Handbuch SPG
Benutzerhandbuch
3.2
Software Peter Große
Version 3.2
Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS
INHALTSVERZEICHNIS ............................................................................ I
ABBILDUNGSVERZEICHNIS ................................................................VII
GRUNDLAGEN ......................................................................................... 1
VORWORT ................................................................................................ 1
HINWEISE ZUM HANDBUCH ........................................................................ 2
URHEBERRECHT ....................................................................................... 3
INSTALLATIONSARTEN ............................................................................... 4
Erstinstallation .................................................................................... 4
Updateinstallation ............................................................................... 4
Onlineunterstützung ........................................................................... 4
Parallelinstallation............................................................................... 5
Trennung von Programm- und Datenpfad ......................................... 6
Einzelplatz-/Serverinstallation ............................................................ 8
Clientinstallation ................................................................................. 9
PROGRAMMSTART .................................................................................. 11
VERSIONSHISTORIE / GRUNDLEGENDE ÄNDERUNGEN ............................... 12
Version 3.0 ....................................................................................... 12
Version 3.1 ....................................................................................... 13
Version 3.2 ....................................................................................... 14
VEREINSKENNZEICHEN ........................................................................... 15
ALLGEMEINES ........................................................................................ 16
MAUSFUNKTIONEN.................................................................................. 16
TASTENFUNKTIONEN ............................................................................... 17
DRUCKAUSGABEN .................................................................................. 18
DATEIUMFANG ........................................................................................ 19
AUSGABEART ......................................................................................... 19
AUSWERTUNG ........................................................................................ 19
AUSGABE-EINSTELLUNGEN ..................................................................... 20
BERECHTIGUNGSPRÜFUNG ..................................................................... 22
ERSTBETRIEB ......................................................................................... 22
MENÜFÜHRUNG ...................................................................................... 23
MANDANTENBEZOGENE EINSTELLUNGEN FÜR DAS HAUPTMENÜ ................ 27
LISTENFELD/SUBDIALOG ......................................................................... 29
ONLINE-HILFE ........................................................................................ 30
[BESTAND] ............................................................................................. 31
ÜBERSICHT ............................................................................................ 31
[NEU] ..................................................................................................... 32
[AUSWÄHLEN]......................................................................................... 33
SPG-Verein
I
Inhaltsverzeichnis
[LÖSCHEN] ............................................................................................. 34
[BEENDEN] ............................................................................................. 36
[MITGLIEDER] ........................................................................................ 38
ÜBERSICHT ............................................................................................ 38
ALLGEMEINES......................................................................................... 39
[ÄNDERUNGSDIENST] .............................................................................. 40
Mitglieder pflegen ............................................................................. 40
Massenänderungen .......................................................................... 83
Änderungsprotokoll ........................................................................... 86
[MITGLIEDER SELEKTIEREN] .................................................................... 88
Allgemeines ...................................................................................... 88
Selektion aller Mitglieder .................................................................. 89
Selektion einzelner Mitglieder........................................................... 94
Selektion der Jubiläen ...................................................................... 95
MITGLIEDER SORTIEREN.......................................................................... 96
[MITGLIEDERLISTEN] ............................................................................... 99
Allgemeines ...................................................................................... 99
Liste (1) - adressbezogen ............................................................... 101
Liste (2) - übrige Daten ................................................................... 101
Liste (3) - Beiträge .......................................................................... 102
Liste (4) - Schmalschrift .................................................................. 103
Geburtstagsliste .............................................................................. 105
[ETIKETTEN] ......................................................................................... 113
Allgemeines .................................................................................... 113
Etiketten ausgeben ......................................................................... 113
Layout erstellen / ändern ................................................................ 117
[COMPUTERBRIEFE] .............................................................................. 118
Allgemeines .................................................................................... 118
Briefe ausgeben.............................................................................. 118
Layout erstellen / ändern ................................................................ 121
[COMPUTERLISTE] ................................................................................ 122
Allgemeines .................................................................................... 122
Liste ausgeben ............................................................................... 122
Layout erstellen / ändern ................................................................ 123
[E-MAIL-VERSAND] ............................................................................... 124
Allgemeines .................................................................................... 124
[INFOPOSTLISTE] .................................................................................. 128
Allgemeines .................................................................................... 128
II
SPG-Verein
Inhaltsverzeichnis
[BEITRÄGE] .......................................................................................... 132
ÜBERSICHT .......................................................................................... 132
[BEITRAGSVERFAHREN] ........................................................................ 133
Allgemeines .................................................................................... 133
Beitragserhebung ........................................................................... 133
SEPA-DATEIVERWALTUNG ................................................................... 133
Beitragserhebungsliste ................................................................... 139
Rechnungen ausgeben .................................................................. 142
Belege (Überweisungen) ausgeben ............................................... 143
Rechnungsformular erstellen ......................................................... 144
Beleg (Überweisung) erstellen ....................................................... 144
SEPA-Lastschriftdatei erstellen ...................................................... 145
SEPA-Dateiverwaltung ................................................................... 148
[ABRECHNUNGSVERFAHREN] ................................................................ 152
Allgemeines .................................................................................... 152
SEPA-DATEIVERWALTUNG ................................................................... 152
Abrechnungen erfassen ................................................................. 153
Abrechnungsformulare ausgeben .................................................. 159
Kontroll-Listen................................................................................. 160
Abrechnungslauf............................................................................. 164
Abrechnungslisten .......................................................................... 166
Belege (Überweisungen) ausgeben ............................................... 167
Abrechnungsformular erstellen ...................................................... 168
Beleg (Überweisung) erstellen ....................................................... 168
Abrechnungsdatei aktualisieren ..................................................... 168
SEPA-Datei erstellen ...................................................................... 169
SEPA-Dateiverwaltung ................................................................... 169
[MAHNVERFAHREN] .............................................................................. 170
Allgemeines .................................................................................... 170
Mahnlauf ......................................................................................... 171
Mahnliste ........................................................................................ 173
Mahnungen ausgeben .................................................................... 176
Belege (Überweisungen) ausgeben ............................................... 177
Mahnungsformular erstellen ........................................................... 178
Beleg (Überweisung) erstellen ....................................................... 178
[ZUWENDUNGEN/SPENDEN] .................................................................. 179
Allgemeines .................................................................................... 179
Zuwendungen/Spenden ausgeben ................................................ 180
Nachweisliste .................................................................................. 182
Zuwendungs-/Spendenformular erstellen ...................................... 183
[ZAHLUNGEN BEARBEITEN] .................................................................... 184
Allgemeines .................................................................................... 184
SPG-Verein
III
Inhaltsverzeichnis
Zahlungen erfassen ........................................................................ 184
Zahlungen updaten (SPG-Fibu) ..................................................... 189
Zahlungsliste................................................................................... 190
[MITGLIEDSKONTO] ............................................................................... 193
Allgemeines .................................................................................... 193
Auskunft .......................................................................................... 194
Liste ................................................................................................ 195
[SALDENLISTE] ..................................................................................... 197
[JAHRES- / PERIODENWECHSEL] ............................................................ 199
[STAMMDATEN] ................................................................................... 200
ÜBERSICHT .......................................................................................... 200
[STAMMDATEN PFLEGEN] ...................................................................... 202
Allgemeines .................................................................................... 202
Vereinsdaten pflegen ...................................................................... 203
Abteilungen / Beiträge pflegen ....................................................... 207
Bezirke pflegen ............................................................................... 209
Berufsgruppen pflegen ................................................................... 210
Funktionen pflegen ......................................................................... 211
Ehrungen pflegen ........................................................................... 212
Bankleitzahlen pflegen ................................................................... 213
[STAMMDATEN-LISTEN] ......................................................................... 215
Allgemeines .................................................................................... 215
Abteilungs-/Beitragsliste ................................................................. 216
Bezirksliste ...................................................................................... 217
Berufsgruppenliste .......................................................................... 217
Funktionenliste................................................................................ 218
Ehrungenliste .................................................................................. 218
Bankleitzahlenliste .......................................................................... 219
[ABRECHNUNGSDATEN PFLEGEN] .......................................................... 221
Allgemeines .................................................................................... 221
Abrechnungstexte pflegen .............................................................. 221
Abrechnungsarten pflegen ............................................................. 223
[ABRECHNUNGSDATEN-LISTEN] ............................................................. 225
Allgemeines .................................................................................... 225
Liste Abrechnungstexte .................................................................. 226
Liste Abrechnungsarten .................................................................. 226
IV
SPG-Verein
Inhaltsverzeichnis
[KARTEI] ............................................................................................... 227
ÜBERSICHT .......................................................................................... 227
[KARTEIBLÄTTER PFLEGEN] ................................................................... 228
[MUSTER PFLEGEN] .............................................................................. 234
[MEHRZWECKFELDER PFLEGEN] ............................................................ 238
[MEHRZWECKFELDER ZUORDNEN] ......................................................... 242
[LISTE KARTEIBLÄTTER] ........................................................................ 244
[LISTE MUSTER] ................................................................................... 245
[LISTE MEHRZWECKFELDER] ................................................................. 246
[LISTE MEHRZWECKFELDER-ZUORDNUNG]............................................. 247
[KARTEI-RECHERCHEN] ........................................................................ 248
[EXTRAS] .............................................................................................. 250
ÜBERSICHT .......................................................................................... 250
[STATISTIK] .......................................................................................... 251
Allgemeines .................................................................................... 251
Erstellen / auswerten ...................................................................... 252
Listenausgabe ................................................................................ 253
Grafikausgabe ................................................................................ 257
Statistik (2) ...................................................................................... 259
[DATENSICHERUNG].............................................................................. 261
Allgemeines .................................................................................... 261
alle Daten sichern (zip-Datei) ......................................................... 263
alle Daten einlesen (zip-Datei) ....................................................... 264
Stammdaten sichern....................................................................... 264
Bankleitzahlen sichern ................................................................... 266
Bankleitzahlen einlesen .................................................................. 266
Karteidaten sichern......................................................................... 266
Karteidaten einlesen ....................................................................... 266
[DATEI-MANAGER] ................................................................................ 267
[PLZ-VERZEICHNIS] .............................................................................. 269
[PRÜFLISTEN] ....................................................................................... 270
[DATEN EXPORTIEREN] ......................................................................... 271
[DATEN IMPORTIEREN] .......................................................................... 275
[PROGRAMM-DATUM ÄNDERN] .............................................................. 278
[PASSWORT VERWALTEN] ..................................................................... 279
[DSA – DEUTSCHER SPORTAUSWEIS] ................................................... 280
[VERBANDSMELDUNGEN] ...................................................................... 282
[EINSTELLUNGEN] .............................................................................. 283
ALLGEMEINES ...................................................................................... 283
[EINSTELLUNGEN (GENERELL)] .............................................................. 284
SPG-Verein
V
Inhaltsverzeichnis
[EINSTELLUNGEN (BESTAND)]................................................................ 288
[AUSGETR. MITGLIEDER ANZEIGEN] ........................................................ 296
[HILFE] .................................................................................................. 297
ALLGEMEINES....................................................................................... 297
[HILFETHEMEN]..................................................................................... 298
[HANDBÜCHER/ANLEITUNGEN] .............................................................. 298
[ONLINE-UPDATE] ................................................................................. 299
[WWW.SPG-DIREKT.DE] ......................................................................... 302
[INFO SPG-VEREIN] ............................................................................. 302
[INFO SPARKASSE]................................................................................ 302
ANHANG ............................................................................................... 303
DATEIERLÄUTERUNGEN (1) ................................................................... 303
DATEIERLÄUTERUNGEN (2) ................................................................... 304
DATEINAME .......................................................................................... 305
PROBLEME ........................................................................................... 306
ABTEILUNGSVERZEICHNIS ..................................................................... 307
BEITRAGSVERZEICHNIS ......................................................................... 308
VERZEICHNIS VON EHRUNGEN ............................................................... 308
VERZEICHNIS VON FUNKTIONEN ............................................................ 309
SPG-VEREIN REBUILD ........................................................................ 310
EINFÜHRUNG ........................................................................................ 310
PROGRAMMABLAUF .............................................................................. 311
LSB-STATISTIK FÜR DIVERSE BUNDESLÄNDER ........................... 312
EINFÜHRUNG ........................................................................................ 312
PROGRAMMABLAUF .............................................................................. 314
HINWEISE ............................................................................................. 317
LSB-STATISTIK BAYERN .................................................................... 318
EINFÜHRUNG ........................................................................................ 318
PROGRAMMABLAUF .............................................................................. 319
HINWEISE ............................................................................................. 322
TOOL LIST & LABEL............................................................................ 323
STICHWORTVERZEICHNIS ................................................................. 324
VI
SPG-Verein
Abbildungsverzeichnis
ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abbildung 1: Wahl des Datenpfades .................................................................................... 6
Abbildung 2: Auswahl der Installationsart ............................................................................ 8
Abbildung 3: Anpassung der Datei ‚’v-2000.ini’ .................................................................. 10
Abbildung 4: Eröffnungslogo.............................................................................................. 11
Abbildung 5: Abfrage in einer Bildschirmmaske zur Druckausgabe ................................... 18
Abbildung 6: Abfrage Ausgabe-Einstellungen .................................................................... 20
Abbildung 7: Hauptmenü ................................................................................................... 23
Abbildung 8: Subdialog [Bezirke pflegen] nach Aufruf unter [Mitglieder pflegen] ................ 29
Abbildung 9: Online-Hilfe ................................................................................................... 30
Abbildung 10: Neuen Bestand anlegen.............................................................................. 32
Abbildung 11: Bestand auswählen..................................................................................... 33
Abbildung 12: Bestand löschen ......................................................................................... 34
Abbildung 13: Warnung nach Intervallüberschreitung der Stammdatensicherung .............. 36
Abbildung 14: Intervallwert ändern .................................................................................... 37
Abbildung 15: Mitglieder pflegen - Registerkarte 1............................................................. 40
Abbildung 16: Mitglieder pflegen - Registerkarte 2............................................................. 41
Abbildung 17: Mitglieder pflegen - Registerkarte 3............................................................. 41
Abbildung 18: Mitglieder pflegen - Registerkarte 4............................................................. 42
Abbildung 19: Mitglieder pflegen - Registerkarte 5............................................................. 42
Abbildung 20: Mitglieder pflegen - Registerkarte 6............................................................. 43
Abbildung 21: Mitglieder suchen - Auflistung sämtlicher Mitglieder .................................... 47
Abbildung 22: Mitglieder suchen - Einstellungen Layout .................................................... 48
Abbildung 23: Mitglieder suchen - Einstellungen Spalten................................................... 49
Abbildung 24: Plz-Datenbank ............................................................................................ 55
Abbildung 25: Verknüpfung der Mitgliedsnummer.............................................................. 57
Abbildung 26:Web-Passwort ändern.................................................................................. 73
Abbildung 27: Mitglieder pflegen - Seite 6 - Dokumentenarchiv: Anzeige .......................... 78
Abbildung 28: Mitglieder pflegen - Seite 6 - Dokumentenarchiv: Struktur ........................... 79
Abbildung 29: Massenänderungen - Vorgaben .................................................................. 83
Abbildung 30: Massenänderungen - Feldauswahl ............................................................. 84
Abbildung 31: Änderungsprotokoll - Vorgaben ................................................................... 87
Abbildung 32: Änderungsprotokoll - Druckbild ................................................................... 87
Abbildung 33: Mitglieder selektieren / alle - Vorgaben ....................................................... 89
Abbildung 34: Mitglieder selektieren / Feldauswahl ........................................................... 90
Abbildung 35: Mitglieder selektieren / einzelne - Vorgaben ................................................ 94
Abbildung 36: Jubiläen selektieren .................................................................................... 95
Abbildung 37: Mitglieder sortieren - Vorgaben ................................................................... 96
Abbildung 38: Mitglieder sortieren - Feldauswahl............................................................... 97
Abbildung 39: Mitgliederlisten (Liste 1-4) - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske) .... 100
Abbildung 40: Liste (1) - Optionen ................................................................................... 101
Abbildung 41: Liste (2) - Optionen ................................................................................... 102
Abbildung 42: Liste (3) - Optionen ................................................................................... 103
Abbildung 43: Liste (4) - Optionen ................................................................................... 104
Abbildung 44: Geburtstagsliste ........................................................................................ 105
Abbildung 45: Liste 1 - Druckbild ..................................................................................... 107
Abbildung 46: Liste 2 - Druckbild ..................................................................................... 108
Abbildung 47: Liste 3 - Druckbild (Bereich Mitglieder) ...................................................... 109
Abbildung 48: Liste 3 - Druckbild (Bereich Summenblatt) ................................................ 110
Abbildung 49: Liste 4 - Druckbild ..................................................................................... 111
Abbildung 50: Geburtstagsliste - Druckbild ...................................................................... 112
SPG-Verein
VII
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 51: Etiketten ausgeben - Vorgaben..................................................................114
Abbildung 52: Etiketten-Auswahl ......................................................................................114
Abbildung 53: Etiketten ausgeben - Preview ....................................................................116
Abbildung 54: Arbeitseinsatzkarte und Mitgliedsausweis ..................................................117
Abbildung 55: Computerbriefe ausgeben .........................................................................119
Abbildung 56: Computerbriefe – Nachrichtentext erfassen ...............................................120
Abbildung 57: Liste ausgeben - Preview........................................................................... 123
Abbildung 58: Fenster E-Mail-Versand .............................................................................124
Abbildung 59: Fenster E-Mail-Versand – Nachricht eingeben ........................................... 125
Abbildung 60: Fenster E-Mail-Versand – Sendeprotokoll..................................................127
Abbildung 61: Infopostliste - Vorgaben .............................................................................129
Abbildung 62: Infopostliste - Dateiauswahl .......................................................................129
Abbildung 63: Infopostliste - Druckbild .............................................................................130
Abbildung 64: Beitragserhebung - Vorgaben ....................................................................134
Abbildung 65: Beitragserhebungsliste - Vorgaben ............................................................139
Abbildung 66: Beitragserhebungsliste - Druckbild Vorgaben ............................................ 140
Abbildung 67: Beitragserhebungsliste - Druckbild Einzelsätze (1) .................................... 140
Abbildung 68: Beitragserhebungsliste - Druckbild Einzelsätze (2) .................................... 141
Abbildung 69: Rechnungen ausgeben - Preview ..............................................................143
Abbildung 70: SEPA-Lastschriftdatei erstellen - Vorgaben/Hinweis ..................................145
Abbildung 71: SEPA-Dateiverwaltung ..............................................................................148
Abbildung 72: SEPA-Dateiverwaltung - Datei-Details .......................................................149
Abbildung 73: SEPA-Dateiverwaltung - SEPA-Liste .........................................................149
Abbildung 74: SEPA-Dateiverwaltung - SEPA-Datei erneut ausgeben .............................150
Abbildung 75: SEPA-Dateierwaltung - Begleitzettel drucken ............................................ 151
Abbildung 76: Abrechnungen erfassen .............................................................................154
Abbildung 77: Abrechnungsformulare ausgeben - Preview ..............................................160
Abbildung 78: Kontoll-Listen - Vorgaben ..........................................................................161
Abbildung 79: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 1) ......................................................162
Abbildung 80: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 1 - Summenblatt)...............................163
Abbildung 81: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 2) ......................................................163
Abbildung 82: Abrechnungslauf - Vorgaben .....................................................................164
Abbildung 83: Abrechnungslauf - Hinweis bei Beendigung des Originallaufs ....................165
Abbildung 84: Abrechnungslisten - Vorgaben ...................................................................166
Abbildung 85: Abrechnungslisten – Liste Soll ...................................................................167
Abbildung 86: Abrechnungsdatei aktualisieren .................................................................168
Abbildung 87: Mahnlauf - Vorgaben .................................................................................171
Abbildung 88: Mahnlauf - Optionen ..................................................................................172
Abbildung 89: Mahnliste - Vorgaben.................................................................................173
Abbildung 90: Mahnliste - Druckbild (Vorblatt) ..................................................................174
Abbildung 91: Mahnliste - Druckbild .................................................................................175
Abbildung 92: Mahnungen ausgeben - Druckbild .............................................................177
Abbildung 93: Zuwendungen/Spenden ausgeben ............................................................180
Abbildung 94: Zuwendungen/Spenden ausgeben - Preview ............................................. 181
Abbildung 95: Zuwendungen/Spenden - Nachweisliste ....................................................182
Abbildung 96: Zahlungen erfassen - Erfassung der Buchungen .......................................185
Abbildung 97: Zahlungen updaten....................................................................................189
Abbildung 98: Zahlungsliste - Vorgaben ........................................................................... 190
Abbildung 99: Zahlungsliste - Druckbild............................................................................ 192
Abbildung 100: Mitgliedskonto / Auskunft - Bildschirmauskunft ........................................ 194
Abbildung 101: Mitgliedskonto / Liste - Vorgaben .............................................................195
Abbildung 102: Mitgliedskonto / Liste - Druckbild .............................................................196
Abbildung 103: Saldenliste - Vorgaben ............................................................................ 197
VIII
SPG-Verein
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 104: Saldenliste - Druckbild ............................................................................ 198
Abbildung 105: Jahres-/Periodenwechsel - Hinweise und Vorgaben................................ 199
Abbildung 106: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (1. Registerkarte) ........................... 203
Abbildung 107: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (2. Registerkarte) ........................... 204
Abbildung 108: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (3. Registerkarte) ........................... 205
Abbildung 109: Vereinsdaten pflegen - Beitragserhebung (3. Registerkarte) ................... 206
Abbildung 110: Abteilungen / Beiträge pflegen - Auflistung .............................................. 207
Abbildung 111: Abteilungen / Beiträge pflegen - Neu/Ändern .......................................... 208
Abbildung 112: Bezirke pflegen - Neu/Ändern ................................................................. 209
Abbildung 113: Berufsgruppen pflegen - Neu/Ändern ...................................................... 210
Abbildung 114: Funktionen pflegen - Neu/Ändern............................................................ 211
Abbildung 115: Ehrungen pflegen - Neu/Ändern .............................................................. 212
Abbildung 116: Bankleitzahlen pflegen ............................................................................ 213
Abbildung 117: Bankleitzahlen pflegen - Suchen ............................................................. 214
Abbildung 118: Stammdaten-Listen - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske) ............ 215
Abbildung 119: Abteilungs-/Beitragsliste - Druckbild ........................................................ 216
Abbildung 120: Bezirksliste - Druckbild ............................................................................ 217
Abbildung 121: Berufsgruppenliste - Druckbild ................................................................ 217
Abbildung 122: Funktionenliste - Druckbild ...................................................................... 218
Abbildung 123: Ehrungenliste - Druckbild ........................................................................ 218
Abbildung 124: Bankleitzahlenliste - Optionen ................................................................. 219
Abbildung 125: Bankleitzahlenliste - Druckbild mit Zweigstellenausgabe ......................... 220
Abbildung 126: Abrechnungstexte pflegen - Auflistung .................................................... 221
Abbildung 127: Abrechnungstexte pflegen - Neu/Ändern ................................................. 222
Abbildung 128: Abrechnungsarten pflegen - Auflistung.................................................... 223
Abbildung 129: Abrechnungsarten pflegen - Neu/Ändern ................................................ 224
Abbildung 130: Abrechnungsdaten-Listen - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske) .. 225
Abbildung 131: Liste Abrechnungstexte - Druckbild ......................................................... 226
Abbildung 132: Liste Abrechnungsarten - Druckbild ........................................................ 226
Abbildung 133: Karteiblätter pflegen ................................................................................ 228
Abbildung 134: Neues Karteiblatt anlegen ....................................................................... 230
Abbildung 135: Karteizeile ändern ................................................................................... 232
Abbildung 136: Muster pflegen ........................................................................................ 234
Abbildung 137: Neues Muster anlegen ............................................................................ 235
Abbildung 138: Zeile ändern ............................................................................................ 236
Abbildung 139: Mehrzweckfelder pflegen ........................................................................ 238
Abbildung 140: Neues Mehrzweckfeld anlegen ............................................................... 240
Abbildung 141: Mehrzweckfeld ändern ............................................................................ 241
Abbildung 142: Mehrzweckfelder zuordnen ..................................................................... 242
Abbildung 143: Liste Karteiblätter - Vorgaben.................................................................. 244
Abbildung 144: Liste Karteiblätter - Druckbild .................................................................. 244
Abbildung 145: Liste Muster - Vorgaben .......................................................................... 245
Abbildung 146: Liste Muster - Druckbild .......................................................................... 245
Abbildung 147: Liste Mehrzweckfelder - Druckbild........................................................... 246
Abbildung 148: Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung - Druckbild......................................... 247
Abbildung 149: Kartei-Recherchen - Vorgaben ................................................................ 248
Abbildung 150: Kartei-Recherchen - Feldauswahl ........................................................... 249
Abbildung 151: Statistik erstellen/auswerten.................................................................... 252
Abbildung 152: Listenausgabe - Vorgaben ...................................................................... 253
Abbildung 153: Listenausgabe Zahlungsmodalitäten ....................................................... 254
Abbildung 154: Listenausgabe Auswertung A = Abteilungsstruktur nach Alter ................. 254
Abbildung 155: Listenausgabe Auswertung B = Abteilungsstruktur Aktiv/Passiv.............. 255
Abbildung 156: Listenausgabe Auswertung C = Altersstruktur Aktiv/Passiv, Geschlecht . 255
SPG-Verein
IX
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 157: Listenausgabe Auswertung D = Geburts-/Eintrittsjahr ..............................256
Abbildung 158: Listenausgabe Auswertung E = Dauer der Mitgliedschaft ........................256
Abbildung 159: Grafikausgabe - Dialogmaske ..................................................................257
Abbildung 160: Grafikausgabe - Beispiel ..........................................................................258
Abbildung 161: Statistik (2) - Vorgaben ............................................................................ 259
Abbildung 162: Statistik (2) - Druckbild.............................................................................260
Abbildung 163: Daten einlesen – Generelle Warnmeldung...............................................262
Abbildung 164: Alle Daten sichern - Auswahl ...................................................................263
Abbildung 165: Stammdaten sichern - Auswahl ...............................................................264
Abbildung 166: Stammdaten einlesen - Auswahl ..............................................................265
Abbildung 167: Datei-Manager .........................................................................................267
Abbildung 168: PLZ-Verzeichnis ......................................................................................269
Abbildung 169: Prüfliste IBAN/BIC ...................................................................................270
Abbildung 170: Daten exportieren ....................................................................................271
Abbildung 171: Daten exportieren - Feldauswahl .............................................................273
Abbildung 172: Daten importieren ....................................................................................275
Abbildung 173: Beispieldatei - Test.txt .............................................................................275
Abbildung 174: Daten importieren - Zuordnungen ............................................................276
Abbildung 175: Programm-Datum ändern ........................................................................278
Abbildung 176: Neue Dialogmaske: Passwort verwalten ..................................................279
Abbildung 177: DSA erstellen...........................................................................................280
Abbildung 178: Einstellungen generell - (1. Navigationspunkt) ......................................... 284
Abbildung 179: Einstellungen generell - (2. Navigationspunkt) ......................................... 285
Abbildung 180: Einstellungen generell - (3. Navigationspunkt) ......................................... 286
Abbildung 181: Einstellungen generell - (4. Navigationspunkt) ......................................... 287
Abbildung 182: Einstellungen Bestand - (1. Navigationspunkt) ......................................... 288
Abbildung 183: Einstellungen Bestand - (2. Navigationspunkt) ......................................... 290
Abbildung 184: Einstellungen Bestand - (3. Navigationspunkt) ......................................... 291
Abbildung 185: Einstellungen Bestand - (4. Navigationspunkt) ......................................... 292
Abbildung 186: Einstellungen Bestand - (5. Navigationspunkt) ......................................... 293
Abbildung 187: Sicherheitsabfrage bei Zusatzfeldern .......................................................294
Abbildung 188: Einstellungen Bestand - (5. Navigationspunkt) ......................................... 295
Abbildung 189: Kennzeichnung von ausgetretenen Mitgliedern........................................ 296
Abbildung 190: Hilfe - Hilfethemen ...................................................................................298
Abbildung 191: Start Online-Update .................................................................................299
Abbildung 192: Beispiel einer Firewall-Warnmeldung .......................................................300
Abbildung 193: Kein Update vorhanden ........................................................................... 300
Abbildung 194: Downloadauswahl ...................................................................................301
Abbildung 195: SPG-Verein Rebuild ................................................................................ 310
Abbildung 196: SPG-Verein Rebuild – Durchlauf beendet ................................................ 311
Abbildung 197: LSB-Statistik - Auswahl des Bundeslandes ..............................................312
Abbildung 198: LSB-Statistik Niedersachsen – Menüübersicht......................................... 313
Abbildung 199: LSB-Statistik Niedersachsen – Daten zuordnen.......................................314
Abbildung 200: LSB-Statistik Niedersachsen – Sportart auswählen ................................. 315
Abbildung 201: LSB-Statistik Niedersachsen – Statistik ausgeben ...................................316
Abbildung 202: LSB-Statistik Niedersachsen – Menüübersicht......................................... 318
Abbildung 203: LSB-Statistik Bayern – Daten zuordnen ...................................................319
Abbildung 204: LSB-Statistik Bayern – Sportart auswählen..............................................320
Abbildung 205: LSB-Statistik Bayern – Statistik ausgeben ...............................................321
X
SPG-Verein
Grundlagen
Vorwort
Grundlagen
Vorwort
SPG-Verein ist ein Windows-Programm, mit dem man durch den Einsatz
modernster EDV sichere und detaillierte Informationen über das Vereinsgeschehen erhalten kann.
Die nachfolgend beschriebene Anwendung ist unter Berücksichtigung der
neuesten EDV-Entwicklung erstellt worden und erlaubt deshalb den
Einsatz auf fast allen Personal-Computern (PC).
Für die Erstellung/Änderung von Briefen, Listen, Etiketten und
Formularen bedient sich das Programm des Tools 'List & Label', welches
in einem separaten Handbuch beschrieben ist.
Mit dem separat zu startenden Modul ’SPG-Verein Rebuild’ kann in
bestimmten Fehlersituationen Abhilfe geschaffen werden. Nähere
Informationen hierzu können Sie dem Anhang des Handbuches
entnehmen.
Das Benutzerhandbuch soll Ihnen als Nachschlagewerk dienen. Um die
Aussagefähigkeit des Textes zu verstärken, wurden die Abbildungen fast
sämtlicher Bildschirminhalte und Druckbilder an den entsprechenden
Stellen des Handbuches eingefügt.
SPG-Verein
1
Grundlagen
Hinweise zum Handbuch
Hinweise zum Handbuch
Um fortlaufende Wiederholungen zu vermeiden, ist das Handbuch
prinzipiell nach Sachgebieten und Einzelarbeitsabläufen gegliedert.
Soweit möglich wurde sich dabei an dem Menüaufbau orientiert.
Die Bereiche des Handbuches sind nach Kapiteln und Abschnitten
gemäß Inhaltsverzeichnis geordnet. In der Kopfzeile des Handbuches
finden Sie oben links die Bezeichnung des Kapitels; der aktuelle
Abschnitt ist rechts in derselben Zeile aufgeführt. Das Handbuch ist
durchgängig nummeriert.
Der Bezug zu immer wiederkehrenden Sachverhalten wird durch
Querverweise hergestellt. Dadurch war es möglich, den Umfang dieses
Handbuches so gering und übersichtlich wie möglich zu halten. Die
Verweise erfolgen stets auf Kapitel/Abschnitt und sind kursiv dargestellt.
Sofern im Handbuch Programmfunktionen genannt werden, sind diese
durch eckige Klammern gekennzeichnet:
[MITGLIEDER]
[Änderungsdienst]
=
=
Hauptmenü
Menüpunkt bzw. Funktion
Bei der Nennung von Tätigkeiten in Bildschirmmasken, Datenfeldbezeichnungen und Programmhinweisen sind diese durch einfache
Anführungszeichen eingegrenzt:
'OK'
'Dateiumfang'
'Umsatzdaten löschen'
Tasten sind stets durch spitze Klammern markiert:
<ENTER>
Unter anderem wurden noch folgende Symbole verwendet:
2

=
Hinweis

=
Achtung
SPG-Verein
Grundlagen
Urheberrecht
Urheberrecht
Das Programm SPG-Verein wurde unter Aufwendung erheblicher Mühe
und Kosten erstellt. Der gewerbliche Nutzen steht dem Urheber zu.
Verwechselungsfähige Nachahmung sowie unmittelbare (auch teilweise)
Übernahme durch Datenträger oder Abschrift verstoßen gegen das
Urheberrecht und verpflichten zum Schadenersatz.
Das Bedienerhandbuch unterliegt ebenfalls dem Urheberrecht.
Übernahme (auch teilweise) und Fotokopien sind untersagt, können
jedoch durch schriftliche Genehmigung des Urhebers gestattet werden.
Die kostenlose Weitergabe an Dritte ist nicht zulässig.
SPG-Verein
3
Grundlagen
Installation
Installationsarten
Erstinstallation
Vor Inbetriebnahme des Programms SPG-Verein ist die Installation auf
der Festplatte vorzunehmen. Grundsätzlich empfehlen wir, die bei der
Installationsroutine eingestellten Vorgaben möglichst beizubehalten.
Die Installation selbst (Anlegen eines neuen Unterverzeichnisses und
Kopieren der Programm-Module) erfolgt durch das Modul 'V-SETUP320.EXE', welches sich auf der CD befindet.
Updateinstallation
Eine Updateinstallation kann bei einer vorhandenen Installation ab
Version 2.6 durch „darüber installieren“ vorgenommen werden; der
bisherige Installationspfad wird automatisch als Zielpfad eingesetzt.
Vor der Updateinstallation ist es ratsam, eine Datensicherung
durchzuführen (siehe [EXTRAS] [Datensicherung]). Bei allen anderen
Versionen ist eine Rücksprache mit dem Lieferanten notwendig.
Während der Installation werden Sie gefragt, ob die Registrierungsdatei
'V-HELP2.DLW' überschrieben werden soll oder nicht. Sollten Sie von
Ihrem Lieferanten keine weiteren Informationen erhalten haben, so
betätigen Sie die Schaltfläche Nein, damit die Datei nicht überschrieben
wird.

Bitte beachten Sie, dass bei einer Updateinstallation nicht mehr
auf die vorhergehende Installation zugegriffen werden kann!
Onlineunterstützung
Ist bei einer der oben genannten Installationsarten der Computer mit dem
Internet verbunden, kann die automatisch aktivierte Option „OnlineUpdate“ genutzt werden. Dadurch werden die aktuellsten Korrekturen
innerhalb einer Hauptversion (3.x) eingespielt.
4
SPG-Verein
Grundlagen
Installation
Parallelinstallation
Bei einer bestehenden Installation kann auch in Erwägung gezogen
werden, eine Neuinstallation, die sgn. Parallelinstallation in ein neues
Verzeichnis durchzuführen. Dies stellt dem Anwender die Möglichkeit zur
Verfügung, sowohl die neue Version, als auch die Vorgängerversion zu
nutzen. Lediglich ein paralleler Aufruf von beiden Anwendungen ist nicht
möglich. Um den gleichen Datenstand bei beiden Installationen zu
haben, ist bei der Variante „Parallelinstallation“ noch ein manuelles
Kopieren von Daten aus den bestehenden in das neue
Installationsverzeichnis erforderlich; dazu kann das Windows Bordmittel –
der Windows Explorer – ohne Bedenken verwendet werden. Dazu ist die
gewünschte Datei bzw. das gewünschte Verzeichnis mit der rechten
Maustaste anzuklicken und „Kopieren“ zu wählen. Anschließend ist im
Zielverzeichnis an der gleichen Position wiederum die rechte Maustaste
zu betätigen und „Einfügen“ zu wählen.
Zu kopieren sind:
•
•

Die gewünschten Mandanten - zu finden im bisherigen
Installationsverzeichnis anhand des dreistelligen Vereinskürzels
sowie
alle individuell erstellten Dokumente - dazu zählen die
o Briefe (Unterverzeichnis \briefe)
o Listen (Unterverzeichnis \listen),
o Formulare (Unterverzeichnis \formular) und
o Etiketten (Unterverzeichnis \etikett).
Zu finden sind diese Dokumente in den genannten
Unterverzeichnissen anhand des selbst vergebenen Namens.
Mit der Version 3.x wurde eine spezielle Installationsroutine für
Clients geschaffen: v-setup-client.exe. Siehe dazu die
Erläuterungen unter ‚Durchführen der Clientinstallation’.
SPG-Verein
5
Grundlagen
Installation
Trennung von Programm- und Datenpfad
Die Trennung von Programm- und Datenpfad wird zu Beginn der
Installation festgelegt. Wird hier kein anderer Pfad als der
Vorgeschlagene ausgewählt, erfolgt die Installation mit der Ablage der
Daten im Programmverzeichnis:
Abbildung 1: Wahl des Datenpfades
Dies ist nicht nur im Netzwerk eine durchaus interessante Option,
sondern auch auf einem Standalone-PC. Hier kann ein zentraler
Datenbereich geschaffen werden, auf den mehrere Benutzer zugreifen
können, die natürlich einen exklusiven Zugriff besitzen sollten. Daneben
ist dies auch interessant beim Einsatz von Speichermedien im Netzwerk
wie USB-Festplatte oder Network Attached Storage [NAS]).
Eine nachträgliche Anpassung des Datenspeicherpfades ist ebenfalls
möglich. Hierzu ist die Datei ‘v-2000.ini‘ im Installationsverzeichnis mittels
eines Editors zu öffnen und der Eintrag [Datenbereich] zu suchen.
[Datenbereich]
Pfad=c:\Anwendungen\spg-verein\
6
SPG-Verein
Grundlagen
Installation
Sobald hier auf ein existentes und verfügbares Verzeichnis verwiesen
wird, sucht SPG-Verein nach Speicherung der Änderung und einem
Neustart des Programms die Daten in dem neuen Pfad. Es sollte nicht
vergessen werden, diese Daten dann auch in das neue Zielverzeichnis
zu transferieren – und dies vorzugsweise durch Kopieren und
anschließendem Löschen im Quellverzeichnis, um Problemen mit der
Rechtestruktur von Windows vorzubeugen.
Darüber hinaus müssen aus dem Installationsverzeichnis folgende
Dateien in das Root-Verzeichnis des Datenbereiches kopiert werden:
SPG-Verein
7
Grundlagen
Installation
Einzelplatz-/Serverinstallation
Für die Einzelplatz-/Serverinstallation sind keine besonderen
Vorkehrungen zu treffen. Nach dem Willkommensbildschirm, der Frage
nach dem Installationsverzeichnis für den Programm- und den Datenteil
sowie des Startmenü-Programmordners erfolgt die Zusammenfassung
der Installationsvorgaben:
Abbildung 2: Auswahl der Installationsart
An dieser Stelle besteht die Möglichkeit, durch aktiveren der
entsprechenden Checkbox ein Installationsprotokoll (Log-File) im
Installationsverzeichnis erstellen zu lassen. Das Log-File wird allerdings
nach dem ersten Programmaufruf gelöscht, da es weiter nicht mehr
benötigt wird.
Die Serverinstallation sollte stets von einem Administrator durchgeführt
werden,
da
für
eine
nachfolgende
Clientinstallation
das
Programmverzeichnis entsprechend freigegeben sein muß. Auch
benötigen die späteren Benutzer mindestens ‚’ändern’-Rechte auf dieses
Verzeichnis. Nähere Angaben sind der nachfolgend beschriebenen
Clientinstallation zu entnehmen.

8
Sofern das Basisbetriebssystem für die Installation ein
Nachfolger von Windows XP (also Vista oder Windows 7) ist,
sollte aufgrund der geänderten Technologie seitens Microsoft
darauf geachtet werden, dass als Zielverzeichnis C\SPG\SPGVerein verwendet wird. Dadurch wird späteren Problemen
vorgebeugt.
SPG-Verein
Grundlagen
Installation
Clientinstallation
Eine Client(-/Server)installation in einem Netzwerk bietet Vorteile, wenn
mehrere Benutzer mit den gleichen Datenbeständen arbeiten müssen, da
diese zentral an einer Stelle vorgehalten werden und so stets alle
Benutzer auf den gleichen Datenbestand zugreifen. Ferner sinkt der
administrative Aufwand für Installation und Sicherung der Datenbestände
deutlich im Vergleich zu einer mehrfachen Einzelplatzinstallation.
Grundsätzlich sollte die Server- und Clientinstallation nur durch einen
Administrator durchgeführt werden.
Eine Clientinstallation setzt immer eine bereits erfolgte Serverinstallation
voraus. Anschließend ist die Setuproutine ’v-setup-client.exe’ auf dem
gewünschten Netzwerkclient mit administrativen Rechten zu starten.
Dabei ist darauf zu achten, dass zuerst das Serverlaufwerk mit dem
freigegebenem Programmverzeichnis zur Verfügung steht und dieses
Verzeichnis auch als Zielverzeichnis für die durchzuführende Installation
genutzt wird.
Die Bereitstellung des Verzeichnisses kann sowohl als ein dem
Administrator - und auch dem späteren Benutzer - zugeordnetes
Netzwerklaufwerk mit dem stets gleichen Laufwerksbuchstaben als auch
via Zuordnung mittels des sgn. UNC-Pfades gemäß dem Syntax
(\\Rechnername\Laufwerk\Verzeichnispfad) geschehen. Ein Praxisbeispiel für einen solchen UNC-Pfad könnte sein: \\PC1\C$\SPG-Verein.
Bei der Angabe des Installationspfades darf niemals ein (aus Clientsicht)
lokales Verzeichnis wie C: oder D: verwendet werden! Ferner muß auch
beachtet werden, dass der serverseitige Installationspfad nicht durch
Verschiebungen geändert wird; als Folge könnte die Clientinstallation
nicht mehr verwendet werden.
Sollte die Installationsvariante mit dem UNC-Pfad gewählt werden, ist zu
berücksichtigen, dass das Verzeichnis auch über die gewählte
Adressierung erreichbar ist; dazu kann folgender Test durchgeführt
werden: Wird in der Adresszeile des Windows Explorers der spätere Pfad
eingefügt und die Eingabe mittels <ENTER> bestätigt, sollte das
Zielverzeichnis angezeigt werden. Ist dies der Fall, kann die betreffende
Pfadangabe auch in der Installationsroutine durch händische Eingabe
verwendet werden. Wahlweise kann auch die durch den Test
herbeigeführte Verbindung des UNC-Pfades über den Windows Explorer
ausgewählt werden.
SPG-Verein
9
Grundlagen
Installation
Grundsätzlich ist es im Rahmen einer Netzwerkinstallation erforderlich,
dass in der Datei ‚v-2000.ini’ der Serverinstallation im Bereich
[Datenbereich] ebenfalls eine UNC-Pfadangabe für den Datenbereich
verwendet wird. Ausnahmefall ist, wenn der Datenbereich gleich dem
Programmverzeichnis ist. Dann ist keine Angabe bei Pfad erforderlich.
Nur durch die Verwendung des UNC-Verweises für den Datenbereich
kann sichergestellt werden, dass alle Netzwerkclients sowohl den
Programm- als auch den Datenbereich im Zugriff haben.
Nachfolgend eine kurze Beschreibung für die Anpassung der ‚v-2000.ini’
1. Auf der Serverinstallation in das Installationsverzeichnis der
Anwendung wechseln, im Regelfall dürfte dies C:\SPG\SPGVerein lauten.
2. Im Verzeichnis C:\SPG\SPG-Verein die Datei ’v-2000.ini’ mit dem
Windows Editor öffnen:
Abbildung 3: Anpassung der Datei ‚’v-2000.ini’
3. Der Pfad im Bereich [Datenbereich] ist wie folgt durch den UNCPfad zu ersetzen:
\\PCName\\C$\SPG\SPG-Verein
4. Die geänderte Datei ist zu speichern und zu schließen.
5. Durch einen Testaufruf des Programms auf dem Server kann
kontrolliert werden, ob auch nach der Pfadänderung auf den
Datenbereich zugegriffen werden kann.
10
SPG-Verein
Grundlagen
Programmstart
Programmstart
Die Anwendung kann nunmehr über das Icon 'SPG-Verein' per
Doppelklick mit der linken Maustaste (wie in allen Windows-Programmen
üblich) erstmals gestartet werden.
Das Eröffnungslogo bestätigen Sie einfach mittels der Schaltfläche
'weiter':
Abbildung 4: Eröffnungslogo
Anschließend verzweigt das Programm in die Bestandsauswahl.

Bei einer Ersterfassung sind zunächst die Stammdaten wie
Mandant, Abteilung, Beiträge usw. zu erfassen; erst dann schließt
sich die Erfassung der Mitgliederdaten an.
Die weitere
nachzulesen.
SPG-Verein
Vorgehensweise
ist
unter
[BESTAND]
[Auswählen]
11
Grundlagen
Versionshistorie
Versionshistorie / Grundlegende Änderungen
Neben den nachfolgend aufgelisteten, wichtigsten Änderungen je Version
hat der Anwender auch die Möglichkeit, über die Datei „SPG-VereinHistorie-Aenderungen“ alle Änderungen und Fixes der Version 3.2 in
einer Kurzfassung zu betrachten oder auch auszudrucken. Diese Datei
kann unter dem Menüpunkt „Hilfe -> Handbücher/Anleitungen“
aufgerufen werden.
Version 3.0
• Neugestaltete Installationsroutine (Gesonderte Routinen für
Einzelplatz(Server-)Installation und Clientinstallation
• Überarbeitete Berechtigungsprüfung
• Individualisierbare Mitgliederübersicht
• Überarbeitete Bildschirm- und Druckerausgabe
• Änderungen in der Verzeichnisstruktur
• Beschleunigung der Listenvorschau
• Neu: Dokumentenarchiv
• Neu: An vielen Stellen ist ein grafischer Kalender einblendbar
• Neu: List&Label, Version 15
• Handcursor in Form und Größe angepasst
• Schriftart „Arial“ in nun fast allen Bildschirmmasken
• Der Vorgabewert für die Anzeige von Listen und Formularen beträgt
einheitlich 100%
12
SPG-Verein
Grundlagen
Versionshistorie
Version 3.1
• Automatisches Update bei Programmstart
• SEPA-Erweiterungen in diversen Menüfunktionen und Listen
• Neue Brief- / Rechnungs- und Mahnbriefverwaltung
• Erweiterung der Variablen für die Rechnungsformulare
• Neue Funktionen im E-Mail-Versand
• Neue Funktionen und Optimierungen im Bereich [Daten importieren]
• DSA – Deutscher Sportausweis integriert
• Verbandsmeldungen jetzt auch für Sachsen, MecklenburgVorpommern, Thüringen und Brandenburg
• Bei diversen Funktionen wurden die Optionen ins Hauptmenü
verlagert
• www.spg-direkt.de – Ihr Link ins Internet für Information und
Kommunikation
• Aktuelle Datenbestände für die Bereiche ‘Bankleitzahlen‘ und
‚Postleitzahlen‘
• Auf der CD vorhandene Dokumentationen im PDF-Format werden
nun ebenfalls in das Installationsverzeichnis – ‚doko‘ kopiert“
• Prüfziffernroutinen wurden erweitert
Ferner wurden diversen Korrekturen, sogenannte Fixes, in diversen
Menüfunktionen durchgeführt.
SPG-Verein
13
Grundlagen
Versionshistorie
Version 3.2
• Entfernen von Blz/KontoNr. und Ersatz durch BIC/IBAN mit
gleichzeitige Anpassung aller Bildschirmmasken und
Funktionsaufrufe
• Geänderter Ablauf bei der Ausgabe von
Computerbriefen/Rechnungen/Mahnungen
• Vergrößerung der Bildschirmmasken – Schriftgröße wurde von
Arial_8 auf Arial_9 geändert
• IBAN only – Verzicht bei inländischen Zahlungen auf die Eingabe
der BIC.
• Eingabefelder für Nationalität und Geburtsort
• Erstellung von QR-Codes z.B. auf Ausweise
• Vorgabe individueller Texte für Einmalbetrag und Zusatzbetrag bei
der Beitragserhebung.
• QR-Girocode: Alle Daten für eine Überweisung können jetzt als sgn.
Girocode auf einem Rechnungsformular angedruckt werden
• Neuer Buchungsschlüssel bei ‘Zahlungen erfassen‘.
• Sicherungsdateien werden jetzt alle mit den Variablen <DATUM>
und <UHRZEIT> im Dateinamen versehen
• Standardvorgabe für Zahlweise jetzt jährlich (nicht mehr monatlich).
• Neu: Plz/Blz-Daten
• Neu: List&Label Version 20
14
SPG-Verein
Grundlagen
Vereinskennzeichen
Vereinskennzeichen
SPG-Verein ist mandantenfähig, d. h. Sie können mehrere Mandanten
(Datenbestände) bearbeiten, die voneinander losgelöst sind. Die
Mandanten werden durch das Vereinskennzeichen bestimmt.
Nach Start des Programms wird zunächst die Auswahl eines Vereins in
der Bildschirmmaske vorgeschlagen. Erfolgt hier ein Abbruch, sind in
dem Hauptmenü nur die Menüpunkte [BESTAND] und [HILFE]
anwählbar. Weitere Einzelheiten sind im Kapitel [Bestand] nachzulesen.
Das Vereinskennzeichen muss aus 3 Stellen bestehen und könnte zum
Beispiel lauten:



VFB
123
B01
Folgende Zeichen dürfen für die Bildung des Vereinskennzeichens
verwendet werden.


die Buchstaben A - Z
die Ziffern 0 - 9
SPG-Verein
15
Grundlagen
Bedienung
Allgemeines
Wie bei Windows-Programmen üblich, lässt sich auch SPG-Verein
prinzipiell sowohl mit
- der Maus

- der Tastatur

als auch
bedienen.
Menüführung und Bildschirmmasken innerhalb einer grafischen
Oberfläche lassen sich gewöhnlicherweise mit einer Maus
unkomplizierter bedienen als mit der Tastatur. Wiederum gibt es
Situationen, wo die Handhabung über die Tastatur leichter fällt. Sie
sollten daher aufgrund Ihrer Erfahrung mit diesen Komponenten von Fall
zu Fall selbst entscheiden, welches Peripheriegerät in welcher Situation
ökonomischer einzusetzen ist.
Mausfunktionen
Die Mausbedienung erfolgt in der üblichen Benutzung einer grafischen
Oberfläche, d. h. auf der gewünschten Position ist der Mauszeiger zu
platzieren und mit der linken Maustaste anzuklicken.
Auch die anderen bekannten Aktionen mit der Maus (Zeigen, Ziehen und
Doppelklicken) sind - wie unter Windows üblich - in dem Menü und den
Bildschirmmasken ausführbar.
Insofern wird auf die einschlägige Windows-Literatur verwiesen.
16
SPG-Verein
Grundlagen
Bedienung
Tastenfunktionen
Mit der Tastatur können sie im Wesentlichen alle Maskeninhalte
erreichen (anwählen) und diese aktivieren/deaktivieren. Über sogenannte
Hotkeys (<ALT> + <“Taste“>) werden die einzelnen Menüs direkt
ausgewählt.
Als Editiertasten stehen alle gängigen Standardfunktionstasten zur
Verfügung (<Cursor-Tasten>, <Pos1>, <Ende>, <Einfg>, <Entf> etc.).
Datumsfelder sind je nach Vorgabe im Format TTMMJJJJ oder TTMMJJ
zu erfassen. Die Zwischenpunkte werden in der Regel automatisch nach
Bestätigung eingefügt.
Eingabe: 01082001

Umsetzung:
01.08.2001
Die Tastenkombinationen <Strg+Untbr> sowie <Strg+Alt+Entf>
dürfen innerhalb der Anwendung nicht betätigt werden. Ansonsten
kann es zu einem Datenverlust kommen, der ein Aufsetzen auf
Basis der letzten Datensicherung erforderlich macht.
SPG-Verein
17
Grundlagen
Druckausgaben
Druckausgaben
Druckausgaben in SPG-Verein sind unter verschiedenen Menüpunkten
möglich. Dabei handelt es sich grundsätzlich um




Listen
Briefe
Etiketten
Formulare
Das Programm fragt nach obiger Auswahl in einer Bildschirmmaske
verschiedene Kriterien zur inhaltlichen Aufbereitung der Druckausgabe
ab; die technische - vom Dateninhalt unabhängige - Aufbereitung findet
anschließend in einem zweiten Dialogfenster (’Ausgabe-Einstellungen’)
statt. Für die inhaltliche Aufbereitung ist neben der Festlegung des
Dateiumfanges auch ggf. die Angabe einer Ausgabeart, Auswertung oder
Sortierung erforderlich.
Abbildung 5: Abfrage in einer Bildschirmmaske zur Druckausgabe
18
SPG-Verein
Grundlagen
Druckausgaben
Dateiumfang
Von einigen Ausnahmen abgesehen (z. B. Listen aus der
Beitragserhebung) kann die Druckausgabe auf einen bestimmten
Dateiumfang (z. B. Mitgliedsnummer von ... bis ...) begrenzt werden. Zu
jeder Druckausgabe wird im Handbuch auf die möglichen
Ausgabekriterien hingewiesen.
Ausgabeart
Hier kann festgelegt werden, ob die Ausgabe in numerischer oder
alphabetischer Reihenfolge erfolgen oder aber auf einer vorher
durchgeführten Selektion oder Sortierung basieren soll.
Auswertung
Hierunter erfolgt die Festlegung, ob die Ausgabe für den Gesamtbestand
oder alle Abteilungen nacheinander vorgenommen werden soll bzw. auf
eine bestimmte Abteilung zu beschränken ist.
Spezielle Vorgaben (Optionen) zu den Druckausgaben werden ggf. in
den Bildschirmmasken angeboten und sind an den entsprechenden
Stellen des Handbuches beschrieben.
SPG-Verein
19
Grundlagen
Druckausgaben
Ausgabe-Einstellungen
In der nachfolgenden Dialogmaske ‚’Ausgabe-Einstellungen’ werden die
für die technische Ausgabe des Ausdrucks notwendigen Einstellungen
vorgenommen:
Abbildung 6: Abfrage Ausgabe-Einstellungen
Im Bereich ‚’Ausgabemedium’ ist zuerst festzulegen, welcher
Drucker(treiber) verwendet werden soll. Grundsätzlich wird der über die
Systemsteuerung des Betriebssystems zu verwaltende Standarddrucker
eingeblendet; über die Schaltfläche Ändern kann ein anderer Drucker
ausgewählt werden. Nachfolgend wird das Ausgabemedium festgelegt.
So kann an dieser Stelle die klassische Vorschau, die Druckausgabe auf
den vorher selektierten Drucker, oder auch die Ausgabe als JPEG-Datei,
als HTML-Format oder als PDF-Dokument eingestellt werden.
Gerade das PDF-Format kann mittels des kostenlos verfügbaren Adobe
Readers oder betriebssystemeigenen Anzeigemedien auf nahezu jedem
Computer oder mobilem Gerät geöffnet werden und zeichnet sich somit
durch eine hohe Portabilität aus.
Weitere Ausgabemedien sind in der Anwendung verfügbar und werden
regelmäßig überprüft und ggf. angepasst.
20
SPG-Verein
Grundlagen
Druckausgaben
Wenn sich der Anwender unsicher ist, welches Ergebnis seine Vorgaben
erzielen, sollte er die Druckausgabe vorweg über Vorschau sichten. In
einem weiteren Aufruf der Funktion kann er dann unter Eingabe
derselben Vorgaben den Ausdruck vornehmen.
Im Bereich ‚’Optionen’ kann die Ausgabe z. B. des Listenumfanges bei
allen Auswertungen etwa durch Vorgabe 'von Seite ... bis Seite ...'
begrenzt werden. Mittels Semikolon können auch mehrere
Seitenbereiche vorgegeben werden.
Die Checkbox „Einstellungen permanent speichern“ falls deaktiviert hat
keine Bedeutung.
Bei allen Listenausgaben werden in den Kopfzeilen folgende variable
Angaben mit angedruckt:




Listenbezeichnung
Tagesdatum
fortlaufende Seitennummer
Feldinhalt (Aufteilung der Druckspalten)
Die Aufbereitung des Anschriftenfeldes erfolgt gemäß den aktuellen
Postvorschriften (u. a. keine Leerzeile zwischen Straße und Plz/Ort
mehr). Ferner erhalten Auslandsanschriften nach der Ortszeile eine Zeile
mit der Länderbezeichnung in Großbuchstaben (Voraussetzung: beim
Mitglied ist das Feld ’Land’ gefüllt.
Diesen neuen Konventionen entsprechen alle Standardbriefe; individuelle
Dokumenten müssen durch den Anwender angepaßt werden. Dabei
erfolgt die Aufbereitung der Variable „Land“ analog des Aufbaus der
Variable „Bezirk“. Die ersten fünf Stellen nehmen das Länderkennzeichen
auf; danach folgen ein Trennstrich und die Länderbezeichnung gemäß
Ländertabelle.
SPG-Verein
21
Grundlagen
Berechtigungsprüfung
Berechtigungsprüfung
Innerhalb der Anwendung SPG-Verein ist aus Sicherheitsgründen ein
Bedienerkonzept mit Passwort-Logik integriert worden. Ob von dieser
Möglichkeit Gebrauch gemacht wird, bleibt dem Anwender überlassen.
Die Entscheidung zur Integration dieser Variante kann bei
Inbetriebnahme der Anwendung getroffen werden. Sowohl eine
nachträgliche
Integration
als
auch
die
Aufhebung
der
Berechtigungsprüfung ist jederzeit möglich.
Erstbetrieb
Es ist kein Kennwort hinterlegt; eine Passwortabfrage geschieht nicht.
Soll die Anwendung unter Einbeziehung der Berechtigungsprüfung
eingesetzt werden, ist hier das vorgesehene Passwort unter [EXTRAS]
[Passwort verwalten] einzugeben (max. 6 Stellen). Zum Schutz vor
Tippfehlern muß die Eingabe eines neuen Passwortes stets wiederholt
werden. Künftig wird nach jedem Programmstart oder Wechsel des
Vereinskennzeichens die Vorgabe dieses Passwortes verlangt, wenn es
bei dem jeweiligen Mandanten hinterlegt ist.
Die Eingaben in dieser Maske werden verständlicherweise nicht im
Klartext, sondern nur durch '*' symbolisiert:
Die weitere Passwortverwaltung ist ebenfalls unter [EXTRAS] [Passwort
verwalten] beschrieben.

22
Dass der Computer das Passwort nicht vergisst, können wir
garantieren, aber gegen menschliche Schwächen kann nur der
Anwender selber Vorsorge treffen. Sollte trotzdem einmal der Fall
eintreten, dass das aktuelle Passwort vergessen wurde, so
wenden Sie sich bitte an Ihren Lieferanten.
SPG-Verein
Grundlagen
Menüführung
Menüführung
Nach Auswahl des Bestandes durch Vorgabe des Vereinskennzeichens
und erfolgter Berechtigungsprüfung befinden Sie sich im Hauptmenü von
SPG-Verein:
Abbildung 7: Hauptmenü
Im oberen Teil des Bildschirms erscheint unterhalb der Titelleiste die
Menüleiste. Jeder der acht Menüpunkte (BESTAND, MITGLIEDER,
BEITRÄGE, STAMMDATEN, KARTEI, EXTRAS EINSTELLUNGEN und
HILFE) beinhaltet eine Reihe von Programmfunktionen, die nach dem
Anwählen dieses Oberbegriffes untereinander aufgelistet sind. Die
Abgrenzung mittels Trennstriche innerhalb der Liste soll eine
Gruppierung zusammenhängender Funktionen darstellen. Diese Form
wird als Pull-Down-Menüführung bezeichnet.
Auf die Menüleisten folgt die sgn. Iconleiste, die wichtige Funktionen aus
den Hauptmenüpunkten direkt zugänglich macht. Die Iconleiste ist
kontextsensitiv, d. h., die dargestellten Icons richten sich nach den
jeweils möglichen Funktionen der Anwendung.
SPG-Verein
23
Grundlagen
Menüführung
Auf der Arbeitsoberfläche von SPG-Verein (Desktop) ist nach Auswahl
eines Mandanten eine Mitgliederliste in Tabellenform zu sehen. Per
Doppelklick mit der linken Maustaste auf das gewünschte Mitglied
verzweigt die Anwendung in den Menüpunkt [MITGLIEDER]
[Änderungsdienst] Mitglieder pflegen.
Einzelne Icons beziehen sich auf das in der Mitgliederliste markierte
Mitglied und rufen die entsprechenden Daten mit auf. Beispielsweise wird
ein markiertes Mitglied beim Betätigen des Icons ’Mitgliedskonto’
automatisch mit aufgerufen.
Die Sortierreihenfolge der Mitgliederliste im Hauptmenü wird automatisch
beim Beenden der Anwendung gespeichert und steht somit nach einem
Neustart wieder zur Verfügung.
Durch die integrierte „Geburtstage-Funktion“ ist es problemlos möglich,
schnell einen Überblick in Form einer Auswertung über die Geburtstage
der Mitglieder zu erhalten.
 Das Layout und die Bestandteile der Tabelle können je Mandant
durch den Anwender an den persönlichen Bedarf angepaßt
werden. Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche ’Layout’ wird
ein Dialogfenster mit vier Registerkarten geöffnet; dort können die
Farbgestaltung, die Schriftart und das Scrollverhalten eingestellt
sowie diverse Optionen festgelegt werden. Über die Schaltfläche
’Spalten’ wird der Benutzer in die Lage versetzt, die
Spaltenkonfiguration selbst zu definieren. Es können bestehende
Spalten gelöscht und neue hinzugefügt werden. Über die
Schaltfläche ’Sichern’ wird die aktuelle Konfiguration gespeichert.
Zur weiteren Vereinfachung der täglichen Arbeit kann die
Mitgliederübersicht mittels Einsatz einer standardisierten oder individuell
erstellten Selektions-/Sortiert-Datei angepasst werden. Es handelt sich
dabei um die gleichen Dateien, die auch unter [MITGLIEDER] [Mitglieder
selektieren] zum Einsatz kommen.
Diese Filterung der Mitgliederübersicht im Hauptmenü kann z. B. dazu
dienen, gerade volljährig gewordene Mitglieder übersichtlich aufzulisten
und entsprechend notwendige Bearbeitungsschritte vorzunehmen. Soll
die standardmäßige Mitgliederübersicht wieder zum Einsatz kommen, ist
lediglich mit der linken Maustaste die Schaltfläche alle zu Betätigen.
24
SPG-Verein
Grundlagen
Menüführung
Innerhalb des Hauptmenüs kann jetzt eine Schnellrecherche im
geladenen Mitgliederbestand durchgeführt werden. Dazu muss in dem
entsprechenden Eingabefeld eine aus mindestens drei Zeichen
bestehende Folge eingegeben werden; der Gebrauch von sgn.
Jokerzeichen, die für einen beliebigen anderen Buchstaben stehen, ist
zulässig. Als Jokerzeichen kann hier ein '?' verwendet werden. Nicht
notwendig ist eine Beachtung von Groß- und Kleinschreibung, da diese
nicht überprüft wird:
Die Eingabe ist entweder mit <ENTER> oder mittels Mausklick auf das
rechts daneben befindliche Symbol (Lupe) zu bestätigen; anschließend
erscheint in der Mitgliederübersicht der Trefferkreis. Mittels eines linken
Mausklicks auf die Schaltfläche alle kann die durchgeführte Selektion
rückgängig gemacht werden.
Der Wechsel zwischen den Menüpunkten und Auswahl der Funktionen
erfolgt mittels der <Cursortasten> oder durch Anklicken mit der Maus.
Befindet sich hinter dem Funktionsnamen ein Pfeil, kennzeichnet dies ein
Bestehen weiterer Auswahlmenüs (Untermenü). Beim Anwählen der
Funktion wird das bestehende Untermenü aufgeklappt. Sofern kein Pfeil
vorhanden ist, wird diese Funktion nach Anwahl direkt ausgeführt.
SPG-Verein
25
Grundlagen
Menüführung
Beim Klicken mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich des
Hauptmenüs werden in einem sog. Kontextmenü die wichtigsten Listen
des Programms zur Auswahl angeboten:
Mitglied neu anlegen
Mitglied ändern
Mitglied löschen
----------------------------------------Einzel-Etikett ausgeben
Einzel-Brief ausgeben
----------------------------------------Liste (1) - adressbezogen
Liste (2) - übrige Daten
Liste (3) - Beiträge
Geburtstagsliste
Infopostliste
Änderungsprotokoll
Saldenliste
Zahlungsliste
Mitgliedskonto
Statistik
Die Auswahl kann durch Anklicken mit der linken Maustaste erfolgen.
Bei der Ausführung von Funktionen öffnet SPG-Verein entsprechende
Bildschirmfenster (Windows). Die angewählte und somit aktive Funktion
wird immer in der Kopfzeile des Fensters angezeigt. Alle Eingaben
beziehen sich jeweils auf das aktuelle Fenster.
26
SPG-Verein
Grundlagen
Menüführung
Mandantenbezogene Einstellungen für das Hauptmenü
SPG-Verein bietet die Möglichkeit, die Einstellungen bzw.
Konfigurationen für das Hauptmenü mandantenbezogen zu speichern.
Damit können die Präferenzen eines jeden Mandanten bzw. die
Vorlieben des Anwenders für ein bestimmtes Aussehen der Anwendung
individuell hinterlegt werden und stehen bei einer Anmeldung
entsprechend sofort zur Verfügung.
Die jeweiligen Einstellungen werden im Verzeichnis ‘parameter‘ unter
dem Dateinamen xxx-menu.cfg (xxx=Vereinskennzeichen) gespeichert.
Ist bei Aufruf eines Vereinskennzeichen keine individuelle Einstellung
vorhanden, fehlt also die Datei xxx-menu.cfg, so werden die Werte aus
der Datei ‘v-menu.cfg‘ ausgelesen. Diese Default-Datei befindet sich im
Installationsverzeichnis oder Datenverzeichnis.
Für alle Fenster und Menüs gilt grundsätzlich:
<ESC>
<ENTER>
( oder <nein> ) = ein Schritt zurück, Beendigung
( oder <ja> )
= Bestätigung
Bei Aufruf der Online-Hilfe und Funktionen, die eine eigene Menüleiste
enthalten (Anwendungsfenster), ist die Beendigung wie folgt möglich:

Auswahl im Menü 'Datei' die Funktion 'Beenden'

Doppelklick mit der Maus auf das linke obere Kästchen des
Fensters (Systemmenüfeld)

Betätigen von <ALT> + <F4> über die Tastatur
SPG-Verein
27
Grundlagen
Menüführung
Im unteren Bereich befindet sich die Statusleiste (Fußleiste). Hieraus sind
folgende Angaben abzulesen:
Bestand: xxx
/ Anzahl Mitglieder: xxxx
INS / ‘ohne Inhalt’
CAPS / ‘ohne Inhalt’
NUM / ‘ohne Inhalt’
Prog.-Datum:
Uhrzeit
28
Der ausgewählte Bestand, der zur Bearbeitung
ansteht und die Anzahl der Mitglieder
Zeigt die aktivierte <Einfg>-Taste an
Zeigt die aktivierte <CapsLock>-Taste an
Zeigt die aktivierte <NumLock>-Taste
(numerischer Zahlenblock) an
Aktuelles Programmdatum 10-stellig (z. B.
31.12.2009); normalerweise identisch mit
Systemdatum, sofern nicht unter [EXTRAS]
[Programm-Datum ändern] eine Anpassung
erfolgte
Aktuelle Uhrzeit des Systems
SPG-Verein
Grundlagen
Listenfeld/Subdialog
Listenfeld/Subdialog
Bei dem sogenannten einzeiligen Listenfeld wird - wie unter Windows
üblich - in einem rechteckigen Feld die aktuelle Auswahl dargestellt.
Wenn Sie den Pfeil im Kästchen rechts wählen, öffnet sich eine Liste mit
den verfügbaren Auswahlmöglichkeiten. Diese Liste kann in den
folgenden Varianten am Bildschirm erscheinen:
 Das Listenfeld wird nach unten aufgeklappt; die Liste weist die
gleiche Breite wie das darüberstehende Feld auf. Eine direkte
Auswahl des gewünschten Eintrags ist möglich.
 Es wird eine gesonderte Bildschirmmaske geöffnet, in der die
verfügbaren Auswahlmöglichkeiten stehen. Über diese Maske ist
neben der Auswahl auch eine Neuanlage, Änderung oder
Löschung eines Eintrags möglich. Diese Funktionalität wird auch
als Subdialog bezeichnet und besteht bei diesem Programm in
allen Feldern, die über [Stammdaten pflegen] aufrufbar sind.
Befindet sich der Cursor in so einem Listenfeld, ist der Aufruf der
Auswahlmaske auch über <F2> möglich.
Abbildung 8: Subdialog [Bezirke pflegen] nach Aufruf unter [Mitglieder pflegen]
Sie haben die Möglichkeit, sich mit den <Blätter- und Cursortasten>
innerhalb des Fensters zu bewegen. Über die Bildlaufleiste am rechten
Rand des Fensters besteht durch Anklicken mit der Maus ebenfalls diese
Gelegenheit.
SPG-Verein
29
Grundlagen
Online-Hilfe
Online-Hilfe
Die Online-Hilfe unter SPG-Verein soll dem Anwender möglichst gezielt
umfangreiche Informationen zur Verfügung stellen. Deshalb wird dies
auch als kontextbezogene Hilfe bezeichnet.
Das Hilfesystem beinhaltet bis auf die grafischen Abbildungen die
komplette Handbuchdokumentation.
Abbildung 9: Online-Hilfe
Die Hilfefunktion kann generell über den Menüpunkt [HILFE] als
Gesamtangebot ausgewählt werden. In den einzelnen Bildschirmmasken
wird über die Schaltfläche 'Hilfe' außerdem gezielt zu der jeweils
aufgerufenen Maske situationsbezogen eine Hilfestellung gegeben.
Grundsätzlich ist in den Masken der Aufruf auch über <F1> möglich.
Weitere Aussagen zu der Hilfefunktion können Sie weiter hinter in diesem
Handbuch in dem Kapitel [HILFE] nachlesen.
30
SPG-Verein
Bestand
Übersicht
[BESTAND]
Übersicht
Unter
dem
Menüpunkt
[BESTAND]
können
Mandanten
(Vereinskennzeichen) angelegt, ausgewählt und gelöscht werden.
Außerdem ist hierüber die Beendigung des Programms möglich.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Neu
Auswählen
Löschen
--------------------------Beenden
SPG-Verein
31
Bestand
Neu
[Neu]
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 10: Neuen Bestand anlegen
In dieser Maske können Sie beliebig viele Mandanten anlegen. Unter
Kennzeichen geben Sie eine geläufige Bezeichnung (max. 3 Zeichen
alphanumerisch) des Vereins vor. Weitere Informationen sind unter dem
Kapitel Grundlagen Abschnitt Vereinskennzeichen nachzulesen.
Über 'OK' wird der Bestand namentlich angelegt. In dem Installationsverzeichnis des Programms (Standard: \SPG-VEREIN) erfolgt
automatisch für diesen Verein die Anlegung eines Unterverzeichnisses
mit gleicher Bezeichnung.
Danach verzweigt das Programm in die Berechtigungsprüfung. Für den
neu angelegten Verein können Sie jetzt unter 'neues Passwort' eine
Kennung vorgeben. Dies ist auch noch später unter [EXTRAS] [Passwort
verwalten] möglich.
Weitere Informationen hierüber lesen Sie bitte in diesem Kapitel oder
unter Grundlagen/Berechtigungsprüfung nach.
Nach der Berechtigungsprüfung verzweigt das Programm abschließend
in die Bildschirmmaske [Vereinsdaten pflegen]. Hier sind die Stammdaten
des Vereins (Mandanten) vorzugeben und über 'Speichern' im System
abzulegen. Einzelheiten hierüber sind in dem entsprechenden
Kapitel / Abschnitt nachzulesen.
32
SPG-Verein
Bestand
Auswählen
[Auswählen]
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 11: Bestand auswählen
In der Auswahlliste werden alle angelegten Mandanten angezeigt. Neben
dem Vereinskennzeichen erscheint auch die ausgeschriebene Bezeichnung des Vereins, die bei den Stammdaten erfasst wurde.
Der gewünschte Bestand ist mittels Maus oder den <Cursortasten> und
anschließendem 'OK' auszuwählen. Das Programm verzweigt in die
Berechtigungsprüfung, wo das hinterlegte Passwort abgefragt wird. Bei
dieser Gelegenheit ist auch eine Änderung des Passwortes möglich.
Nähere
Einzelheiten
hierzu
Grundlagen/Berechtigungsprüfung
nachzulesen.
SPG-Verein
sind
unter
dem
Kapitel
oder Extras/Passwort verwalten
33
Bestand
Löschen
[Löschen]
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint nachstehende Bildschirmmaske:
Abbildung 12: Bestand löschen
Hierbei handelt es sich um die gleiche Auswahlliste wie unter der
Funktion [BESTAND] [Auswählen].
Der zu löschende Bestand ist entsprechend zu markieren und über 'OK'
zu bestätigen. Wird der bereits aktuelle Bestand ausgewählt, erfolgt auf
dem Bildschirm der Hinweis:
Der bereits ausgewählte Bestand kann nicht gelöscht werden !
OK
34
SPG-Verein
Bestand
Löschen
Um trotzdem eine Löschung dieses Bestandes vornehmen zu können,
muss zunächst unter [BESTAND] [Auswählen] ein anderer Bestand
gewählt werden. Dann ist die Funktion [Löschen] erneut aufzurufen.
Nach Bestätigung über 'OK' erscheint die folgende Sicherheitsabfrage
am Bildschirm:
Kennzeichen wirklich löschen ?
Ja
Nein
Bei Bestätigung mit 'Ja' verzweigt das Programm nun noch in die
Berechtigungsprüfung, in der Sie das ggf. vorhandene Passwort
vorgeben müssen. Dies soll sicherstellen, dass nur berechtigte Bediener
Löschungen vornehmen können.
Mit Löschung des Vereinskennzeichens wird auch das mit gleicher
Bezeichnung vorhandene Unterverzeichnis auf der Festplatte entfernt.
SPG-Verein
35
Bestand
Programm-Ende
[Beenden]
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint nachstehende Sicherheitsabfrage
auf dem Bildschirm:
Programm wirklich beenden ?
Ja
Nein
Durch Bestätigung mit 'Ja' wird das Programm vollständig beendet; bei
'Nein' verzweigt das Programm zum Hauptmenü zurück, von wo aus
weitere Funktionen aufgerufen werden können.
Das Programmende kann auch über einen Doppelklick auf das obere
linke Schließkästchen oder durch die Tastenkombination <Alt> + <F4>
erfolgen.
SPG-Verein warnt den Benutzer standardmäßig 10 Tage nach der letzten
Stammdatensicherung. mit der folgenden Meldung:
Abbildung 13: Warnung nach Intervallüberschreitung der Stammdatensicherung
Der Benutzer hat hier die Möglichkeit, durch Betätigen der Schaltfläche
’Ja’ direkt zum Menüpunkt [alle Daten sichern (zip-Datei)] zu verzweigen,
oder durch Betätigen der Schaltfläche ’Nein’ das Programm zu beenden.
Der Standard-Warnwert ist individuell einstellbar; dafür ist der Menüpunkt
[EINSTELLUNGEN] [Einstellungen (generell)] und dort die Registerkarte
„Sonstiges“ aufzurufen:
36
SPG-Verein
Bestand
Programm-Ende
Abbildung 14: Intervallwert ändern
Hier kann jeder beliebige Wert eingegeben werden; 0000 deaktiviert die
automatische Warnung.
Näheres zur Datensicherung ist unter [Datensicherung] nachzulesen.
SPG-Verein
37
Mitglieder
Übersicht
[MITGLIEDER]
Übersicht
Unter
dem
Menüpunkt
[MITGLIEDER]
werden
sämtliche
personenbezogenen Daten der Vereinsmitglieder verwaltet. Daneben
können Sie den Mitgliedsbestand selektieren und sortieren und diesen für
die Listen-, Brief- und Etikettenerstellung nutzen und die Ergebnisse
dann per E-Mail versenden.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Änderungsdienst

------------------------------------Mitglieder selektieren 
Mitglieder sortieren
Mitgliederlisten

Etiketten

Computerbriefe

Computerliste

------------------------------------E-Mail-Versand
------------------------------------Infopostliste
38
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Allgemeines
Unter der Funktion [Änderungsdienst] sind folgende Bereiche realisiert:
Mitglieder pflegen
Massenänderungen
Änderungsprotokoll
Neben der standardmäßigen Pflegefunktion der Mitgliederdaten werden
hier auch die vereinfachte Aktualisierung bzw. Löschung von Feldern
ganzer Datensatzgruppen oder einzelner Datenfelder verschiedener
Mitglieder unterstützt.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, alle Bewegungen innerhalb des
Mitgliederstammes als Protokoll auszugeben.
SPG-Verein
39
Mitglieder
Änderungsdienst
[Änderungsdienst]
Mitglieder pflegen
Beim Einstieg unter der Funktion [Mitglieder pflegen] erhalten Sie die
nachstehende Registerkarte 1:
Abbildung 15: Mitglieder pflegen - Registerkarte 1
Aus praktischen Gründen sind die verschiedenen Eingabefelder sinnvoll
gruppiert und in Registerkarten zusammengefaßt worden. Die
Registerkarten sind so betitelt, daß für die Verwaltung ein schneller
Zugriff möglich ist.
Registerkarte 1: Adresse/Kommunikation
Registerkarte 2: Abteilungen/Beiträge
Registerkarte 3: Funktionen/Ehrungen/Sonstiges
Registerkarte 4: Notizen/Bild
Registerkarte 5: Postanschrift/Zusatzfelder
Registerkarte 6: Dokumentenarchiv
Nachfolgend sind die Registerkarten 2 bis 6 abgebildet:
40
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 16: Mitglieder pflegen - Registerkarte 2
Abbildung 17: Mitglieder pflegen - Registerkarte 3
SPG-Verein
41
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 18: Mitglieder pflegen - Registerkarte 4
Abbildung 19: Mitglieder pflegen - Registerkarte 5
42
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 20: Mitglieder pflegen - Registerkarte 6
Unter diesem Programmpunkt können alle Tätigkeiten abgewickelt
werden, die im Zusammenhang mit der Pflege von Mitgliedsdaten
stehen.
Die möglichen Tätigkeiten innerhalb der Mitgliederpflege stehen nach
Aufruf der Bildschirmmaske im unteren Maskenbereich. Zu diesen zählen
hauptsächlich die Neuanlage, Änderung und Löschung von
Mitgliedsdaten und die Änderung der Mitgliedsnummer (ÄndNr). Ferner
ist neben einer vorhandenen komfortablen Suchfunktion auch die
Gelegenheit zum Blättern innerhalb des Mitgliedsbestandes gegeben.
Die Tätigkeit 'MKonto' (Mitgliedskonto) ermöglicht es, sich einen jederzeitigen Überblick der Einzelzahlungen zu verschaffen.
Die Eingabefelder für die Daten der Mitglieder sind auf sechs
Registerkarten verteilt. Zwischen diesen Masken kann durch die Tastenkombination <Alt> + <Hotkey> gewechselt werden (z. B. = <Alt> + <2>).
Alternativ ist natürlich auch das Anwählen mit der Maus über die
Zahlenbutton (1, 2, 3, 4, 5, 6) gegeben.
Bei Aufruf einer Auswahlliste (z. B. Funktionen) ist die Schaltfläche
‚Löschen‘ programmseitig deaktiviert, um eine versehentliche Löschung
zu verhindern.
SPG-Verein
43
Mitglieder
Änderungsdienst
Die Tätigkeiten im Einzelnen
Neu
Nach Aufruf dieser Tätigkeit steht der Cursor zunächst in der Zeile der
Mitgliedsnummer und wartet auf eine Eingabe. Als Default stehen die
Daten des ersten Mitgliedes in der Bildschirmmaske. Bei weiteren
Eingaben bleibt der zuletzt bearbeitete Datensatz als Vorgabe
eingeblendet.
Das Programm überprüft, ob die neu vorgegebene Mitgliedsnummer ggf.
schon belegt ist. Sollte dies der Fall sein, werden die Daten des
entsprechenden Mitglieds am Bildschirm angezeigt, und es erscheint die
Meldung:
Datensatz bereits vorhanden !
OK
SPG-Verein prüft ferner bei der Eingabe auch die Felder Vorname,
Nachname und Geburtsdatum, um eine Doppelbelegung zu vermeiden.
Existiert das anzulegende Mitglied noch nicht, werden die eingegebenen
Daten automatisch in die dafür vorgesehenen Felder übernommen.
 Diese Prüfung kann wahlweise unter [EINSTELLUNGEN] ->
[Einstellungen (Bestand)] deaktiviert werden
Mit erfolgter Eingabe einer freien Mitgliedsnummer werden alle
Datenfelder der Bildschirmmaske der Reihe nach angesprungen. Durch
<ESC> kann in das vorherige Feld zurückgesprungen werden; <ENTER>
bestätigt eine Eingabe und bewegt den Cursor in das nächste Feld.
Natürlich kann auch die Maus zum erreichen eines gewünschten Feldes
benutzt werden.
Nach Betätigung des Buttons 'Speichern' wird ohne vorherige Rückfrage
der Datensatz abgespeichert.
44
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Ändern
Mit der Auswahl 'Ändern' haben Sie die Möglichkeit, nach Eingabe der
Mitgliedsnummer die Daten eines Mitgliedes anzupassen. Das Vorgehen
ist vergleichbar der Tätigkeit 'Neu'. Sollte die Mitgliedsnummer nicht
bekannt sein, kann vorweg über den Button 'Suchen' eine Liste der
gespeicherten Mitglieder aufgerufen werden. Das Verfahren ist unter
'Suchen' beschrieben.
Werden im aktivierten Änderungsmodus die Registerkarten gewechselt,
wird automatisch das erste änderbare Feld markiert.
ÄndNr
Über den Button 'ÄndNr' ist jetzt die Änderung der Mitgliedsnummer
möglich. Mit dieser Funktion werden alle gespeicherten Informationen wie
die Umsätze, die Zahlungen, die Änderungen und die Karteidaten auf die
neue Mitgliedsnummer angepaßt. Unberücksichtigt bleiben dabei die
Selektierten/Sortierten- und die Abrechnungsdateien.
Die neue Mitgliedsnummer kann maximal 10 Stellen betragen, darf
jedoch nicht mit einer 0 beginnen. Auch Buchstaben sind nicht zulässig.
Zur Sicherung des Bestandes wurde eine Abfrage implementiert, die die
Vergabe bereits verwendeter Mitgliedsnummern ausschließt. In diesem
Fall erhalten Sie folgende Fehlermeldung:
Mitglieds-Nr. (neu) bereits vorhanden !
OK
Das Ändern
dokumentiert.
SPG-Verein
einer
Mitgliedsnummer
wird
im
Änderungsprotokoll
45
Mitglieder
Änderungsdienst
Löschen
Auch hier steht der Cursor zunächst in der Zeile 'Mitglieds-Nr.' und
erwartet die Eingabe des zu löschenden Datensatzes. Sofern die
Mitgliedsnummer nicht bekannt ist, kann über 'Suchen' eine Liste der
gespeicherten Mitglieder aufgerufen werden. Das Verfahren ist unter
'Suchen' beschrieben. Nach Eingabe der Mitgliedsnummer erscheinen
die Daten des zu löschenden Mitglieds am Bildschirm und folgende
Sicherheitsabfrage muss beantwortet werden:
Mitglied wirklich löschen ?
Ja
Nein
Wird die Abfrage mit 'Nein' beantwortet, kehrt das Programm in die
Ausgangsmaske zurück, ohne die Mitgliedsdaten zu löschen. Im anderen
Fall erfolgt die Löschung der Mitgliedsdaten und sie sind in Zukunft nicht
mehr verfügbar.

46
Mitglieder mit einem nicht ausgeglichenen Kontensaldo werden
ebenfalls gelöscht.
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Suchen
Durch Aufruf des Buttons 'Suchen' erscheint in einem separaten
Bildschirmfenster eine alphabetische Auflistung sämtlicher Mitglieder:
Abbildung 21: Mitglieder suchen - Auflistung sämtlicher Mitglieder
Es handelt sich hierbei um ein Listenfeld, in dem Sie sich sowohl mit der
Maus als auch der Tastatur bewegen können. Je nachdem, ob Sie
numerisch oder alphabetisch im oberen Feld ausgewählt haben, wechselt
auch die Sortierung im unteren Datenbereich. Dort können Sie auf
verschiedenste Art eine Auswahl treffen:
Vorgabe eines alphabetischen Suchbegriffs und Aktivierung über
'Suchen'. Der Cursor springt dann auf das erste Mitglied dieses Namens
oder Namensteils. Dabei genügt bereits die Vorgabe eines Buchstabens.
Der eingegebene Suchbegriff wird, egal wie die Eingabe erfolgt, vor der
Auswertung in Groß-/Kleinschreibung gewandelt. Sind die ersten beiden
Buchstaben in Großschreibung eingegeben, erfolgt keine automatische
Wandlung. SPG-Verein unterstellt hier die Suche nach einer
Vereinsbezeichnung.
Die gleiche Funktionalität weist die darunter stehende alphabetische
Suchfunktion anhand der vorgegebenen Buchstaben auf.
SPG-Verein
47
Mitglieder
Änderungsdienst
Der direkte Einstieg in den Datenbereich erfolgt mit der Maus durch
Anklicken der rechten Bildlaufleiste. Hier können Sie zeilenweise,
seitenweise oder aber zum Dateianfang/-ende vor- bzw. zurückblättern.
Dies ist auch über die Tastatur mit <Cursor > bzw. <Cursor > und
<Bild > bzw. <Bild > oder <Pos1> bzw. <Ende> möglich.
Die Spalten selbst können mittels "Drag und Drop" getauscht werden.
Nach Bestätigung über 'OK' oder mit <Enter> erscheinen die Daten des
ausgewählten Mitglieds auf dem Bildschirm.
Über den Bereich 'Einstellungen/Konfiguration' ist eine individuelle
Anpassungen der Suchanzeige möglich.
Layout
Abbildung 22: Mitglieder suchen - Einstellungen Layout
48
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Über die 4 Registerkarten ‘Farben’, ‘Schrift’, ‘Scroll’ und ‘Optionen’
können verschiedene Voreinstellungen angepasst werden.
•
Farben - Änderung von Hinter-/Vordergrund und Linien über die
Windows-Farbskala; über ‘Vorlagen’ kann der jeweilige Farbstil
definiert werden.
•
Schrift - Änderung der Schriftart sowohl der Titelzeile als auch
Feldinhalt.
•
Scroll - Festlegung
Bildschirmlaufleisten.
•
Optionen - Diverse Einstellmöglichkeiten (z. B. Modus).
der
Scroll-Möglichkeiten
über
die
Spalten
Abbildung 23: Mitglieder suchen - Einstellungen Spalten
Hierüber ist eine sehr einfache Anpassung des Spaltenaufbaus möglich.
Die unter der Rubrik ‘Freie Felder’ stehenden Spaltenköpfe können als
Listenfeld nach deren Auswahl über ‘Einfügen’ hinzugefügt werden.
Alternativ ist die Integration des Feldes über Drag und Drop möglich.
Über dieses Verfahren sind die angezeigten Listenfelder auch
verschiebbar.
Über den Button Speichern erfolgt das Abspeichern der erfolgten
Änderungen, während mit dem Button Laden eine vorhandene
Konfiguration geladen werden kann.
SPG-Verein
49
Mitglieder
Änderungsdienst
Mkonto (Mitgliedskonto)
Nach Auswahl des Kommandos 'MKonto' verzweigt das Programm in die
Funktion [BEITRÄGE] [Mitgliedskonto / Auskunft] und öffnet eine
Bildschirmmaske mit dem betreffenden Beitragskonto.
Kartei
Nach Auswahl des Kommandos 'Kartei' verzweigt das Programm in die
Funktion [KARTEI] [Karteiblätter pflegen] und bietet die Möglichkeit, ein
Karteiblatt anzulegen, zu ändern oder zu löschen. Einzelheiten hierzu
sind dem entsprechenden Kapitel/Abschnitt zu entnehmen.
Tastatur-Direktsprung
Durch Betätigung der Tastenkombination <ALT> + <1>, <2>,usw. können
die einzelnen Registerkarten über die Tastatur angewählt werden.
Blättern
Innerhalb des Bestandes kann durch <Bild > und <Bild > geblättert
werden. Mit <Pos1> erfolgt ein Sprung auf den Dateianfang; <Ende>
setzt den Zeiger auf das Mitglied mit der höchsten Mitgliedsnummer.
Alternativ ist die Auswahl des Bestandes auch über das Anklicken der
Pfeile-Button mit der Maus möglich. Durch Anklicken des Kästchens 'A'
bzw. 'N' kann festgelegt werden, ob der Bestand alphabetisch (nach
Name) oder numerisch (nach Mitgliedsnummer) sortiert durchblättert
werden soll.
Die Reihenfolge des Blätterns erfolgt synchron zur Tabellenansicht des
Hauptmenüs.
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Mitgliederpflege.
50
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Icon
Über dieses Icon werden in einem besonderen Fenster die getätigten
Änderungen des aufgerufenen Mitgliedes aufgelistet. Auf diese Weise
soll eine evtl. Fehlersuche erleichtert und die Nachvollziehbarkeit
unterstützt werden (siehe auch Änderungsprotokoll).
Icon
Über dieses Icon wird die Funktion ‘Einzelbrief‘ aktiviert. Für den
angezeigten Datensatz kann dadurch ein Einzelbrief ausgegeben werden
(siehe auch Computerbriefe ausgeben).
Icon
Über dieses Icon wird die Funktion ‘Etiketten ausgeben‘ aktiviert. Für den
angezeigten Datensatz kann dadurch ein Einzeletikett ausgegeben
werden (siehe auch Etiketten ausgeben)
Icon
Über dieses Icon werden die Verknüpfungen für das aktuell aufgerufene
Mitglied zu anderen Mitgliedern angezeigt.
Icon
Es wird in den Menüpunkt der Hilfefunktion verzweigt. Angezeigt wird
dabei die momentan ausgewählte Registerkarte.
SPG-Verein
51
Mitglieder
Änderungsdienst
Zwischenablage (Clipboard)
 Über die Tastenkombination <STRG>+<Z> wird aus den aktuell
sichtbaren Adressdaten des Mitgliedes eine Briefadresse gebildet
und in die Zwischenablage (Clipboard) kopiert. Die
Tastenkombination <STRG>+<Z> wurde absichtlich gewählt, um
die
durch
Windows
vorgegebene
Tastenkombination
<STRG>+<C> nicht außer Kraft zu setzen. Über die
Tastenkombination <STRG>+<V> bzw. die EINFÜGEN-Funktion
der jeweiligen Anwendung (z.B. Word) kann die gebildete
Briefadresse eingefügt und weiterverwendet werden.
52
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Felderläuterungen – Bildschirm [Mitglieder pflegen]
Mitgliedsnummer
Jedes Vereinsmitglied wird im System unter einem eindeutigen Merkmal,
der Mitgliedsnummer, geführt und bearbeitet.
Die Mitgliedsnummer ist 10-stellig und frei wählbar. Weit verbreitet ist die
Vergabe einer fortlaufenden Nummer.
Zweckmäßiger erscheint es, die Mitgliedsnummer in Gruppen, z. B. in
eine 3-stellige Hauptnummer, eine 6-stellige Unternummer und in eine 1stellige Gliedernummer zu unterteilen:
Beispiel:
Familie mit einem Kind
H H H U U U U U
0 0 0 0 0 0 1 2
0 0 0 0 0 0 1 2
0 0 0 0 0 0 1 2
U
3
3
3
G
0
1
2
Vater
Mutter
Kind
So lässt sich anhand derselben Haupt- und Unternummer (000000123)
die Zugehörigkeit der Familienmitglieder zu diesem Familienverbund
leicht erkennen.
Neben dem Feld der Mitgliedsnummer wird von diesem Datensatz der
Name nebst Adresse nachrichtlich eingeblendet.
Anrede
Eingaben z. B. Herrn, Frau, Eheleute, Firma. Aus dem Listenfeld können
bereits vorgegebene Anreden ausgewählt werden. Es ist aber auch eine
individuelle Eingabe möglich.
Titel
Individuelle Eingaben (z. B. Dr., Prof. usw.) möglich.
SPG-Verein
53
Mitglieder
Änderungsdienst
Vorname / Nachname
In diversen Druckausgaben werden die beiden Felder u. a. wie folgt
zusammengesetzt:
1. ‘Nachname’, ‘Vorname’
2. ‘Vorname ',
3. ‘Nachname’,
4. in Verbindung mit dem Titel: ‘Titel’ ‘Vorname’ ‘Nachname’
Zusatzadresse
Individuelle Eingabe (z. B. Studienrat, Hausfrau, Ingenieur, etc.) möglich.
Bei Adressaufklebern (Etiketten) wird dieses Feld mit ausgegeben.
Straße
Straßenbezeichnung und Hausnummer (siehe auch Feld 'Postfach').
Postleitzahl
Hier sind die 5 Stellen der Postleitzahl einzugeben (Bereich 0000099999).
54
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Zur Vereinfachung ist eine Postleitzahlen-Datenbank eingebunden:
Abbildung 24: Plz-Datenbank
Diese Datenbank ist im Hintergrund aktiv und überprüft bzw. ergänzt im
Rahmen ihrer Möglichkeiten den Ort zu einer eingegebenen Postleitzahl.
Wichtig dabei ist, dass Eingaben im Adressbereich mit <ENTER>
bestätigt werden. Ein Wechseln der Felder mittels der <Tab>-Taste
bewirkt keine Überprüfung/Änderung der Daten. Auf Wunsch kann die
Datenbank
über die Funktionstaste <F2> und per Maus-Doppelklick in den Feldern
Strasse, Plz und Ort (s. Einblendung am unteren Maskenrand).
Wahlweise kann auch der Push-Button am Ende der Eingabezeile zum
Aufruf verwendet werden.
manuell aktiviert werden. Die Suchmaske ist weitestgehend
selbsterklärend und erlaubt eine Vorgabe von Postleitzahl oder Ort. Sollte
ein Ort - etwa eine Stadt wie Peine - mehrere Postleitzahlen besitzen,
kann man in einem zweiten Schritt über die Eingabe der Straße die
dazugehörige Postleitzahl herausfinden.
Die Position des Dialogfensters ist frei wählbar. Bei einem erneuten
Aufruf erscheint es automatisch an der zuletzt hinterlegten Position.
SPG-Verein
55
Mitglieder
Änderungsdienst
Ort
Entsprechend den postalischen Vorschriften ist hier der Wohnort
aufzuführen. Ortsübliche Abkürzungen sind zulässig.
Postfach
Hier stehen bis zu 8 Stellen für die Eingabe eines Postfachs zur
Verfügung.
Bei Adressaufklebern (Etiketten) wird dieses Feld vorrangig gegenüber
dem Feld 'Straße' bearbeitet. Ein Ausdruck des Feldes 'Straße' entfällt in
diesem Fall.
Postfach Plz
Hier ist die für das Postfach geltende Postleitzahl einzutragen, die sich
immer von der Postleitzahl der Straßenanschrift unterscheidet.
Die Aussage zu den Adressaufklebern unter 'Postfach' gelten
sinngemäß.
Postfach Ort
Wohnort und Postfach Ort können unterschiedlich sein. Eine Angabe ist
bei Postfachadressen erforderlich.
Briefanrede
Hier besteht die individuelle Möglichkeit, die gewünschte Briefanrede zu
formulieren und abzuspeichern. Bei der Neueingabe eines Mitglieds bzw.
bei einer Änderung kann die Briefanrede maschinell aus den Feldern
‘Geschlecht’, ‘Titel’ und ‘Nachname’ gebildet werden. Hierzu ist <F2> zu
drücken oder der Button rechts neben dem Feld zu aktivieren.
z. B. er Herr Prof. Müller
e Frau König
56
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Verknüpfung zu Nummer
Oftmals zeigt sich bei der täglichen Arbeit mit SPG-Verein, daß z. B.
Änderungen eines Mitglieds auch Änderungen bei den jeweiligen
Familienmitgliedern nach sich ziehen. Um diesen Arbeitsschritt auf
Wunsch zu beschleunigen, können jetzt Verknüpfungen von Mitgliedern
zu Mitgliedern aufgebaut werden. Als Basis dafür kann eine
Mitgliedsnummer, aber auch eine fiktive Nummer dienen:
Abbildung 25: Verknüpfung der Mitgliedsnummer
Um Mitglieder zu verknüpfen, ist wie folgt vorzugehen:
1. Das Mitglied, mit dem andere Mitglieder verknüpft werden sollen,
stellt hierarchisch das Hauptmitglied dar. Von daher ist es als erstes
in der Maske „Mitglieder pflegen“ aufzurufen.
2. Nach Betätigung der Schaltfläche Ändern ist die Auswahlliste hinter
der neuen Eingabezeile ’Verknüpfung zu Nummer’ blau hinterlegt
und kann mit der linken Maustaste betätigt werden. Es öffnet sich ein
Dialogfenster, in dem das gewünschte Mitglied ausgewählt werden
kann (siehe dringende Empfehlung). Ist die Mitgliedsnummer
bekannt, kann auf die unterstützende Auswahlliste verzichtet und
stattdessen die entsprechende Nummer direkt in die Eingabezeile
eingegeben werden.
SPG-Verein
57
Mitglieder
Änderungsdienst
3. Die dann in der Eingabezeile zu sehende Nummer ist jetzt die
Schlüsselnummer für alle zu verknüpfenden Mitglieder und bei
diesen folglich zu hinterlegen.
Beispiel: Vater (7777), Mutter (4500), Kind (1230)
Der Vater als Hauptmitglied der zu verknüpfenden Mitglieder wird
aufgerufen; unter „Verknüpfung zu Nummer“ ist die 7777 – also er selbst
- einzugeben. Das Hauptmitglied wurde nun eingerichtet. Die Mutter und
das Kind sind jeweils gesondert aufzurufen; bei ihnen ist als
Verknüpfungs-Nr. ebenfalls die 7777 zu hinterlegen. Statt der
Verknüpfungs-Nr. 7777 kann auch eine fiktive Nummer z.B. 1234567
hinterlegt werden.
Dringende Empfehlung: Die erste Verknüpfung des Hauptmitgliedes
sollte immer mit sich selbst sein.
Nutzen der Verknüpfung:
Sobald Mitglieder miteinander verknüpft sind, kann über das neu
eingefügte Icon ’Verknüpfungen’ (
) ein Dialogfenster aufgerufen
werden, über dass alle zu der jeweiligen Schlüsselnummer verknüpften
Mitglieder angezeigt und auch ausgewählt werden können. Dadurch
entfällt das Durchsuchen des Bestandes nach den gewünschten
Mitgliedern. Um diese Funktion nutzen zu können, darf man sich nicht im
Änderungsmodus befinden.
Land
Hier stehen bis 5 Stellen für die Eintragung der Länderbezeichnung zur
Verfügung, z. B.
NL für Niederlande
CH für Schweiz
Zur vereinfachten Eingabe ist hier eine Tabelle der wichtigsten Länder in
Form einer Drop-Down-Liste integriert. Die Eingabe selber ist nur in
Großbuchstaben möglich. Eingaben in Kleinschreibung werden
automatisch in Großbuchstaben umgesetzt.
58
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Bezirk
Das Feld ermöglicht eine räumliche Aufteilung des Vereins für eventuelle
Auswertungen/Selektierungen. Bereits in den Stammdaten hinterlegte
Bezirks-Bezeichnungen können durch Aufklappen des Listenfeldes
(anklicken des Pfeils am Ende der Zeile) oder mit <F2> abgerufen
werden.
Verteiler
Hier besteht die Möglichkeit, vereinsinterne Vermerke über ein
Verteilsystem, z. B. für Vereinsmitteilungen etc. oder aber für den
Postversand von "Sendungen zu ermäßigtem Entgelt" spezielle
Leitbereiche zu hinterlegen.
Geburtsdatum
Geburtsdatum des Mitglieds. Es sind nur gültige Kalenderdaten erlaubt.
Der Leerwert ist = '00.00.0000' (Geburtsdatum unbekannt). Bei Vereinen,
die eine Statistik nach den Richtlinien des Landessportbundes erstellen
müssen, ist der Eintrag des Geburtsdatums unerläßlich. Nach
Bestätigung der Eingabe wird das Alter maschinell ermittelt und rechts
daneben ausgegeben.
Geschlecht
Für aussagefähige statistische Auswertungen ist die Verschlüsselung
dieses Feldes unbedingt erforderlich. Es bestehen die folgenden
Eingabemöglichkeiten:
'm' = männlich
'w' = weiblich
' ' = Leerwert
Das Geschlecht wird systemseitig bei Auswahl der Anredeformen
Herr/Frau/Fräulein vorbelegt.
SPG-Verein
59
Mitglieder
Änderungsdienst
Berufsgruppe
Das Feld kann nach internen Gesichtspunkten aufgebaut werden. Es
stehen 3 Stellen zur Verfügung. Die Berufsgruppe ist u. a. selektierbar.
Bereits in den Stammdaten hinterlegte Berufsgruppen können durch
Anklicken des Listenfeldes oder mit <F2> abgerufen werden.
Nationalität
Hier stehen bis 5 Stellen für die Eintragung der Nationalität zur
Verfügung, z. B.
NL für Niederlande
CH für Schweiz
Zur vereinfachten Eingabe ist hier eine Tabelle der wichtigsten
Nationalitäten in Form einer Drop-Down-Liste integriert. Die Eingabe
selber ist nur in Großbuchstaben möglich. Eingaben in Kleinschreibung
werden automatisch in Großbuchstaben umgesetzt.
Geburtsort
Hier stehen bis zu 35 Stellen zur Verfügung.
Telefon p/d , Handy 1/2 , Fax / sonst.Nr.
Hier sind folgende Eingabeformate für Vorwahl und Rufnummer möglich:
05171/12345
0 51 71 - 1 23 45
(05171)12345
60
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
E-Mail
z. B. [email protected]
Über das Email-Icon startet der im Betriebssystem hinterlegte E-MailClient. In der Regel ist dies Outlook. Ist bei dem entsprechenden Mitglied
eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird diese automatisch in das
Empfängerfeld übernommen. Als Absenderadresse wird die Adresse
angenommen, die im jeweiligen E-Mail-Client hinterlegt ist.
Sollte die E-Mail-Adresse syntaktisch nicht korrekt eingegeben werden
(z. B. nach dem @-Zeichen wird zwingend ein Punkt erwartet) erfolgt ein
Fehlerhinweis.
Homepage
z. B. www.mustermann.de
Über das Homepage-Icon startet der im Betriebssystem hinterlegte
Standard-Browser mit der hier hinterlegten Internetadresse.
Eintritt
Eintrittsdatum des Mitgliedes. Hier wird der Beginn der Mitgliedschaft
eingegeben. Es sind nur gültige Kalenderdaten erlaubt. Der Leerwert ist
= ‘00.00.0000’.
Eintrittsbrief
Schriftliche Bestätigung für Eintritt in den Verein (Briefform).
Es bestehen die folgenden Eingabemöglichkeiten:
'j' = ja
'n' = nein
SPG-Verein
61
Mitglieder
Änderungsdienst
Austritt
Austrittsdatum des Mitglieds. Hier wird das Ablaufdatum der
Mitgliedschaft eingegeben (siehe hierzu auch das Feld 'Einmalbetrag').
Ab diesem Datum erfolgt keine Beitragserhebung mehr. Es sind nur
gültige Kalenderdaten erlaubt. Der Leerwert ist = ‘00.00.0000’.

Eine physische Stammsatzlöschung erfolgt, falls gewünscht, im
Rahmen
der
Saldenübertragung
beim
Jahreswechsel,
vorausgesetzt, der Stammsatz wurde nicht durch Einzellöschung
gelöscht. Mitglieder mit einem nicht ausgeglichenen Kontensaldo
werden bei Einzellöschung ebenfalls gelöscht.

Unabhängig ob hier ein Datum hinterlegt wird, wird bei der
Beitragserhebung ein Rückstand angefordert.
Austrittsbrief
Schriftliche Bestätigung für Austritt aus dem Verein (Briefform).
Es bestehen die folgenden Eingabemöglichkeiten:
'j' = ja
'n' = nein
Kündigung
Kündigungsdatum des Mitglieds. Hier wird das Datum der schriftlichen
Kündigung eingegeben. Das Feld hat dokumentarischen Charakter. Es
sind nur gültige Kalenderdaten erlaubt. Der Leerwert ist = ‘00.00.0000’.
Kündigungsgrund
Das 1-stellige Feld sollte nach internen Gesichtspunkten aufgebaut
werden.
62
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Datum letzte Änderung
Zur Verfolgung der Änderungshistorie wird hier das Datum der letzten
Änderung angezeigt.
Zahlungsart
Es bestehen die folgenden Eingabemöglichkeiten:
’Leer’ = keine Beitragserhebung
Barzahler
Rechnungszahler
SEPA-Lastschrift
Bei Verwendung der Zahlungsart 'Leer' verzweigt das Programm direkt
zum Feld 'ANR' (= Abteilungsnummer). Eventuell in den Feldern
'Kontonummer', 'Bankleitzahl', 'Kontoinhaber, 'BIC‘, ‚‘IBAN‘ und 'SEPA'
gespeicherte Daten werden gelöscht.
Die Eingabe einer IBAN bzw. BIC und eines eventuell abweichenden
Kontoinhabers ist bei der Zahlungsart ‘SEPA-Lastschrift‘ zwingend
vorgeschrieben. Bei der Zahlungsart ‘Rechnungszahler‘ ist dies nützlich
im Zusammenhang mit der Funktion Belegbeschriftung. Im Falle der
Zahlungsart ‘Barzahler‘ haben diese Angaben nur einen informativen
Wert.
SPG-Verein
63
Mitglieder
Änderungsdienst
Kontonummer/Bankleitzahl
Die beiden Felder können alternativ eingegeben werden, um die BIC und
IBAN maschinell ermitteln zu lassen.
Eventuell in der Kontonummer vorhandene Sonderzeichen wie ' / ' oder ' ' sollten nicht mit eingegeben werden. Sofern die KontonummernPrüfung
unter
der
Funktion
[STAMMDATEN /
Stammdaten
pflegen / Vereinsdaten pflegen] aktiviert wurde, prüft das Programm im
Rahmen
der
Speicherung,
ob
die
Kontonummer
gemäß
Prüfziffermethode gültig ist. Weitere Einzelheiten zu der Prüfmethode
sind dem entsprechenden Kapitel zu entnehmen.
Ferner wird überprüft, ob die Bankleitzahl bereits im System hinterlegt ist.
In diesem Fall wird die Bankbezeichnung unmittelbar hinter der
Bankleitzahl ausgegeben. Es kann nun abgeglichen werden, ob die
Bankverbindung korrekt ist oder nicht. SoIlte die Bankleitzahl nicht
bekannt sein, erscheint ein Bildschirmfenster mit dem Hinweis:
Bankleitzahl nicht gespeichert !
OK
Um sich den derzeitigen Bestand der Bankleitzahlen anzeigen zu lassen,
ist die Lupe anzuklicken bzw. alternativ mit <F2> aufzurufen. In diesem
Subdialog kann dann eine entsprechende Auswahl getroffen werden.
Beim Verlassen des Blz-Feldes werden systemseitig BIC und IBAN
ermittelt.
64
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
BIC / IBAN
Die neuen SEPA-Dateien (Basis XML (eXtended Markup Language)
benötigen anstatt der Kontonummer/Bankleitzahl nun IBAN/BIC. Sollten
nur nationale Zahlungen abgewickelt werden, so kann auf die Eingabe
der BIC verzichtet werden. Hierzu ist unter [EINSTELLUNGEN] ->
[Einstellungen (Bestand)] die Option IBAN-only auf ‘ja‘ zu setzen.
Aufbau der IBAN
Stellen
1-2
Länderkennung
3-4
Prüfziffer
5-12
Bankleitzahl
13-22
Kontonummer
Um sich den derzeitigen Bestand der Bankleitzahlen incl. BIC anzeigen
zu lassen, ist die Lupe anzuklicken bzw. alternativ mit <F2> aufzurufen.
In diesem Subdialog kann dann eine entsprechende Auswahl getroffen
werden.
Kontoinhaber
Sofern der Kontoinhaber nicht mit dem Mitgliedsnamen übereinstimmt, ist
hier dessen Name vorzugeben (Nachname, Vorname).
SPG-Verein
65
Mitglieder
Änderungsdienst
SEPA-VerwZw (1) und SEPA-VerwZw (2)
Hier besteht die Möglichkeit, zwei spezielle Verwendungszwecke für die
SEPA-Lastschrift zu hinterlegen. Diese werden vorrangig gegenüber den
Vorgaben im Rahmen der Beitragserhebung verwendet. Eine
Berücksichtigung bei der Zusammenfassung von Zahlungen mit gleicher
BIC/IBAN erfolgt nicht.
SEPA-Mandatsreferenz
Die Mandatsreferenz incl. Datum ermöglicht dem Zahlungsempfänger die
eindeutige Identifizierung der Zahlung/Belastung. Die Mandatsreferenz
kann frei gewählt werden, muß jedoch eindeutig sein. Sollte innerhalb
von 36 Monaten kein Einzug erfolgen, verliert sie ihre Gültigkeit und muß
neu eingeholt werden. Die Mandatsreferenz kann auch anhand der
Mitgliedsnummer maschinell aufgebaut werden – siehe unter
[EINSTELLUNGEN] -> [Einstellungen (Bestand)].
SEPA-Ausführung
Es bestehen die folgenden Eingabemöglichkeiten:
’Leer’ = keine Auswahl
Erst-Lastschrift
Folge-Lastschrift
Wenn das erste Mal bei einem Mitglied ein Lastschrifteinzug unter der
vergebenen Mandatsreferenz getätigt wird, ist hier ‘Erst-Lastschrift‘ zu
wählen. Nach einem Beitragseinzug wird das Feld maschinell auf ‘FolgeLastschrift‘ gesetzt.

66
Bei der Neuvergabe einer Mandatsreferenz ist auch das Feld auf
‘Erst-Lastschrift‘ zu setzen.
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Abteilungsnummer / Abteilungsbezeichnung
Die Abteilungsnummer, auch Sparte genannt, ist das wichtigste Kriterium
innerhalb der beitragsbezogenen Mitgliederdaten. In einer Vielzahl von
Auswertungen kann durch die Vorgabe der Abteilungsnummer eine
Auswahl getroffen werden. Die Abteilungsnummer ist ein 2-stelliges,
alphanumerisches Feld.
Die in den Stammdaten bereits hinterlegten Abteilungsnummern /
Abteilungsbezeichnungen können durch Aktivierung des Listenfeldes
oder mit <F2> abgerufen werden. Dort sind auch die Neuanlage,
Änderung und Löschung dieser Datenfelder möglich.
Beispiele für Abteilungsnummer / Abteilungsbezeichnung:
fu
ha
01
02
t1
k3
=
=
=
=
=
=
Fußball
Handball
Tanzen
Leichtathletik
Tennis
Kegeln
Eine Abteilungsnummer, die dem System unter den Stammdaten nicht
bekannt ist, wird nicht angenommen. Ggf. muss zuvor eine Neuanlegung
erfolgen (s. o.).
Nach korrekter Eingabe erhält man die Anzeige der unter den
Stammdaten hinterlegten Abteilungsbezeichnung am Bildschirm.
Durch die Eingabe von 2 Leerzeichen werden die Abteilungsnummer und
die dazugehörenden Felder gelöscht.
Status
Für die Eingabe des Feldes 'Status' bestehen folgende Möglichkeiten:
'a'
'p'
SPG-Verein
=
=
aktiv
passiv
67
Mitglieder
Änderungsdienst
Eintritt
Hierunter ist das Eintrittsdatum des Mitgliedes in diese Abteilung
einzutragen. Der Leerwert ist ='00.00.0000'.
Beitragsart / Beitragsbezeichnung / Zahlungsweise / Beitrag
Durch diese Felder wird bestimmt, welchen Beitrag das Mitglied in
welchem Rhythmus zu entrichten hat.
Die einzugebende 'Beitragsart' ist ein 2-stelliges, alphanumerisches Feld.
Die in den Stammdaten bereits hinterlegten Beitragsarten / Beitragsbezeichnungen können durch Anwählen des Listenfeldes oder mit <F2>
abgerufen werden. Dort sind auch die Neuanlage, Änderung und
Löschung dieser Datenfelder möglich. Eine Beitragsart, die dem System
nicht bekannt ist, wird nicht angenommen. Ggf. ist zuvor die
Neuanlegung erforderlich.
Nach korrekter Eingabe erfolgt die Anzeige der in den Stammdaten
hinterlegten Beitragsbezeichnung.
Durch die Eingabe von zwei Leerzeichen können die Beitragsart und die
dazugehörenden Felder gelöscht werden.
68
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Zur Befüllung des Drop-Down-Feldes 'Zahlungsweise' stehen die
folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
'm'
'v'
'h'
'j'
‘s’
=
=
=
=
=
monatlich
vierteljährlich
halbjährlich
jährlich (Standardwert)
Sonstige
Bei der Zahlungsart 's' kann durch Eintragen des Zahlungs-Rhythmus
( ‘m’, ‘v’ , ‘h’ oder ‘j’) in die entsprechende Monatsspalte abweichend vom
allgemeinen Beitragsabruf ein Zahlungsmonat festgelegt werden.
Beispiel:
ZW 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
s  v   v   v   v 
Dieser Eintrag bedeutet, dass der Vierteljahresbeitrag in den
Monaten Februar, Mai, August und November erhoben werden
soll.
Bei ausgewählter Zahlungsweise 's' kann zur Vereinfachung mittels
Doppelklick in das Feld 'Monatsleiste' eine Dialogbox geöffnet werden,
anhand derer der entsprechende Rhythmus festzulegen ist. Eine
manuelle Tastatureingabe für dieses Feld entfällt somit. Der Aufruf der
Dialogbox ist nach Aktivierung des Feldes auch über <F2> möglich.
Bei einer korrekten Eingabe wird der Mitgliedsbeitrag am Bildschirm
angezeigt.
SPG-Verein
69
Mitglieder
Änderungsdienst
Erhebung ab
Hier besteht die Möglichkeit, den Zeitpunkt zu bestimmen, ab dem die in
den Mitgliederdaten festgelegten Mitgliedsbeiträge erstmalig erhoben
werden sollen. An dieser Stelle ist grundsätzlich für die Mitglieder ein
Datum vorzugeben, welche innerhalb eines Zahlungszeitraumes
beitreten (siehe hierzu auch das Feld 'Einmalbetrag').
Nur gültige Kalenderdaten sind erlaubt. Der Leerwert ist = '00.00.0000'.
Sollte kein Datum eingegeben werden, erfolgt die Anforderung der
Beiträge sofort bei der nächsten Beitragserhebung.
Ermäßigt bis
Nur gültige Kalenderdaten sind erlaubt. Der Leerwert ist = '00.00.0000'.
Dieses Feld ist als Wiedervorlage gedacht.
Es gibt Situationen, in denen ein Mitglied bis zu einem bestimmten
Termin einen ermäßigten Beitrag zu zahlen hat. Durch einen
Selektionslauf können die Mitglieder herausgefiltert werden, bei denen
das Datum überschritten ist.
Einmalbetrag
Ein hier verschlüsselter Betrag kann im Rahmen der Beitragserhebung
angefordert werden. Die Einmalbeträge werden grundsätzlich
unabhängig vom Austrittsdatum und vom Datum ‘Erhebung ab‘
eingezogen. Nach einer Anforderung wird das Feld gelöscht und steht
erneut zur Verfügung.
Es ist die Vorgabe von 2 unabhängig voneinander bestehenden Beträgen
möglich.
70
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Diese Felder könnten z. B. Verwendung finden bei




Ein-/Austritt eines Mitgliedes (siehe Beispiele)
Erhebung von Aufnahmegebühren
Erhebung von Sonderbeiträgen
Nachbelastungen, die sich aufgrund von Beitragsänderungen
ergeben.
Bei Mahnungen finden die hier erfassten Beträge erst nach der Beitragserhebung ihre Berücksichtigung.
Beispiele zum Einmalbetrag
1. Eintritt eines Mitgliedes
Ein Mitglied tritt dem Verein am 1.8.98 bei. Der Beitrag beträgt im
Vierteljahr EUR 30,-. Die nächste Beitragserhebung erfolgt im
Monat Oktober für das 4. Quartal. Für den Zeitraum vom 1.8.98
bis 30.9.98 sind anteilig für 2 Monate EUR 20,- zu zahlen. Hier ist
es sinnvoll, unter dem Feld 'Erhebung ab' den 1.10.98 und unter
'Einmalbetrag' EUR 20,- einzutragen.
2. Austritt eines Mitgliedes
Ein Mitglied kündigt am 25.9.98 zum 31.10.98. Der Beitrag
beträgt je Vierteljahr EUR 30,-. Die nächste Beitragserhebung
erfolgt im Monat Oktober für das 4. Quartal. Für den Zeitraum
vom 1.10.98 - 31.10.98 sind anteilig noch EUR 10,- zu zahlen.
Hier ist es sinnvoll, das Feld 'Kündigung' mit dem 25.9.98, das
Feld 'Austritt' mit dem 31.10.98 und das Feld 'Einmalbetrag' mit
EUR 10,- zu belegen. Zusätzlich müssen die verschlüsselten
Beitragsarten gelöscht werden, damit im Monat Oktober keine
erneute Beitragserhebung durchgeführt wird.
Zusatzbetrag
Ein hier eingetragener Betrag kann im Rahmen der Beitragserhebung
(siehe weitere Einzelheiten dort) angefordert werden. Im Gegensatz zum
Feld 'Einmalbetrag' wird nach einer Anforderung dieses Feld nicht
gelöscht.
SPG-Verein
71
Mitglieder
Änderungsdienst
Mahnkennzeichen
Individuelle Eingabemöglichkeit: 0 - 9
Das Mahnkennzeichen wird maschinell innerhalb der Funktion [Mahnlauf]
um 1 erhöht, falls das Auswertungsergebnis positiv ist. Sollte das
Mahnkennzeichen den Wert 9 erreichen, wird dieses Mitglied bei der
nächsten Beitragserhebung nicht berücksichtigt. Das Mahnkennzeichen
kann auch manuell eingegeben und verändert werden.
Sonstiges / Datum
Hier stehen 2 x 30 Stellen für interne Vermerke zu Verfügung. Die
Eingabe ist an keinerlei Restriktionen gebunden.
Beispiele:
001 Fördergruppe A
120 Leistungskader B
Die vorangestellte numerische Kennzeichnung ist für die Fälle anzuraten,
in denen die Daten später als Selektionskriterium verwendet werden
sollen.
Die Ergänzung dieser Daten mit der Angabe eines Datums ist möglich.
Anzahl Ausweise
Eingabemöglichkeiten: 0 - 9
Anzahl Zeitschriften
Eingabemöglichkeiten: 0 - 9
Über dieses Feld besteht die Möglichkeit, die Mitglieder so zu selektieren,
dass z.B. bei Anschreiben oder Zeitschriftenversand eine Familie nur
einmal berücksichtigt wird (Verschlüsselung beim Vater eine 1; bei den
übrigen Familienmitgliedern eine 0).
72
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Web-Status / Web-Passwort
Nur relevant für Anwender, die das AddOn SPG-Verein-Web benutzen.
SPG-Verein-Web ermöglicht je nach eingestelltem Funktionsumfang den
Zugriff auf bestimmte Mitgliederdaten über das Internet; und zwar für
Mitglieder und Administratoren.

Die Anzeige des Web-Passwortes erfolgt in Abhängigkeit vom
jeweiligen Status der Kennwortänderung. Hat der Admin selbst
das Passwort vergeben, so wird es solange angezeigt, bis der
Anwender das Kennwort geändert hat. Eine Änderung des WebPasswortes selbst kann nur über die Schaltfläche ’Neu’ erfolgen.
Abbildung 26:Web-Passwort ändern
SPG-Verein
73
Mitglieder
Änderungsdienst
Funktionen
Unter diesen Feldern können Merkmale zu ausgeübten Funktionen incl.
des Zeitraumes verschlüsselt werden. Korrespondierend hierzu sind die
Funktionsinhalte unter den Stammdaten zu hinterlegen. Eine Übersicht
der hinterlegten Funktionen kann durch Anwählen des Listenfeldes
aufgerufen werden.
Wird ein dem System unbekanntes Funktionsmerkmal eingegeben,
erscheint der Hinweis:
Funktion nicht gespeichert !
OK
Unter Anhang / Musterverzeichnisse ist ein Beispiel für den Aufbau von
Funktionen-Merkmalen nachzulesen.
Ehrungen
In diesen Feldern können Ehrungen jeder Art incl. des Datums
verschlüsselt werden. Die Aussagen unter 'Funktionen' gelten hier
analog.
Notizen
In diesem Feld können alle Informationen eingegeben werden, die
standardmäßig nicht hinterlegbar sind. Die Eingabe kann maximal 800
Zeichen umfassen.
Auf diese Weise können z.B. Erfahrungen und Kenntnisse eines
Vereinsmitgliedes gespeichert werden. Eine Auswertung nach
Stichworten ist über eine Computerliste (Auswertung-Notizen.lst)
möglich, bei der Eingabe des Selektionskriteriums ist auf Groß- und
Kleinschreibung zu achten.
74
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Bild
Hier kann ein Bild nach Wahl hinterlegt werden. Das Dateiformat muß
dabei ein gängiges Grafikformat wie JPG oder BMP sein. Über die
Schaltfläche <wählen/sonst> wird ein neues Fenster geöffnet in dem
einzelne Tätigkeiten durchgeführt werden können. Über die Schaltfläche
<löschen> wird die Verknüpfung der Bilddatei zum Mitgliedersatz
gelöscht.
Vorgehensweise zur Hinterlegung:
1. Im Programmverzeichnis wird bei Anlage eines Mandanten
automatisch ein Unterverzeichnis ’bilder’ eingerichtet. Ist dieses
Unterverzeichnis nicht vorhanden, so muss es manuell angelegt
werden. In dieses Unterverzeichnis werden die Bilderdateien
(mandantenbezogen) verwaltet.
2. Die Schaltfläche <wählen/sonst> anklicken. Danach stehen die
Tätigkeiten <Import>, <Löschen>, <Umbenennen> und
<Wählen> zur Verfügung.
3. Die Schaltfläche <Import> oder <Wählen> anklicken, die
Bilddatei auswählen und über die Schaltfläche <OK> bestätigen
4. Die Bilddatei ist nun dauerhaft mit dem entsprechenden
Datensatz verknüpft.
Die Tätigkeiten im Einzelnen
Import
Diese Tätigkeit öffnet den Windows Explorer und erlaubt so ein
komfortables Suchen und Implementieren der gewünschten Bilddatei in
das Unterverzeichnis ‚bilder‘. Ein manuelles Kopieren in das Verzeichnis
‚bilder‘ entfällt damit.
Löschen
Über diese Schaltfläche wird die
Bilderverzeichnis endgültig gelöscht.
SPG-Verein
gewählte
Bilddatei
aus
dem
75
Mitglieder
Änderungsdienst
Umbenennen
Soll ein anderer Dateiname vergeben werden, so ist einfach die
entsprechende Datei in der Auflistung zu markieren und die Schaltfläche
zu aktivieren. Jetzt kann ein neuer Name vergeben werden. Dabei muß
die Dateiendung (z. B. .jpg) erhalten bleiben, da sonst beim nächsten
Aufruf die entsprechende Datei nicht gefunden werden kann. Sollte dies
doch einmal passieren, so ist unter Zuhilfenahme des Windows Explorer
die Bilddatei im Unterverzeichnis ‚bilder‘ umzubenennen.
Wählen
Bei dieser Tätigkeit wird ein Fenster mit den gespeicherten Bilddateien
geöffnet. Die Bilddatei kann nun bequem gesucht und ausgewählt
werden.
Abweichende Postanschrift
In manchen Fällen kann es vorkommen, dass die Korrespondenz an eine
andere als der hinterlegten Adresse (siehe Registerkarte 1) gesandt
werden soll. Durch die auf der Registerkarte 5 aufgeführten Datenfelder
ist dem Rechnung getragen worden. Anwender, die keine abweichende
Postanschrift nutzen möchten, können diese Felder vernachlässigen
Werden hier Daten hinterlegt, so gilt ab der nächsten
Korrespondenztätigkeit diese abweichende Postanschrift. Voraussetzung
hierfür ist allerdings, dass in den später zugeordneten Briefen, Listen etc.
die Variablen beginnend mit ’Postanschrift‘ zugeordnet sind. Listen,
Briefe etc., die diese Voraussetzungen erfüllen, beginnen alle mit der
vorangestellten Konstante ‚Postanschr‘. ‚

Anwender die mit einer früheren Version (< 2.8) selbstkreierte
Dokumente erstellt haben, müssen bei Nutzung der
abweichenden Postanschrift, die Variablen wie folgt anpassen:
Bisher
’S_Anrede’
’S_Strasse’
76
Neu:
’Postanschrift.Anrede’
’Postanschrift.Strasse’
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Zusatzfelder
Der Bereich „Zusatzfelder“ bietet die Möglichkeit, individuelle,
bestandsbezogene Daten zum jeweiligen Mitglied aufzunehmen, und
zwar mit der vollen Auswertbarkeit in den jeweiligen Listen.
Diese Daten können je nach verwaltetem Bestand und Verein völlig
unterschiedlich sein. Für einen Segelclub mag beispielsweise der
zugehörige Bootstyp des Mitglieds interessant sein, für den nächsten der
jeweilige Fortbildungsgrad bis hin zu Spezialqualifikationen. Natürlich
sollte an dieser Stelle das jeweilige Datenschutzrecht beachtet werden.
Nicht alles, was verwert- und auswertbar ist, darf auch entsprechend
gespeichert und verwendet werden.
Es können mindestens 0, maximal 10 Zusatzfelder eingerichtet werden.
Um eine Anzeige in dieser Registerkarte zu erreichen, werden bestandsbezogen – entsprechende Felder definiert. Wie dies genau
funktioniert, ist später unter [EINSTELLUNGEN] -> [Einstellungen
(Bestand)] beschrieben.
Gespeicherte Dokumente
Die „Gespeicherten Dokumente“ bilden das Dokumentenarchiv. Es
ermöglicht dem Anwender den mitgliedsbezogenen Import und die
Verwaltung von Dokumenten. So ist es ohne Umwege möglich, z. B.
Scans von Urkunden, Legitimationsnachweisen oder etwa erreichte
Trainerzertifikate an einer Stelle für alle Anwender digital
zusammenzufassen.
Über die Schaltfläche Import kann das gewünschte Dokument in
Dateiform hinzugefügt werden. Dazu wird ein neues Dialogfenster - ein
Standard-Explorerfenster - eingeblendet, in dem in der von Windows
bekannten Art und Weise zu dem Verzeichnis navigiert werden kann,
welches die gewünschte Datei enthält. Per Doppelklick mit der linken
Maustaste erfolgt die Zuordnung, die anschließend in der Übersicht wie
folgt angezeigt wird:
SPG-Verein
77
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 27: Mitglieder pflegen - Seite 6 - Dokumentenarchiv: Anzeige
Sobald eine Datei via ‚Import’ hinzugefügt wurde, stehen die
Verwaltungsoptionen ‚Umbenennen’, ‚Löschen’ und ‚Anzeigen’ zur
Verfügung. Zur Definition ist lediglich das gewünschte Dokument einmal
mit der linken Maustaste anzuklicken; anschließend kann dann die
gewünschte Schaltfläche betätigt werden.
•
•
•
‚Umbenennen’ bewirkt eine tatsächliche Umbenennung der Datei
und damit auch des angezeigten Namens.
‚Anzeigen’ bewirkt die Öffnung der Datei mit der standardmäßig
in Windows verknüpften Anwendung.
Löschen’ sorgt für die Entfernung der Datei und der Anzeige in
der Übersicht.
Es ist zu beachten, dass immer nur ein Dokument, nicht mehrere Dateien
auf einmal selektier- und hinzufügbar sind.
Die technische Realisierung des Dokumentenarchivs erfolgt über das
jeweilige Mandantenverzeichnis. Hier werden z.B. durch den Benutzer
hinterlegte Bilder abgelegt. (…\tst\bilder). An der gleichen Stelle kommt
das Verzeichnis ‚archiv’ (…\tst\archiv) als Strukturierungsverzeichnis
hinzu. Sollten jetzt zu einem Mitglied Dokumente abgelegt werden, wird
in dem Verzeichnis ‚archiv’ ein weiteres Unterverzeichnis mit der
jeweiligen Mitgliedsnummer als Verzeichnisname angelegt. Die vom
Anwender ausgewählte Datei wird dann systemseitig in dieses neu
angelegte Verzeichnis kopiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass
die Originale stets an ihrem Ursprungsort verfügbar bleiben:
78
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 28: Mitglieder pflegen - Seite 6 - Dokumentenarchiv: Struktur
SPG-Verein
79
Mitglieder
Änderungsdienst
Satzbeschreibung ‘Mitgliederstamm’ (Teil 1)
80
Lfd.
Nr.
1
2
3
4
5
6
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Feldbezeichnung
Mitglieds-Nr.
Anrede
Titel
Vorname
Nachname
Zus.Adr.
Straße
Plz
Ort
Land
Bezirk
Verteiler
Postfach
Pf Plz
Pf Ort
Geb.Datum
Feldlänge
10
15
35
35
35
35
35
5
35
5
3
10
8
5
35
10
Feldqualität
N
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
16
Geschlecht
1
AN
17
18
19
20
21
22
23
Berufsgr
Telefon privat
Telefon dienstl.
Telefax
sonstige Nr.
Briefanrede
Eintritt
3
15
15
15
15
40
10
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
24
25
Eintr.Brief
Austritt
1
10
AN
AN
26
27
Austr.Brief
Kündigung
1
10
AN
AN
28
29
Kdg.Grund
Zahlungsart
1
1
AN
AN
30
31
32
Konto-Nr.
Blz
Kontoinhaber
10
8
24
N
N
AN
Bemerkung
1. Ordnungsbegriff
2. Ordnungsbegriff
Zusatzadresse
Postleitzahl
Postfach Plz
Postfach Ort
Geburtsdatum
TT.MM.JJJJ
‘m’ - männlich
’w’ – weiblich
Berufsgruppe
Telefon dienstlich
Eintrittsdatum
TT.MM.JJJJJ
‘j’oder ’n’
Austrittsdatum
TT.MM.JJJJJ
‘j’ oder ‘n’
Kündigungsdatum
TT.MM.JJJJ
Kündigungsgrund
‘l’ - Lastschrifteinzug
‘r’ - Rechnungzahler
‘b’ – Barzahler
Kontonummer
Bankleitzahl
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Satzbeschreibung ‘Mitgliederstamm’ (Teil 2)
Lfd.
Nr.
33
SEPA-VerwZw(1)
Feldlänge
27
34
SEPA-VerwZw(2)
27
35
36
Nr. 35 - 40 = 7 mal
ANR
ST
2
1
AN
AN
37
38
39
Abteilungseintritt
Bart
Zahlweise
10
2
1
AN
AN
AN
40
123456789012
12
AN
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
Erhebung ab
ermäßigt bis
Einmalbetrag (1)
Einmalbetrag (2)
Zusatzbetrag
sonstiges 1
sonstiges 2
Datum 1
Datum 2
Anz. Ausw.
Anz. Zeitsch.
10
10
8
8
8
30
30
10
10
1
1
AN
AN
N
N
N
AN
AN
AN
AN
N
N
3
10
AN
AN
TT.MM.JJJJ
3
10
10
10
AN
AN
N
N
TT.MM.JJJJ
8,2 - EUR,CENT
8,2 - EUR,CENT
52
53
54
55
56
57
Feldbezeichnung
Nr. 52/53 = 5 mal
Funktion
Funktionsdatum
Nr. 54/55 = 5 mal
Ehrung
Ehrungsdatum
Spende
Vortrag Vorjahr
SPG-Verein
FeldBemerkung
qualität
AN
Verwendungszweck 1
Datenträgeraustausch
AN
Verwendungszweck 2
Datenträgeraustausch
Abteilungs-Nr.
Status
‘a’ - aktiv
‘p’ – passiv
TT.MM.JJJJ
Beitragsart
‘m’ - monatlich
‘v’ - vierteljährlich
‘h’ - halbjährlich
‘j’ - jährlich
‘s’ – sonstige
Monatskennzeichnung
nur belegt bei Zahlweise
‘s’
TT.MM.JJJJ
TT.MM.JJJJ
6,2 - EUR,CENT
6,2 - EUR,CENT
6,2 - EUR,CENT
TT.MM;.JJJJJ
TT.MM.JJJJJ
Anzahl Ausweise
Anzahl Zeitschriften
81
Mitglieder
Änderungsdienst
Satzbeschreibung ‘Mitgliederstamm’ (Teil 3)
Lfd.
Nr.
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
Feldbezeichnung
Sollstellungsbeträge
Gezahlte Beträge
Datum letzte Sollstellung
Datum letzte Zahlung
Datum letzte Änderung
Mahn-Kz
Handy1
Handy2
Email
Homepage
Internes Feld
Bildname
Uhrzeit letzte Änderung
Web-Felder
interne Felder
Postanschrift
…Anrede
…Titel
…Vorname
…Nachname
…Zus.Adr.
…Straße
…Plz
…Ort
…Land
…Briefanrede
…Sonstiges
Interne Felder
SEPA-Datum Mandatsref.
SEPA-KZ-Ausführung
SEPA-Mandatsreferenz
Nationalität
Geburtsort
Reserve
Notizen
Internes Feld
Feldlänge
10
10
10
10
10
1
15
15
50
50
10
50
5
22
70
Feldqualität
N
N
AN
AN
AN
N
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
15
35
35
35
35
35
5
35
5
40
30
401
10
1
35
5
35
17
800
1
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
AN
Gesamtstellenzahl
3200
Bemerkung
8,2 - EUR,CENT
8,2 - EUR,CENT
TT.MM.JJJJ
TT.MM.JJJJ
TT.MM.JJJJ
Mahnkennzeichen
00:00
Zusatzadresse
Postleitzahl
TT.MM.JJJJ
Erläuterung
Feldqualität
82
AN
N
-
alphanumerisch
numerisch
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Massenänderungen
Diese Sonderfunktion innerhalb der Mitgliederpflege soll eine
vereinfachte Aktualisierung oder Löschung von Informationsfeldern
ganzer Datensatzgruppen unterstützen. Nach Aufruf dieser Funktion
erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 29: Massenänderungen - Vorgaben
Die Änderung oder Löschung von Feldinhalten kann wahlweise für den
Gesamtbestand oder aber für einen vorher selektierten Unterbestand
durchgeführt werden, wobei dies bei allen Datensätzen (Mitgliedern)
erfolgt, auf welche der unter 'alt' vorgegebene Feldinhalt zutrifft.
Denkbar wäre beispielsweise, dass sich eine Bezirkszuordnung ändert
und somit alle Mitglieder, die diesem Bezirk angehören, von einer
Änderung betroffen sind. Hierbei müsste eine Änderung unter dem
Gesamtbestand erfolgen.
Die Variante mit einem selektierten Unterbestand könnte erforderlich
werden, wenn z. B. unter allen Mitgliedern der Abteilung Tennis ein
jährlicher Zusatzbetrag hinterlegt werden soll (siehe Beispiel).
Vorweg ist noch die Option zu wählen, ob diese Änderung im Änderungsprotokoll dokumentiert werden soll.
Nach Aktivierung des Button 'Feldauswahl' wird ein Dialogfenster
geöffnet, in dem die Auswahl des Feldes und Definition des alten und
neuen Inhalts erfolgt.
SPG-Verein
83
Mitglieder
Änderungsdienst
Abbildung 30: Massenänderungen - Feldauswahl
Beispiel 1 (Zusatzbetrag für die Abteilung Tennis):






selektieren der Abteilung Tennis
Aufruf [Änderungsdienst / Massenänderung]
Vorgabe 'Selektierter Bestand' (z. B. TEN)
Auswahl des entsprechenden Feldes über die Dialogbox
Eintrag unter alter Inhalt: Keine Eingabe
Eintrag unter neuer Inhalt: Höhe des Zusatzbetrages
Nach Bestätigung des neuen Feldinhalts über 'OK' erfolgt ein
Rücksprung in die erste Bildschirmmaske, wo für die Ausführung
nochmals 'OK' zu betätigen ist.
Anschließend werden alle Sätze des betreffenden Bestandes gelesen
und auf den alten Feldinhalt überprüft. Die Anzahl der durchgeführten
Änderungen wird anhand eines Zählers am Bildschirm angezeigt. Nach
Beendigung der Funktion erfolgt die Bestätigung:
Durchlauf beendet !
OK
84
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Beispiel 2 (Massenänderungen bei der Zahlungsweise)
a) Änderung von ’jährlich’ auf ’monatlich’:
1. In der Feldauswahl ’Zahlweise’ auswählen.
2. Eingabe bei alter Inhalt:
j
3. Eingabe bei neuer Inhalt:
m
Ergebnis: Bei jedem geänderten Mitglied erfolgt nicht mehr die jährliche
Belastung von z. B. 60,00 €, sondern eine monatliche Belastung von
5,00 €. Die Beitragsstruktur muss dies allerdings vorsehen.
b) Änderung ‘Sonderzahlung/viertelj.‘ auf ‘Sonderzahlung/jährl. im Juli‘:
1. In der Feldauswahl ’Zahlweise’ auswählen.
2. Eingabe bei alter Inhalt:
sv..v..v..v..
3. Eingabe bei neuer Inhalt:
s......j.....
Der Unterschied im Gegensatz zum vorhergehenden Beispiel a) ist, dass
die Variable ’s’ für Sonderzahlung noch um den Zahlungsrhythmus
bezogen auf den Zahlungszeitpunkt ergänzt wird. Punkte bedeuten einen
Monat auf der Skala 1-12 ohne Belastung. In diesem Fall ist also
unmittelbar nach Eingabe des Buchstabens ’s’ entweder mit einem Punkt
oder mit einem den Rhythmus kennzeichnenden Buchstaben
fortzufahren.
Am Ende der Feldauswahl befinden sich die
gekennzeichneten Sonderfunktionen. Dazu gehören:
SPG-Verein
mit
2
Sternen
85
Mitglieder
Änderungsdienst
Änderungsprotokoll
Das Änderungsprotokoll ist eine chronologische Fortschreibung aller
Transaktionen (Bewegungen) innerhalb des Mitgliederstammes, d. h. alle
Neuanlagen, Änderungen oder Löschungen von Mitgliederdaten sind
hierin erfasst. Dabei ist es unerheblich, in welchem Modul der
Mitgliederpflege die Arbeiten durchgeführt wurden.
Anhand des Änderungsprotokolls können die erfassten Daten schnell und
in übersichtlicher Form kontrolliert werden.
Um einen lückenlosen Nachweis aller Veränderungen des
Mitgliederstammes festzuhalten, wird empfohlen, das Änderungsprotokoll
nach Ablauf einer bestimmten Frist über den Drucker auszugeben und zu
archivieren. Nach der Druck- bzw. Bildschirmausgabe können die
bestehenden Protokolldaten auf der Festplatte gelöscht werden. Dies
erfolgt über die Funktion ‘Jahres-/Periodenwechsel‘. Ab der
nächstfolgenden Transaktion beginnt die Fortschreibung neu.

86
Ist das Tagesdatum älter als das Datum der letzten Änderung, die
im Änderungsprotokoll vermerkt wurde, kann der Änderungsdienst
im Rahmen der Mitgliederpflege nicht aufgerufen werden. Die
Situation tritt i. d. R. nur auf, wenn der Anwender aus dem
Programm heraus ein abweichendes Datum vorgibt (Funktion
[Programm-Datum ändern]). Um eine gewisse Kontinuität
innerhalb der Änderungsdienstkontrolle zu gewährleisten, ist
diese Maßnahme unumgänglich.
SPG-Verein
Mitglieder
Änderungsdienst
Nach Auswahl der Funktion [Änderungsprotokoll] erscheint folgende
Bildschirmmaske:
Abbildung 31: Änderungsprotokoll - Vorgaben
Zunächst ist der Dateiumfang vorzugeben. Über die 'Optionen' kann eine
Zeitraumvorgabe vorgenommen werden. Sollte hier keine Auswahl
erfolgen, so wird das komplette Änderungsprotokoll (von '00.00.0000' bis
'Tagesdatum') ausgegeben.
Abbildung 32: Änderungsprotokoll - Druckbild
SPG-Verein
87
Mitglieder
Mitglieder selektieren
[Mitglieder selektieren]
Allgemeines
Nach dem Kennenlernen der folgenden Möglichkeiten, die eine hohe
Zeitersparnis und großen Nutzen bringen, werden Sie sicherlich von den
Vorteilen einer EDV überzeugt sein.
Vermutlich wird es sehr häufig vorkommen, aus dem Gesamtbestand der
Mitglieder eine Gruppe zu bilden, die nach gleichartigen Kriterien
bestimmbar ist. Dies können z. B. alle männlichen Mitglieder über 18
Jahre sein oder die Personen, die im Bezirk XYZ wohnen.
Die so selektierten Daten in Form eines Unterbestandes können Sie
beliebig oft ausdrucken (z. B. als Mitgliederlisten, Adreßaufkleber oder
Serienbriefe) oder auch unter anderen Funktionen des Programmes
weiterbearbeiten.
Durch die Möglichkeit, beliebig viele Unterbestände zu bilden (jeden mit
eigenen Namen), kann der Anwender für sich häufig wiederholende
Situationen oder Druckaufbereitungen gewissermaßen "kleine Vereine"
innerhalb des Gesamtvereins bilden.

Zu beachten ist hierbei jedoch, dass jede Aktualisierung des
Mitgliederbestandes (Neuanlage, Änderung, Löschung), die
zeitlich nach einer Selektion durchgeführt werden, in den
selektierten Beständen nicht berücksichtigt sein können. Bei der
Selektion wird eine Datei erstellt, die dem derzeitigen Status
entspricht. Zur Aktualisierung wäre hier ein erneuter
Selektionslauf erforderlich.
Nach Aufruf der Funktion [Mitglieder selektieren] erscheint zunächst in
einem Untermenü die nachstehende Auswahlmöglichkeit:
alle
einzelne
Jubiläen
Auf die Eigenschaften dieser beiden Varianten wird auf den folgenden
Seiten getrennt eingegangen.
88
SPG-Verein
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Selektion aller Mitglieder
Wählen Sie [alle], erscheint die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 33: Mitglieder selektieren / alle - Vorgaben
In dieser Maske sind die Ausgangsbasis (gesamter Bestand oder ein
bereits selektierter Unterbestand) und der Name der Ausgabedatei
festzulegen. Ferner kann hier eine Sortierung nach Mitgliedsnummer
oder Name für die Ausgabe vorgegeben werden. Die gespeicherten
Dateinamen können durch Anklicken des Pfeiles im Listenfeld oder mit
<F2> aufgerufen werden. Es ist jedoch auch eine manuelle Vorgabe in
dem Feld möglich.
Anschließend ist zunächst über den Button 'Feldauswahl' ein Subdialog
aufzurufen, in dem die Selektionskriterien vorzugeben sind. Wird die
Feldauswahl nicht vorgenommen, erfolgt eine entsprechende
Fehlermeldung.
Im Rahmen der Selektierung sind unter den möglichen Kriterien (das sind
alle Felder des Mitgliedssatzes, bei denen dies sinnvoll ist) 'VON' und
'BIS' Angaben zu machen. Das heißt, alle Mitglieder, bei denen der
Feldinhalt in dem Bereich zwischen 'VON' und 'BIS' liegt, werden dem
selektierten Bestand zugeordnet. Erfolgt die Auswahl mehrerer
Selektions-Kriterien, sind diese automatisch durch eine "UNDBedingung" miteinander verknüpft. In einem solchen Fall werden nur die
Mitglieder der Selektion zugeordnet, bei denen die Kriterien zu allen
vorgegebenen Feldern zutreffen.
SPG-Verein
89
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Abbildung 34: Mitglieder selektieren / Feldauswahl
Als besondere Variante kann zu jedem Feld auch eine
Bedingungsumkehrung vorgegeben werden. Das heißt, ein Mitglied wird
dem Selektionsbestand nur zugeordnet, wenn die vorgegebenen
Kriterien nicht zutreffen. Hierzu muss in der Spalte 'außer' = 'a'
vorgegeben werden. Je nach gewünschtem Ergebnis kann diese
Alternative sehr hilfreich sein.
Im Rahmen der standardmäßigen (positiven) Selektierung kann dieses
Feld ebenfalls durch <ENTER> übergangen werden.
Eine weitere Variante besteht für die Felder 'Eintrittsdatum',
'Geburtsdatum', ‘Abteilungseintritt’, ‘Datum Funktion’ und ‘Datum Ehrung’.
Wird in der Spalte 'außer' = '*' eingegeben, so erfolgt die Ermittlung der
Jubiläumsjahre im 5-er Rhythmus.
Bei Feldern, die ein Datum beinhalten, kann wahlweise auch nur nach
‘Tag’ oder ‘Tag/Monat’ selektiert werden.

90
Sofern nur unter 'BIS' ein Wert vorgegeben wird und unter 'VON'
keine Vorgabe eingetragen ist, erfolgt die Selektierung vom
kleinstmöglichen Wert bis zu dem unter 'BIS' vorgegebenen. Im
umgekehrten Fall wird sinngemäß verfahren.
SPG-Verein
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Zur Eingabe einer ‘VON’- und/oder ‘BIS’-Vorgabe werden alle
Datenfelder der Bildschirmmaske der Reihe nach angesprungen. Mit der
üblichen Tastenbelegung kann man sich zwischen den Datenfeldern und
den Bildschirmseiten bewegen. Mit der Maus können durch Anklicken
gezielt einzelne Felder angesprungen werden.
Über die Schaltflächen ’Sichern’ und ’Laden’ können öfters benötigte
Selektionskriterien unter Angabe eines frei wählbaren Namens
gespeichert und bei Bedarf wieder aufgerufen werden.
Die Speicherung erfolgt im programmseitig unter dem eingegebenen
Dateinamen mit dem Extendend .par im Unterverzeichnis Parameter.
Über den Windows-Explorer können dort die nicht mehr benötigten
Dateien gelöscht werden.
Nach der entsprechenden Feldauswahl kann durch Betätigen des Button
'OK' der Selektionslauf gestartet werden.
SPG-Verein
91
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Ist bereits eine Ausgabedatei gleichen Namens vorhanden, erscheint die
Meldung:
Ausgabedatei vorhanden - überschreiben ?
Ja
Nein
Bei Beantwortung mit 'Nein', kehrt das Programm in das Feld zur Abfrage
des Dateinamens zurück; bei 'Ja' wird der Selektionslauf gestartet.
Beispiele einer Selektion:
1. Auswahlkriterien:
a) männliche Mitglieder
b) älter als 18 Jahre
(Ausgangsdatum 31.12.97)
Geschlecht ....................
Geburtsdatum ...............
2. Auswahlkriterien:
Plz.............................
Anz.Zeitschr..............
92
von.............
m
01.01.1900
bis...............
m
31.12.1990
a) Postleitzahlbereich 31...
b) Bezieher einer Vereinszeitung
von............
31000
1
bis...............
31999
9
SPG-Verein
Mitglieder
3. Auswahlkriterien:
Mitglieder selektieren
a) aktive Mitglieder
b) Eintrittsdatum ab 15.02.00
c) Eintrittsbrief = ja
von.............
15.02.2000
j
a
Eintritt ............................
Eintrittsbrief ...................
Status............................
4. Auswahlkriterien:
31.12.00
.... ermäßigt bis ..................
SPG-Verein
a)
bis..............
(bleibt leer)
j
a
Ermäßigung
von.............
(bleibt leer)
bis
zum
bis..............
31.12.2000
93
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Selektion einzelner Mitglieder
Wählen Sie [einzelne], erscheint die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 35: Mitglieder selektieren / einzelne - Vorgaben
In dem Feld 'Dateiname' können Sie über <F2> den selektierten Bestand
auswählen, der bearbeitet werden soll. Dasselbe erreichen Sie, wenn Sie
mit der Maus den Pfeil am Ende des Feldes anklicken. Durch eine
manuelle Vorgabe kann ein neuer Bestand angelegt werden.
Nach anschließender Bestätigung mit 'OK' erscheinen die Einzelsätze
des ausgewählten Bestandes in einem Subdialog.
Bei einer neuen Dateivorgabe erfolgt die Abfrage:
selektierte Datei nicht vorhanden - Neu anlegen ?
Ja
Nein
Durch Bestätigung mit 'Ja' wird die Datei neu angelegt. Bei 'Nein' erfolgt
ein Rücksprung in das Dateifeld.
Im Subdialog selber können Sie über entsprechende Button Aktionen
auslösen.
Bei 'suchen/einfügen' wird Ihnen die Mitgliederliste angeboten. Das
Verfahren ist identisch mit dem unter [Änderungsdienst / Mitglieder
pflegen] Beschriebenen.
Nach Auswahl von 'löschen' erfolgt die Sicherheitsabfrage, ob wirklich
der Datensatz (Mitglied dieser Selektionsdatei) gelöscht werden soll.
Über 'Ende' wird die Selektion abgeschlossen.
94
SPG-Verein
Mitglieder
Mitglieder selektieren
Selektion der Jubiläen
Wählen Sie [Jubiläen], erscheint die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 36: Jubiläen selektieren
Nach Wahl des gewünschten Bestandes (Gesamt oder selektiert) und
Festlegung des Dateinamens für die Ausgabe, kann unter ’Vorgaben’
eine Selektion nach Geburtsdatum bzw. Eintrittsdatum unter Angabe des
Auswertungsjahres festgelegt werden.
Ferner ist noch ggf. das Alter einzugrenzen und die Sprünge sowie eine
Sortierung nach Datum oder Alter zu wählen.
Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche ’OK’ wird die Selektion
gestartet und der Ergebnisreport geöffnet.
Für die Druckausgabe der Jubiläen stehen vorbereitet die Listen
•
•
Jubi-EintrDatum und
Jubi-GebDatum
zur Verfügung. Die Nutzung ist im Kapitel [MITGLIEDER] [Computerliste]
Liste ausgeben beschrieben. Anzumerken ist, dass das hier vorgegebene
Auswertungsjahr bei den Listen anzugeben ist.
SPG-Verein
95
Mitglieder
Mitglieder sortieren
Mitglieder sortieren
Eine ebenso wichtige Funktion des Programms SPG-Verein ist die
Möglichkeit, den Mitgliederbestand nach fast allen Feldern zu sortieren.
Die so sortierten Datensätze stehen anschließend analog der selektierten
"Unterbestände" für weitere Funktionen der Anwendung zur Verfügung
(z. B. für den Ausdruck von Mitgliederlisten oder Adreßaufklebern).
Nach Aufruf der Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 37: Mitglieder sortieren - Vorgaben
Wie unter [Mitglieder selektieren / alle] müssen auch bei der Sortierung in
der ersten Bildschirmmaske die Ausgangsbasis (gesamter Bestand oder
ein bereits selektierter Unterbestand) und der Name der Ausgabedatei
festgelegt werden.
Anschließend muss zunächst über den Button 'Feldauswahl' ein
Subdialog aufgerufen werden, in dem die Sortierfolge vorzugeben ist.
Wird dies nicht vorgenommen, erfolgt eine entsprechende
Fehlermeldung.
96
SPG-Verein
Mitglieder
Mitglieder sortieren
Abbildung 38: Mitglieder sortieren - Feldauswahl
Dieser Subdialog beinhaltet zwei Listenfelder, in denen Sie sich mit den
Bildlaufleisten bewegen können. Auf der linken Seite befinden sich alle
vorhandenen sortierbaren Datenfelder. Dort wählen Sie ein gewünschtes
Feld durch Doppelklick oder nach Markierung über den Button
'hinzufügen' aus. Der Begriff wird in das rechte Listenfeld
(Sortierreihenfolge) übernommen. So können Sie bis max. 6
Sortierbegriffe auswählen.
Mittels dem nachfolgenden Radiobutton kann ferner noch eine auf- oder
absteigende Sortierreihenfolge festgelegt werden.
Wollen Sie aus dieser Reihenfolge später einen Begriff wieder löschen,
markieren Sie diesen mit der Maus und wählen 'entfernen'. Analog
verhält es sich bei der Entfernung aller Begriffe.
Soll die Sortierung in der ausgewählten Form erfolgen, so ist dies mit
'OK' zu bestätigen. Das Programm verzweigt zur ersten Bildschirmmaske
zurück, wo nochmals 'OK' zu aktivieren ist.
SPG-Verein
97
Mitglieder
Mitglieder sortieren
Sofern die ausgewählte Ausgabedatei bereits vorhanden ist, erfolgt nachstehende Sicherheitsabfrage:
Ausgabedatei vorhanden - überschreiben ?
Ja

Nein
Bei der Sortierung erfolgt die Berücksichtigung sämtlicher Stellen
eines Feldes. Im Gegensatz zur Standard-Alphaliste werden hier
die Umlaute 'Ä' 'Ö' 'Ü' und das 'ß' nach deutscher Norm sortiert.
Die Beendigung der Sortierung wird angezeigt.
Sortierbeispiel:
Der Mitgliederbestand soll aufsteigend nach Ortsbezeichnung und
innerhalb der Orte nach Straßennamen sortiert werden.
Auswahl: Sortierfeld 1 = 'Ort'
Sortierfeld 2 = 'Straße'
Sortierfeld 3 = 'Hausnummer'
Während der Programmausführung wird der Stand der Bearbeitung
durch ein Statusfenster angezeigt.
98
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
[Mitgliederlisten]
Allgemeines
Die Mitgliederlisten stellen Arbeits- und Planungsunterlagen für die
Verwaltung des Vereins (Mitgliederverwaltung, Liquiditätsplanung und
Buchführung) zur Verfügung.
In einem Untermenü werden beim Aufruf von [Mitgliederlisten] folgende
Funktionen angezeigt:
Liste (1) - adressbezogen
Liste (2) - übrige Daten
Liste (3) - Beiträge
--------------------------------------- Liste (4) - Schmalschrift
--------------------------------------- Geburtstagsliste
Standardmäßig sind diese fünf Listentypen unter SPG-Verein integriert.
Die zu dokumentierenden Daten sind hierbei je nach Zielsetzung
zusammengefasst worden (Beispiel: Liste 3 - Beiträge, die alle Daten zu
diesem Komplex enthält).
Durch diese Gliederung sind die Listen in sich übersichtlich und
erdrücken den Anwender nicht durch ein Datenvolumen, in dem er die für
ihn relevanten Felder erst suchen muss.
 Für den Anwender besteht die zusätzliche Möglichkeit, über die
Funktion [MITGLIEDER] [Computerliste] "eigene Listen" aufzubauen und somit den Gestaltungsspielraum wesentlich zu
erhöhen.
Durch Aufruf der entsprechenden Funktion erhält der Anwender zunächst
die nachfolgende Bildschirmmaske, die bei allen Listen - außer der
Geburtstagsliste - vom Aufbau identisch ist:
SPG-Verein
99
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 39: Mitgliederlisten (Liste 1-4) - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske)
Nachdem der Anwender die für den anstehenden Zweck optimale Liste
ausgewählt hat, sind Angaben zu dem gewünschten Dateiumfang
vorzugeben.
Des Weiteren müssen die Ausgabeart (numerische oder alphabetische
Ausgabe bzw. die Ausgabe einer vorher durchgeführten Selektion /
Sortierung) und die Art der Auswertung (Gesamtbestand, alle
Abteilungen nacheinander oder beschränkt auf bestimmte Abteilungen)
festgelegt werden. Eine Ausnahme bildet hier die Geburtstagsliste, bei
der anstelle der Ausgabeart Angaben zu der Sortierung erforderlich sind.
Über 'Optionen' sind je nach gewählter Liste unterschiedliche Vorgaben
möglich.
Generell können bei jeder Mitgliederliste ausgetretene Mitglieder
wahlweise mit ausgegeben werden. Bei diesen Mitgliedern erfolgt hinter
der Mitgliedsnummer eine Kenntlichmachung mit ' * '.
100
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Liste (1) - adressbezogen
Diese Liste dürfte die gebräuchlichste in den Vereinen sein; in ihr sind die
adressenbezogenen Daten zusammengefasst. Als zusätzliche Option
haben Sie die Wahl, auch ausgetretene Mitglieder in der Liste mit
einzubeziehen.
Abbildung 40: Liste (1) - Optionen
Liste (2) - übrige Daten
In dieser Liste werden die übrigen Stammdaten der Mitglieder
ausgegeben, die nicht adressen- bzw. beitragsbezogen sind.
Auch hier besteht die Gelegenheit, ausgetretene Mitglieder mit anzeigen
zu lassen. Außerdem haben Sie eine Wahlmöglichkeit, neben den
Standardangaben (Mitgliedsnummer, Name, Vorname, Geschlecht,
Anrede, Anzahl Ausweise und Zeitschriften, Berufsgruppe sowie Eintrittsund Austrittsdatum) auch Aussagen hinsichtlich Abteilungen, Funktionen,
Ehrungen und den Inhalt der Felder 'Sonstiges 1 und 2' der Mitglieder in
die Liste aufzunehmen.
SPG-Verein
101
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 41: Liste (2) - Optionen
Liste (3) - Beiträge
Diese Mitgliederliste ist die sog. Beitragsliste, d. h. Sie können sich
sämtliche beitragsrelevanten Daten der Mitglieder auflisten lassen.
In der Standardausgabe (ohne Optionswahl) beinhaltet die Liste:
 alle Mitglieder mit zugeordneten Abteilungen und Beiträgen,
 Summierung pro Abteilung mit Beitragsarten,
 anschließender Gesamtsummen-Ausweis.
Neben der grundsätzlichen Möglichkeit, ausgetretene Mitglieder für die
Auswertung einzubeziehen, bestehen folgende Optionen für die Listengestaltung:
 Mit 'Zusatzbetrag/Zahlweise summieren' erhalten Sie neben der
o. g. Standardausgabe eine Summierung für die Position
Zusatzbetrag in Abhängigkeit zur Zahlungsweise.
 Mit 'Ausgabe nur Summenblatt' fehlen die Einzelzeilen für die
Mitglieder.
102
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 42: Liste (3) - Optionen
Liste (4) - Schmalschrift
In dieser Liste hat der Anwender die Möglichkeit, einen Teilbereich selbst
zu gestalten. Die Spalte 'Verschiedenes' kann mit unterschiedlichen, bis
max. 40 selbst ausgewählten Datenfeldern belegt werden.
Neben der Option, ausgetretene Mitglieder mit auszugeben, haben Sie
auch die Möglichkeit, den Ausdruck von vorgesehenen Datenfeldern zu
erzeugen, wenn das betreffende Feld keinen Inhalt vorweist. In diesem
Fall wird nur die Feldbezeichnung ausgegeben.
Außerdem können Sie bestimmen, dass bloß die Spalte 'Verschiedenes'
zur Ausgabe gelangt. Die Liste enthält dann neben der Spalte
'Verschiedenes' nur noch die Mitglieds-Nummer und Namen (Nachname,
Vorname).
SPG-Verein
103
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 43: Liste (4) - Optionen
In dem unteren Bereich der Bildschirmmaske können Sie die
entsprechende Feldauswahl vornehmen. Hierzu wählen Sie im linken
Listenfeld jeweils das gewünschte Objekt aus und übertragen es durch
Anwählen des Button 'hinzufügen' oder durch Doppelklick in das rechte
Listenfeld, bis die gewünschte Zuordnung komplett ist. Anschließende
Korrekturen sind über 'entfernen' möglich.
Die Mitgliederliste (4) wird aus Gründen der Druckbreite von 120 Stellen
in Schmalschrift ausgegeben.
 Bei einer Darstellung am Bildschirm werden nur die Felder bis
einschließlich der Spalte 'Datum' ausgegeben (=80 Stellen). Ist
eine vollständige Wiedergabe der Spalte 'Verschiedenes' am
Bildschirm erwünscht, müssen Sie unter 'Optionen' den Punkt 'nur
Spalte Verschiedenes ausgeben' wählen.
104
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Geburtstagsliste
Auch die Geburtstagsliste bietet dem Anwender die Möglichkeit, eine
Standardsortierung zu nutzen oder eine von ihm nach bestimmten
Kriterien selbst durchgeführte Selektion zu nutzen (s. vorangegangene
Listenbeschreibungen):
Abbildung 44: Geburtstagsliste
Durch eine Zeitraumvorgabe (von Monat - bis Monat) kann die
Geburtstagsliste bei der Erstellung im Umfang eingeschränkt werden.
 Im Rahmen der Sortierung ist es empfehlenswert, zunächst eine
Bildschirmansicht vorzunehmen. Nach Ausgabe der ersten
Bildschirmseite ist diese abzubrechen, um das Programm wieder
in die Ausgangsstellung zu bringen. Erst jetzt sollte die Ausgabe
über den Drucker ohne Neusortierung erfolgen. Hierdurch ist eine
schnellere Abwicklung möglich.
SPG-Verein
105
Mitglieder
Mitgliederlisten
Kopfdaten und Druckbilder
Entsprechend den Vorgaben werden die Kopfzeilen der einzelnen Listen
wie folgt ausgegeben:
1. Liste 1 - 4
Zeile 1
Zeile 2
Zeile 3
Test-Sport-Verein
MITGLIEDERLISTE (.)
GESAMTBESTAND - NUMERISCH
GESAMTBESTAND - ALPHABETISCH
GESAMTBESTAND - SELEKTIERT/SORTIERT (Datei:.....)
NUMERISCH - ABT. (..) ........................
ALPHABETISCH - ABT. (..) ........................
SELEK./SORT. (Datei:.....) - ABT. (..) ........................
2. Geburtstagsliste
Zeile 1
Zeile 2
Zeile 3
Test-Sport-Verein
GEBURTSTAGSLISTE
GESAMTBESTAND
GESAMTBESTAND - ABT. (..)......................
SELEKTIERT/SORTIERT (Datei:.....)
SELEK./SORT. (Datei:.....) - ABT. (..) .....................
Erläuterung
ABT. ( ) .........................................
Abteilungsbezeichnung
Abteilungsnummer
(Datei:.....)
Dateiname
106
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 45: Liste 1 - Druckbild
Erläuterungen
P:
D:
F:
H1:
H2:
S:
L:
B:
V:
SPG-Verein
-
Telefon Privat
Telefon Dienstlich
Fax
Handy 1
Handy 2
Sonstige Nr.
Land
Berufsgruppe
Verteiler
107
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 46: Liste 2 - Druckbild
Erläuterungen
108
G
A
Z
BGR
ST
S1 / S2
F1 - F5
E1 - E5
z.B. ‘fu’
-
Geschlecht
Anzahl Ausweise
Anzahl Zeitschriften
Berufsgruppe
Status
Sonstiges 1 oder 2
Funktion mit Datumsangabe
Ehrung mit Datumsangabe
Abteilung mit Beitrittsdatum
E=TT.MM.JJ/n
A=TT.MM.JJ/n
K=TT.MM.JJ/0
D1=TT.MM.JJ
D2=TT.MM.JJ
-
Eintrittsdatum / Eintr.-Brief
Austrittsdatum / Austr.-Brief
Kündigungsdatum / Kündg.-Grund
Datum 1
Datum 2
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 47: Liste 3 - Druckbild (Bereich Mitglieder)
Erläuterungen
ERHEB.AB
ERM.BIS
B/I
MRef
AN
BA
J-BEITRAG
SPG-Verein
-
Erhebung ab
Ermäßigung bis
BIC / IBAN
Mandatsreferenz
Abteilungsnummer
Beitragsart
-
Beitrag auf Jahresbasis hochgerechnet
-
109
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 48: Liste 3 - Druckbild (Bereich Summenblatt)
Erläuterung
110
Die Beschränkung der Ausgabe auf das Summenblatt
kann von Nutzen sein, wenn Zahlen für die
Liquiditätsplanung benötigt werden. Der Verein erhält
hierdurch
genauen
Aufschluß
über
das
Beitragsaufkommen.
SPG-Verein
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 49: Liste 4 - Druckbild
Erläuterungen
Datum:
G=TT.MM.JJ
E=TT.MM.JJ
A=TT.MM.JJ
K=TT.MM.JJ
SPG-Verein
-
Geburtsdatum
Eintrittsdatum
Austrittsdatum
Kündigungsdatum
111
Mitglieder
Mitgliederlisten
Abbildung 50: Geburtstagsliste - Druckbild
Erläuterungen
tu/a (z.B.)
F
E
112
-
Abteilungsnummer / Status
Funktion
Ehrung
SPG-Verein
Mitglieder
Etiketten
[Etiketten]
Allgemeines
Adreßaufkleber sind selbstklebende Etiketten. Sie finden in der Vereinsverwaltung vielfältige Verwendung (für Anschreiben, Rundschreiben,
Zeitschriftenversand, vereinseigene Ausweisvordrucke, etc.). Bei der
Bildung der Adressen wird vorrangig die Postfachadresse benutzt.
Nach Aufruf der Funktion [Etiketten] erscheint zunächst in einem
Untermenü die nachstehende Auswahlmöglichkeit:
Etiketten ausgeben
Layout erstellen / ändern
Etiketten ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von EtikettenLayouts.
Sofern für die Etikettenausgabe ein neues oder abgewandeltes Layout
gewünscht wird, ist zunächst unter der Funktion [Layout erstellen /
ändern] die entsprechende Gestaltung vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion Etiketten ausgeben werden als erstes
Etikettenauswahl (Dateiname), Ausgabemedium und Dateiumfang
erfragt. Danach sind Ausgabeart und Auswertung zu definieren.
Schließlich kann über den Bereich Optionen die Selektionsmöglichkeiten
angepasst werden.
SPG-Verein
113
Mitglieder
Etiketten
Abbildung 51: Etiketten ausgeben - Vorgaben
In dem Feld 'Welches Etikett' ist der Dateiname vorzugeben, unter dem
dieses nach der Definition abgespeichert wurde. Sollte Ihnen der Name
und das Layout nicht bekannt sein, klicken Sie auf den Pfeil am rechten
Rand dieses Listenfeldes. Sie erhalten dabei folgendes Dialogfenster:
Abbildung 52: Etiketten-Auswahl
114
SPG-Verein
Mitglieder
Etiketten
In diesem Dialogfenster sind unter 'Dateiname' alle vorhandenen
Etiketten entsprechend der Definition aufgelistet. Das Programm zeigt
Ihnen automatisch den Inhalt des Unterverzeichnisses '\etikett'.
Bei Markierung einer Datei wird im Feld 'Skizze' eine Seitenansicht
dieses Etiketts dargestellt. Unter 'Beschreibung' erhält man weitere
Informationen. Durch Bestätigung über 'OK' ist das markierte Etikett
(Dateiname) ausgewählt. Nach automatischem Rücksprung in die erste
Maske 'Vorgaben' erscheint der Name dieser Datei im Feld 'Welches
Etikett'.
Im Bereich der ‘Optionen‘ kann bestimmt werden, auch für die
ausgetretenen Mitglieder Etiketten zu erstellen. Außerdem ist hier
festzulegen, wie oft die Ausgabe erfolgen soll. Dabei wird der
Folgeausdruck jeweils nach dem kompletten Bestand und nicht für jedes
Mitglied (z. B. 5x hintereinander) veranlasst.
SPG-Verein
115
Mitglieder
Etiketten
Das Programm zeigt Ihnen bei einer Bildschirmausgabe kurz an, dass
das Preview (Vorschau) aufbereitet wird. Ein Abbruch ist zu diesem
Zeitpunkt noch möglich.
Die Darstellung der Vorschau erfolgt in einem gesonderten
Dokumentfenster (Window). Sie können es - wie unter Windows üblich durch das Anklicken der oberen rechten Schaltfläche auf Vollbild
vergrößern.
Abbildung 53: Etiketten ausgeben - Preview
Über die vorhandenen Schaltflächen unter der Titelleiste können Sie




116
blättern zwischen evtl. mehreren Seiten,
die Größendarstellung der Etiketten verändern (Zoom),
die Ausgabe der Etiketten über den Drucker veranlassen,
die Seitenansicht verlassen und somit die Auswahl verwerfen.
SPG-Verein
Mitglieder
Etiketten
Interessante Beispiele für die Einsatzmöglichkeit von Etiketten sind auch
die Arbeitseinsatzkarte und der Mitgliedsausweis.
Abbildung 54: Arbeitseinsatzkarte und Mitgliedsausweis
Für die Erstellung eines Mitgliedsausweises mit Lichtbild sind folgende
Konventionen einzuhalten:
1. Erstellung eines Verzeichnisses ’Bilder’ im Programmverzeichnis
von SPG-Verein mit Hilfe des Windows-Explorers.
2. Einstellen des Lichbildes als *.bmp bzw. *.jpg-Datei in das ’Bilder’Verzeichnis
3. Verwenden der 10-stelligen Mitgliedsnummer als Dateiname; ggf.
also Auffüllung der Mitgliedsnummer mit Vornullen.
Eine Optimierung der Bildgröße wird durch SPG-Verein automatisch
vorgenommen.
Durch die Verwendung der Vorlage ‚‘ausweis-mit-qrcode‘ kann ein
Ausweis auch mit einem QR-Code erstellt werden, der die wesentlichen
Mitgliedsdaten enhält.
Layout erstellen / ändern
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Oben befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Etiketts vorzunehmen ist;
unten schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
SPG-Verein
117
Mitglieder
Computerbriefe
[Computerbriefe]
Allgemeines
Bei dieser Funktion handelt es sich nicht um die 'klassische'
Textverarbeitung, sondern um die Erstellung von Standardtexten, die
immer wieder Verwendung finden, z.B. Ein-/Austrittsbestätigungen,
Beitragsänderungen oder Mahn-/Rechnungstexte. Es ist möglich, einen
einmal aufgebauten Text an mehrere Adressaten zu richten, etwa als
Rundschreiben.
Die maximale Länge eines Textes entspricht max. 2 DIN-A4-Seite.
Nach Aufruf der Funktion [Computerbriefe] erscheint zunächst in einem
Untermenü die nachstehende Auswahlmöglichkeit:
Briefe ausgeben
Layout erstellen / ändern
Briefe ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von Brieflayouts.
Sofern für die Briefausgabe ein neues oder abgewandeltes Layout
gewünscht wird, ist zunächst unter der Funktion [Layout erstellen/ändern]
die entsprechende Gestaltung vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion [Briefe ausgeben] werden als erstes
Briefauswahl (Dateiname) und Dateiumfang erfragt. Außerdem sind
Ausgabeart und Auswertung zu definieren. Schließlich wird über die
Briefverwaltung festgelegt, wie mit den erstellen Briefen verfahren
werden soll.
Der gewünschte Brief kann bei vorliegen des Namens direkt in das Feld
‘Welcher Brief‘ eingegeben werden. Wahlweise kann auch mittels
Mausklick auf den „Pfeil-nach-unten“ ein Windows Explorerfenster
ausgerufen werden, das eine Übersicht aller Briefe bietet. Durch
Anklicken eines Briefes erfolgt am rechten Rand eine Vorschau, die dem
Anwender einen Überblick über den Inhalt bietet.
118
SPG-Verein
Mitglieder
Computerbriefe
Abbildung 55: Computerbriefe ausgeben
Auswahlpunkt (1)
Umfasst die Konfigurationsmöglichkeit für den Druck, die Vorschau etc.
Auswahlpunkt (2)
Bei dieser Auswahl werden alle Mitglieder, bei denen keine E-MailAdresse gespeichert ist, für die Ausgabe aufbereitet.
Auswahlpunkt (3)
Hier wird für jedes Mitglieder ein Brief im PDF-Format erstellt und in das
Zielverzeichnis C:\SPG\SPG-Verein\[MANDANT]\archiv gespeichert.
Diese Anschreiben stehen dann unter der Funktion ‚Mitglieder pflegen‘
unter der Registerkarte ‚Dokumentenarchiv (6)‘ zur Verfügung. Von dort
aus ist dann eine Anzeige sowie ein Löschen oder ein Umbenennen des
Dokumentes möglich. Um dem zu speichernden Anschreiben noch einen
Namen mitzugeben, ist das Feld ‚Brieftitel für den Dateinamen‘ individuell
oder systemseitig durch Betätigen der Schaltfläche am Ende der
Eingabezeile zu füllen.
SPG-Verein
119
Mitglieder
Computerbriefe
Auswahlpunkt (4)
Bei Wahl des Menüpunktes (4) werden für alle Mitglieder mit hinterlegter
E-Mail-Adresse die Anschreiben erstellt und in ein Zwischenverzeichnis
geschoben: C:\SPG\SPG-Verein\[MANDANT]\emailausgang. Ebenfalls
ist hier ist das Feld ‚Brieftitel für den Dateinamen‘ individuell oder
systemseitig durch Betätigen der Schaltfläche am Ende der Eingabezeile
zu füllen. Gleichzeitig wird unter Punkt (5) die Anzahl der im genannten
Verzeichnis gespeicherten Dokumente hochgezählt und angezeigt.
Auswahlpunkt (5)
Damit die Briefe über diesen Auswahlpunkt elektronisch versendet
werden können, ist zunächst das Feld ‚Betreff‘ nach Wunsch
anzupassen. Ein begleitender E-Mail-Text ist über die Schaltfläche
„Nachrichtentext laden oder erstellen“ zu erfassen:
Abbildung 56: Computerbriefe – Nachrichtentext erfassen
Im weißen Bereich des Fensters kann der E-Mail-Text eingegeben
werden; anschließend ist dieser in einem frei wählbaren Verzeichnis zu
speichern. Wir empfehlen, hierfür unter dem jeweiligen Mandantenkürzel
ein spezielles Verzeichnis „Nachrichten“ zu erstellen. Nach dem
Schließen des Nachrichten-Eingabefensters kann nun über die
Schaltfläche ‚ok‘ der Email-Versand gestartet werden.
120
SPG-Verein
Mitglieder
Computerbriefe
Auswahlpunkt (6)
Zum „Aufräumen“ einfach den Auswahlpunkt (6) ausführen.
2-seitiger Brief
Für diejenigen, die mehr Platz in den Anschreiben benötigen, gibt es eine
2-seitige Briefvorlage mit dem Namen ‚muster_2_seiten‘.
Auswahl/Optionen
Bei Aufruf der 'Briefauswahl' steht das Programm automatisch im Unterverzeichnis '\briefe' und eine Auswahl kann hier erfolgen.
Unter 'Optionen' besteht die Möglichkeit, auch ausgetretene Mitglieder zu
berücksichtigen.
Layout erstellen / ändern
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Links befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Briefes vorzunehmen ist;
rechts schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an. Die
entscheidenden Felder in fast allen Dokumenten basieren auf dem
gestalterisch flexibleren RichTextFormat (RTF).
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
SPG-Verein
121
Mitglieder
Computerliste
[Computerliste]
Allgemeines
Neben den fest vorgegebenen Mitgliederlisten hat der Anwender hier die
Möglichkeit, eine Auswertung nach seinen Wünschen bzw. Bedürfnissen
aufzubauen. Das Verfahren ist ähnlich der Funktion [Computerbriefe].
Jede erstellte Liste wird unter einem vom Anwender bestimmten Namen
abgelegt und kann später beliebig oft genutzt werden. Dadurch, dass
dieses individuell gestaltete Dokumentationsmittel auch auf jeden
selektierten oder sortierten Unterbestand angewandt werden kann, sind
die Möglichkeiten für den Anwender in dieser Beziehung fast unbegrenzt.
Nach Aufruf der Funktion [Computerliste] erscheint zunächst in einem
Untermenü die nachstehende Auswahlmöglichkeit:
Liste ausgeben
Layout erstellen / ändern
Liste ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von Listenlayouts.
Sofern für die Listenausgabe ein neues oder abgewandeltes Layout
gewünscht wird, ist zunächst unter der Funktion [Layout erstellen /
ändern] die entsprechende Gestaltung vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion Liste ausgeben werden als erstes
Listenauswahl (Dateiname) und Dateiumfang erfragt. Außerdem sind
Ausgabeart und Auswertung zu definieren. Über die Optionen kann
festgelegt werden, ob auch ausgetretene Mitglieder berücksichtigt
werden sollen.
122
SPG-Verein
Mitglieder
Computerliste
Die weitere Vorgehensweise in dieser und der folgenden
Bildschirmmasken 'Listenauswahl' hat analog der Beschreibung unter
[Etiketten ausgeben] zu erfolgen.
Bei Aufruf der 'Listenauswahl' steht das Programm automatisch im Unterverzeichnis '\listen'. Unter 'Optionen' können die ausgetretenen Mitglieder
berücksichtigt werden.
Abbildung 57: Liste ausgeben - Preview
Layout erstellen / ändern
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Links befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung der Liste vorzunehmen ist;
rechts schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
SPG-Verein
123
Mitglieder
E-Mail-Versand
[E-Mail-Versand]
Allgemeines
Über den Menüpunkt [E-Mail-Versand] ist es möglich, direkt aus der
Anwendung heraus Mitglieder anzumailen, sofern bei den Mitgliedern
eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Versand kann verschlüsselt mittels
SSL-Protokoll erfolgen.
Alle gesendeten E-Mails und Meldungen werden in einem Sendeprotokoll
mit einer vorangestellten laufenden Nummer ausgegeben. Im Falle eines
Abbruches dient diese Nummer als Wiederanlaufpunkt.
Das Menüfenster ist logisch und optisch in die Bereiche EmpfängerDaten, Absender und SMTP-Vorgaben aufgeteilt.
Abbildung 58: Fenster E-Mail-Versand
124
SPG-Verein
Mitglieder
Email-Versand
Die Durchführung ist denkbar einfach:
1. Menüpunkt [MITGLIEDER] → [E-Mail-Versand] aufrufen.
2. Damit nach einem Abbruch der Versand genau wieder an der Stelle
aufgesetzt werden kann, ist das Feld ‘Ab welcher Nummer‘ auszufüllen, ansonsten kann der vorgegebene Wert ‘1‘ unverändert
bleiben.
3. Den gewünschten Empfängerkreis wählen:
3.1. Gesamtbestand (alle Mitglieder)
3.2. Selektiert/sortiert-Dateiname: Über die Schaltfläche ‘...‘ kann
ein vorher selektierter Kreis ausgewählt werden.
3.3. Empfänger individuell: Hier kann eine E-Mail-Adresse nach
Wunsch eingegeben werden. Ferner ist es möglich, eine
Textdatei mit verschiedenen E-Mail-Adressen vorzugeben.
Dazu ist lediglich der Dateiname mit dem Sonderzeichen
@ voranzustellen.
 Nur mit E-Mail-Adresse versehenen Datensätze können angemailt
werden.
4. Ein Betreff ist vorzugeben.
5. Die gewünschte Nachricht kann über ein gesondertes Fenster
eingegeben werden. Dazu ist mittels Mausklick die Schaltfläche
’Nachrichten-Text laden oder erstellen’ zu betätigen:
Abbildung 59: Fenster E-Mail-Versand – Nachricht eingeben
SPG-Verein
125
Mitglieder
E-Mail-Versand
Wahlweise kann hier der Inhalt einer .txt-Datei eingelesen
(Schaltfläche ’öffnen’) oder über ’Neue Nachricht’ den Text gleich in
das Fenster eingegeben werden. Auf Wunsch kann der Text auch
über die Schaltfläche ’Speichern’ an einem Ort Ihrer Wahl
gespeichert werden. Die Eingabe wird über die Schaltfläche
’Schließen’ beendet.
6. Falls gewünscht können an die Email Anlagen angehängt werden.
Durch Mausklick auf die Schaltfläche ’…’ öffnet sich der Windows
Explorer und das gewünschte Dokument kann gewählt werden.
Mehrere Dokumente werden durch Semikolon getrennt.
7. Eine gültige Absenderadresse ist einzugeben. Die hier verwendete
Absenderadresse sollte existent sein und „Ihnen“ gehören.
8. Die Adresse des SMTP-Servers (Simple Mail Transfer Protocol); darf
auf keinen Fall fehlen. Diese Adresse ist die von Ihrem Provider,
beispielsweise smtp.1und1.de.
9. Server-Port-Nr ist bei SSL beim Provider zu erfahren, ansonsten 25.
10. Server erfordert eine sichere Verbindung (SSL)
11. Benutzername und Kennwort dürfen ebenfalls nicht fehlen. Diese
wurden Ihnen vom Anbieter (Provider) zur Verfügung gestellt.
12. Da manche Server aus Sicherheitsgründen ab einer bestimmten
Anzahl von aufeinander folgenden Emails den Versand von sich aus
stoppen, ist hier eine Eingabe erforderlich. Die Informationen hierzu
erhalten Sie ggf. bei Ihrem Provider.
13. BCC (BlindCarbonCopy) genutzt werden soll.
Der Sinn von BCC ist, dass eine Vielzahl von Empfängern
angegeben werden kann, aber jeder Empfänger – im Gegensatz zu
CC (CarbonCopy) – nicht die anderen Empfänger sehen kann. Diese
Daten werden auch nicht in den Struktur- oder Verlaufsdaten einer EMail gespeichert. Zur Konfiguration ist anzugeben, wie viele
Nachrichten als BCC versendet werden sollen – also wie viele
Nachrichten an eine E-Mail angehängt werden sollen. Je nach
Provider gibt es hier durchaus Restriktionen dergestalt, dass eine
größere Anzahl von BCC-Empfängern nicht zugelassen wird. Hier
empfiehlt sich eine Anfrage an den jeweiligen Dienstleister. Generell
wird als E-Mail-Empfänger (=AN) immer die Absende-E-Mail-Adresse
angegeben.
126
SPG-Verein
Mitglieder
Email-Versand
Dadurch wird in einigen Fällen verhindert, dass sog. SPAM-Filter, die
auf vielen E-Mail-Postfächern für Sicherheit sorgen, Ihre E-Mail als
SPAM klassifizieren und in einen entsprechenden Ordner
verschieben bzw. die E-Mail von vornherein nicht mehr zustellen.
14. Lesebestätigung.anfordern
Auch die Möglichkeit, die gemäß internationalem Standard zulässige
Anforderung nach einer sog. Lesebestätigung – also das
systemseitige Generieren einer Antwortmail, sobald der E-MailEmpfänger seine E-Mail öffnet – ist integriert. Dazu ist einfach die
entsprechende Checkbox zu markieren:
15. Durch Betätigen der Schaltfläche ’Senden’ werden die E-Mails
versendet.
16. Nach dem Versenden von E-Mails kann das Sendeprotokoll in einem
vom Nutzer zu wählendem Pfad gespeichert werden und steht damit
bei eventuellen Rückfragen als Auskunftsmedium zur Verfügung.
Zur Kontrolle wird ein Sendeprotokoll geführt, aus dem der Sendestatus,
die Email mit vorangestellter fortlaufender Nummer sowie die An- und
Abmeldevorgänge
entnommen
werden
können.
Anhand
der
fortlaufenden Nummer ist bei einem Abbruch ein Wiederanlauf möglich
(siehe Eingabe ’Ab welcher Nummer?’). Das Dialogfenster wird mit einem
Mausklick auf die Schaltfläche ’Schließen’ beendet.
Abbildung 60: Fenster E-Mail-Versand – Sendeprotokoll
Alle getätigten Eingaben werden unter dem Dateinamen ’xxx-E-MailParameter.dat’
(XXX=Mandantenkennzeichen)
im
Verzeichnis
’Parameter’ gespeichert und stehen somit beim nächsten Aufruf wieder
zur Verfügung.
SPG-Verein
127
Mitglieder
Infopostliste
[Infopostliste]
Allgemeines
Die Deutsche Post AG stellt an "Sendungen zu ermäßigtem Entgelt"
besondere Zulassungsbedingungen, die u. a. im Merkblatt "Infobrief +
Infopost" beschrieben sind.
Grundsätzlich gelten jedoch folgende Bedingungen:
1. Infopost
 Einlieferungsmenge
 Mindestens 5000 Sendungen
 oder 500 je Leitregion
 oder für regionale Kleinversender mindestens 50 Sendungen je
Leitbereich der Einlieferungsstelle
 Für die Entgeltermäßigung müssen die Einlieferungen nach Postleitzahlen
(Feld 50) sortiert werden. Dabei gilt:
 Leitzone
=
1. Stelle Plz
 Leitregion
=
1. + 2. Stelle Plz
 Leitbereich
=
Zusammenfassung
einer
oder
mehrerer
5-stelliger Plz
2. Infobrief
 keine Sortierung/inhaltsgleich
 Mindestmenge 50 Sendungen
Durch die Zulassungsbedingungen der Post AG ist jede Einlieferung
nach den genannten Kriterien aufzubereiten und dieser eine Liste
beizulegen.
Bitte beachten Sie, daß Änderungen durch die Deutsche Post AG
jederzeit möglich sind.
Erstellung / Druckausgabe
Um diese Auflistung zu erhalten, ist zunächst eine Sortierung des
Mitgliederbestandes nach Postleitzahlen vorzunehmen.
Nach erfolgter Sortierung kann die Funktion [Infopostliste] aufgerufen
werden.
128
SPG-Verein
Mitglieder
Infopostliste
Abbildung 61: Infopostliste - Vorgaben
In dem Feld 'Welche selektiert/sortiert Datei' geben Sie deren Namen vor.
Ist Ihnen dieser nicht bekannt, können Sie sich durch Anklicken des
Pfeiles am rechten Rand dieses Listenfeldes oder über <F2> den
Bestand der Dateien anzeigen lassen und auswählen.
Abbildung 62: Infopostliste - Dateiauswahl
SPG-Verein
129
Mitglieder
Infopostliste
Nach Vorgabe des Dateinamens ist noch die Wahl der 'Optionen'
möglich.
Neben der Möglichkeit, auch ausgetretene Mitglieder mit in die Auswahl
einzuschließen, können Sie eine Inhaltsangabe zur Sendung vorgeben.
Hierfür stehen 35 Zeichen zur Verfügung. Die Vorgabe wird in der
Kopfzeile der Liste angedruckt.
Nachfolgend ein Beispielausgabe:
Abbildung 63: Infopostliste - Druckbild
130
SPG-Verein
Mitglieder
Infopostliste
Die Infopostliste enthält Angaben über:



die Postleitzahl,
den Ort,
die Anzahl der Sendungen.
Dabei werden ausschließlich Summen ausgegeben:




beim Wechsel der kompletten Postleitzahl (PLZ),
beim Wechsel der ersten beiden Stellen der PLZ (Kennz. '*'),
beim Wechsel der ersten Stelle der PLZ (Kennzeichnung '*'),
beim Programmende - Gesamtsumme (Kennzeichnung '***').
SPG-Verein
131
Beiträge
Übersicht
[BEITRÄGE]
Übersicht
Unter dem Menüpunkt [BEITRÄGE] werden alle beitragsbezogenen Auswertungen durchgeführt.
Neben der Fälligstellung regulärer Beiträge und sonstigen Abrechnungen
können Sie rückständige Mitglieder mahnen, erfolgte Zahlungen
bearbeiten und erhalten Auskünfte über die Mitgliedskonten bzw.
Kontensalden.
Soll eine Rechnungsnummer zum Einsatz kommen, so lesen Sie bitte
den Abschnitt ’letzte Rechnungs-Nr’. Dieser gilt für alle Vorgänge mit
einer Rechnungsnummer, unabhängig von der Menüfunktion.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Beitragsverfahren

Abrechnungsverfahren 
Mahnverfahren

-----------------------------------------Zuwendungen/Spenden 
-----------------------------------------Zahlungen bearbeiten 
Mitgliedskonto

Saldenliste
Jahr.-/Periodenwechsel
132
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
[Beitragsverfahren]
Allgemeines
Unter der Funktion [Beitragsverfahren] sind folgende Bereiche realisiert:
Beitragserhebung
Beitragserhebungsliste
Rechnungen ausgeben
Belege (Überwsg.) ausgeben
--------------------------------------------Rechnungsformular erstellen
Beleg (Überwsg.) erstellen
--------------------------------------------SEPA-Lastschriftdatei erstellen
SEPA-Dateiverwaltung
Beitragserhebung
Durch die Beitragserhebung werden die unter den Mitgliederstammdaten
hinterlegten Beiträge, Sonder- und Einmalzahlungen zahlbar (fällig)
gestellt.
Aus der Erhebung ergibt sich bei den nachstehenden Feldern eine
Veränderung:
- gezahlte Beträge
- Sollstellungsbeträge
- Mahnkennzeichen
- Datum letzte Zahlung
- Datum letzte Sollstellung
- Einmalbetrag
- Saldo (Mitgliedskonto)
SPG-Verein
133
Beiträge
Beitragsverfahren
Die ermittelten Zahlungssätze werden separat abgelegt und können mit
den Funktionen [Beitragserhebungsliste], [Belege (Überwsg.) ausgeben]
[Rechnungen ausgeben], und [Datenträgeraustausch] weiter verarbeitet
werden. Ebenso stehen sie für die beitragsunabhängigen Funktionen
[Mitgliedskonto] und [Saldenliste] zur Verfügung.
Nach Aufruf der Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 64: Beitragserhebung - Vorgaben
Mit der Variante 'Testlauf' kann eine Simulation der Beitragserhebung
erfolgen. Dabei findet keine Bestandsveränderung statt, jedoch werden
Zwischendateien aus der vorherigen Erhebung gelöscht. Auf diesen
Tatbestand wird durch eine entsprechende Bildschirmausgabe
hingewiesen. Ggf. ist zu diesem Zeitpunkt ein Abbruch möglich.

Nach Durchführung des Originallaufes (diverse Felder im
Stammsatz werden verändert) ist die Beitragserhebung nur noch
durch Einlesen der letzten Datensicherung vor Erhebung
rückgängig zu machen.
Außerdem kann in der Maske die Erhebung für den gesamten Mitgliederbestand, eine bestimmte Abteilung oder einen selektierten Unterbestand
erfolgen.
134
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Über 'Optionen' sind weitere Vorgaben möglich. Zur Vereinfachung
werden einmal getätigte Eingaben beim nächsten Aufruf als
Vorgabewerte vorgeschlagen, sofern eine alte Beitragserhebung
vorhanden ist.
Über die Schaltfläche ‘Status der letzten Beitragsermittlung‘ kann
informativ das Durchführungsdatum nebst einigen Eckdaten angezeigt
werden.
SPG-Verein
135
Beiträge
Beitragsverfahren
Unter Zahlungstermin legen Sie fest für welchen Zahlungstermin die
Beitragserhebung durchgeführt werden soll. Bei der Zahlungsart ‘s’ ist
außerdem der Zahlungsmonat anzugeben.
Für die Felder Einmalbetrag (1), Einmalbetrag (2) und Zusatzbetrag
können auch individuelle Texte vorgegeben werden. Bleiben diese Felder
leer, so werden als Default-Werte ‘Einmalbetrag‘ oder ‘Zusatzbetrag‘
ausgegeben.
Die Erhebung eines in den Mitgliederdaten eingetragenen 'Einmalbetrages' oder eines 'Zusatzbetrages' kann auch in Abhängigkeit vom
Zahlungstermin erfolgen. Wird diese Möglichkeit gewählt, erfolgt die
Erhebung des Einmalbetrages bzw. des Zusatzbetrages nur dann, wenn
der vorgegebene Zahlungstermin (z. B. monatlich) mit der ersten beim
Mitglied gefundenen Zahlungsweise übereinstimmt.
Diese Möglichkeit kann z. B. derjenige Anwender nutzen, der Beiträge
 mit verschiedensten Beträgen,
 zu den unterschiedlichsten Terminen und
 die in keine richtige Beitragsstruktur passen
erhebt.
Hier würde im Extremfall jedes Mitglied einen anderen Beitrag zahlen. In
einer solchen Situation muss eine sogenannte Pseudo-Abteilung
angelegt und diese dem Mitglied zugeordnet werden. Bei der Anlegung
der Pseudo-Abteilung ist keine Verschlüsselung von Beiträgen in den
Betragsspalten
(monatlich,
vierteljährlich,
halbjährlich,
jährlich)
vorzunehmen. Der Beitrag ergibt sich nämlich aus dem Feld
'Zusatzbetrag'. Die Pseudo-Abteilung dient nur dazu, den Zahlungstermin
zu steuern.
136
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Wird die Zusatzmöglichkeit nicht gewählt (angekreuzt), erfolgt eine volle
Berücksichtigung des hinterlegten Einmal- bzw. Zusatzbetrages bei
Ermittlung des Erhebungsbetrages. Dies ist besonders für Anwender von
Bedeutung, die
 neben den Abteilungsbeiträgen grundsätzlich einen zusätzlichen
Betrag erheben möchten bzw.
 keinen Abteilungsbeitrag verschlüsselt haben. In diesem Fall
ergibt sich die Anzahl der Belastungen aus der Häufigkeit, wie oft
die Beitragserhebung durchgeführt wird.
Voraussetzungen für die Beitragserhebung
1. Die Zahlungsart muss gleich
'b'
's'
'r'
−
−
−
Barzahlung (Inkasso)
SEPA-Lastschrift
Rechnung
sein.
2. Das Mahnkennzeichen darf nicht gleich '9' sein. Eine erneute
Beitragserhebung wird erst wieder durchgeführt, wenn durch eine
Zahlung der Rückstand ausgeglichen oder das Mahnkennzeichen
manuell geändert worden ist.
3. Das Tagesdatum muss kleiner als das Datum 'Austritt' sein.
Dateninhalt = '00.00.0000' wird nicht ausgewertet.
4. Das Datum 'Erhebung ab' muss kleiner oder gleich dem Tagesdatum
sein. Dateninhalt = '00.00.0000' wird nicht ausgewertet.
5. Einer der vorgegebenen Zahlungstermine muss mit der Zahlungsweise beim Mitglied übereinstimmen.
6. Unabhängig vom Austrittsdatum wird ein rückständiger Betrag bei der
Zahlungsart ’s=SEPA-Lastschrift’ immer angefordert. Um dies zu
verhindern sollte die Zahlungsart auf ’b=Bar’ geändert werden.
7. Angeforderte Einmalbeträge werden unabhängig vom Austrittsdatum
und vom Datum ‘Erhebung ab‘ eingezogen.
SPG-Verein
137
Beiträge
Beitragsverfahren
Nach Ermittlung des zu zahlenden Beitrages erfolgt die Prüfung, ob eine
Vorauszahlung vorliegt. In diesem Fall wird der maschinell ermittelte
Beitrag mit der Vorauszahlung verrechnet und ein eventuell danach
verbleibender Restbeitrag erhoben.
Kontensaldo
Der Kontensaldo wird ermittelt aus den Feldern:
+
=
Vortrag Vorjahr
gezahlte Beträge
Sollstellungsbeträge
Kontosaldo
Nach einer Beitragserhebung mit der Zahlungsart 's' = SEPA-Lastschrift
ist der Kontensaldo stets ausgeglichen (0,00 EUR).
Bei den Zahlungsarten Bar- und Rechnungszahler werden die Beiträge
lediglich ins 'SOLL' (fällig) gestellt. Der Kontoausgleich kann in diesen
Fällen erfolgen durch:
1. manuelle Zahlungsbuchung (siehe Zahlungseingänge) oder
2. Ändern der Zahlungsart auf 's' (die rückständigen Beiträge werden
dann automatisch bei der nächsten Beitragssollstellung angefordert,
sofern dies unter 'Optionen' gewählt ist).
Nach Bestätigung der Eingaben mit 'OK' wird der Lauf der
Beitragserhebung gestartet. Den Stand der Bearbeitung können Sie in
einem Statusfenster ablesen. Mit erfolgter Durchführung wird die
Beendigung des Laufes angezeigt.
138
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Beitragserhebungsliste
In der Beitragserhebungsliste werden alle Vorgänge dokumentiert, die
aus der Beitragserhebung resultieren.
Abbildung 65: Beitragserhebungsliste - Vorgaben
Die Sortierung kann sowohl numerisch als auch alphabetisch erfolgen.
Der eigentlichen Liste wird eine Seite vorangestellt, welche die Vorgaben
aus der Maske 'Beitragserhebung' wiedergibt. Sollte es sich um einen
Testlauf handeln, ist die 1. Zeile jeder Seite zusätzlich mit dem Hinweis
'TESTLAUF' versehen.
Die Daten selbst werden in Abschnitten (jeweils mit Blattvorschub) pro
Zahlungsart ausgegeben. Dabei kann gewählt werden, entweder alle
oder
nur
1. Barzahler
2. Rechnungszahler
3. Lastschrifteinzüge
4. SEPA-Erst-Lastschriften
5. SEPA-Folge-Lastschriften.
SPG-Verein
139
Beiträge
Beitragsverfahren
Die Dokumentation bleibt bis zur nächsten Beitragserhebung erhalten
und ist abrufbar.
Abbildung 66: Beitragserhebungsliste - Druckbild Vorgaben
Abbildung 67: Beitragserhebungsliste - Druckbild Einzelsätze (1)
140
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Abbildung 68: Beitragserhebungsliste - Druckbild Einzelsätze (2)
Erläuterungen
B/I
L.SOLLST
L.ZAHLG
ta-01-j
SPG-Verein
BIC / IBAN
Datum letzte Sollstellung
Datum letzte Zahlung
Abteilungsnummer-Beitragsart-Zahlungsweise
141
Beiträge
Beitragsverfahren
Rechnungen ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von
Rechnungslayouts. Sofern für die Rechnungsausgabe ein neues oder
abgewandeltes Layout gewünscht wird, ist zunächst unter der Funktion
[Rechnungsformular
erstellen]
die
entsprechende
Gestaltung
vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion Rechnungen ausgeben werden als erstes
Rechnungsauswahl (Dateiname), Sortierung Zahlungsart und der
Dateiumfang erfragt, gefolgt von vielen weiteren Einstellmöglichkeiten.
Dem „Gesetz zur Änderung der steuerlichen Vorschriften, StÄndG 2003,
insbesondere §15 Abs. 1 Nr. 1UStG“ wurde durch zwei neue Formulare
Rechnung getragen und zwar:
•
•
Abrechng-mit-RechNr
Rechnung-mit-RechNr
Nach Ausgabe dieser Formulare erfolgt eine Abfrage, ob die letzte
Rechnungs-Nr. gespeichert werden soll oder nicht. In diesem
Zusammenhang lesen Sie bitte auch den Abschnitt ’letzte RechnungsNr’.
Bei den Formularen ‘Abrechng-mit-lfdNr‘ und ‘Rechnung-mit-lfdNr‘ öffnet
sich ein Dialogfenster; in diesem kann der Anwender eine
Rechnungsnummer vorgeben, mit der der Druck beginnen soll.
Bei Aufruf der Formularauswahl steht das Programm automatisch im
Unterverzeichnis '\formular'. Unter Optionen haben Sie das Wahlrecht,
auch Rechnungen mit einem Betrag von EUR 0,00 auszugeben. Ferner
ist bei einer integrierten Belegausgabe die gewünschte Bankverbindung
festzulegen und ein evtl. Verwendungszweck vorzugeben. Die möglichen
Bankverbindungen ergeben sich aus den Stammdaten des Vereins.
Die weitere Vorgehensweise hat analog der Beschreibung unter
[MITGLIEDER] -> [Computerbriefe] zu erfolgen.
Das Programm erstellt die Rechnungen unter Verwendung des
gewählten Textes und der zugesteuerten Felder aus dem
Beitragserhebungslauf.
142
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Abbildung 69: Rechnungen ausgeben - Preview
Belege (Überweisungen) ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von Beleg(Überweisungs-) Layouts. Sofern für die Belegausgabe ein neues oder
abgewandeltes Layout gewünscht wird, ist zunächst unter
[Belege(Überweisungen) erstellen]
die entsprechende
Gestaltung
vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion [Belege (Überweisungen) ausgeben] werden
als erstes Formularauswahl (Dateiname) und die Zahlungsart erfragt.
Unter Eingabedatei ist bereits 'Beitragserhebung' vorbelegt.
SPG-Verein
143
Beiträge
Beitragsverfahren
Die weitere Vorgehensweise in dieser und den folgenden
Bildschirmmasken ('Auswahl Zahlscheine/Überweisungen' und 'Optionen)
hat analog der Beschreibung unter [MITGLIEDER] [Etiketten ausgeben]
zu erfolgen.
Bei Aufruf der Belegauswahl steht das Programm automatisch im
Unterverzeichnis '\etikett'. Unter Optionen haben Sie das Wahlrecht, auch
Rechnungen mit einem Betrag von EUR 0,00 auszugeben. Ferner ist die
gewünschte
Bankverbindung
festzulegen
und
ein
evtl.
Verwendungszweck vorzugeben. Die möglichen Bankverbindungen
ergeben sich aus den Stammdaten des Vereins.
Für den Ausdruck werden Formulare benötigt, bei deren Beschaffung
Ihre Sparkasse evtl. behilflich sein kann.
Erfolgt als Wahl des Ausgabemediums der Bildschirm, so werden nur die
jeweiligen Zahlungsdaten angezeigt. Wie der eigentliche Originalbeleg
aussieht ist dabei nicht ersichtlich.
Der Ausdruck der Belege erfolgt sortiert nach Mitgliedsnummern.
Rechnungsformular erstellen
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Oben befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Formulars vorzunehmen
ist; unten schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
Beleg (Überweisung) erstellen
Die Aussagen im vorhergehenden Absatz gelten hier sinngemäß.
144
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
SEPA-Lastschriftdatei erstellen
Das beleglose Datenträgeraustausch-Verfahren der Kreditinstitute stellt
die schnellste und sicherste Lösung dar, um Beiträge einzuziehen oder
Zahlungen (z. B. aus dem Abrechnungsverfahren) weiterzuleiten.
Für die Ausgabe der Begleitzettel ist ein Drucker erforderlich. Die
Begleitzettel stellen die Ordnungsmäßigkeit des Datenträgers sicher und
sind deshalb durch Verfügungsberechtigte des Vereins zu unterzeichnen.
Abbildung 70: SEPA-Lastschriftdatei erstellen - Vorgaben/Hinweis
Ist die für den durchzuführenden Lastschrifteinzug zugrunde liegende
Datei mehr als 60 Tage alt, erfolgt programmseitig eine entsprechende
Warnung.
Unter Eingabedatei ist bereits 'Beitragserhebung' vorbelegt.
Anschließend ist eine der beiden möglichen Bankverbindungen für die
Verrechnung des Gegenwertes zu wählen.
In den darauffolgenden Feldern besteht die Möglichkeit, einen Text für
den Verwendungszweck anzugeben, wobei der Vorgabetext 'Beitrag'
überschrieben werden kann. Es sind alle Groß- und Kleinbuchstaben und
SPG-Verein
145
Beiträge
Beitragsverfahren
eine Reihe von Sonderzeichen erlaubt (informatorische Anzeige der
zulässigen Zeichen in der Maske). Ferner findet eine Zulässigkeitsprüfung statt
Unter ‘Ausführung von‘ ist vorzugeben, ob es sich um Erst- oder FolgeLastschriften handelt.
Eine Besonderheit im Zahlungsverkehr ist die Option COR1. Dabei
handelt es sich um eine verkürzte Vorlaufzeit in Bezug Erstellungsdatum
zum Fälligkeitdatum. Diese darf 1 oder 2 Tage betragen.
Ferner ist ein Fälligkeitsdatum (Default=Programmdatum) und ein
Erstellungsdatum (Default=Programmdatum) einzugeben. Hierbei sind
die Hinweise, welche im oberen Teil der Bildschirmmaske aufgeführt
sind, zu berücksichtigen.
Wohin die Ausgabe der SEPA-Datei erfolgen soll (Drive/Directory), kann
über den Button 'durchsuchen' in dem Bereich 'SEPA-Datei Speichern
unter' ausgewählt werden.

Sollten neben den Erst-Lastschriften auch Folge-Lastschriften
vorliegen, so ist ein erneuter Aufruf mit der Option ‘FolgeLastschriften‘ erforderlich. Dies können Sie anhand der
Schaltfläche ‘Status der letzten Beitragsermittlung‘ ersehen.
Die SEPA-Lastschriftdatei ist mit einem Begleitzettel bei dem
Kreditinstitut einzureichen. Eine weitere Ausfertigung des Begleitzettels
ist für die Unterlagen des Vereins bestimmt.
Viele Kreditinstitute bieten mittlerweile auch die Möglichkeit an, innerhalb
des Internet-Bankings ein Upload von SEPA-Dateien durchzuführen.
Dadurch wird auch dem Anwender von SPG-Verein die
Zahlungsabwicklung deutlich vereinfacht. Nähere Informationen hält Ihr
Institut bereit. Allerdings nehmen die angeschlossenen Rechenzentren
über diesen Weg nur eine bestimmte Anzahl von Zahlungssätzen
entgegen. SPG-Verein bietet dem Nutzer daher die Möglichkeit, die
SEPA-Datei bei der Erstellung zu splitten, um dieser Anforderung gerecht
zu werden. Die Vorgehensweise dazu lesen Sie bitte in dem Abschnitt
[EINSTELLUNGEN] [Einstellungen (generell)]
146
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Die meisten Vorgaben werden gespeichert und beim nächsten Aufruf des
Moduls als Vorgabewert vorgeschlagen.
Die Erstellung einer SEPA-Datei ist innerhalb der beiden Menüpunkte
[Beitragsverfahren] und [Abrechnungsverfahren] grundsätzlich identisch
und wird daher nicht doppelt beschrieben.
Kurze Hintergrundinformation zu SEPA
Bei SEPA handelt es sich um den 2008 geschaffenen einheitlichen EuroZahlungsverkehrsraum. Für diesen stellt SEPA einheitliche Verfahren
und Standards für Überweisungen und Lastschriften bereit. Dadurch wird
der grenzüberschreitende Zahlungsverkehr einfacherer und schneller.
SEPA ergänzte DTA und hat diesen als Zahlungsverkehrsstandard zum
Februar 2014 abgelöst; nähere Informationen können Interessierte über
die Website www.sepadeutschland.de der Deutschen Bundesbank in
Erfahrung bringen.
Bitte denken Sie in jedem Fall daran, Vereinbarungen für den SEPAZahlungsverkehr mit Ihren Mitgliedern zu schließen.
SPG unterstützt Sie an dieser Stelle mit neuen Briefvorlagen
•
•
sepa-kombimandat-einmalig
sepa-kombimandat-wiederkehrend
und einem neuen Formular
•
Rech-sepa-überweisung
SPG-Verein
147
Beiträge
Beitragsverfahren
SEPA-Dateiverwaltung
Jede im Beitrags- und Abrechnungsverfahren unter dem Menüpunkt
[SEPA-Lastschriftdatei erstellen] generierte SEPA-Datei wird zusätzlich
im Verzeichnis ‘dta-historie‘ abgelegt/gesichert. Dabei erhält die SEPADatei auf dem Extended eine fortlaufende Nummer, die bei 001 beginnt.
Sollte es in irgendeiner Form Probleme mit der Originaldatei geben, so
hat man hier die Möglichkeit, alles Wesentliche nochmals zu erstellen
bzw. nachzuholen.
Nach Aufruf der Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 71: SEPA-Dateiverwaltung
 Eine zeitabhängige Löschung der Dateien kann unter dem
Menüpunkt
[EINSTELLUNGEN]
[Einstellungen
(generell)],
Navigationspunkt ‘Datenträgeraustausch‘, vorgenommen werden.
148
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Die einzelnen Funktionen
Details
Abbildung 72: SEPA-Dateiverwaltung - Datei-Details
Hier werden die wichtigsten Daten der SEPA-Datei angezeigt. Hierzu
gehören die Absenderdaten und die Kontroll-Summen, die auch auf dem
Begleitzettel stehen.
SEPA-Liste
Mit dieser Funktion erhält man eine umfangreiche Ausgabe einer zuvor
ausgewählten SEPA-Datei. Die Ausgabe entspricht in ihrer Reihenfolge
genau dem Dateiaufbau.
Abbildung 73: SEPA-Dateiverwaltung - SEPA-Liste
SPG-Verein
149
Beiträge
Beitragsverfahren
Erneut ausgeben
Abbildung 74: SEPA-Dateiverwaltung - SEPA-Datei erneut ausgeben
Hiermit kann die erneute Ausgabe einer SEPA-Datei vorgenommen
werden.
Das alte gespeicherte Erstellungsdatum
und das
Ausführungsdatum sollten entsprechend geändert werden.
150
SPG-Verein
Beiträge
Beitragsverfahren
Begleitzettel drucken
Abbildung 75: SEPA-Dateierwaltung - Begleitzettel drucken
Erneute Ausgabe des Begleitzettels. Nach dem Aufruf der Funktion
werden der Dateiname, das Erstellungsdatum, das Ausführungsdatum
und die Einreicherbank erfragt.
Löschen
Manuelle Löschung einer SEPA-Datei. Vor der eigentlichen Löschung
erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
SPG-Verein
151
Beiträge
Abrechnungsverfahren
[Abrechnungsverfahren]
Allgemeines
Neben dem Beitragsverfahren, das darauf ausgerichtet ist, "genormte"
Zahlungen in Form von Beiträgen und ggf. Einmal- und Sonderzahlungen
von Mitgliedern zu belasten, ermöglicht dieses Modul die Abrechnung
(Gutschrift und Lastschrift) von Beträgen außerhalb der
Beitragsstruktur. Dabei hat man die Möglichkeit, diverse
Abrechnungsdateien parallel aufzubauen und abzuarbeiten. Ferner ist zu
jeder
Abrechnungsdatei
die
Erstellung
eines
eigenen
Abrechnungsformulars möglich. Mit der Funktion [Abrechnungsdatei
aktualisieren] können geänderte Abrechnungsstammdaten auf den
neuesten Stand gebracht werden.
Unter der Funktion [Abrechnungsverfahren] sind folgende Bereiche
realisiert:
Abrechnungen erfassen
Abrechnungsformulare ausgeben
Kontroll-Listen
--------------------------------------------------Abrechnungslauf
Abrechnungslisten
Belege (Überwsg.) ausgeben
--------------------------------------------------Abrechnungsformular erstellen
Beleg (Überwsg.) erstellen
Abrechnungsdatei aktualisieren
--------------------------------------------------SEPA-Datei erstellen
SEPA-Dateiverwaltung
152
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abrechnungen erfassen
Bevor Abrechnungen erfasst werden, muss der Anwender in der Maske
'Dateiauswahl' zunächst den Dateinamen vorgeben, unter dem die neuen
oder geänderten Abrechnungen zu speichern sind. Ist Ihnen der Name
nicht bekannt, erhalten Sie durch Anklicken des Pfeiles am rechten Rand
des Listenfeldes oder alternativ mit <F2> einen Überblick der bereits
hinterlegten Dateien am Bildschirm angezeigt.
Nach getätigter Eingabe erfolgt vom Programm eine Prüfung, ob die
Datei vorhanden ist oder nicht. Falls nein, erscheint die Meldung
Ausgabedatei nicht vorhanden - neu anlegen ?
Ja
Nein
auf dem Bildschirm.
Anschließend wird die Maske 'Abrechnungen erfassen' aktiv. In der
Kopfzeile steht der Name der ausgewählten Datei.
Die möglichen Tätigkeiten innerhalb der Abrechnungserfassung stehen
im unteren Maskenbereich. Zu diesen zählen hauptsächlich die
Neuanlage, Änderung und Löschung von Abrechnungsdaten. Ferner
ist neben einer vorhandenen komfortablen Suchfunktion auch die
Gelegenheit zum Blättern innerhalb des Bestandes gegeben.
SPG-Verein
153
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abbildung 76: Abrechnungen erfassen
Vor Eingabe der Mitgliedsnummer gibt es die Möglichkeit, in dem
darüberliegenden Listenfeld 'Blättern in' entweder die Auswahl 'Datei
Abrechnungen' oder 'Datei Mitglieder' zu treffen. Dies hat Auswirkungen
auf die Blätter-Funktion innerhalb des Datenbestandes.
Tätigkeiten innerhalb der Erfassung
Neu
Nach Aufruf dieser Tätigkeit steht der Cursor zunächst in der Zeile der
Mitgliedsnummer und wartet auf eine Eingabe. Das Programm überprüft,
ob die vorgegebene Mitgliedsnummer in der Abrechnungsdatei
vorhanden ist. Sollte dies der Fall sein, werden die Daten des
entsprechenden Mitglieds am Bildschirm angezeigt und es erscheint die
Meldung:
Abrechnung bereits belegt !
OK
154
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Sofern eine bisher nicht gespeicherte Mitglieds-Nr. vorgegeben wird,
erscheint ein Hinweis, dass der Datensatz nicht vorhanden ist.
Nach richtiger Eingabe der Mitglieds-Nr. werden die Datenfelder durch
Bestätigung mit <Enter> der Reihe nach angesprungen. Bei Aktivierung
der Abrechnungszeile mit <Enter> oder per Doppelklick mit der Maus
erscheint eine weitere Bildschirmmaske, um die notwendigen Eingaben
vorzunehmen (Erläuterungen siehe unter Feldbeschreibung).
Mit Auswählen des Buttons 'Speichern'
Sicherheitsabfrage die Eingabe abgespeichert.
wird
ohne
vorherige
Ändern
Mit der Auswahl 'Ändern' haben Sie die Möglichkeit, die
Abrechnungsdaten eines Mitgliedes nachträglich anzupassen. Die
Vorgehensweise ist vergleichbar der Tätigkeit 'Neu'. Ist die Mitglieds-Nr.
nicht bekannt, kann vorweg über den Button 'Suchen' eine Liste der
gespeicherten Mitglieder aufgerufen werden. Das Verfahren ist unter
'Suchen' beschrieben. Alternativ kann mittels der Blätter-Funktion im
Datenbestand eine Auswahl getroffen werden. Nähere Aussagen hierzu
sind unter 'Blättern' nachzulesen.
Löschen
Unter dieser Tätigkeit kann eine komplett erfasste Abrechnung gelöscht
werden. Nach der Datenanzeige am Bildschirm und der Bestätigung mit
'OK' erfolgt zusätzlich eine Sicherheitsabfrage:
Abrechnung wirklich löschen ?
Ja
SPG-Verein
Nein
155
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Suchen
Durch Aufruf dieser Tätigkeit erscheint in einem separaten
Bildschirmfenster eine alphabetische Auflistung sämtlicher Mitglieder.
Diese Tätigkeit ist analog der Suche innerhalb der Funktion
[MITGLIEDER] [Änderungsdienst / Mitglieder pflegen] zu handhaben.
Blättern
Je nach Dateiauswahl kann innerhalb des Bestandes durch <Bild > und
<Bild > geblättert werden. Mit <Pos1> erfolgt ein Sprung auf den
Dateianfang; <Ende> setzt den Zeiger auf das Mitglied mit der höchsten
Mitgliedsnummer. Alternativ ist die Auswahl des Datensatzes auch über
das Anklicken der Pfeile-Button mit der Maus möglich.
Während bei der Auswahl 'Datei Abrechnungen' nur zwischen den
Mitgliedern mit vorhandenen Abrechnungen zu blättern ist (überlesen der
Mitglieder ohne Abrechnung), werden unter 'Datei Mitglieder' sämtliche
Mitglieder mit deren evtl. Abrechnungsinhalten beim Blättern angezeigt.
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Erfassung.
Felderläuterungen der Erfassungsmaske
Mitglieds-Nr.
Falls die Mitgliedsnummer nicht bekannt ist, kann über 'Suchen' eine
Bildschirmmaske aufgerufen werden, die sämtliche Mitglieder enthält.
Abrechnungsart
Mit dieser Kennzeichnung wird bestimmt, ob es sich bei der zu
erfassenden
Abrechnung
um
eine
'Soll/Lastschrift'
oder
'Haben/Überweisung' handelt.
156
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
SEPA-VerwZweck (1) + SEPA-VerwZweck (2)
Hier kann ein spezieller Verwendungszweck (2 mal 27 Stellen) hinterlegt
werden, der bei der Erstellung der SEPA-Lastschriftdatei Vorrang vor
dem dort eingegebenen generellen Verwendungszweck hat (siehe auch
Abschnitt SEPA-Datei erstellen in diesem Kapitel).
Die folgenden Felder (Spalten) sind in der Abrechnungszeile
enthalten. Eingaben darin sind nach Aktivierung der Zeile durch
einen Doppelklick mit der Maus oder <ENTER> möglich.
Art
Es werden fünf Eingabearten unterschieden:
 Abrechnungszeile = Es handelt sich um eine Abrechnung, die
wahlweise mit einer Nr. oder Text ergänzt werden kann. In der
Zeile steht hierfür ein 'a'.
 Textzeile = Es handelt sich um eine variable Texteingabe, die
wahlweise auch durch Vorgabe einer Nr. automatisch gesteuert
wird. In der Zeile steht hierfür ein 't'.
 Einzelbetrag = Hier kann ein Einzelbetrag vorgegeben werden,
der nicht maschinell berechnet werden soll. Wahlweise ist eine
Textvorgabe möglich. In der Zeile steht hierfür ein 'e'.
 Leerzeile = Die gesamte Zeile bleibt leer bzw. falls sie vorher
belegt war, wird sie gelöscht.
 Zwischensumme = Hier wird an der eingefügten Position eine
Summe der vorstehenden Zeilen ermittelt. Wahlweise ist eine
Textvorgabe möglich. In der Zeile steht hierfür ein 'z'.
Nr. (numerisch 4 Stellen)
Bei der Vorgabe 'Abrechnungszeile' oder 'Textzeile' wird dieses
Listenfeld angeboten. Bereits in den Stammdaten hinterlegte
Abrechnungsarten bzw. -texte können durch Aufklappen des Listenfeldes
oder mit <F2> abgerufen werden. In dem angezeigten Subdialog sind
nunmehr sowohl eine Auswahl als auch die Neuanlage, Änderung oder
Löschung der Daten möglich.
SPG-Verein
157
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Bezeichnung (alphanumerisch - 20 Stellen)
Dieses Feld wird immer bei einer hinterlegten 'Nr.' automatisch ausgefüllt;
ansonsten ist es frei verfügbar.
Datum (TTMMJJ)
Gewünschte Datumsvorgabe.
Menge (numerisch 4,2 Stellen)
Die Stückzahl bzw. Größenordnung des Feldes 'Einheit'. Die Menge dient
als Rechenfaktor des Feldes 'EUR' zur Ermittlung des Betrages.
Einheit (alphanumerisch 7 Stellen)
Die Einheit wird zur Erläuterung des Feldes 'Menge' eingegeben. Als
Einheit können Stck., Liter, KM, Std., etc. in Frage kommen.
EUR (numerisch 6 Stellen)
Beinhaltet den Preis je Einheit. Feldinhalt aus 'Menge' multipliziert mit
'EUR' ergibt den 'Betrag'.
Betrag
Das Resultat aller hier ausgewiesenen Beträge ergibt insgesamt die
Gesamtsumme, die abgerechnet wird.
Es können pro Mitglied insgesamt 99 Abrechnungszeilen erfasst werden.
Zur visuellen Kontrolle wird die Summe aller Beträge im unteren Bereich
angezeigt, ebenso die aktuelle Zeilen-Nummer.
158
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abrechnungsformulare ausgeben
Mit der Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Layouts für Abrechnungsformulare als Muster. Sofern für die Abrechnungsausgabe ein
neues oder abgewandeltes Layout gewünscht wird, ist zunächst unter der
Funktion [Abrechnungsformular erstellen] die entsprechende Gestaltung
vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion [Abrechnungsformulare ausgeben] werden
als erstes Abrechnungsdatei, Formularauswahl (Dateiname) und der
Dateiumfang erfragt.
Die weitere Vorgehensweise in dieser und den folgenden Bildschirmmasken ('Auswahl Abrechnungsformulare' und 'Optionen') hat analog der
Beschreibung unter [MITGLIEDER] [Etiketten ausgeben] zu erfolgen.
Unter dem Feld 'Welche Abrechnungsdatei' wird als Default 'std'
(Standard) eingeblendet. Eine abweichende Dateibezeichnung ist ggf.
manuell vorzugeben. Durch Aufklappen des Listenfeldes wird der
Dateibestand in einer Dialogbox angezeigt und kann entsprechend
ausgewählt werden.
Beim Aufruf der Formularauswahl steht das Programm automatisch im
Unterverzeichnis '\formular'. Unter 'Optionen' können die ausgetretenen
Mitglieder berücksichtigt werden.
SPG-Verein
159
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abbildung 77: Abrechnungsformulare ausgeben - Preview
Kontroll-Listen
Die Kontroll-Liste kann in zwei verschiedenen Varianten ausgegeben
werden:
160
•
Kontroll-Liste (1) = nach Mitgliedern sortiert; beinhaltet eine
Summierung je Mitglied.
•
Kontroll-Liste (2) = nach
summiert.
Abrechnungsarten
sortiert
und
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Mit Aufruf dieser Funktion erhalten Sie die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 78: Kontoll-Listen - Vorgaben
Anschließend ist anzugeben, welche Abrechnungsdatei der Ausgabe
zugrunde liegen soll. Als Standardvorgabe wird 'std' angezeigt. Eine
Übersicht der hinterlegten Abrechnungsdateien ist mit <F2> oder durch
Aufklappen des Listenfeldes abrufbar.
Schließlich steht noch die Option „DTA-/Textzeilen ausgeben“ zur Wahl.
SPG-Verein
161
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Hier können Sie mit der Variante 1 bestimmen, die DTA-/Textzeilen - und
bei der Variante 2 den Mitgliedsnamen - mit auszugeben. Über 'OK'
verlassen Sie diese Maske.
Nach Bestätigung mit 'OK' in der Maske 'Vorgaben' veranlassen Sie die
Listenausgabe in der gewünschten Form.
Abbildung 79: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 1)
162
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abbildung 80: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 1 - Summenblatt)
Abbildung 81: Kontroll-Listen - Druckbild (Variante 2)
SPG-Verein
163
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abrechnungslauf
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 82: Abrechnungslauf - Vorgaben
Der Abrechnungslauf ist in zwei Varianten mit nachstehender Wirkung
möglich:
 Originallauf = Der Lauf ist nicht mehr rückgängig zu machen
(Ausnahme: Einlegen der letzten Datensicherung vor dem Lauf).
Dies ist besonders wichtig, wenn eine Verrechnung mit dem
Kontensaldo gewünscht wird.
 Testlauf = Simulation eines Abrechnungslaufes, ohne dass
Veränderungen stattfinden. Zwischendateien aus einem vorherigen
Abrechnungslauf werden allerdings gelöscht. Hierüber erfolgt ein
entsprechender Bildschirmhinweis mit der Möglichkeit eines
Abbruchs.
Neben der Variante ist noch die Abrechnungsdatei auszuwählen.
Abschließend können Sie unter 'Optionen' bestimmen, ob das
Abrechnungsergebnis mit den Kontensalden verrechnet werden soll oder
nicht.
164
SPG-Verein
Beiträge
Nach Beendigung
Bildschirmmaske:
Abrechnungsverfahren
eines
Originallaufes
erscheint
die
folgende
Abbildung 83: Abrechnungslauf - Hinweis bei Beendigung des Originallaufs
Sollte der Anwender die Frage mit 'nein' beantworten, kann die Datei
später unter der Funktion [EXTRAS] [Datei-Manager] gelöscht werden.
SPG-Verein
165
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abrechnungslisten
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 84: Abrechnungslisten - Vorgaben
In dieser Maske sind die Sortierung und Listenart vorzugeben.
Eine Abrechnungsdatei kann sowohl Gutschriften (Haben) als auch
Belastungen (Soll) enthalten. Daher ist dementsprechend eine getrennte
Ausgabe der Abrechnungsliste-Soll und /-Haben vorgesehen und unter
Listenart auszuwählen. Zur besseren Übersichtlichkeit kann die
Zahlungsart eingeschränkt werden – per Default werden alle Arten
ausgegeben.
Nach Bestätigung mit 'OK' erfolgt die Ausgabe in der gewünschten Form.
166
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abbildung 85: Abrechnungslisten – Liste Soll
Belege (Überweisungen) ausgeben
Der Ablauf zur Ausgabe der Belege erfolgt analog der Funktion [Beitragsverfahren / Belege (Überweisungen) ausgeben] in diesem Kapitel.
Der einzige Unterschied liegt darin, dass im Abrechnungsverfahren unter
'Eingabedatei' zusätzlich festzulegen ist, ob es sich um Belege für Gut(Abrechnungen Haben) oder Lastschriften (Abrechnungen Soll) handelt.
SPG-Verein
167
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Abrechnungsformular erstellen
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Oben befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Formulars vorzunehmen
ist; unten schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
Beleg (Überweisung) erstellen
Die Aussagen im vorhergehenden Absatz gelten hier sinngemäß.
Abrechnungsdatei aktualisieren
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 86: Abrechnungsdatei aktualisieren
168
SPG-Verein
Beiträge
Abrechnungsverfahren
Immer dann, wenn Veränderungen an den hinterlegten Stammsätzen
(Abrechnungstexte/Abrechnungsarten) vorgenommen wurden, kann mit
diesem Modul eine bestimmte Abrechnungsdatei auf den neuesten Stand
gebracht werden.

Dabei ist unbedingt zu beachten, dass eine Löschung der
Abrechnungszeile innerhalb einer Mitgliedsabrechnung erfolgt,
wenn hierfür kein entsprechender Stammsatz vorhanden ist.
Sollte die Gesamtsumme einer Abrechnung negativ werden,
erfolgt keine Änderung.
SEPA-Datei erstellen
Die Vorgehensweise gilt analog der Funktion [Beitragsverfahren / SEPALastschriftdatei erstellen].
Es liegen im Bereich SEPA-Datei erstellen folgende Unterschiede vor,
die durch ein erweitertes Auswahlmenü als Option zur Wahl stehen:
 Im Abrechnungsverfahren ist zusätzlich festzulegen, ob es sich um
Abrechnungen-Soll oder Abrechnungen-Haben handelt.
 Beim
Abrechnungsverfahren
haben
die
bei
der
Abrechnungserfassung unter 'SEPA-VerwZweck (1)' und 'SEPAVerwZweck (2)' hinterlegten Angaben Vorrang vor denen des
Verwendungszweckes in der Bildschirmmaske.
SEPA-Dateiverwaltung
Die Vorgehensweise in der SEPA-Dateiverwaltung gilt analog der
Funktion [Beitragsverfahren / SEPA-Dateiverwaltung] in diesem Kapitel.
SPG-Verein
169
Beiträge
Mahnverfahren
[Mahnverfahren]
Allgemeines
Unter der Funktion [Mahnverfahren] sind folgende Bereiche realisiert:
Mahnlauf
Mahnliste
Mahnungen ausgeben
Belege (Überwsg.) ausgeben
-------------------------------------------Mahnungsformular erstellen
Beleg (Überwsg.) erstellen
Ein Mahnlauf kann zu jedem Zeitpunkt erfolgen. Hierbei wird für alle
Mitglieder (einschließlich ausgetretener), die einen Rückstand aufweisen,
ein Mahnsatz aufgebaut und in einer separaten Datei verwaltet.
Diese Daten können beliebig oft mit den Funktionen [Mahnliste], [Belege
(Überwsg.) ausgeben] und [Mahnungen ausgeben] weiterverarbeitet
werden.
170
SPG-Verein
Beiträge
Mahnverfahren
Mahnlauf
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 87: Mahnlauf - Vorgaben
Der Mahnlauf ist in zwei Varianten mit nachstehender Wirkung möglich:
 Originallauf = Der Lauf ist nicht mehr rückgängig zu machen
(Ausnahme: Einlegen der letzten Datensicherung vor dem Lauf).
 Testlauf = Simulation
eines
Mahnlaufes,
ohne
dass
Veränderungen stattfinden. Zwischendateien aus einem vorherigen
Mahnlauf werden allerdings gelöscht. Hierüber erfolgt ein
entsprechender Bildschirmhinweis mit der Möglichkeit eines
Abbruchs.
Der Benutzer kann wählen, für welche Bestände er den Mahnlauf
durchführen möchte. Neben der Auswahl des Gesamtbestandes kann
auch nur eine bestimmte Abteilung oder ein bereits vorher nach
bestimmten Kriterien selektierter Bestand herangezogen werden. Die
Vorgehensweise für die Selektion ist im Kapitel Mitglieder Abschnitt
Mitglieder selektieren erläutert.
SPG-Verein
171
Beiträge
Mahnverfahren
Neben der Variante sind unter 'Optionen' noch folgende Vorgaben
bestimmbar:
Abbildung 88: Mahnlauf - Optionen
Unter 'Rückstand' kann in dem Feld 'Seit mehr als wieviel Tagen' eine
Frist vorgegeben werden, die bei der Ermittlung der rückständigen
Mitgliedssätze anhand des Datums 'Letzte Sollstellung' zu
berücksichtigen sind. In der Regel werden hier 0 Tage vorgegeben, falls
der Sollstellungslauf eine angemessene Zeit zurückliegt. In einem
weiteren Feld kann ein Mindestrückstand als unterste betragsmäßige
Grenze eingestellt werden. Erfolgt hier keine Vorgabe, so wird jeder
Rückstand angemahnt.
In dem Optionsfeld 'Gebühr' sind interne Mahngebühren je Mahnstufe zu
definieren. Diese werden in den Folgedokumenten Mahnliste/Mahnungen
gesondert ausgewiesen und führen je nach Vorgabe in dem
Kontrollkästchen 'Verrechnung mit dem Kontensaldo' zu einer
Veränderung des Saldos.
Durch Markieren des Auswahlfeldes können auf Wunsch auch
ausgetretenen Mitglieder für den Mahnlauf berücksichtigt werden.
172
SPG-Verein
Beiträge
Mahnverfahren
Vorgenommene Eingaben werden für die nächsten Aufrufe dieser
Funktion gespeichert und als Vorgabewert vorgeschlagen.
Bei jedem Mitgliedssatz, der innerhalb des Mahnlaufes selektiert wurde,
wird das Mahnkennzeichen
um
'1' erhöht. Sobald das
Mahnkennzeichen auf '9' gesetzt ist, erfolgt bei künftigen Mahnläufen
keine Berücksichtigung dieser Mitglieder mehr.
Des Weiteren werden fällige Beiträge solange nicht mehr angefordert, bis
ein Zahlungsausgleich erfolgt ist oder das Mahnkennzeichen geändert
wird.
Der jeweilige Stand des Mahnlaufs wird in einem Balken optisch
angezeigt. Nach Beendigung erfolgt ein entsprechender Hinweis.
Mahnliste
Nach Aufruf der Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 89: Mahnliste - Vorgaben
SPG-Verein
173
Beiträge
Mahnverfahren
Nach Angabe des Dateiumfanges kann das Ergebnis des Mahnlaufs als
Liste ausgegeben werden. Hierbei ist zwischen einer numerischen und
alphabetischen Ausgabe zu wählen.
Der eigentlichen Liste wird eine Seite vorangestellt, welche die Vorgaben
des Mahnlaufes wiedergibt. Sollte es sich um einen Testlauf handeln, ist
die 1. Zeile jeder Seite zusätzlich mit dem Hinweis 'TESTLAUF'
versehen.
Abbildung 90: Mahnliste - Druckbild (Vorblatt)
174
SPG-Verein
Beiträge
Mahnverfahren
Abbildung 91: Mahnliste - Druckbild
Erläuterungen
L.SOLLST
L.ZAHLG
VORTR.VJ
FAEL.BEIT
GEZ.BEIT
MKZ
M.GEB
SPG-Verein
−
−
−
−
−
−
−
Datum letzte Sollstellung
Datum letzte Zahlung
Vortrag Vorjahr
Fällige Beiträge lfd. Jahr
Gezahlte Beiträge lfd. Jahr
Mahnkennzeichen
Mahngebühren
175
Beiträge
Mahnverfahren
Mahnungen ausgeben
Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von Layouts für
Mahnungen. Sofern für die Ausgabe der Mahnungen ein neues oder
abgewandeltes Layout gewünscht wird, ist zunächst unter der Funktion
[Mahnungsformular
erstellen]
die
entsprechende
Gestaltung
vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion [Mahnungen ausgeben] werden als erstes
Formularauswahl (Dateiname) und Dateiumfang erfragt, gefolgt von
weiteren Einstellmöglichkeiten.
Die weitere Vorgehensweise in dieser und den folgenden
Bildschirmmasken ('Auswahl Mahnungsformular' und 'Optionen') hat
analog der Beschreibung unter [MITGLIEDER] -> [Computerbriefe] zu
erfolgen.
Bei Aufruf der Formularauswahl steht das Programm automatisch im
Unterverzeichnis '\formular'. Unter Optionen ist bei einer integrierten
Belegausgabe die gewünschte Bankverbindung festzulegen und ein evtl.
Verwendungszweck vorzugeben. Die möglichen Bankverbindungen
ergeben sich aus den Stammdaten des Vereins.
Das Programm erstellt die Mahnungen unter Verwendung
Mahntextes und der dazugesteuerten Felder aus dem Mahnlauf.
176
des
SPG-Verein
Beiträge
Mahnverfahren
Abbildung 92: Mahnungen ausgeben - Druckbild
Belege (Überweisungen) ausgeben
Das Verfahren zur Ausgabe der Belege erfolgt analog der Funktion
[Beitragsverfahren / Belege (Überweisungen) ausgeben] unter diesem
Kapitel.
Der einzige Unterschied liegt darin, dass im Mahnverfahren unter
Eingabedatei der 'Mahnlauf' vorbelegt ist.
SPG-Verein
177
Beiträge
Mahnverfahren
Mahnungsformular erstellen
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Oben befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Formulars vorzunehmen
ist; unten schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
Beleg (Überweisung) erstellen
Die Aussagen im vorhergehenden Absatz gelten hier sinngemäß.
178
SPG-Verein
Beiträge
Zuwendungen/Spenden
[Zuwendungen/Spenden]
Allgemeines
Unter der Funktion [Zuwendungen/Spenden] sind folgende Bereiche
realisiert:
Zuwendungen/Spenden ausgeben
Nachweisliste
----------------------------------------------Zuwendungs-/Spendenformular erstellen
Seit der Gesetzesänderung im Jahre 2000 müssen für die Zuwendungsbescheinigungen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Diesem
Umstand ist hier Rechnung getragen worden. Der Menüpunkt erlaubt
dem Benutzer, durch Auswahl des entsprechenden Untermenüpunktes
entweder eine Zuwendungsbestätigung (Spendenquittung) oder eine
Nachweisliste anzufertigen.
SPG-Verein
179
Beiträge
Zuwendungen/Spenden
Zuwendungen/Spenden ausgeben
Der Aufruf dieses Menüpunktes öffnet folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 93: Zuwendungen/Spenden ausgeben
Der Benutzer hat hier - wie bekannt - die Wahlmöglichkeit bezüglich der
Ausgabeart und des Dateiumfanges. Bei der Auswahl des Formulars
über das einzeilige Listenfeld können nur bestimmte Formulare (z.B.
'zuwendg.for') genutzt werden.
Des Weiteren entsprechen die hier zur Auswahl stehenden
Buchungsschlüssel den unter der Funktion [Zahlungen erfassen] näher
beschriebenen Buchungsschlüssel.
Durch eine Vorgabe des Zeitraums (von - bis) können die Formulare z.B.
innerhalb eines Jahres quartalsmäßig ausgegeben werden. Dabei ist das
'bis Datum' standardmäßig mit dem Programmdatum vorbelegt, kann
aber selbstverständlich auch geändert werden.
Sollen für den vorgegebenen Zeitraum auch bereits ausgetretene
Mitglieder berücksichtigt werden, so ist bei 'ausgetretene Mitglieder
ausgeben' ein Haken zu setzten.
180
SPG-Verein
Beiträge
Zuwendungen/Spenden
Sollte dennoch versucht werden, ein nicht richtiges Formulare zu öffnen,
so erscheint folgende Fehlermeldung:
FormatFormular nicht richtig !
OK
Ein Mausklick auf 'OK' bestätigt die Auswahl, ein weiterer Mausklick auf
'OK' in der Bildschirmmaske Zuwendungen/Spenden ausgeben aktiviert
die gewünschte Ausgabe:
Abbildung 94: Zuwendungen/Spenden ausgeben - Preview
SPG-Verein
181
Beiträge
Zuwendungen/Spenden
Nachweisliste
Wie eingangs beschrieben, hat der Benutzer auch die Möglichkeit, sich
eine Nachweisliste anzufertigen. Diese Funktion unterscheidet sich von
der zuvor beschriebenen Funktion [Zuwendungen/Spenden ausgeben]
lediglich dadurch, dass letztlich kein Formular sondern eine Liste
ausgegeben wird:
Abbildung 95: Zuwendungen/Spenden - Nachweisliste
Daher wird an dieser Stelle auf die vorangegangene Beschreibung
verwiesen.
 Um
eine Übereinstimmung der Summen zwischen den
Formularen und der Nachweisliste zu erhalten, ist es wichtig, daß
der hier eingegebene Formularname mit der Vorgabe im Modul
[Zuw./Spenden ausgeben] identisch ist.
182
SPG-Verein
Beiträge
Zuwendungen/Spenden
Zuwendungs-/Spendenformular erstellen
Bei Auswahl dieser Funktion wird das Tool "List & Label" gestartet und in
einem gesonderten Programm-Fenster dargestellt. Oben befindet sich
der Arbeitsbereich, in dem die Gestaltung des Formulars vorzunehmen
ist; unten schließt sich eine Seitenvorschau (Preview) an.
Die Handhabung der einzelnen Funktionen von List & Label ist in einem
separaten Handbuch nachzulesen.
SPG-Verein
183
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
[Zahlungen bearbeiten]
Allgemeines
Unter der Funktion [Zahlungen bearbeiten] sind folgende Bereiche
realisiert:
Zahlungen erfassen
Zahlungen updaten (SPG-Fibu)
----------------------------------------------Zahlungsliste
Hier besteht die Möglichkeit, geleistete Zahlungen zu erfassen (einschl.
der Korrektur von Sollstellungs- und Zahlungsdaten), aus dem Programm
SPG-Fibu Zahlungsdaten einzulesen und eine entsprechende
Zahlungsliste auszugeben.
Alle manuell erforderlichen Eingaben und Veränderungen von
Sollstellungs- und Zahlungsdaten erfolgen ausschließlich über diesen
Programmpunkt.
Zahlungen erfassen
Unter dieser Funktion können alle Zahlungen manuell gebucht werden,
die aus der Beitragserhebung als offene Posten resultieren; weiterhin
sind Bestandskorrekturen möglich. Für die erfassten Beträge erfolgt eine
Verrechnung mit den entsprechenden Feldern aus den Mitgliedsdaten.
Folgende Betragsarten kommen zur Erfassung:
 Eingänge aus




Barzahlungen von Beiträgen
Überweisungen von Beiträgen
Spenden - Bareingänge
Spenden - Überweisungen
 Korrektur der Felder




Vortrag Vorjahr
gezahlte Beträge
Sollstellungsbeträge
Spenden
 Rücklastschriften
184
SPG-Verein
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Die erfassten Beträge werden chronologisch in einer separaten Datei
gespeichert und sind mit der Funktion [Zahlungsliste] zu jedem Zeitpunkt
ausgebbar.
Die Erfassungsmaske unterteilt sich in die Bereiche
 Belegdaten
 Stammdaten
 Zahlungsdaten
Nach Aufruf der Funktion [Zahlungen erfassen] erscheint die folgende
Bildschirmmaske:
Abbildung 96: Zahlungen erfassen - Erfassung der Buchungen
Nur der Bereich Belegdaten ist manuell zu füllen. Die Bereiche Stammund Zahlungsdaten werden automatisch dazugesteuert.
Als Ordnungskriterium ist die Mitglieds-Nr. vorzugeben. Daher steht der
Cursor bei Aufruf der Maske in diesem Feld.
SPG-Verein
185
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Tätigkeiten innerhalb der Erfassung
Mkonto (Mitgliedskonto)
Nach Auswahl des Kommandos 'MKonto' verzweigt das Programm in die
Funktion [BEITRÄGE] [Mitgliedskonto / Auskunft] und öffnet eine
Bildschirmmaske mit dem betreffenden Beitragskonto. Die Bedeutung ist
analog dem Button 'Mkonto' unter [MITGLIEDER / Änderungsdienst /
Mitglieder pflegen].
Suchen
Durch Aufruf dieser Tätigkeit erscheint in einem separaten
Bildschirmfenster eine alphabetische Auflistung sämtlicher Mitglieder.
Diese Tätigkeit ist analog der Suche innerhalb der Funktion
[MITGLIEDER] [Änderungsdienst / Mitglieder pflegen] zu handhaben.
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Erfassung.
Erläuterung der Erfassungsmaske
Mitglieds-Nr.
Nach erfolgter Eingabe der Mitgliedsnummer erscheinen im rechten
Bildschirmbereich zur Kontrolle die persönlichen Daten des Mitglieds und
darunter Angaben über
•
•
•
•
•
•
•
186
Zahlart, Kontonummer und Bankleitzahl
Vortrag Vorjahr
Sollstellungsbeträge
gezahlte Beträge
Kontensaldo
Mahnkennzeichen
Spenden
SPG-Verein
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Buchungsschlüssel
Durch die Vorgabe eines Buchungsschlüssels wird das Feld bestimmt,
welches innerhalb der Mitgliederdaten zur Verrechnung herangezogen
werden soll. Die Auswahl kann einfach mittels Drop-Down-Menü
getroffen werden:
1=
2=
3=
4=
5=
Sollstellungsbeträge
gezahlte Beträge
Spenden
Vortrag Vorjahr
Gebühren
Mit diesem Buchungsschlüssel ist es möglich,
Rücklastschriftgebühren separat zu buchen, damit
diese nicht in Zuwendungsbescheinigungen mit
aufgelistet werden.
Betrag
Der Betrag kann auch als Soll-Betrag vorgegeben werden. Dies wird
durch ein Minus-Zeichen (-) entweder vor oder nach der Betragseingabe
erreicht. Das zur Verrechnung herangezogene Stammdatenfeld darf nach
Buchung nicht größer als EUR 1.000.000,-- werden. Ebenso ist ein
Wechsel von Haben nach Soll (z. B. gezahlte Beträge) oder umgekehrt
nicht möglich.
Beleg-Nr.
Das Feld ist frei wählbar; wahlweise können auch die
Schaltflächen
hinter dem Eingabefeld mittels Maus oder Tastatur bedient werden.
Beleg-Datum
Das Datum muss in der Form TT.MM.JJ eingegeben werden. Es dient
zur korrekten chronologischen Einordnung innerhalb der Umsatzdaten
des Mitgliedskontos. Als Vorgabewert wird bei der ersten Eingabe
’00.00.0000’ vorgegeben; es kann überschrieben werden.
Zur vereinfachten Eingabe ist am Ende der Eingabezeile ein Push-Button
eingefügt, der einen grafischen Kalender öffnet. Anhand diesem kann
das gewünschte Datum – beispielsweise per Doppelklick – ausgewählt
werden kann. In Tagesschritten kann mittels der
Schaltflächen
vorwärts oder rückwärts geblättert werden.
SPG-Verein
187
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Text
Das Feld ist frei definierbar. Eine Eingabe ist hier vorgeschrieben.
Gegenkonto
Das Feld ist frei wählbar. Je Gegenkonto erfolgt eine Summierung in der
Zahlungsliste.
Für die nächste Buchung bleiben die zuletzt getätigten Vorgaben in der
Bildschirmmaske als "Vorbelegung" erhalten.
Buchen
Über diesen Button wird die Buchung endgültig ausgeführt und es erfolgt
eine Veränderung der Mitgliederdaten und Anzeige des Ergebnisses
direkt am Bildschirm (Bereich Zahlungsdaten). Falls durch die Zahlung
ein vorhandener Rückstand ausgeglichen wurde, wird die Löschung des
Mahnkennzeichens vorgenommen.
Durchführen einer Stornobuchung
Ein Storno einer bereits erfassten Zahlung kann einfach mittels
Doppelklick mit der linken Maustaste auf den entsprechenden Umsatz im
Bereich ‚Zahlungsdaten’ initiiert werden. Alle notwendigen Positionen
werden dann im Bereich ‚Belegdaten’ eingeblendet, so dass nur noch die
Schaltfläche Buchen betätigt werden muss.
188
SPG-Verein
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Zahlungen updaten (SPG-Fibu)
Mit dieser Funktion können Buchungen von Beitrags-, Gebühren- und
Spendenzahlungen sowie Rücklastschriften nach Lastschrifteinzug, die
im Programm SPG-Fibu vorgenommen wurden, automatisch in die entsprechenden Mitgliedskonten übernommen werden.
Bei Auswahl dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 97: Zahlungen updaten
Hier sind die Voraussetzungen genannt, die erfüllt sein müssen, um
einen Transfer der Daten zu gewährleisten.
SPG-Verein
189
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, müssen Sie in dem unteren
Optionsfeld noch den Zeitraum festlegen, für den der Datentransfer
durchgeführt werden soll. Es empfiehlt sich, hierfür einen festen
Rhythmus (z. B. monatlich, jeweils nach dem 20. Kalendertag für den
Vormonat) vorzugeben.
Die Angabe von '00.00.0000' bis 'Tagesdatum' bedeutet, dass alle
Zahlungen, auf die die Bedingungen zutreffen, übertragen werden.
Vor
Durchführung
Sicherheitsabfrage.
des
Programmlaufs
erfolgt
noch
eine
Sind die o. g. Voraussetzungen (1) bzw. (2) nicht erfüllt, erscheint die
Meldung:
Journal-Datei (FIBU) nicht gefunden !
OK
Zahlungsliste
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 98: Zahlungsliste - Vorgaben
190
SPG-Verein
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Alle unter der Funktion [Zahlungen erfassen] gebuchten Beträge sowie
die Zahlungen aus dem Datentransfer mit SPG-Fibu werden
chronologisch in einer separaten Datei protokolliert.
Hier ist unter Auswertung vorzugeben, für welche Zahlungen die Liste
erstellt werden soll.
Aufgrund des vorgegebenen Buchungsschlüssels
1 = Sollstellungsbeträge
2 = gezahlte Beträge
3 = Spenden
4 = Vortrag Vorjahr
werden alle Zahlungen summiert und am Ende der Zahlungsliste als
Gesamtsumme
ausgegeben.
Dabei
erfolgt
zusätzlich
eine
Einzelsummierung nach Gegenkontonummern.
Diese Dokumentation sollte regelmäßig nach einer bestimmten Zeit (z. B.
monatlich) ausgedruckt und archiviert werden. Eine Löschung der Daten
nach
erfolgreichem
Ausdruck
kann
über
die
Funktion
‘Jahres-/Periodenwechsel‘ erfolgen.
SPG-Verein
191
Beiträge
Zahlungen bearbeiten
Abbildung 99: Zahlungsliste - Druckbild
Erläuterungen
BELNR
BELDATUM
GKONTO
BS
K-SALDO
192
-
Belegnummer
Belegdatum
Gegenkonto
Buchungsschlüssel
Kontensaldo
SPG-Verein
Beiträge
Mitgliedskonto
[Mitgliedskonto]
Allgemeines
Unter der Funktion [Mitgliedskonto] sind folgende Bereiche realisiert:
Auskunft
Liste
In Abhängigkeit von der Vorgabe 'Umsatzdaten sammeln ja/nein' unter
der Funktion [STAMMDATEN] [Stammdaten pflegen / Vereinsdaten
pflegen] wird je Mitglied ein Mitgliedskonto geführt.
Die Umsätze, die unter dem Mitgliedskonto zusammengefasst werden,
resultieren aus den Modulen:
Beitragserhebung
Abrechnungslauf
Mahnlauf
Zahlungen bearbeiten
Unter dem Mitgliedskonto können die Faktoren wie Kontosaldo, Vortrag
Vorjahr, Einmal- und Zusatzbeträge und alle bisherigen Umsätze im
Zusammenhang betrachtet werden.
SPG-Verein
193
Beiträge
Mitgliedskonto
Auskunft
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 100: Mitgliedskonto / Auskunft - Bildschirmauskunft
In dieser Bildschirmauskunft können Sie sich die einzelnen
Mitgliedskonten anzeigen lassen. Nach Auswahl steht die Auskunft
immer auf dem ersten Datensatz.
Über die Schaltfläche Zahlungen erfassen verzweigt das Programm in
die Funktion [Zahlungen erfassen]. Die dortigen Eingabemöglichkeiten
entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Abschnitt.
Die Auswahl eines gewünschten Mitgliedes kann wie folgt vorgenommen
werden:
 Über
die
Schaltfläche
Suchen
wird
ein
separates
Bildschirmfenster geöffnet, das eine alphabetische Auflistung
sämtlicher Mitglieder beinhaltet. Eine Auswahl kann hier analog
der Funktion [MITGLIEDER] [Änderungsdienst / Mitglieder
pflegen] erfolgen.
 Mit den Pfeil-Schaltflächen können Sie zwischen den
Datensätzen blättern, bis das gewünschte Mitglied erreicht ist.
194
SPG-Verein
Beiträge
Mitgliedskonto
Mit der Auswahl erscheinen im oberen Bereich des Bildschirms
Stammdaten des Mitglieds, während in der unteren Bildschirmhälfte die
Einblendung aller Umsatzdaten seit dem letzten Perioden/Jahreswechsel erfolgt.
Liste
Nach Auswahl dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 101: Mitgliedskonto / Liste - Vorgaben
Hier werden Dateiumfang, Ausgabeart, Optionen und Auswertung
erfragt.
SPG-Verein
195
Beiträge
Mitgliedskonto
Neben der Vorgabe, auch ausgetretene Mitglieder einzubeziehen, kann
die Ausgabe mit erweiterten Stammdaten erfolgen. Ferner besteht die
Möglichkeit, Mitgliedskonten mit Saldo 0,00 einzubeziehen, nur das
Summenblatt auszugeben oder einen Seitenumbruch nach jedem
Mitglied zu erzeugen.
Abbildung 102: Mitgliedskonto / Liste - Druckbild
Am Schluss der Liste erfolgt eine Summierung der Umsatzdaten nach
den einzelnen Monaten mit anschließender Jahressumme.
Eine Löschung der Umsatzdaten nach erfolgreichem Ausdruck kann über
die Funktion ‘Jahres-/Periodenwechsel‘ erfolgen.
196
SPG-Verein
Beiträge
Saldenliste
[Saldenliste]
Die Saldenliste ist eine aperiodische Liste, das heißt, sie kann zu jedem
Zeitpunkt erstellt werden. Sie gibt Auskunft über den aktuellen Stand der
Mitgliedsbeiträge und der Kontensalden.
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 103: Saldenliste - Vorgaben
Nach Wahl des Dateiumfanges sind noch Ausgabeart und Auswertung
festzulegen.
Unter 'Optionen' haben Sie die Möglichkeit, ausgetretene Mitglieder mit
einzubeziehen bzw. auch Konten mit dem Saldo 0,00 auszugeben.

Die Saldenliste sollte in jedem Fall vor Durchführung der Funktion
[Jahres-/Periodenwechsel] ausgegeben werden.
SPG-Verein
197
Beiträge
Saldenliste
Abbildung 104: Saldenliste - Druckbild
Erläuterungen
MKZ
DATLSOLL DATLZAHL VORTR.VJ SOLLBETR GEZ.BETR K-SALDO
-
Mahnkennzeichen
Datum letzte Sollstellung
Datum letzte Zahlung
Vortrag Vorjahr
Sollstellungsbeträge
gezahlte Beiträge
Kontensaldo
VORTR.VJ und K-SALDO
Betrag mit '−'
= Rückstand
Betrag ohne '−' = Vorauszahlung
198
SPG-Verein
Beiträge
Jahres- / Periodenwechsel
[Jahres- / Periodenwechsel]
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 105: Jahres-/Periodenwechsel - Hinweise und Vorgaben
Unter 'Optionen' werden bei Wahl 'Vortrag Vorjahr neu aufbauen und
danach Saldenfelder löschen' die Felder 'Sollstellungsbeträge',
'gezahlte Beträge' und 'Spende' auf 0,00 zurückgesetzt. Vorher erfolgen
allerdings die Summenbildung und die Übertragung in das Feld 'Vortrag
Vorjahr'. Bei Bestimmung der anderen Option wird eine Löschung
sämtlicher
o.
a.
Felder
vorgenommen;
einschließlich
der
korrespondierenden Datumsfelder.
Die Umsatzdaten, Zahlungsdaten und Änderungsdaten können auf
Wunsch ebenfalls bereinigt werden. Als Default wird auch hier aus
sicherheitsgründen 'keine Auswertung' vorgegeben. Bei der Funktion
'kumulieren bis' ist zu beachten, daß hier alle Umsätze bis zum
eingegebenen Termin aufsummiert werden. Eine durchgeführte
Kumulierung kann nicht rückgängig gemacht werden.
In dem Optionsfeld 'ausgetretene Mitglieder' wird als Default 'keine'
vorgegeben. Bei Änderung auf 'alle' oder 'nur falls Saldo = 0,00' muss
unbedingt berücksichtigt werden, dass eine Löschung aus dem Bestand
nur dann erfolgt, wenn das Austrittsdatum kleiner als das Tagesdatum ist.

Der Programmlauf sollte erst durchgeführt werden, wenn alle notwendigen Ausdrucke (Saldenliste und ggf. Mitgliedskonten)
erstellt worden sind.
SPG-Verein
199
Stammdaten
Übersicht
[STAMMDATEN]
Übersicht
Die unter SPG-Verein hinterlegten Stammdaten bilden die Grundlage für
eine Vielzahl von Programmfunktionen. Hier werden im Gegensatz zu
den Mitgliederdaten Informationen abgelegt, die innerhalb des Vereins
generelle Gültigkeit besitzen.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Stammdaten pflegen

Stammdaten-Listen

----------------------------------------------Abrechnungsdaten pflegen 
Abrechnungsdaten-Listen 
Der Aufbau von Stammdaten ist eine einmalige Tätigkeit, die jedoch
besondere Sorgfalt erfordert, da alle nachfolgenden Arbeiten auf diese
Stammdaten zurückgreifen.
Innerhalb der Pflege der Stammdaten sind die Editor-Funktionen und die
Handhabung identisch. Nachstehend erfolgt für diese Bereiche eine
Darstellung der Tätigkeiten im Überblick.
Neu
Ermöglicht die Eingabe eines neuen Datensatzes zu der jeweiligen
Stammdatenart. Bei Auswahl dieses Buttons erscheint eine
Eingabemaske zur Datenerfassung. Zu Beginn ist diese Maske leer,
während im weiteren Verlauf die zuletzt getätigten Eingaben vorbelegt
bleiben. Der Ordnungsbegriff, unter dem diese Vorgaben hinterlegt
werden, ist z. B. die Abteilungs-Nr., eine Berufsgruppe oder eine
Bankleitzahl.
200
SPG-Verein
Stammdaten
Übersicht
Ändern
Der unter dem Ordnungsbegriff gespeicherte Inhalt wird verändert bzw.
korrigiert. Hierfür ist in der jeweiligen Auswahlliste der entsprechende
Datensatz mit Maus oder Tastatur auszuwählen.
Löschen
Der markierte Datensatz in der Auswahlliste wird aus der Datei gelöscht.
Zuvor erscheint auf dem Bildschirm die Sicherheitsabfrage:
Datensatz wirklich löschen ?
Ja
Nein
Suchen (nur Funktion [Bankleitzahlen pflegen])
Analog der gleichen Tätigkeit unter
[MITGLIEDER] [Änderungsdienst/Mitglieder pflegen].
Blättern (nur Funktion [Bankleitzahlen pflegen])
Analog der gleichen Tätigkeit unter
[MITGLIEDER] [Änderungsdienst/Mitglieder pflegen].
SPG-Verein
201
Stammdaten
Stammdaten pflegen
[Stammdaten pflegen]
Allgemeines
Unter der Funktion [Stammdaten pflegen] sind folgende Bereiche
realisiert:
Vereinsdaten pflegen
--------------------------------------------Abteilungen/Beiträge pflegen
Bezirke pflegen
Berufsgruppen pflegen
Funktionen pflegen
Ehrungen pflegen
--------------------------------------------Bankleitzahlen pflegen
Sie können hier alle vereinsrelevanten Daten und Strukturdaten
hinterlegen, ändern oder löschen.
202
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Vereinsdaten pflegen
Die Bildschirmmaske wurde in vier Navigationspunkte unterteilt. Somit ist
eine bessere Übersichtlichkeit gewährleistet. Es kann jederzeit eine
Änderung oder Ergänzung dieser Daten erfolgen. Dabei handelt es sich
immer um die Vereinsdaten des jeweils aktuellen Bestandes. Die Maske
erscheint auch automatisch bei Neuanlage eines Vereins.
Alle hier verwendeten Variablen stehen im Rahmen des Tools List&Label
zur Verfügung.
Navigationspunkt 1 (Anschrift)
Abbildung 106: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (1. Registerkarte)
Name
Hier sollte die eindeutige Vereinsbezeichnung vorgegeben werden. In
den Standardlisten erscheint dieser Name in der jeweiligen Kopfzeile (1.
Zeile der Überschrift).
Beispiele:
SPG-Verein
TSV von 1899 Peine
Sportstudio Krause
CDU-Ortsverband Astadt
203
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Zusatzbez. / Straße / Postfach / Plz / Ort
Felder zur Bildung der Vereinsanschrift. Diese Inhalte haben rein
informativen Charakter; lediglich unter Funktionen, in denen eine
Brieferstellung erfolgt, werden sie je nach Vorgabe für den Briefkopf
benötigt.
Verbands.-Nr. / Bundesland
Felder für die Zuordnung des Vereins zum jeweiligen Verband.
Navigationspunkt 2 (Kontakt)
Abbildung 107: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (2. Registerkarte)
Hier kann der Hauptansprechpartner des Vereines mit seinen
Kontaktdaten
eingegeben
werden.
Diese
Angaben
werden
programmseitig an geeigneter Stelle verwendet.
204
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Navigationspunkt 3 (Bankverbindung)
Abbildung 108: Vereinsdaten pflegen - Stammdaten (3. Registerkarte)
Kontonummer / Bankleitzahl / Bankbezeichnung / BIC / IBAN / SEPA
Hier besteht die Möglichkeit, bis zu zwei Bankverbindungen des Vereins
vorzugeben. Unter den Funktionen [BEITRÄGE] [Beitragsverfahren],
[Abrechnungsverfahren] und [Mahnverfahren] kann zwischen diesen
Bankverbindungen als Gut-/Lastschriftadresse gewählt werden. Deshalb
ist mindestens eine Bankverbindung zu hinterlegen.
Ferner kann hier neben den bereits international gültigen
Zahlungsverkehrsdaten (BIC / IBAN) auch die sgn. Gläubiger-ID für eine
SEPA-Zahlung hinterlegt werden. Hintergrund ist, dass die neuen SEPALastschriftbedingungen zwingend die eindeutige Identifikation des
Gläubigers (also z.B. des jeweiligen Vereins) unabhängig von den
verwendeten Kontodaten vorsehen.
Weiterführende Informationen zur Gläubiger-ID und deren Beantragung
finden Sie hier:
http://www.bundesbank.de/Navigation/DE/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer
_Zahlungsverkehr/SEPA/Glaeubiger_Identifikationsnummer/glaeubiger_i
dentifikationsnummer.html
SPG-Verein
205
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Navigationspunkt 4 (Finanzdaten)
Abbildung 109: Vereinsdaten pflegen - Beitragserhebung (3. Registerkarte)
Finanzdaten / Gemeinnützigkeit / Körperschaftsteuer
Hier können fiskalische Basisdaten des Vereins hinterlegt werden. Eine
Eingabe ist nicht zwingend erforderlich, vereinfacht jedoch an einigen
Stellen die Arbeit.
206
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Abteilungen / Beiträge pflegen
Mit Aufruf dieser Funktion erscheint zunächst folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 110: Abteilungen / Beiträge pflegen - Auflistung
SPG-Verein
207
Stammdaten
Stammdaten pflegen
In der Auswahlliste werden alle derzeit hinterlegten Abteilungen mit deren
Bezeichnung und Nr. (= Kürzel) angezeigt. Die Handhabung der Tätigkeiten
'Neu', 'Ändern' und 'Löschen' ist unter dem Abschnitt Übersicht in diesem Kapitel
nachzulesen.
 Bei einer Beitragsänderung brauchen lediglich die Beträge der
hinterlegten Beitragsarten angepasst zu werden. Bei der nächsten
Beitragserhebung erfolgt die Berücksichtigung dieser neuen
Beiträge.
Durch Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 111: Abteilungen / Beiträge pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Abteilung
Bezeichnung
Bart
Beitragsbezeichnung
monatlich, vierteljährlich,
halbjährlich, jährlich
208
Bedeutung
Abteilungsnummer (Ordnungsbegriff)
2 Stellen - alphanumerisch
Abteilungsbezeichnung
25 Stellen - alphanumerisch
Beitragsart
2 Stellen - alphanumerisch
24 Stellen - alphanumerisch
Beiträge pro Erhebungszeitraum
6,2 Stellen - numerisch
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Bezirke pflegen
Durch das Feld Bezirk besteht für den Verein die Möglichkeit, neben den
Selektionsmöglichkeiten über PLZ und Ort, eine weitere räumliche
Gliederung seines Umfeldes vorzunehmen. Gerade in größeren Städten
wird dies von Nutzen sein.
Durch Aufruf dieser Funktion erhalten Sie eine Auswahlliste mit allen
derzeit hinterlegten Bezirken analog [Abteilungen/Beiträge pflegen].
Über die Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 112: Bezirke pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nr.
Bezeichnung
SPG-Verein
Bedeutung
Bezirksnummer (Ordnungsbegriff)
3 Stellen - alphanumerisch
Bezirksbezeichnung
27 Stellen - alphanumerisch
209
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Berufsgruppen pflegen
Das Feld Berufsgruppe bietet die Möglichkeit, den Mitgliederbestand
nach Berufen "gleicher Art" zu selektieren. Hilfreich kann dies z. B. sein,
wenn innerhalb des Vereins interne Arbeitsmaßnahmen angesetzt sind
und man hierfür in erster Linie Mitglieder benötigt, die in einem
bestimmten Beruf tätig sind.
Durch Aufruf dieser Funktion erhalten Sie eine Auswahlliste mit allen
derzeit hinterlegten Berufsgruppen analog [Abteilungen/Beiträge pflegen].
Über die Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 113: Berufsgruppen pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nr.
Bezeichnung
210
Bedeutung
Berufsgruppennummer (Ordnungsbegriff)
3 Stellen - alphanumerisch
Berufsgruppenbezeichnung
27 Stellen - alphanumerisch
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Funktionen pflegen
Die Funktionen, die innerhalb des Vereins ausgeübt werden, sind frei
definierbar. Ein Musterverzeichnis zum Aufbau der Funktionen befindet
sich im Anhang.
Durch Aufruf dieser Funktion erhalten Sie eine Auswahlliste mit allen
derzeit hinterlegten Funktionen analog [Abteilungen/Beiträge pflegen].
Über die Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 114: Funktionen pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nr.
Bezeichnung
SPG-Verein
Bedeutung
Funktionsnummer (Ordnungsbegriff)
3 Stellen - alphanumerisch
Funktionsbezeichnung
27 Stellen - alphanumerisch
211
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Ehrungen pflegen
Die Ehrungen, die innerhalb des Vereins erfolgen können, sind frei
definierbar. Ein Musterverzeichnis zum Aufbau der Ehrungen ist im
Anhang aufgeführt.
Durch Aufruf dieser Funktion erhalten Sie eine Auswahlliste mit allen
derzeit hinterlegten Ehrungen analog [Abteilungen/Beiträge pflegen].
Über die Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 115: Ehrungen pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nr.
Bezeichnung
212
Bedeutung
Ehrungsnummer (Ordnungsbegriff)
3 Stellen - alphanumerisch
Ehrungsbezeichnung
27 Stellen - alphanumerisch
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Bankleitzahlen pflegen
Für die Ermittlung der Bankbezeichnungen ist die Bankleitzahlendatei
erforderlich. Dies hat den Vorteil, daß nicht bei jedem Mitglied die
Bankbezeichnung gespeichert werden muss.
Mit Aufruf dieser Funktion erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 116: Bankleitzahlen pflegen
Die Handhabung der Tätigkeiten 'Neu', 'Ändern', 'Löschen', 'Suchen' und
'Blättern' ist unter dem Abschnitt Übersicht in diesem Kapitel
nachzulesen.
Datenfeld
Bankleitzahl
Bedeutung
8 Stellen - numerisch (Ordnungsbegriff)
Bezeichnung
27 Stellen - alphanumerisch
Plz
5 Stellen – numerisch
Ort
35 Stellen – alphanumerisch
Prüfmethode
2 Stellen – alphanumerisch
BIC
11 Stellen - alphanumerisch
SPG-Verein
213
Stammdaten
Stammdaten pflegen
Die Bankleitzahlendatei wird bei der Installation des Programms SPGVerein erstellt und bei Updates entsprechend aktualisiert. Jederzeit sind
eigenständige Änderungen über die vorbezeichneten Datenfelder
möglich.
Ist eine automatische Kontonummernprüfung gewünscht, muss unter der
Funktion [Vereinsdaten pflegen] diese Option aktiviert sein. Weitere
Einzelheiten sind diesem Abschnitt zu entnehmen.
Die jeweiligen Art der Prüfmethode sind auch in der Bankleitzahlenliste
enthalten.
Benötigen Sie für die Änderung oder Löschung eine Bankleitzahl, die
Ihnen nicht bekannt ist, so können Sie über 'Suchen' eine gesonderte
Bildschirmmaske aufrufen. Darin sind sämtliche Bankleitzahlen enthalten;
eine Anzeige ist nach Bankleitzahlen und Orten möglich. Das Verfahren
ist analog der Beschreibung unter [Mitglieder pflegen] zu handhaben.
Abbildung 117: Bankleitzahlen pflegen - Suchen
214
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten-Listen
[Stammdaten-Listen]
Allgemeines
Unter der Funktion [Stammdaten-Listen] sind folgende Bereiche
realisiert:
Abteilungs-/Beitragsliste
Bezirksliste
Berufsgruppenliste
Funktionenliste
Ehrungenliste
------------------------------------Bankleitzahlenliste
Für alle Stammdaten, die unter [Stammdaten pflegen] aufgerufen werden
können (Ausnahme: Vereinsdaten), sind auch Listenausgaben möglich.
Die Listenausgabe ist selbsterklärend; ggf. wurde Erläuterungstext
angemerkt. Bei allen Listen ist zunächst der Dateiumfang festzulegen:
Abbildung 118: Stammdaten-Listen - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske)
SPG-Verein
215
Stammdaten
Stammdaten-Listen
Abteilungs-/Beitragsliste
Abbildung 119: Abteilungs-/Beitragsliste - Druckbild
Erläuterungen
ABTNR =
BART
=
216
Abteilungsnummer
Beitragsart
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten-Listen
Bezirksliste
Abbildung 120: Bezirksliste - Druckbild
Berufsgruppenliste
Abbildung 121: Berufsgruppenliste - Druckbild
SPG-Verein
217
Stammdaten
Stammdaten-Listen
Funktionenliste
Abbildung 122: Funktionenliste - Druckbild
Ehrungenliste
Abbildung 123: Ehrungenliste - Druckbild
218
SPG-Verein
Stammdaten
Stammdaten-Listen
Bankleitzahlenliste
Beim Aufruf dieser Funktion kann in der ersten Bildschirmmaske
(Vorgaben) der zusätzliche Button 'Optionen' gewählt werden. Nach
Betätigung dieses Buttons erscheint folgende Auswahlmaske:
Abbildung 124: Bankleitzahlenliste - Optionen
Mit Aktivierung des Feldes 'Zweigstellen/Filialen ausgeben' werden in der
Bankleitzahlenliste
sämtliche
der
Bundesbank
gemeldeten
Zweigstellen/Filialen eines Kreditinstituts mit ausgegeben. Dieses System
resultiert noch aus der Zeit, als diese gemeldeten Zweigstellen
gegenüber ihren Hauptstellen abweichende Bankleitzahlen hatten.
 Bei aktivierter Option werden die Hauptstellen mit einem '*' hinter
der Bankleitzahl ausgegeben.
SPG-Verein
219
Stammdaten
Stammdaten-Listen
Abbildung 125: Bankleitzahlenliste - Druckbild mit Zweigstellenausgabe
220
SPG-Verein
Stammdaten
Abrechnungsdaten pflegen
[Abrechnungsdaten pflegen]
Allgemeines
Unter der Funktion [Abrechnungsdaten pflegen] sind folgende Bereiche
realisiert:
Abrechnungstexte pflegen
Abrechnungsarten pflegen
In diesem Menü können sowohl Abrechnungstexte (erklärende Textzeilen
für die Abrechnung) als auch Abrechnungsarten (vorgegebene
Abrechnungszeilen) hinterlegt werden.
Abrechnungstexte pflegen
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 126: Abrechnungstexte pflegen - Auflistung
SPG-Verein
221
Stammdaten
Abrechnungsdaten pflegen
In der Auswahlliste werden alle derzeit hinterlegten Abrechnungstexte mit
deren Bezeichnung und Nr. angezeigt. Die Handhabung der Tätigkeiten
'Neu', 'Ändern' und 'Löschen' ist unter dem Abschnitt Übersicht in diesem Kapitel
nachzulesen.
Um sich die Erfassungsarbeit bei der Erstellung von Abrechnungen zu
erleichtern, sollte die Hinterlegung oft benutzter Texte mit dieser Funktion
erfolgen. Innerhalb der Abrechnungserfassung kann über die Text-Nr. der
dazugehörige Text aufgerufen und somit zugeordnet werden.
Erfolgt eine Änderung der Abrechnungstexte, können die bereits unter
dieser Nummer erfassten Texte mit der Funktion [BEITRÄGE]
[Abrechnungsverfahren / Abrechnungsdatei aktualisieren]
auf
den
neuesten Stand gebracht werden.
Durch Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 127: Abrechnungstexte pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nummer
Bezeichnung
222
Bedeutung
Textnummer (Ordnungsbegriff)
4 Stellen - numerisch
Textbezeichnung
68 Stellen - alphanumerisch
SPG-Verein
Stammdaten
Abrechnungsdaten pflegen
Abrechnungsarten pflegen
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 128: Abrechnungsarten pflegen - Auflistung
In der Auswahlliste werden alle derzeit hinterlegten Abrechnungsarten
mit deren Bezeichnung und Nr. angezeigt. Die Handhabung der Tätigkeiten
'Neu', 'Ändern' und 'Löschen' ist unter dem Abschnitt Übersicht in diesem Kapitel
nachzulesen.
Mit dieser Funktion können die verschiedensten Abrechnungsarten
hinterlegt werden. Angefangen von der Abrechnungsart 'Kilometergeld'
bis 'nicht geleistete Arbeitseinsatzstunden'. Dem Ideenreichtum sind
keine Grenzen gesetzt.
SPG-Verein
223
Stammdaten
Abrechnungsdaten pflegen
Erfolgt eine Änderung der Abrechnungsarten, können die bereits unter
dieser Nummer erfassten Arten mit der Funktion [BEITRÄGE]
[Abrechnungsverfahren / Abrechnungsdatei aktualisieren]
auf
den
neuesten Stand gebracht werden.
Durch Auswahl von 'Neu' oder 'Ändern' wird folgende Bildschirmmaske
geöffnet:
Abbildung 129: Abrechnungsarten pflegen - Neu/Ändern
Datenfeld
Nr
Bezeichnung
Bedeutung
Abrechnungsart (Ordnungsbegriff)
4 Stellen - numerisch
20 Stellen - alphanumerisch
Einheit
7 Stellen - alphanumerisch (z. B. Std., KM)
EUR
Betragsvorgabe pro Einheit
4,2 Stellen - numerisch
224
SPG-Verein
Stammdaten
Abrechnungsdaten-Listen
[Abrechnungsdaten-Listen]
Allgemeines
Unter der Funktion [Abrechnungsdaten-Listen] sind folgende Bereiche
realisiert:
Liste Abrechnungstexte
Liste Abrechnungsarten
Die unter [Abrechnungsdaten pflegen] gemachten Vorgaben können
auch in Listenform ausgegeben werden. Die Listenausgabe ist
selbsterklärend. Bei allen Listen sind zunächst der Dateiumfang festzulegen:
Abbildung 130: Abrechnungsdaten-Listen - Vorgaben (beispielhafte Bildschirmmaske)
SPG-Verein
225
Stammdaten
Abrechnungsdaten-Listen
Liste Abrechnungstexte
Abbildung 131: Liste Abrechnungstexte - Druckbild
Liste Abrechnungsarten
Abbildung 132: Liste Abrechnungsarten - Druckbild
226
SPG-Verein
Kartei
Übersicht
[KARTEI]
Übersicht
Unter dem Menüpunkt [KARTEI] bietet sich für den Anwender die
Möglichkeit, neben den Mitgliederstammdaten weitere Informationen zum
Mitglied zu speichern.
Insgesamt können pro Mitglied 999 Karteiblätter mit je 9 Zeilen (pro Zeile
bis zu max. 55 Zeichen) angelegt werden. Hierbei ist für jedes dieser
Karteiblätter ein individueller Aufbau möglich. Mit dem Aufbau von
Musterkarteiblättern besteht die Gelegenheit, diese Karteiblätter bei
Bedarf dem Mitglied zuzuordnen. Ferner kann die gesamte Kartei mittels
Recherchen ausgewertet werden. Zudem stehen verschiedene
Listenausgaben zur Verfügung.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Karteiblätter pflegen
Muster pflegen
Mehrzweckfelder pflegen
Mehrzweckfelder zuordnen
-----------------------------------------------Liste Karteiblätter
Liste Muster
Liste Mehrzweckfelder
Liste Mehrzweckfeld-Zuordnung
-----------------------------------------------Kartei-Recherchen
SPG-Verein
227
Kartei
Karteiblätter pflegen
[Karteiblätter pflegen]
Beim Einstieg unter der Funktion [Karteiblätter pflegen] erhalten Sie die
nachstehende Bildschirmmaske:
Abbildung 133: Karteiblätter pflegen
Unter diesem Programmpunkt haben Sie alle Funktionalitäten, um die
Pflege von Karteiblättern vorzunehmen. Über einen Subdialog ist auch
die Anpassung von (Muster)-Mehrzweckfeldern möglich.
Im oberen Bereich der Bildschirmmaske gibt es die Möglichkeit, in dem
Listenfeld 'Blättern in' entweder die Auswahl 'Datei Kartei' (=Default) oder
'Datei Mitglieder' zu treffen. Dies hat Auswirkungen auf die BlätterFunktion innerhalb des Datenbestandes.
228
SPG-Verein
Kartei
Karteiblätter pflegen
Bei Aufruf der Funktion [Karteiblätter pflegen] wird automatisch das
erste Mitglied mit einem gespeicherten Karteiblatt angezeigt. In dem Feld
'Mitglieds-Nr.' können Sie auch eine Mitgliedsnummer per Tastatur
vorgeben. Ist die eingegebene Nummer nicht im Bestand vorhanden,
wird der Hinweis
Mitglieds-Nr. nicht gespeichert !
OK
am Bildschirm eingeblendet.
Daran anschließend werden informatorisch die Grunddaten zu der
ausgewählten Mitglieds-Nr. angezeigt.
Der folgende Bereich der Bildschirmmaske enthält die bei dem Mitglied
hinterlegten Karteiblätter und deren Inhalt.
Die möglichen Tätigkeiten innerhalb der Karteiblätterpflege stehen im
unteren Maskenbereich. Zu diesen zählen hauptsächlich die
Neu[anlage] und das Löschen von Karteiblättern (K). Ferner ist neben
einer vorhandenen Suchfunktion auch die Gelegenheit zum Blättern
innerhalb des Bestandes gegeben. Die Karteizeilen (Inhalt) selbst sind
über die Schaltflächen ’Ändern’, ’Einfügen’ und ’Löschen’ modifizierbar.
SPG-Verein
229
Kartei
Karteiblätter pflegen
Die Bedeutung der Tätigkeiten im Einzelnen:
Neu (K)
Nach Aufruf dieser Tätigkeit wird eine neue Bildschirmmaske geöffnet:
Abbildung 134: Neues Karteiblatt anlegen
Als Default stehen die Daten des markierten Karteiblattes des Mitgliedes
in der Bildschirmmaske. Wurde ein Mitglied gewählt, bei dem noch kein
Karteiblatt hinterlegt war, ist die Maske leer.
Zunächst muss die Karteiblatt-Nummer vorgegeben werden. Als Default
ist hier immer eine ’0’ enthalten, die jedoch nicht als Wert akzeptiert wird.
Bei Vorgabe einer Nummer, die bereits vorhanden ist, erfolgt bei
Speicherung eine entsprechende Meldung.
Nach Eingabe der Karteiblatt-Nummer besteht die Möglichkeit, ein
Karteimuster zuzuordnen. Durch Anklicken des Pfeiles am rechten Rand
des Listenfeldes wird in einem Subdialog die Programmfunktion [Muster
pflegen] zur Verfügung gestellt. Hier können Sie ein bestehendes Muster
auswählen oder aber vorab ein neues Muster anlegen und anschließend
durch 'Wählen' in die Maske 'Neues Karteiblatt anlegen' übernehmen.
230
SPG-Verein
Kartei
Karteiblätter pflegen
Die im Darstellungsfenster enthaltenen Mehrzweckfelder können noch
abschließend bearbeitet werden. Hierfür ist die entsprechende Zeile mit
der Maus oder alternativ mit den Cursortasten zu markieren. Mit einem
Doppelklick bzw. durch Betätigung der <Enter>-Taste wird die Karteizeile
zur Anpassung aufgerufen.
Über den Button 'Zeilen löschen' können alle Zeilen aus dem Karteiblatt
entfernt werden.
Vorgenommene Änderungen sind über den Button 'Speichern' im
System abzulegen. Mit 'Abbrechen' werden sämtliche bis dahin erfolgten
Änderungen verworfen.
Löschen (K)
Über diese Schaltfläche kann ein komplettes Karteiblatt gelöscht werden.
Es erfolgt jedoch vorweg eine Sicherheitsabfrage:
Karteiblatt wirklich löschen ?
Ja
SPG-Verein
Nein
231
Kartei
Karteiblätter pflegen
Ändern
Mit Aufruf dieser Tätigkeit erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 135: Karteizeile ändern
Hier erfolgt die Anzeige der zuvor markierten Karteizeile des Mitgliedes.
Der alte Inhalt der gewählten Zeile wird mit ausgegeben. Dadurch
erleichtert sich die Eingabe, da die Möglichkeit des Überschreibens
gegeben ist (über die Taste <Einf> zu aktivieren/deaktivieren). Unter
'Mehrzweckfeld' können Sie auch eine andere Vorgabe tätigen oder aber
durch Anklicken des Pfeiles am rechten Rand in den Subdialog
[Mehrzweckfelder pflegen] verzweigen. Den Inhalt des Mehrzweckfeldes
können Sie individuell innerhalb der Bandbreite von 55 Zeichen
anpassen (siehe auch 'Aufbau eines Mehrzweckfeldes').
Über 'OK' werden die Änderungen übernommen; mit 'Abbruch' sind die
bis dahin getätigten Anpassungen verworfen.
232
SPG-Verein
Kartei
Karteiblätter pflegen
Einfügen
Um eine Zeile einzufügen, klicken Sie auf eine vorhandene Zeile und
dann auf die ’einfügen’. SPG-Verein fügt dann automatisch eine neue
Zeile vor der ausgewählten ein.
Löschen
Um eine Zeile zu löschen, klicken Sie diese an und betätigen
anschließend die Schaltfläche ’löschen’.
Wichtig: Es gibt keine Sicherheitsabfrage – gelöscht ist gelöscht!
Suchen
Durch Aufruf dieser Tätigkeit erscheint in einem separaten
Bildschirmfenster eine alphabetische Auflistung sämtlicher Mitglieder.
Diese Tätigkeit ist analog der Suche innerhalb der Funktion
[MITGLIEDER] [Änderungsdienst / Mitglieder pflegen] zu handhaben.
Blättern
Je nach Dateiauswahl kann innerhalb des Bestandes durch <Bild > und
<Bild > geblättert werden. Mit <Pos1> erfolgt ein Sprung auf den
Dateianfang; <Ende> setzt den Zeiger auf das Mitglied mit der höchsten
Mitgliedsnummer. Alternativ ist die Auswahl des Datensatzes auch über
das Anklicken der Pfeile-Button mit der Maus möglich.
Während bei der Auswahl 'Datei Kartei' nur zwischen den Mitgliedern mit
vorhandenen Karteiblättern zu blättern ist (überlesen der Mitglieder ohne
Karteiblätter), werden unter 'Datei Mitglieder' sämtliche Mitglieder mit
deren evtl. Karteiinhalten beim Blättern angezeigt.
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Karteiblätter-Pflege.
SPG-Verein
233
Kartei
Muster pflegen
[Muster pflegen]
Beim Einstieg unter der Funktion [Muster pflegen] erhalten Sie die
folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 136: Muster pflegen
Unter diesem Programmpunkt besteht die Möglichkeit, sich individuelle
Muster von Karteiblättern anzulegen, um diese später einzelnen
Mitgliedern zuzuordnen. In diesen Mustern können Mehrzweckfelder fest
eingebaut werden. Über einen Subdialog ist auch die Neuanlage/
Anpassung von Mehrzweckfeldern möglich.
 Es kann immer nur das aktuelle Karteimuster einem Mitglied
zugeordnet werden. Spätere Anpassungen innerhalb eines Karteimusters bewirken keine automatische Änderung des bereits beim
Mitglied hinterlegten Karteiblattes.
Im oberen Bereich der Bildschirmmaske sind zwei Auswahlfenster
eingeblendet, in denen die Namen der Muster und die jeweiligen Inhalte
des ausgewählten Musters eingeblendet werden.
234
SPG-Verein
Kartei
Muster pflegen
Die möglichen Tätigkeiten innerhalb der Musterpflege stehen im unteren
Maskenbereich. Zu diesen zählen die Neuanlage, Änderung und
Löschung von Karteimustern.
Die Bedeutung der Tätigkeiten im Einzelnen:
Neu
Nach Aufruf dieser Tätigkeit wird eine neue Bildschirmmaske geöffnet:
Abbildung 137: Neues Muster anlegen
Als Default steht der Inhalt des markierten Karteimusters in der Bildschirmmaske.
Im oberen Feld ist der Name des Musters zu vergeben. Sofern beim
'Speichern' kein Mustername vorgegeben wurde, erfolgt eine
entsprechende Meldung am Bildschirm.
Die im Darstellungsfenster enthaltenen Mehrzweckfelder können
bearbeitet werden. Die Vorgehensweise ist analog der Tätigkeit 'Neu' unter
dem Abschnitt 'Karteiblätter pflegen' zu handhaben.
SPG-Verein
235
Kartei
Muster pflegen
Vorgenommene Änderungen sind über den Button 'Speichern' im
System abzulegen. Mit 'Abbrechen' werden sämtliche bis dahin erfolgten
Änderungen verworfen.
Ändern (Zeile)
Mit Aufruf dieser Tätigkeit erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 138: Zeile ändern
Hier erfolgt die Anzeige der zuvor markierten Karteizeile des Musters.
Der alte Inhalt der gewählten Zeile wird mit ausgegeben. Dadurch
erleichtert sich die Eingabe, da die Möglichkeit des Überschreibens
gegeben ist (über die Taste <Einf> zu aktivieren/deaktivieren). Unter
'Mehrzweckfeld' können Sie auch eine andere Vorgabe tätigen oder aber
durch Anklicken des Pfeiles am rechten Rand in den Subdialog
[Mehrzweckfelder pflegen] verzweigen. Den Inhalt des Mehrzweckfeldes
können Sie individuell innerhalb der Bandbreite von 55 Zeichen
anpassen.
Über 'OK' werden die Änderungen übernommen; mit 'Abbruch' sind die
bis dahin getätigten Anpassungen verworfen.
236
SPG-Verein
Kartei
Muster pflegen
Löschen
Unter dieser Tätigkeit kann ein komplettes Muster gelöscht werden. Es
erfolgt jedoch vorweg eine Sicherheitsabfrage:
Muster wirklich löschen ?
Ja
Nein
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Muster-Pflege.
SPG-Verein
237
Kartei
Mehrzweckfelder pflegen
[Mehrzweckfelder pflegen]
Beim Einstieg unter der Funktion [Mehrzweckfelder pflegen] erhalten
Sie die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 139: Mehrzweckfelder pflegen
Unter diesem Programmpunkt können Datenfelder für die Aufnahme der
unterschiedlichsten Dateninhalte angelegt werden. Dadurch hat der
Anwender die Möglichkeit, neben den Mitglieder-Stammdaten
Datenfelder nach seinen Bedürfnissen zu definieren.
Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Arten von Mehrzweckfeldern:
 Mehrzweckfelder für eine spätere Dateneingabe,
 Mehrzweckfelder, die einen bestimmten Text enthalten (Textkonserven).
Eine spätere Dateneingabe ist nicht möglich.
238
SPG-Verein
Kartei
Mehrzweckfelder pflegen
Aufbau eines Mehrzweckfeldes
Der Name eines Mehrzweckfeldes ist 4-stellig; er wird aus einem
Buchstaben und drei Ziffern gebildet. Mit der ersten Stelle (dem
Buchstaben) wird festgelegt, für welches Eingabeformat das
Mehrzweckfeld bestimmt ist. Es gilt folgende Regelung:
a = alphanumerisches Feld; alle Buchstaben und Ziffern sind
verwendbar
n = numerisches Feld mit Kommasetzung (z. B. ’EUR’)
g = Ganzzahlfeld
d = Datumsfeld (TT.MM.JJ)
t
= reines Textfeld. Spätere Dateneingabe ist nicht möglich.
Die wichtigste Vorgabe bei der Anlage eines Mehrzweckfeldes für die
spätere Dateneingabe ist die linke und rechte Begrenzung für diese
Eingabe. Das erfolgt ausschließlich mit den Sonderzeichen "[" und "]".
Durch die Begrenzung wird gleichzeitig auch die Feldgröße festgelegt.
 Bei der späteren Anpassung eines Feldes wird diese Änderung
nicht bei den bereits beim Mitglied hinterlegten Mehrzweckfeldern
wirksam.
Bei Mehrzweckfeldern, die einen bestimmten Text enthalten (den sog.
"Textkonserven"), ist diese Begrenzung nicht erforderlich, da keine
spätere Dateneingabe vorgesehen werden kann.

Im Gegensatz zu den anderen Mehrzweckfeldern werden
Änderungen in Textkonserven automatisch in bereits beim
Mitglied hinterlegten Textfeldern aktiv.
Im oberen Bereich der Bildschirmmaske sind in einem Auswahlfenster
die Namen der hinterlegten Mehrzweckfelder eingeblendet.
Die möglichen Tätigkeiten innerhalb der Karteiblätterpflege stehen im
unteren Maskenbereich. Zu diesen zählen die Neuanlage, Änderung
und Löschung von Mehrzweckfeldern.
SPG-Verein
239
Kartei
Mehrzweckfelder pflegen
Die Bedeutung der Tätigkeiten im Einzelnen:
Neu
Nach Aufruf dieser Tätigkeit wird eine neue Bildschirmmaske geöffnet:
Abbildung 140: Neues Mehrzweckfeld anlegen
Im oberen Feld ist der Name des Mehrzweckfeldes zu vergeben. Sofern
beim 'Speichern' keine Bezeichnung eingetragen wurde, erfolgt eine
entsprechende Meldung am Bildschirm.
Vorgenommene Eingaben sind über den Button 'Speichern' im System
abzulegen. Mit 'Abbrechen' werden sämtliche bis dahin erfolgten
Vorgaben verworfen.
Löschen
Unter dieser Tätigkeit kann ein Mehrzweckfeld gelöscht werden. Es
erfolgt jedoch vorweg eine Sicherheitsabfrage:
Mehrzweckfeld wirklich löschen ?
Ja
240
Nein
SPG-Verein
Kartei
Mehrzweckfelder pflegen
Ändern
Mit Aufruf dieser Tätigkeit erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 141: Mehrzweckfeld ändern
Hier erfolgt die Anzeige des zuvor markierten Mehrzweckfeldes. Der alte
Inhalt des gewählten Mehrzweckfeldes wird mit ausgegeben. Dadurch
erleichtert sich die Eingabe, da die Möglichkeit des Überschreibens
gegeben ist (über die Taste <Einf> zu aktivieren/deaktivieren). Den Inhalt
des Mehrzweckfeldes können Sie individuell innerhalb der Bandbreite
von 55 Zeichen anpassen (siehe auch 'Aufbau eines Mehrzweckfeldes').
Über 'Speichern' werden die Änderungen übernommen; mit 'Abbruch'
sind die bis dahin getätigten Anpassungen verworfen.
Ende
Hierüber erfolgt die Beendigung der Mehrzweckfelder-Pflege.
Angelegte Mehrzweckfelder können anschließend über dem Menüpunkt
[Mehrzweckfelder zuordnen] Computerbriefen, Computerlisten oder
Etiketten für eine Druckausgabe zugeordnet (verbunden) werden.
SPG-Verein
241
Kartei
Mehrzweckfelder zuordnen
[Mehrzweckfelder zuordnen]
Mit Aufruf der Funktion [Mehrzweckfelder zuordnen] erhalten Sie die
folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 142: Mehrzweckfelder zuordnen
Unter dieser Programmfunktion haben Sie die Möglichkeit, bestehende
Mehrzweckfelder den Computerbriefen, Computerlisten bzw. Etiketten als
Druckausgabefeld zuzuordnen. Somit können Sie Ihre individuell
erfassten Mitgliederdaten auch in diesen Ausgabemedien darstellen.
Für die Ausgabe wird der jeweilige Inhalt zwischen den
Begrenzungszeichen [.........] genommen. Eine Ausnahme bildet das
Mehrzweckfeld "Textfeld", bei dem die komplette Zeile bei einer
Zuordnung ausgegeben wird.
242
SPG-Verein
Kartei
Mehrzweckfelder zuordnen
Anhand der obersten Listbox ist zunächst der Typ des Mehrzweckfeldes
auszuwählen. In den darunter stehenden Auswahlfeldern können Sie anschließend bis zu 9 Mehrzweckfelder des zuvor ausgewählten Typs
zuordnen.
Für die Zuordnung erhalten Sie durch Anklicken des Pfeiles am rechten
Rand des Listenfeldes 'Mzf' die Auswahlliste 'Mehrzweckfelder pflegen' in
Form eines Subdialoges. Hier kann die Wahl eines bestehenden
Mehrzweckfeldes erfolgen. Der jeweilige Inhalt des Mehrzweckfeldes
wird informatorisch rechts neben dem Listenfeld angezeigt.
Mit 'OK' wird die Zuordnung gespeichert. Ist ein Mehrzweckfeld gewählt,
das nicht dem obigen Typ entspricht, erfolgt eine entsprechende
Fehlermeldung.
Über 'Abbruch' werden die getätigten Eingaben verworfen.
Soll eine Zuordnung gelöscht werden, so markieren Sie das zu
löschende Feld und tätigen die <Entf>-Taste.
SPG-Verein
243
Kartei
Liste Karteiblätter
[Liste Karteiblätter]
Mit Aufruf der Funktion [Liste Karteiblätter] erhalten Sie zunächst die
nachstehende Auswahlmaske:
Abbildung 143: Liste Karteiblätter - Vorgaben
Hier ist unter Eingabe als Grundlage der Listenerstellung entweder der
gesamte Karteibestand oder eine bereits selektiert/sortiert-Datei zu
markieren.
Abbildung 144: Liste Karteiblätter - Druckbild
244
SPG-Verein
Kartei
Liste Muster
[Liste Muster]
Mit Aufruf der Funktion [Liste Muster] erhalten Sie zunächst die
nachstehende Auswahlmaske:
Abbildung 145: Liste Muster - Vorgaben
Unter Dateiumfang
Musterbezeichnungen
Anfangsbuchstabens.
kann eine Eingrenzung der betreffenden
erfolgen. Hierbei reicht die Vorgabe des
Die Auflistung erfolgt alphabetisch nach den Namen der Karteimuster.
Abbildung 146: Liste Muster - Druckbild
SPG-Verein
245
Kartei
Liste Mehrzweckfelder
[Liste Mehrzweckfelder]
Die nach Aufruf der Funktion [Liste Mehrzweckfelder] enthaltene
Bildschirmmaske ist identisch mit der unter [Liste Muster]. Die Vorgaben
sind analog zu tätigen.
Abbildung 147: Liste Mehrzweckfelder - Druckbild
246
SPG-Verein
Kartei
Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung
[Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung]
Die nach Aufruf der Funktion [Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung]
enthaltene Bildschirmmaske ist identisch mit der unter [Liste Muster]. Die
Vorgaben sind analog zu tätigen. Ein Dateiumfang ist hier nicht wählbar.
Abbildung 148: Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung - Druckbild
SPG-Verein
247
Kartei
Kartei-Recherchen
[Kartei-Recherchen]
Nach Aufruf der Funktion [Kartei-Recherchen] erhalten Sie die folgende
Bildschirmmaske:
Abbildung 149: Kartei-Recherchen - Vorgaben
Ähnlich der Funktion [Mitglieder selektieren] können mit der KarteiRecherche diejenigen Mitglieder ermittelt werden, bei denen bestimmte
 Dateninhalte von Mehrzweckfeldern übereinstimmen
 Suchbegriffe in den Karteikarten übereinstimmen.
Zunächst hat der Anwender unter Eingabe festzulegen, auf welcher
Basis die Auswertung erfolgen soll. Dies können entweder der gesamte
Karteibestand oder ein bereits selektiert/sortierter Unterbestand sein.
Ferner ist noch ein Dateiname für die Ausgabe zu wählen.
Anschließend muss über die Option 'Feldauswahl' eine genauere
Definierung der Recherche erfolgen.
248
SPG-Verein
Kartei
Kartei-Recherchen
Abbildung 150: Kartei-Recherchen - Feldauswahl
Dabei können bis zu 4 Mehrzweckfelder durch 'von'- und 'bis'-Angaben
vorgegeben werden. Bei der Angabe von mehr als einem Mehrzweckfeld
sind die weiteren Felder automatisch durch eine "UND-Bedingung"
miteinander verknüpft. Über das Anklicken des Pfeils am rechten Rand
des Listenfeldes 'Mehrzw.Feld' kann sich der Anwender die
gespeicherten Mehrzweckfelder anzeigen lassen.
Durch die Eingabe von Suchbegriffen besteht eine weitere Möglichkeit,
die Karteidaten auszuwerten. Es können bis zu drei Begriffe vorgegeben
und eine Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinschreibung gefordert
werden. Eine weitere Vereinfachung beim Recherchenlauf ist dadurch
gegeben, dass bei der Vorgabe von Suchbegriffen auch "Joker"-Zeichen
erlaubt sind. Das Zeichen hierfür ist das '?'. Eine weitere Variante besteht
darin, dass nicht nur ganze Wörter sondern auch Teile davon eingegeben
werden können. Die Eingabe von Mehrzweckfeldern und Suchbegriffen
ist auch kombiniert möglich.
Nach Abschluss der Feldauswahl über 'OK' kehrt das Programm zurück
in die Maske 'Vorgaben'. Durch nochmaliges bestätigen mit 'OK' wird die
Kartei-Recherche angestoßen. Während des Laufs erscheint am
Bildschirm eine Kontrollanzeige über den Stand der Bearbeitung.
Die Beendigung des Durchlaufs wird mit einem Hinweis-Fenster
angezeigt.
SPG-Verein
249
Extras
Übersicht
[EXTRAS]
Übersicht
Unter dem Menüpunkt [EXTRAS] sind einige sonstige Funktionen zu
finden. Neben statistischen Auswertungen und Datensicherungsfunktionen finden Sie Gelegenheit, Dateinamen von unter SPG-Verein
aufgebauten Beständen/Texten zu löschen und umzubenennen,
Datenbestände in andere Anwendungen zu exportieren sowie das Datum
und Passwort während einer Bestandsbearbeitung zu ändern.
Außerdem bestehen die Möglichkeiten einer Währungsumstellung im
Rahmen der EWWU und der Datenübernahme aus älteren Versionen
von SPG-Verein.
Der Menüpunkt gliedert sich in folgende Funktionen:
Statistik

Datensicherung

-------------------------------------------Datei-Manager
Plz-Verzeichnis
Prüflisten

-------------------------------------------Daten exportieren
Daten importieren
-------------------------------------------Programm-Datum ändern
Passwort verwalten
-------------------------------------------DSA (Deutscher Sportausweis)
Verbandsmeldungen

250
SPG-Verein
Extras
Statistik
[Statistik]
Allgemeines
Unter der Funktion [Statistik] sind folgende Bereiche realisiert:
erstellen/auswerten
Listenausgabe
Grafikausgabe
-------------------------------Statistik (2)
Die Statistik liefert informative Unterlagen für die Vereinsführung. Sie gibt
eine statistische Darstellung des Mitgliederbestandes unter Bezugnahme
folgender Komponenten:
Eintrittsdatum
Austrittsdatum
Geburtsdatum
Geschlecht
Zahlungsweise
Abteilungsnummer
Status (aktiv/passiv)
Altersstruktur
Struktur der Abteilungen
Als Grundlage
herangezogen.
SPG-Verein
wurde
die
Statistik
des
Landessportbundes
251
Extras
Statistik
Erstellen / auswerten
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 151: Statistik erstellen/auswerten
Zunächst ist festzulegen, ob die Statistik für den Gesamtbestand, für
einen selektierten Unterbestand oder für eine Abteilung erstellt werden
soll. Unter 'Optionen' besteht die Möglichkeit, ausgetretene Mitglieder bei
der Statistik einzuschließen bzw. die Auswertung auf die zuerst
gefundene Abteilung eines Mitglieds zu beschränken.
In dem Bereich Altersgruppen/Abteilungen sind bereits Default-Werte
eingetragen. Die Gruppenbildung nach Alter ist gegenüber der
Standardvorgabe veränderbar. Des Weiteren können bestimmte
Abteilungen von der Erhebung ausgeklammert werden (z. B. 'vb' Vereinsbeitrag; sog. Pseudo-Abteilung). Diese Vorgaben sind auf
Wunsch speicherbar und brauchen darum nicht jedes Mal neu
vorgegeben zu werden.
252
SPG-Verein
Extras
Statistik
Nachdem alle Vorgaben getätigt sind, beginnt der Statistiklauf. Der
Fortschritt der Auswertung ist an einem Zählbalken am Bildschirm zu
erkennen.
Alle statistischen Auswertungen können auch in Form einer grafischen
Darstellung abgerufen werden. Hierfür ist die Funktion Grafikausgabe
aufzurufen. Erläuterungen zu der Handhabung dieser Funktion sind in dem
entsprechenden Absatz dieses Abschnitts nachzulesen.
Listenausgabe
Die unter [erstellen/auswerten] erfolgte Aufbereitung der Statistik kann
hier ausgegeben werden.
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint die folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 152: Listenausgabe - Vorgaben
SPG-Verein
253
Extras
Statistik
Abbildung 153: Listenausgabe Zahlungsmodalitäten
Abbildung 154: Listenausgabe Auswertung A = Abteilungsstruktur nach Alter
254
SPG-Verein
Extras
Statistik
Abbildung 155: Listenausgabe Auswertung B = Abteilungsstruktur Aktiv/Passiv
Abbildung 156: Listenausgabe Auswertung C = Altersstruktur Aktiv/Passiv, Geschlecht
SPG-Verein
255
Extras
Statistik
Abbildung 157: Listenausgabe Auswertung D = Geburts-/Eintrittsjahr
Abbildung 158: Listenausgabe Auswertung E = Dauer der Mitgliedschaft
256
SPG-Verein
Extras
Statistik
Grafikausgabe
Für Präsentationen ist eine grafische Aufbereitung sehr vorteilhaft. Mit
der Funktion können Sie fast alle Statistiken, die unter 'SPG-Verein' mit
der Funktion [EXTRAS] [Statistik / erstellen - ausgeben] aufbereitet
worden sind, in einer grafischen Darstellung ausgeben.
Nach Aufruf der Funktion erhalten Sie folgendes Fenster:
Abbildung 159: Grafikausgabe - Dialogmaske
Hier ist die gewünschte Statistik und die Art des Diagramms vorzugeben.
Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche ’OK’ wird in einem separaten
Fenster die Statisik ausgegeben. Diese Maske wird allerdings – entgegen
den sonstigen Funktionen – nicht nach dem Schließen der Grafikausgabe
automatisch beendet, sondern steht für weitere Abfragen zur Verfügung.
Jede
grafische
Ausgabe
enthält
im
oberen
Bereich
die
Summierung/Auflistung der entsprechenden Statistik und darunter das
dazugehörende Diagramm.
Ob nun als grafische Aufbereitung ein Torten, Balken bzw.
Liniendiagramm gewählt wird, hängt von den aufzubereitenden Daten
und auch der Vorliebe des Anwenders ab. An dieser Stelle kann nur dazu
ermuntert werden, einfach auszuprobieren.
Auch ein Präsentationsmodus ist vorhanden, um die Auswertungen in
Gesprächsrunden vorstellen zu können.
SPG-Verein
257
Extras
Statistik
Abbildung 160: Grafikausgabe - Beispiel
Sollten mehrere Seiten vorhanden sein, kann in der Vorschau mit den
bekannten Pfeilen geblättert werden. Ein Ausdruck kann auch hier über
das Druckersymbol jederzeit initiiert werden, jedoch kann keine Auswahl
des Druckausgabemediums getroffen werden.
258
SPG-Verein
Extras
Statistik
Statistik (2)
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 161: Statistik (2) - Vorgaben
Hier ist festzulegen, ob die Ausgabe für den Gesamtbestand oder nur
für einen selektierten Unterbestand erfolgen soll.
Unter 'Optionen' besteht die Möglichkeit, auch die ausgetretenen
Mitglieder in der Statistik einfließen zu lassen.
Der Fortschritt der Auswertung ist an einem Zählbalken am Bildschirm zu
erkennen. Die ermittelte Statistik wird nicht wie die Hauptstatistik auf der
Festplatte zwischengespeichert (Abruf dadurch öfters möglich), sondern
jedes Mal neu erstellt.
SPG-Verein
259
Extras
Statistik
In dieser Statistik werden die sonstigen Stammdaten ausgewertet
(Berufsgruppen, Bezirke, Ehrungen, Funktionen, Kündigungsgründe,
Anzahl Ausweise, Anzahl Zeitschriften).
Abbildung 162: Statistik (2) - Druckbild
260
SPG-Verein
Extras
Datensicherung
[Datensicherung]
Allgemeines
Unter der Funktion [Datensicherung] sind folgende Bereiche realisiert:
alle Daten sichern (zip-Datei)
alle Daten einlesen (zip-Datei)
-------------------------------------------Stammdaten sichern
Stammdaten einlesen
-------------------------------------------Bankleitzahlen sichern
Bankleitzahlen einlesen
-------------------------------------------Karteidaten sichern
Karteidaten einlesen
Die Sicherung von Dateien gehört zu den Grundzügen einer jeden EDVAnwendung.
Solange das System einwandfrei bedient wird und keine
unvorhergesehenen Zwischenfälle eintreten, erscheint eine Sicherung
der Dateien vielleicht überflüssig. Doch Bedienungsfehler, die das
System zu einem unkontrollierten Ausstieg veranlassen, oder auch nur
ein kurzfristiger Stromausfall, können Ursache für eine Vernichtung der
Dateien sein. In einem solchen Fall besteht die Möglichkeit, auf Basis der
Sicherung wieder aufzusetzen und den Schaden somit zu begrenzen.
Wurde jedoch keine Sicherung durchgeführt, sind die bisher
gespeicherten Daten verloren und ein völliger Neuaufbau wäre
erforderlich.
Die Datensicherung sollte nach dem Großvater/Vater/Sohn-Prinzip auf
externen Datenträgern durchgeführt werden.
Der Nebeneffekt einer vorgenommenen Datensicherung und
anschließendem Einlesen dieser Daten ist eine sogenannte
Reorganisation der Datenbestände.
SPG-Verein
261
Extras
Datensicherung
Bedingt durch die interne Dateiorganisation werden bei einer Löschung
von Datensätzen diese lediglich logisch aus der Datei entfernt;
physikalisch bleiben sie jedoch auf dem Speichermedium bestehen.
Abhängig vom Umfang des Änderungsdienstes sollte daher in gewissen
Zeitabständen eine Reorganisation durchgeführt werden. Dadurch erfolgt
eine physikalische Löschung der "toten Daten" von der Festplatte, was
eine Erweiterung der verfügbaren Plattenkapazität zur Folge hat.
Technisch wird die Reorganisation so vollzogen, dass eine
Datensicherung der "lebenden Daten" auf Festplatte erfolgt und
anschließend die Dateien auf dieser Basis wieder neu aufgebaut werden
(siehe Absatz Stammdaten einlesen).
Bei einer reinen Sicherung sollten die Dateien in jedem Fall auf einem
externen Datenträger gespeichert werden. Damit ist ausgeschlossen,
dass durch einen Schaden der Festplatte auch die Sicherungsdateien
betroffen sind.
Erfolgt die Sicherung zum Zweck einer Reorganisation, wäre es aus
Geschwindigkeitsgründen vorteilhaft, die Festplatte als Medium zu
verwenden.
SPG-Verein warnt vor jedem Einlesevorgang einer Sicherung, dass die
vorhandenen Daten überschrieben werden:
Abbildung 163: Daten einlesen – Generelle Warnmeldung

262
Unter dem Menüpunkt [EINSTELLUNGEN] [Einstellungen (generell)]
besteht über den Navigationspunkt 'Sonstiges' die Möglichkeit, den
Benutzer bei Programmende an die Stammdatensicherung zu
erinnern. Eine genaue Beschreibung ist unter [BESTAND]
[Programm-Ende] nachzulesen.
SPG-Verein
Extras
Datensicherung
alle Daten sichern (zip-Datei)
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 164: Alle Daten sichern - Auswahl
Im Bereich Dateiname ist zunächst mittels der Schaltfläche ‘speichern
unter‘ der Sicherungspfad vorzugeben. Dabei öffnet sich ein windowstypischer Explorer und fordert zu einer Wahl des Sicherungspfades auf.
Die Sicherung selbst erfolgt im ZIP-Format; dies bedeutet, dass alle
Sicherungsdaten volumenreduziert abgelegt werden. Der Dateiname
selber wird vom Programm vorgegeben, kann aber auch geändert
werden. Er ist wie folgt aufgebaut:
1.
2.
3.
4.
dreistelliges Vereinskennzeichen
Konstante ‘-backup-‘
Tagesdatum + Uhrzeit in der Form JJJJMMTT-HHMM
Extended ‘.zip‘
Bis zum nächsten Aufruf der Funktion bleibt der hier vorgegebene Pfad
als Default bestehen.
Anschließend ist die zu sichernde 'Dateigruppe' auszuwählen. Dabei
kann zwischen einer Komplettsicherung und einer vom Anwender
bestimmten Konfiguration gewählt werden. Bei der Dateigruppenauswahl
können beliebige Bereiche kombiniert werden.
SPG-Verein
263
Extras
Datensicherung
alle Daten einlesen (zip-Datei)
Für das Verfahren gelten sinngemäß die Aussagen unter der Funktion
‘alle Daten sichern (zip)‘.
Stammdaten sichern
Mit Aufruf dieser Funktion erhalten Sie folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 165: Stammdaten sichern - Auswahl
Unter
der
Funktion
[Stammdaten
sichern]
werden
alle
vereinsbezogenen
Dateien
gesichert.
Dazu
gehören
die
Mitgliederstammdaten, Vereinsstammdaten (Bezirke, Berufsgruppen,
Funktionen, Ehrungen etc.), Änderungsdaten, Umsatzdaten und die
erfassten Zahlungen.
Unter dem Bereich 'Sichern unter' bestehen zwei Möglichkeiten. Zum
einen kann dort über dem Button 'durchsuchen' der Ordner
(Verzeichnispfad) gewählt werden, unter dem die Sicherung erfolgen soll.
Diese Vorgabe wird gespeichert und beim nächsten Aufruf als wieder
vorgeschlagen. Zum anderen ist eine direkte Speicherung in dem Ordner
des gerade aktuellen Mandantenkennzeichens möglich.
264
SPG-Verein
Extras
Datensicherung
Stammdaten einlesen
Die Funktion dient dem Wiederaufbau der entsprechenden Datensätze.
Das Programm fragt als Erstes, von wo die Datei eingelesen werden soll.
Die Möglichkeiten gelten analog der Datensicherung.
Nach Aufruf der Funktion [Stammdaten einlesen] erscheint folgende
Bildschirmmaske:
Abbildung 166: Stammdaten einlesen - Auswahl
SPG-Verein
265
Extras
Datensicherung
Bankleitzahlen sichern
Für das Verfahren gelten sinngemäß die Aussagen unter der Funktion
[Stammdaten sichern]. Hier gibt es jedoch nur die Möglichkeit der
Auswahl von Drive/Directory über den Button 'durchsuchen'. Die
Speicherung erfolgt unter dem Dateinamen SPGSIBLZ-JJJJMMTTHHMM.DAT.
Bankleitzahlen einlesen
Für das Verfahren gelten sinngemäß die Aussagen unter der Funktion
[Stammdaten einlesen].
Karteidaten sichern
Für das Verfahren gelten sinngemäß die Aussagen unter der Funktion
[Stammdaten sichern]. Die Speicherung erfolgt in einer gesonderten
Datei (XXXSI_KA-JJJJMMTT-HHMM.DAT).
Karteidaten einlesen
Für das Verfahren gelten sinngemäß die Aussagen unter der Funktion
[Stammdaten einlesen].
266
SPG-Verein
Extras
Datei-Manager
[Datei-Manager]
Im Rahmen dieser Funktion ist eine Verwaltung der unter SPG-Verein
aufgebauten Texte/Bestände möglich. Dies bezieht sich auf das Löschen
und Umbenennen von Dateinamen.
Nach Auswahl der Funktion [Datei-Manager] erscheint folgende
Bildschirmmaske:
Abbildung 167: Datei-Manager
Unter 'Welche Dateigruppe' ist durch Anklicken des Pfeiles das Listenfeld
aufzuklappen und eine entsprechende Auswahl zu treffen. Nach
Selektion einer Dateigruppe (z. B. Etiketten) erscheint eine Liste mit allen
hinterlegten Dateien dieser Gruppe (inkl. Angaben zur Dateigröße,
Erstellungsdatum und Uhrzeit).
Durch einen Mausklick auf den jeweiligen Spaltenkopf kann auf- bzw.
absteigend sortiert werden.
Die Bearbeitungstätigkeiten sind innerhalb der Dateigruppen identisch.
Nach Auswahl der gewünschten Datei mit dem Cursor oder der Maus
sind folgende Tätigkeiten möglich:
SPG-Verein
267
Extras
Datei-Manager
Löschen
Löscht die Datei. Vorweg erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
Umbenennen
Der Name der Datei wird durch einen anderen ersetzt. In einer
gesonderten Maske ist der neue Name der Datei vorzugeben.
Schließen
Kehrt in das Hauptmenü zurück.
268
SPG-Verein
Extras
Plz-Verzeichnis
[Plz-Verzeichnis]
Bei der Standardinstallation wird ein bei Redaktionsschluß aktuelles
Postleitzahl-Verzeichnis mitgeliefert. Die Vorteile und Bedienung wurden
bereits im Kapitel [MITGLIEDER] [Änderungsdienst] beschrieben.
Abbildung 168: PLZ-Verzeichnis
SPG-Verein
269
Extras
Prüflisten
[Prüflisten]
Diese Programmfunktion durchsucht den gesamten Datenbestand des
ausgewählten Mandanten auf Korrektheit der IBAN/BIC bzw. Plz/Ort/Str:
Optional können auch die ausgetretenen Mitglieder mit einbezogen
werden.
Nach erfolgtem Prüflauf erhält der Benutzer einen Report, anhand
dessen er die vom Programm festgestellten Unstimmigkeiten bewerten
und ggf. ausräumen kann. Insbesondere die Prüffunktion von
Kontonummer und Bankleitzahl innerhalb der IBAN. Möglich wird diese
Prüfung durch ein für jedes Institut festgelegtes und der Bundesbank
gemeldeten Prüfziffernverfahren für die Kontonummernbildung.
Die oben beschriebenen Prüffunktionen sind automatisch im Hintergrund
beim Füllen der genannten Felder unter der Menüfunktion [MITGLIEDER]
[Änderungsdienst] Mitglieder pflegen aktiv. So bekommt der Benutzer
gleich bei der Eingabe einen Warnhinweis.
Abbildung 169: Prüfliste IBAN/BIC
270
SPG-Verein
Extras
Daten exportieren
[Daten exportieren]
Nach Aufruf dieser Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 170: Daten exportieren
Mit dieser Funktion können Mitgliederdatensätze aus SPG-Verein in
andere
Programme
(z. B.
Textverarbeitung
Winword
oder
Tabellenkalkulation Excel, via CSV-Format) exportiert werden. Somit
besteht z. B. die Möglichkeit, in der Textverarbeitung diese Daten als
sog. Datenquelle weiter zu bearbeiten und z. B. für eine SerienbriefAktion zu nutzen. Eine weitere Exportmöglichkeit wird auch für Microsoft
Outlook Express angeboten. Die Feldauswahl ist bereits mit OutlookStandardfeldern vorbelegt, die aber änderbar sind. Damit wird der
zunehmenden elektronischen Kommunikation Rechnung getragen, da
hier eine Mailing-Aktion via Email deutlich erleichtert wird.
Im unteren Bereich der Maske ist unter 'Eingabe' zwischen dem
Gesamtbestand oder einem selektiert/sortiert-Bestand zu wählen. Als
zusätzliche 'Option' haben Sie die Wahl, auch ausgetretene Mitglieder mit
einzubeziehen.
SPG-Verein
271
Extras
Daten exportieren
Im oberen Bereich 'Format' der Maske befinden sich mehrere
Listenfelder, die durch Anklicken des Pfeiles aufzuklappen sind. Zunächst
ist die 'Vorlage' auszuwählen. Neben den vorgegebenen Einträgen
können Sie auch eine eigene Bezeichnung kreieren.
Die Neuvorgabe eines Namens ist möglich, indem bei aktiviertem Feld
die Eingabe erfolgt. Der bisherige Text ist zwar überschrieben, aber als
Vorlage weiterhin vorhanden. Anschließend sind in den anderen Feldern
die gewünschten Vorgaben zu tätigen. Erst danach ist der Button 'Neu'
anzuklicken, damit die neue 'Vorlage' abgespeichert wird.
Ähnlich verhält es sich beim 'Ändern'. Erst nach Auswahl der zu
ändernden Vorlage und Vorgabe der Modifizierungen ist der Button
'Ändern' anzuklicken, um dies abzuspeichern.
Bei 'Löschen' wird die ausgewählte 'Vorlage' gelöscht. Zuvor erfolgt noch
eine entsprechende Sicherheitsabfrage.
Die Bedeutung der Felder im Einzelnen:
Vorlage
Auswahl eines vorhandenen Eintrags für Änderung oder Löschung.
Neuvorgabe erfolgt durch Überschreiben des Feldinhalts. Die Button
'Neu', 'Ändern' und 'Löschen' sind immer erst abschließend zu betätigen
und beziehen sich ausschließlich auf den umrandeten Bereich 'Format'.
Es können max. 25 Vorlagen hinterlegt werden.
Dateiendung
Auswahl der Dateiendung für die Ausgabe-Datei, in der die exportierten
Daten aufgenommen werden.
Feldseparator
Auswahl der Abgrenzung für die Felder.
Feldeinrahmung
Vorgabe, ob und wie die Felder eingerahmt werden sollen.
272
SPG-Verein
Extras
Daten exportieren
Zeichensatz
Wahl des Zeichensatzes, ob die Ausgabe im Windows-Format (ANSI)
oder im DOS-Format (ASCII) erfolgen soll.
Max. Feldlänge
Bei Aktivierung des Kästchens erfolgt die Exportierung der ausgewählten
Datenfelder in deren Maximal-Länge, auch wenn diese durch Zeichen
nicht vollständig belegt sind. Bei Deaktivierung wird nur die tatsächliche
Feldlänge exportiert; es erfolgt eine Leerstellen-Minimierung von rechts.
Feldnamen
Für Serienbriefe in einer Textverarbeitung ist die Aktivierung dieses
Kästchens unabdingbar, da sonst die Feldnamen aus der
vorgenommenen 'Feldauswahl' als Seriendruckfeld nicht zur Verfügung
stehen.
Feldauswahl
Über diesen Button aktivieren Sie folgendes Auswahlfenster:
Abbildung 171: Daten exportieren - Feldauswahl
SPG-Verein
273
Extras
Daten exportieren
Die Handhabung erfolgt analog der Funktion [MITGLIEDER] [Mitglieder
sortieren]. Die auf der linken Seite stehenden 'möglichen Felder' sind je
nach Bedarf zu markieren und über 'hinzufügen' als 'ausgewähltes Feld'
zu definieren. Beim Datenexport werden nur diese Felder berücksichtigt.
Neu / Ändern / Löschen
Wie bereits weiter oben erwähnt, beziehen sich diese Button nur auf das
Feld 'Vorlage' und sind immer abschließend, d. h. erst nach allen
Vorgaben im oberen Bereich 'Format' der Bildschirmmaske, zu betätigen.
Durch Bestätigung mit 'OK' wird abschließend in einem weiteren Fenster
nach dem Dateinamen und dem Verzeichnis gefragt, unter dem die
Daten zu speichern sind. Nach entsprechender Vorgabe erfolgt der
Datenexport.
274
SPG-Verein
Extras
Daten importieren
[Daten importieren]
Diese Programmfunktion ermöglicht dem Anwender, Datensätze, die
entweder im *.txt oder im *.csv-Format vorliegen, in SPG-Verein zu
importieren:
Abbildung 172: Daten importieren
Zunächst ist über die Schaltfläche ’durchsuchen’ eine Importdatei
auszuwählen, die beispielsweise aus anderen Programmen für
Mitgliederverwaltungen kommen kann. Für das folgende Beispiel wurde
eine Textdatei mit einem einfachen Inhalt erstellt:
Abbildung 173: Beispieldatei - Test.txt
Im Regelfall enthalten Importdateien in der ersten Zeile die Feldnamen; in
SPG-Verein ist deshalb der Haken vor „Feldnamen in der ersten Zeile“
entsprechend zu setzen. Dadurch werden in der Importmaske die
Feldnamen für die Zuordnung unter Quelle/Import aufgelistet.
SPG-Verein
275
Extras
Daten importieren
Unter Optionen ist festzulegen, ob ein
• kompletter Bestand neu erstellt werden soll (vorbelegt),
• ob ein vorhandener Bestand ergänzt bzw. erweitert werden soll,
• oder ob ein vorhandener Bestand geändert werden soll.
Insbesondere durch die Option ‘Bestand ergänzen / erweitern‘ können
durch ein einfaches Importverfahren schnell weitreichende Änderungen
und Ergänzungen am bestehend Bestand vorgenommen werden.
Mittels der Option ‘Bestand ändern‘ hat der Anwender die Möglichkeit,
bestimmte Felder aus einer Fremdanwendung einfach und schnell
einzufügen. Voraussetzung
hierfür ist allerdings, dass die
Mitgliedsnummer der Fremdanwendung und die von SPG-Verein
gleichlautend ist und zugeordnet wird. Beispiel hierfür wäre das
nachträgliche Einspielen des Feldes „Bezirk“ .
Als weitere Option können auch neue Mitgliedsnummern vergeben
werden.
Anschließend kann unter Quelle/Import das gewünschte Feld ausgewählt
werden, z.B. Vorname. Anschließend ist das korrespondierende Feld
(Ziel) für SPG-Verein auszuwählen, hier also auch Vorname. Durch
Betätigen der Schaltfläche ’hinzufügen’ wird programmseitig eine
entsprechende Zuordnung aufgebaut:
Abbildung 174: Daten importieren - Zuordnungen
276
SPG-Verein
Extras
Daten importieren
Sollen die getätigten Eingaben und Zuordnungen später erneut
verwendet werden, so können diese über die Schaltfläche ’Vorgaben
speichern’ abgelegt werden (Dateiname ‘import.scr‘ - Verzeichnis
‘Parameter‘). Sobald diese Daten zu einem späteren Zeitpunkt wieder
Verwendung finden (etwa wegen aktueller Datensätze), ist lediglich die
Schaltfläche ’Vorgaben einlesen’ zu betätigen.
Ein Mausklick auf die Schaltfläche ’Import durchführen’ startet den
entsprechenden Vorgang, der mit der Meldung ’Importierung beendet’
quittiert wird. Anschließend kann die Programmfunktion über ’Beenden’
verlassen werden. Die Daten stehen nun in SPG-Verein zur Verfügung.
Über die Schaltfläche ’Hilfe’ erhalten Sie kontextbezogene Unterstützung;
über die Schaltfläche ’Beenden’ wird das Fenster geschlossen.

Im Vorfeld solcher Änderungen sollte eine Datensicherung
angefertigt werden, um im Fehlerfall den vorherigen Bestand
wieder herstellen zu können!
SPG-Verein
277
Extras
Programm-Datum ändern
[Programm-Datum ändern]
Die korrekte Vorgabe des Tagesdatums ist insofern wichtig, da es bei
allen Dokumentationen als 'Erstellungstag' im Kopf mit ausgegeben
wird. Somit gibt es dem Anwender Informationen über die Aktualität der
im Einzelfall herangezogenen Druckausgaben.
Innerhalb der Anwendung SPG-Verein kann durch Aufruf der Funktion
[Programm-Datum ändern] ein gegenüber dem Betriebssystem
abweichendes Datum hinterlegt werden.
Für die Auswahl des neuen Datums wird folgende Bildschirmmaske
eingeblendet:
Abbildung 175: Programm-Datum ändern
278
SPG-Verein
Extras
Passwort verwalten
[Passwort verwalten]
Über diesen Menüpunkt ist die Vergabe, Änderung und Löschung eines
Mandantenkennwortes möglich. Nach Aufruf des Menüpunktes erscheint
folgende Dialogmaske:
Abbildung 176: Neue Dialogmaske: Passwort verwalten
Zum Setzen eines Passwortes bzw. zum Ändern eines bestehenden
Passwortes ist lediglich die Betätigung der Schaltfläche [Passwort
neu/ändern] notwendig; eine Abfrage des bisherigen Passwortes findet
nicht statt. Nach der Eingabe eines maximal sechsstelligen Kennwortes
und der sich anschließenden Wiederholung (um Tippfehler zu vermeiden)
ist der Kennwortschutz aktiv. Ab dem nächsten Aufruf des Mandanten
wird das vergebene Kennwort abgefragt. Es ist zu beachten, dass alle
nachfolgenden
Passwortaktionen
(Ändern/Löschen)
erst
nach
erfolgreicher Mandantenanmeldung möglich sind.
Passwort löschen:
Durch Betätigen der Schaltfläche [Passwort löschen] kann ein gesetztes
Passwort ohne Sicherheitsabfrage wieder gelöscht werden. Der nächste
Mandantenaufruf erfolgt wieder ohne Kennwortabfrage.
Generell wurde im Rahmen der Passwortänderungsdialoge auf eine
erneute Passworteingabe nach erfolgreicher Mandantenanmeldung
verzichtet. Unseres Erachtens ist die Legitimation bei Aufruf des
Bestandes ausreichend.
SPG-Verein
279
Extras
DSA – Deutscher Sportausweis
[DSA – Deutscher Sportausweis]
Über diesen Menüpunkt ist es möglich, Dateien zur zentralen Bestellung
der Sportvereinskarte für ihre Mitglieder und der SportManagement-Karte
für Ihren Vorstand zu generieren:
Abbildung 177: DSA erstellen
280
SPG-Verein
Extras
DSA – Deutscher Sportausweis
Mit dieser Funktion kann eine Exportdatei gemäß den Konventionen des
‚Deutschen Sportausweises‘ erstellt werden. Der Verfahrensablauf zum
Hochladen dieser Datei und weitere Informationen sind unter
http://www.d-s-a-gmbh.de/Infos_Anmeldeprozess zu finden.
Der Mitgliederbestand sollte zunächst selektiert werden. In der Regel
werden dabei die Felder ‚Abteilungsnummer‘ und ‚Eintritt‘ angegeben.
Eine selektierte Datei darf nicht mehr als 2000 Mitglieder enthalten. Sollte
diese Zahl überschritten werden, so ist bei der Selektion eine
Eingrenzung über die Mitgliedsnummer vorzunehmen.
Es ist zu berücksichtigen, dass es sich hierbei nicht um eine SPG-Vereinspezifische Funktion, sondern um eine Unterstützungsfunktion für ein
Kartensystem für Vereine handelt, dessen Einführung einen
entsprechenden Beschluss der Vereinsführung benötigt.
Von daher kann an dieser Stelle auch keine Empfehlung erfolgen, welche
Wahlfelder ausgegeben und damit an die DSA Deutsche Sportausweis
GmbH übermittelt werden sollen. SPG weist an dieser Stelle darauf hin,
dass die jeweils gültigen Datenschutzbestimmungen von Land und Bund
zu beachten und einzuhalten sind. SPG trägt keine Verantwortung für
den Inhalt und die Übermittlung der erstellten Dateien.
SPG-Verein
281
Extras
DSA – Deutscher Sportausweis
[Verbandsmeldungen]
Die Statistikerstellung erfolgt für den jeweils ausgewählten Bestand.
Erläuterungen erhalten Sie über die nachfolgenden Verknüpfungen/Links.
1) LSB-Statistik Ni/Sa/Bra/Meck/Thue/Schl/He/NRW/BaWue/Saarl
2) LSB-Statistik Bayern
282
SPG-Verein
Einstellungen
Allgemeines
[EINSTELLUNGEN]
Allgemeines
Der Hauptmenüpunkt [EINSTELLUNGEN] bündelt übersichtlich alle
grundlegenden Einstellmöglichkeiten des Programms an sich und des
jeweils aktiven Bestandes. Einmal an diesen Stellen gemachte Eingaben
werden an vielen Stellen in der Anwendung verwendet und sollten
deshalb sorgfältig und mit Bedacht gewählt werden.
Einstellungen (generell)
Einstellungen (Bestand)
---------------------------------------ausgtr. Mitglieder anzeigen
SPG-Verein
283
Einstellungen
Einstellungen (generell)
[Einstellungen (generell)]
Dieser Menüpunkt bietet Einstellmöglichkeiten für das Programmlayout
sowie allgemeingültige Vorgaben für alle Bestände. Er ist in vier
Navigationspunkte unterteilt:
Vorgaben
SEPA
Farben
Sonstiges
Navigationspunkt 1 (Vorgaben)
Abbildung 178: Einstellungen generell - (1. Navigationspunkt)
Hier kann der Benutzer den Schriftstil für die Standard-Listen festlegen.
284
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (generell)
Navigationspunkt 2 (SEPA)
Abbildung 179: Einstellungen generell - (2. Navigationspunkt)
Hier ist zu hinterlegen, nach wie viel Tagen die Backup-Dateien gelöscht
werden sollen. Die Löschung geschieht automatisch beim Programmstart
durch Abgleich mit dem PC-Datum.
Bei Nutzung der Uploadmöglichkeit von SEPA-Dateien über das InternetBanking kann im Feld ’Splittrate für die SEPA-Dateiausgabe’ die
maximale Anzahl der Datensätze eingegeben werden, die vom
empfangenden Kreditinstitut verarbeitet werden können. (0=keine
Splittung).
 Sobald nun eine SEPA-Datei auf der Festplatte ausgegeben wird,
geschieht dies in der durch den Anwender definierten Größe.
Erfolgt eine Splittung, wird der Extendend der SEPA-Datei um
eine laufende Nummer erweitert.
SPG-Verein
285
Einstellungen
Einstellungen (generell)
Navigationspunkt 3 (Farben)
Abbildung 180: Einstellungen generell - (3. Navigationspunkt)
Für diverse Objekte kann hier die Hintergrundfarbe eingestellt bzw. die
getroffene Farbauswahl rückgängig gemacht werden (Schaltfläche
’default’).
286
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (generell)
Registerkarte 4 (Sonstiges)
Abbildung 181: Einstellungen generell - (4. Navigationspunkt)
Über diese Registerkarte kann für den Menüpunkt [Mitglieder pflegen] die
standardmäßig vorbelegte Funktion Änderungen/Löschungen ohne
Bestätigung der Mitgliedsnummer deaktiviert werden.
Ferner erfolgt hier die Einstellung, ob – und wenn ja, wie häufig - beim
Programmstart von SPG-Verein eine Prüfung auf ein Programmupdate
durchgeführt werden soll. Die Installation des Updates findet dann wieder
unter Einbeziehung des Anwenders statt.
Nähere Erläuterungen zu dem Feld ’Stammdatensicherung erinnern nach
wieviel Tagen’ sind unter [BESTAND] [Programm-Ende] nachzulesen.
SPG-Verein
287
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
[Einstellungen (Bestand)]
Dieser Menüpunkt bietet individuelle Einstellmöglichkeiten für den gerade
aktiven Bestand. Verwalter von mehreren Beständen erhalten somit eine
bessere Übersichtlichkeit. Der Menüpunkt ist in vier Navigationspunkte
unterteilt:
Allgemeines
Neues Mitglied
Beitragserhebung
Mandatsreferenz
Zusatzfelder
SEPA
Navigationspunkt 1 (Allgemeines)
Abbildung 182: Einstellungen Bestand - (1. Navigationspunkt)
Umsatzdaten sammeln ?
Durch die Beantwortung dieser Frage wird darüber entschieden, ob für
jedes Mitglied ein Mitgliedskonto mit Einzelumsätzen zu führen ist oder
nicht.
288
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Kontonummernprüfung
Durch Beantwortung dieser Frage wird darüber entschieden, ob für zu
hinterlegende Kontoverbindungen bei den Mitgliedern (Lastschriftzahler)
eine automatische Kontonummerprüfung nach der jeweiligen
Prüfziffernmethode des Instituts (gem. Bundesbank) erfolgen soll. Die
gültige Prüfziffernmethode ist unter der Funktion [Bankleitzahlen pflegen]
beim Institut hinterlegt.
Pfadangabe für SPG-Fibu (lw:\Katalog)
Wird ein Datentransfer von SPG-Fibu in die Mitgliedskonten gewünscht,
sind hier das Laufwerk und der Pfad anzugeben, unter dem das
Programm SPG-Fibu installiert ist.
letzte Rechnungs-Nr.
Dieses Feld dient der automatischen Fortführung von Rechnungsnummern, die durch die Verwendung der Variablen „Rech_Nr“ in den
entsprechenden Formularen zugeordnet werden kann. Die Nutzung
dieser Variablen wird vom Programm in der Form überwacht, dass bei
Ausdrucken der Anwender gefragt wird, ob die neue hochgezählte
Rechnungsnummer gespeichert werden soll oder nicht. Auf diesem
Wege kann ein Testlauf durchgeführt werden, ohne den programmseitig
gespeicherten Wert für die Rechnungsnummer zu ändern.
SPG-Verein
289
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Navigationspunkt 2 (Neues Mitglied)
Abbildung 183: Einstellungen Bestand - (2. Navigationspunkt)
Prüfen Doppelbelegung ?
Dieser Schalter ermöglicht das aktivieren bzw. Deaktivieren der Prüfung
auf das Vorhandensein eines Mitgliedes bei einer Neuanlage.
Neue Mitglieds-Nr. = letzte Nr. + folgender Wert
Bei der Neuanlage eines Mitgliedes wird dieser eingetragene Wert zu der
letzten vorhandenen Mitglieds-Nummer hinzugezählt und der Gesamtwert als neue Mitglieds-Nummer vorgeschlagen.
Datenfelder vorher löschen
Hier kann festgelegt werden, ob bei der Neuanlage von Mitgliedern unter
der Funktion [MITGLIEDER / Änderungsdienst / Mitglieder pflegen] nach
Bestätigung der 'Mitgl.-Nr.' mit <Enter> die jeweilige Vorbelegung der
Datenfelder aufgehoben werden soll. Steht die Option auf 'Nein', werden
bei einer Neuanlage die Daten des zuletzt angezeigten Mitgliedes als
Default eingeblendet.
290
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Navigationspunkt 3 (Beitragserhebung)
Abbildung 184: Einstellungen Bestand - (3. Navigationspunkt)
Einmalbetrag (1) löschen ?
Mit dieser Option kann gewählt werden, ob der beim Mitglied unter
[Mitglieder pflegen] hinterlegte Betrag nach einer Beitragserhebung
gelöscht werden soll.
Einmalbetrag (2) löschen ?
Analog der Funktionalität im vorstehenden Absatz.
Zusatzbetrag löschen ?
Analog der Funktionalität im vorstehenden Absatz
SPG-Verein
291
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Navigationspunkt 4 (Mandatsreferenz)
Abbildung 185: Einstellungen Bestand - (4. Navigationspunkt)
Mandatsreferent aus der Mitgliedsnummer aufbauen
Um ein einheitliches Erscheinungsbild
und eine eindeutige
Mandatsreferenz innerhalb der Mitgliederdaten zu erhalten, kann hier ein
Muster mit integrierter Mitgliedsnummer hinterlegt werden. Im Bereich
‘Mitglieder pflegen‘ wird dann bei neuen Mitgliedern anhand des Musters
die Mandatsreferenz aufgebaut.
292
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Registerkarte 5 (Zusatzfelder)
Abbildung 186: Einstellungen Bestand - (5. Navigationspunkt)
Für die Anlage eines Zusatzfeldes ist zunächst der Navigationspunkt
„Zusatzfelder“ auszuwählen. Es können bis zu 10 Zusatzfelder definiert
werden, die programmintern mit der jeweiligen Kennung Zfeld1, Zfeld2,
etc. bezeichnet und somit für Listen und Auswertungen verfügbar sind.
Die Feldbezeichnung erscheint dann in der Registerkarte 5; sie kann bis
zu 20 Zeichen umfassen. Der Feldtyp hingegen gibt die Art des
Daten(eingabe)feldes vor und ermöglicht so eine exaktere Verwendung,
vermindert Falscheingaben und erhöht somit die Datenqualität. Es
können die Feldtypen Zeichen, Datum, Ganzzahl und Kommazahl je
nach Wunsch eingesetzt werden.
Die Feldtypen haben nach der Erstanlage folgende Größe und DefaultWerte:
Zeichen
Datum
Ganzzahl
Kommazahl
SPG-Verein
30 Stellen
10 Stellen
10 Stellen
12 Stellen
leer
00.00.0000
0000000000
000000000000
293
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Wie immer bei frei definierbaren Feldern sollte vorher genau überlegt
werden, welche Eingaben gewünscht sind. Denn die Anlage von
Zusatzfeldern führen zu Änderungen in den Datenstrukturen eines jeden
Mitglieds des jeweiligen Bestandes, sobald die Schaltfläche Speichern
betätigt wird. Vor dem endgültigen Speichervorgang erfolgt eine
Sicherheitsabfrage, um ein versehentliches Speichern zu verhindern.
Abbildung 187: Sicherheitsabfrage bei Zusatzfeldern
Die nachfolgende Tabelle gibt Auskunft über die Auswirkungen von
nachträglichen Änderungen an den Feldtypen:
Feldtyp-alt
Zeichen
Datum
Ganzzahl
Kommazahl
Feldtyp-neu
Übernommen werden....
Datum
Ganzzahl
Kommazahl
Zeichen
Ganzzahl
Kommazahl
Zeichen
Datum
Kommazahl
Zeichen
Datum
Ganzzahl
die ersten 10 Stellen falls es ein Datum (tt.mm.jjjj) ist
die ersten 10 numerischen Stellen
die ersten 12 numerischen Stellen
alle Stellen
keine Stellen
keine Stellen
alle Stellen
keine Stellen
die ersten 10 Stellen (Nachkommstellen = 00)
alle Stellen
keine Stellen
die Stellen vor dem Komma
Hinweis
Werden Daten importiert, so kann die Anlage von Zusatzfeldern entweder
vorher oder hinterher erfolgen.
294
SPG-Verein
Einstellungen
Einstellungen (Bestand)
Registerkarte 6 (SEPA)
Abbildung 188: Einstellungen Bestand - (5. Navigationspunkt)
Laut SEPA-Konventionen können Kunden seit dem
01.02.2014
inländische Zahlungen nur mit einer IBAN (IBAN only), ohne die
ansonsten zusätzlich erforderliche Angabe der BIC, vornehmen.
Der BIC wird nur noch für grenzüberschreitende Zahlungen innerhalb der
EU-Staaten benötigt. Diese grenzüberschreitenden Zahlungen sind für
IBAN only voraussichtlich ab dem 01.02.2016 geplant.
Anwender, welche ausschließlich Mitglieder mit inländischer Kontoverbindung verwalten, können die Option auf ‘ja‘ setzen. Die Eingabe einer
BIC im Bereich ‘Mitglieder pflegen‘ ist dann nicht mehr erforderlich.
Ferner wirkt sich diese Option bei der Beitragserhebung und dem
Abrechnungslauf aus. Hier sind entsprechende Kontrollen eingebaut, wie
z.B. wenn ‘IBAN only‘ auf ‚ja‘ gesetzt ist, dürfen ausschließlich deutsche
IBAN (gekennzeichnet auf den ersten beiden Stellen mit ‘DE‘) verwendet
sein.
SPG-Verein
295
Einstellungen
ausgetr. Mitglieder anzeigen
[ausgetr. Mitglieder anzeigen]
Durch Aktivierung dieser Funktion werden in der Mitgliederübersicht im
Hauptmenü die ausgetretenen Mitglieder angezeigt; erkennbar sind sie
durch das Zeichen „*“ am Ende der Mitgliedsnummer. Die Einstellung
wird gespeichert und steht auch nach einem Neustart des Programms
zur Verfügung:
Abbildung 189: Kennzeichnung von ausgetretenen Mitgliedern
296
SPG-Verein
Hilfe
Allgemeines
[HILFE]
Allgemeines
Wie unter Windows allgemein üblich, werden unter diesem Menüpunkt
verschiedene
Funktionalitäten
abgebildet.
Neben
einer
situationsbezogenen Hilfefunktion in den einzelnen Bildschirmmasken
der Anwendung kann hier abstrakt über ein vorgegebenes
Inhaltsverzeichnis oder mittels einer Suchfunktion in die einzelnen
Hilfetexte verzweigt werden.
Ferner erhalten Sie unter dem Menüpunkt eine Anleitung zur Nutzung der
Windows-Hilfe und verschiedene Informationsanzeigen.
Unter dem Menüpunkt [HILFE] sind folgende Bereiche realisiert:
Hilfethemen
Handbücher/Anleitungen
---------------------------Online-Update
www.spg-direkt.de
---------------------------Info SPG-Verein
Info Sparkasse
SPG-Verein
297
Hilfe
Hilfethemen / Hilfe List+Label
[Hilfethemen]
Nach Aufruf dieser Funktion erhalten Sie folgendes Fenster:
Abbildung 190: Hilfe - Hilfethemen
Hier wird die Online-Hilfe zum Programm SPG-Verein aufgerufen. Der
Aufbau ist Windows-üblich und unterteilt sich in die 3 Registerkarten
(Inhalt, Index, Suchen).
In den einzelnen Fenstern der Hilfethemen finden Sie ferner eigene
Menüpunkte und darunter liegende Button. Hiermit haben Sie die
Möglichkeit, einige Funktionen in der Hilfe auszuwählen bzw. im Text vorund zurückzublättern.
[Handbücher/Anleitungen]
Alle Handbücher und Anleitungen werden nach Aufruf dieses Menüpunktes in einem neuen Menüfenster zum direkten Anschauen
aufgelistet.
298
SPG-Verein
Hilfe
Online-Update
[Online-Update]
Über diesen Menüpunkt kann bei bestehender Internetverbindung eine
Aktualisierung von SPG-Verein durchgeführt werden. Dazu ist der
Menüpunkt [Online-Update] durch Anklicken mit der linken Maustaste
aufzurufen. Ein Dialogfenster gibt dem Benutzer die Wahlmöglichkeit
noch abzubrechen Abbrechen oder das Online-Update mittels OK zu
starten. Existiert keine aktive Internetverbindung, erhält der Anwender
einen entsprechenden Hinweis.
Abbildung 191: Start Online-Update
Falls eine Firewall zum Schutz des Rechners installiert ist, sollte diese
den Benutzer über den Zugriffsversuch von SPG-Verein – und zwar
durch die Datei udt2_verein.exe – auf das Internet informieren. Hier ist
ein Zulassen des Internetzugriffs erforderlich; ansonsten wird das OnlineUpdate fehlschlagen. Nachfolgend ein Beispiel für die Meldung einer
Firewall:
SPG-Verein
299
Hilfe
Online-Update
Abbildung 192: Beispiel einer Firewall-Warnmeldung
Ob der Zugriff dauerhaft gewährt werden oder immer einzeln bestätigt
werden soll, liegt ganz im Ermessen des Benutzers. Die Qualität der
Online-Update-Funktion wird dadurch nicht beeinträchtigt.
Im nachfolgenden Beispiel ist kein Update vorhanden, so dass das
Dialogfenster durch Anklicken der Schaltfläche OK verlassen werden
kann. SPG-Verein benötigt dann keine Internetverbindung mehr:
Abbildung 193: Kein Update vorhanden
300
SPG-Verein
Hilfe
Online-Update
Sollte jedoch ein
Bildschirmmaske:
Update
vorhanden
sein,
erscheint
folgende
Abbildung 194: Downloadauswahl
Der Nutzer braucht dann nur noch die Checkbox für das jeweilige Update
mit der linken Maustaste anzuklicken, das Update über die Schaltfläche
Ausführen zu starten und der Menüführung zu folgen. Über die
Schaltfläche Abbrechen ist an diversen Stellen ein Abbruch des OnlineUpdates möglich, ohne dass die Anwendung davon beeinträchtigt wird.
Bitte beachten Sie:
•
Downloads können je nach Umfang größer oder kleiner sein. Je
nach Art der Internetverbindung (Modem, ISDN oder DSL) nimmt
der Download mehr oder weniger Zeit in Anspruch.
•
Für die Durchführung eines Onlineupdates werden volle Rechte
für das entsprechende Installationsverzeichnis benötigt. Soll eine
Serverinstallation upgedatet werden, darf dies nur durch den
Administrator am Server selbst geschehen.
SPG-Verein
301
Hilfe
Info SPG-Verein / Sparkasse
[www.spg-direkt.de]
Ein Aufruf dieses Menüpunktes verzweigt direkt in das Internet und die
gleichnamige Website. Spg-direkt bietet den Kontakt zu andere Nutzern
in diversen Foren – hier können Fragen zu unseren Produkten oder den
begleitenden Themen gestellt und diskutiert werden. Ferner gibt es hier
auch noch Dokumentationen, Testversionen und vieles mehr für unsere
Kunden.
[Info SPG-Verein]
Mit Aufruf dieser Funktion wird das Programm-Logo zu SPG-Verein
informatorisch eingeblendet.
Über 'OK' erfolgt der Rücksprung ins Hauptmenü.
[Info Sparkasse]
Hierüber erhalten Sie die informatorische Anzeige der Lizenz nehmenden
Sparkasse für das Programm SPG-Verein. Die Darstellung entspricht der
Einstiegsmaske bei Start des Programms.
Über 'weiter' erfolgt der Rücksprung ins Hauptmenü.
302
SPG-Verein
Anhang
Dateierläuterungen
ANHANG
Dateierläuterungen (1)
Dateiname
Indexname
Erläuterung
Sicherg.
###MITGL.DAT
###POOL.DAT
###MITGL.IDX
###POOL.IDX
ja
ja
###K_TEI.DAT
###AEPRO.DAT
###UMS.DAT
###ZEING.DAT
###_????.DAT
###?????.SEL
###BSOLL.DAT
###ASOLL.DAT
###AHAB.DAT
###MAHNG.DAT
###STAT.DAT
###SI_KA.DAT
###SISTA.DAT
SPGSIBLZ.DAT
SPG-EXP.DAT
SPG-POOL.DAT
###K_TEI.IDX
###AEPRO.IDX
###UMS.IDX
###ZEING.IDX
###_????.IDX
###?????.IDX
###BSOLL.IDX
###ASOLL.IDX
###AHAB.IDX
###MAHNG.IDX
Stamm Mitglieder
Stamm übrige
Abteilungen, Funktionen,
Ehrungen, Bezirke, Berufsgr.
Abr.Texte, Abr.Arten etc.
Karteidaten
Datei Änderungsprotokoll
Umsätze
Datei Zahlungsein-/ausgänge
Abrechnungsdateien
Selektiert/Sortiert Dateien
Beitragserhebung
Abrechnung-Soll
Abrechnung-Haben
Datei Mahnungen
Datei Statistik
Sicherung Karteidaten
Sicherung Stammdaten
Sicherung Bankleitzahlen
Scriptdaten für den Export
Datei Bankleitzahlen
SPG-POOL.IDX
ja
ja
ja
ja
ja
nein
nein
nein
nein
nein
nein
ja
ja
ja
nein
ja
Erläuterung: ### = Vereinskennzeichen)
Hinweis: Die Sicherungsdateien werden im Dateinamen noch um
Erstellungsdatum und Uhrzeit ergänzt, Format JJJJMMTT-HHMM
SPG-Verein
303
Anhang
Dateierläuterungen
Dateierläuterungen (2)
Die nachfolgenden Verzeichnisse/Dateien stehen allen Beständen zur
Verfügung:
Verzeichnis
Dateien
Erläuterung
Sicherg.
Briefe
*.BRF
*.BRP
*.BRV
Computerbriefe
ja
Etikett
*.LBL
*.LBP
*.LBV
Etiketten/Überweisungen
ja
Formular
*.FOR
*.FOP
*.FOV
Rechnungen/Abrechnungen/
Mahnungen
ja
Listen
*.LST
*.LSP
*.LSV
Computerlisten
ja
Email – SEPA – selek.Vorgaben
ja
Parameter
304
SPG-Verein
Anhang
Dateierläuterungen
Dateiname
Bei der Vergabe von Dateinamen (z. B. selektierte Bestände) sind max.
50 Stellen und folgende Zeichen erlaubt:
Buchstaben
Zahlen
Sonderzeichen
A-Z
0-9
'-'
In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass ein plausibler Dateiname
mit dem Hinweis 'Dateiname nicht zulässig' abgewiesen wird. Hier
handelt es sich um Dateinamen, die das Programm bereits intern
verwaltet.
SPG-Verein
305
Anhang
Dateierläuterungen
Probleme
Treten einmal Probleme mit der Anwendung SPG-Verein auf, so sollten
Sie zunächst versuchen, die folgenden Fragen zu beantworten:
 Ist die Hardware in Ordnung?
 Ist Ihr Computersystem frei von Malware (Viren, Trojaner,…)?
 Wurde die Anwendung ordnungsgemäß über Programmende
verlassen?
 Tritt das Problem auch nach dem Einlesen einer Datensicherung
auf?
 Welches Betriebssystem wird verwendet? Wurden
regelmäßigen Updates des Herstellers eingespielt?
die
 Wurden seit dem letzten Aufruf von SPG-Verein keine
Änderungen an der Systemumgebung durchgeführt? Wann
erfolgte das letzte Online-Update?
Erst wenn Sie alle geschlossen Fragen mit ‘ja’ beantworten können,
sollten Sie sich mit der Stelle in Verbindung setzen, von der Sie die
Anwendung SPG-Verein erworben haben. Zur Analyse teilen Sie bitte
die genaue Fehlersituation mit und geben Sie uns detaillierte Hinweise
zur verwendeten Hard- und Software.
306
SPG-Verein
Anhang
Musterverzeichnisse
Abteilungsverzeichnis
ABTNR
ba
bl
bb
bo
el
fe
fu
go
gy
ha
ho
ju
ka
ke
ko
le
ra
re
ru
sa
sw
se
sz
ts
te
tt
tu
vo
SPG-Verein
ABTEILUNGSBEZEICHNUNG
Badminton
Ballett
Basketball
Boxen
Eislauf
Fechten
Fußball
Golf
Gymnastik
Handball
Hockey
Judo
Kanu
Kegeln
Korbball
Leichtathletik
Radsport
Reiten
Rudersport
Schwerathletik
Schwimmen
Segeln
Spielmannzug
Tanzsport
Tennis
Tischtennis
Turnen
Volleyball
307
Anhang
Musterverzeichnisse
Beitragsverzeichnis
BART
BEITRAGSBEZEICHNUNG
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
Ki/Ju bis 18
Erwachsene
Ehepaar
Familie 1 Kind
Familie 2 Kinder
Jugendl. in Ausbildung
auswärtige Mitglieder
ermäßigter Beitrag
Rentner
Passive
ze
sm
jf
Zeitschriften
Schrankmiete
Jahreskarte Eintrittsgeld Fußball
Jahreskarte Eintrittsgeld Handball
jh
Verzeichnis von Ehrungen
NR
BEZEICHNUNG
001
002
003
004
005
006
007
008
009
Ehrennadel Gold
Ehrennadel Silber
Ehrennadel Bronze
Leistungsnadel Gold
Leistungsnadel Silber
Leistungsnadel Bronze
Verdienstnadel
50 Jahre Mitgliedschaft
25 Jahre Mitgliedschaft
Ehrung Dachorganisation
010
308
SPG-Verein
Anhang
Musterverzeichnisse
Verzeichnis von Funktionen
NR
BEZEICHNUNG
001
1. Vorsitzender
002
2. Vorsitzender
003
3. Vorsitzender
010
Geschäftsführer
011
Sportwart
012
Schriftführer
013
Kassenwart
020
Jugendwart
021
Frauenwartin
022
Herrenwart
023
Sozialwart
024
Spartenleiter
030
liz. Trainer A
031
liz. Trainer B
101
ehem. 1. Vorsitzender
102
ehem. 2. Vorsitzender
103
ehem. 3. Vorsitzender
110
ehem. Geschäftsführer
111
ehem. Sportwart
112
ehem. Schriftführer
113
ehem. Kassenwart
SPG-Verein
309
Rebuild
Einführung
SPG-Verein Rebuild
Einführung
Das Programm SPG-Verein Rebuild erlaubt dem Benutzer, die Indices
der Vereinsdatensätze neu aufzubauen. Dies kann erforderlich werden,
wenn es bei der Arbeit mit den jeweiligen Vereinsbeständen zu
Problemen kommt. Für die Ausführung von SPG-Verein Rebuild ist es
erforderlich, daß das Programm SPG-Verein und die weiteren
Zusatzprogramme geschlossen sind.
Abbildung 195: SPG-Verein Rebuild
310
SPG-Verein
Rebuild
Programmablauf
Programmablauf
Das Programm wird durch einen Doppelklick auf das Symbol ’SPGVerein Rebuild’ im Ordner ’SPG-Verein’ gestartet. Eine weitere
Startmöglichkeit besteht im Aufruf der Datei ’v-rebuild.exe’ mit Hilfe des
Windows Explorers. Diese Datei befindet sich im Programmverzeichnis
von SPG-Verein.
Nach dem jeweiligen Aufruf erscheint folgende Bildschirmmaske:
Abbildung 196: SPG-Verein Rebuild – Durchlauf beendet
Um den Neuaufbau durchzuführen, muß das entsprechende
Vereinskennzeichen im Feld 'Welcher Mandant' eingegeben und
anschließend der Button 'Durchführen' betätigt werden. Nach erfolgter
Verarbeitung gibt es in der Statusanzeige für die aufgeführten Dateien
drei mögliche Meldungen:
1. i.O.:
Die Verarbeitung war erfolgreich; es sind keine Fehler
aufgetreten (s. Abbildung).
2. fehlt:
Die erforderliche Datei ist nicht auf der Festplatte.
3. fehlerhaft: Ein Neuaufbau der Indices war nicht möglich; der
Datenbereich ist defekt. Die Sicherung ist
einzuspielen.
SPG-Verein
311
LSB-Statistik für diverse Bundesländer
Einführung
LSB-Statistik für diverse Bundesländer
Einführung
Dieses Programm bietet dem Benutzer die Möglichkeit, aus den
gespeicherten Vereinsdaten LSB-konforme Statistiken für die
Bundesländer Niedersachsen, Sachsen, Brandenburg, MecklenburgVorpommern und Thüringen zu erstellen. Diese Konformität wurde durch
eine enge Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Landessportbund erreicht
und soll die Arbeitsabläufe für alle Beteiligten vereinfachen.Dazu ist
zunächst das gewünschte Bundesland zu wählen:
Abbildung 197: LSB-Statistik - Auswahl des Bundeslandes
312
SPG-Verein
LSB-Statistik für diverse Bundesländer
Im Anschluß öffnet
Statistikerstellung:
sich
das
Menü
Einführung
zur
Durchführung
der
Abbildung 198: LSB-Statistik Niedersachsen – Menüübersicht
SPG-Verein
313
LSB-Statistik für diverse Bundesländer
Programmablauf
Programmablauf
Zunächst müssen den jeweiligen Vereinsabteilungen die Nummern der
offiziellen LSB-Sportarten zugeordnet werden. Dies erfolgt über die
Schaltfläche ’Daten zuordnen’:
Abbildung 199: LSB-Statistik Niedersachsen – Daten zuordnen
Nach Eingabe der dem Benutzer bekannten LSB-Vereinsnummer
müssen die Abteilungen den Sportarten, falls noch nicht geschehen,
zugeordnet werden.
Dazu ist die jeweilige Abteilung mittels Mausklick zu markieren und
nachfolgend die Schaltfläche ’zuordnen’ zu betätigen.
314
SPG-Verein
LSB-Statistik für diverse Bundesländer
Programmablauf
Abbildung 200: LSB-Statistik Niedersachsen – Sportart auswählen
Bei der Zuordnung wird ein Auswahlfenster eingeblendet, das alle LSBSportarten mit den offiziellen Nummern enthält. Nach erfolgter Auswahl
ist diese mit der Schaltfläche 'auswählen' zu bestätigen. Es erfolgt eine
Rückkehr zur Maske 'Daten zuordnen', wo nacheinander mit allen
anderen Sportarten analog zu verfahren ist. Nach Abschluß dieses
Prozesses sind nacheinander die Schaltflächen 'speichern' und 'Ende' zu
betätigen.
Für die Erstellung der Statistik betätigen Sie die Schaltfläche ‚’Statistik
erstellen’; der Verarbeitungsprozeß ist für den Benutzer lediglich durch
ein kurz eingeblendetes Fenster sichtbar. Um die erstellte Statistik zu
betrachten, rufen Sie bitte ’Statistik drucken’ auf. Es erscheint die bereits
aus SPG-Verein vertraute Auswahlmaske zur Datenausgabe.
SPG-Verein
315
LSB-Statistik für diverse Bundesländer
Programmablauf
Damit die Statistik als Dateiform an den LSB weitergeleitet werden kann,
ist die Funktion ’Statistik ausgeben’ integriert worden:
Abbildung 201: LSB-Statistik Niedersachsen – Statistik ausgeben
Hier kann der Benutzer die Ausgabe der Datei auf einem von ihm
gewünschten Laufwerk bestimmen; wahlweise ist auch die Ausgabe
unter dem Vereinskennzeichen auf der Festplatte möglich. Der
Dateiname setzt sich grundsätzlich aus der sechsstelligen
Vereinskennziffer und gefolgt von der Zeichenfolge "ja.dat" zusammen.
Es handelt sich dabei um eine Textdatei.
Beispiel:
Vereinsnummer 123456 führt zu der Datei: 123456ja.dat.
316
SPG-Verein
LSB-Statistik für diverse Bundesländer
Hinweise
Hinweise
Für die LSB-Statistik werden die Felder
 Abteilungs-Nr.
 Geburtsdatum (ungleich 00.00.000)
 Geschlecht (m/w)
ausgewertet.
Soll für die LSB-Statistik eine Abteilung nicht ausgewertet werden
(Pseudo-Abteilung), so muß diese im Programm SPG-Verein unter dem
Menüpunkt [Extras/Statistik/erstellen-auswerten] hinterlegt werden.
Falls es einmal erforderlich sein sollte, daß man mit der Statistik komplett
neu beginnen möchte , so müssen die Dateien ...LSBNI.DAT und
...LSBNI.IDX gelöscht werden. Diese Dateien befinden sich im
Mandanten-Verzeichnis.
Die getätigten Eingaben und Zuordnungen sind in den Dateien
...LSBNI.DAT und ...LSBNI.IDX gespeichert. Diese sollten vom Anwender
entsprechend gesichert werden.
SPG-Verein
317
LSB-Statistik Bayern
Einführung
LSB-Statistik Bayern
Einführung
Dieses Programm bietet dem Benutzer die Möglichkeit, aus den
gespeicherten Vereinsdaten eine LSB-konforme Statistik zu erstellen.
Diese Konformität wurde durch eine enge Zusammenarbeit mit dem
Landessportbund erreicht und soll die Arbeitsabläufe für alle Beteiligten
vereinfachen.
Abbildung 202: LSB-Statistik Niedersachsen – Menüübersicht
318
SPG-Verein
LSB-Statistik Bayern
Programmablauf
Programmablauf
Nach Betätigung der Schaltfläche ‘Abteilungen einzelnen Sportarten
zuordnen‘ erscheint folgende Eingabemaske:
Abbildung 203: LSB-Statistik Bayern – Daten zuordnen
Hier werden die Abteilungen den Sportarten gemäß LSB, falls noch nicht
geschehen, zugeordnet.
Dazu ist die jeweilige Abteilung mittels Mausklick zu markieren und
nachfolgend die Schaltfläche ’zuordnen’ zu betätigen.
SPG-Verein
319
LSB-Statistik Bayern
Programmablauf
Abbildung 204: LSB-Statistik Bayern – Sportart auswählen
Bei der Zuordnung wird ein Auswahlfenster eingeblendet, das alle LSBSportarten mit den offiziellen Nummern enthält. Nach erfolgter Auswahl
ist diese mit der Schaltfläche 'auswählen' zu bestätigen. Es erfolgt eine
Rückkehr zur Maske ‘Abteilungen einzelnen Sportarten zuordnen‘, wo
nacheinander mit allen anderen Sportarten analog zu verfahren ist. Nach
Abschluß dieses Prozesses ist die Schaltfläche 'Speichern / Ende' zu
betätigen.
Für die Erstellung der Statistik betätigen Sie die Schaltfläche ’Auswertung
starten’; der Verarbeitungsprozeß ist für den Benutzer lediglich durch ein
kurz eingeblendetes Fenster sichtbar.
320
SPG-Verein
LSB-Statistik Bayern
Programmablauf
Damit die Statistik als Dateiform an den LSB weitergeleitet werden kann,
ist die Funktion ’Auswertung ausgeben’ integriert worden:
Abbildung 205: LSB-Statistik Bayern – Statistik ausgeben
Hier kann der Benutzer die Ausgabe der Datei auf einem von ihm
gewünschten Laufwerk bestimmen; wahlweise ist auch die Ausgabe
unter dem Vereinskennzeichen auf der Festplatte möglich.
Gemäß Vorgabe des LSB Bayern wird für jede LSB-Sportart eine Datei
gebildet. Der Dateiname setzt sich aus der Sportartbezeichnung und dem
Extended
.txt
zusammen.
Sollte
die
Ausgabe
in
das
Mandantenkennzeichen auf der Festplatte erfolgen, so werden die
Dateinamen auf der ersten Stelle mit einem Unterstrich versehen. Dies
erfolgt deshalb, um die LSB-Dateien von den übrigen Dateien besser
unterscheiden zu können. Von daher ist es empfehlenswert, bereits vor
der Ausgabe der Dateien ein separates Unterverzeichnis anzulegen, um
– gerade bei größeren Vereinen – die Übersichtlichkeit zu bewahren.
SPG-Verein
321
LSB-Statistik Bayern
Hinweise
Hinweise
Für die LSB-Statistik werden die Felder
 Abteilungs-Nr.
 Geburtsdatum (ungleich 00.00.000)
 Geschlecht (m/w)
ausgewertet.
Soll für die LSB-Statistik eine Abteilung nicht ausgewertet werden
(Pseudo-Abteilung), so muß diese im Programm SPG-Verein unter dem
Menüpunkt [Extras/Statistik/erstellen-auswerten] hinterlegt werden.
Falls es einmal erforderlich sein sollte, daß man mit der Statistik komplett
neu beginnen möchte, so müssen die Dateien ...LSBBA.DAT und
...LSBBA.IDX gelöscht werden. Diese Dateien befinden sich im
Mandanten-Verzeichnis.
Die getätigten Eingaben und Zuordnungen sind in den Dateien
...LSBBA.DAT und ...LSBBA.IDX gespeichert. Diese sollten vom
Anwender entsprechend gesichert werden.
322
SPG-Verein
Tool List & Label
Hinweise
Tool List & Label
Das Tool List & Label ermöglicht Ihnen die Erstellung von individuellen
Listen & Etiketten. Da die Dokumentation sehr umfangreich ist, haben wir
auf die Integration in dieses Handbuch verzichtet und ein separates
Handbuch im Unterverzeichnis ‘doku‘ hinterlegt.
SPG-Verein
323
Anhang
Stichwortverzeichnis
Stichwortverzeichnis
A
B
Abrechnungen erfassen · 153, 154
Abrechnungsart · 156, 223, 224
Abrechnungsarten pflegen · 223, 224
Abrechnungsdatei · 152, 154, 159, 161,
164, 166, 168, 169, 222, 224
Abrechnungsdatei aktualisieren · 152,
168, 222, 224
Abrechnungsdaten pflegen · 221, 225
Abrechnungsformular erstellen · 159,
168
Abrechnungsformulare ausgeben · 159,
160
Abrechnungslauf · 164, 165, 193, 295
Abrechnungslisten · 166, 167
Abrechnungstexte pflegen · 221, 222
Abrechnungsverfahren · 145, 147, 148,
152, 167, 169, 205, 222, 224
Abrechnungszeile · 155, 157, 169
Abteilungen/Beiträge pflegen · 209, 210,
211, 212
Abteilungsbezeichnung · 67, 106, 208
Abteilungsnummer · 63, 67, 106, 109,
112, 141, 208, 216, 251, 281
Abteilungsverzeichnis · 307
Alle Daten · 14, 263
Alle Daten sichern · 263
Änderungsdienst · 2, 24, 39, 40, 75, 84,
86, 94, 156, 186, 194, 201, 233, 269,
270, 290
Änderungsprotokoll · 45, 51, 83, 86, 87,
303
Anrede · 53, 76, 80, 82, 101
Ausführungsdatum · 150, 151
Ausgabeart · 18, 19, 100, 113, 118, 122,
180, 195, 197
Ausgabe-Einstellungen · 20
Ausgabemedium · 19, 20, 87, 113, 118,
122, 130, 139, 142, 143, 159, 166,
176, 195, 215, 225, 244, 245, 257
Auskunft · 50, 186, 194, 197, 294
Austritt · 62, 71, 80, 137
Auswertung · 18, 19, 24, 47, 74, 100,
102, 113, 118, 122, 191, 195, 197,
199, 248, 252, 253, 254, 255, 256,
259, 320, 321
Bankbezeichnung · 64, 205, 206, 213
Bankleitzahlen · 13, 64, 65, 201, 213,
214, 219, 266, 289, 303
Bankleitzahlen einlesen · 266
Bankleitzahlen pflegen · 201, 213, 214,
289
Bankleitzahlen sichern · 266
Bankverbindung · 63, 64, 142, 144, 176,
205
Bedienung · 269
Bedingungsumkehrung · 90
Begleitzettel · 145, 146, 149, 151
Begleitzettel drucken · 151
Beitrag · 68, 70, 71, 109, 136, 138, 145,
308
Beiträge · 11, 40, 70, 99, 102, 132, 133,
136, 138, 145, 173, 175, 198, 207,
208, 209, 210, 211, 212
Beitragsart · 68, 81, 109, 141, 208, 216
Beitragsbezeichnung · 68, 208
Beitragserhebung · 14, 19, 62, 63, 66,
70, 71, 72, 133, 134, 135, 136, 137,
138, 139, 140, 143, 145, 184, 193,
206, 208, 290, 291, 295, 303
Beitragserhebungsliste · 134, 139, 140,
141
Beitragsverfahren · 133, 147, 152, 167,
169, 177, 205
Beitragsverzeichnis · 308
Beleg (Überweisung) erstellen · 144,
168, 178
Belege (Überweisungen) ausgeben ·
143, 167, 177
Berechtigungsprüfung · 12, 22, 23, 32,
33, 35
Berufsgruppe · 60, 80, 101, 107, 108,
200, 210
Berufsgruppen pflegen · 210
Bestand · 11, 15, 28, 32, 33, 34, 35, 44,
50, 64, 65, 66, 77, 84, 89, 94, 96,
115, 129, 171, 199, 229, 271, 276,
277, 282, 288, 290, 291, 292, 293,
295
Bestand auswählen · 33, 94
Bestand löschen · 34
324
SPG-Verein
Anhang
Bestand neu · 276
Bezirk · 21, 59, 80, 83, 88, 209, 276
Bezirke pflegen · 29, 209
BIC · 14, 63, 64, 65, 66, 109, 141, 205,
213, 270, 295
Bild · 75, 76, 77
Bilder · 40, 48, 50, 75, 78, 117, 156, 233
Blindkopie · 126
Briefanrede · 56, 80, 82
Buchungsschlüssel · 14, 180, 187, 192
C
Clientinstallation · 5, 8, 9, 12, 13, 14
Computerbriefe · 51, 118, 119, 120, 122,
142, 176, 304
Computerliste · 74, 95, 99, 122
D
Datei-Details · 149
Dateierläuterungen · 303, 304
Dateigruppe · 263, 264, 267
Datei-Manager · 165, 267
Dateiumfang · 2, 18, 19, 87, 100, 113,
118, 122, 142, 159, 176, 195, 215,
225, 245, 247
Daten exportieren · 269, 270, 271, 273
Datensicherung · 4, 17, 37, 134, 164,
171, 261, 262, 263, 265, 277, 306
Datenträgeraustausch · 66, 81, 134,
145, 147, 148, 157, 169, 285, 292
Datenübernahme · 250
Datum ändern · 28, 86, 278
Datumsfeld · 239
Dialogbox · 69, 84, 159
Dokumentenarchiv · 12, 40, 77, 78, 79,
119
Druckausgaben · 18, 19, 54, 278
Drucker · 20, 86, 105, 116, 145
DSA – Deutscher Sportausweis · 13,
280, 281
DTA · 65, 81, 146, 148, 149, 150, 151,
157, 162, 169, 285, 290, 291
DTA-Liste · 149
DTA-Verwaltung · 147, 148, 149, 150,
151, 169
SPG-Verein
Stichwortverzeichnis
E
Ehrungen · 40, 74, 101, 212, 260, 264,
303, 308
Ehrungen pflegen · 212
Einmalbetrag · 14, 62, 70, 71, 81, 133,
136, 291
Einstellungen · 18, 20, 21, 27, 36, 44,
48, 49, 65, 66, 77, 146, 148, 262,
284, 285, 286, 287, 288, 290, 291,
292, 293, 295
Eintritt · 61, 68, 71, 80, 93, 281
Einzelbetrag · 157
Email · 60, 61, 82, 124, 125, 126, 127,
271, 304
E-Mail · 13, 38, 61, 119, 120, 124, 125,
126, 127
E-Mail-Versand · 124
Erstellungsdatum · 146, 150, 151, 267,
303
Erstinstallation · 4
Etiketten · 1, 5, 18, 51, 54, 56, 113, 114,
115, 116, 117, 123, 144, 159, 241,
242, 267, 304, 323
Extras · 33, 317, 322
F
Feldauswahl · 83, 84, 85, 89, 90, 91, 96,
97, 104, 248, 249, 271, 273
Fenster · 26, 27, 29, 51, 75, 76, 117,
120, 121, 123, 124, 125, 126, 127,
144, 168, 178, 183, 249, 257, 274,
277, 298, 315, 320
Funktionen · 13, 23, 25, 26, 27, 31, 36,
38, 40, 43, 74, 88, 96, 99, 101, 117,
121, 123, 132, 134, 144, 149, 168,
170, 178, 183, 200, 204, 205, 211,
227, 250, 257, 260, 264, 298, 303,
309
Funktionen pflegen · 211
G
Ganzzahlfeld · 239
Geburtsdatum · 44, 59, 80, 90, 92, 95,
111, 251, 317, 322
Geburtstagsliste · 99, 100, 105, 106, 112
325
Anhang
Geschlecht · 56, 59, 80, 92, 101, 108,
251, 255, 317, 322
Gespeicherte Dokumente · 77
Girocode · 14
Grafikausgabe · 253, 257, 258
H
Hauptmenü · 2, 13, 15, 23, 24, 27, 36,
268, 296, 302
Hilfe · 12, 27, 30, 117, 277, 297, 298,
311
Hilfethemen · 284, 288, 296, 298
Hintergrundfarbe einstellen · 286
Hinweise zum Handbuch · 2
I
IBAN · 14, 63, 64, 65, 66, 109, 141, 205,
270, 295
IBAN only · 14, 295
Infopostliste · 128, 129, 130, 131
Installation · 4, 5, 6, 8, 9, 12, 214, 287
J
Jahres-/Periodenwechsel · 86, 191, 196,
197, 199
Stichwortverzeichnis
L
Land · 21, 57, 58, 60, 80, 82, 107, 281,
312, 318
Layout erstellen/ändern · 118
Leerzeile · 21, 157
List & Label · 1, 117, 121, 123, 144, 168,
178, 183, 323
Liste · 23, 29, 45, 46, 58, 60, 95, 99,
100, 101, 102, 103, 104, 106, 107,
108, 109, 110, 111, 122, 123, 128,
130, 139, 149, 155, 160, 167, 174,
182, 191, 195, 196, 197, 215, 226,
244, 245, 246, 247, 267
Liste Abrechnungsarten · 226
Liste Abrechnungstexte · 226
Liste Karteiblätter · 244
Liste Mehrzweckfelder · 246, 247
Liste Mehrzweckfelder-Zuordnung · 247
Liste Muster · 245, 246, 247
Listenfeld · 29, 47, 49, 53, 64, 65, 89,
97, 104, 154, 157, 180, 228, 243, 267
Listenumfang · 21, 130, 139, 166, 195,
215, 225, 244, 245
LSB-Sportarten · 314, 315, 320
LSB-Statistik · 282, 312, 313, 314, 315,
316, 317, 318, 319, 320, 321, 322
LSB-Statistik Bayern · 282, 318, 319,
320, 321
LSB-Statistik Niedersachsen · 313, 314,
315, 316, 318
M
K
Kartei · 50, 227, 228, 233, 248, 249
Karteiblätter pflegen · 50, 228, 229, 235
Karteidaten · 45, 249, 266, 303
Karteidaten einlesen · 266
Karteidaten sichern · 266
Kartei-Recherchen · 248, 249
Kontensaldo · 46, 62, 138, 164, 172,
186, 192, 198
Kontextmenü · 26
Kontonummer · 63, 64, 65, 80, 186, 205,
270
Kontonummern-Prüfung · 64
Kontroll-Listen · 160, 162, 163
Kündigung · 62, 71, 80
326
Mahnkennzeichen · 72, 82, 133, 137,
173, 175, 186, 198
Mahnlauf · 72, 170, 171, 172, 176, 177,
193
Mahnliste · 170, 172, 173, 174, 175
Mahnungen ausgeben · 170, 176, 177
Mahnungsformular erstellen · 176, 178
Mahnverfahren · 170, 177, 205
Mandanten · 5, 15, 22, 24, 27, 31, 32,
33, 75, 270, 279, 317, 322
Massenänderungen · 83, 84, 85
Mausfunktionen · 16
Mehrzweckfelder · 231, 232, 234, 235,
236, 238, 239, 241, 242, 243, 246,
247, 249
Mehrzweckfelder pflegen · 232, 236,
238, 243
SPG-Verein
Anhang
Mehrzweckfelder zuordnen · 241, 242
Menüführung · 16, 23, 301
Menüleiste · 23, 27
Menüpunkte · 15, 23, 147, 298
Mitglieder · 24, 28, 29, 39, 40, 41, 42,
43, 45, 46, 47, 48, 49, 53, 57, 58, 62,
70, 72, 73, 75, 78, 79, 83, 88, 89, 90,
92, 93, 94, 95, 96, 97, 100, 101, 102,
103, 109, 115, 119, 120, 121, 122,
123, 124, 125, 130, 132, 154, 155,
156, 159, 170, 171, 172, 173, 180,
186, 194, 196, 197, 199, 201, 210,
214, 228, 233, 238, 248, 252, 259,
270, 271, 274, 280, 281, 287, 290,
291, 292, 295, 296, 303, 308
Mitglieder pflegen · 24, 29, 40, 41, 42,
43, 53, 57, 75, 78, 79, 94, 119, 156,
186, 194, 201, 214, 233, 270, 287,
290, 291, 292, 295
Mitglieder selektieren · 24, 88, 89, 90,
94, 96, 171, 248
Mitglieder sortieren · 96, 97, 274
Mitglieder suchen · 47, 48, 49
Mitglieder verknüpfen · 58
Mitgliederlisten · 88, 96, 99, 100, 122
Mitgliederstamm · 80, 81, 82
Mitgliedskonto · 24, 43, 50, 133, 134,
186, 193, 194, 195, 196, 288
Mitgliedsnummer · 19, 43, 44, 45, 46,
50, 53, 57, 66, 78, 89, 100, 101, 117,
154, 156, 186, 229, 233, 276, 281,
287, 292, 296
Muster pflegen · 230, 234
Musterverzeichnisse · 74
N
Netzwerkinstallation · 10
Neuinstallation · 5
Notizen · 40, 74, 82
Stichwortverzeichnis
P
Parallelinstallation · 5
Passwort ändern · 73
Passwort löschen · 279
Passwort verwalten · 22, 32, 33, 279
Pfadangabe · 9, 10, 289
Postanschrift · 40, 76, 77, 82
Postfach · 54, 56, 80, 204
Postleitzahl · 54, 55, 56, 80, 82, 131,
269, 270
Präsentationen · 257
Präsentationsmodus · 257
Preview · 116, 117, 121, 123, 124, 125,
143, 144, 160, 168, 178, 181, 183
Probleme · 148, 306
Programm-Datum ändern · 28, 86, 278
Programmende · 36, 131, 262, 306
Programmfunktionen · 2, 23, 200
Programmstart · 11, 13, 22, 285, 287
Prüflisten · 270
Prüfziffernmethode · 289
Pseudo-Abteilung · 136, 252, 317, 322
Q
QR-Code · 14, 117
QR-Girocode · 14
R
Rechnungen ausgeben · 134, 142, 143
Rechnungsformular erstellen · 142, 144
Rechnungs-Nr. · 142, 289
Reorganisation · 261, 262
RTF-Format · 121
S
O
Online-Hilfe · 27, 30, 298
Online-Update · 4, 287, 299, 300, 301,
306
Originallauf · 164, 171
Ort · 21, 55, 56, 60, 80, 82, 98, 126, 131,
204, 209, 213, 270
SPG-Verein
Saldenliste · 134, 197, 198, 199
Schnellrecherche · 25
Selektion · 19, 25, 88, 89, 92, 94, 95,
100, 105, 171, 267, 281
Selektion aller Mitglieder · 89
Selektion einzelner Mitglieder · 94, 95
Selektionskriterien · 89, 91
Selektionslauf · 70, 88, 91, 92
327
Anhang
SEPA · 13, 63, 65, 66, 81, 82, 137, 138,
139, 145, 146, 147, 148, 149, 150,
151, 157, 169, 205, 285, 295, 304
SEPA-Datei · 65, 146, 147, 148, 149,
150, 151, 157, 169, 285
SEPA-Datei erstellen · 157, 169
SEPA-Lastschriftdatei erstellen · 145,
148, 169
SEPA-Liste · 149
Sonstiges · 36, 40, 72, 82, 101, 108,
262, 287, 293, 295
Sortierfolge · 96
Sortierung · 18, 19, 47, 89, 95, 96, 97,
98, 100, 105, 128, 139, 142, 166
Spenden · 179, 180, 181, 182, 184, 186,
187, 191
SPG-Fibu · 184, 189, 191, 289
SPG-Verein Rebuild · 1, 310, 311
Stammdaten · 11, 29, 32, 33, 59, 60, 64,
67, 68, 74, 101, 142, 144, 157, 176,
185, 193, 195, 196, 200, 202, 203,
204, 205, 215, 238, 260, 262, 264,
265, 266, 285, 286, 287, 290, 291,
292, 293, 295, 303
Stammdaten einlesen · 262, 265, 266
Stammdaten pflegen · 29, 64, 193, 202,
215
Stammdaten sichern · 264, 266
Stammdatensicherung · 36, 262, 287
Standarddrucker · 20
Standardinstallation · 269
Statistik · 59, 251, 252, 253, 257, 259,
260, 282, 303, 312, 313, 314, 315,
316, 317, 318, 319, 320, 321, 322
Status · 67, 73, 81, 88, 93, 108, 112,
135, 146, 251
Statusleiste · 28
Straße · 21, 54, 55, 56, 80, 82, 98, 204
Subdialog · 29, 64, 65, 89, 94, 96, 97,
157, 228, 230, 232, 234, 236
Suchen · 45, 46, 47, 75, 155, 156, 186,
194, 201, 213, 214, 233, 298
Summenblatt · 102, 110, 163, 196
Stichwortverzeichnis
Titel · 53, 54, 56, 80, 82
U
Übrige Dateien · 263, 264
Übrige Dateien sichern · 263, 264
Umsatzdaten · 2, 187, 193, 195, 196,
199, 264, 288
Unterbestand · 83, 89, 96, 122, 134,
248, 252, 259
Updateinstallation · 4
Urheberrecht · 3
V
Variable · 21, 85
Variablen · 13, 14, 76, 203, 289
Verbandsmeldungen · 13, 282
Vereinsbezeichnung · 47, 203
Vereinsdaten pflegen · 32, 44, 64, 193,
203, 204, 205, 206, 214
Vereinskennzeichen · 15, 27, 31, 32, 33,
263, 303, 311, 316, 321
Verteiler · 59, 80, 107
Verzeichnis von Ehrungen · 308
Verzeichnis von Funktionen · 309
Vorauszahlung · 138, 198
Vorwort · 1
W
Warnung · 36, 37, 145, 287
Windows · 1, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 16, 26,
29, 49, 52, 75, 76, 77, 78, 91, 116,
117, 118, 126, 273, 297, 298, 311
www.spg-direkt.de · 13, 302
T
Tastenfunktionen · 17
Telefon · 60, 80, 107, 204
Testlauf · 134, 139, 164, 171, 174, 289
Textfeld · 239, 242
Textzeile · 157
328
SPG-Verein
Anhang
Z
Zahler · 63, 65, 80
Zahlungen · 14, 45, 65, 66, 85, 132, 145,
152, 180, 184, 185, 189, 190, 191,
193, 194, 264, 295
Zahlungen bearbeiten · 132, 184, 193
Zahlungen erfassen · 14, 180, 184, 185,
191, 194
Zahlungen updaten · 189
Zahlungsart · 63, 69, 80, 136, 137, 138,
139, 142, 143, 166
SPG-Verein
Stichwortverzeichnis
Zahlungsliste · 184, 185, 188, 190, 191,
192
Zahlungstermin · 136
Zahlungsweise · 68, 69, 85, 102, 136,
137, 141, 251
Zeile ändern · 236
Zoom · 116
Zusatzadresse · 54, 80, 82
Zusatzbetrag · 14, 71, 81, 83, 84, 102,
136, 291
Zusatzfelder · 40, 77, 293, 295
Zuwendungen · 179, 180, 181, 182
Zweigstellenausgabe · 220
Zwischensumme · 157
329
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