MGS Spedition 2004 - MG Software Entwicklung

MGS Spedition 2004 - MG Software Entwicklung
- Benutzerhandbuch -
MGS Spedition 2004
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- Benutzerhandbuch -
1.PROGRAMMSTART .......................................................................................................... 4
2.STAMMDATEN ................................................................................................................... 5
2.1 BANKEN ............................................................................................................................ 5
2.2 POSTLEITZAHLEN .............................................................................................................. 5
2.3 FIRMENSTAMM / MANDANTENVERWALTUNG ... ................................................................ 6
3.FUHRPARK... ....................................................................................................................... 7
3.1 FAHRZEUGE ...(GRUNDDATEN).......................................................................................... 7
3.2 FAHRZEUGDETAILS............................................................................................................ 8
3.3 TÜV... .............................................................................................................................. 10
3.4 WARTUNG ... ................................................................................................................... 11
3.5 FAHRZEUGSCHÄDEN / BEMERKUNGEN ............................................................................ 12
3.6 GESAMTÜBERSICHT ......................................................................................................... 13
3.7 KFZ HERSTELLER ............................................................................................................ 14
3.8 KFZ TYPEN ...................................................................................................................... 14
3.9 WARTUNGEN ................................................................................................................... 14
4. KUNDEN ............................................................................................................................ 15
4.1 LIEFERADRESSE ... ........................................................................................................... 16
4.2 ANSPRECHPARTNER ........................................................................................................ 17
4.3 BEMERKUNGEN... ............................................................................................................ 18
5. LEISTUNGEN.................................................................................................................... 19
5.1 TEILLEISTUNGEN ............................................................................................................. 21
5.2 ÜBERSICHT ...................................................................................................................... 22
5.3 BESONDERHEITEN DER LEISTUNGSVERWALTUNG ........................................................... 22
7.NUMMERNKREISE ... ...................................................................................................... 23
8.MAHNSTUFEN ... .............................................................................................................. 24
9. ZAHLUNGSBEDINGUNGEN ... ..................................................................................... 25
10. ZAHLUNGSARTEN ... ................................................................................................... 25
11. ERLÖSKONTEN ... ......................................................................................................... 26
12. BRANCHEN ... ................................................................................................................. 26
13.TERMINPLANER ... ........................................................................................................ 27
13.1 EINGABE ....................................................................................................................... 27
13.2 ÜBERSICHT ... ................................................................................................................ 28
14.AUSGANGSRECHNUNG ... ........................................................................................... 29
14.1 RECHNUNGSKOPF ... ...................................................................................................... 29
14.2 RECHNUNGSPOSITION .................................................................................................... 30
14.3 AUSWAHLFENSTER DER HAUPTLEISTUNGEN ................................................................. 31
14.4 EINTRAG ÄNDERN.......................................................................................................... 33
14.5 POSITIONSÜBERSICHT ... ................................................................................................ 34
14.6 KOPF-, UND FUßTEXTE................................................................................................... 35
15.NACHDRUCKEN ............................................................................................................ 36
16.EINGANGSRECHNUNG ... ............................................................................................ 37
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- Benutzerhandbuch 16.1 ERSTELLEN / BEARBEITEN ... ......................................................................................... 37
16.2 BUCHEN ........................................................................................................................ 38
17. RECHNUNGSSTORNO ... ............................................................................................. 39
17.1 STORNIEREN ... .............................................................................................................. 39
18. MAHNWESEN ................................................................................................................ 40
18.1 ERSTELLEN / BEARBEITEN ... ......................................................................................... 40
19. STATISTIK ... .................................................................................................................. 41
19.1 RECHNUNG ... ................................................................................................................ 41
20.ANWENDER ... ................................................................................................................. 42
20.1 ERSTELLEN / BEARBEITEN ... ......................................................................................... 42
21.1 DURCHFÜHREN ... .......................................................................................................... 43
22.TASCHENRECHNER ..................................................................................................... 43
22.1 STARTEN ....................................................................................................................... 43
23.INFORMATION ... ........................................................................................................... 44
23.1 ANZEIGEN ..................................................................................................................... 44
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- Benutzerhandbuch -
1.Programmstart ...
Das Programm meldet sich wie in oben dargestellt. Sie müssen sich an das System
mit Benutzername und Kennwort anmelden.
Im Demomodus loggen Sie sich mit dem Benutzernamen sowie dem Kennwort Demo
ein. (Das Hinzufügen eines Anwenders wird später erläutert.)
MGS Spedition 2004 ist eine kaufmännische Software, die genau Ihren Bedürfnissen
zugeschnitten wurde.
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- Benutzerhandbuch -
2.Stammdaten ...
2.1 Banken ...
2.2 Postleitzahlen ...
MGS Spedition 2004 wird mit allen Bank-, und Postleitzahlen sowie 75% aller
Vorwahlen der BRD geliefert. Sie können vom Programm her keine Änderungen
direkt vornehmen. Die Programmteile dienen lediglich der Ansicht. Sollten sich die
Bank-, und Postleitzahlen ändern, werden Sie darüber informiert und Sie erhalten
ein Update.
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- Benutzerhandbuch -
2.3 Firmenstamm / Mandantenverwaltung ...
Im Firmenstamm legen Sie Ihre Daten, wie Adresse, Bankverbindung, Ust-Nr, ggf.
Postfach, E-Mail oder Ihre Internetpräsenz an. Wählen Sie nun noch die gewünschte
Branche aus die Sie mit dieser Mandantennummer vergeben möchten (wie Sie eine
Branche anlegen sehen sie in Kapitel 7.3). Anschließend werden diese Daten auf
den jeweiligen Berichten (Rechnungen) mit ausgedruckt.
Hinter dem Karteireiter Bemerkungen können Sie noch weiter Informationen zu der
Firma speichern. Hinter dem Karteireiter Logo können Sie Ihr Firmenlogo
hinterlegen (dieser wird nicht in der Datenbank gespeichert, es wird ein Verweis
auf die physikalische Datei ermittelt) In dem Feld BLZ können Sie die Bankleitzahl
auswählen und das Programm wählt automatisch den Banknamen anhand der
Bankleitzahl aus. Falls gewünscht tragen sie noch Ihre Umsatzsteuernummer ein,
welche anschließend im Rechnungsdruck erscheint.
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- Benutzerhandbuch -
3.Fuhrpark...
3.1 Fahrzeuge ...(Grunddaten)
Hier legen Sie sich Ihren Fuhrpark an. Geben Sie das Kennzeichen ein und vergeben
Sie eine beliebige Nummer für das Fahrzeug, mit der Sie es am besten
identifizieren können. Beginnen wir mit den Fahrzeuggrunddaten. Dazu wählen Sie
den Hersteller aus. Im Bild oben ist es ein Fabrikat der Marke Honda. Darunter
bestimmen Sie den Fahrzeugtyp, ob es sich z.B. um einen PKW , LKW oder
Transporter etc. handelt. Desweiteren können Sie noch angeben, ob es sich um ein
Benzin- oder Diesel-Fahrzeug handelt. So sehen Sie auf dem ersten Blick, ob dieses
Fahrzeug eine Diesel oder Benzin Tankkarte benötigt.
Dann tragen Sie noch den Kilometerstand ein. Falls ein Fahrzeug aus irgendeinem
Grund nicht fahrbereit sein sollte , so können sie es mit dem Status ’n.
einsatzbereit’ im Fahrzeug Pool mit einem Vermerk sperren.
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- Benutzerhandbuch -
3.2 Fahrzeugdetails...
In den Detaildaten können Sie individuelle Fahrzeugattribute eingeben. Das hat den
Vorteil dass Sie alle Fahrzeugrelevanten Daten auf einen Blick direkt anschauen
können. So sehen Sie welche Fahrzeuge für welche Aufgaben am besten geeignet
bzw. gerüstet sind. Alle für eine Spedition prägnanten Daten wurden hier
berücksichtigt; eine Übersicht die wohl kaum Wünsche offen lässt. Fahrzeughöhe,
Gewicht, Stellplätze sowie Ausstattungsmerkmale sind ablesbar und helfen dem
Disponenten rasch die richtige Entscheidung zu treffen, welches Fahrzeug zur
Verfügung steht.
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- Benutzerhandbuch -
Unter Fahrzeugschein haben Sie die Möglichkeit, alle für Ihr Unternehmen
relevanten Daten zu hinterlegen.
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- Benutzerhandbuch -
3.3 Tüv...
Tüv , die sechsmonatige Sichtprüfung und ASU sowie Fahrzeugmängel können hier
explizit aufgeführt werden.
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- Benutzerhandbuch -
3.4 Wartung ...
Hier sehen wir die Eingabemaske der Wartung, wo alle Wartungen zu dem
jeweiligen Fahrzeug aufgelistet bzw. eingetragen werden. Somit hat man eine
Übersicht, wer wann und wo an dem Fahrzeug gearbeitet hat. Beziehungsweise
welches Fahrzeug eine Wartung erhalten hat und an welchem Datum.
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- Benutzerhandbuch -
3.5 Fahrzeugschäden / Bemerkungen
Feld für Bemerkungen ,Schäden oder sonstige Besonderheiten.
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- Benutzerhandbuch -
3.6 Gesamtübersicht
Das ist die Gesamtübersicht aller im Fuhrpark befindlichen Fahrzeuge. Hier sind
noch mal alle wichtigen Daten zusammengefasst. Sehen Sie ob Tüv, ASU oder die
Sichtprüfung fällig sind. So werden Sie rechtzeitig darüber informiert welches
Fahrzeug zur Hauptuntersuchung muss, bzw. welches einsatzbereit ist und zur
Tourenplanung zur Verfügung steht.
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- Benutzerhandbuch -
3.7 Kfz Hersteller
Legen Sie hier beliebig viele verschiedene Hersteller an , um ihren
Datenverarbeitungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren.
3.8 Kfz Typen
Hier gleich noch eine Arbeitserleichterung...
3.9 Wartungen
Schon wieder eine Arbeitserleichterung... (Mehr Tricks zeigen wir an dieser Stelle
aber nicht, sonst denken Sie noch MGS Spedition nimmt Ihnen jede Arbeit ab oder
gar Sie wären überflüssig..;-)
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- Benutzerhandbuch -
4. Kunden ...
Die Kundenakte ist auf verschiedenen Karteireitern verteilt.
Auf dem ersten Karteireiter werden die Standardeingaben, die Adresse, eingesetzt
und es können Zahlungsmodalitäten festgelegt werden. Die Zahlungskonditionen
werden bei der Rechnungserstellung vorgeblendet, sind aber abwählbar.
Hier können Sie die Zahlungskonditionen auswählen, die Sie zuvor in den
Zahlungsbedingungen definiert haben (siehe Kapitel 7.1). Zusätzlich können Sie
noch die Zahlungsart angeben falls benötigt. Der Karteireiter Lieferadressen dient
dazu, unzählige Lieferadressen zu einem Kunden zu hinterlegen. Ebenso der
Karteireiter Ansprechpartner. Sie können ebenfalls unzählige hinterlegen. Die
Kategorie A,B,C dient dazu, die Kunden in einzelne Kategorien zu unterteilen. Z.B.
A=Sehr Gut, B=Mittelmäßig, C=Schlecht (z.B. Kundenumsatz etc. zu verwenden
oder um die Zahlungsmoral auf einen Blick zu sehen).
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- Benutzerhandbuch -
4.1 Lieferadresse ...
Unter Lieferadresse geben Sie eine von der Kundenadresse abweichende Alternativ
Adresse ein, sofern dies benötigt wird.
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- Benutzerhandbuch -
4.2 Ansprechpartner ...
Hier können sie noch Zusatz Informationen zum Kunden speichern, wie z.B.
Ansprechpartner und dessen Kontaktinformationen, bearbeiten oder wieder
entfernen.
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- Benutzerhandbuch -
4.3 Bemerkungen...
Hier findet sich noch Platz für Randnotizen, persönliche Bemerkungen oder etwaige
Sonderwünsche des Kunden die Sie hinzufügen, bearbeiten und auch wieder
entfernen können.
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- Benutzerhandbuch -
5. Leistungen
Die Leistungsverwaltung soll Ihnen das Schreiben von Rechnungen erleichtern.Sie
erhalten mit der Leistungsverwaltung ein praktisches Werkzeug, mit dem Sie sehr
schnell immer wiederkehrende Rechnungspositionen zu Ihren Rechnungen
hinzufügen können.Eine Hauptleistung repräsentiert eine mögliche
Rechnungsposition in Ihrer Rechnung.Einmal als Leistung angelegte
Rechnungspositionen können immer wieder beim Schreiben der Rechnungen
verwendet werden.
Unter dem Menüpunkt Stammdaten ->Leistungen können Sie die Maske zum
Anlegen/Ändern oder Löschen Ihrer eigenen vordefinierbaren Rechnungspositionen,
genannt ’Leistungen’, starten.
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- Benutzerhandbuch Karteireiter ’Hauptleistungen’
-HauptleistungsNr
Die Vergabe der Hauptleistungsnummern liegt in Ihren Händen. In diesem
Beispiel wurde die Zahl 6000 für eine Hauptleistung gewählt.Die
Hauptleistungsnummer ist identisch mit der Vorgangsnummer.Hinter der
Vorgangs- bzw. Hauptnummer befindet sich die Hauptleistung und deren
Teilleistungen.Sie können alphanumerische Werte für die
Hauptleistungsnummer,sowie für die Teilleistungsnummer verwenden.
-Preis
Hier legen Sie den Preis Ihrer Hauptleistung fest.
! Wichtiger Hinweis ! Lesen Sie dazu auch bitte den Abschnitt ’Besonderheiten
der Leistungsverwaltung’
-Rabatt
Damit können Sie einen Rabatt auf Ihre Hauptleistungen vergeben.
-Menge
Unter Menge können Sie festlegen, wie häufig diese Position auf der Rechnung
erscheint.
-Sperre
In diesem Feld erscheint ein Datum, wenn sie die Sperrmöglichkeit nutzen. Das
bedeutet, Sie haben die Möglichkeit eine Hauptleistung zu sperren, wodurch sie
(und unter ihr angelegte Teilleistungen) beim Anlegen von Rechnungspositionen
nicht verfügbar ist. Das Sperren erlaubt Ihnen ein temporäres Wegblenden Ihrer
Leistungen.
-Memo
Hier haben Sie Platz für eigene Notizen.
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- Benutzerhandbuch -
5.1 Teilleistungen
Unter dem Karteireiter ’Teilleistungen’ können Sie einzelne
Rechnungspositionen passend zu Ihrer vorher angelegten Hauptleistung
erstellen.Dadurch haben Sie die Möglichkeit sachlich zugehörige
Rechnungspositionen logisch zu organisieren.Zu einer Hauptleistung können
beliebig viele Teilleistungen erstellt werden.
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- Benutzerhandbuch -
5.2 Übersicht
Der Karteireiter ’Übersicht’ gibt Ihnen alle notwendigen Informationen zu Ihren
erstellten und verfügbaren Leistungen.
-Status
Der Status zeigt an, ob eine Teilleistung gesperrt wurde. Eine gesperrte Teilleistung
wird weder für die Berechnung des Gesamtpreises in der Übersicht berücksichtigt,
noch erscheint sie in der Auswahl beim Schreiben von Rechnungen.
5.3 Besonderheiten der Leistungsverwaltung
Wie Sie in diesem Beispiel vielleicht bemerkt haben, unterscheidet sich der für die
Hauptleistung definierte Preis, von dem in der Übersicht aus den Teilleistungen
errechneten. Um Ihnen mehr Flexibilität zur Verwaltung Ihrer Leistungen geben zu
können, wurde die Möglichkeit geschaffen für die Hauptleistung von den
Teilleistungen völlig unabhängige Werte für den Preis, den Rabatt oder der Menge
zu vergeben.
Welche Werte (die der Hauptleistung oder der Teilleistung) für das Hinzufügen in
der Rechnung berücksichtigt werden, können Sie selber entscheiden.
Unter ’Ausgangsrechnung/Rechnungspositionen’ können Sie lesen, wie Sie die von
Ihnen angelegten Leistungen zum schnellen Schreiben von Rechnungen verwenden.
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- Benutzerhandbuch -
6.Kopf-, und Fußtexte ...
In den Kopf-, und Fußtexten können Sie beliebig viele Textbausteine hinterlegen
die Sie zu gegeben Anlässen (Arbeitsbericht und Rechnung) mit nur einem Mausklick
in den Berichten andrucken. Um Berichte mit zusätzlichen Texten zu versehen,
müssen Sie nicht einmal eine Taste drücken.
7.Nummernkreise ...
Das Anpassen der Nummernkreise erfolgt durch eine autorisierte Person Ihrer
Firma.
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- Benutzerhandbuch -
8.Mahnstufen ...
MGS Spedition 2004 verfügt über ein Mahnwesen das in drei Mahnstufen gegliedert
ist. Oben sehen Sie die 3 Stufen, in der Sie die jeweiligen Texte speichern. (Wie
eine Mahnung erstellt wird, sehen Sie weiter unten.)
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- Benutzerhandbuch -
9. Zahlungsbedingungen ...
Die Zahlungsbedingungen die Sie im Programm einstellen, werden über die oben
dargestellte Maske erfasst und geändert.
10. Zahlungsarten ...
Die Zahlungsarten die Sie im Programm einstellen, werden über die oben
dargestellte Maske erfasst und geändert.
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- Benutzerhandbuch -
11. Erlöskonten ...
Über diese Maske erfassen und verwalten Sie Ihre Erlöskonten. Diese Konten
werden beim Verbuchen der Eingangsrechnung benötigt.
12. Branchen ...
Über diese Maske Erfassen und Verwalten Sie Ihre Branchen. Diese Branchen
werden bei der Zuordnung der jeweiligen Mandanten zugeordnet.
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- Benutzerhandbuch -
13.Terminplaner ...
13.1 Eingabe ...
Mit dem Terminplaner schaffen Sie alle Ihre Termine unter einem Hut. Um einen
Termin zu erstellen müssen folgende Felder mit Daten gefüllt sein.
Grund, Ort, Datum von, Uhrzeit und Memo.
Felder:
- Kunde (hier wählen Sie einen Kunden aus der Kundenakte aus.)
- Grund (Tragen Sie den Grund ein.)
- Ort (Ort des Termins.)
- Datum (Datum von und Datum bis tragen Sie ein.)
- .... (Hier wählen Sie die Datumsfunktion.)
- Uhrzeit (Uhrzeit von und Uhrzeit bis können bestimmen.)
- Erinnerung (Wählen Sie den Zeitintervall, in der Sie das Programm erinnert
soll.)
- Aktivieren (Es wird die Erinnerungsfunktion aktiviert.)
- Person (Die Person vor Ort. Dient zur Internen Verarbeitung. Für den Fall das
man einen Mitarbeiter erreichen muss, kann über die Person direkt Kontakt
zum Mitarbeiter erstellt werden).
- Telefon (Telefon vor Ort. Direkte Verbindung zum Mitarbeiter beim Kunden.)
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- Benutzerhandbuch -
Telefax (Telefax vor Ort.)
Memo (hier tragen Sie alle notwendigen Informationen zum Termin ein.)
13.2 Übersicht ...
Hier eine Übersicht über alle Termine im Monat. Dieses Listing können Sie als
Übersicht drucken. Jeder Mitarbeiter kann nur eigene Termine sehen, bearbeiten
und löschen. Ein Anwender der administrative Rechte im System hat, kann über die
Filterfunktion alle Termine jedes einzelnen Mitarbeiters sehen, aber nicht
verändern.
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- Benutzerhandbuch -
14.Ausgangsrechnung ...
14.1 Rechnungskopf ...
Im Rechnungskopf wählen Sie zunächst einen Kunden aus. Diesen können Sie aus
der Kombinationsbox wählen oder auf ... suchen lassen. Sobald Sie den Kunden
ausgewählt haben, werden die darunter liegenden Felder mit Daten gefüllt. Die
Zahlungsbedingung und Zahlungsart wird aus dem Kundenstamm ermittelt und
vorgeblendet. Sie können aber für jede Rechnung eine neue Zahlungsbedingung
bzw. auch eine neue Zahlungsart vorgeben.
Unter Rechnungseigenschaften können Sie wählen, ob die Rechnung gegen eine
Tagespauschale berechnet wird, ob die Rechnung mit MwSt. ausgewiesen wird, ob
zu dieser Rechnung Fahrtkosten separat berechnet werden oder ob es bei dieser
Rechnung um eine Gutschrift handelt.
Unter Bemerkungen können Sie Kundennotizen etc. eintragen. Diese Bemerkung
dient der internen Information und wird nicht auf der Rechnung mit angedruckt.
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- Benutzerhandbuch -
14.2 Rechnungsposition
Hier stehen die gesamten Rechnungspositionen.
Felder:
- Position (die Position wird automatisch ermittelt.)
- Hauptleistung (zum schnellen Hinzufügen von Rechnungspositionen.
Funktionsknopf ’V’ zum Wechseln zwischen Text oder Anzeige der
Vorgangsnummern)
- Menge (hier tragen Sie die gesamten Mengen ein, die berechnet werden.)
- Preis (hier tragen Sie den Preis ein, der mit dem Kunden für diese Tätigkeit
vereinbart wurde.)
- Tagespauschale (hier tragen Sie die Tagespauschale ein, die mit dem Kunden
vereinbart wurde.) Sie ist 0, wenn nicht zuvor im Rechnungskopf das
Kennzeichen „Tagespauschale“ aktiviert wurde.
- Rabatt (wird dem Kunden einen Rabatt gewährt, schreiben Sie ihn in % hier
ein.)
- Währung (ist das Währungskennzeichen, welches auf der Rechnung
angedruckt wird.)
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- Benutzerhandbuch Auf den Funktionsknopf neu / Bearbeiten werden neue Positionen hinzugefügt oder
vorhandene überarbeitet. Der Rechnungskopf wird erst mit der ersten Position
physikalisch in der Datenbank geschrieben, um Datenleichen zu vermeiden.
Statt Rechnungspositionen einzelnen einzugeben, haben Sie auch die Möglichkeit
(falls schon vorhanden) Leistungen als Rechnungsposition einzufügen.Dazu bedarf
es unter Umständen nur zwei Mausklicks und die neuen Positionen stehen in der
Rechnung.
So lange der Bericht noch nicht gedruckt ist, kann er in seinen Positionen ergänzt
oder verändert werden. Das Löschen von Positionen ist ebenfalls möglich.
14.3 Auswahlfenster der Hauptleistungen
Wenn Sie einen Eintrag unter Hauptleistungen angeklickt haben, öffnet sich ein
neues Fenster. In diesem Fenster sehen Sie die Teilleistungen, die nochmals als
einzelne Einträge auf der linken Seite zu sehen sind.
Die gesetzten Häkchen bestimmen, welche Teilleistungen auf der Rechnung
erscheinen.
Rechts oben sehen Sie die Summe aller Teilleistungen und in dem Feld darunter
Informationen zur links aktuell markierten Teilleistung.
Wenn Sie den Haken ’als Einzelpositionen einfügen’ rausnehmen, werden die
Teilleistungen nicht berücksichtigt und stattdessen alle Werte der Hauptleistung in
die Rechnung eingefügt.
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- Benutzerhandbuch -
Sie haben noch die Möglichkeit auf der linken Seite zu den Einträgen Änderungen
‚in letzter Sekunde’ vorzunehmen. Dazu klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste
auf den zu ändernden Eintrag (siehe folgende Abbildung):
Dann mit der linken Maustaste auf das erscheinende ’bearbeiten...’ klicken.
Wichtig! Alle Änderungen die sie hier vornehmen sind nicht von Dauer! Sie verlieren
ihre Gültigkeit nach dem Einfügen in die Rechnung.
Benutzen Sie zum dauerhaften Ändern bitte die Leistungsverwaltung unter den
Stammdaten.
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- Benutzerhandbuch -
14.4 Eintrag ändern...
In der nächsten Abbildung sehen sie das Fenster zum Ändern eines Eintrages.
Dieses Fenster öffnet sich auch, wenn Sie eine Hauptleistung aus der Auswahlliste
unter Rechnungspositionen wählen, zu der Sie noch keine Teilleistungen angelegt
haben.
Wie Sie Haupt- und Teilleistungen anlegen oder verwalten, können Sie unter ’4.
Leistungen’ lesen.
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- Benutzerhandbuch -
14.5 Positionsübersicht ...
Auf diesem Karteireiter sehen Sie eine genaue. Sobald Sie auf diesem Karteireiter
wechseln, werden alle relevanten Daten in diesem Datenlisting angezeigt. Dabei
werden die Kosten mit Berechnung und ohne Berechnung von einander getrennt
ermittelt und dargestellt. Wir eine Position im Listing selektiert, wird in das
darunter liegende Feld die Tätigkeit aufgelistet.
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- Benutzerhandbuch -
14.6 Kopf-, und Fußtexte
Unter Kopf und Fußtexte können Sie aus den Stammdaten der Kopf und Fußtexte
die Daten hier einlesen lassen. Ein Klick auf dem Funktionsknopf Ändern öffnet das
Fenster Kopf-, und Fußtexte und Sie können aus vorhandenen Texten eins
auswählen. Alternativ schreiben Sie einen beliebigen Text hinein, der auf dem
Bericht angedruckt werden soll.
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- Benutzerhandbuch -
15.Nachdrucken ...
Jede Rechnung kann wieder als Kopie und als Original nachgedruckt werden.
Vorsicht: (Rechnungen die bereits als Original das Haus verlassen haben, dürfen
nur noch als Kopie nachgedruckt werden.)
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- Benutzerhandbuch -
16.Eingangsrechnung ...
16.1 Erstellen / Bearbeiten ...
Diese Maske erlaubt Ihnen das Erfassen von Eingangsrechnungen. Sie müssen zuvor
die Stammdaten (Erlöskonten) gepflegt haben, bevor Sie diese Art von Rechnung
verwenden können.
Felder:
- Erlöskonto (wählen Sie, auf welchem Konto gebucht werden soll.)
- Monatsanfangbestand (Tragen Sie dort den Endbestand vom Vormonat ein
oder den Anfangsbestand des aktuellen Monats).
- Beleg-Nr. (Schreiben Sie die Belegnummer ein. Ist ein Alphanumerisches Feld
welches Zahlen und Buchstaben aufnehmen kann.)
- Buchungsdatum (hier tragen Sie das Buchungsdatum Ihrer Bank ein.)Unter ...
können Sie auch die Datumsfunktion verwenden).
- Monat (hier wählen Sie den Monat aus, wann Gebucht wird. Der Monat wird
an Hand des Buchungsdatums errechnet.)
- Wertzustelldatum (hier tragen Sie das Datum ein, welches von Ihrer Bank am
Tag der Gutschrift auf Ihrem Konto vergeben wird.)
- Verwendungszweck 1 (Tragen Sie Verwendungszweck 1 ein.)
- Verwendungszweck 2 (Tragen Sie Verwendungszweck 2 ein.)
- Betrag (Schreiben Sie den Betrag ein, der gebucht wurde.)
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- Benutzerhandbuch -
-
MwSt (Wählen Sie den Mehrwertsteuersatz aus.)
Soll / Haben (hier wählen Sie, ob der Betrag im positiven bzw. negativen
gebucht wird. Den Betrag wählen Sie im positiven Bereich, weil über diese
Funktion der Betrag errechnet wird.)
Tan-Nr. (Sofern Sie Online-Banking betreiben, können Sie die
Transaktionsnummer einschreiben, ansonsten wählen Sie hier eine 0.)
16.2 Buchen ...
Alle Rechnungen können vom Programm gebucht werden. Dies geschieht meist in
Verbindung mit der Eingangsrechnung, weil dort alle relevanten Daten von Ihrer
Bank vorliegen. Nachdem eine Rechnung gebucht wurde, ist sie fest im System
verankert und man keine Änderungen vornehmen. Diese Form der Buchung ist auch
dann sinnvoll, um festzustellen, wie von Ihren Kunden die Zahlungsmodalität ist.
Sie können die Rechnungsstatistik an Hand des Erstellungsdatum und des
Buchungsdatum ermitteln, dazu später mehr.
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- Benutzerhandbuch -
17. Rechnungsstorno ...
17.1 Stornieren ...
Jede falsch ausgewiesene Rechnung kann über diesen Punkt storniert werden.
Damit Sie eine Rechnung stornieren können, muss diese gedruckt sein (nicht aus
der Vorschau heraus, sondern über das Programm). Sie müssen, bzw. sollten einen
Grund angeben, warum diese Rechnung storniert wurde. Dieser Vermerk wird in der
Rechnung unter Bemerkung festgehalten.
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- Benutzerhandbuch -
18. Mahnwesen ...
18.1 Erstellen / Bearbeiten ...
Das Programm verfügt über ein Mahnwesen. Jede nichtbezahlte Rechnung kann
über dieses Modul angemahnt werden. Welche Texte auf der Mahnung stehen,
resultiert aus der Mahnstufe, in der Sie Ihren Kunden eingestuft haben. Jede
Rechnung kann maximal 1x angemahnt werden. Müssen Sie eine 2 Mahnung
erstellen, müssen Sie die nächsthöhere Mahnstufe wählen.
Jede Mahnung kann geändert und gelöscht werden, sofern diese nicht ausgedruckt
wurde. Nach dem Druckvorgang kann die Mahnung nicht geändert werden.
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- Benutzerhandbuch -
19. Statistik ...
19.1 Rechnung ...
Die Rechnungsstatistik wird mit jeder Rechnung automatisch erstellt. Dabei wird
zwischen Erstellungsdatum und Buchungsdatum unterschieden. Ein Umschalten ist
jederzeit möglich. Jeder Mandant hat seine eigene Rechnungsstatistik. Ein
Umschalten der Mandanten ist jederzeit möglich. Ebenso eine Mandantengenaue
Statistik kann ausgedruckt werden.
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- Benutzerhandbuch -
20.Anwender ...
20.1 Erstellen / Bearbeiten ...
Das gesamte Programm ist Anwenderbezogen aufgebaut. Alles was im Programm
passiert wird festgehalten. Wer wann ein Arbeitsbericht, Rechnung, Termin
erstellt, kann nachvollzogen werden. Über diese Maske schalten Sie dem Anwender
die Funktionalität frei oder sperren sie.
System – Rechte
- Sind die Systemrechte auf Eingeschränkt eingestellt, werden neben den
unteren Einstellungen auch der Menüpunkt Anwender deaktiviert, so dass er
keine Möglichkeit hat, Funktionalität zu verwenden, die nicht für ihn
bestimmt ist.
- Sind die uneingeschränkten Rechte aktiviert, werden zwar die unteren
Einstellungen bei Programmstart gelesen, aber der Anwender kann sich
selbst seine Funktionalität frei schalten.
Stammdaten / Erstellen / Bearbeiten
- Durch setzten der Kennzeichen erlauben oder verweigern Sie dem Anwender
die Programme zu verwenden. Weder das Erstellen noch das Bearbeiten ist
zugelassen.
Statistiken
- Sind die Kennzeichen gesetzt, darf der Anwender nur eigene Statistiken
sehen.
Um einen Anwender hinzuzufügen, im Kombinationsfeld den Namen eintragen und
die jeweiligen Kennzeichen setzten. Ist der Anwender bereits im System
vorhanden, werden die Einstellungen, die Sie neu eingegeben haben, verwendet.
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- Benutzerhandbuch Der Anwender Administrator ist immer im System vorhanden und kann nicht
verändert werden. Somit haben Sie die Möglichkeit, immer über das Konto des
Administrators in das System zu gelangen.
21.Datensicherung ...
21.1 Durchführen ...
Das Programm verfügt über eine Datensicherung. Die Datensicherung komprimiert
und repariert die Datenbank aus dem Order \DB\ und kopiert diese in das
Verzeichnis \Backup\. Sie sollten die Sicherung täglich mind. 1x durchführen und
die Sicherung auf ein Bandlaufwerk oder CD schreiben.
Die Client Arbeitsstationen können diese Sicherung nicht verwenden.
22.Taschenrechner ...
22.1 Starten ...
Für Rechenoperationen können Sie den Microsoft Windows Taschenrechner
verwenden. Der wird aus dem Menü aufgerufen.
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- Benutzerhandbuch -
23.Information ...
23.1 Anzeigen ...
Über diese Maske haben Sie direkten Zugang zu Telefon und Telefax.
Sie können uns aber auch über unseren Hyperlink im World Wide Web besuchen.
Sie finden dort immer die neusten Programm Updates und werden über Neuigkeiten
rund um MG-Software und die neusten Windows Applikationen aus unserem Hause
sozusagen direkt aus erster Hand informiert. Wir würden uns freuen wenn Sie uns
bald mal im Internet besuchen, oder wir Sie als neuen Kunden begrüßen dürfen.
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