Bedienungsanleitung TVM Serie
Sprachprozessorsystem
Benutzerhandbuch
Modell
KX-TVM50
KX-TVM200
Vielen Dank, dass Sie sich für das Sprachprozessorsystem von Panasonic
entschieden haben.
Bitte lesen Sie diese Anleitung vor der Benutzung sorgfältig durch und bewahren
Sie diese für den späteren Gebrauch auf.
KX-TVM50/KX-TVM200: Version 1.0
Benutzerhandbuch
Einleitung
Vielen Dank, dass Sie sich für das Sprachprozessorsystem KX-TVM50/KX-TVM200
von Panasonic entschieden haben. Dieses Produkt wird ihnen über viele Jahre einen
zuverlässigen Dienst erweisen.
Dieses Benutzerhandbuch wird Sie bei der Konfiguration Ihrer Mailbox sowie der
Verwendung der Voicemail-Funktionen unterstützen und Ihnen eine Einführung in die
vielen ausgefeilten Funktionen geben, mit deren Hilfe Sie Ihre Produktivität auf
vielerlei Art und Weise verbessern können.
Aufbau des Handbuchs
Das Handbuch ist in folgende Kapitel unterteilt:
Kapitel 1
Einführung in das SPS
In diesem Kapitel wird kurz beschrieben, was das SPS ist und in welcher Weise es
Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt.
Kapitel 2
Einloggen und Konfiguration Ihrer Mailbox
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie sich in Ihre SPS-Mailbox einloggen und Ihre
Mailbox Ihren Anforderungen anpassen.
Kapitel 3
Nachrichtenwiedergabe und verwandte Funktionen
In diesem Kapitel wird die Wiedergabe der in Ihrer Mailbox hinterlassenen
Nachrichten und die Verwendung der mit der Nachrichtenwiedergabe in
Zusammenhang stehenden Funktionen beschrieben.
Kapitel 4
Nachrichten senden
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Nachrichten an andere Personen in Ihrem
Büro oder an externe Teilnehmer senden.
Kapitel 5
Weitere Funktionen
In diesem Kapitel erhalten Sie eine Einführung in die vielen ausgefeilten
Funktionen, die das SPS zu bieten hat.
Hinweis
•
•
2
Einige der in diesem Handbuch erwähnten Produkte sind in Ihrem Land/Ihrer Region ggf.
nicht erhältlich.
Die Modellnummernzusätze sind in diesem Handbuch weggelassen worden.
Benutzerhandbuch
Inhaltsverzeichnis
1
1.1
2
Einführung in das SPS................................................. 5
Einführung in das SPS................................................................... 5
Einloggen und Konfiguration Ihrer Mailbox............... 8
2.1
Einloggen in Ihre Mailbox............................................................... 8
2.2
Benutzerführung (Mailboxkonfiguration leicht gemacht) .............. 10
2.3
Ändern oder Löschen Ihrer persönlichen Begrüßungen .............. 13
2.4
Ändern oder Löschen Ihres Passworts ........................................ 16
2.5
Ändern oder Löschen Ihres Teilnehmernamens .......................... 17
2.6
Häufig verwendete Dienstbefehle und Navigationsbefehle.......... 18
3
Nachrichtenwiedergabe und verwandte Funktionen ....... 19
3.1
Abspielen von Nachrichten .......................................................... 19
3.2
Nachrichten beantworten............................................................. 23
3.3
Vermittlung von Nachrichten ........................................................ 26
3.4
Fernzugriff.................................................................................... 28
4
Nachrichten senden ................................................... 30
4.1
Nachrichten senden – Überblick .................................................. 30
4.2
Nachrichtenübermittlung.............................................................. 31
4.3
Externe Nachrichtenübermittlung ................................................ 34
4.4
Externe Nachrichtenübermittlungen empfangen ......................... 37
5
Weitere Funktionen .................................................... 39
5.1
Gespräch vermitteln..................................................................... 39
5.2
Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe ............................ 41
5.3
Zuweisung Ihres Stellvertreters ................................................... 43
5.4
Interview-Mailbox ......................................................................... 45
5.5
Nachrichtenempfangsart.............................................................. 47
5.6
Persönliche Gruppenverteilungslisten ......................................... 48
5.7
Externe Nachrichtenweiterleitung ................................................ 50
5.8
Nachrichtenanzeige ..................................................................... 52
3
Benutzerhandbuch
5.9
E-Mail Integration (Nachrichtenhinweis per E-Mail)..................... 54
5.10
Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID......................................... 55
5.11
Ansage des persönlichen Anrufernamens ................................... 58
5.12
Vorabfrage der Sprachmailbox..................................................... 60
5.13
Aufzeichnung Ihrer Gespräche .................................................... 61
5.14
Rufweiterleitung von extern ......................................................... 62
5.15
Rufnummern für "Gespräch vermitteln an extern" zuweisen und
entfernen...................................................................................... 65
5.16
Zuweisung Ihrer externen Rufnummern für Automatisches Login
von extern und kostenfreie Fernvorabfrage ................................. 67
5.17
Persönlicher benutzerspezifischer Ablauf .................................... 69
5.18
Terminruf/Weckruf........................................................................ 72
5.19
Markierung................................................................................... 74
5.20
Gelöschte Nachrichten zurückholen ............................................ 75
5.21
Mailbox Kapazitätswarnung ......................................................... 76
A
A1
Kurzanleitung.............................................................. 77
Kurzanleitung ............................................................................... 77
Glossar ............................................................................... 81
Stichwortverzeichnis ........................................................ 95
4
Benutzerhandbuch
Kapitel 1
Einführung in das SPS
1.1
Einführung in das SPS
Das Panasonic Sprachprozessorsystem
(SPS) ist ein leistungsfähiges Tool, das
Sie bei der Abwicklung Ihrer
Sprachkommunikation unterstützt und
auf diese Weise Ihre Produktivität
verbessert. Als Teilnehmer (Benutzer
einer SPS-Mailbox) können Sie:
a) Eine Nachricht an eine oder mehrere
Personen innerhalb oder außerhalb
Ihres Büros senden.
b) Nachrichten unter Hinzufügung Ihres
eigenen Kommentars an andere
Teilnehmer übermitteln.
c) Auf Ihre Mailbox zugreifen und Ihre
Nachrichten abhören, auch wenn Sie
sich nicht im Büro aufhalten.
d) Das SPS so einstellen, dass Sie eine
Benachrichtigung auf Ihrem Pieper
oder per E-Mail erhalten, sobald
jemand eine Nachricht für Sie
hinterlässt.
e) Durch die Nachrichtenlampe an Ihrer
Nebenstelle einen Hinweis erhalten,
wenn in Ihrer Mailbox neue
Nachrichten aufgezeichnet wurden.
f) Ihre Anrufe vorabfragen.
g) Eine Reihe individueller Optionen und
Funktionen für Ihre Mailbox einrichten
(Persönlicher benutzerspezifischer
Ablauf), die Ihren Anrufern zur
Auswahl gestellt werden.
h) Und vieles mehr...
Bevor Sie beginnen
Um das SPS als Teilnehmer nutzen zu
können, benötigten Sie die unten
aufgeführten Informationen. Bei Bedarf
kann der System-Manager des SPS Sie
bei der Zusammenstellung dieser
Informationen unterstützen.
a) Die Nebenstellennummer des SPS,
die Sie wählen müssen, um auf das
SPS zuzugreifen.
b) Ihre Mailboxnummer und
Nebenstellennummer (Diese
Nummern sind in vielen Fällen
identisch, müssen es jedoch nicht
sein).
c) Ihr Mailbox-Passwort (falls
festgelegt).
d) Die Rufnummer des SystemManagers. Der System-Manager ist
die Person, an die Sie sich bei
Problemen mit dem SPS wenden
sollten.
Sobald Ihnen diese Informationen
vorliegen, können Sie mit der
Verwendung des SPS beginnen.
Verwendung des SPS
Sie können das SPS auf zweierlei Art und
Weise nutzen; als Teilnehmer oder als
Anrufer.
Als Teilnehmer wird ein SPS-Benutzer
bezeichnet, der über eine eigene Mailbox
verfügt. Teilnehmer können ihre eigenen
Nachrichten abspielen, Nachrichten für
andere Teilnehmer hinterlassen, eine
Nachricht zur Übermittlung an mehrere
Teilnehmer (einschließlich externe
Teilnehmer) aufzeichnen, Begrüßungen
aufzeichnen usw. Um das SPS als
Teilnehmer zu nutzen, müssen Sie
zunächst das "Login" in Ihre Mailbox
vornehmen. Zu diesem Zweck müssen
Sie in der Regel Ihre Mailboxnummer
5
Benutzerhandbuch
wählen und Ihr Passwort eingeben.
Sobald Sie sich eingeloggt haben,
können Sie "Teilnehmerdienste" nutzen;
als Teilnehmerdienste werden alle
Merkmale und Funktionen bezeichnet,
die Ihnen als Teilnehmer zum Zugriff und
zur Ausführung zur Verfügung stehen.
Ein Anrufer kann in der Regel als externer
Teilnehmer betrachtet werden. Anrufer
können Nachrichten für SPS-Teilnehmer
hinterlassen oder das SPS nutzen, um
sich mit bestimmten Nebenstellen
verbinden zu lassen; zur Nutzung dieser
Funktionen müssen sie sich nicht in das
SPS einloggen; die Anzahl der ihnen zur
Verfügung stehenden Funktionen ist
begrenzt.
Sprachansagen
Ein wesentliches Merkmal des SPS ist
die Verwendung von "Sprachansagen".
Bei Sprachansagen handelt es sich um
aufgezeichnete Meldungen, die Sie bei
der Einstellung und Nutzung der SPSFunktionen unterstützen. Auch Anrufer
werden bei der Abwicklung Ihrer Anrufe
durch das SPS von Sprachansagen
begleitet. Je nach Programmierung Ihres
SPS können Teilnehmer und Anrufer die
Sprache auswählen, in der sie die SPSSprachansagen hören möchten.
Beispiele für Sprachansagen:
Hauptmenü der Teilnehmerdienste
"Um die Nachricht zu empfangen,
drücken Sie [1]."
"Um eine Nachricht zu übermitteln,
drücken Sie [2]."
"Für Mailboxverwaltung drücken Sie
[3]."
"Für den Status der automatischen
Abfrage drücken Sie [4]."
"Um die Nachrichtenanzeige
einzustellen, drücken Sie [5]."
"Für weitere Funktionen drücken Sie
[6]."
6
Um diesen Anruf zu beenden,
drücken Sie [ ]."
VM-Menü
Bestimmte TK-Anlagen (Telefonanlagen)
und Telefone sind mit der Funktion "VMMenü" kompatibel; diese Funktion zeigt
SPS-Meldungen auf dem Display Ihres
Telefons an, kommuniziert also nicht
akustisch, sondern visuell mit Ihnen. Um
eine auf dem Display angezeigte SPSFunktion auszuwählen, drücken Sie die
entsprechende Soft-Taste neben der
gewünschten Meldung. Mithilfe der
Navigationstaste können Sie nach oben
bzw. unten scrollen, um ggf. weitere
Meldungen anzuzeigen.
Die in diesem Handbuch beschriebenen
Vorgänge beziehen sich auf die
Verwendung des SPS anhand von
akustischen Sprachansagen.
Die Bedienung des SPS über das VMMenü weicht von diesen Anweisungen
leicht ab.
VM-Menü-Beispiel:
Hauptmenü der Teilnehmerdienste
Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung und kann
durch den Systemadministrator oder
System-Manager für Ihre Mailbox
deaktiviert werden.
Hauptmenü
Empfang Nachr
Verteilung Nachricht
Mailboxverwaltung
Autom.Vermittl.Status
Ende
Benutzerhandbuch
Hinweis
•
•
Wenn das VM-Menü von zu vielen
Teilnehmern gleichzeitig genutzt wird,
werden die VM-Menü-Meldungen
nicht angezeigt und stattdessen
Sprachansagen wiedergegeben.
Diese Funktion steht nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KXTDA mit Integration über digitale
Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Erstmaliges Einloggen in Ihre
Mailbox
Wenn Sie sich zum ersten Mal in Ihre
Mailbox einloggen, müssen Sie zunächst
einige Mailboxeinstellungen vornehmen,
bevor Sie andere Teilnehmerdienste
verwenden können. Diese Einstellungen
identifizieren Sie als Benutzer Ihrer
Mailbox; sie werden in "Kapitel 2
Einloggen und Konfiguration Ihrer
Mailbox" beschrieben.
a) Passwort
b) Name des Teilnehmers
c) Persönliche Begrüßungen
Ihr SPS kann so programmiert werden,
dass Sie beim erstmaligen Einloggen in
Ihre Mailbox eine "Benutzerführung"
erhalten. Wenn die Benutzerführung
aktiviert wurde, werden Sie von SPSSprachansagen durch den
Konfigurationsvorgang für Ihre Mailbox
begleitet.
7
Benutzerhandbuch
Kapitel 2
Einloggen und
Konfiguration Ihrer
Mailbox
2.1
Einloggen in Ihre
Mailbox
Um auf Teilnehmerdienste (Abspielen
von Nachrichten, Ändern der
Mailboxeinstellungen usw.) zugreifen zu
können, müssen Sie sich zunächst in Ihre
Mailbox einloggen. Zum Einloggen in Ihre
Mailbox stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur
Verfügung:
a) Automatisches Login:
Beim Einloggen in Ihre Mailbox von
Ihrer eigenen Nebenstelle aus
müssen Sie keine speziellen Befehle
oder Ihre Mailboxnummer eingeben.
Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung und
kann durch den Systemadministrator
oder System-Manager für Ihre
Mailbox deaktiviert werden.
b) Manuelles Login:
Sie müssen den Voicemail-DienstBefehl [#6] gefolgt von [ ] und Ihrer
Mailboxnummer eingeben. Das
manuelle Login müssen Sie
anwenden, wenn Sie sich von der
Nebenstelle einer anderen Person in
Ihre Mailbox einloggen möchten,
wenn das automatische Login an
Ihrer TK-Anlage nicht zur Verfügung
steht oder wenn das automatische
Login für Ihre Mailbox nicht aktiviert
ist.
Sie wissen, dass Sie sich erfolgreich
eingeloggt haben, wenn das SPS
entweder das Hauptmenü der
Teilnehmerdienste bzw. die Anzahl Ihrer
8
neuen Nachrichten ansagt, oder wenn
das VM-Menü angezeigt wird.
Benutzerhandbuch
Automatisches Login
1. Heben Sie den Hörer ab.
2. Geben Sie die
Nebenstellennummer des SPS
ein.
3.
Passwort
•
Konfigurationsvorgang für Ihre
Mailbox begleitet (weitere
Informationen finden Sie unter 2.2
Benutzerführung
(Mailboxkonfiguration leicht
gemacht)).
#
Wenn für Ihre Mailbox kein
Passwort festgelegt wurde,
können Sie diesen Schritt
überspringen.
Manuelles Login
1. Heben Sie den Hörer ab.
2. Geben Sie die
Nebenstellennummer des SPS
ein.
3.
#
4.
6
und Ihre Mailboxnummer.
5.
Passwort
•
#
Wenn für Ihre Mailbox kein
Passwort festgelegt wurde,
können Sie diesen Schritt
überspringen.
Hinweis
•
•
Wenn die automatische Wiedergabe
neuer Nachrichten für Ihre Mailbox
aktiviert wurde, werden jedes Mal,
wenn Sie sich in Ihre Mailbox
einloggen, automatisch alle neuen
Nachrichten abgespielt. Weitere
Informationen erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Wenn für Ihre Mailbox die
Benutzerführung aktiviert wurde,
werden Sie beim erstmaligen
Einloggen in Ihre Mailbox von SPSSprachansagen durch den
9
Benutzerhandbuch
2.2
Benutzerführung
(Mailboxkonfiguration
leicht gemacht)
Ihr SPS kann so programmiert werden,
dass Sie beim erstmaligen Einloggen in
Ihre Mailbox eine "Benutzerführung"
erhalten. Wenn die Benutzerführung
aktiviert wurde, werden Sie von SPSSprachansagen durch den
Konfigurationsvorgang für Ihre Mailbox
begleitet. Indem Sie einfach die
Sprachansagen befolgen, können Sie
Folgendes konfigurieren. Sie können
diese Konfigurationsvorgänge auch zu
einem späteren Zeitpunkt manuell
vornehmen, wie weiter hinten in diesem
Kapitel beschrieben.
Diese Funktion kann durch den
Systemadministrator oder SystemManager für Ihre Mailbox deaktiviert
werden.
Passwort: Wenn für Ihre Mailbox ein
Passwort existiert, müssen Sie dieses
beim Einloggen in Ihre Mailbox über die
Wähltasten (0–9) eingeben. Ihr Passwort
kann aus bis zu 16 Ziffern bestehen.
Teilnehmername: Dies ist eine
Aufzeichnung Ihres Namens. Andere
Teilnehmer hören Ihren Namen, wenn sie
Nachrichten abhören, die Sie ihnen
hinterlassen haben. Auch Anrufer hören
diesen Namen, wenn sie die Funktion
"Wählen über Name" verwenden.
Persönliche Begrüßungen: Wenn
Anrufer an Ihre Mailbox geleitet werden,
hören sie eine von 3 persönlichen
Begrüßungen. Nach der Wiedergabe der
Begrüßung hört der Anrufer einen Ton
und kann eine Nachricht hinterlassen.
a) Begrüßung nach Zeit:
Diese Begrüßung hören die Anrufer,
wenn Sie ihre Anrufe nicht
entgegennehmen. Beispiel für eine
10
solche Begrüßung: "Sie sind mit dem
Anschluss von (Name) verbunden.
Ich kann Ihren Anruf zurzeit nicht
entgegennehmen..."
b) Begrüßung bei Besetzt:
Diese Begrüßung hören die Anrufer,
wenn Sie ein anderes
Telefongespräch führen. Beispiel für
eine solche Begrüßung: "Sie sind mit
dem Anschluss von (Name)
verbunden. Ich führe zurzeit ein
anderes Telefongespräch..."
c) Begrüßung außerhalb der
Geschäftszeiten:
Diese Begrüßung hören Anrufer,
wenn das SPS sich in der Betriebsart
Nacht befindet. Beispiel für eine
solche Begrüßung: "Sie sind mit dem
Anschluss von (Name) verbunden.
Ich habe das Büro bereits
verlassen...."
Hinweis
•
Nach dem Einloggen in Ihre Mailbox
werden Sie ggf. aufgefordert, Ihr
Passwort einzugeben. Wenn Sie
dieses Passwort nicht kennen, fragen
Sie Ihren Systemadministrator.
Benutzerhandbuch
Starten der Benutzerführung
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
•
2. Bestätigen Sie, dass die
Benutzerführung begonnen hat.
• Das SPS sagt Folgendes an:
"Herzlich Willkommen beim
Panasonic Voicemail-System.
Dies ist der MailboxEinrichtungsdienst."
• Wenn die Benutzerführung
nicht startet, ist sie
wahrscheinlich für Ihre Mailbox
deaktiviert worden. Weitere
Informationen erhalten Sie von
Ihrem Systemadministrator
oder System-Manager.
3. Fahren Sie bei "Erstmalige
Einstellung Ihres Passworts" oder
"Ändern oder Löschen Ihres
Passworts" fort.
Passworts. Verwenden Sie
keine leicht zu erratenden
Zahlenkombinationen als
Passwort.
Es muss ein Passwort mit einer
Länge festgelegt werden, die
der Standardeinstellung für die
Anzahl der Ziffern entspricht
oder diese übersteigt. Weitere
Informationen erhalten Sie von
Ihrem Systemadministrator
oder System-Manager.
2. Zur Bestätigung 2 drücken.
3. Fahren Sie bei "Aufzeichnung des
Benutzernamens (Ihr
Teilnehmername)" fort.
Ändern oder Löschen Ihres
Passworts
1. Wählen Sie
1
, um Ihr Passwort
zu ändern.
2. Legen Sie Ihr Passwort fest, indem
Sie das gewünschte Passwort
eingeben und dann
Erstmalige Einstellung Ihres
Passworts
•
•
1. Legen Sie, sobald Sie dazu
aufgefordert werden, Ihr Passwort
fest, indem Sie das gewünschte
Passwort eingeben und dann #
drücken.
• Wenn Sie kein Passwort
festlegen möchten, drücken
Sie nur [#].
• Um den unberechtigten Zugriff
zu verhindern, empfehlen wir
dringend die Festlegung eines
langen, zufällig ausgewählten
#
drücken.
Wenn Sie Ihr Passwort löschen
möchten, drücken Sie nur [#].
Um den unberechtigten Zugriff
zu verhindern, empfehlen wir
dringend die Festlegung eines
langen, zufällig ausgewählten
Passworts. Verwenden Sie
keine leicht zu erratenden
Zahlenkombinationen als
Passwort.
3. Zur Bestätigung 2 drücken.
4. Fahren Sie bei "Aufzeichnung des
Benutzernamens (Ihr
Teilnehmername)" fort.
11
Benutzerhandbuch
Aufzeichnung des
Benutzernamens (Ihr
Teilnehmername)
Bestätigung Ihrer Einstellungen
1. Wählen Sie
1. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren
Namen auf.
2. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
3. Zur Bestätigung 2 drücken.
4. Fahren Sie bei "Aufzeichnung Ihrer
Begrüßungen" fort.
Aufzeichnung Ihrer Begrüßungen
Das SPS fordert Sie auf, Ihre
Begrüßungen für nach Zeit, bei Besetzt
und außerhalb der Geschäftszeiten
aufzuzeichnen. Wenn Sie keine
Begrüßung aufzeichnen, wird
stattdessen eine voraufgezeichnete
Begrüßung verwendet.
1. Zeichnen Sie nach dem Ton Ihre
Begrüßung auf.
2. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
3. Befolgen Sie bei Bedarf die
Sprachansagen.
• Um Ihre Aufzeichnung zu
überprüfen, wählen Sie 1
•
•
Zur Bestätigung 2 wählen.
Um die Meldung erneut
aufzuzeichnen, wählen Sie
•
3 .
Um etwas hinzuzufügen,
•
wählen Sie 4 .
Um zu löschen oder das Menü
zu verlassen, wählen Sie
12
.
.
1 , um Ihre
Einstellungen zu bestätigen.
2. Legen Sie den Hörer auf.
Benutzerhandbuch
2.3
Ändern oder Löschen
Ihrer persönlichen
Begrüßungen
Wenn ein Anrufer Ihre Mailbox erreicht,
hört er Ihre persönliche Begrüßung. Sie
können 4 verschiedene persönliche
Begrüßungen aufzeichnen; die jeweils
passende wird den Anrufern vorgespielt.
Wenn Sie eine Begrüßung löschen oder
keine aufzeichnen, wird stattdessen eine
voraufgezeichnete Begrüßung
verwendet.
a) Begrüßung nach Zeit:
Diese Begrüßung hören die Anrufer,
wenn Sie ihre Anrufe nicht
entgegennehmen. Beispiel für eine
solche Begrüßung: "Sie sind mit dem
Anschluss von (Name) verbunden.
Ich kann Ihren Anruf zurzeit nicht
entgegennehmen..."
b) Begrüßung bei Besetzt:
Diese Begrüßung hören die Anrufer,
wenn Sie ein anderes
Telefongespräch führen. Beispiel für
eine solche Begrüßung: "Sie sind mit
dem Anschluss von (Name)
verbunden. Ich führe zurzeit ein
anderes Telefongespräch..."
c) Begrüßung außerhalb der
Geschäftszeiten:
Diese Begrüßung hören Anrufer,
wenn das SPS sich in der Betriebsart
Nacht befindet. Beispiel für eine
solche Begrüßung: "Sie sind mit dem
Anschluss von (Name) verbunden.
Ich habe das Büro bereits
verlassen...."
d) Vorübergehende Begrüßung:
Eine spezielle Begrüßung, die bei
entsprechender Aufzeichnung von
Anrufern anstelle der anderen
Begrüßungen gehört wird. Beispiel für
eine solche Begrüßung: "Sie sind mit
dem Anschluss von (Name)
verbunden. Ich bin diese Woche
leider nicht im Büro..."
Führen Sie folgende Schritte aus, um Ihre
persönlichen Begrüßungen
aufzuzeichnen oder zu löschen.
13
Benutzerhandbuch
Begrüßung auf 1 Minute
festgelegt.
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
1
2. 3
3. Wählen Sie die gewünschte
6. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
7. Befolgen Sie bei Bedarf die
Sprachansagen oder fahren Sie
bei Schritt 8 fort.
• Um Ihre Aufzeichnung zu
Begrüßung aus.
1
Begrüßung nach Zeit.
2
Begrüßung bei Besetzt.
3
Begrüßung außerhalb der
Geschäftszeiten.
Anrufer-ID-Begrüßung (steht
ggf. nicht zur Verfügung; weitere
Informationen finden Sie unter
5.10 Persönliche Begrüßung für
Anrufer-ID).
4
5
überprüfen, wählen Sie 1 .
Um die Begrüßung neu
aufzuzeichnen, wählen Sie
•
3
(wiederholen Sie bei
Bedarf die oben angegebenen
Schritte).
Um der soeben
aufgezeichneten Begrüßung
etwas hinzuzufügen, wählen
•
Sie 4 .
Um die Begrüßung zu löschen
und das Menü zu verlassen,
•
Vorübergehende Begrüßung.
wählen Sie
4. Befolgen Sie bei Bedarf die
Sprachansagen.
Wählen Sie 1 , um die
Begrüßung zu ändern.
Wählen Sie 3 , um die
ausgewählte Begrüßung zu
löschen.
• Die Begrüßung wird gelöscht;
legen Sie den Hörer auf, um
den Vorgang abzuschließen.
8. Zur Bestätigung 2 drücken.
9. Zeichnen Sie bei Bedarf weitere
Begrüßungen auf, indem Sie die
Sprachansagen befolgen, oder
fahren Sie bei Schritt 10 fort.
1
Begrüßung nach Zeit.
2
Begrüßung bei Besetzt.
3
Begrüßung außerhalb der
Geschäftszeiten.
5. Zeichnen Sie nach dem Ton Ihre
Begrüßung auf.
• Wir empfehlen Ihnen, in Ihren
Begrüßungen Ihren Namen zu
erwähnen, damit die Anrufer
wissen, dass sie die richtige
Mailbox erreicht haben.
• Standardmäßig ist die
maximale Länge einer
14
.
4 Anrufer-ID-Begrüßung (steht
ggf. nicht zur Verfügung; weitere
Informationen finden Sie unter
5.10 Persönliche Begrüßung für
Anrufer-ID).
5
Vorübergehende Begrüßung.
10. Legen Sie den Hörer auf.
Benutzerhandbuch
Hinweis
•
•
Eine vorübergehende persönliche
Begrüßung wird anstelle aller anderen
Begrüßungen wiedergegeben, bis sie
gelöscht wird. Jedes Mal, wenn Sie
sich in Ihre Mailbox einloggen, werden
Sie vom SPS gefragt, ob Sie Ihre
vorübergehende persönliche
Begrüßung deaktivieren (löschen)
möchten.
Achten Sie darauf, erst dann den
Hörer aufzulegen, wenn Sie Ihre neue
Begrüßung in Schritt 8 akzeptiert
haben. Wenn Sie den Hörer auflegen,
ohne Ihre neue Begrüßung zu
akzeptieren, wird diese nicht
gespeichert.
15
Benutzerhandbuch
2.4
Ändern oder Löschen
Ihres Passworts
Sie können Ihre Mailbox durch ein
Passwort vor dem Zugriff durch nicht
berechtigte Personen schützen. Wenn für
Ihre Mailbox ein Passwort existiert,
müssen Sie dieses beim Einloggen in
Ihre Mailbox über die Wähltasten (0–9)
eingeben. Ihr Passwort kann aus bis zu
16 Ziffern bestehen.
Sie können Ihr Passwort jederzeit
ändern. Vermeiden Sie bei der Auswahl
des Passworts die Verwendung leicht zu
erratender Zahlenkombinationen. Wenn
Sie Ihr Passwort vergessen, lassen Sie
es durch Ihren Systemadministrator oder
System-Manager löschen. Sie können
dann ein neues festlegen.
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2
1
2. 3
3. Geben Sie das gewünschte
Passwort ein und drücken Sie
#
•
•
.
Drücken Sie [#] nur, wenn Sie
Ihr Passwort löschen möchten.
Es muss ein Passwort mit einer
Länge festgelegt werden, die
der Standardeinstellung für die
Anzahl der Ziffern entspricht
oder diese übersteigt. Weitere
Informationen erhalten Sie von
Ihrem Systemadministrator
oder System-Manager.
4. Zur Bestätigung 2 drücken.
5. Legen Sie den Hörer auf.
16
Benutzerhandbuch
2.5
Ändern oder Löschen
Ihres
Teilnehmernamens
Sie können Ihren Namen im SPS
aufzeichnen. Das SPS sagt Ihren Namen
dann für Anrufer an, damit diese wissen,
dass sie die richtige Mailbox erreicht
haben. Wenn ein Anrufer Ihre
Mailboxnummer nicht kennt, kann er
versuchen, Sie durch Eingabe der ersten
Buchstaben Ihres Vor- oder Nachnamens
zu erreichen (Funktion Wählen über
Name). Nach Eingabe der ersten
Buchstaben Ihres Namens sagt das SPS
die SPS-Teilnehmer an, deren Namen
diesen Buchstaben entsprechen, sodass
der Anrufer Ihren Namen auswählen
kann.
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
3
•
3
1
Geben Sie [3] [3] [3] ein, um
Ihren Teilnehmernamen zu
löschen, und legen Sie den
Hörer auf, um den Vorgang
abzuschließen.
3. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren
Namen auf.
4. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
5. Zur Bestätigung 2 drücken.
6. Legen Sie den Hörer auf.
17
Benutzerhandbuch
2.6
Häufig verwendete
Dienstbefehle und
Navigationsbefehle
#
8
Befehle zum Ändern des aktuellen
SPS-Dienstes
Nach dem Abheben des Hörers und
Wählen einer Nebenstellennummer des
SPS können Sie einen Dienstbefehl
eingeben, um schnell auf bestimmte
SPS-Funktionen zuzugreifen. Auch
während Sie die SPS-Sprachansagen
hören, können Sie Dienstbefehle
anwenden, um zum Beispiel zu einem
anderen SPS-Dienstmodus zu wechseln.
Einige der häufiger verwendeten Befehle
werden nachfolgend aufgeführt. Ein
vollständige Liste finden Sie im Anhang A
Kurzanleitung.
18
#
2
#
6
Aktiviert den
benutzerspezifischen
Ablauf. Sie werden
aufgefordert, die Nummer
eines
benutzerspezifischen
Ablaufs (1–100)
einzugeben.
Aktiviert den VoicemailDienst. Sie können eine
Nachricht für einen
anderen Teilnehmer
aufzeichnen, indem Sie
bei entsprechender
Aufforderung dessen
Mailboxnummer
eingeben. Sie können
diesen Befehl gefolgt von
Ihrer Mailboxnummer
eingeben, um sich in Ihre
Mailbox einzuloggen.
Aktiviert den
automatischen
Abfragedienst. Sie können
eine Nebenstelle anrufen,
indem Sie bei
entsprechender
Aufforderung die
gewünschte
Nebenstellennummer
wählen. Wenn der
angerufene Teilnehmer
den Anruf nicht
entgegennimmt, kann das
SPS Ihnen weitere
Optionen anbieten, wie
z.B. das Hinerlassen einer
Nachricht, das Anrufen
des Abfrageplatzes usw.
Beachten Sie, dass diese
Optionen nur zur
Verfügung stehen, wenn
das Anrufen der
Nebenstelle über den
automatischen
Abfragedienst erfolgt, d.h.
wenn Sie diesen
Dienstbefehl eingegeben
haben.
Befehle für die Menü-Navigation
Die folgenden Befehle erleichtern Ihnen
die Navigation durch die SPS-Menüs.
Bringt Sie zum vorherigen
Menü zurück.
Wiederholt das aktuelle
Menü.
0
#
7
Bringt Sie zum
Hauptmenü zurück.
Benutzerhandbuch
Kapitel 3
Nachrichtenwiedergabe
und verwandte
Funktionen
3.1
Abspielen von
Nachrichten
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2. 1
3. Befolgen Sie bei Bedarf die
Sprachansagen.
Anrufer und andere Teilnehmer können
Nachrichten für Sie hinterlassen, die Sie
später, nachdem Sie sich in Ihre Mailbox
eingeloggt haben, abhören können.
Die Nachrichten in Ihrer Mailbox werden
in 3 Arten unterteilt:
a) Neue Nachrichten:
Nachrichten in Ihrer Mailbox, die Sie
noch nicht abgehört haben.
b) Alte Nachrichten:
Nachrichten in Ihrer Mailbox, die Sie
abgehört, aber noch nicht gelöscht
haben.
c) Gelöschte Nachrichten:
Nachrichten in Ihrer Mailbox, die Sie
gelöscht haben. Sie können Ihre
gelöschten Nachrichten
"zurückholen", sodass diese genau
wie alte Nachrichten behandelt
werden (weitere Informationen finden
Sie unter 5.20 Gelöschte Nachrichten
zurückholen). Wenn Sie gelöschte
Nachrichten nicht zurückholen,
werden diese am Ende des
Folgetages endgültig gelöscht.
Bei der Wiedergabe einer Nachricht kann
das SPS auch die "Nachricht-/
Absenderdaten" der Nachricht ansagen –
Datum und Uhrzeit der Nachricht und
Absenderdaten.
Wählen Sie 1 , um neue
Nachrichten abzuspielen.
Wählen Sie 2 , um alte
Nachrichten abzuspielen.
Wählen Sie 3 , um gelöschte
Nachrichten abzuspielen.
4. Hören Sie die Nachricht an.
Bei und/oder nach der Wiedergabe einer
Nachricht stehen zusätzliche Funktionen
zur Verfügung. In der folgenden Tabelle
sind die Befehle mit den entsprechenden
Wähltastenkombination aufgeführt.
Beachten Sie, dass je nach
Nachrichtenart (neu, alt, gelöscht)
bestimmte Befehle nicht zur Verfügung
stehen.
19
Benutzerhandbuch
Nachrichtenart
Taste
Funktion
Neu
Gelöscht
Nachricht wiederholen
1
1
1
Vorherige Nachricht erneut
abspielen
1
2
Nächste Nachricht abspielen
Nachrichtenwiedergabe
unterbrechen/fortsetzen
(nur während Wiedergabe)
2
20
Alt
2
3
Nachricht-/Absenderdaten
wiedergeben
2
4
Markierung setzen (nur während
Wiedergabe)
—
2
5
Wiedergabe bei Markierung
starten
—
2
6
Diese Nachricht als Neu
speichern
3
Diese Nachricht löschen
3
Diese Nachricht zurückholen
4
Diese Nachricht beantworten
5
Rücklauf (nur während
Wiedergabe)
6
Schneller Vorlauf, Nachricht-/
Absenderdaten überspringen
(nur während Wiedergabe)
7
Diese Nachricht übermitteln
8
Wiedergabelautstärke anpassen
(nur während Wiedergabe)
—
—
—
—
—
—
—
Benutzerhandbuch
Nachrichtenart
Taste
Funktion
Neu
Gelöscht
Wiedergabegeschwindigkeit
anpassen
(nur während Wiedergabe)
9
9
Alt
0
Mit normaler Geschwindigkeit
abspielen
(nur während Wiedergabe)
21
Benutzerhandbuch
Hinweis
•
•
•
•
•
22
Über die SPS-Programmierung wird
festgelegt, ob die Nachricht-/
Absenderdaten vor jeder Nachricht, im
Anschluss an jede Nachricht oder nur
nach Drücken von [2] [3]
wiedergegeben werden. Weitere
Informationen erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Nach Ablauf einer festgelegten Anzahl
von Tagen löscht das SPS
automatisch sowohl neue als auch alte
Nachrichten. Ihr Systemadministrator
oder System-Manager legt fest,
wieviele Tage Nachrichten aufbewahrt
werden. Jedes Mal, wenn Sie eine
neue oder alte Nachricht abspielen,
wird der Zähler für die
Nachrichtenspeicherdauer
zurückgesetzt.
Nachrichten, die gelöscht wurden,
bleiben noch bis zum Ende des
Folgetages erhalten. Wenn Sie zum
Beispiel Montagmorgen eine
Nachricht löschen, wird diese erst am
Ende des darauffolgenden Dienstags
endgültig gelöscht. Gelöschte
Nachrichten können vor diesem
Zeitpunkt durch Drücken von [3]
während oder nach ihrer Wiedergabe
zurückgeholt werden.
Mithilfe einer Markierung können Sie
eine Stelle in einer Nachricht
festlegen, zu der Sie bei der
Wiedergabe der Nachricht springen
können (weitere Informationen finden
Sie unter 5.19 Markierung). Für jede
Nachricht in Ihrer Mailbox können Sie
jeweils eine Markierung setzen.
Sobald Sie in derselben Nachricht
eine zweite Markierung setzen, wird
die erste gelöscht.
Während der Wiedergabe können Sie
die Lautstärke und Geschwindigkeit
der Wiedergabe durch Drücken von [8]
bzw. [9] anpassen. Drücken Sie die
gewünschte Taste wiederholt, um die
Lautstärke und Geschwindigkeit wie
erforderlich anzupassen. Wenn Sie für
die Lautstärke oder Geschwindigkeit
bereits den höchsten Wert ausgewählt
haben, wird durch nochmaliges
Drücken der entsprechenden
Wähltaste wie unten abgebildet
wieder die niedrigste Einstellung
ausgewählt.
Stufe 1
Stufe 2
Stufe 3 (Standardeinstellung)
Stufe 4
Stufe 5
Benutzerhandbuch
3.2
Nachrichten
beantworten
Sie können auf in Ihrer Mailbox
hinterlassene Nachrichten antworten,
indem Sie entweder den Anrufer
zurückrufen oder eine Nachricht in der
Mailbox des Anrufers hinterlassen.
Ein Rückruf ist möglich, wenn es sich bei
der Person, die Ihnen die Nachricht
hinterlassen hat, um einen anderen
Teilnehmer oder einen
Nebenstellenbenutzer handelt. Ein
Rückruf von externen Anrufern ist
möglich, wenn die TK-Anlage und das
SPS entsprechende Anrufer-IDInformationen empfangen haben; diese
Funktion steht bei einigen TK-Anlagen
jedoch nicht zur Verfügung und kann
durch den Systemadministrator oder
System-Manager für Ihre Mailbox
gesperrt werden.
Das Beantworten durch Hinterlassen
einer Nachricht in der Mailbox des
Anrufers ist nur dann möglich, wenn es
sich bei dem Anrufer um einen anderen
Teilnehmer im SPS handelt (d.h. die
Person muss über eine eigene Mailbox
verfügen). Beim Beantworten durch
Hinterlassen einer Nachricht in der
Mailbox des Anrufers können Sie eines
der folgenden Merkmale festlegen:
Sobald der Empfänger die Nachricht
abgehört hat, erhalten Sie einen
entsprechenden Hinweis.
Schließlich haben Sie noch die
Möglichkeit, Ihre Antwort sofort zu
senden oder einen Zeitpunkt für die
Nachrichtenübermittlung festzulegen.
a) Status Dringend:
Die Nachricht wird vom Empfänger
vor allen anderen Nachrichten
abgehört.
b) Status Privat:
Um die Vertraulichkeit der Nachricht
zu gewährleisten, ist es dem
Empfänger nicht möglich, die
Nachricht weiterzuleiten.
c) Auto Empfang:
23
Benutzerhandbuch
Zurückrufen des
Nachrichtenabsenders
•
Es können nur neue und alte
Nachrichten beantwortet
werden. Um eine gelöschte
Nachricht zu beantworten,
müssen Sie diese zunächst
zurückholen (weitere
Informationen finden Sie unter
5.20 Gelöschte Nachrichten
zurückholen).
1. Spielen Sie die gewünschte
Nachricht ab.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 3.1
Abspielen von Nachrichten.
• Es können nur neue und alte
Nachrichten beantwortet
werden. Um eine gelöschte
Nachricht zu beantworten,
müssen Sie diese zunächst
zurückholen (weitere
Informationen finden Sie unter
5.20 Gelöschte Nachrichten
zurückholen).
2. Wählen Sie während oder nach
der Nachrichtenwiedergabe 4
3. Wählen Sie
2 , um die
Aufzeichnung zu starten.
4. Sprechen Sie nach dem Ton.
•
Sie können die Aufzeichnung
unterbrechen und fortsetzen,
indem Sie [2] drücken. Wenn
Sie die Aufzeichnung für mehr
als 20 Sekunden unterbrechen,
wird diese automatisch
beendet.
2. Wählen Sie während oder nach
der Nachrichtenwiedergabe 4
.
3. Um den Absender anzurufen,
drücken Sie 1
.
Hinweis
•
Das Zurückrufen externer Anrufer
(Rückruf Anrufer CLIP) steht nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T
mit Integration über analoge oder
digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
5. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
6. Zur Bestätigung
7.
1. Spielen Sie die gewünschte
Nachricht ab.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 3.1
Abspielen von Nachrichten.
24
2
drücken.
1
1
wählen, um den
Zeitpunkt der
Nachrichtenübermittlung
festzulegen.
Um die Nachricht sofort
abzusenden, wählen Sie
1
Eine Nachricht für den Absender
hinterlassen
.
2
(fahren Sie bei Schritt
12 fort).
8. Geben Sie den gewünschten
Zeitpunkt der
Nachrichtenübermittlung ein und
wählen Sie
#
.
Beispiel:
• Um 5:00 einzugeben, drücken
Sie [5] [#].
Benutzerhandbuch
•
Um 5:15 einzugeben, drücken
Sie [5] [1] [5] [#].
9. Wählen Sie
1
für AM.
Wählen Sie
2
für PM.
•
Wenn für das SPS die
Verwendung des 24-StundenFormats festgelegt wurde,
steht diese Option nicht zur
Verfügung.
10. Geben Sie das Datum der
Nachrichtenübermittlung ein und
wählen Sie
#
.
Beispiel:
• Wenn heute der 16 Februar ist,
geben Sie [1] [7] [#] ein, um die
Nachricht morgen übermitteln
zu lassen.
• Wenn heute der 16 Februar ist,
geben Sie [5] [#] ein, um die
Nachricht am 5. März
übermitteln zu lassen.
11. Zur Bestätigung
2
drücken.
12. Wählen Sie,
1
um die
Nachricht als Dringend zu
kennzeichnen.
Wählen Sie 2 , um fortzufahren.
13. Wählen Sie,
1
um die
Nachricht als Privat zu
kennzeichnen.
Wählen Sie 2 , um fortzufahren.
14. Um eine Empfangsbestätigung
anzufordern, wählen Sie 1
.
Wählen Sie 2 , um fortzufahren.
15. Legen Sie den Hörer auf.
25
Benutzerhandbuch
3.3
Vermittlung von
Nachrichten
Sie können in Ihrer Mailbox vorliegende
Nachrichten an andere Teilnehmer
vermitteln (weiterleiten). Beachten Sie
dabei, dass Nachrichten, die vom
Absender als Privat gekennzeichnet
wurden, nicht übermittelt werden können.
Beim Vermitteln einer Nachricht können
Sie:
a) Den Empfänger festlegen, indem Sie
die Mailboxnummer eines anderen
Teilenehmers eingeben.
b) Mehrere Empfänger festlegen, indem
Sie die Nummer einer persönlichen
Gruppenverteilungsliste (weitere
Informationen finden Sie unter 5.6
Persönliche
Gruppenverteilungslisten) oder
Mailboxgruppe eingeben.
c) Ihre eigenen Kommentare
aufzeichnen und zusammen mit der
vermittelten Nachricht versenden.
Festlegung der Empfänger über
die Nummer
1. Spielen Sie die gewünschte
Nachricht ab.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 3.1
Abspielen von Nachrichten.
• Es können nur neue und alte
Nachrichten vermittelt werden.
Um eine gelöschte Nachricht
zu vermitteln, müssen Sie
diese zunächst zurückholen
(weitere Informationen finden
Sie unter 5.20 Gelöschte
Nachrichten zurückholen).
2. Wählen Sie während oder nach
der Nachrichtenwiedergabe
7
.
3. Geben Sie eine der folgenden
Informationen ein:
Eine Mailboxnummer.
Die Nummer einer persönlichen
Gruppenverteilungsliste, drücken
Sie dann # .
Die Nummer einer Mailboxgruppe.
4. Wählen Sie
1 , um die
Nachricht ohne eigene
Kommentare sofort zu übermitteln
(fahren Sie bei Schritt 8 fort).
Wählen Sie 2 , um Ihre
Kommentare aufzuzeichnen.
5. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren
Kommentar auf.
6. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
7. Zur Bestätigung 2 drücken.
8. Legen Sie den Hörer auf.
26
Benutzerhandbuch
7. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren
Festlegung der Empfänger über
den Namen (Wählen über Name)
Kommentar auf.
8. Wählen Sie
1. Spielen Sie die gewünschte
Nachricht ab.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 3.1
Abspielen von Nachrichten.
• Es können nur neue und alte
Nachrichten vermittelt werden.
Um eine gelöschte Nachricht
zu vermitteln, müssen Sie
diese zunächst zurückholen
(weitere Informationen finden
Sie unter 5.20 Gelöschte
Nachrichten zurückholen).
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
9. Zur Bestätigung 2 drücken.
10. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
Es erfolgt keine Bestätigung darüber,
dass die Nachricht vermittelt wurde.
2. Wählen Sie während oder nach
der Nachrichtenwiedergabe
7
.
1
3. #
4. Geben Sie über die Wähltasten die
ersten 3 oder 4 Buchstaben des
gewünschten Empfängernamens
ein.
5. Wählen Sie
1 , um den
angesagten Namen auszuwählen.
Wählen Sie 2 , um den
nächsten Namen zu hören.
Wählen Sie 3 , um den
aktuellen Namen zu wiederholen.
6. Geben Sie eine der folgenden
Informationen ein:
Wählen Sie 1 , um die
Nachricht ohne eigene
Kommentare sofort zu übermitteln
(fahren Sie bei Schritt 10 fort).
Wählen Sie 2 , um Ihre
Kommentare aufzuzeichnen.
27
Benutzerhandbuch
3.4
Fernzugriff
Sie können das SPS von außerhalb
anrufen und sich in Ihre Mailbox
einloggen, um Ihre Nachrichten
abzuhören. Zum Einloggen in Ihre
Mailbox von extern stehen Ihnen 2
Möglichkeiten zur Verfügung:
a) Automatisches Login:
Beim Einloggen in Ihre Mailbox von
einem vorprogrammierten externen
Telefon aus müssen Sie keine
speziellen Befehle oder Ihre
Mailboxnummer eingeben. Das SPS
kann die Rufnummer erkennen, von
der aus Sie anrufen, und Sie anhand
dieser Nummer als Anrufer
identifizieren (weitere Informationen
finden Sie unter 5.16 Zuweisung Ihrer
externen Rufnummern für
Automatisches Login von extern und
kostenfreie Fernvorabfrage). Diese
Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung und
kann durch den Systemadministrator
oder System-Manager für Ihre
Mailbox deaktiviert werden.
b) Manuelles Login:
Sie müssen den Voicemail-DienstBefehl [#6] gefolgt von [ ] und Ihrer
Mailboxnummer eingeben. Das
manuelle Login müssen Sie beim
Einloggen in Ihre Mailbox anwenden,
wenn das automatische Login an
Ihrer TK-Anlage nicht zur Verfügung
steht, wenn Ihre Mailbox nicht
entsprechend der Verwendung des
automatischen Logins programmiert
ist oder wenn Sie von einer
Rufnummer aus anrufen, für die das
automatische Login nicht
programmiert ist.
28
Automatisches Login von extern
1. Rufen Sie das SPS von der
vorprogrammierten externen
Rufnummer aus an.
• Fragen Sie Ihren
Systemadministrator oder
System-Manager, welche
Rufnummer Sie wählen
müssen, um von extern auf das
SPS zuzugreifen.
2.
Passwort
•
#
Wenn für Ihre Mailbox kein
Passwort festgelegt wurde,
können Sie diesen Schritt
überspringen.
3. Wählen Sie
1
, um Nachrichten
abzuspielen.
4. Befolgen Sie die Sprachansagen
oder wählen Sie bei Bedarf eine
der folgenden Optionen aus.
#
8 , um eine Nebenstelle
anzurufen.
#
8
0 , um den
Abfrageplatz anzurufen.
5.
#
9 , wenn Sie den Vorgang
beendet haben.
6. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
Diese Funktion steht nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T
mit Integration über analoge oder
digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Benutzerhandbuch
Manuelles Login von extern
1. Rufen Sie das SPS von einer
externen Rufnummer aus an.
• Fragen Sie Ihren
Systemadministrator oder
System-Manager, welche
Rufnummer Sie wählen
müssen, um von extern auf das
SPS zuzugreifen.
2.
#
3.
6
und Ihre Mailboxnummer.
4.
Passwort
•
#
Wenn für Ihre Mailbox kein
Passwort festgelegt wurde,
können Sie diesen Schritt
überspringen.
5. Wählen Sie
1 , um neue
Nachrichten wiederzugeben.
6. Befolgen Sie die Sprachansagen
oder wählen Sie bei Bedarf eine
der folgenden Optionen aus.
#
8 , um eine Nebenstelle
anzurufen.
#
8
0 , um den
Abfrageplatz anzurufen.
7.
#
9 , wenn Sie den Vorgang
beendet haben.
8. Legen Sie den Hörer auf.
29
Benutzerhandbuch
Kapitel 4
Nachrichten senden
4.1
Nachrichten senden –
Überblick
Sie können Nachrichten aufzeichnen und
diese an andere Teilnehmer, an
Nebenstellenbenutzer der TK-Anlage
ohne eigene SPS-Mailboxen und sogar
an externe Teilnehmer senden.
Nachrichten können mithilfe einer der
folgenden Funktionen versendet werden:
a) Nachrichtenübermittlung:
Senden einer Nachricht an andere
Teilnehmer (weitere Informationen
finden Sie unter 4.2 Nachrichtenübermittlung).
b) Externe Nachrichtenübermittlung:
Senden einer Nachricht an
Teilnehmer ohne SPS-Mailboxen,
also Nebenstellenbenutzer der TKAnlage oder externe Teilnehmer
(weitere Informationen finden Sie
unter 4.3 Externe Nachrichtenübermittlung).
Zum Festlegen der Empfänger Ihrer
Nachrichten stehen verschiedene
Möglichkeiten zur Verfügung. Die
Festlegung der Empfänger kann anhand
folgender Informationen erfolgen:
a) Mailboxnummer oder
Teilnehmername (legt einen
individuellen Empfänger für die
Nachrichtenübermittlung fest).
b) Nummer einer persönlichen
Gruppenverteilungsliste oder
Mailboxgruppe (legt eine Grupppe
von Empfängern für die
Nachrichtenübermittlung fest).
c) Nebenstellennummer oder
Rufnummer (legt einen individuellen
30
Empfänger für die externe
Nachrichtenübermittlung fest).
d) Nummer einer externen
Nachrichtenweiterleitung (legt eine
Gruppe von Empfängern für die
externe Nachrichtenübermittlung
fest).
Benutzerhandbuch
4.2
Nachrichtenübermittlung
Sie können Nachrichten an andere
Teilnehmer senden. Sie können
Nachrichtenempfänger anhand einer
Nummer oder anhand des
Teilnehmernamens festlegen.
So legen Sie Teilnehmer anhand einer
Nummer fest:
a) Geben Sie die Mailboxnummer des
Teilnehmers ein.
Um die Vertraulichkeit der Nachricht
zu gewährleisten, ist es dem
Empfänger nicht möglich, die
Nachricht weiterzuleiten.
c) Auto Empfang:
Sobald der Empfänger die Nachricht
abgehört hat, erhalten Sie einen
entsprechenden Hinweis.
Schließlich haben Sie noch die
Möglichkeit, Ihre Nachricht sofort zu
senden oder einen Zeitpunkt für die
Nachrichtenübermittlung festzulegen.
b) Geben Sie die Nummer einer
persönlichen Gruppenverteilungsliste
ein (weitere Informationen zur
Erstellung Ihrer eigenen persönlichen
Gruppenverteilungslisten finden Sie
unter 5.6 Persönliche
Gruppenverteilungslisten).
c) Geben Sie die Nummer einer
Mailboxgruppe ein (diese muss durch
den Systemadministrator oder
System-Manager erstellt werden;
weitere Informationen erhalten Sie bei
Ihrem Systemadministrator oder
System-Manager).
So legen Sie Teilnehmer anhand des
Namens fest:
a) Geben Sie die ersten Buchstaben des
Teilnehmernamens ein (Funktion
Wählen über Name).
Sobald Sie die Empfänger festgelegt
haben, können Sie eine Nachricht
aufzeichnen. Vor dem Versenden Ihrer
Nachrichten, können Sie folgende
Einstellungen vornehmen:
a) Status Dringend:
Die Nachricht wird vom Empfänger
vor allen anderen Nachrichten
abgehört.
b) Status Privat:
31
Benutzerhandbuch
Eine Nachricht senden
3. Wählen Sie
1 , um den
angesagten Namen auszuwählen.
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
Wählen Sie 2 , um den
nächsten Namen zu hören.
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2. 2
3. Fahren Sie bei "Festlegung der
Empfänger über eine Nummer"
oder "Festlegung der Empfänger
über den Namen (Wählen über
Name)" fort.
Wählen Sie 3 , um den
aktuellen Namen zu wiederholen.
4. Fahren Sie bei "Aufzeichnung Ihrer
Nachricht" fort.
Aufzeichnung Ihrer Nachricht
1. Wählen Sie
1 , um Ihre
Nachricht aufzuzeichnen.
• Um einen weiteren Empfänger
hinzuzufügen, drücken Sie [2]
(fahren Sie bei "Festlegung der
Empfänger über eine Nummer"
oder "Festlegung der
Empfänger über den Namen
(Wählen über Name)" fort).
• Um die Empfänger zu
überprüfen, drücken Sie [3].
Festlegung der Empfänger über
die Nummer
1. Geben Sie eine der folgenden
Informationen ein:
Eine Mailboxnummer.
Die Nummer einer persönlichen
Gruppenverteilungsliste, drücken
Sie dann # .
Die Nummer einer Mailboxgruppe.
2. Sprechen Sie nach dem Ton.
•
2. Zur Bestätigung 2 drücken.
3. Fahren Sie bei "Aufzeichnung Ihrer
Nachricht" fort.
Festlegung der Empfänger über
den Namen (Wählen über Name)
1
1. #
2. Geben Sie über die Wähltasten die
ersten 3 oder 4 Buchstaben des
gewünschten Empfängernamens
ein.
32
Sie können die Aufzeichnung
unterbrechen und fortsetzen,
indem Sie [2] drücken. Wenn
Sie die Aufzeichnung für mehr
als 20 Sekunden unterbrechen,
wird diese automatisch
beendet.
3. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
4. Zur Bestätigung
5.
2
drücken.
1
1
wählen, um den
Zeitpunkt der
Nachrichtenübermittlung
festzulegen.
Um die Nachricht sofort
abzusenden, wählen Sie
Benutzerhandbuch
1
2
(fahren Sie bei Schritt
Wählen Sie 2 , um fortzufahren.
10 fort).
6. Geben Sie den gewünschten
Zeitpunkt der
Nachrichtenübermittlung ein und
wählen Sie
#
12. Um eine Empfangsbestätigung
anzufordern, wählen Sie 1
.
Wählen Sie 2 , um fortzufahren.
.
Beispiel:
• Um 5:00 einzugeben, drücken
Sie [5] [#].
• Um 5:15 einzugeben, drücken
Sie [5] [1] [5] [#].
7. Wählen Sie
1
für AM.
Wählen Sie
2
für PM.
•
kennzeichnen.
13. Legen Sie den Hörer auf.
Wenn für das SPS die
Verwendung des 24-StundenFormats festgelegt wurde,
steht diese Option nicht zur
Verfügung.
8. Geben Sie das Datum der
Nachrichtenübermittlung ein und
wählen Sie
#
.
Beispiel:
• Wenn heute der 16 Februar ist,
geben Sie [1] [7] [#] ein, um die
Nachricht morgen übermitteln
zu lassen.
• Wenn heute der 16 Februar ist,
geben Sie [5] [#] ein, um die
Nachricht am 5. März
übermitteln zu lassen.
9. Zur Bestätigung
2
drücken.
10. Wählen Sie,
1
um die
Nachricht als Dringend zu
kennzeichnen.
Wählen Sie 2 , um fortzufahren.
11. Wählen Sie,
1
um die
Nachricht als Privat zu
33
Benutzerhandbuch
4.3
Externe Nachrichtenübermittlung
Sie können Nachrichten an externe
Teilnehmer und an Nebenstellenbenutzer
der TK-Anlage ohne eigene SPSMailboxen senden. Nachdem Sie Ihre
Nachricht aufgezeichnet haben, wählt
das SPS die entsprechenden
Rufnummern und/oder
Nebenstellennummern und kann die von
Ihnen aufgezeichnete Nachricht
wiedergeben, sobald der angerufene
Teilnehmer den Anruf entgegennimmt.
Die Festlegung der
Nachrichtenempfänger kann anhand
folgender Informationen erfolgen:
a) Nebenstellennummer
b) Externe Rufnummer
c) Externe Nachrichtenweiterleitung
(weitere Informationen finden Sie
unter 5.7 Externe Nachrichtenweiterleitung)
Bei Empfängern ohne eigene SPSMailbox können Sie nie wissen, wer den
Anruf beantwortet, wenn das SPS eine
externe Nachrichtenübermittlung sendet.
Um die Vertraulichkeit Ihrer Nachrichten
zu gewährleisten, können Sie ein
Passwort festlegen, dass der andere
Teilnehmer eingeben muss, bevor die
Nachricht wiedergegeben wird.
Sie können die Option Auto Empfang
festlegen, sodass Sie, sobald der
Empfänger die Nachricht abgehört hat,
einen entsprechenden Hinweis erhalten.
Weiter haben Sie die Möglichkeit, Ihre
Nachricht sofort zu senden oder einen
Zeitpunkt für die Nachrichtenübermittlung
festzulegen. Und schließlich können
Empfänger einer externen
Nachrichtenübermittlung Ihre Nachricht
beantworten und die Nachrichten sogar
als Dringend oder Privat kennzeichnen.
34
Hinweis
•
•
Diese Funktion muss vom
Systemadministrator oder SystemManager für Ihre Mailbox aktiviert
werden.
Wenn bei der Anwendung dieser
Funktion Probleme auftreten, wenden
Sie sich an Ihren Systemadministrator.
Benutzerhandbuch
Eine externe
Nachrichtenübermittlung senden
verfügbarer Optionen an;
Beispiel: "Um eine Pause
einzufügen, drücken Sie [5].
Drücken Sie [4], um die
Eingabe der Rufnummer
fortzusetzen.".
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2
1
2. 6
3. Fahren Sie fort bei:
Einen einzelnen Empfänger
festlegen
Festlegung mehrerer Empfänger
(Externe
Nachrichtenweiterleitung)
Einen einzelnen Empfänger
festlegen
1. 1
2. Geben Sie die zum Tätigen von
Amtsanrufen erforderliche
Amtskennziffer ein.
• Um anstelle einer externen
Rufnummer eine TK-AnlagenNebenstelle festzulegen,
geben Sie die
Nebenstellennummer ein und
fahren bei Schritt 4 fort.
3. Geben Sie die Rufnummer des
externen Teilnehmers
(einschließlich Vorwahlnummer,
falls erforderlich) ein.
• Um in die Rufnummer eine
Pause oder einen
Sonderbefehl einzufügen,
unterbrechen Sie die Eingabe
der Rufnummer
vorübergehend. Das SPS sagt
daraufhin eine Liste
4. Zur Bestätigung 2 drücken.
5. Geben Sie ein 4-stelliges Passwort
ein, das zum Abhören der
Nachricht erforderlich ist.
• Drücken Sie [#], wenn Sie kein
Passwort festlegen möchten.
6. Sprechen Sie den Namen des
Empfängers nach dem Ton auf.
7. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
8. Wählen Sie
# , um die
Nachricht sofort zu übermitteln,
und fahren Sie bei "Aufzeichnung
Ihrer Nachricht" fort.
• Um einen Zeitpunkt für die
Nachrichtenübermittlung
festzulegen, fahren Sie bei
"Einstellung des Zeitpunkts für
die Nachrichtenübermittlung"
fort.
Festlegung mehrerer Empfänger
(Externe
Nachrichtenweiterleitung)
1. 2
2. Geben Sie die Nummer der
gewünschten Liste ein ( 1
2
oder
).
3. Geben Sie ein 4-stelliges Passwort
ein, das zum Abhören der
Nachricht erforderlich ist.
35
Benutzerhandbuch
•
Drücken Sie [#], wenn Sie kein
Passwort festlegen möchten.
4. Wählen Sie
, um die
Nachricht sofort zu übermitteln,
und fahren Sie bei "Aufzeichnung
Ihrer Nachricht" fort.
• Um einen Zeitpunkt für die
Nachrichtenübermittlung
festzulegen, fahren Sie bei
"Einstellung des Zeitpunkts für
die Nachrichtenübermittlung"
fort.
•
#
Nachricht morgen übermitteln
zu lassen.
Wenn heute der 16 Februar ist,
geben Sie [5] [#] ein, um die
Nachricht am 5. März
übermitteln zu lassen.
Aufzeichnung Ihrer Nachricht
1. Um eine Empfangsbestätigung
anzufordern, wählen Sie 1
.
Wählen Sie 2 , um fortzufahren.
Einstellung des Zeitpunkts für die
Nachrichtenübermittlung
2. Zur Bestätigung 2 drücken.
3. Sprechen Sie Ihre Nachricht nach
dem Ton auf.
• Sie können die Aufzeichnung
unterbrechen und fortsetzen,
indem Sie [2] drücken. Wenn
Sie die Aufzeichnung für mehr
als 20 Sekunden unterbrechen,
wird diese automatisch
beendet.
1. Geben Sie den gewünschten
Zeitpunkt der
Nachrichtenübermittlung ein und
wählen Sie
#
.
Beispiel:
• Um 5:00 einzugeben, drücken
Sie [5] [#].
• Um 5:15 einzugeben, drücken
Sie [5] [1] [5] [#].
2. Wählen Sie
1
für AM.
Wählen Sie
2
für PM.
•
Wenn für das SPS die
Verwendung des 24-StundenFormats festgelegt wurde,
steht diese Option nicht zur
Verfügung.
4. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
5. Zur Bestätigung 2 drücken.
6. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
3. Geben Sie das Datum der
Nachrichtenübermittlung ein und
wählen Sie
#
.
Beispiel:
• Wenn heute der 16 Februar ist,
geben Sie [1] [7] [#] ein, um die
36
•
Falls Sie ein Passwort festlegen, das
vor dem Abhören der Nachricht
einzugeben ist, denken Sie daran,
dem Empfänger das Passwort
mitzuteilen.
Wenn an Ihrer TK-Anlage S2MLeitungen angeschaltet sind, müssen
Sie am Ende von externen
Rufnummern ggf. [#] eingeben.
Weitere Informationen erhalten Sie bei
Ihrem Systemadministrator.
Benutzerhandbuch
4.4
Externe Nachrichtenübermittlungen
empfangen
1. Wählen Sie
1 , um die
Nachricht zu empfangen.
2. Geben Sie das 4-stellige Passwort
Wenn Sie eine externe
Nachrichtenübermittlung versenden, ruft
das SPS jeden der angegebenen
Empfänger an. Sobald ein Empfänger
den Anruf entgegennimmt, wird er vom
SPS durch den folgenden Ablauf
begleitet. Nachdem ein Empfänger die
externe Nachrichtenübermittlung
abgehört hat, kann er eine Antwort auf
Ihre Nachricht senden und diese sogar
als Dringend oder Privat kennzeichnen.
ein und drücken Sie
#
•
.
Wenn Sie kein Passwort
festgelegt haben, wird dieser
Schritt übersprungen.
3. Die Nachricht wird
wiedergegeben.
4. Wählen Sie
2 , um zu
antworten.
• Um den Anruf zu beenden,
drücken Sie [ ] und legen den
Hörer auf.
5. Zeichnen Sie eine Antwort auf.
6. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
7. Zur Bestätigung
2
drücken.
8. Wählen Sie,
1
um die
Nachricht als Dringend zu
kennzeichnen.
Wählen Sie 2 , um fortzufahren.
9. Wählen Sie,
1
um die
Nachricht als Privat zu
kennzeichnen.
Wählen Sie 2 , um fortzufahren.
10. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
Wenn der Empfänger das Passwort 3mal falsch eingibt, sagt das SPS bei
entsprechender Programmierung
folgende Informationen an. Anhand
dieser Informationen kann der
Empfänger die Nachricht
37
Benutzerhandbuch
zurückverfolgen oder den Absender
(Sie) identifizieren.
•
38
– Firmenname
– Rückrufnummer
– Ihren Teilnehmernamen
Das SPS kann Empfänger ggf. in
einer anderen Sprache
unterstützen. Weitere
Informationen erhalten Sie bei
Ihrem Systemadministrator.
Benutzerhandbuch
Kapitel 5
Weitere Funktionen
5.1
Gespräch vermitteln
Wenn ein Anruf Ihre Nebenstelle über die
Funktion "Automatische Abfrage"
erreicht, hören Sie normalerweise einen
Rufton und können den Anruf
entgegennehmen. Wenn Sie jedoch die
Funktion "Gespräch vermitteln"
verwenden, kann das SPS den Anruf auf
verschiedene Art und Weise abwickeln.
Der von Ihnen für die Funktion "Gespräch
vermitteln" festgelegte Status bestimmt,
wie der Anruf behandelt wird. Sie haben
folgende Möglichkeiten der Einstellung:
Anrufsperre: Der Anruf wird durch die
Funktion "Dienst zur Behandlung
unvollständiger Anrufe" abgewickelt
(weitere Informationen finden Sie unter
5.2 Dienst zur Behandlung
unvollständiger Anrufe), sodass Sie Ihre
Anrufe an einer anderen Nebenstelle
signalisieren lassen, an Ihre Mailbox oder
den Abfrageplatz vermitteln lassen
können usw. Der Anruf wird an Ihrer
Nebenstelle nicht signalisiert. Der Anruf
wird entsprechend den Einstellungen
behandelt, die Sie für die Funktion
"Dienst zur Behandlung unvollständiger
Anrufe nach Zeit" vorgenommen haben.
Abfrage Anrufername: Das SPS fordert
den Anrufer auf, seinen Namen
aufzuzeichnen. Wenn Sie wieder Zeit
finden, die Anrufe zu beantworten, ruft
das SPS Ihre Nebenstelle an und sagt
den Namen des Anrufers an. Sie können
den Anruf dann nach Wunsch
beantworten. Wenn Sie den Anruf nicht
beantworten oder nicht beantworten
können, wird dieser entsprechend den
Einstellungen behandelt, die Sie für die
Funktion "Dienst zur Behandlung
unvollständiger Anrufe nach Zeit"
vorgenommen haben.
Interndurchsage: Das SPS ruft Sie über
die Funktion "Interndurchsage" der TKAnlage aus. Der Anruf wird nicht an Ihrer
Nebenstelle signalisiert. Ihr Name wird
angesagt, um Sie auf den Anruf
hinzuweisen. Diese Funktion steht nur
bei einigen TK-Anlagen zur Verfügung.
Wenn Sie den Anruf nicht beantworten
oder nicht beantworten können, wird
dieser entsprechend den Einstellungen
behandelt, die Sie für die Funktion
"Dienst zur Behandlung unvollständiger
Anrufe nach Zeit" vorgenommen haben.
Pieper-Zugriff (Pager): Das SPS fordert
den Anrufer zur Eingabe seiner
Rufnummer auf und sendet die
Rufnummer des Anrufers auf Ihren
Pieper (Pager), damit Sie ihn zurückrufen
können.
Vermittlung an Mailbox: Das SPS
vermittelt den Anrufer an Ihre Mailbox, wo
er Ihnen eine Nachricht hinterlassen
kann. Der Anruf wird nicht an Ihrer
Nebenstelle signalisiert.
Vermittlung an kundenspezifischen
Ablauf: Das SPS vermittelt den Anrufer
an den von Ihnen hier festgelegten
kundenspezifischen Ablauf. Der Anruf
wird nicht an Ihrer Nebenstelle
signalisiert.
Gespräch vermitteln deaktivieren:
Schaltet die Funktion "Gespräch
vermitteln" aus. Der Anruf wird an Ihrer
Nebenstelle signalisiert.
39
Benutzerhandbuch
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
1
2. 4
3. Wählen Sie die gewünschte
Gesprächvermittlungsart.
1
für Anrufsperre.
2
für Abfrage Anrufername.
3
für Interndurchsage.
4
für Pieper-Zugriff (Pager).
5
für Vermittlung an Mailbox.
6
für Vermittlung an
kundenspezifischen Ablauf.
7
für Alle
Gesprächsvermittlungen
deaktivieren.
4. Befolgen Sie bei Bedarf die
Sprachansagen.
• Die zu hörenden
Sprachansagen richten sich
nach der von Ihnen in Schritt 3
ausgewählten Funktion.
5. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
40
Interndurchsage steht nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T
mit Integration über analoge oder
digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Benutzerhandbuch
5.2
Dienst zur Behandlung
unvollständiger
Anrufe
Wenn ein Anruf Ihre Nebenstelle über die
Funktion Automatische Abfrage" erreicht,
wird der Anruf in folgenden Fällen durch
den Dienst zur Behandlung
unvollständiger Anrufe abgewickelt.
a) Sie nehmen den Anruf nicht entgegen
(Diese Anrufe werden als "Nach Zeit"Anrufe betrachtet).
b) Sie führen ein anderes
Telefongespräch (Diese Anrufe
werden als "Besetzt"-Anrufe
betrachtet).
c) Sie haben die Anrufsperre aktiviert
(weitere Informationen finden Sie
unter 5.1 Gespräch vermitteln).
Der von Ihnen für die Funktion "Dienst zur
Behandlung unvollständiger Anrufe"
festgelegte Status bestimmt, wie der
Anruf behandelt wird. Sie können jeweils
für "Nach Zeit"-Anrufe und "Besetzt"Anrufe getrennt eine oder mehrere der
folgenden Optionen festlegen. Wenn Sie
mehr als eine Option festlegen, kann der
Anrufer die von ihm bevorzugte Option
auswählen.
Eine Nachricht hinterlassen: Das SPS
vermittelt den Anrufer an Ihre Mailbox, wo
er Ihnen eine Nachricht hinterlassen
kann.
Vermittlung an Stellvertreter: Das SPS
vermittelt den Anrufer an Ihren
Stellvertreter (weitere Informationen
finden Sie unter 5.3 Zuweisung Ihres
Stellvertreters). Wenn Sie keinen
Stellvertreter festgelegt haben, steht
diese Option nicht zur Verfügung.
Interndurchsage: Das SPS ruft Sie über
die Funktion "Interndurchsage" der TKAnlage aus. Ihr Name wird angesagt, um
Sie auf den Anruf hinzuweisen. Diese
Funktion steht nur bei einigen TKAnlagen zur Verfügung.
Pieper-Zugriff (Pager): Das SPS fordert
den Anrufer zur Eingabe seiner
Rufnummer auf und sendet die
Rufnummer des Anrufers auf Ihren
Pieper (Pager), damit Sie ihn zurückrufen
können.
Vermittlung an kundenspezifischen
Ablauf: Das SPS vermittelt den Anrufer
an den von Ihnen hier festgelegten
kundenspezifischen Ablauf.
Vermitteln an Abfrageplatz: Das SPS
vermittelt den Anrufer an den
Abfrageplatz.
Zurückkehren zum Hauptmenü: Der
Anrufer gelangt ins Hauptmenü der
Funktion "Automatische Abfrage" zurück
und kann sich dort entscheiden, eine
andere Nebenstelle anzurufen.
41
Benutzerhandbuch
oder legen Sie den Hörer auf,
wenn Sie fertig sind.
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
4
3.
4
für "Nach Zeit"-Anrufe.
5
für "Besetzt"-Anrufe.
4. Wählen Sie den gewünschten
Status für den Dienst zur
Behandlung unvollständiger
Anrufe aus.
1
für Nachricht hinterlassen.
2 für Vermittlung an
Stellvertreter.
3
für Interndurchsage.
für Pieper-Zugriff (externes
4
Durchsagesystem).
für Vermittlung an
5
benutzerspezifischen Ablauf.
6
für Vermittlung an
Abfrageplatz.
7
für Zurückkehren zum
Hauptmenü.
5. Befolgen Sie bei Bedarf die
Sprachansagen.
• Die zu hörenden
Sprachansagen richten sich
nach der von Ihnen in Schritt 4
ausgewählten Funktion.
6. Um Änderungen vorzunehmen,
wählen Sie 1
Zur Bestätigung
.
2
wählen.
7. Fahren Sie bei Schritt 4 fort, um
weitere Optionen auszuwählen,
42
8. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
•
Wenn die Anrufsperre aktiviert ist,
werden abgelehnte Anrufe durch den
Dienst zur Behandlung
unvollständiger Anrufe nach Zeit
abgewickelt.
Interndurchsage steht nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T
mit Integration über analoge oder
digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Benutzerhandbuch
5.3
Zuweisung Ihres
Stellvertreters
•
Wenn Sie Ihren Stellvertreter nicht
festlegen, werden Anrufer stattdessen
an den Abfrageplatz vermittelt.
Ein Stellvertreter ist eine Nebenstelle, die
an Ihrer Stelle Ihre Anrufe
entgegennimmt. Um Ihre Anrufe an Ihren
Stellvertreter zu vermitteln, stehen 2
Möglichkeiten zur Verfügung.
a) Dienst zur Behandlung
unvollständiger Anrufe:
Wenn der Dienst zur Behandlung
unvollständiger Anrufe den Anruf
abwickelt (z.B. weil Sie nicht
antworten, ein anderes
Telefongespräch führen oder die
Anrufsperre aktiviert haben) wird
dieser an Ihren Stellvertreter
vermittelt, wenn Sie für den Dienst zur
Behandlung unvollständiger Anrufe
die Option "Vermittlung an
Stellvertreter" ausgewählt haben
(weitere Informationen finden Sie
unter 5.2 Dienst zur Behandlung
unvollständiger Anrufe).
b) [0] drücken:
Wenn der Anrufer während der
Wiedergabe Ihrer Begrüßung oder
Aufzeichnung einer Nachricht für Sie
die [0] drückt, wird der Anruf an Ihren
Stellvertreter vermittelt.
Hinweis
•
Sie können die Wähltaste, die Ihre
Anrufer an Ihren Stellvertreter
vermittelt, ändern. Wenn Sie die
Option "Vermittlung an Abfrageplatz"
in Ihrem persönlichen
benutzerspezifischen Ablauf einer
anderen Wähltaste als der [0]
zuweisen, werden Anrufer, die diese
Taste drücken, an Ihren Stellvertreter
vermittelt (weitere Informationen
finden Sie unter 5.17 Persönlicher
benutzerspezifischer Ablauf).
43
Benutzerhandbuch
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2
2. 4
3. Geben Sie die gewünschte
Nebenstellennummer ein.
• Wenn Sie Ihren Stellvertreter
bereits festgelegt haben und an
seiner Stelle eine andere
Nebenstelle zuweisen
möchten, drücken Sie [1] und
geben dann die gewünschte
Nebenstellennummer ein.
4. Zur Bestätigung 2 drücken.
5. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
44
Wenn Sie einen Stellvertreter
festgelegt haben, denken Sie daran,
den Anrufern in Ihrer Begrüßung
mitzuteilen, dass "sie [0] drücken
können, um mit (Name des
Stellvertreters) verbunden zu werden".
Benutzerhandbuch
5.4
Interview-Mailbox
Eine Interview-Mailbox dient dazu,
Anrufern Fragen zu stellen und die
entsprechenden Antworten
aufzuzeichnen. Wenn Sie über eine
Interview-Mailbox verfügen (dies trifft
nicht auf alle Teilnehmer zu), können Sie
bis zu 10 Fragen aufzeichnen und die
Aufzeichnungszeit für die entsprechende
Antwort für jede Frage individuell auf
einen Wert von 1 bis 60 Sekunden
festlegen.
Ihre Interview-Mailbox kann zum Beispiel
verwendet werden, um Anrufer
Bestellungen vornehmen oder
Informationen von Ihrem Unternehmen
anfordern zu lassen. Sie können die
Anrufer auffordern, Name, Adresse und
die Daten zur Bestellung bzw.
Informationsanforderung zu hinterlassen,
und diese Informationen später beim
Abhören der Nachrichten notieren. Sie
können Ihren Systemadministrator auch
bitten, einen benutzerspezifischen Ablauf
zu erstellen, um zum Beispiel
Kundeninformationen für alle Kunden
aufzuzeichnen, die außerhalb der
Geschäftszeiten anrufen, wenn Ihre
Mitarbeiter den Arbeitstag bereits
beendet haben.
Fragen aufzeichnen
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
6
1
1
3. Wählen Sie
1 , um diese Frage
zu ändern (aufzeichnen oder
überschreiben), und fahren Sie
dann bei Schritt 4 fort.
Wählen Sie 2 , um zur nächsten
Frage zu springen und diesen
Schritt auszulassen.
Wählen Sie 3 , um zur
vorherigen Frage zu springen und
diesen Schritt auszulassen.
Wählen Sie 4 , um eine
bestimmte Frage auszuwählen.
• Geben Sie die Nummer der
Frage gefolgt von [#] ein und
wiederholen Sie diesen Schritt.
4. Zeichnen Sie die Frage auf.
5. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
6. Zur Bestätigung 2 drücken.
7. Fahren Sie bei Schritt 3 fort oder
legen Sie den Hörer auf, wenn Sie
den Vorgang abgeschlossen
haben.
Änderung der Antwortenlänge
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
45
Benutzerhandbuch
•
2.
Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
6
1
Wählen Sie 3 , um zur
vorherigen Frage zu springen und
diesen Schritt auszulassen.
2
Wählen Sie 4 , um eine
bestimmte Frage auszuwählen.
• Geben Sie die Nummer der
Frage gefolgt von [#] ein und
wiederholen Sie diesen Schritt.
3. Wählen Sie
1 , um die
Antwortenlänge zu ändern, und
fahren Sie dann bei Schritt 4 fort.
Wählen Sie 2 , um zur nächsten
Frage zu springen und diesen
Schritt auszulassen.
Wählen Sie 3 , um zur
vorherigen Frage zu springen und
diesen Schritt auszulassen.
Wählen Sie 4 , um eine
bestimmte Frage auszuwählen.
• Geben Sie die Nummer der
Frage gefolgt von [#] ein und
wiederholen Sie diesen Schritt.
4. Geben Sie die Antwortenlänge (1
bis 60) in Sekunden ein.
5. Fahren Sie bei Schritt 3 fort oder
legen Sie den Hörer auf, wenn Sie
den Vorgang abgeschlossen
haben.
Fragen löschen
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
6
1
3
3. Wählen Sie
1 , um die aktuelle
Frage zu löschen.
Wählen Sie 2 , um zur nächsten
Frage zu springen und diesen
Schritt auszulassen.
46
4. Legen Sie den Hörer auf, wenn der
Vorgang abgeschlossen ist.
Hinweis
•
Wenn Sie diese Funktion nutzen
möchten, müssen Sie sich zunächst
eine Interview-Mailbox zuweisen
lassen. Weitere Informationen
erhalten Sie bei Ihrem
Systemadministrator.
Benutzerhandbuch
5.5
Nachrichtenempfangsart
Wenn Sie zusätzlich zu Ihrer normalen
Mailbox über eine Interview-Mailbox
verfügen (weitere Informationen finden
Sie unter 5.4 Interview-Mailbox), wird
durch die Nachrichtenempfangsart
festgelegt, welche Mailbox in folgenden
Fällen verwendet wird:
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
b) Ihre Nebenstelle ist eine virtuelle
Nebenstelle (d.h. Ihre Anrufe werden
automatisch durch Ihre Mailbox
entgegengenommen, z.B. weil Ihnen
kein eigenes Telefon zur Verfügung
steht).
3
3. Wählen Sie
1 , um zwischen
dem Interview-Modus (InterviewMailbox) und dem Modus
"Nachrichtenaufzeichnung"
(normale Mailbox) umzuschalten.
a) Anrufe werden durch die Einstellung
"Eine Nachricht hinterlassen" des
Dienstes zur Behandlung
unvollständiger Anrufe an Ihre
Mailbox vermittelt (weitere
Informationen finden Sie unter 5.2
Dienst zur Behandlung
unvollständiger Anrufe).
4
4. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
Nicht alle Teilnehmer verfügen über
Interview-Mailboxen. Weitere
Informationen erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
47
Benutzerhandbuch
5.6
Persönliche
Gruppenverteilungslis
ten
Persönliche Gruppenverteilungslisten
ermöglichen Ihnen das Senden von
Nachrichten an mehrere Teilnehmer
gleichzeitig (weitere Informationen finden
Sie unter 4.2 Nachrichten-übermittlung).
Sie können 4 persönliche
Gruppenverteilungslisten erstellen und
bearbeiten, die ausschließlich von Ihnen
genutzt werden können. Dabei können
Sie jeder Liste 40 Gruppenmitglieder
(Teilnehmer) zuweisen und für jede
Gruppe einen Namen aufzeichnen (zum
Beispiel "Vertriebsteam",
"Abteilungsleiter" usw.).
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2. 3
4
3. Geben Sie die Nummer der
gewünschten persönlichen
Gruppenverteilungsliste (1–4) ein.
4. Wählen Sie
1 , um einen
Namen für die Gruppe
aufzuzeichnen.
5. Sprechen Sie den Namen nach
dem Ton auf.
6. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
7. Zur Bestätigung 2 drücken.
8. Um etwas hinzuzufügen, drücken
Sie
2
.
9. Geben Sie die Mailboxnummer
des Teilnehmers ein, den Sie der
Liste hinzufügen möchten.
10. Wählen Sie
2 , um den
Teilnehmer der Liste hinzuzufügen.
11. Wählen Sie
1 , um der Liste
weitere Teilnehmer hinzuzufügen,
und fahren Sie bei Schritt 8 fort.
Wählen Sie 2 , um den Vorgang
zu beenden.
12. Legen Sie den Hörer auf.
48
Benutzerhandbuch
Mitglieder aus persönlichen
Gruppenverteilungslisten löschen
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
Sie können einzelne oder alle Mitglieder
aus persönlichen
Gruppenverteilungslisten löschen.
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2. 3
4
3. Geben Sie die Nummer der
gewünschten persönlichen
Gruppenverteilungsliste (1–4) ein.
2. 3
4
3. Geben Sie die Nummer der
gewünschten persönlichen
Gruppenverteilungsliste (1–4) ein.
4. Wählen Sie
1 , um den
Listennamen zu ändern.
5. Wählen Sie
1 , um den
Listennamen zu ändern
(aufzuzeichnen).
4. Wählen Sie
3 , um ein
Gruppenmitglied zu löschen.
Wählen Sie 3 , um den
Listennamen zu löschen, und
legen Sie den Hörer auf, um den
Vorgang abzuschließen.
5. Wählen Sie
1 , um alle
Mitglieder zu löschen, und legen
Sie den Hörer auf, um den Vorgang
abzuschließen.
Wählen Sie 2 , um ein einzelnes
Mitglied zu löschen.
6. Wählen Sie
1 , um das
angesagte Mitglied zu löschen.
Wählen Sie 2 , um das Mitglied
beizubehalten und das nächste
Mitglied ansagen zu lassen.
• Wiederholen Sie diesen
Schritt, um weitere Mitglieder
zu löschen.
7. Legen Sie den Hörer auf.
Die Namen persönlicher
Gruppenverteilungslisten ändern
6. Sprechen Sie den Namen nach
dem Ton auf.
7. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
8. Zur Bestätigung 2 drücken.
9. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
Der Systemadministrator kann
"Mailboxgruppen" anlegen; diese
können im Gegensatz zu persönlichen
Gruppenverteilungslisten auch von
anderen Teilnehmern verwendet
werden. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Sie können die Namen persönlicher
Gruppenverteilungslisten ändern oder
löschen.
49
Benutzerhandbuch
5.7
Externe Nachrichtenweiterleitung
Mithilfe Ihrer externen
Nachrichtenweiterleitungen können Sie
Nachrichten gleichzeitig an mehrere
externe Teilnehmer und
Nebenstellenbenutzer der TK-Anlage
ohne eigene SPS-Mailbox senden
(weitere Informationen finden Sie unter
4.3 Externe Nachrichten-übermittlung).
Sie können 2 externe
Nachrichtenweiterleitungen erstellen und
bearbeiten, die ausschließlich von Ihnen
genutzt werden können. Sie können jeder
Liste bis zu 8 Mitglieder zuweisen und für
jedes Mitglied einen Namen aufzeichnen.
Eine externe
Nachrichtenweiterleitung anlegen
oder erweitern
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
6
3.
1
für Liste Nummer 1.
2
für Liste Nummer 2.
2
2
4. 1
5. Geben Sie die zum Tätigen von
Amtsanrufen erforderliche
Amtskennziffer ein.
• Um eine Nebenstellennummer
zu speichern, geben Sie
einfach die
Nebenstellennummer ein und
fahren bei Schritt 7 fort.
6. Geben Sie die externe Rufnummer
(einschließlich Vorwahlnummer,
falls erforderlich) ein.
• Um in die Rufnummer eine
Pause oder einen
Sonderbefehl einzufügen,
unterbrechen Sie die Eingabe
der Rufnummer
vorübergehend. Das SPS sagt
daraufhin eine Liste
verfügbarer Optionen an;
Beispiel: "Um eine Pause
einzufügen, drücken Sie [5].
Drücken Sie [4], um die
Eingabe der Rufnummer
fortzusetzen.".
7. Zur Bestätigung 2 drücken.
8. Sprechen Sie den Namen des
Mitglieds nach dem Ton auf.
50
Benutzerhandbuch
9. Wählen Sie
, um die
Aufzeichnung zu beenden.
1
10. Um das Mitglied hinzuzufügen,
drücken Sie
2
•
Wiederholen Sie diesen
Schritt, um weitere Mitglieder
zu löschen.
7. Legen Sie den Hörer auf.
.
11. Um ein weiteres Mitglied
hinzuzufügen, wählen Sie 1
und fahren bei Schritt 5 fort.
Wählen Sie 2 , um den Vorgang
zu beenden.
12. Legen Sie den Hörer auf.
Mitglieder aus einer externen
Nachrichtenweiterleitung löschen
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
6
3.
1
für Liste Nummer 1.
2
für Liste Nummer 2.
2
2
4. 2
5. Um alle Mitglieder zu löschen,
wählen Sie 1
Schritt 7 fort.
und fahren bei
Wählen Sie 2 , um ein einzelnes
Mitglied zu löschen.
6. Wählen Sie
1 , um das
angesagte Mitglied zu löschen.
Wählen Sie 2 , um das Mitglied
bezubehalten und das nächste
Mitglied ansagen zu lassen.
51
Benutzerhandbuch
5.8
Nachrichtenanzeige
Mithilfe der Funktion
"Nachrichtenanzeige" werden Sie in
folgender Weise über neue Nachrichten
in Ihrer Mailbox informiert:
Nachrichtenlampe: Die
Nachrichtenlampe an Ihrem Telefon (falls
vorhanden) leuchtet auf, sobald Sie eine
neue Nachricht erhalten. Wenn Sie eine
kompatible TK-Anlage und ein Panasonic
Telefon mit 6-zeiligem Display
verwenden, können Sie von Ihrem
Display auch die Anzahl der neuen
Nachrichten ablesen.
Gerätehinweis: Die Benachrichtigung
erfolgt über ein "Gerät" wie z.B. ein
externes Telefon, eine andere TKAnlagen-Nebenstelle, Ihr Mobiltelefon,
Pieper (Pager) usw. Sie können drei
verschiedene Geräte festlegen. Für jedes
Gerät können Sie festlegen, ob Sie nur
bei dringenden Nachrichten oder bei
allen Nachrichten informiert werden
möchten. Weiter können Sie festlegen,
dass die Benachrichtigung nur innerhalb
bestimmter Zeiträume erfolgen soll (als
"Zeitplanung" bezeichnet), was hilfreich
ist, um zum Beispiel nachts nicht gestört
zu werden. Weitere Informationen zur
"Zeitplanung" erhalten Sie bei Ihrem
Systemadministrator.
Wenn Sie den Gerätehinweis für mehr als
ein Gerät aktivieren, wird das Gerät mit
der niedrigsten Nummer (1, 2 oder 3)
zuerst verwendet. Wenn eine
Benachrichtigung nicht möglich ist (zum
Beispiel weil Ihr externes Telefon besetzt
ist), wird das nächste Gerät verwendet.
Gegebenenfalls steht für Ihre Mailbox
auch die Möglichkeit des
Nachrichtenhinweises per E-Mail zur
Verfügung (weitere Informationen finden
Sie unter 5.9 E-Mail Integration
(Nachrichtenhinweis per E-Mail)).
52
Nachrichtenanzeige über
Nachrichtenlampe einschalten/
ausschalten
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
5
1
3. Wählen Sie
1 , um die
Nachrichtenanzeige über
Nachrichtenlampe zu aktivieren/
deaktivieren.
4. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
Die Anzeige der Anzahl der neuen
Nachrichten steht nur bei Panasonic
TK-Anlagen der Serie KX-TDA mit
Integration über digitale
Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Gerätehinweis ein-/ausschalten
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2
2. 5
3. Geben Sie die gewünschte
Gerätenummer (1–3) ein.
4. Wählen Sie
1 , um bei allen
Nachrichten eine
Benachrichtigung zu erhalten.
Benutzerhandbuch
Wählen Sie 2 , um nur bei
dringenden Nachrichten eine
Benachrichtigung zu erhalten.
6. Geben Sie die externe Rufnummer
(einschließlich Vorwahlnummer,
falls erforderlich) ein.
• Um in die Rufnummer eine
Pause oder einen
Sonderbefehl einzufügen,
unterbrechen Sie die Eingabe
der Rufnummer
vorübergehend. Das SPS sagt
daraufhin eine Liste
verfügbarer Optionen an;
Beispiel: "Um eine Pause
einzufügen, drücken Sie [5].
Drücken Sie [4], um die
Eingabe der Rufnummer
fortzusetzen.".
• Wenn Sie hier einen Befehl zur
Pieper-Anzeige (Pager)
einfügen, fordert das SPS die
Anrufer auf, ihre Rufnummer
einzugeben. Die Rufnummern
der Anrufer können dann an
Ihren Pieper (Pager) gesendet
werden. Diese Funktion ist für
Ihre Mailbox ggf. nicht aktiviert.
5. Wählen Sie
1 , um einen
vorprogrammierten Zeitplan zu
verwenden.
Wählen Sie 2 , um die
Benachrichtigung immer zu
empfangen.
Wählen Sie 3 , um keine
Benachrichtigung zu empfangen
(d.h. ausschalten).
6. Legen Sie den Hörer auf.
Gerätenummern ändern
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
3
2. 5
3. Geben Sie die gewünschte
Gerätenummer (1–3) ein.
7. Zur Bestätigung
5. Geben Sie die zum Tätigen von
Amtsanrufen erforderliche
Amtskennziffer ein.
• Um eine Nebenstellennummer
zu speichern, geben Sie
einfach die
Nebenstellennummer ein und
fahren bei Schritt 7 fort.
drücken.
8. Wählen Sie
1 , falls es sich bei
der zugewiesenen Nummer um
eine Rufnummer handelt.
4. Wählen Sie
1 , um die
zugewiesene Nummer zu ändern.
• Um die zugewiesene Nummer
zu löschen, drücken Sie [3] und
legen den Hörer auf, um den
Vorgang abzuschließen.
2
Wählen Sie 2 , falls es sich bei
der zugewiesenen Nummer um
eine Piepernummer (Pager)
handelt.
9. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
Wenn in Ihrer TK-Anlage PRILeitungen existieren, müssen Sie am
Ende von externen Rufnummern ggf.
[#] eingeben. Weitere Informationen
erhalten Sie bei Ihrem
Systemadministrator.
53
Benutzerhandbuch
5.9
E-Mail Integration
(Nachrichtenhinweis
per E-Mail)
Sie können durch eine E-Mail über den
Eingang neuer Nachrichten in Ihrer
Mailbox informiert werden. Die
aufgezeichnete Nachricht kann der EMail als Anhang hinzugefügt werden.
Weitere Informationen erhalten Sie bei
Ihrem Systemadministrator.
54
Benutzerhandbuch
5.10 Persönliche
Begrüßung für
Anrufer-ID
Erstmalige Aufzeichnung einer
persönlichen Begrüßung
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
Sie können eine persönliche Begrüßung
für bestimmte Anrufer aufzeichnen. Wenn
Sie deren Rufnummern (Anrufer-IDNummern) einer persönlichen
Begrüßung zugewiesen haben, hören
diese Anrufer, wenn Sie bei Ihnen
anrufen, anstelle der für normale Anrufer
abgespielten Begrüßung die
entsprechende persönliche Begrüßung.
Sie können 4 persönliche Begrüßungen
aufzeichnen und jeder Begrüßung 8
Anrufer zuweisen. Bevor Sie Anrufer-IDNummern zuweisen können, müssen Sie
Ihre persönlichen Begrüßungen
aufzeichnen.
Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung und kann
durch den Systemadministrator oder
System-Manager für Ihre Mailbox
deaktiviert werden.
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
1
4
2. 3
3. Geben Sie die Nummer der
persönlichen Begrüßung (1–4) ein.
4. Zeichnen Sie nach dem Ton Ihre
Begrüßung auf.
5. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
6. Zur Bestätigung 2 drücken.
7. Legen Sie den Hörer auf.
Eine persönliche Begrüßung
ändern
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
1
2. 3
4
3. Geben Sie die Nummer der
persönlichen Begrüßung (1–4) ein.
4. Wählen Sie
1 , um die
Begrüßung zu ändern, und fahren
Sie dann bei Schritt 4 "Erstmalige
Aufzeichnung einer persönlichen
Begrüßung" fort.
Wählen Sie 3 , um die
Begrüßung zu löschen.
5. Legen Sie den Hörer auf.
55
Benutzerhandbuch
Erstmalige Zuweisung von
Anrufer-ID-Nummern
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
1
4
2. 3
3. Geben Sie die Nummer der
persönlichen Begrüßung (1–4) ein.
4. Zur Bestätigung 2 drücken.
5. Geben Sie die Anrufer-ID-Nummer
(Rufnummer des Anrufers, max.
20 Stellen) ein und wählen Sie
dann
•
#
Bei der Eingabe einer AnruferID-Nummer können Sie [ ]
drücken und einen "Platzhalter"
eingeben. Auf diese Weise
können mehrere Rufnummern
ausgewählt werden, die der
von Ihnen zugewiesenen
Anrufer-ID-Nummer
entsprechen. Wenn Sie zum
Beispiel die Anrufer-IDNummer als "012[ ]"
speichern, hört jeder Anrufer
mit der Rufnummer "012" (zum
Beispiel alle Anrufer aus dem
Vorwahlbereich "012") Ihre
persönliche Begrüßung.
6. Zur Bestätigung
2
drücken.
, um weitere
Anrufer-ID-Nummern
hinzuzufügen, und fahren bei
Schritt 5 fort.
1
Wählen Sie 2 , um den Vorgang
zu beenden.
56
Hinzufügen, Löschen oder
Überprüfen von Anrufer-IDNummern zu einem späteren
Zeitpunkt
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
1
2. 3
4
3. Geben Sie die Nummer der
persönlichen Begrüßung (1–4) ein.
4. Zur Bestätigung
.
7. Wählen Sie
8. Legen Sie den Hörer auf.
2
drücken.
5. Wählen Sie
1 , um eine AnruferID-Nummer hinzuzufügen, und
fahren Sie dann bei Schritt 5
"Erstmalige Zuweisung von
Anrufer-ID-Nummern" fort.
Wählen Sie 2 , um eine AnruferID-Nummer zu löschen.
Wählen Sie 3 , um alle
zugewiesenen Anrufer-IDNummern zu überprüfen, und
legen Sie dann den Hörer auf.
6. Wählen Sie
1 , um alle
Nummern zu löschen, und legen
Sie den Hörer auf, um den Vorgang
abzuschließen.
Wählen Sie 2 , um eine
einzelne Nummer zu löschen.
7. Wählen Sie
1 , um die
angesagte Nummer zu löschen.
Wählen Sie 2 , um die Nummer
beizubehalten und die nächste
Benutzerhandbuch
Nummer ansagen zu lassen.
Wiederholen Sie diesen Schritt.
8. Legen Sie den Hörer auf, wenn der
Vorgang abgeschlossen ist.
Hinweis
•
•
Als Voraussetzung für die
ordnungsgemäße Funktion dieses
Merkmals muss Ihre TK-Anlage zum
Empfang von Anrufer-IDInformationen fähig sein. Weitere
Informationen erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Diese Funktion steht nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T
mit Integration über analoge oder
digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
57
Benutzerhandbuch
5.11 Ansage des
persönlichen
Anrufernamens
Anrufer-ID-Nummern zuweisen
und Namen aufzeichnen
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
Wenn Sie Anrufer-Rufnummern
speichern und Anrufernamen
aufzeichnen, können Sie in folgenden
Fällen den Anrufernamen durch das SPS
ansagen lassen:
a) Sie hören eine Nachricht von einem
der zugewiesenen Anrufer ab.
b) Das SPS vermittelt Ihnen einen Anruf
von einem der zugewiesenen Anrufer.
c) Das SPS startet eine Durchsage, um
Sie auf einen Anruf von einem der
zugewiesenen Anrufer hinzuweisen.
Diese Funktion nutzt die Anrufer-ID; die
für diese Funktion zugewiesenen
Rufnummern werden als "Anrufer-IDNummern" bezeichnet. Diese Funktion
steht bei einigen TK-Anlagen nicht zur
Verfügung und kann durch den
Systemadministrator oder SystemManager für Ihre Mailbox deaktiviert
werden.
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
3.
3
1
5
1
(überspringen Sie diesen
Schritt, falls Sie zum ersten Mal
Anrufer-ID-Nummern zuweisen).
4. Geben Sie die Anrufer-ID-Nummer
(Rufnummer des Anrufers, max.
20 Stellen) ein und wählen Sie
dann
#
.
5. Zur Bestätigung 2 drücken.
6. Sprechen Sie den Namen des
Anrufers nach dem Ton auf.
7. Wählen Sie
1 , um die
Aufzeichnung zu beenden.
8. Zur Bestätigung
2
drücken.
9. Wählen Sie
1 , um weitere
Anrufer-ID-Nummern
hinzuzufügen, und fahren bei
Schritt 4 fort.
Wählen Sie 2 , um den Vorgang
zu beenden.
10. Legen Sie den Hörer auf.
Anrufer-ID-Nummern und
aufgezeichnete Namen ändern
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
58
Benutzerhandbuch
•
2.
Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
3
5
3. Wählen Sie
Wählen Sie 2 , um die Nummer
beizubehalten und die nächste
Nummer ansagen zu lassen.
Wiederholen Sie diesen Schritt.
2
, um eine AnruferID-Nummer zu ändern, und fahren
Sie dann bei Schritt 4 "Anrufer-IDNummern zuweisen und Namen
aufzeichnen" fort.
1
Wählen Sie 2 , um den
Anrufernamen zu ändern, und
fahren Sie dann bei Schritt 6
"Anrufer-ID-Nummern zuweisen
und Namen aufzeichnen" fort.
Wählen Sie 3 , um die aktuelle
Aufzeichnung beizubehalten und
zur nächsten zu springen.
Wiederholen Sie diesen Schritt.
4. Legen Sie den Hörer auf, wenn der
Vorgang abgeschlossen ist.
Anrufer-ID-Nummern und
aufgezeichnete Namen löschen
5. Legen Sie den Hörer auf, wenn der
Vorgang abgeschlossen ist.
Hinweis
•
•
•
Die Anzahl der Anrufer, die Sie für
diese Funktion zuweisen können, wird
durch den Systemadministrator oder
System-Manager festgelegt.
Als Voraussetzung für die
ordnungsgemäße Funktion dieses
Merkmals muss Ihre TK-Anlage zum
Empfang von Anrufer-IDInformationen fähig sein. Weitere
Informationen erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Diese Funktion steht nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T
mit Integration über analoge oder
digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
3
5
3
3. Wählen Sie
1 , um alle
Nummern zu löschen, und legen
Sie den Hörer auf, um den Vorgang
abzuschließen.
Wählen Sie 2 , um eine
einzelne Nummer zu löschen.
4. Wählen Sie
1 , um die
angesagte Nummer zu löschen.
59
Benutzerhandbuch
5.12 Vorabfrage der
Sprachmailbox
Falls Sie ein mit dieser Funktion
kompatibles Panasonic Telefon
verwenden, können Sie Ihre Anrufe
vorabfragen. Wenn Sie einen Anruf
erhalten, können Sie mithören, während
der Anrufer in Ihrer Mailbox eine
Nachricht hinterlässt, und den Anruf auf
Wunsch entgegennehmen.
Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung und kann
durch den Systemadministrator für Ihre
Mailbox deaktiviert werden.
Es gibt die 2 folgenden Modi für die
Vorabfrage:
Freisprechmodus: Wenn der Anrufer
eine Nachricht für Sie hinterlässt, hören
Sie die Stimme des Anrufers über den
Lautsprecher an Ihrem Telefon. Sie
können mit dem Anrufer sprechen, indem
Sie einfach den Hörer abheben.
Privatmodus: Wenn der Anrufer eine
Nachricht für Sie hinterlässt, hören Sie
einen Benachrichtigungston. Sie können
die Stimme des Anrufers hören, indem
Sie den Hörer Ihres Telefons abheben.
Sie können mit dem Anrufer sprechen,
indem Sie die entsprechend belegte
Taste an Ihrem Telefon drücken.
Hinweis
•
•
60
Diese Funktion steht nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T
mit Integration über analoge oder
digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Diese Funktion steht nur an
Systemtelefonen und Mobilteilen von
Panasonic zur Verfügung. Um den
Freisprechmodus anwenden zu
•
können, muss Ihr Telefon mit einem
Lautsprecher ausgestattet sein.
Weitere Informationen zu dieser
Funktion finden Sie in der
Bedienungsanleitung Ihrer TK-Anlage.
Benutzerhandbuch
5.13 Aufzeichnung Ihrer
Gespräche
•
Falls Sie ein mit diesen Funktionen
kompatibles Panasonic Telefon
verwenden, können Sie Ihre
Telefongespräche aufzeichnen.
Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung.
Zur Aufzeichnung Ihrer Gespräche
stehen 3 verschiedene Funktionen zur
Verfügung:
Mitschneiden: Durch Drücken der mit
der Funktion "Mitschneiden" belegten
Taste an Ihrem Telefon können Sie das
aktuelle Gespräch in Ihrer eigenen
Mailbox mitschneiden.
Mitschneiden in anderer Mailbox:
Durch Drücken der mit der Funktion
"Mitschneiden in anderer Mailbox"
belegten Taste an Ihrem Telefon und
Eingabe der Nebenstellennummer eines
Teilnehmers können Sie das aktuelle
Gespräch in der Mailbox des
entsprechenden Teilnehmers
mitschneiden.
Mitschneiden in anderer Mailbox auf
einen Tastendruck: Durch Drücken
einer zuvor mit der Funktion
"Mitschneiden in anderer Mailbox auf
einen Tastendruck" belegten Taste an
Ihrem Telefon können Sie das aktuelle
Gespräch in der Mailbox eines ganz
bestimmten Teilnehmers mitschneiden.
Da Sie die Nebenstellennummer bei der
Belegung der Taste an Ihrem Telefon
zuweisen, müssen Sie diese bei der
eigentlichen Nutzung dieser Funktion
nicht erneut eingeben.
•
•
•
•
Die Aufzeichnungszeit für diese
Funktion ist ggf. begrenzt. Weitere
Informationen erhalten Sie bei Ihrem
Systemadministrator.
Mitschneiden und Mitschneiden in
anderer Mailbox stehen nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T
mit Integration über analoge oder
digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Mitschneiden in anderer
Mailbox auf einen Tastendruck steht
nur bei Panasonic TK-Anlagen der
Serie KX-TDA mit Integration über
digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Diese Funktionen stehen nur an
Systemtelefonen und Mobilteilen von
Panasonic zur Verfügung.
Weitere Informationen zu diesen
Funktionen finden Sie in der
Bedienungsanleitung Ihrer TK-Anlage.
Falls alle SPS-Ports belegt sind, wenn
Sie eine dieser Funktionen verwenden
möchten, hören Sie einen Warnton,
Wählton oder Besetztton, je nachdem,
welche Funktion Sie zu verwenden
versuchen.
Hinweis
•
Setzen Sie Ihren Gesprächspartner
davon in Kenntnis, dass Sie das
Gespräch mitschneiden werden,
bevor Sie diese Funktion nutzen.
61
Benutzerhandbuch
62
5.14 Rufweiterleitung von
extern
Externe Rufnummern für die
Rufweiterleitung von extern
zuweisen
Sie können das SPS so programmieren,
dass Ihre Anrufe an eine andere
Nebenstelle oder ein externes Telefon
(bei entsprechender Berechtigung)
weitergeleitet werden. Diese Einstellung
können Sie auch dann vornehmen, wenn
Sie sich nicht im Büro aufhalten.
Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung und kann
durch den Systemadministrator oder
System-Manager für Ihre Mailbox
deaktiviert werden.
Bei der Aktivierung der Rufweiterleitung
von extern stehen Ihnen folgende
Möglichkeiten zur Verfügung:
Rufweiterleitung – Sofort: Alle Anrufe
werden an eine bestimmte Nebenstelle
weitergeleitet.
Rufweiterleitung – bei Besetzt: Wenn
Sie bereits ein anderes Gespräch führen,
werden Ihre Anrufe an eine bestimmte
Nebenstelle weitergeleitet.
Rufweiterleitung – nach Zeit: Wenn Sie
einen Anruf nicht entgegennehmen, wird
dieser an eine bestimmte Nebenstelle
weitergleitet.
Rufweiterleitung – bei Besetzt und
nach Zeit: Wenn Sie einen Anruf nicht
entgegennehmen oder ein anderes
Telefongespräch führen, wird der Anruf
an eine bestimmte Nebenstelle
weitergleitet.
Rufweiterleitung auf Amtsleitung: Alle
Anrufe werden an eine bestimmte
externe Rufnummer weitergeleitet,
vorausgesetzt Sie sind nur Nutzung
dieser Funktion berechtigt.
Bevor Sie Ihre Anrufe an ein externes
Telefon weiterleiten können, müssen Sie
zunächst die Rufnummern speichern, die
Sie in Zukunft für diese Funktion
verwenden möchten. Sie können 2
Rufnummern für die Verwendung mit der
Rufweiterleitung von extern speichern.
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox oder
3.4 Fernzugriff.
2.
3
6
3. Wählen Sie
1
, um Rufnummer
1 zu ändern.
Wählen Sie 2 , um Rufnummer
2 zu ändern.
• Wenn Sie bereits eine
Rufnummer festgelegt haben
und diese ändern möchten,
drücken Sie nach der Auswahl
von Rufnummer 1 oder 2 auf
[1].
4. Geben Sie die zum Tätigen von
Amtsanrufen erforderliche
Amtskennziffer ein.
5. Geben Sie die Rufnummer des
externen Teilnehmers
(einschließlich Vorwahlnummer,
falls erforderlich, max. 24 Stellen)
ein.
6. Zur Bestätigung 2 drücken.
7. Legen Sie den Hörer auf.
Benutzerhandbuch
Hinweis
•
•
Wenn Sie eine der externen
Rufnummern für die Rufweiterleitung
von extern ändern, müssen Sie die
Rufweiterleitung von extern zunächst
erneut auf "Rufweiterleitung auf
Amtsleitung" stellen, bevor die neue
externe Rufnummer als
Rufweiterleitungsziel verwendet wird.
Wenn Sie dieses versäumen, wird
weiterhin die alte Rufnummer
verwendet.
Die Anzahl der Ziffern, die für externe
Rufnummern gespeichert werden
können, richtet sich nach der jeweils
verwendeten TK-Anlage. Weitere
Informationen erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Rufweiterleitung von extern
einschalten und ausschalten
Wählen Sie 5 , um alle Anrufe
an eine Amtsleitung weiterzuleiten.
Fahren Sie dann bei Schritt 5 fort.
• Diese Option wird nur dann
angesagt, wenn Sie zu Ihrer
Nutzung berechtigt sind.
Weitere Informationen erhalten
Sie von Ihrem
Systemadministrator oder
System-Manager.
Wählen Sie 6 , um die
Rufweiterleitung auszuschalten.
Fahren Sie dann bei Schritt 8 fort.
4. Geben Sie die
Nebenstellennummer des
Vermittlungsziels ein und fahren
Sie bei Schritt 8 fort.
5. Wählen Sie
1 , um Rufnummer
1 einzustellen und fahren Sie bei
Schritt 8 fort.
Sie können die Rufweiterleitung von
extern auch dann ein- oder ausschalten,
wenn Sie sich nicht im Büro aufhalten
(weitere Informationen finden Sie unter
3.4 Fernzugriff).
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox oder
3.4 Fernzugriff.
2.
6
3.
1
6. Geben Sie die zum Tätigen von
Amtsanrufen erforderliche
Amtskennziffer ein.
7. Geben Sie die Rufnummer des
externen Teilnehmers
(einschließlich Vorwahlnummer,
falls erforderlich, max. 24 Stellen)
ein.
für Rufweiterleitung sofort.
für Rufweiterleitung nur nach
Zeit.
für Rufweiterleitung bei
Besetzt und nach Zeit.
4
Wählen Sie 3 , um eine andere
Rufnummer einzustellen.
3
2 für Rufweiterleitung – nur bei
Besetzt.
3
Wählen Sie 2 , um Rufnummer
2 einzustellen und fahren Sie bei
Schritt 8 fort.
8. Zur Bestätigung 2 drücken.
9. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
Diese Funktion steht nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T
mit Integration über digitale
63
Benutzerhandbuch
•
64
Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Die Anzahl der Ziffern, die für externe
Rufnummern gespeichert werden
können, richtet sich nach der jeweils
verwendeten TK-Anlage. Weitere
Informationen erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Benutzerhandbuch
5.15 Rufnummern für
"Gespräch vermitteln
an extern" zuweisen
und entfernen
Wenn Sie eine Rufnummer für "Gespräch
vermitteln an extern" zuweisen, werden
Ihre Anrufe auch in folgenden Fällen an
die zugewiesene Rufnummer vermittelt:
a) Sie haben die Funktion "Abfrage
Rufnummern für "Gespräch
vermitteln an extern" zuweisen
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
4
•
Anrufername" eingestellt (weitere
Informationen finden Sie unter 5.1
Gespräch vermitteln).
b) Sie haben die Funktion "Gespräch
vermitteln deaktivieren" eingestellt
(weitere Informationen finden Sie
unter 5.1 Gespräch vermitteln).
6
Wenn Sie bereits eine
Rufnummer gespeichert haben
und diese ändern möchten,
drücken Sie [1], bevor Sie
fortfahren.
3. Geben Sie die zum Tätigen von
Amtsanrufen erforderliche
Amtskennziffer ein.
4. Geben Sie die Rufnummer des
externen Teilnehmers (max. 32
Stellen) einschließlich
Vorwahlnummer, falls erforderlich,
ein.
5. Zur Bestätigung 2 drücken.
6. Legen Sie den Hörer auf.
Rufnummern für "Gespräch
vermitteln an extern" entfernen
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
6
3
2. 4
3. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
Diese Funktion muss vom
Systemadministrator oder System-
65
Benutzerhandbuch
•
66
Manager für Ihre Mailbox aktiviert
werden.
Wenn in Ihrer TK-Anlage PRILeitungen existieren, müssen Sie am
Ende von externen Rufnummern ggf.
[#] eingeben. Weitere Informationen
erhalten Sie bei Ihrem
Systemadministrator.
Benutzerhandbuch
5.16 Zuweisung Ihrer
externen Rufnummern
für Automatisches
Login von extern und
kostenfreie
Fernvorabfrage
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
Wenn Sie sich von extern in Ihre Mailbox
einloggen (d.h. von einem externen
Telefon), um Ihre Nachrichten abzuhören,
werden Sie von den Funktionen
"Automatisches Login von extern"
(weitere Informationen finden Sie unter
3.4 Fernzugriff) und "Kostenfreie
Fernabfrage" (weitere Informationen
finden Sie unter Glossar) anhand Ihrer
Rufnummer identifiziert. Um diese
Funktionen nutzen zu können, müssen
Sie zunächst die Rufnummern speichern,
von denen aus Sie auf Ihre Mailbox
zugreifen möchten.
Automatisches Login und kostenfreie
Fernabfrage stehen bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung und können
durch den Systemadministrator oder
System-Manager für Ihre Mailbox
deaktiviert werden.
3
7
3. Wählen Sie
1
, um Rufnummer
1 zu ändern.
Wählen Sie 2 , um Rufnummer
2 zu ändern.
• Wenn Sie bereits eine
Rufnummer festgelegt haben
und diese ändern möchten,
drücken Sie nach der Auswahl
von Rufnummer 1 oder 2 auf
[1].
4. Geben Sie Ihre externe
Rufnummer (max. 20 Stellen)
einschließlich Vorwahlnummer,
falls erforderlich, ein.
5. Zur Bestätigung 2 drücken.
6. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
•
Als Voraussetzung für die
ordnungsgemäße Funktion der
Merkmale "Automatisches Login von
extern" und "Kostenfreie
Fernvorabfrage" muss Ihre TK-Anlage
zum Empfang von Anrufer-IDInformationen fähig sein. Weitere
Informationen erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Automatisches Login von extern und
Kostenfreie Fernvorabfrage stehen
nur bei Panasonic TK-Anlagen der
Serie KX-T mit Integration über
analoge oder digitale
Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
67
Benutzerhandbuch
•
68
Systemadministrator oder SystemManager.
Der Systemadministrator oder
System-Manager muss die
Funktionen "Automatisches Login"
und "Kostenfreie Fernvorabfrage" für
Ihre Mailbox aktivieren, bevor Sie
diese Funktionen verwenden können.
Benutzerhandbuch
5.17 Persönlicher
benutzerspezifischer
Ablauf
Ein persönlicher benutzerspezifischer
Ablauf besteht aus einer Reihe von
Optionen, die Sie Ihren Anrufern anbieten
können, sodass diese über die Tasten
ihres Telefons auf bestimmte Funktionen
zugreifen können. Sie sollten Ihren
Anrufern die verfügbaren Optionen in
jeder persönlichen Begrüßung erläutern,
zum Beispiel: "Sie sind mit dem
Anschluss von (Name) verbunden. Ich
kann Ihren Anruf zurzeit nicht
entgegennehmen. Um eine Nachricht zu
hinterlassen, drücken Sie die [1]. Um mit
meinem Assistenten zu sprechen,
drücken Sie die [2]. Um eine andere
Nebenstelle anzuwählen, drücken Sie die
[3]...". Weitere Informationen zur
Aufzeichnung Ihrer Begrüßungen finden
Sie unter 2.3 Ändern oder Löschen Ihrer
persönlichen Begrüßungen oder 5.10
Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID.
Sie können Ihren eigenen
benutzerspezifischen Ablauf einrichten
und Anrufern den Zugriff auf folgende
Funktionen ermöglichen:
Vermittlung an Mailbox: Das SPS
vermittelt den Anrufer an Ihre Mailbox
(oder eine andere von Ihnen hier
festgelegte Mailbox), wo er Ihnen eine
Nachricht hinterlassen kann.
Vermitteln an Nebenstelle: Das SPS
vermittelt den Anrufer an die von Ihnen
beim Einrichten eines
kundenspezifischen Ablaufs festgelegte
Nebenstelle.
Gespräch vermitteln an extern: Das
SPS vermittelt den Anrufer an die von
Ihnen beim Einrichten eines
kundenspezifischen Ablaufs festgelegte
externe Rufnummer. Diese Funktion
muss vom Systemadministrator oder
System-Manager für Ihre Mailbox
aktiviert werden.
Vermittlung an kundenspezifischen
Ablauf: Das SPS vermittelt den Anrufer
an den von Ihnen hier festgelegten
kundenspezifischen Ablauf.
Voicemail-Dienst: Das SPS fordert den
Anrufer auf, eine Mailboxnummer
einzugeben und eine Nachricht zu
hinterlassen.
Automatische Abfrage: Das SPS
fordert den Anrufer auf, eine
Nebenstellennummer zu wählen, um mit
einer anderen Person zu sprechen.
Interndurchsage: Das SPS ruft Sie über
die Funktion "Interndurchsage" der TKAnlage aus. Ihr Name wird angesagt, um
Sie auf den Anruf hinzuweisen. Diese
Funktion steht nur bei einigen TKAnlagen zur Verfügung.
Begrüßung wiederholen: Der Anrufer
kann Ihre Begrüßung erneut abspielen
lassen, um die Optionen Ihres
persönlichen benutzerspezifischen
Ablaufs noch einmal zu hören.
Vermitteln an Abfrageplatz: Das SPS
vermittelt den Anrufer den Abfrageplatz
oder an Ihren Stellvertreter, falls Sie
einen festgelegt haben (weitere
Informationen finden Sie unter 5.3
Zuweisung Ihres Stellvertreters).
Sie können außerdem festlegen, was
passiert, wenn der Anrufer keine Auswahl
vornimmt (Keine MFV-Eingabe),
nachdem er Ihre Begrüßung angehört
hat, weil er wahrscheinlich ein
Impulswahltelefon verwendet. Der Anruf
wird entweder an Ihre Mailbox vermittelt
oder die Verbindung wird getrennt.
69
Benutzerhandbuch
Einrichtung eines persönlichen
benutzerspezifischen Ablaufs
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
8
1
2. 3
3. Drücken Sie die Wähltaste (0, 3–
9), der Sie eine Option zuweisen
möchten.
4.
1
5. Wählen Sie
1 , um zu einer
Mailbox zu vermitteln, und geben
Sie die gewünschte
Mailboxnummer ein.
Wählen Sie 2 , um zu einer
Nebenstelle zu vermitteln, und
geben Sie die gewünschte
Nebenstellennummer ein.
Wählen Sie 3 um an eine
externe Rufnummer zu vermitteln
(diese Funktion steht ggf. nicht zur
Verfügung).
• Geben Sie nun die
Amtskennziffer und die
gewünschte externe
Rufnummer (einschließlich
Vorwahlnummer, falls
erforderlich) ein.
Wählen Sie 4 , um an einen
benutzerspezifischen Ablauf zu
vermitteln, und geben Sie die
Nummer des gewünschten
benutzerspezifischen Ablaufs ein.
Wählen Sie 5 , um den
Voicemail-Dienst zu aktivieren.
70
Wählen Sie 6 , um den Dienst
"Automatische Abfrage"
(Gespräch vermitteln) zu
aktivieren.
Wählen Sie 7 , um Durchsagen
zu aktivieren.
Wählen Sie 8 , um die
Begrüßung zu wiederholen.
Wählen Sie 9 , um an den
Abfrageplatz zu vermitteln.
6. Zur Bestätigung 2 drücken.
7. Legen Sie den Hörer auf.
Löschen von Optionen aus Ihrem
persönlichen
benutzerspezifischen Ablauf
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
8
1
2. 3
3. Drücken Sie die Wähltaste (0, 3–
9), aus der Sie eine Option
entfernen möchten.
4. 3
5. Legen Sie den Hörer auf.
So wählen Sie "Keine MFVEingabeaktion" aus
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
Benutzerhandbuch
•
2.
3.
4.
5.
Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
3
8
1
•
•
1
für "Keine MFVEingabeaktion".
1
1
für
Nachrichtenaufzeichnung.
2
, um den Anrufer zu trennen.
3 , um den Anrufer außerhalb
der Geschäftszeiten zu trennen (zu
allen anderen Zeiten
Nachrichtenaufzeichnung).
•
Die Option "Vermitteln an extern" kann
in Ihrem persönlichen
benutzerspezifischen Ablauf maximal
4-mal verwendet werden.
Interndurchsage steht nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T
mit Integration über analoge oder
digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
Wenn in Ihrer TK-Anlage PRILeitungen existieren, müssen Sie am
Ende von externen Rufnummern ggf.
[#] eingeben. Weitere Informationen
erhalten Sie bei Ihrem
Systemadministrator.
6. Zur Bestätigung 2 drücken.
7. Legen Sie den Hörer auf.
So überprüfen Sie die
Einstellungen Ihres persönlichen
benutzerspezifischen Ablaufs
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
8
2. 3
3. Um Ihre Aufzeichnung zu
überprüfen, drücken Sie 2 .
4. Legen Sie den Hörer auf.
Hinweis
•
Der Systemadministrator oder
System-Manager muss die Option
"Vermitteln an extern" für Ihre Mailbox
aktivieren, bevor Sie diese verwenden
können.
71
Benutzerhandbuch
5.18 Terminruf/Weckruf
1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox
Terminruf/Weckruf ist eine TKAnlagenfunktion, die in ihrer Funktion
einem gewöhnlichen Wecker ähnelt; Sie
können Ihr Telefon so einstellen, dass es
einmalig oder täglich zu einem
festgelegten Zeitpunkt klingelt. Wenn Sie
den Hörer abheben, um den Terminruf/
Weckruf zu beantworten, hören Sie einen
Sonderwählton oder eine aufgezeichnete
Mitteilung.
Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung.
ein.
• Weitere Informationen finden
Sie bei Bedarf unter 2.1
Einloggen in Ihre Mailbox.
2.
6
4
3. Wählen Sie
1 , um die
Einstellung zu ändern.
Wählen Sie 2 , um die aktuelle
Einstellung zu akzeptieren, und
legen Sie den Hörer auf, um den
Vorgang abzuschließen.
Wählen Sie 3 , um den
Terminruf/Weckruf zu löschen
(ausschalten), und legen Sie dann
den Hörer auf.
4. Geben Sie den gewünschten
Zeitpunkt ein und wählen Sie
#
Beispiel:
• Um 5:00 einzugeben, drücken
Sie [5] [#].
• Um 5:15 einzugeben, drücken
Sie [5] [1] [5] [#].
5. Wählen Sie
1
für AM.
Wählen Sie
2
für PM.
•
6.
Wenn für das SPS die
Verwendung des 24-StundenFormats festgelegt wurde,
steht diese Option nicht zur
Verfügung.
1
für einmalig.
2
für täglich.
7. Zur Bestätigung 2 wählen.
8. Legen Sie den Hörer auf.
72
.
Benutzerhandbuch
Hinweis
•
Diese Funktion steht nur bei
Panasonic TK-Anlagen der Serie KXTDA mit Integration über digitale
Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Weitere Informationen
erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator oder SystemManager.
73
Benutzerhandbuch
5.19 Markierung
Während Sie eine Nachricht in Ihrer
Mailbox abhören (weitere Informationen
finden Sie unter 3.1 Abspielen von
Nachrichten), können Sie eine
"Markierung" setzen. Mithilfe einer
Markierung können Sie die Wiedergabe
später an einer bestimmten Stelle einer
bestimmten Nachricht fortsetzen. Für
jede Nachricht in Ihrer Mailbox können
Sie jeweils eine Markierung setzen;
sobald Sie eine neue Markierung setzen,
wird die alte gelöscht.
Um eine Markierung zu setzen,
drücken Sie, während Sie eine Nachricht
abhören, die Tasten [2] [4].
Um die Wiedergabe bei der
Markierung zu starten,
drücken Sie [2] [5].
Beachten Sie, dass Sie für gelöschte
Meldungen keine Markierung setzen oder
verwenden können.
74
Benutzerhandbuch
5.20 Gelöschte
Nachrichten
zurückholen
Sie können die Nachrichten in Ihrer
Mailbox löschen (weitere Informationen
finden Sie unter 3.1 Abspielen von
Nachrichten). Wenn eine Nachricht
gelöscht wurde, bleibt diese bis zum
Ende des Folgetages erhalten und wird
dann endgültig gelöscht. Gelöschte
Nachrichten können "zurückgeholt"
werden; daraufhin werden sie genauso
behandelt wie alte Nachrichten.
Um eine gelöschte Nachricht
zurückzuholen,
drücken Sie [3], während Sie die
Nachricht abhören.
75
Benutzerhandbuch
5.21 Mailbox
Kapazitätswarnung
Wenn Ihre Mailbox nahezu voll ist,
erhalten Sie kurz nach dem Einloggen in
Ihre Mailbox eine Mailbox
Kapazitätswarnung. Wenn Sie eine
Mailbox Kapazitätswarnung hören,
sollten Sie nicht mehr benötigte
Nachrichten löschen, um
Aufzeichnungszeit in Ihrer Mailbox
verfügbar zu machen.
Die Länge der bei Erhalt der Mailbox
Kapazitätswarnung noch verbleibenden
Aufzeichnungszeit richtet sich nach der
Konfiguration Ihrer Mailbox.
Diese Funktion kann durch den
Systemadministrator oder SystemManager für Ihre Mailbox deaktiviert
werden.
Weitere Informationen erhalten Sie von
Ihrem Systemadministrator oder SystemManager.
76
Benutzerhandbuch
Anhang A
Kurzanleitung
A1
Kurzanleitung
77
Benutzerhandbuch
Um von außerhalb auf eine
Mailbox zuzugreifen,
wählen Sie:
#6 + Mailboxnummer
1
2
Hauptmenü:
Sie haben
neue Nachrichten.
Passwort #
Die Optionen 3 bis 6
werden auf der nächsten
Seite beschrieben.
1
Neue Nachricht empfangen (Während und nach dem
Abhören):
1 Nachricht wiederholen
1.1 Vorherige Nachricht
1.2 Nächste Nachricht
2 Pause/Neustart (Nur während des Abhörens)
2.3 Nachricht/Absenderdaten
2.4 Markierung setzen (Nur während des Abhörens)
2.5 Bei Markierung fortfahren
2.6 Diese Nachricht als Neu speichern
3 Nachricht löschen
4 Antwort senden
5 Rücklauf
6 Schneller Vorlauf
7 Nachricht vermitteln
8 Lautstärke erhöhen (Nur während des Abhörens)
9 Geschwindigkeit erhöhen (Nur während des Abhörens)
9.0 Standardgeschwindigkeit (Nur während des Abhörens)
0 Hilfe
2
Alte Nachricht empfangen (Während und nach dem
Abhören):
1 Nachricht wiederholen
1.1 Vorherige Nachricht
1.2 Nächste Nachricht
2 Pause/Neustart (Nur während des Abhörens)
2.3 Nachricht/Absenderdaten
2.4 Markierung setzen (Nur während des Abhörens)
2.5 Bei Markierung fortfahren
3 Nachricht löschen
4 Antwort senden
5 Rücklauf
6 Schneller Vorlauf
7 Nachricht vermitteln
8 Lautstärke erhöhen (Nur während des Abhörens)
9 Geschwindigkeit erhöhen (Nur während des Abhörens)
9.0 Standardgeschwindigkeit (Nur während des Abhörens)
0 Hilfe
3
Gelöschte Nachricht empfangen (Während und nach dem
Abhören):
1 Nachricht wiederholen
1.1 Vorherige Nachricht
1.2 Nächste Nachricht
2 Pause/Neustart (Nur während des Abhörens)
2.3 Nachricht-/Absenderdaten
3 Nachricht zurückholen
5 Rücklauf (Nur während des Abhörens)
6 Schneller Vorlauf (Nur während des Abhörens)
8 Lautstärke erhöhen (Nur während des Abhörens)
9 Geschwindigkeit erhöhen (Nur während des Abhörens)
9.0 Standardgeschwindigkeit (Nur während des Abhörens)
0 Hilfe
Nachricht abhören:
1 Neue Nachricht
2 Alte Nachricht
3 Gelöschte Nachricht
Nachricht übermitteln:
Geben Sie die Mailboxnummer ein
1 Nachricht aufzeichnen
2 Neue Mailbox hinzufügen
3 Mailingliste prüfen
78
1 Nachrichtenempfang.
2 Nachricht übermitteln.
Anruf beenden.
Benutzerhandbuch
Um von außerhalb auf eine
Mailbox zuzugreifen,
wählen Sie:
#6 + Mailboxnummer
3
4
Passwort #
Mailboxverwaltung einrichten:
1 Persönliche Begrüßungen
aufzeichnen
2 Passwort einstellen
3 Benutzername eingeben
4 Gruppenverteilungsliste einstellen
5 Anrufername/-nummer aufzeichnen
6 AL bei Rufweiterleitung von extern
einstellen
7 Nummern für automatisches Login
und kostenfreie Fernvorabfrage
einstellen
8 Persönlichen benutzerspezifischen
Ablauf einstellen
AA-Status einstellen:
1 Gesprächvermittlungsart einstellen
2 Stellvertreter einstellen
3 Nachrichtenempfangsart einstellen
4 Dienst zur Behandlung
unvollständiger Anrufe nach Zeit
einstellen
5 Dienst zur Behandlung
unvollständiger Anrufe bei Besetzt
einstellen
6 Rufnummer fur Vermitteln einstellen
Hauptmenü:
Sie haben
neue Nachrichten.
1
Persönliche Begrüßungen aufzeichnen:
1 Nach Zeit
2 Besetzt
3 Außerhalb der Geschäftszeiten
4 Anrufer-ID
5 Vorübergehende Begrüßung
1
Gesprächvermittlungsart einstellen:
1 Anrufsperre
2 Abfrage Anrufername
3 Interndurchsage
4 Pieper-Zugriff
5 Vermitteln an Mailbox
6 Vermittlung zum benutzerspezifischen Ablauf
7 Alles deaktivieren
4
Status Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe:
Nach Zeit
1
2
3
4
5
6
7
5
5
6
Eine Nachricht hinterlassen
Stellvertreter
Interndurchsage
Pieper-Zugriff
Vermittlung zum benutzerspezifischen Ablauf einstellen
Abfrageplatz
Zum Top-Menü AA-Dienst zurückkehren
Status Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe:
Bei Besetzt
1
2
3
4
5
6
7
Nachrichtenhinweis:
1 Nachrichtenlampe
2 Gerätestatus
3 Rufnummern zuweisen
Andere Funktionen einstellen:
1 Einstellung der Interview-Mailbox
2 Einstellung der externen
Nachrichtenübermittlung
3 Einstellung der Rufweiterleitung von
extern
4 Einstellung von Terminruf/Weckruf
3 Mailboxverwaltung einrichten.
4 Status Automatische Abfrage
(AA) einstellen.
5 Nachrichtenhinweis.
6 Andere Funktionen einstellen.
Hörer auflegen.
Eine Nachricht hinterlassen
Stellvertreter
Interndurchsage
Pieper-Zugriff
Vermittlung zum benutzerspezifischen Ablauf einstellen
Abfrageplatz
Zum Top-Menü AA-Dienst zurückkehren
1
Interview-Mailbox-Verwaltung:
1 Frage aufzeichnen
2 Antwortenlänge einstellen
3 Frage löschen
2
Externe Nachrichtenübermittlung:
1 Nachricht aufzeichnen
2 Mailingliste einstellen
3
Einstellung der Rufweiterleitung von extern:
1 RWL—Sofort
2 RWL—bei Besetzt
3 RWL—nach Zeit
4 RWL—bei Besetzt und nach Zeit
5 RWL an eine Amtsleitung
6 RWL ausschalten
79
Benutzerhandbuch
Dienstzugriffbefehle
Folgende Befehle können während jeder beliebigen
Systemansage gewählt werden, um zu einer anderen
Mailbox, Nebenstelle oder einem anderen Menü zu
gelangen.
1
2
#1
Wählen
über Name
#2
Benutzerspezifischer
Ablauf
4
5
6
#5 (#L)
Login
#6 (#M)
Voicemail
7
8
9
#7 (#R)
Neustart
(Hauptmenü)
#8 (#T)
Vermitteln
an eine Nst.
#9 (#X)
Verlassen
0
#
Zum vorherigen
Menü
zurückkehren
3
0
Hilfe
Hinweis
• Befehle [#5] und [#7] stehen nur zur Verfügung, wenn
Sie den Teilnehmerdienst verwenden.
[#5]: Login
Wenn Sie im Teilnehmermodus [#5] drücken, hören Sie
Folgendes: "Bitte geben Sie die Mailboxnummer des
Teilnehmers ein.".
[#7]: Neustart
Wenn Sie im Teilnehmermodus [#7] drücken, kehren Sie
zum Hauptmenü (Top-Menü) des Teilnehmerdienstes
zurück.
80
Benutzerhandbuch
Glossar
Abfrage Anrufername
Ermöglicht Teilnehmern die Abfrage von Anrufen. Das SPS spielt dem Anrufer die
Systemansage "Sprechen Sie Ihren Namen nach dem Ton auf" vor und zeichnet den
Anrufernamen auf. Der Anrufer wird ins Halten gelegt, während das SPS den
Teilnehmer anruft und den Anrufernamen wiedergibt. Der Teilnehmer kann
entscheiden, ob er den Anruf entgegennimmt oder nicht.
Abfrageplatz
Für jede Betriebsart können 3 verschiedene Nebenstellen als Abfrageplätze
festgelegt werden. Anrufer können an einen Abfrageplatz geleitet werden, wenn sie
die [0] wählen, wenn sie ein nicht MFV-fähiges Telefon verwenden (und aus diesem
Grund beim Anhören der SPS-Sprachansagen keine Auswahl vornehmen können)
oder wenn bestimmte SPS-Funktionen der Weiterleitung an einen Abfrageplatz
entsprechend programmiert wurden.
AL bei Rufweiterleitung von extern
Steht nur bei Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung.
Mithilfe dieser Funktion können Teilnehmer und der Nachrichten-Manager ihre
Nebenstelle von außerhalb programmieren, um ihre Anrufe bei entsprechender
Berechtigung an ein externes Telefon weiterzuleiten.
Allgemeine Mailbox
Eine spezielle Mailbox, die vom Nachrichten-Manager gepflegt wird. Ein Anrufer, der
nicht über ein MFV-fähiges Telefon verfügt, kann sich nicht durch Wählen von
Nummern mit einer Nebenstelle oder Mailbox verbinden lassen. Anrufer, die keine
Nummer wählen, können an die allgemeine Mailbox geleitet werden.
Der Nachrichten-Manager sollte die in der allgemeinen Mailbox vorliegenden
Nachrichten regelmäßig (am besten täglich) an die entsprechenden TeilnehmerMailboxen vermitteln.
Alternative Nebenstellengruppe
Die einer alternativen Nebenstellengruppe zugewiesenen Nebenstellen empfangen
Anrufe über die als "Vermittlungsabfolge alternative Nebenstelle" der Gruppe
festgelegten Abfolge.
Anrufer-ID Rufverteilung
Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Das SPS sendet Anrufe von vorprogrammierten Anrufer-ID-Nummern
an eine festgelegte Nebenstelle, Mailbox (einschließlich Mailboxgruppe) oder einen
benutzerspezifischen Ablauf.
Anrufsperre
Mithilfe dieser Funktion können Teilnehmer ihre Anrufe durch den Dienst zur
Behandlung unvollständiger Anrufe abwickeln lassen, sodass sie an ihren
Nebenstellen nicht signalisiert werden.
81
Benutzerhandbuch
Anrufziel-ID
(Wird gelegentlich auch als Zusatzkennung bezeichnet) Dank dieser Funktion kann
die TK-Anlage Zusatzziffern wählen, durch die der Anrufer direkt zu einer
bestimmten Mailbox gelangt und nicht zur allgemeinen Mailbox.
Ansage des Anrufernamens (Zentral/Persönlich)
Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. In folgenden Fällen sagt das SPS zuvor aufgezeichnete Anrufer-IDNamen an:
(1) Teilnehmer hören Nachrichten ab, die von vorprogrammierten Rufnummern aus
in ihren Mailboxen hinterlassen wurden.
(2) das SPS übermittelt Anrufe von vorprogrammierten Rufnummern an Teilnehmer
(Ansage Anrufernamen).
(3) das SPS übermittelt über die Funktion "Interndurchsage" Durchsagen an
Teilnehmer.
Anrufernamen können entweder für alle Teilnehmer (zentral) aufgezeichnet und
wiedergegeben werden oder durch einzelne Teilnehmer aufgezeichnet und nur für
ihre eigenen Anrufe wiedergegeben werden (persönlich). Wenn für ein und dieselbe
Anrufer-ID-Nummer sowohl die Ansage eines persönlichen als auch zentralen
Anrufernamens programmiert wird, verwendet das SPS den durch den Teilnehmer
aufgezeichneten Anrufernamen.
Ansagemenü bei Halten
Anrufer, die sich in einer Warteschlange befinden, können in dieser Zeit eine
voraufgezeichnete Ansage oder Musik hören.
Auto Empfang
Mithilfe dieser Funktion kann ein Teilnehmer oder der System-Manager eine
Nachricht empfangen, um sich den Empfang versendeter Nachrichten durch andere
Teilnehmer bestätigen zu lassen.
Auto-Konfiguration
Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Zur Erleichterung der erstmaligen Systemeinrichtung werden
Informationen aus der TK-Anlage ausgelesen und automatisch Mailboxen im SPS
erstellt, die den an die TK-Anlagen angeschlossenen Nebenstellen entsprechen.
Die Auto-Konfiguration kann durch die entsprechende Einstellung des BetriebsartSchalters oder über die Systemadministration (Schnelleinrichtung) gestartet
werden.
Automatische Abfrage
Die Funktion "Automatische Abfrage" des SPS fordert den Anrufer auf, eine
Nebenstellennummer einzugeben, die dann vom SPS gewählt wird. Wenn der
Angerufene nicht antwortet oder die Leitung besetzt ist, hat der Anrufer
verschiedene Möglichkeiten wie z.B. eine Nachricht in einer Mailbox zu
hinterlassen. Hierin liegt der Vorteil des indirekten Anrufens einer Nebenstelle über
die automatische Abfrage im Gegensatz zum direkten Anrufen.
82
Benutzerhandbuch
Automatische Weiterleitung
Mithilfe dieser Funktion können nicht abgehörte Nachrichten in eine andere Mailbox
kopiert oder verschoben werden.
Automatische Wiedergabe neuer Nachrichten
Das SPS spielt neue Nachrichten automatisch ab, sobald ein Teilnehmer, der
System-Manager oder der Nachrichten-Manager sich in seine Mailbox einloggt.
Automatisches Login
Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Ermöglicht Teilnehmern den direkten Zugriff auf ihre Mailboxen ohne
Eingabe ihrer Mailboxnummern. Teilnehmer können von ihren Nebenstellen oder
von externen Telefonen aus direkt auf ihre Mailboxen zugreifen, indem Sie eine
vorprogrammierte Rufnummer wählen (entweder eine Rufverteilungsnummer (DID)
oder eine Rufnummer, durch die die TK-Anlage über eine vorprogrammierte
Amtsleitung erreicht wird) oder das SPS von einer vorprogrammierten Rufnummer
(Anrufer-ID-Nummer) aus anrufen.
Benachrichtigungsart
(siehe "Nachrichtenanzeige")
Benutzerführung
Führt die Teilnehmer beim erstmaligen Zugriff auf ihre Mailbox durch den
Konfigurationsvorgang. Mithilfe der Benutzerführung können das Passwort des
Teilnehmers, der Benutzername und persönliche Begrüßungen konfiguriert werden.
Benutzername
Jede Mailbox hat einen Benutzernamen (Teilnehmername); zum Speichern dieses
Namens im SPS stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Zum einen können Teilnehmer ihren eigenen Namen aufzeichnen; das SPS kann
diesen aufgezeichneten Namen bei Vermittlungen, Interndurchsagen und bei
Verwendung der Funktion "Wählen über Name" ansagen.
Zum anderen kann der Systemadministrator jedem Teilnehmer einen Namen
zuweisen. Auf diese Weise können Anrufer die Nebenstelle eines Teilnehmers
mithilfe seines Namens anwählen (Wählen über Name), anstatt die jeweilige
Nummer zu wählen. Zum Beispiel kann ein Anrufer "S-M-I-T" (Smith) anstelle der
Mailboxnummer des Teilnehmers Smith wählen, die er sich ggf. nur schwer merken
kann.
Benutzerspezifischer Ablauf
Ermöglicht Anrufern die Ausführung bestimmter Funktionen durch Drücken von
Wähltasten an ihrem Telefon, während sie eine Sprachführung (Menüs des
benutzerspezifischen Ablaufs) hören. Mithilfe von benutzerspezifischen Abläufen
können Anrufer sich ohne Unterstützung durch einen Abfrageplatz mit einer/einem
Nebenstelle, Mailbox, Mailboxgruppe, Abfrageplatz, Faxgerät usw. verbinden
lassen. Der Systemadministrator kann maximal 100 benutzerspezifische Abläufe
erstellen.
83
Benutzerhandbuch
DID-Rufverteilung
Steht nur bei Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung. Das
SPS sendet Anrufe von vorprogrammierten Rufverteilungsnummern (DID) an eine
festgelegte Nebenstelle, Mailbox (einschließlich Mailboxgruppe) oder einen
benutzerspezifischen Ablauf.
Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe
Anrufe werden als unvollständig betrachtet, wenn die angerufene Nebenstelle nicht
antwortet, besetzt ist oder die Anrufsperre aktiviert hat.
Der Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe kann Anrufe auf 7 verschiedene
Arten abwickeln. Jeder Teilnehmer kann festlegen, welche Optionen den Anrufern
bei unvollständigen Anrufen zur Verfügung stehen sollen.
(1) eine Nachricht in der Mailbox des Teilnehmers hinterlassen
(2) Vermittlung an den Stellvertreter des Teilnehmers
(3) Interndurchsage (Benachrichtigung des Teilnehmers durch Durchsage an den
Teilnehmer)
(4) Pieper-Zugriff (Benachrichtigung des Teilnehmers durch Nachricht an den
Pieper des Teilnehmer)
(5) Vermittlung an einen benutzerspezifischen Ablauf
(6) Vermittlung an einen Abfrageplatz
(7) Zurückkehren zum Hauptmenü, sodass der Anrufer eine andere Nebenstelle
anrufen kann
Dienst-Gruppe
Eine Reihe von Einstellungen, durch die die Behandlung ankommender Gespräche
durch das SPS festgelegt wird. Jedem SPS-Port bzw. jeder TK-AnlagenAmtsleitung wird eine von 8 Anruf-Dienst-Gruppen zugewiesen.
Dienstmodus
Legt fest, wie ankommende Gespräche vom SPS entsprechend den für die
Betriebsarten Tag, Nacht, Mittag und Pause vorgenommen Einstellungen behandelt
werden. Die aktuelle Betriebsart kann automatisch (entweder durch das SPS oder
durch die Einstellung der Betriebsart in der TK-Anlage) oder manuell durch den
Systemadministrator und System-Manager geändert werden. Jeder Dienst-Gruppe
wird ein Dienstmodus zugewiesen.
Dringende Nachricht
Eine vom Absender als dringend gekennzeichnete Nachricht. Dringende
Nachrichten werden dem Empfänger beim Abhören seiner Nachrichten vor allen
anderen Nachrichten vorgespielt.
Einstellung der Rufweiterleitung von extern
Steht nur bei Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung.
Mithilfe dieser Funktion können Teilnehmer und der Nachrichten-Manager ihre
Nebenstelle von außerhalb programmieren, um bestimmte Arten von Anrufen (alle
Anrufe, nach Zeit, bei Besetzt usw.) an eine gewünschte Nebenstelle oder ein
externes Telefon (AL bei Rufweiterleitung von extern) weiterzuleiten.
84
Benutzerhandbuch
Einstellung Nachricht-/Absenderdaten
Legt fest, wann die Nachricht-/Absenderdaten (Datum und Uhrzeit der Nachricht,
Name der Person, die die Nachricht aufgezeichnet oder vermittelt hat, Rufnummer
des Anrufers) angesagt werden. Nachricht-/Absenderdaten können automatisch vor
oder im Anschluss von Nachrichten oder nur dann abgespielt werden, wenn der
Teilnehmer während oder nach der Wiedergabe der Nachricht [2] [3] drückt.
Einstellung Termin-/Weckruf
Steht nur bei Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung.
Durch die Befolgung der Systemansagen des SPS kann ein Teilnehmer einen
Terminruf/Weckruf einstellen. Terminruf/Weckruf ist eine TK-Anlagenfunktion, die in
ihrer Funktion einem gewöhnlichen Wecker ähnelt; das Telefon klingelt zu einer
durch den Teilnehmer oder Nachrichten-Manager festgelegten Zeit (einmalig oder
täglich).
E-Mail Integration
Teilnehmer und der Nachrichten-Manager können per E-Mail informiert werden,
wenn eine neue Nachricht für sie eingeht. Teilnehmer können die Sprachmitteilung
auch an die Benachrichtigung per E-Mail anhängen lassen, vorausgesetzt, der
Systemadministrator hat diese Funktion für ihre Mailboxen aktiviert.
Externe Nachrichtenübermittlung
Eine von einem Teilnehmer aufgezeichnete Nachricht, die dann an externe
Teilnehmer und/oder Nebenstellen übermittelt wird. Das SPS wählt die externe
Rufnummer oder Nebenstellennummer und spielt dem Empfänger die Nachricht vor.
Dabei kann die Nachricht sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt übermittelt
werden.
Externe Nachrichtenweiterleitung
Eine vorprogrammierte Liste externer Teilnehmer und Nebenstellen, die verwendet
werden kann, um eine externe Nachrichtenübermittlung in einem Vorgang an
verschiedene Empfänger zu übermitteln. Jeder Teilnehmer kann 2 externe
Nachrichtenweiterleitungen erstellen. Jede Liste kann bis zu 8 Ziele enthalten.
Firmenansage
Zur Begrüßung von Anrufern können bis zu 32 Firmennamen aufgezeichnet
werden. Für jede der Betriebsarten Tag, Nacht, Mittag, Pause und Feiertag kann für
jeden Port und jede Amtsleitung getrennt eine Firmenansage (oder zentrale Ansage
oder keine Ansage) ausgewählt werden.
Firmenname
Den Firmennamen spielt das SPS für den beabsichtigten Empfänger einer externen
Nachrichtenübermittlung ab, wenn dieser nicht das korrekte Passwort eingibt (falls
zum Abhören der Nachricht ein Passwort erforderlich ist). Auf diese Weise kann der
Empfänger auch ohne Passwort herausfinden, von wem der Anruf kam und den
Absender der Nachricht kontaktieren.
85
Benutzerhandbuch
Impulswahltelefon
Ein Telefon, mit dem keine DTMF-Signale (Tonwahl) übertragen werden können.
Anrufer, die Impulswahltelefone verwenden, werden automatisch an einen
Abfrageplatz oder die allgemeine Mailbox weitergeleitet, da sie keine Auswahl
entsprechend der in den SPS-Sprachansagen angebotenen Optionen vornehmen
können.
Inband-Integration
Wenn das SPS und die TK-Anlage die Inband-Intergration verwenden, wird Sprache
analog übermittelt, während Daten über analoge MFV-Signale versendet werden.
Die TK-Anlage informiert das SPS durch Senden von MFV-Signalen und Hörtönen
über den Status von Nebenstellen. Bei der Inband-Integration stehen viele
Funktionen wie z.B. Interndurchsage, Vorabfrage usw. nicht zur Verfügung.
Integration über analoge Systemtelefonschnittstelle
Digitale Integration zwischen TK-Anlagen der Serie KX-TA/TE und dem SPS. Wenn
das SPS und die TK-Anlage die Integration über analoge Systemtelefonschnittstelle
verwenden, wird Sprache analog übermittelt, während Daten digital versendet
werden.
Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle
Digitale Integration zwischen dem SPS und den Serien KX-TD500, KX-TD816, KXTD1232, KX-TD612 oder KX-TDA. Hierfür ist ein Software-Upgrade der TK-Anlage
erforderlich.
Je nach Modell und/oder Software-Version der angeschlossenen TK-Anlage stehen
Ihnen bestimmte Funktionen, die nur bei Integration über digitale
Systemtelefonschnittstelle möglich sind, ggf. nicht zur Verfügung. Weitere
Informationen erhalten Sie bei Ihrem Fachhändler.
Interndurchsage
Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Wenn ein Teilnehmer die Funktion "Interndurchsage" eingestellt hat,
startet das SPS eine Durchsage an den Teilnehmer, um ihn auf den Anruf
hinzuweisen. Das SPS kann über die Funktion "Ansage des Anrufernamens"
voraufgezeichnete Anrufernamen ansagen oder den Anrufer zum Aufsprechen
seines Namens auffordern und diesen dann ansagen. Durchsagen können über die
Lautsprecher von SYSTELs oder über an die TK-Anlage angeschlossene externe
Lautsprecher angeschlossen werden.
Interview-Dienst
Das SPS kann einen Anrufer "interviewen", indem es eine Reihe voraufgezeichneter
Ansagen abspielt und die Antworten des Anrufers aufzeichnet. Teilnehmer können
die Fragen direkt in ihren Interview-Mailboxen aufzeichnen. Nachdem ein Anrufer
seine Antworten aufgesprochen hat, schaltet sich am Telefon des Teilnehmers die
Nachrichtenlampe ein. Diese Funktion ist besonders für Reklamationsabteilungen,
Bestellannahmestellen und die Abwicklung von Bewerbungen auf Arbeitsstellen
sehr hilfreich.
86
Benutzerhandbuch
Konfigurator Benutzerspezifischer Ablauf
Ermöglicht dem Systemadministrator die visuelle Erstellung benutzerspezifischer
Abläufe mithilfe der Panasonic KX-TVM Programmierungs- und Wartungssoftware.
Jeder benutzerspezifische Ablauf einschließlich seiner Funktionen kann durch
einfache Drag- und Drop-Aktionen bearbeitet und platziert werden.
Kostenfreie Fernvorabfrage
Mithilfe dieser Funktion kann ein Teilnehmer seine Mailbox auf neue Nachrichten
überprüfen, indem er das SPS von einer vorprogrammierten Anrufer-ID-Nummer
anruft, eine vorprogrammierte Rufverteilungsnummer (DID) wählt oder eine
Rufnummer wählt, die eine Verbindung zu einer vorprogrammierten Amtsleitung der
TK-Anlage herstellt. Die kostenfreie Fernabfrage ist eine kostensparende Funktion,
mit deren Hilfe der Teilnehmer anhand der Anzahl der Ruftöne, die er hört, bevor das
SPS den Amtsanruf des Teilnehmers entgegennimmt, feststellen kann, ob neue
Nachrichten für ihn vorliegen. Wenn das SPS den Anruf nicht innerhalb einer
vorprogrammierten Anzahl an Ruftönen entgegennimmt, kann der Teilnehmer den
Anruf abrechen, um die Entstehung von Telefongebühren zu verhindern.
LCD
Flüssigkristallanzeige
Löschbestätigung Nachricht
Das SPS fordert den Teilnehmer vor dem Löschen einer in seiner Mailbox
hinterlassenen Nachricht zur Bestätigung des Löschvorgangs auf.
Mailbox Kapazitätswarnung
Das SPS warnt die Teilnehmer, wenn die verbleibende Aufzeichnungszeit ihrer
Mailboxen gering ist. Die Warnung hört der Teilnehmer zu Beginn der Nutzung des
Teilnehmerdienstes.
Mailboxgruppe
Eine vorprogrammierte Liste von Teilnehmer-Mailboxen, die (von jedem beliebigen
Teilnehmer) verwendet werden kann, um eine externe Nachricht in einem Vorgang
an verschiedene Empfänger zu übermitteln.
Es können bis zu 20 Mailboxgruppen eingerichtet werden.
Mailbox-Kapazität (Aufzeichnungszeit)
Die zeitliche Gesamtlänge aller Nachrichten, die in der Mailbox eines Teilnehmers
aufgezeichnet werden können. Der Systemadministrator oder System-Manager
kann für jeden Teilnehmer eine maximale Mailbox-Kapazität von 0–600 Minuten
oder "unbegrenzt" festlegen. Die Mailbox-Kapazität eines Teilnehmers wird über die
BKl bestimmt.
Mailboxnummer
Diese Nummer ist normalerweise mit der entsprechenden Nebenstellennummer
des Teilnehmers identisch.
87
Benutzerhandbuch
Markierung
Mithilfe dieser Funktion kann ein Teilnehmer, der System-Manager oder der
Nachrichten-Manager eine bestimmte Stelle (Markierung) in einer Nachricht
festlegen und die Wiedergabe später an genau dieser Stelle fortsetzen.
Mehrsprachiges Auswahlmenü
Anrufer können auswählen, in welcher Sprache sie die Sprachführung
(Systemansagen) hören möchten. Beim mehrsprachigen Auswahlmenü des KXTVM50 stehen 3 Sprachen zur Verfügung; beim KX-TVM200 sind es 5 Sprachen.
MFV
Mehrfrequenzwahlverfahren. Wird auch als Tonwahl bezeichnet.
Mitschneiden
Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Ein Teilnehmer kann seine Telefongespräche auf einen Tastendruck in
seiner Mailbox aufzeichnen.
Mitschneiden in anderer Mailbox
Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Ein Teilnehmer kann seine Telefongespräche in der Mailbox eines
anderen Teilnehmers aufzeichnen. Der Teilnehmer muss zur Verwendung dieser
Funktion die gewünschte Nebenstellennummer angeben.
Mitschneiden in anderer Mailbox auf einen Tastendruck
Steht nur bei TK-Anlagen der Serie KX-TDA mit Integration über digitale
Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung. Ein Teilnehmer kann seine
Telefongespräche auf einen Tastendruck in der Mailbox eines anderen Teilnehmers
aufzeichnen.
Nachricht zurückholen
Mithilfe dieser Funktion kann der Status einer Nachricht von "gelöscht" in "alt"
geändert werden, um zu verhindern, dass diese permanent gelöscht wird.
Nachrichtenanzeige
Durch diese Funktion werden Teilnehmer und der Nachrichten-Manager darüber
informiert, dass sie Nachrichten empfangen haben, indem die Nachrichtenlampe an
ihrem SYSTEL aufleuchtet, eine vorprogrammierte Rufnummer angerufen wird oder
eine Signalisierung über Durchsage oder Pieper (Pager) erfolgt.
Nachrichtenlampe
Die Lampe an einem SYSTEL, die aufleuchtet, wenn in der Mailbox des
Nebenstellenbenutzers Nachrichten vorliegen.
Nachrichten-Manager
Mailbox 998. Die für die nachrichtenbezogene Datenpflege wie z.B. Pflege der
allgemeinen Mailbox und Aufzeichnung sowie Löschen von Nachrichten
(Systemansagen, Firmenansagen, Menüs für benutzerspezifischer Abläufe,
zentrale Anrufernamen usw.) zuständige Person.
88
Benutzerhandbuch
Nachrichtenspeicherdauer
Legt fest, nach wievielen Tagen eine Nachricht automatisch gelöscht wird.
Speicherdauer neue Nachrichten: Legt fest, wann neue (nicht abgehörte)
Nachrichten gelöscht werden.
Speicherdauer gespeicherte Nachrichten: Legt fest, wann alte (abgehörte)
Nachrichten gelöscht werden.
Nachrichtenübermittlung
Mithilfe dieser Funktion kann ein Teilnehmer eine Nachricht an eine andere Mailbox
umleiten und der Nachricht ggf. einen Kommentar hinzufügen. Als "privat"
gekennzeichnete Nachrichten können nicht übermittelt werden.
Nebenstellenprogrammierung
Wird auch als persönliche Programmierung bezeichnet. Eine Programmierung der
TK-Anlage, die ein Nebenstellenbenutzer ausführt, um die Einstellungen seiner
Nebenstelle seinen Anforderungen anzupassen. Zur Verwendung bestimmter SPSFunktionen wie z.B. Vorabfrage muss ggf. eine Nebenstellenprogrammierung
ausgeführt werden.
Nicht-Teilnehmer
Ein Anrufer beim SPS, der nicht über eine Mailbox verfügt.
Passwort
Eine Zahlenkombination, durch die die Mailbox eines Teilnehmers vor
unberechtigtem Zugriff geschützt wird. Wenn das Passwort vergessen wird, kann
der Systemadministrator oder System-Manager dieses löschen, sodass der
Teilnehmer die Möglichkeit erhält, ein neues auszuwählen.
Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID
Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Ein Teilnehmer kann maximal 4 persönliche Begrüßungen aufzeichnen,
die für Anrufer wiedergegeben werden, deren Rufnummern (Anrufer-ID-Nummern)
eine persönliche Begrüßung für Anrufer-ID zugewiesen wurde. Jeder Begrüßung
können maximal 8 Anrufer-ID-Nummern zugewiesen werden.
Persönliche Begrüßungen
Teilnehmer können 3 Begrüßungen aufzeichnen, die Anrufer hören, wenn sie an die
Mailbox der Teilnehmer weitergeleitet werden. Welche dieser persönlichen
Begrüßungen Anrufer hören, richtet sich nach dem jeweiligen Status des
Teilnehmers oder des SPS.
Begrüßung nach Zeit: Diese Begrüßung hören Anrufer, wenn der Teilnehmer den
Anruf nicht entgegennimmt.
Begrüßung bei Besetzt: Diese Begrüßung hören Anrufer, wenn das Telefon des
Teilnehmers besetzt ist.
Begrüßung außerhalb der Geschäftszeiten: Diese Begrüßung hören Anrufer, wenn
das SPS sich in der Betriebsart Nacht befindet.
89
Benutzerhandbuch
Persönliche Gruppenverteilungsliste
Eine vorprogrammierte Liste von Teilnehmer-Mailboxen, die (durch den Teilnehmer,
der die Liste angelegt hat) verwendet werden kann, um eine externe Nachricht in
einem Vorgang an verschiedene Empfänger zu übermitteln. Jeder Teilnehmer kann
4 persönliche Gruppenverteilungslisten erstellen. Jede Liste kann bis zu 40
Mitglieder umfassen.
Persönlicher benutzerspezifischer Ablauf
Ermöglicht, ähnlich wie der benutzerspezifische Ablauf, Anrufern die Ausführung
bestimmter Funktionen durch Drücken von Wähltasten an ihrem Telefon, während
sie die persönliche Begrüßung des Teilnehmers hören. Mithilfe des persönlichen
benutzerspezifischen Ablaufs können Anrufer sich ohne Unterstützung durch einen
Abfrageplatz mit einer anderen Nebenstelle, einer Mailbox, einem externen Telefon
(wie z.B. dem Mobiltelefon des Teilnehmers) usw. verbinden lassen. Jeder
Teilnehmer kann seinen eigenen persönlichen benutzerspezifischen Ablauf
einrichten.
PIN Rufverteilung
Mithilfe dieser Funktion können ausgewählte Benutzer nach Eingabe der ihnen
zugewiesenen PIN an eine bestimmte Nebenstelle, eine Mailbox oder einen
benutzerspezifischen Ablauf weitergeleitet werden.
Port
Der Verbindungspunkt zwischen der TK-Anlage und dem SPS.
Private Nachricht
Ein vom Absender als privat gekennzeichnete Nachricht. Private Nachrichten
können vom Empfänger nicht weitergeleitet werden.
Raute-Zeichen
Die Taste [#] im Tastenfeld des Telefons.
Regelung der Wiedergabe Lautstärke/Geschwindigkeit
Ermöglicht Teilnehmern die Regelung der Lautstärke und Geschwindigkeit der
Wiedergabe beim Abhören von Nachrichten.
Reihenfolge des Nachrichtenabrufs
Legt fest, ob zuerst die neuste (Last In First Out [LIFO]) oder zuerst die älteste (First
In First Out [FIFO]) Nachricht abgespielt wird, falls sich in der Mailbox eines
Teilnehmers mehrere Nachrichten befinden.
Rücklauf
Mithilfe dieser Funktion kann ein Teilnehmer die letzten 4 Sekunden einer Nachricht
erneut abspielen.
Rückruf Anrufer CLIP
Steht nur bei Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung.
Mithilfe der zusammen mit einer Nachricht übermittelten Anrufer-ID kann ein
Teilnehmer den Absender einer Nachricht zurückrufen, ohne die Rufnummer des
Anrufers wählen zu müssen.
90
Benutzerhandbuch
Rufverzögerung
Es stehen zwei Arten der Rufverzögerung zur Verfügung.
(1) Das SPS dient für die Funktion "Systemgesteuerte Rufweiterleitung" Ihrer TKAnlage als Ziel nach Zeit.
(2) Direktrufleitung 1:N (Amtsleitung an verschiedene Nebenstellen) endet an
Telefonen und SPS-Ports. Um den Telefonbenutzern ein Chance zu geben, Anrufe
entgegenzunehmen, sollte für die SPS-Leitungen eine Rufverzögerung
programmiert werden. Anderenfalls nimmt das SPS die Anrufe sofort entgegen.
Schneller Vorlauf
Ermöglicht dem Teilnehmer den schnellen Vorlauf einer Nachricht in Intervallen von
4 Sekunden.
Sofortige Antwort
Ermöglicht dem Empfänger einer Nachricht diese ohne Angabe der
Nebenstellennummer oder Mailboxnummer des Absenders zu beantworten.
SPS
Ein Sprachprozessorsystem wie z.B. das Panasonic KX-TVM50 und KX-TVM200.
Standardeinstellung
Ein werkseitig für das SPS definierter Parameter, der über die
Systemprogrammierung durch den Systemadministrator oder System-Manager
geändert werden kann.
Standardeinstellung Mailbox Vorlage
Wird vom Systemadministrator beim Erstellen mehrerer ähnlicher Mailboxen als
Vorlage verwendet. Mithilfe dieser Vorlage kann der Systemadministrator
grundlegende Einstellungen (Mailbox-Parameter, Nachrichtenanzeige, externe
Nachrichtenübermittlung, automatische Weiterleitung) mehreren Mailboxen
gleichzeitig zuweisen.
Stellvertreter
Alle Teilnehmer können eine andere Nebenstelle als Ziel für ihre Anrufe festlegen.
Anrufer können entweder durch den Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe,
oder indem sie während des Hörens der persönlichen Begrüßung eines Teilnehmers
oder beim Hinterlassen einer Nachricht die [0] drücken, an den Stellvertreter geleitet
werden.
Systemadministration
Umfasst Systemprogrammierung, Diagnose, Verwaltung von Systemansagen usw.
Diese Aufgaben werden durch den Systemadministrator auf einem PC mithilfe der
Panasonic KX-TVM Programmierungs- und Wartungssoftware ausgeführt. Die
Systemadministration kann lokal (vor Ort) über eine USB- oder LAN-Verbindung
zum SPS ausgeführt werden oder von extern (von außerhalb) erfolgen, indem über
die optionale Modemkarte eine Verbindung zum SPS hergestellt wird.
91
Benutzerhandbuch
Systemadministrator
Die für die Programmierung der wichtigsten SPS-Einstellungen zuständige Person.
Im Gegensatz zum Nachrichten-Manager und System-Manager, die zur Ausführung
ihrer Aufgaben ein Telefon verwenden, programmiert der Systemadministrator das
SPS an einem PC, auf dem die Panasonic KX-TVM Wartungs- und
Programmierungssoftware installiert ist. Das Handbuch des Systemadministrators
ist das Programmierhandbuch. Es kann nur eine Programmiersitzung zur Zeit
stattfinden.
Systemansage
Aufgezeichnete Sprachmeldungen, die Teilnehmer und Anrufer bei der Verwendung
der SPS-Funktionen unterstützen. Im SPS gibt es mehr als 1000 werkseitig
aufgezeichnete Sprachansagen.
Der Systemadministrator und der Nachrichten-Manager können bei Bedarf weitere
Sprachansagen aufzeichnen.
Der Systemadministrator und der Nachrichten-Manager können Systemansagen je
nach Bedarf ein- und ausschalten. Jede Systemansage ist mit einer eindeutigen
Nummer versehen.
Systembericht
Der Systemadministrator oder der Nachrichten-Manager kann verschiedene
Systemberichte zur Überwachung des Status des SPS erzeugen.
Systemgesteuerte Rufweiterleitung – nach Zeit:
Eine TK-Anlagen-Funktion, durch die ein nicht beantworteter Anruf an eine andere
Nebenstelle oder an das SPS vermittelt wird.
System-Manager
Mailbox 999. Die Person, die einen Teil der Programmieraufgaben des
Systemadministrators übernehmen kann. Der System-Manager kann unter
Verwendung eines an das SPS angeschlossenen Telefons Mailboxen einrichten/
löschen, vergessene Teilnehmerpasswörter löschen, BerechtigungsklassenParameter setzen, den Systemtakt einstellen usw.
Systemsicherheit
Gemäß Standardeinstellung können System-Manager und Nachrichten-Manager
erst dann von ihren Telefonen aus auf das SPS zugreifen, wenn der
Systemadministrator für sie Passwörter festgelegt und sie für den Zugriff auf das
SPS von ihren Telefonen aus berechtigt. Der System-Manager und der NachrichtenManager müssen vor einem Zugriff auf das SPS immer ihr Passwort eingeben.
Der Systemadministrator kann auch für die Mailboxen der Teilnehmer ein
Standardpasswort festlegen. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird jeder Mailbox
bei ihrer Erstellung automatisch ein Standardpasswort zugewiesen.
Systemzeit für die Dauer einer externen Nachrichtenübermittlung
Legt fest, wie lange die Telefonverbindung für eine externe Nachrichtenübermittlung
maximal bestehen darf. Diese Funktion verhindert die Entstehung übermäßiger
Telefongebühren.
92
Benutzerhandbuch
Tastenfeld
Die Wähltasten ([0]–[9], [ ], [#]) an einem Telefon.
Teilnehmer
Eine Person, der eine Mailbox zugewiesen wurde.
Unbegrenzte Nachrichtenlänge
Beim Mitschneiden und Mitschneiden in anderer Mailbox kann der Teilnehmer
Nachrichten in unbegrenzter Länge aufzeichnen. Die maximale Aufzeichnungszeit
für andere Nachrichten wird automatisch auf 60 Minuten gestellt.
Virtuelle Nebenstelle (Vermittlung aller Anrufe an die Mailbox)
Eine Nebenstelle, deren Anrufe immer direkt an ihre Mailbox geleitet werden. Diese
Funktion wird von Teilnehmern verwendet, die häufig nicht erreichbar sind oder nicht
über ein eigenes Telefon verfügen.
VM-Menü
Steht nur bei TK-Anlagen der Serie KX-TDA mit Integration über digitale
Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung. Zeigt SPS-Textansagen auf dem Display
eines kompatiblen SYSTELs an, sodass der Teilnehmer bei der Verwendung des
SPS die Textansagen befolgen und entsprechend Soft-Tasten drücken und die
Navigationstaste verwenden kann. Sprachansagen werden in diesem Fall nicht
verwendet.
Voicemail
Eine allgemeine Bezeichnung für Nachrichten, die durch das SPS aufgezeichnet
und in den Mailboxen der Teilnehmer gespeichert werden.
Vorabfrage
Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur
Verfügung. Ermöglicht dem Teilnehmer die Verwendung seines SYSTELs zur
Überwachung ankommender Gespräche während der Aufzeichnung von
Nachrichten. Der Teilnehmer kann entscheiden, ob er den Anruf annehmen möchte
oder die Nachricht ohne Unterbrechung aufzeichnen lässt.
Vorübergehende persönliche Begrüßung
Eine spezielle Begrüßung, die bei entsprechender Aufzeichnung durch einen
Teilnehmer von seinen Anrufern anstelle der anderen persönlichen Begrüßungen
des Teilnehmers gehört wird. Wird oft verwendet, um Anrufer über eine
vorübergehende Abwesenheit zu informieren. Beispiel für eine solche Begrüßung:
"Sie sind mit dem Anschluss von (Name) verbunden. Ich bin diese Woche leider
nicht im Büro..."
Wiederholungsversuche bei externer Nachrichtenübermittlung
Legt fest, wie oft das SPS versucht, eine externe Nachrichtenübermittlung
auszuführen, wenn das Ziel (der Empfänger) besetzt ist oder niemand antwortet.
93
Benutzerhandbuch
Zeitpunkt der Nachrichtenübermittlung
Der vom Teilnehmer festgelegte Zeitpunkt, zu dem das SPS eine voraufgezeichnete
Nachricht übermitteln soll. Teilnehmer können den Zeitpunkt der Übermittlung beim
Hinterlassen von Nachrichten für andere Teilnehmer oder beim Senden einer
Nachricht über die externe Nachrichtenübermittlung festlegen.
Zeitsynchronisation
Steht nur bei Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung. Bei
der Einstellung von Datum und Uhrzeit in der TK-Anlage oder bei Einrichtung der
Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle werden diese Daten von der TKAnlage an das SPS gesendet.
Zusatzkennung
(siehe "Anrufziel-ID")
94
Stichwortverzeichnis
95
Benutzerhandbuchl
A
Abfrage Anrufername 39
Abspielen von Nachrichten 19
Alte Nachrichten 19
Ändern oder Löschen Ihrer persönlichen Begrüßungen 13
Ändern oder Löschen Ihres Passworts 11
Ändern oder Löschen Ihres Teilnehmernamens 17
Änderung der Antwortenlänge 45
Anrufer-ID-Begrüßung->Persönliche Begrüßung für
Anrufer-ID 55
Anrufer-ID-Nummern und aufgezeichnete Namen
ändern 58
Anrufer-ID-Nummern und aufgezeichnete Namen
löschen 59
Anrufer-ID-Nummern zuweisen und Namen aufzeichnen 58
Anrufsperre 39
Ansage des persönlichen Anrufernamens 58
Aufzeichnung des Benutzernamens (Ihr Teilnehmername) 12
Aufzeichnung Ihrer Begrüßungen 12
Aufzeichnung Ihrer Gespräche 61
Aufzeichnung Ihrer Nachricht 32, 36
Auto Empfang 23, 31
Automatisches Login 9, 28
Automatisches Login von extern 28
B
Befehle für die Menü-Navigation 18
Befehle zum Ändern des aktuellen SPS-Dienstes
18
Begrüßung außerhalb der Geschäftszeiten 10, 13
Begrüßung bei Besetzt 10, 13
Begrüßung nach Zeit 10, 13
Benutzerführung (Mailboxkonfiguration leicht
gemacht) 10
Bestätigung Ihrer Einstellungen 12
Bevor Sie beginnen 5
D
Die Namen persönlicher Gruppenverteilungslisten
ändern 49
96
Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe 41
Dienstbefehle 18
E
Eine externe Nachrichtenübermittlung senden 35
Eine externe Nachrichtenweiterleitung anlegen oder
erweitern 50
Eine Nachricht für den Absender hinterlassen 24
Eine Nachricht senden 32
Eine persönliche Begrüßung ändern 55
Einen einzelnen Empfänger festlegen 35
Einführung in das SPS 5
Einloggen in Ihre Mailbox 8
Einloggen und Konfiguration Ihrer Mailbox 8
Einrichtung eines persönlichen benutzerspezifischen Ablaufs 70
Einstellung des Zeitpunkts für die Nachrichtenübermittlung 36
E-Mail Integration (Nachrichtenhinweis per E-Mail)
54
Erstmalige Aufzeichnung einer persönlichen Begrüßung 55
Erstmalige Einstellung Ihres Passworts 11
Erstmalige Zuweisung von Anrufer-ID-Nummern
56
Erstmaliges Einloggen in Ihre Mailbox 7
Externe Nachrichtenübermittlung 34
Externe Nachrichtenübermittlungen empfangen 37
Externe Nachrichtenweiterleitung 50
Externe Rufnummern für die Rufweiterleitung von
extern zuweisen 62
F
Fernzugriff 28
Festlegung der Empfänger über den Namen
(Wählen über Name) 27, 32
Festlegung der Empfänger über die Nummer 26,
32
Festlegung mehrerer Empfänger (Externe Nachrichtenweiterleitung) 35
Fragen aufzeichnen 45
Fragen löschen 46
Freisprechmodus 60
Benutzerhandbuch
G
N
Gelöschte Nachrichten 19
Gelöschte Nachrichten zurückholen 75
Gerätehinweis 52
Gerätehinweis ein-/ausschalten 52
Gerätenummern ändern 53
Gespräch vermitteln 39
Glossar 81
Nachrichten beantworten 23
Nachrichten senden 30
Nachrichten senden – Überblick 30
Nachrichtenanzeige 52
Nachrichtenanzeige über Nachrichtenlampe einschalten/ausschalten 52
Nachrichtenempfangsart 47
Nachrichtenhinweis per E-Mail 54
Nachrichtenlampe 52
Nachrichtenübermittlung 31
Nachrichtenwiedergabe und verwandte Funktionen
19
Name des Teilnehmers 10, 17
Navigationsbefehle 18
Neue Nachrichten 19
H
Häufig verwendete Dienstbefehle und Navigationsbefehle 18
Hinzufügen, Löschen oder Überprüfen von AnruferID-Nummern zu einem späteren Zeitpunkt 56
I
Interndurchsage 39, 41, 69
Interview-Mailbox 45
K
Kurzanleitung 77
L
Löschen von Optionen aus Ihrem persönlichen benutzerspezifischen Ablauf 70
P
Passwort 10, 16
Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID 55
Persönliche Begrüßungen 10
Persönliche Gruppenverteilungslisten 48
Persönlicher benutzerspezifischer Ablauf 69
Pieper-Zugriff (Pager) 39, 41
Privatmodus 60
R
M
Mailbox Kapazitätswarnung 76
Manuelles Login 9, 28
Manuelles Login von extern 29
Markierung 74
Mitglieder aus einer externen Nachrichtenweiterleitung löschen 51
Mitglieder aus persönlichen Gruppenverteilungslisten löschen 49
Mitschneiden 61
Mitschneiden in anderer Mailbox 61
Mitschneiden in anderer Mailbox auf einen Tastendruck 61
Rufnummern für "Gespräch vermitteln an extern"
entfernen 65
Rufnummern für "Gespräch vermitteln an extern"
zuweisen 65
Rufnummern für "Gespräch vermitteln an extern"
zuweisen und entfernen 65
Rufweiterleitung von extern 62
Rufweiterleitung von extern einschalten und ausschalten 63
S
So überprüfen Sie die Einstellungen Ihres persönlichen benutzerspezifischen Ablaufs 71
So wählen Sie "Keine MFV-Eingabeaktion" aus 70
Sprachansagen 6
97
Benutzerhandbuchl
Starten der Benutzerführung 11
Status Dringend 23, 31
Status Privat 23, 31
Stellvertreter 43
T
Terminruf/Weckruf 72
V
Vermittlung von Nachrichten 26
Verwendung des SPS 5
VM-Menü 6
Vorabfrage der Sprachmailbox 60
Vorübergehende Begrüßung 13
W
Weitere Funktionen 39
Z
Zurückrufen des Nachrichtenabsenders 24
Zuweisung Ihrer externen Rufnummern für Automatisches Login von extern und kostenfreie Fernvorabfrage 67
Zuweisung Ihres Stellvertreters 43
98
Benutzerhandbuch
99
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