Benutzerhandbuch Gastronomie Anwendungen

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Benutzerhandbuch

Gastronomie Anwendungen

UNIKOMM Gastro

UNIKOMM

Individuell

MCP

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Benutzerhandbuch

UNIKOMM

Individuell

Inhaltsverzeichnis

Willkommen bei UNIKOMM...

Ihre Persönliche Datenbank...

Installation & Inbetriebnahme

Installation Gastro2004

Systemparameter

Integration Datenbanken

Initialisierung der Datenbank

Applikationsparameter

Titel, Logos und Grafik

Integrierter Texteditor

Berichtsteuerung

Navigation mit QuickLink

System beenden

Menü Administration

Modul Gästeinformation

Verwaltung Kontaktpersonen

Gästekonti

Berichte und Statistiken

TwixTel Adressen-Import

Modul Quick-Mail

Modulsteuerung

Beispiel Kurzbrief

Beispiel Serienbrief

Bearbeitung von Standardtexten

Modul Fakturierung

Modulsteuerung

Beispiel Einzelrechnung

Beispiel Monatsrechnung

Übersicht und Schnellerfassung

Monatsverarbeitung

Modul Debitorenkontrolle

Modulsteuerung

Manuelle Buchungen

Automatische Buchungen

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Wichtiger Hinweis !

Die vorliegende Dokumentation ist aus der gesamten

Applikation mit einem Mausklick erreichbar. Der hierfür gültige Referenzpunkt ist immer das Wort

Gastro

im jeweiligen Titelfeld.

Mausklick

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Telefon 079 439 75 68 gastro_dok

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Benutzerhandbuch

UNIKOMM

Individuell

Inhaltsverzeichnis

Module Kasse / Banken / Fibu

Funktionsweise Buchungen

Modulsteuerung Kassenbuch

Arbeitsablauf

Integrierte Gutscheinkontrolle

Modulsteuerung Banken

Arbeitsablauf

Modulsteuerung Fibu

Arbeitsablauf

Berichtsgenerator

Menü Einkauf

Modul Artikelinformation

Modulsteuerung

Berichte und Statistiken

Lagerinformation

Modul Lieferanteninformation

Modulsteuerung

Berichte und Statistiken

Modul Lieferanten-Bestellungen

Modulsteuerung

Arbeitsablauf

Schnellerfassung

Modul Lager

Modulsteuerung

Inventaraufnahme

Inventarerfassung / Verbuchung

Lagereingänge- und Ausgänge

Berichte / Reorganisation

Modul Kreditoren

Übersicht

Modulsteuerung Erfassung

Erfassung Kreditoren

Löschen einer Buchungszeile

Berichte und Journale

Modulsteuerung Zahlungen

Selektion Zahlungen

Verbuchung Zahlungen

Menü Food + Beverage

Modul Gerichte

Übersicht, Modulsteuerung

Erfassung Gerichte

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Benutzerhandbuch

Inhaltsverzeichnis

Modul Gerichte (Fortsetzung)

Kopieren Gerichte

Gerichte mit Fremddaten

Neuberechnung Gerichte

Berichte

Modul Menü-Verwaltung

Übersicht, Modulsteuerung

Erfassung Menüs

Berichte

Modul Menü- und Tageskarten

Übersicht

Modulsteuerung

Erstellung Karten

Arbeitsablauf 1 Menü A4

Arbeitsablauf 2 Menü A5 (quer)

Arbeitsablauf 2 Menü A4 (hoch)

Arbeitsablauf 1 Menü + Text

Arbeitsablauf 4 Menüs + Spezialitäten

Arbeitsablauf 4 Menüs + Business-Lunch

Seitenansicht / Druck Karten

Modul Menüvorschläge / Aufträge

Übersicht

Modulsteuerung

Bearbeitung Vorlagen

Erfassung Angebot

Erfassung Auftrag

Bestehender Menüvorschlag kopieren

Getränkekarten

Menü Mitarbeiter

Modul Mitarbeiter

Übersicht

Modulsteuerung Kopfdaten

Aus- und Weiterbildung

Berichte

Arbeitsverträge

Arbeitszeugnisse

Modul Einsatzplanung

Übersicht

Modulsteuerung

Arbeitsablauf

Mutationen

Monatsabschluss

UNIKOMM

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Individuell

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Benutzerhandbuch

Inhaltsverzeichnis

Modul Lohnabrechnung

Übersicht

Vorbereitungen

Modulsteuerung

Arbeitsablauf

Manuelle Zeiterfassung

Übernahme Einsatzzeiten

Kontrolle / Mutation Lohndaten

Lohndaten verbuchen

Berichte / Statistik

Menü Optionen

Modul Werbetexte

Modul Standardformulare

Terminkalender

Verzeichnisse

Ordnerbeschriftung

Einzahlungsscheine

Menü Hilfsprogramme

Reorganisation Gäste-Information

Reorganisation Lieferanten-Information

Reorganisation Gutscheine

Gästeumsätze verbuchen (LJ > VJ)

Lieferantenumsätze Verbuchen (LJ > VJ)

Mitarbeiter Initialisierung Zeit- und Lohnwerte

ReInitialisierung Datendatenbank

Reorganisation Buchungen Kontos

Anhang A

Quellensteuer Datenbank

Anhang B

Kontenpläne

Anhang C

Inventuren

Anhang D

Menü Wochenplan

Ausgabe: 3. April 2006

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UNIKOMM

Individuell

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Seite 192

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Seite 213

Benutzerhandbuch

Inhaltsverzeichnis

Fortsetzung

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Willkommen bei UNIKOMM ...

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Individuell

Wir freuen uns, dass Sie sich für den Kauf oder für die Zusammenstellung einer UNIKOMM Datenbank entschieden haben. Sie sind nun Besitzer und Anwender einer modernen und flexiblen Applikation auf der Basis von Microsoft Access 1). Microsoft Access ist weltweit eines der führenden Datenbank-Entwicklungssysteme. Das bedeutet für Sie auch Garantie für ein bewährtes Produkt, Sicherheit in der Anwendung und Kontinuität für die Zukunft. Die Basisentwicklung von UNIKOMM 2) liegt schon 15 Jahre zurück. Wir haben damals einen unkonventionellen Weg beschritten und bezeichnen deshalb die Produkte bzw. die Datenbanken mit:

Die etwas andere Software....

Was wir damit konkret meinen erfahren Sie in den nachfolgenden Einführungstexten.

Modulbauweise...

Der Kern von UNIKOMM besteht aus einer hierarchischen Datenstruktur, die je nach Anwendung individuell zusammengestellt wird. Im Kern ebenfalls enthalten ist die generelle Menüstruktur, die notwendigen Hilfstabellen und die Ablaufsteuerung. Die Module sind die konkreten Bausteine der Datenbank wie zum Beispiel Adressen, Artikel, Kunden, Lieferanten u.a.m. Die Module sind funktionsfähige, eigenständige Mini-Applikationen abgelegt in der Modulbibliothek. Sie werden je nach anstehender Problemlösung wie beim Dominospiel in der richtigen Reihenfolge zusammengebaut. Das Spiel ist dann beendet, wenn keine Steine mehr verfügbar sind. Die Grenze einer spezifischen UNIKOMMDatenbank wäre dann erreicht, wenn die Modulbibliothek erschöpft ist. Im Vergleich zum Spiel ist die Grenze unseres

Konzeptes fliessend, da wir ständig an neuen Modulen (für andere Anwendungen) arbeiten. Fragen sie einfach, wenn Sie zusätzliche Bausteine benötigen.

Offenes System...

Verglichen mit anderen Softwareprodukten auf dem Markt sind die UNIKOMM -Datenbanken offene Sy-

steme. Sie haben keine Runtime-Version erworben, sondern die Originaldatenbank. Sie enthält keine

Beschränkungen im Bereich der technischen Spezifikationen (Anzahl Tabellen, Anzahl Datensätze etc.), keine logischen Sperrungen in Abfragen. Formularen, Prozeduren usw. und ist frei von irgendwelchen sog. Folgelizenzen und/oder Wartungsgebühren. Sie verfügen also über den vollen Leistungsumfang.

Die totale Freiheit bringt auch Gefahren mit sich und appelliert an die Verantwortung der Anwender.

So ist es beispielsweise möglich mit wenigen Manipulationen - auch aus Versehen - Datenbankkriterien so zu verändern, dass das Ablaufverhalten gestört wird, die Applikation nicht mehr richtig funktioniert. Andererseits ist das Risiko klein, wenn Sie dem Personal eine angemessene Einweisung und

Schulung zugestehen. Auf Wunsch oder beim Vorliegen besonderer Verhältnisse kann die Applikation für Veränderungen durch die Anwender gesperrt werden.

Flexibilität...

Wie bereits unter Modulbauweise erwähnt, kann eine UNIKOMMDatenbank horizontal und vertikal verändert werden. Sie können zusätzliche Module integrieren, aber auch problemlos wieder entfernen.

Neben dieser Modularität gibt es noch die innere Flexibilität. Darunter verstehen wir modulinterne Modifikationen wie zum Beispiel die Ergänzung eines Formulars mit zusätzlichen Datenfeldern, die Ver-

änderung von Abfragekriterien oder das Hinzufügen eines neuen Berichtes. Es versteht sich, dass für diese Art von Änderungen gute Kenntnisse über die Access-Entwicklungswerkzeuge erforderlich sind. Wir organisieren nach Bedarf Einführungskurse, Seminare für Fortgeschrittene und Workshops zum Thema Datenbankentwicklung.

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Willkommen bei UNIKOMM ...

UNIKOMM

Individuell

Transparenz...

UNIKOMM -Datenbanken sind transparent in der Bedienung und in der Ablaufsteuerung. Transparenz in der Bedienung heisst, dass wir wo es die Platzverhältnisse erlauben, auf Icons als Befehlsschaltflächen verzichten und an Stelle beschriftete Knöpfe verwenden. Knöpfe, die in der Regel aussagen, welche Aktionen damit ausgelöst werden. Für arbeitsintensive Vorgänge wie zum Beispiel die Erfassung von Artikel - oder Kundendaten ist die Steuerung optimal auf Tastaturbedienung ausgelegt und umgekehrt auf die Maus für selektive Operationen. Die gesamte interne und externe Ablaufsteuerung ist mit

Ereignisprozeduren realisiert. Ereignisprozeduren öffnen und schliessen Formulare und Berichte, treffen Auswahlentscheidungen, geben Meldungen aus und steuern die Druckausgabe. Ereignisprozeduren können relativ einfach verändert werden, wenn es beispielsweise um individuelle Anpassungen geht.

Sicherheit...

Alle UNIKOMM -Datenbanken bestehen aus zwei Teildatenbanken. Die Teildatenbank mit der Endung

APL ist die Applikation enthaltend die Abfragen, Berichte, Formulare, Hilfstabellen, Ereignisprozeduren und VBA-Module. Die Zweite mit der Endung DAT ist die Daten-Datenbank mit allen Tabellen. Durch die konsequente Trennung können Korrekturen und Ergänzungen in der Applikation jederzeit vorgenommen werden. Die Daten sind dabei nie in Gefahr! Zudem ist die Aufteilung eine Sichereitsmassnahme. Im Klartext: Sie können Ihre Anwendungsdaten in regelmässigen Abständen mit einem separaten Arbeitsgang - auf Band, CD, Festplatte - auslagern. Oder es wird direkt eine Funktion integriert, die beim Verlassen der Applikation automatisch eine Sicherheitskopie der Daten und der Systemparameter erstellt. Die integrierte und die externe Datensicherung schliessen sich gegenseitig nicht aus.

Sie sind sinngemäss ein Muss!

Einplatz- oder Netzbetrieb...

Die Datenbank Access von Microsoft ist grundsätzlich für den Einsatz als Einplatz- oder Netzsystem geeignet. Die Wahl der Betriebsart ist kein Kriterium der Entwicklung, sondern der verfügbaren technischen Infrastruktur (Hardwareprofil, Betriebssystem) und der organisatorischen Rahmenbedingungen.

Für den Einsatz der UNIKOMM -Datenbanken gelten die gleichen Regeln. Sie können beispielsweise mit einem Einplatzsystem beginnen und zu einem späteren Zeitpunkt auf Netzbetrieb umstellen.

Wichtig dabei ist lediglich die Datenorganisation. Das heisst, die Datendatenbank DAT wird auf dem

Server installiert und die Applikation APL auf den einzelnen Arbeitsstationen. Für die Verbindung von

Daten und Applikation stehen zwei Integrationsmodi, Lokal und Netz, zur Verfügung. Die entsprechenden Pfadangaben werden in den Systemparametern festgelegt.

Garantie...

Wir sind bemüht die UNIKOMM -Datenbanken, ob als fertiges Produkt oder als individuelle Problemlösung, so stabil und so sauber wie möglich zu entwickeln. Trotzdem, auch uns können Fehler passieren. Wenn Sie einen Fehler entdecken oder sonst wie auf Probleme stossen, rufen Sie uns an, sen den Sie uns einen Fax oder ein E-Mail mit einer entsprechenden Beschreibung. Wir werden den Sachverhalt prüfen und Sie umgehend über allfällige Massnahmen orientieren. Sollte sich eine Datenbank absolut instabil verhalten, ersetzen wir diese ohne Kostenfolge. Von dieser Garantie ausgeschlossen sind Fälle, wo nachweisbar unsachgemässe Behandlung, fehlerhafte Korrekturen und Ergänzungen oder falsche Datenmanipulationen durch den (die) Anwender vorliegen.

MCP

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Ihre persönliche Datenbank...

UNIKOMM

Gastr0

Übersicht

UNIKOMM

Gastro

ist in enger Zusammenarbeit mit dem

Wynhus zum Bären

, in Münsingen, entwickelt worden. Ein ganz spezieller Dank geht an Daniel Wüthrich, der den gesamten Prozess von Beginn an mitgestaltet und simultan getestet hat. Ziel der Anwendung ist die schnelle und effiziente Bearbeitung

der täglich anfallenden administrativen und zeitraubenden Tätigkeiten.

UNIKOMM

Gastro

ist kein „Universalgenie“, kein Alleskönner, sondern eine Sammlung von nützlichen Hilfsmitteln unterteilt in die Bereiche Administration , Einkauf , Küche und Mitarbeiter . Jeder Bereich enthält adäquate in sich geschlossene Module. Mit anderen Worten: Alle Module funktionieren eigenständig und haben – sofern nützlich und/oder sinnvoll – direkte Verbindungen (Links) zu Nachbarmodulen. Die Anzahl der Module ist grundsätzlich nicht beschränkt. Das bedeutet für die vorliegende Applikation (Datenbank), dass diese

jederzeit horizontal und vertikal erweitert werden kann.

UNIKOMM

Gastro

besteht wie bereits im Vorspann erwähnt, aus zwei Teildatenbanken. Der Applikation mit der Bezeichnung xxxx_apl.mdb und dem Datenteil bezeichnet mit xxxx_dat.mdb. Die gewollte

Trennung ist einmal ein Sicherheitsaspekt (Datensicherung), andererseits hat sie den Vorteil, dass

Änderungen und/oder Ergänzungen in der Applikation problemlos – und ohne Gefahr für den Datenteil – vorgenommen werden können. Nach der Installation der Teildatenbanken werden diese mit dem

Hilfsmodul Integration automatisch verbunden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen lokalen PC oder ein Netzwerk betreiben.

Die nachstehende Darstellung zeigt das Hauptmenü von

UNIKOMM

Gastro

gestartet ab dem Windows-

Desktop. Als Beispiel und in der weiteren Abfolge der Beschreibung (Dokumentation) dient die Applikation vom Wynhus zum Bären.

Von Windows

Desktop...

Hauptmenü

1. Menüstufe

2. Menüstufe

Teilbereiche

2. Menüstufe

Hilfsmodule

Zurück nach

Desktop

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Seite 9

Ihre persönliche Datenbank...

UNIKOMM

Gastro

Generelle Struktur

Die nachstehende Grafik zeigt den aktuellen Stand der Datenbank. Die grün bezeichneten Module sind installiert, rot sind mögliche Erweiterungen.

UNIKOMM

Gastro

Datenbankkern

Module

Administration

Module

Einkauf

Gäste-Info

Quick-Mail

Rechnungen

Bank, Fibu, Kasse

Kassenbuch

Tagesabschluss

DTA-Import

Artikel-Info

Lieferanten

Bestellungen

Lager

Kredi-Buchhalt.

DTA-Zahlungen

Module

Food & Bever.

Gerichte

Menüs

Menükarten

Menüvorschl.

Anlässe

Rezepte DB

Module

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Einsatzplanung

Lohn

DTA-Zahlungen

Quellensteur DB

Internet

Vertikal

Erweiterung

Horizontale Erweiterung

Generelle Bedienung

Die Bedienung der Datenbank bzw. der einzelnen Module ist soweit wie möglich standardisiert. Die Auslösung von Aktionen erfolgt über sog. Schaltflächen. Diese sind - sofern es die Platzverhältnisse (Layout) erlauben - signifikant bezeichnet. So zum Beispiel mit [Erfassen], [Berichte], [Menü] usw. Zum Teil kommen auch Icons zum Einsatz, deren Wirkung nachstehend erklärt ist. Wir verzichten in der weiteren Abfolge auf die Wiederholung der Beschreibung.

Erfassen, anlegen neuer Datensatz

Löschen des markierten Datensatzes

Aktuelles Formular schliessen

Ansicht eines Berichtes

Direkter Druck eines Berichtes

Suchen in (anderem) Modul

Suchen Kontaktpersonen

Generierung, Versand E-Mail

Datensatz-Navigation

Erster, Vorheriger, Nächster, Letzter

Übernahme aus einer Auswahlliste

Automatischer Nummernwähler

Zurück nach Menü

Wichtiger Hinweis !!

Beim Verbleib des Mauszeigers auf einer

Schaltfläche (2-3 Sekunden) wird die jeweils gültige Aktion angezeigt.

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Seite 10

Installation & Inbetriebnahme UNIKOMM

Gastro

Voraussetzung

UNIKOMM Gastro benötigt für den Betrieb Microsoft Access 2000 , XP und folgende. Die Applikation ist im Paket Microsoft Office Professional enthalten. Alle notwendigen Dateien für UNIKOMM Gastro befinden sich auf der beiliegenden CD.

2)

3)

Installation

1) Legen Sie die CD

UNIKOMM

Gastro in das CD-Laufwerk ein.

Klicken Sie die Schalfläche an und anschliessend die Option Ausführen .

Erfassen Sie im Fenster Ausführen die Befehlszeile LW:\gastro2004\setup.exe

. LW ist Ihr persönliches CD-Laufwerk, also D, E, F ....

4)

5)

Betätigen Sie die Schalfläche. Das Setup-Programm wird gestartet.

Verfolgen Sie den weiteren Ablauf der Installation und machen Sie die geforderten

Angaben, bis das nachstehende Fenster erscheint.

6) Nach der Betätigung der Taste ist

UNIKOMM

Gastro auf Ihrem System installiert und auf dem Desktop steht ein neues Icon zur Verfügung.

Ein Doppelklick auf die Verknüpfung Gastro2004 startet die Applikation.

Wichtiger Hinweis..!!

Befolgen Sie die weiteren Instruktionen der Inbetriebnahme ab Seite 10,

Um Datenbank Ihren Bedürfnissen anzupassen.

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Seite 11

Installation & Inbetriebnahme UNIKOMM

Gastro

Inbetriebnahme

UNIKOMM

Gastro

ist nun betriebsbereit. Was noch fehlt ist die Einstellung der Systemparameter und die

Durchführung der Integration. Die Systemparameter steuern die Applikation, sorgen für den Transport

(Export und Import) von Daten und integrieren das Benutzerhandbuch (Dokumentation) direkt auf die

Benutzeroberfläche (Formulare).

Systemparameter

1

2

3

4

Bereich Daten / Datenintegration

Bereich Dokumentation(en)

1

Der Pfad für die Dokumentationen muss exakt auf den Standort von powerpnt.exe zeigen !

Zum Beispiel: c:\office\powerpnt.exe „d:\unikomm\gastro_dok.ppt“ oder c:\programme\microsoft office\office\powerpnt.exe „c:\unikomm\gastro_dok.ppt“ u.a.m.

2

Der Pfad für die integrierte Datensicherung kann auf ein individuell gewähltes Verzeichnis zeigen. Wichtig ist zu wissen, dass bei jedem Verlassen der Anwendung {xxxx_apl} automatisch eine Sicherheitskopie der Daten erstellt wird. Die Bezeichnung der Datei lautet:

xxxx_dat_tt.mm.jjjj (zum Beispiel: bamu_apl_29.07.2005)

3

Wichtiger Hinweis !!

Beim Abschalten der Applikation UNIKOMM Gastro wird automatisch eine Sicherungskopie der Systemparameter erstellt. Mit der Schaltfläche Recovery können die Parameter – zum

Beispiel nach einem Update der Applikation (xxxx_apl.mdb) – im Originalzustand wieder eingefügt werden.

4

Passwortgeschützte Neuverknüpfung der Systemparameter (aus _upd). Die Option kann nur durch berechtigte Personen (Administrator, Systemverantwortliche) benutzt werden .

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Seite

12

Installation & Inbetriebnahme UNIKOMM

Gastro

Integration Datenbanken

Wie bereits in der Einführung unter Sicherheit erwähnt, besteht UNIKOMM Gastro aus zwei Teildatenbanken. Der Applikation mit der Bezeichnung bamu_apl.mdb

(Beispiel) und dem Datenteil bezeichnet mit bamu_dat.mdb

. Die Trennung erlaubt die zeitlich unabhängige Vornahme von Updates der Applikation. Wichtigste Voraussetzung für die Integration ist die richtige Einstellung der Zugriffspfade. Eingebaute Prüfungen verhindern zwar weitgehend eine falsche Integration. Trotzdem sind Fehler möglich !! Also gilt der Grundsatz: Kontrollieren ist besser als reparieren..!

Arbeitsablauf

Vom Menü Systemparameter,

Option Integration Datenbanken

Gleiche Arbeitsschritte für eine Netzwerk-

Integration.

Achtung !!

An Stelle von Dateipfad Integr. Lokal muss der Dateipfad Integr. Netz eingestellt sein.

Bricht die Integration ab und kehrt zum

Menü Systemparameter zurück.

Bricht die Integration ab und öffnet zwecks Überprüfung automatisch das Formular System-Parameter.

Fortschrittskontrolle der Integration

(unterer Bildschirmrand links)

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Die Integration wurde erfolgreich durchgeführt. Rückkehr zum Menü

Systemparameter.

Seite

13

Installation & Inbetriebnahme

Integration Datenbanken (Fortsetzung)

Fehlermeldungen

UNIKOMM

Verein

Vom Menü Systemparameter,

Option Integration Datenbanken

Für die Integration Netz gelten die gleichen Bedingungen wie unten beschrieben.

Gravierender Fehler..!!

Deinstallieren

Sie die Datenbanken und führen Sie das

Setup

erneut aus. Siehe unter Fehlerbehandlung auf Seite 49.

Die Laufwerksangaben (C, D, E...) von:

Dateipfad Daten und

Dateipfad Integr. Lokal sind nicht identisch

MCP

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Die Daten-Datenbank hat eine falsche oder unvollständige Bezeichnung. Der

Fehler kann sich im

Dateipfad Daten oder

Dateipfad Integr. Lokal befinden. Richtig ist

bamu_dat.mdb

Seite

14

Initialisierung UNIKOMM

Gastro

Initialisierung der Datenbank

Applikationsparameter

UNIKOMM

Verein

wird – mit Ausnahme von Musterbeispielen – im „Rohzustand“ ausgeliefert. Das heisst alle Datentabellen sind leer. Gleich von Beginn an ist es wichtig, dass die sog. Applikationsparameter

(Hilfstabellen) entsprechend vorbereitet werden. Je besser die Vorbereitung, desto rationeller die spätere Arbeitsweise. Die Applikationsparameter dienen der Steuerung von Arbeitsabläufen, der statistischen Gruppierung von Datensätzen – zum Beispiel Artikel, Gäste, Lieferanten u.a.m. – und der Vordefinition zur Auswahl von wiederkehrenden Texten.

In der vorliegenden Datenbank sind die Applikationsparameter der grossen Modulanzahl wegen, sehr umfangreich. Darum haben wir sie in vier Bereiche, wie nachstehende Formularauszüge zeigen, aufgeteilt.

Formularauszug

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15

Initialisierung UNIKOMM

Gastro

Initialisierung der Datenbank

Applikationsparameter

Am Beispiel der Gäste-Gruppen wird das Erstellen der Applikationsparameter (Hilfstabellen) erklärt.

1

1

Ein Mausklick auf

Gruppen öffnet das

Formular.

2

Zur ersten Zeile.

3

Zur letzten Zeile.

4

Neue Zeile erfassen.

5

Löscht die markierte

Zeile.

6

Schliesst das Formular

Gruppen.

Rohzustand der Tabelle

Adressen-Gruppen

Initialisierter Zustand der

Tabelle

2 3 4 5 6

Hinweise !!

• Das Prozedere ist für alle Tabellen identisch.

• Sie können beliebig viele Einträge vornehmen.

• Tabellen können nach Bedarf auch zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.

• Jeder neue Eintrag ist in der Applikation sofort wirksam.

Man bedenke: Oft ist weniger mehr...

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Seite

16

Initialisierung UNIKOMM

Gastro

Initialisierung der Datenbank

UNIKOMM

Gastro

sorgt für einen individuellen Auftritt ihres Betriebes. Dazu steht das Modul Formulartitel zur Verfügung. Individueller Auftritt bedeutet, dass alle Formulare, Berichte und Listen mit Ihrer Anschrift bezeichnet werden. Mit dem Beispiel „Wynhus zum Bären“ erklären wir die Funktionsweise.

Sie erreichen das Formular über das Menü Optionen, Auswahl Formulartitel, Logos.

6

1

2

3

4

5

7

Ein Beispiel

MCP

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1

Vollständige Adresse

Inkl. Tel.- und Fax-Nr.

2

MwSt-Information für

Menü- und Tageskarten.

3

4

Internet- und E-Mail-

Adresse für Berichte,

Briefe, Rechnungen.

Selektion eines Werbe-

textes für den Druck

Der EZ-Scheine.

5

6

7

Slogan für den Druck von Werbebriefen.

Logo für Berichte,

Briefe, Menü- und

Tageskarten.

Foto für Werbetexte,

Deckblätter

Seite

17

Initialisierung UNIKOMM

Gastro

Der integrierte Texteditor

In vielen Modulen bzw. Formularen von

UNIKOMM

Gastro

sind Notizfelder und Textfelder integriert. Vom

Datentyp her handelt es sich dabei um Memofelder. Die maximale Länge eines Textes (String) beträgt

32 KB. Sie dienen der Hinterlegung von Notizen, Memos, Texten u.a.m. Es sind auch nützliche Helfer für die Verhinderung der „Zettelwirtschaft“ und sparen erst noch viel Zeit ! Die in einem Memofeld gültigen Tastaturfunktionen sind nachstehend aufgeführt.

Auszug Gäste-Information Seite 2

Enter

Ctrl

Insert

Delete

+

Enter

Home

End

Ctrl

Ctrl

+

Home

+

End

Textfeld verlassen

Zeilenumbruch, neue Zeile

Überschreibmodus

Zeichen rechts vom Cursor löschen

Zeichen links vom Cursor löschen

Sprung nach Zeilenanfang

Sprung nach Zeilenende

Sprung nach Textanfang

Sprung nach Textende

PgUp

PgDn

Eine Zeile nach oben

Eine Zeile nach unten

Sprung nach oberste Zeile

Sprung nach unterste Zeile

MCP

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Seite

18

Initialisierung UNIKOMM

Gastro

Berichtsteuerung

UNIKOMM

Gastro

verfügt über ein umfangreiches Berichtswesen. Dabei unterscheiden wir grundsätzlich zwischen internen und externen Berichten. Die internen Berichte werden durch die definierten Parameter gemäss der Anleitung auf Seite 13 gekennzeichnet (Überschriften, Titel, Fusszeilen). Die externen

Dokumente sind mit einer zusätzlichen Option ausgerüstet. Sie können nämlich entscheiden, ob Sie die vordefinierten Layouts einsetzen wollen oder sog neutrale Berichte. Am Beispiel der Serienbriefe zeigen wir Ihnen den Unterschied.

3

1

2

4

5

Berichtsmonitor

6

1

Selektiert Serienbriefe nach einer Gästekate-

gorie.

2

Selektiert Serienbriefe nach einer Gästegrup-

pe.

3

Selektiert Serienbriefe nach Monaten (Geburtstage.

4

Zeigt einen Bericht in der Seitenansicht.

5

Löst den Direktdruck aus.

6

E-Mail-Funktion.

Brief ohne Logo, Kopf- und

Fusszeilen.

Sie können Ihr eigens Briefpapier

(Vordrucke) verwenden.

Brief mit Logo und definierten

Kopf- und Fusszeilen...

Wichtiger Hinweis !

Die Berichtssteuerung (Monitore) ist in allen Modulen, mit Ausnahme der

Selektionskriterien, identisch. Weitere Beschreibungen werden nur bei Spezialitäten vorgenommen.

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Seite

19

Initialisierung UNIKOMM

Gastro

Navigation mit QuickLink

UNIKOMM

Gastro

beinhaltet ein Hilfsmittel, um schnell und direkt in andere – weiter entfernte – Module zu navigieren. Nehmen wir an, wir befinden uns im Modul Menü-Vorschläge. Ein Kunde (Gast) ruft an und möchte rasch eine Auskunft über sein Gästekonto. An Stelle der schrittweisen Rückwärtsnavigation starten Sie einfach QuickLink.

Ein Doppelklick in eine leere Zone

öffnet QuickLink

Wichtiger Hinweis !!

QuickLink ist von jedem beliebigen Bildschirm (Formular) erreichbar. Beim Verlassen des mit QuickLink ge-

öffneten Formulars, kehrt das System positionsgenau an die Herkunft (Quelle) zurück.

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20

Initialisierung UNIKOMM

Gastro

System beenden

UNIKOMM

Gastro

beinhaltet eine automatische Sicherung der Datendatenbank (xxxx_dat.mdb), die beim Beenden der Applikation wirksam wird. Damit ist gewährleistet, dass jederzeit eine aktuelle

Kopie der Daten verfügbar ist. Der Pfad bzw. Ordner für die Datensicherung ist frei wählbar und wird in den Systemparametern unter Dateipfad Backup eingestellt. Nach erfolgtem Backup wird eine Meldung angezeigt. Hinweis: Sollte beim Abschalten die Meldung „Beim Backup ist ein Feh-

ler aufgetreten.!“ angezeigt werden, ist das noch kein Grund zur Sorge. Beobachten Sie den Abschaltvorgang weiter und benachrichtigen Sie uns, wenn die Fehlermeldung weiterhin angezeigt wird. e nis) erfolgreich erstellt.

Bestätigen

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21

Menü Administration UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Menü Administration vereint eine Vielzahl von praktischen Helfern für den Alltag. Zentrales

Element ist die Gästeinformation mit integrierter Kontoführung. Eine sorgfältig aufgebaute „Gäste-

Kartei“ erlaubt erst die Anwendung der weiteren Module wie Quick-Mail, Einzel- und Monatsnats-

rechnungen, sowie die Debitorenkontrolle mit automatischem Import von Bank- und Postzahlungen. Aller Anfang ist schwer und aufwendig ! Trotzdem empfehlen wir Ihnen, Initialisierung und

Aufbau der Gästeinformationen mit der notwendigen Sorgfalt anzugehen. Der Einsatz anderer, abhängiger Module geht dann fast von selbst.

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Hautmenü

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Seite

22

Modul Gästeinformation UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Mit dem Modul Gästeinformation können beliebige Adressen, nach beliebigen Gruppen und Kategorien verwaltet werden. Die Zuteilung der Adressen-Nummer erfolgt sequentiell und automatisch, ab dem voreingestellten Index (Präfix). Bei der Neuanlage einer privaten Anschrift ist wichtig, dass die Reihenfolge

Name, Vorname eingehalten wird. Es erleichtert die gezielte Suche nach Name. Sofern bekannt, sollte die E-Mail-Adresse immer erfasst werden. Der Eintrag automatisiert die direkte Generierung von Mails.

Mit der Schaltfläche Erfassen wird das Anlegen einer neuen Adresse initialisiert. Im gleichen Modul werden Gästekonti (Firmen und Private) eröffnet und geführt, allfällige WIR-Anteile und generelle Rabatte geregelt, Zahlungsart- und Rechnungsart festgelegt. Beachten Sie auch die besonderen Merkmale auf Seite 2 wie Favoriten Essen, Trinken und das Geburtsdatum.

Modulsteuerung

Formular Seite 1

Von Menü

Administration

7

Suchfenster

Selektions-

Merkmale

8

9

10

1 2 3 4

5

4

5

6

6

1

Erfassen einer neuen Adresse. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

3

Erfassen von beliebigen Zusatzadressen zu einer

Hauptadresse.

Eröffnung eines Gästekontos zu einer Hauptadresse.

Löscht die aktuelle Gästeinformation.

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

7

Erfassung von beliebigen Kontaktpersonen zu einer

Hauptadresse.

Öffnet das Suchfenster PLZ. Bei der Eingabe der PLZ oder des Ortes wird das Äquivalent automatisch eingesetzt.

11

Zurück nach Menü

Administration

Nach Seite 2

Hilfsfunktionen:

8

9

Automatische Telefonwähler. Ein entsprechendes Hilfsprogramm muss installiert sein.

Initialisiert die Erfassung und den Versand von E-Mails mit Microsoft Outlook.

10

Öffnet das Formular Import Adressen aus der Anwendung TwixTel.

11

Initialisiert eine neue Rechnung, ein

Quickmail oder einen Menüvorschlag.

Die Referenzen (Gästedaten) werden automatisch übernommen.

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MCP

Seite

23

Modul Gästeinformation

Modulsteuerung Fortsetzung

UNIKOMM

Gastro

Von Seite 1

11

12

11

Die Datenelemente

Rechnungsart

Rabatt %

WIR-Anteil % steuern den Ablauf von

Einzel- und Monatsrechnungen

12

Der Eintrag Geburtsda-

tum erlaubt das gezielte

Versenden vom Briefen und Mails.

5

10

TwixTel Adressen-Import

13

14

Wichtige Empfehlung !!

15

16

17

18

19

Zurück nach

Seite 1

13

Zugriffpfade für den

Adresse-Import TwixTel

14

Kategorie und Gruppe für den Adressen-Import.

Hinweis !

Verwenden Sie für temporäre Importe auch temporäre Merkmale .

15

Import-Referenzen.

16

Öffnet die Applikation

TwixTel für die Selektion von Adressen.

17

Importiert die ausgewählten Adressen.

18

Anzeige / Druck einer

Kontrollliste.

19

Löscht die Tabelle des letzten Importes.

Vor dem Aufbau der Gästeinformationen (Adressen) sollten nachstehende Appli-

Kations-Parameter vorbereitet werden.

Sie erreichen die Parameter vom

Hauptmenü aus über das Menü

Systemparameter, Option Appli-

Kationsparameter Administration.

MCP

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Seite

24

Modul Gästeinformation UNIKOMM

Gastro

Verwaltung Kontaktpersonen

Wie bereits früher erwähnt, können im Modul Gästeinformation beliebige Kontaktpersonen verwaltet werden. Diese Option ist besonders interessant für Firmen-(Gäste), wo unterschiedliche Personen und/oder Abteilungen geführt werden können. Die gespeicherten Informationen stehen auch im Modul Quick-Mail zur Verfügung. Das heisst, Sie können zu einer Hauptadresse je nach Verwendungszweck, die entsprechende Kontaktperson als Referenz einfügen.

Auszug Formular Gästeinformation

1

2 3 4

Hinweis !

An Stelle von Name, Vorname können auch Abteilungen

(Bereiche) als Hauptreferenz eingetragen werden. Eine

Mischform ist nicht zu empfehlen.

MCP

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1

2

3

4

Ein Klick auf die Schaltfläche

öffnet das Formular Kontakt-

personen.

Initialisiert und eröffnet einen

neuen Eintrag.

Löscht einen bestehenden

(den aktuellen) Eintrag.

Schliesst das Formuar

Kontaktpersonen.

Seite

25

Modul Gästeinformation UNIKOMM

Gastro

Gästekonti

Für Stammgäste und Firmenkunden können Gästekonti eröffnet und geführt werden. Sie regeln und dokumentieren den Geldverkehr (Zahlungen und Belastungen). Einzel- und/oder Monatsrechnungen werden bei deren Erstellung (Monatsabschluss) automatisch verbucht. Die Konti können jederzeit eingesehen und gedruckt werden. Die Kontoinformationen stehen auch in den Modulen Fakturierung und Debitorenkontrolle zur Verfügung. Wichtiger Hinweise !! Ein neues Konto kann nur in der Gästeinformation eröffnet werden. Die Auflösung eines Kontos ist nur dann möglich, wenn der Saldo ausgeglichen ( = 0.00 ) ist . Quittiert wird die Eröffnung im Feld Konto-Info in der Gästeinformation

1

Auszug Formular Gästeinformation

2 3 4 5 7 8

2

3

4

1

5

6

7

Ein Klick auf die Schaltfläche

öffnet das Formular Gästekonto.

Initialisiert einen neuen Eintrag.

Löscht den aktuellen Eintrag.

Öffnet das Formular Selektion

Rekap Konti.

Zeigt das referenzierte Konto als Bericht in der Seitenansicht an.

Direktdruck des referenzierten

Kontos.

Schliesst das Formular Gästekonto.

10

11

9

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

9

Selektion Datumsbereich.

10

Ansicht aller Gästekonti als

Rekapitulation für den gewählten Datumsbereich.

11

Direktdruck aller Gästekonti.

Seite

26

Modul Gästeinformation UNIKOMM

Gastro

Berichte und Statistiken

Das umfangreiche Berichtswesen erlaubt die Dokumentation und die statistische Auswertung der Gäste-

Informationen. Eingebaut sind Selektionen nach Kategorie, Gruppe und Geburtsdaten. Die Bereitstellung von Adressenklebern und Couverts, sowie statistische Auswertungen nach Umsatz und ABC-Klas-

sifikation.

Auszug Formular Gästeinformation

1

Gesamtverzeichnis aller Gäste

.

Verzeichnis nach Kategorie

.

Verzeichnis nach Gruppe

.

Adressenkleber nach Gruppe.

Couverts (C5) nach Gruppe.

Selektion nach Geburtsmonaten

Öffnet die Selektion Statistik.

Hinweis !

Die Selektionen nach Kategorie oder Gruppe erlauben die Wahl eines Merkmales oder eines Bereiches von... bis...

Startet die ABC-Analyse auf der Basis der Umsätze LJ.

Seitenansicht oder Direktdruck der ABC-Analyse.

Umsatzstatistik (Umsatzvergleich) VJ <> LJ.

Hinweis !

Sowohl die ABC-Analyse, wie auch die Umsatzstatistik können wertvolle Helfer sein, wenn es um Gutscheine,

Werbegeschenke oder Einladungen geht.

MCP

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Seite

27

Modul Gästeinformation UNIKOMM

Gastro

TwixTel Adressen-Import

Der Import von Adressen, insbesondere die Ablaufsteuerung, wurde vorgängig bereits beschrieben. Damit die Verbindung TwixTel zu Datenbank funktioniert ist eine sog. Exportspezifikation erforderlich. Das heisst, die Datenelemente die TwixTel zur Verfügung stellt, müssen mit den Datenelementen der Applikation verbunden werden. Die Spezifikation wird im Programm TwixTel vorgenommen. Nachstehend sind die Arbeitsschritte aufgezeichnet.

2

1

1

2

3

4

Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche wird das

Programm TwixTel gestartet.

Wählen Sie in der Menüleiste den Bereich Optio-

nen.

Und anschliessend den

Menüpunkt:

Export- & Druckoptionen

Das Fenster Exportfor-

mate wird geöffnet.

Wählen Sie anschliessend das Register Datei.

Export- und Druckoptionen

4

3

MCP

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Seite

28

Modul Gästeinformation

TwixTel Adressen-Import (Fortsetzung)

UNIKOMM

Gastro

4

6

5

7

5

6

7

4

Betätigen Sie die Schalt-

Fläche Neu. Das Fenster

Dateiformat definieren

wird geöffnet.

In das Datenfeld Format-

name tippen wir

Unikomm

.

Die voreingestellten Spezifikationen

Feldtrenner = Semikolon

und

Zeichensatz = ANSI

sind richtig.

Das Fenster „nicht benutzte Datenfelder“ zeigt alle

Datenelemente an, die auf der Seite TwixTel zur Verfügung stehen.

Als nächster Arbeitsschritt sind nun diejenigen Datenelemente zu bestimmen, die Unikomm benötigt.

Siehe Fortsetzung auf der nächsten Seite.

8

Fortsetzung

MCP

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Seite

29

Modul Gästeinformation

TwixTel Adressen-Import (Fortsetzung)

Seite TwixTel

9

Seite Unikomm

12

13

14

11

UNIKOMM

Gastro

8

10

9

Ziehen Sie mit der Maus

(linke Taste gedrückt) alle

Datenelemente vom linken

Fenster in das rechte. Die

Seite Unikomm muss den angezeigten Inhalt ausweisen.

10

Mit OK wird die neue Spezifikation bestätigt und das

Fenster Exportformate wird erneut angezeigt.

11

Wählen Sie nun das Register

Defaults Pfade/Drucker.

12

Einstellung des Exportpfades

c:\import\

Wichtiger Hinweis !!

Der Ordner c:\import muss eingerichtet sein.

13

Eingabe des Dateinamens

ImpTwix.txt. Für jeden Export bzw. Import wird immer der gleiche Dateiname verwendet. Die Dateiextension muss txt heissen, ansonst

Unikomm die Daten nicht findet (lesen kann).

14

Die grün umrandeten Spezifikationen müssen in der Regel nicht verändert werden.

Sie werden bei der Installation vom TwixTel automatisch eingestellt.

15

OK schliesst das Fenster

Exportformate und das

Arbeitsfenster vom TwixTel wird angezeigt.

Die Spezifikation ist nun bereit und kann vom Modul

Gästeinformation direkt verwendet werden.

15

MCP

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Seite

30

Modul Quick- Mail UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Quick-Mail hat wie das Präfix Quick bezeichnet, etwas mit „ schnell “ zu tun. Das ist effektiv auch so, denn mit diesem Hilfsmittel wird eine Vielzahl von Schreibarbeiten erledigt. Angefangen bei

Faxen, Kurzbriefen, Lieferscheinen und Mitteilungen in einer einfachen und schnellen Art, bis hin zu qualifizierter Korrespondenz als Einzeldokumente oder Serienbriefen. Das Modul Quick-Mail hat zudem eine zentrale Funktion, denn es ist in allen Menüs in der gleichen Form vorhanden und ist auch aus Modulen direkt ansprechbar.

Sämtliche Quick-Mail Dokumente werden automatisch archiviert . Das heisst, sie können jederzeit eingesehen und auch wiederverwendet (kopiert) werden. Die Suche eines bestehenden Dokumentes geht einmal global (über alle) oder selektiv nach einem Gast (Kunde) oder einer allgemein abgelegten Adresse.

Direkt im Zugriff sind die Gästeinformationen (Adressen) und die Lieferanten-Informationen. Mit anderen Worten: Die gewünschten Dateien werden per Mausklick geöffnet und zur Auswahl bereitgestellt. Die gleiche Kondition gilt auch für gespeicherte Kontaktpersonen, die wahlweise mit ihren individuellen Daten (Telefon, Fax, E-Mail) eingefügt werden können. Weiter werden beliebige Absen-

der verwaltet, wie zum Beispiel Stammadresse, private Adresse, Adresse einer Funktion, Adresse einer Mitgliedschaft (Verein, Verband) u.a.m.

Ein zusätzliches Hilfsmittel sind die Standardtexte. Also Textkonserven, die häufig verwendet und nur geringfügig verändert werden. Warum neu schreiben, wenn der Kerntext bereits vorhanden ist?

Die Anzahl der Standardtexte ist unbeschränkt. Sie können über ein Suchfenster mit signifikanten

Begriffen (Kürzeln) schnell und sicher gefunden werden.

Wie bereits oben erwähnt beinhaltet das Modul Quick-Mail zwei Versionen. Einmall die Schnellkor-

respondenz, andererseits die Standardkorrespondenz (wie Word). In den nachfolgenden Ausführungen werden wir die beiden Erscheinungsformen getrennt beschrieben.

Wichtige Empfehlung !!

Vor der Bearbeitung von Quick-Mails sollten nachstehende Applikations-

Parameter vorbereitet werden.

MCP

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Seite

31

Modul Quick- Mail UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Ein neues Quick-Mail (Textdokument) wird mit der Schaltfläche Erfassen initialisiert (eröffnet). Die

Nummer wird sequentiell aufsteigend automatisch zugeteilt. Ebenso das Datum (Tagesdatum), das

überschrieben werden kann. Die Auswahllisten Titel und Aktionen erlauben eine einfache und rasche Beschreibung bzw. Zweckbestimmung des Dokumentes. Wir empfehlen diese Rubriken in jedem Dokument – auch wenn es sich um einen „echten Brief“ handelt – zu verwenden. Sie erleichtern zu einem späteren Zeitpunkt die Suche und Zuordnung. Ein Absender und eine Anschrift

(Gast, Kunde, Lieferant) müssen immer eingefügt werden, damit die im Hintergrund ablaufenden

Verknüpfungen (Dokumentgenerierung) richtig funktionieren.

Modulsteuerung

Von Menü

Administration

Formular Seite 1

8

9

Telefon Wähler

E-Mail-senden

(Outlook) aktivieren

10

1 2 3 4 5 6

7

Zurück nach Menü

Administration

4

5

6

1

Erfassen eines neuen Dokumentes (Quick-Mail).

Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

Öffnet das Formular Übersicht. Ein bestehendes Quick-

Mail kann gesucht werden (global oder nach Name).

3

Öffnet das Notizfeld des referenzierten Gastes (Kunde).

Eine Bemerkung, Mitteilung.... kann hinterlegt werden.

7

Löscht das aktuelle Quick-Maik.

Öffnet das Formular für die unformatierte Textbearbeitung.

Öffnet das Formular für die formatierte Textbearbeitung.

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

Hilfsfunktionen:

8

Auswahllisten für die Schnellselektion von Aktionen. Speziell für Begleit- und

Kurzbriefe.

9

Verwaltung und Verwendung von beliebigen Absendern (Geschäft, Privat...)

10

Schaltflächen für das Einfügen von:

Kunden-Adresse

Kunden-Kontaktperson(en)

Lieferanten-Adresse

Lieferanten-Kontaktperson(en)

Mitarbeiter-Adressen

MCP

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Seite

32

Modul Quick- Mail UNIKOMM

Gastro

Beispiel Kurzbrief

Wir erstellen einen Kurzbrief. Ziel ist die schnelle Zustellung einer Dokumentation über den Betrieb, als Folge einer telefonischen Anfrage. Wir verwenden „fast“ ausschliesslich die integrierten Optionen und Funktionen.

Arbeitsablauf

1

1

Ein Mausklick auf die Schaltfläche Erfassen setzt den Cursor auf das Datum (Vorschlag

= Tagesdatum). Der Titel Kurzbrief wird ausgewählt und die Referenz eingetragen. Wir wählem weiter:

Aktion 1

Aktion 2

Zu Ihrer Information

Zu Ihrer Verfügung

Die Beilage wird eingetragen . Fertig sind die Referenzen!

2

2

3

4

Die Betätigung der Schaltfläche öffnet das

Formular Absender. Der erste verfügbare

Eintrag wird angezeigt. Mit den Navigationspfeilen können Sie vor- bzw rückwärts blättern.

Übernimmt den angezeigten Absender in das Quick-Mail (im Hintergrund).

Schliesst das Formular Absender.

4

3

MCP

5

5

Die Bezugsperson (Visa) wird ausgewählt und mit {Enter} bestätigt. Der Cursor positioniert sich auf die Schaltfläche Kunden.

Fortsetzung nächste Seite.

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Seite

33

Modul Quick- Mail

Beispiel Kurzbrief (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

7

8

5

6

11

12

6

7

8

Ein Mausklick auf die Schaltfläche Kunden

(Feldstecher) öffnet das Formular Gast /

Kunde suchen.

Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche wird eine Auswahlliste geöffnet. Der gewünschte Gast / Kunde kann gesucht werden. Mit {Enter] wird das Suchresultat angezeigt.

Mit der Schaltfläche werden die Angaben der Firma MC+Partner in die Rubrik Empfänger des Quick-Mails übernommen.

Hinweis !

Ein fehlerhafter Suchvorgang (falsche Adresse) kann wiederholt werden. Die bestehende Adresse wird überschrieben.

10

Nach dem Einfügen der Empfänger-Adresse wird der Cursor auf die Schaltfläche

Unformatiert gesetzt. Die richtige Option für einen Kurzbrief !

Optionen:

11

Analog dem beschriebenen Vorgang (6-10) kann eine alternative Kontaktperson eingefügt werden.

12

Analog den Arbeitsschritten 6-10 kann an

Stelle einer Kundenadresse ein Lieferant

Oder ein Mitarbeiter gesucht, angezeigt und übernommen werden.

Fortsetzung nächste Seite.

Gastro

10

MCP

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Seite

34

Modul Quick- Mail

Beispiel Kurzbrief (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

10

Grussformel

Unterschrift...?

14

UNIKOMM

Gastro

10

Öffnet das Formular für die Texterfassung.

Wichtiger Hinweis !!

Das Textfeld ist in Access ein sog. Memofeld.

Das heisst, die Editorfunktionen sind unterschiedlich zu den Gewohnheiten wie z.B. im im Word. Wir verweisen auf die Ausführungen im Abschnitt integrierter Texteditor.

15 16

17

13

Erfasster Text. Standard-

Schriftart ist Arial 10 Punkt.

13

14

Die Grussformel und die

Unterschrift sind bereits in den Kopfdaten erfasst worden. Kann bei Bedarf geändert werden!

15

Zeigt eine Seitenansicht

(Kontrollansicht) an, ohne

Formularwechsel.

16

Öffnet das Unterformular

Selektion Berichte.

In der Regel wird die gleiche Schaltfläche auf Seite 1 verwendet!

17

Kehrt zur Seite 1 (Kopfdaten zurück.

MCP

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Seite

35

Modul Quick- Mail

Beispiel Kurzbrief (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Gastro

17

18

19

20

Wichtiger Hinweise !!

Für Kurzbriefe stehen grundsätzlich zwei

Berichte zur Verfügung. Das Fax-Formu-

lar und der Fax-Brief.

Alternativ kann ein Kurzbrief direkt als

E-Mail zugestellt werden. Der Text (Brief) wird dabei als Anlage beigefügt.

18

Öffnet das Fax-Formular als Seitenansicht oder löst den Direktdruck aus.

19

Öffnet den Fax-Brief als Seitenansicht oder löst den Direktdruck aus.

20

Erlaubt das Drucken einer einzelnen Adres-

se über den integrierten Etiketten.Saver

(Ausnutzung der Etiketten-Bogen).

U

steht für unformatierter Text.

MCP

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Seite

36

Modul Quick- Mail UNIKOMM

Gastro

Beispiel Serienbrief

Das nächste Fallbeispiel behandelt den Serienbrief. Dabei gehen wir von der Idee aus, alle Firmengäste in der Umgebung zu einem Infomeeting mit Apéro und Lunch, einzuladen. Der gesamte Vorspann der

Brieferstellung, also die Initialisierung, die Festlegung der Referenzen, die Einfügung des Absenders und die Selektion einer Adresse erfolgen analog der Beschreibung von Seite 23 bis 25. Zur Adresse ist zu bemerken, dass es irgend eine Anschrift aus der Gruppe Firmengäste sein kann.

Arbeitsablauf

10

10

Öffnet das Formular für die Texterfassung.

Wichtiger Hinweis !!

Das formatierte Textfeld gestattet die individuelle Gestaltung von Dokumenten. Über die rechte Maustaste (Cursor steht im Text-

Feld) sind die Funktionen erreichbar.

11 12 13 14

11

Öffnet die Erfassung und

Verwaltung von Standard-

Texten (Konserven)

12

Zeigt eine Seitenansicht

(Kontrollansicht) an, ohne

Formularwechsel.

13

Öffnet das Unterformular

Selektion Berichte.

In der Regel wird die gleiche Schaltfläche auf Seite 1 verwendet!

14

Kehrt zur Seite 1 (Kopfdaten zurück.

Editierfunktionen:

Alle Schriftarten (Windows Fonts)

Schriftgrösse bis 72 Punkt

Fett, kursiv, unterstrichen

Schriftfarbe

Hintergrundfarbe

Ausrichtung links, zentriert, rechts

Blocksatz

Hoch- und tiefgestellt

Tabulator

Zeilenabstand

MCP

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Seite

37

Modul Quick- Mail

Beispiel Serienbrief (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

15

16

14

UNIKOMM

Gastro

17

19

20

14

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

15

Öffnet das Formular Selektion Serienbriefe.

16

Wir wählen die Option von Gruppe Firmen-

Gäste bis Gruppe Firmengäste.

17

Ein Klick auf die Schaltfläche (Brille) zeigt die selektierten Briefe in sequentieller Reihenfolge an.

18

Gleiche Funktion für eine Auswahl nach

Kategorie.

19

Gleiche Funktion für eine Auswahl von

Adressen nach Gruppe.

20

Gleiche Funktion für eine Auswahl nach

Geburtstagen.

21

Einzelselektionen von Adressen (Briefen) aus der Gesamtmenge von Kunden oder

Lieferanten.

22

Selektionen für Quick-Mail-Dokumente für

Abteilungen und Mitarbeiter.

18

22

21

MCP

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Seite

38

Modul Quick- Mail UNIKOMM

Gastro

Bearbeitung von Standardtexten

Standardtexte sind nützliche Helfer für die Bearbeitung häufig wiederkehrender Brieftexte. Je universeller sie gestaltet werden, desto grösser ist die Einsatzmöglichkeit und der daraus resultierende Nutzen.

Arbeitsablauf

4

5

1

1

Öffnet das Formular

Standardtexte.

2

Der erste verfügbare

Text wird angezeigt.

3

Öffnet das Unterformular

Übersicht.

4

Der geeignete Text wird gesucht und markiert.

5

Die Betätigung der Taste

(Hand) übernimmt den

Text in das Anzeigefenster.

6

Mit der Schaltfläche

Insert wird der Text in das obere Fenster übertragen. Im Bedarfsfalle kann er ergänzt werden.

7

Initialisiert die Erfassung eines neuen Textes.

8

Löscht den aktuellen Text.

2

7 3 6 8

MCP

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Seite

39

Modul Fakturierung UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Fakturierung beinhaltet die Bereiche Einzelrechnungen, Monatsrechnungen und die

Nachführung der Gästekonti. Einzelrechnungen dienen insbesondere der Abrechnung von Anlässen wie Firmenessen, Geburtstage, Hochzeiten, Taufen u.a.m., sofern die Rechnungsstellung vereinbart wurde. Monatsrechnungen sind für Firmen und/oder Einzelpersonen gedacht, die regelmässig – mehr mals pro Woche/Monat – Mahlzeiten einnehmen oder sonstige Konsumationen tätigen. Die Initialisierung einer neuen Rechnung beginnt immer mit der Auswahl des entsprechenden Gastes/Kunde oder eines Lieferanten. Das heisst, die entsprechenden Daten müssen vorhanden sein, oder mindestens vorgängig erfasst werden.

Das Modul Fakturierung liefert Daten an das Faktura- und MwSt-Journal, an die Debitorenkontrolle, die Gästekonti, die Kunden-Umsätze und an die Artikel-Mengen-Umsätze. Beim Letztgenannten nur dann, wenn die Artikel-Information aktiv bearbeitet wird. Die vielfältigen Verknüpfungen laufen mehrheitlich im Hintergrund – für den Anwender nicht sichtbar – ab. Die Kontrolle der Prozesse liegt bei der integrierten Ablaufsteuerung. Die Entscheidung ob eine Einzel- oder eine Monatsrechnung – deren Positionenbearbeitung unterschiedlich ist – vorliegt, wird durch das Merkmal Fakturierungsart bestimmt. Alle offenen Monatsrechnungen, sowie der daraus resultierende Umsatz, ist in einem separaten Fenster (Formular) jederzeit einsehbar. Damit ist sichergestellt, dass keine Rechnungen unberücksichtigt bleiben.

Ein Gast/Kunde mit speziellen Konditionen wie zum Beispiel ein vereinbarter WIR-Anteil oder ein genereller Rabatt wird vom Modul bei der Rechnungsstellung automatisch erkannt und die Berechnung entsprechend vorgenommen. Nach dem gleichen Muster werden geleistete Akonto- oder Vorauszahlungen behandelt. Beim Vorliegen von Gästekonti wird deren Belastung ebenfalls automatisch nachgeführt und sofern eine Monatsrechnung vorliegt, das Kontoblatt (Saldonachweis) mitgedruckt.

Nach dem Druck von Einzel- oder Monatsrechnungen können in einem zweiten Arbeitsgang die

Einzahlungsscheine mit den entsprechenden Referenzzeilen (OCR-B) für die automatische Verbeitung durch Dritte (Bank, Post) erstellt werden. Verwendet werden EZ-Scheine im Format A4.

Die unbedruckte Fläche kann für Werbebotschaften genutzt werden. Hierfür steht ein spezielles

Modul Werbetexte zur Verfügung.

Wichtiger Hinweis !

Eine fehlerhafte, aber bereits verbuchte Rechnung, darf nicht gelöscht werden. Sie muss vorgängig in eine Gutschrift umgewandelt werden, damit der Kundenumsatz - Umsatz LJ – zurückgebucht wird.

Entsprechende Warnmeldungen werden angezeigt.

Wichtige Empfehlung !!

Vor der Bearbeitung von Rechnungen sollten nachstehende Applikations-

Parameter vorbereitet werden.

MCP

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Seite

40

Modul Fakturierung UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Mit dem Modul Fakturierung können Einzel- Monatsrechnungen erstellt werden. Eine neue Rechnung beginnt immer mit der Auswahl eines Kunden oder Lieferanten. Die Rechnungs-Nr.und der Formular-

Titel (Rechnung) werden automatisch gesetzt. Bei Monatsrechnungen ist wichtig, dass das Datum Erfassung immer auf den ersten Tag des aktuellen Monates eingestellt wird. Die Zahlungskondition (30

Tage netto) wird automatisch eingefügt und kann bei Bedarf verändert werden. Entscheidend für den weiteren Ablauf der Bearbeitung ist das Merkmal Fakturierungsart. Es bestimmt im Wesentlichen die Steuerung der im Hintergrund ablaufenden Kontrollprozeduren.

Modulsteuerung

Formular Seite 1

Von Menü

Administration

Suchfenster

10

11

12

9

8

1 2 3 4

1

Erfassen einer neuen Rechnung. Das Formular

Kunde suchen wird geöffnet

2

Erfassen einer neuen Rechnung. Das Formular

Lieferant suchen wird geöffnet.

3

4

Öffnet ein Suchfenster mit Detailangaben, um eine

Rechnung zu suchen (global oder selektiv).

Öffnet die Selektion für die Anzeige des Faktura-Journals.

6

6

Löscht die aktuelle Rechnung (Kopf- und Positionsdaten).

Eine Warnmeldung wird vorgängig angezeigt.

7

Zurück nach Menü

Administration

Nach Seite 2

Hilfsfunktionen:

7

Öffnet eine Übersicht aller offenen

Monatsrechnungen.

8

Anzeige des Formulars Selektion

Dokumente (Ansicht / Druck).

9

Anzeige der vollständigen Adresse..

10

Auswahl der Formular-Titel.

11

Auswahl der Fakturierungsart

Einzel- oder Monatsrechnung.

12

Kontaktpersonen anzeigen, auswählen und als Referenz einfügen.

MCP

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Seite

41

Modul Fakturierung

Modulsteuerung (Fortsetzung)

14

16

Formular Seite 2

13

15

17

UNIKOMM

Von Seite 1

Gastro

19

21

23

24

20

22

Nach Seite 1

18

13

Eingabe individueller Vortext. „Ihre Konsumationen“ wird vorgeschlagen.

14

Öffnet das Formular Rechnungspositionen für Monats-

Rechnungen.

15

Öffnet das Formular Rechnungspositionen für Einzel-

Rechnungen.

Hinweis !

Die Aktionen 14 und 15 sind gegenseitig abgesichert.

16

Auswahl Werbetext für den EZ-Schein. Nur gültig für die aktuelle Rechnung!

17

Aktiviert das Formular Erfassung und Verwaltung von

Standard-Nachtexten. Der ausgewählte Text wird in das Feld eingefügt. Kann überschrieben werden!

18

Der Gast / Kunde hat ein Gästekonto. Der Saldo kann

über die Schaltfläche Konto (24) eingesehen werden..

Hilfsfunktionen:

19

Öffnet das Memofeld des referenzierten Lieferanten.

20

Öffnet das Memofeld des referenzierten Kunden.

21

Die bestehenden Werbetexte für

EZ-Scheine werden angezeigt.

Die Auswahl ist für (alle),insbesondere aber für die Monatsrech-

nungen gültig

22

Nicht verwendet !!

23

Anzeige des Formulars Selektion

Dokumente (Ansicht / Druck).

24

Öffnet das entsprechende Gäste-

konto. Die Detailbuchungen und der aktuelle Saldo können eingesehen werden. Bei Bedarf kann das Kontoblatt direkt gedruckt werden.

MCP

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Seite

42

Modul Fakturierung UNIKOMM

Gastro

Beispiel Einzelrechnung

Wir gehen dabei von der Annahme aus, der Gast hat ein Gästekonto und eine Vereinbarung über einen

WIR-Anteil von 30 %. Diese Parameter erlauben alle Aktionen und Funktionen des Arbeitsablaufes zu erklären.

Arbeitsablauf

2

5

3

1

8

10

11

6

7

9

MCP

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4

1

Initialisiert (eröffnet) eine

neue Rechnung.

2

Das Formular Kunde su-

chen wird geöffnet

3

Über die Schaltfläche wird der gewünschte

Gast / Kunde gesucht.

4

Mit Neu werden die Referenzen in die Kopfdaten kopiert.

5

Es sind dies:

• Rechnungs-Nummer

• Name / Adresse

• Formulartitel

• Zahlungskondition

6

Fakultative Felder!

7

Auswahl Einzelrechnung.

8

Monat / Jahr wird automatisch eingefügt.

Die Felder Lieferung und

Versandart sind fakultativ

9

Öffnet das Formular Seite 2.

10

Standardtext übernehmen.

Fortsetzung nächste Seite

Seite

43

Modul Fakturierung

Beispiel Einzelrechnung (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

11

UNIKOMM

Gastro

13

12 13 14 15

16 17 18

11

Öffnet das Formular Faktura-Positionen (Einzelrechnung). Der Cursor wird auf die

Schaltfläche Erfassen gesetzt.

12

Aktiviert eine neue Positionszeile. Über die Auswahlliste können Standardtexte ausgewählt werden. Alternativ steht die Schaltfläche Menü zur Verfügung, die den direkten

Zugriff auf die Menüdatenbank erlaubt.

13

Öffnet das Formular Artikel suchen. Der gewünschte Artikel wird gesucht und mit Neu in die Positionszeile kopiert. Eingefügt werden Artikel-Nr., Bezeichnung, Mengen-Einheit und

Preis.

14

Öffnet das Auswahlformular Menüs für die direkte Übernahme einer Speise (Angebot).

15

Erlaubt das Editieren und Ergänzen des Positions-Textes (grün hinterlegt).

16

Stellt eine Auswahl an Untertiteln zur Verfügung, die eingebaut werden können.

17

Fügt eine Leerzeile ein (übersichtlichere Darstellung bei grossen Rechnungen).

18

Löscht die aktuelle Positionszeile. Eine Warnmeldung wird vorgängig angezeigt.

Zurück nach

Seite 2

MCP

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Seite

44

Modul Fakturierung

Beispiel Einzelrechnung (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Gastro

18

19

20

24

23

22

21

18

Nach dem Schliessen der

Positionsdaten wird der

Cursor in das Feld Nach-

text gesetzt. Text auswählen oder eintippen.

19

Neutrales Eingabefeld für

Abzüge, Akontozahlungen,

Zuschläge (+/-).

20

Verrechneter WIR-Anteil %.

wird aus der Kunden-Information übernommen.

Beim Verlassen des Feldes

WIR-Anteil wird das Formular Umsatz-Info geöffnet.

21

Der Faktura Betrag 405.00

wird zum Umsatz LJ dazu addiert.

22

Direktdruck einer fertigen

Einzelrechnung.

23

Schliesst die Umsatz-Info.

Wichtiger Hinweis!

Hat der Gast / Kunde ein

Gästekonto wird das Formular Kontoinformation automatisch geöffnet.

24

Werden nur verwendet, wenn das Lager aktiv bewirtschaftet wird.

MCP

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Nach Seite2

Seite

45

Modul Fakturierung

Beispiel Einzelrechnung (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

25

26

27

UNIKOMM

Gastro

24

24

Öffnet das Formular

(Monitor) für die Druckausgabe. Zuständig ist der Bereich Einzelrechnungen.

25

Zeigt die Rechnung als

Seitenansicht oder starten den Direktdruck.

26

Startet die Generierung und den Druck des EZ-

Scheines.

27

Ist das Merkmal Neutrales Formular markiert

(Häkchen), wird eine

Rechnung ohne Logo und Fusszeile gedruckt.

EZ-Schein

MCP

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Seite

46

Modul Fakturierung UNIKOMM

Gastro

Beispiel Monatsrechnung(en)

Gäste / Kunden mit einer Vereinbarung Monatsrechnung erhalten immer zu Beginn des Folgemonates eine Abrechnung der Konsumationen (bei Kontoinhabern mit Saldonachweis). Die Rechnungen werden jeweils zu Beginn des aktuellen Monats (oder beim Vorliegen der 1. Konsumation) eröffnet. Weitere Besuche werden bis zum Abschluss – ähnlich einem Lieferschein – zeilenorientiert erfasst

Arbeitsablauf

2

5

3

6

7 4

1

8

10

11

9

MCP

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1

Initialisiert (eröffnet) eine

neue Rechnung.

2

Das Formular Kunde su-

chen wird geöffnet

3

Über die Schaltfläche wird der gewünschte

Gast / Kunde gesucht.

4

Mit Neu werden die Referenzen in die Kopfdaten kopiert.

5

Es sind dies:

• Rechnungs-Nummer

• Name / Adresse

• Formulartitel

• Zahlungskondition

6

Fakultative Felder!

7

Auswahl Monatsrechnung.

8

Monat / Jahr wird automatisch eingefügt.

Die Felder Lieferung und

Versandart sind fakultativ

9

Öffnet das Formular Seite 2.

10

Standardtext übernehmen.

Fortsetzung nächste Seite

Seite

47

Modul Fakturierung

Beispiel Monatsrechnung(en) (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

11

UNIKOMM

Gastro

12 13 14 15

Zurück nach

Seite 2

11

Öffnet das Formular Faktura-Positionen (Monatsrechnung). Der Cursor wird auf die

Schaltfläche Erfassen gesetzt.

12

Aktiviert eine neue Positionszeile. Eingetragen werden: Datum, Name / Referenz (sofern bekannt), Konsumation, Tisch-Nummer, Anzahl Personen und der Betrag.

13

Stellt eine Auswahl an Untertiteln zur Verfügung, die eingebaut werden können.

14

Fügt eine Leerzeile ein (übersichtlichere Darstellung bei grossen Rechnungen).

15

Löscht die aktuelle Positionszeile. Eine Warnmeldung wird vorgängig angezeigt.

Wichtiger Hinweis !

Die Positionserfassung erfolgt in der Regel auf der Basis der unterzeichneten Kassenbelege (Rechnungen). Sie wird innerhalb einer Periode (Monat) solange fortgesetzt bis der Abrechnungsentscheid vorliegt.

MCP

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Seite

48

Modul Fakturierung

Beispiel Monatsrechnung(en) (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Gastro

17

16

18

16

Nach dem Schliessen der

Positionsdaten wird der

Cursor in das Feld Nach-

text gesetzt. Text auswählen oder eintippen.Vorzugsweise nach dem Erfassen der ersten Position!

17

Neutrales Eingabefeld für

Abzüge, Akontozahlungen,

Zuschläge (+/-). Vorzugsweise nach dem Erfassen der ersten Position!

18

Verrechneter WIR-Anteil %.

wird aus der Kunden-Information übernommen.

Beim Verlassen des Feldes

WIR-Anteil wird das Formular Umsatz-Info

nicht

geöffnet.

Wichtiger Hinweis !!

Nach dem Erfassen einer neuen Konsumation (Position), muss der Arbeitsablauf vom Nachtext bis und mit Anteil

Anteil WIR % immer abgehandelt (durchlaufen) werden, ansonst das aktuelle Zwischentotal nicht korrekt ist.

MCP

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Seite

49

Modul Fakturierung UNIKOMM

Gastro

Beispiel Monatsrechnung(en) (Fortsetzung)

Die offenen (pendenten) Monatsrechnungen können über ein spezielles Formular jederzeit eingesehen werden. Ab dieser Übersicht kann jede beliebige Rechnung zwecks Erfassung neuer Positionen über die Schaltfläche Erfassen direkt erreicht werden (Direktverbindung zu Positionsdaten).

Arbeitsablauf Übersicht und Schnellerfassung

19

19

Öffnet das Formular pendente Monatsrechnungen.

Alle offenen Rechnungen sind angezeigt (A-Z).

20

Zeigt die aktuelle (markierte)

Rechnung an.

21

Verzweigt automatisch in die Positionserfassung der

Aktuellen (markierten) Rech-

Nung.

22

Berechnet die Anzahl der pendenten Rechnungen.

Nützlich bei umfangreichen

Fakturierungen.

23

Schnellsuche nach Name.

Joker sind erlaubt. Z.B

Bäre* = Bärematte AG

24

Vermerk, dass der Gast /

Kunde ein Gästekonto hat.

24

23

20

21 22

MCP

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Seite

50

Modul Fakturierung UNIKOMM

Gastro

Beispiel Monatsrechnung(en) (Fortsetzung)

Am Ende einer Abrechnungsperiode (Monat) werden alle Rechnungen, EZ-Scheine und Kontoauszüge

-nur für Kontoinhaber – in einem Arbeitsablauf abgehandelt bzw. erstellt. Dabei ist wichtig, dass alle

Rechnungen aktualisiert sind!

Das heisst, es muss sichergestellt sein, dass alle Positionserfassungen richtig und vollständig abgeschlossen wurden.

Arbeitsablauf Monatsverarbeitung

25

Wichtiger Hinweis !!

Die Reihenfolge der Arbeitsschritte 26–31 muss zwindend eingehalten werden.

26

27

28

29

30

31

26

26

Öffnet das Formular Verarbeitung (Parameter). Eine Abrechnung kann auch monatsübergreifend sein! Der Parameter Ab Betrag Fr.

dient dem Ausschluss kleiner Rechnungen (Beträge), bzw eine Verschiebung in den Folgemonat.

27

Alle Monatsrechnungen werden sequentiell hintereinander in der

Seitenansicht geöffnet. Diese Option erlaubt die visuelle Vorkontrolle bevor die definitive Verarbeitung gestartet wird.

28

Startet die Verbuchung der Gästekonti. Je nach Konstellation, z.B.

mit WIR-Anteil werden mehrere Buchungen vorgenommen.

29

Druckt die Monatsrechnungen – und sofern ein Kontovermerk vorhanden – die Kontoauszüge gleichzeitig.

30

Druckt die EZ-Scheine in einem separaten Durchgang. Bitte beachten Sie, dass eine Werbebotschaft selektioniert ist. Wenn nein, bleibt der obere Teil des Formulars unbedruckt!

31

Verbucht den Monatsumsatz in das Feld Umsatz LJ der Gäste /

Kundeninformationen.

MCP

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51

Modul Debitorenkontrolle UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Debitorenkontrolle ist nicht zu verwechseln mit einer Debitorenbuchhaltung. Wie der Name sagt, handelt es sich grundsätzlich um eine Kontrolle der offenen bzw. bezahlten Rechnungen abgelegt und sortiert nach Gast / Kunde-Nummer. Das Verarbeitungsprinzip ist einfach, in dem die spezifischen

Datenfelder dem Verwendungszweck entsprechend ausgefiltert werden.

Debitoren – offene Posten oder bezahlte – können nach Rechnungs-Nr., Name oder Ort gesucht werden. In einem Unterformular werden alle Rechnungen absteigend nach Datum sortiert angezeigt und

Sie können beim Vorliegen einer Zahlung den entsprechenden Eintrag (Positionszeile) schnell und sicher finden. Ein spezielles Suchfenster mit der Bezeichnung „Debitoren Alle“ sucht auch Kunden, die

über ein Gästekonto verfügen. Im Gegensatz zu den „normalen Debitoren“ werden für diesen Fall kei-

Detailzeilen angezeigt. Sie haben aber die Möglichkeit die Detailbuchungen und den Saldo mit der

Schaltfläche Konto abzurufen.

Für die Erfassung der Zahlungen stehen zwei Methoden zur Verfügung. Wie schon oben erwähnt, die manuelle Erfassung. Die entsprechende Rechnung wird gesucht und der Buchungsvorgang mit der

Schaltfläche Zahlungen initialisiert. Nach der Festlegung der Zahlungsart (Bank, Bar, Post..) werden die Referenzen automatisch übernommen und das System prüft, ob die Zahlung <> Rechnungsbetrag ausglichen ist. Wenn nein, wird die Differenz als OP-Saldo, Code OS deklariert. Die zweite Methode ist der automatische Import (DTA) von Bank und/oder Postzahlungen. Die entsprechende(n) Datei(en) werden vorgängig abgeholt (alternativ mittels Datenträger) und in einem vordefinierten Ordner abgelegt. Nach der Betätigung der Schaltfläche DTA-Import und nach der Bestätigung einer Sicherheitsmeldung erfolgt der Import und die Verbuchung der Zahlungen automatisch. Als Quittung erhalten Sie ein Journal mit den getätigten Buchungen.

Integriert ist auch ein 3-stufiges Mahnwesen. Die Fristen für die 1., 2., und 3. Mahnung können individuell eingestellt werden. Vor dem effektiven Mahnlauf besteht die Möglichkeit ein Mahncheck laufen zu lassen. Dabei werden alle Mahnungen im Hintergrund bearbeitet (Dummymahnungen) und in einem speziellen Formular angezeigt. Mit dieser Übersicht können Sie die anstehenden Mahnungen kontrollieren und „spezielle Kunden“ vom diesem Mahnlauf ausschliessen. Als Standardlösung entsprechen die Mahnungen – egal welche Stufe – einer Kopie der Originalrechnung mit zusätzlichem

Kommentar.

Wichtige Empfehlung !!

Vor der Bearbeitung der Debitoren sollten nachstehende Applikations-

Parameter vorbereitet werden.

MCP

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Seite

52

Modul Debitorenkontrolle UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Die Erfassung einer Zahlung – oder von Zahlungen – beginnt immer mit der Suche des gewünschten

Kunden. In der Regel wird die Suchliste nach Firma (Name) verwendet. Ein kleiner Hinweis: Auswahllisten können auch mit der Taste F4 geöffnet werden! Ist das Suchergebnis positiv, wird in der linken

Formularhälfte die vollständige Adresse, der Umsatzvergleich VJ <> LF und die Kontoinformation angezeigt. Im unteren Teil stehen die Detailzeilen der vorhandenen Rechnungen sortiert in absteigender

Reihenfolge und gruppiert nach Zahlungscode.

Die entsprechenden Fibu-Buchungen werden bei der manuellen Erfassung (auf Tastendruck), wie auch beim DTA-Import automatisch vorgenommen.

Modulsteuerung

Von Menü

Administration

Suchfenster

9

1 2

Zurück nach Menü

Administration

7

8

5

6

10 3 4 5 6

1

Initialisiert die Erfassung einer manuellen Zahlung(en).

2

Die Schaltfläche Rechnungen ermöglicht die direkte

Ansicht der markierten Rechnung.

3

Öffnet das Zahlungsjournal über einen Datum-Zoom.

4

Öffnet die OP-Liste über einen Datum-Zoom.

Öffnet die Mahnliste über einen Datum-Zoom.

Startet den automatischen Mahnlauf über eine Sicherheitsabfrage.

Startet den Mahncheck und zeigt die Mahnungen an.

Startet den automatischen Import von Zahlungen.

7 8

Hilfsfunktion:

9

Öffnet das Formular Gästekonto.

Alle Detailbuchungen des aktuellen

Kunden können eingesehen und kontrolliert werden.

10

Öffnet das Kunden- Gästejournal mit Datumzoom und Selektion nach

Zahlungs-Code (BZ, OP, OS).

MCP

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Seite

53

Modul Debitorenkontrolle

Manuelle Buchungen

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Gastro

3

6

7 8

4

2

5 9

1

10

11

Wichtige Hinweise !!

Als Alternativen zum beschriebenen Ablauf ( 1-10 ) sind nachstehende Vorgänge möglich:

• Erfassung von Teilzahlungen

• Erfassung von gemischten Zahlungen, CHF und WIR

• Löschung einer Teilzahlung, CHF und WIR

• Buchung von Zahlungsdifferenzen, CHF und WIR

• Nehmen Sie die Fibu-Verbuchung erst dann vor, wenn die Erfassung der Zahlung korrekt ist.

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MCP

1

Auswahlliste nach Name.

Der gewünschte Kunde wird gesucht.

2

Anzeige der Detailzeilen

(Rechnungen].

3

Die offene Rechnung

OP wird markiert.

4

5

Ein Mausklick auf die

Schaltfläche öffnet das

Formular Zahlungskon-

trolle.

Aktiviert eine neue Zeile in der Zahlungskontrolle.

Das Tagesdatum wird eingesetzt. Kann überschrieben werden.

6

Auswahl der zutreffenden Konto-Nummer.

7

Der entsprechende Text wird eingesetzt.

8

Eingabe des bezahlten

Betrages. Mit {Enter] wird die Zahlung übernommen. Gesetzt wird:

9

• Zahlungs-Datum

• OP-Saldo

• Zahlungs-Code

Setzt eine verbuchte

Zahlung vollständig

zurück (Roll-Back)

10

Schnellsuche einer Zahlung mit der Rechnungs-

Nummer.

11

Veranlasst die entsprechenden Buchungen in der Fibu automatisch.

Hinweis !

Ein Status-Code verhindert Mehrfachbuchungen der gleichen Zahlung.

Seite

54

Modul Debitorenkontrolle UNIKOMM

Gastro

Automatische Buchungen

Voraussetzung für automatische Zahlungen sind spezifische Datenfiles von Banken oder der Post. Diese können über das Internet (Telebanking) oder mittels Datenträger zur Verfügung stehen. Die Datei(en) werden zur weiteren Verarbeitung in einen vordefinierten Ordner (siehe Systemparameter) abgelegt (kopiert). Der weitere Ablauf – Import, Prüfung, Verarbeitung und die Fibu-Buchungen– erfolgt automatisch.

Arbeitsablauf

2

7

4

6

8

5

3

1

5

6

3

4

1

Startet den Datenimport. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

2

Mit OK wird das Programm fortgesetzt.

Mit Abbrechen wird der Datenimport abgebrochen.

Der Import hat eine Bankdatei gefunden.

Die Originaldatei wurde in eine Textdatei umgewandelt.

Der interne Check meldet, dass die Summe der einzelnen Zahlungsrecords mit der Prüfsumme der Bank übereinstimmt.

7

8

9

Hinweis !

Sind Summe und Prüfsumme ungleich wird der Import abgebrochen. Ein Kontrolljournal wird gedruckt.

Mit OK wird die Zahlungskontrolle (Tabelle Bankzah-

Lungen) nachgeführt.

Mit Abbrechen wird der Buchungsvorgang übersprungen.

Diese Massnahme hat dann Gültigkeit, wenn die gleiche

Datei zwecks Kontrolle ein 2. Mal eingelesen wird.

Der Import und die Verarbeitung wurden erfolgreich abgeschlossen.

Hinweis !

Als Quittung der erfolgreichen Verarbeitung wird ein

Journal der gebuchten Zahlungen gedruckt.

9

MCP

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Seite

55

Module Kasse / Banken / Fibu UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Die Module Kasse, Banken und Finanzbuchhaltung sind von der Datenstruktur her identisch. Egal in welchen Bereich Buchungen vorgenommen werden, wird ein und dieselbe Datei mit der Bezeichnung

BuchungenKontos gespiesen. Durch spezifische Schlüssel in der Form der Beleg-Nummer –

KA-nnn

für die Kasse,

BA-nnn

für die Banken und

FI-nnn

für Finanzbuchungen – können die Datensätze jederzeit artengerecht auseinander gehalten bzw. selektioniert werden. Die drei Buchungssysteme sind untereinander so verknüpft, dass die notwendigen Gegenbuchungen automatisch vorgenommen werden.

Im Klartext: Mit der Vornahme von Buchungen wird im Hintergrund die Buchhaltung simultan nachge-

führt. Die Erfassung einer Barausgabe – z.B. für Blumenschmuck – generiert automatisch die Detailzeilen inklusive Aufteilung in Nettobetrag und MwSt. Ein Barbezug von der Bank an die Kasse wird gleichzeitig im Kassenbuch als Einnahme abgelegt. Jede primäre Buchung löst also die erforderlichen Sekundärbuchungen (Gegenbuchungen) aus. Das Führen einer separaten Buchhaltung resp. die nochmalige

Erfassung der einzelnen Positionen erübrigt sich.

UNKOMM

Gastro

übernimmt für Sie diese Aufgabe.

Man denke auch an die Zeit- und Kosteneinsparungen die durch diese optimale Systemgestaltung zu realisieren sind!

Voraussetzung für das Funktionieren sind einmal ein gültiger Kontenplan, die Bereitstellung der erforderlichen Buchungstexte, sowie die richtige Einstellung der spezifischen Systemparameter. Alle aufgeführten Elemente finden sie im Menü Systemparameter unter der Option Applikations-Parameter

Administration. Je besser diese Tabellen vorbereitet sind – selbständig oder mit fremder Hilfe – desto besser und fehlerfrei läuft das System (die Datenbank) gleich von Beginn an. Nachträgliche Korrekturen und/oder Nachbesserungen sind immer mit zusätzlichem Aufwand verbunden.

Beispiele:

• Buchungstexte Kasse

• Buchungstexte Bank

MCP

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Seite

56

Module Kasse / Banken / Fibu UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Alle Module sind über eine zentrale Steuerung erreichbar. Beim Klicken auf den Menüpunkt Buchungen

Kasse / Bank / Fibu wird das Formular Selektionen geöffnet. Als Erstes wird die gewünschte Buchungsperiode eingestellt. Diese bleibt solange aktuell, bis ein Wechsel willentlich vorgenommen wird. Beim

Klicken auf die Schaltflächen Kassenbuch, Banken, Fibu, Gutscheine oder Kreditoren startet das gewählte Modul. Bei der Rückkehr – z.B. aus dem Kassenbuch – wird das Formular Selektionen erneut angezeigt. Das erleichtert das Navigieren unter bzw. zwischen den einzelnen Modulen.

Hinweis !

Das Modul Kreditoren gehört zum

Teilsystem Einkauf – Lager, wird aber im Zusammenhang mit den anderen Buchungen oft verwendet bzw. benötigt.

MCP

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Seite

57

Module Kasse / Banken / Fibu UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Funktionsweise der Buchungen

Was läuft eigentlich im Hintergrund ab? Wie bereits in der Übersicht beschrieben, erzeugt jede Buchung durch entsprechende Verknüpfungen, Tabellen und Parameter die erforderlichen Gegenbuchungen. Am

Beispiel Blumenkauf – und zum besseren Verständnis - erklären wir die Funktionsweise.

Wichtiger Hinweis ! Die nachstehende Darstellung ist für sämtliche Buchungsarten identisch.

Buchungszeile

Kassenbucheintrag

Verarbeitung (Prozeduren)

Verteilung (Kontierungsschlüssel)

Tabelle Buchungen

Konto 1000 Kasse

Konto 1066 Vorsteuer

Konto 6081 Blumen

MCP

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Seite

58

Modul Kassenbuch

Modulsteuerung

UNIKOMM

Gastro

9

Anzeigebereich erfasster Buchungen

10 11

1 2

3 4

5

6 7

8

14

13

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

12

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Initialisiert eine neue

Erfassungszeile.

Öffnet das Formular

Buchungstexte Kasse.

Mutationen sind möglich.

Öffnet den referenzierten

Kontenplan.

Öffnet das Formular

Kontierungsschlüssel.

Ansicht und Druck des

Buchungsjournals. Selektion von Datum..bis

Datum.

Neuberechnung der

Saldi.

Öffnet die Applikations-

Parameter Administration.

Kehrt zum Formular

Selektion zurück.

Suchfunktion nach Betrag.

Die gefundenen Werte werden angezeigt.

Suchen einer konkreten

Beleg-Nummer.

Suchfunktion nach Datum.

Der erste Datensatz mit dem referenzierten Datum wird angezeigt.

Löscht den markierten

Datensatz im Anzeigebereich.

Einstellung Zeit-Fenster.

Von Datum bis Datum.

Ansicht oder Direktdruck des Erfassungs-Journals

Seite

59

Modul Kassenbuch

Arbeitsablauf

Fallbeispiel: Blumenkauf

UNIKOMM

Gastro

2 3

4

Amexco Verkauf

Apotheke

Aushilfen einmalig

Balmer Willi

6

1

1

Initialisiert eine neue Erfassungszeile

.

Die Laufnummer wird vom vom System automatisch zugeteilt, der Cursor in das Feld Beleg-

Nummer positioniert.

2

Der Index KA- der Beleg-Nummer ist voreingestellt. Der numerische Wert 999 wird manuell erfasst.

3

4

5

6

Datum Erfassung = (gleich) Tagesdatum.

Manuelle Eingabe Datum Beleg. Das Datum wird für Folgebuchungen bis zur nächsten Änderung wiederholt.

Die Auswahlliste Buchungstexte wird beim Hingehen zum Feld

Datum Beleg geöffnet. Nach der Selektion wird der Cursor entsprechend dem Buchungstext in das Feld

Einnahmen

oder

Ausgaben

gesetzt.

Eingabe Betrag.

5

Hinweis !

Die Sicherheitsmeldung (?) „Zeile verbuchen“ ist an die Felder Einnahmen und Ausgaben gebunden. Mit Ja wird der Cursor auf die Schaltfläche Erfassen positioniert, mit Nein In das Feld

Beleg-Nummer.

Der Buchungsvorgang kann wiederholt werden.

MCP

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Seite

60

Modul Kassenbuch UNIKOMM

Gastro

Integrierte Gutscheinkontrolle

Im Modul Kassenbuch ist eine separate Gutscheinkontrolle eingebaut. Die Steuerung erfolgt aus dem

Datenfeld Beleg-Nummer . Es stehen die Optionen GV- Gutschein verkauft, GE- Gutschein eingelöst,

SV- Gutschein Spende verkauft und SE- Gutschein Spende eingelöst zur Verfügung. Die Initialisierung einer Buchung erfolg exakt nach den Regeln einer normalen Kassenbuchung. Wir verwenden als Beispiel den Gutschein-Nummer GV-6 über einen Betrag von CHF 300.– und buchen diesen mit 2 Teil-

Beträgen – zwei Folgekonsumationen – wieder aus. Für die nachstehenden Darstellungen verwenden wir zum Teil nur Formularauszüge, da der Aufbau und der Ablauf mit dem Kassenbuch identisch ist.

1

GE- Gutschein eingelöst

SV- Gutschein Spende verkauft

SE- Gutschein Spende eingelöst

Gutschein Spende eingelöst

Gutschein Spende verkauft

Apotheke

H. Hurni

Doppelklick

Über die Funktion QuickLink oder via

Selektion Buchungen wird das Formular Gutscheinkontrolle angezeigt. Der neue Gutschein GV-999 ist eingetragen und pendent (P).

Status-Code

MCP

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Seite

61

Modul Kassenbuch UNIKOMM

Gastro

Integrierte Gutscheinkontrolle (Fortsetzung)

Eine erste Tranche des Gutscheines über CHF 200.– wird nun eingelöst. Wir wählen dazu die Beleg-

Option GE-6

GV- Gutschein verkauft

SV- Gutschein Spende verkauft

SE- Gutschein Spende eingelöst

Getränketechnik

Graf Peter

Guggisberg Gemüse

Gutschein Spende eingelöst

1

Der Gutschein wird über die Beleg-Nr. ge sucht und im Formular Pendente Gutscheine angezeigt. Mit einem Mausklick auf die

Taste wird der anteilmässige Betrag von CHF 200.– verbucht. Der Status-Code steht nun auf Saldo (S) und der Gutschein-

Saldo beträgt CHF 100.—

Mit einer weiteren, identischen Buchung

über CHF 100.– ist der Gutschein ausgeglichen. Der Status-Code ist (V) und der

Saldo CHF 0.--

Status-Code

MCP

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Status-Code

Seite

62

Modul Banken

Modulsteuerung

UNIKOMM

Gastro

Anzeigebereich erfasster Buchungen

9 10 11

1 2

3

4 5

6

7 8

14

13

MCP

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12

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Initialisiert eine neue

Erfassungszeile.

Öffnet das Formular

Buchungstexte Bank.

Mutationen sind möglich.

Öffnet den referenzierten

Kontenplan.

Öffnet das Formular

Kontierungsschlüssel.

Ansicht und Druck des

Buchungsjournals. Selektion von Datum..bis

Datum.

Neuberechnung der

Saldi.

Öffnet die Applikations-

Parameter Administration.

Kehrt zum Formular

Selektion zurück.

Suchfunktion nach Betrag.

Die gefundenen Werte werden angezeigt.

Suchen einer konkreten

Beleg-Nummer.

Suchfunktion nach Datum.

Der erste Datensatz mit dem referenzierten Datum wird angezeigt.

Löscht den markierten

Datensatz im Anzeigebereich.

Einstellung Zeit-Fenster.

Von Datum bis Datum.

Ansicht oder Direktdruck des Erfassungs-Journals

Seite

63

Modul Banken

Arbeitsablauf

Fallbeispiel: Dauerauftrag Miete

UNIKOMM

Gastro

2 3

4

Debitor bezahlt

EO-Entschädigung

Gerber Champignons

K.K. Bärenmatte AG

6

1

1

Initialisiert eine neue Erfassungszeile

.

Die Laufnummer wird vom vom System automatisch zugeteilt, der Cursor in das Feld Beleg-

Nummer positioniert.

2

Der Index BA- der Beleg-Nummer ist voreingestellt. Der numerische Wert 999 wird manuell erfasst.

3

4

5

6

Datum Erfassung = (gleich) Tagesdatum.

Manuelle Eingabe Datum Beleg. Das Datum wird für Folgebuchungen bis zur nächsten Änderung wiederholt.

Die Auswahlliste Buchungstexte wird beim Hingehen zum Feld

Datum Beleg geöffnet. Nach der Selektion wird der Cursor entsprechend dem Buchungstext in das Feld

Einnahmen

oder

Ausgaben

gesetzt.

Eingabe Betrag.

5

Hinweis !

Die Sicherheitsmeldung (?) „Zeile verbuchen“ ist an die Felder Einnahmen und Ausgaben gebunden. Mit Ja wird der Cursor auf die Schaltfläche Erfassen positioniert, mit Nein In das Feld

Beleg-Nummer.

Der Buchungsvorgang kann wiederholt werden.

MCP

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Seite

64

Modul Fibu UNIKOMM

Gastro

Modulsteuerung

14

1 2

9

3 4

5

Anzeigebereich erfasster Buchungen

15

6

10

7

8

11

13

16

12

1

2

3

4

5

6

Initialisiert eine neue

Erfassungszeile.

Öffnet das Formular

Hauptbuch. Es zeigt alle erfassten Buchungen an .

Öffnet den referenzierten

Kontenplan.

Öffnet das Formular

Kontierungsschlüssel.

Öffnet das Formular

Buchungstexte Fibu.

Mutationen sind möglich.

Öffnet das Formular Selektion Berichte und Aus-

Wertungen.

7

8

9

10

11

12

13

Öffnet die Applikations-

Parameter Administration.

Kehrt zum Formular

Selektion zurück.

Suchfunktion nach Betrag.

Die gefundenen Werte werden angezeigt.

Suchen einer konkreten

Beleg-Nummer.

Suchfunktion nach Datum.

Der erste Datensatz mit dem referenzierten Datum wird angezeigt.

Löscht den markierten

Datensatz im Anzeigebereich.

Auswahlliste für die Selektion eine Konto-Nr.

14

Schaltet für Umbuchungen (Abschlussbuchungen) die MwSt ab.

15

Wiederholt die aktuelle

Konto-Nummer.

16

Wiederholt die aktuelle

GKonto-Nummer.

MCP

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Seite

65

Modul Fibu

Arbeitsablauf

Fallbeispiel: Ertrag (Sammelkonto)

UNIKOMM

Gastro

2 3

4

3010 Wein Ertrag

3020 Bier Ertrag

3030 Spirituosen Ertrag

3040 Mineral Ertrag

6

7

5

1

4

5

1

Initialisiert eine neue Erfassungszeile

.

Die Laufnummer wird vom vom System automatisch zugeteilt, der Cursor in das Feld Beleg-

Nummer positioniert.

2

3

6

7

Der Index FI- der Beleg-Nummer ist voreingestellt. Der numerische Wert 999 wird manuell erfasst.

Eingabe Datum Beleg. Das Datum wird bis zur nächsten Änderung wiederholt.

Eingabe Betrag.

Mit einem Mausklick auf oder mit der Taste {F4} wird die Auswahlliste geöffnet. Die gewünschte Konto-Nr. kann ausgewählt werden.

Mit einem Mausklick auf oder mit der Taste {F4} wird die Auswahlliste geöffnet. Die gewünschte Gegenkonto-Nr. kann ausgewählt werden.

Datum Erfassung = (gleich) Tagesdatum.

Hinweis !

Die Sicherheitsmeldung (?) „Zeile verbuchen“ ist an das Feld Gegenkonto-

Nr. gebunden. Mit Ja wird der Cursor auf die Schaltfläche Erfassen positioniert, mit Nein In das Feld Beleg-Nr.

Der Buchungsvorgang kann wiederholt werden.

MCP

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Seite

66

Modul Fibu

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Selektion Einzelkonti

UNIKOMM

Gastro

1000 Kasse

1001 Stockgelder, Kassafonds

1002 Durchlaufkonto Kasse

1009 Kasse Nebenbetriebe

Wichtige Hinweise !!

Die Selektion von Einzelkonti hat lediglich konsultativen Charakter. Das heisst, die angezeigten Informationen können nicht verändert, noch gelöscht werden.

Die Suchfunktionen nach Betrag

CHF, Beleg-Nr. und Datum sind mit den interaktiven Formularen identisch.

MCP

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Seite

67

Modul Fibu

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Berichtsgenerator

UNIKOMM

Gastro

1

2

3

4

5

13

Selektion Kontrollen

Die Kriterien

• Datum Beginn

• Datum Ende

• Von Konto

• Bis Konto haben nur für diesen Bereich

Gültigkeit.

3

4

1

2

5

6

7

8

9

10

11

12

13

7

6

8

10

11

12

9

Selektion Auswertungen

Nach der Einstellung der Überschrift werden die Parameter Von Bereich …

Bis Bereich automatisch eingestellt.

Sie können manuell verändert werden.

Wichtiger Hinweis !!

Das Datenfeld Vorjahr muss immer einen Wert haben, egal ob mit oder ohne Vorjahresvergleich gearbeitet wird.

Einstellung der Kontrollspannen Datum und Konti.

Anzeige oder Direktdruck Erfassungs-Journal.

Anzeige oder Direktdruck Konto-Auszug Einzel. Der Wert {Von Konto} ist die Referenz.

Anzeige oder Direktdruck von Konto-Auszügen in Serie {Von Konto…Bis Konto}

Anzeige oder Direktdruck Rekapitulation {Gesamtsummen} der eingestellten Konti.

Auswahl oder Bezeichnung der Überschrift {Titel] einer Auswertung.

Einstellung Kontenbereich für die Auswertung gemäss Kontenplan.

Einstellung Vergleichsjahr.

Einstellung der Gruppierungsmerkmale Bereich > Gruppe > Untergruppe gemäss Kontenplan.

Die Merkmale können auch in umgekehrter Reihenfolge, also Untergruppe > Gruppe > Bereich zugeschaltet werden

Ansicht der gewählten Selektion ohne

Vorjahresvergleich ohne Korrekturspalte.

Ansicht der gewählten Selektion ohne Vorjahresvergleich mit Korrekturspalte.

Ansicht der gewählten Selektion mit Vorjahresvergleich

.

Berechnet und druckt die MwSt-Abrechnung quartalsweise.

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MCP

Seite

68

Modul Fibu

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Berichtsgenerator

UNIKOMM

Gastro

MCP

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Seite

69

Menü Einkauf UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Menü Einkauf mit den Modulen Artikel- und Lieferantenverwaltung ist einmal die Grundlage für das Teilsystem Küche, andererseits die Voraussetzung für die Bearbeitung und Kontrolle von Lieferan-

tenbestellungen mit angeschlossener Lagerkontrolle. Mit dem Modul Kreditorenkontrolle werden die Lieferantenrechnungen auf einfache Art – vorzugsweise täglich – erfasst und gewährleisten so jederzeit den Überblick über die aktuellen Verpflichtungen, Fälligkeiten und die vorgenommenen Zahlungen. Die Integration eines adäquaten Kontenplanes, sowie das „Splitting“ auf mehrere Konti gestatten

buchhaltungsgerechte Monatsabschlüsse der Kreditoren. Das Modul Quick-Mail – unter Administration beschrieben – ist auch von diesem Menü aus zugänglich.

Zurück nach

Hautmenü

MCP

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Seite

70

Modul Artikelinformation UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Mit dem Modul Artikelinformation können beliebige Artikel, nach beliebigen Gruppen und Kategorien verwaltet werden. Die Zuteilung der Artikel-Nummer erfolgt sequentiell und automatisch, ab dem voreingestellten Index (Präfix). Fakultative oder nicht benutzte Felder können über eine Meldung (Info-

Check) übersprungen werden. Mit der Schaltfläche Erfassen wird das Anlegen eines neuen Artikels

Initialisiert. Für ähnliche (wiederkehrende) Artikel wie zum Beispiel bei Getränken ist Funktion Copy gedacht. Sie kopiert alle Felder des referenzierten Artikels und setzt den Cursor in die Auswahlliste

LF-Name zur weiteren Bearbeitung (Mutation). Die Schaltfläche Lagerinfo zeigt – sofern das Lager geführt wird – alle relevanten Bestände wie Lager, Bestellung, Verfügbarkeit u.a.m. an.

Modulsteuerung

Von Menü

Einkauf

Suchfenster

8

1

9

2

2

10

3

4

5

6

12

11

Wichtiger Hinweis !

Neu enthält das Modul Funktionen für die Inventaraufnahme und Bewertung.

Diese sind im Anhang C im

Detail beschrieben.

1

Erfassen eines neuen Artikels. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

Springt automatisch zum Feld Einkaufs-Preis, um

Preismutationen vorzunehmen.

3

Öffnet das Formular Lagerinformation und zeigt die aktuellen Bestände an.

4

Kopiert den aktuellen Artikel in einen neuen Datensatz. Anschliessend werden die entsprechenden Mutationen vorgenommen.

5

Öffnet das Formular Lieferanten-Artikel-Nachweis.

Löscht den aktuellen Artikel.

6

7

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

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7

Zurück nach Menü

Einkauf

Hilfsfunktionen:

8

Auswahlliste Lieferanten für die Zuordnung des Hauptlieferanten. Die Nummer wird automatisch übernommen.

9

Auswahllisten für die statistischen Felder

Artikelkategorie und Gruppe. Die Merkmale sind individuell einstellbar.

10

Zuteilung der entsprechenden Konto-

Nummer für die Kreditorenkontrolle.

11

Berechnungsfelder für die Preisgestal-

tung:

• rot = Parameter Einkauf

• grün = Parameter Verkauf (Kalkulation)

12

Eingabe zusätzlicher Menge-Preis-Felder speziell für Getränke (Karte).

Seite

71

MCP

Modul Artikelinformation UNIKOMM

Gastro

Lieferanten-Artikel-Nachweis

Die Artikel, die bei einem Lieferanten normalerweise bezogen werden, können mit der Schaltfläche LF-

Artikel angezeigt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass die entsprechenden Lieferanten registriert sind. Der Sachverhalt, dass die Lieferanten von Fall zu Fall unterschiedlich sind, verlangt nach einer einfachen Methode, Umteilungen vorzunehmen. Gleichzeitig sollen auch die entsprechenden Preismutationen nachgeführt werden können.

Arbeitsablauf

Formularausschnitt

3

2

7

4

1

1

2

3

4

5

6

7

Wählen Sie den Lieferanten aus, dessen Sortiment neu zugeordnet werden soll. Zum Beispiel:

Blaser Cafè AG (

alt

) zu

A. Brönimann (

neu

).

Öffnet den entsprechenden Artikelnachweis.

Die Artikel sind nach Nummer aufsteigend sortiert angezeigt.

Öffnet das Formular Lieferant suchen.

Auswahl des gewünschten (neuen) Liferanten.

Startet das Programm

Neuzuordnung. Mit OK bestätigen oder abbrechen.

Wichtiger Hinweis !!

Als nächster (letzter) Arbeitsschritt müssen die

EK-Preise kontrolliert und, sofern notwendig, mutiert werden.

Setzt den Cursor in die

Spalte EK-Preis und positioniert von Zeile zu

Zeile.

5

6

MCP

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Seite

72

Modul Artikelinformation UNIKOMM

Gastro

Berichte und Statistiken

Das umfangreiche Berichtswesen erlaubt die Dokumentation und die statistische Auswertung der Artikel-

Informationen. Eingebaut sind Selektionen nach Kategorien und Gruppen. Die Bestelliste nach Lieferant ist ein praktisches Hilfsmittel (keine Lagerbewirtschaftung) für Nachbestellungen. Mit der ABC-Ana-

lyse und der Mengenstatistik können wertvolle Informationen für Preisverhandlungen gewonnen werden.

6

Auszug Formular Artikelinformation

Aktiv-, Passiv.Code

Schaltfläche nicht aktiv.

Gesamtverzeichnis aller Artikel

.

Verzeichnis nach Kategorie

.

Verzeichnis nach Gruppe

.

Artikeletiketten nach Gruppe.

Bestelliste nach LF-Name.

Öffnet die Selektion Statistik.

Öffnet die Selektion Getränkekarte.

(gleiche Funktion wie im Modul Menüvorschläge).

MCP

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Seite

73

Modul Artikelinformation UNIKOMM

Gastro

Lagerinformation

Wichtiger Hinweis !!

Die Lagerinformation mit Bestandesangaben wird nur nachgeführt , wenn eine Lagerbewirtschaftung praktiziert wird. Das heisst, die Lieferantenbestellungen werden mit dem Modul Bestellungen bearbeitet, Lagerein- und Lagerausgänge verbucht, sowie Inventarkontrollen und Differenzbereinigungen vorgenommen.

6

Auszug Formular Artikelinformation

MCP

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Seite

74

Modul Lieferanteninformation UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Mit dem Modul Lieferanteninformation können beliebige Lieferanten erfasst und verwaltet werden . Ein neuer Lieferant wird über die Schaltfläche Erfassen eröffnet. Die Nummer wird vom System sequentiell automatisch zugeteilt. Zwecks selektiver und statistischer Auswertungen kann jeder Lieferant einer Kategorie und einer Gruppe zugeteilt werden. Über die Schaltfläche Kontaktpersonen sind beliebige Mitarbeiter / Abteilungen mit Direktwahlnummern erfassbar. Die LF-Artinfo zeigt in einem separaten Fenster (Formular) alle Artikel an, die normalerweise beim angezeigten Lieferanten bezogen werden. Die entsprechenden Artikelinformationen (VollInfo) können direkt angezeigt werden. Telefon-,Telefax- und E-Mail-Knöpfe sorgen für eine schnelle Kommunikation. Mit der Schaltfläche KKonti wird ein Formular geöffnet, das die Eingabe der entsprechenden Kreditorenkonti für die spätere Bearbeitung der Rechnungen, erlaubt.

Modulsteuerung

Formular Seite 1

Von Menü

Einkauf

Suchfenster

Selektions-

Merkmale

8

9

1

2

3

10

4 5

12

11

6

7

Zurück nach Menü

Einkauf

Nach Seite 2

1

Erfassen eines neuen Lieferanten. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

3

Erweiterte Suche (mehr Informationen) nach einem

Lieferanten.

Lieferanten-Artikelinformation. Zeigt alle Artikel die beim referenzierten Lieferanten bezogen werden.

4

5

Erfassung / Anzeige der relevanten Kreditorenkonti.

Löscht die aktuelle Lieferanteninformation

6

7

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

Erfassung von beliebigen Kontaktpersonen zu einer

Hauptadresse.

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Hilfsfunktionen:

8

Öffnet das Suchfenster PLZ. Bei der

Eingabe der PLZ oder des Ortes wird das Äquivalent automatisch eingesetzt.

9

Automatische Telefonwähler. Ein entsprechendes Hilfsprogramm muss installiert sein.

10

Initialisiert die Erfassung und den Versand von E-Mails mit Microsoft Outlook.

11

Kunde-Nummer (eigene) beim Lieferanten.

12

Steuercode für die Kreditoren bzw. für das Splitting der Zahlungen.

Seite

75

MCP

Modul Lieferanteninformation UNIKOMM

Gastro

17

Modulsteuerung (Fortsetzung)

Formular Seite 2

14

Von Seite 1

12

15

16 18

4

13

6

12

13

14

15

Die Schaltflächen 4 und

6 entsprechen der Beschreibung der Formular-

Seite 1.

Auswahllisten für die Registrierung der Konditio-

nen. Es sind dies:

• MwSt-Satz %

• MwSt-Nummer

• Währung (CHF)

• Rabatt %, Skonto %

• Zahlungskondition

Umsatzfelder, Umsatz-

Vergleich. Die Werte werden automatisch nachgeführt.

Angaben für den elektro-

nischen Zahlungsverkehr.

Individuelle, interne

Notizen.

Zurück nach

Seite 1

16

Initialisiert einen neuen Kontoeintrag.

17

Auswahlliste des hinterlegten (Applikations-

Parameter) Kontenplanes.

18

Löscht die aktuelle (markierte) Zeile.

Wichtige Hinweise !!

• Die Vorerfassung der Buchungskonti pro Lieferant erleichtert und beschleunigt die spätere Erfassung der Kreditoren.

• Die Konto-Nummern entsprechen normalerweise dem implizierten FIBU-

Kontenplan.

MCP

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Seite

76

Modul Lieferanteninformation UNIKOMM

Gastro

Berichte und Statistiken

Das umfangreiche Berichtswesen erlaubt die Dokumentation und die statistische Auswertung der Lieferanten-Informationen. Eingebaut sind Selektionen nach Kategorien, Gruppen oder Klasse. Mit der

ABC-Analyse und der Umsatzstatistik können wertvolle Informationen für Preisverhandlungen gewonnen werden.

Auszug Formular Lieferanteninformation

6

Aktiv-, Passiv.Code

Gesamtverzeichnis Lieferanten.

Verzeichnis nach Kategorie

.

Verzeichnis nach Gruppe

.

Artikeletiketten nach Klasse.

Adressenkleber nach Kategorie.

Öffnet die Selektion Statistik.

Hinweis !

Die Selektionen nach Kategorie oder Gruppe erlauben die Wahl eines Merkmales oder eines Bereiches von... bis...

Startet die ABC-Analyse auf der Basis der Umsätze LJ.

Seitenansicht oder Direktdruck der ABC-Analyse.

Umsatzstatistik (Vergleich) VJ <> LJ.

Hinweis !

Sowohl die ABC-Analyse, wie auch die Umsatzstatistik können wertvolle Helfer sein, wenn es um die Verhandlung von Rabatten und Sonderkonditionen geht.

MCP

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Seite

77

Modul Lieferanten-Bestellungen UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Lieferanten-Bestellungen erlaubt die Erfassung und Verwaltungen beliebiger Bestellungen.

Es kann allein, oder in Kombination mit dem Lager verwendet werden.Der letztgenannte Anwendungsmodus hat den Vorteil, dass auch die Bestände automatisch nachgeführt werden und so eine präzisere und transparentere Kontrolle gewährleistet ist. Eine neue Bestellung wird mit der Schaltfläche Erfassen

über das Formular Lieferant suchen, initialisiert. Das System teilt die Bestell-Nummer automatisch zu.

Für eilige Bestellungen (2- max. 5 Positionen) ist eine sog. Schnellerfassung integriert. Diese macht aber nur Sinn, wenn der Benutzer die entsprechenden Artikel-Nummern kennt. Über die Funktion Su-

chen können die pendenten Bestellungen jederzeit eingesehen werden. Die Bestellungen können gedruckt (Briefform) oder direkt mittels E-Mail dem Lieferanten zugestellt werden.

Modulsteuerung

Von Menü

Einkauf

Formular Seite 1

6

Lieferanten-

Angaben (kopiert)

10

1 2

3 4

1

Initialisierung einer neuen Bestellung. Das Formular

Lieferant suchen wird automatisch geöffnet.

2

3

4

Suchen einer pendenten / abgeschlossenen Bestellung.

Über selektive Filter von...bis Lieferant oder von... bis

Datum kann die Auswahl eingeschränkt werden.

Schnellerfassung von Bestellpositionen. Bedingung ist allerdings, dass die Artikel-Nummern bekannt sind.

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

5

Löscht die aktuelle Bestellung gesamtheitlich (inkl. Po-

Sitionen) oder nur die Kopfdaten über eine Löschabfrage (Bestätigung)

7

Interne Referenzen

5

8

9

Zurück nach Menü

Einkauf

Nach Seite 2

Hilfsfunktionen:

6

Auswahllisten für Bestellungsart, Liefe-

rungsart und Zahlungskondition.

7

Anzeige Bestellungs-Status.

8

Anzeige der vollständigen Lieferanten-

Information.

9

Anzeige und / oder Auswechslung der zuständigen Kontaktperson.

10

Automatische Telefonwähler. Ein entsprechendes Hilfsprogramm muss installiert sein. Erstellt ein E-Mail der referenzierten Bestellung.

MCP

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Seite

78

Modul Lieferanten-Bestellungen

Modulsteuerung (Fortsetzung)

Formular Seite 2

11 12

15

16

13

14

UNIKOMM

Gastro

Von Seite 1

17

4

Nach Seite 1

11

Individueller Vortext. z.B. gemäss unserer tel. Vereinbarung.

12

Öffnet das Formular

Bestellpositionen

(siehe Arbeitsablauf).

13

Individueller Nachtext. z.B. Zeitpunkt der Anlieferung.

14

Auswahlliste Unterschrift.

(Berechtigte Personen)

15

Rabattzeile. Der Rabatt

Kann in % oder als CHF-

Betrag eingegeben werden.

16

Individuelle Zeile für Zu- oder Abschläge, oder sonstige Vereinbarungen.

Ansicht / Direktdruck Bestellung.

Ansicht / Direktdruck Adresse.

Ansicht / Direktdruck interne Bestellung.

(Kopie)

Beispiel

MCP

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Seite

79

Modul Lieferanten-Bestellungen UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf

Das nachfolgende Beispiel zeigt den Arbeitsablauf einer Lieferanten-Bestellung bis und mit Lagerverbu-

chung und Umsatzupdate. Wir gehen dabei von der Annahme aus, dass die Kopfdaten Seite 1 gemäss

Modulsteuerung erfasst worden sind. Das Schwergewicht liegt also auf der Bearbeitung der Bestellpositionen und dem Abschluss der Bestellung. Wichtiger Hinweis !!

Für eine problemlose und schnelle Bearbeitung muss sichergestellt sein, dass der gewünschte Lieferant vorhanden (vollständig erfasst) ist und die entsprechenden Artikel mit Artikel-Nummer, Mengen-Einheit und Preisangaben vorhanden sind.

Ausschnitt Formular Seite 2

2

3

1

Obligatorische Felder sind:

• Datum Bestellung

• Bestellungsart

• Zahlung(s-Kondition)

• Sprache

• Währung

• Preisfaktor

• Ausarbeitung

Hinweis !

Die Mehrheit der Daten werden vom Lieferanten automatisch übernommen.

Fakultative Eingaben sind:

• Liefertermin

• Lieferungsart

• Referenz 1 und n2

• Bankverbindung 1 und 2

Grundsatz !

Je mehr Information, um so einfacher sind allfällige Abklärungen.

1

Das Formular Bestellung-

Kopfdaten 2 wird geöffnet und der Cursor in das Feld

Vortext gesetzt.

2

Eingabe Vortext, sofern notwendig (fakultativ).

3

Öffnet das Formular Bestel-

lung-Positionen. Der Cursor wird auf die Schaltfläche

Erfassen positioniert.

MCP

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Seite

80

Modul Lieferanten-Bestellungen UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Beim vorliegenden Beispiel werden Mineralwasser bestellt. Um aus dem gesamten Artikelsortiment einen schnelleren Zugriff auf Mineralwasser zu haben, kann diese Artikelgruppe über des Formular Vorselek-

tion eingestellt werden. Ein Mausklick auf die Schaltfläche Erfassen öffnet in diesem Sinne nur die Auswahlliste Mineralwasser. Bei umfangreichen Bestellungen können zur besseren Gestaltung (Übersichtlichkeit) mit den Schaltflächen U-Titel (Untertitel) oder L-Zeile (Leerzeilen) eingefügt werden.

5

4

6

7 8 9 10

Wichtiger Hinweis !!

Eine Bestellung kann aus Artikeln aus unterschiedlichen Artikelgruppen bestehen. Ändern Sie in diesem Falle bei jedem Gruppenwechsel die

Vorselektion gemäss Punkt 4.

4

5

Öffnet das Formular Vor-

Selektion. Die Gruppe Mineralwasser wird über die

Auswahllisten eingestellt.

Initialisiert eine neue Posi-

tionszeile. Das Auswahlfenster Mineralwasser wird automatisch geöffnet.

Wählen Sie den gewünschten Artikel aus und klicken die linke Maustaste. Der Artikel wird mit allen Angaben

übernommen und der Cursor in das Feld Menge gesetzt. Geben Sie die Bestellmenge ein und drücken 3mal die Taste Enter. Der

Fokus hat erneut die Taste

Erfassen.

Hinweis !

Der Vorgang wird solange wiederholt, bis alle Positionen erfasst sind.

6

Fügt den ausgewählten (mar-

Kierten) Untertitel ein.

7

8

Fügt eine Leerzeile ein.

Öffnet das Formular Lager-

Information und zeigt die

Aktuellen Bestände an. Hat nur Gültigkeit, wenn das

Lager bewirtschaftet wird .

9

Löscht die aktuelle (markierte) Positionszeile.

10

Schliesst das Formular Bestell-Positionen. Der Cursor wird in das Feld Nachtext gesetzt.

MCP

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Seite

81

Modul Lieferanten-Bestellungen

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

UNIKOMM

Gastro

11

12

13

14

15

10

16

18

17

11

Eingabe Nachtext.

(fakultativ)

12

Auswahl oder Erfassung

Unterschrift.

13

Erfassung Rabattzeile (fakultativ). Der Rabatt kann als %-Satz oder CHF-Be-

trag erfasst werden. Besteht eine Rabattvereinbarung mit dem Lieferanten, wird der Rabattsatz automatisch übernommen.

14

Individuelle Erfassungszeile für Zu- oder Abschläge

(fakultativ).

15

Beim Verlassen des Feldes

Subtotal 3 wird das Formular Umsatz-Info geöffnet.

16

Mit der Schaltfläche Buchen wird der Bestellwert zum Umsatz LJ addiert. Der Bestell-

Code wird auf Bev gesetzt.

Vorsicht !!

Wird die Kreditorenkontrolle geführt, darf die Schaltfläche

Buchen nicht benutzt werden!

17

Aktualisiert die Lagerbestän-

de der bestellten Artikel.

Hinweis !

Die Aktualisierung ist nur dann erforderlich, wenn das

Lager bewirtschaftet wird.

18

Schliesst das Formular Umsatz-Info. Der Cursor wird auf die Schaltfläche Seite 1 gesetzt. Bestätigen Sie mit

Enter.

MCP

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Seite

82

Modul Lieferanten-Bestellungen

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

UNIKOMM

22

Hinweis !

Eine Bestellung kann dem Lieferanten auch direkt als E-Mail zugestellt werden.

19

20

21

19

Öffnet das Formular Ansicht / Druck Bestellungen.

Der Cursor ist auf Ansicht Dokument positioniert.

20

Druckt die Adresse der referenzierten Bestellung.

Etikettenformat 70 x 42 mm.

21

Ansicht / Druck einer internen Kopie

Gastro

MCP

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Seite

83

Modul Lieferanten-Bestellungen UNIKOMM

Gastro

Schnellerfassung

Eine bestehende, noch nicht zugestellte Bestellung kann mit der Option Schnellerfassung einfach ergänzt werden. Dazu müssen allerdings die entsprechenden Artikel-Nummern bekannt sein. Weiter ist zu bemerken, dass mit der Schnellerfassung keine Daten wie Mengen-Einheit, EK-Preis und Pos-Betrag übernommen werden. In der Regel werden damit – „im letzten Moment“ – einige (wenige) Positionen (nach)erfasst.

MCP

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Positionszeilen aus der Normalerfassung

Zusätzliche Positionszeile

Schnellerfasst.

Löscht die markierte Zeile.

Schliesst das Formular.

Seite

84

Modul Lager UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Lager erlaubt in Kombination mit den Artikeln, Lieferanten und Bestellungen eine ganzheitliche (integrierte) Lagerbewirtschaftung. Bedingung ist allerdings, dass die oben bezeichneten Module bzw. deren Daten (Tabellen) vollständig und in adäquater Qualität vorhanden sind. Weiter ist zu bemerken, dass alle Lagerbewegungen konsequent erfasst und verarbeitet (verbucht) werden müssen. Sind diese Voraussetzungen gegeben, verfügen Sie über ein wertvolles Instrument zur Kostenkontrolle und

Kostensenkung. Basis der Lagerbewirtschaftung ist immer ein vollständiges Inventar! Ab diesem Zeitpunkt können alle Bewegungen mit geringem Aufwand nachgeführt werden.

Das Modul unterscheidet grundsätzlich die Bewegungsarten Ausgang, Eingang, Inventar und Korrek-

tur (Differenzbereinigung). In der Regel wird pro Bewegungsart – zur besseren Kontrolle – eine separate Referenz eröffnet.

Modulsteuerung

Von Menü

Einkauf

7

Zurück nach Menü

Einkauf

1

2 3 4 5 6

1

Initialisierung einer neuen Referenz (Verarbeitung).

Die Referenz-Nr. wird automatisch zugeteilt.

2

Öffnet eine Übersicht, um eine bestehende Referenz zu suchen.

3

Öffnet das Formular für die Positionserfassung.

4

Startet das Verbuchungsprogramm in Abhängigkeit mit dem Status-Code (pendent <> erledigt).

5

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

6

Löscht die aktuelle Referenz gesamtheitlich (Kopf und

Positionen).

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Hilfsfunktion:

7

Anzeige der pendenten Lieferanten-

Bestellungen. Erledigte Bestellungen werden über dieses Formular „passiv“ gesetzt.

Seite

85

Modul Lager UNIKOMM

Gastro

Inventaraufnahme

Wie bereits erwähnt, ist die Ausgangslage für die Lagerführung (Bewirtschaftung) ein Inventar der Lagerbestände. Hierfür steht der Bericht Inventaraufnahme zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, die Inventaraufnahme-Liste über das gesamte Sortiment (alle Lieferanten) oder nach einem Lieferant zu drucken. Die Selektion nach Lieferant hat den Vorteil der Übersichtlichkeit einerseits, andererseits können mehrere Personen parallel Aufnahmen vornehmen.

Arbeitsablauf

Formularausschnitt

1

2

Selektion nach Lieferant

3

Listenausschnitt

Eintrag der effektiven

Lagerbestände

MCP

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Seite

86

Modul Lager UNIKOMM

Gastro

Inventarerfassung

Ist die Inventaraufnahme abgeschlossen – die kann übrigens auch rollend vorgenommen werden – müssen die gezählten Mengen erfasst werden. Hierfür wird eine neue Referenz Inventaraufnahme vom.... eröffnet und nachfolgender Positionserfassung.

Arbeitsablauf

1

3

4

2

5 6 7

1

Erfassung der Referenzen.

• Datum

• Referenz

• Bewegungsart

• Kommentar 1

• Kommentar 2 (fakultativ)

• Sachbearbeiter

2

4

5

6

7

Öffnet das Formular Lager-

bewegungen. Der Cursor wird auf die Schaltfläche

Erfassen positioniert.

Initialisiert eine neue Posi-

tionszeile. Der Cursor steht im Feld Artikel-Nr.

Hinweis !

Nach dem Eintippen der

Artikel-Nr. wird der entsprechende Artikel eingefügt. Alternativ kann mit der Taste

F4 die Auswahlliste geöffnet werden

Eingabe der Menge.

Hinweis !

Die Sequenz Erfassen. >>

Artikel-Nr. >> Menge wird so lange fortgesetzt, bis alle

Positionen erfasst sind.

Änderung der Bewegungsart

(beim Inventar nicht verwen-

Det).

Ansicht / Druck eines Erfas-

sungsjournals.

Löscht die aktuelle Zeile.

MCP

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Seite

87

Modul Lager UNIKOMM

Gastro

Inventarerfassung (Fortsetzung)

Sind alle Positionen erfasst, muss als nächster Schritt die Referenz bzw. die Positionsdaten verbucht werden (Status-Code = pendent). Mit anderen Worten: Die erfassten Daten werden in in der Tabelle

Artikel-Information in die Felder I-Bestand umgebucht.

Arbeitsablauf

8

8

Öffnet die Datenbank-Meldung Lagerbestand aktualisieren.

9

Startet das Programm.

10

Abbruch des Programmes.

Der Status-Code ist unver-

ändert pendent.

11

Anzeige der Datenbank-Meldung Aktualisierung abge-

schlossen. Der Status-Code ist auf verbucht gesetzt.

Hinweis !

Ein erneutes Verbuchen ist nicht möglich. Die Fehlermeldung „Verbuchung ist schon

Erfolgt“ wird angezeigt. Der

Status-Code selbst ist geschützt und kann nicht überschrieben werden.

9

Verarbeitung läuft...

10

11

MCP

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Seite

88

Modul Lager UNIKOMM

Gastro

Inventarerfassung (Fortsetzung)

Als letzter und entscheidender Arbeitsschritt werden die Inventarbestände (Werte) in die Datenfelder

L-Bestand (Lagerbestand) umgebucht. Ab diesem Zeitpunkt sind die Bestände aktualisiert und bereit für die Buchung von Lagerein- und Lagerausgängen. Wichtiger Hinweis !! Die Inventaraufnahme >

Verbuchung > Aktualisierung kann global (alle Artikel inventarisiert) für alle Artikel oder nach Lieferant

(rollend) erfolgen.

Arbeitsablauf

Formularausschnitt

12

13

12

Öffnet das Formular Berichte.

13

Öffnet das Formular Reorganisationen.

14

Anzeige der Datenbankmeldung

Inventar in L-Bestand übertragen.

15

Startet das Programm.

16

Abbruch des Programmes.

17

Abschlussmeldung des Programmes.

Das Lager ist für die täglichen Buchungen bereit.

14

15

Verarbeitung läuft...

16

Hinweis !

Ist die Inventaraufnahme komplett abgeschlossen, können Sie eine Lagerbewertung sortiert nach Artikelgruppen drucken. Sie ist gleichbebeutend mit dem Inventarwert zum aktuellen

Zeitpunkt.

MCP

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17

Seite

89

Modul Lager UNIKOMM

Gastro

Lagereingänge- und Ausgänge

Die Bewegungsarten Eingänge und Ausgänge, sind mit Ausnahme der Referenz und des anschliessenden Buchungsmodus ( + / - ) identisch. Als Beispiel zeigen wir einen Lagereingang. Wir verwenden dazu die im Modul Lieferanten-Bestellung verwendete „Eichhof Bestellung“. Der Buchungsvorgang beginnt wie unter Inventar bezeichnet, mit der Eröffnung einer neuen Referenz.

Arbeitsablauf

3

1

4

2

5 6 7

1

Erfassung der Referenzen.

• Datum

• Referenz

• Bewegungsart

• Kommentar 1

• Kommentar 2 (fakultativ)

• Sachbearbeiter

2

3

4

5

6

7

Öffnet das Formular Lager-

bewegungen. Der Cursor wird auf die Schaltfläche

Erfassen positioniert.

Initialisiert eine neue Posi-

tionszeile. Der Cursor steht im Feld Artikel-Nr.

Hinweis !

Nach dem Eintippen der

Artikel-Nr. wird der entsprechende Artikel eingefügt. Alternativ kann mit der Taste

F4 die Auswahlliste geöffnet werden

Eingabe der Menge.

Hinweis !

Die Sequenz Erfassen. >>

Artikel-Nr. >> Menge wird so lange fortgesetzt, bis alle

Positionen erfasst sind.

Änderung der Bewegungsart

(normalerweise nicht verwendet).

Ansicht / Druck eines Erfas-

sungsjournals.

Löscht die aktuelle Zeile.

MCP

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Seite

90

Modul Lager UNIKOMM

Gastro

Lagereingänge- und Ausgänge (Fortsetzung)

Sind alle Positionen erfasst, muss als nächste Operation die Referenz bzw. die Positionsdaten verbucht werden (Status-Code = pendent). Mit anderen Worten: Die erfassten Daten werden in in der Tabelle Artikel-Information in die Felder L-Bestand dazu addiert.

Arbeitsablauf

8

8

Öffnet die Datenbank-Meldung Lagerbestand aktualisieren.

9

Startet das Programm.

10

Abbruch des Programmes.

Der Status-Code ist unver-

ändert pendent.

11

Anzeige der Datenbank-Meldung Aktualisierung abge-

schlossen. Der Status-Code ist auf verbucht gesetzt.

Hinweise !

Ein erneutes Verbuchen ist nicht möglich. Die Fehlermeldung „Verbuchung ist schon

Erfolgt“ wird angezeigt. Der

Status-Code selbst ist geschützt und kann nicht überschrieben werden.

Für einen Lagereingang sind keine weiteren Mani-

pulationen erforderlich!

9

Verarbeitung läuft...

10

11

MCP

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Seite

91

Modul Lager UNIKOMM

Gastro

Berichte / Reorganisation

Eine Auswahl an Berichten gestattet jederzeit die Kontrolle und die Transparenz über das Lager generell, die Lagerbestände, das gebundene Kapital und den Bedarf (Bestellvorschlag). Mit den Selektionen Von

Datum....Bis Datum und Von Lieferant....Bis Lieferant können die Auswertungen bedarfsabhängig gefiltert werden.

Selektionen

1

1

Öffnet das Formular

Selektion Berichte.

2

3

Einstellung Datums-

Bereich.

Einstellung Lieferanten-

Selektion.

3

2

4

Lagerbewegungsjournal für einen voreingestellten Datumsbereich (Zeitraum).

Angezeigt werden die Bewegungsarten Ausgang A, Eingang E und Korrekturen K.

Sind mehrere Lieferanten betroffen, werden diese automatisch gruppiert.

5

Lagerbewertung nach Lieferant (eine oder mehrere) zu Ankaufs-Preisen.

Der Status-Code A schliesst passiv gesetzte Artikel aus (nicht mehr bewirtschaftet).

6

Inventaraufnahmeliste nach Lieferant (einer oder mehrere).

Der Status-Code A schliesst passiv gesetzte Artikel aus (nicht mehr bewirtschaftet).

7

Inventarkontrolle nach Lieferant (einer oder mehrere).

Der Status-Code A schliesst passiv gesetzte Artikel aus (nicht mehr bewirtschaftet).

Angezeigt werden die Lagerdifferenzen zwischen L-Bestand und I-Bestand.

Qualitätsbeurteilung der Lager- bzw. Bestandesführung.

8

Bestellvorschlag über das gesamte Sortiment gruppiert nach Lieferanten.

Der Status-Code A schliesst passiv gesetzte Artikel aus (nicht mehr bewirtschaftet).

Bedingung: Der Minimalbestand pro Artikel muss eingetragen sein!

Hinweis !

Auswertungen nach Status-Code P zeigen das sog. Liquidations-Sortiment.

4

7

8

5

6

9

Öffnet die Selektion Reorga-

nisation. Verfügbar sind:

• Lagerwerte = Null (0)

• I-Bestand = L-Bestand

MCP

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92

Modul Kreditoren UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Kreditorenkontrolle ist ein ideales Instrument, um die Verbindlichkeiten (Kreditoren) jederzeit im „Griff“ zu haben. Die Kreditorenkontrolle ist zudem direkt (im Hintergrund) mit der Finanzbuch-

haltung verbunden. Das heisst, alle erfassten Lieferantenrechnungen einerseits, und alle vorgenommenen Zahlungen andererseits, werden folgerichtig verbucht. Die Ablaufsteuerung ist – in Kombination mit den Lieferanten-Informationen – so angelegt, dass die „richtige Kontierung“ quasi selbsttätig erfolgt. Der Anwender entscheidet nur noch über das zutreffende Aufwandkonto. Verwechslungen mit anderen Lieferanten sind nicht möglich! Beim Vorliegen von Rechnungen mit mehreren Artikelgruppen entscheidet die globale Konto-Nummer 9999, dass eine Aufteilung des Rechnungsbetrages auf mehrere Konti vorgenommen werden muss. Die erfassten Kreditoren können jederzeit und periodengenau kontrolliert und ausgelistet werden. Hierfür stehen ein Erfassungsjournal, eine Fälligkeitsliste und ein nach Lieferanten sortiertes Journal zur Verfügung.

Das Generieren von Zahlungsaufträgen geht ebenfalls einfach von der Hand. Ein Klick auf die Schaltfläche ZA-Auftr-Nr zeigt den letzten Lauf an, mit Neu wird ein neuer Auftrag gelöst. Sie haben nun die

Möglichkeit die gewünschten Rechnungen einfach zu markieren. Ein mitlaufendes Fenster zeigt die jeweils aktuelle Summe an. Trifft das System auf einen Kreditor mit dem Merkmal WIR-Anteil gleich

Ja, wird das Formular Umbuchung für die Vornahme der Aufteilung automatisch geöffnet und die relevanten Konti sind (werden) angezeigt. Nach der Erfassung des Betrages in CHF wird der WIR-Anteil vorgeschlagen. Sind alle Zahlungen markiert, schliesst die Schaltfläche Verbuchen den Auftrag mit allen Hintergrundbuchungen (Fibu) ab. Der Beleg Zahlungsauftrag – gruppiert nach Zahlungsmitteln – kann gedruckt werden. Alternativ steht die Lösung zur Verfügung, Bank und Postzahlungen

elektronisch (DTA) aufzubereiten und direkt mittels E-Mail zu übermitteln. Das hierfür integrierte VB-

A-Modul entspricht den Spezifikationen TA 827 und TA 890, einem Gemeinschaftswerk der Schweizer Banken und der normierten Recordstruktur gemäss S.W.I.F.T. (Society for Worldwide Interbank

Financial Telecommunication). Die Funktionsweise von DTA wird in einem separaten Anhang im Detail beschrieben (pendent).

Die Verwendung des Moduls Kreditoren verlangt einerseits die Verfügbarkeit eines gültigen Kontenplanes – siehe unter Applikationsparameter Administration, Option KtoPläne > Tabelle Aktuell – andererseits müssen die Wareneinkaufskonti pro Lieferant voreingestellt sein (siehe Darstellung unten).

Ausschnitt Lieferanten-Information

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93

Modul Kreditoren

UNIKOMM

Modulsteuerung Erfassung

Der besseren Übersichtlichkeit halber, behandeln wir die Kreditorenerfassung und die Kreditorenzahlungen in getrennten Abschnitten.

Gastro

7

8

10

Hilfsfunktonen:

8

Status-Anzeige der

Positionszeile. V =

verbucht, leer = in

Arbeit.

10

Zahlungsaufträge

anzeigen.

1

2 3 4 5 6

1

Initialisiert eine neue Positionszeile. Der Cursor wird in das Feld Datum Erfassung gesetzt.

2

Öffnet das Formular Kreditor suchen. Alle Rechnungen des referenzierten Lieferanten (OP und BZ) werden angezeigt. Die Suchfunktion kann auch über die Schnellsuche (7) aktiviert werden. Dabei sind

Joker erlaubt (z. B. Fritz* findet den Lieferanten Fritz Gottier AG ).

3

Zeigt das Formular Rekapitulation OP‘s an. Aufgelistet sind alle Lieferanten mit offenen Posten, so wie deren Totalbetrag. Das Feld Total Kreditoren zeigt die Summe der Verbindlichkeiten.

4

Öffnet das Formular Kreditorenzahlungen über die Infomaske Selektions-Code. Die angezeigte Sel-

Nummer entspricht immer dem letzten Zahlungsauftrag. Mit Sel-Code = 0 werden alle offenen Rechnungen angezeigt.

5

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

6

Aktiviert das Löschen einer Positionszeile. Sicherheitsabfragen kontrollieren den Löschvorgang.

7

Suchen und anzeigen aller Einträge eines Lieferanten. Jokerzeichen (*nnnn*) sind erlaubt.

MCP

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94

UNIKOMM

Gastro

Modul Kreditoren

Erfassung Kreditoren

Nachstehend ist die Erfassung einer Buchungszeile im Detail erklärt. Wir nehmen dazu eine Rechnung

über einen Betrag von CHF 2‘500.– Weiter gehen wir von der Annahme aus, dass die Gesamtrechnung

Beträge von 3 unterschiedlichen Artikelgruppen enthält und verwenden dazu das (Umlage)-Konto 9999.

Arbeitsablauf

1

4

5

2

6

3

4010

4240

4250

9999

WA Wein

WA Spirituosen

Betriebsmaterial

Umbuchung

7

8

9

9

1

2

3

4

5

6

7

Initialisiert eine neue Positionszeile. Das Tagesdatum wird als Vorschlag gesetzt (mutierbar).

Eingabe des Rechnungs-Datums.

Die Eingabe

24.5

genügt, um das Datum zu formatieren.

Eingabe der Rechnungs-Nummer.

Wichtige Information bei Nachfragen.

Beim Verlassen des Feldes Rechnungs-Nummer wird das

Formular Lieferant suchen automatisch geöffnet.

Mit der Schaltfläche OK wird der ausgewählte Lieferant

übernommen, die Nummer und der Name eingesetzt.

Die Auswahlliste Konti wird ausgeklappt und das Konto

9999 mit einem Mausklick eingefügt.

Eingabe des Rechnungs-Betrages (Total Rechnung).

Eingabe eines allfälligen Skontoabzuges (%-Satz).

Im Hintergrund

8

Der Netto-Betrag wird in Abhängigkeit eines

Skontoabzuges automatisch berechnet.

9

Beim Verlassen des Feldes wird das Formular LF-

Umsatz-Info im Hintergrund automatisch geöffnet und der Nettobetrag zum Umsatz LJ addiert.

Der Status-Code der Buchungszeile wird auf

V (verbucht) gesetzt. Das Datum Fälligkeit ist berechnet und kann mutiert werden.

MCP

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Seite 95

UNIKOMM

Gastro

Modul Kreditoren

Erfassung Kreditoren (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

12

11

13

11

12 14 15

11

Öffnet das Formular Kreditorenumbu-

chungen. Die Referenzzeile 9999 wird angezeigt.

12

Initialisiert eine neue Buchungszeile(n).

Wir erfassen:

• 4010 CHF 1‘500.00

• 4030 CHF 750.00

• 6035 CHF 250.00

13

Kontrolle der Betragsaufteilung. Beim Vorliegen von Differenzen kann der Vorgang nicht abgeschlossen werden.

14

Schliesst den Buchungsvorgang ab.

15

Löscht die aktuelle Buchungszeile.

Auszug Berichte

Kontrolle der Buchungen !!

MCP

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Seite 96

Modul Kreditoren

UNIKOMM

Löschen einer Buchungszeile

Wo gearbeitet wird, passieren Fehler ! In diesem Sinne muss eine falsche Buchungszeile auch korrekt gelöscht werden können. Dabei hat das System sicherzustellen, dass alle vorgenommenen Einträge folgerichtig zurückgesetzt werden. Das heisst, nach der Bestätigung der Sicherheitsmeldung mit OK werden erstens die Kreditoren-Detailzeilen und anschliessend die Buchungen Kontos gelöscht. Als letzte Operation wird der Nettobetrag vom Umsatz LJ des entsprechenden Lieferanten abgezogen.

Alle Operationen laufen im Hintergrund – für den Anwender nicht sichtbar – ab. Referenz ist immer die Lauf-Nummer.

Arbeitsablauf

Gastro

1

Lauf-Nr

1. Operation

Lauf-Nr

2. Operation

Wichtiger Hinweis !!

Eine bezahlte Rechnung kann nicht gelöscht werden.

Tabelle Kreditoren Details

Tabelle Kontos

3. Operation

Auszug Lieferanten-Information

Der Betrag von CHF 2‘500.– wird vom

Umsatz LJ von 62‘402.20 abgezogen.

MCP

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Seite 97

UNIKOMM

Gastro

Modul Kreditoren

Berichte und Journale

Eine Vielzahl von Berichten, nach unterschiedlichen Selektions-Kriterien, gestatten jederzeit die lückenlose Dokumentation der Kreditorenbuchungen und Kreditorenzahlungen.

Selektionen

1

2

3

4

10

11

12

7

8

9

1

Öffnet das Formular

Selektion Berichte.

2

3

4

5

6

Einstellung Datums-

Bereich.

Einstellung Datum

(Stichtag) Fälligkeit

Einstellung Lieferanten-

Bereich.

Einstellung Zahlungs-

Code.

Einstellung Abschluss-

jahr.

6

5

7

Erfassungsjournal für einen voreingestellten Datumsbereich (Zeitraum) in Kombination mit dem Zahlungs-Code.

BZ bis BZ = bezahlte, OP bis OP = offene, BZ bis OP = alle Rechnungen.

8

Fälligkeitsjournal nach Datum der Fälligkeit und Zahlungs-Code OP.

Angezeigt werden alle offenen Rechnungen <= Datum Fälligkeit .

9

Lieferantenjournal nach Lieferant oder einer Gruppe von Lieferanten in Kombination mit dem Zahlungs-Code.

BZ bis BZ = bezahlte, OP bis OP = offene, BZ bis OP = alle Rechnungen.

10

Kreditorenbuchungen für einen voreingestellten Datumsbereich (Zeitraum) gruppiert nach Lieferanten. Angezeigt werden alle Buchungen ungeachtet des Zahlungs-Codes

11

Kreditorenbuchungen für einen voreingestellten Datumsbereich (Zeitraum) zusam-

mengefasst (rekapituliert) nach Konto-Nummer.

12

Kreditorenbuchungen für das selektionierte Abschlussjahr { 6 } gruppiert nach Lieferanten.

MCP

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Seite

98

UNIKOMM

Gastro

Modul Kreditoren

Modulsteuerung Zahlungen

Die Kreditorenzahlungen werden über die Schaltfläche Zahlungen (Formular Kreditoren) geöffnet. Angezeigt werden alle Buchungen mit Selektions-Code 0 (unbezahlt).Die Sortierreihenfolge ist alphabetisch aufsteigend nach Lieferanten-(Name). und innerhalb eines Lieferanten aufsteigend nach Datum.

1

8

7

6

Splitting = Umbuchung bzw.

Aufteilung eines Betrages auf mehrere Geldkonten.

11

1 2 3 4 5 9 10

1

Festlegung der nächsten Zahlungs-Auftrag-Nr. Angezeigt wird immer der letzte Auftrag.

2

Markiert Buchungszeilen mit der referenzierten Zahlungs-Auftrags-Nummer. In einem Info-Fenster wird die laufende Summe angezeigt (addiert).

3

Überspringt Buchungszeilen, die nicht in den Zahlungs-Auftrag übernommen werden sollen

4

Setzt zur Zahlung markierte Buchungszeilen zurück. Im Info-Fenster wird die laufende Summe um den Betrag reduziert (subtrahiert).

5

Die zur Zahlung markierten Buchungszeilen werden verbucht. Das Zahlungs-Datum (Tagesdatum) wird eingesetzt und der Zahlungs-Code auf BZ umgestellt.

6

Zeigt alle Zahlungsaufträge in absteigender Reihenfolge an. Zurück liegende Aufträge können so jederzeit eingesehen werden (Differenzbereinigung).

7

Setzt die aktuelle Selektion (alle Markierungen) vollständig zurück.

Hilfsfunktonen:

8

Mit Ja gekennzeichnete Buchungen lösen das Splitting automatisch aus

(Umbuchung).

Alternativ kann das

Formular manuell ge-

öffnet werden.

9

Zeigt das Zahlungs-

Borderaux in der

Seitenansicht.

10

Direktdruck des Zahlungs-Borderaux.

11

Öffnet das Formular

DTA-Parameter für die elektronische Übermittlung der Zahlungen.

MCP

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Seite

99

Modul Kreditoren

UNIKOMM

Selektion Zahlungen

Das Prinzip der Zahlungen ist sehr einfach. Pro Zahlungsauftrag wird eine Auftrag-Nummer zugeteilt.

Die Nummerierung beginnt mit 1 – sequentiell aufsteigend - und endet bei .nnn. Sobald die Schaltfläche ZA-Auftr-Nr gedrückt wird, zeigt das Formular die zuletzt benutzte Nummer an. Drücken Sie die

Taste Neu, um die nächste Nummer zu lösen. Die Selektion – z.B. 118 – ist nun aktiv. Die zur Zahlung freizugebenden Kreditoren werden nun gesucht und mit der Taste markiert bzw. auf 118 gesetzt. Beim Markieren wird ein Info-Fenster geöffnet, das die laufende Summe anzeigt.

Arbeitsablauf

Gastro

4

4

6

6

2

Bearbeitete Zahlungsaufträge anzeigen.

1

3 4 5

2

3

1

4

5

6

Öffnet das Formular Zahlungsauftrag. Mit der Schaltfläche Neu wird die Nummer 118 aktiviert. Die Konto-

Nr. ist in der Regel eine Konstante (mutierbar).

Schliesst das Formular Zahlungsauftrag.

Die erste Rechnung (Kreditor) „Bäckerei Bruderer“ wird markiert. Ein Mausklick auf die Schaltfläche

3 setzt die Auftrags-Nr. 118 in das Feld SEL.

Die Schaltfläche 4 überspringt pro Mausklick eine Buchungszeile.

Die Schaltfläche 5 macht eine Selektion rückgängig.

Das Formular Info zeigt die laufende Summe der selektierten Buchungszeilen an.

Wichtiger Hinweis !!

Wir schliessen nun die Kreditorenzahlungen und öffnen sie neu mit der Selektion 118.

MCP

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Seite

100

Modul Kreditoren

UNIKOMM

Selektion Zahlungen (Fortsetzung)

Nachdem das Formular Kreditorenzahlungen geschlossen und mit der Selektion-Nr. 118 neu geöffnet wurde, sind nur noch die zur Zahlung freigegeben Kreditoren angezeigt. Am Beispiel der Zahlung „Vini Cappelletti AG“ über CHF 1‘000.– nehmen wir ein manuelles Splitting vor. Der Vorgang ist mit der auotmatischen Auslösung – Splitting- Code gleich Ja – identisch. Der Gesamtbetrag soll in zwei Teil-

Beträge CHF 800.– und WIR 200.– auf die entsprechenden Geldkonti aufgeteilt werden.

Arbeitsablauf

Gastro

8

11 12

9

10

8

9

Öffnet das Formular Umbuchung.

Wir geben in der Zeile mit der Konto-

Nummer 1021 den Betrag von CHF

2000.– ein. Die Differenz 500.– wird automatisch in die nächste Zeile

übertragen.

10

Das WIR-Konto 1027 ist vorbelegt, kann aber verändert werden.

11

Beim Verlassen des Feldes (500.--) wird im Hintergrund die Umbuchung

Simultan vorgenommen.

12

Schliesst das Formular Umbuchung.

MCP

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Seite

101

Modul Kreditoren

UNIKOMM

Verbuchung Zahlungen

Als letzter Arbeitsschritt werden die Zahlungen verbucht. Das heisst, das voreingestellte Zahlungsda-

tum wird eingetragen und der Zahlungs-Code von OP (offener Posten) auf BZ (bezahlt) umgestellt.

Der Zahlungsauftrag ist nun abgeschlossen und kann eingesehen und/oder gedruckt werden.

Gastro

Arbeitsablauf

3

1

Öffnet das Formular Verbuchung.

Eingetragen wird das Zahlungs-

Datum.

2

3

4

5

Öffnet die Datenbankmeldung

Datum Zahlung updaten.

Mit OK wird das Programm gestartet.

Die Bestätigung der Meldungmit OK löst den Vorgang Fibu verbuchen aus.

Zeigt den Zahlungs-Auftrag als

Seitenansicht oder löst den

Direktdruck aus.

4

MCP

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1

5

2

Seite

102

Menü Food + Beverage UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Menü Food + Beverage ist eine Sammlung leistungsstarker Module für die Gerichtkalkulation, die Menüverwaltung mit Preiskalkulation, die einfache und schnelle Gestaltung von Menü- und Ta-

geskarten, sowie für die Bearbeitung von Menüvorschlägen verbunden mit einer effizienten Anlass-

Organisation (Angebote, Aufträge, interne Aufträge u.a.m.). Voraussetzung für das problemlose Arbeiten ist ein vollständiger und berechneter Artikelstamm. Die Bearbeitungskette beginnt immer mit der Zusammenstellung und Kalkulation von Gerichten. Mit den fertigen (bereitgestellten) Gerichten werden Menüs „komponiert“ (zusammengestellt), die anschliessend die Bausteine für Me-

- und Tageskarten und/oder Menüvorschläge sind.

Zurück nach

Hautmenü

MCP

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Seite 103

Modul Gerichte UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Mit dem Modul Gerichte können beliebige Speisen, nach beliebigen Gruppen verwaltet werden. Die

Zuteilung der Gericht-Nummer erfolgt sequentiell automatisch beim Verlassen des Feldes Bezeichnung. Ein Gericht kann vollständig – einschliesslich Rezept und Zubereitung – manuell erfasst oder unter Zuhilfenahme der integrierten Rezept-Datenbank, oder der Vorlagen von „Pauli“ (Calcmenü), erstellt werden. Die Initialisierung eines neuen Gerichtes wird mit der Schaltfläche Erfassen ausgelöst. Die Kalkulations-Basis wird mit 10, der Faktor mit 3.0 voreingestellt. Sie können diese Werte den jeweils gültigen Verhältnissen anpassen. Der E-Preis und die VP-Basis werden bei der Rückkehr aus der Positionserfassung automatisch berechnet (eingefügt). Die Information „Positionen leer“ oder „Positionen erfasst“ signalisieren den Zustand des Rezeptes.

Modulsteuerung

Von Menü

Food + Beverage

Suchfenster

9

11

10

12

1 2 3

13

4 5 7 6 8

Zurück nach Menü

Food + Beverage

1

Erfassen eines neuen Gerichtes. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

Zeigt eine Übersicht aller erfassten Gerichte mit Preisangaben und dem Erfassungs-Datum.

3

Öffnet das Formular Selektion Kalkulation für die Steuerung der Erfassung der Gerichtpositionen.

4

Öffnet das Formular pendente (zwischenzeitliche) Preis-

mutationen für die automatische Neuberechnung. Der

Berechnungszeitpunkt bestimmen Sie selbst!

5

Öffnet das Formular Rezepte. Integriert ist eine Access-

Datenbank mit 8‘700 Rezepten (Vorlagen).

6

Löscht das aktuelle Rezept inkl. der zugeordneten Positionen.

MCP

Hilfsfunktionen:

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

7

8

Öffnet das Formular Einsatznachweis der

Gerichte (in welchen Menüs verwendet).

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

9

Auswahlliste für die statistische und selektive Zuordnung der Gerichte.

10

Eingabefelder für die Kalkulations-Para-

meter.

11

Auswahllisten für die Zuordnung von Lie-

feranten (Haupt- und Ersatzlieferant).

12

Öffnet die Rezeptsammlung von Pauli, sofern vorhanden.

13

Eingefügtes Rezept der Access-Sammlung.

Seite

104

Modul Gerichte UNIKOMM

Gastro

Erfassung Gerichte

Als Beispiel wählen wir ein Rezept für „Marinierte Eierschwämmli“ und führen eine manuelle (100%)

Erfassung durch.

Arbeitsablauf

Von Menü

Food + Beverage

3

1

8

7

2

4

6

5

1

Initialisiert ein neues Rezept.

Der Cursor wird in das Feld

Bezeichnung gesetzt.

2

Eingabe der Menü-Bezeich-

nung. Mit Enter wird die Gericht-Nr. eingesetzt.

3

Auswahl der Menü-Gruppe.

4

Auswahl des Hauptlieferan-

ten. Ersatzlieferant und

Menge Einkauf sind fakultativ.

5

Eingabe der Referenzen.

6

Erfassung des Rezeptes und/oder der Zubereitung.

7

Öffnet das Formular Selektion Positionserfassung

(Gerichte-Kalkulation).

8

Öffnet das Formular Ge-

richte-Kalkulation. Ein erster Positionssatz mit der

Bezeichnung „Beginn Positionen wird angelegt.

Wichtiger Hinweis !!

Bei der Neuerfassung ist immer die Schaltfläche

Kalkulation Neu zu verwenden, ansonst die Verknüpfungs-Referenzen nicht übertragen werden.

Beachten Sie dazu auch des Infofeld „Positionen

leer“.

6

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Seite

105

Modul Gerichte

Erfassung Gerichte (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Gastro

12

11

30097

9

13

14 15

16

17 12 18

9

Öffnet das Formular Artikel suchen. Wir suchen den Artikel „Petersilie“.

10

Die Betätigung der Schaltfläche Neu initialisiert eine neue Position und kopiert Artikel-Nr, Bezeichnung, Mengen-Einheit und Ankaufs-Preis in die entsprechenden Felder.

10

Hilfsfunktionen:

13

Zeigt die vollständige Lagerinformation des referenzierten

Artikels, sofern das Lager bewirtschaftet wird.

14

Öffnet das Formular Artikel-Information des referenzierten

Artikels.

15

Eingabe der Parameter für eine Neuberechnung des Rezeptes.

11

Eingabe der Menge und Bestätigung der Felder

Ank-Preis und E-Preis (mutierbar). Die Meldung

„Datensatz wurde gespeichert.!“ mit OK bestätigen. Hinweis ! Der Vorgang 9 > 10 > 11 wird so lange wiederholt bis alle Positionen erfasst sind .

12

Als letzter Schritt wird die Zeile „Beginn Positionen“ gelöscht!

16

Öffnet das Formular Rezept und zeigt das in den Kopfdaten erfasste Rezept und/oder die Zubereitung.

17

Öffnet das Formular Memo. Es dient der Zwischenspeicherung von Texten für die Gerichtgestaltung (andere Quellen, Internet).

18

Schliesst das Formular Gerichte-Kalkulation. Der Cursor wird

In das Feld Anz. Portionen gesetzt.

MCP

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Seite

106

Modul Gerichte UNIKOMM

Gastro

Kopieren Gerichte

Für viele Gerichte, insbesondere bei Beilagen, Gemüse, Suppen u.a.m., ist die Kalkulation bzw. deren

Positionen praktisch identisch. Was wechselt ist in der Regel der (die) Hauptbestandteil(e). Für diesen

Zweck ist eine Kopierfunktion eingebaut, die das referenzierte Gericht 1 zu 1 übernimmt. Wir nehmen beispielsweise eine Kartoffelpüreesuppe und erstellen auf dieser Basis eine Karottenpüreesuppe.

Arbeitsablauf

2

4

5

1

3

2

6

Verarbeitung läuft...

1

Initialisiert ein neues Rezept.

Der Cursor wird in das Feld

Bezeichnung gesetzt.

2

Wir erfassen nur die Gerichte-

Bezeichnung und die Gruppe.

Öffnet das Formular Gerich-

te-Kalkulation.

7

4

Auswahl von Gericht-Nr. 907

(Karottenpüreesuppe) als

Kopierreferenz.

5

Die Schaltfläche

öffnet die Meldung „Gericht kopieren.?“

6

Die Bestätigung mit OK startet das Kopierprogramm.

7

Bricht das Programm ab.

8

Abschlussmeldung des

Kopiervorganges.

Kopiert wurden:

• Kalkulations-Basis

• Faktor

• E-Preis

• VP-Basis

• Referenzen

• Rezept / Zubereitung

• Alle Kalkulations-Daten

(Positionen).

8

MCP

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Seite

107

Modul Gerichte UNIKOMM

Gastro

Kopieren Gerichte (Fortsetzung)

Ein Blick auf die Kopfdaten und die Gerichte-Kalkulation zeigt, was der Kopiervorgang bewirkt hat. Ein neues Gericht unter der Nummer 940 steht zur Verfügung. Geändert werden lediglich zwei Positionszeilen.

Arbeitsablauf

1

1

2

3

Öffnet das Formular Selektion Kalkulation.

Öffnet das Formular Gerichte-Kalkulation.

Die Position Kartoffeln wird ausgewechselt und

Die Menge angepasst.

Fertig ist das Gericht Karottenpüreesuppe

!

2

3

MCP

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Seite

108

Modul Gerichte UNIKOMM

Gastro

Gerichte mit Fremddaten

Wie bereits erwähnt, ist das Modul Gerichte mit einer Rezept-Datenbank (Access) verbunden. Damit lassen sich bestehende Gerichte auf einfache Weise – mit wenigen Mausklicks – in die Datenbank einfügen. Die Rezept-Datenbank selbst kann anderer Herkunft sein, muss aber in diesem Falle bei der Installation richtig eingebunden werden (Systemparameter). Ausgangslage für diesen Arbeitsvorgang ist ein beliebiges Menü. Als Beispiel bleiben wir beim vorgängig erstellten Gericht „Karottenpüreesuppe“.

Arbeitsablauf

1

3

5

2

4

6 7

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

1

Öffnet das Formular Rezepte.

2

Über die Auswahlliste suchen wir das gewünschte Rezept.

3

4

5

6

7

Das Rezept-Nr. 1323 gehört zur

Kategorie Fleisch, Rind...

Die Kalkulations-Basis ist für

4 Personen festgelegt (mutierbar).

Beschreibung der Zusammen-

setzung (Komponenten) und der Zubereitung.

Eröffnet ein neues Rezept. Alle

Angaben werden automatisch in die Kopfdaten übernommen .

Ersetzt ein bestehendes Rezept.

Es wird kein neuer Datensatz angelegt.

Seite

109

Modul Gerichte

Gerichte mit Fremddaten (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Gastro

6

6

Das Rezept „Rinderfilet mit...“ wird unter der neuen Nummer

598 eröffnet. Eingefügt wurden:

• Gericht-Nr.

• Bezeichnung (mutierbar)

• Kalkulations-Basis

• Faktor

• Quelle, Seite-Nr. der Quelle

• Datum Erfassung

• Rezept und Zubereitung

Wir ergänzen:

• Eventuell Bezeichnung

• Selektion Gruppe

• Visum Sachbearbeiter

8

Öffnet das Formular Selektion-

Kalkulation.

9

Mit der Schaltfläche wird

Das Formular Gerichte-Kalkula-

tion geöffnet. Die Position (Beginn Positionen ist angelegt.

10

Das Rezept / Zubereitung ist ge-

öffnet und dient als Hilfe für die

Erfassung der Gerichte-Positionen.

8

9

10

6

MCP

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Wichtiger Hinweis !!

Die Erfassung der weiteren Positionen erfolgt gemäss der Beschreibung unter

Erfassung Rezepte.

Seite

110

Modul Gerichte UNIKOMM

Gastro

Gerichte mit Fremddaten (Fortsetzung)

Alternativ zur Rezept-Datenbank können auch Rezepte anderer Herkunft verwendet werden. Als Beispiel haben wir die Internetseite „www.maggi.de“ kontaktiert und unter der Rubrik Fleischgerichte eine Asiati-

sche Rindfleischpfanne gefunden. Das Rezept und die Zubereitung wird mit der linken Maustaste markiert und in die Zwischenablage (rechte Maustaste) kopiert. Annahme: Die Gericht-Kopfdaten wurden bereits eröffnet und das Formular Gerichte-Kalkulation ist offen! Über die Schaltfläche Memo wird ein leeres

Hilfsformular aktiviert und das Rezept aus der Zwischenablage mit der rechten Maustaste, Option Einfü-

gen in das Memofeld kopiert. Eine neue Vorlage steht für die weitere Bearbeitung bereit.

Arbeitsablauf

Rezept aus der Internetseite

„www.maggi.de“

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Hinweis !

Das Rezept / Zubereitung bleibt im Memofeld so lange erhalten, bis es mit einem neuen Text

überschrieben wird. Sofern erwünscht, kann das Rezept abschliessend auch in die Kopf-

Daten kopiert werden.

Seite

111

Modul Gerichte UNIKOMM

Gastro

Neuberechnung Gerichte

Preisänderungen von Food- und Nonfood-Artikeln sind fast an der „Tagesordnung“. Man denke beispielsweise an Aktionen der Grossverteiler! Preisänderungen werden grundsätzlich im Modul Artikel-Information, Option Preis-Mutat., erfasst. Die Preisänderungen (+ / -) haben keine sofortige Auswirkung auf die

Kalkulationen. Sie werden jedoch registriert und können jederzeit eingesehen werden. Mit der Schaltflä-

che Preise werden alle pendenten Preismutationen angezeigt. Sie als Anwender entscheiden, wann die

Gerichte neu berechnet werden sollen. Eine Neuberechnung hat zur Folge, dass alle Positionen überprüft und gegebenenfalls neu kalkuliert werden. Dasselbe geschieht mit den EP- und VP-Preisen.

Arbeitsablauf

1

2

3

4

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

5

1

Öffnet das Formular Pendente

Preismutationen.

2

Öffnet die Meldung Alle Gerichte

neu berechnen.!

3

Startet die Neuberechnung.

4

5

Bricht das Programm ab.

Abschlussmeldung der Berechnung.

Bitte beachten !!

Eine Neuberechnung der Gerichte hat zur Folge, dass sich auch die

Menüpreise verändern. Im Modul

Menü-Verwaltung haben Sie die

Möglichkeit, auch die Menüs neu berechen zu lassen.

Seite

112

Modul Gerichte UNIKOMM

Gastro

Berichte

Über den Berichte-Monitor können die gespeicherten Rezepte gedruckt werden. Zur Verfügung stehen einmal Listen über den gesamten Inhalt, oder selektiert nach einer Gruppe bzw. nach einem Gruppen-

bereich. Andererseits kann von jedem Rezept ein Stammblatt, mit allen relevanten Angaben, in der Seitenansicht eingesehen oder direkt gedruckt werden. Das Gleich gilt für die gespeicherten Rezepte ohne

Positionsdaten.

Arbeitsablauf

2

1

3

1

Öffnet das Formular

Selektion Berichte.

2

Auswahl einer Gruppe oder eines Gruppen-Bereiches.

3

Seitenansicht oder Direktdruck Stammblatt.

4

5

Seitenansicht oder Direktdruck Verzeichnisse.

Seitenansicht oder Direktdruck Rezept.

6

Nachweis, welche Gerichte

wo {Menüs] eingesetzt sind.

7

Startet die Neuberechnung aller Gerichte (gleiches

Programm wie unter Neuberechnung).

5

6

4

7

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Seite

113

Modul Menüverwaltung UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Menü-Verwaltung basiert auf der Gerichte-Datenbank. Das heisst, mit den verfügbaren Gerichten werden individuelle Menüs zusammengestellt. Die Anzahl der Komponenten ist nicht begrenzt.

So entstehen Kombinationen mit oder ohne Vorspeise, mit oder ohne Nachspeise, Menüs mit mehreren Hauptgerichten (Gängen) u.a.m. Die Menüs können einer Gruppe, einer Saison oder speziellen

Tagen (Wochentage, Ostern, Weihnachten...) zugeordnet werden. Mit der Schaltfläche Erfassen wird ein neues Menü initialisiert. Die Menü-Nummer wird vom System sequentiell aufsteigend, automatisch zugeteilt. Der Zugriff auf die Gerichte erfolgt selektiv nach Gerichte-Gruppen. Über ein Kontrollfenster sind die ausgewählten Komponenten, deren Preise und das jeweilige Subtotal (Summe) sichtbar.

Nach Abschluss der Zusammenstellung wird der berechnete Preis per Mausklick in das Feld Normal-

Preis kopiert (mutierbar).

Modulsteuerung

Von Menü

Food + Beverage

10

6

7

Suchfenster

1 2

3 4

8

9

Zurück nach Menü

Food + Beverage

5

1

Erfassen eines neuen Menüs. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

Zeigt eine Übersicht aller erfassten Menüs mit Nachweis der

Selektionskriterien und Preis.

3

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

Löscht das aktuelle Menü über eine Sicherheitsmeldung.

4

5

Wechselt zur Formularseite 2. Sie enthält im Wesentlichen

Datenfelder für Bildinformationen, sowie ein internes Memofeld für Bemerkungen und Notizen.

Hilfsfunktionen:

6

Öffnet das Formular Selektion Gerichte.

7

Öffnet das Formular Preise zur simultanen

Kontrolle der Komponenten und der Preis-

Konstellation.

8

Startet das Programm zur generellen Neu-

berechnung der Preise, nach einer vorgenommenen Neuberechnung der Gerichte.

9

Öffnet das Formular Gerichte, um beispielsweise Detailabklärungen vorzunehmen.

10

Zuordnung einer Menügruppe. Suchkriterium für die Kartenkomposition.

MCP

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Seite

114

Modul Menüverwaltung UNIKOMM

Gastro

Erfassung Menüs

Die Erfassung eines Menüs gestaltet mittels der integrierten Hilfsmittel relativ einfach. Nach der Initialisierung werden die einzelnen Komponenten – getrennt durch Leerzeilen oder Trennlinien – Zeile um

Zeile erfasst. Eingefügte Gerichte können jederzeit gelöscht und/oder durch andere ersetzt werden.

Dabei ist wichtig, dass nicht nur die Zeile im Textblock (Menü), sondern auch die entsprechende Zeile im Kontrollfenster (Preise), gelöscht wird.

Wir beginnen mit der Eröffnung eines neuen Datensatzes, der Auswahl eines Salates und dem Einfügen einer Trennlinie.

Arbeitsablauf

2

1

Eröffnet einen neuen

Datensatz.

2

Auswahl von Gruppe,

Saison und Tag.

3

Öffnet das Formular

Vorselektion Gerichte.

Auswahl: Salate.

4

1

5

5

6

4

Öffnet die Auswahlliste Salate. Wir wählen Bäre-Salat.

5

Die Auswahl wird ins Textfeld Menü kopiert. Das Kontrollfenster Preis wird geöffnet und der Eintrag Bäre-Salat mit Preisangabe eingefügt.

6

Auswählen und einfügen der Trennlinie ****.

MCP

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Seite

115

Modul Menüverwaltung

Erfassung Menüs (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Gastro

3

Öffnet das Formular

Vorselektion Gerichte.

Auswahl: Fleischgerichte.

8

7

Öffnet die Auswahlliste Fleischgerichte. Wir wählen Suure Mocke.

8

Die Auswahl wird ins Textfeld Menü kopiert. Das Kontrollfenster Preis wird mit dem Eintrag Suure Mocke mit Preisangabe ergänzt.

Wichtiger Hinweis !!

Der Vorgang Vorselektion > Auswahl > Einfügen wird solange fortgesetzt, bis das komplette Menü erfasst ist. Es kommen dazu:

• Kartoffelpüree mit Rahm

• Rotkraut

• Trennlinie ****

• Birlibrönts

MCP

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7

8

Seite

116

Modul Menüverwaltung

Erfassung Menüs (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Gastro

10

10

9

Kopiert den berechneten Preis von 22.59 in das Feld Normal-Preis. Der Cursor wird auf die gleiche Position gesetzt.

10

Wir korrigieren den Normal-Preis auf 22.50

11

Alternative Preisfelder für:

• Normal-Preis ohne Vorspeise

• Normal-Preis ohne Nachspeise

• Mini-, Midi- Maxi-Splitting

Hinweis !

Die Alternativen Preisfelder haben in den

Tageskarten keine Auswirkung .

9

MCP

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Seite

117

Modul Menüverwaltung UNIKOMM

Gastro

Berichte

Über den Berichte-Monitor können die gespeicherten Menüs gedruckt werden. Zur Verfügung stehen einmal Listen über den gesamten Inhalt, oder selektiert nach einer Gruppe bzw. nach einem Gruppen-

Bereich, nach Saison (Saisonbereich), oder einem bestimmten Tag (Tagesbereich). Die Selektionskriterien wirken allerdings nur dann, wenn die Merkmale bei der Erfassung zugeordnet wurden. Statistik ist eine Option, die zusätzlich angeschaltet werden kann.

Arbeitsablauf

2

3

4

1

5

6

1

Öffnet das Formular

Selektion Berichte.

2

Auswahl einer Gruppe oder eines Gruppen-Bereiches.

3

Auswahl einer Saison oder eines Saison-Bereiches.

4

Auswahl eines Tages oder eines Tages-Bereiches.

5

Seitenansicht oder Direktdruck aller Menüs.

6

Seitenansicht oder Direktdruck einer:

• Gruppe

• Saison

• Tag

MCP

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Seite

118

Modul Menü- und Tageskarten UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Menü- und Tageskarten basiert auf der Menü-Datenbank. Das heisst, mit den verfügbaren

Menüs werden individuelle Karten zusammengestellt. Menü- und Tageskarten sind von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich mit schier unbegrenzten Erscheinungsbildern. In diesem Sinne war es auch nicht einfach, eine Auswahl zu treffen oder quasi eine „Norm“ zu schaffen. Andererseits ist es auch nicht möglich – mindestens im vorliegenden Datenbanksystem – unbegrenzte Gestaltungsfreiheit zu implizieren.

Wir haben uns deshalb entschlossen, 8 Kartenmodelle, mit jeweils 3 unterschiedlichen Stilvarianten

(Druckbild, Schriftart und Grösse), zu integrieren. Die nachstehende Auflistung zeigt die verfügbaren

Formen. Als Beispiel ist der Layout 4 Menüs + Spezialitäten verwendet.

Layouts

Modell: Standard

Arial Standard, 12 und 14 Punkt

Modell: Klassisch

Tempus Sans ITC

12 und 14 Punkt

MCP

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Modell: Modern

Tahoma, 11 und 12 Punkt,

Mit Hintergrundbild

Seite

119

Modul Menü- und Tageskarten UNIKOMM

Gastro

Übersicht (Fortsetzung)

Eine Art Sonderfall ist die Tageskarte. Sie wird am meisten gebraucht und steht nur in einer Druckvariante (Tahoma) zur Verfügung. Weiter haben Sie die Möglichkeit herkömmliche Speise-, Saisonund Spezialitätenkarten zu erstellen. Die Anzahl Seiten ist unbeschränkt und die Gruppierung (Kapitel) erfolgt nach Ihren Vorgaben.

Layout

Modell: Tageskarte

Tahoma 11 und 12 Punkt

Hinweise !

• Die Schriften der Menü- und Tageskarten können zum Zeitpunkt der Installation individuellen Wünschen angepasst werden.

• Das Hintergrundbild des Typs Modern kann verändert oder weggelassen werden.

• Alle Kartenmodelle können auf neutrales

Papier oder auf Vordrucke mit dem firmeneigenen Logo gedruckt werden. Eine Check-

Box steuert die Papierwahl.

• Die Gliederung der Layouts (Anzahl Menüs) kann nicht, oder nur gegen Aufpreis (spezielle Berichte) verändert werden.

Layout

Auszug aus einer Speisekarte

MCP

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Seite

120

Modul Menü- und Tageskarten UNIKOMM

Gastro

Modulsteuerung

Menü- und Tageskarten erfordern relativ wenig Eingaben. Voraussetzung ist allerdings, dass genügend

Menüs in adäquater Qualität vorhanden sind. Unter Qualität verstehen wir die saubere Komposition (Zusammenstellung) und gültige Preisangaben. Sind diese Voraussetzungen gegeben, dauert die Gestaltung – zum Beispiel einer Tageskarte – nicht länger als 1 bis max. 2 Minuten. Wichtig ist auch der Sachverhalt, dass bestehende Tageskarten neu verwendet werden können. In diesem Sinne ist das tägliche

Neuschreiben (Selektionieren) nicht zwingend.

Von Menü

Food + Beverage

Suchfenster

5

6

7

1

2 3 4

1

Erfassen einer neuen Karte. Die Nummer wird automatisch zugeteilt.

2

Zeigt eine Übersicht aller erfassten Menü- und Tageskarten.

Die Übersicht ist zweistufig gesteuert über den Kartentyp.

3

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

Löscht die aktuelle Karte über eine Sicherheitsmeldung.

4

5

Auswahllisten für Monat und Kartentyp.

Öffnet das Formular Layout des gewählten Kartentyps.

6

7

8

Zeigt die ausgewählten Menüs an (nicht mutierbar)

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Zurück nach Menü

Food + Beverage

Seite

121

Modul Menü- und Tageskarten UNIKOMM

Gastro

Modulsteuerung Zusammenstellung

Ein spezielles Element bei der Gestaltung von Menü- und Tageskarten ist das Formular Zusammenstel-

lung. Mit ihm lassen sich jegliche Art von Kompositionen vom Tagesmenü über Spezialitäten bis hin zum n-Gang-Menü einfach und schnell erstellen. Grundlage sind die Module Gerichte und Menüs. Auf einem vorgegebenen Raster – siehe Formular unten – sind die Menügruppen direkt verlinkt. So zeigt beispielsweise die Rubrik Suppen nur Suppen, die Rubrik Fleisch nur Fleischgerichte an. Bei der Selektion werden die Preise der einzelnen Elemente angezeigt und laufend addiert. Einzelne Elemente können – z.B.

im Zusammenhang mit der Preisgestaltung – beliebig ausgetauscht werden. Zwischen den einzelnen

Menükomponenten lassen sich wahlweise Trennlinien ( 4 Muster) einfügen. Der berechnete Gesamtpreis kann in den Datenelementen Normalpreis, o. Vorspeise und o. Nachspeise individuell angepasst werden. Neben der Einzelselektion von Menübestandteilen lassen sich in der Rubrik Menü vollständige

Menüs (Vorspeise ….. Nachspeise) auswählen und individuell ergänzen.

Einmal erstellte Kompositionen lassen sich immer wieder verwenden. Im Klartext: Für ein neues Menü, insbesondere im Bereich Tageskarten, lassen sich schnell und einfach einzelne Gerichte auswechseln.

Mit einer zweckmässigen Struktur der Zusammenstellungen wie beispielsweise Menü I, Menü II, Tagesspezialität, Business-Lunch u.a.m. reduziert sich die Anzahl der Auswahlmöglichkeiten entsprechend.

9

MCP

3

10

2

3

2

3

7 8

1

4

6

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

5

5

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Menütitel. Übernahme aus

Menükarte bzw. Übergabe an Menükarte.

Gestaltungsraster. Jede Auswahhliste ist mit der entsprechenden Gruppe verbunden.

Gestaltungsraster. Gesteuert

über die Vorselektion nach

Gruppe. Ausgewählte Gerichte werden nur dann eingefügt, wenn die zutreffende Check-

Box aktiviert ist.

Auswahllisten für das Einfügen von Trennlinien.

Schaltflächen zum Löschen der einzelnen Positionen.

Mutierbare Preisfelder.

Fügt die aktuelle Zusammenstellung in die Menükarte ein.

Löscht die aktuelle Zusammenstellung. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

Vorselektion für die Auswahl fertiger Menüs.

10

Suchen bestehender Menüs.

Hinweis !

In den nachfolgenden Kartenbeispielen werden wir zum besseren Verständnis beide Selektionsmöglichkeiten verwenden.

Seite

122

Modul Menü- und Tageskarten UNIKOMM

Gastro

Erstellung Karten

Da die Erstellung (Funktionsweise) der einzelnen Kartentypen absolut identisch ist, haben wir uns auf einige Modelle beschränkt.

Arbeitsablauf 1 Menü A4

Von Menü

Food + Beverage

1

2

3

4

7

Aktivierung der Check-Box Menü.

8

Öffnet das Formular Zusammenstellung.

Der Cursor steht im Feld Menü-Text.

9

Zusammenstellung des gewünschten Menüs.

10

Kopiert Menü, Titel und Preis(e) in die entsprechenden

Felder

5

6

1

Initialisiert eine neue

Karte. Der Cursor wird in das Feld Datum gesetzt.

2

Auswahl des laufenden

Monats.

3

Auswahl Kartentyp.

Der Cursor wird auf die

Schalfläche Karten be-

arbeiten gesetzt.

4

Öffnet die das Formular

Layout-Vorlage.

5

Eingabe Menü-Titel.

6

Öffnet das Formular

1 Menü A4 hoch.

9

7

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

8

10

Wichtiger Hinweis !!

Wir verwenden für alle Zusammenstellungen immer die gleiche Maske mit der

Nummer 119.

Seite

123

Modul Menü- und Tageskarten UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf 2 Menü A5

Diese Kartenart ist dann die richtige Auswahl, wenn auf einer Seite A4-quer nebeneinander zweimal das gleiche Menü eingefügt wird (zuschneiden auf Format A5 hoch).

Von Menü

Food + Beverage

1

2

3

4

7

Aktivierung der Check-Box Menü 2.

8

Öffnet das Formular Menüauswahl. Der Cursor steht im

Feld Menü-Text.

9

Zusammenstellung der gewünschten Menüs.

10

Kopiert Menü, Titel und Preis(e) in die entsprechenden

Felder von Menü 2.

5 6

1

Initialisiert eine neue

Karte. Der Cursor wird in das Feld Datum gesetzt.

2

Auswahl des laufenden

Monats.

3

Auswahl Kartentyp.

Der Cursor wird auf die

Schalfläche Karten be-

arbeiten gesetzt.

4

Öffnet die das Formular

Layout-Vorlage.

5

Eingabe Menü-Titel.

6

Öffnet das Formular

2 Menü A5 hoch. Das linke Menü ist bereits zugeordnet!

9

7

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

8

10

Seite

124

Modul Menü- und Tageskarten UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf 2 Menü A4

1

2

3

4

7

Aktivierung der Check-Box Menü 2.

8

Öffnet das Formular Menüauswahl. Der Cursor steht im

Feld Menü-Text.

9

Zusammenstellung der gewünschten Menüs..

10

Kopiert Menü, Titel und Preis(e) in die entsprechenden Felder von Menü 2.

5 6

Von Menü

Food + Beverage

1

Initialisiert eine neue

Karte. Der Cursor wird in das Feld Datum gesetzt.

2

Auswahl des laufenden

Monats.

3

Auswahl Kartentyp.

Der Cursor wird auf die

Schalfläche Karten be-

arbeiten gesetzt.

4

Öffnet die das Formular

Layout-Vorlage.

5

Eingabe Menü-Titel.

6

Öffnet das Formular

2 Menü A4 hoch. Das obere Menü ist bereits zugeordnet!

9

7

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

8

10

Seite

125

Modul Menü- und Tageskarten UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf 1 Menü + Text

Diese Karte ist besonders für festliche Anlässe wie Familienfeste, Firmenjubiläen, Geburtstage u.a.m.

geeignet. Die Kombination aus Text und Menü erlaubt besonders „hübsche“ Kombinationen mit einem individuellen Erscheinungsbild.

Von Menü

Food + Beverage

1

2

3

4

5

6

1

Initialisiert eine neue

Karte. Der Cursor wird in das Feld Datum gesetzt.

2

Auswahl des laufenden

Monats.

3

Auswahl Kartentyp.

Der Cursor wird auf die

Schalfläche Karten be-

arbeiten gesetzt.

4

Öffnet die das Formular

Layout-Vorlage.

5

Eingabe Menü-Titel.

6

Öffnet das Formular

1 Menü + Text.

7

Setzt den Cursor in das individuelle Textfeld. Der Text wird nach den Regeln eines Memofeldes geschrieben.

8

Einfügen einer Trennlinie.

9

Einfügen von Artikeln. Zum Beispiel: „Unsere Wein-

Empfehlung...“

10

Öffnet das Formular zur Menügestaltung.

9

8

7

MCP

10

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

11

Seite

126

Modul Menü- und Tageskarten UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf 4 Menüs + Spezialitäten

Diese Karte ist eine zweckmässige Kombination für 4 Menüs und Spezialitäten. Die Überschrift für die

Spezialitäten kann über eine Auswahlliste bestimmt werden (mutierbar in den Applikations-Parametern

Food + Beverage).

Von Menü

Food + Beverage

1

2

3

4

7

8

Aktivierung der Check-Box Spezialität 1.

Öffnet das Formular Menüauswahl. Der Cursor steht im

Feld Text.

9

Zusammenstellung der gewünschten Menüs.

10

Kopiert Bezeichnung und Preis in die entsprechenden

Felder von Spezialität 1.

Wiederholen der Schritte 7, 9 und 10 für die Spezialitäten

2 bis 4.

6

5

1

Initialisiert eine neue

Karte. Der Cursor wird in das Feld Datum gesetzt.

2

Auswahl des laufenden

Monats.

3

Auswahl Kartentyp.

Der Cursor wird auf die

Schalfläche Karten be-

arbeiten gesetzt.

4

Öffnet die das Formular

Layout-Vorlage.

5

Eingabe Menü-Titel.

6

Öffnet das Formular

4 Menüs + Speziali-

täten. Menü 1 bis 4 bereits zugeordnet!

9

7

MCP

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8

10

Seite

127

Modul Menü- und Tageskarten UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf 4 Menüs + Business-Lunch

Dieser Layout ist die ideale Vorlage für Tageskarten. Neben den Menütiteln kann auch die Tagessuppe festgelegt werden. Sie wird in den Menüs 1 bis 4 eingefügt. Für den Business-Lunch besteht eine separate Auswahlliste fokussiert auf Suppen.

Von Menü

Food + Beverage

1

2

3

4

7

Aktivierung der Check-Box Business-Lunch.

8

Öffnet das Formular Menüauswahl. Der Cursor steht im

Feld Text.

9

Zusammenstellen des gewünschten Menüs.

10

Kopiert Menü und Preis in die entsprechenden

Felder vom Business-Lunch.

6

5

1

Initialisiert eine neue

Karte. Der Cursor wird in das Feld Datum gesetzt.

2

Auswahl des laufenden

Monats.

3

Auswahl Kartentyp.

Der Cursor wird auf die

Schalfläche Karten be-

arbeiten gesetzt.

4

Öffnet die das Formular

Layout-Vorlage.

5

Eingabe Menü-Titel.

6

Öffnet das Formular

4 Menüs + Business-

Lunch. Menü 1 bis 4 bereits zugeordnet!

9

7

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

8

10

Seite

128

Modul Menü- und Tageskarten UNIKOMM

Gastro

Seitenansicht / Druck Karten

Mit Ausnahme der Tageskarte stehen 3 Drucklayouts zur Verfügung. Standard, Klassisch und Modern.

Über die Einstellung der Check-Box Neutrale Forms wird bestimmt, ob die Karten auf neutrales Papier oder auf Vordrucke ausgegeben werden.

Von Menü

Food + Beverage

5

4

2

3

1

3

4

1

2

Öffnet das Formular Selektion Karten.

Gültig für die Kartentypen:

1 Menü A5 (hoch)

2 Menü A5 (hoch)

1 Menü A4 (hoch)

2 Menüs A5 (A4 quer)

2 Menüs A4

1 Menü + Text

4 Menüs + Spezialitäten.

Für Tageskarten und Speisekarten.

Einstellung der Schriftgrösse

• Schrift klein = 12 Punkt

• Schrift gross = 13 Punkt

Standardeinstellung

Neutrales Papier

5

Vordrucke

Neutrale Einstellung

MCP

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Seite

129

Modul Menüvorschläge UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Menü-Vorschläge basiert auf der Menü-Datenbank. Wir unterscheiden grundsätzlich zwischen der Erstellung von Vorlagen und der Bearbeitung von Menüvorschlägen. Beim Erstgenannten werden zweckneutrale Vorlagen – ähnlich wie in der Textverarbeitung mit Word – für Aktionen, fest-

liche Anlässe, Gesellschaften, Firmenanlässe u.a.m. erstellt. Auf der Basis dieser Vorlagen können mittels einer automatisierten Kopierfunktion individualisierte, gästeorientierte Menüvorschläge generiert werden.

Das Modul funktioniert quasi wie eine Auftragsbearbeitung beginnend bei Angeboten, über Auftragsbestätigungen bis hin zu Reservationen. In dieser Anwendungsart werden auch Elemente wie Raumzuteilung, Dekoration, eventuelle Zimmerreservation, organisatorische und technische Hilfsmittel und die Verantwortlichkeiten (im Betrieb) geregelt. Ein individueller Auftrag beginnt in der Regel mit einem

Angebot. Die weiteren Stadien erfolgen lediglich durch eine Änderung des Auftrags-Status , mit oder ohne zwischenzeitliche Veränderungen (Mutationen). Das erleichtert die Arbeit wesentlich und reduziert den Aufwand auf einen Bruchteil herkömmlicher (konventioneller) Methoden.

Alle so entstehenden Dokumente können einzeln, oder als Gesamtpaket in einer gut präsentierenden

Form gedruckt werden. Für eilige Zustellungen, insbesondere bei Angeboten, steht eine E-Mail-Funktion zur Verfügung. Das Deckblatt eines individuellen Vorschlages bietet zusätzlich Platz für die Aufnahme von Begleittexten (wie Kurzbriefe). Diese werden manuell erfasst oder über vorbereitete Textkonserven eingefügt und angepasst. Eine weitere Möglichkeit ist die direkte Verbindung zum Modul

Quick-Mail. Dabei werden sämtliche Referenzen automatisch übernommen.

Erreicht eine Menüvorschlag / Angebot den Status Auftrag, Auftragsbestätigung und/oder Reservation steht zusätzlich ein interner Auftrag zur Verfügung. Er enthält alle wesentlichen Informationen für die

Organisation und die Vorbereitung des Anlasses, sowie die relevanten Daten für die Küche.

Hinweis !

Auch ein individuelles Angebot – zum Beispiel für eine Geburtstagsfeier – kann auch als Kopiervorlage benutzt werden, sofern sich die Menüvorschläge und die Rahmenorganisation ähnlich sind. Aus Hans

Muster wird einfach die Firma Beispiel AG.

Ein weiteres praktisches Element in diesem Modul ist die Erstellung von Getränkekarten. Je nach vorgenommener Strukturierung der relevanten Artikel (Getränke) mittels der Hilfstabelle Herkunft (siehe unter Applikationsparameter) können einfache bis sehr individuell gestaltete Karten selektioniert und gedruckt werden.

MCP

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Seite

130

Modul Menüvorschläge

Modulsteuerung

UNIKOMM

Gastro

Von Menü

Food + Beverage

Suchfenster

18

1

9

10

11

2 3 4

14

5

15

13

6 7

16

6

17

12

8

Zurück

1

2

3

4

5

6

7

Initialisiert einen neuen

Vorschlag / Auftrag.

Zeigt eine Übersicht der vorhandenen Vorschläge.

Öffnet das Formular Erfassung Menüs / Artikel.

Kopiert den aktuellen Vorschlag in einen neuen,

identischen Datensatz

Öffnet das Modul Quick-

Mail. Alle Referenzen werden übertragen.

Öffnet das Formular

Selektion Berichte.

Löscht den aktuellen

Datensatz.

9

10

Auswahllisten Raumange-

bot / Bestuhlung.

Auswahllisten Dekoration.

11

Hotelreservation.

12

Neuberechnung der Vorschläge nach erfolgten

Menü-Preisänderungen.

13

Initialisiert (eröffnet) eine

neue Vorlage.

14

Auswahllisten technische

Hilfsmittel.

15

Auswahllisten Kosten der technischen Hilfsmittel.

16

Erfassung Text für das

Deckblatt.

17

Öffnet das Formular Verwaltung Standardtexte.

18

Memofeld für interne

Bemerkungen / Notizen.

MCP

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Seite

131

Modul Menüvorschläge UNIKOMM

Gastro

Bearbeitung von Vorlagen

Hierbei gilt der Grundsatz: Je mehr spezifische Vorlagen vorhanden sind, desto einfacher und

schneller gestaltet sich die Bearbeitung individueller Menüvorschläge!

Arbeitsablauf

Formularausschnitt

Gesellschaften

4

2

6

1

3

5

Formularausschnitt

1

Öffnet das Formular Vorlagen. Die erste Vorlage wird angezeigt, sofern ein

Datensatz vorhanden ist.

2

3

4

5

6

Auswahlliste der bestehenden Vorlagen. Die gewünschte kann selektioniert werden. Aktivierung mit Mausklick oder Taste

{F4}.

Initialisiert die Erfassung einer neuen Vorlage. Die

Seq-Nr. und die Vorlage-

Nr. werden automatisch zugeteilt.

Öffnet das Formular Menüs für die Neuerfassung oder für die Mutation von

Menüpositionen (Erklärung siehe nachfolgende Seiten).

Löscht eine bestehende

Vorlage vollständig aus der Datenbank. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

Schliesst das Formular

Vorlagen.

Hinweis !

Mögliche Vorlagen….

• Gesellschaften

• Private Anlässe

• Firmenanlässe

• Begräbnisse

• Hochzeiten

• Jubiläen

• Saisonale Aktionen

• Spezialitäten u.a.m.

Wichtiger Hinweis !!

Der angezeigte Datensatz Im Hauptformular Menü-Vorschläge hat bei der Er-

Fassung / Bearbeitung von Vorlagen keine Bedeutung. Der Datensatzzeiger

(Nummer) kann auf einer beliebigen Position stehen.

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Seite

132

Modul Menüvorschläge UNIKOMM

Gastro

Bearbeitung Vorlagen (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

1

7

11

4

Vorselektion

7

11

10

6

4

5

6

7

8

9

Öffnet das Formular

Menüs.

Öffnet das Formular

Menüauswahl.

Das gewünschte Menü wird gesucht.

Initialisiert eine neue Posi-

tionszeile und fügt das

Menü ein.

Hinweis !

Der Vorgang 5 bis 7 wird solange wiederholt, bis alle

Menüs eingetragen sind.

Fügt einen Untertitel ein.

Öffnet das Formular

Artikelauswahl.

10

Der gewünschte Artikel wird gesucht.

11

Initialisiert eine neue Posi-

tionszeile und fügt den

Artikel ein

12

Hinweis !

Der Vorgang 9 bis 11 wird solange wiederholt, bis alle

Artikel eingetragen sind.

Fügt eine Leerzeile ein.

13

Zeigt die ausgewählten

Menüs und Artikel in einer

Listenansicht an.

14

Löscht die aktuelle Zeile.

5

9 8 12 13 14

Wichtiger Hinweis !!

Die Erfassungsreihenfolge der Menüs und Artikel entspricht nicht immer der Ausgabe- (Druck) Reihenfolge. Man denke an zwischenzeitliche Mutationen. Im Feld bzw. in der Spalte Pos(itionen) können Sie die Reihenfolge individuell anpassen.

Der Standardwert der Positionen ist 0 (Null).

MCP

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Seite

133

Modul Menüvorschläge UNIKOMM

Gastro

Erfassung Angebot (Kopieren Vorlage)

Wir gehen von der Annahme aus, ein Kunde wünscht ein Angebot für eine Versammlung mit anschliessendem Nachtessen. Betreffend der Menüs gibt er lediglich einen Kostenrahmen von CHF 45.– pro

Person bekannt. Während der Versammlung werden Folien aufgelegt, was entsprechende Hilfsmittel erfordert. Wir verwenden dazu das Beispiel von Seite 128

Arbeitsablauf

Von Menü

Food + Beverage

1

9

5

6

7

4

9

3

10

3

2

8

Zurück

8

9

1

2

3

4

5

6

7

Initialisiert einen neuen

Vorschlag / Auftrag.

Auswahl des Gastes / Kunden (muss vorhanden sein).

Übernahme der Daten in die

Felder Gästeinformation.

Erfassung der Referenzen

Datum, Zeit, Anz. Personen.

Erfassung von Raumzutei-

lung und Layout.

Erfassung zusätzlicher

Dienstleistungen.

Erfassung Zahlungsart und

Kontaktperson.

Öffnet das Formular Seite 2.

Erfassung der technischen

Hilfsmittel, Mietpreise und allfälliger Bemerkungen.

10

Erfassung eines individuellen Begleittextes. Für häufig vorkommende (ähnliche)

Texte können Konserven

(

S-Texte

) angelegt werden.

11

Textfeld für interne Bemerkungen / Notizen ect.

Hinweis !

Die sog. Kopfdaten sind nun angelegt. Als nächster Schritt folgt die Auswahl und das

Kopieren der gewünschten

Vorlage.

11

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Seite

134

Modul Menüvorschläge

Erfassung Angebot (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Gastro

16

14

13

15

12 12

Auswahl der gewünschten

Vorlage (Gesellschaften).

Die Meldung Vorlage in Me-

nüvorschlag kopieren wird angezeigt.

13

Ja = Programmstart

Nein = Abbruch

14

Sicherheitsabfrage über die getroffene Auswahl.

Ja = Programmfortsetzung

Nein = Abbruch

15

Abschlussmeldung über den erfolgreichen Kopiervorgang.

16

Öffnet das Formular Menü-

Vorschläge und zeigt die kopierten Positionen an.

Wichtige Hinweise !!

Eine getroffene falsche

Auswahl bzw. Vorlage kann nach dem Kopieren nicht mehr rückgängig gemacht werden. Im Falle eines Fehlers muss der gesamte Vorschlag gelöscht und neu erfasst werden. Vorsicht heisst

Die goldene Regel….

Die Erfassungsreihenfolge der Menüs und Artikel entspricht nicht immer der Ausgabe (Druck-) Reihenfolge.

Man denke an zwischenzeitliche Mutationen. Sofern notwendig können Sie im Feld bzw. in der Spalte Pos(sitionen) die Reihenfolge individuell anpassen.

MCP

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Seite

135

Modul Menüvorschläge UNIKOMM

Gastro

Erfassung Angebot (Fortsetzung)

Das Angebot „Hauptversammlung Verein“ ist nun vollständig erfasst. Die letzte Operation ist die Kontrolle, der Druck und der Versand des Angebotes. Hierfür stehen der Versand per Post oder die direkte Übermittlung per E-Mail zur Verfügung.

Arbeitsablauf

18

19

22

25

17

20

21

23

24

17

Öffnet das Formular

Selektion Berichte.

18

Seitenansicht oder

Direktdruck Deckblatt.

19

Seitenansicht oder

Direktdruck Organisation.

20

Seitenansicht oder

Direktdruck Menü-Vor-

schläge.

21

Seitenansicht oder

Direktdruck Interner

Auftrag (nicht gültig bei

Angeboten!).

22

Seitenansicht oder

Direktdruck Menükarte.

23

Druck alle Dokumente

(30 bis 33) gleichzeitig.

24

Generiert ein E-Mail mit den Dokumenten (30 bis

33).

25

Neutrale Berichte ohne Logo und Adresse.

MCP

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Seite

136

Modul Menüvorschläge UNIKOMM

Gastro

Erfassung Auftrag

Wie bereits unter der Übersicht der Modulbeschreibung erwähnt, kann ein Angebot mit „wenigen Handgriffen“ zu einer Auftragsbestätigung oder zu einem Auftrag ergänzt (umgewandelt) werden. Im Prinzip handelt es sich lediglich um eine Veränderung des Auftrags-Status . Genau genommen müssen Sie wissen, dass der Kunde das Angebot als gut befindet, welche Änderungen er im Ablauf und der Organisation wünscht und welche Wahl er betreffend der Menüvorschläge getroffen hat. Als Beispiel verwenden wir das Angebot „Hauptversammlung Verein“.

Arbeitsablauf

2

1

1

Der Kunde (Gast) hat zwischen Angebot und Auftrag folgende Änderungen vorgenommen bzw.

gewünscht:

2

3

• Zeit Beginn

• Zeit Ende

• Anzahl Personen

• Status = Auftrag

• Zimmerreservation

• Anzahl Zimmer = 2

• Hotelwunsch

Öffnet das Formular

Menü-Vorschläge.

Aus dem Angebot hat der

Kunde die mit markierten Speisen und Getränke ausgewählt.

Hinweis !

Weitere Manipulationen sind für die Erstellung des

Auftrages nicht notwendig.

3

MCP

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Seite

137

Modul Menüvorschläge UNIKOMM

Gastro

Erfassung Auftrag (Fortsetzung)

Wir übermitteln den Auftrag als E-Mail (Outlook-Express) und gestalten abschliessend eine ansprechende Menükarte bestehend aus Text- und Menüteil.

Arbeitsablauf

7

6

4

5

4

Öffnet das Formular

Selektion Berichte.

5

6

7

Öffnet Outlook-Express.

Der Empfänger und der

Betreff wird eingetragen.

Der Auftrag wird im als

Worddokument im RTF-

Format eingefügt.

Öffnet das Formular

Kartentext.

Wir schreiben einen individuellen oder den gewünschten Text. Artikel und/oder Trennlinien können eingefügt werden.

Seitenansicht oder

Direktdruck der Karte.

5

7

5

MCP

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Seite

138

Modul Menüvorschläge UNIKOMM

Gastro

Erfassung Auftrag (Fortsetzung)

Da nun ein verbindlicher Auftrag vorliegt, ist es wichtig, dass das verantwortliche Team davon Kenntnis hat und die entsprechenden Dispositionen treffen kann. Hierfür steht ein interner Auftrag zur Verfügung, der alle relevanten Informationen enthält.

Arbeitsablauf

1

1

Öffnet das Formular

Selektion Berichte.

2

Seitenansicht oder

Direktdruck interner

Auftrag.

2

MCP

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Seite

139

Modul Menüvorschläge UNIKOMM

Gastro

Bestehender Menüvorschlag kopieren

Wie bereits vorgängig erwähnt, kann ein bestehender Menüvorschlag auch kopiert werden. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine neue Anfrage praktisch den gleichen Sachverhalt und Inhalt hat. Wir verwenden dazu Anlass-Nr. 50, Hauptversammlung Verein.

Arbeitsablauf

1

1

2

3

4

Öffnet die Selektion

Kopieren.

Startet den Kopiervorgang.

Abschlussmeldung. Kopiervorgang war erfolgreich.

Wir ändern in der nachstestehenden Reihenfolge:

• Adresse des Empfängers

• Datum Anfrage

• Anlass (Bezeichnung)

• Datum Beginn

• Datum Ende

• Zeit Beginn

• Zeit Ende

• Status = Angebot

• Raum, Layout

• Dekoration

• Allfällige Hotelreservation

• Sachbearbeiter

• Datum Erfassung

• Allfällige Hilfsmittel

Fertig ist das neue

Angebot !

2

3

4

MCP

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Seite

140

Modul Menüvorschläge UNIKOMM

Gastro

Getränkekarten

Bei entsprechender Vorbereitung können im Modul Menüvorschläge auch Getränkekarten gesamthaft oder selektiv gedruckt werden. Ausgangslage ist eine Tabelle Herkunft, mit deren Hilfe die Getränke strukturiert werden. Je feiner die Auflösung, umso grösser die Gestaltungsmöglichkeiten der Karte(n).

Arbeitsablauf

1

2 3

Formularausschnitt

1

2

3

4

Öffnet das Formular

Herkunft.

Initialisiert eine neue Zeile.

Hinweise !

Beim Neubeginn ist es von

Vorteil, wenn die gewünschte Struktur erstmal entworfen wird. Zum Beispiel:

• Getränke-Kategorien

• Länder

• Regionen

• andere Merkmale

Durch die Trennung von Seq_

Nr. und Reihenfolge {RF} ist das nachträgliche Erfassen von Positionen möglich.

Löscht die aktuelle (markier-

Te) Zeile.

Zuordnung der Herkunft aller relevanten Artikel (Getränke).

4

MCP

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Seite

141

Modul Menüvorschläge

Getränkekarten (Fortsetzung)

Arbeitsablauf

UNIKOMM

Gastro

5

6

7

8

5

6

7

4

Öffnet das Formular

Selektion Berichte.

Auswahl Kartentitel.

Einstellung Bereich.

Anzeige und Druck der

Getränkekarte.

Kartenausschnitt

Auszug Artikelinfo

1. Menge

2. Menge

Originalmenge

MCP

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Seite

142

Menü Mitarbeiter UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Menü Mitarbeiter umfasst die Module Mitarbeiter, Einsatzplanung und Lohnabrechnung. Zentrales Element sind die Mitarbeiter, die die Basisdaten für die Nachfolgemodule liefern. Es ist also wichtig, die Mitarbeiter-Informationen präzis und möglichst vollständig zu erfassen. Der gesamte

Bereich Mitarbeiter weist einen hohen Integrationsgrad aus. Das heisst, eine Vielzahl von automa-

atisierten Vorgängen sorgen für einen einfachen und problemlosen Arbeitsablauf von der Einsatzplanung, über die Lohnabrechnung bis hin zu den statistischen Auswertungen. Die verfügbaren

Berichte und Dokumente – insbesondere im Modul Lohn – entsprechen dem Landes-Gesamtarbeitsvertrag für das Gastgewerbe {L-GAV98} und den allgemein verbindlichen, gesetzlichen Vorschriften gemäss OR.

Zurück nach

Hautmenü

MCP

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Seite 143

Modul Mitarbeiter UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Die Mitarbeiter-Informationen lassen sich grundsätzlich in drei Bereiche aufteilen. Erstens die allge-

meinen Angaben. Sie enthalten Personalien, Adresse, Kontaktinformationen, organisatorische Merkmale, sowie Eintritts- und Austrittsdaten. Auf der Basis der Letztgenannten wird bei jedem Start des

Moduls das BVG-Alter und die Dauer der Betriebszugehörigkeit automatisch überprüft bzw. neu berechnet. Der zweite Bereich beinhaltet die gesetzlichen und lohnwirksamen Informationen. Im Wesentlichen sind es zivilrechtliche Angaben, Bank- oder Postverbindungen, die Basislohndaten, Zuschläge und Abzüge, sowie besondere Regelungen. Als Letztes folgen statistische Angaben über

Arbeits-, Ferien- und Abwesenheitszeiten und – speziell für Serviceangestellte – Summenwerte betreffend Umsatz- und Ferienlohn. Diese statistischen Werte werden monatlich bzw. nach jeder abgeschlossenen Einsatzplanung und Lohnabrechnung automatisch nachgeführt. Eine zusätzliche

Rubrik {Datei} Ausbildung dient dazu, die Schul-, Grund- und Weiterbildung aller Angestellten zu registrieren und im persönlichen Stammblatt zu dokumentieren. Das Modul ist auch in der Lage,

Passfotos der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu speichern (fakultativ).

Bevor mit der Erfassung von Mitarbeitern begonnen werden kann, ist wichtig, dass die dazugehörigen Applikationsparameter bereitgestellt werden. Sie finden diese unter: Hauptmenü > Option

Menü Applikationsparameter > Applikations-Parameter Mitarbeiter > Bereich Mitarbeiter. Alle Tabellen (siehe Formularauszug) sind mit Vorgabe und/oder Standardwerten belegt. Sie können diese neu festlegen oder ihren individuellen Bedürfnissen anpassen.

Mit der Schaltfläche Erfassen wird ein(e) neue(r) Mitarbeiterin / Mitarbeiter initialisiert. Die Mitarbeiter-Nr. wird vom System – sequentiell aufsteigend, beginnend mit 30001 – automatisch zugeteilt. Der Basiswert {Präfix 30000} kann bei der Installation, sofern notwendig, an bereits bestehende Nummernsysteme angepasst werden. Die Steuerung der Erfassung ist so angelegt, dass mit Ausnahme von Auswahllisten, mit der Enter-Taste von Feld zu Feld positioniert werden kann.

Diese Arbeitsweise ist in der Regel schneller als mit Mausklick.

Aus dem Informationsinhalt der Mitarbeiter lassen sich neben den standardmässigen Berichten wie Stammblatt, Gesamtverzeichnis, Abteilungs- und Funktionslisten auch Dokumente direkt erstellen. Es sind dies Arbeitsverträge nach L-GAV98, Arbeitsbestätigungen und Arbeitszeugnisse.

Weiter ist die Mitarbeiter-Information mit der separaten Datenbank Quellensteuer (bamu_qst.mdb) verbunden. Das heisst, sämtliche Quellensteuertarife der Eidgenössischen Steuerverwaltung sind direkt im Zugriff. Bei der Erfassung eines Mitarbeiters wird auf der Basis der Merkmale Zivilstand,

Religion, Verdienstart und Anzahl Kinder in Abhängigkeit des Wohnortkantons der entsprechende

Steuertarif – sofern es sich um eine ausländische Person handelt – ermittelt. Der Steuertarif selbst wird in die Lohnabrechnung zur automatischen Berechnung des Steuerbetrages verwendet.

MCP

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Seite 144

Modul Mitarbeiter

Modulsteuerung

UNIKOMM

Gastro

Von Menü

Mitarbeiter

Suchfenster

1

9

10

11

12

2

15

3

7

4

14

5

1

Initialisiert (eröffnet) einen neuen Mitarbeiter. Der Cursor wird in das

Feld Anrede gesetzt. Ein Mausklick auf oder die Taste {F4} öffnet die Auswahlliste. Hinweis ! Die Funktion der Auswahllisten ist allgemein gültig.

2

3

Öffnet das Formular Ausbildung für die Registrierung der Schul-, Ausund Weiterbildung.

Öffnet das Memofeld (Notizblock) des Mitarbeiters. Hier können Bemerkungen, Feststellungen, Sachverhalte u.a.m. hinterlegt werden. Nur für

internen Gebrauch!

4

5

6

7

8

Löscht den aktuellen Mitarbeiter. Eine Sicherheitsmeldung wird vorgängig angezeigt.

Öffnet das Formular Selektion Berichte und Dokumente.

Wechselt zur Mitarbeiter-Information Seite 2.

CheckBox Umsatzlohn. Markiert = Umsatzlohn aktiv, nicht markiert =

inaktiv.

CheckBox Einsatzplan. Markiert = im Einsatzplan aktiv, nicht markiert =

keine Berücksichtigung im Einsatzplan

6

13

8

Zurück

Hilfsfunktionen

9

10

Integriertes PLZ-, Orts-

verzeichnis (mutierbar).

Bei der Eingabe der PLZ wird der Ort automatisch eingesetzt und umgekehrt.

Automatische Telefonwäh-

ler. Voraussetzung ist die

Installation einer adäquaten

Wählersoftware.

11

Eröffnet eine E-Mail mit der referenzierten Adresse.

Outlook-Express muss installiert sein!

12

Datenfelder für Aushilfen und / oder Teilzeitange-

stellte mit einem alternativen Arbeitgeber.

13

Öffnet das Formular Einund Austritte für die Registrierung saisonaler Mitarbeiter.

14

Das Dienstalter wird bei jedem Öffnen des Moduls geprüft bzw. neu berechnet.

15

Der Wohnortskanton wird automatisch aus der PLZ-

Tabelle übernommen.

MCP

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Seite

145

Modul Mitarbeiter UNIKOMM

Gastro

Modulsteuerung (Fortsetzung)

16

16

Hinweis !

Der monatliche Betrag einer

Lohnzession wird bis zur vollständigen Tilgung saldiert. Ist der Saldo Null (0) löscht das

System – eine entsprechende

Meldung wird angezeigt – den

Eintrag automatisch.

19

18

15

17

Von Seite 1

3

20

17

2

21 22

18

5

Zurück

15

CheckBox AHV.

Aktiv = angemeldet

Inaktiv = pendent.

16

Öffnet das Formular Kinder.

Die Kinder werden mit Vor-

Name und Geburtsdatum erfasst. Beim Schliessen wird die Anzahl Kinder eingetragen und die Check-

Box Kinderzulage auf ON gesetzt.

17

18

Der Quellensteuer-Tarif wird im Falle von Ausländer automatisch in Abhängigkeit des Wohnortkantons ermit telt (siehe auch Anhang A).

Liegt bei einem Mitarbeiter eine Lohnzession vor, kann der Betrag und die Dauer in Monaten erfasst werden

Im Formular Zustellinfos wird anschliessend derEm-

pfänger und die Referenzen erfasst.

Hinweis !

Sind die Felder Lohzession und Monate = 0 (Null) kann das Formular nicht geöffnet werden.

19

CheckBoxen für die Lohn-

abrechnung. Eingestellt werden:

Monatslohn oder

Stundenlohn

Ferienlohn

Aushilfe bei Aushilfen

Hinweis !

Ferienlohn und Stundenlohn schliessen sich gegenseitig aus. Ferner wird bei Stundenlohn die Check-

Box monatlich vom Modul auf ON gesetzt.

20

Erfassung der Zustellinfos.

21

Allfällige Korrektur der Lohnzession-Summe oder Saldo.

22

Löscht den Eintrag.

MCP

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Seite

146

Modul Mitarbeiter UNIKOMM

Gastro

Modulsteuerung (Fortsetzung)

Das konsequente Führen bzw. Nachführen des Formulars Aus- und Weiterbildung kann eine wertvolle

Hilfestellung sein, wenn es um Qualifikations- und/oder Lohngespräche geht oder wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine Ausbildung beantragt.

2

17

18

3 4

5

3

4

5

Eröffnet eine neue

Positionszeile. Der

Cursor wird in das

Feld {P}osition gesetzt.

Öffnet den Bericht

Ausbildungsnach-

weis als Ansicht.

Löscht die aktuelle

(markierte) Zeile.

Vorsicht !

Es wir keine Sicherheitsmeldung angezeigt.

MCP

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Seite

147

Modul Mitarbeiter UNIKOMM

Gastro

Modulsteuerung (Fortsetzung)

Das Berichtswesen im Modul Mitarbeiter ist sehr umfangreich. Neben den generellen Erklärungen auf dieser Seite beschreiben wir nachfolgend die Dokumente Arbeitsvertrag und Arbeitszeugnis im Detail.

5

12

6

7

8

9

10

11

6

7

8

9

Ansicht oder Direktdruck Mi-

arbeiter Stammblat.

Selektion Von..Bis Mitarbeiter.

Ansicht oder Direktdruck aller

Mitarbeiter. Keine Selektion!

Ansicht oder Direktdruck der

Mitarbeiter nach Funktion.

Selektion Von …Bis Funktion.

Ansicht oder Direktdruck der

Mitarbeiter nach Abteilung.

Selektion Von …Bis Abteilung.

10

Ansicht oder Direktdruck einer

Telefonliste.

Selektion Von …Bis Abteilung.

11

Ansicht oder Direktdruck von

Adressenklebern.

Selektion Von …Bis Abteilung.

12

Status-Code. Standardwert = A

Wert P zeigt alle oben bezeichneten Berichte für passive Mitarbeiter (nocht nicht gelöscht).

MCP

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Seite

148

Modul Mitarbeiter UNIKOMM

Gastro

Modulsteuerung (Fortsetzung)

Der Arbeitsvertrag basiert auf den Vorgaben des L-GAV98 und den massgebenden, gesetzlichen Bestimmungen nach OR. Mit Ausnahme von besonderen Vereinbarungen werden sämtliche Angaben direkt aus der Mitarbeiter-Information übernommen, sofern diese korrekt und vollständig erfasst wurden.

5

7

8

9

6

5

6

7

8

9

Öffnet die Selektion Berichte.

Öffnet das Formular besondere

Vereinbarungen. Hier können zu Ziffer 12 des Vertrages individiuelle Abmachungen, Ergänzungen und Vereinbarungen erfasst bzw. hinterlegt werden.

Aktiviert das Textfeld der Vereinbarungen. Der Text ist auf

Maximal 10 Zeilen beschraänkt.

Für die Steuerung der Texterfassung gelten die Regeln wie unter „integrierter Texteditor“ beschrieben.

Ansicht oder Direktdruck eines

unbefristeten Vertrages.

Ansicht oder Direktdruck eines

befristeten Vertrages.

Hinweis !

Auf der nächsten Seite ist ein vollständiger Vertrag abgebildet .

Ausschnitt Arbeitsvertrag

MCP

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Seite

149

Modul Mitarbeiter

Modulsteuerung (Fortsetzung)

UNIKOMM

Gastro

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Seite

150

Modul Mitarbeiter UNIKOMM

Gastro

Modulsteuerung (Fortsetzung)

Arbeitszeugnisse und Bestätigungen können individuell oder mit Hilfe von Standardtexten erstellt werden. Die Gliederung der Textkonserven selbst, kann nach Funktionen, Abteilungen oder Qualifikationen aufgebaut werden.

5

6

5

6

7

8

9

Öffnet die Selektion Berichte.

Öffnet das Formular Arbeits-

zeugnis. Die Kopfdaten werden übernommen.

Aktiviert die Texterfassung. Der

Cursor wird in das Feld Titel gesetzt.

Öffnet die Ansicht des Berichtes.

Öffnet das Formular Standard-

texte.

10

Löscht den Inhalt (alle Datenfelder grün) des Zeugnisses.

7

7 8 9 10

MCP

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Seite

151

Modul Mitarbeiter

Modulsteuerung (Fortsetzung)

9

UNIKOMM

Gastro

11

Initialisiert die Erfassung eines neuen Standardtextes.

12

Öffnet das Formular der vorhandenen Texte. Wir wählen „Qualifiziert“.

11 12

13

15

13

Der Standardtext wird in das Textfeld des Arbeitszeugnisses übernommen.

Wir ergänzen den Text mit individuellen Angaben

(rot unterstrichen).

14

Erfassung von Datum und

Unterschriftsperson.

15

Löscht den aktuellen Standardtext. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

14

MCP

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Seite

152

Modul Mitarbeiter

Modulsteuerung (Fortsetzung)

UNIKOMM

Gastro

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Seite

153

Modul Einsatzplanung UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Einsatzplanung ist quasi das Verbindungsstück zwischen den Mitarbeiter-Informationen und der Lohnabrechnung. Sie erfolgt grundsätzlich auf der Basis von vorbereiteten (generierten) Ka-

lenderdaten und den Mitarbeitern. Das Planungsintervall bzw. die Planungsperiode(n) ist die Woche strukturiert nach Abteilungen. Das System lässt zukunftsorientiert die Vorbereitung beliebiger Einsatzpläne zu. In der Praxis – man denke an Personalmutationen – ist aber der (ein) Monat das relevante

Mass. Die nachstehende Grafik zeigt den Zusammenhang

Generierung

G en er ie rt er

E in sa tz pl an ra st er

MCP

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Seite 154

Modul Einsatzplanung UNIKOMM

Gastro

Übersicht (Vorbereitungen)

Die nachstehend aufgeführten Vorbereitungsarbeiten müssen vor der ersten Anwendung der Einsatzplanung zwingend ausgeführt werden.

Applikations-Parameter Mitarbeiter, Option EPlanung

4

1

2

3

1

Die Jahreskalender – letztes Kalenderjahr = 2007 – sind generiert.

Beginnend ab 2008 sind diese – mit den entsprechenden Einstellungen – neu zu generieren.

2

Einstellung der Parameter Arbeitszeit pro Woche und Ferien- (anspruch). Die durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag wird entsprechend eingesetzt. Der Parameter Zeitzone steuert die Berechnung der Überzeit. 1 = Berechnung ab 23.00 Uhr, 2 = Berechnung ab 00.00 Uhr.

3

Erfassung der gegebenen Planarten (Schichten).

4

Erfassung der gegebenen Abwesenheiten. Für die Elemente Frei,

Unbezahlt und Unentschuldigt ist die Referenzzeit mit 0.00 (Null) einzusetzen.

5

Erfassung der Dienstpläne, vorzugsweise nach Abteilungen gegliedert. Wir unterscheiden grundsätzlich nach Block- und Essen / Pau-

sezeiten.

Wichtiger Hinweise !!

Die Tabellen 1 bis 5 sind bei der Installation der Datenbank voreingestellt.

Sie können individuell angepasst oder, sofern notwendig, neu erstellt werden.

Die eingestellte Zeitzone

(1 oder 2) wirkt nur auf die Eingaben der Block-

zeiten 2.

5

Eingestellte Zeitzone

MCP

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Seite 155

Modul Einsatzplanung

Modulsteuerung

UNIKOMM

Gastro

Von Menü

Mitarbeiter

15

13

14

1

2

3 4 5 6 7

8 9

10 11 12

5

6

1

2

3

4

7

Öffnet das Formular Absenzen (Abwesenheiten).

Öffnet das Formular Dienstpläne manuell. Beim Vorund Rückwärtsnavigieren { 8 ] wird es automatisch eingeblendet (mitgezogen).

Einfügen eines neuen (zusätzlichen) Mitarbeiters.

Das Suchfenster Selektion Mitarbeiter wird geöffnet.

Löscht den aktuellen (markierten) Datensatz. Eine

Sicherheitsmeldung wird angezeigt.

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

Öffnet das Formular (Parameter) für die Generierung eines neuen Planrasters (Monat). Die zuletzt verwendeten Parameter sind angezeigt. Eine Mehrfachgenerierung der gleichen Periode ist nicht möglich!

Öffnet das Formular (Parameter) für einen Monatsab-

schluss. Die zuletzt verwendeten Parameter sind angezeigt.

MCP

8

Vor- bzw. Rückwärtsnavigation von Woche zu Woche.

9

Vorselektion einer Abteilung. Diese bleibt solange erhalten, bis eine andere Auswahl erfolgt.

10

Vorselektion eines Jahres. Dieses bleibt solange erhalten, bis eine andere Auswahl erfolgt.

11

Vorselektion eines Monats bzw. einer Woche. Bei der

Vor- und Rückwärtsnavigation wird immer +1 oder -1 geschaltet, bis der jeweilige Endpunkt erreicht ist.

12

Berechnet alle erfassten An- und Abwesenheiten, insbesondere bei umfangreichen Mutationen, neu.

13

Löscht (nur) den Inhalt der aktuellen Zeile.

14

Auswechslung des aktuellen Mitarbeiters. Das Suchfenster Selektion Mitarbeiter wird geöffnet.

15

Anzeige der berechneten Dienst- und Abwesenheitszeiten, sowie allfällig vorgenommener manueller Korrekturen.

Wichtiger Hinweis !!

Sind manuelle Korrekturen + / - Stunden vorgenommen worden, ist eine Neuberechnung über { 12 } immer erforderlich.

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Seite

156

Modul Einsatzplanung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf

Auf den folgenden Seiten wird der Arbeitsablauf für die Erstellung eines Einsatzplanes beschrieben.

Wir gehen dabei von der Annahme aus, dass der Monat März 2005 für alle Abteilungen bzw. Mitarbeiter geplant werden soll. Weiter setzen wir voraus, dass alle vorgängig bezeichneten Vorbereitungen abgeschlossen sind. Der erste Arbeitsschritt ist immer die Generierung des entsprechenden

Planrasters.

1

4

6

2

3

5

7

2

3

4

1

5

6

7

Öffnet das Formular (Parameter) Generierung.

Auswahl Planjahr.

Auswahl Planmonat.

Anzeige der Wochen-Nr.

Von Woche …Bis Woche.

Startet das Programm Einsatz-

pläne generieren.

Mit OK wird die Ausführung gestartet, mit Abbrechen gestoppt.

Wichtiger Hinweis !!

Nach der Generierung wird der neue Einsatzplan noch nicht angezeigt. Es ist erforderlich die entsprechenden Selektionen vorzunehmen .

Wir wählen beispielsweise:

Abteilung Service

Jahr 2005

Monat März resp. Woche 14

Formularausschnitt

Mitarbeiter

Einsätze

Abwesenheiten

Korrekt.

MCP

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Planraster

Seite

157

Modul Einsatzplanung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Als nächster Arbeitsschritt folgt die Zuteilung der Dienst- und Abwesenheitszeiten. Die Reihenfolge ist vom System her nicht vorgeschrieben. In der Praxis hat sich aber gezeigt, dass die Zuteilung der Freitage / Abwesenheiten der Übersicht halber, von Vorteil ist. In der Darstellung sind die Freitage der Mitarbeiterinnen „Jasmin“ und „Simone“ bereits zugeteilt. Das untenstehende Formular Abwesenheiten ist im Betrieb rechts neben dem Planraster geöffnet.

1

Doppelklick

2 2

Doppelklick

2

Doppelklick

Abwesenheiten

1

2

Mit einem Mausklick wird die Abwesenheit 7

= Frei aktiviert. Sie bleibt bis zur nächsten

Änderung erhalten.

Ein Doppelklick auf eines der {rosa} hinterlegten Felder trägt im {grünen} Feld das Merkmal Frei ein.

Hinweis !

Es ist dem Anwender überlassen, ob er nach der Abarbeitung der Woche 12 mittels der Navigation mit der Woche 13 und folgende mit dem gleichen Merkmal weiterfahren will.

MCP

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Seite

158

Modul Einsatzplanung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Nach der Zuteilung der Freitage folgen die Diensteinträge. Es gelten die gleichen Regeln wie auf der vorhergehenden Seite beschrieben. Auch hier sind die Mitarbeiterinnen „Jasmin“ und „Simone“ schon bearbeitet.

1

2

Doppelklick‘s

3

4

Doppelklick‘s

1

2

3

Dienstpläne

1

2

Mit einem Mausklick wird der gewünschte

Dienstplan 1, 2, 3 oder 4 ausgewählt. Sie bleiben bis zur nächsten Änderung erhalten.

Ein Doppelklick auf eines der {grün} hinterlegten Felder trägt im {grünen} Feld die entsprechende Einsatzzeit ein.

Hinweis !

Es ist dem Anwender überlassen, ob er nach der Abarbeitung der Woche 12 mittels der Navigation mit der Woche 13 und folgende mit der gleichen Abteilung / Mitarbeiter weiterfahren will.

4

Service

MCP

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Seite

159

Modul Einsatzplanung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Sind die Einsatzpläne fertig gestellt, können diese gesamt, nach Abteilung und pro Mitarbeiter selektiv kontrolliert (Ansicht) oder direkt ausgedruckt werden.

1

2

3

4

1

2

3

1

2

Ansicht oder Direktdruck der Einsatzpläne für alle Mitarbeiter gruppiert nach Abteilungen. Selektion:

Von Woche …Bis Woche

Ansicht oder Direktdruck von Einsatzplänen

Gruppiert nach Abteilungen. Selektionen:

Von Woche ..Bis Woche und

Von Abteilung …Bis Abteilung

3

Ansicht oder Direktdruck von Einsatzplänen für einzelne Mitarbeiter. Selektionen:

Von Woche …Bis Woche und

Nach Mitarbeiter

Hinweis !

Ein Planbeispiel pro Mitarbeiter ist auf der nächsten Seite abgebildet.

MCP

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Seite

160

Modul Einsatzplanung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Als Beispiel ist der Einsatzplan der Mitarbeiterin „Sandra“ für die Planwoche 6, März 2005 dargestellt.

Druckdatum

Abteilung

Planperiode

Verfügbare Dienstpläne

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Seite

161

Modul Einsatzplanung UNIKOMM

Gastro

Mutationen

Die Einsatzplanung als Ganzes ist ein dynamisches Gebilde. In diesem Sinne muss es auch möglich sein Mutationen einfach und mit wenig Aufwand durchzuführen. Im Wesentlichen geht es um den Abtausch {Wechsel} einer(s) Mitarbeiterin / Mitarbeiters, um das Eintragen {Nachtragen} von Abwesenheiten, sowie um die Umdisposition von Dienstplänen {Einsatzzeiten}. Wir verwenden dazu lediglich einen Ausschnitt der Einsatzplanung, weil die Manipulationen in jedem Planabschnitt identisch sind.

Mitarbeiterin / Mitarbeiter wechseln

Die Mitarbeiterin „Sandra“ soll mit „Eva“ ausgewechselt werden.

1

2

1

Der Datensatz „Sandra“ muss aktiv (markiert) sein.

2

Öffnet das Formular Mitarbeiter-Info.

3

4

Suchen (Auswahlliste) der Mitarbeiterin „Christine“

Ersetzt „Sandra“ mit „Christine“.

Eva

4

3

Mitarbeiterin / Mitarbeiter wechseln

Die Mitarbeiterin „Simone“ ist in der Periode 12 für die ganze Woche in der Mittelschicht eingeteilt.

Sie ruft am Sonntagabend an und meldet sich krank. Bei der Wochenkontrolle wird festgestellt, dass sie (effektiv) Montag und Dienstag gefehlt hat. Der Wochenplan 12 muss entsprechend korrigiert werden.

MCP

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Seite

162

Modul Einsatzplanung

Mutationen (Fortsetzung)

UNIKOMM

Gastro

1

1

Der Datensatz „Simone“ muss aktiv (markiert) sein.

2

Das Formular Absenzen muss geöffnet sein.

3

Mit einem Doppelklick in die Felder {rosa} wird der

Dienst mit Krankheit ersetzt und die Summe Zeit korrigiert.

3

2

2

Zusätzliche Mitarbeiterin / Mitarbeiter einsetzen

Das Wochenprogramm 12 ist geprägt von überdurchschnittlich vielen Voranmeldungen für Anlässe am Abend. Eine zusätzlich Mitarbeiterin und/oder Aushilfe ist erforderlich.

1

1

Letzter (leerer) Datensatz der

Woche 12..

2

Öffnet das Formular Mitarbeiter-

Info.

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

2

Seite

163

Modul Einsatzplanung

Mutationen (Fortsetzung)

3

Auswahl der Mitarbeiterin Andres Ursula.

4

Startet das Programm Mitarbeiter einfügen. Mit der Bestätigung OK wird die Zeile eingefügt.

Mit Doppelklick‘s in die Daten-

felder {grün} werden die Einsatzzeiten übernommen

Uschi

2

UNIKOMM

Gastro

3

4

5

Uschi

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

Seite

164

Modul Einsatzplanung UNIKOMM

Gastro

Monatsabschluss

Wie bereits in der Übersicht zum Modul erwähnt, ist die Einsatzplanung die Basis – mindestens für die integrierte Variante – für die Lohnabrechnung. Am Ende einer Planungsperiode muss deshalb ein Mo-

natsabschluss generiert werden. Das heisst, sämtliche Plandaten der Mitarbeiter werden vom System im Hintergrund geprüft und summiert. Die Werte selbst sind in einer neuen Tabelle (Datei) gespeichert.

Voraussetzung für einen gültigen Monatsabschluss ist, dass alle Mutationen wie Dienstwechsel, Mitar-

beiteraustausch, Abwesenheiten und Zeitkorrekturen ( +/- Stunden) nachgetragen sind. Für die Zeitkorrekturen steht eine – wie nachstehendes Beispiel zeigt – spezielle Eingabezeile zur Verfügung.

Die Werte werden direkt in die entsprechenden Felder eingetragen.

Summe

1

2 4 6

7

5

3

5

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

1

Öffnet das Formular Monatsabschluss.

Die letzte Lauf-Nr. (Generierung) ist angezeigt.

2

3

4

5

6

7

Initialisiert einen neuen Monatsabschluss.

Der Cursor wird ind das Feld Von Datum gesetzt.

Eingabe der Abschlussperiode Von Datum

Bis Datum. Der entsprechende Monat wird automatisch eingesetzt.

Startet das Programm Generierung. Bestätigen mit OK, Abbrechen stoppt das Proramm.

Mit OK bestätigen. Der Status-Code der

Generierung wird auf 1 gesetzt.

Ansicht oder Direktdruck der Rekapitulation für den referenzierten Monat.

Löscht den referenzierten Monat. Der

Status-Code wird auf 0 gesetzt.

Hinweis !

Der Status-Code verhindert das Mehrfachgenerieren des gleichen Abschlusses.

Seite

165

Modul Lohnabrechnung UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Lohnabrechnung ist das zentrale Element im Programmbereich Mitarbeiter. Es ist weitgehend automatisiert und stützt sich auf die Pfeiler Mitarbeiter-Information und Einsatzplanung. Die

Eröffnung einer Lohnabrechnung ist denkbar einfach und mit wenigen Eingaben erledigt. Ab dieser

Grundlage ist der weitere Ablauf klar geregelt und kontrolliert. Die Lohnabrechnung entspricht inhaltlich und formell den Vorgaben des L-GAV98 von HotellerieSuisse, AGAB und Hotel + Gastro Union, sowie den gesetzlichen Bestimmungen nach OR.

Alle Berechnungsgrundlagen wie Tarifansätze, %-Abzüge- und Zuschläge, Vorgabewerte, Steuerund Selektions-Code sind in einer externen Parametertabelle gespeichert. Damit ist sichergestellt, dass Änderungen wie beispielsweise AHV- und ALV-Sätze, Kinderzulage, Minimallohn u.a.m. mit einer einzigen Eingabe erledigt und sofort berechnungswirksam sind. Die gleichen Bedingungen gelten auch bei Mutationen innerhalb der Mitarbeiter-Informationen. Beispielsweise wenn für eine

Mitarbeiterin / Mitarbeiter neu eine Umsatzbeteiligung Gültigkeit hat.

Die Stundenkontrolle – für Arbeits- und Abwesenheitszeiten – ist in zwei unterschiedlichen Arten integriert. Einmal die automatische Übernahme aus der Einsatzplanung, sofern diese konsequent angewendet, kontrolliert und periodisch (monatlich) abgeschlossen wird. Das zweite Verfahren ist die manuelle Erfassung der Einsatzzeiten auf der Basis generierter, monatlicher Einsatztabellen.

Die manuelle Erfassung ist eher für Kleinbetriebe mit wenigen Mitarbeitern gedacht. Sie kann aber auch als Sicherheits- und Ersatzmassnahme bei Problemen in der Einsatzplanung herangezogen werden.

Für die Zahlungsaufträge der Löhne steht einmal der „klassische“ Zahlungsauftrag oder die direkte elektronische Übermittlung an die auszahlende Stelle zur Verfügung. Beim Letztgenannten werden die relevanten Lohndaten (Mitarbeiter-, Konto- und Lohninformation) nach der Spezifikation

TA 827 (Bank und Post) generiert und in einer Exportdatei zum Transfer bereitgestellt. Die Übermittlung selbst erfolgt nach den jeweils gültigen Bestimmungen der Bank mittels E-Mail, Internet oder einem individuellen Programm. Weiter liefert die Lohnabrechnung alle erforderlichen und vorgeschriebenen Berichte wie Lohnjournal, Lohnstatistik, Lohnausweise, Lohnbescheinigung und die BU-NBU-Abrechnung.

Beim Abschluss (Verbuchung) einer Lohnabrechnung werden alle spezifischen Mitarbeiterdaten automatisch in die entsprechenden Tabellen überführt. Es sind dies die Arbeits- und Abwesenheitszeiten, Ferienkontrolle, Ferien- und Umsatzlohn. Alle Werte werden gleichzeitig summiert und saldiert.

Voraussetzung für das problemlose Ablaufen der Lohnabrechnung gleich von Beginn an sind einerseits adäquate Mitarbeiter-Informationen und Einsatzplandaten, andererseits die vollständige

Verfügbarkeit der nachstehenden Parameter. Diese sind erreichbar über das Menü Applikations-

Parameter Mitarbeiter, Option Lohn.

MCP

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Seite

166

Modul Lohnabrechnung UNIKOMM

Gastro

Vorbereitungen

Wie bereits erwähnt, haben die Lohnparameter eine zentrale Bedeutung und müssen dem entsprechend vorbereitet sein. Im Lieferumfang der Datenbank sind Standardeinstellungen vorhanden. Diese müssen aber kontrolliert – und insbesondere im Bereich betriebsabhängige Daten – angepasst werden.

MCP

2

1

2

9

3

7

1

8

6

4

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

5

1

Standardeinstellungen

gesetzliche und ver-

tragliche Parameter.

Alle Werte sind mutierbar.

2

Standardeinstellungen

betriebliche Parameter.

Alle Werte sind mutierbar.

3

Öffnet das Formular

Lohnkonti.

Hinweis !

Diese Parameter steuern die Aufteilung der Lohnkosten auf die Aufwandkonti (Buchungsbeleg)

4

Initialisiert eine neue Zeile für die Aufteilung der Lohnkosten nach Abteilungen.

5

Löscht die referenzierte

(markierte) Zeile.

6

Startet das Programm

Update Änderungen.

Wichtiger Hinweis !!

Nach jeder Änderung der Abteilungseinträge muss der Update zwin-

gend ausgeführt werden .

Öffnet das Formular für

variable Abzüge.

Öffnet das Formular für

variable Zulagen.

Hinweis !

Die Konto-Nummern der oben bezeichneten Formulare müssen mit den

Lohnkonti übereinstimmen .

Seite

167

Modul Lohnabrechnung

Vorbereitungen (Fortsetzung)

1

UNIKOMM

Gastro

9

1

Formularausschnitt

Hinweis !

Im Modul Lohn können die

Lohnbescheinigungen automatisch erstellt werden.

Hierzu müssen die nachstehenden Parameter erfasst werden.

10

Initialisiert die Erfassung der Parameter. Der Cursor wird in das Feld Ausgleichskasse gesetzt.

11

Löscht den aktuellen Eintrag.

10 11

MCP

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Seite

168

Modul Lohnabrechnung UNIKOMM

Gastro

Vorbereitungen (Fortsetzung)

1

7

2

1

5 6

3 4

1

Legende:

Formular für die Erfassung der Lohnadresse

(zahlende Stelle).

2

3

Konto-Nummern für Lohndifferenzen.

Siehe Erklärungen Seite 167.

4

Siehe Erklärungen Seite 168.

5

Formularsteuerung:

Initialisiert eine neue Zeile.

6

Löscht die aktuelle (markierte) Zeile.

Hinweis !

Die Steuerung ist für alle Formulare identisch.

7

Offizielle Tarife der Eidgenössischen Steuerverwaltung.

2

7

Wichtiger Hinweis !!

Vor der Verarbeitung der ersten Lohnabrechnung ist entscheidend, dass alle statistischen Werte in den

Mitarbeiter-Informationen (Arbeit, Abwesenheiten..)

zurückgesetzt werden. Hierfür steht ein separates

Hilfsprogramm zur Verfügung. Sie erreichen dieses

über das Menü Hilfsprogramme, Option Mitarbeiter

Initialisierung Zeit- und Lohnwerte.

8

9

8

Zeigt den markierten Tarif.

9

Tariferklärung

MCP

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Seite

169

Modul Lohnabrechnung

Modulsteuerung

UNIKOMM

Gastro

Vom Menü

Mitarbeiter

8

10

12

9

11

13

1 2 3 4 5 6 7

Zurück nach

Menü Mitarbeiter

1

2

3

4

5

6

Eröffnet eine neue Lohnabrechnung. Der Cursor wird in das Feld Datum Erfassung gesetzt.

Öffnet das Formular Lohnabrechnungen. Eine frühere Abrechnung kann ausgewählt werden.

Löscht die aktuelle Lohnabrechnung. Sicherheitsmeldungen werden angezeigt.

Öffnet das Formular Lohnparameter mit der integrierten Option Lohnkonti.

Generiert eine Exportdatei der Lohndaten nach der Spezifikation TA 728.

Öffnet das Formular Mitarbeiter-Information.

7

8

Öffnet das Formular Selektion Berichte und Statistiken.

Generierung eines Einsatzplanes für die manuelle Zeiterfassung.

9

Zeigt die verfügbaren, abgeschlossenen Einsätzpläne an. Der aktuelle Plan wird übernommen.

10

Öffnet das Formular Monatsumsätze Erfassen für das Servicepersonal.

11

Startet das Programm Lohndaten generieren.

12

Öffnet das Formular Lohndaten. Die generierten Abrechnungen können geprüft und ergänzt werden.

13

Startet das Programm Lohndaten verbuchen.

MCP

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Seite

170

Modul Lohnabrechnung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf

Als Beispiel nehmen wir die Lohnabrechnung eines Betriebes mit 9 Angestellten für den Monat Februar

2006. Der Arbeitsablauf wird Schritt für Schritt im Detail beschrieben. Dabei verweisen wir auch auf gegebene Varianten, wie zum Beispiel die manuelle Zeiterfassung.

5

6

9

1

8

2

3

8

10

5

7

Variante

automatische Übernahme der Einsatzzeiten.

4

Formularausschnitt

1

Initialisiert (eröffnet) eine

neue Lohnabrechnung.

2

Eingabe von:

• Datum Erfassung

• Datum Abrechnung

3

Das Abrechnungs-Jahr und der Monat werden automatisch eingesetzt.

4

Die Adresse der auszahlenden Stelle wird aus den Parametern eingefügt.

5

Fakultative Felder für:

• Externe Mitteilungen

• Interne Notizen

6

Die Status-Kontrolle ist mit dem Eröffnungs-Datum nachgeführt.

7

Öffnet das Formular Ein-

satzplanung. Alle abgeschlossenen Planungen sind angezeigt. Herkunft der Daten

• epl = Einsatzplanung

• man = Erfassung

8

Übernimmt im Hindergrund die Einsatzzeiten Januar und setzt die relevanten

Parameter ein.

9

Die Status-Kontrolle ist mit dem Übernahme-Datum nachgeführt.

10

Die CheckBox ist auf erle-

digt gesetzt. Sie verhindert eine weitere Übernahme der gleichen Daten

MCP

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Seite

171

Modul Lohnabrechnung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Variante manuelle Zeiterfassung

Wir verwenden hierfür als Unterschied zum Standardablauf Erklärungsindexe mit Buchstaben.

Formularausschnitt

A

B C E

D

Variante

manuelle Erfassung der Einsatzzeiten.

A

Öffnet das Formular Parameter Zeiterfassung.

B

Initialisiert eine neue Lauf-

Nummer.

C

Eingabe Datumsbereich

• Von Datum

• Bis Datum

• Monat automatisch

D

Startet das Programm Per-

sonalraster generieren. Mit

OK bestätigen.

E

Öffnet das Formular man.

Zeiterfassung.

Vorgabewerte sind:

• Arbeitszeit Soll

• Freitage

F

Startet die manuelle Erfassung. Der Cursor wird auf den ersten Mitarbeiter gesetzt.

Hinweis !

Pro Mitarbeiter werden nur die Mutationen gemäss

Handbeleg erfasst.

G

Überspringt folgende Mitarbeiter.

H

Ansicht oder Direktdruck der Rekapitulation.

I

Bestätigung Abschluss der manuellen Zeiterfassung.

K

Schliesst das Formular Zeiterfassung und setzt die relevanten Parameter in das

Formular Lohn.

MCP

F G H

I

K

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Zurück nach Lohn

Seite

172

Modul Lohnabrechnung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Variante manuelle Zeiterfassung

K

M L

Variante Übernahme der Einsatzzeiten

N

10

Formularausschnitt

L

Übernimmt im Hindergrund die Einsatzzeiten Januar und setzt die relevanten

Parameter ein.

M

Die Status-Kontrolle ist mit dem Übernahme-Datum nachgeführt.

N

Die CheckBox ist auf erle-

digt gesetzt. Sie verhindert eine weitere Übernahme der gleichen Daten.

Formularausschnitt

13 12

14

11

Formularausschnitt

11

Öffnet das Formular Mo-

natsumsätze. Angezeigt werden nur Serviceange-

Stellte mit der Bedingung

Umsatzlohn = Ja.

12

Setzt die Umsätze des

Vormonates auf 0 (Null).

13

Positioniert den Cursor auf die erste Zeile. Die

Umsätze werden ab Beleg eingetragen.

14

Schliesst das Formular

Monatsumsätze.

15

Die CheckBox ist auf erle-

digt gesetzt. Sie verhindert das nochmalige erfassen der Umsätze.

Hinweis !

Alle notwendigen Lohndaten sind nun verfügbar .

15

MCP

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Seite

173

Modul Lohnabrechnung

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

15

UNIKOMM

Gastro

17

19

18

Wichtige Information !!

Die Lohndaten sind nun berechnet bzw. die Lohnabrechnungen erstellt.

Als nächster Arbeitschritt folgt deren Prüfung. Jede(r) Mitarbeiterin / Mitarbeiter wird sequentiell nach Name aufsteigend angezeigt. Sie haben die Möglichkeit individuelle Ergänzungen und / oder Korrekturen vorzunehmen. Nach Abschluss der Prüfung wird die Kontrollbox Lohncheck auf erledigt gesetzt. Eine interne Routine überprüft das Abarbeiten aller

Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter und zeigt eine entsprechende Abschluss-

Meldung an.

Formularausschnitt

16

16

Startet das Programm

Lohndaten generieren.

17

Bestätigen mit OK oder

Abbrechen. Nach Ablauf der Berechnung (aller)

Mitarbeiter wird die Meldung „Generierung abgeschlossen“ angezeigt.

Bestätigen mit OK.

18

Die Status-Kontrolle ist mit dem Berechnungs-

Datum nachgeführt.

19

Die CheckBox ist auf er-

ledigt gesetzt. Sie verhindert eine nochmalige

Berechnung mit den gleichen Daten.

MCP

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Seite

174

Modul Lohnabrechnung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

19

23

21

25

22

26

24

20

27 28 29 30

Formularausschnitt

20

Öffnet das Formular Lohn-

daten. Der erste Mitarbeiter ist angezeigt.

21

Eingabefeld für spezifizierte zusätzliche Lohnbestandteile.

22

Mutierbare Datenfelder für individuelle Ergänzungen /

Korrekturen.

23

Eingabefelder für spezifizierte zusätzliche Abzüge.

24

Mutierbare Datenfelder für individuelle Ergänzungen /

Korrekturen.

25

Eingabefelder für spezifizierte zusätzliche Zulagen.

26

Bestätigung, dass die Lohnprüfung / Ergänzung erfolgt ist.

27

Bringt den nächste(n) Mitarbeiterin / Mitarbeiter zur An-

zeige.

28

Bestätigt die Prüfung.

Hinweis !

Die Arbeitsschritte 27 28 werden solange wiederholt, bis die Abschlussmeldung erscheint.

29

Öffnet ein Suchformular für die Selektion einer(s) bestimmten Mitarbeiterin / Mitarbeiters.

30

Anzeige oder Direktdruck der

Lohnabrechnung des referenzierten Datensatzes.

31

Die Status-Kontrolle ist mit dem Prüfdatum nachgeführt.

32

Die CheckBox ist auf erle-

digt gesetzt. Sie verhindert das nochmalige prüfen der

Lohndaten.

32

31

MCP

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Seite

175

Modul Lohnabrechnung

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

32

UNIKOMM

Gastro

Formularausschnitt

30

Hinweis !

Wie bereits vorgängig erwähnt können einzelne Lohnabrechnungen direkt aus der Lohnprüfung gedruckt werden.

MCP

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Seite

176

Modul Lohnabrechnung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Nach der Prüfung der Lohnabrechnungen können diese grundsätzlich gedruckt werden. In diesem Stadium sind die Lohndaten allerdings noch nicht verbucht, was zur Folge hat, dass die statistischen Angaben auf den Lohnbelegen nicht nachgeführt sind. In diesem Sinne ist die Verbuchung vor dem Druck die bessere Variante.

Das heisst aber konkret, die visuelle Prüfung der Lohndaten muss seriös erfolgt sein, denn nach der Verbuchung gibt es kein zurück!

32

Formularausschnitt

35

34

36

33

Formularausschnitt

33

Startet das Programm Lohn-

daten verbuchen. Die relevanten Daten werden in die

Mitarbeiter-Informationen

übertragen.

34

Mit OK bestätigen. Abbre-

chen stoppt das Programm.

35

Die Status-Kontrolle ist mit dem Verbuchungsdatum nachgeführt.

36

Die CheckBox ist auf erle-

digt gesetzt. Sie verhindert das nochmalige verbuchen der Lohndaten.

Wichtiger Hinweis !!

Mit diesem Arbeitsschritt ist die Lohnabrechnung, mit

Ausnahme der Berichte, abgeschlossen .

37

Die Zeitkontrolle und die

Abwesenheiten sind nachgeführt.

38

Die Lohnbestandteile sind nachgeführt.

Formularausschnitt Mitarbeiter-Info

Auswirkung auf die Mitarbeiter-Informationen

37

38

MCP

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Seite

177

Modul Lohnabrechnung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Das Modul Lohnabrechnung enthält eine umfangreiche Palette an Berichten. Sie reicht von den Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter, über die Berichte wie Lohnjournal, Bankzahlungen, Barzahlungen, Quellensteuer, Lohnzession, Buchungs- und Mutationsbeleg, bis hin zu den erforderlichen Statistiken. Jeder

Bericht ist sowohl als Ansichts-, wie auch als Direktdruckfunktion angelegt.

Formularausschnitt

40

39

43

39

Öffnet das Formular Selek-

tion Berichte und Statistik.

40

Auswahl eines beliebigen

Mitarbeiters und Ansicht /

Direktdruck der Lohnabrechnung.

41

Direkte Steuerung der An-

sicht des ausgewählten

Berichtes.

42

Direkte Steuerung des Aus-

drucks des gewählten Berichtes.

43

Indirekte Steuerung der

Berichte über spezielle

Selektionsformulare.

41

42

MCP

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Seite

178

Modul Lohnabrechnung UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Bei der UVG-Abrechnung werden die Daten im Hintergrund berechnet und anschliessend im entsprechenden Formular angezeigt. Die rot markierten Felder können bei Bedarf mutiert werden.

Formularausschnitt

39

39

Öffnet das Formular Selek-

tion Berichte und Statistik.

44

Startet das Programm UVG-

Berechnung.

45

Mutierbare Datenfelder.

46

Setzt den Cursor in das

erste Datenfeld.

47

Ansicht oder Direktdruck der UVG-Abrechnung.

49

44

48

45

48

Startet das Programm

Quellensteuerabrechnung.

49

Öffnet den Bericht Stundenkontrolle in der Ansicht mit Ausweis aller relevanten Zeitelemente.

MCP

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47

46

Seite

179

Menü Optionen UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Menü Optionen enthält eine Sammlung von Hilfsprogrammen. Einmal ist es die Verwaltung von

Werbetexten, die für den Druck der Einzahlungsscheine in der Fakturierung verwendet werden können.

Weiter eine Anzahl von Standardformularen für den täglichen Bedarf. Und zuletzt die zentralen Parame-

ter für die Beschriftung von Formularen und Berichten. Es ist absolut denkbar, dass im Zuge der praktischen Anwendung von UNIKOMM Gastro

MCP

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Zurück nach

Hautmenü

Seite 180

Modul Werbetexte UNIKOMM

Gastro

Modulsteuerung

In der Fakturierung - sowohl bei Einzelrechnungen, wie auch bei Monatsrechnungen – können Einzahlungsscheine mit den entsprechenden Referenzzeilen (OCR-B) gedruckt werden. Verwendet wird ein neutrales Formular Grösse A4, was zur Folge hat, dass der obere Teil des Blattes leer (unbeschriftet) bleibt. Die Idee ist nun die, den leeren Teil mit Werbetexten unterschiedlicher Art zu füllen. Es können beliebige Werbetexte verwaltet und pro Zeitabschnitt – z.B. für Monatsaktionen – für alle Rechnungen

(vor)selektiert werden. Ebenso kann eine einzelne Rechnung mit einem individuellen Werbetext versehen werden.

10

1

8

11

9

2 3 4

12

5

6

7

1

Öffnet das Formular für

Werbetexte.

2

Initialisiert einen neuen

Text. Der Cursor wird in das Feld Titel gesetzt.

3

Öffnet das Formular Werbetexte Übersicht. Ein bestehender Text kann ausgewählt werden.

4

Öffnet das Auswahlformular

Menüs für die Selektion von max. 6 Menüs .

5

Öffnet das Auswahlformular

Artikel für die Selektion von max. 6 Artikeln . Der Filter ist auf „Wein“ gesetzt.

6

Öffnet das Formular Titel,

Logos, Grafik für die Interation eines Werbetextes in die Fakturierung.

7

Löscht den aktuellen Werbetext.

8

Auswahl einer Überschrift.

Diese werden in den Applikations-Parametern Administartion, Option Werbung verwaltet.

9

Erfassung eines individuel-

len Textes von max. 13

Zeilen.

10

Freie Eingabe der Spalten-

überschriften.

11

Selektierte Artikel – oder

Menüzeilen.

12

Erfassung eines individuel-

len Nachtextes.

MCP

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Seite 181

Modul Werbetexte UNIKOMM

Gastro

Fallbeispiel

Der auf der vorhergehenden Seite dargestellte Werbetext soll für die nächste Zeit auf die Einzahlungs-

Scheine gedruckt werden.

Formularausschnitt

3

2

1

Fakturierung Seite 2

1

Öffnet das Formular Titel,

Logos, Grafik.

2

Der Werbetext „ Mustertext “ wird in der Auswahlliste selektiert.

3

Der Werbetext wird im Formular Fakturierung, Seite 2, angezeigt und bleibt bis zur nächsten Selektion unver-

ändert. Er hat für Einzelund Monatsrechnungen

Gültigkeit.

Hinweis !

Der Werbetext kann für eine einzelne Rechnung bzw. deren EZ-Schein individuell zugeordnet werden . Nach dem

Ausdruck muss (kann) er zurücktgesetzt werden .

MCP

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Seite 182

Modul Werbetexte

Fallbeispiel (Fortsetzung)

Das Beispiel wird aus der Fakturierung gedruckt.

Formularausschnitt Fakturierung

4

UNIKOMM

Gastro

5

4

Öffnet das Formular

Selektion Berichte.

5

Startet den Druck des

Einzahlungsscheines

Werbetext

EZ-Schein

MCP

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Seite 183

Modul Standardformulare

UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Das Modul Standardformulare beinhaltet praktische Arbeitshilfsmittel. Es erleichtert oft wiederkehrende

Arbeiten wie die Erstellung von Terminkalendern aller Art, Teilnehmer- und Unterschriftenlisten, Ordnerregister und Rückenschilder, sowie die Voreinstellung der EZ-Scheine. Wer die Ordnung liebt, wird diese „kleinen Helfer“ schätzen!

Terminkalender

Menü Optionen

2

3

4

5

1 6 7

5

6

3

4

1

Initialisierung neuer Terminkalender.

2

Erfassung einer Dokument-Nr.

Eingabe Datum Erfassung.

Eingabe oder Auswahl Titel / Zweck.

Optionale Bemerkung.

Öffnet den aktuellen Terminkalender.

7

Löscht den aktuellen Terminkalender.

Hinweis.!

Es können beliebig viele Kalender verwaltet werden.

MCP

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Seite 184

Modul Standardformulare

Terminkalender Fortsetzung

UNIKOMM

Gastro

8 9 10 11 12 13

8

Erfassen einer neuen

Terminzeile.

9

Kopieren einer markierten Terminzeile.

10

Löschen der aktuellen

(markierten) Zeile.

11

Seitenansicht des

Dokumentes.

12

Direktdruck des

Dokumentes.

13

Zurück nach Menü.

MCP

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Seite 185

Modul Standardformulare

Verzeichnisse

Menü Optionen

UNIKOMM

Gastro

1 2

3 4 5

1

2

3

4

Initialisierung neues

Verzeichnis.

Löschen aktuelles

Verzeichnis

Seitenansicht

Verzeichnis.

Direktdruck

Verzeichnis.

5

Zurück nach Menü.

MCP

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Seite 186

Modul Standardformulare

Ordner beschriften

Sauber beschriftete Ordner schaffen Klarheit und Übersicht !

Menü Optionen

UNIKOMM

Gastro

Register-

Bezeichnungen

1

1

2

3

4

5

MCP

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1

2

3

4

5

Initialisierung neue

Ordnerbeschriftung

Formular Seite 2 öffnen.

Register Unterbezeichnungen

Seitenansicht / Direktdruck

Ordnerbeschriftung

Löscht die aktuelle

Ordnerbeschriftung

Zurück nach Menü.

Seite 187

Modul Standardformulare

Ordner beschriften (Fortsetzung)

Formularausschnitt

UNIKOMM

Gastro

D ec kb la tt

O rd ne rrü ck en

MCP

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Seite 188

Modul Standardformulare

Einzahlungsschein

Menü Optionen

UNIKOMM

Gastro

4

5

6

1

2

3

Aktiviert die Erfassung.

Löscht den Inhalt.

Adresse der Bank.

Adresse Begünstigte(r).

Konto-Nummer.

OCR-Refernz der Konto-Nummer.

7

Die Felder werden bei der Erfassung automatisch Kopiert.

7

4

3

5

6

MCP

1 2

Wichtiger Hinweis !!

Damit die EZ-Scheine bzw. deren Referenzzeilen richtig gedruckt werden können, muss die Schrift

OCR-B-10 BIT im Ordner LW:\Windows\Fonts vorhanden sein. Ein Ordner mit der Bezeichnung

OcrFonts befindet sich auf der Installations-CD.

Kopieren Sie nötigenfalls die Datei Tt0646z in das oben bezeichnete Verzeichnis (Ordner).

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Seite 189

Menü Hilfsprogramme

UNIKOMM

Gastro

Übersicht

Im Menü Hilfsprogramme sind Werkzeuge abgelegt, die einerseits der Reorganisation von Datenbeständen dienen, andererseits sind es Hilfsmittel für die Behebung von Störungen die während

Des Betriebes auftreten können. Bei der Benutzung dieser Hilfsprogramme ist immer besondere

Vorsicht angebracht! Eine falsche oder unüberlegte Auswahl kann erheblichen Schaden anrichten.

Die Konsequenz:

Überlegen Sie gut was zu tun ist und brechen Sie bei Unsicherheit unverzüglich das Programm ab!

Die Reihenfolge der Beschreibungen ist frei gewählt und entspricht eher der

Häufigkeit der Anwendung durch die Benutzer.

MCP

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Seite 190

Menü Hilfsprogramme

UNIKOMM

Gastro

Reorganisation Gäste-Information

Die Gäste(Kunden) Informationen nehmen mit zunehmender Betriebsdauer stetig zu. Das ist grundsätzlich gut, könnte sich aber störend auswirken. Man denke auch an Adressenmaterial, das beispielsweise via TwixTel zu Werbezwecken mit klar definierten Kategorie- und Gruppenmerkmalen übernommen wurde. Mit dem vorliegenden Programm können Sie nicht mehr – oder nur noch selten verwendete – Adressen aus dem System entfernen. Die goldene Regel dabei: Erstellen Sie vor dem Lösch-

vorgang mit dem identischen Merkmal (Kategorie oder Gruppe) eine Liste zu Archivzwecken. Als Beispiel löschen wir die Gästekategorie Testkunden .

MCP

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Seite 191

Menü Hilfsprogramme

UNIKOMM

Gastro

Reorganisation Lieferanten-Information

Analog der Aussage unter Gäste-Information nimmt auch die Datei Lieferanten-Information mit zunehmender Verwendung zu. Denken Sie beispielsweise an Lieferantenwechsel für spezifische Artikel. Es ist eher unwahrscheinlich, dass nach einer gewissen Übergangsfrist die Adressen weiter benötigt werden und in diesem Sinne störend wirken. Mit dem vorliegenden Programm können Sie die Adressen aus dem System entfernen. Auch hierbei die goldene Regel: Erstellen Sie vor dem Löschvorgang mit

dem identischen Merkmal (Kategorie oder Gruppe) eine Liste zu Archivzwecken. Als Beispiel löschen wir die Lieferantengruppe Muster .

MCP

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Seite 192

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UNIKOMM

Gastro

Reorganisation Gutscheine

Im Modul Kassenbuch werden quasi im Hintergrund die Gutscheine verwaltet. Wie die Praxis zeigt kann die Datei eine nicht unerhebliche Grösse erreichen. Dies liegt vor allem daran, dass Gutscheine – speziell aber Geschenkgutscheine – lange im System gespeichert bleiben. Demzufolge macht es Sinn, die Datei periodisch zu prüfen und insbesondere erledigte (verbuchte) Gutscheine zu löschen. Öffnen Sie dazu vorgängig das Formular Gutscheine, um den Reorganisationsbereich Von Datum….Bis Datum festzulegen.

Wichtiger Hinweis !!

Der Status-Code V bewirkt, dass nur die verbuchten (eingelösten) Gutscheine gelöscht werden.

Status P löscht die pendenten Gutscheine.

Status S löscht Gutscheine mit einem offene Saldo.

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Seite 193

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UNIKOMM

Gastro

Gästeumsätze verbuchen (LJ > VJ)

Beim Erstellen von Gästerechnungen – Einzel- oder Monatsrechnungen – werden die entsprechenden

Beträge (Umsatz) im Feld Umsatz LJ verbucht bzw. kumuliert. Am Ende des Geschäftsjahres können diese Umsätze vom laufenden Jahr (LJ) ins Vorjahr (VJ) umgebucht werden. Sie erhalten so automatisch den Vergleich der Umsätze bzw. deren Entwicklung. Wichtiger Hinweis ! Bevor Sie diese Umbuchungen vornehmen sollten Sie die Kunden-Umsatzstatistik und die Kunden-ABC-Analyse generieren und drucken . Es handelt sich dabei um wertvolle Instrumente, um den Gästestamm zu analysieren und zu pflegen.

Auszug Gästeinformation

Umsatzfelder vor der

Reorganisation (Update)

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Umsatzfelder nach der

Reorganisation (Update)

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Menü Hilfsprogramme

UNIKOMM

Gastro

Lieferantenumsätze verbuchen (LJ > VJ)

Beim Erfassen der Lieferantenrechnungen – Einzel- oder Sammelrechnungen – werden die entsprechenden Beträge (Umsatz) im Feld Umsatz LJ verbucht bzw. kumuliert. Am Ende des Geschäftsjahres können diese Umsätze vom laufenden Jahr (LJ) ins Vorjahr (VJ) umgebucht werden. Sie erhalten so automatisch den Vergleich der Umsätze bzw. deren Entwicklung. Wichtiger Hinweis ! Bevor Sie diese Umbuchungen vornehmen sollten Sie die Lieferanten-Umsatzstatistik und die Lieferanten-ABC-

Analyse generieren und drucken . Es handelt sich dabei um wertvolle Instrumente, die bei Preis- und

Vertragsverhandlungen herangezogen werden können.

Auszug Lieferanteninformation

Umsatzfelder vor der

Reorganisation (Update)

Umsatzfelder nach der

Reorganisation (Update)

MCP

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Seite 195

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UNIKOMM

Gastro

Mitarbeiter Initialisierung Zeit- und Lohnwerte

Bei den monatlichen Lohnabrechungen werden abschliessend umfangreiche statistische Daten in die

Mitarbeiter-Information kopiert. Es sind dies Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Freitage, Lohn- und Um-

satzwerte. Sie dienen einerseits der Kontrolle, andererseits der Nach- und Ausführung der gesetzlich vorgeschrieben Auswertungen und Dokumente (Lohnbescheinigung, Lohnausweise, Versicherungsnachweise u.a.m.). Bevor mit einem neuen Geschäftsjahr begonnen werden kann, müssen diese Daten zwingend gelöscht – auf Null (0) gestellt – werden. Das gleiche Programm kann auch benutzt werden, wenn während einer Periode Probleme auftreten und die Daten reinitialisiert werden müssen.

Achtung mit Sorgfalt einzusetzen !! Bei Unsicherheit wenden Sie sich an den Support.

Auszug Mitarbeiter-Information vorher vorher nachher

MCP

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nachher

Seite 196

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UNIKOMM

Gastro

ReInitialisierung Datendatenbank

Die ReInitialisierung der Datendatenbank ist eher eine seltene Massnahme, aber als Werkzeug trotzdem erforderlich. Im wesentlichen geht es darum, wichtige Dateien (Tabellen) zu löschen bzw. den Anfangszustand (Ausgangslage) wieder herzustellen. Wieso ist das überhaupt notwendig? Es kann sich beispielsweise die Situation einstellen, dass die Artikeldaten – in der Regel eine grosse Datei – Probleme mit der

Indexierung (Primärschlüssel) hat und den Programmablauf stört. Oder es besteht grundsätzlich das Bedürfnis die Gästeinformationen zu löschen und mit der Erfassung neu (besser) zu beginnen. Für solche

Sachverhalte ist die ReInitialisierung gedacht.

Ein Eingriff dieser Art ist zweifelsohne gravierend und mit besonderer Vorsicht anzugehen. Als wichtigste

Vorsichtsmassnahme ist sicherzustellen, dass eine aktuelle Sicherheitskopie der Datendatenbank (xxxx_ dat) verfügbar ist . Weiter ist zu bemerken, dass das Löschen einer Datei (Tabelle) die Indexierung bzw.

die Neunummerierung nicht zurücksetzt. Hierzu ein Beispiel: Die Datei Quick-Mails hat vor dem Löschen eine aktuelle Laufnummer von 475. Nach der Reinitialisierung beginnt das erste, neue Quick-Mail mit der

Nummer 476. Ist das ein Nachteil oder soll das verhindert werden? Grundsätzlich nein! Andernfalls muss die Datendatenbank komprimiert werden. Denn nur diese Massnahme setzt alle Zähler von gelöschten

Dateien auf Null (0). Im Anhang der Dokumentation ist dieser Vorgang beschrieben, aber eher für versierte Anwender gedacht.

Im Normalfall wenden Sie sich besser an den Support!

Zur Erklärung und als Beispiel löschen wir die Datei Quick-Mails.

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3

4

Hinweis !

Die wichtigen Dateien der gesamten Applikation sind wie das nebenstehende Formular zeigt, nach Bereichen aufgelistet. Das erhöht die Sicherheit betreffend Falschmarkierungen.

Markiert alle Dateien, was einer vollumfänglichen ReInitialisierung entsprechen würde.

Setzt alle getroffenen Markierungen zurück.

Startet das Programm. Eine

Sicherheitsmeldung (Abbruch) wird vorgängig angezeigt.

Anzeige (Anzahl) der gelöschten Datensätze.

Seite 197

Menü Hilfsprogramme

ReInitialisierung Datendatenbank (Fortsetzung)

1

UNIKOMM

Gastro

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1

2

3

4

Die Datei Quick-Mail ist markiert. Ebenfalls die Hilfsdatei

Absender im Hintergrund.

Startet das Programm ReInitialisierung Datenbank.

Ja

= Fortsetzung

Nein = Abbruch

Anzeige der Sicherheitsmeldung.

Ja = Fortsetzung

Nein = Abbruch

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3

5

5

6

Die Datei Quick-Mail und die Datei Absender sind mit

OK

als erledigt gekennzeichnet.

Hinweis !

Im Falle, wenn keine Daten gefunden werden, steht an

Stelle von OK das Kennzeichen X .

Gesamthaft wurden 7 Datensätze gelöscht.

6

MCP

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Seite 198

Menü Hilfsprogramme

UNIKOMM

Gastro

Reorganisation Buchungen Kontos

Die Datei Buchungen Kontos ist mit Abstand die umfangreichste Datentabelle. Hier konzentrieren sich alle Detailzeilen aus den Modulen Kasse, Bank, Fibu, Debitoren , Kreditoren und Lohn. In Abhängigkeit der Betriebsgrösse sind es zwischen 5‘000 bis hin zu 20‘000 Einträge pro Jahr. Es versteht sich von selbst, dass bei dieser Datenmenge Unregelmässigkeiten – nicht zu verwechseln mit Fehlern – vorkommen können. Das vorliegende Programm liest und kontrolliert alle Detailzeilen (von A … bis Z) und nimmt gegebenenfalls Ergänzungen vor. Der Einsatz ist an keine Zeit gebunden und grundsätzlich nicht gefährlich!

Die verfügbaren Selektionen sind einzeln oder in Kombination einsetzbar.

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6

1

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Ergänzt leere Betragsfelder mit den entsprechenden Daten.

Stornobuchungen, insbesondere wenn diese häufig vorkommen, sind in vielen Auswertungen störend. Die aktivierte CheckBox löscht die

Buchungen.

Sucht und löscht Buchungen ohne brauchbare Daten und

Referenzen.

Überprüft und ergänzt das

Datenfeld Buchungsquartal.

Startet den Programmablauf.

OK = Fortsetzung oder

Abbruch.

Seite 199

Quellensteuer DB

UNIKOMM

Gastro

Anhang A

Quellensteuer Datenbank

Die automatische Berechnung der Quellensteuer für ausländische Mitarbeiter – mit Ausnahme von definitiven Bewilligungen – basiert auf den kantonalen Quellensteuertarifen . Diese sind (leider) von Kanton zu Kanton unterschiedlich. Die Tarife selbst werden von der Eidgenössischen Steuerverwaltung zur Verfügung gestellt und können via Internet als Dateien herunter geladen werden. Das Datenmaterial ist sehr umfangreich und wird deshalb in einer separaten Datenbank – analog den Rezepten im Bereich Food &

Beverage – verwaltet.

Mit den einzelnen kantonalen Tarifen kann eine komprimierte Tabelle mit der Bezeichnung QSteuer generiert werden. Diese Tabelle wird bei der Installation bzw. bei der Integration der Datenbanken – Integration Lokal oder Integration Netz – in die Applikation eingebunden und steht in der Folge vollumfänglich zur Verfügung. Die Quellensteuer Datenbank gehört zum Lieferungsumfang von UNIKOMM Gastro.

Konzeptionell sind sämtlich Tarife – mit Ausnahme des Kantons Genf – gespeichert. Das hat den Vorteil, dass keine individuellen Kantonstarife, je nach Standort des Betriebes, ausgewählt und bereitgestellt werden müssen. Das System bestimmt mit dem Wohnort des Mitarbeiters den Wohnkanton selbst. Mit

Hilfe der Parameter Zivilstand, Religion, Verdienstart (Einzel- oder Doppelverdiener) und der Anzahl Kin-

der wird der jeweils gültige Tarif automatisch ermittelt. Einzige Ausnahme sind die Tarife für sog. Grengänger die Manuell ermittelt und erfasst werden müssen. Dies ist aber kein Problem, da die Tarife in der

Mitarbeiter-Information vorselektioniert verfügbar sind.

MCP

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Seite 200

Quellensteuer DB

UNIKOMM

Gastro

Voraussetzung

Die Quellensteuertarife werden von der Eidgenössischen Steuerverwaltung in Form von Textdateien

(ASCII-Format) zur Verfügung gestellt. Das heisst, diese Rohdateien müssen vorgängig in einem separaten Ordner – der Name und der Standort ist frei wählbar – bereitgestellt werden. In unserem Fall

Ist es der Ordner d:\QstTarife\.

Die Originaldateien (xxxx.txt) werden bei der Installation mitgeliefert.

Funktionen

An Hand der nachstehenden Darstellung sind die Funktionen erklärt.

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1

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1

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Dateipfad Import bzw. Ordner für die Aufbewahrung der

Originaldateien.

Internetadresse der Eidg.

Steuerverwaltung bzw. Bezugsort der Originaldateien.

Tarif importieren. Das heisst, die Originaldatei wird in die

Quellensteuer DB importiert und entsprechend formatiert

(Access-Format).

Löscht den markierten Tarif im Falle einer Mutation mitgeteilt durch die Steuerverwaltung.

Alle mit

x

bezeichneten Tarife sind aktuell verfügbar.

Generiert aus den verfügbaren

(x

) individuellen Tabellen eine

universelle Tabelle

beinhaltend die Tarife aller Kankone.

Löscht die universelle Tabelle.

Wichtiger Hinweis !!

Erfährt eine Tabelle, z.B. des

Kantons Solothurn, eine Änderung, muss sie neu importiert werden. In der Folge ist auch die universelle Tabelle

neu zu erstellen.

Ein Doppelklick auf den markierten Kanton zeigt den entsprechenden Tarif an.

Öffnet das Formular Tarifer-

klärung.

Öffnet das Formular mit der vollumfänglichen Tarifstruk-

tur (alle Kantone).

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Seite 201

Quellensteuer DB

Funktionen (Fortsetzung)

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10

UNIKOMM

Gastro

MCP

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Seite 202

Kontenpläne

UNIKOMM

Gastro

Anhang B

Übersicht

UNIKOMM

Gastro

enthält als Grundlage für die Vornahme von Buchungen (Bank, Fibu, Kasse) den Kontenrahmen für das Schweizerische Gastgewerbe, herausgegeben durch die Trägerschaften GastroSuisse, Schweizer Hotelier-Verein und die Schweizerische Gesellschaft für Hotelkredit. Damit ist gewährleistet, dass sämtliche Buchungen der allgemein in der Branche gültigen Norm entsprechen und für alle Benutzer – auch bei der Übergabe von Buchungsdaten an Drittpersonen – transparent sind. Der Kontenrahmen und der Kontierungsschlüssel sind 1 zu 1 in der Applikation enthalten. Sie finden diese Grundlagen, wie nachstehende Abbildung zeigt im Menü Systemparameter, Option Applikationsparameter Administra-

tion.

Der Kontenplan Gastro KMU ist für kleinere bis mittlere Betriebe gedacht und funktioniert mit einer 4stelligen Kontonummer, der Kontenplan Gastro ist wesentlich umfangreicher und arbeitet mit einer 5stelligen Kontonummer. Der Kontenplan Neutral entspricht der Vorlage KMU ist aber um Merkmale für die automatische Berechnung der MwSt bereits ergänzt. Er entspricht in der Regel den vorliegenden Bedürfnissen. Der Standard-Kontenplan ist eine Kopie aus Neutral, Gastro KMU oder Gastro und ist die eigentliche und/oder individuell ergänzte Arbeitsgrundlage für die Buchungen innerhalb der Applikation. Mit Aktuell ist ein Plan bezeichnet, der auf der Standard-Basis aufsetzt, aber weniger bzw. nur ausgewählte (selektierte) Konten – zum Beispiel für Kleinstbetriebe – enthält. Auf den nächsten Seiten wird die Generierung eines individuellen Kontenplanes erklärt.

MCP

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Seite 203

Kontenpläne

UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf Generierung

Wir gehen bei unserem Beispiel von der Annahme aus, dass der Kontenplan Neutral – ergänzt um die

Merkmale der MwSt – die richtige Wahl ist. In einem ersten Schritt wir der Kontenplan Neutral automatisch 1 zu 1 nach der Vorlage (Tabelle) Standard kopiert. Nach dem Kopiervorgang kann der neue Kontenplan über die Schaltfläche Standard direkt eingesehen werden. Bei dieser Betrachtung (Kontrolle) stellen wir fest, dass der Inhalt bzw. Detaillierungsgrad noch zu umfangreich ist. Also wird die Vorlage in einem weiteren Arbeitsschritt nochmals individuell auf das gewünschte Mass reduziert.

2

1

4

4

Formularauszug

1

2

3

4

Öffnet das Formular Konten-

Pläne.

Der Kopiervorgang Kontenplan neutral nach Kontenplan

Standard wir markiert.

Mit der Schaltfläche OK wird der Vorgang ausgelöst und mit einer Abschlussmeldung bestätig.

Öffnet das Formular Konten-

plan Standard. Der Inhalt und der Detaillierungsgrad kann nun überprüft bzw. verifiziert werden. Alternativ steht die

Ausgabe als Bericht zur Verfügung.

Berichtauszug

MCP

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Seite 204

Kontenpläne

UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf Generierung (Fortsetzung)

Der Standard-Kontenplan wird nun im nächsten Arbeitsschritt selektiv auf den wünschbaren Inhalt reduziert.

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5

6

7

8

Markierung der gewünschten

Konti.

Startet das Kopierprogramm.

Bestätigen mit Ja. Nein bricht das Programm ab.

Öffnet das Formular des neuen

aktuellen Kontenplanes.

Weiter Funktionen:

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Initialisiert die Erfassung einer neuen Zeile.

10

Aktualisiert die Reihenfolge nach der Erfassung einer neuen Zeile.

11

Setzt die Markierungen (

5

) gesamthaft zurück.

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Zeigt den Bericht Kontenplan als Ansicht.

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Direktdruck des Kontenplanes.

14

Löscht eine markierte Zeile vollständig.

6 12 13 14

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MCP

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Seite 205

Kontenpläne

Arbeitsablauf Generierung (Fortsetzung)

So sieht der neue aktuelle (verbindliche) Kontenplan aus.

UNIKOMM

Gastro

MCP

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Seite 206

Inventuren

UNIKOMM

Gastro

Anhang C

Übersicht

Das Modul Lager beinhaltet unter anderem vollständige, nach betriebswirtschaftlichen Kriterien ausgerichtete Funktionen, für die Aufnahme und Bewertung des Inventars. Dies kann sowohl periodisch, wie auch rollend (rollende Inventur) geschehen. Da kleine und mittlere Betriebe in der Regel keine Lagerbewirtschaftung pflegen und in diesem Sinne nicht über das Modul Lager verfügen, entsteht zwangsläufig eine „Lücke“ (Funktionslücke).

Um diesem Sachverhalt zu begegnen, haben wir im Modul Artikelinformation zusätzliche Optionen eingebaut. Sie erlauben die Generierung von temporären Dateien für eine einfache Inventaraufnahme und

Bewertung zu einem beliebigen Zeitpunkt auf der Basis der Artikelinformationen. Ausgangspunkt ist eine Tabelle mit der Bezeichnung Inventargruppen. Hier legen Sie fest, welcher Artikel zu welcher Gruppe gehört und welche Konto-Nummer (für den Buchungsbeleg) zugeordnet werden soll. Je detaillierter die Gruppenauflösung, desto strukturierter die Inventaraufnahme und die anschliessende Bewertung.

Eine Regel gibt es hierfür nicht! Der wahre (inhaltliche) Sachverhalt dürfte je nach Betriebsgrösse und dem angewendeten Kontenplan (Auflösung) unterschiedlich sein.

Es versteht sich von selbst, dass für das Funktionieren der Inventur jedem Artikel (Lagerartikel) eine

Inventargruppe zugeordnet werden muss. Am Beispiel der Gruppen A, B, C und D wird nachstehend die Initialisierung erklärt

1 2

Jedem inventarrelevanten Artikel wird eine Gruppe zugeordnet. Die entsprechende Konto-Nummer wird automatisch übernommen.

Zum Beispiel:

1

Vorräte Keller

Vorräte Küche

2

Vorräte Handelswaren

Vorräte Betriebsmaterial

Erfassen einer neuen Gruppe.

Löschen einer Gruppe.

MCP

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Seite 207

Inventuren

Übersicht (Fortsetzung)

UNIKOMM

Gastro

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Übernimmt die Gruppe und das

Datum in die Datenfelder Selektion.

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2

1

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9

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11

Generiert eine neue Hilfstabelle über das Gesamtinventar (alle deklarierten Artikel).

Generiert eine neue Hilfstabelle für die im Feld [

8

] eingestellte Gruppe.

Löscht die Hilfstabelle Artikelinventar vollständig. Z.B. für eine Neuaufnahme.

Löscht die im Feld [

8

] eingestellte Inventargruppe.

Ansicht oder Direktdruck der vollständigen Inventaraufnahmeliste, sortiert nach Gruppen.

Ansicht oder Direktdruck der im Feld [

8

] eingestellten Inventargruppe.

Öffnet das Formular Inventar-

Erfassung.

Vorselektion der gwünschten

Inventargruppe.

Eingabe Inventardatum.

Hinweis !

Das Datum ist für alle Aufnahme-Modi zwingend.

Status-Code der Artikel. Voreingestellt ist A = aktiv. P generiert Tabellen für passive

Artikel (z.B. Ladenhüter).

Anzeige pendente Inventare.

MCP

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Seite 208

Inventuren

UNIKOMM

Gastro

Arbeitsablauf (Fallbeispiel)

Wir gehen von der Annahme aus, dass für die Inventargruppe A (Vorräte Keller) kurzfristig ein Inventar und eine Bewertung erstellt werden sollen. Dabei ist wichtig, dass vorgängig allfällige pendente Aufnahmen gelöscht werden (Option Gesamtinventar löschen). Weiter ist zu bemerken, dass der Arbeitsablauf für ein Gesamt- oder ein Gruppeninventar – mit Ausnahme des Zeitaufwandes – identisch ist.

5

2

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Abbruch

7

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1

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3

4

5

6

7

Öffnet das Unterformular

Inventur (Selektionen und

Ausführung).

Wir wählen die Inventargruppe

Gruppe A

und bestätigen mit [Enter].

Erfassung

Inventardatum

. Es erscheint auf allen Anzeigen und Belegen. Der Status

A

bleibt gesetzt.

Startet das Programm Inventargruppe generieren.

Wir bestätigen die Startmeldung mit Ja. Nein gleich Programmabbruch. Die Hilfstabelle wird nun generiert und mit einer Abschlussmeldung quittiert.

Ansicht oder Direktdruck der

Inventaraufnahme-Liste.

Die Bestände im Keller (Lager) werden gezählt und in die entsprechenden Felder bezeichnet mit [Inv-Menge] eingetragen.

Als nächster Arbeitsschritt folgt die Erfassung der gezählten

Bestände.

MCP

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Seite 209

Inventuren

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

Bedingung: Die Inventaraufnahme-Liste ist bearbeitet (ausgefüllt) und kontrolliert!

UNIKOMM

Gastro

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8

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7

8

Öffnet das Erfassungsformular für die

Inventargruppe A

.

Hinweis!

Die Erfassungsreihenfolge entspricht der Aufnahmereihenfolge .

9

10

Initialisiert die Erfassung. Der

Cursor wird in der ersten Zeile im Feld Menge positioniert.

Erfassung der Menge. Mit der

Taste [Enter] wird der Cursor in die nächste Zeile positioniert.

Der Vorgang [

10

] wird solange fortgesetzt, bis die ganze Liste abgearbeitet ist.

11

Überspringt eine Zeile. So z.B.

bei noch nicht vollständig ausgefüllten Aufnahmelisten.

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Löscht die Menge einer markierten Zeile (Fehlerkorrektur).

13

Öffnet das Unterformular Auswertungen.

Hinweis!

Sind mehrere Inventargruppen erfasst worden, wiederholen sich die Arbeitsschritte 8 bis

10

.

MCP

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Seite 210

Inventuren

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

13

UNIKOMM

Gastro

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16

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18

Ansicht oder Direktdruck einer Gesamtbewertung sortiert nach Inventargruppen.

Ansicht oder Direktdruck einer ausgewählten Inventargruppe.

Ansicht oder Direktdruck einer Rekapitulation über eine oder beliebige Inventargruppen. Jede Gruppe ist auf eine

Zeile summiert.

Ansicht oder Direktdruck eines Buchungsbeleges (Fibu)

über eine oder beliebige Konto-Nummern. Jede Konto-Nr. ist auf eine Zeile summiert.

Sonderfunktionen :

Siehe Beschreibung auf der folgenden Seite.

MCP

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Seite 211

Inventuren

UNIKOMM

Gastro

Sonderfunktionen

Es kann beispielsweise der Fall eintreten, dass ein Anfangs- oder Abschlussinventar direkt mit dem Zeitpunkt der Einführung des Moduls Lager bzw. der Lagerbewirtschaftung zusammenfällt. Dabei macht es wenig Sinn, wenn die aktuellen Lagerbestände (das Inventar) nochmals erfasst werden müsste. Mit der

Funktion Inventarwerte übernehmen [20] ist dieser Vorgang automatisiert. Allerdings müssen vorgängig die Bestände der Artikel mit der Funktion Lagerbestände = Null setzen [19] zurückgesetzt werden.

18

19

20

19

Setzt die aktuellen Lagerbestände auf 0 (Null).

20

Startet das Programm Inventarwerte übernehmen. Im Modul Lager wird eine neue Referenz mit der Bewegungsart

Inventar [

I

] angelegt. In der weiteren Abfolge werden die

Inventarzeilen (Formular Lagerbewegungen) eröffnet.

Fertig ist die Übernahme!

MCP

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Seite 212

Wochenpläne

UNIKOMM

Gastro

Anhang D

Übersicht

Die Praxis hat gezeigt, dass speziell kleinere Betriebe im Bereich Menükarten, mit Wochenplänen arbeiten. Wir haben deshalb im Modul Menü- und Tageskarten eine neue Option Wochenplan integriert. Sie erlaubt die einfache und schnelle Zusammenstellung von Plänen auf der Basis bestehender Menüs. Der

Raster enthält einheitlich 7 Wochentage (Spalten) mit maximal 3 Zeilen für das Einfügen des Angebotes

(z.B. Menü I, Menü II, Vegimenü). Nach der Festlegung des Startdatums (Wochentag 1) werden die weiteren Daten automatisch eingesetzt. Ebenso bei der Auswahl der Überschriften. Alle Vorgabewerte können bei Bedarf individuell verändert werden. Für die Ausrichtung der Menüpreise, sofern erwünscht, stehen spezielle Funktionen zur Verfügung. Der Einstieg in die Option ist nachstehend erklärt.

Formularausschnitt

MCP

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Seite 213

Wochenpläne

Anhang D

Generelle Bedienung

UNIKOMM

Gastro

Formularausschnitt

Formularausschnitt

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1 2

3 4 5 6

9

1

Initialisiert einen neuen Wochenplan.

2

Öffnet das Formular Übersicht. Ein bestehender

Plan kann ausgewählt werden.

3

Öffnet das Formular Kalender. Das Startdatum wird in das erste Datumsfeld eingefügt.

4

Öffnet das Formular Menüauswahl.

5

Löscht den aktuellen Wochenplan. Eine Sicherheitsmeldung wird angezeigt!

6

Öffnet das Formular Selektion Berichte.

7

Eine markierte Checkbox macht den entsprechenden

Ausschnitt zum aktuellen Arbeitsbereich.

8

Löscht den Inhalt der Menübeschreibung (Text) und das Datenfeld Preis.

9

Ausführen einer generellen Preismutation von Zeile 1,

Zeile 2 oder Zeile 3.

MCP

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Seite 214

Wochenpläne

UNIKOMM

Gastro

Anhang D

Arbeitsablauf (Fallbeispiel)

Wir eröffnen einen neuen 2-zeiligen Wochenplan, setzen den Datumsbereich und die Überschriften (Titel) ein und bearbeiten anschliessend das erste Menü. Alle Folgeschritte, also von Menü 2 bis Menü 14, sind identisch. Der Übersichtlichkeit halber wird immer nur ein Ausschnitt des Wochenplanes verwendet.

automatisch

1

2

3

4

Initialisiert (eröffnet) einen neuen Wochenplan. Die

Plan-Nr. wird automatisch zugeteilt. Erfassen von:

- Datum

- Sachbearbeiter

Öffnet den Kalender. Das aktuelle Tagesdatum ist gesetzt (markiert).

Auswahl (markieren) des gewünschten Startdatums. Jeder

Wochentag kann als Start gewählt werden.

Setzt das Datum in das Feld des ersten Wochentages. Die weiteren Daten (2-7) werden automatisch eingesetzt.

1 2

3

5

6

MCP

MC+Partner Engineering Informatik CH-3600 Thun

4

5

6

Auswahl Titel Menü I. Die Folgespalten (2-7) werden automatisch aufgefüllt.

Auswahl Titel Menü II. Die Folgespalten (2-7) werden automatisch aufgefüllt.

Hinweis !

Die Spaltenüberschriften können nachträglich individuell verändert werden. Zum Beispiel mit „Ruhetag“.

Seite 215

Wochenpläne

Anhang D

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

UNIKOMM

Gastro

7

Aktives Arbeitsfeld

8

12

9 10

7

Aktiviert das Arbeitsfeld

„Montag, 24. April 2006“.

8

Öffnet das Formular Menüauswahl bzw. Zusammenstellung.

9

Suchen eines Menüs über die Auswahlliste. Das Menü wird im Fenster (

10

) angezeigt.

11

Setzt das Menü (Text) und den Preis in die entsprechenden Felder ein. Die Checkbox

( 7 ) wird zurückgesetzt.

11

Wichtige Hinweise !!

Die im Formular „Zusammenstellung“ ausgewählten und angezeigten Menüs sollen nicht verändert werden. Punktuelle Änderungen können im Fenster (12) direkt vorgenommen werden. Das Formular „Zusammenstellung“ erlaubt keine Neueröffnungen.

Der Vorgang, Arbeitschritte 7 bis 11, ist für alle einzufügenden Menüs, also 2 bis 7, 8 bis

14 und 15 bis 21, identisch.

MCP

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Seite 216

Wochenpläne

Anhang D

Arbeitsablauf (Fortsetzung)

UNIKOMM

Gastro

13

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13

Ansicht / Direktdruck einer

Übersicht Von Datum bis

Datum.

Wochenplan 2-zeilig

14

Ansicht / Direktdruck mit

Logo und Adresse.

15

Ansicht / Direktdruck für neutrales Papier.

Wochenplan 3-zeilig

16

Ansicht / Direktdruck mit

Logo und Adresse.

17

Ansicht / Direktdruck für neutrales Papier.

MCP

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Seite 217

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