Benutzerhandbuch
danielgraf.media 1
WinBook Benutzerhandbuch
WinBook
Bibliotheksverwaltung
Benutzerhandbuch
15. Juni 2008
danielgraf.media 2
WinBook Benutzerhandbuch
Impressum
© danielgraf.media 2007
Heckenweg 15
94474 Vilshofen
Telefon: 08549 / 97 14 90
[email protected]
http://www.danielgraf-media.de
Die Software und das Handbuch wurden mit größter Sorgfalt erstellt.
Es kann jedoch keinerlei Gewähr für die Fehlerfreiheit der Software, der mitgelieferten
Daten sowie des Handbuchs übernommen werden. Da nach Drucklegung
des Handbuchs noch Änderungen an der Software vorgenommen wurden, können
die im Handbuch beschriebenen Sachverhalte bzw. Vorgehensweisen u. U. von
der Software abweichen.
Kein Teil des Handbuchs darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder in einem
anderen Verfahren) ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter
Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.
Wir weisen darauf hin, dass die im Handbuch verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der
jeweiligen Firmen im Allgemeinen Warenzeichen-, Marken - oder patentrechtlichem Schutz
unterliegen.
Hinweis: Alle in diesem Handbuch gezeigten Screenshots („Bildschirmfotos“) wurden auf Windows
Vista erstellt. Je nach verwendetem Thema / verwendetem Betriebssystem kann sich das Design der
Fenster von Ihrem System unterscheiden. Die Funktionen und die Anordnung der Steuerlemente
bleiben dabei allerdings gleich.
15. Juni 2008
danielgraf.media 3
WinBook Benutzerhandbuch
Inhaltsverzeichnis
IMPRESSUM ............................................................................................................................................................ 2
INHALTSVERZEICHNIS.............................................................................................................................................. 3
SYSTEMVORAUSSETZUNGEN .................................................................................................................................. 6
WINBOOK STARTEN ................................................................................................................................................ 7
DIE LIZENZNUMMER (FREISCHALTSCHLÜSSEL)....................................................................................................... 7
WINBOOK DEINSTALLIEREN .................................................................................................................................... 7
ÜBERBLICK............................................................................................................................................................... 8
START.................................................................................................................................................................... 8
Starten Sie zuerst das Programm ................................................................................................................... 8
DAS HAUPTFENSTER ................................................................................................................................................. 9
MEDIENVERWALTUNG.......................................................................................................................................... 10
FARBCODES & SYMBOLIK ........................................................................................................................................ 11
MEDIENLISTE FILTERN ............................................................................................................................................. 12
SCHNELLFILTER & FILTER DEAKTIVIEREN ..................................................................................................................... 13
GRUPPIERUNGEN ................................................................................................................................................... 13
DRUCKEN & AUSGABE ............................................................................................................................................ 14
SPALTENAUSWAHL ................................................................................................................................................. 14
MEDIEN VERWALTEN .............................................................................................................................................. 15
MEDIEN ERSTELLEN ODER BEARBEITEN ....................................................................................................................... 17
Ansicht „Grunddaten“ .................................................................................................................................. 17
Ausleihe über den Mediendialog ................................................................................................................. 18
Ansicht „Notiz“ ............................................................................................................................................. 19
Ansicht „Sichtwortverzeichnis“ .................................................................................................................... 20
Ansicht „Verleihhistorie“.............................................................................................................................. 21
Ansicht „Erweitert“ ...................................................................................................................................... 22
Ansicht „Zugang / Abgang / Verknüpfung“ .................................................................................................. 23
Ansicht „Bild“ ............................................................................................................................................... 24
ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN ...................................................................................................................................... 25
MEHRFACHÄNDERUNG ........................................................................................................................................... 27
MEDIEN KOMPLETTIEREN ........................................................................................................................................ 28
ONLINESUCHE ....................................................................................................................................................... 30
ISBN - BUCHERFASSUNG ........................................................................................................................................ 32
CDDB - SUCHE ..................................................................................................................................................... 34
MEDIEN NACHBESTELLEN ........................................................................................................................................ 35
ANTOLIN-VERKNÜPFUNG ........................................................................................................................................ 36
VERWALTUNG VON AUTOREN & VERLAGEN ........................................................................................................ 38
VERLAG / AUTOR ERSTELLEN ODER BEARBEITEN ........................................................................................................... 40
ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN ...................................................................................................................................... 41
AUTOR / VERLAG ÜBER DIE MEDIENSEITE BEARBEITEN .................................................................................................. 41
MEDIEN NACH AUTOREN / VERLAGEN GRUPPIEREN...................................................................................................... 42
LESERVERWALTUNG.............................................................................................................................................. 43
LESER ERSTELLEN / BEARBEITEN ................................................................................................................................ 44
15. Juni 2008
danielgraf.media 4
WinBook Benutzerhandbuch
ANSICHT „MEDIEN“............................................................................................................................................... 45
ANSICHT „GEBÜHREN“ ........................................................................................................................................... 45
ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN ...................................................................................................................................... 46
FILTER, GRUPPIERUNG, DRUCK & EXPORT .................................................................................................................. 46
AUSLEIHE & RÜCKGABE .......................................................................................................................................... 47
GRUNDDATENVERWALTUNG................................................................................................................................ 48
VERWALTUNG VON BEREICHEN ................................................................................................................................ 48
Import einer vordefinierten Systematik....................................................................................................... 49
VERWALTUNG VON STANDORTEN ............................................................................................................................. 50
Import einer vordefinierten Systematik....................................................................................................... 51
VERWALTUNG VON STICHWORTEN ............................................................................................................................ 52
VERWALTUNG VON MEDIENTYPEN ............................................................................................................................ 53
BENUTZERVERWALTUNG ...................................................................................................................................... 55
Anlegen / Bearbeiten eines Benutzers ......................................................................................................... 56
Benutzer löschen .......................................................................................................................................... 57
Benutzeranmeldung / Benutzerwechsel ...................................................................................................... 57
Nachvollziehen von Medien – Änderungen ................................................................................................. 58
VORGANGSVERWALTUNG .................................................................................................................................... 59
ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN ...................................................................................................................................... 60
VERLÄNGERN EINER AUSLEIHE .................................................................................................................................. 60
KALENDERANSICHT................................................................................................................................................. 61
VERWALTUNG ÜBERFÄLLIGER AUSLEIHEN ........................................................................................................... 62
ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN ...................................................................................................................................... 63
ERSTELLEN EINER MAHNUNG ................................................................................................................................... 65
VERLÄNGERN EINER AUSLEIHE .................................................................................................................................. 67
VERWALTUNG VON GEBÜHRENKONTEN.............................................................................................................. 68
ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN ...................................................................................................................................... 69
EINZAHLUNGEN / AUSZAHLUNGEN ............................................................................................................................ 69
AUSLEIHEBETRIEB MIT WINBOOK......................................................................................................................... 70
SCHNELLAUSLEIHE .................................................................................................................................................. 70
SCHNELLRÜCKGABE ................................................................................................................................................ 71
DIREKTAUSLEIHE & RÜCKGABE ................................................................................................................................. 72
Direktausleihe öffnen ................................................................................................................................... 72
Leiher auswählen ......................................................................................................................................... 73
Medien hinzufügen ...................................................................................................................................... 74
Rückgabe eines Mediums............................................................................................................................. 75
Schließen der Direktausleihe / Quittieren.................................................................................................... 76
Festlegen des Quittungsdruckers ................................................................................................................. 76
Bearbeiten der Quittung / Quittungsvorschau............................................................................................. 77
ZUSATZTOOLS ....................................................................................................................................................... 78
PRÜFEN DER DATENBANK ........................................................................................................................................ 78
ISBN – ANPASSUNG .............................................................................................................................................. 80
PREISANPASSUNG .................................................................................................................................................. 81
COVER–SCHNELLSUCHE .......................................................................................................................................... 82
15. Juni 2008
danielgraf.media 5
WinBook Benutzerhandbuch
DURCHFÜHREN EINES KLASSENWECHSELS ................................................................................................................... 83
DATENBANK KOMPRIMIEREN.................................................................................................................................... 84
EINSTELLUNGEN.................................................................................................................................................... 85
Aussehen & Fenster ..................................................................................................................................... 86
Bibliotheksdetails ......................................................................................................................................... 87
Medien ......................................................................................................................................................... 88
Onlinesuche.................................................................................................................................................. 89
Bilder & Cover .............................................................................................................................................. 91
Ausleihe & Rückgabe.................................................................................................................................... 92
Archivierung ................................................................................................................................................. 93
Inventarisierung ........................................................................................................................................... 93
Proxyserver................................................................................................................................................... 94
Automatische Datensicherung ..................................................................................................................... 95
Barcode ........................................................................................................................................................ 96
DATENBANKEINSTELLUNGEN................................................................................................................................ 98
MDB (Access) Datenbank ........................................................................................................................... 99
Firebird Datenbank..................................................................................................................................... 100
WICHTIGER HINWEIS: ...................................................................................................................................... 100
SQL Server Datenbank................................................................................................................................ 101
Neue SQL Server Datenbank ...................................................................................................................... 102
REPORTE & LISTEN .............................................................................................................................................. 104
REPORTE AUS VORLAGEN ERSTELLEN ....................................................................................................................... 104
BEARBEITEN EINER VORLAGE.................................................................................................................................. 106
HINZUFÜGEN EINES EIGENEN REPORTES ................................................................................................................... 106
ERSTELLEN EINES NEUEN REPORTS........................................................................................................................... 106
AUSDRUCK DER BARCODE-TABELLE ......................................................................................................................... 107
ERSTELLEN VON ETIKETTEN .................................................................................................................................... 108
Modusauswahl ........................................................................................................................................... 108
Etikettenauswahl........................................................................................................................................ 109
Etikettentyp................................................................................................................................................ 109
Datenauswahl............................................................................................................................................. 110
ANHANG.............................................................................................................................................................. 111
BARCODELESER ................................................................................................................................................... 111
Barcodeleser-Typen.................................................................................................................................... 111
Anschluss des Barcodelesers ...................................................................................................................... 112
Scannen mit dem Barcodeleser.................................................................................................................. 113
EIGENE REPORTE ERSTELLEN .................................................................................................................................. 117
Erstellen eines ersten Reportes.................................................................................................................. 118
MEHRMANDANTENFÄHIGKEIT ................................................................................................................................ 123
MEDIENRECHERCHE MIT „NETBOOK“ ...................................................................................................................... 124
SERVICE & KONTAKT ........................................................................................................................................... 125
HILFE PER E-MAIL................................................................................................................................................ 125
HILFE PER TELEFON .............................................................................................................................................. 125
HILFE PER FERNWARTUNG ..................................................................................................................................... 125
15. Juni 2008
danielgraf.media 6
WinBook Benutzerhandbuch
Systemvoraussetzungen
WinBook wird am besten auf einem PC ausgeführt, welcher folgende Voraussetzungen erfüllt:








Microsoft Windows 98, 2000 (ab Service Pack 4), XP, Vista
Pentium III Prozessor mit mindestens 800 MHz (1 GHz oder mehr empfohlen)
256 MB Arbeitsspeicher, 512 MB Arbeitsspeicher empfohlen
Grafikauflösung 1024x768 empfohlen
Microsoft Internet Explorer ab Version 6.0 (enthalten)
Microsoft .NET Framework 2.0 (enthalten)
Festplattenspeicher: ca. 50 MB (70 MB zzgl. Für .NET Framework)
CD-ROM Laufwerk
WinBook kann auch auf Systemen ausgeführt werden, welche diese Voraussetzungen nicht erfüllen.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir auf Systemen, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen,
keine Funktionsgewährleistung geben können.
15. Juni 2008
danielgraf.media 7
WinBook Benutzerhandbuch
WinBook starten
Verknüpfungen, um WinBook starten zu können, finden Sie nach der Installation an folgenden Orten:


Auf der Arbeitsoberfläche (Desktop, falls bei der Installation gewählt)
Im Programmordner des Windows – Startmenüs
Die Lizenznummer (Freischaltschlüssel)
Beim Starten der Demo – Version von WinBook werden Sie nach einem Freischaltschlüssel gefragt.
Sie können WinBook ohne diesen Freischaltschlüssel bis zu 30 Tage in vollem Funktionsumfang
testen. Daten, die während des Testzeitraumes verändert oder aufgenommen werden, sind auch
nach einer Freischaltung der Software verfügbar.
Wenn Sie bereits einen Freischaltschlüssel besitzen, oder einen erworben haben, klicken Sie im
Hinweisfenster auf die Schaltfläche „Freischalten“, und geben im erscheinenden Fenster Ihren
Freischaltschlüssel ein. Nach einem nochmaligen Klick auf „Freischalten“ wird WinBook neu
gestartet, und startet ab sofort als Vollversion.
WinBook deinstallieren
Wenn Sie WinBook deinstallieren wollen, denken Sie bitte vorher daran, Ihre eingegebenen Daten zu
sichern bzw. zu exportieren. Die Deinstallation der Software kann nun wie folgt durchgeführt
werden:




Öffnen Sie das Startmenü von Windows
Klicken Sie auf „Programme“
Wählen Sie den Eintrag „WinBook“ aus
Klicken Sie auf „WinBook deinstallieren“
15. Juni 2008
danielgraf.media 8
WinBook Benutzerhandbuch
Überblick
WinBook ist mit einem Sicherheitssystem ausgestattet, über das durch den Systemverwalter
einzelnen Benutzern Zugriffsrechte zugeordnet werden können. Es ist daher möglich, dass Sie als
angemeldeter Benutzer, je nach verfügbaren Rechten, nicht alle Funktionen nutzen können.
Start
Starten Sie zuerst das Programm
 Aus der Windows – Startleiste mit „Start / Programme / WinBook“
 Per Doppelklick auf das Symbol auf der Arbeitsfläche (dem Desktop)
Das Programm wird nun geladen. Sollten Sie die Demo – Version nutzen und benutzen wollen,
klicken Sie im Freischalt – Dialog einfach auf die Schaltfläche „Demo“.
In der Standard - Konfiguration wurde das Sicherheitssystem für Sie aktiviert.
Sobald der Anmeldebildschirm von WinBook erscheint, können Sie sich mit den Standard – Daten des
Demo – Systems anmelden.
Benutzen Sie dafür den Benutzernamen „system“, und lassen Sie das Passwort – Feld frei:
Sollten Sie sich an einer bereits eingerichteten Installation anmelden wollen, benutzen Sie entweder
die Benutzerdaten, die Sie von Ihrem Verwalter erhalten haben, oder versuchen Sie, sich mit dem
Benutzernamen „Gast“ anzumelden.
WinBook wird nun automatisch mit den konfigurierten Berechtigungen gestartet.
15. Juni 2008
danielgraf.media 9
WinBook Benutzerhandbuch
Das Hauptfenster
Das Hauptfenster von WinBook stellt die Arbeitsoberfläche der Software dar.
Aus der Arbeitsoberfläche können Sie auf sämtliche Funktionen zugreifen, die Ihnen WinBook bietet.
Beim ersten Systemstart sieht das Hauptfenster wie folgt aus:
Das Hauptfenster lässt sich in folgende Bereiche untergliedern:
 Am oberen Rand des Fensters sehen Sie die Menü- sowie Symbolleisten. Über diese Leisten
haben Sie schnellen & unkomplizierten Zugriff auf alle Programmfunktionen.
 Auf der linken Seite des Fensters finden Sie die Navigationsleiste. Diese Leiste bietet Ihnen
schnellen Zugriff auf bekannte Medien, Autoren, Verlage, Leiher und offene Vorgänge.
 Die rechte Seite des Fensters enthält den Aufgaben - Bereich. Über die Befehle des Aufgaben
– Bereiches haben Sie jederzeit Zugriff auf die wichtigsten, täglichen Funktionen.
 Der untere Rand von WinBook stellt das Fenster für die Barcoderfassung bereit. Sobald
dieses Fenster einen Fokus hat, also angeklickt wurde, können Sie hier über einen
Barcodeleser ihre Medienetiketten, ISBN – Nummern oder Leiherausweise einscannen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 10
WinBook Benutzerhandbuch
Medienverwaltung
Die Medienverwaltung stellt in WinBook sicher den wichtigsten Teil aller Funktionen dar. Über die
Medienverwaltung verwalten Sie Ihre Medien.
Sie erhalten zugleich immer den Überblick über verliehene, überfällige, oder fehlende Medien. Auch
über die Beschädigung oder Sperrung eines Mediums können Sie sich informieren lassen.
Um die Medienverwaltung zu öffnen, klicken Sie
 Im Hauptmenü „Allgemein“ auf „Medien“
 In der Symbolleiste auf das „Buchsymbol“
 Oder im rechten Aktionsbereich auf „Medienverwaltung“.
Das System öffnet nun die Medienliste:
Diese Liste zeigt Ihnen alle Medien an, die Sie in WinBook verwalten.
15. Juni 2008
danielgraf.media 11
WinBook Benutzerhandbuch
Farbcodes & Symbolik
Um bestimmte Einträge in der Medienliste hervorzuheben, bedient sich WinBook folgender
einfacher Farbcodes und Symbole:
Symbole
 Grün:
Ein grün markiertes Medium ist gerade verliehen, aber das Rückgabedatum ist noch nicht
überschritten.
 Rot:
Ein rot markiertes Medium ist verliehen, und noch nicht zurückgegeben worden, obwohl der
Rückgabetermin bereits überschritten wurde.
wurde Dieses Medium wird auch in der
Überfälligkeitsliste
iste angezeigt.
 Grau:
Ein grau markiertes Medium ist gesperrt bzw. als Abgang
Abgang markiert. Ein solches Medium kann
nicht bearbeitet bzw. verliehen werden.
 Medientypen ( , , , , )
Diese Symboltypen zeigen den jeweiligen Medientypen des Eintrages an.
= Buch
= DVD
= CD
= Video
= Zeitung
 Gesperrt ( )
Kennzeichnet (zusammen mit einer grauen Farbmarkierung) ein gesperrtes Medium. Das
Medium kann erst wieder bearbeitet bzw. verliehen werden, wenn die Sperrung aufgehoben
wurde.
 Abgang ( )
Kennzeichnet ein Medium, welches als Abgang markiert ist. Dieses Medium ist nicht mehr im
physikalischen Bestand
estand verfügbar.
verfügbar. Es wurde aber in der Datenbank nicht gelöscht, um z.B. die
Historiendaten zu erhalten.
 Nicht ausleihbar ( )
Das Medium ist als „nicht
„nicht ausleihbar“ gekennzeichnet. Es ist daher über die Ausleihe nicht
verfügbar, kann aber problemlos bearbeitet
bearbeite werden.
 Verlust ( )
Das Medium wurde als Verlust gekennzeichnet.
 Vorgemerkt ( )
Das Medium wurde bereits vorgemerkt, eine Notiz über den Vormerker ist in den Notizen
des Mediums enthalten.
15. Juni 2008
danielgraf.media 12
WinBook Benutzerhandbuch
Medienliste filtern
Die Medienliste kann auf Wunsch gefiltert werden, um z.B. bestimmte Medieneinträge zu suchen
oder
er nur Medien eines bestimmten Leihers
L
aufzulisten.
Um einen Filter für die Medienliste einzurichten, können Sie das Filter – Symbol in der Symbolleiste
der Medienliste verwenden. Klicken Sie zum Einstellen eines Filters zuerst auf den Pfeil des Trichter –
Symbols in der Symbolleiste:
Es öffnet sich nun ein DropDown – Menü, in dem Sie nun einen Filter über „Filter
Filter aktivieren
aktivieren“, oder
über die Filter-Vorlagen
Vorlagen im Untermenü „Schnellfilter“
„
aktivieren können.
Klicken Sie auf den Menüeintrag „Filter
„
aktivieren“, um den Filter – Dialog anzuzeigen:
In diesem Dialog können Sie nun, abhängig von Ihren Suchwünschen, festlegen, nach welchen
Feldern die Liste gefiltert werden soll.
Benötigen Sie weitere Felder zur Filterung, um die Liste noch genauer zu filtern, klicken Sie in der
Statusleiste auf den Button „
“, und es wird ein neues Suchfeld eingefügt.
eingef
Um einen Filterbefehl bzw. ein Feld wieder aus der Auflistung zu löschen, klicken Sie auf den
Entfernen – Button „
“ rechts neben dem entsprechenden Filtereintrag.
Um den Filter zu aktivieren, genügt ein abschließender Klick auf den Bestätigungs – Button „
Medienliste wird nun mit aktivem Filter neu aufgebaut.
“. Die
15. Juni 2008
danielgraf.media 13
WinBook Benutzerhandbuch
Schnellfilter & Filter deaktivieren
Um für bestimmte Filterkriterien nicht immer über das Filter – Formular arbeiten zu müssen, sind im
Filtermenü einige Filter zu „Schnellfiltern“ zusammengefasst. Diese können Sie einfach mit einem
Klick auf den jeweiligen Filter aktivieren.
Um einen Filter wieder zu deaktivieren, benutzen Sie den Befehl „Filter deaktivieren“, den Sie auch
im Filter – Menü finden.
Nach dem Klick auf diese Schaltfläche wird die Liste neu aufgebaut, und es werden wieder alle
Medien geladen.
Gruppierungen
Die Medienliste kann, um die Einträge übersichtlicher zu gliedern, auch gruppiert werden. Das
Gruppierungs-Menü kann über die Symbolleiste aufgerufen werden:
Hier können Sie nun die gewünschte Gruppierungs-Methode auswählen:
Nach dem Auswählen eines Gruppierungs-Modus wird die Liste wieder neu aufgebaut, und die
Gruppen angezeigt:
15. Juni 2008
danielgraf.media 14
WinBook Benutzerhandbuch
Drucken & Ausgabe
WinBook unterstützt Sie bei der Ausgabe einer Medienliste sowie beim ausdrucken
usdrucken einer Detailseite
für ein einzelnes Medium. Die entsprechenden Funktionen finden Sie jeweils in der Symbolleiste der
Medienverwaltung, sowie im Kontextmenü (Rechtsklickmenü).
 Ausdruck einer Medienliste ( )
Dieser Befehl gibt die Medienliste auf einem gewählten Drucker aus.
Die Medienliste wird genauso ausgegeben, wie Sie am Bildschirm erscheint.
Durch das Ausblenden bzw. verkleinern von Spalten in der Medienliste kann die Ausgabe –
Liste auf die wichtigsten Details begrenzt werden.
werden
 Ausdruck einer Detailseite (
)
Dieser Befehl druckt eine Medienseite der aktuellen in der Liste markierten Medien aus.
Auf der Medienseite sind die wichtigsten Details des Mediums enthalten. Ausserdem wird
jeweils ein Barcode und, falls vorhanden, ein Cover – Bild des Mediums gedruckt.
 Exportieren einer Medienliste (
)
Über diesen Befehl können Sie die aktuelle Listenanzeige in eine CSV – Datei exportieren.
Diese CSV – Datei können Sie anschließend, z.B. mit Excel, weiterverarbeiten.
Spaltenauswahl
Viele
iele der Spalten, die Ihnen in der Medienliste zur Verfügung stehen, werden Sie nur sehr selten
benötigen. Diese Spalten können Sie ausblenden bzw. verkleinern.
Um bestimmte Spalten auszublenden bzw. zu verkleinern, gehen Sie wie folgt vor:
 Spalten verkleinern / vergrößern
Um eine Spalte in der Liste zu verkleinern oder zu vergrößern, „ziehen“ Sie die Spalte in der
Kopfzeile einfach am Rand in die gewünschte Größe. Die geänderte Größe der Spalte wird
nach dem Beenden von WinBook gespeichert, und beim Starten
tarten von WinBook wieder
geladen.
 Spalten ein- / ausblenden
Um bestimmte Spalten einein oder auszublenden, können Sie die Funktion „Spalten ein
ein- /
ausblenden“ im Kontextmenü oder in der Symbolleiste verwenden. Diese Funktion ist durch
folgendes Symbol gekennzeichnet:
Nach einem Klick auf diesen Menübefehl, können Sie in einem erscheinenden Dialog alle
Spalten konfigurieren.
15. Juni 2008
danielgraf.media 15
WinBook Benutzerhandbuch
Medien verwalten
Um Medien einfach & schnell verwalten zu können, gibt es in WinBook einfache Möglichkeiten zum
Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Datenbankeinträgen für Medien.
Diese Funktionen sind jederzeit aus der Symbolleiste, dem Kontextmenü oder über die Tastatur
erreichbar.
 Medien erstellen
Um ein Medium neu in die Datenbank aufzunehmen,
auf
, genügt ein Klick auf die
entsprechenden Symbole in der Symbolleiste bzw. im Kontextmenü.
Kontextmenü. Das Symbol zum
Erstellen eines neuen Datenbankeintrags ist mit einem kleinen „+““ gekennzeichnet:
Nach einem Klick auf dieses Symbol öffnet sich der Dialog zum erfassen der Mediendaten.
 Medium bearbeiten
Um ein Medium zu bearbeiten, markieren Sie dieses zunächst in der Medienliste.
Sobald mindestens ein Medium markiert ist, wird das Symbol zum Bearbeiten
earbeiten eines Mediums
aktiviert, und Sie können die Detailanzeige in der Symbolleiste oder im Rechtsklickmenü
aufrufen:
Nach einem Klick auf dieses Symbol öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten
earbeiten des Mediums.
 Medium löschen
Um ein Medium zu löschen, markieren Sie das zu löschende Medium zuerst in der
Medienliste.
liste. Sobald mindestens ein Medium markiert ist, wird das Symbol zum löschen des
Mediums aktiviert. Sie können das Medium nun über das Rechtsklickmenü, die Symbolleiste
oder die Taste „ENTF““ löschen.
Hinweis:
GELÖSCHTE MEDIEN KÖNNEN NICHT MEHR
M
WIEDERHERGESTELLT WERDEN! AUCH HISTORIENEINTRÄGE ODE
ODER
VORGÄNGE WERDEN BEIM LÖSCHEN DES MEDIUMS MITGELÖSCHT. WOLLEN SIE EIN MEDIUM LÖSCHEN, ABER
DIE HISTORIENEINTRÄGE BEHALTEN
BEH
, KENNZEICHNEN SIE DAS MEDIUM BITTE IN DER DETA
ETAILSEITE ALS
„ABGANG“.
15. Juni 2008
danielgraf.media 16
WinBook Benutzerhandbuch
 Medien duplizieren ( )
Wenn Sie ein Medium kopieren wollen, z.B. weil Sie mehrere Exemplare des gleichen Titels
besitzen, können Sie ein bereits angelegtes Medium einfach kopieren. Markieren Sie dazu
mit der rechten Maustaste das zu
zu kopierende Medium, und wählen Sie im Kontextmenü
„Markierte duplizieren“.
“. Alternativ können Sie nach dem Markieren des Mediums auch die
Tastenkombination „STRG
STRG + C“
C benutzen.
 Markierte verschieben ( )
Über diesen Befehl, den Sie nach dem Markieren eines oder mehrerer Medien im
Kontextmenü finden, können Sie die selektierten Medien in einen aus dem Menü gewählten
Standort oder Bereich verschieben.
Diese Funktion kann nützlich sein, wenn z.B. ein Bereich aufgelöst, und die Medien in einen
neuen Bereich übernommen
ernommen werden müssen.
 Markierte komplettieren (
)1
Diese Funktion dient dem komplettieren von Mediendaten über das Internet.
Um vorhandene Medien im Datenbestand zu komplettieren, markieren Sie zunächst diese
Medien. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf eines der markierten
Medien, und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Markierte
„Markierte komplettieren
komplettieren“.
Es öffnet sich nun ein Fenster in dem Sie die Mediendaten komplettieren lassen können.
 Mehrfachänderung (
)
Über die Mehrfachänderung können Sie den Eigenschaften in einer beliebigen Anzahl von
Datensätzen die gleichen Inhalt zuweisen. Nach dem markieren der zu ändernden Datensätze
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der markierten Datensätz
Datensätze, und wählen den
Befehl „Mehrfachänderung
Mehrfachänderung“ im Kontextmenü aus.
Es erscheint daraufhin ein Fenster, in dem Sie nun bestimmte Eigenschaften dieser Medien
angleichen können.
 Suche in Google Books 1
Über diesen Menübefehl wird das aktuell markierte Medium in Google Books (der Google
Buchsuche) gesucht.
Wird das Medium gefunden, können Sie, je nach verfügbaren Inhalten, im Medium lesen
oder weitere Informationen abrufen.
 Liste sortieren
Die Liste, in der Ihre Medien angezeigt werden, können Sie natürlich von WinBook auch
sortieren lassen. Klicken Sie dazu einfach in den Spaltenkopf der zu sortierenden Spalte.
Bei aktivierter Sortierung wird die Sortierrichtung mit einem kleinen Pfeil dargestellt:
1
(Beachten Sie bitte, dass wegen eines eingeschränkten Internetzugangs diese Funktion evtl. nicht in vollem
Umfang zur Verfügung steht).
15. Juni 2008
danielgraf.media 17
WinBook Benutzerhandbuch
Medien erstellen oder bearbeiten
Sobald Sie ein Erstellen oder Bearbeiten eines Mediums anklicken, öffnet sich der Dialog zur
Detaileingabe der Mediendaten. Dieser Dialog ist in 7 Tabellenreiter unterteilen, die Datengruppen
der Medienverwaltung zugeordnet sind.
Ansicht „Grunddaten“
In der Ansicht „Grunddaten“ finden Sie die wichtigsten Eigenschaften des Mediums. Folgende der
Grunddaten – Felder („Basisdaten“) sind Pflichtfelder:

Titel

Autor

Verlag

Bereich

Medientyp

Standort
Ein Titel sollte bzw. muss bei jedem Medium angegeben werden. Auswahlfelder, z.B. Autor, Verlag,
Standort, Bereich können auch mit der Auswahl „keine Angabe“ belegt werden, wenn keine
Eigenschaft für dieses Feld zur Verfügung steht.
15. Juni 2008
danielgraf.media 18
WinBook Benutzerhandbuch
Die Felder der Gruppe „Zusatzdaten“ sind nicht für die Eingabe erforderlich, können als eingegeben,
falls Sie vorhanden sind.
Ausleihe über den Mediendialog
Wird ein Medium verliehen, kann die Ausleihe direkt über die Direktleihe – Funktion im
Mediendialog eingegebenen werden:
Um ein Medium zu verleihen, genügt es, die Checkbox „Verliehen“ zu aktivieren, und einen Leiher,
ein Ausleih- & Rückgabedatum festzulegen. Mit einem Klick auf „Speichern“ wird die Ausleihe,
zusammen mit den Buchdetails, gespeichert.
Durch ein deaktivieren der Checkbox „Verliehen“ wird das Medium wieder zurückgebucht. Ein Klick
auf „Speichern“ speichert das Medium und die Rücknahme der Ausleihe.
15. Juni 2008
danielgraf.media 19
WinBook Benutzerhandbuch
Ansicht „Notiz“
Die Dialogansicht „Notiz“ erlaubt es Ihnen, zu jedem Medium Notizen hinzuzufügen. Diese Notiz kann
z.B. eine Rezension, eine Beschreibung oder sonstige Hinweise enthalten. Über Inhalte im Notiz –
Feld kann mithilfe der Mediensuche natürlich auch gesucht werden.
Ist dem Medium eine ISBN – Nummer zugewiesen, und das Medium in Amazon gelistet, können Sie
auch direkt Rezensionen und Klappentexte aus Amazon laden. Benutzen Sie dazu einfach den
Amazon – Button unterhalb des Notiz – Feldes:
Anschließend werden, falls vorhanden, Rezensionen und Mediendetails über die Seite von Amazon
geladen (diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn WinBook der Zugriff auf Amazon.de möglich
ist).
Hinweis: Rezensionen werden länderabhängig geladen. Wird ein Medium z.B. mit der Eigenschaft
„Englisch“ versehen, werden automatisch die Details von der Internationalen Amazon – Seite
geladen. Bei der Sprachauswahl „Deutsch“ oder „Französisch“ analog von der Deutschen bzw.
Französischen Amazon – Seite. Wurden mehrere Sprachen selektiert, wird Deutsch bzw.
International bevorzugt.
15. Juni 2008
danielgraf.media 20
WinBook Benutzerhandbuch
Ansicht „Sichtwortverzeichnis“
Über die Ansicht „Stichwortverzeichnis“ können die Stichworte, die einem Medium zugewiesen sind,
betrachtet oder geändert werden.
Um dem Medium ein neues Stichwort zuzuweisen, klicken Sie unterhalb der Stichwort – Liste auf die
Schaltfläche „Hinzufügen“:
Sie können nun aus einer erscheinenden Liste ein Stichwort auswählen, oder ein neues Stichwort
anlegen. Das Stichwort wird nun dem Medium zugewiesen, und mit einem Klick auf „Speichern“
gespeichert.
Um ein Stichwort des Mediums zu löschen, wählen Sie das zu löschende Stichwort aus der Liste aus,
und klicken Sie analog auf die Schaltfläche „Entfernen“:
Die Verbindung des Stichwortes zum Medium wird gelöscht (das Stichwort selbst bleibt in der
Datenbank bestehen).
15. Juni 2008
danielgraf.media 21
WinBook Benutzerhandbuch
Ansicht „Verleihhistorie“
Die Ansicht „Verleihhistorie“ listet Ihnen übersichtlich alle bisherigen Ausleihen des Mediums auf.
Mit dieser Ansicht können Sie jederzeit nachvollziehen, wer wann das gewählte Medium ausgeliehen
und zurückgegeben hat.
Abgeschlossene und noch Offene Vorgänge werden in der Liste getrennt angezeigt, und mit einem
Roten (Offen) bzw. Grünen (Abgeschlossen) Punkt gekennzeichnet.
Über einen Doppelklick auf einen Vorgang in der Liste wird der Leiher geöffnet, der dem Vorgang
zugewiesen ist.
15. Juni 2008
danielgraf.media 22
WinBook Benutzerhandbuch
Ansicht „Erweitert“
Über die Ansicht „Erweitert“ können Sie erweiterte Status – Felder eines Mediums setzen und
betrachten.
Außerdem kann der Inventarisierungs-Status verändert / abgerufen, und das Medium gesperrt oder
entsperrt werden.
Je nach Auswahl der Eigenschaften in diesem Fenster, werden die Medien in der Medienliste anders
dargestellt. Ein gesperrtes Medium wird in der Medienliste z.B. mit einem „Schloss - Symbol“
versehen, und ausgegraut dargestellt.
Tipp: Wenn Sie die Eigenschaftenfelder verwenden, empfehlen wir, gleichzeitig zum Setzen eines
Eigenschaftenfeldes auch eine kurze Notiz in der Notiz – Ansicht einzutragen.
So kann, wenn z.B. „Medium beschädigt“ ausgewählt wird, in der Notiz eingetragen werden, wann
das Medium beschädigt wurde, oder wer für die Behebung des Schadens Sorge zu tragen hat.
Hinweis: Die Auswahl der Felder „Deutsch“, „Englisch“ oder „Französisch“ hat Auswirkungen auf die
Bildersuche bzw. die Rezensions-Suche. Je nach eingestellter Sprache wird die Sprache des
Datenanbieters (Amazon DE, Amazon EN, Amazon FR) angepasst.
15. Juni 2008
danielgraf.media 23
WinBook Benutzerhandbuch
Ansicht „Zugang / Abgang / Verknüpfung“
Diese Ansicht erlaubt es Ihnen, Details zum Zugang bzw. Abgang des Mediums festzulegen.
Hinweis: Beim Erfassen eines Mediums über die ISBN – Suche wird als Bezugsquelle automatisch
„ISBN – Erfassung“ eingetragen. Wenn Sie ein Medium per Hand erfassen, also manuell eingeben, ist
die Zugangsquelle zuerst auf „Manuelle Eingabe“ gesetzt. Sie können dieses Feld danach jederzeit
ändern, z.B. Ihren Buchhändler eingeben, bei dem Sie das Buch erworben haben.
Wenn ein Medium als „Abgang“ markiert wurde, kann es nicht mehr verändert bzw. verliehen
werden. Das Medium wird, vergleichbar mit einer Löschung, inaktiv gesetzt, allerdings nicht aus der
Datenbank entfernt. Historien können also weiter angezeigt & nachvollzogen werden.
Über das Feld „Verknüpfung“ kann dem Medium eine Verknüpfung zu einer Datei, einem Ordner
oder einer Web-Adresse hinzugefügt werden.
Die ist z.B. von Vorteil, wenn Sie in Ihrer Bibliothek auch Dokumente oder Arbeiten verwalten, die im
Netzwerk als PDF – Dokument hinterlegt sind. Sie können über diese Verknüpfung dann direkt, ohne
Suchen, auf das Dokument zugreifen, das dem Medium hinterlegt ist.
Hinweis: Bei der ISBN – Suche bzw. Onlinesuche wird dem Medium automatisch die Verknüpfung zur
Amazon – Detailseite des Mediums hinzugefügt.
15. Juni 2008
danielgraf.media 24
WinBook Benutzerhandbuch
Ansicht „Bild“
In der Ansicht „Bild“ wird für jedes Medium ein Cover – Bild angezeigt. Durch die Visualisierung eines
Mediums kann z.B. ein Buch in der Bibliothek einfacher gefunden werden, und der Leser bzw.
Benutzer erhält schon mal einen groben Eindruck des Mediums.
Hinweis: Beim ersten Anklicken der Ansicht „Bild“ wird das Bild zuerst geladen. Dieser Vorgang kann,
je nach Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung, einige Sekunden in Anspruch nehmen. Falls beim
Datenanbieter kein Cover für dieses Bild verfügbar ist, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
Sobald ein Bild für das Medium gefunden wurde, wird dies auf Ihrer Festplatte im Zwischenspeicher
von WinBook abgelegt. Das Bild wird beim nächsten Öffnen der Medienseite direkt aus dem
Zwischenspeicher geladen, und muss nicht mehr über Internet abgefragt werden.
Auch für einen bebilderten Medienreport werden diese, im Zwischenspeicher enthaltenen, Bilder zur
Verwendung herangezogen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 25
WinBook Benutzerhandbuch
Zusätzliche Funktionen
Neben den in den verschiedenen Ansichten vorhandenen Funktionen sind am unteren Rand des
Medien-Dialoges noch zusätzliche Funktionen angeordnet, die Sie benutzen können:
Die Schaltflächen, von Links nach Rechts geordnet, haben folgende Funktionen:

Etiketten drucken (
)
Diese Schaltfläche öffnet den Etiketten – Assistenten, und selektiert automatisch das gerade
geöffnete Medium

Manuelles Bild zuweisen (
)
Mit dieser Schaltfläche können Sie dem Medium per Hand ein Bild zuweisen. Erlaubt sind
hierbei nur JPG – Bilder.

Medienseite drucken (
)
Mit dieser Schaltfläche können Sie eine Detailseite dieses Mediums drucken. Die Detailseite
enthält alle wichtigen Details in Druckform.

Google Buchsuche (
)
Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird das aktuell selektierte Medium in Google Books®
gesucht.

Änderungsinformationen (
)
Diese Schaltfläche zeigt an, wann das Medium zu letzt von einem Benutzer geändert wurde.
Zugleich werden der Name & das Datum der letzten Ausleihe angezeigt. (Siehe
Nachvollziehen von Medien – Änderungen)

Online – Komplettierung (
)
Diese Schaltfläche öffnet den Dialog zur Online – Komplettierung. Mit dieser Funktion
können Sie fehlende Details des Mediums über das Internet komplettieren lassen.

Zum Warenkorb hinzufügen (
)
Diese Schaltfläche fügt das aktuell geöffnete Medium in Ihren Amazon – Warenkorb ein.
Diese Funktion ist z.B. nützlich, wenn Sie Medien direkt schnell & einfach über Amazon.de
nachbestellen wollen.

„Schließen“
Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird der Dialog ohne Speichern geschlossen. Falls Sie
Änderungen vorgenommen haben, warnt Sie WinBook vor dem Schließen.

„Speichern“ / „Speichern und Schließen“
Mit diesen Schaltflächen wird das Medium gespeichert, und, falls gewählt (im Drop-DownMenü „Speichern“), der Mediendialog direkt geschlossen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 26
WinBook Benutzerhandbuch

Vor / Zurück
Über diese Schaltfläche können Sie sich im Medienbestand vorwärts oder rückwärts
(aufsteigende ID / absteigende ID) navigieren. Bitte beachten Sie, dass WinBook für die
Navigation die ID des Mediums benutzt.
Wenn Sie am Ende (oder am Anfang) des Datenbestandes angekommen sind, wird
automatisch auf „Neu“ gewechselt, sodass Ihnen die Detailanzeige für das Anlegen eines
Neuzugangs zur Verfügung steht.
15. Juni 2008
danielgraf.media 27
WinBook Benutzerhandbuch
Mehrfachänderung
Über die Funktion „Mehrfachänderung“ können Sie eines bzw. mehrere Felder von mehreren
Medien auf den gleichen Wert abändern. Um die Mehrfachänderung zu öffnen, müssen Sie zuerst in
der Medienliste mehrere Medien markieren, und anschließend im Rechtsklickmenü den Menüpunkt
„Mehrfachänderung“ wählen. Es erscheint ein neues Dialog-Fenster:
In diesem Dialog können nun die gemeinsam zu setzenden Daten ausgewählt werden. Um eine
Eigenschaft zur Änderung zu aktivieren, setzen Sie vor die Option zuerst ein Häkchen (hier z.B. Zusatz
und Sprache).
Um die Änderungen anschließend in die Datenbank einzutragen, klicken Sie auf „OK“. Je nach Anzahl
der zu Ändernden Medien kann der anschließende Speichervorgang einige Sekunden dauern. Der
aktuelle Zustand wird allerdings jederzeit in der Prozess – Leiste unten links dargestellt.
15. Juni 2008
danielgraf.media 28
WinBook Benutzerhandbuch
Medien komplettieren
Über die Medienliste oder die zusätzlichen Funktionen der Detailseite eines Mediums können Sie die
Medienkomplettierung aufrufen (Menüpunkt „Onlinekomplettierung im Rechtsklickmenü)
Nach dem aufrufen der Komplettierung öffnet sich folgender Dialog:
Nach dem öffnen finden Sie auf der linken Seite der beiden Listen die Quellmedien, die aus Ihrer
Bücherliste übernommen wurden.
Klicken Sie zunächst oben rechts auf den Button „Suchen“, um die Suche nach Medien im Internet zu
starten.
Sobald die Mediensuche abgeschlossen ist, und Daten zu den Medien gefunden wurden, teilt
WinBook Ihnen das in einer Mitteilung mit. Gleichzeitig sehen Sie dazu in der rechten Spalte die
gefundenen Internet-Daten in folgenden Farbcodes:

Grün
Mediendetails wurden online gefunden, Ihr Medieneintrag in WinBook ist identisch mit den
Internetdaten. Keine Aktualisierung notwendig.

Rot
Es wurden Mediendetails online gefunden, die nicht mit Ihrem lokalen Datensatz
übereinstimmen. Ihr Medieneintrag wird, falls gewünscht, aktualisiert.

Grau
Zu diesem Medieneintrag wurden keine Online-Datensätze gefunden. Der Eintrag kann nicht
komplettiert werden.
Sobald die Mediensuche abgeschlossen ist, können Sie an der rechten Leiste des Fensters die
Eigenschaften auswählen, die von den Online – Datensätzen übernommen werden sollen. Soll z.B.
15. Juni 2008
danielgraf.media 29
WinBook Benutzerhandbuch
nur die ISBN – Nummer oder der Publikationsort übernommen werden, wählen Sie diese beiden
Details aus.
Um Datensätze, die Online gefunden wurden, nicht zu übernehmen, entfernen Sie einfach das
Häkchen, das in der rechten Liste erscheint, und das Medium wird nicht bei der Übernahme
beachtet.
Klicken Sie nun rechts auf „Übernehmen“, um alle Datensätze, die gewählt wurden, in Ihre
Datenbank zu übernehmen.
Nach dem Abschluss der Medienübernahme teilt Ihnen WinBook die Fertigstellung wieder mit, und
das Dialogfenster wird geschlossen. Ihre Datensätze wurden nun komplettiert.
Hinweis: Die Datensuche wird nach einem Klick auf „Suchen“ asynchron durchgeführt. Mehrere
Suchanfragen werden daher parallel durchgeführt. Um die Suche zu beenden, klicken Sie bitte in
jedem Fall auf „Abbrechen“, und warten Sie auf die Abbruchbestätigung von WinBook. Somit stellen
Sie sicher, dass die Suchvorgänge richtig abgeschlossen werden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 30
WinBook Benutzerhandbuch
Onlinesuche
Um ein einzelnes Medium online zu suchen, ohne z.B. den genauen Titel, oder die ISBN – Nummer zu
wissen, können Sie die Onlinesuche verwenden.
Die Onlinesuche kann Datenbanken nach mehreren Feldern, sowie mehreren Datentypen bzw.
Medientypen abfragen. Öffnen Sie zuerst die Mediensuche über das WinBook – Menü „Suchen /
Onlinesuche“.
Es öffnet sich nun der Dialog zur Onlinesuche von Medien:
Im rechten Teil der Online – Suche können Sie nun Ihre Suchdetails festlegen.
Sie können mehrere Suchbegriffe eingeben, und den zu Suchenden Medientyp auswählen. Wählen
Sie als Suchtyp z.B. DVD aus, wird nur der Bereich „DVD“ auf Amazon durchsucht, und beim
speichern eines Mediums automatisch der Medientyp „DVD“ hinterlegt.
15. Juni 2008
danielgraf.media 31
WinBook Benutzerhandbuch
Hinweis: Bei der Auswahl des Datenanbieters „Bibliotheksverband“ in der Datenbankauswahl können
keine DVDs, CDs oder Videos gesucht werden. Dieser Datenanbieter unterstützt nur Bücher.
Um die Suche nach der Eingabe der Suchdetails zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“.
Die Suche wird nun gestartet, und alle gefundenen Ergebnisse werden in der Liste abgelegt.
Nach Abschluss der Suche erhalten Sie einen Hinweis von WinBook, dass die Mediensuche
abgeschlossen wurde.
Hinweis: Die Datensuche wird nach einem Klick auf „Suchen“ asynchron durchgeführt. Mehrere
Suchanfragen werden daher parallel durchgeführt. Um die Suche zu beenden, klicken Sie bitte in
jedem Fall auf „Abbrechen“, und warten Sie auf die Abbruchbestätigung von WinBook. Somit stellen
Sie sicher, dass die Suchvorgänge richtig abgeschlossen werden.
Um ein oder mehr gefundene Medien nach Abschluss der Suche zu übernehmen, selektieren Sie
diese Medien in der Ergebnisliste, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Medien.
Anschließend können Sie mit einem Klick auf „Medium übernehmen“ diese Medien in Ihren
Datenbestand übernehmen.
Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie einmal auf die Schaltfläche „Ergebnisse löschen“, und
ändern anschließend die Suchanfrage.
15. Juni 2008
danielgraf.media 32
WinBook Benutzerhandbuch
ISBN - Bucherfassung
Die ISBN – Bucherfassung dient dem Erfassen mehrerer Medien anhand der ISBN – Nummer „auf
einem Rutsch“. Diese Funktion wurde für die Barcode – Benutzung optimiert, kann aber auch ohne
die Barcode – Verwendung genutzt werden.
Öffnen Sie die ISBN – Bucherfassung zuerst über das WinBook – Menü „Suchen / ISBN-Erfassung“.
Anschließend öffnet sich das Fenster für die ISBN – Erfassung:
Um mit der Medienerfassung über ISBN – Nummern zu starten, geben Sie zuerst in das Feld „ISBN –
Nummer“ die zu suchende ISBN – Nummer ein, oder scannen diese direkt mit einem Barcodescanner
in das Feld ein.
15. Juni 2008
danielgraf.media 33
WinBook Benutzerhandbuch
Tip: Wenn Sie mit einem Barcodeleser arbeiten, wird nach dem Scannen der ISBN – Nummer diese
automatisch bestätigt, und in die unten zu sehende Liste eingefügt. Sie können sofort mit dem
einscannen einer weiteren Nummer fortfahren.
Auch wenn Sie die ISBN – Nummern per Hand eingeben, können Sie nach dem bestätigen der 1.
Nummer mit der Taste „Enter“ oder einem Klick auf den Button „+“ die nächste ISBN – Nummer
sofort eingeben.
Sobald Sie alle gewünschten ISBN – Nummern eingegeben haben, können Sie die Suche über die
ISBN – Erfassung starten. Klicken Sie dazu einmal auf die Schaltfläche „Auslesen“.
Tip: Wenn Sie mit einem Barcodeleser arbeiten, können Sie auch den Barcode für die Funktion „ISBNSuche starten“ aus der Barcode-Tabelle einscannen.
Es werden nun die Daten der eingegebenen Medien im Internet gesucht. Bitte beachten Sie, dass die
Suche, je nach Anzahl der zu suchenden Medien, einige Sekunden, unter Umständen auch Minuten,
in Anspruch nehmen kann.
Nach Abschluss der Suche teilt Ihnen WinBook das Ende der Suche mit, und teilt Ihnen mit, wie viele
Medien gefunden bzw. nicht gefunden wurden.
Um nachträglich ein Medium wieder aus der Liste zu löschen, markieren Sie das zu löschende
Medium in der Suchliste, und drücken die Taste „Entf“ oder benutzen die Schaltfläche „-„ in der
rechten oberen Ecke des Fensters.
Sie können nun direkt die gefundenen Medien übernehmen, wenn Sie auf die Schaltfläche
„Übernehmen“ klicken. Wollen Sie die gefundenen Medien gleich einem bestimmten Standort oder
Bereich zuweisen, können Sie die beiden Auswahlfelder über den Schaltflächen benutzen.
Tip: Wenn Sie mit einem Barcodeleser arbeiten, können Sie die Übernahme der Daten auch mit dem
einscannen des Barcodes für „ISBN-Suche übernehmen“ anstoßen.
Sollten Sie häufig viele ISBN – Nummern erfassen müssen, oder die Suche nach einer längeren
Eingabe abbrechen müssen, können Sie bereits eingegebene ISBN – Nummern auch in einer
Textdatei speichern, die Sie später wieder in die ISBN – Erfassung laden können. Nutzen Sie hierfür
einfach die Schaltflächen „Speichern“ und „Öffnen“:
15. Juni 2008
danielgraf.media 34
WinBook Benutzerhandbuch
CDDB - Suche
Wenn Sie in Ihrem Datenbestand viele Musik – CDs archivieren wollen, können Sie die CDDB – Suche
verwenden. Die CDDB – Datenbank ist eine weltweite Datenbank, in der mehrere Millionen CDs
gespeichert sind. Diese Datenbank wird ständig durch die aktive Mitarbeit einer Community
erweitert.
Wenn Sie eine CD direkt über die CDDB suchen wollen, öffnen Sie zuerst die CDDB – Suche über das
WinBook „Suchen“ – Menü. Es erscheint das CDDB – Suchfenster:
Nun können Sie die CD, die Sie online suchen wollen, in Ihr CD – Laufwerk einlegen.
Nach dem einlegen der CD wählen Sie in den Suchoptionen rechts das CD Laufwerk aus, in dem sich
die CD befindet. Anschließend klicken Sie auf „Suche starten“.
WinBook sucht nun anhand der ID der eingelegten CD den Titel, Interpreten und andere verfügbare
Daten in der Online – Datenbank.
Sobald ein Medium gefunden wurde, werden die Ergebnisse der Suche in der Liste dargestellt.
Wurden mehrere Medien gefunden, können Sie den passendsten Eintrag in einem Fenster
selektieren & laden.
Klicken Sie abschließend auf „Übernehmen“, um einen gefundenen Datensatz zu übernehmen.
Nach dem Übernehmen eines Suchergebnisses kann jederzeit eine weitere Suche gestartet werden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 35
WinBook Benutzerhandbuch
Medien nachbestellen
Medien können über Amazon ganz einfach nachbestellt werden.
Um ein Medium nachzubestellen, öffnen Sie das Medium aus der Medienliste, und wählen Sie die
Funktion „Medien nachbestellen“. Nach der Eingabe der zu bestellenden Menge wird das Medium
Ihrem Warenkorb hinzugefügt.
Öffnen Sie anschließend über das WinBook – Menü „Verwaltung / Amazon Warenkorb“ Ihren
Warenkorb. Der Warenkorb und alle darin aufgenommenen Medien werden nun aufgelistet:
Über das Menü „Warenkorb“, bzw. die Schaltflächen in der Symbolleiste, können Sie die wichtigsten
Aktionen Ihres Warenkorbes ausführen:

Kaufen und Bezahlen (
)
Leitet Sie auf die Kauf – Seite von Amazon.de weiter. Über diese Seite können Sie sich in
Ihrem Amazon – Konto anmelden, und die Bestellung bestätigen. Bitte beachten Sie, dass Sie
ein Amazon – Konto besitzen oder erstellen müssen.

Warenkorb leeren
Entfernt alle Artikel aus dem Warenkorb. Der Warenkorb ist anschließend leer.

Artikel löschen (
)
Löscht den aktuellen Markierten Artikel aus dem Warenkorb.
15. Juni 2008
danielgraf.media 36
WinBook Benutzerhandbuch
HINWEIS ZUM AMAZON.DE WARENKORB:
Um über den Amazon – Warenkorb bestellen zu können, müssen Sie bereits bei Amazon.de
angemeldet sein, oder ein neues Kundenkonto anmelden. Die Anmeldung eines Kundenkontos ist
natürlich kostenlos.
Sobald Sie über WinBook einen Warenkorb anlegen, ist dieser Warenkorb für 90 Tage gültig. Die im
Warenkorb befindlichen Daten werden bei Amazon.de ohne benutzerbezogene Daten gespeichert.
WinBook gibt auch keine nutzerbezogenen Daten an, lediglich eine eindeutige Warenkorb – ID wird
zur Identifizierung des Warenkorbs synchronisiert.
Antolin-Verknüpfung
WinBook bietet ab Version 4.2 als Basis für folgende Antolin-Funktionen die sogenannte „AntolinVerknüpfung“.
Über diese Verknüpfungsfunktion werden Medien, die sich in Ihrer Datenbank und im Bestand von
Antolin befindet, speziell markiert, und in der Medienliste als Antolin-Medien ausgewiesen:
Medien, die mit Antolin-Datensätzen „verknüpft“ sind, können z.B. auch über das Rechtsklickmenü
der Medienliste oder über den Medien-Detail-Dialog direkt in der Antolin-Website geöffnet werden,
um z.B. Bewertungen oder Fragen zu den Medien zu beantworten.
Um Medien aus Ihrem Datenbestand neu zu verknüpfen, wählen Sie zuerst die Verknüpfungsfunktion
im Menü „Allgemein / Antolin-Abgleich“ aus. Es öffnet sich nun der Abgleich-Dialog:
15. Juni 2008
danielgraf.media 37
WinBook Benutzerhandbuch
Beim ersten öffnen dieses Dialoges werden Sie durch WinBook gefragt, ob Sie die Abgleichsdaten von
Antolin aus dem Internet herunterladen wollen:
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Internetverbindung hergestellt haben, und beantworten Sie diese
Frage mit „Ja“. Es wird nun eine Datenbankdatei heruntergeladen, die den kompletten Medienstand
von Antolin auf Ihren Rechner herunterlädt (ca. 5 MB).
Nach dem Download der Daten erhalten Sie von WinBook eine Bestätigung, dass der Download
abgeschlossen wurde.
Nun können Sie über das Menü „Antolin / Abgleich starten“ oder die 3. Schaltfläche in der
Symbolleiste den Abgleich mit Ihren Daten starten. Die Daten werden anschließend abgeglichen, und
in der Liste angezeigt. Am Ende des Abgleich-Vorgangs, der einige Minuten in Anspruch nehmen
kann, erhalten Sie von WinBook wiederum eine Bestätigung über den Abschluss des Vorgangs.
Sobald Sie nun die Medienliste von WinBook öffnen, werden alle Medien, die im Antolin-Bestand und
im WinBook-Bestand vorhanden sind, mit dem Antolin-Symbol gekennzeichnet, und können direkt
aus dieser Liste aufgerufen werden.
HINWEIS:
Bitte führen Sie vor dem Abgleich die Funktion „ISBN-Anpassung“ aus dem WinBook Wartungsmenü
aus, um die ISBN-Nummern auf einen gemeinsamen Stand zu bringen!
Um die Zuweisungen der Verknüpfung wieder zu löschen, z.B. weil die Symbole in der Medienliste
nicht gewünscht sind, oder Fehler eingetreten sind, öffnen Sie wiederum dieses Dialogfenster, und
wählen aus dem Menü den Eintrag „Medien zurücksetzen“. Die Verknüpfung mit Antolin wird
anschließend wieder gelöscht, und die Medien als normale Einträge in der Medienliste angezeigt.
HINWEIS ZUR AKTUALITÄT:
Der Medienbestand von Antolin wird von uns im Regelfall wöchentlich aktualisiert. Führen Sie daher
am besten jeden Monat erneut die Funktion „Antolin-Datenstand aktualisieren“ aus dem Menü des
Antolin-Abgleich aus, damit auch neue Medien mit WinBook verknüpft werden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 38
WinBook Benutzerhandbuch
Verwaltung von Autoren & Verlagen
WinBook bietet Ihnen die Möglichkeit, Autoren und Verleger separat zu verwalten.
Durch diese eigenständige Verwaltung bietet Ihnen WinBook die Möglichkeit, mehreren Medien
gleiche Autoren oder Verlage zuzuweisen. Soll ein Autor oder Verlag geändert werden, müssen Sie
diese Änderung nur einmal, und nicht für mehrere Medien durchführen.
Auch können Medien, die einem Autor oder Verlag zugewiesen sind, direkt aufgelistet und
betrachtet werden.
Hinweis zum Handbuch: Die Verwaltung von Autoren und Verlagen funktioniert nach dem gleichen
Prinzip. Aus diesem Grund wird im Handbuch nur auf die Verwaltung von Autoren eingegangen, alle
Operationen können analog auf die Verwaltung von Verlagen verwendet werden.
Um die Autorenliste (analog die Verlagsliste) zu öffnen, klicken Sie im WinBook – Menü auf
„Allgemein / Autoren“, bzw. „Allgemein / Verlage“. Es wird nun die jeweilige Liste am Bildschirm
angezeigt:
Die Autoren- bzw. Verlagsliste erlaubt dieselben Verwaltungsoperationen, die auch in der
Medienliste möglich sind. So können Sie in diesen beiden Liste z.B. Filter anwenden, oder bestimmte
Spalten ein- und ausblenden. Die Listen können natürlich auch ausgedruckt, und einzelne Datensätze
kopiert werden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 39
WinBook Benutzerhandbuch
Folgende Aktionen sind über die Symbolleiste bzw. das Rechtsklickmenü verfügbar:

Neuen Autor / Verlag erstellen (
/
)
Mit dieser Funktion kann ein neuer Verlag bzw. Autor angelegt werden. Dieser Autor oder
Verlag kann später über den Mediendialog einem Medium zugewiesen werden.
Tipp: Ein Autor bzw. Verlag kann auch über den Mediendialog direkt angelegt werden.

Autor bearbeiten / Verlag bearbeiten (
/
)
Öffnet den aktuell gewählten Autor oder Verlag zum Öffnen & Bearbeiten. Sind mehrere
Autoren oder Verlage gewählt, werden alle zum Bearbeiten geöffnet.

Autor löschen / Verlag löschen (
/
)
Löscht den aktuell markierten Verlag oder Autor. Wurden mehrere Einträge selektiert,
werden alle markierten Einträge gelöscht.
Hinweis: Sind einem Autor bzw. Verlag noch Medien zugeordnet, kann der Verlag oder Autor
nicht gelöscht werden. Sie müssen zuerst die zugeordneten Medien löschen, bzw. anderen
Autoren oder Verlagen zuweisen.

Einträge duplizieren ( )
Kopiert den oder die markierten Einträge. Die Datensätze werden anschließend mit dem
Kürzel „Kopie von …“ wieder in die Liste eingefügt, um doppelte Einträge zu vermeiden.

Liste ausdrucken ( )
Mit dieser Funktion können Sie die aktuelle Liste auf dem Drucker ausgeben. Die Liste wird so
gedruckt, wie sie auf dem Bildschirm erscheint. Eingestellte Spaltenbreiten oder
Sortierungen werden beim Ausdruck berücksichtigt.

Excel – Export ( )
Exportiert die aktuell angezeigte Liste in eine Excel bzw. CSV – Datei. Diese Dateien können
anschließend mit anderen Programmen (wie z.B. Excel) weiterverarbeitet werden.

Spalten konfigurieren ( )
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Spalten, die in der Liste angezeigt werden sollen, zu
konfigurieren. Die Spalteneinstellungen werden gespeichert, und beim nächsten Start von
WinBook wieder verwendet.

Filter konfigurieren (
)
Über diese DropDown – Schaltfläche können Sie einen Filter aktivieren, oder die Filterung der
Liste wieder aufheben.
15. Juni 2008
danielgraf.media 40
WinBook Benutzerhandbuch
Verlag / Autor erstellen oder bearbeiten
Sobald Sie über die Autoren- / Verlagsliste einen neuen Eintrag erstellen oder einen vorhandenen
Eintrag bearbeiten wollen, erscheint folgender Dialog (am Beispiel eines Autors):
Bei Verlags- / Autordaten ist nur die Angabe des Feldes „Name“ notwendig. Ohne eine Angabe des
Namens kann ein Eintrag nicht gespeichert und erstellt werden.
Über die Zusatzfelder und den Tabellenreiter „Notiz“ können Sie für jeden Autor bzw. Verlag weitere
Texte und Eigenschaften festlegen.
Über den Tabellenreiter „Medien“ können Sie eine Liste der Medien öffnen, die dem Autor bzw.
Verlag zugeordnet sind:
15. Juni 2008
danielgraf.media 41
WinBook Benutzerhandbuch
Zusätzliche Funktionen
Im Detaildialog eines Autors bzw. Verlags befinden sich zwei Funktionen, über die weitere Details zu
jedem Autor bzw. Verlag gefunden werden können:

Details in Wikipedia suchen
Ruft die Suchseite von Wikipedia auf, um den geöffneten Verlag oder Autor zu öffnen. Über
diese Funktion können Sie weitere nützliche Details zum Autor oder Verlag finden.

Adresse in Google Maps öffnen
Öffnet, falls dem Autor oder Verlag eine Adresse hinterlegt wurde, diese in Google Maps.
Über diese Funktion können Sie z.B. den Verlagssitz oder den Wohnort eines Autors ausfindig
machen.
Über die Standard – Schaltflächen „Speichern“ und „Schließen“ können Sie die Daten des Autors /
Verlags speichern, oder den Dialog ohne Speichern schließen.
Autor / Verlag über die Medienseite bearbeiten
Sie können in WinBook Autoren und Verlage natürlich auch direkt, ohne Umweg über die Autorenund Verlagsliste erstellen. Öffnen Sie zuerst das Medium (oder erstellen Sie ein neues Medium), in
dem Sie einen Autor oder Verlag festlegen wollen:
Anschließend können Sie einfach mit Ihrer Tastatur in das Feld „Autor“ oder „Verlag“ einen Namen
für den Verlag oder Autor eingeben. Falls der gewählte oder eingegebene Autor bereits in der Liste
vorhanden ist, wird dieser automatisch selektiert.
Ist der Autor noch nicht vorhanden, wird er angelegt, sobald das Medium gespeichert wird.
15. Juni 2008
danielgraf.media 42
WinBook Benutzerhandbuch
Wollen Sie einen Autor, der bereits in der Liste vorhanden ist, direkt editieren, ohne über die
Autorenliste oder Verlagsliste gehen zu müssen, nutzen Sie einfach die kleinen Schaltflächen neben
dem Auswahlfenster für Autoren und Verlage.
Daraufhin öffnet sich ein Gelb hinterlegtes Fenster, in dem Sie nun die Details zum Autor oder Verlag
direkt editieren können:
Änderungen in diesem Dialog werden direkt nach einem Klick auf „OK“ übernommen, und der
Eintrag im Buchdialog sowie in den Listen wird aktualisiert.
Medien nach Autoren / Verlagen gruppieren
Medien in der Medienliste können Sie direkt nach Autoren oder Verlagen gruppieren lassen. Durch
diese Gruppierung können Sie sofort erkennen, welche Medien welchem Autor oder Verlag
zugewiesen sind.
Um mehr über die Gruppierung in der Medienliste zu erfahren, wechseln Sie bitte zu Gruppierungen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 43
WinBook Benutzerhandbuch
Leserverwaltung
Über die Leserverwaltung können die Leser verwaltet werden, die in Ihrer Bibliothek vorhanden sind.
Ein Leser kann Medien ausleihe, sich aber nicht am System anmelden.
Leser verwalten Sie, wie alle anderen Datensätze auch, über eine Liste. Diese „Leserliste“ finden Sie
im Menü „Allgemein / Leser“:
In dieser Liste werden Ihnen nun alle in der Datenbank gespeicherten Leser angezeigt. Da WinBook
auch das sperren von Lesern unterstützt, werden gesperrte Leser in einem grauen Farbton
hervorgehoben, und mit einem Schloss – Symbol versehen
Alle Aktionen in der Leser – Liste gleichen den Aktionen in den anderen Listen. Sie können wie
gewohnt Filter anwenden, Einträge gruppieren, Spalten konfigurieren oder die Liste exportieren oder
drucken.
Auch das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Lesern kann einfach & schnell über die 3
Schaltflächen in der Symbolleiste, oder im Rechtsklickmenü erfolgen:
Natürlich können Sie innerhalb der Liste auch das Rechtsklickmenü verwenden, um neue Leiher zu
erstellen, bestehende zu löschen oder zu bearbeiten.
15. Juni 2008
danielgraf.media 44
WinBook Benutzerhandbuch
Leser erstellen / bearbeiten
Um einen neuen Leser in der Datenbank anzulegen oder einen vorhandenen Leser zu bearbeiten,
nutzen Sie einfach die Funktionen zum Erstellen oder Bearbeiten eines Lesers in der Leserliste.
Nach der Auswahl der Funktion öffnet sich ein neues Dialogfenster:
In der Tabellenseite „Grunddaten“ können Sie grundlegende Daten zum Leser eingeben. Die Angabe
eines Namens und Vornamens in diesem Dialogfenster ist Pflicht.
Das Feld „eMail“ kann angegeben werden, wenn Sie in Ihrer Bibliothek z.B. Mahnungen per E-Mail
versenden wollen. Nutzen Sie diese Funktion nicht, kann diese Angabe auch leer bleiben.
Das Feld „OPAC – Passwort“ können Sie nutzen, wenn Sie das WinBook webOPAC – System, also die
Internetrecherche nutzen. Der Leser kann dieses Passwort dann verwenden, um sich online in
seinem Leserkonto anzumelden.
Tipp: Standardmäßig wird das Passwort – Feld mit dem eingegebenen Namen vorbelegt. Sie sollten
dieses Passwort aber bei Verwendung des OPACs ändern, oder komplett löschen, wenn Sie eine
Anmeldung am OPAC – System deaktivieren wollen. Ist der Leiher gesperrt, ist auch eine Anmeldung
am webOPAC nicht mehr möglich.
Über die Tabellenseite „Notiz“ können dem Leser mehrere Notizen hinzugefügt werden. In diesem
Feld werden auch Mahnvorgänge protokolliert, um Sie jederzeit nachvollziehen zu können.
15. Juni 2008
danielgraf.media 45
WinBook Benutzerhandbuch
Ansicht „Medien“
Über die Ansicht „Medien“ können Sie die Medien auflisten, die der Leser gerade ausgeliehen oder
schon zurückgegeben hat:
Über das Rechtsklickmenü haben Sie Zugriff auf die Druck- und Exportfunktion, und können das
ausgewählte Medium bearbeiten. Ein Bearbeiten des Mediums kann nützlich sein, um die Ausleihe
direkt zu beenden, oder das Medium zu verlängern.
Ansicht „Gebühren“
In der Ansicht „Gebühren“ werden Einzahlungen oder Gebühren protokolliert. Über das
Rechtsklickmenü können Einträge storniert, oder Einzahlungen / Auszahlungen getätigt werden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 46
WinBook Benutzerhandbuch
Zusätzliche Funktionen
Neben den in den verschiedenen Ansichten vorhandenen Funktionen sind am unteren Rand des
Leser – Dialoges zusätzliche Funktionen aufgeführt:
 Leser in Google Maps suchen (
)
Über diese Funktion können Sie direkt aus dem Leiher – Dialog auf eine Karte springen, um
den Wohnort des Lesers zu finden. Diese Funktion ist natürlich nur verfügbar, wenn dem
Leser eine Adresse hinterlegt wurde.
 Direktausleihe öffnen (
)
Diese Schaltfläche öffnet die Direktausleihe, und lädt automatisch den geöffneten Leiher.
Über die Direktausleihe können Sie anschließend Medien ausbuchen oder an den Leser
verleihen.
 E – Mail senden (
)
Wenn Sie dem Leser eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, kann über diese Funktion direkt
eine E-Mail versendet werden. Nach einem Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich der Mail –
Editor von WinBook.
 Leiher Sperren
Über die Checkbox „Leiher sperren“ kann der Leser gesperrt werten. Wenn ein Leiher
gesperrt ist, kann er keine neuen Medien mehr ausleihen, und beim Ausleihvorgang
erscheint eine Fehlermeldung.

Filter, Gruppierung, Druck & Export
Wie grundsätzlich jede Liste in WinBook kann auch die Leiherliste gefiltert, gedruckt, exportiert und
gruppiert werden. Dazu notwendigen Funktionen sind über das Rechtsklickmenü bzw. über die
Symbolleiste zugänglich.
 Drucken (
)
Ein Klick auf diesen Menüpunkt in der Symbolleiste bzw. im Rechtsklickmenü öffnet den
Druckdialog bzw. die Druckvorschau. Innerhalb der Druckvorschau können Sie weitere
Einstellungen zum Druck vornehmen.
 Gruppierung (
)
Diese Funktion der Symbolleiste ermöglicht Ihnen die Leiher nach bestimmten Eigenschaften
zu Gruppieren. So kann es z.B. nützlich sein, die Leser nach Wohnort, Anzahl der Medien
oder nach Klasse zu gruppieren. Über diese Funktion ist dies Möglich.
 Filter (
)
Dieses Symbol erlaubt das Filtern der in der Liste gezeigten Einträge. Es hilft dabei, um z.B.
nur Leser aus einer bestimmten Klasse oder einem bestimmten Ort in der Liste anzeigen zu
lassen. Über diese Schaltfläche lässt sich auch ein bestehender Filter wieder deaktivieren.
 Liste exportieren (
)
Über diese Schaltfläche können Sie die aktuell am Bildschirm sichtbare Liste in eine Datei
exportieren, um Sie anschließend z.B. mit einer Schulsoftware weiterzubearbeiten oder Sie in
ein anderes Programm zu importieren.
15. Juni 2008
danielgraf.media 47
WinBook Benutzerhandbuch
 Spalten ein / ausblenden (
)
Diese Schaltfläche erlaubt das einblenden oder ausblenden verschiedener Spalten der Liste,
um die Übersicht nicht zu verlieren.
Ausleihe & Rückgabe
Hinweise zur Ausleihe & Rückgabe von Medien an einen bestimmten Leiher finden Sie im Kapitel
„Ausleihe & Rückgabe“ dieses Handbuches.
15. Juni 2008
danielgraf.media 48
WinBook Benutzerhandbuch
Grunddatenverwaltung
Die Grunddatenverwaltung finden Sie im Menü „Erweitert, Datenverwaltung“.
Die Grunddatenverwaltung von WinBook ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Standorten,
Bereichen, Stichworten und Medientypen. Diese Tabellen dienen zur einfachen Strukturierung &
Sortierung der Medien.
Verwaltung von Bereichen
Bereiche dienen in WinBook der Untergliederung des Medienbestandes in Themengebiete oder
logische Bereiche. Anhand dieser Bereiche kann im Medienbestand eine Auswahl nach einem
bestimmten Thema ermöglicht werden.
Ein Leiher kann durch das festlegen von Bereichen z.B. direkt alle Medien auflisten lassen, die im
Bereich „Fantasy“ eingetragen sind.
Sie können in der Datenverwaltung eigene Bereiche und Themengebiete erstellen, oder, optional,
eine der vielen Systematiken verwenden, die Ihnen WinBook zum Import anbietet:
Nach dem öffnen der Datenverwaltung ist die Ansicht „Bereich“ bereits automatisch aktiviert. Sollte
die Bereichs- Ansicht nicht sofort aktiviert sein, oder Sie sich auf einer anderen Seite befinden,
klicken Sie in der linken Liste „Allgemein“ oder in der rechten Navigation auf „Bereiche“.
Anschließend wird die Liste der Bereiche geladen.
In dieser Liste können Sie nun bestehende Bereiche bearbeiten und löschen, neue Bereiche anlegen
oder auch die Auflistung sortieren:
15. Juni 2008
danielgraf.media 49
WinBook Benutzerhandbuch
 Bereich bearbeiten
Um einen Bereich zu bearbeiten, klicken Sie einfach doppelt mit der linken Maustaste auf
den Listeneintrag. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem der Bereichsname und ein Kürzel
definiert werden können.
Hinweis: Ein Bereichsname kann nur einmal definiert werden. Der Name des Bereiches dient
als Schlüssel, eine doppelte Angabe ist daher nicht möglich.
 Bereich löschen
Um einen Bereich zu löschen, markieren Sie ihn in der Bereichs – Liste, und klicken in der
linken Navigation auf „Löschen“, oder nutzen die Schaltfläche „Löschen“ in der Symbolleiste.
Hinweis: Es können nur Bereiche gelöscht werden, die keinem Medium zugeordnet sind. Sind
einem Bereich noch Medien zugewiesen, müssen diese erst gelöscht, bzw. einen anderen
Bereich zugewiesen werden (z.B. durch Sortieren der Medienliste nach Bereichen, und dem
anwenden der Funktion „Mehrfachänderung“ auf diese Einträge)
 Bereich erstellen
Um einen neuen Bereich anzulegen, nutzen Sie die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der linken
Navigation oder in der Symbolleiste. Es wird anschließend ein Dialog geöffnet, in dem Sie den
Bereichsnamen sowie das Kürzel festlegen können.
Nach einem Klick auf „OK“ wird der Bereich erstellt.
Import einer vordefinierten Systematik
WinBook bietet Ihnen einige vordefinierte Systematiken, die einfach in die Bereichs –Tabelle
importiert werden können. Um eine solche Systematik zu importieren, wählen Sie die gewünschte
Systematik aus folgender Liste aus:
Der Import einer solchen Systematik kann unter Umständen mehrere Minuten in Anspruch nehmen,
da, z.B. bei der Systematik „ÖSÖB‘04“, bis zu 4000 neue Bereiche angelegt werden.
Nach dem Import wird die Bereichs – Liste neu geladen, und die neuen Bereiche stehen Ihnen ab
sofort zur Verfügung.
ES WIRD EMPFOHLEN, VOR DEM IMPORT EINER SOLCHEN SYSTEMATIK EINE DATENSICHERUNG DURCHZUFÜHEN, DAMIT
SIE AUF DEN URSPRUNGSZUSTAND ZURÜCKWECHSELN KÖNNEN.
15. Juni 2008
danielgraf.media 50
WinBook Benutzerhandbuch
Verwaltung von Standorten
Standorte werden verwendet, um in WinBook den Standort im Bücherregal bzw. den Standort in der
Bibliothek zu kennzeichnen. Durch die Festlegung eines Standortes fällt es Ihnen später leichter, das
Medium ins Regal einzuordnen, bzw. das Medium in der Bücherei oder im Regal zu finden.
Sie können in der Datenverwaltung eigene Standorte erstellen.
Auch bei den Standorten können Systematiken importiert werden, z.B. wenn Ihre Regale nach einer
bestimmten Systematik geordnet sind.
Nach dem öffnen der Datenverwaltung müssen Sie auf die Ansicht „Standorte“ wechseln, um die
Standorts – Liste anzuzeigen. Klicken Sie zum Wechseln in der linken Navigationsleiste oder im
rechten Navigationsbereich auf „Standorte“.
Anschließend wird die Liste der Standorte geladen.
In dieser Liste können Sie nun bestehende Standorte bearbeiten und löschen, neue Standorte
anlegen oder auch die Auflistung sortieren:
 Standort bearbeiten
Um einen Standort zu bearbeiten, klicken Sie einfach doppelt mit der linken Maustaste auf
den Listeneintrag. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem der Name und ein Kürzel definiert
werden können.
Hinweis: Ein Name kann nur einmal definiert werden. Der Name des Standortes dient als
Schlüssel, eine doppelte Angabe ist daher nicht möglich.
15. Juni 2008
danielgraf.media 51
WinBook Benutzerhandbuch
 Standort löschen
Um einen Standort zu löschen, markieren Sie ihn in der Liste, und klicken in der linken
Navigation auf „Löschen“, oder nutzen die Schaltfläche „Löschen“ in der Symbolleiste.
Hinweis: Es können nur leere Standorte gelöscht werden. Sind einem Standort noch Medien
zugewiesen, müssen diese erst gelöscht, bzw. einen anderen Bereich zugewiesen werden.
 Standort erstellen
Um einen neuen Standort anzulegen, nutzen Sie die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der linken
Navigation oder in der Symbolleiste. Es wird anschließend ein Dialog geöffnet, in dem Sie den
Namen sowie das Kürzel festlegen können.
Nach einem Klick auf „OK“ wird der Standort erstellt.
Import einer vordefinierten Systematik
WinBook bietet Ihnen einige vordefinierte Systematiken, die einfach in die Standorts –Tabelle
importiert werden können. Um eine solche Systematik zu importieren, wählen Sie die gewünschte
Systematik aus folgender Liste aus:
Der Import einer solchen Systematik kann unter Umständen mehrere Minuten in Anspruch nehmen,
da, z.B. bei der Systematik „ÖSÖB‘04“, bis zu 4000 neue Bereiche angelegt werden.
Nach dem Import wird die Liste neu geladen, und die neuen Bereiche stehen Ihnen ab sofort zur
Verfügung.
ES WIRD EMPFOHLEN, VOR DEM IMPORT EINER SOLCHEN SYSTEMATIK EINE DATENSICHERUNG DURCHZUFÜHEN, DAMIT
SIE AUF DEN URSPRUNGSZUSTAND ZURÜCKWECHSELN KÖNNEN.
15. Juni 2008
danielgraf.media 52
WinBook Benutzerhandbuch
Verwaltung von Stichworten
Über Stichworte können Medien genauer klassifiziert werden. Jedem Medium in WinBook können
beliebig viele Stichworte zugeordnet werden. Über die Suchfunktion ist eine Suche nach bestimmten
Medien möglich, die einem Stichwort zugeordnet sind. Somit können Stichworte auch für erweiterte
Bereichskennzeichnungen oder Standortdefinitionen verwendet werden.
Nach dem öffnen der Datenverwaltung ist die Ansicht „Bereich“ aktiviert. Wechseln Sie über die linke
oder rechte Navigationsleiste zuerst auf den Menüpunkt „Stichworte“.
Anschließend wird die Liste der Stichworte geladen.
In dieser Liste können Sie nun bestehende Stichworte bearbeiten und löschen, neue Stichworte
anlegen oder auch die Auflistung sortieren:
 Stichwort bearbeiten
Um ein Stichwort zu bearbeiten, klicken Sie einfach doppelt mit der linken Maustaste auf den
Listeneintrag. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem der Name des Stichwortes definiert
werden kann.
Hinweis: Ein Stichwort kann nur einmal definiert werden. Der Name des Stichwortes dient als
Schlüssel, eine doppelte Angabe ist daher nicht möglich.
 Stichwort löschen
Um eine Stichwort zu löschen, markieren Sie das Stichwort in der Liste, und klicken in der
linken Navigation auf „Löschen“, oder nutzen die Schaltfläche „Löschen“ in der Symbolleiste.
anderen Bereich zugewiesen werden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 53
WinBook Benutzerhandbuch
 Stichwort erstellen
Um einen neues Stichwort anzulegen, nutzen Sie die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der linken
Navigation oder in der Symbolleiste. Es wird anschließend ein Dialog geöffnet, in dem Sie den
Name des Stichwortes festlegen können.
Nach einem Klick auf „OK“ wird das Stichwort erstellt.
Verwaltung von Medientypen
Da WinBook nicht nur Bücher verwalten kann, gibt es in der Datenverwaltung auch die Möglichkeit,
benutzerdefinierte Medientypen einzufügen. Einige Medientypen sind bereits vordefiniert, können
also nicht geändert werden. Eigene Medientypen können Sie jederzeit hinzufügen, und einem
Medium zuweisen.
Nach dem öffnen der Datenverwaltung ist die Ansicht „Bereich“ aktiviert. Wechseln Sie über die linke
oder rechte Navigationsleiste zuerst auf den Menüpunkt „Medientypen“.
Anschließend wird die Liste der Medientypen geladen.
In dieser Liste können Sie nun neue Medientypen anlegen oder benutzerdefinierte Medientypen
löschen und bearbeiten, oder auch die Auflistung sortieren:
 Medientyp bearbeiten
Um einen (benutzerdefinierten) Medientyp zu bearbeiten, klicken Sie einfach doppelt mit der
linken Maustaste auf den Listeneintrag. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem der Name des
Medientyps definiert werden kann.
Hinweis: Ein Medientyp kann nur einmal definiert werden. Der Name des Medientyps dient
15. Juni 2008
danielgraf.media 54
WinBook Benutzerhandbuch
als Schlüssel, eine doppelte Angabe ist daher nicht möglich.
 Medientyp löschen
Um eine Stichwort zu löschen, markieren Sie den Medientyp in der Liste, und klicken in der
linken Navigation auf „Löschen“, oder nutzen die Schaltfläche „Löschen“ in der Symbolleiste.
anderen Bereich zugewiesen werden.
Hinweis: Es können nur Medientypen gelöscht werden, die von Ihnen erstellt wurden.
Standard – Medientypen können nicht entfernt werden!
 Medientyp erstellen
Um einen neuen Medientyp anzulegen, nutzen Sie die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der
linken Navigation oder in der Symbolleiste. Es wird anschließend ein Dialog geöffnet, in dem
Sie den Name des Typs festlegen können.
Nach einem Klick auf „OK“ wird das Stichwort erstellt.
15. Juni 2008
danielgraf.media 55
WinBook Benutzerhandbuch
Benutzerverwaltung
WinBook kann mehrere Benutzer verwalten, die sich am System anmelden können. Jedem dieser
Benutzer kann ein eigener Benutzername, ein eigenes Passwort, sowie eine bestimmte Gruppe
zugeteilt werden.
Folgende Benutzerrechte sind dabei möglich:
 Administrator (Systemverwalter)
Dieser Benutzer hat nach der Anmeldung am System alle Funktionen zur Verfügung. Er kann
Einstellungen ändern, und weitere Benutzer zum System hinzufügen. Dieser Benutzer sollte
nur verwendet werden, wenn alle Rechte an der Datenbank notwendig sind.
 Verwalter
Der Verwalter besitzt sämtliche Rechte, die für Änderungen am Datenbestand notwendig
sind. Als Verwalter sollte man sich anmelden, wenn man z.B. den Leihbetrieb betreiben, oder
die Bibliothek inventarisieren will. Einstellungen an WinBook sowie der Datenbank können
mit diesen Rechten nicht durchgeführt werden.
 Gast
Ein Gast besitzt keine Rechte, um Änderungen am Datenbestand durchzuführen. Der Gast –
Account kann z.B. zur öffentlichen Recherche neben netBook verwendet werden. Sollte auf
einem PC alleine die Recherche durchgeführt werden, empfehlen wir die Nutzung von
netBook ohne WinBook.
Um Benutzer im System anzulegen, zu löschen oder zu bearbeiten, wählen Sie im Menü „Erweitert“
den Menüpunkt „Benutzerverwaltung“. Es öffnet sich anschließend die Benutzerliste:
Diese Liste listet alle im System registrierten Benutzer inklusive deren Rechte und Funktion auf.
15. Juni 2008
danielgraf.media 56
WinBook Benutzerhandbuch
Um auf die Funktionen zuzugreifen, die für Benutzerkonten verfügbar sind, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf einen der Listeneinträge oder auf einen freien Bereich der Benutzerliste. Es
öffnet sich anschließend das Kontextmenü.
Über dieses Menü haben Sie Zugriff auf alle notwendigen Funktionen. Diese Funktionen werden
nachstehend erklärt.
Anlegen / Bearbeiten eines Benutzers
Um einen neuen Benutzer im System anzulegen oder einen vorhanden zu bearbeiten, klicken Sie im
Rechtsklickmenü der Benutzerliste auf den Menüpunkt „Neu“ oder „Bearbeiten“. Es öffnet sich
anschließend das Benutzerfenster:
In diesem Dialog können Sie die Details des Benutzers eingeben. Die Angabe eines Benutzernamens
ist notwendig, ansonsten kann der Benutzer nicht angelegt werden. Die restlichen Felder des
Benutzers sind optional, allerdings sollte bei Benutzer, die den Datenbestand ändern können, auch
ein Passwort angegeben werden. Über die Berechtigungsstufe „Gast“, „Verwalter“ oder
„Administrator“ legen Sie anschließend die Rechte für den Benutzer fest.
Um den Benutzer im System zu speichern oder zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche
„Erstellen“ oder „Speichern“.
15. Juni 2008
danielgraf.media 57
WinBook Benutzerhandbuch
Benutzer löschen
Um einen Benutzer aus WinBook zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den
Benutzereintrag. Anschließend wählen Sie im Kontextmenü „Löschen“. Der Benutzeraccount wird
anschließend gelöscht.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie immer ein Administrator-Account im System definiert ist.
Ansonsten ist das ändern der Konfiguration sowie das erstellen von Benutzern nicht mehr möglich.
Ein „Entsperren“ der Datenbank ist dann nur noch mithilfe des Supports möglich.
Benutzeranmeldung / Benutzerwechsel
Um sich beim Programmstart von WinBook am System anzumelden, müssen Sie einen
Benutzernamen und ein Kennwort eingeben:
Wenn Sie das richtige Kennwort und einen Benutzernamen angegeben haben, können Sie sich mit
dem Button „Login“ am System anmelden. Bei falsch eingegebenen Benutzerdaten gibt WinBook
einen Hinweis aus, die Anmeldung ist nicht möglich.
Um sich während des Benutzens von WinBook unter einem anderen Namen am System anzumelden,
z.B. um kurzzeitig Einstellungen zu ändern, oder Medien zu verleihen, klicken Sie im Menü „Datei“
auf den Menüpunkt „Abmelden“. Sie werden anschließend vom System abgemeldet, und können
sich mit neuen Benutzerdaten wieder anmelden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 58
WinBook Benutzerhandbuch
Nachvollziehen von Medien – Änderungen
Änderungen an Medien können in WinBook jederzeit nachvollzogen, und einem Benutzer
zugewiesen werden. Um die letzte Änderung an einem Medium anzuzeigen, öffnen Sie die
Medienliste, klicken auf das Medium, dessen Historie angezeigt werden soll, und benutzen Sie die
Schaltfläche „Änderungshistorie“, die sich bei den Zusätzlichen Funktionen der Detailansicht
befindet.
Hier können Sie nun einfach nachsehen, welcher Benutzer dieses Medium zuletzt geändert hat, und
an wen das Buch zuletzt verliehen wurde.
15. Juni 2008
danielgraf.media 59
WinBook Benutzerhandbuch
Vorgangsverwaltung
WinBook bietet Ihnen über die Vorgangsliste die Möglichkeit, abgeschlossene und offene Vorgänge
zu verwalten. Über diese Liste haben Sie jederzeit die Möglichkeit, verschiedene Ausleihen und
Rückgaben zu verwalten. Um die Vorgangsliste zu öffnen, klicken Sie im WinBook-Menü „Allgemein“
auf den Menüeintrag „Vorgänge“. Anschließend öffnet sich die Vorgangsliste:
In dieser Liste werden Ihnen nun alle im System hinterlegten Buchungen angezeigt. Diese sind
bereits in verschiedene Zeiträume unterteilt. Durch kleine Farbsymbole am Zeilenanfang wird der
Status des Vorgangs hervorgehoben (Grün = Abgeschlossen, Rot = Noch verliehen).
Wie in der Medienliste, können in der Vorgangsliste Filter gesetzt werden, um z.B. den
Ausleihzeitraum oder die Klassen einzugrenzen.
Durch einige vordefinierte Filter (z.B. Heutige Vorgänge, Vorgänge letzte Woche, nur offene
Medien…) kann die Liste mit einem Klick gefiltert werden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 60
WinBook Benutzerhandbuch
Zusätzliche Funktionen
Über das Rechtsklickmenü bzw. die Symbolleiste der Liste erhalten Sie Zugriff auf die erweiterten
Funktionen der Vorgangsliste. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
 Medium bearbeiten (
)
Über diesen Befehl in der Symbolleiste bzw. im Rechtsklickmenü können Sie die Detailseite
des Mediums öffnen, das dem aktuell selektierten Vorgang zugewiesen ist. Dieser
Menüeintrag ist nur aktiviert, wenn mindestens ein Vorgang selektiert wurde.
 Leiher bearbeiten ( )
Dieser Befehl öffnet die Detailseite des Leihers der dem aktuell selektierten Vorgang
zugewiesen ist. Über die Detailseite kann man sich dann z.B. über den Gebührenstand des
Leihers informieren. Dieser Menüeintrag ist nur aktiviert, wenn mindestens ein Vorgang
selektiert wurde.
 Historieneintrag löschen ( )
Mit dieser Funktion können Sie einen abgeschlossenen Historien-Eintrag aus WinBook
löschen. Nutzen Sie diese Funktion z.B., wenn eine Fehlbuchung getätigt wurde. Um diese
Funktion nutzen zu können, muss mindestens ein Vorgang selektiert sein, und dieser muss
Abgeschlossen sein.
 Ausleihe verlängern ( )
Mit dieser Funktion kann die Ausleihe eines Mediums verlängert werden.
Eine Verlängerung kann natürlich nur durchgeführt werden, wenn die Ausleihe des Mediums
noch aktiv ist, und das Medium nicht zurückgebucht wurde.
Hinweis: Weitere Funktionen, z.B. das aktualisieren, sortieren oder anpassen
der Spalten funktionieren analog zur Medienliste.
Verlängern einer Ausleihe
Sobald Sie die Funktion „Verlängern einer Ausleihe“ benutzen, wird ein neues Dialogfenster
geöffnet:
15. Juni 2008
danielgraf.media 61
WinBook Benutzerhandbuch
In diesem Fenster können Sie für den gewählten Vorgang ein neues Rückgabedatum auswählen.
Sobald Sie die Schaltfläche „OK“ betätigen, wird der Vorgang verlängert.
Eventuell gesetzte Hinweise bzgl. einer Überfälligkeit des Mediums werden nach einem aktualisieren
der Liste gelöscht und nicht mehr angezeigt.
Kalenderansicht
WinBook kann aktive Vorgänge auch in einer Kalenderansicht visualisieren. Um den Kalender mit den
aktiven Vorgängen zu öffnen, wählen Sie im Menü „Allgemein“ den Menüeintrag „Kalender“. Es
öffnet sich nun die Kalenderansicht:
Über die Datumsauswahl (links oben) können Sie den Fokus des Kalenders auf das ausgewählte
Datum setzen. Standardmäßig wird der aktuelle Tag hervorgehoben.
In der Kalenderansicht finden Sie nun alle Vorgänge aufgelistet, die an dem gewählten Tag fällig sind.
Rückgaben werden dabei in Orange gekennzeichnet, Ausleihen in Grün.
Sobald Sie den Mauszeiger über einen der Einträge bewegen, wird ein kleines Fenster geöffnet, das
erweiterte Informationen zu dem gewählten Vorgang anzeigt.
Sobald Sie mit der rechten Maustaste auf einen Vorgang klicken, können Sie den Leiher bzw. das
Medium dieses Vorganges bearbeiten.
15. Juni 2008
danielgraf.media 62
WinBook Benutzerhandbuch
Verwaltung überfälliger Ausleihen
WinBook gibt Ihnen Hinweise, sobald für ein Medium der festgelegte Ausleihzeitraum hinweg
überschritten wurde. Beispiel:
Die Ausleihe wurde am 10.01.2008 eingetragen.
Die in den Einstellungen festgelegte Ausleihdauer beträgt 7 Tage.
Das Medium muss also spätestens am 17.01.2008 zurückgegeben werden.
Am 18.01.2008 wird das Medium daher in die Überfälligkeitsliste
aufgenommen.
Um diese Medien anzuzeigen, die als Überfällig markiert sind, öffnen Sie die Überfälligkeitsliste.
Den Menübefehl dazu finden Sie im WinBook-Menü „Allgemein“ unter dem Befehl „Überfällig“.
Es wird nun die entsprechende Liste geöffnet:
Der Aufbau der Liste entspricht dem Aufbau der Vorgangsliste, nur dass hier nur Medien angezeigt
werden, die überfällig sind.
In dieser Liste werden zugleich weitere Spalten, wie z.B. die Dauer der Überfälligkeit in Tagen, und
die Mahnstufe, angezeigt.
Zur Einsortierung in die Gruppen der Liste (Letzte Woche, Letzte zwei Wochen…) wird jeweils das
Rückgabedatum zur Verwendung gezogen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 63
WinBook Benutzerhandbuch
Zusätzliche Funktionen
Über das Rechtsklickmenü bzw. die Symbolleiste der Liste erhalten Sie Zugriff auf die erweiterten
Funktionen der Vorgangsliste. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
 Medium bearbeiten (
)
Über diesen Befehl in der Symbolleiste bzw. im Rechtsklickmenü können Sie die Detailseite
des Mediums öffnen, das dem aktuell selektierten Vorgang zugewiesen ist. Dieser
Menüeintrag ist nur aktiviert, wenn mindestens ein Vorgang selektiert wurde.
 Leiher bearbeiten ( )
Dieser Befehl öffnet die Detailseite des Leihers, der dem aktuell selektierten Vorgang
zugewiesen ist. Über die Detailseite kann dann z.B. der Gebührenstand des Leihers
begutachtet werden. Dieser Menüeintrag ist nur aktiviert, wenn mindestens ein Vorgang
selektiert wurde.
 Gebührenvermerk hinzufügen ( )
Dieser Befehl erlaubt es Ihnen, dem Leiher des aktuell markierten Vorgangs einen
Gebührenvermerk hinzuzufügen. In den Gebührenvermerk wird automatisch der Titel des
überfälligen Mediums eingetragen.
HINWEIS: WIRD EIN ÜBERFÄLLIGER VORGANG ABGESCHLOSSEN, ALSO DAS MEDIUM ZURÜCKGEGEBEN, WIRD
AUTOMATISCH DIE ÜBERFÄLLIGKEITS-GEBÜHR BERECHNET UND IM SYSTEM VERMERKT. HIERFÜR MUSS IN DEN
EINSTELLUNGEN VON WINBOOK LEDIGLICH EINE ÜBERFÄLLIGKEITS-GEBÜHR DEFINIERT WERDEN. ANSONSTEN
KÖNNEN SIE DIESE FUNKTION NUTZEN, UM PER HAND EINE GEBÜHR EINZUTRAGEN.
 Verfassen einer Mahnung / Setzen einer Mahnstufe ( )
Nutzen Sie diese Funktion, um dem Leiher eine Mahnung per E-Mail zu senden, oder eine
Mahnung auszudrucken. Lesen Sie dazu auch
15. Juni 2008
danielgraf.media 64
WinBook Benutzerhandbuch
 Erstellen einer Mahnung
Hinweis: Weitere Funktionen, z.B. das aktualisieren, sortieren oder anpassen
der Spalten funktionieren analog zur Medienliste.
15. Juni 2008
danielgraf.media 65
WinBook Benutzerhandbuch
Erstellen einer Mahnung
WinBook kann Ihnen aus einer überfälligen Ausleihe automatisch einen Mahnhinweis erstellen, den
Sie dann dem Leiher per E-Mail oder als Brief zukommen lassen können. Diese Mahntexte können Sie
mit dem Reporteditor natürlich selbst abändern oder neu erstellen.
(Hinweise zum Erstellen eigener Reporte finden Sie im Anhang dieses Handbuches)
Sobald Sie im Menü „Verfassen einer Mahnung“ dem Eintrag „Ausdrucken“ gewählt haben, öffnet
sich folgendes Mahnfenster:
In diesem Fenster können Sie für den selektierten, überfälligen Vorgang nun eine Mahnstufe
festlegen. Mahnstufen dienen der besseren Erkennung von schon bearbeiteten Vorgängen, und
können zudem für die Art der Mahnung (Hinweis oder wirkliche Mahnung) verwendet werden.
Im Textfeld, das sich über den Mahnstufen befindet, können Sie optional eine Vorlagendatei öffnen.
Nutzen Sie dazu den „Öffnen-Button“ rechts neben dem Textfeld, oder klicken Sie auf den Pfeil des
Textfeldes, um alle vorhandenen Mahnungen anzuzeigen. Wenn Sie in diesem Feld keine MahnungsVorlage auswählen, wird vom System eine Standard-Vorlage verwendet.
Über die Auswahlbox „Alle überfälligen Vorgänge des Leihers mahnen“ können Sie optional auf der
Mahnung auch alle anderen, überfälligen Vorgänge des Leihers hinterlegen lassen.
Um die Änderungen im System einzutragen und die Mahnung zu drucken, klicken Sie auf die
Schaltfläche mit dem Drucker-Symbol. Um eine Vorschau zu zeigen, oder die Mahnung per E-Mail zu
senden, wählen Sie entweder die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol oder die Schaltfläche mit der EMail.
Wollen Sie eine neue Reportvorlage erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Report erstellen“
rechts neben der Schaltfläche „Abbrechen“. Die aktuell selektierte Mahnung können Sie über die
Schaltfläche neben dem Öffnen-Button bearbeiten.
Die Mahnung wird nun generiert und, je nach vorheriger Auswahl, ausgedruckt oder das E-Mail
Fenster geöffnet. Zugleich wird die Mahnstufe im System vermerkt, und die Überfälligkeits-Liste
aktualisiert. Haben Sie in den Einstellungen das automatische Archivieren von Dokumenten aktiviert,
wird die Mahnung zudem im WinBook-Dokumenten-Ordner gespeichert.
15. Juni 2008
danielgraf.media 66
WinBook Benutzerhandbuch
15. Juni 2008
danielgraf.media 67
WinBook Benutzerhandbuch
Verlängern einer Ausleihe
Sobald Sie die Funktion „Verlängern einer Ausleihe“ benutzen, wird ein neues Dialogfenster
geöffnet:
In diesem Fenster können Sie für den gewählten Vorgang ein neues Rückgabedatum auswählen.
Sobald Sie die Schaltfläche „OK“ betätigen, wird der Vorgang verlängert.
Eventuell gesetzte Hinweise bzgl. Einer Überfälligkeit des Mediums werden nach einem aktualisieren
der Liste gelöscht und nicht mehr angezeigt.
HINWEISE ZUM ERSTELLEN EIGENER MAHNUNGEN & VORLAGEN FINDEN SIE IM ANHANG DIESES HANDBUCHES!
15. Juni 2008
danielgraf.media 68
WinBook Benutzerhandbuch
Verwaltung von Gebührenkonten
Wenn Sie in Ihrer Bibliothek die automatische Gebührenberechnung von WinBook nutzen, oder auch
Gebühren selbst den jeweiligen Leihern eintragen, können Sie die Gebührenliste zur Verwaltung der
Kontostände verwenden.
Um die Gebührenliste zu öffnen, wählen Sie im Menü „Allgemein“ den Menüeintrag
„Gebührenübersicht“. Es öffnet sich nun die Gebührenliste:
Die Gebührenliste zeigt beim Start nur alle negativen Kontostände an. Folgende Symboliken werden
dafür in der Gebührenübersicht verwendet:
 Kontostand mehr als 10 Euro ( )
Wird das Schein-Symbol mit einem grünen Plus angezeigt, befindet sich das Konto mehr als
10 Euro im Plus. Bei diesem Kontostand ist keine Aktion des Benutzers notwendig.
 Kontostand positiv (weniger als 10 Euro) ( )
Wird das Münzen-Symbol mit einem grünen Plus angezeigt, befindet sich das Konto zwar in
einem positiven Kontostand, allerdings bereits unter 10 Euro. Hier kann eine Aktion des
Bedieners notwendig sein.
 Kontostand negativ (weniger als 10 Euro im Minus) ( )
Wird das Münzen-Symbol mit einem roten Minus angezeigt, befindet sich der Leiher im Soll.
Sie sollten die offenen Gebühren des Leihers einfordern, und über die Einzahlungs-Funktion
einzahlen lassen.
 Kontostand negativ (mehr als 10 Euro im Minus) ( )
Wird das Schein-Symbol mit einem roten Minus angezeigt, befindet sich der Leiher mehr als
10 Euro im Soll. Sie sollten die offenen Gebühren des Leihers einfordern, und über die
Einzahlungs-Funktion einzahlen lassen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 69
WinBook Benutzerhandbuch
Zusätzliche Funktionen
Über das Rechtsklickmenü bzw. die Symbolleiste der Liste erhalten Sie Zugriff auf die erweiterten
Funktionen der Gebührenliste. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
 Leiher bearbeiten ( )
Öffnet die Detailseite des in der Liste gewählten Leihers.
Über diese Detailseite können Sie dann Einzahlungen tätigen, oder den Leiherstatus auf
„Gesperrt“ setzen, damit dieser keine Ausleihen mehr durchführen kann.
 Einzahlung / Auszahlung durchführen ( )
Über diese Schaltfläche können Sie dem ausgewählten Leiherkonto direkt eine Einzahlung
oder eine Auszahlung eintragen. Es wird der Dialog angezeigt, der im nächsten Unterkapitel
erklärt wird.
 Nur negative Gebührenkonten anzeigen ( )
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um in der Gebührenliste nur die Leiherkonten aufzuführen,
deren Stand sich im Soll befindet.
 Alle Gebührenkonten anzeigen ( )
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um in der Gebührenliste alle Leiherkonten aufzuführen. Es
werden sowohl negative, als auch positive Konten gezeigt.
Einzahlungen / Auszahlungen
Sobald Sie die Funktion „Einzahlung / Auszahlung durchführen“ auswählen, öffnet sich ein neuer
Dialog, der die erforderlichen Daten für die Einzahlung oder Auszahlung aufnimmt:
Um Ihre Buchung später nachvollziehen zu können, können Sie für jede Buchung eine Notiz
hinterlegen. Diese kann z.B. Texte wie „Einzahlung am 01.01.2001“ oder „Mahngebühr für das
Medium Momo“ enthalten.
Bei der Berechnung von Mahngebühren / Ausleihgebühren wird eine entsprechende Notiz vom
Programm selbst eingefügt, die dann den Medientitel enthält.
Um eine Einzahlung im System zu vermerken, geben Sie in das Feld „Betrag“ einen positiven Wert
ein, um eine Auszahlung / Abbuchung zu vermerken, einen negativen Betrag.
Mit einem Klick auf „OK“ wird der Gebührenvermerk anschließend in das Benutzerkonto
eingetragen, und der Dialog geschlossen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 70
WinBook Benutzerhandbuch
Ausleihebetrieb mit WinBook
In diesem Teil des Handbuches erklären wir Ihnen, wie Sie mit WinBook Ausleihen und Rückgaben
richtig erfassen. Einige Kapitel bzw. Teile der Kapitel sind am rechten Rand mit einem „Barcode“Symbol gekennzeichnet. Dieses Symbol kennzeichnet eine Funktion, die die Verwendung eines
Barcode-Lesers akzeptiert.
HINWEISE ZUM BEDIENEN DES BARCODE-LESERS FINDEN SIE IM ANHANG DIESES HANDBUCHES!
Schnellausleihe
Als Schnellausleihe wird in WinBook die Ausleihe eines einzelnen Mediums über dessen Detail-Dialog
bezeichnet. Diese Art der Ausleihe wird vor allem in kleinen Bibliotheken oder bei WinBook-Nutzern
ohne Barcodeleser verwendet.
Um ein Medium „Schnell“ zu verleihen, gehen Sie wie folgt vor:
1) Öffnen Sie die Medienliste, und suchen Sie das Medium, das verliehen werden soll.
Für die Suche können Sie z.B. die Filter-Funktion, die Sortierung oder die Suchfunktion der
Medienliste benutzen.
2) Öffnen Sie nun das gefundene Medium über einen Doppelklick auf den Listeneintrag. Der
Detaildialog (siehe Ansicht „Grunddaten“) des Mediums wird nun geöffnet und am
Bildschirm angezeigt.
3) Am unteren Rand des Detaildialoges wird nun die „Ausleihleiste“ angezeigt.
Um das Medium zu verleihen, klicken Sie bitte zunächst auf das Rechteck vor „Verliehen“.
Dadurch werden die Felder „Verliehen an“ und „Von“, „Bis“ aktiviert.
In der Liste „Verliehen an“ können Sie nun, durch einen Klick auf den Auswahlpfeil, einen
Leiher aus der Liste auswählen, an den das Medium verliehen werden soll. Sollte der Leiher
noch nicht in der Datenbank eingetragen sein, können Sie in die Auswahlbox einfach einen
Namen eintragen (im Format „Name, Vorname“). Der Leiher wird automatisch beim
Speichern des Mediums in die Datenbank eingefügt.
In den Felder „Von“ und „Bis“ wird vom System jeweils ein Datum vorgeschlagen, das aus
dem Tagesdatum und der in den Grunddaten eingetragenen Verleihdauer gebildet wird.
Wahlweise können Sie in den Felder „Von“ und „Bis“ einen selbst bestimmten
Verleihzeitraum auswählen.
4) Um die Ausliehe abzuschließen, speichern Sie nun das Medium mit einem Klick auf die
Schaltfläche „Speichern“. Das Medium wird nun gespeichert, und ein neuer Ausleihvorgang
in der WinBook-Datenbank angelegt. Der Vorgang kann ab sofort über die
Vorgangsverwaltung gelistet werden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 71
WinBook Benutzerhandbuch
Schnellrückgabe
Bei der Schnellrückgabe wird ein bereits verliehenes Medium wieder über den Detail-Dialog des
Mediums zurückgebucht. Um die Rückgabe zu verbuchen, führen Sie einfach folgende Schritte aus:
1) Öffnen Sie das Medium, welches zurückgegeben werden soll, über die Suche in der
Medienliste, oder z.B. über die Vorgangs- / Überfälligkeitsliste. Sie sollten anschließend den
Detaildialog des Mediums auf Ihrem Bildschirm sehen.
2) In der Ausleihleiste wird nun der Leiher des Mediums sowie das Ausleih- / Rückgabedatum
angezeigt:
Entfernen Sie nun das Häkchen unter „Verliehen“ durch anklicken, um die Rückgabe des
Mediums ins System einzutragen. Die folgende Frage, ob der Vorgang abgeschlossen werden
soll, beantworten Sie mit „Ja“:
3) Der Vorgang wird nun abgeschlossen, und, falls in den Einstellungen von WinBook festgelegt,
Mahngebühren & Leihgebühren berechnet und das Leiherkonto belastet. Wenn der
Vorgang abgeschlossen ist, wird die Ausleihleiste wieder deaktiviert:
4) Sie können nun das Medium wieder, wie oben beschrieben, an einen anderen Leiher
verleihen, oder das Medium speichern und den Dialog schließen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 72
WinBook Benutzerhandbuch
Direktausleihe & Rückgabe
Die Direktausleihe von WinBook stellt die Hauptfunktion für die Verwaltung sämtlicher Ausleihen
und Rückgaben zur Verfügung. Die Direktausleihe kann



Über Maus und Tastatur
Über einen Barcodescanner
Über Maus, Tastatur und Barcodescanner
gesteuert werden. Im täglichen Leihbetrieb empfehlen wir, falls ein Barcodeleser vorhanden ist,
diesen zu nutzen, da Sie so am sichersten arbeiten und den besten Arbeitsdurchsatz erreichen
können.
Direktausleihe öffnen
Um die Direktausleihe zu öffnen, können Sie wie folgt vorgehen:
 Öffnen der Direktausleihe über Maus + Tastatur:
Zur Direktausleihe gelangen Sie entweder über das WinBook-Menü „Allgemein“ und den
Eintrag „Direktausleihe“, die Tastenkombination „ALT + F11“, über das „Zauberstab“-Symbol
in der Symbolleiste oder den Eintrag „Direktausleihe“ in der rechten Navigationsleiste des
WinBook-Hauptfensters.
 Öffnen der Direktausleihe mit einem Barcode-Scanner: 2
Wenn Sie die Direktausleihe direkt mit einem Barcode-Scanner öffnen wollen, gibt es
wiederum zwei Möglichkeiten:
1) Einscannen des Steuercodes „Direktausleihe“ der Barcode-Tabelle
Bei der Bestellung Ihrer WinBook-Lizenz mit Barcodeleser erhalten Sie von uns
jeweils eine Tabelle mit Steuer-Barcodes. Scannen Sie von dieser Tabelle den
Barcode für „Direktausleihe“ in die Barcode-Leiste3 des Hauptfensters ein. Die
Direktausleihe wird nun geöffnet.
2) Einscannen eines Leiher-Ausweises
In der Standard-Einstellung wird beim einscannen eines Leiher-Ausweises, der
mit WinBook erstellt wurde, automatisch die Direktausleihe für den gescannten
Leiher geöffnet. Über diesen direkten Weg sparen Sie sich zusätzlich die Auswahl
des Leihers im Fenster der Direktausleihe.
Sobald Sie einen der oben genannten Befehle ausgeführt haben, öffnet sich im WinBookHauptfenster der Dialog „Direktausleihe“:
2
Bitte lesen Sie zur Verwendung von WinBook mit einem Barcodeleser auch den Anhang dieses Handbuches!
3
Die Barcode-Leiste bezeichnet die Leiste im unteren Teil des Hauptfensters, die Eingaben des Barcode-Lesers
entgegennimmt.
15. Juni 2008
danielgraf.media 73
WinBook Benutzerhandbuch
Haben Sie über die Barcode-Erfassung einen Leiher-Ausweis eingescannt, wird das Feld „Leiher“
automatisch gesetzt, kann allerdings auch nicht mehr geändert werden. Sollten Sie den falschen
Leiher eingescannt haben, müssen Sie in diesem Fall die Direktausleihe schließen und neu öffnen.
Leiher auswählen
Wenn Sie die Direktausleihe nicht über das Einscannen eines Leiherausweises geöffnet haben,
müssen Sie zuerst einen Leiher für die Ausleihe auswählen. Wenn Sie mit Maus & Tastatur arbeiten,
können Sie im linken, kleinen Feld die ID-Nummer eines Leihers eingeben oder auswählen.
Alternativ können Sie im rechten, größeren Feld einen Leiher über die Namensauflistung auswählen
oder eingeben.
Wenn Sie mit Barcodes 4 arbeiten, genügt es, zur Leiherauswahl den Ausweis des Leihers zu scannen.
Die Direktausleihe erkennt automatisch den eingescannten Leiherausweis, und wählt den passenden
Leiher aus.
4
Bitte lesen Sie zur Verwendung von WinBook mit einem Barcodeleser auch den Anhang dieses Handbuches!
15. Juni 2008
danielgraf.media 74
WinBook Benutzerhandbuch
Medien hinzufügen
 Medien mit Maus und Tastatur zur Direktausleihe hinzufügen
Um ein Medium mit Maus und Tastatur in die Ausleihe aufzunehmen, drücken Sie zuerst die
Schaltfläche „Hinzufügen“ (
). Nachdem Sie auf diese Schaltfläche geklickt haben, öffnet
sich ein neuer Dialog, in dem Sie nun das Medium auswählen können, das verliehen werden
soll. Über verschiedene Auswahlfelder können Sie die Details des zu verleihenden Mediums
festlegen (z.B. Buch-ID, Titel, Zusatzfeld):
 Medien über Barcode einfügen 5
Wenn Sie mit einem Barcodescanner arbeiten, genügt es, in den Dialog der Direktausleihe
das Etikett des Mediums einzuscannen. Dieses wird dann automatisch in die Liste der zu
verleihenden Medien aufgenommen.
Sobald Sie ein Medium wählen wollen, das bereits verliehen, gesperrt oder als Abgang eingetragen
ist, bringt WinBook eine Fehlermeldung, und unterbindet das hinzufügen des Mediums. Wenn Sie
das Medium über Maus und Tastatur hinzufügen, wird Ihnen diese Meldung genauso gezeigt.
5
Bitte lesen Sie zur Verwendung von WinBook mit einem Barcodeleser auch den Anhang dieses Handbuches!
15. Juni 2008
danielgraf.media 75
WinBook Benutzerhandbuch
Rückgabe eines Mediums
Wenn Sie ein Medium zurückgeben wollen, können Sie das auch direkt über die Direktausleihe
erledigen. Es stellt auch kein Problem dar, mehrere Medien an den gleichen Leiher zu verleihen und
zurückzugeben. Wenn Sie ein Medium als zurückgegeben eintragen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
 Medien mit Maus und Tastatur zurückgeben
Um ein Medium zurückzugeben, das in der Direktausleihe als Verliehen vermerkt ist, genügt
es, in der Liste der geliehenen Medien das Häkchen des Medieneintrages zu entfernen:
Sobald die Direktausleihe geschlossen wird, wird das zurückgegebene Medium in der
Datenbank als zurückgegeben vermerkt.
 Medien über Barcode zurückgeben 6
Bei der Rückgabe eines Mediums über Barcode genügt es (wie in der Ausleihe), das
zurückgegebene Medium einzuscannen.
WinBook erkennt in diesem Fall automatisch, dass das Medium an den gewählten Leiher
verliehen wurde, und markiert es durch entfernen des Häkchens zur Buchung der Rückgabe.
Die Medien werden nach dem Schließen der Direktausleihe in der Datenbank wie
beschrieben gebucht.
6
Bitte lesen Sie zur Verwendung von WinBook mit einem Barcodeleser auch den Anhang dieses Handbuches!
15. Juni 2008
danielgraf.media 76
WinBook Benutzerhandbuch
Schließen der Direktausleihe / Quittieren
Sobald Sie den Dialog der Direktausleihe schließen werden alle aufgenommenen Medien als
zurückgegeben bzw. als verliehen gebucht. Die Direktausleihe kann auf mehrere Arten geschlossen
werden:
 Schließen ohne Quittung (
)
Über einen Klick auf die Disketten-Schaltfläche wird die Direktausleihe geschlossen, und alle
Vorgänge werden in der Datenbank verbucht.
 Schließen mit Quittung
Über einen Klick auf den kleinen Pfeil neben dem Diskettensymbol wird der alternative
Befehl „Speichern & Quittung drucken“ aufgeklappt. Dadurch wird zusätzlich zur Verbuchung
eine Quittung für durch den Leiher neu geliehene und die durch diesen bereits geliehene
Medien gedruckt.
 Barcode – Schließen ohne Quittung
Um die Direktausleihe ohne Quittungsdruck über den Barcode-Scanner zu schließen, scannen
Sie einfach von der WinBook Barcode-Tabelle den Barcode für „Ausleihe OK (ohne
Quittung)“ ein. Die Direktausleihe wird daraufhin geschlossen.
 Barcode – Schließen mit Quittung
Um über den Barcodescanner die Direktausleihe zu schließen, und eine Quittung an den
Drucker zu senden, scannen Sie von der WinBook Barcode-Tabelle den Barcode für „Ausleihe
OK (mit Quittung)“ ein. Die Direktausleihe wird geschlossen, und die Quittung an den
Drucker gesendet.
WIRD EIN MEDIUM ZURÜCKGEGEBEN, WIRD JE NACH EINSTELLUNGEN AUTOMATISCH DIE LEIHGEBÜHR BZW. DIE
MAHNGEBÜHR BERECHNET, UND BEIM LEIHER IN DAS KONTO EINGETRAGEN. WURDE EIN LEIHER GESPERRT, KÖNNEN
MEDIEN ZWAR ZURÜCKGEGEBEN, ABER NICHT VERLIEHEN WERDEN.
Festlegen des Quittungsdruckers
Für den Ausdruck der Quittung, die beim Schließen der Direktausleihe optional erstellt wird, kann
direkt im Dialog der Direktausleihe ein fester Drucker gewählt werden, der für jeden Druck
verwendet wird. Um den Drucker festzulegen, klicken Sie in der Statusleiste der Direktausleihe auf
die Schaltfläche „Drucker“. Wählen Sie anschließend den Drucker aus der Liste aus, über den die
Quittung gedruckt werden soll:
15. Juni 2008
danielgraf.media 77
WinBook Benutzerhandbuch
Bearbeiten der Quittung / Quittungsvorschau
Falls Sie vor dem Abschluss der Vorgänge eine Vorschau der Quittung anzeigen wollen, oder die
Quittung bearbeiten wollen, gibt es dafür in der Statusleiste der Direktausleihe zwei Schaltflächen:
 Vorschau der Quittung ( )
Öffnet eine Vorschau der Quittung, so wie Sie am Drucker ausgegeben wird. Sie können diese
Funktion z.B. nutzen, wenn Sie ein zweites Exemplar der Quittung ausdrucken wollen.
 Quittung bearbeiten ( )
Mit dieser Schaltfläche können Sie die Quittungsvorlage öffnen, und bearbeiten. Nach dem
Klick auf diese Schaltfläche wird der Report-Designer mit der Quittungsvorlage geöffnet.
Weitere Informationen zum Report-Designer finden Sie im Anhang dieses Handbuches.
15. Juni 2008
danielgraf.media 78
WinBook Benutzerhandbuch
Zusatztools
WinBook verfügt über einige sogenannte Zusatztools, die Ihnen das Arbeiten mit WinBook und der
zugehörigen Datenbank vereinfachen. Diese Tools erledigen z.B. folgende Aufgaben:




Komprimieren, Prüfen und Reparieren der Datenbank(en)
Anpassen von ISBN-Nummern und Preisen der Datenbank
Schnellsuche nach Covern für alle Medien in der Datenbank
Durchführen eines „Klassenwechsels“.
Prüfen der Datenbank
Die Datenbankprüfung von WinBook prüft & optimiert Ihre Datenbank. Sobald Sie die Funktion
ausführen, werden folgende Prüfungen durchgeführt:
 Unbenutzte Autoren / Verleger, Stichworte und Standorte / Bereiche gesucht
 Leiher ohne komplette Namensangabe gesucht
 Vorgänge (Ausleihen) gesucht, die doppelt vorhanden bzw. nicht möglich sind (z.B. doppelte
Ausleihe eines Mediums zum gleichen Zeitpunkt)
Um die Datenbankprüfung aufzurufen, klicken Sie im WinBook-Hauptmenü auf „Erweitert“,
„Datenbank“, „Prüfen“, oder wählen in der rechten Aufgabenleiste des Hauptfensters den Eintrag
„Datenbankprüfung“ unter der Überschrift „System“. Es öffnet sich nun der Prüfungs-Dialog:
Um die Prüfung der Datenbank zu beginnen, wählen Sie zuerst anhand der Check-Boxen aus, welche
Daten geprüft werden sollten. Im Regelfall genügt die Standard-Auswahl, wie WinBook sie anbietet.
Um die Suche nach falschen bzw. doppelten Einträgen zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche
„Prüfen“ in der Linken Leiste.
15. Juni 2008
danielgraf.media 79
WinBook Benutzerhandbuch
Der Vorgang, der nun ausgeführt wird, kann je nach Anzahl der Datensätze und des PC-Systems
einige Sekunden bis Minuten in Anspruch nehmen.
Nach der Prüfung werden die gefundenen Ergebnisse und die dazu passenden Lösungen in der Liste
angezeigt. Sie können nun die einzelnen selbst noch kontrollieren, und gefundene Probleme, die Sie
nicht beheben wollen (z.B. Einträge, die bestehen bleiben sollen), durch ein Klick auf das Häkchen aus
der Optimierung ausschließen.
Um die Änderungen so zu übernehmen, wie Sie in der Liste angegeben sind, klicken Sie in der rechten
Navigation die Schaltfläche „Änderungen durchführen“. Dieser Vorgang kann wiederum einige
Sekunden bis Minuten in Anspruch nehmen. Nach dem Abschließen der Änderungen werden Sie
durch ein Nachrichtenfenster darauf hingewiesen, und können den Prüfungsdialog schließen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 80
WinBook Benutzerhandbuch
ISBN – Anpassung
Da verschiedene Internetanbieter und Barcodeleser teilweise ISBN-Nummern unterschiedlich
interpretieren, kann z.B. bei der Mediensuche über den Barcodeleser nach einer ISBN-Nummer ein
falsches oder kein Suchergebnis angezeigt werden. Um dieses Problem zu umgehen, bietet WinBook
Ihnen die Funktion der Anpassung der ISBN-Nummern. Während dieser Anpassung werden ISBNNummern ohne Trennstriche in der Datenbank gespeichert, also als reine Zahlenwerte (Bsp.: 978-2266-16120-6 wird zu 9782266161206). Durch diese Umstrukturierung stellen Sie sicher, dass auch
eine per Barcode gescannte ISBN-Nummer in der Datenbank gefunden wird.
Um die Anpassung über die ganze Datenbank durchzuführen, wählen Sie zuerst im WinBook-Menü
„Erweitert“, „Datenbank“, „Wartung“ den Menüpunkt „ISBN-Korrektur“. Es erscheint ein neues
Dialogfenster:
Dieser Dialog zeigt nun in der linken Spalte die ISBN-Nummern mit Trennzeichen, in der rechten
Spalte finden Sie die bereinigte ISBN-Nummer. Über einen Klick auf die Schaltfläche „Starten“
werden alle ISBN-Nummern wie angezeigt übernommen. Nach dem Abschluss der Anpassung
erhalten Sie eine Erfolgsmeldung, und das Dialogfenster wird von WinBook automatisch geschlossen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 81
WinBook Benutzerhandbuch
Preisanpassung
Oftmals werden beim Medienimport von Amazon International Preise im Dollar-Format importiert.
Da zugleich beim Import von Amazon und dem Bibliotheksverband Unterschiede im Datenformat
herrschen (Amazon: Preis = 11,90 €, Bibliotheksverband: Preis = EUR 11,90), enthält WinBook eine
Funktion, die die Preise in ein einheitliches Format bringt.
Die Preise werden dabei nur in der Anzeige geändert, der Wert bleibt jeweils der gleiche.
Werden in der Datenbank Preise in Dollar / DM gefunden, werden diese automatisch Umgerechnet
(bei der Umrechnung von Dollar in Euro nutzt WinBook den jeweils aktuellen Dollar-Tageskurs).
Um die Preisanpassung auszuführen, klicken Sie zuerst im WinBook-Hauptmenü auf „Erweitert“,
„Datenbank“, „Wartung“, „Preise anpassen“. Es öffnet sich folgendes Dialogfenster:
Nach dem Öffnen des Dialogfensters genügt ein Klick auf „Übernehmen“, um die neuen Preise in der
Datenbank zu speichern.
15. Juni 2008
danielgraf.media 82
WinBook Benutzerhandbuch
Cover–Schnellsuche 7
Die Cover-Schnellsuche dient dem Suchen & Importieren von Bildern aus der kompletten Datenbank.
Normalerweise wird beim Öffnen eines Mediums dynamisch aus der Detailseite das Cover-Bild
gesucht & geladen. Wenn Sie dies für alle Medien gleichzeitig machen wollen, z.B. um später einen
Report mit Bildern zu erstellen, können Sie diese Cover-Schnellsuche benutzen. Um mit dem Import
zu beginnen, wählen Sie im WinBook-Hauptmenü unter „Erweitert“ die Funktion „BuchcoverImport“ aus. Anschließend wird das Import-Hauptfenster geöffnet:
Um die Suche nach den Bildern zu starten, klicken Sie einfach in der rechten Navigationsleiste auf die
Schaltfläche „Suche starten“, und beantworten die Anschließende Frage mit „Ja“. Der Import der
Bilderdaten kann jetzt je nach Größe des Datenbestandes und Geschwindigkeit der
Internetverbindung einige Minuten dauern (ca. 15 Minuten / 1000 Medien).
Sobald der Download aller Medienbilder abgeschlossen wurde , wird Ihnen von WinBook ein Hinweis
gegeben, und Sie können die Bilder-Suchfunktion schließen.
Anschließend stehen Ihnen für alle Medien Bilder zur Verfügung, die beim öffnen des Detaildialogs
und beim generieren von Reporten verwendet werden können.
7
Diese Funktion ist nur bei einer bestehenden Internetverbindung verfügbar.
Bitte beachten Sie, dass durch das Downloaden der Bilder eine große Menge an Daten übertragen wird (ca. 30
MB / 1000 Bilder). Es wird daher eine Flatrate empfohlen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 83
WinBook Benutzerhandbuch
Durchführen eines Klassenwechsels
Wenn Sie in WinBook jedem Leiher eine Klasse hinterlegen, können Sie mit dem Klassenwechsel
diese Klassenzuweisung am Ende eines Schuljahres automatisch erhöhen lassen.
WinBook kann jede Klassen- bzw. Gruppenzuweisung erhöhen, die Zahlen enthält. So sind zum
Beispiel folgende Wechsel möglich:
 Klasse 3a -> Klasse 4a
 Jahrgang 2005 -> Jahrgang 2006
 Gruppe 3 -> Gruppe 4
WinBook erhöht dabei automatisch die 1. Zahl, die im Klassenfeld von vorne gesehen erscheint.
Sollten Sie andere Klassenbezeichnungen verwenden, müssen Sie diese leider per Hand ändern, bzw.
über die Export/Import-Funktion aktualisieren lassen. Um den Klassenwechsel zu starten, wählen Sie
im WinBook-Hauptmenü unter „Erweitert“ den Befehl „Klassenwechsel“:
Im Vorschau-Modus werden nun automatisch in der 2. Spalte die alten, und in der 3. Spalte die
neuen Klassenbezeichner, so wie Sie von WinBook umformatiert wurden, angezeigt. Über das
Häkchen vor jedem Eintrag können Sie entscheiden, ob bei dem gewählten Leiher die
Klasseneinstufung geändert werden soll, oder nicht.
Diese Steuermöglichkeit benötigen Sie z.B. bei Leihern, die sitzengeblieben sind, oder nicht vorrücken
werden. Selbstverständlich können Sie dies aber auch im Detail-Dialog für den Leiher bewirken.
Um das Ändern der Klassenzuweisungen durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausführen“.
Die neue Zuordnung wird nun in die Datenbank gespeichert. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang
u.U. einige Minuten in Anspruch nehmen kann.
15. Juni 2008
danielgraf.media 84
WinBook Benutzerhandbuch
Datenbank komprimieren
Wenn Sie eine Access-Datenbank (Standardeinstellung) mit WinBook benutzen, können Sie diese
Datenbank von Zeit zu Zeit komprimieren, und so Speicherplatz sparen. Bei einer Access-Datenbank
werden aufgrund des Multiuser-Zugriffes Änderungen, z.B. das Löschen von Datensätzen, nicht sofort
durchgeführt, sondern an das Ende der Datenbank angefügt. Somit vergrößert sich die Datenbank,
obwohl Sie z.B. 100 Einträge gelöscht haben.
Um die Datenbank von Zeit zu Zeit zu komprimieren, wählen Sie im WinBook-Hauptmenü
„Erweitert“, „Datenbank“, „Wartung“ und „Datenbank komprimieren“:
Die Datenbank wird anschließend komprimiert, und das Endergebnis wird Ihnen am Bildschirm
angezeigt.
HINWEIS: EINE KOMPRIMIERUNG DER DATENBANK IST NUR MÖGLICH, WENN SIE ALS EINZIGER BENUTZER AUF DIE
DATENBANK ZUGREIFEN. KOMPRIMIEREN SIE DIE DATENBANK DAHER AM BESTEN, WENN SONST KEINE BENUTZER MEHR
AUF DIE DATENBANK ZUGREIFEN. ANSONSTEN KANN DIE DATENBANK NICHT ERFOLGREICH KOMPRIMIERT WERDEN.
15. Juni 2008
danielgraf.media 85
WinBook Benutzerhandbuch
Einstellungen
WinBook bietet Ihnen als Nutzer vielfältige Möglichkeiten, um Ihre Bibliotheksarbeit so einfach und
schnell wie möglich abzuwickeln. In den Standardeinstellungen ist WinBook bereits für einen
normalen Büchereibetrieb konfiguriert. Darüber hinaus sind eine Vielzahl von Einstellungen, bzw.
Optionen möglich, mit denen das Systemverhalten verändert werden kann. Dieses Kapitel des
Handbuches bietet Ihnen Tipps & Hilfestellungen zu den einzelnen Optionen, die WinBook bietet.
Um das Menü für die Einstellungen zu öffnen, wählen Sie im Menü „Erweitert“ den Menüpunkt
„Einstellungen“. Anschließend wird der Einstellungs-Dialog geöffnet.
15. Juni 2008
danielgraf.media 86
WinBook Benutzerhandbuch
Aussehen & Fenster
Diese Seite bietet Ihnen die allgemeine Konfiguration von WinBook. Hier legen Sie Anzeigeoptionen,
sowie Details zur Anmeldung fest.
 Willkommens-Seite beim Start zeigen
Aktivieren Sie diese Option, um beim Starten von WinBook automatisch die Startseite mit
Tipps, einer Vorgangsübersicht und oft genutzten Funktionen anzeigen zu lassen.
 Navigationsleiste automatisch aktualisieren
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Navigationsleiste, die Sie rechts im Hauptfenster
von WinBook finden, automatisch jede Minute aktualisiert. Dies kann unter Umständen, je
nach PC-System und Datenbankspeicherort, die Arbeitsgeschwindigkeit von WinBook
beeinträchtigen.
 Auswahlfender im Buch-Bearbeiten-Dialog automatisch öffnen
Ist diese Option aktiviert, werden im Detail-Dialog eines Mediums die Felder Autor, Verlag,
Standort und Bereich automatisch geöffnet, wenn Sie auf das Feld klicken.
 In der Medienliste erweiterte Buchdetails anzeigen
Ist diese Option aktiviert, wird beim „Überfahren“ eines Medieneintrages in der Medienliste
ein kleines Fenster eingeblendet, welches weitere Details über das Medium in einer kurzen
Übersicht bereithält.
 Automatisch Anmelden
In der Drop-Down-Box können Sie auswählen, ob und welcher Benutzer automatisch am
System angemeldet werden soll. Ist hier ein Benutzername ausgewählt, ist beim Starten von
WinBook keine Anmeldung am System notwendig.
15. Juni 2008
danielgraf.media 87
WinBook Benutzerhandbuch
Bibliotheksdetails
In diesem Teil der Einstellungen können Sie die Details Ihrer Bibliothek festlegen. Diese Details
werden z.B. beim Ausdruck einer Liste aus WinBook verwenden.
Die Informationen, welche Sie unter „Kontakt-Email“ und unter „Kontakt-Name“ eingeben, werden
nur für das WinBook webOPAC-System verwendet.
15. Juni 2008
danielgraf.media 88
WinBook Benutzerhandbuch
Medien
Diese Option dient im Allgemeinen den Einstellungen der Medienliste, sowie den Funktionen bei der
Medieneingabe in WinBook.
 Medienliste beim öffnen alphabetisch Filtern
Aktivieren Sie diese Option, um die Medienliste von WinBook automatisch alphabetisch
filtern zu lassen, sobald Sie geöffnet wird. Dies bietet Ihnen einen großen
Geschwindigkeitsvorteil vor allem bei großen Datenbanken, da nicht alle Medien geladen
werden müssen.
 Listen über 1000 Medien nur gekürzt darstellen
Ist diese Option aktiviert, werden in der Medienliste nicht mehr als 1000 Medien angezeigt.
Sobald Ihre Ausgabe mehr als 1000 Medien anzeigen würde, wird ein kurzer Hinweisdialog
angezeigt, der Sie an die Verwendung von Filtern erinnert.
 Mediensignatur (Systematik) automatisch erstellen
Wenn diese Option aktiviert ist, wird, wenn ein Bereich und/oder Standort über ein Kürzel
verfügt, beim speichern eines Mediums automatisch eine Signatur aus Bereichs- /
Standortskürzel und der Mediennummer erstellt. Durch eine solche Systematik kann ein
Medium einfach & schnell eindeutig einem Standort oder Bereich zugeordnet werden.
 Anzahl zugewiesener Medien bei Bereichen, Standorten, Leihern zeigen
Ist diese Option aktiviert, werden in einigen Listen die zugeordneten Medienzahlen angezeigt
(z.B. wie viele Medien einem Autor, Leiher oder Verlag zugeordnet sind). Da die zusätzliche
dieser Medienzahlen die Ladezeit der Listen verlängert, wird empfohlen, diese Option nur zu
aktivieren, wenn Sie wirklich benötigt wird.
15. Juni 2008
danielgraf.media 89
WinBook Benutzerhandbuch
Onlinesuche
Diese Optionen dienen zur Konfiguration der Onlinesuche. Einstellungen, die hier vorgenommen
werden, gelten zugleich für die Onlinesuche, die Medienkomplettierung und die ISBN-Suche. In der
Onlinesuche kann allerdings der Datenprovider auch noch manuell gewählt werden.
Hauptsächlich dient dieser Dialog zur Umschaltung zwischen den Datenprovidern „Deutscher
Bibliotheksverband“ und „Amazon“. Je nach Medienart(en) der Bibliothek bzw. dem alter der
Medien kann es hier notwendig sein, zwischen den beiden Anbietern zu wechseln.
Folgende Optionen können für den Datenanbieter „Bibliotheksverband“ festgelegt werden:


Verbindung über Internet Explorer / Direkte Verbindung
Bei Verbindungsproblemen sollten Sie hier die Option „Verbindung über Internet Explorer“
bevorzugen. Hierbei wird eine Verbindung direkt über den Windows-Explorer hergestellt.
Falls Sie eine direkte Verbindung ins Internet benutzen, können Sie hier „Direkte Verbindung
zum Server“ wählen.
Auswahl der Datenanbieter
Wählen Sie in dieser Liste die Datenanbieter aus, die durchsucht werden sollen. Wenn Sie
mehr Datenanbieter auswählen, bedeutet das mehr Suchergebnisse, allerdings auch eine
längere Abfragezeit.
Falls Sie den Datenanbieter Amazon verwenden wollen, können Sie folgende Optionen festlegen:


Anbieterauswahl
In dieser Dropdown-Box können Sie die zu verwendende Sprache von Amazon auswählen.
Englische Bücher sollten am besten über Amazon International, französische Bücher über
Amazon Frankreich geladen werden. Für deutsche Medien können Sie „(Standard)“ bzw.
Amazon Deutschland verwenden.
Autoren als Stichworte einfügen
In WinBook kann pro Medium nur ein Autor abgespeichert werden. Durch ein aktivieren
dieser Option werden weitere Autoren, die dem Medium bei Amazon hinterlegt sind, als
Stichwort zu den Details des Medium hinzugefügt.
15. Juni 2008
danielgraf.media 90
WinBook Benutzerhandbuch

Automatisch Klappentexte und Rezensionen übernehmen
Ist diese Option aktiviert, übernimmt WinBook bei der Onlinesuche auch erweiterte Details,
Klappentexte und Rezensionen, die zu einem Medium bereitstehen.
Folgende Tabelle soll Ihnen die Auswahl eines Datenanbieters erleichtern:
Datenanbieter Amazon
Datenanbieter Biblioteksverband

Große Anzahl aktueller, im Handel
befindlicher Medien

Ein Großteil aller in Deutschland
verkaufter Medien, auch älterer Medien,
ist im Bibliotheksverband gelistet

Aktuelle Preisangaben in Euro oder
Dollar zu den meisten Medien

Erweiterte Details, die speziell in
Bibliotheken verwendet werden, sind
erfasst

Schnelle Suche mit exakten Ergebnissen

Hinweise zur besitzenden Bibliothek(en)
werden auch erfasst

Suche nach CDs, DVDs und Videos
möglich

Gute Klappentexte & Rezensionen
verfügbar
15. Juni 2008
danielgraf.media 91
WinBook Benutzerhandbuch
Bilder & Cover
WinBook speichert Bilder bzw. Covers der Medien auf Ihrer Festplatte zwischen. Durch dieses
Zwischenspeichern der Bilder ist es nicht mehr nötig, die Bilder bei jedem öffnen eines Mediums aus
dem Internet zu laden. Die Bilder können einfach von der Festplatte geladen werden.
Auch wenn Sie einen bebilderten Report erstellen wollen, sind diese Cover-Bilder auf der Festplatte
notwendig.
Die Bilder werden standardmäßig in einem Ordner gespeichert, der von allen Benutzern benutzt
werden kann. Sollten Sie diesen Speicherort ändern wollen, um z.B. die Bilder im Netzwerk speichern
zu können, nutzen Sie dafür die Schaltfläche neben dem Textfeld. Es erscheint nun ein neuer Dialog,
in welchem Sie den neuen Ordner auswählen können.



Beim öffnen einer Medienseite automatisch ein Bild suchen
Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim öffnen der Detailseite automatisch ein Cover für
dieses gesucht. Für diesen Vorgang ist eine Internetverbindung erforderlich. Falls Sie keine
Cover-Bilder benötigen, oder über keine Internetverbindung verfügen, können Sie diese
Option deaktivieren.
Cache öffnen
Diese Funktion öffnet den Ordner, welcher die zwischengespeicherten Bilder enthält. Hier
können Sie z.B. Bilder per Hand löschen, oder Sie einfach nur durchsuchen.
Cache löschen
Diese Funktion löscht den Bilder-Cache, also alle zwischengespeicherten Bilder. Dieser
Vorgang sollte von Zeit zu Zeit durchgeführt werden, oder aber auch, wenn Sie eine neue
Datenbank erstellen / verwenden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 92
WinBook Benutzerhandbuch
Ausleihe & Rückgabe
Auf dieser Seite der Einstellungen können Sie verschiedene Optionen der Ausleihe & Rückgabe
ändern. Diese Optionen werden sowohl bei der Schnellausleihe, als auch bei der Direktausleihe
verwendet.




Ausleihgebühr
Hier können Sie festlegen, welche Summe pro Ausleihe eines Mediums verlangt werden soll.
Diese Summe wird dann bei der Medienrückgabe dem Konto des Leihers abgezogen.
Mahngebühr
Sobald ein Medium länger verliehen ist, als es ursprünglich verliehen werden sollte, wird pro
Überfälligen Tag die Mahngebühr berechnet. Die Mahngebühr wird komplett bei der
Rückgabe des Mediums vom Konto des Leihers abgezogen.
Normale Verleihdauer pro Medium (in Tagen)
Sobald ein Medium über die Direktausleihe verliehen wird, wird als Rückgabedatum der
aktuelle Tag + die Anzahl der eingestellten Tage eingetragen. Bei der Schnellausleihe über die
Detailseite wird das Rückgabedatum zwar standardmäßig gesetzt, kann aber nachträglich
noch abgeändert werden.
Leiherkonten unter folgendem Gebührenstand sperren
Wird hier ein Betrag eingegeben, wird beim Start von WinBook geprüft, ob sich der
Kontostand eines Leihers unter dem angegebenen Betrag befindet. Ist dies der Fall, wird das
Leiherkonto zeitweise bis zur Aufhebung der Sperre gesperrt.
15. Juni 2008
danielgraf.media 93
WinBook Benutzerhandbuch
Archivierung
In diesem Dialog können Sie einen Pfad festlegen, in dem WinBook Mahnungen sichert. Die
Mahnungen, die Sie z.B. über den Überfälligkeits-Dialog erstellen können, werden in diesem
Verzeichnis als Textdateien bzw. RTF-Dateien abgelegt.
Um Mahnungen zu archivieren, muss unter „Mahnungen automatisch in diesem Ordner
archivieren“ ein Häkchen gesetzt werden.
Inventarisierung
Dieser Dialog dient der Festlegung der Parameter für die in WinBook integrierte Inventarisierung von
Medien.
Sobald Sie einen Bereich festlegen, in dem die Inventarisierung aktiviert werden soll, werden
Medien, die in diesem Zeitraum verliehen oder zurückgegeben werden, automatisch als
Inventarisiert in die Medienliste eingetragen. Somit erhalten Sie ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand
eine Übersicht, welche Medien vorhanden, und welche abgängig sind.
Mit der Funktion „Zurücksetzen des Inventarisierungs-Status“ können Sie den InventarisierungsStatus von allen Medien, oder nur Medien aus bestimmten Bereichen oder Standorten, zurücksetzen.
Die Medien sind dann als „Nicht inventarisiert“ gekennzeichnet.
15. Juni 2008
danielgraf.media 94
WinBook Benutzerhandbuch
Proxyserver
In diesem Teil der Einstellungen können Sie, falls vorhanden, einen speziellen Proxyserver für
WinBook einrichten. Ein solcher Proxyserver wird oftmals in Schulen und Firmen benötigt, in denen
kein direkter Zugriff ins Internet möglich ist.
In der Standardeinstellung verwendet WinBook den Proxyserver, der auch für den Internet Explorer
festlegt wurde. Wurde im Internet Explorer kein Proxy hinterlegt, verwendet auch WinBook keinen
Proxyserver für den Internetzugang.
Falls Sie nicht wissen, ob und welchen Proxyserver Sie in Ihrem Netzwerk verwenden, fragen Sie bitte
in Ihrer zuständigen IT-Abteilung oder bei einem Administrator nach. Dieser kann, im Falle einer
Proxy-Verwendung, auch die notwendigen Einstellungen in WinBook vornehmen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 95
WinBook Benutzerhandbuch
Automatische Datensicherung
WinBook bietet Ihnen die Möglichkeit, automatisch beim Beenden der Software eine Datensicherung
anzulegen. Die Einstellungen hierfür können Sie in diesem Einstellungsmenü vornehmen.


Sicherungs-Ordner
Hier können Sie den Ordner festlegen oder auswählen, in dem die Sicherungsdateien von
WinBook abgelegt werden sollen. Es werden maximal 4 Datensicherungen pro Tag erstellt,
die älteste Sicherungsdatei wird jeweils wieder überschrieben.
Automatische Datensicherung beim Beenden aktiv
Wenn diese Option aktiviert ist, erstellt WinBook beim Beenden automatisch, ohne
Rückfrage eine Datensicherung ins angegebene Verzeichnis. Es wird nur ein Dialog angezeigt,
der den aktuellen Status der Datensicherung angibt.
Ist diese Option deaktiviert, ist nur die normale Datensicherung aktiv (bei der normalen
Datensicherung werden Sie aus Datensicherheitsgründen alle 3 Tage gefragt, ob Sie eine
Datensicherung anlegen wollen).
Das Erstellen eines Backups per Hand über das WinBook-Menü bzw. die Datensicherungssoftware ist
unabhängig von dieser Option jederzeit möglich.
15. Juni 2008
danielgraf.media 96
WinBook Benutzerhandbuch
Barcode
Dieser Dialog dient der erweiterten Parametrisierung von WinBook in Verbindung mit Barcodes.
Diese Optionen sind seit Version 4.2 in WinBook verfügbar, und ermöglichen ein genaueres Anpassen
der Suche nach Barcodes im Datenbestand.
FOLGENDE OPTIONEN KÖNNEN ZUR ALLGEMEINEN BARCODE-ERKENNUNG FESTGELEGT WERDEN:


Beim Scannen eines Leiherausweises Direktausleihe öffnen
Wenn diese Option aktiviert ist, öffnet WinBook die Direktausleihe, wenn Sie einen
Leserausweis über den Barcodeleser einscannen. Ist diese Option deaktiviert, wird die
Detailseite des Leihers geöffnet, der eingescannt wurde. Hier wird empfohlen, die
Direktausleihe zu öffnen, um den Bibliotheksbetrieb nicht unnötig zu erschweren.
Rückbuchhinweis automatisch nach „n“ Sekunden schließen
Wenn Sie mit Ihrem Barcodeleser ein Medium einscannen, welches aktuell verliehen ist, wird
ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie wählen können, ob Sie das Medium zurückgeben oder
den Vorgang abbrechen wollen.
Wenn Sie bei dieser Option ein Häkchen setzen und eine Zeit in Sekunden auswählen, wird
dieser Dialog, ob Rückgabe oder Abbruch, automatisch nach n Sekunden geschlossen, und
das Medium zurückgegeben. Durch das automatische Schließen müssen Sie den
Barcodeleser bei der Rückgabe nicht aus der Hand legen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 97
WinBook Benutzerhandbuch
FOLGENDE OPTIONEN DIENEN DER „FEHLERTOLERANTEN SUCHE“:
Sobald vom Benutzer mit einem Barcodeleser ein Barcode gescannt wurde, versucht WinBook,
diesen Code als Leiherausweis (mit Leiher-ID), Medienetikett (mit Buch-ID) oder ISBN-Nummer zu
interpretieren.
Da es in vielen Bibliotheken auch fällte gibt, in denen z.B. das Zusatz-Feld eines Buches oder eines
Leihers als Barcode ausgedruckt wird, können Sie unter „Fehlertolerante Suche“ weitere Felder
definieren, in denen nach unbekannten Barcodes gesucht wird.
Ein Beispiel:
Sie verwenden in Ihrer Schule schon ein Programm zur Schülerverwaltung, mit dem Sie auch Ihre
Leiherausweise erstellen. In WinBook haben Sie daher die Schülernummern, die Ihr
Verwaltungsprogramm erstellt und verwendet, in das Feld „Zusatz 1“ importiert. Da WinBook bei
Leiherausweisen nur das Feld „Leiher-ID“ durchsucht, werden natürlich die passenden Leiher zum
Schülerausweis in der Datenbank nicht gefunden.
Sobald Sie nun in den Einstellungen unter „Suche in Leiherliste“ die Suche im „Zusatzfeld 1“
aktivieren, wird beim Scannen eines Leiherausweises nun auch das Feld Zusatzfeld 1 der
Leihertabelle durchsucht, und der passende Leiher zum Schülerausweis kann gefunden werden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 98
WinBook Benutzerhandbuch
Datenbankeinstellungen
WinBook bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Datenbanken & Datenbanktypen zur
Datenspeicherung zu verwenden. Dies bietet Ihnen den großen Vorteil, die Datenbank an Ihre
Bibliotheksgröße und an Ihre Anforderungen anzupassen.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, die die verfügbaren Datenbanktypen und die dazu empfohlene
Bibliotheksgröße auflistet:
MDB-(Access)-Datenbank
Microsoft SQL Server
Firebird Server
Geeignet für private
Büchersammlungen und kleine
bis Mittlere Bibliotheken (bis
ca. 20.000 Medien)
Geeignet für mittlere bis große
Bibliotheken (bis zu ca.
1.000.000 Medien)
Geeignet für mittlere bis große
Bibliotheken (bis ca. 500.000
Medien* )
+ Keine Installation notwendig,
Mehrbenutzerfähig, durch
kopieren der Datenbankdatei
„Netzwerkfähig“
+ für große Datenbanken und
schnelle Abfragen geeignet,
optimaler
Mehrbenutzerbetrieb,
kostenlose Express-Version
+ für große Datenbanken und
schnelle Abfragen, auch unter
Linux verwendbar,
Mehrbenutzer- &
Netzwerkfähig
- Bei mehr als 10.000 Medien
mäßige Performance, nicht
optimal geeignet für mehr als 5
gleichzeitige Datenbanknutzer
- Extra Installation notwendig,
- Extra Installation des Servers
für Vollversion (Mehrprozessor- notwendig, keine Assistenten
Rechner, mehr als 2 GB
zur Konfiguration
Arbeitsspeicher) hohe
Lizenzkosten
ERKLÄRUNG ZU DATENBANKEN – ALLGEMEIN
Eine Datenbank dient WinBook zum ablegen Ihrer Daten.
Um alle Arten von Bibliotheken verwalten zu können, ist WinBook in der Lage, mehrere
Datenbanktypen zu verwalten. Je nach Größe des Datenbestandes kann eine Datenbank verwendet
werden, die leistungsfähiger bzw. schneller ist, als andere Datenbanken.
Auch in der Art der Benutzer- / Systemverwaltung und Verwaltungsfunktionen unterscheiden sich
diese Datenbanken grundlegen.
Wir empfehlen im Regelfall (in ca. 99% der Fälle), die auf der nächsten Seite beschriebene „MDBDatenbank“ zu verwenden.
Diese Datenbank besteht aus lediglich einer Datei, die im Grundsatz wie z.B. eine Excel-Tabelle
verwendet werden kann. Sie können also diese Datenbankdatei kopieren, austauschen, oder z.B. im
Netzwerk auf einem Netzwerkordner mit mehreren Benutzern verwenden.
Da diese Datenbank alle WinBook-Funktionen komplett unterstützt, sollte diese Datenbank
verwendet werden. Vor dem Einsatz eines anderen Datenbanktypen bitten wir Sie, uns per E-Mail zu
kontaktieren, um Ihnen notwendige Hinweise geben zu können.
15. Juni 2008
danielgraf.media 99
WinBook Benutzerhandbuch
MDB (Access) Datenbank
Eine Access-Datenbank besteht aus nur einer Datei mit der Dateierweiterung „mdb“.
Durch den Vorteil, dass für die Datenbank nur eine Datei notwendig ist, eignet sich dieser
Datenbanktyp z.B. für die Synchronisation und Verwendung auf USB-Sticks, oder für kleine
Bibliotheken, die keine extra Software für die Datenbank installieren wollen.
Selbstverständlich kann sich diese mdb-Datei auch auf einem Netzlaufwerk oder im Netzwerk
befinden, um von mehreren Computern auf diese zugreifen zu können.
WICHTIGER HINWEIS:
Sobald eine mdb-Datei von einem Benutzer über WinBook geöffnet wird, wird eine zu der mdb-Datei
gehörende ldb-Datei erzeugt. Diese ldb-Datei enthält Informationen über die gerade angemeldeten
Benutzer und Dateizugriffe.
Damit diese Datei erstellt werden kann, und die Nutzung der Datenbank ohne Probleme erfolgen
kann, müssen Benutzer, die auf die Datenbank zugreifen, Schreib- & Löschrechte auf den kompletten
Ordner besitzen, in dem sich die mdb-Datei befindet.
Erstellen einer MDB-Datenbank
Um eine WinBook-Datenbank neu anzulegen, z.B. um Datensätze in einer anderen Datenbank zu
speichern, oder von Grund auf neu zu beginnen, wählen Sie den Menübefehl „Erweitert / Datenbank
/ Neue Datenbank erstellen“.
WinBook fordert Sie nun auf, für die Datenbank einen Dateinamen und einen Speicherort
auszuwählen. Geben Sie bitte diese Daten an, und klicken Sie im Dialogfenster auf „Speichern“.
Die Datenbank wird nun unter dem gewählten Namen und Pfad erstellt, und nach einem Neustart
von WinBook aktiviert.
Auswählen / Wechseln der MDB-Datenbank
Um die aktuelle Datenbank zu wechseln, z.B. um mit einem anderen Datenbestand arbeiten zu
können, oder auf eine alte Datenbank zurückzuschalten, wählen Sie den Menübefehl „Erweitert /
Datenbank / Datenbank ändern (mdb)“.
Anschließend erscheint ein Fenster, in dem Sie die MDB-Datei auswählen können.
Nach einem Klick auf „Öffnen“ wird die Datenbank geöffnet und geprüft. Anschließend steht die
Datenbank nach einem Neustart von WinBook sofort zur verfügung.
15. Juni 2008
danielgraf.media 100
WinBook Benutzerhandbuch
Firebird Datenbank
Frühere Versionen von WinBook wurden auch mit einer Firebird-Demodatenbank ausgeliefert, bzw.
als Hauptdatenbanksystem wurde Firebird verwendet. Mit Einführung der Version 4.0 wird aus
Kompatibilitäts- und Benutzerfreundlichkeitsgründen die Demo-Version ausschließlich mit der
Access-Datenbank ausgeliefert.
WICHTIGER HINWEIS:
Bei der Firebird Einzelrechnerdatenbank kann nur ein Nutzer zur gleichen Zeit auf die
Datenbankdatei zugreifen. Außerdem muss sich die Datenbank auf einem lokalen Laufwerk des PCs
befinden. Wollen Sie, dass mehrere Benutzer gleichzeitig an der Datenbank arbeiten können, müssen
Sie entweder auf eine Access-Datenbank umstellen (siehe Anhang, „Dateikonvertierung“), oder eine
Firebird-Serverdatenbank verwenden.
Konfigurationsdialog:
Da die Firebird-Datenbank auf zwei Arten genutzt werden kann (Lokale Datenbank /
Serverdatenbank), haben manche der Felder je nach Datenbanktyp verschiedene Bedeutungen, bzw.
sind verschiedenen Eigenschaften zugewiesen:




Lokale Datenbank / Serverdatenbank
Hier können Sie festlegen, ob Sie eine Lokale Datenbank (FDB-Datei), oder eine
Serverdatenbank verwenden. Bei der Serverdatenbank muss auf einem PC der FirebirdServer installiert werden, um die Datenbankabfragen ausführen zu können.
Datenbankserver
Geben Sie hier die IP-Adresse bzw. den Hostnamen des Datenbankservers an, wenn Sie eine
Serverdatenbank verwenden. Wenn Sie eine lokale Datenbank, also eine FDB-Datei
verwenden, ist hier keine Angabe notwendig.
Datenbank
Wenn Sie eine lokale Datenbank verwenden, können sie hier über den Dateiauswahl-Schalter
eine FDB-Datei auswählen, auf die Sie zugreifen wollen. Arbeiten Sie mit einer
Serverdatenbank, muss hier der Dateiname auf dem Server bzw. ein zugeteilter Alias
eingegeben werden.
Benutzername / Passwort
Geben sie hier den Benutzername und das Passwort für die Datenbank an. Sollten Sie die
Datenbank aus WinBook erzeugt haben, müssen Sie die hier eingegebenen Daten nicht
ändern.
15. Juni 2008
danielgraf.media 101
WinBook Benutzerhandbuch
Über die Schaltflächen „Neu“ und „Testen“ können Sie eine neue Datenbank anlegen, bzw. die
eingestellte Datenbank auf Kompatibilität mit WinBook testen.
SQL Server Datenbank
Die SQL-Server Datenbank ist die zu bevorzugende Datenbank, wenn es um die schnelle
Verfügbarkeit von großen Datenmengen geht. Der SQL Server von Microsoft ist in der ExpressVersion kostenlos, die auch weit über 100.000 Medien problemlos verarbeiten kann. Bevor Sie eine
SQL Server Datenbank verwenden bzw. konfigurieren können, müssen Sie den SQL Server installieren
(siehe Handbuch „SQL Server“)
Konfigurationsdialog:



Datenbankserver
Geben Sie hier die IP-Adresse bzw. den Servernamen des Datenbankservers an. Ist der SQL
Server als benannte Instanz installiert, müssen Sie den Instanznamen anfügen (hier z.B.
\SQLEXPRESS)
Integrierte Windows-Authentifizierung / Benutzername / Passwort
Wählen Sie hier aus, wie Sie sich an der Datenbank authentifizieren. Wenn das Feld
„Windows-Authentifizierung“ gewählt wurde, werden Sie mit Ihren aktuellen WindowsBenutzerdaten (bzw. Netzwerkdaten) am Server angemeldet. Ist die WindowsAuthentifizierung nicht ausgewählt, müssen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort
angeben.
Datenbank
Hier können Sie den Datenbanknamen angeben bzw. auswählen, den die WinBookDatenbank auf dem Server trägt. Wurde die Datenbank über WinBook erzeugt, heißt diese
im Regelfall „WinBook“.
Wie bei anderen Datenbanken stehen Ihnen auch bei einem SQL Server die Funktionen „Testen“,
„Neu“ und „Ping“ zur Verfügung. Über den Befehl „Ping“ können Sie mithilfe eines Netzwerk-Pings
prüfen, ob der eingegebenen Server verfügbar ist, oder nicht.
15. Juni 2008
danielgraf.media 102
WinBook Benutzerhandbuch
Neue SQL Server Datenbank
Um eine neue Datenbank auf einem SQL Server anlegen zu können, muss der SQL Server im
Netzwerk oder auf dem eigenen PC installiert sein, und Sie müssen Zugriffsrechte bzw. die
Zugangsdaten für diesen Server besitzen. Wenn Sie die Installation auf einem SQL Server in Ihrer
Firma oder in der Schule durchführen wollen, fragen Sie am besten Ihren Systemadministrator bzgl.
der Installation und den Berechtigungen.
Um die neue Datenbank anzulegen, klicken Sie zuerst im Konfigurationsfenster für den SQL Server
(SQL Server Datenbank) auf die Schaltfläche „Neu“ in der Statusleiste. Es öffnet sich ein neues
Fenster:
 Komplette Datenbank erstellen
Wenn Sie diese Option auswählen, wird auf dem Server eine komplette Datenbank erstellt.
Diese Datenbank enthält dann alle notwendigen Tabellen, die für die Speicherung von
WinBook-Objekte notwendig ist. Ist die Option „Datenbankbenutzer WinBook anlegen“
gewählt, wird zur Datenbank auch ein Benutzer angelegt, der Zugriff auf die WinBookDatenbank erhält.
 WinBook-Tabellen in vorhandene Datenbank einfügen
Dieser Befehl erzeugt nur die notwendigen Tabellen in einer bereits vorhandenen
Datenbank. Wird dieser Befehl ausgewählt, muss im Feld „Datenbankdatei“ kein Dateiname
eingegeben werden.
 IP / Hostname des Servers
Geben Sie hier die IP-Adresse bzw. den Rechnernamen des Servers an, auf dem die
Datenbank oder die Tabellen erzeugt werden sollen.
 Benutzername / Passwort, Windows-Authentifizierung
Wählen Sie hier aus, ob Sie sich mit einem Benutzernamen und einem Passwort, oder über
die Integrierte Windows-Anmeldung an dem Server anmelden wollen.
 Name der Datenbank
Hier kann der Name der Datenbank angegeben werden, die auf dem Server erzeugt wird. Sie
können hier allgemein „WinBook“ verwenden, oder einen aussagekräftigen Namen, wie z.B.
„Produktivdaten“, „Lehrerbibliothek“, „Schülerbücherei“ verwenden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 103
WinBook Benutzerhandbuch
 Datenbankdatei
Hier muss der Name der neuen Datenbankdatei angegeben werden.
DIESER NAME ENTSPRICHT DEM DATEINAMEN AUF DEM SERVER!
SOLLTEN SIE SICH NICHT SICHER SEIN, WELCHER DATEINAME HIER ZU VERGEBEN IST, LEGEN SIE BITTE AUF DEM
SQL SERVER (Z.B. ÜBER DAS SQL SERVER MANAGEMENT STUDIO) EINE NEUE DATENBANK AN, UND WÄHLEN
IN WINBOOK „WINBOOK-TABELLEN IN VORHANDENE DATENBANK EINFÜGEN“ AUS, UM NUR DIE TABELLEN
OHNE DATENBANK ZU ERZEUGEN.
Über einen Klick auf „Erstellen“ in der Symbolleiste wird die Datenbank nun erstellt, und eine
Erfolgsmeldung angezeigt.
Schlägt das Erstellen der Datenbank fehl, wird einen entsprechende Fehlermeldung angezeigt.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Schließen“ wird dieser Dialog geschlossen, und Sie gelangen
zurück in das Konfigurationsmenü, wo Sie anschließend die gerade erzeugte Datenbank einstellen
können.
15. Juni 2008
danielgraf.media 104
WinBook Benutzerhandbuch
Reporte & Listen
WinBook kann aufgrund eines leistungsfähigen Report-Designers eine Vielzahl von Listen, Statistiken
und Datenblättern erstellen. Diese Listen können je nach Typ z.B. für folgende Zwecke verwendet
werden:
 Medienlisten, z.B. zum Ausdruck eines Medienkataloges oder zur Auslage in Bibliotheken
 Inventarlisten, z.B. zum Feststellen abgehender Medien
 Statuslisten, um ausgeliehene, gesperrte oder nicht inventarisierte Medien feststellen zu
können
 Ausleihlisten klassenweise geordnet, z.B. um jedem Klassenleiter am Monatsende die noch
offenen Ausleihen seiner Schüler zukommen zu lassen
 Statistiken, z.B. fleißigste Leiher, Anzahl der Medien pro Bereich oder Standort,
Jahresübersichten der Ausleihen…
Reporte aus Vorlagen erstellen
WinBook liefert bereits einige vordefinierte Reporte mit, welche über eine Vorlagenfunktion geöffnet
werden können. In dieser Vorlagenfunktion können Sie auch eigene Reporte einfügen, und diese
dann per Mausklick direkt im Vorschau-Modus betrachten.
Um in die Vorlagenfunktion zu wechseln, klicken Sie im WinBook Hauptmenü auf „Reporte“, „Report
aus Vorlage“.
Es öffnet sich nun das Vorschaufenster:
15. Juni 2008
danielgraf.media 105
WinBook Benutzerhandbuch
In diesem Vorschaufenster werden nun in der Auswahlliste links alle Reporte angezeigt, die Ihnen zur
Verfügung stehen. Diese Reporte sind bereits in 3 Unterbereiche untergliedert.
Sobald Sie auf einen Report in der Auswahlliste klicken, wird im rechten Fenster der angeklickte
Report geladen.
Dieser angezeigte Report kann aus dem Vorschaufenster direkt gedruckt, exportiert oder kopiert
werden. Folgende Funktionen stellt die Symbolleiste des Vorschaufensters zur Verfügung
(Schaltflächen von links nach rechts beschrieben):
 Drucken
Diese Funktion druckt den aktuell im Designer angezeigten Report. Es wird ein DruckerDialog angezeigt, in welchem Sie den Drucker wählen, und z.B. die Seitenzahl begrenzen
können.
 Speichern
Mit dieser Funktion können Sie den fertigen Report speichern, und später jederzeit mit dem
Report-Designer wieder öffnen.
 Bericht exportieren
Über diese Schaltfläche können Sie den Bericht in verschiedene Export-Formate, z.B. Adobe
PDF, Microsoft-Office-Formate, verschiedene Bilderformate, etc. exportieren. Der Report
kann dann mit den entsprechenden Softwaretools weiter bearbeitet werden.
 Bericht per E-Mail senden
Mit dieser Schaltfläche können Sie den geöffneten Report direkt per E-Mail senden. Der
Report wird in einem auswählbaren Format (z.B. PDF, BMP) an eine E-Mail angehängt.
 Seitengröße
Mit dieser Funktion können Sie die Seitengröße des Berichtes an verschiedene, vordefinierte
und benutzerdefinierte Formate anpassen.
 Lesezeichen / Miniaturansichten
Bei einigen Reporten werden Lesezeichen eingefügt, um schneller im Report navigieren zu
können. Diese Lesezeichen, sowie Miniaturansichten der einzelnen Seiten des Reportes
können hier eingeblendet werden.
 Suchen
Über diese Funktion können Sie im Report nach verschiedenen Stichworten suchen.
 Bildschirmaufteilung
Mit den nächsten 4 Schaltflächen können Sie festlegen, wie viele Seiten des Berichtes auf
dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Diese Funktion betrifft nur in der Vorschau, die
Druckfunktion sowie der Export sind von dieser Funktion nicht betroffen.
 Zoom
Über die Schaltflächen sowie das Textfeld können Sie den Report vergrößern / verkleinern
oder selbst einen Zoomfaktor festlegen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 106
WinBook Benutzerhandbuch
Bearbeiten einer Vorlage
orlage
Vorlagen, die mit WinBook ausgeliefert werden, können
kön
Sie selbstverständlich selbst nachträglich
noch bearbeiten, z.B. um Ihre eigenen Logos oder Beschriftungen einbinden zu können. Diese
angepassten Reporte können dann, wie im folgenden erläutert, in das Vorlagenfenster eingebunden
werden, um sie, wie in WinBook verankerte Reporte, mit einem Mausklick öffnen zu können.
Um eine Vorlage bearbeiten zu können, wählen Sie diese zuerst in der Vorlagenliste aus, sodass Sie
im Fenster angezeigt wird.
Anschließend klicken Sie in der Statusleiste des Fensters auf die
die Schaltfläche für „„Vorlage
bearbeiten“:
Anschließend wird der Report-Editor
Editor8 geöffnet, mit dem Sie den Report bearbeiten können.
Hinzufügen eines eigenen Reportes
Um einen eigenen gespeicherten Report in die Liste der Vorlagen einzufügen, benutzen Sie die
Schaltfläche „Hinzufügen“ ( ).. Nach einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie eine Report
Report-Datei
auf Ihrem PC auswählen, die Sie in die Liste einfügen wollen. Diese Report-Dateien
Dateien müssen mit dem
WinBook-Reportdesigner
Reportdesigner erstellt worden sein, und enden mit der Dateierweiterung „.mrt“.
Nach dem Hinzufügen eines solchen Reportes wird dieser in der Liste angezeigt:
Um einen Report, der sich in der Auflistung unter „Eigene Reporte“ befindet zu entfernen,
selektieren Sie den Eintrag in der Liste, und klicken
klick analog zum Hinzufügen
inzufügen die Schaltfläche
„Entfernen“ (
). Der Report wird dadurch wieder aus der Liste entfernt.
Erstellen eines neuen Reports
Um einen neuen Report, ohne bearbeiten einer Vorlage, erstellen zu können, können Sie einfach in
der Statusleiste des Vorlagenfensters die Schaltfläche „Neuer
„
Report“ (
) benutzen.
Alternativ können Sie im WinBook-Hauptmenü
WinBook
über das Menü „Reporte
Reporte / Designer öffnen
öffnen“ in den
Reportdesigner wechseln, und einen neuen Bericht, optional mit einem Assistenten, erstellen.
8
Weitere Informationen zum Benutzen des Report-Designers
Report Designers finden Sie im Anhang dieses Handbuches.
15. Juni 2008
danielgraf.media 107
WinBook Benutzerhandbuch
Ausdruck der Barcode-Tabelle
Um alle Funktionen in WinBook per Barcode bedienen zu können, verfügt WinBook über eine
Barcode-Tabelle, die alle wichtigen Steuercodes enthält. Um diese Tabelle zu drucken, öffnen Sie die
Report-Vorschau über das Menü „Reporte / Barcode-Tabelle“:
Über die Schaltfläche „Drucken“, die erste Schaltfläche links in der Symbolleiste, können Sie den
Report sofort ausdrucken, und mittels dieser Steuercodes die Ausleihe mit dem Barcode-Leser
abwickeln. Nach kurzem Üben sollte es Ihnen gelingen, die Ausleihe, ohne Benutzung der Maus oder
Tastatur, nur mit dem Barcodeleser durchführen zu können.
15. Juni 2008
danielgraf.media 108
WinBook Benutzerhandbuch
Erstellen von Etiketten
Um Medienetiketten oder Leiherausweise zu erstellen, bietet Ihnen WinBook neben dem
leistungsfähigen Report-Designer einen Etiketten-Assistenten, der Sie einfach Schritt für Schritt durch
das Erstellen von Etiketten leitet. Dieser Etiketten-Assistent unterstützt alle aktuell auf dem Markt
befindliche Standard-Etiketten, kann aber auch mit eigenen oder nicht unterstützten Etiketten
benutzt werden.
Den Etiketten-Assistenten erreichen Sie über das WinBook Hauptmenü „Reporte / EtikettenAssistent“
Modusauswahl
Im ersten Dialogfenster werden Sie gefragt, ob Sie bereits erstellte Etiketten öffnen, oder ein neues
Etikett erstellen wollen. Haben Sie noch nie Etiketten erstellt oder gespeichert, wählen Sie hier den 2.
Menüpunkt. Haben Sie bereits Etiketten mit WinBook erstellt, wählen Sie Menüpunkt 1:
15. Juni 2008
danielgraf.media 109
WinBook Benutzerhandbuch
Etikettenauswahl
Im 2. Schritt des Assistenten können Sie einen Etikettentyp auswählen, auf dem das Etikett gedruckt
wurde. Die Auswahlbox, die Sie in diesem Schritt finden, listet alle gebräuchlichen Etiketten-Typen
nach Hersteller gegliedert auf.
Ist Ihr verwendeter Etiketten-Typ in dieser Liste nicht aufgeführt, können Sie die verschiedenen
Maße und Einstellungen auch selbst setzen.
Etikettentyp
Im nächsten Schritt können Sie festlegen, ob Sie ein Medienetikett (für Bücher, CDs, DVDs, Videos…),
oder einen Leserausweis erstellen wollen. Je nach Ihrer Auswahl werden dem Etikett verschiedene,
wichtige Felder hinzugefügt, die auf dem Etikett dann gedruckt werden.
Die vorgeschlagenen Felder im Etikettenaufbau können Sie über den Report-Designer selbst nach
Ihren Bedürfnissen verändern.
15. Juni 2008
danielgraf.media 110
WinBook Benutzerhandbuch
Datenauswahl
Für die Etiketten können Sie im Assistenten direkt die Datensätze auswählen, für die Etiketten erstellt
werden sollen.
Eine manuelle Auswahl der Daten kann dann nützlich sein, wenn Sie bereits Etiketten gedruckt
haben, und nur noch wenige Datensätze ausdrucken wollen, die neu hinzugekommen sind:
Wählen Sie in der Liste nun die Datensätze aus, die im Report angezeigt werden sollen.
Nutzen Sie die Schaltfläche „Alle“ oder „Keines“, um entweder keinen Listeneintrag, oder alle
Einträge der Liste auswählen zu können.
Über die beiden Felder „ID von“ und „Bis“ können Sie automatisch alle Medien oder Leiher
auswählen, die sich zwischen den beiden IDs befinden. Über einen Klick auf „OK“ wird die Auswahl
übernommen.
Nach einem Klick auf „Fertigstellen“ wird der Assistent geschlossen, und der Reportdesigner
geöffnet. Sie können nun das Etikett – wie in der Vorschau angezeigt – direkt drucken oder eigene
Felder zum Etikett hinzufügen, bzw. das Etikett mit dem Report-Designer anpassen.
Nach der Anpassung können Sie den Report direkt ausdrucken bzw. speichern.
15. Juni 2008
danielgraf.media 111
WinBook Benutzerhandbuch
Anhang
Barcodeleser
Barcodeleser-Typen
Sollten Sie WinBook im Starterkit mit einem Barcodeleser erworben haben, so ist dieser Barcodeleser
direkt für die Verwendung mit WinBook konfiguriert. In diesem Falle müssen Sie den Barcodeleser
lediglich an einen freien USB / PS-2 Port an Ihren PC anschließen.
WinBook kann natürlich auch mit anderen Barcodelesern verwendet werden. Sie sollten beim Erwerb
eines solchen Lesers auf folgende Punkte achten, die der Leser unterstützen sollte:
 Simulation einer Tastatur
Der Barcodeleser muss beim scannen von Barcodes wie eine Tastatur die gescannten Daten
zurückgeben. Diesen Modus unterstützen i.d.R. die meisten Barcodeleser; andere Leser sind
meist speziell gekennzeichnet
 Unterstützung für EAN-128b, ISBN
Um ISBN-Barcodes und die Barcodes der WinBook-Etiketten scannen zu können, muss der
Barcodeleser diese beiden Formate unterstützen. Die meisten Barcodeleser auf dem Markt
beherrschen diese beiden Formate, die meisten verfügen weit über 30 Unterstütze CodeTypen.
 Zeilenabschluss mit „Enter“
Der Barcodeleser sollte nach dem Scannen des Barcodes, also wenn der Barcode komplett
übertragen wurde, den Code mit einem „Enter“ abschließen. In der Regel können Sie den
Barcodeleser konfigurieren, und das Abschlusszeichen festlegen.
Natürlich können Sie, wenn Sie einen Barcodeleser nachträglich bestellen wollen, diesen direkt in
unserem Onlineshop nachträglich ordern. Wir helfen Ihnen natürlich auch gerne bei der Beschaffung
eines Lesers bei Ihrem Händler, in dem wir dem Händler bzw. Ihnen eine genaue Typbeschreibung
zukommen lassen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 112
WinBook Benutzerhandbuch
Anschluss des Barcodelesers
 Barcodeleser mit USB-Anschluss
Verbinden Sie den USB-Stecker Ihres Barcode-Lesers einfach mit einem freien USB-Port Ihres
PCs. Sollten Sie keinen freien USB-Port mehr zur Verfügung haben, können Sie zeitweise
nicht benötigte Geräte (z.B. Drucker, Scanner) abstecken, oder einen USB-Hub („Verteiler“)
kaufen, um alle Geräte anschließen zu können:
 Barcodeleser mit „Tastaturweiche“
Bei einem Barcodeleser mit Tastaturweiche verfügt der Scanner über keinen USB-Anschluss
zum Verbinden mit dem PC. Stattdessen verfügt er über zwei PS2 Anschlüsse (einmal
männlich, einmal weiblich). PS2 Anschlüsse sind dieselben, die bei Ihrer Tastatur verwendet
werden.
Um den Leser mit dem PC zu verbinden, stecken Sie zuerst die Tastatur von Ihrem PC ab (im
Regelfall ist der Stecker lila gekennzeichnet).
Danach stecken Sie das eine Ende des Barcodelesers an Ihrem PC an (dort wo vorher die
Tastatur eingesteckt war).
Nach dem Verbinden des Lesers mit dem PC stecken Sie die Tastatur an das andere Ende des
Barcodelesers an, um die Tastatur über den Leser wieder mit Ihrem PC zu verbinden.
Der Barcodeleser ist nun einsatzbereit!
Sollte Windows trotz aller Versuche den USB-Barcodeleser nicht automatisch erkennen, finden Sie
eine eigene Installationsanleitung im Verzeichnis „Handbücher“ der WinBook-CD.
15. Juni 2008
danielgraf.media 113
WinBook Benutzerhandbuch
Scannen mit dem Barcodeleser
Um das einscannen auszuprobieren, nehmen Sie am besten ein Buch zur Hand, welches über einen
ISBN-Barcode verfügt. Anschließend öffnen Sie die Funktion „Barcodetest“ im Menü „Erweitert“ von
WinBook.
Nehmen Sie anschließend den Barcodescanner wie in der Abbildung gezeigt in die Hand, und halten
Ihn über das Barcodefeld:
Anschließend betätigen Sie mit dem Zeigefinger die Taste, die sich auf der Unterseite des Lesers
befindet. Hat der Scanner den Barcode erfolgreich eingelesen, erfolgt, je nach Einstellung des
Barcodelesers, ein kleiner Piepton.
Im Barcode-Testfenster wird anschließend auch die gescannte ISBN-Nummer (ohne Trennzeichen)
aufgeführt:
Wurde der Barcode nicht eingescannt, haben Sie womöglich den Scanner in einem zu großen
Abstand zum Barcode gehalten. Führen Sie in so einem Fall den Scanvorgang ruhig noch einmal aus,
und arbeiten Sie mit einem größeren oder kleineren Abstand zum Barcode. So erhalten Sie ein Gefühl
für den Scanner und den notwendigen Leseabstand.
15. Juni 2008
danielgraf.media 114
WinBook Benutzerhandbuch
Nun wollen wir den Scanner gleich im Realeinsatz testen.
Nehmen Sie dazu wieder ein Medium zur Hand, und prüfen, ob eine Verbindung ins Internet besteht.
Mit dieser Internetverbindung wollen wir nun das erfassen eines Mediums über die ISBN-Erfassung
testen.
Öffnen Sie also zuerst die ISBN-Erfassung über das WinBook Menü „Suchen“, „ISBN-Erfassung“.
Es öffnet sich nun das Fenster für die ISBN-Erfassung, und der Eingabecursor befindet sich
automatisch im Feld für die ISBN-Nummer:
Nun nehmen Sie wieder Ihren Barcodescanner in die Hand, und scannen, wie im vorherigen Schritt,
den ISBN-Code Ihres Mediums ein.
Hat der Scanner den Code erfolgreich erkannt, wird die gescannte ISBN-Nummer im Dialogfenster
angezeigt:
Um nun testweise die Daten für diese ISBN-Nummer über das Internet einzulesen, klicken Sie auf die
Schaltfläche „Auslesen“ im Fenster. WinBook sucht anschließend nach Internet-Daten (entsprechend
den Einstellungen im Einstellungs-Dialog) und zeigt diese, falls gefunden, im Fenster an:
Um das Medium nun direkt in den Datenbestand aufzunehmen, können Sie in diesem Fenster
„Übernehmen“ klicken. Der Datensatz wird anschließend in der Datenbank gespeichert, und kann
über die Medienliste aufgerufen werden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 115
WinBook Benutzerhandbuch
Im nächsten Schritt wollen wir nun das soeben eingespeicherte Medium wieder über das
Hauptfenster von WinBook, ohne Tastatureingabe, öffnen.
HINWEIS: PRÜFEN SIE VOR DIESEM VERSUCH, OB IM EINSTELLUNGSMENÜ UNTER „BARCODE“ BEI „SUCHE IN
MEDIENLISTE“ DAS FELD „ISBN“ AKTIVIERT IST. ANSONSTEN KANN IM ISBN-FELD DER MEDIEN NICHT NACH DEM
GESCANNTEN BUCH GESUCHT WERDEN:
Schließen Sie nun den Einstellungsdialog durch einen Klick auf „Einstellungen sichern“, falls dieser
geöffnet war.
Im Hauptfenster bewegen Sie nun einfach den Mauszeiger über die untere Leiste „Barcodeerfassung“
im WinBook Hauptfenster. Das Fenster wird hervorgehoben, und in der rechten Ecke der Statusleiste
finden Sie nun das Barcodesymbol, das den aktiven Barcodemodus andeutet (
):
Sollte das Fenster für die Barcoderfassung am Rand unten nicht sichtbar sein, klicken Sie auf folgende
Schaltfläche, die in diesem Fall dann sichtbar ist:
Anschließend klappt sich die Barcodeerfassung aus, und Sie können nun den Mauszeiger über die
Erfassung bewegen.
Nun scannen Sie wieder, wie in den vorherigen Schritten, den ISBN-Barcode des aufgenommen
Mediums ein. Wurde der Code richtig erkannt, und die Einstellungen richtig vorgenommen, erscheint
nun in der Leiste „Barcodeerfassung“ folgender Text:
Wurde der Barcode nicht gefunden, und es erscheint keine Ausgabe, kann dies folgende Gründe
haben:
 Der Code wurde nicht erkannt, da z.B. der Abstand zum Barcode zu groß / klein war
 Die Einstellungen (siehe oben) zur Suche im ISBN-Feld sind falsch konfiguriert worden
15. Juni 2008
danielgraf.media 116
WinBook Benutzerhandbuch
 Es befindet sich kein Medium mit der gesuchten ISBN-Nummer im Datenbestand.
Mit diesem Grundwissen über das Scannen von Barcodes können Sie nun alle Barcodefunktionen
verwenden, die WinBook unterstützt. Folgende Aktionen können Barcodegestützt verwendet
werden:
 Einscannen von ISBN-Nummern, Medienetiketten, Leserausweisen und Barcodes aus der
Barcodetabelle im Fenster „Barcodeerfassung“ im WinBook-Hauptfenster
 Einscannen von ISBN-Nummer im Dialog „ISBN-Erfassung“
 Einscannen von Medienetiketten und Leiherausweisen in der Direktausleihe / Rückgabe
 Einscannen von Medienetiketten in der Barcodefunktion in der Medienverwaltung
 Einscannen von Leserausweisen in der Barcodefunktion in der Leserverwaltung
15. Juni 2008
danielgraf.media 117
WinBook Benutzerhandbuch
Eigene Reporte erstellen
WinBook bietet Ihnen zur Erstellung von Reporten, Etiketten und auch Mahnungen einen
leistungsfähigen Report-Designer, mit dem Sie alle Möglichkeiten der Druckausgabe ausreizen
können. Natürlich kann der Report-Editor Druckseiten auch als PDF-Dokument oder als E-Mail
ausgeben, damit Sie die Daten ohne Papierausgabe weiternutzen können.
Den Report-Editor können Sie aus dem WinBook-Menü „Reporte“, „Designer öffnen“ sowie aus
einigen anderen WinBook-Funktionen (Mehrfachleihe für Quittungen, Mahnfunktion für
Mahnungen, sowie aus dem Etikettenassistenten) öffnen.
Je nach Funktion, die Sie ausgewählt haben, werden dem Report verschiedene Datenquellen
zugewiesen (beim Öffnen über das Reporte-Menü oder den Etiketten-Assistenten der gesamte
WinBook Datenbestand, für Quittungen und Mahnungen ein spezieller Datenbestand, der nur
Vorgänge und Ausleihen enthält).
Direkt nach dem Öffnen des Editors über eines der Menüs oder einen Befehl finden Sie den
Reportdesigner auf Ihrem Bildschirm wieder:
15. Juni 2008
danielgraf.media 118
WinBook Benutzerhandbuch
Der Arbeitsbereich des Report-Designers lässt sich in mehrere Bereiche unterteilen, die im Bild auf
der vorhergehenden Seite gekennzeichnet wurden:
1. Dieser große Bereich stellt die Arbeitsfläche des Designers dar. In diesem Arbeitsbereich
erstellen Sie Ihren Report und erhalten gleichzeitig einen Überblick über dessen
Seitenaufteilung im fertigen Dokument.
Über die Schaltflächen „Vorschau“ und „Seite“ können Sie jederzeit zwischen der
Bearbeitungs-Ansicht und dem Vorschaumodus wechseln.
2. Der Rechte Bereich des Designers stellt im Standardmodus die verfügbaren Datenquellen
sowie Datenbanktabellen dar, die Sie für Ihren Report verwenden können. In dieser Ansicht,
Wörterbuch genannt, finden Sie alle Daten, die für den Report verwendet werden können.
Zusätzlich sind noch spezielle „Wörter“ vorhanden, z.B. Seitenzahlen, Nummerierungen,
Datum, Uhrzeit uvm.
3. Über die Schaltflächen „Eigenschaften“, „Berichtsbaum“ und „Wörterbuch“ können Sie
zwischen dem Wörterbuch, den Eigenschaften des aktuell gewählten Report-Elements und
der Report-Gliederung umschalten.
4. Über die Menü- & Symbolleisten können Sie verschiedene Operationen durchführen, die Sie
auch aus anderen Windows-Programmen kennen. Dazu gehört z.B. das Speichern und Laden,
sowie Drucken und Ansehen eines Reportes.
Erstellen eines ersten Reportes
Um einen ersten Report zu erstellen, öffnen Sie zuerst den Report-Designer über das WinBook-Menü
„Reporte“, „Designer öffnen“.
Nach dem öffnen des Editors wird zuerst ein Assistent geöffnet, der Sie fragen wird, ob Sie einen
leeren Report oder einen Report mithilfe des Assistenten erstellen wollen. Klicken Sie hier auf
„Leerer Bericht“.
Es wird nun ein leerer Bericht erzeugt, und Ihnen am Bildschirm gezeigt. In diesen Bericht wollen wir
nun eine Medienliste ausgeben, die neben Titel, Autor, Verlag, Standort und Bereich auch die ISBN
anzeigt.
Dazu benötigen wir die Datenquelle „Medien“, die die WinBook-Mediensätze enthält.
Klicken Sie dazu nun in der rechten Leiste des Editors zuerst auf das „+“ vor „Datenquellen“,
anschließend auf das „+“ vor „WinBook“, um die verfügbaren Datentabellen aus WinBook zu öffnen.
Zielen Sie anschließend die Tabelle „Medien“ in den freien Bereich des Reports, wie in dem
nachfolgenden Screenshot gezeigt:
15. Juni 2008
danielgraf.media 119
WinBook Benutzerhandbuch
Legen Sie anschließend, durch das loslassen der Maustaste, die „blaue Leiste“ auf dem Report ab.
Diese blauen Leisten stellen „Datenbänder“ da. Datenbänder werden immer dann benötigt, wenn Sie
auf bestimmte Daten aus WinBook zugreifen wollen. Jedes Textfeld, das z.B. auf eine Tabelle zugreift,
muss sich in einem Datenband verbinden, das die Tabelle darstellt, die Sie nutzen wollen.
Sobald Sich das Datenband im Report befindet, klicken Sie in der rechten Leiste auf das „+“ vor der
Tabelle „Medien“. Es werden nun alle Datenfelder gezeigt, die die Tabelle WinBook enthält.
Nun ziehen Sie das Feld „Titel“, wieder mit der Maustaste in das Datenband (das blaue Band) hinein,
sodass das Textfeld sich in dem Datenband befindet:
15. Juni 2008
danielgraf.media 120
WinBook Benutzerhandbuch
Nun können Sie, wenn Sie wollen, das Textfeld, das den Titel anschließend darstellt, größer ziehen.
Klicken Sie dazu auf einen der Punkte um das graue Textfeld, und „ziehen“ Sie diesen Punkt mit der
Maus vom Textfeld weg. Dieses wird anschließend vergrößert.
Geschafft. Sie haben nun den ersten, zwar noch primitiven, Report erstellt.
Um den Report nun im Vorschau-Modus anzusehen, klicken Sie über dem Report auf den Reiter
„Vorschau“. Der Report wird nun mit den Daten aus WinBook gefüllt, und am Bildschirm angezeigt:
15. Juni 2008
danielgraf.media 121
WinBook Benutzerhandbuch
Damit wir nun weitere Datenfelder, also die Felder „Autor“, „Verlag“, „Bereich“, „Standort“ und
„ISBN“ noch in die Liste einbringen können, ändern Sie zuerst die Größe des Datenbandes, damit
dieses höher wird.
Wechseln Sie dazu mit dem Tabellenreiter „Seite1“ wieder in den Reportmodus, und klicken Sie das
blaue Datenband an. Am unteren Rand in der Mitte des Bandes erscheint nun ein Pfeil. „Greifen“ Sie
diesen Pfeil mit der Maus, und ziehen Ihn nach unten. Das Datenband wird nun vergrößert.
Anschließend klicken Sie in der Tabelle „Medien“ in der rechten Leiste des Editors nacheinander auf
das „+“ vor „Autor“, „Verlag“, „Bereich“ und „Standort“, und ziehen Anschließend jeweils das Feld
„Name“ dieser Tabellen in das Datenband, unter den Titel.
Nach der Operation sollte dies folgendermaßen im Report aussehen:
Um nun in der ersten Spalte nicht jeweils „Name“ stehen zu haben, klicken Sie auf jede der 4
Namens-Spalten einmal doppelt, und ändern Sie den Text im erscheinenden Fenster auf Autor,
Verlag, Standort und Name ab:
Wenn Sie anschließend wieder in den „Vorschau“-Modus wechseln, wird Ihr Report nun fertig
angezeigt:
15. Juni 2008
danielgraf.media 122
WinBook Benutzerhandbuch
Mit diesem Grundwissen über Datenbänder und Report-Textfelder
Report Textfelder können Sie nun nahezu jede Art
von Report erstellen.
Sie müssen nur jeweils beachten, dass für den Zugriff auf verschiedene Eigenschaften einer Tabelle
jeweils ein Datenband dieser Tabelle notwendig ist.
Natürlich können in einem Report auch mehrere Datenbänder, auch geschachtelt, verwendet
werden.
Über verschiedene
chiedene andere Bändern, z.B. den Reportkopf – oder Fuß, den Gruppenkopf oder
Seitenkopf können Sie den Report weiter verfeinern und ausbauen.
HINWEIS: UM DIE WEITEREN FUNKTIONEN DES REPORT-EDITORS KENNENZULERNEN, SOLLTEN SIE AM BESTEN EINIGE
REPORTE ERSTELLEN, BEREITS IN WINBOOK VORHANDENE REPORTE ÖFFNEN, ODER AUS DEM STARTMENÜ DIE
DOKUMENTATION DES REPORT-DESIGNERS ÖFFNEN.
15. Juni 2008
danielgraf.media 123
WinBook Benutzerhandbuch
Mehrmandantenfähigkeit
WinBook bietet ab Version 4.2 eine verbesserte Unterstützung von mehreren Mandanten sowie die
Möglichkeit, Konfigurationsdateien abweichend vom Standardordner anzugeben.
Um WinBook mit der Multi-Mandanten-Konfiguration zu starten, benutzen Sie einfach die
Verknüpfung „WinBook 4.0 – Multimandant“ aus dem Ordner „WinBook“ in Ihrem Startmenü.
Beim Starten über diese Verknüpfung erscheint nun folgender Dialog vor dem eigentlichen Start von
WinBook:
Dieser Dialog zeigt nun alle Konfigurationsdaten („Mandanten“) an, die im Konfigurationsverzeichnis
von WinBook vorhanden sind. Diese Mandanten sind allesamt unabhängig voneinander, es werden
alle Konfigurationseinstellungen unabhängig voneinander gespeichert.
Um einen neuen Mandanten für WinBook anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuen
Mandant anlegen“, und geben Sie anschließend einen Namen für den neuen Mandanten ein. Dieser
Name wird später in der Liste angezeigt.
Beim Starten von WinBook können Sie nach dem Anlegen des Mandanten direkt in WinBook in das
Einstellungs-Menü oder die Datenbankkonfiguration wechseln, und die geänderten Einstellungen für
den neuen Mandanten festlegen.
Zusätzlich zu Ihren gewünschten Einstellungen sollten Sie unbedingt die Einstellungen für „BilderCache“ und „Archiv“ für den neuen Mandanten abändern, damit die Daten der unterschiedlichen
Mandanten nicht untereinander gemischt werden.
15. Juni 2008
danielgraf.media 124
WinBook Benutzerhandbuch
Medienrecherche mit „netBook“
Die kostenlose Medienrecherche „netBook“ dient der Mediensuche mit WinBook.
netBook kann den Medienbestand einer WinBook-Datenbank durchsuchen, ohne dass dabei die
Datenbank oder vorhandene Daten geändert oder gelöscht werden können.
Die Recherchesoftware „netBook“ ist daher ideal für die Ausrüstung von einzelnen Suchterminals
geeignet.
Die Medienrecherchesoftware kann dabei mit allen Datenbanken zusammenarbeiten, die von
WinBook unterstützt werden. Die Datenbank muss dabei allerdings auf einem Netzlaufwerk oder im
Netzwerk abgelegt werden, damit sowohl WinBook als auch netBook auf diese Datenbank parallel
zugreifen können.
Da WinBook die gleiche Konfigurationsdatei und dieselben Einstellungen verwendet, ist eine
Einrichtung der Software sehr einfach. Wenn WinBook bereits auf einem PC installiert ist, und die
Datenbank am Netzwerk abgelegt & eingerichtet wurde, gehen Sie wie folgt vor, um netBook auch
einzurichten:
1. Installieren Sie netBook auf dem PC, der für die Datensuche verwendet werden soll.
2. Wählen Sie auf dem PC, auf dem WinBook bereits installiert & konfiguriert ist, im WinBook –
Menü den Befehl „Erweitert, Konfigurationsdatei exportieren“, und exportieren Sie die
Konfigurationsdatei z.B. auf einem USB-Stick oder eine Diskette.
3. Kopieren Sie diese exportierte Konfigurations-Datei auf dem PC, auf dem netBook installiert
wurde, in den Ordner „C:\Programme\netBook“, bzw. den Installationsordner von netBook.
Die Konfigurationsdatei muss dabei den Namen „WinBook.config“ tragen.
4. Starten Sie nun netBook.
Wenn nun die Datenbank von netBook aus zugreifbar ist, und die Netzwerkrechte richtig gesetzt
wurden, startet netBook nun mit dem Suchfenster, und kann Ihre Suchanfragen am Terminal
ausführen.
15. Juni 2008
danielgraf.media 125
WinBook Benutzerhandbuch
Service & Kontakt
Hilfe per E-Mail
Bei Problemen oder Anregungen zur Software steht Ihnen natürlich unser kostenloser E-Mail-Service
zur Verfügung. Sie erreichen mich unter folgender E-Mail-Adresse:
[email protected]
Über den E-Mail-Service können einfach & schnell die meisten Probleme zur Software geklärt
werden, und notfalls auch Updates oder aktualisierte Dateien zur Verfügung gestellt werden.
Hilfe per Telefon
Sollte einmal ein Problem nicht per E-Mail lösbar sein, werde ich mich bei Ihnen Telefonisch nach
einer Terminabsprache melden.
In einem solchen Fall können Sie bei mir gerne einen Termin per E-Mail vereinbaren. Bitte
beschreiben Sie dazu in der E-Mail das Problem, das Sie mit WinBook haben, denn eventuell ist das
Problem bereits bekannt oder kann per Mail geklärt werden.
Hilfe per Fernwartung
Bei Problemen, bei denen ein Zugriff auf Ihr System notwendig ist, bzw. die Fehlersuche vereinfachen
würde, können wir auch nach Ihrer Erlaubnis per Fernwartung auf Ihr System zugreifen.
Sie bekommen hierbei von uns per E-Mail ein Fernwartungstool zugesandt, und können mit diesem
Tool zu uns eine Fernwartungssitzung aufbauen. Während dieser Sitzung können Sie natürlich
jederzeit unsere Aktionen auf Ihrem System nachverfolgen, und die Fernwartung auch jederzeit
unterbrechen.
15. Juni 2008
Was this manual useful for you? yes no
Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

Download PDF

advertisement