vereinsverwaltung premium 2014

vereinsverwaltung premium 2014
Lexware
Der Lexware Software-Support
Direkt in Ihrem Programm: Im Service-Center finden Sie umfangreiche
Fachinformationen, Arbeitshilfen, Fragen & Antworten sowie SchulungsVideos mit Schritt-für-Schritt-Erklärungen direkt zum Nachmachen.
Selbstverständlich hilft auch das User-Forum:
http://software-forum.linear-software.de
Oder wenden Sie sich kostenfrei an unsere Berater,
Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr1):
Installations- und technische Hotline
Tel. 0800 – 118 21 99
Inhaltliche Hotline
Tel. 0800 – 118 21 99
Bitte halten Sie beim Anruf der Hotline Ihre Kundennummer bereit, falls vorhanden.
Lexware – eine Marke der Haufe Gruppe
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG · Postfach 100121 · 79120 Freiburg · www.lexware.de
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1)
Benutzerhandbuch Lexware vereinsverwaltung premium 2014
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premium 2014
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premium 2014
Benutzerhandbuch
26.11.13 10:50
Benutzerhandbuch
Lexware vereinsverwaltung &
Lexware vereinsverwaltung premium
Lexware vereinsverwaltung (premium)
Impressum
 2013 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG – Ein Unternehmen der Haufe Gruppe
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
Munzinger Straße 9
79111 Freiburg
Kommanditgesellschaft, Sitz und Registergericht Freiburg HRA 4408
Komplementäre: Haufe-Lexware Verwaltungs GmbH, Sitz Freiburg,
Registergericht Freiburg, HRB 5557; Martin Laqua
Geschäftsführung: Isabel Blank, Markus Dränert, Jörg Frey, Birthe Hackenjos,
Jens Köhler, Matthias Mühe, Markus Reithwiesner, Joachim Rotzinger,
Dr. Carsten Thies
Beiratsvorsitzende: Andrea Haufe
Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München
Telefon: 089/89517-0
Internet: www.lexware.de
Alle Rechte vorbehalten.
Handbuch 2. Auflage 2013
Die Software und das Handbuch wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Es kann jedoch
keinerlei Gewähr für die Fehlerfreiheit der Software, der mitgelieferten Daten sowie
des Handbuchs übernommen werden. Da nach Drucklegung des Handbuchs noch
Änderungen an der Software vorgenommen wurden, können die im Handbuch beschriebenen Sachverhalte bzw. Vorgehensweisen u. U. von der Software abweichen.
2
Impressum
Kein Teil des Handbuchs oder Programms darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder in einem anderen Verfahren) ohne unsere vorherige schriftliche
Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.
Wir weisen darauf hin, dass die in dem Buch verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.
Autorin:
Gesine Anderson
Konzeption, Redaktion:
docom, Freiburg
Inhalt:
07042-3670
3
Lexware vereinsverwaltung (premium)
Lexware vereinsverwaltung (premium)
Sie haben sich für ein Vereinsverwaltungsprogramm der Haufe Gruppe entschieden,
dem führenden Anbieter für Fachinformationen rund um das Vereinsleben.
Diese Software ist speziell auf die Bedürfnisse von Vereinen zugeschnitten. Sie können damit
 Ihre Mitglieder verwalten,
 die Einnahmen und Ausgaben Ihres Vereins verbuchen,
 die Zahlungen im Bank- und Kassenverkehr überwachen,
 Serienbriefe drucken und vieles mehr.
Schritt für Schritt werden Sie sehen, dass Sie mit diesem Programm Ihre Aufgaben im
Verein als Schriftführer, Kassenwart, Geschäftsführer oder Vorstand effektiver und
kreativer lösen. Die Verwaltungsarbeit ist zwar notwendig, doch andere Dinge im
Vereinsleben machen einfach mehr Spaß. Dieses Programm wird Ihnen helfen, wieder mehr Zeit für die schönen Dinge im Verein zu haben.
4
Inhalt
Inhalt
Allgemeines ...................................................................... 10
Installationsanleitung für Lexware vereinsverwaltung
(premium).................................................................................. 10
Programmverzeichnisse der Vereinsverwaltung unter
verschiedenen Betriebssystemen ............................................. 12
Arbeiten im Team mit Lexware vereinsverwaltung (premium) .. 13
Programmstart .......................................................................... 14
Programm beenden .................................................................. 14
Datensicherung ......................................................................... 14
Gesicherte Daten mit dem Assistenten wiederherstellen.......... 15
Freischaltcode eingeben ........................................................... 16
Mehrere Vereine verwalten ....................................................... 16
Verein / Mandant neu anlegen ............................................................. 16
Zwischen den Vereinen/Mandanten wechseln..................................... 17
Mandant leeren .................................................................................... 17
Typische Programm-Funktionen ............................................... 17
Datensätze anlegen und verwalten ...................................................... 17
Der 3-Punkte-Button ............................................................................ 18
Die Suchfunktion im Lookup-Fenster ................................................... 19
Datumsfelder ....................................................................................... 19
Erste Schritte – die Programmeinrichtung .................... 20
Stammdaten anlegen ................................................................ 20
Bankverbindungen hinterlegen ............................................................ 21
Lastschrifteinzug .................................................................................. 22
Programmeinrichtung ................................................................ 22
Steuerangaben eintragen ......................................................... 23
Abteilungen und Sportarten anlegen ........................................ 23
Abteilungen anlegen ............................................................................ 24
Sportarten anlegen .............................................................................. 24
Finanzbuchhaltung einrichten ................................................... 24
Exkurs: Kontenrahmen und Kontenklassen ......................................... 25
Wechsel des Kontenrahmens erst wieder im neuen Jahr möglich ....... 25
Überprüfung und Einrichtung der Umsatz- und
Vorsteuersammelkonten ...................................................................... 26
Beitragsarten anlegen ............................................................... 29
Datenimport durchführen .......................................................... 30
Welche Daten können importiert werden? ........................................... 31
Datenimport aus Excel ......................................................................... 32
Die Programm-Oberfläche .............................................. 35
Startseite – die Zentrale ............................................................ 35
5
Inhalt
Lexware vereinsverwaltung premium: Mehrwertpaket und
Hotlineservice ...................................................................................... 36
Service-Center..................................................................................... 37
Heute zu tun ........................................................................................ 37
Vereinsverwaltung ............................................................................... 38
Die Menüleiste ........................................................................... 38
Die Mitgliederverwaltung ................................................ 39
Die Bedienelemente .................................................................. 40
Die Reiter............................................................................................. 40
Die Statusleiste .................................................................................... 40
Mitglieder verwalten ................................................................... 41
Mitgliedermerkmale erfassen............................................................... 42
Mitglieder suchen ................................................................................ 43
Mitglied löschen ................................................................................... 44
Erfasste Mitgliederdaten bearbeiten .................................................... 45
Organisation .................................................................... 48
Verein strukturieren ................................................................... 48
Abteilungen anlegen und verwalten ..................................................... 48
Sportarten anlegen und verwalten ....................................................... 50
Vereinskorrespondenz erledigen ............................................... 52
Einzelbriefe schreiben ......................................................................... 52
Briefvorlagen festlegen ........................................................................ 52
Eigene Briefvorlagen erstellen und verwenden ................................... 54
Begrüßungsschreiben für neue Mitglieder ........................................... 55
Musterschreiben zur SEPA-Umstellung .............................................. 55
Serienbriefe schreiben ......................................................................... 55
Etiketten drucken ................................................................................. 57
Zuwendungsbestätigungen anpassen ................................................. 58
Vereinskorrespondenz per E-Mail ....................................................... 59
Termine verwalten ..................................................................... 61
Finanzen ........................................................................... 64
Die Beitragsverwaltung.............................................................. 64
Startseite Beitragsverwaltung .............................................................. 64
Der Beitragsmanager .......................................................................... 66
Beiträge anlegen ................................................................................. 67
Beiträge ausgewählten Mitgliedern zuweisen ...................................... 71
Beiträge einzelnen Mitgliedern zuweisen ............................................ 73
Abweichenden Kontoinhaber eintragen ............................................... 74
Sollstellungen durchführen .................................................................. 75
Beitragsrechnungen erstellen .................................................... 78
Beitragsrechnungen ausdrucken ......................................................... 79
Beitragsrechnungen per Serien-E-Mail versenden .............................. 84
Beitragsrechnungen mit Pre-Notifikation (Vorankündigung auf den
SEPA-Lastschrifteinzug) erstellen und versenden ............................... 86
6
Inhalt
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren ................. 88
Administrative Vorarbeiten für die SEPA-Umstellung .......................... 89
SEPA-Lastschrifteinzug durchführen ................................................. 103
(SEPA-)Beitragseinzug ohne Lastschriftassistent durchführen.......... 110
Lastschrifteinzug automatisch übernehmen....................................... 113
Wie werden Rücklastschriften behandelt? ......................................... 115
Offene Posten managen ..........................................................117
Anzeige offener Posten...................................................................... 117
Offener-Posten-Ausgleich von Beitrags-Barzahlungen und
Überweisungen .................................................................................. 118
Mahnläufe durchführen ............................................................120
Mahnungen erstellen ......................................................................... 120
Mahnungsformulare bearbeiten ......................................................... 122
Bankgeschäfte ............................................................... 124
Online-Banking einrichten ........................................................125
Bankverbindungen einsehen ...................................................126
Überweisungen schreiben .......................................................126
Überweisungen abschicken .....................................................129
Kontoumsätze abholen und übernehmen ................................130
Kontoauszüge abholen ...................................................................... 130
Zahlungsein- und -ausgänge kontieren ............................................. 131
Kontoumsätze drucken ...................................................................... 132
Kontoumsätze in die Fibu übernehmen ............................................. 132
Abgerufene Kontoumsätze anzeigen lassen...................................... 134
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen ... 135
Checkliste: Haben Sie alle Daten und Vorgaben bestimmt? ..135
Einrichtung und Verwaltung der Buchhaltung ..........................136
Kontenstamm anlegen/aktualisieren .................................................. 137
Kontenliste ansehen .......................................................................... 137
Konten verwalten ............................................................................... 137
Kostenstellen anlegen........................................................................ 146
Kostengruppen anlegen ..................................................................... 147
Kennzahlen GuV bearbeiten .............................................................. 149
Bank/Kassenpflege ............................................................................ 149
Jahreswechselassistent ..................................................................... 149
Sonderkonten zuweisen..................................................................... 150
Buchungstexte anlegen ..................................................................... 150
Buchen über Bank und Kasse .................................................150
Die Funktionsbuttons ......................................................................... 151
Einstellungen ..................................................................................... 152
Buchungsstapel aufrufen ................................................................... 152
Rücklastschriften ins Soll stellen ........................................................ 153
Die Buchungsmaske Bank/Kasse ...................................................... 154
7
Inhalt
Buchen im Stapel .................................................................... 160
So gehen Sie vor ............................................................................... 161
Buchungsvorlagen erstellen .............................................................. 161
Buchen mithilfe von Funktionstasten ................................................. 161
Gespeicherte – nicht abgeschlossene – Buchungen bearbeiten ....... 162
Buchungen automatisch stornieren ................................................... 162
Buchungen zwischen zwei Geldkonten ............................................. 163
Buchungen abschließen .................................................................... 163
Kontoumsätze abholen und übernehmen .......................................... 163
Buchungskontrolle ................................................................... 164
Buchungsstapel ................................................................................. 164
Das Buchungsjournal ........................................................................ 165
Kontendruck ...................................................................................... 166
Bank- und Kassenbuch ..................................................................... 167
Fibu-Auswertungen erstellen ................................................... 168
Umsatzsteuervoranmeldung .............................................................. 168
Summen- und Saldenliste.................................................................. 171
BWA .................................................................................................. 172
GuV ................................................................................................... 172
Einnahme-Überschussrechnung ....................................................... 173
Kostenstellenrechnung ...................................................................... 175
Kostenstellen und Kostengruppen auswerten ................................... 175
Kontennachweis ................................................................................ 176
Export nach Excel .............................................................................. 176
Datenpflege zum Jahreswechsel ............................................. 177
Der Jahreswechselassistent .............................................................. 177
Auswertungen und Statistiken ..................................... 180
Mitgliedskartei.......................................................................... 180
Mitgliedskonto.......................................................................... 180
Liste der Lastschriftmandate ................................................... 181
Protokoll der Sollstellungen ..................................................... 182
Protokoll der Sollstellungen aktuelles Mitglied ........................ 182
Protokoll der Zahlungen .......................................................... 182
Protokoll der Zahlungen aktuelles Mitglied .............................. 183
Die Bestandserhebungsliste .................................................... 183
Bestandsmeldung/Sportverein ................................................ 185
Bestandsmeldung erstellen ............................................................... 186
Die Altersstrukturliste ............................................................... 186
Die Mitgliederliste – Gesamtverein .......................................... 188
Geburtstage, besondere Erinnerungsdaten und Jubiläen ....... 189
Die Geburtstagsliste .......................................................................... 189
Auswertung Erinnerungsdatum ......................................................... 191
Die Jubiläumsliste .............................................................................. 191
8
Inhalt
Die Beitragsliste .......................................................................192
Die Spendenliste ......................................................................194
Eigene Auswertungen ..............................................................195
Der Auswertungsgenerator ................................................................ 196
Auswertungen mit SQL-Abfragen ...................................................... 201
Korrespondenz und Standardlisten .................................................... 203
Grafische Auswertungen ..........................................................206
Faktura-Programm mit Artikelverwaltung ................... 208
Artikel erfassen ........................................................................209
Neuen Artikel anlegen ..............................................................210
Artikel löschen ..........................................................................210
Artikellisten erstellen ................................................................210
Rechnungen erstellen ..............................................................211
Rechnungen drucken ...............................................................211
Seitenfuß..................................................................................213
Eigene Rechnungsformulare hinterlegen .................................214
Rechnungsnummer setzen ......................................................215
Auswahl der Rechnungen ........................................................216
Umsatzübersicht aufstellen ......................................................217
Angebote und Lieferscheine erstellen ......................................217
Administrative Funktionen............................................ 218
Passwortvergabe .....................................................................218
Postleitzahlen bearbeiten .........................................................219
Bankleitzahlen/BIC anpassen ..................................................219
Gelöschte Datensätze ..............................................................221
Sportausweis ...........................................................................221
GDPdU – Datenexport für die Betriebsprüfung ........................222
Finanzverwaltung darf auf elektronische Daten zugreifen..................... 222
Welche Daten sind steuerrelevant? ................................................... 222
Und so exportieren Sie Ihre Fibu-Daten für die Betriebsprüfung ....... 223
Wie kann ich? ................................................................. 224
Spenden vereinnahmen und verbuchen ..................................224
Notwendige Voreinstellungen treffen ................................................. 224
Spenderdaten verwalten .................................................................... 224
Spenden richtig verbuchen ................................................................ 225
Spendenbescheinigungen ausstellen ................................................ 226
Sammelspendenquittung ausstellen .................................................. 227
Beitragserhöhung durchführen ................................................227
Zahlungszeitraum von Beiträgen ändern .................................230
Stichwortverzeichnis ..................................................... 231
9
Allgemeines
Allgemeines
Installationsanleitung für Lexware
vereinsverwaltung (premium)
Legen Sie die CD in das CD-/DVD-Laufwerk Ihres Computers. Der Installationsvorgang startet automatisch. Sollte die CD nicht automatisch starten, gehen Sie über
Start/Ausführen/Durchsuchen auf das CD-Laufwerk und starten Sie die Setup.exe.
Bevor Sie mit der Verwaltung Ihres Vereins mit Lexware vereinsverwaltung (premium)
beginnen können, müssen Sie das Programm auf Ihrer Festplatte installieren. Da
Lexware vereinsverwaltung (premium) auf einer SQL-Datenbank beruht, wird als Erstes der Microsoft SQL Server 2008 Express SP1 installiert.
Klicken Sie auf Installieren, um den Installationsvorgang zu starten. Als Nächstes
werden Sie gebeten, den Lizenzbedingungen von Microsoft zuzustimmen. Tun Sie
das und klicken Sie dann auf Weiter, um den Installationsvorgang fortzusetzen.
Im Folgenden werden einige Komponenten installiert, die für den eigentlichen Installationsvorgang benötigt werden. Klicken Sie immer auf Weiter, um mit der Installation fortzufahren.
Nachdem der Microsoft SQL Server 2008 erfolgreich installiert wurde, beginnt die
eigentliche Installation von Lexware vereinsverwaltung (premium). Durch den Installationsprozess begleitet Sie ein Assistent, folgen Sie einfach den Aufforderungen.
Das Programm ist urheberrechtlich geschützt. Mit einem Klick auf den Button Ja akzeptieren Sie die Lizenzbedingungen der Haufe Gruppe, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
10
Installationsanleitung für Lexware vereinsverwaltung (premium)
Im nächsten Screen geben Sie Ihren Namen ein. Unter Firma tragen Sie bitte den
Namen des Vereins ein, den Sie mit dem Programm verwalten möchten.
Das Programm schlägt Ihnen anschließend einen Ordner auf Ihrer Festplatte vor, in
dem die Software gespeichert werden soll.
Wir empfehlen, den Vorschlag C:/Program Files/Lexware/Vereinsverwaltung – bei
Installationen unter Windows Vista und Windows 7 sowie Windows 8 bzw.
C:/Programme/Lexware/Vereinsverwaltung bei Installationen unter Windows XP zu
akzeptieren.
Klicken Sie
 auf Weiter, wenn Sie einverstanden sind, oder
 auf Ändern, wenn Sie einen anderen Speicherplatz wünschen.
Beachten Sie, dass Microsoft Office eventuell bei der Länge von Ordnerbezeichnungen nur eine bestimmte Anzahl von Zeichen zulässt. Näheres entnehmen Sie bitte
dem Handbuch Ihres Betriebssystems.
Als Nächstes werden der Datenbank-Server, auf dem Sie installieren, und die Authentifizierungsmethode angezeigt:
Klicken Sie einfach auf Weiter, und der Computer installiert automatisch alle Daten,
die für einen reibungslosen Programmablauf benötigt werden.
11
Allgemeines
Programmverzeichnisse der Vereinsverwaltung
unter verschiedenen Betriebssystemen
Lexware vereinsverwaltung (premium) wird standardmäßig in 2 Verzeichnissen installiert. Alle Komponenten, die für die Ausführung des Programmes benötigt werden,
befinden sich unter C:\Programme\Lexware (Windows XP) bzw. C:\Program files
(x86)\ Lexware (ab Windows Vista).
Vorlagen, Listen und die eigentlichen Programminhalte im weitesten Sinne werden unter C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware (Windows
XP) sowie C:\ProgramData\Lexware für alle anderen Betriebssysteme abgelegt.
D. h., wenn Sie z. B. die hinterlegten Musterdokumente und Vorlagen wie z. B. Zuwendungsbestätigungen anpassen möchten, müssen Sie die zuletzt genannten Verzeichnisse aufrufen.
In der Standardeinstellung von Windows 7, 8 oder Vista ist das Verzeichnis ProgramData ausgeblendet. Sie können das Verzeichnis jedoch ganz leicht freischalten.
1. Öffnen Sie den Windows-Explorer und klicken Sie auf Organisieren  Layout
und aktivieren Sie das Häkchen neben Menüleiste. Die Menüleiste des WindowsExplorers wird sichtbar.
2. Klicken Sie nun auf Extras  Ordneroptionen, wechseln auf den Reiter Ansicht
und aktivieren Sie die Einstellung Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen.
12
Arbeiten im Team mit Lexware vereinsverwaltung (premium)
3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK und ProgramData in nunmehr im WindowsExplorer sichtbar und kann geöffnet werden.
Arbeiten im Team mit Lexware vereinsverwaltung
(premium)
Lexware vereinsverwaltung (premium) beinhaltet fünf Arbeitsplätze. Um auf einen ge-
Achtung
meinsamen Datenbestand zuzugreifen, können Sie sich eine VPN-Verbindung einrichten. D. h. Lexware vereinsverwaltung (premium) wird auf einem Rechner installiert und
ein weiterer Benutzer darf online auf den Rechner des Hauptnutzers zugreifen.
Voraussetzungen:
 Der VPN-Zugriff ist auf dem Zielrechner (= Rechner des Hauptnutzers) gestattet.
 Der Zielrechner lässt zusätzliche Benutzer zu.
 Der Zielrechner ist online.
 Für die von außen zugreifenden Benutzer wurde in der Software ein ExtraBenutzer angelegt. Vgl. Kapitel Extras  Passwortvergabe.
Für die Neueinrichtung einer VPN-Verbindung wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
13
Allgemeines
Serverinstallation
Installationshotline
Lexware vereinsverwaltung premium bzw. Lexware vereinsverwaltung mit Zusatzlizenzen kann auch auf einem Server installiert werden. Die Serverinstallation wird auf
Wunsch von Linear-Software zu einer einmaligen Einrichtungsgebühr in Höhe von
150,- Euro vorgenommen. Interessenten wenden sich bitte an [email protected]
Bei weiteren Fragen zur Installation der Software erreichen Sie unsere Installationshotline von Montag bis Freitag von 8:00 bis 18:00 Uhr unter Tel. 0800-502 08 50.
Programmstart
 über das Icon auf Ihrem Bildschirm oder
 über den Windows-Startbutton (Alle Programme  Lexware  Lexware Vereinsverwaltung).
Programm beenden
Wenn Sie die Arbeit mit der Vereinsverwaltung beenden möchten, klicken Sie einfach auf das Kreuz rechts oben an Ihrem Bildschirmrand oder auf Extras  Beenden.
Sicherheitsabfrage
Sie werden gefragt, ob Sie das Programm beenden möchten. Klicken Sie auf Ja, wenn
Sie das Programm wirklich beenden wollen, klicken Sie auf Nein, wenn Sie es sich
anders überlegt oder die Beenden-Funktion nur aus Versehen geklickt haben. Sie
können dann ganz normal weiterarbeiten.
Haben Sie Ja gedrückt, werden Sie bei der ersten Beendigung des Programms aufgefordert, das Programm vor fremdem Zugriff zu schützen und ein Passwort zu vergeben.
Datensicherung
Damit Daten
nicht verloren
gehen
Wenn Sie das Programm beenden, öffnet sich automatisch der Datensicherungsassistent. Aus Sicherheitsgründen – und um ggf. auf einen vorigen Bearbeitungsstand z. B.
nach Buchungen zurückgreifen zu können – sollten Sie immer eine Sicherungskopie
Ihrer Daten erstellen.
Der Datensicherungsassistent führt Sie ganz einfach durch die Datensicherung. Bestimmen Sie im Assistenten zunächst den Mandanten, dessen Daten Sie sichern
möchten. Beachten Sie bitte, dass stets die Mitgliederdaten und die Finanzbuchhaltungsdaten gemeinsam gesichert werden.
Im nächsten Schritt wählen Sie den Sicherungspfad, z. B. das Laufwerk Ihres USBSticks, und klicken Sie auf den Button Datensicherung starten. Parallel dazu wird
immer noch eine Kopie Ihrer Sicherungsdatei im Backupverzeichnis des Microsoft
14
Gesicherte Daten mit dem Assistenten wiederherstellen
SQL Servers abgelegt. Diese Sicherungsdatei finden Sie unter Windows XP unter
C:\Programme\Microsoft SQL Server\SSQL.1\MSSQL\Backup. Unter Windows
Vista lautet der Pfad: C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\
MSSQL\Backup. Unter Windows 7, 64 bit: C:\Program Files (x86)\Microsoft SQL
Server\MSSQL.1\MSSQL\ Backup. Unter Windows 7, 32 bit: Program Files\
Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\ Backup sowie unter Windows 8:
C:\Program Files (x86)\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\ Backup
Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten, sollten Sie auch immer alle Mandanten sichern.
Gesicherte Daten mit dem Assistenten wiederherstellen
Um Ihre gesicherten Daten wieder in das Programm einzufügen, schließen Sie zuerst
die Vereinsverwaltung.
Rufen Sie anschließend über Start  Alle Programme  Lexware  Lexware vereinsverwaltung (premium) den Menüpunkt Datenrücksicherung auf und klicken Sie
auf Datenbank wiederherstellen.
Wählen Sie über den 3-Punkte-Button den Pfad aus, unter dem Sie Ihre Datensicherungsdatei abgespeichert haben und klicken Sie anschließend auf den Button Datenbank wiederherstellen.
Achtung!
Sollten Sie mehr als einen Verein mit Lexware vereinsverwaltung (premium) verwalten und daher die Datensicherung eines anderen „Mandanten“ wiederherstellen wollen, dann müssen Sie in dem Fenster Mandant den entsprechenden Mandanten einstellen, dessen Daten zurückgesichert werden sollen.
Beachten Sie dabei, dass Sie z. B. Mandant 1 nicht in Mandant 2 zurücksichern können und umgekehrt.
15
Allgemeines
Freischaltcode eingeben
Testversion
30 Tage gültig
Wenn Sie Lexware vereinsverwaltung (premium) installieren, können Sie diese zunächst 30 Tage testen. Erst nach diesem Test entscheiden Sie sich für den Erwerb der
Software bzw. des Software-Updates. Nach Ablauf der 30 Tage werden Sie aufgefordert, einen Freischaltcode einzugeben, der Ihrer Lieferung beiliegt.
Vorsicht
Wenn Sie den Umschlag mit dem Freischaltcode geöffnet haben, können Sie die
Vereinsverwaltung nicht mehr zurückschicken.
Und so funktioniert es:
Sobald Sie die Vereinsverwaltung schließen, erinnert Sie das Programm daran, wie
lange die Testversion noch gültig ist.
Uneingeschränkte
Nutzung
Ein Klick auf OK beendet das Programm. Sie können noch so lange wie angezeigt
weiterarbeiten. Klicken Sie auf jetzt registrieren, können Sie Ihre persönliche Seriennummer in dem neuen Fenster eingeben. Die Nummer liegt Ihrer Grundwerkslieferung bei. Klicken Sie nach Eingabe Ihres Freischaltcodes auf OK. Nun können Sie die
Lexware vereinsverwaltung (premium) uneingeschränkt nutzen.
Mehrere Vereine verwalten
Bis zu
fünf Vereine
Sie können mit Lexware vereinsverwaltung (premium) bis zu fünf Vereine gleichzeitig
verwalten. Viele Vereine legen auch einen separaten Mandanten für eine besonders
große Abteilung mit eigener Buchführung an, z. B. Sportvereine mit einer eigenen
Tennisabteilung.
Verein / Mandant neu anlegen
Gehen Sie über das Hauptmenü auf Vereinsdaten  Stammdaten. In dem unten
stehenden Gitterfeld sehen Sie die Mandanten 1 bis 5. Sie rufen einen neuen Mandanten auf, indem Sie mit der linken Maustaste in die Zeile mit dem gewünschten
Mandanten klicken, den Sie anlegen bzw. bearbeiten möchten. Sie werden gefragt, ob
Sie den Mandanten wechseln möchten. Bestätigen Sie mit Klick auf OK. Sollten Sie
bereits ein Passwort vergeben haben, erscheint nun das Fenster zur Eingabe des Benutzers und des Passwortes. Geben Sie den gewünschten Benutzer und das entsprechende Passwort ein oder bestätigen Sie einfach die vorgegebenen Angaben.
Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Stammdaten des neuen Vereins, den Sie anlegen
möchten, auszufüllen. Speichern Sie Ihre Angaben mit Klick auf Speichern.
Rufen Sie anschließend im Menüpunkt Assistenten den Einrichtungsassistenten auf.
16
Typische Programm-Funktionen
Zwischen den Vereinen/Mandanten wechseln
Wenn Sie während der Arbeit mit der Vereinsverwaltung von einem Mandanten zum
anderen wechseln möchten, gehen Sie im Hauptmenü auf Vereinsdaten  Stammdaten. Dort doppelklicken Sie im Feld unter den Stammdaten auf den Mandanten,
zu dem Sie wechseln möchten. Sie werden gefragt, ob Sie den Mandanten wechseln
wollen. Klicken Sie Ja. Sie werden noch einmal nach Ihrem Passwort gefragt. Das
Passwort, das Sie für den ersten Verein vergeben haben, ist hier voreingestellt. Klicken
Sie auf OK und Sie können den neuen Mandanten wie gewohnt bearbeiten.
Mandanten
wechseln
Mandant leeren
Einen einmal angelegten Mandanten können Sie auch wieder leeren und mit neuen
Daten befüllen. Gehen Sie hierzu unter Assistenten auf Mandant leeren. Es öffnet
sich ein neues Fenster. Markieren Sie den Mandanten, dessen Daten Sie leeren möchten und klicken Sie anschließend auf den Button OK.
Die Funktion Mandant leeren gilt nur für die Mandanten 2 bis 5. Der Mandant 1
kann nicht geleert werden!
Achtung!
Anzeige in der Kopfzeile des Bildschirms: In der Kopfzeile des Bildschirms wird
Ihnen jeweils angezeigt, welchen Verein/Mandanten Sie gerade bearbeiten.
Typische Programm-Funktionen
Datensätze anlegen und verwalten
Immer dann, wenn Sie einen neuen Datensatz anlegen oder ändern können, stehen
Ihnen im Kopf einer Maske Buttons zur Bearbeitung zur Verfügung. Der Kopf der
Maske aus der Mitgliederverwaltung zeigt das exemplarisch.
Buttons zur Navigation
Dieser Button
... bewirkt folgendes
Erster Datensatz
Springt zum ersten Datensatz.
<< 1 Datensatz
Springt zum vorherigen Datensatz.
1 Datensatz >>
Springt zum nächsten Datensatz.
Letzter Datensatz
Springt zum letzten Datensatz.
17
Allgemeines
Buttons zur Bearbeitung
Dieser Button
... bewirkt folgendes
Speichern
Speichert den aktuell veränderten Datensatz.
Hinzufügen
Leert die Maske und ermöglicht es, Daten für einen neuen
Datensatz zu erfassen.
Löschen
Löscht den aktuellen Datensatz.
Abbrechen
Verlässt den Datensatz ohne zu speichern.
Der 3-Punkte-Button
Auswahl zum
Ausfüllen der
Spalte
Während der Arbeit mit der Vereinsverwaltung werden Sie immer wieder auf den
Button mit drei nebeneinander liegenden schwarzen Punkten am Ende einer auszufüllenden Spalte stoßen. Dieser Punkt signalisiert Ihnen, dass hier eine Auswahl zum
Ausfüllen dieser Spalte hinterlegt ist, die Sie durch einen Doppelklick übernehmen
können. Das hat den Vorteil, dass Sie zum einen dieses Feld nicht von Hand ausfüllen müssen und zum anderen immer wissen, was in diese Spalte hineingehört.
Den 3-Punkte-Button finden Sie u. a.
 in der Mitgliederverwaltung und bei den Vereinsdaten zur Vergabe von Bankleitzahlen und Bankbezeichnungen,
 bei den Beitragsarten, in der Finanzbuchhaltung und den Vereinsdaten zur
Vergabe von Fibu-Konten,
 unter Buchhaltung  Einrichtung  Konten verwalten bei der Kontensuche
und zur Vergabe von Kontenkennzeichnungen.
LookupFenster
Klicken Sie auf den 3-Punkte-Button, öffnet sich ein sogenanntes Lookup-Fenster.
Hier wählen Sie den gesuchten Inhalt durch Doppelklick mit der linken Maustaste
aus. Das Fenster verschwindet automatisch und das bearbeitete Feld ist ausgefüllt.
Falls Sie feststellen, dass Sie aus Versehen einen falschen Inhalt eingefügt haben, klicken Sie einfach noch einmal auf den 3-Punkte-Button und wählen mit Doppelklick
der linken Maustaste den richtigen Feldinhalt aus.
18
Typische Programm-Funktionen
Die Suchfunktion im Lookup-Fenster
Sie müssen sich nicht mühselig durch die Inhalte des jeweiligen Lookup-Fensters quälen. Eine Suchfunktion erleichtert Ihnen die Arbeit und hilft Ihnen, schnell und direkt den richtigen Inhalt zu finden.
Im unteren Teil des Fensters finden Sie ein weißes Feld mit der Überschrift Suche
nach. Über den kleinen schwarzen Pfeil rechts davon können Sie ein Suchkriterium
einstellen (z. B. Bank(bezeichnung), BLZ, Ort oder BIC).
Im oberen Bereich des Fensters geben Sie in das Feld mit der Überschrift Matchcode
Ihren Suchbegriff ein. Das Programm springt dann automatisch zum gesuchten Begriff. Machen Sie nun einen Doppelklick auf den ausgewählten Begriff. Das LookupFenster verschwindet und das von Ihnen bearbeitete Feld ist ausgefüllt.
Datumsfelder
Wenn Sie in diesem Programm ein Datum vergeben, z. B. das Geburtsdatum eines
Mitglieds oder den Stichtag für eine Auswertung, müssen Sie dies nicht von Hand
tun. Klicken Sie einfach auf den schwarzen Pfeil neben dem auszufüllenden Feld. Es
öffnet sich ein kleiner Kalender mit dem aktuellen Datum. Über die Pfeiltasten links
und rechts der Monatsangabe können Sie zu dem korrekten Monat und Jahr springen. Klicken Sie nun auf den gewünschten Tag und das Feld hat sich von alleine ausgefüllt.
19
Erste Schritte – die Programmeinrichtung
Erste Schritte – die Programmeinrichtung
Der Einrichtungsassistent hilft Ihnen bei der Eingabe der Vereinsdaten. Wenn Sie
nicht schon beim ersten Programmstart vom Einrichtungsassistenten Gebrauch gemacht haben oder Ihre Eingaben noch nicht vollständig waren, bzw. Sie mithilfe des
Assistenten Ihre Eingaben bearbeiten möchten, können Sie ihn unter Assistenten 
Einrichtungsassistent im Hauptmenü aufrufen.
Stammdaten anlegen
Im ersten Schritt werden Sie aufgefordert, die Stammdaten Ihres Vereins einzugeben:
Die Stammdaten Ihres Vereins umfassen in erster Linie Name, Anschrift, Ansprechpartner sowie die Bankverbindungen des Vereins. Diese Daten werden z. B. automatisch in Auswertungen und Vereinsstatistiken übernommen. Sie sind aber auch wichtig, wenn Sie z. B. mehrere Vereine verwalten. Außerdem sparen Sie sich lästiges Blättern in Ihren Unterlagen, denn Sie haben mit einem Klick auf Vereinsdaten 
Stammdaten im Hauptmenü Ihre Daten übersichtlich vorliegen.
Um die Felder auszufüllen, klicken Sie mit der linken Maustaste in das weiße Feld
und füllen es dann aus. Sie haben mehrere Möglichkeiten, den Namen Ihres Vereins
anzugeben:
Kurzbezeichnung
20
 Mit der Kurzbezeichnung ist die Abkürzung Ihres Vereins gemeint. Dieses Feld
sollten Sie ausfüllen, da das Programm diese Information braucht, um einen
Mandantenwechsel durchzuführen und Ihnen in der Kopfzeile Ihres Bildschirms
Stammdaten anlegen
den Namen des Vereins anzuzeigen. Falls Ihr Verein keinen Kurznamen hat, geben Sie hier den vollen Namen ein.
 Unter Vereinsname tragen Sie Ihren vollen Vereinsnamen ein. Ist dieser Name
identisch mit der Kurzbezeichnung, können Sie das Feld frei lassen.
Vereinsname
 Wenn Ihr Verein eine den Namen oder den Zweck des Vereins erläuternde Zusatzbezeichnung trägt, können Sie diese in dem entsprechenden Feld einfügen. Falls Sie
nicht über eine Zusatzbezeichnung verfügen, können Sie das Feld frei lassen.
Zusatzbezeichnung
Bankverbindungen hinterlegen
Haben Sie alle Angaben zum Verein gemacht, klicken Sie auf Weiter und Sie gelangen auf die nächste Seite des Einrichtungsassistenten. Hier können Sie bis zu drei
Bankverbindungen Ihres Vereins hinterlegen. Um sich die Eingabe zu erleichtern oder um Tippfehler und Zahlendreher zu vermeiden, können Sie über den 3-PunkteButton das BLZ-/BIC-Verzeichnis aufrufen und die gewünschte Bank per Mausklick
einfügen (vgl. zum Umgang mit Lookup-Fenstern den Abschnitt Der 3-PunkteButton ab Seite 18).
Bankverbindungen
des Vereins
Sollte es sich bei Ihrer Bankverbindung um ein Bankkonto handeln, das Sie für das
Online-Banking nutzen möchten, dann setzen Sie ein Häkchen bei Bankkonto mit
Online-Anbindung. Wenn Sie dieses Bankkonto noch nicht für das Online-Banking
eingerichtet haben, klicken Sie am besten gleich an dieser Stelle auf den Button Online-Konten einrichten und es öffnet sich der Homebanking-Administrator. Wie Sie
mithilfe dieses Assistenten das Online-Banking einrichten, lesen Sie in diesem Handbuch ab Seite 125.
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Erste Schritte – die Programmeinrichtung
Lastschrifteinzug
Der Lastschrifteinzug wird über Bank1 abgewickelt. Bitte berücksichtigen Sie das bei
der Anlage Ihrer Bankverbindungen.
Programmeinrichtung
Um die richtigen Voreinstellungen zu generieren, werden Sie in diesem Schritt aufgefordert, einige Angaben zu Ihrem Verein zu machen. Markieren Sie per Mausklick in
die entsprechenden Felder Ihre Vereinsart sowie die Aufgaben, die Sie mit der Software erledigen möchten.
Wenn Sie Sportverein angeklickt haben, dann müssen Sie hier für die OnlineBestandsmeldung noch angeben, an welchen Landessportbund bzw. an welchen Landessportverband Ihr Verein die Bestandsmeldung abgeben muss.
Achtung!
Wenn Sie Ihre komplette Finanzbuchhaltung auf Kostenstellenbasis anlegen möchten, wird das in dem von Ihnen gewählten Kontenrahmen entsprechend vermerkt.
Doch Achtung: Das heißt, dass Sie bei jeder Buchung eine Kostenstelle angeben
müssen.
Nach Beendigung des Einrichtungsassistenten sollten Sie daher unter dem Menüpunkt Buchhaltung  Einrichtung  Verwaltung  Kostenstellen anlegen bzw.
Kostengruppen anlegen die Kostenstellen Ihres Vereins anlegen und diese ggf. unter
Konten verwalten fest mit den entsprechenden Fibu-Konten verknüpfen, indem Sie
dort bei dem Fibu-Konto die Kostenstelle über den 3-Punkte-Button auswählen und
ein Häkchen im Kästchen KoSt setzen.
22
Steuerangaben eintragen
Wollen Sie z. B. nur bestimmte Projekte mit einer Kostenstelle versehen, dann wählen Sie in der Programmeinrichtung bitte Teilweise Buchhaltung mit Kostenstellen.
Sollten Sie das Häkchen fälschlicherweise bei Finanzbuchhaltung mit Kostenstellen
oder Teilweise Buchhaltung mit Kostenstellen gesetzt haben oder zu einem späteren
Zeitpunkt entscheiden, nicht länger mit Kostenstellen buchen zu wollen, dann öffnen Sie den Einrichtungsassistenten ein weiteres Mal, entfernen Sie das Häkchen und
klicken Sie auf den Button Kostenstellen zurücksetzen. Dann können Sie wieder
ohne Angabe von Kostenstellen buchen.
Steuerangaben eintragen
Haben Sie unter Programmeinrichtung angegeben, dass Ihr Verein umsatzsteuerpflichtig ist, dann öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Angaben zu Ihrer Steuernummer und Ihrem Vereinsfinanzamt hinterlegen können.
Ist Ihr Verein nicht umsatzsteuerpflichtig, dann erscheint diese Maske nicht!
Für Steuererklärung
Achtung!
Abteilungen und Sportarten anlegen
Sollten Sie Ihren Verein in Programmeinrichtung als Sportverein angegeben haben,
erhalten Sie jetzt die Möglichkeit, sowohl die Abteilungen als auch die Sportarten Ihres
Vereins zu hinterlegen. Diese Angaben benötigt das Programm zur Erstellung der Online-Bestandsmeldung, die die Sportverbände inzwischen mehrheitlich fordern.
Bei allen anderen Vereinsarten mit Untergliederungen erscheint nur die Maske für die Anlage der Abteilungen. Bei Monovereinen entfällt diese Maske im Einrichtungsassistenten!
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Erste Schritte – die Programmeinrichtung
Abteilungen anlegen
 Klicken Sie auf das Plussymbol und geben Sie den Namen Ihrer Abteilung in das
weiße Feld ein.
 Speichern Sie die Eingabe mit Klick auf das Häkchen in der Steuerungsleiste.
 Die angelegte Abteilung erscheint in dem Gitterfeld unter dem Eingabefeld.
 Wiederholen Sie den beschriebenen Vorgang, bis Sie alle Abteilungen Ihres Vereins angelegt haben.
Sportarten anlegen
 Klicken Sie auf den 3-Punkte-Button im Feld Sportart. Es öffnet sich ein LookupFenster mit den vom DOSB vorgegebenen Sportarten.
 Wählen Sie die gewünschte Sportart per Mausklick aus.
Als Nächstes müssen Sie noch die entsprechende Verbandsnummer auswählen:
 Dazu klicken Sie auf den 3-Punkte-Button im Feld Verband Nr..
 Ordnen Sie den Verband zu, dem die Sportart angehört.
 Speichern Sie alle Angaben mit dem schwarzen Häkchen ab.
 Die angelegte Sportart erscheint in dem Gitterfeld unter dem Eingabefeld.
 Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Sportarten Ihres Vereins angelegt
haben.
Finanzbuchhaltung einrichten
Wenn Sie auch Ihre Vereinsbuchhaltung mit Lexware vereinsverwaltung (premium)
erledigen möchten, müssen Sie unbedingt einen Kontenstamm – auch Kontenrahmen
genannt – anlegen.
Achtung!
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Haben Sie unter Programmeinrichtung kein Häkchen bei Finanzbuchhaltung bzw.
Finanzbuchhaltung mit Kostenstellen oder Teilweise Buchhaltung mit Kostenstellen
gesetzt, erscheint diese Maske nicht! Sie haben dann auch im Programm keinen Zugriff
auf das Buchhaltungsmodul. Sollten Sie sich erst zu einem späteren Zeitpunkt dazu
entschließen, auch Ihre Vereinsbuchhaltung mit Lexware vereinsverwaltung (premium)
zu erledigen, öffnen Sie den Einrichtungsassistenten und setzen Sie auf der Maske Programmeinrichtung ein Häkchen bei Finanzbuchhaltung, Finanzbuchhaltung mit
Kostenstellen oder ggf. bei Teilweise Buchhaltung mit Kostenstellen.
Finanzbuchhaltung einrichten
Exkurs: Kontenrahmen und Kontenklassen
Unter einem Kontenrahmen versteht man ein vorgegebenes System gegliederter Konten, die bei der Buchführung verwendet werden.
Kontenrahmen
Die Standardkonten sind in
 Kontenklassen und
 Kontengruppen
untergliedert: Wie eine Postleitzahl verweist die Kontonummer auf einen Bereich
ähnlicher Konten und erleichtert so die richtige Zuordnung bzw. Kontierung der Geschäftsvorfälle.
Verschaffen Sie sich unter der Funktion Ansicht erstellen erst einmal einen Überblick über die hinterlegten Kontenrahmen und entscheiden Sie – am besten nach
Rücksprache mit Ihrem Steuerberater – welcher der Kontenrahmen für Ihren Verein
am besten geeignet ist.
Kontenstamm
sorgfältig
auswählen
Wechsel des Kontenrahmens erst wieder im neuen Jahr
möglich
Die Entscheidung für einen bestimmten Kontenrahmen sollte wohl überlegt sein,
denn ein Wechsel ist erst wieder zu Beginn eines neuen Vereinsjahres vorgesehen.
D. h. ein Kontenrahmen kann nur einmal im Jahr angelegt werden!
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Erste Schritte – die Programmeinrichtung
Klicken Sie auf Kontenstamm übernehmen. Das Programm legt nun automatisch
Ihren Kontenstamm an. Den angelegten Kontenstamm können Sie jederzeit noch
weiter auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Sie können ihn aufrufen über den
Startbildschirm mit der Übersicht aller Programmkomponenten unter Buchhaltung 
Kontenplan bearbeiten bzw. über die Menüleiste unter Buchhaltung  Einrichtung
 Verwaltung  Konten verwalten.
Überprüfung und Einrichtung der Umsatz- und Vorsteuersammelkonten
Mit den neuen Kontenrahmen werden automatisch Umsatz- und Vorsteuersammelkonten ausgeliefert. Sollten Sie Ihren Kontenrahmen allerdings aus einer Vorversion
übernommen oder individuell erstellt haben, sollten Sie die Sammelkonten für die
Umsatz- bzw. die Vorsteuer einrichten bzw. noch als Sammelsteuerkonten unter
Konten verwalten kenntlich machen, wie im Folgenden beschrieben. Eine Übersicht
aller angelegten Steuersammelkonten finden Sie unter Vereinsdaten  Stammdaten
 Steuerangabe:
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Finanzbuchhaltung einrichten
Anlage Steuersammelkonten im Kontenrahmen
Ggf. müssen Sie diese Sammelkonten für die Umsatz- und die Vorsteuer noch unter
Konten verwalten anlegen:
Das Sammelkonto Vorsteuer erhält die Kennzahl 66 im Feld Kennzahl UmSt. und
ein Häkchen bei Steuersammelkonto.
Für die Einrichtung eines Umsatzsteuersammelkontos muss nur ein Häkchen bei
Steuersammelkonto gesetzt werden. Die Eingabe der Kennzahl UmSt. erfolgt beim
Fibu-Konto, auf dem der Erlös gebucht wird:
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Erste Schritte – die Programmeinrichtung
Einrichtung eines Aufwandskontos mit Steuer
Ein Konto, auf das Ausgaben mit Vorsteuer gebucht werden, muss die folgenden Einstellungen haben:
Die Steuerart (St. Art) wählen Sie über das Dropdown Vorsteuer und tragen den entsprechenden Steuersatz ein. Hier am Beispiel Kosten für Sportkleidung ist das der
Steuersatz 19 %:
Ein Konto, auf das Erlöse mit Umsatzsteuer gebucht werden, erhält dagegen die folgenden Einträge:
 als Steuerart Mehrwertsteuer,
 als Kennzahl Umsatzsteuer 81 für Umsätze mit 19% und 86 für Umsätze mit
einem Steuersatz von 7 % (für die Umsatzsteuervoranmeldung) und
 als Steuersatz 7 bzw. 19 %.
28
Beitragsarten anlegen
Beitragsarten anlegen
Die Anlage der Beitragsarten ist eine zwingende Eingabe. Nur so können Verträge zugewiesen, Beiträge ins Soll gestellt und letztendlich auch verbucht werden.
So gehen Sie vor:
 Klicken Sie auf das schwarze Pluszeichen in der Symbolleiste des Fensters.
 Auf der linken Seite geben Sie die Nummer der Beitragsart in dem Feld hinter dieser Bezeichnung ein. Das Programm zählt die Nummer der Beitragsarten automatisch hoch. Sie können aber auch individuelle Nummern vergeben.
 Als Nächstes tragen Sie die Beitragsbezeichnung ein. Es empfiehlt sich, einen
möglichst sprechenden Namen zu wählen.
 Nun legen Sie den Abrechnungsrhythmus fest. Klicken Sie auf den Pfeil hinter
dem Feld Zeitraum  Sollstellung. Es öffnet sich eine Auswahl aus monatlich,
quartalsweise, halbjährlich und jährlich, die Sie per Mausklick in das Feld übertragen können.
 Legen Sie in dem Feld Beitragsart fest, ob es sich um einen normalen Beitrag, einen Beitrag nach Altersstruktur oder nach Vereinszugehörigkeit handelt. Für Beiträge, die sich nicht in Abhängigkeit von Alter oder Vereinszugehörigkeit verändern, wählen Sie normal.
 Wenn eine Beitragsart einer Abteilung zugeordnet ist, dann wählen Sie über den
schwarzen Pfeil die Abteilung aus, für die der Beitrag erhoben werden soll.
29
Erste Schritte – die Programmeinrichtung
 Geben Sie an, ab wann die Beitragsart gelten soll. Stellen Sie dafür mithilfe der
Pfeiltasten Monat und Jahr ein. Wichtig: Überlegen Sie sich, ab wann der Beitrag
besteht, denn bei den Sollstellungen greift das Programm auf diese Datumsangabe
zurück. Falsche Daten liefern falsche Ergebnisse!
 Tragen Sie die Beitragshöhe ein, indem Sie den Betrag in das Feld Betrag pro
Sollstellungszeitraum eingeben.
 Um diese Beitragsart zu speichern, klicken Sie auf den schwarzen Haken in der
Symbolleiste.
Möchten Sie weitere Beitragsarten erfassen, beginnen Sie wieder mit dem Pluszeichen.
Nachdem Sie Ihre gesamte Vereinsstruktur erfasst haben, klicken Sie auf Weiter. Und
dann haben Sie es auch schon geschafft! Ihre Software ist vorkonfiguriert und Sie können mit der Eingabe Ihrer Mitgliederdaten beginnen bzw. den Datenimport beginnen.
Haben Sie unter Programmeinrichtung Finanzbuchhaltung mit Kostenstellen ausgewählt, erinnert Sie das Programm noch einmal mit dem folgenden Screen daran, dass
Sie als Nächstes die Kostengruppen bzw. Kostenstellen Ihres Vereins anlegen müssen,
um die Vereinsvorfälle verbuchen zu können.
Datenimport durchführen
Komfortable
Importfunktion
Viele Vereine haben ihre Daten bereits in irgendeiner Form auf dem Computer. Natürlich sind Sie daran interessiert, möglichst viele der gespeicherten Informationen in
die neue Software zu übertragen. Zu diesem Zweck hat die Lexware vereinsverwaltung
(premium) eine komfortable Importfunktion eingerichtet. Sie können damit Daten
aus Excel (*.xls) importieren.
Hinweis: Der Import aus Excel funktioniert nur aus Vorlagen, die nur aus einer
Mappe bzw. einem Tabellenblatt bestehen. Außerdem muss die Dateibezeichnung
mit der Bezeichnung des Tabellenblatts übereinstimmen.
Bevor Sie mit dem Datenimport beginnen, sollten Sie unbedingt eine Datensicherung Ihrer alten Daten erstellen bzw. für den Erstimport – ohne Eingabe von Daten
eine Datensicherung erstellen (die Datensicherung öffnet sich automatisch, wenn Sie
das Programm schließen). So können Sie den Urzustand der Software nach Ihren
Tests immer wieder herstellen.
Für den Datenimport gehen Sie über Ihr Windows-Startmenü Programme/Lexware/
Lexware vereinsverwaltung auf Datenimport-Standard.
30
Datenimport durchführen
Welche Daten können importiert werden?
Über den Datenimport-Assistenten können lediglich die Mitgliederstammdaten importiert werden – also keine Beitragsarten und Beträge und auch keine Buchungsdaten. Welche Informationen übernommen werden können, finden Sie in der folgenden Übersicht:
 Abteilungszugehörigkeit – bis zu zehn Abteilungen
 Adressnummer
 Anrede
 Austrittsdatum
 Bankbezeichnung
 Beruf
 BIC
 BLZ
 Ehrungen
 Eintrittsdatum
 E-Mail
 Erinnerungsdatum
 Familienstand
 Fax
 Firma
 Geburtsdatum
 Geschlecht
 IBAN
 Kennungen
 Kontonummer
 Land
 Mitgliedsnummer
 Mobiltelefon
 Nachname
 Ort
 PLZ
 SEPA-Mandatsreferenz
 Staatsangehörigkeit
 Status
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Erste Schritte – die Programmeinrichtung
 Telefon (privat)
 Telefon (geschäftlich)
 Titel
 Vorname
 Vorwahl
 Zahlungsart (L = Lastschrift, Ü = Überweisung, B = Bar)
 Zahlungsweise (jährlich, vierteljährlich, halbjährlich, monatlich)
Datenimport aus Excel
Möchten Sie Ihre Daten aus Excel in die Vereinsverwaltung übernehmen, gehen Sie
bitte wie folgt vor:
 Ihre Vereinsverwaltung ist geschlossen!
 Rufen Sie den Importassistenten Standardimport über Start  Programme 
Lexware  Lexware vereinsverwaltung (premium) auf. Es öffnet sich das folgende Fenster:
 Wählen Sie als Dateiformat Excel aus und klicken Sie auf Weiter.
 Durch Klick auf das Ordnersymbol können Sie Ihre Quelldatei auswählen – das
ist die Datei, die Sie bisher zur Verwaltung Ihrer Mitglieder verwendet haben.
32
Datenimport durchführen
 In diesem Fenster werden Ihnen nun die einzelnen Daten angezeigt, die importiert werden sollen. Klicken Sie auf Weiter.
 Wählen Sie nun in Ihrer Quelldatei aus, welchen Zielfeldern die jeweiligen Inhalte
zugeordnet werden sollen. Klicken Sie beide Bezeichnungen an und anschließend
klicken Sie auf Hinzufügen. Ihre Zuordnungen können Sie im unteren Fenster
einsehen.
33
Erste Schritte – die Programmeinrichtung
 Wenn Sie eine Paarung löschen möchten, klicken Sie diese im unteren Fenster an
und dann klicken Sie auf Löschen. Mit Alle Löschen werden alle Zuordnungen
gelöscht, die Sie bisher durchgeführt haben.
 Um Ihre Zuordnungen zu speichern, klicken Sie den Button Speichern und sichern Ihre Einstellungen in einem von Ihnen bestimmten Verzeichnis. Um für
einen späteren Datenimport die Voreinstellungen wieder hervorzuholen, klicken
Sie auf Lesen und wählen die Datei aus dem Verzeichnis aus, in dem sie diese abgespeichert haben.
 Wenn Sie mit der Verknüpfung fertig sind, klicken Sie auf Weiter.
 Jetzt können Sie entscheiden, in welche Datenbank bzw. in welchen Mandanten
Ihre Daten übernommen werden sollen. Klicken Sie dazu auf Linear, Linear2, Linear3 usw. Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Mitgliederdaten
mehrerer Vereine zu importieren.
 Wenn Ihre Quelldatei keine Adressnummern bzw. laufenden Nummern enthält,
müssen Sie nun ein Häkchen bei AdrNr automatisch setzen.
 Wenn Sie möchten, dass die Zieldatei (Vereinsverwaltung) nur Ihre importierten
Daten enthält, klicken Sie bitte noch vor Übernahme Ziel-Datei leeren an. Dieses
Feld darf nicht aktiviert sein, wenn Sie bereits Daten eingegeben oder importiert
haben und jetzt noch zusätzliche Datensätze einspielen möchten.
 Klicken Sie auf Weiter.
Bestätigen Sie die Abfrage Daten übernehmen mit Klick auf OK.
34
Die Programm-Oberfläche
Die Programm-Oberfläche
Nach dem Start von Lexware vereinsverwaltung (premium) präsentiert sich Ihnen die
Programm-Oberfläche mit den nachfolgend aufgeführten Bedien- und Navigationselementen. Anhand der einfachen Benutzerführung arbeiten Sie schnell und effektiv.
Startseite – die Zentrale
Die Startseite von Lexware vereinsverwaltung (premium) – die Zentrale – bietet bereits
Zugang zu den häufigsten Tätigkeiten, die Sie mit Lexware vereinsverwaltung (premium)
erledigen. Mit Klick auf den Button Zur Startseite gelangen Sie auf die ausführlichen
Startseiten der einzelnen Programmkomponenten mit allen Kernfunktionen sowie klar
strukturierten Arbeitsabläufen. So können Sie schnell und effizient Ihre Hauptaufgaben
in der Vereinsverwaltung erledigen.
35
Die Programm-Oberfläche
Lexware vereinsverwaltung premium: Mehrwertpaket
und Hotlineservice
Über den Button vereinsverwaltung premium können Sie unser Mehrwertangebot
mit einer Vielzahl von Services einsehen. Das Rundum-Sorglos-Paket bietet die folgenden Premium-Vorteile:
 Service-Hotline & Fernwartung: Unsere Software-Spezialisten beraten Sie individuell und kostenfrei. Setzen Sie sich direkt mit den zuständigen SupportMitarbeitern in Verbindung (Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr). Die entsprechenden Rufnummern finden Sie unter Ihrem Service-Center im Menü Support & Service.
 Schulung & Training: Nutzen Sie unser umfassendes Trainingsangebot zur Software und zu allen Vereinsführungsfragen – kostenlos bzw. mit 20% Rabatt auf alle
Produktschulungen.
 Vereins-Know-how – topaktuell und rechtssicher: Profitieren Sie von den wertvollen Informationen zu allen Fragen der Vereinsführung – exklusiv in Ihrem Service-Center.
 Individuelle Auswertungen: Auch bei Spezialauswertungen helfen unsere Software-Profis. Auf Wunsch stellen wir unseren Premium-Kunden besondere SQLAbfragen zur Verfügung.
 Immer auf dem neuesten Stand: Im Premium-Paket sind alle Service-Releases und
Updates während eines Jahres enthalten.
 Weitere Lizenzen inklusive: Die Premium-Version beinhaltet vier weitere Arbeitsplätze – ohne zusätzliche Kosten.
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Startseite – die Zentrale
Service-Center
In unserem Lexware Service-Center bieten wir Ihnen wichtige Tipps, Informationen
und Arbeitshilfen rund um das Thema Vereinsverwaltung sowie aktuelle News unseres Vereinsportals www.verein-aktuell.de.
Wenn Sie direkt mit uns Kontakt aufnehmen möchten, dann öffnen Sie im Lexware
Service-Center das Menü Support & Service. Dort finden Sie alles Wichtige zum
Thema
 Hotline*,
 Fernwartung*,
 Supportforum und
 Schulung und Training**.
* für Anwender der Standardversion Lexware vereinsverwaltung kostenpflichtig
** Schulungsvideos und Vorort-Seminare
Heute zu tun
Ein Klick auf den Reiter Heute zu tun öffnet Ihren Terminkalender. Hier sehen Sie
alle angelegten Wiedervorlagen und aktuellen Termine des Tages, einer Woche oder
eines ganzen Monats.
37
Die Programm-Oberfläche
Vereinsverwaltung
Über den Reiter Vereinsverwaltung wechseln Sie wieder zurück in die Vereinsverwaltung.
Die Menüleiste
In der Menüleiste finden Sie wie gewohnt alle Funktionsbereiche des Programms.
Wenn Sie einen Menüpunkt öffnen möchten, klicken Sie mit der linken Maustaste
auf den gewünschten Menüpunkt. Es öffnet sich die Liste der so genannten Untermenüpunkte. Ein Untermenüpunkt kann in weitere Untermenüs gegliedert sein. Das
erkennen Sie an dem schwarzen Pfeil am Ende einer Zeile. Klicken Sie einen solchen
Untermenüpunkt an, öffnet sich eine neue Auswahlliste, in der Sie dann per Mausklick Ihre gewünschte Funktion auswählen können.
Schneller kommen Sie im Hauptmenü voran, wenn Sie die linke Maustaste gedrückt
halten und dann den Cursor mit der Maus über die Auswahl bis zu Ihrer gewünschten Funktion ziehen. Diese ist dann in der Regel blau unterlegt. Lassen Sie die Maustaste los, öffnet sich die gewählte Funktion.
38
Die Mitgliederverwaltung
Die Mitgliederverwaltung
Um in die Programmkomponente Mitgliederverwaltung zu wechseln, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
1. Rufen Sie die gewünschte Funktion der Mitgliederverwaltung über den Menüpunkt Mitgliederverwaltung auf.
2. Sie können direkt in die Mitgliederverwaltung springen, indem Sie über den
Startbildschirm unter dem Programm-Modul Mitgliederverwaltung auf den Menüpunkt  zur Startseite klicken oder über Mitgliederdaten bearbeiten direkt in
die Mitgliederübersicht wechseln.
3. Über die Schnellnavigation Mitgliederverwaltung/Startseite gelangen Sie ebenfalls
auf die folgende Übersicht.
Von der ausführlichen Startseite der Programmkomponente Mitgliederverwaltung aus
können Sie
 bereits erfasste Mitgliederdaten bearbeiten und
 neue Mitglieder anlegen.
39
Die Mitgliederverwaltung
Außerdem können Sie sich Details zum Mitgliederbestand anzeigen lassen. Dafür
klicken Sie auf dieser Startseite auf
 Mitgliederliste: eine Auswertung aller Vereinsmitglieder wird erstellt;
 Bestandserhebungsliste: Sie erhalten eine zahlenmäßige Übersicht nach Abteilungszugehörigkeit;
 Altersstrukturliste: Diese Auswertung gibt Auskunft über die altersmäßige Zusammensetzung Ihrer Vereinsmitglieder.
Unter dem Programm-Modul Mitgliederkorrespondenz können Sie direkt den Serienbrief-Assistenten öffnen oder auch E-Mails versenden.
Über das Programm-Modul Mitgliedergeburtstage und Jubiläen können Sie direkt
Auswertungen zu anstehenden Geburtstagen und Jubiläen starten.
Die Bedienelemente
Die Reiter
In der Maske Mitgliederverwaltung finden Sie die Anordnung der Fenster in Form
sogenannter Reiter. Die Seiten, zwischen denen Sie hier hin- und herblättern können,
beziehen sich immer auf ein Mitglied. Um zu einem anderen Fenster des Mitglieds
zu gelangen, klicken Sie auf den Reiter. Die einzelnen Reiter, ihre Inhalte und Funktionen werden im Folgenden vorgestellt. Mit ihrer Hilfe legen Sie Ihre Mitglieder an.
Größe der Mitgliedermaske
einstellen
Um ein optimales Arbeiten zu gewährleisten, haben Sie die Möglichkeit, die Größe
der Mitgliedermaske individuell anzupassen. Möchten Sie die Ansicht vergrößern,
dann klicken Sie auf das Plus-Zeichen unten rechts bzw. kleiner stellen Sie die Ansicht mit Klick auf das Minus-Zeichen.
Die Statusleiste
Die Statusleiste ermöglicht den schnellen Zugriff auf Mitgliederdaten und einen
Überblick über vergangene Aktionen.
Such- und
Springfunktion
Integriert ist eine zusätzliche Such- und Springfunktion: Doppelklicken Sie mit der
linken Maustaste auf das Feld mit der Adressnummer (im Bild ist das die 24). Es öffnet sich eine eigene Suchmaske, in der Sie die gewünschte Adressnummer eingeben
können. Aber achten Sie bitte darauf: Adressnummer ist nicht gleich Mitgliedsnummer!
Kontakte und
Wiedervorlagen
Außerdem ist hier die Dokumentation und Verwaltung von Kontakten und Wiedervorlagen möglich. Mit einem Doppelklick auf das Feld Kontakte öffnen Sie ein Fenster, in
dem Sie Briefverkehr oder Telefonate dokumentieren können. Diese angelegten Kontakte
40
Mitglieder verwalten
können Sie mit einem Doppelklick auf die Zahl in der nächsten Spalte ansehen. Auf
die gleiche Weise funktioniert die Wiedervorlage, mit der Sie sich an wichtige Termine oder Aufgaben erinnern lassen können.
Die Handhabung der Kontakt- und Wiedervorlagenfunktion ist in der Online-Hilfe
beschrieben.
Mitglieder verwalten
Die Mitgliederverwaltung ist das Herzstück eines jeden Vereins. Damit die Verwaltungsarbeit auch reibungslos klappt und Sie von den zahlreichen Funktionen, die das
Programm für Sie bereithält, auch Gebrauch machen können, ist es wichtig, dass Sie
alle Angaben zu den jeweiligen Mitgliedern genau eingeben.
Alle Stammdaten, aber auch alle Bewegungsdaten wie Forderungen oder Zahlungen
aus der Beitragsverwaltung werden in einer Maske auf verschiedenen Registern zusammengefasst.
Informationen zu den einzelnen Feldern auf den jeweiligen Reitern erhalten Sie,
wenn Sie die kontextsensitive Hilfe mit F1 aufrufen. Auf ein paar Besonderheiten
möchten wir Sie jedoch in hier schon aufmerksam machen:
Mitgliedermerkmale
Einige Angaben lassen sich über Auswahllisten aufrufen. Diese Auswahllisten können
Sie selber ergänzen oder ändern. Wie Sie dabei vorgehen, ist im Abschnitt Mitgliedermerkmale erfassen beschrieben.
Kennungen
Kennungen sind besondere Datenfelder, über die Sie die Datenstruktur der Mitgliederverwaltung anpassen können. Über solche Kennungen können Sie auf dem Reiter
Funktionen Ehrungen zum Beispiel festlegen, ob ein Mitglied für Fahrdienste zur
Verfügung steht oder Aufgaben im Verein übernimmt. Die Anlage von Kennungen
erfolgt direkt auf der Maske über den Reiter Funktionen/Ehrungen. Die Vorgehensweise ist mit der Anlage einer Tabelle von Mitgliedermerkmalen identisch. Zum Öffnen
der Anlagetabelle klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in das entsprechende
Kennungsfeld.
Integration mit anderen Modulen
Einige Angaben aus der Mitgliederverwaltung greifen auf andere Module in der Vereinsverwaltung zu. Welches Mitglied welche Zahlungsverpflichtungen aus welchen
Verträgen und hat, ist beispielsweise mit der Beitragsverwaltung verknüpft.
Ähnlich verhält es sich mit Zahlungen und Zuwendungen, die eng mit der Finanzbuchhaltung verzahnt sind oder mit Kontakten und Kommunikation, die viel mit Word,
Word-Vorlagen und der Kalenderfunktion von der Vereinsverwaltung zu tun haben.
Diese gesamten integrativen Prozesse werden unter den entsprechenden anderen Abschnitten behandelt.
41
Die Mitgliederverwaltung
Mitgliedermerkmale erfassen
Über das Hauptmenü können Sie unter Mitgliederverwaltung  Mitgliedermerkmale erfassen Tabellen einrichten, einsehen bzw. bearbeiten, die Ihnen die Eingabe
in der Mitgliederverwaltung erleichtern sollen.
Sie können für die Felder Beruf, Familienstand, Status, Staatsangehörigkeit, Abteilung, Titel und Abweichende Anrede eigene Tabellen anlegen, die Sie dann beim Ausfüllen anwählen können. Mit einem Klick ist dann der Inhalt im passenden Feld und
Sie sparen sich mühseliges Eintippen.
Tabellen anlegen
 Um unter diesem Hauptmenüpunkt eine Tabelle anzulegen, wählen Sie den entsprechenden Untermenüpunkt aus. Es öffnet sich jeweils ein Fenster mit der Bezeichnung des entsprechenden Mitgliedermerkmals.
 Deaktivieren Sie zunächst das Feld nur große Buchstaben rechts unten in dem
Fenster (Häkchen ist nicht zu sehen), wenn Sie eine reguläre Groß- und Kleinschreibung wünschen. Ist das Häkchen aktiviert, werden alle Eingaben in Großbuchstaben angegeben.
 Tragen Sie im oberen Feld Ihre Bezeichnung ein und klicken Sie auf Speichern
rechts daneben.
 Auf diese Weise tragen Sie beliebig viele Bezeichnungen ein.
 Sind Sie mit Ihrer Eingabe fertig, klicken Sie auf OK.
Die Liste kann auf die zuvor beschriebene Weise jederzeit verlängert werden.
Um eine Eingabe in dieser Liste zu löschen:
 Klicken Sie die Bezeichnung an, die Sie löschen möchten.
 Klicken Sie auf Löschen.
 Sie werden gefragt, ob Sie die Kennung wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie
mit Ja.
 Um weitere Bezeichnungen zu löschen, gehen Sie wie beschrieben vor.
 Wenn Sie mit dem Löschen fertig sind, klicken Sie OK.
Direkt über die Eingabemaske
Sie können diese Tabellen auch direkt über die Adressmaske der Mitgliederverwaltung aufrufen und bearbeiten. Dafür klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste in
das gewünschte Feld und fahren dann fort wie oben beschrieben.
42
Mitglieder verwalten
Mitglieder suchen
In der Mitgliederverwaltung können Sie nach einem bestimmten Mitglied suchen: Über
Mitgliederverwaltung  Suchen im Hauptmenü öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das
gesuchte Mitglied über die Liste im Gitterfeld heraussuchen können. Des Weiteren können Sie über die Suchfelder auch ganz gezielt Ihre Suche einschränken, indem Sie z. B.
im Fenster Nachname einfach den Namen des gesuchten Mitglieds eingeben.
Dieses Suchfenster öffnet sich auch, wenn Sie mit einem Doppelklick der linken
Maustaste in der Adressmaske der Mitgliederverwaltung die Felder
Suchen per
Doppelklick
 Adress-Nummer,
 Matchcode,
 Mitglieds-Nummer,
 Firma,
 Nachname,
 Vorname,
 Straße,
 Postleitzahl,
 Ort,
 Vorwahl oder
 Telefon
klicken. Der Cursor Ihrer Maus blinkt in dem Suchfenster, über das Sie die Suchmaske
geöffnet haben. Geben Sie nun den gesuchten Begriff ein (Name, Vorwahl, Ort usw.)
43
Die Mitgliederverwaltung
und drücken Sie die Enter-Taste. Ihr Suchergebnis erhalten Sie in dem unteren Gitterfeld. Klicken Sie das gewünschte Suchergebnis mit Doppelklick an und es öffnet sich
die Adressmaske des gesuchten Mitglieds. Bei Mehrfachnennungen werden die Mitglieder nach aufsteigenden Mitgliedsnummern sortiert.
Mitglied löschen
Um einen Datensatz zu löschen, klicken Sie auf den Button Löschen. Sie werden gefragt, ob Sie das Mitglied wirklich löschen wollen. Bestätigen Sie mit Ja.
Datensätze
wiederherstellen
Sie können gelöschte Datensätze von Mitgliedern wiederherstellen. Sollten Sie aus Versehen ein Mitglied gelöscht haben oder ein gelöschtes Mitglied tritt wieder in den Verein
ein, können Sie die Stammdaten des Mitglieds unter Extras  Gelöschte Datensätze im
Hauptmenü wiederherstellen. Klicken Sie dafür auf Satz wiederherstellen und bestätigen
Sie mit Ja die Anfrage, ob Sie den Datensatz wirklich wiederherstellen möchten.
Damit Sie sich auf der Suche nach einem gelöschten Datensatz nicht mühsam durch
alle Datensätze klicken müssen, können Sie in das Suchfeld den Namen des Mitglieds
eingeben, dessen Datensatz Sie wiederherstellen möchten.
Wichtig: Wenn Sie den Datensatz wiederherstellen, erhält das Mitglied die nächste
freie Mitgliedsnummer und wird nicht mit der alten Mitgliedsnummer wiederhergestellt. Wollen Sie dem Mitglied seine ursprüngliche Mitgliedsnummer zuweisen, löschen Sie die vom Programm vergebene und geben Sie die gewünschte Nummer ein.
Vergessen Sie nicht, über den Button Speichern den Datensatz abzuspeichern!
Mitglied
endgültig
löschen
Um ein Mitglied endgültig zu löschen, gehen Sie im Hauptmenü auf Extras  Gelöschte Datensätze. Klicken Sie den Datensatz an, den Sie endgültig löschen möchten. Dieser ist dann blau unterlegt. Klicken Sie auf Löschen. Dieses Mitglied ist nun
vollständig gelöscht und nicht mehr rekonstruierbar.
Mitgliedsnummer
neu vergeben
Wenn Sie die Mitgliedsnummer eines ausgetretenen Mitglieds neu vergeben möchten, ist dies nur unter strengen Restriktionen möglich: Die Mitgliedsnummer kann
erst im nächsten Buchungsjahr wieder vergeben werden, da ja bereits auf das Konto
des ausgetretenen Mitglieds gebucht wurde.
44
Mitglieder verwalten
Erfasste Mitgliederdaten bearbeiten
Damit Sie nicht jeden Datensatz durchblättern müssen, um zu dem Mitglied zu gelangen, das Sie bearbeiten möchten, bietet das Programm eine praktische Mitgliederübersicht mit integrierter Suchfunktion. Sie können diese Maske aufrufen über das
Hauptmenü  Mitgliederverwaltung  Übersicht, die zentrale Startseite unter Mitgliederverwaltung/Mitgliederdaten bearbeiten oder über die ausführliche Startseite
der Programmkomponente Mitgliederverwaltung, indem Sie dort auf Mitglied bearbeiten klicken. Es öffnet sich die folgende Maske:
Hier werden alle Adressdaten angezeigt, die Sie angelegt haben. Um schneller zu dem
gesuchten Datensatz zu gelangen, können Sie die Übersicht einschränken, indem Sie
die Suche alphabetisch eingrenzen. Klicken Sie z. B. auf den Buchstaben A, erhalten
Sie alle Mitglieder, deren Nachname mit A beginnt.
Sie können außerdem die Anzeige entsprechend eingrenzen, indem Sie etwa einen
Firmennamen in das weiße Suchfeld eintragen und den Radiobutton bei Firma aktivieren. Der gewünschte Datensatz erscheint dann im unteren Gitterfeld. Mit Doppelklick oder mit Klick auf den Button Bearbeiten öffnet sich dann der Datensatz in der
Mitgliederverwaltung.
Sie können die Mitgliederübersicht auch dazu verwenden, um Mitglieder neu anzulegen oder zu löschen: Ein Klick auf den Button Neu öffnet eine neue leere Maske in
der Mitgliederverwaltung, mit Klick auf Löschen können Sie einen markierten Datensatz unter gelöschte Datensätze verschieben. Wie Sie diesen Datensatz wiederherstellen bzw. endgültig löschen, finden Sie unter dem Abschnitt Datensatz/Mitglied
löschen auf Seite 44.
45
Die Mitgliederverwaltung
Wenn Sie auf den Button Drucken klicken, erhalten Sie eine einfache Mitgliederliste
mit Angabe
 der Mitgliedsnummer sowie
 des Namens und der Adresse.
Selektionsmodus
Eine praktische Möglichkeit, mit selektierten Daten zu arbeiten, bietet der sogenannte
Selektionsmodus. Öffnen Sie hierfür unter Auswertungen  Standardlisten den Auswertungsgenerator und selektieren Sie Ihre Mitglieder nach den gewünschten Suchkriterien; lassen Sie sich z. B. alle Mitglieder einer bestimmten Abteilung anzeigen. Mit
Klick auf den Button Selektion in Mitglieder-Verwaltung übernehmen können Sie
zwischen den einzelnen Datensätzen der Abteilungsmitglieder Ihre Angaben überprüfen oder ändern. Mit Klick auf Alle Datensätze schließen Sie den Selektionsmodus
wieder. Weitere Hinweise zum Umgang mit dem Auswertungsgenerator finden Sie im
Abschnitt Der Auswertungsgenerator ab Seite 196 in diesem Handbuch.
Wenn Sie Daten Ihrer Mitglieder verändern – wenn zum Beispiel nach einer Hochzeit eine Namensänderung eingetragen werden muss – erscheint in der Regel folgendes Hinweisfeld:
46
Mitglieder verwalten
Wenn Sie bei dem bestehenden Datensatz nur diese Änderung vornehmen wollten,
klicken Sie bitte auf Nein, denn Sie wollen nur die Änderung speichern, nicht aber
einen komplett neuen Datensatz anlegen.
Nichtmitglieder verwalten
Der modulare Aufbau dieser Software macht es auch möglich, Nichtmitglieder zu
verwalten. So können Sie Personen einbeziehen, die zwar keine Mitglieder in Ihrem
Verein sind, aber z. B. die Beiträge für jugendlicher Mitglieder bezahlen (abweichende Kontoinhaber/Zahler), oder es sich um Personen handelt, die z. B. zur Weihnachtsfeier eingeladen werden sollen: Kommunalpolitiker, Ehrenmitglieder u. Ä.
Nehmen Sie diese Menschen einfach in die Datenbank mit auf, weisen Sie ihnen aber
keine Verträge zu. Wie Sie bei der Anlage abweichender Kontoinhaber/Zahler im
Einzelnen vorgehen und warum eine korrekte Anlage dieser Datensätze so wichtig ist,
lesen Sie im Abschnitt Abweichenden Kontoinhaber eintragen ab Seite 74 in diesem
Handbuch.
Handelt es sich um Vereinsförderer bzw. Spender, so aktivieren Sie am besten noch
das Häkchen Spender auf der Adressmaske und löschen Sie die Mitgliedsnummer,
wenn es sich nicht gleichzeitig um ein Vereinsmitglied handelt.
Achtung: Wenn Sie Spenden automatisch über Lastschriften einziehen, löschen Sie
die Mitgliedsnummer nicht. Der Vorteil ist, dass Sie sich so eine kleine Spenderverwaltung aufbauen und auch Auswertungen zu Spendenhöhe oder -häufigkeit durchführen können. Des Weiteren können Sie sich gezielt alle Personen und Einrichtungen, die Ihren Verein mit ihren Spenden tatkräftig unterstützen, anzeigen lassen.
Buchstabenkürzel für Nicht-Mitglieder: Handelt es sich um Nicht-Mitglieder, die
keine Spender sind, können Sie auch besondere Buchstabenkürzel in der Mitgliedsnummer vergeben, um diese kenntlich zu machen.
Auswerten können Sie Nichtmitglieder – auch ohne Anlage einer Mitgliedsnummer
mit Buchstabenkürzel - ganz bequem unter Auswertungen  Auswertungen/
Standardlisten. Setzen Sie dort einfach ein Häkchen bei Nichtmitglied.
47
Organisation
Organisation
Verein strukturieren
Abteilungen anlegen und verwalten
Um in Ihrem Verein Abteilungen zu erfassen und zu verwalten, wählen Sie den Befehl Vereinsdaten  Abteilungen anlegen. Alternativ können Sie diese Eingabemaske auch aus der Mitgliederverwaltung auf dem Reiter Mitgliedschaft mit der rechten
Maustaste in eine Spalte im Abteilungsfenster aufrufen.
Darüber hinaus konnten Sie die Abteilungen Ihres Vereins bereits über den Einrichtungsassistenten anlegen.
Zum Anlegen und Speichern nutzen Sie die entsprechenden Buttons.
Haben Sie einem Mitglied eine oder mehrere Abteilungen zugeordnet, können Sie
über den Button Abteilungen verwalten noch nähere Angaben zu der jeweiligen Abteilungsmitgliedschaft hinterlegen. Es öffnet sich die folgende Maske:
48
Verein strukturieren
Wenn Sie entsprechende Beitragsarten für die einzelnen Abteilungen angelegt haben,
so werden diese Vertragsdaten automatisch in diese Maske übernommen. Über den
schwarzen Pfeil neben dem Feld Vertragsnummer können Sie sich alle Vertragsdaten
des Mitglieds anzeigen lassen, die das Mitglied in dieser Abteilung unterhält.
Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit, noch nähere Angaben zur Abteilungsmitgliedschaft wie Eintritt und Austritt sowie den Status des Mitglieds innerhalb der
Abteilung anzugeben.
49
Organisation
Sportarten anlegen und verwalten
Sportvereine müssen zusätzlich für die Online-Bestandserhebung Sportarten anlegen.
Falls Sie das nicht bereits über den Einrichtungsassistenten erledigt haben, gehen Sie
hierfür zu Vereinsdaten  Sportarten anlegen. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Um eine neue Sportart anzulegen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen und anschließend auf den 3-Punkte-Button im Feld Nr. Sportart. Es öffnet sich ein LookupFester. Suchen Sie hier die von Ihnen angebotene Sportart heraus. Sie können auch
ganz einfach die Sportart suchen, indem Sie unter Suche nach Sportart anklicken
und im Feld Matchcode die gewünschte Sportart eintippen.
50
Verein strukturieren
Mit Klick auf OK wird die jeweilige Sportart in die Maske übertragen.
Als Nächstes müssen Sie die Verbandsnummer zuweisen. Klicken Sie hier wie bei der
Zuweisung der Sportart auf den 3-Punkte-Button im Feld Nr. Verband und suchen
Sie in dem sich öffnenden Lookup-Fenster den entsprechenden Fachverband heraus.
Speichern Sie Ihre Angaben über den Button Speichern. Wenn Sie weitere Sportarten anlegen möchten, klicken Sie wieder auf den Button Hinzufügen und fahren Sie
fort wie eben beschrieben.
Um die ausgeübte Sportart einem Mitglied zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen
vor:
Doppelklicken Sie in das Feld Sportarten. Es öffnet sich folgendes Fenster:
51
Organisation
Vereinskorrespondenz erledigen
Mithilfe der Vereinsverwaltung können Sie ganz einfach und unproblematisch Briefe
schreiben, Spendenquittungen ausdrucken und E-Mails versenden. Auf die Korrespondenzmöglichkeiten können Sie über das Hauptmenü direkt zugreifen.
Einzelbriefe schreiben
Einen Einzelbrief richten Sie an ein Mitglied, dessen Adressmaske gerade geöffnet ist.
Nutzen Sie die Suchfunktion bzw. die Mitgliederübersicht, um ein Mitglied in der
Mitgliederverwaltung aufzurufen.
Nun können Sie einfach auf den Button Word klicken oder den Einzelbrief unter
Organisation  Korrespondenz  Einzelbrief aufrufen. In der Regel öffnet sich automatisch ein Worddokument, in dem bereits die Adresse und die Anrede eingetragen sind.
Öffnet sich nicht sofort ein Dokument, sondern ein Fenster, wählen Sie das Dokument Vorl97H.dot per Doppelklick aus. Unter Extras  Einstellungen im Hauptmenü können Sie das Dokument fest hinterlegen, sodass es beim Aufruf des Einzelbriefs automatisch geöffnet wird.
In das Worddokument geben Sie Ihren Brieftext ein und drucken sich diesen fertig
zum Versand aus.
Briefvorlagen festlegen
Druckoptionen
festlegen
52
In dem Fenster Einstellungen, das Sie im Hauptmenü unter Extras aufrufen, können
Sie bestimmte Druckoptionen festlegen. Das heißt, sie können bestimmen, welche
Vorlage automatisch herangezogen werden soll, wenn Sie einen Brief, Serienbrief, eine Standardliste oder eine Spendenbescheinigung ausdrucken möchten. Hier können
Sie auch Ihre eigenen Dokumente hinterlegen! Die entsprechenden Verzeichnisse
und bestimmte Namensgebungen müssen Sie jedoch einhalten, da Sie sonst die Dokumente nicht aufrufen können.
Vereinskorrespondenz erledigen
Um eine Vorlage festzulegen, klicken Sie auf das Ordnersymbol neben dem jeweiligen
Feld Datei-Name und wählen Sie die Vorlage mit einem Doppelklick aus, die Sie als
automatische Druckvorlage aufrufen möchten.
Um unter Extras  Einstellungen das Feld Brief auszufüllen, klicken Sie auf das
Ordnersymbol hinter dem Feld. Stellen Sie in dem neuen Fenster im Feld Suchen in
den Ordner Brief ein. Sie haben hier die Briefvorlagen Vorl97H.DOT, Begrüßungsschreiben_Einzugsermaechtigung_Sepa.dot
sowie
Begruessungsschreiben_Neumitglied.dot zur Auswahl. Per Doppelklick wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, die dann in dem Feld Datei-Name zu sehen ist. Im Feld Verzeichnis ist das
Programmverzeichnis, wo Sie diese Datei finden.
Brief
53
Organisation
Eigene Briefvorlagen erstellen und verwenden
Vorlage
bearbeiten
Wenn Sie möchten, können Sie diese Vorlagen bearbeiten – vielleicht möchten Sie ja
Ihren Briefkopf oder das Vereinslogo einfügen. Die bearbeitete Vorlage speichern Sie
im Verzeichnis ab und können sie dann als Vorlage einstellen:
Vorlage „Brief“ bearbeiten
 Gehen Sie im Windows-Explorer auf das Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\Vereinsverwaltung\brief (Windows
XP) bzw. unter Windows Vista und Windows 7 sowie Windows 8 in
C:\ProgramData\Lexware\Vereinsverwaltung\brief. In dem Ordner Briefe sehen
Sie nun die darin enthaltenen Dokumente. Wenn Sie eine bestehende Briefvorlage verändern möchten, öffnen Sie z. B. das Dokument Vorl97H.Dot, indem Sie
mit der rechten Maustaste auf das Dokument und anschließend mit der linken
Maustaste auf Öffnen klicken. Fügen Sie Ihre Änderungen ein und speichern Sie
Ihre Änderungen in dem entsprechenden Verzeichnis des Windows-Explorers.
 Wenn Sie nun einen Brief erstellen, gehen Sie wieder über das Word-Symbol oder
Korrespondenz  Einzelbrief und rufen Sie in der Vorlagenmaske die Vorlage
auf, die Sie für den Brief verwenden möchten. Doppelklicken Sie dafür mit der
linken Maustaste auf die Vorlage Ihrer Wahl.
 Es öffnet sich Ihre Briefvorlage inklusive Anschrift und Anrede des Mitglieds,
dem Sie einen Brief schreiben möchten.
 Wenn Sie möchten, dass bei Auswahl des Einzelbriefs immer die neue Vorlage
erscheint, rufen Sie in Ihrer Vereinsverwaltung im Hauptmenü Extras  Einstellungen auf.
 Über das Ordnersymbol neben Datei-Name erhalten Sie die Auswahl Ihrer Dokumentvorlagen.
 Wählen Sie per Doppelklick die Vorlage aus, die Sie fest einstellen möchten. Im
Fenster Einstellungen steht nun der Dateiname.
 Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der OK-Taste.
Briefe als
Kontakt
speichern
Sie können einen Einzelbrief als Kontakt speichern: Nachdem Sie das Briefdokument
wie beschrieben aufgerufen haben, erscheint in Ihrem Word-Programm in der Menüleiste eine neue Funktion eingeblendet (Lexware vereinsverwaltung). Hier können
Sie den neuen Brief an Ihre Delegierten als Kontakt speichern.
Der Brief wird Ihnen in der Kontaktliste (Hauptmenü: Mitgliederverwaltung  Korrespondenz  Kontakt, Kontakt anzeigen) angezeigt und erscheint, wenn Sie das
Word-Symbol im kleinen Fenster rechts unten oder die Lupe rechts über dem Fenster
anklicken, wieder in der Textverarbeitung sowie als kleine Abbildung.
54
Vereinskorrespondenz erledigen
Begrüßungsschreiben für neue Mitglieder
Sie haben ein neues Mitglied erfasst und wollen es direkt in Ihrem Verein willkommen heißen und gleich eine Einzugsermächtigung für das SEPA-Verfahren anfordern? Dafür bietet das Programm eine Vorlage, die Sie nach Eingabe der Mitgliedsdaten automatisch aufrufen können. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie unter Extras 
Einstellungen im Hauptmenü die Vorlage Begrüßungsschreiben_Einzugsermaechtigung_Sepa.dot unter dem Ordner Brief eingestellt haben, oder hier gar nichts voreingestellt ist. D. h. das Fenster Datei-Name unter Brief ist leer.
Klicken Sie nun auf den Word-Button in der Mitgliederverwaltung oder auf den Menüpunkt Einzelbrief unter Organisation  Korrespondenz  Einzelbrief im Hauptmenü. Ist das Schreiben unter Extras Einstellungen voreingestellt, öffnet sich automatisch ein Worddokument, in dem bereits die Adresse und die Anrede eingetragen
sind.
Öffnet sich nicht sofort ein Dokument, sondern ein Fenster, wählen Sie das Dokument Begrüßungsschreiben_Einzugsermaechtigung_Sepa.dot per Doppelklick aus.
Auch diese Vorlage können Sie natürlich nach Ihren eigenen Vorstellungen abändern, wie im Abschnitt Vorlage „Brief“ beschrieben.
Musterschreiben zur SEPA-Umstellung
Zur Vorbereitung und Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren finden Sie eine
Reihe von Musterschreiben, mit denen Sie Ihre Mitglieder von der bevorstehenden Umstellung informieren und die fehlenden oder nicht eindeutigen IBAN- bzw. BICBezeichnungen anfordern können. Des Weiteren haben wir für Sie ein Schreiben vorbereitet, mit dem Sie von neu eingetretenen Mitgliedern die Einwilligung zum SEPALastschriftverfahren einholen können. Diese Vorlagen finden Sie in den Verzeichnissen
Brief und Serbrief unter C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\Vereinsverwaltung\serbrief bzw. …\brief (Windows XP) sowie bei allen
anderen Betriebssystemen unter C:\ProgramData\Lexware\Vereinsverwaltung\serbrief
bzw. …\brief.
Wie Sie die das neue SEPA-Verfahren mit Lexware vereinsverwaltung (premium) im
Einzelnen umsetzen, finden Sie in dem Abschnitt SEPA in der praktischen Umsetzung mit Lexware vereinsverwaltung (premium) ab Seite 90 in diesem Handbuch.
Serienbriefe schreiben
Einladungen und Rundbriefe – alles kein Problem dank der Serienbrieffunktion Ihrer
Lexware vereinsverwaltung (premium). Gehen Sie im Hauptmenü auf Organisation
 Korrespondenz  Serienbrief.
Das Programm weist Sie darauf hin, dass Sie zunächst eine Auswertung der Adressdaten durchführen müssen, die einen Serienbrief erhalten sollen. Klicken Sie auf OK
und Sie werden direkt zur Auswertungsmaske geleitet.
55
Organisation
Werten Sie hier über den Auswertungsgenerator oder die SQL-Abfrage die Adressen
aus, die einen Serienbrief erhalten sollen. Die Funktionen des Auswertungsgenerators
und der SQL-Abfrage sind schrittweise in den Abschnitten Der Auswertungsgenerator bzw. Auswertungen mit SQL-Abfragen ab Seite 196 beschrieben.
Nachdem Sie die Adressen ausgewertet haben, klicken Sie auf den Button Serienbriefe erstellen. Es startet nun der Serienbrief-Manager, der Sie Schritt für Schritt zu Ihrem fertigen Serienbrief führt.
Wählen Sie über den 3-Punkte-Button die Vorlage aus, die Sie für den Serienbrief
nutzen möchten. Wenn Sie unter Extras  Einstellungen  Serienbrief bereits ein
Dokument eingestellt haben, ist die Zieldatei bereits ausgefüllt.
Soll der Serienbrief bei den Empfängern als Kontakt gespeichert werden, klicken Sie
den Button als Kontakt speichern an. Anschließend klicken Sie auf Weiter. Es öffnet
sich das Worddokument mit den Briefen und kann nun in Word weiter bearbeitet
werden.
Selbstverständlich können Sie die Vorlage für den Serienbrief bearbeiten:
Vorlage Serienbrief bearbeiten
 Gehen Sie über Ihren Windows-Explorer unter Windows XP auf C:\Dokumente
und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\Vereinsverwaltung\
serbrief bzw. unter Windows Vista und Windows 7 sowie Windows 8 auf
C:\ProgramData\Lexware\Vereinsverwaltung\serbrief.
 Öffnen Sie den Serienbriefordner SerBrief sowie die Dokumentvorlage
SERBRIEF.DOC.
 Ihre Veränderungen können Sie nun in diesem Dokument vornehmen. Wichtig:
Verändern Sie in keinem Fall die bereits bestehenden Textfelder.
 Speichern Sie nun Ihr bearbeitetes Dokument im Ordner SerBrief unter einem
Dokumentnamen, der mit SER beginnt (z. B. SER_Testverein.doc). Dafür gehen
Sie in Ihrem Wordprogramm auf Datei  Speichern unter. Wählen Sie unter
56
Vereinskorrespondenz erledigen
Windows XP das Laufwerk C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\ Anwendungsdaten\Lexware\Vereinsverwaltung\serbrief bzw. unter Windows Vista und
Windows 7 sowie Windows 8 C:\ProgramData\Lexware\Vereinsverwaltung\serbrief.
 Wenn Sie nun in Ihrer Vereinsverwaltung erneut unter Extras  Einstellungen
das Ordnersymbol hinter Datei_Name unter Serienbrief anklicken, steht Ihre neu
abgespeicherte Vorlage zur Auswahl. Mit einem Doppelklick auf das Dokument
können Sie sie als festes Serienbriefdokument aufrufen.
 Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der OK-Taste.
Etiketten drucken
Für Serienbriefe oder den Versand Ihrer Vereinszeitung ist es nützlich, Adressetiketten ausdrucken zu können. Mithilfe dieses Programms können Sie automatisch Normetiketten ausdrucken. Gehen Sie im Hauptmenü auf Organisation  Korrespondenz  Etiketten drucken. Das Programm weist Sie darauf hin, dass Sie zunächst
eine Auswertung der Daten durchführen müssen, für die Sie Etiketten benötigen. Klicken Sie auf OK und Sie werden direkt zur Auswertungsmaske geleitet. Werten Sie
hier über die Auswahl, den Auswertungsgenerator oder die SQL-Abfrage die Adressen
aus, die Sie als Etikett benötigen. Die Funktionen des Auswertungsgenerators und der
SQL-Abfrage sind schrittweise in den Abschnitten Der Auswertungsgenerator bzw.
Auswertungen mit SQL-Abfragen ab Seite 196 beschrieben.
Nachdem Sie die Adressen ausgewertet haben, gehen Sie in der Menüleiste des Auswertungsfensters auf Korrespondenz  Etiketten drucken. In dem neuen Fenster
können Sie zwischen fünf Etikettenvorlagen wählen.
Wenn Sie mit der linken Maustaste einen Doppelklick auf einem der Dateinamen
ausführen, erhalten Sie im rechten Teil des Fensters eine Vorschau auf den Etikettendruck.
57
Organisation
Zuwendungsbestätigungen anpassen
Für Spenden ist jeder Verein dankbar. Natürlich soll jedem Spender ein Beleg seiner
freiwilligen Leistung ausgestellt werden. Sie können per Mausklick ganz einfach eine
Spendenquittung für ein bestimmtes Mitglied erstellen. Voraussetzung ist natürlich,
dass Sie die Spendeneinnahme bereits ordnungsgemäß gebucht haben oder wenn Ihr
Verein berechtigt ist, für gezahlte Mitgliedsbeiträge eine Zuwendungsbestätigung auszustellen, Sie die entsprechenden Voreinstellungen bei der Anlage der Beitragsart getroffen haben. Lesen Sie mehr dazu im Abschnitt Spenden vereinnahmen und verbuchen ab Seite 224 in diesem Handbuch.
Rufen Sie das Mitglied, für das Sie eine Spendenquittung ausstellen möchten, in der
Mitgliederverwaltung auf. Sie gehen auf den Reiter Zahlungen  Zuwendungen. Unterhalb des rechten Kastens Zuwendungen klicken Sie auf den Button Zuwendungsbestätigung.
Haben Sie bereits unter Extras  Einstellungen eine Vorlage für Spenden fest hinterlegt, öffnet sich die Spendenquittung fertig ausgefüllt zum Ausdruck.
Haben Sie keine Voreinstellung vorgenommen, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie
nun zwischen folgenden Bescheinigungstypen wählen können:
Auswahl
Wählen Sie das entsprechende Formular per Doppelklick aus:
 Geld- und Sachspenden gemeinnütziger sowie mildtätiger Zwecke,
 Geld- und Sachspenden politischer Parteien und
 Geld- und Sachspenden unabhängiger Wählervereinigungen.
Formular
voreinstellen
Wenn Sie immer wieder dasselbe Formular benötigen, können Sie dies fest voreinstellen. Gehen Sie dafür im Hauptmenü auf Extras  Einstellungen. Klicken Sie auf das
Ordnersymbol hinter dem Feld Datei-Name unter Spende und wählen Sie Ihr Dokument mit einem Doppelklick aus. Alle Vorlagen können Sie selbstverständlich bearbeiten.
Spendenbescheinigung bearbeiten
 Gehen Sie über Ihren Explorer unter Windows XP auf C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\Vereinsverwaltung\brief bzw.
unter Windows Vista und Windows 7 bzw. Windows 8 auf C:\ProgramData\
Lexware\Vereinsverwaltung\brief.
 Öffnen Sie im Ordner Brief die gewünschte Spendenvorlage xxx.dot, indem Sie
mit der rechten Maustaste das Dokument anklicken und anschließend mit der
linken Maustaste auf Öffnen klicken. Fügen Sie dabei Ihre Änderungen ein.
Wichtig: Verändern Sie in keinem Fall die bereits bestehenden Textfelder.
 Speichern Sie Ihr überarbeitetes Dokument in dem vorgegebenen Ordner unter
einem Dateinamen SPENDE… .Dot ab.
58
Vereinskorrespondenz erledigen
 Wenn Sie nun auf das Ordnersymbol unter Extras  Einstellungen klicken, steht
Ihnen auch die neue Vorlage zur Verfügung.
 Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der OK-Taste.
Sammelspendenquittung ausstellen
Um nicht jedem einzelnen Spender eine Spendenquittung ausstellen zu müssen,
können Sie selbstverständlich auch eine Sammelspendenquittung ausstellen. Gehen
Sie im Hauptmenü auf Organisation  Korrespondenz  Sammelspendenquittung. Es öffnet sich die Maske Auswertungen  Standardlisten. Klicken Sie auf den
Button Sammelspenden ausstellen und es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie zunächst den Zeitraum für die Spendenbescheinigung festlegen. Anschließend stellen
Sie die Vorlage SumSpEU.doc über das Ordnersymbol ein. Legen Sie nun noch fest,
ob die Spendenbescheinigung als Kontakt bei dem jeweiligen Mitglied gespeichert
werden soll und ob der Betrag auch in Buchstaben auf dem Formular angezeigt wird.
Klicken Sie nun auf Bescheinigung drucken. Sie erhalten eine offizielle Spendenquittung, die Sie am Bildschirm noch vollständig ausfüllen können.
Vereinskorrespondenz per E-Mail
Wenn Sie das Programm Outlook auf Ihrem PC installiert haben, können Sie direkt
aus dem Programm heraus E-Mails versenden.
Einzel-E-Mails versenden
Öffnen Sie in der Mitgliederverwaltung den Datensatz des Mitglieds, dem Sie eine
Mail schicken möchten. Gehen Sie dann im Hauptmenü auf Organisation  Korrespondenz  E-Mail aktuelles Mitglied. Das Programm öffnet eine neue E-Mail, in
der die Mailadresse des Mitglieds automatisch eingetragen ist. Diese können Sie wie
gewohnt bearbeiten und versenden.
Serien-E-Mails versenden
Über die ausführliche Startseite Mitgliederverwaltung können Sie mit Klick auf die
Funktion E-Mails versenden Serien-E-Mails erstellen, mit Dateianhängen versehen
und an ausgewählte Adressen versenden. Alternativ rufen Sie diese Funktion auf über
das Hauptmenü Organisation  Korrespondenz  Serien-E-Mail.
Wenn Sie die Serien-E-Mail-Funktion starten, wechseln Sie automatisch auf den
Screen Auswertungsgenerator und Sie werden aufgefordert, eine Auswertung zu starten, um die E-Mail-Adressen der Datensätze zu selektieren, die Ihre E-Mail erhalten
sollen. Nachdem Sie die Auswertung durchgeführt haben, klicken Sie auf den Button
Serien-E-Mails versenden.
59
Organisation
Serien-E-Mail einrichten
E-Mail-Konto
anlegen
Damit Sie Serien-E-Mails versenden können, müssen Sie als Erstes einige Einstellungen vornehmen. Klicken Sie hierfür auf E-Mail-Konto.
Es öffnet sich der sogenannte E-Mail-Client. In der ersten Zeile dieser Maske sehen
Sie ein Feld mit der Bezeichnung Port. Der voreingestellte Wert ist 25. In das Feld
Host tragen Sie die Bezeichnung bzw. die IP-Adresse Ihres Postausgangsservers ein.
Außerdem können Sie einstellen, ob eine Verschlüsselung gewünscht ist oder nicht.
Wählen Sie bei Verschlüsselung die Art, wie der Mailversand verschlüsselt werden
soll, und setzen Sie ein Häkchen in dem Feld Require sign-in.
Im Feld Absender E-Mail tragen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders ein. In das
Feld Absendername den Namen des Absenders. Außerdem müssen Sie noch das
Feld Antwort E-Mail, den Usernamen und ein Passwort angeben. Über den Button
Speichern speichern Sie Ihre Angaben ab.
Die Protokollierung des Versands erfolgt durch den SMTP-Server.
Serien-E-Mail verfassen und gestalten
Es öffnet sich der folgende Screen:
Hier können Sie Ihre E-Mail verfassen und auch – wie Sie es von Ihrem Textverarbeitungsprogramm gewohnt sind – grafisch bearbeiten.
Wenn Sie auf das Speichersymbol klicken, können Sie Ihre Mail auch als Vorlage für
ähnliche Anschreiben abspeichern und wieder aufrufen.
60
Termine verwalten
Wenn Sie auf Vorschau klicken, sehen Sie noch einmal Ihre Mail sowie alle E-MailAdressen, die für diese Mail herangezogen werden.
Vorschau
erstellen
Klicken Sie auf das Symbol E-Mail-Anhänge, können Sie der Mail noch Anlagen
hinzufügen, die mit versendet werden sollen.
Anhänge
anfügen
Nachdem Sie Ihre Mail fertiggestellt haben, klicken Sie einfach auf E-Mail senden.
An dieser Stelle können Sie entscheiden, ob die Mail als Textmail oder als HTML
versandt werden soll. Wenn Sie Textmail verwenden, müssen Sie bedenken, dass Ihre
Textformatierungen verloren gehen!
Serien-E-Mail
versenden
Außerdem können Sie alle verschickten Mails noch als Kontakt beim Mitglied speichern, indem Sie ein Häkchen in die entsprechende Checkbox setzen.
Termine verwalten
Nicht nur für Mitglieder können Sie Kontakte, Termine und Wiedervorlagen eintragen, sondern auch für die Vereinsmitarbeiter oder sich selbst. Hierfür gibt es die
Funktion Aufgaben und Termine.
Allgemeine
Aufgaben und
Termine
anlegen
Um die Funktion Aufgaben und Termine aufzurufen, klicken Sie auf den Startseiten
der Software auf den Reiter Heute zu tun oder gehen Sie im Hauptmenü unter Organisation  Aufgaben und Termine. Es öffnet sich das folgende Fenster:
61
Organisation
Um einen neuen Termin anzulegen, klicken Sie entweder auf den Button WV erfassen oder in die Spalte des Tages sowie in die Zeile mit der gewünschten Uhrzeit, an
der der Termin stattfinden soll.
Es öffnet sich das folgende Fenster, über das Sie den Grund für den Termin, das
Thema der Aufgabe sowie Tag und Uhrzeit festlegen können.
Die Kontakte mit Wiedervorlage oder reine Wiedervorlagen, die Sie für Ihre Mitglieder angelegt haben, werden ebenfalls in den Aufgaben- und Terminkalender übernommen.
62
Termine verwalten
Wenn Sie mit der Maus auf den eingetragenen Termin fahren, wird Ihnen angezeigt,
worum es bei der Wiedervorlage geht.
Ein Doppelklick öffnet den Eintrag, sodass Sie die gemachten Einträge verändern
können.
Eigene Aufgaben und Termine, die Sie mit dieser Funktion angelegt haben, können
Sie löschen, indem Sie auf den Button WV löschen klicken.
Sie können diverse Dokumente im Programm auch als Kontakt speichern, indem Sie
die Druckoption mit Kontakt drucken aufrufen (z. B. Serienbrief, Beitragsrechnung).
Dieses Vorgehen empfiehlt sich, wenn Sie z. B einen wichtigen Rundbrief an die Delegierten schicken und den Vorgang belegen möchten.
Briefe als
Kontakt
speichern
Sie können auch einen Einzelbrief als Kontakt speichern: Zum Verfassen des Briefes
klicken Sie, nachdem Sie das gewünschte Mitglied gewählt haben, den Word-Button
in der Steuerleiste an: Das Programm bereitet automatisch einen Brief vor, in dem
Name und Adresse schon vermerkt sind. Nun können Sie den Brief schreiben. In Ihrem Word-Programm erscheint in der Menüleiste eine neue Funktion eingeblendet
(Lexware vereinsverwaltung). Hier können Sie den neuen Brief als Kontakt speichern.
Der Brief wird Ihnen in der Kontaktliste angezeigt und erscheint, wenn Sie das WordSymbol im kleinen Fenster rechts unten anklicken, wieder in der Textverarbeitung.
Löschen können Sie den Brief, indem Sie den Kontakt anklicken und dann die Taste
Strg + Entf drücken.
Die angelegten Kontakte und Wiedervorlagen können Sie sich auch ausdrucken, sodass Sie diese übersichtlich vorliegen haben. Gehen Sie dafür im Hauptmenü unter
Organisation  Kommunikation  Kontakte drucken bzw. Wiedervorlagen
drucken.
Kontakt/
Wiedervorlage
drucken
63
Finanzen
Finanzen
Der Menüpunkt Finanzen ist in die folgenden Untermenüpunkte unterteilt:
Die Beitragsverwaltung mit dem Beitragsmanager sowie dem Menüpunkt Beitrag
anlegen.
Außerdem finden Sie dort alle Funktionen rund um den Beitragseinzug. Im Einzelnen sind das
 Verwendungszweck  Sondertexte erfassen und Verwendungszweck setzen (alle
Verträge),
 Fälligkeitsdatum für Lastschriften setzen
 Assistent SEPA-Mandate/Lastschriften
 Lastschriftassistent,
 Manuelle Sollstellung,
 Automatische Sollstellung,
 Sollstellungen löschen,
 Beitragsrechnungen,
 Beitragsrechnungen mit Pre-Notifikation,
 Beitragseinzug bearbeiten,
 Beiträge anmahnen sowie
 Rücklastschriften bearbeiten.
Die Beitragsverwaltung
Kernstück der Vereinsfinanzen sind die Mitgliedsbeiträge! Einen Einstieg in die Beitragsverwaltung bietet Lexware vereinsverwaltung (premium) über den Hauptmenüpunkt Finanzen  Beitragsverwaltung bzw. die Startseite Beitragsverwaltung.
Startseite Beitragsverwaltung
Auf der ausführlichen Startseite Beitragsverwaltung sehen Sie alle wesentlichen Aufgaben und Tätigkeiten, die Sie für eine erfolgreiche Beitragsverwaltung durchführen
müssen. Wenn Sie mit der Maus einen Menüpunkt ansteuern, werden die einzelnen
Schritte sogar durch Pfeilverbindungen visualisiert.
64
Die Beitragsverwaltung
Im Einzelnen können Sie über diese Startseite
 Beiträge anlegen,
 Sollstellungen durchführen,
 Beitragsrechnungen schreiben,
 den Beitragseinzug erstellen,
 den Zahlungseingang buchen,
 Rücklastschriften buchen,
 offene Posten auswerten sowie
 offene Beiträge anmahnen.
Diese Funktionen werden in den folgenden Abschnitten ausführlich beschrieben.
65
Finanzen
Der Beitragsmanager
Ebenfalls einen einfachen Einstieg in die Beitragsverwaltung bietet der Beitragsmanager. Aufrufen können Sie diese Funktion über das Hauptmenü Assistenten  Beitragsmanager sowie Finanzen  Beitragsverwaltung  Beitragsmanager. Der Assistent unterstützt Sie grundsätzlich bei den folgenden Tätigkeiten:
 Beiträge anlegen,
 Beiträge ausgewählten Mitgliedern zuweisen,
 Beiträge automatisch ändern,
 Zahlungszeitraum von Beitragsarten abändern sowie
 Beitragseinzug durchführen.
Sie starten den Beitragsmanager, indem Sie auf den entsprechenden Button klicken.
66
Die Beitragsverwaltung
Beiträge anlegen
Die Anlage der Beiträge ist eine zwingende Eingabe. Nur so können Verträge zugewiesen, Beiträge ins Soll gestellt und letztendlich verbucht werden. Die Beiträge legen
Sie einmalig an – Sie müssen nicht für jedes Mitglied neu erstellt werden. Die Funktion Beitrag anlegen können Sie im Hauptmenü unter Finanzen  Beitragsverwaltung  Beitragsmanager und Finanzen  Beitragsverwaltung  Beitrag anlegen,
über die zentrale Startseite unter Beitragsverwaltung  Beiträge neu anlegen und
bearbeiten sowie unter der ausführlichen Startseite Beitragsverwaltung  Beiträge
einziehen und verwalten aufrufen.
Neue Beitragsart anlegen
 Um einen neuen Beitrag anzulegen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen des
Fensters.
 Auf der linken Seite geben Sie die Nummer der Beitragsart ein. Das Programm
zählt die Nummer der Beitragsarten automatisch hoch. Sie können aber auch individuelle Nummern vergeben.
 Als Nächstes tragen Sie die Beitragsbezeichnung ein. Es empfiehlt sich, einen
möglichst sprechenden Namen zu wählen.
 Nun legen Sie den Abrechnungsrhythmus fest. Klicken Sie auf den Pfeil hinter
dem Feld Zeitraum/Sollstellung. Es öffnet sich eine Auswahl aus monatlich,
quartalsweise, halbjährlich, jährlich bzw. einmalig, die Sie per Mausklick in das
Feld übertragen können.
 Wenn Sie mit Lexware vereinsverwaltung (premium) auch die Finanzbuchhaltung
des Vereins erledigen, dann können Sie in dem Feld Fibu-Konto noch das FibuKonto für Ihre Mitgliederbeiträge bestimmen. Für alle anderen Anwender wird
diese Voreinstellung bereits vom Programm getroffen.
67
Finanzen
 Über den 3-Punkte-Button können Sie einfach das Lookup-Fenster mit Ihrem
Kontenstamm aufrufen. Geben Sie in das Feld Konto die Fibu-Konto-Nummer
ein oder den Namen des Fibu-Kontos im Feld Bezeichnung. Das Programm
springt automatisch zum gesuchten Konto, das Sie mit einem Doppelklick der
linken Maustaste übernehmen.
 Legen Sie fest, ob es sich um einen normalen Beitrag, eine Beitragsart nach Alter
oder Vereinszugehörigkeit bzw. um eine Aufnahmegebühr handelt. Sollte Ihr
Verein berechtigt sein, für gezahlte Mitgliedsbeiträge Spendenbescheinigungen
auszustellen, dann setzen Sie zusätzlich noch ein Häkchen in den Kasten Spende.
 Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Beiträge so anzulegen, dass die Beitragseinnahme auf verschiedene Fibu-Konten verteilt wird. Löschen Sie hierzu das Feld
Fibu-Konto auf der linken Seite des Bildschirms, dann erweitert sich das Fenster
auf der rechten Seite automatisch. Sie können dann auf der rechten Seite des
Fensters den Gesamtbeitrag splitten und z. B. einen Teilbeitrag für die Verwaltungskosten des Gesamtvereins mit einem extra Fibu-Konto versehen. Wenn Sie
Ihre Finanzbuchhaltung fest mit Kostenstellen durchführen, müssen Sie den FibuKonten, auf die der gesplittete Beitrag gebucht werden soll, noch unter Konten
verwalten entsprechende Kostenstellen zuweisen.
 Für Beiträge, die sich nicht in Abhängigkeit von Alter oder Vereinszugehörigkeit
verändern, wählen Sie normal. Die weiteren Schritte gelten für normale Beiträge.
 Rechts im Fenster legen Sie unter Beträge fest, ab wann die Beitragsart gelten soll.
Stellen Sie dafür mithilfe der Pfeiltasten Monat und Jahr ein. Wichtig: Überlegen
Sie sich, ab wann der Beitrag besteht, denn bei den Sollstellungen greift das Programm auf diese Datumsangabe zurück. Falsche Daten liefern falsche Ergebnisse!
 Legen Sie nun die Beitragshöhe fest, indem Sie den Betrag in das Feld hinter Betrag eingeben.
 Um diese Beitragsart zu speichern, klicken Sie auf den Button Speichern.
 Möchten Sie weitere Beitragsarten erfassen, beginnen Sie wieder mit Klick auf den
Button Hinzufügen. Nachdem Sie Ihre gesamte Vereinsstruktur erfasst haben, bestätigen Sie bitte Ihre Eingaben mit OK.
Beiträge als Spende
Hinweis!
Vereine, die für Beitragszahlungen eine Zuwendungsbestätigung erstellen dürfen, setzen
in dieser Maske noch ein Häkchen bei Spende. Eingegangene Beitragszahlungen werden
dann in der Mitgliedermaske unter dem Reiter Zahlungen/Zuwendungen automatisch
nicht nur unter Zahlungen, sondern auch unter Zuwendungen aufgeführt. Sodass dann
über die Beitragszahlung eine Zuwendungsbestätigung erstellt werden kann.
Derselbe Beitrag, aber unterschiedliche Zahlungsrhythmen
Wenn Sie ein und denselben Beitrag mit unterschiedlichen Zahlungsrhythmen (z. B.
jährliche und halbjährliche Abrechnung) einrichten wollen, können Sie den abweichenden Zahlungsrhythmus in der Mitgliederverwaltung unter dem Reiter Abrechnung einstellen.
68
Die Beitragsverwaltung
Beiträge nach Altersstruktur bzw. Vereinszugehörigkeit
Sind Ihre Beiträge nicht konstant, sondern verändern sich abhängig vom Alter oder
der Vereinszugehörigkeit der Mitglieder, können Sie dies entsprechend festlegen. Zunächst verfahren Sie wie bei beim Anlegen der normalen Beiträge, nur wählen Sie anstelle der Beitragsart normal die Beitragsart nach Alter bzw. nach Vereinszugehörigkeit aus.
Je nachdem, welche Auswahl Sie treffen, öffnet sich im rechten Teil des Fensters eine
Tabelle, in der Sie die Struktur Ihrer Beiträge festlegen können:
Beiträge nach
Altersstruktur
Beiträge
nach Vereinszugehörigkeit
69
Finanzen
Stichdatum
Wichtig: Entscheidend für den Wechsel von einer Beitragsklasse in eine andere ist
das Datum der Sollstellung. Dieses Datum ist dann Stichdatum. Für die Sollstellung
wird das aktuelle Alter bzw. die aktuelle Vereinszugehörigkeit am Datum der Sollstellung herangezogen und der damit verbundene Beitrag wird ins Soll gestellt.
Der Wechsel in die nächste Beitragsklasse erfolgt dann mit der nachfolgenden Sollstellung.
Beiträge in Teilbeträge splitten und eigenen Kostenstellen zuweisen
Mit Lexware vereinsverwaltung (premium) können Sie Mitgliedsbeiträge auch so anlegen, dass ein Teil des Beitrags automatisch z. B. für die Verwaltung des Vereins eingezogen wird und nur der restliche Teilbetrag der jeweiligen Abteilung zufließt. Die
folgenden Ausführungen gelten nur für die Anwender, die mit der Vereinsverwaltung
auch die Finanzbuchhaltung erledigen und mit Kostenstellen buchen.
Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
 Wechseln Sie über das Hauptmenü in Buchhaltung  Einrichtung  Verwaltung und legen Sie unter dem Menüpunkt Kostenstellen anlegen die gewünschten Kostenstellen an.
 Öffnen Sie unter Beitragsverwaltung den Menüpunkt Beitrag anlegen.
 Klicken Sie auf den Button Hinzufügen und gehen Sie vor, wie unter Beiträge anlegen beschrieben.
 Lassen Sie das Feld Fibu-Konto auf der linken Screenseite in diesem Fall frei bzw.
löschen Sie das dort eingetragene Fibu-Konto!
 Im nächsten Schritt legen Sie die einzelnen Teilbeträge fest und ordnen diesen
Einnahmen das entsprechende Fibu-Konto zu. Die Kostenstellen, auf die Sie die
Teilbeträge buchen möchten, hinterlegen Sie unter Konten verwalten.
70
Die Beitragsverwaltung
Beispiel
Der Jahresbeitrag für Kinder und Jugendliche gliedert sich wie folgt:
Kinder bis zehn Jahren zahlen 25 Euro.
Jugendliche von 11–16 Jahren zahlen 30 Euro.
Ein Mädchen wurde am 19.05.2004 geboren.
Die Sollstellung wird am 18.5.2014 durchgeführt.
Für das Mädchen wird ein Jahresbeitrag von 25 Euro ins Soll gestellt, da es zum Zeitpunkt der Sollstellung noch zehn Jahre alt ist.
Bei der nächsten Sollstellung im Jahre 2015 werden dann 30 Euro für das Mädchen
angesetzt.
Beitragsfreie Mitglieder
Das Programm verlangt für einige Auswertungen Angaben aus dem Vertrag, den Sie
deshalb jedem Mitglied zuweisen sollten (vgl. Kapitel Der Beitragsmanager ab Seite
66). In diesem Vertrag legen Sie unter anderem den Beitrag fest, den dieses Mitglied
bezahlen muss. Gibt es nun Mitglieder in Ihrem Verein, die beitragsfrei sind, sollten
Sie diesen dennoch einen Vertrag zuweisen. Richten Sie hierfür eine eigene Beitragsart mit einem Beitrag über 0,00 Euro an und weisen diesen dann den entsprechenden
Mitgliedern zu.
Angaben aus
dem Vertrag
Beiträge ausgewählten Mitgliedern zuweisen
Der Beitragsmanager hilft Ihnen, Beiträge ausgewählten Mitgliedern zuzuweisen.
Damit müssen Sie die Beiträge den Mitgliedern nicht mehr einzeln händisch über
Verträge zuweisen.
Rufen Sie den Beitragsmanager auf über das Hauptmenü Assistenten  Beitragsmanager oder über Finanzen  Beitragsverwaltung  Beitragsmanager.
71
Finanzen
Klicken Sie auf den Button Beiträge ausgewählten Mitgliedern zuweisen. Es öffnet
sich das folgende Fenster:
Auf der linken Seite der Maske können Sie den Beitrag aussuchen, den Sie ausgewählten Mitgliedern zuweisen möchten. D. h., es werden die Eckdaten des Beitrags in den
grau hinterlegten Feldern angezeigt. In dem Feld Vertragsbeginn wird das aktuelle
Tagesdatum angezeigt. Wenn Sie diese Funktion vor allem für die Zuweisung von
Beiträgen für neu eingetretene Mitglieder nutzen möchten, dann setzen Sie ein Häkchen in Vertragsbeginn identisch mit Eintrittsdatum. Dann wird der Vertragsbeginn
bei neuen Mitgliedern zum Eintrittsdatum gesetzt.
Auf der rechten Seite der Bearbeitungsmaske können Sie nun die Mitglieder auswählen, die die Beitragsart erhalten sollen. In unserem Beispiel ist das die Beitragsnummer 1.
AbteilungsUm Beiträge allen Mitgliedern oder einzelnen Mitgliedergruppen bei der Neueinrichzugehörigkeit
tung der Software oder im laufenden Betrieb neu eingetretenen Mitgliedern zuzuweiund Eintrittzeitsen, gehen Sie folgendermaßen vor:
raum auswählen
Wenn Sie z. B. allen Mitgliedern, die zwischen dem 01.01.2014 und dem 01.03.2014
der Turnabteilung beigetreten sind, eine Beitragsart zuweisen möchten, dann Sie wählen Sie die Abteilung Turnen aus und tragen Sie in die Felder Eintritt von bis den
genannten Zeitraum ein. Klicken Sie anschließend auf den Button Datensätze auswerten. In dem unteren Gitterfeld werden alle Mitglieder angezeigt, auf die die Selektionskriterien zutreffen.
72
Die Beitragsverwaltung
Sie können die Selektion noch nachträglich einschränken, wenn Sie auf den Button
alle abwählen klicken und dann manuell jeweils ein Häkchen bei den Mitgliedern
setzen, die diese Beitragsart erhalten sollen.
Wenn Sie dann auf den Button Beitragsart zuweisen klicken, erhalten alle ausgewählten Mitglieder die gewünschte Beitragsart.
In vielen Vereinen steigt der Beitragssatz, wenn die jugendlichen Mitglieder z. B. das
18. Lebensjahr vollendet haben. Auch hier liefert der Beitragsmanager wertvolle Hilfestellung! Füllen Sie einfach die Felder Alter von – bis aus und Sie erhalten eine
Auswertung aller Mitglieder z. B. ab 19 Jahren. Diesen Mitgliedern weisen Sie dann
per einfachem Mausklick die neue Beitragsart zu.
Selektion Alter
von – bis
Beiträge einzelnen Mitgliedern zuweisen
In einigen Vereinen ist die Beitragsstruktur so komplex, sodass es nicht immer möglich ist, die automatische Beitragszuweisung des Beitragsmanagers zu nutzen. In diesen Fällen müssen die verschiedenen Beitragsarten einzeln mit den Mitgliedern verknüpft werden.
Wechseln Sie hierzu auf die Mitgliederverwaltung und suchen Sie das Mitglied z. B.
über Mitgliederverwaltung  Übersicht, dem Sie eine Beitragsart zuweisen möchten.
Haben Sie das Mitglied aufgerufen, gehen Sie auf den Reiter Mitgliedschaft und klicken Sie auf den Button Verträge zuweisen.
73
Finanzen
Beiträge einzeln Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und
wählen Sie über das Dropdown neben Beitrag die Beitragsart aus, die Ihr Mitglied
zuweisen
erhalten soll. Die Felder Sollstellungszeitraum und Betrag befüllen sich automatisch. Tragen Sie noch den Vertragsbeginn ein und legen Sie fest, ob ggf. nur ein anteiliger Jahresbeitrag erhoben werden soll. Das ist dann der Fall, wenn ein Mitglied
unterjährig eintritt und nicht mehr den ganzen Jahresbeitrag entrichten soll. Speichern Sie Ihre Auswahl dann über den Button Speichern. Wiederholen Sie diesen
Vorgang, bis Sie alle Beitragsarten dem betreffenden Mitglied zugewiesen haben.
Auf dieser Maske legen Sie außerdem fest, ob das Mitglied eine Beitragsrechnung
oder für den SEPA-Lastschrifteinzug eine Beitragsrechnung mit Pre-Notifikation –
also über die Beitragsrechnung von dem bevorstehenden Lastschrifteinzugstermin
informiert werden soll. Setzen Sie in diesen Fällen ein Häkchen bei Rechnung bzw.
bei Pre-Notifikation bei Zahlungsart Lastschrift auf Rechnung drucken.
Abweichenden Kontoinhaber eintragen
In Vereinen mit einem hohen Anteil an jugendlichen Mitgliedern, die den Vereinsbeitrag nicht selber zahlen, und bei Familienmitgliedschaften erfolgt die Beitragszahlung durch ein anderes Mitglied oder einer anderen Person, die nicht unbedingt Mitglied im Verein ist. Für diese Fälle muss ein abweichender Kontoinhaber bzw. ein
abweichender Zahler angelegt werden.
Wenn ein abweichender Zahler die kompletten Beitragszahlungen übernimmt, dann
werden die Angaben zum abweichenden Kontoinhaber in der Adressmaske des betreffenden Mitglieds unter dem Reiter Abrechnung eingetragen.
74
Die Beitragsverwaltung
In Lexware vereinsverwaltung (premium) besteht jedoch auch die Möglichkeit, den
Jahresbeitrag und z. B. den Abteilungsbeitrag von unterschiedlichen abweichenden
Zahlern zu vereinnahmen. Wenn also wie in unserem Beispiel der Grundbeitrag des
Vereins vom Konto etwa des Vaters eingezogen werden soll und der Abteilungsbeitrag von jemand anderem übernommen wird, dann müssen Sie den abweichenden
Zahler beim jeweiligen Vertrag des Mitglieds hinterlegen.
Handelt es sich dabei um ein anderes Vereinsmitglied oder um eine Person, dessen Daten bereits in der Mitgliederverwaltung erfasst wurden, dann klicken Sie einfach auf den
3-Punkte-Button in der Maske Verträge und wählen die betreffende Person aus der sich
öffnenden Übersicht aus. Die Kontodaten und die Adresse des abweichenden Zahlers
werden automatisch zum jeweiligen Vertrag des Mitglieds eingetragen.
Wurden die Angaben zu dem abweichenden Kontoinhaber noch nicht in der
Mitgliederverwaltung erfasst, so müssen Sie das noch nachholen, indem Sie in der
Mitgliederverwaltung einen neuen Datensatz anlegen. Anschließend können die Angaben zum abweichenden Kontoinhaber über den 3-Punkte-Button zum Vertrag ausgewählt und zugewiesen werden.
Sollstellungen durchführen
Haben Sie alle Beitragsarten für Ihren Verein angelegt und die verschiedenen Beitragsarten als Verträge Ihren Vereinsmitgliedern zugewiesen, können Sie mit der Vereinnahmung Ihrer Vereinsbeiträge beginnen.
Dafür haben Sie drei Möglichkeiten:
 die automatische und
 die manuelle Sollstellung sowie
 die integrierte automatische Sollstellung des Lastschriftassistenten.
Lesen Sie mehr hierzu im Abschnitt Beitragseinzug mit dem SEPALastschriftverfahren ab Seite 88 in diesem Handbuch!
Automatische Sollstellung
Die automatische Sollstellung stellt alle Beiträge, die für das bestehende Jahr geleistet
werden müssen, ins Soll. In der Regel werden Sie die automatische Sollstellung wählen. Klicken Sie hierfür auf den Menüpunkt Sollstellungen durchführen Ihrer ausführlichen Startseite der Programmkomponente Beitragsverwaltung oder rufen Sie die
automatische Sollstellung über das Hauptmenü Finanzen  Beitragseinzug auf.
Es öffnet sich das Fenster Automatische Sollstellung.
75
Finanzen
Beitragsarten
und Abteilung
festlegen
Sie können nun angeben, für welche Beitragsarten und für welche Abteilungen Sie
die Sollstellung durchführen möchten.
Um Ihre Sollstellung zu kontrollieren, bevor Sie Mitgliedsbeiträge automatisch ins
Soll stellen, können Sie sich eine Vorschau anzeigen lassen. Klicken Sie hierfür auf
den Button Vorschau. Es öffnet sich eine Liste mit allen Sollstellungen, die erstellt
werden, wenn Sie die Sollstellung ausführen. Diese Liste können Sie sich zur Kontrolle ausdrucken.
Wenn Sie nur eine Beitragsart haben oder alle Beitragsarten ins Soll stellen möchten,
müssen Sie nichts weiter ausfüllen und klicken einfach auf OK. Das Programm fragt
Sie, ob die automatische Sollstellung gestartet werden soll. Bestätigen Sie abermals
mit OK.
Manuelle Sollstellung
Für Einzelfälle
geeignet
Eine manuelle Sollstellung bietet sich beispielsweise an, wenn Sie ein Mitglied neu
aufgenommen haben und direkt den Beitrag von ihm einfordern möchten. Möglicherweise haben Sie auch eine Sondervereinbarung mit einem Mitglied getroffen und
möchten nun den fälligen Betrag bearbeiten.
So gehen Sie vor:
 Um die manuelle Sollstellung aufzurufen, müssen Sie zunächst das Mitglied aufrufen, bei dem die Sollstellung durchgeführt werden soll.
 Gehen Sie dafür im Hauptmenü auf Finanzen  Beitragseinzug  Manuelle
Sollstellung. Es öffnet sich die Mitgliederübersicht. Wählen Sie das Mitglied aus,
bei dem Sie einen Beitrag manuell ins Soll stellen möchten, und öffnen Sie den
Datensatz, indem Sie auf den Mitgliedsnamen doppelklicken. Es öffnet sich die
Adressmaske des Mitglieds und die Maske für die manuelle Sollstellung.
76
Die Beitragsverwaltung
 Stellen Sie den Vertrag – und damit die Beitragsart ein, für den die manuelle Sollstellung durchgeführt werden soll. Ein Klick auf den Pfeil am Ende des Feldes
hilft Ihnen bei der Eingabe. Die Felder Jahr, Datum und Betrag sind automatisch
ausgefüllt. Bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf den Button Speichern. Der
Betrag wird im Feld Sollstellungen zum Vertrag ausgewiesen. Wenn Sie auf OK
klicken, sehen Sie auf dem Reiter Mitgliedschaft den offenen Posten ausgewiesen.
 Im Fenster Manuelle Sollstellung können Sie auch manuelle Änderungen vornehmen, wenn Sie etwa Arbeitsstunden anrechnen oder einem Mitglied nach Absprache einen Nachlass für eine fällige Zahlung gewähren möchten. Öffnen Sie
dafür das Fenster Manuelle Sollstellung wie beschrieben. Weisen Sie den Vertrag
zu – vielleicht legen Sie einen Vertrag Sonstiges für variable Beträge an. Geben Sie
den fälligen Betrag an und speichern Sie mit Klick auf den Button Speichern. Um
einen offenen Betrag zu verändern, klicken Sie im Feld Offene Sollstellungen
zum Vertrag auf den offenen Betrag und überschreiben diesen. Speichern Sie mit
Klick auf den Button Speichern. Verlassen Sie das Fenster über OK.
Manuelle
Änderungen
Einzelne Sollstellungen und ganze Sollstellungsläufe löschen
Falls Sie versehentlich eine falsche oder unnötige Sollstellung durchgeführt haben, öffnen Sie bei dem entsprechenden Mitglied die Manuelle Sollstellung wie oben beschrieben. Klicken Sie unter Sollstellungen zum Vertrag die Sollstellung an, die Sie löschen
möchten, und klicken Sie dann auf den Button Löschen. Bestätigen Sie die Abfrage, ob
Sie den Datensatz löschen möchten, mit OK. Die Sollstellung wird gelöscht.
Einzelne
Sollstellungen
löschen
Mit Lexware vereinsverwaltung (premium) ist es auch möglich, komplette Sollstellungsläufe zurückzusetzen. Gehen Sie dazu im Hauptmenü auf Finanzen 
Beitragseinzug und öffnen Sie den Menüpunkt Sollstellungen löschen.
Sollstellungsläufe zurücksetzen
Es öffnet sich der folgende Screen:
77
Finanzen
Markieren Sie den Sollstellungslauf, den Sie zurücksetzen möchten, indem Sie in die betreffende Zeile mit der Maus klicken. Am Anfang der Zeile erscheint ein schwarzer Pfeil und in
der rechten Seite der Maske werden alle Beiträge angezeigt, die gelöscht werden können.
Zu Ihrer Sicherheit können Sie sich den Sollstellungslauf, der gelöscht werden soll,
auch noch in Form einer Liste anzeigen lassen, ausdrucken und zu Ihren Unterlagen
nehmen. Klicken Sie dazu in der Maske auf den Button Drucken.
Um die Sollstellung rückgängig zu machen, klicken Sie als Nächstes auf den Button
Sollstellung zurücksetzen. Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit Klick
auf Nein, wenn Sie die Sollstellungen nicht löschen möchten, bzw. auf Ja, wenn Sie
den Vorgang abschließen möchten. Das Programm meldet dann, wie viele Sollstellungen rückgängig gemacht wurden. Jetzt sind die einzelnen Sollstellungen in der
Mitgliederverwaltung unter noch offene Sollstellungen gelöscht und Sie können die
automatische Sollstellung ein weiteres Mal durchführen.
Beitragsrechnungen erstellen
Beitragsrechnungen werden Sie – mit Ausnahme von Beitragsrechnungen mit PreNotifikation – in der Regel nur für die Beiträge erstellen und versenden, wenn ein
Mitglied nicht am Lastschrifteinzugsverfahren teilnimmt. Mit der Beitragsrechnung
weisen Sie Ihr Mitglied darauf hin, dass der Mitgliedsbeitrag fällig ist, und Sie die
Zahlung des Beitrags per Überweisung erwarten.
Das Programm stellt Ihnen automatisch Rechnungen über offene Mitgliedsbeiträge
zusammen: Gehen Sie im Hauptmenü auf Finanzen  Beitragseinzug  Beitragsrechnungen oder klicken Sie auf der ausführlichen Startseite der Programmkomponente Beitragsverwaltung auf den Menüpunkt Beitragsrechnungen schreiben. Es erscheint der folgende Screen:
78
Beitragsrechnungen erstellen
Über Abteilung, Beitrag von … bis bzw. Mitglied von … bis können Sie die Mitglieder selektieren, die eine Rechnung erhalten sollen. Klicken Sie dann auf Rechnungen
zusammenstellen. Das Programm meldet Ihnen, wie viele Rechnungen zusammengestellt wurden und zeigt Ihnen das Ergebnis in dem unteren Gitterfeld. Auf der rechten Seite des oben abgebildeten Screens können Sie bereits zusammengestellte Rechnungen noch einmal aufrufen. Wählen Sie dazu über die 3-Punkte-Buttons RechNr.
von … RechNr. bis die Rechnungsnummern aus, die Sie noch einmal angezeigt bekommen möchten.
Rechnungen
zusammenstellen
Alternativ können Sie auch den Radio-Button Datum anklicken und ein Rechnungsdatum eingeben. In diesen Fällen werden alle Rechnungen angezeigt, die zu einem
bestimmten Stichtag erstellt wurden. Klicken Sie anschließend bei beiden Selektionsarten auf Rechnungen anzeigen und Sie erhalten in dem unteren Gitterfeld eine Aufstellung mit allen Rechnungen.
Beitragsrechnungen ausdrucken
Sie haben die Beitragsrechnungen zusammengestellt. Wenn Sie diese nun ausdrucken
möchten, so haben Sie dazu drei Möglichkeiten:
 Rechnungsausgabe in Word,
 Rechnungen im RTM-Format drucken und
 Rechnungen als Serien-E-Mail versenden.
Rechnungsausgabe in Word
Wenn Sie Ihre zusammengestellten Beitragsrechnungen in Ihre WordTextverarbeitung übernehmen und ausdrucken möchten, dann klicken Sie im Assistent für Beitragsrechnungen auf den Button Rechnungen in Word ausgeben.
Es öffnet sich das folgende Fenster:
79
Finanzen
Hier können Sie noch einmal kontrollieren, ob alles seine Richtigkeit hat. Die Rechnungen, die Sie ausdrucken wollen, müssen in der Spalte D mit einem Kreuz versehen sein. Über den 3-Punkte-Button neben dem Feld für den Datei-Namen der Vorlage können Sie abweichende Rechnungsformulare ansteuern.
Klicken Sie nun auf Drucken oder mit Kontakt drucken. Selbstverständlich können
Sie den Text noch nach eigenen Wünschen verändern, bevor Sie ihn ausdrucken.
Eigenes Rechnungsformular hinterlegen
Sie können das Rechnungsformular auch nach Ihren Vorstellungen bearbeiten, indem Sie z. B. Ihr Vereinslogo einfügen.
 Anwender, die mit Windows XP arbeiten, gehen im Explorer unter
C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\Vereinsverwaltung\brief bzw. unter Windows Vista und Windows 7 sowie Windows 8
unter C:\ProgramData\Lexware\Vereinsverwaltung\brief.
 Klicken Sie die Vorlage RechgmgnEU.dot mit der rechten Maustaste an, sodass
diese blau hinterlegt ist, und klicken Sie auf Öffnen.
 Fügen Sie Ihre Änderungen ein und speichern Sie Ihre neue Vorlage unter dem
oben genannten Pfad ab.
 Wählen Sie als Dateinamen RechgmgnEu***.dot (z. B. RechgmgnEU_Testverein.dot).
Wenn Sie nun eine Rechnung erstellen wollen, wählen Sie über den 3-Punkte-Button
Ihre neue Vorlage aus.
Beitragsrechnungen im RTM-Format bearbeiten und drucken
Wenn Sie nach der Zusammenstellung Ihrer Beitragsrechnung im Assistenten für Beitragsrechnungen auf den Button Rechnungsvorlage bearbeiten klicken, öffnet sich
das folgende Fenster:
80
Beitragsrechnungen erstellen
Unter Vorlage können Sie bereits unter fünf verschiedenen Vorlagen wählen. Um zu
entscheiden, welche Vorlage Sie für Ihren Rechnungsversand verwenden möchten,
klicken Sie einfach auf den schwarzen Pfeil neben dem Fenster Vorlage. Es öffnet
sich ein Dropdown-Fenster. Klicken Sie die gewünschte Vorlage an und anschließend
auf den Button Vorschau erstellen. Jetzt öffnet sich die Vorlage mit allen Rechnungsdaten.
Um Ihre Beitragsrechnungen auszudrucken, haben Sie jetzt zwei Möglichkeiten:
 Über das Vorschaufenster oben links oder
Beitragsrechnungen
drucken
 schließen Sie die Vorschaumaske und klicken Sie auf den Button Beitragsrechnungen drucken.
Der integrierte Report-Builder ermöglicht es Ihnen außerdem, die hinterlegten Rechnungsvorlagen noch zusätzlich zu bearbeiten. Klicken Sie hierzu auf den Button Vorlage bearbeiten. Es öffnet sich das folgende Fenster:
Rechnungsvorlagen
bearbeiten
So bearbeiten Sie die Rechnungsvorlagen
Für neue Einträge in der Beitragsrechnung, die aus der Datenbank gezogen werden, Einträge aus der
klicken Sie auf dieses Symbol
und anschließend an die Stelle in der Vorlage, an
der die Änderung eingefügt werden soll.
Datenbank
einfügen
81
Finanzen
In der Menüzeile sehen Sie nun die Felder BDEPipelineRgTmp sowie daneben ein
Dropdown-Fenster, aus dem Sie die Angaben aus der Datenbank aussuchen können,
die Sie in Ihre Vorlage einfügen möchten:
Neue Texte
in die Vorlage
einfügen
Wenn Sie einen neuen Text in Ihre Rechnungsvorlage einfügen möchten, dann klicken
Sie auf das folgende Symbol:
Klicken Sie anschließend in Ihr Dokument an die Stelle, an der Sie einen zusätzlichen Text einfügen möchten. Es wird ein Textfeld gesetzt.
Ihre Eingaben fügen Sie in das Feld Label neben dem Feld Arial ein und der Text
erscheint automatisch an der von Ihnen gewünschten Stelle in der Rechnungsvorlage:
82
Beitragsrechnungen erstellen
Wenn Sie z. B. Ihr Vereinslogo einfügen möchten, dann klicken Sie auf dieses Symbol
und anschließend an die Stelle, an der Ihr Vereinslogo erscheinen soll:
Um die Bilddatei Ihres Vereinslogos in Ihre Rechnungsvorlage einzufügen, klicken
Sie mit der rechten Maustaste in das Feld (hier Image2) und wählen Sie anschließend
in dem sich öffnenden Menü den Punkt Bild:
Es öffnet sich ein Auswahlfenster, über das Sie die Bilddatei suchen und in die Vorlage importieren können.
Haben Sie alle Veränderung abgeschlossen, wechseln sie auf den Reiter Vorschau. Ist
die Vorlage zu Ihrer Zufriedenheit, klicken Sie auf Datei und Speichern. Jetzt werden
alle Änderungen übernommen.
Änderungen
überprüfen
83
Finanzen
Beitragsrechnungen per Serien-E-Mail versenden
Über den Beitragsrechnungs-Assistenten können Sie die Rechnungen an Ihre Mitglieder über den Mitgliedsbeitrag auch per E-Mail versenden. Die einzelnen Rechnungen werden als PDF-Anhang verschickt. Klicken Sie hierfür auf den Button Beitragsrechnungen per E-Mail senden. Es öffnet sich die folgende Maske:
In die Betreffzeile schreiben Sie wie gewohnt den Betreff Ihrer E-Mail. Im unteren
Feld fügen Sie Ihren Text ein. Bitte beachten Sie, dass Sie das Anschreiben nicht personalisieren können!
Den Text Ihrer E-Mail können Sie noch – wie bei Ihrem Textverarbeitungsprogramm –
über die Symbolleiste bearbeiten oder auch z. B. Ihre Unterschrift einfügen.
84
Beitragsrechnungen erstellen
Damit Sie nicht immer wieder den E-Mail-Text neu erfassen müssen, können Sie den
Text auch mit Klick auf das Speichersymbol abspeichern. Die E-Mail wird als RTFDatei im Verzeichnis Brief abgelegt.
Wenn Sie in der oberen Symbolleiste auf Rechnungen klicken, dann erhalten Sie eine
Übersicht aller Rechnungen, die verschickt werden. Um die einzelnen Rechnungen
noch einmal anzusehen, klicken Sie auf die einzelnen PDFs in der linken Spalte und
die Rechnung wird Ihnen im Vorschaufenster angezeigt.
Rechnungsvorschau
Mit Klick auf das Symbol Vorschau öffnet sich noch einmal der E-Mail-Text. Außerdem sehen Sie dort eine Auflistung aller E-Mail-Empfänger.
Vorschau
E-MailEmpfänger
Unter E-Mail Konto richten Sie den Serienmail-Versand ein. Es öffnet sich der sogenannte E-Mail-Client. In der ersten Zeile dieser Maske sehen Sie ein Feld mit der Bezeichnung Port. Der voreingestellte Wert ist 25. In das Feld Host tragen Sie die Bezeichnung bzw. die IP-Adresse Ihres Postausgangsservers ein.
E-Mail-Konto
einrichten
Im Feld Absender E-Mail tragen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders ein. In das
Feld Absendername den Namen des Absenders. Außerdem müssen Sie noch das
Feld Antwort E-Mail, den Usernamen und ein Passwort angeben. Über den Button
Speichern speichern Sie Ihre Angaben ab.
85
Finanzen
Beitragsrechnungen mit Pre-Notifikation (Vorankündigung auf den SEPA-Lastschrifteinzug) erstellen und
versenden
Wie im Abschnitt In welchen Fällen müssen SEPA-Lastschrifteinzüge angekündigt
werden (Pre-Notifikation)? auf Seite 100 in diesem Handbuch beschrieben, gibt es
einige Fälle, in denen Sie diese Vorankündigungsschreiben verschicken müssen. Mit
Lexware vereinsverwaltung (premium) geht das ganz einfach.
So gehen Sie vor:
1. Um Beitragsrechnungen mit Pre-Notifikation zu erstellen, muss beim Vertrag für
eine Beitragsart bei dem Mitglied ein Häkchen bei Pre-Notifikation bei Zahlungsart Lastschrift auf Rechnung drucken gesetzt sein.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung hierzu finden Sie im Abschnitt In welcher Form
werden SEPA-Lastschrifteinzüge angekündigt? auf Seite 102 in diesem Handbuch.
2. Vor Versand der Beitragsrechnungen mit Pre-Notifikation müssen die Beiträge ins
Soll gestellt worden sein.
Lesen Sie hierzu den Abschnitt Sollstellungen durchführen auf Seite 75 in diesem Handbuch.
3. Sind diese Vorbedingungen erfüllt, wechseln Sie auf Finanzen  Beitragseinzug
 Beitragsrechnungen mit Pre-Notifikation. Es öffnet sich der folgende Screen:
86
Beitragsrechnungen erstellen
4. Auf der linken Seite der Maske können Sie die Mitglieder, die eine PreNotifikationsrechnung erhalten sollen, noch etwas selektieren, etwa nach Abteilung, Mitglied von und Mitglied bis bzw. der Beitragsart.
Gesetzlich vorgeschrieben muss die Vorankündigung 14 Tage vor dem geplanten
Einzugstermin dem Mitglied vorliegen. In dem Feld „Fälligkeitsdatum“ können
Sie dieses einstellen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungen mit Pre-Notif. zusammenstellen.
Das Auswertungsergebnis sehen Sie dann in dem unteren Gitterfeld.
6. Haben Sie die Rechnungen mit Pre-Notifikation zusammengestellt und Sie möchten diese erst zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten, dann können Sie
nun die Maske mit Klick auf die Schaltfläche Abbrechen schließen. Um die
Rechnungen zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzurufen, öffnen Sie die Maske wieder wie unter Punkt 3 beschrieben. Um die Rechnungen erneut aufzurufen,
wählen Sie auf der rechten Seite der Maske die Rechnungen aus, entweder mit
Angaben in den Feldern Rechnung von und Rechnung bis oder über Klick auf
Datum und Eingabe des Erstellungsdatums der Rechnung. Ein Klick auf Rechnungen mit Pre-Notif. anzeigen wertet die bereits erstellten Rechnungen aus und
zeigt diese wieder im Gitterfeld an.
7. Werden die Rechnungen angezeigt, können Sie diese nun entweder über Klick auf
die Schaltflächen unten rechts in der Maske gleich ausdrucken oder auch noch
weiter bearbeiten.
8. Entscheiden Sie sich für den Direktdruck, dann erhalten Sie eine Vorankündigung
wie in dem folgenden Beispieldokument:
87
Finanzen
Natürlich können Sie auch diese Wordvorlage an Ihre Vereinsbedürfnisse anpassen. Folgen Sie hier den Anweisungen wie bereits im Abschnitt Rechnungsausgabe in Word ab Seite 79 in diesem Handbuch beschrieben.
Die Wordvorlage für die Beitragsrechnung mit Pre-Notifikation finden Sie im
Windows-Explorer in dem Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\All
Users\Anwendungsdaten\Lexware\Vereinsverwaltung\brief (Windows XP) bzw.
unter C:\ProgramData\Lexware\Lexware vereinsverwaltung\brief (Windows Vista,
7, 8). Die Bezeichnung der Vorlage lautet Rechnung_SEPA.dot.
9. Sie können sich die Beitragsrechnung mit Pre-Notifikation jedoch auch im RTMFormat anzeigen lassen, ggf. verändern und ausdrucken. Gehen Sie hier auf die
Schaltfläche Pre-Notifikation bearbeiten.
Dann haben Sie die Möglichkeit, die Pre-Notifikation auch per Serien-E-Mail zu
versenden. Näheres hierzu wurde bereits im Abschnitt Beitragsrechnungen im
RTM-Format bearbeiten und drucken sowie im Abschnitt Beitragsrechnungen
per Serien-E-Mail versenden ab Seite 80 in diesem Handbuch beschrieben.
Beitragseinzug mit dem SEPALastschriftverfahren
Im Hauptmenü finden Sie unter Finanzen  Beitragseinzug die folgenden Funktionen:
 Verwendungszweck  Sondertexte erfassen und Verwendungszwecke setzen (alle
Verträge)
 Fälligkeitsdatum für Lastschriften setzen
 Assistent SEPA-Mandate/Lastschriften
 Lastschriftassistent
 Manuelle Sollstellung
 Automatische Sollstellung
 Sollstellungen löschen
 Beitragsrechnungen
 Beitragsrechnungen mit Pre-Notifikation
 Beitragseinzug bearbeiten
 Beiträge anmahnen und
 Rücklastschriften bearbeiten
Ab dem 1.2.2014 wird das herkömmliche Lastschriftverfahren durch das SEPALastschriftverfahren abgelöst. Ab diesem Zeitpunkt ist auch der Einzug der Beiträge
nicht mehr mit Datenträger wie Diskette, CD-ROM und USB-Stick oder gar mit beleghaften Lastschriften möglich – d. h., Online-Banking wird Pflicht! Um das neue
88
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
Verfahren im Verein rechtzeitig einzuführen, müssen Sie rechtzeitig (!) eine ganze
Menge an Maßnahmen ergreifen und Vorbereitungen treffen.
Die SEPA-Lastschrift ab dem 1.2.2014 stellt dabei deutlich weitergehende Anforderungen als nur die Umstellung auf IBAN und BIC. Wir stellen Ihnen hier einen Leitfaden vor, der Schritt für Schritt die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren
veranschaulicht.
Administrative Vorarbeiten für die SEPA-Umstellung
Was ist SEPA?
SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payment Area und heißt so viel wie einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum. Dieses Verfahren wird also EU-weit zum
1.2.2014 eingeführt und dient dazu, den Zahlungsverkehr innerhalb der EU, vor allem auch den Lastschriftverkehr und die Überweisungen, einheitlich zu regeln.
Grundlage für dieses Verfahren ist eine EU-Verordnung. Das Verfahren gilt auch für
alle betroffenen Vereine, Sonderregelungen gibt es hier nicht, auch dann nicht, wenn
der Verein keinen Zahlungsverkehr mit dem Ausland betreibt, was bei den meisten
Vereinen der Fall sein dürfte.
Grundlage für das Beitragswesen ist die Satzung des Vereins. Dazu gehören u. a. auch
die Regelungen zur Erhebung der Beiträge und die Festlegung der Fälligkeit. Im
Rahmen der Einführung des SEPA-Verfahrens muss der Verein zunächst also die Satzung und in der Folge die Beitragsordnung und die Aufnahmeformulare prüfen und
ggf. anpassen. Eine Pflicht zur Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandates kann sich
nur aus der Satzung des Vereins ergeben.
Vorbereitende
MaßnahmenRechtsgrundlagen prüfen!
Das SEPA-Verfahren setzt voraus, dass der Verein eine Gläubiger-ID hat und die
Bankdaten der Mitglieder auf die IBAN und die BIC umgestellt worden sind. Hinzu
kommt, dass der Verein für jedes Mitglied eine Mandatsreferenz vergeben haben
muss. Wenn diese Daten nicht vorliegen, kann der Verein nicht am SEPA-Verfahren
teilnehmen.
Erforderliche
Daten
beschaffen
Das künftige Verfahren und dessen Abwicklung muss mit der Hausbank des Vereins
auf der Grundlage einer sog. Inkasso-Vereinbarung vereinbart werden. Dazu muss der
Vorstand nach § 26 BGB einen entsprechenden Vertrag mit der Bank abschließen.
Inkassovereinbarung
mit Hausbank
abschließen
Die Mitglieder müssen rechtzeitig auf geeignete Art und Weise über die Einführung
des SEPA-Verfahrens informiert und hingeführt werden. Dies betrifft sowohl die
Altmitglieder, die bereits dem Verein eine Einzugs- und/oder Lastschriftermächtigung
erteilt haben, wie die neu eintretenden Mitglieder bis zum 1.2.2014. Nach dem
1.2.2014 müssen die Mitglieder rechtzeitig vor dem Lastschrifteinzug vom Verein
vorab informiert werden.
Information
der Mitglieder
zwingend
erforderlich
89
Finanzen
Neue Lastschriftmandate mit
den Mitgliedern
vereinbaren
Die Einführung des SEPA-Verfahrens sollte generell dazu genutzt werden, den Beitragseinzug auf Grundlage einer Satzungsregelung nur noch per Lastschrifteinzug bei
den Mitgliedern zu erheben. Ggf. müssen fehlende Lastschriftmandate schriftlich mit
den Mitgliedern vereinbart werden, dies gilt auch für alle Neumitglieder.
Mit dem neuen SEPA-Lastschriftverfahren müssen bei abweichenden Kontoinhabern/Zahlern gesondert SEPA-Mandate angefordert und in der Vereinsverwaltung
angelegt werden.
SEPA in der praktischen Umsetzung mit Lexware vereinsverwaltung (premium)
Um Ihren Verein fit für SEPA zu machen, verfügt Lexware vereinsverwaltung (premium) über neue Eingabefelder für die
 Gläubiger-ID,
 eine Mandatsverwaltung,
 einen Assistenten zur Umwandlung der Kontoverbindungen in das neue Format
IBAN und BIC,
 Assistenten zur Anlage und Bearbeitung der neuen SEPA-Mandate,
 die neue Pre-Notifikationsfunktion für die Vorankündigung von Beitragseinzügen,
 eine Reihe von Musterschreiben, die Sie für die Information Ihrer Mitglieder benötigen sowie natürlich
 die neue Schnittstelle zur Übermittlung des SEPA-Einzugs an die Vereinsbank.
Wo kann ich die Gläubiger-ID erfassen?
Gläubiger-ID
beantragen und
hinterlegen
Wie bereits erwähnt, benötigt der Verein für das neue SEPA-Lastschriftverfahren eine
Gläubiger-ID. Diese Kennziffer des Vereins ist erforderlich, damit man alle weiteren
Vereinbarungen mit der Hausbank abschließen kann. Praktisch heißt das:
 Der Verein als Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige ID (= Identifikati-
onsnummer). Diese kann nur
id.bundesbank.de beantragt werden.
im
Internet
unter
www.glaeubiger-
 Die Deutsche Bundesbank teilt diese Gläubiger-ID dem Verein innerhalb von
wenigen Tagen per E-Mail mit, die dann nach Bestätigung durch den Verein freigeschaltet ist.
 Der Verein muss dann seine Gläubiger-ID bei der Hausbank hinterlegen.
Tragen Sie die Gläubiger-ID Ihres Vereins in die Maske Bankangabe ein. Gehen Sie
dazu auf Vereinsdaten  Bankverbindungen.
90
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
Wie stelle ich die Kontoverbindungen auf IBAN und BIC um?
Für die automatische Umstellung der Kontoverbindungen auf IBAN und BIC verfügt
Lexware vereinsverwaltung (premium) über einen Assistenten. Um die Umstellung zu
starten, gehen Sie auf Assistenten  Assistent IBAN-/BIC-Konverter. Es öffnet sich
ein neues Fenster mit den Nutzungsbedingungen des IBAN-/BIC-Konverters.
Anschließend sehen Sie eine Liste aller Mitgliederdatensätze mit den jeweiligen Kontoverbindungen sowie dem Umwandlungsvorschlag in IBAN und BIC.
In der Spalte Auswahl befindet sich bei jedem Datensatz eine Checkbox mit einem
aktiven Bestätigungshäkchen für die IBAN-/BIC-Generierung. Wenn Sie jetzt auf den
Button unten rechts IBAN/BIC generieren klicken, werden bei allen angehakten Datensätzen die IBAN und der BIC beim Mitglied unter dem Reiter Abrechnung eingetragen.
Im nächsten Schritt erhalten Sie ein Fehlerprotokoll mit den Datensätzen, bei denen
die Bankverbindung entweder gar nicht eingetragen war, oder bei denen der BIC
nicht generiert werden konnte, da der BIC nicht eindeutig zu ermitteln war.
Klicken Sie in diesem Fall auf den Button Weiter und die ausgewerteten Daten
werden in den Auswertungsgenerator übernommen.
Jetzt können Sie mit Klick auf den Button Serienbriefe erstellen den SerienbriefManager
aufrufen
und
mit
unserem
hinterlegten
Serienmusterbrief
SERBRIEF_SEPA_Protokoll.doc von Ihren Mitgliedern die fehlenden Angaben
anfordern.
Klicken Sie dazu im Serienbrief-Manager auf den 3-Punkte-Button und wählen Sie
das genannte Schreiben aus.
91
Finanzen
Mandatsreferenz
Wie werden SEPA-Mandate angelegt und verwaltet?
In Lexware vereinsverwaltung (premium) wird die sogenannte individuelle, eindeutige
Mandatsreferenz, die Sie Ihren Mitgliedern mitteilen müssen, automatisch aus einer
Kombination der Adressnummer und der Mitgliedernummer und ab Lexware vereinsverwaltung (premium) 2014 mit einem zusätzlichen Zähler erzeugt. Da jede Adressnummer vom Programm nur einmalig vergeben wird, ist auch die Mandatsreferenz einmalig und kann nie mehrmals vergeben werden. Selbst in den Fällen, in denen Sie alte
und wieder freigewordene Mitgliedsnummern neu eingetretenen Mitgliedern zuteilen.
Angelegte Mandate aus Lexware vereinsverwaltung (premium) 2013
Die in der Vorversion von Lexware vereinsverwaltung (premium) erstellten Mandatsnummern werden in der neuen Mandatsverwaltung als aktive Rahmenmandate für
alle wiederkehrenden Lastschriften geführt.
Mandate neu
anlegen
Neue SEPA-Mandate generieren
Für die Neuanlage eines SEPA-Mandats bietet Lexware vereinsverwaltung (premium)
verschiedene Möglichkeiten:
1. Unter Assistenten den Assistenten SEPA-Mandate/Lastschriften,
2. über die Mitgliederverwaltung  Mitglieder anlegen und
3. direkt beim Mitglied in der Mitgliedermaske unter dem Reiter Abrechnung.
Mandatsanlage mit dem Assistenten SEPA-Mandate/Lastschriften
Für Neukunden, die noch keine Mandatsreferenz für ihre Mitglieder importiert haben, oder um für neue Mitglieder in einem Schwung Mandatsreferenznummern und
SEPA-Mandate anzulegen, bietet Lexware vereinsverwaltung (premium) eine einfache
Lösung.
Rufen Sie unter Assistenten  den Assistenten SEPA-Mandate/Lastschriften auf. Es
öffnet sich die folgende Maske:
92
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
Wählen Sie die Selektion Nur ohne Mandate und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Auswertung. Es werden Ihnen alle Datensätze ohne eine Mandatsnummer angezeigt.
Wählen Sie anschließend noch den Lastschrifttyp – in der Regel wird das Wiederkehrend sein und klicken Sie entweder auf den Button Excel-Export, um die Auswertung nach Excel zu übertragen bzw. auf Vorschau, um sich eine Vorschau anzeigen
zu lassen. Sind Sie mit Ihrer Auswertung zufrieden, klicken Sie auf die Schaltfläche
Erstellen und für die angezeigten Datensätze werden SEPA-Mandate angelegt. Diese
neu angelegten SEPA-Mandate werden automatisch mit dem Status Aktiv versehen.
Dieser Assistent kontrolliert gleichzeitig noch einmal die Richtigkeit der im Programm neu importierten und bereits angelegten neuen Kontoverbindungen IBAN
und BIC.
IBAN und BIC
kontrollieren
Auch Anwender, die bereits die Bankverbindungen der Mitgliederdatensätze auf
IBAN und BIC umgestellt haben, sollten diesen Assistenten noch einmal zu Kontrolle durchlaufen lassen.
Wählen Sie hierzu die Selektion bereits erstellte Mandate. Es werden alle Mitglieder
mit ihren Mandaten und den Kontoverbindungen angezeigt. Klicken Sie auf Erstellen.
Das Programm prüft und korrigiert evtl. falsche BIC- und IBAN-Einträge.
SEPA-Mandate bei neuen Mitgliederdatensätzen anlegen und bearbeiten
Bei Mitgliederneueintritten und der damit verbunden einzelnen Anlage neuer Mitgliederdatensätze, stellt Lexware vereinsverwaltung (premium) einen weiteren Assistenten zur Verfügung, der nicht nur die Anlage eines SEPA-Mandats ermöglicht,
sondern Sie auch sicher durch die Anlage eines neuen Mitglieds führt.
Um den Assistenten für die Neuanlage von Mitgliederdatensätze aufzurufen, gehen
Sie auf Mitgliederverwaltung  Mitglieder anlegen.
93
Finanzen
Der sich öffnende Assistent führt Sie Schritt-für-Schritt durch die Neuanlage des Mitglieds und die Anlage eines SEPA-Mandats.
Befüllen Sie die einzelnen Masken mit Ihren Angaben zu dem neuen Mitglied und
klicken Sie jeweils auf Weiter.
Abweichenden
Kontoinhaber
anlegen
Wird der Beitrag nicht vom Mitglied selber, sondern von einer anderen Person gezahlt, ist es nötig, einen abweichenden Kontoinhaber anzulegen, Denn, zahlt das
Mitglied den Beitrag nicht selber, muss von dem abweichenden Kontoinhaber das
SEPA-Mandat eingeholt und in der Vereinsverwaltung angelegt werden, sonst können
die Beiträge nicht eingezogen werden.
Handelt es sich bei dem abweichenden Kontoinhaber/Zahler, um ein Vereinsmitglied
oder um einen Datensatz, der bereits in der Vereinsverwaltung angelegt wurde, so
können Sie den abweichenden Zahler in der Mitgliederverwaltung auf dem Reiter
Abrechnung bzw. wie in unserem Beispiel im Assistenten für die Mitgliederneuanlage einfach über den 3-Punkte-Button auswählen. Existieren zu dem abweichenden
Zahler noch keine Angaben, dann legen Sie diese einfach in der entsprechenden
Maske neu an.
Weitere notwendige Angaben auf dieser Maske sind die Zahlungsart, Zahlungsweise
sowie die Bankangaben zu dem Mitglied bzw. zu den Bankangaben des abweichenden Zahlers.
94
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
Die Angaben zu dem abweichenden Zahler werden bei Neuanlage automatisch als neuer Datensatz in der Mitgliederverwaltung angelegt und mit dem eigentlichen Mitglied verknüpft:
Klicken Sie auf Weiter. Jetzt können Sie das SEPA-Lastschriftmandat anlegen.
SEPA-Mandat
anlegen
95
Finanzen
Voreingestellt ist der Lastschrifttyp „Wiederkehrend“ (Sie können zwischen „einmaligen und wiederkehrenden Mandaten wählen), der Status des Mandats „Angelegt“ sowie die Felder „Angelegt am“ und „gültig bis“. Sie können diese Angaben natürlich
auch verändern. Ein zwingender Eintrag dabei ist das „Unterschriftsdatum“. Bereits
auf dieser Maske können Sie das Mandat auf „Aktiv“ setzen!
Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, und das neue Mitglied wird mit allen
Angaben zum SEPA-Mandat angelegt und kann nunmehr in der Mitgliederverwaltung bearbeitet werden.
SEPA-Mandate beim Mitglied anlegen und bearbeiten
SEPA-Mandate können auch direkt in der Mandatsverwaltung im Mitgliederdatensatz
angelegt und später bearbeitet werden.
Öffnen Sie hierzu den Mitgliederdatensatz des Mitglieds, dessen Mandat Sie bearbeiten
möchten und wechseln Sie auf den Reiter Abrechnung.
Über die Schaltflächen auf der rechten Seite des Bildschirms können Sie
 Mandate neu anlegen,
 Mandate bearbeiten,
 Mandate löschen sowie
 eine neue Mandatsversion erstellen.
96
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
Status eines SEPA-Mandats ändern
Die automatisch generierte Mandatsreferenznummer finden Sie in Ihrer Mitgliederverwaltung unter dem Reiter Abrechnung in einer eigenen Mandatsverwaltung. Die
erstellte Mandatsnummer kann – falls gewünscht – manuell abgeändert werden.
Um diese zu aktivieren gehen Sie auf Assistenten Assistent zur Mandatsprüfung.
Es öffnet sich die folgende Maske:
Angelegte Mandate aktivieren/
Mandatsstatus
ändern
Durch die voreingestellten Selektionskriterien werden Ihnen alle angelegten Mandate
automatisch angezeigt. Auf der rechten Seite der Maske haben Sie die Möglichkeit,
Ihre Einstellungen für die Änderung des Mandatsstatus vorzunehmen. Um die aufgeführten Mandate von Angelegt in Aktiv umzuwandeln, übernehmen Sie die folgenden Einstellungen:
 Typ: Wiederkehrend
 Status: Aktiv
Als Unterschriftsdatum und gültig ab ist das Tagesdatum voreingestellt. Das werden
Sie in der Regel einfach übernehmen.
Diese Übersicht können Sie mit Klick auf den Button Excel-Export nach Excel exportieren. Sie können sich auch eine Vorschau über Klick auf den Button Vorschau
erstellen. Mit Klick auf Erstellen verändern Sie den Mandatsstatus von Angelegt auf
Aktiv bei allen angezeigten Mitgliederdatensätzen.
97
Finanzen
Sie können diesen Assistenten in der Folge auch dazu verwenden, um sich z.B. abgelaufene, widerrufene, inaktive und natürlich aktive, wiederkehrende oder EinmalMandate anzeigen zu lassen und global den Status der Mandate zu ändern.
Wo kann ich mir eine Übersicht aller erstellten SEPA-Mandate anzeigen lassen?
Lexware vereinsverwaltung (premium) bietet eine Reihe von Auswertungsmöglichkeiten der bereits angelegten SEPA-Mandate. Das sind im Einzelnen:
1. Excel-Export bzw. Vorschau mit Druckfunktion unter Assistenten  Assistent
SEPA-Mandate/Lastschriften,
2. Excel-Export bzw. Vorschau mit Druckfunktion unter Assistenten  Assistent
zur Mandatsprüfung,
3. die Liste der Lastschriftmandate unter Auswertungen  Liste der Lastschriftmandate und unter Auswertungen  Auswertungen/Standardlisten  Standardlisten aufrufen  Lastschriften.rtm,
4. Excel-Export über den Selektionsassistenten. Diesen finden Sie unter Auswertungen  Auswertungen/Standardlisten  Selektionsassistent und
5. zum Erstellen eigener Auswertungen unter Auswertungen/Standardlisten  Reiter
Mandate.
Des Weiteren wurden die Angaben zum SEPA-Mandat sowie den neuen Bankverbindungen IBAN und BIC in alle relevanten, bestehenden Standardauswertungen wie
Protokoll der Sollstellung oder Protokoll der Zahlungen integriert.
Weitere Informationen zu den Auswertungen finden Sie in diesem Handbuch in den
Abschnitten Auswertungen und Statistiken ab Seite 180 und Eigene Auswertungen
ab Seite 195.
Wie werden die Mitglieder von der Umstellung auf das SEPALastschriftverfahren informiert?
Einzugsermächtigungen, die Sie von Ihren Mitgliedern vor der SEPA-Umstellung erhalten haben, können umgewidmet werden. Das heißt aus einer Einzugsermächtigung wird automatisch ein SEPA-Mandat. Einzige Auflage: Sie müssen Ihre Vereinsmitglieder einmalig davon in Kenntnis setzen, dass und wann Sie beabsichtigen, den
Beitragseinzug des Vereins auf das SEPA-Verfahren umzustellen.
Mitglieder
informieren
98
Hierzu können Sie auf eine Mustervorlage zurückgreifen, wenn Sie Ihre Mitglieder
per Serienbrief von der Umstellung informieren möchten.
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
So gehen Sie vor:
Sie haben bereits ein SEPA-Mandat für Ihre Mitglieder angelegt. Lesen Sie hierzu
auch den Abschnitt Wie werden SEPA-Mandate angelegt und verwaltet ab Seite 92
in diesem Handbuch. Die SEPA-Mandate sehen Sie dann beim Mitglied unter dem
Reiter Abrechnung in der Mandatsverwaltung auf der rechten Seite.
 Nachdem Sie die Bankverbindungen Ihrer Mitglieder auf IBAN und BIC umgestellt haben, wechseln Sie über Auswertungen  Auswertungen  Standardlisten auf den Auswertungsgenerator.
 Starten Sie eine Auswertung aller Mitgliederdatensätze, indem Sie ein Häkchen
bei Zahlungsart setzen und über das Dropdown-Menü Lastschrift auswählen und
anschließend auf den Button Auswertung starten klicken.
Sie erhalten eine Liste mit allen Mitgliedern, die Sie über die Umstellung des
SEPA-Lastschriftverfahrens informieren müssen.
 Wechseln Sie anschließend auf Serienbriefe erstellen. Es öffnet sich der Serienbrief-Manager. Wählen Sie mit Klick auf den 3-Punkte-Button die Mustervorlage
Muster_Information_Mitglieder_Sepa_Umstellung1doc aus und lassen Sie sich
für die Erstellung des Serienbriefes durch alle weiteren Schritte von dem Assistenten führen.
 Für die Auswertung von abweichenden Zahlern wählen Sie die Auswertung
Nichtmitglieder und Zahlungsart Lastschrift und wiederholen den ganzen Vorgang wie beschrieben.
Wie Sie diese Mustervorlage ggf. noch anpassen, lesen Sie in dem Kapitel Serienbriefe
schreiben auf Seite 55 in diesem Handbuch.
99
Finanzen
Praxis-Tipp:
Die kostengünstigste Methode, Ihre Mitglieder von der bevorstehenden Umstellung
Info per
DTA-Lastschrift- auf das SEPA-Lastschriftverfahren in Kenntnis zu setzen, ist jedoch, wenn Sie die Ineinzug
formation mit dem letzten Beitragseinzug im DTA-Verfahren über den neuen erweiterten Verwendungszweck einfügen.
Hierzu wurde unter Finanzen  Beitragseinzug  Beitragseinzug bearbeiten 
Lastschriften Verwendungszweck ändern die Eingabemöglichkeit erweitert, sodass
darüber alle nötigen Informationen dann auf dem Kontoauszug des Mitglieds erscheinen.
Dazu wählen Sie die folgenden – bereits hinterlegten – Einstellungen aus:
 Beitrag für das Jahr 2013
 ab dem 1.2.2014 erfolgt
 der Einzug des Beitrags
 mittels SEPA-Zahlungsverkehr
 <Gläubiger-ID>
 <Mandatsreferenz>
In welchen Fällen müssen SEPA-Lastschrifteinzüge angekündigt
werden (Pre-Notifikation)?
Wie bereits im Abschnitt Wie werden die Mitglieder von der Umstellung auf das
SEPA-Lastschriftverfahren informiert? auf Seite 98 in diesem Handbuch beschrieben, ist es ausreichend, Mitglieder, die dem Verein in der Vergangenheit eine Einzugsermächtigung erteilt haben, einmalig von der Umstellung in Kenntnis zu setzen.
100
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
Sie müssen nur berücksichtigen, dass bei abweichenden Zahlern, diese und nicht das
eigentliche Mitglied informiert werden müssen.
Im laufenden Vereinsbetrieb gibt es jedoch Fälle, in denen Sie trotzdem so genannte PreNotifikationen also Vorankündigungen eines anstehenden Beitragseinzugs verschicken
müssen. In der Pre-Notifikation müssen Sie ankündigen, wann genau (Datum!)
Sie beabsichtigen, den Beitrag, in welcher Höhe von welchem Konto und mit welcher
Gläubiger-ID einzuziehen.
Das ist immer dann der Fall, wenn
 es sich um eine Erstlastschrift handelt.
Tipp: Sie können die Pre-Notifikationspflicht für Erstlastschriften umgehen, wenn
Sie dem neuen Mitglied mit Eintritt in den Verein z. B. die Beitragsordnung aushändigen, aus der ersichtlich ist, wann im Verein die Beiträge in welcher Höhe
eingezogen werden.
 es sich um eine einmalige Lastschrift handelt;
 sich die Beitragshöhe ändert (Beispiel: das Mitglied wurde volljährig und es wird
ein anderer Beitrag fällig; es wurde eine Beitragserhöhung beschlossen);
 sich der Beitragszahler ändert (Beispiel: das jugendliche Mitglied fällt aus der
Familienmitgliedschaft, die bisher vom Vater bezahlt wurde, und zahlt seinen Beitrag jetzt selbst);
 sich der Zahlungszeitraum ändert (Beispiel: der Zahlungszeitraum ändert sich von
halbjährlich auf jährlich);
 der Verein eine einmalige Sonderumlage – etwa für die Sanierung des Vereinsheims – erhebt;
 eine Rücklastschrift erneut vom Konto des Mitglieds eingezogen werden soll.
Welche Termine sind beim Versand von Vorankündigungen
(Pre-Notifikationen) einzuhalten?
Bei der Vorabankündigung sind gesetzliche Fristen zu beachten! Die Vorabankündigung muss dem Vereinsmitglied 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag der Lastschrift vorliegen. Sie können jedoch mit Ihren Mitgliedern vereinbaren, dass diese
Frist verkürzt wird. Allerdings sollten Sie diese Vereinbarung schriftlich treffen und
zu Ihren Unterlagen nehmen.
Termine
beachten!
Die neue Pflicht, den SEPA-Einzug rechtzeitig anzukündigen, sollten Sie sehr ernst
nehmen. Denn andernfalls können Ihre Mitglieder möglicherweise nicht für die erforderliche Kontodeckung sorgen. Geht die Lastschrift aus diesem Grund zurück,
werden Ihrem Verein Rücklastschriftgebühren in Rechnung gestellt, die Sie nicht an
Ihr Mitglied weitergeben können. D.h. der Verein bleibt auf den Kosten sitzen!
Praxis-Tipp
Sie sollten also die Fälligkeitsfristen unbedingt beachten. Fällt der Fälligkeitstag auf
ein Wochenende oder einen Feiertag, dann erfolgt die Verbuchung der Sammellastschrift am darauf folgenden Bankarbeitstag.
101
Finanzen
Weicht der tatsächliche Einzug der Lastschriften jedoch vom definierten Fälligkeitstermin ab, kann die Buchung nicht mehr vorgenommen werden. In diesen Fällen
muss der Lastschrifteinzug, den Sie mit Lexware vereinsverwaltung (premium) erstellt
haben, zurückgesetzt werden. Die Mitglieder müssen über den neuen Fälligkeitstag
informiert werden und Sie müssen dann den Einzug erneut bei der Bank einreichen.
In welcher Form werden SEPA-Lastschrifteinzüge angekündigt?
Für den Versand von Pre-Notifikationen gibt es keine Formvorschriften. In jedem Fall
empfiehlt sich die Schriftform.
Lexware vereinsverwaltung (premium) ermöglicht den Versand von Vorankündigungen per Beitragsrechnung. Dazu müssen Sie ein paar Voreinstellungen treffen, wie im
Folgenden beschrieben:
So gehen Sie vor:
1. Öffnen Sie den Datensatz des Mitglieds, das eine Pre-Notifikation erhalten soll,
z. B. über Mitgliederverwaltung  Übersicht.
2. Haben Sie das Mitglied aufgerufen, wechseln Sie auf den Reiter Mitgliedschaft
und öffnen Sie die Maske Verträge mit Klick auf den Button Verträge zuweisen.
Es öffnet sich die folgende Maske:
3. Wählen Sie die Beitragsart aus, für die Sie vor dem Lastschrifteinzug eine Vorankündigung versenden möchten, indem Sie diesen im unteren Gitterfeld anklicken.
Die Beitragsart wird dann im oberen Fensterfeld angezeigt.
102
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
4. Setzen Sie ein Häkchen bei Pre-Notifikation bei Zahlungsart Lastschrift auf Rechnung drucken.
5. Speichern Sie Ihre Angabe mit Klick auf die Schaltfläche Speichern und schließen
Sie die Maske mit Klick auf OK.
Sie können nun diesem Mitglied eine Beitragsrechnung mit Pre-Notifikation schicken.
Wie Sie das im Einzelnen tun, lesen Sie im Abschnitt Beitragsrechnungen mit PreNotifikation (Vorankündigung auf den SEPA-Lastschrifteinzug) erstellen und versenden auf Seite 86 in diesem Handbuch.
SEPA-Lastschrifteinzug durchführen
Um das SEPA-Lastschriftverfahren bzw. den Beitragseinzug korrekt durchführen zu
können, müssen Sie zunächst folgende Schritte erledigen bzw. prüfen:
 Bank1 der Bankverbindungen Ihres Vereins ist die Bankverbindung für Ihre Lastschriftverfahren. Diese haben Sie über den Einrichtungsassistenten bzw. unter
Vereinsdaten  Bankverbindungen so angelegt.
 Das Bankkonto des Vereins, über das der Einzug erfolgt, muss unter Vereinsdaten
 Bankverbindungen ein Häkchen bei Bankkonto mit Online-Anbindung haben.
 Die Bankverbindungen der Mitglieder müssen vollständig und korrekt sein.
 Für den Beitragseinzug per SEPA-Lastschriftverfahren muss ein gültiges SEPAMandat vorliegen und in Lexware vereinsverwaltung (premium) eingetragen und
aktiviert worden sein. Zahlt das Mitglied seinen Beitrag nicht selbst, ist das der
abweichende Kontoinhaber/Zahler!
 Lastschrift muss als Zahlungsart angeklickt sein.
 Für das Lastschriftverfahren mit Online-Banking müssen Sie in der Menüleiste
unter Bankgeschäfte  Online-Banking einrichten ein HBCI-Konto angelegt
haben.
 Alle Beiträge, die eingezogen werden sollen, müssen ins Soll gestellt worden sein.
Dieser Punkt wird allerdings automatisch erledigt, wenn Sie den Beitragseinzug
über den Lastschriftassistenten durchführen, wie im Folgenden beschrieben.
Um den Beitragseinzug zu starten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
1. Beitragseinzug mit dem Beitragsmanager über die Schaltfläche Beitragseinzug
durchführen bzw. dem Lastschriftassistenten unter Finanzen  Beitragseinzug
 Lastschriftassistent sowie
2. schrittweise mit Hilfe der manuellen/automatischen Sollstellung, der Auswertung
der Sollstellung und anschließendem Erzeugen des Lastschrifteinzugs.
Für einen automatischen Beitragseinzug klicken Sie im Beitragsmanager (im Hauptmenü unter Finanzen  Beitragsverwaltung  Beitragsmanager) auf den Button
103
Finanzen
Beitragseinzug durchführen. Es öffnet sich der Lastschriftassistent. Eine weitere
Möglichkeit den Lastschriftassistenten zu starten, haben Sie außerdem unter den
Hauptmenüpunkten Assistenten und Finanzen  Beitragseinzug.
Achtung!
Bevor Sie den Lastschriftassistenten starten, sollten Sie sicherstellen, dass bei allen
Mitgliedern, die am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen, die Bankverbindung
eingetragen bzw. ein abweichender Kontoinhaber und ein aktives SEPALastschriftmandat angelegt wurde!
Klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich das Fenster zum Start der automatischen Sollstellung:
104
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
Als Erstes tragen Sie das Jahr, für das Sie die Sollstellung durchführen möchten und
anschließend in die Fenster von Monat … bis Monat den genauen Zeitraum ein. Des
Weiteren haben Sie die Möglichkeit, den Sollstellungslauf nur für eine Abteilung oder auch nur für eine Beitragsart durchzuführen.
Zeitraum bestimmen,
Abteilung
und Beitrag
auswählen
Wenn Sie die Felder Abteilung und Beitragsart leer lassen, dann sucht das Programm
nach allen Beiträgen, die in dem ausgewählten Zeitraum fällig werden, und stellt diese
ins Soll.
Wenn Sie Ihre Voreinstellungen gemacht haben, dann können Sie auf den Button
Vorschau klicken, und Sie erhalten eine Übersicht über alle Beiträge, die ins Soll gestellt werden.
Vorschau
erstellen
Die eigentliche Sollstellung starten Sie mit Klick auf den Button Erstellen. Sie werden gefragt, ob die Sollstellung gestartet werden soll. Klicken Sie auf Ja und die fälligen Beiträge werden ins Soll gestellt.
Klicken Sie nach Beendigung des Sollstellungslaufs auf Weiter und es öffnet sich das
folgende Fenster.
Auf dieser Maske können Sie noch Einschränkungen für den Lastschrifteinzug vornehmen, z. B., indem Sie nur eine Abteilung oder eine bestimmte Beitragsart auswählen oder die Mitglieder einschränken. Wenn Sie auf dieser Maske keine Einschränkungen vornehmen, dann werden alle Sollstellungen für den Lastschrifteinzug übernommen.
Klicken Sie auf Weiter!
105
Finanzen
Fehlerprotokoll
prüfen
Nun erhalten Sie ein sogenanntes Fehlerprotokoll. Darin wird Ihnen angezeigt, ob
Sie bei allen Mitgliedern auch die Bankverbindung korrekt eingetragen haben. Bei rot
unterlegten Datensätzen müssen Sie Ihre Angaben kontrollieren und ggf. korrigieren.
Klicken Sie einfach mit der linken Maustaste doppelt auf den markierten Datensatz.
Der Datensatz des Mitglieds öffnet sich. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen
vor.
Achtung!
Die Mitglieder, die den Mitgliedsbeitrag überweisen oder bar zahlen, sind alle rot
hinterlegt, da dort keine Bankangaben hinterlegt wurden. Wenn Sie in dem Fenster
des Fehlerprotokolls den Scrollbalken nach rechts schieben, können Sie kontrollieren,
ob es sich bei den markierten Datensätzen um Barzahler bzw. Überweiser handelt.
Diese haben in der Spalte Z ein Ü für Überweisung bzw. ein B für Bar stehen. Diese
Mitglieder können Sie im Fehlerprotokoll ignorieren, denn diese werden im Weiteren
für den Beitragseinzug nicht berücksichtigt.
Wenn Sie alle nötigen Korrekturen durchgeführt haben, starten Sie im Beitragsmanager den Menüpunkt Beiträge einziehen oder starten Sie unter Assistenten bzw. Finanzen  Beitragseinzug den Lastschriftassistenten neu, und klicken Sie solange auf
Weiter, bis Sie wieder das Fehlerprotokoll erreicht haben.
Ebenfalls auf dieser Maske bestimmen Sie, in welcher Form der Lastschrifteinzug
vorgenommen werden soll. Nur bis zum 1.2.2014 können Sie den Lastschrifteinzug
noch per Datenträger bzw. Online im DTA-Format bei Ihrer Bank einreichen.
106
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
SEPA-Lastschrifteinzug erzeugen
Mit einem weiteren Klick auf Weiter gelangen Sie zu der folgenden Übersicht:
In unserem Beispiel haben wir bereits den Lastschrifteinzug mit dem neuen SEPAVerfahren ausgewählt. Bei einem SEPA-Lastschriftverfahren werden nicht mehr wie in
der Vergangenheit alle Beiträge in einer Datei an die Bank übermittelt.
Aus diesem Grund sehen Sie auf dieser Maske nicht alle Beiträge, die eingezogen
werden sollen, untereinander. Denn: Je nachdem, ob es sich bei dem fälligen Beitrag
um eine Erst-, Folge- oder um eine einmalige Lastschrift handelt, werden diese nunmehr separat aufgeführt und in getrennten XML-Dateien an die Bank übermittelt.
Grund dafür ist, dass für Einmalige und Ersteinzüge im Unterschied zu den Folgeeinzügen gesetzlich unterschiedliche Fälligkeitsdaten gelten.
Die unterschiedlichen Fälligkeitstermine sind auf der Maske zu sehen und können
auch auf dieser Maske noch einmal neu eingestellt werden. Unter Finanzen  Beitragseinzug –> Fälligkeitsdatum für Lastschriften setzen können Sie die Fälligkeiten
generell festlegen. Beachten Sie dabei folgende Vorschriften:
Fälligkeitsdatum für Lastschrifen setzen
Das Fälligkeitsdatum darf nicht größer als das Tagesdatum plus 30 Tage sein. Bei Erstund Einmaleinzügen muss das Fälligkeitsdatum mindestens das Tagesdatum zzgl. 5
Tage betragen und für Folgeeinzüge mindestens das Tagesdatum plus 2 Tage.
Außerdem können Sie auf dieser Maske den Verwendungszweck für den aktuellen
Lastschrifteinzug setzen.
Verwendungszweck ändern
Tipp: Wenn Sie den Verwendungszweck anpassen möchten, lassen Sie als Verwendungszweck1 den Vereinsnamen unverändert. Da es bei einigen Banken sonst zu
Problemen beim Lastschrifteinzug kommen kann.
Wenn Sie auch Rechnungen per Lastschrift einziehen, haben Sie hier die Möglichkeit, für Rechnungen besondere Verwendungszwecke zu setzen!
107
Finanzen
SEPA-Lastschrifteinzug an die Bank übermitteln
Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Lastschrifteinzug mit Online-Banking (SEPA)
klicken, starten Sie den eigentlichen Lastschrifteinzug.
Es öffnet sich die folgende Maske:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei erzeugen und der XML-Export für den SEPALastschrifteinzug beginnt. Ist die Erstellung der XML-Datei(en) beendet, erhalten Sie
eine Meldung, wo die XML-Dateien im Programm gespeichert wurden:
108
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
Klicken Sie auf OK. Nun können Sie sich ein Protokoll der erstellen Lastschriften anzeigen lassen, ggf. ausdrucken und zu Ihren Unterlagen nehmen oder auch abspeichern.
Klicken Sie im nächsten Schritt auf die Schaltfläche SEPA-Lastschriften einziehen.
Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrer Bank für die Online-Übergabe der Lastschriftdateien anzumelden, d. h., Sie werden aufgefordert Ihre PIN und im nächsten Schritt
Ihre TAN einzugeben, anschließend wird der Einzug an die Bank übergeben.
Wenn Sie diesen Dialog dann geschlossen haben, sehen Sie in der Übersicht, dass
alle Beiträge, die an die Bank übermittelt wurden, nunmehr grau hinterlegt sind.
Letzte Verwendung des SEPA-Mandats
Das Programm setzt das Datum der letzten Verwendung eines SEPA-Mandats automatisch und trägt das beim Mitglied in die Mandatsverwaltung ein. Das ist automatisch immer dann der Fall, wenn die XML-Datei direkt aus dem Programm heraus an
die Bank übermittelt wird.
Anwender, die die XML-Datei nicht mit Lexware vereinsverwaltung (premium) an die
Bank übermitteln, sondern ein anderes Online-Banking-Programm für die Datenübergabe verwenden, müssen manuell unter Bankgeschäfte den Punkt SEPA Lastschriften/Datum „letzte Verwendung“ setzen ausführen.
Diesen Hinweis müssen Sie unbedingt beachten, da sonst u.U. Einzüge mit nicht
mehr gültigen Mandaten erstellt werden können!
Protokollierung
Haben Sie im Assistenten für die Online-Übergabe des SEPA-Lastschrifteinzugs auf
die Schaltfläche Protokoll geklickt und in der sich öffnenden Maske auf Speichern,
dann können Sie sich das Lastschriftprotokoll auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder ansehen bzw. ausdrucken.
109
Finanzen
Auch die XML-Datei des SEPA-Lastschrifteinzugs kann jederzeit wieder aufgerufen
werden. Gehen Sie dafür auf Finanzen  Beitragseinzug  Beitragseinzug bearbeiten und klicken Sie auf den Reiter Lastschriften und anschließend auf den Button
XML-Datei:
Über die beschriebene Schaltfläche XML-Protokoll lässt sich die XML-Datei in einem Browserfenster anzeigen, zurücksetzen, erneut an die Bank versenden und auch
das Ausführungsdatum kann an dieser Stelle verändert werden.
Wenn die Übermittlung an die Bank fehlgeschlagen ist, muss über die Schaltfläche
XML-Protokoll und mit Klick auf den Button XML zurücksetzen die XML-Datei
„gelöscht“ werden. Sonst kann keine neue SEPA-Lastschriftdatei erstellt und erneut
an die Bank übermittelt werden.
(SEPA-)Beitragseinzug ohne Lastschriftassistent
durchführen
Um das Lastschriftverfahren bzw. den Beitragseinzug durchführen zu können, müssen
Sie zunächst folgende Schritte erledigen bzw. prüfen:
 Bank1 der Bankverbindungen Ihres Vereins ist die Bankverbindung für Ihre Lastschriftverfahren. Diese haben Sie über den Einrichtungsassistenten bzw. unter
Vereinsdaten  Bankverbindungen so angelegt.
 Das Bankkonto des Vereins, über das der Einzug erfolgt, muss unter Vereinsdaten
 Bankverbindungen ein Häkchen bei Bankkonto mit Online-Anbindung haben.
 Die Bankangaben der Mitglieder müssen vollständig sein.
110
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
 Für den Beitragseinzug per SEPA-Lastschriftverfahren muss ein gültiges SEPAMandat vorliegen und in Lexware vereinsverwaltung (premium) eingetragen und
aktiviert worden sein. Zahlt das Mitglied seinen Beitrag nicht selbst ist das der abweichende Kontoinhaber/Zahler!
 Lastschrift muss als Zahlungsart angeklickt sein.
 Für das Lastschriftverfahren mit Online-Banking müssen Sie in der Menüleiste unter
Bankgeschäfte  Online-Banking einrichten ein HBCI-Konto angelegt haben.
 Die Mitgliedsbeiträge wurden ins Soll gestellt – egal ob über manuelle oder automatische Sollstellung. Ob ein Beitrag ins Soll gestellt wurde, sehen Sie unter dem
Reiter Mitgliedschaft in der Mitgliederverwaltung auf der rechten Seite unter
Noch offene Posten.
Die Lastschriftfunktion finden Sie im Hauptmenü unter Finanzen  Beitragseinzug
 Beitragseinzug bearbeiten. Sie kommen in einen Bereich, in dem Sie wieder über
das karteikartenähnliche Reitersystem navigieren können. Hier müssen Sie zunächst
eine Auswahl der Mitglieder vornehmen, deren Beiträge Sie einziehen wollen.
Auswahl
Der Reiter Auswahl ist bereits geöffnet, wenn Sie die Lastschriftenfunktion unter Finanzen  Beitragseinzug  Beitragseinzug bearbeiten aufgerufen haben. Hier werten Sie
nun die Mitglieder aus, deren Beiträge Sie einziehen möchten. Bitte überprüfen Sie aber
zuvor, ob Sie ältere Zahlungseingänge verbucht haben, damit Sie nicht doppelt Beiträge
einziehen.
Ältere
Zahlungseingänge erst
verbuchen
Sie können die Auswahl der offenen Posten einschränken, indem Sie angeben, für
welche Mitglieder, welche Abteilung, welche Beitragsarten, welche Zahlungsarten und
welchen Zahlungszeitraum Sie die offenen Posten ermitteln möchten.
111
Finanzen
Suchkriterien:
Mitglied
von – bis
Wenn Sie die offenen Posten einer bestimmten Anzahl von Mitgliedern anzeigen lassen möchten, stellen Sie mithilfe der Pfeiltasten am Ende des jeweiligen Feldes die
Mitgliedsnummern der Mitglieder ein, aus deren Reihen Sie auswerten möchten. Lassen Sie die Felder leer, werden die offenen Posten aller Mitglieder angezeigt.
Suchkriterien:
Beitragsart
von – bis
Sie können sich die offenen Posten, das heißt die nicht geleisteten Beitragszahlungen
aller Beitragsarten, anzeigen lassen, indem Sie die Felder Beitragsart von – bis leer
lassen. Mithilfe der Pfeiltasten am Ende der jeweiligen Felder können Sie aber auch
die Selektion auf eine Auswahl an Beitragsarten bzw. eine Beitragsart einschränken.
Suchkriterien:
Abteilung
von – bis
Wenn Sie eine Angabe in den Feldern Abteilung von und Abteilung bis machen,
dann können Sie z. B. nur die fälligen Beiträge für die Fußballabteilung einziehen.
Zahlungsart
angeben
Unter Zahlungsart können Sie bestimmen, ob Sie sich die offenen Posten nur einer
bestimmten Zahlungsart (Lastschrift, Überweisung, Barzahlung) oder aller möglichen
Zahlungsarten anzeigen lassen. Um die offenen Posten der Lastschriftenzahler zu erhalten, klicken Sie Lastschrift an. Diese ist dann durch einen schwarzen Punkt gekennzeichnet.
Gleichzeitig können Sie die Zahlungsart Lastschrift noch differenzierter auswerten,
indem Sie über das Dropdown auswählen, ob Sie alle Lastschriften, Folgelastschriften, Erstlastschriften oder einmalige Lastschriften ausgewertet haben möchten.
Zeitraum
Unter Zeitraum bis stellen Sie die Daten ein, für die die offenen Posten, also die
nicht geleisteten Beitragszahlungen, angezeigt werden sollen.
Wenn Sie alle Auswahlkriterien festgelegt haben, klicken Sie auf den Button Datensätze auswerten. Im unteren Teil des Fensters sehen Sie nun alle Mitglieder, die noch
offene Beiträge haben.
Fehler
korrigieren
Ist eine bzw. sind mehrere Zeilen rosa hinterlegt, so weist dies auf eine fehlerhafte
oder fehlende Angabe hin! In der Spalte Bemerkung finden Sie die Angabe des Fehlers. Sie können direkt zum Mitglied, dessen Angaben ungenau oder fehlerhaft sind,
wechseln, indem Sie in die betreffende Zeile doppelklicken. Das Programm springt
dann direkt auf den Reiter Bank in der Mitgliederverwaltung dieses Mitglieds. Nehmen Sie dort die angegebenen Änderungen vor und wechseln Sie wieder in die Auswahl unter Beitragseinzug bearbeiten und starten Sie Ihre Auswertung neu.
Lastschrift erstellen
Nachdem Sie wie beschrieben Ihre offenen Posten, die Sie per Lastschriftverfahren
einziehen möchten, aufgerufen haben, wechseln Sie auf den Reiter Lastschriften.
Hier sehen Sie weiterhin im unteren Fenster die Auswertung der offenen Posten. Im
oberen Teil des Fensters stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Im
Einzelnen ist das die Funktion Lastschrifteinzug erzeugen mit der Auswahl Beitragseinzug online (SEPA), Beitragseinzug online (DTA) sowie Beitragseinzug mit
112
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
Datenträger, Lastschrifteinzug übernehmen, Lastschriften-Übernahme zurücksetzen, Protokolldatei öffnen und XML-Protokoll.
Wenn Sie möchten, dass Familienbeiträge beim Hauptmitglied in einem Betrag eingezogen werden, aktivieren Sie bitte das Häkchen Sammeleinzug Familienbeiträge.
Welche Voreinstellungen Sie dazu treffen müssen, lesen Sie bitte im Kapitel Der Beitragsmanager ab Seite 66.
Achtung!
Lastschrifteinzug erzeugen
Um den eigentlichen Lastschrifteinzug zu starten, wählen Sie als erstes das Verfahren
aus, mit dem Sie die Lastschrift an die Bank übermitteln möchten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Lastschrifteinzug erzeugen. Fahren Sie fort, wie in
den Abschnitten SEPA-Lastschrifteinzug erzeugen und SEPA-Lastschrifteinzug an
die Bank übermitteln ab Seite 107 in diesem Handbuch beschrieben.
Lastschrifteinzug automatisch übernehmen
Das Programm bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, per Lastschrift eingezogene Beiträge und sonstige Rechnungen automatisch zu verbuchen. Diese Vorgehensweise ist für die Anwender gedacht, die mit einem externen Online-BankingProgramm arbeiten und daher die Kontoauszüge nicht elektronisch abrufen und verbuchen können:
Automatische
Verbuchung
Gehen Sie im Hauptmenü auf Finanzen  Beitragseinzug  Beitragseinzug bearbeiten auf den Reiter Lastschriften oder klicken Sie auf Ihrer ausführlichen Startseite für
113
Finanzen
die Beitragsverwaltung unter dem Menüpunkt Zahlungseingang buchen auf den Untermenüpunkt aus Fibu übernehmen. Wenn Sie mit Lexware vereinsverwaltung
(premium) lediglich die Mitgliederverwaltung und den Beitragseinzug abwickeln,
wählen Sie den Untermenüpunkt OP ausgleichen  vgl. die Ausführungen zum OPAusgleich im Abschnitt Offener-Posten-Ausgleich auf Seite 118.
In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf den Button Übernahme starten.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die eingezogenen Beiträge einsehen können.
Kontrollieren Sie in der Mitte des Fensters, ob der richtige Buchungsmonat und das
richtige Buchungsjahr angezeigt werden. Im Feld Datum stellen Sie das Belegdatum
ein.
Achtung!
Haben Sie im Einrichtungsassistenten unter Programmeinrichtung Finanzbuchhaltung mit Kostenstellen angeklickt und vergessen, die Fibu-Konten, auf die die Beitragseinnahmen gebucht werden sollen, mit der entsprechenden Kostenstelle zu versehen, dann kommt es bei der Lastschriftübernahme zu folgender Fehlermeldung: Sie
haben Finanzbuchhaltung mit Kostenstellen gewählt. Den Beitragskonten müssen
Kostenstellen zugeordnet werden! (KontoNr: 2110).
Diese Meldung macht Sie darauf aufmerksam, dass Sie das Fibu-Konto 2110 unter
Konten verwalten noch mit einer Kostenstelle versehen müssen. Dabei zeigt Ihnen die
Meldung konkret an, um welches Fibu-Konto es sich handelt (hier: KontNr: 2110).
Belegnummer
114
Vergeben Sie außerdem eine Belegnummer, da Sie sonst die Fehlermeldung Belegnummer falsch erhalten. Wenn Sie möchten, dass das Programm für die nächsten
Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren
Fibu-Übernahmen automatisch die Belegnummern hochzählt, aktivieren Sie die
Funktion Belegnummer hochzählen.
Klicken Sie nun auf Bankübernahme starten und bestätigen Sie die Abfrage, ob Sie
wirklich starten möchten, mit Ja. Das Programm informiert Sie, wie viele Buchungen
übernommen wurden. Diese Zahl können Sie mit der in Auftrag gegebenen Zahl vergleichen. Die von der Bank akzeptierten Lastschriften werden dann direkt dem Mitglied zugeordnet und verbucht.
Vergessen Sie aber nicht, dass diese Buchungen erst mit der Aktualisierung des entsprechenden Buchungsmonats vollständig gebucht sind. Bis dahin können Sie noch
Änderungen vornehmen.
Falls Sie festgestellt haben, dass Sie den Lastschrifteinzug zu Unrecht oder fehlerhaft
durchgeführt haben, können Sie ihn rückgängig machen – natürlich nur, wenn die
Buchungen nicht schon aktualisiert wurden. Gehen Sie dafür über Finanzen  Beitragseinzug  Beitragseinzug bearbeiten auf den Reiter Lastschriften und klicken
Sie auf den Button Lastschriften-Übernahme zurücksetzen.
LastschriftenÜbernahme
zurücksetzen
Klicken Sie im linken Feld das Datum der Fibu-Übernahme an, in der Sie Buchungen
zurücksetzen möchten. Ist das Zurücksetzen nicht mehr möglich, bleibt der Button
OK unsichtbar. Ist das Zurücksetzen möglich, klicken Sie auf OK. Bestätigen Sie die
Abfrage, ob Sie die Lastschriften zurücksetzen möchten, mit Ja. Das Programm informiert Sie, wie viele Lastschriften zurückgesetzt wurden. Der Betrag wird dann wieder als offener Posten bei dem jeweiligen Mitglied ausgewiesen.
Wie werden Rücklastschriften behandelt?
Rücklastschriften der Bank können Sie mit Lexware vereinsverwaltung (premium) automatisch wieder ins Soll stellen, buchen und sogar eine Gebühr beim Mitglied erheben. Wenn Sie Ihren Kontenrahmen über den Einrichtungsassistenten angelegt haben, können Sie die nächsten drei Schritte überspringen, da das Programm für Sie alle
notwendigen Voreinstellungen getroffen hat.
Automatische
Sollstellung
Sollten Sie den Kontenrahmen manuell angelegt haben, kontrollieren Sie bitte, ob
die drei folgenden Vorbereitungsschritte ausgeführt wurden:
 Sie haben unter Buchhaltung  Einrichtung  Verwaltung  Konten verwalten ein Fibu-Konto für Rücklastschriften und Gebühren der Rücklastschriften angelegt sowie das Fibu-Konto Rücklastschriften-Gebühren mit der Kennung A1
(Einnahme ideeller Bereich) versehen.
 Unter Vereinsdaten  Stammdaten Reiter Konten ist das Fibu-Konto für Rücklastschriften zugewiesen. Falls nötig, haben Sie hier auch die Höhe der Rücklastschriftengebühr mit dem entsprechenden Fibu-Konto festgelegt.
 In jedem Fall voreingestellt ist eine Beitragsart für Rücklastschriften. Diese Beitragsart muss im Beitragsartenstamm unter Finanzen  Beitragsverwaltung 
Beitrag anlegen angezeigt sein.
115
Finanzen
Wenn Sie diese Einstellungen vorgenommen bzw. kontrolliert haben, rufen Sie zunächst die Buchungsmaske über Buchhaltung  Buchen  Bank/Kasse auf und
klicken Sie auf den Button Rücklastschriften. Alternativ starten Sie die Rücklastschriften entweder über die ausführliche Startseite zur Beitragsverwaltung oder indem
Sie im Hauptmenü unter Finanzen  Beitragseinzug auf Rücklastschriften bearbeiten
klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Achtung!
Vereine, die Lexware vereinsverwaltung (premium) ohne das Buchhaltungsmodul nutzen, müssen die Funktion Rücklastschrift über das Hauptmenü Finanzen  Beitragseinzug aufrufen.
Einstellungen
prüfen
Überprüfen Sie zunächst die Einstellungen oben. Hier sehen Sie die Konten für
Rücklastschriften und Gebühren, wenn diese korrekt unter Vereinsdaten  Stammdaten unter dem Reiter Konten angelegt wurden. Legen Sie das Fibu-Konto Bank
fest, auf das die Rücklastschriften gebucht werden sollen. Wichtig sind hier zudem
die Angaben über Buchungsmonat, Buchungsjahr, Belegdatum und Belegnummer.
Rücklastschriftgebühr
festlegen
Sie können außerdem festlegen, ob die Rücklastschriftgebühr nur einmal pro Mitglied eingefordert werden soll. Wurden für ein Mitglied mehrere Beiträge eingezogen,
können Sie die Gebühr auch pro Beitrag berechnen.
116
Offene Posten managen
Wenn alle Einstellungen in Ordnung sind, klicken Sie links den Lastschriftenlauf an,
aus dem Sie Rücklastschriften bearbeiten möchten. Die einzelnen Abbuchungen
werden Ihnen dann auf der rechten Seite angezeigt. Markieren Sie dort die Mitglieder, von denen der Beitrag nicht eingezogen werden konnte. Anschließend klicken
Sie auf Übernahme starten. Alle markierten Rücklastschriften werden inklusive der
festgesetzten Gebühr in der ausgewählten Bank gebucht und beim jeweiligen Mitglied
erneut ins Soll gestellt.
Offene Posten managen
Anzeige offener Posten
Um Buchungsein- und -ausgänge sowie fällige Beitragszahlungen besser zu dokumentieren, können Sie sich eine Liste der offenen Posten erstellen.
Voraussetzung hierfür ist, dass Sie alle Mitglieder über die manuelle oder automatische Sollstellung ins Soll gestellt haben. Gehen Sie im Hauptmenü auf Finanzen 
Beitragseinzug  Beitragseinzug bearbeiten und dort auf den Reiter Auswahl. Hier
werten Sie nun die Mitglieder aus, deren Beiträge Sie eingezogen haben, bzw. die Beiträge, die ins Soll gestellt wurden. Bitte überprüfen Sie aber zuvor, ob Sie auch alle
Zahlungseingänge verbucht haben, damit die Liste fehlerfrei und vollständig ist.
Sie können die Auswahl der offenen Posten einschränken, indem Sie angeben, für
welche Mitglieder, welche Abteilung, welche Beitragsarten, welche Zahlungsarten und
welchen Zahlungszeitraum Sie die offenen Posten ermitteln möchten.
Auswahl
einschränken
Wenn Sie die offenen Posten einer bestimmten Anzahl von Mitgliedern aufzeigen
möchten, stellen Sie mithilfe der Pfeiltasten am Ende des jeweiligen Feldes die Mitgliedsnummern der Mitglieder ein, aus deren Reihen Sie auswerten möchten. Lassen
Sie die Felder leer, werden die offenen Posten aller Mitglieder angezeigt.
Sie können sich die offenen Posten, das heißt die nicht geleisteten Beitragszahlungen
aller Beitragsarten, anzeigen lassen, indem Sie die Felder Beitragsart von – bis leer
lassen. Mithilfe der Pfeiltasten am Ende der jeweiligen Felder können Sie aber auch
die Auswahl einschränken.
Unter Zahlungsart können Sie bestimmen, ob Sie sich die offenen Posten nur einer
bestimmten Zahlungsart (Lastschrift, Überweisung, Barzahlung) oder aller möglichen
Zahlungsarten anzeigen lassen. Um die offenen Posten der Lastschriftenzahler zu erhalten, klicken Sie Lastschrift an. Diese ist dann durch einen schwarzen Punkt gekennzeichnet.
Unter Zeitraum bis stellen Sie Monate und Jahr ein, für die die offenen Posten, also
die nicht geleisteten Beitragszahlungen, angezeigt werden sollen.
Wenn Sie alle Auswahlkriterien festgelegt haben, klicken Sie auf den Button Datensätze auswerten. Im unteren Teil des Fensters sehen Sie nun alle Mitglieder, die noch
offene Beiträge haben.
117
Finanzen
Wechseln Sie nun auf den Reiter Listen. Sie haben hier vier Möglichkeiten, eine Liste
der offenen Posten zu erstellen:
 Liste der offenen Posten,
 Offene Posten nach Mitgliedern,
 Offene Posten des gerade in der Mitgliederverwaltung bearbeiteten Mitglieds,
 Liste der offenen Posten kumuliert.
Sortierung
Sie können, bevor Sie sich für eine der Listen entscheiden, noch festlegen, wie die
Mitglieder auf der Liste sortiert werden sollen. Vom Programm voreingestellt ist die
Sortierung nach Mitgliedsnummern. Um die Datensätze in eine andere Reihenfolge
zu bringen, klicken Sie einmal auf die graue Spaltenüberschrift der ausgewerteten Datensätze. Möchten Sie beispielsweise eine alphabetische Sortierung, klicken Sie einmal auf die Spalte Nachname. Die Datensätze im Auswertungsfenster sortieren sich
automatisch in alphabetischer Reihenfolge. Klicken Sie nun die gewünschte Liste an.
Über das Druckersymbol können Sie die Liste ausdrucken. Beachten Sie bitte, dass
Sie durch längere Listen mit den Pfeiltasten blättern können. Für individuelle Gestaltung und Weiterbearbeitung der Liste stehen Ihnen einerseits der Listendesigner und
zum andern der Export nach Excel zur Verfügung.
Offener-Posten-Ausgleich von Beitrags-Barzahlungen
und Überweisungen
Ausgleich und Buchung der Mitgliedsbeiträge wird Ihnen mit Lexware vereinsverwaltung (premium) so einfach wie möglich gemacht.
Rufen Sie den Menüpunkt Finanzen  Beitragseinzug  Beitragseinzug bearbeiten im Hauptmenü auf oder klicken Sie auf Ihrer ausführlichen Startseite Beitragsverwaltung auf den Menüpunkt OP ausgleichen unter Zahlungseingang buchen. Machen Sie zunächst eine Auswertung der offenen Posten (s. Auswahl) und wechseln Sie
dann auf den Reiter OP-Ausgleich.
118
Offene Posten managen
Hier markieren Sie die Mitglieder, die ihren Beitrag bar bezahlt oder überwiesen haben, indem Sie ein Häkchen in der vorletzten Spalte setzen. Über die Buttons können Sie auch alle offenen Posten markieren (alle auswählen) und diese Auswahl umkehren (alle abwählen).
Haben Sie alle auszugleichenden Posten markiert, klicken Sie auf offene Posten ausgleichen.
Bei den Vereinen, die mit Lexware vereinsverwaltung (premium) lediglich die Mitgliederverwaltung und den Beitragseinzug erledigen, werden nun alle Beitragszahlungen automatisch beim Mitglied auf bezahlt gesetzt. Sie können das kontrollieren, indem Sie in der Mitgliederverwaltung den Reiter Zahlungen/Zuwendungen aufrufen.
Hier erscheint der Beitrag jetzt unter Zahlungen.
Für Vereine, die auch die Finanzbuchhaltung mit dem Programm durchführen, erscheint im nächsten Schritt ein Kontrollfenster. Hier kann z. B. das Fibu-Konto für
die Beitragszahlung ausgewählt werden.
119
Finanzen
Das ist in den Fällen wichtig, in denen etwa die Abteilungsbeiträge auf ein anderes
Fibu-Konto gebucht werden sollen als die Beiträge an den Hauptverein.
Ein Klick auf den Button Weiter führt den OP-Ausgleich aus.
Mahnläufe durchführen
Leider kommt es immer wieder vor, dass Beiträge nicht oder nicht pünktlich gezahlt
werden. Um Ihre Mitglieder an Ihre Zahlungspflicht zu erinnern, bietet Ihnen die
Vereinsverwaltung eine Mahnfunktion, mit der Sie offene Beiträge anzeigen und automatisch Mahnbriefe unterschiedlicher Mahnstufen erstellen können.
Mahnungen erstellen
Um eine Mahnung zu erstellen, gehen Sie im Hauptmenü auf Finanzen  Beitragseinzug  Beitragseinzug bearbeiten oder klicken Sie auf Ihrer ausführlichen Startseite Beitragsverwaltung auf den Menüpunkt Offene Beiträge anmahnen. Es erscheint
das Fenster Auswahl.
120
Mahnläufe durchführen
Im Auswahlfenster rufen Sie nun die Mitglieder auf, die Ihre Beiträge noch nicht bezahlt haben. Bitte überprüfen Sie aber zuvor, ob Sie auch alle Zahlungseingänge verbucht bzw. ausgeglichen haben, damit Sie nicht unnötig Mahnungen versenden.
Zahlungseingänge
überprüfen
Sie können die Anzeige der noch offenen Posten einschränken, indem Sie angeben,
für welche Mitglieder, welche Abteilung, welche Beitragsarten, welche Zahlungsarten
und welchen Zahlungszeitraum Sie die offenen Posten ermitteln möchten.
Auswahl
einschränken
Wenn Sie die offenen Posten einer bestimmten Anzahl von Mitgliedern anmahnen
möchten, stellen Sie mithilfe der Pfeiltasten am Ende des jeweiligen Feldes die Mitgliedsnummern der Mitglieder ein. Lassen Sie die Felder leer, werden die offenen Posten aller Mitglieder angezeigt.
Sie können sich die offenen Posten, das heißt die nicht geleisteten Beitragszahlungen
aller Beitragsarten, anzeigen lassen, indem Sie die Felder Beitragsart von – bis leer
lassen. Wollen Sie einen Mahnlauf für alle offenen Posten des Gesamtvereins durchführen, dann machen Sie keine Angaben in den Feldern Abteilung von und Abteilung bis. Mithilfe der Pfeiltasten am Ende der jeweiligen Felder können Sie aber auch
die Auswahl einschränken.
Sie können Ihren Mahnlauf bzw. Ihre Mahnläufe aber auch nach Zahlungsart sortieren. Wenn Sie z. B. nur alle Barzahler anmahnen möchten, dann klicken Sie bar an
und starten Sie dann Ihre Auswertung.
Unter Zeitraum bis stellen Sie Monate und Jahr ein, für die die offenen Posten, also
die nicht geleisteten Beitragszahlungen, für den Mahnlauf angezeigt werden sollen.
Wenn Sie schon Mahnungen ausgestellt haben, können Sie außerdem die Auswertung bestimmter Mahnstufen vornehmen. Klicken Sie dafür auf die Mahnstufe, die
Sie suchen. Sie ist dann durch ein schwarzes Häkchen gekennzeichnet. Sie können
beliebig viele Mahnstufen anklicken. Ist das Feld alle aktiviert, werden alle fälligen
Mahnstufen angezeigt.
Mahnstufen
wählen
Wenn Sie alle Auswahlkriterien festgelegt haben, klicken Sie auf den Button Datensätze auswerten. Im unteren Teil des Fensters sehen Sie nun alle Mitglieder, die noch
offene Beiträge haben.
Wechseln Sie nun auf den Reiter Mahnungen. Hier können Sie noch festlegen, ob
mehrere offene Beträge eines Mitglieds auf einem Mahnschreiben zusammengefasst
oder als einzelne Dokumente ausgewiesen werden sollen. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie dafür das Feld Zusammenfassen. Klicken Sie dann auf das Word-Symbol
Mahnungen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie drei Mahnungsformulare bzw. ein
Formular für zusammengefasste Mahnungen, die bereits Adressfeld und Text mit angemahntem Betrag enthalten, zur Auswahl haben:
Mahnschreiben
zusammenfassen
121
Finanzen
Mahnformulare
 Mahn1_ZahlungserinnerungEuro.doc – Dieses Formular können Sie als erste
Zahlungserinnerung verwenden.
 Mahn11Euro.doc – Dieses Formular können Sie für höhere Mahnstufen einsetzen. Es droht den möglichen Rechtsweg an sowie ein Ausschlussverfahren bei
Nichtzahlung.
 MAHN1Euro.doc – Dieses Formular bietet sich für höhere Mahnstufen an. Die
Mahnung enthält die Androhung des Rechtswegs sowie eines Ausschlussverfahrens. Außerdem werden Mahngebühren von fünf Euro erhoben.
Wenn Sie sich für ein Dokument entschieden haben, klicken Sie auf Mahnungen
bzw. auf Mahnungen mit Kontakt, wenn Sie möchten, dass die Mahnung bei dem
jeweiligen Mitglied gespeichert wird. Es wird nun ein Serienbrief in Word erstellt, den
Sie selbstverständlich noch bearbeiten können. Über die Word-Funktionen können
Sie die Mahnschreiben dann ausdrucken.
MahnMg.doc – Dieses Formular ist automatisch voreingestellt, wenn Sie mehrere
Mahnungen für ein Mitglied zusammenfassen.
Mahnungsformulare bearbeiten
Selbstverständlich können Sie die Mahnungsformulare nach Ihren Vorstellungen bearbeiten. Vielleicht möchten Sie ja Ihren Briefkopf oder Ihr Vereinslogo einfügen oder den Text etwas umformulieren.
Wichtig: Bevor Sie eine Formularvorlage bearbeiten, speichern Sie diese zur Sicherheit ab!
 Anwender, die mit Windows XP arbeiten, gehen im Explorer unter
C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\Vereinsverwaltung\brief bzw. unter Windows Vista und Windows 7 sowie Windows 8
unter C:\ProgramData\Lexware\Vereinsverwaltung\brief.
 Im Ordner Brief finden Sie die Vorlagen für die Mahnungsformulare
 Mahn1_ZahlungserinnerungEuro.doc,
 Mahn11Euro.doc,
 MAHN1Euro.doc und
 MahnMg.doc.
Rufen Sie eines der Formulare auf, das Sie bearbeiten möchten, und fügen Sie Ihre Änderungen ein. Dabei dürfen Sie keinesfalls die Position der Felder in Pfeilklammern verändern, die Felder an sich schon gar nicht. Diese werden benötigt,
damit das Programm das Formular öffnen und Adresse und Anrede automatisch
eintragen kann.
122
Mahnläufe durchführen
 Nach Eingabe Ihrer Änderungen speichern Sie das Dokument wieder in den oben
genannten Verzeichnissen ab. Entweder nehmen Sie den bestehenden Namen
oder Sie fügen diesem noch einen Zusatz bei (z. B. Mahn1_ZahlungserinnerungEuroNeu.doc). Eigene Namen können nicht vergeben werden, da das
Programm diese nicht lesen kann.
Falls Sie fälschlicherweise eine Mahnung für ein Mitglied erstellt haben, können Sie
die Mahnstufe wieder zurücksetzen. Klicken Sie, nachdem Sie die offenen Posten wie
oben beschrieben ausgewertet haben, auf Mahnstufe zurücksetzen und das Programm stellt alle angezeigten Mahnstufen um eine Nummer zurück.
Mahnstufe
zurücksetzen
123
Bankgeschäfte
Bankgeschäfte
Unter dem Menüpunkt Bankgeschäfte finden Sie alle Funktionen rund um das Banking des Vereins. Das sind im Einzelnen:
 Online-Banking einrichten,
 Bankverbindungen einsehen,
 Überweisungen schreiben,
 SEPA-Sammelüberweisungen schreiben,
 SEPA-Überweisung schreiben,
 Überweisungen abschicken,
 Kontoumsätze abholen,
 Kontoumsätze drucken und
 Kontoumsätze in die Fibu übernehmen.
Die wichtigsten Bankingfunktionen finden Sie auch auf der ausführlichen Startseite
Bankgeschäfte. Um diese Übersichtsseite zu öffnen, klicken Sie entweder auf der
zentralen Startseite in der Kachel Bankgeschäfte auf den Menüpunkt _Zur Startseite
oder Sie rufen die Schnellnavigation auf und klicken dort unter Bankgeschäfte auf
Startseite.
In jedem Fall öffnet sich der folgende Screen:
124
Online-Banking einrichten
Hier können Sie die zentralen Funktionen in Zusammenhang mit Ihren
Bankgeschäften aufrufen, wie Online-Banking einrichten, Bankverbindungen
einsehen, Überweisungen schreiben und abschicken sowie Kontoauszüge abrufen,
drucken und Kontoumsätze verbuchen.
Online-Banking einrichten
Wenn Sie den Menüpunkt Online-Banking einrichten anklicken, öffnet sich der folgende Screen:
Klicken Sie auf den Button Administrator für Homebanking Kontakte. Es öffnet
sich der Assistent für die Einrichtung Ihres Online-Banking-Kontaktes:
Klicken Sie auf Neu und es öffnet sich der Assistent zur Einrichtung Ihres OnlineKontos, der Sie sicher durch den Anmeldeprozess führt.
Haben Sie Ihr Online-Banking-Konto eingerichtet, können Sie nicht nur Ihren Lastschrifteinzug und Überweisungen online an die Bank geben, sondern auch Ihre Kontoauszüge elektronisch abrufen.
125
Bankgeschäfte
Bankverbindungen einsehen
Wenn Sie auf Bankverbindungen einsehen gehen, öffnet sich ein Screen, auf dem
Sie alle Bankverbindungen, die Sie für Ihren Verein angelegt haben, zu sehen sind.
Änderungen Ihrer Bankverbindungen nehmen Sie ebenfalls hier vor.
Überweisungen schreiben
Mit Lexware vereinsverwaltung (premium) können auch Überweisungen online getätigt werden. Voraussetzung ist natürlich, dass das Online-Banking eingerichtet wurde
und dass auf dem Rechner ein Online-Zugang vorhanden ist.
Mit Lexware vereinsverwaltung (premium) stehen Ihnen die folgenden Überweisungsarten zur Verfügung:
 einfache Standard-Terminüberweisung,
 SEPA-Überweisung sowie
 SEPA-Sammelüberweisungen.
Um die Maske für Überweisungen aufzurufen, gehen Sie im Hauptmenü auf Bankgeschäfte  Überweisungen schreiben bzw. SEPA-Sammelüberweisung oder
SEPA-Überweisung. Es öffnet sich eine neue Maske, auf der bereits ein leerer Überweisungsträger geöffnet ist:
Wie Sie das Überweisungsformular ausfüllen und an die Bank übergeben, wird im Folgenden am Beispiel einer Standard-Einzelüberweisung beschrieben. Die Vorgehensweise
126
Überweisungen schreiben
für SEPA-Einzel- und SEPA-Sammelüberweisungen ist identisch. Sie müssen dafür
nur den entsprechenden Menüpunkt unter Bankgeschäfte im Hauptmenü aufrufen.
Überweisungsformular ausfüllen
Um das Überweisungsformular auszufüllen, wählen Sie als Erstes über den
Dropdown-Pfeil die Bank und das Bankkonto, an die die Überweisung geschickt werden soll. Ist der Empfänger der Überweisung Mitglied Ihres Vereins oder ein Lieferant, dessen Adresse und Bankverbindung in der Mitgliederverwaltung aufgenommen
wurde, dann klicken Sie auf den 3-Punkte-Button neben dem Feld Empfänger 
Adresskennung. Es öffnet sich die Mitgliedersuche. Wählen Sie dort den richtigen
Datensatz aus und die Zeile Empfänger/Adresskennung sowie die Zeilen Konto-Nr.
des Empfängers, die Bankleitzahl und die Bezeichnung des Kreditinstituts werden
automatisch gefüllt.
Sind in der Vereinsverwaltung keine Daten des Zahlungsempfängers hinterlegt, können Sie das Formular natürlich auch händisch ausfüllen.
Tragen Sie den Betrag sowie den Verwendungszweck in die dafür vorgesehenen Zeilen ein. Sie speichern die Überweisung mit Klick auf den Button Speichern. Wenn
Sie mehrere Überweisungen tätigen müssen, dann klicken Sie auf den Button Speichern + Neu. Die Überweisung wird abgespeichert und Sie erhalten gleich ein neues,
leeres Überweisungsformular.
127
Bankgeschäfte
Überweisungsvorlagen anlegen und aufrufen
Handelt es sich um Überweisungen, die Sie regelmäßig durchführen müssen, dann
können Sie sich das ausgefüllte Formular als Vorlage abspeichern. Klicken Sie auf den
Button als Vorlage abspeichern. Es öffnet sich eine kleine Eingabemaske, in der Sie
Ihrer Vorlage einen Namen geben können.
Um eine Überweisungsvorlage aufzurufen, klicken Sie in der oberen Navigationsleiste
auf den Button Überweisungsvorlage. Es erscheint eine Übersicht mit allen angelegten Überweisungsvorlagen – getrennt nach herkömmlichen Standard-Überweisungen
und Vorlagen, die bereits im SEPA-Format angelegt wurden.
Alle ausgefüllten Überweisungsformulare, die Sie noch nicht an die Bank übergeben
haben, werden Ihnen nun in dieser Übersicht angezeigt:
Sie sehen alle Überweisungen, die von dem ausgewählten Vereinskonto aus abgewickelt werden sollen. In obigem Beispiel sind das alle Überweisungen der markierten
Testbank.
128
Überweisungen abschicken
Überweisungen abschicken
Um Ihre Überweisungen nun an Ihre Bank zu übermitteln, klicken Sie auf den Button Überweisungen
ausführen
Ausführen.
Es öffnet sich ein neues Fenster:
Hier sehen Sie alle anstehenden Überweisungen – sortiert nach Ihren eingerichteten
Online-Bankverbindungen.
Markieren Sie anschließend die Überweisungen, die Sie ausführen möchten, indem
Sie ein Häkchen in das Auswahlfeld setzen. Außerdem können Sie noch ein Ausführungsdatum auswählen, indem Sie ein Häkchen bei Ausführungsdatum setzen und
das gewünschte Ausführungsdatum im Datumsfeld auswählen. Klicken Sie anschließend auf den Button Senden, es öffnet sich ein Fenster, über das Sie sich bei Ihrer
Bank anmelden können. Bestätigen Sie mit Klick auf OK und geben Sie im folgenden
Fenster Ihre PIN ein und klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Schritt müssen Sie
noch Ihre TAN eingeben und Sie erhalten die Meldung, dass der Auftrag von Ihrer
Bank entgegengenommen wurde.
Anschließend erhalten Sie noch eine Log-Datei mit einer Liste aller Überweisungen,
die Sie an Ihre Bank übergeben haben.
129
Bankgeschäfte
Kontoumsätze abholen und übernehmen
Kontoumsätze
abrufen
Mit Lexware vereinsverwaltung (premium) können Sie auch Ihre Kontoumsätze elektronisch von Ihrer Bank abrufen, gleich richtig kontieren und automatisch in die Fibu übernehmen. Voraussetzung dazu ist, dass Sie ein Online-Banking-Konto eingerichtet haben.
Kontoauszüge abholen
Klicken Sie dazu im Hauptmenü unter Bankgeschäfte auf den Menüpunkt Kontoumsätze abholen. Es öffnet sich der folgende Screen:
Hier können Sie das Konto des Vereins auswählen, für das Sie die Kontoauszüge abfragen möchten. In der Spalte Auszüge lesen ab ist vermerkt, ab welchem Datum die
Kontoauszüge abgerufen werden und in der Spalte Letztes Abholdatum wird angezeigt, wann die Kontoumsätze das letzte Mal abgerufen wurden.
Des Weiteren können Sie kennzeichnen, ob nach der Abholung der Kontoumsätze nicht
nur das Abgleichfenster geöffnet, sondern ob der Kontoauszug auch gedruckt werden
soll.
Im Kontoauszugsabgleichfenster sehen Sie eine Liste mit allen Umsätzen, die von der
Bank abgerufen wurden. Mit Klick auf Ja können Sie entscheiden, ob diese Umsätze
übernommen werden sollen. Wenn Sie gleichzeitig noch das Häkchen bei Kontoauszug
drucken gesetzt haben, dann öffnet sich anschließend ein Fenster, in dem alle Kontobewegungen angezeigt werden. Diese Übersicht können Sie ausdrucken und zu Ihren
Unterlagen nehmen.
Anschließend werden alle Umsätze in einer Übersichtsmaske angezeigt.
130
Kontoumsätze abholen und übernehmen
Zahlungsein- und -ausgänge kontieren
Bei Ihrem ersten Abruf der Kontoumsätze werden erst einmal alle Zeilen rot unterlegt
sein. Das liegt daran, dass Ihr Programm erst lernen muss, auf welches Fibu-Konto
ein Zahlungseingang bzw. ein Zahlungsausgang gebucht werden soll.
Kontoumsätze
kontieren
Wenn Sie also immer wiederkehrende Umsätze haben, wie etwa die immer wiederkehrende Abbuchung der Abwassergebühren, dann öffnen Sie in der Übersicht die
Funktion Buchungstexte zuordnen. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Klicken Sie auf das Pluszeichen in der Symbolleiste. Tragen Sie in der Zeile Buchungstext den Begriff ein, der bei wiederkehrenden Zahlungsbewegungen immer im
Verwendungszweck1 angezeigt wird, und weisen Sie das Fibu-Konto sowie ggf. die
richtige Kostenstelle zu.
Beim nächsten Abruf der Kontoumsätze werden die so angelegten Vorgänge bereits
vorkontiert und Sie müssen für diese Einträge für die endgültige Fibu-Übernahme nur
noch kurz kontrollieren.
Für alle anderen Umsätze müssen Sie nach jedem Abruf der Kontoumsätze noch ein
Fibu-Konto über den 3-Punkte-Button auswählen und zuweisen. Dann ist die Buchungszeile nicht mehr rot hinterlegt. Falls Sie mit Kostenstellen buchen, müssen Sie
– ebenfalls über den 3-Punkte-Button – noch die richtige Kostenstelle zuweisen.
131
Bankgeschäfte
Kontoumsätze drucken
Wenn Sie nicht gleich beim Abholen der Kontoumsätze (vgl. hierzu den Abschnitt
Kontoumsätze abholen und übernehmen auf Seite 130 in diesem Handbuch). Ihre
Kontobewegungen ausgedruckt haben, können Sie das auch später nachholen. Gehen
Sie hierfür im Hauptmenü auf Bankgeschäfte und anschließend auf den Menüpunkt
Kontoumsätze drucken. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie den Zeitraum
eintragen können, über welchen Sie die Kontobewegungen drucken möchten. Treffen
Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf OK, und Sie erhalten Ihren Kontoauszug. Diesen können Sie drucken, in ein PDF umwandeln und abspeichern oder nach Excel
übernehmen.
Diese Funktion finden Sie auch in der Übersichtsmaske, in der alle Kontobewegungen für die Fibu-Übernahme angezeigt werden, über den Button Drucken.
Kontoumsätze in die Fibu übernehmen
FibuÜbernahme
Umsätze
Alle Umsätze, die Sie wie im Abschnitt Zahlungsein- und -ausgänge kontieren auf
Seite 131 in diesem Handbuch beschrieben, kontiert und mit einem Häkchen versehen haben, werden dann mit Klick auf den Button Umsätze in Fibu übernehmen in
Ihre Buchhaltung übernommen. Dabei öffnet sich die folgende Maske:
Im oberen Gitterfeld werden Ihnen die Umsätze angezeigt, die in die Fibu übernommen werden. Der Buchungsmonat sowie das Buchungsjahr sind bereits voreingestellt. Sie müssen nun nur noch Ihre Belegnummer eintragen.
Außerdem müssen Sie an dieser Stelle noch entscheiden, ob die Fibu-Übernahme in
die Buchungsmaske Stapelbuchungen oder in die Buchungsmaske Bank übernommen werden sollen. Welche Buchungsmaske Sie wählen, hängt davon ab, wie Sie üblicherweise buchen.
132
Kontoumsätze abholen und übernehmen
Sammelüberweisungen in die Fibu übernehmen
Der Vorteil von Sammelüberweisungen ist, dass Sie für die Übergabe an die Bank nur
eine TAN benötigen. Der Nachteil: Sie erhalten beim Abruf Ihrer Kontobewegungen
die Sammellastschrift in einem Betrag zurück und können diese daher auch nicht
richtig kontieren und ordentlich in Ihre Fibu übernehmen.
Um dieses Problem zu lösen, wenden Sie sich bitte an Ihre Vereinsbank und beantragen eine sogenannte Sammlerauflösung: D. h. auf Ihrem Kontoauszug bzw. in den
Kontoinformationen von Lexware vereinsverwaltung (premium) erscheinen die Einzelposten statt eines Gesamtbetrags. Dieser Service ist u. U. nicht kostenfrei, erkundigen Sie sich einfach bei Ihrer Bank.
Alternativ sollten Sie überlegen, ob Sie Ihr Online-Konto nicht mit einer HBCIChipkarte führen können. Bei dieser Vorgehensweise benötigen Sie zwar ein Chipkartenlesegerät, aber keine TAN mehr, und Sie können gleich Einzelüberweisungen beauftragen!
Sammellastschriften des Beitragseinzugs in die Fibu übernehmen
Lexware vereinsverwaltung (premium) zieht, um Kosten zu sparen, die Vereinsbeiträge per Sammellastschrift ein. Aus diesem Grund wird beim Abruf der Kontoumsätze
nur ein Gesamtbetrag angezeigt, der nicht automatisch in einzelne Beitragszahlungen
aufgelöst werden kann. Daher erfolgt die Fibu-Übernahme etwas anders als bei anderen Kontoumsätzen.
Beitragseinzug
übernehmen
Wird die Sammellastschrift des Beitragseinzugs für die Übernahme markiert und auf
den Button Lastschrifteinzug übernehmen geklickt, öffnet sich die folgende Maske:
133
Bankgeschäfte
Im linken oberen Gitterfeld wird Ihnen der Beitragseinzug angezeigt und im rechten
Gitterfeld sehen Sie die einzelnen Beitragsbuchungen.
Der Buchungsmonat sowie das Buchungsjahr sind bereits voreingestellt. Sie müssen
nun nur noch Ihre Belegnummer eintragen. Die Buchungen werden mit Klick auf
den Button Übernahme starten in Ihre Fibu übernommen und die offenen Posten
beim Mitglied ausgeglichen.
Abgerufene Kontoumsätze anzeigen lassen
Anzeige von
Kontoumsätzen
Bereits abgerufene Kontoumsätze, die noch nicht in die Fibu übernommen wurden,
können Sie sich auch später noch anzeigen lassen und fertig für die Fibu-Übernahme
machen.
Gehen Sie dazu wieder über das Hauptmenü auf Bankgeschäfte und klicken Sie auf
den Menüpunkt Kontoumsätze abholen.
Wenn Sie ein Häkchen bei alle anzeigen setzen, dann werden Ihnen alle Umsätze
aller Online-Konten angezeigt, die Sie bereits abgerufen haben. Sie können die Anzeige einschränken, indem Sie das Häkchen bei alle anzeigen wieder rausnehmen
und anschließend über das Dropdown das Konto auswählen, das Sie sich ansehen
möchten.
134
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Einnahmen und Ausgaben des Vereins
verbuchen
Die Buchhaltung stellt einen Schwerpunkt dieses Programms dar. Sie bietet Ihnen
neben unkomplizierten Buchungsschritten auf übersichtlichen Bildschirmen zahlreiche Buchungskontrollfunktionen sowie Auswertungsmöglichkeiten.
Voraussetzung für eine fehlerfreie Buchhaltung ist, dass Sie alle relevanten Daten und
Vorgaben bestimmt haben. Überprüfen Sie diese bitte, bevor Sie mit dem Buchen
beginnen:
Checkliste:
Haben Sie alle Daten und Vorgaben bestimmt?
Was
ja
nein
Haben Sie einen Kontenrahmen für das Jahr, das Sie buchen
möchten, angelegt?
Haben Sie eine Bank- und Kassenpflege durchgeführt?
Haben Sie die Konten Bank, Kasse sowie die Spendenkonten,
das Konto für Aufnahmegebühren, Rechnungen, Mitgliedsbeiträge und Rücklastschriften bei den Vereinsdaten hinterlegt?
Haben Sie den Konten Anfangsbestände und Kennzahlen zugewiesen?
Haben Sie ggf. Kostenstellen angelegt?
Haben Sie den Beitragsarten ein entsprechendes Fibu-Konto
zugeteilt? Denken Sie daran, dass hier ein Spendenkonto eingetragen wird, wenn Sie Ihre Beiträge als Spende verbuchen
wollen.
Um in die Programmkomponente Buchhaltung zu wechseln, haben Sie verschiedene
Möglichkeiten:
1. Rufen Sie die gewünschte Funktion der Buchhaltung über den Menüpunkt Buchhaltung auf.
2. Sie können direkt in die Buchhaltung springen, indem Sie über den Startbildschirm unter dem Programm-Modul Buchhaltung auf den Menüpunkt  zur
Startseite klicken.
3. Über die Schnellnavigation Buchhaltung  Startseite gelangen Sie ebenfalls auf
die folgende Übersicht.
135
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Von der ausführlichen Startseite der Programmkomponente Buchhaltung aus können
Sie
 Buchungen erfassen (Stapelbuchungen),
 Einnahmen und Ausgaben buchen (Bank/Kasse),
 den Buchungsstapel ansehen,
 Buchungen abschließen und
 die Buchungsprotokolle einsehen.
Einrichtung und Verwaltung der Buchhaltung
Wenn Sie im Hauptmenü unter Buchhaltung auf Einrichtung  Verwaltung klicken, öffnet sich ein weiteres Menüfenster mit den folgenden Funktionen:
 Kontenstamm anlegen/aktualisieren,
 Kontenliste ansehen,
 Konten verwalten,
 Kostenstellen anlegen,
 Kostenstellengruppen anlegen,
136
Einrichtung und Verwaltung der Buchhaltung
 Kennzahlen GuV,
 Bank/Kassenpflege,
 Jahreswechselassistent,
 Sonderkonten zuweisen und
 Buchungstexte anlegen.
Kontenstamm anlegen/aktualisieren
Bei der Ersteinrichtung des Programms werden Sie wahrscheinlich den Einrichtungsassistenten genutzt haben und bereits über diese Funktion einen Kontenstamm für
Ihren Verein ausgewählt und angelegt haben.
Die Funktion Kontenstamm anlegen  aktualisieren dient also in erster Linie für
die Anlage eines neuen Vereinsbuchungsjahres. Haben Sie ein Buchungsjahr abgeschlossen, müssen Sie Ihre Lexware vereinsverwaltung (premium) fit machen für das
neue Vereinsjahr. D. h. Sie können Ihren persönlichen Kontenstamm mit einem
Mausklick aus dem Vorjahr übernehmen.
Wie Sie dabei im Einzelnen vorgehen, lesen Sie im Abschnitt Datenpflege zum Jahreswechsel ab Seite 177.
Kontenliste ansehen
Mit Klick auf diesen Menüpunkt öffnet sich eine Liste mit dem von Ihnen ausgewählten Kontenstamm mit allen angelegten Sachkonten sowie den Kennzahlen zu
Einnahmen/Ausgaben, GuV, Steuersätzen und Kostenstellen. Ebenfalls in dieser Liste
angezeigt, werden auch alle Änderungen, die Sie an dem Kontenstamm vorgenommen haben.
Konten verwalten
Unter Konten verwalten können Sie Ihren Kontenstamm kürzen oder erweitern, bis
er Ihren persönlichen Bedürfnissen entspricht.
Konten hinzufügen
Um ein Konto hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Tragen Sie im
Feld Konto zunächst die Kontonummer und dann die Kontobezeichnung ein und
speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf Speichern. Das Programm sortiert das neue
Konto dann automatisch in der richtigen Zahlenfolge.
Damit Sie mit Ihrem Kontenstamm nun auch richtig buchen können und Sie korrekte Auswertungen erhalten, ist es wichtig, dass Sie unter Konten verwalten noch Anfangsbestände und Kennzahlen vergeben.
137
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Achtung bei
Geld- und
Spendenkonten!
Wenn Sie ein neues Fibu-Konto Bank oder Kasse anlegen, müssen Sie darauf achten,
dass ein Häkchen im Kästchen Geldkonto gesetzt wurde. Richten Sie ein weiteres
Spendenkonto ein, muss ein Häkchen im Kästchen Spendenkonto gesetzt werden.
Andernfalls kommt es zu Fehlermeldungen bei der Buchhaltung bzw. es können keine Zuwendungsbestätigungen erstellt werden.
Konten löschen
Um Konten zu löschen, klicken Sie das Konto an, das Sie löschen möchten. Anschließend klicken Sie auf den Button Löschen. Sie werden gefragt, ob Sie dieses
Konto wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie mit Ja.
Bebuchte Konten können nicht gelöscht werden
Sobald Sie auf ein Konto gebucht haben, können Sie es in dem Buchungsjahr nicht
mehr löschen!
Konten bearbeiten
Sie können auch die Kontenbezeichnungen bearbeiten. Rufen Sie das gewünschte
Konto auf, indem Sie es in der unteren Liste anklicken. Sie können ein bestimmtes
Konto aber auch per Doppelklick in das Feld der Kontobezeichnung oben im Fenster
suchen. Das Feld färbt sich grün. Geben Sie Ihre Eingabe ein und drücken Sie die Enter-Taste. Nun können Sie dieses Konto bearbeiten. Speichern Sie Ihre Änderungen
mit Klick auf den Button Speichern.
Anfangsbestände eingeben und Kennzahlen zuordnen
Zu einer vollständigen Buchhaltung müssen Sie den einzelnen Konten noch Kennzahlen und ggf. Anfangsbestände zuweisen.
Anfangsbestände eingeben
Wenn Sie ein neues Buchungsjahr beginnen, sind alle Anfangsbestände in der Regel
erst einmal null. Mit Ausnahme Ihrer Geldkonten. Tragen Sie daher unter Konten
verwalten den Anfangsbestand Ihrer Kassen- und Bankkonten ein. Einen positiven
Anfangsbestand tragen Sie unter Vor. AB Soll und einen negativen Anfangsbestand
unter Vorl. AB Haben ein.
Bei allen anderen Fibu-Konten gehören die positiven Anfangsbestände unter Vorl.AB
Haben und die negativen unter Vorl.AB Soll.
Kennzahlen zuordnen
Für alle Auswertungen, die auf Ihre Finanzbuchhaltung (Fibu) zurückgreifen, müssen
Sie Kennzahlen vergeben. Wenn Sie einen der voreingestellten Kontenrahmen verwenden, dann sind diese Kennzahlen bereits vergeben. Wichtig ist die korrekte
Vergabe von Kennzahlen dann, wenn Sie Konten ändern oder neue anlegen.
138
Einrichtung und Verwaltung der Buchhaltung
Kennzahl für die Einnahmen-Überschussrechnung
Im Feld E/A können Sie die Zuordnung in der Einnahmen-Überschussrechnung vornehmen. Ordnen Sie die Konten dem ideellen Bereich, dem Zweckbetrieb, der Vermögensverwaltung oder dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu. Dafür klicken Sie
auf den 3-Punkte-Button hinter dem E/A-Feld. Es öffnet sich ein Lookup-Fenster, aus
dem Sie per Doppelklick mit der linken Maustaste die Zuordnung bestimmen können. Das Feld füllt sich dann automatisch aus. Speichern Sie diese Angaben anschließend mit Klick auf Speichern.
Kostenstellen fest hinterlegen
Wenn Sie mit Kostenstellen buchen und entsprechend im Einrichtungsassistenten
unter Programmeinrichtung ein Häkchen bei Finanzbuchhaltung mit Kostenstellen
bzw. Teilweise Buchhaltung mit Kostenstellen gesetzt haben, dann können Sie unter
Konten verwalten feste Kostenstellen für einzelne Fibu-Konten vergeben. Rufen Sie
hierzu das entsprechende Fibu-Konto auf, tragen Sie im Kennungsfeld Kostenstelle
die gewünschte Kostenstelle ein (Auswahl über den 3-Punkte-Button) und setzen Sie
im Kästchen KoSt ein Häkchen. Wenn Sie jetzt einen Vorgang auf dieses Konto buchen, dann wird die richtige Kostenstelle immer automatisch eingetragen. Wie Sie
Kostenstellen und Kostengruppen anlegen, lesen Sie in Ihrem Handbuch ab Seite 146
in dem Abschnitt Kostenstellen anlegen.
Geldkonten kennzeichnen
Für die Fibu-Konten Bank und Kasse muss unter den Kennungen im Kästchen
Geldkonto ein Häkchen gesetzt sein.
Spendenkonten kennzeichnen
Die Konten, auf denen Sie Spendeneinnahmen verbuchen (z. B. das Fibu-Konto
3200), müssen ein Häkchen im Kästchen Spendenkonto haben. Andernfalls ist die
automatische Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen nicht möglich!
Umsatzsteuersammelkonten anlegen
Die Umsatzsteuer-Konten auf denen die Umsatzsteuer gesammelt wird, werden ebenfalls mit einem Häkchen im Kästchen Steuersammelkonto markiert.
Damit Ihre Fibu-Auswertungen die Steuer korrekt ausweisen, müssen Sie unbedingt
kontrollieren, ob die Steuersammelkonten auch unter Vereinsdaten  Steuerangabe
 Finanzamt hinterlegt wurden.
Achtung!
Konkret heißt das: Sind in Ihren Kontenrahmen bereits Umsatzsteuersammelkonten
angelegt, sind diese in der Regel bereits unter Vereinsdaten  Steuerangabe 
Finanzamt hinterlegt. Wurden neue Steuersammelkonten z. B. mit abweichenden
Steuersätzen (etwa 9 % und Ähnliches) angelegt, müssen Sie diese neuen Konten dort
hinterlegen.
139
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Umsatzsteuersammelkonten
hinterlegen
Klicken Sie dazu auf Vereinsdaten  Steuerangabe  Finanzamt. Es öffnet sich das
folgende Fenster:
Klicken Sie auf den Button Steuersätze neu anlegen. In dem Gitterfeld öffnet sich
eine neue Zeile. Geben Sie als Erstes die Kontenklasse an, für die das Sammelkonto
vorgesehen ist. Jeder Kontenrahmen ist in unterschiedliche Kontenklassen für die
einzelnen Tätigkeitsbereiche des Vereins unterteilt. So entspricht z. B. die Kontenklasse 4 der Vermögensverwaltung oder die Kontenklasse 5 dem Zweckbetrieb des
Vereins.
Damit die Fibu-Auswertung die Umsatz- bzw. Vorsteuer für die einzelnen Bereiche
richtig ausweisen, muss für die Sammelsteuerkonten die Klasse in die erste Spalte eingetragen werden.
Als Nächstes geben Sie den Steuersatz ein, z. B. 7 oder 19 %. Es ist auch möglich,
abweichende Steuersätze zu hinterlegen, wenn etwa für eine gemischte Nutzung im
Zweckbetrieb und/oder im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb vom Finanzamt ein gemischter Steuersatz errechnet wurde.
Klicken Sie als Nächstes in die Spalte Konto Umsatzsteuer, es erscheint ein 3-PunkteButton. Wenn Sie auf den 3-Punkte-Button klicken, öffnet sich ein Lookup-Fenster, aus
dem Sie dann das richtige Konto für die Umsatzsteuer auswählen können.
Wiederholen Sie den Vorgang noch für die Spalte Konto Vorsteuer.
Speichern Sie Ihre Angaben mit Klick auf den Button Speichern.
140
Einrichtung und Verwaltung der Buchhaltung
Für Vereine, die eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen, gibt es zum
01.01.2013 eine wichtige Neuerung: Durch eine Änderung in § 6 Abs. 1 SteuerdatenÜbermittlungsverordnung (StDÜV) ist eine einfache elektronische Übermittlung von
 Umsatzsteuer-Voranmeldungen,
ElsterZertifikat
und PIN
hinterlegen
 dem Antrag auf Dauerfristverlängerung sowie
 Anmeldung der Sondervorauszahlung und Lohnsteueranmeldungen
nicht mehr möglich.
Diese (Vor-)Anmeldungen können nur noch authentifiziert elektronisch übermittelt
werden. Für die authentifizierte Übermittlung wird ein elektronisches Zertifikat benötigt. Dazu ist eine vorherige Registrierung über das Portal der Finanzverwaltung elsteronline notwendig, wenn die Abgabe der (Vor-)Anmeldungen nicht über kommerzielle Anbieter (z. B. Datev e.G.) erfolgt.
Wichtig: Alle ab dem 1.1.2013 übertragenen (Vor-)Anmeldungen müssen authentifiziert übertragen werden, dies gilt auch für die Voranmeldungen für Dezember 2012
bzw. bei Dauerfristverlängerung auch für November 2012, wenn diese erst ab dem
1.1.2013 übermittelt werden.
Die Registrierung erfolgt über das elsteronline-Portal der Finanzverwaltung
(www.elsteronline.de). Die Registrierung sowie die Erteilung des elektronischen Zertifikats sind kostenlos. Im Rahmen der Registrierung legt der Anmelder ein persönliches Kennwort fest, mit dem dann der Zugriff auf das elektronische Zertifikat erfolgt.
Speichern Sie das Zertifikat auf Ihrem Rechner ab und gehen Sie über Vereinsdaten
auf den Menüpunkt Steuerangabe  Finanzamt. Klicken Sie auf den 3-Punkt-Button
neben der Zeile Zertifikat und laden Sie das abgespeicherte Zertifikat hoch und geben Sie die Ihnen zugeteilte PIN in das dafür vorgesehene Feld ein.
Kennzahlen für GuV
Im Feld Kennzahlen GuV hinterlegen Sie die Buchungskreise für die GuV. Beim
Klick auf den Button mit den drei Punkten bekommen Sie die zur Auswahl stehenden GuV-Kennzahlen angezeigt. Wählen Sie per Doppelklick oder mit Klick auf OK
Ihre gewünschte Kennzahl aus.
Wenn Sie in die Spalte S klicken, können Sie einsehen, welche Fibu-Konten den einzelnen GuV-Bereichen zugeordnet sind.
141
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Sollten Sie weitere Konten anlegen und mit einer GuV-Kennzahl versehen, dann erscheint auch dieses neue Konto in der u. s. Übersicht.
Kennzahlen für BWA
Im Feld Kennzahlen BWA hinterlegen Sie die Buchungskreise für die BWA. Beim
Klick auf den Button mit den drei Punkten bekommen Sie die zur Auswahl stehenden BWA-Kennzahlen angezeigt. Wählen Sie per Doppelklick Ihre gewünschte
Kennzahl aus.
Kennzahlen
Umsatzsteuer
142
Im Feld Kennzahlen Umsatzsteuer müssen Sie die Kennzahlen des amtlichen Umsatzsteuervoranmeldungsformulars hinterlegen. Die richtigen Kennzahlen entnehmen
Sie bitte dem Umsatzsteuervoranmeldungsformular. Das Formular ist abgelegt im
Hauptmenü unter Buchhaltung  Fibu-Auswertungen. Wie Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, lesen Sie ab Seite 168 in diesem Handbuch.
Einrichtung und Verwaltung der Buchhaltung
Notwendige Einstellungen für Steuerkonten
Wenn Sie unter dem Menüpunkt Konten verwalten weitere Aufwands- und Erlöskonten anlegen möchten, aus denen die MwSt. bzw. die Vorsteuer automatisch herausgezogen werden soll, vergeben Sie die notwendigen Kennungen wie folgt:
Bezeichnung
Kontoart
Steuerart
Steuersatz
Kennzahl
USt.
Aufwandskonto 7 %
Sachkonto
Vorsteuer
7
–
Aufwandskonto 19 %
Sachkonto
Vorsteuer
19
–
Erlöskonto 7 %
Sachkonto
Mwst.
7
86
Erlöskonto 19 %
Sachkonto
Mwst.
19
81
Beachten Sie bitte ebenfalls, dass die Konten für Umsatzsteuer und Vorsteuer keinen
Steuerschlüssel erhalten. Diese Einstellungen sind bereits in Ihrem Kontenrahmen
hinterlegt und müssen folgendermaßen aussehen:
Bezeichnung
Kontoart
Steuerart
Steuersatz
Kennzahl
USt.
Vorsteuer 7 %
Sachkonto
ohne Steuer
–
66
Vorsteuer 19 %
Sachkonto
ohne Steuer
–
66
Umsatzsteuer 7 %
Sachkonto
ohne Steuer
–
–
Umsatzsteuer 19 %
Sachkonto
ohne Steuer
–
–
Wie in der Tabelle zu sehen, enthalten die Vorsteuerkonten bereits eine Kennzahl für
die Umsatzsteuer. Daher werden die Kontenwerte dieser Konten direkt an die Umsatzsteuervoranmeldung übergeben. Bei den Umsatzsteuerkonten werden keine
solchen Kennzahlen vergeben, weil die Beträge für die Umsatzsteuer aus den Kontenwerten der Erlöskonten berechnet werden.
Achtung!
Die Vergabe von Kennzahlen UmSt. bei Konten für Umsatzsteuer und Kosten würde
dazuführen, dass die Umsatz- bzw. Vorsteuer doppelt berechnet werden würde.
Wenn Sie die Felder für die monatlichen bzw. Jahresumsätze anklicken, werden diese
ermittelt. Hier können Sie nichts eingeben.
Monats- und
Jahresumsätze
Von dem Fenster Konten verwalten können Sie über die Reiterfunktion zu dem
Fenster Einzelbuchungen wechseln. Klicken Sie dafür einfach dieses Feld an. Sie
können hier die Buchungsvorgänge auf einem bestimmten Konto für einen ausgewählten Monat im Jahr einsehen.
Einzelbuchungen
143
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Wenn Sie den Monat auf null stellen, erhalten Sie eine Übersicht aller Buchungen,
die über die verschiedenen Monate verteilt, auf dieses Konto vorgenommen wurden.
Unterhalb der Reiter sehen Sie das aktuelle Buchungsjahr, das Sie gerade unter Konten verwalten eingestellt haben. Über die Suchfunktion können Sie hier ebenfalls
nach einem bestimmten Konto suchen. Doppelklicken Sie in das Feld. Es färbt sich
grün. Geben Sie nun Ihre Eingabe ein und drücken Sie die Enter-Taste. Sie können
auch über die Buttons <<1 Datensatz und 1 Datensatz>> zwischen den Konten blättern. Geben Sie nun Jahr und Monat ein, für welche Sie die Einzelbuchungen dieses
Kontos sehen möchten, und im unteren großen Feld werden diese Vorgänge angezeigt.
Der Reiter Planzahlen
Lexware vereinsverwaltung (premium) ermöglicht es Ihnen auch, einzelne FibuKonten zu beplanen. Das heißt, Sie können
 in Ihren Erlös- und Aufwandskonten bestimmte Einnahmen und Ausgaben einstellen,
 einen aktuellen Haushaltsplan drucken oder
 sich den Ist-Stand ausgeben lassen.
Wählen Sie unter Konten verwalten das Konto aus, das Sie beplanen möchten, indem Sie über den 3-Punkte-Button das gewünschte Konto aussuchen, oder geben Sie
die gesuchte Kontonummer ein und es öffnet sich das gewünschte Konto. Alternativ
können Sie auch mit der Scrollleiste an der rechten Seite des Bildschirms das gewünschte Konto heraussuchen.
144
Einrichtung und Verwaltung der Buchhaltung
Wird das Konto angezeigt, klicken Sie auf den Reiter Planzahlen. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Wenn Sie – wie in der Abbildung gezeigt – dreimal im Jahr eine größere Spendenaktion planen, können Sie die erwarteten Spendeneinnahmen unter dem Feld Einnahmen im entsprechenden Monat eintragen. Speichern Sie Ihre Eingaben mit Klick auf
den Button Speichern.
Gehen Sie nach diesem Muster für jedes für Ihren Verein relevante Erlös- oder Aufwandskonto vor.
Über die Funktion Haushaltsplan drucken erhalten Sie eine Übersicht Ihrer geplanten Budgets sowie des zu erwartenden Vereinsergebnisses.
Die Funktion Ist-Stand berechnen ermöglicht es Ihnen jederzeit zu kontrollieren, ob Sie
die geplanten Vereinsziele erreichen oder ob Sie ggf. Maßnahmen ergreifen müssen.
Bei allen Auswertungen können Sie den Zeitraum sowie die Konten festlegen, die Sie
näher betrachten möchten.
Um wirklich aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie Ihre Buchhaltung
immer auf dem neuesten Stand halten!
Achtung!
145
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Kostenstellen anlegen
Für mehr Transparenz in Ihrer Finanzbuchhaltung können Sie Kostenstellen für einzelne Abteilungen oder Vereinsprojekte anlegen. Öffnen Sie unter Buchhaltung 
Einrichtung  Verwaltung den Menüpunkt Kostenstellen anlegen. Es öffnet sich
folgendes Fenster:
Um eine Kostenstelle anzulegen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Es öffnet
sich eine leere Zeile. Geben Sie dort die Nummer Ihrer Kostenstelle sowie die genaue
Bezeichnung ein. Wenn Sie die Kostenstelle auch einer bestimmten Kostengruppe
zuordnen möchten, dann wählen Sie die angelegten Kostengruppen aus über Klick
auf den 3-Punkte-Button. (Wie Sie Kostengruppen anlegen, lesen Sie im Abschnitt
Kostengruppen anlegen). Speichern Sie Ihre Angaben, indem Sie auf Speichern klicken. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, bis Sie alle erforderlichen Kostenstellen
angelegt haben.
146
Einrichtung und Verwaltung der Buchhaltung
Kostengruppen anlegen
Wenn Sie mit Kostenstellen buchen möchten, kann es auch sinnvoll sein, einzelne
Kostenstellen in Kostengruppen zusammenzufassen. Das kann dann der Fall sein,
wenn Sie eine Abteilung als Kostenstelle führen, darüber hinaus aber wissen möchten, wie es um die Finanzen z. B. einzelner Mannschaften innerhalb der Abteilung
bestellt ist.
Dazu legen Sie erst eine Kostengruppe und anschließend die entsprechenden Kostenstellen innerhalb der Kostengruppe an.
Um eine Kostengruppe anzulegen, klicken Sie im Fenster Kostenstellen anlegen auf
den Button Kostengruppen zuordnen oder öffnen Sie unter Buchhaltung  Einrichtung  Verwaltung den Menüpunkt Kostengruppen anlegen. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Um eine Kostengruppe anzulegen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Es öffnet
sich eine leere Zeile. Geben Sie dort die Nummer Ihrer Kostengruppe sowie die genaue Bezeichnung ein. Speichern Sie Ihre Angaben, indem Sie auf Speichern klicken.
Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, bis Sie alle erforderlichen Kostengruppen
angelegt haben.
147
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Kostenstellen planen
Diese Kostenstellen können Sie auch Budgetieren. Klicken Sie hierzu auf den Button
Kostenstellen planen. Es öffnet sich ein neues Fenster:
In dem Feld Kostenart stellen Sie ein, ob es sich um Erlöse oder Kosten handelt. Geben Sie anschließend die Beträge ein, die Sie als Einnahmen bzw. als Ausgabe im jeweiligen Monat erwarten.
Einfacher ist es, wenn Sie im Summenfeld den Gesamtbetrag einstellen und anschließend auf das Taschenrechner-Symbol klicken. Das Programm verteilt den eingetragenen Wert dann gleichmäßig auf alle Monate.
Eine Auswertung über Aufwand und Erlöse der einzelnen Kostenstellen erhalten Sie
über die Kostenstellenrechnung. Mehr hierzu finden Sie im Abschnitt FibuAuswertungen erstellen auf Seite 168.
148
Einrichtung und Verwaltung der Buchhaltung
Kennzahlen GuV bearbeiten
Unter dem Menüpunkt Kennzahlen GuV öffnet sich das folgende Fenster:
Falls Sie die Auswertung für die Gewinn- und Verlustrechnung für Ihren Verein noch
erweitern möchten, indem Sie z. B. zwischen den Beitragseinnahmen des Hauptvereins und den Abteilungen unterscheiden möchten, dann haben Sie hier die Möglichkeit dazu. Klicken Sie auf das Pluszeichen in der Symbolleiste. Es öffnet sich eine
neue Zeile. Geben Sie hier die Bezeichnung ein. Wenn Sie in die Spalte E/A klicken,
legen Sie fest, ob es sich um eine Einnahme oder um eine Ausgabe handeln soll. Den
neu angelegten GuV-Bereich können Sie dann den relevanten Fibu-Konten unter
Konten verwalten als Kennzahl GuV zuweisen.
Bank/Kassenpflege
Wenn Sie ein neues Buchungsjahr beginnen, müssen auch die Fibu-Konten Bank
bzw. Kasse umgestellt werden. In der Regel werden Sie das über den Jahreswechselassistent erledigen. Sie haben allerdings auch an dieser Stelle die Möglichkeit, den Jahreswechsel für Bank und Kasse vorzunehmen.
Jahreswechselassistent
Über diesen Menüpunkt rufen Sie den Jahreswechselassistenten auf, wenn Sie ein
neues Vereinsbuchungsjahr beginnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im
Abschnitt Datenpflege zum Jahreswechsel ab Seite 177.
149
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Sonderkonten zuweisen
Unter Sonderkonten zuweisen können Sie die Konten einsehen, die für Ihre Spendeneinnahmen, die Aufnahmegebühren, Mitgliedsbeiträge und Rücklastschriften voreingestellt sind. Selbstverständlich können Sie hier auch Änderungen vornehmen.
Mit Klick auf den 3-Punkte-Button neben dem Fenster für die Kontonummer öffnet
sich ein Look-up-Fenster. Suchen Sie das gewünschte Konto und bestätigen Sie mit
Doppelklick. Das neue Konto wird in diese Übersicht übernommen.
Buchungstexte anlegen
Für häufige
Buchungen
Sicher gibt es in Ihrem Verein Buchungen, die Sie regelmäßig oder öfter tätigen. Um
sich in diesem Fall die Arbeit zu erleichtern, bietet Ihnen das Programm die Möglichkeit, bestimmte Buchungstexte, die zu bebuchenden Konten, die Kostenstelle sowie
den Betrag fest zu hinterlegen. Wenn Sie buchen, können Sie mit einem Klick den
gespeicherten Vorgang aufrufen und ersparen sich das Eintippen von Benennungen
und Beträgen und die Suche nach den richtigen Fibu-Konten. Eine weitere Möglichkeit, Buchungstexte festzuschreiben, haben Sie in den Buchungsmasken, Kasse/Bank
bzw. Stapel. Über den Button als Vorlage speichern können Sie die Buchung unter
dem Menüpunkt Buchungstexte fest hinterlegen.
Buchen über Bank und Kasse
Wenn Sie im Hauptmenü unter Buchhaltung auf Buchen klicken, öffnet sich ein
weiteres Menüfenster mit den folgenden Funktionen:
 Bank/Kasse,
 Stapel-Erfassung und
 Buchungen abschließen.
Um in Bank bzw. Kasse zu buchen, öffnen Sie die Maske, indem Sie im Hauptmenü
auf Buchhaltung  Buchen auf den Menüpunkt Bank/Kasse klicken. Schneller geht
das, wenn Sie auf der zentralen Startseite unter der Programmkomponente Buchhaltung auf Einnahmen und Ausgaben buchen klicken.
150
Buchen über Bank und Kasse
Es öffnet sich das folgende Fenster:
Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen der Buchungsmaske erläutert. Dies
sind die
 Funktionsbuttons,
 Eingabefelder sowie
 der eigentliche Buchungsvorgang.
Die Funktionsbuttons
Fehlerhafte Buchungssätze löschen Sie mit Klick auf den Button Löschen. Ein Klick
auf Speichern speichert einen Buchungssatz. Diese Buchung ist jedoch noch nicht
endgültig festgeschrieben, Sie können Sie jederzeit noch verändern oder löschen.
151
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Einstellungen
Ein Klick auf den Button Einstellungen öffnet das folgende Fenster:
Alle Felder, die mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet sind, sind auch im Bildschirm zu sehen.
Buchungsstapel aufrufen
Über den Button Buchungsstapel rufen Sie eine Übersicht Ihrer aktuell getätigten
Buchungen auf.
Gerade bei vielen Buchungen, an unterschiedlichen Tagen und mit unterschiedlichen
Belegnummern, ist es manchmal schwierig, Buchungen zu kontrollieren. Hier hilft
152
Buchen über Bank und Kasse
die Funktion Buchungsstapel. Sie haben umfangreiche Suchfunktionen wie nach Belegnummer, Buchungstext, Mitgliedsnummer, Kostenstelle, Belegdatum, Fibu-Konto,
Betrag oder Steuer und abgeschlossenen Buchungen zur Verfügung, sodass Buchungen leicht wieder rausgesucht und ggf. korrigiert werden können. Zwischen den einzelnen Buchungssätzen navigieren können Sie auch, indem Sie auf die Steuerungsbuttons klicken.
Ein Klick auf den Button Drucken übernimmt die angezeigte Übersicht in eine Liste,
die Sie ausdrucken und ablegen können.
Buchungen, die geändert werden sollen, übernehmen Sie mit Doppelklick in die Anzeigezeile der Buchungsmaske oder indem Sie auf den Button Bearbeiten klicken.
Dann verschwindet die Maske Buchungsstapel und die Buchungsmaske Bank/Kasse
öffnet sich. Jetzt können Sie die fehlerhafte Buchung korrigieren.
Sie können Fehlbuchungen gleich löschen, indem Sie auf den Button Löschen
klicken.
Über die Maske Buchungsstapel können auch bereits abgeschlossene Buchungen
ganz leicht automatisch storniert werden. Die einzelnen Schritte hierzu finden Sie in
den Abschnitten Buchungen automatisch stornieren auf den Seiten 158 bzw. 162 in
Ihrem Handbuch.
Mit Abbrechen verlassen Sie den Bildschirm und kehren zu Ihrer Buchungsmaske
Bank/Kasse zurück.
Rücklastschriften ins Soll stellen
Über den Button Rücklastschriften können Sie Rücklastschriften aus dem Beitragseinzug wieder ins Soll stellen und zusätzlich eine Gebühr für Rücklastschriften erheben.
Um Rücklastschriften zu erstellen, sind nur drei Schritte zur Vorbereitung nötig.
Hinweis: Wenn Sie Lexware vereinsverwaltung (premium) über den Einrichtungsassistenten eingerichtet haben, sind diese Vorgaben bereits automatisch eingetragen.
 Sie haben unter Buchhaltung  Einrichtung  Verwaltung  Konten verwalten
ein Fibu-Konto für Rücklastschriften und Gebühren der Rücklastschriften angelegt.
Notwendige
Voreinstellungen
 Unter Buchhaltung  Sonderkonten anlegen ist das Fibu-Konto für Rücklastschriften zugewiesen. Falls nötig haben Sie hier auch die Höhe der Rücklastschriftengebühr mit dem entsprechenden Fibu-Konto festgelegt.
 Sie haben eine Beitragsart für Rücklastschriften angelegt und diese unter Buchhaltung  Einrichtung  Verwaltung  Sonderkonten zuweisen eingetragen.
Wenn Sie diese Einstellungen vorgenommen bzw. noch einmal überprüft haben, rufen Sie zunächst die Buchungsmaske über Buchhaltung  Bank/Kasse auf. Klicken
Sie auf den Button Rücklastschriften.
153
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Es öffnet sich ein neues Fenster.
Achtung!
Bei Vereinen, die nur die Mitgliederverwaltung und den Beitragseinzug mit der Vereinsverwaltung durchführen, sieht diese Maske anders aus, da die Konten automatisch voreingestellt sind und nicht manuell bearbeitet werden können.
Gebühr
festlegen
Sie können festlegen, ob eine Gebühr für die Rücklastschrift erhoben und ob diese
nur einmal pro Mitglied eingefordert werden soll. Wurden für ein Mitglied mehrere
Beiträge eingezogen, können Sie die Gebühr auch pro Beitrag berechnen.
Lastschriftenlauf
Wenn alle Einstellungen in Ordnung sind, klicken Sie links den Lastschriftenlauf an,
aus dem Sie Rücklastschriften bearbeiten möchten. Die einzelnen Abbuchungen
werden Ihnen dann auf der rechten Seite angezeigt. Markieren Sie dort die Mitglieder, von denen der Beitrag nicht eingezogen werden konnte. Anschließend klicken
Sie auf Übernahme starten. Alle markierten Rücklastschriften werden inklusive der
festgesetzten Gebühr in der ausgewählten Bank gebucht und beim jeweiligen Mitglied
erneut ins Soll gestellt.
Die Buchungsmaske Bank/Kasse
Unterhalb der Leiste mit den Funktionsbuttons werden die Mandantennummer sowie der Vereinsname angezeigt. Diese Einstellung erscheint automatisch, abhängig
davon, welchen Mandanten Sie gerade bearbeiten.
154
Buchen über Bank und Kasse
In die Felder Monat und Jahr geben Sie über die Pfeiltasten Monat und Jahr ein, die
Sie buchen möchten.
Datum
In dem Feld Konto ist entweder das Fibu-Konto Bank oder Kasse eingestellt. Je
nachdem, welches Konto Sie bebuchen möchten, treffen Sie über den 3-PunkteButton die gewünschte Auswahl. Voreingestellt sind die Fibu-Konten Bank und Kasse, die über den Kontenstamm angelegt wurden. Sie können aber auch noch weitere
Fibu-Konten Bank und Kasse anlegen und diese auch bebuchen. Dazu legen Sie weitere Fibu-Konten an unter dem Menüpunkt Konten verwalten. Allerdings müssen Sie
die neuen Konten noch in der Bank/Kassenpflege anlegen, sonst können Sie die neuen Fibu-Konten in der Buchungsmaske nicht auswählen und bebuchen. (Vgl. hierzu
den Abschnitt Bank/Kassenpflege auf Seite 149.)
Bank/Kasse
Das Feld Bestand zeigt Ihnen den aktuellen Kontostand des jeweiligen Kontos an.
Achten Sie darauf, dass Sie die Anfangsbestände unter Konten verwalten in Ihrem
Kontenstamm eingetragen haben, und denken Sie daran, dass Sie eine
Bank/Kassenpflege durchführen müssen, damit das Bestandsfeld einen korrekten
Wert enthält.
Bestand
Buchungen in Bank und Kasse
So gehen Sie in der Buchungsmaske Bank/Kasse im Einzelnen vor:
 Geben Sie den Buchungsmonat und das Jahr an.
 Sehen Sie auf Ihrem Bankbeleg nach und übernehmen Sie das Belegdatum.
 Zunächst arbeiten Sie in der oberen Zeile. Geben Sie in das Feld Belegnummer,
die korrekte Belegnummer (vom Bankauszug) ein und drücken Sie die Enter-Taste
(Eingabetaste).
 Sie landen automatisch im Feld Buchungstext. Wenn Sie unter Buchhaltung 
Einrichtung  Verwaltung  Buchungstexte anlegen feste Buchungssätze angelegt haben, tippen Sie einfach den ersten Buchstaben Ihres Buchungstextes ein. Es
öffnet sich ein Drop-down-Menü und Ihr Cursor springt automatisch auf den gewünschten Buchungstext. Das lästige Eintippen entfällt. Mit der Eingabetaste bestätigen Sie.
 Geben Sie den Betrag im Einnahmefeld ein, wenn Sie Geld eingenommen haben.
Haben Sie Geld bezahlt, geben Sie den Betrag im Ausgabefeld ein und bestätigen
wiederum mit der Eingabetaste.
 Der Cursor springt in die zweite Buchungszeile und übernimmt Belegnummer
und Buchungstext. Bestätigen Sie wieder mit der Eingabetaste.
 Spalte Mitgl/Nr.:
 Verbuchen Sie einen Beitrag eines Mitglieds, füllen Sie die Buchungszeilen wie
eben beschrieben aus und klicken Sie anschließend auf die Funktionstaste F11
oder F12. Es öffnet sich eine Übersicht der offenen Beträge. Markieren Sie die
Zeile mit dem Mitgliedsbeitrag, den Sie verbuchen möchten, indem Sie die
155
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Zeile mit der rechten Maustaste anklicken und die Taste STRG drücken. Bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Als Nächstes werden Sie gefragt, ob die Zahlung
zum Mitglied gespeichert werden soll. Klicken Sie auf Ja und die Zahlung wird
beim Mitglied in der Mitgliederverwaltung unter dem Reiter Zahlungen 
Zuwendungen angezeigt.
Tipp: Damit Ihnen bei der manuellen Verbuchung von Mitgliedsbeiträgen die
Suche nach den richtigen offenen Posten leichter fällt, können Sie in der Maske, die sich mit F11 bzw. F12 öffnet, nach Nachname, Vorname, Firma sowie
einem bestimmten Betrag suchen!
 Verbuchen Sie andere Einnahmen, die mit einem Mitglied in Verbindung stehen, wie z. B. Spenden, können Sie entweder den Anfangsbuchstaben oder die
Mitgliedsnummer des Mitglieds in das Feld MitglNr/Spender eintippen. Es
öffnet sich ein Lookup-Fenster und Ihr Cursor springt direkt auf den gewünschten Namen.
 Bestätigen Sie die Eingabe mit der Eingabetaste. Wichtig: Wenn Sie einen Betrag
buchen, der nicht in Bezug zu einem Mitglied steht, z. B. die Einnahmen aus
dem Getränkeverkauf, lassen Sie das Feld MitglNr/Spender leer!
 Haben Sie bereits feste Buchungstexte mit den entsprechenden Kontonummern
hinterlegt, ist das Feld Kontonummer automatisch ausgefüllt. Ist dies nicht der
Fall, tippen Sie die Bezeichnung oder die Nummer des Gegenkontos in das Feld
Kontonummer. Es öffnet sich das Lookup-Fenster und Ihr Cursor springt direkt
auf das gewünschte Konto.
 Spalte St.Satz: Handelt es sich um einen Buchungssatz mit Steuer, dann befüllt
sich das Feld St.Satz automatisch mit dem Steuersatz, der zu dem Fibu-Konto angelegt wurde.
 Spalte KoSt: Wenn Sie mit Kostenstellen buchen, dann können Sie in der Spalte
KoSt noch die gewünschte Kostenstelle auswählen. Das Feld KoSt befüllt sich automatisch, wenn Sie unter Konten verwalten ein Fibu-Konto fest mit einer Kostenstelle verknüpft haben.
 Klicken Sie nun auf Speichern und Ihre Buchung ist fertig.
Buchungsvorlagen erstellen
Wenn Sie einen Buchungsvorgang in der Buchungsmaske angelegt haben und diese
Buchung öfter vorkommt, dann können Sie diese Buchung auch als Vorlage fest hinterlegen. Klicken Sie hierfür auf den Button als Vorlage speichern und die Buchung
wird in das Fenster Buchungstexte anlegen fest hinterlegt. Beim nächsten Buchungsvorgang können Sie den Buchungstext mit Klick auf das Dropdown-Menü in der
Spalte Buchungstext auswählen.
Alternativ können Sie unter Buchhaltung  Einrichtung  Verwaltung  Buchungstexte anlegen immer wiederkehrende Buchungsvorfälle fest hinterlegen.
156
Buchen über Bank und Kasse
Buchen mithilfe von Funktionstasten
Sämtliche Buchungsvorgänge können Sie noch beschleunigen, wenn Sie die F-Tasten Beschleunigung
(die oberste Reihe auf Ihrer Tastatur) benutzen. Als Erinnerungshilfe sind die einzel- der Buchungsvorgänge
nen Funktionen ganz unten auf dem Bildschirm noch einmal aufgeführt.
F2:
speichert die Buchung und legt eine neue Buchungsmaske mit um eins
erhöhter Belegnummer an.
F4:
löscht den angezeigten Buchungssatz.
F11:
zeigt alle offenen Posten an.
F12:
wählt die Posten, die einem Mitglied zugeordnet sind.
Gespeicherte – nicht abgeschlossene – Buchungen bearbeiten
Im unteren Drittel der Buchungsmaske erscheinen Ihre vollständigen Buchungen:
 im Soll bzw. Haben Ihre Bank/Kasse und
 im Haben bzw. Soll das Gegenkonto.
Der zuletzt gebuchte Vorgang steht dabei stets an oberster Stelle.
Wenn Sie eine dieser Buchungen noch einmal bearbeiten möchten, können Sie diese
in den oberen Buchungsteil übernehmen, indem Sie mit der linken Maustaste darauf
doppelklicken. Sie können nun Ihre Änderungen vornehmen und müssen die Buchung anschließend wieder speichern. Denn sobald Sie beispielsweise die Buchung
eines Mitgliedsbeitrags hervorholen, steht der Betrag automatisch wieder als offener
Posten bei dem Mitglied in der Mitgliederverwaltung.
Wenn Sie über mehrere Monate gebucht haben, ohne Ihre Buchungen über
Buchungen abschließen zu aktualisieren, kann die Liste der Buchungen sehr lang
sein. Aus diesem Grund können Sie diese Buchungen nach
 Buchungsmonat,
 Buchungsdatum,
 Belegnummer,
 Buchungstext,
 Konto,
 Bezeichnung,
 Soll und
 Haben
sortieren. Das erleichtert die Suche bei der Buchungskontrolle ganz erheblich oder
wechseln Sie mit Klick auf den Button Buchungsstapel in die Übersicht aller noch
nicht abgeschlossenen Buchungen.
157
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Buchungen automatisch stornieren
Abgeschlossene
Buchungen
stornieren
Um bereits abgeschlossene Buchungen zu stornieren, rufen Sie den Buchungsstapel
auf über Klick auf die Schaltfläche Buchungsstapel. Wenn Sie in dieser Maske ein
Häkchen in das Kästchen Abgeschlossene setzen, werden Ihnen alle Buchungen angezeigt, die Sie bereits abgeschlossen haben. An diesen Buchungen können Änderungen nur mithilfe echter Stornobuchungen vorgenommen werden. Hierzu bietet
Lexware vereinsverwaltung (premium) eine leichte und elegante Möglichkeit.
 Lassen Sie sich alle abgeschlossenen Buchungen über alle Buchungen hinweg oder
gezielt nach einzelnen Fibu-Konten anzeigen.
 Suchen Sie die Buchung, die Sie ändern möchten, mit Hilfe der o. g. Suchfunktionen.
 Markieren Sie die Buchung, indem Sie sie mit der Maus anklicken.
 Mit Doppelklick auf die Buchung oder mit Klick auf den Button Bearbeiten wird die
Maske Buchungsstapel geschlossen, die Buchung wird in die Buchungsmaske übernommen und mit umgekehrten Vorzeichen gebucht. Sie können sich die Stornobuchung noch einmal ansehen und anschließend abspeichern.
Wenn Sie auf den Button Stornieren klicken, wird die Buchung storniert und die
Buchung in der Buchungsmaske unter letzte Buchungen aufgeführt. Das Fenster
Buchungsstapel bleibt geöffnet, sodass Sie gleich weitere Stornobuchungen
durchführen können.
Die vorgenommenen Stornobuchungen müssen Sie jetzt nur noch abspeichern bzw.
anschließend mit Klick auf den Button Buchungen abschließen festschreiben.
Buchungen splitten – Überzahlung
Kein Buchhalter hat das gerne, doch im Vereinsleben ist es immer noch üblich: Ein
Mitglied steckt Ihnen einen Geldschein zu mit den Worten: Mein Vereinsbeitrag –
der Rest ist eine Spende! Was tun Sie nun?
Der Buchhalter nennt den folgenden Vorgang Splittingbuchen, also Buchen von
Teilbeträgen. Mithilfe dieser Software geht das ganz einfach:
So gehen Sie vor:
 Öffnen Sie die Buchungsmaske Bank/Kasse.
 Buchen Sie den Gesamtbetrag als Eingang. Beim Gegenbuchen in der zweiten Zeile geben Sie über F12 nur einen Teil des Geldes als Mitgliedsbeitrag aus.
 Das Programm öffnet selbstständig eine zweite Gegenbuchungszeile. Hier geben
Sie den Text Spende und das richtige Gegenkonto an.
 Das Programm verbucht die gesplitteten Beträge und in der Übersicht Zahlungen/
Zuwendungen auf der Seite des Mitglieds sehen Sie die ordnungsgemäße Aufteilung.
 Sie können für den gespendeten Teilbetrag auch gleich eine Spendenquittung ausfüllen.
158
Buchen über Bank und Kasse
Wenn Sie im Feld Soll/Haben bei der Gegenbuchung die aufgeteilten Beträge eingeben, dann werden so lang neue Splittbuchungen erzeugt, bis der Betrag ausgeglichen
ist. Allerdings ist die Anzahl der Gegenbuchungen auf 60 Gegenbuchungen limitiert.
Unterzahlungen verbuchen
Ähnlich häufig wie Überzahlungen sind leider auch Unterzahlungen: Ihr Mitglied
überweist aus irgendeinem Grunde nur einen Anteil des fälligen Beitrags. Auch mit einem solchen Fall geht die Software (und Sie) souverän um:
So gehen Sie vor:
 Tragen Sie zunächst den Zahlungsbetrag ein.
 Lassen Sie sich dann über die Taste F12 alle offenen Beträge des Mitglieds anzeigen.
 Wählen Sie den Betrag aus, den das Mitglied mit seiner Zahlung begleichen wollte.
 Bestätigen Sie mit Klick auf den Button OK.
 Sie werden gefragt, ob die Buchung zum Mitglied erfolgen soll. Antworten Sie mit
Ja.
 Das Programm bucht den eingegangenen Betrag zum Mitglied. Wenn Sie jetzt
zurück zu Ihrem Mitglied in die Mitgliederverwaltung gehen, sehen Sie, dass noch
eine Restschuld übrig geblieben ist.
Buchungen zwischen zwei Geldkonten
Sie können nicht direkt zwischen zwei Geldkonten buchen! Sie möchten z. B. die
Überweisung vom Girokonto (Fibu-Konto 945) an Ihr Sparbuch (Fibu-Konto 946)
buchen. Für diesen Vorgang gibt es ein Zwischenkonto mit der Bezeichnung Geldtransit. Sie buchen in dem obigen Fall also zunächst 945 an Geldtransit und dann
Geldtransit an 946. Nur so stimmen am Ende alle Fibu-Auswertungen.
Achtung!
Buchungen abschließen
Vor dem Aktualisieren prüfen Sie alle Buchungen noch einmal mithilfe der Funktion
Buchungsstapel.
Wenn Sie alle Ihre Buchungen kontrolliert und für gut befunden haben, dann sollten
Sie Ihre Buchung endgültig festlegen: Diesen Vorgang nennt das Programm Buchungen abschließen. Damit werden alle Konten auf die angegebenen Konten gebucht.
Zum Buchungsabschluss klicken Sie im Hauptmenü auf Buchhaltung  Buchen 
Buchungen abschließen, oder in den Buchungsmasken Bank/Kasse bzw. Stapel auf
den Button Buchungen abschließen.
159
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Monat und
Kategorie
Sie werden gefragt, für welchen Monat Sie den Buchungsabschluss vornehmen möchten und ob unter der Kategorie Haupt bzw. Bank/Kassenbuch. Haben Sie im Stapel
gebucht, geben Sie als Kategorie Haupt vor, für Buchungen in Bank oder Kasse entsprechend Bank/Kassenbuch. Ein Klick auf OK startet den Buchungsabschluss.
Wichtig: Änderungen an den Buchungen sind jetzt nicht mehr möglich. Sie können
nur noch über eine Stornobuchung (Buchung auf der gleichen Seite wie der falsche
Buchungssatz, nur mit einem negativen Vorzeichen) aufgehoben werden.
Kontoumsätze abholen und übernehmen
Kontoumsätze
abrufen
Mit Lexware vereinsverwaltung (premium) können Sie auch Ihre Kontoumsätze elektronisch von Ihrer Bank abrufen, gleich richtig kontieren und automatisch in die Fibu übernehmen. Voraussetzung dazu ist, dass Sie ein Online-Banking-Konto eingerichtet haben.
Wie Sie das im Einzelnen tun können, lesen Sie im Kapitel Bankgeschäfte im Abschnitt
Kontoumsätze in die Fibu übernehmen auf Seite 132 in diesem Handbuch.
Buchen im Stapel
Ihre Software Lexware vereinsverwaltung (premium) bietet Ihnen das Buchen im Stapel an. Hier können Sie alle beliebigen Konten gegeneinander verbuchen – u. a. auch
zusätzliche Bankkonten.
Sie erreichen die Buchungsmaske über die zentrale Startseite unter der Programmkomponente Buchhaltung, mit Klick auf Buchungen erfassen oder im Hauptmenü
über Buchhaltung  Buchen  Stapel-Erfassung. Es erscheint die folgende Maske:
160
Buchen im Stapel
So gehen Sie vor
 Geben Sie den Buchungsmonat und das Belegdatum ein. Die Belegnummer erscheint automatisch und wird auch automatisch hochgezählt, aber Sie können natürlich auch eine individuelle Nummer vergeben.
 Geben Sie den Buchungstext im nächsten Feld ein oder wählen Sie aus Ihren vorgegebenen Buchungstexten mit Klick auf den rechten Pfeil aus.
 Das Konto wählen Sie entweder über die Taste F5 aus oder Sie geben es ein. Im
Feld StSatz erscheint der gültige Steuersatz, wenn für das Konto Umsatzsteuer oder Vorsteuer anfällt.
 Spalte KoSt: Wenn Sie mit Kostenstellen buchen, dann können Sie in der Spalte
KoSt noch die gewünschte Kostenstelle auswählen. Das Feld KoSt befüllt sich automatisch, wenn Sie unter Konten verwalten ein Fibu-Konto fest mit einer Kostenstelle verknüpft haben.
 In der nächsten Buchungszeile für die Gegenbuchung erscheinen automatisch die
Belegnummer und der Buchungstext.
 Wählen Sie das Gegenkonto wieder aus, indem Sie auf F5 drücken oder es eingeben. Der Betrag wird automatisch auf der richtigen Seite erscheinen.
 Bestätigen Sie nun mit Klick auf F2 oder klicken Sie auf Speichern.
 Ihre Buchung ist jetzt im unteren Bereich zu sehen.
Buchungsvorlagen erstellen
Wenn Sie einen Buchungsvorgang in der Buchungsmaske angelegt haben und diese
Buchung öfter vorkommt, dann können Sie diese Buchung auch als Vorlage fest hinterlegen. Klicken Sie hierfür auf den Button als Vorlage speichern und die Buchung
wird in das Fenster Buchungstexte anlegen fest hinterlegt. Beim nächsten Buchungsvorgang können Sie den Buchungstext mit Klick auf das Dropdown-Menü in der
Spalte Buchungstext auswählen.
Buchungen
als Buchungsvorlage
abspeichern
Alternativ können Sie unter Buchhaltung  Einrichtung  Verwaltung 
Buchungstexte anlegen immer wiederkehrende Buchungsvorfälle fest hinterlegen.
Buchen mithilfe von Funktionstasten
Sämtliche Buchungsvorgänge können Sie noch beschleunigen, wenn Sie die F-Tasten Beschleunigung
(die oberste Reihe auf Ihrer Tastatur) benutzen. Als Erinnerungshilfe sind die einzel- der Buchungsvorgänge
nen Funktionen ganz unten auf dem Bildschirm noch einmal aufgeführt.
F2:
speichert die Buchung und legt eine neue Buchungsmaske mit um eins
erhöhter Belegnummer an.
F4:
löscht den angezeigten Buchungssatz.
F11:
zeigt alle offenen Posten an.
F12:
wählt die Posten, die einem Mitglied zugeordnet sind.
161
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Gespeicherte – nicht abgeschlossene – Buchungen
bearbeiten
Im unteren Drittel der Buchungsmaske erscheinen Ihre vollständigen Buchungen.
Der zuletzt gebuchte Vorgang steht dabei stets an oberster Stelle.
Wenn Sie eine dieser Buchungen noch einmal bearbeiten möchten, können Sie diese
in den oberen Buchungsteil übernehmen, indem Sie mit der linken Maustaste darauf
doppelklicken. Sie können nun Ihre Änderungen vornehmen und müssen die Buchung anschließend wieder speichern. Denn sobald Sie beispielsweise die Buchung
eines Mitgliedsbeitrags hervorholen, steht der Betrag automatisch wieder als offener
Posten bei dem Mitglied in der Mitgliederverwaltung.
Wenn Sie über mehrere Monate gebucht haben, ohne Ihre Buchungen über Buchungen abschließen zu aktualisieren, kann die Liste der Buchungen sehr lang sein.
Aus diesem Grund können Sie diese Buchungen nach
 Buchungsmonat,
 Buchungsdatum,
 Belegnummer,
 Buchungstext,
 Konto,
 Bezeichnung,
 Soll und
 Haben
sortieren. Das erleichtert die Suche bei der Buchungskontrolle ganz erheblich oder
wechseln Sie mit Klick auf den Button Buchungsstapel in die Übersicht aller noch
nicht abgeschlossenen Buchungen.
Buchungen automatisch stornieren
Abgeschlossene Um bereits abgeschlossene Buchungen zu stornieren, rufen Sie den Buchungsstapel
Buchungen
auf über Klick auf die Schaltfläche Buchungsstapel. Wenn Sie in dieser Maske ein
stornieren
Häkchen in das Kästchen Abgeschlossene setzen, werden Ihnen alle Buchungen angezeigt, die Sie bereits abgeschlossen haben. An diesen Buchungen können Änderungen nur mithilfe echter Stornobuchungen vorgenommen werden. Hierzu bietet
Lexware vereinsverwaltung (premium) eine leichte und elegante Möglichkeit.
 Lassen Sie sich alle abgeschlossenen Buchungen über alle Buchungen hinweg oder
gezielt nach einzelnen Fibu-Konten anzeigen.
 Suchen Sie die Buchung, die Sie ändern möchten, mithilfe der o. g. Suchfunktionen.
 Markieren Sie die Buchung, indem Sie sie mit der Maus anklicken.
 Mit Doppelklick auf die Buchung oder mit Klick auf den Button Bearbeiten wird die
Maske Buchungsstapel geschlossen, die Buchung wird in die Buchungsmaske
162
Buchen im Stapel
übernommen und mit umgekehrten Vorzeichen gebucht. Sie können sich die Stornobuchung noch einmal ansehen und anschließend abspeichern.
Wenn Sie auf den Button Stornieren klicken, wird die Buchung storniert und die
Buchung in der Buchungsmaske unter letzte Buchungen aufgeführt. Das Fenster
Buchungsstapel bleibt geöffnet, sodass Sie gleich weitere Stornobuchungen
durchführen können.
Die vorgenommenen Stornobuchungen müssen Sie jetzt nur noch abspeichern bzw.
anschließend mit Klick auf den Button Buchungen abschließen festschreiben.
Buchungen zwischen zwei Geldkonten
Sie können nicht direkt zwischen zwei Geldkonten buchen! Sie möchten z. B. die
Überweisung vom Girokonto (Fibu-Konto 945) an Ihr Sparbuch (Fibu-Konto 946)
buchen. Für diesen Vorgang gibt es ein Zwischenkonto mit der Bezeichnung Geldtransit. Sie buchen in dem obigen Fall also zunächst 945 an Geldtransit und dann
Geldtransit an 946. Nur so stimmen am Ende alle Fibu-Auswertungen.
Achtung!
Buchungen abschließen
Vor dem Aktualisieren prüfen Sie alle Buchungen noch einmal mithilfe der Funktion
Buchungsstapel.
Wenn Sie alle Ihre Buchungen kontrolliert und für gut befunden haben, dann sollten
Sie Ihre Buchung endgültig festlegen: Diesen Vorgang nennt das Programm Buchungen abschließen. Damit werden alle Konten auf die angegebenen Konten gebucht.
Zum Buchungsabschluss klicken Sie im Hauptmenü auf Buchhaltung  Buchen 
Buchungen abschließen, oder in den Buchungsmasken Bank/Kasse bzw. Stapel auf
den Button Buchungen abschließen.
Sie werden gefragt, für welchen Monat Sie den Buchungsabschluss vornehmen möchten und ob unter der Kategorie Haupt bzw. Bank/Kassenbuch. Haben Sie im Stapel
gebucht, geben Sie als Kategorie Haupt vor, für Buchungen in Bank oder Kasse entsprechend Bank/Kassenbuch. Ein Klick auf OK startet den Buchungsabschluss.
Monat und
Kategorie
Wichtig: Änderungen an den Buchungen sind jetzt nicht mehr möglich. Sie können
nur noch über eine Stornobuchung (Buchung auf der gleichen Seite wie der falsche
Buchungssatz, nur mit einem negativen Vorzeichen) aufgehoben werden.
Kontoumsätze abholen und übernehmen
Mit Lexware vereinsverwaltung (premium) können Sie auch Ihre Kontoumsätze elektronisch von Ihrer Bank abrufen, gleich richtig kontieren und automatisch in die Fibu übernehmen. Voraussetzung dazu ist, dass Sie ein Online-Banking-Konto eingerichtet haben.
Wie Sie das im Einzelnen tun können, lesen Sie im Kapitel Bankgeschäfte im Abschnitt
Kontoumsätze in die Fibu übernehmen auf Seite 132 in diesem Handbuch.
Kontoumsätze
abrufen
163
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Buchungskontrolle
Gerade wenn Sie viel buchen, ist es immer ratsam, Ihre Buchungen genau zu kontrollieren. Prüfen Sie die Belegnummern, die Kontonummern und die Beträge noch
einmal ganz genau nach. Zur Erleichterung der Buchungskontrolle bietet Ihnen das
Programm unter Buchhaltung  Buchungskontrolle verschiedene Möglichkeiten:
 Buchungsstapel für Bank-, Kasse- und Stapelbuchungen,
 Buchungsjournal,
 Kontendruck sowie
 Bank- und Kassenbuch.
Buchungsstapel
Neben dem Aufruf des Buchungsstapels direkt aus der Buchungsmaske (Bank/Kasse bzw.
Stapel) heraus haben Sie die Möglichkeit, sich über Buchhaltung  Buchungskontrolle
eine Liste aller getätigten Buchungsvorgänge anzeigen zu lassen – gleich ob alle Buchungen, abgeschlossene Buchungen oder noch nicht aktualisierte Buchungen.
Klicken Sie Buchungsstapel an, so öffnet sich zunächst folgende Abfrage:
Legen Sie in dem Auswahlfenster das Buchungsjahr sowie den Zeitraum fest, den Sie
auswerten möchten. Legen Sie dann fest, ob Sie Hauptstapel oder Bankbuch/Kassenbuch erstellen und welche Buchungen Sie sich ansehen wollen.
Sie können auch die Buchungen eines Tages einsehen. Klicken Sie dafür das Feld Tagesausdruck an und legen Sie den Tag über die Pfeiltasten fest.
Klicken Sie nun auf OK. Es öffnet sich ein Dokument, das Ihnen Buchungsdatum,
Vorgang, Belegnummer, Steuerschlüssel, Kontonummer, die Kostenstelle, Soll und
Haben sowie die Gesamtsumme Ihrer Buchungsvorgänge im angegebenen Zeitraum
anzeigt. Dieses Dokument drucken Sie mit einem Klick auf das Druckersymbol aus.
164
Buchungskontrolle
Wichtig: Wenn Sie noch nichts gebucht haben, können Sie auch keinen Buchungsstapel aufrufen. Sie erhalten in dem Fall eine leere Seite.
Das Buchungsjournal
Das Vereinsverwaltungsprogramm bietet Ihnen zwei verschiedene Buchungsjournale
an. Zum einen eine einfache Übersicht aller getätigten Buchungen im zeitlichen Ablauf mit Angabe der bebuchten Konten sowie ein erweitertes Buchungsjournal, das
auch alle Steuerbuchungen mit den entsprechenden Steuer-Sammelkonten und die
Kostenstellen ausweist, die bebucht wurden.
So erstellen Sie Ihr Buchungsjournal
 Gehen Sie im Hauptmenü auf Buchhaltung  Buchungskontrolle  Buchungsjournal oder über die ausführliche Startseite Buchhaltung auf Buchungsjournal unter dem Menüpunkt Abschlussprotokolle.
 Legen Sie fest, für welchen Zeitraum das Buchungsjournal erstellt und welche Buchungen angezeigt werden sollen. Außerdem können Sie festlegen, nach welchen
Kriterien Sie Ihre Buchungen sortieren möchten: interne Nummer, Datum oder
Belegnummer – klicken Sie einfach das entsprechende Feld an.
 Wählen Sie, ob Sie sich das einfache oder das erweiterte Buchungsjournal anzeigen lassen möchten.
 Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingabe mit OK. Das gewünschte Buchungsjournal öffnet sich und kann über das Druckersymbol ausgedruckt werden.
165
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Kontendruck
Jedes einzelne Konto der Finanzbuchhaltung lässt sich auch ausdrucken. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie z. B. für eine einzelne Abteilung die Zahlen aufbereiten wollen. Gehen Sie im Hauptmenü auf Buchhaltung  Buchungskontrolle 
Kontendruck – Sie erhalten folgenden Bildschirm:
Wählen Sie das Jahr bzw. den Zeitraum innerhalb dieses Jahres, welche Konten und
welche Buchungen berücksichtigt werden sollen, welche Kostenstellen Sie sich ansehen möchten, welches Papierformat und welche Sortierung Sie wünschen.
Klicken Sie auf OK. Sie können nun Konto für Konto Ihre Buchungen einsehen, indem Sie mit den Pfeiltasten in der Symbolleiste navigieren. Die Liste können Sie über
das Druckersymbol in der Symbolleiste ausdrucken.
166
Buchungskontrolle
Bank- und Kassenbuch
Ihr Bank-/Kassenbuch bietet Ihnen die Gelegenheit, Ihre Buchungen jederzeit zu
kontrollieren. Gehen Sie dazu auf Buchhaltung  Buchungskontrolle  Bank im
Hauptmenü. Einen schnellen Zugriff auf das Buchungsjournal bietet auch ein Klick
auf die Schnellnavigation Buchhaltung  Bank/Kassenbuch. Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster.
Geben Sie ein, für welchen Zeitraum Sie das Bank-/Kassenbuch einsehen möchten.
Wählen Sie nun, ob Sie sich das bebuchte Bank- oder Kassenbuch anzeigen lassen
möchten. Nun können Sie noch festlegen, ob die Buchungen nach Datum oder Belegnummer sortiert aufgeführt werden sollen und ob Sie sich eine einfache oder die
erweiterte Liste anzeigen lassen wollen. Klicken Sie das entsprechende Kriterium an –
es ist dann durch einen schwarzen Punkt gekennzeichnet.
Bank- bzw.
Kassenbuch
einsehen
Klicken Sie auf OK. In der einfachen Liste erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Buchungen mit dem Buchungsdatum, der Belegnummer, dem bebuchten Konto, dem Buchungstext sowie den Einnahmen, Ausgeben, dem Saldo sowie dem Endbestand.
Dieses Dokument können Sie selbstverständlich mit einem Klick auf das Druckersymbol links oben auf Ihrem Bildschirm ausdrucken.
Die erweiterte Liste enthält darüber hinaus noch die gebuchten Vorsteuer- und Umsatzsteuerbeträge.
167
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Fibu-Auswertungen erstellen
Über das Hauptmenü Buchhaltung finden Sie unter dem Menüpunkt FibuAuswertungen die folgenden Listen:
 Umsatzsteuervoranmeldung,
 Summen- und Saldenliste,
 BWA,
 GuV,
 Einnahmen-Überschussrechnung brutto,
 Einnahmen-Überschussrechnung netto sowie die
 Kostenstellenrechnung,
 Kostenstellen/Kostengruppen ansehen und
 Kontennachweis.
Umsatzsteuervoranmeldung
Voranmeldung mit ELSTER
ELSTER steht ganz einfach für Elektronische Steuererklärung und ist ein Projekt der
deutschen Steuerverwaltung, das die sichere elektronische Übermittlung von Steuerdaten zum Ziel hat.
Der Grundgedanke des Konzepts war, dass neben den Steuerberatern auch immer
mehr Bürger ihre Steuererklärungen am Computer mit moderner Software erstellen.
Folglich ist es ein Umweg, die erstellten Daten zuerst wieder auszudrucken und auf
Papier an das Finanzamt zu senden. Das Gleiche gilt für umsatzsteuerpflichtige Vereine. Auch hier ist es das Ziel, Papier zu vermeiden und Daten elektronisch erfasst per
Internet weiterzuleiten.
Jedoch ist mit Wirkung zum 1.1.2013 durch eine Änderung in § 6 Abs. 1 SteuerdatenUmsatzsteuervoranmeldunÜbermittlungsverordnung (StDÜV) eine einfache elektronische Übermittlung von
gen nur noch
 Umsatzsteuer-Voranmeldungen,
mit Authentifizierung möglich
 dem Antrag auf Dauerfristverlängerung sowie
 Anmeldung der Sondervorauszahlung und Lohnsteueranmeldungen
nicht mehr möglich.
Diese (Vor-)Anmeldungen können nur noch authentifiziert elektronisch übermittelt
werden. Für die authentifizierte Übermittlung wird ein elektronisches Zertifikat benötigt.
Dazu ist eine vorherige Registrierung über das Portal der Finanzverwaltung elsteronline
notwendig, wenn die Abgabe der (Vor-)Anmeldungen nicht über kommerzielle Anbieter
(z. B. Datev e.G.) erfolgt.
168
Fibu-Auswertungen erstellen
Wichtig: Alle ab dem 1.1.2013 übertragenen (Vor-)Anmeldungen müssen authentifiziert
übertragen werden, dies gilt auch für die Voranmeldungen für Dezember 2012 bzw. bei
Dauerfristverlängerung auch für November 2012, wenn diese erst ab dem 1.1.2013
übermittelt werden.
Die Registrierung erfolgt über das elsteronline-Portal der Finanzverwaltung
(www.elsteronline.de). Die Registrierung sowie die Erteilung des elektronischen Zertifikats sind kostenlos. Im Rahmen der Registrierung legt der Anmelder ein persönliches Kennwort fest, mit dem dann der Zugriff auf das elektronische Zertifikat erfolgt.
Die Zugangsberechtigung wird auf dem Postweg versandt, sodass die Registrierung
relativ lange dauert (ca. 14 Tage). Da zum Ende des Jahres mit einem größeren Anmeldeaufkommen zu rechnen ist, sollte die Registrierung jetzt zeitnah erfolgen.
Praxis-Tipp
Es wird keine Übergangsfrist zum Anfang 2013 geben. Kann der Unternehmer seine
Voranmeldung nicht rechtzeitig an die Finanzverwaltung übermitteln, muss er mit
der Festsetzung eines Verspätungszuschlags rechnen.
Keine
Übergangsfrist
– es drohen
Verspätungszuschläge
Übermittlung per ELSTER
Mit Ihrer Software können Sie Ihre Umsatzsteuer berechnen und direkt per ELSTER
an das Finanzamt übergeben.
Durch die nun vorgeschriebene authentifizierte Übermittlung müssen Sie im Vorfeld
noch das Elsterzertifikat sowie die PIN-Nummer in der Software hinterlegen. Speichern Sie dazu das Zertifikat auf Ihrem Rechner ab und gehen Sie über Vereinsdaten
auf den Menüpunkt Steuerangabe  Finanzamt. Klicken Sie auf den 3-Punkt-Button
neben der Zeile Zertifikat und laden Sie das abgespeicherte Zertifikat hoch und geben Sie die Ihnen zugeteilte PIN in das dafür vorgesehene Feld ein.
Mit Lexware vereinsverwaltung (premium) haben Sie dabei die Wahl, ob Sie Ihre
Umsatzsteuervoranmeldung monatlich, quartalsweise oder jährlich erledigen wollen
(bundeseinheitliche Regelung).
Die Umsatzsteuervoranmeldung rufen Sie im Hauptmenü über Buchhaltung  FibuAuswertungen  Umsatzsteuervoranmeldung auf. Sie gelangen zu folgender Abfrage:
169
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Tragen Sie den Monat ein, in dem Sie die Voranmeldung durchführen wollen, sowie
den Anmeldezeitraum.
Drücken Sie dann auf die OK-Taste, füllt das Programm das amtliche Formular aus. Die
Adresse Ihres Finanzamts, Ihre Steuernummer sowie Name und Anschrift Ihres Vereins
sind bereits ausgefüllt, sofern Sie diese bei den Stammdaten eingetragen haben.
Gleichzeitig öffnet sich das Programm zur Übergabe der Umsatzsteuervoranmeldung
an ELSTER.
Für ELSTER
anmelden
Um an ELSTER teilnehmen zu können, müssen Sie sich anmelden. Dazu gibt es einen Vordruck namens Teilnahmeerklärung, der von Ihnen einmal ausgefüllt, unterschrieben und dem zuständigen Vereins-Finanzamt zugesandt werden muss. Das
Formular dazu erhalten Sie im Internet. Der Pfad zu den Formularen lautet:
www.elster.de/ssl/indexanwend.htm. Folgen Sie dazu auf der Seite dem Link zur Antrag und Steuerdatenübermittlungs-Verordnung.
Umsatzsteuervoranmeldung in Lexware vereinsverwaltung
(premium) mit ELSTER übermitteln
Vollständigkeit
der Daten
prüfen
Um Ihre Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus dem Programm heraus zu versenden,
sollten Sie zunächst noch einmal Ihre Steuerangaben auf ihre Vollständigkeit überprüfen:
Ihre Steuerangaben geben Sie unter Vereinsdaten  Steuerangaben  Finanzamt
im Hauptmenü ein.
Notwendige
Angaben
Tragen Sie die Bundesfinanzamtsnummer (nur für Bayern) und die Landesnummer
ein. Die entsprechenden Kennzahlen können Sie in dem ELSTER-Modul unter Bundesländer und Finanzämter nachschlagen. Die Landesnummer wird zweistellig, ohne
die führenden Nullen eingegeben.
Die Steuernummer wird so angelegt, wie sie auf dem Steuerbescheid ausgewiesen ist.
Steuernummer
Steuernummer 029/430/02818. Die Schrägstriche müssen angegeben werden.
Die Finanzamtangaben können Sie auch in Ihrem ELSTER-Tool überprüfen.
Bundeslandkennzahl
170
Die Finanzamtangaben können Sie auch in Ihrem ELSTER-Tool überprüfen und ergänzen. Klicken Sie unter Tools auf Finanzamtangaben. Die entsprechenden Kennzahlen können Sie in dem Modul auch unter Bundesländer und Finanzämter nachschlagen.
Fibu-Auswertungen erstellen
Vorgehensweise zum Versand der Umsatzsteuervoranmeldung
 Rufen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat auf, die später mit Elster
verschickt werden soll.
 Klicken Sie auf Datei erzeugen (Testfall), um die Umsatzsteuervoranmeldung zur
Prüfung berechnen zu lassen.
 Klicken Sie auf Druckvorschau, um sich die Test-Umsatzsteuervoranmeldung
ausdrucken zu lassen.
 Nun können Sie testen, ob die Übertragung funktioniert und den Testfall senden.
Das Programm informiert Sie zunächst, dass die Datei mit einem Testschlüssel verschlüsselt wurde und vom Rechenzentrum nicht bearbeitet werden kann. Bestätigen
Sie diese Meldung mit OK, denn Sie senden ja nur den Testfall. War der Sendevorgang erfolgreich, teilt Ihnen das Programm dies mit und bestätigt erneut, dass Sie
lediglich einen Testfall gesendet haben. Das Finanzamt wird diese Daten nicht bearbeiten. Zum Schluss können Sie noch ein Übertragungsprotokoll erstellen.
 Wenn Sie das Übertragungsprotokoll ausführlich geprüft haben, können Sie den
Echtfall senden. Klicken Sie auf Datei erzeugen (Echtfall). Der bisher blinde Button
Echtfall senden wird aktiviert. Klicken Sie auf Druckvorschau, um sich die echte
Umsatzsteuervoranmeldung ausdrucken zu lassen. Klicken Sie auf Echtfall senden,
um die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt zu senden. Nach erfolgreicher
Sendebestätigung haben Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung erledigt.
Wenn die Übertragung nicht funktioniert
Sollte die Übertragung nicht funktionieren, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie
 umsatzsteuerpflichtige Vorgänge im richtigen Buchungszeitraum gebucht und
aktualisiert haben,
 die Umsatzsteuervoranmeldung für den richtigen Meldezeitraum ausgewählt haben,
 die Steuernummer korrekt eingegeben wurde und
 das Internet im Hintergrund geöffnet ist.
Summen- und Saldenliste
Über Buchhaltung  FiBu-Auswertungen  Summen- und Saldenliste im Hauptmenü gelangen Sie zu einer weiteren Auswertung Ihrer Buchungen. Aus der Summen- und Saldenliste können Sie die Endbestände sowie die Zahlen der bebuchten
Konten, der Soll- und Habenseite, ersehen.
Sie wird vor allem dann benötigt,
 wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt die Finanzbuchhaltung an einen Dritten, z. B. Ihren Steuerberater für den Abschluss, übergeben wollen;
 wenn Sie recht eigenständige Abteilungen haben, die ihre Buchhaltung über das
Jahr selbstständig machen und nur zum Jahresabschluss ihre Ergebnisse bei Ihnen
abliefern.
171
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Zunächst gelangen Sie zu folgendem Auswahlfenster:
Sie können den Zeitraum auswählen sowie festlegen, mit welchen Buchungen Sie die
Summen-Saldenliste erstellen möchten.
Klicken Sie auf OK, öffnet sich ein Fenster mit den aktuellen Zahlen Ihres Vereins.
Sie können die Auswertung entweder ausdrucken oder nach Excel zur weiteren Bearbeitung exportieren.
BWA
Über Buchhaltung  FiBu-Auswertungen  BWA im Hauptmenü gelangen Sie zur
betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA).
Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) stellt die Zahlen der Konten aus betriebswirtschaftlicher Sicht zusammen und wertet sie aus – hierbei kommt es nicht
auf die Besteuerung des Vereins an. Gegenstand der Betrachtung ist vielmehr der
wirtschaftliche Zustand und Aufbau Ihres Vereins. In der BWA können Sie erkennen, wo Ihre Einnahmen anfallen und wo Ihre Ausgaben. Die BWA kann eine wichtige Beigabe für Ihre Steuererklärung sein.
Diese Auswertung erhalten Sie nur, wenn Sie unter Buchhaltung  Einrichtung 
Verwaltung  Konten verwalten Ihren Fibu-Konten Kennzahlen für die BWA zugewiesen haben.
GuV
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) besteht aus einer Gegenüberstellung von
Ertrags- und Aufwandskonten. Als Ergebnis wird Ihnen der Erfolg (Gewinn oder Verlust) angezeigt. Der Gewinn des Vereins (aufgeteilt nach Erfolg des ideellen Bereichs,
der ertragsteuerneutralen Posten, der Vermögensverwaltung, der Zweckbetriebe sowie
der wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe) wird aus der GuV entnommen und dient als
Grundlage für die Besteuerung.
172
Fibu-Auswertungen erstellen
Um eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü unter Buchhaltung  FiBu-Auswertungen auf den Menüpunkt GuV. Es öffnet sich
folgendes Auswahlfenster:
Wenn Sie mit Kostenstellen buchen, können Sie sich auch die GuV für einzelne
Teilbereiche Ihres Vereins anzeigen lassen. Wählen Sie hierzu über den 3-PunkteButton die jeweilige Kostenstelle aus. Außerdem können Sie noch auswählen, ob Sie
sich alle Buchungen, nur abgeschlossene Buchungen oder nicht abgeschlossene Buchungen anzeigen lassen wollen. Diese Möglichkeit dient Ihrer Kontrolle. Mit Klick
auf OK öffnet sich eine Liste mit der GuV-Auswertung, die Sie entweder nach Excel
oder als PDF exportieren bzw. ausdrucken können.
Einnahme-Überschussrechnung
Die Einnahme-Überschussrechnung verschafft Ihnen einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben Ihres Vereins.
Die Lexware vereinsverwaltung (premium) ermöglicht es Ihnen, sich Ihre Einnahmen
und Ausgaben sowohl netto als auch brutto anzeigen zu lassen. Für das Finanzamt
benötigen Sie die Nettoauswertung!
Für Finanzamt:
NettoAuswertung
173
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Die Netto- und Bruttoauswertung der Einnahme-Überschussrechnung finden Sie unter Buchhaltung  FiBu-Auswertungen im Hauptmenü bzw. unter Buchhaltung in
der Schnellnavigation.
Zeitraum
festlegen
Legen Sie zunächst fest, für welches Buchungsjahr, für welchen Zeitraum und über
welche Buchungen Sie die Einnahme-Überschussrechnung erstellen wollen. Sie können diese Auswertung für einen Monat, ein bestimmtes Quartal oder ein ganzes Jahr
erstellen. Wenn Sie für Ihren Verein Kostenstellen angelegt haben, können Sie sich
die Einnahme-Überschussrechung brutto und netto auch getrennt nach einzelnen
Kostenstellen ausgeben lassen. Wenn Sie ein Häkchen im Feld kumuliert setzen, erhalten Sie nur die Gesamtsummen der einzelnen steuerlichen Tätigkeitsbereiche des
Vereins. Klicken Sie nun auf OK, wird die Einnahme-Überschussrechnung erstellt.
Haben Sie etwas Geduld – die Erstellung der Liste kann etwas Zeit in Anspruch nehmen.
Die fertige Liste können Sie nun ausdrucken oder über den Excel-Button nach
MSExcel exportieren.
174
Fibu-Auswertungen erstellen
Kostenstellenrechnung
Die Kostenstellenrechnung rufen Sie über das Hauptmenü Buchhaltung  FibuAuswertungen  Kostenstellenrechnung auf. Es öffnet sich das folgende Fenster:
In dieser Auswahlmaske können Sie das Buchungsjahr, den Buchungszeitraum, die Art
der Buchungen sowie die Kostenstellen einstellen, die Sie für die Kostenstellenrechnung auswerten möchten.
In der Auswertung erhalten Sie dann, nach Kostenstellen getrennt, welche Einnahmen und welche Ausgaben auf die jeweilige Kostenstelle gebucht wurden.
Kostenstellen und Kostengruppen auswerten
Neben der Kostenstellenrechnung können Sie sich auch eine Auswertung über die
Kostenstellen und Kostengruppen ausgeben lassen. Damit erhalten Sie einen Überblick, wie viele Einnahmen und Ausgaben in Gegenüberstellung zu Ihrer Kostenstellenplanung bereits erfolgt sind.
Gehen Sie dafür über das Hauptmenü auf Buchhaltung  Fibu-Auswertungen 
Kostenstellen  Kostengruppen ansehen. Es öffnet sich das folgende Fenster:
Legen Sie in dieser Auswahlmaske fest, welchen Zeitraum und welche Buchungen Sie
betrachten wollen. Mit Klick auf den Button OK erhalten Sie eine Kurzübersicht aller
Kostengruppen und Kostenstellen mit den geplanten und den IST-Erlösen und Kosten.
175
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Kontennachweis
Um einen Kontennachweis zu erstellen, gehen Sie im Hauptmenü auf Buchhaltung 
Fibu-Auswertungen  Kontennachweis. Es öffnet sich das folgende Auswahlfenster:
Hier können Sie festlegen, ob der Buchungszeitraum, die Kostenstellen und die Art der
Buchungen – ob alle Buchungen, abgeschlossene Buchungen oder nur die nicht abgeschlossenen Buchungen – angezeigt werden sollen. Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen getroffen haben, erhalten Sie eine Liste mit allen gebuchten Einnahmen und
Ausgaben in den Kontenklassen 0 und 1.
Export nach Excel
Alle Buchungsauswertungen können Sie nach Excel exportieren. Nachdem Sie das
Dokument erzeugt haben, klicken Sie in der Symbolleiste auf den Excelbutton und
die Exceldatei öffnet sich. Das Dokument können Sie nun ganz nach Ihren Vorstellungen bearbeiten. Ein weiterer Vorteil des Excelexports ist, dass Sie die Exceldateien
auf Ihrem PC oder einem Datenträger abspeichern können. So sind die Daten einerseits elektronisch archiviert und andererseits können sie an Dritte weitergegeben werden. Zum Beispiel möchte vielleicht Ihr Vorstand die Daten einsehen und für eine
Versammlung vervielfältigen.
176
Datenpflege zum Jahreswechsel
Datenpflege zum Jahreswechsel
Sobald Sie ein neues Jahr bebuchen wollen, müssen Sie dieses in der Buchhaltung
einpflegen. Das ist zum Jahreswechsel der Fall, aber auch wenn Sie die Buchhaltung
für mehrere Jahre machen. Führen Sie diese Datenpflege nicht durch, können Sie
nicht buchen und erhalten Fehlermeldungen wie Konto, Bank, Kasse existiert nicht.
Der Jahreswechselassistent
Das Programm unterstützt die Umstellung des Buchungsjahres mit dem Jahreswechselassistenten. Diesen rufen Sie im Hauptmenü unter Assistenten oder auch unter
Buchhaltung  Einrichtung  Verwaltung  Jahreswechselassistent auf.
Zunächst öffnet sich die Maske für die Übernahme des Kontenstamms. Wenn Sie
mit dem Kontenstamm, mit dem Sie bisher gearbeitet haben, zufrieden sind und
auch im neuen Jahr damit Ihre Buchhaltung machen möchten, können Sie ihn einfach für das neue Jahr übernehmen.
Kontenstamm
übernehmen
Bei den auszuwählenden Kontenplänen ist das Feld Vorjahreskontenplan bereits aktiviert. Das ist der Kontenplan, mit dem Sie gerade arbeiten. Wenn Sie diesen nun für
das neue Buchungsjahr übernehmen möchten, stellen Sie ein, dass Mandant 1 aus
dem aktuellen Buchungsjahr für denselben Mandanten für das neue Buchungsjahr
übernommen werden soll.
Mandanten aus dem letzten Jahr übernehmen
Wollen Sie z. B. den Vorjahreskontenplan von Mandant 1 aus dem Jahr 2013 für diesen Mandanten für das Jahr 2014 übernehmen, geben Sie ein: Mandant 1 XY Verein
Jahr 2013 soll für Mandant 1 XY Verein Jahr 2014 übernommen werden.
177
Einnahmen und Ausgaben des Vereins verbuchen
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Anfangsbestände in das neue Buchungsjahr
übernommen werden, dann klicken Sie auf Anfangsbestände auf Null setzen. Ansonsten klicken Sie gleich auf den Button Kontenstamm übernehmen und Ihr Kontenstamm wird für das neue Jahr automatisch neu angelegt.
Wenn Sie mehrere Mandanten bearbeiten, führen Sie die Kontenstammübernahme
bei jedem Mandanten durch. Sie haben auch die Möglichkeit, den Kontenstamm eines anderen Mandanten zu übernehmen. Wenn Sie für das neue Buchungsjahr z. B.
den Kontenstamm von Mandant 3 für Mandant 1 übernehmen möchten, tragen Sie
dies in das vorgesehene Feld ein. In der Praxis wird diese Funktion jedoch in erster
Linie genutzt, einen angelegten Kontenstamm für zusätzlich angelegte Mandanten zu
übertragen.
Wenn Sie den Kontenstamm übernommen haben klicken Sie auf Weiter.
Bank- und
Kassenpflege
178
Der Assistent führt Sie nun durch die Bank- und Kassendateipflege. Das neue Buchungsjahr ist bereits eingestellt sowie die Fibu-Konten für Bank und Kasse. Der
Endbestand aus dem Vorjahr wird automatisch als Anfangsbestand und damit zum
Jahresbeginn auch als aktueller Bestand des Bank- bzw. Kassenkontos übernommen.
Füllen Sie nur noch das Feld Belegnummer aus. Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem
schwarzen Häkchen in der Symbolleiste.
Datenpflege zum Jahreswechsel
Über einen Klick auf das Plussymbol können Sie weitere Banken und Fibu-Konten
Kasse für das neue Buchungsjahr anlegen.
Die Anfangsbestände werden automatisch den Konten gutgeschrieben.
Wenn Sie mit Ihren Eingaben fertig sind, klicken Sie auf Weiter und die Umstellung
auf ein neues Buchungsjahr ist bereits erledigt.
179
Auswertungen und Statistiken
Auswertungen und Statistiken
Die Auswertungen, das heißt Statistiken, Erhebungen, Protokolle und Listen, finden
Sie im Hauptmenü unter einem eigenen Oberpunkt.
In der Regel können Sie alle Auswertungen direkt aus dem Programm heraus ausdrucken, die Auswertung in eine PDF-Datei umwandeln und abspeichern oder nach
Excel übernehmen.
Da die grafisch gestalteten Auswertungen beim Ausdruck evtl. viel Farbe bzw. Toner beanspruchen, können Sie die Graustufen der Listen minimieren. Gehen Sie dazu unter
Extras  Einstellungen und setzen Sie ein Häkchen bei Druck ohne Graustufen.
Mitgliedskartei
Die Mitgliedskartei enthält alle Angaben eines Mitglieds aus der Adressmaske sowie
die Abteilungszugehörigkeit, Funktionen und Ehrungen sowie Bemerkungen und alle
Kontakte, die zum Mitglied hinterlegt wurden.
Um die Mitgliedskartei aufzurufen, gehen Sie auf den Menüpunkt Mitgliedskartei
unter Auswertungen im Hauptmenü. Es öffnet sich die Mitgliederübersicht. Wählen
Sie das Mitglied, dessen Mitgliedskartei Sie ansehen möchten. Es öffnet sich ein Dokument, das Sie mit Klick auf das Druckersymbol oben links ausdrucken oder nach
Excel exportieren können.
Wenn Sie sich bereits in der Mitgliederverwaltung in einem Mitgliedsdatensatz befinden und auf Auswertungen  Mitgliedskartei klicken, dann öffnet sich die Auswertung mit den Daten des geöffneten Datensatzes.
Mitgliedskonto
Das Mitgliedskonto zeigt sämtliche Zahlungsein- bzw. -ausgänge eines ausgewählten
Mitglieds an. Unter Angabe des Buchungsdatums werden Buchungsvorgänge zu diesem Mitglied genau dokumentiert.
Um das Mitgliedskonto aufzurufen, gehen Sie auf den Menüpunkt Mitgliedskonto
unter Auswertungen im Hauptmenü. Es öffnet sich die folgende Auswahlmaske:
180
Liste der Lastschriftmandate
Hier können Sie den Zeitraum bestimmen sowie die Mitglieder auswählen, deren
Konten Sie ansehen möchten. Wenn Sie die Felder Mitglied von bis leer lassen, werden alle Mitgliederkonten ausgewertet. Sie können die Selektion auch einschränken,
indem Sie eine Abteilung auswählen. Dann erhalten Sie die Mitgliedskonten aller
Mitglieder, die der gewählten Abteilung angehören. Haben Sie Ihre Selektion getroffen, klicken Sie auf den Button OK. Es öffnet sich ein Dokument, das Sie mit Klick
auf das Druckersymbol oben links ausdrucken oder nach Excel exportieren können.
Wichtig: Wenn Sie für ein Mitglied noch nichts gebucht haben, können Sie auch
kein Mitgliedskonto abfragen. In dem Fall öffnet sich eine komplett weiße Seite!
Wenn Sie aber schon gebucht haben und dennoch eine weiße Seite erhalten bzw. das
Mitgliedskonto nicht vollständig ist, prüfen Sie bitte, ob Sie die Buchungen aktualisiert haben. Beachten Sie auch, dass Sie in der Symbolleiste des geöffneten Mitgliedskontos blättern können. Ihre letzte Buchung befindet sich in der Regel am Ende der letzten Seite!
Zum korrekten Buchungsvorgang lesen Sie bitte im Abschnitt Buchungen in Bank
und Kasse auf Seite 155 sowie zum Abschluss Ihrer Buchungen im Kapitel Buchungen abschließen ab Seite 163 in diesem Handbuch.
Liste der Lastschriftmandate
Bevor Sie über Auswertungen  Liste der Lastschriftmandate die Liste der Lastschriftmandate erstellen, haben Sie noch einige Einschränkungsmöglichkeiten. Sie
können sich eine bestimmte Auswahl Ihrer Mitglieder oder z. B. auch nur die Lastschriftmandate von Mitgliedern einer bestimmten Abteilung anzeigen lassen.
Wenn Sie keine Angaben in der Selektionsmaske treffen, wird mit Klick auf den Botton OK eine Liste erstellt, in der alle Lastschriftmandate unter Angabe des Mitglieds
mit Adresse, der Mitglieds- und der Mandatsnummer, der Lastschriftart, dem Mandatstyp, des Status sowie der Daten zu Gültigkeit und der Verwendung des SEPAMandats aufgelistet sind:
181
Auswertungen und Statistiken
Protokoll der Sollstellungen
Einen schnellen Weg, sich gezielt die Sollstellungen zu bestimmten Mitgliedern oder
auch zu den Mitgliedern einzelner Abteilungen anzeigen zu lassen, bietet die Funktion Protokoll der Sollstellungen. Aufgerufen wird das Protokoll der Sollstellungen
über das Hauptmenü Auswertungen  Protokoll der Sollstellungen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Zeitraum bestimmen sowie die Mitglieder
auswählen können, deren Sollstellungen Sie ansehen möchten. Wenn Sie die Felder
Mitglied von bis leer lassen, werden die Sollstellungen aller Mitglieder ausgewertet.
Sie können die Selektion auch einschränken, indem Sie eine Abteilung auswählen.
Dann erhalten Sie eine Übersicht der Sollstellungen zu allen Mitgliedern, die der gewählten Abteilung angehören. Haben Sie Ihre Selektion getroffen, klicken Sie auf den
Button OK. Es öffnet sich ein Dokument, das Sie mit Klick auf das Druckersymbol
oben links ausdrucken oder nach Excel exportieren können.
Protokoll der Sollstellungen aktuelles Mitglied
Wenn Sie kontrollieren möchten, welche Beträge Sie einem bestimmten Mitglied ins
Soll gestellt haben, rufen Sie das Protokoll der Sollstellungen aktuelles Mitglied auf.
Um das Protokoll der Sollstellungen aufzurufen, gehen Sie auf den Menüpunkt Protokoll der Sollstellungen aktuelles Mitglied unter Auswertungen im Hauptmenü. Es
öffnet sich die Mitgliederübersicht. Wählen Sie das gewünschte Mitglied mit Doppelklick aus. Es öffnet sich ein Dokument, das die Sollstellungen Ihres ausgewählten
Mitglieds dokumentiert. Mit einem Klick auf das Druckersymbol links oben auf Ihrem Bildschirm können Sie das Protokoll der Sollstellungen auch ausdrucken.
Wenn Sie sich bereits in der Mitgliederverwaltung in einem Mitgliedsdatensatz befinden und auf Auswertungen  Protokoll der Sollstellungen aktuelles Mitglied
klicken, dann öffnet sich die Auswertung mit den Daten des geöffneten Datensatzes.
Protokoll der Zahlungen
Einen schnellen Weg, sich gezielt die geleisteten Zahlungen der Vereinsmitglieder
oder auch der Mitglieder einzelner Abteilungen anzeigen zu lassen, bietet die Funktion Protokoll der Zahlungen. Aufgerufen wird das Protokoll der Zahlungen über das
Hauptmenü Auswertungen  Protokoll der Zahlungen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Zeitraum bestimmen sowie die Mitglieder
auswählen können, deren Zahlungen Sie ansehen möchten. Wenn Sie die Felder
Mitglied von bis leer lassen, werden die Zahlungen aller Mitglieder ausgewertet. Sie
können die Selektion auch einschränken, indem Sie eine Abteilung auswählen. Dann
erhalten Sie eine Übersicht der Zahlungen der Mitglieder, die der gewählten Abteilung angehören. Haben Sie Ihre Selektion getroffen, klicken Sie auf den Button OK.
Es öffnet sich ein Dokument, das Sie mit Klick auf das Druckersymbol oben links
ausdrucken oder nach Excel exportieren können.
182
Protokoll der Zahlungen aktuelles Mitglied
Protokoll der Zahlungen aktuelles Mitglied
Um die geleisteten Zahlungen eines Mitglieds zu dokumentieren, bietet Ihnen die
Vereinsverwaltung das Protokoll der Zahlungen aktuelles Mitglied.
Um es aufzurufen, gehen Sie auf den Menüpunkt Protokoll der Zahlungen aktuelles
Mitglied unter Auswertungen im Hauptmenü. Es öffnet sich die Mitgliederübersicht.
Wählen Sie das gewünschte Mitglied mit Doppelklick aus.
Es öffnet sich ein Dokument, das die Zahlungen Ihres ausgewählten Mitglieds dokumentiert. Mit einem Klick auf das Druckersymbol links oben auf Ihrem Bildschirm
können Sie das Protokoll der Zahlungen auch ausdrucken.
Wenn Sie sich bereits in der Mitgliederverwaltung in einem Mitgliedsdatensatz befinden und auf Auswertungen  Protokoll der Zahlungen aktuelles Mitglied klicken, dann öffnet sich die Auswertung mit den Daten des geöffneten Datensatzes.
Mit der Vereinsverwaltung können Sie auch Auswertungen und Listen erstellen, die
sich auf alle erfassten Mitglieder beziehen. Es ist wichtig, dass Sie die Daten aller
Mitglieder genau erfasst haben, damit die Auswertungen auch richtige und vollständige Ergebnisse liefern!
Diese Gesamtprofile umfassen die
 Bestandserhebungsliste,
 Bestandsmeldung/Sportverein,
 Altersstrukturliste,
 Mitgliederliste,
 Geburtstagsliste,
 Jubiläumsliste,
 Beitragsliste und
 Spendenliste.
Diese Listen finden Sie im Hauptmenü und in der Navigationsleiste unter Auswertungen.
Die Bestandserhebungsliste
Die Bestandserhebungsleiste zeigt Ihnen an, wie viele Mitglieder welchen Geschlechts
und welchen Alters in den jeweiligen Abteilungen Ihres Vereins vertreten sind. Einen
direkten Zugriff auf die Bestandserhebungsliste bietet Ihnen auch die ausführliche
Startseite der Mitgliederverwaltung unter dem Menüpunkt Mitgliederbestand.
Diese Liste finden Sie unter Auswertungen  Bestandserhebungsliste.
183
Auswertungen und Statistiken
Notwendige
Angaben
Die Bestandserhebungsliste kann nur ein vollständiges und korrektes Ergebnis beinhalten, wenn folgende Felder in der Mitgliederverwaltung bei allen Mitgliedern ausgefüllt sind:
 Geschlecht,
 Geburtsdatum,
 Abteilung.
Wenn Sie über den oben angegebenen Pfad die Bestandserhebungsliste aufrufen,
werden Sie gefragt,
 welchen Stichtag Sie zur Auswertung heranziehen wollen,
 ob ausgetretene Mitglieder bei der Auswertung berücksichtigt werden sollen,
 ob die Selektion über den Gesamtverein erfolgen und
 ob nur der Bestand einer Abteilung ausgewertet werden soll.
Außerdem können Sie einstellen, welche Altersgruppen ausgewertet werden sollen.
Falls Sie diese Auswertung auch für die Bestandsmeldung an Ihren Fachverband verwenden möchten, können Sie die gewählten Selektionskriterien auch abspeichern
und für weitere Auswertungen wieder einlesen.
In der Regel ist das aktuelle Datum als Stichtag voreingestellt. Sie erhalten damit eine
Bestandserhebungsliste, die sich auf den Stand des Abfragedatums bezieht. Wenn Sie
eine Auswertung zu einem anderen Datum erstellen möchten, ändern Sie einfach das
Datum in dem Feld Stichtag. Dazu klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Datumsfeld. Es öffnet sich ein Kalender. Durch Klicken auf die Pfeile links und rechts
des Datums können Sie im Kalender zum gewünschten Monat und Jahr blättern.
184
Bestandsmeldung/Sportverein
Wenn Sie auf den gewünschten Tag klicken, verschwindet der Kalender und das Feld
Stichtag enthält das neue Datum.
Achten Sie bitte darauf, dass das Feld Ausgetretene Mitglieder berücksichtigen immer
mit einem schwarzen Häkchen aktiviert ist. Nur so ist gewährleistet, dass auch wirklich
nur Mitglieder, die noch aktiv sind, in der Bestandserhebungsliste auftauchen.
Klicken Sie nun auf OK und es öffnet sich ein Dokument mit Ihrer persönlichen Bestandserhebungsliste, die Sie durch einen Klick auf das Druckersymbol links oben
ausdrucken können.
Bestandsmeldung/Sportverein
Die Sportverbände verlangen nunmehr die Bestandsmeldung im Online-Verfahren.
Um Ihre erforderlichen Vereinsdaten online an den zuständigen Landessportverband
zu übermitteln, müssen Sie einige Voreinstellungen vornehmen.
Geben Sie im Hauptmenü Assistenten  Einrichtungsassistent an, an welchen Landessportbund bzw. an welchen Landessportverband Ihr Verein die Bestandsmeldung
abgeben muss.
Als Nächstes öffnen Sie im Hauptmenü unter Vereinsdaten den Menüpunkt
Bestandsmeldung Sportvereine.
185
Auswertungen und Statistiken
Angaben zum
Verein
Die Stammdaten Ihres Vereins werden automatisch übernommen. Sie müssen lediglich noch die Punkte
 Steuerangaben,
 Vereinsbeiträge und
 Vereinsmitarbeiter
ergänzen.
Wechseln Sie anschließend auf den Reiter Vereinsmitarbeiter.
Hinterlegen Sie hier die persönlichen Daten Ihres Vorstands sowie Ihrer Vereinsmitarbeiter, indem Sie für die Anlage eines neuen Datensatzes auf das Pluszeichen in der
Menüleiste klicken, die geforderten Angaben eintragen und anschließend mit Klick
auf den Button Speichern bestätigen.
Sportarten
anlegen
Damit das Programm die erforderlichen Informationen zum Mitglied ermitteln kann,
müssen Sie die Sportarten Ihres Vereins sowie die Zuordnung zu den einzelnen Fachverbänden anlegen und anschließend den einzelnen Mitgliedern zuweisen.
Wie Sie hier im Einzelnen vorgehen, finden Sie im Abschnitt Sportarten anlegen
und verwalten ab Seite 50 in diesem Handbuch.
Bestandsmeldung erstellen
Um die Bestandsmeldung zu erstellen, gehen Sie im Hauptmenü auf Auswertungen
und klicken Sie auf Bestandsmeldung  Sportverein. Es öffnet sich ein Assistent,
der Sie bei der Übergabe Ihrer Bestandsmeldung an den von Ihnen ausgewählten
Sportverband unterstützt.
Die Altersstrukturliste
Mit der Altersstrukturliste können Sie auf einen Blick feststellen, wie viele Mitglieder
welchen Alters und Geschlechts in welcher Abteilung Ihres Vereins vertreten sind.
Die Altersstrukturliste finden Sie im Hauptmenü unter Auswertungen  Altersstrukturliste. Einen direkten Zugriff auf die Altersstrukturliste bietet Ihnen auch die
ausführliche Startseite der Mitgliederverwaltung unter dem Menüpunkt Mitgliederbestand.
Damit Ihre Altersstrukturliste ein vollständiges Ergebnis enthält, ist es wichtig, dass
Sie bei allen Mitgliedern in der Mitgliederverwaltung die Felder
 Geschlecht und
 Geburtsdatum
ausgefüllt haben.
186
Die Altersstrukturliste
Wenn Sie unter dem angegebenen Pfad die Altersstrukturliste aufrufen, öffnet sich
zunächst ein Fenster, in dem Sie die Altersspannen für Ihre Auswertung vorgeben
können.
Klicken Sie in das oberste Feld der Spalte Bis und geben Sie hier die erste Altersspanne von null bis x ein. In der folgenden Zeile wird automatisch das Feld Von mit der
nächsthöheren Zahl ausgefüllt. Fahren Sie auf diese Weise fort, indem Sie im Feld
Bis jeweils den oberen Rahmen der Altersspanne angeben. Sie müssen nicht alle Zeilen ausfüllen, wenn Sie nicht so viele einzelne Altersspannen möchten.
Wenn Sie eine Altersstrukturliste einer bestimmten Abteilung erstellen möchten,
dann wählen Sie über den Pfeil neben dem Feld Abteilung die gewünschte Abteilung
aus.
Damit Sie nicht bei jeder Auswertung mit der Eingabe von vorne beginnen müssen,
können Sie die Einstellung Ihrer Altersstruktur speichern.
Klicken Sie hierzu nach der Eingabe der Altersspannen auf Voreinstellung speichern.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Voreinstellung als Datei Altersstruktur.db
gespeichert wird. Diese Datei können Sie selbstverständlich auch umbenennen. Das
ist dann nötig und empfehlenswert, wenn Sie verschiedene Voreinstellungen speichern möchten.
Die Voreinstellungen bleiben für jeden Aufruf der Altersstrukturliste erhalten.
187
Auswertungen und Statistiken
Voreinstellung
auswählen
Um eine Voreinstellung auszuwählen, klicken Sie auf den Button Voreinstellung
auswählen und wählen Sie die gewünschte Datei per Doppelklick mit der linken
Maustaste aus.
Damit auch nur alle aktiven Mitglieder in der Auswertung erscheinen, sollte das Häkchen bei Austrittsdatum berücksichtigen aktiviert sein.
Klicken Sie nun auf OK und es öffnet sich ein Dokument mit Ihrer persönlichen Altersstrukturliste. Mit einem Klick auf das Druckersymbol links oben können Sie Ihre
Liste auch ausdrucken. Über den Excelbutton können Sie die Liste nach MS Excel
exportieren und beliebig weiterbearbeiten.
Die Mitgliederliste – Gesamtverein
Die Mitgliederliste finden Sie im Hauptmenü unter Auswertungen  Mitgliederliste.
Einen direkten Zugriff auf die Mitgliederliste bietet Ihnen auch die ausführliche Startseite der Mitgliederverwaltung unter dem Menüpunkt Mitgliederbestand.
Mitglied
von – bis
Wenn Sie die Mitgliederliste aufrufen, öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie
zunächst bestimmen, für welche Mitglieder die Liste erstellt werden soll. Stellen Sie
dafür die Felder Mitglied von und Mitglied bis auf die gewünschten Mitgliedsnummern. Wenn Sie diese Felder leer lassen, dann werden alle Adress-Datensätze ausgewertet.
Verträge
Als Nächstes können Sie bestimmen, ob Sie die Liste mit oder ohne Angabe der Vertragsinhalte möchten. Wenn Sie wollen, dass Beitragsart, Beitragsbezeichnung, Zeitraum für die Sollstellung und der Betrag aufgeführt werden, aktivieren Sie das Feld
Verträge (das schwarze Häkchen ist sichtbar). Wollen Sie die Liste ohne diese Angaben, muss das Feld Verträge leer sein.
Nun achten Sie darauf, dass das Feld Ausgetretene Mitglieder berücksichtigen aktiviert ist. So ist gewährleistet, dass die Liste nur alle aktiven Mitglieder auswertet.
Wichtig: Es genügt nicht, einem ausgetretenen Mitglied ein Austrittsdatum zuzuweisen, auch das Vertragsende muss erfasst werden!
Sortierung
nach
Sie können nun noch bestimmen, nach welchen Kriterien die Mitglieder auf der Liste
angeordnet werden sollen. Zur Auswahl stehen
 Mitgliedsnummer,
 Postleitzahl,
 Eintrittsdatum,
 Austrittsdatum,
 Geschlecht,
188
Geburtstage, besondere Erinnerungsdaten und Jubiläen
 Alter und
 Nachname.
Wenn Sie alle Voreinstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK. Ihre Mitgliederliste, die sich nun öffnet, können Sie über das Druckersymbol links oben ausdrucken. Beachten Sie, dass Sie in der Symbolleiste durch die Seiten der Mitgliederliste blättern können.
Geburtstage, besondere Erinnerungsdaten und
Jubiläen
Die Geburtstagsliste
Selbstverständlich können Sie mit der Vereinsverwaltung auch Geburtstagslisten erstellen. Gehen Sie dazu im Hauptmenü auf Auswertungen  Geburtstagsliste. Ihre
Geburtstagsliste enthält Name, Anschrift, Geburtstag und Alter aller Mitglieder in
dem von Ihnen ausgewählten Zeitraum.
Sie können Ihre Liste nun nach bestimmten Kriterien zusammenstellen. Geben Sie in
dem neuen Auswahlfenster zunächst an, für welchen Zeitraum die Geburtstage Ihrer
Mitglieder angezeigt werden sollen.
Möchten Sie eine Auswertung für einen Monat, ein Quartal oder ein bestimmtes
Jahr? Geben Sie die Rahmendaten in die Felder Datum von und Datum bis ein.
Datum
189
Auswertungen und Statistiken
Nun können Sie das angezeigte Alter näher bestimmen:
 Aktuelles Alter: das Alter, das die Mitglieder zum aktuellen Zeitpunkt, also zum
Datum der Abfrage, im angegebenen Zeitraum haben.
 Kommender Geburtstag: das Alter, das die Mitglieder im angegebenen Zeitraum
ab Abfragetag erreichen werden.
 Besonderes Alter: Sie suchen Mitglieder, die ein bestimmtes Alter erreichen werden? Geben Sie hier das Alter ein.
 Jubiläum: Runde Geburtstage bzw. Jubiläumsjahrgänge können Sie unter der Einstellung Jubiläum aussuchen. Geben Sie das Alter ein, das in dem angegebenen
Zeitraum erreicht werden soll.
Abteilung
Wenn Sie eine Geburtstagsliste für eine bestimmte Abteilung erstellen möchten, wählen Sie die gewünschte Abteilung über den Pfeil neben dem Abteilungsfeld aus.
Sortierung
Nun können Sie festlegen, nach welchen Kriterien die Liste sortiert werden soll – zu
empfehlen ist die Sortierung nach Geburtstagen. Über die Pfeiltasten können Sie aber
auch die Kriterien Nachname oder Vorname festlegen.
Austrittsdatum Um eine Geburtstagsliste zu erhalten, die nur alle aktiven Mitglieder enthält, aktivieberücksichtigen ren Sie das Feld Austrittsdatum berücksichtigen. Ist dieses Feld deaktiviert, werden
auch die Geburtstage ausgetretener Mitglieder angezeigt – vielleicht möchten Sie ja
auch ehemaligen Mitgliedern einen Geburtstagsgruß zukommen lassen.
Nachdem Sie alle Kriterien festgelegt haben, klicken Sie auf OK. Es öffnet sich ein
Dokument mit Ihrer Geburtstagsliste. Beachten Sie, dass Sie mit den Pfeilen der Symbolleiste durch mehrseitige Dokumente blättern können. Über das Druckersymbol
links oben drucken Sie Ihre Liste aus. Über den Excelbutton können Sie die Liste nach
MS Excel exportieren und dort nach Belieben weiterbearbeiten oder abspeichern.
Geburtstagsliste für eigene
Auswertungen
Sie können auch eine Geburtstagsliste für einen individuell von Ihnen ausgewählten
Personenkreis erstellen, z. B. für alle Ehrenmitglieder.
Gehen Sie dazu im Hauptmenü auf Auswertungen  Standardlisten  Auswertungen und stellen Sie individuell Ihre Daten zusammen.
Wichtig: Die Auswertungsfunktionen werden Ihnen ausführlich im Kapitel Eigene
Auswertungen und Standardlisten ab Seite 195 beschrieben.
Wenn Sie die Adressen ausgewertet haben, klicken Sie auf den Button Auswertung
nach Selektion. Es öffnet sich ein weiteres Auswahlfenster, in dem Sie eine Geburtstagsliste auswählen können.
190
Geburtstage, besondere Erinnerungsdaten und Jubiläen
Auswertung Erinnerungsdatum
Hochzeitstag, besonderes Jubiläum – gerade Musikvereine brauchen eine Merkhilfe
für besondere Daten ihrer Mitglieder. Über die Auswertung Erinnerungsdatum können Sie sich eine Auswertung erstellen, in der alle Mitglieder angezeigt werden, für
die Sie das Feld Erinnerungsdatum in der Mitgliederadressmaske hinterlegt haben.
Die Jubiläumsliste
Ob fünf-, zehn-, 20- oder 50-jähriges Jubiläum – es ist immer wichtig zu wissen, wie
lange Ihre Mitglieder schon zu Ihrem Verein gehören und sich evtl. frühzeitig um
Geschenke oder Feierlichkeiten zu kümmern. Auch für die Rede des Vorstands bei
der Weihnachtsfeier zum Beispiel ist die Nennung und Ehrung der Jubilare ein wichtiger Bestandteil. Mithilfe der Software können Sie sich praktisch und einfach eine
Jubiläumsliste erstellen und ausdrucken.
Gehen Sie im Hauptmenü auf Auswertungen  Jubiläumsliste oder starten Sie die
Jubiläumsliste über Ihre ausführliche Startseite für die Mitgliederverwaltung.
In dem neuen Abfragefenster können Sie nun angeben, für welchen Zeitraum die Jubiläumsliste erstellt werden soll. Geben Sie die Rahmendaten in die Felder Datum
von und Datum bis ein bzw. stellen Sie die Abteilung ein, für die Sie die Jubiläumsliste benötigen. Machen Sie hier keine Angaben, dann werden die Jubiläen des gesamten Vereins angezeigt.
Nun können Sie das angezeigte Jubiläumsjahr näher bestimmen:
Datum und
Abteilung
Jubiläumsjahr
 Aktuelle Vereinszugehörigkeit: Jahre der Vereinszugehörigkeit, die die Mitglieder
zum aktuellen Zeitpunkt, d. h. am Datum der Abfrage im angegebenen Zeitraum
haben.
 Kommende Vereinszugehörigkeit: Jahre der Vereinszugehörigkeit, die die Mitglieder im angegebenen Zeitraum ab Abfragetag erreichen werden.
 Besondere Vereinszugehörigkeit: Sie suchen Mitglieder, die eine bestimmte Vereinszugehörigkeitsdauer erreichen werden? Geben Sie hier einfach das Jahr ein.
 Jubiläum: alle runden Vereinsjubiläen in Fünferschritten mit exakter Angabe des
Jubiläumsjahres, die in dem angegebenen Zeitraum erreicht werden.
Über die Pfeiltasten können Sie die Jubiläumsdaten in Fünferschritten festlegen. Als Austrittsdatum
Letztes aktivieren Sie noch das Häkchen vor Austrittsdatum berücksichtigen, damit berücksichtigen
auch wirklich nur Mitglieder angezeigt werden, die noch im Verein aktiv sind.
Nachdem Sie die Kriterien festgelegt haben, klicken Sie auf OK. Es öffnet sich ein
Dokument mit Ihrer Jubiläumsliste. Beachten Sie, dass Sie mit den Pfeilen der Symbolleiste durch mehrseitige Dokumente blättern können. Über das Druckersymbol
191
Auswertungen und Statistiken
links oben drucken Sie Ihre Liste aus. Über den Excelbutton können Sie die Liste
nach MS Excel exportieren und nach Belieben weiterbearbeiten und speichern.
Jubiläumsliste
für eigene
Auswertungen
Genau wie bei der Geburtstagsliste können Sie auch eine Jubiläumsliste für individuell ausgewertete Datensätze erstellen. Gehen Sie dafür im Hauptmenü auf Auswertungen  Auswertungen  Standardlisten.
Wichtig: Die Auswertungsfunktionen werden ausführlich im Kapitel Eigene Auswertungen und Standardlisten ab Seite 195 beschrieben.
Nachdem Sie Ihre Daten ausgewertet haben, klicken Sie auf den Button Auswertung
nach Selektion. Es öffnet sich ein weiteres Auswahlfenster, in dem Sie die Jubiläumsliste auswählen können.
Die Beitragsliste
Die Beitragsliste finden Sie im Hauptmenü unter Auswertungen  Beitragsliste
bzw. unter der Schnellnavigation im Menü Beitragsverwaltung.
Es öffnet sich ein Fenster, das Ihnen drei verschiedene Varianten einer Beitragsstatistik
anbietet:
 eine Beitragsstammliste,
 eine Beitragsstatistik für Sollstellungen und
 eine Beitragsstatistik für Verträge.
Klicken Sie die Liste an, die Sie ausdrucken möchten. Diese Liste ist dann durch einen schwarzen Punkt gekennzeichnet. Für jede der drei Beitragslisten können Sie
noch bestimmte Kriterien festlegen, die nun im Einzelnen beschrieben werden.
Beitragsstammliste
Die Beitragsstammliste beinhaltet
 die Nummer der Beitragsart,
 die Bezeichnung der Beitragsart,
 den Zeitraum für die Sollstellung,
 das Datum, ab dem diese Beitragsart gültig ist, und
 den Betrag.
Sie können im Vorfeld bestimmen, für welche Beitragsarten Sie diese Auflistung erstellen möchten. Stellen Sie diese Beitragsarten in den Feldern Beitragsart von und
Beitragsart bis mithilfe der Pfeiltaste ein. Voreingestellt ist in der Regel die Auswahl
aller Beiträge.
192
Die Beitragsliste
Wenn Sie nur eine Beitragsart anzeigen möchten, stellen Sie die Auswahlfelder auf
Beitrag von X und Beitrag bis X.
Wenn Sie sich die Beitragsarten einer bestimmten Abteilung ansehen möchten, dann
wählen Sie die gewünschte Abteilung über den schwarzen Pfeil neben dem Abteilungsfeld aus.
Im Anschluss klicken Sie auf OK. Es öffnet sich Ihre Liste, die Sie über das Druckersymbol links oben ausdrucken können.
Die Beitragsstatistik für Sollstellungen beinhaltet
 die Nummer der Beitragsart,
Beitragsstatistik für
Sollstellungen
 die Bezeichnung der Beitragsart,
 den Gesamtbetrag der jeweiligen Beitragsart,
 die Anzahl der Mitglieder, die diese Beitragsart zahlen, und
 die Gesamtsumme aller Beträge.
Für die Beitragsstatistik können Sie entscheiden, welche Beitragsarten ausgewertet
werden sollen und für welche Mitglieder – alle, nur die männlichen oder nur die
weiblichen. Stellen Sie dafür zunächst die Beitragsarten in den Feldern Beitragsart
von und Beitragsart bis mithilfe der Pfeiltaste ein. Voreingestellt ist in der Regel die
Auswahl aller Beiträge. Klicken Sie dann an, welches Geschlecht ausgewertet werden
soll. Die aktivierte Auswahl ist durch einen schwarzen Punkt gekennzeichnet.
Wenn Sie sich die Beitragsstatistik einer bestimmten Abteilung ansehen möchten,
dann wählen Sie die gewünschte Abteilung über den schwarzen Pfeil neben dem Abteilungsfeld aus.
Klicken Sie auf OK. Es öffnet sich Ihre Liste, die Sie über das Druckersymbol links
oben ausdrucken können.
Die Beitragsstatistik für Verträge beinhaltet
 die Nummer der Beitragsart,
Beitragsstatistik für
Verträge
 die Bezeichnung der Beitragsart,
 den Gesamtbetrag der jeweiligen Beitragsart,
 die Anzahl der Mitglieder, die diese Beitragsart zahlen, und
 die Gesamtsumme aller Beträge.
Sie können im Vorfeld bestimmen, für welche Beitragsarten Sie diese Auflistung erstellen möchten. Stellen Sie diese Beitragsarten in den Feldern Beitragsart von und
Beitragsart bis mithilfe der Pfeiltaste ein. Voreingestellt ist in der Regel die Auswahl
aller Beiträge. Außerdem können Sie das Jahr bestimmen, für das diese Statistik erhoben werden soll.
193
Auswertungen und Statistiken
Wenn Sie sich die Beitragsstatistik nach Verträgen einer bestimmten Abteilung ansehen möchten, dann wählen Sie die gewünschte Abteilung über den schwarzen Pfeil
neben dem Abteilungsfeld aus.
Klicken Sie dann auf OK. Es öffnet sich Ihre Liste, die Sie über das Druckersymbol
links oben ausdrucken können.
Die Spendenliste
Die Vereinsverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Spenderadressen zu verwalten.
Sie legen wie gewohnt einen Datensatz mit Angaben zu Name, Adresse, Telefon etc.
Ihres Spenders an. Klicken Sie dazu einmal in das Kästchen Spender. Damit ist diese
Person als Spender gekennzeichnet. Wenn es sich um einen Spender handelt, der
nicht gleichzeitig Mitglied in Ihrem Verein ist, löschen Sie die Mitgliedsnummer.
Wenn Sie sich einen Überblick verschaffen möchten, wie viele Spender Sie in Ihrem
Verein haben, gehen Sie im Hauptmenü unter Auswertungen und klicken Sie auf
den Menüpunkt Spendenliste.
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Über die Spendenliste können Sie entweder
 alle Spender,
 nur die Spender, die gleichzeitig Mitglied,
 Spender, die eine bestimmte Abteilungszugehörigkeit haben oder
 nur die Spender, die nicht Mitglied in Ihrem Verein sind,
selektieren.
194
Eigene Auswertungen
Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Listen nach
 Spendenhöhe,
 Spendenhäufigkeit,
 Nachname oder
 PLZ
sortiert ausgeben zu lassen.
Darüber hinaus können Sie sich – neben dem Spendengesamtbetrag – auch die einzelnen Spenden anzeigen lassen, die ein Mitglied oder ein Förderer des Vereins an
den Verein gezahlt hat. Dazu müssen Sie ein Häkchen in dem Kästchen mit Einzelbuchungen setzen.
Diese Auswertung bietet Ihnen wichtige Informationen für neue Spendenaktionen im
Verein.
Außerdem können Sie diese Auswertung nutzen, um sich bei allen Spendern Ihres
Vereins für ihr Engagement mit einem Extra-Anschreiben zu bedanken.
Eigene Auswertungen
Die Vereinsverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, unterschiedliche Listen nach
individuellen Vorgaben zu erstellen. Vielleicht brauchen Sie eine Adressliste aller
Mitglieder Ihrer Volleyballabteilung oder ein Protokoll der Zahlungen aller nicht aktiven Mitglieder. Voraussetzung für das Erstellen dieser Listen ist, dass Sie die Mitglieder,
die Sie in einer Liste zusammenstellen möchten, aufrufen.
Individuelle
Vorgaben
Dafür bietet Ihnen das Programm zwei Funktionen:
 den Auswertungsgenerator und
 die SQL-Abfrage.
Zwei
Funktionen
Wenn Sie im Hauptmenü unter Auswertungen Auswertungen  Standardlisten
aufrufen, werden Sie automatisch zu den Auswertungsfunktionen geleitet.
195
Auswertungen und Statistiken
Der Auswertungsgenerator
Auswahlkriterien
Nun können Sie Mitglieder nach verschiedenen Kriterien auswählen. Im linken Bildschirmbereich haben Sie die Möglichkeit, nach
 Vorname,
 Nachname,
 PLZ,
 Ort,
 Straße,
 Mitgliedsnummer,
 Empfänger der Vereinszeitschrift,
 der Anrede Herr/Frau,
 Hauptmitglied,
 Spender,
 Mitglieder,
 Nichtmitglieder
 Austrittsdatum (wird dieses Kriterium aktiviert, erhalten Sie eine Mitgliederübersicht
mit allen Mitgliedern, die zum aktuell eingestellten Datum nicht ausgetreten sind.),
 E-Mail vorhanden und
 Zahlungsart
196
Eigene Auswertungen
zu selektieren. Geben Sie den Suchbegriff ein bzw. klicken Sie das gewünschte Kriterium an und klicken Sie anschließend auf Auswertung starten.
Kennungen selektieren
Auf dem Reiter Kennungen können Sie Mitglieder nach allen Kriterien auswerten,
die Sie selbst in der Mitgliederverwaltung angelegt haben. Um ein optimales Ergebnis
zu erzielen, ist es wichtig, dass mehrfach vergebene Kennungen bei allen Mitgliedern
gleich lauten und auch immer im gleichen Kennungsfeld angelegt sind.
Kennungen
Eine Kennung selektieren
Sie haben im Statusfeld bei Ihren Mitgliedern festgelegt, ob es sich bei diesen um aktive oder passive Mitglieder handelt. Sie klicken im Auswertungsgenerator auf dem
Reiter Kennungen aktiv im Kasten Status an.
Beispiel:
alle aktiven
Mitglieder
Klicken Sie die Kennung an, nach der Sie Ihre Mitglieder selektieren möchten und
anschließend klicken Sie auf Auswertung starten. Sie sehen im unteren Teil der Maske alle gefundenen Datensätze sowie die Angabe über die gefundene Anzahl. Wenn
Sie eine besondere Sortierung der Datensätze wünschen, z. B. nach Nachnamen oder
Postleitzahlen, klicken Sie die graue Spaltenbezeichnung einmal an. Die Daten sortieren sich nach Ihrer Vorgabe.
Hinweis: Mit einem Doppelklick auf einen ausgewerteten Datensatz springt das Programm automatisch auf die Adressmaske des Mitglieds.
Um nach einer anderen Kennung zu selektieren, klicken Sie zuerst auf Zurücksetzen.
Die Auswertungsmaske ist dann wieder leer für neue Eingaben. Nur so bekommen
Sie ein richtiges Ergebnis, denn wenn noch eine ungewünschte Kennung zusätzlich
angeklickt ist, wertet das Programm nur die Datensätze aus, auf die alle angeklickten
Kennungen zutreffen.
Anschließend bestimmen Sie per Mausklick Ihre Kennung und klicken wieder auf
Auswertung starten.
Mehrere Kennungen selektieren
Wenn Sie nach mehreren Kennungen selektieren möchten, müssen Sie unterscheiden, ob Sie in verschiedenen Kästen eine Kennung auswählen oder in einem Kästchen mehrere Kennungen.
Wählen Sie in verschiedenen Kästen je eine Kennung aus, erhalten Sie in der Auswertung nur die Mitglieder, auf die tatsächlich beide Kennungen zutreffen.
197
Auswertungen und Statistiken
Mehrere Kennungskriterien auswählen
 Sie wählen im Kasten Beruf Arzt, im Kasten Abteilung Fußball. Klicken Sie auf
Auswertung, bekommen Sie alle Mitglieder angezeigt, die Arzt sind und in der
Fußballabteilung Mitglied sind.
 Diese Auswertungen können natürlich noch detaillierter geführt werden, indem
Sie weitere Kennungen in anderen Kästen anklicken.
 Wenn Sie in einem Kasten mehrere Kennungen anklicken, bekommen Sie alle
Mitglieder, auf die entweder die eine oder die andere zutrifft.
 Im Kasten Beruf klicken Sie Arzt und Lehrer an. In Ihrer Auswertung erhalten Sie
nun alle Mitglieder, die entweder Arzt oder Lehrer sind. Klicken Sie noch zusätzlich Fußball an, bekommen Sie alle Mitglieder, die in der Fußballabteilung sind
und Arzt oder Lehrer. Diese Möglichkeiten können Sie beliebig erweitern.
Selektionen verfeinern
Daten
Auf dem Reiter Daten selektieren Sie Mitglieder nach
 Erfassungsdatum,
 Eintrittsdatum,
 Austrittsdatum,
 Kündigungsdatum,
 Erinnerungsdatum,
 Geburtsdatum,
 Sollstellungsdatum,
 Datum der Lastschriftenerstellung.
Alle Abfragekriterien können einzeln und kombiniert abgefragt werden.
Daten
Auf dem Reiter Daten klicken Sie ein Datum an, nach dem Sie selektieren möchten.
Diese Auswertungsmöglichkeit können Sie nun näher bestimmen, indem Sie einen
Zeitrahmen für das gewählte Datum angeben.
Datum selektieren
Sie möchten alle Mitglieder, die zwischen 1.1.1960 und dem 31.12.1970 geboren
wurden, auswerten. Klicken Sie auf dem Reiter Daten auf Geburtstag und stellen Sie
das Datum von – bis ein.
198
Eigene Auswertungen
Mehrere Daten selektieren
Suchen Sie Mitglieder, auf die mehrere Daten zutreffen sollen, klicken Sie beide Daten an und geben die Zeitspannen von – bis ein. Das Feld vor dem jeweiligen Datum
muss auf und stehen. Das heißt, es werden alle Mitglieder angezeigt, die dem einen
Datum und dem anderen Datum entsprechen.
Mehrere Daten auswählen
Sie möchten alle Mitglieder, die zwischen 1.1.1960 und dem 31.12.1970 geboren
wurden und zwischen dem 1.1.1990 und dem 31.12.2003 eingetreten sind, auswerten.
Klicken Sie Geburtsdatum und Eintrittsdatum an. Die Felder stehen bei beiden auf
und. Anschließend stellen Sie die Zeitspannen von – bis ein und klicken auf Auswertung starten.
Die Selektion mehrerer Daten können Sie noch variieren: Wenn Sie alle Mitglieder auswerten möchten, auf die entweder das eine oder das andere Datum zutrifft, klicken Sie
die Daten an, die Sie auswerten möchten und stellen das Feld vor den Daten auf oder.
Kennungen und Daten selektieren
Die beiden Reiter können als Auswahlkriterien auch selektiert werden. Machen Sie
zunächst auf dem einen Reiter alle Eingaben, wechseln dann den Reiter, machen dort
Ihre Eingaben und klicken Sie dann auf Auswertung starten.
SEPA-Mandate selektieren
Unter dem Reiter Mandate haben Sie neben den Standardauswertungen für die
SEPA-Mandate noch die Möglichkeit, individuelle Abfragen zu erstellen.
199
Auswertungen und Statistiken
So können Sie z. B. eine Auswertung aller SEPA-Mandate erstellen, die den Status
Aktiv haben und in einem bestimmten Zeitraum verwendet wurden. Setzen Sie dazu
ein Häkchen bei Status und Letzte Verwendung und wählen Sie über das Dropdown
Aktiv aus und geben Sie einen Zeitraum bei letzte Verwendung in den Datumsfeldern von und bis an.
Natürlich lassen sich die Auswertungskriterien unter dem Reiter Mandate mit Selektionskriterien auf den Reitern Kennungen und Daten kombinieren.
Sätze hinzufügen
Über Sätze hinzufügen können Sie mehrere Auswertungen aneinanderreihen.
Neue Auswahlkriterien hinzufügen
Sie werten zunächst alle Frauen der Volleyballabteilung aus. Sie klicken also weiblich
und Volleyball an und danach Auswertung starten. Im unteren Teil des Bildschirms
sehen Sie das Auswertungsergebnis. Nun möchten Sie alle Männer der Fußballabteilung noch hinzufügen:
 Klicken Sie zunächst auf Zurücksetzen,
 dann geben Sie die neuen Auswahlkriterien männlich und Fußball ein und
 klicken dann auf Sätze hinzufügen.
Nun sehen Sie im Auswertungsfenster alle Frauen der Volleyballabteilung und alle Männer der Herrenabteilung. Auf diese Weise können Sie die Liste beliebig verlängern.
Die Funktion Sätze hinzufügen funktioniert auch zwischen den beiden Reitern.
Ergebnisliste sortieren
Die ausgewerteten Datensätze werden automatisch nach aufsteigender Mitgliedsnummer sortiert. Wenn Sie eine andere Sortierung wünschen – z. B. alphabetisch
nach Nachnamen – klicken Sie die graue Spaltenbezeichnung des gewünschten Sortierungskriteriums einmal an. Die Daten werden automatisch sortiert. Nun können
Sie
 einen Serienbrief schreiben,
 Serien-E-Mails verschicken,
 Etiketten drucken,
 eine Sammelspendenbescheinigung erstellen oder
 verschiedene Listen mit den ausgewerteten Datensätzen erstellen.
200
Eigene Auswertungen
Selektionsmodus
Wenn Sie eine Auswertung nach einem oder mehreren Kriterien durchgeführt haben,
z. B. alle männlichen Mitglieder einer bestimmten Abteilung, dann können Sie mit
Klick auf den Button Selektion in Mitgl.-Verw. übernehmen in die Mitgliederverwaltung wechseln und innerhalb der selektierten Datensätze navigieren. D. h., im Selektionsmodus stehen Ihnen dann ausschließlich die Datensätze z. B. einer Abteilung
zur Verfügung.
Sie beenden den Selektionsmodus, indem Sie mit Klick auf den Button Alle Datensätze wieder in die Mitgliederübersicht zurückkehren.
Auswertungen mit SQL-Abfragen
Das Programm bietet Ihnen für spezialisierte Auswertungen und Ausführungen die
Möglichkeit, eine SQL-Abfrage durchzuführen. So können Sie bestimmte Daten
auswerten, aber auch verändern.
SQL steht für Structured Query Language und bezeichnet eine Abfrage als eine
Auswahl von Datensätzen aus einer Tabelle. SQL bietet unterschiedliche Abfragetypen, wobei die Auswahlfrage zum Filtern von Datensätzen die wohl am meisten benötigte Art sein wird.
Structured
Query
Language
Voraussetzung für die Abfrage ist, dass die Daten, die gefiltert werden müssen, auch
in einem Datensatz vorhanden sind. Für Sie heißt das, dass Sie Daten, die Sie abfragen möchten, auch wirklich angelegt haben müssen.
Im Folgenden lesen Sie, wie Sie mit SQL in der Vereinsverwaltung arbeiten, und finden ein paar beispielhafte Abfragemöglichkeiten.
Datensicherung
Vor Ausführung einer SQL-Abfrage für eine Datenänderung sollten Sie immer eine
Datensicherung durchführen!
Die SQL-Abfrage finden Sie im Hauptmenü unter Auswertungen  Auswertungen
 Standardlisten. Klicken Sie jeweils auf den Button SQL-Abfrage.
201
Auswertungen und Statistiken
Es öffnet sich ein neues Fenster.
In dem großen weißen Feld geben Sie den Abfragetext ein.
 Für die Suche aus einem bestimmten Datenstamm beginnt die Abfrage mit
SELECT * FROM unter Angabe des Datenstamms, in dem Sie suchen, z. B.
ADRESSE.
 Die Abfrage wird spezifiziert durch die Angabe WHERE. Hinter WHERE stehen
das Tabellenfeld, auf das Sie sich beziehen, und das Kriterium, das Sie wünschen.
Zur Bestimmung des Kriteriums werden die Zeichen =, <, >, <= und >= herangezogen.
 Die Reihung spezieller Kriterien ist durch AND möglich.
 Möchten Sie eine bestimmte Reihenfolge Ihrer Auswertung, geben Sie den Befehl
SELECT * FROM … ORDER BY … ein.
SQL-Abfragen anfordern
Wenn Sie eine Abfrage oder einen bestimmten Befehl für eine SQL-Abfrage benötigen, können Sie sich auch an die technische Hotline 0900-182 90 02 wenden. Die
Mitarbeiter des technischen Supports helfen Ihnen gerne weiter.
Nach Eingabe der SQL-Abfrage speichern Sie diese, indem Sie den Dateinamen, unter dem die Abfrage gespeichert werden soll, in das dafür vorgesehene Feld eingeben
und dann den Button SQL speichern anklicken. Klicken Sie dann auf OK und bestätigen Sie die Nachfrage, ob die SQL-Abfrage gestartet werden soll mit Ja. Die Abfrage
wird gestartet.
202
Eigene Auswertungen
Die gespeicherten SQL-Dateien finden Sie im Explorer unter Windows XP in
C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware.
Für Windows Vista bzw. Windows 7 sowie Windows 8 Anwender lautet das Verzeichnis C:\ProgramData\Lexware.
Korrespondenz und Standardlisten
Korrespondenz
Nachdem Sie Ihre Mitglieder ausgewertet haben, können Sie Serienbriefe schreiben,
Serien-E-Mails verschicken, Etiketten drucken oder eine Sammelspendenbescheinigung
ausstellen. Diese Funktionen starten Sie über Klick auf den entsprechenden Button.
Standardlisten
Unter dem Button Standardlisten aufrufen stehen Ihnen verschiedene Standardlisten
zur Verfügung:
 Abteilung.rtm:
Adressliste mit Abteilungszugehörigkeit
 Adressliste.rtm:
Einfache Adressliste, nur Anschrift
 Bankverbindungen.rtm:
Adressliste mit Bankverbindung und Zahlungsart
 EhrungenUndKennungen.rtm:
Mitgliederliste mit Funktion, Geburts-
Auswahl
datum und allen Ehrungen und Kennungen
 Eintritt.rtm:
Adressliste mit Eintritts- und Geburtsdatum
 Familienmitgliedschaften.rtm
Adressliste mit Angabe aller Mitgliederverknüpfungen
 FunktionenUndEhrungen
Adressliste mit allen ausgeübten Funktionen
sowie allen erhaltenen Ehrungen mit entsprechender Datumsangabe
 Kennungen.rtm:
Adressliste mit Kennungen
 Kontakte.rtm:
Adressliste mit Kontakten
 Lastschriftmandate.rtm:
Adressliste mit allen Angaben zum SEPAMandat
Vorlage fest hinterlegen
Unter Extras  Einstellungen können Sie eine dieser Vorlagen fest hinterlegen, sodass diese beim Aufruf der Standardlisten automatisch ausgedruckt wird. Zur Voreinstellung der Dokumentvorlagen lesen Sie im Kapitel Briefvorlagen festlegen auf Seite
52 in diesem Handbuch.
203
Auswertungen und Statistiken
Weitere Auswertungsmöglichkeiten
Wenn Sie, wie oben beschrieben, Ihre Datensätze nach individuellen Vorgaben ausgewertet haben, stehen Ihnen mit Klick auf den Button Auswertung nach Selektion
weitere Auswertungen zur Verfügung:
 Geburtstagsliste,
 Jubiläumsliste,
 Altersstrukturliste,
 Bestandserhebungsliste,
 Mitgliederliste.
 Weitere Auswertung:
 Mitgliederkonten,
 Spendenliste,
 Protokoll der Sollstellungen,
 Protokoll der Zahlungen,
 Mitgliederentwicklung,
 Verträge.
Alle Listen können Sie nach Excel exportieren, um sie dort nach Ihren Vorstellungen
zu bearbeiten.
Listen mit dem Designer bearbeiten
Report
Builder
Sie können die im Programm voreingestellten Listen auch bearbeiten. Hierbei hilft
Ihnen das Programm Report Builder, das Sie jeweils bei geöffneter Liste über Klick
auf den Button Designer aktivieren. Ein Handbuch zu Leistungsumfang und Anwendung des Report Builder-Programms finden Sie in Ihrer Lexware vereinsverwaltung (premium). Gehen Sie über den Windows-Startbutton auf Programme 
Lexware  Lexware vereinsverwaltung  Report Builder Kurs. Es öffnet sich ein
ausführliches Dokument, mit dessen Hilfe Sie sicher bald Ihre Listen selbst gestalten.
Excel-Export
Sie haben die Möglichkeit, alle Auswertungen des Programms nach Excel zu exportieren. Nachdem Sie eine Auswertung gemacht bzw. eine Liste aufgerufen haben, können Sie per Klick auf den Excelbutton in der Symbolleiste der Liste die Daten nach
Excel exportieren.
Es öffnet sich ein Exceldokument, das Sie nun nach Ihren Vorstellungen anpassen
können.
204
Eigene Auswertungen
Das Exceldokument können Sie zur elektronischen Archivierung nun auf Ihrem
Computer oder einem Datenträger speichern.
Individuelle Auswertungen mit dem Selektionsassistenten
gestalten
Wenn Sie eine Mitgliederliste erstellen möchten, die ganz bestimmte, von Ihnen festgelegte Angaben enthält, nutzen Sie den Selektionsassistenten. Hierfür müssen Sie
zunächst wiederum unter Auswertungen  Auswertungen  Standardlisten eine
Auswertung der Mitglieder treffen, die in dieser Liste dargestellt werden sollen. Das
genaue Vorgehen ist oben ausführlich beschrieben.
Als Nächstes rufen Sie über den Button Selektionsassistent den Selektionsassistenten
auf.
Hier legen Sie nun fest, welche Angaben zum Mitglied Sie auf welcher Position Ihrer
Liste haben möchten. Hierfür markieren Sie zunächst eine Kennung im Fenster links
und legen dann im rechten Fenster die Position – sprich die Spalte auf der Liste fest.
Wenn beide Angaben markiert sind, klicken Sie auf Hinzufügen. Ihre Auswahl wird
im unteren Fenster festgehalten. Sie können mit der nächsten Zuweisung fortfahren.
Wenn Sie allen gewünschten Kennungen eine Position auf Ihrer Liste zugewiesen haben, können Sie der Liste noch einen Titel geben. Diesen tragen Sie in das Feld Titel
der Liste ein.
Positionen der
Mitglieder
festlegen
205
Auswertungen und Statistiken
Wenn Sie diese Selektion häufiger nutzen möchten, speichern Sie Ihre Angaben. Klicken Sie hierfür auf Speichern. Bestimmen Sie selbst, in welchem Verzeichnis Sie die
Datei speichern möchten.
Auswertung
Um Ihre Auswertung zu erstellen, klicken Sie auf Auswertung starten. Es öffnet sich
eine Exceldatei mit allen von Ihnen ausgewählten Mitgliedern und den gewünschten
Angaben.
Grafische Auswertungen
Gerade für Mitgliederversammlungen sind grafische Auswertungen ein Highlight. Sie
können darstellen, wie sich der Mitgliederbestand entwickelt hat und wie es in den
einzelnen Abteilungen aussieht.
Im Hauptmenü finden Sie die grafischen Auswertungen unter Auswertungen  Gesamtprofile.
206
Grafische Auswertungen
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie über die Reiter zunächst die Kennung bestimmen können, über die Sie eine grafische Auswertung möchten. Zur Auswahl
stehen:
 Beiträge (Zahlungsart und Zahlungsweise),
 Abteilungen,
 Beruf,
 Familienstand,
 Status,
 Geschlecht,
 Staatsangehörigkeit,
 Funktion,
 Altersverteilung.
Voraussetzung für die Auswertung ist natürlich, dass Sie die entsprechenden Kennungen angelegt haben.
Auf jedem Reiter bestimmen Sie in der jeweiligen Symbolleiste die Ansicht der Grafik. Das Programm bietet Ihnen die Auswahl zwischen Säulendiagramm, Balken, Torte und Kurve, Drei- und Zweidimensional u. v. m.
Über das Diskettensymbol können Sie die Grafik speichern und mit dem Druckersymbol ausdrucken.
Die grafischen Auswertungen sind nur für den gesamten Datenbestand möglich,
nicht für individuelle Auswertungen im Auswertungsgenerator.
207
Faktura-Programm mit Artikelverwaltung
Faktura-Programm mit Artikelverwaltung
Integrierte
Artikelverwaltung
Um Rechnungen auszustellen, die keine Beitragsrechnungen sind, bietet Lexware vereinsverwaltung (premium) die Faktura, ein Rechnungsschreibungsprogramm mit integrierter Artikelverwaltung. Die ausführliche Startseite des Faktura-Programms rufen
Sie über die Schnellnavigation  Faktura  Startseite oder über die Zentrale Startseite auf, indem Sie unter der Programmkomponente Faktura auf  Startseite
klicken.
Es öffnet sich die folgende Seite:
Unter Artikelverwaltung können Sie
 Artikel erfassen,
 Artikel kalkulieren und
 Artikellisten erstellen.
208
Artikel erfassen
Artikel erfassen
Sicher gibt es auch in Ihrem Verein Produkte, die über den Verein verkauft werden
und für die im Anschluss eine Rechnung erstellt werden muss. Das können einzelne
Sportartikel sein, die Sie im Großeinkauf günstiger bekommen, oder die Noten und
Instrumente, die Ihr Musikverein subventioniert. Für diese Artikel können Sie einfach
und schnell eine Artikelliste anlegen.
Das Faktura-Programm ist auch für die Vereine interessant, die z. B. für nicht geleistete Arbeitsstunden eine Rechnung erstellen möchten und diese beim nächsten Lastschriftlauf mit einziehen möchten.
Ein weiterer Anwendungsfall betrifft die Vereine, die Rechnungen an Nichtmitglieder
z. B. für die Hallennutzung oder Ähnliches stellen möchten und darüber hinaus auch
noch die MwSt. getrennt ausweisen möchten.
Klicken Sie auf Artikel erfassen unter dem Menüpunkt Artikelverwaltung oder gehen
Sie im Hauptmenü auf Faktura  Artikel erfassen.
In beiden Fällen öffnet sich folgendes Fenster:
209
Faktura-Programm mit Artikelverwaltung
Neuen Artikel anlegen
 Klicken Sie auf den Button Hinzufügen in der Symbolleiste.
 Die Artikelnummer vergibt das Programm automatisch, indem sie immer um eins
erhöht wird. Sie können die Artikelnummer aber ändern, indem Sie sie einfach
überschreiben.
 Tragen Sie nun die Bezeichnung des Artikels in dem dafür vorgesehenen Feld ein.
 Im Feld Preis tragen Sie den Preis des Produkts ein.
 Legen Sie dann fest, welchem Mehrwertsteuersatz dieser Artikel unterliegt.
 Geben Sie mithilfe des 3-Punkte-Buttons das Fibu-Konto an, auf das der verkaufte
Artikel gebucht werden soll. Wenn Sie den 3-Punkte-Button am Ende des Feldes
Konto anklicken, öffnet sich ein Lookup-Fenster. Stellen Sie unten in diesem
Fenster ein, ob Sie nach der Kontonummer oder nach der Kontobezeichnung suchen möchten. Geben Sie dann im Feld Matchcode Ihren Suchbegriff (das gewünschte Fibu-Konto) ein. Das Programm springt automatisch zum gesuchten
Konto, das Sie mit einem Doppelklick auswählen.
 Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf den Button Speichern.
 Um einen weiteren Artikel anzulegen, klicken Sie wiederum auf Hinzufügen und
fahren wie beschrieben fort.
Artikel löschen
Um einen angelegten Artikel zu löschen, öffnen Sie das Fenster Artikel erfassen, navigieren Sie zu dem Artikel, den Sie löschen möchten, über die Buttons << 1 Datensatz bzw. 1 Datensatz >> und klicken Sie anschließend auf den Button Löschen.
Hinweis: Wenn Sie nur eine Rechnung schreiben möchten, müssen Sie keine Artikel
anlegen. Die Textfelder lassen sich auch frei beschreiben.
Artikellisten erstellen
Ein Klick auf den Menüpunkt Artikelliste erstellen auf der ausführlichen Startseite
oder über Faktura  Artikelliste zeigen öffnet eine Übersicht aller Artikel, die Sie
angelegt haben. Es öffnet sich ein Dokument, das Sie über das Druckersymbol links
oben ausdrucken können.
Die Artikelliste enthält die Elemente
 Artikelnummer,
 Artikelbezeichnung,
210
Rechnungen erstellen
 Mehrwertsteuer,
 Fibu-Konto und
 Preis
aller angelegten Artikel.
Rechnungen erstellen
Um einem Mitglied eine Rechnung zu schreiben, klicken Sie auf der ausführlichen
Startseite der Faktura auf Rechnung schreiben unter dem Menüpunkt Rechnungsstellung. Es öffnet sich die Mitgliederübersicht. Wählen Sie hier das Mitglied aus, dem
Sie eine Rechnung stellen wollen. Wenn Sie das gewünschte Mitglied mit Doppelklick auswählen, öffnet sich automatisch das Rechnungsformular. Sie sehen in dem
Formular bereits Namen und Adresse des Mitglieds, an das Sie die Rechnung richten
möchten. Geben Sie nun die Anzahl des Artikels und die Artikelnummer ein. Ein
Klick auf den 3-Punkte-Button bietet Ihnen ein Lookup-Fenster der angelegten Artikel, in dem Sie den richtigen per Doppelklick auswählen können.
Hier können Sie auch über die Kalkulation Ihres Preises noch einmal nachdenken:
Möchten Sie zum geplanten Preis verkaufen oder haben Sie einen Nachlass gewährt?
Wenn Sie den geplanten Preis erzielen konnten, dann verändern Sie in dieser Maske
nichts. Müssen Sie aber eine Handelsspanne erreichen oder dürfen Sie dem Käufer
einen Rabatt gewähren, dann füllen Sie die Felder Spanne bzw. Rabatt mit den richtigen Prozentzahlen aus. Ihre Faktura übernimmt dann den erhöhten bzw. reduzierten Betrag. Bestätigen Sie mit OK.
Preiskalkulation
Rechnungen drucken
Wenn Sie Ihre Rechnung wie beschrieben erstellt haben, können Sie diese nun ausdrucken.
Wenn Sie eine Rechnung erstellen und diese auch per SEPA-Lastschrift einziehen Rechnungen mit
möchten, dann müssen Sie diese Rechnung mit einer Vorankündigung, wann der Be- Pre-Notifikation
drucken
trag vom Konto des Mitglieds eingezogen werden soll, verschicken.
Hierfür müssen Sie in der Rechnungsmaske ggf. das Häkchen bei mit PreNotifikation aktivieren sowie noch das gewünschte Fälligkeitsdatum eintragen. Das
Programm errechnet automatisch das gesetzlich vorgeschriebene Fälligkeitsdatum von
14 Tagen!
211
Faktura-Programm mit Artikelverwaltung
Die Mandatsnummer wird automatisch aus der Mandatsverwaltung gezogen. Erscheint die Mandatsnummer an dieser Stelle nicht, dann prüfen Sie im Mitgliederdatensatz bitte, ob ein gültiges SEPA-Mandat besteht.
Die erstellte Rechnung erscheint dann bei dem jeweiligen Mitglied unter dem Reiter
Mitgliedschaft noch offene Sollstellung und kann dann beim nächsten Beitragseinzug über das Lastschriftverfahren mit eingezogen werden.
212
Seitenfuß
Um die Rechnung auszudrucken, haben Sie 2 Möglichkeiten.
1. Wenn Sie auf die Schaltfläche Word klicken, wird das Rechnungsformular nach
Word übernommen und kann dort weiter bearbeitet werden.
2. Mit Klick auf die Schaltfläche Drucken, wird eine RTM-Datei erstellt, die Sie ggf.
ebenfalls mit Hilfe des Designers noch anpassen können.
Wenn Sie eine Rechnung ohne Pre-Notifikation erstellen möchten, dann deaktivieren Sie das Häkchen in der Maske. Es wird dann automatisch eine andere Rechnungsvorlage gezogen.
Wie Sie eigene Rechnungsformulare hinterlegen bzw. die Wordvorlage nach Ihren
Wünschen abändern, lesen Sie im Abschnitt Eigene Rechnungsformulare hinterlegen
auf Seite 214 in diesem Handbuch.
Seitenfuß
Die Faktura bietet Ihnen mit der Funktion Seitenfuß die Möglichkeit, einen Textblock unter dem Rechnungsformular zu erstellen. Das kann z. B. Ihre Kontonummer
sein und die Zahlungsbedingungen.
Die Seitenfußfunktion rufen Sie über das Hauptmenü Faktura  Seitenfuß erfassen
oder über die Schnellnavigation Faktura  Seitenfuß auf.
So legen Sie Ihren Begleittext an
 Klicken Sie auf das schwarze Pluszeichen.
 Stellen Sie rechts oben ein, für welche Formularart Sie den Text erfassen möchten.
 Geben Sie Ihren Text ein.
 Klicken Sie auf den schwarzen Haken, um die Eingabe zu speichern.
Um einen weiteren Textblock zu erfassen, klicken Sie wiederum auf das Pluszeichen
und fahren wie beschrieben fort.
213
Faktura-Programm mit Artikelverwaltung
Seitenfuß
bearbeiten
Um eingegebene Textblöcke zu bearbeiten, rufen Sie die Seitenfußfunktion wie oben
beschrieben auf und blättern über die Pfeiltasten in der Symbolleiste zu dem Textblock, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf den Textblock und tragen Sie Ihre Änderungen ein. Speichern Sie mit Klick auf den schwarzen Haken.
Seitenfuß
löschen
Auf die gleiche Weise können Sie auch erfasste Textblöcke löschen. Rufen Sie die Seitenfußfunktion wie oben beschrieben auf und blättern Sie mit den Pfeilen in der Symbolleiste zu dem Textblock, den Sie löschen möchten. Klicken Sie in den Textblock
und dann auf das schwarze Minussymbol. Bestätigen Sie die Abfrage, ob Sie den Datensatz wirklich löschen möchten, mit OK.
Seitenfuß in
Rechnungsformular
einfügen
Nachdem Sie wie beschrieben ein Rechnungsformular erstellt haben, klicken Sie links
unten auf eine der Pfeiltasten. Im weißen Feld darunter erscheint ein von Ihnen angelegtes Textfeld. Mit den unteren Pfeiltasten können Sie nun in Ihren Textblöcken
blättern, bis Sie den richtigen gefunden haben. Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick
auf den Button Speichern in der Symbolleiste und drucken Sie Ihre Rechnung wie
beschrieben aus.
Eigene Rechnungsformulare hinterlegen
Viele Vereine haben eigene Rechnungsformulare, die sie für die Rechnungsstellung
verwenden möchten. Bei den Beitragsrechnungen ist es auch möglich, eigene Formulare zu hinterlegen. Bei der Faktura ist dies leider nicht machbar. Sie können lediglich
das Originaldokument bearbeiten.
Wichtig: Wenn Sie dies vorhaben, sichern Sie unbedingt das Originaldokument, bevor Sie es bearbeiten!
So gehen Sie vor:
 Über Ihren Windows-Explorer rufen Sie das Verzeichnis Brief auf. (Windows-XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\
Vereinsverwaltung\brief; Windows-Vista und Windows 7 sowie Windows 8:
C:\ProgramData\Lexware\Vereinsverwaltung\brief).
 Suchen Sie das Dokument Rechgfrm.dot, klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und anschließend mit der linken Maustaste auf Öffnen.
 Fügen Sie nun Ihre Änderungen (z. B. Ihr Vereinslogo) ein. Wichtig: Verändern
Sie auf keinen Fall die vorgegebenen Textfelder (graue Kästen, Tabelle). Das Programm kann sonst den Rechnungsdruck nicht mehr starten!
 Speichern Sie Ihre Änderungen, ohne den Dateinamen zu verändern.
214
Rechnungsnummer setzen
Wenn Sie nun die Fakturamaske öffnen, können Sie eine Rechnung nach Ihrer Vorlage ausdrucken
Rechnungsnummer setzen
Sie haben auch die Möglichkeit, in Ihrer Faktura Nummernkreise für Rechnungen,
Lieferscheine und Angebote einzurichten.
Wenn Sie die Faktura über das Hauptmenü geöffnet haben, klicken Sie auf das
Symbol Rechnungsnummer setzen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Anfangswert für jede Formularart eingeben
können. Für jedes neue Formular wird dann die jeweils höhere Nummer gewählt. Die
Nummernkreise können auch mit einem vorangestellten Buchstaben gekennzeichnet
werden, da die Felder einen alphanumerischen Charakter haben.
215
Faktura-Programm mit Artikelverwaltung
Auswahl der Rechnungen
Um eine bestimmte Rechnung bzw. einen Lieferschein oder ein Angebot zu suchen,
klicken Sie in der Menüleiste der Faktura auf Rechnungsauswahl. Es öffnet sich ein
Fenster, in dem Ihnen sämtliche Vorgänge angezeigt werden. Hierbei finden Sie auch
die Beitragsrechnungen, wenn Sie das Feld Rechnung im Vertrag des Mitglieds aktiviert haben.
Sie sehen die Formularnummer, den Empfänger des Formulars, das Erstellungsdatum,
Netto- und Bruttobetrag, Formularart sowie die Anschrift des Formularempfängers.
Im unteren Teil des Fensters werden Ihnen die Rechnungspositionen mit Mengenangaben angezeigt.
Ansicht
eingrenzen
Wenn Sie einen bestimmten Vorgang suchen, müssen Sie nicht alle Datensätze mühselig durchsuchen. Grenzen Sie die Ansicht ein, indem Sie per Mausklick auf die
Pfeiltaste links oben angeben, welche Vorgänge (Rechnung, Lieferschein, Angebot)
gezeigt werden sollen, und/oder den Rechnungsempfänger anklicken und das Feld
adressabhängig aktivieren.
Sie können die angezeigten Vorgänge außerdem nach Datum oder nach Formularnummer sortieren. Klicken Sie einfach das entsprechende Feld an. Es ist dann durch
einen schwarzen Punkt gekennzeichnet.
216
Umsatzübersicht aufstellen
Um einen Vorgang wieder in die Fakturamaske hervorzuholen, klicken Sie diesen an
und gehen dann auf OK. Sie können diesen Vorgang nun bearbeiten (z. B. erneut
ausdrucken).
Umsatzübersicht aufstellen
Um Ihre Umsätze zu dokumentieren, können Sie im Faktura-Fenster eine Umsatzübersicht ausdrucken. Gehen Sie dafür im Menü des Fensters auf Artikel  Umsatzübersicht.
Es öffnet sich ein Dokument, das Ihnen
 Artikelgruppe,
 Artikelnummer,
Diese Angaben
sehen Sie
 Artikelbezeichnung,
 Anzahl der umgesetzten Artikel,
 den durchschnittlichen Nettopreis,
 den Bruttobetrag jedes Umsatz und
 den Gesamtbetrag aller Umsätze
ausweist. In der Symbolleiste der Umsatzübersicht können sie über die Pfeiltasten
blättern. Mit Klick auf das Druckersymbol links oben drucken Sie das Dokument aus.
Angebote und Lieferscheine erstellen
Genau wie Sie Rechnungen erstellen, können Sie auch Angebote oder Lieferscheine
ausfüllen. Stellen Sie dafür im Fenster Faktura rechts oben ein, welche Art Formular
Sie erstellen möchten.
217
Administrative Funktionen
Administrative Funktionen
Passwortvergabe
Um Ihre Daten vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen, empfiehlt es sich, ein Passwort zu vergeben. Wenn Sie die Vereinsverwaltung zum ersten Mal schließen, werden
Sie nochmals darauf hingewiesen. Sie können von diesem Hinweisfenster aus direkt
in die Passwortvergabe wechseln.
Passwortvergabe
Wenn Sie sich entschließen, ein Passwort zu vergeben, erscheint das Fenster Passwortvergabe. Um Ihr eigenes Passwort anzulegen, klicken Sie auf das Pluszeichen
und tragen Ihren persönlichen Benutzernamen und ein Passwort ein. Ein Klick auf
das Häkchen bestätigt Ihren Eintrag, ein Klick auf das X löscht ihn.
Hinweis: Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung!
Mehrere
Benutzer
Häufig sollen in einem Verein mehrere Benutzer Zugriff auf das Programm haben.
Ein Klick auf das Pluszeichen in der Mitte öffnet Ihnen ein neues Feld in der Liste
und ermöglicht so weitere Einträge. Durch Klick auf den nach links weisenden Pfeil
wandert der Cursor einen Benutzereintrag nach oben, klicken Sie auf den nach rechts
weisenden Pfeil, wandert er einen Eintrag nach unten. Bestätigen Sie Ihre Eingaben
wieder mit einem Klick auf OK.
Leicht zu merkende Begriffe
Bitte verwenden Sie als Namen und Passwort Begriffe, die Sie sich leicht merken
können, denn Sie werden nach jedem Programmstart danach gefragt.
Es erscheint nun noch einmal der Startbildschirm mit der Abfrage nach Benutzernamen und Passwort. Geben Sie Ihren neuen Benutzernamen und Ihr geheimes Passwort ein.
Der voreingestellte Benutzer SYSVER und das Passwort OBERBOSS können Ihnen
als Hilfe dienen, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben. Um ganz sicherzugehen,
dass außer Ihnen niemand Zugriff auf das Programm hat, sollten Sie das Passwort
OBERBOSS ändern. Damit kann niemand, der durch Zufall dieses Handbuch in die
Hände bekommt, über diesen Schlüssel auf das Programm zugreifen.
Passwort
später
vergeben
218
Wollen Sie gar kein Passwort vergeben oder dies zu einem anderen Zeitpunkt tun, ist
dies selbstverständlich möglich. Gehen Sie dafür im Hauptmenü auf Extras  Passwortvergabe. Es öffnet sich das Fenster der Passwortabfrage. Als Benutzername ist
SYSVER hinterlegt. Geben Sie als Passwort OBERBOSS ein. Achtung: Groß- und
Kleinschreibung beachten! Sie gelangen jetzt zu dem Fenster der Passwortvergabe
und fahren fort wie oben beschrieben.
Postleitzahlen bearbeiten
Postleitzahlen bearbeiten
Sie haben die Möglichkeit, die voreingestellten Postleitzahlen und Orte mit entsprechender Vorwahl zu bearbeiten und zu ergänzen.
Suchen Sie zunächst nach der Stadt oder der PLZ, die Sie bearbeiten möchten, und
geben Sie dann Ihre Änderungen ein. Speichern Sie Ihre Eingaben mit Klick auf das
schwarze Häkchen in der Symbolleiste. Um einen Datensatz hinzuzufügen, klicken
Sie auf das Pluszeichen, geben die Postleitzahl, den Ort und die Vorwahl ein und
speichern Ihre Angaben mit dem schwarzen Häkchen. Mit dem Minuszeichen löschen Sie einen Datensatz und bestätigen die Eingabe mit Klick auf das schwarze
Häkchen. Verlassen Sie den Postleitzahlen-Assistenten nach Datenänderungen immer
über OK.
Bankleitzahlen/BIC anpassen
Leider ändern sich Banknamen oder Bankleitzahlen bzw. der BIC häufig zwischen
zwei Updateperioden. Damit Sie mit Vereinsverwaltung immer auf dem aktuellen
Stand sind und die Auswahl der Bankleitzahlen bzw. des BIC sinnvoll nutzen können, können Sie die hinterlegten Bankleitzahlen bzw. den BIC und Bankbezeichnungen jederzeit ergänzen und überarbeiten.
219
Administrative Funktionen
Klicken Sie dafür unter Extras auf Bankleitzahlen/BIC.
In dem BLZ- bzw. BIC-Feld können Sie nach einer bestimmten Bankleitzahl/BIC
suchen und diese dann wie gewünscht bearbeiten.
Um die Angaben zu ändern, klicken Sie einfach in das entsprechende Feld der Tabelle und geben Sie Ihre Änderung manuell ein. Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem
schwarzen Häkchen in der Symbolleiste.
Einen neuen Datensatz legen Sie mit einem Klick auf das Plussymbol an. Geben Sie
dann die Bankleitzahl und die Bankbezeichnung sowie die Leitfadennummer ein und
speichern Sie Ihre Eingabe mit dem schwarzen Häkchen.
Mit dem Minussymbol löschen Sie Datensätze aus der Tabelle. Bestätigen Sie diesen
Vorgang wiederum mit Klick auf das schwarze Häkchen.
Verlassen Sie das Fenster nach einer Datenbearbeitung stets über OK.
220
Gelöschte Datensätze
Gelöschte Datensätze
Unter Extras  Gelöschte Datensätze im Hauptmenü können Sie gelöschte Mitgliederdatensätze wiederherstellen oder endgültig löschen.
Klicken Sie dafür auf Satz wiederherstellen und bestätigen Sie mit Ja, die Anfrage, ob
Sie den Datensatz wirklich wiederherstellen möchten. Wenn Sie den Datensatz wiederherstellen, erhält das Mitglied die nächste freie Mitgliedsnummer. Möchten Sie
dem Mitglied seine ursprüngliche Mitgliedsnummer zuweisen, löschen Sie die vom
Programm vergebene und geben Sie die gewünschte Nummer ein. Speichern Sie über
das grüne Häkchen in der Symbolleiste.
Wiederherstellen
Um ein Mitglied endgültig zu löschen, gehen Sie im Hauptmenü auf Extras  Gelöschte Datensätze. Klicken Sie den Datensatz an, den Sie endgültig löschen möchten. Dieser ist dann blau unterlegt. Klicken Sie dann auf Löschen. Dieses Mitglied ist
nun vollständig gelöscht und nicht mehr rekonstruierbar.
Endgültig
löschen
Sportausweis
Der Deutsche Sportausweis ist das nationale Ausweissystem der (teilnehmenden)
Landessportbünde sowie der Spitzenverbände und des Deutschen Olympischen
Sportbunds. Sportvereine, die die Vorteile des kostenlosen Mitgliedsausweises für
ihre Vereinsmitglieder nutzen möchten, müssen sich einmalig unter
www.sportausweis.de anmelden und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen.
Anschließend kann der Sportverein die Mitgliederdaten direkt über die integrierte
Schnittstelle in Lexware vereinsverwaltung (premium) online an den Deutschen
Sportausweis übergeben und erhält kostenfrei für jedes gemeldete Mitglied einen
Ausweis mit dem Sportler- und Vereinsnamen, dem Logo des jeweiligen Landessportbundes und des Spitzenverbands.
Weitere Informationen zum
http://neu.sportausweis.de/info.
Deutschen
Sportausweis
erhalten
Sie
unter
Wenn Sie sich zur Teilnahme beim Deutschen Sportausweis entschlossen haben,
können Sie unter dem Menüpunkt Extras  Sportausweis  Anmeldedaten hinterlegen die Benutzerdaten, die Sie nach Ihrer Anmeldung beim Deutschen Sportausweis erhalten haben, hinterlegen und unter Mitgliederdaten übergeben Ihre Mitglieder beim Deutschen Sportausweis melden. Unter diesem Menüpunkt öffnet sich ein
Assistent, der Sie sicher durch die Mitgliedermeldung führt.
221
Administrative Funktionen
GDPdU – Datenexport für die Betriebsprüfung
Finanzverwaltung darf auf elektronische Daten zugreifen
Die Finanzbehörde hat das Recht, auf alle steuerpflichtigen Originaldaten Ihrer Vereinsverwaltung zuzugreifen. Mit Lexware vereinsverwaltung (premium) ermöglichen wir
Ihnen einen geschützten Lesezugriff und die Übertragung aller steuerrelevanter Daten.
So können Sie dem Prüfer bei einer Betriebsprüfung optimal entgegenkommen.
Welche Daten sind steuerrelevant?
Leider gibt es keine allgemeine Definition über steuerrelevante Daten. Jedoch gilt,
dass Daten immer dann steuerlich relevant sind, wenn sie für die Besteuerung von
Bedeutung sind.
Diese Daten können bei Ihnen steuerrelevant sein:
 Daten der Mitglieder, soweit steuerpflichtige Vorgänge enthalten sind (stpfl. Mitgliederumlagen, unechte Beiträge),
 Beitragsabwicklung (siehe oben),
 Spendenverwaltung/Spendenbuchung
Spenden),
(steuerfreie
Einnahmen/abzugsfähige
 sämtliche Kontenblattbuchungen,
 Journal,
 Gewinn- u. Verlustrechnung,
 Einnahmen-Überschuss-Rechnung,
 Steuererklärungen (z. B. Umsatzsteuer-Voranmeldungen),
 Protokollierung von Zahlungsein- und -ausgängen,
 Faktura in den anderen Tätigkeitsbereichen (z. B. Auslösen von Umsatzsteuer),
 digitale Verträge mit steuerlichen Konsequenzen,
 E-Mails mit steuerrelevanten Daten.
Der Lesezugriff für definierte Prüfungszeiträume erlaubt die Prüfung vor Ort am Vereins-PC. Alle Fibu-Auswertungen können exportiert und in das Programm der Finanzbehörden übernommen werden. Sämtliche Briefe, Spendenbescheinigungen etc.
werden im Hintergrund des Programms abgelegt und können so an die Finanzbehörde übergeben werden. Achten Sie selber auch auf die Dokumentation aller steuerrelevanten Vorgänge.
222
GDPdU – Datenexport für die Betriebsprüfung
Und so exportieren Sie Ihre Fibu-Daten für die
Betriebsprüfung
Für die GDPdU müssen Sie zunächst ein eigenes Passwort anlegen, um diese Daten
vor Missbrauch zu schützen.
Gehen Sie dafür im Hauptmenü auf Extras  Passwortvergabe. Es öffnet sich das
Fenster der Passwortabfrage. Als Benutzername ist SYSVER hinterlegt. Geben Sie als
Passwort OBERBOSS ein. Achtung: Groß- und Kleinschreibung beachten! Sie gelangen jetzt zu dem Fenster der Passwortvergabe.
Klicken Sie auf das Plus und tragen Sie als Benutzernamen GDPdU und Ihr persönliches Passwort ein.
Passwort
vergabe
Unter Extras rufen Sie dann den Menüpunkt GDPdU auf. Zunächst wird das
GDPdU-Passwort abgefragt. Geben Sie dieses ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit
OK.
In dem neuen Fenster wählen Sie nun aus, welche Fibu-Auswertungen Sie benötigen.
Diese werden Ihnen in Excel angezeigt und können so an den Prüfer weitergegeben
werden.
223
Wie kann ich?
Wie kann ich?
Spenden vereinnahmen und verbuchen
Kaum ein Verein kommt heute ohne Spenden aus. Mit Lexware vereinsverwaltung
(premium) können Sie
 Spenderdaten verwalten,
 Mitgliedsbeiträge als Spende einrichten,
 Spenden verbuchen sowie
 Zuwendungsbestätigungen und Sammelspendenquittungen ausstellen.
Notwendige Voreinstellungen treffen
Um Spenden richtig zu verbuchen und Zuwendungsbestätigungen auszustellen, müssen Sie sicherstellen, dass das Spendenkonto bzw. die Spendenkonten richtig angelegt
wurde/n. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
 Öffnen Sie Buchhaltung  Einrichtung  Verwaltung  Konten verwalten
und stellen Sie sicher, dass in Ihrem Kontenrahmen das Spendenkonto angelegt
und mit einem Häkchen auch als Spendenkonto gekennzeichnet wurde.
 Prüfen Sie, ob das von Ihnen gewünschte Spendenkonto unter Vereinsdaten 
Stammdaten unter dem Reiter Konten  Spendenkonten angelegt ist. Wenn Sie
Ihre Vereinsverwaltung über den Einrichtungsassistenten angelegt haben, dann
sind diese Voreinstellungen bereits für Sie erledigt.
Beiträge als
Spende
Bestimmte Vereine dürfen die Mitgliedsbeiträge auch als Spende quittieren. Diese
Vereine müssen bei der Anlage dieser Beitragsart in der Maske Beitragsartenstamm
ein Häkchen bei Spende gesetzt haben. Dann erscheint die Beitragszahlung nicht nur
als Beitragseinnahme, sondern auch als Zuwendung direkt beim Mitglied unter dem
Reiter Zahlungen/Zuwendungen.
Spenderdaten verwalten
Lexware vereinsverwaltung (premium) macht es auch möglich, die Adressen Ihrer
Spender zu verwalten. Nehmen Sie diese Adressen einfach in die Datenbank mit auf,
aktivieren Sie das Häkchen neben dem Feld Mitgliedsnummer in der Adressmaske
und löschen Sie die Mitgliedsnummer, wenn es sich nicht gleichzeitig um ein Vereinsmitglied handelt.
Achtung!
224
Wenn Sie Spenden automatisch über Lastschriften einziehen, löschen Sie die Mitgliedsnummer nicht.
Wie kann ich?
Spenden richtig verbuchen
Ihre Spendeneingänge können Sie in der Buchungsmaske Bank/Kasse als Einnahme
direkt zum Spender buchen.
Wenn Sie zudem mit Kostenstellen buchen, können Sie außerdem beim Verbuchen
der Spende gleich festlegen, welcher Abteilung oder welchem Projekt die Spende zugutekommen soll, indem Sie die entsprechende Kostenstelle in der zweiten Buchungszeile angeben. Welche Voreinstellungen Sie hierfür treffen müssen, lesen Sie
bitte im Abschnitt Kostenstellen anlegen auf Seite 146.
Sollte es sich bei der zu buchenden Zuwendung um einen Verzicht des Mitglieds für
Aufwendungen handeln, müssen Sie das in der Buchungsmaske ebenfalls durch ein
Häkchen bei Verzicht in der Gegenbuchungszeile kenntlich machen.
Um eine Spende zu verbuchen, öffnen Sie die Buchungsmaske Bank/Kasse.
So verbuchen Sie die Spendeneinnahme im Einzelnen
 Geben Sie den Buchungsmonat und das Jahr an.
 Sehen Sie auf Ihrem Bankbeleg nach und übernehmen Sie das Belegdatum.
 Zunächst arbeiten Sie in der oberen Zeile. Drücken Sie die Taste F3 ganz oben auf
Ihrer Tastatur. Das Feld Belegnummer ist nun blau unterlegt. Sie können es auch
mit der Maus anklicken. Geben Sie nun die richtige Nummer (vom Bankauszug)
ein und drücken Sie die Enter-Taste (Eingabetaste).
 Sie landen automatisch im Feld Buchungstext. Wenn Sie bereits Buchungstexte
hinterlegt haben, müssen Sie nur den ersten Buchstaben Ihres Buchungstextes eingeben. Es öffnet sich automatisch das Drop-down-Menü mit allen angelegten Buchungstexten. Das Feld wird automatisch ausgefüllt. Mit der Eingabetaste bestätigen Sie.
 Geben Sie den Betrag im Einnahmefeld ein und bestätigen wiederum mit der Eingabetaste.
 Der Cursor springt in die zweite Buchungszeile und übernimmt Belegnummer
und Buchungstext. Bestätigen Sie wieder mit der Eingabetaste.
 Die Spende weisen Sie direkt dem Spender/Mitglied zu, indem Sie den Anfangsbuchstaben des Spendernamens in das Feld eintippen. Es öffnet sich automatisch
das Lookup-Fenster. Wählen Sie das Mitglied aus, dem Sie die Spende zubuchen
möchten. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Eingabetaste.
 Haben Sie bereits einen festen Buchungstext für Ihre Spendeneinnahmen mit der
entsprechenden Fibu-Kontonummer hinterlegt, ist das Feld Kontonummer auto-
225
Wie kann ich?
matisch ausgefüllt. Ist dies nicht der Fall, geben Sie in das Feld, wenn bekannt, die
Kontonummer oder den ersten Buchstaben der Bezeichnung des Gegenkontos
ein. Dann öffnet sich das Lookup-Fenster, aus dem Sie das entsprechende Gegenkonto auswählen können.
 Wollen Sie die Spende einer bestimmten Kostenstelle zuordnen, wählen Sie in
dem Feld KoSt über den 3-Punkte-Button die gewünschte Kostenstelle aus.
 Wenn es sich bei der Spende um einen Verzicht auf Aufwendungen handelt,
dann müssen Sie noch ein Häkchen bei Verzicht in der Gegenbuchungszeile setzen.
 Klicken Sie nun auf Speichern in der Symbolleiste und Ihre Buchung ist fertig.
Spendenbescheinigungen ausstellen
Auf dem Reiter Zahlungen/Zuwendungen in der Mitgliederverwaltung können Sie
auf einen Blick sehen, welche Spenden ein Mitglied geleistet hat, nachdem Sie diese
verbucht haben.
Spendenbescheinigung
Unter dem Kasten Zuwendungen können Sie direkt eine Spendenbescheinigung ausdrucken, wenn Sie auf den Button Zuwendungsbestätigung klicken. Haben Sie bereits unter Extras  Einstellungen eine Vorlage für Spenden fest hinterlegt, öffnet
sich die Spendenquittung fertig ausgefüllt zum Ausdruck.
Haben Sie keine Voreinstellung vorgenommen, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie
nun zwischen folgenden Bescheinigungstypen wählen können:
 Geld- und Sachspenden gemeinnütziger sowie mildtätiger Zwecke,
 Geld- und Sachspenden politischer Parteien sowie
 Geld- und Sachspenden unabhängiger Wählervereinigungen.
Wählen Sie das entsprechende Formular per Doppelklick aus.
Wenn Sie immer wieder dasselbe Formular benötigen, können Sie dies fest voreinstellen. Gehen Sie dafür im Hauptmenü auf Extras  Einstellungen. Klicken Sie auf das
Ordnersymbol hinter dem Feld Datei-Name unter Spende und wählen Sie Ihr Dokument mit einem Doppelklick aus.
Auch die Spendenvorlagen können Sie selbstverständlich noch bearbeiten. Lesen Sie
dazu unter Zuwendungsbestätigungen anpassen ab Seite 58.
226
Wie kann ich?
Sammelspendenquittung ausstellen
Um nicht jedem einzelnen Spender eine Spendenquittung ausstellen zu müssen,
können Sie selbstverständlich auch eine Sammelspendenquittung ausstellen. Gehen
Sie im Hauptmenü auf Organisation  Korrespondenz  Sammelspendenquittung
ausstellen.
Das Programm weist Sie darauf hin, dass Sie zunächst eine Auswertung der Adressaten durchführen müssen, die eine Spendenquittung erhalten sollen. Klicken Sie auf
OK und Sie werden direkt zur Auswertungsmaske geleitet. Werten Sie hier über die
Auswahl, den Auswertungsgenerator oder die SQL-Abfrage die Adressen aus, die einen Serienbrief erhalten sollen. Die Funktionen des Auswertungsgenerators und der
SQL-Abfrage sind schrittweise in den Abschnitten Der Auswertungsgenerator bzw.
Auswertungen mit SQL-Abfragen ab Seite 196 beschrieben.
Auswertung
durchführen
Nachdem Sie die Adressen ausgewertet haben, gehen Sie auf den Button Sammelspenden ausstellen.
In dem neuen Fenster legen Sie zunächst den Zeitraum für die Spendenbescheinigung fest. Anschließend stellen Sie die Vorlage SumSpEU.doc über das Ordnersymbol ein. Legen Sie nun noch fest, ob die Spendenbescheinigung als Kontakt bei dem
jeweiligen Mitglied gespeichert werden soll und ob der Betrag auch in Buchstaben auf
dem Formular angezeigt wird. Klicken Sie nun auf Bescheinigung drucken. Sie erhalten eine offizielle Spendenquittung, die Sie am Bildschirm noch vollständig ausfüllen
können.
Beitragserhöhung durchführen
Sie können Ihre Mitgliedsbeiträge entweder um einen bestimmten Betrag oder einen
bestimmten Prozentsatz erhöhen.
Zwei
Möglichkeiten
In Ihrem Verein wurde z. B. eine Beitragserhöhung zum 1. des nächsten Monats beschlossen. Nun müssen Sie auch Ihre Software umstellen, damit in Zukunft der richtige Betrag von Ihren Mitgliedern eingefordert wird.
Bevor Sie mit der Beitragserhöhung beginnen, beenden Sie alle Sollstellungen zum
alten Betrag. Alle Mitglieder, die noch den alten Betrag bezahlen müssen, müssen ins
Soll gestellt worden sein.
Mit dem ersten Sollstellungslauf nach der Beitragserhöhung wird sofort der neue Betrag ins Soll gestellt. Die automatische Beitragserhöhung bezieht sich also immer auf
die nächste Sollstellung. Sie können demnach z. B. keine Erhöhung ab 1.1.2014 eingeben, wenn Sie die Sollstellung für 2014 zur alten Beitragshöhe noch durchführen
müssen.
227
Wie kann ich?
So gehen Sie vor:
 Starten Sie den Beitragsmanager im Hauptmenü über Assistenten  Beitragsmanager oder über Finanzen  Beitragsverwaltung  Beitragsmanager. Alternativ
können Sie die Funktion Beitragserhöhung auch über die zentrale Startseite bzw.
die ausführliche Startseite Beitragsverwaltung aufrufen.
 Haben Sie den Beitragsmanager aufgerufen, dann klicken Sie auf den Button Beiträge automatisch ändern. Wenn Sie über das Hauptmenü den Menüpunkt Finanzen  Beitragsverwaltung  Beitrag anlegen aufgerufen haben, dann klicken Sie auf der rechten Seite des Fensters, das sich nun öffnet, auf den Button
Automatische Beitragserhöhung. In beiden Fällen öffnet sich nun das folgende
Fenster:
 Wählen Sie als Erstes die Beitragsart aus, die geändert werden soll, dabei werden
vom Programm automatisch alle Mitglieder angezeigt, die bisher diese Beitragsart
innehaben.
 Als Nächstes geben Sie unter Beitragsart ändern ein, um welchen Betrag oder Prozentsatz sich der Beitrag erhöhen oder vermindern soll.
 In den Fenstern Gültig ab Jahr und Monat tragen Sie den Zeitpunkt ein, ab wann
die geänderte Beitragsart in Kraft treten soll, und unter Vertragsdatum geben Sie
noch das Datum ein, ab wann der neue Vertrag bei den ausgewählten Mitgliedern
gelten soll. Der alte Vertrag wird dann automatisch beendet.
228
Wie kann ich?
 Sie können die Mitglieder noch weiter selektieren, wenn z. B. nur Mitglieder ab
18 Jahren den erhöhten Beitrag bezahlen sollen. Wählen Sie dann unter Mitglieder selektieren in dem Feld Alter von 18 und in dem Feld bis z. B. 99 aus.
 Wenn Sie alle gemachten Angaben sorgfältig überprüft haben, klicken sie auf den
Button Beitragsart ändern.
 Sie werden von dem Programm gefragt Beitragssatz neu setzen?. Klicken Sie auf
Ja und alle ausgewählten Mitglieder erhalten den geänderten Beitrag.
 Die Änderung der Verträge können Sie sich bei den jeweiligen Mitgliedern unter
Verträge zuweisen über den Button geänderte Verträge ansehen. Führen Sie nun
wie gewohnt eine automatische Sollstellung durch – der neue Beitrag wird automatisch aufgeführt.
229
Wie kann ich?
Zahlungszeitraum von Beiträgen ändern
Über den Beitragsmanager lässt sich auch der einmal bei einer Beitragsart hinterlegte Zahlungszeitraum ändern. Voraussetzung ist dabei ebenfalls, dass alle alten Sollstellungen
erst einmal abgeschlossen wurden, bevor die Änderung des Zahlungszeitraumes durchgeführt wird. Denn auch bei dieser Änderung werden die alten Verträge automatisch beendet und den ausgewählten Mitgliedern wird eine neue Beitragsart zugewiesen.
So gehen Sie vor:
 Wählen Sie die Beitragsart aus, bei der der Zahlungszeitraum geändert werden
soll. Es werden alle Mitglieder angezeigt, die derzeit einen Vertrag über diese Beitragsart haben.
 Klicken Sie den gewünschten neuen Zahlungszeitraum an.
 Tragen Sie ein, ab wann der neue Zahlungszeitraum gelten soll.
 Legen Sie unter Betrag fest, wie hoch der Beitrag sein soll.
 Geben Sie das Vertragsdatum an, zu welchem Zeitpunkt die neuen Verträge gelten
sollen.
 Schränken Sie ggf. unter Mitglieder selektieren ein, welche Mitglieder den Beitrag
mit dem geänderten Zahlungszeitraum erhalten sollen und klicken Sie auf den
Button Datensätze auswerten.
 Überprüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf Zahlungszeitraum ändern.
 Damit erhalten alle ausgewählten Mitglieder einen neuen Vertrag.
230
Stichwortverzeichnis
Stichwortverzeichnis
3-Punkte-Button ................................ 18
Abschluss von Buchungen ...... 159, 163
Abteilung ........................................... 48
anlegen............................................ 48
verwalten ........................................ 48
Abteilungen anlegen ......................... 23
Altersstrukturliste ............................ 186
Anfangsbestände ............................. 138
Angebote.......................................... 217
Artikel erfassen ................................ 209
Artikelverwaltung ............................ 208
Aufgaben
festlegen .......................................... 61
Aufwandskonto
Einrichtung mit Vorsteuer ............. 28
Auswahl
Beitragsart von – bis ..................... 112
Auswertungen
eigene ............................................ 195
Auswertungen .................................. 180
Protokoll der Sollstellungen
aktuelles Mitglied ......................... 182
Protokoll der Zahlungen .............. 182
Protokoll der Zahlungen aktuelles
Mitglied ........................................ 183
Auswertungen
SQL-Abfragen .............................. 201
Auswertungen
Listenbearbeitung mit Designer .. 204
Auswertungen
Excel-Export ................................. 204
Auswertungen
individuelle mit
Selektionsassistent ........................ 205
Auswertungen
grafische ........................................ 206
Auswertungsgenerator ..................... 196
Auswertungsmöglichkeiten
weitere ........................................... 204
Automatische Sollstellung ................ 75
Bank
Altersstrukturliste ......................... 186
Bestand ......................................... 155
Beitragsliste ................................... 192
Datum ........................................... 155
Bestandserhebungsliste ................ 183
Bank- und Kassendateipflege .......... 178
Finanzbuchhaltung ...................... 168
Bankbuch ......................................... 167
Geburtstagsliste ............................ 189
Bankgeschäfte .................................. 124
Jubiläumsliste ............................... 191
Banking ............................................ 124
Liste der Lastschriftmandate ........ 181
Bankleitzahlen
Mitgliederliste................................ 188
Mitgliedskartei .............................. 180
anpassen........................................ 219
Bankverbindungen
Mitgliedskonto ............................. 180
bearbeiten ..................................... 126
Protokoll der Sollstellungen ........ 182
einsehen ........................................ 126
231
Stichwortverzeichnis
hinterlegen ...................................... 21
Begrüßungsschreiben
Vereinskorrespondenz .................... 55
Beitragsmanager ................................. 66
Beitragsrechnung
Beiträge............................................... 69
Abteilung selektieren ...................... 79
abweichende Zahlungsrhythmen ... 68
Beitragsart selektieren ..................... 79
abweichender Kontoinhaber .......... 74
E-Mail-Konto einrichten ................ 85
als Spende ..................................... 224
E-Mail-Versand, Vorschau ............. 85
anlegen ............................................ 67
Vorschau E-Mail-Empfänger .......... 85
anteiliger Betrag .............................. 74
Beitragsrechnung mit
Pre-Notifikation .............................. 74
Mitgliedern automatisch zuweisen 71
Mitgliedern einzeln zuweisen ........ 73
Spende ............................................ 68
Zahlungszeitraum ändern .............. 230
Beiträge splitten ................................. 70
Beitragsarten
als Spende anlegen ......................... 68
nach Alter anlegen.......................... 69
nach Vereinszugehörigkeit anlegen69
Beitragsarten anlegen ......................... 29
Beitragseinzug .......................... 103, 110
Abteilung auswählen .................... 105
Automatische Sollstellung ............. 75
Beitragsart auswählen ................... 105
Fehlerprotokoll ............................. 106
Manuelle Sollstellung..................... 76
online, Fibu-Übernahme.............. 133
SEPA-Lastschriftverfahren ............... 88
Vorschau erstellen ........................ 105
Zeitraum bestimmen .................... 105
Beitragserhöhung
automatische................................. 227
Beitragsliste ...................................... 192
Beitragsstammliste ........................ 192
Beitragsstatistik für Sollstellungen193
232
Beitragsstatistik für Verträge ......... 193
Beitragsrechnungen
ausdrucken ...................................... 79
drucken ........................................... 81
erstellen ........................................... 78
in Word ausgeben .......................... 79
Mitglieder selektieren ..................... 79
Pre-Notifikation
(Vorankündigung) .......................... 86
RTM-Format bearbeiten ................ 80
RTM-Format drucken .................... 80
Versand mit Serien-E-Mail ....... 79, 84
Beitragsstatistik ................................. 192
Beitragsverwaltung ............................. 64
Startseite .......................................... 64
Bestand
Bank .............................................. 155
Bestandserhebungsliste .................... 183
Bestandsmeldung Sportverein ......... 185
Betriebsprüfung
GDPdU ......................................... 222
Brief
Einstellungen .................................. 53
Briefe als Kontakt speichern .............. 63
Briefvorlagen
Stichwortverzeichnis
erstellen........................................... 54
BWA ................................................ 172
festlegen .......................................... 52
Daten
Buchen
selektieren ..................................... 199
Buchen im Stapel ......................... 160
Datenimport ...................................... 30
Buchungen abschließen ....... 159, 163
Umfang des .................................... 31
Buchungen bearbeiten ......... 157, 162
Datenimport-Assistent ...................... 31
Buchungen prüfen ....................... 164
Datenpflege
Buchungen splitten ...................... 158
Jahreswechsel ................................ 177
Buchungen zwischen
Geldkonten........................... 159, 163
Datenrücksicherung .......................... 15
in Bank/Kasse ............................... 155
gelöschte ....................................... 221
Unterzahlungen verbuchen ......... 159
Datensicherung .................................. 14
Buchhaltung .................................... 135
Datensicherungsassistent................... 14
Auswertungen............................... 168
Datenwiederherstellung..................... 15
Bank- und Kassenbuch ................ 167
weiterer Mandant ........................... 15
Buchungen bearbeiten ......... 157, 162
Buchungen
stornieren.............................. 158, 162
Buchungen abschließen .......... 159, 163
Datensätze
Datum
Bank .............................................. 155
Datumsfelder ..................................... 19
Deutscher Sportausweis
Buchungen splitten ......................... 158
kostenloser Mitgliedsausweis ....... 221
Buchungsjournal ............................. 165
Mitglieder melden ........................ 221
erweitertes ..................................... 165
Einnahme-Überschussrechnung ..... 173
Buchungskontrolle .......................... 164
Einrichtungsassistent ......................... 20
Bankbuch ..................................... 167
Einstellungen
Buchungsjournal .......................... 165
Brief ................................................ 53
Buchungsstapel ............................. 164
Einzelbrief .......................................... 52
Kassenbuch................................... 167
ELSTER ........................................... 168
Kontendruck ................................ 166
Elsterzertifikat
Buchungsstapel ................................ 164
Umsatzsteuervoranmeldung 141, 169
aufrufen ........................................ 152
E-Mail ................................................ 59
Buchungstext
vergeben ....................................... 150
Buchungsvorlagen
erstellen................................. 156, 161
Einzelmail ....................................... 59
verfassen.......................................... 60
E-Mail Konto
einrichten ....................................... 85
233
Stichwortverzeichnis
E-Mail-Anhänge
versenden ........................................ 61
Kontoumsätze............................... 132
E-Mail-Client ............................... 60, 85
Sammelüberweisungen ................. 133
E-Mail-Vorlagen
speichern ......................................... 85
Ergebnislisten
FIBU-Übernahme zurücksetzen ...... 115
Finanzbuchhaltung
Kostenstellen .................................. 22
selektieren ..................................... 200
Finanzbuchhaltung einrichten .......... 24
Erinnerungsdatum ........................... 191
Freischaltcode .................................... 16
Erlöskonten ...................................... 138
GDPdU
Erlöskonto
Datenexport Betriebsprüfung ....... 222
Einrichtung mit Umsatzsteuer ....... 28
Geburtstagsliste ................................ 189
Etiketten drucken............................... 57
Geldkonto ........................................ 139
Faktura.............................................. 208
Neuanlage ..................................... 138
Angebote und Lieferscheine ........ 217
Gelöschte Datensätze ...................... 221
Artikel löschen.............................. 210
Gesamtprofile
Artikelliste ..................................... 210
Altersstrukturliste .......................... 186
Eigene Rechnungsformulare ........ 214
Beitragsliste ................................... 192
Rechnung ohne Pre-Notifikation
drucken ......................................... 213
Bestandserhebungsliste ................. 183
Rechnungen auswählen................ 216
Jubiläumsliste ................................ 191
Rechnungen erstellen ................... 211
Mitgliederliste ................................ 188
Rechnungsnummer ...................... 215
Gewinn- und Verlustrechnung ........ 172
Seitenfuß ....................................... 213
Gläubiger-ID ...................................... 90
Umsatzübersicht ........................... 217
beantragen....................................... 90
Faktura-Rechung
Druck mit Vorankündigung
(Pre-Notifikation).......................... 211
Fernwartung ....................................... 37
Fibu-Auswertungen .......................... 168
BWA ............................................. 172
Einnahme-Überschussrechnung .. 173
Export nach Excel ........................ 176
GuV............................................... 173
Summen- und Saldenliste ............ 171
234
Fibu-Übernahme .............................. 113
Geburtstagsliste ............................. 189
GuV .................................................. 173
Haushaltsplan drucken .................... 145
HBCI-Chipkarte
Sammelüberweisungen ................. 133
Hotline ............................................... 37
IBAN/BIC
generieren........................................ 91
generieren, Fehlerprotokoll ............ 91
Konverter ........................................ 91
Musterbrief, Mitglieder .................. 99
Stichwortverzeichnis
IBAN-BIC
Kontendruck .................................... 166
Umstellung der
Kontoverbindungen ....................... 91
Kontenklassen.................................... 25
IBAN-BIC-Kontrolle ......................... 93
ansehen ......................................... 137
IST-Erlöse ........................................ 175
Kontennachweis .............................. 176
IST-Kosten ....................................... 175
Kontenrahmen................................... 24
Jahreswechsel
Kontenliste
Wechsel des .................................... 25
Datenpflege .................................. 177
Kontenstamm .................................... 24
Jahreswechselassistent .................. 177
bearbeiten ..................................... 137
Jubiläumsliste .................................. 191
Neuanlage bei
Buchungsjahrwechsel ................... 137
Kassenbuch ...................................... 167
Kennungen
selektieren ............................. 197, 199
Kennungen selektieren
Auswahlkriterien hinzufügen ...... 200
mehrere ......................................... 197
Sätze hinzufügen.......................... 200
Kennzahlen...................................... 138
Kontoauszug
abgleichen ..................................... 130
abholen ......................................... 130
drucken ......................................... 130
Kontoinhaber
abweichender .................................. 74
Kontoumsätze
Einnahme-Überschussrechnung .. 139
abgerufene anzeigen lassen .......... 134
festlegen ........................................ 138
drucken ......................................... 132
GuV .............................................. 149
elektronisch abrufen ...... 130, 160, 163
Kennzahlen BWA ........................ 142
Fibu-Übernahme .......................... 132
Kennzahlen GuV ......................... 141
kontieren............................... 131, 132
Kennzahlen Umsatzsteuer ........... 142
Kontakt
Korrespondenz
Briefvorlagen ............................ 52, 54
Briefe als Kontakt speichern .......... 63
Einzelbrief ...................................... 52
Kontakt drucken ............................ 63
Vorlagen hinterlegen .................... 203
Konten
Kostengruppen ................................ 175
Anfangsbestände und
Kennzahlen zuordnen ................. 138
Kostengruppen anlegen ................... 147
bearbeiten ..................................... 138
anlegen .......................................... 146
hinzufügen ................................... 137
buchen mit ................................... 139
löschen.......................................... 138
planen ........................................... 148
Konten verwalten ............................ 137
teilweise buchen mit ...................... 23
Kostenstellen ..................................... 70
235
Stichwortverzeichnis
zurücksetzen ................................... 23
Kostenstellenrechnung .................... 175
Kurzbezeichnung ............................... 20
Lastschrift
Mitglieder
beitragsfreie ..................................... 71
Mitglieder bearbeiten......................... 46
FIBU-Übernahme zurücksetzen .. 115
Mitglieder suchen .............................. 43
Lastschrift erstellen ....................... 112
Mitgliederdaten
Lastschrifteinzug
bearbeiten ....................................... 45
Abteilung auswählen .................... 105
Mitgliederdaten erfassen .................... 41
Beitragsart auswählen ................... 105
Mitgliederliste .................................. 188
Fehlerprotokoll ............................. 106
Mitglied von – bis ........................ 188
übernehmen.................................. 113
Sortierung nach ............................ 188
Vorschau erstellen ........................ 105
Verträge ......................................... 188
Zeitraum bestimmen .................... 105
Lastschriften-Übernahme
zurücksetzen ................................. 115
Lastschriftmandate
Liste ............................................... 181
Lastschriftübernahme
Mitgliedermaske
Größe einstellen ............................. 40
Mitgliedermerkmale
Tabellen anlegen............................. 42
Mitgliedermerkmale erfassen ............. 42
Mitgliederverwaltung ................... 39, 41
Fehlermeldung .............................. 114
Abteilungen anlegen....................... 48
Lastschriftverfahren ................. 103, 110
Bearbeitung von Mitgliederdaten .. 45
Lieferscheine .................................... 217
Datensätze löschen ......................... 44
Lookup-Fenster .................................. 18
Erinnerungsdatum ........................ 191
Löschen
Kennungen erfassen ....................... 42
Mitglied........................................... 44
Maske .............................................. 40
Mahnungen...................................... 120
Mitglieder löschen .......................... 44
erstellen ......................................... 120
Mitgliederdaten bearbeiten ............ 46
Mahnschreiben ............................. 121
Mitgliedermerkmale erfassen ......... 42
Mahnstufen wählen ...................... 121
Reiter ............................................... 40
Mahnungsformulare bearbeiten .. 122
Reiter Adresse ................................. 41
Mandant leeren .................................. 17
Selektionsmodus ..................... 46, 201
Mandant wechseln ............................. 17
Statusleiste ...................................... 40
Mandatsreferenz ................................ 92
Manuelle Sollstellung ........................ 76
Menüleiste.......................................... 38
236
Mitglied löschen ................................ 44
Mitgliedsausweis
kostenlos ....................................... 221
Mitgliedschaft
Stichwortverzeichnis
Abteilung ........................................ 48
Texte änderun ................................. 82
Mitgliedskartei ................................. 180
Vereinslogo und Grafiken einfügen 83
Mitgliedskonto ................................ 180
Rücklastschriften ..................... 115, 153
Mitgliedsnummer
Nummer ausgetretener Mitglieder
neu vergeben .................................. 44
Nichtmitglieder verwalten................. 47
Gebühren für ................................ 154
Sammellastschrift
Fibu-Übernahme .......................... 133
Sammelspendenbescheinigunen
Offene Posten .................................. 117
ausstellen ....................................... 203
anzeigen ........................................ 117
Sammelspendenquittung .................. 59
Ausgleich ...................................... 118
Sammelspendenquittung ausstellen 227
Online-Banking
einrichten ..................................... 125
Online-Banking einrichten
Sammelüberweisungen
auflösen ........................................ 133
Fibu-Übernahme .......................... 133
Assistent........................................ 125
HBCI-Chipkarte ........................... 133
Passwortvergabe ............................... 218
Schulung und Training ..................... 37
Postleitzahlen
Seitenfuß .......................................... 213
bearbeiten ..................................... 219
Pre-Notifikation
SEPA-Lastschrifteinzug .................. 86
Programm beenden ........................... 14
Programmeinrichtung
Abwicklung über Bank 1 ............... 22
Programm-Oberfläche ....................... 35
Programmverzeichnisse
Vereinsverwaltung .......................... 12
Rechnungen
erstellen......................................... 211
Verwendungszweck setzen........... 107
Rechnungsformular
anpassen, Word .............................. 80
Rechnungsnummer ......................... 215
Rechnungsvorlagen
Selektionsassistenten
individuelle Auswertungen .......... 205
Selektionsmodus
Mitgliederverwaltung ...................... 46
SEPA .................................................. 89
SEPA-Lastschrifeinzug
Vorankündigung
(Pre-Notifikation) ........................... 86
SEPA-Lastschrifteinzug
Bankübergabe ............................... 108
Beitragseinzug ohne
Lastschriftassistenten .................... 110
Durchführung .............................. 103
Protokollierung ............................. 109
Vorankündigung
(Pre-Notifkation) .......................... 100
bearbeiten ....................................... 81
Vorschriften für Vorankündigung
(Pre-Notifikation) ......................... 102
Einträge aus Datenbank einfügen . 81
zurücksetzen ................................. 110
237
Stichwortverzeichnis
SEPA-Lastschrifteinzug erzeugen .... 107
einrichten ........................................ 60
SEPA-Lastschriften
verfassen und gestalten ................... 60
Fälligkeit ........................................ 107
SEPA-Lastschriftverfahren ......... 88, 103
administrative Vorarbeiten ............ 89
Beitragseinzug.................................. 88
Auswertung der
Empfängeradressen ......................... 59
Versand von .................................... 59
verschicken .................................... 203
Fälligkeitstermine für
Vorankündiung
(Pre-Notifikation).......................... 101
Service-Center .................................... 37
Protokoll ....................................... 110
Protokoll ....................................... 182
SEPA-Mandat
Anlage bei einzelnem Mitglied ...... 93
anlegen ............................................ 92
Sollstellung
Protokoll aktuelles Mitglied ......... 182
Vorschau ......................................... 76
Sollstellung löschen
anlegen für mehrere Mitglieder ..... 92
einzelne ........................................... 77
anlegen mit Assistent ..................... 92
Sollstellung, automatische ................. 75
Datum letzte Verwendung setzen 109
Sollstellung, Manuelle ....................... 76
im Mitgliederdatensatz anlegen ..... 96
Sollstellungen durchführen ............... 75
selektieren ..................................... 199
Sollstellungslauf
Statusänderung über Assistenten ... 97
Übersicht ........................................ 98
Vorversion Lexware
vereinsverwaltung (premium) ........ 92
SEPA-Sammelüberweisung.............. 127
zurücksetzen ................................... 77
Spende
als Beitrag ...................................... 224
Spenden............................................ 224
SEPA-Überweisung .......................... 127
Spendenbescheinigungen
ausstellen ....................................... 226
SEPA-Überweisungen
verbuchen ............................. 224, 225
Vorlage .......................................... 128
SEPA-Umstellung
verbuchen, Verzicht auf
Aufwendungsersatz ....................... 225
Mitglieder informieren ................... 99
vereinnahmen ............................... 224
Mitglieder informieren,
Kontoauszug ................................. 100
Voreinstellungen .......................... 224
Spendenbescheinigung .................... 226
Musterschreiben .............................. 55
bearbeiten ....................................... 58
Serienbriefe
schreiben ....................................... 203
Serien-E-Mail
als Kontakt speichern ..................... 61
238
Serien-E-Mails
Spendenkonto .................................. 139
Neuanlage ..................................... 138
Spendenliste ..................................... 194
Spendenquittung ............................... 58
Stichwortverzeichnis
Spenderdaten verwalten .................. 224
Supportforum .................................... 37
Spenderverwaltung ...................... 41, 47
Termine
Sportarten
anlegen.......................................... 186
Sportarten anlegen ................ 23, 24, 50
Sportarten zuweisen .......................... 50
SQL-Abfragen
Auswertungen mit ........................ 201
Stammdaten
Bankverbindungen ......................... 21
Kurzbezeichnung ........................... 20
Steuerangaben eintragen ................ 23
Vereinsname ................................... 21
Zusatzbezeichnung ......................... 21
Stammdaten anlegen ......................... 20
Standardlisten .......................... 195, 203
Statistiken ........................................ 180
Steuerangaben
eintragen ......................................... 23
Steuerkonten
Einstellungen................................ 143
Steuersammelkonten
anlegen............................................ 27
Steuersammelkonto
Umsatzsteuer .................................. 27
Vorsteuer ........................................ 27
Steuersätze
abweichende anlegen ................... 140
neu anlegen .................................. 140
Steuerschlüssel ................................. 143
Stornobuchung ........................ 158, 162
Suchfunktion
Lookup-Fenster .............................. 19
Summen- und Saldenliste ............... 171
festlegen .......................................... 61
Terminkalender ........................... 37, 61
Überweisungen
Anzeige angelegte
Überweisungsformulare ............... 128
ausführen....................................... 129
Formular ausfüllen ....................... 127
online ............................................ 126
schreiben....................................... 126
Vorlage anlegen ............................ 128
Vorlage aufrufen ........................... 128
Überzahlung
Buchungen splitten ...................... 158
Umsatz- und
Vorsteuersammelkonten ................ 26
Umsatzsteuer
Einrichung Erlöskonto ................... 28
Sammelkonto ................................. 27
Umsatzsteuersammelkonten ........... 139
Umsatzsteuervoranmeldung ........... 169
Elsterzertifikat hinterlegen ... 141, 169
Umsatzübersicht, Faktura ............... 217
Unterzahlungen ............................... 159
Verein
Neuanlage ....................................... 16
Verein einrichten
Stammdaten anlegen ...................... 20
Vereinsbuchhaltung .......................... 24
Vereinsdaten
Einrichtungsassistent ...................... 20
Vereinshaushalt ............................... 144
Haushaltsplan drucken ................ 145
239
Stichwortverzeichnis
Ist-Stand berechnen ....................... 145
Vereinskorrespondenz ....................... 52
Begrüßungsschreiben ..................... 55
Einzel-E-Mail .................................. 59
E-Mail ............................................. 59
Etiketten drucken ........................... 57
Sammelspendenquittung ............... 59
Serienbriefe ..................................... 55
Spendenquittung ............................ 58
Vereinslogo
in Rechnungsvorlage einfügen ........ 83
Vereinsname ...................................... 21
Vereinsorganisation
Termine und Aufgaben festlegen
und kontrollieren ........................... 61
Vereinsverwaltung
Programmverzeichnisse .................. 12
vereinsverwaltung premium
Mehrwertpaket................................ 36
Rechnungen .................................. 107
Vorsteuer
Einrichtung Aufwandskonto .......... 28
Kennzahl ......................................... 27
Sammelkonto.................................. 27
Wiedervorlage
Wiedervorlage drucken .................. 63
XML-Protokoll
SEPA-Lastschriftverfahren ............ 110
Zahler
abweichender .................................. 74
Zahlungen
Protokoll ....................................... 182
Protokoll aktuelles Mitglied ......... 183
Zahlungen/Zuwendungen ............... 224
Spendenbescheinigung ................. 226
Zahlungszeitraum
Verwaltung mehrerer Vereine ........... 16
ändern............................................ 230
Mandantenwechsel ......................... 17
Zusatzbezeichnung ............................ 21
Verwendungszweck
240
Information zur Umstellung
SEPA-Zahlungsverkehr ................. 100
Lexware
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