Benutzer- und Schulungshandbuch

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PerSEH
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Projekt: PerSEH
Version 01.03.00
Programm: PerSEH, 01.00.05
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Inhaltsverzeichnis
1
ZWECK DES DOKUMENTS............................................................................................. 5
2
EINLEITUNG .................................................................................................................... 5
3
AKTEURE UND ROLLEN IN DER TEILHABEPLANUNG ............................................... 7
4
GRUNDSTRUKTUR DES DV-VERFAHRENS PERSEH.................................................. 9
5
6
4.1
Aufruf des DV-Verfahrens ............................................................................................................... 9
4.2
Die Oberfläche ................................................................................................................................. 9
4.3
Die Bearbeitungsmenüs................................................................................................................ 11
4.4
Die Symbolleiste............................................................................................................................ 15
4.5
Rechte Maustaste .......................................................................................................................... 15
4.6
Beenden des DV-Verfahrens PerSEH ........................................................................................... 16
PROZESS DER TEILHABEPLANUNG .......................................................................... 17
5.1
Gesamtüberblick............................................................................................................................ 17
5.2
Erstellung des ITP ......................................................................................................................... 19
5.3
Rechtliche Aufklärung zum Datenschutz ..................................................................................... 19
5.4
Abschluss des Erstellungsprozesses .......................................................................................... 20
5.5
Prüfung beim Leistungsträger...................................................................................................... 21
5.6
Weitere Behandlung des ITP beim Leistungsträger LWV Hessen.............................................. 22
5.7
Die Hilfeplankonferenz .................................................................................................................. 22
5.8
Änderung des ITP als Ergebnis der Hilfeplankonferenz ............................................................. 23
ERSTELLEN DES TEILHABEPLANS............................................................................ 24
6.1
Vorgangsübersicht ........................................................................................................................ 24
6.2
Die Erstellung der Integrierten Teilhabeplanung......................................................................... 25
6.3
Neuplanung im Dialogsystem....................................................................................................... 25
6.4
Neuplanung / Folgeplanung anlegen ........................................................................................... 27
6.4.1
Integrierte Teilhabeplanung...................................................................................................... 27
6.4.2
Status der Teilhabeplanung ändern.......................................................................................... 29
6.4.3
Planung als PDF-Datei drucken ............................................................................................... 32
6.5
Neuplanung per Offline-Variante ( XML- oder PDF-Import) ........................................................ 33
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7
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Bogen Zeiteinschätzung ............................................................................................................... 33
ÄNDERN UND FORTSCHREIBEN DES TEILHABEPLANS ......................................... 36
7.1
Vorgangsübersicht, Berechtigungen ........................................................................................... 36
7.2
Teilhabeplan lesen ........................................................................................................................ 36
7.3
Teilhabeplan ändern...................................................................................................................... 36
7.4
Fortschreiben Teilhabeplan .......................................................................................................... 37
7.4.1
Prozess der Fortschreibung...................................................................................................... 37
7.4.2
Folgeplanung im Dialogsystem anlegen ................................................................................... 37
7.4.3
Folgeplanung per Import anlegen............................................................................................. 38
7.4.4
Status der Teilhabeplanung ändern.......................................................................................... 40
8
SONDERFÄLLE ............................................................................................................. 41
8.1
Wechsel des Bearbeiters beim Leistungserbringer..................................................................... 41
8.1.1
Wechsel des Leistungserbringers bei gleichem Ersteller .......................................................... 41
8.1.2
Wechsel des Leistungserbringers bei neuem Ersteller.............................................................. 43
8.2
Besonders geschützte Leistungsberechtigte .............................................................................. 44
8.2.1
Aids-Fälle................................................................................................................................. 44
8.2.2
Mitarbeiterfälle ......................................................................................................................... 44
8.3
Fremdfinanzierte Leistungsberechtigte ....................................................................................... 45
8.4
Leistungsträger Hauptfürsorgestelle ........................................................................................... 45
8.5
Ausscheiden eines Leistungsberechtigten.................................................................................. 46
8.6
Dubletten und Fehlanlagen........................................................................................................... 48
9
BESONDERHEITEN DER OFFLINE-VARIANTEN ........................................................ 49
9.1
Offline-Bearbeitung mit XML-Dateien........................................................................................... 49
9.2
Offline-Bearbeitung mit PDF-Dateien ........................................................................................... 50
9.3
Import/Einlesen offline bearbeiteter Daten .................................................................................. 51
10
TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN ZUM EINSATZ DES DV-VERFAHRENS ...... 57
10.1
Technische Voraussetzungen ...................................................................................................... 57
10.2
PerSEH kann nicht angezeigt werden .......................................................................................... 58
10.3
Zertifikatsfehler mit IE8 ................................................................................................................. 58
10.4
Zertifikatsfehler mit Firefox........................................................................................................... 59
11
11.1
BESONDERE BEARBEITUNGSHINWEISE ............................................................... 60
Importfehler bei ITP Version 2.2 /15.12.2011................................................................................ 60
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11.2
Importieren von Datumsangaben ................................................................................................. 61
11.3
Importieren eines ITP: Aktenzeichen LWV................................................................................... 61
12
12.1
ANLAGE...................................................................................................................... 62
Übersicht Teilhabeplanung im Dialogsystem erstellen............................................................... 62
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Zweck des Dokuments
Dieses Dokument wird erstellt, um den Anwendern eine Einführung in das beschriebene Werkzeug zu geben. Es dient als Schulungsunterlage, Anleitung und Hilfestellung bei der Arbeit mit
dem DV-Verfahren.
In der Schreibweise haben die Autoren überwiegend die männliche Form genutzt, da im Fall der
konsequenten Verwendung der männlichen und weiblichen Form oder der beide Geschlechter
umschließenden Form die Lesbarkeit und das Verständnis des Textes eingeschränkt würden.
Mit den verwendeten Formulierungen sollen alle Menschen, unabhängig von ihrem Geschlecht,
gleichberechtigt angesprochen werden.
2
Einleitung
Mit dem Projekt „Personenzentrierte Steuerung der Eingliederungshilfe in Hessen“ (PerSEH)
will der Landeswohlfahrtsverband Hessen (LWV) die Entwicklung einer personenzentrierten
Behindertenhilfe in Hessen wesentlich vorantreiben.
Ziel des Projektes ist, das System auf mehr Personenzentrierung zu richten: die Unterstützungen für erwachsene Menschen mit Behinderung sollen sich nicht an den Leistungserbringern,
Leistungsorten und Leistungsformen orientieren, sondern am individuellen Bedarf der Leistungsberechtigten. Besonderheit dieses neuen Systems ist das für alle Zielgruppen einheitliche
Instrument zur Teilhabeplanung und Bedarfsermittlung (ITP Hessen und Bogen Zeiteinschätzung), das einheitliche Verfahren mit den Hilfeplankonferenzen und die einheitliche zeitbasierte
Vergütung der Teilhabeleistungen. Der ITP ist in gleicher Form für Menschen mit vorrangig körperlicher, geistiger und seelischer Behinderung sowie mit Abhängigkeitserkrankungen anwendbar. Durch diese Vereinheitlichung von Verfahren und Instrumenten wird mehr Durchlässigkeit
und Flexibilität für die Menschen mit Behinderungen erreicht, sodass die Hilfearrangements
individuell und passgenau abgestimmt werden können.
Der Integrierte Teilhabeplan (ITP) Hessen ist ein Instrument, mit dem Unterstützungsleistungen
für Menschen mit Behinderung gemeinsam mit diesen geplant und auf den individuellen Bedarf
der Menschen zugeschnitten werden können. Im Gespräch werden die Fragestellungen des ITP
besprochen, die Ergebnisse schriftlich festgehalten und von den Beteiligten unterschrieben.
Wesentlich bei der Teilhabeplanung ist, dass die Wünsche, Ziele und Fähigkeiten des Menschen mit Behinderung sowie die Unterstützung aus dem Umfeld besondere Berücksichtigung
finden. Dabei werden alle Lebensbereiche (Arbeit, Wohnen, Freizeit) mit einbezogen. Das Besondere an diesem Instrument ist, dass es unabhängig von der Art der Behinderung und von
den Angeboten (Wohnheim, Betreutes Wohnheim, Werkstatt für behinderte Menschen, etc.)
eingesetzt wird.
Das entwickelte DV-Verfahren PerSEH soll das Antrags-, Abstimmungs- und Genehmigungsverfahren zur einheitlichen Teilhabeplanung unterstützen sowie die Dialog- und Klientenorientierung, die regionale und zentrale Steuerung und das Controlling administrierbar machen.
Durch das Verfahren soll mehr Transparenz zwischen Leistungsträger, Leistungserbringer und
Leistungsberechtigten erreicht werden.
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Das Verfahren bietet zwei Varianten der Bearbeitung an:
Online-Variante
Das Verfahren ist über Internet erreichbar. Die Daten werden in Dialogmasken eingegeben und
in einer Datenbank gespeichert.
Offline-Variante
1) Der LWV stellt ein ohne Verbindung zum Internet aufrufbares Programm PerSEHClient zur
Verfügung. Dieses Programm wird lokal auf einem PC oder Laptop installiert. Mit Hilfe dieses
Programms kann der Teilhabeplan ausgefüllt werden. Das Formular entspricht dem der OnlineVariante. Der ausgefüllte Teilhabeplan wird als Datei im XML-Format1 gespeichert und an zentraler Stelle beim Leistungserbringer oder nach Übermittlung beim Leistungsträger LWV in das
Online-Verfahren eingelesen.
2) Der LWV stellt leere Teilhabepläne (z.B. per Download) als Datei im PDF-Format zur Verfügung. Das Formular wird unter Verwendung des auf dem PC oder Laptop installierten Programms Acrobat Reader ausgefüllt und an zentraler Stelle beim Leistungserbringer oder nach
Übermittlung beim Leistungsträger LWV in das Online-Verfahren eingelesen.
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Eine Datei im XML-Format hat eine vorgegebene Struktur mit standardisierten Formatierungszeichen,
die maschinell verarbeitet werden kann.
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Akteure und Rollen in der Teilhabeplanung
An dem Prozess der Teilhabeplanung sind verschiedene Akteure beteiligt. Die einzelnen Akteure haben in dem Prozess verschiedene Aufgabenstellungen, welche über Rollen abgebildet
werden.
Außerhalb dieses Schaubildes, aber am Prozess beteiligt, sind der Administrator und der
Anwenderbetreuer.
Rolle
Ersteller Teilhabeplan
Kurz „Ersteller“
Beschreibung
Beim Ersteller kann es sich um einen Mitarbeiter des Leistungserbringers, des LWV oder anderer Institutionen handeln.
In der Rolle Ersteller führt dieser eine Ermittlung der Situation des
Leistungsberechtigten durch und füllt den Teilhabeplan auf Grundlage von Gesprächen mit diesem aus. Ggf. bezieht der Ersteller weitere Personen (sonstige Dritte) in die Erstellung des Teilhabeplanes
ein, wenn dies wegen des Leistungsumfanges oder der persönlichen
Gegebenheiten des Leistungsberechtigten notwendig ist.
Er informiert automatisch den Sachbearbeiter Einzelfallhilfe (SB EFH)
durch Setzen eines Status, wenn die Teilhabeplanung abgeschlossen ist. Findet die Teilhabeplanung offline statt, so leitet der Ersteller
die Teilhabeplanung an eine einlesende Person weiter oder liest die
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Daten ein.
Der Ersteller eines Teilhabeplans kann während der Erstellung wechseln.
Der Ersteller ist außer seinem Vertreter der einzige, der die Daten im
ITP/ Bogen ZE inhaltlich ändern kann, inkl. des Status.
Einleser (keine gesonderte technische Rolle,
wird über die Rolle Ersteller abgebildet)
Der Einleser hat Zugriff auf das DV-Verfahren PerSEH. Er greift in
den Prozess ein, wenn der Ersteller der Teilhabeplanung keinen Zugriff auf das DV-Verfahren hat. Der Einleser kann Mitarbeiter des
Leistungserbringers, des LWV oder anderer Institutionen sein.
Der Einleser liest die per XML-/PDF-Datei oder Dokument gelieferten
Daten ein oder erfasst sie im DV-Verfahren PerSEH. Mit Abschluss
des Einlesens erfolgt durch Setzen des Status eine automatische
Information des SB EFH.
Der Einleser kann in seiner Rolle den aktuellen Status der Teilhabeplanung ändern.
Sachbearbeiter Einzelfallhilfe des Leistungsträgers LWV (SB EFH)
Der SB EFH ist der für den Leistungsberechtigten zuständige Sachbearbeiter beim Leistungsträger.
Er sammelt alle Informationen zum Einzelfall, informiert den Geschäftsführer Hilfeplankonferenz (GF HPK) über zu beratende Teilhabepläne, überprüft die HPK - Fähigkeit des Teilhabeplans und
meldet den Fall zur HPK an. Er informiert den Sachbearbeiter HPK
über den jeweiligen Einzelfall, damit dieser den Fall in der HPK vertreten kann.
Er hat das Recht, den Status eines Teilhabeplans zu verändern. Ansonsten hat er lesenden Zugriff auf die Leistungsberechtigten seines
Personenkreises und seiner Region im DV-Verfahren PerSEH, für die
der LWV Leistungsträger ist oder wahrscheinlich wird.
Geschäftsführer HilfeDer GF HPK ist Mitarbeiter des LWV und organisiert die HPK für eiplankonferenz (GF HPK) nen bestimmten Personenkreis in der Versorgungsregion. Ein GF
HPK kann mehrere HPK leiten.
Der GF HPK bereitet die HPK im Vorfeld organisatorisch vor. Für die
fremdfinan-zierten Leistungsberechtigten nimmt er gleichzeitig die
Rolle und Aufgaben des Sachbearbeiters EFH wahr.
Er erstellt eine Tagesordnung der zur Beratung anstehenden Teilhabeplanungen, lädt zur HPK ein, koordiniert die Durchführung der
HPK, erstellt und verschickt die Ergebnisprotokolle der einzelnen
Beratungen.
In seiner Rolle hat er lesenden Zugriff auf die Leistungsberechtigten
seiner Region und seines Personenkreises im DV-Verfahren PerSEH, die einen entsprechenden Status haben. Er kann den Status
einer Teilhabeplanung verändern.
Administrator
Diese Rolle dient zur Systemadministration, d.h. vor allem zur Pflege
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von Schlüsseltabellen, und übergreifenden Systemeinstellungen.
Anwenderbetreuer
In der Rolle Anwenderbetreuer werden die Benutzerrechte verwaltet.
4
Grundstruktur des DV-Verfahrens PerSEH
4.1
Aufruf des DV-Verfahrens
Der Aufruf des DV-Verfahrens PerSEH erfolgt über einen Web-Browser, z.B. Microsoft Internet
Explorer oder Mozilla Firefox. Über den Web-Browser wird von außerhalb des LWV über den
Link
https://extranet.lwv-hessen.de/lwv-portal
das LWV-Portal aufgerufen (weitere Erläuterungen siehe „PerSEH-Benutzerhandbuch für den
Extranet-Zugriff“). Von außerhalb des LWV kann das Verfahren Montag bis Freitag in der Zeit
von 06:30 Uhr bis 22:00 Uhr aufgerufen werden.
Der Zugang LWV-intern ist über den Infonet-Aufruf „Info-DV/PerSEH“ möglich.
Das Offline-Verfahren PerSEHClient muss vor der ersten Nutzung auf dem gewünschten Rechner (PC, Notebook) von einer CD, die vom LWV Hessen zur Verfügungen gestellt wird, installiert werden. Die für die Installation und Nutzung erforderlichen Informationen sind in entsprechenden auf der CD enthaltenen Dokumenten zusammengefasst.
4.2
Die Oberfläche
Das DV-Verfahren PerSEH wird über einen Web-Browser aufgerufen. Innerhalb des WebBrowser wird ein sog. Flash-Player als „Rahmen“ ausgeführt, in dem PerSEH dargestellt wird.
Der Ausschnitt zeigt die verschiedenen Bestandteile der Oberfläche:
Titelleiste
Bearbeitungsmenüs
Name und Version des DV-Verfahrens werden dargestellt.
In den vorhandenen Menüs Datei, Bearbeiten, PerSEH, Hilfe und
Verwaltung können alle PerSEH- relevanten Funktionen aufgerufen
werden.
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Symbolleiste
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In der Symbolleiste sind für den gezielten Aufruf der Hauptfunktionen
Buttons vorhanden.
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Fehlermeldungszeile
Inhalts-/Contentbereich
Modul-Menü
4.3
Tritt bei der Arbeit mit PerSEH ein Fehler auf, so wird dieser u.a. in
dieser Zeile angezeigt. Bei mehreren Fehlern kann die Zeile über den
Pfeil an der rechten Seite aufgeklappt werden.
In diesem Bereich werden die Daten angezeigt, die bearbeitet werden sollen. Beim Programmaufruf ist das die Vorgangsliste mit allen
zu bearbeitenden Leistungsberechtigten. Im oberen Bereich findet
sich ein Filter, mit dem die Anzeige der Personen und Vorgänge verändert werden kann. Durch Anklicken des Pfeils am rechten Rand
klappt der Filterbereich auf. In der weiteren Bearbeitung werden in
diesem Bereich die Personen- oder Vorgangsdaten angezeigt.
Alle Personen und Vorgänge, die bearbeitet werden sollen, werden in
das Modul-Menü verschoben und in einer Baumstruktur dargestellt.
Über den Auswahlpunkt „Vorgänge“ kann die Vorgangsliste jederzeit
in den Vordergrund geholt werden.
Die Bearbeitungsmenüs
In den Bearbeitungsmenüs sind alle Funktionen zu finden, die für die Arbeit mit dem DVVerfahren PerSEH benötigt werden. Abhängig vom Kontext der Bearbeitung sind nur die Menüeinträge aktiv, die aufgerufen werden können.
Folgende Menüeinträge sind vorhanden:
Menüpunkt
Datei
Menüeintrag
Erläuterung und Button
Speichern
Durch den Aufruf dieser Funktion werden die Eingaben und
Änderungen der aktuell ausgewählten Seite gespeichert (alternativ: Strg + Umschalt + S).
Drucken
Über diese Funktion können die Dokumente ITP, Zeiteinschätzung und Überprüfung des ITP ausgedruckt werden.
Dafür werden PDF-Dokumente erzeugt (alternativ: Strg +
Umschalt + D). Hierzu muss das Programm Acrobat Reader
installiert sein.
Vorgangsliste
Wenn diese Funktion aufgerufen wird, wird die Vorgangsliste
wieder im Vordergrund angezeigt. Die anderen geöffneten
Vorgänge bleiben im Hintergrund geöffnet und können über
das Modul-Menü wieder in den Vordergrund geholt
werden.
Öffnen
Bei der Offline-Bearbeitung wird mit diesem Symbol eine
gespeicherte Datei zur Bearbeitung geöffnet.
Übernehmen
Eine Person oder ein Vorgang kann aus der Vorgangsliste
mit dieser Funktion in das Modul-Menü übernommen werden.
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Bearbeiten
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Dokument schließen
In der Offline-Bearbeitung wird ein in Bearbeitung
befindlicher Bogen mit dieser
Funktion geschlossen.
Zurücksetzen
Beim Aufruf dieser Funktion werden nicht gespeicherte Eingaben auf der angezeigten Seite verworfen und die bisherigen Inhalte wieder angezeigt. Neuanlagen werden abgebrochen (alternativ: Strg + Umschalt + Z).
Alles zurücksetzen
Sollen alle nicht gespeicherten Eingaben verworfen werden,
so muss diese Funktion aufgerufen werden. In allen angezeigten Seiten werden die bisherigen Inhalte wieder angezeigt (alternativ: Strg + Alt + Umschalt +
Z).
Person erstellen
Zur Anlage eines neuen Leistungsberechtigten ist
dieser Menüeintrag anzuklicken.
Person bearbeiten
Sollen die Personendaten eines in der Vorgangsliste angeklickten Leistungsberechtigten bearbeitet werden, wird dieser Menüpunkt angeklickt.
Person schließen
Ein zur Bearbeitung in das Modul-Menü übernommener Leistungsberechtigter kann über den Aufruf dieser Funktion wieder entfernt werden. Der Leistungsberechtigte wird nicht
mehr angezeigt, gespeicherte Daten sind weiterhin
vorhanden.
Person suchen
Wird ein Leistungsberechtigter in der Vorgangsliste nicht
angezeigt, so kann durch Aufruf dieser Funktion gesucht
werden. Beim Suchen werden nur die Leistungsberechtigten
berücksichtigt, auf die unter Berücksichtigung der Zugriffsberechtigungen zugegriffen werden darf.
Person übergeben
Durch Anklicken dieses Menüeintrags wird die Zuständigkeit
für einen Leistungsberechtigten an einen anderen Anwender
übergeben. Der abgebende Anwender verliert seine Zuständigkeit. Je nach Berechtigung kann er den Zugriff auf diesen
Leistungsberechtigten nach erneutem Anmelden verlieren.
Über diese Funktion erfolgt nicht die Weitergabe an den
LWV Hessen.
Person reaktivieren
Durch Aufruf dieser Funktion können die Daten eines Leistungsberechtigten wieder aktiviert werden.
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Vorgang anlegen
Im Rahmen der Integrierten Teilhabeplanung unterscheidet
man in Neuplanung und Folgeplanung. Zur Auswahl und
Anlage eines Planungsvorgangs klickt man auf diesen Menüpunkt und wählt den entsprechenden Planungsvorgang
aus.
Vorgang suchen
Zum Suchen eines Planungsvorgangs eines Leistungsberechtigten, der sich nicht in der Vorgangsliste befindet, wird
diese Funktion aufgerufen.
Vorgang übergeben
Soll ein Vorgang auch von einem weiteren Anwender bearbeitet werden, kann er durch Aufrufen dieser Funktion an
den anderen Anwender übergeben werden. Der bisherige
Anwender behält seine Zuständigkeit.
Über diese Funktion erfolgt nicht die Weitergabe an den
LWV Hessen.
Bogen importieren
Neben der Online-Version bietet das DV-Verfahren PerSEH
auch die Möglichkeit offline zu arbeiten. Werden offline die
Bögen ITP, Zeiteinschätzung und Überprüfung des ITP als
PDF-Dokumente ausgefüllt, können diese ab ITP-Version
2.2 mit dieser Funktion eingelesen werden. Deshalb
sind ab 01.01.2012 die neuen PDF-Dokumente zu
verwenden.
Eine zweite Offline-Variante steht mit dem PerSEHClient zur
Verfügung. Diese arbeitet mit sog. XML-Dateien, die ebenfalls mit dieser Funktion eingelesen werden können.
Verwaltung
Bogen anlegen
Innerhalb eines Planungsvorgangs werden die verschiedenen Teilbereiche ITP, Zeiteinschätzung und Überprüfung
des ITP bearbeitet. Über den Aufruf dieser Funktion kann
der jeweilige „Bogen“ abhängig vom Planungsvorgang angelegt werden.
Bogen exportieren
Durch Aufruf dieser Funktion wird eine XML-Datei mit den
eingegebenen Planungsdaten erstellt, die in der OfflineVariante PerSEHClient weiter bearbeitet werden
kann.
Ein Export ist nur möglich, wenn sich der Planungsvorgang
in einem Status befindet, in dem seine Daten änderbar sind.
Profil bearbeiten
Individuelle Einstellungen zur Oberfläche in PerSEH können
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werden.
Hilfe
Hilfe aufrufen
Hierüber kann die hinterlegte Hilfedatei mit der fachlichen
Beschreibung der Integrierten Teilhabeplanung aufgerufen
werden.
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4.4
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Die Symbolleiste
Die wichtigsten Funktionen lassen sich über die Symbolleiste direkt aufrufen. Über eine Quickinfo ist die Kurzbeschreibung der jeweiligen Funktion erkennbar, wenn sich der Mauszeiger länger als eine Sekunde auf dem jeweiligen Button befindet.
4.5
Rechte Maustaste
Die wichtigsten Funktionen des DV-Verfahrens
PerSEH können auch über die rechte Maustaste
aufgerufen werden. Analog den Bearbeitungsmenüs
und der Symbolleiste sind nur die Einträge aktiv, die
abhängig vom Kontext der Bearbeitung aufgerufen
werden können.
Zusätzlich enthält dieses Menü im unteren Bereich
Einträge zur Veränderung der Einstellungen des
Adobe Flash Players, die aber im Rahmen des DVVerfahrens PerSEH nicht verwendet werden sollen.
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4.6
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Beenden des DV-Verfahrens PerSEH
Das DV-Verfahren PerSEH hat keine eigene Funktion zum Beenden. Es wird beendet durch
das Schließen der Registerkarte im Web-Browser oder des gesamten Web-Browsers.
ACHTUNG: Wenn PerSEH sich nach dem Aufruf aus dem Menü in derselben Registerkarte
geöffnet hat, wird damit auch das Menü und - bei Aufruf über das Internet - die gesamte Anmeldung geschlossen. Für einen erneuten Aufruf ist eine erneute Anmeldung notwendig. In
diesem Fall kann das DV-Verfahren PerSEH auch durch Anklicken des Zurück-Buttons des
Web-Browsers
Bsp.: Internet Explorer :
geschlossen werden.
Beim Schließen des DV-Verfahren PerSEH erscheint folgende Sicherheitsabfrage, die zum
Verlassen mit
bestätigt wird.
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Prozess der Teilhabeplanung
5.1
Gesamtüberblick
Die Teilhabeplanung vollzieht sich in einem Prozess, der aus vielen Schritten besteht. Einen
Gesamtüberblick gibt die nachstehende Grafik:
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Die einzelnen Verfahrensschritte der Teilhabeplanung erhalten nach ihrem Abschluss einen
Status, aus dem der jeweilige Stand der Teilhabeplanung hervorgeht.
Zur besseren Lesbarkeit wurden die einzelnen Verfahrensschritte wie folgt benannt:
Bezeichnung im
Verfahren
Verfahrensschritt
Erstellung
In Erarbeitung
interne Abstimmung
Institutionsinterne Abstimmung
Ersteller
erstellt
Erarbeitung abgeschlossen
Ersteller
erstellt, nicht LWV
Erarbeitung abgeschlossen,
Leistungsträger nicht LWV
Ersteller
erstellt, keine HPK
Erarbeitung abgeschlossen,
ohne Beratung HPK
Ersteller
zur Überarbeitung
Überarbeitung Teilhabeplan
notwendig
Ersteller,
SB EFH, GF HPK
HPK-fähig
Teilhabeplan HPK-fähig / zur
HPK angemeldet
SB EFH, GF HPK
HPK terminiert
HPK terminiert
GF HPK
Änderungen HPK
Änderungsbedarf HPK
GF HPK
Änderungen HPK eingearbeitet
Änderungen HPK eingearbeitet
Ersteller
in HPK abgestimmt
in HPK abgestimmt
GF HPK
ohne Beratung HPK
ohne Beratung HPK
SB EFH, GF HPK
erstellt, nicht LWV, keine
HPK
Erarbeitung abgeschlossen,
nicht LWV, ohne Beratung HPK
Ersteller
Papierkorb
Status zur Markierung von
Fehleingaben (s. Kap. 8.6)
Ersteller,
SB EFH, GF HPK
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Wird gesetzt von
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Nach Aufruf des DV-Verfahrens PerSEH erscheint die Vorgangsliste. Über die Funktion „Filter“
kann dann die Zeile „Status“ aufgeblättert werden. Hier kann man ersehen, welche Status im
Rahmen der Teilhabeplanung möglich sind. Nach Abschluss des jeweiligen Bearbeitungsschrittes wird vom zuständigen Bearbeiter, der erreichte Status gesetzt.
5.2
Erstellung des ITP
Bei der Neuplanung erfolgt die Erstellung eines ITP und des zugehörigen Bogens ZE (siehe
Kapitel 7) gemeinsam durch den Ersteller und den Leistungsberechtigten.
. Bei der Folgeplanung erfolgt
Bei erstmaligem Aufruf erhält der ITP den Status
zusätzlich die Überprüfung der Zielerreichung der vorhergehenden Teilhabeplanung im Bogen
Überprüfung ITP.
Insbesondere wenn Unterstützungen durch mehrere Unterstützungsangebote eines oder mehrerer Leistungserbringer erbracht werden, kann es erforderlich sein, dass mehrere Personen an
der Erstellung des ITP mitwirken.
an diese Personen weitergeleitet wer-
Dafür kann ein Planungsvorgang im Status
den.
Nach Abschluss der Planung besteht die Möglichkeit den ITP noch mal intern abzustimmen.
Dafür erhält der ITP den Status
.
Der ITP kann nun von verschiedenen Mitarbeitern des Leistungserbringers bearbeitet werden,
die jeweils über die notwendigen Berechtigungen verfügen müssen.
5.3
Rechtliche Aufklärung zum Datenschutz
Sobald die Teilhabeplanung abschließend erstellt und mit dem Leistungsberechtigten abgestimmt ist, muss dieser über seine Rechte bezüglich der Weitergabe und Verwendung seiner
Daten informiert werden. Da die Teilhabeplanung in der Hilfeplankonferenz besprochen werden soll, muss an dieser Stelle geklärt werden, ob und in welcher Form dem von dem Leistungsberechtigten zugestimmt wird.
Die dem ITP beiliegende Datenschutzerklärung eröffnet dem Leistungsberechtigten oder gegebenenfalls seinem gesetzlichen Betreuer die Möglichkeit zu erklären, dass er mit der Weitergabe seiner Daten nicht einverstanden ist. Dies kann er durch ein Kreuz in dem hierfür vorgesehenen Kästchen dokumentieren.
Weiterhin hat der Leistungsberechtigte auch die Möglichkeit zu erklären, dass er zwar mit der
Weitergabe seiner Daten an die Hilfeplankonferenz einverstanden ist, dies jedoch ohne Nennung seines Namens, also anonym, erfolgen soll. Sofern dies sein Wunsch sein sollte, kann er
diesen durch Ankreuzen eines hierfür vorgesehenen Kästchens dokumentieren.
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Letztlich dokumentiert der Leistungsberechtigte seine Entscheidung mit der Unterzeichnung der
Datenschutzerklärung.
Sofern dem Leistungsberechtigten auf Grund seiner vorliegenden Behinderungen die Unterzeichnung nicht möglich ist, ist die Unterschrift eines Bevollmächtigten oder seines gesetzlichen
Betreuers einzuholen.
Unmittelbar vor der Unterschriftszeile hat der Leistungsberechtigte die Möglichkeit zu erklären,
ob er und/oder sein gesetzlicher Betreuer an der Hilfeplankonferenz teilnehmen möchten. Der
Ersteller des ITP kann gegebenenfalls ein Kreuz in dem hierfür vorgesehenen Kästchen setzen.
5.4
Abschluss des Erstellungsprozesses
Sind alle unter 5.2 und 5.3 beschriebenen Schritte abgeschlossen, ist der ITP auszudrucken
und dem Leistungsberechtigten oder seinem Bevollmächtigten/gesetzlichen Vertreter zur Unterzeichnung vorzulegen. Ist dies erfolgt, erhält der ITP durch den Ersteller den Status
und wird dem zuständigen Sachbearbeiter beim Leistungsträger entsprechend zugeleitet. Eine
Ausfertigung des Ausdruckes ist dem Leistungsberechtigten oder seinem gesetzlichen Betreuer
auszuhändigen.
Wenn der Leistungsträger der LWV Hessen ist oder der Leistungsberechtigte eines anderen
Leistungsträgers in der HPK beraten werden soll, wird die Seite mit der Unterschrift unter Punkt
18. und die rechtliche Aufklärung zum Datenschutz mit den Unterschriften des Leistungsberechtigten oder gesetzlichen Betreuers an den LWV übermittelt. Dies kann auch unabhängig voneinander geschehen. Wichtig ist, dass die rechtliche Aufklärung zum Datenschutz vor der Hilfeplankonferenz beim LWV Hessen vorliegt.
Im Falle der Online-Bearbeitung erhält der zuständige Sachbearbeiter eine entsprechende automatische Nachricht, dass der ITP zur Verfügung steht. Die nicht mehr änderbaren Daten werden an das DV-Verfahren ANLEI gegeben. Wurde der ITP „offline“ bearbeitet, so kann er durch
Mitarbeiter des Leistungserbringers ebenfalls zum Abschluss der Erarbeitung in das OnlineVerfahren geladen werden (Siehe Kapitel 9).
Nimmt der Leistungserbringer nicht am Online-Verfahren teil, so müssen die erstellten Dateien
auf einem gesicherten Weg an den Leistungsträger übermittelt werden (verschlüsselte E-Mail).
Hat der Leistungsberechtigte angegeben, dass er die Weitergabe seiner Daten nur an den
LWV Hessen und keine Beratung in der HPK wünscht, erhält der ITP durch den Ersteller den
Status
.
ist für den Ersteller erkennbar, dass der LWV Hessen nicht Leistungsträger für dessen Betreuung sein wird, versieht er den ITP mit dem Status
.
Der Geschäftsführer der zuständigen HPK erhält eine automatische Nachricht.
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Will der Leistungsberechtigte nicht in der HPK besprochen werden und ist der LWV Hessen
nicht der Leistungsträger, so kann der Status
verwendet werden.
Weder Sachbearbeiter noch Geschäftsführer HPK beim LWV erhalten eine Mitteilung oder haben Zugriff auf die Daten.
Sobald einer dieser Status gesetzt wurde, können die Daten einer Teilhabeplanung nicht mehr
geändert werden.
5.5
Prüfung beim Leistungsträger
Der zuständige Sachbearbeiter beim LWV Hessen prüft, ob
die ID-Nummer auf der in Papierform
vorliegenden Seite mit den Unterschriften unter Punkt 18.,
mit der ID-Nummer die im DV-Verfahren
dem ITP zugeordnet wurde,
identisch ist.
Hiermit wird sichergestellt, dass der Leistungsberechtigte tatsächlich der im DV Verfahren vorliegenden Teilhabeplanung zugestimmt hat. Sollten beim Abgleich Differenzen festgestellt werden, übermittelt er dies dem Ersteller beim Leistungserbringer.
Gleiches gilt im Falle von im Rahmen einer Plausibilitätsprüfung durch den zuständigen Sachbearbeiter beim Leistungsträger festgestellten Ungereimtheiten bei den gemachten Angaben im
ITP und/oder Bogen ZE.
Der zuständige Sachbearbeiter beim Leistungsträger versieht den ITP in diesen Fällen mit dem
.
Status
Der Ersteller des ITP und des Bogen ZE hat nun den vom Leistungsträger übermittelten Korrekturbedarf zu überprüfen und gegebenenfalls die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen. Stellt
der Ersteller selbst Änderungsbedarf fest, hat er die Möglichkeit, den Mitarbeiter des LWV um
die entsprechende Änderung des Status zu bitten.
•
Ist Ergebnis der Prüfung, dass Korrekturen nicht erforderlich sind, erfolgt eine entsprechende Information an den zuständigen Sachbearbeiter beim Leistungsträger; der ITP
erhält erneut den Status
,
ggf. auch
oder
.
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•
Benutzer- und Schulungshandbuch
Ist allerdings Ergebnis der Prüfung, dass eine Korrektur des ITP und/oder des Bogen ZE
notwendig ist, sind die in den Abschnitten 5.2 bis 5.4 dargestellten Verfahrensschritte
erneut durchzuführen. Sobald dies abschließend erfolgt ist, erhält der ITP erneut den
Status
,
ggf. auch
oder
.
In beiden Fällen erfolgt eine entsprechende elektronische Information an den zuständigen
Sachbearbeiter beim Leistungsträger.
5.6
Weitere Behandlung des ITP beim Leistungsträger LWV Hessen
Dem zuständigen Sachbearbeiter beim Leistungsträger, der in der Regel auch für die Vorbereitung und ggf. Vertretung in der Hilfeplankonferenz zuständig ist, liegen nun die Unterlagen in
korrekter Form vor.
•
Hat der Leistungsberechtigte die Weitergabe seiner Daten an Andere als den LWV Hessen und damit die Beratung des ITP in der Hilfeplankonferenz ablehnt, hat der ITP und
.
der Bogen ZE den Status
Der zuständige Sachbearbeiter versieht den ITP – ggf. nach ergänzenden Ermittlungen mit dem Status
und macht ihn somit in der vorliegenden Form zur
Grundlage für die Entscheidung über die Leistungsgewährung durch den LWV Hessen.
•
Ist der Leistungsberechtigte mit der Weitergabe seiner Daten an Andere als den LWV
Hessen einverstanden und stimmt damit der Beratung des ITP in der Hilfeplankonferenz,
ggf. anonym, zu, hat der ITP aktuell den Status
.
Durch die Anmeldung zur HPK über das DV-Verfahren ANLEI erhält der ITP maschinell
den Status
. Bis zur Produktivsetzung der internen Schnittstelle ist der Status
durch den Sachbearbeiter des LWV manuell zu setzen.
5.7
Die Hilfeplankonferenz
Der Geschäftsführer der für den Leistungsberechtigten zuständigen Hilfeplankonferenz sieht
den angemeldeten Leistungsberechtigten und ordnet ihn einem Beratungstermin der Hilfeplankonferenz zu. Steht der Termin fest, erhält der ITP maschinell den Status
. Bis
zur Produktivsetzung der internen Schnittstelle ist der Status durch den Sachbearbeiter des
LWV manuell zu setzen.
•
Haben die Beratungen des ITP und des Bogen ZE zum Ergebnis, dass dieser von allen
Beteiligten in der vorliegenden Form akzeptiert wird, erhält er den Status
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und dient als Grundlage für die Entscheidung über die Leistungsgewährung.
•
Haben die Beratungen des ITP und des Bogen ZE zum Ergebnis, dass Änderungen vorgenommen werden müssen, erhält er den Status
.
Der Geschäftsführer hält den Änderungsbedarf im Protokoll der Hilfeplankonferenz fest,
das den Beteiligten zur Verfügung gestellt wird.
5.8
Änderung des ITP als Ergebnis der Hilfeplankonferenz
Es obliegt nunmehr dem Ersteller und dem Leistungsberechtigten gemeinsam, den ITP und den
Bogen ZE entsprechend den Ergebnissen der Hilfeplankonferenz zu ändern und wie unter Ziffer 5.4 die notwendigen Ausdrucke zu erstellen, die erforderlichen Unterschriften zu leisten und
zu versenden. Ist dies erfolgt, erhält der ITP vom Ersteller den Status
.
Der zuständige Sachbearbeiter beim Leistungsträger wird hierüber maschinell informiert und
setzt den Geschäftsführer der Hilfeplankonferenz entsprechend in Kenntnis.
Dieser prüft, ob die in der Hilfeplankonferenz abgestimmten Änderungen eingearbeitet sind.
•
Ist dies nicht der Fall, setzt der Geschäftsführer den ITP auf den Status zurück auf
•
und informiert hierüber den Ersteller beim Leistungserbringer. Die vorstehend dargestellte Prozedur ist erneut vom Ersteller und dem Leistungsberechtigten durchzuführen.
Ist dies der Fall, erhält der ITP durch den Geschäftsführer den Status
.
In diesem Status ist keine Änderung des ITP mehr möglich.
Damit ist der Prozess der Teilhabeplanung abgeschlossen.
Abschließend sei noch einmal darauf hingewiesen, dass die vorstehende Darstellung den Prozess der Teilhabeplanung bei der erstmaligen Erstellung eines ITP für einen Leistungsberechtigten beinhaltet. Ist der im ITP festgestellte Planungszeitraum abgelaufen und der Betreuungsbedarf des Leistungsberechtigten liegt weiter vor, ist eine Folgeplanung durchzuführen.
In diesem Falle ist unter dem Button
der Ordner Folgeplanung
aufzurufen.
Näheres hierzu ist dem Kapitel 7 dieses Handbuches zu entnehmen. Der Prozess der Teilhabeplanung geht bei der Folgeplanung in gleicher Weise vonstatten wie bei einer erstmaligen
Erstellung, also bei einer Neuplanung.
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6
Erstellen des Teilhabeplans
6.1
Vorgangsübersicht
Nach Aufruf des DV-Verfahrens PerSEH wird dem Anwender zunächst eine
Übersicht der Vorgänge angezeigt, für die eine Zugriffsberechtigung besteht.
Diese können über die
Funktion „Filter“ eingegrenzt werden.
Zuständig: Auswahl zwischen „alle“, „eigene Fälle“ oder „Vertretungsfälle“.
Status:
Hier kann zwischen verschiedenen Status ausgewählt werden
(z.B. „in Erarbeitung“, „Änderungsbedarf HPK“, „in HPK abgestimmt“,
„Erarbeitung abgeschlossen“, „institutionsinterne Abstimmung“).
Filtertext: Freitextfeld zur gezielten Auswahl, z.B. nach Namensbestandteilen
(„üll“ für Müller, Brüll usw.)
Wenn man in der Vorgangsübersicht bei der Person den Button anklickt,
werden alle Teilhabeplanungen mit Status bei der Person angezeigt.
Mit Übernahme des Leistungsberechtigten (Menüleiste / rechte Maustaste)
werden die Daten in das Modul-Menü (Vorgangsbearbeitung) übernommen und können dort
weiterbearbeitet werden.
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.
6.2
Die Erstellung der Integrierten Teilhabeplanung
Die Erstellung der Integrierten Teilhabeplanung erfolgt in einem Prozess aus mehreren Schritten und wird im System als Vorgang angelegt.
Teilhabeplanung im Dialogsystem erstellen
6.3
Neuplanung
Folgeplanung
Neuanlage des Klienten
im System
Folgeplanung ITP anlegen
Personendaten eingeben
>Minimum Pflichtfelder<
Übernahme der Personendaten
aus der vorhergehenden
Teilhabeplanung
Speicherung
inklusive Abgleich mit eventuell
bereits vorhandenen Daten
Überprüfung ITP
vorheriger Planungszeitraum
Neuplanung ITP
Folgeplanung ITP
BogenZE
BogenZE
Neuplanung im Dialogsystem
Person ist im System bereits vorhanden.
Mit diesem Button kann sie im System gesucht werden.
Suchkriterien: Adressnummer, Nachname, Vorname, Geburtsdatum
Person ist noch nicht im System vorhanden. Sie muss neu angelegt werden.
Über diesen Button öffnet sich eine Eingabemaske, in der die Personendaten
für „neue Personen“ anzulegen sind.
Die für die Neuanlage notwendigen Felder werden in Form von Dialogmasken angezeigt.
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Bei der Eingabe ist zu beachten, dass die „Pflichtfelder“ ausgefüllt wurden.
Sollten in den Pflichtfeldern Angaben fehlen, erscheint neben dem Feld die FehlerKennzeichnung
Hinweisfenster.
. Wenn Sie mit dem Cursor auf die Kennzeichnung gehen, erscheint ein
Nach Eingabe der Personendaten erfolgt die Speicherung im System.
Beim erstmaligen Speichern wird ein „Doppeltenabgleich“ innerhalb der Datenbestände im System durchgeführt. Dabei werden der eingegebene Nachname und das Geburtsdatum mit den
schon gespeicherten Leistungsberechtigten, unter Beachtung der Zugriffsrechte des Erstellers,
abgeglichen.
Ist diese Kombination schon vorhanden, so wird das Suchergebnis
dem Ersteller am Bildschirm zur
Auswahl angeboten.
Der Ersteller kann dann entscheiden:
Fortfahren mit Neuanlage auf Basis der eingegeben Daten
Übernehmen der Daten der bereits im System vorhandenen Personendaten
Überschreiben der bisherigen Daten
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6.4
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Neuplanung / Folgeplanung anlegen
Nach Auswahl der Person aus der Vorgangsübersicht, kann über diesem Button
eine Neuplanung angelegt werden.
Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der der Planungszeitraum der Teilhabeplanung manuell
eingegeben werden muss. Das Aktenzeichen des LWV wird später automatisch eingespielt.
Speichern
Die Vorgangsart und der Status der Teilhabeplanung mit „Erstellung“ wird nach dem Speichern
vorbelegt.
6.4.1
Integrierte Teilhabeplanung
Sobald die Personendaten und der Vorgang für die Neuplanung angelegt wurden, kann der ITP
über die Vorgangsübersicht angesteuert werden
Über diesen Button öffnet sich ein Auswahlfeld, womit
die Anlage des ITP und des Bogen ZE möglich ist.
Der ITP wird angelegt.
Über den Button
angezeigt.
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werden die einzelnen Abschnitte
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Die Gliederung ist wie folgt:
1. Sozialdaten
2. Bisherige und aktuelle Behandlungs-/Betreuungssituation
3. Ziele von / 4. Stichworte zur aktuellen Situation - Umweltfaktoren / 5. Vereinbarte Zielbereiche der Hilfen
6. Personenbezogene Ressourcen / 7. Fähigkeiten und Beeinträchtigungen / 8. Vorhandene und zu aktivierende Hilfen im Umfeld / 9. Art der erforderlichen professionellen
Hilfen
10. Klärung des Bedarfs im Bereich Arbeit – Beschäftigung Tagesstruktur
11. Vorgehen in Bezug auf die Bereiche / 12. Zeitlicher Umfang und Erbringung durch
13. Bisherige Erfahrungen mit Hilfen /14. Ggf. abweichende
Sichtweisen / 15. Federführung bei der Erstellung des
Teilhabeplans
16. Weitere zur Teilhabeplanung genutzte Bögen – Instrumente – Gutachten / 17. Vereinbarung zur Koordinierung des
Teilhabeplans / 18. Unterschriften
19. Rechtliche Aufklärung zum Datenschutz und Schweigepflichtentbindung
20. HPK >
Anmeldung zur HPK
Der Aufbau und der Inhalt des Integrierten Teilhabeplans wird als bekannt vorausgesetzt, so
dass an dieser Stelle auf die Benennung und Erläuterung der einzelnen Felder verzichtet wird.
Neben den Eingabefeldern stehen kurze Hinweise in Form von „Tooltipps“ zur Verfügung.
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Die Tooltipps beinhalten für die Abschnitte 7./8./9. auch die Erläuterungen zu den verwendeten
ICF-Items. Sie sind jeweils im Abschnitt 7 neben den Auswahlfeldern für die Darstellung der
Beeinträchtigungen zu finden.
Im Abschnitt 20 sind Informationsfelder integriert, die zur Anmeldung der Person für die Beratung in der Hilfeplankonferenz erforderlich sind.
Die Dateneingaben sind über den Button zu speichern. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, jede Seite nach Eingabe der Daten zu speichern.
Abschnitte, in denen die Daten noch nicht gespeichert
wurden, werden mit einem * gekennzeichnet.
Nach dem Speichern des ITP erhält dieser eine eindeutige Kennzeichnung > ID-Nummer:
Diese ID-Nummer wird auf dem ausgedruckten ITP am linken Rand auf allen Seiten angezeigt.
Somit ist gewährleistet, dass auch einzelne Seiten des ITP (z.B. Seite 7 – Aufklärung zum Datenschutz) einem ITP zweifelsfrei zugeordnet werden können.
6.4.2
Status der Teilhabeplanung ändern
Die Erstellung des Teilhabeplans erfolgt in einem Prozess aus mehreren Schritten und muss im
System als Vorgang angelegt werden.
Der Prozess wiederholt sich in der späteren Fortschreibung teilweise.
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Im Verfahren abgebildet wird der Prozess durch unterschiedliche Bearbeitungsstatus der Teilhabeplanung.
Siehe hierzu Kapitel 5
Abhängig vom Status stehen bestimmte Funktionen und Daten (Karten) schreibend oder lesend
zur Verfügung.
Prozessbeschreibung:
Sobald der Prozess-Schritt „Erstellung“ abgeschlossen ist, kann der Vorgang und der Status
der Teilhabeplanung fortgeschrieben werden.
Ausgangspunkt Status „Erstellung“
Status:
Hierbei erfolgt eine „manuelle Weitergabe“ des Vorgangs an einen anderen Ersteller der gleichen Institution. Die Daten können weiterhin geändert werden. Der Status muss nicht in jeder
Institution durchlaufen werden. Er kann übersprungen werden.
Wird allerdings institutionsintern eine zusätzliche interne Abstimmung einer Planung notwendig,
so wird dieser Zwischenschritt eingefügt und erst danach erfolgt die Anmeldung beim Leistungsträger LWV.
Status:
Hierbei erfolgt eine Information an den zuständigen Sachbearbeiter beim Leistungsträger (Anmeldung an HPK). Die Daten sind für Änderungen gesperrt. Der Button erscheint nur dann,
wenn der ITP und Bogen ZE erstellt wurden.
Beim Leistungsträger LWV entstehen im Bearbeitungsprozess folgende Schritte / Status
Status:
Der Status wird automatisch über eine interne Schnittstelle zur Anmeldung an die
Hilfeplankonferenz gesetzt. Die Daten sind für Änderungen gesperrt.
Bis zur Produktivsetzung der internen Schnittstelle ist der Status durch den Sachbearbeiter des LWV manuell zu setzen.
Status:
Der Status wird automatisch über eine interne Schnittstelle zur Planung der Hilfeplankonferenzen gesetzt. Die Daten sind für Änderungen gesperrt.
Bis zur Produktivsetzung der internen Schnittstelle ist der Status durch den Geschäftsführer HPK manuell zu setzen.
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Daran schließt sich die Beratung in der Hilfeplankonferenz an:
Die Ergebnisse der Beratungen in der HPK können wie folgt im Prozess festgehalten werden:
Status:
Der Status wird im Rahmen der Besprechung HPK manuell gesetzt, wenn der Bogen
ITP/Bogen ZE überarbeitet werden muss. Alle Daten können wieder geändert werden.
Zusätzlich kann ein Kennzeichen gesetzt werden, dass eine erneute Beratung in der
HPK notwendig ist.
Status:
Der Status wird manuell nach der Einarbeitung der notwendigen Änderungen gesetzt.
Es erfolgt eine Information an den zuständigen Sachbearbeiter beim LWV. Die Daten
sind für Änderungen gesperrt.
Status:
Der Status wird manuell im Rahmen der Besprechung in der HPK oder nach Überprüfung der notwendigen Änderungen durch den zuständigen Sachbearbeiter beim LWV
gesetzt.
Die Daten sind für Änderungen gesperrt. Der Datenstand wird archiviert.
Eine Folgeplanung kann angelegt werden.
Weitere Status sind:
Status:
Der Status wird manuell im Rahmen einer Vorprüfung gesetzt.
Alle Daten können vom Ersteller wieder geändert werden. Es gelten die gleichen Anforderungen, wie beim Status ‚in Erarbeitung’.
Status:
Der Status wird manuell nach vollständiger Eingabe der Daten oder nach dem Einlesen
der PDF-Dateien gesetzt, wenn der Leistungsträger nicht der LWV sein wird/ist.
Die Daten sind für Änderungen gesperrt.
Status:
Der Status wird manuell durch den zuständigen Sachbearbeiter beim LWV gesetzt.
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6.4.3
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Planung als PDF-Datei drucken
Der Druck des Teilhabeplans (ITP), Bogens „Überprüfung des ITP“ und Bogens ZE wird
über diesen Button als PDF-Datei durchgeführt
Der Ersteller hat die Möglichkeit, die PDF-Datei anzuzeigen, zu speichern und zu drucken.
Der Druck kann lesbar und ggf. anonymisiert erfolgen.
Dabei besteht auch die Möglichkeit, die Daten „lesbar anonym“ anzuzeigen bzw. zu exportieren.
Dies bedeutet, dass von den im ITP genannten Leistungsberechtigten nur noch Anrede, Straße,
PLZ, Ort und Geburtsjahr lesbar sind. Darüber hinaus wird die Angabe Betreuer/Bevollmächtigter und ggf. der Wirkungskreis ausgegeben.
Im Freitext werden
ð Name und Vorname des Leistungsberechtigten durch K (Klient),
ð A (Angehöriger) oder
ð B (Betreuer, Bevollmächtigter)
ersetzt.
Diese Ausgabeform ist erforderlich, wenn der Leistungsberechtigte eine anonyme Beratung in
der HPK wünscht oder wenn bestimmte Rollen nur einen anonymisierten Zugriff erhalten sollen.
Achtung!
Für eine erfolgreiche Anonymisierung ist es notwendig, dass der Name des Leistungsberechtigten immer in gleicher Form ausgeschrieben wird.
Wenn im Text Abkürzungen verwendet werden, können diese vom System nicht erkannt und
umgewandelt werden.
Die Anzeige erfolgt im „AcrobatReader“, womit auch die Möglichkeit zur manuellen Speicherung
zur Verfügung steht.
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Der ausgegebene Teilhabeplan erhält am linken Rand ein eindeutiges Merkmal zur Identifikation der Teilhabeplanung.
Der ITP ist nach dem Erstellen und der Abstimmung mit dem Leistungsberechtigten und/oder
dem gesetzlichen Vertreter von den Beteiligten zu unterschreiben.
Wenn der Leistungsträger der LWV Hessen ist, wird die Seite mit der Unterschrift unter
Punkt 18 und die rechtliche Aufklärung zum Datenschutz mit den Unterschriften des
Leistungsberechtigten oder gesetzlichen Betreuers an den LWV Hessen übermittelt. Da
bei jeder Speicherung eine eindeutige ID-Nummer vergeben wird, kann nachvollzogen
werden, ob die Unterschriften tatsächlich der elektronisch übermittelten Planung zuzuordnen sind.
6.5
Neuplanung per Offline-Variante ( XML- oder PDF-Import)
Eine Möglichkeit der Anlage einer Neuplanung einer Teilhabeplanung ist die Übermittlung (Import) der Daten aus den jeweiligen XML- oder PDF-Dateien.
Zunächst sind hierfür die notwendigen Bögen in der Offline-Variante des DV-Verfahrens (PerSEHClient) auszufüllen und als XML-Dateien abzuspeichern.
Alternativ können Blanko-PDF-Dateien mit Schreibrecht heruntergeladen werden. Diese werden
vom Ersteller am PC (Notebook, etc.) ausgefüllt und gespeichert.
Ein im DV-Verfahren berechtigter Ersteller (Einleser) kann dann die Funktion ‚Bogen importieren’ aufrufen. Dort wird dem Ersteller die Möglichkeit des Imports der jeweiligen Dateien angeboten. (>siehe dazu auch 7.4.3)
Ein Import kann nur gespeichert werden, wenn alle Personendaten des Leistungsberechtigten
und die Pflichtfelder des Vorgangs gefüllt sind.
Der Ersteller hat die Möglichkeit, Daten im Dialogsystem zu ergänzen; ggf. ist das Dokument
neu auszudrucken und dem Leistungsberechtigten zur Unterschrift vorzulegen.
Wenn die Datenschutzerklärung bereits vor dem Import ausgedruckt wird und somit noch keine
ID-Nummer hat, ist es erforderlich, die komplette Teilhabeplanung als Ausdruck an den LWV
Hessen zu übermitteln.
Ein Import ist nur bei einzelnen Status (z.B. „Erstellung“) möglich.
Sind beim Import schon Daten zum jeweiligen Vorgang in der Datenbank gespeichert, müssen
sie überschrieben werden. Ein mehrfaches Importieren ist möglich.
Im Gegensatz zur Dateneingabe im Dialog werden Personendaten des Leistungsberechtigten
und die Daten der Teilhabeplanung in einem Schritt eingelesen und gespeichert. Auch bei dieser Verfahrensweise wird ein Doppeltenabgleich durchgeführt.
6.6
Bogen Zeiteinschätzung
Nach dem Speichern des ITP kann über diesen Button
und dem Auswahlfeld
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der Bogen ZE angelegt werden.
Grundlagen für die Zeiteinschätzung bilden insbesondere das unter Abschnitt 11 aufgeführte
Vorgehen und die Zeiteinschätzungen unter Abschnitt 12 des ITP Hessen.
Die Zeiteinschätzung für Leistungen der Eingliederungshilfe wird in die Datenfelder getrennt
nach den Lebens- und Leistungsbereichen eingetragen.
„Lebensbereich 1“ für „Selbstsorge / Wohnen / Freizeit“
„Lebensbereich 2“ für „Arbeit / Tagesstruktur“
Nach dem Eintrag in die Datenfelder
ist das Feld „berechnen“ zu aktivieren.
Daraufhin erfolgt automatisch die Mittelung und
die Angabe der errechneten Leistungsgruppen
bzw. Leistungsstufen in den Lebensbereichen.
Der Druck des Bogen ZE erfolgt in den gleichen Schritten wie bei dem ITP .
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7
Ändern und Fortschreiben des Teilhabeplans
7.1
Vorgangsübersicht, Berechtigungen
Ausgangspunkt für die Änderungen oder die Anlage einer Folgeplanung ist die in Kapitel 7 beschriebene Vorgangsliste, in der nur die dem Anwender oder einem von ihm Vertretenen zugeordneten Teilhabeplanungen angezeigt werden.
Im Rahmen der Bearbeitung eines ITP kann der Anwender
• die Daten am Bildschirm eingeben und
• die Planung aus XML-/PDF-Dateien importieren
Nach der Auswahl eines Vorgangs hat der Anwender verschiedene Möglichkeiten:
• Teilhabeplan lesen
• Teilhabeplan ändern
• neue Folgeplanung im Dialog anlegen
• neue Folgeplanung per Import anlegen
• Status der Teilhabeplanung ändern
Abhängig von der Rolle dürfen nur bestimmte Daten geändert oder gar keine Daten geändert
werden. So kann der Ersteller oder Einleser grundsätzlich alle ihm zugeordneten Teilhabeplanungen lesen und bei entsprechendem Status auch verändern sowie den Status fortschreiben.
Zuständige Sachbearbeiter des LWV Hessen haben auf die Daten des Teilhabeplans nur lesenden Zugriff und können je nach ihrer Funktion im Prozess den Status der Planung fortschreiben.
7.2
Teilhabeplan lesen
Entsprechend den im System hinterlegten Berechtigungen kann der Anwender lesend auf die
ihm zugeordneten Teilhabeplanungen zugreifen und diese auch als PDF-Dateien drucken.
Zur anonymisierten Ausgabe siehe Kap. 6.4
7.3
Teilhabeplan ändern
Der Ersteller darf nur Teilhabeplanungen bearbeiten, die ihm direkt oder einem von ihm Vertretenen zugeordnet sind. Darüber hinaus müssen sie einen Status haben, in dem die Daten änderbar sind. Dann können die Daten im Dialogsystem geändert werden.
Alternativ ist es möglich, eine vorhandene Planung lokal offine zu bearbeiten und dann erneut
in das System zu importieren. Beim Import eines bereits vorhandenen Vorgangs sind die bisher
vorhandenen Personen- und Teilhabeplanungsdaten des Vorgangs zu überschreiben. Zuvor
archivierte Daten bleiben erhalten.
Bei der Bearbeitung mit PDF-Dateien ist zu beachten, dass nur für das DV-Verfahren zugelassene PDF-Dateien (ITP-Version 2.2) verwendet werden können.
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7.4
Fortschreiben Teilhabeplan
7.4.1
Prozess der Fortschreibung
Die Fortschreibung einer Teilhabeplanung im Verfahren PerSEH ist auch dann möglich, wenn
der Leistungsberechtigte noch nicht im System erfasst ist oder noch keine Teilhabeplanung
erstellt wurde.
Mit Einführung des DV-Verfahrens werden alle aktuell im Leistungsbezug des LWV Hessen
befindlichen Leistungsberechtigten mit den dort vorhandenen Sozialdaten maschinell zur Verfügung gestellt.
Eine Folgeplanung anlegen darf, wer einen Leistungsberechtigten/Vorgang aufrufen kann und
den berechtigten Rollen zugeordnet ist.
Bei Folgeplanungen ist zunächst der Bogen „Überprüfung des ITP“ anzulegen und zu bearbeiten. Wenn dieser im Verfahren PerSEH angelegt wird und dort bereits eine Teilhabeplanung
vorhanden ist, werden die Ziele der vorangegangenen Teilhabeplanung vorbelegt. Danach werden, wie im Kapitel 6 „Erstellen Teilhabeplan“ beschrieben, die Bögen ITP und Zeiteinschätzung
angelegt. In der Folgeplanung werden nur die Sozialdaten vorbelegt. Es ist aber möglich, auf
ein einzelnes Eingabefeld bezogen Textpassagen zu kopieren, in die Folgeplanung einzufügen
und dort ggf. zu verändern.
Die vorbelegten Sozialdaten können geändert werden. Dies wirkt sich jedoch nicht auf die gespeicherten Personendaten aus und umgekehrt. Änderungen sind ggf. an beiden Stellen vorzunehmen.
Die Vorbelegung der Ziele aus der vorangegangenen Planung ist nicht möglich, wenn die Folgeplanung offline bearbeitet und danach importiert wird. Auch im Rahmen der ersten mit dem
Verfahren PerSEH zu erstellenden Folgeplanung ist diese Unterstützung nicht möglich.
7.4.2
Folgeplanung im Dialogsystem anlegen
Eine Möglichkeit der Anlage eines Vorgangs zur Folgeplanung ist die Anlage im Dialogsystem.
Dabei werden die Sozialdaten des Leistungsberechtigten aus der vorherigen Planung übernommen. Sie können geändert werden.
Nach Auswahl der Person aus der Vorgangsübersicht, kann eine Folgeplanung angelegt werden.
Zusätzlich müssen die Grunddaten des Planungsvorgangs eingegeben werden.
Das Aktenzeichen des LWV Hessen ist bei einer Folgeplanung in der Regel vorbelegt.
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Nach Speichern dieses neuen Vorganges ist der erste Schritt der Folgeplanung die Überprüfung der Ziele aus dem vorigen ITP.
Dazu ist der Bogen „Überprüfung des ITP“ anzulegen.
Bei späteren Folgeplanungen werden die Ziele und Indikatoren aus der vorhergehenden Planung vorbelegt. Bei der ersten Planung mit dem Verfahren PerSEH sind sie einmalig manuell
einzugeben.
Dann ist zu bewerten, ob die Ziele erreicht wurden und ob die Ziele und Indikatoren beibehalten
oder geändert werden sollen.
Als nächster Schritt der Folgeplanung ist ein neuer Bogen ITP sowie Bogen ZE anzulegen.
Die weitere Bearbeitung wird in Kapitel 6 beschrieben.
7.4.3
Folgeplanung per Import anlegen
Ebenso wie eine Neuplanung kann auch eine Folgeplanung lokal offline bearbeitet und danach
in das Verfahren PerSEH importiert werden.
Im Bogen „Überprüfung des ITP“ können die Ziele der vorhergehenden Planung eingetragen
und bewertet werden. Im Bogen ITP werden die Ziele der Folgeplanung eingetragen. Durch die
Dateneingabe im Bogen „Überprüfung des ITP“ erfolgt kein Überschreiben der Ziele und Indikatoren der bereits abgeschlossenen vorherigen Teilhabeplanung mehr.
Bei der Verwendung der PDF-Dokumente ist keine Unterstützung durch Vorbelegung der Ziele
und Indikatoren aus der vorangegangenen Planung möglich.
Wird die Folgeplanung mit dem PerSEHClient lokal durchgeführt, so ist eine Vorbelegung der
Ziele im Bogen „Überprüfung des ITP“ möglich, wenn der Bogen „Überprüfung des ITP“ zuvor
im Dialogsystem der Online-Variante im Rahmen einer Folgeplanung angelegt und als
XML-Datei exportiert wird. Aus Basis dieser XML-Datei kann dann im PerSEHClient
die Überprüfung bearbeitet werden.
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Für den Import wird im Bearbeitungsbereich auf Personen- oder Vorgangsebene mit Klick auf
die rechte Maustaste über das Kontextmenü „Bogen importieren“ ausgewählt.
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Über „Dateien auswählen“ gelangt man zum Dateiexplorer und kann dort eine entsprechende,
lokal bearbeitete XML- oder PDF-Datei auswählen. Dieses wird dann im Auswahlfenster angeboten und kann dort markiert und über den Befehl „weiter“ angesteuert werden.
Im nächsten Schritt wird der in Frage kommende Leistungsberechtigte zur Auswahl angeboten.
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Nach Auswahl der Person und Bestätigung mit „weiter“ werden dann die in Frage kommenden
Vorgänge angeboten. Sollte der entsprechende Vorgang bereits vorhanden sein, ist dieser auszuwählen, ansonsten ist ein neuer anzulegen. Mit „fertig stellen“ wird der/die Vorgang/Vorgänge
in das Verfahren PerSEH übertragen.
Beim Import werden alle bisher vorhandenen Sozial- und Teilhabeplanungsdaten eines ausgewählten Vorgangs überschrieben. Zuvor archivierte Daten bleiben erhalten.
Bei der Verwendung von PDF-Dateien ist zu beachten, dass nur für das DV-Verfahren zugelassene PDF-Dateien (ITP-Version 2.2) verwendet werden können.
7.4.4
Status der Teilhabeplanung ändern
Die Erstellung des Teilhabeplans erfolgt in einem Prozess aus mehreren Schritten und muss im
System als Vorgang angelegt werden.
Im Verfahren fachlich abgebildet wird der Prozess durch unterschiedliche Bearbeitungsstatus
der Teilhabeplanung. Diese sind im Kapitel 6.4.2 im Detail beschrieben.
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8
Sonderfälle
8.1
Wechsel des Bearbeiters beim Leistungserbringer
8.1.1
Wechsel des Leistungserbringers bei gleichem Ersteller
Wechselt ein Leistungsberechtigter während seiner Betreuung oder im Rahmen der Fortschreibung seiner Teilhabeplanung den Leistungserbringer, behält aber seinen Ersteller, so wird er im
DV-Verfahren der Teilhabeplanung weiterhin als der gleiche Leistungsberechtigte geführt.
Der Zugriff für den Ersteller besteht weiterhin.
Damit der Mitarbeiter des neuen Leistungserbringers einen Zugriff erhält, muss der Ersteller
diesen einrichten.
Dafür muss der Ersteller den jeweiligen Leistungsberechtigten aufrufen und den Planungsvorgang an den Mitarbeiter des neuen Leistungserbringers übergeben, er behält dabei seinen Zugriff, um den Planungsvorgang weiter bearbeiten zu können.
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Im anschließenden Dialog ist der Anwender zu suchen und auszuwählen (1), an den der Vorgang
werden soll (2).
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8.1.2
Benutzer- und Schulungshandbuch
Wechsel des Leistungserbringers bei neuem Ersteller
ohne Kenntnis der vorhergehenden Teilhabeplanung
Wechselt ein Leistungsberechtigter den Leistungserbringer und auch seinen Ersteller, ohne
dass eine Abstimmung oder Übergabe erfolgt ist, so wird er im DV-Verfahren PerSEH als neuer
Leistungsberechtigter angelegt.
Mitarbeiter des neuen Leistungserbringers haben keinen Zugriff auf die Leistungsberechtigten
des bisherigen Leistungserbringers.
Auch die Sozialdaten des Leistungsberechtigten müssen neu in das DV-Verfahren PerSEH
eingegeben werden.
Bei der Übertragung der Daten an den Leistungsträger LWV findet in dessen DV-Verfahren
ANLEI ein „Doppeltenabgleich“ statt.
Über diesen wird in der Regel erkannt, dass der Leistungsberechtigte schon vorhanden ist.
Eine erneute Anlage findet dort dann nicht statt, die Daten werden zusammengeführt.
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8.2
Benutzer- und Schulungshandbuch
Besonders geschützte Leistungsberechtigte
Besonders datengeschützte Einzelfälle (Leistungsberechtigte) erhalten zusätzlich ein Sperrkennzeichen (z. B. Aids-Fall).
Diese Leistungsberechtigten und deren Teilhabeplanung können beim Leistungsträger LWV
nur von besonders berechtigten Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden.
Die Sperrkennzeichen sind somit direkt den Leistungsberechtigten zugeordnet.
Wenn die Berechtigung für den Zugriff auf diese Leistungsberechtigten fehlt, werden sie nicht
angezeigt. Werden über das DV-Verfahren PerSEH Daten an den Leistungsträger LWV Hessen übergeben, bewirkt dieses Sperrkennzeichen, dass ein Leistungsberechtigter nur einem
berechtigten Sachbearbeiter zugeordnet wird
8.2.1
Aids-Fälle
Im Bereich der Personendaten ist bei Bedarf das Sperrkennzeichen zu setzen (siehe folgende
Abb.).
8.2.2
Mitarbeiterfälle
Es handelt sich hierbei um Leistungsberechtigte, deren Ehepartner oder sonstige Familienmitglieder Beschäftigte beim LWV Hessen sind. Diese Leistungsberechtigten sowie die beim LWV
Hessen beschäftigten Familienmitglieder unterstehen einem besonderen Datenschutz.
Sobald Kenntnisse über einen „Mitarbeiterfall“ vorliegen, ist im Bereich der Personendaten das
entsprechende Sperrkennzeichen zu setzen.
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8.3
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Fremdfinanzierte Leistungsberechtigte
Hier handelt es sich um Leistungsberechtigte, für die eine Teilhabeplanung erstellt und deren
Hilfebedarf auch in der regional zuständigen Hilfeplankonferenz beraten wird. Letztendlich wird
der LWV Hessen aber nicht Leistungsträger der vorgesehenen Leistung sein, da der Leistungsberechtigte vorrangige Leistungsansprüche gegen einen anderen Sozialleistungsträger
hat oder die entstehenden Aufwendungen selber trägt (sog. „Selbstzahler“).
Wurde der LWV Hessen von dem anderen Leistungsträger (z.B. einem außerhessischen Sozialhilfeträger) beauftragt, die Teilhabeplanung im Rahmen der Amtshilfe durchzuführen, werden
die Daten über das DV-Verfahren dem Geschäftsführer HPK zur Verfügung gestellt.
Der zuständige Leistungsträger wird dann nach durchgeführter Teilhabeplanung die zur Aufgabenerfüllung notwendigen Unterlagen unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen erhalten.
Bei Vorliegen eines solchen Falles ist bei Abschluss der Erarbeitung eines ITP der Vorgangsstatus: „erstellt, nicht LWV“ zu setzen.
Bei der Übergabe der Daten über das DV-Verfahren PerSEH an den Leistungsträger LWV wird
der Leistungsberechtigte direkt dem Geschäftsführer der zuständigen HPK zugeordnet.
8.4
Leistungsträger Hauptfürsorgestelle
Hier geht es um Leistungsberechtigte, für die die Hauptfürsorgestelle des LWV Hessen zuständig ist.
Auch bei diesen Leistungsberechtigten werden die Unterstützungen mittels der Integrierten Teilhabeplanung geplant. Im zutreffenden Fall ist bei der Weitergabe an den LWV Hessen im Bereich der Personendaten bei Kennzeichen Hauptfürsorgestelle ein entsprechender Haken zu
setzen (siehe folgende Abb.). Die Teilhabeplanung wird dann automatisch an den zuständigen
Mitarbeiter der Hauptfürsorgestelle beim LWV Hessen weitergeleitet.
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8.5
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Ausscheiden eines Leistungsberechtigten
Beim Ausscheiden eines Leistungsberechtigten aus der Betreuung ist es derzeit noch nicht
möglich, alleine den Bogen „Überprüfung des ITP“ anzulegen. Eine technische Änderung ist für
eine nächste Programmversion vorgesehen. Bis dahin muss neben dem Bogen Überprüfung
auch ein Folge-ITP sowie der Bogen Zeiteinschätzung mit einem fiktiven Planungszeitraum
(Vorschlag dafür: Folgetag nach dem Ausscheiden als Beginn, ein Tag später als Ende) angelegt werden. Diese müssen nicht ausgefüllt werden. Allerdings kann Abschnitt 20 des ITP für
Informationen zur Anmeldung für die HPK verwendet werden.
Scheidet ein Leistungsberechtigter aus der Betreuung aus und erfolgt keine Übergabe des Leistungsberechtigten an einen anderen Leistungserbringer, der auch an das DV-Verfahren PerSEH angebunden ist, so muss in die Personendaten des Leistungsberechtigte ein InaktivDatum eingegeben werden. Jeder der ändernden Zugriff auf die Person hat, kann dieses Datum eintragen.
Dieses ist Voraussetzung, dass die Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Diese Löschung ist aus datenschutzrechtlichen Gründen erforderlich.
Wurde ein Leistungsberechtigter unbeabsichtigt oder fälschlicherweise inaktiv gesetzt, so kann
er reaktiviert werden. Dafür müssen die Personendaten des Leistungsberechtigten aufgerufen
werden. Werden diese angezeigt, so kann über das PerSEH-Menü die Funktion ‚Reaktivieren‘
aufgerufen werden.
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8.6
Benutzer- und Schulungshandbuch
Dubletten und Fehlanlagen
In der Bearbeitung kann es durch unterschiedliche Ursachen dazu kommen, dass Personen
oder Planungsvorgänge fälschlicherweise und/oder mehrfach angelegt werden. Damit sich die
Qualität des Datenbestandes dadurch nicht verschlechtert und die Übersicht für den Anwender
erhalten bleibt, wird der LWV Hessen in regelmäßigen Abständen diese Datensätze löschen.
Dafür ist es aber notwendig, dass sie eindeutig gekennzeichnet werden. Hierfür gibt es folgende Möglichkeiten:
Personen, die fehlerhaft oder mehrfach angelegt wurden, können über die Funktion
an die Kennung mit dem Namen „Löschkennung“ übergeben werden.
Wenn der Anwender, der bei der Person eingetragen ist, diese Funktion ausführt, wird er bei
der Person als zuständiger Bearbeiter ersetzt.
Vorgänge (Neuplanung oder Folgeplanung), die fehlerhaft angelegt wurden, kann der Status
gegeben werden.
Beide Funktionen haben zur Folge, dass die Personen und/oder Vorgänge nach erneuter Anmeldung in PerSEH dem Anwender nicht mehr angezeigt werden.
Der LWV Hessen löscht diese Datensätze in regelmäßigen Abständen. Eine Person kann aber
nur maschinell gelöscht werden, wenn keine Vorgänge vorhanden sind oder vorhandene Vorgänge den Status „Erstellung“ oder „Papierkorb“ haben.
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9
Benutzer- und Schulungshandbuch
Besonderheiten der Offline-Varianten
Neben Online-Bearbeitung bietet das DV-Verfahren PerSEH auch die Möglichkeit, ohne Anbindung an das zentrale DV-Verfahren, offline zu arbeiten. Dabei wird zwischen der Verwendung
von PDF-Dateien und dem PerSEHClient unterschieden.
9.1
Offline-Bearbeitung mit XML-Dateien
Der PerSEHClient wird durch Ausführen der PerSEHClientAIR.exe im Installationsverzeichnis (s. Installationsanleitung) oder über die Verknüpfung auf dem
Desktop gestartet.
Der PerSEHClient ist analog dem Online-Verfahren aufgebaut. Die Beschreibung der Anwendung geht aus den vorhergehenden Kapiteln hervor. Im Gegensatz zum Online-Verfahren können aber nur die drei Bögen
_ Bogen ITP
_ Bogen zur Zeiteinschätzung (Bogen ZE)
_ Bogen zur Überprüfung des ITP
bearbeitet, gespeichert und ausgedruckt werden.
Die Bögen müssen über die Speicher-Funktion einzeln gespeichert werden. Diese XML-Dateien
können, wie die bisherigen PDF-Dateien, in das Online-Verfahren übermittelt werden. Aus
Gründen des Datenschutzes werden die XML-Dateien verschlüsselt gespeichert.
Für die Dateien gelten die folgenden Namenskonventionen:
Bogen ITP:
Name_Vorname_GebDat_Datum_ITP è
Mustermann_Elke_19560407_20090503_ITP.xml
Bogen ZE:
Name_Vorname_GebDat_Datum_BZE è
Mustermann_Elke_19560407_20090503_BZE.xml
Bogen Überprüfung
Name_Vorname_GebDat_Datum_UEB è
mann_Elke_19560407_20090503_UEB.xml
Muster-
In den Bezeichnungen ist auf Sonderzeichen (auch das Leerzeichen ist nicht zulässig, „-„ und
„_“ sind erlaubt) und Umlaute zu verzichten. Die Zeichen / | \ : * ? " < > sind generell in Dateinamen verboten.
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9.2
Benutzer- und Schulungshandbuch
Offline-Bearbeitung mit PDF-Dateien
Neben dem PerSEHClient sind die seit Januar 2012 zu verwendenden PDF-Dateien (ITPVersion 2.2) eine weitere Grundlage der Offline-Bearbeitung. Diese sind unter folgendem Link
zu finden:
http://www.lwv-hessen.de/webcom/show_article.php/_c-549/_nr-50/i.html
oder www.lwv-hessen.de > Soziales > PerSEH
Die PDF-Dateien unterteilen sich in
_ Bogen ITP,
_ Bogen zur Zeiteinschätzung (BogenZE) und
_ Bogen zur Überprüfung des ITP
Die Dateien müssen auf einem PC oder Notebook unter Verwendung des Adobe Readers ausgefüllt werden. Der Adobe Reader ist kostenlos und kann im Internet heruntergeladen werden.
Für die Dateien gelten die folgenden Namenskonventionen:
Bogen ITP:
Name_Vorname_GebDat_Datum_ITP è
Mustermann_Elke_19560407_20090503_ITP.pdf
Bogen ZE:
Name_Vorname_GebDat_Datum_BZE è
Mustermann_Elke_19560407_20090503_BZE.pdf
Bogen Überprüfung
Name_Vorname_GebDat_Datum_UEB è
Mustermann_Elke_19560407_20090503_UEB.pdf
In den Bezeichnungen ist auf Sonderzeichen (auch das Leerzeichen ist nicht zulässig, „-„ und
„_“ sind erlaubt) und Umlaute zu verzichten. Die Zeichen / | \ : * ? " < > sind generell in Dateinamen verboten.
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9.3
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Import/Einlesen offline bearbeiteter Daten
Die Import-Funktion wird über
den Menü-Punkt „Bogen importieren“ im Menü PerSEH
oder den Aufruf im Menü der
rechten Maustaste aufgerufen.
Im nachfolgenden Dialogfenster „Bogen importieren – Datei
auswählen“ ist die Funktion
aufzurufen.
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Benutzer- und Schulungshandbuch
Die Auswahl der einzulesenden Dateien findet über den
Dateimanager statt. Dazu ist
die jeweilige Datei zu suchen,
mit der linken Maustaste (1)
anzuklicken und die Übernahme durch anklicken des
Buttons
ten.
zu star-
Sollen mehrere Dateien (Bogen ITP, Bogen ZE und Bogen
Überprüfung der Ziele) zusammen geladen werden, so
ist dieser Schritt für jede Datei
einzeln durchzuführen.
Die ausgewählten Dateien
werden im Dialogfenster angezeigt. Wenn alle Dateien
ausgewählt wurden, wird der
Prozess durch anklicken des
Buttons
fortgesetzt.
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Automatisch startet ein Doppeltenabgleich. Das DVVerfahren PerSEH überprüft
über Nachname, Vorname,
und Geburtsdatum, ob der
Leistungsberechtigte schon
vorhanden ist (1). Die Zugriffsrechte des Anwenders werden
dabei berücksichtigt.
Werden übereinstimmende
Leistungsberechtigte gefunden, so werden sie in der Liste
angezeigt (2). Trotzdem besteht die Möglichkeit einen
Leistungsberechtigten neu
anzulegen (3).
Wurde kein übereinstimmender Leistungsberechtigter gefunden, so erscheint die Meldung. Durch bestätigen mit
wird die
Anlage des Leistungsberechtigten gestartet.
Soll noch einmal gesucht werden, so muss man OK anklicken.
Im Rahmen der Neuanlage
eines Leistungsberechtigten
sind die eingelesenen Daten
zu überprüfen und zu ergänzen. Die verwendeten Dateien
beinhalten nicht alle Felder
(1), bzw. Felder nicht in der
Form des Online-Systems (2),
so dass diese Kontrolle und
Ergänzung notwendig ist.
Durch anklicken des
-Button wird der
Leistungsberechtigte als Person im DV-Verfahren PerSEH
angelegt.
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Benutzer- und Schulungshandbuch
Im nachfolgenden Dialog wird
die Bearbeitung über den Button
fortgesetzt.
Neuer Leistungsberechtigter:
Beim Einlesen wird
aus dem Bogen ITP
der Planungszeitraum
und die Vorgangsart,
soweit möglich übernommen. Über den
Button
wird fortgefahren.
Der neue Vorgang
wird mit dem Status
„Erstellung“ angelegt.
Im nachfolgenden
Dialog wird der angelegte Vorgang angezeigt und die Anlage
über den Button
abgeschlossen.
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Benutzer- und Schulungshandbuch
Der Import der Dateien wird im Zusammenfassungs-Dialog
durch Anklicken des
Buttons
abgeschlossen.
Danach wird der neu
angelegte Leistungsberechtigte im ModulMenü angezeigt und
kann durch den einlesenden Anwender
bearbeitet werden.
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Leistungsberechtiger schon vorhanden
Wird ein schon vorhandener Leistungsberechtigter ausgewählt, so prüft das
DV-Verfahren PerSEH, ob zu diesem
Leistungsberechtigten
Vorgänge vorhanden
sind, die sich in einem
Status befinden, der
Änderungen zulässt.
Vorhandene Vorgänge werden in einer
Liste angeboten (1).
Soll ein neuer Vorgang angelegt werden, so ist der Button
anzuklicken (2). Die
nächsten Schritte entsprechen denen eines
neuen Leistungsberechtigten.
Soll mit einem ausgewählten Vorgang der
Prozess fortgesetzt
werden, so wird der
Button
ausgewählt (3). Letzteres
hat zur Folge, dass
die bisher gespeicherten Daten, die erneut
importiert werden,
komplett überschrieben werden.
Über diesen Weg
können aber auch
zusätzliche Bögen
importiert werden.
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Benutzer- und Schulungshandbuch
10
Technische Voraussetzungen zum Einsatz des DV-Verfahrens
10.1
Technische Voraussetzungen
Das DV-Verfahren PerSEH - Online-Variante wird für die folgenden Rahmenbedingungen entwickelt und gewartet:
Client-Betriebssystem
Windows XP SP3, Windows 7
Web Browser
Internet Explorer 8 oder höher
Mozilla Firefox 8 oder höher
Internetverbindung
DSL 1000 oder UMTS
Das DV-Verfahren PerSEH – Online-Variante kann auch unter anderen Rahmenbedingungen
angewandt werden, allerdings kann der LWV Hessen dann keine Gewähr für eine fehlerfreie
Verarbeitung übernehmen.
Für die Anwendung des DV-Verfahrens PerSEH - Online-Variante ist das Vorhandensein folgender Komponenten/Voraussetzungen notwendig:
Adobe Flash Player Version 10.3 oder höher
Adobe Acrobat Reader Version 8 oder höher
Die technischen Voraussetzungen der Offline-Variante von PerSEH sind in der Installationsanleitung des PerSEHClient beschrieben.
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10.2
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PerSEH kann nicht angezeigt werden
Nach einem Klick auf einen PerSEH-Link wird nichts oder evtl. eine Fehlermeldung (Proxyfehler
oder ähnliches) angezeigt.
Auf Anwenderseite werden die sogenannten High-Ports, die von PerSEH verwendet werden,
geblockt (z.B. durch Firewall oder Proxyserver). Hier müssen die Ports 11051 (PerSEH) und
11053 (PerSEH-Schulung) für das Protokoll https frei geschaltet werden.
10.3
Zertifikatsfehler mit IE8
Folgender Zertifikatsfehler wird angezeigt:
Die Stammzertifikate, die Microsoft regelmäßig als Update heraus bringt, sind veraltet oder
noch nicht installiert. Unter folgendem Link kann die aktuelle Version vom November 2011 heruntergeladen werden:
http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?FamilyID=C3F0C3FB-BCBB-40F5BC23-A695651C330E
Der allgemeine Link zu diesem Update lautet:
http://support.microsoft.com/kb/931125
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10.4
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Zertifikatsfehler mit Firefox
Ein Zertifikatsfehler kann auch mit Firefox auftreten. Firefox verwendet nicht die Stammzertifikate über den Microsoft Mechanismus, sondern benutzt eigene Zertifikate. Das Zwischenzertifikat
„TC TrustCenter Class 2 L1 CA XI“ ist hierbei nicht enthalten. Dieses kann über die Web-Seite
www.trustcenter.de.
Service-Center/Root Zertifikate
heruntergeladen werden
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11
Besondere Bearbeitungshinweise
11.1
Importfehler bei ITP Version 2.2 /15.12.2011
Beim Import von Teilhabeplanungen in der Version 2.2 vom 15.12.2011 kommt es zu einem
Problem. Die beiden Eingabefelder in Abschnitt 2 „wo erfolgte eine Abstimmung“ und „Stichworte zu den Absprachen“ werden nicht korrekt importiert.
Ausschnitt aus der PDF-Datei:
Ergebnis nach dem Einlesen im Dialogsystem:
Der Inhalt des ersten Feldes wird in das zweite Feld übernommen und der Inhalt des zweiten
Feldes ist entfallen
Das Problem tritt nicht auf bei neueren Varianten der Version 2.2.
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11.2
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Importieren von Datumsangaben
Beim Importieren eines Bogen ITP, Bogen ZE oder Bogen Überprüfung der Ziele werden auch
Datumsfelder eingelesen. Diese können nur korrekt eingelesen werden, wenn das Datum in der
Form TT.MM.JJJJ eingegeben wurde. Dies wird bei der Eingabe in den PDF-Dokumenten zwar
abgeprüft, die Fehlermeldung kann aber bestätigt und die falsche Eingabe gespeichert werden.
Ein falsch eingelesenes Datum wird zumeist in der Form
NaN-01-00T00:00:00
angezeigt. Es kann nach dem Einlesen im Dialogsystem korrigiert werden.
11.3
Importieren eines ITP: Aktenzeichen LWV
Beim Ausfüllen der PDF-Datei des Bogen ITP kann das Aktenzeichen des LWV eingetragen
werden.
Eingetragen werden soll nur das 7-stellige Aktenzeichen des LWV. In der PDF-Datei ist dieses
Feld ohne Längenbegrenzung, so dass auch eine längere Eingabe vorgenommen werden
kann. Dies führt aber innerhalb des DV-Verfahrens PerSEH zu einem Folgefehler, wenn der
Planungsvorgang an den LWV übermittelt wird durch anklicken von
oder
,
.
Darstellung im Briefkopf:
Richtig:
Falsch:
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12
Anlage
12.1
Übersicht Teilhabeplanung im Dialogsystem erstellen
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