Projektzeitenmanager - S.a.d Systemanalyse und Design GmbH

Projektzeitenmanager - S.a.d Systemanalyse und Design GmbH
Benutzerhandbuch
Projektzeitenmanager
Programmversion 1.6
Die Informationen in diesem Buch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der
freien Verwendbarkeit benutzt. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig eingetragene
Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
2
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis.................................................................................................................................................... 3
Schneller Einstieg
5
Beispiele..................................................................................................................................................................... 5
Beispiel 1: Die Grundlegende Bedienung........................................................................................ 5
Beispiel 2: Erweiterte Funktionen...................................................................................................14
Die Bedienung im Detail
19
Das Hauptfenster...................................................................................................................................................19
Allgemeines ...........................................................................................................................................19
Zeitfilter..................................................................................................................................................19
Mitarbeiterfilter ...................................................................................................................................20
Hauptansicht bearbeiten...................................................................................................................20
Neuer Eintrag........................................................................................................................................22
Eintrag bearbeiten...............................................................................................................................25
Eintrag löschen.....................................................................................................................................26
Stammdaten ...........................................................................................................................................................27
Allgemeines ...........................................................................................................................................27
Projektgruppen .....................................................................................................................................28
Projekte...................................................................................................................................................29
Tätigkeiten.............................................................................................................................................29
Orte..........................................................................................................................................................30
Kostenstellen.........................................................................................................................................30
Mitarbeiter.............................................................................................................................................30
Passwort ändern...................................................................................................................................32
Projekten Tätigkeiten zuordnen.......................................................................................................33
Projekten Mitarbeiter zuordnen ......................................................................................................34
Suchen und ersetzen ..........................................................................................................................35
XML-Dateien übernehmen................................................................................................................35
Berichte....................................................................................................................................................................38
Allgemeines ...........................................................................................................................................38
Titelblatt.................................................................................................................................................39
Auswahlkriterien..................................................................................................................................39
Anzeigeoptionen ..................................................................................................................................40
Zeitraum.................................................................................................................................................41
Liste Darstellungsoptionen ...............................................................................................................41
Projektstatusreport..............................................................................................................................42
Statistik Darstellungsoptionen ........................................................................................................43
Soll/Ist Darstellungsoptionen...........................................................................................................45
Extended Bericht..................................................................................................................................47
Templates...............................................................................................................................................48
Vorschau-Button..................................................................................................................................49
Drucken-Button ...................................................................................................................................49
Report-Vorschau..................................................................................................................................49
Firmenlogo.............................................................................................................................................50
Abrechnen ...............................................................................................................................................................50
Allgemeines ...........................................................................................................................................50
Filter ........................................................................................................................................................51
Spalte Abgerechnet bearbeiten .......................................................................................................51
Datenexport ............................................................................................................................................................52
Excel-Export..........................................................................................................................................52
Export-Templates.................................................................................................................................53
Einstellungen ..........................................................................................................................................................54
Programmoptionen .............................................................................................................................54
Dateipfade .............................................................................................................................................61
Nutzereinstellungen............................................................................................................................62
Datei..........................................................................................................................................................................63
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
3
Log-Datei ...............................................................................................................................................63
Rollen........................................................................................................................................................................64
Rechtetabelle der verschiedenen Rollen.........................................................................................................66
Datenmodell............................................................................................................................................................67
Unterschiede Einzelplatz - Mehrbenutzerversion........................................................................................68
Unterschiede zwischen den Mehrbenutzerversionen .................................................................................68
Testzeitraum ...........................................................................................................................................................69
Datensicherheit......................................................................................................................................................70
Abbildungsverzeichnis .........................................................................................................................................71
Index .........................................................................................................................................................................73
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
4
Schneller Einstieg
Beispiele
Zwei Beispiele sollen den schnellen Einstieg in das Programm Projektzeitenmanger ermöglichen. Im „Beispiel 1: Die Grundlegende Bedienung” wird uns
der Mitarbeiter Klaus Schmidt die grundlegende Bedienung des Projektzeitenmanagers demonstrieren. Im „Beispiel 2: Erweiterte Funktionen” wird uns die
Projektleiterin Elke Müller die erweiterten Funktionen, wie z.B. projektübergreifende Auswertungen, verdeutlichen.
Die Bedienung der Einzelplatzversion des Projektzeitenmanagers und der
Mehrbenutzerversion ist grundsätzlich gleich. Auf Unterschiede wird besonders
hingewiesen.
Beispiel 1: Die Grundlegende Bedienung
Login
Nach der Installation ist der
Administrator “admin” mit
dem Passwort “pzmadmin”
eingerichtet. Wenn Sie
diesen Namen und das
Passwort ändern, merken Sie
es sich gut.
Eine Anmeldung beim Projektzeitenmanager erfolgt nur bei der Mehrbenutzerversion. Wenn Herr Schmidt mit der Mehrbenutzerversion arbeitet, erscheint
das Login Fenster. Hier gibt er seinen Loginnamen, sein Passwort und den Host,
auf dem die Datenbank läuft, ein. Diese Informationen bekommt er von seinem
Administrator mitgeteilt. Der Loginname muss nicht mit seinem Mitarbeiternamen übereinstimmen. Bei der Eingabe ist Groß- und Kleinschreibung nicht
relevant. Das Passwort muss exakt mit Groß- und Kleinbuchstaben eingegeben
werden. Es wird jedoch nicht im Klartext angezeigt, sondern durch Sternchen
repräsentiert.
Herr Schmidt loggt sich deshalb mit dem Namen „admin“ und dem Passwort
„pzmadmin“ ein. Er hat jetzt Administratorrechte und wird damit erst einmal
Stammdaten anlegen.
Abbildung 1: Login Fenster der Mehrbenutzerversion
Nach dem Login erscheint das Hauptfenster.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
5
Abbildung 2: Hauptfenster
Das Anlegen der Stammdaten:
Das Anlegen der Stammdaten geschieht im Stammdatenmenü des Hauptfensters. Das Stammdatenmenü befindet sich im Hauptmenü am oberen Rand des
Hauptfensters.
Als erstes wählt Herr Schmidt im Stammdatenmenü den Eintrag „Projektgruppen“. Daraufhin erscheint das Projektgruppenfenster.
Abbildung 3: Projektgruppenfenster mit lokalem Popup-Menü
Im Projektgruppenfenster drückt Herr Schmidt die rechte Maustaste und ein
lokales Popup-Menü öffnet sich. Dort wählt er den Menüpunkt „Neuer Eintrag“. In die erscheinende Eingabemaske gibt er eine Projektgruppennummer
und einen Projektgruppennamen ein. Da seine Firma nationale und internationale Projekte durchführt, werden die Projekte in entsprechende Projektgruppen eingeteilt.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
6
Abbildung 4: Projektgruppen-Eingabemaske
Nach der Bestätigung mit dem OK-Button taucht der Eintrag im Projektgruppenfenster in der Projektgruppenliste auf.
Abbildung 5: Projektgruppenfenster
Herr Schmidt schließt das Projektgruppenfenster mittels OK-Button und wendet sich den anderen Stammdaten zu. Er wählt aus dem Stammdatenmenü den
Eintrag „Projekte“, drückt im Projektfenster die rechte Maustaste und klickt auf
„Neuer Eintrag“. In die Eingabemaske trägt er nun die gewünschte Projektnummer und den gewünschten Projektnamen ein. Zusätzlich kann er das
Projekt noch einer Projektgruppe zuordnen. Dies geschieht mittels der
miteinander verbundenen Auswahlboxen.
Herr Schmidt braucht nur die Projektgruppennummer oder den Projektgruppenname auswählen, die andere Auswahlbox passt sich automatisch an. In den
Auswahlboxen erscheinen alle angelegten Projektgruppen, in unserem Beispiel
die Projektgruppe „International“.
Damit zu einem Projekt Eingaben vorgenommen werden können, muss es noch
aktiviert werden. Dies geschieht durch Setzen des Häkchens bei „Projekt aktiv“.
Die Möglichkeiten der Projektaktivierung und –deaktivierung werden im
Kapitel Stammdaten unter Projekte besprochen.
Die Sollzeit wird in Stunden Eingegeben. Sie kann auch weggelassen werden,
dann sind natürlich keine Soll/Ist Berichte für dieses Projekt möglich.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
7
Abbildung 6: Projekte-Eingabemaske
Da Herr Schmidt aber nicht nur an einem Projekt arbeitet, erfasst er mit dem
gleichen Verfahren noch drei weitere Projekte. Als Ergebnis sieht Herr Schmidt
im Projektfenster alle angelegten Projekte.
Abbildung 7: Projektfenster
Weiterhin legt Herr Schmidt seine Arbeitsorte (Büro, Zentrale, Kunde etc.), die
ihn betreffenden Kostenstellen und natürlich sich als Mitarbeiter an. Dies
funktioniert nach dem gleichen Muster wie für die Projektgruppen und Projekte beschrieben.
Beim Anlegen der Tätigkeiten hat Herr Schmidt die Möglichkeit, eine Verrechnungseinheit, also etwa einen Stundensatz, für die jeweilige Tätigkeit
festzulegen. Lässt er das Häkchen im Default-Kästchen gesetzt, so gilt diese
Tätigkeit als Standardtätigkeit und wird allen bisher angelegten Projekten
zugewiesen. Auch alle neu angelegten Projekte bekommen in Zukunft automatisch die so definierten Standardtätigkeiten zugewiesen.
Durch die Zuordnung von Tätigkeiten zu Projekten bekommt Herr Schmidt
später beim Anlegen der Projektzeiten nur die für das Projekt relevanten Tätigkeiten angeboten. Da aber nur wenige Tätigkeiten wirklich für alle Projekte
relevant sind, kann Herr Schmidt die Tätigkeiten auch einzeln den Projekten
zuordnen. Er wählt im Menü Stammdaten den Menüpunkt „Projekten Tätigkeiten zuordnen“. Daraufhin erscheint der Zuordnungsbildschirm.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
8
Abbildung 8: Zuordnungsfenster Tätigkeiten-Projekte
In der Auswahlbox steht das aktuell gewählte Projekt, dem die Tätigkeiten
zugeordnet werden sollen. Auf der linken Seite stehen alle dem Projekt
zugeordneten Tätigkeiten. Auf der rechten Seite sind alle nicht zugeordneten
Tätigkeiten aufgeführt. In unserem Beispiel stehen auf der linken Seite bisher
nur die Tätigkeiten, die Herr Schmidt als Standardtätigkeiten deklariert hat.
Möchte Herr Schmidt nun einzelne Tätigkeiten zuordnen, markiert er diese in
dem Anzeigefeld auf der rechten Seite und klickt auf den Button mit dem
einzelnen nach links zeigenden Pfeilsymbol. Die gewählten Einträge stehen
nun im linken Anzeigefeld und sind dem in der Auswahlbox gewählten Projekt
zugeordnet. Wenn Herr Schmidt die Zuordnung einer Tätigkeit aufheben
möchte, so funktioniert dies analog in die andere Richtung. Die Buttons mit
den drei Pfeilsymbolen bewegen alle Tätigkeiten in die entsprechende Richtung.
Es ist auch die umgekehrte Vorgehensweise möglich: In der Auswahlbox steht
eine Tätigkeit und ihr werden Projekte zugewiesen. Ein Klick auf den Radiobutton oben rechts im Fenster macht dies möglich.
Bevor Projektzeiten erfasst werden können, müssen den Projekten Mitarbeiter
zugewiesen werden. Dies geschieht in ähnlicher Weise.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
9
Abbildung 9: Zuordnungsfenster Mitarbeiter-Projekte
Bei der Zuordnung von Mitarbeitern zu Projekten kann auch ein Projektleiter
bestimmt werden. Dieser hat für dieses Projekt erweiterte Rechte (wie „Chef“),
auch wenn er sonst nur die Rolle „Mitarbeiter“ innehat.
Sind in der Mehrbenutzerversion den Mitarbeitern keine
Projekte zugewiesen, können
sie keine Projektzeiten erfassen!
Nachdem Herr Schmidt die Stammdaten angelegt hat, kann er damit beginnen,
seine Projektzeiten zu erfassen. In der Mehrbenutzerversion werden erst noch
den den Projekten die Mitarbeiter zugewiesen.
Die Erfassung von Projektzeiten
Um seine Projektzeiten zu erfassen, drückt Herr Schmidt im Hauptfenster auf
den Button “Neu”, worauf sich das Zeiterfassungsfenster öffnet.
Abbildung 10: Zeiterfassungsfenster
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
10
Im Zeiterfassungsfenster klickt Herr Schmidt auf die Datumsauswahlbox und
wählt in dem erscheinenden Kalender den gewünschten Tag. Danach kann er
durch Anklicken des entsprechenden Optionsschaltfeldes wählen, ob er die Anfangs- und Endzeit eintragen möchte oder nur die Dauer der Tätigkeit.
Als Trennzeichen für die Zeitangaben kann jedes beliebige Zeichen (außer Ziffern) verwendet werden. Führende Nullen werden bei der Eingabe mit Trennzeichen automatisch ergänzt. Alternativ kann auch eine vierstellige Eingabe
ohne Trennzeichen vorgenommen werden. In diesem Fall wird das Trennzeichen automatisch hinzugefügt.
Da Herr Schmidt als Mitarbeiter nur sich selbst verwalten darf, sind seine Mitarbeiternummer und sein Mitarbeitername schon gewählt. Die Kostenstelle
wählt Herr Schmidt, indem er den Kostenstellenname auswählt. Die dazugehörige Kostenstellennummer erscheint automatisch. Das Projekt, für das Herr
Schmidt den Eintrag macht, wählt er auf die gleiche Weise.
Herr Schmidt arbeitet mit der Auslieferungskonfiguration. Es ist möglich (unter
Einstellungen/Programmoptionen), die Auswahlmöglichkeit von Kostenstellenname auf Kostenstellennummer oder auf beide zu ändern. Das passende
Gegenstück wird auch in diesen Fällen automatisch ergänzt. Für die Projektwahl gilt entsprechendes. In der Mehrbenutzerversion stehen ihm nur die
Projekte zur Verfügung, denen er als Mitarbeiter zugeordnet ist. Je nach ausgewähltem Projekt stehen Herrn Schmidt nun die Tätigkeiten zur Auswahl, die
dem Projekt zugeordnet sind. In die Kommentarzeile kann Herr Schmidt noch
eine detailliertere Beschreibung der Tätigkeit aufnehmen. Als nächstes wählt
er den Ort der Tätigkeit.
Die Auswahlbox „abgerechnet“ lässt er unverändert auf „nicht abgerechnet“.
Sein Eintrag ist noch nicht abgerechnet und soll deshalb auch noch nicht
entsprechend markiert werden.
Zum Übernehmen des Eintrages drückt Herr Schmidt auf den OK-Button.
Hinweis:
Folgende Einträge müssen immer ausgefüllt werden:
-
Zeit oder Dauer
-
Mitarbeiter (ist bereits automatisch ausgefüllt)
-
Projekt
-
Tätigkeit
-
Abgerechnet (ist immer ausgefüllt, aber veränderbar)
Die anderen Einträge sind optional und dienen als Zusatzinformationen. Kostenstelle und Ort können später bei der Berichteerstellung als zusätzliche Selektionskriterien angewendet werden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
11
Abbildung 11: ausgefülltes Zeiterfassungsfenster
Der Eintrag erscheint nun in der Hauptliste. Das Zeiterfassungsfenster bleibt
allerdings für weitere Einträge geöffnet. Hat er alle Einträge erledigt, schließt
Herr Schmidt das Zeiterfassungsfenster, indem er auf das kleine Kreuz in der
rechten oberen Ecke des Fensters oder den Abbrechen Button klickt.
Abbildung 12: Bearbeiten eines Eintrags
Möchte Herr Schmidt einen Eintrag ändern, markiert er diesen im Hauptfenster
und drückt auf „Bearbeiten“. Es erscheint das schon bekannte Zeiterfassungsfenster, in dem alle Angaben des zu bearbeitenden Eintrags zur Verfügung stehen.
Herr Schmidt führt alle gewünschten Änderungen in gewohnter Weise durch
und klickt auf „OK“. Das „Bearbeiten-Fenster” wird daraufhin geschlossen und
der geänderte Eintrag erscheint wieder in der Hauptliste. Hätte er während des
Bearbeitens festgestellt, dass eine Bearbeitung des Eintrages unnötig ist, hätte
er mit dem „Abbrechen“-Button die Bearbeitung abbrechen können. Der Eintrag wäre dann in seiner alten Form wieder in die Hauptliste übernommen
worden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
12
Falls Herr Schmidt einen Eintrag endgültig löschen möchte, so markiert er
diesen und drückt auf „Löschen“. Die Sicherheits-Abfrage bestätigt Herr
Schmidt mit „Ja“ und der Eintrag verschwindet aus der Hauptliste.
Die Bedienung der Datumsauswahlboxen ist denkbar
einfach. Mit einem Klick
öffnet sich ein Kalender, in
dem der gewünschte Tag nur
noch markiert werden
braucht. Zwischen den
Monaten wechselt man mit
Hilfe der Pfeilsymbole am
oberen rechten Kalenderrand.
In der Statusleiste am unteren Fensterrand wird die Summe der Arbeitszeiten
im gewählten Zeitraum angezeigt. Die Anzeige der Einträge kann Herr Schmidt
mit Hilfe der Filter am oberen rechten Bildschirmrand einstellen. Es stehen ihm
Voreinstellungen wie „Heute“, „Gestern“ oder „letzte Woche“ zur Verfügung. Er
kann aber auch einen bestimmten Zeitraum mit Hilfe der Datumsauswahlboxen wählen. So behält Herr Schmidt immer die Übersicht.
Nachdem Herr Schmidt seine Projektzeiten erfasst hat, schließt er den Projektzeitenmanager mit dem Menüeintrag „Beenden“ im Dateimenü des
Hauptmenüs oder indem er das kleine Kreuz in der oberen rechten Fensterecke
des Hauptfensters anklickt.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
13
Beispiel 2: Erweiterte Funktionen
Berichte erstellen
Frau Elke Müller ist in der letzten Zeit mit mehreren Projekten beschäftigt und
steht nun vor der Aufgabe, dem jeweiligen Auftraggeber eine korrekte
Rechnung zu stellen. Dafür muss sie wissen, wieviel Zeit sie für welches Projekt
gebraucht hat. Da sie regelmäßig ihre Einträge im Projektzeitenmanager
vorgenommen hat, kann sie diese Informationen in sekundenschnelle erhalten.
Im Hauptfenster des Projektzeitenmanagers drückt sie auf den „Berichte“Button in der Buttonleiste. Es öffnet sich das Berichte-Fenster.
Abbildung 13: Berichte-Fenster mit geöffneter Verknüpfungsauswahlbox
In der linken oberen Ecke wählt sie die Karteikarte „Liste“. Sie klappt die linke
Auswahlbox unter „Auswahlkriterien“ auf und wählt „Projekte“. Sofort werden
im darunter liegenden Anzeigefeld Projekte aufgelistet. In der Einzelplatzversion sind dies alle in den Stammdaten eingegebenen Projekte, in der Mehrbenutzerversion sind es, je nach Rolle von Frau Müller, mindestens die Projekte,
denen Sie zugeordnet ist.
Jetzt könnte sie einzeln die gewünschten Projekte durch Setzen des Häkchens
auswählen. Da sie aber alle Projekte auswerten möchte, öffnet sie mit der
rechten Maustaste ein Popup-Menü. Dort wählt sie „alle aktivieren“.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
14
Abbildung 14: Berichte-Fenster mit geöffnetem Popup-Menü
Da nur die direkten Entwicklungskosten in Rechnung gestellt werden können,
braucht Frau Müller ein weiteres Auswahlkriterium. Sie wählt in der Verknüpfungsauswahlbox die Verknüpfung „und“, darauf öffnet sich eine weitere
Auswahlbox mit einem Anzeigefeld darunter. Elke Müller wählt in der
Auswahlbox „Kostenstellen“ und aktiviert anschließend „Entwicklung“ im Anzeigefeld.
Die „und“-Verknüpfung bewirkt, dass nur Einträge ausgewählt werden, die
beide Auswahlkriterien erfüllen.
Um schon abgerechnete Einträge auszuschließen, erweitert Frau Müller die
Auswahlkriterien um die Verknüpfung „nicht“ und das Kriterium „Abrechnung“.
Im dazugehörigen Anzeigefeld aktiviert sie „abgerechnet“. Außerdem aktiviert
sie „nicht fakturierbar“, um auch nicht fakturierbare Einträge auszuschließen.
Sie wählt den Zeitraum „Letzter Monat“. Bei Anzeigeoptionen setzt sie Häkchen bei „Projekte“, „Tätigkeiten“, „Abrechnung“, „Datum“, „Uhrzeit“ und
„Dauer“.
Bei Darstellung wählt sie „Tagessumme“ und „mit Streifen“, dadurch wird für
jeden Tag die Summe der Arbeitsstunden berechnet und der Report wird in
jeder zweiten Zeile gelb hinterlegt, was ihn leichter lesbar macht.
Nachdem alles gewählt und eingestellt ist, drückt sie auf den „Vorschau“Button. Nach wenigen Sekunden erscheint auf dem Bildschirm das Titelblatt
des Berichts. Um aus der Vorschau direkt zu drucken benutzt sie den Button
mit dem Druckersymbol und zum Schließen den Button mit dem Kreuz.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
15
Abbildung 15: Titelblatt vom Bericht “Liste”
Abbildung 16: Seite vom Bericht “Liste” mit den Darstellungsoption „mit Streifen“.
Frau Müller benötigt neben diesem detaillierten Bericht auch eine übersichtliche Zusammenfassung. Deshalb wechselt sie im Berichte-Fenster oben
links auf die „Statistik“-Karte.
Die von ihr gemachten Einstellungen werden auf diese Karte übernommen. Bei
Anzeigeoptionen gibt es jedoch Einschränkungen, da diese auf der Statistikkarte nicht so umfassend sind. Die Darstellungsoptionen von Liste- und Statistikkarte sind ganz verschieden, deshalb können auch diese nicht übernommen werden.
Bei Darstellung entscheidet sie sich für „Tabelle“. Wenige Sekunden nachdem
sie auf den „Vorschau“-Button gedrückt hat erscheint ihr Bericht auf dem Bildschirm.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
16
Abbildung 17: Seite von „Statistik”-Bericht, Darstellungsoption ”Tabelle”
Die aktuellen Einstellungen des Berichte-Fensters bleiben erhalten, wenn es
geschlossen wird. Da Frau Müller aber auch noch andere Berichte erstellen
möchte und die jetzt vorgenommenen Einstellungen trotzdem erhalten
möchte, speichert sie diese als Template ab.
Hierzu drückt sie im Berichte-Fenster unten links im Template-Feld auf „Speichern“, worauf sich in der Einzelplatzversion ein Speicherndialogfenster öffnet.
Es werden die schon gespeicherten Templates aufgelistet. Im Feld Dateiname
muss nur der Name, unter dem das Template gespeichert werden soll, eingegeben werden. Der Dateityp ist schon eingestellt auf „pmt“, damit die Datei auch
richtig erkannt wird.
Abbildung 18: Template-Speicherndialogfenster der Einzelplatzversion
Der Speicherndialog der Mehrbenutzerversion sieht anders aus, denn hier werden die Templates nicht als Dateien, sondern in der Datenbank gespeichert.
Auch hier braucht nur ein Name für das Template eingegeben und
anschließend der OK-Button gedrückt werden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
17
Abbildung 19: Template-Speicherndialogfenster der Mehrbenutzerversion
Jetzt kann sie vom Berichte-Fenster aus über den „Laden“-Button jederzeit
diese Berichtseinstellungen aufrufen. Da „Aktueller Monat“ eingestellt ist, werden Anfangs- und Enddatum jeweils an das aktuelle Tagesdatum des Aufrufs
angepasst.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
18
Die Bedienung im Detail
Das Hauptfenster
Allgemeines
Nach dem Start des Projektzeitenmanagers erscheint das Hauptfenster auf
dem Bildschirm.
Abbildung 20: Hauptfenster, Einzelplatzversion
Das Hauptfenster ist Dreh- und Angelpunkt des Programms. Von dort aus werden alle weiteren Funktionen aufgerufen. In der Mitte des Hauptfensters befindet sich die Hauptliste. In der Hauptliste werden die erfassten Einträge
angezeigt.
Zeitfilter
Die Anzeige der Hauptliste lässt sich durch Zeitfilter anpassen. Die Steuerung
der Filter befindet sich rechts in der Buttonleiste.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
19
Abbildung 21: Hauptfenster-Ausschnitt: Zeitfilter-Auswahlboxen
Dort stehen Voreinstellungen wie „Heute“, „Gestern“ oder „letzte Woche“ zur
Verfügung. Alternativ kann auch die Zeitspanne mit Hilfe der Datumsauswahlboxen bestimmt werden.
Mitarbeiterfilter
Inhaber der Rolle „Chef“ und „Projektleiter“ können sich in der Hauptliste nicht
nur Ihre eigenen Einträge ansehen. Ihnen steht links neben dem Zeitfilter
zusätzlich ein Mitarbeiterfilter zur Verfügung.
Abbildung 22: Hauptfenster-Ausschnitt, Mitarbeiterauswahlbox für Hauptliste
Ein „Chef“ hat in der Auswahlbox alle Mitarbeiter zur Auswahl. Ein Projektleiter kann nur zwischen den Mitarbeitern wählen, die den Projekten zugeordnet
sind, die er leitet. Ihm werden auch nur die Einträge zu diesen Projekten
angezeigt.
Es werden immer nur die Einträge eines Mitarbeiters angezeigt. Die Anzeige
von Einträgen mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig ist nur in den Berichten
möglich.
Hauptansicht bearbeiten
Die Spalten der Hauptliste können einzeln konfiguriert werden. Die Größe wird
bestimmt, indem der Mauszeiger an den rechten Rand eines Spaltenkopfes
bewegt wird, sodass sich der Mauszeiger in das „Spaltensymbol“ verändert. Mit
gedrückter linker Maustaste lässt sich nun die Spalte auf die gewünschte
Größe ziehen.
Die Position der Spalten kann auf ähnliche Weise bestimmt werden. Der
Mauszeiger wird auf einen Spaltenkopf bewegt und mit gedrückter linker
Maustaste die Spalte an die gewünschte Position gezogen. Der Projektzeitenmanager speichert diese Einstellungen automatisch.
Abbildung 23: Popupmenü der Hauptliste
Zum Ausblenden von Spalten wählt man im Hauptmenü „Bearbeiten“ den Eintrag „Hauptansicht bearbeiten“- oder öffnet durch Rechtsklick über der
Hauptliste das Kontextmenü und wählt dort „Hauptansicht bearbeiten“. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem alle Spalten aufgelistet sind. Durch Klick auf
ein Häkchen vor einem Spaltennamen wird dieses entfernt und die entspreProjektzeitenmanager Benutzerhandbuch
20
chende Spalte in der Hauptliste ausgeblendet. Durch erneuten Klick wird das
Häkchen wieder gesetzt und die Spalte in der Hauptliste sichtbar. Die Sortierung der Hauptliste kann durch Klick auf einen beliebigen Spaltenkopf
geändert werden. Die aktuelle Sortierung wird durch einen kleinen Pfeil im
jeweiligen Spaltenkopf angezeigt.
Abbildung 24: Hauptliste-Ausschnitt, sortiert nach Datum
Durch individuelle Einstellmöglichkeiten wird die Übersicht gesteigert, da sich
jeder Mitarbeiter auf die für ihn wichtigen Informationen beschränken kann
Abbildung 25: Hauptansicht bearbeiten Fenster
Am unteren Fensterrand im Statusbar wird im linken Teil die Summe der Arbeitszeiten der in der Hauptliste angezeigten Einträge ausgegeben. Im rechten
Teil werden bei der Mehrbenutzerversion Loginname, die Rolle und der Hostname, bzw. die Host IP-Nummer angezeigt. Die Einzelplatzversion zeigt im
rechten Teil den XML-Dateipfad an.
Abbildung 26: Hauptfenster-Ausschnitt: Statusbar, linke Seite
Abbildung 27: Hauptfenster-Ausschnitt: Statusbar Mehrbenutzerversion, rechte Seite
Abbildung 28: Hauptfenster-Ausschnitt: Statusbar Einzelplatzversion, rechte Seite
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
21
Neuer Eintrag
Um das lokale Popup-Menü
der Hauptliste aufzurufen,
muss der Mauszeiger auf der
Hauptliste platziert und die
rechte Maustaste gedrückt
werden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Zeiterfassungsfenster für neue Einträge vom Hauptbildschirm aus aufzurufen: Mit dem Button „Neu“ in der Buttonleiste, mit der Leertaste, mit dem Menüeintrag „Neuer Eintrag“ im „Bearbeiten-Menü“ des Hauptmenüs oder im lokalen Popup-Menü der Hauptliste.
Abbildung 29: Zeiterfassungsfenster
Ein Eintrag besteht mindestens aus Datum, Zeit oder Dauer, Mitarbeiter, Projekt, Tätigkeit und Abrechnungsmarkierung. Diese Pflichtbestandteile sind im
Zeiterfassungsfenster durch * gekennzeichnet. Optional können noch Kostenstelle und Ort gewählt, sowie ein Kommentar zur näheren Beschreibung frei
eingegeben werden.
Das Zeiterfassungsfenster kann nach Bedarf frei verschoben werden.
Im Datumsauswahlfeld ist mit einer Ausnahme immer das heutige Datum vorgegebenen. Nur wenn im Hauptfenster das Anfangs- und das Endedatum übereinstimmen und vom heutigen Datum abweichen, wird dieses Datum vorgegeben.
Wird das Datumsauswahlfeld mit der linken Maustaste angeklickt, erscheint
ein Kalenderblatt, welches die bequeme Auswahl des Eintragsdatums erlaubt.
Alternativ kann das Datum auch direkt eingetragen werden oder mit den Pfeiltasten „Auf” und „Ab” bestimmt werden. Dabei ist zu beachten, dass keine Einträge für zukünftige Tage gemacht werden können.
Die Dauer der Tätigkeit lässt sich durch die Angabe der Anfangs- und Endzeit
bestimmen. Alternativ kann auch direkt die Dauer der Tätigkeit eingegeben
werden. Dazu wird erst das entsprechende Optionsschaltfeld angewählt.
Anschließend wird die Dauer in Stunden und Minuten eingegeben.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
22
Abbildung 30: Auschnitt Zeiterfasssung, aufgeklappte Dauer-Auswahlbox
Statt die Dauer einzutippen kann auch durch Klick auf den Pfeil am rechten
Rand des Eingabefeldes eine Auswahlbox angezeigt werden. Durch Klick auf
einen Wert wird dieser ausgewählt. Die Vorgabewerte können unter Optionen
den persönlichen Bedürfnissen angepasst werden.
Bei allen Zeiteingaben wird als Trennzeichen der Doppelpunkt angezeigt. Zur
Eingabe des Trennzeichens kann jedes beliebige Zeichen (außer Ziffern) verwendet werden. Führende Nullen werden bei der Eingabe mit Trennzeichen
automatisch ergänzt. Alternativ kann auch eine vierstellige Eingabe ohne
Trennzeichen vorgenommen werden. In diesem Fall wird das Trennzeichen
automatisch hinzugefügt.
Inhaber der Rollen „Chef erweitert“ und „Projektleiter erweitert“ können den
Mitarbeiter, für den eine Zeiterfassung vorgenommen werden soll, wählen. Ein
„Projektleiter erweitert“ ist dabei auf seinen Projekten zugeordnete Mitarbeiter
beschränkt. Er kann für diese nur Einträge innerhalb seiner Projekte vornehmen. Bei Inhabern anderer Rollen ist der Mitarbeiter im Zeiterfassungsfenster
bereits fest eingetragen, da sie nur für sich selbst Einträge vornehmen dürfen.
In der Einzelplatzversion kann ohnehin nur ein Mitarbeiter verwaltet werden,
dieser ist deshalb auch bereits eingetragen..
Abbildung 31: Zeiterfassungsfenster-Ausschnitt, fest eingetragener Mitarbeiter
Bei der Auslieferungskonfiguration sind in der Kostenstellenauswahlbox die
Namen aller in den Stammdaten angelegten Kostenstellen enthalten. Bei der
Auswahl wird die zugehörige Kostenstellennummer im Anzeigefeld über der
Auswahlbox angezeigt.
Abbildung 32: Zeiterfassungsfenster-Ausschnitt, Kostenstellenauswahl über Name
Im Menüpunkt Programmoptionen des Hauptmenüs können zur Kostenstellenauswahl Änderungen vorgenommen werden. Dann kann die Kostenstelle statt
über den Namen über die Nummer oder auch über Name oder Nummer vorgenommen werden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
23
Abbildung 33: Zeiterfassungsfenster-Ausschnitt, beliebige Kostenstellenauswahl
Werden in der Mehrbenutzerversion keine Projekte angezeigt, so
sind dem Mitarbeiter noch keine
Projekte zugeordnet worden
Die Projektauswahl erfolgt analog zur Kostenstellenauswahl. Ist ein Projekt
gewählt, sind nur die dem Projekt zugeordneten Tätigkeiten in der Tätigkeitsauswahlbox verfügbar. Diese Einschränkung dient der Übersichtlichkeit und
beschleunigt die Auswahl der Tätigkeiten..
Im Kommentarfeld können zusätzliche Informationen (bis 255 Zeichen) zu einem Eintrag erfasst werden. Unter Optionen kann eine Merkliste aktiviert werden. Dann werden die (bis zu zehn) letzten Kommentare gespeichert. Das
Kommentarfeld kann wie eine Auswahlbox aufgeklappt und der gewünschte
Kommentar gewählt werden.
Abbildung 34: Ausschnitt Zeiterfassungsfenster mit aufgeklappter Kommentarauswahl
Es ist natürlich weiterhin möglich einen beliebigen Text einzutippen.
Wird ein Projekt gewählt, dem eine Sollzeit zugeordnet ist, wird das Zeiterfassungsfenster automatisch um die Anzeige „Gesamtprojektzeiten“ erweitert.
Abbildung 35: Soll-ist Anzeige im Zeiterfassungsfenster
Ein dicker grüner Balken reicht von der linken Seite bis zur Mitte des Fensters.
Er stellt die Sollzeit dar. Ein schmaler roter Balken zeigt im Verhältnis dazu die
Summe der bisherigen Einträge aller Mitarbeiter zu diesem Projekt an (Istzeit).
Die Sollzeit, die Istzeit und das Verhältnis von Ist- zu Sollzeit werden darunter
zusätzlich als Zahlenwerte angezeigt.
Abbildung 36: Soll-ist Anzeige mit weit überschrittenem Soll
Betragen die Einträge 200 % der Sollzeit, erreicht der rote Balken den rechten
Rand. Werden weitere Einträge vorgenommen, so bleibt der rote Balken unverändert und der grüne Sollzeitbalken verkürzt sich entsprechend nach links.
Drückt man über einer Auswahlbox die rechte Maustaste, erscheint ein lokales
Popup-Menü. Von dort aus kann man direkt die dazugehörigen Stammdaten
bearbeiten. Die Ortauswahlbox kann man von dort auch mit einem leeren Eintrag versehen. Diese Funktionalität steht nicht der Rolle „Mitarbeiter“ zur Verfügung.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
24
Drückt man über einer Auswahlbox die rechte Maustaste, erscheint ein lokales
Popup-Menü. Von dort aus kann man direkt die dazugehörigen Stammdaten
bearbeiten. Die Ortauswahlbox kann man von dort auch mit einem leeren Eintrag versehen. In der Mehrbenutzerversion steht diese Funktionalität nur den
Rollen „Chef“ und „Administrator“ zur Verfügung.
Abbildung 37: Zeiterfassungsfenster-Ausschnitt, unterer Teil
Links unten im Zeiterfassungsfenster kann die Abgerechnet-Markierung
verändert werden. Inhaber der Rolle „Chef“ können die AbgerechnetMarkierung frei wählen, Inhaber anderer Rollen haben nur die Auswahl
zwischen „nicht abgerechnet“ und „nicht fakturierbar“. Die Voreinstellung für
die Abgerechnet-Markierung kann unter Optionen geändert werden.
Nach dem Drücken des Buttons „OK“ speichert der Projektzeitenmanager den
Eintrag. Wenn der Filter der Hauptliste das Eintragsdatum umfasst, erscheint
der Eintrag in der Hauptliste. Andernfalls weist die folgende Meldung darauf
hin, dass der Eintrag zwar aktuell nicht sichtbar, aber auch nicht verloren ist.
Abbildung 38: Hinweis, wenn neuer Eintrag nicht in Hauptliste sichtbar
Das Zeiterfassungsfenster bleibt offen, nachdem auf „OK“ gedrückt wurde, dass
weitere Einträge gemacht werden können. Das Zeiterfassungsfenster wird mit
dem Kreuz in der rechten oberen Fensterecke oder mit der ESCAPE-Taste
(<Esc>) geschlossen.
Eintrag bearbeiten
Um einen Eintrag aus der Hauptliste zu bearbeiten, muss der jeweilige Eintrag
markiert werden. Dies kann entweder durch Mausklick oder mit den Pfeiltasten
geschehen. Danach kann dann mit dem Button „Bearbeiten“ oder mit dem
Menüeintrag „Eintrag bearbeiten“ im „Bearbeiten-Menü“ des Hauptmenüs
bzw. des lokalen Popup-Menüs oder mit der Return-Taste, das BearbeitenFenster geöffnet werden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
25
Abbildung 39: Bearbeiten-Fenster
Dieses Fenster ist das gleiche wie das Zeiterfassungsfenster. Die einzelnen
Bestandteile des zu bearbeitenden Eintrags werden in die Eingabe- und
Auswahlfenster geschrieben und können dort verändert werden. Mit „OK“ wird
der geänderte Eintrag wieder gespeichert und das Fenster geschlossen. Wird
„Abbrechen“ gedrückt, werden alle Änderungen rückgängig gemacht und das
Fenster geschlossen.
Eintrag löschen
Um einen Eintrag zu löschen, kann man nach der Markierung des Eintrags im
Hauptfenster entweder den Button „Löschen“ drücken, den Menüeintrag „Eintrag löschen“ im „Bearbeiten-Menü“ des Hauptmenüs bzw. lokalen PopupMenü wählen oder die Entfernen-Taste (Entf) drücken. Danach folgt eine Abfrage, die dann entsprechend mit „Ja“ beantwortet werden muss, um den Eintrag zu löschen.
Wird in der Abfrage „Nein“ oder „Abbrechen“ gewählt, wird der Eintrag nicht
gelöscht und bleibt unverändert erhalten.
Abbildung 40: Abfrage beim Löschen eines Eintrags
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
26
Stammdaten
Allgemeines
Damit mit dem Projektzeitenmanager gearbeitet werden kann, müssen zuerst
die Stammdaten versorgt werden. In der Mehrbenutzerversion bleiben das
Anlegen und Bearbeiten von Stammdaten der Rolle „Chef“ und der Rolle „Administrator“ vorbehalten. Eine Ausnahme bildet die Rollen „Projektleiter (erweitert)“: Projektleiter können Projekte anlegen. Sie sind dann automatisch deren Leiter. Sie können alle Projekte, deren Leiter sie sind bearbeiten und löschen.
Das Anlegen von Stammdaten geschieht in den Stammdatenfenstern. Die
einzelnen Stammdatenfenster werden über das „Stammdatenmenü“ im
Hauptmenü des Hauptbildschirms aufgerufen.
Abbildung 41: Projektgruppenfenster
Der Aufbau der Stammdatenfenster ist immer gleich. Der größte Teil der Fenster wird durch die jeweilige Stammdatenliste beansprucht. In der Buttonleiste
am unteren Bildschirmrand befinden sich vier Buttons: „OK“ um die Änderungen in der Liste zu speichern und das Fenster zu schließen, „Abbrechen“ um
das Fenster ohne speichern zu schließen, „Neuer Eintrag“ um einen neuen Eintrag anzulegen und „Drucken“ um die Liste auszudrucken.
Klickt man mit der rechten Maustaste auf die Liste, öffnet sich ein lokales
Popup-Menü. Von dort aus können auch neue Einträge gemacht werden, sowie
Einträge bearbeitet oder gelöscht werden. Außerdem ist es möglich, die Sortierung der Liste festzulegen. Die aktuelle Sortierung wird durch ein rotes Häkchen angezeigt.
Die Sortierung der Stammdatenliste kann auch durch Klick auf die jeweiligen
Spaltenköpfe geändert werden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
27
Abbildung 42: Popup-Menü des Projektgruppenfensters, Sortierung nach Nummer
Projektgruppen
Um eine neue Projektgruppe anzulegen, wird der Button „Neuer Eintrag“
gedrückt oder mit der rechten Maustaste auf der Liste das Popup-Menü geöffnet und dort der Menüpunkt “Neuer Eintrag” gewählt. Es erscheint eine Eingabemaske.
Abbildung 43: Projektgruppen-Eingabemaske
In der Eingabemaske wird eine Projektgruppennummer und ein Projektgruppenname eingetragen. Mit OK wird der Eintrag in die Liste übernommen.
Abbildung 44: Projektgruppenfenster mit geöffnetem Popup-Menü. Listensortierung
nach Name.
Ein Doppelklick auf einen Eintrag transferiert ihn in die Eingabemaske, wo
erverändert werden kann. Alternativ kann das lokale Popup-Menü aufgerufen
werden. Mit dem Menüpunkt „Eintrag bearbeiten” wird der in der Liste markierte Eintrag in die Eingabemaske transferiert und kann dort verändert werden.
Zum Löschen eines Eintrags muss das lokale Popup-Menü und dort der
Menüpunkt „Eintrag löschen“ aufgerufen werden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
28
Projekte
Ein neues Projekt wird angelegt, indem auf der Liste die rechte Maustaste
gedrückt wird. Im nun erscheinenden lokalen Popup-Menü wird der
Menüpunkt „Neuer Eintrag“ gewählt und damit die Eingabemaske aufgerufen.
Abbildung 45: Projekt-Eingabemaske
In die Eingabemaske werden eine Projektnummer und ein Projektname
eingetragen. Jedes Projekt kann einer Projektgruppe zugeordnet werden. Dies
geschieht mittels der Auswahlboxen. In den Auswahlboxen stehen alle angelegten Projektgruppen zur Verfügung. Man braucht entweder nur die Projektgruppennummer oder den Projektgruppennamen auszuwählen, der richtige
Gegenpart wird automatisch gewählt.
Das Häkchen „Projekt aktiv“ muss gesetzt sein, damit für das Projekt Zeiten erfasst werden können.
Projekt inaktiv
Wenn ein Projekt abgeschlossen ist und keine Eintragungen mehr vorgenommen werden, kann das „Projekt aktiv“ Häkchen entfernt werden. Das Projekt
wird jetzt aus allen Auswahlboxen und –listen entfernt. Dadurch bleiben diese
übersichtlich.
Ein inaktives Projekt kann bei
den Berichten nicht ausgewählt werden. Werden
jedoch keine Projekte ausgewählt, so wird über alle –
auch die inaktiven - ausgewertet!
Ein „inaktives“ Projekt erscheint nur noch in der Stammdatenliste Projekte. Von
hier aus kann (über Doppelklick auf das Projekt oder rechter Mausklick,
Popupmenü, Eintrag bearbeiten) der Projekteintrag in die Eingabemaske transferiert werden. Wenn dort das Häkchen wieder gesetzt wird, steht das Projekt
wieder uneingeschränkt für Einträge und Auswertungen zur Verfügung.
Sollzeit
Zu jedem Projekt kann eine Sollzeit in Stunden angegeben werden. Dies ist der
für das Projekt geplante zeitliche Aufwand. Ein direkter Soll-Ist Vergleich wird
bei jeder Zeiterfassung angezeigt. Für genauere Analysen gibt es den Soll-Ist
Report.
Tätigkeiten
Das Anlegen einer neuen Tätigkeit wird durch Wahl des Menüpunkts „Tätigkeiten“ im Menü Stammdaten des Hauptfensters eingeleitet. Durch Drücken
der rechten Maustaste auf der Tätigkeitsliste wird ein Popup-Menü geöffnet.
Der Aufruf des Menüpunktes „Neuer Eintrag“ ruft die Eingabemaske auf.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
29
Abbildung 46: Tätigkeits-Eingabemaske
Neben der Eingabe der Tätigkeit besteht die Möglichkeit, eine Verrechnungseinheit einzugeben (nur die Zahl, ohne Einheit). Durch Markieren der
Default-Checkbox wird die Tätigkeit standardmäßig allen bestehenden Projekten zugeordnet. Bei Neuanlage eines Projektes werden diesem die DefaultTätigkeiten ebenfalls zugeordnet.
Orte
Zur Anlage eines neuen Ortes wird im Hauptfenster im Menü Stammdaten der
Menüpunkt „Orte“ gewählt. Durch Drücken der rechten Maustaste auf der Ortsliste wird ein Popup-Menü geöffnet. Der Aufruf des Menüpunktes „Neuer Eintrag“ ruft die Eingabemaske auf.
Abbildung 47: Ort-Eingabemaske
Kostenstellen
Eine neue Kostenstelle wird angelegt, wenn im Hauptfenster im Menü
Stammdaten der Menüpunkt „Kostenstellen“ gewählt wird. Durch Drücken der
rechten Maustaste auf der Kostenstellenliste wird ein Popup-Menü geöffnet.
Der Aufruf des Menüpunktes „Neuer Eintrag ruft die Eingabemaske auf.
Abbildung 48: Kostenstellen-Eingabemaske
Zu jedem Kostenstellennamen muss auch eine Kostenstellennummer eingegeben werden.
Mitarbeiter
In der Einzelplatzversion des Projektzeitmanagers kann nur ein Mitarbeiter
eingegeben werden. Dies geschieht vom Hauptfenster aus über das Menü
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
30
Stammdaten, Menüpunkt „Mitarbeiter“. Durch Drücken der rechten Maustaste
auf der Mitarbeiterliste wird ein Popup-Menü geöffnet. Der Aufruf des
Menüpunktes „Neuer Eintrag“ ruft die Eingabemaske auf. In der Mehrbenutzerversion ist die Vorgehensweise analog.
Abbildung 49: Bereits ausgefüllte Mitarbeiter-Eingabemaske der Mehrbenutzerversion
Neben Nummer und Name sind in der Mehrbenutzerversion noch weitere Einträge vorzunehmen. Jeder Nutzer des Projektzeitenmanagers bekommt einen
eigenen Loginnamen, mit dem er sich beim Programmstart anmeldet. Dieser
kann durchaus mit dem Mitarbeiternamen übereinstimmen. Die Loginnamen
müssen eindeutig sein, es kann also kein Loginname mehrfach vergeben werden.
Für jeden Mitarbeiter kann eine Verrechnungseinheit, z. B. sein Stundenlohn,
eingegeben werden. Dies erschließt zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten.
Das zur Anmeldung erforderliche Passwort wird in der nächsten Zeile eingegeben. Da es im Eingabefeld nicht im Klartext angezeigt, sondern nur durch
Sternchen repräsentiert wird, ist eine Wiederholung erforderlich. Dadurch werden Fehler durch Tippfehler ausgeschlossen. Die Passwortvergabe ist nicht
endgültig. Jeder Nutzer kann sein eigenes Passwort beliebig ändern. Dies
geschieht im Hauptmenü unter „Einstellungen“, Menüpunkt „Passwort ändern“.
„Chef“ und „Administrator“ können vom Stammdatenfenster aus beim Bearbeiten eines Mitarbeitereintrags auch das Passwort des Mitarbeiters ändern.
Da hier die Wiederholung des alten Passwortes nicht nötig ist, ist dies eine
Möglichkeit, ein evtl. vergessenes Passwort durch ein Neues zu ersetzen. Wird
die Eingabemaske zum Bearbeiten von Mitarbeiterdaten aufgerufen, wird ein
bestehendes Passwort unabhängig von seiner tatsächlichen Länge durch fünf
Sternchen dargestellt.
Beim Anlegen eines Nutzers wird auch festgelegt, welche Rechte er hat. Die
Rechte sind durch verschiedene Rollen beschrieben Die vorgegebene Auswahl
umfasst „Mitarbeiter“, „Projektleiter“, „Projektleiter erweitert“, „Chef“, „Chef
erweiteret“ und „Administrator“. Die Rolle „Projektleiter“ kann einem Inhaber
der Rolle „Mitarbeiter“ auch automatisch zugeordnet werden, wenn er Leiter
eines Projektes wird (Hauptmenü „Stammdaten“, Menüpunkt „Projekten Mitarbeiter zuordnen“).
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
31
Abbildung 50: Mitarbeiter Eingabemaske Ausschnitt mit aufgeklappter Rechteauswahlbox
Damit der Mitarbeiter mit dem Projektzeitenmanager arbeiten kann, muss das
Häkchen „Mitarbeiter aktiv“ gesetzt werden. Dies wird vom Administrator
vorgenommen. Die maximale Zahl der aktiven Mitarbeiter wird durch die erworbene Lizenz bestimmt. Die Zahl der nicht aktiven Mitarbeiter unterliegt
keiner Begrenzung. Sie hat keinen Einfluss auf die von der Lizenz freigegebene
Mitarbeiterzahl. Einträge von nicht aktiven Mitarbeitern stehen für Auswertungen weiter zur Verfügung.
Bei einem Mitarbeiterwechsel wird erst beim ausscheidenden Mitarbeiter das
Häkchen „Mitarbeiter aktiv“ entfernt und dann beim neuen Mitarbeiter gesetzt. Durch diese Reihenfolge wird eine Überschreitung der zulässigen Anzahl
aktiver Mitarbeiter verhindert. Die Einträge des ausgeschiedenen Mitarbeiters
stehen für Auswertungen weiter zur Verfügung.
Nutzer der Rollen Chef und Administrator können haben die Möglichkeit,
Nutzer aller Rollen dauerhaft zu löschen. Von diesen gelöschten Nutzern werden auch alle Einträge gelöscht!
Es kann jedoch keine Selbstlöschung vorgenommen werden. Auch muss mindestens ein Nutzer mit Administratorrolle verbleiben.
Passwort ändern
Jeder Nutzer des Projektzeitenmanagers kann unabhängig von der ihm zugewiesenen Rolle sein Passwort ändern. Wird im Hauptmenü unter Einstellungen
der Menüpunkt „Passwort ändern“ gewählt, öffnet sich das Fenster zum Passwort ändern.
Abbildung 51: „Passwort ändern"- Fenster
Damit kein unbefugter eine Änderung vornehmen kann, muss zuerst das alte
Passwort eingegeben werden. Anschließend wird das neue Passwort eingegeben. Um Tippfehler auszuschließen muss es im Feld „Eingabewiederholung“ ein
zweitesmal eingegeben werden. Durch drücken des OK-Buttons wird das neue
Passwort übernommen. Wird der Abbrechen-Button gedrückt bleibt das alte
Passwort erhalten.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
32
Projekten Tätigkeiten zuordnen
Wenn die Tätigkeitsliste sehr umfangreich ist, wird es bei der Zeiterfassung
mühsam, die jeweilige Tätigkeit zu finden. Durch die Zuordnung der Tätigkeitenzu den Projekten kann man die Auswahl auf die tatsächlich bei einem
Projekt vorkommenden Tätigkeiten begrenzen. Das ist übersichtlicher und ermöglicht schnelleres Eintragen.
In der Mehrbenutzerversion werden die Zuordnungen vom „Chef“ oder „Administrator“ vorgenommen. Ein „Projektleiter“ kann sie ebenfalls vornehmen, allerdings nur für die Projekte, bei denen er als Projektleiter eingetragen ist.
Die Tätigkeiten werden den Projekten zugeordnet, indem man im Hauptfenster
das Menü „Stammdaten“ und dort den Menüpunkt „Projekten Tätigkeiten
zuordnen“ wählt. Im sich nun öffnenden Zuordnungsfenster wird oben in der
Projekt-Auswahlbox das Projekt gewählt, dem Tätigkeiten zugeordnet werden
sollen. In der linken Listbox stehen die dem Projekt zugeordneten Tätigkeiten,
in der rechten die nicht zugeordneten. Verschieben der Tätigkeiten zwischen
den Listboxen geschieht durch
-
Doppelklick auf die jeweilige Tätigkeit
-
Markieren der Tätigkeit(en) und anschließenden Klick auf den passenden
Einzelpfeilbutton
-
Klick auf die unteren Pfeilbuttons (mit den 3 Pfeilen) zur Übernahme aller
Tätigkeiten in die jeweilige Listbox.
-
Drag & Drop
Abbildung 52: Zuordnungsfenster Tätigkeiten-Projekte
Die Zuordnungen haben nur Einfluss auf die Auswahlmöglichkeiten bei der
Zeiterfassung. Wenn eine Tätigkeit einem Projekt nicht mehr zugeordnet ist,
werden bereits bestehende Einträge mit dieser Tätigkeit und diesem Projekt
weder verändert noch gelöscht.
Default-Tätigkeiten können für einzelne Projekte unzugänglich gemacht werden, ohne ihren default Status zu verlieren.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
33
Abbildung 53: einer Tätigkeit Projekte zuordnen
Mit den oberen zwei Radiobuttons wird gewählt, ob einem Projekt Tätigkeiten
zugeordnet werden, oder einer Tätigkeit Projekte.
Projekten Mitarbeiter zuordnen
Diese Funktionalität steht nur in der Mehrbenutzerversion zur Verfügung. Die
Zuordnung von Mitarbeitern erfolgt analog zu der von Tätigkeiten. Eine Besonderheit bildet jedoch der Projektleiter.
Die Rollen „Chef“ und „Administrator“ können einem Projekt durch Auswahl in
der Projektleiterauswahlbox einen Projektleiter zuordnen. Dieser wird dann
auch unter „Dem Projekt zugeordnete Mitarbeiter“ aufgeführt. Solange er Projektleiter ist, kann er aus dieser Liste nicht entfernt werden. Bekommt er den
Projektleiterstatus entzogen, bleibt er dem Projekt weiter zugeordnet. Soll der
bereits vergebene Projektleiterstatus für ein Projekt aufgehoben werden, so
wählt man den ersten (leeren) Eintrag der Projektleiterauswahlbox. Ein Mitarbeiter kann auch mehrere Projekte leiten.
Wird ein Mitarbeiter zum Projektleiter, erweitern sich seine Rechte bezüglich
des Projektes. Er kann diesem Projekt Tätigkeiten und Mitarbeiter zuordnen,
den Projektleiterstatus ändern kann er allerdings nicht. Bei den Berichten kann
er nicht nur seine Einträge, sondern alle Einträge des Projektes auswerten.
Hat ein Mitarbeiter die Rolle „Chef“, hat die Ernennung zum Projektleiter keine
Auswirkungen. Seine Rechte sind bereits umfangreicher als die des Projektleiters und bleiben in vollem Umfang erhalten.
Abbildung 54: „Mitarbeiter Projekten zuordnen“ Fenster mit aufgeklappter Projektleiterauswahlbox
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
34
Suchen und ersetzen
Da „Suchen und ersetzen“ eine häufig benötigte Eigenschaft ist, gibt es im
Menü „Bearbeiten“ des Hauptfensters den Menüpunkt „Suchen und ersetzen“.
Im sich dort öffnenden Untermenü wird die gewünschte Stammdatenart
gewählt. Es öffnet sich das entsprechende Stammdatenfenster (Menü
„Stammdaten“, ein Klick auf die gewünschte Stammdatenart führt auch hierher).
Abbildung 55: Hauptfenster-Ausschnitt mit geöffnetem „Suchen und ersetzen“-Menü
Im Stammdatenfenster wird mit der rechten Maustaste über der Liste das
Popup-Menü geöffnet. Zum Verändern eines Eintrags den Menüpunkt „Eintrag
bearbeiten“ wählen. Wenn Datensätze zu dem Eintrag existieren, erscheint
eine Warnmeldung. Anschließend öffnet sich ein Bearbeiten-Fenster. In diesem
kann der Eintrag bearbeitet werden. Beim Verlassen dieses Fensters mit OK
werden die Änderungen in das Stammdatenfenster übernommen.
Wird dieses über den „OK“-Button verlassen, so werden die vorgenommenen
Änderungen in alle vorhandenen Datensätze übernommen.
XML-Dateien übernehmen
Damit beim Wechsel von der Einzelplatz zur Mehrbenutzerversion die bereits
in XML-Dateien gespeicherten Einträge weiter ausgewertet werden können, ist
es möglich, diese in die Datenbank zu übernehmen. Nutzer mit den Rollen Chef
und Administrator finden im Hauptmenü unter Bearbeiten den Menüpunkt
„XML-Datei übernehmen“. Dieser öffnet ein „Datei öffnen“-Dialogfenster. In
diesem werden nur XML-Dateien angezeigt. Im Fenster angezeigte Ordner
können durch Doppelklick geöffnet werden. Verlassen wird ein Ordner mit dem
„aufwärts“-Button. Das Laufwerk kann in der Auswahlbox geändert werden.
Die zu übernehmende Datei wird durch Klick ausgewählt. Drücken des „Öffnen“-Buttons startet die Datenübernahme.
Es können die Stammdaten Orte, Tätigkeiten, Kostenstellen, Projekte, Projektgruppen und Einträge übernommen werden. Bereits in der Datenbank vorhandene Stammdaten werden nicht übernommen. Es sollte jedoch darauf
geachtet werden, dass vor der Übernahme in die Datenbank die Daten in den
XML-Dateien angeglichen werden. Hat ein Mitarbeiter in der Einzelplatzversion z.B die Tätigkeit „Telefonat“, ein anderer jedoch „Telefonieren“ angelegt,
so sind aussagekräftige Auswertungen kaum möglich. Der Versuch, Telefonat in
Telefonieren zu ändern, endet mit dem Hinweis, dass die Tätigkeit bereits erfasst ist. In der Einzelplatzversion des „Telefonat“-Mitarbeiters existiert jedoch
die Tätigkeit Telefonieren noch nicht. Hier ist ändern möglich.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
35
Abbildung 56: Hinweis, wenn eine Tätigkeit bereits in den Stammdaten vorhanden ist
Hat ein zu übernehmendes Projekt eine Projektnummer, welche in der
Mehrbenutzerversion schon vergeben ist, so wird es nicht übernommen. Es
wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Ist der Projektname bereits vorhanden, so wird es ohne Prüfung der Projektnummer und ohne weitere
Meldung nicht übernommen. Für Projektgruppen und Kostenstellen gilt
entsprechendes.
Abbildung 57: Hinweis, wenn eine Projektnummer bereits anderweitig vergeben ist.
Wenn die Projektgruppen vor den Projekten übernommen werden, bleiben die
Zuordnungen von Projekt zu Projektgruppe erhalten.
Auch vor der Übernahme von Einträgen ist ein Stammdatenabgleich der verschiedenen Mitarbeiter sinnvoll. Die in den Einträgen verwendeten
Stammdaten werden, soweit noch nicht vorhanden, in die Datenbank übernommen.
Abbildung 58: noch unvollständige Mitarbeiter-Stammdaten nach XML-Übernahme
Aus XML-Dateien übernommene Mitarbeiter-Daten bedürfen noch einer Überarbeitung, bevor der Mitarbeiter die Mehrbenutzerversion benutzen kann. Es
müssen ihnen ein Loginname und ein Passwort zugewiesen werden. Ausserdem
kann sich der Mitarbeiter erst beim Programm anmelden, wenn vom Administrator das Häkchen „Mitarbeiter aktiv“ gesetzt wurde.
Projektzeiten übernehmen
Zur Übernahme von Projektzeiten-Einträgen muss die Datei „PZM_Eintrag.xml“
gewählt werden. Bei der Übernahme wird geprüft, ob die Einträge schon in der
Datenbank vorhanden sind. Ist ein Eintrag bereits vorhanden, wird ein Hinweisfenster geöffnet. In diesem wird der betreffende Datensatz angezeigt.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
36
Abbildung 59: XML-Übernahme, Hinweis bei bereits vorhandenem Datensatz
Es gibt nun verschiedene Möglichkeiten zu verfahren. Ein Klick auf den
„Hinzufügen“-Button übernimmt den schon vorhandenen Datensatz, dass
heißt, er ist jetzt doppelt in der Datenbank vorhanden. „Alle hinzügen“ bewirkt
das Gleiche, jedoch werden eventuell weitere schon vorhandene Datensätze
ohne weitere Nachfrage übernommen.
„Überspringen“ bewirkt eine Nicht-Übernahme des angezeigten Datensatzes.
Bei einem Klick auf „Alle Überspringen“ werden alle bereits vorhandenen Datensätze nicht übernommen. Dies ist von wenigen Ausnahmen abgesehen die
sinnvollste Wahl.
Mit „Abbrechen“ wird die XML-Dateiübernahme abgebrochen und es werden
gar keine Datensätze übernommen.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
37
Berichte
Allgemeines
Es gibt zwei Berichtearten beim Projektzeitenmanager. Die Stammdatenberichte dienen zum Ausdruck der angelegten Stammdaten. Sie werden erzeugt, wenn man vom Hauptfenster im Menü „Reports“ den Menüpunkt
„Stammdaten“ und dort den jeweils gewünschten Bericht auswählt. Alternativ
kann im Menü „Stammdaten“ die Stammdatenart gewählt werden und im sich
daraufhin öffnenden Fenster den „Drucken“-Button betätigt werden.
Die Einträge im Projektzeitenmanager lassen sich mit Auswertungsberichten
auswerten. Wird im Hauptfenster auf das Menü „Reports“ und dort auf den
Menüpunkt „Berichte“ geklickt, öffnet sich das Berichte-Fenster.
Abbildung 60: Berichte-Fenster, Karte „Liste”
Dort gibt es drei Karteikarten für die unterschiedlichen Berichtearten. Die
Karte „Liste“ für die Auflistung der einzelnen Datensätze, die Karte „Statistik“
für zusammenfassende Auswertungen und die Karte „Soll/Ist“ zum Vergleich
der Soll- und Istwerte. Die Karten unterscheiden sich bei den Anzeigeoptionen
und den Darstellungsmöglichkeiten.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
38
Titelblatt
Abbildung 61: Titelblatt Listereport, mit Untertitel, ohne Logo
Auf den Titelblättern der Auswertungsberichte lässt sich ein Firmenlogo
platzieren. Wenn dieses im gleichen Ordner wie der Projektzeitenmanager in
einer Datei „Mainlogo.wmf“ vorliegt, wird es automatisch eingebunden.
Abbildung 62: Berichtfensterausschnitt, Eingabezeile für zusätzlichen Berichtetitel
Die Organisation, die Berichtsart, der Auswertungszeitraum sowie das Erstellungsdatum werden immer auf den Titelseiten der Auswertungsberichte ausgegeben. Optional kann noch ein Untertitel hinzugefügt werden. Dieser wird
oben im Berichtefenster eingegeben.
Die Ausgabe des Titelblattes kann unterdrückt werden (siehe Optionen). Die
Eingabezeile für den zusätzlichen Berichtetitel ist bei unterdrücktem Titelblatt
nicht sichtbar.
Auswahlkriterien
Mit den Auswahlkriterien wird die Auswahl der Datensätze gesteuert. Welche
Daten dieser Datensätze angezeigt werden, wird durch die Anzeigeoptionen
bestimmt. Damit komplexe Einstellungen nicht immer neu vorgenommen werden müssen, können sie als Template gespeichert werden.
Abbildung 63: Berichtefenster-Ausschnitt: Auswahlkriterien
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
39
In der ersten Auswahlbox im Bereich Auswahlkriterien wird ein Oberbegriff
gewählt. Im Listenfeld darunter erscheinen die entsprechenden Einträge, von
denen die gewünschten durch Klick auf das entsprechende Auswahlkästchen
aktiviert werden. Durch erneutes Klicken wird der jeweilige Eintrag wieder deaktiviert. Um alle Einträge zu (de)aktivieren, wird durch Klick mit der rechten
Maustaste auf das Listenfeld ein Popup-Menü geöffnet und dort „alle aktivieren“ oder „alle deaktivieren“ gewählt.
Sobald die erste Auswahlbox gefüllt ist, erscheint rechts neben ihr eine
weitere, kleinere Auswahlbox. Durch sie können die Auswahlkriterien eines
zweiten Listenfeldes mit denen des ersten verknüpft werden. Das zweite Listenfeld erscheint, sobald eine Verknüpfung gewählt ist. Bei der Verknüpfung
„und“, werden nur Datensätze ausgewertet, die den Kriterien des ersten und
zweiten Listenfeldes entsprechen, bei „oder“ genügt es, wenn sie den Kriterien
eines Listenfeldes entsprechen. Die „nicht“-Verknüpfung ist eine „und nicht“Verknüpfung. Sie filtert alle Datensätze heraus, die den Kriterien des ersten,
und nicht denen des zweiten Listenfeldes entsprechen.
Analog dazu kann noch ein drittes Listenfeld genutzt werden, um die Auswahl
weiter zu verfeinern. Die Verknüpfungen beziehen sich immer auf die Listenfelder, zwischen denen sie stehen.
Abbildung 64: Soll / Ist Report: eingeschränkte Auswahlmöglichkeiten
Beim Soll/Ist-Report ist die Möglichkeit der Projektwahl auf die Projekte
beschränkt, für die eine Sollzeit angegeben wurde. Projekte ohne Sollzeit werden durch ein graues Kästchen gekennzeichnet. Sollte bereits ein Häkchen gesetzt sein, wird dieses ignoriert.
Anzeigeoptionen
Die Anzeigeoptionen bestimmen, welche Teile der ausgewerteten Datensätze
angezeigt werden. Auf der Listekarte können alle Teile eines Datensatzes für
die Anzeige ausgewählt werden. Es können beliebig viele Anzeigeoptionen
durch Klick auf das jeweilige Auswahlkästchen aktiviert werden. Bei der Statistik- und der Soll/Istkarte ist die Zahl der Optionen eingeschränkt, da diese
Auswertungen nicht für alle Optionen sinnvoll sind. Die Anzeigeoptionen der
Extendedkarte werden weiter unten behandelt.
Abbildung 65: Berichtefenster-Ausschnitt Anzeigeoptionen der Liste-Karte (oberer Teil)
Auf der Listekarte gibt es zusätzlich noch die Option Projektstatus. Wenn „Projektstatus“ gewählt ist, wird zu jedem Datensatz der Status des zugehörigen
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
40
Projektes ausgegeben. Voreinstellung ist „nicht abgeschlossen“. Unter Einstellungen / Optionen, Karte Stammdaten, Karte Projekte kann dieser Text
geändert werden.
Abbildung 66: Berichtefenster-Ausschnitt Anzeigeoptionen der Liste-Karte (unterer Teil)
Zeitraum
Der Berichtzeitraum kann über die Datumsauswahlboxen oder über die Zeitraumauswahlbox gewählt werden. In der Zeitraumauswahlbox stehen häufig
benötigte Zeiträume bereit, sodass sie schnell eingestellt sind. Wird ein Zeitraum in der Auswahlbox gewählt, so werden von-Datum und bis-Datum
automatisch entsprechend eingestellt. Umgekehrt wird auch der entsprechende Zeitraum angegeben, wenn die Daten passend gewählt wurden.
Abbildung 67: Berichtefenster-Ausschnitt Zeitraum
Liste Darstellungsoptionen
Auf der Karte „Liste“ befinden sich im Feld „Darstellung“ verschiedene
Möglichkeiten, die Ausgabe zu beeinflussen. Ein Klick auf die Checkbox „Tagessumme“ bewirkt, dass bei der Ausgabe der Datensätze (die immer chronologisch geordnet ist), nach jedem Tag die Summe der Arbeitsstunden des Tages
ausgegeben wird.
Abbildung 68: Berichtefenster-Ausschnitt “Darstellung”(Karte „Liste“)
Durch Aktivierung von „neuer Tag auf neuem Blatt“ wird erreicht, dass jeder
Tag auf einer eigenen Seite angezeigt wird.
„Mit Streifen“ hinterlegt jeden zweiten Datensatz gelb, wodurch die Lesbarkeit
des Berichts verbessert wird. Beim Ausdruck auf schwarz/weiss Druckern wird
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
41
dieses gelb als helles grau dargestellt. Die verschiedenen Darstellungsoptionen
der „Liste“-Karte können (bis auf „Projektstatusreport“) beliebig miteinander
kombiniert oder auch ganz weggelassen werden.
Projektstatusreport
Diese Darstellung kann als eigene Reportart angesehen werden. Sie basiert
aber auf dem Liste-report, deshalb ist sie auf dieser Karte integriert.
Der Projektstatusreport listet alle Projekte auf, zu denen (unter den gewählten
Auswahlkriterien) Einträge existieren. Zu jedem Projekt wird der Kommentar
des letzten Eintrags angezeigt. Dadurch ist eine wesentlich detailliertere Projektstatusangabe möglich, als mit der für alle aktiven Projekte gleichen Anzeigeoption „Projektstatus“.
Der Eintrag mit dem Projektstatus im Kommentar sollte immer der letzte Eintrag des jeweiligen Tages sein. So kann er durch entsprechendes Setzen des
Zeitfilters jederzeit wieder angezeigt werden.
Damit ein Eintrag, der nur zur Dokumentation des Projektstatus dient, keine
anderen Auswertungen verfälscht, sollten seine Anfangs- und Endezeit
übereinstimmen. Er hat dann eine Dauer von 0 Minuten. Um ihn auch aus den
Listereports zu entfernen, kann für ihn eine eigene Tätigkeit angelegt werden,
welche bei den Auswahlkriterien ausgeschlossen werden kann
Abbildung 69: Eingeschränkte Anzeige- und Darstellungsoptionen beim Projektstatusreport
Beim Projektstatusreport können Projektnummer oder –name (oder beides)
angezeigt werden. Der Status (letzter Kommentar) wird immer angezeigt. Die
Ausgabe kann zur besseren Lesbarkeit mit farbigen Streifen hinterlegt werden.
Wie bei den anderen Berichten kann auch ein Titel manuell eingegeben werden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
42
Abbildung 70: Vorschau Projektstatusreport
Statistik Darstellungsoptionen
Auf der „Statistik“-Karte dagegen können die Darstellungsoptionen nicht beliebig kombiniert werden. Die Darstellungsarten Tabelle, Tabelle mit Streifen,
Balkendiagramm und Tortendiagramm schließen sich gegenseitig aus.
Abbildung 71: Berichtefenster-Ausschnitt „Darstellung” (Karte „Statistik“)
Als Grundlage für den Bericht dienen entweder die Stundenwerte der Einträge
oder die bei den Tätigkeiten oder Mitarbeitern eingegebenen Verrechnungseinheiten. Berichte mit Verrechnungseinheiten machen nur Sinn, wenn für alle
darin vorkommenden Tätigkeiten oder Mitarbeiter eine Verrechnungseinheit
eingegeben wurde.
Wird „Tabelle“ oder „Tabelle mit Streifen“ gewählt, wird die Wahlmöglichkeit
„2D“ oder „3D“ deaktiviert.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
43
Die Darstellung „Tabelle“ zeigt spaltenweise die unter „Anzeige“ gewählten Optionen an. Die Anzeige erfolgt jedoch nicht Datensatzweise, sondern aufsummiert.
Abbildung 72: Berichtsvorschau, Karte “Statistik”, Option „Tabelle“
Werden mehr als drei Anzeigeoptionen gewählt, wird ein weiteres Blatt
benötigt.
Die Darstellung „Tabelle mit Streifen“ unterscheidet sich von „Tabelle“ nur
dadurch, dass der Bericht zur besseren Lesbarkeit in jeder zweiten Zeile gelb
hinterlegt ist.
Abbildung 73: Bericht mit Option „Tabelle mit Streifen“
Die Darstellung „Balkendiagramm“ erstellt für jede gewählte Anzeigeoption ein
eigenes Diagramm. Dies schafft sehr übersichtliche Vergleichsmöglichkeiten.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
44
Abbildung 74: Berichtevorschau „Balkendiagramm”
In den Fähnchen über den Balken werden die Stunden oder Verrechnungseinheiten sowie ihr prozentualer Anteil angezeigt.
Die Darstellung „Tortendiagramm“ ist analog zum „Balkendiagramm“, die
Daten werden jedoch nicht durch Balken sondern eine Torte repräsentiert. In
den Fähnchen werden hier die Namen und Prozentwerte angegeben.
Abbildung 75: Berichtevorschau “Tortendiagramm”
Soll/Ist Darstellungsoptionen
Die Darstellungsoptionen der „Soll/Ist“-Karte sind ähnlich der Statistik-Karte.
Es fehlen jedoch die Wahlmöglichkeit für Stunden oder Verrechnungseinheiten
sowie für das Tortendiagramm. Diese Berichte werden immer auf Grundlage
der Stunden erstellt. Es werden die unter den gewählten Auswahlkriterien erProjektzeitenmanager Benutzerhandbuch
45
mittelten Ist-Zeiten ins Verhältnis zur Sollzeit gesetzt. Sind keine Projekte als
Auswahlkriterium gewählt, dient als Berechnungsgrundlage die Summe der
Sollzeiten aller Projekte. Werden Projekte ausgewählt, dient die Summe der
Sollzahlen dieser Projekte als Grundlage. Auf den Projektseiten beziehen sich
die angegebenen Verhältnisse jedoch immer auf das jeweilige Projekt. Es ist
durchaus sinnvoll nur ein Projekt zu wählen, damit für das einzelne Projekt
eine genaue Analyse durchgeführt werden kann.
Abbildung 76: Soll / Ist Report, Tabelle Projekte
Auf jeder Berichteseite wird oben angegeben, worauf sich die ermittelten
Verhältniswerte beziehen.
Abbildung 77: Soll / Ist Report: Tabelle
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
46
Extended Bericht
Bei dem Statistikbericht „Tabelle“ werden die Zeiten der einzelnen Anzeigeoptionen aufsummiert ausgegeben. Der Extended Bericht ist eine Erweiterung
diser Tabelle. Es wird eine Anzeigeoption gewählt, welche wie in dem Tabelle
Bericht aufsummiert dargestellt wird. Die zweite Anzeigeoption wird nach der
ersten Anzeigeoption aufgeschlüsselt aufsummiert. Wird noch eine dritte Anzeigeoption gewählt, wird diese entsprechend nach der zweiten Anzeigoption
aufgeschlüsselt aufsummiert. Zur Auswahl stehen nur Projekte, Mitarbeiter
und Kostenstellen.
Abbildung 78: Anzeigeoptionen Extended Bericht; Projekte aufgeschlüsselt nach Mitarbeitern und Kostenstellen
Die in der Abbildung gewählten Anzeigeoptionen zeigen in der ersten Spalte
die Projekte aufsummiert an. In der zweiten Spalte werden die Mitarbeiter für
jedes Projekt aufsummiert angezeigt – es ist also zu erkennen, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter für jedes Projekt aufgewendet hat. Entsprechend werden
die Kostenstellen für jeden Mitarbeiter (für jedes Projekt) aufsummiert. Das Ergebnis zeigt die folgende Abbildung.
Abbildung 79: Extended Bericht mit Darstellungsoption Abgrenzungslinien
Die Gesamtsumme der Projekte und die Gesamtsumme der Mitarbeiter müssen
in diesem Beispiel übereinstimmen. Die Gesamtsumme der Kostenstellen kann
geringer ausfallen, da die Kostenstelle kein Pflichtbestandteil eines Projektzeiteneintrages ist.
Werden die Projekte erst nach Kostenstellen und dann nach Mitarbeitern aufgeschlüsselt, können Mitarbeitergesamtsumme und Projektgesamtsumme verschieden sein. In diesem Fall fehlen bei den Mitarbeitern die Zeiten der Einträge ohne Kostenstelle.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
47
Abbildung 80: Darstellungsoptionen Extended
Die Darstellung des Extended Berichtes wird wie beim Tabelle Bericht durch
Wahl der Option „mit Streifen“, die jede zweite Zeile einfärbt, besser lesbar.
Übersichtsfördernd ist die Option „mit Abgrenzungslinien“. Durch sie werden
die Anzeigeoptionen der ersten Spalte durch Linien voneinander getrennt.
Templates
Die Templates dienen zum Speichern von Reporteinstellungen. Dies ist sehr
zeitsparend, wenn regelmäßig wiederkehrende Reports benötigt werden.
Um ein Template zu speichern, müssen zuerst alle gewünschten Auswahlkriterien, Anzeigeoptionen, die Darstellungsart, sowie der Zeitraum gewählt
werden. Dann einfach auf den „Speichern“-Button klicken.
Abbildung 81: Speichern-Dialog, Einzelplatzversion
In der Einzelplatzversion öffnet sich daraufhin der Speichern-Dialog. Dort wird
der gewünschte Template-Name eingegeben und anschließend der SpeichernButton gedückt. Nun ist das Template in einer *.pmt Datei gespeichert.
Abbildung 82: Template speichern Fenster, Mehrbenutzerversion
In der Mehrbenutzerversion öffnet sich das „Template speichern“-Fenster. Auch
hier wird einfach der Template-Name eingegeben und anschließend der OKButton gedrückt. Das Template ist nun für den Nutzer, der es angelegt hat, in
der Datenbank abgelegt. Jeder Nutzer hat nur Zugriff auf die von ihm selbst
gespeicherten Templates.
Da ein gerade gespeichertes Template den gegenwärtigen Einstellungen
entspricht, wird der Name des Templates anschließend im TemplateAnzeigefeld angezeigt.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
48
Abbildung 83: Berichtefenster-Bildausschnitt “Templates”
Zum Laden eines gespeicherten Templates wird der „Laden“-Button gedrückt.
Es öffnet sich ein Dialogfenster. In diesem ist das entsprechende Template
auszuwählen. Die Einstellungen des gewählten Template werden anschließend
im Template-Anzeigefeld angezeigt.
Werden bei angezeigtem Templatenamen Report-Einstellungen geändert, so
wird der „Aktualisieren“-Button aktiviert. Dies zeigt dem Benutzer, dass die
Einstellungen nicht mehr mit den im angezeigten Template gespeicherten Einstellungen übereinstimmen.
Durch Drücken des „Aktualisieren“-Buttons werden die Änderungen in das
gespeicherte Template übernommen.
Wenn in der Zeitraumauswahlbox kein Zeitraum angegeben ist, bleiben „vonDatum“ und „bis-Datum“ im Template erhalten. Ist dort jedoch ein Zeitraum
angegeben, so werden „von-Datum“ und „bis-Datum“ aktualisiert. So zeigt z.B.
„aktueller Monat“ immer den aktuellen Monat an und nicht den, in dem das
Template gespeichert wurde.
Vorschau-Button
Durch Drücken des „Vorschau“-Buttons wird der den Einstellungen entsprechende Report auf dem Bildschirm angezeigt. Zum Ausdrucken des Reports aus
der Vorschau heraus wird im Reportfenster oben links auf das Druckersymbol
geklickt.
Drucken-Button
Durch Drücken des „Drucken“-Buttons wird der den Einstellungen entsprechende Report ohne Bildschirm-Vorschau auf dem Drucker ausgegeben.
Report-Vorschau
Oben links im Vorschaufenster sind verschiedene Buttons. Mit dem ganz linken
kann der Report aus der Vorschau heraus gedruckt werden.
Abbildung 84: Berichtevorschau, Ausschnitt links oben
Die Pfeile daneben dienen der Navigation in mehrseitigen Reports. Ein Klick
auf den ganz linken zeigt die erste Seite an, der Button daneben zeigt die im
Report vor der aktuellen Seite liegende Seite an. Diese beiden Buttons sind nur
verwendbar, wenn aktuell nicht die erste Seite angezeigt wird. Analog funktionieren die nächsten beiden Pfeile. Sie bringen die nächste bzw. letzte Seite
zur Ansicht.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
49
Die Eingabe einer Seitenzahl im Seite-Eingabefeld bringt nach Bestätigung mit
<Enter> (bzw. <Return>) diese Seite zur Ansicht.
Die nächsten vier Buttons dienen der Größenanpassung der Anzeige. Im ZoomEingabefeld kann direkt eine Prozentuale Größenangabe zur Darstellungsgröße
gemacht werden.
Ein Klick auf die Tür beendet die Vorschau.
Firmenlogo
Auf den Titelblättern der Auswertungsberichte lässt sich ein Firmenlogo
platzieren. Dieses muss im wmf-Format vorliegen und den Namen „Mainlogo.wmf“ erhalten. Die Datei „Mainlogo.wmf“ wird automatisch eingebunden,
wenn sie sich im gleichen Ordner wie der Projektzeitenmanager befindet.
Abrechnen
Allgemeines
Im Zeiterfassungsfenster gemachte Einträge sind in der Spalte „Abgerechnet“
meist auf „nicht abgerechnet“ gesetzt. Änderungen daran können im „Einträge
abrechnen“-Fenster vorgenommen werden. Vom Hauptfenster ist es über das
Menü „Bearbeiten“ und dort den Menüpunkt „Abrechnen“ zu erreichen. Alternativ dazu können einzelne Einträge über Eintrag bearbeiten abgerechnet werden.
Die Spalten der Tabelle im „Abrechnen“-Fenster lassen sich wie die der
Hauptliste verändern. Klick auf die Spaltenzwischenräume in der Kopfzeile und
anschließendes ziehen verändert die Spaltenbreite. Durch Klick mit der rechten
Maustaste auf die Spaltenköpfe und anschließendes Ziehen können Spalten
vertauscht werden.
Wird das „Einträge abrechnen“ Fenster über den „OK“-Button verlassen, so
werden vorgenommene Änderungen gespeichert. Beim Verlassen über den
„Abbrechen“-Button werden eventuelle Änderungen rückgängig gemacht.
Abbildung 85: „Einträge Abrechnen“-Fenster
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
50
Filter
Das „Einträge abrechnen“ Fenster bietet auf einfache Art viele Möglichkeiten,
die zu bearbeitenden Datensätze auszuwählen. Es gibt vier Filter, die durch
„und“-Bedingungen verknüpft sind. Ein Datensatz muss alle vier Filterbedingungen erfüllen, um angezeigt zu werden. Wird ein Filter nicht benötigt, so
kann er auf „Alles“ gesetzt werden, dann hat er keine einschränkende Wirkung.
Der erste Filter ist der „Abgerechnet“-Filter. Durch ihn kann die Auswahl auf
abgerechnete, nicht abgerechnete, fakturierbare oder auch nicht fakturierbare
Einträge beschränkt werden.
Der „Projekt“-Filter erlaubt die Beschränkung auf Einträge eines Projektes.
In der Mehrbenutzerversion gestattet der „Mitarbeiter“-Filter die Wahl eines
Mitarbeiters. In der Einzelplatzversion kann nur ein Mitarbeiter verwaltet werden, weshalb der „Mitarbeiter“-Filter dort keine Bedeutung hat.
Mit dem Zeitfilter wird der Zeitraum eingegrenzt. Dies geschieht wie im
Hauptfenster entweder durch Auswahl eines Zeitraums in der Zeitraumauswahlbox oder durch direkte Eingabe von Anfangs- und Enddatum.
Spalte Abgerechnet bearbeiten
Damit der Eintrag in der „Abgerechnet“-Spalte bei einem Datensatz verändert
wird, muss dieser markiert werden (linker Mausklick). Anschließend wird mit
der rechten Maustaste das Popup-Menü geöffnet.
Abbildung 86: „Einträge Abrechnen“-Fenster mit geöffnetem Popup-Menü
Durch Klick auf einen Menüpunkt wird der Datensatz entsprechend verändert.
„Alle Einträge“ im Popup-Menü bedeutet alle den Filterregeln entsprechenden
- also alle angezeigten Datensätze werden entsprechend verändert.
Durch Doppelklick auf einen Datensatz wird dieser von „nein“ (nicht abgerechnet) auf „ja“ (abgerechnet) gesetzt. Ist der Eintrag „ja“ bewirkt ein Doppelklick die Änderung auf „nf“ (nicht fakturierbar). Ein „nf“-Eintrag wird durch
Doppelklick wieder auf „nein“ gesetzt.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
51
Datenexport
Excel-Export
Es besteht die Möglichkeit, Projektzeiteneinträge oder Teile davon in eine Exceltabelle zu exportieren. Im Hauptmenü findet sich unter „Reports“ der Eintrag Datenexport. Ein Mausklick auf diesen öffnet das Datenexportfenster.
Dieses ist dem Berichtefenster sehr ähnlich. Es gibt jedoch nur die Liste-Karte,
um die einzelnen Einträge zur Weiterverarbeitung auszuwählen. Auch die verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten fehlen.
Das Festlegen der Auswahlkriterien geschieht genau wie beim Berichtefenster
beschrieben. Ebenso wie beim Berichtefenster kann die Ausgabe der Einträge
durch die Anzeigeoptionen gesteuert werden.
Abbildung 87: Fenster "Datenexport“
Drücken des „Export“-Buttons öffnet die Exportvorschau. Dort werden die ausgewählten Daten in einem Datengitter angezeigt. Stimmt das Ergebnis nicht
mit den Erwartungen überein, genügt es den Abbrechen-Button zu drücken,
damit im Datenexportfenster die Auswahlkriterien oder Anzeigeoptionen
verändert werden können.
Der OK-Button im Vorschaufenster öffnet einen „Datei speichern“-Dialog. In
diesem wird der Name der zu erstellenden Excel-Datei eingegeben. Der Zusatz
„.xls“ braucht nicht eingegeben werden, er wird automatisch hinzugefügt.
Das Datenexportfenster bleibt für weitere Exportvorgänge geöffnet, bis es mit
dem Schließen-Button geschlossen wird.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
52
Abbildung 88: Datenexport Vorschaufenster
Export-Templates
Auch im Datenexportfenster können Templates verwendet werden. Die Verwendung erfolgt völlig analog zur Verwendung im Berichtefenster. Es können
sogar die im Berichtefenster erstellten Templates benutzt werden.
Umgekehrt werden im Datenexportfenster gespeicherte Templates auch im
Berichtefenster zur Auswahl angeboten. In diesem Fall sind für die Darstellungsoptionen keine Werte gespeichert. Für diese werden die beim ersten Programmstart verwendeten Voreinstellungen benutzt.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
53
Einstellungen
Programmoptionen
Der Menüpunkt Programmoptionen ist in beiden Versionen gleich. Er bietet
verschiedene Möglichkeiten, den Projektzeitenmanager an persönliche Erfordernisse und Vorlieben anzupassen. Das Fenster Programmoptionen ist in die
Themenbereiche „Hauptfenster“, „Zeiterfassung“, „Abrechnung“, „Berichte“ und
„Stammdaten“ gegliedert, die jeweils durch eine Karteikarte repräsentiert werden. Durch Klick auf die Tabellenreiter wird die jeweilige Karte angezeigt.
Karte Hauptfenster
Abbildung 89: Optionen-Fenster, Karte Hauptfenster
Auf der Hauptfenster-Karte werden Einstellungen für die Hauptliste vorgenommen. Es kann gewählt werden, ob beim Programmstart der Zeitfilter, der
beim letzten Programmlauf zuletzt gewählt war, eingestellt wird. Oder ob beim
Programmstart ein fest eingestellter Filter verwendet wird. Dieser kann in der
Auswahlbox gewählt werden.
Die Unterkarte „Mitarbeiterfilter“ bietet die gleichen Möglichkeiten für den
Mitarbeiterfilter der Hauptliste. Sie wird nur Inhabern der Rolle „Chef“ und
„Projektleiter“ angezeigt, da nur diesen der Mitarbeiterfilter zur Verfügung
steht.
Bei Spalten kann festgelegt werden, dass beim Programmstart alle Spalten in
der Hauptansicht angezeigt werden. Alternativ können die beim letzten Programmlauf zuletzt sichtbaren angezeigt werden. Dies kann sinnvoll sein, wenn
z.B. keine Projekte in Projektgruppen zusammengefasst sind. Dann sind die
Spalten Projektgruppennummer und Projektgruppenname überflüssig, weil sie
immer leer sind. Mit der Beschränkung auf die zuletzt sichtbaren Spalten werden diese durch einmaliges Ausblenden dauerhaft ausgeblendet.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
54
Abbildung 90: Hauptliste, Spalte "Datum" mit Wochentagsanzeige
Wird das Häkchen bei Datum mit Wochentag gesetzt, erscheint in der Datumsspalte der Hauptliste zusätzlich zum Datum der jeweilige Wochentag.
Dies erleichtert häufig das nachvollziehen älterer Einträge. Die Anzeige der Kalenderwoche wird durch setzen des Häkchens bei Datum mit Kalenderwoche
aktiviert. Es können beide Anzeigen kombiniert werden.
Die Auflistung der Einträge nach Datum ist sicherlich im Allgemeinen sinnvoll.
Natürlich kann unter besonderen Umständen auch eine andere Sortierung von
Vorteil sein. Deshalb kann unter Sortierung eine beliebige Sortierung für den
Programmstart vorgegeben werden. Alternativ kann durch Setzen des Häkchens „Letzte gewählte Sortierung merken“ die jeweils zum Programmende
gewählte Sortierung für den nächsten Programmstart übernommen werden.
Die Voreinstellungen sind nur die Einstellungen für den Programmstart. Sie beinflussen die Konfigurationsmöglichkeiten während des laufenden Programms
nicht.
Karte Zeiterfassung
Abbildung 91: Optionen-Fenster, Karte Zeiterfassung mit Unterkarte Kostenstelle
Bei der täglichen Arbeit mit dem Projektzeitenmanager wird die Zeiterfassung
am häufigsten benutzt. Deshalb gibt es auch umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten, um sie an die persönlichen Wünsche anzupassen. Dies
geschieht auf der Karte Zeiterfassung mit Ihren vier Unterkarten „Kostenstelle“,
„Projekt“, Abgerechnet“ und „Andere“. Die Unterkarten können durch Klick auf
die jeweiligen Tabellenreiter in den Vordergrund geholt werden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
55
Abbildung 92: Ausschnitt Zeiterfassungsfenster, geöffnet mit Voreinstellung „Zeitraum“
Wer seine Einträge immer mit Anfangs- und Endzeitpunkt eingibt, wird bei der
Voreinstellung der Zeitangabe „Zeitraum“ auswählen. Dann können nach Öffnen des Zeiterfassungsfensters ohne weiteren Klick die Zeiten eingegeben
werden. Entsprechendes gilt für die alternative Auswahl „Dauer“. „Letzte Einstellung merken“ öffnet das Zeiterfassungsfenster mit der Einstellung, mit der
es zuvor geschlossen wurde. Mit dem Häkchen vor „Zeitbeginn ist Zeitende
vom letzten Eintrag“ wird die Uhrzeit vom Zeitende für den Zeitbeginn des folgenden Eintrags übernommen. Bei chronologischer Eingabe können so mit nur
einer Zeiteingabe Einträge mit Anfangs- und Endezeit erstellt werden.
Abbildung 93: Ausschnitt Zeiterfassungsfenster, geöffnet mit Einstellung „Kostenstellenname“
Auf der Unterkarte „Kostenstelle“ wird festgelegt, wie die Kostenstelle bei der
Zeiterfassung ausgewählt wird. Es gibt drei Möglichkeiten, nur über den Namen, nur über die Nummer, oder über beides.
Die Option „Letzte gewählte Kostenstelle merken“ bewirkt, dass beim erneuten
Öffnen des Zeiterfassungsfensters bereits die gleiche Kostenstelle eingetragen
ist, die beim letzten Schließen des Zeiterfassungsfensters eingetragen war.
Wenn die Kostenstelle sich nicht oft ändert, ist es sinnvoll, diese Option zu
wählen, da eine Auswahl eingespart wird. Es ist natürlich trotzdem möglich,
die Vorauswahl zu ändern.
Abbildung 94: Ausschnitt Optionen-Fenster: Unterkarte Projekt
Die Unterkarte „Projekt“ bietet die gleichen Einstellmöglichkeiten für die Projektauswahl bei der Zeiterfassung, wie oben für Kostenstellen beschrieben.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
56
Abbildung 95: Ausschnitt Optionen-Fenster: Unterkarte Abgerechnet
Die Voreinstellung der „Abgerechnet“-Auswahlbox der Zeiterfassung lässt sich
auf der Unterkarte „Abgerechnet“ festlegen. Ob „abgerechnet“, „nicht abgerechnet“ oder „nicht fakturierbar“ als Voreinstellung verwendet werden soll,
wird mit der Auswahlbox festgelegt. Die Möglichkeit „abgerechnet“ zu wählen
entfällt bei der Mehrbenutzerversion für Inhaber der Rollen „Mitarbeiter“ und
„Projektleiter“, da dies nicht mit ihren Rechten vereinbar ist.
Bei „Voreinstellung für jeden neuen Eintrag“ wird nach jedem erfolgtem Eintrag die Auswahlbox auf die Voreinstellung zurückgesetzt. Bei der Voreinstellung „nicht abgerechnet“ verhindert diese Einstellung ein versehentliches Eintragen als „abgerechnet“ oder „nicht fakturierbar“, da diese Kennzeichen für
jeden Eintrag explizit gewählt werden müssen.
Wer jedoch häufig mehrere bezüglich der Abrechnung gleichartige Einträge
nacheinander eingibt, wird „Voreinstellung beim Öffnen der Zeiterfassung“
wählen. Dann bleiben während der Eingabe geänderte Einstellungen der „Abgerechnet“-Auswahlbox erhalten, bis das Zeiterfassungsfenster geschlossen
wird.
Es ist auch möglich, die Voreinstellung auf den Programmstart zu beschränken.
Soll überhaupt keine Voreinstellung verwendet werden, so ist „Letzte Einstellung merken“ zu wählen. In diesem Fall wird die jeweilige (vom Benutzer
geänderte) Einstellung beibehalten, auch nach einem Neustart des Programms.
Abbildung 96: Ausschnitt Optionen-Fenster: Unterkarte „Dauer"
Damit Einträge möglichst schnell und einfach zu erstellen sind, gibt es für die
einzugebende Dauer Vorgabewerte. Diese können bei der Zeiterfassung einfach
in der Zeitdauer-Auswahlbox durch Mausklick gewählt werden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
57
Abbildung 97: Ausschnitt Optionen-Fenster: Unterkarte "Soll/Ist Anzeige"
Wird das Häkchen auf der „Soll/Ist Anzeige“-Karte entfernt, wird bei der
Zeiterfassung auf die Gesamtprojektzeitenanzeige mit aktuellem Soll/Ist Vergleich verzichtet.
Abbildung 98: Ausschnitt Optionen-Fenster: Unterkarte „Andere“
Weitere Einstellmöglichkeiten bietet die Unterkarte „Andere“. Es besteht die
Möglichkeit, die Tätigkeit vom zuletzt gemachten Eintrag als Voreinstellung für
den nächsten Eintrag zu übernehmen. Auch der letzte Ort und der letzte Kommentar können als Voreinstellung übernommen werden. Alle drei Voreinstellungen können manuell geändert werden.
„Letzte Kommentare merken“ bewirkt, dass die Kommentare gespeichert werden. Sie können dann einfach in einem zur Auswahlbox gewandelten Kommentareingabefeld gewählt werden. Ein manuelles Eingeben ist weiterhin
möglich.
Wird das Häkchen bei „Tätigkeit in Kommentarzeile übernehmen“ gesetzt, wird
die Tätigkeit in der Kommentarzeile wiederholt. Auch dies ist nur die Voreinstellung und kann manuell verändert werden.
Abbildung 99: Ausschnitt ZeiterfassungsFenster, Tätigkeit in Kommentarzeile
Karte Abrechnung
Auf der Karte „Abrechnung“ wird festgelegt, ob die im Abrechnungsfenster
vorgenommen Filtereinstellungen gespeichert werden. Dann werden diese beim
nächsten Aufruf des Abrechnungsfensters als Voreinstellung übernommen.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
58
Abbildung 100: Optionen-Fenster, Karte Abrechnung
Karte Berichte
Im Berichtefenster können die Auswahlkriterien Projekte, Projektgruppen, Kostenstellen und Mitarbieter über Nummer oder Name gewählt werden. Auf der
Berichtekarte gibt es für diese Auswahlkriterien Unterkarten, auf denen
eingestellt wird, ob die Auswahl über Nummer, Name oder beides möglich ist.
Durch die möglichen Beschränkungen wird die Übersichtlichkeit bei den
Auswahlkriterien erhöht.
Im unteren „Allgemein“-Feld wird eingestellt, ob die Berichte mit Deckblatt
ausgegeben werden und ob eine Fussnote auf jedem Berichteblatt erscheint.
Der Text dieser Fussnote kann unten rechts im Eingabefeld geändert werden.
Abbildung 101: Optionen-Fenster, Karte Berichte mit Unterkarte Kostenstellen
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
59
Karte Stammdaten
Die Optionenkarte Stammdaten enthält Unterkarten für die Stammdaten Projekte, Projektgruppen, Tätigkeiten, Kostenstellen und Mitarbeiter. Hier kann die
Sortierung der Anzeige in den jeweiligen Stammdatenfenstern nach dem Programmstart eingestellt werden. Es kann eine frei wählbare Sortierung fest
eingestellt werden, oder die beim Programmende gewählte Sortierung wiederverwendet werden. Die Orte sind immer alphabetisch geordnet.
Abbildung 102: Optionen, Karte Stammdaten, Unterkarte Projekte
Die Unterkarte Projekte enthält außerdem noch das Feld Projektstatus. Hier
kann der Text, der auf Listenreports bei gewählter Anzeigeoption „Projektstatus“ ausgegeben wird, verändert wird.
Karte Allgemein
Auf dieser Karte kann die Erinnerungsfunktion aktiviert werden. Bei aktivierter
Erinnerungsfunktion wird auf dem Bildschirm unten rechts eine kleine Uhr
angezeigt.
Abbildung 103: eingeblendete Uhr bei aktivierter Eingabeerinnerung
Die Dauer von der letzten Eingabe bis zur Erinnerung ist auf 30 Minuten voreingestellt. Dieser Wert kann im Eingabefeld geändert werden. Er wird in Minuten angegeben und muss zwischen 5 und 240 liegen.
Ist diese Zeit verstrichen, erscheint das Zeiterfassungsfenster auf dem Bildschirm. Wenn das Häkchen bei „Erinnerung mit Signalton“ gesetzt ist ertönt
gleichzeitig ein kurzer Signalton.
Wird das Zeiterfassungsfenster ohne neuen Eintrag geschlossen, erscheint es
nach 2 Minuten wieder. Diese Nacherinnung wird ausgelöst bis ein Eintrag
eingegeben wird oder die Erinnerungsfunktion ausgeschaltet wird.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
60
Dateipfade
Da in der Mehrbenutzerversion die Daten in einer Datenbank gespeichert werden, kommt der Menüpunkt Dateipfade nur in der Einzelplatzversion vor. Er
spaltet sich in die Unterpunkte XML-Dateien und Template-Dateien auf.
„XML-Dateien“ dient dazu, den Pfad zu bestimmen, in dem die XML-Dateien
gespeichert werden. XML-Dateien werden in der Einzelplatzversion verwendet,
um die vom Nutzer gemachten Einträge zu speichern. Wird dieser Pfad
verändert, werden auch bereits existierende XML-Dateien mit verschoben.
Abbildung 104: Wahl des XML-Dateipfades
Durch Auswahl von XML-Dateien öffnet sich das Fenster „Pfad der XMLDateien“. Es zeigt den aktuellen Pfad an. Dieser wird durch Doppelklick auf die
Ordner verändert. Zur Wahl des Laufwerks dient unten links die Auswahlbox.
Befinden sich im Zielordner bereits XML-Dateien, erscheint folgendes Fenster.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
61
Abbildung 105: Sicherheitsabfrage bei im Zielordner vorhandenen XML-Dateien
„Abbrechen“ macht den ganzen Vorgang rückgängig und der Pfad bleibt unverändert. Drücken des Buttons „Nein“ bewirkt, dass der Pfad geändert wird
und keine XML-Dateien verschoben werden. Der Projektzeitenmanager verwendet jetzt die im Zielordner vorgefundenen XML-Dateien. Wird der Button
„Ja“ gedrückt, werden die im Zielordner vorhandenen Dateien von denen, mit
den aktuell gearbeitet wird, überschrieben.
Unter dem Menüpunkt „Template-Dateien“ erfolgt das Verändern des Pfads der
Template-Dateien völlig analog.
In der Mehrbenutzerversion entfällt der Menüpunkt Dateipfade. Dort werden
die Stammdaten, Einträge und auch die Templates in einer Datenbank gespeichert.
Nutzereinstellungen
In der Einzelplatzversion kann unter dem Menüpunkt Nutzereinstellungen ein
Eintrag „Organisation“ gemacht werden. Dieser wird auf Reports im Kopf mit
ausgedruckt.
Die Mehrbenutzerversion hat den Eintrag „Organisation“ fest in der Datenbank
gespeichert.
Abbildung 106: Erfassungsmaske Nutzereinstellungen der Einzelplatzversion
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
62
Datei
Log-Datei
In der Log-Datei werden Anlegen, Ändern und Löschen von Stammdaten protokolliert. Dies geschieht vollautomatisch, manuelle Eintragungen sind nicht
möglich. Die Log-Datei kann vom Hauptfenster aus über das Menü Datei,
Menüpunkt „Log-Datei einsehen“, eingesehen werden. Dort sind unter dem
jeweiligen Datum die Vorgänge aufgelistet.
Die Mehrbenutzerversion legt die Log-Datei jeweils lokal auf dem Rechner ab.
Zum Einsehen wird die Rolle „Chef“ oder „Administrator“ benötigt.
Zur Navigation innerhalb der Datei dient der Schieberegler auf der rechten
Seite des Fensters. Geschlossen wird das Fenster durch Klick auf das Kreuz
rechts oben in der Ecke.
Abbildung 107: Anzeigen der Log-Datei
Durch Auswahl des Menüpunktes „Log-Datei löschen“ wird diese gelöscht.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
63
Rollen
Jeder Nutzer der Mehrbenutzerversion bekommt eine bestimmte Rolle zugewiesen. Durch diese Rolle werden seine Rechte bestimmt. Bei der Einzelplatzversion ist dies überflüssig, da sie nur von einer Person verwendet wird.
Es gibt die Rollen „Mitarbeiter“, „Projektleiter“, ,„Projektleiter erweitert“,
„Chef“, „Chef erweitert“ und „Administrator“. Vom Installationsprogramm wird
automatisch ein Administrator mit dem Loginnamen „admin“ und dem Passwort „pzmadmin“eingerichtet. Die Daten dieses Administrators können beliebig
geändert werden. Gelöscht werden kann er allerdings nur, wenn mindestens
ein weiterer Nutzer die Rolle Administrator inne hat. Dadurch ist sichergestellt,
dass es immer einen Zugang der Rolle Administrator gibt. Die volle Funktionalität des Programms ist damit dauerhaft gesichert.
Inhaber der Rolle Administrator genießen sehr umfassende Rechte. Sie dürfen
in vollem Umfang Stammdaten anlegen und ändern. Auch XML-Dateien können sie übernehmen, sowie Stammdatenberichte ausdrucken. Zuordnungen
von Tätigkeiten und Mitarbeitern zu Projekten sind in ebenfalls möglich. Die
einzige Beschränkung der Administratorrolle liegt bei den auswertenden
Berichten der Projektzeiteneinträge. Hier kann ein Administrator nur seine eigenen Einträge auswerten.
Die Rolle Chef ist ähnlich umfassend wie die des Administrators. Die beiden
Rollen unterscheiden sich in zwei Punkten. Zum Einen gestattet die Rolle Chef
im Unterschied zur Rolle Administrator uneingeschränkte Auswertungen über
alle Einträge aller Mitarbeiter. Zum Anderen gibt es eine Einschränkung bei der
Stammdatenbearbeitung von Mitarbeiterdaten. Der Chef-Rolleninhaber kann
keinen Mitarbeiter „aktiv“ setzen. Dies bleibt allein der Rolle Administrator
vorbehalten. Die sonstige Stammdatenanlage und –bearbeitung ist auch mit
der Rolle Chef möglich.
Mitarbeiter können weder Stammdaten verändern, noch Zuordnungen von
Tätigkeiten oder Mitarbeitern zu Projekten vornehmen. Auch XML-Dateien
können sie nicht übernehmen. Sie können auch keine Stammdatenberichte anfertigen. Sie können Einträge vornehmen und diese eigenen Einträge auswerten.
Eine Erweiterung der „Mitarbeiter“-Rolle ist die Rolle „Projektleiter“. Diese
Rolle kann bei den Mitarbeiterstammdaten zugewiesen werden, oder auch bei
„Projekten Mitarbeiter zuordnen“. Bei den Mitarbeiterstammdaten wird die
Rolle Mitarbeiter automatisch durch Projektleiter ersetzt, wenn der Mitarbeiter
bei mindestens einem Projekt zum Projektleiter ernannt wurde.
Die Umkehrung erfolgt nicht automatisch. Wer einmal Projektleiter ist, bleibt
dies auch, wenn es aktuell kein Projekt gibt, welches er leitet. Die Rolle kann
dann nur über Mitarbeiterstammdaten geändert werden.
Abbildung 108: „Projekten Mitarbeiter zuordnen“-Fensterausschnitt
Die Rolle Projektleiter erweitert die Rechte des Mitarbeiters bezüglich des Projektes, das er leitet. Er kann diesem Projekt Tätigkeiten und Mitarbeiter zuordnen, allerdings nicht den Projektleiter ändern. Bei den Berichten kann er nicht
nur seine Einträge, sondern alle Einträge des Projektes auswerten. Dies kann er
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
64
auch nach Mitarbeitern getrennt. Ein Projektleiter kann auch neue Projekte
anlegen. Bei diesen Projekten ist er automatisch Projektleiter.
Die Rollen „Projektleiter erweitert“ und „Chef erweitert“ erweitern die jeweiligen Rollen um das Recht Einträge für andere Mitarbeiter anlegen, bearbeiten
und löschen zu können.
Inhaber der Rolle „Chef erweitert“ können dies für alle Mitarbeiter. Die Rolle
„Projektleiter erweitert“ gestattet dies nur für Einträge bei eigenen Projekten.
Die folgende Tabelle listet die Rechte für jede Rolle auf. Jede Rolle kann mehrfach vergeben werden.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
65
Rechtetabelle der verschiedenen Rollen
∗
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
(x)∗ (x)*
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
(x)∗
x
x
x
x
x
x
x
(x)∗
x
x
x
x
Admin
Chef erweitert
x
x
x
Chef
x
Projektleiter erweitert
Hauptansicht
eigene Einträge
alle Einträge eines Projektes
alle Einträge einer Projektgruppe
alle Einträge
Stammdaten anlegen/ändern:
Projektgruppe
Projekt
Projekt aktivieren
Tätigkeiten
Kostenstellen
Orte
Mitarbeiter
Mitarbeiter aktivieren/deaktivieren
Zuordnungen:
Tätigkeit -> Projekt (eigenes Projekt)
Tätigkeit -> Projekt (allgemein)
MA -> Projekt (eigenes Projekt)
MA -> Projekt (allgemein)
Auswertung:
eigene Einträge
alle Einträge eines Projektes
(eigenes Projekt)
alle Einträge
Datenexport:
eigene Einträge
alle Einträge eines Projektes
(eigenes Projekt)
alle Einträge
Zeiterfassung:
eigene Einträge
Einträge aller Mitarbeiter (eigenes Projekt)
alle Einträge
Sonstiges:
Abrechnen
eigenes Passwort ändern
fremdes Passwort ändern
Projektlleiter
Mitarbeiter
Rechte
x
bei der Zeiterfassung Auswahl zwischen „nicht abgerechnet“ und „nicht fakturierbar“
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
66
Datenmodell
Projektgruppe
Projekt 1
Projekt 2
Projekt ...
Projekt n
Eintrag 1
Eintrag 2
Eintrag ...
Eintrag n
Tätigkeit
Kostenstelle
Zeit / Dauer
Ort
Mitarbeiter
Muss Einträge
Kann Einträge
Das Projekt steht im Mittelpunkt des Datenmodells vom Projektzeitenmanager.
Ein Projekt besteht aus vielen Einträgen. Diese sind eine Verknüpfung von verschiedenen Ressourcen.
Mehrere Projekte lassen sich in Projektgruppen zusammenfassen.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
67
Unterschiede Einzelplatz - Mehrbenutzerversion
Den Projektzeitenmanager gibt es als Einzelplatz- und als Mehrbenutzerversion.
Es gibt zwei wesentliche Unterschiede zwischen Einzelplatz- und Mehrbenutzerversion. Zum Einen kann mit der Einzelplatzversion im Gegensatz zur
Mehrbenutzerversion nur ein Mitarbeiter verwaltet werden. Der zweite Unterschied besteht in der Datenhaltung. In der Einzelplatzversion werden die Daten
in XML-Dateien gespeichert, in der Mehrbenutzerversion werden sie in einer
Datenbank abgelegt.
Die unterschiedliche Datenorganisation begründet sich durch unterschiedliche
Anforderungen. In der Mehrbenutzerversion gibt es verschiedene
Zugriffsrechte, welche für die Einzelplatzversion nicht nötig sind.
Da es in der Einzelplatzversion nur einen Nutzer gibt, hat dieser auch alle
Berechtigungen. Er darf Stammdaten anlegen, Einträge machen und Berichte
ausgeben.
Die Mehrbenutzerversion gestattet auch Auswertungen über mehrere (alle)
Mitarbeiter. Dafür ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter die gleichen
Stammdaten verwenden. Würde jeder Mitarbeiter seine eigenen Stammdaten
anlegen, gäbe es bald viele verschiedene Bezeichnungen für z.B. die gleiche
Tätigkeit („Telefonat“, „telefonieren“, „fernsprechen“). Auswertungen würden
damit sehr unübersichtlich. Deshalb ist das Anlegen der Stammdaten in der
Mehrbenutzerversion Inhabern der Rolle „Chef“ und „Administrator“ vorbehalten.
Damit die verschiedenen Rechte gewahrt werden, muss sich in der Mehrbenutzerversion jeder Nutzer mit seinem Loginnamen und Passwort anmelden.
Unterschiede zwischen den Mehrbenutzerversionen
Die Mehrbenutzerversion gibt es für verschiedene Datenbankmanagementsysteme (DBMS). Es gibt je eine Version für Firebird, MySQL und MSSQL. Der
Funktionsumfang ist gleich, egal für welches DBMS man sich entscheidet. Auf
Besonderheiten der einzelnen DBMS (z.B Rechtevergabe, Systemvoraussetzungen) wird im jeweiligen pzmAdminhandbuch näher eingegangen.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
68
Testzeitraum
Der Projektzeitenmanager kann nach der Erstinstallation 30 Tage benutzt werden. Nach Ablauf dieser Zeit lässt er sich nur mit gültiger Lizenz starten.
Für die Einzelplatzversion wird eine gültige Lizenzdatei pzm_key.txt in das
gleiche Verzeichnis, in welchem sich die Projektzeitenmanager.exe befindet,
kopiert. Diese Lizenzdatei enthält einen personenbezogenen Lizenzschlüssel. Es
können damit nur XML-Dateien von der Person, für die der Schlüssel erstellt
wurde, bearbeitet werden.
Bei der Mehrbenutzerversion wird die Lizenzdatei mit dem Programm pzmAdmin eingelesen. Zum Testen wird eine Testlizenz benötigt. Diese ist im Internet
unter http://www.projektzeitenmanager.de kostenlos erhältlich.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
69
Datensicherheit
Der Projektzeitenmanager selbst bietet keine Möglichkeiten um Sicherheitskopien der von ihm gespeicherten Daten anzulegen. Bitte vergessen Sie nicht,
die XML- und PMT-Dateien der Einzelplatzversion in Ihre regelmäßige Datensicherung mit aufzunehmen.
Die Administratoren der Mehrbenutzerversion sind für die Sicherheit der Daten
aller Nutzer verantwortlich. Deshalb müssen Sie besondere Sorgfalt bei der
Datensicherung walten lassen. Die Mehrbenutzerversion speichert die Daten in
der Datei pzm_v1.fdb. Wenn Sie den Pfad zu dieser Datei nicht mehr wissen,
können Sie ihn sich vom Programm pzmAdmin anzeigen lassen.
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
70
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Login Fenster der Mehrbenutzerversion ......................................................................................................................5
Abbildung 2: Hauptfenster........................................................................................................................................................................6
Abbildung 3: Projektgruppenfenster mit lokalem Popup-Menü.....................................................................................................6
Abbildung 4: Projektgruppen-Eingabemaske.......................................................................................................................................7
Abbildung 5: Projektgruppenfenster.......................................................................................................................................................7
Abbildung 6: Projekte-Eingabemaske.....................................................................................................................................................8
Abbildung 7: Projektfenster ......................................................................................................................................................................8
Abbildung 8: Zuordnungsfenster Tätigkeiten-Projekte .....................................................................................................................9
Abbildung 9: Zuordnungsfenster Mitarbeiter-Projekte.................................................................................................................. 10
Abbildung 9: Zeiterfassungsfenster ..................................................................................................................................................... 10
Abbildung 10: ausgefülltes Zeiterfassungsfenster .......................................................................................................................... 12
Abbildung 11: Bearbeiten eines Eintrags ........................................................................................................................................... 12
Abbildung 12: Berichte-Fenster mit geöffneter Verknüpfungsauswahlbox............................................................................. 14
Abbildung 13: Berichte-Fenster mit geöffnetem Popup-Menü................................................................................................... 15
Abbildung 14: Titelblatt vom Bericht “Liste”..................................................................................................................................... 16
Abbildung 15: Seite vom Bericht “Liste” mit den Darstellungsoption „mit Streifen“............................................................ 16
Abbildung 16: Seite von „Statistik”-Bericht, Darstellungsoption ”Tabelle”.............................................................................. 17
Abbildung 17: Template-Speicherndialogfenster der Einzelplatzversion ................................................................................. 17
Abbildung 18: Template-Speicherndialogfenster der Mehrbenutzerversion ........................................................................... 18
Abbildung 19: Hauptfenster, Einzelplatzversion.............................................................................................................................. 19
Abbildung 20: Hauptfenster-Ausschnitt: Zeitfilter-Auswahlboxen ........................................................................................... 20
Abbildung 21: Hauptfenster-Ausschnitt, Mitarbeiterauswahlbox für Hauptliste .................................................................. 20
Abbildung 22: Popupmenü der Hauptliste......................................................................................................................................... 20
Abbildung 23: Hauptliste-Ausschnitt, sortiert nach Datum......................................................................................................... 21
Abbildung 24: Hauptansicht bearbeiten Fenster ............................................................................................................................. 21
Abbildung 25: Hauptfenster-Ausschnitt: Statusbar, linke Seite ................................................................................................. 21
Abbildung 26: Hauptfenster-Ausschnitt: Statusbar Mehrbenutzerversion, rechte Seite..................................................... 21
Abbildung 27: Hauptfenster-Ausschnitt: Statusbar Einzelplatzversion, rechte Seite........................................................... 21
Abbildung 28: Zeiterfassungsfenster................................................................................................................................................... 22
Abbildung 29: Auschnitt Zeiterfasssung, aufgeklappte Dauer-Auswahlbox............................................................................ 23
Abbildung 30: Zeiterfassungsfenster-Ausschnitt, fest eingetragener Mitarbeiter ................................................................ 23
Abbildung 31: Zeiterfassungsfenster-Ausschnitt, Kostenstellenauswahl über Name........................................................... 23
Abbildung 32: Zeiterfassungsfenster-Ausschnitt, beliebige Kostenstellenauswahl .............................................................. 24
Abbildung 32: Ausschnitt Zeiterfassungsfenster mit aufgeklappter Kommentarauswahl................................................... 24
Abbildung 33: Soll-ist Anzeige im Zeiterfassungsfenster ............................................................................................................. 24
Abbildung 34: Soll-ist Anzeige mit weit überschrittenem Soll ................................................................................................... 24
Abbildung 35: Zeiterfassungsfenster-Ausschnitt, unterer Teil .................................................................................................... 25
Abbildung 36: Hinweis, wenn neuer Eintrag nicht in Hauptliste sichtbar ............................................................................... 25
Abbildung 37: Bearbeiten-Fenster ....................................................................................................................................................... 26
Abbildung 38: Abfrage beim Löschen eines Eintrags...................................................................................................................... 26
Abbildung 39: Projektgruppenfenster ................................................................................................................................................. 27
Abbildung 40: Popup-Menü des Projektgruppenfensters, Sortierung nach Nummer ........................................................... 28
Abbildung 41: Projektgruppen-Eingabemaske.................................................................................................................................. 28
Abbildung 42: Projektgruppenfenster mit geöffnetem Popup-Menü. Listensortierung nach Name. ............................... 28
Abbildung 43: Projekt-Eingabemaske ................................................................................................................................................. 29
Abbildung 44: Tätigkeits-Eingabemaske ............................................................................................................................................ 30
Abbildung 45: Ort-Eingabemaske......................................................................................................................................................... 30
Abbildung 46: Kostenstellen-Eingabemaske..................................................................................................................................... 30
Abbildung 47: Bereits ausgefüllte Mitarbeiter-Eingabemaske der Mehrbenutzerversion................................................... 31
Abbildung 48: Mitarbeiter Eingabemaske Ausschnitt mit aufgeklappter Rechteauswahlbox............................................ 32
Abbildung 49: „Passwort ändern"- Fenster........................................................................................................................................ 32
Abbildung 50: Zuordnungsfenster Tätigkeiten-Projekte................................................................................................................ 33
Abbildung 51: einer Tätigkeit Projekte zuordnen ............................................................................................................................ 34
Abbildung 51: „Mitarbeiter Projekten zuordnen“ Fenster mit aufgeklappter Projektleiterauswahlbox........................... 34
Abbildung 52: Hauptfenster-Ausschnitt mit geöffnetem „Suchen und ersetzen“-Menü .................................................... 35
Abbildung 53: Hinweis, wenn eine Tätigkeit bereits in den Stammdaten vorhanden ist .................................................... 36
Abbildung 54: Hinweis, wenn eine Projektnummer bereits anderweitig vergeben ist. ........................................................ 36
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
71
Abbildung 55: noch unvollständige Mitarbeiter-Stammdaten nach XML-Übernahme........................................................ 36
Abbildung 56: XML-Übernahme, Hinweis bei bereits vorhandenem Datensatz ..................................................................... 37
Abbildung 57: Berichte-Fenster, Karte „Liste” .................................................................................................................................. 38
Abbildung 58: Titelblatt Listereport, mit Untertitel, ohne Logo .................................................................................................. 39
Abbildung 59: Berichtfensterausschnitt, Eingabezeile für zusätzlichen Berichtetitel .......................................................... 39
Abbildung 60: Berichtefenster-Ausschnitt: Auswahlkriterien ..................................................................................................... 39
Abbildung 61: Soll / Ist Report: eingeschränkte Auswahlmöglichkeiten.................................................................................. 40
Abbildung 62: Berichtefenster-Ausschnitt Anzeigeoptionen der Liste-Karte (oberer Teil) ................................................. 40
Abbildung 63: Berichtefenster-Ausschnitt Anzeigeoptionen der Liste-Karte (unterer Teil)................................................ 41
Abbildung 64: Berichtefenster-Ausschnitt Zeitraum...................................................................................................................... 41
Abbildung 65: Berichtefenster-Ausschnitt “Darstellung”(Karte „Liste“) ................................................................................... 41
Abbildung 66: Eingeschränkte Anzeige- und Darstellungsoptionen beim Projektstatusreport ......................................... 42
Abbildung 67: Vorschau Projektstatusreport .................................................................................................................................... 43
Abbildung 68: Berichtefenster-Ausschnitt „Darstellung” (Karte „Statistik“) ........................................................................... 43
Abbildung 69: Berichtsvorschau, Karte “Statistik”, Option „Tabelle“ ......................................................................................... 44
Abbildung 70: Bericht mit Option „Tabelle mit Streifen“ .............................................................................................................. 44
Abbildung 71: Berichtevorschau „Balkendiagramm” ...................................................................................................................... 45
Abbildung 72: Berichtevorschau “Tortendiagramm”....................................................................................................................... 45
Abbildung 73: Soll / Ist Report, Tabelle Projekte ............................................................................................................................. 46
Abbildung 74: Soll / Ist Report: Tabelle .............................................................................................................................................. 46
Abbildung 75: Anzeigeoptionen Extended Bericht; Projekte aufgeschlüsselt nach Mitarbeitern und Kostenstellen.. 47
Abbildung 76: Extended Bericht mit Darstellungsoption Abgrenzungslinien.......................................................................... 47
Abbildung 77: Darstellungsoptionen Extended ................................................................................................................................ 48
Abbildung 78: Speichern-Dialog, Einzelplatzversion ...................................................................................................................... 48
Abbildung 79: Template speichern Fenster, Mehrbenutzerversion............................................................................................. 48
Abbildung 80: Berichtefenster-Bildausschnitt “Templates” ......................................................................................................... 49
Abbildung 81: Berichtevorschau, Ausschnitt links oben................................................................................................................ 49
Abbildung 82: „Einträge Abrechnen“-Fenster................................................................................................................................... 50
Abbildung 83: „Einträge Abrechnen“-Fenster mit geöffnetem Popup-Menü.......................................................................... 51
Abbildung 84: Fenster "Datenexport“ ................................................................................................................................................. 52
Abbildung 85: Datenexport Vorschaufenster.................................................................................................................................... 53
Abbildung 86: Optionen-Fenster, Karte Hauptfenster.................................................................................................................... 54
Abbildung 87: Hauptliste, Spalte "Datum" mit Wochentagsanzeige......................................................................................... 55
Abbildung 88: Optionen-Fenster, Karte Zeiterfassung mit Unterkarte Kostenstelle............................................................. 55
Abbildung 89: Ausschnitt Zeiterfassungsfenster, geöffnet mit Voreinstellung „Zeitraum“ ................................................ 56
Abbildung 90: Ausschnitt Zeiterfassungsfenster, geöffnet mit Einstellung „Kostenstellenname“.................................... 56
Abbildung 91: Ausschnitt Optionen-Fenster: Unterkarte Projekt ............................................................................................... 56
Abbildung 92: Ausschnitt Optionen-Fenster: Unterkarte Abgerechnet .................................................................................... 57
Abbildung 93: Ausschnitt Optionen-Fenster: Unterkarte „Dauer".............................................................................................. 57
Abbildung 94: Ausschnitt Optionen-Fenster: Unterkarte "Soll/Ist Anzeige" ........................................................................... 58
Abbildung 95: Ausschnitt Optionen-Fenster: Unterkarte „Andere“............................................................................................ 58
Abbildung 96: Ausschnitt ZeiterfassungsFenster, Tätigkeit in Kommentarzeile..................................................................... 58
Abbildung 97: Optionen-Fenster, Karte Abrechnung ..................................................................................................................... 59
Abbildung 98: Optionen-Fenster, Karte Berichte mit Unterkarte Kostenstellen .................................................................... 59
Abbildung 99: Optionen, Karte Stammdaten, Unterkarte Projekte............................................................................................. 60
Abbildung 100: eingeblendete Uhr bei aktivierter Eingabeerinnerung ..................................................................................... 60
Abbildung 101: Wahl des XML-Dateipfades ..................................................................................................................................... 61
Abbildung 102: Sicherheitsabfrage bei im Zielordner vorhandenen XML-Dateien ............................................................... 62
Abbildung 103: Erfassungsmaske Nutzereinstellungen der Einzelplatzversion ...................................................................... 62
Abbildung 104: Anzeigen der Log-Datei ............................................................................................................................................ 63
Abbildung 105: „Projekten Mitarbeiter zuordnen“-Fensterausschnitt ...................................................................................... 64
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
72
Index
Abbildungsverzeichnis ............................................................................................................................................................................. 71
Abrechnen ................................................................................................................................................................................................... 50
Filter .......................................................................................................................................................................................................... 51
Spalte Abgerechnet bearbeiten ......................................................................................................................................................... 51
Beispiele...................................................................................................................................................................................................5, 14
Berichte........................................................................................................................................................................................................ 38
Anzeigeoptionen .................................................................................................................................................................................... 40
Auswahlkriterien.................................................................................................................................................................................... 39
Liste Darstellungsoptionen ................................................................................................................................................................. 41
Soll/Ist Darstellungsoptionen ............................................................................................................................................................. 45
Statistik Darstellungsoptionen........................................................................................................................................................... 43
Titelblatt................................................................................................................................................................................................... 39
Zeitraum................................................................................................................................................................................................... 41
Das Hauptfenster....................................................................................................................................................................................... 19
Dateipfade................................................................................................................................................................................................... 61
Datenexport ................................................................................................................................................................................................ 52
Datenmodell................................................................................................................................................................................................ 67
Datensicherheit.......................................................................................................................................................................................... 70
Datumsauswahlfeld .................................................................................................................................................................................. 22
Drucken-Button......................................................................................................................................................................................... 49
Einstellungen.............................................................................................................................................................................................. 54
Eintrag bearbeiten .................................................................................................................................................................................... 25
Eintrag löschen .......................................................................................................................................................................................... 26
Excel-Export................................................................................................................................................................................................ 52
Export-Templates ...................................................................................................................................................................................... 53
Extended ...................................................................................................................................................................................................... 47
Firmenlogo .................................................................................................................................................................................................. 50
Hauptansicht bearbeiten......................................................................................................................................................................... 20
Karte Allgemein ......................................................................................................................................................................................... 60
Kostenstellen .............................................................................................................................................................................................. 30
Log-Datei..................................................................................................................................................................................................... 63
Login 5
Mitarbeiter .................................................................................................................................................................................................. 30
Mitarbeiterfilter......................................................................................................................................................................................... 20
Neuer Eintrag ............................................................................................................................................................................................. 22
Nutzereinstellungen ................................................................................................................................................................................. 62
Orte 30
Passwort ändern ........................................................................................................................................................................................ 32
Programmoptionen ................................................................................................................................................................................... 54
Abrechnung ............................................................................................................................................................................................. 58
Berichte .................................................................................................................................................................................................... 59
Hauptfenster ........................................................................................................................................................................................... 54
Stammdaten............................................................................................................................................................................................ 60
Zeiterfassung .......................................................................................................................................................................................... 55
Projekte ........................................................................................................................................................................................................ 29
inaktiv ....................................................................................................................................................................................................... 29
Projektstatus ........................................................................................................................................................................................... 60
Projekten Mitarbeiter zuordnen............................................................................................................................................................ 34
Projekten Tätigkeiten zuordnen ............................................................................................................................................................ 33
Projektgruppen........................................................................................................................................................................................... 28
Projektstatusreport ................................................................................................................................................................................... 42
Rechte.................................................................................................................................................................................................... 64, 66
Rechtetabelle.............................................................................................................................................................................................. 66
Report-Vorschau........................................................................................................................................................................................ 49
Rollen..................................................................................................................................................................................................... 64, 66
Sollzeit.......................................................................................................................................................................................................... 29
Stammdaten ............................................................................................................................................................................................... 27
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
73
Suchen und ersetzen................................................................................................................................................................................ 35
Tätigkeiten................................................................................................................................................................................................... 29
Templates..................................................................................................................................................................................................... 48
Testzeitraum ............................................................................................................................................................................................... 69
Vorschau-Button ....................................................................................................................................................................................... 49
XML-Dateien übernehmen ..................................................................................................................................................................... 35
Zeiteingaben............................................................................................................................................................................................... 23
Zeiterfassungsfenster............................................................................................................................................................................... 22
Zeitfilter ....................................................................................................................................................................................................... 19
s.a.d System Analyse und Design GmbH
Ludwig-Erhardt-Str. 12
D – 34131 Kassel
http:
www.projektzeitenmanager.de
mail:
[email protected]
Projektzeitenmanager Benutzerhandbuch
74
Was this manual useful for you? yes no
Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

Download PDF

advertisement