Benutzerhandbuch Planung Kontrolle Abrechnung

Benutzerhandbuch Planung Kontrolle Abrechnung

UNIKOMM

Individuell

Benutzerhandbuch

Planung Kontrolle Abrechnung

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Engineering Informatik CH-3600 Thun

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Benutzerhandbuch

UNIKOMM

Individuell

Inhaltsverzeichnis

Willkommen bei UNIKOMM...

Ihre Persönliche Datenbank...

Installation & Inbetriebnahme

Installation UNIKOMM Project

Systemparameter

Integration Datenbanken

Initialisierung der Datenbank

Applikationsparameter

Titel, Logos und Grafik

Integrierter Texteditor

Navigation mit QuickLink

Applikationen

Modul Kundeninformation

Verwaltung Kontaktpersonen

Berichte und Statistiken

Modul Mitarbeiterinformation

Rapportierung

Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung

Übersicht

Modulsteuerung

Arbeitsablauf einfache Aufträge

Arbeitsablauf komplexe Aufträge

Modul Quick-Mail

Übersicht

Beispiel Kurzbrief

Beispiel Serienbrief

Bearbeitung Standardtexte

Modul Projekte

Übersicht

Modulsteuerung

Arbeitsablauf Kopfdaten

Arbeitsablauf Rapportierung

Wichtiger Hinweis !

Die vorliegende Dokumentation ist aus der gesamten

Applikation mit einem Mausklick erreichbar. Der hierfür gültige Referenzpunkt ist immer das Wort

Project

im jeweiligen Titelfeld.

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Engineering Informatik CH-3600 Thun

Telefon 079 439 75 68 E-Mail [email protected] www.cttools.ch

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UNIKOMM

O-Fit

Mausklick

Benutzerhandbuch

UNIKOMM

Individuell

Inhaltsverzeichnis

Fortsetzung

Modul Projekte

Arbeitsablauf Planung und Kontrolle

Modul Debitorenkontrolle

Übersicht

Manuelle Buchungen

Automatische Buchungen

Modul Artikelinformation

Übersicht

Berichte und Statistiken

Modul Lieferanteninformation

Übersicht

Modulsteuerung

Berichte Statistiken

Modul Lieferanten-Bestellungen

Übersicht

Modulsteuerung

Arbeitsablauf

Modul Kreditorenkontrolle

Übersicht

Modulsteuerung

Arbeitsablauf Erfassung Kreditoren

Arbeitsablauf Selektion Zahlungen

Arbeitsablauf Verbuchung Zahlungen

Modul Werbetexte

Modulsteuerung

Fallbeispiel

Standardformulare

Terminkalender

Verzeichnisse

Ordnerbeschriftung

Einzahlungsschein

Hilfsprogramme

Reorganisation Kundeninformation

Reorganisation Lieferanteninformation

Kundenumsätze verbuchen

Lieferantenumsätze verbuchen

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MCP

Letzte Aktualisierung von project_dok, 28.03.2008

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Benutzerhandbuch

Inhaltsverzeichnis

Fortsetzung

Anhang A

Modul Berichte, Rapporte, Protokolle

Anhang B

Reinitialisierung der Datendatenbank

Anhang C

Modul Versionenkontrolle

Anhang D

Integrierte Tabellen

Anhang E

Auftragsbearbeitung Version Paul Krebs

UNIKOMM

Individuell

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MCP

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Willkommen bei UNIKOMM ...

UNIKOMM

Individuell

Wir freuen uns, dass Sie sich für den Kauf oder für die Zusammenstellung einer UNIKOMM Datenbank entschieden haben. Sie sind nun Besitzer und Anwender einer modernen und flexiblen Applikation auf der Basis von Microsoft Access. Access ist weltweit eines der führenden Datenbankentwicklungssysteme. Das bedeutet für Sie auch Garantie für ein bewährtes Produkt, Sicherheit in der Anwendung und

Kontinuität für die Zukunft. Die Basisentwicklung von UNIKOMM liegt schon 15 Jahre zurück. Wir haben damals einen unkonventionellen Weg beschritten und bezeichnen deshalb die Produkte bzw. die

Datenbanken mit:

Die etwas andere Software....

Was wir damit konkret meinen erfahren Sie in den nachfolgenden Einführungstexten.

Modulbauweise...

Der Kern von UNIKOMM besteht aus einer hierarchischen Datenstruktur, die je nach Anwendung individuell zusammengestellt wird. Im Kern ebenfalls enthalten ist die generelle Menüstruktur, die notwendigen Hilfstabellen und die Ablaufsteuerung. Die Module sind die konkreten Bausteine der Datenbank wie zum Beispiel Adressen, Artikel, Kunden, Lieferanten u.a.m. Die Module sind funktionsfähige, eigenständige

Mini-Applikationen

abgelegt in der Modulbibliothek. Sie werden je nach anstehender Problemlösung wie beim

Dominospiel

in der richtigen Reihenfolge zusammengebaut. Das Spiel ist dann beendet, wenn keine Steine mehr verfügbar sind. Die Grenze einer spezifischen UNIKOMMDatenbank wäre dann erreicht, wenn die Modulbibliothek erschöpft ist. Im Vergleich zum Spiel ist die Grenze unseres

Konzeptes fliessend, da wir ständig an neuen Modulen (für andere Anwendungen) arbeiten. Fragen sie einfach, wenn Sie zusätzliche Bausteine benötigen.

Offenes System...

Verglichen mit anderen Softwareprodukten auf dem Markt sind die UNIKOMM -Datenbanken

offene Sy

-

steme

. Sie haben keine Runtimeversion erworben, sondern die Originaldatenbank. Sie enthält keine

Beschränkungen im Bereich der technischen Spezifikationen (Anzahl Tabellen, Anzahl Datensätze etc.), keine logischen Sperrungen in Abfragen. Formularen, Prozeduren und ist frei von irgendwelchen sog.

Folgelizenzen und/oder Wartungsgebühren. Sie verfügen also über den vollen Leistungsumfang. Die

totale Freiheit

bringt auch Gefahren mit sich, appelliert an die Verantwortung der Anwender. So ist es beispielsweise möglich mit wenigen Manipulationen - auch aus Versehen - Datenbankkriterien so zu verändern, dass das Ablaufverhalten gestört wird, die Applikation nicht mehr richtig funktioniert. Andererseits ist das Risiko klein, wenn Sie dem Personal eine angemessene Einweisung und Schulung zugestehen.

Flexibilität...

Wie bereits unter Modulbauweise erwähnt, kann eine UNIKOMMDatenbank horizontal und vertikal verändert werden. Sie können zusätzliche Module integrieren, aber auch problemlos wieder entfernen.

Neben dieser Modularität gibt es noch die

innere Flexibilität

. Darunter verstehen wir modulinterne Modifikationen wie zum Beispiel die Ergänzung eines Formulars mit zusätzlichen Datenfeldern, die Ver-

änderung von Abfragekriterien oder das Hinzufügen eines neuen Berichtes. Es versteht sich, dass für diese Art von Änderungen gute Kenntnisse über die Access-Entwicklungswerkzeuge erforderlich sind. Wir organisieren für Sie nach Bedarf Einführungskurse und Seminare für Fortgeschrittene .

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Seite 5

Willkommen bei UNIKOMM ...

UNIKOMM

Individuell

Transparenz...

UNIKOMM -Datenbanken sind transparent in der Bedienung und in der Ablaufsteuerung. Transparenz in der Bedienung heisst, dass wir weitgehend auf Icons als Befehlsschaltflächen verzichten und an Stelle

beschriftete Knöpfe

verwenden. Knöpfe, die in der Regel aussagen, welche Aktionen damit ausgelöst werden. Für arbeitsintensive Vorgänge wie zum Beispiel die Erfassung von Artikel - oder Kundendaten ist die Steuerung optimal auf Tastaturbedienung ausgelegt und umgekehrt auf die Maus für selektive

Operationen. Die gesamte interne und externe Ablaufsteuerung ist zu einem wesentlichen Teil mit allgemein verständlichen Makros realisiert. Makros öffnen und schliessen Formulare und Berichte, treffen

Auswahlentscheidungen, geben Meldungen aus und steuern die Druckausgabe. Makros sind lesbar, leicht verständlich und können relativ einfach verändert werden. Sie können, sofern genügend Sachkompetenz vorhanden ist, die Datenbank sukzessive für Ihre Bedürfnisse optimieren.

Sicherheit...

Alle UNIKOMM -Datenbanken bestehen aus zwei Teildatenbanken. Die Teildatenbank mit der Endung

APL ist die Applikation enthaltend die Abfragen, Berichte, Formulare, Hilfstabellen, VBA-Module und die E-Prozeduren für die Ablaufsteuerung. Die Zweite mit der Endung DAT ist die Datendatenbank mit allen Tabellen. Durch die konsequente Trennung können Korrekturen und Ergänzungen in der

Applikation jederzeit vorgenommen werden. Die Daten sind dabei nie in Gefahr! Zudem ist die Aufteilung eine Sicherheitsvorkehrung. Im Klartext: Sie können Ihre Anwendungsdaten in regelmässigen

Abständen in einem unabhängigen Arbeitsgang auf eine CD oder externe Festplatte auslagern. Ferner besteht die Möglichkeit, beim Abschalten der Applikation automatisch eine Datensicherung zu erstellen (Schalter Backup in den Systemparametern = Ja). Die Verbindung der Daten mit der Applikation erfolgt durch die sog.

Integration.

Die Integration selbst ist ein automatisierter Prozess enthalten in den Hilfsprogrammen.

Einplatz- oder Netzbetrieb...

Die Datenbank Access von Microsoft ist grundsätzlich für den Einsatz als Einplatz- oder Netzsystem geeignet. Die Wahl der Betriebsart ist kein Kriterium der Entwicklung, sondern der verfügbaren technischen Infrastruktur (Hardwareprofil, Betriebssystem) und der organisatorischen Rahmenbedingungen.

Für den Einsatz der UNIKOMM -Datenbanken gelten die gleichen Regeln. Sie können beispielsweise mit einem Einplatzsystem beginnen und zu einem späteren Zeitpunkt auf Netzbetrieb umstellen.

Wichtig dabei ist lediglich die Datenorganisation. Das heisst, die Datendatenbank DAT wird auf dem

Server installiert und die Applikation APL auf den einzelnen Arbeitsstationen. Für die Verbindung von

Daten und Applikation stehen zwei Integrationsmodi,

Lokal

und

Netz

, zur Verfügung. Die adäquaten

Pfadangaben werden in den Systemparametern vorgenommen.

Garantie...

Wir sind bemüht die UNIKOMM -Datenbanken, ob als fertiges Produkt oder als individuelle Problemlösung, so stabil und so sauber wie möglich zu entwickeln. Trotzdem, auch uns können Fehler unterlaufen. Wenn Sie einen Fehler entdecken oder sonst wie auf Probleme stossen, rufen Sie uns umgehend an, oder senden Sie uns ein E-Mail mit einer entsprechenden Beschreibung. Wir werden den

Sachverhalt prüfen und Sie rasch möglichst über allfällige Massnahmen orientieren. Sollte sich eine

Datenbank absolut instabil verhalten, ersetzen wir diese ohne Kostenfolge. Von dieser Garantie ausgeschlossen sind Fälle, wo nachweisbar unsachgemässe Behandlung, fehlerhafte Korrekturen und

Ergänzungen oder falsche Datenmanipulationen durch den (die) Anwender vorliegen.

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Seite 6

Ihre persönliche Datenbank...

UNIKOMM

Übersicht

UNIKOMM

Project

ist das Resultat langjähriger Projektarbeit in unterschiedlichen Geschäftsbereichen und Branchen. Es wurde in Zusammenarbeit mit Anwendern laufend weiterentwickelt und kann je nach Verwendungszweck in differenzierten Modulkombinationen – an die individuellen Bedürfnisse angepasst – eingesetzt werden.

Ziel der Anwendung ist die schnelle und effiziente Bearbeitung der täglich anfallenden planerischen und administrativen Tätigkeiten

.

Weiter soll die Transparenz und der Überblick über die Projektarbeit – auch bei vielen gleichzeitig laufenden Projekten – jederzeit gewährleistet sein.

UNIKOMM

Project

ist kein „Universalgenie“, kein Alleskönner, sondern eine Zusammenstellung von nützlichen Werkzeugen bzw. Modulen. Alle Module funktionieren eigenständig und haben – sofern nützlich und/oder sinnvoll – direkte Verbindungen (Links) zu Nachbarmodulen.

Die Anzahl der Module ist grundsätzlich nicht beschränkt. Das bedeutet für die vorliegende Anwendung, dass diese

jederzeit horizontal

und

vertikal

erweitert werden kann.

UNIKOMM

Project

besteht wie bereits im Vorspann erwähnt, aus zwei Teildatenbanken. Der Applikation mit der Bezeichnung

xxxx_apl.mdb

und dem Datenteil bezeichnet mit

xxxx_dat.mdb

. Die gewollte Trennung ist einmal ein Sicherheitsaspekt (Datensicherung), andererseits hat sie den Vorteil, dass Änderungen und/oder Ergänzungen in der Applikation problemlos – und ohne Gefahr für den

Datenteil – vorgenommen werden können. Nach der Installation der Teildatenbanken werden diese mit dem Hilfsmodul

Integration

automatisch verbunden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen lokalen PC oder ein Netzwerk betreiben.

Die nachstehende Darstellung zeigt das Hauptmenü von

UNIKOMM

Project

gestartet ab dem Desktop von Windows

Von Windows

Desktop...

Hauptmenü

Project

1. Menüebene

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Zurück nach

Desktop

Seite 7

Ihre persönliche Datenbank...

UNIKOMM

Übersicht

UNIKOMM

Project

gibt es in der Praxis in unterschiedlichen Versionen. Entsprechend haben auch die

Untermenüs differenzierte Erscheinungsbilder bzw. Gruppierungen. Diese sind primär vom Verwendungszweck der Applikation abhängig. Mit anderen Worten: Sie entsprechen der Art und Weise der

Abwicklung der Geschäftsvorfälle. Im Gegensatz dazu hat das vorliegende Handbuch eine „normierte“ Form und ist dementsprechend für alle Einsatzvarianten identisch. Wir sind der Meinung, dass dies kein Nachteil für den Anwender ist.

Verlassen Sie sich einfach auf das Inhaltsverzeichnis, wenn

Sie Hilfe benötigen

. Die jeweils gültige Menüstruktur ist auf dieser Seite dargestellt.

Project

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Seite 8

Ihre persönliche Datenbank...

UNIKOMM

Project

Generelle Struktur

Die nachstehende Grafik zeigt den aktuellen Stand der Datenbank. Die grün bezeichneten Module sind installiert, rot sind mögliche Erweiterungen.

UNIKOMM

Project

Datenbankkern

1. Menü

Aufträge

Artikelinfo

Kundeninfo

Mitarbeiterinfo

Aufträge

Debitoren

QuickMails

2. Menü

Projekte

Kundeninfo

Projekte

Berichte

Kreditoren

QuickMails

Verträge

3. Menü

Einkauf

Artikeinfo

Lieferanteninfo

Bestellungen

Kreditoren

QuickMails

Aufträge

Zusatz-

Funktionen

Formtitel, Logos

Formulare

Werbetexte

Systemparameter

Appli-Parameter

Reorganisation

Versionenkontrolle

E-Mail

Vertikal

Erweiterung

Horizontale Erweiterung

Generelle Bedienung

Die Bedienung der Datenbank bzw. der einzelnen Module ist soweit wie möglich standardisiert. Die Auslösung von Aktionen erfolgt über sog.

Schaltflächen

. Diese sind - sofern es die Platzverhältnisse (Layout) erlauben - signifikant bezeichnet. So zum Beispiel mit [Erfassen], [Berichte], [Menü] usw. Zum Teil kommen auch Icons zum Einsatz, deren Aktionen nachstehend erklärt ist. Wir verzichten in der weiteren Abfolge auf die Wiederholung der Beschreibung.

Erfassen, anlegen neuer Datensatz

Löschen des markierten Datensatzes

Aktuelles Formular schliessen

Ansicht eines Berichtes

Direktdruck eines Berichtes

Übernahme aus einer Auswahlliste

Automatischer Nummernwähler

Suchen in (anderem) Modul

Zurück nach Menü

Suchen Kontaktperson

Generierung, Versand E-Mail

Generierung PDF als Datei, E-Mail

Datensatz-Navigation

Erster, Vorheriger, Nächster, Letzter

Wichtiger Hinweis !!

Beim Verbleib des Mauszeigers auf einer

Schaltfläche (2-3 Sekunden) wird die jeweils gültige Aktion angezeigt.

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Installation & Inbetriebnahme

UNIKOMM

Voraussetzung

UNIKOMM Project benötigt für den Betrieb Microsoft Access 2003 , XP und folgende. Die Applikation ist im Paket Microsoft Office Professional enthalten. Alle notwendigen Dateien für UNIKOMM Project befinden sich auf der beiliegenden CD.

2)

3)

Installation

1) Legen Sie die CD

UNIKOMM

Project in das CD-Laufwerk ein.

Klicken Sie die Schalfläche an und anschliessend die Option Ausführen .

Erfassen Sie im Fenster Ausführen die Befehlszeile LW:\project\setup.exe

.

LW

ist Ihr persönliches CD-Laufwerk, also D, E, F ....

Project

4)

5)

Betätigen Sie die Schalfläche. Das Setup-Programm wird gestartet.

Verfolgen Sie den weiteren Ablauf der Installation und machen Sie die geforderten

Angaben, bis das nachstehende Fenster erscheint.

UNIKOMM

Project

Project erfolgreich

6) Nach der Betätigung der Taste ist

UNIKOMM

Project auf Ihrem System installiert und auf dem Desktop steht ein neues Icon zur Verfügung.

Ein Doppelklick auf die Verknüpfung Project startet die Applikation.

Wichtiger Hinweis..!!

Befolgen Sie die weiteren Instruktionen der Inbetriebnahme ab Seite 8, um

Datenbank Ihren Bedürfnissen anzupassen.

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Seite 10

Installation & Inbetriebnahme

UNIKOMM

Project

Inbetriebnahme

UNIKOMM

Project

ist nun betriebsbereit. Was noch fehlt ist die Einstellung der Systemparameter und die

Durchführung der Integration. Die Systemparameter steuern die Applikation, sorgen für den Transport

(Export und Import) von Daten, regeln die automatische Sicherung und die Integration allfälliger externer

Programme. Weiter wird das Benutzerhandbuch (Dokumentation) direkt auf die Oberfläche (Formulare) gelegt.

Systemparameter

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

1

2

Pfad für den Export von Datentabellen (z. Beispiel Export von Adressen).

Pfad für den Import von Daten (z. Beispiel von TwixTel).

3

4

Pfad der Datendatenbank.

Name (Bezeichnung) der Datendatenbank.

5

6

Vollständiger Pfad für die lokale Integration von Applikation und Daten.

13

Vollständiger Pfad für die NetzIntegration von Applikation und Daten.

7

8

Reservepfad für die Integration externer Anwendungen (Datenbank, Programm)

Pfad für die automatische Datensicherung beim Verlassen der Applikation.

9

Pfad für die automatische Wiedererstellung der Systemparameter.

10

Pfad für den Export von Zahlungsdaten nach DTA-Spezifikation

11

Vollständige Pfadangabe für Applikation und Standort (Ordner) der Dokumentation).

12

Pfad für die Speicherung von PDF-Dateien

Pfadangabe für die Integration der Exploreralternative TotalCommander

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Seite

11

Installation & Inbetriebnahme

Inbetriebnahme

Systemparameter

(Fortsetzung)

UNIKOMM

Project

14

15

16

17

18

19

20

14

15

16

Wird dieser Schalter auf

J

gesetzt, werden bei der PDF-Konvertierung die Zwischenergebnisse

(xxx.snp, xxx.tmp, xxx.pdf) angezeigt. Standardwert = N .

Ein- bzw. abschalten der automatischen Lagerverbuchung, sofern das Modul Lager integriert ist

Standardwert = N .

Sicherung der Systemparameter beim Abschalten der Applikation (Datenbank). Standardwert =

J

.

17

Erstellt beim Abschalten der Applikation (Datenbank) eine automatischen Sicherung der Daten

(xxx_dat) im festgelegten Ordner. Standardwert für lokale Installationen =

J

, für Netzwerke = N .

Bei Netzwerken erfolgt die Datensicherung in der Regel auf dem Server automatisch.

18

Die Datensicherungsdatei (xxx_dat) wird im Normalfall beim Abschalten überschrieben. Schalterstellung =

J

. Beim Vorliegen besonderer Rahmenbedingungen kann der Schalter auf N gestellt werden. Das heisst, es wird beim Herunterfahren jedes Mal eine neue Sicherungsdatei erstellt.

19

Ein Mausklick auf die Schaltfläche Recovery kopiert die Systemparameter aus der Sicherungsdatei (Wiederherstellung des Originalzustandes).

20

Die Originalversion einer Datenbank ist nicht zwingend in der gleichen Ordnerstruktur, wie beim

Anwender abgelegt (installiert). Mit der Funktion Update (passwortgeschützt) kann der anwenderspezifische Zustand nach erfolgten Änderungen / Korrekturen wieder hergestellt werden.

Wichtiger Hinweis !!

Die Funktionen { 19 } und ( 20 ) sind nur dann sichergestellt, wenn die Applikation vor der Vornahme von Updates einmal abgeschaltet bzw. heruntergefahren wird.

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Seite

12

Installation & Inbetriebnahme

UNIKOMM

Project

Integration Datenbanken

Wie bereits in der Einführung unter Sicherheit erwähnt, besteht UNIKOMM Project aus zwei Teildatenbanken. Der Applikation mit der Bezeichnung xxxx_apl.mdb

(Beispiel) und dem Datenteil bezeichnet mit xxxx_dat.mdb

. Die Trennung erlaubt die zeitlich unabhängige

Vornahme von Updates

der Applikation. Wichtigste Voraussetzung für die Integration ist die richtige Einstellung der Zugriffspfade. Eingebaute Prüfungen verhindern zwar weitgehend eine falsche Integration. Trotzdem sind Fehler möglich !! Also gilt der Grundsatz: Kontrollieren ist besser als reparieren..!

Arbeitsablauf

Vom Menü Systemparameter,

Option

Integration Datenbanken

Gleiche Arbeitsschritte für eine Netzwerk-

Integration.

Achtung !!

An Stelle von Dateipfad Integr. Lokal muss der

Dateipfad Integr. Netz

eingestellt sein.

Bricht die Integration ab und kehrt zum

Menü Systemparameter zurück.

Bricht die Integration ab und öffnet zwecks Überprüfung automatisch das Formular

System-Parameter

.

Hinweis !

Nicht für alle Versionen gültig.

Fortschrittskontrolle der Integration

(unterer Bildschirmrand links)

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Die Integration wurde

erfolgreich

durchgeführt. Rückkehr zum Menü

Systemparameter.

Seite

13

Installation & Inbetriebnahme

Integration Datenbanken

(Fortsetzung)

Fehlermeldungen

UNIKOMM

Project

Vom Menü Systemparameter,

Option

Integration Datenbanken

Wichtiger Hinweis !!

Die Fehlerbehandlung hat nur dann Gültigkeit, wenn das entsprechende Linkmodul integriert ist.

Für die

Integration Netz

gelten die gleichen Bedingungen wie unten beschrieben.

Gravierender Fehler..!!

Deinstallieren

Sie die Datenbanken und führen Sie das

Setup

erneut aus. Siehe unter Fehlerbehandlung auf Seite …

Die Laufwerksangaben (C, D, E...) von:

Dateipfad Daten

und

Dateipfad Integr. Lokal

sind nicht identisch

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Die Daten-Datenbank hat eine

falsche

oder

unvollständige

Bezeichnung. Der

Fehler kann sich im

Dateipfad Daten

oder

Dateipfad Integr. Lokal

befinden. Richtig ist

Ihre individuelle Bezeichnung

Seite

14

Initialisierung

UNIKOMM

Initialisierung der Datenbank

Applikationsparameter

Um das richtige Funktionieren der Datenbank gleich von Beginn an zu gewährleisten, ist die Bearbeitung der Applikations-Parameter wichtig. Sie dienen einerseits der Steuerung der Anwendung, andererseits zum Beispiel der Gruppierung von Datensätzen. Am Beispiel der

Kunden-Gruppen

wird das

Erstellen der Applikationsparameter (Hilfstabellen) erklärt.

Project

1

3

4

1

Ein Mausklick auf

Gruppen

öffnet das

Formular.

2

Zur ersten Zeile.

Zur letzten Zeile.

Löscht die markierte

Zeile.

5

Schliesst das Formular

Gruppen.

Rohzustand der Tabelle

Kunden-Gruppen

Initialisierter Zustand der

Tabelle

2 3 4 5

Hinweise !!

• Das Prozedere ist für alle Tabellen identisch.

• Sie können beliebig viele Einträge vornehmen.

• Tabellen können nach Bedarf auch zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.

• Jeder neue Eintrag ist in der Applikation sofort wirksam.

Man bedenke: Oft ist weniger mehr...

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Seite

15

Initialisierung

UNIKOMM

Initialisierung der Datenbank

UNIKOMM

Project

sorgt für einen individuellen Auftritt ihres Betriebes. Dazu steht das Modul Formulartitel zur Verfügung. Individueller Auftritt bedeutet, dass alle Formulare, Berichte und Listen mit Ihrer Anschrift bezeichnet werden. Das nachstehende Beispiel erklärt die Funktionsweise. Sie erreichen das

Formular über das Menü

Zusatzmodule

, Auswahl

Formulartitel

,

Logos

.

Project

1

2

3

Logo

5

4

Ein Beispiel

1 Überschrift

für

Berichte.

2

Unterschrift

Berichte

3

Kurzbezeichnung

4

5

Vollständige Adresse mit Telefon- und Fax-

Nummer

Gestaltungselemente.

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Seite

16

Initialisierung

UNIKOMM

Project

Der integrierte Texteditor

In vielen Modulen bzw. Formularen von

UNIKOMM

Project

sind Notizfelder und Textfelder integriert. Vom

Datentyp her handelt es sich dabei um

Memofelder

. Die maximale Länge eines Textes (String) beträgt

32 KB. Sie dienen der Hinterlegung von Notizen, Memos, Texten u.a.m. Es sind auch nützliche Helfer für die Verhinderung der „Zettelwirtschaft“ und sparen erst noch viel Zeit ! Die in einem Memofeld gültigen

Tastaturfunktionen

sind nachstehend aufgeführt.

Auszug Kundeninformation Seite 2

Enter

Ctrl

Insert

Delete

+

Enter

Home

End

Ctrl

Ctrl

+

Home

+

End

Textfeld

verlassen

Zeilenumbruch,

neue Zeile

Überschreibmodus

Zeichen

rechts

vom Cursor löschen

Zeichen

links

vom Cursor löschen

Sprung nach

Zeilenanfang

Sprung nach

Zeilenende

Sprung nach

Textanfang

Sprung nach

Textende

PgUp

PgDn

Eine Zeile nach

oben

Eine Zeile nach

unten

Sprung nach

oberste

Zeile

Sprung nach

unterste

Zeile

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Seite

17

Initialisierung UNIKOMM

Gastro

Navigation mit QuickLink

UNIKOMM

Gastro

beinhaltet ein Hilfsmittel, um schnell und direkt in andere – weiter entfernte – Module zu navigieren. Nehmen wir an, wir befinden uns im Modul Kundeninformation. Ein Kunde ruft an und möchte rasch eine Auskunft über eine eingereichte Offerte. An Stelle der schrittweisen Rückwärtsnavigation starten Sie einfach

QuickLink

.

Ein

Doppelklick

in eine leere Zone

öffnet

QuickLink

Wichtiger Hinweis !!

QuickLink

ist von jedem beliebigen Bildschirm (Formular) erreichbar. Beim Verlassen des mit QuickLink ge-

öffneten Formulars, kehrt das System positionsgenau an die Herkunft (Quelle) zurück.

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Seite

18

Modul Kundeninformation

UNIKOMM

Project

Übersicht

Mit dem Modul Kundeninformation können beliebige Adressen, nach beliebigen Gruppen und Kategorien verwaltet werden. Die Zuteilung der Adressen-Nummer erfolgt sequentiell und automatisch, ab dem voreingestellten Index (Präfix). Bei der Neuanlage einer privaten Anschrift ist wichtig, dass die Reihenfolge

Name, Vorname

eingehalten wird. Es erleichtert die gezielte Suche nach Name. Sofern bekannt, sollte die E-Mail-Adresse immer erfasst werden. Der Eintrag automatisiert die direkte Generierung von Mails.

Mit der Schaltfläche

Erfassen

wird das Anlegen einer neuen Adresse initialisiert. Im gleichen Modul werden

Hystorydaten

geführt. Sie erlauben die Registrierung von wichtigen Eckdaten und/oder Vorgängen, die Sie aufbewahren möchten.

Modulsteuerung

Formular Seite 1

Von Hauptmenü

7

Suchfenster

Selektions-

Merkmale

8

6

9

10

MCP

1 2 3

4

11

4

5

6

1

Erfassen einer

neuen Adresse

. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

Erfassen von beliebigen

Hauptadresse.

Zusatzadressen

zu einer

3

Öffnet das Formular

Kunden-Historydaten

.

Löscht

die aktuelle Gästeinformation.

Öffnet das Formular

Selektion Berichte

.

Erfassung von beliebigen

Kontaktpersonen

zu einer

Hauptadresse.

5

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Pendenzenverwaltung

Zurück nach

Hauptmenü

Nach Seite 2

Hilfsfunktionen:

7

Öffnet das Suchfenster

PLZ

. Bei der

Eingabe der PLZ oder des Ortes wird das Äquivalent automatisch eingesetzt.

8

9

10

11

Automatische

Telefonwähler

. Ein entsprechendes Hilfsprogramm muss installiert sein.

Initialisiert die Erfassung und den Versand von

E-Mails

mit Microsoft Outlook.

Öffnet das Formular

Import Adressen

aus der Anwendung TwixTel.

Zeigt die

Projekte

des referenzierten

Kunden an.

Seite

19

Modul Kundeninformation

Modulsteuerung

Fortsetzung

UNIKOMM

Project

Von Seite 1

11

12

11

12

Die Datenelemente

MwSt-Satz %

Gen. Rabatt %

Zahlungskondition

werden automatisch in das Modul Aufträge übernommen.

Vermerk welcher Kunde welches

Werbegeschenk

erhalten hat bzw. erhalten soll.

5

10

TwixTel Adressen-Import

13

14

Wichtige Empfehlung !!

15

16

17

18

19

Zurück nach

Seite 1

13

14

15

16

17

18

19

Zugriffpfade

für den

Adresse-Import TwixTel

Kategorie

und

Gruppe

für den Adressen-Import.

Hinweis !

Verwenden Sie für temporäre Importe auch temporäre Merkmale .

Import-

Referenzen

.

Öffnet die Applikation

TwixTe

l für die Selektion von Adressen.

Importiert

die ausgewählten Adressen.

Anzeige

/

Druck

einer

Kontrollliste.

Löscht

die Tabelle des letzten Importes.

Vor dem Aufbau der Kundeninformationen (Adressen) sollten nachstehende Applikations-Parameter vorbereitet werden.

Sie erreichen die Parameter vom

Hauptmenü

aus über die Option

Systemparameter

und Auswahl

Applikations-Parameter

.

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Seite

20

Modul Kundeninformation

UNIKOMM

Verwaltung Kontaktpersonen

Wie bereits früher erwähnt, können im Modul Kundeninformation beliebige Kontaktpersonen verwaltet werden. Diese Option ist besonders interessant für Kunden, wo unterschiedliche Personen und oder Abteilungen relevant sind. Die gespeicherten Informationen stehen auch im Modul Quick-Mail zur Verfügung. Das heisst, Sie können zu einer Hauptadresse je nach Verwendungszweck, die entsprechende Kontaktperson als Referenz einfügen.

Auszug Formular Kundeninformation

1

Project

2 3 4

Hinweis !

An Stelle von Name, Vorname können auch Abteilungen

(Bereiche) als Hauptreferenz eingetragen werden. Eine

Mischform ist nicht zu empfehlen.

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1

2

3

4

Ein Klick auf die Schaltfläche

öffnet das Formular

Kontaktpersonen

.

Initialisiert und eröffnet einen

neuen Eintrag

.

Löscht

einen bestehenden

(den aktuellen) Eintrag.

Schliesst

das Formuar

Kontaktpersonen.

Seite

21

Modul Kundeninformation

UNIKOMM

Project

Berichte und Statistiken

Das umfangreiche Berichtswesen erlaubt die Dokumentation und die statistische Auswertung der Kunden-Informationen. Eingebaut sind Selektionen nach

Kategorie

,

Gruppe

und

Status

. Die Bereitstellung von Adressenklebern, sowie statistische Auswertungen nach

Umsatz

und

ABC-Klassifikation

.

Auszug Formular Kundeninformation

5

Kundenstammblatt

mit History

Verzeichnis aller

Kunden

Verzeichnis nach

Kategorie

.

Verzeichnis nach

Gruppen

.

Adressenkleber nach

Gruppe

.

Einzelne

Adresse

.

Öffnet die Selektion

Statistik

.

Hinweis !

Die Selektionen nach Kategorie oder Gruppe erlauben die Wahl eines Merkmales oder eines Bereiches

von

...

bis

...

Startet die

ABC-Analyse

auf der Basis der Umsätze LJ.

Seitenansicht

oder

Direktdruck

der ABC-Analyse.

Umsatzstatistik

(Umsatzvergleich) VJ <> LJ.

Hinweis !

Sowohl die ABC-Analyse, wie auch die Umsatzstatistik können wertvolle Helfer sein, wenn es um Gutscheine,

Werbegeschenke oder Einladungen geht.

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Seite

22

Modul Mitarbeiterinformation

UNIKOMM

Project

Übersicht

Mit dem Modul Mitarbeiter können beliebige Personen erfasst werden. Die Informationen dienen einerseits der Erstellung von Arbeitsrapporten (neutral ohne Projektbezug), oder der direkten Integration mit dem Modul Projekte. Im letztgenannten Fall werden die Mitarbeiter-Stunden projektspezifisch erfasst

(Schaltfläche Rapport) und können anschliessend – am Ende einer Abrechnungsperiode oder eines

Projektes –

automatisch in das (die) entsprechenden Projekte

übernommen werden. Eine Vielzahl von

Berichten – sowohl auf Niveau Mitarbeiter, wie auch im Bereich Rapporte – geben jederzeit einen optimalen Überblick über geleistete und abgerechnete Stunden.

Modulsteuerung

Formular Seite 1

Von Hauptmenü

Suchfenster

6

Std. und Umsatz-

Information

6

7

1 2

3 4

5

4

5

1

Erfassen eines

neuen Mitarbeiters

. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

Öffnet das Formular

Stunden-Erfassung

In Kombination mit dem Modul Projekte

.

3

Startet die

automatische Übergabe

von Rapport-Daten

In die aktuellen Projekte.

Löscht

die aktuelle Mitarbeiter-Information

Öffnet das Formular

Selektion Berichte

.

Zurück nach

Hauptmenü

Nach Seite 2

Hilfsfunktionen:

6

Automatische

Telefonwähler

. Ein entsprechendes Hilfsprogramm muss installiert sein.

7

Anzeigen der Tabellenwerte aus

Den Applikations-Parametern

Abteilungen

Funktion

Stundenansätze

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Seite

23

Modul Mitarbeiterinformation

Modulsteuerung

Fortsetzung

Individuelle Notizen zu einem Mitarbeiter

Wichtiger Hinweis !!

Sind extern (Berichte) nicht sichtbar

9

5

UNIKOMM

Project

Von Seite 1

8

8

Die Angaben wie

Datum Erfassung

Sachbearbeiter

Datum l. Mutation

sind wichtige Informationen für die Rückverfolgung von Dateneinträgen (Differenzbereinigung) und sollten immer erfasst werden.

Hinweis !!

Dieser Sachverhalt gilt für alle eingesetzten

Module.

Zurück nach

Seite 1

10

11

12

13

9

10

11

12

13

Selektion von

Abteilung

bis

Abteilung

.

Neutrales Erfassungs-

Formular für neue Mitarbeiter

Neutraler

Stundenrapport

Verzeichnis der Miarbeiter,

selektiv

oder

gesamt

.

Adressenkleber der Mitar-

Beiter,

selektiv

oder

gesamt

.

Beispiel

Auszug Stundenrapport

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Seite

24

Modul Mitarbeiterinformation

UNIKOMM

Project

Übersicht Rapportierung

Pro Mitarbeiter können beliebige Projekte rapportiert werden. Die Erfassungsreihenfolge ist dabei unwesentlich. Im Klartext: Sie erfassen nnn Stunden für Projekt

A

, nnn Stunden für Projekt

B

, nnn Stunden für Projekt

A

usw. Die Sortierung nach Projektnummer wird im Hintergrund bzw. bei der Übernahme in die spezifischen Projekte vorgenommen. Bei der Erfassung selbst, werden die aktuellen Projekte angezeigt und können mit einem Mausklick ausgewählt werden. Der Stunden-Ansatz des jeweiligen Mitarbeiters wird aus den Projektdaten übernommen. Er kann nach Bedarf verändert (mutiert) werden.

Modulsteuerung

Ausschnitt Seite 1

2

7

3

8

4

9

5 6

3

4

5

6

Initialisiert eine

neue Erfassungszeile. Der

Cursor wird in das Feld Datum gesetzt.

Öffnet das Formular

Selektion Berichte

.

Löscht

die aktuelle Zeile. Eine Warnmeldung

Wird vorgängig angezeigt (Abbruch möglich).

Schliesst

das Formular Stundenrapport und

Kehrt zur Mitarbeiterinformation zurück.

MCP

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7

8

9

Hilfsfunktionen:

Zeigt das Formular (Tabelle)

Abteilungen

an.

Öffnet das Formular

Projekte

.

Das gültige kann ausgewählt werden.

Zeigt das Formular (Tabelle)

Stunden-Ansätze

.

Seite

25

Modul Mitarbeiterinformation

UNIKOMM

Rapportierung

(Fortsetzung)

Wie bereits vorgängig erwähnt, können die rapportierten Stunden – egal für welche Anzahl von Projekten – automatisch und periodengenau übernommen werden. Dafür steht die Funktion

Update

zur

Verfügung.

Wichtiger Hinweis !!

Die relevanten Projekte müssen vorhanden bzw. eröffnet sein.

Modulsteuerung

Ausschnitt Seite 1

Project

3

4

5

6

7

Eingabe des

Übernahme-Datums

. In der Regel das

Monatsende oder das Abschlussdatum eines Projektes.

Eingabe des

Übernahme-Textes

(Titel). Er soll kurz aber signifikant (klar bezeichnend) sein.

Eingabe

Kommentar

. Er kann ein- oder mehrzeilig sein. Der Zeilenvorschub erfolgt über die Tastenkombination

Ctrl

+

Enter

.

Startet das Programm bzw. die Übernahme.

8

9

Abbruch der

Programmausführung

. Rückkehr zur

Mitarbeiter-Information

Startet

die Stunden-Übernahme.

MCP

Automatisch übernommene Rapport-Daten

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Seite

26

Modul Mitarbeiterinformation

Rapportierung

(Fortsetzung)

Modulsteuerung

Ausschnitt Formular

UNIKOMM

Project

4

11

10

Beispiel

12

13

14

15

10

11

12

13

14

15

Einstellung Datumbereich

Von

Datum

…bis

Datum

Selektion einer oder mehrerer

Abteilungen

.

Zeigt das

Stundenjournal

des referenzierten Mitarbeiters.

Zeigt eine

Rekapitulation

des referenzierten Mitarbeiters über

alle

Projekte.

Zeigt eine

Rekapitulation aller

Mitarbeiter über

alle

Projekte.

Zeigt eine

Rekapitulation aller

Mitarbeiter differenziert nach

Abteilungen

.

Hinweis !!

Der Druckvorgang für alle

Berichte wird ab der Ansicht ausgelöst.

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27

Modul Offerten Aufträge Fakturierung

UNIKOMM

Übersicht

Das Modul Offerten , Aufträge und Fakturierung ist eines der zentralen Elemente von UNIKOMM Project. Es lässt grundsätzlich zwei verschiedene Arbeitsmodi zu. Einmal die zweckneutrale Bearbeitung von Aufträgen ohne

direkte Verknüpfung

zu individuellen Projekten (nur ein internes Projekt ist aktiv).

Andererseits die

differenzierte Bearbeitung

von Aufträgen mit den dazugehörigen Projekten. Die minimalen Voraussetzungen sind: Die entsprechende

Kunden-Information

(Adresse) und ein

internes Projekt

– zum Beispiel Kleinaufträge - müssen vorhanden sein. Ein neuer Auftrag (Offerte) wird über die

Schaltfläche

Kunden

initialisiert. Die verfügbaren Adressen werden angezeigt bzw. die gewünschte

Kunden-Information kann ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche

Neu

werden die relevanten Informationen eingefügt und der Cursor auf das Feld

Auftrag-Nr.

positioniert. Die Auftrag-Nr. ist nicht aumomatisiert. Dass heisst, Sie geben die Nummer manuell – zum Beispiel 2005-1 – ein. Für die weiteren Erfassungsdetails verweisen wir auf die nachfolgende Beschreibung der Formularsteuerung.

Innerhalb des Moduls stehen zwei unterschiedliche Verarbeitungsarten zur Verfügung. Wir bezeichnen sie als

einfach

und

komplex

. Nehmen wir an, Sie möchten schnell eine Offerte für einen „Kleinauftrag“ erstellen. Sie eröffnen dazu einen neuen Auftrag (wie oben beschrieben) und stellen den

Formulartitel auf

Offerte

ein. In der weiteren Abfolge erfassen Sie die Referenzen und die notwendigen Arbeitspositionen. Schliessen die Offerte mit den Konditionen (Rabatt, Skonto, MwSt) ab und drucken das Dokument. Der Kunde erteilt den Auftrag und verlangt eine Bestätigung. Sie wechseln lediglich den Formulartitel von Offerte nach

Auftragsbestätigung

. Sobald der Auftrag ausgeführt ist, erstellen Sie die Abrechnung (inkl. zwischenzeitliche Mutationen), indem Sie den Formulartitel von Auftragsbestätigung nach

Rechnung

wechseln.

Von der Offerte bis hin zur Rechnung wird immer ein und derselbe Datensatz verwendet!

Die zweite Methode beginnt wie oben bezeichnet mit einer Offerte. Kommt es zur Arbeitsausführung wird auf der Basis der Offerte eine

neue

Auftragsbestätigung erstellt. Für die Abrechnung wird auf der Basis der Auftragsbestätigung eine

neue

Rechnung erstellt. Hierfür steht selbstverständlich eine

Funktion mit der Bezeichnung

Copy

zur Verfügung. Sie ändern lediglich die Referenzen –

Auftrag-Nr

,

Auftrag-Datum

und

Erfassungs-Datum

– und betätigen anschliessend die Schaltfläche

Kopieren

.

Sämtliche Daten – sowohl Kopf- wie auch die Positionsdaten – werden automatisch in ein neues

Dokument überführt. Im Klartext:

Sie haben am Ende des entsprechenden Auftrages je eine separate Offerte, eine Auftragsbestätigung und eine Rechnung

. Sie haben jederzeit Zugriff und Einblick in die spezifischen Dokumente. Diese Methode eignet sich besonders für umfangreiche Aufträge in Kombination mit entsprechenden Projekten. Sie sorgt auch für die notwendige Transparenz im

Falle von Differenzbereinigungen zusammen mit Auftraggebern.

Mit der einfachen und der komplexen Verarbeitungsart lassen sich schnell und effizient auch

Konto

-

auszüge

, einfache

Mahnungen

und

Gutschriften

erstellen. Bei der Anwendung der komplexen Art, sind zudem die Vereinbahrung und Erstellung von

Akontorechnungen

mit Nachweis in der Schlussabrechnung möglich.

Project

MCP

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28

Modul Offerten Aufträge Fakturierung

UNIKOMM

Project

Modulsteuerung

Voraussetzung für das Bearbeiten eines Auftrages (Offerte, Rechnung) sind eine gültige

Kunden-Infor

-

mation

(Adresse) und mindestens ein

Projekt

(zum Beispiel interne Aufträge). Erklärt werden primär die Grundfunktionen.

Von Hauptmenü

Auftrag-Kopfdaten

1

Auftrags-Abschlussdaten

12

2 3

8

4

13

5

9

10

Suchfenster

6

11

16

11

7

8

Zurück nach

Hauptmenü

9

14

15

1

2

3

4

5

6

7

10

11

12

13

14

15

16

Zeigt die gespeicherten

Kunden-Adressen.

Initialisierungspunkt

Zeigt die gespeicherten

Lieferanten-Adressen

Initialisierungspunkt

Kopierfunktion

für Offerte

> Auftrag > Rechnung.

Öffnet das Formular

Aufträge suchen

.

Öffnet die Selektion für das

Fakturajourna

l.

Zeigt den aktuellen Stand der abzurechnenden

MwSt

.

Löscht

den aktuellen Auftrag (Kopf- und Positions-

Daten).

Zeigt gespeicherte

Zusatz

-

Adressen

eines Haupteintrages (z.B. Filialen).

Öffnet eine Übersicht erfasster

Kreditoren

(projektspezifisch).

Schnellerfassung

eines neuen Kunden.

Anzeige und Steuerung der

Druckausgabe

.

Öffnet das Formular

Auftrags-Positionen.

Zeigt verfügbare

Standard

-

Texte

(Konserven) an.

Zeigt allfällige

Akontorech

-

nugen

des referenzierten

Auftrages.

Anzeige der

internen Notizen

von Kunden und

Lieferanten (mutierbar).

Aktualisiert

die Rekapitulation ab Subtotale der Auftragspositionen.

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29

Modul Offerten Aufträge Fakturierung

Modulsteuerung

(Fortsetzung)

Formularauszug Abschlussdaten

UNIKOMM

Project

12

25

25

Vortext

Arbeitsausführung

24

24

22

23

26 27

16

17 18 19 20 21

16 Initialisiert

eine

neue

Positionszeile . Der Cursor wird in das Feld Positions-Nummer gesetzt.

17

Anzeige und Auswahl eines

Untertitels

.

18

Fügt eine

Leerzeile

ein. Der Cursor wird wieder auf die Schaltfläche

Erfassen

gesetzt.

19

Öffnet ein Hilfsformular, das erlaubt, projektrelevante

Aktivitäten

zu quittieren bzw. passiv zu setzen (Status = abgerechnet).

20

21

Öffnet das Formular

Artikel suchen

. Artikel aus dem Modul Artikel-Information können so direkt

(mit allen Angaben) in den Auftrag übernommen werden.

Löscht

die aktuelle (referenzierte) Auftrags-Position. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

22

23

24

25

Hilfsfunktionen:

Erlaubt die Bildung von beliebigen

Subtotalen

. Vor der Addition von

Positionszeilen muss vorgängig eine neue Zeile eröffnet werden (sein).

Zeigt eine

Übersicht

aller gebildeten

Subtotale (für umfangreiche Aufträge).

Ein

Doppelklick

vergrössert das Feld

Positionstext

für die Erfassung beliebiger Zeilen.

Ein

Doppelklick

aktiviert eine Funktion für die

Berechnung

vom Ausmassen.

26

Springt von Zeile zu Zeile, um allfällige

Positions-Nummern

einzutragen.

27 Löscht

gesetzte Positions-Nummern vollständig.

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30

Modul Offerten Aufträge Fakturierung

UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf

(einfache Methode)

Wir gehen von der Annahme aus, dass eine

Offerte

, eine

Auftragsbestätigung

und abschliessend eine

Rechnung

erstellt werden soll. Wie unter Übersicht bezeichnet arbeiten wir dabei mit der Methode

ein

-

fach

bzw. mit dem gleichen Datensatz (fortlaufende Mutation).

Von Hauptmenü

Auftrags-Kopfdaten

4

1

5

7

9

3

6

8

2

10

Zurück nach

Hauptmenü

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Mit der Schaltfläche

Kunde

wird das Formular Kunde suchen geöffnet.

Ein Mausklick auf oder die Taste

F4

öffnet die Auswahlliste. Der gewünschte

Kunde wird markiert und mit {

Enter

} angezeigt.

Mit der Schaltfläche

Neu

werden die Kundendaten in die entsprechenden

Felder eingefügt. Alternativ kann mit

Ändern

eine bestehende Adresse ersetzt werden.

Manuelle Eingabe

der

Auftrag-Nummer. Das

Feld ist alphanumerisch

(Zahlen und Buchstaben).

Suchen des zutreffenden

Projektes

über die Auswahlliste.

Hinweis !!

Die Auftrags- und eine Projekt-Nr. sind zwingend.

Auswahl des

Formular

-

Titels

(Dokument). Für

Das vorliegende Beispiel

Offerte

.

Obligatorische Eingabe von

-

Auftrag-Datum

-

Datum Erfassung

Kontrolle oder Änderung der

Zahlungskondition

.

Erfassung der

Referenzen

.

Mindestens eine Zeile (Referenz 1) muss vorhanden sein.

Fakultative Felder für

- Terminangabe

- Lieferadresse-Nummer

- Versandart

MCP

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Seite

31

Modul Offerten Aufträge Fakturierung

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

Formularauszug Abschlussdaten

Von Seite 1

UNIKOMM

Project

14

12

15

13

11

16

Vortext Arbeitsausführung als Positionen erfasst

17

18

30

19

11

12

13

14

15

16

17

18

Erfassung eines Vortextes, der die auszuführende Arbeit und / oder Rahmenbedingungen bezeichnet.

Maximal 2 Zeilen !

Öffnet das Formular

Auf

-

tragspositionen

. Der Cursor wird auf die Taste

Erfassen

positioniert.

Initialisiert (eröffnet) eine

neue Positionszeile

. Der

Cursor steht im Feld Pos-

Nr.

Eingabe

(fakultativ) der

Positions-Nummer. Erhöhen bei umfangreichen

Aufgaben die Übersichtlichkeit.

Erfassung des

Positions

-

textes

. Häufig verwendete

Texte können über die Auswahlliste {

F4

} abgerufen werden.

Auswahl

{F4

} oder Erfassung der

Einheit

.

Erfassung oder Berechnung der

Anzahl

.

Auswahl {

F4

} oder Eingabe

Von

Preis

/

Std-Ansatz

.

Der Positions-Betrag wird automatisch berechnet und die nachstehende Meldung erscheint. Bestätigen Sie

Mit

OK

.

Wichtige Hinweise !!

Der Vorgang

13

bis

18

wird solange wiederholt, bis alle Auftrags-

Positionen (Offerte) erfasst sind.

Die Auswahllisten

15

, und

17

sind zugänglich und können nach Bedarf laufend ergänzt werden. Benutzen Sie dazu das Menü

Hilfs

-

programme

, Option

Applikationsparameter

bzw. die Formulare

A-Texte

und

Std-Ans

.

Beim Verlassen der Auftrags-Positionen (

19

) wird die nebenstehende Meldung angezeigt. Ignorieren Sie diese mit einem Mausklick auf die Taste

Ja

. Die Option wird nur bei umfangreichen, verknüpften Projekten benötigt.

30

13

Steuert den

MwSt-Satz

.

Code 1 = 7.60 %

Code 2 = 2.40 %

Code 1 ist Standardwert.

MCP

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Seite

32

Modul Offerten Aufträge Fakturierung

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

Auftrags-Abschlussdaten

22

23

24

20

21

UNIKOMM

Project

25

28

27

29

26

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

Eingabe eines individuellen

Nachtextes

.

Häufig verwendete Texte können über das Formular

Standardtexte

abgerufen und eingefügt werden. Die

Anzahl der Texte ist nicht beschränkt.

Eingabe allfälliger

Rabatt

in

%

oder

CHF

.

Eingabe allfälliger Skonto in

%

oder

CHF

.

Hinweis !

Die Felder Ra-Spesen und

Pr-Spesen werden bei einfachen Aufträgen nicht benutzt.

Bestätigung oder Veränderung des

MwSt-Satzes

.

Beim Verlassen des Feldes wird die Totalsumme berechnet und die Meldung gespeichert… angezeigt.

Bestätigen Sie die Meldung mit

OK

.

Die Offerte ist nun abgeschlossen. Mutationen sind jederzeit möglich

.

Mit der Taste

Berichte

öffnet sich die Ansicht bzw.

Drucksteuerung.

Ein Mauklick auf die Brille zeigt die Offerte in der

Seitenansicht

. Ein Klick auf den Drucker löst den

Druckvorgang direkt aus.

Startet im Falle einer Rechnung den automatischen

Druck des

EZ-Scheines.

Schaltet die Kopf- und Fusszeilen (Logos) ab für die Verwendung von

Vordrucken

.

MCP

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Seite

33

Modul Offerten Aufträge Fakturierung

UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

Wie bereits zu Beginn der Beschreibung des Arbeitsablaufes bezeichnet, erstellen wir eine Offerte – nun abgeschlossen – eine

Auftragsbestätigung

und eine

Rechnung

.

Umwandlung Offerte in Auftragsbestätigung

Auftrags-Kopfdaten

1

2

1

2

Wir ändern über die Auswahlliste den Formular-

Titel in

Auftragsbestätigung

. Mutieren das

Auf

-

trags-Datum

und sofern anders vereinbart, die

Zahlungskondition

.

Eventuelle Anpassung des

Termins

.

Fertig ist der Auftrag!

Wichtiger Hinweis !!

Denken Sie daran, allfällige

Änderungen und Ergänzungen der Auftragspositionen vorgängig vorzunehmen.

Das hat in der Regel auch zur Folge, dass sich das

Auftragstotal verändert.

Alle Manipulationen sind mit der Offerte identisch.

Umwandlung Offerte in eine Rechnung

1

1

Wir ändern über die Auswahlliste den Formular-

Titel in

Rechnung

und mutieren das

Auftrags-

Datum

.

Wichtiger Hinweis !!

Für die Umwandlung in eine Rechnung gelten die gleichen Bedingungen wie oben beschrieben.

Ferner ist es zwingend, die

Formularseite 2

, ab dem Feld Nachtext nochmals abzuarbeiten (zu durchlaufen).

Ohne diese Nachbearbeitung ist die Rechnung unvollständig.

MCP

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Seite

34

Modul Offerten Aufträge Fakturierung

UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

Wie bereits zu Beginn der Beschreibung des Arbeitsablaufes bezeichnet, erstellen wir eine Offerte – nun abgeschlossen – eine

Auftragsbestätigung

und eine

Rechnung

.

Umwandlung Offerte in Rechnung

Auftrags-Abschlussdaten

2

1

1

2

3

4

5

Wiedereinstiegspunkt (nur bei Rechnungen) nach erfolgter Mutation der Kopf-

Daten.

Bestätigen Sie alle Felder mit {

Enter

] bis hin zur Position MwSt.

Beim Verlassen der MwSt erscheint erneut die Meldung „Datensatz gespeichert“.

Bestätigen Sie die Meldung mit

OK

. Das Formular

Um

-

satzinfo

wird automatisch geöffnet.

Die Betätigung der Schaltfläche

Buchen

, addiert das Rechnungstotal zum

Umsatz LJ

des referenzierten Kunden. Gleichzeitig erfolgt der Übertrag in die

Debitorenkontrolle.

Ein Klick auf

Schliessen

beendet die Umsatzverbuchung.

Die Rechnung ist nun abgeschlossen!

3

5

4

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Seite

35

Modul Offerten Aufträge Fakturierung

UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

Nach dem gleichen Verfahren – mit ein und demselben Datensatz – können weitere Dokumente erstellt werden.

Umwandlung Rechnung in Kontoauszug

Auftrags-Kopfdaten

1

Umwandlung Rechnung in Mahnung

Wichtige Hinweise !!

Bei der Umwandlung einer

Rechnung in einen

Konto

-

Auszug

oder in eine einfache

Mahnung

(Kopie der

Rechnung) wird lediglich der Formular-Titel verändert. Nach dem Ausdruck des Dokumentes wird der

Formular-Titel automatisch auf

Rechnung

zurückgesetzt.

Die Umwandlung in eine

Gutschrift

soll nur in Ausnahmefällen benutzt werden. Besser ist die Generierung einer

neutralen

Gutschrift (neuer Daten-

Satz) mit der Funktion

Copy

. Siehe auch nachfolgende Beschreibung der komplexen Methode.

Umwandlung Rechnung in Gutschrift

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Seite

36

Modul Offerten Aufträge Fakturierung

UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf

(komplexe Methode)

Im Gegensatz zu der beschriebenen einfachen Methode – Statusänderung (Formular-Titel) des gleichen

Datensatzes – werden bei der

komplexen Methode

immer neue Datensätze generiert. Das heisst, Offerte,

Auftragsbestätigung, Akontorechnung, Rechnung u.a.m. sind eigene Elemente bestehend aus Kopf-, Positions- und Abschlussdaten. Das Dokument als Grundlage für eine Kopie bestimmen Sie selbst. Eigenständige Datensätze (Dokumente) haben den Vorteil des lückenlosen Nachvollzuges eines Auftrages.

Der generelle Arbeitsablauf für die Erstellung eines Auftrages (Offerte) ist mit der einfachen Methode identisch. Nehmen wir an, Sie möchten auf der Basis einer Offerte eine separate Auftragsbestätigung erstellen, hat nachstehender Ablauf Gültigkeit.

Auftrags-Kopfdaten

1

Ba sis do ku me nt

5

6

7

1

2

3

4

8

Öffnet das Formular

Kopieren

.

Markieren Sie die gewünschte

Dokumentart

.

Ändern Sie

- Auftrag-Nummer

- Auftrag-Datum

- Erfassungs-Datum

Startet

das Kopierprogramm.

Bestätigen Sie mit

OK

.

Bricht

den Vorgang ab.

Abschlussmeldung

des

Kopiervorganges.

Bestätigen Sie mit

OK

.

Aufforderung

betreffend vorzunehmender bzw.

gewünschter Mutationen.

2

7

3

5

4

MCP

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6

8

Seite

37

Modul Offerten Aufträge Fakturierung

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

Auftrags-Kopfdaten

Ne ue s D ok um en t

UNIKOMM

Project

Wichtige Hinweise !!

Je nach Dokumentart müssen die spezifischen Mutationen vorgenommen werden. Insbesondere beim Kopieren in eine Rechnung sind die Ab-

Schlussdaten, ab Auftrags-

Nachtext, vollständig abzuarbeiten.

Auch mit der komplexen

Methode erstellte Dokumente können einfach und effizeint in Kontoauszüge oder

Mahnungen umgewandelt werden.

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Seite

38

Modul Quick- Mail

UNIKOMM

Übersicht

Das Modul

Quick-Mail

hat wie das Präfix Quick bezeichnet, etwas mit „ schnell “ zu tun. Das ist effektiv auch so, denn mit diesem Hilfsmittel wird eine Vielzahl von Schreibarbeiten erledigt. Angefangen bei

Faxen, Kurzbriefen, Lieferscheinen und Mitteilungen in einer einfachen und schnellen Art, bis hin zu qualifizierter Korrespondenz als Einzeldokumente oder Serienbriefen. Das Modul Quick-Mail hat zudem eine zentrale Funktion, denn es ist in allen Menüs in der gleichen Form vorhanden und ist auch aus Modulen direkt ansprechbar.

Sämtliche Quick-Mail Dokumente werden

automatisch archiviert

. Das heisst, sie können jederzeit eingesehen und auch wieder verwendet (kopiert) werden. Die Suche eines bestehenden Dokumentes geht einmal global (über alle) oder selektiv nach einem Kunden oder einer allgemein abgelegten

Adresse.

Direkt im Zugriff sind die

Kunden-Informationen

(Adressen) und die

Lieferanten-Informationen

.

Mit anderen Worten: Die gewünschten Dateien werden per Mausklick geöffnet und zur Auswahl bereitgestellt. Die gleiche Kondition gilt auch für gespeicherte

Kontaktpersonen

, die wahlweise mit ihren individuellen Daten (Telefon, Fax, E-Mail) eingefügt werden können. Weiter werden beliebige

Absender

verwaltet, wie zum Beispiel Stammadresse, private Adresse, Adresse einer Funktion,

Adresse einer Mitgliedschaft (Verein, Verband) u.a.m.

Ein zusätzliches Hilfsmittel sind die

Standardtexte

. Also Textkonserven, die häufig verwendet und nur geringfügig verändert werden. Warum neu schreiben, wenn der Kerntext bereits vorhanden ist?

Die Anzahl der Standardtexte ist unbeschränkt. Sie können über ein Suchfenster mit signifikanten

Begriffen (Kürzeln) schnell und sicher gefunden werden.

Wie bereits oben erwähnt beinhaltet das Modul Quick-Mail zwei Versionen. Einmall die

Schnellkorrespondenz

, andererseits die

Standardkorrespondenz

(wie Word). In den nachfolgenden Ausführungen werden wir die beiden Erscheinungsformen getrennt beschrieben.

Wichtige Empfehlung !!

Vor der Bearbeitung von Quick-Mails sollten nachstehende Applikations-

Parameter vorbereitet werden.

Project

MCP

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Seite

39

Modul Quick- Mail

UNIKOMM

Übersicht

Ein neues Quick-Mail (Textdokument) wird mit der Schaltfläche

Erfassen

initialisiert (eröffnet). Die

Nummer wird sequentiell aufsteigend automatisch zugeteilt. Ebenso das Datum (Tagesdatum), das

überschrieben werden kann. Die Auswahllisten

Titel

und

Aktionen

erlauben eine einfache und rasche Beschreibung bzw. Zweckbestimmung des Dokumentes. Wir empfehlen diese Rubriken in jedem Dokument – auch wenn es sich um einen „echten Brief“ handelt – zu verwenden. Sie erleichtern zu einem späteren Zeitpunkt die Suche und Zuordnung. Ein

Absender

und eine

Anschrift

(Kunde, Lieferant) müssen immer eingefügt werden, damit die im Hintergrund ablaufenden Verknüpfungen (Dokumentgenerierung) richtig funktionieren.

Modulsteuerung

Vom Hauptmenü

Formular Seite 1

Project

8

9

10

Telefon Wähler

E-Mail-senden

(Outlook) aktivieren

E-Mail im PDF-Format senden.

1 2

3

4 5 6

7

Zurück nach

Hauptmenü

4

5

6

1

Erfassen eines

neuen Dokumentes

(Quick-Mail).

Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

Öffnet das Formular

Übersicht

. Ein bestehendes Quick-

Mail kann gesucht werden (global, nach Name, Projekt).

3

Öffnet das

Notizfeld

des referenzierten Kunden.

Eine Bemerkung, Mitteilung.... kann hinterlegt werden.

Löscht

das aktuelle Quick-Mail.

Öffnet das Formular für die

unformatierte

Textbearbeitung.

Öffnet das Formular für die

unformatierte

Textbearbeitung.

7

Öffnet das Formular

Selektion Berichte

.

Hilfsfunktionen:

8

Auswahllisten für die

Schnellselektion

von

Aktionen

. Speziell für Begleit- und

Kurzbriefe.

9

10

Verwaltung und Verwendung von beliebigen

Absendern

(Geschäft, Privat...)

Schaltflächen für das Einfügen von:

Kunden-Adresse

Kunden-Kontaktperson(en)

Lieferanten-Adresse

Lieferanten-Kontaktperson(en)

Historydaten

MCP

MC+Partner

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Seite

40

Modul Quick- Mail

UNIKOMM

Beispiel Kurzbrief

Wir erstellen einen Kurzbrief. Ziel ist die

schnelle Zustellung

einer Dokumentation über den Betrieb, als Folge einer telefonischen Anfrage. Wir verwenden „fast“ ausschliesslich die integrierten Optionen und Funktionen.

Arbeitsablauf

1

Project

2

1

Ein Mausklick auf die Schaltfläche

Erfassen

setzt den Cursor auf das Datum (Vorschlag

= Tagesdatum). Der Titel

Kurzbrief

wird ausgewählt und die

Referenz

eingetragen. Wir wählen weiter:

Aktion 1

Aktion 2

Zu Ihrer Information

Zu Ihrer Verfügung

Die

Beilage

wird eingetragen. Fertig sind die Referenzen!

2

3

4

Die Betätigung der Schaltfläche öffnet das

Formular

Absender

. Der erste verfügbare

Eintrag wird angezeigt. Mit den Navigationspfeilen können Sie vor- bzw. rückwärts blättern.

Übernimmt

den angezeigten Absender in das Quick-Mail (im Hintergrund).

Schliesst

das Formular Absender.

4

3

MCP

5

5

Die

Bezugsperson

(Visa) wird ausgewählt und mit {Enter} bestätigt. Der Cursor positioniert sich auf die Schaltfläche

Kunden

.

Fortsetzung nächste Seite.

MC+Partner

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Seite

41

Modul Quick- Mail

Beispiel Kurzbrief

(Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

7

5

6

8

9

11

12

6

7

8

9

10

Ein Mausklick auf die Schaltfläche

Kunden

(Feldstecher) öffnet das Formular Gast /

Kunde suchen.

Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche wird eine

Auswahlliste

geöffnet. Der gewünschte Gast / Kunde kann gesucht werden. Mit {Enter] wird das Suchresultat angezeigt.

Mit der Schaltfläche

NEU

werden die Angaben der Firma Muster AG in die Rubrik Empfänger des Quick-Mails übernommen.

Hinweis !

Ein fehlerhafter Suchvorgang (falsche Adresse) kann wiederholt werden. An Stelle der Schaltfläche NEU wird abschliessend

Ändern

gedrückt. Die bestehende Adresse wird überschrieben.

Nach dem Einfügen der Empfänger-Adresse wird der Cursor auf die Schaltfläche

Unformatiert

gesetzt. Die richtige Option für einen Kurzbrief !

11

Optionen

:

Analog dem beschriebenen Vorgang (6-10) kann eine alternative

Kontaktperson

eingefügt werden.

12

Analog den Arbeitsschritten 6-10 kann an

Stelle einer Kundenadresse ein

Lieferant

gesucht, angezeigt und übernommen werden.

Fortsetzung nächste Seite.

Project

10

MCP

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Seite

42

Modul Quick- Mail

Beispiel Kurzbrief

(Fortsetzung)

Arbeitsablauf

10

Grussformel

Unterschrift...?

14

UNIKOMM

Project

10

Öffnet das Formular für die

Texterfassung

.

Wichtiger Hinweis !!

Das Textfeld ist in Access ein sog.

Memofeld

.

Das heisst, die Editorfunktionen sind unterschiedlich zu den Gewohnheiten wie z.B. im im Word. Wir verweisen auf die Ausführungen im Abschnitt

integrierter Texteditor

.

15 16

17

13 Erfasster Text

. Standard-

Schriftart ist Arial 10 Punkt.

13

14

Die

Grussformel

und die

Unterschrift

sind bereits in den Kopfdaten erfasst worden. Kann bei Bedarf geändert werden!

15

Zeigt eine

Seitenansicht

(Kontrollansicht) an, ohne

Formularwechsel.

16

Öffnet das Unterformular

Selektion Berichte

.

In der Regel wird die gleiche Schaltfläche auf Seite 1 verwendet!

17

Kehrt zur

Seite 1

(Kopfdaten zurück.

MCP

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Seite

43

Modul Quick- Mail

Beispiel Kurzbrief

(Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Project

17

18

19

20

Wichtiger Hinweise !!

Für Kurzbriefe stehen grundsätzlich zwei

Berichte zur Verfügung. Das

Fax-Formular

und der

Fax-Brief

.

Alternativ kann ein Kurzbrief direkt als

E-Mail

zugestellt werden. Der Text (Brief) wird dabei als

Anlage

beigefügt.

18

Öffnet das Fax-Formular als

Seitenansicht

oder löst den

Direktdruck

aus.

19

Öffnet den Fax-Brief als

Seitenansicht

oder löst den

Direktdruck

aus.

20

Erlaubt das Drucken einer

einzelnen Adresse

über den integrierten Etiketten.Saver

(Ausnutzung der Etiketten-Bogen).

U

steht für unformatierter Text.

MCP

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Seite

44

Modul Quick- Mail

UNIKOMM

Project

Beispiel Serienbrief

Das nächste Fallbeispiel behandelt den Serienbrief. Wir verwenden dazu das gleiche Fallbeispiel bzw.

den gleichen Text. Der gesamte Vorspann der Brieferstellung, also die

Initialisierung

, die Festlegung der

Referenzen

, die Einfügung des

Absenders

und die Selektion einer

Adresse

erfolgen analog der

Beschreibung von Seite 39 bis 40. Zur Adresse ist zu bemerken, dass es irgend eine Anschrift aus der

Kategorie Kunden sein kann .

Arbeitsablauf

10

10

Öffnet das Formular für die

Texterfassung

.

Wichtiger Hinweis !!

Das formatierte Textfeld gestattet die individuelle Gestaltung von Dokumenten.

15

11 12 13 14

11

Öffnet die Erfassung und

Verwaltung von

Standard-

Texten

(Konserven)

12

Zeigt eine

Seitenansicht

(Kontrollansicht) an, ohne

Formularwechsel.

13

Öffnet das Unterformular

Selektion Berichte

.

In der Regel wird die gleiche Schaltfläche auf Seite 1 verwendet!

14

Kehrt zur

Seite 1

(Kopfdaten zurück.

15

Hilfsformular, positioniert neben dem Textfenster rechts, mit den

Formatie

-

rungsbefehlen

(Icons).

Editierfunktionen:

Alle Schriftarten

(Windows Fonts)

Schriftgrösse bis 72 Punkt

Fett, kursiv, unterstrichen

Schriftfarbe

Hintergrundfarbe

Ausrichtung links, zentriert, rechts

Blocksatz

Hoch- und tiefgestellt

Tabulator

Zeilenabstand

MCP

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Seite

45

Modul Quick- Mail

Beispiel Serienbrief

(Fortsetzung)

Arbeitsablauf

15

16

14

UNIKOMM

Project

14

15

Öffnet das Formular

Selektion Berichte

.

Öffnet das Formular Selektion

Serienbriefe

.

16

Wir wählen die Option

von Kategorie

Kunden

bis Kategorie

Kunden.

17

Ein Klick auf die Schaltfläche (Brille) zeigt die selektierten Briefe in sequentieller Reihenfolge an.

18

19

Gleiche Funktion für eine Auswahl nach

Gruppen

.

Gleiche Funktion für eine Auswahl von

Adressen nach

Gruppe

.

20

21

Einzelselektionen

von Adressen (Briefen) aus der

Gesamtmenge

von Kunden oder

Lieferanten.

Erstellt Dateien oder E-Mails im

PDF

-Format.

17

18

19

20

21

MCP

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Seite

46

Modul Quick- Mail

UNIKOMM

Project

Bearbeitung von Standardtexten

Standardtexte sind nützliche Helfer für die Bearbeitung häufig wiederkehrender Brieftexte. Je universeller sie gestaltet werden, desto grösser ist die Einsatzmöglichkeit und der daraus resultierende Nutzen.

Arbeitsablauf

1 6

9

2

1

Öffnet das Formular

Standardtexte

.

2

3

4

Der erste verfügbare

Text wird angezeigt.

Öffnet das Unterformular

Übersicht

.

Der geeignete Text wird gesucht und

markiert

.

5

6

7

8

9

Die Betätigung der Taste

(Hand) übernimmt den

Text in das Anzeigefenster.

Mit der Schaltfläche

Insert

wird der Text in das obere Fenster übertragen. Im Bedarfsfalle kann er ergänzt werden.

Initialisiert die

Erfassung

eines neuen Textes.

Löscht

den aktuellen Text.

Hilfsformular, positioniert neben dem Textfenster rechts, mit den

Formatie

-

rungsbefehlen

(Icons).

4

5

7 3 6 8

MCP

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Seite

47

Modul Projekte

UNIKOMM

Project

Übersicht

Das Modul Projekte ist das zweite zentrale Modul und gleichzeitig auch das umfangreichste. Eigentlich nahe liegend, da das Ziel von

UNIKOMM

Project

die Planung und Kontrolle von Projekten unterschiedlichster Art und Ausprägung ist. Projekte hat direkte oder indirekte Verbindungen zu den Modulen

Artikel

,

Kunden

,

Lieferanten

,

Mitarbeiter

,

Aufträgen

,

Kreditoren

und

Quick-Mails

. Grundsätzlich beinhaltet das

Modul zwei Verarbeitungsarten (Modi), nämlich die

Projektplanung

und die

Projektrapportierung

. Die

Verarbeitungsarten können einzeln (allein) oder in Kombination eingesetzt werden. Der Anwender einerseits, die Komplexität und der Umfang einer zu lösenden Aufgabe andererseits, entscheiden über die Einsatzart.

Die Anzahl der gleichzeitig laufenden Projekte, sowie die dabei eingeplanten Ressourcen (Mitarbeiter,

Material) ist nicht beschränkt. Ein Projekt kann in bis zu 99 Projektabschnitte (Unterprojekte) aufgeteilt werden. Dabei wird jeder Projektabschnitt einzeln geplant, kontrolliert und abgerechnet. Eine integrierte Projektanalyse (Soll-Ist-Vergleich) gibt jederzeit – auf „Knopfdruck“ – Auskunft über den Stand des

Projektes. Im Detail über die geleisteten Arbeitsstunden, über fakturierte Teilleistungen, über bezahlte

Fremdleistungen und aufgelaufene Nebenkosten. Eine umfangreiche Auswahl von Berichten erlauben zudem jederzeit eine gesamtheitliche oder selektive Auswertung von Arbeitszeit und Kosten.

Der effizienten und zeitsparenden Bearbeitung und Verarbeitung wurde grossen Wert beigemessen.

Langjährige Erfahrungen mit

UNIKOMM

Project

zeigen, dass wenige Minuten täglich ausreichen, um ein komplexes Projekt zu kontrollieren. Dies ist möglich dank der optimalen Gestaltung der Bildschirmasken (Formulare), der einfachen Arbeitsabläufe und der integrierten Hilfsmittel. So werden beispielsweise bei der Zeiterfassung (Rapportierung) gleichzeitig allfällige Spesen und Nebenkosten erfasst.

Bis zur nächsten Abrechnung können Sie diese Details vergessen. Ganze Projekte oder Projektabschnitte können auf Tastendruck mit neuen (veränderten) Ansätzen berechnet werden. Sofern erforderlich können alle Detailzeilen (Positionen) eines Projektabschnittes automatisch in eine Teil- oder

Schlussabrechnung übernommen werden. Nicht zu vergessen die permanent mitlaufende Pendenzenkontrolle.

UNIKOMM Datenbanken sind von der Anlage her netzwerkfähig. Für die Projektarbeit, insbesondere bei umfangreicheren Aufgaben und Teams, ein unbedingter Vorteil. So können alle Mitarbeiter und / oder Abteilungen unabhängig von einander mit den gleichen Projektdaten kommunizieren bzw. arbeiten. Eine Zentralisierung der Planung und Kontrolle entfällt. Das erhöht die Flexibilität, fördert die Effizienz und spart Zeit und Kosten. Die Transparenz – zum Beispiel für die Projektleitung – ist jederzeit gewährleistet.

Gemessen am Funktionsumfang des Moduls Projekte, ist es relativ schwierig, eine alles umfassende

Anleitung / Beschreibung vorzulegen. Wir beschränken uns in den nachfolgenden Ausführungen auf wesentliche Kernbestandteile. Es sind dies die

Projekt-Kopfdaten

, also die Grundlage für eine erfolgreiche Projektarbeit, die

Planungs

- und

Kontrollelemente

. Weiter empfehlen wir den Anwendern in eigener Regie mit einfacheren Aufgaben zu beginnen. Für den Einstieg in komplexere Projekte ist ein zeitlich begrenztes Coaching sicher von Vorteil.

MCP

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Seite

48

Modul Projekte

UNIKOMM

Modulsteuerung

(Projekt-Kopfdaten)

Wir beginnen mit einem Fallbeispiel aus der Praxis. Die Aufgabe war die Analyse und Planung eines

Erweiterungsbaues – aufgeteilt in mehrere Etappen – für einen Galvanobetrieb in der Region Bern.

Die Projekteröffnung erfolgte auf der Basis einer detaillierten Offerte. Als Erstes erklären wir Ihnen die Elemente (Schaltflächen) der Modulsteuerung

Formular Seite 1

Von Hauptmenü

Project

Kunde suchen

12

11

Lieferant suchen

7

12

8

9

13

1 2 3

4 5

6

10

1

Erfassen (eröffnen) eines

neuen Projektes

. Der Cursor wird in das Feld Projekt-Nummer positioniert.

2

Öffnet das Formular

Übersicht

. Alle Projekte (aktive und passive) werden in absteigender Reihenfolge angezeigt.

3

4

5

Direkte Verbindungen zu den Modulen

Kunden

und

Liefe

-

ranten

, um wichtige Notizen ( Informationen) zu hinterlegen.

Öffnet das Formular

Planung

für den Arbeitsmodus Planung und Kontrolle.

Öffnet das Formular

Rapportierung

. Modus ohne Planung.

6

10

Löscht

das aktuelle Projekt. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

Öffnet das Formular

Selektion Berichte

.

Hilfsfunktionen:

7

Direkte Verbindung zum Modul

Mitarbeiter

-

Information

.

8

9

11

12

13

Initialisiert ein neues

Quick-Mai

l. Alle releranten Daten werden direkt eingefügt.

Zeigt eine

Übersicht

aller Rechnungen, die das referenzierte Projekt betreffen.

Öffnet das Formular

Projekt

-

Mitarbeiter

.

Automatische

Telefonwähler

und direkter

E-Mail

-Ausgang.

Schaltflächen für die Anzeige / Suche von

Kunden

- und

Lieferanten

, sowie deren

Kontaktpersonen

.

MCP

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Seite

49

Modul Projekte

Modulsteuerung

(Projekt-Kopfdaten Fortsetzung)

Formular Seite 2

UNIKOMM

Project

Von Seite 1

14

15

16

18

17

Nach Seite 1

14

Öffnet das Formular

Teilprojekte

. Die Festlegung von bis zu 99 Teilprojekten ist möglich.

15

Individuelle rend der Projektarbeit oder nach Bedarf ergänzt werden.

Projektbeschreibung

. Diese kann wäh-

16

17

Öffnet den Bericht

Projekt-Analyse

(Soll-Ist-Vergleich).

Direkte Verbindung zum Modul

Mitarbeiter-Information

.

18

Direkte Verbindung zum Modul Kreditoren. Projektbezogene Lieferanten-Rechnung können erfasst werden.

Löschen Zeile

Neue Zeile

Hinweis !

Teilprojekte werden wie folgt bezeichnet:

E1

bis

E99

für erledigte

P1

bis

P99

für pendente

MCP

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Seite

50

Modul Projekte

Modulsteuerung

(Projektaktivitäten Rapportierung)

25

24

22

UNIKOMM

Project

Formular Seite 1

5

23

19

20

21

19

20

21

22

23

24

25

Initialisiert (eröffnet) eine neue

Positionszeile

.Der

Cursor wird in das Feld

Datum gesetzt.

Öffnet das Formular Selektion

Berichte

.

Löscht

die aktuelle Zeile.

Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

Ein Doppelklick auf das

Feld Aktivität / Kommentar öffnet ein erweitertes

Textfeld

. Es können beliebige Zeilen erfasst werden.

Ein Doppelklick auf das

Feld Aufwand öffnet das

Formular

Spesen

.

Öffnet das Formular Spesen der aktuellen Zeile zur Vornahme von

Kor

-

rekturen

.

Öffnet die Parameter für die Durchführung von

Ansatzkorrekturen

, global oder selektiv.

MCP

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Seite

51

Modul Projekte

UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf

(Projekt-Kopfdaten)

Die Projektdaten haben wie bereits vorgängig erwähnt, eine zentrale Bedeutung. In diesem Sinne ist die lückenlose Erfassung ein „muss“. Je besser der Informationsgehalt, desto kleiner der Zeitaufwand für die Verwaltung bzw. für die tägliche (periodische) Nachführung.

Formular Seite 1

1

5

5

8

2

3

4

7

8

6

Von Hauptmenü

1

2

3

4

5

6

7

8

Initialisiert (eröffnet) eine neue

Positionszeile

.Der

Cursor wird in das Feld

Datum gesetzt.

Manuelle Eingabe der

Projekt-Nummer

. Das

Projektdatum (Tagesdatum) wird vorgeschlagen.

Erfassung von:

-

Projektbezeichnung

-

Projektart

Auswahl der

Kontrollart

.

Für das vorliegende Beispiel

Rapportierung

.

Als nächster Schritt werden die

Projekt

-

Miarbei

-

ter

erfasst. Die Anzahl ist nicht beschränkt.

Hinweis !

Der gleiche Mitarbeiter kann mehrere Einträge kaben. Zum Beispiel für unterschiedliche Funktionen.

Beim Schliessen des Formulares Mitarbeiter wird der erste Eintrag als

Pro

-

jektleiter

gesetzt.

Eingabe

des Startdatums

(Arbeitsbeginn).

Auswahl des

Kunden

(Lieferanten). Änderung der

Kontaktperson nach Bedarf.

MCP

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Seite

52

Modul Projekte

UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf

(Projekt-Kopfdaten Fortsetzung)

Formular Seite 2

12

16

9

10

11

13

Zeile löschen

Zeile erfassen

Wichtige Hinweise !!

Mit dem

Korrektur-Faktor

wird bestimmt, welcher Anteil der verfügbaren Gesamtkapazität

(Anzahl Personen x 8 Std./ Tag) für das spezifizierte Projekt zur Verfügung steht bzw. eingesetzt wird. Das approximative Enddatum des Projektes (siehe Formular-Seite 1) wird mit diesem Faktor berechnet.

Wir unterscheiden grundsätzlich zwischen

produktiven

und

unproduktiven

Projekten.

Unproduktive sind beispielsweise

Administration

,

interne Entwicklung

,

Promotion

u.a.m.

Die konsequente Erfassung und Kontrolle der letztgenannten gibt jederzeit Auskunft über die Produktivität.

MCP

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14

15

Von Seite 1

9

10

11

12

13

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16

Eingabe

CHF Budget

aus der Kalkulation

(Offerte).

Eingabe

Std. Budget

aus der Kalkulation.

Der Ansatz CHF wird berechnet.

Eingabe

Korrektur

-

Fak

-

tor

(Erklärung siehe unter Hinweise).

Auswahl

Produktions

-

Code

(Erklärung siehe unter Hinweise)

Die

Effektiv-Werte

werden aus den Projektaktivitäten simultan (laufend) übernommen und die Abweichungen berechnet.

Frei definierbarer

Formu

-

lartitel

. Er wird als Überschrift in alle Berichte

übernommen.

Öffnet das Formular

Teil

-

projekte

. Es können bis zu 99

- Abschnitte

- Etappen

- Unterprojekte etc.

festgelegt werden.

Kurzbeschreibung

des

Projektes (mutierbar).

Seite

53

Modul Projekte

Arbeitsablauf

(Projektaktivitäten Rapportierung)

UNIKOMM

Project

Formular Seite 1

18

19

5

20

22

17

21

23

Hinweis !

Ein Doppelklick auf das Feld Std./

Zeit öffnet das Formular Spesen.

Betätigen Sie anschliessend die

Taste um die entsprechennen Einträge vorzunehmen. Bei der nächsten Abrechnung können Sie die aufgelaufenen Spesen abrufen und quittieren.

17

18

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21

22

23

Eingabe

Ausführungs

-

Datum

. Die Felder

Jahr

,

Woche-Nr

. und

Wochentag

werden automatisch eingefügt.

Erfassung

Arbeitsort

.

Erfassung (Auswahl) der

Arbeitszeit.

Von Zeit… bis Zeit. Die Zeit wird in

100 / Std. angegeben und berechnet.

Erfassung oder Auswahl der

Aktivität.

Die hinterlegte Auswahlliste kann laufend ergänzt werden.

(Applikations-Parameter)

Auswahl

Projektabschnitt

(in der Regel P1, P2, P,,n)

Erfassung

Kommentare

.

Hinweis !

Je präziser die Kommentare, desto einfacher die Rückverfolgung und/oder Differenzbereinigung.

Auswahl

Mitarbeiter

. Der

Cursor wird in das Feld

Std. (Zeit) gesetzt. Die

Zeit ist mutierbar. Beim

Verlassen des Feldes wird die Meldung „Datensatz wurde gespeichert“ angezeigt.

Mit dieser Schaltfläche können erfasste Spesen wieder angezeigt werden, um allfällige Korrekturen vorzunehmen.

MCP

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Seite

54

Modul Projekte

UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf

(Projektaktivitäten Fortsetzung)

Es kann sich die Situation einstellen, dass über ein gesamtes Projekt oder über einen Projektabschnitt die Stunden-Ansätze verändert werden sollen (müssen). Für diesen Fall steht die Funktion „Korrektur

Ansatz“ zur Verfügung. Diese Neuberechnung kann beliebig wiederholt werden. In diesem Sinne ist sie auch für die Berechnung von Varianten / Vergleiche einsetzbar. Im nachstehenden Beispiel wird das gesamte Projekt mit einem Ansatz von CHF 120.– neu berechnet.

Neu berechnete

- Positionszeilen

- Gesamttotal

Eingabe der Parameter

MCP

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55

Modul Projekte

UNIKOMM

Project

Übersicht Projektplanung

Als Fallbeispiel für die

Projektplanung

und

Kontrolle

zeigen wir Ihnen die Kalkulation einer Projekterweiterung. Der betreffende Kunde betreibt seit längerer Zeit eine UNIKOMM Datenbank mit Schwergewicht in den Bereichen Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung. Neu sind Bedürfnisse für die Artikelbewirtschaftung und für die Kontrolle der Mitarbeiterausbildung dazu gekommen. Es geht als konkret darum, die bestehende Datenbank mit neuen Modulen zu erweitern. Wie bereits in der Übersicht erklärt, ist die Art der Tätigkeiten, die geplant und kalkuliert werden sollen, unwesentlich. Es können Dienstleistungen, Arbeitsausführungen, Materiallieferungen oder deren Kombinationen sein.

Modulsteuerung

(Projekt-Kopfdaten)

Die Steuerung und der Arbeitsablauf für die Erfassung der Projekt-Kopfdaten ist mit kleinen Abweichungen mit der vorgängigen Beschreibung identisch. Was ändert ist die Kontrollart, die in diesem Falle auf

Planung + Kontrolle

eingestellt werden muss. Andererseits werden die kalkulierten Aufwendungen

(Stunden und CHF) automatisch in das Projektbudget (Kostenvoranschlag, Offerte) übernommen. Wir beschränken uns in diesem Sinne auf eine auszugsweise Darstellung der Kopfdaten.

Die Option

Planung

und

Kontrolle

ist initialisiert.

Die Schaltfläche Planung ist

aktiv

, diejenige der

Rapportierung ist gesperrt.

Die Felder

Budget Fr

,

Budget Std

. und

Ansatz Fr

. Werden nach Abschluss der Planung (Kalkulation) automatisch eingesetzt. Der resultierende Std-Ansatz von Fr. 268.03 ist im vorliegenden Fall (zu)hoch. Der Grund sind kalkulierte Module zu Pauschalpreisen ohne berechneten Aufwand!

MCP

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Seite

56

Modul Projekte

Modulsteuerung

(Planung + Kontrolle)

UNIKOMM

Project

Formular Seite 1

4

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5

6

7 8 9

10

11

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Initialisiert (eröffnet) eine neue Positionszeile für

Aktivitäten

.

Initialisiert (eröffnet) eine neue Positionszeile für

Materialpositionen

.

Einblenden

Mo-Kalender

.

Das ausgewählte Datum wird in das Feld Datum Beginn kopiert.

Öffnet das Formular Selektion

Berichte

.

Öffnet das Formular

Akti

-

vitätenkontrolle

.

Öffnet das Formular

Wo

-

chenplan

(e).

Löscht

die aktuelle Positionszeile. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

Ein Doppelklick auf das

Feld Kommentar öffnet eine erweitertes

Textfeld

.

Öffnet einen

Hilfsrechner

für Materialpositionen.

7

Spezielle Selektion für Offerten

MCP

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13

Seite

57

Modul Debitorenkontrolle

UNIKOMM

Project

Übersicht

Das Modul Debitorenkontrolle ist nicht zu verwechseln mit einer Debitorenbuchhaltung. Wie der Name sagt, handelt es sich grundsätzlich um eine Kontrolle der offenen bzw. bezahlten Rechnungen abgelegt und sortiert nach Gast / Kunde-Nummer. Das Verarbeitungsprinzip ist einfach, in dem die spezifischen

Datenfelder dem Verwendungszweck entsprechend ausgefiltert werden.

Debitoren – offene Posten oder bezahlte – können nach

Rechnungs-Nr

.,

Name

oder

Ort

gesucht werden. In einem Unterformular werden alle Rechnungen absteigend nach Datum sortiert angezeigt und

Sie können beim Vorliegen einer Zahlung den entsprechenden Eintrag (Positionszeile) schnell und sicher finden. Ein spezielles Suchfenster mit der Bezeichnung „Debitoren Alle“ sucht auch Kunden, die

über ein Gästekonto verfügen. Im Gegensatz zu den „normalen Debitoren“ werden für diesen Fall kei-

Detailzeilen angezeigt. Sie haben aber die Möglichkeit die Detailbuchungen und den Saldo mit der

Schaltfläche

Konto

abzurufen.

Für die Erfassung der Zahlungen stehen zwei Methoden zur Verfügung. Wie schon oben erwähnt, die manuelle Erfassung. Die entsprechende Rechnung wird gesucht und der Buchungsvorgang mit der

Schaltfläche

Zahlungen

initialisiert. Nach der Festlegung der Zahlungsart (Bank, Bar, Post..) werden die Referenzen automatisch übernommen und das System prüft, ob die Zahlung <> Rechnungsbetrag ausglichen ist. Wenn nein, wird die Differenz als OP-Saldo, Code

OS

deklariert. Die zweite Methode ist der automatische Import (DTA) von Bank und/oder Postzahlungen. Die entsprechende(n) Datei(en) werden vorgängig abgeholt (alternativ mittels Datenträger) und in einem vordefinierten Ordner abgelegt. Nach der Betätigung der Schaltfläche

DTA-Import

und nach der Bestätigung einer Sicherheitsmeldung erfolgt der Import und die Verbuchung der Zahlungen automatisch. Als Quittung erhalten Sie ein Journal mit den getätigten Buchungen.

Integriert ist auch ein 3-stufiges Mahnwesen. Die Fristen für die 1., 2., und 3. Mahnung können individuell eingestellt werden. Vor dem effektiven Mahnlauf besteht die Möglichkeit ein

Mahncheck

laufen zu lassen. Dabei werden alle Mahnungen im Hintergrund bearbeitet (Dummymahnungen) und in einem speziellen Formular angezeigt. Mit dieser Übersicht können Sie die anstehenden Mahnungen kontrollieren und „spezielle Kunden“ vom diesem Mahnlauf ausschliessen. Als Standardlösung entsprechen die Mahnungen – egal welche Stufe – einer Kopie der Originalrechnung mit zusätzlichem

Kommentar.

Neu ist die Funktion zur Archivierung der Debitoren OP-Liste. So können Sie beispielsweise die OP‘s am Ende jedes Quartals, mindestens aber am Ende der Geschäftsperiode archivieren und zu jedem beliebigen Zeitpunkt (zu Kontrollzwecken) wieder einsehen.

Wichtige Empfehlung !!

Vor der Bearbeitung der Debitoren sollten nachstehende Applikations-

Parameter vorbereitet werden.

Zahlungskonten Bank, Post, Bar

MwSt-Nummer

Buchungsperioden

Aktuelle Buchungsperiode

MCP

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Seite

58

Modul Debitorenkontrolle UNIKOMM

Project

Übersicht

Die Erfassung einer Zahlung – oder von Zahlungen – beginnt immer mit der Suche des gewünschten

Kunden. In der Regel wird die Suchliste nach

Firma

(Name) verwendet. Ein kleiner Hinweis: Auswahllisten können auch mit der Taste

F4

geöffnet werden! Ist das Suchergebnis positiv, wird in der linken

Formularhälfte die vollständige Adresse, der Umsatzvergleich VJ <> LF und die Kontoinformation angezeigt. Im unteren Teil stehen die Detailzeilen der vorhandenen Rechnungen sortiert in absteigender

Reihenfolge und gruppiert nach Zahlungscode.

Modulsteuerung

Von Menü

Administration

Suchfenster nur OP‘s

Suchfenster alle

1 2

Zurück nach Menü

Aufträge

3 4 5 6

9

7

8

5

6

1

Initialisiert die

Erfassung

einer manuellen Zahlung(en).

2

Die Schaltfläche

Rechnungen

ermöglicht die direkte

Ansicht der markierten Rechnung.

3

Öffnet das

Zahlungsjournal

über einen Datum-Zoom.

4

Öffnet die

OP-Liste

über einen Datum-Zoom.

Öffnet die

Mahnliste

über einen Datum-Zoom.

Startet den

automatischen Mahnlauf

über eine Sicherheitsabfrage.

Startet den

Startet den

Mahncheck

und zeigt die Mahnungen an.

automatischen Import

von Zahlungen.

7

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8

Selektion + Anzeige Archiv

Standard

OP-Liste

Seite

59

Modul Debitorenkontrolle

Manuelle Buchungen

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Project

3

6 7 8

4

2

1

5 9

10

Wichtige Hinweise !!

Als Alternativen zum beschriebenen Ablauf (

1-10

) sind nachstehende Vorgänge möglich:

• Erfassung von Teilzahlungen

• Erfassung von gemischten Zahlungen, CHF und WIR

• Löschung einer Teilzahlung, CHF und WIR

• Buchung von Zahlungsdifferenzen, CHF und WIR

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1

2

3

4

5

6

7

8

9

Auswahlliste nach

Name

.

Der gewünschte Kunde wird gesucht.

Anzeige

der Detailzeilen

(Rechnungen].

Die offene Rechnung

OP

wird

markiert

.

Ein Mausklick auf die

Schaltfläche öffnet das

Formular

Zahlungskontrolle

.

Aktiviert eine

neue Zeile

in der Zahlungskontrolle.

Das Tagesdatum wird eingesetzt. Kann überschrieben werden.

Auswahl der zutreffenden

Konto-Nummer

.

Der entsprechende Text wird eingesetzt.

Eingabe

des bezahlten

Betrages. Mit {Enter] wird die Zahlung übernommen. Gesetzt wird:

• Zahlungs-Datum

• OP-Saldo

• Zahlungs-Code

Setzt eine verbuchte

Zahlung

vollständig zurück

(Roll-Back)

10

Schnellsuche

einer Zahlung mit der Rechnungs-

Nummer.

Seite

60

Modul Debitorenkontrolle UNIKOMM

Project

Automatische Buchungen

Voraussetzung für automatische Zahlungen sind spezifische

Datenfiles

von Banken oder der Post. Diese können über das Internet (Telebanking) oder mittels Datenträger zur Verfügung stehen. Die Datei(en) werden zur weiteren Verarbeitung in einen vordefinierten Ordner (siehe Systemparameter) abgelegt (kopiert). Der weitere Ablauf – Import, Prüfung und Verarbeitung – erfolgt automatisch.

Arbeitsablauf

2

7

4

6

8

5

3

1

3

4

5

6

1

Startet den

Datenimport

. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

2

Mit

OK

wird das Programm fortgesetzt.

7

8

9

Mit

Abbrechen

wird der Datenimport abgebrochen.

Der Import hat eine

Bankdatei

gefunden.

Die Originaldatei wurde in eine

Textdatei

umgewandelt.

Der interne Check meldet, dass die

Summe

der einzelnen Zahlungsrecords mit der

Prüfsumme

der Bank übereinstimmt.

Hinweis !

Sind Summe und Prüfsumme ungleich wird der Import abgebrochen. Ein Kontrolljournal wird gedruckt.

Mit

OK

wird die

Zahlungskontrolle

(Tabelle Bankzah-

Lungen) nachgeführt.

Mit

Abbrechen

wird der Buchungsvorgang übersprungen.

Diese Massnahme hat dann Gültigkeit, wenn die gleiche

Datei zwecks Kontrolle ein 2. Mal eingelesen wird.

Der

Import

und die

Verarbeitung

wurden erfolgreich abgeschlossen.

Hinweis !

Als Quittung der erfolgreichen Verarbeitung wird ein

Journal

der gebuchten Zahlungen gedruckt.

9

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Seite

61

Modul Artikelinformation UNIKOMM

Project

Übersicht

Mit dem Modul Artikelinformation können beliebige Artikel, nach beliebigen Gruppen und Kategorien verwaltet werden. Die Zuteilung der Artikel-Nummer erfolgt sequentiell und automatisch, ab dem voreingestellten Index (Präfix). Fakultative oder nicht benutzte Felder können über eine Meldung (Info-

Check) übersprungen werden. Mit der Schaltfläche

Erfassen

wird das Anlegen eines neuen Artikels

Initialisiert. Für ähnliche (wiederkehrende) Artikel wie zum Beispiel bei Getränken ist Funktion

Copy

gedacht. Sie kopiert alle Felder des referenzierten Artikels und setzt den Cursor in die Auswahlliste

LF-Name zur weiteren Bearbeitung (Mutation). Die Schaltfläche

Lagerinfo

zeigt – sofern das Lager geführt wird – alle relevanten Bestände wie

Lager

,

Bestellung

,

Verfügbarkeit

u.a.m. an.

Modulsteuerung

Von Menü

Aufträge

7

Suchfenster

9

8

10

2 1

3

4

5

1

Erfassen eines

neuen Artikels

. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

Reicht eine Zeile für die Beschreibung eines Artikel nicht aus, können

zusätzliche Zeilen

(Text) generiert werden.

3

4

Dient der Erfassung von technischen

Spezifikationen

wie zum Beispiel mechanische, elektrische Werte u.a.m.

Zeigt die

Lagerinformation

an, sofern der Artikel bewirtschaftet wird (Modul Lager).

5

6

Kopiert

den aktuellen Artikel in einen neuen Datensatz. Anschliessend werden die entsprechenden Mutationen vorgenommen.

Löscht

den aktuellen Artikel.

6

Hilfsfunktionen:

Zurück nach Menü

Aufträge

Enthält zusätzliche Info-

Felder zum jedem Artikel.

7

Auswahlliste

Lieferanten

für die Zuordnung des Hauptlieferanten. Die Nummer wird automatisch übernommen.

8

9

Auswahllisten für die statistischen Felder

Artikelkategorie

und

Gruppe

. Die Merkmale sind individuell einstellbar.

Felder für die

Preisgestaltung

:

• blau = Preiseingaben rot = berechnete Faktoren

10

Kopierfunktionen

für Zusatztexte und technische Werte.

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Seite

62

Modul Artikelinformation UNIKOMM

Project

Berichte und Statistiken

Das umfangreiche Berichtswesen erlaubt die Dokumentation und die statistische Auswertung der Artikel-

Informationen. Eingebaut sind Selektionen nach

Kategorien

und

Gruppen

. Mit der

ABC-Analyse

und der

Mengenstatistik

können wertvolle Informationen für Preisverhandlungen gewonnen werden.

Auszug Formular Artikelinformation

Gesamtinformation

eines Artikels.

Gesamtverzeichnis

aller Artikel

.

Verzeichnis nach

Gruppe

.

Verzeichnis nach

Kategorie

.

Artikeletiketten nach

Gruppe

.

.

Öffnet die Selektion

Statistik

.

Hinweis !

Die Selektionen nach Kategorie oder Gruppe erlauben die Wahl eines Merkmales oder eines Bereiches

von

...

bis

...

Startet die

ABC-Analyse

auf der Basis der Umsätze LJ.

Seitenansicht

oder

Direktdruck

der ABC-Analyse.

Mengenstatistik

(Vergleich) VJ <> LJ.

Hinweis !

Sowohl die ABC-Analyse, wie auch die Mengenstatistik können wertvolle Helfer sein, wenn es um die Verhandlung von Rabatten und Sonderkonditionen geht.

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Seite

63

Modul Artikelinformation UNIKOMM

Project

Lagerinformation

Wichtiger Hinweis !!

Die Lagerinformation mit Bestandesangaben wird nur nachgeführt , wenn eine

Lagerbewirtschaftung

praktiziert wird. Das heisst, die Lieferantenbestellungen werden mit dem Modul Bestellungen bearbeitet, Lagerein- und Lagerausgänge verbucht, sowie Inventarkontrollen und Differenzbereinigungen vorgenommen.

4

Auszug Formular Artikelinformation

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Seite

64

Modul Lieferanteninformation UNIKOMM

Project

Übersicht

Mit dem Modul Lieferanteninformation können beliebige Lieferanten erfasst und verwaltet werden . Ein neuer Lieferant wird über die Schaltfläche

Erfassen

eröffnet. Die Nummer wird vom System sequentiell automatisch zugeteilt. Zwecks selektiver und statistischer Auswertungen kann jeder Lieferant einer

Kategorie

und einer

Gruppe

zugeteilt werden. Über die Schaltfläche

Kontaktpersonen

sind beliebige Mitarbeiter / Abteilungen mit Direktwahlnummern erfassbar. Die

LF-Artinfo

zeigt in einem separaten Fenster (Formular) alle Artikel an, die normalerweise beim angezeigten Lieferanten bezogen werden. Die entsprechenden Artikelinformationen (VollInfo) können direkt angezeigt werden. Telefon-,Telefax- und E-Mail-Knöpfe sorgen für eine schnelle Kommunikation. Mit der Schaltfläche

KKonti

wird ein Formular geöffnet, das die Eingabe der entsprechenden Kreditorenkonti für die spätere Bearbeitung der Rechnungen, erlaubt.

Modulsteuerung

Formular Seite 1

Von Menü

Einkauf

Suchfenster

8

Selektions-

Merkmale

9

11

10

6

7

1

2

3 4 5

Zurück nach Menü

Einkauf

Nach Seite 2

5

6

7

1

Erfassen eines

neuen Lieferanten

. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

Zeigt eine

Angaben.

Übersicht

aller Lieferanten mit Adressen-

3

4

Öffnet das Formular

Bankverbindungen

speziell geeignet bei vielen ausländischen Lieferanten.

Lieferanten-Artikelinformation

. Zeigt alle Artikel die beim referenzierten Lieferanten bezogen werden.

History-Einträge

für wichtige Informationen.

Löscht

die aktuelle Lieferanteninformation

Öffnet das Formular

Selektion Berichte

.

Erfassung von beliebigen

Kontaktpersonen

zu einer

MCP

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Hilfsfunktionen:

8

Öffnet das Suchfenster

PLZ

. Bei der

Eingabe der PLZ oder des Ortes wird das Äquivalent automatisch eingesetzt.

9

10

11

Automatische

Telefonwähler

. Ein entsprechendes Hilfsprogramm muss installiert sein.

Initialisiert die Erfassung und den Versand von

E-Mails

mit Microsoft Outlook.

Erfassung beliebiger

Kontaktpersonen

.

Seite

65

Modul Lieferanteninformation

Modulsteuerung

(Fortsetzung)

Formular Seite 2

12

13

14

UNIKOMM

Project

Von Seite 1

12

13

14

Auswahllisten für die Registrierung der

Konditio

-

nen

. Es sind dies:

• MwSt-Satz %

• MwSt-Nummer

• Währung (CHF)

• Rabatt %, Skonto %

• Zahlungskondition

Umsatzfelder

, Umsatz-

Vergleich. Die Werte werden automatisch nachgeführt.

Individuelle, interne

Notizen

.

Zurück nach

Seite 1

15 15 15

15

Initialisiert einen neuen

History-Eintrag

.

16

17

Löscht

den aktuellen (markierten) Eintrag.

Öffnet

das referenzierte QuickMail Dokument.

Wichtiger Hinweis !!

QuickMail Dokumente können per Knopfdruck direkt in die Historydaten übertragen werden. Diese Option gilt sowohl für die Lieferanten-, wie auch für Kundeninformation.

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Seite

66

Modul Lieferanteninformation UNIKOMM

Project

Berichte und Statistiken

Das umfangreiche Berichtswesen erlaubt die Dokumentation und die statistische Auswertung der Lieferanten-Informationen. Eingebaut sind Selektionen nach

Kategorien, Gruppen

oder

Klasse

. Mit der

ABC-Analyse

und der

Umsatzstatistik

können wertvolle Informationen für Preisverhandlungen gewonnen werden.

Auszug Formular

Aktiv-, Passiv.Code

Gesamtverzeichnis

Lieferanten.

Verzeichnis nach

Kategorie

.

Verzeichnis nach

Gruppe

.

Artikeletiketten nach

Klasse.

Adressenkleber nach

Kategorie

.

Öffnet die Selektion

Statistik

.

Hinweis !

Die Selektionen nach Kategorie oder Gruppe erlauben die Wahl eines Merkmales oder eines Bereiches

von

...

bis

...

Startet die

ABC-Analyse

auf der Basis der Umsätze LJ.

Seitenansicht

oder

Direktdruck

der ABC-Analyse.

Umsatzstatistik

(Vergleich) VJ <> LJ.

Hinweis !

Sowohl die ABC-Analyse, wie auch die Umsatzstatistik können wertvolle Helfer sein, wenn es um die Verhandlung von Rabatten und Sonderkonditionen geht.

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Seite

67

Modul Lieferanten-Bestellungen UNIKOMM

Project

Übersicht

Das Modul Lieferanten-Bestellungen erlaubt die Erfassung und Verwaltungen beliebiger Bestellungen.

Es kann allein, oder in Kombination mit dem Lager verwendet werden.Der letztgenannte Anwendungsmodus hat den Vorteil, dass auch die Bestände automatisch nachgeführt werden und so eine präzisere und transparentere Kontrolle gewährleistet ist. Eine neue Bestellung wird mit der Schaltfläche

Erfassen

über das Formular

Lieferant suchen

, initialisiert. Das System teilt die Bestell-Nummer automatisch zu.

Für eilige Bestellungen (2- max. 5 Positionen) ist eine sog.

Schnellerfassung

integriert. Diese macht aber nur Sinn, wenn der Benutzer die entsprechenden Artikel-Nummern kennt. Über die Funktion

Suchen

können die pendenten Bestellungen jederzeit eingesehen werden. Die Bestellungen können gedruckt (Briefform) oder direkt mittels E-Mail dem Lieferanten zugestellt werden.

Modulsteuerung

Von Menü

Einkauf

Formular Seite 1

8

6

9

10

Lieferanten-

Angaben (kopiert)

1 2

3 4

1

Initialisierung

einer neuen Bestellung. Das Formular

Lieferant suchen

wird automatisch geöffnet.

2 Suchen

einer pendenten / abgeschlossenen Bestellung.

Über selektive Filter von...bis Lieferant oder von... bis

Datum kann die Auswahl eingeschränkt werden.

3

Schnellansicht

der Bestellung. Kann auch als interne

Kopie verwendet werden.

4

5

Löscht

die aktuelle Bestellung gesamtheitlich (inkl. Positionen) oder nur die Kopfdaten über eine Löschabfrage (Bestätigung)

Öffnet das Formular

Selektion Berichte

.

5

Interne Referenzen

7

Zurück nach Menü

Einkauf

Nach Seite 2

Hilfsfunktionen:

6

Auswahllisten für

Bestellungsart

,

Liefe

-

rungsart

und

Zahlungskondition

.

7

Anzeige

Bestellungs-Status

.

8

Anzeige der vollständigen

Lieferanten

-

Information

.

9

10

Anzeige und / oder Auswechslung der zuständigen

Kontaktperson

.

Erstellt ein

E-Mail

der referenzierten

Bestellung.

MCP

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Seite

68

Modul Lieferanten-Bestellungen

Modulsteuerung

(Fortsetzung)

Formular Seite 2

11

12

13

15

16

UNIKOMM

Project

14

Von Seite 1

17

5

Nach Seite 1

11

Individueller

Vortext.

z.B. gemäss unserer tel. Vereinbarung.

12

13

14

15

Öffnet das Formular

Bestellpositionen

(siehe Arbeitsablauf).

Individueller

Nachtext.

z.B. Zeitpunkt der Anlieferung.

Auswahlliste

Unterschrift

.

(Berechtigte Personen)

Rabattzeile

. Der Rabatt

Kann in

%

oder als

CHF-

Betrag

eingegeben werden.

16

Individuelle Zeile für

Zu-

oder

Abschläge

, oder sonstige Vereinbarungen.

17

Interne Notizen.

Ansicht / Direktdruck

Bestellung

.

Ansicht / Direktdruck

Adresse

.

Ein

- bzw.

Abschalten

neutraler Bericht

(mit / ohne Logo).

Beispiel

MCP

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Seite

69

Modul Lieferanten-Bestellungen UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf

Das nachfolgende Beispiel zeigt den Arbeitsablauf einer Lieferanten-Bestellung bis und mit

Umsatzupdate

. Wir gehen dabei von der Annahme aus, dass die Kopfdaten Seite 1 gemäss Modulsteuerung erfasst worden sind. Das Schwergewicht liegt also auf der Bearbeitung der Bestellpositionen und dem Abschluss der Bestellung. Wichtiger Hinweis !!

Für eine problemlose und schnelle Bearbeitung muss sichergestellt sein, dass der gewünschte Lieferant vorhanden (vollständig erfasst) ist und die entsprechenden Artikel mit Artikel-Nummer, Mengen-Einheit und Preisangaben vorhanden sind.

Ausschnitt Formular Seite 2

2

3

1

Obligatorische

Felder sind:

• Datum Bestellung

• Bestellungsart

• Zahlung(s-Kondition)

• Sprache

• Währung

• Preisfaktor

• Ausarbeitung

Hinweis !

Die Mehrheit der Daten werden vom Lieferanten automatisch übernommen.

Fakultative

Eingaben sind:

• Liefertermin

• Lieferungsart

• Referenz 1 und n2

• Bankverbindung 1 und 2

Grundsatz !

Je mehr Information, um so einfacher sind allfällige Abklärungen.

1

2

3

Das Formular

Bestellung-

Kopfdaten 2

wird geöffnet und der Cursor in das Feld

Vortext gesetzt.

Eingabe

Vortext

, sofern notwendig (fakultativ).

Öffnet das Formular

Bestellung-Positionen

. Der Cursor wird auf die Schaltfläche

Erfassen

positioniert.

MCP

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Seite

70

Modul Lieferanten-Bestellungen UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

Beim vorliegenden Beispiel werden

Mineralwasser

bestellt. Um aus dem gesamten Artikelsortiment einen schnelleren Zugriff auf Mineralwasser zu haben, kann diese Artikelgruppe über des Formular

Vorselektion

eingestellt werden. Ein Mausklick auf die Schaltfläche

Erfassen

öffnet in diesem Sinne nur die Auswahlliste Mineralwasser. Bei umfangreichen Bestellungen können zur besseren Gestaltung (Übersichtlichkeit) mit den Schaltflächen

U-Titel

(Untertitel) oder

L-Zeile

(Leerzeilen) eingefügt werden.

5

4

6

7 9 10

8

Wichtiger Hinweis !!

Eine Bestellung kann aus Artikeln aus unterschiedlichen Artikelgruppen bestehen. Ändern Sie in diesem Falle bei jedem

Gruppenwechsel

die

Vorselektion

gemäss Punkt 4.

7

8

4

5

6

9

Öffnet das Formular

Vor-

Selektion

. Die Kategorie

A

Wird über die Auswahlliste eingestellt.

Initialisiert eine neue

Positionszeile

. Das Auswahlfenster Mineralwasser wird automatisch geöffnet.

Wählen Sie den gewünschten Artikel aus und klicken die linke Maustaste. Der Artikel wird mit allen Angaben

übernommen und der Cursor in das Feld

Menge

gesetzt. Geben Sie die Bestellmenge ein und drücken 3mal die Taste

Enter

. Der

Fokus hat erneut die Taste

Erfassen.

Hinweis !

Der Vorgang wird solange wiederholt, bis alle Positionen erfasst sind.

Fügt den ausgewählten (mar-

Kierten)

Untertitel

ein.

Fügt eine

Leerzeile

ein.

Öffnet das Formular

Lager-

Information

und zeigt die

Aktuellen Bestände an. Hat nur Gültigkeit, wenn das

Lager bewirtschaftet wird .

Löscht

die aktuelle (markierte) Positionszeile.

10

Schliesst das Formular Bestell-Positionen. Der Cursor wird in das Feld

Nachtext

gesetzt.

MCP

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Seite

71

Modul Lieferanten-Bestellungen

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

UNIKOMM

Project

11

13

14

15

12

10

18

17

16

11

Eingabe

Nachtext

.

(fakultativ)

12

Auswahl oder Erfassung

Unterschrift

.

13

Erfassung

Rabattzeile

(fakultativ). Der Rabatt kann als

%-Satz

oder

CHF-Betrag

erfasst werden. Besteht eine Rabattvereinbarung mit dem Lieferanten, wird der Rabattsatz automatisch übernommen.

14

Individuelle Erfassungszeile für

Zu

- oder

Abschläge

(fakultativ).

15

Beim Verlassen des Feldes

Subtotal 3 wird das Formular Umsatz-Info geöffnet.

16

Mit der Schaltfläche

Buchen

wird der Bestellwert zum Umsatz LJ addiert. Der Bestell-

Code wird auf

Bev

gesetzt.

Vorsicht !!

Wird die Kreditorenkontrolle geführt, darf die Schaltfläche

Buchen

nicht benutzt werden!

17

Aktualisiert die

Lagerbestän

-

de

der bestellten Artikel.

Hinweis !

Die Schaltfläche ist nur bei integrierter Lagerbewirtschaftung wirksam (angeschaltet).

18

Schliesst

das Formular Umsatz-Info. Der Cursor wird auf die Schaltfläche

Seite 1

gesetzt. Bestätigen Sie mit

Enter.

MCP

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Seite

72

Modul Lieferanten-Bestellungen

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

UNIKOMM

22

Hinweis !

Eine Bestellung kann dem Lieferanten auch direkt als E-Mail zugestellt werden.

19

21

20

19

20

21

Öffnet

das Formular Ansicht / Druck Bestellungen.

Der Cursor ist auf Ansicht Dokument positioniert.

Druckt

die Adresse der referenzierten Bestellung.

Etikettenformat 70 x 42 mm.

Ein

- bzw.

Abschalten

neutraler Bericht

(mit / ohne Logo).

Project

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Seite

73

Modul Kreditorenkontrolle

UNIKOMM

Project

Übersicht

Das Modul Kreditorenkontrolle - nicht zu verwechseln mit einer Kreditorenbuchhaltung – ist ein einfaches und handliches Instrument für die Erfassung der Lieferantenrechnungen, deren Kontrolle und Überwachung, sowie der Bearbeitung der Zahlungen. Ziel ist die unmittelbare (sofortige) Erfassung der

Rechnungen. Damit haben Sie jederzeit auf Knopfdruck den Überblick über die Verbindlichkeiten. Mit der Schaltfläche

Erfassen

wird ein neuer Eintrag initialisiert. Nach der Eingabe von Rechnungsdatum und Nummer (kann) der Kreditor direkt einem Projekt zugeordnet werden. Über das Auswahlformular

Lieferanten suchen

wird der entsprechende Lieferant gesucht und eingesetzt. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch (Datum Rechnung + 30 Tage) eingesetzt, kann aber nach Bedarf verändert werden.

Die Anzeigereihenfolge der Kreditoren entspricht der Erfassungsreihenfolge.

Über die Schaltfläche

Zahlungen

wird das Formular

Selektion

geöffnet. Dabei haben Sie die Möglichkeit alle offenen Rechnungen (Sel-Code = 0), oder bis zu einem festgelegten Datum (Fälligkeit) anzuzeigen. Die Taste ZA-Auftr-Nr öffnet das Formular Auftragsnummer. Angezeigt wird immer die zuletzt verwendete Nummer (Nummerierung beginnend ab 1). Nach der Festlegung der neue Auftragsnummer können Sie mit der Selektion der Kreditoren beginnen. Ein Info-Formular zeigt die jeweils aktuelle

Zwischensumme an. Selbstverständlich können zur Zahlung markierte Rechnungen auch rückgängig gemacht werden. Ist die Selektion abgeschlossen kann über die Schaltfläche

Aktualisierung

der Inhalt des Zahlungsauftrages (neutral) eingesehen werden.

Als letzter Arbeitsschritt folgt die

Verbuchung

des Zahlungsauftrages. Das heisst, die eingeschlossenen Rechnungen (Kreditoren) werden mit dem Zahlungsdatum versehen und der Zahlungscode wird von OP auf

BZ

(bezahlt) gesetzt. Eine mehrfache Verbuchung des gleichen Zahlungsauftrages ist abgesichert. Ebenso können verbuchte Zahlungen nicht mehr rückgängig gemacht werden. Alle ausgeführten (erledigten) Zahlungsaufträge können jederzeit über das Suchformular

Zahlungsaufträge

wieder eingesehen werden.

Der eingebaute Berichtsgenerator gestattet die Anzeige oder den Direktdruck von Journalen von

Datum Erfassung

bis

Datum Erfassung

, nach

Fälligkeitsdatum

, nach

Lieferanten

oder nach

Projektnummer

.

MCP

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Seite

74

Modul Kreditorenkontrolle

Modulsteuerung

9

10

9

1 2 3 4 5 6 7 8

8

5

UNIKOMM

Project

Von Menü

Einkauf

1

2

3

4

5

6

7

8

Initialisiert

eine neue

Erfassugnszeile.

Öffnet das Formular

Kredito

-

ren suchen

in Kombination mit dem Begriff (Name) der

Schnellsuche [ 9 ].

Zeigt eine

Übersicht

(Rekapitulation aller erfassten Kreditoren (Summen).

Schnellerfassung

für einen nicht vorhandenen Lieferanten.

Öffnet

das Formular Selektion aller offenen Kreditoren oder wahlweise nach Datum.

Startet

das Programm Kreditoren in Projekte verbuchen.

Löscht

die aktuelle (markierte)

Zeile.

Öffnet

das Formular Selektion

Berichte.

10 Selektion

eines ausgeführten

Zahlungsauftrages.

11

12

13

14

15

16

Löscht

eine vorgenommene

Selektion vollständig (Fehlerkorrektur).

Festlegung

der Zahlungsauftrag-Nummer (Sel-Code).

Markiert

die Kreditoren sequentiell nacheinander.

Überspringt

Zeilen die nicht in die Zahlung (Auftrag) eingeschlossen werden sollen.

Setzt

die Selektion einer Zahlung zurück (Fehlerkorrektur).

Öffnet

das Formular Zahlungen.

11 12 13 14 15 16

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Seite

75

Modul Kreditorenkontrolle

Modulsteuerung

(Fortsetzung)

17

UNIKOMM

Project

17

Zur Zahlung markierte Rechnungen ( Zahlungsauftrag-

Nummer 1 ).

18

19

Startet

das Programm Zahlungen verbuchen.

Zeigt

den Bericht Zahlungs-

Borderaux in der Ansicht.

20

Direktdruck Zahlungs-

Borderaux.

18 19 20

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Seite

76

Modul Kreditorenkontrolle

UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf Erfassung Kreditoren

Für die Beschreibung des Arbeitsablaufes erfassen wir eine Rechnung des Lieferanten

Muster AG

(Testlieferant) über CHF 1850.50. Im Anschluss daran bereiten wir einen Zahlungsauftrag vor. Das heisst, einige offene Kreditoren werden zur Zahlung markiert (selektiert) und abschliessend verbuchen wir den

Zahlungsauftrag. Hinweis! Das Erfassen von Lieferantenrechnungen erfolgt immer nach dem gleichen

Muster. Wie bereits erwähnt, ist es sinnvoll die Rechnungen unmittelbar zu erfassen, damit die Transparenz (Verbindlichkeiten) jederzeit gewährleistet ist.

1

2 3

4 5

6 7

Wichtiger Hinweis !!

Die Arbeitsschritte

1

bis

11

sind für jede

Erfassungszeile identisch.

8

9

11

10

1 Initialisiert

eine neue Erfassungszeile. Das Datum (Tagesdatum) wird automatisch eingesetzt. Kann überschrieben werden.

2

3

4

5

6

7

8

Erfassung von:

Rechnungsdatum

Rechnungsnummer

Auswahl (Eingabe) von:

Projektnummer

Kontonumme

r (ZA-Art)

Hinweis!

Diese Eingaben sind fakultativ, können aber wichtige

Querinformationen liefern .

Beim Verlassen des Feldes

Kontonummer wird das Formular

Lieferant suchen

automatisch geöffnet. Wir wählen die Firma Muster AG.

Die Bestätigung mit

OK

setzt die

Lieferantennummer

Firmaname

und

Ort

(Adresse) ein.

Eingabe des

Betrages

.

Eingabe eines allfälligen

Skontoabzuges

.

Der

Nettobetrag

und das

Fälligkeitsdatum

werden automatisch bestimmt (mutierbar).

9

Beim Verlassen des Feldes

Datum Fälligkeit wird das

Formular

Umsatz-Info

geöffnet. Muster AG ist angezeigt.

10

Mit der Taste

Buchen

wird der Betrag zum Umsatz LJ dazu addiert.

11

Schliesst das Formular Umsatz-Info. Der Cursor wird auf

Erfassen

gesetzt.

MCP

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Seite

77

Modul Kreditorenkontrolle

Arbeitsablauf Selektion Zahlungen

(Fortsetzung)

UNIKOMM

Project

6 5

7

4

2

3

1

Zeigt alle offenen Kreditoren

bis Datum

an.

Manuelle Eingabe

Kreditoren bis Datum .

6 7 8

8

8

1

Öffnet das Formular

Fällig

-

keit

.

2

Öffnet das Formular

Selek

-

tion

.

3

Öffnet das Formular

Auftrag

-

nummer

(Zahlungsauftrag).

4

5

6

7

8

Hinweis!

Angezeigt wird immer die zuletzt verwendete Nummer.

Schliesst das Formular. Die

Auftragsnummer (Sel-Code) ist

gespeichert

.

Der Cursor wird auf die erste

Position gesetzt.

Die erste Rechnung wird mit

1

(Auftrag-Nr.)

markiert

. Der

Vorgang wird solange fortgesetzt, bis alle gewünschten

Kreditoren markiert sind.

Überspringt

eine

oder mehrere Zeilen.

Zeigt die

laufende Summe

der markierten Rechnungen an. Wird eine Markierung zurückgenommen (gelöscht) wird der Betrag subtrahiert.

Mit der Schaltfläche

Aktuali

-

sieren

, wird die Anzeige umgeschaltet. Das heisst, die markierten (selektierten) Datensätze werden von den offenen (

0

) getrennt. Siehe

Fortsetzung auf der nächsten

Seite.

9

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Seite

78

Modul Kreditorenkontrolle

Arbeitsablauf Verbuchung Zahlungen

(Fortsetzung)

9

10

UNIKOMM

Project

11

13

12

14

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9

Öffnet das Formular

Zahlungsaufräge

sequentiell nach Datum in absteigender Reihenfolge.

10

12

Öffnet das Formular

Zah

-

lungen

. Nur noch die selektierten Datensätze (

11

) sind angezeigt.

Öffnet das Formular

Datum

Zahlung

. Der gültige Auftrag

(Sel-Code) ist angezeigt. Wir erfassen das Datum.

13

Startet das Programm

Zah

-

lungen verbuchen

. Mit

Nein

kann der Start unterbrochen werden.

14

Nach der Meldung „Verbuchung abgeschlossen“, werden die Datensätze aktualisiert. Das

Zahlungsdatum

ist eingetragen, der ZA-Cd steht auf

BZ

(bezahlt).

Wichtige Hinweise !!

Beachten Sie, dass das Zahlungsdatum richtig festgelegt wird. Denn einmal verbuchte Zahlungen können automatisch nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Ein erneutes Verbuchen des gleichen Auftrages ist nicht möglich. Eine Meldung wird angezeigt.

Seite

79

Modul Werbetexte UNIKOMM

Project

Modulsteuerung

In der Fakturierung - sowohl bei Einzelrechnungen, wie auch bei Monatsrechnungen – können Einzahlungsscheine mit den entsprechenden Referenzzeilen (OCR-B) gedruckt werden. Verwendet wird ein neutrales Formular Grösse A4, was zur Folge hat, dass der obere Teil des Blattes leer (unbeschriftet) bleibt. Die Idee ist nun die, den leeren Teil mit Werbetexten unterschiedlicher Art zu füllen. Es können beliebige Werbetexte verwaltet und pro Zeitabschnitt – z.B. für Monatsaktionen – für alle Rechnungen

(vor)selektiert werden. Ebenso kann eine einzelne Rechnung mit einem individuellen Werbetext versehen werden.

8

1

6

7

10

9

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Öffnet das Formular für

Werbetexte

.

Initialisiert

einen neuen

Text. Der Cursor wird in das Feld Titel gesetzt.

Öffnet das Formular Werbetexte

Übersicht

. Ein bestehender Text kann ausgewählt werden.

Öffnet das Formular

Titel

,

Logos

,

Grafik

für die Interation eines Werbetextes in die Fakturierung.

Löscht

den aktuellen Werbetext.

Auswahl einer

Überschrift

.

Diese werden in den Applikations-Parametern Administartion, Option

Werbung

verwaltet.

Erfassung eines

individuel

-

len Textes

von max. 13

Zeilen.

Freie Eingabe der

Spalten

-

überschriften

.

Freie Eingabe von

Text

-, oder

Artikelzeilen

.

10

Erfassung eines

individuel

-

len Nachtextes

.

2

3

4

5

MCP

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Seite 80

Modul Werbetexte UNIKOMM

Project

Fallbeispiel

Der auf der vorhergehenden Seite dargestellte Werbetext soll für die nächste Zeit auf die Einzahlungs-

Scheine gedruckt werden.

Formularausschnitt

1

2

Aufträge Seite 2

3

1

2

3

Öffnet das Formular Titel,

Logos, Grafik

.

Der Werbetext „ Werbetext 1 “ wird in der Auswahlliste selektiert.

Der Werbetext wird im Formular Fakturierung, Seite 2, angezeigt und bleibt bis zur nächsten Selektion unver-

ändert.

Hinweis !

Der Werbetext kann für eine einzelne Rechnung bzw. deren EZ-Schein individuell zugeordnet werden . Nach dem

Ausdruck muss (kann) er zurücktgesetzt werden .

MCP

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Seite 81

Modul Werbetexte

Fallbeispiel

(Fortsetzung)

Das Beispiel wird aus der Fakturierung gedruckt.

Formularausschnitt Aufträge

4

UNIKOMM

Project

5

4

5

Öffnet das Formular

Selektion

Berichte

.

Startet

den Druck des

Einzahlungsscheines

Werbetext

EZ-Schein

MCP

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Seite 82

Modul Standardformulare

UNIKOMM

Project

Übersicht

Das Modul Standardformulare beinhaltet praktische Arbeitshilfsmittel. Es erleichtert oft wiederkehrende

Arbeiten wie die Erstellung von Terminkalendern aller Art, Teilnehmer- und Unterschriftenlisten, Ordnerregister und Rückenschilder, sowie die Voreinstellung der EZ-Scheine. Wer die Ordnung liebt, wird diese „kleinen Helfer“ schätzen!

Terminkalender

2

3

4

5

1 6 7

4

5

6

1

Initialisierung neuer

Terminkalender.

2

Erfassung einer

Dokument-Nr.

3

Eingabe

Datum Erfassung.

7

Eingabe oder Auswahl

Titel / Zweck

.

Optionale Bemerkung.

Öffnet den aktuellen Terminkalender.

Löscht den aktuellen Terminkalender.

Hinweis.!

Es können beliebig viele Kalender verwaltet werden.

MCP

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Seite 83

Modul Standardformulare

Terminkalender

Fortsetzung

UNIKOMM

Project

8 9 10 11 12 13

8

9

Erfassen

einer neuen

Terminzeile.

Kopieren

einer markierten Terminzeile.

10

Löschen

der aktuellen

(markierten) Zeile.

11 Seitenansicht

des

Dokumentes.

12

Direktdruck

des

Dokumentes.

13

Zurück nach Menü.

MCP

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Seite 84

Modul Standardformulare

Verzeichnisse

UNIKOMM

Project

1 2

3 4 5

1

2

3

4

5

Initialisierung

neues

Verzeichnis.

Löschen

aktuelles

Verzeichnis

Seitenansicht

Verzeichnis.

Direktdruck

Verzeichnis.

Zurück nach Menü.

MCP

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Seite 85

Modul Standardformulare

Ordner beschriften

Sauber beschriftete Ordner schaffen Klarheit und Übersicht !

UNIKOMM

Project

Register-

Bezeichnungen

1

1

2

3

4

5

MCP

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1

2

3

4

5

Initialisierung

neue

Ordnerbeschriftung

Formular

Seite 2

öffnen.

Register Unterbezeichnungen

Seitenansicht / Direktdruck

Ordnerbeschriftung

Löscht

die aktuelle

Ordnerbeschriftung

Zurück nach Menü.

Seite 86

Modul Standardformulare

Ordner beschriften

(Fortsetzung)

Formularausschnitt

UNIKOMM

Project

De ck bla tt

Or dn er rü ck en

MCP

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Seite 87

Modul Standardformulare

Einzahlungsschein

UNIKOMM

Project

4

5

6

1

2

3

7

Aktiviert

die Erfassung

.

Löscht

den Inhalt.

Adresse

der Bank.

Adresse

Begünstigte(r).

Konto-Nummer.

OCR-Refernz

der Konto-Nummer.

Die Felder werden bei der Erfassung automatisch Kopiert.

4

3

7

5

6

MCP

1 2

Wichtiger Hinweis !!

Damit die EZ-Scheine bzw. deren Referenzzeilen richtig gedruckt werden können, muss die Schrift

OCR-B-10 BIT

im Ordner

LW:\Windows\Fonts

vorhanden sein. Ein Ordner mit der Bezeichnung

OcrFonts befindet sich auf der Installations-CD.

Kopieren Sie nötigenfalls die Datei

Tt0646z

in das oben bezeichnete Verzeichnis (Ordner).

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Seite 88

Menü Hilfsprogramme

UNIKOMM

Project

Reorganisation Kundeninformation

Die Kundeninformationen nehmen mit zunehmender Betriebsdauer stetig zu. Das ist grundsätzlich gut, könnte sich aber auch störend auswirken. Man denke beispielsweise an Adressenmaterial, das via Twix-

Tel zu Werbezwecken mit klar definierten Kategorie- und Gruppenmerkmalen übernommen wurde. Mit dem vorliegenden Programm können Sie nicht mehr – oder nur noch selten verwendete – Adressen aus dem System entfernen. Die goldene Regel dabei:

Erstellen Sie vor dem Löschvorgang mit dem identischen Merkmal (Kategorie oder Gruppe) eine Liste zu Archivzwecken

. Als Beispiel löschen wir die Kundenkategorie Aktion X .

MCP

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Seite 89

Menü Hilfsprogramme

UNIKOMM

Project

Reorganisation Lieferanten-Information

Analog der Aussage unter Kundeninformation nimmt auch die Datei Lieferanteninformation mit zunehmender Verwendung zu. Denken Sie beispielsweise an Lieferantenwechsel für spezifische Artikel. Es ist eher unwahrscheinlich, dass nach einer gewissen Übergangsfrist die Adressen weiter benötigt werden und in diesem Sinne störend wirken. Mit dem vorliegenden Programm können Sie die Adressen aus dem System entfernen. Auch hierbei die goldene Regel:

Erstellen Sie vor dem Löschvorgang mit dem identischen Merkmal (Kategorie oder Gruppe) eine Liste zu Archivzwecken

. Als Beispiel löschen wir die Lieferantengruppe Muster .

MCP

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Seite 90

Menü Hilfsprogramme

UNIKOMM

Project

Kundenumsätze verbuchen (LJ > VJ)

Beim Erstellen von Rechnungen werden die entsprechenden Beträge (Umsatz) im Feld Umsatz LJ verbucht bzw. kumuliert. Am Ende des Geschäftsjahres können diese Umsätze vom laufenden Jahr

(LJ) ins Vorjahr (VJ) umgebucht werden. Sie erhalten so automatisch den Vergleich der Umsätze bzw. deren Entwicklung. Wichtiger Hinweis ! Bevor Sie diese Umbuchungen vornehmen sollten Sie die Kunden-Umsatzstatistik und die Kunden-ABC-Analyse generieren und drucken . Es handelt sich dabei um wertvolle Instrumente, um den Kundenstamm zu analysieren und zu pflegen.

Auszug Kundeninformation

Umsatzfelder

vor

der

Reorganisation (Update)

MCP

MC+Partner

Engineering Informatik CH-3600 Thun

Umsatzfelder

nach

der

Reorganisation (Update)

Seite 91

Menü Hilfsprogramme

UNIKOMM

Project

Lieferantenumsätze verbuchen (LJ > VJ)

Beim Erfassen der Lieferantenrechnungen –

Einzel

- oder

Sammelrechnungen

– werden die entsprechenden Beträge (Umsatz) im Feld Umsatz LJ verbucht bzw. kumuliert. Am Ende des Geschäftsjahres können diese Umsätze vom laufenden Jahr (LJ) ins Vorjahr (VJ) umgebucht werden. Sie erhalten so automatisch den Vergleich der Umsätze bzw. deren Entwicklung. Wichtiger Hinweis ! Bevor Sie diese Umbuchungen vornehmen sollten Sie die Lieferanten-Umsatzstatistik und die Lieferanten-ABC-

Analyse generieren und drucken . Es handelt sich dabei um wertvolle Instrumente, die bei Preis- und

Vertragsverhandlungen herangezogen werden können.

Auszug Lieferanteninformation

Umsatzfelder

vor

der

Reorganisation (Update)

MCP

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Umsatzfelder

nach

der

Reorganisation (Update)

Seite 92

Anhang A

UNIKOMM

Project

Modul Berichte, Rapporte, Protokolle

Übersicht

Während der Projektarbeit, insbesondere beim umfangreichen Aufgaben, stehen wir immer wieder vor dem Sachverhalt, dass schriftliche Statusberichte, Rapporte oder Protokolle erstellt werden müssen. Für diese Arbeiten ist das Modul Protokolle gedacht. Es erlaubt die schnelle und übersichtliche Erfassung und Bearbeitung (Mutationen), beginnend mit den Referenzen wie Datum, Dokumentart, Zeit und Ort.

Standardmässig stehen 9 Traktanden (Auswahlliste) zur Verfügung, die jeweils über ein eigenes Texterfassungsformular verfügen. Die Statuskontrolle wie

P

für pendent oder

E

für erledigt, zeigt den Stattus bzw. den Arbeitsforschritt an. Die Nummerierung der Dokumente ist individuell und alphanumerisch.

Die Dokumente können direkt mit Projekten referenziert werden. Ferner stehen die Anschriften (Adressen) der Teilnehmer in einem separaten Fenster zur Verfügung. Mit der Funktion

Kopieren

können Sie bestehende Dokumente

vollständig

, ohne

Text

und / oder ohne

Teilnehmer

duplizieren. Als Ausgabeoptionen stehen

Normalbericht

, Zustellung als

Serienbrief

(alle Teilnehmer), Zustellung als

Mail

im RTFoder PDF-Format zur Verfügung

Modulsteuerung

Formular Seite 1

6

8

7

9

1 2

3 4

5

4

5

1

Erfassen eines

neuen Protokolls.

Die Nummer wird

Individuell festgelegt.

2

Öffnet das Formular

Protokolle

(Dokumente) suchen.

Die Sortierreihenfolge kann verändert werden.

3

Startet das Kopierprogramm für bestehende Dokumente

über eine Selektionsbox (Alternativen)

Löscht

das aktuelle Dokument (Protokoll)

Öffnet das Formular

Selektion Berichte

.

MCP

MC+Partner

Engineering Informatik CH-3600 Thun

Hilfsfunktionen:

6

Referenziertes

Projekt

suchen.

7

Auswählen und Einfügen der

Teilnehmer

Aus der Kunden (Adressen) Datenbank.

8

9

Kontrollkästchen zeigt an, ob der Teilnehmer eine

E-Mail-Adresse

hat.

Statuskontrolle

der erfassten Texte.

P

= Pendent,

E

= Erledigt.

Seite 93

Anhang A

Modul Berichte, Rapporte, Protokolle

Modulsteuerung

(Fortsetzung)

10

12

11

Formular Seite 2

UNIKOMM

Project

13

10

Festlegen von

Beilagen

.

11

Festlegen des

Verteilers

.

12

Erfassung der

Vorinformation

für eine

Nächste Sitzung.

13

Öffnet das Formular

Selektion

Berichte.

Auszug Protokolldeckblatt

Auszug Protokolltextseiten

MCP

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Seite 94

Anhang A

Modul Berichte, Rapporte, Protokolle

Arbeitsablauf

3

1

2

5

UNIKOMM

Project

Formular Seite 1

4

1

1

2

3

4

5

6

Erfassung der Referenzen wie

Titel

Zweck

Datum und Zeit

Nummer (individuell)

Ort

Suchen des

Referenzprojektes

, sofern vorhanden.

Auswahl

und/oder

Erfassung

der Traktanden.

Teilnehmer

suchen. Die vollständige Adresse wird im Hintergrund gespeichert.

Schaltflächen zum Öffnen der

Texterfassung

der festgelegten Traktanden.

Textmuster von Traktandum 3.

6

MCP

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Seite 95

Anhang A

UNIKOMM

Project

Modul Berichte, Rapporte, Protokolle

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

7

7 8

12

9

Formular Seite 1

10

11

7

8

Initialisiert

die Texterfassung

ür beispielsweise Traktandum 3. Die Referenzen werden automatisch übernommen.

Änderung

eines bestehenden

Textes. Der Cursor wird ins

Textfeld gesetzt.

9 Löscht

das Traktandum vollständig inklusive Referenzen.

(Neubeginn).

10

Beim Verlassen des Textes mit {Enter}, wird die Schaltfläche

aktiv

. Ein Mausklick bewirkt, dass der Status von

Traktandum 3 von

P

auf

E

gesetzt wird.

11

Schliesst

das Formular von

Traktandum 3.

12

Wichtige Hinweise !!

Der Arbeitsablauf für die Traktanden

1

bis

9

ist absolut identisch.

Der Texteditor funktioniert wie auf

Seite 16

beschrieben.

Beispiel der der Protokollausgabe (E-Mail) im

PDF-Format

.

Das Protokoll wird als Attachment eingefügt.

Protokoll öffnen mit

Adobe Reader

MCP

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Seite 96

Anhang B

UNIKOMM

Project

Modul Reinitialisierung Datendatenbank

Die Reinitialisierung der Datendatenbank ist eher eine seltene Massnahme, aber als Werkzeug trotzdem erforderlich. Im wesentlichen geht es darum, wichtige Dateien (Tabellen) zu löschen bzw. den Anfangszustand (Ausgangslage) wieder herzustellen. Wieso ist das überhaupt notwendig? Es kann sich beispielsweise die Situation einstellen, dass die Artikeldaten – in der Regel eine grosse Datei – Probleme mit der

Indexierung (Primärschlüssel) hat und den Programmablauf stört. Oder es besteht grundsätzlich das Bedürfnis die Gästeinformationen zu löschen und mit der Erfassung neu (besser) zu beginnen. Für solche

Sachverhalte ist die ReInitialisierung gedacht.

Ein Eingriff dieser Art ist zweifelsohne gravierend und mit besonderer Vorsicht anzugehen. Als wichtigste

Vorsichtsmassnahme ist sicherzustellen, dass eine aktuelle Sicherheitskopie der Datendatenbank (xxxx_ dat) verfügbar ist . Weiter ist zu bemerken, dass das Löschen einer Datei (Tabelle) die Indexierung bzw.

die Neunummerierung nicht zurücksetzt. Hierzu ein Beispiel: Die Datei Quick-Mails hat vor dem Löschen eine aktuelle Laufnummer von 475. Nach der Reinitialisierung beginnt das erste, neue Quick-Mail mit der

Nummer 476. Ist das ein Nachteil oder soll das verhindert werden? Grundsätzlich nein! Andernfalls muss die Datendatenbank komprimiert werden. Denn nur diese Massnahme setzt alle Zähler von gelöschten

Dateien auf Null (0).

Bei Unsicherheit wenden Sie sich besser an den Support!

Zur Erklärung und als Beispiel löschen wir die Datei Quick-Mails.

MCP

4

MC+Partner

1

2 3

Engineering Informatik CH-3600 Thun

1

2

3

4

Hinweis !

Die wichtigen Dateien der gesamten Applikation sind wie das nebenstehende Formular zeigt, nach Bereichen aufgelistet. Das erhöht die Sicherheit betreffend Falschmarkierungen.

Markiert

alle Dateien

, was einer vollumfänglichen ReInitialisierung entsprechen würde.

Setzt alle getroffenen Markierungen

zurück

.

Startet

das Programm. Eine

Sicherheitsmeldung (Abbruch) wird vorgängig angezeigt.

Anzeige (Anzahl) der gelöschten Datensätze.

Seite 97

Anhang B

Modul Reinitialisierung Datendatenbank

(Fortsetzung)

UNIKOMM

Project

1

2

1

2

3

4

Die Datei

Quick-Mail

ist markiert. Ebenfalls die Hilfsdatei

Absender

im Hintergrund.

Startet das Programm Reinitialisierung Datendatenbank.

Ja

=

Fortsetzung

Nein = Abbruch

Anzeige der Sicherheitsmeldung.

Ja

=

Fortsetzung

Nein = Abbruch

3

4

5

OK

OK

475

6

MCP

MC+Partner

Engineering Informatik CH-3600 Thun

5

6

Die Datei

Quick-Mail

und die Datei

Absender

sind mit

OK

als erledigt gekennzeichnet.

Hinweis !

Im Falle, wenn keine Daten gefunden werden, steht an

Stelle von OK das Kennzeichen

X

.

Gesamthaft wurden 475 Datensätze gelöscht.

Seite 98

Anhang C

UNIKOMM

Project

Modul Versionenkontrolle

Übersicht

Während der Laufzeit einer UNIKOMM Datenbank im praktischen Einsatz – das kann eine beliebige Anzahl Jahre sein – ist es in der Regel Sachverhalt, dass zwischenzeitliche Änderungen und / oder Ergänzungen vorgenommen werden. Das können Veränderungen innerhalb eines bestehenden Moduls, oder die Integration eines oder mehrerer zusätzlicher Module, sein. Dabei kann der Überblick (Transparenz)

über die vorgenommenen Veränderungen leicht verloren gehen. Für die lückenlose Dokumentation der

Evolution einer Datenbank ist das Modul Versionenkontrolle gedacht. Jede Änderung bzw. Ergänzung erhält eine neue

Versions-Nr

, das

Datum

und die

verantwortliche Person

der Ausführung, eine

Kurzbeschreibung

der vorgenommenen Veränderungen, sowie das

Datum

und die

Kontaktperson

beim Kunden (Anwender). Dabei gilt der Grundsatz: Geringfügige Veränderungen erhalten einen Index zur letzten Versions-Nr., zum Beispiel 2.1, 2.2, 2.3, etc. Umfangreiche Ergänzungen erhalten eine neue Versions-Nr. beginnend bei 1.0, 2.0, 3.0 usw. Die Versionenkontrolle ist über das Formular Systeminformationen im Menü Parameter zu erreichen.

Modulsteuerung

1

2

3

2

3

1

Öffnet das Formular

Systeminformationen

.

Anzeige des aktuellen

Datums

und der

Uhrzeit

(Systemuhr).

Anzeige von:

• Aktuelle, installierte

Version

.

Datum

der Installation

4

5

Öffnet das Hauptformular der

Versionenkontrolle

.

Zeigt eine Liste der in der Applikation integrierten

Hilfstabellen

.

MCP

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Engineering Informatik CH-3600 Thun

4

5

Seite 99

Anhang C

Modul Versionenkontrolle

Modulsteuerung

(Fortsetzung)

UNIKOMM

Project

5

7

6

8 9 10

5

6

7

8

9

Erfassung der

Referenzdaten

der Kundenapplikation.

Hinweis !

Es ist grundsätzlich nur ein Datensatz (Record) vorhanden .

Erfassung der

Referenzdaten

der Erstinstallation (Basis).

Öffnet das Formular

History

für die Vornahme der Versionsbeschreibungen.

Löscht die aktuellen Versionsbeschreibungen

vollständig

, aber nur den

Inhalt

der Referenzdaten ( 1 Recordprinzip).

Um Fehlmanipulationen zu verhindern, werden Sicherheitsmeldungen angezeigt.

Öffnet den

Bericht

Versionenkontrolle in der Ansicht.

10

Schliesst das Formular.

MCP

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Engineering Informatik CH-3600 Thun

Seite 100

Anhang C

UNIKOMM

Project

Modul Versionenkontrolle

Modulsteuerung

(Fortsetzung)

7

12

13

14

15

16

11 17 18

19

Wichtige Anmerkung !!

Es ist durchaus denkbar ( zum Teil üblich), dass insbesondere versierte Anwender, selbständig Ergänzungen und / oder Korrekturen vornehmen. Sei es im Bereich von

Tabellen ( xxx_dat.mdb

), oder in Formularen oder Berichten ( xxx_apl.mdb

). In diesen

Fällen muss die Versionenkontrolle – einmal eröffnet - ebenfalls nachgeführt werden, ansonst nicht mehr rekonstruierbare Lücken entstehen.

11

Initialisiert

einen neuen Eintrag.

der Cursor wird ins Feld Version-

Nr. gesetzt.

12

Eingabe

der neuen Versions-

Nummer.

13

Eingabe

der gültigen Dateibezeichnungen für:

• die

Applikation

und

• die

Datendatenbank

14 Eingabe

von:

Installationsdatum

und

Ausführung

(Person)

15

Kurzbeschreibung der

neuen

Version (protokollartig).

Hinweis !

Es ist wichtig, dass die bezeichneten Elemente zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar sind.

16

Eingabe von:

Abnahmedatum

(Übergabe)

Kontaktperson

(Kunde)

17 Sortiert

die Einträge absteigend neu (Letzter Eintrag oben).

18

Löscht

den aktuellen Eintrag.

Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

19

Schliesst

das Formular.

MCP

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Seite 101

Anhang D

UNIKOMM

Project

Integrierte Tabellen

Übersicht

Die Applikation der Datenbank UNIKOMM Project ( pro_apl.mdb

) beinhaltet eine Vielzahl kleiner, interner Hilfstabellen. Diese dienen der Übernahme und Speicherung von Parametern für den Betrieb, der

Festlegung von aktuellen Selektionen u.a.m. Damit beim Umkopieren in einen anderen Verwendungszweck (Modulkombination) oder beim Neugenerieren einer gegebenen Lösung sichergestellt ist, dass die Hilfstabellen mitgenommen werden, ist diese Kontrollfunktion gedacht.

Steuerung

1

5

Auszug Bericht

MCP

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Seite 102

Anhang E

UNIKOMM

Project

Benutzerhandbuch

Paul Krebs Inneneinrichtungen GmbH

MCP

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Seite

103

Anhang E

UNIKOMM

Project

Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung

(Version Paul Krebs GmbH)

Übersicht

Die Applikation Paul Krebs entspricht im Wesentlichen dem Standardmodul gemäss Beschreibung ab

Seite 28. Da wir den Arbeitsablauf, insbesondere bei der Neuerfassung, etwas verändert haben, folgt nachstehend die entsprechende Beschreibung.

Von Hauptmenü

Modulsteuerung

Auftrag-Kopfdaten

1

Eröffnet einen

neuen Auftrag.

Die Adresse kann direkt

In die grün hinterlegten Felder aufgenommen werden ( Erste

Erfassungsart)

1

Auftrags-Abschlussdaten

12

2

3

1

4

13

13

11

5

8

Suchfenster

6

9

9

7

10

15

Zurück nach

Hauptmenü

14

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Zeigt die gespeicherten Kunden-Adressen für die

Neuer-

öffnung

eines Auftrges.

( Zweite Erfassungsart ).

Kopierfunktion

für Offerte

> Auftrag > Rechnung.

Öffnet das Formular

Aufträge suchen

.

Öffnet die Selektion für das

Fakturajourna

l.

Zeigt den aktuellen Stand der abzurechnenden

MwSt

.

Löscht

den aktuellen Auftrag (Kopf- und Positions-

Daten).

Eine mit der Funktion

1

eröffnete Adresse kann mit weiteren Informationen

ergänzt

werden.

Anzeige und Steuerung der

Druckausgabe.

Versand von Dokumenten im

RTF

oder

PDF

-Format

.

Suchen und Anzeigen von

Postleitzahlen

(PLZ).

Öffnet das Formular

Auftrags-Positionen.

Zeigt verfügbare

Standard

-

Vor – und Nachtexte

(Konserven) an.

Zeigt allfällige

Akontorech

-

nugen

des referenzierten

Auftrages.

Anzeige der

internen Notizen

von Kunden und

Lieferanten (mutierbar).

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MCP

Seite

104

Anhang E

Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung

Modulsteuerung

(Fortsetzung)

Formularauszug Abschlussdaten

UNIKOMM

Project

12

25

24

25

24

22

16

17 18 19

16 Initialisiert

eine

neue

Positionszeile . Der Cursor wird in das Feld Positions-Nummer gesetzt.

17

Anzeige und Auswahl eines

Untertitels

.

18

Fügt eine

Leerzeile

ein. Der Cursor wird wieder auf die Schaltfläche

Erfassen

gesetzt.

19

Öffnet ein Hilfsformular, das erlaubt, projektrelevante

Aktivitäten

zu quittieren bzw. passiv zu setzen ( nicht relevant ).

20

21

Öffnet das Formular

Artikel suchen

. Artikel aus dem Modul Artikel-Information können so direkt

(mit allen Angaben) in den Auftrag übernommen werden.

Löscht

die aktuelle (referenzierte) Auftrags-Position. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

20

21

23

22

23

24

25

Hilfsfunktionen:

Erlaubt die Bildung von beliebigen

Subtotalen

. Vor der Addition von

Positionszeilen muss vorgängig eine neue Zeile eröffnet werden (sein).

Zeigt eine

Übersicht

aller gebildeten

Subtotale (für umfangreiche Aufträge).

Ein

Doppelklick

vergrössert das Feld

Positionstext

für die Erfassung beliebiger Zeilen.

Ein

Doppelklick

aktiviert eine Funktion für die

Berechnung

vom Ausmassen.

MCP

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Seite

105

Anhang E

UNIKOMM

Project

Arbeitsablauf

(Erste Erfassungsart)

Wir gehen von der Annahme aus, dass eine

Offerte

, eine

Auftragsbestätigung

und abschliessend eine

Rechnung

erstellt werden soll. Wie unter Übersicht bezeichnet arbeiten wir dabei mit der Methode

ein

-

fach

bzw. mit dem gleichen Datensatz (fortlaufende Mutation).

Von Hauptmenü

Auftrags-Kopfdaten

2

1

5

3

4

8

1

2

3

4

5

Zurück nach

Hauptmenü

6

7

8

Mit der Schaltfläche

Neu

wird ein neuer Auftrag inilialisiert (gelöst). Der Cursor wird in das Feld Auftrag-Nr. gesetzt.

Die Auftrag-Nr. ist nicht

au

-

tomatisiert

. Das heisst, sie wird individuell erfasst. In der

Regel: Letzte Auftrag-Nr.

und Index + 1

Erfassen der

Adresse

. Diese wird beim Verlassen (Ort) automatisch im Modul Kunden gespeichert.

Auswahl des

Formular

-

Titels

(Dokument). Für

Das vorliegende Beispiel

offerte

.

Obligatorische Eingabe von

-

Auftrag-Datum

-

Datum Erfassung

Erfassung der

Zahlungskondition

.

Erfassung der

Referenzen

.

Mindestens eine Zeile (Referenz 1) muss vorhanden sein.

Fakultative Felder für

- Terminangabe

- Lieferadresse-Nummer

- Versandart

Wichtiger Hinweis !!

Die Formularsteuerung ist so festgelegt, dass alle Textfelder

automatisch

in Kleinschrift umgewandelt werden .

6

7

MCP

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Engineering Informatik CH-3600 Thun

Seite

106

Anhang E

Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

Von Seite 1

Formularauszug Abschlussdaten

10

9

12 13

14

15

16

11

Wichtige Hinweise

Der Vorgang

11

bis

16

wird solange wiederholt, bis alle Auftragspositionen (Offerte) erfasst sind.

Die Auswahllisten

13

,

14

und

16

sind zugänglich und können nach

Bedarf laufend ergänzt werden. Benutzen Sie dazu das Menü

Hilfs-

Programme

, Option

Applikationsparameter

bzw. die Formulare

A-Texte

,

Einheiten

und

Std-Ans

.

UNIKOMM

Project

9

10

11

12

13

14

15

16

Erfassung

oder

Übernahme

eines Vortextes, der die auszuführende Arbeit und / oder

Rahmenbedingungen bezeichnet.

Öffnet das Formular

Auf

-

tragspositionen

. Der Cursor wird auf die Taste

Erfassen

positioniert.

Initialisiert (eröffnet) eine

neue Positionszeile

. Der

Cursor steht im Feld Pos-

Nr.

Eingabe

(fakultativ) der

Positions-Nummer. Erhöhen bei umfangreichen

Aufgaben die Übersichtlichkeit.

Erfassung des

Positions

-

textes

. Häufig verwendete

Texte können über die Auswahlliste {

F4

} abgerufen werden.

Auswahl

{F4

} oder Erfassung der

Einheit

.

Erfassung oder Berechnung der

Anzahl

.

Auswahl {

F4

} oder Eingabe

Von

Preis

/

Std-Ansatz

.

Der Positions-Betrag wird automatisch berechnet und die nachstehende Meldung erscheint. Bestätigen Sie

Mit

OK

.

MCP

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Anhang E

Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

Auftrags-Abschlussdaten

UNIKOMM

Project

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20

21

17

18

22

24

25

23

17

18

19

20

21

22

23

24

25

Eingabe eines individuellen

Nachtextes

.

Häufig verwendete Texte können über das Formular

Standardtexte

abgerufen und eingefügt werden. Die

Anzahl der Texte ist nicht beschränkt.

Eingabe allfälliger

Rabatt

in

%

oder

CHF

.

Eingabe allfälliger Skonto in

%

oder

CHF

.

Hinweis !

Die Felder Ra-Spesen und

Pr-Spesen werden bei einfachen Aufträgen nicht benutzt.

Bestätigung oder Veränderung des

MwSt-Satzes

.

Beim Verlassen des Feldes wird die Totalsumme berechnet und die Meldung gespeichert… angezeigt.

Bestätigen Sie die Meldung mit

OK

.

Die Offerte ist nun abgeschlossen. Mutationen sind jederzeit möglich

.

Mit der Taste

Berichte

öffnet sich die Ansicht bzw.

Drucksteuerung.

Ein Mauklick auf die Brille zeigt die Offerte in der

Seitenansicht

. Ein Klick auf den Drucker löst den

Druckvorgang direkt aus.

Schaltet die Kopf- und Fusszeilen (Logos) ab für die Verwendung von

Vordrucken

.

MCP

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UNIKOMM

Project

Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

Wie bereits zu Beginn der Beschreibung des Arbeitsablaufes bezeichnet, erstellen wir eine Offerte – nun abgeschlossen – eine

Auftragsbestätigung

und eine

Rechnung

.

Umwandlung Offerte in Auftragsbestätigung

Auftrags-Kopfdaten

1

2

1

2

Wir ändern über die Auswahlliste den Formular-

Titel in

Auftragsbestätigung

. Mutieren das

Auf

-

trags-Datum

und sofern anders vereinbart, die

Zahlungskondition

.

Eventuelle Anpassung oder

Eingabe des

Termins

.

Fertig ist der Auftrag!

Wichtiger Hinweis !!

Denken Sie daran, allfällige

Änderungen und Ergänzungen der Auftragspositionen vorgängig vorzunehmen.

Das hat in der Regel auch zur Folge, dass sich das

Auftragstotal verändert.

Alle Manipulationen sind mit der Offerte identisch.

Umwandlung Offerte in eine Rechnung

1

1

Wir ändern über die Auswahlliste den Formular-

Titel in

Rechnung

und mutieren das

Auftrags-

Datum

.

Wichtiger Hinweis !!

Für die Umwandlung in eine Rechnung gelten die gleichen Bedingungen wie oben beschrieben.

Ferner ist es zwingend, die

Formularseite 2

, ab dem Feld Nachtext nochmals abzuarbeiten (zu durchlaufen).

Ohne diese Nachbearbeitung ist die Rechnung unvollständig.

MCP

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Anhang E

UNIKOMM

Project

Modul Offerten, Aufträge, Fakturierung

Arbeitsablauf

(Fortsetzung)

Wie bereits zu Beginn der Beschreibung des Arbeitsablaufes bezeichnet, erstellen wir eine Offerte – nun abgeschlossen – eine

Auftragsbestätigung

und eine

Rechnung

.

Umwandlung Offerte in Rechnung

Auftrags-Abschlussdaten

2

1

1

2

3

4

5

Wiedereinstiegspunkt (nur bei Rechnungen) nach erfolgter Mutation der Kopf-

Daten.

Bestätigen Sie alle Felder mit {

Enter

] bis hin zur Position MwSt.

Beim Verlassen der MwSt erscheint erneut die Meldung „Datensatz gespeichert“.

Bestätigen Sie die Meldung mit

OK

. Das Formular

Um

-

satzinfo

wird automatisch geöffnet.

Die Betätigung der Schaltfläche

Buchen

, addiert das Rechnungstotal zum

Umsatz LJ

des referenzierten Kunden. Gleichzeitig erfolgt der Übertrag in die

Debitorenkontrolle.

Ein Klick auf

Schliessen

beendet die Umsatzverbuchung.

Die Rechnung ist nun abgeschlossen!

3

5

4

Wichtiger Hinweis !!

Im Gegensatz zu der beschriebenen einfachen Methode

-Statusänderung (Formulartitel) des gleichen Datensatzes - werden bei der

komplexen Methode

immer neue

Datensätze generiert. Das heisst Offerte, Auftragsbestätigung, Akontorechnung, Rechnung u.a.m. sind eigene

Elemente bestehend aus Kopf, Positions- und Abschlussdaten.

Die Beschreibung der entsprechenden Arbeitsabläufe finden Sie in der Dokumentation ab

Seite 37

.

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* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

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