins

Der

„zurück“ Knopf löscht erst den TerminVorschlag, wenn der nicht existiert die Suche, und wenn keine

Suche angezeigt wird, wird das Fenster geschlossen. Der

„anlegen&Kalender“ Knopf legt den Termin an, so er auch in einer Ressource ist (hier kommt eine Fehlermeldung, so dies nicht gewährleistet ist), schließt das

Fenster und geht zu dem Termin in der Terminübersicht. Der

„anlegen“ Knopf legt der Termin an und löscht das Suchergebnis, so dass eine neue Terminsuche erfolgen kann.

88 Kapitel 8: Der Kalender

Kapitel 9: Die Briefschreibung

Briefe erstellen mit dem Brief-Dialog

Ob Einzelbrief, Serienbrief oder externes Formular. Mit dem Dialog zum Briefe erstellen geht das Briefe schreiben schnell von der Hand.

Im Überblick:

Wählen Sie eine Vorlage und dann die Empfänger. Tomedo füllt die Vorlage dann automatisch aus und zeigt sie als Vorschau an. Nach dem Klick auf OK öffnet sich ihre bevorzugte Textverarbeitung. Falls keine

Nachbearbeitung notwendig ist, gelangen sie per Klick auf

„Nur Speichern“ direkt zum Arztbrief-

Karteieintrag.

Hintergrund:

Tomedo benutzt zur Briefschreibung Ihre Textverarbeitung (z.B. MS Word oder Libre O ice). Wichtig dabei ist, dass ihre Textverarbeitung docx-Dokumente lesen und schreiben kann. Daher empfehlen wir einen praxisweit einheitlichen Einsatz von MS Word oder Libre O ice.

89 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Das Fenster direkt nach dem Öffnen.

Funktion

Je nach Anzahl der Empfänger unterscheidet die Briefschreibung drei verschiedene Modi, die im Fenster oberhalb von Bereich 5 angezeigt werden (Datei, Einzel, Serie):

1. Kein Empfänger

→ Modus Datei ist aktiv:

Die gewählte Vorlage wird nicht ausgefüllt. Nach Klick auf OK öffnet Sie sich zusammen mit der vordefinierten Applikation.

2. Ein Empfänger

→ Modus Einzel ist aktiv:

Die gewählte Vorlage wird vollständig ausgefüllt. Alle Veränderungen des Briefes geschehen nur in diesem einen Brief. Genau so, als ob Sie den Brief wie gewohnt in einer Textverarbeitung bearbeiten würden.

3. Mehrere Empfänger

→ Modus Serie ist aktiv:

Die gewählte Vorlage wird individuell für jeden Adressaten ausgefüllt. Nach Klick auf OK öffnet sich die Textverarbeitung im

„Serienbrief-Modus“. Bereiche, die erst im Nachhinein wieder ausgefüllt werden können, sind farblich hervorgehoben und mit

„Serienbrief-Bereich“ beschriftet. Nachdem Sie den Brief in der Textverarbeitung abgespeichert haben, füllt tomedo diese Bereiche mit den individuellen Informationen für den Empfänger.

Hinweis:

Der Modus

„Datei“ eignet sich zum Zugriff auf Formulare, die sich oft ändern (z.B. jedes Quartal) bzw. welche nur selten benötigt werden. Der Systemadministrator kann diese einmalig hinzufügen (vielleicht auch in an die Praxis angepasster Form). Danach hat die gesamte Praxis Zugriff auf ein und dasselbe Formular.

Empfehlenswert ist das Format PDF. Das Format DOC bzw. DOCX eignet sich nur, falls praxisweit dieselbe

Software für Textverarbeitung eingesetzt wird.

Anwendung der Briefschreibung

Erstellen eines Formulars

– Modus Datei

1. Auswahl des Formulars (

Bereich 1)

Haken in Spalte Formular markieren Dokumente die als Formular gedacht sind.

2. Klick auf OK oder Nur Speichern (dieselbe Funktion im Modus Datei)

3. Elektronisches Ausfüllen des Formulars im damit verbundenen Programm (z.B. Vorschau oder

Adobe Reader)

4. Speichern

Erstellen eines Einzelbriefes

– Modus Einzel

1. Auswahl der Vorlage (

Bereich 1)

2. Auswahl des Empfängers (

Bereich 2)

3. Anpassung von Anrede und Adressfeld des Empfängers (

Bereich 3)

4. Übernahme von Karteieinträgen

5. Angabe des Arztes für den der Brief verfasst wird (

rechts neben Bereich 7)

6. Klick auf OK oder Klick auf Nur Speichern (nächste Schritte werden dann übersprungen)

7. Bearbeiten des Brief-Inhaltes in Textverarbeitung

8. Optional: Sofort drucken

Achtung! Falls Sie bereits jetzt drucken, so erkennt Tomedo nicht, dass gedruckt wurde und die

Druckampel (siehe Kartei-Popover Brief) bleibt auf rot. Tomedo fragt sie beim Schließen des Kartei-

Popovers dann, ob sie den Brief schon gedruckt haben.

9. Speichern

10. Druck über Kartei-Popover Brief (siehe Dokumentation Kartei-Popover Brief)

Erstellen eines Serienbriefes

– Modus Serie:

1-6 wie eben (

„Erstellen eines Einzelbriefes – Modus Einzel“)

7. Bearbeiten des Serienbriefes. Ihre Textverarbeitung öffnet sich mit einem speziellen Dokument

(

„Serienbrief-Modus“). Hier sind Textbereiche, welche später von tomedo automatisch ersetzt werden, farblich hervorgehoben. Dazu gehören beispielsweise: Adresse des Empfängers und

Anrede.

90 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Achtung!

Es ist nicht möglich den Serienbrief sofort in ihrer Textverarbeitung zu drucken!

8. Speichern

9. Druck aus Kartei-Popover Brief (siehe Dokumentation Kartei-Popover Brief)

Ihre Textverarbeitung (hier MS Word) im Modus Serie nach dem Klick auf OK. Bereiche die

später ersetzt werden, sind farblich hervorgehoben.

Einzelbrief-Modus: Wenn Sie sofort aus Ihrer Textverarbeitung drucken (Schritt 8), so ändert sich der Druckstatus nicht automatisch. Tomedo fragt dann beim Schließen des Kartei-

Popover Brief direkt nach, ob der Brief schon gedruckt wurde und

setzt die Druckampel entsprechend.

91 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Übernahme von Einträgen aus der Kartei des Patienten

Tomedo kann aus der geöffneten Kartei Einträge übernehmen, falls die Vorlage entsprechend eingerichtet wurde. Das geschieht entweder völlig automatisch (siehe Brief-Vorlagenverwaltung) oder durch gezielte

Selektion in der Kartei.

Mit den drei Buttons

„Alle“, „Selektion“ und „Keiner“ aus Bereich 4 können Sie bestimmen, welche Einträge

übernommen werden sollen.

„Alle“

selektiert alle vorhandenen Einträge aus der Kartei für die Vorlage.

„Selektion“

selektiert alle blau markierten Einträge aus der Kartei. Sie können jederzeit in die Kartei klicken und Einträge auswählen (Klicks mit linker Maustaste bei gedrückt gehaltener Taste

Cmd/Apfel).

Hinweis:

Die Kartei bleibt immer im Hintergrund und verdeckt somit nicht das aktuelle Fenster zum

Briefe erstellen.

„Keine“

setzt Selektion zurück

In der Kartei markierte Einträge können bei geeigneter Vorlage durch Klick auf

„Selektion“ in den

Brief übernommen werden. Bei der Auswahl der Karteieinträge bleibt das Fenster

„Brief erstellen“

immer im Vordergrund.

Weitere Funktionen

Modusanzeige

über Bereich 5:

92 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Hier sehen Sie, welcher Modus gerade aktiv ist. Über den Fragezeichen-Button haben Sie Zugriff auf diese

Hilfe.

Zugriff auf Ärzteliste

Bereich 2:

Neben der Suche nach Ärzten in Ihrer Ärzteliste können Sie diese hier auch Erweitern oder Korrigieren. Der ausgewählte Adressat wird der Empfängerliste als neuer Eintrag hinzugefügt.

Arzt einstellen

Bereich 7:

Hier kann vom Praxispersonal der Arzt eingestellt werden, für den der Brief vorbereitet wird.

Schnellzugriff auf Briefe über die Menüleiste

Über folgende Menüs lassen sich Formulare und Briefe direkt auswählen. Sofern ein Patient ausgewählt ist, wird der Briefdialog mit der ausgewählten Vorlage geöffnet.

Arztbriefe über die Menüleiste direkt auswählen

Formulare (Briefschreibung) direkt über die Menüleiste

auswählen

Tipp!

Nutzen Sie die Suchfunktion im Hilfe-Menü um direkt Zugriff auf den Arztbrief zu bekommen:

Einstellen von Standardprogrammen im Finder

Im Finder kann man Dokumenttypen Standard-Applikationen zuweisen. Diese Standard-Applikationen werden von tomedo genutzt, z.B. zum Editieren von Briefen oder zum Anzeigen von PDF-Dateien. Um Ihre

Standard-Applikation einzustellen, gehen sie wie folgt vor:

1. Klicken sie im Finder auf die entsprechende Datei (z.B. docx oder pdf)

2. Drücken Sie Cmd-I um die Datei-Informationen anzuzeigen. Ein neues Fenster öffnet sich daraufhin.

3. Wählen sie unter dem Abschnitt

„Öffnen mit:“ ihre Standard-Applikation aus.

4. Klicken sie auf

„Alle ändern“.

93 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Wie erstelle ich Briefvorlagen?

Empfohlene Vorgehensweise:

1. Seite einrichten, Seitenränder einrichten

2. Einrichten der Standard-Formatvorlage und weiteren Formatvorlagen um Kopf-

Fußzeile und Standard-Textkörper zu formatieren. Nur die Ausnahmen direkt im

Text formatieren, ansonsten Formatvorlagen wo es geht benutzen (ist sicherer)

3. Zur genauen Positionierung von Objekten: Tabellen verwenden! Über Tabellen-

Eigenschaften die Zeilenhöhe und Spaltenbreite direkt vorgeben.

4. Falzmarken in Kopfzeile, damit auf jeder Seite

5. Erste Kopfzeile anders ermöglicht andere Kopfzeile für erste Seite.

Lösung: Kopfzeile für Seiten ab Seite zwei müssen zuerst definiert werden. Als nächstes: Klick auf "Erste Kopfzeile anders". Text aus Kopfzeile verschwindet, wird aber im Dokument abgespeichert!! Jetzt kann man die leere Kopfzeile mit dem

Inhalt für die erste Seite ändern. Zugriff auf die andere Kopfzeile bekommt man durch erneuten Klick auf "Erste Kopfzeile anders".

Bekannte Hindernisse:

1. Fehlermeldung: "Klammersetzung bei Kommandos scheint defekt. Falls

korrekt, tippen Sie bitte Befehl-Start und -Ende $[ bzw. ]$ erneut ein"

Lösung: Aus Fehlermeldung den Kommando-Namen extrahieren (steht versteckt zwischen Zeichen) und beim darauffolgenden Kommando die Sequenz nochmal neu eingeben (1. Löschen, 2. Hintereinander weg eingeben).

Hintergrund: Die Textverarbeitung setzt sich zwischen das "$"-Zeichen und das "["-Zeichen. Leider ist das nicht direkt sichtbar. Eine entsprechende Fehlermeldung wird beim Erstellen des Briefes daraufhin ausgegeben.

2. Serienbriefe gehen nicht, aber Einzelbriefe gehen.

Lösung: Leerzeichen hinter die Kommados fusszeile, anrede, adressfeld_empfaenger und einleitung setzen.

Hintergrund: Es wird mit Libre Office gearbeitet. Hier können die Textmarken nur dann verwendet werden, wenn hinter den Serienbrief-Kommandos fusszeile, anrede, adressfeld_empfaenger, einleitung ein Leerzeichen steht.

Das Absatzende (Enter) darf nicht unmittelbar folgen. LibreOffice-Bug.

3. Leerzeichen aus Vorlage weg

Lösung: Geschütztes Leerzeichen: CTRL + ALT + LEERTASTE

Weitere bekannte Probleme:

Automatisches Reparieren wird bei Word manchmal nicht ausgeführt, dann hilft ein nochmaliger Klick auf "Reparieren", auch wenn über grüne Lampe eine erfolgreiche

Reparatur bereits angezeigt

Symmetrie bei Klammersetzung überprüfen! Auf $[ muss nach dem Kommando ]$ folgen.

94 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Kartei-Popover: Brief

Über das Kartei-Popover Brief haben Sie schnell Zugriff auf den Brief-Inhalt. Die Empfängerliste kann, genauso wie der Briefinhalt, noch nachträglich geändert werden. Entsprechende Bereiche im Brief werden daraufhin automatisch angepasst (Serienbrief-Modus). Auch ist es möglich auf Empfänger des Serienbriefes persönlich einzugehen, indem man einzelne Briefe aus dem Serienbrief anpasst.

Wählt man einen Brief in der Kartei aus (links), so öffnet sich automatisch ein neues Fenster (Kartei-

Popover), welches schnellen Zugriff auf den Brief bietet

Unterstützte Arbeitsabläufe

1. Empfänger zum Serienbrief hinzufügen, ändern oder löschen

2. Serienbrief weiterschreiben

3. Individuelle, persönliche Änderungen an Einzelbriefen des Serienbriefes vornehmen

4. Dokumentation und Druckstatus überwachen

Fensterelemente

1

2

Datum des Karteieintrages für den Brief

Anzeigetext für Karteieintrag: Dieser Text wird in der Kartei angezeigt

3

Empfängerliste. Die Spalte

„Original / Kopie“ bestimmt, ob der Brief nachrichtlich (Kopie) oder im Original zugestellt wird. Die Spalte

„Typ“ hilft bei der schnellen Einordnung des

Empfängers. Die Druckampel in der Spalte

„Druck“ zeigt an, ob der Brief noch nicht gedruckt wurde (rot), für den Druck freigegeben ist (gelb) oder bereits gedruckt wurde (grün). Die Druckampel kann per Klick in die Spalte geändert werden und dient ausschliesslich als Gedächtnisstütze. Die letzte Spalte

„Einzel“ zeigt an, ob einzelne

95 Kapitel 9: Die Briefschreibung

4

5

6

7

8

9

10

96 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Briefe aus dem Serienbrief bereits individuell nachbearbeitet wurden.

Hinzufügen, ändern, Reihenfolge ändern und löschen von Empfängern aus der

Empfängerliste. Der Dialog zum Erstellen der

Briefe öffnet sich erneut mit eingeschränkter

Funktionalität.

Siehe Abschnitt

„Empfängerliste

ändern

Vorschau des Briefes. Die Apple QuickLook-

Vorschau (externes in MacOS eingebundenes

Programm) öffnet sich. Darin kann man schnell zwischen den einzelnen Briefen hin- und herschalten (Pfeiltasten).

! Achtung !

Die Darstellung kann sich vom tatsächlich ausgedruckten Brief unterscheiden. Quicklook ist nur geeignet, um den Inhalt zu überprüfen.

Die exakte Darstellungsform können sie nur

Ihrer Textverarbeitung (z.B. Libre O ice oder

Word) entnehmen.

Kopie des Briefes speichern. Ein Dialog öffnet sich, indem sie angeben können, wo die Kopie gespeichert werden soll. (

Geeignet für externe Kommunikation)

! Tipp

Sie können die Brief-Datei auch per Drag-and-

Drop auf den Schreibtisch bewegen.

Brief per E-Mail versenden. Die App Mail wird geöffnet und der Brief angehangen.

Drucken. Die Druckampel wird von rot auf grün gesetzt, der Brief wird über die

Textverarbeitung gedruckt. Vorher öffnet sich der Druckdialog, indem sie angeben können, auf welchem Drucker und aus welchem Fach der Brief gedruckt werden soll.

! Serienbrief

Ein neuer Button

„Alle drucken“ erlaubt den sofortigen Ausdruck des gesamten Serien- briefes.

Öffnen (=Weiterschreiben) des Briefes. Die

Textverarbeitung öffnet sich und sie können den Einzelbrief (

„Öffnen“) oder den Serienbrief

(„Alle öffnen“) weiterschreiben. Wenn sie einen

Einzelbrief öffnen, so wird das als Einzelbrief-

Änderung in der Tabelle (Spalte

„Einzel“) vermerkt.

Den Druckstatus verändern (Auch in Tabelle durch Klick auf die Druckampel möglich).

Verändern der Empfängerliste

Nachdem man auf

„+“ geklickt hat, öffnet sich der Dialog zum Erstellen des Briefes erneut. Hier kann man die Empfängerliste bearbeiten und die zugehörigen Empfänger-Adressen ändern. Anschließend muss man die gemachten Änderungen mit einem Klick auf

„Nur speichern“ bestätigen. Daraufhin werden die Briefe angepasst.

Vorschau mit QuickLook

Durch Klick auf das

„Auge“ öffnet sich die Quicklook-Vorschau. In dieser können Sie sämtliche Briefe schnell durchgehen und prüfen.

97 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Warnungen

Wenn Serienbriefe mit

„Alle öffnen“ fortgesetzt werden sollen, obwohl schon ein oder mehrere Briefe individuell verändert wurden, so warnt folgendes Fenster vor dem Überschreiben der individuellen

Änderungen.

98 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare

NUR ADMINISTRATOR

In der Praxis benötigte Briefvorlagen und Dateien lassen sich über dieses Fenster einspeisen und sortieren.

Es genügt die Dateien einfach in die Tabelle zu ziehen. Über die Eigenschaft

„Sichtbar“ kann man

Briefvorlagen in tomedo anzeigen lassen. Die Eigenschaft

„Formular“ gibt an, ob die entsprechende Datei als Formular (Modus Datei

→ keine Textersetzungen bzw. keine Kommandos) oder als Brief (Modus Einzel und Modus Serie

→ Unterstützung von Textersetzungen bzw. Kommandos) verwendet werden soll.

Interne Vorlagen sind in Orange dargestellt. Für die Funktion von tomedo ist es wichtig, dass diese Vorlagen nicht gelöscht werden.

Vorbereitung:

Bitte lesen Sie vorher die Hilfen zum

„Erstellen von Briefen“ und „Kartei-Popover Brief“.

Allgemeines

Briefvorlagen Formulare können (gewöhnlich als doc-, docx- oder pdf-Datei) einfach in die Tabelle gezogen werden. Daraufhin wird eine neue Vorlage erstellt. Alternativ können sie auch eine Datei in die Drop Zone

(Datei-Symbol im Bereich 2) schieben. Dann wird die selektierte Vorlage überschrieben. Sie könne auch aus der Drop-Zone die Datei auf den Desktop schieben um eine Kopie zu erstellen.

99 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Formulare

– Dateipool für die Praxis

Für Formulare auf die über die Briefschreibung zugegriffen werden kann, bieten sich schnelllebige oder seltene Formulare an, deren Implementierung in tomedo zu aufwändig wäre. Das Praxispersonal kann sich solch eine Vorlage über den Brieferstell-Dialog in die Kartei des Patienten übernehmen, elektronisch ausfüllen und ausdrucken (z.B. für PDF-Dateien die Programme Vorschau oder Adobe Reader). Achten Sie darauf, dass das entsprechende Formular in der Tabelle erscheint und als sichtbar und als Formular markiert ist. Nur dann hat das Praxispersonal den richtigen Zugriff.

Briefvorlagen

– Automatisches Ausfüllen von Textmarken

Arztbriefe unterscheiden sich in tomedo von Formularen durch die Möglichkeit gesetzte Textmarken gezielt durch spezifische Informationen über den Patienten, Schein, etc. zu ersetzen. Die Adresse des Empfängers soll im Serienbrief beispielsweise individuell angepasst werden, während der Hauptinhalt konstant bleibt.

Auch können patientenspezifische Karteieinträge automatisch übernommen werden.

Für diese Aufgaben gibt es in tomedo einige Kommandos, die bei der Erstellung einer Briefvorlage angewendet werden können. Die (sehr primitive) Skript-Sprache in tomedo heisst ZSBriefBasic und befindet sich in ständiger Weiterentwicklung um den Ansprüchen verschiedener Praxen gerecht zu werden.

Tomedo setzt auf DOCX als offenes Datei-Format für formatierten Text. Deswegen ist es möglich, dass jeder seine eigene Lieblings-Textverarbeitung verwenden kann, so lange sie docx zum Lesen und Speichern unterstützt. Das docx-Format erfreut sich wachsender Beliebtheit. Vor allem Microsoft Word und Libre

Office unterstützen diesen Standard gut.

Trotzdem muss bei der Erstellung von Briefvorlagen, die Kompatibilität geprüft werden. Daher ist es empfehlenswert, dieselbe Textverarbeitung praxisweit einzusetzen. Andernfalls sollte die Vorlage auf allen eingesetzten Textverarbeitungen getestet werden.

EmpfohlenesVorgehen:

1. Wählen Sie die

„kompatibelste“ Textverarbeitung für das Erstellen der Vorlage, falls sie mehrere einsetzen. (erst MS Word, dann Libre Office, dann alle anderen)

2. Designen Sie die Vorlage ohne Kommandos (in der Textverarbeitung)

3. Ergänzen die Kommandos möglichst in einem Rutsch (in der Textverarbeitung)

4. Klicken Sie auf

„Repariere Vorlage“ in tomedo um ggf. automatisch Anpassungen vornehmen zu lassen.

Kommandos von ZSBriefBasic werden durch die Anfangssequenz $[ und die Endsequen z ]$ gekennzeichnet, also allgemein $[Kommandoname]$ oder als Beispiel: $[adressfeld_empfaenger]$ .

Kommandos können im Kontext Briefschreibung (Kontext: Brief) aber auch für interne Vorlagen verwendet werden (interner Kontext).

FolgendeinterneVorlagenwerdenderzeitvontomedoangewendet:

Überweisung, Privat

Medikamentenplan

Privatrechnung

Kostenvoranschlag (bezieht sich auf die Privatrechnung)

BG-Rechnung

BG-Kostenvoranschlag

!!!

Interne Vorlagen (orange) müssen zwingend vorhanden sein, damit tomedo einwandfrei

funktioniert

!!!

Die Vorlage wird über Ihren Namen identifiziert (wie in der Spalt

e „Vorlage“ angegeben)

100 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Vollständige Kommandoliste ZSBriefBasic

--> Beachten Sie den neuen Button "Kommandoliste" im Verwaltungs-Fenster !

Für den Administrator empfiehlt es sich, mit dem mitgelieferten Testdokument für BriefBasic zu arbeiten. Das

Testdokument ist in der Vorlagenverwaltung standardmäßig als "nicht sichtbar" gekennzeichnet. Zum Testen kann man hier das Flag auf sichtbar schalten und die Vorlage im Erstell-Dialog ausfüllen lassen. Die normalen Platzhalter-Befehle können so schnell auf Ihre Funktion hin geprüft werden. Die Kommandos mit

Argument sind weiter unten erklärt.

! Hinweis

Benutzen Sie immer "Repariere Vorlage". Daraufhin erscheint in der Vorlage ein grünes Ampelsymbol.

Platzhalter-Befehle

--> Drücken Sie den Button "Kommandoliste", um eine vollständige Liste der Platzhalter einzusehen.

--> Benutzen Sie das Testdokument "BriefBasic-Test", um genau zu sehen, welche Ausgabe die Platzhalter-

Befehle produzieren!

Befehle mit Syntax

Kommandos in Tomedo beginnen mit $[. Dann folgt der Name. Zum Schluß folgt die Endsequenz ]$. Die einzelnen Argumente müssen durch ein Leerzeichen (Space) getrennt werden.

Beispiel: $[anrede]$, $[ke_withArgs ddi]$, $[ke_withArgs ddi ana]$

Optionale Argumente (Kann-Argumente) werden in den untenstehenden Befehlsbeschreibungen in eckigen

Klammern gesetzt [_ _ _ _ _] . Sie dürfen nicht im richtigen Kommando vorkommen.

Obligatorische Argumente (Muss-Argumente) werden dagegen mit <_ _ _ _> gekennzeichnet.

Selektion von Karteieinträgen

Karteieinträge kann man im Briefschreibungs-Fenster selektieren. Dazu gibt es drei Buttons:

1. "keine": setzt Selektion auf 0, kein Eintrag wird selektiert

2. "selektierte": setzt Selektion auf die Auswahl in der Kartei. Hier kann man auch mit offenem

Briefschreibungs-Fenster entsprechende Einträge auswählen. Das Briefschreibungs-Fenster schliesst sich dabiei nicht, so dass Sie es leicht wiederfinden.

3. "alle": setzt Selektion auf sämtliche Karteeinträge in der Kartei.

ke_withArgs [Format-Option 1] [Format-Option 2]

Übernimmt selektierte Karteieinträge.

letzteKEalle_withArgs <Karteieintrag-Typ> [#<Anzahl Tage>] [Format-Option] stop

Übernimmt den chronologisch letzten Karteieintrag des Karteieintrag-Types <Karteieintrag-Typ>. Die

Suche nach dem letzten Karteieintrag wird unter allen vorhanden Karteieinträgen durchgeführt.

(Grunddatenmenge: alle Karteieinträge)

Optional kann man die Suche nach dem letzten Karteieintrag auf die letzten Tage einschränken.

Bsp: Mit dem Argument #3 sucht man nur in den letzten 3 Tagen nach einer Übereinstimmung.

Der Text des Karteieintrages kann über eine Format-Option optional angepasst werden.

Standardmäßig ist das Format auf 000 eingestellt (siehe weiter unten zu den Format-Optionen)

letzteKEselektierte_withArgs <Karteieintrag-Typ> [#<Anzahl Tage>] [Format-Option] stop

Syntax wie bei letzteKEalle_withArgs, außer: Die Suche nach dem letzten Karteieintrag bezieht sich nicht auf alle Karteieinträge, sondern nur auf die selektierten. (Grunddatenmenge: selektierte

Karteieinträge)

101 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Format-Option

Neben dem Text zum Karteieintrag, lässt sich auch wahlweise das Datum (erste Option) und der Typ des

Karteieintrages (zweite Option) mit ausgeben. Als dritte Option lässt sich der Text auf den ersten Absatz einschränken. Das heisst, der Text wird nur bis zum ersten Zeilenvorschub (bis zum ersten Enter)

übernommen. Das ist z.B. bei länglichen Karteieinträgen sinnvoll.

Die drei Optionen lassen sich ein- und ausschalten. Die Null (0) steht für AUS, die Eins (1) steht für AN. Alle drei Optionen werden hintereinander geschrieben und bilden so das Argument.

<Datum><Karteieintrag-Typ><nur erster Absatz>

BeispielfürFormat-Optionen:

000 Der Text des Karteieintrages wird ohne Datum und Karteieintrag-Typ ausgegeben werden.

100 Das Datum wird mit ausgegeben.

110 Das Datum und der Karteieintrag werden mit ausgegeben.

001 Datum und Karteieintrag werden nicht mit ausgegeben. Der Text des Karteieintrages wird nur bis zum ersten Absatz mit übernommen.

BeispielfürVerwendung mitKommando:

ke_withArgs 000 100 110

Die selektierten Karteieinträge werden übernommen. Der erste mit der Formatoption 000, der zweite mit der

Formatoption 100, usw.

letzteKEalle_withArgs ANA 100 stop

Der (chronologisch) letzte Karteieintrag mit dem Karteieintragstyp-Kürzel ANA wird in der Format-Option 100

übernommen.

Erweiterbarkeit des Kommandos

1. Suche nach dem letzten Karteieintrag bezogen auf eine Menge von Karteieintrags-Typen.

Sinnvoll ist das z.B. wenn eine Praxis zwischen Dauerdiagnosen (sagen wir, sie hat den Karteieintrag-Typ

DDI) und Quartalsdiagnosen (DGN) unterscheidet. Nun will sie aber nur die letzte Diagnose, egal ob DGN oder DDI in den Arztbrief kopieren. Das geht einfach durch Mehrfachnennung im Kommando:

letzteKEalle_withArgs DGN DDI 100 stop

Unter allen Karteieinträgen wird der chronologisch letzte gesucht, der entweder vom Typ DGN oder vom Typ DDI ist.

2. Mehrere Einträge übernehmen.

Durch Aneinanderreihung der Argumente, die alle mit dem Argument "stop" enden müssen, werden mehrere

Einträge "in einem Rutsch" übernommen.

letzteKEalle_withArgs DGN 100 stop ANA 100 #10 stop

Unter allen Karteieinträgen wird der chronologisch letzte vom Typ DGN gesucht und mit Format 100

übernommen. Danach wird unter allen Karteieinträgen der chronologisch letzte vom Typ ANA gesucht und in Format 110 übernommen. Dabei werden nur Karteieinträge berücksichtigt, die maximal 10 Tage zurückliegen (#10).

102 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Expertenteil: (für Adminstratoren und zollsoft-Mitarbeiter)

Es besteht weiterhin die Möglichkeit über keypaths auf bestimmte Strings zuzugreifen. Die allgemeine

Syntax dafür lautet

$[&some.keypath]$ wobei 'some' eines der Objekte 'besuch' und 'brief' ist, und keypath ein relativer Pfad zu einem 'Besuch'- objekt bzw. 'Brief'-objekt ist.

Bsp.: $[&besucht.patient.titel]$ liefert den Titel des Patienten

103 Kapitel 9: Die Briefschreibung

Kapitel 10: Sonstige Admin-Einstellungen

Nutzerverwaltung

Nutzer können nur von einem Nutzer mit Administrator-Rechten verwaltet werden. Über den Menüpunkt

„Admin“ „Nutzer“ gelangt man in den Dialog zur Bearbeitung vorhandener Nutzer. Dort kann man durch

Anklicken des markierten

„+“ einen neuen Nutzer erstellen und u.a. als Behandler und Vertragsarzt konfigurieren:

Wie wird der Leistungserbringer für eine Leistung bestimmt?

1.) Ist der eingeloggt Nutzer ein Vertragsarzt oder Leistungserbringer, dann wird dieser genommen. 2.) Ist ein Besuch vorhanden, wird der Hauptbehandelnde Arzt des Besuches genommen.

Ansonsten gibt es keinen Leistungserbringer.

Wie wird der abrechnende Arzt für eine Leistung und Formularen bestimmt ?

Bestimme den Leistungserbringer LE (s.o.).

1.) Rechnet der Leistungserbringer auf einen anderen Arzt A ab, dann wird dieser Arzt A genommen. 2.)

Ist der Leistungserbringer Vetragsarzt, dann wird LE genommen.

Ansonsten gibt es keinen abrechnender Arzt.

Wie wird die Betriebsstätte für eine Leistung oder Formular festgelegt?

Bestimme den Leistungserbringer LE. Bestimme den abrechnenden Arzt A.

1.) Hat der Leistungserbringer LE genau eine Betriebsstätte B und ist diese Betriebsstätte B in den Betriebsstätten des abrechenden Arztes A enthalten, dann wird B genommen.

2.) Hat der abrechnende Arzt A genau eine Betriebsstätte B, dann wird diese genommen. 3.) Ist ein Besuch vorhanden, dann nimm die Betriebsstätte des Besuches.

4.) Nimm die eingestellte Betriebsstätte des Arbeitsplatzes

104 Kapitel 10: Sonstige Admin-Einstellungen

Betriebsstätten

Betriebsstätten können nur von einem Nutzer mit Administrator-Rechten verwaltet werden.

Über den Menüpunkt

„Admin“ „Betriebsstätten“ gelangt man in den Dialog zur Bearbeitung neuer und vorhandener Betriebsstätten. Dort kann über anklicken des markierten

„+“ eine neue Betriebsstätte erstellt und konfiguriert werden:

105

Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung

Wie erstelle ich die

Quartalsabrechnung

in tomedo ?

Unser Video-Tutorial finden sie unter diesem Link im Internet: http://youtu.be/BshflnhIBWk

Stufe 1

Beheben von Abrechnungsfehlern

Stufe 2

Neue Abrechnung erstellen

106 Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung

Beheben von Abrechnungsfehlern

Anzeigen des Panels “Liste Abrechnungsfehler”

Im Hauptmenü klicken Sie auf Panel und dann auf „Liste Abrechnungsfehler“ um das Fenster zu

öffnen.

Jetzt erscheint das Panel mit allen Abrechnungsfehlern.

107 Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung

Über der Tabelle befindet sich wieder eine Filterzeile, mit der man gezielt nach Abrechnugsfehlern suchen kann.

! Hinweis !

Manche Fehler sind unter Umständen auf „ignoriert“ gesetzt. Um auch diese sehen zu können, blenden Sie die Spalte „ignoriert“ ein (Rechts-Klick auf Tabellenkopf) und entfernen Sie den Filter „N“.

108 Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung

Beheben der Abrechnungsfehler

Durch Doppelklick auf die Tabellenzeile gelangt man zur Abrechnung (Kartei  rechte Hälfte mit

Überschrift „Abrechnung“). Hier kann man durch Ändern, Löschen oder Hinzufügen von Diagnosen und Leistungen den Fehler beheben.

Hier ist unterhalb der Abrechnung ein Fehlerpanel sichtbar.

Nun können Sie die Abrechnungsfehler dieses Scheines beheben und die Liste der

Abrechnungsfehler abarbeiten.

Neue Abrechnung erstellen

Wenn alle Abrechnungsfehler behoben sind, können Sie Ihre Abrechnungsdateien wie folgt erzeugen. Wechseln Sie bitte hierzu als Administrator (z.B. admin) ins Menü

Admin KV-Abrechnung

109 Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung

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110 Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung

Alte Rechnung als versendet markieren

Vergessen Sie auf keinen Fall Ihre alten Abrechnungen alle als versendet zu markieren! Ansonsten werden alle alten Scheine mit in die neue Abrechnung übernommen

So markieren Sie ihre alte

Abrechnung als „abgerechnet“:

Wählen Sie zunächst die alte Abrechnung in der Tabelle aus. Anschliessend klicken sie in der

Kopfzeile auf „Quartal XX als abgerechnet“ markieren und bestätigen Sie nächsten Fenster Ihre

Entscheidung:

111 Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung

Rechnungsdateien erstellen

Um Ihr aktuelles Quartal abzurechnen, wählen Sie in der ersten Zeile das Quartal aus und klicken

Sie anschliessend auf

Erstellen“:

Beispiel:

Danach wird die Abrechnung erstellt, was einige Zeit in Anspruch nehmen kann. In der Tabelle sehen sie eine derzeit laufende Erstellung am Schlüsselwort

„lädt…“ wie im folgenden Beispiel zu erkennen:

112 Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung

Bei fertiggestellter Abrechnung, haben sie Zugriff auf die Abrechnungsdateien. Diese können Sie

über Drag and Drop (Ziehen mit der Maus) zum Beispiel direkt auf das E-Mail-Programm ziehen oder auf den Desktop kopieren.

113 Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung

Hintergrundinformationen

Die Abrechnungsdateien sind über den administrativen Menüpunkt 'Admin'



'Abrechnung' erstellbar.

Hier sieht man in tabellarischer Form alle bisher durchgeführten Abrechnungen. Es gibt die Möglichkeit, neue (Probe-)abrechnungen zu erstellen. Dies ist betriebsstätten- und quartalsspezifisch möglich.

betriebsstättenspezifisch: Scheine, auf denen Leistungen mehrerer

Betriebsstätten vorhanden sind, werden dabei 'gesplittet'. Es werden jeweils nur die zur ausgewählten Betriebsstätte gehörigen Leistungen abgerechnet. Die

Diagnosen werden jeweils in ihrer Gesamtheit übertragen.

quartalsspezifisch: es werden alle noch nicht abgerechneten Scheine, die vor dem Ende des eingestellten Quartals erstellt wurden, abgerechnet. Dies betrifft also auch evtl. noch nicht abgerechnete Scheine aus den Vorquartalen. Möchte man verhindern, dass ein bestimmter Schein abgerechnet wird, ist dies über das

Auswahlfeld 'ignorieren für Abrechnung' im entsprechenden Schein möglich.

Man kann einzelne Abrechnungen auch über den '-' -Button löschen (ein Löschen von als 'versandt' markierten Abrechnungen ist nicht möglich).

Bei Auswahl einer Abrechnung aus der Tabelle sieht man die generierten

Abrechnungsdateien (auch die verschlüsselten Abrechnungsdateien) und kann deren Inhalt per Doppelklick (oder Drag-and-Drop) überprüfen. Der Speicherort der

Datei befindet sich auf dem Server im dortigen Standardverzeichnis für erstellte

Dateien (einstellbar über .properties-Datei). Dort gibt es für jede erstellte

114 Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung

Abrechnung ein Verzeichnis 'AbrechnungXX', wobei XX eine aufsteigende

Nummerierung darstellt.

Über den Button 'Quartal ... als abgerechnet markieren' kann man festlegen, welche Abrechnungsdatei versandt wurde. Die zugehörigen Scheine werden daraufhin als abgerechnet markiert und sind nicht mehr editierbar. Der Button 'One-

Click-Abrechnung' hat im Moment noch keine Funktionalität.

115 Kapitel 11: Die Quartalsabrechnung

Wie erstelle ich eine

Kapitel 12: Die Privatrechnung

Privatrechnung

in tomedo ?

Stufe 1

Neue Privatrechnung erstellen und drucken

Bereits zugestellte Rechnung nochmals drucken

Stufe 2

Mahnungen drucken

Rückgängig machen von gedruckter Rechnung

Stufe 3

Privatrechnung nachbearbeiten

Stufe 4

Schnelle Bearbeitung vieler Privatrechnungen mit der Privatrechnung-Verwaltung

Stufe 5

Vorlagen bearbeiten

Mahngebühren festlegen

Stufe 6

Rechnungskreise und Privatrechnungstypen einrichten

Betriebsstättenspezifische Abrechnung: Kostenstellen und Konten definieren

Stufe 7

Tipps zu IGeL-Rechnungen bzw. Rechnungsvorlagen

116 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Zwei Hauptansichten zur Privatrechnung

Alle Funktionen zur Privatrechnung lassen sich über die folgenden beiden Fenster steuern.

Der Abrechnungsteil

Hierhin gelangen Sie aus der Tagesliste durch Doppelklick auf den Patienten.

Anschließend müssen sie noch ggf. „Privat“ auswählen (rechts neben GKV):

Die Detail-Ansicht

Durch Klick auf

„Details zeigen“ öffnet sich ein zusätzliches Fenster mit mehr

Einstellmöglichkeiten zur Privatrechnung:

117 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Neue Privatrechnung erstellen und drucken

Privatrechnung erstellen

Bevor Sie Leistungen und Diagnosen zu Ihrer Rechnung hinzufügen können, muss diese zunächst erstellt werden.

• Wählen Sie eine Privat-Patienten in der Tagesliste aus und klicken Sie doppelt

• Auf der rechten Seite der Kartei befindet sich der Abrechnungs-Teil

• Wählen Sie „Privat“ um in die Privat-Abrechnung zu gelangen

Jetzt müssten Sie folgendes Fenster sehen:

Über den ersten Auswahl-

Button können Sie sich alte Rechnungen ansehen. Über den „+“-Button rechts daneben, können Sie eine neue Privatrechnung erstellen.

Nun sehen Sie zwei Tabellen: Die obere zeigt alle Leistungen, die untere alle Diagnosen.

Füllen Sie jetzt die Privatrechnungen mit allen notwendigen Leistungen und Diagnosen!

Tipp: Für schnelles Arbeiten, geben sie in der Kartei-

Kommandozeile das „#“-Zeichen ein. um schnell zur Leistungsauswahl zu gelangen. Direkt danach können sie die Leistungsziffer eingeben.

Drücken Sie die Punkt-T aste „.“ um schnell zur Diagnosen-Auswahl zu gelangen. Direkt danach können sie auch hier den entsprechenden Code eingeben.

Privatrechnung drucken

Klicken Sie auf „Drucken“ um die Privatrechnung zu Drucken. Daraufhin öffnet sich die von Ihnen bevorzugte Textverarbeitung (z.B. MS Word, Pages oder LibreOffice) mit geöffneten Druck-Dialog.

Bereits gesendete Rechnungen nochmals Drucken

Falls aus gegebenem Anlaß (z.B. Patient erbittet erneute Zustellung der Rechnung) eine

Rechnung nochmals ausgedruckt werden soll, gehen sie wie folgt vor:

• Kicken sie auf „Details zeigen“

• Suchen Sie in der Tabelle Ihr Druck-Dokument

• Klicken Sie auf das Icon in der Tabelle vor dem Namen um das Dokument anzuzeigen und zu drucken

118 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Mahnungen drucken

Mahnung erstellen

TIPP:

Um eine Mahnung zu erstellen, muss zuvor eine Rechnung gedruckt worden sein!

Höhere Mahnstufen sind nur auswählbar, wenn die niedrigere Mahnstufe bereits gedruckt worden ist!

Gehen Sie folgt vor um eine bereits versendete Rechnung anzumahnen:

• Gehen Sie in die Details-Ansicht der Privatrechnung (Klick auf „Details zeigen“)

• Klicken Sie auf „Aktueller Mahnstatus“ und anschliessend auf die gewünschte Mahnstufe.

Die jeweils nächste Mahnstufe wird verfügbar, wenn sie die aktuelle Mahnstufe gedruckt haben.

• Klicken Sie auf „Drucken“ um die Mahnung auszudrucken.

Rückgängig machen von gedruckter Rechnung

Nach dem Druck einer Privatrechnung wird diese zur Bearbeitung (Leistungen, Diagnosen hinzufügen, usw.) gesperrt!

Falls eine Privatrechnung nach dem Druck nochmals geändert werden soll (z.B. gibt es noch einen

Rechtschreibfehler oder in den Leistungen bzw. Diagnosen sind noch Anpassungen notwendig), muss diese zuvor entsperrt werden.

Dazu gehen sie bitte wie folgt vor:

• Gehen Sie in die Details-Ansicht der Privatrechnung (Klick auf „Details zeigen“)

• Klicken Sie auf „Rückgängig“ und danach auf „Entsperren“ um die Bearbeitung der

Rechnung wieder freizugeben.

• Nachdem Sie Änderungen in Leistungen und Diagnosen vorgenommen haben können sie

über „Neu aus Vorlage“ in der Details-Ansicht oder direkt mit „Öffnen“ im Abrechnungs-Teil der Kartei die Privatrechnung wieder öffnen.

119 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Privatrechnung nachbearbeiten

Hintergrund

In tomedo ist es möglich, eine mit Leistungen,Diagnosen usw. befüllte Privatrechnung vor dem

Druck nachträglich zu bearbeiten.

TIPP:

Falls sie oft eine Rechnung nachträglich bearbeiten müssen, erwägen Sie bitte eine Änderung der

Privatrechnungs-Vorlage (siehe Stufe 5).

Zum besseren Verständnis sei hier der Lebenslauf einer Privatrechnung in tomedo kurz grafisch dargestellt:

Leistungen, Diagnosen,

Patientendaten

Händische

Nachbearbeitung z.B. mit

MS Word

Druck und Versand

Vorlage Entwurf Entwurf

Druck-

nach- bearbeitet

version

tomedo erstellt aus der Vorlage der Privatrechnung ein Entwurfs-Fassung. Diese wird im docx-

Format gespeichert und kann somit mit Textverarbeitungen wie Word, Libre Office oder Pages nachbearbeitet werden.

Privatrechnung nachbearbeiten

Um die Entwurfs-Fassung nachzubearbeiten,

klicken Sie einfach auf „Öffnen“ (entweder in der

Privat-Abrechnung oder im Details-Fenster). Bearbeiten Sie die Privatrechnung in ihrer

Textverarbeitung und speichern sie anschliessend.

Hinweis: Unter Pages müssen Sie speziell eine Tomedo-Speicherfunktion verwenden (Pages >

Dienste > Speichern nach Tomedo). Sollte die Speicherfunktion noch nicht in Pages freigeschaltet worden sein, so kontaktieren Sie bitte Ihren Systemadministrator.

120 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Nachbearbeiteten Entwurf drucken

Klicken Sie einfach auf „Drucken“ um eine nachbearbeitete Privatrechnung zu drucken. tomedo fragt Sie jetzt zur Sicherheit nochmal ab:

Klicken Sie auf

„Entwurf drucken“ um die nachbearbeitete Fassung zu drucken. Sollte sich während Ihrer Nachbearbeitung noch etwas an der Rechnung geändert haben (zum Beispiel, durch einen anderen Arzt/Schwester), können Sie über

„Neue Rechnung drucken“ ihre

Änderungen wieder verwerfen und eine neue Rechnung aus der Vorlage erstellen.

Wenn sie in der Details-Ansicht auf Drucken klicken, haben sie noch mehr Auswahl-Optionen:

Hier gibt es zusätzlich die Möglichkeit, den Status der Rechnung einfach auf Abgerechnet/gedruckt zurückzusetzen.

Nachbearbeiteten Entwurf rückgängig machen

Sollen nachdem ein nachbearbeiteter Entwurf gespeichert wurde, noch Änderungen vorgenommen werden, müssen die Nachbearbeitungen wieder verworfen werden. Anhand obiger Abbildung müssen wir also den Schritt von

„Entwurf nachbearbeitet“ auf „Entwurf“ rückwärts gehen.

Dazu gehen Sie in die Detail-Ansicht der Privatrechnung und klicken auf

„Neu aus Vorlage“:

121 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Daraufhin wird ein frischer, neuer Entwurf erstellt. Nun kann man auch wieder Leistungen und

Diagnosen auf der Privatrechnung hinzufügen.

Gedruckten, nachbearbeiteten Entwurf rückgängig machen

In diesem Fall haben alle angebotenen Optionen eine unterschiedliche Bedeutung. Schauen wir auf das

Auswahlfenster nachdem man auf „Rückgängig“ in der Details-Ansicht geklickt hat:

Nun gibt es drei Möglichkeiten wie sie fortfahren können:

• Rückgängig: Sie löschen den Entwurf der Rechnung und entsperren.

• Rückgängig aber Entwurf behalten: Sie behalten den Entwurf der Rechnung und entsperren.

• Nur anzeigen: Sie sehen sich nur die Druckversion an und machen keine Änderung

Mahnungen nachbearbeiten

Alle für die Privatrechnung vorgestellten Schritte gelten im selben Maße für die Mahungen

(Mahnstufe 1-3). Welches Dokument in der Details-Ansicht gerade aktiv ist, entscheiden Sie über den Aktuellen Mahnstatus:

Im Abrechnungs-Teil der Privatrechnung ist automatisch immer die höchste verfügbare Mahnstufe aktiv. D.h., falls eine Mahnung in der Details-Ansicht bereits einmal ausgewählt wurde, so ist diese dann auch im Abrechungs-Teil aktiv.

122 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Schnelle Bearbeitung vieler Privatrechnungen mit der

Privatrechnung-Verwaltung

Falls viele Privatrechnungen bzw. Mahnungen gleichzeitig gedruckt werden sollen, bietet sich das

Privatrechnungs-Verwaltungsfenster an. Aufgrund der großen Anzahl an Privatrechnungen muss zunächst über das Datum die Menge an Rechnungen eingeschränkt werden. Mit einem Klick auf

„Laden“ gelangen sie dann zu einer Ansicht, die wie folgt aussieht:

Die große Tabelle verfügt über eine Vielzahl an Spalten, die sie selber an- und ausschalten können. Klicken Sie hierzu auf die Kopfleiste der Tabelle mit

einem rechten Mausklick. Daraufhin öffnet sich das folgende Menü:

Mittels Drag&Drop können Sie die Spalten an Ihre gewünschte Position verschieben.

Außerdem kann man jede Spalte filtern, d.h. man kann in jeder Spalte nach

seinem Inhalt suchen (z.B. nach einer spezifischen Rechnungsnummer, einem Namen, usw.)

123 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Privatrechnungen gemeinsam drucken

Wählen Sie in der Tabelle einfach alle Rechnungen und Mahnungen aus, die sie in einem

Schwung drucken wollen und klicken Sie anschliessend auf Drucken!

Gleichzeitig ist es möglich, die Mahnstufe heraufzusetzen, falls dies notwendig ist. Benutzen sie dazu den „+“ und „-„ - Button unterhalb der Tabelle.

Wichtige Spalten im Mahnwesen

Einige Spalten können Ihnen Ihre Arbeit im Mahnwesen erleichtern:

Tage seit Druck

Hier sehen sie, wieviel Zeit seit dem letzten Schreiben an den Patienten vergangen ist.

Falls gleichzeitig noch kein Zahlungseingang feststellbar war, kann man somit festlegen, ab welcher Anzahl an Tagen die Mahnstufe heraufgesetzt werden soll. Falls dies praxisweit klar ist, sortieren sie einfach die Rechnungen nach der Spalt e „Tage seit Druck“ und drucken sie ab einem bestimmten Grenzwert Mahnungen (z.B. für alle Rechnungen, die vor mind. 14 Tagen gedruckt worden sind oder alle 2.Mahnungen die nach 14 Tagen immer noch nicht beglichen sind).

Teilbetrag

Sollte der Patient Teilbeträge überwiesen haben, ist es möglich dies in der Detail-Ansicht der Privatrechnung einzustellen. Bitte beachten Sie, dass die Spalte Betrag, den

Rechnungswert ohne MwSt und ohne Mahngebühren enthält! Ein genauer Abgleich kann hier nur über das Öffnen der Vorlage selbst erfolgen.

Durckdatums-Spalten: Abger./gedruckt, 1.Mahnung, 2.Mahnung, 3.Mahnung

Hier sehen sie genau, wann welche Rechnung bzw. Mahnung gedruckt wurde.

124 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Vorlagen bearbeiten

Falls Sie mit dem Aussehen der Privatrechnung noch nicht zufrieden sind, können Sie diese als

Administrator admin anpassen.

Gehen Sie dazu in das Briefvorlagen-Verwaltungs-Fenster unter Admin > Briefvorlagen.

Hier sehen Sie alle Briefvorlagen, einschliesslich aller Vorlagen für die Privatrechnung. Die

Standard-Vorlagen für die Privatrechnung heißen:

• Privatrechnung

• Kostenvoranschlag

• Privatrechnung Mahnstufe 1

• Privatrechnung Mahnstufe 2

• Privatrechnung Mahnstufe 3

• BG-Rechnung

• BG-Kostenvoranschlag

125 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Je nach Bedarf lassen sich diese über „Vorlage editieren“ bearbeiten. Inhalt, der später durch die

Leistungen, Diagnosen und andere Daten ersetzt wird, ist als Platzhalter zu sehen. Inhalt der

Vorlage, der später ersetzt wird beginnt immer mit $[ und endet auf ]$. Darin eingeschlossen ist der

Name des Befehls.

Interessante Kommandos für die Privatrechnung sind beispielsweise:

tab_pr_bezeichnung

Liefert eine ausführliche Bezeichnung der Leistung.

tab_pr_kurztext

Liefert eine gekürzte Bezeichnung der Leistung.

tab_pr_besondereKosten

Im BG-Fall sind hier die besonderen Kosten aufgelistet.

Für eine vollständige Liste aller Befehle können sie im Briefvorlagen-Verwaltungs-Fenster auf

„Kommandoliste“ klicken.

Mehrwertsteuer und Teilbetrag

Standardmäßig sind bestimmte Textfragmente in den Privatrechnungen und Mahnungen enthalten, die Teilbeträge und Mehrwertsteuer auszeichnen. Sie heißen:

pr_teilbetrag

pr_restbetrag

pr_mwst

Wenn sie keine Mehrwertsteuer oder Teilbeträge anzeigen möchten, müssen sie ihre

Privatrechnungs-Vorlage geeignet bearbeiten. Sie können einfach die entsprechenden

Kommandos löschen und danach wieder speichern.

Mahngebühren festlegen

Die Mahngebühren können sie unter

tomedo > Einstellungen > Praxis > Abrechnung praxisweit festlegen.

126 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Rechnungskreise und Privatrechnungstypen einrichten

Betriebsstättenspezifische Abrechnung: Kostenstellen

und Konten definieren

Wenn Ihre Praxis über mehrere Betriebsstätten verfügt, kann die Verwendung unterschiedlicher

Privatrechnungs-Vorlagen bzw. Rechnungskreise sinnvoll sein. Dazu sind weitere Einstellungen in tomedo notwendig.

Rechnungskreise, Kostenstellen und Konten

Als

Admin können sie unter „Admin > Rechnungskreise/Kostenstellen“ Rechnungskreise einrichten, sowie Kostenstellen und Konten zur schnellen Auswahl eingeben.

Rechnungskreis: Nachdem Sie Name und Kürzel eines Rechnungskreises festgelegt haben, können Sie die Start-Rechnungsnummer und den Rechnungspräfix festlegen. Die nächste

Rechnung wird dann genau diese Nummer haben.

127 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Es ist auch möglich, später nochmals die Nummer zu ändern. Dann werden sie aber in jedem Fall gewarnt, dass es zu inkonsistenter Rechnungsnummern-Vergabe kommen kann.

In den zwei weiteren Tabellen können Sie zur schnellen Auswahl ihre Kostenstellen und Konten eingeben.

Privatrechnungstypen

All die zuvor festgelegten Eigenschaften wie Rechnungskreis, Kostenstelle und Konto, lassen sich jetzt bestimmten Privatrechnungen zuordnen. Da sie ggf. übere mehrere Betriebsstätten verfügen, müssen sie zunächst ihre Vorlagen für alle Betriebsstätten im einzelnen anpassen.

Danach können sie beispielsweise für jede Betriebsstätte einen Privatrechnungs-Typ anlegen.

Gehen sie dazu auf Admin > Privatrechnungstypen:

Hier sehen Sie zunächst die vier voreingestellten Typen:

• Privatrechnung

• Kostenvoranschlag

128 Kapitel 12: Die Privatrechnung

• BG-Rechnung

• BG-Kostenvoranschlag

Jeder der vier Typen verfügt über eine eigene Rechnungsvorlage (eine eigene docx-Datei) und deren zugehörige Mahnungsvorlagen.

Jedem Typ können neben den Vorlagen (Rechnungsvorlage, Mahnvorlage1-3), auch

Mehrwertsteuer, Zugehörigkeit zur BG (Vorlage kann dann auf weitere Kommandos zugreifen) und

Kostenvoranschlag-Attribut zugewiesen werden.

Desweiteren lassen sich genau hier Rechnungskreis, Konto und Kostenstelle zuweisen.

All diese Voreinstellungen erlauben später ein schnelles und effizientes Erstellen von

Privatrechnungen. Im Spezialfall können alle diese Eigenschaften dann auch in der Details-Ansicht angepasst werden, was aber wesentlich zeitaufwändiger ist.

Hier ein Beispiel für einen neu angelegten Privatrechnungs-Typ, der auf einen zuvor erstellten

Rechnungskreis, Konto und Kostenstelle zugreift:

129 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Tipps zu IGeL-Rechnungen bzw. Rechnungsvorlagen

Ein möglicher Anwendungsfall, bei dem die Anlage eines neuen Privatrechnungstyps (mit abweichender Briefvorlage) sinnvoll ist, sind beispielsweise IGeL-Rechnungen.

Hierzu erstellen sie einfach einen neuen

Privatrechnungstyp „IGeL“ (oder ähnlich) und weisen diesem eine (von Ihnen zu erstellende) Briefvorlage „BriefvorlageIGeL“ zu. Bei Erstellung einer neuen Rechnung kann nun unter „Rechnungstyp“ der Typ „IGeL“ ausgewählt werden. Eine

Rechnung dieses Typs wir d nun mit der Briefvorlage „BirefvorlageIGeL“ gedruckt.

Diese kann in der Briefvorlagenverwaltung (5) editiert werden und sollte den allgemeinen IGeL-

Text enthalten.

Da Igel-Rechnungen immer die gleichen Leistungen (und Diagnosen) haben, empfiehlt es sich, für jede Igel-Rechnung eine Rechnungsvorlage (mit fixierten Eurowerten der einzelnen Leistungen) zu erstellen.

Wie erstelle ich eine Rechnungsvorlage?

Zuerst legt man die Leistungen und Diagnosen in einer beliebigen Rechnung an (z.B für einen

Test-Patienten). Im Rechnungs-

Detailfenster kann man per „Als Vorlage Speichern“ diese

Rechnung als Vorlage für andere Patienten nutzbar machen. Es erscheint ein neues Fenster, in dem er Name der entsprechende IGeL-Leistungsname eingetragen werden sollte. Der Typ sollte auf den „IGeL“ gestellt und die 2 Häkchen darunter aktivieren werden.

130 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Expertentip: Sollten sie wünschen, dass für verschiedene Igel-Rechnungen spezifische

T exte auf der Rechnung erscheinen, z.B. ‚Glaukomvorsorge‘ oder ‚Optische

Cohärenztomographie‘ so können sie diesen Namen als Notiz in der Rechnungsvorlage mit speichern und per Briefvorlagen-Platzhalter $[pr_notiz]$ in die Rechnung übernehmen )

Danach kann die IgEL Rechnung wie eine normale Privatrechnung für einen beliebigen Patienten erstellt werden, wobei man die entsprechende IgEL-

Rechnungsvorlage bei dem Punkt „aus

V orlage erstellen“ im Rechnungsfenster auswählt. Dabei werden automatisch die Leistungen und

Diagnosen, sowie Rechnungstyp, Tarif und Notiz aus der Vorlage nach dem Drücken auf OK

übernommen.

Mit dem Drucken Knopf kann dann die erstellte Rechnung gedruckt werden.

131 Kapitel 12: Die Privatrechnung

Kapitel 13: Das Labor

Generelles Vorgehen

Um in tomedo eine effektive automatische Zuordnung von Laboranforderungen und Laborbefunden zu gewährleisten, ist folgendes Vorgehen empfohlen

:

Erzeugen Sie für jede Laboranforderung einen eigenständigen

Laborauftrags-Karteieintrag mit jeweils eigener Anforderungsident

Dies gilt insbesondere auch für Anforderungen zur selben Probe für die sie Laborleistungen aus dem Kapitel MII des

GOÄ-Kataloges selber privat abrechnen wollen. Wenn Sie hier nur einen Auftrags-Karteieintrag erzeugen, würden beide

Befunde dem selben Karteieintrag zugeordnet, aber nur der zuletzt eingegangene Befund wird sofort angezeigt. Um den zweiten Befund sichtbar zu machen, müssten Sie diesen erst aus einem drop-down-Menu auswählen.

Einen Laborauftrags-Karteieintrag mit eigener Anforderungsident können Sie erstellen, indem Sie die Ziffer des Labor-Klebchens auf dem entsprechenden Laborüberweisungsformular eintragen

Die eingetragene Nummer wird nicht mit ausgedruckt! Sie dient lediglich als interne Information für eine spätere Zuordnung eingehender Befunde.

Hinweise:

Löschen Sie Laboraufträge nur wenn Sie sicher sind, dass für die entsprechende

Anforderungsident keine Befunde zu erwarten sind.

Manche Labore senden statt der zugesandte 'Auftragsnummer' eine sogenannte DFÜ-Nummer an die Praxen zurück. Bitte informieren Sie in einem solchen Fall bitte zollsoft oder ihr Labor, dass Sie die Anforderungsident zurückgesendet bekommen möchten.

Überprüfen Sie nach jeder

Laborübertragung, ob unzugeordnete

Befunde existieren (via Menüpunkt

Verwaltung->Labordatentransfer).

Die Leistungen aus dem Kapitel MII werden nur dann auf eine Privatrechnung eingetragen, wenn der entspr.

Befund unter 'Verwaltung -

>Labordatentranfer' auf gelesen gesetzt wird und bei 'Automatische Anlage von

MII-Ziffer' der Wert 'immer' oder

'nachfragen' gewählt ist!

132 Kapitel 13: Das Labor

Tip: Wenn eine automatische Zuordnung per Anforderungsident nicht möglich ist, versucht tomedo den Befund per

Nachname/Vorname/Geburtsdatum dem letzten aktuellen Laborauftrag des Patienten zuzuordnen. Dies führt aber zu dem oben beschriebenen Problem mit mehreren Endbefunden pro Patient und sollte daher nicht den Regelfall darstellen.

Labordatentransfer (LDT)

Die Befunddateien, welche per Email, DFÜ oder sonstiger elektronischer Medien übertragen werden, müssen in einem Eingangsverzeichnis abgelegt werden. Dies geschieht entweder manuell oder automatisch. Die dort hinein kopierten Dateien werden automatisch mit dem XKM-Modul entschlüsselt, mit dem XPM-Modul geprüft und, falls fehlerfrei, eingelesen.

Nach erfolgreichem Einlesen passiert die Zuordnung der Befunde entweder automatisch per

Anforderungsident oder im Abweichungsfall manuell im LDT-Verwaltungsfenster.

Der Abruf und die Kontrolle der Befunde geschieht über das Hauptmenü:

Es öffnet sich der

„Eingang Laborbefunde“ und die Befunde werden automatisch abgerufen, sowie die bereits stattgefundene Zuordnung angezeigt.

Alle Befunde müssen vor der endgültigen Ablage in der jeweiligen Patientenkartei überprüft und als

„gelesen“ markiert werden. In diesem Schritt können Befunde mit auffälligen Grenzwerten nochmals

überprüft und dem behandelnden Arzt gemeldet werden.

Es ist intuitiv erkennbar, ob bereits eine Zuordnung erfolgt ist und wo noch keine Zuordnung stattgefunden hat. Der Nutzer kann nun alle Befunde durchgehen, Zuordnungen löschen und ändern und noch fehlende

Zuordnungen manuell durchführen. Dazu bekommt er zu jedem Befund eine Liste mit vorgeschlagenen

Patienten angezeigt, aus denen er wählen kann. Ist der Patient nicht in der Vorschlagsauswahl vorhanden, kann manuell nach einem weiteren Patienten gesucht werden.

133 Kapitel 13: Das Labor

LDT-Verwaltungsfenster

Im oberen Bereich sind alle eingelesenen Befunde aufgelistet. Der mittlere Bereich der Tabelle zeigt Tests mit markierten auffälligen Grenzwerten.Im unteren Bereich sind alle Fehlermeldungen und Warnhinweise des

Einlesevorgangs aufgelistet mit Zuordnung über die systemseitigen Idents.

134 Kapitel 13: Das Labor

Im folgenden Bild ist exemplarisch der Ablauf einer manuellen Zuordnung dargestellt. Manuell zugeordnet werden müssen alle Befunde, zu denen noch kein Patient (rechts) zugeteilt ist. Dazu wählt man den entsprechenden eingelesenen Befund aus (1.), welcher dann auf der rechten Seite angezeigt wird (2.). Erst wenn ein Befund angewählt ist, kann der Button

„Befund zuordnen“ (3.) ausgewählt werden. Es öffnet sich ein weiteres Patientenauswahlfenster. Dort sind aus dem Befundinhalt vorgeschlagene Patienten (4.) zu sehen. Es muss ein Patient ausgewählt werden, um die offenen Laboraufträge (5.) für diesen Patienten angezeigt zu bekommen. Man kann nun den entsprechenden Laborauftrag auswählen, um den Befund zu dem Patienten hinzuzufügen (6.).

135 Kapitel 13: Das Labor

Die Checkboxspalte

„zugeordnet“ des gewählten Befundes indiziert, ob bereits eine Zuordnung stattgefunden hat. Außerdem aktualisiert sich die Befundtabelle sofort und der gewählte Patient ist nun rechts in der Zeile des Befundes zu erkennen.

Nach der weiteren manuellen Zuordnung aller Befunde müssen die Befunde noch als

„bearbeitet“ bzw.

„gelesen“ markiert werden. Das geschieht entweder durch das einzelne Anwählen der Checkboxen oder durch einen Click auf den Button

„alle gelesen“ (unten links, rot markiert). Als „gelesen“ markierte Befunde tauchen nicht mehr in der Übersicht auf, sondern können nur noch eingesehen werden durch die

Datumsauswahl (oben rechts, rot markiert). Durch die Datumsauswahl werden für den gewählten Tag alle eingelesenen Befunde angezeigt und es kann ggf. die Patientenzuordnung geändert werden.

In der Mitte ebenfalls rot markiert ist die Zuordnung des Befundes mit der (wahrscheinlich falschen)

Anforderungsident für die Patientin Karin Status zu sehen.

136 Kapitel 13: Das Labor

Im Folgenden ist nun ein Patientenkarteieintrag eines Befundes dargestellt. Die Informationen zum

Laborauftrag finden sich in (1.) wieder. Die Tabelle (2.) listet alle Tests auf, welche im Befund übermittelt wurden. Die zu einem ausgewählten Test dazugehörigen Informationen sind in Textfeld (4.) sichtbar. Alle

Informationen betreffs des Befundes sind in Textfeld (3.) dargestellt. Die verschiedenen Befunde (Teilbefund,

Endbefund...) können mittels des Dropdown-Menü (5.) ausgewählt werden. Alle vorherigen Informationen in diesem Fenster aktualisieren sich sofort. Alle ursprünglich übermittelten Daten können unter LDT-Ansicht (6.) dargestellt werden. (7.) Weiterhin können per Rechtsklick (bzw. Ctrl-Click) Werteverläufe angezeigt und ausgedruckt werden! Dazu öffnet sich ein neues Fenster, welches ausgehend von dem selektierten Test alle dazugehörigen Tests aus der Patientenhistorie auflistet. (ACHTUNG: Die Werteverläufe stellen nur eine automatisierte Dokumentationsauflistung dar. Für eine Indikation müssen vom Nutzer unbedingt alle relevanten Laborbefunde zu Rate gezogen werden!)

Alle Bereiche und Textfelder sind scrollbar zur kompletten Darstellung aller Informationen implementiert (falls hier auch teilweise abgeschnitten dargestellt). Außerdem können alle Informationen aus dem Fenster herauskopiert oder per drag&drop genutzt werden, um durch das medizinische Personal eventuell weiter verarbeitet zu werden.

137 Kapitel 13: Das Labor

Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Allgemeines

Das Modul 'Arzneimittelverordnung' soll

• nach dem allgemeinen anerkannten Stand der medizinischen Erkenntnisse Hinweise zu

Indikation und therapeutischem Nutzen geben und

• eine Unterstützung bei der wirtschaftlichen Verordnung von Medikamenten liefern, d.h Ärzte sollen in die Lage versetzt werden, die durch das Gesetz zur Verbesserung der W i r t s c h a f t l i c h k e i t i n d e r A r z n e i m i t t e l v e r s o r g u n g u n d d u r c h d a s G K V- Wettbewerbsst

ärkungsgesetz im § 73

Abs. 8 SGB V festgeschriebenen gesetzlichen Regelungen zu erfüllen.

In das Modul 'Arzneimittelverordnung' kann man auf verschiedene Weisen gelangen:

• durch Bet

ätigen des Buttons 'Mediks' oder

• durch Beta

̈tigen eines der Rezept-

Buttons (rot, grün, blau, BTM):

◦ in der Toolbar des Tagesliste-

Fensters oder

◦ in der Toolbar der Kartei.

Falls diese Buttons bei Ihnen nicht sichtbar sind, können sie durch Konfiguration der Toolbar erzeugt werden. Die Buttons sind nur aktiv, falls ein Patient ausgewa

̈hlt ist, da die Medikamentenanzeige patientenspezifisch erfolgt.

138 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Hauptfenster

Der Hauptbildschirm des Moduls 'Arzneimittelverordnung' gliedert sich in drei Bereiche. Den ersten

Bereich stellt der Suchteil im oberen Bereich des Fensters dar. Den zweiten Bereich bildet die Box

'Medikamentendetails', welche Informationen zum im Suchteil ausge wählten Medikament enthält. Im unteren

Bereich befindet sich der Verordnungsbereich - eine Übersicht der Medikamente welche auf das zu erzeugende Rezept gedruckt werden sollen.

Medikamentensuche

Im oberen Teil des Hauptbildschirms befindet sich der Suchteil. Es kann in verschiedenen Listen nach einem Medikament gesucht werden:

'Medik': eine vollständige Liste aller ABDA-Medikamente (shortcut: cmd-1)

'Hilfsm.': eine vollständige Liste aller ABDA-Hilfsmittel und Präparate des GKV-

Hilfsmittelkatalogs (cmd-2)

'bisher': die bisher für den Patienten verordneten Medikamente (cmd-3)

'Plan': Medikamentenplan/Dauermedikation. Enthält alle Medikamente des

Patienten (z.B. auch nicht vom Arzt selber verordnete) (cmd-4)

139 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

'Haus': die Medikamente der Hausapotheke – eine Art Favoritenliste. (cmd-5)

Die entsprechende Liste kann über den Reiter am rechten Rand des Suchteils ausge wählt werden. Soll beim Aufruf der Medikamentensuche immer eine bestimmte Liste (z.B.

Hausapotheke) ausge wählt sein, kann dies unter tomedo → Einstellungen → Praxis →

M e dik am e nt e e i nge s t e ll t we rd e n. D ort wird noc h u nt e rs c hi e de n , ob die

Medikamentensuche über einen Klick auf einen der Rezept-Buttons (rot/grün/blau) oder über

Klick auf den Medik.-Button aufgerufen wurde.

Die Suche nach einem Medikament erfolgt über die Filterzeile der jeweiligen Liste.

Durch Eingabe eines Suchkriteriums in der Filterzeile aktualisiert sich die Medikamentenliste automatisch. In bestimmten Spalten (ohne Kreis) der Filterzeile kann nicht gefiltert werden (z.B. Apothekenverkaufspreis

AVP). In folgendem Beispiel wurde in der Liste 'Medik' nach dem Medikament mit dem Namen Diclofenac gesucht.

In der linken unteren Ecke des Suchfensters kann man erkennen, dass insgesamt 141 Medikamente mit dem Namen 'Diclofenac' gefunden wurden.

(Anm.: Es werden maximal 1.000 Medikamente in der Liste angezeigt.)

Verschiedene Medikamente werden bei der Suche nicht beachtet. So werden beispielsweise

Medikamente, die nicht mehr im Vertrieb sind, standardm

äßig nicht angezeigt. Sie können solche

Medikamente trotzdem anzeigen, indem Sie:

• die sich unter der Liste befindende Checkbox 'außer Vertrieb' ausblenden deaktivieren oder

• im Menü unter 'Medikamente' den Punkt 'außer Vertrieb'

ausblenden deaktivieren

Diese Einstellung bezieht sich immer nur auf das aktuell geöffnete

Fenster. Wenn Sie das Fenster erneut öffnen, ist die Einstellung

'außer Vertrieb' ausblenden wieder aktiviert.

Des Weiteren werden z.B. Tierarzneimittel, Schüttware und nicht vertrie bsfähige Medikamente bei der

Suche nicht beachtet. Sollten Sie diese Medikamente in der Suche berücksichtigen wollen, aktivieren

Sie bitte im Menüpunkt 'Medikamente' die Option 'Anzeige aussortierte Medikamente'. Medikamente, die l

änger als 1 Jahr nicht verordnungsfähig waren, werden dabei aber auch nicht angezeigt.

1

1 Grund dafür ist, dass die IFA GmbH als Verfasser der Medikamentenrohdaten solche Medikamente zu bestimmten

Stichtagen aus dem Datenbestand löscht.

140 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Der aktuelle Filter kann per Button 'Filter löschen' auf den Ursprungszustand zurückgesetzt werden.

Konfiguration der Suchliste

Die Suchliste kann an die Anforderungen der Praxis angepasst werden. So ist es für jede Liste separat möglich, bestimmte Spalten ein- und auszublenden, die Reihenfolge der Spalten zu ve rändern und die Sortierreihenfolge der angezeigten Medikamente festzulegen.

Um die Sortierung der Tabelleneint räge zu ändern, genügt es, auf die entsprechende Titelzeile der Tabelle zu klicken. Durch nochmaliges Klicken wird die Sortierreihenfolge umgekehrt. Sollten Sie mit der aktuellen

Sortierung unzufrieden sein, kann die Standardsortierung (meistens entweder nach Name oder nach einer

Kombination aus ATC-Klassifikation, Darreichungsform, Wirkst

ärke, N- Kennzeichnung und

Apothekenverkaufspreis) über den Button 'Standardsortierung' wiederhergestellt werden.

Um die Reihenfolge der Tabellenspalten zu

ändern, halten Sie bitte die

Maustaste in der zu verschiebenden Titelzeile gedrückt und bewegen Sie die Maus an die neue Position.

Um Spalten ein- oder auszublenden, drücken Sie bitte in der Titelzeile der Tabelle die rechte Maustaste. Es erscheint ein

Auswahlmenü, in dem Sie die anzuzeigenden Spalten bestimmen können. Die Möglichkeiten zur

Auswahl unterscheiden sich dabei geringfügig für die drei Listenarten 'alle', 'bisher', 'Plan' und 'Haus'.

Folgende Spalten sind in den einzelnen Listen a uswählbar:

Name Bedeutung Medik Hilfsm. Bisher

/Plan

Haus

Name X

Anzahl

Menge der Name des Medikaments X die Anzahl der verordneten Packungen die Anzahl der in der Packung enthalten Einheiten, z.B. 20 X

X

X

X

X

X

X

Einheit

PZN die zur Menge gehörende Einheit, z.B. St. oder ml

Pharmazentralnummer

X

X

Darreichung Kurzform der Darreichungsform, z.B. Tabl. X

Darreichungsgruppe nur für administrative Zwecke (berücksichtigt äquivalente

Darreichungsformen)

X

Wirkstoffe

Wirkstärke

Bezeichnung der enthaltenen Wirkstoffe

Menge des (Haupt-)Wirkstoffs des Medikaments

N-Kennzeichnung Packungsgrößennorm; N1, N2 oder N3

Hersteller im Sinne von Inverkehrbringer

Gruppe

Gruppe2 nur für administrative Zwecke (Aut-Idem Gruppierung) X nur für administrative Zwecke (alternative Aut-Idem

Gruppierung)

X

X

X

X

X

ATC-Code C o d e l a u t anatomisch-therapeutisch-chemischem

Klassifikationssystem

X

ATC-Bezeichnung Bezeichnung laut anatomisch-therapeutisch-chemischem

Klassifikationssystem

X

Rezeptpflicht gibt an ob das Produkt rezeptpflichtig ist X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

141 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Name

Indikationen

AVP

Zuzahlung

Rabattprodukt

Ident

Quelle

Datum

Aut Idem

Dosierung

Reicht bis

Eigenrezeptur

Dauermedikation

Info

Bedeutung Medik Hilfsm. Bisher

/Plan

Haus

Eine Liste von Indikationen, für die das Medikament eine geeignete Therapie darstellt

X X X

Apothekenverkaufspreis X X X X

X X X Die vom Patienten zu leistende Zuzahlung (inklusive

Mehrkosten)

2

. Ist das Produkt zuzahlungsfrei gemäß §31

SGB V wird der Preis

0,00 € grün dargestellt.

Somit kann man

X ein generell zuzahlungsfreies Produkt von einem per Rabattvertrag befreitem Produkt bei der Zusammenstellung der Hausapotheke leicht unterscheiden. hat die Kasse des Patienten für das Medikament einen

Rabattvertrag geschlossen?

X nur für administrative Zwecke

Gibt an ob ein Hilfsmittel aus dem ABDA- oder dem GKV-

Katalog stammt.

X nur für Verordnungen: Datum der Verordnung nur für Verordnungen: bei Verordnung war 'aut idem' gekreuzt nur für Verordnungen: Dosierungsempfehlung nur für Verordnungen: Medikament reicht bis ... nur in Hausapotheke: handelt es sich bei dem Eintrag um eine Eigenrezeptur?

Nur für Verordnungen: Dauermedikation nur in Hausapotheke: dieses Feld kann frei editiert werden und dient der besseren Filtermöglichkeit. Arztspezifische

Favoritenlisten können so leicht per Filterung erzeugt werden.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Anlage einer Eigenrezeptur

Durch Anlage von Eigenrezepturen besteht die Möglichkeit, die Hausapotheke um eigene Rezepturen zu er gänzen. Um eine Eigenrezeptur anzulegen, müssen Sie die Liste 'Haus' auswählen und dort den

Button '+Eigenrezeptur' bet

ätigen.

Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die Eigenrezeptur erfassen können:

2. Diese Spalte berücksichtigt nicht, dass bei Verordnung eines Nicht-Rabattprodukts und Vorhandensein eines äquivalenten Rabattprodukts der Patient die Kosten zunächst komplett selber trägt und später einen Teil der Kosten von

142 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

der Kasse erstattet bekommt.

143 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Nach Bet

ätigen des OK-Buttons ist die Eigenrezeptur in der Liste 'Haus' zu sehen (sofern keine unpassende Filterung ge wählt ist).

Tip: Hier können Sie außerdem festlegen, ob es sich um ein Hilfsmittel handelt (Feld '7' auf rotem Rezept wird automatisch gefüllt) bzw. den bevorzugten Rezepttyp festlegen, auf den das Medikament bei nicht vorhandener

Rezepttyp-Präferen verordnet werden soll (s. auch 'Der Verordnungsteil').

Auswahl eines Medikaments

Die Auswahl eines Medikaments geschieht durch Links-Klick auf einen Tabelleneintrag in einer der Listen

'Medik', 'Hilfsm.', 'bisher', 'Plan' oder 'Haus'. Als Reaktion auf die Auswahl werden im mittleren Teil

'Medikamenteninformationen' des Hauptbildschirm die verfügbaren Details für das Medikament angezeigt.

Durch gleichzeitiges Klicken und Bet

ätigung der ⌘

-Taste oder

⇧ -Taste lassen sich (in den Listen 'bisher',

'Plan' und 'Haus') auch mehrere Eint räge markieren. Falls mehrere Medikamente ausgewählt sind, können keine Medikamenteninformationen angezeigt werden bzw. keine Verordnung vorgenommen werden.

Bei vorhandener Auswahl bieten sich je nach Liste verschiedene z usätzliche Optionen:

-markierte: die markierten Einträge aus der Liste löschen

+MedPlan: die markierten Einträge in die Liste 'Plan' übernehmen

+Haus: die markierten Einträge in die Liste 'Haus' übernehmen

+Eigenrezeptur: Hinzufügen einer Eigenrezeptur in die Liste 'Haus'

Eigenrez. ändern: eine bestehende Eigenrezeptur in der Liste 'Haus' ändern

Info ändern: Ändern der Freitextinformationen eines Medikamentes. Dies ist auch per direktem

Editieren der Spalte 'Info' in der Tabelle 'Haus' möglich. Die Spalte 'Info' kann dazu benutzt werden, per Filterung nutzer- oder bereichsspezifische Unterlisten aus der Hausliste herauszufiltern.

Drucken: Druckt einen Medikamentenplan. Wenn mehrere Medikamente ausgewählt sind, wird nur die Auswahl gedruckt, ansonsten die komplette Liste.

In der Liste 'Plan' öffnet sich bei Auswahl eines einzelnen Eintrages ein Unterfenster, in welchem für einen

Medikamentenplan relevante Informationen erfasst werden können.

144 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Medikamenteninformationen

Nach der Auswahl eines Medikaments finden sich in der unteren

Hälfte des Hauptbildschirms detaillierte Informationen zum ausge wählten Medikament – die sogenannten Medikamentendetails.

Die Medikamentendetails gliedern sich in folgende Bereiche:

Hinweisliste

Im linken Bereich finden sich die medizinische Hinweisliste. Diese entha

̈lt neben den

Standardangaben zur Zusammensetzung, Indikationen, Dosierung etc. auch Hinweise des GBA sowie

Hinweise aus regionalen Arzneimittelvereinbarungen (d.h. KV-spezifische Hinweise). Um auf das

Vorhandensein von Nicht-Standardelementen hinzuweisen, werden diese rot dargestellt.

Für nähere

Informationen zu den Elementen der Hinweisliste siehe auch Anlage I: Elemente der Hinweisliste.

Des Weiteren befinden sich unter der Hinweisliste Ja/Nein-Informationen zum Medikament

– hauptsächlich die Verordnungsfa

̈higkeit betreffend. Es finden sich Informationen, ob das Medikament:

• verschreibungspflichtig ist, also von der Apotheke nur bei vorhandenem Rezept abgegeben werden darf. In der Regel übernimmt die gesetzliche Krankenversicherung nur für solche

Medikamente die Kosten.

• apothekenpflichtig ist, also nur in der Apotheke verkauft werden darf.

• ein Bet

äubungsmittel darstellt. Betäubungsmittel dürfen nur auf speziellen Rezepten, sogenannten BTM-Rezepten, verordnet werden.

• ein teratogenes Arzneimittel ist. Teratogene Arzneimittel dürfen nur auf speziellen Rezepten,

sogenannten T-Rezepten

3

, verordnet werden.

• eine Dokumentationspflicht nach Transfusionsgesetz besteht.

• ein importiertes/reimportiertes Produkt ist.

Textbereich

Der mittlere Bereich ist in 2 Teile gegliedert. Die oberen drei Zeilen setzen sich aus Informationen zusammen, welche auch in der Tabelle verfügbar sind, wie z.B. der Name oder die Darreichungsform

(letztere im Gegensatz zur Tabellendarstellung allerdings in der ausgeschriebenen Form). Der restliche Platz wird dazu genutzt, den in der Hinweisliste

3 T-Rezepte werden von der Software im Moment nicht unterstützt. Somit ist eine softwaregestützte Verordnung von teratogenen Arzneimitteln nicht möglich.

145 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

ausgewa

̈hlten Eintrag zu visualisieren. Im Beispiel findet sich dort folglich eine

Dosierungsempfehlung.

Des Weiteren befindet sich im mittleren Bereich der 'Verordnen'-Button, mit welchem Medikamente in den

Verordnungsbereich übernommen werden können.

Preisinformationen

Der rechte obere Bereich der Medikamentendetails wird dazu genutzt, verschiedene Preisinformationen zu dem Medikament anzuzeigen. In der ersten Zeile befindet sich der Apothekenpreis. Dieser ist im

Beispiel rot dargestellt, da der Preis über dem Festbetrag liegt. Ein grüner Preis deutet auf einen Preis unter Festbetrag hin. In der zweiten Zeile befindet sich - sofern vorhanden

– der Festbetrag des

Medikaments. Dieses gibt den maximal erstatt ungsfähigen Betrag für dieses bzw.

äquivalente Medikamente an. Für ein erstatt ungsfähiges Produkt, das über dem Festbetrag liegt, muss der Differenzbetrag durch den Patienten getragen werden. Diese

Differenz ergibt zusammen mit der regul

ären Zuzahlung die

Gesamtzuzahlung.

Der Button neben dem Preis kann ein grünes oder rotes

Symbol enthalten, welches auf eine Preissteigerung respektive Preisverringerung im Vergleich zum letzen Quartal hinweist. Durch Bet

ätigen des Button rechts n e b e n d e m

P r e i s b e k o m m t m a n d e t a i l l i e r t e I n f o r m a t i o n e n z u d e r

Preisve ränderung.

In der Regel sind für Medikam ente über Festbetrag wirkstoffgleiche Austauschprodukte vorhanden. Ist dies der Fall, ist der Button 'preiswertere Medikamente' aktiviert. Durch

146 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Beta

̈tigen des Button gelangt man zu einer Liste von

Verordnungsalternativen. Ist bereits das preiswerteste

Medikament ausge wählt, besteht an selber Stelle die Möglichkeit, sich

die teureren

4

Austauschprodukte anzeigen zu lassen. Der Button

'preiswertere Medikamente' ist dann, wie man im Beispiel sieht, durch einen Butt on 'äquivalente Medikamente' ersetzt.

Sofern das Medikament kein Rabattprodukt ist (d.h. die Kasse des

Patienten hat mit dem Hersteller keinen Rabattvertrag ausgehandelt), besteht die Möglichkeit, dass wirkstoffgleiche

Rabattprodukte existieren. In diesem Fall ist der Button

'wirkstoffgleiche Rabattprodukte' aktiviert, bei dessen Bet

ätigung eine

Liste der vorgeschlagenen Austauschprodukte angezeigt wird.

Ve rordn e t de r A r zt e in N ic ht -Ra b a t t pr oduk t , zu de m wirkstoffgleiche Rabattprodukte existieren, muss der Patient die

Kosten für das Medikament z unächst selbst tragen, bekommt u.U. aber von seiner Kasse einen Teil der Kosten nacht räglich erstattet.

Hat die Kasse des Patienten für das ausge wählte Medikament einen Rabattvertrag abgeschlossen, so erscheint in der letzen Zeile der Preisinformationen der Hinweis 'Medikament ist Rabattprodukt'.

Außerdem kann man durch beta

̈tigen des zugehörigen 'i'-Buttons nähere Informationen zum Rabattvertrag abrufen.

Sonstige Informationen

Neben den Preisinformationen befinden sich im rechten unteren

Bereich der Medikamenteninformationen die Informationen

'Ve rordnungsfähigkeit zu Lasten der GKV'. Ist nirgends ein Häkchen gesetzt, dann ist das Medikament ve rordnungsfähig. Anderenfalls geben die betreffende n Häkchen an, ob das Produkt:

• außer Vertrieb ist. Bei Verordnung solcher Produkte sollten Sie sicher sein, dass das Produkt in der

Apotheke trotzdem vorrätig ist.

• ein over-the-counter-Medikament (OTC) darstellt, also apothekenpflichtig aber gleichzeitig nicht verschreibungspflichtig ist. Für Kinder unter 12 Jahren kann ein solches Produkt immer verordnet werden. Das Feld ist in dem Fall auch nie 'ja'.

Für Erwachsene kann es Ausnahmen (z.B. indikationsbedingt) geben, in welchem Fall der Text

'OTX mit Ausnahmen' erscheint.

• unter den Verordnungsausschluss von Arzneimitteln zur

Erhöhung der Lebensqualit

ät gemäß § 34 Abs. 1 Satz 7

SGB

V fällt (Life-Style-Medikament). Wenn Ausnahmen für die

Ve rordnungsfähigkeit möglich sind, erscheint als erklärender Text

'Life-Style.Med. mit Ausnahmen'.

Ve r o r d n u n g s e i n s c h r

ä n k u n g e n o d e r - a u s s c h l ü s s e n g e m ä ß A n l a g e I I I d e r

Arzneimittelrichtlinien des GBA unterliegt (Negativliste).

4 oder gleich teuren

147 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

• ein Medizinprodukt gem

äß MPG darstellt.

• eine Packungsgröße besitzt, welche nicht zu Lasten der gesetzlichen Krankenversicherung abgegeben werden darf. Abgegeben werden dürfen nur Arzneimittel mit den

Packungsnormen N1, N2, und N3 sowie Produkte ohne durch den Hersteller angegebene

Packungsnorm.

Statt ja

oder nein können manche Felder auch den Wert enthalten. Dieser bedeutet, dass für das

Produkt vom Hersteller keine Angabe gemacht wurde.

Verordnungsteil

In diesem Bereich werden alle

Präparate dargestellt die auf dem (den) zu druckenden Rezept(en) erscheinen sollen. Durch Doppelklick eines

Präparates in der Suchliste bzw. mittel des 'Verordnen' B u t t o n s (shortcut: Enter) in den 'Medikamentendetails' lassen sich Medikamente in die Verodnungstabelle

übernehmen.

Es können

Präparate für verschiedene Rezepttypen gleichzeitig ausgewählt werden. In der Spalte 'Typ' wird angezeigt auf welchen Rezepttyp das

Präparat gedruckt werden soll (in obigen Beispiel ein rotes

Rezept). Durch Klicken auf das Rezeptsymbol l

ässt sich der Rezepttyp einfach ändern.

Tip: Durch Betätigen des 'Medik'-Buttons im Hauptfenster oder Kartei wird keine Rezepttyp-Präferenz vorgegeben.

Tomedo versucht automatisch den besten Rezepttyp zu bestimmen. Wird die Medikamentenverordnung mittels eines der Rezept-Toolbar-Buttons (rot, grün, blau, BTM) geöffnet, wird bevorzugt versucht das ausgewählte Präparat auf diesen Rezepttyp zu drucken. Bei Auswahl eines Medikamentes auf der Liste 'bisher' wird immer der Rezepttyp gewählt, auf den das ausgewählte Medikamente gedruckt auch damals wurde.

Durch Klicken auf den Medikamentennamen l

ässt sich der auf dem Rezept erscheinende Text ve rändern. Die MP-Spalte gibt an, ob das Medikament in den Medikamentenplan übernommen werden soll. Die DM-Spalte markiert Dauermedikationen. Solcherlei markierte Verordnungen werden im Fenster

'bisher' als 'Dauermedikation' angezeigt. Mithilfe des '-' Buttons l

ässt sich eine Zeile wieder aus der

Verordnungstabelle löschen. Die anderen Spalten dienen zur Erfassung von Dosierungsangaben, welche in der bisherigen Medikation des Patienten angezeigt werden.

148 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Fußzeile

Im unteren Bereich des Medikationsfenster befinden sich

• das Datum der verwendeten Medikamentendaten (=Version). Die Angabe zu den ARV-Daten erscheint nur, wenn ihre KV regionale Arzneimittelvereinbarungen definiert hat.

• eine Auswahlliste zur Anzeige des verordnenden Arztes. Die lebenslange Arztnummer (LANR) des ausge wählten Arztes erscheint im Kopfteil des zu druckenden Rezeptes. Der verordnende

Arzt ist insofern auch für die Verordnung relevant, als dass die regionalen

Arzneimittelvereinbarungen (s. auch

Anlage I: Eleme nte der

Hinweisliste) fachgruppenspezifisch angezeigt werden.

Der verordnende Arzt lässt sich auch im Rezept selber ändern. (s. auch Die Verordnung eines Medikaments).

• Der 'Abbrechen'-Button zum Schließen des Fensters.

Der 'Vorschau'-Button'. Dieser erstellt aus den Präparaten des Verordnungsteiles die entsprechenden Rezeptformulare und zeigt diese zur Bearbeitung an. (shortcut: cmd-alt-V)

Der 'Drucken'-Button'. Dieser erstellt aus den Präparaten des Verordnungsteiles die entsprechenden Rezeptform ulare, druck t diese sofort aus und schließt das

Medikamentenverordnungsfenster. (shortcut: cmd-p,

oder fn+)

Ist noch kein Medikament ausge wählt sind die Buttons 'Vorschau' und 'Drucken' nicht sichtbar.

Stattdessen haben Sie die Möglichkeit ein leeres (rotes, grünes oder blaues)Rezept zu erzeugen.

Achtung: Direkt eingegebene Eintra

̈ge werden nicht unter bisherige Medikamebteb und im

Medikamentenplan erfasst.

Tip: Buttons zur Erzeugung der leeren Rezepte finden Sie auch in den Toolbars der Tagesliste und der Kartei.

Auswahl von Verordnungsalternativen

An verschiedenen Stellen des Hauptbildschirms bietet sich die

Möglichkeit, Verordnungsalternativen zu dem ausgewa

̈hlten

Medikament anzuzeigen. Dies geschieht entweder in den

Preisinformationen über einen der Buttons 'preiswertere Medikamente

',

'äquivalente Medikamente' oder 'wirkstoffgleiche Rabattprodukte' (s. auch

Preisinformationen) oder über den entsprechenden Button im

Hinweislistenpunkt 'Regionale Arzneimittelvereinbarungen (ARV)' (s. auch

Anlage I: Elemente der Hinweisliste).

Bet

ätigt man einen dieser Buttons, öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle jeweiligen

Substitutionsvorschl

äge angezeigt werden.

Dieses neu geöffnete Fenster hat alle Eigenschaften des normalen Medikamenten-

149 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Hauptbildschirms, mit folgenden Einsc hränkungen:

Die Farbe des Fensters unterscheidet sich vom normalen Hauptbildschirm, um auf den ersten

Blick deutlich zu machen, dass man sich in einer Substitutionsliste befindet. Um was für eine

Substitutionsliste es sich handelt, kann man anhand des Titels des Fensters erkennen.

Es ent hält lediglich die Auswahlliste 'Subst.'. Die Listen wie 'Mediks' oder 'bisher' fehlen.

Eine Filterung in der Liste 'Subst.' bezieht sich nur auf die zur Substitution vorgeschlagene n

Präparate.

Anzeige der Arzneimittelrichtlinie des GBA

Über den Menüpunkt Medikamente des Hauptmenüs

5 lassen sich die Arzneimittelrichtlinien des

Gemeinsamen Bundesausschusses (GBA) einsehen.

Man kann entweder die Homepage des GBA öffnen, indem man den Punkt 'zur Homepage AMR...' auswählt, oder sich die

Arzneimittelrichtlinien als PDF anzeigen lassen. Letzteres erreicht man über den Punkt 'Arzneimittelrichtlinie (AMR) des

GBA'.

5 Dieses Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn der Medikamentenhauptbildschirm das aktive Fenster ist.

150 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Außerdem stehen unter dem Unterpunkt 'Anlagen' sämtliche Anlagen zur Arzneimittelrichtlinie zur

Verfügung.

Anlage I: Elemente der Hinweisliste

Folgende Eint räge sind standardmäßig (sofern Datengrundlage existiert) in der Liste vorhanden:

Zusammensetzung: Die pharmazeutisch-chemische Zusammensetzung des Medikamentes.

Ein Wert von '+' weist auf eine nicht bekannte Menge hin. Als Unterpunkte ent hält der Eintrag

'Zusammensetzung' alle Wirkstoffe des Medikaments. Wählt man einen dieser Wirkstoffe an, erhält man alternative Bezeichnungen für diesen Wirkstoff.

ATC-Klassifikation: Die Einstufung gemäß Anatomisch-Therapeutisch-Chemischen

Klassifikationssystem. Es werden alle Hierarchiestufen dargestellt.

Indikationen

151 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Kontraindikationen

Dosierung (Dosierungsempfehlung)

Nebenwirkungen

Verordnerhinweise

Standardhinweissätze. Dieser Punkt enthält:

Allgemeine Hinweise oder

Warnhinweise

Hinweise zu Anwendung und

Dosierung

Hinweise zu Hilfsstoffen

H i n w e i s e z u r E i n n a h m e während der Schwangerschaft

H i n w e i s e z u r E i n n a h m e während der Stillzeit

Des Weiteren ent hält die Hinweisliste Verordnungsvorgaben des GBA, sofern solche existieren. Diese werden rot dargestellt.

OTC-Ausnahmen.

Anzeige nur für Personen ab 12

Jahren, da sonst irrelevant.

Therapiehinweise

Ausnahme Medizinprodukt.

Dies betrifft Medizinprodukte, die zu Lasten der GKV ve rordnungsfähig sind. Angesprochen sind hierbei nur Medizinprodukte, die vormals als Arzneimittel in Verkehr gebracht wurden (bzw. worde n wären).

Hinweise Anlage III der Arzneimittelrichtlinie GBA betreffend. Dies sind:

Bagatellerkrankung: Verordnungsausschluss verschreibungspflichtiger Arzneimittel gegen

'Bagatellerkrankungen' (§34 (1) Satz 6 SGB V)

Negativliste:

Verordnungsausschlüsse 'Negativliste' (§34 (3) SGB V)

Verordnungsausschluss:

V e r o r d n u n g s a u s s c h l ü s s e

(Arzneimittelrichtlinie) (§92 (1) Satz 1 Halbsatz 3 SGB V) n a c h A M R L

Verordnungseinschr:

Verordnungseinsc hränkungen nach AMRL (§92 (1) Satz 1 Halbsatz

3 SGB V)

Gefährdung Kinder: Hinweise zur besonderen Ge fährdung bei Verordnung nicht verschreibungspflichtiger Medikamente für Kinder unter 12 und Jugendliche mit

Entwicklungsstörungen bis 18 (§92 (1) Satz 1 Halbsatz 3 SGB V). Wird nur für

Personen unter 12 Jahren angezeigt.

Unwirtschaftlichkeit: Hinweis zur Unwirtschaftlichkeit der Verordnung nicht verschreibungspflichtiger Medikamente für Kinder unter 12 und Jugendliche mit

Entwicklungsstörungen bis 18 (§92 (1) Satz 1 Halbsatz 3 SGB V). Wird nur für

Personen unter 12 Jahren angezeigt.

Harn/Zuckerteststr.:

Verordnungseinschränkung Blut und Zuckerteststreifen (§92

(1) Satz 1 Halbsatz 3 SGB V)

152 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Einschränkung Säfte:

Verordnungseinsc hränkung Saftzubereitung. Wird nur für erwachsene Patienten angezeigt.

I m T e x t b e r e i c h d e r

Medikamentendetails kann a u c h e i n L i n k a u f e i n entsprechendes Dokument existieren. Durch klicken auf den Link öffnet sich dieses.

Außerdem werden in der Hinweisliste KV-spezifische Vereinbarungen

– die sogenannten regionalen

Arzneimittelvereinbarungen (ARV)

– aufgeführt. Die Anzeige dieser Hinweise geschieht nicht nur aufgrund des ausge wählten Medikaments und Merkmalen des Patienten, sondern ist auch abhängig vom KV-Bereich, in dem die Praxis abrechnet und der Fachgruppe des verordnenden Arztes.

Die ARV-Hinweise werden unter dem Punkt 'Regionale Arzneimittelvereinbarungen (ARV)' gruppiert. Dieser kann folgende Elemente umfassen:

Leitsubstanz

Zielpreis

Me-Too-Regelung

DDD Kostenvergl.

Generika

Biosimilar

Infomaßnahme

Qualitätssicherung

Studienregelung

Beh.-alternative

Therapiehinweis

Höchstquote

Die Bedeutung der einzelnen Punkte wird durch den erkl

ärenden Text im Textteil deutlich. Falls die KV

Substitutionsvorschl

äge für das ausgewählte Medikament anbietet, sind diese über den dann sichtbaren Button 'Verordnungsalternativen' abrufbar.

153 Kapitel 14: Die Arzneimittelverordnung

Kapitel 15: Die Druckeinstellungen

Über das tomedo-Admin-Menü sind die Druckeinstellungen zu erreichen. Dort können Druckprofle hinzugefügt werden und sind als

Profle für alle einzelnen Drucker in der Praxis zu fnden. Außerdem können dort Netzwerkdrucker gemeinsam für mehrere Arbeitsplätze eingerichtet werden.

Die Netzwerkdrucker für die entsprechenden Druckprofle müssen unter dem gleichen Namen lokal auf dem Arbeitsplatz installiert sein, damit das angelegte Druckprofl verwendet werden kann.

Die Art der Druckprofle wird auch über verschiedene Icons suggeriert.

So unterscheidet man zwischen:

Blankoformulardrucker

Normaler Drucker

Nadeldrucker

Anlegen neuer Profile

Neue Profle können in diesem Dialog mittels

„+/-“ angelegt oder gelöscht werden. Danach wird einmalig für dieses Profl ein physischer

Drucker zugewiesen. Weiterhin kann festgelegt werden, ob der enspr.

Drucker den Blankoformulardruck unterstützt.

154 Kapitel 15: Die Druckeinstellungen

Die vorgenommenen Änderungen für den aktuellen physischen Drucker werden global gespeichert und gelten somit auch für andere Arbeitsplätze, die dieses Profl z.B. für den Betrieb eines Netzwerkdruckers verwenden.

Im nächsten Tab wird festgelegt, welche Formular standardmäßig mit diesem Druckprofl vom aktuellen

Arbeitsplatz aus gedruckt werden sollen. Weiterhin wird angezeigt, für welche Formulare dieses Druckprofl zusätzlich verwendet wird. (Die abweichende Druckeinstellung für einzelne Formulare kann in der

Formularverwaltung getätigt werden)

155 Kapitel 15: Die Druckeinstellungen

Einfügen von oberen Seitenrand

Hin und wieder kommt es gerade bei älteren Druckern vor, dass der gedruckte Text nicht optimal in die

Felder des Formular-Vordrucks passen (betrifft nicht Blanko-Druck !!).

Deshalb lässt sich ein oberer Seitenrand in mm defnieren (rechts unten im Fenster, unterer roter Pfeil im

Bild). Dieser Seitenrand wird auf alle Durckprofle angewendet, die im Namen die Beschreibung "mitOffset" enthalten (siehe Bild, oberer roter Pfeil).

156 Kapitel 15: Die Druckeinstellungen

Nadeldrucker

Ebenfalls können für einige Formulare lokal weiterhin (serielle) Nadeldrucker verwendet werden. (Aktivieren der Checkbox

„serieller Port“ nötig)

Zu den weiterhin für Nadeldruck unterstützten Formularen gehören aktuell:

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Verordnung von Krankenhausbehandlung

Verordnung einer Krankenbeförderung

Überweisungsschein

Überweisungs-/Abrechnungsschein für Laboratoriumsuntersuchungen als Auftrags-leistung

Verordnung häuslicher Krankenpfege

Heilmittelverordnung Physio/Podologie

Arzneiverordnungsblatt

 grünes Rezept

Heilmittelverordnung (Maßnahmen der Ergotherapie)

Maßnahmen zur stuf enweisen W iedereingliederung in das Erwerb sleben (W ieder- eingliederungsplan)

157 Kapitel 15: Die Druckeinstellungen

Übersicht über implementierte KBV-Formulare (Stand 26. September 2013)

KBV Bezeichnung Blanko Nadel Direkt

1 Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

2 Verordnung von Krankenhausbehandlung

3 Bescheinigung über den mutmaßlichen Tag der Entbindung ja ja ja ja

2

2 ja ja ja 4 Verordnung einer Krankenbeförderung

5 Abrechnungsschein ambulante Behandlung

6 Überweisungsschein

7 Überweisung vor Aufnahme einer Psychotherapie

8 Sehhilfenverordnung

8A Verordnung von vergrößernden Sehhilfen

9 Ärztliche Bescheinigung für die Gewährung von Mutterschaftsgeld

10 Überweisungs-/Abrechnungsschein für Laboratoriumsuntersuchungen

10A Anforderungsschein für Laboratoriumsuntersuchungen LG

11 Bericht für den Medizinischen Dienst

12 Verordnung häuslicher Krankenpfege

13 Heilmittelverordnung Physio/Podologie

14 Heilmittelverordnung (Maßnahmen Sprachtherapie)

15 Ohrenärztliche Verordnung einer Hörhilfe

16 Arzneiverordnungsblatt grünes Rezept

17 Ärztliche Bescheinigung zur Erlangung von Krankengeld

18 Heilmittelverordnung (Maßnahmen der Ergotherapie)

19 Notfall-/Vertretretungschein

20 Maßnahmen zur stufenweisen Wiedereingliederung

21 Ärztliche Bescheinigung Kinderkrankengeld

22 Konsiliarbericht vor Aufnahme einer Psychotherapie

25 Anregung einer ambulanten Vorsorgeleistung in anerkannten Kurorten

26 Verordnung Soziotherapie gem. § 37a SGB V

27 Soziotherapeutischer Betreuungsplan gem. § 37a SGB V

28 Verordnung bei Überweisung zur Indikationsstellung für Soziotherapie

30 Berichtsvordruck Gesundheitsuntersuchung

39 Dokumentationsvordruck für Krebsfrüherkennungsuntersuchungen F.

40 Dokumentationsvordruck für Krebsfrüherkennungsuntersuchungen M.

41 Arztanfrage

50 Anfrage zur Zuständigkeit einer anderen Krankenkasse

51 Anfrage zur Zuständigkeit eines sonstigen Kostenträgers

52 Anfrage bei Fortbestehen der Arbeitsunfähigkeit

53 Anfrage zum Zusammenhang von Arbeitsunfähigkeitszeiten

55 Bescheinigung zum Erreichen der Belastungsgrenze chronischen Kr.

56 Antrag auf Kostenübernahme für Rehabilitationssport

60 Einleitung von Leistungen zur Rehabilitation

61 Verordnung von medizinischer Rehabilitation

63 Verordnung spezialisierter ambulanter Palliativversorgung (SAPV)

70 Behandlungsplan für Maßnahmen zur künstlichen Befruchtung

70A Folge-Behandlungsplan für Maßnahmen zur künstlichen Befruchtung

80

Dokumentation des Behandlungsanspruchs von im Ausland

Versicherten

81

Erklärung des im EU- bzw. EWR-Ausland oder in der Schweiz

Versicherten

85 Nachweis der Anspruchsberechtigung bei Ruhen des Anspruchs ja ja ja ja ja ja

1

1 ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja

2 ja ja ja ja ja

2

2 ja ja

2

2

2

1 - nicht erlaubt

2 - hat Durchschlag

3 - nicht nötig

158 Kapitel 15: Die Druckeinstellungen

Kalibrierung Nadeldrucker

Vorbereitung

:

Zuerst muss der Treiber für den Drucker installiert werden. Ist der Drucker über USB (keyspan) angeschlossen via USB-Serial-Adapter, muss der Adaptertreiber installiert werden.

Einrichtung Nadeldrucker:

Um einen Nadeldrucker zu verwenden, muss man in den Druckeinstellungen einen Drucker mit + hinzufügen, Namen eingeben und seriellen Port anklicken. Unter Serial Port muss der entsprechende Port

(meist /dev/cu.*) des zu verwendeten Drucker ausgewählt werden. Per se sollten Bits, Parity und Stop Bits mit den Standardeinstellungen funktionieren, die Baud Rate muss aber angepasst werden.

159 Kapitel 15: Die Druckeinstellungen

Kalibrierung Nadeldrucker:

Es werden mehrere A5 Blätter und ein mindestens 15cm langes Lineal benötigt, sowie Zeit und Geduld. Die

Schritte sollten in richtiger Reihenfolge abgearbeitet werden

1) Ein Blatt einlegen, Drucker anschliessen und auf Testseite drucken klicken.

2) Die Zeichen v und ^ auf dem Testdruck müssen übereinander stehen. Is dies nicht der Fall muss der Wert

„Horizontal“ anpasst werden.

3) Die Länge zwischen den 2 gegenüberliegenden

„|“ Zeichen (Lineal horizontal anlegen) und die Länge zwischen den 2 gegenüberliegenden

„–“ Zeichen (Lineal vertikal anlegen) müssen gleich sein. Dafür den

Wert Horizontal anpassen und drucken.

4) Die 5cm und/oder 10cm Strecke muss mit dem Lineal die richtige Länge haben. Dafür den Wert

„inch2cm“ anpassen und drucken.

5) Die 2 Offset-Werte anpassen, damit bei dem Zeichen links oben (sollte ein schwarzes Kästchen sein) 2 cm jeweils horizontal und vertikal von der linken oberen Blattecke entfernt ist. Hierbei ist die linke untere

Ecke des Kästchens zu benutzen.

6) Unter Zuweisung kann man angeben, wofür der Drucker genutzt werden soll.

160 Kapitel 15: Die Druckeinstellungen

Kapitel 16: Automatischer Datei-Import

Für den automatischen Datei-Import kann zu jedem Karteieintragtyp ein spezieller

„Lauschordner“ angegeben werden! Alle neuen Dateien, die in diesem Eingangsordner landen, werden in die aktuell geöffnete Patientenkartei als neuer Karteieintrag vom

Typ mit Anhang importiert!

Außerdem gibt es natürlich noch einen generellen Import-Ordner, der eingestellt werden kann, wo man aber zu jedem neuen Import noch die Art des Karteieintrages einstellen muss!

Diese Einstellungen können nur vom Administrator vorgenommen werden und werden für jeden Arbeitsplatz individuell gespeichert!

Funktionen:

1. Allgemeines Verzeichnis: hier wird der Pfad zum allgemeinen Suchverzeichnis eingestellt. Die Karteieinträge werden dann ohne Voreinstellung erstellt!

2. Rekursive Sucher: muss angewählt sein, damit auch in Unterverzeichnissen auf

Änderungen reagiert wird.

3. Suchpfad: Der Suchpfad für den links angewählten Karteieintrag-Typ wird über (+) und (-) eingestellt oder gelöscht

4. Dateifilter: Hier kann nach Textmustern (z.B. Dateiendungen) gefiltert werden. Es werden alle Dateiänderungen ignoriert, die nicht auf die Filter passen!

5. Löschen: Wenn aktiviert, werden die gefundenen Dateien nach erfolgreichem

Import in die Patientenakte gelöscht.

161 Kapitel 16: Automatischer Datei-Import

6. Netzlaufwerk: es kann auf ein Netzlaufwerk im Intervall x-Sekunden gelauscht werden.

162 Kapitel 16: Automatischer Datei-Import

Kapitel 17: Einbindung von AppleScripts

Wikipedia.de

: AppleScript ist eine Skriptsprache von Apple, die ein Bestandteil von Mac

OS ist. AppleScript dient dazu, Mac-OS-Programme zu automatisieren, zu erweitern und innerhalb eines Rechnernetzes fernzusteuern.

Über die Skripte Einstellungen, können sowohl vorhandene, als auch neue Skripte benutzt und zu defnierten Zeitpunkten ausgeführt werden! Weiterhin können die Skripte selber per

„Automator“ erstellt werden und über Buttons ausgeführt werden. Diese

Arbeitserleichterung ist vor allem bei monotonen wiederkehrenden Arbeitsabläufen nützlich.

Funktionen:

1. neues Skript erstellen

2. Skript löschen

3. Alle Löschen: Achtung alle Skripte der gesamten Praxis werden gelöscht!

4. Detailansicht

5. Quellcode-Ansicht

6. Das gewählte Skript aktivieren/deaktivieren

7. Name des Skriptes

8. Beschreibung (z.B. der Funktion des Skriptes)

9. Tooltip (Erscheint als Hinweis über dem Button)

10. Aktivieren/deaktivieren der Skriptausführung zum Start von tomedo

11. Das Skript intervallweise ausführen

163 Kapitel 17: Einbindung von AppleScripts

12. Button in der Tagesliste verfügbar

13. Button in der Kartei verfügbar

14. Eigenes Bild für den Button bereitstellen

15. Wechsel zum Quellcode

16. Skript jetzt ausführen (egal ob Script aktiviert oder deaktiviert)

Um neue Skripte zu erstellen bietet es sich an, die Skripte vorher im AppleScript-Editor von MacOSX zu schreiben und zu testen! Der Quellcode muss danach einfach in das entsprechende Feld in tomedo kopiert werden (16.)

Es gibt bereits viele vorgefertigte Skripte im Internet, die Sie zur Automatisierung nutzen können! Außerdem fnden Sie eine große Menge an hilfreichen Anleitungen, wie Sie sich selbst AppleScripte schreiben können um diese in tomedo einzubinden!

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, per Automator einen Arbeitsablauf aufzuzeichen, diesen in ein Applescript umzuwandeln (per drag&drop in Automator) und den resultierenden Quelltext danach in den tomedo-Script-Quellcode Bereich zu kopieren.

164 Kapitel 17: Einbindung von AppleScripts

Apple Scripte nutzen in tomedo mit Automator:

1. Ablauf mit Automator aufzeichnen (Erstellen von Leistungen und Diagnosen) i)

Automator öffnen ii)

Arbeitsablauf aufzeichnen iii)

Fertiger Arbeitsablauf:

165 Kapitel 17: Einbindung von AppleScripts

2. Ablauf zu Apple Script portieren i)

AppleScript Panel per drag&drop zum Arbeitsablauf hinzufügen ii)

Automator-Aktionen per drag&drop in das AppleScript Panel ziehen iii)

Fertiges AppleScript (hier eventuell noch „delays“ entfernen)

166 Kapitel 17: Einbindung von AppleScripts

3. Apple Script in tomedo integrieren i) In den Einstellungen ein neues Script hinzufügen per „+“ ii) Script Einstellungen vornehmen (zB: Name und Buttons aktivieren) iii) Script Quelltext in das Quellcode Feld kopieren

167 Kapitel 17: Einbindung von AppleScripts

5. Befehlszeile der Kartei verwenden i) Um Karteieinträge oder andere Befehle der Kommandozeile der Kartei in den

AppleScripts zu nutzen muss der folgende Quelltext verwendet werden, da es dort

tell

application

"tomedo" to

activate

-- Auf das Textfeld klicken.

set

timeoutSeconds to 2.0

set

uiScript to "click text field 1 of window of application process \"tomedo\""

my

doWithTimeout ( uiScript , timeoutSeconds )

-- Type 'bef'

set

timeoutSeconds to 2.0

set

uiScript to "keystroke \"bef\""

my

doWithTimeout ( uiScript , timeoutSeconds )

set

timeoutSeconds to 2.0

set

uiScript to "key code 36" -- Enter senden

my

doWithTimeout ( uiScript , timeoutSeconds )

on

doWithTimeout ( uiScript , timeoutSeconds )

set

endDate to (

current date

) + timeoutSeconds

repeat

try

run script

"tell application \"System Events\"

\n

"

& uiScript & "

\n end tell"

exit repeat

on error

errorMessage

if ((

current date

) > endDate ) then

end try

end repeat end

doWithTimeout

error "Can not " & uiScript

end if

168 Kapitel 17: Einbindung von AppleScripts

Kapitel 18: Die Statistiken

Die Auswahlliste

Die Statistikfunktion von tomedo ist über die Menüleiste unter 'Verwaltung'

'Statistik' erreichbar.

Dort stehen verschiedene vordefinierte Abfragen zur Wahl. Ein Hinzufügen von Abfragen ist durch einen

Nutzer mit Administratorrechten via Statistikverwaltung möglich. Nach Auswahl einer Abfrage werden ggf. verschiedene Parameter angeboten, durch die die Größe der Ergebnisliste beschränkt werden kann (eine ausführlichere Filterung ist dann innerhalb der Ergebnisliste möglich). Bitte grenzen Sie hier die Parameter so ein, dass eine möglichst kleine Ergebnisliste entsteht, da kleinere Listen auch schneller erzeugt werden können.

Expertentipp: Über den Reiter 'SQL' kann die an den Server gesendete Anfrage eingesehen (und geändert) werden.

Im Vorfilterungbereich kann man einmal definierte Eingaben für eine regelmäßige Wiederverwendung speichern.

Zum Speichern eines Filters auf das Dreieck-Symbol rechts von "Eigene Vorauswahl" klicken,

Filter speichern unter..., und einen Namen (z.B. Sachkosten) eingeben.

Durch Betätigung von 'Ausführen' wird die Ergebnisliste generiert.

169 Kapitel 18: Die Statistiken

Ergebnisliste

Die Ergebnistabelle enthält das Ergebnis einer Anfrage entsprechend der Suchparameter. Sie kann über einen Mausklick auf den jeweiligen Spaltennamen umsortiert werden. Die Spaltenreihenfolge lässt sich durch Drag-and-Drop anpassen. Durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf lassen sich Spalten ausblenden.

Zusätzlich zu den in der Auswahlliste festgelegten Such-Parametern lässt sich die Ergebnisliste weiter filtern.

(Achtung: die Grundfilterung durch die initialen Suchparameter bleibt weiterhin bestehen. Es findet lediglich eine Filterung der Grundliste statt. Die Grundliste muss daher schon alle gewünschten Einträge enthalten.)

Eine Filterung kann über den unteren Teil des Fenstern per '+' Button vorgenommen werden. Enthält eine

Filterzeile ein Eingabefeld, wird die Filterung erst dann vorgenommen, wenn man das entsprechende Feld verlässt (nicht schon während des Tippens).

Unter der Tabelle findet sich eine Summenspalte welche die Summe aller Zahlenwerte der entsprechenden

Spalte enthält.

Einmal definierte Filter lassen sie wie üblich durch Klick auf das Dreieck-Symbol speichern.

In den meisten Tabellen kann man durch Doppelklick direkt zu der Kartei des entsprechenden Patienten springen (Voraussetzung ist die Existenz der Spalte 'Patientid').

Menü-Optionen

Befindet man sich in einer Ergebnisliste, erscheint in der Menüleiste der Punkt 'Statistik'. Dort hat man die folgenden Möglichkeiten:

170 Kapitel 18: Die Statistiken

Neben der Option 'Aktuell ausgewählte Einträge in neuem Fenster öffnen' besteht die Möglichkeit, die aktuelle Liste in eine XLS (für Numbers oder Excel) oder CSV-Datei (comma-separated-values) zu exportieren. Diese kann von allen gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen wieder eingelesen werden.

Expertentipp: Sollte sich bei der Erzeugung einer XLS-Datei nicht automatisch ein Tabellenkalkulationsprogramme öffnen, ist wahrscheinlich kein Standardprogramm zum Öffnen von .xls-Dateien auf dem Rechner festgelegt.

Des Weiteren kann man:

 zusätzliche Daten für die aktuelle Liste anzeigen lassen. Beispielsweise lassen sich im Menü 'Neue

Liste erstellen...' alle Leistungen für eine Liste von Scheinen anzeigen lassen. Die jeweils möglichen zuschaltbaren Informationen unterscheiden sich von Anfrage zu Anfrage. Beispielsweise lassen sich für eine Patientenliste alle Scheine anzeigen, nicht aber alle Leistungen. Dafür muss der 'Umweg'

über die Anzeige aller Scheine gewählt werden. Vorraussetzung für das Bilden einer Verknüpfung ist die Existenz eines '...id' Attributes (z.B. 'Patientid' oder 'Besuchid').

 eine Differenzliste zwischen zwei vorhandenen Listen bilden. Voraussetzung für das Bilden einer

Differenzliste ist die Existenz eines gemeinsamen '...id' Attributes (z.B. 'Patientid' oder 'Besuchid') in beiden Listen. Dabei werden aus der aktuell ausgewählten Liste alle diejenigen Einträge gelöscht, deren ...id auch in der anderen Liste vorhanden ist. Gibt es mehrere gemeinsame ...idAttribute in beiden Listen, muss man sich bei der Auswahl der Differenztabelle für eines dieser Attribute entscheiden.

 eine Liste intern in Tomedo speichern. Diese ist dann über 'Verwaltung->Gespeicherte Statistiken' auch für andere Nutzer einsehbar.

One-Click-Statistiken

Statistikabfragen können über die Toolbars der Tagesliste oder Kartei mit einem Klick aufgerufen werden.

Dies muss einmal konfiguriert werden:

Wählen Sie dazu den Menüpunkt Admin->Statistikverwaltung. Dort wählen Sie die gewünschte Statistik aus und klicken jetzt auf den "+"-Button im Bereich "Toolbar". Optional: Wählen Sie nun unter "Vorauswahl" einen von Ihnen zuvor gespeicherten Filter. Denken sich ein Kürzel aus und wenn gewünscht ziehen Sie noch ein Bild aus Finder oder Spotlight in das Icon-Feld.

Anschließend müssen Sie noch in der Toolbar (Symbolleiste) der Tagesliste rechtsklicken, "Symbolleiste anpassen" auswählen und die Statisitk mit dem oben definierten Kürzel in die Toolbar ziehen.

s. auch: http://forum.tomedo.de/index.php/205/vorgef ilterte-statistikabfragen-beispiel-patienten-tagesliste

171 Kapitel 18: Die Statistiken

Statistikverwaltung

Parameterisierung

Statistikabfragen in tomedo sind normale SQL-Anfragen an die Datenbank (Dialekt: Postgres-SQL). Um

Ergebnisse von Statistikabfragen möglichst schnell anzeigen zu können, empfiehlt es sich die Ergebnislisten klein zu halten. Dazu kann man bei der Auswahl einer Abfrage schon einschränkende Parameter angeben alle Einträge in einem bestimmten Zeitraum). Möglich wird dies durch eine Erweiterung der SQL-Syntax um spezielle Parameter/Makros.

Folgende Makros stehen für die Parametrisierung der SQL-Requests zur Verfügung:

Zeichenkette:

<ZS> STRING;Anzeigetext;SQLPräfix;SQLSuffix </ZS>

◦ kann auch <ZS:parameterName> STRING;Anzeigetext;SQLPräfix;SQLSuffix </ZS> heissen, siehe 'Zukunftssichere Filterung' weiter unten.

◦ Bsp.:

<ZS:textParameter> STRING;Text des Karteieintrags;A.text;and </ZS>

◦ erzeugtes SQL-Code-Fragment: A.text ILIKE '%test%' and

◦ zusätzlich ist eine OR oder AND Suche in mehreren Feldern gleichzeitig möglich: Bsp:

<ZS> STRING;Text des Karteieintrags;OR; A.text; A.text1; and </ZS>

Tag: <ZS> DAY;mandatory;Anzeigetext;SQLPräfix;SQLSuffix </ZS>

◦ mandatory (0/1) gibt an, ob der Parameter eine Pflichtangabe darstellt

Bsp.: <ZS> DAY;1;Datum ist;A.datum;and </ZS>

◦ erzeugtes SQL-Code-Fragment: (A.datum > '2013-08-13 00:00:00' and A.datum <

'2013-08-14 00:00:00') and

Zeit: <ZS> DATE;InitialZeit;Anzeigetext;SQLPräfix;SQLSuffix </ZS>

◦ Initialzeit: -1 = 0:00; 0 = jetzt; 1 = 23:59

Bsp.: <ZS> DATE;-1;Geburtsdatum kleiner;geburtsdatum ;or </ZS>

◦ erzeugtes SQL-Code-Fragment: geburtsdatum < '2013-08-13 00:00:00' or

Zahlen: <ZS> NUMBER;Anzeigetext;SQLPräfix;SQLSuffix </ZS>

Bsp.

: <ZS> NUMBER;Steigerungsfaktor;steigerungsfaktor <; </ZS>

◦ erzeugtes SQL-Code-Fragment: steigerungsfaktor < 2.3

◦ funktioniert für Ganz- und Gleitzahltypen

Auswahllisten:

<ZS> SELECTION;initialAufWahr(0/1/2);Anzeigetext;Item1;SQL1;Item2;SQL2...</ZS>

Bsp.: <ZS> SELECTION;0;Bereits abgerechnet;Ja;abgerechnet = true and;Nein;abgerechnet = false and </ZS>

◦ Initial = 0/1 gibt an, ob die Selektion bei Auswahl der Abfrage im Statistikfenster bereits ausgewählt ist. Initial = 2 markiert eine Pflichtauswahl (die nicht abgewählt werden kann.)

172 Kapitel 18: Die Statistiken

◦ erzeugtes SQL-Code-Fragment: abgerechnet = true and

Beschränkung der Listengröße : <ZS> LIMIT;initialAufWahr(J/N);Listengröße </ZS>

Bsp.: <ZS> LIMIT;J;100 </ZS>

◦ erzeugtes SQL-Code-Fragment: LIMIT 100

173 Kapitel 18: Die Statistiken

Quartal: <ZS> QUARTAL;title;sttribute;sqlprefix </ZS>

Bsp: <ZS> QUARTAL;Im Quartal;A.datum;and </ZS>

◦ erzeugtes SQL-Fragment:

A.datum> '1.1.2013 00:00:00' and A.datum< '31.3.2013 23:59' and

Bei der Einbettung der Makros in eine SQL-Anfrage ist darauf zu achten, dass sowohl bei Ignorieren des

Parameters als auch bei einer Ersetzung des Parameters durch das erzeugte SQL-Code-Fragment ein syntaktisch korrekter SQL-Gesamtausdruck entsteht. Dies kann beispielsweise durch das Hinzufügen einer

'immer-wahren' Bedingung geschehen:

Bsp.:

...

where

<ZS> DATE;Ankunft kleiner;A.ankunft <;and </ZS>

<ZS> STRING;Besuchsinfo;A.infotext;and </ZS>

<ZS> NUMBER;PatientNr.;B.ident;and </ZS> true;

Um eine konditionale Oder-Verknüpfung von Bedingungen (in Kombination mit Und-Verknüpfungen) zu ermöglichen, gibt es den Befehl <ZSBLOCK>. Innerhalb dieses Blocks findet ein Löschen von führenden oder abschließenden 'or's und 'and's statt. Außerdem wird ein leerer Block durch den Ausdruck 'true' ersetzt.

Der Block wird automatisch mit (

…) geklammert.

Bsp.:

...

where

<ZS> DATE;Ankunft kleiner;A.ankunft <;and </ZS>

<ZS> STRING;Besuchsinfo;A.infotext;and </ZS>

<ZS> NUMBER;PatientNr.;B.ident;and </ZS>

<ZSORBLOCK>

<ZS> STRING;EBM-Ziffer;C.code;or </ZS>

<ZS> STRING;EBM-Ziffer;C.code;or </ZS>

</ZSORBLOCK>

Verknüpfung zu anderen Tabellen

Für Ergebnislisten besteht die Möglichkeit, diese mit anderen Informationen zu verknüpfen. Voraussetzung dafür ist die Existenz bestimmter Spalten(namen) in der erzeugten Liste. Folgende Spaltennamen führen zu einer Verknüpfbarkeit mit anderen Listen:

PatientID: die eindeutige Nummer (ident) eines Patienten

BesuchID: die eindeutige Nummer (ident) eines Besuch

ScheinID: die eindeutige Nummer (ident) eines KV-Abrechnungsscheines

PrivatrechnungID: die eindeutige Nummer (ident) eine Privatrechnung

Zukunftssichere Filterung

Falls Sie planen die Abfrage später um weitere Parameter zu erweitern bzw. Parameter zu löschen oder umzuordnen, werden bei oben beschriebenem Vorgehen alle vorhanden Vorauswahlen für die ausgewählte

Statistik verloren. Sie können dies verhindern, indem Sie jedem Parameter einen eigenen Bezeichner geben. Dieser wird in der folgenden Form angegeben:

<ZS:parameterName>

… </ZS> statt wie bisher <ZS> … </ZS>.

Der Parametername darf nur aus Buchstaben und Ziffern bestehen (keine Leerzeichen oder sonstige

Sonderzeichen).

174 Kapitel 18: Die Statistiken

Kapitel 19: Serielle Geräteverwaltung

Um mit einem seriellen Gerät kommunizieren (Senden/Empfangen) muss - analog zu dem Nadel- drucker – das Gerät via keypspan an den Rechner verbunden werden, ein Gerät hinzugefügt werden und mit den richtigen Parametern (siehe Datenblatt vom Gerät) eingetragen werden. Das Gerät soll- te einen spezifischen Namen für das Gerät in Verbindung mit dem Rechner haben (sollten evtl. zwei solche Geräte in der Praxis genutzt werden)

Zur Zeit sind 2 Modi implementiert:

1) Kontinuierliches Abhören eines Gerätes, wenn eine Karteikarte geöffnet ist. Sollte das gerät et- was schicken, wird ein neuer Karteieintrag mit den eingelesenen Daten erstellt. Das Interpretieren des Datenstrangs wird über das Kommunikations-Tab konfiguriert. Es können mehrere Empfangs- kommunikationsphase konfiguriert werden, wodurch nach mehreren Mustern gesucht werden kann.

Das letzt gefundene Muster wird als Werte genommen.

2) Einmaliges Senden von den Daten eines geöffneten Karteieintrages, wobei der zu sendende Da- tenstrang im selben Tab zusammengesetzt werden kann.

3) Direktes Handshake ist noch nicht zur Verfügung gestellt.

Format der Kommunikation

175 Kapitel 19: Serielle Geräteverwaltung

Für die Konfigurationsphase stehen 2 Felder zur Verfügung. In der Mitte das normale Eingabefens- ter, auf der Rechten Seite ein Hex-Editor, in dem man einzelne Zeichen ändern kann.

(Hinzufügen/Löschen von Zeichen im HexEditor ist noch nicht implementiert) Eine Variable kann - jeweils für senden und empfangen gleich – durch die Zeichenfolge

$$var|2.2$$ ersetzt/gelesen werden, hierbei sind 2 „$“ Zeichen jeweils Start und Stop Signal. Der Variablenna- me ist mit „var“ bezeichnet (die verfügbaren Variablennamen in tomedo sind weiter untern aufgelis- tet) Das „|“ Zeichen ist ein Separator und die Zahlenkolonne „2.2“ ist das Format. Zum Senden wird das printf Format genommen (zB: „+05.2“ = 5stellige zahl, darin ein Vorzeichen, führende Null und

2 Nachkomma Ziffern, „4.2“ = 4stellige zahl mit 2 Nachkomma Ziffern), zum lesen wird die An- zahl der verwendeten Ziffern genommen („2“ = eine 2stellige Zahl, „4.3“ = eine 8stellige Zahl mit 4

Vorkomma Ziffern und 3 Nachkomma Ziffern)

Serielles Gerät mit Karteieintrag verknüpfen

Die Verknüpfung ist unter Systemeinstellungen im Tab Arbeitsplatzeinstellungen analog zum File- listener konfigurierbar. Hier muss das Aktivhäkchen und das Gerät gesetzt werden.

Variablen der Karteieinträge

Zur Zeit sind 2 Karteieintragtypen implementiert. Die verfügbaren VariablenNamen sind:

Augendruck

druckLinks druckRechts messTyp

Refraktion

achseLinks achseRechts addLinks addRechts basisLinks basisRechts ccVisusFernBinText ccVisusFernLinksText ccVisusFernRechtsText ccVisusNahBinText ccVisusNahLinksText ccVisusNahRechtsText freitext prismaLinks prismaRechts pupillenDistanz scVisusFernBinText scVisusFernLinksText scVisusFernRechtsText scVisusNahBinText

176 Kapitel 19: Serielle Geräteverwaltung

scVisusNahLinksText scVisusNahRechtsText scheitelabstandLinks scheitelabstandRechts sphaereLinks sphaereRechts zylinderLinks zylinderRechts

177 Kapitel 19: Serielle Geräteverwaltung

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