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Office Manager

Inhaltsverzeichnis

I Willkommen

II Neuigkeiten

III Installation

Erstinstallation

Upgrade-Installation

32 oder 64 Bit

Programmeinrichtung

Software registrieren

Arbeitsweise

IV Benutzeroberfläche

V Menü-Referenz

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Menü Datei

Menü Start

Menü Erstellen

Menü Bearbeiten

Menü Ansicht

Menü Hilfe

Menü Aufgabe

Menü Navigator

Menü Administrator

Menüband anpassen

VI Benutzer-Dokumentation

Archiv öffnen

Dokumente erstellen

Neues Dokument

Dokumentvorlagen

Inhaltsverzeichnis 1

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Office Manager

Archivattribute aus Gruppierung

Kopien und Klone

Dokumente importieren

Drag and Drop von Dateien und E-Mails

Datei aus Zwischenablage einfügen

Senden vom Explorer

Internetadressen übernehmen

Verzeichnisüberwachung

Eingehende Faxe importieren

Massenimport

Erweiterter Import

Office Manager-Dateien

Importprofile

Scannen

Scannen mit Standard-Scanner

Scannen mit Dokumenten-Scannern

Fujitsu ScanSnap

Sceye-Dokumentenkamera

OCR-Software

Scan-Profile

Dokument-Eigenschaftendialog

Dokumente suchen

Projektnavigator

Primäre Suchfelder

Volltextsuche

Oder-verknüpfte Suche

Suche nach ähnlichen Dokumenten

Datumssuche

Sonstige Attribute

Schrittweise weitersuchen

Erweiterte Suche

Vor und zurück

Zur Suche hinzufügen

Steuer- und Jokerzeichen

SQL-Abfragen

Die Datentabelle

Dokumente sortieren

Dokumente gruppieren

Dokumente markieren

Summieren und zählen

Dokumente öffnen und bearbeiten

Inhaltsverzeichnis

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2

Office Manager

Dokumentenvorschau

Attribute bearbeiten

Mehrfachzuordnungen

Auswahllisten bearbeiten

Dokumente kombinieren

Dokumente versenden

Dokumente drucken

Integrierte Textverarbeitung

Aufgabenverwaltung

Versionsmanagement

Dokumente archivieren

PDF-Dokumente schützen

Dokumente komprimieren

Das Programm anpassen

Layout wählen

VII Zeichnungsverwaltung

Assistent für die AutoCAD-Einrichtung

AutoCAD-Zeichnungsverwaltung

Assistent für die Inventor-Einrichtung

Inventor-Zeichnungsverwaltung

Assistent für die MegaCAD-Einrichtung

MegaCAD-Zeichnungsverwaltung

Beispiel: Schriftkopferzeugung für MegaCAD

VIII Datenbankoperationen

Neue Datenbank erstellen

Datenbankexport

Datenbankimport

Daten synchronisieren

Report drucken

Mit Buchhaltung synchronisieren

Felder definieren

Beispiel: Datenfeld Kunde

Inhaltsverzeichnis

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193

Office Manager

Eigenschaften

Dateipfade ändern

Datenbankpflege

Dubletten suchen

IX Administration

Der Administrator

Programmeinstellungen

Gemeinsame Dateien

Dokumentenverzeichnis

Layout-Designer

Dokumenttypen

Übersicht Attribut-Vorgabewerte

Vorgabewerte beim Import

Benutzerverwaltung

Dateizugriffsrechte

Zugriffsrechte für Menübefehle

Konfigurationsdatei admini.ini

Datenbankverknüpfungsdateien

X Entwicklerhilfe

Makro-Editor

Aufruf aus Fremdprogrammen

Benutzerdefinierte Steuerung von Programmen

Ereignisgesteuertes Scripting

Menübefehle im Makro aufrufen

Mausschaltfläche im Layout

Zugriff auf Auswahllisten

Office Manager-Dateitypen

Startparameter

Struktur der Archivdatenbank

Tabelle Document

Dateiabhängige Dokumentattribute

Struktur der Anwendungsdatenbank

Tabelle Appl

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Office Manager

Makro-Referenz OmAPI

Sonderzeichen

Pascal-Referenz

COM-Referenz

om.OfficeManagerApp

om.ComArchive

om.ComDataset

Index

Inhaltsverzeichnis

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5

Kapitel I

Willkommen

Willkommen

Willkommen

7

Wir freuen uns, dass Sie sich für das anwenderfreundliche Dokumentenmanagement- und

Archivierungssystem Office Manager entschieden haben. Mit dieser DMS-Lösung gelingt es

Ihnen künftig, elektronische und gescannte Dokumente jeden Formats so zu archivieren, dass Sie diese innerhalb weniger Sekunden finden und bearbeiten können. Als Instrumente dienen Ihnen hierfür die Volltextindexierung und Katalogisierung nach beliebig vielen Dokumenteigenschaften.

Außerdem wird es Ihnen effektiv erleichtert, den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Rechnung zu tragen.

Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, wie Sie den Office Manager schnell und einfach auf Ihrem PC installieren, Ihre vorhandene Software integrieren und Ihr erstes eigenes

Dokument im Archiv anlegen können. Insbesondere finden Sie auf den folgenden Seiten auch

Informationen dazu, wie Sie Dokumente in das Archiv importieren und diese dort wiederfinden können.

Antworten auf Ihre Fragen zum Dokumentenmanagement finden Sie unter http://dms.support und gerne auch unter der Telefonnummer +49 3375 203620.

Typographische Konventionen

Schriftbilder in dieser Dokumentation

Text Grundschriftart für Fließtext

Text

Seitenzahl eines weiterführenden Themas

Komponente

Schaltflächen und Eingabefelder auf der Programmoberfläche

Menü | Befehl

Pfade zu den Ribbon-Menübefehlen

Taste Kurztasten

Siehe auch

Kursiv gedruckte Wörter kennzeichnen Tipps und Hinweise auf andere Kapitel.

Code

[Text]

"Text"

Makro-Quelltext und Inhalt von Konfigurationsdateien

Eckige Klammern innerhalb des Textes stehen für variable Werte. Der Text in diesen Klammern wird nicht wortwörtlich eingegeben.

Hochkommata kennzeichnen feste Begriffe, Texte und Überschriften von

Dialogen

Willkommen

21. Auflage, letzte Überarbeitung im November 2014

Office Manager Version 14.0

Copyright 1996-2014 Softwarebüro Krekeler

8

Kapitel II

Neuigkeiten

Neuigkeiten

Neuigkeiten

Verbesserungen beim Upgrade von Version 13.0 auf 14.0

10

Moderne Datenbank-Technik

Die bisherige Datenverbindung mittels der Windows-ADO-Schnittstelle (ActiveX Data Objects) wurde durch FireDAC ersetzt. Diese moderne Datenkonnektivität zeichnet sich insbesondere durch einen schnellen Zugriff aus.

SQLite Archive

Zusätzlich zu den bekannten Datenbankformaten können die Dokumentenarchive jetzt auch als

SQLite-Datenbank gespeichert werden. Neben dem besonders schnellen Zugriff im

Einzelbenutzerbetrieb bietet dieses Format auch eine sehr gute Volltextsuche.

64 Bit-Edition

Office Manager ist jetzt als

32 und 64 Bit-Edition verfügbar.

Neu und verbessert

Der

Eigenschaftendialog

kann für mehrere markierte Dokumente geöffnet werden.

Wenn Sie regelmäßig E-Mails mit gescannten Anlagen bekommen:OCR-Texterkennung für

Dateianlagen.

Aufteilen von PDF-Dokumenten mit Barcode-Trennblättern.

Optimierte Volltextindexierung.

Beschleunigte Ausführung von SQL-Anweisungen mittels gespeicherten Prozeduren bei den

SQL-Servern.

Neue Skript-Funktionen und -Ereignisse.

Diverse Neuigkeiten und Optimierungen .

Eine vollständige Liste der Verbesserungen sowie Neuigkeiten, die mit älteren Versionen eingeführt wurden, finden Sie unter http://www.officemanager.de/neu.html

Kapitel III

Installation

Installation

Installation

12

In diesem Kapitel:

Erstinstallation , wenn Sie den Office Manager neu installieren.

Upgrade-Installation , wenn Sie von einer älteren Office Manager-Version aufsteigen.

Programmeinrichtung

Software registrieren

Installation

Erstinstallation

Erstinstallation 13

Systemvoraussetzung:

PC mit Windows ab XP.

Die Datenbanktreiber sind unter Windows in der Regel vorhanden.

Wenn Sie von einer früheren Version umsteigen, dann beachten Sie bitte auch die

Update-

Hinweise .

Hinweise zur Einrichtung des Dokumentenmanagements im Netzwerk finden Sie im Internet unter http://www.officemanager.de/support/.

Installation Erstinstallation 14

1. Office Manager von CD-ROM installieren:

Legen Sie bitte die CD ein, z.B. Laufwerk D.

Falls das Setup-Programm nicht automatisch startet, dann öffnen Sie bitte den Windows-

Explorer führen Sie die Datei "\Setup\setup.exe" auf der CD aus.

Oder:

1a. Office Manager aus dem Internet:

Starten Sie die Datei ompro.exe. Die Datei beinhaltet beide DMS-Edition "Pro" und

"Enterprise".

2. Folgen Sie bitte den Anweisungen auf dem Bildschirm.

WICHTIG: Bei einer Netzwerkinstallation muss auf allen Arbeitsplätzen dasselbe

"Verzeichnis für gemeinsame Dateien" angegeben werden! Siehe hierzu im Whitepaper

Netzwerkinstallation .

TIPP: Verwenden Sie möglichst den Pfad "\Office Manager DMS\Gemeinsame Dateien\" auf "C:" oder auf Ihrem Datenlaufwerk. Die Einhaltung dieser Empfehlung vereinfacht Ihnen beispielsweise eine zukünftige Datenübertragung auf einen neuen Computer.

Beachten Sie bitte die erforderlichen

Zugriffsrechte im Verzeichnis der gemeinsamen

Dateien . Wenn dieses auf einer lokalen Festplatte liegt, dann werden die

Berechtigungseinstellungen vom Setup-Programm vorgenommen. Bei Netzlaufwerken ist der

Systemadministrator für die Vergabe der Rechte zuständig.

Beim ersten Programmstart kommen Sie nach der Installation automatisch zum

Einrichtungsassistenten .

Installation Upgrade-Installation 15

Upgrade-Installation

Wählen Sie bitte zuerst den Menübefehl

Hilfe | Info

im derzeit installierten Office Manager. Dort finden Sie die Versionsnummer. Falls Sie noch eine Version 6.0 oder 7.0 verwenden, dann lesen

Sie bitte die Anleitung unter http://www.officemanager.de/support/update-altversion.pdf

Wenn Sie eine Version ab 8.0 verwenden, dann können Sie das Update sehr einfach mit der

Online-Aktualisierung durchführen. Wählen Sie dazu bitte im Menü

Hilfe | Internet

oder

Datei |

Internet

den Befehl

Software aktualisieren

:

Markieren Sie die Option

Upgrade auf Office Manager 14.0

, klicken Sie bitte auf

Weiter

und führen Sie die folgenden Schritte durch.

Der Office Manager wird nach der Aktualisierung auf Version 14.0 neu gestartet. Sie erhalten den Hinweis, dass der derzeitige Aktivierungscode ungültig ist und das Programm als Testversion ausgeführt wird.

A. Für Einzelarbeitsplatz

Klicken Sie bitte

Registrieren

und geben Sie den neuen Aktivierungscode ein oder wählen Sie

Testen (Enterprise/Pro)

, wenn Sie noch keinen neuen Code besitzen.

B. Für Netzwerkinstallation

Klicken Sie auf

Testen

(Enterprise/Pro). Wenn Sie von Version 8 oder 9 updaten, dann geben Sie den neuen Code jetzt noch nicht ein. Führen Sie die Software-Aktualisierung zuerst auf allen

Arbeitsplätzen im Netzwerk durch. Geben Sie den neuen Code bitte erst auf dem letzten

Arbeitsplatz im Netzwerk ein.

Upgradehinweis zu Netzwerkinstallationen

Stellen Sie bitte sicher, dass alle Anwender den Office Manager beenden. Führen Sie dann das

Update auf dem ersten Arbeitsplatz komplett durch. Beginnen Sie erst danach mit der Installation auf weiteren Arbeitsplätzen! Es sollte jetzt nur noch mit der neuen Version gearbeitet werden, damit keine neuen Daten mehr in die alte Version eingepflegt werden.

Installation

32 oder 64 Bit

32 oder 64 Bit 16

Office Manager ist seit Version 14.0 auch als 64 Bit-Software verfügbar. Wenn Sie ein 64 Bit-

Betriebssystem ab Windows 7 verwenden, dann können Sie entscheiden, welche Ausgabe des

Programms Sie installieren.

Vorteile der 64 Bit-Version

Die 4-GB-Grenze des direkt nutzbaren Arbeitsspeichers ist nicht mehr vorhanden - Sie können mehr Arbeitsspeicher nutzen. Dies ist bei der Arbeit mit sehr großen Archivdatenbanken sinnvoll.

Bessere Integration im 64 Bit-Windows. 32 Bit-Anwendungen laufen auf einem 64 Bit-

Windows in einem Subsystem, dem Wow64.

Besseres Zusammenspiel mit anderer 64 Bit-Software.

Nachteile

Eine 64 Bit-Software benötigt durch die größeren Integerwerte bei der Speicheradressierung etwas mehr Arbeitsspeicher.

Es gibt noch nicht für alle Geräte einen passenden Treiber. Wenn Sie beispielsweise über

TWAIN einen Scanner nutzen möchten, dann benötigen Sie auch einen 64 Bit TWAIN-

Treiber.

Windows Script Host ist nur in 32 Bit verfügbar. Sie können das Programm nicht mit VBScript oder JScript erweitern.

Das erweiterte Druckprogramm der Enterprise-Edition ist nicht verfügbar.

Installation

Programmeinrichtung

Programmeinrichtung 17

Um Ihnen den Einstieg in die Welt der komfortablen Dokumentenverwaltung mit dem Office

Manager zu erleichtern, begrüßen wir Sie beim ersten Programmstart durch den

Einrichtungsassistenten:

Er unterstützt Sie bei der ersten Einrichtung Ihres Dokumenten-Management-Systems:

Lizenzierung

: Freischalten der Vollversion oder kostenlose Registrierung

Dokumenteinstellungen

: Verzeichnisse und Optionen

Anwendungsprogramme einrichten

: Programme registrieren

Dokumenten-Scanner

: Archivierung von Papierdokumenten

Datenbankeinstellungen

: Systemoptimierung

Sicherheit und Administration

: Einstellungen der Netzwerksicherheit

Verknüpfungen

: Registrierung des Programms in der Windows-Umgebung

Hilfe automatisch öffnen

: Öffnet die Programmhilfe für jede Seite des Assistenten

Der Einrichtungsassistent führt Sie sicher durch die wichtigsten Einstellungen des Office

Managers. Anschließend können Sie sofort loslegen... viel Spaß!

Für weitere Hilfe klicken Sie bitte im Einrichtungsassistenten auf den Hilfeschalter Hilfe

Installation

Software registrieren

Software registrieren 18

Dieses Programm ist nicht kostenlos. Es handelt sich vielmehr um eine zeitlich befristete

Testversion, die Sie 30 Tage kostenlos testen können.

Mit der Online-Registrierung können Sie einen Freigabecode für die uneingeschränkte Vollversion des Office Managers erwerben:

1.

Wählen Sie den Menübefehl

Hilfe | Internet | Internet | Version registrieren

oder klicken

Sie im Einrichtungsassistenten, Seite Lizenz, auf den Schalter

Registrieren

. Das Fenster

"Online-Registrierung" wird geöffnet:

Wenn Sie bereits einen gültigen Freigabecode besitzen:

2. Geben Sie den Code einfach bei Schritt 4 ein und klicken Sie auf

Freischalten

.

Wenn Sie noch keinen Freigabecode besitzen:

2.

Geben Sie Ihre Daten für die Freischaltung ein. Besonders wichtig ist die korrekte E-Mail-

Adresse, weil der Freigabecode an diese Adresse gesendet wird.

3.

Stellen Sie bitte eine Internetverbindung her und klicken Sie auf den Schalter

Online-

Registrierung

. Das Web-Formular wird in Ihrem Browser geöffnet:

4.

Wählen Sie bitte die Art der Registrierung, überprüfen Sie Ihre Adressdaten und klicken Sie auf die Schaltfläche

Bestellung abschließen

.

5.

Das Webformular ermittelt den Freigabecode (Seriennummer) und sendet diesen an die angegebene E-Mail-Adresse. Geben Sie den Freigabecode im Office Manager ein und klicken Sie auf

Freischalten

.

Installation Software registrieren 19

Lizenzmodelle

Enterprise-Version: Concurrent-User-Lizenzmodell

Die Anzahl der gekauften Programmlizenzen legt fest, wie viele Anwender gleichzeitig mit dem

Office Manager arbeiten können.

Wenn diese Anzahl verbraucht ist, können Sie sich nicht mehr am Office Manager anmelden. Sie müssen warten, bis sich ein anderer Anwender abmeldet.

Pro-Version: Named-User-Lizenzmodell

Die Anzahl der gekauften Programmlizenzen legt fest, wie viele Anwender absolut mit dem

Office Manager arbeiten können, Sie benötigen eine Lizenz für jeden Computer.

Wenn die Lizenzanzahl verbraucht ist, können sich keine weiteren Anwender mehr anmelden.

Tipp: Erwerben Sie

ausreichende Lizenzen

, damit dieses Problem nicht auftritt.

Installation

Arbeitsweise

Arbeitsweise 20

Der Office Manager verwaltet die Dokumente verschiedenster Windows-Anwendungen,

Internetadressen, E-Mails und interne Textdokumente unter einer einheitlichen Oberfläche. Sie können somit Ihre Briefe aus der Textverarbeitung, Fotos, CAD-Zeichnungen, Tabellen,

Internetadressen u.a. gemeinsamen Attributen, wie Projekten und Kategorien zuordnen.

Ordnung halten ohne Verzeichnisbaum

Bei der klassischen Ablage in Verzeichnissen wird versucht, möglichst viele

Dokumenteigenschaften in einem Strukturbaum zu hinterlegen:

C:\Dokumente\Kunden\Mustermann\Aufträge\Rechnungen\Nr7123.pdf

Wie finden Sie jetzt alle offenen Rechnungen aller Kunden?

Im Office Manager erhält das Dokument parallele Eigenschaften: Es wird dem Kunden zugeordnet, es ist eine Rechnung mit Status "Offen" und es erhält die Belegnummer 7123 mit

Buchungsdatum.

Jetzt sind beliebige Suchabfragen möglich:

"Zeige alle offenen Rechnungen, die vor dem 7. Juli erstellt wurden",

"Zeige mir die Rechnung mit Nummer 7123" oder

"Zeige mir alle Angebote, die mein Kollege für Mustermann erstellt hat".

Welche Eigenschaften ein Dokument erhält, entscheiden Sie: Projekte, Bauvorhaben, Kunden und

Lieferanten, Aktenzeichen und andere Gruppen - was immer Sie möchten.

Volltextsuche ohne Zeitaufwand

Die Dokumentinhalte werden in einer Datenbank indexiert. Bei einer

Volltextsuche brauchen die

Dokumente nicht mehr geöffnet zu werden - das Programm fragt vielmehr den schnellen

Datenbankindex ab.

Sie geben nur noch die gesuchten Begriffe ein und finden das Dokument in weniger als einer

Sekunde.

Siehe auch

Dokumentenverzeichnis festlegen

Dokumente erstellen

Papierdokumente scannen

Dokumente importieren

Mit

Vorlagen

arbeiten

Dokumente suchen

Kapitel IV

Benutzeroberfläche

Benutzeroberfläche 22

Benutzeroberfläche

Programm-Hauptfenster

Das Fenster ist in die Bereiche

Benutzermenü ,

Projektnavigator

,

Suchfelder

und

Datentabelle

aufgeteilt.

Im Menü wählen Sie die gewünschten Befehle zur Dokumentenverwaltung und -Verarbeitung.

Mit Hilfe der Suchfelder und des Projektnavigators können Sie eine Archivrecherche starten und

über die Datentabelle auf alle gefundenen Dokumente zugreifen.

Screenshot der Benutzeroberfläche.

Nutzen Sie bitte die Support-Recherche im Internet mit interaktiven Screenshots. Klicken Sie dort auf einen Menübefehl oder ein anderes Element, um Hilfe und Erklärungen zum gewünschten

Thema zu finden.

Siehe auch

Menü-Referenz

Dokument-Eigenschaftendialog

Kapitel V

Menü-Referenz

Menü-Referenz

Menü-Referenz

24

In diesem Kapitel:

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Menü

Datei

Menü

Start

Menü

Erstellen

Menü

Bearbeiten

Menü

Ansicht

Menü

Hilfe

Menü

Aufgabe

Menü

Navigator

Menü

Administrator

Menüband anpassen

Bei Fragen zu einem bestimmten Menübefehl können Sie auch das Support-Recherche-Tool im

Internet verwenden. Es stellt alle Hilfekapitel, Hotline-Beiträge und weitere Dokumente für eine gewünschte Programmfunktion zusammen.

Menü-Referenz

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Symbolleiste für den Schnellzugriff 25

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff finden Sie links oben im Rahmen des Programmfensters.

Nutzen Sie bitte die Funktion

Menüband anpassen

und platzieren Sie hier Menübefehle, die Sie häufig verwenden.

Das Systemmenü beinhaltet Windows-Standardfunktionen für das Programmfenster.

Zur letzten Suche

zurückkehren .

Kurztaste: Alt+Links

Eine Suche vorwärts .

Kurztaste: Alt+Rechts

Menü mit Funktionen zum

Erstellen neuer Dokumente.

Dokumente im Archiv

suchen

.

Die in der Tabellen markierten Dokumente

verwenden

, beispielsweise öffnen oder die

Eigenschaften bearbeiten.

Direkthilfe: Klicken Sie auf diesen Schalter und anschließend auf eine Komponente, zu der

Sie weitere Informationen wünschen.

Kurztaste: Umsch+F1

Das Menüband

anpassen .

Menü-Referenz

Menü Datei

Menü Datei 26

Menü-Befehle

Neues Archiv

: Erstellt ein neues Dokumentenarchiv, ein Synchronarchiv oder eine neue

Anwendungsdatenbank.

Archiv öffnen

: Das Standard-Dokumentenarchiv wird beim Programmstart i. d. R. automatisch

geöffnet. Verwenden Sie diesen Befehl um ein anderes Archiv oder eine

Anwendungsdatenbank zu laden.

Schließen

: Das geöffnete Archiv schließen.

Information

zum Programm und wichtigen Einstellungen.

Beenden

: Den Office Manager beenden.

Kurztaste: Alt+F4

Menü-Referenz Menü Datei 27

Seite "Zuletzt verwendet"

Liste der zuletzt geladenen Archive zum erneuten Öffnen.

Seite "Datenbank"

Datenaustausch |

Importieren

: Datensätze aus anderen Archiven übernehmen.

Datenaustausch |

Exportieren

: Datentabelle in eine ADTG-, HTML-, XML-, Text- oder Excel-

Datei exportieren.

Datenaustausch | Übersicht drucken

: Exportiert die Datensätze der aktuellen Suche in eine

HTML-Tabelle und druckt diese mit dem Browser.

Datenaustausch |

Report drucken

: Erstellt eine Detailansicht der markierten Dokumente.

Datenaustausch |

Synchronisieren

: Daten und Dokumente des aktiven Archivs mit einem

synchronen Archiv abgleichen.

Datenaustausch |

DATEV Buchungstexte

: Buchungsinformationen aus Datev importieren (nur

Enterprise-Version).

Datenaustausch |

Lexware Buchhalter

: Buchungsinformationen aus Lexware importieren.

Anpassen |

Felder definieren

: Attribute hinzufügen, ändern und löschen.

Anpassen |

Eigenschaften

: Zugriffsoptionen für SQL-Server-Datenbanken bearbeiten.

Anpassen |

Dateipfade ändern

: Dokumentarchiv an neue Verzeichnisstrukturen anpassen.

Pflege | Dateiexistenz prüfen

: Es wird überprüft, ob die in den Datensätzen zugeordneten

Dokumentdateien vorhanden sind.

Pflege |

Datenbankpflege

prüft, komprimiert und repariert bei Bedarf die geöffneten

Datenbanken.

Pflege |

Dubletten suchen

: Mehrfach vorhandene Dateien im Archiv aufspüren.

Seite "Menü"

Umschalten zwischen Ribbon-Menüband und klassischen Menüs sowie Anpassen der

Benutzermenüs.

Menü-Referenz Menü Datei 28

Seite "Optionen"

Auswahllisten

: Projekte und andere Auswahllisten bearbeiten.

Dokumenttyp

: Registrierung der Anwendungsprogramme.

Assistent

: Startet den Einrichtungsassistenten.

Administrator

: Aktivierung der Administratorebene durch Eingabe eines Passworts, das Menü

Administrator wird geöffnet.

Einstellungen

: Programmeinstellungen ändern.

Seite "Hilfe"

Hilfe

: Hilfethemen, Zugriff auf das Benutzerhandbuch und Support-Recherche für das geöffnete

Programmfenster.

Menü-Referenz

Menü Start

Menü Start 29

Auf der Registerseite

Start

finden Sie Grundfunktionen für die Arbeit mit Dokumenten.

Gruppe Suchen

Suchen

startet die Suche mit den primären Suchfeldern .

Mausschaltfläche:

Kurztaste: Strg+S

Felder leeren

löscht alle eingegebenen Suchkriterien. Wenn die Umschalttaste gedrückt ist, dann bleibt die Markierung im

Projektnavigator erhalten.

Kurztaste: Strg+B

Attribute

: Nach einzelnen Dokumenteigenschaften suchen.

Siehe auch:

Felder definieren

Klone

: Sucht alle

Klone des markierten Dokuments.

Zwischenablage

: Sucht Dokumente, die zuvor mit dem Befehl

Bearbeiten | Kopieren

im Office

Manager oder beispielsweise im Windows-Explorer in die Zwischenablage kopiert wurden.

Wenn Dateien in der Zwischenablage enthalten sind, dann wird auch nach Dokumenten mit derselben Hash-Summe gesucht. Dies ermöglicht die Prüfung, ob eine Datei bereits im

Archiv enthalten ist.

Verknüpfungen

: Sucht alle Dokumente, die mit dem markierten Dokument oder der markierten

Aufgabe

kombiniert sind.

:

Erweiterte Suche

nach beliebigen Dokumentattributen im Dialogfenster.

Gruppe Verwenden

Öffnen

: Die markierten Dokumente im Anwendungsprogramm öffnen.

Kurztaste: Strg+O

Öffnen | Öffnen mit

: Öffnet die markierten Dokumente mit einem beliebigen

Anwendungsprogramm, welches Sie auswählen können.

Öffnen | Erneut öffnen

: Enthält eine Liste mit den zuletzt geöffneten Dokumenten.

Anlagen

: Direkter Zugriff auf Dateianlagen einer E-Mail und den Inhalt eines ZIP-Archives.

Alternativ können Sie den Öffnen-Schalter auf der Schnellzugriff-Leiste verwenden.

Menü-Referenz Menü Start 30

Vorschau

: Zeigt das markierte Dokument in einem Vorschaufenster.

Eigenschaften

: Dokumentattribute, wie Name, Nummer und Projekt ändern.

Kurztaste: Alt+Eingabe oder Alt+Doppelklick

Drucken |

Dokument

: Druckt die markierten Dokumente. Je nach Einstellung wird das Office

Manager-Druckprogramm oder ein Standarddialog verwendet.

Kurztaste: Strg+P

Drucken | Übersicht

: Exportiert die Datensätze der aktuellen Suche in eine HTML-Tabelle und druckt diese mit dem Browser.

Drucken |

Report

: Erstellt eine Detailansicht der markierten Dokumente.

Senden an | CD

: Brennt die markierten Dokumentdateien auf eine CD oder DVD.

Senden an |

Andere

: Kopiert die markierten Dokumentdateien auf einen beliebigen Datenträger,

die Datei kann dabei umbenannt werden. Mit dieser Funktion können die Dokumente auch in ein anderes Format konvertiert werden.

Senden an |

In ZIP-Archiv speichern

: Dokumentdateien in ein ZIP-Archiv exportieren.

Senden an | Extrahieren

: Die Dateianlagen der markierten E-Mail oder den Inhalt eines ZIP-

Archives exportieren.

Senden an |

EMail Empfänger

versendet die markierten Dokumentdateien per E-Mail.

Befehle

: Sie können eigene Befehle für die Dokumentbearbeitung definieren, diese werden in diese Untermenü aufgelistet.

Siehe auch: Registrieren von

Dokumenttypen

Makro |

Makro-Editor

öffnet den Skripteditor.

Makro | Makro ausführen

: Makrodatei zur Ausführung im Öffnen-Dialog wählen.

Makro | [1 Name]

: Führt ein Makro im Verzeichnis ( gemeinsame Dateien

)\Macro\Menu aus.

Wenn die Umschalttaste gedrückt ist, dann wird das Makro im Skripteditor geöffnet.

Folgende Befehle sind standardmäßig nicht sichtbar. Fügen Sie diese bei Bedarf

ein

.

Dateipfad öffnen

: Öffnet den Ordner, in dem das markierte Dokument gespeichert ist.

Datei-Eigenschaften

zeigt den Windows-Eigenschaftendialog der Datei.

Systemmenü

: Öffnet das lokale Menü des Windows-Explorers für die markierte Datei. Diesen

Befehl finden Sie auch auch im lokalen Menü (rechte Maustaste) der Dokumenttabelle.

Detail-Dokumente

: Zeigt eine Liste mit abhängigen Dokumenten. Diese Sonderfunktion wird vom

Inventor-Einrichtungsassistenten aktiviert. Sie können damit auf Baugruppen zugreifen.

Menü-Referenz

Menü Erstellen

Menü Erstellen 31

Die Registerkarte

Erstellen

des Menübandes beinhaltet Funktionen, um neue Dokumente oder

Aufgaben zu erstellen, Papierbelege einzulesen und bestehende Dateien und E-Mails zu importieren.

Gruppe Neu

Dokument

: Ein neues Dokument mit Standardeinstellungen anlegen.

Kurztaste: Strg+N

Siehe auch:

Dokumentvorlagen

Vorlagen

| [Name]

erstellt ein neues Dokument mit Hilfe der gewählten Vorlage.

Vorlagen | Dokumentvorlagen bearbeiten

: Vorhandene Vorlagen bearbeiten und neue erstellen.

Kopie

: Das markierte Dokument wird kopiert. Sie können hiermit ein neues Dokument auf

Grundlage eines vorhandenen erstellen.

Kurztaste: Strg+K

Klon

: Die Funktion erstellt einen Klon des markierten Dokuments. Der Dokumentdatensatz wird

kopiert, im Gegensatz zu

Kopie

wird die Datei allerdings nicht kopiert, der Datensatz zeigt vielmehr auf die gleiche Datei.

Kurztaste: Strg+U

Version

: Den aktuellen Stand des Dokumentes archivieren. Der Office Manager kann zu jedem

Dokument mehrere Versionsstände verwalten.

Mausschaltfläche:

Aufgabe

: Eine Tätigkeit für das markierte Dokument anlegen.

Menü-Referenz Menü Erstellen 32

Gruppe Scannen

Dialogscan

: Papierdokumente im Dialogfenster scannen.

Kurztaste: F6

Scanprofile

| [Name]

: Papierbelege mit vorbereiteten Profilen digitalisieren.

Kurztaste: Sie können individuelle Kurztasten festlegen.

Scanprofile | Scanprofile bearbeiten

: Vorhandene Profile anpassen und neue hinterlegen.

Sceye

: mit Sceye-Dokumentenkamera digitalisieren.

Der Menübefehl ist nur bei angeschlossener Sceye sichtbar.

Gruppe Importieren

Drag&Drop

startet den Windows-Explorer. Sie können Dateien mit der Maus vom Explorer auf

den Office Manager ablegen.

Siehe auch: Attribute per

Drag&Drop ändern.

Browser

übernimmt die derzeit im Browser geöffnete Internetseite in die

Dokumentenverwaltung.

Siehe auch:

Internetadressen verwalten

Importieren

: Funktion für die umfangreiche Übernahme bestehender Dateien, beispielsweise

Datenträger durchsuchen und Zwischenablage überwachen.

Faximport

: Durchsucht das Faxeingangsverzeichnis nach neuen Dokumenten und importiert

diese in das Archiv. Dieser Befehl ist nur in der Enterprise-Version sichtbar und nur, wenn der manuelle Faximport aktiviert ist.

Menü-Referenz

Menü Bearbeiten

Menü Bearbeiten 33

Zwischenablage-Funktionen und Daten im Archiv ändern.

Gruppe Dokument

Eigenschaften

: Dokumentattribute, wie Name, Nummer und Projekt ändern.

Kurztaste: Alt+Eingabe oder Alt+Doppelklick

Löschen

: Löscht markierte Dokumente aus der Archivdatenbank und, wenn gewünscht, auch die

Dokumentdateien vom Datenträger.

Kurztaste: Strg+Entf.

Verknüpfen

kombiniert die markierten Dokumente miteinander und hebt Kombinationen auf.

Verschlüsseln

: Adobe Acrobat PDF-Dokumente revisionssicher archivieren. Der Schutz kann

nicht mehr aufgehoben werden.

Archivieren

: Langzeitarchivierung alter, nicht mehr im Zugriff befindlicher Dokumente.

Siehe auch: Menü

Ansicht | Archivierte Dokumente

Dieser Menüeintrag ist nur in der Ansicht "Aktive Dokumente" aktiv.

Wiederherstellen

stellt zuvor archivierte Dokumente wieder her.

Dieser Menüeintrag ist nur in der Ansicht "Archivierte Dokumente" aktiv.

Gruppe Zwischenablage

Einfügen

: Fügt den Inhalt der Zwischenablage in das aktivierte Eingabefeld ein. Wenn sich

Dateien in der Zwischenablage befinden, werden diese in das Dokumentarchiv importiert.

Kurztaste: Strg+V

Kopieren

: Kopiert den markierten Text oder die markierten Dokumente in die Zwischenablage.

Kurztaste: Strg+C

Siehe auch:

Kopien und Klone sowie weitere Kopierfunktionen.

Ausschneiden

löscht den markierten Text und legt ihn in der Zwischenablage ab.

Kurztaste: Strg+X

Alles markieren

: Markiert den gesamten Text im aktiven Eingabefeld, alle Projekte im

Navigator

oder alle Dokumente in der Tabelle .

Löschen

: Löscht den markierten Text, ohne ihn in der Zwischenablage abzulegen. Wenn

Dokumente oder Aufgaben markiert sind, dann werden diese nach Rückfrage gelöscht.

Kurztaste: Entf.

Menü-Referenz

Menü Ansicht

Menü Ansicht 34

Gruppe Anzeigen

Aktive Dokumente

: Wechselt zu den

aktiven , im täglichen Zugriff befindlichen Dokumenten.

Archivierte Dokumente

: Wechselt zur Ansicht der

archivierten Dokumente.

Aufgaben

: Wechselt zur

Aufgaben -Ansicht (Workflow).

Gruppe Tabelle

Datensätze in Speicher laden

: Wenn markiert ist, werden die Datensätze in den

Arbeitsspeicher geladen. Dies ist Voraussetzung für

sortieren

und

gruppieren .

Editieren

: Bearbeitung der Attribute direkt in der Tabelle.

Kurztaste: F2, wenn die Tabelle den Eingabefokus hat.

Gruppieren

: Gruppierung der Dokumenttabelle nach Felder, wie z.B. dem Projekt.

Gruppierung zurücksetzen

: Die Tabelle nicht mehr gruppieren.

Knoten öffnen

: Öffnet alle Baumknoten in der gruppierten Tabelle.

Knoten schließen

: Schließt alle Baumknoten in der gruppierten Tabelle.

Gruppe Anpassen

Anpassen |

Menüband anpassen

: Einstellungen der Menüs und Symbolleisten anpassen.

Beachten Sie bitte, dass im Ribbon-Menü kein Wechsel der Registerseiten möglich ist,

während diese Funktion ausgeführt wird. Rufen Sie den Befehl bitte mit dem Pfeil

in der

Schnellstartleiste auf.

Anpassen | Menüband zurücksetzen

: Menüs, Symbolleisten und Tabelleneinstellungen werden auf den Standard zurückgesetzt.

Anpassen | Feldauswahl

: Auswahl der sichtbaren Tabellenspalten.

Anpassen | Sprache

: Wahl der Benutzersprache, wie deutsch, englisch oder polnisch. Bei

[automatisch] wird - sofern unterstützt - die Sprache des Betriebssystems verwendet.

Anpassen |

Layout

: Ein Layout wählen.

Anpassen |

Layout entwerfen

: Layout der Programmoberfläche ändern.

Menü-Referenz

Menü Hilfe

Menü Hilfe 35

Gruppe Kurzhilfe

Hinweise

: Wenn die Option markiert ist, dann werden Kurzinformationen zu einer Komponente eingeblendet, sobald die Maus auf dieser ruht.

Direkthilfe

: Aufruf der Direkthilfe zu den einzelnen Programmkomponenten.

Kurztaste: Umsch+F1

Gruppe Dokumentation

Hilfethemen

: Aufruf der Office Manager Programm-Hilfe.

Benutzerhandbuch

öffnet diese Dokumentation im PDF-Format.

Kurzanleitungen

zu den wichtigsten Programmfunktionen im PDF-Format.

Info

über den Office Manager, Programmversion, Kontaktadresse.

Gruppe Internet

Internet | Office Manager Homepage

öffnet www.officemanager.de

in Ihrem Browser.

Internet | Social Media

: Aktuelle Infos und Supportartikel per RSS-Feed, Newsletter oder

Twitter-Timeline abonnieren.

Internet | Support und FAQ

öffnet die Support-Seiten mit Fragen und Antworten zum Office

Manager.

Internet | Hotline-Blog

: Im Web-Log der DMS-Hotline finden Sie Tipps zur Programmbedienung und allgemein zur Dokumentenarchivierung. Sie können an Diskussionen teilnehmen und

Fragen stellen.

Internet | Online Shop

: Öffnet den Online-Shop in Ihrem Browser. Sie können die Vollversion und weitere Produkte für Ihr Dokumentenmanagement auch im Shop beziehen.

Internet |

Version registrieren

: Online-Registrierung der Testversion, Bestellung der Vollversion.

Internet | Software aktualisieren

prüft, ob ein aktuelles Servicepack für Ihre Office Manager-

Menü-Referenz Menü Hilfe 36

Version verfügbar ist - am besten regelmäßig prüfen. Sie benötigen Schreibrechte im

Programmverzeichnis.

Internet | Supportanfrage

per E-Mail senden.

Internet | Fernwartung

startet das Programm TeamViewer. Hiermit wird eine eine gemeinsame

Betrachtung Ihres Desktops und eine Fernwartung durch den Office Manager-Support ermöglicht.

Neuigkeiten

bietet den direkten Zugriff auf RSS-Feeds mit aktuellen Support-Artikeln. Mit Klick auf den Pfeil des Mausschalters wird die Liste der RSS-Beiträge geöffnet, ein Klick auf den

Schalter aktualisiert die Liste.

Je nach Installation finden Sie hier weitere Menüeinträge für Scannerhandbücher u.ä.

Menü-Referenz

Menü Aufgabe

Dieses Menü ist nur in der Tabellenansicht Aufgaben sichtbar.

Menü Aufgabe 37

Gruppe Erstellen

Aufgabe

: Eine neue Tätigkeit planen.

Kurztaste: Strg+N

Gruppe Bearbeiten

Eigenschaften

: Die markierte Tätigkeit ändern.

Kurztaste: Alt+Eingabe oder Doppelklick

Erledigen

: Die markierte Tätigkeit deaktivieren oder löschen. Die Erledigung wird im verknüpften

Dokument protokolliert.

Gruppe Suchen

Suchen | Suchen

: Aufgaben entsprechend den

primären Suchfeldern filtern.

Suchen | Felder leeren

löscht den Text der primären Suchfelder.

Termine

zeigt nur Aufgaben, die bereits fällig sind oder heute fällig werden.

Dokument markieren

: Markiert das der Aufgabe zugeordnete Dokument und wechselt zur

Ansicht der Dokumente.

Mit Start | Verwenden | Öffnen oder Strg+O können Sie das verknüpfte Dokument

direkt öffnen.

Verknüpfungen

: Wechselt zur Ansicht der Dokumente und sucht alle Dokumente, die mit den markierten Aufgaben verknüpft sind.

Siehe auch

Aufgabenverwaltung

Menü-Referenz Menü Navigator 38

Menü Navigator

Dieses Menü ist sichtbar, wenn der Projektnavigator den Eingabefokus hat. Sie können auch das

lokale Menü des Navigators verwenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Projekt

klicken.

Gruppe Ansicht

Suchen

: Geben Sie bitte den gesuchten Projektnamen oder einen Teil davon ein.

Aktualisieren

: Lädt die Projektliste neu, um beispielsweise die Änderungen von anderen

Mitarbeitern einzulesen. Dieser Befehl ist nur im Netzwerkbetrieb sichtbar.

Kurztaste: F5, wenn der Navigator den Eingabefokus hat.

Knoten öffnen

: Alle Knoten im Projektbaum einblenden.

Knoten schließen

: Alle untergeordneten Knoten im Projektbaum ausblenden.

Optionen | Genaue Suche

: Wenn diese Option markiert ist, dann werden nur Dokumente gefunden, die im markierten Projekt abgelegt sind. Ist "Genaue Suche" nicht markiert, dann werden alle Dokumente gefunden, deren Projektzuordnung mit dem markierten beginnt unter anderem auch die Dokumente in Unterprojekten. Siehe auch

Jokerzeichen $ .

Optionen | Archiv-Schnellzugriff

blendet oberhalb des Navigators eine

Auswahlbox

zum Öffnen der Archivdatenbanken ein.

Gruppe Bearbeiten

Neu | Neuer Eintrag

: Ein neues Projekt auf der Ebene des markierten hinzufügen.

Neu | Neuer Untereintrag

: Dem markierten Projekt ein Unterprojekt hinzufügen.

Eigenschaften

: Projekt ändern und umbenennen. Enthaltene Dokumente werden angepasst.

Kurztaste: Alt+Doppelklick oder F2, wenn der Navigator den Eingabefokus hat.

Kopieren

: Die markierten Projekte in die

Zwischenablage kopieren .

Kurztaste: Strg+C

Einfügen

: Projekte aus der Zwischenablage einfügen.

Kurztaste: Strg+V

Löschen

entfernt die markierten Projekte.

Alles markieren

: Alle Hauptprojekte auswählen.

Auswahllisten

: Projekte und andere Auswahllisten bearbeiten. Hierfür wird ein eigenes

Dialogfenster geöffnet. Sie haben unter anderem auch die Möglichkeit, Projektlisten in

Dateien zu speichern und aus diesen zu laden.

Menü-Referenz

Menü Administrator

Menü Administrator 39

Dieses Menü ist nur sichtbar, wenn Sie sich als Office Manager-Administrator angemeldet haben

(Menü

Datei | Optionen | Administrator

).

Gruppe Administration

Administrator | Abmelden

: Die Administratorebene verlassen.

Dieser Befehl befindet sich auch im Menü

Ansicht | Optionen

.

Administrator | Erweiterte Einstellungen | "Gemeinsame Dateien" öffnen

: Öffnet den

Ordner

Gemeinsame Dateien im Windows-Explorer.

Administrator | Erweiterte Einstellungen | INI-Datei öffnen

: Öffnet die admin.ini

im Editor.

Administrator | Erweiterte Einstellungen | INI erneut öffnen

liest die admin.ini nach

Änderungen neu ein.

Administrator | Erweiterte Einstellungen | Hilfe zur INI-Datei

öffnet

dieses Hilfethema

.

Administrator | Logdatei öffnen

: Öffnet die Fehler-Logdatei.

Administrator | Layout aktualisieren

: Änderungen der Attribute

im aktuell verwendeten

Layout

durchführen.

Ein manueller Aufruf dieser Funktion ist nur erforderlich, wenn Sie mehrere Layouts verwenden.

Administrator | Information

zu den geöffneten Datenbanken und Programmeinstellungen.

Dieser Befehl befindet sich auch im Menü

Datei

.

Administrator | Info Volltextindex

: Indexierte Wörter des markierten Dokuments anzeigen.

Administrator | Info Zugriffsrechte

:

Dateizugriffsrechte des markierten Dokuments anzeigen.

Administrator | Tabelle anzeigen

: Datentabelle der Archiv- oder

Anwendungsdatenbank

öffnen.

Administrator | Hilfe

öffnet das Hilfethema " Administrator ".

Das Menü beinhaltet weitere Befehle von den Registerseiten

Datei

und

Ansicht

.

Menü-Referenz Menü Administrator 40

Gruppe Skript

SQL-Abfrage |

SQL-Editor

öffnet den Editor für die Eingabe von SQL-Datenbankbefehlen.

SQL-Abfrage | Abfrage ausführen

: Textdatei mit SQL-Befehlen ausführen.

SQL-Abfrage | [1 Name]

: Führt eine SQL-Datei im Verzeichnis (

gemeinsame Dateien )\SQL

\Menu aus.

Wenn die Umschalttaste gedrückt ist, dann wird die Datei im Editor geöffnet.

Makro |

Makro-Editor

öffnet den Skripteditor.

Makro | Makro ausführen

: Makrodatei zur Ausführung im Öffnen-Dialog wählen.

Makro | [1 Name]

: Führt ein Makro im Verzeichnis ( gemeinsame Dateien

)\Macro\Menu aus.

Wenn die Umschalttaste gedrückt ist, dann wird das Makro im Skripteditor geöffnet.

Menü-Referenz

Menüband anpassen

Menüband anpassen 41

Ribbon oder klassisch

Entscheiden Sie selbst, ob Sie den Office Manager mit einem modernen Ribbon-Menüband oder klassischen Benutzermenüs bedienen möchten. Wir empfehlen Ihnen das neue Menüband, welches Sie vermutlich von aktuellen Microsoft Office-Versionen kennen. Die Dokumentation bezieht sich auf das Menüband.

Ribbon-Menüband

Umschalten vom klassischen Menü zum Ribbon: Wählen Sie bitte den Menübefehl

Datei |

Optionen | Einstellungen

und wechseln Sie zur Seite

Ansicht | Menüs

. Wählen Sie bitte den

Menü-Stil

"Ribbon (Office 2010)" und klicken Sie auf

OK

.

Klassisches Benutzermenü

Umschalten vom Ribbon zum klassischen Menü: Wählen Sie bitte den Befehl

Datei | Menü

.

Bewegen Sie die Maus über die Schaltflächen

Standard

bis

Office 2003

, um eine Vorschau auf die Darstellung zu sehen. Klicken Sie den gewünschten Menü-Stil an, um diesen zu aktivieren.

Menü-Referenz Menüband anpassen 42

Menüband anpassen

Sie können die Benutzermenüs an Ihre individuellen Wünsche und Arbeitsabläufe anpassen. Die

Einstellungen werden für jeden Benutzer gesondert gespeichert. Funktionen, die bei der alltäglichen Arbeit mit dem Dokumentenmanager immer wieder genutzt werden, sollten am besten auf der Registerseite Start und/oder der Symbolleiste für den Schnellzugriff platziert werden, um unnötige Mausklicks zu vermeiden.

Der Systemadministrator hat zusätzlich die Möglichkeit, sicherheitsrelevante

Programmfunktionen

zu sperren

oder nur für ausgewählte Anwender freizugeben.

Das Fenster "Anpassen" öffnen

Wechseln Sie im Ribbon-Menü bitte auf die Registerseite, die Sie anpassen möchten. Klicken Sie anschließend in der

Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den Pfeil und wählen Sie den

Befehl

Menüband anpassen

.

Das Fenster "Anpassen" wird geöffnet:

Auf der ersten Seite können Sie die

Symbolleisten

markieren, die im Menü angezeigt werden sollen. Um eine Symbolleiste auszublenden, entfernen Sie bitte den Haken durch anklicken.

Menü-Referenz Menüband anpassen 43

Klicken Sie auf

Neu

, um eine neue Symbolleiste zu erstellen.

Menübefehle platzieren

Wenn das Anpassen-Fenster geöffnet ist, lassen sich die Einträge des Benutzermenüs einfach per

Drag&Drop mit der Maus verschieben. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte

Befehle

und markieren Sie in der linken Liste eine

Kategorie

. Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf den gewünschten Befehl, halten Sie die Maustaste gedrückt und schieben Sie den Befehl an die gewünschte Position im Menü. Lassen Sie die Maustaste los.

Um einen Eintrag aus dem Menü zu entfernen, schieben Sie diesen einfach mit der Maus aus dem

Menü auf das Fenster "Anpassen".

Weitere Einstellungen finden Sie auf der Seite

Optionen

und in den

Programmeinstellungen auf

der Seite

Ansicht | Menü

.

Menüänderungen verhindern

Die Menü- und Symbolleisten können mit der Maus verschoben werden. Wenn Sie Änderungen verhindern möchten, dann können Sie

diese Funktion sperren oder die Menüeinstellung im

Layout hinterlegen .

Kapitel VI

Benutzer-Dokumentation

Benutzer-Dokumentation

Benutzer-Dokumentation

In diesem Kapitel:

Wie Sie...

...

neue Dokumente erstellen

...

bestehende Dokumentdateien in das Archiv importieren

...

Papierdokumente scannen und archivieren

...

Ihre Dokumente jederzeit wiederfinden

45

Benutzer-Dokumentation

Archiv öffnen

Archiv öffnen 46

Nach dem Start des Programms ist die Standard-Dokumentdatenbank bereits geöffnet. Um ein

anderes Archiv zu laden, klicken Sie bitte im Menü

Datei

auf den Eintrag

Archiv öffnen

:

Markieren Sie die gewünschte Datenbank und klicken Sie auf

Öffnen

.

Datenbank kopieren

Datenbanken im MS Access- und SQLite-Format (

.omp

, Feldname, .omsl, .omcs) können Sie sehr einfach in diesem Dialogfenster kopieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl

Kopieren

. Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste und wählen Sie

Einfügen

. Anschließend können Sie die neue Datei "Kopie von ...omp"

umbenennen

.

Um SQL-Datenbanken zu kopieren oder ein Archiv in ein neues Datenbankformat zu übertragen,

öffnen Sie bitte zuerst das zu kopierende Archiv. Wählen Sie anschließend den Befehl

Datei |

Neues Archiv

und aktivieren Sie auf der letzten Seite die Option

Datensätze kopieren

.

Benutzer-Dokumentation Archiv öffnen 47

Archiv-Schnellzugriff

Wenn Sie oft zwischen verschiedenen Archiven wechseln, können Sie diese auch aus einer Liste oberhalb des Projektnavigators wählen. Sollte die Liste nicht sichtbar sein, dann klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den

Projektnavigator und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl

Optionen | Archiv-Schnellzugriff

, um diese einzublenden. Ab jetzt können Sie ein Archiv schnell

öffnen, indem Sie es im Kombinationsfeld wählen.

Benutzer-Dokumentation

Dokumente erstellen

Dokumente erstellen 48

Der Office Manager verwaltet Dokumente verschiedenster Windows-Anwendungen,

Internetadressen, E-Mails und interne Textdokumente auf einer Oberfläche. Wenn Sie ein neues

Dokument erstellen, dann brauchen Sie nicht mehr extra das entsprechende Windows-Programm zu starten. Legen Sie einfach das neue Dokument im Office Manager an, das zuständige

Anwendungsprogramm startet dann automatisch.

Wechseln Sie im Menü bitte auf die Registerseite

Erstellen

, um neue Dokumente anzulegen:

Dokument

(Strg-N)

: erstellt ein neues, einzelnes Dokument. Der

Eigenschaften-Dialog

wird geöffnet und das Dokument nach Klick auf

OK

erzeugt und geöffnet.

Vorlagen

: erstellt ein neues Dokument mit Hilfe einer Vorlage.

Kopie

: das markierte Dokument wird kopiert und der

Eigenschaften-Dialog

geöffnet. Die

Felder sind mit den Attributen des kopierten Dokuments vorbelegt. Nach einem Klick auf

OK

wird eine Kopie der ursprünglichen Dokumentdatei erstellt und geöffnet.

Klon

(nur Enterprise-Version): erstellt einen Klon des markierten Dokuments.

Oder nutzen Sie die

Import-Funktionen , um bestehende Dokumente in das Archiv zu übernehmen,

beispielsweise:

Scannen

: Papierdokumente und Bilder einscannen.

Automatisierter Import vom

Dokumentenscanner .

Web-Browser

: zum einfachen Hinzufügen von Internetadressen.

Drag&Drop

: startet den Windows-Explorer. Sie können eine oder mehrere Dateien aus dem

Explorer per Drag&Drop in das Archiv importieren.

Importieren

: durchsucht Datenträger nach Dokumentdateien und importiert diese in das

Archiv.

Tipp: wenn die Dokumenttabelle

gruppiert

ist, werden neue Dokumente automatisch an die Daten der Gruppierung angepasst.

Benutzer-Dokumentation

Neues Dokument

Dokumente erstellen 49

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, brauchen Sie nicht mehr das entsprechende Windows-

Programm zu starten. Sie können das Dokument direkt im Dokumentenmanagement anlegen, das zuständige Anwendungsprogramm startet dann automatisch.

Ein Beispiel: Sie möchten einen neuen Brief an einen Kunden schreiben. Im Hauptmenü wählen

Sie den Befehl

Erstellen | Neu | Dokument

, das

Eingabefenster für neue Dokumente wird

geöffnet. Anhand des Dokumenttyps wird jetzt das zuständige Windows-Programm ausgewählt, mit welchem das neue Dokument erstellt wird. Im Feld

Vorlagedatei

können Sie eine Vorlage für den neuen Brief auswählen. Das neue Dokument erhält einen Namen und wird einem Projekt zugeordnet. Um den Dateinamen brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sobald Sie auf

OK

klicken wird die Textverarbeitung gestartet und der Brief ggf. mit der Vorlagedatei vorbereitet. Der Brief wird erstellt, ausgedruckt und schließlich gespeichert. Sie können jetzt noch für sich oder Ihre

Kollegen eine

Tätigkeit erfassen .

Wenn Sie später wieder auf diesen Brief zugreifen möchten, können Sie das Dokument anhand der Archivattribute oder mit Hilfe des Volltextindex

suchen . Wenn Sie z.B. einen Projektnamen

angeben, werden alle Dokumente (Briefe, Tabellen, Zeichnungen, usw.) dieses Projekts in der

Tabelle

gezeigt. Ein Doppelklick auf den Brief startet wiederum die Textverarbeitung und öffnet den Brief.

Benutzer-Dokumentation Dokumente erstellen 50

Ausführliches Beispiel

Einen neuen Brief schreiben.

1.

Wählen Sie bitte den Menübefehl

Erstellen | Neu | Dokument

. Das Eingabefenster für neue

Dokumente wird geöffnet:

2.

Dokumenttyp: Wählen Sie das zuständige Anwendungsprogramm, in diesem Fall Ihre

Textverarbeitung aus der Liste

Dokumenttyp

. Im Feld

Vorlage

können Sie eine

Dokumentvorlage für den neuen Brief auswählen.

3.

Dokumentattribute festlegen: Geben Sie bitte die gewünschten Attribute, wie

Nummer

,

Name

,

Projekt

und

Kategorie

ein. Zum Bearbeiten der Auswahllisten klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das Kombinationsfeld und wählen im lokalen Menü den Befehl

Auswahlliste

.

Tipp: Sie können beliebige Attribute definieren. Siehe auch

Felder definieren .

Benutzer-Dokumentation Dokumente erstellen 51

4.

Klicken Sie jetzt bitte auf

OK

. Die Textverarbeitung wird gestartet und das Dokument als

Kopie der gewählten Vorlage erstellt. Sie können jetzt den Brief verfassen, ausdrucken und speichern, der Dateiname ist bereits vergeben.

5.

Eventuell möchten Sie jetzt noch für sich oder Ihre Kollegen eine Tätigkeit erfassen. Wählen

Sie dazu im Hauptmenü den Befehl

Erstellen | Neu | Aufgabe

:

Benutzer-Dokumentation Dokumente erstellen 52

6.

Wenn Sie später auf diesen Brief zugreifen möchten, geben Sie einfach die gesuchten

Attribute in den

primären Suchfeldern (Eingabefelder oberhalb der Dokumenttabelle) ein:

Wenn Sie z.B. einen Projektnamen angeben, werden alle Dokumente (Briefe, Tabellen,

Zeichnungen, usw.) des Projekts in der Tabelle gezeigt. Für eine Suche im Volltextindex geben Sie bitte die entsprechenden Wörter im Eingabefeld

Volltext

ein.

Ein Doppelklick auf den Brief startet wiederum die Textverarbeitung und öffnet den Brief.

Siehe auch

Eigenschaften-Dialog

Benutzer-Dokumentation

Dokumentvorlagen

Dokumente erstellen 53

Wenn Sie häufig Dokumente erstellen, die sich ähnlich sind, können Sie den Vorgang mit Hilfe der

Dokumentvorlagen automatisieren. Eine Vorlagen enthält die Dokumentattribute und die Datei.

Neues Dokument von Vorlage erstellen

Öffnen Sie das Untermenü

Erstellen | Neu | Vorlagen

. Hier finden Sie alle vordefinierten

Dokumentvorlagen:

Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage. Der Eigenschaften-Dialog für Dokumente wird geöffnet

und die Attribute mit den Feldwerten der Vorlage ausgefüllt. Geben Sie bitte - sofern gewünscht weitere Attribute, wie Name oder Projekt ein und klicken Sie auf

OK

, um das Dokument zu erstellen.

Hinweis: In der Vorlage kann auch festgelegt werden, dass die Dokumente erstellt werden, ohne zuvor den Eigenschaftendialog zu öffnen. Bei solchen Vorlagen fehlen im Menü die drei Punkte hinter dem Vorlagenamen.

Siehe auch

Überblick Dokumente erstellen

Benutzer-Dokumentation Dokumente erstellen 54

Vorlagen definieren

1. Melden Sie sich bitte als Administrator an (Menü

Datei | Optionen | Administrator

), um eventuell verborgenen Vorlagen einzublenden.

2. Wählen Sie den Befehl

Erstellen | Neu | Vorlagen | Dokumentvorlagen bearbeiten

.

3. Klicken Sie auf

Neu

, um eine Vorlage zu erstellen:

Geben Sie eine

Beschreibung

ein und wählen Sie den

Dokumenttyp

. Wenn Sie eine

Vorlagedatei

eingeben, wird diese für das neue Dokument verwendet. Die Option

Benutzer-Dokumentation Dokumente erstellen 55

Eigenschaftendialog öffnen

wird i.d.Regel markiert, damit Sie die Attribute für neue

Dokumente eingeben können. Mit

Sichtbarkeit

können Sie festlegen, welche Anwender diese

Dokumentvorlage verwenden können.

Auf der Seite

Feldwerte

geben Sie bitte die Attribut-Vorlagen ein, beispielsweise Kategorie (Feld category) = "Angebot".

Für die Automatisierung des Workflows können optionale

Makros

definiert werden.

Klicken Sie auf

OK

, um die Vorlage zu speichern.

Dokumentvorlagen aus anderem Archiv importieren

Die

Dokumentvorlagen werden in der Archivdatenbank gespeichert, jedes Archiv hat somit

unterschiedliche Vorlagen. Wenn Sie die Dokumentvorlagen aus einem anderen Archiv

übernehmen möchten, wählen Sie bitte den Menübefehl

Erstellen | Neu | Vorlagen | Dokumentvorlagen bearbeiten

, klicken Sie auf

Importieren

und wählen Sie das Archiv, aus dem die Vorlagen kopiert werden sollen.

Markieren Sie anschließend alle Einträge die Sie übernehmen möchten und klicken Sie auf

OK

.

Siehe auch

Vorgabewerte für

Dokumentattribute

Benutzer-Dokumentation

Archivattribute aus Gruppierung

Dokumente erstellen 56

Wenn Sie innerhalb der gruppierten Dokumenttabelle neue Dokumente erstellen oder importieren, werden die Attribute der Gruppierung in das neue Dokument kopiert.

Beispiel

Sie haben die Tabelle nach Kategorie und Status gruppiert . Ein Dokument im Knoten

Kategorie="Dokumentation", Status="Normal" ist markiert:

Wenn Sie jetzt ein neues Dokument erstellen (beispielsweise

Erstellen | Neu | Dokument

), dann werden die Attribute der Gruppierung in das neue Dokument kopiert und anschließen der

Eigenschaftendialog geöffnet.

Status

und

Kategorie

wurden hier mit den Werten der

Gruppierung vorbelegt. Das

Projekt

ist ebenfalls ausgefüllt, weil "Prinzenallee" im

Projektnavigator markiert ist.

Sie können jetzt die vorgegebenen Attribute ändern und weitere Attribute, wie beispielsweise den

Name eingeben.

Klicken Sie auf

OK

, um das Dokument zu erstellen.

Hinweis: Wenn Sie ein Dokument mit Hilfe einer

Dokumentvorlage erstellen, haben die

Attributvorgaben der Vorlage eine höhere Priorität.

Siehe auch

Vorgabewerte für

Dokumentattribute

Die

Dokumenttabelle

Dokumente erstellen

Benutzer-Dokumentation

Kopien und Klone

Dokumente erstellen 57

A. Kopie eines Dokuments

Sie können ein neues Dokument erstellen, indem Sie die Attribute und die Datei eines anderen

Dokuments kopieren.

Markieren Sie dazu bitte ein Dokument und wählen Sie den Menübefehl

Erstellen | Neu | Kopie

. Die Dokumentdatei wird kopiert und dem neuen Datensatz zugeordnet.

Falls Sie nur die Attribute ohne Datei übernehmen möchten, dann klicken Sie auf

Erstellen | Neu |

Kopie

. Im

Eigenschaftenfenster

öffnen Sie die Liste Vorlagedatei und wählen die leere Zeile:

B. Mehrere Datensätze für dieselbe Datei

Mit der Funktion

Erstellen | Neu | Klon

(nur Enterprise-Version) können Sie mehrere Archiv-

Datensätze zu einer Datei erstellen. Alle Klone verweisen auf dieselbe Dokumentdatei,

Änderungen des Dateinamen werden automatisch in allen Klonen berücksichtigt.

Wenn in der Tabelle ein Klon markiert ist, dann können Sie sich mit dem Menübefehl

Start |

Suchen | Klone

alle weiteren Datensätze dieses Dokuments anzeigen lassen.

Siehe auch

Mehrfachzuordnungen

C. Kopieren über Zwischenablage

Sie können auch Dokumente zwischen verschiedenen Archiven kopieren oder ein neues

Dokument als Kopie eines archivierten erstellen.

Innerhalb einer Archivdatenbank kopieren: Markieren Sie ein Dokument, wählen Sie

Bearbeiten |

Zwischenablage | Kopieren

(Strg+C) und anschließend

Einfügen

(Strg+V). Dieses

Vorgehen ähnelt dem Menübefehl

Erstellen | Neu | Kopie

(s.a. Punkt A).

Aus einer anderen Datenbank kopieren: Markieren Sie bitte ein Dokument und wählen Sie

Bearbeiten | Zwischenablage | Kopieren

. Öffnen

Sie eine andere Archivdatenbank und klicken

Sie auf die Dokumenttabelle, um diese zu aktivieren. Wählen Sie den Menübefehl

Bearbeiten |

Zwischenablage | Einfügen

.

Tipp: Sie können den Office Manager auch mehrmals starten, unterschiedliche Archive

öffnen und Dokumente per Drag&Drop von einem Fenster in das andere kopieren.

Beachten Sie auch das lokale Menü der Datentabelle.

Benutzer-Dokumentation

Dokumente importieren

Dokumente importieren 58

Nutzen Sie die Import-Funktionen, um bestehende Dateien in das Dokumentenarchiv zu importieren:

Drag&Drop startet den Windows-Explorer. Sie können eine oder mehrere Dateien aus dem

Explorer per Drag&Drop auf die Dokumententabelle schieben. Für jede Datei wird automatisch ein neuer Dokumentdatensatz im Archiv angelegt.

Automatisierungs-Tipp: Wenn die Dokumententabelle

gruppiert ist, dann werden die

Dokumenteigenschaften, wie z.B. Projekt und Kategorie aus der Gruppierung übernommen.

Aus Zwischenablage einfügen : Dateien einfügen, die beispielsweise im Explorer kopiert

wurden.

Senden an

: Dokumente vom Windows-Explorer an den Office Manager senden.

Web-Browser

zum einfachen Übernehmen im Browser geöffneten Adresse in die

Bookmarkverwaltung.

Datenträger durchsuchen : Importiert ganze Verzeichnisstrukturen in das Archiv und ermöglicht

die Überwachung der Windows-Zwischenablage.

Scannen mit Standard-Scanner

: Papierdokumente und Bilder digitalisieren. Der angeschlossene

Scanner wird über die Twain- oder WIA-Schnittstelle angesprochen.

Scannen mit Dokumenten-Scanner

: Gescannte Dokumente von selbsttätig arbeitenden

Geräten, wie zum Beispiel Netzwerkscannern archivieren.

Eingehende Faxe

automatisiert importieren (nur Enterprise-Version).

Der Office Manager kann auch

Verzeichnisse überwachen und neue Dokumentdateien mit

Anwenderunterstützung oder vollautomatisch in seine Archivs übernehmen.

Siehe auch

Import-Profile

Benutzer-Dokumentation

Drag and Drop von Dateien und E-Mails

Dokumente importieren 59

Sie können Dokumentdateien aus dem Explorer, E-Mails aus Outlook, Outlook Express, Windows

Mail, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Eudora Pro, Tobit David und anderen Mailprogrammen sehr einfach per Drag&Drop mit der Maus übernehmen.

Starten Sie z.B. den Windows-Explorer oder wählen Sie den Befehl

Erstellen | Importieren |

Drag&Drop

.

Sie können nun Dateien mit der Maus vom Explorer auf die Office Manager-Dokumenttabelle ziehen. Für jede zulässige Datei wird automatisch ein neuer Dokumentdatensatz angelegt.

Wenn die Tabelle

gruppiert ist, werden die Attribute der Gruppierung für das neue Dokument

übernommen.

Alternativ können Sie die Dokumente auch auf dem Projektnavigator ablegen, um diese einem

Projekt zuzuordnen.

Benutzer-Dokumentation Dokumente importieren 60

Beispiel:

Sie haben den Office Manager neu installiert und möchten nun die bestehenden Dokumentdateien dem Projekt "Potsdamer Platz" hinzufügen. Der Status dieser Dokumente soll "Normal" sein.

1. Wenn noch kein Dokument mit den Felder Projekt="Potsdamer Platz" und Status="Normal" vorhanden ist: Schieben Sie die erste Dokumentdatei per Drag&Drop vom Explorer auf die

Office Manager-Dokumententabelle. Geben Sie im Feld

Projekt

die Bezeichnung "Potsdamer

Platz" und im Feld

Status

die Bezeichnung "Normal" ein. Klicken Sie ggf. mit der rechten

Maustaste auf das Eingabefeld, um die Auswahlliste zu bearbeiten. Übernehmen Sie das

Dokument mit Klick auf

OK

.

2.

Gruppieren Sie die Tabelle nach den Feldern Projekt und Status. Die Dokumente werden in der

Baumdarstellung angezeigt.

3. Öffnen Sie den Baum Projekt "Potsdamer Platz" und den Untereintrag Status "Normal".

4. Schieben Sie nun weitere Dateien vom Explorer in den geöffneten Baum. Die Datenfelder der neuen Dokumente werden jetzt anhand der Gruppierung belegt, das Feld Projekt erhält die

Bezeichnung "Potsdamer Platz" mit dem Status "Normal".

5. Wenn Sie die Attribute später ändern möchten, dann verwenden Sie den Menübefehl

Bearbeiten | Dokument | Eigenschaften

.

Drag & Drop mit Verzeichnissen

Wenn Sie Verzeichnisse per

Drag&Drop oder aus der

Zwischenablage

importieren, müssen Sie angeben, wie die Dateien aus den Verzeichnissen gehandhabt werden sollen:

Dateien aus Verzeichnissen importieren

: alle Dokumentdateien des Verzeichnisses werden einzeln in den Office Manager importiert.

Verzeichnisse ignorieren

: die Dateien aus den importierten Verzeichnissen werden nicht

übernommen.

Abbrechen

: der Import wird abgebrochen

Siehe auch

Importprofile

Eigenschaftendialog beim Import

öffnen

Einstellungen , Seite

Importieren | E-Mail

Benutzer-Dokumentation

Datei aus Zwischenablage einfügen

Dokumente importieren 61

Markieren Sie beispielsweise eine Datei im Windows-Explorer und wählen Sie dort im Menü

Bearbeiten

den Befehl

Kopieren

(Kurztaste Strg+C). Wechseln Sie anschließend zum Office

Manager, markieren Sie die Dokumententabelle und wählen Sie den Befehl

Bearbeiten |

Zwischenablage | Einfügen

(Kurztaste Strg+V).

Sie können auch den umgekehrten Weg gehen, um Dokumente aus dem Office Manager zu kopieren: Dokument im Office Manager markieren, Strg+C drücken und anschließend im

Explorer oder anderem geeigneten Programm Strg+V.

Beschleunigungs-Tipp: Das Kopieren sehr vieler Dokumente erfordert Arbeitsspeicher und Zeit, weil mehrere Zwischenablageformate inklusive des gesamten Textes erstellt werden. Wenn Sie nur die Datei kopieren möchten, dann können Sie auch mit der rechten Maustaste auf die Tabelle klicken und im lokalen Popupmenü den schnelleren Befehl

Bearbeiten | Dateien kopieren

nutzen.

Zwischenablage überwachen

Die Importfunktion im

Erstellen | Importieren | Importieren

ermöglicht auch eine

Überwachung der Zwischenablage

. Wenn die Funktion aktiviert ist, dann werden alle Dateien, die Sie in die

Zwischenablage kopieren, dem Importstapel hinzugefügt.

Siehe auch

Übersicht Importfunktionen

Eigenschaftendialog beim Import

öffnen

Benutzer-Dokumentation

Senden vom Explorer

Dokumente importieren 62

Klicken Sie bitte im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl

Mit Office Manager verwalten

:

Die Datei wird in das Dokumentenarchiv übernommen.

Falls der Menüeintrag im Explorer fehlt oder auf eine falsche Office Manager-Version verweist, dann müssen Sie die Shell-Erweiterung neu registrieren. Wählen Sie dazu im

Windows-Startmenü den Befehl

Ausführen

und geben Sie folgende Anweisung ein (den

Pfad bitte ev. anpassen): regsvr32 "C:\Programme\Krekeler\Office Manager 14\omShellEx.dll"

Siehe auch

Übersicht Importfunktionen

Verzeichnis-Definitionen

Eigenschaftendialog beim Import

öffnen

Benutzer-Dokumentation

Internetadressen übernehmen

Dokumente importieren 63

Der Office Manager kann die Internetadressen vom geöffneten Browser übernehmen. Wenn Sie sich mit dem Browser auf einer Internetseite befinden, dann klicken Sie bitte auf

Erstellen |

Importieren | Browser

.

Wenn Sie auf die Mausschaltfläche klicken, wird die erste Adresse importiert. Falls mehrere

Browserfenster geöffnet sind, dann klicken Sie bitte auf den Pfeil des Schalters, um die gewünschte URL aus der Liste zu wählen.

Wählen Sie die gewünschte Seite aus der Liste und geben Sie die Attribute, wie Name und

Projekt im

Eigenschaftendialog

ein. Klicken Sie bitte auf

OK

, um den Link zur Internetseite in die

Dokumentenverwaltung zu übernehmen.

Die meisten Browser sind möglich, beispielsweise MS Internet Explorer und Mozilla

Firefox. Auf Chromium basierende Browser unterstützen diese Standard-Schnittstelle aber nicht. In den

erweiterten Einstellungen können Sie einen zusätzlichen Browser definieren,

falls dieser die Standard DDE-Abfrage nicht unterstützt.

Internetfavoriten einlesen

Die Favoriten des Internet-Explorers können, wie jede andere Internetverknüpfung (*.url) auch, einfach per

Drag&Drop in das Archiv übernommen werden. Wenn Sie eine URL-Datei auf dem

Office Manager ablegen, wird die enthaltene Internetadresse in die Dokumenttabelle importiert.

Alternativ können Sie auch die Funktion

Importieren

verwenden: Geben Sie bei Startverzeichnis bitte den Pfad zu Ihren Internetfavoriten ein. Dies ist, je nach Windows-Version und

Systemeinstellung, zum Beispiel "C:\Users\(Benutzername)\Favorites" oder "C:\Dokumente und

Einstellungen\(Benutzername)\Favoriten".

Benutzer-Dokumentation

Verzeichnisüberwachung

Dokumente importieren 64

Der Office Manager kann Verzeichnisse (Ordner) überwachen und neue Dateien übernehmen.

Beispiel: Sie erstellen mit Ihrer Textverarbeitung ein neues Dokument. Sobald Sie das Dokument im Ordner "Eigene Dateien" speichern, erscheint die Eingabemaske des Office Managers und Sie können die Attribute eingeben.

Es können auch Unterverzeichnisse überwacht werden, beispielsweise ein komplettes Laufwerk.

Mit dieser Funktion kann die Dokumentenverwaltung auf Wunsch komplett automatisiert werden:

Die Anwender speichern ihre Dokumente einfach in der gewohnten Verzeichnisstruktur. Der

Office Manager überwacht die Verzeichnisse und übernimmt neue Dokumente automatisch in das Archiv. Die Attribute werden dabei aus der Verzeichnisstruktur übernommen und/oder für jedes Dokument manuell bearbeitet. Im Netzwerkbetrieb sollte die Option "Nur Dateien des angemeldeten Benutzers übernehmen" markiert werden.

Versteckte Dateien werden ignoriert und nicht übernommen.

Überwachung aktivieren:

Klicken Sie im Menü

Datei | Optionen

auf

Einstellungen

und wählen Sie die Kategorie

Importieren | Überwachen

. Markieren Sie die Option

Verzeichnis überwachen und neue

Dateien importieren

. Geben Sie das zu überwachende Verzeichnis an und legen Sie die

Importeinstellungen fest:

Auf der Seite

Importieren | Überwachen | Erweitert

geben Sie an, ob auch

Unterverzeichnisse überwacht werden sollen.

Auf Seite

Importieren |

Profile

können Sie weitere verzeichnisabhängige Einstellungen

vornehmen.

Verzeichnis mit Archiv synchronisieren:

Die Überwachung funktioniert nur, wenn der Office Manager ausgeführt wird. Um nachträglich alle Dateien zu importieren, die noch nicht im Archiv enthalten sind, wählen Sie bitte den

Menübefehl

Erstellen |

Importieren

. Klicken Sie bei Startverzeichnis auf

und wählen Sie

Überwachtes Verzeichnis

.

Siehe auch

Import-Optionen

Import-Filter

Erweiterte Einstellungen

Übersicht Importfunktionen

Benutzer-Dokumentation

Eingehende Faxe importieren

Dokumente importieren 65

Nur Enterprise-Edition

Diese automatisierte Importfunktion übernimmt neue Dateien aus dem Faxeingangsverzeichnis in das Dokumentenarchiv.

1. Vorbereitungen

Definieren Sie bitte einen Dokumenttypen für die Faxe. Wählen Sie dazu im Menü

Datei |

Optionen |

Dokumenttyp

oder schieben Sie einfach eine Faxdatei (z.B. *.tif, *.001, *.sff oder

*.pdf) per

Drag&Drop auf den Office Manager, der Dokumenttyp wird dann automatisch

eingerichtet.

Wählen Sie bitte im Menü

Datei | Optionen

den Befehl

Einstellungen

und öffnen Sie die Seite

Importieren | Fax

. Wählen Sie dort Eingangsordner aus, in welchem die Faxsoftware neue

Dokumente ablegt. Geben Sie dann noch die Dateimaske an, sodass bei

Eingangsordner

beispielsweise "C:\Faxeingang\*.tif" eingestellt ist.

Wählen Sie ein Projekt (z.B. "Faxeingang") und einen Status (z.B. "zu bearbeiten") für neue Faxe.

Geben Sie bitte den zuvor definierten Dokumenttyp an.

2a. Manueller Import

Wählen Sie im Feld Faximport bitte "Manuell auf neue Faxe prüfen". Auf der Optionsseite

Importieren

sollte die Option Faximport markiert sein, damit der Eigenschaftendialog

für neue

Dokumente automatisch geöffnet wird.

Klicken Sie auf

OK

, um die Einstellungen zu speichern.

Sobald Faxe im Eingangsverzeichnis vorhanden sind, können Sie diese mit dem Menübefehl

Erstellen | Importieren | Faximport

in das Archiv übernehmen.

Beim manuellen Import werden die Dokumentattribute aus der

Gruppierung und dem

Projektnavigator

übernommen. Wenn Sie die Faxe beispielsweise einem bestimmten Projekt zuordnen möchten, dann markieren Sie dieses im Projektnavigator, bevor Sie den Import aufrufen.

2b. Automatisierter Import

Wählen Sie im Feld Faximport bitte "Neue Faxe automatisch importieren" und geben Sie bitte den zuständigen Mitarbeiter im Feld Benutzer o. PC ein.

Klicken Sie auf

OK

, um die Einstellungen zu speichern.

Das Eingangsverzeichnis wird regelmäßig auf neue Faxe geprüft. Sobald Dateien vorhanden sind,

öffnet sich beim zuständigen Mitarbeiter der

Eingabedialog

für neue Dokumente. Der Benutzer kann jetzt weitere Attribute, wie Projekt und Name angeben, und eine

Tätigkeit

für einen zuständigen Kollegen erstellen.

Benutzer-Dokumentation Dokumente importieren 66

2c. Vollautomatischer Import

Wählen Sie im Feld Faximport bitte "Vollautomatisch ohne Eigenschaftendialog" und geben Sie den zuständigen Mitarbeiter im Feld Benutzer o. PC ein. Markieren Sie die Option Tätigkeit erstellen.

Klicken Sie auf

OK

, um die Einstellungen zu speichern.

Das Eingangsverzeichnis wird regelmäßig auf neue Faxe geprüft. Sobald Dateien vorhanden sind, werden diese automatisch importiert. Der zuständigen Mitarbeiter wird über die

Aufgabenverwaltung

informiert und kann das neue Fax bearbeiten.

Siehe auch

Übersicht Importfunktionen

Erweiterte Einstellungen

(ImportFax und ImportFaxDefaultFields)

Grafikviewer

Importprofile

Benutzer-Dokumentation

Massenimport

Dokumente importieren 67

Mit der leistungsstarken Import-Funktion können Sie die auf Ihren Datenträgern vorhandenen

Dokumentdateien schnell in das Office Manager-Archiv importieren. Diese Funktion dient vor allem der Übernahme großer Datenbestände.

1. Wählen Sie den Menübefehl

Erstellen | Importieren | Importieren

:

2. Wählen Sie das

Verzeichnis

, in welchem die Suche nach Dokumentdateien beginnen soll.

Falls die

Verzeichnisüberwachung aktiviert ist, dann haben Sie nach einem Klick auf

auch die Auswahlmöglichkeit

Überwachtes Verzeichnis

. Hiermit werden alle Dateien aus dem

überwachten Pfad nachträglich importiert, die noch nicht im Archiv enthalten sind.

3. Mit der

Dateimaske

können sie die zu importierenden Dateien einschränken, beispielsweise

"*.pdf" oder "*.doc;*.docx".

4. Wenn die Option

Unterverzeichnisse einbeziehen

markiert ist, werden auch alle

Benutzer-Dokumentation Dokumente importieren 68

Unterverzeichnisse durchsucht.

5. Klicken Sie bitte auf

Suchen

. Das Archivierungsprogramm durchsucht das gewählte

Verzeichnis nach geeigneten Dokumentdateien und blendet diese anschließend auf der rechten

Fensterseite ein.

Tipp: Wenn

Nur neue Dateien importieren

markiert ist, dann wird bereits bei der Suche vorab geprüft, ob die jeweilige Datei bereits im Archiv vorhanden ist. Dies ergibt eine bessere

Übersicht zu den zu importierenden Dateien, dauert aber länger. Eine zweite Prüfung erfolgt direkt vor dem Import.

6. Optional können Sie die Liste überprüfen und unerwünschte Dateien ausschließen: Entfernen

Sie dazu den Haken vor den entsprechenden Dateien. Ein Klick mit der sekundären

(normalerweise der rechten) Maustaste öffnet das lokale Popupmenü.

7. Wenn Sie der Liste zusätzliche Dateien hinzufügen möchten, dann können Sie weitere

Verzeichnisse

durchsuchen , Dateien per Drag&Drop vom Explorer auf die Liste schieben oder

die Zwischenablage überwachen .

8. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche

Optionen

(s. a.

Import-Profile)

. Sie können hier festlegen, ob die Dokumentattribute -wie Projekt und Name- automatisch aus dem

Dateinamen

ermittelt werden sollen. Eine weitere wichtige Einstellung ist das Verschieben von

Dateien in das Dokumentenverzeichnis.

9. Klicken Sie auf den Schalter

Importieren

, um die Dokumente in das Archiv zu übernehmen.

10.Der Dialog "Neues Dokument" wird geöffnet. Hier können Sie die Archivattribute beliebig bearbeiten und weitere Informationen hinzufügen. Wenn Sie den Inhalt des Dokuments nicht kennen, dann können Sie zur Seite

Vorschau

wechseln oder auf die Schaltfläche rechts neben

Dateiname

klicken und

Öffnen

wählen.

Klicken Sie auf

OK

, um dieses Dokument zu übernehmen,

Verwerfen

, um es nicht zu

übernehmen,

Alle OK

, um alle gefundenen Dokumente ohne weitere Bearbeitung zu

übernehmen oder

Abbrechen

, um den Import weiterer Dokumente abzubrechen.

Zwischenablage überwachen

Neben dem Durchsuchen von Verzeichnisstrukturen ermöglicht die Importfunktion auch eine

Überwachung der Zwischenablage. Wenn die Funktion aktiviert ist, dann werden alle Dateien, die

Sie in die Zwischenablage kopieren, dem Importstapel hinzugefügt.

1. Wählen Sie bitte

Erstellen | Importieren | Importieren

, um den

Importdialog zu öffnen.

2. Markieren Sie die Option

Zwischenablage überwachen

.

3. Wechseln Sie in den Windows-Explorer oder ein anderes geeignetes Programm.

4. Markieren Sie dort die gewünschten Dateien und drücken Sie die Tastenkombination Strg+C, um die Dateien in die Zwischenablage zu kopieren. Oder schieben Sie die Dateien per

Drag&Drop auf das Dialogfenster. Wenn eine nicht unterstütze Datei kopiert wird, dann gibt das Programm einen Piepton aus.

5. Office Manager fügt die Dateien dem Importstapel hinzu.

6. Klicken Sie bitte auf

Importieren

, um die Dokumente zu archivieren.

Siehe auch

Drag&Drop mit dem Explorer

Dokument-Eigenschaftendialog

Benutzer-Dokumentation

Erweiterter Import

Dokumente importieren 69

Wenn Sie beim

Drag&Drop auf den Office Manager die Strg-Taste gedrückt halten, wird

folgendes Auswahlmenü geöffnet:

Legen Sie bitte fest, wie die Datei zu behandeln ist:

Hinweis: mit "Zieldokument" ist das Dokument in der Tabelle gemeint, auf dem Sie die

Datei per Drag&Drop abgelegt haben.

Als neues Dokument importieren

: Normaler Import, dies entspricht dem Drag&Drop ohne gedrückte Strg-Taste.

Dem Dokument als alte Version hinzufügen

: Dem Zieldokument wird eine

Dokumentversion

hinzugefügt. Die importierte Datei wird in die Versionsverwaltung des Zieldokuments importiert. Dies entspricht dem Ablegen einer Datei auf die Versionsliste im

Eigenschaftendialog .

Dem Dokument als neue Version hinzufügen

: Der aktuelle Stand des Zieldokuments wird als

Dokumentversion

archiviert. Die importierte Datei wird als neuer aktueller Stand des

Zieldokuments übernommen.

Dokument mit dieser Datei verlinken

: Dem Zieldokument wird die importierte Datei zugeordnet.

Dokument mit durch diese Datei ersetzen

: Die Datei des Zieldokuments wird durch die importierte Datei überschrieben. Die alte Datei geht hierbei verloren, sie wird nicht als

Version archiviert!

Datei nach .. kopieren

: Kopiert die abgelegt Datei in das Verzeichnis des Zieldokuments.

Importieren und Felder von .. übernehmen

: Die Datei wird importiert und die Attribute des

Zieldokuments übernommen.

Hilfe

: Öffnet diese Hilfeseite und bricht den Import ab.

Abbrechen

: Der Import wird abgebrochen.

Je nach Zugriffsberechtigungen und abgelegtem Dateityp sind nicht alle Optionen möglich.

Siehe auch

Dokumente importieren

Versionsmanagement

Benutzer-Dokumentation

Office Manager-Dateien

Dokumente importieren 70

Wenn Sie per Drag&Drop eine Office ManagerSystemdatei importieren, dann wird automatisch

folgendes Auswahlmenü geöffnet:

Legen Sie hier bitte fest, wie die Datei zu behandeln ist:

Als neues Dokument importieren

: die Datei wird wie ein beliebiges Dokument behandelt und im

Office Manager verwaltet.

Wenn Sie beispielsweise mit sehr vielen Archiven arbeiten (was generell nicht zu empfehlen ist), könnten Sie ein Übersichtsarchiv anlegen, in dem wiederum alle Dokumentarchive mit

Ihren Beschreibungen und Projektzuordnungen verwaltet werden.

Datei in gemeinsame Dateien kopieren

: die Datei wird in das entsprechende Unterverzeichnis

der gemeinsamen Dateien kopiert. Eine Archivdatenbank z.B. nach "..\Archive". Diese

Auswahl wird z.B. verwendet, wenn Sie ein Archiv oder Makro von außerhalb erhalten.

Datei jetzt öffnen

: das Archiv o. ä. wird direkt im Office Manager geöffnet. Die Datei wird nicht kopiert.

Datei installieren

(nur bei .omini und .omtup): das enthaltene Toolup installieren . Hierfür ist eine

Administratoranmeldung erforderlich, falls ein Passwort vergeben wurde.

Hilfe

: öffnet diese Hilfeseite und bricht den gesamten Import ab.

Datei überspringen

: diese Datei wird ignoriert. Wenn mehrere Dateien importiert werden, wird mit der nächsten fortgefahren.

Abbrechen

: der gesamte Import wird abgebrochen.

Siehe auch

Dokumente importieren

Erweiterte Einstellung IgnoreOmExt

Benutzer-Dokumentation

Importprofile

Dokumente importieren 71

Eine häufige Aufgabe des Dokumentenmanagements ist der Import von Dateien aus verschiedenen Festplatten-Verzeichnissen. Der Office Manager bietet hierfür mehrere

Importfunktionen, wie beispielsweise

Drag&Drop

, Einfügen aus der Zwischenablage und die

Verzeichnisüberwachung

.

Die Dokumentattribute, wie Name und Projekt, können beim Import z.B. aus dem Dateipfad

übernommen werden. Hierfür können Sie verschiedene Importprofile definieren.

Anwendungsbeispiele

Einmaliger Import aller bestehenden Dateien aus einem Dokumentenverzeichnis mit

Übernahme des Projektes aus der Verzeichnisstruktur.

Regelmäßiger Abgleich des Dokumentenverzeichnisses mit Import aller Dateien, die noch nicht im Office Manager erfasst sind.

Beim Import von CD-ROM, USB-Sticks u.a. Wechsellaufwerken die Dateien immer in das

Dokumentenverzeichnis kopieren.

Überwachung eines Verzeichnisses mit automatischem Import aller neuen Dateien.

Scannen von Papierdokumenten mit einem Netzwerkscanner oder Multifunktionsgerät, der die

Dokumente selbständig in einem Verzeichnis ablegt. Hierbei können die Attribute vom Papier gelesen und Dokumentenstapel mittels Barcode-Trennblättern aufgeteilt werden (s. a. Beispiel in der Onlinehilfe).

Drag&Drop von Dateien aus einem Eingangsverzeichnis mit automatischer Bearbeitung der

Dokumente vor dem Import. Beispielsweise könnten eingehende Bilder in ein vorgegebenes

Grafikformat oder DXF-Dateien in das Format Ihres CAD-Systems konvertiert werden.

Benutzer-Dokumentation Dokumente importieren 72

Importprofile definieren

Wählen Sie bitte im Menü

Datei | Optionen

den Befehl

Einstellungen

und markieren Sie links die Kategorie

Importieren | Profile

:

Sie können eigene Definitionen für die unterschiedlichen Quellen erstellen, um beispielsweise für die Dokumente aus "Eigene Dateien", den Netzlaufwerken und der CD verschiedene

Einstellungen zuzuordnen.

Die Definition "[Standard]" gilt immer dann, wenn keine spezielle Definition für die Importquelle erstellt wurde. Um zu ermitteln, welche Importeinstellung für eine bestimmte Datei verwendet würde, können Sie die Datei per Drag and Drop vom Explorer auf dem Testfeld ablegen.

"[E-Mail]" gilt für alle Mails, die direkt vom Mailprogramm übernommen wurden (beispielsweise

Drag&Drop aus Outlook).

Um einen bestehenden Eintrag zu ändern, markieren Sie diesen bitte in der Liste und klicken anschließend auf .

Klicken Sie auf , wenn Sie eine neue Import-Einstellung definieren möchten. Alternativ können

Sie auch einen bestehenden Eintrag kopieren: markieren Sie diesen in der Liste und klicken Sie auf .

Benutzer-Dokumentation

Das Fenster "Importprofil definieren" wird geöffnet:

Dokumente importieren 73

Klick en Sie im Bild auf die Komponenten oder Registerseite, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.

Geben Sie bitte eine aussagekräftige

Beschreibung

und die weiteren Optionen ein.

Mit der Option

Eigenschaftendialog für neue Dokumente öffnen

legen Sie fest, ob der Dialog beim Import geöffnet wird. Wenn die Option nicht markiert ist, wird das Dokument sofort

übernommen.

Siehe auch

Attribute aus Verzeichnis übernehmen

Benutzer-Dokumentation Dokumente importieren 74

Beispiel: Import-Verzeichnisprofil für Dokumentenscanner

Ein Scanner, der nicht über

Twain angesteuert wird, liest die Papierdokumente selbständig ein und

legt die Dateien auf der Festplatte ab (s.u. Funktionsweise

). In diesem Beispiel wird der Office

Manager nach dem Scannen nicht vom Gerät informiert. Er überwacht das Verzeichnis, in welchem die gescannten Dokumente abgelegt werden.

1. In der Scannersoftware wird festgelegt, in welchem Verzeichnis die Dokumente vom Gerät gespeichert werden, z.B. "C:\Scanner\".

2. Wählen Sie im Office Manager-Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

und wechseln Sie auf die Seite

Importieren | Profile

.

3. Klicken Sie bitte auf den Schalter , um einen neuen

Eintrag

zu erstellen:

4. Geben Sie als

Beschreibung

bitte "Dokumentenscanner" ein und wählen Sie den

Modus

"Dokumente automatisch importieren". Der Office Manager importiert in diesem Modus alle

Dateien aus dem Verzeichnis und verschiebt sie in das voreingestellte Dokumentenverzeichnis

.

5. Die Option

Eigenschaftendialog für neue Dokumente öffnen

sollte aktiviert sein, damit Sie die Attribute für gescannte Dokumente eingeben können.

6.

Fenstertitel

ist z.B. "Dokument vom Scanner importieren". Dieser Text erscheint im Titel des

Eigenschaftendialogs .

7. Als

Benutzerhilfe

empfiehlt sich " 1000

". Sie können aber auch ein eigenes Hilfedokument, z.B. im PDF-Format, mit Anweisungen für Ihre Mitarbeiter erstellen und den Dateinamen hier eingeben. Das Hilfedokument wird geöffnet, wenn der Anwender im

Eigenschaftendialog

auf

Hilfe

klickt.

Benutzer-Dokumentation Dokumente importieren 75

8. Wechseln Sie bitte auf die Seite

Verzeichnis

und markieren Sie die Checkbox des Scanner-

Verzeichnisses:

9. Wechseln Sie auf die Seite

Gültigkeit

.

10.Wenn der Scanner - wie in unserem Beispiel - nur an einem Arbeitsplatzcomputer angeschlossen ist, wählen Sie den Computer bitte bei "Die Verzeichnisdefinition gilt nur auf folgendem Computer" aus. Bei einem Netzwerkscanner können Sie alternativ den Mitarbeiter festlegen, der für den Import der gescannten Dokumente verantwortlich ist, s. "Die

Verzeichnisdefinition gilt nur für folgende Benutzer".

11.Um sicher zu stellen, dass die Dokumente immer in dasselbe Archiv importiert werden, wählen

Sie bitte das Zielarchiv bei "Die Verzeichnisdefinition gilt nur für folgendes Archiv".

12.Auf der Seite

Filter

können Sie die zu importierenden Dateien einschränken: beispielsweise nur *.pdf und *.tif.

13.Wechseln Sie auf die Seite

Feldwerte

. Hier können Sie die

Vorgabewerte für

Dokumentattribute festlegen. Besonders interessant für gescannte Dokumente sind die

Makrofunktionen ImgGetTextFromRect, AcroExchGetTextFromRect und

FtiGetFirstCrspWord.

14.Auf der Seite

Makros

sind i.d.R. keine Angaben erforderlich. Sie haben hier aber die

Möglichkeit, eine

OCR-Software auszuführen oder den Scanvorgang weiter zu automatisieren.

Beispielsweise können Dokumente importiert werden, ohne den Eigenschaftendialog für neue

Benutzer-Dokumentation Dokumente importieren 76

Dokumente zu öffnen. Für den zuständigen Anwender könnte dann mit Hilfe der

Makrofunktion AddTodo nach dem Speichern eine

Tätigkeit

erstellt werden, die ihn zur

Prüfung des Dokuments auffordert.

15.Klicken Sie bitte auf

OK

, um die Verzeichnisdefinition zu speichern.

16.Scannen Sie ein Dokument ein oder legen Sie zum Test eine entsprechende Datei im

Verzeichnis "C:\Scanner" ab. Der Office Manager sucht in regelmäßigen Abständen nach

Dateien in diesem Verzeichnis, importiert diese und verschiebt sie in das

Dokumentenverzeichnis.

Eine Barcode-Trennung von gescannten Stapeln kann auf der Registerseite Makros definiert werden.

Benutzer-Dokumentation

Scannen

Scannen 77

Der Office Manager beinhaltet verschiedene Scanner-Schnittstellen für:

1. TWAIN- und WIA-kompatible Geräte

TWAIN ist eine Schnittstelle zur direkten Kommunikation zwischen Anwendungsprogrammen und digitalen Bildgeräten. WIA steht für Windows Image Acquisition. Der Office Manager kann

über diese Schnittstellen Dokumente und Bilder von Scannern und Digitalkameras importieren. Sie können

Scanprofile

vordefinieren.

2. Nicht TWAIN-kompatible Geräte

Neben der TWAIN- und WIA-Unterstützung übernimmt der Office Manager auch Dokumente von eigenständig arbeitenden Scannern.

3. Fujitsu ScanSnap

Das Programm beinhaltet eine automatische Einrichtung des eigenständig arbeitenden Fujitsu

ScanSnap.

4. Sceye-Dokumentenkamera

Der Office Manager kann Sceye über eine direkte Schnittstelle auch ohne Twain ansteuern.

Benutzer-Dokumentation

Scannen mit Standard-Scanner

Scannen 78

Beschreibung für TWAIN- und WIA-kompatible Geräte

1. Zum Scannen klicken Sie bitte auf den Mausschalter

Erstellen | Scannen | Dialogscan

. Das

Eigenschaftenfenster für neue Dokumente wird geöffnet:

2. Legen Sie das Dokument ein und wählen Sie das Gerät bitte bei

Scanner

aus.

3. Wenn die Option

Benutzeroberfläche des Scanners öffnen

markiert ist, können Sie die

Auflösung und andere Einstellungen in der Scannersoftware vornehmen. Ist die Option nicht markiert, nehmen Sie die Einstellungen direkt im obigen Dialog vor. Testen Sie doch einmal

beide Varianten, um den Unterschied kennen zu lernen.

4. Klicken Sie bitte auf

Scannen

, um das Bild vom Gerät ein zu lesen. Sie können auch die

Kurztaste F6 verwenden.

5. Wenn Sie dem Dokument weitere Bilder hinzufügen möchten, können Sie den Vorgang wiederholen oder Grafiken aus einer Datei oder der Zwischenablage importieren.

Benutzer-Dokumentation Scannen 79

6. Sofern das Bild Textinformationen beinhaltet, sollte die Option

Volltextsuche ermöglichen

markiert sein. Der Office Manager kann dann den Text indexieren und eine spätere

Volltextsuche ermöglichen (siehe auch

Datei | Optionen | Einstellungen

, Seite

Volltextindex

| OCR

).

Für gute Texterkennungs-Ergebnisse sollte die Auflösung mindestens 300dpi betragen.

7. Wählen Sie bitte den Dokumenttypen und die weiteren Attribute im oberen Bereich des

Dialogfensters.

8. Klicken Sie anschließend auf

OK

, um das Dokument in das Archiv zu übernehmen.

Erweiterte Funktionen

Klicken Sie bitte am rechten Rand des Dialoges auf den Menüschalter oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gescannte Grafik:

Datei importieren

: Grafik aus einer Datei laden. Alternativ können Sie auch Grafikdateien per Drag&Drop hinzufügen.

Einfügeposition

: legt fest, wo neue Seiten im Stapel eingefügt werden

Speicher-Transfer

: vermeidet Pausen zwischen den einzelnen Seiten im Stapel, wird aber nicht von allen Scannern unterstützt. Ändern Sie diese Einstellung bitte, wenn Sie die

Fehlermeldung "Ungültige Bitmap" erhalten.

Autozoom

: ganze Grafik in der Vorschau darstellen

Grafik drehen

: manuell um einen vorgegebenen Winkel drehen und

Geraderücken

: schief eingezogene Seite korrigieren

Grafik bearbeiten

: die Grafik in einem Windowsprogramm bearbeiten

Rückgängig

: letzte Bearbeitung widerrufen. Muss vor einem Bildwechsel aufgerufen werden!

In schwarz/weiß konvertieren

: markierte Grafik in schwarz/weiß-Format konvertieren

Zuschneiden

: automatischer Zuschnitt nach dem Scan auf A4 o.a.

Verschieben

: Seiten im Stapel verschieben

Duplex-Stapel 1

: wenn "1. Vorderseite - 2. Vorderseite - 1. Rückseite - 2. Rückseite" gescannt wurde

Duplex-Stapel 2

: wenn "1. Vorderseite - 2. Vorderseite - 2. Rückseite - 1. Rückseite" gescannt wurde

Zwischenablagefunktionen zum

Einfügen

und

Kopieren

Löschen

: aktuelle Grafik aus dem Stapel entfernen

Benutzer-Dokumentation Scannen 80

Hinweise:

Zur Beschleunigung des Stapelscans testen Sie bitte die Option

Speicher-Transfer

(s.o.).

Mehrseitige Dokumente (mehr als ein Bild) können nur in geeigneten Dokumenttypen, wie

Adobe Acrobat und TIFF gespeichert werden. Ist hingegen nur ein Bild eingelesen, können Sie auch Dokumenttypen, wie Bmp, JPeg und andere Bildformate wählen.

Wenn die Option

Volltextsuche ermöglichen

markiert ist, können Sie nur Dokumenttypen wählen, welche für die

eingestellte OCR-Software

geeignet sind.

Die Scan-Funktion eignet sich auch, um Grafikdateien in ein PDF-Dokument zu importieren.

Stellen Sie das Dokument zusammen, in dem Sie die Bilder aus Dateien importieren und wählen Sie den

Dokumenttyp

Adobe Acrobat.

Wenn Sie Fotos scannen oder von der Digitalkamera einlesen, sollte die Option

Volltextsuche ermöglichen

nicht markiert sein. OCR ist nur erforderlich, wenn Sie enthaltene Texte für eine

Volltextsuche indexieren möchten.

Falls Sie einen Duplex-Scanner gewählt haben, die Duplex-Option aber deaktiviert ist, dann klicken Sie bitte auf den Schalter rechts neben

Scanner

und markieren Sie

Alle

Treiberoptionen aktivieren

.

Siehe auch

Scanprofile

Scannen mit Dokumentenscanner

Übersicht Importfunktionen

Eigenschaftendialog

Benutzer-Dokumentation

Scannen mit Dokumenten-Scannern

Scannen 81

Funktionsweise der Dokumentenscanner-Schnittstelle für nicht TWAIN-kompatible Geräte.

A. Wenn das Gerät nach dem Scannen ein Programm starten kann:

(wie beispielsweise Fujitsu

ScanSnap )

1. Das Gerät scannt die Papierdokumente auf Knopfdruck ein und speichert diese auf der

Festplatte. Gängige Formate sind PDF, Tiff und JPeg.

2. Die Scannersoftware startet die angegebene Zielanwendung und übergibt dieser die gespeicherte Datei als Parameter. Als Zielanwendung wird das Office Manager-

Hilfsprogramm "SendToOM.exe" angegeben.

3. SendToOM startet den Office Manager, falls dieser noch nicht ausgeführt wird, und

übermittelt die gescannte Datei.

4. Sofern eine OCR-Software eingerichtet ist, wird diese vom Office Manager gestartet.

5. Die OCR-Software wandelt die gescannten Bilder in Text um und speichert das Dokument in einem kombinierten Bild- und Textformat, wie beispielsweise PDF.

6. Der Office Manager importiert das Dokument in die Archivdatenbank, verschiebt die Datei in das voreingestellte

Dokumentenverzeichnis und indexiert den Text für eine spätere

Volltextsuche .

B. Wenn der Scanner kein Programm starten kann:

(zum Beispiel Kopierer mit Scan-Funktion)

1. Das Gerät scannt die Papierdokumente auf Knopfdruck ein und speichert diese auf der

Festplatte.

2. Office Manager überwacht das Verzeichnis, in welchem der Scanner die Dokumente speichert. Er reagiert auf alle Dateien, die in diesem Verzeichnis gefunden werden.

3. Sofern eine OCR-Software angegeben ist, wird diese vom Office Manager gestartet.

4. Die OCR-Software wandelt die gescannten Bilder in Text um und speichert das Dokument in einem kombinierten Bild- und Textformat, wie beispielsweise PDF.

5. Der Office Manager importiert das Dokument in die Archivdatenbank, verschiebt die Datei in das voreingestellte

Dokumentenverzeichnis und indexiert den Text für eine spätere

Volltextsuche .

Siehe auch

Importverzeichnis für Scanner definieren

Scannen mit Standard-Scanner

Fujitsu ScanSnap

Einstellungen Volltextindex

OCR im Hintergrund ausführen

Benutzer-Dokumentation

Fujitsu ScanSnap

Scannen 82

Dokumente mit Fujitsu ScanSnap einlesen

Für die Aktivierung der ScanSnap-Schnittstelle wählen Sie bitte den

Menübefehl

Datei | Optionen | Einstellungen

. Wechseln Sie auf die

Seite

Scannen | ScanSnap

und klicken Sie auf

ScanSnap-Anbindung einrichten

.

Um ein neues Dokument ein zu scannen,

1. öffnen Sie bitte die Scannerabdeckung, das Gerät schaltet sich ein.

2. Legen Sie das Dokument in den Einzug und betätigen Sie bitte die grüne

Scan

-Taste (s.a.

ScanSnap-Benutzerhandbuch).

3. Während des Scanvorgangs erscheint das Statusfenster "ScanSnap Manager | Bild erfassen und Datei speichern".

4. Der Office Manager wird jetzt gestartet, falls er nicht bereits läuft.

5. Sofern die OCR-Software aktiviert ist, wird jetzt der Text des Dokuments erkannt. Während dieses Vorgangs erscheint das Statusfenster "Texterkennung".

6. Anschließend öffnet sich das Eigenschaftenfenster des Office Managers. Geben Sie hier bitte

die gewünschten Attribute, wie Name, Projekt u.a. ein.

7. Sobald Sie auf

OK

klicken wird die Datei in das Dokumentenverzeichnis

verschoben und im

Office Manager-Archiv verwaltet.

Sie können das Dokument später anhand der eingegebenen Attribute und des enthaltenen Textes

(

Volltextindex ) wiederfinden.

Beachten Sie auch unsere Supportseiten unter http://scansnap.officemanager.de

Benutzer-Dokumentation Scannen 83

Fujitsu ScanSnap-Manager starten

Zum Starten des ScanSnap-Managers klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das

Symbol in der Windows-Taskleiste.

Falls bei älteren Treibern die Option

Quick-Menü verwenden

markiert ist (z.B. ein Haken vor dem Text), dann klicken Sie ihn bitte einmal an, um die Markierung zu entfernen.

Wählen Sie anschließend den Menüpunkt

Einstellungen der Scan-Taste

.

Falls das Symbol nicht vorhanden ist, starten Sie zuvor bitte den Manager. Klicken Sie dazu auf

Start | Alle Programme | ScanSnap | ScanSnap Manager)

.

Siehe auch Internet Supportseiten zum ScanSnap-Manager

Benutzer-Dokumentation

Sceye-Dokumentenkamera

Scannen 84

Sceye ist der erste Vertreter einer neuen Generation von Scannern: die Dokumente werden nicht

"gescannt", sondern mit einer Kamera erfasst.

Im Office Manager können Sie Sceye neben der

Twain-Schnittstelle

auch direkt ansteuern.

Eine angeschlossene und installierte Sceye-Dokumentenkamera wird vom Office Manager automatisch erkannt, Sie finden das Symbol auf der Registerseite

Erstellen

.

Tipp: Sollte das Symbol trotz installiertem Sceye nicht vorhanden sein, verwenden Sie bitte die Funktion

Menüband anpassen .

A. Ein Dokument mit Sceye erfassen

1. Öffnen Sie bitte die Kamera, um das Gerät zu aktivieren.

2. Klicken Sie auf der Registerseite

Erstellen

auf , das Scan-Fenster wird geöffnet:

Benutzer-Dokumentation Scannen 85

3. Legen Sie bitte die Scan-Parameter

Auflösung

,

Modus

und

JPeg-Qualität

(nur bei Farbe) fest.

4. Beim Scannen von Dokumenten können Sie die Texterkennung verbessern, indem Sie die

erweiterte

Einstellung "Kontrastanhebung" oder "Textfilter" verwenden.

5. Wenn Sie später die

Volltextsuche im Dokumentinhalt verwenden möchten, aktivieren Sie die

Option

Volltextsuche ermöglichen

(s.a.

OCR-Einstellungen ).

6. Legen Sie bitte ein Papierdokument unter die Kamera. Sie können den

Laser

als Positionshilfe aktivieren und bei einigen Modellen die LED-Beleuchtung einschalten. Einen Ausschnitt der

Dokumentenvorschau sehen Sie links im Livebild.

7. Klicken Sie nun auf den Schalter

Scannen

. Das Dokument wird erfasst und rechts in der

Grafikliste dargestellt. Wenn Sie dem Dokument weitere Bilder hinzufügen möchten, können

Sie den Vorgang wiederholen oder Grafiken aus einer Datei oder der Zwischenablage importieren.

8. Wählen Sie bitte den Dokumenttyp und die weiteren Attribute im oberen Bereich des

Dialogfensters.

9. Klicken Sie anschließend auf

OK

, um das Dokument in das Archiv zu übernehmen.

Siehe auch

Hinweise beim Scannen mit Standard-Scanner.

B. Produktives Scannen

Bei dieser erweiterten Funktion werden die Papiervorlagen in einem vorgegebenen Zeitintervall automatisch erfasst. Sie können hiermit ein mehrseitiges Dokument sehr schnell einlesen.

1. Legen Sie bitte den Stapel Papier bereit und positionieren Sie die erste Seite unter der Kamera.

2. Stellen Sie die gewünschten Scanparameter ein.

3. Klicken Sie bitte auf den Schalter Stapelscan, das Fenster "Produktives Scannen" wird geöffnet:

Benutzer-Dokumentation Scannen 86

4. Das

Scanintervall

gibt die Zeitspanne für das Wechseln der Papiervorlage an, verwenden Sie für erste Versuche 4-6 Sekunden. Aktivieren Sie die Option

Signalton nach Scan

.

5. Klicken Sie bitte auf

Scannen

, der Schalter bleibt jetzt gedrückt.

6. Wenn das Dokument erfasst wurde, hören Sie den Signalton. Positionieren Sie nun das nächste

Blatt unter der Kamera, es wird nach Ablauf des eingestellten Zeitintervalls automatisch gescannt. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Seiten des Dokuments.

7. Sobald alle Seiten erfasst sind, klicken Sie bitte erneut auf

Scannen

oder drücken Sie eine beliebige Taste.

8. Klicken Sie auf den Schalter

Schließen

.

9. Im Fenster "Dokument scannen" können Sie eventuell fehlerhaft erfasste Seite löschen und weitere Seiten hinzufügen.

10.Wählen Sie bitte den

Dokumenttyp

und die weiteren Attribute im oberen Bereich des

Dialogfensters.

11.Klicken Sie anschließend auf

OK

, um das Dokument in das Archiv zu übernehmen.

Tipp: wenn die Vorlagen bereits in einem Aktenordner abgelegt sind, können Sie auch

Folgendes versuchen: Positionieren Sie den geöffneten Ordner unter der Kamera und blättern Sie die Seiten zum Scannen einfach um.

Siehe auch

Sceye-Benutzerhandbuch

Scannen über Twain-Schnittstelle

Benutzer-Dokumentation

OCR-Software

Scannen 87

Papierdokumente liegen nach dem Scannen nur als Bilddaten vor. Eine OCR-Software kann den enthaltenen Text erkennen und eine

Volltextsuche

ermöglichen.

Wählen Sie bitte im Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

die Seite

Volltextindex | OCR

und legen Sie die gewünschten Optionen fest:

Der Office Manager bietet mehrere Schnittstellen zur

OCR-Software

, wählen Sie:

keine

: wenn Sie die Dokumente nicht indexieren möchten.

Nuance OmniPage

kann vom Office Manager direkt gesteuert werden und bietet sehr gute

Ergebnisse.

Microsoft Office Document Imaging

kann zusammen mit Microsoft Office 2003 und 2007 installiert oder kostenlos geladen werden . Diese Software ist sehr einfach einzurichten, weil Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen müssen.

Tesseract Open Source OCR Engine

ist unter der Apache Lizenz verfügbar und wird zusammen mit dem Office Manager installiert. Tesseract wird zum Beispiel auch für

OCROpus (Google Books) verwendet.

Siehe auch http://code.google.com/p/tesseract-ocr/ .

Benutzer-Dokumentation Scannen 88

Transym OCR

(TOCR ab 2.0) ist eine preisgünstige Software, die Sie vorab auch kostenlos testen können (s.a. erweiterte Optionen). Eine Downloadmöglichkeit finden Sie unter http:// www.transym.com

.

IEVision OCR

basiert auf Tesseract und bietet zusätzliche Möglichkeiten. Die Datei

"ievision.dll" muss im Office Manager-Programmverzeichnis vorhanden sein. Zum Download der Testversion .

ABBYY FineReader for Fujitsu ScanSnap

wird zusammen mit dem Fujitsu

Dokumentenscanner ScanSnap installiert. Aktivieren Sie im ScanSnap-Manager bitte die

Option "In durchsuchbare PDF konvertieren" oder realisieren Sie die nachträgliche OCR-

Ausführung mit einem Makrobefehl.

Sie können den FineReader auch verwenden, wenn Sie Dokumente über ein anderes Gerät, beispielsweise einen Twain-Scanner einlesen. Die Datei "Scan2Pdf.exe" muss vorhanden sein.

Passen Sie bitte wichtige Einstellungen an, siehe Hotline-Blog .

ABBYY Hot Folder, OmniPage Agent, ReadIRIS u.ä.

: OCR-Programme, die ein Verzeichnis

überwachen und neue Dokumente automatisch verarbeiten. Beachten Sie bitte die Anleitung in

der Onlinehilfe zum Einrichten dieser Funktion.

ABBYY FineReader Pro 8.0

wird über Zwischenablagefunktionen gesteuert. Beachten Sie, dass es zu Störungen kommen kann, wenn Sie in einem anderen Programm mit der

Zwischenablage arbeiten, während die OCR-Software läuft!

Geben Sie bitte den kompletten Dateinamen "FineOCR.exe" an.

Andere, Parametergesteuert

: diese Option ist flexibel und arbeitet mit OCR-Programmen zusammen, die den Text in einer Grafikdatei erkennen und dieses selbständig in der Grafikoder PDF-Datei hinterlegen können.

Andere, Makrogesteuert

: die flexibelste Möglichkeit OCR-Software programmiert anzusteuern.

Klicken Sie bitte, sofern möglich, auf den Schalter

Testen

, um die Funktion der gewählten OCR zu prüfen.

Mit der Option

Ausführungszeit

können Sie die OCR als Hintergrundfunktion definiert und während der Erkennung ungestört weiterarbeiten.

Wenn bei

Ausführen auf

der Name eines Computers angegeben ist, dann wird die

Texterkennung nur auf diesem ausgeführt. Eine OCR-Software muss dann nur auf einem

Computer im Netzwerk installiert sein - das spart Lizenzkosten.

Die Option

Texterkennung auch für Dateianlagen ausführen

ist sehr zeitaufwendig und nur sinnvoll, wenn Sie regelmäßig gescannte Dateianlagen per E-Mail erhalten.

Hinweise:

Die OCR-Software wird nur ausgeführt, wenn die Volltextindexierung auf "Index über alle

Datenfelder und Dokumentinhalte" eingestellt ist.

Siehe auch

Papierdokumente scannen

Onlinehilfe

Benutzer-Dokumentation

Scan-Profile

Scannen 89

Für TWAIN- und WIA-kompatible Geräte

Die Profile ermöglichen Ihnen eine Automatisierung beim Scannen und Archivieren von

Papierdokumenten. Sie können beispielsweise Profile für einseitige und mehrseitige Dokumente erstellen, das Gerät mit seinen Einstellungen definieren, sowie die Bildverbesserungs- und die

OCR-Optionen festlegen.

Profile verwenden

Zum Scannen mit Profilen wechseln Sie bitte zur Menüseite

Erstellen

und klicken auf den

Schalter

Scanprofile

:

Das Untermenü enthält die Liste der vorhandenen Profile. Klicken Sie auf einen Eintrag, um mit diesem Profil zu digitalisieren.

Mit

Scanprofile bearbeiten

können Sie neue Profile erstellen und vorhandene ändern.

Hilfe

öffnet dieses Hilfekapitel.

Alternativ zum Menü können Sie auch Kurztasten verwenden. Im obigen Bild ist beispielsweise die Tastenkombination Umsch+Strg+E für das Profil "Einzelblatt einseitig" definiert.

Wenn sich die Maus im Menü auf einem Profil befindet, wird in der Statuszeile (unterer Rand des

Hauptfensters) eine Info mit den Scanoptionen gezeigt:

Die Kurztasten und Hinweise können Sie beliebig definieren.

Benutzer-Dokumentation Scannen 90

Profile erstellen

Wählen Sie bitte, wie oben beschrieben, den Befehl

Scanprofile bearbeiten

oder öffnen Sie die

Seite

Scannen | Profile

in den

Programmeinstellungen :

Die Liste zeigt alle derzeit definierten Profile. Klicken Sie bitte auf:

um ein neues Profil zu erstellen,

zum Kopieren des markierten Eintrags,

zur Bearbeitung des markierten Eintrags,

zum Löschen des markierten Eintrags.

Wenn die Option

Möglichst als PDF/A 1b archivieren

markiert ist und die gescannten

Dokumente als Acrobat-Datei gespeichert werden, dann wird das PDF/A 1b-Format verwendet.

Beachten Sie bitte, dass eine OCR-Texterkennungssoftware den PDF/A-Modus wieder aufheben kann.

Benutzer-Dokumentation

Eigenschaften der Scanprofile

Nach Klick auf oder können Sie das Profil definieren:

Scannen 91

Geben Sie bitte eine aussagekräftige

Beschreibung

ein, mit der das Profil im Scanner-Menü gelistet wird.

In der Liste

Scanner

wählen Sie das zu verwendenden Gerät aus, hier werden alle installierten

Twain- und WIA-Treiber aufgeführt.

Wenn

Benutzeroberfläche des Scanners öffnen

markiert ist, können Sie vor dem Scannen noch die Treibereinstellungen des Geräts anpassen. Ist die Option nicht markiert, geben Sie bitte hier die

Auflösung

und den

Modus

an. Graustufen- und Farbbilder können anschließend automatisch

in schwarz/weiß konvertiert

werden. Je nach Beleg kann dies bessere Ergebnisse bringen, als ein direkter Scan in schwarz/weiß.

Bei Geräten mit automatischem Dokumenteneinzug können Sie die Optionen

Einzelblatteinzug

und

Automatisch einziehen

vorgeben.

Wenn

Duplex

markiert ist, wird -sofern vom Gerät unterstützt- die Vorder- und Rückseite der

Papiervorlage gleichzeitig erfasst.

Beim Scannen von Textdokumenten sollten Sie die Option

Volltextsuche ermöglichen

aktivieren und eine Auflösung von mindestens 300dpi einstellen. OCR erkennt den Text und ermöglicht so

Benutzer-Dokumentation Scannen 92 eine spätere

Volltextsuche . Siehe auch

OCR-Einstellungen

.

Die Option

Eigenschaftendialog öffnen

wird i.d.R. markiert, damit Sie die Dokumentattribute, wie Name und Projekt nach dem Scannen

eingeben können. Es gibt aber auch Möglichkeiten,

diese Attribute automatisch zu vergeben: markieren Sie vor dem Scannen ein Projekt im

Navigator

, um das Dokument diesem zuzuordnen,

gruppieren Sie die Dokumenttabelle,

auf der Seite

Feldwerte können Sie Makrovariablen, wie AcroExchGetTextFromRect,

ImgGetTextFromRect oder FtiGetFirstCrspWord verwenden.

Sofern

Dokument öffnen

aktiviert ist, wird das neue Dokument nach dem Scannen und

Archivieren automatisch geöffnet. Verwenden Sie dieses, wenn Sie beispielsweise das

Scanergebnis überprüfen möchten.

Stapelscan einrichten

Öffnen Sie bitte die Registerseite

Erweitert

:

Wenn Sie einen Stapel mit mehreren einseitigen Dokumenten scannen möchten, dann aktivieren

Sie bitte die Optionen

Mehrere Dokumente im Stapel scannen

und

Feste Seitenzahl

. Geben

Benutzer-Dokumentation Scannen 93

Sie eine

Seitenanzahl

von 1 ein. Beim Scannen mit diesem Profil wird dann für jede Seite ein neues Dokument erstellt, bis der Einzug leer ist. Beim Duplex-Scan wird in der Regel die

Seitenanzahl

= 2 eingestellt, weil Vorder- und Rückseite erfasst werden.

Stapelscan mit Barcode-Trennung

In der Enterprise-Version können Sie auch Trennblätter zwischen die Dokumente legen und den gesamten Stapel scannen. Die Archivierungssoftware erstellt nach jedem Barcode-Trennblatt ein neues Dokument. Diese Variante ist sinnvoll, wenn Sie Dokumente mit unterschiedlichen

Seitenzahlen archivieren.

Für erste Tests verwenden Sie bitte die Standardeinstellungen: Klicken Sie dazu bitte auf den

Schalter

Standard

und anschließend auf

Drucken

. Drucken Sie einige Trennblätter auf leerem weißen Papier aus.

Stellen Sie anschließend einen Stapel Dokumente zusammen: Dokument 1 - Barcodetrennblatt -

Dokument 2 - Barcodetrennblatt ... Dokument n.

Speichern Sie das Profil bitte mit Klick auf

OK

ab. Legen Sie den Stapel in den Einzelblatteinzug

ein und wählen Sie im Hauptmenü das Profil aus. Der Stapel wird eingezogen und die digitalen

Dokumente in das Archiv übernommen.

Heben Sie die Trennblätter auf, damit Sie diese für den nächsten Stapel verwenden können.

Siehe auch

Manuelles Scannen ohne Profil

Scannen mit Dokumentenscanner

Feldstandardwerte

Übersicht Importfunktionen

Eigenschaftendialog

Benutzer-Dokumentation

Dokument-Eigenschaftendialog

Dokument-Eigenschaftendialog 94

Wählen Sie bitte im Hauptmenü den Befehl

Erstellen | Neu | Dokument

, um ein neues Dokument zu erstellen, oder

Bearbeiten | Dokument | Eigenschaften

(Alt+Eingabe), um die Attribute der markierten Dokumente

zu ändern .

Die Attribute (Tags) beschreiben das Dokument und bilden neben dem Volltextindex eine wichtige Grundlage zum späteren Wiederfinden. Sie können selbst festlegen, welche Tags Sie

vergeben möchten

.

Dokumenttyp

: Anwendungsprogramm. Welche Art von Dokument möchten Sie erstellen, z. B.

Word-Dokument, CAD-Zeichnung.

Status

: Aktueller Dokument-Status (z. B. Normal, Eilig, Ablage).

Nummer

: Eine beliebige Dokumentnummer.

Name

: Bezeichnung des Dokumentes.

Projekt

: Zuordnung des Dokumentes zu einem Projekt.

Benutzer-Dokumentation Dokument-Eigenschaftendialog 95

Kategorie

: Zuordnung zu einer beliebigen Kategorie (z.B. Brief oder Rechnung).

Zum Bearbeiten der Auswahlliste eines Kombinationsfeldes klicken Sie bitte mit der rechten

Maustaste auf das Eingabefeld, um das lokale Menü zu öffnen.

Seite "Datei"

Vorlagedatei

: Auswahl einer Vorlagedatei (Brief, Angebot, Rechnung, ..) mit der das neue

Dokument vorbereitet werden soll.

Datei

(nur für dokumentorientierte Anwendungen): Name der Datei, in der das Dokument gespeichert wird. Der Dateiname wird normalerweise automatisch im voreingestellten

Dokument-Verzeichnis

vergeben. Sie können hier aber auch einen Dateinamen vorgeben.

Adresse

(nur für Internet): URL der Internet-Seite. Geben Sie die Adresse (http://www.....) ein, die beim Aufruf dieses "Dokumentes" im Browser geöffnet werden soll.

Schreibschutz

: Solange die Option markiert ist, kann die Dokumentdatei nicht geändert werden.

Dokumentdatei komprimieren

: Komprimierte Dateien belegen weniger Speicherplatz auf dem

Datenträger, der Zugriff ist aber etwas langsamer. Die Komprimierung erfolgt mit Windows-

Funktionen.

Zugriffsrechte

(nur Enterprise-Version): Legt die Datei-Berechtigungen der Benutzer und

Benutzergruppen für dieses Dokument fest.

Seite "Vorschau"

Zeigt die Dokumentdatei in der integrierten

Vorschau .

Seite "Versionen"

Listet die Versionen

des Dokuments auf.

Seite "Aufgaben"

Tätigkeiten des Dokuments.

Benutzer-Dokumentation Dokument-Eigenschaftendialog 96

Seite "Notizen"

Geben Sie beliebige Notizen zu diesem Dokument ein.

Seite "Protokoll"

Die Dokumentbearbeitung wird protokolliert, sofern die Option

Dokumentbearbeitung protokollieren

(Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

, Seite

Datenbank

) aktiviert ist.

Um Vorgänge manuell zu protokollieren, geben Sie bitte Text im Feld

Letzte Ereignisse

ein.

Das Protokoll kann nur vom Administrator bearbeitet oder gelöscht werden.

Seite "Zeichnung" und "Weitere"

Spezielle Angaben, beispielsweise für CAD-Zeichnungen. Der Office Manager kann den

Schriftkopf einer neuen CAD-Zeichnung automatisch mit den hier eingegebenen Daten ausfüllen.

Die Seiten sind nur sichtbar, wenn im

Layout

Komponenten enthalten sind.

Klicken Sie auf die Schaltfläche

OK

, um die Dokumentattribute in der Archivdatenbank zu speichern.

Das

Layout des Dialogfensters können Sie bearbeiten und z.B. eigene Attribute platzieren.

Siehe auch

Eigenschaftendialog beim Import

öffnen

Benutzer-Dokumentation

Dokumente suchen

Dokumente suchen 97

Im unteren Bereich der Office Manager-Oberfläche finden Sie die

Tabelle mit den Dokumenten.

Die angezeigten Dokumente werden mit den Suchfunktionen gefiltert. Wenn Sie z.B. im

Projektnavigator einen Eintrag markieren und auf

angezeigt, die diesem Projekt zugeordnet sind.

klicken, werden nur die Dokumente

Wählen Sie bitte ein Projekt und geben Sie weitere Attribute in den

Suchfeldern oberhalb der

Tabelle eingeben. Grenzen Sie die gezeigten Dokumente solange ein, bis Sie das gesuchte

Dokument in der Tabelle sehen. Mit einem Doppelklick auf den Tabelleneintrag wird das

Dokument geöffnet.

Es stehen Ihnen mehrere Funktionen für die Suche zur Verfügung:

Der

Projektnavigator

Die

primären Suchfelder

Der

Volltextindex

Suche mit

Oder-Verknüpfung

Die Suche nach

ähnlichen Dokumenten

Datumssuche

Sonstige Attribute

Schrittweise weitersuchen

Die

erweiterte Suche

Wechsel

zwischen bereits verwendeten Abfragen

Zur Suche hinzufügen

Steuer- und Jokerzeichen

SQL-Datenabfragen

Gespeicherte Standardabfragen

Benutzer-Dokumentation

Projektnavigator

Dokumente suchen 98

Der Navigator ermöglicht Ihnen unter anderem eine schnelle Suche nach Dokumenten, die bestimmten Projekten zugeordnet sind.

Einfache Projek tliste Erweiterte Eigenschaften

Öffnen Sie die Projekt-Baumstruktur und klicken Sie doppelt auf das Projekt oder Unterprojekt, mit dem Sie arbeiten möchten. Es werden jetzt nur die Dokumente gezeigt, die dem gewählten

Projekt zugeordnet sind. Siehe auch unter

primäre Suchfelder .

Sie können auch mehr als ein Projekt markieren, wenn Sie die Dokumente mehrerer Projekte suchen (

Oder -Verknüpfung). Klicken Sie dazu bitte auf den ersten Eintrag, halten Sie die Strg-

Taste gedrückt und klicken Sie auf weitere Einträge.

Projektliste bearbeiten

Wählen Sie bitte im Menü

Datei | Optionen

den Befehl

Auswahllisten

, um die Projekte zu bearbeiten oder klicken Sie mit der sekundären (i.d.R. der rechten) Maustaste auf den Navigator und verwenden Sie den Eintrag

Projekte

im lokalen Menü.

Innerhalb des Navigators können Sie auch bestehende Projekte mit allen Unterknoten kopieren:

1. Über die Zwischenablage: markieren Sie die zu kopierenden Projekte und klicken Sie auf

Bearbeiten | Zwischenablage | Kopieren

. Markieren Sie anschließend das Projekt, unterhalb dem die kopierten eingefügt werden sollen (markieren Sie "[alle Projekte]" zum Einfügen in der ersten Ebene). Klicken Sie anschließend auf

Bearbeiten | Zwischenablage | Einfügen

.

2. Mit Drag&Drop: schieben Sie die zu kopierenden Projekte mit der Maus auf das Projekt, unterhalb dessen die kopierten eingefügt werden sollen.

Benutzer-Dokumentation Dokumente suchen 99

Anschließend können Sie die Kopien umbenennen: Rechtsklick, Befehl

Projekte | Ändern

im lokalen Menü.

Projekt suchen

Wenn Sie in einer umfangreichen Projektstruktur einen Eintrag suchen, dann klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den Navigator. Wählen Sie im lokalen Menü den Befehl

Suchen

und geben Sie den gewünschten Projektnamen oder einen Teil davon ein. Klicken Sie auf

OK

.

Lokales Menü

Klicken Sie bitte mit der sekundären Maustaste (dies ist meist die rechte Taste) auf den

Navigator, um das lokale Popupmenü zu öffnen:

Suchen

: Ermöglicht die

Suche nach Projekten in einer umfangreichen Struktur. Geben Sie bitte

den gewünschten Projektnamen oder einen Teil davon ein.

Aktualisieren

: Lädt die Projektliste neu, um beispielsweise die Änderungen von anderen

Mitarbeitern einzulesen. Dieser Befehl ist nur im Netzwerkbetrieb sichtbar. Sie können auch F5 drücken, wenn der Navigator den Eingabefokus hat.

Knoten öffnen

: Öffnet die gesamte Projektstruktur.

Knoten schließen

: Schließt die Struktur, sodass nur noch die Hauptebene gezeigt wird.

Optionen | Genaue Suche

: Wenn diese Option markiert ist, dann werden nur Dokumente gefunden, die im markierten Projekt abgelegt sind. Ist "Genaue Suche" nicht markiert, dann werden alle Dokumente gefunden, deren Projektzuordnung mit dem markierten beginnt - unter

anderem auch die Dokumente in Unterprojekten. Siehe auch Jokerzeichen $ .

Optionen | Archiv-Schnellzugriff

: Blendet oberhalb des Navigators eine Auswahlbox mit den

Archivdatenbanken ein.

Benutzer-Dokumentation Dokumente suchen 100

Hilfe

: Öffnet diese Hilfeseite.

Untermenü Projekte

Die Bezeichnung des Untermenüs wird dynamisch angepasst. Wenn Sie das Projektattribut

umbenannt haben, dann wird die benutzerdefinierte Bezeichnung verwendet. Im

Buchhaltungsarchiv ist dies z. B. "Jahr".

Neuer Eintrag

: Ein neues Projekt auf der Ebene des markierten hinzufügen.

Neuer Untereintrag

: Dem markierten Projekt ein Unterprojekt hinzufügen.

Eigenschaften

: Den markierten Eintrag umbenennen. Die enthaltenen Dokumente werden dabei entsprechend angepasst.

Kopieren

: Markierte Projekte in die Zwischenablage kopieren.

Einfügen

: Projekte aus der Zwischenablage einfügen.

Alles markieren

: Wählt alle Hauptprojekte aus.

Löschen

: Alle markierten Projekte löschen. Hierbei werden die enthaltenen Dokumente aber nicht gelöscht. Sie werden gewarnt, falls noch Dokumente vorhanden sind.

Auswahllisten

: Projekte und andere Auswahllisten bearbeiten. Hierfür wird ein eigenes

Dialogfenster geöffnet. Sie haben unter anderem auch die Möglichkeit, Projektlisten in Dateien zu

speichern und aus diesen zu laden.

Tipp: Dokumentzuordnung ändern

Sie können die Projektzuordnung eines oder mehrerer Dokumente per Drag&Drop ändern.

Beispiel: Sie möchten drei Dokumente aus dem Projekt "Prinzenallee" dem Projekt "Zernsdorf" zuordnen. Markieren Sie die drei Dokumente in der Tabelle und schieben Sie diese mit der Maus auf den Eintrag "Zernsdorf" im Navigator.

Der Navigator ist immer eingeblendet, wenn kein Projekt-

Suchfeld vorhanden oder die

Option "Projekte vorselektieren" markiert ist.

Siehe auch

Hauptmenü

Navigator

Dokumente suchen

Benutzer-Dokumentation

Primäre Suchfelder

Dokumente suchen 101

Die primären Suchfelder befinden sich im Hauptfenster des Office Managers oberhalb der

Dokumenttabelle . Sie können die Dokumente anhand der Statuseigenschaft, Nummer, Name,

Projekt, Kategorie, Dokumenttyp u.a. suchen.

Wählen Sie z.B. aus der Liste des Suchfeldes

Projekt

einen Eintrag aus (oder geben Sie das gesuchte Projekt in das Eingabefeld ein) und klicken anschließend auf die Schaltfläche

Die Dokumenttabelle zeigt jetzt nur noch die Dokumente des ausgewählten Projektes. Sollte die

.

erhaltene Anzahl der Treffer zu groß sein, selektieren Sie in weiteren Feldern: wählen Sie beispielsweise den

Dokumenttyp

oder geben Sie Wörter

Volltext

ein, bis Sie Ihr Dokument gefunden haben. Mit einem Doppelklick wird das Dokument im entsprechenden

Anwendungsprogramm geöffnet.

Sie brauchen die Suchfelder nicht vollständig auszufüllen. Wenn im Feld

Projekt

z.B. "Prin" eingegeben wurde, wird nach allen Projekten gesucht, die mit "Prin" beginnen. Sie können auch folgende

Jokerzeichen

verwenden: Fragezeichen (?) für ein einzelnes Zeichen und Stern (*) für eine Folge von Zeichen.

Wenn Sie den

Projektnavigator

eingeblendet haben, dann können Sie mit Doppelklick auf einen

Eintrag die Suche sehr schnell auf die Dokumente des Projektes filtern.

Benutzer-Dokumentation Dokumente suchen 102

Die Schaltfläche besitzt eine Besonderheit: Sie kann eingerastet werden. Klicken Sie auf

. Die Schaltfläche ist jetzt permanent gedrückt. Die Suche wird automatisch gestartet, sobald Sie eine Änderung in einem Eingabefeld vornehmen.

Standardfelder

(Die folgenden Felder sind im Standardlayout verfügbar, s.a.

Layoutdesigner )

Nur Favoriten

: Markieren Sie dieses Feld, um nur die Dokumente zu suchen, die als Favorit gekennzeichnet sind.

Volltext

: Suche im Volltextindex

Nummer

: Suche nach Dokumentnummer

Name

: Suche nach Dokumentnamen

Projekt

: Eingrenzung nach Projekten (s.a.

Projektnavigator

)

Kategorie

: Suche nach Kategorien

Dokumenttyp

: Eingrenzung nach Dokumenttypen (z.B. Word, AutoCAD)

Erstellt

: Filterung nach

Datum . Es werden nur die Dokumente gezeigt, die im angegebenen

Zeitraum erstellt wurden.

Siehe auch

Dokumente suchen

Suche mit Oder-Verknüpfung

Erweiterte

Datumssuche

Erweiterte Einstellungen: Suchmodus, Verzögerung

Steuer- und Jokerzeichen

Benutzer-Dokumentation

Volltextsuche

Dokumente suchen 103

Der Office Manager ermöglicht Ihnen neben der Suche in den einzelnen Attributen auch eine sehr schnelle Abfrage über den Volltextindex. Hier sind die Wörter aus allen Attributen (Projekt,

Name, usw.), den Notizen und je nach Einstellung auch der Dokumentinhalte enthalten.

Geben Sie im primären Suchfeld

Volltext

Wörter ein (Groß-/ Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt) und drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf den Schalter .

Die Dokumenttabelle enthält jetzt nur noch Dokumente, die alle gesuchten Wörter enthalten. Falls

Sie Dokumente suchen, die nur eines der eingegebenen Wörter enthalten, dann geben Sie bitte den großgeschriebenen OR-Operator ein: wort1 OR wort2

.

Alternativ können Sie auch auf den Schalter rechts im Eingabefeld klicken, um ein

Dialogfenster für die Volltextrecherche zu öffnen:

Mit diesem Dialog suchen Sie immer in allen Dokumenten. Beispielsweise wird die Markierung im

Projektnavigator nicht berücksichtigt.

Benutzer-Dokumentation Dokumente suchen 104

Erweiterte Volltextsuche

Neben der einfachen Wortsuche gibt es, abhängig vom Datenbankformat des geöffneten Archivs, noch weitere Möglichkeiten. Beispielsweise Jokerzeichen und Phrasensuche. Wenn Sie im oben gezeigten Dialogfenster auf

Hilfe

klicken oder im Hauptfenster auf hinter dem Suchfeld, dann gelangen Sie direkt zur passenden Hilfeseite:

Standard-Volltextsuche mit Access (*.omp) und MySQL

Suche in SQLite-Archiven (*.omsl)

Microsoft SQL Server

Einstellungen für den Volltextindex

Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

Optionen

Um eine Suche im Index zu ermöglichen, muss die Option Volltextindex entsprechend ausgewählt sein. Sie können die Mindestlänge der Wörter einstellen, Zahlen ignorieren und die Liste der

Stopp-Wörter bearbeiten. Wenn der Index auch über die Dokumentinhalte erstellt wird, können

Sie die zu indexierenden Dateitypen und die maximale Dateigröße festlegen.

Index neu erstellen

Wenn Sie die Einstellungen geändert haben und die Änderungen auch für die bereits im Archiv vorhandenen Dokumente durchgeführt werden soll, dann muss der Index neu erstellt werden.

Klicken Sie dazu auf den Schalter

Index neu erstellen

. Beachten Sie bitte, dass diese Funktion sehr zeitaufwändig ist. Bei großen Datenbanken sollte der Index z.B. nachts neu erstellt werden.

SQL Server-Index

Die Enterprise-Edition ermöglicht neben der Standard-Volltextsuche auch die Volltextkataloge des

MS SQL-Servers. Klicken Sie bitte auf den Schalter

SQL Server-Index aktiveren

, um die erforderlichen Änderungen in der Archivdatenbank durchzuführen. Der Index muss hierfür vollständig neu aufgebaut werden.

Unterstützte Dateitypen

Für die Volltextindexierung wird der in den Dokumenten enthaltene Text extrahiert und in den

Datenbankindex geschrieben. Das Programm beinhaltet Konvertierungsroutinen, um den Text aus folgenden Dateitypen zu lesen. Die Dokumente werden auch indexiert, wenn sie in einem ZIP-

Archiv oder einer E-Mail enthalten sind (s. a. erweiterte Einstellung IndexAttachments).

Intern unterstützt:

Adobe Acrobat: .pdf

XML Paper Specification: .xps

Benutzer-Dokumentation

Microsoft Office: .doc, .docx, .docm, .dotx, .xls, .xlsx, .xlsm, .pptx, .ppsx

Apache OpenOffice: .odf, .odg, .odp, .ods, .odt, .sxc, .sxd, .sxi, .sxw

e-Book: .epub

Rich Text Format: .rtf

Word Perfect: .wpd

Textdateien: .txt und alle Dateien, die reinen Text beinhalten

E-Mails: .eml, .msg, .nws

HTML- und XML-Formate: .htm, .html, .xml

Webarchive: .mht, .mhtml

Metadateien: .emf, .wmf, .qrp (QuickReport)

Dokumente suchen 105

Unterstützt mit Fremdprogrammen:

Grafikformate, wenn eine OCR-Texterkennung ausgeführt wird

LotusNotes-Direktzugriff auf E-Mails

Zeichnungen, sofern AutoCAD installiert ist: .dwg

Andere

Sie können die Volltextsuche auch für andere Dateitypen aktivieren, indem Sie diese in die

Liste der zu indexierenden Dateitypen

eintragen. Die Datei wird dann einfach als Textdatei betrachtet und die enthaltenen Wörter indexiert. Hierbei kann sehr viel unbrauchbarer "Text" den

Index belasten. Prüfen Sie bitte die Ergebnisse einer Indexierung und entscheiden Sie, ob diese sinnvoll ist.

Unterstützte Komprimierungs-Formate

Dateien werden auch indiziert, wenn sie in folgenden Archivformaten komprimiert sind: .cab, .jar, .tar, .gz, .tgz, .zip

Siehe auch

Datenbankpflege , Option Volltextindex aktualisieren

Suche im Volltextindex

Erweiterte Einstellungen

Einstellungen OCR-Software

Index-Informationen abfragen

Menü

Administrator | Info Volltextindex

Sie können sich anzeigen lassen, welche Wörter zu einem Dokument indexiert wurden.

Melden Sie sich bitte als Administrator an (Menü

Datei | Optionen | Administrator

).

Markieren

Sie das gewünschte Dokument in der Tabelle und wählen Sie im Menü

Administrator

den

Befehl

Info Volltextindex

.

Die Wörter werden nicht gezeigt, falls gerade eine Index-Aktualisierung läuft. Wenn Sie diesen Befehl öfter verwenden möchten, können Sie ihn auch in ein anderes Menü kopieren, um sich nicht jedes Mal als Administrator anmelden zu müssen. Siehe auch

Menüband anpassen

.

Benutzer-Dokumentation Dokumente suchen 106

Volltextsuche des MS SQL-Servers aktivieren

Nur Enterprise-Edition

Alternativ zur Standard-Volltextsuche können Sie auch den Index des MS SQL-Servers verwenden. Die Vorteile liegen in einer schnelleren Verarbeitung großer Datenbestände, der

Indexierung durch den Server mit Entlastung der Clients und den erweiterten

Abfragemöglichkeiten mit Fuzzylogik .

Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Supportbereich von officemanager.de (http:// www.officemanager.de/support/sql/ms-sql-volltext.pdf).

Voraussetzungen

Office Manager Enterprise und Speicherung des Archivs auf einem MS SQL-Servers ab 2000.

Die automatische Aktivierung wurde mit Versionen ab 2008 R2 getestet. Wenn Sie die Express-

Edition 2012 verwenden möchten, dann installieren Sie bitte Express with Advanced Services .

Aktivieren

1. Wählen Sie bitte den Menübefehl

Datei | Optionen | Einstellungen

und wechseln Sie zur

Seite

Volltextindex

. Klicken Sie auf den Schalter

SQL Server-Index aktivieren

. Der

Datenbank wird das Datenfeld CONTENTTEXT hinzugefügt und die Volltextkomponente auf dem Server aktiviert.

2. Schließen Sie die Archivdatenbank und öffnen Sie dieser erneut oder starten Sie Office

Manager neu.

3. Wählen Sie erneut den Menübefehl

Datei | Optionen | Einstellungen

. Klicken Sie auf der

Seite

Volltextindex

bitte auf den Schalter

Index neu erstellen

. Alle Dokumententexte werden aus den Dateien extrahiert und in das Datenfeld CONTENTTEXT geschrieben. Der

SQL-Server indiziert anschließend den Text.

Siehe auch: Volltextsuche in der Onlinehilfe.

Benutzer-Dokumentation

Oder-verknüpfte Suche

Dokumente suchen 107

Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente aus den Projekten "Prinzenallee" und "Kurfürstendamm" suchen, können Sie im primären Suchfeld Projekt den Text "Prinzenallee OR Kurfürstendamm" eingeben. Die Archivtabelle zeigt dann alle Dokumente, die entweder dem Projekt "Prinzenallee" oder "Kurfürstendamm" zugeordnet sind.

Bei einer Suche nach Projekten können Sie auch mehrere Einträge im

Navigator

markieren.

Für eine Oder-verknüpfte Suche im Volltextindex können Sie auch den Suche-Dialog verwenden.

Klicken Sie dazu bitte auf den Schalter rechts im Eingabefeld

Volltext

.

Siehe auch

Zur Suche hinzufügen

Steuer- und Jokerzeichen

Benutzer-Dokumentation

Suche nach ähnlichen Dokumenten

Dokumente suchen 108

Eine kleine aber schnelle Hilfsfunktion für die Suche. In der

Tabelle sehen Sie beispielsweise ein

Dokument mit dem Status "Eilig" und möchten nun alle Dokumente mit diesem Status suchen.

Klicken Sie dazu bitte mit der rechten Maustaste auf die Tabellenzelle Status, also auf den Text

"Eilig". Wählen Sie nun im lokalen Menü den Befehl

Suchen | Status=Eilig

, die Tabelle wird sofort auf alle Dokumente mit Status "Eilig" gefiltert.

Siehe auch

Dokumente suchen

Benutzer-Dokumentation

Datumssuche

Dokumente suchen 109

Die primären Suchfelder befinden sich im Hauptfenster des Office Managers oberhalb der

Dokumenttabelle. Sie können hier nach den wichtigsten Dokumentattributen, wie Name, Nummer,

Projekt oder dem Erstellungsdatum suchen.

Einfache Datumssuche

Wenn Sie die Dokumente über ein Datum, wie beispielsweise "Erstellt" oder dem Belegdatum suchen, dann zeigt die Tabelle alle Dokumente, die ab dem angegebenen Datum erstellt wurden.

Eine einfache Datumssuche erfolgt also nach dem Schema "größer oder gleich".

Erweiterte Datumssuche

Sie können aber auch folgende Abfragen durchführen:

Dokumente mit genau einem Datum (gleich), mit Datum ab dem gesuchten (größer oder gleich), mit Datum bis zum gesuchten (kleiner oder gleich),

Zeitraumsuche mit Datum zwischen zwei Daten (größer/gleich Datum 1 und kleiner/gleich

Datum 2).

Die erweitere Suche wird automatisch aktiviert, wenn ein Datumsfeld zweimal in den primären

Suchfeldern vorhanden ist:

Das Feld "Erstellt" wurde hier zweimal in den primären Suchfeldern platziert: hinter dem Wort "Erstellt" und hinter "bis".

Benutzer-Dokumentation Dokumente suchen 110

Das Layout der Suchfelder können Sie mit dem Menübefehl

Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen | Primäre Suchfelder

anpassen. Platzieren Sie das gewünschte Datumsfeld wie im obigen Screenshot zweimal. Achten Sie hierbei genau auf den Abstand vom oberen Rand, der

Wert

Y (oben)

im Layoutdesigner muss für beide Suchfelder identisch sein. Wenn das rechte Feld auch nur einen Pixel höher positioniert ist, dann steht es in der Tabulator-Reihenfolge vor dem linken Feld und wird bei der Suche als Wert für "Von" betrachtet.

Erweiterte Suche am Beispiel des Erstellungsdatums:

Von

: nur das erste Feld ist aktiviert. Es werden alle Dokumente gefunden, die ab dem 01.11.2008

erstellt wurden.

Bis

: findet Dokumente, die bis zum 30.11.2008 erstellt wurden.

Von/bis

: Dokumente mit Erstellungsdatum im Zeitraum vom 01.11.2008 bis 30.11.2008

Am

: beide Felder sind aktiviert und beinhalten das gleiche Datum. Hier werden nur Dokumente vom 30.11.2008 gefunden.

Leer

: beide Felder sind deaktiviert, es werden alle Dokumente unabhängig vom Datum gefunden.

Benutzer-Dokumentation Dokumente suchen 111

Schnelles Ausfüllen mit dem Popupmenü

Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf ein Datum-Suchfeld. Wenn dieses mehrfach vorhanden ist, dann können Sie im lokalen Menü auf vorbereitete Datums-Bereiche, wie

Heute

und

Letzte Woche

zurückgreifen. Beide Suchfelder werden entsprechend ausgefüllt und eine schnelle Zeitraumsuche ermöglicht. Mit dem Befehl

Alle

können Sie den Filter aufheben - die

Suchfelder werden deaktiviert.

Alternative Datum-Eingabe

Im

Eigenschaftenfenster können Sie bei der Eingabe des Datums auch auch Texte, wie zum

Beispiel "heute", "gestern" und "morgen" eingeben. Das Programm ermittelt daraus das Datum.

Siehe auch

Dokumente suchen

Primäre Suchfelder

Layout-Designer

Benutzer-Dokumentation

Sonstige Attribute

Dokumente suchen 112

Falls Sie nach einem Attribut suchen möchten, das nicht in den

primären Suchfelder oberhalb der

Dokumenttabelle enthalten ist, dann klicken Sie bitte auf der Menüseite

Start | Suchen

auf

Attribute

. Wählen Sie da gewünschte Attribut und geben Sie den gesuchten Text ein. Nach einem Klick auf

OK

wird die Dokumenttabelle entsprechend gefiltert.

Falls das Attribut nicht im Untermenü enthalten ist, können Sie die

erweiterte Suche verwenden

oder das Menü um den gewünschten Eintrag erweitern: wählen Sie dazu bitte im

Datei |

Datenbank | Anpassen | Felder definieren

.

Siehe auch

Dokumente suchen

Felder definieren

Benutzer-Dokumentation

Schrittweise weitersuchen

Dokumente suchen 113

Mit Hilfe der zuvor beschriebenen

Suchfunktionen wird die Tabelle gefiltert - sie bestimmen die

Dokumente, welche in der Tabelle sichtbar sind. Mit dem schrittweise Weitersuchen können Sie in der Tabelle zu den gewünschten Daten springen.

Beispiel

Betrachten Sie bitte folgende Dokumententabelle:

Sie möchten in diesem Suchergebnis zu einem Dokument springen, dessen Name mit "Antwort" beginnt:

1. Klicken Sie bitte zuerst mit der primären (i. d. R. der linken) Maustaste auf die gewünschte

Zelle. In diesem Fall auf einen Namen, beispielsweise auf "Angebot Landhausdiele".

2. Geben Sie dann den gesuchten Text über die Tastatur ein, beispielsweise "antw".

In der Tabelle wird nun das erste Dokument markiert, dessen Name mit dem eingetippten Text beginnt:

Mit Hilfe den Tastenkombinationen Strg + Cursor aufwärts/abwärts können Sie zwischen den passenden Datensätzen blättern.

Diese Funktion ist in der Dokumenten- und der Aufgabentabelle sowie in vielen anderen Tabellen z. B. bei den Programmeinstellungen möglich.

Benutzer-Dokumentation

Erweiterte Suche

Dokumente suchen 114

Erweiterte Suche nach beliebigen Dokumentattributen. Klicken Sie bitte auf den Schalter im

Menü

Start | Suchen

und geben Sie im Dialogfenster die Attribute ein, nach denen die

Dokumente gefiltert werden soll. Sie können auch folgende

Joker verwenden: Unterstrich "_"

oder "?" für ein einzelnes Zeichen und "%" oder "*" für eine Folge von Zeichen. Geben Sie bitte

"!*" oder "<<LEER>>" ein, um nach Dokumenten zu suchen, die im entsprechenden Attribut keinen Inhalt haben.

Mausschaltflächen:

OK

: erweiterte Suche starten

SQL-Abfrage

: die Suche wird in die SQL-Syntax umgewandelt. Sie können dann den SQL-

Code direkt bearbeiten

Löschen

: der Inhalt aller Eingabefelder wird gelöscht

Abbrechen

: schließt das Dialogfenster ohne eine Suche auszuführen

Hilfe

: Hilfeüberblick zur erweiterten Suche

Benutzer-Dokumentation

Vor und zurück

Dokumente suchen 115

Zwischen bereits ausgeführten Archivabfragen wechseln

Eine vergleichbare Funktion kennen Sie vermutlich aus Ihrem Internet-Browser: dort wechseln

Sie mit den Pfeilen links und rechts zu den zuvor besuchten Seiten.

Im Office Manager können Sie bequem zu den zuvor durchgeführten Archivabfragen zurückkehren und zwischen diesen wechseln. Die Schaltflächen finden Sie in der

Symbolleiste für den Schnellzugriff am oberen linken Rand des Hauptfensters:

Zur vorherigen Suche wechseln

Klicken Sie bitte auf den Schalter oder drücken Sie die Tastenkombination Alt+Links, um zur letzten Suche zurückzukehren.

Eine Suche vorwärts

Klicken Sie auf oder drücken Sie die Tastenkombination Alt+Rechts, um anschließend wieder vorwärts zu blättern.

Hinweis

Das Programm speichert eine Abfrage sobald Sie auf

Suchen

klicken. Mit den Schaltflächen können Sie auch zwischen den Dokument- und Aufgaben-Ansichten wechseln sowie die zuletzt verwendeten Archive öffnen.

Siehe auch

Dokumente suchen

Benutzer-Dokumentation

Zur Suche hinzufügen

Dokumente suchen 116

Die aktuelle Dokumentenabfrage erweitern

Nach Durchführung einer

Suche

zeigt die

Tabelle nur die Dokumente, welche den Suchkriterien

entsprechen; die vorherige Suche wird dabei ersetzt. Wenn Sie bei Ausführung der Suche allerdings die Umschalttaste gedrückt halten, dann bleibt die vorherige Suche erhalten, die

Dokumente werden hinzugefügt.

Beispiel 1

Sie geben im

primären Suchfeld Nummer den Text "AR09" ein, die Tabelle beinhaltet nach Klick

auf alle Dokumente, dessen Nummer mit "AR09" beginnt.

Anschließend geben Sie den Text "LS09" ein.

Wenn Sie jetzt auf klicken, dann finden Sie nur Dokumente mit Nummer "LS09...".

Wenn Sie aber die Umschalttaste gedrückt halten, während Sie auf klicken, dann beinhaltet die Tabelle anschließend alle Dokumente, dessen Nummer mit "AR09" oder mit

"LS09" beginnt.

Beispiel 2

Die Tabelle enthält -wie im Beispiel 1- alle Dokumente mit Nummer "AR09..." und Sie möchten zusätzlich die mit der Rechnung AR09123

verknüpften Dokumente sehen. Dazu markieren Sie die

Rechnung, halten die Umschalttaste gedrückt, klicken auf

Start | Suchen | Verknüpfungen

und lösen die Umschalttaste wieder.

Siehe auch

Dokumente suchen

Oder-verknüpfte Suche

Benutzer-Dokumentation

Steuer- und Jokerzeichen

Dokumente suchen 117

Steuer- und Jokerzeichen für die Suche im Dokumentenarchiv

*

Platzhalter für eine Folge von Zeichen

%

Platzhalter für eine Folge von Zeichen (SQL-Standard)

?

Platzhalter für ein einzelnes Zeichen

_

Platzhalter für ein einzelnes Zeichen (SQL-Standard)

!

Ungleich. Muss das erste Zeichen im Suchtext sein.

$

Exakte Suche statt "beginnt mit"

^

Normale Suche in

Mehrfachauswahlfeldern .

Beispiele

Geben Sie !* ein, um nach leeren Felder zu suchen, bzw. nur * für eine Suche nach nicht leeren

Feldern.

!begriff gibt alle Dokumente zurück, bei denen "begriff" im durchsuchten Feld nicht vorkommen.

meine * wörter findet beispielsweise "meine gesuchten Wörter".

me?er für "Meier" oder "Meyer".

wort$: Im durchsuchten Feld muss "wort" stehen und es darf kein weiterer Text darauf folgen.

^projekt$: Findet in einem Mehrfachauswahlfeld nur Dokumente, die nur genau "projekt" zugeordnet sind. Dokumente mit mehreren Zuordnungen werden nicht zurückgegeben.

Siehe auch

Dokumente suchen

Oder-verknüpfte Suche

Benutzer-Dokumentation

SQL-Abfragen

Dokumente suchen 118

Die SQL-Abfrage werden Sie für Ihre tägliche Arbeit nicht nicht benötigen. Wenn Sie die SQL-

Datenbanksprache beherrschen, bietet sie Ihnen jedoch eine völlig freie Definition von

Archivabfragen und vereinfacht einige Wartungsarbeiten.

In der Grundkonfiguration ist der Befehl nur im

Administrationsmodus

sichtbar.

Mit dem Menübefehl

Administrator | Skript | SQL-Abfrage | SQL-Editor

öffnen Sie den Editor zur Eingabe von Befehlen. Sie können auch eine

erweiterte Suche in SQL umwandeln.

Editor für SQL

Sie können die

Makro-Variablen verwenden, um z.B. die Suche nach einem Schlüsselbegriff in

mehreren Feldern zu realisieren.

Menübefehle im Fenster SQL-Abfrage:

Datei | Öffnen

liest eine gespeicherte SQL-Abfrage aus einer Datei.

Datei | Speichern

: Speichert die SQL-Abfrage in eine Datei. Auf gespeicherte Abfragen kann direkt aus dem Hauptmenü

Administrator | Skript | SQL-Abfrage | Abfrage ausführen

zugegriffen werden.

Datei | Speichern unter

: Speichert die SQL-Abfrage mit einem neuen Dateinamen.

Datei | Aktuelle Abfrage

lädt die aktuelle Archivabfrage (die derzeitige Suche) im Editor.

Datei | Schließen

: Schließt das Fenster SQL-Abfrage ohne eine Suche auszuführen.

Abfrage | Ausführen

sendet SQL-Anweisung an das Dokumentenarchiv.

Abfrage | Ausführen und schließen

: Die SQL-Abfrage wird ausgeführt und das Fenster geschlossen.

Abfrage | Temporäre Ergebnismenge verwenden

: Die Abfrage wird in einem neuen

Fenster dargestellt, die Dokumentensuche im Hauptfenster bleibt unverändert.

Hilfe

: Hilfeübersicht und spezielle Themen zur SQL-Abfrage.

Benutzer-Dokumentation

Hilfe | SQL-Syntax

öffnet eine SQL-Beschreibung im Internet .

Dokumente suchen 119

ACHTUNG

: Mit SQL können auch Datenbanken gelöscht werden! Führen Sie nur Abfragen

(SELECT) und keine Datenänderungen oder -Definitionen im Archiv aus.

Gespeicherte SQL-Abfragen

Führt eine gespeicherte SQL-Abfrage aus. Im Menü

Administrator | Skript | SQL-Abfrage

werden alle *.sql-Dateien gelistet, die sich im Verzeichnis "\SQL\Menu\" unterhalb der

gemeinsamen Dateien befinden.

Wählen Sie

Administrator | Skript | SQL-Abfrage | Abfrage ausführen

, um SQL-Dateien auszuführen, die nicht im Menü gelistet sind.

Benutzer-Dokumentation

Die Datentabelle

Die Datentabelle 120

Im unteren Bereich der Programmoberfläche befindet sich die Tabelle mit den Dokumenten und

Aufgaben:

Es werden immer die Daten gezeigt, die den eingegebenen

Suchkriterien entsprechen.

Doppelklicken Sie auf ein Dokument, um es zu öffnen.

Mit den Registerkarten

Aktive Dokumente

,

Archivierte Dokumente

und

Aufgaben

können Sie die Tabellenansicht zwischen Dokumenten und Tätigkeiten schnell umschalten.

Zum Sortieren der Tabelle klicken Sie bitte auf die Spaltenüberschrift oder verwenden Sie das

lokale Popupmenü.

Die Daten können anhand beliebige Attribute (Projekt, Kategorie, ..) in einer Baumdarstellung

gruppiert werden. Nutzen Sie diese Möglichkeit z.B. auch, um Dokumente per Drag&Drop von

einem Projekt zu einem anderen zu schieben.

Bestimmen Sie, welche Felder in der Tabelle angezeigt werden und legen Sie die Breite und

Reihenfolge der Felder mit der Maus fest. Siehe hierzu unter " Das Programm anpassen ".

Hinweise:

Einige Optionen stehen nur zur Verfügung, wenn alle Datensätze in den Speicher geladen werden

(Menü

Ansicht | Tabelle | Datensätze in Speicher laden

).

Das Tabellen-Design ist vom gewählten Menüstil

abhängig.

Benutzer-Dokumentation Die Datentabelle 121

Zebra-Tabelle

Die Tabellenzeilen können für eine bessere Lesbarkeit als s.g. Zebra-Tabelle mit abwechselnden

Hintergrundfarben dargestellt werden. Die Option - auch benutzerdefinierte Farben - finden Sie im Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

auf Seite

Ansicht | Tabellen

:

Benutzer-Dokumentation

Dokumente sortieren

Die Datentabelle 122

Die Dokumente können in der

Tabelle

beliebig sortiert werden.

Klicken Sie einfach mit der linken Maus auf den Tabellenkopf, nach welchem Sie die Tabelle sortieren möchten.

Oder:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kopf und wählen Sie im Kontext-Menü den

Eintrag

Aufsteigend

sortieren bzw.

Absteigend sortieren

.

Beispiel: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Tabellenkopf

Name

, die Tabelle wird nach den Dokument-Namen aufsteigend sortiert. Rechts neben dem Wort "Name" erscheint ein Pfeil, der die aktuelle Sortierung zeigt:

steht für aufsteigende Sortierung

steht für absteigende Sortierung

Benutzer-Dokumentation Die Datentabelle 123

Sortierreihenfolge

Neben oben genannter auf- oder absteigenden Sortierung wird zwischen numerischer und alphanumerischer Sortierung unterschieden:

1

2

10

21

10000

Numerisch Alphanumerisch

1

10

10000

2

21 abc

Attribute, die in numerischen Datenfeldern gespeichert sind, werden auch numerisch sortiert.

Datentypen "Zeichenkette" werden alphanumerisch sortiert. Siehe auch Menü

Datei |

Datenbank | Anpassen |

Felder definieren

.

Über mehrere Attribute sortieren

Um anhand mehrerer Attribute gleichzeitig zu sortieren, klicken Sie bitte auf den ersten

Tabellenkopf, halten Sie anschließend die Umschalttaste fest und klicken Sie auf weitere

Tabellenköpfe. Wenn Sie die Dokumente z.B. nach dem Projekt und der Nummer sortieren möchten: Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Projekt, die Tabelle ist jetzt nach den Projekten sortiert. Drücken Sie die Umschalttaste und halten Sie diese fest. Klicken Sie mit der Maus auf die Spaltenüberschrift Nummer, die Dokumente werden jetzt zusätzlich anhand der Nummer sortiert.

Sortierung zurücksetzen

Wenn Sie die Sortierung zurücksetzen möchten, dann halten Sie bitte die Taste Strg fest und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Spaltenüberschrift. Alternativ können Sie den Befehl

Sortierung zurücksetzen

im Popupmenü verwenden.

Benutzer-Dokumentation

Dokumente gruppieren

Die Datentabelle 124

Wählen Sie den Menübefehl

Ansicht | Tabelle | Gruppieren

. Über der

Tabelle wird ein

leerer grauer Bereich gezeigt. Wenn Sie nun per Drag&Drop einen Tabellenkopf dort ablegen, werden die Dokumente anhand des abgelegten Tabellenkopfes gruppiert.

Beispiel: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Tabellenkopf

Dokumenttyp

, halten Sie die

Maustaste fest, schieben Sie die Maus auf den Gruppen-Bereich und lassen Sie die Maustaste wieder los. Die Dokumente werden nun nach Dokumenttyp gruppiert.

Oder:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag

Nach diesem Feld gruppieren

.

Beachten Sie auch den Unterpunkt

Tabelle

in den lokalen Menüs (rechte Maustaste) der

Dokumententabelle mit folgenden Befehlen:

Gruppierung zurücksetzen

: die Gruppierung wird aufgehoben.

Knoten öffnen

: öffnet alle Baumknoten.

Knoten schließen

: schließt alle Baumknoten.

Sonderfall Datum

Bei der Gruppierung nach einem Datumsfeld können Sie festlegen, welcher Zeitraum in einem

Knoten zusammengefasst wird - beispielsweise alle Dokumente eines Tages oder eines Monats.

Klicken Sie im Tabellenkopf bitte mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und wählen Sie im Popupmenü

Datum-Gruppierung

die gewünschte Option.

Hinweis: Die

Sortierung und Gruppierung der Tabelle ist nur möglich, wenn die Option

"Datensätze in Speicher laden" aktiviert ist.

Siehe auch

Dokumente

sortieren

Drag&Drop

Vorgabewerte aus Gruppierung

Benutzer-Dokumentation

Dokumente markieren

Die Datentabelle 125

Im unteren Bereich der Programmoberfläche befindet sich die Tabelle mit den Dokumenten:

Einzelnes markieren

Klicken Sie mit der Maus auf ein Dokument, um es zu markieren. In obiger Abbildung ist das

Dokument mit dem Namen "Preisliste 05.06 der Holz AG" markiert, es hat eine weiße Schrift auf blauem Hintergrund. Sie können auch

schrittweise nach Text suchen , um ein gewünschtes

Dokument zu markieren.

Anschließende Befehle, wie beispielsweise

Öffnen

, beziehen sich immer auf dieses markierte

Dokument.

Sie können aber auch mehrere Dokumente gleichzeitig markieren, um diese zum Beispiel per

Drag&Drop in eine E-Mail zu kopieren:

Benutzer-Dokumentation Die Datentabelle 126

Mehrere markieren

Klicken Sie bitte mit der Maus auf das erste Dokument. Drücken Sie die Strg-Taste und halten

Sie diese gedrückt. Markieren Sie anschließend weitere Dokumente mit einem einfachen

Mausklick. Lassen Sie die Strg-Taste erst los, wenn alle gewünschten Einträge markiert sind.

Wenn Sie jetzt auf z.B.

Öffnen

klicken, werden alle markierten Dokumente geöffnet.

Alternativ können Sie auch doppelt auf ein markiertes Dokument klicken.

Einen Bereich markieren

Klicken Sie mit der Maus auf das erste Dokument. Drücken Sie die Umschalttaste und halten Sie diese gedrückt. Klicken Sie mit der Maus auf das letzte zu markierende Dokument.

Alles markieren

Klicken Sie bitte auf ein beliebiges Dokument, um die Tabelle zu aktivieren. Wählen Sie anschließend im Menü

Bearbeiten | Zwischenablage

den Befehl

Alles markieren

oder drücken

Sie Strg+A.

Siehe auch

Die Dokumenttabelle

Schrittweise weitersuchen

Benutzer-Dokumentation

Summieren und zählen

Die Datentabelle 127

In der Dokumentenansicht können Sie eine Tabellen- und Gruppen-Fußzeile mit Summen einblenden:

1. Stellen Sie bitte sicher, dass alle Datensätze in den Arbeitsspeicher geladen werden (Menü

Ansicht | Tabelle

).

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl

Fußzeile

.

3. Die Fußzeile wird im unteren Bereich der Tabelle dargestellt. Klicken Sie nun mit der rechten

Maustaste auf diese Zeile und wählen Sie einen Eintrag aus dem Menü:

Summe

: zeigt die Spaltensumme aller Dokumente der aktuellen Suche *

)

Minimum

: den kleinsten Wert der Spalte *

)

Maximum

: den größten Wert der Spalte *

)

Anzahl

: die Anzahl der Dokumente

Durchschnitt

: den durchschnittlichen Wert der Spalte *

)

Nichts

: entfernt den Wert aus der Fußzeile.

*) berechnete Werte sind nur bei numerischen

Datenfeldern möglich (siehe auch Datei |

Datenbank | Anpassen | Felder definieren)

Zusätzlich können Sie auch eine Gruppenfußzeile in der gruppierten Tabelle verwenden, um

beispielsweise die Summen eines Projekts oder Kunden zu vergleichen.

Benutzer-Dokumentation

Dokumente öffnen und bearbeiten

Dokumente öffnen und bearbeiten 128

Betrachten Sie die Dokumenteinträge in der Tabelle

. Verwenden Sie die Suchfunktionen

, um die

Dokumente zu filtern.

1.

Markieren

Sie bitte das gewünschte Dokument - oder mehrere gleichzeitig - in der Tabelle.

Zum Öffnen können den Menübefehl

Start | Verwenden | Öffnen

verwenden, die

Eingabetaste drücken oder doppelt auf das Dokument klicken.

2. Das entsprechende Anwendungsprogramm wird gestartet und das Dokument geöffnet.

3. Dokumente, die nicht schreibgeschützt archiviert sind, können Sie jetzt bei Bedarf bearbeiten und speichern.

4. Sobald Sie zum Office Manager zurückkehren, wird bei geänderten Dokumenten der

Volltextindex aktualisiert. Den Fortschritt der Aktualisierung sehen Sie links unten in der

Programm-Statuszeile:

Benutzer-Dokumentation Dokumente öffnen und bearbeiten 129

5. Der Office Manager protokolliert den Zugriff auf Dokumente, siehe Eigenschaftendialog auf

Seite

Protokoll

.

Wenn Sie nicht die Dokumentdatei, sondern die Attribute in der Archivdatenbank ändern möchten, dann markieren Sie bitte das Dokument und wählen auf der Menüseite

Bearbeiten

den

Befehl

Eigenschaften

.

Dateianlagen direkt öffnen

Die Anlagen einer E-Mail sowie die in ZIP- und anderen Komprimierungsarchiven enthaltenen

Dateien können Sie direkt öffnen oder extrahieren, ohne die Dokumentdatei zuvor öffnen zu müssen. Klicken Sie bitte auf

Start | Verwenden | Anlagen

oder auf den Schalter der

Schnellzugriff-Leiste

, um die enthaltenen Anlagen direkt zu öffnen:

Ein Klick auf eine Anlage speichert diese im temporären Verzeichnis und öffnet sie, ohne dass zuvor das Hauptdokument geladen werden muss. Um alle enthaltenen Dateien in ein Verzeichnis zu exportieren, wählen Sie bitte

Start | Verwenden | Senden | Extrahieren

.

Office Manager ermöglicht hier auch den Zugriff auf Dateianlagen, die in einer winmail.dat

gespeichert sind.

Benutzer-Dokumentation

Dokumentenvorschau

Dokumentenvorschau 130

Damit Sie sich innerhalb der gefundenen Dokumente noch besser zurechtfinden, können Sie eine

Vorschau der Dokumente einblenden. Als Vorschauprogramm dient der integrierte Viewer oder ein beliebiges anderes Vorschauprogramm.

Markieren Sie das Dokument in der

Tabelle und klicken Sie auf

Start | Verwenden | Vorschau

.

Das Vorschaufenster kann neben der Dokumenttabelle angedockt werden: Verschieben Sie es dazu mit der Maus, bis es an der Tabelle andockt oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Vorschau und wählen Sie den Befehl

Angedockt

.

Zum Zoomen klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das Vorschaubild und wählen Sie im lokalen Menü die gewünschte Option, wie beispielsweise

Automatisch

oder

Originalgröße

.

Benutzer-Dokumentation Dokumentenvorschau 131

Einstellungen der Dokumentenvorschau

Menü

Datei | Optionen |

Dokumenttyp

Die Dokumente können in einem speziellen

Vorschaufenster betrachtet werden. Wählen Sie:

Keine Vorschau

: Eine Dokumentenvorschau ist nicht möglich.

Automatisch

: Das Programm verwendet die am besten geeignete Vorschaumethode abhängig vom Dateitypen. Diese Option ist für alle Dokumenttypen empfohlen.

Windows-Miniaturansicht

: Thumbnail im internen Viewer dargestellt.

COM-Objekt (OLE) erstellen

: Das Dokument wird als OLE-Objekt eingebunden. Das entsprechende Anwendungsprogramm muss auf dem Rechner installiert sein und die

Fähigkeit besitzen, das Dokument als OLE-Objekt an andere Anwendungen zu übergeben.

Interner Grafik-Viewer

: Grafikdateien (bmp, jpg u.a.) werden im internen Vorschaufenster gezeigt. Auch DXF-Zeichnungen können direkt dargestellt werden, allerdings nur ein

Teilbereich des Sprachumfanges.

Internet Explorer für HTML

: HTML-Dateien und Webseiten im internen Vorschaufenster anzeigen.

Interner E-Mail, Text und RTF-Viewer

: Texte und Mails werden im internen Vorschaufenster gezeigt. Dieses kann auch die Dateiliste von ZIP-Archiven und anderen

Komprimierungsformaten darstellen.

Interner PDF-Viewer

: Der interne Viewer für Acrobat-Dokumente (pdf) ist schnell, aber nicht so genau wie der Adobe Acrobat PDF-Viewer.

Adobe Acrobat PDF-Viewer

: Diese Option ist -je nach installiertem Acrobat- für PDF-

Dokumente langsamer, aber genauer als der interne Viewer. Adobe Acrobat oder Adobe

Acrobat Reader muss in der Version 4 oder höher installiert sein.

Befehl "preview" verwenden

: Für die Vorschau wird ein benutzerdefinierbarer Befehl mit

Makros verwendet. Klicken Sie bitte auf die Öffnen-Schaltfläche hinter der Option, um den

Befehl zu erstellen oder auf

Programm wählen

, wenn Sie ein externes Vorschauprogramm nutzen möchten.

Tipp zu MS Office

Eine Vorschau als

COM-Objekt

ist nur auf Rechnern mit installiertem Office möglich. Alternativ können Sie die schnellere Option

Windows-Miniaturansicht

verwenden, wenn die Dokumente mit

Vorschaugrafik

gespeichert werden (s.a. Office-Menü

Datei | Eigenschaften

, Seite

Zusammenfassung

).

Benutzer-Dokumentation

Attribute bearbeiten

Attribute bearbeiten 132

1. Beschreibung eines einzelnes Dokuments ändern

Wenn Sie die Attribute eines Dokumentes ändern möchten, dann markieren Sie dieses bitte in der

Tabelle

und klicken auf

Bearbeiten | Dokument | Eigenschaften

. Das Dialogfenster "Bearbeite

Datensatz" wird geöffnet:

Ändern Sie die gewünschten

Dokumentattribute

und speichern Sie diese mit Klick auf

OK

.

Sie können die Attribute auch direkt in der Tabelle ändern. Wählen Sie dazu bitte

Ansicht |

Tabelle | Editieren

und klicken Sie mit der Maus auf die Tabellenzelle, die Sie bearbeiten möchten. Geben Sie Text ein oder wählen Sie einen Eintrag aus der Liste. Bitte beachten Sie, dass die Änderungen erst gespeichert werden, wenn Sie die Tabellenzelle wechseln.

Mittels Drag&Drop können Sie Dokumente in ein anderes

Projekt oder einen Knoten innerhalb

der

gruppierten Tabelle verschieben.

Benutzer-Dokumentation Attribute bearbeiten 133

2. Mehrerer Dokumente gleichzeitig ändern

Markieren Sie die gewünschten Dokumente in der Tabelle und klicken Sie auf

Bearbeiten |

Dokument | Eigenschaften

. Das Eigenschaftenfenster wird geöffnet. Im Gegensatz zur

Bearbeitung eines einzelnen Dokuments sind die Felder jetzt aber leer.

Wenn Sie Daten in ein oder mehrere Felder eingeben und anschließend auf

OK

klicken, werden die Änderungen auf alle markierten Dokumente angewandt. Zum Löschen der Daten eines

Feldes geben Sie

<<LEER>>

ein. Sie können auch

Makro-Variablen verwenden, um

beispielsweise Inhalte aus anderen Feldern zu kopieren.

Beispiel:

Das Projekt "Prinzenallee" beinhaltet unter anderem 24 Dokumente mit dem Status "Erledigen".

Sie möchten den Status dieser Dokumente nun auf "Normal" ändern:

Geben Sie im Suchfeld

Projekt

den Wert "Prinzenallee" und im Feld

Status

"Erledigen" ein, klicken Sie auf

Suchen

. Die Tabelle zeigt jetzt nur noch die 24 Dokumente an.

Markieren Sie

diese und wählen Sie den Menübefehl

Bearbeiten | Dokument | Eigenschaften

. Das Fenster

"Felder mehrerer Dokumente ersetzen" wird geöffnet. Geben Sie im Eingabefeld

Status

den Wert

"Normal" ein, klicken Sie auf

OK

und beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit

Ja

.

Diese Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden! Für die Änderung von Dateinamen benötigen Sie Administrator-Rechte. Wenn Sie die Dokumentdatenbank an neue

Verzeichnisstrukturen anpassen möchten, nutzen Sie bitte die Funktion

Datei | Datenbank |

Anpassen | Dateipfade ändern

.

Mausschaltflächen

OK

führt die Funktion aus

Löschen

leert die Eingabefelder

Abbrechen

schließt das Fenster ohne die Funktion auszuführen

Hilfe

öffnet dieses Hilfefenster

Benutzer-Dokumentation

Mehrfachzuordnungen

Mehrfachzuordnungen 134

Ein Dokument kann gleichzeitig mehreren Projekten oder z.B. Kunden zugeordnet werden. Eine

Möglichkeit besteht im

Klonen

: für dieselbe Dokumentdatei werden mehrere Datensätze im

Archiv erstellt.

Sie können aber auch einen Dokumentdatensatz mehreren Projekten, Kunden oder anderen

Attributen zuordnen.

Voraussetzung (s.u.

Datei | Datenbank | Anpassen |

Felder definieren

): das Attribut muss den

Eingabestil

"Nur Auswahl aus strukturierter Liste" verwenden und die Option

Mehrfachauswahl

muss aktiviert sein.

Wenn Sie jetzt ein neues Dokument

erstellen oder ein bestehendes

bearbeiten , dann können Sie in

der Auswahlliste des Attributs mehrere Einträge markieren:

Öffnen Sie bitte die Liste, halten Sie die Taste Strg gedrückt und klicken Sie mit der linken

Maustaste auf alle Einträge, denen das Dokument zugeordnet werden soll. Lassen Sie die Strg-

Taste los und klicken auf einen markierten Eintrag oder den Pfeil , um die Auswahlliste zu schließen. Die gewählten Einträge werden mit Semikolon getrennt im Datenfeld gespeichert.

Benutzer-Dokumentation

Auswahllisten bearbeiten

Auswahllisten bearbeiten 135

Einige Dokumentattribute, wie Projekt und Status, erlauben die Auswahl der Einträge aus einer

Liste:

Zur Bearbeitung der Listen wählen Sie bitte den Menübefehl

Datei | Optionen | Auswahllisten

.

Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf ein Eingabefeld mit mit Liste klicken, den Befehl finden Sie im lokalen Popupmenü.

Der Dialog "Auswahllisten" wird geöffnet:

Markieren Sie zuerst auf der linken Seite das Attribut, dessen Liste Sie bearbeiten möchten.

Klicken Sie auf:

Neu

, um einen neuen Eintrag oder Untereintrag hinzuzufügen,

Ändern

, um den markierten Eintrag umzubenennen,

Löschen

, um alle markierten Einträge zu entfernen.

Mit der rechten Maustaste in die Liste, um das lokale Menü zu öffnen. Hier können Sie beispielsweise die Einträge aus einer Textdatei laden oder einfügen.

Benutzer-Dokumentation Auswahllisten bearbeiten 136

Erweiterte Projekteigenschaften

Projekte besitzen zusätzliche Gestaltungseigenschaften für den

Projektnavigator :

Schriftformatierung, farbliche Hervorhebung und eine Grafik vor dem Projektnamen. Sie haben zwei Möglichkeiten, die Eigenschaften zu bearbeiten:

1. Hier im Dialog "Auswahllisten":

Markieren Sie links die Liste "Projekt" und klicken Sie, wie oben beschrieben, auf

Neu

,

Ändern

oder

Löschen

.

2. Direkt im Projektnavigator:

Klicken Sie mit der Maustaste auf das gewünschte Projekt und wählen Sie im lokalen Menü den

Unterpunkt

Projekte

:

Benutzer-Dokumentation Auswahllisten bearbeiten 137

Projekteigenschaftendialog

Die Projekteigenschaften werden im folgenden Dialogfenster bearbeitet:

Geben Sie bitte den Projektnamen im Feld

Bezeichnung

ein. Zur Hervorhebung bzw. Gestaltung der Projekte können Sie die

Schrift

- und

Hintergrundfarbe

wählen, sowie den Text

fett

,

kursiv

und

durchgestrichen

formatieren.

Wenn Sie eine

Grafik

wählen, dann wird diese im

Navigator vor dem Projektnamen platziert. Sie

können der Auswahlbox auch eigene Grafiken hinzufügen: speichern Sie die Bilder bitte im

Verzeichnis "( Gemeinsame Dateien )\DocImages\" als Bitmap (*.bmp) in der Größe 16x16 Pixel

ab. Das Programm liest die Bilder nach einem Neustart ein.

Im Textfeld

Beschreibung

können Sie eine ausführliche Projektbeschreibung eingeben. Diese

Daten dienen aber auch häufig der automatisierten Belegerfassung: Die Makrofunktionen

AutoCaptSelectionListFindItem und SelectionListFindItem können diesen Text auswerten.

Benutzer-Dokumentation

Dokumente kombinieren

Dokumente kombinieren 138

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Dokumente zu kombinieren: die Zuordnung zu einem gemeinsamen Projekt, einer Gruppe und anderen Attributen, die hier beschriebenen internen Dokumentverknüpfungen und die Erstellung von

Klonen , wenn sich die Dokumente auf dieselbe Datei beziehen.

Beispiel

In einem Archiv mit Buchungsbelegen werden Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und

andere steuerrelevante Dokumente archiviert. Sie möchten jederzeit sehr schnell auf alle

Informationen eines Auftrags zugreifen können.

Zu unserem Beispielauftrag gehört Ihr Angebot an den Kunden, seine Faxbestellung, Ihre

Auftragsbestätigung und Rechnung. Später kommt noch der Kontoauszug mit dem

Zahlungseingang hinzu. Eventuell müssen Sie für den Auftrag auch Waren einkaufen und möchten die Eingangsrechnung mit dem Auftrag verknüpfen.

Möglichkeit 1: Verknüpfung mit Attributen

Dokumente haben verschiedene Attribute: unter anderem sind sie einem Buchungsjahr und einer

Kategorien (Rechnung, Lieferschein, ...) zugeordnet und sie haben eine Belegnummer. Für die

Verknüpfung aller Dokumente eines Auftrags eignet sich ein weiteres Attribut mit der

Auftragsnummer (s.a.

Attribute definieren

).

Wenn Sie einen Beleg scannen oder importieren, dann geben Sie die gemeinsame

Auftragsnummer in diesem Attribut ein. Später können Sie nach dieser Nummer

suchen und

finden alle Dokumente mit der gemeinsamen Auftragsnummer. Geeignet ist hierfür auch die

Suche nach

ähnlichen Dokumenten .

Der Kontoauszug und die Rechnung für Ihren Wareneinkauf muss eventuell mit mehreren

Aufträgen verknüpft werden, auf dem Kontoauszug befinden sich beispielsweise

Zahlungseingänge verschiedener Kunden. Hierfür können

Mehrfachzuordnungen verwendet

werden oder Sie erfassen alle Auftragsnummern mit Semikolon getrennt:

Verwenden Sie bei der späteren Suche nach einer Auftragsnummer dann bitte das

Jokerzeichen

*, z.B. "*Au273".

Bei großen Archiven mit umfangreichen Querverknüpfungen kann dieses Vorgehen aber an seine

Grenzen stoßen.

Benutzer-Dokumentation Dokumente kombinieren 139

Möglichkeit 2: Interne Dokumentverknüpfungen

nur Enterprise-Version

Die Dokumente werden unabhängig von ihren Attributen kombiniert. In unserem Beispielauftrag könnte dies wie folgt ablaufen:

1. Ein Kunde bittet telefonisch um ein Produktangebot, welches Sie ihm sogleich per E-Mail zusenden. Die Mail

importieren Sie per Drag&Drop in den Office Manager.

Sie können jetzt auch eine

Tätigkeit

erfassen, die Sie später daran erinnert, beim

Kunden nachzufragen.

2. Am nächsten Tag geht die Bestellung per Fax ein, welche Sie sofort

importieren bzw.

scannen .

Mit Hilfe der

Dokumentvorlagen

oder der Warenwirtschaft schreiben Sie dem Kunden eine

Auftragsbestätigung und eine Warenbestellung an Ihren Lieferanten.

3. Markieren Sie in der Dokumententabelle bitte alle Belege, die zu diesem Auftrag gehören.

Nutzen Sie ggf. die

Suchfunktion . Zum Kombinieren der markierten Dokumente wählen Sie

den Menübefehl

Bearbeiten | Dokument | Verknüpfen

:

4. Wählen Sie die obere Option

Die markierten Dokumente miteinander verknüpfen

und geben Sie einen

Verknüpfungsnamen

ein. Dieser ist beliebig.

Ein aussagekräftiger Name, z.B. die Auftragsnummer, hat Vorteile, wenn Sie später weitere Dokumente mit diesen kombinieren möchten.

Klicken Sie bitte auf

OK

.

5. Zwei Tage später trifft die Warenlieferung bei Ihnen ein. Sie scannen Lieferschein und

Eingangsrechnung und erstellen die Ausgangsrechnung für den Kunden. Markieren Sie diese neuen Dokumente und mindestens einen bereits verknüpften Beleg des Auftrages. Wählen Sie

Bearbeiten | Dokument | Verknüpfen

:

Benutzer-Dokumentation Dokumente kombinieren 140

6. Markieren Sie die Option

Dokumente zu bestehender Verknüpfung hinzufügen

und unten in der Tabelle die Verknüpfung Au273. Derzeit gibt es nur eine, weil alle markierten

Dokumente nur diese eine Verknüpfung haben. Zur Kontrolle können Sie auf klicken;

Sie sehen dann, welche Dokumente bereits mit Au273 verknüpft sind.

Klicken Sie bitte auf

OK

.

7. Nach drei Wochen scannen Sie einen Kontoauszug mit zwei Buchungen: dem Zahlungseingang unseres Beispielauftrages Au273 und einer EC-Kartentransaktion vom letzten

Tankstellenbesuch.

8. Markieren Sie den Auszug und mindestens ein Dokument des Auftrages Au273. Verknüpfen

Sie diese wie unter Punkt 5 beschrieben.

9. Markieren Sie anschließend den Kontoauszug und die Tankquittung und erstellen Sie eine neue

Verknüpfung (siehe auch Punkt 3).

Verknüpfte Dokumente suchen:

10. Sie haben beispielsweise die Ausgangsrechnung markiert und möchten alle Belege sehen, die zu dieser Rechnung gehören. Klicken Sie einfach auf

Start | Suchen | Verknüpfungen

. Die

Tabelle beinhaltet jetzt nur noch die Dokumente des Auftrages Au273.

11.Markieren Sie den Kontoauszug und wählen Sie erneut

Verknüpfungen

. Die Tabelle beinhaltet jetzt alle Dokumente von Au273 und zusätzlich die Tankquittung.

12.Markieren Sie die Tankquittung und wählen Sie

Verknüpfungen

. Die Tabelle enthält anschließend nur die Quittung und den Kontoauszug.

Siehe auch

Zur Suche hinzufügen

Benutzer-Dokumentation

Dokumente versenden

Markierte Dokumentdateien senden oder kopieren.

Dokumente versenden 141

Um Dokumentdateien auf eine CD zu brennen:

1.

Sortieren Sie bitte die Dokumententabelle, wenn Sie einen HTML-Dokumentenindex mit auf

die CD schreiben möchten.

2.

Markieren

Sie die zu brennenden Dokumente in der

Tabelle und wählen Sie den Menübefehl

Start | Verwenden | Senden | Senden an CD

.

3. Legen Sie bitte einen beschreibbaren CD-Rohling in das Rekorder-Laufwerk ein.

4. Wählen Sie den

Rekorder

aus der Liste.

5. Stellen Sie bitte die gewünschten Optionen ein:

Benutzer-Dokumentation Dokumente versenden 142

Dokumentenindex

: erstellt eine HTML-Dokumententabelle auf der CD.

Automatisch auswerfen

: Laufwerksschublade nach dem Brennen öffnen.

6. Klicken Sie auf

Brennen

, um die Dokumente auf der CD zu speichern.

7. Wenn Sie weitere Kopien erstellen möchten, legen Sie bitte einen neuen Rohling in das

Laufwerk und klicken Sie erneut auf

Brennen

.

Zum Kopieren auf einen anderen Datenträger:

1.

Markieren

Sie die Dokumente in der Tabelle und wählen Sie den Menübefehl

Start |

Verwenden | Senden | Senden an andere

.

2. Wählen Sie im Dateidialog das Kopierziel für die Datei aus. Sofern für den Dokumenttyp eine

Export-Routine definiert ist, können Sie im Dateidialog einen anderen Dateityp wählen. Das

Dokument wird dann automatisch in das angegebene Format konvertiert. Wenn Sie z.B. bei einer CAD-Zeichnung den Dateityp *.dxf wählen, wird die Zeichnung im DXF-Format gespeichert.

Oder wenn Sie nicht auf den Explorer verzichten möchten:

1.

Markieren

Sie die Dokumente in der Tabelle und kopieren Sie diese mit Strg+C in die

Zwischenablage (oder Menü

Bearbeiten | Zwischenablage | Kopieren

).

2. Wechseln Sie in den Windows-Explorer und fügen Sie die Dateien mit Strg+V im gewünschten Ordner ein.

Der Office Manager unterstützt selbstverständlich auch Drag&Drop: schieben Sie ein Dokument einfach aus der Dokumenttabelle in ein Explorerverzeichnis oder in eine E-Mail, um es als Anlage zu versenden.

Um Dokumentdateien in ein ZIP-Archiv zu komprimieren:

1.

Markieren

Sie die Dokumente in der Tabelle und klicken Sie auf

Start | Verwenden | Senden

| In ZIP-Archiv speichern

.

2. Geben Sie im Dateidialog den Namen einer ZIP-Datei ein und klicken Sie auf

OK

.

Siehe auch: Dokumente komprimieren

Eine ZIP-Datei oder die Anlagen einer Mail extrahieren:

1.

Markieren

Sie ein geeignetes Dokument (E-Mail, ZIP-Datei u.a. Komprimierungsformate) in der Tabelle und klicken Sie auf

Start | Verwenden | Senden | Extrahieren

.

2. Wählen Sie im Dialogfenster das gewünschte Zielverzeichnis und bestätigen Sie.

Siehe auch: Dateianlagen öffnen

Benutzer-Dokumentation Dokumente versenden 143

Zum Versenden der Dokumentdateien per E-Mail:

1.

Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente in der

Tabelle und wählen Sie den Befehl

Start |

Verwenden | Senden | Senden an EMail-Empfänger

.

2. Wählen Sie den Empfänger (Mail-Adresse) aus dem Adressbuch Ihres E-Mail-Programms, klicken Sie dazu auf die Schaltfläche

An

. Sie können auch eine E-Mail-Adresse eingeben und anschließend auf den Schalter

[>]

klicken.

3. Geben Sie ein Betreff und den Text der Nachricht ein.

4. Klicken Sie auf

Senden

, um die Mail mit Ihrem Standard E-Mail-Programm zu versenden.

Tipp: Wenn die Datei "sendmail.txt" im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien vorhanden ist, wird der Standard-Mailtext ("Sehr geehrte Damen und Herren...") aus dieser Datei gelesen.

Wenn Sie die E-Mail ohne obiges Dialogfenster direkt im Standard E-Mail-Programm erstellen möchten, halten Sie bitte die Umschalt-Taste gedrückt, wenn Sie auf den

Menübefehl klicken.

Alternativ können Sie auch im Mailprogramm auch eine neue E-Mail erstellen und die

Dokumente per Drag&Drop in die E-Mail kopieren.

E-Mail mit MAPI senden

Die MAPI-Schnittstelle von Windows wird verwendet, um E-Mails mit Ihrem Standard-

Mailprogramm zu senden. Ihr Mailprogramm muss dafür MAPI-fähig sein.

Tipps bei Problemen:

Überprüfen Sie, ob in den Einstellungen des Mailprogramms die Option

Bei MAPI-basierten

Benutzer-Dokumentation Dokumente versenden 144

Anwendungen dieses Programm verwenden

(o.ä.) aktiviert ist.

Oder:

Windows-

Systemsteuerung | Internetoptionen

, Seite

Programme

, bei

E-Mail

das Programm auswählen.

Starten Sie das Mail-Programm nach Änderungen bitte neu.

Im Windows-Systemverzeichnis (z.B. C:\Windows\System32) muss sich die Datei

MAPI32.DLL befinden. Diese Datei wird vom Mailprogramm in das Systemverzeichnis kopiert.

Wenn der Aufruf der MAPI-Schnittstelle scheitert, können Sie die E-Mail auch ohne diese

Funktion erzeugen:

Prüfen Sie in diesem Fall aber unbedingt, ob das Mailprogramm die Dokument-Anlagen

übernehmen kann.

Benutzer-Dokumentation

Dokumente drucken

Dokumente drucken 145

Das Drucken der verwalteten Dokumente erfolgt in der Regel mit Hilfe der entsprechenden Windowsanwendungen: Word-Dokumente werden beispielsweise mit Word gedruckt.

Im Office Manager haben Sie grundsätzlich drei Möglichkeiten, den Ausdruck zu steuern:

Methode Vorteile

Aus der Anwendung drucken

Sicherste Methode mit allen Druckoptionen.

Mehrere Dokumente zum Drucken markieren.

Mit einfachem Office

Manager-Dialog

Mit Office Manager

Druckprogramm

Stapeldruckprogramm mit erweiterten Funktionen, Vorgaben und Automatismen insbesondere für Adobe Acrobat PDF-

Dokumente (nur in 32 Bit Enterprise-Edition).

1. Aus der Anwendung drucken

Markieren

Sie bitte die zu druckenden Dokumente und klicken Sie auf

Start | Verwenden |

Öffnen

. Die Dokumente werden in die zugeordnete Windowsanwendung geladen. Starten Sie nun den Druckvorgang direkt in der Anwendung: in der Regel wählen Sie hierzu im Menü

Datei

den Befehl

Drucken

(Strg+P).

Diese Methode funktioniert mit allen Anwendungen und bietet Ihnen sämtliche von der

Anwendung vorgesehenen Druckoptionen.

Benutzer-Dokumentation Dokumente drucken 146

2. Mit einfachem Office Manager-Dialog drucken

Prüfen Sie bitte die Programmeinstellungen, wenn auf der Seite Dokument | Drucken die

Option "Erweiterte Druckfunktionen aktivieren" nicht markiert ist, wird der einfache

Druckdialog verwendet.

Markieren

Sie die zu druckenden Dokumente in der Tabelle und wählen Sie den Befehl

Start |

Verwenden | Drucken | Dokument

:

Wählen Sie den zu verwendenen Drucker und klicken Sie auf

Eigenschaften

, wenn Sie die

Druckoptionen anpassen möchten. Nach Klick auf

OK

wird die dem Dokument zugeordnete

Windows-Anwendung mit dem Druckbefehl gestartet. Dieses Vorgehen entspricht der Auswahl des Druckbefehls (print) im Windows-Explorer.

Beachten Sie bitte:

Der Office Manager stellt den gewählten Drucker als Windows-Standarddrucker ein.

Der Druckbefehl wird nicht von allen Anwendungen unterstützt. Bei Problemen drucken Sie bitte

direkt aus der Anwendung

.

Benutzer-Dokumentation Dokumente drucken 147

3. Mit Office Manager Druckprogramm

Systemvoraussetzung: Enterprise-Version.

Prüfen Sie bitte die Programmeinstellungen, wenn auf Seite Dokument | Drucken die

Option "Erweiterte Druckfunktionen aktivieren" markiert ist, wird der erweiterte

Druckdialog verwendet.

Markieren

Sie die zu druckenden Dokumente in der Tabelle und wählen Sie den Befehl

Start |

Verwenden | Drucken | Dokument

:

Wählen Sie bitte den gewünschten Drucker und legen Sie die Optionen fest. Klicken Sie auf

OK

, um das Dokument zu drucken oder auf

Alle

, um alle

markierten

Dokumente auszudrucken.

Siehe auch

Ausführliche Dokumentation in der Onlinehilfe.

Report drucken

Übersicht drucken

Benutzer-Dokumentation

Integrierte Textverarbeitung

Integrierte Textverarbeitung 148

Die interne Textverarbeitung ermöglicht Ihnen die Erstellung von einfachen Textdokumenten, ohne auf eine externe Windowsanwendung zurückgreifen zu müssen. Nutzen Sie diese

Möglichkeit, um beispielsweise Notizen zu erfassen. Umfangreiche Dokumente werden besser mit einer externen Textverarbeitung, wie Word oder OpenOffice erstellt.

Die Dokumente werden nicht in Dateien, sondern in der Archivdatenbank gespeichert.

Erstellen Sie ein neues Dokument mit Klick auf

Erstellen | Neu | Dokument

. Wählen Sie den

Dokumenttyp

"Notiz" und geben Sie die Beschreibungen für Nummer, Name, Projekt usw. ein.

Die Textverarbeitung wird geöffnet, sobald Sie auf den Mausschalter

OK

klicken:

Benutzer-Dokumentation

Aufgabenverwaltung

Aufgabenverwaltung 149

Zum Öffnen der Aufgabenverwaltung wählen Sie den Befehl

Ansicht | Anzeigen | Aufgaben

oder klicken Sie am unteren Rand der Tabelle auf

Aufgaben

.

Mit Hilfe der Aufgabenverwaltung können Tätigkeiten zu den Dokumenten verwaltet werden. In der Ansicht

Aufgaben

können Sie jederzeit einsehen, welche Aufgaben für Sie geplant sind:

Aufgaben filtern

Geben Sie bitte die Suchkriterien, wie

Tätigkeitstyp

,

Priorität

oder

Termin

ein und klicken Sie anschließend auf , um die gewünschten Aufgaben anzuzeigen. Oder klicken Sie auf

Aufgabe | Suchen | Felder leeren

und anschließend auf

Suchen

, wenn Sie alle Aufgaben sehen möchten. Die Suchfunktionen entsprechen der Suche nach Dokumenten, siehe dazu auch

Primäre

Suchfelder

und

Datumssuche .

Fällige Aufgaben suchen

Klicken Sie bitte auf den Mausschalter

Aufgabe | Suchen | Termine

, wenn Sie alle Tätigkeiten sehen möchten, die bereits überfällig oder heute zu erledigen sind.

Benutzer-Dokumentation Aufgabenverwaltung 150

Termine und Erinnerungen

Die Tabellenspalte Termin wird farbig dargestellt:

Rot

: Aufgaben an die gerade erinnert wurde.

Gelb

: Überfällige Aufgaben mit Terminen vor dem heutigen Tag.

Grün

: Heute zu erledigen.

Weiß (bzw. eingestellte Standardfarbe): zukünftig zu erledigende Aufgaben.

Bereits erledigte Aufgaben werden durchgestrichen dargestellt.

Wenn bei der Aufgabenplanung die Option

Erinnerung

aktiviert wurde, dann werden Sie automatisch über fällige Termine benachrichtigt. Im oberen Bild ist ein Beispiel dargestellt: Die

Registerkarte wird rot dargestellt und eine Popupmeldung mit den Aufgaben geöffnet.

Falls Sie eine Aufgabe zurückstellen möchten, dann doppelklicken Sie bitte auf diese und ändern

Sie die Uhrzeit und/oder das Datum.

Relevante Menübefehle

Erstellen | Aufgabe

: eine neue Tätigkeit planen

Bearbeiten | Eigenschaften

oder Doppelklick in Tabelle: markierte Tätigkeit ändern

Bearbeiten | Erledigen

: Markierte Tätigkeit deaktivieren oder löschen. Im zugeordneten

Dokument wird die Erledigung protokolliert.

Suchen | Suchen

: Aufgaben entsprechend den

primären Suchfeldern filtern.

Suchen | Felder leeren

: Löscht den Text der primären Suchfelder.

Suchen | Termine

: Sucht alle Aufgaben, die heute zu erledigen sind oder bereits in der

Vergangenheit zu erledigen waren.

Suchen | Dokument markieren

: Markiert das - der Aufgabe zugeordnete - Dokument und wechselt zur Ansicht der Dokumente.

Suchen | Verknüpfungen

: Sucht die Dokumente, welche mit den markierten Aufgaben verknüpft sind und wechselt zur Ansicht der Dokumente.

Start | Verwenden | Öffnen

: Dokument markieren und anschließend öffnen.

Neue Aufgabe planen

Sie können Tätigkeiten für sich und Ihre Kollegen planen. Wählen Sie dazu den Befehl

Erstellen |

Aufgabe

, geben Sie den Tätigkeitstyp (z.B. Anruf oder Besprechung) und den Termin ein. Mit der Bezeichnung beschreiben Sie die Aufgabe möglichst kurz und deutlich. Ausführliche Hinweise und Anweisungen können Sie auf der Seite

Details

hinzufügen Im Feld

Bearbeiter

wird der

Mitarbeiter ausgewählt, der die Aufgabe erledigen soll. Markieren Sie

Private Tätigkeit

, wenn die Aufgabe nur für Sie und den Bearbeiter sichtbar sein soll.

Benutzer-Dokumentation Aufgabenverwaltung 151

Beispiel

Ein Kunde ruft an und bittet um das Angebot für eines Ihrer Produkte. Sie erfassen zuerst die

Anfrage als Telefonnotiz im Office Manager und planen dann für den zuständigen Sachbearbeiter eine Tätigkeit zur Notiz.

1. Klicken Sie auf

Erstellen | Neu | Dokument

und geben Sie die Dokumentattribute ein:

Dokumenttyp = "Notiz", Status = "Eilig", Name = "Anfrage von Musterfirma", ...

2. Nach einem Klick auf

OK

geben Sie bitte die Telefonnotiz in die Office Manager-

Textverarbeitung ein und klickt anschließend auf

Schließen

.

3. Klicken Sie im Hauptmenü auf

Erstellen | Neu | Aufgabe

und geben Sie die Beschreibung der

Tätigkeit ein.

4. Ab jetzt ist die Tätigkeit in der Aufgabenliste Ihrer Kollegin Karin vorhanden. Sie markiert die

Tätigkeit in der Ansicht

Aufgaben

, klickt auf

Start | Verwenden | Öffnen

und liest Ihre

Telefonnotiz. Mit Hilfe der Dokumentvorlage "Produkt-Angebot" erstellt Sie das Angebot und wird sich freuen, wenn sie in den nächsten Tagen die schriftliche Bestellung mit dem Office

Manager

einscannt . Sie kann jetzt eine Versand-Tätigkeit für den Kollegen Manfred und eine

weitere für Sabine in der Buchführung planen.

Aufgabe erledigen

Markieren Sie bitte eine oder mehrere erledigte Aufgaben in der Tabelle und klicken Sie auf den

Menübefehl

Aufgabe | Bearbeiten | Erledigen

.

Benutzer-Dokumentation

Versionsmanagement

Versionsmanagement 152

Der Office Manager kann beliebig viele Versionsstände eines Dokuments verwalten. Wenn Sie beispielsweise eine Preisliste überarbeiten, dann können Sie die alte Preisliste als Versionsstand archivieren.

Dokumentversion archivieren

Markieren Sie bitte das Dokument in der Tabelle und wählen Sie den Menübefehl

Erstellen | Neu

| Version

. Das Dialogfenster "Dokumentversion" wird geöffnet:

Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung im Feld

Name

ein. Umfangreiche Beschreibungen und Notizen können auf der Seite

Details

erfasst werden.

Der

Dateiname

wird in der Regel automatisch vergeben, Sie können aber auch auf die

Schaltfläche klicken und einen Dateinamen festlegen.

Markieren Sie das Optionsfeld

Schreibschutz

, um die Datei schreibgeschützt zu archivieren und

Dokumentdatei komprimieren

, um Speicherplatz zu sparen.

Klicken Sie auf

OK

, um die neue Dokumentversion zu erstellen.

Benutzer-Dokumentation Versionsmanagement 153

Dokumentversion öffnen

Wenn Sie später auf eine Version zurückgreifen möchten, dann markieren Sie bitte das Dokument in der Tabelle und wählen den Befehl

Bearbeiten | Dokument | Eigenschaften

. Öffnen Sie die Registerseite

Versionen

:

Markieren Sie die gewünschte Dokumentversion. Mit einem Doppelklick können Sie diese öffnen und mit einem Rechtsklick auf die lokalen Menübefehle zurückgreifen:

Version:

eine neue Version des Dokumentes erstellen.

Eigenschaften:

die Attribute der markierten Version bearbeiten.

Öffnen:

in das Anwendungsprogramm laden.

Vorschau:

Dokumentenvorschau zeigen.

Löschen:

die markierte Dokumentversion löschen.

Wenn Sie bereits vorhandene Dateien als Version zu einem Dokument verwalten möchten, können Sie die Datei per Drag&Drop vom Explorer in die oben dargestellte Tabelle importieren.

Hinweise

Versionen können nur in der Ansicht der

aktiven Dokumente erstellt oder bearbeitet werden. Das

Programm speichert eine Datei-Checksumme in der Datenbank und erstellt einen

Protokolleintrag , falls eine Dateiänderung festgestellt wird.

Siehe auch

Erweiterter Import

Dokumente archivieren

Syntax der Versionsdateinamen

DocVersFileName

Benutzer-Dokumentation

Dokumente archivieren

Dokumente archivieren 154

Dokumente archivieren

(nur Enterprise-Version)

Menü

Bearbeiten | Dokument | Archivieren

Langzeitarchivierung und Archivierung alter, nicht mehr im Zugriff befindlicher Dokumente.

Der Lebenszyklus eines Dokumentes umfasst das

Erfassen/Erstellen

,

Nutzen ,

Archivieren

und

Vernichten.

Dokumente, die Sie für die tägliche Arbeit nicht mehr benötigen, werden entweder gelöscht oder mit dieser Funktion archiviert:

1. Die Dokumentdatei wird entsprechend den Einstellungen in das Archivverzeichnis verschoben, schreibgeschützt und ggf. komprimiert. PDF-Dokumente werden ggf. für die revisionssichere

Archivierung geschützt.

2. Der Office Manager-Dokumentdatensatz wird in eine spezielle Archivtabelle verschoben.

3. In späteren

Datenabfragen ist das Dokument nicht mehr enthalten. Wenn Sie eine Suche in

den archivierten Dokumenten durchführen möchten, markieren Sie bitte im Menü

Ansicht

den

Eintrag

Archivierte Dokumente

. Um wieder in den normalen Dokumenten zu suchen, markieren Sie bitte

Aktive Dokumente

.

In der Ansicht "Archivierte Dokumente" sind einige Programmfunktionen deaktiviert:

Eigenschaften

: Sie können die Dokumentattribute nicht ändern.

Die

Dokumentdateien

sind schreibgeschützt.

Dokumente können

nicht gelöscht

werden.

Es können keine

neuen

Dokumente erstellt oder

Dokumentversionen

archiviert werden.

Die automatischen Importfunktionen sind pausiert, neue Dokumente werden erst

übernommen, wenn Sie zur Ansicht "Aktive Dokumente" zurückkehren.

Die

Archiv-Synchronisierung

ist deaktiviert.

Und anderes.

Siehe auch

Dokumentversion archivieren

Benutzer-Dokumentation Dokumente archivieren 155

Archivierte Dokumente wiederherstellen

(nur Enterprise-Version)

Menü

Bearbeiten | Dokument | Wiederherstellen

Diese Funktion stellt zuvor archivierte Dokumente wieder her:

Die Dokumentdatei wird entsprechend den Einstellungen in das

Dokumentenverzeichnis und der

Office Manager-Dokumentdatensatz in die normale Dokumenttabelle verschoben. Der Datei-

Schreibschutz wird, sofern möglich, wieder aufgehoben.

Der Menü-Befehl ist nur sichtbar, wenn die Ansicht Archivierte Dokumente eingeschaltet ist.

Hinweise

Es werden auch alle

Versionen

des Dokuments archiviert bzw. wieder hergestellt.

Wenn mehrere Dokumentdatensätze auf die zu archivierende Datei verweisen (z.B.

Klone

), dann werden die

Dokumentversionen dieser Datensätze ebenfalls archiviert oder wieder hergestellt.

Benutzer-Dokumentation

PDF-Dokumente schützen

Menü

Bearbeiten | Dokument | Verschlüsseln

PDF-Dokumente schützen 156

Revisionssichere Archivierung

Eine revisionssichere Archivierung ist unter anderem durch die GDPdU (Grundsätze zum

Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) bei steuerrelevanten Belegen vorgeschrieben. Sie müssen sicherstellen, dass ein Dokument nicht mehr verändert/manipuliert wird. Dies kann beispielsweise durch Speicherung auf entsprechenden Medien (Hardwareschutz) oder durch digitale Signierung bzw. Verschlüsselung (Softwareschutz) geschehen.

Beachten Sie bitte, dass es derzeit keine explizite Zulassung eines Verfahrens für die

Revisionssicherheit durch die Finanzbehörden gibt. Wir gehen davon aus, dass der hier verwendete Softwareschutz mit Verschlüsselung unter Verwendung eines Zufallskennwortes die Anforderungen erfüllt. Es kann hierfür aber Garantie übernommen werden!

Dokumente verschlüsseln

Markieren Sie bitte die gewünschten Acrobat-Dokumente in der

Tabelle

und wählen Sie den

Menübefehl

Bearbeiten | Dokument | Verschlüsseln

. Die Dateien werden nun verschlüsselt und mit dem Kennwortschutz versehen. Das Kennwort ist niemandem bekannt, der Schutz kann nicht mehr aufgehoben und das Dokument nicht mehr geändert werden!

Sicherheitsinformation eines geschützten Dok uments

In der Dokumententabelle sind geschützte Dokumente (verschlüsselt und Änderung nicht zulässig) mit dem Schlosssymbol gekennzeichnet.

Benutzer-Dokumentation PDF-Dokumente schützen 157

Dokumente automatisch verschlüsseln

Im

Scandialog

und den

Profilen

können Sie die Option

PDF-Dokument schützen

markieren. Der

Schutz wird dann nach dem Scan bzw. nach der OCR-Texterkennung aktiviert.

Die Funktion

Dokument archivieren

führt die Verschlüsselung automatisch aus, wenn die

entsprechende Option in den Programmeinstellungen markiert ist.

Mit Hilfe der Makro-Funktion PDFProtectDocument können Dokumente z.B. direkt nach dem

Import geschützt werden.

Sicherungskopien

Bevor der Office Manager ein Acrobat-Dokument verschlüsselt, wird bei nicht genauer bekannten PDF-Formaten eine Sicherungskopie erstellt.

Es gibt eine Vielzahl an Programmen und Druckertreibern, die PDF-Dateien erzeugen. Es ist nicht sichergestellt, dass all diese Formate zu den Verschlüsselungsalgorithmen kompatibel sind, die Dateien könnten korrupt und unbrauchbar werden. In einem solchen Fall können Sie die

Sicherungskopie (Dateiname_CopyN.pdf) wiederherstellen.

Hinweise

Die Funktion wird nicht ausgeführt, falls das Dokument bereits verschlüsselt ist.

Abhängig von der PDF-Version wird die Verschlüsselungebene 40-bit RC4, 128-bit RC4 oder

128-bit AES verwendet.

Benutzer-Dokumentation

Dokumente komprimieren

Dokumente komprimieren 158

Markieren Sie bitte das Dokument in der

Tabelle und wählen Sie den Menübefehl

Bearbeiten |

Dokument | Eigenschaften

.

Markieren Sie die Option

Dokumentdatei komprimieren

und klicken Sie auf

OK

. Die

Dokumentdatei wird jetzt mit Windows-Funktionen komprimiert und belegt weniger Speicherplatz auf dem Datenträger.

Diese Funktion ist nur auf NTFS-Laufwerken möglich.

Siehe auch

Dokumente an

ZIP-Archiv

senden

Benutzer-Dokumentation

Das Programm anpassen

Das Programm anpassen 159

Sie haben die Möglichkeit, die Office Manager-Programmoberfläche an Ihre persönlichen

Vorstellungen anzupassen. Wählen Sie dazu im Untermenü

Ansicht | Anpassen

den Eintrag:

Menüband anpassen

, um Befehle zu den Menüs und Symbolleisten hinzuzufügen oder zu entfernen.

Menüband zurücksetzen

, um die Menüs und Symbolleisten auf den Auslieferungszustand zurückzusetzen. Ihre Änderungen gehen dabei verloren.

Feldauswahl

zur Auswahl der Spalten, die in der Dokumenttabelle gezeigt werden sollen. Sie können auch eigene

Spalten definieren .

Sprache

, um die Benutzersprache, wie deutsch, englisch oder polnisch festzulegen.

Layout wählen

zur Auswahl der aktuellen Programmoberfläche.

Layout entwerfen

, um die Elemente (Eingabefelder...) auf der Programmoberfläche neu zu positionieren.

Tabellendesign

In der Dokumenten- und Aufgabentabelle können Sie die Breite und Ausrichtung der Spalten anpassen. Zum Verschieben einer Spalte klicken Sie bitte im Tabellenkopf auf die Überschrift und halten die Maustaste fest. An die gewünschte Position schieben und dann die Maustaste lösen.

Alternativ mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und im Popupmenü

Spalte verschieben

wählen. Letzteres ist besonders geeignet, um ein neu erstelltes Datenfeld von ganz rechts nach vorne zu holen.

Die Darstellung wird in der Regel gespeichert und nach einem Neustart wiederhergestellt.

Beachten Sie aber bitte die Speicheroptionen - der Administrator kann das Design auch vorgeben.

In diesem Fall werden Ihre Änderungen nicht wiederhergestellt.

Siehe auch

Felder definieren : zum Bearbeiten der Attribute und Eingabestile

Datentabelle

Einstellungen

Administration

Benutzer-Dokumentation

Layout wählen

Layout wählen 160

Jeder Anwender kann für sich festlegen, welches Layout er verwendet, Menü

Ansicht |

Anpassen | Layout

:

[automatisch]

: Die Layoutdatei wird in folgender Reihenfolge gesucht, die zuerst gefundene wird verwendet:

1.

Eintrag "LayoutFile" in der Datenbank-Optionstabelle,

2.

Datei mit dem gleichen Namen, wie das geöffnete Archiv (Dokumente.omp verwendet

Dokumente.lay, wenn vorhanden),

3.

"Layout.lay" im Unterverzeichnis "Layout" der

gemeinsamen Dateien

,

4.

"Default.lay" im Programmverzeichnis.

(Layoutname)

: verwendet die gewählte Layoutdatei.

[Neu...]

: erstellt eine neue Layoutdatei als Kopie der aktuellen und verwendet diese. Sie können das Layout anschließend bearbeiten: Menü

Ansicht | Anpassen |

Layout entwerfen

.

[Hilfe]

: öffnet die Hilfeseite zum Thema.

Siehe auch

Layoutdesigner

Kapitel VII

Zeichnungsverwaltung

Zeichnungsverwaltung

Zeichnungsverwaltung

162

CAD-Zeichnungsverwaltung mit erweiterten Funktionen für

AutoCAD, Inventor und MegaCAD

In diesem Kapitel:

Assistent für die AutoCAD-Einrichtung

Zeichnungsverwaltung mit AutoCAD

Assistent für die Inventor-Einrichtung

Zeichnungsverwaltung mit Inventor

Assistent für die MegaCAD-Einrichtung

Zeichnungsverwaltung mit MegaCAD

Beispiel: Schriftkopferzeugung für MegaCAD

MegaHaustechnik

Zeichnungsverwaltung Assistent für die AutoCAD-Einrichtung 163

Assistent für die AutoCAD-Einrichtung

Der Assistenten richtet die erweiterten AutoCAD-Funktionalitäten des Office Managers ein:

Erstellung von Schriftköpfen für neue Zeichnungen, dynamische Verbindung zwischen AutoCAD und dem Zeichnungsarchiv,

Blöcke in Zeichnungen einfügen und weitere benutzerdefinierbare Befehle.

AutoCAD einrichten

1. Wählen Sie den Menübefehl

Datei | Optionen | Dokumenttyp

, um das Fenster "Registrierte

Dokumenttypen" zu öffnen.

2. Klicken Sie dort im Menü

Start | Neu

auf den Befehl

AutoCAD einrichten

. Das Fenster

"AutoCAD-Einrichtung" wird geöffnet:

3. Klicken Sie bitte auf

Weiter

und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

Siehe auch

Zeichnungsverwaltung mit AutoCAD

Zeichnungsverwaltung

AutoCAD-Zeichnungsverwaltung

AutoCAD-Zeichnungsverwaltung 164

Hinweis: Das Beispielarchiv cad.omp enthält spezielle Datenfelder für die

Zeichnungsverwaltung.

Stellen Sie bitte zuerst sicher, dass die erweiterten AutoCAD-Funktionen im Office Manager eingerichtet sind. Starten Sie ggf. den

Assistenten

:

Das AutoCAD-Menü

Nach erfolgreicher Einrichtung finden Sie die neue Registerseite

CAD

im Programm-

Hauptfenster:

Neue Zeichnung:

Erstellt eine neue AutoCAD-Zeichnung. Dieser Befehl entspricht dem

Menüeintrag

Erstellen | Neu | Dokument

, der Dokumenttyp "AutoCAD" wird aber automatisch ausgewählt.

Neues Bauteil:

erstellt einen neuen Block.

Ausführen | AutoCAD

: führt das AutoCAD-Programm aus.

Ausführen | acad.ini öffnen

: öffnet die INI-Datei im Editor.

Ausführen | AutoCAD einrichten:

den Assistenten für die AutoCAD-Einrichtung starten.

Je nach Installation sind weitere Befehle vorhanden, beispielsweise:

Ausführen | Bauteil einfügen:

fügt das markierte Bauteil in die geöffnete Zeichnung ein.

Ausführen | DXF erzeugen:

speichert die markierte Zeichnung als DXF-Datei.

Ausführen | Attribute aus Zeichnung lesen:

übernimmt Änderungen in das Archiv.

Ausführen | Attribute in Zeichnung speichern:

aktualisiert den Zeichnungsrahmen u.a. Attribute nach Änderungen im Archiv.

Sie können eigene Befehle für AutoCAD erstellen, siehe unter "

Registrieren von

Dokumenttypen

".

Zeichnungsverwaltung AutoCAD-Zeichnungsverwaltung 165

Zeichnungsschriftkopf ausfüllen

Da in einem Zeichnungs-Schriftkopf oftmals die gleichen Daten stehen, wie sie auch in der

Zeichnungsverwaltung erfasst wurden, liegt eine Kopplung von Datenbank und Zeichnung auf der

Hand.

Wir beschreiben hier, wie Sie eine AutoCAD-Zeichnung mit fertig ausgefülltem Schriftfeld anlegen. Die Daten für das Zeichnungsschriftfeld werden dabei aus der Archivdatenbank

übernommen.

Zeichnungsdaten eingeben

Die Erfassung der Zeichnungsdaten, die an AutoCAD übergeben werden sollen, geschieht bei der

Neuanlage einer Zeichnung.

1.

Wählen Sie den Menübefehl

Erstellen | Neu | Dokument

oder

CAD | AutoCAD | Neue

Zeichnung

. Der Dialog "Neues Dokument

wird geöffnet:

Zeichnungsverwaltung AutoCAD-Zeichnungsverwaltung 166

2.

Geben Sie wie bei anderen Dokumenten die allgemeinen Attribute ein und öffnen Sie dann die Registerkarte "Zeichnung".

3.

Geben Sie die Daten für das Schriftfeld ein. Im Feld

Schriftkopf

werden alle DWG-Dateien gelistet, die sich im Schriftkopfverzeichnis befinden (dieses Verzeichnis wurde vom

AutoCAD-Assistenten bei der Einrichtung abgefragt).

4.

Klicken Sie auf

OK

, AutoCAD wird jetzt geöffnet. Der Office Manager fügt den ausgefüllten Schriftkopf in die neue Zeichnung ein:

5.

Die dynamische AutoCAD-Anbindung aktualisiert das Archiv bei Änderungen am

Schriftkopf (oder anderen AutoCAD-Attributen) und übernimmt Änderungen im Archiv automatisch in die Zeichnung. Um diese Funktion zu testen, ändern Sie jetzt bitte die

Bezeichnung im Schriftkopf (AutoCAD-Befehl "eattedit"). Speichern Sie die Zeichnung und beenden Sie bitte AutoCAD. Sobald der Office Manager aktiviert wird, liest er die

Zeichnungsdaten aus, erstellt den Volltextindex und aktualisiert den Dokumentnamen.

Zeichnungsverwaltung AutoCAD-Zeichnungsverwaltung 167

Erstellen einer eigenen Vorlage für Schriftfelder

Unser Schriftkopfmuster wird nicht für alle Anwender so zu verwenden sein. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie Ihre eigenen Schriftköpfe einbinden.

1.

Kopieren Sie Ihre Schriftkopf-Zeichnungen (dwg-Dateien) bitte in das Verzeichnis, welches

Sie im AutoCAD-Assistenten eingegeben hatten (z.B. C:\Dokumente und ..\Office Manager

\Template\CadFrame)

2.

Wählen Sie den Menübefehl

CAD | AutoCAD | Ausführen | acad.ini öffnen

. Siehe auch

Beschreibung der Konfigurationsdatei im Internet.

3.

In der Sektion "[Attribute2Field]" werden alle Attribute aufgelistet, die zwischen AutoCAD und dem Office Manager ausgetauscht werden. Die Namen der AutoCAD-Attribute können

Sie sich mit dem AutoCAD-Befehl "eattedit" anzeigen lassen, wenn die Schriftkopfdatei geöffnet ist. Für die Liste der Office Manager-Attribute wählen Sie bitte im Menü

Datei |

Datenbank | Anpassen |

Felder definieren

. Beispiele für die Zuordnung der Attribute

finden Sie in der INI-Datei.

4.

Speichern Sie bitte die Datei acad.ini.

Zeichnungsverwaltung Assistent für die Inventor-Einrichtung 168

Assistent für die Inventor-Einrichtung

Autodesk Inventor

Der Assistenten richtet die Befehle und Makros für den Inventor ein:

Lesen und Schreiben der iProperties, dynamische Verbindung zwischen Inventor und dem Zeichnungsarchiv,

Liste der zugehörigen Zeichnungen, wenn nur die Projektdatei verwaltet wird,

Zeichnungs-Vorschau.

Inventor einrichten

1. Wählen Sie den Menübefehl

Datei | Optionen | Dokumenttyp

, um das Fenster "Registrierte

Dokumenttypen" zu öffnen.

2. Klicken Sie dort im Menü

Start | Neu

auf den Befehl

Inventor einrichten

. und bestätigen Sie die Rückfrage mit Ja.

Siehe auch

Zeichnungsverwaltung mit Inventor

Zeichnungsverwaltung

Inventor-Zeichnungsverwaltung

Inventor-Zeichnungsverwaltung 169

Hinweis: Das Beispielarchiv cad.omp

enthält spezielle Datenfelder für die

Zeichnungsverwaltung.

Stellen Sie bitte zuerst sicher, dass die erweiterten Inventor-Funktionen im Office Manager eingerichtet sind. Starten Sie ggf. den

Assistenten

.

Einfache Projektverwaltung

Der Inventor verwaltet die Zeichnungen eines Projekts mit Hilfe der *ipj-Dateien. Wenn gewünscht, können Sie ausschließlich diese Projektdateien im Archiv verwalten. Zum Öffnen einer Zeichnung markieren Sie dann bitte dieses Dokument in der Tabelle und wählen anschließend im Menü

Start | Verwenden | Öffnen

den Befehl

Detail-Dokumente

:

Das Menü enthält alle Inventor-Dateien im Verzeichnis der Projektdatei. Klicken Sie bitte auf die zu öffnende Zeichnung.

Verwaltung der einzelnen Zeichnungen

Sie können auch alle gewünschten Zeichnungen in das Archiv importieren. Hierbei ist es möglich, die Zeichnungsattribute (iProperties) aus den Inventordateien zu lesen und in diese zu schreiben:

Nach Änderung im Inventor wird das Archiv aktualisiert bzw. nach Änderungen im Archiv wird die Zeichnung aktualisiert. Die iProperties werden beispielsweise im Zeichnungsschriftkopf verwendet.

Ein Abgleich des Archivs mit der Zeichnung kann entweder automatisch erfolgen oder manuell mit den Menübefehlen

Start | Verwenden | Befehle | Attribute aus Zeichnung lesen

und

Attribute in Zeichnung speichern

.

Siehe auch

Onlinehilfe

Zeichnungsverwaltung Assistent für die MegaCAD-Einrichtung 170

Assistent für die MegaCAD-Einrichtung

Der Assistenten richtet die erweiterten MegaCAD-Funktionalitäten des Office Managers ein:

Erstellung von

Schriftköpfen

für neue Zeichnungen,

Plotten von Zeichnungen,

Bauteile in Zeichnungen einfügen,

Importieren und Exportieren von Dateien im DWG- und DXF-Format,

MegaHaustechnik-Vorlagen einrichten,

Weitere benutzerdefinierbare Befehle.

MegaCAD einrichten

1. Wählen Sie den Menübefehl

Datei | Optionen | Dokumenttyp

, um das Fenster "Registrierte

Dokumenttypen" zu öffnen.

2. Klicken Sie dort im Menü

Start | Neu

auf den Befehl

MegaCAD einrichten

. Das Fenster

"MegaCAD-Einrichtung" wird geöffnet:

3. Klicken Sie bitte auf

Weiter

und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

Zeichnungsverwaltung

MegaCAD-Zeichnungsverwaltung

MegaCAD-Zeichnungsverwaltung 171

Hinweis: Das Beispielarchiv cad.omp enthält spezielle Datenfelder für die

Zeichnungsverwaltung.

Stellen Sie bitte zuerst sicher, dass die erweiterten MegaCAD-Funktionen im Office Manager eingerichtet sind. Starten Sie ggf. den

Assistenten

:

Das MegaCAD-Menü

Nach erfolgreicher Einrichtung finden Sie die neue Registerseite

CAD

im Programm-

Hauptfenster:

Neue Zeichnung

: Erstellt eine neue MegaCAD-Zeichnung. Dieser Befehl entspricht dem

Menüeintrag

Erstellen | Neu | Dokument

mit vorgewähltem Dokumenttyp "MegaCAD".

Neues Makro

: erstellt ein neues Bauteil.

Plotten

: öffnet die markierte Zeichnung im Plotprogramm.

Importieren

: hiermit lassen sich PRT-, DXF- oder DWG-Dateien per Drag&Drop importieren.

Mausschaltfläche:

Exportieren

: die markierte Zeichnung als PRT, DXF oder DWG speichern.

Mausschaltfläche:

Ausführen

: Enthält die

benutzerdefinierten Funktionen und Befehle.

Ausführen | MegaCAD

: startet das CAD-Programm

Ausführen | Plotprogramm

: startet das Plotprogramm

Ausführen | MegaCAD einrichten

: den Assistenten für die Einrichtung starten.

Zeichnungsverwaltung MegaCAD-Zeichnungsverwaltung 172

Zeichnungsschriftkopf ausfüllen

Da in einem Zeichnungs-Schriftkopf oftmals die gleichen Daten stehen, wie sie auch in der

Zeichnungsverwaltung erfasst wurden, liegt eine Kopplung von Datenbank und Zeichnung auf der

Hand.

Wir beschreiben hier, wie Sie eine MegaCAD-Zeichnung mit fertig ausgefülltem Schriftfeld anlegen. Die Daten für das Zeichnungsschriftfeld werden dabei aus dem Archiv übernommen.

Hinweis: Nutzen Sie den

MegaCAD-Einrichtungsassistent

, um die erweiterten MegaCAD-

Funktionen einzurichten. Sie können diese Einstellungen aber auch noch

individuell anpassen

.

Zeichnungsdaten eingeben

Die Erfassung der Zeichnungsdaten, die an MegaCAD übergeben werden sollen, geschieht bei der Neuanlage einer Zeichnung.

1. Wählen Sie den Menübefehl

Erstellen | Neu | Dokument

oder

CAD | MegaCAD | Neue

Zeichnung

. Der Dialog "Neues Dokument" wird geöffnet:

2. Geben Sie wie bei anderen Dokumenten die allgemeinen Attribute ein und öffnen Sie dann die

Registerkarte "Zeichnung". Die Seite Zeichnung ist nur vorhanden, wenn Komponenten

auf ihr platziert wurden, s.a.

Layoutdesigner .

3. Geben Sie die Daten für das Schriftfeld ein.

4. Klicken Sie auf

OK

. Sofern MegaCAD noch nicht gestartet ist, wird es jetzt gestartet. Der

Zeichnungsverwaltung MegaCAD-Zeichnungsverwaltung 173

Office Manager erzeugt einen Schriftkopf und fügt diesen in die neue MegaCAD-Zeichnung ein. Speichern Sie die Zeichnung in MegaCAD.

Erstellen einer eigenen Vorlage für Schriftfelder

Unser Schriftkopfmuster wird nicht für alle Anwender so zu verwenden sein. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, wie Sie einen eigenen Schriftkopf mit Hilfe von MegaCAD erstellen.

Im Vorlagenverzeichnis (z.B. C:\...\Office Manager\Template) finden Sie unsere Beispieldatei

ZNGKOPF.CDL.

In diesem Schriftkopf sind Textvariablen positioniert worden. Diese Textvariablen setzen sich aus

*DTM_ und einem

Feldbezeichner aus der Office Manager-Datenbank zusammen.

Diese Änderungen nehmen Sie komplett in MegaCAD vor.

1. Erstellen Sie eine Sicherheitskopie unserer Beispieldatei ZNGKOPF.CDL

2. Starten Sie MegaCAD und laden Sie die Datei ZNGKOPF.CDL als Vorlage über die

MegaCAD CDL-Schnittstelle ein.

3. Verändern Sie nun den Schriftkopf mit den MegaCAD-Funktionen. Überall dort, wo Daten vom Office Manager eingetragen werden sollen, müssen Sie den *DTM_ gefolgt vom

Feldbezeichner einfügen.

4. Speichern Sie den Schriftkopf als CDL-Datei in das Vorlagenverzeichnis des Office Manager.

Zeichnungsverwaltung Beispiel: Schriftkopferzeugung für MegaCAD 174

Beispiel: Schriftkopferzeugung für MegaCAD

Hinweis: der

MegaCAD-Einrichtungsassistent

erstellt die MegaCAD-Dokumenttypen automatisch. Sie können hier die Vorgaben des Assistenten nachvollziehen und die Einstellungen individuell anpassen.

1. Wählen Sie den Menübefehl

Datei | Optionen | Dokumenttyp

.

2. Markieren Sie den MegaCAD-Dokumenttypen in der Tabelle und wechseln Sie auf die

Registerkarte

Befehle

.

3. Markieren Sie bitte den Befehl

new

.

4. Die Optionen

In das Verzeichnis der Anwendung wechseln

und

Benutzerdefinierte

Steuerung

müssen markiert sein. Stellen Sie bitte sicher, dass die richtige MegaCAD-

Programmdatei

angegeben ist.

5. Klicken Sie auf den Schalter

Erweitert

.

6. Markieren Sie die Option

Makro-Steuerung

und geben im Eingabefeld

Makro

folgende

Befehle

ein:

{ShellExecute:{CurrApplExe},,3,WaitForInputIdle}

{DDEOpenLink:MegaCAD_3D,System,Synchron}

{DDESendMacro:"PrtLoad ""{CurrDocFileName}""","CDLRead

{MegaCreateFrame:G:\..\ZNGKOPF.CDL}"}

{DDECloseLink}

Beachten Sie unbedingt die Groß- und Kleinschreibung im DDE-Befehl "PrtLoad und CDLRead", da MegaCAD hier unterscheidet. Eine Liste der MegaCAD-Befehle finden Sie im MegaCAD-

Verzeichnis in der Datei FUNCNAM.INI.

Erklärungen:

PrtLoad: MegaCAD-Funktion, öffnet eine Zeichnungsdatei

{CurrDocFileName}: die Dokumentdatei

CDLRead: MegaCAD-Funktion, liest eine CDL-Datei ein

MegaCreateFrame: Office Manager-Funktion "Schriftkopf" aufrufen

G:\..\ZNGKOPF.CDL: Dateiname der Vorlagedatei. Geben Sie die Datei bitte mit komplettem

Pfad ein.

Kapitel VIII

Datenbankoperationen

Datenbankoperationen

Datenbankoperationen

In diesem Kapitel:

176

Menü

Datei

Neues Archiv

: Eine neue Datenbank erstellen.

Archiv öffnen

: Das Standardarchiv ist beim Programmstart bereits geöffnet. Verwenden Sie

diese Funktion, um eine andere Dokument- oder Anwendungsdatenbank zu öffnen. Siehe auch

Archiv-Schnellzugriff.

Menü

Datei | Datenbank

, Schalter

Datenaustausch

Importieren

: Dokumentdatensätze importieren.

Exportieren

: Datensätze in eine ADTG-, HTML-, XML-, Text- oder Excel-Datei exportieren.

Übersicht drucken

: Exportiert die Dokumentdatensätze der aktuellen Suche in eine HTML-Datei und öffnet diese im Browser.

Synchronisieren

: Zuvor ausgelagerte Daten mit der Quelldatenbank abgleichen.

Mit Buchhaltung synchronisieren

: Buchungsdaten von DATEV oder Lexware importieren.

Menü

Datei | Datenbank

, Schalter

Anpassen

Felder definieren

: Datenfelder der Dokumenttabelle erstellen.

Eigenschaften

(nur Enterprise-Version): Einstellungen und Verbindungsparameter der geöffneten

Server-Datenbanken bearbeiten.

Dateipfade ändern

: Dokumentdatenbank an neue Verzeichnisstrukturen anpassen.

Menü

Datei | Datenbank

, Schalter

Pflege

Dateiexistenz prüfen

: Es wird überprüft, ob die in den Datensätzen zugeordneten

Dokumentdateien vorhanden sind.

Datenbankpflege

: Prüft und komprimiert die derzeit geöffneten Datenbanken.

Dublette suchen

: Spürt mehrfach vorhandene Dokumente im Archiv auf.

Datenbankoperationen Neue Datenbank erstellen 177

Neue Datenbank erstellen

Klicken Sie bitte auf die Funktion

Datei | Neues Archiv

, das Fenster "Neue Datenbank" wird geöffnet:

Wählen Sie den Typ der neuen Datenbank:

Dokumentarchiv

: erstellt ein neues Archiv. Die Einstellungen und Datenfelder des geöffneten

Archivs werden übernommen.

Synchrones Dokumentarchiv

: erstellt eine synchrone Datenbank mit den Dokumenten der aktuellen Suche. Mit diesem Typ können Sie z. B. ausgewählte Dokumente auf ein Notebook

auslagern und später wieder mit dem Netzwerk synchronisieren .

Anwendungsdatenbank

: erstellt eine neue Datenbank für die Definition von Dokumenttypen.

Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche

Weiter

.

Datenbankoperationen Neue Datenbank erstellen 178

Datenbanktreiber wählen

a. Wählen Sie "Microsoft Access" oder "SQLite" in der Auswahlliste

Datenbanktreiber

und klicken Sie auf

Weiter

, wenn Sie eine Datenbank mit einem Standardtreiber erstellen möchten.

b. Oder, wenn Sie mit dem Office Manager Enterprise arbeiten:

Wählen Sie einen anderen Treiber für den Zugriff auf einen SQL-Server. Klicken Sie bitte auch auf den Link Online-Hinweise für den Zugriff auf SQL-Server - dort finden Sie ausführliche

Informationen und Anleitungen.

Je nach verwendetem Treiber werden weitere Eingabefelder sichtbar. Geben Sie bitte zuerst den

Namen des Datenbankservers im Eingabefeld

Server

ein und klicken Sie auf

Verbindung testen

. Siehe auch MS SQL-Supportseite bei Verbindungsproblemen.

Als

Datenbank

können Sie eine zuvor erstellte (aber noch leere) oder eine noch nicht vorhandene

Datenbank angeben. Ein erneutes Testen der Verbindung ist nur sinnvoll, wenn die Datenbank bereits vorhanden ist. Im anderen Fall wird diese erst mit Abschluss des Assistenten erstellt.

Benutzer-Authentifizierung: Wir empfehlen, die

integrierte Sicherheit

zu verwenden. Hierbei werden die Windows-Logindaten auch für den SQL-Server verwendet. Anderenfalls geben Sie bitte den

Benutzer

und das

Kennwort

an, mit welchem alle Anwender automatisch angemeldet werden.

Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche

Weiter

.

Datenbankoperationen

Dateiname

Geben Sie bitte den Namen für die neue Datenbank ein:

Neue Datenbank erstellen 179

Archiv-Name

(nur Dokumentarchiv): Bezeichnung des neuen Archivs.

Dateiname

der neuen Datenbank.

Klicken Sie auf die Schaltfläche

Weiter

. Für den Zugriff auf SQL-Server müssen Sie jetzt mit

Hilfe der Datenbanksoftware die erforderlichen Benutzerkonten einrichten.

Datenbank erstellen

Klicken Sie auf

Fertigstellen

, um die neue Datenbank zu erzeugen. Der Office Manager erstellt die erforderlichen Tabellen und Daten.

Wenn die Option

Datensätze kopieren

markiert ist, werden alle Daten aus dem momentan geöffneten Archiv kopiert.

Datenbankoperationen

Datenbankexport

Datenbankexport 180

Diese Funktion speichert die aktuelle Suche der aktiven Tabelle (Aktive Dokumente, archivierte

Dokumente oder Aufgaben) in verschiedene Datenformate:

Archiv mit Dokumentdateien (.omexc), beispielsweise für die Datenübergabe an Partnerfirmen oder den Steuerberater. Sie können einen Kommentar mit Hinweisen hinterlegen. Dieser wird beim späteren Import gezeigt. Dies ist das einzige Export-Format, welches neben den

Datensätzen auch die Dokumentdateien beinhaltet.

Austauschdateien (.adb) beinhalten nur die jeweilige Datentabelle ohne Dokumentdateien.

Diese sind geeignet, um Daten mit anderen Archiven im selben Netzwerk auszutauschen. Die

Dateien beinhalten alle Felder der Datenbanktabelle.

Visueller Export: HTML-, XML-, Excel-, CSV- und Text-Formate enthalten ebenfalls nur

Datensätze ohne Dokumentdateien. Sie können beispielsweise dem Datenaustausch mit anderen Programmen dienen oder eine Übersichtstabelle für Excel liefern, wenn Sie spezielle

Auswertungen vornehmen möchten. Die erstellte Tabelle entspricht dem Aussehen (auch

Gruppierung, Sortierung und Spaltenbreite) der

Datentabelle im Office Manager und beinhaltet

nur Datenfelder, die in dieser sichtbar sind.

Hinweis zum CSV-Format: Semikolongetrennte Daten werden in ANSI, kommagetrennte in

Unicode gespeichert.

Dokumenten- und Aufgabentabelle exportieren

1. Wählen Sie bitte den Menübefehl

Datei | Datenbank | Datenaustausch | Exportieren

:

Datenbankoperationen Datenbankexport 181

2. Markieren Sie den gewünschten Dateityp und geben Sie den Namen der zu erstellenden

Datei

ein.

3. Klicken Sie bitte auf

OK

, um die Datei zu erstellen.

In ein neues Archiv exportieren

Wenn Sie das gesamte Archiv in eine neue Datenbank speichern möchten, dann verwenden Sie bitte die Funktion

Datei | Datenbank |

Neues Archiv

. Als Datenbanktyp wählen Sie

"Dokumentarchiv" und markieren auf der letzten Seite die Option

Datensätze kopieren

.

Für die Übertragung auf einen SQL-Datenbankserver beachten Sie bitte die Supportseiten .

Tipp: Für den Tabellenexport in Text und Excel können Sie auch die Zwischenablage verwenden.

Siehe auch

Dokumentenreport

Report-Generator

Datenbankoperationen

Datenbankimport

Datenbankimport 182

Diese Funktion importiert Dokumentdatensätze in das geöffnete Archiv. Mögliche Quellformate sind:

Fremddateien im Access-, Paradox-, DBase- und CSV-Format.

Archivdatenbanken des Office Managers (.omp, .omsl, .omcs) und von ELOoffice 9 .

Austauschdateien (.omexc, .adb), die zuvor mit dem

Datenbankexport erstellt wurden.

Austauschdateien mit der Endung .omexc sowie ELO-Archive beinhalten neben den Datensätzen auch die Dokumentdateien. Bei allen anderen Formaten werden nur Datensätze ohne Dokumente importiert.

Dokumentenarchiv importieren

1. Wählen Sie bitte den Menübefehl

Datei | Datenbank | Datenaustausch | Importieren

:

2. Klicken Sie auf rechts neben dem Eingabefeld

Quelldatei

und wählen Sie die Datei, aus der Sie importieren möchten. Wenn die Quelldatei mehrere Datenbanktabelle beinhalten, müssen Sie anschließend die gewünschte Tabelle auswählen.

3. Bei einigen Datenquellen, können Sie jetzt die Felder zuordnen:

Wählen Sie in der rechten Spalte (Ziel) die entsprechenden Felder aus der Liste, um sie den

Datenfelder der Quelle zuzuordnen.

Datenbankoperationen Datenbankimport 183

Die linke Tabellenspalte zeigt alle Datenfelder der Quelle. Wenn Sie die Daten aus dem Feld

"Beschreibung" z. B. in das Office Manager-Feld "NAME" importieren möchten, wählen Sie bitte in der Zeile "Beschreibung" das Feld "NAME" aus der Liste.Klicken Sie auf

Importieren

, um das Einlesen der Datensätze zu starten.

4. Wenn Sie eine .omexc-Datei als Quelle verwenden, dann öffnet sich auch der

Eigenschaftendialog für den Dokumentenimport.

Wurde der Dokumenttyp (Feld APPLNAME) nicht importiert, dann wird versucht eine passende Anwendung zuzuordnen.

CSV-Dateien

Textdateien im "Comma-separated values"-Format werden direkt verarbeitet, wenn die Felder mit einem Komma getrennt sind. Andere Trennzeichen, wie Semikolon oder Tabulator, können z. B.

mit Hilfe einer Datei "Schema.ini" importiert werden. Siehe hierzu im MSDN .

Access-, DBase- und Paradox-Datenbanken

Der Import erfolgt mithilfe der Windows-Datenbankschnittstellen und ist nur möglich, wenn die entsprechenden Treiber vorhanden sind.

Datenbankoperationen

Daten synchronisieren

Daten synchronisieren 184

Die Funktion ermöglicht den Abgleich mit zuvor ausgelagerten Daten. Zum Beispiel können Sie die für eine Geschäftsreise relevanten Daten auf Ihr Notebook auslagern und nach Ihrer

Rückkehr mit den Daten im Firmennetzwerk abgleichen. Bei der Synchronisierung werden die

Dokumentdateien und die Datensätze aktualisiert.

Ein synchrones Archiv erstellen

Voraussetzung: Das Notebook ist als Client-Computer mit dem Netzwerk verbunden. Siehe hierzu im Whitepaper Netzwerkinstallation .

Führen Sie folgende Schritte auf dem Notebook durch, auf dem die synchronen Daten abgelegt werden sollen.

1. Öffnen Sie das Hauptarchiv, welches sich auf dem Netzwerkserver befindet.

2. Grenzen Sie die aktuelle

Suche

so ein, dass nur die Dokumente angezeigt werden, die Sie auf das Notebook kopieren möchten.

3. Wählen Sie bitte im Menü

Datei | Datenbank

den Befehl

Neues Archiv

. Markieren Sie

"Synchrones Dokumentarchiv" und klicken Sie auf

Weiter

.

4. Geben Sie auf den Folgeseiten die gewünschten Optionen ein. Als Treiber wird bei den lokalen

Datenbanken in der Regel "Microsoft Access" verwendet. Stellen Sie das neue

Synchronarchiv bitte fertig.

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

5. Das synchrone Archiv wird mit den Datensätzen der aktuellen Suche erzeugt und die

Dokumentdateien kopiert.

6. Beenden Sie den Office Manager und trennen Sie das Notebook vom Firmennetzwerk.

7. Beim nächsten Programmstart werden Sie informiert, dass die lokalen Daten verwendet werden.

8. Sie können die Daten und Dokumente im lokalen Archiv wie gewohnt verwenden und bearbeiten. Wenn Sie sich später wieder mit dem Netzwerk verbinden, können Sie das Archiv mit dem originalen im Netzwerk synchronisieren:

Synchronisieren

1. Stellen Sie bitte sicher, dass das Quellarchiv (das Hauptarchiv im Firmennetzwerk) geöffnet ist. Wählen Sie ggf. im Menü

Datei

den Befehl

Archiv öffnen

, um dieses zu laden.

2. Erstellen Sie eine Suche nach allen Dokumenten oder grenzen Sie die aktuelle Suche so ein,

dass nur noch die Dokumente angezeigt werden, die Sie abgleichen möchten (s.a. Dokumente suchen

).

3. Wählen Sie den Menübefehl

Datei | Datenbank | Datenaustausch | Synchronisieren

:

Datenbankoperationen Daten synchronisieren 185

3. Geben Sie den Namen des synchronen Archivs im Feld

synchronisieren mit

ein (z.B. auf der

Notebook-Festplatte).

4. Legen Sie bitte die

Datenpriorität

fest:

Daten des geöffneten Archivs

, wenn die Attribute der geöffneten Datenbank gültig sind. Das synchrone Archiv wird aktualisiert.

Daten des Synchronarchivs

, wenn die Attribute der synchronen Datenbank gültig sind. Das geöffnete Archiv wird aktualisiert.

5. Wählen Sie die

Gültige Dokumentdatei

:

Einzeln fragen

: Sie müssen bei jeder Datei auswählen, welche gültig ist. Beachten Sie bitte, dass diese Option bei großen Datenbanken sehr zeitaufwendig sein kann.

Die neuere Datei

: die Dateien mit dem neueren Bearbeitungsdatum sind gültig. Die älteren

Dateien werden überschrieben.

Datei des geöffneten Archivs

: die originalen Dateien (z.B. im Firmennetzwerk) sind immer gültig. Die ausgelagerten werden überschrieben.

Datei des Synchronarchivs

: die ausgelagerten Dateien (z.B. auf dem Notebook) sind gültig.

Die originalen werden überschrieben.

Die Dateien werden nur abgeglichen, wenn Datum/Zeit der letzten Bearbeitung unterschiedlich ist. Falls eine Datei nicht existiert, wird die synchrone kopiert.

Legen Sie die Dateipriorität sehr sorgfältig fest und markieren Sie die Option

Sicherungskopien erstellen, um Datenverluste zu vermeiden.

6. Klicken Sie bitte auf

Starten

, um den Datenabgleich auszuführen.

Hinweis: Interne Dokumentverknüpfungen

werden beim Erstellen des Synchronarchivs

übernommen, bei einer späteren Synchronisierung aber nicht berücksichtigt.

Siehe auch:

Mit Buchhaltung synchronisieren

Datenbankoperationen

Report drucken

Report drucken 186

Generiert Detailansichten der markierten Dokumente im PDF-Format oder druckt diese aus. Auf den Reportblättern werden die Dokumentattribute und das Vorschaubild ausgegeben.

Beispiel:

Reportblätter erstellen

1. Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente in der

Tabelle .

2. Wählen Sie bitte den Menübefehl

Datei | Datenbank | Datenaustausch | Report drucken

oder

Start | Verwenden | Drucken | Report

.

3. Markieren Sie auf der Seite

Felder

die Dokumentattribute, welche ausgegeben werden sollen.

Um die Position der Felder auf dem Ausdruck anzupassen, können Sie diese in der Liste per

Drag&Drop sortieren: Feld anklicken, Maustaste festhalten, an die gewünschte Postion schieben und die Maustaste lösen.

4. Auf der Seite Optionen können Sie verschiedene Einstellungen vorgeben.

Hinweis: Die Kopfzeile enthält Ihre Adresse, wie in den

Programmeinstellungen auf Seite

Lizenz eingegeben.

5. Wählen Sie auf der Seite

Allgemein

, ob der Report gedruckt oder in eine PDF-Datei gespeichert werden soll und klicken Sie anschließend auf

OK

, um die Funktion auszuführen.

Siehe auch

Dokumente drucken

Dokumentenvorschau

Übersicht drucken

Datenbank- und Tabellenexport

Report-Generator

Datenbankoperationen Mit Buchhaltung synchronisieren 187

Mit Buchhaltung synchronisieren

Buchungsinformationen aus Lexware oder Datev importieren

Für die Archivierung von Buchungsbelegen bietet Ihnen der Office Manager zahlreiche

Importfunktionen für

Papierdokumente ,

E-Mails und andere

Dokumente

. Bei einer einfachen

Archivierung können Sie die Belege wie in einem Aktenordner ablegen: dazu wird im

Projektnavigator eine Struktur für Buchungsjahre und Quartale oder Monate angelegt. Die Belege

werden in der gleichen Reihenfolge erfasst, wie diese in der Akte abgelegt wurden. Bei der späteren Suche nach einem Beleg wird der entsprechende Zeitraum im Projektnavigator markiert

und einige Begriffe für die Volltextsuche

eingegeben. Mit Hilfe der angedockten

Vorschau

wird der Beleg schnell gefunden.

Für noch bessere Recherchemöglichkeiten können Sie beim Erfassen der Belege aber auch weitere Daten, wie die Belegnummer, den Kunden- oder Lieferantennamen, Rechnungsstatus und

Buchungsbeträge eingeben. Dann sind erweiterte Abfragen möglich, wie beispielsweise:

"Zeige alle offenen Rechnungen, die vor dem 7. Juli erstellt wurden",

"Zeige mir die Rechnung mit Nummer 7123" oder

"Errechne mir eine Umsatz-Statistik meiner Kunden.

Hier setzt die Synchronisierung mit der Buchhaltung ein: Beim Erfassen der Belege geben Sie nur die Belegnummer ein. Alle weiteren Informationen, Buchungskonten und Beträge kommen aus der Buchhaltung!

Tipp: Die Synchronisierung eignet sich auch gut zur Kontrolle, ob alle Belege archiviert wurden.

Insbesondere, falls Sie die Originalbelege anschließend vernichten möchten. Nach dem Durchlauf wird eine Logdatei mit den fehlenden Belegen geöffnet.

1. Belege archivieren

Bei der Installation des Office Managers wurde das Beispielarchiv "Buchhaltung.omp" mit installiert. Wenn Sie neu beginnen, dann

öffnen Sie dieses jetzt bitte.

Wenn Sie bereits ein Archiv mit Buchungsbelegen erstellt haben, dann können Sie dieses selbstverständlich verwenden. Sie sollten aber im Vorfeld die "Nummer" in "Belegnr." umbenennen, weil der Begriff in dieser Beschreibung verwendet wird. Wählen Sie dazu

Felder definieren , markieren Sie DOCNO und geben Sie bei Bezeichnung bitte "Belegnr."

ein.

Markieren Sie bitte zuerst das Buchungsjahr im Navigator .

Papierdokumente werden mit einem

Scanner

eingelesen. Digitale Dokumente müssen i.d.R. auch im digitalen Format archiviert werden: E-Mails importieren Sie z.B. per

Drag&Drop

aus dem

Mailprogramm in den Office Manager (s.a. Kapitel

Dokumente importieren ).

Es ist wichtig, dass Sie die Belegnummer der Buchhaltungssoftware im Office Manager-

Datenfeld "Belegnr." eingeben. Über diese eindeutige Nummer werden die Daten synchronisiert.

Datenbankoperationen

Buchung z.B. in Lexware erfassen

Mit Buchhaltung synchronisieren 188

Gleiche Belegnummer und das Buchungsjahr im Office Manager eingeben.

Weitere Daten sind nicht erforderlich. Das Buchungsjahr ist nötig, wenn die Zählung der

Belegnummern in einem neuen Jahr wieder bei 1 beginnt, sie also nur innerhalb eines Jahres eindeutig sind.

2. Synchronisierungsdatei erstellen

2a. Lexware Buchhalter

Starten Sie bitte den Buchhalter und prüfen Sie, ob die entsprechende Firma und das

Buchungsjahr aktiviert sind. Wählen Sie im Menü

Datei | Export

den Befehl

Text/ASCII

. Wenn

Sie den Export zum ersten Mal durchführen, dann achten Sie bitte darauf, dass Sie die

Einstellungen von den Screenshots übernehmen. Beim nächsten Export wählen Sie einfach das

Profil "Office Manager".

Datenbankoperationen Mit Buchhaltung synchronisieren 189

2b. DATEV

Starten Sie bitte die DATEV-Software und prüfen Sie, ob die entsprechende Firma und das

Buchungsjahr aktiviert sind.

Grundeinstellungen: Klicken Sie bitte im Menü

Extras

auf

ASCII-Formate

und wählen Sie dann

Exportformate

,

Buchungsprotokoll

und klicken Sie auf den Schalter

Anzeigen

. Prüfen Sie bitte die

ausgewählten Felder

. Diese müssen in folgender Reihenfolge aufgelistet werden: Vorlaufnr,

BSZaehler, SollHaben, WKZUmsatz, Umsatz, Kurs, BUFeld, GegKto, Belegfeld1, Belegfeld2,

Belegdatum, Konto, KOST1, KOST2, KOSTMenge, Buchungstext, HerkunftKZ, UstSatz,

EGSteuerSatz. Tipp: eine andere Reihenfolge kann in der datev.ini des Office Managers

eingestellt werden.

Datei erstellen: Wählen Sie im Menü

Bestand | Exportieren

den Befehl

ASCII-Format

. Im

Dialogfenster "ASCII-Daten exportieren" stellen Sie bitte folgende Optionen ein:

Datenformat

=

"Buchungsprotokoll",

Formatname

= "Buchungsprotokoll",

Zeichensatz

= "Ansi". Markieren Sie

Ohne Personensammelkonten

. Bei Pfad wählen Sie am besten Ihren Ordner "Eigene Dateien", weil Sie die Dateien in diesem Verzeichnis sehr einfach wiederfinden. Den Dateinamen können

Sie beliebig festlegen, Sie müssen diesen gleich im Office Manager wählen.

3. Buchungsdaten in das Archiv übernehmen

Erstellen Sie bitte zuerst eine

Sicherungskopie

des Office Manager-Archivs.

Wählen Sie anschließend im Menü

Datei | Datenbank | Datenaustausch

den Befehl

Lexware

Buchhalter

bzw.

DATEV Buchungstexte

. Sie werden beim ersten Datenabgleich eventuell gefragt, ob die erforderlichen Datenfelder hinzugefügt werden sollen. Antworten Sie bitte mit

Ja

.

Im Dateidialog wählen Sie bitte die Exportdatei aus dem Buchhalter, z.B. "Eigene Dateien

\Buchhalter 2010.txt" und anschließend das Buchungsjahr.

Bestätigen Sie bitte die Rückfrage "Buchungsdaten werden gelöscht und anschließend neu aus

Lexware/Datev eingelesen".

Die Synchronisierung wird durchgeführt:

Sie erhalten anschließend einen Bericht, falls Belege während der Synchronisierung nicht gefunden wurden. Prüfen Sie diese bitte unbedingt: wurden die Belege eventuell vergessen oder mit einer falschen Belegnummer/falschem Buchungsjahr erfasst?

Datenbankoperationen

4. Die Buchungsdaten im Belegarchiv

Mit Buchhaltung synchronisieren 190

Datenbankoperationen

Felder definieren

Felder definieren 191

Sie können hier die

Datenbankstruktur des geöffneten Archivs an Ihre individuellen

Anforderungen anpassen: neue Attribute hinzufügen, überflüssige löschen, die Bezeichnung

ändern und den Eingabestil, z. B. Listenauswahl, festlegen.

Melden Sie sich bitte als Office Manager-Administrator an und wählen Sie anschließend den

Menübefehl

Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren

:

Wenn das Archiv auf einem SQL-Server gespeichert ist, können Sie sich mit erweiterten

Benutzerrechten an der Datenbank anmelden. Klicken Sie dazu auf den Schalter DB-Login.

Um ein neues Datenfeld hinzuzufügen, klicken Sie auf den Schalter

Neu

und geben Sie die im

Folgenden beschriebenen Daten ein. Spezielle Felder für

Datei- und E-Mail-Attribute erstellen Sie

mit Klick auf den Pfeil des Schalters

Neu

(unter XP bitte mit der rechten Maustaste auf den

Schalter klicken).

Seite "Ansicht":

Beschreibung: die im Programm sichtbare Bezeichnung

Eingabestil: die Art, wie Daten erfasst werden

Erweitert: zum Beispiel für Währungsfelder

Mehrfachauswahl: Möglichkeit, ein Dokument z.B. mehreren Projekten zuzuordnen

Liste automatisch erweitern

Globale Liste für alle Archive

Dateimaske für den Eingabestil "Auswahl aus Dateiliste"

Format für Kontaktlisten

Datenbankoperationen

Eintrag im Menü Suchen | Attribute

Eingabe erforderlich: das Attribut darf nicht leer sein

Seite "Feldeigenschaften":

Feldname: programminterner Name des Datenbankfeldes

Datentyp: Felder für Zeichen, Zahlen, Datum, u.a.

Feldgröße: maximale Zeichenanzahl für den Datentyp Zeichenkette ein

Felder definieren 192

Seite "Feldwerte":

Attribut-Vorgabewerte für neue und bestehende Dokumente

Siehe auch

Vorgabewerte für Dokumentattribute

Seite "Sicherheit":

Feld ist sichtbar für: Datenfeld für unberechtigte Anwender verbergen

Berechtigung zum Bearbeiten

Die Sicherheitseinstellungen können mit Strg-C kopiert und mit Strg-V eingefügt werden.

Klicken Sie anschließend auf

Übernehmen

, um das Feld zu speichern.

Tipp: Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Archivdatenbank, bevor Sie die Felder

ändern.

Für eine bessere Performance sollten Sie nur die Felder anlegen, die Sie auch verwenden.

Geben Sie die Feldgröße nicht unnötig groß an.

Siehe auch

Beispiel "

Datenfeld Kunde "

Layoutdesigner

Auswahllisten bearbeiten

Dateiabhängige Dokumentattribute

Datenbankoperationen

Beispiel: Datenfeld Kunde

Beispiel: Datenfeld Kunde 193

Im Folgenden erfahren Sie am Beispiel des Attributs "Kunde", wie ein neues Datenfeld erstellt und im Layout eingefügt wird.

1. Datenfeld "Kunde" anlegen

Melden Sie sich bitte als Office Manager-Administrator an und wählen Sie anschließend im

Menü

Datei | Datenbank | Anpassen

den Befehl

Felder definieren

:

Klicken Sie auf den Schalter

Neu

und geben die gewünschten Daten ein:

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

Die Seite Eigenschaften

enthält alle datenbankinternen Parameter des neuen Feldes:

Feldname

: Name des Datenbankfeldes

Datentyp

: Felder für Zeichen, Zahlen,

Datum...

Feldgröße

: Maximale Zeichenanzahl

Für das Feld "KUNDE" verwenden wir den

Datentyp Zeichenkette mit einer Länge von 30

Zeichen.

Datenbankoperationen

Auf der Seite Ansicht

werden die Parameter für die

Benutzeroberfläche eingegeben:

Beschreibung

: die für den Anwender sichtbare Bezeichnung.

Eingabestil

: die Art, wie Daten erfasst werden. Wählen Sie bitte "Eingabefeld mit

Liste" oder "Nur Auswahl aus Liste" für eine manuelle Kontaktliste. Oder "Outlook" bzw. "Windows-Kontaktliste" für den automatischen Zugriff auf Ihre

Adressdatenbank.

Mehrfachauswahl

erlaubt die Zuordnung eines Dokumentes zu mehreren Kunden

(nur bei Eingabestil "Nur Auswahl aus strukturierter Liste" möglich).

Liste automatisch erweitern

: Neue Einträge

(hier Kunden) werden der Auswahlliste automatisch hinzugefügt.

Globale Liste für alle Archive

: wenn markiert, verwenden alle Dokumentarchive die gleiche Auswahlliste (in diesem Fall die gleiche Kundenliste).

Dateimaske

: Filter für Eingabestil "Auswahl aus Dateiliste".

Eintrag im Menü "Suchen | Attribute"

: das

Datenfeld wird im

Startmenü eingetragen.

Eingabe erforderlich

: markieren Sie diese

Option, wenn Sie verhindern möchten, dass

Dokumente ohne Kundenzuordnung erstellt werden.

Beispiel: Datenfeld Kunde 194

Die Registerseiten

Feldwerte

und Sicherheit sind für dieses Beispiel nicht relevant. Unter

"Sicherheit" können Sie festlegen, wer dieses Datenfeld sehen und bearbeiten darf.

Klicken Sie bitte auf

Übernehmen

, um das Feld zu speichern und schließen Sie das Fenster.

Datenbankoperationen Beispiel: Datenfeld Kunde 195

2. Kundenliste erstellen

Um die Auswahlliste mit Daten zu füllen, also die Kundennamen einzugeben, verwenden Sie bitte die Funktion

Auswahllisten

:

In der linke Liste markieren Sie bitte den Eintrag "Weitere | Kunde". Auf der rechten Seiten finden Sie dann die Liste der Kunden. Klicken Sie bitte auf den Schalter

Neu

, um einen Kunden einzugeben.

Falls Sie eine Textdatei mit den Kundennamen besitzen, können Sie dies auch direkt einlesen: klicken Sie dazu bitte mit der rechten Maustaste in die rechte Liste und wählen Sie im lokalen

Menü den Befehl

Laden

oder

Einfügen

. In der Textdatei muss jeder Kunde in einer eigenen

Zeile stehen.

Klicken Sie anschließend auf

OK

, um die Änderungen zu speichern.

3. Dokumenttabelle anpassen

Neue Felder werden in der

Dokumenttabelle

als Spalte am rechten Rand eingefügt. Sie können die Tabelle mit der Bildlaufleiste verschieben, um die Spalte sichtbar zu machen. Wichtige

Attribute (wie z.B. "Kunde") sollten aber auf der ersten Tabellenseite sichtbar sein.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Tabellenkopf (z.B. Kunde), halten Sie die Maustaste fest und schieben Sie die Spalte an die gewünschte Position:

Oder schneller: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, wählen Sie

Datenbankoperationen Beispiel: Datenfeld Kunde 196

Spalte verschieben

und geben Sie die gewünschte Position ein.

4. Layout-Designer

Sie können die Programmoberfläche Ihren individuellen Wünschen anpassen. Wählen Sie dazu im

Menü

Ansicht | Anpassen |

Layout entwerfen

den Eintrag des Layouts, welches Sie bearbeiten möchten. Der Layout-Designer wird geöffnet. Sie können die bestehenden Komponenten mit der

Maus verschieben, in Ihrer Größe ändern oder löschen, sowie neue Komponenten hinzufügen.

Für unser Beispiel klicken Sie bitte auf

Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen | Eigenschaften

- Weitere

. Der Eigenschaftendialog wird im Layoutdesigner geöffnet:

Datenbankfelder hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltfläche

Feldbeschriftung hinzufügen

und platzieren Sie das

Textfeld im Eigenschaftendialog. Wählen Sie das Datenbankfeld "Kunde" aus der Liste

Datenfeld

.

Klicken Sie auf die Schaltfläche

Datenfeld hinzufügen

und platzieren Sie das Feld rechts neben dem zuvor eingefügten Textfeld. Wählen Sie das Datenbankfeld "Kunde" aus der Liste

Datenfeld

.

Sie können die Elemente jetzt noch mit der Maus verschieben und in der Größe ändern.

Klicken Sie anschließend auf im Fenster "Layout" bitte auf

OK

, um das Layout zu speichern.

Datenbankoperationen Eigenschaften 197

Eigenschaften

nur Enterprise-Version

Einstellungen und Verbindungsparameter der geöffneten Server-Datenbanken (Dokument- und

Anwendungsdatenbank) bearbeiten.

Wählen Sie bitte den Menübefehl

Datei | Datenbank | Anpassen | Eigenschaften

:

ACHTUNG: Gehen Sie bei Änderungen der Verbindungsparameter sehr sorgfältig vor.

Dieser Menüpunkt sollte für normale Anwender

gesperrt

werden.

Archivname

: Bezeichnung der Archivdatenbank

Datei

: Kompletter Dateiname der .omcs- oder .aplcs-Datei .

Treiber

: Bezeichnung des Datenbanktreibers.

Verbindung

: Parameter der Datenbankverbindung. Klicken Sie bitte auf [...], um die Verbindung anzupassen.

Login beim Öffnen

: Manuelle Datenbankanmeldung. Beachten Sie bitte, dass diese z. B. beim

MS SQL Server nur sinnvoll ist, wenn keine Windows-Authentifizierung verwendet wird.

Datenbankoperationen Dateipfade ändern 198

Dateipfade ändern

Menü

Datei | Datenbank | Anpassen | Dateipfade ändern

Die Funktion ermöglicht Ihnen die Anpassung des Dokumentarchivs an neue

Verzeichnisstrukturen. Die Dateinamen werden in der Datenbank aktualisiert, die

Dokumentdateien können kopiert oder verschoben werden. Die Funktion ändert nur die Einträge der aktuellen Suche.

Wenn Sie alle Dokumente anpassen möchten, dann wählen Sie bitte zuvor den Befehl

Start |

Suchen | Felder leeren

und

Start | Suchen | Suchen

, bevor Sie diese Funktion aufrufen.

Bestehender Pfadeintrag

: Gibt das Verzeichnis an, welches geändert werden soll. Es werden alle Dokumente angepasst, deren Dateinamen mit diesem Pfad beginnen.

Ändern in

: Gibt das neue Verzeichnis an.

Dateien kopieren

: Legt fest, ob nur die Datenbank aktualisiert oder auch Dokumentdateien kopiert oder verschoben werden sollen.

Klicken Sie auf

Starten

, um die Änderungen durchzuführen.

Datenbankoperationen Dateipfade ändern 199

Beispiele für den Einsatz dieser Funktion:

1. Die Dokumentdateien wurden bisher auf "G:\Daten\" abgelegt, durch eine Serverumstellung befinden sich die Dateien jetzt unter "\\Server1\Daten\Dokumente\": Geben Sie im Feld

Bestehender Pfadeintrag

"G:\Daten\" und in

Ändern in

"\\Server1\Daten\Dokumente\" ein.

In der Auswahlliste

Dateien kopieren

wählen Sie "nicht kopieren" und klicken auf

Starten

.

Die Dateinamen werden jetzt in der Datenbank aktualisiert. Falls eine Datei im neuen Pfad nicht vorhanden ist, dann wird der Datensatz nicht geändert.

2. Sie möchten alle lokal unter "C:\Eigene Dateien\" gespeicherten Dokumente in das Server-

Verzeichnis "G:\Daten\" verschieben: Geben Sie im Feld

Bestehender Pfadeintrag

"C:\Eigene

Dateien\" und bei

Ändern in

"G:\Daten\" ein. In der Auswahlliste

Dateien kopieren

wählen

Sie "in das neue Verzeichnis verschieben" oder "in das neue Verzeichnis kopieren" und klicken auf

Starten

. Die Dateien werden jetzt nach "G:\Daten\" verschoben bzw. kopiert und die

Datenbankeinträge aktualisiert. Die Datei "C:\Eigene Dateien\Projektname\Dokument.txt" befindet sich dann z. B. unter "G:\Daten\Projektname\Dokument.txt".

Sie müssen sich für diese Funktion als Office Manager-Administrator anmelden, wenn ein

Passwort vergeben ist. Überprüfen Sie Ihre Eingaben sehr sorgfältig, die Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Datenbankoperationen Datenbankpflege 200

Datenbankpflege

Menü

Datei | Datenbank | Pflege | Datenbankpflege

Mit der Datenbankpflege werden Access-Datenbanken komprimiert, die Datenintegrität sichergestellt und der Volltextindex aktualisiert. Markieren Sie bitte die gewünschten Optionen und klicken Sie auf

Starten

.

Unabhängig von der Option "Maximale Dokumentenanzahl" werden hier alle Datensätze verarbeitet.

Datenbank komprimieren

Markieren Sie diese Option, um die geöffneten Datenbanken zu überprüfen und den nicht mehr genutzten Speicherplatz frei zu geben. Diese Funktion sollte z. B. ausgeführt werden, nachdem viele Datensätze in der Dokumenttabelle gelöscht wurden.

Diese Option gilt nur für Datenbanken im MS Access- und SQLite-Format (.omp, Feldname,

.omsl, .omcs).

Daten-Integrität sicherstellen

Überprüft die Datenintegrität (Schlüsselnummern, verbundene Tabellen) und führt erforderliche

Reparaturen durch.

Dateiattribute aktualisieren

Synchronisiert dateiabhängige Attribute, wie beispielsweise FILEEDIT. Das in der Datenbank gespeicherte Datum wird mit dem aktuellen Dateidatum überschrieben.

Volltextindex aktualisieren

Der Volltextindex wird bei Änderungen der Dokumente automatisch aktualisiert. Wenn Sie ein

Dokument ohne die Dokumentenverwaltung öffnen, werden eventuelle Änderungen allerdings nicht im Index berücksichtigt.

Wenn bei der Datenbankpflege die Option Volltextindex aktualisieren markiert ist, werden alle

Dokumentdateien, die seit der letzten Indexierung geändert wurden, neu indexiert.

Datenbankoperationen Dubletten suchen 201

Dubletten suchen

Mehrfach vorhandene Dateien aufspüren

Menü

Datei | Datenbank | Pflege | Dubletten suchen

Die Funktion durchsucht die Tabelle der aktiven Dokumente nach Datensätzen mit der gleichen

Datei-Checksumme (Feld FILEHASHMD5). Ausgenommen sind

Klone und Dokumente mit

leerer Checksumme.

Nach dem Durchlauf finden Sie die Dokumentdubletten im Suchergebnis. Der Administrator kann diese Funktion nutzen, um Dubletten zu entfernen. Prüfen Sie aber genau, bevor Sie Dokumente löschen.

Funktionsablauf

1. Die Datentabelle wird nach mehrfach vorhandenen Checksummen durchsucht.

2. Wenn diese vorhanden sind, wird zuerst geprüft, ob die Checksummen aktuell sind. Die

Funktion wird mit einer entsprechenden Meldung abgebrochen, falls veraltete Daten vorliegen.

Führen Sie dann bitte eine

Aktualisierung der Dateiattribute durch.

3. Konnte die aktuelle Checksumme nicht ermittelt werden, weil die Dokumentdatei nicht (mehr) vorhanden ist, dann erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

4. Mehrfach vorhandene Dokumente werden in der Datentabelle dargestellt. Sie werden gefragt, ob die Dokumente nach der Checksumme

gruppiert werden sollen.

Siehe auch

Hotline-Blog: SQL-Abfragen für die Suche nach Dubletten

Kapitel IX

Administration

Administration

Administration

In diesem Kapitel:

Der Administrator

Programmeinstellungen

Gemeinsame Dateien

Dokumentenverzeichnis

Layout-Designer

Dokumenttypen

Übersicht Attribut-Vorgabewerte

Vorgabewerte beim Import

Benutzerverwaltung

Dateizugriffsrechte

Zugriffsrechte für Menübefehle

Konfigurationsdatei admin.ini

Weitere Systemdateien

203

Administration

Der Administrator

Der Administrator 204

Wenn der Office Manager von mehreren Benutzern eingesetzt wird, sollten einige

Programmfunktionen für den "normalen" Anwender gesperrt werden. Sonst besteht beispielsweise die Gefahr, dass ein Dokumenttyp versehentlich gelöscht wird und die zugeordneten Dokumente nicht mehr mit dem Office Manager geöffnet werden können. Es ist auch sinnvoll, das Einrichten immer von ein und derselben Person durchführen zu lassen, dem

Administrator, damit keine doppelten Dokumenttypen definiert werden und Auswahllisten nicht unnötig lang werden. Die gezielte und gute Einrichtung Ihres Office Manager bedeutet bei jeder

Suche einen Zeitvorteil.

Mit dem Befehl

Datei | Optionen | Administrator

wird die Administratorebene aktiviert und das zusätzliche Menü

Administrator

geöffnet. Ein Zugangs-Passwort können Sie im Menü

Datei |

Optionen | Einstellungen

auf der Registerkarte "Sicherheit" definieren. Sobald das Passwort vergeben ist, sind einige Programmfunktionen nur noch für den Administrator zugänglich: beispielsweise die Sicherheitseinstellungen und gefährliche

SQL-Abfragen .

Wenn Sie den Office Manager im Netzwerk betreiben, kann es schwierig sein, alle Nutzer von administrativen Notwendigkeiten zu überzeugen. Um dem Administrator die Arbeit zu erleichtern, gibt es für ihn Möglichkeiten, bestimmte Programmfunktionen zu sperren (die Funktionen sind dann nur für ausgewählte Anwender oder nur in der Administratorebene sichtbar). Wählen Sie hierzu im Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

die Seite

Sicherheit | Befehle

.

Administration Der Administrator 205

Erforderliche Einstellungen

1. Passwort vergeben: Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

auf der Seite

Sicherheit

.

2.

Dokumenttypen definieren : Mit den Dokumenttypen werden die verschiedenen

Anwendungsprogramme im Office Manager registriert. Dokumenttypen sind z.B.: "Word

Dokument", "AutoCAD-Zeichnung", "Excel Tabelle", "Bitmap" usw. Es können für jedes

Anwendungsprogramm auch mehrere Dokumenttypen registriert werden (z.B. "Excel Tabelle" und "Excel Diagramm").

Wählen Sie dazu den Befehl

Datei | Optionen | Dokumenttyp

oder

Assistent

.

3. Berechtigungen im Verzeichnis der

gemeinsamen Dateien festlegen.

4.

Datenverzeichnis

: Sie sollten ein Verzeichnis auf Ihrem PC bzw. auf dem Netzwerkserver anlegen, in dem die Dokumente gespeichert werden. Ein einheitliches Verzeichnis ist zwar nicht zwingend erforderlich, es hat aber den Vorteil, dass Sie dieses Verzeichnis zur

Datensicherung sehr einfach auswählen können.

5. Projekte, Gruppen und Status-Eigenschaften: Ein großer Vorteil des Office Manager ist die

Zuordnung beliebiger Dokumente zu einem gemeinsamen Projekt. Wenn der Anwender später in der Suche ein Projekt wählt, werden alle Briefe, Zeichnungen usw. zu diesem Projekt angezeigt. Sie sollten schon jetzt einige aktuelle Projekte und Gruppen definieren.

Wählen Sie dazu

Datei | Optionen | Auswahllisten

.

6.

Felder definieren : Sie können die Datenbanken Ihren individuellen Anforderungen anpassen.

Menübefehl

Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren

.

7. Programmeinstellungen: Wenn der Office Manager von mehreren Anwendern (z.B. im

Netzwerk) eingesetzt wird, können Sie als Administrator die Zugriffsmöglichkeiten der

Anwender einschränken. Wählen Sie dazu im Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

die

Seite "Administrator".

Siehe auch

Einstellungen

Konfigurationsdatei admin.ini

Dokumenttypen

Benutzerverwaltung

Struktur der Dokumentdatenbank

Datenbankoperationen

Administration

Programmeinstellungen

Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

.

Programmeinstellungen 206

Auf der linken Seite befindet sich die Liste der Kategorien. Markieren Sie eine Kategorie, um die entsprechenden Einstellungen vornehmen zu können.

Unterhalb der Liste können Sie auch einen Suchbegriff eingeben, um eine Option zu finden.

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

Options-Kategorien

Ansicht

: Programmdesign, Schriftarten, Darstellung der Programmmenüs u.a.

Datenbank

: Wichtige Verzeichnisse und Standarddatenbanken.

Optimieren

der Zugriffsgeschwindigkeit.

Dokument

: Ablagepfad, Einstellung für Dateinamen und Dokumentnummer.

Archivieren

: Dateiname und Ablagepfad für archivierte (alte) Dokumente, s.a. Menü

Bearbeiten | Dokument | Archivieren

.

Administration Programmeinstellungen 207

Volltextindex

: Optionen für den Volltextretrieval, der Ihnen neben der Suche in den einzelnen

Attributen auch eine sehr schnelle Abfrage über den Volltextindex ermöglicht. Einstellung der

OCR-Software für gescannte Dokumente.

Scannen

: Dokumentenscanner mit oder ohne TWAIN-Schnittstelle.

Importieren

: Grundeinstellungen für die verschiedenen Importfunktionen.

Sicherheit

: Zugriffsberechtigungen auf

Programmfunktionen und

Dokumentdateien .

Verknüpfungen

: Archive mit dem Office Manager verknüpfen und Autostart-Optionen.

Lizenz

: Office Manager-Freischaltung.

Gültigkeit der verschiedenen Einstellungen

Das Programm unterscheidet zwischen benutzerspezifischen, lokalen und globalen Einstellungen.

Oberhalb der Eingabefelder finden Sie die Symbole:

für Einstellungen, die nur für den angemeldeten Windows-Benutzer gelten,

für Einstellungen, die nur für den Computer gelten, auf dem die Einstellungen vorgenommen werden,

für Einstellungen, welche nur für die geöffnete Archivdatenbank gültig sind,

für globale Einstellungen, die für alle Computer im Netzwerk gelten.

Administration Gemeinsame Dateien 208

Gemeinsame Dateien

Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

, Seite

Datenbank

Das Verzeichnis für gemeinsam genutzte Dateien beinhaltet die Archive,

Anwendungsdatenbanken, Programmeinstellungen, globale Auswahllisten und weitere Dateien:

Dateien:

admin.ini

: globale Konfigurationsdatei,

(Feldname).itm: globale Auswahllisten

für Datenbankfelder, users.itm: registrierte Benutzer, sql\menu\*.*: benutzerdefinierte Menüeinträge (

SQL-Abfragen ),

macro\menu\*.*: benutzerdefinierte Menüeinträge (Makros), error.log: Logdatei, archive\*.*: Dokumentarchive und Anwendungsdatenbanken, layouts\*.*:

Layoutdateien

, template\*.*: Dateivorlagen.

user\(Name.Domäne)\*.*: benutzerspezifische Einstellungen.

Eine ausführliche Beschreibung der Verzeichnisse und Dateien finden Sie auf unseren

Supportseiten .

Verzeichnis ermitteln:

Bei einer Einzelplatzinstallation ist das Verzeichnis "C:\Office Manager DMS\Gemeinsame

Dateien\" empfohlen. Bei Netzwerkinstallationen verwenden alle Arbeitsplätze ein gemeinsames

Verzeichnis auf dem Dateiserver. Sie sollten das Verzeichnis bereits bei der

Installation angeben.

Stellen Sie bitte sicher, dass alle Anwender Lese- und Schreibrechte in diesem Verzeichnis haben

(s.a. Fehlermeldung).

Um zu ermitteln, welches Verzeichnis auf Ihrem Rechner eingestellt ist, klicken Sie bitte auf

Datei | Information

. Auf der Seite

Allgemein

finden Sie die Einstellung "

Gemeinsame

Dateien

":

Administration Gemeinsame Dateien 209

Berechtigungen im Verzeichnis "Gemeinsame Dateien"

Im diesem Verzeichnis müssen alle Anwender Lese- und Schreibrechte besitzen:

1. Melden Sie sich unter Windows bitte als Administrator an.

2. Ermitteln Sie das Verzeichnis. Wählen Sie dazu den Menübefehl

Datei | Optionen |

Einstellungen

. Auf Seite

Datenbank

finden Sie den Eintrag "Gemeinsame Dateien".

3. Falls Sie den Office Manager in einer Netzwerkumgebung mit mehreren Arbeitsplätzen einsetzen: Stellen Sie bitte sicher, dass alle Arbeitsplätze das gleiche Verzeichnis auf einem

Dateiserver verwenden (s.a. http://www.officemanager.de/support/).

4. Starten Sie den Windows-Explorer und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das

Verzeichnis. Wählen Sie im lokalen Menü den Befehl

Eigenschaften

und wechseln Sie auf die

Seite

Sicherheit

:

5. Erweitern Sie z.B. die Berechtigungen der Gruppe "Benutzer" oder "Jeder" auf "Vollzugriff".

Oder fügen Sie alle Benutzernamen der Office Manager-Anwender mit "Vollzugriff" ein.

6. Klicken Sie bitte auf den Schalter

Erweitert

und aktivieren Sie die Option

7. Klicken Sie in beiden Fenstern auf

OK

, um die Änderungen durchzuführen.

Um die Sicherheit des System im Netzwerkbetrieb zu erhöhen, sollten Sie die Sicherheitseinstellungen der Datei admin.ini ändern: Alle Anwender, welche die

Programmeinstellungen

ändern dürfen, benötigen Lese- und Schreibrechte. Andere Anwender benötigen nur Leserechte.

Siehe auch

Administration

Menü

Gemeinsame Dateien öffnen

im Administrator-Untermenü.

Beschreibung der Office Manager-Systemdateien

Administration Dokumentenverzeichnis 210

Dokumentenverzeichnis

Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

, Seite

Dokument

Standardverzeichnis für Dokumentdateien. Geben Sie das Datenträgerverzeichnis ein, in welchem der Office Manager neue Dokumente speichern soll. Sinnvoll ist ein Verzeichnis, das regelmäßig gesichert wird (z. B. "\\Server\Freigabe\Office Manager DMS\Dokumente\" auf einem

Netzwerkserver).

Unterverzeichnisse für Projekte erstellen

Sie können Makro-Variablen verwenden, um die Dokumente in einer projektabhängigen Struktur

zu speichern, z. B.: "\\Server\Freigabe\Office Manager DMS\Dokumente\{Self:DocDB,Name}

\{Doc:Project}\". Markieren Sie bitte die Option

Unterverzeichnisse für Projekte erstellen

, um die empfohlene Variable hinzuzufügen. Falls die Option nicht möglich ist, dann müssen Sie zuvor alle anderen Makrovariablen entfernen.

Hinweise:

In den Importprofilen wird festgelegt, ob importierte Dokumente in dieses Verzeichnis verschoben

bzw. kopiert werden. In der Grundeinstellung werden Dokumentkopien archiviert, die ursprüngliche Datei bleibt erhalten. Um dies zu ändern, öffnen Sie in den Einstellungen bitte die

Seite

Importieren | Profile

, doppelklicken Sie auf

[Standard]

und ändern Sie die Dateioperation.

Wenn Sie die

Verzeichnisüberwachung aktiviert haben, darf das Dokumentverzeichnis nicht dem

überwachten Verzeichnis entsprechen.

Nachträgliche Änderung des Verzeichnisses

Die Einstellung gilt nur für neue Dokumente. Um die Verzeichnisse/Dateinamen bestehender

Dokumente zu ändern, wählen Sie bitte im Menü

Datei | Datenbank | Anpassen

den Befehl

Dateipfade ändern

. Wenn Sie die Enterprise-Version verwenden, beachten Sie bitte auch die

Option Vorgabe gilt auch für bestehende Dateien.

Administration

Layout-Designer

Layout-Designer 211

Sie können die Programmoberfläche Ihren individuellen Wünschen anpassen. Wählen Sie dazu im

Menü

Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen

den Eintrag des Layouts, welches Sie bearbeiten möchten. Der Layout-Designer wird geöffnet. Sie können die bestehenden Elemente

(Eingabefelder u.a.) mit der Maus verschieben, in Ihrer Größe ändern oder löschen.

Änderungen wirken sich für alle Anwender aus, im Netzwerkbetrieb sollte diese Funktion nur vom Administrator bzw. dem zuständigen Mitarbeiter durchgeführt werden.

Ein Datenbankfeld hinzufügen

1. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche

Datenfeld hinzufügen

und platzieren Sie das Feld mit der Maus auf der Programmoberfläche.

2. Wählen Sie das Datenbankfeld aus der Liste

Datenfeld

.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Feldbeschriftung hinzufügen

und platzieren Sie den Text auf der Programmoberfläche.

4. Wählen Sie das Datenbankfeld aus der Liste

Datenfeld

.

Administration Layout-Designer 212

5. Sie können die Größe der Elemente jetzt mit der Maus anpassen.

6. Zum Verschieben mit der Maus anklicken, Maustaste festhalten und schieben (wie Drag and

Drop). Oder anklicken und mit den Cursor-Tasten positionieren. Falls das Fenster des

Designers den Eingabefokus hat, dann können Sie das im Layout markierte Element mit den

Cursor-Tasten verschieben, indem Sie gleichzeitig die Strg-Taste festhalten.

7. Klicken Sie anschließend auf

OK

, um das Layout zu speichern.

Komponenten löschen

Markieren Sie das Element mit der Maus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche

Löschen

.

Fenstergröße im Layout speichern

Verändern Sie die Größe des Eigenschaftendialogs einfach mit der Maus. Um die Größe des oberen und unteren Fensterbereiches zu ändern, müssen Sie den Designer mit dem Menübefehl

Eigenschaften | Hauptfenster

öffnen.

Die Größe wird im Layout gespeichert und beim Öffnen des Archivs entsprechend gesetzt. Mit dem Befehl

Optionen | Fenstergröße zurücksetzen

kann die Standardgröße wieder hergestellt werden.

Weitere Layoutkomponenten

fügt eine Beschriftung mit beliebigem Text ein;

Linien und Boxen für die Layoutgestaltung;

Hintergrundgrafik aus einer Datei laden;

fügt eine

Mausschaltfläche für den Aufruf eines Makros hinzu.

Speichern der Menü- und Tabellen-Einstellung im Layout

Das Hauptmenü und die

Dokumenttabelle können vom Anwender an seine individuellen Wünsche

angepasst werden. In manchen Fällen ist es aber auch sinnvoll, diese Einstellungen in der

Layoutdatei zu speichern. Beim Öffnen des Archivs werden dann die Menüs und die Tabelle entsprechend angepasst.

Diese Option gilt für alle Anwender im Netzwerk: ein Grund mehr, die Layoutgestaltung nur dem Administrator

zu erlauben

.

Um die Tabelleneinstellungen im Layout zu hinterlegen, aktivieren Sie bitte den Speichermodus

"Global für alle Benutzer".

In der Enterprise-Version können Sie auch das Hauptmenü hinterlegen: Passen Sie es zuerst an ,

öffnen Sie dann den Layoutdesigner und klicken Sie auf

Optionen | Hauptmenü im Layout speichern

.

Siehe auch

Layout wählen

Administration

Beispiel "

Datenfeld Kunde "

Erweiterte Datumssuche

Mausschaltfläche im Layout

Sprachdateien

Layout-Designer 213

Layoutdesigner-Optionen

Klicken Sie im Fenster des Layoutdesigners bitte auf den Schalter

Optionen

, um folgende

Einstellungen vor zu nehmen:

Größe der Textfelder anpassen

Die Größe der Textfelder (Label) wird automatisch an die Schriftgröße angepasst.

Größe der Eingabefelder anpassen

Die Größe der Eingabefelder (Edit) wird automatisch an die Schriftgröße angepasst.

Liste der Datenfelder sortieren

Sortiert die Liste der Datenbankfelder alphabetisch.

Hauptmenü im Layout speichern

Speichert die Einstellungen der Benutzermenüs im archivabhängigen Layout, sodass diese für alle

Anwender fest vorgegeben werden (nur Enterprise-Version).

Hauptmenü aus Layout löschen

Benutzerdefiniertes Hauptmenü aktivieren.

Dokumenttabelle im Layout speichern

Diese Option wurde mit Version 13.0 entfernt. Beachten Sie bitte die neue Einstellung zum

Speichern der Anpassungen.

Vorschau an Suchfeldern positionieren

Die

Dokumentenvorschau

wird i.d.R. an der Tabelle angedockt. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Vorschau nicht mehr an der Tabelle, sondern rechts neben den

primären

Suchfeldern angedockt. Dies ist sinnvoll, wenn Sie viel Platz neben den Suchfeldern haben.

Nach Änderung dieser Option muss das Layout neu geladen werden (ggf. Programm neu starten).

Fenstergröße zurücksetzen

Sie können die Größe des Programmfensters (Hauptfenster und Datensatz-Bearbeiten) mit der

Maus ändern und in der Layoutdatei speichern. Wählen Sie den Befehl

Fenstergröße zurücksetzen

, um die Größe wieder auf Standard zu setzen. Die Werte werden dann aus der

Layoutdatei gelöscht.

Hilfe

Öffnet diese Hilfeseite.

Administration Dokumenttypen 214

Dokumenttypen

Anwendungsprogramme im Office Manager

Der Office Manager verwaltet Informationen und Einstellungen zu den verschiedenen Windows-

Programmen in seiner Anwendungsdatenbank. Dies ermöglicht die individuelle Steuerung der

Programme,

benutzerdefinierte

Funktionen und beispielsweise die erweiterte

Zeichnungsverwaltung .

Beim ersten Programmstart richtet der Assistent bereits die wichtigsten Windowsanwendungen ein. Fehlende Anwendungen werden, sofern möglich, automatisch registriert.

Neue Anwendung registrieren

Dateitypen, die im Windows-System bekannt sind, können Sie sehr einfach definieren:

Schieben Sie bitte eine entsprechende Dokumentdatei per Drag&Drop auf den Office

Manager. Wenn noch keine passende Anwendung definiert ist, dann wird diese nach

Rückfrage registriert.

Oder wählen Sie im Fenster "Registrierte Dokumenttypen" (siehe unten) den Befehl

Neu für

Dateiendung

.

Falls für die Automatismen keine ausreichenden Informationen vorhanden sind, dann können Sie diese manuell eintragen. Beachten Sie dafür die Beschreibungen auf dieser Hilfeseite sowie den

Supportartikel Exotischen Dokumenttyp registrieren .

Das Fenster "Registrierte Dokumenttypen"

Sie können weitere Programme definieren oder bestehende bearbeiten und beispielsweise zusätzliche Funktionen erstellen. Wählen Sie dazu bitte die Funktion

Datei | Optionen |

Dokumenttyp

:

Administration Dokumenttypen 215

In der linken Tabelle finden Sie die Liste aller registrierten Anwendungen. Um einen neuen

Dokumenttyp zu erstellen, wählen Sie im Menü

Start

den Schalter

Neu

. Klicken Sie auf:

Neuer Dokumenttyp

, um manuell einen neuen Eintrag zu erstellen;

Neu für Dateiendung

, um den Dokumenttyp für bestimmte Dateitypen automatisch zu erstellen.

Assistent

, um neue Standardanwendungen automatisch einzurichten;

E-Mail einrichten

für einen allgemeinen E-Mail-Dokumenttypen;

Outlook einrichten

, um die erweiterten Funktionen für Microsoft Outlook (nicht Outlook

Express) zu aktivieren;

Lotus Notes einrichten

für den Import von Mails aus älteren Notes-Versionen;

AutoCAD einrichten

, um einen Assistenten für die Einrichtung der erweiterten AutoCAD-

Unterstützung aufzurufen.

Inventor einrichten

für Autodesk Inventor (s.a.

Detail-Dokumente

).

MegaCAD einrichten

für die erweiterten MegaCAD-Funktionen.

Administration

Beschreibung der Optionen

Dokumenttypen 216

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

1. Seite "Allgemein"

Beschreibung

des Dokumenttypen, wie z.B. "Word Dokument", "Excel Tabelle", "AutoCAD

Zeichnung", "Foto", "Fax". Wählen Sie bitte

Umbenennen

, um die Bezeichnung zu ändern.

Grafik

: Die Dokumente können in der Tabelle anhand ihrer Grafiken schneller gefunden werden, wählen Sie bitte eine passende Grafik aus. "Standard-Dateisymbol" und

"Programmsymbol" sind erst möglich, nachdem auf Seite

Datei

der

Dateityp

angegeben wurde.

Typ

: Für "normale" Dokumente, die mit anderen Anwendungen erstellt werden, wählen Sie die

Option

Standarddokument in externer Datei

.

Für die spezielle Internetfunktion markieren Sie bitte

Internetadresse

. Es werden dann keine

Dokumentdateien sondern Internetadressen verwaltet.

Der Typ

E-Mail

ermöglicht Ihnen die Verwaltung von E-Mails aus Outlook, Outlook Express,

Mozilla Thunderbird, Eudora Pro, Lotus Notes und anderen Mailprogrammen. Die E-Mails können sehr einfach per Drag&Drop vom Mailprogramm übernommen werden.

Für einfache Textdokumente (z.B. Notizen) markieren Sie bitte die Option

Office Manager

Textverarbeitung

. Es werden dann keine externen Dokumentdateien verwaltet, die Texte

werden direkt in der Archivdatenbank gespeichert.

Administration

2. Seite "Datei"

Dokumenttypen 217

Dateityp

: primäre Endung der Dokumentdateien, wie z.B.: "txt", "doc", "prt".

Weitere

: Liste mit weiteren Dateitypen, die mit dieser Anwendung bearbeitet werden können.

Standardvorlage

: eine Datei, die als Vorlage für neue Dokumente verwendet wird. Diese

Standardvorlage ist in der Regel ein leeres Dokument. Viele Windowsanwendungen benötigen immer eine Vorlagedatei, wenn ein neues Dokument erzeugt wird. Beachten Sie bitte, dass eine Vorlage im gleichen Format wie die Dokumente erforderlich ist. Bei Word also keine .dot, sondern eine .doc-Datei.

Vorlagedateien

: eine Liste mit weiteren Vorlagedateien. Definieren Sie z.B. für die

Textverarbeitung verschiedene Vorlagen für Briefe, Angebote, Notizen usw. Siehe auch

Dokumentvorlagen .

Dokumente in

: In der Regel "[automatsich]", die Einstellung des Dokumentenverzeichnisses

wird verwendet. In Ausnahmefällen können Sie hier ein individuelles Verzeichnis für diesen

Dokumenttypen vorgeben.

Administration

3. Seite "Befehle"

Dokumenttypen 218

Enthält die Liste aller Befehle, die der Office Manager mit den Dokumenten ausführen kann. Sie können neben den Standardbefehlen "Neu", "Öffnen" und "Drucken" beliebige weitere Befehle erstellen und viele Arbeitsabläufe automatisieren.

Hinweis zum Drucken: Für die erweiterten Druckfunktionen wird der Befehl "PrintEx", für den

Standarddialog der Befehl "Print" verwendet.

4. Seite "Vorschau"

Auswahl einer Vorschau für die Dokumente.

Administration

5. Seite "Sicherheit"

(nur Enterprise-Version)

Dokumenttypen 219

In der Office Manager Enterprise-Version können Sie die Zugriffsrechte für jede einzelne

Dokumentdatei festlegen. Die Rechte werden auf Ebene des Betriebssystems zugewiesen und bieten somit die höchste Sicherheit. Unberechtigte Anwender können auch nicht unter Umgehung des Office Managers, also beispielsweise mit dem Windows-Explorer, auf die Dateien zugreifen.

Hier wird die Vorgabe für neue Dokumente diesen Typs festgelegt. Neue Dokumente erhalten die hier eingestellte

Sicherheitsrichtlinie

als Vorgabewert.

Sofern die Option

Berechtigte Benutzer dürfen Richtlinie ändern

markiert ist, kann die

Sicherheitseinstellung der einzelnen Dokumente angepasst werden (s.a.

Eigenschaftendialog ).

Wenn die Option nicht markiert ist, werden auch eventuelle Vorgabewerte der

Importeinstellungen ignoriert.

Voraussetzungen für die Sicherheitseinstellungen: Office Manager Enterprise-Version

Administration Übersicht Attribut-Vorgabewerte 220

Übersicht Attribut-Vorgabewerte

Für die Dokumentattribute können unterschiedliche Vorgabewerte definiert werden. Das

Programm unterscheidet hierbei zwischen neuen und geänderten Dokumenten, zwischen

Importfunktionen, dem Scannen und den Dokumentvorlagen.

Allgemein gültige Vorgabewerte können Sie im Fenster

Felder definieren

eingeben.

Vorgaben für Dokumente, die mit Hilfe der Vorlagen erstellt werden, geben Sie bei der

Definition von

Dokumentvorlagen

ein.

Für den Datei- und Mail-Import können

Importprofile

inklusive Vorgabewerten festgelegt

werden.

Verwendung

Im Office Manager werden die unterschiedlichen Vorgabewerte folgendermaßen angewandt:

A. Neues Dokument erstellen

1. Sie wählen den Befehl

Erstellen | Neu | Dokument

.

2. Wenn die Tabelle gruppiert oder ein Projekt im Navigator markiert ist, werden die

Attribute als

Vorgabewert übernommen.

3. Im

Eigenschaftendialog geben Sie die gewünschten Attribute, wie Name und Projekt ein.

4. Nach einem Klick auf

OK

werden die

allgemein gültigen Vorgaben

in alle noch leeren Attribute kopiert.

B. Neues Dokument von Vorlage erstellen

1. Sie wählen im Menü

Erstellen | Vorlagen

einen

Eintrag .

2. Wenn die Tabelle gruppiert oder ein Projekt im Navigator markiert ist, werden die Attribute als

Vorgabewert übernommen.

3. Die Attribute der Dokumentvorlage werden übernommen.

4. Im

Eigenschaftendialog geben Sie jetzt weitere Attribute, wie beispielsweise den Namen ein

und klicken auf

OK

.

5. Sofern vorhanden, kopiert das Programm nun die allgemein gültigen Vorgaben in alle noch

leeren Attribute.

C. Dokumentdatei importieren

1. Beim manuellen Import, beispielsweise Drag&Drop oder

Bearbeiten | Einfügen

, werden die

Dokumentattribute aus der

Gruppierung und dem

Projektnavigator

übernommen.

2. Die Feldwerte des

Importprofils werden kopiert, sofern das jeweilige Attribut nicht aus der

Gruppierung übernommen wurde.

3. Im

Eigenschaftendialog geben Sie jetzt weitere Attribute, wie beispielsweise den Namen ein

und klicken auf

OK

.

4. Das Programm kopiert nun die allgemein gültigen Vorgaben in alle noch leeren Attribute.

Administration Vorgabewerte beim Import 221

Vorgabewerte beim Import

Der Office Manager kann bestehende Dokumentdateien per Drag&Drop

, aus überwachten

Verzeichnissen und mit einer

Suchfunktion übernehmen,

Internetadressen vom Browser lesen und

Papierdokumente

scannen .

Sie können hier definieren, wie die Dokumentattribute z.B. aus der Verzeichnisstruktur oder vom

Papierdokument gelesen werden. Die linke Seite der Tabelle zeigt die Datenfelder (Attribute) der geöffneten Dokument-Datenbank, die rechte Seite die Feldwerte.

Sie können die

Makro-Variablen verwenden, um die Dokumentattribute beispielsweise aus dem

Dateinamen zu generieren. Die Auswahllisten in der Spalte Feldwerte beinhalten Beispiele für die

Verwendung der Makro-Variablen.

Beispiele:

Feldname Feldwert

Name {Source:Name}

Name

Name

Beschreibung

Der Dateiname ohne Endung

{OleSummaryInformation:Title,

{Source}}

Das erweiterte Dateiattribut "Titel"

{GetFirstNotEmpty:{OleSummaryInformation:Title,{Source}},{Source:Name}}

Project

Note

{Source:DirPart,2,4}

Datei importiert

Category {Source:DirPart,1,1}

Die 2. bis 4. Verzeichnisebene

Fester Text "Datei importiert"

Die 1. Verzeichnisebene

Siehe auch

Vorgabewerte für Dokumentattribute

Makro-Referenz

Administration Benutzerverwaltung 222

Benutzerverwaltung

Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

, Seite

Sicherheit | Benutzer

Die Anwender des Office Managers müssen mit Ihrem Benutzernamen angemeldet werden.

Dies geschieht i.d.R. automatisch, indem der Windows-Benutzername verwendet wird. Wenn der

Windows-Benutzername nicht verfügbar ist (wenn Sie unter WIN 95 keinen Benutzernamen angeben) müssen Sie sich im Office Manager anmelden.

Die Benutzernamen werden für die Dokumentenverwaltung verwendet. Im Datensatzfeld

"Besitzer" steht der Benutzer, der das Dokument angelegt hat. Im Protokoll werden alle Benutzer aufgeführt die mit dem Dokument gearbeitet haben. Wenn in der Suchmaske das Feld Private

Suche markiert ist, werden nur die Dokumente angezeigt, die der aktuelle Benutzer angelegt hat.

Windows-Benutzernamen

: Die Verwendung des Windows-Benutzernamen hat einige

Vorteile. Es wird vermieden, dass sich die Anwender mehrmals anmelden müssen: unter

Windows selbst und dann noch beim Office Manager. Es ist sichergestellt, dass der Anwender den gleichen Namen unter Windows und dem Office Manager hat. Die Benutzerverwaltung kann zentral im Windows vorgenommen werden.

Wir empfehlen die Verwendung dieser Einstellung.

Um ein sicheres System zu erhalten, kann der Administrator die Anmeldung für Benutzer sperren, die sich unter Windows nicht mit Ihrem Benutzernamen angemeldet haben.

Interne Benutzernamen

: Wenn Sie keine Windows-Benutzernamen verwenden möchten, müssen sich die Anwender bei jedem Start des Office Manager anmelden. Die Benutzernamen sind nicht passwortgeschützt, neue Benutzer werden automatisch angemeldet.

Siehe auch

Dateizugriffsrechte

Zugriffsrechte für Menübefehle

Administration Dateizugriffsrechte 223

Dateizugriffsrechte

(nur Enterprise-Version)

Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

, Seite

Sicherheit | Dokumente

In der Office Manager Enterprise-Version können Sie die Zugriffsrechte für jede einzelne

Dokumentdatei festlegen. Die Rechte werden auf Ebene des Betriebssystems zugewiesen und bieten somit die höchste Sicherheit. Unberechtigte Anwender können auch nicht unter Umgehung des Office Managers, also beispielsweise mit dem Windows-Explorer, auf die Dateien zugreifen.

Voraussetzungen für diese Sicherheitsrichtlinien:

Speicherung der Dokumentdateien auf einem Windows-System. NAS-Festplatten sind häufig nicht kompatibel.

Office Manager Enterprise-Version.

Definieren Sie hier bitte die gewünschten Sicherheitsstufen.

Beispielsweise:

"Normal" oder "Alle" mit Vollzugriff für jeden Benutzer.

"Office" mit Vollzugriff für die Benutzergruppe Office und Nur-Lesen für alle anderen.

"Personal" mit Vollzugriff für die Personalabteilung und Geschäftsführung, aber keinerlei

Rechte für andere Benutzer.

Wichtig: stellen Sie sicher, dass die eingesetzte Software zur Datensicherung Leseberechtigungen für alle Dateien hat!

Im

Eigenschaften-Dialog der Dokumente kann dann später für jedes einzelne Dokument eine

vordefinierte Sicherheitsstufe ausgewählt werden.

Siehe auch

Dokumenttypen, Seite

Sicherheit

.

Erweiterte

Einstellungen

Zugriffsrechte für Menübefehle

Administration Zugriffsrechte für Menübefehle 224

Zugriffsrechte für Menübefehle

Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

, Seite

Sicherheit | Befehle

Wenn Sie das Dokumenten-Management-System im Netzwerk einsetzen oder der Computer von mehreren Personen genutzt wird, dann ist es sinnvoll, bestimmte Programmfunktionen für den normalen Benutzer zu sperren.

Sie können zu jedem Menüeintrag die Benutzerrechte definieren. Markieren Sie dazu bitte den gewünschten Menüeintrag in der Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche

Sichtbarkeit

. Im

Dialogfenster "Sichtbarkeit" können Sie festlegen, ob die Funktion für jeden oder nur für den

Office Manager-Administrator sichtbar ist. In der Enterprise-Version ist es auch möglich, die

Programmfunktion nur für ausgewählte Benutzer oder Gruppen zugänglich zu machen.

Der Baumknoten "(Grundfunktionen)" beinhaltet einige grundlegende Berechtigungen zu

Funktionen, die keinem Menüpunkt zugeordnet sind. Sie können hier beispielsweise festlegen, dass die Attribute oder Dateien aller Dokumente nur von bestimmten Anwendern geändert werden dürfen. Siehe hierzu aber auch die Seite

Sicherheit | Regeln

, auf der Sie bestimmen können, ob die Anwender nur ihre eigenen Dokumente bearbeiten können.

Einschränkungen

Grundsätzlich können Sie alle Menübefehle sperren. Dies führt aber nicht immer zu einer

Verhinderung der entsprechenden Programmfunktion. Beispielsweise wird ein Dokumentenarchiv vor dem Öffnen eines anderen geschlossen, auch wenn

Datei | Schließen

gesperrt ist. Sie können theoretisch auch Befehle zum Suchen sperren. Trotzdem würden Datenabfragen stattfinden, weil diese auch von anderen Funktionen ausgeführt werden.

Andererseits können einige systemkritische Funktionen nur vom Administrator ausgeführt werden, wenn ein Kennwort für die Admin-Anmeldung vergeben ist.

Siehe auch

Menüband anpassen

Dateizugriffsrechte

http://www.officemanager.de/support/sicherheit-befehle.html

Administration

Konfigurationsdatei admini.ini

Konfigurationsdatei admini.ini 225

Die INI-Datei "admin.ini" beinhaltet globale Programmeinstellungen. Änderungen nehmen Sie in der Regel nicht in der Datei selbst, sondern mit dem Menübefehl

Datei | Optionen |

Einstellungen

vor.

Um die Systemsicherheit zu erhöhen, können Sie den Menübefehl für normale Anwender

verbergen . Ändern Sie die Zugriffsberechtigungen der Datei admin.ini, so dass nur noch der

Administrator Schreibrechte hat. Ausführliche Empfehlungen hierzu finden Sie auf den

Supportseiten .

Zum Öffnen der INI-Datei melden Sie sich bitte als

Administrator an (

Datei | Optionen |

Administrator

) und wählen anschließend im Menü

Administrator | Administrator | Erweiterte

Einstellungen | INI-Datei öffnen

.

Erweiterte Einstellungen

Folgende Einstellungen können direkt in der admin.ini vorgenommen werden. Sie sind für den normalen Betrieb des Programms nicht erforderlich, können aber in Ausnahmefällen hilfreich sein.

[Document]

DocVersFileName={Doc:FileName,FilePath}{Doc:FileName,Name}_Vers

{DocVers:DocVers}.{Doc:FileName,FileExt}

FileNameAllowChar=;.

DeleteOrphanedFolder=1

DocTypeIgnoreDFEF=.Internet.AutoCAD.

UseSystemPopupMenu=1

WarningExecuteCount=20

AcroPdfShowToolbar=1

QuickPdfDpi=72

PdfPageMode=2

SendToMailShowForm=0

DocCombinDefLinkName={Doc:DOCNO}

OpenShellCommand=open

OpenNewDocuments=0

DeleteFileDefault=1

[Image]

JPegQuality=80

SkewDetectWidth=

SkewDetectAngle=

ConvBWMode=-2

Administration

ConvBWModeBC=126

[Database]

QuoteChar="

SysChar2WildeCard=1

SearchOperatorOR=<<OR>>

SearchExactChar=$

DefaultSearchMode=2

SysThreadInterval=60000

[Admin]

HttpProxy=123.123.123.123:80:User:Password

[Optimize]

AutoSearchDelay=1000

Konfigurationsdatei admini.ini 226

[View]

LanguageIniFile=G:\Office Manager DMS\Gemeinsame Dateien\english.ini

[FullTextIndex]

OleToTxt=0

OmftiPath=T:\OmFti\

DeleteOmftiFile=1

UpdateOnActivate=0

FileUpdateSpan=2

UseSearchWords=1

CharsetAdd=+

IndexAttachments=0

TiffOcrTag=10

RtfMode=1000000

UseAutoInc=1

OcrModiOpt=3

OcrTransymOpt=1

OcrCreateBackup=0

UseReservedIDs=1 wurde mit 14.0 entfernt

[Import]

BrowserDDE=ddeservice

IgnoreExt=.omp.tmp.

IgnoreOmExt=.lay.itm.

Administration

ShowDlgDirWatch=1

FindDuplicateByFileName=1

[DirWatch]

AcceptorMachines=.rechner1.rechner2.

AllowCancel=0

MaxFileListCount=150

FileListEx=1

HandledEvents=.1.

FileListEx=1

[ImportFax]

AllowCancel=0

[ImportFaxDefaultFields]

Category=Faxeingang

[Secure]

DefineAccessRights=0

CompareAccessRights=1

AllowOwnerToUnlock=0

[ToDo]

TimerInterval=60000

TimerFirstInterval=10000

RemindSoundFile=C:\Windows\Media\sound.wav

[ScriptControl]

TimeOut=-1

UseSafeSubset=1

Konfigurationsdatei admini.ini 227

[Macro_ReadAdminIni]

Variable=123

Eine Beschreibung der einzelnen Optionen finden Sie in der Onlinehilfe.

Administration

Datenbankverknüpfungsdateien

Datenbankverknüpfungsdateien 228

Format der .omcs und .aplcs-Dateien

nur Enterprise-Version

Die Verknüpfungsdateien sind wie INI-Dateien aufgebaut und enthalten Treiberinformationen zum Dokumentarchiv oder der Anwendungsdatenbank. Diese Dateien werden beim Anlegen neuer Datenbanken (Menü

Datei | Datenbank |

Neues Archiv

) mit den entsprechenden

Parametern erstellt. Wählen Sie bitte im Menü

Datei | Datenbank

den Befehl

Eigenschaften

,

wenn Sie Änderungen an den Treiber-Einstellungen vornehmen möchten oder bearbeiten Sie die

INI-Datei für erweiterte Optionen.

Beispiel einer Verknüpfungsdatei

[ConnectionParams]

DriverID=MSSQL

Server=Servername

Database=Datenbankname

OSAuthent=Yes

ApplicationName=Office Manager

MARS=Yes

[ConnectionOptions]

LoginPrompt=0

CommandTimeout=-1

SetUpdateCriteria=2

LockMode=1

[Database]

Caption=Datenbankbezeichnung

[Info]

Description=http://www.officemanager.de/handbuch/formatcsfile.html

OMClientVersion=14.0.0.500

Kapitel X

Entwicklerhilfe

Entwicklerhilfe

Entwicklerhilfe

230

Der Office Manager bietet Ihnen eine umfangreiche Makrosprache

, einen integrierten Pascal-

Interpreter

sowie in der 32 Bit-Version mittels Windows Script den Zugriff auf weitere

Skriptsprachen, wie VBScript und JScript. Sie können das Programm mit diversen

Programmiersprachen

automatisieren .

Makros finden Verwendung bei der Steuerung von Anwendungsprogrammen , den

benutzerdefinierten Menübefehlen,

Import-Feldwerten und vielen Programmoptionen, wie

beispielsweise dem

Dokumentenverzeichnis .

In diesem Kapitel:

Makro-Editor

Menübefehle im Makro aufrufen

Aufruf aus Fremdprogrammen

Benutzerdefinierte Steuerung von Programmen

Ereignisgesteuerte Skripte

Mausschaltfläche im Layout

Formatparameter für Dateien

Formatparameter für Datum

Struktur der Dokumentdatenbank

Struktur der Anwendungsdatenbank

Makro-Referenz

Pascal-Referenz

COM-Referenz

Siehe auch

Office Manager Developer Network omdn.officemanager.de

Entwicklerhilfe

Makro-Editor

Makro-Editor 231

Skripteditor mit Syntaxhervorhebung und Funktionshilfen

Zum Öffnen des Editors wählen Sie bitte

Start | Verwenden | Makro | Makro-Editor

:

Zum Bearbeiten eines vorhandenen Makros wählen Sie bitte im Menü

Datei | Öffnen

. Die

Skriptsprache wird anhand der Dateiendung erkannt: prüfen Sie diese bitte.

Geben Sie Quelltext in den Editor ein. Sie können auch eine Funktion aus der rechten Liste

übernehmen: bewegen Sie dazu den Cursor an die gewünschte Stelle im Editor und doppelklicken

Sie auf eine Funktion in der Liste. Die markierte Funktion wird dann an der Cursorposition im

Editor eingefügt.

Bei OmAPI und Pascal können mit einem Klick auf die Hilfeseite zur markierten Funktion

öffnen.

Zum Testen des Skripts wählen Sie bitte den Befehl

Start | Makro | Ausführen

oder drücken

Sie F9. Eventuelle Meldungen des Interpreters werden in der unteren Liste ausgegeben. OmAPI-

Makros können Sie auch debuggen: Klick auf den Pfeil des Mausschalters

Ausführen

und

Debuggen

wählen oder Funktionstaste F8.

Entwicklerhilfe Makro-Editor 232

Positionsmarken

Sie können bis zu 10 Zeilen im Quelltext mit Positionsmarken markieren. Drücken Sie Strg

+Umsch+0

bis 9, um in der aktuellen Zeile eine Marke zu setzen. Mit Strg+0 bis 9 können Sie dann zu dieser Zeile zurückspringen.

Verschlüsselte Makros

Sie können die Makrodatei verschlüsseln und somit vor Manipulationen schützen. Erstellen Sie dazu das Makro im Editor und speichern Sie es ab (z.B. Datei.omac). Wählen Sie anschließend den Befehl

Datei | Speichern und Senden | Verschlüsselt speichern

. Es wird eine gleichnamige Datei mit der Endung *.*en erstellt (z.B. Datei.omacen). Geben Sie diese verschlüsselte Datei weiter und heben Sie die Originaldatei auf, damit Sie weiterhin auf den Code zugreifen können. Die verschlüsselte Version kann nicht mehr entschlüsselt und bearbeitet werden!

Siehe auch

Referenz der Variablen und Funktionen

Entwicklerhilfe

Aufruf aus Fremdprogrammen

Aufruf aus Fremdprogrammen 233

Sie können von Fremdprogrammen aus auf die Office Manager-API zugreifen und Makro-

Variablen oder -Funktionen ausführen. Senden Sie dazu bitte eine Windows-Botschaft an das

Office Manager-Hauptfenster, nutzen Sie das Tool "SendToOM.exe" oder die COM-

Automatisierung:

1. Eine Windows-Botschaft senden Sie mit der Windows API-Funktion

SendMessage:

LRESULT SendMessage(

HWND hWnd, // Fensterhandle

UINT Msg, // zu sendende Nachricht

WPARAM wParam, // erste Parameter

LPARAM lParam // zweiter Parameter

);

Das Fensterhandle ermitteln Sie mit der Windows API-Funktion FindWindow('TFormOmMain',

NULL).

Die zu sendende Nachricht Msg ist "WM_COPYDATA". Der erste Parameter ist NULL. Der

zweite Parameter enthält die Office Manager Makrobefehle

, beispielsweise "{ImportFile:C:

\Import\Erste Datei.pdf}{ImportFile:C:\Import\Zweite Datei.pdf}".

2. Eine einfachere Möglichkeit ist die Verwendung des Hilfsprogramms

SendToOM:

Starten Sie das Programm einfach mit den

Makrobefehlen

als Parameter, beispielsweise:

C:\Programme\..\SendToOM.exe "{ImportFile:C:\Import\Erste Datei.pdf}{ImportFile:C:\Import

\Zweite Datei.pdf}"

Die Makrofunktion ImportFile ist die primäre Funktion von SendToOM. Für den Dateiimport können Sie also auch einfach mehrere Dateien als Startparameter übergeben:

C:\Programme\..\SendToOM.exe "C:\Import\Erste Datei.pdf" "C:\Import\Zweite Datei.pdf"

3. Office Manager COM-Server

Erzeugen Sie bitte das

COM

-Objekt "om.OfficeManagerApp" beispielsweise mit Visual Basic

Script: set omapp = CreateObject("om.OfficeManagerApp") omapp.ImportFile("C:\Import\Erste Datei.pdf")

Entwicklerhilfe Benutzerdefinierte Steuerung von Programmen 234

Benutzerdefinierte Steuerung von Programmen

Wenn die vom Windows bereitgestellten Funktionen zur Bearbeitung der Dokumente an ihre

Grenzen stoßen, dann können Sie eigene Befehle erstellen und Ihre Arbeit mit den Dokumenten automatisieren.

Wählen Sie bitte im Menü

Datei | Optionen

den Eintrag

Dokumenttyp

, markieren Sie den

entsprechenden Dokumenttyp und wechseln Sie auf die Registerseite "Befehle".

Wählen Sie den gewünschten Befehl (new, open, print, ...) aus oder erstellen Sie einen neuen

Befehl. Markieren Sie bitte die Option

Benutzerdefinierte Steuerung der Anwendung

und klicken Sie auf den Schalter

Erweitert

, um die Befehlsparameter zu definieren.

Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

1. Befehlszeilen-Steuerung

Das Anwendungsprogramm wird mit den angegebenen Parametern gestartet. Markieren Sie

Datei als Startparameter

und/oder geben Sie weitere

Startparameter

an. Siehe auch Beispiel.

2. Makro-Steuerung

Der Befehl wird mit einem Skript ausgeführt. Siehe auch: Beispiel

Schriftkopf-Erzeugung für

MegaCAD .

Das Kombinationsfeld

Befehl automatisch ausführen, wenn folgendes Ereignis eintritt

bleibt in der Regel leer. Mit diesen Ereignissen wird beispielsweise die dynamische CAD-Anbindung realisiert.

Entwicklerhilfe

Ereignisgesteuertes Scripting

Ereignisgesteuertes Scripting 235

Ereigisgesteuerte Skripte werden vom Office Manager bei bestimmten Ereignissen automatisch ausgeführt. Dies ermöglicht individuelle Anpassungen und Reaktionen auf Programmfunktionen.

Hinweise

Das Event Scripting muss vom Administrator freigegeben werden.

Alle Ereignis-Funktionen werden in der Datei EventScripting.pas deklariert. Eine verschlüsselte

Datei ist nicht zulässig, weil der Code nicht einzusehen wäre.

Sicherheit: Um Manipulationen auszuschließen, schützen Sie bitte das Verzeichnis

"(Gemeinsame Dateien)\macro\eventscripting\" mit Dateizugriffsrechten. Leserechte für alle

Benutzer, Schreibrechte nur für berechtigte Administratoren.

Fehlerhafte Skripte können zu einer Vielzahl von Fehlern und Meldungen im Programm führen!

Ereignissteuerung einrichten

1. Der Administrator muss das Scripting zulassen: Menü

Datei | Optionen | Einstellungen

, Seite

Sicherheit

.

2. Öffnen Sie anschließend den Makro-Editor, Menü

Start | Verwenden | Makro | Makro-Editor

.

Klicken Sie im Editor auf

Start | Makro | Event Scripting | Event Scripting installieren

. Der

Befehl ist nur sichtbar, wenn die Funktion noch nicht eingerichtet ist.

Das Verzeichnis "..\Macro\EventScripting" wird mit einer Beispiel Pascal-Datei erstellt und in den Editor geladen.

3. Zum Deaktivieren der Funktion können Sie die Datei AutoScripting.pas umbenennen/löschen oder, wie unter Punkt 1 beschrieben, wieder deaktivieren.

Liste der Ereignisse

Bei Funktionen mit booleschem Ergebnis wird die programminterne Ausführen abgebrochen, wenn das Funktionsergebnis false ist. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie eine Ereignis-Funktion im

Skripteditor

aus der Funktionsliste einfügen.

procedure AfterCreateDocFile(AFileName: string; ADocID: integer) procedure AfterInitializationMenu(AForm: TForm; ABarManager: TdxBarManager; ARibbon:

TdxRibbon; AUseRibbon: boolean) procedure AfterLoadFormSettings(AForm: TForm; ASettingsFileName: string) procedure AfterLoadMenuSettings(AForm: TForm; ABarManager: TdxBarManager;

ASettingsFileName: string) function AppOnActivate(ADocWasOpened: boolean): boolean procedure DatasetDocBeforeDelete(ADataset: TAdoDataset)

Entwicklerhilfe Ereignisgesteuertes Scripting 236 procedure DatasetDocBeforeEdit(ADataset: TAdoDataset) procedure DatasetDocBeforeInsert(ADataset: TAdoDataset) procedure DatasetDocBeforeOpen(ADataset: TAdoDataset) procedure DatasetDocAfterOpen(ADataset: TAdoDataset) procedure DatasetDocBeforePost(ADataset: TAdoDataset) procedure DatasetDocAfterPost(ADataset: TAdoDataset) procedure DatasetDocversBeforePost(ADataset: TAdoDataset) procedure DatasetDocversAfterPost(ADataset: TAdoDataset) procedure DatasetTodoBeforePost(ADataset: TAdoDataset) procedure FormDBEdit_AfterLoadLayout function FormDBEdit_OnCloseQuery: boolean

Mit result=false kann z. B. die Eingabe eines Datenfelder im Eigenschaftenfenster erzwungen werden.

procedure FormDBEdit_OnExitFieldEdit(AField: TField) procedure FormOmMain_AfterCreate procedure FormOmMain_AfterCreateDocGridColumns function FormOmMain_AfterExecuteActFileDbExport(AFileName: string): boolean procedure FormOmMain_AfterExecuteActFileDbReport(AFileName: string) procedure FormOmMain_AfterLoadLayout function FormOmMain_OnCloseQuery: boolean

Mit result=false wird das Beenden des Programms verhindert.

procedure FormOmMain_OnExitSearchEdit(AFieldName, AEditText: string) function FormOmMain_OnGridClipbordPaste: boolean function FormOmMain_OnGridDnDDrop: boolean function FormOmMain_OnNavigatorClipbordPaste: boolean function FormOmMain_OnNavigatorDnDDrop: boolean procedure FormOmMain_tvDocumentEditValueChanged(AField: TField; AEditingValue: string) procedure OnAdminLogin(IsLoggedIn: boolean) procedure OnDocumentFileMoved(AOldFileName, ANewFileName: string; AType,

ASourceType: integer) function OnExecuteAction(AForm: TForm; AAction: TBasicAction): boolean

Wird vor dem Ausführen einer Action aufgerufen. Siehe auch

{OmAPI:ListMainMenuEntries} für eine Liste der Actions im Hauptfenster.

procedure OnFileChange(AType: integer; AFileName: string; ADataset: TAdoDataset) function OnFileDelete(AType: integer; AFileName: string; ADataset: TAdoDataset): boolean

Löschen einer Dokumentdatei. Mit result=false wird nur das Löschen der Datei, aber nicht das entfernen aus dem Archiv verhindert.

Entwicklerhilfe Ereignisgesteuertes Scripting 237 function OnFtiAddDocument(AFileName: string; ADocID: integer): boolean procedure OnFtiReadFile(AFileName: string; ADocID: integer) function OnImporterAddItem(AFileName: string; AImportType: integer; AFieldValues: TStrings): boolean function OnImporterExecute(AItemCount: integer): boolean function OnLoadFormSettings(AForm: TForm; ASettingsFileName: string): boolean function OnLoadMenuSettings(AForm: TForm; ABarManager: TdxBarManager;

ASettingsFileName: string): boolean function OnTodoComplete(ADelete: boolean; ADataset: TAdoDataset): boolean

Entwicklerhilfe

Menübefehle im Makro aufrufen

Menübefehle im Makro aufrufen 238

Zugriff auf Office Manager-Menübefehle aus der Makroverarbeitung.

Syntax

{OmAPI:Function[,Parameter]}

Parameter

Function:

(Action)

: Ruft einen Office Manager-Menübefehl auf, sofern der Anwender die

Berechtigung

dafür besitzt. Die Namen der Befehle finden Sie in der Liste der Hauptmenüeinträge (s.

oben) oder mit Hilfe menüorientierten Support-Suche .

ListMainMenuEntries

: Erstellt eine Liste mit den Namen aller Menübefehle (s. oben).

RegisterOMP

: Verknüpft die Office Manager-Dateitypen (*.omp u.a.) mit dem Office

Manager.

SetAutoRun

: Setzt die Autostart-Option. Parameter 1 aktiviert und Parameter 0 deaktiviert den Autostart.

CreateDemoDocs

: Erzeugt Demodatensätze im geöffneten Archiv. Liest dazu die Datei "..

\Examples\import.xml" ein.

CreateTestDocs

,(Anzahl): Erzeugt Dokumentdatensätze und Dateien für Testzwecke.

SaveDocGridProperties

,Dateiname: speichert die Spalteneinstellungen der

Dokumenttabelle

in der angegebenen Datei (*.grd).

LoadDocGridProperties

,Dateiname: lädt die Spalteneinstellungen der

Dokumenttabelle aus

der angegebenen .grd-Datei.

SaveMenuProperties

,Dateiname: speichert die Menüeinstellungen in der angegebenen Datei

(*.mnu).

LoadMenuProperties

,Dateiname: lädt die Menüeinstellungen aus der angegebenen .mnu-

Datei.

RegisterTemplates

,Dokumenttyp: registriert alle Vorlagedateien im Pfad ( gemeinsame

Dateien

)\Template für den Dokumenttyp.

ViewTable

,

TableName : Zeigt eine Office Manager-Datenbank-Tabelle.

Rückgabewert

Keiner, die Anweisung wird nach Ausführung durch einen Leerstring ersetzt.

Beschreibung

Die Prozedur ermöglicht Ihnen u.a. die Ausführung eines Office Manager-Menübefehls aus der

Makrobearbeitung.

Hinweis: Der Begriff "OmAPI" steht auch allgemeiner für die Makrosprache "Office Manager

Application Programming Interface".

Um eine Liste aller Menübefehle zu erhalten, öffnen Sie bitte den

Makroeditor

. Wählen Sie die

Entwicklerhilfe Menübefehle im Makro aufrufen 239

Sprache "OmAPI" und geben Sie den Quelltext

{OmAPI:ListMainMenuEntries}

ein. Klicken

Sie auf

Start | Makro | Ausführen

.

Entwicklerhilfe Mausschaltfläche im Layout 240

Mausschaltfläche im Layout

Mit Hilfe des Layout-Designers können Sie Mausschaltflächen für die Makro-Ausführung

erstellen.

Wählen Sie bitte im Hauptmenü

Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen

das gewünschte

Formular.

Der Layout-Designer wird geöffnet:

Klicken Sie auf und platzieren Sie den Schalter im Layout.

Geben Sie bei

Text

bitte die Schalterbeschriftung und bei

Makro

die auszuführenden

Makrobefehle ein.

Wenn der Schalter eine Grafik enthalten soll, dann können Sie entweder ein Bild darauf platzieren oder bei

Text

die Nummer der Menügrafik in geschweiften Klammern angeben, beispielsweise "{25}Anleitung".

In der geschweiften Klammer kann zusätzlich ein Hinweis (Kurzhilfe) angegeben werden.

Trennen Sie den Text bitte mit Komma von der Grafik: "{25,Öffnet die Anleitung}Anleitung".

Falls keine Grafik, aber ein Hinweis angegeben werden soll, dann geben Sie bitte -1 für die

Grafik an: "{-1,Öffnet die Anleitung}Anleitung".

Im obigen Beispiel lautet die Beschriftung "Anleitung" und der Makrobefehl "{ShellExecute:G:

\Office Manager\Anleitung Archivierung.pdf}". Wenn der Benutzer auf den Schalter klickt, wird das PDF-Dokument "Anleitung Archivierung.pdf" geöffnet.

Für die Ausführung umfangreicher Skripte sind die Befehle ExecuteMacroFile und ScriptControl geeignet.

Sicherheitshinweis

Der auszuführende Makrobefehl wird in der Layoutdatei (*.lay) gespeichert. Schützen Sie diese

Datei vor unberechtigten Manipulationen mit Hilfe von Dateizugriffsberechtigungen von

Windows.

Entwicklerhilfe Zugriff auf Auswahllisten 241

Zugriff auf Auswahllisten

Office Manager-Auswahllisten von außen lesen oder bearbeiten

Die Auswahllisten für Projekte, Gruppen u.a. werden entweder in der Archivdatenbank oder in

Textdateien (*.itm) gespeichert. Innerhalb des Office Managers bearbeiten Sie die Listen mit dem

Menübefehl

Datei | Optionen |

Auswahllisten

.

In den Feldeigenschaften legen Sie fest, ob die Liste in der Datenbank oder in Textdateien

(Option

Globale Liste für alle Archive

) gespeichert wird.

A. Auswahllisten in Textdateien

Wenn Sie die Listen mit einer anderen Software aktualisieren möchten, empfiehlt sich die

Speicherung in Textdateien:

1. Wählen Sie bitte im Menü

Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren

und markieren

Sie die Auswahlliste, auf die Sie von außen zugreifen möchten.

2. Verwenden Sie einen

Eingabestil

mit Liste oder strukturierter Liste. Aktivieren Sie die Option

Globale Liste für alle Archive

(dies legt das Speichern in Textdatei fest):

3. Klicken Sie auf

Übernehmen

und anschließend auf

Schließen

.

4. Wählen Sie im Menü

Datei | Information

. Auf der Seite "Auswahllisten" finden Sie den

Namen der .itm-Datei, in der die Liste gespeichert wird. Alle globalen Listen befinden sich im

Verzeichnis der

gemeinsamen Dateien

.

Entwicklerhilfe Zugriff auf Auswahllisten 242

5. Sie können die Textdatei mit einer anderen Software lesen und schreiben. Der Office Manager liest die Listen beim Öffnen der Datenbank neu ein.

B. Auswahllisten in der Archivdatenbank

1. Wählen Sie, wie unter A, den Menübefehl

Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren

und deaktivieren Sie die Option

Globale Liste für alle Archive

.

2. Die Listen werden in der

Archivdatenbank in Tabelle ITEMLISTS gespeichert.

3. Erstellen Sie vor ersten Tests bitte eine Sicherungskopie der Datenbank.

4. Sie können sich mittels ODBC oder OLE-DB/ADO mit der Datenbank verbinden. Archive mit

der Endung .omp

sind MS Access-Datenbanken, .omsl SQLite und Dateien mit der Endung

.omcs sind Verweise auf SQL-Datenbankserver. Den ADO-ConnectionString der Office

Manager-Datenverbindung finden Sie unter

Datei | Information

, Seite

Datenbanken | Archiv

.

Format der Auswahllisten

Die Listen sind als einfacher Ansi-Text gespeichert, jeder Listeneintrag steht in einer eigenen

Zeile. Bei strukturierten Listen beachten Sie bitte folgendes Beispiel:

Haupteintrag

Haupteintrag\Zweite Ebene

Haupteintrag\Zweite Ebene\Erster Eintrag in 3. Ebene

Haupteintrag\Zweite Ebene\Zweiter Eintrag in 3. Ebene

Haupteintrag\Zweite Ebene\Dritter Eintrag in 3. Ebene

Zweiter Haupteintrag

Entwicklerhilfe

Office Manager-Dateitypen

Office Manager-Dateitypen 243

Endungen der Dateien, die vom Office Manager verwendet werden.

.omp

.omsl

.omcs

.apl

.aplsl

.aplcs

.omac

Archivdatenbank im MS Access-Format

Archivdatenbank im SQLite-Format

Steuerdatei für Archivdatenbanken auf SQL-Servern

Anwendungsdatenbank im Access-Format, Definition der Dokumenttypen

Anwendungsdatenbank im SQLite-Format

Steuerdatei für Anwendungsdatenbanken auf SQL-Servern

Makro mit Office Manager

API-Befehlen

.omacen

Verschlüsseltes Makro mit Office Manager

API-Befehlen . (Visual Basic=.vbsen,

JScript=.jsen).

.omexc

Austauschdatei mit Archivdatenbank und Dokumentdateien.

.omini, .om

Toolup-Dateien , die Sie bei Bedarf vom Support erhalten tup

.grd

.dxb

Einstellungen der

Einstellungen des

Dokumenttabelle

Hauptmenüs

, wenn im Layout gespeichert

, wenn im

Layout gespeichert

.repini

.omfti

.lay

.itm

Einstellungen "Report drucken"

Temporäre Textdatei der

Layout

Auswahllisten

Volltextindexierung

, die für alle Archive gelten

.lst

Textdatei mit Listen

Die Datenbankdateien sind unter Windows dem Office Manager zugeordnet. Sie können z.B.

eine omp-Datei im Windows-Explorer doppelklicken, um den Office Manager mit diesem Archiv zu starten.

Datenbanken auf SQL-Servern und ODBC-Datenquellen (nur Enterprise-Version) werden über eine .omcs bzw. .aplcs-Datei geöffnet. Die Treiber- und Datenbankverbindungsparameter sind in dieser

Verknüpfungsdatei gespeichert. Wählen Sie bitte im Menü

Datei | Datenbank | Anpassen

den Eintrag

Eigenschaften

, um die Verknüpfungsdatei zu bearbeiten.

Siehe auch: Beschreibung der Office Manager-Systemdateien .

Entwicklerhilfe

Startparameter

Startparameter 244

Der Office Manager öffnet beim Programmstart die in den Einstellungen angegebenen

Datenbanken. Diese Einstellungen sind in der Windows-Registrierdatenbank gespeichert. Sie können das Programm aber auch mit einer Datenbank als Parameter starten, um diese zu öffnen.

Beispiel:

om.exe g:\daten\ompro\archive\MeinArchiv.omp

om.exe g:\daten\ompro\archive\MeineAnwendungsDB.apl

Erweiterte Parameter:

Die hier beschriebene Syntax bezieht sich auf Versionen ab 12.0.4.470

/ImportPath=Verzeichnis

, automatisiert den Dateiimport

/StartLog=Dateiname

, Startvorgang in Logdatei schreiben

/WriteErrorsToFile=Dateiname

: Fehlermeldungen werden nicht als Dialog ausgegeben, sondern in die Textdatei gespeichert (gilt nicht für alle Meldungen). Mit

/

WriteErrorsToFile=EventLog

können Sie die Meldungen auch in der Windows Ereignis-

Anzeige speichern.

/UseLocalFiles

: Die lokalen Synchrondaten auch dann verwenden, wenn das Verzeichnis der gemeinsamen Dateien vorhanden - der Computer also am Netzwerk angeschlossen ist.

Der Parameter wird ignoriert, wenn das lokale Verzeichnis nicht gefunden wird. Der

Anwender kann beim Start die Verwendung der lokalen Daten ablehnen.

Geben Sie immer den kompletten Pfad an. Die Parameter werden mit einem Leerzeichen voneinander getrennt. Wenn Sie Pfade mit Leerzeichen angeben, dann muss der komplette

Parameter in Anführungszeichen geschrieben werden.

Entwicklerhilfe

Struktur der Archivdatenbank

Struktur der Archivdatenbank 245

Das Dokumentarchiv beinhaltet folgende Datenbank-Tabellen:

DOCUMENT

DOCARCH

DOCCOMBIN

DOCFLD

DOCBLOBS

DOCVERS

FLDTEMPL

DOCPRTCL

TODO

ITEMLISTS

FTIWORD

FTIWID

TMPSYSTASK

LAYOUT

IDENTNO

DBOPTION

DOCUMENTFTS

*)

DOCARCHFTS

*)

Tabelle der aktiven Dokumente

Tabelle der archivierten Dokumente (nur CS)

Verknüpfungstabelle für

Kombinationen

Eigenschaften der Dokument-Datenfelder

Binäre Felder

Dokumentversionen

Dokumentvorlagen

Protokoll

Tätigkeiten

Auswahllisten

, die nur für dieses Archiv gelten

Wörter des Volltextindex

Dokumentverknüpfungen Volltextindex

Systemaufgaben, wie beispielsweise OCR-Texterkennung

(reserviert)

Schlüsselnummern

Einstellungen der Datenbank

SQLite-Volltextsuche in DOCUMENT

SQLite-Volltextsuche in DOCARCH

*)

Nur bei Archiven im SQLite-Datenformat

Sie können den Inhalt einer Tabelle betrachten, indem Sie im Menü

Administrator | Tabelle anzeigen

auf die entsprechende Tabelle klicken.

Je nach Datenbankformat sind gespeicherte Prozeduren vorhanden.

Siehe auch

Struktur der Anwendungsdatenbank

Dokumentattribute

definieren

Entwicklerhilfe

Tabelle Document

Struktur der Archivdatenbank 246

Tabellen DOCUMENT, FLDTEMPL und DOCARCH

Feldname

DOCID

APPLNAME

DOCNO

NAME

PROJECT

CATEGORY

STATE

RECEIPTDATE

USERNAME

MAILFROM

TEMPLATE

FILENAME

FAVORITE

DOCTYPE

ACCESSRIGHTS

FTIWORDS

CREATEDATE

FTIUPDATE

FILEHASHMD5

ATTRHASHMD5

LASTREMARK

DOCGUID

A(32)

A(32)

A(150)

A(38)

CLONEGRP

COMBINCNT

NOTES

RTFTEXT

N

N

M

nur in Tabelle FLDTEMPL:

TEMPLATENAME A(50)

TEMPLATETYPE

SHOWDLG

SECVISIBLE

A(30)

A(30)

A(254)

A(254)

L

A(2)

A(40)

A(100)

@

@

A(10)

L

M

Typ

N *

A(100)

A(20)

A(20)

A(80)

A(30)

A(30)

@

Beschreibung

Schlüssel

Dokumenttyp

Nummer

Name

Projekt

Kategorie

Status

Belegdatum, z. B. Ausstellungsdatum einer

Rechnung

Besitzer

E-Mail-Absender

Vorlagedatei

Name der verknüpften Datei

Favorit

Typ des Dokuments

Dateizugriffsrechte

Zusätzliche Schlagwörter für Volltextsuche

Erstellt

Datum Datei-Indexierung

Datei-Checksumme

Checksumme ausgewählter Attribute für Revision

Ereignisse

Global eindeutiger Schlüssel

Verknüpfungs-ID von

Klonen

Anzahl von

Kombinationen

Notizen

Dokumenteninhalt der Notizen

Vorlagenname

Vorlagentyp

Eigenschaftendialog öffnen

Sichtbarkeit der Vorlage

Entwicklerhilfe

Dateiabhängige Dokumentattribute

Struktur der Archivdatenbank 247

Die Archivdatenbank kann Datenfelder für verschiedene Datei- und E-Mail-Attribute verwalten und diese automatisch aktualisieren. Wählen Sie bitte den Menübefehl

Datei | Datenbank |

Anpassen | Felder definieren

, um diese hinzuzufügen. Klicken Sie dort mit der rechten

Maustaste auf den Schalter

Neu

(unter XP bitte mit der rechten Maustaste anklicken).

Die entsprechenden Befehle des Popupmenüs sind deaktiviert (grau), falls das Feld bereits vorhanden ist.

Dateiattribut

Besitzer (Owner)

Erstellt am

Geändert am

Letzter Zugriff am

Dateigröße

Seitenzahl

Wortanzahl

Datei-Checksumme

Dateischutz,

Revisionssicherheit

Archiv-Feldname Empfohlene

Bezeichnung im Archiv

Bemerkung

FILEOWNER Dateibesitzer Username or Group 4)

FILEOWNERFULL Dateibesitzer

Domain\Username,

4)

USERNAME

FILECREATE

CREATEDATE

FILEEDIT

Besitzer

Datei erstellt

Erstellt

Datei geändert

FILELASTACCESS Letzter Dateizugriff

1)

4)

2)

4)

Zuletzt geöffnet

3) 4)

FILESIZE Dateigröße

FILEPAGECOUNT Seiten

4)

4)

, s.a. unterstützte

Formate

FILEWORDCOUNT Wörter

FILEHASHMD5

FILEPROTECTED

Datei-Hash

Geschützt

4) 5)

, s.a. Supportartikel

Mehrfachablagen finden,

4)

Erkennt z.Zt. nur verschlüsselte und signierte PDF,

4)

E-Mail Anlage vorhanden

Liste der E-Mail

Anlagen

MAILATTACHICO

MAILATTACHLST

E-Mail Message-ID MAILMSGID

Anlage

Anlagen

Message-ID

4)

4)

4) 6)

Entwicklerhilfe Struktur der Archivdatenbank 248

1) Das Dokumentattribute "USERNAME" enthält den Office Manager-Namen des

Anwenders, der das Dokument erstellt bzw. importiert hat.

2) CREATEDATE wird beim Hinzufügen des Dokuments von der aktuellen Zeit oder, wenn geeignet, vom Dateidatum "Erstellt" übernommen und später nicht mehr aktualisiert.

3) FILELASTACCESS hat wenig Aussage, beispielsweise wird das Datum auch aktualisiert, wenn der Office Manager die Seitenzahl einer PDF ermittelt.

4) Felder werden auch für

archivierte Dokumente aktualisiert.

5) Eine Aktualisierung findet bei den meisten Dateitypen nur während der Volltextindexierung statt.

6) Die Message-ID wird zusätzlich für die Dublettenvermeidung bei E-Mails verwendet, wenn dieses Datenfeld vorhanden ist und die Hash-Suche keine identische Mail im Archiv gefunden hat.

Siehe auch

Datenbankpflege , Option

Dateiattribute aktualisieren

Makro-Funktion UpdateDocAttributesFromFile

Entwicklerhilfe

Struktur der Anwendungsdatenbank

Struktur der Anwendungsdatenbank 249

Die Anwendungsdatenbank beinhaltet folgende Datenbank-Tabellen:

APPL

APPLCMD

FILEEXT

TEMPLATE

DBOPTION

Dokumenttypen

Benutzerdefinierte Befehle

Dateiendungen

Vorlagedateien

Einstellungen der Datenbank

Sie können den Inhalt einer Tabelle betrachten, indem Sie im Menü

Administrator | Tabelle anzeigen

auf die entsprechende Tabelle klicken.

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Dokumenttypen

Entwicklerhilfe

Tabelle Appl

Struktur der Anwendungsdatenbank 250

Eigenschaften der registrierten Dokumenttypen.

Feldname

APPLNAME

APPLINTERN

APPLIMAGE

DOCTYPE

FILEEXT

VISIBLECMDS

HASEXECEVENT

TEMPLATE

COPYTEMPLATE

DOCPATH

DOCPREVIEW

CLSID

SHELLNEWVALUE

SHELLNEWDATA

ICONFILE

ACCESSRIGHTS

EDITRIGHTS

WEBHANDLING

NOTES

NEXTVERS

Typ

A(2)

A(38)

A(30)

A(150)

A(100)

A(40)

L

N

A(250)

A(20)

A(40) *

A(40)

G

A(2)

A(20)

A(10)

L

A(150)

L

A(150)

Siehe auch

Struktur der Anwendungsdatenbank

Dokumenttypen

Onlinehilfe für weitere Datentabellen

Beschreibung

Dokumenttyp-Bezeichnung

Windows-Name

Grafik

Typ

Primäre Dateiendung

Sichtbare Standardbefehle

Ist ein ereignisgesteuerter Befehl vorhanden

Standard-Vorlagedatei

(reserviert)

Dokumentverzeichnis

Vorschau-Modus

Windows Class-ID

Art der Windowsvorlage

Windows-Vorlagedatei

Windows-Symboldatei

Standard-Dateizugriffsrechte

Rechte dürfen geändert werden

Beschreibt den Modus im Online-Archiv

Kommentare und Notizen

(reserviert)

Entwicklerhilfe Makro-Referenz OmAPI 251

Makro-Referenz OmAPI

Variablen und Funktionen der Office Manager-Makrosprache

"OmAPI"

Tipp: Alternativ zur Makrosprache können Sie auch den Pascal-Interpreter. In der

32 Bit-

Version

ist auch "Windows Script Host" mit Visual Basic Script, JScript u. a. möglich.

Begriffe

Makro-Variable: Gibt eine Variable oder den Wert eines Datenfeldes zurück, ohne dass umfangreiche Operationen ablaufen. Häufig sind Formatparameter möglich.

Makro-Funktion: Führt Anweisungen aus und liefert einen Wert zurück.

Makro-Prozedur: Führt Anweisungen aus ohne einen Wert zurückzugeben. Wie void Funktion in

C.

Rückgabewert: Die Anweisung in geschweiften Klammern {} wird durch den Rückgabewert bzw. durch einen Leer-String ersetzt.

Sprach-Referenz

Felder der Dokumententabelle

{Doc:

FieldName [,FormatParameter]}

Z.B.: Name des Dokumentes = {Doc:Name}, Projekt = {Doc:Project}.

Für den Dateinamen sollte die Variable {CurrDocFileName} verwendet werden, da diese auch die Dokumentversionen berücksichtigt.

{OmDBFieldDoc:FieldName,Variable,[Trennzeichen]}: erweiterte Feldeigenschaften.

Felder der Tabelle DOCBLOBS

{DocBlobs:FieldName[,FormatParameter]}

Felder der Tätigkeiten

{ToDo:FieldName[,FormatParameter]}

Felder der archivierten Dokumente

{DocArch:FieldName[,FormatParameter]}

Entwicklerhilfe

Felder des Dokumentversions-Archivs

{DocVers:FieldName[,FormatParameter]}

Makro-Referenz OmAPI 252

Felder der Anwendungsdatenbank

{Appl: FieldName [,FormatParameter]}

Z.B.: Befehlszeile des Anwendungsprogramms = {Appl:ApplExe}

Felder der benutzerdefinierten Befehle

{ApplCmd:FieldName[,FormatParameter]}

Z.B.: Befehlszeile des Anwendungsprogramms = {ApplCmd:Cmd.ApplExe}

Felder der zusätzlichen Dateierweiterungen

{FileExt:FieldName[,FormatParameter]}

Felder der Vorlagedateien

{Template:FieldName[,FormatParameter]}

Format-Parameter

Mit dem optionalen Formatparameter können Sie Teile aus einer Variablen extrahieren: z.B. Teile eines Dateinamen, des Projektes oder einer kombinierten Datum- und Zeitvariablen.

Kommentarzeilen

Zeilen, die mit # beginnen, und leere Zeilen werden ignoriert. Siehe auch

Sonderzeichen .

Bedingte Ausführung

{IF:Bedingung}Anweisungen{ENDIF}: Anweisung für bedingte Ausführung.

{GetFirstNotEmpty:Parameter-Liste}: gibt den ersten, nicht leeren Parameter zurück.

{GetFirstExistingFile:Parameter-Liste}: gibt den ersten Parameter zurück, der den Namen einer vorhandenen Datei enthält.

Entwicklerhilfe

Liste aller Variablen und Funktionen

AcadArchiveUpdateAttributes

AcadComNewDwg

AcadGetAttributes

AcadGetLayoutNames

AcadSetAttributes

AcroExchGetTextFromRect

AcroExchMergeDocuments

AddDoc

AddDocEx

AddSysTask

AddToDo

AdoDestroy

AdoGetField

AdoGetFieldValues

AdoOperation

AdoRecordCount

AdoSetConnection

AdoSetField

AdoViewTable

AdminINI

Appl

ApplCmd

ArchiveDocument

AutoCaptCreate

AutoCaptDestroy

AutoCaptDocumentText

AutoCaptFtiText

AutoCaptFindMask

AutoCaptFirstCrspWord

AutoCaptKeywordValue

AutoCaptFtiWord

AutoCaptSelectionListFindItem

CachedDoc

Calculate

ChangeDir

Chr

CombineDocuments

ComCreateNewDocument

CopyDocFile

CopyFile

CopyToClipboard

CreateDir

CreateDocFromTemplate

CreateDocVers

CreateKey

Makro-Referenz OmAPI 253

Entwicklerhilfe

CreateKeyStr

CreateLnkFile

CurrApplExe

CurrDocFileName

CurrTableView

DatasetReport

Date

DBCheckFieldValue

DBLocate

DBOperation

DBSearch

DBSetField

DDECloseLink

DDEOpenLink

DDESendLine

DDESendMacro

DDESetExeParam

DeleteFile

Dest

Doc

DocArch

DocBlobs

Document

DocumentSearch

DocVers

DocWriteJournal

DxfCreateFrame

ExcelGetCell

ExcelSetCell

ExecDirDlg

ExecInputQuery

ExecOpenDlg

ExecPrintDlg

ExecSaveDlg

ExecSQL

ExecStringDlg

ExecuteDocuments

ExecuteMacroFile

ExecuteOCR

Exit

ExtractAttachment

ExtractDocumentText

ExtractImages

ExtractPages

FileAttr

FileConvert

FileExt

FilePageCount

FileSecureTakeOwnership

Makro-Referenz OmAPI 254

Entwicklerhilfe

FileSecureSetRights

FileSetAttr

FldTempl

Format

FtiFindMask

FtiGetFirstCrspWord

FtiGetKeywordValue

FtiGetWord

FtiUpdate

GetBackupFileName

GetControl

GetFirstExistingFile

GetFirstNotEmpty

GetPrivVar

GetPublVar

GetTempFileName

GridDocClearSelection

GridDocSelect

GridDocSelectedCount

GridSelectedCell

GUID

HelpContext

IF

IfThen

ImgExtractMetaWords

ImgGetProperty

ImgGetTextFromRect

ImgReadBarcode

ImgWriteProperty

ImportAbort

ImportFile

IncludeMacroFile

InifileOperation

InifileReadSection

InifileReadStr

InifileWriteStr

LastAppendedDocID

LoadLanguageFile

LotusNotesOpenDocument

MailGetProperty

MapiCreateEMail

MegaCreateFrame

MergeDocuments

MessageBeep

MessageDlg

MessageDlgCB

MinimizeApplication

MoveFile

OleDocumentSummaryInformation

Makro-Referenz OmAPI 255

Entwicklerhilfe

OleMessageRegisterFilter

OleMessageRevokeFilter

OleSummaryInformation

OleUserDefinedProperties

OleSetDocumentSummaryInformation

OleSetSummaryInformation

OleSetUserDefinedProperties

OmAPI

OmDBFieldDoc

OpenDatabase

OpenDlg

OS

OutlookCreateEMail

OutlookOpenEMail

PasteFromClipboard

PDFAddComment

PDFAddStamp

PDFProtectDocument

PrintExDlg

PrintPrnFile

ProcessMessages

RaiseError

ReadAdminIni

ReadIdentNo

ReadLnFile

ReadShortcutURL

RecordCount

RecoverDocument

RegistryReadInt

RegistryReadStr

RegistryWriteInt

RegistryWriteStr

SaveDlg

SaveLanguageFile

ScriptControl

ScriptControlSetOption

SearchField

SearchGridSelection

SelectDocVersions

SelectionListFindItem

Self

SendKey

SendKeyStr

SendMouseClick

SetActiveApplication

SetComApplName

SetControl

SetPrivVar

SetPublVar

Makro-Referenz OmAPI 256

Entwicklerhilfe

SetStayOnTop

ShellExecute

ShowApplication

SignDocument

Source

SplitDocument

StringReplace

Template

ToDo

UpdateDocAttributesFromFile

Wait

WaitForApplication

WaitForFile

WinAPI

WriteLnFile

WriteStatusbar

Siehe auch

Makro-Editor

Zugriff aus Fremdprogrammen

COM-Referenz

Onlinehilfe

Makro-Referenz OmAPI 257

Entwicklerhilfe

Sonderzeichen

Makro-Referenz OmAPI 258

Sonderzeichen in der Office Manager-Makrosprache

1. Kommentarzeilen

Zeilen, die mit

#

beginnen, werden ignoriert.

2. Klammern

Makrovariablen und -Funktionen werden in geschweiften Klammern

{ }

eingeschlossen. Wenn es erforderlich ist, diese Klammern als Text innerhalb eines Makros auszugeben, sollten Sie die Chr-

Variable verwenden, um Komplikationen zu verhindern:

Statt "

{

" geben Sie bitte "{Chr:123}" und statt "

}

" bitte "{Chr:125} ein.

3. Kommata

Die Parameter der Makrovariablen und -Funktionen werden mit einem Komma "," getrennt.

Wenn ein Parameter das Komma im Text benötigt, dann verwenden Sie bitte die Variable

{Chr:44}.

Entwicklerhilfe

Pascal-Referenz

Pascal-Referenz 259

Office Manager beinhaltet seit Version 13.0 den " JCL Pascal Pre Processor ". Die Skripte werden programmintern interpretiert.

Allgemeine Pascal-Referenz

Der Interpreter hat folgende Merkmale:

Einfache Pascal-Syntax mit Prozeduren, Funktionen, lokalen und globalen Variablen.

Einfache Datentypen, Varianten- und Array-Typen.

Objektorientierte Programmierung

OLE-Automatisierungen.

Aufruf von DLLs

Visuelle Komponentenbibliothek

Informationen und Dokumentationen:

Beschreibung des Interpreters (englisch)

Wikibooks GNU-Pascal in Beispielen

Embarcadero VCL , der Interpreter unterstützt einen Teil der VCL

Spezielle Referenz

Objekte und Funktionen, die vom Office Manager-Programm zur Verfügung gestellt werden:

1. Globale Variablen

OfficeManager: TOfficeManager

2. Objekte

TOfficeManager

TArchive

TApplDB

TCfg

TDebenuPDFLibrary

TDocumentAttribute

TOmFormProgress

3. Units

Sie können units mittels "uses" einbinden. Die gleichnamige Pascal-Datei wird im Verzeichnis

"macro\EventScripting" und danach in "macro" gesucht.

4. Ereignisse

Mit

EventScriting.pas

können Sie auf programminterne Ereignisse reagieren.

Entwicklerhilfe

COM-Referenz

COM-Referenz 260

Sie können den Office Manager mit geeigneten Programmier- und Skriptsprachen automatisieren.

Erzeugen Sie bitte das Automatisierungs-Objekt " om.OfficeManagerApp

".

Beispiel mit Visual Basic Script:

set omapp = CreateObject("om.OfficeManagerApp") omapp.ExecuteOmMacroLine("{

OmAPI :ListMainMenuEntries}")

Objektstruktur

Siehe auch

Aufruf aus Fremdprogrammen

Makro-Referenz

Komplette Dokumentation in der Onlinehilfe

Office Manager COM-Server registrieren

Wenn Sie Probleme beim Erzeugen des

Automatisierungs-Objekts

haben, registrieren Sie diesen bitte manuell. Wählen Sie dazu im

Makroeditor den Menübefehl

Datei | Server registrieren

.

Alternativ können Sie die Makrofunktion {ShellExecute} verwenden oder die Programmdatei in der Windows-Eingabeaufforderung mit Parameter "/regserver" starten:

"C:\Programme\Krekeler\Office Manager\om.exe" /regserver

Achten Sie bitte auf die Anführungszeichen. Diese sind erforderlich, sofern Leerzeichen im

Pfadnamen vorkommen.

Entwicklerhilfe

om.OfficeManagerApp

COM-Referenz 261

Automatisierungsobjekt der Office Manager-Anwendung.

Das COM-Objekt ermöglicht die Automatisierung des Office Managers mit geeigneten

Programmier- und Skriptsprachen, wie beispielsweise

C, Delphi, Visual Basic

,

Javascript

und anderen.

Syntax

Visual Basic Script: set omapp = CreateObject("om.OfficeManagerApp")

Pascal, Delphi: omapp := CreateOleObject('om.OfficeManagerApp');

Eigenschaften

Archive

ApplDBConnected

ArchiveConnected

Methoden

ExecuteAction

ExecuteOmMacroLine

ExecuteSelectedDocuments

ImportFile

OpenDatabase

Siehe auch

COM-Referenz

Aufruf aus Fremdprogrammen

Entwicklerhilfe

om.ComArchive

Automatisierungsobjekt der Office Manager-Archivdatenbank.

Eigenschaften

DatasetDocument

FileName

Methoden

Close

ExecSQL

Open

SelectFocusedDocument

SelectNextDocument

SelectPriorDocument

SetDocumentSource

WriteJournal

Zugriff über

OfficeManagerApp

Siehe auch

COM-Referenz

Aufruf aus Fremdprogrammen

COM-Referenz 262

Entwicklerhilfe

om.ComDataset

Automatisierungsobjekt der Office Manager-Datenbanktabellen.

Eigenschaften

Active

BoF

EoF

FieldCount

RecordCount

SQL

Methoden

Append

Cancel

Close

Edit

FieldName

First

GetFieldValue

Last

Next

Open

Post

Prior

SetFieldValue

Zugriff über

ComArchive

Siehe auch

COM-Referenz

Aufruf aus Fremdprogrammen

COM-Referenz 263

Index

- % -

% Jokerzeichen 117

- * -

* Jokerzeichen 117

- . -

.apl 243

.aplcs 228, 243

.dxb 243

.grd 243

.itm 243

.lay 243

.lst 243

.omac 243

.omcs 228, 243

.omexc 243

.omini 243

.omp 243

- ? -

? Jokerzeichen 117

- _ -

_ Jokerzeichen 117

- 6 -

64 Bit-Version 16

- A -

Abfragen 97 admin.ini 225

Administration 224

Administrator 200, 204

Alte Dokumente 154

Anlagen öffnen 128

Anpassen 34, 159

Ansicht 159

Anwendungen einrichten 163, 168, 170,

214, 234

Anwendungsdatenbank 249

Index 264

Arbeitsweise 20

Archiv 245

Erstellen 177

Kopieren 46, 177

Öffnen 46

Synchronisieren 184

Archivieren 154, 156

Archivierte Dokumente 154

Attribut 103, 246

Attribute bearbeiten 94, 132

Attribut-Vorgabewerte 220

Aufgaben 149

Auswählen von Dokumenten 125

Auswahllisten 135, 241

AutoCAD 163, 164

Automatisch hinzufügen 64, 71

- B -

Barcode-Trennung 92

Bearbeitet 247

Befehlszeilen-Parameter 244

Benutzerdefinierte Befehle 218, 234

Benutzerdefinierte Felder 191, 193

Benutzeroberfläche 22

Benutzerrechte 222, 223, 224

Besitzer 222, 247

Besprechung planen 149

Bestehende Dokumente übernehmen 58,

59, 61, 62, 67, 71

Bilder in PDF-Dokument zusammenstellen

78

Browser 63

Buchhaltung synchronisieren 187

- C -

CAD 162, 163, 164, 168, 169, 170, 171

CD erstellen 141

COM-Referenz 260 om.ComArchive 262 om.ComDataset 263 om.OfficeManagerApp 261

Concurrent-User-Lizenzmodell 18

- D -

Datei kopieren 141

Dateibesitzer 247

Dateien hinzufügen 58

Dateien importieren 67

Dateigröße 247

Dateinamen ändern 69, 198

Dateinamen automatisch anpassen 198

Dateitypen 214, 243

Datei-Zugriffsrechte 223

Datenaustausch 141, 180, 182, 184

Datenbank 191, 197

Exportieren 180

Importieren 182

Kopieren 46, 177

Öffnen 46

Datenbankfelder 191, 193, 245, 249

Datenbankoperationen 176

Datenbankpflege 200

Datenbankverknüpfungsdatei 228

Datenfeld definieren 191

Datenverzeichnis 210

DATEV 187

Datum, Suche 109

Digitalkamera 78, 84

Direkthilfe 35

Dokument

Archivieren 154

Attribute bearbeiten 132

Auf CD brennen 141

Drucken 145

Erneut öffnen 128

Exportieren 141

Gruppieren 124

Komprimieren 158

Kopieren 141

Markieren 125

Mehreren Projekten zuordnen 134

Miteinander verknüpfen 138

Öffnen 128

Öffnen mit 128

Senden an 141

Sortieren 122

Dokumentdatei ersetzen 69

Dokumentdatenbank 46, 177, 245

Dokumente erstellen 48

Dokumente suchen 97

Ähnliche Dokumente 108

Datum 109

Einstellungen Volltextindex 103

Erweitert 114

Jokerzeichen 117

Index 265

Primäre Suchfelder 101

Projektnavigator 98

SQL-Abfragen 118

Volltextindex 103

Vor und zurück 115

Zur Suche hinzufügen 116

Dokumenteigenschaften 94, 132

Dokumentenverwaltung 20, 77, 97

Dokumentenverwaltung automatisieren 71,

221

Dokumentenverzeichnis 198, 210

Dokumentenvorschau 130

Dokumenttabelle 120, 122, 124, 125, 127

Dokumenttyp 214

Dokumentversionen 152

Dokumentvorlagen 53

Dokument-Zugriffsrechte 192, 223

Drag&Drop 56, 59

Drucken 145

Dubletten suchen 201

Duplex 79

- E -

Eigenschaften eines Dokumentes 94

Einstellungen 159, 191, 197, 204, 206

E-Mail 59, 141

Entwicklerhilfe 230

Ereignisgesteuerte Skripte 235

Erledigung planen 149

Erste Schritte 20

Erstellen

Importieren 58

Kopieren 57

Mehreren Projekten zuordnen 57

Scannen 77

Erstellt 247

Erweiterte Einstellungen 225

Eudora 59

Event Scripting 235

Excel, Datenbankexport 180

Explorer 59, 61, 62

Exportieren 141, 180

- F -

Faximport 65

Fehlerbehebung 141, 200, 208

Felder definieren 191, 193

Feldstandardwerte 56, 220, 221

Filtern der Dokumenttabelle 97

Finden 97

FineReader 87

Firefox 63

Freischalten 18

Fujitsu ScanSnap 82

Fußzeile 127

- G -

GDPdU: Datenträgerüberlassung Z3 141

Gemeinsame Dateien 208

Gesamtindex 103

Geschäftsreise 184

Geschützte Attribute 192

Geschützte Dokumente 223

Geschützte Programmfunktionen 224

Grundlagen 20

Gruppieren 56, 124

- H -

Hauptfenster 22

Hilfe 35

Hinweistexte 148

HTML 63, 180

- I -

Imaging 77

Import mit/ohne Eigenschaftendialog 73

Importieren 58, 59, 61, 62, 67, 182

Importprofil

Erstellen 71

Importverzeichniss 71

Indexieren 103

Inkrementelle Suche 113

Installation 13, 15, 16

Internetadresse 63

Internet-Favoriten 63

Inventor 168, 169

Inventor-Einrichtungsassistent 214

- K -

Kataloginformationen 132

Index 266

Kategorie 135

Klonen 57

Kombinieren von Dokumenten 138

Komprimieren der Datenbanken 200

Komprimieren der Dokumentdatei 158

Konfigurationsdatei 225

Kontakte zuordnen 193

Kontexthilfe 35

Konvertieren 141

Kopieren 57, 141

Kundenfeld erstellen 193

- L -

Layout 159, 211

Layout wählen 160

Layoutdesigner 191, 193, 211

Lebenszyklus 154

Leere Felder suchen 117

Lexware Buchhalter 187

Lizenzen erwerben 18

Login 222

Lotus Notes 59

- M -

Mails verwalten 59

Makro 251

# 258

{ 258

} 258 bearbeiten 231

OmAPI 238

Schaltfläche 240 verschlüsseln 231

Makro-Editor 231

Makro-Referenz 251

MAPI 141

Markieren 113, 125

Massenimport 67

MegaCAD 170, 171, 174

Mehrfach sortieren 122

Mehrfach vorhandene Dateien 201

Mehrfachauswahl 134

Mehrfachmarkierungen 125

Menü Administrator 39

SQL-Abfrage 118

Menü Ansicht 34

Menü Ansicht 34

Anpassen 159, 160, 211

Archivierte Dokumente 154

Aufgaben 149

Gruppieren 124

Menü Aufgabe 37

Menü Bearbeiten 33

Archivieren 152

Dokument archivieren 154

Dokument wiederherstellen 154

Eigenschaften 94, 132

Langzeitarchivierung 152

PDF-Dokument schützen 156

Verknüpfungen 138

Menü Datei 26

Archiv öffnen 46

Dateipfade ändern 198

Datenbank 176

Datenbankexport 180

Datenbankimport 182

Datenbankpflege 200

DATEV Buchungstexte 187

Dokumenttyp 214

Dubletten suchen 201

Eigenschaften 197

Felder definieren 191, 193

Lexware Buchhalter 187

Neues Archiv 177

Report drucken 186

Synchronisieren 184

Menü Erstellen 31, 48

Browser 63

Dialogscan 78

Drag&Drop 59

Importieren 67

Scanprofile 89

Version 152

Menü Hilfe 35

Internet: Version registrieren 18

Menü Navigator 38

Menü Start 29

Attribute 112

Öffnen 128

Senden an 141

Suchen 97, 101

Vorschau 130

Menübefehle verbergen 224

Menüs anpassen 41

Mit Office Manager verwalten

(Explorer-Befehl) 62

Index 267

- N -

Named-User-Lizenzmodell 18

Netzwerk 13, 208, 210, 223

Neu in DMS-Version 14.0 10

Neue Datenbank erstellen 177

Neue Zeichnung erstellen 164, 169, 171

Neues Dokument erstellen 48, 49

Neuigkeiten 10

Notebook 184

Notizen erfassen 148

- O -

OCR-Software 87

Oder-Verknüpfung 107

Office Manager API 251

Office Manager von außen steuern 233

Öffnen 128

OLE-Automatisierung 260

OmAPI 251

OmniPage 87

OmPascal 259

Online-Registrierung 18

Optionen 204, 206

OR 107

Ordnen 20, 122, 124

Outlook 59

Outlook Kontaktliste 193

- P -

Papierdokumente scannen 77

Pascal-Referenz 259

PDF-Dokument schützen 156

PDF-Dokumente scannen 81, 82

Pfade ändern 198

Planen von Aufgaben 149

Platzhalter 117

Posteingang 58, 77, 81

Priorität der Attribut-Vorgabewerte 220

Programme einrichten 163, 168, 170, 214

Programmoberfläche anpassen 159

Programmoptionen 159, 204, 206

Projekt 98, 136

Projekt, Zuordnung zu mehreren 134

Projekte kopieren 98

Projektnavigator 98

Projektunterverzeichnisse 210

Protokoll einsehen 96

- R -

Redundanz 201

Registrieren der Testversion 18

Report drucken 186

Revisionssicherheit 154, 156

- S -

Scannen 58, 71, 77, 81, 82, 84, 87

Scannerauflösung aktivieren 80

Scanprofile 89

ScanSnap 82

Sceye-Dokumentenkamera 84

Schriftbilder 7

Schrittweise weitersuchen 113

Seitenzahl 247

Senden an 141

Senden an CD 141

Setup 13

Sicherheit 192, 219, 222, 223, 224, 225

Sichtbarkeit 54, 192, 219, 224

Sortieren 122

Spalten ausrichten 120

Spalten hinzufügen und entfernen 120

Speicher freigeben 200

Speichern als 141

Sprache 34, 159

SQL 118

SQL-Server 177, 197, 228

Standardattribute 221

Standard-Dokumentenverzeichnis 210

Stapelscan 92

Startparameter 244

Statistik 127, 180

Status 135

Steuerzeichen 117

Struktur der Anwendungsdatenbank 249

Struktur der Dokumentdatenbank 245

Suche erweitern 116

Suche mit Oder-Verknüpfung 107

Suche nach ähnlichen Dokumenten 108

Index 268

Suchen 97

Suchen in Tabellen 113

Summieren 127

Symbolleiste für den Schnellzugriff 25

Synchronisieren, Archiv 184

Synchronisieren, Buchhaltung 187

Systemdateien importieren 70

- T -

Tabelle 180

Appl 250

DocArch 246

Document 246

Dokumenttabelle 120

FldTempl 246

Tabelle gruppieren 124

Tabelle sortieren 122

Tätigkeiten 149

Teileverwendungsnachweis 57, 108

Termine 149

Tesseract 87

Texterkennung 87

Tobit David 59

Trunkierung 117

TWAIN 78, 89

- U -

Überwachen 64

Ungleich (Archivsuche) 117

Upgrade/Update 15

URL hinzufügen 63

- V -

Variablen 251

Verknüpfungen 138

Verschieben 198

Verschlagwortung, automatisch 220, 221

Version des Dokuments importieren 69

Versionsmanagement 152

Verzeichnis-Definitionen 71

Verzeichnisse ändern 198

Volltextindex 87, 103

Volltextindex aktualisieren 200

Volltextsuche 103

Vollversion bestellen 18

Vor- und zurückblättern 115

Vorlagen 53, 220

Vorschau 130, 186

- W -

Webbrowser 63

WIA 78, 89

Windows Kontaktliste 193 winmail.dat 129

Workflow 149

Wörter 103

- X -

XML 180

- Z -

Zählen 127

Zebra-Tabelle 120

Zeichnungsverwaltung 162, 163, 164, 168,

169, 170, 171

Zeitraumsuche 111

ZIP-Datei erstellen 142

Zugriff aus Fremdprogrammen 233

Zugriffsrechte 192, 208, 219, 223

Zwischenablage 61

Zwischenablage überwachen 67, 148

Index 269

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