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Benutzerhandbuch
3.1
Software Peter Große
Version 3.0
Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS
INHALTSVERZEICHNIS ............................................................................ I
ABBILDUNGSVERZEICHNIS ................................................................. VII
GRUNDLAGEN ......................................................................................... 1
VORWORT................................................................................................ 1
HINWEISE ZUM HANDBUCH ....................................................................... 2
URHEBERRECHT....................................................................................... 3
INSTALLATIONSARTEN............................................................................... 4
Erstinstallation .................................................................................... 4
Updateinstallation ............................................................................... 4
Parallelinstallation ............................................................................... 5
Trennung von Programm- und Datenpfad .......................................... 6
Einzelplatz-/Serverinstallation ............................................................. 8
Clientinstallation.................................................................................. 9
PROGRAMMSTART .................................................................................. 11
VERSIONSHISTORIE / GRUNDLEGENDE ÄNDERUNGEN .............................. 12
Version 2.4 ....................................................................................... 12
Version 2.5 ....................................................................................... 12
Version 2.6 ....................................................................................... 13
Version 2.7 ....................................................................................... 13
Version 2.8 ....................................................................................... 14
Version 2.9 ....................................................................................... 15
Version 3.0 ....................................................................................... 16
Version 3.1 ....................................................................................... 17
VEREINSKENNZEICHEN ........................................................................... 18
ALLGEMEINES ........................................................................................ 19
MAUSFUNKTIONEN ................................................................................. 19
TASTENFUNKTIONEN .............................................................................. 20
DRUCKAUSGABEN .................................................................................. 21
DATEIUMFANG ........................................................................................ 22
AUSGABEART ......................................................................................... 22
AUSWERTUNG ........................................................................................ 22
AUSGABE-EINSTELLUNGEN ..................................................................... 23
BERECHTIGUNGSPRÜFUNG ..................................................................... 25
ERSTBETRIEB......................................................................................... 25
MENÜFÜHRUNG ...................................................................................... 26
MANDANTENBEZOGENE EINSTELLUNGEN FÜR DAS HAUPTMENÜ ............... 30
LISTENFELD/SUBDIALOG ......................................................................... 32
SPG-Verein
I
Inhaltsverzeichnis
ONLINE-HILFE ........................................................................................ 33
[BESTAND] ............................................................................................. 34
ÜBERSICHT ............................................................................................ 34
[NEU] ..................................................................................................... 35
[AUSWÄHLEN]......................................................................................... 36
[LÖSCHEN] ............................................................................................. 37
[BEENDEN] ............................................................................................. 39
[MITGLIEDER] ........................................................................................ 41
ÜBERSICHT ............................................................................................ 41
ALLGEMEINES......................................................................................... 42
[ÄNDERUNGSDIENST] .............................................................................. 43
Mitglieder pflegen.............................................................................. 43
Schnelländerungen ........................................................................... 85
Massenänderungen .......................................................................... 88
Änderungsprotokoll ........................................................................... 91
[MITGLIEDER SELEKTIEREN] .................................................................... 94
Allgemeines ...................................................................................... 94
Selektion aller Mitglieder ................................................................... 95
Selektion einzelner Mitglieder ......................................................... 100
Selektion der Jubiläen..................................................................... 101
MITGLIEDER SORTIEREN ....................................................................... 102
[MITGLIEDERLISTEN] ............................................................................. 105
Allgemeines .................................................................................... 105
Liste (1) - adressbezogen ............................................................... 107
Liste (2) - übrige Daten ................................................................... 107
Liste (3) - Beiträge .......................................................................... 108
Liste (4) - Schmalschrift .................................................................. 109
Geburtstagsliste .............................................................................. 111
[ETIKETTEN] ......................................................................................... 120
Allgemeines .................................................................................... 120
Etiketten ausgeben ......................................................................... 120
Layout erstellen / ändern ................................................................ 124
[COMPUTERBRIEFE] .............................................................................. 125
Allgemeines .................................................................................... 125
Briefe ausgeben .............................................................................. 125
Layout erstellen / ändern ................................................................ 130
[COMPUTERLISTE] ................................................................................ 131
Allgemeines .................................................................................... 131
Liste ausgeben ............................................................................... 131
Layout erstellen / ändern ................................................................ 132
II
SPG-Verein
Inhaltsverzeichnis
[EMAIL-VERSAND] ................................................................................ 133
Allgemeines .................................................................................... 133
[INFOPOSTLISTE] .................................................................................. 138
Allgemeines .................................................................................... 138
[BEITRÄGE] .......................................................................................... 142
ÜBERSICHT .......................................................................................... 142
[BEITRAGSVERFAHREN] ........................................................................ 143
Allgemeines .................................................................................... 143
Beitragserhebung ........................................................................... 143
DTA-VERWALTUNG .............................................................................. 143
Beitragserhebungsliste ................................................................... 148
Rechnungen ausgeben .................................................................. 151
Belege (Überweisungen) ausgeben ............................................... 152
Rechnungsformular erstellen.......................................................... 153
Beleg (Überweisung) erstellen ....................................................... 153
DTA/SEPA-Datei erstellen .............................................................. 154
Eine kurze Hintergrundinformation zu SEPA .................................. 159
DTA-Verwaltung ............................................................................. 161
[ABRECHNUNGSVERFAHREN] ................................................................ 165
Allgemeines .................................................................................... 165
DTA-VERWALTUNG .............................................................................. 165
Abrechnungen erfassen ................................................................. 166
Abrechnungsformulare ausgeben .................................................. 172
Kontroll-Listen ................................................................................. 173
Abrechnungslauf ............................................................................. 177
Abrechnungslisten .......................................................................... 179
Belege (Überweisungen) ausgeben ............................................... 180
Abrechnungsformular erstellen....................................................... 181
Beleg (Überweisung) erstellen ....................................................... 181
Abrechnungsdatei aktualisieren ..................................................... 181
DTA/SEPA-Datei erstellen .............................................................. 182
DTA-Verwaltung ............................................................................. 182
[MAHNVERFAHREN] .............................................................................. 183
Allgemeines .................................................................................... 183
Mahnlauf ......................................................................................... 184
Mahnliste ........................................................................................ 186
Mahnungen ausgeben .................................................................... 189
Belege (Überweisungen) ausgeben ............................................... 190
Mahnungsformular erstellen ........................................................... 191
Beleg (Überweisung) erstellen ....................................................... 191
[ZUWENDUNGEN/SPENDEN] .................................................................. 192
SPG-Verein
III
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines .................................................................................... 192
Zuwendungen/Spenden ausgeben ................................................. 193
Nachweisliste .................................................................................. 195
Zuwendungs-/Spendenformular erstellen ....................................... 196
[ZAHLUNGEN BEARBEITEN] .................................................................... 197
Allgemeines .................................................................................... 197
Zahlungen erfassen ........................................................................ 197
Zahlungen updaten (SPG-Fibu) ...................................................... 202
Zahlungsliste ................................................................................... 203
[MITGLIEDSKONTO] ............................................................................... 206
Allgemeines .................................................................................... 206
Auskunft .......................................................................................... 207
Liste ................................................................................................ 208
[SALDENLISTE] ..................................................................................... 210
[JAHRES- / PERIODENWECHSEL] ............................................................ 212
[STAMMDATEN] ................................................................................... 213
ÜBERSICHT .......................................................................................... 213
[STAMMDATEN PFLEGEN] ...................................................................... 215
Allgemeines .................................................................................... 215
Vereinsdaten pflegen ...................................................................... 216
Abteilungen / Beiträge pflegen ........................................................ 220
Bezirke pflegen ............................................................................... 222
Berufsgruppen pflegen ................................................................... 223
Funktionen pflegen ......................................................................... 224
Ehrungen pflegen............................................................................ 225
Bankleitzahlen pflegen .................................................................... 226
[STAMMDATEN-LISTEN] ......................................................................... 228
Allgemeines .................................................................................... 228
Abteilungs-/Beitragsliste ................................................................. 229
Bezirksliste ...................................................................................... 230
Berufsgruppenliste .......................................................................... 230
Funktionenliste ................................................................................ 231
Ehrungenliste .................................................................................. 231
Bankleitzahlenliste .......................................................................... 232
[ABRECHNUNGSDATEN PFLEGEN] .......................................................... 234
Allgemeines .................................................................................... 234
Abrechnungstexte pflegen .............................................................. 234
Abrechnungsarten pflegen .............................................................. 236
[ABRECHNUNGSDATEN-LISTEN] ............................................................. 238
Allgemeines .................................................................................... 238
Liste Abrechnungstexte .................................................................. 239
IV
SPG-Verein
Inhaltsverzeichnis
Liste Abrechnungsarten.................................................................. 239
[KARTEI] ............................................................................................... 240
ÜBERSICHT .......................................................................................... 240
[KARTEIBLÄTTER PFLEGEN] ................................................................... 241
[MUSTER PFLEGEN] .............................................................................. 247
[MEHRZWECKFELDER PFLEGEN] ............................................................ 251
[MEHRZWECKFELDER ZUORDNEN] ......................................................... 255
[LISTE KARTEIBLÄTTER] ........................................................................ 257
[LISTE MUSTER] ................................................................................... 258
[LISTE MEHRZWECKFELDER] ................................................................. 259
[LISTE MEHRZWECKFELDER-ZUORDNUNG] ............................................ 260
[KARTEI-RECHERCHEN] ........................................................................ 261
[EXTRAS] .............................................................................................. 263
ÜBERSICHT .......................................................................................... 263
[STATISTIK] .......................................................................................... 264
Allgemeines .................................................................................... 264
Erstellen / auswerten ...................................................................... 265
Listenausgabe ................................................................................ 266
Grafikausgabe ................................................................................ 270
Statistik (2) ...................................................................................... 272
[DATENSICHERUNG].............................................................................. 274
Allgemeines .................................................................................... 274
alle Daten sichern (zip-Datei) ......................................................... 276
alle Daten einlesen (zip-Datei)........................................................ 277
Stammdaten sichern ....................................................................... 277
Bankleitzahlen sichern .................................................................... 280
Bankleitzahlen einlesen .................................................................. 280
Karteidaten sichern ......................................................................... 280
Karteidaten einlesen ....................................................................... 280
[DATEI-MANAGER] ................................................................................ 281
[PLZ-VERZEICHNIS] .............................................................................. 283
[PRÜFLISTEN] ....................................................................................... 284
[DATEN EXPORTIEREN] ......................................................................... 285
[DATEN IMPORTIEREN] .......................................................................... 289
[PROGRAMM-DATUM ÄNDERN] .............................................................. 293
[PASSWORT VERWALTEN] ..................................................................... 294
[DSA – DEUTSCHER SPORTAUSWEIS] ................................................... 295
[VERBANDSMELDUNGEN] ...................................................................... 297
[EINSTELLUNGEN] .............................................................................. 298
SPG-Verein
V
Inhaltsverzeichnis
ALLGEMEINES....................................................................................... 298
[EINSTELLUNGEN (GENERELL)] .............................................................. 299
[EINSTELLUNGEN (BESTAND)] ............................................................... 303
[AUSGETR. MITGLIEDER ANZEIGEN]........................................................ 310
[HILFE] .................................................................................................. 311
ALLGEMEINES....................................................................................... 311
[HILFETHEMEN]..................................................................................... 312
[HILFE TOOL LIST + LABEL] ................................................................... 312
[ONLINE-UPDATE]................................................................................. 313
[WWW .SPG-DIREKT.DE] ......................................................................... 316
[INFO SPG-VEREIN] ............................................................................. 316
[INFO SPARKASSE] ............................................................................... 316
ANHANG................................................................................................ 317
DATEIERLÄUTERUNGEN (1) ................................................................... 317
DATEIERLÄUTERUNGEN (2) ................................................................... 318
DATEINAME .......................................................................................... 319
PROBLEME ........................................................................................... 320
ABTEILUNGSVERZEICHNIS ..................................................................... 321
BEITRAGSVERZEICHNIS ......................................................................... 322
VERZEICHNIS VON EHRUNGEN............................................................... 322
VERZEICHNIS VON FUNKTIONEN ............................................................ 323
SPG-VEREIN REBUILD ........................................................................ 324
EINFÜHRUNG ........................................................................................ 324
PROGRAMMABLAUF .............................................................................. 325
LSB-STATISTIK NI/SA/BRA/MECK/THUE .......................................... 326
EINFÜHRUNG ........................................................................................ 326
PROGRAMMABLAUF .............................................................................. 328
HINWEISE ............................................................................................ 331
LSB-STATISTIK BAYERN .................................................................... 332
EINFÜHRUNG ........................................................................................ 332
PROGRAMMABLAUF .............................................................................. 333
HINWEISE ............................................................................................ 336
TOOL LIST & LABEL ............................................................................ 337
STICHWORTVERZEICHNIS ................................................................. 338
VI
SPG-Verein
Abbildungsverzeichnis
ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abbildung 1: Wahl des Datenpfades .............................................................................................................6
Abbildung 2: Auswahl der Installationsart ......................................................................................................8
Abbildung 3: Anpassung der Datei ‚’v-2000.ini’ ...........................................................................................10
Abbildung 4: Eröffnungslogo........................................................................................................................11
Abbildung 5: Abfrage in einer Bildschirmmaske zur Druckausgabe ............................................................21
Abbildung 6: Abfrage Ausgabe-Einstellungen .............................................................................................23
Abbildung 7: Hauptmenü .............................................................................................................................26
Abbildung 8: Subdialog [Bezirke pflegen] nach Aufruf unter [Mitglieder pflegen] ........................................32
Abbildung 9: Online-Hilfe .............................................................................................................................33
Abbildung 10: Neuen Bestand anlegen .......................................................................................................35
Abbildung 11: Bestand auswählen ..............................................................................................................36
Abbildung 12: Bestand löschen ...................................................................................................................37
Abbildung 13: Warnung nach Intervallüberschreitung der Stammdatensicherung......................................39
Abbildung 14: Intervallwert ändern ..............................................................................................................40
Abbildung 15: Mitglieder pflegen - Registerkarte 1 ......................................................................................43
Abbildung 16: Mitglieder pflegen - Registerkarte 2 ......................................................................................44
Abbildung 17: Mitglieder pflegen - Registerkarte 3 ......................................................................................44
Abbildung 18: Mitglieder pflegen - Registerkarte 4 ......................................................................................45
Abbildung 19: Mitglieder pflegen - Registerkarte 5 ......................................................................................45
Abbildung 20: Mitglieder pflegen - Registerkarte 6 ......................................................................................46
Abbildung 21: Mitglieder suchen - Auflistung sämtlicher Mitglieder.............................................................50
Abbildung 22: Mitglieder suchen - Einstellungen Layout .............................................................................51
Abbildung 23: Mitglieder suchen - Einstellungen Spalten............................................................................52
Abbildung 24: Plz-Datenbank ......................................................................................................................58
Abbildung 25: Verknüpfung der Mitgliedsnummer .......................................................................................60
Abbildung 26: BIC / IBAN ............................................................................................................................68
Abbildung 27:Web-Passwort ändern ...........................................................................................................75
Abbildung 28: Mitglieder pflegen - Seite 6 - Dokumentenarchiv: Anzeige ...................................................80
Abbildung 29: Mitglieder pflegen - Seite 6 - Dokumentenarchiv: Struktur ...................................................81
Abbildung 30: Schnelländerungen ...............................................................................................................85
Abbildung 31: Massenänderungen - Vorgaben ...........................................................................................88
Abbildung 32: Massenänderungen - Feldauswahl .......................................................................................89
Abbildung 33: Änderungsprotokoll - Vorgaben ............................................................................................92
Abbildung 34: Änderungsprotokoll - Druckbild ............................................................................................93
Abbildung 35: Mitglieder selektieren / alle - Vorgaben ................................................................................95
Abbildung 36: Mitglieder selektieren / Feldauswahl .....................................................................................96
Abbildung 37: Mitglieder selektieren / einzelne - Vorgaben.......................................................................100
Abbildung 38: Jubiläen selektieren ............................................................................................................101
Abbildung 39: Mitglieder sortieren - Vorgaben...........................................................................................102
Abbildung 40: Mitglieder sortieren - Feldauswahl ......................................................................................103
Abbildung 41: Mitgliederlisten (Liste 1-4) - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske) ............................106
Abbildung 42: Liste (1) - Optionen .............................................................................................................107
Abbildung 43: Liste (2) - Optionen .............................................................................................................108
Abbildung 44: Liste (3) - Optionen .............................................................................................................109
Abbildung 45: Liste (4) - Optionen .............................................................................................................110
Abbildung 46: Geburtstagsliste ..................................................................................................................111
Abbildung 47: Geburtstagsliste - Optionen ................................................................................................111
Abbildung 48: Liste 1 - Druckbild ...............................................................................................................114
Abbildung 49: Liste 2 - Druckbild ...............................................................................................................115
Abbildung 50: Liste 3 - Druckbild (Bereich Mitglieder) ...............................................................................116
Abbildung 51: Liste 3 - Druckbild (Bereich Summenblatt) .........................................................................117
Abbildung 52: Liste 4 - Druckbild ...............................................................................................................118
Abbildung 53: Geburtstagsliste - Druckbild................................................................................................119
Abbildung 54: Etiketten ausgeben - Vorgaben ..........................................................................................121
Abbildung 55: Etiketten-Auswahl ...............................................................................................................121
Abbildung 56: Etiketten ausgeben - Optionen ...........................................................................................122
SPG-Verein
VII
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 57: Etiketten ausgeben - Preview ............................................................................................ 123
Abbildung 58: Arbeitseinsatzkarte und Mitgliedsausweis ......................................................................... 124
Abbildung 59: Computerbriefe ausgeben.................................................................................................. 126
Abbildung 60: Computerbriefe – Nachrichtentext erfassen....................................................................... 127
Abbildung 61: Einstellungen für den Mailversand – Registerkarte 1......................................................... 128
Abbildung 62: Einstellungen für den Mailversand – Registerkarte 2......................................................... 129
Abbildung 63: Briefe ausgeben - Preview ................................................................................................. 130
Abbildung 64: Liste ausgeben - Preview ................................................................................................... 132
Abbildung 65: Liste ausgeben - Preview ................................................................................................... 133
Abbildung 66: Fenster E-Mail-Versand ..................................................................................................... 134
Abbildung 67: Fenster E-Mail-Versand – Nachricht eingeben .................................................................. 135
Abbildung 68: Fenster E-Mail-Versand – Sendeprotokoll ......................................................................... 137
Abbildung 69: Infopostliste - Vorgaben ..................................................................................................... 139
Abbildung 70: Infopostliste - Dateiauswahl ............................................................................................... 139
Abbildung 71: Infopostliste - Druckbild ...................................................................................................... 140
Abbildung 72: Beitragserhebung - Vorgaben ............................................................................................ 144
Abbildung 73: Beitragserhebungsliste - Vorgaben .................................................................................... 148
Abbildung 74: Beitragserhebungsliste - Druckbild Vorgaben.................................................................... 149
Abbildung 75: Beitragserhebungsliste - Druckbild Einzelsätze (1)............................................................ 149
Abbildung 76: Beitragserhebungsliste - Druckbild Einzelsätze (2)............................................................ 150
Abbildung 77: Rechnungen ausgeben - Preview ...................................................................................... 152
Abbildung 78: Datenträgeraustausch - Vorgaben/Hinweis ....................................................................... 154
Abbildung 79: Datenträgeraustausch - Vorgaben/Hinweis ....................................................................... 155
Abbildung 80: DTA oder SEPA? ............................................................................................................... 159
Abbildung 81: DTA-Verwaltung ................................................................................................................. 161
Abbildung 82: DTA-Verwaltung - Datei-Details ......................................................................................... 162
Abbildung 83: DTA-Verwaltung - Datenträgeraustauschliste .................................................................... 163
Abbildung 84: DTA-Verwaltung - DTA-Datei erneut ausgeben................................................................. 163
Abbildung 85: DTA-Verwaltung - Begleitzettel drucken ............................................................................ 164
Abbildung 86: Abrechnungen erfassen ..................................................................................................... 167
Abbildung 87: Abrechnungsformulare ausgeben - Preview ...................................................................... 173
Abbildung 88: Kontoll-Listen - Vorgaben................................................................................................... 174
Abbildung 89: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 1) .............................................................................. 175
Abbildung 90: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 1 - Summenblatt)...................................................... 176
Abbildung 91: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 2) .............................................................................. 176
Abbildung 92: Abrechnungslauf - Vorgaben ............................................................................................. 177
Abbildung 93: Abrechnungslauf - Hinweis bei Beendigung des Originallaufs .......................................... 178
Abbildung 94: Abrechnungslisten - Vorgaben ........................................................................................... 179
Abbildung 95: Abrechnungslisten – Liste Soll ........................................................................................... 180
Abbildung 96: Abrechnungsdatei aktualisieren ......................................................................................... 181
Abbildung 97: Mahnlauf - Vorgaben .......................................................................................................... 184
Abbildung 98: Mahnlauf - Optionen ........................................................................................................... 185
Abbildung 99: Mahnliste - Vorgaben ......................................................................................................... 186
Abbildung 100: Mahnliste - Druckbild (Vorblatt) ........................................................................................ 187
Abbildung 101: Mahnliste - Druckbild........................................................................................................ 188
Abbildung 102: Mahnungen ausgeben - Druckbild ................................................................................... 190
Abbildung 103: Zuwendungen/Spenden ausgeben .................................................................................. 193
Abbildung 104: Zuwendungen/Spenden ausgeben - Preview .................................................................. 194
Abbildung 105: Zuwendungen/Spenden - Nachweisliste .......................................................................... 195
Abbildung 106: Zahlungen erfassen - Erfassung der Buchungen............................................................. 198
Abbildung 107: Zahlungen updaten .......................................................................................................... 202
Abbildung 108: Zahlungsliste - Vorgaben ................................................................................................. 203
Abbildung 109: Zahlungsliste - Druckbild .................................................................................................. 205
Abbildung 110: Mitgliedskonto / Auskunft - Bildschirmauskunft ............................................................... 207
Abbildung 111: Mitgliedskonto / Liste - Vorgaben ..................................................................................... 208
Abbildung 112: Mitgliedskonto / Liste - Druckbild ..................................................................................... 209
Abbildung 113: Saldenliste - Vorgaben ..................................................................................................... 210
Abbildung 114: Saldenliste - Druckbild ..................................................................................................... 211
Abbildung 115: Jahres-/Periodenwechsel - Hinweise und Vorgaben ....................................................... 212
Abbildung 116: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (1. Registerkarte)................................................... 216
VIII
SPG-Verein
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 117: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (2. Registerkarte) ...................................................217
Abbildung 118: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (3. Registerkarte) ...................................................218
Abbildung 119: Vereinsdaten pflegen - Beitragserhebung (3. Registerkarte) ...........................................219
Abbildung 120: Abteilungen / Beiträge pflegen - Auflistung.......................................................................220
Abbildung 121: Abteilungen / Beiträge pflegen - Neu/Ändern ...................................................................221
Abbildung 122: Bezirke pflegen - Neu/Ändern...........................................................................................222
Abbildung 123: Berufsgruppen pflegen - Neu/Ändern ...............................................................................223
Abbildung 124: Funktionen pflegen - Neu/Ändern .....................................................................................224
Abbildung 125: Ehrungen pflegen - Neu/Ändern .......................................................................................225
Abbildung 126: Bankleitzahlen pflegen......................................................................................................226
Abbildung 127: Bankleitzahlen pflegen - Suchen ......................................................................................227
Abbildung 128: Stammdaten-Listen - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske)....................................228
Abbildung 129: Abteilungs-/Beitragsliste - Druckbild .................................................................................229
Abbildung 130: Bezirksliste - Druckbild .....................................................................................................230
Abbildung 131: Berufsgruppenliste - Druckbild..........................................................................................230
Abbildung 132: Funktionenliste - Druckbild ...............................................................................................231
Abbildung 133: Ehrungenliste - Druckbild..................................................................................................231
Abbildung 134: Bankleitzahlenliste - Optionen ..........................................................................................232
Abbildung 135: Bankleitzahlenliste - Druckbild mit Zweigstellenausgabe .................................................233
Abbildung 136: Abrechnungstexte pflegen - Auflistung .............................................................................234
Abbildung 137: Abrechnungstexte pflegen - Neu/Ändern..........................................................................235
Abbildung 138: Abrechnungsarten pflegen - Auflistung.............................................................................236
Abbildung 139: Abrechnungsarten pflegen - Neu/Ändern .........................................................................237
Abbildung 140: Abrechnungsdaten-Listen - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske) ..........................238
Abbildung 141: Liste Abrechnungstexte - Druckbild ..................................................................................239
Abbildung 142: Liste Abrechnungsarten - Druckbild..................................................................................239
Abbildung 143: Karteiblätter pflegen..........................................................................................................241
Abbildung 144: Neues Karteiblatt anlegen ................................................................................................243
Abbildung 145: Karteizeile ändern .............................................................................................................245
Abbildung 146: Muster pflegen ..................................................................................................................247
Abbildung 147: Neues Muster anlegen ......................................................................................................248
Abbildung 148: Zeile ändern ......................................................................................................................249
Abbildung 149: Mehrzweckfelder pflegen ..................................................................................................251
Abbildung 150: Neues Mehrzweckfeld anlegen .........................................................................................253
Abbildung 151: Mehrzweckfeld ändern ......................................................................................................254
Abbildung 152: Mehrzweckfelder zuordnen ...............................................................................................255
Abbildung 153: Liste Karteiblätter - Vorgaben ...........................................................................................257
Abbildung 154: Liste Karteiblätter - Druckbild............................................................................................257
Abbildung 155: Liste Muster - Vorgaben....................................................................................................258
Abbildung 156: Liste Muster - Druckbild ....................................................................................................258
Abbildung 157: Liste Mehrzweckfelder - Druckbild ....................................................................................259
Abbildung 158: Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung - Druckbild .................................................................260
Abbildung 159: Kartei-Recherchen - Vorgaben .........................................................................................261
Abbildung 160: Kartei-Recherchen - Feldauswahl ....................................................................................262
Abbildung 161: Statistik erstellen/auswerten .............................................................................................265
Abbildung 162: Listenausgabe - Vorgaben................................................................................................266
Abbildung 163: Listenausgabe Zahlungsmodalitäten ................................................................................267
Abbildung 164: Listenausgabe Auswertung A = Abteilungsstruktur nach Alter .........................................267
Abbildung 165: Listenausgabe Auswertung B = Abteilungsstruktur Aktiv/Passiv .....................................268
Abbildung 166: Listenausgabe Auswertung C = Altersstruktur Aktiv/Passiv, Geschlecht .........................268
Abbildung 167: Listenausgabe Auswertung D = Geburts-/Eintrittsjahr......................................................269
Abbildung 168: Grafikausgabe - Dialogmaske ..........................................................................................270
Abbildung 169: Grafikausgabe - Beispiel...................................................................................................271
Abbildung 170: Statistik (2) - Vorgaben .....................................................................................................272
Abbildung 171: Statistik (2) - Druckbild .....................................................................................................273
Abbildung 172: Daten einlesen – Generelle Warnmeldung.......................................................................275
Abbildung 173: Alle Daten sichern - Auswahl ............................................................................................276
Abbildung 174: Stammdaten sichern - Auswahl ........................................................................................277
Abbildung 175: Stammdaten sichern - Hinweis .........................................................................................278
Abbildung 176: Stammdaten einlesen - Auswahl ......................................................................................279
SPG-Verein
IX
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 177: Sicherung einlesen - Hinweis ........................................................................................... 279
Abbildung 178: Datei-Manager.................................................................................................................. 281
Abbildung 179: PLZ-Verzeichnis ............................................................................................................... 283
Abbildung 180: Prüfliste Blz/Plz ................................................................................................................ 284
Abbildung 181: Daten exportieren ............................................................................................................. 285
Abbildung 182: Daten exportieren - Feldauswahl ..................................................................................... 287
Abbildung 183: Daten importieren............................................................................................................. 289
Abbildung 184: Beispieldatei - Test.txt ...................................................................................................... 289
Abbildung 185: Daten importieren - Auswahl der Importdatei................................................................... 290
Abbildung 186: Daten importieren - Zuordnungen .................................................................................... 291
Abbildung 187: Programm-Datum ändern ................................................................................................ 293
Abbildung 188: Neue Dialogmaske: Passwort verwalten ......................................................................... 294
Abbildung 189: DSA erstellen ................................................................................................................... 295
Abbildung 190: Einstellungen generell - (1. Navigationspunkt) ................................................................ 299
Abbildung 191: Einstellungen generell - (2. Navigationspunkt) ................................................................ 300
Abbildung 192: Einstellungen generell - (3. Navigationspunkt) ................................................................ 301
Abbildung 193: Einstellungen generell - (4. Navigationspunkt) ................................................................ 302
Abbildung 194: Einstellungen Bestand - (1. Navigationspunkt) ................................................................ 303
Abbildung 195: Einstellungen Bestand - (2. Navigationspunkt) ................................................................ 305
Abbildung 196: Einstellungen Bestand - (3. Navigationspunkt) ................................................................ 306
Abbildung 197: Einstellungen Bestand - (4. Navigationspunkt) ................................................................ 307
Abbildung 198: Einstellungen Bestand - (5. Navigationspunkt) ................................................................ 308
Abbildung 199: Sicherheitsabfrage bei Zusatzfeldern............................................................................... 309
Abbildung 200: Kennzeichnung von ausgetretenen Mitgliedern ............................................................... 310
Abbildung 201: Hilfe - Hilfethemen............................................................................................................ 312
Abbildung 202: Start Online-Update ......................................................................................................... 313
Abbildung 203: Beispiel einer Firewall-Warnmeldung .............................................................................. 314
Abbildung 204: Kein Update vorhanden ................................................................................................... 314
Abbildung 205: Downloadauswahl ............................................................................................................ 315
Abbildung 206: SPG-Verein Rebuild ......................................................................................................... 325
Abbildung 207: LSB-Statistik - Auswahl des Bundeslandes ..................................................................... 326
Abbildung 208: LSB-Statistik Niedersachsen – Menüübersicht ................................................................ 327
Abbildung 209: LSB-Statistik Niedersachsen – Daten zuordnen .............................................................. 328
Abbildung 210: LSB-Statistik Niedersachsen – Sportart auswählen ........................................................ 329
Abbildung 211: LSB-Statistik Niedersachsen – Statistik ausgeben .......................................................... 330
Abbildung 212: LSB-Statistik Niedersachsen – Menüübersicht ................................................................ 332
Abbildung 213: LSB-Statistik Bayern – Daten zuordnen........................................................................... 333
Abbildung 214: LSB-Statistik Bayern – Sportart auswählen ..................................................................... 334
Abbildung 215: LSB-Statistik Bayern – Statistik ausgeben....................................................................... 335
X
SPG-Verein
Grundlagen
Vorwort
Grundlagen
Vorwort
SPG-Verein ist ein Windows-Programm, mit dem man durch den Einsatz
modernster EDV sichere und detaillierte Informationen über das Vereinsgeschehen erhalten kann.
Die nachfolgend beschriebene Anwendung ist unter Berücksichtigung der
neuesten EDV-Entwicklung erstellt worden und erlaubt deshalb den
Einsatz auf fast allen Personal-Computern (PC).
Für die Erstellung/Änderung von Briefen, Listen, Etiketten und
Formularen bedient sich das Programm des Tools 'List & Label', welches
in einem separaten Handbuch beschrieben ist.
Mit dem separat zu startenden Modul ’SPG-Verein Rebuild’ kann in
bestimmten Fehlersituationen Abhilfe geschaffen werden. Nähere
Informationen hierzu können Sie dem Anhang des Handbuches
entnehmen.
Das Benutzerhandbuch soll Ihnen als Nachschlagewerk dienen. Um die
Aussagefähigkeit des Textes zu verstärken, wurden die Abbildungen fast
sämtlicher Bildschirminhalte und Druckbilder an den entsprechenden
Stellen des Handbuches eingefügt.
SPG-Verein
1
Grundlagen
Hinweise zum Handbuch
Hinweise zum Handbuch
Um fortlaufende Wiederholungen zu vermeiden, ist das Handbuch
prinzipiell nach Sachgebieten und Einzelarbeitsabläufen gegliedert.
Soweit möglich wurde sich dabei an dem Menüaufbau orientiert.
Die Bereiche des Handbuches sind nach Kapiteln und Abschnitten
gemäß Inhaltsverzeichnis geordnet. In der Kopfzeile des Handbuches
finden Sie oben links die Bezeichnung des Kapitels; der aktuelle Abschnitt
ist rechts in derselben Zeile aufgeführt. Das Handbuch ist durchgängig
nummeriert.
Der Bezug zu immer wiederkehrenden Sachverhalten wird durch
Querverweise hergestellt. Dadurch war es möglich, den Umfang dieses
Handbuches so gering und übersichtlich wie möglich zu halten. Die
Verweise erfolgen stets auf Kapitel/Abschnitt und sind kursiv dargestellt.
Sofern im Handbuch Programmfunktionen genannt werden, sind diese
durch eckige Klammern gekennzeichnet:
[MITGLIEDER]
[Änderungsdienst]
=
=
Hauptmenü
Menüpunkt bzw. Funktion
Bei der Nennung von Tätigkeiten in Bildschirmmasken, Datenfeldbezeichnungen und Programmhinweisen sind diese durch einfache
Anführungszeichen eingegrenzt:
'OK'
'Dateiumfang'
'Umsatzdaten löschen'
Tasten sind stets durch spitze Klammern markiert:
<ENTER>
Unter anderem wurden noch folgende Symbole verwendet:
2

=
Hinweis

=
Achtung

=
Diskette einlegen
SPG-Verein
Grundlagen
Urheberrecht
Urheberrecht
Das Programm SPG-Verein wurde unter Aufwendung erheblicher Mühe
und Kosten erstellt. Der gewerbliche Nutzen steht dem Urheber zu.
Verwechselungsfähige Nachahmung sowie unmittelbare (auch teilweise)
Übernahme durch Datenträger oder Abschrift verstoßen gegen das
Urheberrecht und verpflichten zum Schadenersatz.
Das Bedienerhandbuch unterliegt ebenfalls dem Urheberrecht.
Übernahme (auch teilweise) und Fotokopien sind untersagt, können
jedoch durch schriftliche Genehmigung des Urhebers gestattet werden.
Die kostenlose Weitergabe an Dritte ist nicht zulässig.
SPG-Verein
3
Grundlagen
Installation
Installationsarten
Erstinstallation
Vor Inbetriebnahme des Programms SPG-Verein ist die Installation auf
der Festplatte vorzunehmen. Grundsätzlich empfehlen wir, die bei der
Installationsroutine eingestellten Vorgaben möglichst beizubehalten.
Die Installation selbst (Anlegen eines neuen Unterverzeichnisses und
Kopieren der Programm-Module) erfolgt durch das Modul 'V-SETUP310.EXE', welches sich auf der CD befindet.
Updateinstallation
Eine Updateinstallation kann bei einer vorhandenen Installation von SPGVerein 2.x durch „darüber installieren“ vorgenommen werden. Es ist
jedoch ratsam, vorher eine Datensicherung durchzuführen (siehe
[EXTRAS] [Datensicherung]). Bei allen anderen Versionen ist eine
Rücksprache mit dem Lieferanten notwendig.
Während der Installation werden Sie gefragt, ob die Registrierungsdatei
'V-HELP2.DLW' überschrieben werden soll oder nicht. Sollten Sie von
Ihrem Lieferanten keine weiteren Informationen erhalten haben, so
betätigen Sie die Schaltfläche Nein, damit die Datei nicht überschrieben
wird.

4
Bitte beachten Sie, dass bei einer Updateinstallation nicht mehr
auf die vorhergehende Installation zugegriffen werden kann!
SPG-Verein
Grundlagen
Installation
Parallelinstallation
Bei einer bestehenden Installation kann auch in Erwägung gezogen
werden, eine Neuinstallation, die sgn. Parallelinstallation in ein neues
Verzeichnis durchzuführen. Dies stellt dem Anwender die Möglichkeit zur
Verfügung, sowohl die neue Version, als auch die Vorgängerversion zu
nutzen. Lediglich ein paralleler Aufruf von beiden Anwendungen ist nicht
möglich. Um den gleichen Datenstand bei beiden Installationen zu haben,
ist bei der Variante „Parallelinstallation“ noch ein manuelles Kopieren von
Daten aus den bestehenden in das neue Installationsverzeichnis
erforderlich; dazu kann das Windows Bordmittel – der Windows Explorer
– ohne Bedenken verwendet werden. Dazu ist die gewünschte Datei bzw.
das gewünschte Verzeichnis mit der rechten Maustaste anzuklicken und
„Kopieren“ zu wählen. Anschließend ist im Zielverzeichnis an der gleichen
Position wiederum die rechte Maustaste zu betätigen und „Einfügen“ zu
wählen.
Zu kopieren sind:
•
Die gewünschten Mandanten - zu finden im bisherigen
Installationsverzeichnis anhand des dreistelligen Vereinskürzels
sowie
• alle individuell erstellten Dokumente - dazu zählen die
o Briefe (Unterverzeichnis \briefe)
o Listen (Unterverzeichnis \listen),
o Formulare (Unterverzeichnis \formular) und
o Etiketten (Unterverzeichnis \etikett).
Zu finden sind diese Dokumente in den genannten Unterverzeichnissen
anhand des selbst vergebenen Namens.

Mit der Version 3.0 wurde eine spezielle Installationsroutine für
Clients geschaffen: v-setup-client.exe. Siehe dazu die
Erläuterungen unter ‚Durchführen der Clientinstallation’.
SPG-Verein
5
Grundlagen
Installation
Trennung von Programm- und Datenpfad
Die Trennung von Programm- und Datenpfad wird zu Beginn der
Installation festgelegt. Wird hier kein anderer Pfad als der
Vorgeschlagene ausgewählt, erfolgt die Installation mit der Ablage der
Daten im Programmverzeichnis:
Abbildung 1: Wahl des Datenpfades
Dies ist nicht nur im Netzwerk eine durchaus interessante Option,
sondern auch auf einem Standalone-PC. Hier kann ein zentraler
Datenbereich geschaffen werden, auf den mehrere Benutzer zugreifen
können, die natürlich einen exklusiven Zugriff besitzen sollten. Daneben
ist dies auch interessant beim Einsatz von Speichermedien im Netzwerk
wie USB-Festplatte oder Network Attached Storage [NAS]).
Eine nachträgliche Anpassung des Datenspeicherpfades ist ebenfalls
möglich. Hierzu ist die Datei ‘v-2000.ini‘ im Installationsverzeichnis mittels
eines Editors zu öffnen und der Eintrag [Datenbereich] zu suchen.
[Datenbereich]
Pfad=c:\Anwendungen\spg-verein\
6
SPG-Verein
Grundlagen
Installation
Sobald hier auf ein existentes und verfügbares Verzeichnis verwiesen
wird, sucht SPG-Verein nach Speicherung der Änderung und einem
Neustart des Programms die Daten in dem neuen Pfad. Es sollte nicht
vergessen werden, diese Daten dann auch in das neue Zielverzeichnis zu
transferieren – und dies vorzugsweise durch Kopieren und
anschließendem Löschen im Quellverzeichnis, um Problemen mit der
Rechtestruktur von Windows vorzubeugen.
Darüber hinaus müssen aus dem Installationsverzeichnis folgende
Dateien in das Root-Verzeichnis des Datenbereiches kopiert werden:
SPG-Verein
7
Grundlagen
Installation
Einzelplatz-/Serverinstallation
Für die Einzelplatz-/Serverinstallation sind keine besonderen
Vorkehrungen zu treffen. Nach dem Willkommensbildschirm, der Frage
nach dem Installationsverzeichnis für den Programm- und den Datenteil
sowie des Startmenü-Programmordners erfolgt die Zusammenfassung
der Installationsvorgaben:
Abbildung 2: Auswahl der Installationsart
An dieser Stelle besteht die Möglichkeit, durch aktiveren der
entsprechenden Checkbox ein Installationsprotokoll (Log-File) im
Installationsverzeichnis erstellen zu lassen. Das Log-File wird allerdings
nach dem ersten Programmaufruf gelöscht, da es weiter nicht mehr
benötigt wird.
Die Serverinstallation sollte stets von einem Administrator durchgeführt
werden,
da
für
eine
nachfolgende
Clientinstallation
das
Programmverzeichnis entsprechend freigegeben sein muß. Auch
benötigen die späteren Benutzer mindestens ‚’ändern’-Rechte auf dieses
Verzeichnis. Nähere Angaben sind der nachfolgend beschriebenen
Clientinstallation zu entnehmen.

8
Sofern das Basisbetriebssystem für die Installation ein Nachfolger
von Windows XP (also Vista oder Windows 7) ist, sollte aufgrund
der geänderten Technologie seitens Microsoft darauf geachtet
werden, dass als Zielverzeichnis C\SPG\SPG-Verein verwendet
wird. Dadurch wird späteren Problemen vorgebeugt.
SPG-Verein
Grundlagen
Installation
Clientinstallation
Eine Client(-/Server)installation in einem Netzwerk bietet Vorteile, wenn
mehrere Benutzer mit den gleichen Datenbeständen arbeiten müssen, da
diese zentral an einer Stelle vorgehalten werden und so stets alle
Benutzer auf den gleichen Datenbestand zugreifen. Ferner sinkt der
administrative Aufwand für Installation und Sicherung der Datenbestände
deutlich im Vergleich zu einer mehrfachen Einzelplatzinstallation.
Grundsätzlich sollte die Server- und Clientinstallation nur durch einen
Administrator durchgeführt werden.
Eine Clientinstallation setzt immer eine bereits erfolgte Serverinstallation
voraus. Anschließend ist die Setuproutine ’v-setup-client.exe’ auf dem
gewünschten Netzwerkclient mit administrativen Rechten zu starten.
Dabei ist darauf zu achten, dass zuerst das Serverlaufwerk mit dem
freigegebenem Programmverzeichnis zur Verfügung steht und dieses
Verzeichnis auch als Zielverzeichnis für die durchzuführende Installation
genutzt wird.
Die Bereitstellung des Verzeichnisses kann sowohl als ein dem
Administrator - und auch dem späteren Benutzer - zugeordnetes
Netzwerklaufwerk mit dem stets gleichen Laufwerksbuchstaben als auch
via Zuordnung mittels des sgn. UNC-Pfades gemäß dem Syntax
(\\Rechnername\Laufwerk\Verzeichnispfad) geschehen. Ein Praxisbeispiel für einen solchen UNC-Pfad könnte sein: \\PC1\C$\SPG-Verein.
Bei der Angabe des Installationspfades darf niemals ein (aus Clientsicht)
lokales Verzeichnis wie C: oder D: verwendet werden! Ferner muß auch
beachtet werden, dass der serverseitige Installationspfad nicht durch
Verschiebungen geändert wird; als Folge könnte die Clientinstallation
nicht mehr verwendet werden.
Sollte die Installationsvariante mit dem UNC-Pfad gewählt werden, ist zu
berücksichtigen, dass das Verzeichnis auch über die gewählte
Adressierung erreichbar ist; dazu kann folgender Test durchgeführt
werden: Wird in der Adresszeile des Windows Explorers der spätere Pfad
eingefügt und die Eingabe mittels <ENTER> bestätigt, sollte das
Zielverzeichnis angezeigt werden. Ist dies der Fall, kann die betreffende
Pfadangabe auch in der Installationsroutine durch händische Eingabe
verwendet werden. Wahlweise kann auch die durch den Test
herbeigeführte Verbindung des UNC-Pfades über den Windows Explorer
ausgewählt werden.
SPG-Verein
9
Grundlagen
Installation
Grundsätzlich ist es im Rahmen einer Netzwerkinstallation erforderlich,
dass in der Datei ‚v-2000.ini’ der Serverinstallation im Bereich
[Datenbereich] ebenfalls eine UNC-Pfadangabe für den Datenbereich
verwendet wird. Ausnahmefall ist, wenn der Datenbereich gleich dem
Programmverzeichnis ist. Dann ist keine Angabe bei Pfad erforderlich.
Nur durch die Verwendung des UNC-Verweises für den Datenbereich
kann sichergestellt werden, dass alle Netzwerkclients sowohl den
Programm- als auch den Datenbereich im Zugriff haben.
Nachfolgend eine kurze Beschreibung für die Anpassung der ‚v-2000.ini’
1. Auf der Serverinstallation in das Installationsverzeichnis der
Anwendung wechseln, im Regelfall dürfte dies C:\SPG\SPGVerein lauten.
2. Im Verzeichnis C:\SPG\SPG-Verein die Datei ’v-2000.ini’ mit dem
Windows Editor öffnen:
Abbildung 3: Anpassung der Datei ‚’v-2000.ini’
3. Der Pfad im Bereich [Datenbereich] ist wie folgt durch den UNCPfad zu ersetzen:
\\PCName\\C$\SPG\SPG-Verein
4. Die geänderte Datei ist zu speichern und zu schließen.
5. Durch einen Testaufruf des Programms auf dem Server kann
kontrolliert werden, ob auch nach der Pfadänderung auf den
Datenbereich zugegriffen werden kann.
10
SPG-Verein
Grundlagen
Programmstart
Programmstart
Die Anwendung kann nunmehr über das Icon 'SPG-Verein' per
Doppelklick mit der linken Maustaste (wie in allen Windows-Programmen
üblich) erstmals gestartet werden.
Das Eröffnungslogo bestätigen Sie einfach mittels der Schaltfläche
'weiter':
Abbildung 4: Eröffnungslogo
Anschließend verzweigt das Programm in die Bestandsauswahl.

Bei einer Ersterfassung sind zunächst die Stammdaten wie
Mandant, Abteilung, Beiträge usw. zu erfassen; erst dann schließt
sich die Erfassung der Mitgliederdaten an.
Die weitere
nachzulesen.
SPG-Verein
Vorgehensweise
ist
unter
[BESTAND]
[Auswählen]
11
Grundlagen
Versionshistorie
Versionshistorie / Grundlegende Änderungen
Version 2.4
• Erweiterung der Funktionalitäten der Funktion ’Mitglieder pflegen’
• Erweiterte Prüfungen bei Neuanlage eines Mitglieds
• Optimierte Selektionsmöglichkeiten für Mitglieder
• Erforderliche Anpassungen gemäß StÄndG2003
• Einführung des DTA-Datei-Splittings, um den Upload von DTADateien über das Internet-Banking zu ermöglichen
• Aktualisierungen externer Datenbestände (PLZ-Datei, Blz-Datei)
Version 2.5
• Neuformatierung des Anschriftenfeldes gemäß der DIN-Änderung
• Deaktivierung der standardmäßigen Passwortabfrage nach dem
Programmstart
• Erweiterungen für SPG-Verein-Web-Nutzer
• Optimierter Einstiegsbildschirm nach Mandantenauswahl
• Einführung eines Lichtbildausweises
• Erweiterung des Mahnlaufes
• Löschung des Menüpunktes [EXTRAS] [Datenübernahme-V2000
4.X] und [Datenübernahme-V2000 5.X]. Dabei handelte es sich um
die veralteten DOS-Applikationen.
• Einführung der Prüfliste Blz/Plz
12
SPG-Verein
Grundlagen
Versionshistorie
Version 2.6
• Neugestaltung der Installationsroutine
• Neues Eröffnungslogo
• Verwendung von Groß- und Kleinschreibung für Standardlisten
• Kontextmenü über die rechte Maustaste im Hauptmenü wieder
verfügbar
• Für die Geburtstagsliste ist keine vorherige Sortierung mehr
notwendig (aber weiterhin möglich)
• Löschung der Änderungsdaten beim Jahres-/Periodenwechsel jetzt
möglich
• Einführung der Funktion [EXTRAS] [Daten importieren], um *.txt und
*.csv-Dateien zu importieren
• Erweiterung
der
[Einstellungen]
Einstellmöglichkeiten
unter
[EXTRAS]
• Einführung eines Online-Updates
• Die Listendarstellung wurde im Kopfzeilenbereich verbessert
Version 2.7
• Erweiterung der Arbeitsoberfläche
• Einbindung von Grafiken in die Mitgliederverwaltung
• E-Mail-Versand aus der Anwendung heraus
• Neue Selektion: Jubiläen
• Datenexportmöglichkeit für Microsoft Excel (*.csv)
• Erneuerung der Listboxen für die Dateiauswahl und die
Stammdatenauflistung. Ein Mausklick auf den Spaltenkopf
ermöglicht eine Sortierung.
• Neue Bankleitzahlendatei
• List&Label jetzt in der Version 9.0
SPG-Verein
13
Grundlagen
Versionshistorie
Version 2.8
• Neue Iconleiste (mehr Funktionen direkt erreichbar, kontextsensitiv)
• Speicherung der Sortierreihenfolge des Hauptmenüs
• Berücksichtigung von Umlauten in Auflistungen (Umlaute der Felder
’NAME’ und ’NACHNAME’ werden entsprechend berücksichtigt)
• Eine Änderungshistorie kann direkt über ein Icon für das aufgerufene
Mitglied ausgegeben werden
• Erweiterung der Bilderverwaltung
• Neue Registerkarte in der Mitgliederpflege und Prozeduren für die
Verwendung einer Postanschrift
• Wandlung von entscheidenden Formatfeldern in Briefen in das
RichTextFormat (RTF)
• Erweiterung der Möglichkeiten beim E-Mail-Versand
• Integration einer Prozedur für fortlaufende Rechnungsnummern
• Integration der Grafikausgabe in die Anwendung; es wird kein
externes Modul mehr gestartet
• Erweiterung und Erinnerungsfunktion bei der Datensicherung
• In List&Label ist jetzt zur einfacheren Erstellung der hinterlegte
Assistent nutzbar. Über den Menüpunkt ’Projekt->Optionen>Arbeitsbereich’ ist eine jederzeitige Deaktivierung möglich
• Neue Computerbriefe: Eintritt1 und Austritt
• Neue Computerlisten: ’Auswertung
Durchschnittsalter’
14
Notizen’ und ’Auswertung
SPG-Verein
Grundlagen
Versionshistorie
Version 2.9
• Trennung von Datenpfad und Programmpfad bei der Installation und
im Nachhinein möglich
• Mandantenbezogenen Einstellungen für das Hauptmenü möglich
• Optische Neugestaltung von diversen Schaltflächen
• Verknüpfung von Mitgliedern möglich
• BIC und IBAN jetzt integriert
• Felderweiterungen bei Mitgliedern
• Neues Modul für den Bereich „Zahlungen erfassen“
• Neuer Hauptmenüpunkt [EINSTELLUNGEN]
• Alle Daten sichern: Sicherung erfolgt im ZIP-Format
• Integration der LSB-Statistiken in das Hauptmenü
• Neue Bankleitzahlendatei (Stand 31.07.2009)
• Neue Default-Werte für die Farbgestaltung Optionen / Mitgliedskonto
/ Listboxen
• E-Mail: neue Option ’ausgetretene Mitglieder ausgeben’
• Neue Computerlisten
’Auflistung Zusatzfelder’ + ‘Mitglieder-Anzahl-Abt‘
SPG-Verein
15
Grundlagen
Versionshistorie
Version 3.0
• Neugestaltete Installationsroutine (Gesonderte Routinen für
Einzelplatz(Server-)Installation und Clientinstallation
• Überarbeitete Berechtigungsprüfung
• Individualisierbare Mitgliederübersicht
• Überarbeitete Bildschirm- und Druckerausgabe
• Änderungen in der Verzeichnisstruktur
• Beschleunigung der Listenvorschau
• Neu: Dokumentenarchiv
• Neu: An vielen Stellen ist ein grafischer Kalender einblendbar
• Neu: List&Label, Version 15
• Handcursor in Form und Größe angepasst
• Schriftart „Arial“ in nun fast allen Bildschirmmasken
• Der Vorgabewert für die Anzeige von Listen und Formularen beträgt
einheitlich 100%
16
SPG-Verein
Grundlagen
Versionshistorie
Version 3.1
• Automatisches Update bei Programmstart
• SEPA-Erweiterungen
• Neue Briefverwaltung / Rechnungsverwaltung / Mahnbriefverwaltung
• Neue Funktionen im E-Mail-Versand
• Neue Funktionen und Optimierungen im Bereich [Daten importieren]
• DSA – Deutscher Sportausweis integriert
• Verbandsmeldungen jetzt auch für Sachsen, MecklenburgVorpommern, Thüringen und Brandenburg
• Bei diversen Funktionen wurden die Optionen ins Hauptmenü
verlagert
• www.spg-direkt.de – Ihr Link ins Internet für Information und
Kommunikation
• Aktuelle Datenbestände für die Bereiche ‘Bankleitzahlen‘ und
‚Postleitzahlen‘
SPG-Verein
17
Grundlagen
Vereinskennzeichen
Vereinskennzeichen
SPG-Verein ist mandantenfähig, d. h. Sie können mehrere Mandanten
(Datenbestände) bearbeiten, die voneinander losgelöst sind. Die
Mandanten werden durch das Vereinskennzeichen bestimmt.
Nach Start des Programms wird zunächst die Auswahl eines Vereins in
der Bildschirmmaske vorgeschlagen. Erfolgt hier ein Abbruch, sind in
dem Hauptmenü nur die Menüpunkte [BESTAND] und [HILFE]
anwählbar. Weitere Einzelheiten sind im Kapitel [Bestand] nachzulesen.
Das Vereinskennzeichen muss aus 3 Stellen bestehen und könnte zum
Beispiel lauten:



VFB
123
B01
Folgende Zeichen dürfen für die Bildung des Vereinskennzeichens
verwendet werden.


18
die Buchstaben A - Z
die Ziffern 0 - 9
SPG-Verein
Grundlagen
Bedienung
Allgemeines
Wie bei Windows-Programmen üblich, lässt sich auch SPG-Verein
prinzipiell sowohl mit
- der Maus

- der Tastatur

als auch
bedienen.
Menüführung und Bildschirmmasken innerhalb einer grafischen
Oberfläche lassen sich gewöhnlicherweise mit einer Maus unkomplizierter
bedienen als mit der Tastatur. Wiederum gibt es Situationen, wo die
Handhabung über die Tastatur leichter fällt. Sie sollten daher aufgrund
Ihrer Erfahrung mit diesen Komponenten von Fall zu Fall selbst
entscheiden, welches Peripheriegerät in welcher Situation ökonomischer
einzusetzen ist.
Mausfunktionen
Die Mausbedienung erfolgt in der üblichen Benutzung einer grafischen
Oberfläche, d. h. auf der gewünschten Position ist der Mauszeiger zu
platzieren und mit der linken Maustaste anzuklicken.
Auch die anderen bekannten Aktionen mit der Maus (Zeigen, Ziehen und
Doppelklicken) sind - wie unter Windows üblich - in dem Menü und den
Bildschirmmasken ausführbar.
Insofern wird auf die einschlägige Windows-Literatur verwiesen.
SPG-Verein
19
Grundlagen
Bedienung
Tastenfunktionen
Mit der Tastatur können sie im Wesentlichen alle Maskeninhalte
erreichen (anwählen) und diese aktivieren/deaktivieren. Über sogenannte
Hotkeys (Alt + Taste) werden die einzelnen Menüs direkt ausgewählt.
Als Editiertasten stehen alle gängigen Standardfunktionstasten zur
Verfügung (<Cursor-Tasten>, <Pos1>, <Ende>, <Einfg>, <Entf> etc.).
Datumsfelder sind je nach Vorgabe im Format TTMMJJJJ oder TTMMJJ
zu erfassen. Die Zwischenpunkte werden in der Regel automatisch nach
Bestätigung eingefügt.
Eingabe: 01082001

20
Umsetzung:
01.08.2001
Die Tastenkombinationen <Strg+Untbr> sowie <Strg+Alt+Entf>
dürfen innerhalb der Anwendung nicht betätigt werden. Ansonsten
kann es zu einem Datenverlust kommen, der ein Aufsetzen auf
Basis der letzten Datensicherung erforderlich macht.
SPG-Verein
Grundlagen
Druckausgaben
Druckausgaben
Druckausgaben in SPG-Verein sind unter verschiedenen Menüpunkten
möglich. Dabei handelt es sich grundsätzlich um




Listen
Briefe
Etiketten
Formulare
Das Programm fragt nach obiger Auswahl in einer Bildschirmmaske
verschiedene Kriterien zur inhaltlichen Aufbereitung der Druckausgabe
ab; die technische - vom Dateninhalt unabhängige - Aufbereitung findet
anschließend in einem zweiten Dialogfenster (’Ausgabe-Einstellungen’)
statt. Für die inhaltliche Aufbereitung ist neben der Festlegung des
Dateiumfanges auch ggf. die Angabe einer Ausgabeart, Auswertung oder
Sortierung erforderlich.
Abbildung 5: Abfrage in einer Bildschirmmaske zur Druckausgabe
SPG-Verein
21
Grundlagen
Druckausgaben
Dateiumfang
Von einigen Ausnahmen abgesehen (z. B. Listen aus der
Beitragserhebung) kann die Druckausgabe auf einen bestimmten
Dateiumfang (z. B. Mitgliedsnummer von ... bis ...) begrenzt werden. Zu
jeder Druckausgabe wird im Handbuch auf die möglichen
Ausgabekriterien hingewiesen.
Ausgabeart
Hier kann festgelegt werden, ob die Ausgabe in numerischer oder
alphabetischer Reihenfolge erfolgen oder aber auf einer vorher
durchgeführten Selektion oder Sortierung basieren soll.
Auswertung
Hierunter erfolgt die Festlegung, ob die Ausgabe für den Gesamtbestand
oder alle Abteilungen nacheinander vorgenommen werden soll bzw. auf
eine bestimmte Abteilung zu beschränken ist.
Spezielle Vorgaben (Optionen) zu den Druckausgaben werden ggf. in den
Bildschirmmasken angeboten und sind an den entsprechenden Stellen
des Handbuches beschrieben.
22
SPG-Verein
Grundlagen
Druckausgaben
Ausgabe-Einstellungen
In der nachfolgenden Dialogmaske ‚’Ausgabe-Einstellungen’ werden die
für die technische Ausgabe des Ausdrucks notwendigen Einstellungen
vorgenommen:
Abbildung 6: Abfrage Ausgabe-Einstellungen
Im Bereich ‚’Ausgabemedium’ ist zuerst festzulegen, welcher
Drucker(treiber) verwendet werden soll. Grundsätzlich wird der über die
Systemsteuerung des Betriebssystems zu verwaltende Standarddrucker
eingeblendet; über die Schaltfläche Ändern kann ein anderer Drucker
ausgewählt werden. Nachfolgend wird das Ausgabemedium festgelegt.
So kann an dieser Stelle die klassische Vorschau, die Druckausgabe auf
den vorher selektierten Drucker, oder auch die Ausgabe als JPEG-Datei,
als HTML-Format oder als PDF-Dokument eingestellt werden.
Gerade das PDF-Format kann mittels des kostenlos verfügbaren Adobe
Readers oder betriebssystemeigenen Anzeigemedien auf nahezu jedem
Computer oder mobilem Gerät geöffnet werden und zeichnet sich somit
durch eine hohe Portabilität aus.
Weitere Ausgabemedien sind in der Anwendung verfügbar und werden
regelmäßig überprüft und ggf. angepasst.
SPG-Verein
23
Grundlagen
Druckausgaben
Wenn sich der Anwender unsicher ist, welches Ergebnis seine Vorgaben
erzielen, sollte er die Druckausgabe vorweg über Vorschau sichten. In
einem weiteren Aufruf der Funktion kann er dann unter Eingabe
derselben Vorgaben den Ausdruck vornehmen.
Im Bereich ‚’Optionen’ kann die Ausgabe z. B. des Listenumfanges bei
allen Auswertungen etwa durch Vorgabe 'von Seite ... bis Seite ...'
begrenzt werden. Mittels Semikolon können auch mehrere
Seitenbereiche vorgegeben werden.
Die Checkbox „Einstellungen permanent speichern“ hat nur eine
Bedeutung für die aktuelle Ausgabe (Liste, Brief, Formular oder Etikett)
und sollte nicht genutzt werden.
Bei allen Listenausgaben werden in den Kopfzeilen folgende variable
Angaben mit angedruckt:




Listenbezeichnung
Tagesdatum
fortlaufende Seitennummer
Feldinhalt (Aufteilung der Druckspalten)
Die Aufbereitung des Anschriftenfeldes erfolgt gemäß den aktuellen
Postvorschriften (u. a. keine Leerzeile zwischen Straße und Plz/Ort
mehr). Ferner erhalten Auslandsanschriften nach der Ortszeile eine Zeile
mit der Länderbezeichnung in Großbuchstaben (Voraussetzung: beim
Mitglied ist das Feld ’Land’ gefüllt.
Diesen neuen Konventionen entsprechen alle Standardbriefe; individuelle
Dokumenten müssen durch den Anwender angepaßt werden. Dabei
erfolgt die Aufbereitung der Variable „Land“ analog des Aufbaus der
Variable „Bezirk“. Die ersten fünf Stellen nehmen das Länderkennzeichen
auf; danach folgen ein Trennstrich und die Länderbezeichnung gemäß
Ländertabelle.
24
SPG-Verein
Grundlagen
Berechtigungsprüfung
Berechtigungsprüfung
Innerhalb der Anwendung SPG-Verein ist aus Sicherheitsgründen ein
Bedienerkonzept mit Passwort-Logik integriert worden. Ob von dieser
Möglichkeit Gebrauch gemacht wird, bleibt dem Anwender überlassen.
Die Entscheidung zur Integration dieser Variante kann bei Inbetriebnahme
der Anwendung getroffen werden. Sowohl eine nachträgliche Integration
als auch die Aufhebung der Berechtigungsprüfung ist jederzeit möglich.
Erstbetrieb
Es ist kein Kennwort hinterlegt; eine Passwortabfrage geschieht nicht.
Soll die Anwendung unter Einbeziehung der Berechtigungsprüfung
eingesetzt werden, ist hier das vorgesehene Passwort unter [EXTRAS]
[Passwort verwalten] einzugeben (max. 6 Stellen). Zum Schutz vor
Tippfehlern muß die Eingabe eines neuen Passwortes stets wiederholt
werden. Künftig wird nach jedem Programmstart oder Wechsel des
Vereinskennzeichens die Vorgabe dieses Passwortes verlangt, wenn es
bei dem jeweiligen Mandanten hinterlegt ist.
Die Eingaben in dieser Maske werden verständlicherweise nicht im
Klartext, sondern nur durch '*' symbolisiert:
Die weitere Passwortverwaltung ist ebenfalls unter [EXTRAS] [Passwort
verwalten] beschrieben.

Dass der Computer das Passwort nicht vergisst, können wir
garantieren, aber gegen menschliche Schwächen kann nur der
Anwender selber Vorsorge treffen. Sollte trotzdem einmal der Fall
eintreten, dass das aktuelle Passwort vergessen wurde, so
wenden Sie sich bitte an Ihren Lieferanten.
SPG-Verein
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Grundlagen
Menüführung
Menüführung
Nach Auswahl des Bestandes durch Vorgabe des Vereinskennzeichens
und erfolgter Berechtigungsprüfung befinden Sie sich im Hauptmenü von
SPG-Verein:
Abbildung 7: Hauptmenü
Im oberen Teil des Bildschirms erscheint unterhalb der Titelleiste die
Menüleiste. Jeder der acht Menüpunkte (BESTAND, MITGLIEDER,
BEITRÄGE, STAMMDATEN, KARTEI, EXTRAS EINSTELLUNGEN und
HILFE) beinhaltet eine Reihe von Programmfunktionen, die nach dem
Anwählen dieses Oberbegriffes untereinander aufgelistet sind. Die
Abgrenzung mittels Trennstriche innerhalb der Liste soll eine Gruppierung
zusammenhängender Funktionen darstellen. Diese Form wird als PullDown-Menüführung bezeichnet.
Auf die Menüleisten folgt die sgn. Iconleiste, die wichtige Funktionen aus
den Hauptmenüpunkten direkt zugänglich macht. Die Iconleiste ist
kontextsensitiv, d. h., die dargestellten Icons richten sich nach den jeweils
möglichen Funktionen der Anwendung.
26
SPG-Verein
Grundlagen
Menüführung
Auf der Arbeitsoberfläche von SPG-Verein (Desktop) ist nach Auswahl
eines Mandanten eine Mitgliederliste in Tabellenform zu sehen. Per
Doppelklick mit der linken Maustaste auf das gewünschte Mitglied
verzweigt die Anwendung in den Menüpunkt [MITGLIEDER]
[Änderungsdienst] Mitglieder pflegen.
Einzelne Icons beziehen sich auf das in der Mitgliederliste markierte
Mitglied und rufen die entsprechenden Daten mit auf. Beispielsweise wird
ein markiertes Mitglied beim Betätigen des Icons ’Mitgliedskonto’
automatisch mit aufgerufen.
Die Sortierreihenfolge der Mitgliederliste im Hauptmenü wird automatisch
beim Beenden der Anwendung gespeichert und steht somit nach einem
Neustart wieder zur Verfügung.
Durch die integrierte „Geburtstage-Funktion“ ist es problemlos möglich,
schnell einen Überblick in Form einer Auswertung über die Geburtstage
der Mitglieder zu erhalten.
 Das Layout und die Bestandteile der Tabelle können je Mandant
durch den Anwender an den persönlichen Bedarf angepaßt
werden. Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche ’Layout’ wird
ein Dialogfenster mit vier Registerkarten geöffnet; dort können die
Farbgestaltung, die Schriftart und das Scrollverhalten eingestellt
sowie diverse Optionen festgelegt werden. Über die Schaltfläche
’Spalten’ wird der Benutzer in die Lage versetzt, die
Spaltenkonfiguration selbst zu definieren. Es können bestehende
Spalten gelöscht und neue hinzugefügt werden. Über die
Schaltfläche ’Sichern’ wird die aktuelle Konfiguration gespeichert.
Zur weiteren Vereinfachung der täglichen Arbeit kann die
Mitgliederübersicht mittels Einsatz einer standardisierten oder individuell
erstellten Selektions-/Sortiertdatei angepasst werden. Es handelt sich
dabei um die gleichen Dateien, die auch unter [MITGLIEDER] [Mitglieder
selektieren] zum Einsatz kommen.
Diese Filterung der Mitgliederübersicht im Hauptmenü kann z. B. dazu
dienen, gerade volljährig gewordene Mitglieder übersichtlich aufzulisten
und entsprechend notwendige Bearbeitungsschritte vorzunehmen. Soll
die standardmäßige Mitgliederübersicht wieder zum Einsatz kommen, ist
lediglich mit der linken Maustaste die Schaltfläche alle zu Betätigen.
SPG-Verein
27
Grundlagen
Menüführung
Innerhalb des Hauptmenüs kann jetzt eine Schnellrecherche im
geladenen Mitgliederbestand durchgeführt werden. Dazu muss in dem
entsprechenden Eingabefeld eine aus mindestens drei Zeichen
bestehende Folge eingegeben werden; der Gebrauch von sgn.
Jokerzeichen, die für einen beliebigen anderen Buchstaben stehen, ist
zulässig. Als Jokerzeichen kann hier ein '?' verwendet werden. Nicht
notwendig ist eine Beachtung von Groß- und Kleinschreibung, da diese
nicht überprüft wird:
Die Eingabe ist entweder mit <ENTER> oder mittels Mausklick auf das
rechts daneben befindliche Symbol (Lupe) zu bestätigen; anschließend
erscheint in der Mitgliederübersicht der Trefferkreis. Mittels eines linken
Mausklicks auf die Schaltfläche alle kann die durchgeführte Selektion
rückgängig gemacht werden.
Der Wechsel zwischen den Menüpunkten und Auswahl der Funktionen
erfolgt mittels der <Cursortasten> oder durch Anklicken mit der Maus.
Befindet sich hinter dem Funktionsnamen ein Pfeil, kennzeichnet dies ein
Bestehen weiterer Auswahlmenüs (Untermenü). Beim Anwählen der
Funktion wird das bestehende Untermenü aufgeklappt. Sofern kein Pfeil
vorhanden ist, wird diese Funktion nach Anwahl direkt ausgeführt.
28
SPG-Verein
Grundlagen
Menüführung
Beim Klicken mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich des
Hauptmenüs werden in einem sog. Kontextmenü die wichtigsten Listen
des Programms zur Auswahl angeboten:
Mitglied neu anlegen
Mitglied ändern
Mitglied löschen
----------------------------------------Einzel-Etikett ausgeben
Einzel-Brief ausgeben
----------------------------------------Liste (1) - adressbezogen
Liste (2) - übrige Daten
Liste (3) - Beiträge
Geburtstagsliste
Infopostliste
Änderungsprotokoll
Saldenliste
Zahlungsliste
Mitgliedskonto
Statistik
Die Auswahl kann durch Anklicken mit der linken Maustaste erfolgen.
Bei der Ausführung von Funktionen öffnet SPG-Verein entsprechende
Bildschirmfenster (Windows). Die angewählte und somit aktive Funktion
wird immer in der Kopfzeile des Fensters angezeigt. Alle Eingaben
beziehen sich jeweils auf das aktuelle Fenster.
SPG-Verein
29
Grundlagen
Menüführung
Mandantenbezogene Einstellungen für das Hauptmenü
SPG-Verein bietet die Möglichkeit, die Einstellungen bzw. Konfigurationen
für das Hauptmenü mandantenbezogen zu speichern. Damit können die
Präferenzen eines jeden Mandanten bzw. die Vorlieben des Anwenders
für ein bestimmtes Aussehen der Anwendung individuell hinterlegt werden
und stehen bei einer Anmeldung entsprechend sofort zur Verfügung.
Die jeweiligen Einstellungen werden im Verzeichnis ‘parameter‘ unter
dem Dateinamen xxx-menu.cfg (xxx=Vereinskennzeichen) gespeichert.
Ist bei Aufruf eines Vereinskennzeichen keine individuelle Einstellung
vorhanden, fehlt also die Datei xxx-menu.cfg, so werden die Werte aus
der Datei ‘v-menu.cfg‘ ausgelesen. Diese Default-Datei befindet sich im
Installationsverzeichnis oder Datenverzeichnis.
Für alle Fenster und Menüs gilt grundsätzlich:
<ESC>
<ENTER>
( oder <nein> ) = ein Schritt zurück, Beendigung
( oder <ja> )
= Bestätigung
Bei Aufruf der Online-Hilfe und Funktionen, die eine eigene Menüleiste
enthalten (Anwendungsfenster), ist die Beendigung wie folgt möglich:
30

Auswahl im Menü 'Datei' die Funktion 'Beenden'

Doppelklick mit der Maus auf das linke obere Kästchen des
Fensters (Systemmenüfeld)

Betätigen von <ALT> + <F4> über die Tastatur
SPG-Verein
Grundlagen
Menüführung
Im unteren Bereich befindet sich die Statusleiste (Fußleiste). Hieraus sind
folgende Angaben abzulesen:
Bestand: xxx
/ Anzahl Mitglieder: xxxx
INS / ‘ohne Inhalt’
CAPS / ‘ohne Inhalt’
NUM / ‘ohne Inhalt’
Prog.-Datum:
Uhrzeit
SPG-Verein
Der ausgewählte Bestand, der zur Bearbeitung
ansteht und die Anzahl der Mitglieder
Zeigt die aktivierte <Einfg>-Taste an
Zeigt die aktivierte <CapsLock>-Taste an
Zeigt die aktivierte <NumLock>-Taste
(numerischer Zahlenblock) an
Aktuelles Programmdatum 10-stellig (z. B.
31.12.2009); normalerweise identisch mit
Systemdatum, sofern nicht unter [EXTRAS]
[Programm-Datum ändern] eine Anpassung
erfolgte
Aktuelle Uhrzeit des Systems
31
Grundlagen
Listenfeld/Subdialog
Listenfeld/Subdialog
Bei dem sogenannten einzeiligen Listenfeld wird - wie unter Windows
üblich - in einem rechteckigen Feld die aktuelle Auswahl dargestellt.
Wenn Sie den Pfeil im Kästchen rechts wählen, öffnet sich eine Liste mit
den verfügbaren Auswahlmöglichkeiten. Diese Liste kann in den
folgenden Varianten am Bildschirm erscheinen:
 Das Listenfeld wird nach unten aufgeklappt; die Liste weist die
gleiche Breite wie das darüberstehende Feld auf. Eine direkte
Auswahl des gewünschten Eintrags ist möglich.
 Es wird eine gesonderte Bildschirmmaske geöffnet, in der die
verfügbaren Auswahlmöglichkeiten stehen. Über diese Maske ist
neben der Auswahl auch eine Neuanlage, Änderung oder
Löschung eines Eintrags möglich. Diese Funktionalität wird auch
als Subdialog bezeichnet und besteht bei diesem Programm in
allen Feldern, die über [Stammdaten pflegen] aufrufbar sind.
Befindet sich der Cursor in so einem Listenfeld, ist der Aufruf der
Auswahlmaske auch über <F2> möglich.
Abbildung 8: Subdialog [Bezirke pflegen] nach Aufruf unter [Mitglieder pflegen]
Sie haben die Möglichkeit, sich mit den <Blätter- und Cursortasten>
innerhalb des Fensters zu bewegen. Über die Bildlaufleiste am rechten
Rand des Fensters besteht durch Anklicken mit der Maus ebenfalls diese
Gelegenheit.
32
SPG-Verein
Grundlagen
Online-Hilfe
Online-Hilfe
Die Online-Hilfe unter SPG-Verein soll dem Anwender möglichst gezielt
umfangreiche Informationen zur Verfügung stellen. Deshalb wird dies
auch als kontextbezogene Hilfe bezeichnet.
Das Hilfesystem beinhaltet bis auf die grafischen Abbildungen die
komplette Handbuchdokumentation.
Abbildung 9: Online-Hilfe
Die Hilfefunktion kann generell über den Menüpunkt [HILFE] als
Gesamtangebot ausgewählt werden. In den einzelnen Bildschirmmasken
wird über die Schaltfläche 'Hilfe' außerdem gezielt zu der jeweils
aufgerufenen Maske situationsbezogen eine Hilfestellung gegeben.
Grundsätzlich ist in den Masken der Aufruf auch über <F1> möglich.
Weitere Aussagen zu der Hilfefunktion können Sie weiter hinter in diesem
Handbuch in dem Kapitel [HILFE] nachlesen.
SPG-Verein
33
Bestand
Übersicht
[BESTAND]
Übersicht
Unter
dem
Menüpunkt
[BESTAND]
können
Mandanten
(Vereinskennzeichen) angelegt, ausgewählt und gelöscht werden.
Außerdem ist hierüber die Beendigung des Programms möglich.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Neu
Auswählen
Löschen
--------------------------Beenden
34
SPG-Verein
Bestand
Neu
[Neu]
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 10: Neuen Bestand anlegen
In dieser Maske können Sie beliebig viele Mandanten anlegen. Unter
Kennzeichen geben Sie eine geläufige Bezeichnung (max. 3 Zeichen
alphanumerisch) des Vereins vor. Weitere Informationen sind unter dem
Kapitel Grundlagen Abschnitt Vereinskennzeichen nachzulesen.
Über 'OK' wird der Bestand namentlich angelegt. In dem Installationsverzeichnis des Programms (Standard: \SPG-VEREIN) erfolgt
automatisch für diesen Verein die Anlegung eines Unterverzeichnisses
mit gleicher Bezeichnung.
Danach verzweigt das Programm in die Berechtigungsprüfung. Für den
neu angelegten Verein können Sie jetzt unter 'neues Passwort' eine
Kennung vorgeben. Dies ist auch noch später unter [EXTRAS] [Passwort
verwalten] möglich.
Weitere Informationen hierüber lesen Sie bitte in diesem Kapitel oder
unter Grundlagen/Berechtigungsprüfung nach.
Nach der Berechtigungsprüfung verzweigt das Programm abschließend in
die Bildschirmmaske [Vereinsdaten pflegen]. Hier sind die Stammdaten
des Vereins (Mandanten) vorzugeben und über 'Speichern' im System
abzulegen. Einzelheiten hierüber sind in dem entsprechenden
Kapitel / Abschnitt nachzulesen.
SPG-Verein
35
Bestand
Auswählen
[Auswählen]
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 11: Bestand auswählen
In der Auswahlliste werden alle angelegten Mandanten angezeigt. Neben
dem Vereinskennzeichen erscheint auch die ausgeschriebene Bezeichnung des Vereins, die bei den Stammdaten erfasst wurde.
Der gewünschte Bestand ist mittels Maus oder den <Cursortasten> und
anschließendem 'OK' auszuwählen. Das Programm verzweigt in die
Berechtigungsprüfung, wo das hinterlegte Passwort abgefragt wird. Bei
dieser Gelegenheit ist auch eine Änderung des Passwortes möglich.
Nähere
Einzelheiten
hierzu
Grundlagen/Berechtigungsprüfung
nachzulesen.
36
sind
unter
dem
Kapitel
oder Extras/Passwort verwalten
SPG-Verein
Bestand
Löschen
[Löschen]
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint nachstehende Bildschirmmaske:
Abbildung 12: Bestand löschen
Hierbei handelt es sich um die gleiche Auswahlliste wie unter der
Funktion [BESTAND] [Auswählen].
Der zu löschende Bestand ist entsprechend zu markieren und über 'OK'
zu bestätigen. Wird der bereits aktuelle Bestand ausgewählt, erfolgt auf
dem Bildschirm der Hinweis:
Der bereits ausgewählte Bestand kann nicht gelöscht werden !
OK
SPG-Verein
37
Bestand
Löschen
Um trotzdem eine Löschung dieses Bestandes vornehmen zu können,
muss zunächst unter [BESTAND] [Auswählen] ein anderer Bestand
gewählt werden. Dann ist die Funktion [Löschen] erneut aufzurufen.
Nach Bestätigung über 'OK' erscheint die folgende Sicherheitsabfrage am
Bildschirm:
Kennzeichen wirklich löschen ?
Ja
Nein
Bei Bestätigung mit 'Ja' verzweigt das Programm nun noch in die
Berechtigungsprüfung, in der Sie das ggf. vorhandene Passwort
vorgeben müssen. Dies soll sicherstellen, dass nur berechtigte Bediener
Löschungen vornehmen können.
Mit Löschung des Vereinskennzeichens wird auch das mit gleicher
Bezeichnung vorhandene Unterverzeichnis auf der Festplatte entfernt.
38
SPG-Verein
Bestand
Programm-Ende
[Beenden]
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint nachstehende Sicherheitsabfrage
auf dem Bildschirm:
Programm wirklich beenden ?
Ja
Nein
Durch Bestätigung mit 'Ja' wird das Programm vollständig beendet; bei
'Nein' verzweigt das Programm zum Hauptmenü zurück, von wo aus
weitere Funktionen aufgerufen werden können.
Das Programmende kann auch über einen Doppelklick auf das obere
linke Schließkästchen oder durch die Tastenkombination <Alt> + <F4>
erfolgen.
SPG-Verein warnt den Benutzer standardmäßig 10 Tage nach der letzten
Stammdatensicherung. mit der folgenden Meldung:
Abbildung 13: Warnung nach Intervallüberschreitung der Stammdatensicherung
Der Benutzer hat hier die Möglichkeit, durch Betätigen der Schaltfläche
’Ja’ direkt zum Menüpunkt [alle Daten sichern (zip-Datei)] zu verzweigen,
oder durch Betätigen der Schaltfläche ’Nein’ das Programm zu beenden.
Der Standard-Warnwert ist individuell einstellbar; dafür ist der Menüpunkt
[EINSTELLUNGEN] [Einstellungen (generell)] und dort die Registerkarte
„Sonstiges“ aufzurufen:
SPG-Verein
39
Bestand
Programm-Ende
Abbildung 14: Intervallwert ändern
Hier kann jeder beliebige Wert eingegeben werden; 0000 deaktiviert die
automatische Warnung.
Näheres zur Datensicherung ist unter [Datensicherung] nachzulesen.
40
SPG-Verein
Mitglieder
Übersicht
[MITGLIEDER]
Übersicht
Unter
dem
Menüpunkt
[MITGLIEDER]
werden
sämtliche
personenbezogenen Daten der Vereinsmitglieder verwaltet. Daneben
können Sie den Mitgliedsbestand selektieren und sortieren und diesen für
die Listen-, Brief- und Etikettenerstellung nutzen und die Ergebnisse dann
per E-Mail versenden.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Änderungsdienst

------------------------------------Mitglieder selektieren 
Mitglieder sortieren
Mitgliederlisten

Etiketten

Computerbriefe

Computerliste

------------------------------------Email-Versand
------------------------------------Infopostliste
SPG-Verein
41
Mitglieder
Änderungsdienst
Allgemeines
Unter der Funktion [Änderungsdienst] sind folgende Bereiche realisiert:
Mitglieder pflegen
Schnelländerungen
Massenänderungen
Änderungsprotokoll
Neben der standardmäßigen Pflegefunktion der Mitgliederdaten werden
hier auch die vereinfachte Aktualisierung bzw. Löschung von Feldern
ganzer Datensatzgruppen oder einzelner Datenfelder verschiedener
Mitglieder unterstützt.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, alle Bewegungen innerhalb des
Mitgliederstammes als Protokoll auszugeben.
42
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
[Änderungsdienst]
Mitglieder pflegen
Beim Einstieg unter der Funktion [Mitglieder pflegen] erhalten Sie die
nachstehende Registerkarte 1:
Abbildung 15: Mitglieder pflegen - Registerkarte 1
Aus praktischen Gründen sind die verschiedenen Eingabefelder sinnvoll
gruppiert und in Registerkarten zusammengefaßt worden. Die
Registerkarten sind so betitelt, daß für die Verwaltung ein schneller
Zugriff möglich ist.
Registerkarte 1: Adresse/Kommunikation
Registerkarte 2: Abteilungen/Beiträge
Registerkarte 3: Funktionen/Ehrungen/Sonstiges
Registerkarte 4: Notizen/Bild
Registerkarte 5: Postanschrift/Zusatzfelder
Registerkarte 6: Dokumentenarchiv
Nachfolgend sind die Registerkarten 2 bis 6 abgebildet:
SPG-Verein
43
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 16: Mitglieder pflegen - Registerkarte 2
Abbildung 17: Mitglieder pflegen - Registerkarte 3
44
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 18: Mitglieder pflegen - Registerkarte 4
Abbildung 19: Mitglieder pflegen - Registerkarte 5
SPG-Verein
45
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 20: Mitglieder pflegen - Registerkarte 6
Unter diesem Programmpunkt können alle Tätigkeiten abgewickelt
werden, die im Zusammenhang mit der Pflege von Mitgliedsdaten stehen.
Die möglichen Tätigkeiten innerhalb der Mitgliederpflege stehen nach
Aufruf der Bildschirmmaske im unteren Maskenbereich. Zu diesen zählen
hauptsächlich die Neuanlage, Änderung und Löschung von
Mitgliedsdaten und die Änderung der Mitgliedsnummer (ÄndNr). Ferner
ist neben einer vorhandenen komfortablen Suchfunktion auch die
Gelegenheit zum Blättern innerhalb des Mitgliedsbestandes gegeben. Die
Tätigkeit 'MKonto' (Mitgliedskonto) ermöglicht es, sich einen jederzeitigen
Überblick der Einzelzahlungen zu verschaffen.
Die Eingabefelder für die Daten der Mitglieder sind auf sechs
Registerkarten verteilt. Zwischen diesen Masken kann durch die Tastenkombination <Alt> + <Hotkey> gewechselt werden (z. B. = <Alt> + <2>).
Alternativ ist natürlich auch das Anwählen mit der Maus über die
Zahlenbutton (1, 2, 3, 4, 5, 6) gegeben.
Bei Aufruf einer Auswahlliste (z. B. Funktionen) ist die Schaltfläche
‚Löschen‘ programmseitig deaktiviert, um eine versehentliche Löschung
zu verhindern.
46
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Die Tätigkeiten im Einzelnen
Neu
Nach Aufruf dieser Tätigkeit steht der Cursor zunächst in der Zeile der
Mitgliedsnummer und wartet auf eine Eingabe. Als Default stehen die
Daten des ersten Mitgliedes in der Bildschirmmaske. Bei weiteren
Eingaben bleibt der zuletzt bearbeitete Datensatz als Vorgabe
eingeblendet.
Das Programm überprüft, ob die neu vorgegebene Mitgliedsnummer ggf.
schon belegt ist. Sollte dies der Fall sein, werden die Daten des
entsprechenden Mitglieds am Bildschirm angezeigt, und es erscheint die
Meldung:
Datensatz bereits vorhanden !
OK
SPG-Verein prüft ferner bei der Eingabe auch die Felder Vorname,
Nachname und Geburtsdatum, um eine Doppelbelegung zu vermeiden.
Existiert das anzulegende Mitglied noch nicht, werden die eingegebenen
Daten automatisch in die dafür vorgesehenen Felder übernommen.
 Diese Prüfung kann wahlweise unter
[Einstellungen (Bestand) deaktiviert werden
[EINSTELLUNGEN]
Mit erfolgter Eingabe einer freien Mitgliedsnummer werden alle
Datenfelder der Bildschirmmaske der Reihe nach angesprungen. Durch
<ESC> kann in das vorherige Feld zurückgesprungen werden; <ENTER>
bestätigt eine Eingabe und bewegt den Cursor in das nächste Feld.
Natürlich kann auch die Maus zum erreichen eines gewünschten Feldes
benutzt werden.
Nach Betätigung des Buttons 'Speichern' wird ohne vorherige Rückfrage
der Datensatz abgespeichert.
SPG-Verein
47
Mitglieder
Änderungsdienst
Ändern
Mit der Auswahl 'Ändern' haben Sie die Möglichkeit, nach Eingabe der
Mitgliedsnummer die Daten eines Mitgliedes anzupassen. Das Vorgehen
ist vergleichbar der Tätigkeit 'Neu'. Sollte die Mitgliedsnummer nicht
bekannt sein, kann vorweg über den Button 'Suchen' eine Liste der
gespeicherten Mitglieder aufgerufen werden. Das Verfahren ist unter
'Suchen' beschrieben.
Werden im aktivierten Änderungsmodus die Registerkarten gewechselt,
wird automatisch das erste änderbare Feld markiert.
ÄndNr
Über den Button 'ÄndNr' ist jetzt die Änderung der Mitgliedsnummer
möglich. Mit dieser Funktion werden alle gespeicherten Informationen wie
die Umsätze, die Zahlungen, die Änderungen und die Karteidaten auf die
neue Mitgliedsnummer angepaßt. Unberücksichtigt bleiben dabei die
Selektierten/Sortierten- und die Abrechnungsdateien.
Die neue Mitgliedsnummer kann maximal 10 Stellen betragen, darf
jedoch nicht mit einer 0 beginnen. Auch Buchstaben sind nicht zulässig.
Zur Sicherung des Bestandes wurde eine Abfrage implementiert, die die
Vergabe bereits verwendeter Mitgliedsnummern ausschließt. In diesem
Fall erhalten Sie folgende Fehlermeldung:
Mitglieds-Nr. (neu) bereits vorhanden !
OK
Das Ändern
dokumentiert.
48
einer
Mitgliedsnummer
wird
im
Änderungsprotokoll
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Löschen
Auch hier steht der Cursor zunächst in der Zeile 'Mitglieds-Nr.' und
erwartet die Eingabe des zu löschenden Datensatzes. Sofern die
Mitgliedsnummer nicht bekannt ist, kann über 'Suchen' eine Liste der
gespeicherten Mitglieder aufgerufen werden. Das Verfahren ist unter
'Suchen' beschrieben. Nach Eingabe der Mitgliedsnummer erscheinen die
Daten des zu löschenden Mitglieds am Bildschirm und folgende
Sicherheitsabfrage muss beantwortet werden:
Mitglied wirklich löschen ?
Ja
Nein
Wird die Abfrage mit 'Nein' beantwortet, kehrt das Programm in die
Ausgangsmaske zurück, ohne die Mitgliedsdaten zu löschen. Im anderen
Fall erfolgt die Löschung der Mitgliedsdaten und sie sind in Zukunft nicht
mehr verfügbar.

Mitglieder mit einem nicht ausgeglichenen Kontensaldo werden
ebenfalls gelöscht.
SPG-Verein
49
Mitglieder
Änderungsdienst
Suchen
Durch Aufruf des Buttons 'Suchen' erscheint in einem separaten
Bildschirmfenster eine alphabetische Auflistung sämtlicher Mitglieder:
Abbildung 21: Mitglieder suchen - Auflistung sämtlicher Mitglieder
Es handelt sich hierbei um ein Listenfeld, in dem Sie sich sowohl mit der
Maus als auch der Tastatur bewegen können. Je nachdem, ob Sie
numerisch oder alphabetisch im oberen Feld ausgewählt haben, wechselt
auch die Sortierung im unteren Datenbereich. Dort können Sie auf
verschiedenste Art eine Auswahl treffen:
Vorgabe eines alphabetischen Suchbegriffs und Aktivierung über
'Suchen'. Der Cursor springt dann auf das erste Mitglied dieses Namens
oder Namensteils. Dabei genügt bereits die Vorgabe eines Buchstabens.
Der eingegebene Suchbegriff wird, egal wie die Eingabe erfolgt, vor der
Auswertung in Groß-/Kleinschreibung gewandelt. Sind die ersten beiden
Buchstaben in Großschreibung eingegeben, erfolgt keine automatische
Wandlung. SPG-Verein unterstellt hier die Suche nach einer
Vereinsbezeichnung.
Die gleiche Funktionalität weist die darunter stehende alphabetische
Suchfunktion anhand der vorgegebenen Buchstaben auf.
50
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Der direkte Einstieg in den Datenbereich erfolgt mit der Maus durch
Anklicken der rechten Bildlaufleiste. Hier können Sie zeilenweise,
seitenweise oder aber zum Dateianfang/-ende vor- bzw. zurückblättern.
Dies ist auch über die Tastatur mit <Cursor > bzw. <Cursor > und
<Bild > bzw. <Bild > oder <Pos1> bzw. <Ende> möglich.
Die Spalten selbst können mittels "Drag und Drop" getauscht werden.
Nach Bestätigung über 'OK' oder mit <Enter> erscheinen die Daten des
ausgewählten Mitglieds auf dem Bildschirm.
Über den Bereich 'Einstellungen/Konfiguration' ist eine individuelle
Anpassungen der Suchanzeige möglich.
Layout
Abbildung 22: Mitglieder suchen - Einstellungen Layout
SPG-Verein
51
Mitglieder
Änderungsdienst
Über die 4 Registerkarten ‘Farben’, ‘Schrift’, ‘Scroll’ und ‘Optionen’
können verschiedene Voreinstellungen angepasst werden.
•
Farben - Änderung von Hinter-/Vordergrund und Linien über die
Windows-Farbskala; über ‘Vorlagen’ kann der jeweilige Farbstil
definiert werden.
•
Schrift - Änderung der Schriftart sowohl der Titelzeile als auch
Feldinhalt.
•
Scroll - Festlegung
Bildschirmlaufleisten.
•
Optionen - Diverse Einstellmöglichkeiten (z. B. Modus).
der
Scroll-Möglichkeiten
über
die
Spalten
Abbildung 23: Mitglieder suchen - Einstellungen Spalten
Hierüber ist eine sehr einfache Anpassung des Spaltenaufbaus möglich.
Die unter der Rubrik ‘Freie Felder’ stehenden Spaltenköpfe können als
Listenfeld nach deren Auswahl über ‘Einfügen’ hinzugefügt werden.
Alternativ ist die Integration des Feldes über Drag und Drop möglich.
Über dieses Verfahren sind die angezeigten Listenfelder auch
verschiebbar.
Über den Button Speichern erfolgt das Abspeichern der erfolgten
Änderungen, während mit dem Button Laden eine vorhandene
Konfiguration geladen werden kann.
52
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Mkonto (Mitgliedskonto)
Nach Auswahl des Kommandos 'MKonto' verzweigt das Programm in die
Funktion [BEITRÄGE] [Mitgliedskonto / Auskunft] und öffnet eine
Bildschirmmaske mit dem betreffenden Beitragskonto.
Kartei
Nach Auswahl des Kommandos 'Kartei' verzweigt das Programm in die
Funktion [KARTEI] [Karteiblätter pflegen] und bietet die Möglichkeit, ein
Karteiblatt anzulegen, zu ändern oder zu löschen. Einzelheiten hierzu sind
dem entsprechenden Kapitel/Abschnitt zu entnehmen.
Tastatur-Direktsprung
Durch Betätigung der Tastenkombination <ALT> + <1>, <2>,usw. können
die einzelnen Registerkarten über die Tastatur angewählt werden.
Blättern
Innerhalb des Bestandes kann durch <Bild > und <Bild > geblättert
werden. Mit <Pos1> erfolgt ein Sprung auf den Dateianfang; <Ende> setzt
den Zeiger auf das Mitglied mit der höchsten Mitgliedsnummer.
Alternativ ist die Auswahl des Bestandes auch über das Anklicken der
Pfeile-Button mit der Maus möglich. Durch Anklicken des Kästchens 'A'
bzw. 'N' kann festgelegt werden, ob der Bestand alphabetisch (nach
Name) oder numerisch (nach Mitgliedsnummer) sortiert durchblättert
werden soll.
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Mitgliederpflege.
SPG-Verein
53
Mitglieder
Änderungsdienst
Icon
Über dieses Icon werden in einem besonderen Fenster die getätigten
Änderungen des aufgerufenen Mitgliedes aufgelistet. Auf diese Weise soll
eine evtl. Fehlersuche erleichtert und die Nachvollziehbarkeit unterstützt
werden (siehe auch Änderungsprotokoll).
Icon
Über dieses Icon wird die Funktion ‘Einzelbrief‘ aktiviert. Für den
angezeigten Datensatz kann dadurch ein Einzelbrief ausgegeben werden
(siehe auch Computerbriefe ausgeben).
Icon
Über dieses Icon wird die Funktion ‘Etiketten ausgeben‘ aktiviert. Für den
angezeigten Datensatz kann dadurch ein Einzeletikett ausgegeben
werden (siehe auch Etiketten ausgeben)
Icon
Über dieses Icon werden die Verknüpfungen für das aktuell aufgerufene
Mitglied zu anderen Mitgliedern angezeigt.
Icon
Es wird in den Menüpunkt der Hilfefunktion verzweigt. Angezeigt wird
dabei die momentan ausgewählte Registerkarte.
54
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Zwischenablage (Clipboard)
 Über die Tastenkombination <STRG>+<Z> wird aus den aktuell
sichtbaren Adressdaten des Mitgliedes eine Briefadresse gebildet
und in die Zwischenablage (Clipboard) kopiert. Die
Tastenkombination <STRG>+<Z> wurde absichtlich gewählt, um
die
durch
Windows
vorgegebene
Tastenkombination
<STRG>+<C> nicht außer Kraft zu setzen. Über die
Tastenkombination <STRG>+<V> bzw. die EINFÜGEN-Funktion
der jeweiligen Anwendung (z.B. Word) kann die gebildete
Briefadresse eingefügt und weiterverwendet werden.
SPG-Verein
55
Mitglieder
Änderungsdienst
Felderläuterungen – Bildschirm [Mitglieder pflegen]
Mitgliedsnummer
Jedes Vereinsmitglied wird im System unter einem eindeutigen Merkmal,
der Mitgliedsnummer, geführt und bearbeitet.
Die Mitgliedsnummer ist 10-stellig und frei wählbar. Weit verbreitet ist die
Vergabe einer fortlaufenden Nummer.
Zweckmäßiger erscheint es, die Mitgliedsnummer in Gruppen, z. B. in
eine 3-stellige Hauptnummer, eine 6-stellige Unternummer und in eine 1stellige Gliedernummer zu unterteilen:
Beispiel:
Familie mit einem Kind
H H H U U U U U
0 0 0 0 0 0 1 2
0 0 0 0 0 0 1 2
0 0 0 0 0 0 1 2
U
3
3
3
G
0
1
2
Vater
Mutter
Kind
So lässt sich anhand derselben Haupt- und Unternummer (000000123)
die Zugehörigkeit der Familienmitglieder zu diesem Familienverbund
leicht erkennen.
Neben dem Feld der Mitgliedsnummer wird von diesem Datensatz der
Name nebst Adresse nachrichtlich eingeblendet.
Anrede
Eingaben z. B. Herrn, Frau, Eheleute, Firma. Aus dem Listenfeld können
bereits vorgegebene Anreden ausgewählt werden. Es ist aber auch eine
individuelle Eingabe möglich.
Titel
Individuelle Eingaben (z. B. Dr., Prof. usw.) möglich.
56
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Vorname / Nachname
In diversen Druckausgaben werden die beiden Felder u. a. wie folgt
zusammengesetzt:
1. ‘Nachname’, ‘Vorname’
2. ‘Vorname ',
3. ‘Nachname’,
4. in Verbindung mit dem Titel: ‘Titel’ ‘Vorname’ ‘Nachname’
Zusatzadresse
Individuelle Eingabe (z. B. Studienrat, Hausfrau, Ingenieur, etc.) möglich.
Bei Adressaufklebern (Etiketten) wird dieses Feld mit ausgegeben.
Straße
Straßenbezeichnung und Hausnummer (siehe auch Feld 'Postfach').
Postleitzahl
Hier sind die 5 Stellen der Postleitzahl einzugeben (Bereich 0000099999).
SPG-Verein
57
Mitglieder
Änderungsdienst
Zur Vereinfachung ist eine Postleitzahlen-Datenbank eingebunden:
Abbildung 24: Plz-Datenbank
Diese Datenbank ist im Hintergrund aktiv und überprüft bzw. ergänzt im
Rahmen ihrer Möglichkeiten den Ort zu einer eingegebenen Postleitzahl.
Wichtig dabei ist, dass Eingaben im Adressbereich mit <ENTER>
bestätigt werden. Ein Wechseln der Felder mittels der <Tab>-Taste
bewirkt keine Überprüfung/Änderung der Daten. Auf Wunsch kann die
Datenbank
über die Funktionstaste <F2> und per Maus-Doppelklick in den Feldern
Strasse, Plz und Ort (s. Einblendung am unteren Maskenrand).
Wahlweise kann auch der Push-Button am Ende der Eingabezeile zum
Aufruf verwendet werden.
manuell aktiviert werden. Die Suchmaske ist weitestgehend
selbsterklärend und erlaubt eine Vorgabe von Postleitzahl oder Ort. Sollte
ein Ort - etwa eine Stadt wie Peine - mehrere Postleitzahlen besitzen,
kann man in einem zweiten Schritt über die Eingabe der Straße die
dazugehörige Postleitzahl herausfinden.
Die Position des Dialogfensters ist frei wählbar. Bei einem erneuten
Aufruf erscheint es automatisch an der zuletzt hinterlegten Position.
58
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Ort
Entsprechend den postalischen Vorschriften ist hier der Wohnort
aufzuführen. Ortsübliche Abkürzungen sind zulässig.
Postfach
Hier stehen bis zu 8 Stellen für die Eingabe eines Postfachs zur
Verfügung.
Bei Adressaufklebern (Etiketten) wird dieses Feld vorrangig gegenüber
dem Feld 'Straße' bearbeitet. Ein Ausdruck des Feldes 'Straße' entfällt in
diesem Fall.
Postfach Plz
Hier ist die für das Postfach geltende Postleitzahl einzutragen, die sich
immer von der Postleitzahl der Straßenanschrift unterscheidet.
Die Aussage zu den Adressaufklebern unter 'Postfach' gelten sinngemäß.
Postfach Ort
Wohnort und Postfach Ort können unterschiedlich sein. Eine Angabe ist
bei Postfachadressen erforderlich.
Verknüpfung zu Nummer
Oftmals zeigt sich bei der täglichen Arbeit mit SPG-Verein, daß z. B.
Änderungen eines Mitglieds auch Änderungen bei den jeweiligen
Familienmitgliedern nach sich ziehen. Um diesen Arbeitsschritt auf
Wunsch zu beschleunigen, können jetzt Verknüpfungen von Mitgliedern
zu Mitgliedern aufgebaut werden. Als Basis dafür kann eine
Mitgliedsnummer, aber auch eine fiktive Nummer dienen:
SPG-Verein
59
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 25: Verknüpfung der Mitgliedsnummer
Um Mitglieder zu verknüpfen, ist wie folgt vorzugehen:
1. Das Mitglied, mit dem andere Mitglieder verknüpft werden sollen,
stellt hierarchisch das Hauptmitglied dar. Von daher ist es als erstes
in der Maske „Mitglieder pflegen“ aufzurufen.
2. Nach Betätigung der Schaltfläche Ändern ist die Auswahlliste hinter
der neuen Eingabezeile ’Verknüpfung zu Nummer’ blau hinterlegt und
kann mit der linken Maustaste betätigt werden. Es öffnet sich ein
Dialogfenster, in dem das gewünschte Mitglied ausgewählt werden
kann (siehe dringende Empfehlung). Ist die Mitgliedsnummer
bekannt, kann auf die unterstützende Auswahlliste verzichtet und
stattdessen die entsprechende Nummer direkt in die Eingabezeile
eingegeben werden.
3. Die dann in der Eingabezeile zu sehende Nummer ist jetzt die
Schlüsselnummer für alle zu verknüpfenden Mitglieder und bei diesen
folglich zu hinterlegen.
60
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Beispiel: Vater (7777), Mutter (4500), Kind (1230)
Der Vater als Hauptmitglied der zu verknüpfenden Mitglieder wird
aufgerufen; unter „Verknüpfung zu Nummer“ ist die 7777 – also er selbst einzugeben. Das Hauptmitglied wurde nun eingerichtet. Die Mutter und
das Kind sind jeweils gesondert aufzurufen; bei ihnen ist als
Verknüpfungs-Nr. ebenfalls die 7777 zu hinterlegen. Statt der
Verknüpfungs-Nr. 7777 kann auch eine fiktive Nummer z.B. 1234567
hinterlegt werden.
Dringende Empfehlung: Die erste Verknüpfung des Hauptmitgliedes sollte
immer mit sich selbst sein.
Nutzen der Verknüpfung:
Sobald Mitglieder miteinander verknüpft sind, kann über das neu
eingefügte Icon ’Verknüpfungen’ ( ) ein Dialogfenster aufgerufen
werden, über dass alle zu der jeweiligen Schlüsselnummer verknüpften
Mitglieder angezeigt und auch ausgewählt werden können. Dadurch
entfällt das Durchsuchen des Bestandes nach den gewünschten
Mitgliedern. Um diese Funktion nutzen zu können, darf man sich nicht im
Änderungsmodus befinden.
Land
Hier stehen bis 5 Stellen für die Eintragung der Länderbezeichnung zur
Verfügung, z. B.
NL für Niederlande
CH für Schweiz
Zur vereinfachten Eingabe ist hier eine Tabelle der wichtigsten Länder in
Form einer Drop-Down-Liste integriert. Die Eingabe selber ist nur in
Großbuchstaben möglich. Eingaben in Kleinschreibung werden
automatisch in Großbuchstaben umgesetzt.
SPG-Verein
61
Mitglieder
Änderungsdienst
Bezirk
Das Feld ermöglicht eine räumliche Aufteilung des Vereins für eventuelle
Auswertungen/Selektierungen. Bereits in den Stammdaten hinterlegte
Bezirks-Bezeichnungen können durch Aufklappen des Listenfeldes
(anklicken des Pfeils am Ende der Zeile) oder mit <F2> abgerufen
werden.
Verteiler
Hier besteht die Möglichkeit, vereinsinterne Vermerke über ein
Verteilsystem, z. B. für Vereinsmitteilungen etc. oder aber für den
Postversand von "Sendungen zu ermäßigtem Entgelt" spezielle
Leitbereiche zu hinterlegen.
Geburtsdatum
Geburtsdatum des Mitglieds. Es sind nur gültige Kalenderdaten erlaubt.
Der Leerwert ist = '00.00.0000' (Geburtsdatum unbekannt). Bei Vereinen,
die eine Statistik nach den Richtlinien des Landessportbundes erstellen
müssen, ist der Eintrag des Geburtsdatums unerläßlich. Nach
Bestätigung der Eingabe wird das Alter maschinell ermittelt und rechts
daneben ausgegeben.
Geschlecht
Für aussagefähige statistische Auswertungen ist die Verschlüsselung
dieses Feldes unbedingt erforderlich. Es bestehen die folgenden
Eingabemöglichkeiten:
'm' = männlich
'w' = weiblich
' ' = Leerwert
Das Geschlecht wird systemseitig bei Auswahl der Anredeformen
Herr/Frau/Fräulein vorbelegt.
62
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Berufsgruppe
Das Feld kann nach internen Gesichtspunkten aufgebaut werden. Es
stehen 3 Stellen zur Verfügung. Die Berufsgruppe ist u. a. selektierbar.
Bereits in den Stammdaten hinterlegte Berufsgruppen können durch
Anklicken des Listenfeldes oder mit <F2> abgerufen werden.
Telefon p/d , Handy 1/2 , Fax / sonst.Nr.
Hier sind folgende Eingabeformate für Vorwahl und Rufnummer möglich:
05171/12345
0 51 71 - 1 23 45
(05171)12345
Email
z. B. [email protected]
Über das Email-Icon startet der im Betriebssystem hinterlegte E-MailClient. In der Regel ist dies Outlook. Ist bei dem entsprechenden Mitglied
eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird diese automatisch in das
Empfängerfeld übernommen. Als Absenderadresse wird die Adresse
angenommen, die im jeweiligen E-Mail-Client hinterlegt ist.
Homepage
z. B. www.mustermann.de
Über das Homepage-Icon startet der im Betriebssystem hinterlegte
Standard-Browser mit der hier hinterlegten Internetadresse.
SPG-Verein
63
Mitglieder
Änderungsdienst
Briefanrede
Hier besteht die individuelle Möglichkeit, die gewünschte Briefanrede zu
formulieren und abzuspeichern. Bei der Neueingabe eines Mitglieds bzw.
bei einer Änderung kann die Briefanrede maschinell aus den Feldern
‘Geschlecht’, ‘Titel’ und ‘Nachname’ gebildet werden. Hierzu ist <F2> zu
drücken oder der Button rechts neben dem Feld zu aktivieren.
z. B. er Herr Prof. Müller
e Frau König
Eintritt
Eintrittsdatum des Mitgliedes. Hier wird der Beginn der Mitgliedschaft
eingegeben. Es sind nur gültige Kalenderdaten erlaubt. Der Leerwert ist
= ‘00.00.0000’.
Eintrittsbrief
Schriftliche Bestätigung für Eintritt in den Verein (Briefform).
Es bestehen die folgenden Eingabemöglichkeiten:
'j' = ja
'n' = nein
Austritt
Austrittsdatum des Mitglieds. Hier wird das Ablaufdatum der
Mitgliedschaft eingegeben (siehe hierzu auch das Feld 'Einmalbetrag').
Ab diesem Datum erfolgt keine Beitragserhebung mehr. Es sind nur
gültige Kalenderdaten erlaubt. Der Leerwert ist = ‘00.00.0000’.

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Eine physische Stammsatzlöschung erfolgt, falls gewünscht, im
Rahmen
der
Saldenübertragung
beim
Jahreswechsel,
vorausgesetzt, der Stammsatz wurde nicht durch Einzellöschung
gelöscht. Mitglieder mit einem nicht ausgeglichenen Kontensaldo
werden bei Einzellöschung ebenfalls gelöscht.
SPG-Verein
Mitglieder

Änderungsdienst
Unabhängig ob hier ein Datum hinterlegt wird, wird bei der
Beitragserhebung ein Rückstand angefordert.
Austrittsbrief
Schriftliche Bestätigung für Austritt aus dem Verein (Briefform).
Es bestehen die folgenden Eingabemöglichkeiten:
'j' = ja
'n' = nein
Kündigung
Kündigungsdatum des Mitglieds. Hier wird das Datum der schriftlichen
Kündigung eingegeben. Das Feld hat dokumentarischen Charakter. Es
sind nur gültige Kalenderdaten erlaubt. Der Leerwert ist = ‘00.00.0000’.
Kündigungsgrund
Das 1-stellige Feld sollte nach internen Gesichtspunkten aufgebaut
werden.
Datum letzte Änderung
Zur Verfolgung der Änderungshistorie wird hier das Datum der letzten
Änderung angezeigt.
SPG-Verein
65
Mitglieder
Änderungsdienst
Zahlungsart
Es bestehen die folgenden Eingabemöglichkeiten:
’Leer’ = keine Beitragserhebung
Barzahler
Rechnungszahler
Lastschrifteinzug
Bei Verwendung der Zahlungsart 'Leer' verzweigt das Programm direkt
zum Feld 'ANR' (= Abteilungsnummer). Eventuell in den Feldern
'Kontonummer', 'Bankleitzahl', 'Kontoinhaber' und 'Dta' gespeicherte
Daten werden gelöscht.
Die Eingabe der Kontonummer, der Bankverbindung und eines eventuell
abweichenden Kontoinhabers ist bei der Zahlungsart ‘Lastschrifteinzug‘
zwingend vorgeschrieben. Bei der Zahlungsart ‘Rechnungszahler‘ ist dies
nützlich im Zusammenhang mit der Funktion Belegbeschriftung. Im Falle
der Zahlungsart ‘Barzahler‘ haben diese Angaben nur einen informativen
Wert.
66
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Kontonummer
Eventuell in der Kontonummer vorhandene Sonderzeichen wie ' / ' oder ' ' sollten nicht mit eingegeben werden.
Sofern die Kontonummern-Prüfung unter der Funktion [STAMMDATEN /
Stammdaten pflegen / Vereinsdaten pflegen] aktiviert wurde, prüft das
Programm im Rahmen der Speicherung, ob die Kontonummer gemäß
Prüfziffermethode gültig ist. Weitere Einzelheiten zu der Prüfmethode sind
dem entsprechenden Kapitel zu entnehmen.
Bankleitzahl / Bankbezeichnung
Das Programm überprüft, ob die Bankleitzahl bereits im System hinterlegt
ist. In diesem Fall wird die Bankbezeichnung unmittelbar hinter der
Bankleitzahl ausgegeben. Es kann nun abgeglichen werden, ob die
Bankverbindung korrekt ist oder nicht. SoIlte die Bankleitzahl nicht
bekannt sein, erscheint ein Bildschirmfenster mit dem Hinweis:
Bankleitzahl nicht gespeichert !
OK
Um sich den derzeitigen Bestand der Bankleitzahlen anzeigen zu lassen,
ist das Listenfeld (Pfeil) anzuklicken bzw. alternativ mit <F2> aufzurufen.
In diesem Subdialog kann dann eine entsprechende Auswahl getroffen
werden.
BIC / IBAN
Das DTA-Format für den Datenträgeraustausch kann mittlerweile auf eine
lange und erfolgreich Historie zurückblicken – dennoch enthält es nicht
mehr zeitgemäße Reglementierungen in der Struktur. Ein neues, auf der
Sprache XML (eXtended Markup Language) basierendes Format wurde
geschaffen und hält langsam Einzug – in Form von SEPA (Single
European Payment Area). Die Basis XML ermöglicht eine deutlich
gestaltungsoffeneren Rahmen und die direkte Adressierung von
Bankinstituten und Konten im Ausland. Die Adressierung erfolgt durch die
SPG-Verein
67
Mitglieder
Änderungsdienst
Verwendung der IBAN. Für den nationalen Zahlungsverkehr kommt noch
die eindeutige BIC des Kreditinstitutes hinzu.
Abbildung 26: BIC / IBAN
An dieser Stelle empfehlen wir heute schon, durch Verwendung der
Funktion [MITGLIEDER] -> [Änderungsdienst] -> Massenänderungen und
Auswahl der Felder „BIC aufbauen“ und „IBAN aufbauen“ diese neuen
Eingabefelder automatisch füllen zu lassen. SPG-Verein hat ab der
Version 2.9 alle BIC entsprechend implementiert; die IBAN wird aus der
bereits hinterlegten Kontonummer durch weltweit einheitliche Formeln
errechnet.
Sollen erst einmal nur bei einzelnen Mitgliedern die IBAN und BIC
hinterlegt werden, ist dafür nur ein einfacher Mausklick auf die jeweilige
Schaltfläche am Ende des Eingabefeldes nötig. Bei der BIC öffnet sich
ein neues Auswahlfenster; die entsprechende Bankleitzahl wird durch
eine gelbe Hinterlegung des Datensatzes angezeigt. Mittels Doppelklick
auf die gewünschte Zeile erfolgt die Übernahme der Daten. Hierbei ist zu
beachten, dass eine Auswahl des falschen Datensatzes auch eine
Änderung der jeweils hinterlegten Bankleitzahl nach sich zieht
68
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Kontoinhaber
Sofern der Kontoinhaber nicht mit dem Mitgliedsnamen übereinstimmt, ist
hier dessen Name vorzugeben (Nachname, Vorname).
Dta
Hier besteht die Möglichkeit, zwei spezielle Verwendungszwecke für den
Datenträgeraustausch zu hinterlegen. Diese werden vorrangig gegenüber
den Vorgaben im Rahmen der Beitragserhebung verwendet. Eine
Berücksichtigung bei der Zusammenfassung von Zahlungen mit gleicher
Konto-Nr./Blz erfolgt nicht.
Abteilungsnummer / Abteilungsbezeichnung
Die Abteilungsnummer, auch Sparte genannt, ist das wichtigste Kriterium
innerhalb der beitragsbezogenen Mitgliederdaten. In einer Vielzahl von
Auswertungen kann durch die Vorgabe der Abteilungsnummer eine
Auswahl getroffen werden. Die Abteilungsnummer ist ein 2-stelliges,
alphanumerisches Feld.
Die in den Stammdaten bereits hinterlegten Abteilungsnummern /
Abteilungsbezeichnungen können durch Aktivierung des Listenfeldes
oder mit <F2> abgerufen werden. Dort sind auch die Neuanlage,
Änderung und Löschung dieser Datenfelder möglich.
Beispiele für Abteilungsnummer / Abteilungsbezeichnung:
fu
ha
01
02
t1
k3
=
=
=
=
=
=
Fußball
Handball
Tanzen
Leichtathletik
Tennis
Kegeln
Eine Abteilungsnummer, die dem System unter den Stammdaten nicht
bekannt ist, wird nicht angenommen. Ggf. muss zuvor eine Neuanlegung
erfolgen (s. o.).
Nach korrekter Eingabe erhält man die Anzeige der unter den
Stammdaten hinterlegten Abteilungsbezeichnung am Bildschirm.
SPG-Verein
69
Mitglieder
Änderungsdienst
Durch die Eingabe von 2 Leerzeichen werden die Abteilungsnummer und
die dazugehörenden Felder gelöscht.
Status
Für die Eingabe des Feldes 'Status' bestehen folgende Möglichkeiten:
'a'
'p'
=
=
aktiv
passiv
Eintritt
Hierunter ist das Eintrittsdatum des Mitgliedes in diese Abteilung
einzutragen. Der Leerwert ist ='00.00.0000'.
Beitragsart / Beitragsbezeichnung / Zahlungsweise / Beitrag
Durch diese Felder wird bestimmt, welchen Beitrag das Mitglied in
welchem Rhythmus zu entrichten hat.
Die einzugebende 'Beitragsart' ist ein 2-stelliges, alphanumerisches Feld.
Die in den Stammdaten bereits hinterlegten Beitragsarten / Beitragsbezeichnungen können durch Anwählen des Listenfeldes oder mit <F2>
abgerufen werden. Dort sind auch die Neuanlage, Änderung und
Löschung dieser Datenfelder möglich. Eine Beitragsart, die dem System
nicht bekannt ist, wird nicht angenommen. Ggf. ist zuvor die Neuanlegung
erforderlich.
Nach korrekter Eingabe erfolgt die Anzeige der in den Stammdaten
hinterlegten Beitragsbezeichnung.
Durch die Eingabe von zwei Leerzeichen können die Beitragsart und die
dazugehörenden Felder gelöscht werden.
70
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Zur Befüllung des Drop-Down-Feldes 'Zahlungsweise' stehen die
folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
'm'
'v'
'h'
'j'
‘s’
=
=
=
=
=
monatlich
vierteljährlich
halbjährlich
jährlich
Sonstige
Bei der Zahlungsart 's' kann durch Eintragen des Zahlungs-Rhythmus
( ‘m’, ‘v’ , ‘h’ oder ‘j’) in die entsprechende Monatsspalte abweichend vom
allgemeinen Beitragsabruf ein Zahlungsmonat festgelegt werden.
Beispiel:
ZW 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
s  v   v   v   v 
Dieser Eintrag bedeutet, dass der Vierteljahresbeitrag in den
Monaten Februar, Mai, August und November erhoben werden
soll.
Bei ausgewählter Zahlungsweise 's' kann zur Vereinfachung mittels
Doppelklick in das Feld 'Monatsleiste' eine Dialogbox geöffnet werden,
anhand derer der entsprechende Rhythmus festzulegen ist. Eine
manuelle Tastatureingabe für dieses Feld entfällt somit. Der Aufruf der
Dialogbox ist nach Aktivierung des Feldes auch über <F2> möglich.
Bei einer korrekten Eingabe wird der Mitgliedsbeitrag am Bildschirm
angezeigt.
SPG-Verein
71
Mitglieder
Änderungsdienst
Erhebung ab
Hier besteht die Möglichkeit, den Zeitpunkt zu bestimmen, ab dem die in
den Mitgliederdaten festgelegten Mitgliedsbeiträge erstmalig erhoben
werden sollen. An dieser Stelle ist grundsätzlich für die Mitglieder ein
Datum vorzugeben, welche innerhalb eines Zahlungszeitraumes beitreten
(siehe hierzu auch das Feld 'Einmalbetrag').
Nur gültige Kalenderdaten sind erlaubt. Der Leerwert ist = '00.00.0000'.
Sollte kein Datum eingegeben werden, erfolgt die Anforderung der
Beiträge sofort bei der nächsten Beitragserhebung.
Ermäßigt bis
Nur gültige Kalenderdaten sind erlaubt. Der Leerwert ist = '00.00.0000'.
Dieses Feld ist als Wiedervorlage gedacht.
Es gibt Situationen, in denen ein Mitglied bis zu einem bestimmten
Termin einen ermäßigten Beitrag zu zahlen hat. Durch einen
Selektionslauf können die Mitglieder herausgefiltert werden, bei denen
das Datum überschritten ist.
Einmalbetrag
Ein hier verschlüsselter Betrag kann im Rahmen der Beitragserhebung
angefordert werden. Die Einmalbeträge werden grundsätzlich unabhängig
vom Austrittsdatum und vom Datum ‘Erhebung ab‘ eingezogen. Nach
einer Anforderung wird das Feld gelöscht und steht erneut zur Verfügung.
Es ist die Vorgabe von 2 unabhängig voneinander bestehenden Beträgen
möglich.
72
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Diese Felder könnten z. B. Verwendung finden bei




Ein-/Austritt eines Mitgliedes (siehe Beispiele)
Erhebung von Aufnahmegebühren
Erhebung von Sonderbeiträgen
Nachbelastungen, die sich aufgrund von Beitragsänderungen
ergeben.
Bei Mahnungen finden die hier erfassten Beträge erst nach der Beitragserhebung ihre Berücksichtigung.
Beispiele zum Einmalbetrag
1. Eintritt eines Mitgliedes
Ein Mitglied tritt dem Verein am 1.8.98 bei. Der Beitrag beträgt im
Vierteljahr EUR 30,-. Die nächste Beitragserhebung erfolgt im
Monat Oktober für das 4. Quartal. Für den Zeitraum vom 1.8.98
bis 30.9.98 sind anteilig für 2 Monate EUR 20,- zu zahlen. Hier ist
es sinnvoll, unter dem Feld 'Erhebung ab' den 1.10.98 und unter
'Einmalbetrag' EUR 20,- einzutragen.
2. Austritt eines Mitgliedes
Ein Mitglied kündigt am 25.9.98 zum 31.10.98. Der Beitrag
beträgt je Vierteljahr EUR 30,-. Die nächste Beitragserhebung
erfolgt im Monat Oktober für das 4. Quartal. Für den Zeitraum
vom 1.10.98 - 31.10.98 sind anteilig noch EUR 10,- zu zahlen.
Hier ist es sinnvoll, das Feld 'Kündigung' mit dem 25.9.98, das
Feld 'Austritt' mit dem 31.10.98 und das Feld 'Einmalbetrag' mit
EUR 10,- zu belegen. Zusätzlich müssen die verschlüsselten
Beitragsarten gelöscht werden, damit im Monat Oktober keine
erneute Beitragserhebung durchgeführt wird.
Zusatzbetrag
Ein hier eingetragener Betrag kann im Rahmen der Beitragserhebung
(siehe weitere Einzelheiten dort) angefordert werden. Im Gegensatz zum
Feld 'Einmalbetrag' wird nach einer Anforderung dieses Feld nicht
gelöscht.
SPG-Verein
73
Mitglieder
Änderungsdienst
Mahnkennzeichen
Individuelle Eingabemöglichkeit: 0 - 9
Das Mahnkennzeichen wird maschinell innerhalb der Funktion [Mahnlauf]
um 1 erhöht, falls das Auswertungsergebnis positiv ist. Sollte das
Mahnkennzeichen den Wert 9 erreichen, wird dieses Mitglied bei der
nächsten Beitragserhebung nicht berücksichtigt. Das Mahnkennzeichen
kann auch manuell eingegeben und verändert werden.
Sonstiges / Datum
Hier stehen 2 x 30 Stellen für interne Vermerke zu Verfügung. Die
Eingabe ist an keinerlei Restriktionen gebunden.
Beispiele:
001 Fördergruppe A
120 Leistungskader B
Die vorangestellte numerische Kennzeichnung ist für die Fälle anzuraten,
in denen die Daten später als Selektionskriterium verwendet werden
sollen.
Die Ergänzung dieser Daten mit der Angabe eines Datums ist möglich.
Anzahl Ausweise
Eingabemöglichkeiten: 0 - 9
Anzahl Zeitschriften
Eingabemöglichkeiten: 0 - 9
Über dieses Feld besteht die Möglichkeit, die Mitglieder so zu selektieren,
dass z.B. bei Anschreiben oder Zeitschriftenversand eine Familie nur
einmal berücksichtigt wird (Verschlüsselung beim Vater eine 1; bei den
übrigen Familienmitgliedern eine 0).
74
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Web-Status / Web-Passwort
Nur relevant für Anwender, die das AddOn SPG-Verein-Web benutzen.
SPG-Verein-Web ermöglicht je nach eingestelltem Funktionsumfang den
Zugriff auf bestimmte Mitgliederdaten über das Internet; und zwar für
Mitglieder und Administratoren.

Die Anzeige des Web-Passwortes erfolgt in Abhängigkeit vom
jeweiligen Status der Kennwortänderung. Hat der Admin selbst
das Passwort vergeben, so wird es solange angezeigt, bis der
Anwender das Kennwort geändert hat. Eine Änderung des WebPasswortes selbst kann nur über die Schaltfläche ’Neu’ erfolgen.
Abbildung 27:Web-Passwort ändern
SPG-Verein
75
Mitglieder
Änderungsdienst
Funktionen
Unter diesen Feldern können Merkmale zu ausgeübten Funktionen incl.
des Zeitraumes verschlüsselt werden. Korrespondierend hierzu sind die
Funktionsinhalte unter den Stammdaten zu hinterlegen. Eine Übersicht
der hinterlegten Funktionen kann durch Anwählen des Listenfeldes
aufgerufen werden.
Wird ein dem System unbekanntes Funktionsmerkmal eingegeben,
erscheint der Hinweis:
Funktion nicht gespeichert !
OK
Unter Anhang / Musterverzeichnisse ist ein Beispiel für den Aufbau von
Funktionen-Merkmalen nachzulesen.
Ehrungen
In diesen Feldern können Ehrungen jeder Art incl. des Datums
verschlüsselt werden. Die Aussagen unter 'Funktionen' gelten hier analog.
Notizen
In diesem Feld können alle Informationen eingegeben werden, die
standardmäßig nicht hinterlegbar sind. Die Eingabe kann maximal 800
Zeichen umfassen.
Auf diese Weise können z.B. Erfahrungen und Kenntnisse eines
Vereinsmitgliedes gespeichert werden. Eine Auswertung nach
Stichworten ist über eine Computerliste (Auswertung-Notizen.lst) möglich,
bei der Eingabe des Selektionskriteriums ist auf Groß- und
Kleinschreibung zu achten.
76
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Bild
Hier kann ein Bild nach Wahl hinterlegt werden. Das Dateiformat muß
dabei ein gängiges Grafikformat wie JPG oder BMP sein. Über die
Schaltfläche <wählen/sonst> wird ein neues Fenster geöffnet in dem
einzelne Tätigkeiten durchgeführt werden können. Über die Schaltfläche
<löschen> wird die Verknüpfung der Bilddatei zum Mitgliedersatz
gelöscht.
Vorgehensweise zur Hinterlegung:
1. Im Programmverzeichnis wird bei Anlage eines Mandanten
automatisch ein Unterverzeichnis ’bilder’ eingerichtet. Ist dieses
Unterverzeichnis nicht vorhanden, so muss es manuell angelegt
werden. In dieses Unterverzeichnis werden die Bilderdateien
(mandantenbezogen) verwaltet.
2. Die Schaltfläche <wählen/sonst> anklicken. Danach stehen die
Tätigkeiten <Import>, <Löschen>, <Umbenennen> und
<Wählen> zur Verfügung.
3. Die Schaltfläche <Import> oder <Wählen> anklicken, die Bilddatei
auswählen und über die Schaltfläche <OK> bestätigen
4. Die Bilddatei ist nun dauerhaft mit dem entsprechenden
Datensatz verknüpft.
Die Tätigkeiten im Einzelnen
Import
Diese Tätigkeit öffnet den Windows Explorer und erlaubt so ein
komfortables Suchen und Implementieren der gewünschten Bilddatei in
das Unterverzeichnis ‚bilder‘. Ein manuelles Kopieren in das Verzeichnis
‚bilder‘ entfällt damit.
Löschen
Über diese Schaltfläche wird die
Bilderverzeichnis endgültig gelöscht.
SPG-Verein
gewählte
Bilddatei
aus
dem
77
Mitglieder
Änderungsdienst
Umbenennen
Soll ein anderer Dateiname vergeben werden, so ist einfach die
entsprechende Datei in der Auflistung zu markieren und die Schaltfläche
zu aktivieren. Jetzt kann ein neuer Name vergeben werden. Dabei muß
die Dateiendung (z. B. .jpg) erhalten bleiben, da sonst beim nächsten
Aufruf die entsprechende Datei nicht gefunden werden kann. Sollte dies
doch einmal passieren, so ist unter Zuhilfenahme des Windows Explorer
die Bilddatei im Unterverzeichnis ‚bilder‘ umzubenennen.
Wählen
Bei dieser Tätigkeit wird ein Fenster mit den gespeicherten Bilddateien
geöffnet. Die Bilddatei kann nun bequem gesucht und ausgewählt
werden.
Abweichende Postanschrift
In manchen Fällen kann es vorkommen, dass die Korrespondenz an eine
andere als der hinterlegten Adresse (siehe Registerkarte 1) gesandt
werden soll. Durch die auf der Registerkarte 5 aufgeführten Datenfelder
ist dem Rechnung getragen worden. Anwender, die keine abweichende
Postanschrift nutzen möchten, können diese Felder vernachlässigen
Werden hier Daten hinterlegt, so gilt ab der nächsten
Korrespondenztätigkeit diese abweichende Postanschrift. Voraussetzung
hierfür ist allerdings, dass in den später zugeordneten Briefen, Listen etc.
die Variablen beginnend mit ’Postanschrift‘ zugeordnet sind. Listen, Briefe
etc., die diese Voraussetzungen erfüllen, beginnen alle mit der
vorangestellten Konstante ‚Postanschr‘. ‚

Anwender die mit einer früheren Version (< 2.8) selbstkreierte
Dokumente erstellt haben, müssen bei Nutzung der abweichenden
Postanschrift, die Variablen wie folgt anpassen:
Bisher
’S_Anrede’
’S_Strasse’
78
Neu:
’Postanschrift.Anrede’
’Postanschrift.Strasse’
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Zusatzfelder
Der Bereich „Zusatzfelder“ bietet die Möglichkeit, individuelle,
bestandsbezogene Daten zum jeweiligen Mitglied aufzunehmen, und
zwar mit der vollen Auswertbarkeit in den jeweiligen Listen.
Diese Daten können je nach verwaltetem Bestand und Verein völlig
unterschiedlich sein. Für einen Segelclub mag beispielsweise der
zugehörige Bootstyp des Mitglieds interessant sein, für den nächsten der
jeweilige Fortbildungsgrad bis hin zu Spezialqualifikationen. Natürlich
sollte an dieser Stelle das jeweilige Datenschutzrecht beachtet werden.
Nicht alles, was verwert- und auswertbar ist, darf auch entsprechend
gespeichert und verwendet werden.
Es können mindestens 0, maximal 10 Zusatzfelder eingerichtet werden.
Um eine Anzeige in dieser Registerkarte zu erreichen, werden bestandsbezogen – entsprechende Felder definiert. Wie dies genau
funktioniert, ist später unter [EINSTELLUNGEN] -> [Einstellungen
(Bestand)] beschrieben.
Gespeicherte Dokumente
Die „Gespeicherten Dokumente“ bilden das Dokumentenarchiv. Es
ermöglicht dem Anwender den mitgliedsbezogenen Import und die
Verwaltung von Dokumenten. So ist es ohne Umwege möglich, z. B.
Scans von Urkunden, Legitimationsnachweisen oder etwa erreichte
Trainerzertifikate an einer Stelle für alle Anwender digital
zusammenzufassen.
Über die Schaltfläche Import kann das gewünschte Dokument in
Dateiform hinzugefügt werden. Dazu wird ein neues Dialogfenster - ein
Standard-Explorerfenster - eingeblendet, in dem in der von Windows
bekannten Art und Weise zu dem Verzeichnis navigiert werden kann,
welches die gewünschte Datei enthält. Per Doppelklick mit der linken
Maustaste erfolgt die Zuordnung, die anschließend in der Übersicht wie
folgt angezeigt wird:
SPG-Verein
79
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 28: Mitglieder pflegen - Seite 6 - Dokumentenarchiv: Anzeige
Sobald eine Datei via ‚Import’ hinzugefügt wurde, stehen die
Verwaltungsoptionen ‚Umbenennen’, ‚Löschen’ und ‚Anzeigen’ zur
Verfügung. Zur Definition ist lediglich das gewünschte Dokument einmal
mit der linken Maustaste anzuklicken; anschließend kann dann die
gewünschte Schaltfläche betätigt werden.
•
•
•
‚Umbenennen’ bewirkt eine tatsächliche Umbenennung der Datei
und damit auch des angezeigten Namens.
‚Anzeigen’ bewirkt die Öffnung der Datei mit der standardmäßig
in Windows verknüpften Anwendung.
Löschen’ sorgt für die Entfernung der Datei und der Anzeige in
der Übersicht.
Es ist zu beachten, dass immer nur ein Dokument, nicht mehrere Dateien
auf einmal selektier- und hinzufügbar sind.
Die technische Realisierung des Dokumentenarchivs erfolgt über das
jeweilige Mandantenverzeichnis. Hier werden z.B. durch den Benutzer
hinterlegte Bilder abgelegt. (…\tst\bilder). An der gleichen Stelle kommt
das Verzeichnis ‚archiv’ (…\tst\archiv) als Strukturierungsverzeichnis
hinzu. Sollten jetzt zu einem Mitglied Dokumente abgelegt werden, wird in
dem Verzeichnis ‚archiv’ ein weiteres Unterverzeichnis mit der jeweiligen
Mitgliedsnummer als Verzeichnisname angelegt. Die vom Anwender
ausgewählte Datei wird dann systemseitig in dieses neu angelegte
Verzeichnis kopiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die
Originale stets an ihrem Ursprungsort verfügbar bleiben:
80
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 29: Mitglieder pflegen - Seite 6 - Dokumentenarchiv: Struktur
SPG-Verein
81
Mitglieder
Änderungsdienst
Satzbeschreibung ‘Mitgliederstamm’ (Teil 1)
82
Lfd.
Nr.
1
2
3
4
5
6
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Feldbezeichnung
Mitglieds-Nr.
Anrede
Titel
Vorname
Nachname
Zus.Adr.
Straße
Plz
Ort
Land
Bezirk
Verteiler
Postfach
Pf Plz
Pf Ort
Geb.Datum
Feldlänge
10
15
35
35
35
35
35
5
35
5
3
10
8
5
35
10
Feldqualität
N
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
16
Geschlecht
1
AN
17
18
19
20
21
22
23
Berufsgr
Telefon privat
Telefon dienstl.
Telefax
sonstige Nr.
Briefanrede
Eintritt
3
15
15
15
15
40
10
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
24
25
Eintr.Brief
Austritt
1
10
AN
AN
26
27
Austr.Brief
Kündigung
1
10
AN
AN
28
29
Kdg.Grund
Zahlungsart
1
1
AN
AN
30
31
32
Konto-Nr.
Blz
Kontoinhaber
10
8
24
N
N
AN
Bemerkung
1. Ordnungsbegriff
2. Ordnungsbegriff
Zusatzadresse
Postleitzahl
Postfach Plz
Postfach Ort
Geburtsdatum
TT.MM.JJJJ
‘m’ - männlich
’w’ – weiblich
Berufsgruppe
Telefon dienstlich
Eintrittsdatum
TT.MM.JJJJJ
‘j’oder ’n’
Austrittsdatum
TT.MM.JJJJJ
‘j’ oder ‘n’
Kündigungsdatum
TT.MM.JJJJ
Kündigungsgrund
‘l’ - Lastschrifteinzug
‘r’ - Rechnungzahler
‘b’ – Barzahler
Kontonummer
Bankleitzahl
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Satzbeschreibung ‘Mitgliederstamm’ (Teil 2)
Lfd.
Nr.
33
DTA 1
Feldlänge
27
34
DTA 2
27
35
36
Nr. 35 - 40 = 7 mal
ANR
ST
2
1
AN
AN
37
38
39
Abteilungseintritt
Bart
Zahlweise
10
2
1
AN
AN
AN
40
123456789012
12
AN
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
Erhebung ab
ermäßigt bis
Einmalbetrag (1)
Einmalbetrag (2)
Zusatzbetrag
sonstiges 1
sonstiges 2
Datum 1
Datum 2
Anz. Ausw.
Anz. Zeitsch.
10
10
8
8
8
30
30
10
10
1
1
AN
AN
N
N
N
AN
AN
AN
AN
N
N
3
10
AN
AN
TT.MM.JJJJ
3
10
10
10
AN
AN
N
N
TT.MM.JJJJ
8,2 - EUR,CENT
8,2 - EUR,CENT
52
53
54
55
56
57
Feldbezeichnung
Nr. 52/53 = 5 mal
Funktion
Funktionsdatum
Nr. 54/55 = 5 mal
Ehrung
Ehrungsdatum
Spende
Vortrag Vorjahr
SPG-Verein
FeldBemerkung
qualität
AN
Verwendungszweck 1
Datenträgeraustausch
AN
Verwendungszweck 2
Datenträgeraustausch
Abteilungs-Nr.
Status
‘a’ - aktiv
‘p’ – passiv
TT.MM.JJJJ
Beitragsart
‘m’ - monatlich
‘v’ - vierteljährlich
‘h’ - halbjährlich
‘j’ - jährlich
‘s’ – sonstige
Monatskennzeichnung
nur belegt bei Zahlweise
‘s’
TT.MM.JJJJ
TT.MM.JJJJ
6,2 - EUR,CENT
6,2 - EUR,CENT
6,2 - EUR,CENT
TT.MM;.JJJJJ
TT.MM.JJJJJ
Anzahl Ausweise
Anzahl Zeitschriften
83
Mitglieder
Änderungsdienst
Satzbeschreibung ‘Mitgliederstamm’ (Teil 3)
Lfd.
Nr.
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
Feldbezeichnung
Sollstellungsbeträge
Gezahlte Beträge
Datum letzte Sollstellung
Datum letzte Zahlung
Datum letzte Änderung
Mahn-Kz
Handy1
Handy2
Email
Homepage
Internes Feld
Bildname
Uhrzeit letzte Änderung
Web-Felder
interne Felder
Postanschrift
…Anrede
…Titel
…Vorname
…Nachname
…Zus.Adr.
…Straße
…Plz
…Ort
…Land
…Briefanrede
…Sonstiges
Interne Felder
SEPA-Datum Mandatsref.
SEPA-KZ-Ausführung
SEPA-Mandatsreferenz
Reserve
Notizen
Internes Feld
Gesamtstellenzahl
Feldlänge
10
10
10
10
10
1
15
15
50
50
10
50
5
22
70
Feldqualität
N
N
AN
AN
AN
N
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
15
35
35
35
35
35
5
35
5
40
30
401
10
1
35
57
800
1
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
Bemerkung
8,2 - EUR,CENT
8,2 - EUR,CENT
TT.MM.JJJJ
TT.MM.JJJJ
TT.MM.JJJJ
Mahnkennzeichen
00:00
Zusatzadresse
Postleitzahl
TT.MM.JJJJ
3200
Erläuterung
Feldqualität
84
AN
N
-
alphanumerisch
numerisch
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Schnelländerungen
Diese Sonderfunktion innerhalb der Mitgliederpflege unterstützt ein
vereinfachtes Handling für die Aktualisierung einzelner Datenfelder von
verschiedenen Mitgliedern.
Je nach dem Einzelfall kann es günstiger sein, die Funktion
Schnelländerungen heranzuziehen, als über die reguläre Mitgliederpflege
anhand der kompletten Bildschirmmasken vorzugehen. Die Funktion
sollte daher vorrangig mit der Tastatur bedient werden.
Ferner ist es möglich, unter dieser Rubrik Mitglieder aus dem Bestand zu
löschen bzw. neue Mitglieder einzugeben.
Zusätzlich besteht eine Option, die durchgeführten Änderungen in einem
Protokoll zu dokumentieren. Dabei sollte die vorgegebene
Standardeinstellung
beibehalten
werden,
um
vorgenommene
Anpassungen auch später noch nachvollziehen zu können.
Nach Anwahl der Funktion [Schnelländerungen] erscheint zunächst die
folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 30: Schnelländerungen
SPG-Verein
85
Mitglieder
Änderungsdienst
Nach Aufruf steht der Cursor zunächst in der Zeile der Mitgliedsnummer
und wartet auf eine Eingabe. Als Default stehen die Daten des ersten
Mitglieds in der Bildschirmmaske.
Ist die Mitgliedsnummer nicht bekannt, kann über den Button 'Suchen'
eine Listbox der gespeicherten Mitglieder aufgerufen werden und dort
eine Auswahl erfolgen. Analog ist der Aufruf mit <F2> möglich. Das
Verfahren ist unter [MITGLIEDER] [Änderungsdienst / Mitglieder
pflegen] im Absatz ‘Suchen’ beschrieben. Alternativ kann die Auswahl
der Mitglieder auch über die Pfeile-Buttons erfolgen. Nach
entsprechender Wahl werden die Daten des Mitglieds eingeblendet.
Änderung
Nach Vorgabe der Mitgliedsnummer - die untenstehenden Buttons
werden vorübergehend ausgeblendet - erfolgt die Abfrage des Feldes,
welches zu ändern ist. Durch Anklicken des Pfeiles im Listenfeld sind alle
möglichen Feldbezeichnungen aufrufbar. Alternativ kann mit der Tastatur
über <Cursor  > durch den Inhalt des Listenfeldes geblättert werden.
Mit <Alt + Cursor > erhalten Sie das gleiche Ergebnis wie beim
Anklicken des Pfeiles.
Unter 'Alter Inhalt' wird der bisher gespeicherte Eintrag des Feldes
ausgegeben; darunter erfolgt im Feld 'Neuer Inhalt' die Abfrage des
neuen Eintrags.
Nach erfolgter Eingabe ist die Frage zu beantworten:
ändern j/n ?
<j>
<n>
speichert die Änderung
verzweigt wieder zur Abfrage der Mitglieds-Nr.
Bei Bestätigung mit <Enter> werden die untenstehenden Button wieder
eingeblendet um ggf. eine weitere Suchabfrage zu starten oder eine
Auswahl über die Blätter-Button vorzunehmen.
86
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Löschung
Eine Löschung von Mitgliedsdaten erfolgt durch die Feldauswahl
***Mitglied löschen***
Dieses Auswahlfeld befindet sich am Ende des Listenfeldes.
 Nach Bestätigung der Frage 'ändern j/n' mit 'j' wird keine weitere
zusätzliche Sicherheitsabfrage zur Löschung eingeblendet.
Neu
Erfolgt die Vorgabe einer nicht gespeicherten Mitglieds-Nummer erscheint
folgende Abfrage:
Datensatz nicht vorhanden - Neu anlegen ?
Ja
Nein
Bei Bestätigung mit 'Ja' verzweigt das Programm automatisch in die
Erfassungsmaske 'Mitglieder pflegen'. Hier sind die entsprechenden
Daten wie üblich zu erfassen. Weitere Einzelheiten hierzu sind dem
Kapitel Mitglieder/Abschnitt Änderungsdienst zu entnehmen.
SPG-Verein
87
Mitglieder
Änderungsdienst
Massenänderungen
Diese Sonderfunktion innerhalb der Mitgliederpflege soll eine vereinfachte
Aktualisierung oder Löschung von Informationsfeldern ganzer
Datensatzgruppen unterstützen. Nach Aufruf dieser Funktion erscheint
folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 31: Massenänderungen - Vorgaben
Die Änderung oder Löschung von Feldinhalten kann wahlweise für den
Gesamtbestand oder aber für einen vorher selektierten Unterbestand
durchgeführt werden, wobei dies bei allen Datensätzen (Mitgliedern)
erfolgt, auf welche der unter 'alt' vorgegebene Feldinhalt zutrifft.
Denkbar wäre beispielsweise, dass sich eine Bezirkszuordnung ändert
und somit alle Mitglieder, die diesem Bezirk angehören, von einer
Änderung betroffen sind. Hierbei müsste eine Änderung unter dem
Gesamtbestand erfolgen.
Die Variante mit einem selektierten Unterbestand könnte erforderlich
werden, wenn z. B. unter allen Mitgliedern der Abteilung Tennis ein
jährlicher Zusatzbetrag hinterlegt werden soll (siehe Beispiel).
Vorweg ist noch die Option zu wählen, ob diese Änderung im Änderungsprotokoll dokumentiert werden soll.
Nach Aktivierung des Button 'Feldauswahl' wird ein Dialogfenster
geöffnet, in dem die Auswahl des Feldes und Definition des alten und
neuen Inhalts erfolgt.
88
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 32: Massenänderungen - Feldauswahl
Beispiel 1 (Zusatzbetrag für die Abteilung Tennis):






selektieren der Abteilung Tennis
Aufruf [Änderungsdienst / Massenänderung]
Vorgabe 'Selektierter Bestand' (z. B. TEN)
Auswahl des entsprechenden Feldes über die Dialogbox
Eintrag unter alter Inhalt: Keine Eingabe
Eintrag unter neuer Inhalt: Höhe des Zusatzbetrages
Nach Bestätigung des neuen Feldinhalts über 'OK' erfolgt ein Rücksprung
in die erste Bildschirmmaske, wo für die Ausführung nochmals 'OK' zu
betätigen ist.
Anschließend werden alle Sätze des betreffenden Bestandes gelesen und
auf den alten Feldinhalt überprüft. Die Anzahl der durchgeführten
Änderungen wird anhand eines Zählers am Bildschirm angezeigt. Nach
Beendigung der Funktion erfolgt die Bestätigung:
Durchlauf beendet !
OK
SPG-Verein
89
Mitglieder
Änderungsdienst
Beispiel 2 (Massenänderungen bei der Zahlungsweise)
a) Änderung von ’jährlich’ auf ’monatlich’:
1. In der Feldauswahl ’Zahlweise’ auswählen.
2. Eingabe bei alter Inhalt:
j
3. Eingabe bei neuer Inhalt:
m
Ergebnis: Bei jedem geänderten Mitglied erfolgt nicht mehr die jährliche
Belastung von z. B. 60,00 €, sondern eine monatliche Belastung von
5,00 €. Die Beitragsstruktur muss dies allerdings vorsehen.
b) Änderung ‘Sonderzahlung/viertelj.‘ auf ‘Sonderzahlung/jährl. im Juli‘:
1. In der Feldauswahl ’Zahlweise’ auswählen.
2. Eingabe bei alter Inhalt:
sv..v..v..v..
3. Eingabe bei neuer Inhalt:
s......j.....
Der Unterschied im Gegensatz zum vorhergehenden Beispiel a) ist, dass
die Variable ’s’ für Sonderzahlung noch um den Zahlungsrhythmus
bezogen auf den Zahlungszeitpunkt ergänzt wird. Punkte bedeuten einen
Monat auf der Skala 1-12 ohne Belastung. In diesem Fall ist also
unmittelbar nach Eingabe des Buchstabens ’s’ entweder mit einem Punkt
oder mit einem den Rhythmus kennzeichnenden Buchstaben
fortzufahren.
Am Ende der Feldauswahl befinden sich die
gekennzeichneten Sonderfunktionen. Dazu gehören:
1.
2.
3.
4.
90
mit
2
Sternen
BIC aufbauen
IBAN aufbauen
Briefanrede aufbauen
Mitglieder löschen
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Änderungsprotokoll
Das Änderungsprotokoll ist eine chronologische Fortschreibung aller
Transaktionen (Bewegungen) innerhalb des Mitgliederstammes, d. h. alle
Neuanlagen, Änderungen oder Löschungen von Mitgliederdaten sind
hierin erfasst. Dabei ist es unerheblich, in welchem Modul der
Mitgliederpflege die Arbeiten durchgeführt wurden.
Anhand des Änderungsprotokolls können die erfassten Daten schnell und
in übersichtlicher Form kontrolliert werden.
Um einen lückenlosen Nachweis aller Veränderungen des
Mitgliederstammes festzuhalten, wird empfohlen, das Änderungsprotokoll
nach Ablauf einer bestimmten Frist über den Drucker auszugeben und zu
archivieren. Nach der Druck- bzw. Bildschirmausgabe können die
bestehenden Protokolldaten auf der Festplatte gelöscht werden. Dies
erfolgt über die Funktion ‘Jahres-/Periodenwechsel‘. Ab der
nächstfolgenden Transaktion beginnt die Fortschreibung neu.

Ist das Tagesdatum älter als das Datum der letzten Änderung, die
im Änderungsprotokoll vermerkt wurde, kann der Änderungsdienst
im Rahmen der Mitgliederpflege nicht aufgerufen werden. Die
Situation tritt i. d. R. nur auf, wenn der Anwender aus dem
Programm heraus ein abweichendes Datum vorgibt (Funktion
[Programm-Datum ändern]). Um eine gewisse Kontinuität
innerhalb der Änderungsdienstkontrolle zu gewährleisten, ist diese
Maßnahme unumgänglich.
SPG-Verein
91
Mitglieder
Änderungsdienst
Nach Auswahl der Funktion [Änderungsprotokoll] erscheint folgende
Bildschirmmaske:
Abbildung 33: Änderungsprotokoll - Vorgaben
92
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Zunächst ist der Dateiumfang vorzugeben. Über die Aktivierung des
Buttons 'Optionen' kann eine Zeitraumvorgabe vorgenommen werden.
Dadurch erhält man eine zeitliche Einschränkung der Listenausgabe.
Sollte keine Aktivierung des Buttons 'Optionen' erfolgen, so wird das
komplette Änderungsprotokoll (von '00.00.0000' bis 'Tagesdatum')
ausgegeben.
Abbildung 34: Änderungsprotokoll - Druckbild
SPG-Verein
93
Mitglieder
Mitglieder selektieren
[Mitglieder selektieren]
Allgemeines
Nach dem Kennenlernen der folgenden Möglichkeiten, die eine hohe
Zeitersparnis und großen Nutzen bringen, werden Sie sicherlich von den
Vorteilen einer EDV überzeugt sein.
Vermutlich wird es sehr häufig vorkommen, aus dem Gesamtbestand der
Mitglieder eine Gruppe zu bilden, die nach gleichartigen Kriterien
bestimmbar ist. Dies können z. B. alle männlichen Mitglieder über 18
Jahre sein oder die Personen, die im Bezirk XYZ wohnen.
Die so selektierten Daten in Form eines Unterbestandes können Sie
beliebig oft ausdrucken (z. B. als Mitgliederlisten, Adreßaufkleber oder
Serienbriefe) oder auch unter anderen Funktionen des Programmes
weiterbearbeiten.
Durch die Möglichkeit, beliebig viele Unterbestände zu bilden (jeden mit
eigenen Namen), kann der Anwender für sich häufig wiederholende
Situationen oder Druckaufbereitungen gewissermaßen "kleine Vereine"
innerhalb des Gesamtvereins bilden.

Zu beachten ist hierbei jedoch, dass jede Aktualisierung des
Mitgliederbestandes (Neuanlage, Änderung, Löschung), die
zeitlich nach einer Selektion durchgeführt werden, in den
selektierten Beständen nicht berücksichtigt sein können. Bei der
Selektion wird eine Datei erstellt, die dem derzeitigen Status
entspricht. Zur Aktualisierung wäre hier ein erneuter Selektionslauf
erforderlich.
Nach Aufruf der Funktion [Mitglieder selektieren] erscheint zunächst in
einem Untermenü die nachstehende Auswahlmöglichkeit:
alle
einzelne
Jubiläen
Auf die Eigenschaften dieser beiden Varianten wird auf den folgenden
Seiten getrennt eingegangen.
94
SPG-Verein
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Selektion aller Mitglieder
Wählen Sie [alle], erscheint die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 35: Mitglieder selektieren / alle - Vorgaben
In dieser Maske sind die Ausgangsbasis (gesamter Bestand oder ein
bereits selektierter Unterbestand) und der Name der Ausgabedatei
festzulegen. Die gespeicherten Dateinamen können durch Anklicken des
Pfeiles im Listenfeld oder mit <F2> aufgerufen werden. Es ist jedoch auch
eine manuelle Vorgabe in dem Feld möglich.
Anschließend ist zunächst über den Button 'Feldauswahl' ein Subdialog
aufzurufen, in dem die Selektionskriterien vorzugeben sind. Wird die
Feldauswahl nicht vorgenommen, erfolgt eine entsprechende
Fehlermeldung.
Im Rahmen der Selektierung sind unter den möglichen Kriterien (das sind
alle Felder des Mitgliedssatzes, bei denen dies sinnvoll ist) 'VON' und
'BIS' Angaben zu machen. Das heißt, alle Mitglieder, bei denen der
Feldinhalt in dem Bereich zwischen 'VON' und 'BIS' liegt, werden dem
selektierten Bestand zugeordnet. Erfolgt die Auswahl mehrerer
Selektions-Kriterien, sind diese automatisch durch eine "UND-Bedingung"
miteinander verknüpft. In einem solchen Fall werden nur die Mitglieder
der Selektion zugeordnet, bei denen die Kriterien zu allen vorgegebenen
Feldern zutreffen.
SPG-Verein
95
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Abbildung 36: Mitglieder selektieren / Feldauswahl
Als besondere Variante kann zu jedem Feld auch eine
Bedingungsumkehrung vorgegeben werden. Das heißt, ein Mitglied wird
dem Selektionsbestand nur zugeordnet, wenn die vorgegebenen Kriterien
nicht zutreffen. Hierzu muss in der Spalte 'außer' = 'a' vorgegeben
werden. Je nach gewünschtem Ergebnis kann diese Alternative sehr
hilfreich sein.
Im Rahmen der standardmäßigen (positiven) Selektierung kann dieses
Feld ebenfalls durch <ENTER> übergangen werden.
Eine weitere Variante besteht für die Felder 'Eintrittsdatum',
'Geburtsdatum', ‘Abteilungseintritt’, ‘Datum Funktion’ und ‘Datum Ehrung’.
Wird in der Spalte 'außer' = '*' eingegeben, so erfolgt die Ermittlung der
Jubiläumsjahre im 5-er Rhythmus.
Bei Feldern, die ein Datum beinhalten, kann wahlweise auch nur nach
‘Tag’ oder ‘Tag/Monat’ selektiert werden.

96
Sofern nur unter 'BIS' ein Wert vorgegeben wird und unter 'VON'
keine Vorgabe eingetragen ist, erfolgt die Selektierung vom
kleinstmöglichen Wert bis zu dem unter 'BIS' vorgegebenen. Im
umgekehrten Fall wird sinngemäß verfahren.
SPG-Verein
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Zur Eingabe einer ‘VON’- und/oder ‘BIS’-Vorgabe werden alle Datenfelder
der Bildschirmmaske der Reihe nach angesprungen. Mit der üblichen
Tastenbelegung kann man sich zwischen den Datenfeldern und den
Bildschirmseiten bewegen. Mit der Maus können durch Anklicken gezielt
einzelne Felder angesprungen werden.
Über die Schaltflächen ’Sichern’ und ’Laden’ können öfters benötigte
Selektionskriterien unter Angabe eines frei wählbaren Namens
gespeichert und bei Bedarf wieder aufgerufen werden.
Die Speicherung erfolgt im programmseitig unter dem eingegebenen
Dateinamen mit dem Extendend .par im Unterverveichnis Parameter.
Über den Windows-Explorer können dort die nicht mehr benötigten
Dateien gelöscht werden.
Nach der entsprechenden Feldauswahl kann durch Betätigen des Button
'OK' der Selektionslauf gestartet werden.
SPG-Verein
97
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Ist bereits eine Ausgabedatei gleichen Namens vorhanden, erscheint die
Meldung:
Ausgabedatei vorhanden - überschreiben ?
Ja
Nein
Bei Beantwortung mit 'Nein', kehrt das Programm in das Feld zur Abfrage
des Dateinamens zurück; bei 'Ja' wird der Selektionslauf gestartet.
Beispiele einer Selektion:
1. Auswahlkriterien:
a) männliche Mitglieder
b) älter als 18 Jahre
(Ausgangsdatum 31.12.97)
Geschlecht ....................
Geburtsdatum ...............
2. Auswahlkriterien:
Plz.............................
Anz.Zeitschr..............
98
von.............
m
01.01.1900
bis...............
m
31.12.1990
a) Postleitzahlbereich 31...
b) Bezieher einer Vereinszeitung
von............
31000
1
bis...............
31999
9
SPG-Verein
Mitglieder
3. Auswahlkriterien:
Mitglieder selektieren
a) aktive Mitglieder
b) Eintrittsdatum ab 15.02.00
c) Eintrittsbrief = ja
von.............
15.02.2000
j
a
Eintritt ............................
Eintrittsbrief ...................
Status............................
4. Auswahlkriterien:
31.12.00
.... ermäßigt bis ..................
SPG-Verein
a)
bis..............
(bleibt leer)
j
a
Ermäßigung
von.............
(bleibt leer)
bis
zum
bis..............
31.12.2000
99
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Selektion einzelner Mitglieder
Wählen Sie [einzelne], erscheint die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 37: Mitglieder selektieren / einzelne - Vorgaben
In dem Feld 'Dateiname' können Sie über <F2> den selektierten Bestand
auswählen, der bearbeitet werden soll. Dasselbe erreichen Sie, wenn Sie
mit der Maus den Pfeil am Ende des Feldes anklicken. Durch eine
manuelle Vorgabe kann ein neuer Bestand angelegt werden.
Nach anschließender Bestätigung mit 'OK' erscheinen die Einzelsätze des
ausgewählten Bestandes in einem Subdialog.
Bei einer neuen Dateivorgabe erfolgt die Abfrage:
selektierte Datei nicht vorhanden - Neu anlegen ?
Ja
Nein
Durch Bestätigung mit 'Ja' wird die Datei neu angelegt. Bei 'Nein' erfolgt
ein Rücksprung in das Dateifeld.
Im Subdialog selber können Sie über entsprechende Button Aktionen
auslösen.
Bei 'suchen/einfügen' wird Ihnen die Mitgliederliste angeboten. Das
Verfahren ist identisch mit dem unter [Änderungsdienst / Mitglieder
pflegen] Beschriebenen.
Nach Auswahl von 'löschen' erfolgt die Sicherheitsabfrage, ob wirklich der
Datensatz (Mitglied dieser Selektionsdatei) gelöscht werden soll.
Über 'Ende' wird die Selektion abgeschlossen.
100
SPG-Verein
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Selektion der Jubiläen
Wählen Sie [Jubiläen], erscheint die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 38: Jubiläen selektieren
Nach Wahl des gewünschten Bestandes (Gesamt oder selektiert) und
Festlegung des Dateinamens für die Ausgabe, kann unter ’Vorgaben’
eine Selektion nach Geburtsdatum bzw. Eintrittsdatum unter Angabe des
Auswertungsjahres festgelegt werden.
Ferner ist noch ggf. das Alter einzugrenzen und die Sprünge sowie eine
Sortierung nach Datum oder Alter zu wählen.
Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche ’OK’ wird die Selektion
gestartet und der Ergebnisreport geöffnet.
Für die Druckausgabe der Jubiläen stehen vorbereitet die Listen
•
•
Jubi-EintrDatum und
Jubi-GebDatum
zur Verfügung. Die Nutzung ist im Kapitel [MITGLIEDER] [Computerliste]
Liste ausgeben beschrieben. Anzumerken ist, dass das hier vorgegebene
Auswertungsjahr bei den Listen anzugeben ist.
SPG-Verein
101
Mitglieder
Mitglieder sortieren
Mitglieder sortieren
Eine ebenso wichtige Funktion des Programms SPG-Verein ist die
Möglichkeit, den Mitgliederbestand nach fast allen Feldern zu sortieren.
Die so sortierten Datensätze stehen anschließend analog der selektierten
"Unterbestände" für weitere Funktionen der Anwendung zur Verfügung
(z. B. für den Ausdruck von Mitgliederlisten oder Adreßaufklebern).
Nach Aufruf der Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 39: Mitglieder sortieren - Vorgaben
Wie unter [Mitglieder selektieren / alle] müssen auch bei der Sortierung in
der ersten Bildschirmmaske die Ausgangsbasis (gesamter Bestand oder
ein bereits selektierter Unterbestand) und der Name der Ausgabedatei
festgelegt werden.
Anschließend muss zunächst über den Button 'Feldauswahl' ein
Subdialog aufgerufen werden, in dem die Sortierfolge vorzugeben ist.
Wird dies nicht vorgenommen, erfolgt eine entsprechende
Fehlermeldung.
102
SPG-Verein
Mitglieder
Mitglieder sortieren
Abbildung 40: Mitglieder sortieren - Feldauswahl
Dieser Subdialog beinhaltet zwei Listenfelder, in denen Sie sich mit den
Bildlaufleisten bewegen können. Auf der linken Seite befinden sich alle
vorhandenen sortierbaren Datenfelder. Dort wählen Sie ein gewünschtes
Feld durch Doppelklick oder nach Markierung über den Button
'hinzufügen' aus. Der Begriff wird in das rechte Listenfeld
(Sortierreihenfolge) übernommen. So können Sie bis max. 6
Sortierbegriffe auswählen.
Mittels dem nachfolgenden Radiobutton kann ferner noch eine auf- oder
absteigende Sortierreihenfolge festgelegt werden.
Wollen Sie aus dieser Reihenfolge später einen Begriff wieder löschen,
markieren Sie diesen mit der Maus und wählen 'entfernen'. Analog verhält
es sich bei der Entfernung aller Begriffe.
Soll die Sortierung in der ausgewählten Form erfolgen, so ist dies mit 'OK'
zu bestätigen. Das Programm verzweigt zur ersten Bildschirmmaske
zurück, wo nochmals 'OK' zu aktivieren ist.
SPG-Verein
103
Mitglieder
Mitglieder sortieren
Sofern die ausgewählte Ausgabedatei bereits vorhanden ist, erfolgt nachstehende Sicherheitsabfrage:
Ausgabedatei vorhanden - überschreiben ?
Ja

Nein
Bei der Sortierung erfolgt die Berücksichtigung sämtlicher Stellen
eines Feldes. Im Gegensatz zur Standard-Alphaliste werden hier
die Umlaute 'Ä' 'Ö' 'Ü' und das 'ß' nach deutscher Norm sortiert.
Die Beendigung der Sortierung wird angezeigt.
Sortierbeispiel:
Der Mitgliederbestand soll aufsteigend nach Ortsbezeichnung und
innerhalb der Orte nach Straßennamen sortiert werden.
Auswahl: Sortierfeld 1 = 'Ort'
Sortierfeld 2 = 'Straße'
Sortierfeld 3 = 'Hausnummer'
Während der Programmausführung wird der Stand der Bearbeitung durch
ein Statusfenster angezeigt.
104
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
[Mitgliederlisten]
Allgemeines
Die Mitgliederlisten stellen Arbeits- und Planungsunterlagen für die
Verwaltung des Vereins (Mitgliederverwaltung, Liquiditätsplanung und
Buchführung) zur Verfügung.
In einem Untermenü werden beim Aufruf von [Mitgliederlisten] folgende
Funktionen angezeigt:
Liste (1) - adressbezogen
Liste (2) - übrige Daten
Liste (3) - Beiträge
---------------------------------------Liste (4) - Schmalschrift
---------------------------------------Geburtstagsliste
Standardmäßig sind diese 5 Listentypen unter SPG-Verein integriert. Die
zu dokumentierenden Daten sind hierbei je nach Zielsetzung
zusammengefasst worden (Beispiel: Liste 3 - Beiträge, die alle Daten zu
diesem Komplex enthält).
Durch diese Gliederung sind die Listen in sich übersichtlich und
erdrücken den Anwender nicht durch ein Datenvolumen, in dem er die für
ihn relevanten Felder erst suchen muss.
 Für den Anwender besteht die zusätzliche Möglichkeit, über die
Funktion [MITGLIEDER] [Computerliste] "eigene Listen" aufzubauen und somit den Gestaltungsspielraum wesentlich zu
erhöhen.
Durch Aufruf der entsprechenden Funktion erhält der Anwender zunächst
die nachfolgende Bildschirmmaske, die bei allen Listen - außer der
Geburtstagsliste - vom Aufbau identisch ist:
SPG-Verein
105
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 41: Mitgliederlisten (Liste 1-4) - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske)
Nachdem der Anwender die für den anstehenden Zweck optimale Liste
ausgewählt hat, sind Angaben zu dem gewünschten Dateiumfang
vorzugeben.
Des Weiteren müssen die Ausgabeart (numerische oder alphabetische
Ausgabe bzw. die Ausgabe einer vorher durchgeführten Selektion /
Sortierung) und die Art der Auswertung (Gesamtbestand, alle Abteilungen
nacheinander oder beschränkt auf bestimmte Abteilungen) festgelegt
werden. Eine Ausnahme bildet hier die Geburtstagsliste, bei der anstelle
der Ausgabeart Angaben zu der Sortierung erforderlich sind.
Über 'Optionen' sind je nach gewählter Liste unterschiedliche Vorgaben
möglich.
Generell können bei jeder Mitgliederliste ausgetretene Mitglieder
wahlweise mit ausgegeben werden. Bei diesen Mitgliedern erfolgt hinter
der Mitgliedsnummer eine Kenntlichmachung mit ' * '.
106
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Liste (1) - adressbezogen
Diese Liste dürfte die gebräuchlichste in den Vereinen sein; in ihr sind die
adressenbezogenen Daten zusammengefasst. Als zusätzliche Option
haben Sie die Wahl, auch ausgetretene Mitglieder in der Liste mit
einzubeziehen.
Abbildung 42: Liste (1) - Optionen
Liste (2) - übrige Daten
In dieser Liste werden die übrigen Stammdaten der Mitglieder
ausgegeben, die nicht adressen- bzw. beitragsbezogen sind.
Auch hier besteht die Gelegenheit, ausgetretene Mitglieder mit anzeigen
zu lassen. Außerdem haben Sie eine Wahlmöglichkeit, neben den
Standardangaben (Mitgliedsnummer, Name, Vorname, Geschlecht,
Anrede, Anzahl Ausweise und Zeitschriften, Berufsgruppe sowie Eintrittsund Austrittsdatum) auch Aussagen hinsichtlich Abteilungen, Funktionen,
Ehrungen und den Inhalt der Felder 'Sonstiges 1 und 2' der Mitglieder in
die Liste aufzunehmen.
SPG-Verein
107
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 43: Liste (2) - Optionen
Liste (3) - Beiträge
Diese Mitgliederliste ist die sog. Beitragsliste, d. h. Sie können sich
sämtliche beitragsrelevanten Daten der Mitglieder auflisten lassen.
In der Standardausgabe (ohne Optionswahl) beinhaltet die Liste:
 alle Mitglieder mit zugeordneten Abteilungen und Beiträgen,
 Summierung pro Abteilung mit Beitragsarten,
 anschließender Gesamtsummen-Ausweis.
Neben der grundsätzlichen Möglichkeit, ausgetretene Mitglieder für die
Auswertung einzubeziehen, bestehen folgende Optionen für die Listengestaltung:
 Mit 'Zusatzbetrag/Zahlweise summieren' erhalten Sie neben der
o. g. Standardausgabe eine Summierung für die Position
Zusatzbetrag in Abhängigkeit zur Zahlungsweise.
 Mit 'Ausgabe nur Summenblatt' fehlen die Einzelzeilen für die
Mitglieder.
108
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 44: Liste (3) - Optionen
Liste (4) - Schmalschrift
In dieser Liste hat der Anwender die Möglichkeit, einen Teilbereich selbst
zu gestalten. Die Spalte 'Verschiedenes' kann mit unterschiedlichen, bis
max. 40 selbst ausgewählten Datenfeldern belegt werden.
Neben der Option, ausgetretene Mitglieder mit auszugeben, haben Sie
auch die Möglichkeit, den Ausdruck von vorgesehenen Datenfeldern zu
erzeugen, wenn das betreffende Feld keinen Inhalt vorweist. In diesem
Fall wird nur die Feldbezeichnung ausgegeben.
Außerdem können Sie bestimmen, dass bloß die Spalte 'Verschiedenes'
zur Ausgabe gelangt. Die Liste enthält dann neben der Spalte
'Verschiedenes' nur noch die Mitglieds-Nummer und Namen (Nachname,
Vorname).
SPG-Verein
109
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 45: Liste (4) - Optionen
In dem unteren Bereich der Bildschirmmaske können Sie die
entsprechende Feldauswahl vornehmen. Hierzu wählen Sie im linken
Listenfeld jeweils das gewünschte Objekt aus und übertragen es durch
Anwählen des Button 'hinzufügen' oder durch Doppelklick in das rechte
Listenfeld, bis die gewünschte Zuordnung komplett ist. Anschließende
Korrekturen sind über 'entfernen' möglich.
Die Mitgliederliste (4) wird aus Gründen der Druckbreite von 120 Stellen
in Schmalschrift ausgegeben.
 Bei einer Darstellung am Bildschirm werden nur die Felder bis
einschließlich der Spalte 'Datum' ausgegeben (=80 Stellen). Ist
eine vollständige Wiedergabe der Spalte 'Verschiedenes' am
Bildschirm erwünscht, müssen Sie unter 'Optionen' den Punkt 'nur
Spalte Verschiedenes ausgeben' wählen.
110
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Geburtstagsliste
Auch die Geburtstagsliste bietet dem Anwender die Möglichkeit, eine
Standardsortierung zu nutzen oder eine von ihm nach bestimmten
Kriterien selbst durchgeführte Selektion zu nutzen (s. vorangegangene
Listenbeschreibungen):
Abbildung 46: Geburtstagsliste
Durch eine Zeitraumvorgabe (von Monat - bis Monat) kann die
Geburtstagsliste bei der Erstellung im Umfang eingeschränkt werden.
Abbildung 47: Geburtstagsliste - Optionen
SPG-Verein
111
Mitglieder
Mitgliederlisten
 Im Rahmen der Sortierung ist es empfehlenswert, zunächst eine
Bildschirmansicht vorzunehmen. Nach Ausgabe der ersten
Bildschirmseite ist diese abzubrechen, um das Programm wieder
in die Ausgangsstellung zu bringen. Erst jetzt sollte die Ausgabe
über den Drucker ohne Neusortierung erfolgen. Hierdurch ist eine
schnellere Abwicklung möglich.
112
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Kopfdaten und Druckbilder
Entsprechend den Vorgaben werden die Kopfzeilen der einzelnen Listen
wie folgt ausgegeben:
1. Liste 1 - 4
Zeile 1
Zeile 2
Zeile 3
Test-Sport-Verein
MITGLIEDERLISTE (.)
GESAMTBESTAND - NUMERISCH
GESAMTBESTAND - ALPHABETISCH
GESAMTBESTAND - SELEKTIERT/SORTIERT (Datei:.....)
NUMERISCH - ABT. (..) ........................
ALPHABETISCH - ABT. (..) ........................
SELEK./SORT. (Datei:.....) - ABT. (..) ........................
2. Geburtstagsliste
Zeile 1
Zeile 2
Zeile 3
Test-Sport-Verein
GEBURTSTAGSLISTE
GESAMTBESTAND
GESAMTBESTAND - ABT. (..)......................
SELEKTIERT/SORTIERT (Datei:.....)
SELEK./SORT. (Datei:.....) - ABT. (..) .....................
Erläuterung
ABT. ( ) .........................................
Abteilungsbezeichnung
Abteilungsnummer
(Datei:.....)
Dateiname
SPG-Verein
113
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 48: Liste 1 - Druckbild
Erläuterungen
P:
D:
F:
H1:
H2:
S:
L:
B:
V:
114
-
Telefon Privat
Telefon Dienstlich
Fax
Handy 1
Handy 2
Sonstige Nr.
Land
Berufsgruppe
Verteiler
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 49: Liste 2 - Druckbild
Erläuterungen
G
A
Z
BGR
ST
S1 / S2
F1 - F5
E1 - E5
z.B. ‘fu’
-
Geschlecht
Anzahl Ausweise
Anzahl Zeitschriften
Berufsgruppe
Status
Sonstiges 1 oder 2
Funktion mit Datumsangabe
Ehrung mit Datumsangabe
Abteilung mit Beitrittsdatum
E=TT.MM.JJ/n
A=TT.MM.JJ/n
K=TT.MM.JJ/0
D1=TT.MM.JJ
D2=TT.MM.JJ
-
Eintrittsdatum / Eintr.-Brief
Austrittsdatum / Austr.-Brief
Kündigungsdatum / Kündg.-Grund
Datum 1
SPG-Verein
Datum 2
115
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 50: Liste 3 - Druckbild (Bereich Mitglieder)
Erläuterungen
ERHEB.AB
ERM.BIS
ZA
BLZ
AN
BA
J-BEITRAG
116
-
Erhebung ab
Ermäßigung bis
Zahlungsart
Bankleitzahl
Abteilungsnummer
Beitragsart
-
Beitrag auf Jahresbasis hochgerechnet
-
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 51: Liste 3 - Druckbild (Bereich Summenblatt)
Erläuterung
Die Beschränkung der Ausgabe auf das Summenblatt
kann von Nutzen sein, wenn Zahlen für die
Liquiditätsplanung benötigt werden. Der Verein erhält
hierdurch
genauen
Aufschluß
über
das
Beitragsaufkommen.
SPG-Verein
117
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 52: Liste 4 - Druckbild
Erläuterungen
Datum:
G=TT.MM.JJ
E=TT.MM.JJ
A=TT.MM.JJ
K=TT.MM.JJ
118
-
Geburtsdatum
Eintrittsdatum
Austrittsdatum
Kündigungsdatum
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 53: Geburtstagsliste - Druckbild
Erläuterungen
tu/a (z.B.)
F
E
SPG-Verein
-
Abteilungsnummer / Status
Funktion
Ehrung
119
Mitglieder
Etiketten
[Etiketten]
Allgemeines
Adreßaufkleber sind selbstklebende Etiketten. Sie finden in der Vereinsverwaltung vielfältige Verwendung (für Anschreiben, Rundschreiben, Zeitschriftenversand, vereinseigene Ausweisvordrucke, etc.). Bei der Bildung
der Adressen wird vorrangig die Postfachadresse benutzt.
Nach Aufruf der Funktion [Etiketten] erscheint zunächst in einem
Untermenü die nachstehende Auswahlmöglichkeit:
Etiketten ausgeben
Layout erstellen / ändern
Etiketten ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von EtikettenLayouts.
Sofern für die Etikettenausgabe ein neues oder abgewandeltes Layout
gewünscht wird, ist zunächst unter der Funktion [Layout erstellen /
ändern] die entsprechende Gestaltung vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion Etiketten ausgeben werden als erstes
Etikettenauswahl (Dateiname), Ausgabemedium und Dateiumfang
erfragt. Danach sind Ausgabeart und Auswertung zu definieren.
120
SPG-Verein
Mitglieder
Etiketten
Abbildung 54: Etiketten ausgeben - Vorgaben
In dem Feld 'Welches Etikett' ist der Dateiname vorzugeben, unter dem
dieses nach der Definition abgespeichert wurde. Sollte Ihnen der Name
und das Layout nicht bekannt sein, klicken Sie auf den Pfeil am rechten
Rand dieses Listenfeldes. Sie erhalten dabei folgendes Dialogfenster:
Abbildung 55: Etiketten-Auswahl
SPG-Verein
121
Mitglieder
Etiketten
In diesem Dialogfenster sind unter 'Dateiname' alle vorhandenen
Etiketten entsprechend der Definition aufgelistet. Das Programm zeigt
Ihnen automatisch den Inhalt des Unterverzeichnisses '\etikett'.
Bei Markierung einer Datei wird im Feld 'Skizze' eine Seitenansicht dieses
Etiketts dargestellt. Unter 'Beschreibung' erhält man weitere
Informationen. Durch Bestätigung über 'OK' ist das markierte Etikett
(Dateiname) ausgewählt. Nach automatischem Rücksprung in die erste
Maske 'Vorgaben' erscheint der Name dieser Datei im Feld 'Welches
Etikett'.
Abschließend sind durch Anwählen des Buttons 'Optionen' noch folgende
Vorgaben möglich:
Abbildung 56: Etiketten ausgeben - Optionen
Sie haben hier die Möglichkeit, auch für die ausgetretenen Mitglieder
Etiketten zu erstellen. Außerdem ist zu bestimmen, wie oft die Ausgabe
erfolgen soll. Dabei wird der Folgeausdruck jeweils nach dem kompletten
Bestand und nicht für jedes Mitglied (z. B. 5x hintereinander) veranlasst.
Über 'OK' verlassen Sie diese Maske.
Mit 'OK' in der Maske 'Vorgaben' veranlassen Sie nunmehr die Ausgabe
in der vorgegebenen Form.
122
SPG-Verein
Mitglieder
Etiketten
Das Programm zeigt Ihnen bei einer Bildschirmausgabe kurz an, dass
das Preview (Vorschau) aufbereitet wird. Ein Abbruch ist zu diesem
Zeitpunkt noch möglich.
Die Darstellung der Vorschau erfolgt in einem gesonderten
Dokumentfenster (Window). Sie können es - wie unter Windows üblich durch das Anklicken der oberen rechten Schaltfläche auf Vollbild
vergrößern.
Abbildung 57: Etiketten ausgeben - Preview
Über die vorhandenen Schaltflächen unter der Titelleiste können Sie




blättern zwischen evtl. mehreren Seiten,
die Größendarstellung der Etiketten verändern (Zoom),
die Ausgabe der Etiketten über den Drucker veranlassen,
die Seitenansicht verlassen und somit die Auswahl verwerfen.
SPG-Verein
123
Mitglieder
Etiketten
Interessante Beispiele für die Einsatzmöglichkeit von Etiketten sind auch
die Arbeitseinsatzkarte und der Mitgliedsausweis.
Abbildung 58: Arbeitseinsatzkarte und Mitgliedsausweis
Für die Erstellung eines Mitgliedsausweises mit Lichtbild sind folgende
Konventionen einzuhalten:
1. Erstellung eines Verzeichnisses ’Bilder’ im Programmverzeichnis
von SPG-Verein mit Hilfe des Windows-Explorers.
2. Einstellen des Lichbildes als *.bmp bzw. *.jpg-Datei in das ’Bilder’Verzeichnis
3. Verwenden der 10-stelligen Mitgliedsnummer als Dateiname; ggf.
also Auffüllung der Mitgliedsnummer mit Vornullen.
Eine Optimierung der Bildgröße wird durch SPG-Verein automatisch
vorgenommen.
Layout erstellen / ändern
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Oben befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Etiketts vorzunehmen ist;
unten schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
124
SPG-Verein
Mitglieder
Computerbriefe
[Computerbriefe]
Allgemeines
Bei dieser Funktion handelt es sich nicht um die 'klassische'
Textverarbeitung, sondern um die Erstellung von Standardtexten, die
immer wieder Verwendung finden, z.B. Ein-/Austrittsbestätigungen,
Beitragsänderungen oder Mahn-/Rechnungstexte. Es ist möglich, einen
einmal aufgebauten Text an mehrere Adressaten zu richten, etwa als
Rundschreiben.
Die maximale Länge eines Textes entspricht max. 2 DIN-A4-Seite.
Nach Aufruf der Funktion [Computerbriefe] erscheint zunächst in einem
Untermenü die nachstehende Auswahlmöglichkeit:
Briefe ausgeben
Layout erstellen / ändern
Briefe ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von Brieflayouts.
Sofern für die Briefausgabe ein neues oder abgewandeltes Layout
gewünscht wird, ist zunächst unter der Funktion [Layout erstellen/ändern]
die entsprechende Gestaltung vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion [Briefe ausgeben] werden als erstes
Briefauswahl (Dateiname) und Dateiumfang erfragt. Außerdem sind
Ausgabeart und Auswertung zu definieren. Schließlich wird über die
Briefverwaltung festgelegt, wie mit den erstellen Briefen verfahren werden
soll.
Der gewünschte Brief kann bei vorliegen des Namens direkt in das Feld
‘Welcher Brief‘ eingegeben werden. Wahlweise kann auch mittels
Mausklick auf den „Pfeil-nach-unten“ ein Windows Explorerfenster
ausgerufen werden, das eine Übersicht aller Briefe bietet. Durch
Anklicken eines Briefes erfolgt am rechten Rand eine Vorschau, die dem
Anwender einen Überblick über den Inhalt bietet.
SPG-Verein
125
Mitglieder
Computerbriefe
Abbildung 59: Computerbriefe ausgeben
Auswahlpunkt (1)
Umfasst die Konfigurationsmöglichkeit für den Druck, die Vorschau etc.
Auswahlpunkt (2)
Bei dieser Auswahl werden alle Mitglieder, bei denen keine E-MailAdresse gespeichert ist, für die Ausgabe aufbereitet.
Auswahlpunkt (3)
Hier wird für jedes Mitglieder ein Brief im PDF-Format erstellt und in das
Zielverzeichnis
C:\SPG\SPG-Verein\[MANDANT]\archiv gespeichert.
Diese Anschreiben stehen dann unter der Funktion ‚Mitglieder pflegen‘
unter der Registerkarte ‚Dokumentenarchiv (6)‘ zur Verfügung. Von dort
aus ist dann eine Anzeige sowie ein Löschen oder ein Umbenennen des
Dokumentes möglich. Um dem zu speichernden Anschreiben noch einen
Namen mitzugeben, ist das Feld ‚Brieftitel für den Dateinamen‘ individuell
oder systemseitig durch Betätigen der Schaltfläche am Ende der
Eingabezeile zu füllen.
126
SPG-Verein
Mitglieder
Computerbriefe
Auswahlpunkt (4)
Bei Wahl des Menüpunktes (4) werden für alle Mitglieder mit hinterlegter
E-Mail-Adresse die Anschreiben erstellt und in ein Zwischenverzeichnis
geschoben: C:\SPG\SPG-Verein\[MANDANT]\emailausgang. Ebenfalls ist
hier ist das Feld ‚Brieftitel für den Dateinamen‘ individuell oder
systemseitig durch Betätigen der Schaltfläche am Ende der Eingabezeile
zu füllen. Gleichzeitig wird unter Punkt (5) die Anzahl der im genannten
Verzeichnis gespeicherten Dokumente hochgezählt und angezeigt.
Auswahlpunkt (5)
Damit die Briefe über diesen Auswahlpunkt elektronisch versendet
werden können, ist zunächst das Feld ‚Betreff‘ nach Wunsch
anzupassen. Ein begleitender E-Mail-Text ist über die Schaltfläche
„Nachrichtentext laden oder erstellen“ zu erfassen:
Abbildung 60: Computerbriefe – Nachrichtentext erfassen
SPG-Verein
127
Mitglieder
Computerbriefe
Im weißen Bereich des Fensters kann der E-Mail-Text eingegeben
werden; anschließend ist dieser in einem frei wählbaren Verzeichnis zu
speichern. Wir empfehlen, hierfür unter dem jeweiligen Mandantenkürzel
ein spezielles Verzeichnis „Nachrichten“ zu erstellen. Nach dem
Schließen des Nachrichten-Eingabefensters kann nun über die
Schaltfläche ‚ok‘ der Email-Versand gestartet werden.
Beim ersten Aufruf des Versandmoduls werden Sie noch nach Angaben
zu dem E-Mail-Konto gefragt, von dem aus die Computerbriefe gesendet
werden sollen. Bitte füllen Sie hier alle Pflichtfelder aus und nutzen Sie die
Funktion „E-Mail-Versand testen“. Die benötigten Angaben finden Sie in
den Vertragsunterlagen Ihres Providers – ggf. auch Online in einer
aktuellen Fassung, da sich Rahmenparameter durchaus ändern können:
Abbildung 61: Einstellungen für den Mailversand – Registerkarte 1
128
SPG-Verein
Mitglieder
Computerbriefe
Abbildung 62: Einstellungen für den Mailversand – Registerkarte 2
SPG-Verein schickt dann mit der von Ihnen hinterlegten E-Mail-Adresse
eine Testmail an eben diese Adresse. So können Sie umgehend durch
einen Blick in Ihr E-Mail-Postfach den Versand überprüfen.
Ist eine Testmail angekommen, können Sie den Konfigurationsdialog
über „OK“ beenden und SPG-Verein startet direkt im Anschluss
automatisch den Versand der Computerbriefe und setzt den Zähler
wieder auf 0 zurück. Das Ausgangsverzeichnis für die E-Mails wird
ebenfalls geleert.
2-seitiger Brief
Für diejenigen, die mehr Platz in den Anschreiben benötigen, wurde jetzt
eine 2-seitige Briefvorlage mit dem Namen ‚muster_2_seiten‘ erstellt.
Auswahl/Optionen
Bei Aufruf der 'Briefauswahl' steht das Programm automatisch im Unterverzeichnis '\briefe'. Unter 'Optionen' können die ausgetretenen Mitglieder
berücksichtigt werden.
SPG-Verein
129
Mitglieder
Computerbriefe
Abbildung 63: Briefe ausgeben - Preview
Layout erstellen / ändern
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Links befindet sich der
Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Briefes vorzunehmen ist;
rechts schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an. Die
entscheidenden Felder in fast allen Dokumenten basieren auf dem
gestalterisch flexibleren RichTextFormat (RTF).
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
130
SPG-Verein
Mitglieder
Computerliste
[Computerliste]
Allgemeines
Neben den fest vorgegebenen Mitgliederlisten hat der Anwender hier die
Möglichkeit, eine Auswertung nach seinen Wünschen bzw. Bedürfnissen
aufzubauen. Das Verfahren ist ähnlich der Funktion [Computerbriefe].
Jede erstellte Liste wird unter einem vom Anwender bestimmten Namen
abgelegt und kann später beliebig oft genutzt werden. Dadurch, dass
dieses individuell gestaltete Dokumentationsmittel auch auf jeden
selektierten oder sortierten Unterbestand angewandt werden kann, sind
die Möglichkeiten für den Anwender in dieser Beziehung fast unbegrenzt.
Nach Aufruf der Funktion [Computerliste] erscheint zunächst in einem
Untermenü die nachstehende Auswahlmöglichkeit:
Liste ausgeben
Layout erstellen / ändern
Liste ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von Listenlayouts.
Sofern für die Listenausgabe ein neues oder abgewandeltes Layout
gewünscht wird, ist zunächst unter der Funktion [Layout erstellen /
ändern] die entsprechende Gestaltung vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion Liste ausgeben werden als erstes
Listenauswahl (Dateiname) und Dateiumfang erfragt. Außerdem sind
Ausgabeart und Auswertung zu definieren.
SPG-Verein
131
Mitglieder
Computerliste
Die weitere Vorgehensweise in dieser und den folgenden
Bildschirmmasken ('Listenauswahl' und 'Optionen') hat analog der
Beschreibung unter [Etiketten ausgeben] zu erfolgen.
Bei Aufruf der 'Listenauswahl' steht das Programm automatisch im Unterverzeichnis '\listen'. Unter 'Optionen' können die ausgetretenen Mitglieder
berücksichtigt werden.
Abbildung 64: Liste ausgeben - Preview
Layout erstellen / ändern
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Links befindet sich der
Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung der Liste vorzunehmen ist; rechts
schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
132
SPG-Verein
Mitglieder
Email-Versand
[Email-Versand]
Allgemeines
Über den Menüpunkt [E-Mail-Versand] ist es möglich, direkt aus der
Anwendung heraus Mitglieder anzumailen, sofern bei den Mitgliedern
eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Alle gesendeten Emails und
Meldungen werden in einem Sendeprotokoll mit einer vorangestellten
laufenden Nummer ausgegeben. Im Falle eines Abbruches dient diese
Nummer als Wiederanlaufpunkt.
Abbildung 65: Liste ausgeben - Preview
SPG-Verein
133
Mitglieder
Email-Versand
Das Menüfenster ist logisch und optisch in die Bereiche EmpfängerDaten, Absender und SMTP-Vorgaben aufgeteilt.
Abbildung 66: Fenster E-Mail-Versand
Die Durchführung ist denkbar einfach:
1. Menüpunkt [MITGLIEDER] → [E-Mail-Versand] aufrufen.
2. Damit nach einem Abbruch der Versand genau wieder an der Stelle
aufgesetzt werden kann, ist das Feld ‘Ab welcher Nummer‘ auszufüllen, ansonsten kann der vorgegebene Wert ‘1‘ unverändert bleiben.
3. Den gewünschten Empfängerkreis wählen:
3.1. Gesamtbestand (alle Mitglieder)
3.2. Selektiert/sortiert-Dateiname: Über die Schaltfläche ‘...‘ kann
ein vorher selektierter Kreis ausgewählt werden.
3.3. Empfänger individuell: Hier kann eine E-Mail-Adresse nach
Wunsch eingegeben werden. Ferner ist es möglich, eine
Textdatei mit verschiedenen E-Mail-Adressen vorzugeben.
Dazu ist lediglich der Dateiname mit dem Sonderzeichen
@ voranzustellen.
134
SPG-Verein
Mitglieder

Email-Versand
Nur mit E-Mail-Adresse versehenen Datensätze können angemailt
werden.
4. Ein Betreff ist vorzugeben.
5. Die gewünschte Nachricht kann über ein gesondertes Fenster
eingegeben werden. Dazu ist mittels Mausklick die Schaltfläche
’Nachrichten-Text laden oder erstellen’ zu betätigen:
Abbildung 67: Fenster E-Mail-Versand – Nachricht eingeben
Wahlweise kann hier der Inhalt einer .txt-Datei eingelesen
(Schaltfläche ’öffnen’) oder über ’Neue Nachricht’ den Text gleich in
das Fenster eingegeben werden. Auf Wunsch kann der Text auch
über die Schaltfläche ’Speichern’ an einem Ort Ihrer Wahl
gespeichert werden. Die Eingabe wird über die Schaltfläche
’Schließen’ beendet.
6. Falls gewünscht können an die Email Anlagen angehängt werden.
Durch Mausklick auf die Schaltfläche ’…’ öffnet sich der Windows
Explorer und das gewünschte Dokument kann gewählt werden.
Mehrere Dokumente werden durch Semikolon getrennt.
7. Eine gültige Absenderadresse ist einzugeben. Die hier verwendete
Absenderadresse sollte existent sein und „Ihnen“ gehören.
8. Die Adresse des SMTP-Servers (Simple Mail Transfer Protocol); darf
auf keinen Fall fehlen. Diese Adresse ist die von Ihrem Provider,
beispielsweise smtp.1und1.de.
SPG-Verein
135
Mitglieder
Email-Versand
9. Server-Portnummer ist bei SMTP immer 25.
10. Benutzername und Kennwort dürfen ebenfalls nicht fehlen. Diese
wurden Ihnen vom Anbieter (Provider) zur Verfügung gestellt.
11. Da manche Server aus Sicherheitsgründen ab einer bestimmten
Anzahl von aufeinander folgenden Emails den Versand von sich aus
stoppen, ist hier eine Eingabe erforderlich. Die Informationen hierzu
erhalten Sie ggf. bei Ihrem Provider.
12. Festlegung, ob die Möglichkeit von BCC (BlindCarbonCopy) genutzt
werden soll.
Der Sinn von BCC ist, dass eine Vielzahl von Empfängern angegeben
werden kann, aber jeder Empfänger – im Gegensatz zu CC
(CarbonCopy) – nicht die anderen Empfänger sehen kann. Diese
Daten werden auch nicht in den Struktur- oder Verlaufsdaten einer EMail gespeichert. Zur Konfiguration ist anzugeben, wie viele
Nachrichten als BCC versendet werden sollen – also wie viele
Nachrichten an eine E-Mail angehängt werden sollen. Je nach
Provider gibt es hier durchaus Restriktionen dergestalt, dass eine
größere Anzahl von BCC-Empfängern nicht zugelassen wird. Hier
empfiehlt sich eine Anfrage an den jeweiligen Dienstleister. Generell
wird als E-Mail-Empfänger (=AN) immer die Absende-E-Mail-Adresse
angegeben. Dadurch wird in einigen Fällen verhindert, dass sog.
SPAM-Filter, die auf vielen E-Mail-Postfächern für Sicherheit sorgen,
Ihre E-Mail als SPAM klassifizieren und in einen entsprechenden
Ordner verschieben bzw. die E-Mail von vornherein nicht mehr
zustellen.
13. Lesebestätigung.anfordern
Auch die Möglichkeit, die gemäß internationalem Standard zulässige
Anforderung nach einer sog. Lesebestätigung – also das
systemseitige Generieren einer Antwortmail, sobald der E-MailEmpfänger seine E-Mail öffnet – ist integriert. Dazu ist einfach die
entsprechende Checkbox zu markieren:
14. Durch Betätigen der Schaltfläche ’Senden’ werden die E-Mails
versendet.
15. Nach dem Versenden von E-Mails kann das Sendeprotokoll in einem
vom Nutzer zu wählendem Pfad gespeichert werden und steht damit
bei eventuellen Rückfragen als Auskunftsmedium zur Verfügung.
136
SPG-Verein
Mitglieder
Email-Versand
Zur Kontrolle wird ein Sendeprotokoll geführt, aus dem der Sendestatus,
die Email mit vorangestellter fortlaufender Nummer sowie die An- und
Abmeldevorgänge entnommen werden können. Anhand der fortlaufenden
Nummer ist bei einem Abbruch ein Wiederanlauf möglich (siehe Eingabe
’Ab welcher Nummer?’). Das Dialogfenster wird mit einem Mausklick auf
die Schaltfläche ’Schließen’ beendet.
Abbildung 68: Fenster E-Mail-Versand – Sendeprotokoll
Alle getätigten Eingaben werden unter dem Dateinamen ’xxx-E-MailParameter.dat’
(XXX=Mandantenkennzeichen)
im
Verzeichnis
’Parameter’ gespeichert und stehen somit beim nächsten Aufruf wieder
zur Verfügung.
SPG-Verein
137
Mitglieder
Infopostliste
[Infopostliste]
Allgemeines
Die Deutsche Post AG stellt an "Sendungen zu ermäßigtem Entgelt"
besondere Zulassungsbedingungen, die u. a. im Merkblatt "Infobrief +
Infopost" beschrieben sind.
Grundsätzlich gelten jedoch folgende Bedingungen:
1. Infopost
 Einlieferungsmenge
 Mindestens 5000 Sendungen
 oder 500 je Leitregion
 oder für regionale Kleinversender mindestens 50 Sendungen je
Leitbereich der Einlieferungsstelle
 Für die Entgeltermäßigung müssen die Einlieferungen nach Postleitzahlen (Feld 50) sortiert werden. Dabei gilt:
 Leitzone
=
1. Stelle Plz
 Leitregion
=
1. + 2. Stelle Plz
 Leitbereich
=
Zusammenfassung
einer
oder
mehrerer
5-stelliger Plz
2. Infobrief
 keine Sortierung/inhaltsgleich
 Mindestmenge 50 Sendungen
Durch die Zulassungsbedingungen der Post AG ist jede Einlieferung nach
den genannten Kriterien aufzubereiten und dieser eine Liste beizulegen.
Bitte beachten Sie, daß Änderungen durch die Deutsche Post AG
jederzeit möglich sind.
Erstellung / Druckausgabe
Um diese Auflistung zu erhalten, ist zunächst eine Sortierung des
Mitgliederbestandes nach Postleitzahlen vorzunehmen.
Nach erfolgter Sortierung kann die Funktion [Infopostliste] aufgerufen
werden.
138
SPG-Verein
Mitglieder
Infopostliste
Abbildung 69: Infopostliste - Vorgaben
In dem Feld 'Welche selektiert/sortiert Datei' geben Sie deren Namen vor.
Ist Ihnen dieser nicht bekannt, können Sie sich durch Anklicken des
Pfeiles am rechten Rand dieses Listenfeldes oder über <F2> den
Bestand der Dateien anzeigen lassen und auswählen.
Abbildung 70: Infopostliste - Dateiauswahl
SPG-Verein
139
Mitglieder
Infopostliste
Nach Vorgabe des Dateinamens ist noch die Wahl der 'Optionen'
möglich.
Neben der Möglichkeit, auch ausgetretene Mitglieder mit in die Auswahl
einzuschließen, können Sie eine Inhaltsangabe zur Sendung vorgeben.
Hierfür stehen 35 Zeichen zur Verfügung. Die Vorgabe wird in der
Kopfzeile der Liste angedruckt.
Nachfolgend ein Beispielausgabe:
Abbildung 71: Infopostliste - Druckbild
140
SPG-Verein
Mitglieder
Infopostliste
Die Infopostliste enthält Angaben über:



die Postleitzahl,
den Ort,
die Anzahl der Sendungen.
Dabei werden ausschließlich Summen ausgegeben:




beim Wechsel der kompletten Postleitzahl (PLZ),
beim Wechsel der ersten beiden Stellen der PLZ (Kennz. '*'),
beim Wechsel der ersten Stelle der PLZ (Kennzeichnung '*'),
beim Programmende - Gesamtsumme (Kennzeichnung '***').
SPG-Verein
141
Beiträge
Übersicht
[BEITRÄGE]
Übersicht
Unter dem Menüpunkt [BEITRÄGE] werden alle beitragsbezogenen Auswertungen durchgeführt.
Neben der Fälligstellung regulärer Beiträge und sonstigen Abrechnungen
können Sie rückständige Mitglieder mahnen, erfolgte Zahlungen
bearbeiten und erhalten Auskünfte über die Mitgliedskonten bzw.
Kontensalden.
Soll eine Rechnungsnummer zum Einsatz kommen, so lesen Sie bitte
den Abschnitt ’letzte Rechnungs-Nr’. Dieser gilt für alle Vorgänge mit
einer Rechnungsnummer, unabhängig von der Menüfunktion.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Beitragsverfahren

Abrechnungsverfahren 
Mahnverfahren

-----------------------------------------Zuwendungen/Spenden 
-----------------------------------------Zahlungen bearbeiten 
Mitgliedskonto

Saldenliste
Jahr.-/Periodenwechsel
142
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
[Beitragsverfahren]
Allgemeines
Unter der Funktion [Beitragsverfahren] sind folgende Bereiche realisiert:
Beitragserhebung
Beitragserhebungsliste
Rechnungen ausgeben
Belege (Überwsg.) ausgeben
--------------------------------------------Rechnungsformular erstellen
Beleg (Überwsg.) erstellen
--------------------------------------------DTA/SEPA-Datei erstellen
DTA-Verwaltung
Beitragserhebung
Durch die Beitragserhebung werden die unter den Mitgliederstammdaten
hinterlegten Beiträge, Sonder- und Einmalzahlungen zahlbar (fällig)
gestellt.
Aus der Erhebung ergibt sich bei den nachstehenden Feldern eine
Veränderung:
- gezahlte Beträge
- Sollstellungsbeträge
- Mahnkennzeichen
- Datum letzte Zahlung
- Datum letzte Sollstellung
- Einmalbetrag
- Saldo (Mitgliedskonto)
SPG-Verein
143
Beiträge
Beitragsverfahren
Die ermittelten Zahlungssätze werden separat abgelegt und können mit
den Funktionen [Beitragserhebungsliste], [Belege (Überwsg.) ausgeben]
[Rechnungen ausgeben], und [Datenträgeraustausch] weiter verarbeitet
werden. Ebenso stehen sie für die beitragsunabhängigen Funktionen
[Mitgliedskonto] und [Saldenliste] zur Verfügung.
Nach Aufruf der Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 72: Beitragserhebung - Vorgaben
Mit der Variante 'Testlauf' kann eine Simulation der Beitragserhebung
erfolgen. Dabei findet keine Bestandsveränderung statt, jedoch werden
Zwischendateien aus der vorherigen Erhebung gelöscht. Auf diesen
Tatbestand wird durch eine entsprechende Bildschirmausgabe
hingewiesen. Ggf. ist zu diesem Zeitpunkt ein Abbruch möglich.

Nach Durchführung des Originallaufes (diverse Felder im
Stammsatz werden verändert) ist die Beitragserhebung nur noch
durch Einlesen der letzten Datensicherung vor Erhebung
rückgängig zu machen.
Außerdem kann in der Maske die Erhebung für den gesamten Mitgliederbestand, eine bestimmte Abteilung oder einen selektierten Unterbestand
erfolgen.
144
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Abschließend sind über 'Optionen' weitere Vorgaben möglich. Zur
Vereinfachung werden einmal getätigte Eingaben beim nächsten Aufruf
als Defaultwerte vorgeschlagen, sofern eine alte Beitragserhebung
vorhanden ist.
Sie haben hier die Möglichkeit, den Zahlungstermin, für den die Beitragserhebung durchgeführt werden soll, festzulegen. Bei der Zahlungsart ‘s’
ist außerdem der Zahlungsmonat anzugeben.
Die Erhebung eines in den Mitgliederdaten eingetragenen 'Einmalbetrages' oder eines 'Zusatzbetrages' kann auch in Abhängigkeit vom
Zahlungstermin erfolgen. Wird diese Möglichkeit gewählt, erfolgt die
Erhebung des Einmalbetrages bzw. des Zusatzbetrages nur dann, wenn
der vorgegebene Zahlungstermin (z. B. monatlich) mit der ersten beim
Mitglied gefundenen Zahlungsweise übereinstimmt.
Diese Möglichkeit kann z. B. derjenige Anwender nutzen, der Beiträge
 mit verschiedensten Beträgen,
 zu den unterschiedlichsten Terminen und
 die in keine richtige Beitragsstruktur passen
erhebt.
SPG-Verein
145
Beiträge
Beitragsverfahren
Im Extremfall würde jedes Mitglied einen anderen Beitrag zahlen. In einer
solchen Situation muss eine sogenannte Pseudo-Abteilung angelegt und
diese dem Mitglied zugeordnet werden. Bei der Anlegung der PseudoAbteilung ist keine Verschlüsselung von Beiträgen in den Betragsspalten
(monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) vorzunehmen. Der Beitrag
ergibt sich nämlich aus dem Feld 'Zusatzbetrag'. Die Pseudo-Abteilung
dient nur dazu, den Zahlungstermin zu steuern.
Wird die Zusatzmöglichkeit nicht gewählt (angekreuzt), erfolgt eine volle
Berücksichtigung des hinterlegten Einmal- bzw. Zusatzbetrages bei
Ermittlung des Erhebungsbetrages. Dies ist besonders für Anwender von
Bedeutung, die
 neben den Abteilungsbeiträgen grundsätzlich einen zusätzlichen
Betrag erheben möchten bzw.
 keinen Abteilungsbeitrag verschlüsselt haben. In diesem Fall
ergibt sich die Anzahl der Belastungen aus der Häufigkeit, wie oft
die Beitragserhebung durchgeführt wird.
Eine weitere Option besteht darin, im Rahmen der Beitragserhebung
auch einen Rückstand einzubeziehen.
Voraussetzungen für die Beitragserhebung
1. Die Zahlungsart muss gleich
'b'
'l'
'r'
−
−
−
Barzahlung (Inkasso)
Lastschrifteinzug
Rechnung
sein.
2. Das Mahnkennzeichen darf nicht gleich '9' sein. Eine erneute
Beitragserhebung wird erst wieder durchgeführt, wenn durch eine
Zahlung der Rückstand ausgeglichen oder das Mahnkennzeichen
manuell geändert worden ist.
3. Das Tagesdatum muss kleiner als das Datum 'Austritt' sein.
Dateninhalt = '00.00.0000' wird nicht ausgewertet.
4. Das Datum 'Erhebung ab' muss kleiner oder gleich dem Tagesdatum
sein. Dateninhalt = '00.00.0000' wird nicht ausgewertet.
5. Einer der vorgegebenen Zahlungstermine muss mit der Zahlungsweise beim Mitglied übereinstimmen.
146
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
6. Unabhängig vom Austrittsdatum wird ein rückständiger Betrag bei der
Zahlungsart ’l=Lastschrifteinzug’ immer angefordert. Um dies zu
verhindern sollte die Zahlungsart auf ’b=Bar’ geändert werden.
7. Angeforderte Einmalbeträge werden unabhängig vom Austrittsdatum
und vom Datum ‘Erhebung ab‘ eingezogen.
Nach Ermittlung des zu zahlenden Beitrages erfolgt die Prüfung, ob eine
Vorauszahlung vorliegt. In diesem Fall wird der maschinell ermittelte
Beitrag mit der Vorauszahlung verrechnet und ein eventuell danach
verbleibender Restbeitrag erhoben.
Kontensaldo
Der Kontensaldo wird ermittelt aus den Feldern:
+
=
Vortrag Vorjahr
gezahlte Beträge
Sollstellungsbeträge
Kontosaldo
Nach einer Beitragserhebung mit der Zahlungsart 'l' = Lastschrifteinzug ist
der Kontensaldo stets ausgeglichen (0,00 EUR).
Bei den Zahlungsarten Bar- und Rechnungszahler werden die Beiträge
lediglich ins 'SOLL' (fällig) gestellt. Der Kontoausgleich kann in diesen
Fällen erfolgen durch:
1. manuelle Zahlungsbuchung (siehe Zahlungseingänge) oder
2. Ändern der Zahlungsart auf 'l' (die rückständigen Beiträge werden
dann automatisch bei der nächsten Beitragssollstellung angefordert,
sofern dies unter 'Optionen' gewählt ist).
Nach Bestätigung der Eingaben mit 'OK' wird der Lauf der
Beitragserhebung gestartet. Den Stand der Bearbeitung können Sie in
einem Statusfenster ablesen. Mit erfolgter Durchführung wird die
Beendigung des Laufes angezeigt.
SPG-Verein
147
Beiträge
Beitragsverfahren
Beitragserhebungsliste
In der Beitragserhebungsliste werden alle Vorgänge dokumentiert, die
aus der Beitragserhebung resultieren.
Abbildung 73: Beitragserhebungsliste - Vorgaben
Die Sortierung kann sowohl numerisch als auch alphabetisch erfolgen.
Der eigentlichen Liste wird eine Seite vorangestellt, welche die Vorgaben
aus der Maske 'Beitragserhebung' wiedergibt. Sollte es sich um einen
Testlauf handeln, ist die 1. Zeile jeder Seite zusätzlich mit dem Hinweis
'TESTLAUF' versehen.
Die Daten selbst werden in Abschnitten (jeweils mit Blattvorschub) pro
Zahlungsart ausgegeben. Dabei kann gewählt werden, entweder alle oder
nur
1. Barzahler
2. Rechnungszahler
3. Lastschrifteinzüge
4. SEPA-Erst-Lastschriften
5. SEPA-Folge-Lastschriften.
148
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Die Dokumentation bleibt bis zur nächsten Beitragserhebung erhalten und
ist abrufbar.
Abbildung 74: Beitragserhebungsliste - Druckbild Vorgaben
Abbildung 75: Beitragserhebungsliste - Druckbild Einzelsätze (1)
SPG-Verein
149
Beiträge
Beitragsverfahren
Abbildung 76: Beitragserhebungsliste - Druckbild Einzelsätze (2)
Erläuterungen
ZA
BLZ L.SOLLST
L.ZAHLG
ta-01-j
150
Zahlungsart
Bankleitzahl
Datum letzte Sollstellung
Datum letzte Zahlung
Abteilungsnummer-Beitragsart-Zahlungsweise
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Rechnungen ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von
Rechnungslayouts. Sofern für die Rechnungsausgabe ein neues oder
abgewandeltes Layout gewünscht wird, ist zunächst unter der Funktion
[Rechnungsformular
erstellen]
die
entsprechende
Gestaltung
vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion Rechnungen ausgeben werden als erstes
Rechnungsauswahl (Dateiname), Sortierung Zahlungsart und der
Dateiumfang erfragt, gefolgt von vielen weiteren Einstellmöglichkeiten.
Dem „Gesetz zur Änderung der steuerlichen Vorschriften, StÄndG 2003,
insbesondere §15 Abs. 1 Nr. 1UStG“ wurde durch zwei neue Formulare
Rechnung getragen und zwar:
•
•
Abrechng-mit-RechNr
Rechnung-mit-RechNr
Nach Ausgabe dieser Formulare erfolgt eine Abfrage, ob die letzte
Rechnungs-Nr. gespeichert werden soll oder nicht. In diesem
Zusammenhang lesen Sie bitte auch den Abschnitt ’letzte Rechnungs-Nr’.
Bei den Formularen ‘Abrechng-mit-lfdNr‘ und ‘Rechnung-mit-lfdNr‘ öffnet
sich ein Dialogfenster; in diesem kann der Anwender eine
Rechnungsnummer vorgeben, mit der der Druck beginnen soll.
Bei Aufruf der Formularauswahl steht das Programm automatisch im
Unterverzeichnis '\formular'. Unter Optionen haben Sie das Wahlrecht,
auch Rechnungen mit einem Betrag von EUR 0,00 auszugeben. Ferner
ist bei einer integrierten Belegausgabe die gewünschte Bankverbindung
festzulegen und ein evtl. Verwendungszweck vorzugeben. Die möglichen
Bankverbindungen ergeben sich aus den Stammdaten des Vereins.
Die weitere Vorgehensweise hat analog der Beschreibung unter
[MITGLIEDER] -> [Computerbriefe] zu erfolgen.
Das Programm erstellt die Rechnungen unter Verwendung des gewählten
Textes und der zugesteuerten Felder aus dem Beitragserhebungslauf.
SPG-Verein
151
Beiträge
Beitragsverfahren
Abbildung 77: Rechnungen ausgeben - Preview
Belege (Überweisungen) ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von Beleg(Überweisungs-) Layouts. Sofern für die Belegausgabe ein neues oder
abgewandeltes Layout gewünscht wird, ist zunächst unter
[Belege(Überweisungen) erstellen]
die
entsprechende
Gestaltung
vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion [Belege (Überweisungen) ausgeben] werden
als erstes Formularauswahl (Dateiname) und die Zahlungsart erfragt.
Unter Eingabedatei ist bereits 'Beitragserhebung' vorbelegt.
152
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Die weitere Vorgehensweise in dieser und den folgenden
Bildschirmmasken ('Auswahl Zahlscheine/Überweisungen' und 'Optionen)
hat analog der Beschreibung unter [MITGLIEDER] [Etiketten ausgeben]
zu erfolgen.
Bei Aufruf der Belegauswahl steht das Programm automatisch im
Unterverzeichnis '\etikett'. Unter Optionen haben Sie das Wahlrecht, auch
Rechnungen mit einem Betrag von EUR 0,00 auszugeben. Ferner ist die
gewünschte
Bankverbindung
festzulegen
und
ein
evtl.
Verwendungszweck vorzugeben. Die möglichen Bankverbindungen
ergeben sich aus den Stammdaten des Vereins.
Für den Ausdruck werden Formulare benötigt, bei deren Beschaffung Ihre
Sparkasse evtl. behilflich sein kann.
Erfolgt als Wahl des Ausgabemediums der Bildschirm, so werden nur die
jeweiligen Zahlungsdaten angezeigt. Wie der eigentliche Originalbeleg
aussieht ist dabei nicht ersichtlich.
Der Ausdruck der Belege erfolgt sortiert nach Mitgliedsnummern.
Rechnungsformular erstellen
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Oben befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Formulars vorzunehmen
ist; unten schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
Beleg (Überweisung) erstellen
Die Aussagen im vorhergehenden Absatz gelten hier sinngemäß.
SPG-Verein
153
Beiträge
Beitragsverfahren
DTA/SEPA-Datei erstellen
Das beleglose Datenträgeraustausch-Verfahren der Kreditinstitute stellt
die schnellste und sicherste Lösung dar, um Beiträge einzuziehen oder
Zahlungen (z. B. aus dem Abrechnungsverfahren) weiterzuleiten.
Für die Ausgabe der Begleitzettel ist ein Drucker erforderlich. Die
Begleitzettel stellen die Ordnungsmäßigkeit des Datenträgers sicher und
sind deshalb durch Verfügungsberechtigte des Vereins zu unterzeichnen.
Nach dem Aufruf der Funktion ist zunächst zu wählen, ob es sich um eine
klassische DTA-Datei oder um eine Datei neuen Formats – eine SEPADatei – handeln soll:
Abbildung 78: Datenträgeraustausch - Vorgaben/Hinweis
Nach Aufruf der Funktion [DTA/SEPA-Datei erstellen], Auswahl DTADatei, erhalten sie die nachstehende Bildschirmmaske:
154
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Abbildung 79: Datenträgeraustausch - Vorgaben/Hinweis
Ist die für den durchzuführenden Datenträgeraustausch zugrunde
liegende Datei mehr als 60 Tage alt, erfolgt programmseitig eine
entsprechende Warnung.
Unter Eingabedatei ist bereits 'Beitragserhebung' vorbelegt.
Anschließend ist eine der beiden möglichen Bankverbindungen für die
Verrechnung des Gegenwertes zu wählen.
In den darauffolgenden Feldern besteht die Möglichkeit, einen Text für
den Verwendungszweck anzugeben, wobei der Defaulttext 'Beitrag'
überschrieben werden kann. Es sind alle Groß- und Kleinbuchstaben und
eine Reihe von Sonderzeichen erlaubt (informatorische Anzeige der
zulässigen Zeichen in der Maske). Die Verwendung von Platzhaltern
bewirkt auf dem Kontoauszug folgende Ausgabe:
•
•
<Mandatsref> = Mandatsref xxxxxxxx
<Gläubiger-ID> = GL-ID xxxxxxxxxxxxx
Weiterhin
ist
zu
wählen,
ob
Zahlungen
mit
gleicher
Kontonummer / Bankleitzahl zusammengefasst werden sollen oder nicht.
SPG-Verein
155
Beiträge

Beitragsverfahren
Bei einer gewählten Zusammenfassung bleiben Zahlungen
mit speziellen Verwendungszweckangaben (gespeichert im
Feld 'Dta' unter Mitgliedsdaten) unberücksichtigt.
Das Feld 'Disketten-Nr.' ist ein Wahlfeld. Eine ggf. eingesetzte Nummer
wird auf dem Begleitzettel mit angedruckt. Der unter 'Anzahl der
Begleitzettel' vorgegebene Defaultwert von "2" ist auch änderbar.
Ferner besteht die Möglichkeit, ein Erstellungsdatum (Default=Programmdatum) und/oder Ausführungsdatum (Default=00.00.000)
vorzugeben. Das Ausführungsdatum darf vom Tagesdatum max. 14 Tage
entfernt liegen und wird bei Ihrer Sparkasse zu diesem Zeitpunkt
ausgeführt.
Wohin die Ausgabe der DTA-Datei erfolgen soll (Drive/Directory), kann
über den Button 'durchsuchen' in dem Bereich 'Speichern unter'
ausgewählt werden.
Sofern eine Diskette zur Aufnahme der DTA-Zahlungssätze nicht
ausreicht, wird der Anwender zum Einlegen entsprechender
Folgedisketten aufgefordert.
Die Diskette(n) ist/sind mit einem Diskettenbegleitzettel bei dem
Kreditinstitut einzureichen. Eine weitere Ausfertigung des Begleitzettels ist
für die Unterlagen des Vereins bestimmt.
Viele Kreditinstitute bieten mittlerweile auch die Möglichkeit an, innerhalb
des Internet-Bankings ein Upload von DTA-Dateien durchzuführen.
Dadurch wird auch dem Anwender von SPG-Verein die
Zahlungsabwicklung deutlich vereinfacht. Nähere Informationen hält Ihr
Institut bereit. Allerdings nehmen die angeschlossenen Rechenzentren
über diesen Weg nur eine bestimmte Anzahl von Zahlungssätzen
entgegen. SPG-Verein bietet dem Nutzer daher die Möglichkeit, die DTADatei bei der Erstellung zu splitten, um dieser Anforderung gerecht zu
werden. Die Vorgehensweise dazu lesen Sie bitte in dem Abschnitt
[EINSTELLUNGEN] [Einstellungen (generell)]
Die meisten Vorgaben werden gespeichert und beim nächsten Aufruf des
Moduls als Defaultwert vorgeschlagen.
Die Funktion [Datenträgeraustausch] ist innerhalb der beiden
Menüpunkte [Beitragsverfahren] und [Abrechnungsverfahren] identisch.
156
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
SEPA-Lastschriftdatei
Die Erstellung einer SEPA-Lastschriftdatei erfolgt analog einer DTADatei. Wie der Umstieg auf SEPA zu erfolgen hat, ist in einem Leitfaden
dokumentiert. Der Leitfaden befindet sich im Verzeichnis “doku“ und der
Dateiname lautet SPG-Verein-Leitfaden-SEPA.
An dieser Stelle sei folgender Exkurs gewährt:
Für die Bildung der DTA-Verwendungszweckes wird neben den Feldern
'DTA1+2' aus dem Mitgliederstammsatz auch der programmgebildete
Verwendungszweck berücksichtigt.
Die Aufbereitung des programmgebildeten Verwendungszweckes (PVWZ) sieht wie folgt aus:
Mitgl.Nr.
1200
P-VWZ
Name
Beitrag
Franz König 35,00
0000001200 35,00
Die verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten mit
Ergebnissen stellen die nachfolgenden 2 Punkte dar.
den
jeweiligen
1. Ausgabe der DTA-Datei ohne Zahlungszusammenfassung
Hier können alle vier Verwendungszweckvorgaben genutzt werden.
Sollten allerdings beim Mitglied die Felder Dta 1 oder Dta 2 belegt sein,
so bleiben die vorgegeben Verwendungszwecke unberücksichtigt.
P-VWZ
Mitgliederstamm
Dta 1
Dta 2
X
Vorgabe
(1-4)
X
DTA-Datei
VWZ 1
P-VWZ
=
X
X
X
SPG-Verein
X
X
X
X
X
X
X
P-VWZ
P-VWZ
P-VWZ
VWZ 2
Vorgabe
(1)
Dta 1
Dta 2
Dta 1
VWZ 3-5
Vorgabe
(2-4)
Dta 2
157
Beiträge
Beitragsverfahren
2. Ausgabe der DTA-Datei mit Zahlungszusammenfassung
Eine Zusammenfassung von Zahlungen erfolgt nur dann, wenn die
Bankverbindung einzelner Mitglieder identisch ist. Ferner müssen die
beim Mitglied hinterlegten Felder Dta 1 und Dta 2 leer sein, dürfen also
keinen Inhalt aufweisen.
Beispiel: Ein Vater zahlt nicht nur seinen eigenen Beitrag,
sondern auch den seines Sohnes
Vater
Sohn
Mitgl.Nr.
1200
1210
Name
Franz König
Rudi König
Beitrag
35,00
15,00
Aus diesen Daten werden programmintern folgende
Verwendungszwecke gebildet:
P-VWZ 1:
P-VWZ 2:
P-VWZ 3:
P-VWZ 4:
0000001200
König,Franz
0000001210
König,Rudi
35,00
15,00
Es werden also je Mitglied 2 Verwendungszwecke aufgebaut.
Zusätzlich zu den programmgebildeten Verwendungszwecken
sind die bis zu vier Verwendungszweckvorgaben zu
berücksichtigen.
P-VWZ
X
Mitgliederstamm
Dta-Feld 1 Dta-Feld 2
Vorgabe
(1-4)
X
=
DTA-Datei
VWZ 1-4
VWZ 5-8
P-VWZ
Vorgabe
1-4
1-4
Hinweis Die vorstehende Matrix geht von zwei zusammengefaßten
Zahlungen unterschiedlicher Mitglieder aus. Sie ist bei einer
noch größeren Anzahl von Personen analog zu sehen.
158
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Eine kurze Hintergrundinformation zu SEPA
Bei SEPA handelt es sich um den 2008 geschaffenen einheitlichen EuroZahlungsverkehrsraum. Für diesen stellt SEPA einheitliche Verfahren und
Standards für Überweisungen und Lastschriften bereit. Dadurch wird der
grenzüberschreitende Zahlungsverkehr einfacherer und schneller. SEPA
ergänzt DTA und wird diesen als Zahlungsverkehrsstandard zum Februar
2014 ablösen; nähere Informationen können Interessierte über die
Website www.sepadeutschland.de der Deutschen Bundesbank in
Erfahrung bringen.
Dieser neue Standard, der jetzt auch im alltäglichen Leben angekommen
ist, wurde in SPG-Verein integriert. Überall, wo vorher DTA-Transaktionen
möglich waren, ist jetzt die Erweiterung um SEPA hinzugekommen, etwa
unter BEITRÄGE -> Beitragsverfahren -> DTA/SEPA-Datei erstellen:
Abbildung 80: DTA oder SEPA?
SPG-Verein
159
Beiträge
Beitragsverfahren
Schon heute kann das SEPA-Verfahren auch für den innerdeutschen
Zahlungsverkehr eingesetzt werden; je eher die Bestände umgestellt
werden, desto besser. Solange noch eine parallele Benutzung von DTAund SEPA-Verfahren für den Mitgliederbestand stattfindet, müssen die
Dateien ggf. zweimal erstellt werden: Einmal für die Mitglieder mit den
noch klassischen Kontodaten und einmal für die Mitglieder, bei denen
bereits die SEPA-Daten hinterlegt sind.
Bitte denken Sie in jedem Fall daran, im Vorfeld neue Vereinbarungen für
den SEPA-Zahlungsverkehr mit Ihren Mitgliedern zu schließen.
SPG unterstützt Sie an dieser Stelle mit neuen Briefvorlagen
•
•
•
sepa-kombimandat-einmalig
sepa-kombimandat-wiederkehrend
sepa-mitteilung-umstellung
(siehe auch SPG-Leitfaden-SEPA, Abschnitt 4b)
und einem neuen Formular
•
Rech-sepa-überweisung
Weitere Eckpunkte:
•
•
•
160
Die unter [STAMMDATEN] -> [Stammdaten pflegen] ->
Vereinsdaten pflegen hinterlegten Werte für die Felder ‚BIC‘ und
‚IBAN‘ stehen jetzt anwendungsweit als Variable gleichen
Namens zur Verfügung.
Soll-Abrechnungen können jetzt in Form einer SEPA-Datei erstellt
werden
Bei der Anzeige von Bankverbindungen werden jetzt auch immer
die BIC und die IBAN ausgegeben.
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
DTA-Verwaltung
Jede im Beitrags- und Abrechnungsverfahren unter dem Menüpunkt
[Datenträgeraustausch] erstellte DTA-Datei wird zusätzlich im Verzeichnis
‘dta-historie‘ abgelegt/gesichert. Dabei erhält die DTA-Datei auf dem
Extended eine fortlaufende Nummer, die bei 001 beginnt. Sollte es in
irgendeiner Form Probleme mit der Originaldatei geben, so hat man hier
die Möglichkeit, alles Wesentliche nochmals zu erstellen bzw.
nachzuholen.
Nach Aufruf der Funktion [DTA-Verwaltung]
nachstehende Bildschirmmaske:
erhalten
sie
die
Abbildung 81: DTA-Verwaltung
 Eine zeitabhängige Löschung der Dateien kann unter dem
Menüpunkt
[EINSTELLUNGEN]
[Einstellungen
(generell)],
Navigationspunkt ‘Datenträgeraustausch‘, vorgenommen werden.
SPG-Verein
161
Beiträge
Beitragsverfahren
Die einzelnen Funktionen
Details
Abbildung 82: DTA-Verwaltung - Datei-Details
Hier werden die wichtigsten Daten der DTA-Datei angezeigt. Hierzu
gehören die Absenderdaten und die Kontroll-Summen, die auch auf dem
Diskettenbegleitzettel stehen.
DTA-Liste
Mit dieser Funktion erhält man eine umfangreiche Ausgabe einer zuvor
ausgewählten DTA-Datei. Die Ausgabe entspricht in ihrer Reihenfolge
genau dem Dateiaufbau. Unter Optionen kann zusätzlich bestimmt
werden, ob die Ausgabe in Groß-/Kleinschrift und/oder mit den
Erweiterungsteilen erfolgen soll.
162
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Abbildung 83: DTA-Verwaltung - Datenträgeraustauschliste
Erneut ausgeben
Abbildung 84: DTA-Verwaltung - DTA-Datei erneut ausgeben
SPG-Verein
163
Beiträge
Beitragsverfahren
Hiermit kann die erneute Ausgabe einer DTA-Datei auf Diskette oder für
die Datenfernübertragung (DFÜ) vorgenommen werden. Das alte
gespeicherte Erstellungsdatum sollte geändert werden. Im Eingabefeld
‘Ausführungsdatum‘ sollte nur dann ein Wert eingetragen werden, wenn
mit dem Kreditinstitut ein gesonderter spezieller Termin für die
Ausführung vereinbart werden soll, ansonsten sollte das Feld leer bleiben.
Begleitzettel drucken
Abbildung 85: DTA-Verwaltung - Begleitzettel drucken
Erneute Ausgabe eines Diskettenbegleitzettels. Nach dem Aufruf der
Funktion werden die Disketten-Nr., das Erstellungsdatum und das
Ausführungsdatum erfragt. Unter Optionen kann bestimmt werden, ob
die Ausgabe in Groß-/Kleinschrift erfolgen soll. Das zu den Datumsfeldern
unter dem Punkt ‘Erneut ausgeben‘ Gesagte gilt hier entsprechend.
Löschen
Manuelle Löschung einer DTA-Datei. Vor der eigentlichen Löschung
erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
164
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
[Abrechnungsverfahren]
Allgemeines
Neben dem Beitragsverfahren, das darauf ausgerichtet ist, "genormte"
Zahlungen in Form von Beiträgen und ggf. Einmal- und Sonderzahlungen
von Mitgliedern zu belasten, ermöglicht dieses Modul die Abrechnung
(Gutschrift und Lastschrift) von Beträgen außerhalb der
Beitragsstruktur. Dabei hat man die Möglichkeit, diverse
Abrechnungsdateien parallel aufzubauen und abzuarbeiten. Ferner ist zu
jeder
Abrechnungsdatei
die
Erstellung
eines
eigenen
Abrechnungsformulars möglich. Mit der Funktion [Abrechnungsdatei
aktualisieren] können geänderte Abrechnungsstammdaten auf den
neuesten Stand gebracht werden.
Unter der Funktion [Abrechnungsverfahren] sind folgende Bereiche
realisiert:
Abrechnungen erfassen
Abrechnungsformulare ausgeben
Kontroll-Listen
--------------------------------------------------Abrechnungslauf
Abrechnungslisten
Belege (Überwsg.) ausgeben
--------------------------------------------------Abrechnungsformular erstellen
Beleg (Überwsg.) erstellen
Abrechnungsdatei aktualisieren
--------------------------------------------------DTA/SEPA-Datei erstellen
DTA-Verwaltung
SPG-Verein
165
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abrechnungen erfassen
Bevor Abrechnungen erfasst werden, muss der Anwender in der Maske
'Dateiauswahl' zunächst den Dateinamen vorgeben, unter dem die neuen
oder geänderten Abrechnungen zu speichern sind. Ist Ihnen der Name
nicht bekannt, erhalten Sie durch Anklicken des Pfeiles am rechten Rand
des Listenfeldes oder alternativ mit <F2> einen Überblick der bereits
hinterlegten Dateien am Bildschirm angezeigt.
Nach getätigter Eingabe erfolgt vom Programm eine Prüfung, ob die Datei
vorhanden ist oder nicht. Falls nein, erscheint die Meldung
Ausgabedatei nicht vorhanden - neu anlegen ?
Ja
Nein
auf dem Bildschirm.
Anschließend wird die Maske 'Abrechnungen erfassen' aktiv. In der
Kopfzeile steht der Name der ausgewählten Datei.
Die möglichen Tätigkeiten innerhalb der Abrechnungserfassung stehen
im unteren Maskenbereich. Zu diesen zählen hauptsächlich die
Neuanlage, Änderung und Löschung von Abrechnungsdaten. Ferner ist
neben einer vorhandenen komfortablen Suchfunktion auch die
Gelegenheit zum Blättern innerhalb des Bestandes gegeben.
166
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abbildung 86: Abrechnungen erfassen
Vor Eingabe der Mitgliedsnummer gibt es die Möglichkeit, in dem
darüberliegenden Listenfeld 'Blättern in' entweder die Auswahl 'Datei
Abrechnungen' oder 'Datei Mitglieder' zu treffen. Dies hat Auswirkungen
auf die Blätter-Funktion innerhalb des Datenbestandes.
Tätigkeiten innerhalb der Erfassung
Neu
Nach Aufruf dieser Tätigkeit steht der Cursor zunächst in der Zeile der
Mitgliedsnummer und wartet auf eine Eingabe. Das Programm überprüft,
ob die vorgegebene Mitgliedsnummer in der Abrechnungsdatei
vorhanden ist. Sollte dies der Fall sein, werden die Daten des
entsprechenden Mitglieds am Bildschirm angezeigt und es erscheint die
Meldung:
Abrechnung bereits belegt !
OK
SPG-Verein
167
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Sofern eine bisher nicht gespeicherte Mitglieds-Nr. vorgegeben wird,
erscheint ein Hinweis, dass der Datensatz nicht vorhanden ist.
Nach richtiger Eingabe der Mitglieds-Nr. werden die Datenfelder durch
Bestätigung mit <Enter> der Reihe nach angesprungen. Bei Aktivierung
der Abrechnungszeile mit <Enter> oder per Doppelklick mit der Maus
erscheint eine weitere Bildschirmmaske, um die notwendigen Eingaben
vorzunehmen (Erläuterungen siehe unter Feldbeschreibung).
Mit Auswählen des Buttons 'Speichern'
Sicherheitsabfrage die Eingabe abgespeichert.
wird
ohne
vorherige
Ändern
Mit der Auswahl 'Ändern' haben Sie die Möglichkeit, die
Abrechnungsdaten eines Mitgliedes nachträglich anzupassen. Die
Vorgehensweise ist vergleichbar der Tätigkeit 'Neu'. Ist die Mitglieds-Nr.
nicht bekannt, kann vorweg über den Button 'Suchen' eine Liste der
gespeicherten Mitglieder aufgerufen werden. Das Verfahren ist unter
'Suchen' beschrieben. Alternativ kann mittels der Blätter-Funktion im
Datenbestand eine Auswahl getroffen werden. Nähere Aussagen hierzu
sind unter 'Blättern' nachzulesen.
Löschen
Unter dieser Tätigkeit kann eine komplett erfasste Abrechnung gelöscht
werden. Nach der Datenanzeige am Bildschirm und der Bestätigung mit
'OK' erfolgt zusätzlich eine Sicherheitsabfrage:
Abrechnung wirklich löschen ?
Ja
168
Nein
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Suchen
Durch Aufruf dieser Tätigkeit erscheint in einem separaten
Bildschirmfenster eine alphabetische Auflistung sämtlicher Mitglieder.
Diese Tätigkeit ist analog der Suche innerhalb der Funktion
[MITGLIEDER] [Änderungsdienst / Mitglieder pflegen] zu handhaben.
Blättern
Je nach Dateiauswahl kann innerhalb des Bestandes durch <Bild > und
<Bild > geblättert werden. Mit <Pos1> erfolgt ein Sprung auf den
Dateianfang; <Ende> setzt den Zeiger auf das Mitglied mit der höchsten
Mitgliedsnummer. Alternativ ist die Auswahl des Datensatzes auch über
das Anklicken der Pfeile-Button mit der Maus möglich.
Während bei der Auswahl 'Datei Abrechnungen' nur zwischen den
Mitgliedern mit vorhandenen Abrechnungen zu blättern ist (überlesen der
Mitglieder ohne Abrechnung), werden unter 'Datei Mitglieder' sämtliche
Mitglieder mit deren evtl. Abrechnungsinhalten beim Blättern angezeigt.
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Erfassung.
Felderläuterungen der Erfassungsmaske
Mitglieds-Nr.
Falls die Mitgliedsnummer nicht bekannt ist, kann über 'Suchen' eine Bildschirmmaske aufgerufen werden, die sämtliche Mitglieder enthält.
Abrechnungsart
Mit dieser Kennzeichnung wird bestimmt, ob es sich bei der zu
erfassenden
Abrechnung
um
eine
'Soll/Lastschrift'
oder
'Haben/Überweisung' handelt.
SPG-Verein
169
Beiträge
Abrechnungsverfahren
DTA (1) + DTA (2)
Hier kann ein spezieller Verwendungszweck (2 mal 27 Stellen) hinterlegt
werden, der bei der Erstellung des beleglosen Datenträgeraustausches
Vorrang vor dem dort eingegebenen generellen Verwendungszweck hat
(siehe auch Abschnitt Datenträgeraustausch in diesem Kapitel).
Die folgenden Felder (Spalten) sind in der Abrechnungszeile
enthalten. Eingaben darin sind nach Aktivierung der Zeile durch
einen Doppelklick mit der Maus oder <ENTER> möglich.
Art
Es werden fünf Eingabearten unterschieden:
 Abrechnungszeile = Es handelt sich um eine Abrechnung, die
wahlweise mit einer Nr. oder Text ergänzt werden kann. In der
Zeile steht hierfür ein 'a'.
 Textzeile = Es handelt sich um eine variable Texteingabe, die
wahlweise auch durch Vorgabe einer Nr. automatisch gesteuert
wird. In der Zeile steht hierfür ein 't'.
 Einzelbetrag = Hier kann ein Einzelbetrag vorgegeben werden, der
nicht maschinell berechnet werden soll. Wahlweise ist eine
Textvorgabe möglich. In der Zeile steht hierfür ein 'e'.
 Leerzeile = Die gesamte Zeile bleibt leer bzw. falls sie vorher
belegt war, wird sie gelöscht.
 Zwischensumme = Hier wird an der eingefügten Position eine
Summe der vorstehenden Zeilen ermittelt. Wahlweise ist eine
Textvorgabe möglich. In der Zeile steht hierfür ein 'z'.
Nr. (numerisch 4 Stellen)
Bei der Vorgabe 'Abrechnungszeile' oder 'Textzeile' wird dieses Listenfeld
angeboten. Bereits in den Stammdaten hinterlegte Abrechnungsarten
bzw. -texte können durch Aufklappen des Listenfeldes oder mit <F2>
abgerufen werden. In dem angezeigten Subdialog sind nunmehr sowohl
eine Auswahl als auch die Neuanlage, Änderung oder Löschung der
Daten möglich.
170
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Bezeichnung (alphanumerisch - 20 Stellen)
Dieses Feld wird immer bei einer hinterlegten 'Nr.' automatisch ausgefüllt;
ansonsten ist es frei verfügbar.
Datum (TTMMJJ)
Gewünschte Datumsvorgabe.
Menge (numerisch 4,2 Stellen)
Die Stückzahl bzw. Größenordnung des Feldes 'Einheit'. Die Menge dient
als Rechenfaktor des Feldes 'EUR' zur Ermittlung des Betrages.
Einheit (alphanumerisch 7 Stellen)
Die Einheit wird zur Erläuterung des Feldes 'Menge' eingegeben. Als
Einheit können Stck., Liter, KM, Std., etc. in Frage kommen.
EUR (numerisch 6 Stellen)
Beinhaltet den Preis je Einheit. Feldinhalt aus 'Menge' multipliziert mit
'EUR' ergibt den 'Betrag'.
Betrag
Das Resultat aller hier ausgewiesenen Beträge ergibt insgesamt die
Gesamtsumme, die abgerechnet wird.
Es können pro Mitglied insgesamt 99 Abrechnungszeilen erfasst werden.
Zur visuellen Kontrolle wird die Summe aller Beträge im unteren Bereich
angezeigt, ebenso die aktuelle Zeilen-Nummer.
SPG-Verein
171
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abrechnungsformulare ausgeben
Mit der Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Layouts für Abrechnungsformulare als Muster. Sofern für die Abrechnungsausgabe ein
neues oder abgewandeltes Layout gewünscht wird, ist zunächst unter der
Funktion [Abrechnungsformular erstellen] die entsprechende Gestaltung
vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion [Abrechnungsformulare ausgeben] werden
als erstes Abrechnungsdatei, Formularauswahl (Dateiname) und der
Dateiumfang erfragt.
Die weitere Vorgehensweise in dieser und den folgenden Bildschirmmasken ('Auswahl Abrechnungsformulare' und 'Optionen') hat analog der
Beschreibung unter [MITGLIEDER] [Etiketten ausgeben] zu erfolgen.
Unter dem Feld 'Welche Abrechnungsdatei' wird als Default 'std'
(Standard) eingeblendet. Eine abweichende Dateibezeichnung ist ggf.
manuell vorzugeben. Durch Aufklappen des Listenfeldes wird der
Dateibestand in einer Dialogbox angezeigt und kann entsprechend
ausgewählt werden.
Beim Aufruf der Formularauswahl steht das Programm automatisch im
Unterverzeichnis '\formular'. Unter 'Optionen' können die ausgetretenen
Mitglieder berücksichtigt werden.
172
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abbildung 87: Abrechnungsformulare ausgeben - Preview
Kontroll-Listen
Die Kontroll-Liste kann in zwei verschiedenen Varianten ausgegeben
werden:
•
Kontroll-Liste (1) = nach Mitgliedern
Summierung je Mitglied.
•
Kontroll-Liste (2) = nach Abrechnungsarten sortiert und summiert.
SPG-Verein
sortiert;
beinhaltet
eine
173
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Mit Aufruf dieser Funktion erhalten Sie die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 88: Kontoll-Listen - Vorgaben
Anschließend ist anzugeben, welche Abrechnungsdatei der Ausgabe
zugrunde liegen soll. Als Standardvorgabe wird 'std' angezeigt. Eine
Übersicht der hinterlegten Abrechnungsdateien ist mit <F2> oder durch
Aufklappen des Listenfeldes abrufbar.
Schließlich steht noch die Option „DTA-/Textzeilen ausgeben“ zur Wahl.
174
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Hier können Sie mit der Variante 1 bestimmen, die DTA-/Textzeilen - und
bei der Variante 2 den Mitgliedsnamen - mit auszugeben. Über 'OK'
verlassen Sie diese Maske.
Nach Bestätigung mit 'OK' in der Maske 'Vorgaben' veranlassen Sie die
Listenausgabe in der gewünschten Form.
Abbildung 89: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 1)
SPG-Verein
175
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abbildung 90: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 1 - Summenblatt)
Abbildung 91: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 2)
176
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abrechnungslauf
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 92: Abrechnungslauf - Vorgaben
Der Abrechnungslauf ist in zwei Varianten mit nachstehender Wirkung
möglich:
 Originallauf = Der Lauf ist nicht mehr rückgängig zu machen
(Ausnahme: Einlegen der letzten Datensicherung vor dem Lauf).
Dies ist besonders wichtig, wenn eine Verrechnung mit dem
Kontensaldo gewünscht wird.
 Testlauf = Simulation eines Abrechnungslaufes, ohne dass
Veränderungen stattfinden. Zwischendateien aus einem vorherigen
Abrechnungslauf werden allerdings gelöscht. Hierüber erfolgt ein
entsprechender Bildschirmhinweis mit der Möglichkeit eines
Abbruchs.
Neben der Variante ist noch die Abrechnungsdatei auszuwählen.
Abschließend können Sie unter 'Optionen' bestimmen, ob das
Abrechnungsergebnis mit den Kontensalden verrechnet werden soll oder
nicht.
SPG-Verein
177
Beiträge
Nach Beendigung
Bildschirmmaske:
Abrechnungsverfahren
eines
Originallaufes
erscheint
die
folgende
Abbildung 93: Abrechnungslauf - Hinweis bei Beendigung des Originallaufs
Sollte der Anwender die Frage mit 'nein' beantworten, kann die Datei
später unter der Funktion [EXTRAS] [Datei-Manager] gelöscht werden.
178
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abrechnungslisten
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 94: Abrechnungslisten - Vorgaben
In dieser Maske sind die Sortierung und Listenart vorzugeben.
Eine Abrechnungsdatei kann sowohl Gutschriften (Haben) als auch
Belastungen (Soll) enthalten. Daher ist dementsprechend eine getrennte
Ausgabe der Abrechnungsliste-Soll und /-Haben vorgesehen und unter
Listenart auszuwählen. Zur besseren Übersichtlichkeit kann die
Zahlungsart eingeschränkt werden – per Default werden alle Arten
ausgegeben.
Nach Bestätigung mit 'OK' erfolgt die Ausgabe in der gewünschten Form.
SPG-Verein
179
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abbildung 95: Abrechnungslisten – Liste Soll
Belege (Überweisungen) ausgeben
Der Ablauf zur Ausgabe der Belege erfolgt analog der Funktion [Beitragsverfahren / Belege (Überweisungen) ausgeben] in diesem Kapitel.
Der einzige Unterschied liegt darin, dass im Abrechnungsverfahren unter
'Eingabedatei' zusätzlich festzulegen ist, ob es sich um Belege für Gut(Abrechnungen Haben) oder Lastschriften (Abrechnungen Soll) handelt.
180
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abrechnungsformular erstellen
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Oben befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Formulars vorzunehmen
ist; unten schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
Beleg (Überweisung) erstellen
Die Aussagen im vorhergehenden Absatz gelten hier sinngemäß.
Abrechnungsdatei aktualisieren
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 96: Abrechnungsdatei aktualisieren
SPG-Verein
181
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Immer dann, wenn Veränderungen an den hinterlegten Stammsätzen
(Abrechnungstexte/Abrechnungsarten) vorgenommen wurden, kann mit
diesem Modul eine bestimmte Abrechnungsdatei auf den neuesten Stand
gebracht werden.

Dabei ist unbedingt zu beachten, dass eine Löschung der
Abrechnungszeile innerhalb einer Mitgliedsabrechnung erfolgt,
wenn hierfür kein entsprechender Stammsatz vorhanden ist. Sollte
die Gesamt summe einer Abrechnung negativ werden, erfolgt
keine Änderung.
DTA/SEPA-Datei erstellen
Die Vorgehensweise gilt analog
fahren / DTA/SEPA-Datei erstellen].
der
Funktion
[Beitragsver-
Es liegen im Bereich DTA folgende Unterschiede vor, die durch ein
erweitertes Auswahlmenü als Option zur Wahl stehen:
 Im Abrechnungsverfahren ist zusätzlich festzulegen, ob es sich um
Gut- oder Lastschriften handelt.
 Beim
Abrechnungsverfahren
haben
die
bei
der
Abrechnungserfassung unter 'DTA (1)' und 'DTA (2)' hinterlegten
Angaben Vorrang vor denen des Verwendungszweckes in der
Bildschirmmaske 'Optionen' des Datenträgeraustausches.
DTA-Verwaltung
Die Vorgehensweise in der DTA-Verwaltung gilt analog der Funktion
[Beitragsverfahren / DTA-Verwaltung] unter diesem Kapitel.
182
SPG-Verein
Beiträge
Mahnverfahren
[Mahnverfahren]
Allgemeines
Unter der Funktion [Mahnverfahren] sind folgende Bereiche realisiert:
Mahnlauf
Mahnliste
Mahnungen ausgeben
Belege (Überwsg.) ausgeben
-------------------------------------------Mahnungsformular erstellen
Beleg (Überwsg.) erstellen
Ein Mahnlauf kann zu jedem Zeitpunkt erfolgen. Hierbei wird für alle
Mitglieder (einschließlich ausgetretener), die einen Rückstand aufweisen,
ein Mahnsatz aufgebaut und in einer separaten Datei verwaltet.
Diese Daten können beliebig oft mit den Funktionen [Mahnliste], [Belege
(Überwsg.) ausgeben] und [Mahnungen ausgeben] weiterverarbeitet
werden.
SPG-Verein
183
Beiträge
Mahnverfahren
Mahnlauf
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 97: Mahnlauf - Vorgaben
Der Mahnlauf ist in zwei Varianten mit nachstehender Wirkung möglich:
 Originallauf = Der Lauf ist nicht mehr rückgängig zu machen
(Ausnahme: Einlegen der letzten Datensicherung vor dem Lauf).
 Testlauf = Simulation
eines
Mahnlaufes,
ohne
dass
Veränderungen stattfinden. Zwischendateien aus einem vorherigen
Mahnlauf werden allerdings gelöscht. Hierüber erfolgt ein
entsprechender Bildschirmhinweis mit der Möglichkeit eines
Abbruchs.
Der Benutzer kann wählen, für welche Bestände er den Mahnlauf
durchführen möchte. Neben der Auswahl des Gesamtbestandes kann
auch nur eine bestimmte Abteilung oder ein bereits vorher nach
bestimmten Kriterien selektierter Bestand herangezogen werden. Die
Vorgehensweise für die Selektion ist im Kapitel Mitglieder Abschnitt
Mitglieder selektieren erläutert.
184
SPG-Verein
Beiträge
Mahnverfahren
Neben der Variante sind unter 'Optionen' noch folgende Vorgaben
bestimmbar:
Abbildung 98: Mahnlauf - Optionen
Unter 'Rückstand' kann in dem Feld 'Seit mehr als wieviel Tagen' eine
Frist vorgegeben werden, die bei der Ermittlung der rückständigen
Mitgliedssätze anhand des Datums 'Letzte Sollstellung' zu
berücksichtigen sind. In der Regel werden hier 0 Tage vorgegeben, falls
der Sollstellungslauf eine angemessene Zeit zurückliegt. In einem
weiteren Feld kann ein Mindestrückstand als unterste betragsmäßige
Grenze eingestellt werden. Erfolgt hier keine Vorgabe, so wird jeder
Rückstand angemahnt.
In dem Optionsfeld 'Gebühr' sind interne Mahngebühren je Mahnstufe zu
definieren. Diese werden in den Folgedokumenten Mahnliste/Mahnungen
gesondert ausgewiesen und führen je nach Vorgabe in dem
Kontrollkästchen 'Verrechnung mit dem Kontensaldo' zu einer
Veränderung des Saldos.
Durch Markieren des Auswahlfeldes können auf Wunsch auch
ausgetretenen Mitglieder für den Mahnlauf berücksichtigt werden.
SPG-Verein
185
Beiträge
Mahnverfahren
Vorgenommene Eingaben werden für die nächsten Aufrufe dieser
Funktion gespeichert und als Defaultwert vorgeschlagen.
Bei jedem Mitgliedssatz, der innerhalb des Mahnlaufes selektiert wurde,
wird
das
Mahnkennzeichen
um
'1' erhöht. Sobald das
Mahnkennzeichen auf '9' gesetzt ist, erfolgt bei künftigen Mahnläufen
keine Berücksichtigung dieser Mitglieder mehr.
Des Weiteren werden fällige Beiträge solange nicht mehr angefordert, bis
ein Zahlungsausgleich erfolgt ist oder das Mahnkennzeichen geändert
wird.
Der jeweilige Stand des Mahnlaufs wird in einem Balken optisch
angezeigt. Nach Beendigung erfolgt ein entsprechender Hinweis.
Mahnliste
Nach Aufruf der Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 99: Mahnliste - Vorgaben
186
SPG-Verein
Beiträge
Mahnverfahren
Nach Angabe des Dateiumfanges kann das Ergebnis des Mahnlaufs als
Liste ausgegeben werden. Hierbei ist zwischen einer numerischen und
alphabetischen Ausgabe zu wählen.
Der eigentlichen Liste wird eine Seite vorangestellt, welche die Vorgaben
des Mahnlaufes wiedergibt. Sollte es sich um einen Testlauf handeln, ist
die 1. Zeile jeder Seite zusätzlich mit dem Hinweis 'TESTLAUF' versehen.
Abbildung 100: Mahnliste - Druckbild (Vorblatt)
SPG-Verein
187
Beiträge
Mahnverfahren
Abbildung 101: Mahnliste - Druckbild
Erläuterungen
L.SOLLST
L.ZAHLG
VORTR.VJ
FAEL.BEIT
GEZ.BEIT
MKZ
M.GEB
188
−
−
−
−
−
−
−
Datum letzte Sollstellung
Datum letzte Zahlung
Vortrag Vorjahr
Fällige Beiträge lfd. Jahr
Gezahlte Beiträge lfd. Jahr
Mahnkennzeichen
Mahngebühren
SPG-Verein
Beiträge
Mahnverfahren
Mahnungen ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von Layouts für
Mahnungen. Sofern für die Ausgabe der Mahnungen ein neues oder
abgewandeltes Layout gewünscht wird, ist zunächst unter der Funktion
[Mahnungsformular
erstellen]
die
entsprechende
Gestaltung
vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion [Mahnungen ausgeben] werden als erstes
Formularauswahl (Dateiname) und Dateiumfang erfragt, gefolgt von
weiteren Einstellmöglichkeiten.
Die weitere Vorgehensweise in dieser und den folgenden
Bildschirmmasken ('Auswahl Mahnungsformular' und 'Optionen') hat
analog der Beschreibung unter [MITGLIEDER] -> [Computerbriefe] zu
erfolgen.
Bei Aufruf der Formularauswahl steht das Programm automatisch im
Unterverzeichnis '\formular'. Unter Optionen ist bei einer integrierten
Belegausgabe die gewünschte Bankverbindung festzulegen und ein evtl.
Verwendungszweck vorzugeben. Die möglichen Bankverbindungen
ergeben sich aus den Stammdaten des Vereins.
Das Programm erstellt die Mahnungen unter Verwendung
Mahntextes und der dazugesteuerten Felder aus dem Mahnlauf.
des
SPG-Verein
189
Beiträge
Mahnverfahren
Abbildung 102: Mahnungen ausgeben - Druckbild
Belege (Überweisungen) ausgeben
Das Verfahren zur Ausgabe der Belege erfolgt analog der Funktion
[Beitragsverfahren / Belege (Überweisungen) ausgeben] unter diesem
Kapitel.
Der einzige Unterschied liegt darin, dass im Mahnverfahren unter
Eingabedatei der 'Mahnlauf' vorbelegt ist.
190
SPG-Verein
Beiträge
Mahnverfahren
Mahnungsformular erstellen
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Oben befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Formulars vorzunehmen
ist; unten schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
Beleg (Überweisung) erstellen
Die Aussagen im vorhergehenden Absatz gelten hier sinngemäß.
SPG-Verein
191
Beiträge
Zuwendungen/Spenden
[Zuwendungen/Spenden]
Allgemeines
Unter der Funktion [Zuwendungen/Spenden] sind folgende Bereiche
realisiert:
Zuwendungen/Spenden ausgeben
Nachweisliste
----------------------------------------------Zuwendungs-/Spendenformular erstellen
Seit der Gesetzesänderung im Jahre 2000 müssen für die Zuwendungsbescheinigungen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Diesem
Umstand ist hier Rechnung getragen worden. Der Menüpunkt erlaubt
dem Benutzer, durch Auswahl des entsprechenden Untermenüpunktes
entweder eine Zuwendungsbestätigung (Spendenquittung) oder eine
Nachweisliste anzufertigen.
192
SPG-Verein
Beiträge
Zuwendungen/Spenden
Zuwendungen/Spenden ausgeben
Der Aufruf dieses Menüpunktes öffnet folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 103: Zuwendungen/Spenden ausgeben
Der Benutzer hat hier - wie bekannt - die Wahlmöglichkeit bezüglich der
Ausgabeart und des Dateiumfanges. Bei der Auswahl des Formulars
über das einzeilige Listenfeld können nur bestimmte Formulare (z.B.
'zuwendg.for') genutzt werden.
Des Weiteren entsprechen die hier zur Auswahl stehenden
Buchungsschlüssel den unter der Funktion [Zahlungen erfassen] näher
beschriebenen Buchungsschlüssel.
Durch eine Vorgabe des Zeitraums (von - bis) können die Formulare z.B.
innerhalb eines Jahres quartalsmäßig ausgegeben werden. Dabei ist das
'bis Datum' standardmäßig mit dem Programmdatum vorbelegt, kann
aber selbstverständlich auch geändert werden.
Sollen für den vorgegebenen Zeitraum auch bereits ausgetretene
Mitglieder berücksichtigt werden, so ist bei 'ausgetretene Mitglieder
ausgeben' ein Haken zu setzten.
SPG-Verein
193
Beiträge
Zuwendungen/Spenden
Sollte dennoch versucht werden, ein nicht richtiges Formulare zu öffnen,
so erscheint folgende Fehlermeldung:
FormatFormular nicht richtig !
OK
Ein Mausklick auf 'OK' bestätigt die Auswahl, ein weiterer Mausklick auf
'OK' in der Bildschirmmaske Zuwendungen/Spenden ausgeben aktiviert
die gewünschte Ausgabe:
Abbildung 104: Zuwendungen/Spenden ausgeben - Preview
194
SPG-Verein
Beiträge
Zuwendungen/Spenden
Nachweisliste
Wie eingangs beschrieben, hat der Benutzer auch die Möglichkeit, sich
eine Nachweisliste anzufertigen. Diese Funktion unterscheidet sich von
der zuvor beschriebenen Funktion [Zuwendungen/Spenden ausgeben]
lediglich dadurch, das letztlich kein Formular sondern eine Liste
ausgegeben wird:
Abbildung 105: Zuwendungen/Spenden - Nachweisliste
Daher wird an dieser Stelle auf die vorangegangene Beschreibung
verwiesen.
 Um
eine Übereinstimmung der Summen zwischen den
Formularen und der Nachweisliste zu erhalten, ist es wichtig, daß
der hier eingegebene Formularname mit der Vorgabe im Modul
[Zuw./Spenden ausgeben] identisch ist.
SPG-Verein
195
Beiträge
Zuwendungen/Spenden
Zuwendungs-/Spendenformular erstellen
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Oben befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Formulars vorzunehmen
ist; unten schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
196
SPG-Verein
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
[Zahlungen bearbeiten]
Allgemeines
Unter der Funktion [Zahlungen bearbeiten] sind folgende Bereiche
realisiert:
Zahlungen erfassen
Zahlungen updaten (SPG-Fibu)
----------------------------------------------Zahlungsliste
Hier besteht die Möglichkeit, geleistete Zahlungen zu erfassen (einschl.
der Korrektur von Sollstellungs- und Zahlungsdaten), aus dem Programm
SPG-Fibu Zahlungsdaten einzulesen und eine entsprechende
Zahlungsliste auszugeben.
Alle manuell erforderlichen Eingaben und Veränderungen von
Sollstellungs- und Zahlungsdaten erfolgen ausschließlich über diesen
Programmpunkt.
Zahlungen erfassen
Unter dieser Funktion können alle Zahlungen manuell gebucht werden,
die aus der Beitragserhebung als offene Posten resultieren; weiterhin sind
Bestandskorrekturen möglich. Für die erfassten Beträge erfolgt eine
Verrechnung mit den entsprechenden Feldern aus den Mitgliedsdaten.
Folgende Betragsarten kommen zur Erfassung:
 Eingänge aus




Barzahlungen von Beiträgen
Überweisungen von Beiträgen
Spenden - Bareingänge
Spenden - Überweisungen
 Korrektur der Felder




Vortrag Vorjahr
gezahlte Beträge
Sollstellungsbeträge
Spenden
 Rücklastschriften
SPG-Verein
197
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Die erfassten Beträge werden chronologisch in einer separaten Datei
gespeichert und sind mit der Funktion [Zahlungsliste] zu jedem Zeitpunkt
ausgebbar.
Die Erfassungsmaske unterteilt sich in die Bereiche
 Belegdaten
 Stammdaten
 Zahlungsdaten
Nach Aufruf der Funktion [Zahlungen erfassen] erscheint die folgende
Bildschirmmaske:
Abbildung 106: Zahlungen erfassen - Erfassung der Buchungen
Nur der Bereich Belegdaten ist manuell zu füllen. Die Bereiche Stammund Zahlungsdaten werden automatisch dazugesteuert.
Als Ordnungskriterium ist die Mitglieds-Nr. vorzugeben. Daher steht der
Cursor bei Aufruf der Maske in diesem Feld.
198
SPG-Verein
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Tätigkeiten innerhalb der Erfassung
Mkonto (Mitgliedskonto)
Nach Auswahl des Kommandos 'MKonto' verzweigt das Programm in die
Funktion [BEITRÄGE] [Mitgliedskonto / Auskunft] und öffnet eine
Bildschirmmaske mit dem betreffenden Beitragskonto. Die Bedeutung ist
analog dem Button 'Mkonto' unter [MITGLIEDER / Änderungsdienst /
Mitglieder pflegen].
Suchen
Durch Aufruf dieser Tätigkeit erscheint in einem separaten
Bildschirmfenster eine alphabetische Auflistung sämtlicher Mitglieder.
Diese Tätigkeit ist analog der Suche innerhalb der Funktion
[MITGLIEDER] [Änderungsdienst / Mitglieder pflegen] zu handhaben.
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Erfassung.
Erläuterung der Erfassungsmaske
Mitglieds-Nr.
Nach erfolgter Eingabe der Mitgliedsnummer erscheinen im rechten
Bildschirmbereich zur Kontrolle die persönlichen Daten des Mitglieds und
darunter Angaben über
•
•
•
•
•
•
•
Zahlart, Kontonummer und Bankleitzahl
Vortrag Vorjahr
Sollstellungsbeträge
gezahlte Beträge
Kontensaldo
Mahnkennzeichen
Spenden
SPG-Verein
199
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Buchungsschlüssel
Durch die Vorgabe eines Buchungsschlüssels wird das Feld bestimmt,
welches innerhalb der Mitgliederdaten zur Verrechnung herangezogen
werden soll. Die Auswahl kann einfach mittels Drop-Down-Menü getroffen
werden:
1 = Sollstellungsbeträge
2 = gezahlte Beträge
3 = Spenden
4 = Vortrag Vorjahr
Betrag
Der Betrag kann auch als Soll-Betrag vorgegeben werden. Dies wird
durch ein Minus-Zeichen (-) entweder vor oder nach der Betragseingabe
erreicht. Das zur Verrechnung herangezogene Stammdatenfeld darf nach
Buchung nicht größer als EUR 1.000.000,-- werden. Ebenso ist ein
Wechsel von Haben nach Soll (z. B. gezahlte Beträge) oder umgekehrt
nicht möglich.
Beleg-Nr.
Das Feld ist frei wählbar; wahlweise können auch die
Schaltflächen
hinter dem Eingabefeld mittels Maus oder Tastatur bedient werden.
Beleg-Datum
Das Datum muss in der Form TT.MM.JJ eingegeben werden. Es dient zur
korrekten chronologischen Einordnung innerhalb der Umsatzdaten des
Mitgliedskontos. Als Defaultwert wird bei der ersten Eingabe ’00.00.0000’
vorgegeben; es kann überschrieben werden.
Zur vereinfachten Eingabe ist am Ende der Eingabezeile ein Push-Button
eingefügt, der einen grafischen Kalender öffnet. Anhand diesem kann das
gewünschte Datum – beispielsweise per Doppelklick – ausgewählt
Schaltflächen
werden kann. In Tagesschritten kann mittels der
vorwärts oder rückwärts geblättert werden.
200
SPG-Verein
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Text
Das Feld ist frei definierbar. Eine Eingabe ist hier vorgeschrieben.
Gegenkonto
Das Feld ist frei wählbar. Je Gegenkonto erfolgt eine Summierung in der
Zahlungsliste.
Für die nächste Buchung bleiben die zuletzt getätigten Vorgaben in der
Bildschirmmaske als "Vorbelegung" erhalten.
Buchen
Über diesen Button wird die Buchung endgültig ausgeführt und es erfolgt
eine Veränderung der Mitgliederdaten und Anzeige des Ergebnisses
direkt am Bildschirm (Bereich Zahlungsdaten). Falls durch die Zahlung
ein vorhandener Rückstand ausgeglichen wurde, wird die Löschung des
Mahnkennzeichens vorgenommen.
Durchführen einer Stornobuchung
Ein Storno einer bereits erfassten Zahlung kann einfach mittels
Doppelklick mit der linken Maustaste auf den entsprechenden Umsatz im
Bereich ‚Zahlungsdaten’ initiiert werden. Alle notwendigen Positionen
werden dann im Bereich ‚Belegdaten’ eingeblendet, so dass nur noch die
Schaltfläche Buchen betätigt werden muss.
SPG-Verein
201
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Zahlungen updaten (SPG-Fibu)
Mit dieser Funktion können Buchungen von Beitrags-, Gebühren- und
Spendenzahlungen sowie Rücklastschriften nach Lastschrifteinzug, die
im Programm SPG-Fibu vorgenommen wurden, automatisch in die entsprechenden Mitgliedskonten übernommen werden.
Bei Auswahl dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 107: Zahlungen updaten
Hier sind die Voraussetzungen genannt, die erfüllt sein müssen, um einen
Transfer der Daten zu gewährleisten.
202
SPG-Verein
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, müssen Sie in dem unteren
Optionsfeld noch den Zeitraum festlegen, für den der Datentransfer
durchgeführt werden soll. Es empfiehlt sich, hierfür einen festen
Rhythmus (z. B. monatlich, jeweils nach dem 20. Kalendertag für den
Vormonat) vorzugeben.
Die Angabe von '00.00.0000' bis 'Tagesdatum' bedeutet, dass alle
Zahlungen, auf die die Bedingungen zutreffen, übertragen werden.
Vor
Durchführung
Sicherheitsabfrage.
des
Programmlaufs
erfolgt
noch
eine
Sind die o. g. Voraussetzungen (1) bzw. (2) nicht erfüllt, erscheint die
Meldung:
Journal-Datei (FIBU) nicht gefunden !
OK
Zahlungsliste
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 108: Zahlungsliste - Vorgaben
SPG-Verein
203
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Alle unter der Funktion [Zahlungen erfassen] gebuchten Beträge sowie
die Zahlungen aus dem Datentransfer mit SPG-Fibu werden
chronologisch in einer separaten Datei protokolliert.
Hier ist unter Auswertung vorzugeben, für welche Zahlungen die Liste
erstellt werden soll.
Aufgrund des vorgegebenen Buchungsschlüssels
1 = Sollstellungsbeträge
2 = gezahlte Beträge
3 = Spenden
4 = Vortrag Vorjahr
werden alle Zahlungen summiert und am Ende der Zahlungsliste als
Gesamtsumme
ausgegeben.
Dabei
erfolgt
zusätzlich
eine
Einzelsummierung nach Gegenkontonummern.
Diese Dokumentation sollte regelmäßig nach einer bestimmten Zeit (z. B.
monatlich) ausgedruckt und archiviert werden. Eine Löschung der Daten
nach
erfolgreichem
Ausdruck
kann
über
die
Funktion
‘Jahres-/Periodenwechsel‘ erfolgen.
204
SPG-Verein
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Abbildung 109: Zahlungsliste - Druckbild
Erläuterungen
BELNR
BELDATUM
GKONTO
BS
K-SALDO
SPG-Verein
-
Belegnummer
Belegdatum
Gegenkonto
Buchungsschlüssel
Kontensaldo
205
Beiträge
Mitgliedskonto
[Mitgliedskonto]
Allgemeines
Unter der Funktion [Mitgliedskonto] sind folgende Bereiche realisiert:
Auskunft
Liste
In Abhängigkeit von der Vorgabe 'Umsatzdaten sammeln ja/nein' unter
der Funktion [STAMMDATEN] [Stammdaten pflegen / Vereinsdaten
pflegen] wird je Mitglied ein Mitgliedskonto geführt.
Die Umsätze, die unter dem Mitgliedskonto zusammengefasst werden,
resultieren aus den Modulen:
Beitragserhebung
Abrechnungslauf
Mahnlauf
Zahlungen bearbeiten
Unter dem Mitgliedskonto können die Faktoren wie Kontosaldo, Vortrag
Vorjahr, Einmal- und Zusatzbeträge und alle bisherigen Umsätze im
Zusammenhang betrachtet werden.
206
SPG-Verein
Beiträge
Mitgliedskonto
Auskunft
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 110: Mitgliedskonto / Auskunft - Bildschirmauskunft
In dieser Bildschirmauskunft können Sie sich die einzelnen
Mitgliedskonten anzeigen lassen. Nach Auswahl steht die Auskunft immer
auf dem ersten Datensatz.
Über die Schaltfläche Zahlungen erfassen verzweigt das Programm in die
Funktion [Zahlungen erfassen]. Die dortigen Eingabemöglichkeiten
entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Abschnitt.
Die Auswahl eines gewünschten Mitgliedes kann wie folgt vorgenommen
werden:
 Über
die
Schaltfläche
Suchen
wird
ein
separates
Bildschirmfenster geöffnet, das eine alphabetische Auflistung
sämtlicher Mitglieder beinhaltet. Eine Auswahl kann hier analog
der Funktion [MITGLIEDER] [Änderungsdienst / Mitglieder
pflegen] erfolgen.
 Mit den Pfeilebuttons können Sie zwischen den Datensätzen
blättern, bis das gewünschte Mitglied erreicht ist.
SPG-Verein
207
Beiträge
Mitgliedskonto
Mit der Auswahl erscheinen im oberen Bereich des Bildschirms
Stammdaten des Mitglieds, während in der unteren Bildschirmhälfte die
Einblendung aller Umsatzdaten seit dem letzten Perioden-/Jahreswechsel
erfolgt.
Liste
Nach Auswahl dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 111: Mitgliedskonto / Liste - Vorgaben
Hier werden Dateiumfang, Ausgabeart, Optionen und Auswertung
erfragt.
208
SPG-Verein
Beiträge
Mitgliedskonto
Neben der Vorgabe, auch ausgetretene Mitglieder einzubeziehen, kann
die Ausgabe mit erweiterten Stammdaten erfolgen. Ferner besteht die
Möglichkeit, Mitgliedskonten mit Saldo 0,00 einzubeziehen, nur das
Summenblatt auszugeben oder einen Seitenumbruch nach jedem
Mitglied zu erzeugen.
Abbildung 112: Mitgliedskonto / Liste - Druckbild
Am Schluss der Liste erfolgt eine Summierung der Umsatzdaten nach
den einzelnen Monaten mit anschließender Jahressumme.
Eine Löschung der Umsatzdaten nach erfolgreichem Ausdruck kann über
die Funktion ‘Jahres-/Periodenwechsel‘ erfolgen.
SPG-Verein
209
Beiträge
Saldenliste
[Saldenliste]
Die Saldenliste ist eine aperiodische Liste, das heißt, sie kann zu jedem
Zeitpunkt erstellt werden. Sie gibt Auskunft über den aktuellen Stand der
Mitgliedsbeiträge und der Kontensalden.
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 113: Saldenliste - Vorgaben
Nach Wahl des Dateiumfanges sind noch Ausgabeart und Auswertung
festzulegen.
Unter 'Optionen' haben Sie die Möglichkeit, ausgetretene Mitglieder mit
einzubeziehen bzw. auch Konten mit dem Saldo 0,00 auszugeben.

210
Die Saldenliste sollte in jedem Fall vor Durchführung der Funktion
[Jahres-/Periodenwechsel] ausgegeben werden.
SPG-Verein
Beiträge
Saldenliste
Abbildung 114: Saldenliste - Druckbild
Erläuterungen
MKZ
DATLSOLL
DATLZAHL
VORTR.VJ
SOLLBETR
GEZ.BETR
K-SALDO
-
Mahnkennzeichen
Datum letzte Sollstellung
Datum letzte Zahlung
Vortrag Vorjahr
Sollstellungsbeträge
gezahlte Beiträge
Kontensaldo
VORTR.VJ und K-SALDO
Betrag mit '−'
= Rückstand
Betrag ohne '−' = Vorauszahlung
SPG-Verein
211
Beiträge
Jahres- / Periodenwechsel
[Jahres- / Periodenwechsel]
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 115: Jahres-/Periodenwechsel - Hinweise und Vorgaben
Unter 'Optionen' werden bei Wahl 'Vortrag Vorjahr neu aufbauen und
danach Saldenfelder löschen' die Felder 'Sollstellungsbeträge',
'gezahlte Beträge' und 'Spende' auf 0,00 zurückgesetzt. Vorher erfolgen
allerdings die Summenbildung und die Übertragung in das Feld 'Vortrag
Vorjahr'. Bei Bestimmung der anderen Option wird eine Löschung
sämtlicher
o.
a.
Felder
vorgenommen;
einschließlich
der
korrespondierenden Datumsfelder.
Die Umsatzdaten, Zahlungsdaten und Änderungsdaten können auf
Wunsch ebenfalls bereinigt werden. Als Default wird auch hier aus
sicherheitsgründen 'keine Auswertung' vorgegeben. Bei der Funktion
'kumulieren bis' ist zu beachten, daß hier alle Umsätze bis zum
eingegebenen Termin aufsummiert werden. Eine durchgeführte
Kumulierung kann nicht rückgängig gemacht werden.
In dem Optionsfeld 'ausgetretene Mitglieder' wird als Default 'keine'
vorgegeben. Bei Änderung auf 'alle' oder 'nur falls Saldo = 0,00' muss
unbedingt berücksichtigt werden, dass eine Löschung aus dem Bestand
nur dann erfolgt, wenn das Austrittsdatum kleiner als das Tagesdatum ist.

212
Der Programmlauf sollte erst durchgeführt werden, wenn alle notwendigen Ausdrucke (Saldenliste und ggf. Mitgliedskonten) erstellt
worden sind.
SPG-Verein
Stammdaten
Übersicht
[STAMMDATEN]
Übersicht
Die unter SPG-Verein hinterlegten Stammdaten bilden die Grundlage für
eine Vielzahl von Programmfunktionen. Hier werden im Gegensatz zu den
Mitgliederdaten Informationen abgelegt, die innerhalb des Vereins
generelle Gültigkeit besitzen.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Stammdaten pflegen

Stammdaten-Listen

----------------------------------------------Abrechnungsdaten pflegen 
Abrechnungsdaten-Listen 
Der Aufbau von Stammdaten ist eine einmalige Tätigkeit, die jedoch
besondere Sorgfalt erfordert, da alle nachfolgenden Arbeiten auf diese
Stammdaten zurückgreifen.
Innerhalb der Pflege der Stammdaten sind die Editor-Funktionen und die
Handhabung identisch. Nachstehend erfolgt für diese Bereiche eine
Darstellung der Tätigkeiten im Überblick.
Neu
Ermöglicht die Eingabe eines neuen Datensatzes zu der jeweiligen
Stammdatenart. Bei Auswahl dieses Buttons erscheint eine
Eingabemaske zur Datenerfassung. Zu Beginn ist diese Maske leer,
während im weiteren Verlauf die zuletzt getätigten Eingaben vorbelegt
bleiben. Der Ordnungsbegriff, unter dem diese Vorgaben hinterlegt
werden, ist z. B. die Abteilungs-Nr., eine Berufsgruppe oder eine
Bankleitzahl.
SPG-Verein
213
Stammdaten
Übersicht
Ändern
Der unter dem Ordnungsbegriff gespeicherte Inhalt wird verändert bzw.
korrigiert. Hierfür ist in der jeweiligen Auswahlliste der entsprechende
Datensatz mit Maus oder Tastatur auszuwählen.
Löschen
Der markierte Datensatz in der Auswahlliste wird aus der Datei gelöscht.
Zuvor erscheint auf dem Bildschirm die Sicherheitsabfrage:
Datensatz wirklich löschen ?
Ja
Nein
Suchen (nur Funktion [Bankleitzahlen pflegen])
Analog der gleichen Tätigkeit unter
[MITGLIEDER] [Änderungsdienst/Mitglieder pflegen].
Blättern (nur Funktion [Bankleitzahlen pflegen])
Analog der gleichen Tätigkeit unter
[MITGLIEDER] [Änderungsdienst/Mitglieder pflegen].
214
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
[Stammdaten pflegen]
Allgemeines
Unter der Funktion [Stammdaten pflegen] sind folgende Bereiche
realisiert:
Vereinsdaten pflegen
--------------------------------------------Abteilungen/Beiträge pflegen
Bezirke pflegen
Berufsgruppen pflegen
Funktionen pflegen
Ehrungen pflegen
--------------------------------------------Bankleitzahlen pflegen
Sie können hier alle vereinsrelevanten Daten und Strukturdaten
hinterlegen, ändern oder löschen.
SPG-Verein
215
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Vereinsdaten pflegen
Die Bildschirmmaske wurde in vier Navigationspunkte unterteilt. Somit ist
eine bessere Übersichtlichkeit gewährleistet. Es kann jederzeit eine
Änderung oder Ergänzung dieser Daten erfolgen. Dabei handelt es sich
immer um die Vereinsdaten des jeweils aktuellen Bestandes. Die Maske
erscheint auch automatisch bei Neuanlage eines Vereins.
Alle hier verwendeten Variablen stehen im Rahmen des Tools List&Label
zur Verfügung.
Navigationspunkt 1 (Anschrift)
Abbildung 116: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (1. Registerkarte)
Name
Hier sollte die eindeutige Vereinsbezeichnung vorgegeben werden. In den
Standardlisten erscheint dieser Name in der jeweiligen Kopfzeile (1. Zeile
der Überschrift).
Beispiele:
216
TSV von 1899 Peine
Sportstudio Krause
CDU-Ortsverband Astadt
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Zusatzbez. / Straße / Postfach / Plz / Ort
Felder zur Bildung der Vereinsanschrift. Diese Inhalte haben rein
informativen Charakter; lediglich unter Funktionen, in denen eine
Brieferstellung erfolgt, werden sie je nach Vorgabe für den Briefkopf
benötigt.
Verbands.-Nr. / Bundesland
Felder für die Zuordnung des Vereins zum jeweiligen Verband.
Navigationspunkt 2 (Kontakt)
Abbildung 117: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (2. Registerkarte)
Hier kann der Hauptansprechpartner des Vereines mit seinen
Kontaktdaten
eingegeben
werden.
Diese
Angaben
werden
programmseitig an geeigneter Stelle verwendet.
SPG-Verein
217
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Navigationspunkt 3 (Bankverbindung)
Abbildung 118: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (3. Registerkarte)
Kontonummer / Bankleitzahl / Bankbezeichnung / BIC / IBAN / SEPA
Hier besteht die Möglichkeit, bis zu zwei Bankverbindungen des Vereins
vorzugeben. Unter den Funktionen [BEITRÄGE] [Beitragsverfahren],
[Abrechnungsverfahren] und [Mahnverfahren] kann zwischen diesen
Bankverbindungen als Gut-/Lastschriftadresse gewählt werden. Deshalb
ist mindestens eine Bankverbindung zu hinterlegen.
Ferner kann hier neben den bereits international gültigen
Zahlungsverkehrsdaten (BIC / IBAN) auch die sgn. Gläubiger-ID für eine
SEPA-Zahlung hinterlegt werden.
Hintergrund ist, dass die neuen SEPA-Lastschriftbedingungen zwingend
die eindeutige Identifikation des Gläubigers (also z.B. des jeweiligen
Vereins) unabhängig von den verwendeten Kontodaten vorsehen.
Weiterführende Informationen zur Gläubiger-ID und deren Beantragung
finden Sie hier:
http://www.bundesbank.de/Navigation/DE/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer_
Zahlungsverkehr/SEPA/Glaeubiger_Identifikationsnummer/glaeubiger_ide
ntifikationsnummer.html
218
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Navigationspunkt 4 (Finanzdaten)
Abbildung 119: Vereinsdaten pflegen - Beitragserhebung (3. Registerkarte)
Finanzdaten / Gemeinnützigkeit / Körperschaftsteuer
Hier können fiskalische Basisdaten des Vereins hinterlegt werden. Eine
Eingabe ist nicht zwingend erforderlich, vereinfacht jedoch an einigen
Stellen die Arbeit.
SPG-Verein
219
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Abteilungen / Beiträge pflegen
Mit Aufruf dieser Funktion erscheint zunächst folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 120: Abteilungen / Beiträge pflegen - Auflistung
220
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
In der Auswahlliste werden alle derzeit hinterlegten Abteilungen mit deren
Bezeichnung und Nr. (= Kürzel) angezeigt. Die Handhabung der Tätigkeiten
'Neu', 'Ändern' und 'Löschen' ist unter dem Abschnitt Übersicht in diesem Kapitel
nachzulesen.
 Bei einer Beitragsänderung brauchen lediglich die Beträge der
hinterlegten Beitragsarten angepasst zu werden. Bei der nächsten
Beitragserhebung erfolgt die Berücksichtigung dieser neuen
Beiträge.
Durch Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 121: Abteilungen / Beiträge pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Abteilung
Bezeichnung
Bart
Beitragsbezeichnung
monatlich, vierteljährlich,
halbjährlich, jährlich
SPG-Verein
Bedeutung
Abteilungsnummer (Ordnungsbegriff)
2 Stellen - alphanumerisch
Abteilungsbezeichnung
25 Stellen - alphanumerisch
Beitragsart
2 Stellen - alphanumerisch
24 Stellen - alphanumerisch
Beiträge pro Erhebungszeitraum
6,2 Stellen - numerisch
221
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Bezirke pflegen
Durch das Feld Bezirk besteht für den Verein die Möglichkeit, neben den
Selektionsmöglichkeiten über PLZ und Ort, eine weitere räumliche
Gliederung seines Umfeldes vorzunehmen. Gerade in größeren Städten
wird dies von Nutzen sein.
Durch Aufruf dieser Funktion erhalten Sie eine Auswahlliste mit allen
derzeit hinterlegten Bezirken analog [Abteilungen/Beiträge pflegen].
Über die Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 122: Bezirke pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nr.
Bezeichnung
222
Bedeutung
Bezirksnummer (Ordnungsbegriff)
3 Stellen - alphanumerisch
Bezirksbezeichnung
27 Stellen - alphanumerisch
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Berufsgruppen pflegen
Das Feld Berufsgruppe bietet die Möglichkeit, den Mitgliederbestand nach
Berufen "gleicher Art" zu selektieren. Hilfreich kann dies z. B. sein, wenn
innerhalb des Vereins interne Arbeitsmaßnahmen angesetzt sind und
man hierfür in erster Linie Mitglieder benötigt, die in einem bestimmten
Beruf tätig sind.
Durch Aufruf dieser Funktion erhalten Sie eine Auswahlliste mit allen
derzeit hinterlegten Berufsgruppen analog [Abteilungen/Beiträge pflegen].
Über die Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 123: Berufsgruppen pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nr.
Bezeichnung
SPG-Verein
Bedeutung
Berufsgruppennummer (Ordnungsbegriff)
3 Stellen - alphanumerisch
Berufsgruppenbezeichnung
27 Stellen - alphanumerisch
223
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Funktionen pflegen
Die Funktionen, die innerhalb des Vereins ausgeübt werden, sind frei
definierbar. Ein Musterverzeichnis zum Aufbau der Funktionen befindet
sich im Anhang.
Durch Aufruf dieser Funktion erhalten Sie eine Auswahlliste mit allen
derzeit hinterlegten Funktionen analog [Abteilungen/Beiträge pflegen].
Über die Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 124: Funktionen pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nr.
Bezeichnung
224
Bedeutung
Funktionsnummer (Ordnungsbegriff)
3 Stellen - alphanumerisch
Funktionsbezeichnung
27 Stellen - alphanumerisch
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Ehrungen pflegen
Die Ehrungen, die innerhalb des Vereins erfolgen können, sind frei
definierbar. Ein Musterverzeichnis zum Aufbau der Ehrungen ist im
Anhang aufgeführt.
Durch Aufruf dieser Funktion erhalten Sie eine Auswahlliste mit allen
derzeit hinterlegten Ehrungen analog [Abteilungen/Beiträge pflegen].
Über die Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 125: Ehrungen pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nr.
Bezeichnung
SPG-Verein
Bedeutung
Ehrungsnummer (Ordnungsbegriff)
3 Stellen - alphanumerisch
Ehrungsbezeichnung
27 Stellen - alphanumerisch
225
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Bankleitzahlen pflegen
Zur Abwicklung des Datenträgeraustausches ist die Angabe von
Bankleitzahl und Kontonummer innerhalb der Mitgliederdaten zwingend
erforderlich.
Damit nicht bei jedem Mitglied zusätzlich die Bankbezeichnung
gespeichert wird, sind diese Informationen in einer separaten Datei
hinterlegt. Ferner kann die Prüfziffernmethode hinterlegt werden.
Mit Aufruf dieser Funktion erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 126: Bankleitzahlen pflegen
Die Handhabung der Tätigkeiten 'Neu', 'Ändern', 'Löschen', 'Suchen' und
'Blättern' ist unter dem Abschnitt Übersicht in diesem Kapitel
nachzulesen.
Datenfeld
Bankleitzahl
Bedeutung
8 Stellen - numerisch (Ordnungsbegriff)
Bezeichnung
27 Stellen - alphanumerisch
Plz
5 Stellen – numerisch
Ort
35 Stellen – alphanumerisch
Prüfmethode
2 Stellen – alphanumerisch
BIC
11 Stellen - alphanumerisch
226
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Eine Bankleitzahlendatei wird bei der Installation des Programms SPGVerein aufgebaut; außerdem erhalten Sie den aktuellen Stand der
Prüfziffernmethoden der Kreditinstitute mit Programmauslieferung.
Unter diesem Datenfeld können jederzeit eigenständig Änderungen
vorgenommen werden.
Ist eine automatische Kontonummernprüfung gewünscht, muss unter der
Funktion [Vereinsdaten pflegen] diese Option aktiviert sein. Weitere
Einzelheiten sind diesem Abschnitt zu entnehmen.
Die jeweiligen Prüfziffernmethoden sind auch in der Bankleitzahlenliste
enthalten.
Benötigen Sie für die Änderung oder Löschung eine Bankleitzahl, die
Ihnen nicht bekannt ist, so können Sie über 'Suchen' eine gesonderte
Bildschirmmaske aufrufen. Darin sind sämtliche Bankleitzahlen enthalten;
eine Anzeige ist nach Bankleitzahlen und Orten möglich. Das Verfahren
ist analog der Beschreibung unter [Mitglieder pflegen] zu handhaben.
Abbildung 127: Bankleitzahlen pflegen - Suchen
SPG-Verein
227
Stammdaten
Stammdaten-Listen
[Stammdaten-Listen]
Allgemeines
Unter der Funktion [Stammdaten-Listen] sind folgende Bereiche
realisiert:
Abteilungs-/Beitragsliste
Bezirksliste
Berufsgruppenliste
Funktionenliste
Ehrungenliste
-------------------------------------Bankleitzahlenliste
Für alle Stammdaten, die unter [Stammdaten pflegen] aufgerufen werden
können (Ausnahme: Vereinsdaten), sind auch Listenausgaben möglich.
Die Listenausgabe ist selbsterklärend; ggf. wurde Erläuterungstext
angemerkt. Bei allen Listen ist zunächst der Dateiumfang festzulegen:
Abbildung 128: Stammdaten-Listen - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske)
228
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten-Listen
Abteilungs-/Beitragsliste
Abbildung 129: Abteilungs-/Beitragsliste - Druckbild
Erläuterungen
ABTNR =
BART
=
SPG-Verein
Abteilungsnummer
Beitragsart
229
Stammdaten
Stammdaten-Listen
Bezirksliste
Abbildung 130: Bezirksliste - Druckbild
Berufsgruppenliste
Abbildung 131: Berufsgruppenliste - Druckbild
230
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten-Listen
Funktionenliste
Abbildung 132: Funktionenliste - Druckbild
Ehrungenliste
Abbildung 133: Ehrungenliste - Druckbild
SPG-Verein
231
Stammdaten
Stammdaten-Listen
Bankleitzahlenliste
Beim Aufruf dieser Funktion kann in der ersten Bildschirmmaske
(Vorgaben) der zusätzliche Button 'Optionen' gewählt werden. Nach
Betätigung dieses Buttons erscheint folgende Auswahlmaske:
Abbildung 134: Bankleitzahlenliste - Optionen
Mit Aktivierung des Feldes 'Zweigstellen/Filialen ausgeben' werden in der
Bankleitzahlenliste
sämtliche
der
Bundesbank
gemeldeten
Zweigstellen/Filialen eines Kreditinstituts mit ausgegeben. Dieses System
resultiert noch aus der Zeit, als diese gemeldeten Zweigstellen gegenüber
ihren Hauptstellen abweichende Bankleitzahlen hatten.
 Bei aktivierter Option werden die Hauptstellen mit einem '*' hinter
der Bankleitzahl ausgegeben.
232
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten-Listen
Abbildung 135: Bankleitzahlenliste - Druckbild mit Zweigstellenausgabe
SPG-Verein
233
Stammdaten
Abrechnungsdaten pflegen
[Abrechnungsdaten pflegen]
Allgemeines
Unter der Funktion [Abrechnungsdaten pflegen] sind folgende Bereiche
realisiert:
Abrechnungstexte pflegen
Abrechnungsarten pflegen
In diesem Menü können sowohl Abrechnungstexte (erklärende Textzeilen
für die Abrechnung) als auch Abrechnungsarten (vorgegebene
Abrechnungszeilen) hinterlegt werden.
Abrechnungstexte pflegen
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 136: Abrechnungstexte pflegen - Auflistung
234
SPG-Verein
Stammdaten
Abrechnungsdaten pflegen
In der Auswahlliste werden alle derzeit hinterlegten Abrechnungstexte mit
deren Bezeichnung und Nr. angezeigt. Die Handhabung der Tätigkeiten
'Neu', 'Ändern' und 'Löschen' ist unter dem Abschnitt Übersicht in diesem Kapitel
nachzulesen.
Um sich die Erfassungsarbeit bei der Erstellung von Abrechnungen zu
erleichtern, sollte die Hinterlegung oft benutzter Texte mit dieser Funktion
erfolgen. Innerhalb der Abrechnungserfassung kann über die Text-Nr. der
dazugehörige Text aufgerufen und somit zugeordnet werden.
Erfolgt eine Änderung der Abrechnungstexte, können die bereits unter
dieser Nummer erfassten Texte mit der Funktion [BEITRÄGE]
[Abrechnungsverfahren / Abrechnungsdatei aktualisieren]
auf
den
neuesten Stand gebracht werden.
Durch Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 137: Abrechnungstexte pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nummer
Bezeichnung
SPG-Verein
Bedeutung
Textnummer (Ordnungsbegriff)
4 Stellen - numerisch
Textbezeichnung
68 Stellen - alphanumerisch
235
Stammdaten
Abrechnungsdaten pflegen
Abrechnungsarten pflegen
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 138: Abrechnungsarten pflegen - Auflistung
In der Auswahlliste werden alle derzeit hinterlegten Abrechnungsarten mit
deren Bezeichnung und Nr. angezeigt. Die Handhabung der Tätigkeiten
'Neu', 'Ändern' und 'Löschen' ist unter dem Abschnitt Übersicht in diesem Kapitel
nachzulesen.
Mit dieser Funktion können die verschiedensten Abrechnungsarten
hinterlegt werden. Angefangen von der Abrechnungsart 'Kilometergeld'
bis 'nicht geleistete Arbeitseinsatzstunden'. Dem Ideenreichtum sind
keine Grenzen gesetzt.
236
SPG-Verein
Stammdaten
Abrechnungsdaten pflegen
Erfolgt eine Änderung der Abrechnungsarten, können die bereits unter
dieser Nummer erfassten Arten mit der Funktion [BEITRÄGE]
[Abrechnungsverfahren / Abrechnungsdatei aktualisieren]
auf
den
neuesten Stand gebracht werden.
Durch Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 139: Abrechnungsarten pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nr
Bezeichnung
Bedeutung
Abrechnungsart (Ordnungsbegriff)
4 Stellen - numerisch
20 Stellen - alphanumerisch
Einheit
7 Stellen - alphanumerisch (z. B. Std., KM)
EUR
Betragsvorgabe pro Einheit
4,2 Stellen - numerisch
SPG-Verein
237
Stammdaten
Abrechnungsdaten-Listen
[Abrechnungsdaten-Listen]
Allgemeines
Unter der Funktion [Abrechnungsdaten-Listen] sind folgende Bereiche
realisiert:
Liste Abrechnungstexte
Liste Abrechnungsarten
Die unter [Abrechnungsdaten pflegen] gemachten Vorgaben können auch
in Listenform ausgegeben werden. Die Listenausgabe ist selbsterklärend.
Bei allen Listen sind zunächst der Dateiumfang festzulegen:
Abbildung 140: Abrechnungsdaten-Listen - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske)
238
SPG-Verein
Stammdaten
Abrechnungsdaten-Listen
Liste Abrechnungstexte
Abbildung 141: Liste Abrechnungstexte - Druckbild
Liste Abrechnungsarten
Abbildung 142: Liste Abrechnungsarten - Druckbild
SPG-Verein
239
Kartei
Übersicht
[KARTEI]
Übersicht
Unter dem Menüpunkt [KARTEI] bietet sich für den Anwender die
Möglichkeit, neben den Mitgliederstammdaten weitere Informationen zum
Mitglied zu speichern.
Insgesamt können pro Mitglied 999 Karteiblätter mit je 9 Zeilen (pro Zeile
bis zu max. 55 Zeichen) angelegt werden. Hierbei ist für jedes dieser
Karteiblätter ein individueller Aufbau möglich. Mit dem Aufbau von
Musterkarteiblättern besteht die Gelegenheit, diese Karteiblätter bei
Bedarf dem Mitglied zuzuordnen. Ferner kann die gesamte Kartei mittels
Recherchen ausgewertet werden. Zudem stehen verschiedene
Listenausgaben zur Verfügung.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Karteiblätter pflegen
Muster pflegen
Mehrzweckfelder pflegen
Mehrzweckfelder zuordnen
-----------------------------------------------Liste Karteiblätter
Liste Muster
Liste Mehrzweckfelder
Liste Mehrzweckfeld-Zuordnung
-----------------------------------------------Kartei-Recherchen
240
SPG-Verein
Kartei
Karteiblätter pflegen
[Karteiblätter pflegen]
Beim Einstieg unter der Funktion [Karteiblätter pflegen] erhalten Sie die
nachstehende Bildschirmmaske:
Abbildung 143: Karteiblätter pflegen
Unter diesem Programmpunkt haben Sie alle Funktionalitäten, um die
Pflege von Karteiblättern vorzunehmen. Über einen Subdialog ist auch die
Anpassung von (Muster)-Mehrzweckfeldern möglich.
Im oberen Bereich der Bildschirmmaske gibt es die Möglichkeit, in dem
Listenfeld 'Blättern in' entweder die Auswahl 'Datei Kartei' (=Default) oder
'Datei Mitglieder' zu treffen. Dies hat Auswirkungen auf die BlätterFunktion innerhalb des Datenbestandes.
SPG-Verein
241
Kartei
Karteiblätter pflegen
Bei Aufruf der Funktion [Karteiblätter pflegen] wird automatisch das
erste Mitglied mit einem gespeicherten Karteiblatt angezeigt. In dem Feld
'Mitglieds-Nr.' können Sie auch eine Mitgliedsnummer per Tastatur
vorgeben. Ist die eingegebene Nummer nicht im Bestand vorhanden, wird
der Hinweis
Mitglieds-Nr. nicht gespeichert !
OK
am Bildschirm eingeblendet.
Daran anschließend werden informatorisch die Grunddaten zu der
ausgewählten Mitglieds-Nr. angezeigt.
Der folgende Bereich der Bildschirmmaske enthält die bei dem Mitglied
hinterlegten Karteiblätter und deren Inhalt.
Die möglichen Tätigkeiten innerhalb der Karteiblätterpflege stehen im
unteren Maskenbereich. Zu diesen zählen hauptsächlich die Neu[anlage]
und das Löschen von Karteiblättern (K). Ferner ist neben einer
vorhandenen Suchfunktion auch die Gelegenheit zum Blättern
innerhalb des Bestandes gegeben. Die Karteizeilen (Inhalt) selbst sind
über die Schaltflächen ’Ändern’, ’Einfügen’ und ’Löschen’ modifizierbar.
242
SPG-Verein
Kartei
Karteiblätter pflegen
Die Bedeutung der Tätigkeiten im Einzelnen:
Neu (K)
Nach Aufruf dieser Tätigkeit wird eine neue Bildschirmmaske geöffnet:
Abbildung 144: Neues Karteiblatt anlegen
Als Default stehen die Daten des markierten Karteiblattes des Mitgliedes
in der Bildschirmmaske. Wurde ein Mitglied gewählt, bei dem noch kein
Karteiblatt hinterlegt war, ist die Maske leer.
Zunächst muss die Karteiblatt-Nummer vorgegeben werden. Als Default
ist hier immer eine ’0’ enthalten, die jedoch nicht als Wert akzeptiert wird.
Bei Vorgabe einer Nummer, die bereits vorhanden ist, erfolgt bei
Speicherung eine entsprechende Meldung.
Nach Eingabe der Karteiblatt-Nummer besteht die Möglichkeit, ein
Karteimuster zuzuordnen. Durch Anklicken des Pfeiles am rechten Rand
des Listenfeldes wird in einem Subdialog die Programmfunktion [Muster
pflegen] zur Verfügung gestellt. Hier können Sie ein bestehendes Muster
auswählen oder aber vorab ein neues Muster anlegen und anschließend
durch 'Wählen' in die Maske 'Neues Karteiblatt anlegen' übernehmen.
SPG-Verein
243
Kartei
Karteiblätter pflegen
Die im Darstellungsfenster enthaltenen Mehrzweckfelder können noch
abschließend bearbeitet werden. Hierfür ist die entsprechende Zeile mit
der Maus oder alternativ mit den Cursortasten zu markieren. Mit einem
Doppelklick bzw. durch Betätigung der <Enter>-Taste wird die Karteizeile
zur Anpassung aufgerufen.
Über den Button 'Zeilen löschen' können alle Zeilen aus dem Karteiblatt
entfernt werden.
Vorgenommene Änderungen sind über den Button 'Speichern' im
System abzulegen. Mit 'Abbrechen' werden sämtliche bis dahin erfolgten
Änderungen verworfen.
Löschen (K)
Über diese Schaltfläche kann ein komplettes Karteiblatt gelöscht werden.
Es erfolgt jedoch vorweg eine Sicherheitsabfrage:
Karteiblatt wirklich löschen ?
Ja
244
Nein
SPG-Verein
Kartei
Karteiblätter pflegen
Ändern
Mit Aufruf dieser Tätigkeit erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 145: Karteizeile ändern
Hier erfolgt die Anzeige der zuvor markierten Karteizeile des Mitgliedes.
Der alte Inhalt der gewählten Zeile wird mit ausgegeben. Dadurch
erleichtert sich die Eingabe, da die Möglichkeit des Überschreibens
gegeben ist (über die Taste <Einf> zu aktivieren/deaktivieren). Unter
'Mehrzweckfeld' können Sie auch eine andere Vorgabe tätigen oder aber
durch Anklicken des Pfeiles am rechten Rand in den Subdialog
[Mehrzweckfelder pflegen] verzweigen. Den Inhalt des Mehrzweckfeldes
können Sie individuell innerhalb der Bandbreite von 55 Zeichen anpassen
(siehe auch 'Aufbau eines Mehrzweckfeldes').
Über 'OK' werden die Änderungen übernommen; mit 'Abbruch' sind die
bis dahin getätigten Anpassungen verworfen.
SPG-Verein
245
Kartei
Karteiblätter pflegen
Einfügen
Um eine Zeile einzufügen, klicken Sie auf eine vorhandene Zeile und
dann auf die ’einfügen’. SPG-Verein fügt dann automatisch eine neue
Zeile vor der ausgewählten ein.
Löschen
Um eine Zeile zu löschen, klicken Sie diese an und betätigen
anschließend die Schaltfläche ’löschen’.
Wichtig: Es gibt keine Sicherheitsabfrage – gelöscht ist gelöscht!
Suchen
Durch Aufruf dieser Tätigkeit erscheint in einem separaten
Bildschirmfenster eine alphabetische Auflistung sämtlicher Mitglieder.
Diese Tätigkeit ist analog der Suche innerhalb der Funktion
[MITGLIEDER] [Änderungsdienst / Mitglieder pflegen] zu handhaben.
Blättern
Je nach Dateiauswahl kann innerhalb des Bestandes durch <Bild > und
<Bild > geblättert werden. Mit <Pos1> erfolgt ein Sprung auf den
Dateianfang; <Ende> setzt den Zeiger auf das Mitglied mit der höchsten
Mitgliedsnummer. Alternativ ist die Auswahl des Datensatzes auch über
das Anklicken der Pfeile-Button mit der Maus möglich.
Während bei der Auswahl 'Datei Kartei' nur zwischen den Mitgliedern mit
vorhandenen Karteiblättern zu blättern ist (überlesen der Mitglieder ohne
Karteiblätter), werden unter 'Datei Mitglieder' sämtliche Mitglieder mit
deren evtl. Karteiinhalten beim Blättern angezeigt.
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Karteiblätter-Pflege.
246
SPG-Verein
Kartei
Muster pflegen
[Muster pflegen]
Beim Einstieg unter der Funktion [Muster pflegen] erhalten Sie die
folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 146: Muster pflegen
Unter diesem Programmpunkt besteht die Möglichkeit, sich individuelle
Muster von Karteiblättern anzulegen, um diese später einzelnen
Mitgliedern zuzuordnen. In diesen Mustern können Mehrzweckfelder fest
eingebaut werden. Über einen Subdialog ist auch die Neuanlage/
Anpassung von Mehrzweckfeldern möglich.
 Es kann immer nur das aktuelle Karteimuster einem Mitglied
zugeordnet werden. Spätere Anpassungen innerhalb eines Karteimusters bewirken keine automatische Änderung des bereits beim
Mitglied hinterlegten Karteiblattes.
Im oberen Bereich der Bildschirmmaske sind zwei Auswahlfenster
eingeblendet, in denen die Namen der Muster und die jeweiligen Inhalte
des ausgewählten Musters eingeblendet werden.
SPG-Verein
247
Kartei
Muster pflegen
Die möglichen Tätigkeiten innerhalb der Musterpflege stehen im unteren
Maskenbereich. Zu diesen zählen die Neuanlage, Änderung und
Löschung von Karteimustern.
Die Bedeutung der Tätigkeiten im Einzelnen:
Neu
Nach Aufruf dieser Tätigkeit wird eine neue Bildschirmmaske geöffnet:
Abbildung 147: Neues Muster anlegen
Als Default steht der Inhalt des markierten Karteimusters in der Bildschirmmaske.
Im oberen Feld ist der Name des Musters zu vergeben. Sofern beim
'Speichern' kein Mustername vorgegeben wurde, erfolgt eine
entsprechende Meldung am Bildschirm.
Die im Darstellungsfenster enthaltenen Mehrzweckfelder können
bearbeitet werden. Die Vorgehensweise ist analog der Tätigkeit 'Neu' unter
dem Abschnitt 'Karteiblätter pflegen' zu handhaben.
248
SPG-Verein
Kartei
Muster pflegen
Vorgenommene Änderungen sind über den Button 'Speichern' im
System abzulegen. Mit 'Abbrechen' werden sämtliche bis dahin erfolgten
Änderungen verworfen.
Ändern (Zeile)
Mit Aufruf dieser Tätigkeit erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 148: Zeile ändern
Hier erfolgt die Anzeige der zuvor markierten Karteizeile des Musters. Der
alte Inhalt der gewählten Zeile wird mit ausgegeben. Dadurch erleichtert
sich die Eingabe, da die Möglichkeit des Überschreibens gegeben ist
(über die Taste <Einf> zu aktivieren/deaktivieren). Unter 'Mehrzweckfeld'
können Sie auch eine andere Vorgabe tätigen oder aber durch Anklicken
des Pfeiles am rechten Rand in den Subdialog [Mehrzweckfelder pflegen]
verzweigen. Den Inhalt des Mehrzweckfeldes können Sie individuell
innerhalb der Bandbreite von 55 Zeichen anpassen.
Über 'OK' werden die Änderungen übernommen; mit 'Abbruch' sind die
bis dahin getätigten Anpassungen verworfen.
SPG-Verein
249
Kartei
Muster pflegen
Löschen
Unter dieser Tätigkeit kann ein komplettes Muster gelöscht werden. Es
erfolgt jedoch vorweg eine Sicherheitsabfrage:
Muster wirklich löschen ?
Ja
Nein
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Muster-Pflege.
250
SPG-Verein
Kartei
Mehrzweckfelder pflegen
[Mehrzweckfelder pflegen]
Beim Einstieg unter der Funktion [Mehrzweckfelder pflegen] erhalten
Sie die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 149: Mehrzweckfelder pflegen
Unter diesem Programmpunkt können Datenfelder für die Aufnahme der
unterschiedlichsten Dateninhalte angelegt werden. Dadurch hat der
Anwender die Möglichkeit, neben den Mitglieder-Stammdaten Datenfelder
nach seinen Bedürfnissen zu definieren.
Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Arten von Mehrzweckfeldern:
 Mehrzweckfelder für eine spätere Dateneingabe,
 Mehrzweckfelder, die einen bestimmten Text enthalten (Textkonserven).
Eine spätere Dateneingabe ist nicht möglich.
SPG-Verein
251
Kartei
Mehrzweckfelder pflegen
Aufbau eines Mehrzweckfeldes
Der Name eines Mehrzweckfeldes ist 4-stellig; er wird aus einem
Buchstaben und drei Ziffern gebildet. Mit der ersten Stelle (dem
Buchstaben) wird festgelegt, für welches Eingabeformat das
Mehrzweckfeld bestimmt ist. Es gilt folgende Regelung:
a = alphanumerisches Feld; alle Buchstaben und Ziffern sind
verwendbar
n = numerisches Feld mit Kommasetzung (z. B. ’EUR’)
g = Ganzzahlfeld
d = Datumsfeld (TT.MM.JJ)
t
= reines Textfeld. Spätere Dateneingabe ist nicht möglich.
Die wichtigste Vorgabe bei der Anlage eines Mehrzweckfeldes für die
spätere Dateneingabe ist die linke und rechte Begrenzung für diese
Eingabe. Das erfolgt ausschließlich mit den Sonderzeichen "[" und "]".
Durch die Begrenzung wird gleichzeitig auch die Feldgröße festgelegt.
 Bei der späteren Anpassung eines Feldes wird diese Änderung
nicht bei den bereits beim Mitglied hinterlegten Mehrzweckfeldern
wirksam.
Bei Mehrzweckfeldern, die einen bestimmten Text enthalten (den sog.
"Textkonserven"), ist diese Begrenzung nicht erforderlich, da keine
spätere Dateneingabe vorgesehen werden kann.

Im Gegensatz zu den anderen Mehrzweckfeldern werden
Änderungen in Textkonserven automatisch in bereits beim Mitglied
hinterlegten Textfeldern aktiv.
Im oberen Bereich der Bildschirmmaske sind in einem Auswahlfenster die
Namen der hinterlegten Mehrzweckfelder eingeblendet.
Die möglichen Tätigkeiten innerhalb der Karteiblätterpflege stehen im
unteren Maskenbereich. Zu diesen zählen die Neuanlage, Änderung und
Löschung von Mehrzweckfeldern.
252
SPG-Verein
Kartei
Mehrzweckfelder pflegen
Die Bedeutung der Tätigkeiten im Einzelnen:
Neu
Nach Aufruf dieser Tätigkeit wird eine neue Bildschirmmaske geöffnet:
Abbildung 150: Neues Mehrzweckfeld anlegen
Im oberen Feld ist der Name des Mehrzweckfeldes zu vergeben. Sofern
beim 'Speichern' keine Bezeichnung eingetragen wurde, erfolgt eine
entsprechende Meldung am Bildschirm.
Vorgenommene Eingaben sind über den Button 'Speichern' im System
abzulegen. Mit 'Abbrechen' werden sämtliche bis dahin erfolgten
Vorgaben verworfen.
Löschen
Unter dieser Tätigkeit kann ein Mehrzweckfeld gelöscht werden. Es
erfolgt jedoch vorweg eine Sicherheitsabfrage:
Mehrzweckfeld wirklich löschen ?
Ja
SPG-Verein
Nein
253
Kartei
Mehrzweckfelder pflegen
Ändern
Mit Aufruf dieser Tätigkeit erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 151: Mehrzweckfeld ändern
Hier erfolgt die Anzeige des zuvor markierten Mehrzweckfeldes. Der alte
Inhalt des gewählten Mehrzweckfeldes wird mit ausgegeben. Dadurch
erleichtert sich die Eingabe, da die Möglichkeit des Überschreibens
gegeben ist (über die Taste <Einf> zu aktivieren/deaktivieren). Den Inhalt
des Mehrzweckfeldes können Sie individuell innerhalb der Bandbreite von
55 Zeichen anpassen (siehe auch 'Aufbau eines Mehrzweckfeldes').
Über 'Speichern' werden die Änderungen übernommen; mit 'Abbruch'
sind die bis dahin getätigten Anpassungen verworfen.
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Mehrzweckfelder-Pflege.
Angelegte Mehrzweckfelder können anschließend über dem Menüpunkt
[Mehrzweckfelder zuordnen] Computerbriefen, Computerlisten oder
Etiketten für eine Druckausgabe zugeordnet (verbunden) werden.
254
SPG-Verein
Kartei
Mehrzweckfelder zuordnen
[Mehrzweckfelder zuordnen]
Mit Aufruf der Funktion [Mehrzweckfelder zuordnen] erhalten Sie die
folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 152: Mehrzweckfelder zuordnen
Unter dieser Programmfunktion haben Sie die Möglichkeit, bestehende
Mehrzweckfelder den Computerbriefen, Computerlisten bzw. Etiketten als
Druckausgabefeld zuzuordnen. Somit können Sie Ihre individuell
erfassten Mitgliederdaten auch in diesen Ausgabemedien darstellen.
Für die Ausgabe wird der jeweilige Inhalt zwischen den
Begrenzungszeichen [.........] genommen. Eine Ausnahme bildet das
Mehrzweckfeld "Textfeld", bei dem die komplette Zeile bei einer
Zuordnung ausgegeben wird.
SPG-Verein
255
Kartei
Mehrzweckfelder zuordnen
Anhand der obersten Listbox ist zunächst der Typ des Mehrzweckfeldes
auszuwählen. In den darunter stehenden Auswahlfeldern können Sie anschließend bis zu 9 Mehrzweckfelder des zuvor ausgewählten Typs
zuordnen.
Für die Zuordnung erhalten Sie durch Anklicken des Pfeiles am rechten
Rand des Listenfeldes 'Mzf' die Auswahlliste 'Mehrzweckfelder pflegen' in
Form eines Subdialoges. Hier kann die Wahl eines bestehenden
Mehrzweckfeldes erfolgen. Der jeweilige Inhalt des Mehrzweckfeldes wird
informatorisch rechts neben dem Listenfeld angezeigt.
Mit 'OK' wird die Zuordnung gespeichert. Ist ein Mehrzweckfeld gewählt,
das nicht dem obigen Typ entspricht, erfolgt eine entsprechende
Fehlermeldung.
Über 'Abbruch' werden die getätigten Eingaben verworfen.
Soll eine Zuordnung gelöscht werden, so markieren Sie das zu löschende
Feld und tätigen die <Entf>-Taste.
256
SPG-Verein
Kartei
Liste Karteiblätter
[Liste Karteiblätter]
Mit Aufruf der Funktion [Liste Karteiblätter] erhalten Sie zunächst die
nachstehende Auswahlmaske:
Abbildung 153: Liste Karteiblätter - Vorgaben
Hier ist unter Eingabe als Grundlage der Listenerstellung entweder der
gesamte Karteibestand oder eine bereits selektiert/sortiert-Datei zu
markieren.
Abbildung 154: Liste Karteiblätter - Druckbild
SPG-Verein
257
Kartei
Liste Muster
[Liste Muster]
Mit Aufruf der Funktion [Liste Muster] erhalten Sie zunächst die
nachstehende Auswahlmaske:
Abbildung 155: Liste Muster - Vorgaben
Unter Dateiumfang
Musterbezeichnungen
Anfangsbuchstabens.
kann eine Eingrenzung der betreffenden
erfolgen. Hierbei reicht die Vorgabe des
Die Auflistung erfolgt alphabetisch nach den Namen der Karteimuster.
Abbildung 156: Liste Muster - Druckbild
258
SPG-Verein
Kartei
Liste Mehrzweckfelder
[Liste Mehrzweckfelder]
Die nach Aufruf der Funktion [Liste Mehrzweckfelder] enthaltene
Bildschirmmaske ist identisch mit der unter [Liste Muster]. Die Vorgaben
sind analog zu tätigen.
Abbildung 157: Liste Mehrzweckfelder - Druckbild
SPG-Verein
259
Kartei
Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung
[Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung]
Die nach Aufruf der Funktion [Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung]
enthaltene Bildschirmmaske ist identisch mit der unter [Liste Muster]. Die
Vorgaben sind analog zu tätigen. Ein Dateiumfang ist hier nicht wählbar.
Abbildung 158: Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung - Druckbild
260
SPG-Verein
Kartei
Kartei-Recherchen
[Kartei-Recherchen]
Nach Aufruf der Funktion [Kartei-Recherchen] erhalten Sie die folgende
Bildschirmmaske:
Abbildung 159: Kartei-Recherchen - Vorgaben
Ähnlich der Funktion [Mitglieder selektieren] können mit der KarteiRecherche diejenigen Mitglieder ermittelt werden, bei denen bestimmte
 Dateninhalte von Mehrzweckfeldern übereinstimmen
 Suchbegriffe in den Karteikarten übereinstimmen.
Zunächst hat der Anwender unter Eingabe festzulegen, auf welcher
Basis die Auswertung erfolgen soll. Dies können entweder der gesamte
Karteibestand oder ein bereits selektiert/sortierter Unterbestand sein.
Ferner ist noch ein Dateiname für die Ausgabe zu wählen.
Anschließend muss über die Option 'Feldauswahl' eine genauere
Definierung der Recherche erfolgen.
SPG-Verein
261
Kartei
Kartei-Recherchen
Abbildung 160: Kartei-Recherchen - Feldauswahl
Dabei können bis zu 4 Mehrzweckfelder durch 'von'- und 'bis'-Angaben
vorgegeben werden. Bei der Angabe von mehr als einem Mehrzweckfeld
sind die weiteren Felder automatisch durch eine "UND-Bedingung"
miteinander verknüpft. Über das Anklicken des Pfeils am rechten Rand
des Listenfeldes 'Mehrzw.Feld' kann sich der Anwender die gespeicherten
Mehrzweckfelder anzeigen lassen.
Durch die Eingabe von Suchbegriffen besteht eine weitere Möglichkeit,
die Karteidaten auszuwerten. Es können bis zu drei Begriffe vorgegeben
und eine Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinschreibung gefordert
werden. Eine weitere Vereinfachung beim Recherchenlauf ist dadurch
gegeben, dass bei der Vorgabe von Suchbegriffen auch "Joker"-Zeichen
erlaubt sind. Das Zeichen hierfür ist das '?'. Eine weitere Variante besteht
darin, dass nicht nur ganze Wörter sondern auch Teile davon eingegeben
werden können. Die Eingabe von Mehrzweckfeldern und Suchbegriffen
ist auch kombiniert möglich.
Nach Abschluss der Feldauswahl über 'OK' kehrt das Programm zurück
in die Maske 'Vorgaben'. Durch nochmaliges bestätigen mit 'OK' wird die
Kartei-Recherche angestoßen. Während des Laufs erscheint am
Bildschirm eine Kontrollanzeige über den Stand der Bearbeitung.
Die Beendigung des Durchlaufs wird mit einem Hinweis-Fenster
angezeigt.
262
SPG-Verein
Extras
Übersicht
[EXTRAS]
Übersicht
Unter dem Menüpunkt [EXTRAS] sind einige sonstige Funktionen zu
finden. Neben statistischen Auswertungen und Datensicherungsfunktionen finden Sie Gelegenheit, Dateinamen von unter SPG-Verein
aufgebauten Beständen/Texten zu löschen und umzubenennen,
Datenbestände in andere Anwendungen zu exportieren sowie das Datum
und Passwort während einer Bestandsbearbeitung zu ändern.
Außerdem bestehen die Möglichkeiten einer Währungsumstellung im
Rahmen der EWWU und der Datenübernahme aus älteren Versionen von
SPG-Verein.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Statistik

Datensicherung

-------------------------------------------Datei-Manager
Plz-Verzeichnis
Prüflisten

-------------------------------------------Daten exportieren
Daten importieren
-------------------------------------------Programm-Datum ändern
Passwort verwalten
-------------------------------------------DSA (Deutscher Sportausweis)
Verbandsmeldungen

SPG-Verein
263
Extras
Statistik
[Statistik]
Allgemeines
Unter der Funktion [Statistik] sind folgende Bereiche realisiert:
erstellen/auswerten
Listenausgabe
Grafikausgabe
-------------------------------Statistik (2)
Die Statistik liefert informative Unterlagen für die Vereinsführung. Sie gibt
eine statistische Darstellung des Mitgliederbestandes unter Bezugnahme
folgender Komponenten:
Eintrittsdatum
Austrittsdatum
Geburtsdatum
Geschlecht
Zahlungsweise
Abteilungsnummer
Status (aktiv/passiv)
Altersstruktur
Struktur der Abteilungen
Als Grundlage wurde die Statistik des Landessportbundes herangezogen.
264
SPG-Verein
Extras
Statistik
Erstellen / auswerten
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 161: Statistik erstellen/auswerten
Zunächst ist festzulegen, ob die Statistik für den Gesamtbestand, für
einen selektierten Unterbestand oder für eine Abteilung erstellt werden
soll. Unter 'Optionen' besteht die Möglichkeit, ausgetretene Mitglieder bei
der Statistik einzuschließen bzw. die Auswertung auf die zuerst
gefundene Abteilung eines Mitglieds zu beschränken.
In dem Bereich Altersgruppen/Abteilungen sind bereits Default-Werte
eingetragen. Die Gruppenbildung nach Alter ist gegenüber der
Standardvorgabe veränderbar. Des Weiteren können bestimmte
Abteilungen von der Erhebung ausgeklammert werden (z. B. 'vb' Vereinsbeitrag; sog. Pseudo-Abteilung). Diese Vorgaben sind auf
Wunsch speicherbar und brauchen darum nicht jedes Mal neu
vorgegeben zu werden.
SPG-Verein
265
Extras
Statistik
Nachdem alle Vorgaben getätigt sind, beginnt der Statistiklauf. Der
Fortschritt der Auswertung ist an einem Zählbalken am Bildschirm zu
erkennen.
Alle statistischen Auswertungen können auch in Form einer grafischen
Darstellung abgerufen werden. Hierfür ist die Funktion Grafikausgabe
aufzurufen. Erläuterungen zu der Handhabung dieser Funktion sind in dem
entsprechenden Absatz dieses Abschnitts nachzulesen.
Listenausgabe
Die unter [erstellen/auswerten] erfolgte Aufbereitung der Statistik kann
hier ausgegeben werden.
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 162: Listenausgabe - Vorgaben
266
SPG-Verein
Extras
Statistik
Abbildung 163: Listenausgabe Zahlungsmodalitäten
Abbildung 164: Listenausgabe Auswertung A = Abteilungsstruktur nach Alter
SPG-Verein
267
Extras
Statistik
Abbildung 165: Listenausgabe Auswertung B = Abteilungsstruktur Aktiv/Passiv
Abbildung 166: Listenausgabe Auswertung C = Altersstruktur Aktiv/Passiv, Geschlecht
268
SPG-Verein
Extras
Statistik
Abbildung 167: Listenausgabe Auswertung D = Geburts-/Eintrittsjahr
SPG-Verein
269
Extras
Statistik
Grafikausgabe
Für Präsentationen ist eine grafische Aufbereitung sehr vorteilhaft. Mit der
Funktion können Sie fast alle Statistiken, die unter 'SPG-Verein' mit der
Funktion [EXTRAS] [Statistik / erstellen - ausgeben] aufbereitet worden
sind, in einer grafischen Darstellung ausgeben.
Nach Aufruf der Funktion erhalten Sie folgendes Fenster:
Abbildung 168: Grafikausgabe - Dialogmaske
Hier ist die gewünschte Statistik und die Art des Diagramms vorzugeben.
Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche ’OK’ wird in einem separaten
Fenster die Statisik ausgegeben. Diese Maske wird allerdings – entgegen
den sonstigen Funktionen – nicht nach dem Schließen der Grafikausgabe
automatisch beendet, sondern steht für weitere Abfragen zur Verfügung.
Jede
grafische
Ausgabe
enthält
im
oberen
Bereich
die
Summierung/Auflistung der entsprechenden Statistik und darunter das
dazugehörende Diagramm.
Ob nun als grafische Aufbereitung ein Torten, Balken bzw.
Liniendiagramm gewählt wird, hängt von den aufzubereitenden Daten und
auch der Vorliebe des Anwenders ab. An dieser Stelle kann nur dazu
ermuntert werden, einfach auszuprobieren.
Auch ein Präsentationsmodus ist vorhanden, um die Auswertungen in
Gesprächsrunden vorstellen zu können.
270
SPG-Verein
Extras
Statistik
Abbildung 169: Grafikausgabe - Beispiel
Sollten mehrere Seiten vorhanden sein, kann in der Vorschau mit den
bekannten Pfeilen geblättert werden. Ein Ausdruck kann auch hier über
das Druckersymbol jederzeit initiiert werden, jedoch kann keine Auswahl
des Druckausgabemediums getroffen werden.
SPG-Verein
271
Extras
Statistik
Statistik (2)
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 170: Statistik (2) - Vorgaben
Hier ist festzulegen, ob die Ausgabe für den Gesamtbestand oder nur für
einen selektierten Unterbestand erfolgen soll.
Unter 'Optionen' besteht die Möglichkeit, auch die ausgetretenen
Mitglieder in der Statistik einfließen zu lassen.
Der Fortschritt der Auswertung ist an einem Zählbalken am Bildschirm zu
erkennen. Die ermittelte Statistik wird nicht wie die Hauptstatistik auf der
Festplatte zwischengespeichert (Abruf dadurch öfters möglich), sondern
jedes Mal neu erstellt.
272
SPG-Verein
Extras
Statistik
In dieser Statistik werden die sonstigen Stammdaten ausgewertet
(Berufsgruppen, Bezirke, Ehrungen, Funktionen, Kündigungsgründe,
Anzahl Ausweise, Anzahl Zeitschriften).
Abbildung 171: Statistik (2) - Druckbild
SPG-Verein
273
Extras
Datensicherung
[Datensicherung]
Allgemeines
Unter der Funktion [Datensicherung] sind folgende Bereiche realisiert:
alle Daten sichern (zip-Datei)
alle Daten einlesen (zip-Datei)
-------------------------------------------Stammdaten sichern
Stammdaten einlesen
-------------------------------------------Bankleitzahlen sichern
Bankleitzahlen einlesen
-------------------------------------------Karteidaten sichern
Karteidaten einlesen
Die Sicherung von Dateien gehört zu den Grundzügen einer jeden EDVAnwendung.
Solange das System einwandfrei bedient wird und keine
unvorhergesehenen Zwischenfälle eintreten, erscheint eine Sicherung der
Dateien vielleicht überflüssig. Doch Bedienungsfehler, die das System zu
einem unkontrollierten Ausstieg veranlassen, oder auch nur ein
kurzfristiger Stromausfall, können Ursache für eine Vernichtung der
Dateien sein. In einem solchen Fall besteht die Möglichkeit, auf Basis der
Sicherung wieder aufzusetzen und den Schaden somit zu begrenzen.
Wurde jedoch keine Sicherung durchgeführt, sind die bisher
gespeicherten Daten verloren und ein völliger Neuaufbau wäre
erforderlich.
Die Datensicherung sollte nach dem Großvater/Vater/Sohn-Prinzip auf
externen Datenträgern durchgeführt werden.
Der Nebeneffekt einer vorgenommenen Datensicherung und
anschließendem Einlesen dieser Daten ist eine sogenannte Reorganisation
der Datenbestände.
274
SPG-Verein
Extras
Datensicherung
Bedingt durch die interne Dateiorganisation werden bei einer Löschung
von Datensätzen diese lediglich logisch aus der Datei entfernt;
physikalisch bleiben sie jedoch auf dem Speichermedium bestehen.
Abhängig vom Umfang des Änderungsdienstes sollte daher in gewissen
Zeitabständen eine Reorganisation durchgeführt werden. Dadurch erfolgt
eine physikalische Löschung der "toten Daten" von der Festplatte, was
eine Erweiterung der verfügbaren Plattenkapazität zur Folge hat.
Technisch wird die Reorganisation so vollzogen, dass eine
Datensicherung der "lebenden Daten" auf Festplatte erfolgt und
anschließend die Dateien auf dieser Basis wieder neu aufgebaut werden
(siehe Absatz Stammdaten einlesen).
Bei einer reinen Sicherung sollten die Dateien in jedem Fall auf einem
externen Datenträger gespeichert werden. Damit ist ausgeschlossen,
dass durch einen Schaden der Festplatte auch die Sicherungsdateien
betroffen sind.
Erfolgt die Sicherung zum Zweck einer Reorganisation, wäre es aus
Geschwindigkeitsgründen vorteilhaft, die Festplatte als Medium zu
verwenden.
SPG-Verein warnt vor jedem Einlesevorgang einer Sicherung, dass die
vorhandenen Daten überschrieben werden:
Abbildung 172: Daten einlesen – Generelle Warnmeldung
SPG-Verein
275
Extras
Datensicherung
alle Daten sichern (zip-Datei)
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 173: Alle Daten sichern - Auswahl
Im Bereich Dateiname ist zunächst mittels der Schaltfläche ‘speichern
unter‘ der Sicherungspfad vorzugeben. Dabei öffnet sich ein windowstypischer Explorer und fordert zu einer Wahl des Sicherungspfades auf.
Die Sicherung selbst erfolgt im ZIP-Format; dies bedeutet, dass alle
Sicherungsdaten volumenreduziert abgelegt werden. Der Dateiname
selber wird vom Programm vorgegeben, kann aber auch geändert
werden. Er ist wie folgt aufgebaut:
1.
2.
3.
4.
dreistelliges Vereinskennzeichen
Konstante ‘backup‘
Tagesdatum in der Form JJJJMMTT
Extended ‘.zip‘
Bis zum nächsten Aufruf der Funktion bleibt der hier vorgegebene Pfad
als Default bestehen.
Anschließend ist die zu sichernde 'Dateigruppe' auszuwählen. Dabei kann
zwischen einer Komplettsicherung und einer vom Anwender bestimmten
Konfiguration gewählt werden. Bei der Dateigruppenauswahl können
beliebige Bereiche kombiniert werden.
276
SPG-Verein
Extras
Datensicherung
alle Daten einlesen (zip-Datei)
Für das Verfahren gelten sinngemäß die Aussagen unter der Funktion
‘alle Daten sichern (zip)‘. Unterscheidend ist an dieser Stelle jedoch, dass
durch die Auswahl einer Dateigruppe auch ein selektives Rücksichern
möglich ist.
Stammdaten sichern
Mit Aufruf dieser Funktion erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 174: Stammdaten sichern - Auswahl
Unter der Funktion [Stammdaten sichern] werden alle vereinsbezogenen
Dateien
gesichert.
Dazu
gehören
die
Mitgliederstammdaten,
Vereinsstammdaten (Bezirke, Berufsgruppen, Funktionen, Ehrungen
etc.), Änderungsdaten, Umsatzdaten und die erfassten Zahlungen.
Unter dem Bereich 'Speichern unter' bestehen zwei Möglichkeiten. Zum
einen kann dort über dem Button 'durchsuchen' der Ordner
(Drive/Directory) gewählt werden, unter dem die Sicherung erfolgen soll.
Diese Vorgabe wird gespeichert und beim nächsten Aufruf als DefaultWert vorgeschlagen. Zum anderen ist eine direkte Speicherung in dem
Ordner des gerade aktuellen Mandantenkennzeichens möglich.
SPG-Verein
277
Extras
Datensicherung
Ferner kann durch Auswahl bestimmt werden, ob der Datenträger vorher
gelöscht werden soll oder nicht. Nach Bestätigung der Auswahl eines
Diskettenlaufwerkes mit 'OK' erscheint folgender Hinweis auf dem
Bildschirm:
Abbildung 175: Stammdaten sichern - Hinweis
In allen anderen Fällen erfolgt ohne weiteren Hinweis die Datensicherung
in einer gesonderten Datei (z. B. XXXSISTA.DAT) in dem gewählten
Verzeichnis. 'XXX' steht für das jeweilige Vereinskennzeichen.
 Unter dem Menüpunkt [EINSTELLUNGEN] [Einstellungen
(generell)] besteht über den Navigationspunkt 'Sonstiges' die
Möglichkeit, den Benutzer bei Programmende an die
Stammdatensicherung zu erinnern. Eine genaue Beschreibung ist
unter [BESTAND] [Programm-Ende] nachzulesen.
278
SPG-Verein
Extras
Datensicherung
Stammdaten einlesen
Die Funktion dient dem Wiederaufbau der entsprechenden Datensätze.
Das Programm fragt als Erstes, von wo die Datei eingelesen werden soll.
Die Möglichkeiten gelten analog der Datensicherung.
Nach Aufruf der Funktion [Stammdaten einlesen] erscheint folgende
Bildschirmmaske:
Abbildung 176: Stammdaten einlesen - Auswahl
Analog der Sicherungsfunktion erfolgt beim Einlesen von einem
Diskettenlaufwerk ein Hinweis zum Einlegen der Sicherungsdiskette:
Abbildung 177: Sicherung einlesen - Hinweis
SPG-Verein
279
Extras
Datensicherung
Bankleitzahlen sichern
Für das Verfahren gelten sinngemäß die Aussagen unter der Funktion
[Stammdaten sichern]. Hier gibt es jedoch nur die Möglichkeit der
Auswahl von Drive/Directory über den Button 'durchsuchen'. Die
Speicherung erfolgt unter dem Dateinamen SPGSIBLZ.DAT.
Bankleitzahlen einlesen
Für das Verfahren gelten sinngemäß die Aussagen unter der Funktion
[Stammdaten einlesen].
Karteidaten sichern
Für das Verfahren gelten sinngemäß die Aussagen unter der Funktion
[Stammdaten sichern]. Die Speicherung erfolgt in einer gesonderten Datei
(XXXSI_KA.DAT).
Karteidaten einlesen
Für das Verfahren gelten sinngemäß die Aussagen unter der Funktion
[Stammdaten einlesen].
280
SPG-Verein
Extras
Datei-Manager
[Datei-Manager]
Im Rahmen dieser Funktion ist eine Verwaltung der unter SPG-Verein
aufgebauten Texte/Bestände möglich. Dies bezieht sich auf das Löschen
und Umbenennen von Dateinamen.
Nach Auswahl der
Bildschirmmaske:
Funktion [Datei-Manager] erscheint folgende
Abbildung 178: Datei-Manager
Unter 'Welche Dateigruppe' ist durch Anklicken des Pfeiles das Listenfeld
aufzuklappen und eine entsprechende Auswahl zu treffen. Nach Selektion
einer Dateigruppe (z. B. Etiketten) erscheint eine Liste mit allen
hinterlegten Dateien dieser Gruppe (inkl. Angaben zur Dateigröße,
Erstellungsdatum und Uhrzeit).
Durch einen Mausklick auf den jeweiligen Spaltenkopf kann auf- bzw.
absteigend sortiert werden.
Die Bearbeitungstätigkeiten sind innerhalb der Dateigruppen identisch.
Nach Auswahl der gewünschten Datei mit dem Cursor oder der Maus
sind folgende Tätigkeiten möglich:
SPG-Verein
281
Extras
Datei-Manager
Löschen
Löscht die Datei. Vorweg erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
Umbenennen
Der Name der Datei wird durch einen anderen ersetzt. In einer
gesonderten Maske ist der neue Name der Datei vorzugeben.
Schließen
Kehrt in das Hauptmenü zurück.
282
SPG-Verein
Extras
Plz-Verzeichnis
[Plz-Verzeichnis]
Bei der Standardinstallation wird ein bei Redaktionsschluß aktuelles
Postleitzahl-Verzeichnis mitgeliefert. Die Vorteile und Bedienung wurden
bereits im Kapitel [MITGLIEDER] [Änderungsdienst] beschrieben.
Abbildung 179: PLZ-Verzeichnis
SPG-Verein
283
Extras
Prüflisten
[Prüflisten]
Diese Programmfunktion durchsucht den gesamten Datenbestand des
ausgewählten Mandanten auf Korrektheit der Kombinationen von
Kontonummer zu Bankleitzahl bzw. Postleitzahl zu Ort zu Straße –
optional können auch die ausgetretenen Mitglieder mit einbezogen
werden.
Nach erfolgtem Prüflauf erhält der Benutzer einen Report, anhand dessen
er die vom Programm festgestellten Unstimmigkeiten bewerten und ggf.
ausräumen kann. Insbesondere die Prüffunktion von Kontonummer zu
Bankleitzahl erleichtert das Arbeiten, da es hier immer wieder durch alle
Beteiligten leicht zu Fehlern kommen kann. Möglich wird diese Prüfung
durch ein für jedes Institut festgelegtes und der Bundesbank gemeldeten
Prüfziffernverfahren für die Kontonummernbildung.
Die oben beschriebenen Prüffunktionen sind automatisch im Hintergrund
beim Füllen der genannten Felder unter der Menüfunktion [MITGLIEDER]
[Änderungsdienst] Mitglieder pflegen aktiv. So bekommt der Benutzer
gleich bei der Eingabe einen Warnhinweis.
Abbildung 180: Prüfliste Blz/Plz
284
SPG-Verein
Extras
Daten exportieren
[Daten exportieren]
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 181: Daten exportieren
Mit dieser Funktion können Mitgliederdatensätze aus SPG-Verein in
andere
Programme
(z. B.
Textverarbeitung
Winword
oder
Tabellenkalkulation Excel, via CSV-Format) exportiert werden. Somit
besteht z. B. die Möglichkeit, in der Textverarbeitung diese Daten als sog.
Datenquelle weiter zu bearbeiten und z. B. für eine Serienbrief-Aktion zu
nutzen. Eine weitere Exportmöglichkeit wird auch für Microsoft Outlook
Express angeboten. Die Feldauswahl ist bereits mit OutlookStandardfeldern vorbelegt, die aber änderbar sind. Damit wird der
zunehmenden elektronischen Kommunikation Rechnung getragen, da
hier eine Mailing-Aktion via Email deutlich erleichtert wird.
Im unteren Bereich der Maske ist unter 'Eingabe' zwischen dem
Gesamtbestand oder einem selektiert/sortiert-Bestand zu wählen. Als
zusätzliche 'Option' haben Sie die Wahl, auch ausgetretene Mitglieder mit
einzubeziehen.
SPG-Verein
285
Extras
Daten exportieren
Im oberen Bereich 'Format' der Maske befinden sich mehrere
Listenfelder, die durch Anklicken des Pfeiles aufzuklappen sind. Zunächst
ist die 'Vorlage' auszuwählen. Neben den vorgegebenen Einträgen
können Sie auch eine eigene Bezeichnung kreieren.
Die Neuvorgabe eines Namens ist möglich, indem bei aktiviertem Feld
die Eingabe erfolgt. Der bisherige Text ist zwar überschrieben, aber als
Vorlage weiterhin vorhanden. Anschließend sind in den anderen Feldern
die gewünschten Vorgaben zu tätigen. Erst danach ist der Button 'Neu'
anzuklicken, damit die neue 'Vorlage' abgespeichert wird.
Ähnlich verhält es sich beim 'Ändern'. Erst nach Auswahl der zu
ändernden Vorlage und Vorgabe der Modifizierungen ist der Button
'Ändern' anzuklicken, um dies abzuspeichern.
Bei 'Löschen' wird die ausgewählte 'Vorlage' gelöscht. Zuvor erfolgt noch
eine entsprechende Sicherheitsabfrage.
Die Bedeutung der Felder im Einzelnen:
Vorlage
Auswahl eines vorhandenen Eintrags für Änderung oder Löschung.
Neuvorgabe erfolgt durch Überschreiben des Feldinhalts. Die Button
'Neu', 'Ändern' und 'Löschen' sind immer erst abschließend zu betätigen
und beziehen sich ausschließlich auf den umrandeten Bereich 'Format'.
Es können max. 25 Vorlagen hinterlegt werden.
Dateiendung
Auswahl der Dateiendung für die Ausgabe-Datei, in der die exportierten
Daten aufgenommen werden.
Feldseparator
Auswahl der Abgrenzung für die Felder.
Feldeinrahmung
Vorgabe, ob und wie die Felder eingerahmt werden sollen.
286
SPG-Verein
Extras
Daten exportieren
Zeichensatz
Wahl des Zeichensatzes, ob die Ausgabe im Windows-Format (ANSI)
oder im DOS-Format (ASCII) erfolgen soll.
Max. Feldlänge
Bei Aktivierung des Kästchens erfolgt die Exportierung der ausgewählten
Datenfelder in deren Maximal-Länge, auch wenn diese durch Zeichen
nicht vollständig belegt sind. Bei Deaktivierung wird nur die tatsächliche
Feldlänge exportiert; es erfolgt eine Leerstellen-Minimierung von rechts.
Feldnamen
Für Serienbriefe in einer Textverarbeitung ist die Aktivierung dieses
Kästchens unabdingbar, da sonst die Feldnamen aus der
vorgenommenen 'Feldauswahl' als Seriendruckfeld nicht zur Verfügung
stehen.
Feldauswahl
Über diesen Button aktivieren Sie folgendes Auswahlfenster:
Abbildung 182: Daten exportieren - Feldauswahl
SPG-Verein
287
Extras
Daten exportieren
Die Handhabung erfolgt analog der Funktion [MITGLIEDER] [Mitglieder
sortieren]. Die auf der linken Seite stehenden 'möglichen Felder' sind je
nach Bedarf zu markieren und über 'hinzufügen' als 'ausgewähltes Feld'
zu definieren. Beim Datenexport werden nur diese Felder berücksichtigt.
Neu / Ändern / Löschen
Wie bereits weiter oben erwähnt, beziehen sich diese Button nur auf das
Feld 'Vorlage' und sind immer abschließend, d. h. erst nach allen
Vorgaben im oberen Bereich 'Format' der Bildschirmmaske, zu betätigen.
Durch Bestätigung mit 'OK' wird abschließend in einem weiteren Fenster
nach dem Dateinamen und dem Verzeichnis gefragt, unter dem die Daten
zu speichern sind. Nach entsprechender Vorgabe erfolgt der Datenexport.
288
SPG-Verein
Extras
Daten importieren
[Daten importieren]
Diese Programmfunktion ermöglicht dem Anwender, Datensätze, die
entweder im *.txt oder im *.csv-Format vorliegen, in SPG-Verein zu
importieren:
Abbildung 183: Daten importieren
Zunächst ist über die Schaltfläche ’durchsuchen’ eine Importdatei
auszuwählen, die beispielsweise aus anderen Programmen für
Mitgliederverwaltungen kommen kann. Für das folgende Beispiel wurde
eine Textdatei mit einem einfachen Inhalt erstellt:
Abbildung 184: Beispieldatei - Test.txt
SPG-Verein
289
Extras
Daten importieren
Wählt man diese Datei aus, werden in der Importmaske die Daten
entsprechend ergänzt:
Abbildung 185: Daten importieren - Auswahl der Importdatei
Im Regelfall enthalten Importdateien in der ersten Zeile die Feldnamen; in
SPG-Verein ist deshalb der Haken vor „Feldnamen in der ersten Zeile“
entsprechend gesetzt.
Unter Optionen ist festzulegen, ob ein
•
kompletter Bestand neu erstellt werden soll (vorbelegt),
•
ob ein vorhandener Bestand ergänzt bzw. erweitert werden soll,
•
oder ob ein vorhandener Bestand geändert werden soll.
Insbesondere durch die Option ‘Bestand ergänzen / erweitern‘ können
durch ein einfaches Importverfahren schnell weitreichende Änderungen
und Ergänzungen am bestehend Bestand vorgenommen werden.
290
SPG-Verein
Extras
Daten importieren
Mittels der Option ‘Bestand ändern‘ hat der Anwender die Möglichkeit,
bestimmte Felder aus einer Fremdanwendung einfach und schnell
einzufügen. Voraussetzung
hierfür ist allerdings, dass die
Mitgliedsnummer der Fremdanwendung und die von SPG-Verein
gleichlautend ist und zugeordnet wird. Beispiel hierfür wäre das
nachträgliche Einspielen des Feldes „Bezirk“ .
Als weitere Option können auch neue Mitgliedsnummern vergeben
werden.
Anschließend kann unter Quelle/Import das gewünschte Feld ausgewählt
werden, z.B. Vorname. Anschließend ist das korrespondierende Feld
(Ziel) für SPG-Verein auszuwählen, hier also auch Vorname. Durch
Betätigen der Schaltfläche ’hinzufügen’ wird programmseitig eine
entsprechende Zuordnung aufgebaut:
Abbildung 186: Daten importieren - Zuordnungen
SPG-Verein
291
Extras
Daten importieren
Sollen die getätigten Eingaben und Zuordnungen später erneut verwendet
werden, so können diese über die Schaltfläche ’Vorgaben speichern’
abgelegt werden (Dateiname ‘import.scr‘ - Verzeichnis ‘Parameter‘).
Sobald diese Daten zu einem späteren Zeitpunkt wieder Verwendung
finden (etwa wegen aktueller Datensätze), ist lediglich die Schaltfläche
’Vorgaben einlesen’ zu betätigen.
Ein Mausklick auf die Schaltfläche ’Import durchführen’ startet den
entsprechenden Vorgang, der mit der Meldung ’Importierung beendet’
quittiert wird. Anschließend kann die Programmfunktion über ’Beenden’
verlassen werden. Die Daten stehen nun in SPG-Verein zur Verfügung.
Über die Schaltfläche ’Hilfe’ erhalten Sie kontextbezogene Unterstützung;
über die Schaltfläche ’Beenden’ wird das Fenster geschlossen.

292
Im Vorfeld solcher Änderungen sollte eine Datensicherung
angefertigt werden, um im Fehlerfall den vorherigen Bestand
wieder herstellen zu können!
SPG-Verein
Extras
Programm-Datum ändern
[Programm-Datum ändern]
Die korrekte Vorgabe des Tagesdatums ist insofern wichtig, da es bei
allen Dokumentationen als 'Erstellungstag' im Kopf mit ausgegeben
wird. Somit gibt es dem Anwender Informationen über die Aktualität der
im Einzelfall herangezogenen Druckausgaben.
Innerhalb der Anwendung SPG-Verein kann durch Aufruf der Funktion
[Programm-Datum ändern] ein gegenüber dem Betriebssystem
abweichendes Datum hinterlegt werden.
Für die Auswahl des neuen Datums wird folgende Bildschirmmaske
eingeblendet:
Abbildung 187: Programm-Datum ändern
SPG-Verein
293
Extras
Passwort verwalten
[Passwort verwalten]
Über diesen Menüpunkt ist die Vergabe, Änderung und Löschung eines
Mandantenkennwortes möglich. Nach Aufruf des Menüpunktes erscheint
folgende Dialogmaske:
Abbildung 188: Neue Dialogmaske: Passwort verwalten
Zum Setzen eines Passwortes bzw. zum Ändern eines bestehenden
Passwortes ist lediglich die Betätigung der Schaltfläche [Passwort
neu/ändern] notwendig; eine Abfrage des bisherigen Passwortes findet
nicht statt. Nach der Eingabe eines maximal sechsstelligen Kennwortes
und der sich anschließenden Wiederholung (um Tippfehler zu vermeiden)
ist der Kennwortschutz aktiv. Ab dem nächsten Aufruf des Mandanten
wird das vergebene Kennwort abgefragt. Es ist zu beachten, dass alle
nachfolgenden
Passwortaktionen
(Ändern/Löschen)
erst
nach
erfolgreicher Mandantenanmeldung möglich sind.
Passwort löschen:
Durch Betätigen der Schaltfläche [Passwort löschen] kann ein gesetztes
Passwort ohne Sicherheitsabfrage wieder gelöscht werden. Der nächste
Mandantenaufruf erfolgt wieder ohne Kennwortabfrage.
Generell wurde im Rahmen der Passwortänderungsdialoge auf eine
erneute Passworteingabe nach erfolgreicher Mandantenanmeldung
verzichtet. Unseres Erachtens ist die Legitimation bei Aufruf des
Bestandes ausreichend.
294
SPG-Verein
Extras
DSA – Deutscher Sportausweis
[DSA – Deutscher Sportausweis]
Über diesen Menüpunkt ist es möglich, Dateien zur zentralen Bestellung
der Sportvereinskarte für ihre Mitglieder und der SportManagement-Karte
für Ihren Vorstand zu generieren:
Abbildung 189: DSA erstellen
SPG-Verein
295
Extras
DSA – Deutscher Sportausweis
Mit dieser Funktion kann eine Exportdatei gemäß den Konventionen des
‚Deutschen Sportausweises‘ erstellt werden. Der Verfahrensablauf zum
Hochladen dieser Datei und weitere Informationen sind unter
http://www.d-s-a-gmbh.de/Infos_Anmeldeprozess zu finden.
Der Mitgliederbestand sollte zunächst selektiert werden. In der Regel
werden dabei die Felder ‚Abteilungsnummer‘ und ‚Eintritt‘ angegeben.
Eine selektierte Datei darf nicht mehr als 2000 Mitglieder enthalten. Sollte
diese Zahl überschritten werden, so ist bei der Selektion eine
Eingrenzung über die Mitgliedsnummer vorzunehmen.
Es ist zu berücksichtigen, dass es sich hierbei nicht um eine SPG-Vereinspezifische Funktion, sondern um eine Unterstützungsfunktion für ein
Kartensystem für Vereine handelt, dessen Einführung einen
entsprechenden Beschluss der Vereinsführung benötigt.
Von daher kann an dieser Stelle auch keine Empfehlung erfolgen, welche
Wahlfelder ausgegeben und damit an die DSA Deutsche Sportausweis
GmbH übermittelt werden sollen. SPG weist an dieser Stelle darauf hin,
dass die jeweils gültigen Datenschutzbestimmungen von Land und Bund
zu beachten und einzuhalten sind. SPG trägt keine Verantwortung für den
Inhalt und die Übermittlung der erstellten Dateien.
296
SPG-Verein
Extras
Verbandsmeldungen
[Verbandsmeldungen]
Die Statistikerstellung erfolgt für den jeweils ausgewählten Bestand.
Erläuterungen erhalten Sie über die nachfolgenden Verknüpfungen/Links.
1) LSB-Statistik Ni/Sa/Bra/Meck/Thue
2) LSB-Statistik Bayern
SPG-Verein
297
Einstellungen
Allgemeines
[EINSTELLUNGEN]
Allgemeines
Der Hauptmenüpunkt [EINSTELLUNGEN] bündelt übersichtlich alle
grundlegenden Einstellmöglichkeiten des Programms an sich und des
jeweils aktiven Bestandes. Einmal an diesen Stellen gemachte Eingaben
werden an vielen Stellen in der Anwendung verwendet und sollten
deshalb sorgfältig und mit Bedacht gewählt werden.
Einstellungen (generell)
Einstellungen (Bestand)
---------------------------------------ausgtr. Mitglieder anzeigen
298
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (generell)
[Einstellungen (generell)]
Dieser Menüpunkt bietet Einstellmöglichkeiten für das Programmlayout
sowie allgemeingültige Vorgaben für alle Bestände. Er ist in vier
Navigationspunkte unterteilt:
Navigationspunkt 1 (Vorgaben)
Abbildung 190: Einstellungen generell - (1. Navigationspunkt)
Hier kann der Benutzer den Schriftstil für die Standard-Listen festlegen.
SPG-Verein
299
Einstellungen
Einstellungen (generell)
Navigationspunkt 2 (Datenträgeraustausch)
Abbildung 191: Einstellungen generell - (2. Navigationspunkt)
Hier ist zu hinterlegen, nach wie viel Tagen die Backup-Dateien gelöscht
werden sollen. Die Löschung geschieht automatisch beim Programmstart
durch Abgleich mit dem PC-Datum.
Bei Nutzung der Uploadmöglichkeit von DTA-Dateien über das InternetBanking kann im Feld ’Splittrate für die Dta-Ausgabe’ die maximale
Anzahl der Datensätze eingegeben werden, die vom empfangenden
Kreditinstitut verarbeitet werden können. (0=keine Splittung).
 Sobald nun eine DTA-Datei auf der Festplatte ausgegeben wird,
geschieht dies in der durch den Anwender definierten Größe.
Erfolgt eine Splittung, wird der Extendend der DTA-Datei um eine
laufende Nummer erweitert.
300
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (generell)
Navigationspunkt 3 (Farben)
Abbildung 192: Einstellungen generell - (3. Navigationspunkt)
Für diverse Objekte kann hier die Hintergrundfarbe eingestellt bzw. die
getroffene Farbauswahl rückgängig gemacht werden (Schaltfläche
’default’).
SPG-Verein
301
Einstellungen
Einstellungen (generell)
Registerkarte 4 (Sonstiges)
Abbildung 193: Einstellungen generell - (4. Navigationspunkt)
Über diese Registerkarte kann für den Menüpunkt [Mitglieder pflegen] die
standardmäßig vorbelegte Funktion Änderungen/Löschungen ohne
Bestätigung der Mitgliedsnummer deaktiviert werden.
Ferner erfolgt hier die Einstellung, ob – und wenn ja, wie häufig - beim
Programmstart von SPG-Verein eine Prüfung auf ein Programmupdate
durchgeführt werden soll. Die Installation des Updates findet dann wieder
unter Einbeziehung des Anwenders statt.
Nähere Erläuterungen zu dem Feld ’Stammdatensicherung erinnern nach
wieviel Tagen’ sind unter [BESTAND] [Programm-Ende] nachzulesen.
302
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
[Einstellungen (Bestand)]
Dieser Menüpunkt bietet individuelle Einstellmöglichkeiten für den gerade
aktiven Bestand. Verwalter von mehreren Beständen erhalten somit eine
bessere Übersichtlichkeit. Der Menüpunkt ist in vier Navigationspunkte
unterteilt:
Navigationspunkt 1 (Allgemeines)
Abbildung 194: Einstellungen Bestand - (1. Navigationspunkt)
Umsatzdaten sammeln ?
Durch die Beantwortung dieser Frage wird darüber entschieden, ob für
jedes Mitglied ein Mitgliedskonto mit Einzelumsätzen zu führen ist oder
nicht.
SPG-Verein
303
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Kontonummernprüfung
Durch Beantwortung dieser Frage wird darüber entschieden, ob für zu
hinterlegende Kontoverbindungen bei den Mitgliedern (Lastschriftzahler)
eine automatische Kontonummerprüfung nach der jeweiligen
Prüfziffernmethode des Instituts (gem. Bundesbank) erfolgen soll. Die
gültige Prüfziffernmethode ist unter der Funktion [Bankleitzahlen pflegen]
beim Institut hinterlegt.
Pfadangabe für SPG-Fibu (lw:\Katalog)
Wird ein Datentransfer von SPG-Fibu in die Mitgliedskonten gewünscht,
sind hier das Laufwerk und der Pfad anzugeben, unter dem das
Programm SPG-Fibu installiert ist.
Beispiele: C:\F2000
C:\VEREIN\F2000
letzte Rechnungs-Nr.
Dieses Feld dient der automatischen Fortführung von Rechnungsnummern, die durch die Verwendung der Variablen „Rech_Nr“ in den
entsprechenden Formularen zugeordnet werden kann. Die Nutzung
dieser Variablen wird vom Programm in der Form überwacht, dass bei
Ausdrucken der Anwender gefragt wird, ob die neue hochgezählte
Rechnungsnummer gespeichert werden soll oder nicht. Auf diesem Wege
kann ein Testlauf durchgeführt werden, ohne den programmseitig
gespeicherten Wert für die Rechnungsnummer zu ändern.
304
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Navigationspunkt 2 (Neues Mitglied)
Abbildung 195: Einstellungen Bestand - (2. Navigationspunkt)
Prüfen Doppelbelegung ?
Dieser Schalter ermöglicht das aktivieren bzw. Deaktivieren der Prüfung
auf das Vorhandensein eines Mitgliedes bei einer Neuanlage.
Neue Mitglieds-Nr. = letzte Nr. + folgender Wert
Bei der Neuanlage eines Mitgliedes wird dieser eingetragene Wert zu der
letzten vorhandenen Mitglieds-Nummer hinzugezählt und der Gesamtwert
als neue Mitglieds-Nummer vorgeschlagen.
Datenfelder vorher löschen
Hier kann festgelegt werden, ob bei der Neuanlage von Mitgliedern unter
der Funktion [MITGLIEDER / Änderungsdienst / Mitglieder pflegen] nach
Bestätigung der 'Mitgl.-Nr.' mit <Enter> die jeweilige Vorbelegung der
Datenfelder aufgehoben werden soll. Steht die Option auf 'Nein', werden
bei einer Neuanlage die Daten des zuletzt angezeigten Mitgliedes als
Default eingeblendet.
SPG-Verein
305
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Navigationspunkt 3 (Beitragserhebung)
Abbildung 196: Einstellungen Bestand - (3. Navigationspunkt)
Einmalbetrag (1) löschen ?
Mit dieser Option kann gewählt werden, ob der beim Mitglied unter
[Mitglieder pflegen] hinterlegte Betrag nach einer Beitragserhebung
gelöscht werden soll.
Einmalbetrag (2) löschen ?
Analog der Funktionalität im vorstehenden Absatz.
Zusatzbetrag löschen ?
Analog der Funktionalität im vorstehenden Absatz
306
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Navigationspunkt 4 (Datenträgeraustausch)
Abbildung 197: Einstellungen Bestand - (4. Navigationspunkt)
Umlaute umwandeln ?
Mit dieser Option wird darüber entschieden, ob im Rahmen des Datenträgeraustausches vorhandene Umlaute umgewandelt werden sollen. Ist
z. B. im Datenfeld der Umlaut 'Ä' vorhanden, so wird dieser für den
Datenträgeraustausch in 'AE' umgewandelt.
Extended der DTA-Datei
Um einer größeren Flexibilität Rechnung zu tragen, kann nun der
Extended für die DTA-Datei vorgegeben werden. Dies kann z. B. bei
Dateiausgaben auf einem Netzlaufwerk von Vorteil sein. Standardmäßig
wird - wie bisher - *.txt genutzt.
SPG-Verein
307
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Registerkarte 5 (Zusatzfelder)
Abbildung 198: Einstellungen Bestand - (5. Navigationspunkt)
Für die Anlage eines Zusatzfeldes ist zunächst der Navigationspunkt
„Zusatzfelder“ auszuwählen. Es können bis zu 10 Zusatzfelder definiert
werden, die programmintern mit der jeweiligen Kennung Zfeld1, Zfeld2,
etc. bezeichnet und somit für Listen und Auswertungen verfügbar sind.
Die Feldbezeichnung erscheint dann in der Registerkarte 5; sie kann bis
zu 20 Zeichen umfassen. Der Feldtyp hingegen gibt die Art des
Daten(eingabe)feldes vor und ermöglicht so eine exaktere Verwendung,
vermindert Falscheingaben und erhöht somit die Datenqualität. Es
können die Feldtypen Zeichen, Datum, Ganzzahl und Kommazahl je
nach Wunsch eingesetzt werden.
Die Feldtypen haben nach der Erstanlage folgende Größe und DefaultWerte:
Zeichen
Datum
Ganzzahl
Kommazahl
308
30 Stellen
10 Stellen
10 Stellen
12 Stellen
leer
00.00.0000
0000000000
000000000000
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Wie immer bei frei definierbaren Feldern sollte vorher genau überlegt
werden, welche Eingaben gewünscht sind. Denn die Anlage von
Zusatzfeldern führen zu Änderungen in den Datenstrukturen eines jeden
Mitglieds des jeweiligen Bestandes, sobald die Schaltfläche Speichern
betätigt wird. Vor dem endgültigen Speichervorgang erfolgt eine
Sicherheitsabfrage, um ein versehentliches Speichern zu verhindern.
Abbildung 199: Sicherheitsabfrage bei Zusatzfeldern
Die nachfolgende Tabelle gibt Auskunft über die Auswirkungen von
nachträglichen Änderungen an den Feldtypen:
Feldtyp-alt
Zeichen
Datum
Ganzzahl
Kommazahl
Feldtyp-neu
Übernommen werden....
Datum
Ganzzahl
Kommazahl
Zeichen
Ganzzahl
Kommazahl
Zeichen
Datum
Kommazahl
Zeichen
Datum
Ganzzahl
die ersten 10 Stellen falls es ein Datum (tt.mm.jjjj) ist
die ersten 10 numerischen Stellen
die ersten 12 numerischen Stellen
alle Stellen
keine Stellen
keine Stellen
alle Stellen
keine Stellen
die ersten 10 Stellen (Nachkommstellen = 00)
alle Stellen
keine Stellen
die Stellen vor dem Komma
Hinweis
Werden Daten importiert, so kann die Anlage von Zusatzfeldern entweder
vorher oder hinterher erfolgen.
SPG-Verein
309
Einstellungen
ausgetr. Mitglieder anzeigen
[ausgetr. Mitglieder anzeigen]
Durch Aktivierung dieser Funktion werden in der Mitgliederübersicht im
Hauptmenü die ausgetretenen Mitglieder angezeigt; erkennbar sind sie
durch das Zeichen „*“ am Ende der Mitgliedsnummer. Die Einstellung
wird gespeichert und steht auch nach einem Neustart des Programms zur
Verfügung:
Abbildung 200: Kennzeichnung von ausgetretenen Mitgliedern
310
SPG-Verein
Hilfe
Allgemeines
[HILFE]
Allgemeines
Wie unter Windows allgemein üblich, werden unter diesem Menüpunkt
verschiedene
Funktionalitäten
abgebildet.
Neben
einer
situationsbezogenen Hilfefunktion in den einzelnen Bildschirmmasken der
Anwendung kann hier abstrakt über ein vorgegebenes Inhaltsverzeichnis
oder mittels einer Suchfunktion in die einzelnen Hilfetexte verzweigt
werden.
Ferner erhalten Sie unter dem Menüpunkt eine Anleitung zur Nutzung der
Windows-Hilfe und verschiedene Informationsanzeigen.
Unter dem Menüpunkt [HILFE] sind folgende Bereiche realisiert:
Hilfethemen
Tool List + Label
---------------------------Online-Update
www.spg-direkt.de
---------------------------Info SPG-Verein
Info Sparkasse
SPG-Verein
311
Hilfe
Hilfethemen / Hilfe List+Label
[Hilfethemen]
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie folgendes Fenster:
Abbildung 201: Hilfe - Hilfethemen
Hier wird die Online-Hilfe zum Programm SPG-Verein aufgerufen. Der
Aufbau ist Windows-üblich und unterteilt sich in die 3 Registerkarten
(Inhalt, Index, Suchen).
In den einzelnen Fenstern der Hilfethemen finden Sie ferner eigene
Menüpunkte und darunter liegende Button. Hiermit haben Sie die
Möglichkeit, einige Funktionen in der Hilfe auszuwählen bzw. im Text vorund zurückzublättern.
[Hilfe Tool List + Label]
Über diese Funktion ist ein direkter Hilfe-Aufruf des Tools für die Layouterstellung möglich.
312
SPG-Verein
Hilfe
Online-Update
[Online-Update]
Über diesen Menüpunkt kann bei bestehender Internetverbindung eine
Aktualisierung von SPG-Verein durchgeführt werden. Dazu ist der
Menüpunkt [Online-Update] durch Anklicken mit der linken Maustaste
aufzurufen. Ein Dialogfenster gibt dem Benutzer die Wahlmöglichkeit
noch abzubrechen Abbrechen oder das Online-Update mittels OK zu
starten.
Abbildung 202: Start Online-Update
Falls eine Firewall zum Schutz des Rechners installiert ist, sollte diese
den Benutzer über den Zugriffsversuch von SPG-Verein – und zwar durch
die Datei udt2_verein.exe – auf das Internet informieren. Hier ist ein
Zulassen des Internetzugriffs erforderlich; ansonsten wird das OnlineUpdate fehlschlagen. Nachfolgend ein Beispiel für die Meldung einer
Firewall:
SPG-Verein
313
Hilfe
Online-Update
udt2_verein.exe versucht, auf das Internet zuzugreifen.
Abbildung 203: Beispiel einer Firewall-Warnmeldung
Ob der Zugriff dauerhaft gewährt werden oder immer einzeln bestätigt
werden soll, liegt ganz im Ermessen des Benutzers. Die Qualität der
Online-Update-Funktion wird dadurch nicht beeinträchtigt.
Im nachfolgenden Beispiel ist kein Update vorhanden, so dass das
Dialogfenster durch Anklicken der Schaltfläche OK verlassen werden
kann. SPG-Verein benötigt dann keine Internetverbindung mehr:
Abbildung 204: Kein Update vorhanden
314
SPG-Verein
Hilfe
Online-Update
Sollte jedoch ein
Bildschirmmaske:
Update
vorhanden
sein,
erscheint
folgende
Abbildung 205: Downloadauswahl
Der Nutzer braucht dann nur noch die Checkbox für das jeweilige Update
mit der linken Maustaste anzuklicken, das Update über die Schaltfläche
Ausführen zu starten und der Menüführung zu folgen. Über die
Schaltfläche Abbrechen ist an diversen Stellen ein Abbruch des OnlineUpdates möglich, ohne dass die Anwendung davon beeinträchtigt wird.
Bitte beachten Sie:
•
Downloads können je nach Umfang größer oder kleiner sein. Je
nach Art der Internetverbindung (Modem, ISDN oder DSL) nimmt
der Download mehr oder weniger Zeit in Anspruch.
•
Für die Durchführung eines Onlineupdates werden volle Rechte
für das entsprechende Installationsverzeichnis benötigt. Soll eine
Serverinstallation upgedatet werden, darf dies nur durch den
Administrator am Server selbst geschehen.
SPG-Verein
315
Hilfe
Info SPG-Verein / Sparkasse
[www.spg-direkt.de]
Ein Aufruf dieses Menüpunktes verzweigt direkt in das Internet und die
gleichnamige Website. Spg-direkt bietet den Kontakt zu andere Nutzern
in diversen Foren – hier können Fragen zu unseren Produkten oder den
begleitenden Themen gestellt und diskutiert werden. Ferner gibt es hier
auch noch Dokumentationen, Testversionen und vieles mehr für unsere
Kunden.
[Info SPG-Verein]
Mit Aufruf dieser Funktion wird das Programm-Logo zu SPG-Verein
informatorisch eingeblendet.
Über 'OK' erfolgt der Rücksprung ins Hauptmenü.
[Info Sparkasse]
Hierüber erhalten Sie die informatorische Anzeige der Lizenz nehmenden
Sparkasse für das Programm SPG-Verein. Die Darstellung entspricht der
Einstiegsmaske bei Start des Programms.
Über 'weiter' erfolgt der Rücksprung ins Hauptmenü.
316
SPG-Verein
Anhang
Dateierläuterungen
ANHANG
Dateierläuterungen (1)
Dateiname
Indexname
Erläuterung
Sicherg.
###MITGL.DAT
###POOL.DAT
###MITGL.IDX
###POOL.IDX
ja
ja
###K_TEI.DAT
###AEPRO.DAT
###UMS.DAT
###ZEING.DAT
###_????.DAT
###?????.SEL
###BSOLL.DAT
###ASOLL.DAT
###AHAB.DAT
###MAHNG.DAT
###STAT.DAT
###SI_KA.DAT
###SISTA.DAT
SPGSIBLZ.DAT
SPG-EXP.DAT
SPG-POOL.DAT
DTAUS0.TXT
###K_TEI.IDX
###AEPRO.IDX
###UMS.IDX
###ZEING.IDX
###_????.IDX
###?????.IDX
###BSOLL.IDX
###ASOLL.IDX
###AHAB.IDX
###MAHNG.IDX
Stamm Mitglieder
Stamm übrige
Abteilungen, Funktionen,
Ehrungen, Bezirke, Berufsgr.
Abr.Texte, Abr.Arten etc.
Karteidaten
Datei Änderungsprotokoll
Umsätze
Datei Zahlungsein-/ausgänge
Abrechnungsdateien
Selektiert/Sortiert Dateien
Beitragserhebung
Abrechnung-Soll
Abrechnung-Haben
Datei Mahnungen
Datei Statistik
Sicherung Karteidaten
Sicherung Stammdaten
Sicherung Bankleitzahlen
Scriptdaten für den Export
Datei Bankleitzahlen
Datei Datenträgeraustausch
SPG-POOL.IDX
ja
ja
ja
ja
ja
nein
nein
nein
nein
nein
nein
ja
ja
ja
nein
ja
nein
Erläuterung: ### = Vereinskennzeichen)
SPG-Verein
317
Anhang
Dateierläuterungen
Dateierläuterungen (2)
Die nachfolgenden Verzeichnisse/Dateien stehen allen Beständen zur
Verfügung:
Verzeichnis
Dateien
Erläuterung
Sicherg.
Briefe
*.BRF
*.BRP
*.BRV
Computerbriefe
ja
Etikett
*.LBL
*.LBP
*.LBV
Etiketten/Überweisungen
ja
Formular
*.FOR
*.FOP
*.FOV
Rechnungen/Abrechnungen/
Mahnungen
ja
Listen
*.LST
*.LSP
*.LSV
Computerlisten
ja
Email – Dta – selek.Vorgaben
ja
Parameter
318
SPG-Verein
Anhang
Dateierläuterungen
Dateiname
Bei der Vergabe von Dateinamen (z. B. selektierte Bestände) sind max.
50 Stellen und folgende Zeichen erlaubt:
Buchstaben
Zahlen
Sonderzeichen
A-Z
0-9
'-'
In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass ein plausibler Dateiname
mit dem Hinweis 'Dateiname nicht zulässig' abgewiesen wird. Hier
handelt es sich um Dateinamen, die das Programm bereits intern
verwaltet.
SPG-Verein
319
Anhang
Dateierläuterungen
Probleme
Treten einmal Probleme mit der Anwendung SPG-Verein auf, so sollten
Sie zunächst versuchen, die folgenden Fragen zu beantworten:
 Ist die Hardware in Ordnung ?
 Ist Ihr Computersystem virenfrei ?
 Wurde die Anwendung ordnungsgemäß über Programmende
verlassen ?
 Tritt das Problem auch nach dem Einlesen einer Datensicherung
auf ?
 Ist das Betriebssystem noch das alte ?
 Wurden seit dem letzten Aufruf von SPG-Verein
Änderungen an der Systemumgebung durchgeführt ?
keine
Erst wenn Sie alle Fragen mit ‘ja’ beantworten, sollten Sie sich mit der
Stelle in Verbindung setzen, von der Sie die Anwendung SPG-Verein
erworben haben. Zur Analyse teilen Sie bitte die genaue Fehlersituation
mit.
320
SPG-Verein
Anhang
Musterverzeichnisse
Abteilungsverzeichnis
ABTNR
ba
bl
bb
bo
el
fe
fu
go
gy
ha
ho
ju
ka
ke
ko
le
ra
re
ru
sa
sw
se
sz
ts
te
tt
tu
vo
SPG-Verein
ABTEILUNGSBEZEICHNUNG
Badminton
Ballett
Basketball
Boxen
Eislauf
Fechten
Fußball
Golf
Gymnastik
Handball
Hockey
Judo
Kanu
Kegeln
Korbball
Leichtathletik
Radsport
Reiten
Rudersport
Schwerathletik
Schwimmen
Segeln
Spielmannzug
Tanzsport
Tennis
Tischtennis
Turnen
Volleyball
321
Anhang
Musterverzeichnisse
Beitragsverzeichnis
BART
BEITRAGSBEZEICHNUNG
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
Ki/Ju bis 18
Erwachsene
Ehepaar
Familie 1 Kind
Familie 2 Kinder
Jugendl. in Ausbildung
auswärtige Mitglieder
ermäßigter Beitrag
Rentner
Passive
ze
sm
jf
Zeitschriften
Schrankmiete
Jahreskarte Eintrittsgeld Fußball
Jahreskarte Eintrittsgeld Handball
jh
Verzeichnis von Ehrungen
NR
BEZEICHNUNG
001
002
003
004
005
006
007
008
009
Ehrennadel Gold
Ehrennadel Silber
Ehrennadel Bronze
Leistungsnadel Gold
Leistungsnadel Silber
Leistungsnadel Bronze
Verdienstnadel
50 Jahre Mitgliedschaft
25 Jahre Mitgliedschaft
Ehrung Dachorganisation
010
322
SPG-Verein
Anhang
Musterverzeichnisse
Verzeichnis von Funktionen
NR
BEZEICHNUNG
001
1. Vorsitzender
002
2. Vorsitzender
003
3. Vorsitzender
010
Geschäftsführer
011
Sportwart
012
Schriftführer
013
Kassenwart
020
Jugendwart
021
Frauenwartin
022
Herrenwart
023
Sozialwart
024
Spartenleiter
030
liz. Trainer A
031
liz. Trainer B
101
ehem. 1. Vorsitzender
102
ehem. 2. Vorsitzender
103
ehem. 3. Vorsitzender
110
ehem. Geschäftsführer
111
ehem. Sportwart
112
ehem. Schriftführer
113
ehem. Kassenwart
SPG-Verein
323
Rebuild
Einführung
SPG-Verein Rebuild
Einführung
Das Programm SPG-Verein Rebuild erlaubt dem Benutzer, die Indices
der Vereinsdatensätze neu aufzubauen. Dies kann erforderlich werden,
wenn es bei der Arbeit mit den jeweiligen Vereinsbeständen zu
Problemen kommt. Für die Ausführung von SPG-Verein Rebuild ist es
erforderlich, daß das Programm SPG-Verein und die weiteren
Zusatzprogramme geschlossen sind.
324
SPG-Verein
Rebuild
Programmablauf
Programmablauf
Das Programm wird durch einen Doppelklick auf das Symbol ’SPGVerein Rebuild’ im Ordner ’SPG-Verein’ gestartet. Eine weitere
Startmöglichkeit besteht im Aufruf der Datei ’v-rebuild.exe’ mit Hilfe des
Windows Explorers. Diese Datei befindet sich im Programmverzeichnis
von SPG-Verein.
Nach dem jeweiligen Aufruf erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 206: SPG-Verein Rebuild
Um den Neuaufbau durchzuführen, muß das entsprechende
Vereinskennzeichen im Feld 'Welcher Mandant' eingegeben und
anschließend der Button 'Durchführen' betätigt werden. Nach erfolgter
Verarbeitung gibt es in der Statusanzeige für die aufgeführten Dateien
drei mögliche Meldungen:
1. i.O.:
Die Verarbeitung war erfolgreich; es sind keine Fehler
aufgetreten (s. Abbildung).
2. fehlt:
Die erforderliche Datei ist nicht auf der Festplatte.
3. fehlerhaft: Ein Neuaufbau der Indices war nicht möglich; der
Datenbereich ist defekt. Die Sicherung ist
einzuspielen.
SPG-Verein
325
LSB-Statistik Niedersachsen
Einführung
LSB-Statistik Ni/Sa/Bra/Meck/Thue
Einführung
Dieses Programm bietet dem Benutzer die Möglichkeit, aus den
gespeicherten Vereinsdaten LSB-konforme Statistiken für die
Bundesländer Niedersachsen, Sachsen, Brandenburg, MecklenburgVorpommern und Thüringen zu erstellen. Diese Konformität wurde durch
eine enge Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Landessportbund erreicht
und soll die Arbeitsabläufe für alle Beteiligten vereinfachen.Dazu ist
zunächst das gewünschte Bundesland zu wählen:
Abbildung 207: LSB-Statistik - Auswahl des Bundeslandes
326
SPG-Verein
LSB-Statistik Ni/Sa/Bra/Meck/Thue
Im Anschluß öffnet
Statistikerstellung:
sich
das
Menü
Einführung
zur
Durchführung
der
Abbildung 208: LSB-Statistik Niedersachsen – Menüübersicht
SPG-Verein
327
LSB-Statistik Ni/Sa/Bra/Meck/Thue
Programmablauf
Programmablauf
Zunächst müssen den jeweiligen Vereinsabteilungen die Nummern der
offiziellen LSB-Sportarten zugeordnet werden. Dies erfolgt über die
Schaltfläche ’Daten zuordnen’:
Abbildung 209: LSB-Statistik Niedersachsen – Daten zuordnen
Nach Eingabe der dem Benutzer bekannten LSB-Vereinsnummer
müssen die Abteilungen den Sportarten, falls noch nicht geschehen,
zugeordnet werden.
Dazu ist die jeweilige Abteilung mittels Mausklick zu markieren und
nachfolgend die Schaltfläche ’zuordnen’ zu betätigen.
328
SPG-Verein
LSB-Statistik Ni/Sa/Bra/Meck/Thue
Programmablauf
Abbildung 210: LSB-Statistik Niedersachsen – Sportart auswählen
Bei der Zuordnung wird ein Auswahlfenster eingeblendet, das alle LSBSportarten mit den offiziellen Nummern enthält. Nach erfolgter Auswahl
ist diese mit der Schaltfläche 'auswählen' zu bestätigen. Es erfolgt eine
Rückkehr zur Maske 'Daten zuordnen', wo nacheinander mit allen
anderen Sportarten analog zu verfahren ist. Nach Abschluß dieses
Prozesses sind nacheinander die Schaltflächen 'speichern' und 'Ende' zu
betätigen.
Für die Erstellung der Statistik betätigen Sie die Schaltfläche ‚’Statistik
erstellen’; der Verarbeitungsprozeß ist für den Benutzer lediglich durch
ein kurz eingeblendetes Fenster sichtbar. Um die erstellte Statistik zu
betrachten, rufen Sie bitte ’Statistik drucken’ auf. Es erscheint die bereits
aus SPG-Verein vertraute Auswahlmaske zur Datenausgabe.
SPG-Verein
329
LSB-Statistik Ni/Sa/Bra/Meck/Thue
Programmablauf
Damit die Statistik als Dateiform an den LSB weitergeleitet werden kann,
ist die Funktion ’Statistik ausgeben’ integriert worden:
Abbildung 211: LSB-Statistik Niedersachsen – Statistik ausgeben
Hier kann der Benutzer die Ausgabe der Datei auf einem von ihm
gewünschten Laufwerk bestimmen; wahlweise ist auch die Ausgabe unter
dem Vereinskennzeichen auf der Festplatte möglich. Der Dateiname setzt
sich grundsätzlich aus der sechsstelligen Vereinskennziffer und gefolgt
von der Zeichenfolge "ja.dat" zusammen. Es handelt sich dabei um eine
Textdatei.
Beispiel:
Vereinsnummer 123456 führt zu der Datei: 123456ja.dat.
330
SPG-Verein
LSB-Statistik Ni/Sa/Bra/Meck/Thue
Hinweise
Hinweise
Für die LSB-Statistik werden die Felder
 Abteilungs-Nr.
 Geburtsdatum (ungleich 00.00.000)
 Geschlecht (m/w)
ausgewertet.
Soll für die LSB-Statistik eine Abteilung nicht ausgewertet werden
(Pseudo-Abteilung), so muß diese im Programm SPG-Verein unter dem
Menüpunkt [Extras/Statistik/erstellen-auswerten] hinterlegt werden.
Falls es einmal erforderlich sein sollte, daß man mit der Statistik komplett
neu beginnen möchte , so müssen die Dateien ...LSBNI.DAT und
...LSBNI.IDX gelöscht werden. Diese Dateien befinden sich im
Mandanten-Verzeichnis.
Die getätigten Eingaben und Zuordnungen sind in den Dateien
...LSBNI.DAT und ...LSBNI.IDX gespeichert. Diese sollten vom Anwender
entsprechend gesichert werden.
SPG-Verein
331
LSB-Statistik Bayern
Einführung
LSB-Statistik Bayern
Einführung
Dieses Programm bietet dem Benutzer die Möglichkeit, aus den
gespeicherten Vereinsdaten eine LSB-konforme Statistik zu erstellen.
Diese Konformität wurde durch eine enge Zusammenarbeit mit dem
Landessportbund erreicht und soll die Arbeitsabläufe für alle Beteiligten
vereinfachen.
Abbildung 212: LSB-Statistik Niedersachsen – Menüübersicht
332
SPG-Verein
LSB-Statistik Bayern
Programmablauf
Programmablauf
Nach Betätigung der Schaltfläche ‘Abteilungen einzelnen Sportarten
zuordnen‘ erscheint folgende Eingabemaske:
Abbildung 213: LSB-Statistik Bayern – Daten zuordnen
Hier werden die Abteilungen den Sportarten gemäß LSB, falls noch nicht
geschehen, zugeordnet.
Dazu ist die jeweilige Abteilung mittels Mausklick zu markieren und
nachfolgend die Schaltfläche ’zuordnen’ zu betätigen.
SPG-Verein
333
LSB-Statistik Bayern
Programmablauf
Abbildung 214: LSB-Statistik Bayern – Sportart auswählen
Bei der Zuordnung wird ein Auswahlfenster eingeblendet, das alle LSBSportarten mit den offiziellen Nummern enthält. Nach erfolgter Auswahl
ist diese mit der Schaltfläche 'auswählen' zu bestätigen. Es erfolgt eine
Rückkehr zur Maske ‘Abteilungen einzelnen Sportarten zuordnen‘, wo
nacheinander mit allen anderen Sportarten analog zu verfahren ist. Nach
Abschluß dieses Prozesses ist die Schaltfläche 'Speichern / Ende' zu
betätigen.
Für die Erstellung der Statistik betätigen Sie die Schaltfläche ’Auswertung
starten’; der Verarbeitungsprozeß ist für den Benutzer lediglich durch ein
kurz eingeblendetes Fenster sichtbar.
334
SPG-Verein
LSB-Statistik Bayern
Programmablauf
Damit die Statistik als Dateiform an den LSB weitergeleitet werden kann,
ist die Funktion ’Auswertung ausgeben’ integriert worden:
Abbildung 215: LSB-Statistik Bayern – Statistik ausgeben
Hier kann der Benutzer die Ausgabe der Datei auf einem von ihm
gewünschten Laufwerk bestimmen; wahlweise ist auch die Ausgabe unter
dem Vereinskennzeichen auf der Festplatte möglich.
Gemäß Vorgabe des LSB Bayern wird für jede LSB-Sportart eine Datei
gebildet. Der Dateiname setzt sich aus der Sportartbezeichnung und dem
Extended
.txt
zusammen.
Sollte
die
Ausgabe
in
das
Mandantenkennzeichen auf der Festplatte erfolgen, so werden die
Dateinamen auf der ersten Stelle mit einem Unterstrich versehen. Dies
erfolgt deshalb, um die LSB-Dateien von den übrigen Dateien besser
unterscheiden zu können. Von daher ist es empfehlenswert, bereits vor
der Ausgabe der Dateien ein separates Unterverzeichnis anzulegen, um –
gerade bei größeren Vereinen – die Übersichtlichkeit zu bewahren.
SPG-Verein
335
LSB-Statistik Bayern
Hinweise
Hinweise
Für die LSB-Statistik werden die Felder
 Abteilungs-Nr.
 Geburtsdatum (ungleich 00.00.000)
 Geschlecht (m/w)
ausgewertet.
Soll für die LSB-Statistik eine Abteilung nicht ausgewertet werden
(Pseudo-Abteilung), so muß diese im Programm SPG-Verein unter dem
Menüpunkt [Extras/Statistik/erstellen-auswerten] hinterlegt werden.
Falls es einmal erforderlich sein sollte, daß man mit der Statistik komplett
neu beginnen möchte, so müssen die Dateien ...LSBBA.DAT und
...LSBBA.IDX gelöscht werden. Diese Dateien befinden sich im
Mandanten-Verzeichnis.
Die getätigten Eingaben und Zuordnungen sind in den Dateien
...LSBBA.DAT und ...LSBBA.IDX gespeichert. Diese sollten vom
Anwender entsprechend gesichert werden.
336
SPG-Verein
Tool List & Label
Hinweise
Tool List & Label
Das Tool List & Label ermöglicht Ihnen die Erstellung von individuellen
Listen & Etiketten. Da die Dokumentation sehr umfangreich ist, haben wir
auf die Integration in dieses Handbuch verzichtet und ein separates
Handbuch im Unterverzeichnis ‘doku‘ hinterlegt.
SPG-Verein
337
Anhang
Stichwortverzeichnis
Stichwortverzeichnis
A
Abrechnungen erfassen . III, XI, 194,
195
Abrechnungsart......... 197, 277, 278
Abrechnungsarten pflegen .... V, XIII,
277, 278
Abrechnungsdatei .. IV, XI, 193, 195,
200, 202, 205, 207, 210, 211,
212, 276, 278
Abrechnungsdatei aktualisieren .. IV,
XI, 193, 210, 211, 276, 278
Abrechnungsdaten pflegen .. V, 274,
279
Abrechnungsformular erstellen ... III,
200, 210
Abrechnungsformulare ausgeben III,
XI, 200, 201
Abrechnungslauf .... III, XI, 205, 206,
237
Abrechnungslisten .. III, XI, 207, 209
Abrechnungstexte pflegen .... V, XIII,
274, 275, 276
Abrechnungsverfahren III, 180, 183,
189, 193, 209, 212, 252, 276,
278
Abrechnungszeile ..... 196, 198, 212
Abteilungen/Beiträge pflegen ... 258,
260, 262, 263
Abteilungsbezeichnung 76, 77, 132,
256
Abteilungsnummer . 72, 76, 77, 132,
135, 138, 175, 256, 269, 306,
343
Abteilungsverzeichnis ......... VII, 370
Änderungsdienst .... II, 2, 27, 44, 45,
74, 86, 99, 100, 102, 105, 116,
197, 230, 238, 248, 287, 329,
330, 353
Änderungsprotokoll ...... II, X, 52, 59,
101, 105, 106, 107, 366
Anrede .............. 61, 88, 92, 96, 125
Ausführungsdatum ............ 182, 192
338
Ausgabeart I, 21, 22, 124, 139, 144,
151, 223, 240, 242
Ausgabe-Einstellungen ............... 23
Ausgabemedium .. 22, 23, 107, 139,
144, 151, 161, 171, 176, 177,
192, 200, 207, 219, 240, 268,
279, 298, 299, 312
Auskunft ..IV, XII, 58, 230, 238, 242,
357
Austritt ......... 14, 69, 71, 81, 92, 168
Auswertung .... I, XIII, 14, 21, 22, 27,
54, 85, 124, 126, 139, 144, 151,
235, 240, 242, 244, 302, 307,
308, 309, 310, 311, 315, 383,
384
B
Bankbezeichnung 73, 252, 254, 264
Bankleitzahlen ...... V, VI, XII, 17, 73,
248, 264, 266, 267, 272, 326,
352, 366
Bankleitzahlen einlesen ....... VI, 326
Bankleitzahlen pflegen ...V, XII, 248,
264, 267, 352
Bankleitzahlen sichern ......... VI, 326
Bankverbindung ... 72, 73, 176, 179,
186, 219, 252
Bedienung ................................. 329
Bedingungsumkehrung ............. 111
Begleitzettel.......... XI, 180, 182, 192
Begleitzettel drucken ............ XI, 192
Beitrag .... 77, 80, 81, 135, 168, 169,
181, 184, 186, 371
Beiträge ....II, V, XII, 11, 45, 80, 123,
126, 163, 164, 167, 169, 180,
216, 218, 243, 255, 256, 257,
258, 260, 262, 263
Beitragsart ...... 77, 78, 94, 135, 175,
256, 269
Beitragsbezeichnung..... 77, 78, 256
Beitragserhebung .III, XI, XII, 22, 69,
71, 72, 76, 80, 81, 83, 164, 165,
167, 168, 169, 170, 171, 173,
SPG-Verein
Anhang
178, 181, 227, 237, 254, 256,
353, 354, 366
Beitragserhebungsliste .. III, XI, 165,
171, 173, 174, 175
Beitragsverfahren III, 164, 183, 187,
193, 209, 212, 220, 252
Beitragsverzeichnis ............. VII, 371
Beleg (Überweisung) erstellenIII, IV,
179, 210, 221
Belege (Überweisungen) ausgeben
.................... III, IV, 177, 209, 220
Berechtigungsprüfung . I, 16, 25, 26,
36, 37, 39
Berufsgruppe 68, 92, 125, 133, 134,
247, 260
Berufsgruppen pflegen .... V, XII, 260
Bestand . VII, IX, XIV, 11, 18, 31, 36,
37, 38, 39, 51, 58, 73, 89, 98,
102, 109, 116, 120, 141, 160,
214, 244, 283, 331, 336, 337,
338, 344, 350, 353, 354, 355,
356
Bestand auswählen ........ IX, 37, 116
Bestand löschen .................... IX, 38
Bestand neu .............................. 336
Bezirk ..... 24, 67, 92, 101, 108, 258,
337
Bezirke pflegen ... V, IX, XII, 33, 258
BIC .... IX, 15, 73, 74, 104, 188, 252,
265
Bild .................................. 86, 87, 89
Bilder .. 45, 56, 58, 86, 90, 143, 197,
287
Bilderverwaltung.......................... 14
Blindkopie ................................. 157
Briefanrede ............. 69, 92, 96, 104
Buchungsschlüssel ... 223, 231, 236
Stichwortverzeichnis
D
Datei-Details ......................... XI, 190
Dateierläuterungen ...... VII, 366, 367
Dateigruppe ............... 319, 321, 327
Datei-Manager...... VI, XIV, 206, 327
Dateiumfang .. I, 2, 21, 22, 107, 124,
139, 144, 151, 176, 200, 219,
240, 268, 279, 299, 301
Daten exportieren VI, XIV, 329, 330,
331, 333
Datensicherung ..... VI, 4, 14, 15, 20,
41, 165, 205, 214, 317, 318, 319,
323, 324, 338, 369
Datenträgeraustausch ..... XI, 73, 76,
94, 165, 180, 181, 183, 189, 198,
212, 347, 355, 366
Datenübernahme ................ 12, 305
Datum ändern ............. 31, 105, 339
Datumsfeld ................................ 293
Dialogbox .................... 79, 102, 200
Dokumentenarchiv .... IX, 16, 46, 89,
90, 91, 146
Druckausgaben .... I, 21, 22, 62, 339
Drucker........ 23, 105, 131, 142, 180
DSA – Deutscher Sportausweis .. VI,
17, 342, 343
DTA III, IV, XI, 12, 73, 94, 180, 182,
184, 186, 187, 188, 189, 190,
191, 192, 198, 203, 212, 347,
353, 354, 355
DTA/SEPA-Datei erstellen ..... III, IV,
180, 187, 212
DTA-Liste .................................. 190
DTA-Verwaltung III, IV, XI, 187, 189,
190, 191, 192, 212
DTA-Verwendungszweck .......... 184
Durchschnittsalter ....................... 14
C
E
Clientinstallation ..... I, 5, 8, 9, 16, 17
Computerbriefe .... II, X, 14, 59, 144,
146, 147, 148, 149, 151, 176,
219, 367
Computerliste . III, 85, 118, 123, 151
SPG-Verein
Ehrungen ... V, XII, 45, 85, 125, 263,
316, 321, 366, 371
Ehrungen pflegen ........... V, XII, 263
Einmalbetrag .... 69, 80, 81, 94, 164,
354
339
Anhang
Einstellungen ... I, VII, IX, X, XIV, 13,
15, 21, 23, 24, 30, 40, 51, 56, 57,
89, 148, 149, 183, 189, 323, 346,
347, 348, 349, 350, 353, 354,
355, 356
Eintritt ........ 69, 77, 81, 92, 115, 343
Einzelbetrag .............................. 198
Email ... III, X, 13, 14, 15, 17, 43, 68,
96, 146, 147, 148, 149, 153, 154,
156, 157, 158, 331, 367
E-Mail-Versand ......................... 153
Erstellungsdatum ...... 182, 192, 327
Erstinstallation ........................... I, 4
Etiketten ... II, X, 1, 5, 21, 59, 62, 64,
139, 140, 141, 142, 143, 152,
179, 200, 295, 296, 327, 367,
386
Extras .......................... 37, 380, 385
Stichwortverzeichnis
H
Hauptmenü... I, IX, 2, 13, 15, 17, 18,
26, 27, 30, 40, 328, 358, 365
Hilfe VII, XIV, 30, 34, 143, 338, 359,
360, 361, 374
Hilfethemen VII, XIV, 346, 350, 358,
360
Hintergrundfarbe einstellen ....... 348
Hinweise zum Handbuch ........... I, 2
I
IBAN ... IX, 15, 73, 74, 104, 188, 252
Infopostliste .... III, XI, 159, 160, 161,
162
Installation 4, 5, 6, 8, 9, 15, 16, 266,
349
F
Feldauswahl .. X, XIII, XIV, 100, 101,
102, 104, 109, 111, 113, 120,
121, 128, 302, 303, 331, 333
Fenster ..... X, 29, 30, 33, 59, 86, 87,
143, 148, 150, 152, 154, 156,
158, 179, 210, 221, 226, 304,
312, 334, 338, 360, 378, 383
Funktionen pflegen ......... V, XII, 262
G
Ganzzahlfeld ............................. 293
Geburtsdatum 51, 67, 92, 111, 114,
118, 137, 306, 380, 385
Geburtstagsliste . II, X, 13, 123, 124,
129, 130, 132, 138
Geschlecht ...... XIII, 67, 69, 92, 114,
125, 134, 306, 310, 380, 385
Gespeicherte Dokumente ........... 89
Grafikausgabe VI, XIII, 14, 308, 312,
314
340
J
Jahres-/Periodenwechsel ..... XII, 13,
105, 235, 241, 242, 244
K
Kartei ......VI, XIII, 58, 281, 282, 287,
302, 303
Karteiblätter pflegen V, XIII, 58, 282,
283, 289
Karteidaten ..... VI, 52, 303, 326, 366
Karteidaten einlesen ............ VI, 326
Karteidaten sichern .............. VI, 326
Kartei-Recherchen VI, XIII, 302, 303
Kontensaldo ... 53, 70, 71, 169, 205,
215, 230, 236, 243
Kontextmenü ......................... 13, 29
Kontonummer... 72, 73, 74, 93, 182,
230, 252, 264, 330
Kontonummern-Prüfung .............. 73
Kontroll-Listen . III, XI, 201, 203, 204
Kündigung ....................... 71, 81, 93
SPG-Verein
Anhang
L
Land ... 24, 64, 66, 92, 96, 133, 343,
375, 381
Layout erstellen/ändern ............ 144
Leerzeile ............................. 24, 198
List & Label .... VII, 1, 143, 150, 152,
179, 210, 221, 226, 386
Liste .. II, III, IV, V, VI, X, XI, XII, XIII,
24, 26, 32, 52, 53, 66, 118, 123,
124, 125, 126, 127, 128, 132,
133, 134, 135, 136, 137, 151,
152, 153, 159, 161, 171, 190,
196, 201, 209, 217, 225, 235,
240, 241, 242, 268, 280, 298,
299, 300, 301, 327
Liste Abrechnungsarten . V, XIII, 280
Liste Abrechnungstexte . V, XIII, 280
Liste Karteiblätter ........... V, XIII, 298
Liste Mehrzweckfelder . VI, XIII, 300,
301
Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung
.................................. VI, XIII, 301
Liste Muster .. VI, XIII, 299, 300, 301
Listenfeld.. II, 32, 54, 57, 61, 73, 99,
109, 121, 128, 195, 198, 223,
282, 297, 327
Listenumfang ..... 24, 161, 171, 207,
240, 268, 279, 298, 299
LSB-Sportarten ......... 377, 378, 383
LSB-Statistik ..VII, XIV, XV, 15, 344,
375, 376, 377, 378, 379, 380,
381, 382, 383, 384, 385
LSB-Statistik Bayern ... VII, XV, 344,
381, 382, 383, 384
LSB-Statistik Niedersachsen .... XIV,
XV, 376, 377, 378, 379, 381
M
Mahnkennzeichen 83, 96, 164, 168,
216, 218, 230, 243
Mahnlauf .. IV, XI, 83, 213, 214, 215,
216, 219, 220, 237
Mahnliste IV, XI, 213, 215, 216, 217,
218
SPG-Verein
Stichwortverzeichnis
Mahnungen ausgeben . IV, XII, 213,
219, 220
Mahnungsformular erstellen IV, 219,
221
Mahnverfahren ..... IV, 213, 220, 252
Mandanten 5, 18, 25, 27, 30, 35, 36,
37, 86, 330, 340, 380, 385
Massenänderungen ......II, IX, X, 74,
101, 102, 104
Mausfunktionen ........................ I, 19
Mehrzweckfelder .. V, XIII, 285, 286,
288, 289, 290, 292, 293, 295,
296, 297, 300, 301, 303
Mehrzweckfelder pflegen ..... V, XIII,
286, 290, 292, 297
Mehrzweckfelder zuordnen .. V, XIII,
295, 296
Menüführung .............. I, 19, 26, 364
Menüleiste ............................. 26, 30
Menüpunkte .......... 18, 26, 183, 360
Mitglieder löschen ..................... 104
Mitglieder pflegen .. II, IX, 12, 27, 33,
45, 47, 48, 50, 61, 65, 86, 90, 91,
99, 100, 116, 146, 197, 230, 238,
248, 266, 287, 330, 349, 353,
354
Mitglieder selektieren . II, X, 27, 108,
109, 111, 116, 120, 214, 302
Mitglieder sortieren ... II, X, 120, 121,
334
Mitglieder suchen ....... IX, 54, 56, 57
Mitglieder verknüpfen ............ 15, 66
Mitgliederlisten . II, X, 108, 120, 123,
124, 151
Mitgliederstamm ..... 92, 94, 96, 184,
186
Mitgliedskonto .... IV, XII, 15, 27, 50,
58, 164, 165, 230, 237, 238, 240,
241, 350
Mitgliedsnummer . IX, 22, 50, 51, 52,
53, 58, 61, 64, 65, 90, 99, 124,
125, 143, 195, 197, 230, 283,
287, 337, 343, 349, 358
Muster pflegen ...... V, XIII, 284, 288
Musterverzeichnisse.................... 85
341
Anhang
Stichwortverzeichnis
N
R
Netzwerkinstallation .................... 10
Neuinstallation .............................. 5
Notizen ...................... 14, 45, 85, 96
Rechnungen ausgeben .. III, XI, 165,
176, 177
Rechnungsformular erstellen ...... III,
176, 179
Rechnungs-Nr. .................. 176, 352
Reorganisation .................. 317, 318
RTF-Format......................... 14, 150
O
Online-Hilfe .......... II, IX, 30, 34, 360
Online-Update ...... VII, XIV, 13, 349,
362, 363, 364
Originallauf ........................ 205, 214
Ort ...... 24, 63, 64, 92, 96, 122, 156,
162, 251, 258, 264, 265, 330
P
Parallelinstallation ......................... 5
Passwort ändern .................... IX, 84
Passwort löschen ...................... 340
Passwort verwalten . VI, XIV, 25, 36,
37, 340
Pfadangabe..................... 9, 10, 352
Postanschrift . 14, 45, 87, 88, 89, 96
Postfach .......... 62, 64, 92, 149, 251
Postleitzahl. 62, 63, 64, 92, 96, 162,
329, 330
Präsentationen .......................... 312
Präsentationsmodus ................. 313
Preview .... X, XI, XII, 142, 143, 150,
152, 153, 154, 156, 177, 179,
201, 210, 221, 224, 226
Probleme..................... VII, 189, 369
Programm-Datum ändern ... VI, XIV,
31, 105, 339
Programmende ... 40, 162, 323, 369
Programmfunktionen....... 2, 26, 246
Programmstart ...... I, 11, 12, 17, 25,
347, 349
Prüflisten .............................. VI, 330
Prüfziffernmethode............ 264, 352
Pseudo-Abteilung..... 168, 307, 380,
385
342
S
Saldenliste ....IV, XII, 165, 242, 243,
245
Schnelländerungen ............ II, IX, 98
Schnellrecherche ........................ 28
Selektion .... II, 13, 22, 28, 108, 109,
110, 114, 116, 117, 118, 124,
129, 214, 327, 343
Selektion aller Mitglieder ....... II, 109
Selektion einzelner Mitglieder ...... II,
116, 118
Selektionskriterien ............. 109, 113
Selektionslauf ...... 80, 108, 113, 114
SEPA.... III, XI, 17, 74, 96, 172, 180,
184, 187, 188, 252, 253
Sonstiges . 40, 45, 83, 96, 125, 134,
323, 349, 356
Sortierfolge ................................ 120
Sortierung. 13, 21, 22, 54, 118, 120,
121, 122, 124, 131, 159, 171,
176, 207
Spenden IV, XII, 222, 223, 224, 225,
227, 228, 230, 231, 235
SPG-Fibu ..... IV, 227, 233, 235, 352
SPG-Verein Rebuild ...... 1, 373, 374
Stammdaten . V, VI, XII, XIV, 11, 32,
36, 37, 67, 68, 73, 76, 77, 78, 85,
125, 176, 179, 188, 198, 219,
229, 237, 240, 241, 246, 249,
250, 251, 252, 268, 292, 316,
318, 321, 323, 324, 326, 347,
348, 349, 353, 354, 355, 356,
366
Stammdaten einlesenXIV, 318, 324,
326
SPG-Verein
Anhang
Stammdaten pflegen .. V, 32, 51, 73,
188, 237, 249, 268
Stammdaten sichern ... VI, XIV, 321,
323, 326
Stammdatensicherung .. IX, 40, 323,
349
Standarddrucker ......................... 23
Standardinstallation .................. 329
Statistik ... VI, XIII, XIV, XV, 67, 306,
307, 308, 312, 315, 316, 344,
366, 375, 376, 377, 378, 379,
380, 381, 382, 383, 384, 385
Status ..... 77, 84, 94, 108, 115, 134,
138, 306
Statusleiste ................................. 31
Straße .. 24, 62, 63, 64, 92, 96, 122,
251, 330
Subdialog ...... II, IX, 32, 33, 73, 109,
116, 120, 121, 199, 282, 284,
286, 288, 290
Suchen . XII, 52, 53, 54, 86, 99, 196,
197, 230, 238, 248, 264, 266,
267, 287, 360
Summenblatt ... X, XI, 126, 136, 204,
241
T
Tastenfunktionen ..................... I, 20
Telefon .................. 68, 92, 133, 251
Testlauf .... 165, 171, 205, 214, 217,
352
Textfeld ............................. 293, 296
Textzeile .................................... 198
Titel ..................... 61, 62, 69, 92, 96
U
Übrige Dateien ............ 15, 319, 321
Übrige Dateien sichern ..... 319, 321
Umsatzdaten 2, 231, 237, 240, 241,
244, 321, 350
Unterbestand ... 101, 109, 120, 151,
166, 302, 307, 315
Updateinstallation ...................... I, 4
SPG-Verein
Stichwortverzeichnis
Urheberrecht .............................. I, 3
V
Verbandsmeldungen ...... VI, 17, 344
Vereinsbezeichnung............ 55, 250
Vereinsdaten pflegen V, XII, 36, 51,
73, 188, 237, 250, 251, 252, 254,
266
Vereinskennzeichen .... I, 18, 30, 35,
36, 37, 319, 323, 366, 374, 379,
384
Verteiler ......................... 67, 92, 133
Verzeichnis von Ehrungen .. VII, 371
Verzeichnis von Funktionen VII, 372
Vorauszahlung .................. 169, 243
Vorwort ....................................... I, 1
W
Warnung .......... IX, 40, 41, 181, 349
Windows .... 1, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 19,
29, 32, 57, 60, 86, 87, 89, 90,
113, 142, 143, 144, 156, 333,
359, 360, 374
www.spg-direkt.de ......... VII, 17, 365
Z
Zahler ........................ 72, 73, 76, 93
Zahlungen .. IV, XII, 15, 52, 76, 104,
163, 180, 182, 186, 193, 223,
227, 229, 233, 234, 235, 237,
238, 321
Zahlungen bearbeiten . IV, 163, 227,
237
Zahlungen erfassen IV, XII, 15, 223,
227, 229, 235, 238
Zahlungen updaten ....... IV, XII, 233
Zahlungsart .... 72, 79, 93, 135, 167,
168, 169, 171, 175, 176, 178,
207
Zahlungsliste IV, XII, 227, 229, 232,
234, 235, 236
343
Anhang
Zahlungstermin ................. 167, 168
Zahlungsweise ..... 77, 79, 104, 126,
167, 169, 175, 306
Zeile ändern ....................... XIII, 290
Zoom ......................................... 142
Zusatzadresse ................ 62, 92, 96
344
Stichwortverzeichnis
Zusatzbetrag 81, 94, 101, 102, 126,
168, 354
Zusatzfelder ............ 15, 45, 89, 356
ZuwendungenIV, XII, 222, 223, 224,
225
Zweigstellenausgabe ......... XIII, 273
Zwischensumme ....................... 198
SPG-Verein
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