Webdesk Benutzerhandbuch

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21. Januar 2011
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Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
5
1.1 Webdesk Elemente
5
1.2 Webdesk Standardelemente
7
2 Info
9
2.1 Stammdaten, Kontenstände
9
2.2 Kalender
10
2.3 Gruppenkalender
11
2.4 Monatsjournal
12
2.5 Anwesenheitstableau
14
3 Anträge
18
3.1 Fehlzeit
18
3.2 Zeitkorrektur
20
3.2.1 Prinzip
21
3.2.1.1 Überschreiben
21
3.2.1.2 Auffüllen
21
3.2.1.3 Verweise
22
3.3 Krankmeldung
4 Management
4.1 Dienstreise-Auswertungen
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22
23
25
3
5 Workflow
29
5.1 Offene Anträge
32
5.2 Zugewiesene Anträge
33
5.3 Archiv
34
5.3.1 Abgeschlossene Anträge
34
5.3.2 Erledigte Aufgaben
35
6 Dienstreise
36
6.1 Reiseantrag
36
6.2 Reiseabrechnung
40
6.3 Storno einer Dienstreise
44
6.4 Meine Dienstreisen
45
7 Einstellungen
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4
1 Allgemeines
Der Webdesk EWP im Zusammenhang mit dem Modul Zeitwirtschaft ist ein Fenster
in das eingesetzte Zeitwirtschaftssystem und stellt dem User jene Informationen und
Daten aus der Zeitwirtschaft zur Verfügung, welche er aufgrund seiner Stellung im
Unternehmen benötigt.
Jeder Webdesk Benutzer kann online seine Zeitwirtschaftsdaten mit Hilfe
verschiedenster Ansichten und Funktionen abfragen.
Der Vorgesetzte kann mittels spezieller Ansichten in die Zeitwirtschaftsdaten der ihm
organisatorisch unterstellten Mitarbeiter Einsicht nehmen.
Mittels Anträgen ist es möglich für sich selbst Änderungen in der Zeitwirtschaft zu
beantragen: z.B. Zeitkorrekturen, Urlaub, Berechtigungen, etc. Die Anträge werden mit
Hilfe von definierten Workflows im Hintergrund abgewickelt.
Je nach Antragsart müssen Vorgesetzte, VAZ-Verantwortliche oder die
Personalabteilung einen Antrag genehmigen, bevor die beantragte Änderung (z.B.
Urlaub) im Zeitwirtschaftssystem eingetragen wird.
1.1 Webdesk Elemente
Bildschirm
Der Webdesk EWP Bildschirm wird in vier Bereiche unterteilt:
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Kopfleiste
In der Kopfleiste wird die Personalnummer und der Benutzername des jeweils
angemeldeten Mitarbeiters angezeigt.
Titelleiste
Dieser Bereich beinhaltet die zugehörige Überschrift / Kopfzeile zu den im
Arbeitsbereich angezeigten Masken / Listen, sowie den Abfrage -Button und das
auszuwählende Datum.
Menüleiste
Die Menüleiste ist eine Sammlung von Aktionen, welche speziell für den Mitarbeiter
parametriert wurden. Die einzelnen Menüs sind in Gruppen eingeteilt, wobei die
Detailmenüs durch klicken auf die Leistenknöpfe aufgeklappt werden können.
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Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich erfolgt die Anzeige der Aktionen, die Dateneingabe in Masken, es
werden auch Bestätigungen des Servers angezeigt, falls eine Aktion durchgeführt
wurde.
Beispiel für eine Bestätigung des Servers:
Hilfetexte / Versionsinfo
Es gibt die Möglichkeit im Webdesk pro Aktion ein Hilfemenü aufzurufen. Wird die Maus
über das Symbol im oberen rechten Eck bewegt, so wird ein Feld eingeblendet:
Klicken sie nun auf das Symbol "Hilfe" so wird, falls vorhanden, ein Feld mit Hilfetext
eingeblendet (ein Fenster mit dem Hilfetext geöffnet).
Klicken Sie auf das Symbol "Version", so wird die Versionsinfo (Versionsnummer)
angezeigt.
1.2 Webdesk Standardelemente
Folgende Standardelemente tauchen im Webdesk EWP immer wieder auf:
Bei allen Abfragen, welche sich auf eine
bestimmte Zeitperiode beziehen, können
Sie über dieses Icon auf die Vorperiode
blättern.
Bei allen Abfragen, welche sich auf eine
bestimmte Zeitperiode beziehen, können
Sie über dieses Icon auf die nächste
Periode blättern.
Immer wenn auf dieses Symbol geklickt
wird, erscheint die nebenstehende
Datums- Auswahl. Über diese Auswahl
können Sie zu einem entsprechenden
Tagesdatum navigieren.
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Durch Klicken auf dieses Symbol wird
eine entsprechende Abfrage entweder
ausgeführt, oder aktualisiert.
Der Klick auf den Drucken - Button bewirkt
die Öffnung des Druckmenüs.
Mögliches Ausgabeformat in PDF-Form
Mögliches Ausgabeformat in Excel-Form
Der grüne Haken erscheint, wenn ein
Antrag genehmigt wurde.
Das rote Kreuz erscheint, wenn ein Antrag
abgelehnt wurde.
Name des Antragstellers in der
Verlaufsansicht
Mit dem Info-Button erhalten Sie
Informationen und Details zu einem
Antrag.
Durch Klicken auf diese Schaltfläche kann
der bearbeitete Antrag gesichtet und somit
ins Archiv übergeleitet werden.
Durch Klicken auf dieses Symbol wird
der aktuelle Antrag verworfen, und das
aktuelle Fenster geschlossen.
Alle Felder, die mit einem Stern versehen
sind, sind Pflichtfelder und müssen befüllt
sein. Ist dies nicht der Fall kann das
Formular nicht gespeichert werden.
Im Fehlerfall wird das Eingabefeld mit
einem Icon versehen. Durch Klicken auf
das Rufzeichen erhält man eine genauere
Beschreibung zur Fehlerquelle.
Mit diesem Icon (befindet sich rechts auf
der Menüleiste) läßt sich die Breite der
Menüleiste durch verschieben der Pfeile
beliebig vergößern oder verkleinern.
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2 Info
Das persönliche Informationsportal beinhaltet verschiedenste persönliche
Informationen aus der Zeitwirtschaft für den Mitarbeiter. Mit Hilfe der unter dieser
Gruppe zusammengefasster Menüpunkte ist es z.B. möglich, seine eigenen Zeitkonten
stichtagsbezogen abzufragen, die Anwesenheit von Kollegen abzufragen oder seinen
Jahreskalender zu öffnen.
Folgende Menüpunkte könnten in dieser Gruppe enthalten sein (bedarfsorientiert
parametrierbar):
•
•
•
•
•
Stamm / Konten
Kalender
Gruppenkalender,
Monatsjournal
Anwesenheitstableau
2.1 Stammdaten, Kontenstände
Über diesen Menüpunkt kann der Benutzer Stammdaten aus dem
Zeitwirtschaftssystem bzw. Kontenstände seiner wichtigsten Zeiterfassungskonten zu
einem Stichtag abfragen.
Im Datumsfeld kann der Benutzer ein alternatives Datum eingeben. Entweder man
gibt das Datum im Format tt.mm.jjjj ein, oder man klickt auf das Kalendersymbol und
wählt dann das entsprechende Datum aus. Durch die Aktualisierung (Klicken auf den
"Abfrage" - Button) erhält man somit die Kontenstände zum Stichtag.
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Der Menüpunkt Stamm/Konten kann vom System-Administrator
individuell parametriert, sodass firmenrelevante Daten aufscheinen, wie z.B.
Benutzername, Personalnummer, Gruppenzugehörigkeit etc. Andere Parametrierungen
könnten folgende Daten anzeigen: Vorname, Nachname, Personalnummer,
Eintrittsdatum, Abteilung, Urlaubsanspruch, etc.
Darunter erscheinen die Kontenstände, wie zum Beispiel: Saldo, Resturlaub,
Verplanter / Unverplanter Urlaub, jährliche Kranktage, Arztgänge, jährliche
Dienstreisen, Überstunden usw. Die angezeigten Konten können vom Administrator
optional eingestellt werden.
Verweise
Verweis für den Administrator (page
)
2.2 Kalender
Der Fehlzeitkalender dient zur Planung und Übersicht über ganztägige und halbtägige
Fehlgründe (Urlaub, Schulung, Krankheit,...).
Beantragte und genehmigte Fehlgründe werden blau dargestellt. Beantragte und noch
nicht genehmigte Fehlgründe werden in roter Farbe angezeigt. Hell gelb markierte
Tage sind Samstage, gelb markierte Tage Sonntage und bei den rot markierten Tagen
handelt es sich um Feiertage.
Mit den Pfeil-Buttons kann ein Jahr vor- und zurückgeblättert werden.
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Durch Anklicken eines Fehlgrundes wird die Fehlgrund-Detailanzeige geöffnet
Wird im Webdesk EWP zum Beispiel ein Urlaub beantragt und genehmigt, dann
wird dieser Urlaub automatisch durch das System in den Lotus Notes Kalender
als ganztägiger Termin eingetragen. Da der Synchronisationslauf einmal pro Tag
durchgeführt wird, kann es vorkommen, dass ein genehmigter Urlaub erst am nächsten
Tag im Lotus Notes Kalender eingetragen ist.
Eingetragene Termine werden mit einem Dreieck an dem betreffenden Tag dargestellt.
Durch anklicken des Dreiecks wird der Termin wie folgt dargestellt:
Achtung: Die Termine aus dem Groupware-System (Notes oder Exchange) werden nur
angezeigt, wenn das Modul Calendaring aktiviert ist.
Verweise
Konfiguration für den Administrator (page
)
2.3 Gruppenkalender
Über den Menüpunkt "Gruppenkalender" werden dem Benutzer alle geplanten und
konsumierten ganz- und halbtägigen Fehlzeiten einer definierten Personengruppe
angezeigt.
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Diese Ansicht soll eine reibungslose Urlaubs- und Fehlzeitplanung innerhalb einer
definierten Personengruppe gewährleisten.
Beantragte, noch nicht genehmigte Fehlzeiten werden rot dargestellt, genehmigte
Fehlzeiten werden in blauer Farbe dargestellt.
Der Benutzer kann den Gruppenkalender mit Hilfe der Zeiteinheit Woche / Monat oder
des Zeitintervalls (zeigt das gewünschte Monat an) abfragen. Mit den Pfeil-Buttons kann
das Monat gewechselt werden.
Jeder Mitarbeiter sieht im Gruppenkalender die Kollegen aus seiner Abteilung bzw.
gemäß der Einsichtsberechtigung auch Kollegen aus anderen Abteilungen.
Analog zum persönlichen Kalender können auch im Gruppenkalender Lotus Notes
Kalendereinträge abgefragt werden.
Falls ein Lotus Notes Termin an einem Tag vorhanden ist, wird dieser Tag mit einem
blauen Dreieck markiert.
Wenn ein Termin als privater Termin im Lotus Notes gekennzeichnet wird, dann ist er
durch andere Benutzer nicht einsehbar (Ausnahme: Ein Benutzer wird explizit dazu
berechtigt alle Kalendereinträge des anderen Benutzers sehen zu dürfen > Diese
Einstellung erfolgt in den Lotus Notes Kalendereinstellungen).
Durch Anklicken des blauen Dreiecks wird eine Detailinformation für den Eintrag
angezeigt:
Achtung: Die Termine aus dem Groupware-System (Notes oder Exchange) werden nur
angezeigt, wenn das Modul Calendaring aktiviert ist.
Verweise
Konfiguration für den Administrator (page
)
2.4 Monatsjournal
Das Journal umfasst alle wichtigen persönlichen Zeitinformationen eines Monats,
wobei das laufende Monat bis zum heutigen Tag angezeigt wird. Eine Zeile umfasst die
Buchungen und bestimmte Kontenwerte pro Tag.
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Mit Hilfe der Pfeiltasten kann man bequem zwischen den Monaten wechseln und sich
so Daten aus den vergangenen Monaten anzeigen lassen.
Die folgende Darstellung des Monatsjournals stellt lediglich ein Beispiel dar. Die
Parametrierung, und somit das Aussehen der Maske wird individuell vom Administrator
festgelegt.
Neben dem Tagesdatum und dem Wochentag (Tag) werden zusätzlich noch
folgende Informationen ausgegeben:
•
K (Korrektur)
In dieser Spalte wird ausgegeben, ob es sich um eine Korrektur handelt, oder nicht.
Falls es sich um eine Korrektur handelt kann man auf das Info-Icon klicken, die
Korrektur-Info wird angezeigt:
•
Buchungen
Dient zur Anzeige der Buchungsintervalle
Fehlgründe
Falls der Mitarbeiter einen Fehlgrund bucht (z.B. Arztgang, Dienstgang, Urlaub, ...),
wird diese Information in dieser Spalte dargsestellt.
Sollzeit
Anzeige der Tagessollzeit
Istzeit
Anzeige der tatsächlichen Tagesarbeitszeit
...
Je nach Konfiguration (wird durch den Administrator vorgenommen) können auch
weitere Konten angezeigt werden, wie z.B.
Pausenabzug (Wird an einem Tag keine Pause oder eine Pause geringer als
30 Minuten konsumiert, so wird die Pausenzeit automatisch durch das System
abgezogen. Das System ergänzt dabei auf 30 Minuten)
Ausser Rahmen (Anzeige von Buchungen, welche ausserhalb der Rahmenzeit
getätigt wurden)
Resturlaub (Anzeige des Resturlaubs)
•
•
•
•
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Findet an einem Tag keine Buchung statt, und es ist keine Fehlzeit geplant,
erscheint im Journal ein Hinweis "Fehlt unentschuldigt".
Wenn vom Administrator vorgesehen, kann das Journal auch als PDF oder Excel
exportiert werden, bzw. für den Druck aufbereitet werden. Hierfür sind in der rechten
oberen Ecke entsprechende Symbole angebracht.
Verweise
Konfiguration für den Administrator (page
)
2.5 Anwesenheitstableau
Über diesen Menüpunkt kann der Benutzer die An/Abwesenheit von Mitarbeitern
entweder direkt über Namenssuche, oder über Abteilungen abfragen.
Je nach Grad der Berechtigung die der Mitarbeiter besitzt, wird das Organigramm
angezeigt. Der Parameter Organigramm zeigt die Organisationsstruktur eines
Unternehmens an.
•
•
•
•
Alle Ordner, die mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch weiter
aufklappen, zeigen so die Untereinheiten.
Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen Doppelklick
auf einen Ordner werden automatisch auch alle Untereinheiten angehakt.
Durch Anklicken der Abfrage - Schaltfläche wird die Suche gestartet.
Gruppierung
Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2.
Level, 3. Level.
• Keine Gruppierung: es werden alle User in alphabetischer Reihenfolge
angezeigt.
• 1. Level: es werden alle selektieren Gruppen und User unterhalb des 1.
Knotenpunktes gruppiert und dann angezeigt
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•
•
•
•
•
Beispiel:
• Selektion von Gruppe SA01 --> Mitarbeiter werden unter G01 dargestellt,
da G01 oberster Kontenpunkt im Organigramm
• 2. Level: analog dem 1. Level werden hier alle User unterhalb des 2.
Knotenpunktes angezeigt.
• 3. Level: analog dem 1. und 2. Level
Filter
Mit diesem Parameter kann gezielt nach folgenden Kriterien gesucht werden: nur
Anwesende, nur Abwesende, nur Fehlgründe, keine Einschränkung.
• nur Anwesende > es werden nur anwesende Kollegen im Anwesenheitstableau
angezeigt
• nur Abwesende > nur abwesende Kollegen werde angezeigt
• nur Fehlgrund > hier werden nur Kollegen angezeigt, welche einen Fehlgrund
eingebucht haben (z.B. Dienstgang, Krank, Urlaub etc.)
• keine Einschränkung > wird dieser Parameter abgefragt, werden alle Kollegen
angezeigt, für die man die Einsichtsberechtigung besitzt.
Auswahlbaum
Dieser Parameter bietet folgende Auswahl: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle
Gruppen.
• Gruppen mit Einsichtsberechtigung: zeigt alle Gruppen an, die der User zu
sehen berechtigt ist.
• Alle Gruppen: zeigt alle Gruppen des Unternehmens an, auch wenn der User
nicht berechtigt ist, alle abzufragen.
Suche
Wird ein Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine
Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem Namen (Familienname,
Vorname) oder nach einem Anfangsbuchstaben zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet
dann sowohl alle möglichen Familien, als auch Vornamen.
Auswahl
Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und
Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.
• Organigramm
• Alle Ordner, die mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch
weiter aufklappen, zeigen so die Untereinheiten.
• Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen
Doppelklick auf einen Ordner werden automatisch auch alle Untereinheiten
angehakt
• durch Anklicken der grünen Pfeils > Untergruppen anzeigen bis Tiefe (Tiefe
1-3)> werden alle Vorhandenen Untergruppen angezeigt
• mit Hilfe des blauen Pfeils > Baum minimieren > wird diese Ansicht wieder
minimiert, es scheinen nur die Übergeordneten Gruppen auf
• Details anzeigen > durch anklicken des Symbols werden.... angezeigt. Durch
neuerliches anklicken verschwinden die Detailinfos
• Durch Anklicken der Abfrage - Schaltfläche wird die Suche gestartet.
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•
Favoriten
Mit Hilfe dieses Parameters kann jeder Benutzer eine eigene Favoritenliste
erstellen, welche diejenigen Personen enthält, die man am häufigsten braucht.
•
•
•
•
um eine Person zur Favoriten-Liste hinzuzufügen > blauen Pfeil anklicken
> Person selektieren > "Hinzufügen" Schaltfläche anklicken
die Reihenfolge der Personen auf der Favoritenliste kann mit Hilfe der
Pfeiltasten jederzeit verändert werden
möchte man eine Person aus der Favoritenliste entfernen, so klickt man auf
das rote Lösch-Symbol rechts neben dem Namen.
Die Anwesenheitsliste zeigt die gewählte Gruppe, die Namen der Personen, die
der Gruppe zugeordnet sind, den Status (grüner Haken bei Anwesenheit, rotes
Kreuz bei Abwesenheit, Fehlgrund), Informationen über die letzte Buchung (ev. die
Terminalnummer), bei Abwesenheiten auch einen Fehlgrund sowie die Dauer der
Abwesenheit (z.B. Dienstgang, Urlaub, Krank...).
•
•
•
•
•
Name
Hier scheinen die Namen der Personen auf, die zur ausgewählten Gruppe
dazugehören.
Status
Rotes Kreuz bedeutet abwesend, grüner Haken anwesend.
Buchung
Wann wurde der letzte Buchungsvorgang durchgeführt
Terminalnummer
Gibt an, an welchem Terminal sich die betreffende Person eingebucht hat
Fehlgrund
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•
•
•
Beispiel: Urlaub, Krank, Dienstgang
von - bis
Zeitraum der Abwesenheit (Urlaub, Krank, Dienstgang,...)
Mitteilung
In dieser Spalte erscheint jene Meldung, die der Mitarbeiter bei seiner Zeitbuchung
eingibt (Bsp. Besuch beim Kunden, Besprechung, etc.)
GW-Termine
Optional (bei vorhandenem Modul Calendaring) könnten hier auch GW-Termine aus
dem Kalender angezeigt werden.
Die oben aufgelisteten Spalten sind beispielhaft zu sehen und können von Installation
zu Installation unterschiedlich sein, da das Layout über die Konfiguration vom
Administrator individuell anpassbar ist.
In der Zusammenfassung finden sich nochmal die Informationen über Anzahl der
angezeigten Angestellten, eventuell die Anzahl der ausgewählten Gruppen sowie der
Name der Gruppe. Die Zusammenfassung kann optional auch ausgeblendet werden.
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3 Anträge
Durch diese Menüleiste werden Anträge zusammengefasst, die eine nachträgliche
Korrektur und eine geplante Fehlzeit in die Zukunft abdecken.
Mit Hilfe der Korrekturformulare können Ereignisse nachträglich realisiert werden. Bei
Aufruf eines Antrages wird auf der rechten Seite ein Hilfetext eingeblendet, der über
die Verwendung des Antrags informiert.
Hinter diesen Formularen wird ein definierter Genehmigungs-Ablauf vom Administrator
hinterlegt.
Jeder Antrags-Prozess kann entweder sofort gestartet werden, indem man auf die
"Prozess starten" - Schaltfläche klickt, oder als Entwurf gespeichert werden. Klickt
man auf die Schaltfläche "Als Entwurf speichern", wird der Antrag in den Menüpunkt
"Meine Aufgaben" verschoben. Hier kann der Antrag weiter bearbeitet werden. Zur
Auswahl stehen 3 Optionen: Weiterleiten, Editieren, Kommentieren.
•
•
•
Weiterleiten - durch Anklicken der Schaltfläche "Weiterleiten" wird der Prozess
gestartet.
Editieren - durch Anklicken der Editier-Schaltfläche kann der Antrag noch bearbeitet
werden (Änderungen der Zeiten, des Datums, Fehlgrundes, etc.). Um den Prozess
zu starten klickt man auf die Schaltfläche "Speichern".
Kommentieren - Durch Anklicken dieser Schaltfläche ist es möglich, einen
Kommentar hinzuzufügen. Es erscheint ein Popup, in welches man seinen
Kommentar eingeben kann. Durch Speichern wird dieser zum Antrag hinzugefügt
und ist in der Spalte "Verlauf zu sehen.
3.1 Fehlzeit
Der Fehlzeitantrag dient dazu, geplante halb- und ganztägige Fehlgründe in das
Zeitwirtschaftssystem, unter Einhaltung eines definierten Genehmigungsverfahrens,
einzutragen.
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Ist eine Vertreter-Regelung aktiviert (Administrator), so muss ein Kollege selektiert
werden, der während der Abwesenheit die Vertretung übernimmt. Dieser Kollege
bekommt den Antrag zum Sichten. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass während
der Abwesenheit eines Kollegen dessen Aufgaben übernommen werden.
•
•
•
•
•
Von - Bis Datum
Dauer der geplanten Fehlzeit
Fehlgrund
Auswahl des Fehlgrundes (Urlaub, Pflegeurlaub, Sonderurlaub, Zeitausgleich...)
Fehlgrundmodus
hier kann ganztags oder halbtags selektiert werden.
Auf Sollzeit ergänzen
Wird hier ein Hakerl gesetzt, so wird die Fehlzeit auf die Sollzeit ergänzt
(dieser Parameter ist relevant für die Verrechnung in der Zeitwirtschaft, u.a. auch bei
Seminaren)
Bemerkung
Eingabe möglicher Bemerkungen (ev. nützliche Informationen für nachfolgende
Bearbeiter)
Als Unterstützung kann der Benutzer seinen Kalender einblenden, um sich einen
Überblick über die eigene Jahresplanung zu verschaffen.
Weiters kann auch der Gruppenkalender eingeblendet werden, welcher einen
Überblick über die geplanten Fehlzeiten innerhalb der Abteilung bietet.
Der Kalender / Gruppenkalender lässt sich wieder ausblenden, indem man auf die
Schaltfläche "Kalender ausblenden" / "Gruppenkalender ausblenden" klickt.
Der Fehlzeit-Prozess kann entweder sofort gestartet werden, oder als Entwurf
gespeichert werden. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Kapitel Anträge.
Solange der Fehlzeitantrag unterwegs ist (Status ungenehmigt), ist der Fehlgrund
bereits rot im Kalender eingetragen.
Nachdem ein Antrag genehmigt wurde, erscheint der Fehlgrund an den betreffenden
Tagen in blau, sämtliche arbeitsrelevanten Daten werden aktualisiert (z.B. Resturlaub
oder verplanter Urlaub).
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Durch Klicken auf das U-Feld im Kalender erhält man detaillierte Informationen zum
Antrag (Beispiele für einen ungenehmigten und genehmigten Fehlzeit-Antrag):
Verweise
Konfiguration für den Administrator (page
)
3.2 Zeitkorrektur
Zeitkorrektur-Anträge werden verwendet, um vergessene, versäumte oder aufgrund
anderer Umstände (z.B. Terminal-Ausfall) nicht getätigte Buchungen nachzuholen.
Der Benutzer muss Datum und Zeitraum der Korrekturbuchung in das Formular
eintragen.
Möchte man Zeit nachträglich einbuchen, dann ist der Fehlgrund "Anwesend"
anzugeben. Das Bemerkungs-Feld dient zur Erfassung eines Textes, der dem
Entscheidenden die Bearbeitung erleichtern soll. Der in diesem Feld eingetragene Text
erscheint später zusammen mit den Antragsdetails in der Antragsliste (Offene Anträge,
Offene Aufgaben).
Andere mögliche Fehlgründe wären beispielsweise Dienstgang, Arztgang,
Behördenweg, Abwesend etc.
Die Schaltfläche "Journal einblenden" dient hier als mögliche Hilfe beim ausfüllen des
Antrages, das Monatsjournal wird eingeblendet.
Der Antrags-Prozess kann entweder sofort gestartet werden, indem man auf die
Schaltfläche "Prozess starten" klickt.
Der Antrag kann aber auch als Entwurf gespeichert werden.
Die genaue Vorgehensweise hierzu wird im Kapitel "Anträge" beschrieben.
Eine Zeitkorrektur darf nur bis 5 Minuten vor der tatsächlichen Zeit gestellt werden (jetzt
ist es z.B. 14:00 d.h. die Korrektur darf nur bis 13:55 gestellt werden). Falls für den
aktuellen Tag eine Zeitkorrektur gestellt wird, muss bereits eine Buchung an dem Tag
vorhanden sein, sonst ist keine Korrektur möglich.
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Die Oberfläche für das Zeitkorrektur-Formular lässt sich individuell parametrieren. Es
ist somit möglich, beispielsweise ein Format mit mehreren Zeilen für die Zeitintervalle
anzulegen.
3.2.1 Prinzip
Die Zeitkorrekturen können nach folgenden Prinzipien vorgenommen werden:
•
3.2.1.1 Überschreiben
Neue Buchungsintervalle sind stärker als bestehende Intervalle. Bei
Überschneidung werden die bestehenden Intervalle gelöscht bzw. gekürzt.
Die nachfolgende Grafik stellt dieses Prinzip dar. Es zeigt bestehende
Buchungsintervalle eines Tages, welche durch eine nachträgliche Buchung
korrigiert werden.
•
3.2.1.2 Auffüllen
Neue Buchungsintervalle sind schwächer als bestehende Intervalle. Bei
Überschneidung werden die bestehenden Intervalle nicht verändert, das
neue Buchungsintervall füllt Lücken zwischen bestehenden Buchungen
auf. Die nachfolgende Grafik stellt dieses Prinzip dar. Es zeigt bestehende
Buchungsintervalle eines Tages, welche durch eine nachträgliche Buchung
korrigiert werden.
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3.2.1.3 Verweise
Konfiguration für den Administrator (page
)
3.3 Krankmeldung
Mit dem Formular Krankmeldung kann ein Kollege krank gemeldet werden.
Man kann den Namen des Team-Kollegen aus der Liste auswählen, weiters ist das
Beginn-Datum der Erkrankung anzugeben. Nach Speicherung der Krankmeldung wird
der Fehlgrund Krankheit sofort beim gemeldeten Mitarbeiter eingetragen und wird erst
durch seine nächste Zeitbuchung aufgehoben.
Je nach Parametrierung bekommen unterschiedliche Stellen im Unternehmen diesen
Antrag zur Information (Beispiel: Sichtung durch Personalabteilung, Vorgesetzten etc.).
Der Prozess kann entweder sofort gestartet, oder als Entwurf gespeichert werden. Eine
detaillierte Beschreibung finden Sie im Kapitel Anträge.
Verweise
Konfiguration für den Administrator (page
Webdesk Benutzerhandbuch
)
22
4 Management
Die in dieser Menüleiste angezeigten Listen und Filter stellen lediglich mögliche
Beispiele dar. Die gewünschten Filter und Listen lassen sich individuell parametrieren.
Beispiele für weitere mögliche Filter: Negativstunden, Krankenstandsfilter, div.
Saldofilter, etc.
•
•
•
•
Kontenübersicht
Buchungsliste
Filter
Statistiken u.ä.
Die Zielgruppe für diese Aktionen sind das Management, die Personalabteilung und die
Vorgesetzten bzw. deren Stellvertreter.
Die Selektion von Organisationseinheiten zur Anzeige der gewünschten Liste bzw.
Auswertung wird in allen Menüpunkten über das Organigramm oder die Favoritenliste
getätigt.
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•
•
•
•
•
•
•
•
Datum
Abfrage der gewünschten Liste zum gewünschten Datum
Gruppierung
keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level
Auswahlbaum
• Gruppen mit Einsichtsberechtigung - im unteren Organigramm werden nur
diejenigen Gruppen angezeigt, für welche man die Einsichtsberechtigung hat;
• bei Alle Gruppen werden im Organigramm zwar alle Gruppen
angezeigt, auswählen kann man allerdings nur diejenigen, für die man die
Einsichtsberechtigung hat
Suche
Suche nach einer Person (Vor oder/und Nachname); es können auch nur
Anfangsbuchstaben eingegeben werden, anschließend *( z.B. we*)
Ausgabeformat
Das hier selektierte Ausgabeformat (PDF, Excel, Druckversion) wird in einem neuen
Fenster direkt angezeigt, ohne dass vorher noch die HTML-Liste abgerufen wird
(Zeitersparnis). Wird keine Selektion getroffen (leer), so wird wie gewohnt die HTMLListe angezeigt
Selektion bei Suche berücksichtigen
Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn im Feld Suche eine Person
angegeben wird. Ist dieser Parameter aktiviert, wird nur in den im Organigramm
selektierten Gruppen nach Personen gesucht, sonst wird in allen Gruppen gesucht,
für welche man berechtigt ist.
Organigramm
Durch Anhaken einer Abteilung (z.B. Marketing SMA) wird die Kalenderübersicht
aller Mitarbeiter dieser Abteilung angezeigt. Durch einen Doppelklick auf
eine Abteilung werden auch alle Unterabteilungen markiert (sofern die
Einsichtsberechtigung auf Untergruppen vorhanden ist).
• Alle Ordner, die mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch
weiter aufklappen, zeigen so die Untereinheiten.
• Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen Doppelklick
auf einen Ordner werden automatisch auch alle Untereinheiten angehakt
• durch Anklicken des grünen Pfeils > Untergruppen anzeigen bis Tiefe > werden
alle Vorhandenen Untergruppen angezeigt
• mit Hilfe des blauen Pfeils > Baum minimieren > wird diese Ansicht wieder
minimiert, es scheinen nur die Übergeordneten Gruppen auf
• Details anzeigen > durch anklicken des Symbols werden Detailinfos, z.B.
Abteilungsnamen o.a. angezeigt. Durch neuerliches anklicken des Symbols
verschwinden die Detailinfos wieder
• Durch Anklicken der Abfrage - Schaltfläche wird die Suche gestartet.
Favoriten
Mit Hilfe dieses Parameters kann jeder Benutzer eine eigene Favoritenliste erstellen,
welche diejenigen Personen enthält, die man am häufigsten benötigt.
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•
•
•
Favorit hinzufügen
• um eine Person zur Liste hinzuzufügen > Person selektieren > HinzufügenSchaltfläche anklicken
Reihung der Favoriten ändern
• die Reihenfolge der Personen auf der Favoritenliste kann mit Hilfe der
Pfeiltasten jederzeit verändert werden. In der Ausgabe der ManagementListe erscheinen die Namen der selektierten User in der eingegebenen
Reihenfolge.
Favoriten aus Liste entfernen
• möchte man eine Person aus der Favoritenliste entfernen, so klickt man auf
das rote Lösch-Symbol
Die Auswahlkriterien im Auswahlbaum (Organisationsstrktur) werden
gespeichert, und beim nächsten Aufruf automatisch wiedergegeben.
4.1 Dienstreise-Auswertungen
Mit den Dienstreise-Auswertungen besteht für Mitarbeiter mit Vorgesetzten-Funktion,
dessen Stellvertreter oder die Personalabteilung die Möglichkeit, alle angemeldeten und
abgerechneten Dienstreisen einer Abteilung zu sehen.
In dieser Suchmaske kann man die Dienstreisen nach verschiedenen Kriterien
auswählen. Beispiel:
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•
•
von - bis Datum
Eingabe des Abfragezeitraumes
Reisestatus
Durch die Eingabe des Feldes Reisestatus kann die Anzeige der Reise auf Reisen
mit einem bestimmten Status eingeschränkt werden:
• Alle: Anzeige aller Dienstreisen im ausgewählten Zeitraum
• Antrag Entwurf: Alle Dienstreiseanträge die noch nicht zur Genehmigung an
den Vorgesetzen weitergeleitet wurden, sondern nur als Entwurf abgespeichert
wurden.
• Antrag Genehmigung: Alle Dienstreiseanträge, die noch nicht durch den
Vorgesetzten genehmigt wurden.
• Antrag genehmigt: Alle Dienstreiseanträge, die durch den Vorgesetzten
genehmigt wurden.
• Antrag abgelehnt: Alle Dienstreiseanträge, die durch den Vorgesetzten
abgelehnt wurden.
• Abrechnung Entwurf: Alle Dienstreiseabrechnungen die noch nicht zur
Genehmigung an den Vorgesetzen weitergeleitet wurden, sondern nur als
Entwurf abgespeichert wurden.
• Abrechnung Genehmigung: Alle Dienstreiseabrechnungen, die noch nicht
durch den Vorgesetzten genehmigt wurden.
• Abrechnung genehmigt: Alle Dienstreiseabrechnungen, die durch den
Vorgesetzten genehmigt wurden.
• Abrechnung abgelehnt: Alle Dienstreiseabrechnungen, die durch den
Vorgesetzten abgelehnt wurden.
• Reise storniert: Alle Reisen die storniert wurden.
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•
•
•
•
•
Abrechnung übergeleitet: Anzeige aller übergeleiteten DienstreiseAbrechnungen
Reisetyp
Beispiele für Reisetypen (Reiseart):
• Dienstreise mit Diäten
• Schulung
• Auslandsdienstreise
• Dienstreise ohne Diäten
• Fahrtenbuch
• Schulung mit Diäten
• Auslandsdienstreise ohne Diäten
Filter
Die Abfrage kann zusätzlich mit Hilfe verschiedener Filter eingeschränkt werden,
z.B. Filtern nach Schulungen, nach einer bestimmten Betragshöhe, nach Reiseort
etc.
Selektionstyp
Mögliche Selektion nach reisenden oder nach zugeordneter Kostenstelle
Sortierung
Mögliche Sortierung nach Namen des Reisenden oder nach Beginndatum der Reise
Detailansicht: Durch Klick auf das Bleistift-Symbol gelangt man in die
Reiseinformation.
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Durch weiteres Klicken auf die graue Fläche "Reiseabrechnuung" oder "Reiseantrag"
erhält man die entsprechenden Detail-Informationen.
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5 Workflow
Die Menüpunkte, die durch die Menüleiste Workflow zusammengefasst sind, dienen
zur Verfolgung des Verlaufes eigener, und zur Bearbeitung zugewiesener Anträge,
sowie als Archiv für abgeschlossene Anträge und erledigte Aufgaben.
Allgemeines zu den Workflow-Listen
Bedienung der Filterfunktion
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•
Die Filterfunktion erlaubt die Suche nach bestimmten Anträgen in den WorkflowListen
Gewünschte Liste wird aufgerufen (z.B. offene, zugewiesene oder
abgeschlossene Anträge) > Schalfläche "Filter einblenden" anklicken (befindet sich
in der Titelleiste).
Anhand folgender Parameter (Suchkriterien) kann man dann nach dem gewünschten
Antrag suchen:
•
Antragsteller
Hier kann gezielt nach einem bestimmten Antragsteller gesucht werden > Selektion
der gewünschten Person (Prozessautor) aus der Namensliste. Es können auch "Alle
Personen" selektiert werden.
Webdesk Benutzerhandbuch
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•
Gruppe
Bei diesem Parameter kann eine bestimmte Gruppe ausgewählt werden (z.B.
Geschäftsführung oder Marketing), oder aber Suche in allen Gruppen.
Prozess
Suche nach einem bestimmten Prozess (beispielsweise alle Urlaubsanträge einer
gewünschten Person > Prozess Urlaub). Möchte man alle Anträge sehen, wählt man
als Parameter "Alle Prozesse" aus
Erstellungsdatum
Suche nach Anträgen mit einem bestimmten Erstellungsdatum (es ist möglich
entweder von - bis Datum einzugeben, oder beispielsweise nur bis-Datum, um alle
Anträge zu sehen, die bis zu einem bestimmten Tag gestellt wurden)
Wirkungsdatum
Alle Anträge, deren Wirkungszeitraum ab dem von - Datum gültig ist, werden
angezeigt. Zusätzlich kann man das Wirkungsdatum mit dem Parameter bis-Datum
einschränken.
Durch Anklicken der Schaltfläche "Aktualisieren" werden die Anträge entsprechend
den Parametern durchsucht und angezeigt.
Möchte man die Filterkriterien nicht auf der Bildfläche haben, so klickt man auf die
Schaltfläche "Filter ausblenden".
Soll in der Antragsübersicht die Spalte mit dem Prozessverlauf nicht angezeigt werden,
so ist die Schaltfläche "Verlauf aus" anzuklicken. Möchte man die Spalte sehen, so ist
"Verlauf ein" zu selektieren.
Verlaufsansicht
Hat man den gewünschten Antrag anhand der Filter-Parameter (Suchkriterien)
gefunden, kann man diesen anhand des Info-Buttons (Spalte Details) noch genauer
anschauen:
Durch einen Klick auf den Info-Button, werden folgende Informationen angezeigt:
•
Formular
Hier finden sich alle Daten aus dem Antragsformular zusammengefasst wieder
(von-bis Datum, Fehlgrund, Bemerkung, etc.)
Webdesk Benutzerhandbuch
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•
Verlauf
Hier sieht man die Rolle (Antragsteller, Vorgesetzter), welcher Person diese Rollen
zugewiesen sind (zugewiesen an), wer den Antrag bearbeitet hat (Bearbeiter), sowie
den Zeitpunkt der Bearbeitung. Wären bei dem Antrag Kommentare hinzugefügt
worden, würde man sie hier ebenfalls sehen.
•
Variablen
Hierbei handelt es sich um alle für den Antrag relevanten Systemdaten und
Variablen:
•
Optional - Graphik
Hier wird der Prozessverlauf graphisch dargestellt:
Webdesk Benutzerhandbuch
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5.1 Offene Anträge
Hinter jedem Antrag wurde ein definierter Genehmigungs-Ablauf hinterlegt. Dieser
Ablauf wird dem Benutzer jeweils beim Abspeichern eines Antrages angezeigt.
Mit Hilfe des Menüpunktes Offene Anträge kann der Benutzer die von ihm gestellten
Anträge im Workflow-Prozess verfolgen.
In der Übersicht erscheinen alle relevanten Antragsdetails:
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•
•
Prozess erstellt
Datum und Uhrzeit der Erstellung
Nächster im Prozess
Nächster im Workflow-Prozess vorgesehener Bearbeiter des Antrages
Details
Hier erscheint die Info, um welchen Antrag es sich handelt, Fehlgrund für die
Korrektur mit Datum, Beginn- und Endezeit des jeweiligen Antrages
• Bemerkung - hier erscheint die vom Benutzer eingegebene Bemerkung
Verlauf
Hier ist sichtbar, welche Entscheidung von welcher Person getroffen wurde
Aktion(en)
In der Liste der offenen Anträge steht lediglich die Aktion Löschen zur
Verfügung. Mit dieser Aktion kann der Benutzer seinen Antrag sofort aus der Liste
entfernen (dieser wird somit sofort gelöscht).
Solange kein grüner Haken oder ein rotes Kreuz bei dem gestellten Antrag steht, wurde
dieser noch nicht bearbeitet.
Hat ein Antrag den kompletten Workflow durchlaufen, so wird er automatisch in die
Liste der "Abgeschlossenen Anträge" verschoben.
Antragsdetails / Verlaufsansicht
Durch Anklicken des Info-Buttons in der Typ-Spalte erhält man zusätzliche
Detailinformationen zum Antrag, sowie eine graphische Darstellung zum
Prozessverlauf.
Eine genaue Beschreibung der Info- und Verlaufsansicht finden Sie im Kapitel
Workflow/ Allgemeines zu den Workflowlisten / Verlaufsansicht.
Webdesk Benutzerhandbuch
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Filterfunktionen
Möchte man nach einem bestimmten Antrag suchen, z.B. nach einem bestimmten
Urlaubsantrag, so geschieht das mit Hilfe der Filterfunktion.
Die genaue Vorgehensweise finden Sie im Kapitel Workflow/ Allgemeines zu den
Workflowlisten / Bedienung der Filterfunktionen.
5.2 Zugewiesene Anträge
Für Entscheidungsträger dient dieser Menüpunkt zur Bearbeitung zugewiesener
Anträge.
Bei der Bearbeitung der Anträge hat man 2 Optionen: genehmigen oder ablehnen.
Wird der Antrag genehmigt, so erscheint ein grüner Haken. Bei einer Ablehnung
erscheint ein rotes Kreuz. Weiters kann man bei den Anträgen einen Kommentar
hinzufügen, indem man auf die Schaltfläche "Kommentieren" klickt. .
Der Benutzer kann im Menüpunkt Meine Aufgaben seine bearbeiteten Anträge sichten
(Anklicken der Schaltfläche "Sichten"), oder ebenfalls einen Kommentar hinzufügen.
Durch das Sichten werden die Anträge automatisch ins Archiv übergeleitet.
Weiters kann der Benutzer hier seine als Entwurf gespeicherten Anträge finden und
weiter bearbeiten.
Zur Auswahl stehen 3 Optionen: weiterleiten, editieren und kommentieren.
•
•
Weiterleiten
Durch Anklicken dieser Schaltfläche wird der Prozess gestartet.
Bearbeiten
Webdesk Benutzerhandbuch
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•
•
Durch Anklicken der Editier-Schaltfläche kann der Antrag noch bearbeitet werden
(Änderungen der Zeiten, des Datums, Fehlgrundes etc.). Um den Prozess zu starten
klickt man anschließend auf Speichern.
Kommentieren
Durch Anklicken dieser Schaltfläche kann man eine Bemerkung hinzufügen. Es
erscheint ein Popup, in welches man seine Bemerkung hinzufügen kann. Durch
Speichern wird dieser Kommentar zum Antrag hinzugefügt (in der Spalte "Verlauf").
Stornieren
Antrag wird gelöscht
Filterfunktionen
Möchte man nach einem bestimmten Antrag suchen, z.B. nach einem bestimmten
Urlaubsantrag, so geschieht das mit Hilfe der Filterfunktion.
Die genaue Vorgehensweise finden Sie im Kapitel Workflow/ Allgemeines zu den
Workflowlisten / Bedienung der Filterfunktionen.
Antragsdetails / Verlaufsansicht
Durch Anklicken des Info-Buttons in der Typ-Spalte erhält man zusätzliche
Detailinformationen zum Antrag, sowie eine graphische Darstellung zum
Prozessverlauf.
Eine genaue Beschreibung der Info- und Verlaufsansicht finden Sie im Kapitel
Workflow/ Allgemeines zu den Workflowlisten / Verlaufsansicht.
5.3 Archiv
5.3.1 Abgeschlossene Anträge
Dieser Menüpunkt ist das Archiv für abgeschlossene Anträge, die vom angemeldeten
Benutzer selbst erstellt wurden. Anders formuliert: Es handelt sich um abgeschlossene
Prozessinstanzen, deren Autor (Ersteller) der angemeldete User war.
Das Archiv "abgeschlossene Anträge" bietet jedem Benutzer die Möglichkeit,
seine abgeschlossenen Anträge über eine bestimmte Zeit zurückzuverfolgen und zu
rekonstruieren.
Webdesk Benutzerhandbuch
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Durch Anklicken des Info-Symbols (oder "Details") erhält man nochmal eine detaillierte
Zusammenfassung zum Antrag.
Ein detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Info-Punkten finden Sie im Kapitel
"Workflow - Allgemeines zu den Workflow-Listen".
5.3.2 Erledigte Aufgaben
Dieser Menüpunkt ermöglicht es, alle bearbeiteten Anträge aus dem Archiv abzufragen
und zu reproduzieren.
Analog den Abgeschlossenen Anträgen erhält man auch hier durch Anklicken des InfoSymbols (Typ-Spalte) noch mal eine detaillierte Übersicht über den Prozessverlauf, inkl.
einer graphischen Übersicht.
Eine genauere Beschreibung zu den Filterfunktionen und der Verlaufsansicht (durch
Anklicken des Info-Buttons) finden Sie im Kapitel Workflow / Allgemeines zu den
Workflow-Listen
Webdesk Benutzerhandbuch
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6 Dienstreise
Eine Dienstreise im Sinne der Dienstreiseordnung liegt vor, wenn ein Mitarbeiter aus
dienstlichen Gründen vom Ort seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend ist.
Dienstreisen bedürfen für gewöhnlich der vorherigen Genehmigung durch den
zuständigen Vorgesetzten bzw. dessen Stellvertreter. Die genehmigte Dienstreise
wird automatisch an den Mitarbeiter retourniert, und unter dem Menüpunkt "Meine
Dienstreisen" archiviert.
Nach Beendigung der Dienstreise hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, die angefallenen
Reisekosten (wie z.B. Kilometergelder, Übernachtungs-Ausgaben etc.) abzurechnen.
Die Kontrolle und Genehmigung der Abrechnung erfolgt meist wieder durch den
Vorgesetzten bzw. durch die Personalabteilung.
Nach Genehmigung des Reise-Antrages wird eine automatische Zeitkorrektur für den
Zeitraum der Abwesenheit erstellt und im Kalender eingetragen.
Mit dem Fahrtenbuch kann der Mitarbeiter aus den eingegebenen Km-Geld Belegen
(und dem daraus zugeordneten PKW Kennzeichen) eine eigene Abrechnung der
gefahrenen Kilometer erstellt werden.
Die Reisemappe dient dazu, mehrere Reisen (über einen selbst definierten
Zeitraum) gesammelt einzugeben bzw. genehmigen zu lassen. Dies ermöglicht
eine einfache und schnelle Erfassung und eine Sammelgenehmigung für mehrere
Abrechnungen. Bei der Reisemappe muss die Reise nicht eigens beantragt und
genehmigt werden. Es wird lediglich die Reiseabrechnung genehmigt.
Beispiel für ein Dienstreise-Menü:
6.1 Reiseantrag
Der Dienstreise-Antrag dient zur Planung einer Dienstreise im voraus. Zu diesem
Zweck wird das vorgesehene Formular vom Mitarbeiter befüllt, und entsprechend dem
Workflow-Verlauf an z.B. den Vorgesetzen zur Bearbeitung weitergeleitet.
Webdesk Benutzerhandbuch
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Reisedaten
Hier werden die Grunddaten für die geplante Reise eingegeben:
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•
DR-Nummer:
Die Nummer der Dienstreise wird automatisch vom System vergeben
Reisender:
Der Name des antragstellers wird ebenfalls vom System eingetragen
von Datum / bis Datum:
Erfasst den geplanten Zeitraum der Dienstreise; die Felder für die Uhrzeit
erscheinen, nachdem der Reisetyp gewählt wurde
Reisetyp:
Mögliche Beispiele für die Reisetypen: Standard-Dienstreise, Auslandsdienstreise,
Schulung, Dienstreise mit/ohne Dieäten
Start Region / Startort:
Angabe des Ortes, von welchem die Dienstreise angetreten wird
Zielregion / Zielort:
Angabe des Zielortes für die Dienstreise
Zweck der Reise:
Eine Kurzbeschreibung der geplanten Dientreise
Beschreibung:
Hier kann eine ausführlichere Beschreibung für den Dienstreise-Antrag eingegeben
werden (max. 250 Zeichen)
Webdesk Benutzerhandbuch
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Weitere Reisedaten
Zusätzlich zu den oberen Reisedaten können noch weitere Informationen betreffend die
Dienstreise angegeben werden, wie z.B.:
•
•
•
Veranstalter bei Tagungen
eigener PKW (wird dieser Parameter angehakt, können zusätzlich Marke,
Kennzeichen und eventuelle Beifahrer angegeben werden)
Firmenbus, Dienstauto, Bahn oder Flug
Fahrgemeinschaften
Ziel dieses Parameters ist, die Mitarbeiter dazu anzuhalten bzw. hinzuweisen, dass
sie möglichst bei Dienstreisen mit gleichem Reiseziel und Reisedatum gemeinsame
Verkehrsmittel nutzen, und z.B. Fahrgemeinschaften bilden.
Zu diesem Zweck wird im Reiseantrag das Datum und die Start- und Zielorte befüllt,
woraufhin ein Link erscheint " Wer reist im selben Zeitraum zum selben Zielort?".
Beim Anklicken wird geprüft, ob Reisen mit selben Start und Enddatum in die selbe
Region, bzw. zum selben Zielort gehen. Falls Ja, werden diese in einem Fenster
angezeigt.
Nachdem die vorgegebenen Felder betreffend die Reisedaten befüllt und eventuelle
Fahrgemeinschaften geprüft wurden, hat man de Möglichkeit die geschätzten
Reisekosten einzugeben. Hierzu klickt man auf den 2. Punkt im Antragsverlauf.
Webdesk Benutzerhandbuch
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Geschätzte Kosten
In diesem Abschnitt hat der Benutzer die Möglichkeit, eine grobe Kostenkalkulation
für die geplante Dienstreise vorzunehmen. Diese Aufstellung der geplanten Kosten
beeinflusst den Antrags-Verlauf in keiner Weise. Sie dient lediglich der Information und
erlaubt dem Vorgesetzten / der Personalabteilung einen ungefähren Überblick über die
anfallenden Ausgaben.
Im oberen Bereich finden sich erneut die Eckdaten der Dienstreise: Reisender,
Reisedatum, Start / Ziel, Reisetyp.
Bei den geschätzten Kosten können folgende Angaben vorgenommen werden:
•
•
•
Geschätztes Kilometergeld
Angabe der geschätzten Kilometer; diese erlaubt eine Einschätzung des KilometerGeldes
Belege
Hier können diverse Belege eingegeben werden, wie z.B. geplante
Übernachtungskosten, Fahrkarten für die Bahn oder die öffentlichen Verkehrsmittel,
usw.
Geschätzter Endbetrag
Am Ende der Aufstellung wird ein geschätzter Endbetrag ausgegeben, welcher
alle geplanten Positionen berücksichtigt.
Anschließend den Prozess starten (Antrag wandert in die Liste "Offene Anträge) oder
den Antrag als Entwurf speichern (Antrag ist in der Liste "Offene Aufgaben" zu finden).
Findet die Dienstreise in Zukunft statt, so wandert der Antrag entsprechend dem
Workflow zum Vorgesetzen, welcher genehmigen oder ablehnen kann. Danach
befindet sich der Dienstreise-Antrag im WAIT-Status. Das bedeutet, dass der Antrag
so lange ruht, bis die Dienstreise tatsächlich stattgefunden hat. Anschließend kann die
tatsächliche Reisekosten-Abrechnung vorgenommen werden.
Webdesk Benutzerhandbuch
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6.2 Reiseabrechnung
Ist die Dienstreise abgeschlossen, so hat der Benutzer die Möglichkeit, die
Reiseabrechnung mit den tatsächlich angefallenen Kosten zu befüllen.
Der Reiseantrag, der bis zum Abschluss der Dienstreise "geruht" hat, geht als
Reiseabrechnung in die Liste der "Offenen Aufgaben" zum Benutzer, wird
von diesem Befüllt. In nächster Instanz wir die Dienstreise-Abrechnung vom
Vorgesetzten genehmigt, eventuell auch von der Personalabteilung oder einer anderen
Kontrollinstanz gesichtet.
Weiters besteht auch die Möglichkeiten, bei Mitarbeitern welche keine
Genehmigung für einen Reiseantrag benötigen, direkt über den Menüpunkt eine
Reisekostenabrechnung zu beantragen.
Beispiel einer Reiseabrechnung ohne vorherige Reiseantrags-Genehmigung
Reisedaten
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•
•
•
•
DR-Nummer
Die Nummer der Dienstreise wird automatisch vom System vergeben
Reisender
Der Name des Antragstellers wird automatisch vom System übernommen
Von-Bis Datum
Eingabe des Zeitraumes der Dienstreise inkl. Uhrzeit
Start Region
bei Dienstreisen im Inland wird automatisch das Heimatland vorgegeben; ebenso
bei Auslandsdienstreisen.
Start-Ort
Webdesk Benutzerhandbuch
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•
•
•
•
•
•
Ort, von welchem die Dienstreise begonnen wird
Ziel-Region
nur relevant bei Auslands-Dienstreisen; hier kann das entsprechende Land selektiert
werden. Bei Dienstreisen im Inland wird automatisch das Heimatland vorgegeben.
Zielort
Ort, zu dem die Dienstreise hingeht
Zweck der Reise
Kurze Info über den Zweck der Reise
Beschreibung
Mögliche Eingabe detaillierter Info über die Dienstreise (max. 250 Zeichen)
Nächtigungsgelder
Bei mehrtägigen Dienstreisen kann hier die Anzahl der Nächtigungsgelder
eingegeben werden.
Anzahl von Firma bezahlter Mahlzeiten
Angabe der Mahlzeiten, welche von der Firma bezahlt wurden.
Auslandsetappen
Um eine korrekte Abrechnung der Auslandstaggelder durchführen zu können, müssen
die einzelnen Reiseabschnitte in den Reiseregionen angegeben werden.
Die Intervalle pro Region müssen mit genauem Start- und Endzeitpunkt angegeben
werden, da sonst die Zeiträume, welche hier nicht angegeben wurden, automatisch
als Inlandsregion gelten. Die Sätze pro Auslandsregion entsprechen den gesetzlichen
Sätzen.
Bei Auslands-Dienstreisen können mehrere Auslandsetappen eingegeben werden.
Hierzu klickt man auf die Schaltfläche "Auslandsetappe hinzufügen" und befüllt die
vorgegebenen Parameter:
•
•
•
•
Region
Hier kann die entsprechende Region (Land) ausgewählt werden.
von Datum / bis Datum
Angabe des Zeitraumes (Datum inkl. Uhrzeit), in welchem die Dienstreise stattfindet.
Nächtigungsgelder
Angabe über die Anzahl der Nächtigungsgelder
Taggeldabzüge
Eingabe der Taggeldabzüge (x Anzahl der Tage mit mehr als 2 bezahlten
Mahlzeiten)
Webdesk Benutzerhandbuch
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Kilometergelder
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•
•
•
•
•
•
•
Von Datum
Datum der Dienstreise
Von - Bis
Angabe der Uhrzeit / des Zeitraumes der Reise
Route
Die Route ergibt sich automatisch aus dem Start/Zielort
Fahrt von zu Hause in die Firma
Mit diesem Zusatzfeld wird die Strecke vom Wohnort zum Dienstort
mitberücksichtigt, wodurch das gesamte Kilometergeld steuerbar wird
Zweck der Fahrt
Angabe des zweckes der Dienstreise
Fahrzeug
Es besteht die Möglichkeit, bei häufigen Dienstreisen die Fahrzeuge der Mitarbeiter
zu hinterlegen. Das entsprechende Fahrzeug könnte dann hier ausgewählt werden.
von km - bis km
Angabe des Kilometerstandes von - bis
Anzahl km
Die Anzahl der gefahrenen Kilometer ergibt sich automatisch aus der Anzahl von bis Kilometer
Belege
Grundsätzlich gilt für alle Belege, dass eine Verrechnung ausschließlich gegen die
Vorlage des Originalzahlungsbeleges möglich ist. Diese können entweder an die
entsprechende Stelle weitergeleitet werden (Vorgesetzter, Personalabteilung...), oder
über den Punkt Dateien als Anhäge beigefügt werden.
Wurden in den Reisedaten bei den geschätzten Kosten bereits Angaben gemacht (z.B.
Parkbelege, Bahnkarten), so werden diese automatisch hier übernommen.
Besonderheiten:
Durch die Bezahlung des Kilometergeldes sind sämtliche Nebenkosten (Maut,
Parkgebühren, Garage) steuerlich abgedeckt. Eine gesonderte Verrechnung dieser
Nebenkosten führt daher automatisch zu einer Versteuerung, außer die Fahrt erfolgte
mittels Dienstauto oder Firmenbus. Um einen entsprechenden Beleg hinzuzufügen
klickt man auf die Schaltfläche "Beleg hinzufügen".
Webdesk Benutzerhandbuch
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•
•
•
•
Beleg
Hier kann der entsprechende Belegtyp selektiert werden. Beispiel: Hotel, Taxi,
Fahrschein, Parkschein, Vignette, sonstiges.
Von Datum
Datum, an welchem der Beleg ausgestellt wurde
Betrag
Angaben über die Höhe des Betrages
vom Unternehmen bezahlt
Zusatzfeld - wird dieser Parameter angehakt, so wird der Betrag des Beleges nicht
in der Abrechnung (Auszahlung an Mitarbeiter) berücksichtigt
Bemerkung
Eventuelle Bemerkung zum Beleg
Zusatzinfos
Optionales Zusatzfeld
Es können mehrere Belege hinzugefügt werden. Sollen belege entfernt werden, so
klickt man auf die Löschen-Schaltfläche auf der rechten Seite.
Berechnete Kosten
Die dargestellte Berechnung der auszubezahlenden Reisekosten beruht auf der
Annahme, dass alle Angaben vom Antragsteller richtig gemacht wurden, weiters sind
die Angaben vorbehaltlich der Genehmigung und Korrektur durch Vorgesetzte und
Personalabteilung.
Falls eine Abrechnung aus bestimmten Gründen nicht möglich ist, so werden die
Gründe hier näher erläutert.
Webdesk Benutzerhandbuch
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Zeitkorrekturen
Automatische Zeitkorrektur
Die Zeitkorrektur kann auch optional aus den Start- u. Endzeitpunkt der Dienstreise
automatisch errechnet werden. Es werden die Zeiten aus den Reisedaten
übernommen.
Zu beachten ist hier die gesetzliche 10 Stunden Grenze!
Manuelle Zeitkorrektur
Die Zeitkorrektur kann manuell eingegeben werden, indem man auf die Schaltfläche
"Hinzufügen" klickt und die tatsächlichen Zeiten eingibt.
Bei mehrtägigen Dienstreisen müssen die Arbeitszeiten für jeden Tag der Reise hier
angegeben werden. Auch hier ist die gesetzliche 10 Stunden Grenze zu beachten.
6.3 Storno einer Dienstreise
Um eine bereits genehmigte Dienstreiseanmeldung zu stornieren, muss man unter dem
Menüpunkt „offene Aufgaben“ den Antrag mit der Aktion „Bearbeiten“ aufrufen und mit
dem roten Pfeilsymbol „Stornieren“ löschen.
Webdesk Benutzerhandbuch
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6.4 Meine Dienstreisen
Der Menüpunkt Meine Dienstreisen stellt ein Archiv dar, in welchem alle erfolgten
Dienstreisen abgefragt werden können.
Die Dienstreisen können nach bestimmten Suchkriterien gefiltert werden:
•
•
•
•
nach Datum:
von - bis Datum des Reise-Zeitraums eingeben
nach Reisestatus:
Alle Reisen; genehmigte Anträge, genehmigte Abrechnungen, Entwurf-Status etc.
nach Reisetyp:
Standard-Dienstreisen, Dienstreisen mit/ohne Diäten, Schulungen, usw.
Filter:
Durch anhaken dieses Parameters kann noch zusätzlich nach Dienstreisen mit
Kilometergeldern gesucht werden.
Das Ergebnis könnte dann folgendermaßen aussehen:
Wurde ein Dienstreise-Antrag oder eine Abrechnung vom Vorgesetzten abgelehnt, so
verbleibt der Antrag im Status "Entwurf".
Der Benutzer kannn diesen Antrag dann erneut in der Workflow-Liste "Meine Aufgaben"
finden und bearbeiten. Wird eine Korrektur vorgenommen und der Antrag erneut
gespeichert, so verläuft er wieder gemäß dem konfigurierten Verlauf.
Webdesk Benutzerhandbuch
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7 Einstellungen
Im Falle neuer Aufgaben möchte ich eine Mailbenachrichtigung erhalten: Durch
diesen Parameter wird die Mailverständigung aktiviert. Immer wenn ein Antrag zur
Bearbeitung vorliegt, wird durch das System automatisch ein Mail gesendet.
Ich möchte auch als Stellvertreter eine Mailbenachrichtigungen erhalten: Wenn
man selbst Stellvertreter eines Vorgesetzten ist, und man das Recht besitzt Anträge zu
bearbeiten, so kann man die Mailverständigung aktivieren, falls Anträge im Namen des
Vorgesetzten zu bearbeiten sind.
Mein Stellvertreter darf für mich genehmigen: Falls man als Vorgesetzter möchte,
dass der Stellvertreter auch Anträge genehmigen darf, dann muss dieser Parameter auf
Ja gestellt werden.
Dieser Parameter beeinflusst alle ab dem Zeitpunkt der Aktivierung gestellten
Anträge. Es werden zusätzlich zum Rolleninhaber alle nachgelagerten Rolleninhaber
(insofern sie gemäß der Stellvertretungsregelung Stellvertreter sind) als Stellvertreter
in die Anträge geschrieben. In diesem Zusammenhang muss derzeit auch die
Vererbungsrichtung innerhalb der Rolle beachtet werden. Wenn die Vererbungsrichtung
auf "auf" steht, wird das Organigramm aufwärts nach Stellvertretern durchsucht, bei
"ab" abwärts und "keine" gar nicht.
Im Falle neuer Aufgaben möchte ich beim Einstieg benachrichtigt werden: Nach
dem LogIn erscheint eine Meldung, dass Anträge zur Bearbeitung vorliegen.
Webdesk Benutzerhandbuch
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Stellvertreter - Mit diesem Parameter kann der Stellvertreter manuell bestimmt werden:
•
•
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•
Rolle - Auswahl der Rolle, welche die Stellvertretung übernehmen soll
Person - Auswahl des Rolleninhabers aus dem vorgegebenen Menü
Gültig von - bis - Bestimmung des Zeitraums, in welchem der Stellvertreter aktiv sein
soll
Bearbeiten/Löschen - Mit diesen Parametern besteht die mÖglichkeit, den
Stellvertreter (Rolle, Person) oder den zeitraum zu ändern
Hinzufügen - Hinzufügen neuer Stellvertreter
Es können mehrere Stellvertreter für den gleichen Zeitabschnitt oder sich
überschneidende Zeitabschnitte bestimmt werden.
Webdesk Benutzerhandbuch
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